EBP Etats Financiers Entreprises Open Line™ Millesime 2013
EBP Etats Financiers Entreprises Open Line™ Millesime 2013
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Editez vos liasses fiscales, agréées par la DGFiP : BIC (IS, IR, tableaux pour les centres de gestion), BNC (déclaration 2035, tableaux pour les Associations de gestion), annexes fiscales (relevé de frais généraux,...), Société Civile Immobilière (SCI), Bénéfice Agricole (BA), Société Civile de Moyens (SCM).
Laissez-vous guider
Grâce à la navigation intuitive de ce logiciel, récupérez automatiquement votre balance et vos immobilisations issues des logiciels EBP Comptabilité Open Line™ et EBP Immobilisations Open Line™ ou laissez-vous guider pour importer votre balance provenant d'un autre logiciel comptable.
Editez vos liasses fiscales
Editez vos liasses fiscales, agréées par la DGFiP : BIC (IS, IR, tableaux pour les centres de gestion), BNC (déclaration 2035, tableaux pour les Associations de gestion), annexes fiscales (relevé de frais généraux,...), Société Civile Immobilière, Bénéfice agricole (BA), Société civile de moyens (SCM).
Gagnez du temps
Indiquez simplement votre régime fiscal (réel normal ou réel simplifié) et votre mode d'imposition (BIC ou BNC), le programme calcule instantanément vos liasses. Vous pouvez également modifier le plan de regroupement, dans ce cas, des contrôles de cohérence sont intégrés.
Transmettez vos liasses
Etablissez vos liasses en toute simplicité et transmettez-les par voie postale à votre centre des Impôts ou par télétransmission au format EDI à jedeclare.com**, portail déclaratif du Conseil Supérieur de l'Ordre des Experts-Comptables.
Complétez vos liasses
Présentez vos comptes annuels sur des plaquettes que vous pouvez personnaliser en ajoutant ou supprimant des pages : détail des rubriques du Bilan et du Compte de Résultat, tableau de financement, Soldes Intermédiaires de Gestion.
* sous réserve d’abonnement au service EBP Télédéclaration.
** Consultez EBP pour obtenir des informations sur l'abonnement au portail jedeclare.com (Portail déclaratif du Conseil Supérieur de l'Ordre des Experts-Comptables) ou bien consultez le site de la DGFiP pour avoir la liste de tous les portails agréés.
Inclus : télédéclarations SCI et CVAE et télépaiement acomptes CVAE
- Récupération des valeurs des liasses N-1 et consultation des liasses antérieures d'EBP Etats Financiers en lien direct depuis le logiciel
- Récupération d'une balance issue d'un logiciel de comptabilité EBP
- Import paramétrable de balances issues d'autres logiciels au format .txt ou .csv
- 10 dossiers SIREN
- contrôles de cohérence
- BIC (IS : cerfa 2065 et suivants, IR : cerfa 2031 et suivants, tableaux pour les centres de gestion)
- BNC (Déclaration 2035, tableaux pour les associations de gestion)
- Intégration fiscale
- Annexes fiscales (relevé de frais généraux, crédit baux, société de groupe...)
- Société Civile Immobilière
- Société Civile de Moyen
- Bénéfice Agricole
- Editions des liasses ou télédéclaration au format EDI-TDFC
- personnalisation des plaquettes
- export des liasses aux formats .csv et .pdf
- Service EBP Télédéclaration
La technologie Open Line permet d’accéder à une nouvelle génération de logiciels puissants et performants. Pour une utilisation optimale des ressources offertes par cette technologie dans les logiciels d’Etats Financiers, EBP recommande la configuration matérielle suivante :
Configurations recommandées :
Processeur : Intel Core 2 Duo ou équivalent
Mémoire : 3 Go
Espace disque libre : 10 Go
Configurations Minimales Requises :
Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
Mémoire : 3 Go
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
Espace disque libre : 3 Go
Systèmes d'exploitation supportés :
Windows XP® SP3
Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits
Windows® 7 32 bits et 64 bits
Windows 8
Windows XP®, Vista® 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l'utilisation du logiciel.
Nécessite l’acquisition à Microsoft Office Word (version minimum 2003 avec le Pack de compatibilité Microsoft Office pour les formats de fichier Word 2007).
Voir également :
Manuels Utilisateurs et documentation EBP :
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EBP-Gestion-Commerci..> 22-Jun-2013 16:29 2.5M
EBP-Pack-Eco-Entrepr..> 22-Jun-2013 16:25 2.4M
EBP-Pack-Batiment-PR..> 22-Jun-2013 16:21 2.4M
EBP-Coiffure-et-Esth..> 22-Jun-2013 16:20 2.3M
EBP-Compta-Liberale-..> 22-Jun-2013 16:13 2.4M
EBP-Compta-Devis-Fac..> 22-Jun-2013 16:07 2.4M
EBP-Liasse-Fiscale-C..> 22-Jun-2013 16:02 2.4M
EBP-Business-Plan-Pr..> 22-Jun-2013 15:55 2.3M
EBP-Business-Plan-Pr..> 22-Jun-2013 15:48 2.4M
EBP-Compta-Gestion-C..> 22-Jun-2013 15:42 2.4M
EBP-PGI-Open-Line-ve..> 22-Jun-2013 15:37 2.4M
EBP-PGI-Open-Line-ve..> 20-Jun-2013 22:18 2.4M
EBP-Batiment-2013-Te..> 20-Jun-2013 22:17 2.4M
EBP-Pack-de-Gestion-..> 20-Jun-2013 22:17 2.4M
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EBP-Guide_EBP_Devis.htm 20-Jun-2013 22:16 1.5M
EBP-Pack-de-Gestion-..> 20-Jun-2013 22:15 1.5M
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EBP-Guide_Auto-entrepreneur_Pratic_2013-Manuels
EBP-Guide_Auto-entrepreneur_Pratic_2013-Manuels
Guide_Auto-entrepreneur_Pratic_2013-Manuels-EBP
Guide_Assistants_Juridiques_Pratic_Open_Line_2013-Manuels-EBP
Guide_Compta-Classic_2013_auto-Manuels-EBP
Guide_Compta-GC_Open_Line_PRO_2013-Manuels-EBP
Guide_Compta-Gestion-Commerciale_2013-Manuels-EBP
Guide_Compta-Open_Line_PRO_2013-Manuels-EBP
Guide_Compta_Pratic_2013-Manuels-EBP
Guide_CRM_PRO_2013-Manuels-EBP
Guide_Devis_et_Facturation_Batiment_Classic_2013-Manuels-Utilisateur EBP
Guide_EBP_Facturation_Pratic_2013-Manuels-Utilisateur-EBP
toutsavoirlignepme.pdf-EBP
EBP_Gestion_Commerciale_PRO_Plus_V14_Aide-Manuels-Utilisateurs-EBP
Guide_Agence-Manuels-Utilisateurs-EBP
EBP_Assistants_juridiques_2009_Guide.pdf-Manuels-Utilisateurs-EBP
Guide_Auto-entrepreneur_Pratic_2010.pdf-Manuels-Utilisateurs-EBP
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EBP_Manuel_Utilisate..> 01-Sep-2012 21:48 1.3M
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Manuel_EBP_Cartograp..> 06-Jan-2012 17:53 352K
Manuel_EBP_Cartograp..> 20-Nov-2011 20:46 603K
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Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2009 EBP Informatique, édition Juillet 2009
EBP Gestion Commerciale Pour Windows® XP, Vista et Seven Guide d’installation et d’initiation
3
Convention d’Utilisation d’EBP
Conditions Générales de Vente des produits et services EBP
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP
Article 1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spécial « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spécial « mode hébergé » ou « saas») à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008)
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
4
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Article 4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Article 5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Article 6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers.
5
Article 7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance.
Article 8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
B. Contrat de services EBP
ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1. Objet du contrat
Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un
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préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation
Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat.
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire
3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre.
Article 4. Accès aux services
Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat.
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Article 5. Services fournis au titre du contrat de support
Le support de base comprend :
L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine
la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés.
En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :
le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)
la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.
l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.
les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)
la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP
la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance
Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils
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nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle.
Article 7. Interventions sur les fichiers
L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP.
Article 8. Obligations du client
Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP.
Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin.
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Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins.
Article 9. Limites de responsabilité
EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours.
Article 10. Loi et attributions de compétences
Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires.
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C. Mode locatif
Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :
l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A
la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B
Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 3 : Mai 2013
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Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Gestion Commerciale et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le manuel, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.
Le menu ? + Rubriques d’aide pour obtenir une aide générale composée d’un sommaire.
Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier LISEZMOI.TXT accessible depuis le menu ? + Lisez-moi. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis que cette documentation a été imprimée y seront consignées.
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Table des matières
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Table des matières INSTALLATION ................................................................................................. 17
1. AVANT DE COMMENCER ............................................................................. 17
1.1. Accès au service technique ...................................................................................... 17
1.2. Configuration requise ................................................................................................ 18
1.3. Place disque nécessaire ........................................................................................... 18
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ...................................................... 19
2.1. Installation monoposte .............................................................................................. 19
2.2. Installation réseau ..................................................................................................... 20
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ........................................................... 23
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 24
4.1. Version d’évaluation .................................................................................................. 24
4.2. Comment activer le logiciel ? .................................................................................... 25
4.3. Activation manuelle du logiciel .................................................................................. 25
4.4. Evaluez une version après activation ....................................................................... 26
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ............................................................. 27
5.1. Etape 1 : Nom et emplacement ................................................................................ 27
5.2. Etape 2 : Identification .............................................................................................. 27
5.3. Etape 3 : Adresse...................................................................................................... 28
5.4. Etape 4 : Contact ...................................................................................................... 28
5.5. Etape 5 : Choix de la devise du dossier ................................................................... 28
5.6. Ecran de travail ......................................................................................................... 29 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 31
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ................................................... 31
1.1. Les coordonnées de mon dossier ............................................................................. 31
1.2. Comment paramétrer mes taux de TVA ................................................................... 32
1.3. Les préférences de mon dossier .............................................................................. 33
1.4. Les commerciaux ...................................................................................................... 37
1.5. Les modes de règlements......................................................................................... 40
1.6. Les familles clients .................................................................................................... 41
1.7. Les clients ................................................................................................................. 42
1.8. Les familles d’articles ................................................................................................ 45
1.9. Les articles ................................................................................................................ 47
1.10. Les banques ............................................................................................................ 48
2. GESTION DES VENTES ................................................................................ 49
2.1. Comment créer une commande ? ............................................................................ 49
2.2. Comment livrer partiellement une commande .......................................................... 52
2.3. Livraison globale du reliquat ..................................................................................... 53
2.4. Regroupement de BL ................................................................................................ 53
2.5. Comment imprimer une facture ? ............................................................................. 54
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2.6. Comment imprimer le journal de ventes ? ................................................................ 55
2.7. Impression des statistiques commerciaux ................................................................ 56
3. GESTION DES REGLEMENTS...................................................................... 58
3.1. Comment régler une facture ? .................................................................................. 58
3.2. Règlement d’une facture ........................................................................................... 58
3.3. Remise en banque du règlement .............................................................................. 59
4. LE TRANSFERT COMPTABLE ...................................................................... 61
4.1. Les 2 types de transfert comptable........................................................................... 61
4.2. Transfert comptable vers EBP Comptabilité ............................................................. 61
5. LA GESTION DE STOCK ............................................................................... 63
5.1. Qu’est-ce que la gestion de stock ? .......................................................................... 63
5.2. Liste des pièces qui mouvementent le stock ............................................................ 63
5.3. Cas particulier : Assemblage – Désassemblage ...................................................... 64
5.4. Les impressions de stock .......................................................................................... 66
6. LA GESTION DES GAMMES ......................................................................... 67
6.1. Création des données de base ................................................................................. 67
6.2. La saisie des pièces .................................................................................................. 71
7. LA GESTION DU MULTI-DEPOT ................................................................... 75
7.1. Création des données de base ................................................................................. 75
7.2. Les pièces de stock .................................................................................................. 76
7.3. Les pièces de ventes et d’achats .............................................................................. 77
7.4. Création d’une pièce de vente .................................................................................. 78
7.5. Les statistiques ......................................................................................................... 78
8. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ............................................... 79
8.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ? ................................................................................ 79
8.2. Comment sauvegarder ? .......................................................................................... 79 LES FONCTIONS AVANCEES .......................................................................... 81
1. MENU DOSSIER ............................................................................................ 81
1.1. La recopie ................................................................................................................. 81
1.2. Les utilisateurs .......................................................................................................... 81
2. MENU DONNEES .......................................................................................... 81
2.1. Grilles de tarifs .......................................................................................................... 81
2.2. Onglet Grilles de tarifs dans les Codes remise ........................................................ 81
2.3. Formules de calcul sur les quantités à facturer ........................................................ 82
2.4. Les promotions ou Soldes ........................................................................................ 82
2.5. La gestion des prospects .......................................................................................... 82
2.6. La facturation périodique .......................................................................................... 82
2.7. La gestion des articles liés ........................................................................................ 82
3. MENU VENTES ............................................................................................. 83
3.1. L’état des devis ......................................................................................................... 83
3.2. La recherche sur un N° de série ............................................................................... 83
3.3. Les relances commandes clients .............................................................................. 83
Table des matières
15
4. MENU ACHATS ............................................................................................. 83
4.1. La recherche des articles par référence fournisseur ................................................ 83
4.2. Le réapprovisionnement automatique ...................................................................... 83
5. MENU STOCK ............................................................................................... 84
5.1. La mise à jour des tarifs ............................................................................................ 84
6. MENU OPERATIONS .................................................................................... 84
6.1. Générer les prélèvements / virements ...................................................................... 84
6.2. Les écarts de règlement ........................................................................................... 84
6.3. Les relances .............................................................................................................. 84
6.4. La DEB ...................................................................................................................... 85
6.5. La classification client ............................................................................................... 85
6.6. La relation client ........................................................................................................ 85
7. MENU IMPRESSIONS ................................................................................... 85
7.1. Les courriers et lettres types ..................................................................................... 85
7.2. L’historique des ventes ............................................................................................. 85
7.3. Les statistiques ......................................................................................................... 85
7.4. Les relevés de factures ............................................................................................. 85
8. MENU OUTILS ............................................................................................... 86
8.1. Les champs personnalisés ....................................................................................... 86
8.2. L’agenda ................................................................................................................... 86
8.3. Les importations et exportations de données ........................................................... 86
8.4. Import du catalogue fournisseurs ............................................................................. 86
9. MENU INTERNET .......................................................................................... 87
9.1. La solution OXATIS .................................................................................................. 87
9.2. La saisie déportée ..................................................................................................... 87 INDEX ................................................................................................................ 89 NOTES .............................................................................................................. 93
Avant de commencer
17
Installation
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service technique *. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis au choix :
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible, veuillez patienter, vous êtes sur une file d’attente.
0811 65 20 00 (Coût d’un appel local)
Exposez votre problème par e-mail.
gestion.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 * Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit.
INSTALLATION
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1.2. Configuration requise
La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est la suivante :
OS : Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bit & 64 bit, Windows 7 32 bit & 64 bit
Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
Mémoire : 1 Go
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
Imprimante jet d’encre ou laser avec un pilote Windows.
Remarque Windows XP, Vista ou 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel.
1.3. Place disque nécessaire
L’installation complète du logiciel nécessite 2 GO d’espace disque disponible.
Comment installer mon logiciel
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2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL
2.1. Installation monoposte
Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Gestion Commerciale pour accéder aux différentes versions du produit.
3. Cliquez sur EBP Gestion Commerciale 2013, EBP Gestion Commerciale PRO v17, EBP Gestion Commerciale PRO v17 Gammes ou EBP Gestion Commerciale PRO v17 Multi-dépôts pour installer le logiciel. La procédure d’installation se lance et l’assistant apparaît.
4. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. Cochez l’option J’accepte les termes du contrat si vous acceptez la convention d’utilisation de ce produit et cliquez sur le bouton Suivant. Sinon, cliquez sur le bouton Annuler.
5. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons pour une première installation, de sélectionner Installation Complète. La copie des fichiers est ensuite lancée.
Pour un fonctionnement en réseau, cliquez sur le bouton Installation personnalisée ce qui vous permettra de définir les différents répertoires d’installation (voir plus loin, paragraphe 2.2 Installation Réseau page 20).
6. Les répertoires d’installation par défaut sont :
Répertoire des logiciels EBP : C: \ PROGRAM FILES \ EBP Répertoire des dossiers de démonstration : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS Répertoire où les dossiers, les modèles et le répertoire Common sont stockés : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE Pour éventuellement modifier ces répertoires, choisissez l’installation personnalisée. A la fin de l’installation, cliquez sur le bouton Terminer, votre installation est effectuée.
INSTALLATION
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A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel avant le prochain redémarrage.
2.2. Installation réseau
2.2.1. Liste des réseaux validés
Réseaux Poste à poste Windows® XP Windows® Vista Windows® 7 Serveur dédié Windows® Server 2000, Windows® Server 2003, Windows® Server 2008
2.2.2. Protocoles réseaux validés
Seul le protocole TCP/IP est validé. Il faut que ce protocole soit installé sur toutes les stations et le serveur.
2.2.3. Le matériel conseillé
Pour plusieurs postes connectés ou lors d’une utilisation intensive des ressources réseaux, il est obligatoire de posséder un switch à 100 Mbps. De plus, nous avons remarqué une plus grande fiabilité en utilisant un câblage de type RJ 45. N’hésitez pas à nous contacter pour des informations précises concernant les cartes réseaux validées. Attention Nous déconseillons l’utilisation de réseau sans fil. Ce type de réseau présente un manque de fiabilité et ne présente pas une vitesse de réseau suffisante. Donc, nous ne validons pas l’utilisation de ce produit en réseau avec ce matériel.
Comment installer mon logiciel
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2.2.4. Installation et configuration en réseau poste à poste
1. Avant de commencer l’installation, vous devez choisir un PC qui tiendra le rôle de serveur de données.
Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation réseau du logiciel en laissant les répertoires par défaut (mais vous pouvez choisir un autre lecteur) : Répertoire des logiciels EBP C:\ PROGRAM FILES \ EBP Répertoire des dossiers de démonstration C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS Répertoire des données C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ PARTAGE
2. Ensuite, sur les stations qui utiliseront le logiciel, créez un lecteur réseau qui pointe vers le répertoire EBP de la station serveur.
Pour cela ouvrez le Voisinage Réseau par l’Explorateur Windows, double cliquez sur la station serveur et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire EBP (vous pouvez aussi cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés) et choisissez "Se connecter à un lecteur réseau ". Assignez une lettre et cochez la ligne "Se reconnecter au démarrage" (vous pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés). Puis faites une installation avec l'option réseau du logiciel sur tous les PC concernés, en modifiant les répertoires suivants (en admettant que X: correspond au lecteur réseau précédemment créé) : Répertoire des logiciels EBP C:\ PROGRAM FILES \ EBP Répertoire des dossiers de démonstration C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS Répertoire des données X:\PARTAGE
2.2.5. Installation et configuration en réseau Client / Serveur
L'installation en mode Client / Serveur est différente de l’installation en mode poste à poste car elle nécessite un serveur dédié. Pour de plus amples informations sur cette installation, consultez la procédure disponible sur le CD d’installation dans le répertoire Produits \ Outils \ Réseau.
INSTALLATION
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2.2.6. Mises à jour et nouvelles versions
Si vous recevez une mise à jour de ce logiciel, il vous faut impérativement installer cette mise à jour sur tous les postes où est installé le logiciel.
2.2.7. Problème d’utilisation
IMPORTANT Nous vous rappelons qu'il est impératif que votre réseau fonctionne correctement pour que votre logiciel fonctionne lui aussi correctement. Ainsi si vous rencontrez des problèmes (même très aléatoires) lors de l’utilisation de votre logiciel, vérifiez votre réseau dans sa globalité : les câbles réseaux, les cartes réseaux, procurez-vous la dernière version du pilote de votre carte réseau. Si possible, essayez d'isoler le poste de travail qui pose problème. Pour ce faire, travaillez sur un poste à la fois pour déterminer lequel est à l'origine des problèmes.
Comment lancer mon logiciel
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3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL
Lancez le produit :
A partir du bureau, en double-cliquant sur l’icône,
Démarrer + Programmes + EBP + Gestion Commerciale 17.0.
Au lancement du produit, un écran d'accueil vous permet de :
Essayer le logiciel en version d’évaluation,
D’activer le logiciel.
INSTALLATION
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4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel Gestion Commerciale reste en version d’évaluation. Plusieurs versions sont proposées :
Version Millésime,
Version PRO,
Ou
Version PRO + Gammes,
Version PRO + Multi-dépôts
Cela signifie que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, certaines fonctions du logiciel seront limitées.
Pour guider votre choix, vous pouvez cliquer sur le lien Comparez les différentes versions de EBP Gestion Commerciale de l’écran de bienvenue. Ce lien vous renverra sur le site Web EBP. Pour plus d’informations sur l’activation de votre logiciel Gestion Commerciale, reportez-vous aux paragraphes 4.2 et 4.3. Remarque Le logiciel contient un dossier de Démonstration pré-rempli vous permettant de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du produit selon la version d’évaluation que vous avez choisie (Millésime, PRO, PRO + Gammes, PRO + Multi-dépôts). Il est fortement recommandé d’ouvrir ce dossier afin de vous familiariser avec le logiciel et ses différentes fonctionnalités avant de créer votre propre dossier. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur la société de Démonstration ou créez un dossier. En version d’évaluation, vous avez la possibilité de travailler sur votre dossier de Gestion Commerciale REEL, que vous continuerez d’utiliser ensuite après activation. Etant précisé que vous ne devez en aucun cas utiliser le dossier de Démonstration en guise de dossier REEL.
Comment activer mon logiciel ?
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Attention Si vous travaillez sur votre dossier de Gestion Commerciale REEL en version d’évaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetée (Millésime, Pro) est la même que la version avec laquelle vous avez créé votre dossier.
4.2. Comment activer le logiciel ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir continuer à utiliser toutes les fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour obtenir votre code d’activation.
4.3. Activation manuelle du logiciel
Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes :
Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le nom que vous avez communiqué en respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules).
Numéro de licence
Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel.
Clé Web
Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
Code d’activation
Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué.
INSTALLATION
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Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît : FELICITATIONS, la procédure d’activation est terminée, vous pouvez désormais utiliser votre logiciel. Attention Si le code saisi n’est pas valide, le message suivant apparaît : Vérifiez que vous n’avez pas fait d’erreur de frappe dans le code. Vérifiez que vous avez saisi exactement le même nom que celui que vous avez transmis à EBP.
4.4. Evaluez une version après activation
Si votre logiciel est activé, vous disposez à tout moment de la possibilité de revenir en version d’évaluation grâce au menu ? + Revenir en version d’évaluation afin d’évaluer une autre version de Comptabilité et Facturation que celle que vous avez achetée. Votre logiciel est alors temporairement désactivé. Après cette nouvelle évaluation, vous pouvez soit :
Réactiver votre produit tel qu’il était avant en cliquant sur le lien Activez votre logiciel de l’écran de bienvenue. Il est alors activé sans suivre de procédure d’activation puisque votre code a été conservé.
Activer le logiciel avec la nouvelle version que vous avez achetée. Vous devez alors suivre les étapes des paragraphes 4.2 ou 4.3.
Comment créer mon dossier
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5. COMMENT CREER MON DOSSIER
La première étape pour commencer à travailler est la création de votre dossier de travail. Pour cela, dans l'écran d'accueil, cliquez sur Créer un nouveau dossier ou utilisez le menu Dossier + Nouveau, ou l’icône. Grâce au bouton Suivant, parcourez les différentes étapes :
5.1. Etape 1 : Nom et emplacement
Saisissez votre raison sociale, qui apparaîtra sur tous vos documents imprimés. Le logiciel vous affiche automatiquement l’emplacement de votre dossier sur le disque. Astuce Pour retrouver facilement une information dans l’aide en ligne, cliquez sur le bouton Rubriques d’aide, et utilisez l’onglet Index pour taper le mot clé de la rubrique recherchée (recherche intuitive).
5.2. Etape 2 : Identification
Cette étape vous permet de saisir les informations légales qui identifient la société. Vous pouvez, si vous le souhaitez, saisir le statut de votre société, ou le sélectionner dans une liste en cliquant sur . Le Numéro de TVA intra-communautaire correspond à l’ancien NII. Ce numéro est nécessaire pour la Déclaration d’Echanges de Biens (DEB). Le NAF signifie Nomenclature d’Activités Française. Il s’agit du numéro appelé auparavant numéro d’APE.
INSTALLATION
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5.3. Etape 3 : Adresse
L’adresse est reprise sur différents états tels que les pièces et la DEB. Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième.
5.4. Etape 4 : Contact
Si vous le souhaitez, vous pouvez saisir ici les coordonnées du contact de votre société. Cependant, ces informations n’apparaîtront dans aucune impression.
5.5. Etape 5 : Choix de la devise du dossier
Choisissez la devise de votre dossier, généralement l’Euro. Les données chiffrées de votre dossier seront alors exprimées dans cette devise. Pour les utilisateurs de la version PRO, vous aurez la possibilité d’associer à vos tiers une devise de facturation différente de la devise du dossier.
Comment créer mon dossier
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5.6. Ecran de travail
Une fois le dossier créé, l’écran se présente ainsi :
Barre de menus
Barres d'outils
Volet de navigation : il se décline en différents thèmes. La majorité de ces thèmes se composent des mêmes fonctionnalités. Quant aux autres, ils s'adaptent au traitement en cours. Il peut être désactivé par le menu Affichage.
Tableau de bord : il donne les priorités du jour (commandes à traiter et rendez-vous), les meilleurs clients, le chiffre d'affaires du jour, des 12 derniers mois, les articles les plus vendus, les paiements en retard et ceux à venir.
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Comment initialiser mon dossier ?
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Prise en main
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
1.1. Les coordonnées de mon dossier
Afin de modifier les coordonnées saisies lors de la création du dossier, accédez aux Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Les « onglets » correspondent aux différents intercalaires positionnés en haut de la fenêtre.
1.1.1. Onglets Adresse, Contact, Identification et Dossier
Vous retrouvez ici les informations saisies lors de la création de votre dossier, ainsi que l’emplacement du dossier.
1.1.2. Onglet Sécurité
Vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer un mot de passe d’accès à votre dossier. Dans ce cas, cochez la case Dossier protégé par mot de passe, et saisissez-le dans les deux cases suivantes. Attention Les majuscules et les minuscules sont considérées comme des lettres différentes. Le mot de passe sera demandé à chaque ouverture du dossier. Ne l'oubliez pas !!
PRISE EN MAIN
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1.2. Comment paramétrer mes taux de TVA
Pour paramétrer les taux et les types de TVA, accédez à l’option Taux de TVA et de TPF… du menu Dossier + Propriétés. Vous pouvez indiquer jusqu’à 9 taux de TVA différents. Ensuite, ces taux seront affichés dans les fiches familles d’articles et dans les fiches articles.
Les taux 19,60 % et 5,50 % sont déjà créés en position 1 et 2. Pour chacun de ces taux, les racines de comptes pour les ventes et les achats sont indiquées. Cependant, vous pouvez personnaliser ces comptes et si vous avez précisé un dossier comptable dans les Préférences, en cliquant sur l’icône , vous accédez au plan comptable de votre dossier.
Pour ajouter un taux de TVA spécifique, pointez sur 3, par exemple, et renseignez le taux et les comptes comptables à utiliser pour le transfert en comptabilité.
Pour les sociétés résidant en DOM-TOM, créez un taux de TVA spécifique et cochez la case Dom-Tom ce qui vous permettra de calculer une TVA dans la facture mais qui ne sera pas prise en compte dans le net à payer.
Pour les utilisateurs de la version PRO, vous devez préciser pour chaque taux de TVA son type c’est-à-dire si c’est une TVA sur débit ou sur encaissement et paramétrer les comptes comptables en conséquence.
Pour le paramétrage des taux de TPF, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1.
Comment initialiser mon dossier ?
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1.3. Les préférences de mon dossier
Avant de commencer à travailler, il est nécessaire de paramétrer le fonctionnement général de votre logiciel. Accédez pour cela à l’option Préférences du menu Dossier + Propriétés. Ici, seules les options indispensables à l’utilisation de base du logiciel sont détaillées. Pour des informations sur le paramétrage des options avancées, placez-vous dans l’onglet concerné et accédez à l’aide en ligne par la touche F1.
1.3.1. Le bouton Articles
Pour les 5 tarifs de vente proposés, indiquez un libellé, un coefficient et un taux de TVA. Ces informations seront alors reprises dans les familles d’articles et les articles.
Si vous souhaitez que vos codes articles soient automatiquement générés, cochez la case Codification automatique et indiquez le nombre de caractères sur lequel le code doit être généré. La codification s’effectue alors sur la désignation de l’article.
1.3.2. Le bouton Comptabilité
Si vous possédez le logiciel EBP Comptabilité, vous avez la possibilité d’effectuer un transfert direct de vos données (ventes, achats et règlements) vers votre dossier comptable. Pour cela, cliquez sur le bouton Dossier Comptabilité et sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez réaliser le transfert.
Pour effectuer votre transfert comptable (direct ou par fichier texte), vous devez paramétrer les différents journaux comptables dans lesquels les écritures doivent être récupérées. Si vous avez indiqué un dossier comptable pour le transfert direct, en cliquant sur l’icône , vous accédez alors à la liste de vos journaux en comptabilité.
Le transfert du pointage des règlements en Comptabilité, disponible uniquement en version PRO, permet de récupérer dans l’échéancier-règlements, accessible depuis le journal de banque de la Comptabilité, les factures affectées à chaque règlement.
PRISE EN MAIN
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1.3.3. Le bouton Divers
Cet écran permet de paramétrer les libellés à indiquer lors de différents traitements.
Pour le transfert ou copie de pièces, précisez le texte qui apparaîtra dans le corps de la pièce issue de l’opération. Vous pouvez inclure le numéro de pièce et / ou la date.
Pour le transfert comptable des pièces de ventes et d’achats, indiquez le libellé que vous souhaitez obtenir sur chaque ligne d’écriture. Vous pouvez y inclure le numéro de la pièce et / ou la raison sociale du tiers.
Pour le transfert des règlements, vous pouvez soit saisir un libellé dans cette fenêtre en y incluant le numéro de la pièce réglée et / ou la raison sociale du tiers soit utiliser le commentaire que vous saisissez lors de la saisie de votre règlement par le menu Opérations. Ce choix est à effectuer pour les règlements clients et fournisseurs.
1.3.4. Le bouton Numéros de pièces
Dans cet onglet, vous devez paramétrer la numérotation de chaque type de pièce (Ventes, Achats, Stock et Autres). Indiquez donc le dernier numéro.
Exemple Vous indiquez le numéro FC 20050000. La prochaine pièce portera alors le numéro FC 20050001.
Précisez pour les ventes et les achats, les modèles d’impression HT et TTC à utiliser. La notion HT et TTC correspond à la base de calcul choisie pour la création des pièces (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.5 Le bouton Pièces page). Choisissez également les modèles d’impression pour les pièces de stock.
1.3.5. Le bouton Pièces
Si vous souhaitez avoir un message d’avertissement lors de la facturation d’articles dont le stock est égal ou inférieur à 0, cochez l’option Message d’avertissement sur les articles en rupture de stock. Ceci peut éviter toute erreur de gestion de stock et de valorisation de PMP.
Lors du transfert comptable, si vous souhaitez comptabiliser vos avoirs en négatif c’est-à-dire obtenir le montant de l’avoir au crédit du compte de vente mais en négatif, cochez la case Comptabilisation des avoirs en négatifs. Dans le cas contraire, l’avoir est comptabilité au débit du compte de vente.
L’option Mode de calcul TTC permet d’établir vos pièces de ventes à partir des prix de vente TTC. Donc, toute modification dans le corps de la pièce, influe sur les prix TTC. Dans le cas contraire, vous travaillerez sur les prix de vente HT.
Indiquez le mode de TVA avec lequel vous travaillez : TVA sur débits ou TVA sur encaissements (disponible uniquement en version PRO). Ce choix a une influence
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pour le transfert comptable puisque le compte comptable mouvementé n’est pas le même (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.3 Comment paramétrer mes taux de TVA page 32).
Cochez la case Saisir le N° de pièce pour les Devis, Commandes et Bons de livraison si vous souhaitez lors de la création de ces différentes pièces accéder à leurs numéros. Le numéro de la pièce est automatiquement indiqué en fonction du dernier numéro attribué mais il reste modifiable. Dans le cas contraire, le numéro ne sera pas accessible lors de la création et sera attribué à la validation de la pièce.
Si vous cochez la case Recherche des tiers par raison sociale, lors de la création de vos pièces de ventes, vous pourrez alors effectuer la recherche d’un client sur sa raison sociale.
Pour toutes les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1.
1.3.6. Le bouton Racines de comptes comptables
Dans cet écran, vous devez paramétrer les racines de comptes comptables pour les clients, les fournisseurs, les ventes, les achats et les banques. Ces racines seront proposées lors de la création des différentes fiches. En revanche, si vous n’indiquez pas de comptes dans les fiches, ce sont ces comptes qui seront repris lors du transfert comptable.
Les comptes comptables que vous indiquez pour la remise, la remise supplémentaire, l’escompte global et le divers TTC sont ceux qui seront repris lors du transfert comptable. Pour la remise et la remise supplémentaire, la case Comptabilisation permet de générer une écriture comptable. Dans le cas contraire, le montant sur le compte de ventes ou d’achats correspondra au montant des ventes HT remisé.
Pour les tiers, vous devez également préciser si le numéro de compte doit être généré à partir de la Racine, la Racine + le Code Tiers ou la Racine + la raison sociale du tiers. Ce choix reste modifiable dans les familles clients ou fournisseurs.
PRISE EN MAIN
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1.3.7. Le bouton Tiers
Le bouton vous permet d’ajouter des civilités qui ne sont pas déjà présentes dans la liste par défaut. Toutes ces civilités apparaissent dans les fiches clients et fournisseurs. Vous pouvez également en supprimer par l’icône ou changer leur position dans la liste en cliquant sur les icônes et .
Si vous souhaitez que les codes tiers soient automatiquement créés, cochez l’option Codification automatique et indiquez le nombre de caractères sur lequel le code doit être calculé.
Cochez la case Modification du N° de Compte afin que vous puissiez modifier les comptes comptables des tiers lors de la création de la fiche. Dans le cas contraire, la zone du numéro de compte sera grisé et le compte sera indiqué en fonction du choix que vous aurez effectué dans la famille de clients ou fournisseurs.
Pour les autres boutons ou options, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1.
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1.4. Les commerciaux
Pour accéder à la liste des commerciaux, sélectionnez la commande Commerciaux du menu Données. La gestion des commerciaux permet d’affecter un commercial à un client mais elle permet surtout de calculer des commissions pour les commerciaux en fonction des ventes réalisées.
1.4.1. Je crée une fiche commercial
Vous souhaitez créer le commercial « Arnaud Lepetit ». Pour réaliser cette opération, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser.
Renseignez le code, le nom et le prénom du commercial, les autres zones étant facultatives.
Indiquez les coordonnées postales et téléphoniques du commercial dans l’onglet Adresse. Vous pouvez également indiquer son adresse électronique pour le contacter par e-mail ou lui envoyer des documents.
Dans l’onglet Région, précisez les départements que le commercial gère. Ce choix est important car, lors de la création des fiches clients, le commercial sera automatiquement associé au client en fonction des départements indiqués dans cet onglet.
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1.4.2. Je crée une formule de commissions
Pour calculer des commissions à votre commercial, vous devez créer une formule par l’intermédiaire de sa fiche qui s’appliquera sur les factures de ventes que vous lui affecterez. Positionnez-vous dans l’onglet Formules de commissions et cliquez sur l’option Nouvelle formule présent dans le volet de navigation.
Indiquez si la commission doit être calculée sur la pièce, tous les articles, un article précis ou une famille d’articles.
Choisissez la base de calcul de la commission : Marge, Chiffre d’affaires, Chiffre d’affaires HT des pièces entièrement réglées ou Chiffre d’affaires encaissé TTC. Si vous avez choisi d’appliquer une commission sur la pièce, les quantités ne pourront pas être la base de calcul de votre commission. Si vous choisissez Chiffre d’affaires encaissé, seules les factures de ventes réglées seront prises en compte dans la base de calcul. Précisez l’intervalle de variation.
Choisissez le type de résultat de la formule : un montant, un % de la marge ou un % du Chiffre d’affaires.
Cliquez sur le bouton Terminer pour valider la formule de commission.
Cliquez sur l’icône pour enregistrer la fiche et répondez Non à la question qui vous est posée dans la mesure où aucune fiche client n’est créée. Procédez de la même manière pour créer vos autres fiches commerciaux.
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1.4.3. Présentation de la liste des données
Dès que votre fiche commercial est enregistrée, elle apparaît dans une liste. Depuis cette liste, vous avez la possibilité d’effectuer différentes opérations :
Rechercher une donnée en fonction du critère de tri courant.
Trier la liste selon différents critères présents dans la liste déroulante.
Filtrer la liste c’est-à-dire afficher les données répondant à des critères précis.
Mettre en forme la liste à partir de l’icône. Vous pouvez alors supprimer ou ajouter des colonnes, changer l’ordre des colonnes….
Pour des informations plus précises concernant ces différentes options, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. A partir de cette liste, vous avez également accès à un menu contextuel (clic sur le bouton droit de la souris) qui propose de nombreuses fonctions, différentes selon la liste des données dans laquelle vous êtes.
PRISE EN MAIN
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1.5. Les modes de règlements
Pour accéder à la liste des modes de règlements, sélectionnez la commande Modes de règlement du menu Données. La création des modes de règlement est indispensable afin d’enregistrer les règlements clients et fournisseurs. Pour créer un nouveau mode de règlement, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser.
Renseignez le code et le libellé du mode de règlement.
Précisez le type du règlement. Ce choix est très important puisque du type du règlement découle des traitements bien spécifiques.
Exemple Si un client vous règle avec une lettre de change, lors de la remise en banque, vous avez la possibilité de générer un fichier au format ETEBAC à remettre à votre banque.
Cochez la case Echéance si vous souhaitez définir une échéance pour ce mode de règlement. Plusieurs types d’échéances sont possibles : Net, Fin de décade, Fin de mois ou Fin de mois + Nb jours. Si vous êtes en version PRO, vous pouvez définir jusqu’à 10 échéances. Ainsi, en facturation, l’échéancier de la pièce est automatiquement généré en fonction des paramètres du mode de règlement.
Exemple Nous sommes le 12 Septembre 2008. Si vous indiquez 30 Net, votre date d’échéance sera calculée au 12 Octobre 2008. Si vous indiquez 30 Fin de Mois, le 1, votre date d’échéance sera calculée au 1 Novembre 2008.
Si vous souhaitez gérer les valeurs à l’encaissement pour le transfert comptable des règlements, indiquez les comptes comptables et les journaux à prendre en compte pour effectuer cette opération.
Pour plus d’informations, utilisez l’aide en ligne par la touche F1.
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1.6. Les familles clients
La liste des familles clients est accessible depuis le menu Données + Tiers + Familles de clients. La création de familles clients offre la possibilité d’éditer des statistiques par famille de clients et surtout de répercuter les modifications que vous pouvez effectuer par la suite sur les clients rattachés à cette famille. Pour créer une nouvelle famille de clients, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser.
Renseignez le code et le libellé de la famille clients.
Précisez le type du client : National, U.E, International ou Exonération de taxe. Pour les 3 derniers types énoncés, le logiciel appliquera automatiquement une TVA de type Exo dans les différentes pièces de ventes.
La racine de compte et le choix pour générer le numéro de compte sont automatiquement indiqués en fonction de ce que vous avez précisé dans les Préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.6 Bouton Racines de comptes comptables page 35). Cependant, vous pouvez le modifier.
Sélectionnez le tarif que vous souhaitez appliquer à cette famille de clients.
Si vous souhaitez appliquer automatiquement une remise et une remise supplémentaire dans le pied des pièces de ventes aux clients de cette famille, renseignez les zones Remise et Remise supplémentaire.
Pour les autres onglets ou options, consultez l’aide en ligne grâce à la touche F1. Procédez de la même manière pour créer vos autres familles clients.
PRISE EN MAIN
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1.7. Les clients
Pour accéder à la liste des clients, sélectionnez la commande Clients du menu Données + Tiers. Vous souhaitez créer votre client « ECCA ». Pour cela, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser.
Si vous avez coché l’option Codification automatique dans les Préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.7 Le bouton Tiers page 36), renseignez la raison sociale, la civilité et la famille de votre client. Dans le cas contraire, vous devez également saisir son code.
1.7.1. Onglet Adresses
Cet onglet permet de renseigner les adresses de facturation et de livraison de votre client. Si l’adresse de livraison est identique à l’adresse de facturation, ne modifiez rien puisque le logiciel recopie l’adresse de facturation dans cette zone. Dans le cas contraire, pointez Livraison et saisissez l’adresse. Pour ajouter une adresse, sélectionnez le type Facturation ou Livraison et cliquez sur l’option Ajouter une adresse dans le volet de navigation. Les adresses illimitées ne sont pas disponibles en version millésimée.
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1.7.2. Onglet Contacts
Cet onglet n’est pas disponible en version millésimée. Saisissez les différents renseignements concernant les contacts qui représentent la société. Vous pouvez saisir autant de contacts que vous le souhaitez puisque le nombre de contacts n’est pas limité. Les options Principal Facturation et Principal Livraison permettent de définir le contact de facturation et le contact de livraison avec lesquels vous serez les plus souvent en relation. En création de pièces de ventes, ce sont ces contacts qui seront par défaut repris dans les champs Contact de facturation et Contact de livraison.
1.7.3. Onglet Vente
Le type de client sélectionné est celui indiqué dans la famille de clients. Vous pouvez, cependant, le modifier.
Rappel Pour les types U.E., International et Exonération de taxe, le logiciel appliquera une TVA de type Exo sur toutes les pièces de ventes.
Indiquez le Numéro de TVA Intracommunautaire (NII) de votre client. Cette information est nécessaire pour la Déclaration d’Echanges de Biens (D.E.B).
Pour les utilisateurs de la version PRO, choisissez la devise dans laquelle vous souhaitez facturer votre client. Cette devise peut donc être différente de la devise du dossier.
Le commercial est automatiquement indiqué en fonction de l’adresse du client. En effet, dans la fiche commercial (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.4.1 Je crée une fiche commercial page 37), vous avez renseigné les départements que le commercial a en charge donc le logiciel compare le code postal du client avec les départements de la fiche commercial. Cependant, vous pouvez le modifier.
Les zones Remise, Remise supplémentaire et Tarif appliqué sont automatiquement renseignées en fonction des indications saisies dans la fiche familles de clients. Cependant, vous pouvez les modifier.
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1.7.4. Onglet Banque / Mode de règlement
Renseignez les coordonnées bancaires de votre client. Vous pouvez saisir le RIB ou l’IBAN. En fonction de l’information que vous saisissez (RIB ou IBAN), le logiciel reconstitue l’autre donnée. Vous pouvez indiquer jusqu’à 4 banques différentes pour le même client. Ces informations sont nécessaires pour la génération des fichiers LCR (Disponible uniquement en version PRO). Le logiciel effectue un contrôle sur le RIB que vous saisissez. Donc, si la clé RIB n’est pas correcte le logiciel vous avertit en affichant le message suivant : Clef R.I.B. inexacte Voulez-vous la vérifier ? Si votre client règle ses factures avec le même mode de règlement, cet onglet vous permet également de lui attribuer un mode de règlement précis. Ainsi, lors de la création de vos factures, ce mode de règlement sera automatiquement indiqué mais cela ne vous empêchera pas de choisir un autre mode de règlement si besoin est.
1.7.5. Onglet Compte
Le numéro de compte est automatiquement indiqué en fonction des paramètres indiqués dans la famille clients. Si, dans les Préférences, vous avez coché l’option Modification du N° de compte (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.7 Le bouton Tiers page 36), vous pouvez alors modifier le compte comptable proposé.
L’encours correspond à la somme des factures non réglées d’un client. Si vous souhaitez ne plus pouvoir facturer un client au delà d’un certain montant, indiquez alors l’encours maximum autorisé. Ainsi, lors de la facturation, un message vous avertira que le client a dépassé son encours maximum.
Cochez la case Client bloqué si vous ne souhaitez pas pouvoir établir de pièces de ventes au nom de ce client.
Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. Procédez de la même manière pour créer vos autres clients.
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1.8. Les familles d’articles
Pour accéder à la liste des familles articles, sélectionnez la commande Famille d’articles du menu Données + Stock. Les familles d’articles permettent de regrouper les articles par catégorie, d’éditer des statistiques par famille d’articles et surtout de répercuter les modifications effectuées dans les fiches familles articles sur les articles appartenant à ces familles. Vous souhaitez créer la famille d’articles « Fournitures ». Pour cela, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser. Saisissez le code et le libellé.
1.8.1. Onglet Généralités
Indiquez la nature des articles de cette famille. Si vous sélectionnez l’option Actif, vous pourrez insérer l’article dans toutes les pièces de ventes en positif comme en négatif. Si vous sélectionnez l’option En sommeil, l’article ne pourra pas être vendu mais pourra être retourné (= avoir). Si vous sélectionnez l’option Non Facturable, l’article ne pourra pas être inséré dans une pièce de ventes.
Cochez l’option Facturable (Achats) afin que vous puissiez ajouter les articles de cette famille dans les pièces d’achats. Cette option pourra être modifiée ponctuellement dans les fiches articles.
Cochez les cases Imprimable (Ventes) et Imprimable (Achats) afin que les articles de cette famille soient édités lors de l’impression des pièces de ventes et d’achats.
Si vous gérez des articles dont vous n’avez pas besoin de suivre leur stock, cochez la case Hors Stock.
Pour toutes les impressions concernant le stock, choisissez si les valeurs imprimées doivent être valorisées au Prix Moyen Pondéré (PMP) ou au Dernier prix de revient. Ce choix concerne aussi le calcul de la marge.
1.8.2. Onglet Numéros de comptes / Ventilations analytiques
Dans cet onglet, vous devez paramétrer les comptes comptables pour les ventes et les achats à utiliser pour le transfert en comptabilité. Les racines de compte indiquées correspondent aux racines que vous avez précisé dans les Préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.6 Le bouton Racines de comptes comptables page 35).
PRISE EN MAIN
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1.8.3. Onglet Coefficients / Arrondis
Les coefficients indiqués, dans cet onglet, ont été paramétrés dans les Préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.1 Le bouton Articles page 33). Cependant, vous pouvez les personnaliser pour chaque famille d’articles.
Par défaut, dans les fiches articles, ce sont les prix de vente HT qui peuvent être modifiés. Si vous souhaitez avoir accès aux prix de vente TTC pour un tarif en particulier ou pour tous les tarifs, cochez l’option Le tarif de cet article est arrondi sur le TTC.
Choisissez si le logiciel doit recalculer les coefficients ou les tarifs de vente lors de la saisie ou de la modification du prix d’achat.
1.8.4. Onglet TVA / TPF
Le taux de TVA indiqué pour chaque tarif a été paramétré dans les préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.3.1 Le bouton Articles page 33). Cependant, vous pouvez les personnaliser pour chaque famille d’articles. Choisissez également le taux de TVA à appliquer sur les pièces d’achats pour les articles de cette famille. Les taux qui sont proposés dans la liste déroulante ont été créés par le menu Dossier + Propriétés + Taux de TVA et TPF. Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. Procédez de la même manière pour créer vos autres familles articles.
Comment initialiser mon dossier ?
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1.9. Les articles
La liste des articles est accessible depuis le menu Données + Stock + Articles. Vous souhaitez créer l’article « Agrafeuse ». Pour cela, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser.
Si, dans les Préférences, vous avez choisi la codification automatique de vos articles, saisissez directement la désignation de votre article. Dans le cas inverse, saisissez le code article. Puis, choisissez la famille pour appliquer les paramètres définis à l’article.
Dans la zone Quantité Initiale, saisissez le stock actuel de votre article. La saisie de cette zone vous permet, après la création de vos fichiers de base, de créer une facture de ventes sans passer par la création de pièces de stock ou d’achats. Cela évite tout problème de gestion de stock.
Indiquez le prix d’achat de votre article. Les prix de ventes HT et TTC sont automatiquement calculés à partir des coefficients. Vous pouvez, cependant, modifier le prix de vente HT ou TTC d’un ou plusieurs tarifs.
La TVA appliquée sur chaque tarif correspond à la TVA sélectionnée sur chacun de ces tarifs dans la famille d’articles. Choisissez en une autre dans la liste déroulante si besoin est.
PRISE EN MAIN
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Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. Procédez de la même manière pour créer vos autres articles.
1.10. Les banques
Pour accéder à la liste des banques, sélectionnez la commande Banques du menu Données. La création des banques est nécessaire pour effectuer les remises en banque. Pour créer une nouvelle banque, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser. Saisissez le code du journal de banque, en reprenant les initiales de la banque pour un maximum de clarté et le libellé.
Dans l’onglet Adresse, précisez les coordonnées postales de votre banque.
Dans l’onglet Comptabilité, indiquez dans quel journal vous souhaitez récupérer les écritures comptables et le compte de banque à mouvementer.
Dans l’onglet R.I.B. / N° émetteur, renseignez vos coordonnées bancaires à cette banque. Cette information est nécessaire pour générer des fichiers au format ETEBAC (disponible uniquement en version PRO).
Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. Procédez de la même manière pour créer vos autres banques.
Gestion des ventes
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2. GESTION DES VENTES
La gestion des ventes regroupe les devis, les commandes, les bons de livraison et les factures. Toutes ces pièces sont regroupées dans une seule fenêtre. A partir de cette fenêtre, vous pouvez rechercher, trier et filtrer vos pièces. Des boutons donnent accès à toutes les fonctions de gestion des pièces.
Pour de plus amples informations, consultez l’aide en ligne grâce à la touche F1.
2.1. Comment créer une commande ?
Accédez à la liste des pièces de ventes par le menu Ventes + Commande. Cliquez sur le bouton Nouvelle.
2.1.1. Onglet Entête
Pour affecter un client à la pièce, vous pouvez :
Saisir le code du client si vous le connaissez,
Rechercher le client par son code en cliquant sur l’icône dans la zone Code,
Rechercher le client par sa raison sociale, si vous avez coché l’option Recherche des tiers par raison sociale dans les Préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.5 le bouton Pièces page 34), en cliquant sur l’icône dans la zone Raison Sociale.
Dès que vous avez indiqué le client, toutes les zones concernant le client sont automatiquement renseignées. Si vous avez renseigné plusieurs contacts dans la fiche client, vous pouvez choisir les contacts de facturation et de livraison à affecter à cette pièce en cliquant sur l’icône .
En fonction de votre choix dans les Préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.5 Le bouton Pièces page 34), la pièce est établie sur les prix de vente TTC (base de calcul TTC cochée) ou HT. Cependant, vous pouvez ponctuellement changer ce paramètre lors de la création d’une pièce.
PRISE EN MAIN
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2.1.2. Onglet Corps
Pour insérer un article, vous pouvez :
Saisir le code de l’article si vous le connaissez,
Rechercher un article en cliquant sur l’icône .
Dès que vous avez indiqué un code article, le prix de l’article et le taux de TVA à appliquer sont automatiquement renseignés. Ces informations peuvent être modifiées en vous positionnant dans la colonne appropriée grâce à la touche Tabulation ou Entrée. Ensuite, saisissez la quantité (dans notre exemple 10 afin d’effectuer une livraison partielle par la suite) et indiquez une remise si vous souhaitez en appliquer une. Vous pouvez également effectuer différentes opérations :
Insérer un sous-total en cliquant sur l’icône ,
Insérer une ligne texte en cliquant sur l’icône ,
Supprimer une ligne article en cliquant sur l’icône ,
Modifier l’ordre des lignes en cliquant sur les icônes et .
2.1.3. Onglet Pied
Les montants et les informations qui apparaissent dans le pied de la commande, sont automatiquement calculés ou repris.
Gestion des ventes
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Le détail par taux de TVA est affiché. Chaque montant de TVA est calculé en fonction des articles saisis dans le corps de la pièce et n’est donc pas modifiable dans le pied de la pièce.
Si vous avez indiqué une remise et une remise supplémentaire dans la fiche du client, ces informations sont reprises dans le pied de la pièce mais elles restent modifiables. Ces remises sont appliquées en cascade.
Exemple Vous appliquez deux remises de 10 % sur un montant de 100 €. 100 – 10 % = 90 € 90 – 10 % = 81 € Soit un taux de 19 % : 1-(1-0,1)*(1-0,1).
Si vous avez des frais accessoires à ajouter au net à payer (frais d’emballage, par exemple), saisissez le libellé dans la zone Divers TTC et le montant.
Si le client vous a versé un acompte, vous pouvez le saisir à deux endroits différents :
- Dans la zone Acomptes déjà comptabilisés, auquel cas ce montant ne sera pas repris lors du transfert comptable puisqu’il est considéré comme étant enregistré en comptabilité,
- Dans la zone Acompte, si vous souhaitez que ce montant soit transféré en comptabilité.
Pour enregistrer votre commande, cliquez sur l’icône et appuyez sur la touche Echap de votre clavier pour fermer la commande. Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. Le masque de saisie pour modifier ou créer une pièce est identique pour chaque type de pièce.
PRISE EN MAIN
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2.2. Comment livrer partiellement une commande
Vous souhaitez livrer partiellement votre commande. Pour effectuer cette opération, cliquez sur la commande Livraison globale ou partielle des commandes clients du menu Ventes.
La liste des commandes à livrer apparaît. Si votre commande n’apparaît pas, indiquez Année en cours dans la zone Dates de Commande. Sélectionnez votre commande et cliquez sur le bouton Livraison partielle.
Sur la ligne article, cliquez dans la colonne Qté à livrer et saisissez la quantité que vous souhaitez livrer. Puis, cliquez sur le bouton OK.
Cliquez sur le bouton Transfert en BL afin de créer un bon de livraison. Indiquez la date du BL à générer et cliquez sur le bouton OK. Confirmez l’opération puis répondez OUI afin de visualiser le BL généré.
Sélectionnez le BL créé et cliquez sur le bouton Modifier. Cliquez sur l’onglet Corps. Une première ligne indique de quelle commande le BL découle et suivent les articles qui ont été livrés.
La livraison partielle peut également s’effectuer depuis la liste des commandes en sélectionnant la commande et en cliquant sur l’option Livraison partielle dans le volet de navigation. Pour plus d’informations, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1.
Gestion des ventes
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2.3. Livraison globale du reliquat
Votre commande vient d’être livrée partiellement, il reste donc un reliquat. Pour livrer tout le reliquat, accédez à l’option Livraison globale ou partielle des commandes clients … du menu Ventes. Sélectionnez votre commande et cochez la case Globale. Cliquez alors sur le bouton Transfert en BL et indiquez la date du BL à générer. Validez l’opération par le bouton OK et confirmez. Si vous souhaitez visualiser la pièce générée, répondez OUI. La livraison globale peut également s’effectuer depuis la liste des pièces en sélectionnant la commande et en cliquant sur l’option Livraison globale dans le volet de navigation.
2.4. Regroupement de BL
Vous souhaitez regrouper en une seule facture les deux bons de livraison générés par la livraison globale et partielle. Pour effectuer ce regroupement, sélectionnez la commande BL du menu Ventes. Remarque Le regroupement de BL peut s’effectuer par le menu Ventes + Regroupement + Bons de livraison.
Pour sélectionner les deux BL à regrouper, cliquez sur le premier BL, appuyez sur la touche Ctrl du clavier et sélectionnez le deuxième. Cliquez alors sur le bouton Regrouper.
Indiquez la date de la facture à générer. Si vos deux BL ont des lignes articles en commun et que vous souhaitez les regrouper dans la facture, cochez l’option Regrouper les articles. Par contre, si vous souhaitez avoir le détail de chaque BL, cochez l’option Générer un sous-total par Bon de livraison.
Cliquez sur le bouton Terminer, confirmez l’opération et répondez OUI afin de visualiser la facture générée. Sélectionnez la facture et cliquez sur le bouton Modifier. Positionnez-vous dans le corps de la pièce et contrôlez les informations affichées.
Pour plus d'informations, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1.
PRISE EN MAIN
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2.5. Comment imprimer une facture ?
Afin d’imprimer votre facture, cliquez sur l’onglet Factures. Sélectionnez votre facture à imprimer et cliquez sur le bouton OK.
En fonction de la base de calcul choisie (HT ou TTC), sont proposés les modèles HT ou TTC. Le modèle d’impression sélectionné correspond au modèle que vous avez choisi dans les Préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.4 Le bouton Numéros de pièces page 34). Cependant, vous pouvez en choisir un autre. Cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir l’impression à l’écran ce qui vous permettra dans un premier temps de vérifier les valeurs imprimées puis d’ éditer la facture sur papier. Vous avez également la possibilité d’imprimer vos pièces par le menu Impressions + Pièces.
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2.6. Comment imprimer le journal de ventes ?
Pour imprimer le journal de ventes, lancez la commande Ventes du menu Impressions + Journaux. Cet état édite la liste des factures établies sur une période donnée, un récapitulatif par taux de TVA et un récapitulatif des règlements saisis dans les factures.
Choisissez la période d’impression à prendre en compte.
Dans l’onglet Options, définissez les critères d’impression tels que le tri et les ruptures ( exemple : Imprimer un sous-total par jour).
Choisissez le modèle d’impression. Les modèles sont d’ailleurs paramétrables par le bouton Paramétrer. Cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir l’impression à l’écran ce qui vous permettra dans un premier temps de vérifier les valeurs imprimées puis d’ éditer le journal des ventes sur papier.
1ère page 2ème page La gestion des achats est similaire à la gestion des ventes mais consultez l’aide en ligne grâce à la touche F1 pour obtenir des informations.
PRISE EN MAIN
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2.7. Impression des statistiques commerciaux
Comme indiqué dans la partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.4 Les commerciaux page 37, vous pouvez éditer des statistiques commerciaux. Rappel Pour avoir cette possibilité, vous devez : Créer des commerciaux par le menu Données + Commerciaux. Associer vos commerciaux à vos clients par le menu Données + Tiers + Clients. Vérifier qu’un commercial est bien affecté à vos factures de ventes.
La formule qui a été initialisée lors de la création des fiches commerciaux est la suivante : Appliquer une commission globale sur un chiffre d’affaires de 1,00 à 1000000,00 et la commission est 5,00 % du chiffre d’affaires. Sélectionnez la commande Commissions commerciaux du menu Impressions + Statistiques.
Indiquez la période de ventes à prendre en compte pour le calcul des commissions.
Si la formule de commissions est basée ou calculée sur le chiffre d’affaires encaissé (factures réglées), précisez la période d’encaissement à prendre en compte.
Choisissez le modèle d’impression. Cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir l’impression à l’écran ce qui vous permettra de vérifier les valeurs imprimées puis d’ éditer les statistiques commissions commerciaux sur papier.
Gestion des ventes
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Dans notre exemple, la commission est de 5,52 €. En effet, dans la facture générée par le regroupement de BL, l’article « Agrafeuse » a été vendu au prix unitaire de 12,24 € pour une quantité de 10, soit 12,24 X 10 = 122,40 € Mais, le client bénéficie à la fois d’une remise de 5,00 % et d’une remise supplémentaire de 5,00 %, remises qui s’appliquent en cascade. Donc, 122,40 X 0,95 X 0,95 = 110,466 €, ce qui correspond à la base de calcul pour la commission. Le commercial bénéficie de 5,00 % du chiffre d’affaires réalisé. Donc, 110,466 X 5,00 % = 5,52 €.
PRISE EN MAIN
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3. GESTION DES REGLEMENTS
3.1. Comment régler une facture ?
Pour régler une facture, plusieurs possibilités vous sont offertes :
Par le menu Opérations + Règlements Clients. L’intérêt principal de saisir vos règlements par cette option est de pouvoir régler plusieurs factures par un même règlement.
Par l’onglet Règlements de la facture. Le règlement est alors automatiquement lié à la pièce.
Par le bouton Régler dans la liste des pièces de ventes. C’est la solution la plus simple et la plus rapide mais à condition de régler la facture dans son intégralité.
3.2. Règlement d’une facture
Vous souhaitez régler votre facture. Pour effectuer cette opération, lancez la commande Facture du menu Ventes. Sélectionnez la facture que vous souhaitez régler et cliquez sur le bouton Modifier. Positionnez-vous dans l’onglet Règlements de la facture.
Gestion des règlements
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Indiquez le mode de règlement, la date et le montant. Enregistrez les modifications en cliquant sur l’icône .
Le règlement apparaît alors dans la remise en banque.
3.3. Remise en banque du règlement
La remise en banque permet d’imprimer un bordereau avec les règlements que vous avez déposé en banque et les valider pour les transférer en comptabilité. Avant d’effectuer la remise en banque de votre règlement, sélectionnez la commande Préférences du menu Dossier + Propriétés. Cliquez sur le bouton Général et précisez une banque dans la zone Banque. Cette information est nécessaire pour la remise en banque. Pour les utilisateurs de la version PRO, vous pourrez lors de chaque remise en banque, précisez une banque.
Ensuite, sélectionnez la commande Remise en banque (Clients) du menu Opérations. Tous vos règlements à remettre en banque apparaissent. Si votre règlement n’apparaît pas, sélectionnez Année en cours dans la zone Période.
PRISE EN MAIN
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Dans la zone Infos. Remise, apparaît la banque que vous venez de paramétrer dans les Préférences. Indiquez la date de remise en banque et le libellé qui sera repris sur le bordereau.
Cochez la case dans la colonne Pointage et validez votre remise en banque par l’icône ou en sélectionnant la commande Valider du menu contextuel (clic droit).
Une fenêtre apparaît pour imprimer le bordereau de remise en banque. Choisissez le modèle d’impression. Cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir l’impression à l’écran ce qui vous permettra dans un premier temps de vérifier les valeurs imprimées puis d’ éditer le bordereau sur papier.
Remarque L’impression du bordereau valide définitivement votre remise en banque. Vous avez la possibilité de réimprimer un bordereau par le menu Impressions + Bordereaux de remise en banque. Si vous avez validé trop vite une remise en banque, vous pouvez la débloquer par le menu Opérations + Règlements clients à l’aide d’un mot de passe que vous obtiendrez par notre service technique. La gestion des règlements fournisseurs est comparable à la gestion des règlements clients mais consultez l’aide en ligne pour obtenir des informations supplémentaires. Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne grâce à la touche F1.
Le transfert comptable
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4. LE TRANSFERT COMPTABLE
Cette opération consiste à générer des écritures comptables concernant les ventes, les achats et les règlements.
4.1. Les 2 types de transfert comptable
Le transfert comptable peut se réaliser de deux manières différentes :
Par fichier texte. Pour les utilisateurs qui ne possèdent pas EBP Comptabilité, cette option permet de générer un fichier au format texte contenant les écritures comptables et de l’importer dans leur logiciel de Comptabilité.
Par transfert direct. Cette option ne peut être utilisée que par les utilisateurs qui possèdent EBP Comptabilité. Les écritures sont alors envoyées vers le logiciel de Comptabilité et elles sont récupérées à l’ouverture du dossier comptable.
4.2. Transfert comptable vers EBP Comptabilité
Avant d’effectuer le transfert comptable de vos écritures, vous devez paramétrer différents éléments :
Les comptes comptables dans les fiches articles, clients, fournisseurs et banques,
Les comptes comptables dans le bouton Racines de comptes comptables du menu Dossier + Propriétés + Préférences,
Les journaux comptables dans les fiches banques et dans le bouton Comptabilité du menu Dossier + Propriétés + Préférences,
Définir si vous souhaitez gérer les valeurs à l’encaissement (voir l’aide en ligne).
Pour accéder au transfert comptable, sélectionnez la commande Transfert en comptabilité du menu Opérations.
Indiquez la période à prendre en compte pour le transfert comptable. Toutes les pièces de ventes, les pièces d’achats et les règlements compris dans cet intervalle seront transférés.
Précisez les éléments que vous souhaitez transférer en comptabilité (Ventes, Achats, Paiements Clients et Paiements fournisseurs).
Dans la zone Transfert, choisissez EBP Comptabilité (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Le bouton Comptabilité page 33 pour paramétrer cette option).
PRISE EN MAIN
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Dès que vous avez tout paramétré, cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir l’impression à l’écran ce qui vous permettra de vérifier les valeurs imprimées. Par contre, vous devrez de nouveau sélectionner la commande Transfert en comptabilité du menu Opérations. Pour effectuer le transfert définitivement, cliquez sur le bouton OK. A la fin du traitement, le logiciel vous indique le nombre d’écritures générées.
Pour plus d’informations concernant le transfert comptable, consultez l’aide en ligne grâce à la touche F1.
La gestion de stock
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5. LA GESTION DE STOCK
5.1. Qu’est-ce que la gestion de stock ?
La gestion de stock permet de suivre les mouvements d’entrées et de sorties d’un article. Pour suivre l’évolution du stock d’un article, plusieurs impressions sont à votre disposition :
Impression de l’état de stock,
Impression des mouvements de stock,
Impression du palmarès de rotation,
Impression de la disponibilité.
Afin que votre gestion de stock soit correcte et votre stock correctement valorisé, le stock doit obligatoirement être supérieur à 0 pour effectuer des pièces de ventes. Donc, si vous êtes en rupture de stock, vous devez impérativement créer des pièces d’achats ou de stock avant de facturer vos clients.
Dans la Gestion Commerciale, il existe deux notions de stock : le stock actuel et le stock virtuel. Le stock actuel correspond aux mouvements réels d’un article (différence entre les entrées et les sorties). Quant au stock virtuel, il s’agit d’un stock prévisionnel qui tient compte des commandes clients et fournisseurs (Stock actuel + Commandes fournisseurs – Commandes clients).
5.2. Liste des pièces qui mouvementent le stock
Le stock des articles est mouvementé par différents types de pièces :
Les pièces d’achats :
- Le bon de réception. Par contre, si vous transférez votre BR en facture d’achat, le stock ne sera pas de nouveau mouvementé puisqu’il l’a été par le BR,
- La facture.
Les pièces de stock :
- Les bons d’entrées,
- Les bons de sorties,
- L’inventaire,
- Les ordres de fabrication (voir paragraphe suivant).
PRISE EN MAIN
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Les pièces de ventes :
- Les bons de livraison. Par contre, si vous transférez votre BL en facture, le stock ne sera pas mouvementé puisqu’il l’a été par le BL,
- La facture.
Le stock virtuel est, quant à lui, mouvementé par les commandes clients et les commandes fournisseurs.
5.3. Cas particulier : Assemblage – Désassemblage
L’assemblage – désassemblage permet de mouvementer le stock des articles composés. L’assemblage va permettre de « fabriquer » un article composé, donc, le stock de l’article composé va être incrémenté et celui des composants décrémenté. Quant au désassemblage, c’est l’opération inverse c’est-à-dire l’article composé va être « annulé », donc, le stock de l’article composé va être décrémenté et celui des articles composants incrémenté.
5.3.1. Je crée un article composé
Un article composé est constitué d’au moins deux articles. Dans la partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.9 Les articles page 47, vous avez créé l’article « Agrafeuse », vous devez donc créer un deuxième article. Créez l’article « Agrafes » en vous référant à la partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.9 Les articles page 47. Pour créer l’article composé « Ensemble Agrafeuse + Agrafes », cliquez sur l’icône dans la liste articles.
Si vous êtes en codification automatique, saisissez la désignation de l’article sinon indiquez également le code article. Précisez la famille à laquelle vous souhaitez rattacher l’article. Enregistrez la fiche en cliquant sur l'icône .
Dans l’onglet Composants, sélectionnez Composé pour le type d’article.
Remarque Consultez l’aide en ligne grâce à la touche F1 pour obtenir une explication sur la différence entre un article composé et un article au forfait.
La gestion de stock
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Indiquez les deux articles qui composent cet article : Agrafeuse + Agrafes. vous avez la possibilité de calculer son prix d’achat ou ses prix de vente à partir des articles qui le composent. Cliquez alors sur le bouton Recalcul et choisissez la donnée à calculer. Vous pouvez également saisir ces informations dans l’onglet Tarifs.
Pour enregistrer la fiche, cliquez sur l’icône et quittez la fiche. Attention La création d’un article composé n’a aucune incidence sur le stock des articles composants. Il faut donc créer des ordres de fabrication par l’intermédiaire des assemblages et désassemblages.
5.3.2. L’assemblage
L’assemblage va donc vous permettre de fabriquer votre article composé. Pour effectuer cette opération, sélectionnez la commande Assemblage / Désassemblage par le menu contextuel de la liste articles. Remarque Vous pouvez également passer par le menu Stock + Assemblage / Désassemblage ….
Cliquez sur l’option Assemblage. Indiquez la quantité d’articles composés à fabriquer et la date de la pièce. Vous pouvez également préciser un commentaire.
Cochez la case Contrôler la disponibilité des articles composants afin de vous assurer que le stock des articles composants est suffisant. Sinon, vous risquez d’obtenir un stock négatif après l’opération.
Validez l’opération par le bouton OK. Un ordre de fabrication va être généré, le stock de l’article composé sera alors incrémenté et celui des articles composants décrémenté.
PRISE EN MAIN
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5.3.3. Le désassemblage
Le désassemblage implique le résultat inverse de l’assemblage. Pour accéder au désassemblage, sélectionnez la commande Assemblage / Désassemblage par le menu contextuel de la liste articles.
Cliquez sur l’option Désassemblage. Indiquez la quantité d’articles composés à « annuler » et la date de la pièce. Vous pouvez également préciser un commentaire.
Cochez la case Contrôler la disponibilité des articles composés afin de vous assurer que le stock de l’article composé est suffisant. Sinon, vous risquez d’obtenir un stock négatif après l’opération.
Validez l’opération par le bouton OK. Un ordre de fabrication va être généré, le stock de l’article composé sera alors décrémenté et celui des articles composants incrémenté.
5.4. Les impressions de stock
Pour suivre votre gestion de stock, différentes impressions sont proposées à partir du menu Impressions + Stock :
Impressions des mouvements de stock. Cet état reprend l’ensemble des mouvements d’un article.
Impression de l’état de stock. Cet état édite les quantités et les sorties de chaque article.
Impression du palmarès de rotation. Cet état permet de connaître le nombre de jours restant avant la rupture de stock pour chaque article.
Impression du palmarès des commandes. Cet état permet de connaître le nombre d’articles commandés par référence.
Impression du réapprovisionnement. Cet état indique les articles que vous devez commander pour honorer vos commandes clients.
Impression de la disponibilité. Cet état permet d’obtenir le stock prévisionnel article par article en fonction des commandes clients et fournisseurs.
La gestion des gammes
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6. LA GESTION DES GAMMES
Gestion commerciale permet de gérer des gammes. Une gamme correspond à un axe et peut être adaptée à différents types de commerce : les caves (appellation, domaine, millésime)… Cette option n’est accessible que pour la version Pro Plus de Gestion commerciale.
6.1. Création des données de base
6.1.1. Définition des gammes
Après la création de votre dossier (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe Erreur ! Source du renvoi introuvable. Comment créer mon dossier page 27), vous devez définir vos gammes par le menu Dossier + Propriétés + Préférences et cliquez sur le bouton Gestion des gammes. Par défaut, l’option Gérer les gammes est cochée et le nombre de gammes est fixée à 2. Cependant, le logiciel permet de gérer de 1 à 3 gammes. Les gammes définies par défaut sont nommées Gamme 1 et Gamme 2 mais vous pouvez, bien évidemment, les renommer à votre convenance. Pour chaque gamme, vous devez définir son libellé au singulier et au pluriel ainsi que la longueur du code en cliquant sur la gamme correspondante sous l’option Gestion des gammes à gauche de votre écran. Le libellé que vous indiquez permet d’identifier chaque gamme dans le logiciel. Par exemple, vous tenez une cave à vins et vendez des vins de différentes régions. Vous pouvez donc définir 3 gammes : une pour l’appellation (Pomerol, Cabernet d’Anjou), une pour les domaines (Pétrus, Château Margaux) et une pour les millésimes. Par défaut, les deux premières existent cependant, vous devez les renommer en Appellation et en Domaine. Ensuite, vous devez créer la 3ème gamme. Pour la créer, vous devez indiquer dans le champ Nombre de gammes, la valeur 3. Le logiciel crée alors une 3ème gamme qui est par défaut nommée Gamme 3. Renommez-la en Millésimes. Vous pouvez fixer la longueur du code de la gamme Appellation à 5 et celle des gammes Domaine et Millésime à 2. Remarque La somme des codes des gammes doit être obligatoirement égale à 9 caractères. Si cette somme est inférieure ou supérieure à 9 caractères, vous ne pourrez alors pas valider les préférences.
PRISE EN MAIN
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Attention Dès que vous avez créé un ou plusieurs éléments dans une gamme, vous ne pouvez alors plus modifier le nombre de gammes que vous souhaitez gérer.
6.1.2. Ajout d’éléments dans les gammes
Dès que vous avez défini vos gammes, vous pouvez alors créer les éléments s’y rapportant par le menu Données + Stock. Chaque gamme a une entrée dans ce menu. Pour chaque élément de gamme, vous devez renseigner le code, le libellé et vous pouvez y associer une image. Dans notre exemple de cave à vins, vous allez avoir une entrée Appellations, une entrée Domaines et une entrée Millésimes dans le menu Données + Stock. Pour créer une appellation, allez dans le menu Données + Stock + Appellations, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser.
Indiquez un code et un libellé. Comme indiqué dans les préférences (voir PARTIE PRISE EN MAIN, paragraphe 6.1.1 Définition des gammes page 67), le code Appellation doit être obligatoirement sur 5 caractères. Procédez de la même manière pour les domaines et les millésimes, tout en sachant que le code Domaine et le code Millésime doivent être sur 2 caractères comme vous l’avez précisé dans les préférences.
6.1.3. Les articles collectifs
Dès que vous avez créé tous les éléments nécessaires à chaque gamme, vous pouvez alors créer vos articles collectifs. L’article collectif permet de définir les caractéristiques générales des articles à facturer. Pour créer un article collectif, allez dans le menu Données + Stock + Articles et cliquez sur l’onglet Articles Collectifs. Cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser. Dans notre exemple de cave à vins, vous vendez un bordeaux rouge. Nous allons donc créer l’article collectif Bordeaux rouge. Indiquez le code BOR0001 (le code est obligatoirement sur 7 caractères), une désignation et une famille d’articles.
Ensuite, vous devez créer la combinaison se rapportant à l’article collectif. Une combinaison correspond à un assemblage de gammes et est déterminante dans la création de vos articles facturables puisque c’est en partie cette combinaison qui va permettre de les créer. Pour créer la combinaison correspondante, sélectionnez l’option Ajouter Appellations Domaines Millésimes par le menu contextuel.
La gestion des gammes
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1. Si toutes les appellations sont concernées, cliquez sur le bouton Tout cocher. Dans notre exemple, toutes les appellations ne le sont pas puisqu’une appellation est propre à une région. Donc, cochez seulement les appellations de Bordeaux puis cliquez sur le bouton Suivant.
2. Si tous les domaines sont concernés, cliquez sur le bouton Tout cocher. Dans notre exemple, un domaine ne produit pas toutes les appellations. Donc, cochez seulement les domaines adéquates puis cliquez sur le bouton Suivant.
3. Si tous les millésimes sont concernés, cliquez sur le bouton Tout cocher. Dans notre exemple, une bouteille n’est pas forcément disponible dans tous les millésimes. Donc, cochez seulement les millésimes disponibles.
4. Cliquez sur le bouton Suivant. Le logiciel indique alors le nombre de combinaisons qui vont être créées. Cliquez sur le bouton Terminer.
La liste des combinaisons apparaît sous forme d’arbre et toutes les appellations sont regroupées par domaine puis par millésime. Remarque Si vous avez plusieurs articles collectifs qui se déclinent dans les mêmes appellations, les mêmes domaines et les mêmes millésimes, vous pouvez également créer vos combinaisons par le menu Données + Stock + Combinaisons. Elles serviront alors de modèles. Vous pouvez, ensuite, renseigner les différents onglets de l’article collectif qui alimenteront les fiches des articles facturables. Pour avoir des informations plus précises sur les articles collectifs, pensez à consulter l’aide en ligne par la touche F1.
PRISE EN MAIN
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6.1.4. Génération des articles facturables
Dès que vous avez renseigné la fiche de l’article collectif, vous pouvez alors enregistrer votre saisie. L’enregistrement permet alors de générer les articles facturables. Ces articles sont créés à partir de l’article collectif et de la combinaison indiquée dans cet article. Donc, seuls les appellations, les domaines et les millésimes sélectionnés dans la combinaison ont des articles correspondants. Les articles sont alors visualisables par le menu Données + Stock + Articles. Le code d’un article facturable est la concaténation des codes suivants :
Les 7 premiers caractères correspondent au code de l’article collectif,
Les 5 suivants au code Appellation,
Les 2 suivants au code Domaine,
Les 2 derniers au code Millésime.
Dans notre exemple, pour l’article collectif Bordeaux rouge, le code de chaque article facturable commencera par BOR0001 (code de l’article collectif).
La gestion des gammes
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6.2. La saisie des pièces
Que ce soit pour les pièces de stock, d’achats ou de ventes, la saisie des articles gammés est spécifique.
6.2.1. Les pièces de stock
Pour créer une pièce de stock, allez dans le menu Stock + Nouvelle pièce et double-cliquez sur Entrée de stock. Dans la colonne Code article, saisissez le code de l’article collectif BOR0001. La fenêtre suivante apparaît : Sont alors affichées toutes les appellations, les domaines et les millésimes rattachés à cet article collectif. Par défaut, dans l’arbre représenté à gauche de l’écran, la première appellation est sélectionnée. La saisie est alors individuelle c’est-à-dire que la valeur est saisie pour chaque domaine et chaque millésime. La saisie concerne la même information et il s’agit de la quantité. Vous pouvez modifier cette information en la sélectionnant dans le champ Sélection. Si vous sélectionnez, dans l’arbre, un domaine, le tableau de saisie est alors adapté et affiche les millésimes disponibles pour le domaine sélectionné en ligne et les informations modifiables en colonnes. Si vous sélectionnez Tous dans l’arbre, la saisie est alors collective c’est-à-dire que la valeur est commune à tous les millésimes pour un même domaine.
PRISE EN MAIN
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Dès que vous avez saisi les valeurs, cliquez sur le bouton OK. Les articles correspondant aux appellations-domaines-millésimes saisis apparaissent dans le corps de la pièce. La saisie des articles gammés dans les sorties de stock et les inventaires est identique à celle dans les entrées de stock.
6.2.2. Les pièces d’achats
Pour créer une pièce d’achats, allez dans le menu Achats + Nouvelle pièce et double-cliquez sur Commande fournisseur. Indiquez un fournisseur et cliquez sur l’onglet Corps. Dans la colonne Code article, saisissez le code de l’article collectif BOR0001. La fenêtre suivante apparaît : Comme pour les pièces de stock, le principe de saisie est le même. Saisissez les valeurs et cliquez sur le bouton OK. Les articles correspondant aux appellations-domaines-millésimes saisies apparaissent dans le corps de la pièce. La saisie des articles gammés dans les bons de réception et les factures fournisseurs est identique à celle dans les commandes fournisseurs.
6.2.3. Les pièces de vente
Pour créer une pièce de ventes, allez dans le menu Ventes + Nouvelle pièce et double-cliquez sur Devis. Indiquez un client et cliquez sur l’onglet Corps. Dans la colonne Code article, saisissez le code article collectif BOR0001. La liste des appellations disponibles pour cet article collectif apparaissent :
La gestion des gammes
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Sélectionnez une appellation et validez par le bouton OK. La liste des domaines pour cette appellation apparaît :
PRISE EN MAIN
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Sélectionnez un domaine et validez par le bouton OK. La liste des millésimes pour ce domaine apparaît : La saisie des articles gammés dans les commandes clients, bons de livraison et factures clients est identique à celle dans les devis.
La gestion du multi-dépôt
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7. LA GESTION DU MULTI-DEPOT
Vous stockez vos produits dans plusieurs dépôts ? Gestion Commerciale répond à ce besoin et vous permet de gérer vos différents dépôts de stockage dans votre dossier. Attention, cette fonctionnalité n’est accessible que pour la version Pro Multi-dépôts de Gestion Commerciale.
7.1. Création des données de base
7.1.1. Les dépôts
Vous stockez votre marchandise dans 2 entrepôts : le dépôt principal et la réserve. Pour créer vos dépôts, vous devez aller dans le menu Données + Stock + Dépôts. Par défaut, un dépôt est déjà créé et est défini comme dépôt principal. Pour créer votre dépôt « Réserve », sélectionnez l’option Nouveau dans le volet de navigation ou cliquez sur l’icône . Renseignez le code, le libellé, l’adresse et les informations concernant le responsable du dépôt. Cliquez sur l’option Enregistrer dans le volet de navigation pour sauvegarder votre saisie.
7.1.2. Les articles
Lors de la création d’un article (menu Données + Stock + Articles), un onglet supplémentaire est disponible : Quantité initiale.
PRISE EN MAIN
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Cet onglet permet de renseigner la quantité en stock de votre article dans chaque dépôt. A la validation de l’article, un bon d’entrée est généré pour chaque dépôt mouvementé.
7.2. Les pièces de stock
7.2.1. Un dépôt
Lors de la création d’une pièce de stock, par exemple un bon d’entrée, vous devez choisir le dépôt qui doit être mouvementé. Par défaut, le dépôt principal est sélectionné. Cependant, si vous souhaitez le modifier, sélectionnez-le dans la liste déroulante. Le dépôt de l’entête est affecté à toutes les lignes articles. Mais, vous pouvez également le modifier dans la colonne Code dépôt. Si cette colonne n’apparaît pas, sélectionnez l’option Propriétés du menu contextuel afin de l’afficher. A la validation de la pièce, c’est le dépôt indiqué dans les lignes qui est mouvementé.
7.2.2. Tous les dépôts
Vous pouvez également créer une pièce de stock sur tous les dépôts. Pour effectuer cette opération, dans le champ Dépôt de l’entête de la pièce, vous devez sélectionner Tous les dépôts. Ensuite, saisissez un article. La fenêtre suivante apparaît :
La gestion du multi-dépôt
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Vous pouvez alors saisir la quantité de l’article pour chaque dépôt. Lorsque vous validez cette fenêtre, une ligne est alors insérée dans la pièce pour chaque dépôt où une quantité a été saisie. La saisie dans un dépôt ou tous les dépôts est identique pour tous les types de pièces de stock. Pour avoir des informations plus précises sur la saisie dans les pièces de stock, pensez à consulter l’aide en ligne par la touche F1.
7.3. Les pièces de ventes et d’achats
7.3.1. Dépôt dans la fiche Tiers
Vous avez plusieurs dépôts qui ne sont pas à la même adresse que votre société. Lorsqu’un client vous commande un produit, vous le prélevez du dépôt le plus proche de votre client. Il est donc intéressant, dans ce cas, de pouvoir rattacher un dépôt à un client. Dans l’onglet Vente de la fiche client, on a cette possibilité avec le champ Dépôt par défaut. Vous devez y indiquer le dépôt qui sera, par défaut, sélectionné à la création d’une pièce pour ce client. Ce champ est, par défaut, vide. Ce principe existe également pour les fournisseurs. On peut renseigner un dépôt dans l’onglet Achat.
PRISE EN MAIN
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7.4. Création d’une pièce de vente
En création d’une pièce de vente (depuis le menu Ventes + Nouvelle pièce), lorsque vous choisissez un client, le dépôt sélectionné dans sa fiche est indiqué dans le champ Dépôt présent dans l’onglet Corps. Si aucun dépôt n’est précisé dans la fiche du client, il s’agit du dépôt principal. Le dépôt indiqué dans les lignes articles correspond au dépôt choisi dans l’entête du corps. Vous pouvez cependant le modifier en le sélectionnant dans la colonne Code dépôt source. Si cette colonne n’apparaît pas, sélectionnez l’option Propriétés par le menu contextuel et affichez la colonne. Le fonctionnement est identique pour tous les types de pièces de ventes ainsi que pour tous les types de pièces d’achats. Pour avoir des informations plus précises sur la saisie dans les pièces de ventes et d’achats, pensez à consulter l’aide en ligne par la touche F1.
7.5. Les statistiques
L’onglet Statistiques dans les articles et les familles d’articles propose les résultats tous dépôts confondus ou par dépôt.
Comment sauvegarder mon dossier
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8. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER
8.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ?
La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier unique dit fichier d'archive. Il s'agit en quelque sorte d'une copie (généralement compressée) de vos données. Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées. Vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant régulièrement des sauvegardes de vos données. Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur dans un répertoire de sauvegarde, sur une disquette, un disque amovible, ou sur Internet. Il faut, de préférences, conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et dans des lieux physiques différents (en prévention de problèmes graves comme l'incendie).
8.2. Comment sauvegarder ?
Lancez la Sauvegarde par le menu Dossier + Sauvegarde. Dans la boîte de dialogue Sauvegarde de données :
Choisissez l’endroit où la sauvegarde doit être réalisée (plusieurs choix simultanés possibles) .
Cochez l’option Sauvegarde Internet, si vous souhaitez enregistrer votre dossier sur Internet.
Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable.
Vous pouvez protéger, si vous le souhaitez, votre sauvegarde par un mot de passe grâce au bouton Crypter l’archive avec un mot de passe.
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Menu Dossier
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Les fonctions avancées
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Gestion Commerciale. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, en accédant à la rubrique grâce au mot clé dont le nom est indiqué ci-dessous pour chaque fonctionnalité. Pour rechercher un mot clé dans l’aide en ligne, appuyez sur la touche F1, cliquez sur le bouton Rubriques d’aide, accédez à l’onglet Index et tapez le mot clé.
1. MENU DOSSIER
1.1. La recopie
La recopie permet de recopier des informations d’un dossier à l’autre (aide en ligne, mot clé Recopie).
1.2. Les utilisateurs
Non disponible en version millésimée
Cette option permet de gérer des utilisateurs, lesquels auront accès à tout ou partie des options d’un ou plusieurs dossiers (aide en ligne, mot clé Utilisateurs).
2. MENU DONNEES
2.1. Grilles de tarifs
Non disponible en version millésimée Les grilles de tarifs permettent de définir des tarifs par article, par famille d’articles et par client (aide en ligne, mot clé Grille de tarifs).
2.2. Onglet Grilles de tarifs dans les Codes remise
Non disponible en version millésimée
LES FONCTIONS AVANCEES
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Une fonctionnalité qui permet de définir des conditions de remise pour un client et un article donné.
2.3. Formules de calcul sur les quantités à facturer
Non disponible en version millésimée
Dans une famille articles (ou dans une fiche article), il est maintenant possible d’utiliser les dimensions (Largeur, Longueur et Hauteur disponibles dans l’onglet Formule de calcul du coefficient multiplicateur) pour calculer une surface ou un volume. Le résultat de ce calcul est reporté dans le champ Coefficient Multiplicateur de la ligne de pièce, celui-ci étant multiplié par le nombre pour obtenir la quantité facturée.
2.4. Les promotions ou Soldes
Non disponible en version millésimée Cette option permet de gérer des promotions ou des soldes de manière automatique pour des périodes et des articles donnés (aide en ligne, mot clé Promotions ou soldes).
2.5. La gestion des prospects
Gestion commerciale propose 3 statuts (client, Prospect, Inactif) que vous pouvez affecter à chacun de vos clients par une opération de mise à jour.
2.6. La facturation périodique
Non disponible en version millésimée
Cette option permet de générer automatiquement une ou plusieurs factures à intervalle régulier pour le même client (aide en ligne, mot clé Facturation périodique). Depuis la facturation périodique, vous pouvez également paramétrer une alerte sur cette facturation afin d’éditer une liste des clients ou un courrier à éditer (aide en ligne, mot clé Alerte).
2.7. La gestion des articles liés
Non disponible en version millésimée Cette option permet de lier un article à un autre. Ainsi, lors de la facturation, lorsque vous insérez un article lié à un autre, ce dernier est automatiquement inséré dans le corps de la pièce. Vous pouvez ainsi gérer, par exemple, les contrats de garantie.
Menu Ventes
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3. MENU VENTES
3.1. L’état des devis
Non disponible en version millésimée Vous pouvez, par cette option, associer un état à vos devis ainsi qu’une date de validité. Quatre états sont proposés : En préparation, En cours, Accepté et Refusé. Vous avez également la possibilité d’associer un commentaire à chaque état du devis. Un devis dont la date de validité est dépassée pourra être réédité par les relances devis.
3.2. La recherche sur un N° de série
Non disponible en version millésimée Le champ N° de série, disponible dans les lignes de pièces, est un champ libre qui peut recevoir du texte comme des chiffres, et à partir duquel il est possible d’effectuer des recherches.
3.3. Les relances commandes clients
Ces relances permettent de rééditer des commandes clients qui ont des articles en reliquat et dont la date de livraison est dépassée (aide en ligne, mot clé Relances commandes clients).
4. MENU ACHATS
4.1. La recherche des articles par référence fournisseur
Non disponible en version millésimée Le champ Référence présent dans l’onglet Fournisseurs de la fiche Article est un critère de recherche de l’article depuis le corps des pièces d’achats : au même titre que la saisie du code article, la saisie de la référence fournisseur permet de retrouver l’article et de l’insérer dans la pièce.
4.2. Le réapprovisionnement automatique
Le réapprovisionnement permet de générer des commandes fournisseurs avec les articles qui doivent être commandés (aide en ligne, mot clé Réapprovisionnement).
LES FONCTIONS AVANCEES
84
5. MENU STOCK
5.1. La mise à jour des tarifs
La mise à jour des tarifs a plusieurs objectifs :
Réactualiser vos prix d’achat ou prix de vente,
Recopier des tarifs entre-eux très rapidement,
Programmer une mise à jour des tarifs avec application ultérieure,
Modifier éventuellement la date d’application,
Fixer une nouvelle valeur pour un tarif, un prix ou un coefficient.
(Aide en ligne, mot clé Mise à jour des tarifs).
6. MENU OPERATIONS
6.1. Générer les prélèvements / virements
A partir d’échéances non réglées, le logiciel va générer des règlements correspondants à ces échéances. Toutes les échéances sont traitées quelque soit leur mode de règlement (aide en ligne, mot clé Générer).
6.2. Les écarts de règlement
Non disponible en version millésimée
Cette option permet de solder des comptes clients ou fournisseurs qui ont par exemple des soldes en cours de quelques centimes dus à des écarts de règlements (aide en ligne, mot clé Ecart de règlements).
6.3. Les relances
L’impression des lettres de relance permet d’éditer un courrier de rappel aux clients qui sont en retard dans leurs règlements (aide en ligne, mot clé Lettre de relance). Les relances avancées (Non disponible en version millésimée) permettent d’envoyer des relances par email.
Menu Impressions
85
6.4. La DEB
Non disponible en version millésimée
La Déclaration d’Echanges de Biens (DEB) est un document destiné à l'administration des Douanes afin de déclarer les mouvements de marchandises au sein de l'Union Européenne. Les états édités par le logiciel sont des états PREPARATOIRES (aide en ligne, mot clé DEB).
6.5. La classification client
Non disponible en version millésimée Cette fonctionnalité permet d'attribuer un statut à tous vos clients en fonction de 2 critères qui sont la périodicité et le chiffre d'affaires (aide en ligne, mot clé Classification).
6.6. La relation client
Non disponible en version millésimée La relation client permet de suivre toutes les actions menées auprès d'un client : envoi d'un e-mail, prise de rendez-vous… (aide en ligne, mot clé Relation client).
7. MENU IMPRESSIONS
7.1. Les courriers et lettres types
Cette fonctionnalité permet de générer un courrier ou un mailing à l’attention de vos clients et / ou fournisseurs (aide en ligne, mot clé Courriers).
7.2. L’historique des ventes
Cet état récapitule toutes les factures de ventes qui ont été créées pour un client ou un article en fonction de votre choix (aide en ligne, mot clé Historique des ventes par client).
7.3. Les statistiques
Dans le logiciel EBP Gestion Commerciale, vous pouvez éditer différents états concernant les statistiques de votre dossier. Il existe des statistiques articles, clients et fournisseurs.
7.4. Les relevés de factures
LES FONCTIONS AVANCEES
86
Cette édition permet d’obtenir pour chaque client toutes les factures non réglées. En bas de page est imprimée une traite du montant global des factures si vous le souhaitez (en fonction du modèle choisi).
8. MENU OUTILS
8.1. Les champs personnalisés
Non disponible en version millésimée
Cette option permet de créer un champ supplémentaire que vous pourrez renseigner dans les fiches articles, clients, fournisseurs ou commerciaux (aide en ligne, mot clé Champs personnalisés).
8.2. L’agenda
L’agenda permet de noter tous vos rendez-vous à venir. Pour chaque rendez-vous, vous pourrez indiquer le contact, l’heure et l’objet. En version PRO, vous pourrez également afficher l’agenda d’Outlook et ainsi visualiser les rendez-vous que vous avez saisi dans Outlook (aide en ligne, mot clé Agenda).
8.3. Les importations et exportations de données
Non disponible en version millésimée
Il s’agit d’importer et d’exporter des données (articles, familles d’articles, clients et fournisseurs). Accédez à ces fonctionnalités par le menu Outils + Imports paramétrables ou Exports paramétrables. Pour plus d’informations sur ces options, accédez à la fonctionnalité souhaitée, et appuyez sur la touche F1.
8.4. Import du catalogue fournisseurs
Non disponible en version millésimée Cette option permet de mettre à jour les prix d’achats de chaque fournisseur indiqué dans l’onglet Fournisseurs de la fiche article (aide en ligne, mot clé catalogue).
Menu Internet
87
9. MENU INTERNET
9.1. La solution OXATIS
La solution Oxatis permet de gérer un site marchand sur le Web (création, administration, consultation…) de manière simple et rapide (aide en ligne, mot clé Oxatis).
9.2. La saisie déportée
Non disponible en version millésimée La saisie déportée permet d'envoyer par e-mail des pièces de ventes créées dans EBP Gestion commerciale afin de les importer dans un autre dossier EBP Gestion Commerciale (aide en ligne, mot clé Saisie déportée). Cette option correspond aux entrées Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale et Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale.
88
Index
89
Index A Acompte ............................................................................................................... 45 Adresse de la société ..................................................................................... 22, 25 Aide en ligne (utilisation) ........................................................................................ 6 Article ................................................................................................................... 41 article composé .................................................................................................... 58 Articles collectifs ................................................................................................... 62 Assemblage ......................................................................................................... 59 Assistance technique ........................................................................................... 11 B Banque ................................................................................................................ 42 Bon de livraison .................................................................................................... 46 Bordereau de remise en banque .......................................................................... 54 C Champ personnalisé ............................................................................................ 79 Civilités ................................................................................................................ 30 Client .................................................................................................................... 36 Collectifs .............................................................................................................. 62 Combinaison ........................................................................................................ 62 Commande client ................................................................................................. 43 Commercial .......................................................................................................... 31 Composant ........................................................................................................... 58 Composé .............................................................................................................. 58 Comptabilisation des avoirs .................................................................................. 28 Configuration requise ........................................................................................... 12 Contact de la société ...................................................................................... 22, 25 Coordonnées........................................................................................................ 25 Corps ................................................................................................................... 44 Courriers .............................................................................................................. 78
INDEX
90
D DEB ..................................................................................................................... 78 Dépôt ................................................................................................................... 69 Désassemblage ................................................................................................... 60 Devise du dossier ................................................................................................. 22 Disponibilité .......................................................................................................... 60 Dom-Tom ............................................................................................................. 26 E Ecart de règlement ............................................................................................... 77 E-mail EBP ........................................................................................................... 11 Entête .................................................................................................................. 43 Etat de stock ........................................................................................................ 60 Exportation ........................................................................................................... 79 F Facturation périodique .......................................................................................... 75 Facture ................................................................................................................. 47 Famille articles ..................................................................................................... 39 Familles clients ..................................................................................................... 35 Fichier texte ......................................................................................................... 55 Formule de commissions ...................................................................................... 32 G Gammes .............................................................................................................. 61 Gestion de stock .................................................................................................. 57 Gestion des règlements........................................................................................ 52 Gestion des ventes............................................................................................... 43 H Historique des ventes ........................................................................................... 78 I Identification de la société .................................................................................... 25 Importation ........................................................................................................... 79 Imprimer une facture ............................................................................................ 48 Installation monoposte ......................................................................................... 13
Index
91
J Journal de ventes ................................................................................................. 49 L Lancement du logiciel ........................................................................................... 17 Lettre de relance .................................................................................................. 77 Lettres types ........................................................................................................ 78 Lisezmoi.txt ............................................................................................................ 6 Livraison globale .................................................................................................. 47 Livraison partielle ................................................................................................. 46 M Mise à jour des tarifs ............................................................................................ 77 Mode de calcul TTC ............................................................................................. 28 Mode de règlement .............................................................................................. 34 Modèles d’impression ........................................................................................... 28 Modification du n° compte .................................................................................... 30 Mot de passe........................................................................................................ 25 Mouvement .......................................................................................................... 60 Multi-dépôt ........................................................................................................... 69 N NAF ................................................................................................................ 21, 25 NII .................................................................................................................. 21, 25 Numérotation des pièces ...................................................................................... 28 O Oxatis ................................................................................................................... 80 P Palmarès de rotation ............................................................................................ 60 Palmarès des commandes ................................................................................... 60 Paramétrage des taux de TVA ............................................................................. 26 Pied ...................................................................................................................... 44 Préférences du dossier ........................................................................................ 27 Protocoles validés ................................................................................................ 14 R Racines de comptes ............................................................................................. 29
INDEX
92
Réapprovisionnement .............................................................................. 60, 75, 76 Recopie ................................................................................................................ 74 Règlement ............................................................................................................ 52 Régler .................................................................................................................. 52 Regroupement ..................................................................................................... 47 Relance ................................................................................................................ 77 Relevés de factures .............................................................................................. 78 Reliquat ................................................................................................................ 47 Remise en banque ............................................................................................... 53 Réseaux validés ................................................................................................... 14 Rotation................................................................................................................ 60 S Sauvegarde .......................................................................................................... 73 Service technique (e-mail) .................................................................................... 11 Service technique (téléphone) .............................................................................. 11 Statistiques .......................................................................................................... 78 Statistiques commerciaux ..................................................................................... 50 Stock actuel ......................................................................................................... 57 Stock virtuel ......................................................................................................... 57 T Téléphone EBP .................................................................................................... 11 U
Utilisateurs ........................................................................................................... 74
Notes
Notes
Notes
Notes
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Gamme Pratic
OPTIMISER
Gamme PRO et Réseau
DEVELOPPER
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suivi de chantier, statistiques, trésorerie, budget, compte de résultat, immobilisations, paye...
Paye Bâtiment Open LineTM 2013
Compta PRO Open LineTM 2013
Grâce à ce logiciel convivial et puissant, effectuez vos
traitements quotidiens (saisie, lettrage, déclaration
de TVA…) et établissez votre Bilan et votre Compte
de Résultat. Exploitez vos données grâce à la tenue
d’une comptabilité analytique, à la gestion des
budgets et à la prévision de trésorerie.
Bâtiment PRO v14
Bénéficiez d’un logiciel 100% bâtiment riche
en fonctionnalités, vous permettant de piloter
efficacement votre activité commerciale : ventes,
achats, stocks, suivi de chantier, contrats de
maintenance… Le tout dans un environnement de
travail simple et ergonomique.
PRO v14
Gérez efficacement votre paye grâce à une solution
adaptée au secteur du bâtiment. Vous réalisez
simplement vos bulletins de salaires grâce au plan
de paye spécifique bâtiment et vous effectuez vos
déclarations (DADS-U, DADS-U CI-BTP, DUCS, DPAE)
conformément à la législation.
Immobilisations PRO Open LineTM 2013
Gérez efficacement vos immobilisations
conformément à la réglementation CRC 2002-
10 méthode simplifiée. Etablissez vos plans
d’amortissement, contrôlez vos acquisitions en
crédit-bail, vos locations et vos emprunts et suivez
très précisément la situation actuelle de vos
immobilisations. Analysez également leur répartition
grâce à la fonction analytique.
Pack BâtimentDocument non contractuel • Avril 2013 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947
Fonctions principales
Bâtiment PRO v14
• Nombre de dossiers illimité
• Tableau de bord en page d’accueil
• Version réseau (en option)
• Fiches prospects et clients détaillées
• Historique des documents de vente
• Edition automatique de courriers de relance
• Création d’une bibliothèque interne avec fourniture, main d’œuvre, matériel,
ouvrage, divers et texte
• Création de fournitures avec temps de pose
• Calcul des prix de vente suivant le déboursé sec, les frais généraux, la main
d’œuvre, le bénéfice, le prix de revient
• Historique des éléments
• Mise en sommeil des éléments obsolètes
• Gestion des promotions
• Bibliothèque interne
• Import de nombreux tarifs fournisseurs (Cédéo, Rexel, la Plateforme du Bâtiment,
Dupont...)****
• Imports des bibliothèques d’ouvrages Annuel des Prix, Artiprix (Batirama), Batiprix,
Gible (Capeb)****
• Création des documents : devis, commandes, bons de livraison, bons de retour,
factures, avoirs...
• TVA neuf ou rénovation
• Saisie de factures d’acompte
• Étude des déboursés
• Réapprovisionnement automatique
• Suivi de chantier simplifié/détaillé
• Saisie par salarié ou par chantier des heures effectuées
• Gestion des contrats de maintenance et interventions
• Planning
• Gestion des affaires
• Gestion des achats (fournisseurs et sous-traitants)
• Enregistrement des règlements clients
• Génération et transfert automatique des écritures comptables au format de
nombreux logiciels comptables*
Compta PRO Open LineTM 2013
• Réseau : jusqu’à 10 postes (option)
• Gestion de groupes d’écritures
• Gestion des favoris
• Saisie pratique et guidée
• Saisie par journal et par mois
• Saisie au kilomètre
• Gestion des abonnements
• Consultation des comptes inter-exercices
• Lettrage manuel, approché, automatique, simplifié
• Délettrage automatique
• Echéancier détaillé
• Déclarations de TVA agréées DGFiP : CA3, CA12 et annexe 3310A
• Télédéclaration et télépaiement de la TVA au format EDI**
• Rapprochement bancaire manuel et automatique
• Import paramétrable des relevés
• Import des lignes de relevés au format CFONB, Qif
• Grand-Livre et Balance interactifs
• Clôtures mensuelles et annuelles
• Prévision de trésorerie
• Comptabilité analytique
• Gestion des budgets généraux et analytiques
• Journaux, Grand-Livre, Balance
• Bilan et Compte de Résultat
• Balance et Grand-Livre analytiques
• Comparatif N / N-1
• Virements et prélèvements
• Comptabilisation des lignes de relevés bancaires
• Gestion des notes de frais
• Gestion des indemnités kilométriques
• Possibilité de saisie des notes de frais dans l’application EBP Notes de Frais depuis
un smartphone et échange des données avec EBP Compta PRO Open LineTM
• Import-Export des écritures au format du logiciel du cabinet comptable*
Immobilisations PRO Open LineTM 2013
• Gestion des immobilisations conforme CRC 2002-10 méthode simplifiée
• Plan d’amortissement économique et fiscal
• Gestion des modes d’amortissement linéaire, dérogatoire, dégressif, non amortissable
• Gestion des cessions d’immobilisations
• Gestion du crédit-bail, des locations et des emprunts
• Déclarations fiscales obligatoires 2054 et 2055
• Gestion de l’analytique
• Gestion des interventions (réparations...)
• Exportation paramétrable des écritures vers EBP Compta
Paye Bâtiment Open LineTM 2013
• Tableau de bord
• Nombre de dossiers : 10
• Plan de paye pré-paramétré BTP
• Nombreux profils proposés : cadre, non cadre, apprenti, contrat professionnalisation etc.
• Profils de paye Bâtiment
• Gestion des congés payés légaux, supplémentaires et ancienneté sur les périodes
N-1 et N
• Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) - régime général
• Saisie semi-automatique des formules
• Explication des calculs de paye
• Définition des taux de cotisations et plafonds avec date d’application
• Nombreuses impressions disponibles : état des charges avec répartition hommes/
femmes, journal de paye, livre de paye, état récapitulatif Fillon etc.
• Documents administratifs (contrats de travail, certificat de travail, reçu pour solde
de tout compte...)
• Historisation des paramétrages de paye
• DUCS EDI*** URSSAF et Retraite
• Génération du fichier DADS-U à la norme 4DS***
• Génération du fichier DADS-U CI BTP à la norme 4DS***
• Attestation Employeur Dématérialisée (AED)***
• Export des données au format de votre logiciel de comptabilité ou au format du
logiciel de votre Expert Comptable*
*EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST,
GESTIMUM, INFORCE. Et en import uniquement HELIAST (sur EBP Compta Classic).
**Plus de détails sur www.ebp.com
***Nécessite la souscription à un Pack de Services PRIVILEGE ou PREMIUM.
****Les bibliothèques d‘ouvrages et les tarifs fournisseurs ne sont pas fournis dans le logiciel
* *
DADS-U CI-BTP
+
Systèmes d’exploitation supportés :
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels
dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’utilisation du logiciel.
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur
• Mémoire : 3 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 3 Go
Les attestations et déclarations d’EBP Bâtiment
PRO nècessitent l’utilisation d’Adobe® Acrobat® 9
Paye
Pour Windows® XP, Vista et 7
Manuel utilisateur
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 0811 65 20 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2013 EBP Informatique, édition juin 2012
Table des matières
Félicitations ! .................................................................................................................................... 1
A lire attentivement .......................................................................................................................... 3
Le code d’activation ..................................................................................................................... 3
Le fichier Alire attentivement ........................................................................................................ 3
La sauvegarde ............................................................................................................................. 3
L'assistance technique .................................................................................................................... 5
Conditions Générales de Vente des produits et services EBP ....................................................... 7
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP ..................................................................... 7
B. Contrat de services EBP ......................................................................................................... 8
C. Mode locatif ........................................................................................................................... 12
Licence d'utilisation ........................................................................................................................ 13
Activation automatique ............................................................................................................... 13
Activation manuelle .................................................................................................................... 13
Configuration minimale requise ..................................................................................................... 15
La gestion des 35 heures .............................................................................................................. 17
Comment y accéder ? ................................................................................................................ 17
A quoi sert ce module ? ............................................................................................................. 17
Code d'activation ........................................................................................................................... 19
Comment activer mon logiciel ? .................................................................................................... 21
Activation manuelle du logiciel ...................................................................................................... 23
Evaluer une version d'évaluation ................................................................................................... 25
Rechercher les mises à jour .......................................................................................................... 27
Général .......................................................................................................................................... 29
Ecran de bienvenue ................................................................................................................... 29
Ecran de bienvenue (version d'essai) ........................................................................................ 29
Installation du logiciel .................................................................................................................... 31
Installation monoposte ............................................................................................................... 31
Installation gestion des 35 heures ............................................................................................. 31
Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP ....................................................... 31
Installation réseau (Un seul utilisateur par dossier) ................................................................... 33
Désinstallation du produit ........................................................................................................... 34
Menu Dossier ................................................................................................................................. 35
Ouverture d'un dossier ............................................................................................................... 35
La suppression de dossiers ....................................................................................................... 35
Fermer un dossier ...................................................................................................................... 35
Création d'un dossier ................................................................................................................. 36
La recopie à partir d'un autre dossier ........................................................................................ 41
La recopie vers plusieurs dossiers ............................................................................................ 43
Les propriétés du dossier ........................................................................................................... 45
Les utilisateurs ........................................................................................................................... 64
La sauvegarde ........................................................................................................................... 66
La sauvegarde en ligne .............................................................................................................. 67
La restauration ........................................................................................................................... 68
Menu Edition .................................................................................................................................. 71
Rechercher une fiche ................................................................................................................. 71
Les fiches ................................................................................................................................... 71
La fiche salarié ......................................................................................................................... 112
Menu Affichage ............................................................................................................................ 159
Recherche dans l'arborescence .............................................................................................. 159
Le paramétrage des barres d'outils ......................................................................................... 159
Tableau de Bord ...................................................................................................................... 160
Menu Gestion .............................................................................................................................. 163
Mois courant ............................................................................................................................. 163
EBP Paye V17
Saisie des variables ................................................................................................................. 163
Saisie des variables : Choix des variables à saisir .................................................................. 164
Saisie des congés / heures ...................................................................................................... 164
Préparation des bulletins ......................................................................................................... 165
Généralisation de la date de la paye ....................................................................................... 166
Généralisation des jours travaillés ........................................................................................... 166
Calcul de la paye ..................................................................................................................... 167
Cumuls de la société ................................................................................................................ 167
Historique des bulletins ............................................................................................................ 167
Historique des bulletins : Imprimer, envoyer par e-mail, exporter en PDF .............................. 168
Historique des bulletins de tous les salariés ............................................................................ 168
Interrogation des données de paye ......................................................................................... 169
Postes analytiques ................................................................................................................... 170
La clôture des bulletins ............................................................................................................ 170
La clôture mensuelle ................................................................................................................ 171
La clôture annuelle................................................................................................................... 172
Le transfert en comptabilité ...................................................................................................... 172
Envoi du bulletin par e-mail ...................................................................................................... 174
Le virement des salaires .......................................................................................................... 177
Menu Impression ......................................................................................................................... 181
Impressions : Choix des établissements ................................................................................. 181
Impression des bulletins .......................................................................................................... 182
Impression des lettres-chèque ................................................................................................. 182
Impression des lettres-chèque des acomptes ......................................................................... 183
Impression des salariés ........................................................................................................... 183
Impression des fiches individuelles.......................................................................................... 184
Impression de la liste des salariés ........................................................................................... 184
Impression des imputations analytiques .................................................................................. 185
Impression du trombinoscope .................................................................................................. 185
Impression de l'état des heures ............................................................................................... 185
Comment y accéder ? .............................................................................................................. 186
Généralités : ............................................................................................................................. 186
Impression des organismes ..................................................................................................... 187
Impression des profils .............................................................................................................. 187
Impression des rubriques ......................................................................................................... 188
Impression des tables de calcul ............................................................................................... 189
Impression des variables ......................................................................................................... 189
Impression des cumuls ............................................................................................................ 190
Impression de la liste des acomptes ........................................................................................ 190
Impression de l'état des congés .............................................................................................. 191
Impression liste des congés et absences ................................................................................ 191
Impression de la provision de Congés Payés .......................................................................... 192
Impression du DIF .................................................................................................................... 193
Impression du livre des variables............................................................................................. 194
Impression des états salariés .................................................................................................. 195
Impression de l'état des variables ............................................................................................ 195
Impression du récapitulatif des allégements ............................................................................ 196
Coefficients à sélectionner (allégement Fillon) ........................................................................ 196
Heures rémunérées à sélectionner (allégement Fillon) ........................................................... 196
Préparation de la DUCS .......................................................................................................... 196
Impression de l'enquête sociale............................................................................................... 198
Impression de l'état MSA ......................................................................................................... 198
Impression des états préparatoires ......................................................................................... 199
Impression des cumuls des salariés ........................................................................................ 199
Impression des cumuls de la société ....................................................................................... 200
Impression du Registre Unique du personnel .......................................................................... 201
Table des matières
Conséquence sur le registre .................................................................................................... 202
Impression de la liste des entrées/sorties ................................................................................ 204
Les interactions ........................................................................................................................ 204
Aperçu ...................................................................................................................................... 205
Export au format Microsoft Excel ............................................................................................. 205
Export aux différents formats. .................................................................................................. 205
Les filtres .................................................................................................................................. 206
Les impressions de fin de mois ................................................................................................ 206
Menu WebPaye ........................................................................................................................... 213
Menu WebPaye ....................................................................................................................... 213
Menu Outils .................................................................................................................................. 217
Fiche salarié : Les Champs personnalisés .............................................................................. 217
Envoi d'un SMS ........................................................................................................................ 217
Intéressement et participation .................................................................................................. 218
Archivage des données ........................................................................................................... 219
Journal des événements .......................................................................................................... 219
Justificatif de l'événement ........................................................................................................ 219
Import/Export ............................................................................................................................ 219
Maintenance Utilisateur ........................................................................................................... 230
Maintenance Technique ........................................................................................................... 231
La reprise de paye ................................................................................................................... 233
Les statistiques ........................................................................................................................ 236
Contrat et lettre type ................................................................................................................ 237
Etats Administratifs ...................................................................................................................... 241
Onglet Administratif .................................................................................................................. 241
Onglet Administratif .................................................................................................................. 241
Paramétrage des Attestations .................................................................................................. 242
Nouveau document administratif ............................................................................................. 242
Paramétrage des contrats et lettres types ............................................................................... 243
La modification d'un contrat et d'une lettre type ...................................................................... 244
Les contrats et lettres types : Modification d’un document ...................................................... 245
Pourquoi les caractères " é "&ldots; n'apparaissent pas les attestations ? ............................. 245
L'attestation d'Employeur ......................................................................................................... 245
L'attestation de salaire Maladie/Maternité/Paternité ................................................................ 257
L'attestation de salaire Maladie/Maternité/Paternité (régime agricole) .................................... 261
L'attestation de salaire AT-Maladie professionnelle ................................................................ 265
La Déclaration d'accident du travail ......................................................................................... 268
Feuilles d'aide aux calculs ....................................................................................................... 271
FAQ .......................................................................................................................................... 271
Paye Agricole ............................................................................................................................... 275
La DAS Bilatérale ..................................................................................................................... 275
Le fichier MSA .......................................................................................................................... 278
La DUCS ...................................................................................................................................... 283
La DUCS .................................................................................................................................. 283
Paramétrage de la DUCS ........................................................................................................ 283
Préparation de la DUCS .......................................................................................................... 285
Mise à jour de la DUCS ........................................................................................................... 287
Le fichier DADS-U : Préparer ................................................................................................... 287
Sélection des déclarations ....................................................................................................... 288
Déclarer votre fichier DUCS EDI .............................................................................................. 288
Les effectifs de la DUCS URSSAF .......................................................................................... 289
La DUCS : Fonctionnement général ........................................................................................ 290
Comment paramétrer les heures supplémentaires EXO dans la DUCS ? .............................. 290
DADS-U ....................................................................................................................................... 293
Qu'est-ce que la DADS-U ? ..................................................................................................... 293
Comment gérer un émetteur différent pour chaque déclaration DADS-U ? ............................ 295
EBP Paye V17
Les déclencheurs automatiques DADS-U ............................................................................... 295
Configuration des cumuls DADS-U ......................................................................................... 296
Avertissement .......................................................................................................................... 299
Le rapport DADS-U .................................................................................................................. 299
Préparation du fichier DADS-U ................................................................................................ 300
Préparation du fichier DADS-U ................................................................................................ 301
Import des cumuls DADS-U ..................................................................................................... 301
Export des Cumuls DADS-U .................................................................................................... 301
L'éditeur DADS-U ..................................................................................................................... 302
Comment gérer des contacts différents pour chaque déclaration DADS-U ? ......................... 302
Notice de génération ................................................................................................................ 303
DADS-U CI-BTP (Bâtiment) ........................................................................................................ 313
Qu'est-ce que la DADS-U CI-BTP ? ........................................................................................ 313
Préparation du fichier DADS-U CI-BTP ................................................................................... 314
Comment sont renseignées les données de la S41.G01.00 : Période d'activité? (pour la CI
BTP) ......................................................................................................................................... 315
Comment sont renseignées les données de la S66 : CI-BTP ? .............................................. 316
Notice de génération ................................................................................................................ 317
DADS-U Prévoyance ................................................................................................................... 323
Qu'est-ce que la DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances) ............................................ 323
Comment sont renseignées les données de la S51 : Eléments de cotisation ......................... 324
Comment sont renseignées les données de la structure S85.G01.04 ? ................................. 324
Comment sont renseignées les données de la S85 : récapitulatif des montants déclarés ? .. 325
Préparation du fichier DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances) .................................... 325
Notice de génération ................................................................................................................ 326
FAQ ............................................................................................................................................. 333
Liste des questions .................................................................................................................. 333
Création d'un nouveau dossier ................................................................................................ 334
Ouverture d'un dossier ............................................................................................................. 334
Création d'un salarié ................................................................................................................ 335
La Déclaration Unique d'Embauche ........................................................................................ 335
Dans le bulletin, à quoi servent les différentes lignes de cotisation CSG-CRDS ? ................. 336
Comment gérer le net à payer négatif dans le bulletin ? ......................................................... 336
La fiche Variable : Quels sont les types de variables ? ........................................................... 337
La fiche Variable : Comment utiliser une variable dans une formule ? ................................... 337
La fiche Variable : Comment saisir les valeurs des variables A Saisir ? ................................. 338
La fiche Variable : Comment obtenir le cumul d'une variable ? .............................................. 338
La fiche Variable : A quoi servent les variables ? .................................................................... 338
Virement des salaires .............................................................................................................. 338
Le transfert en comptabilité ...................................................................................................... 340
Impression du Registre Unique du personnel .......................................................................... 340
Conséquence sur le registre .................................................................................................... 341
Dans mon état des charges, la rubrique de réduction de cotisations salariales (COTRED),
apparaît sur plusieurs lignes alors que je souhaiterais en avoir qu'une seule ? ..................... 343
Impression du récapitulatif de la réduction Fillon, des heures supplémentaires et du rachat des
jours de repos .......................................................................................................................... 343
Comment supprimer une rubrique ou une variable ? .............................................................. 345
Comment supprimer une fiche salarié ? .................................................................................. 346
Comment supprimer un organisme ? ...................................................................................... 346
La clôture mensuelle ................................................................................................................ 347
Préparation du fichier DADS-U ................................................................................................ 348
Historique des bulletins ............................................................................................................ 348
Sur le premier mois d'un nouvel exercice, peut-on préparer les bulletins à partir de l'option
"bulletin précédent" ? ............................................................................................................... 349
Gestion des entrées / Sorties ................................................................................................... 349
Les sommes isolées ................................................................................................................ 352
Table des matières
Vendeur Représentant Placier (VRP) ...................................................................................... 353
La gestion des Congés Payés / DIF ........................................................................................ 357
Index ............................................................................................................................................ 373
1
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Paye et donne toutes les informations
nécessaires à son installation et à sa découverte.
3
A lire attentivement
Votre logiciel est prêt à l’emploi et s’adapte complètement aux petites entreprises.
Vous disposez de tous les outils nécessaires à la bonne gestion de votre paye.
Le code d’activation
Le programme vous est livré en version d’évaluation qui propose l’ensemble des fonctionnalités,
selon la version choisie, pendant 40 jours (voir Ecran de bienvenue ). Au delà de ces 40 jours, les
fonctionnalités seront limitées (consultez la partie intitulée Comment saisir le code d'activation ?
).
Le fichier Alire attentivement
Avant d'utiliser ce produit ou lorsque vous réinstallez une mise à jour de version, veuillez
consulter le fichier A lire attentivement est accessible dans le logiciel à partir du menu ?. Il
contient toutes les modifications et évolutions apportées au logiciel depuis que la documentation
et/ou l'aide ont été réalisées.
La sauvegarde
La sauvegarde est très importante puisqu'elle vous permet de sauvegarder l'ensemble des
données enregistrées par votre logiciel sur un support extérieur. Ainsi, en cas de problème sur
votre disque dur ou sur vos fichiers, vous pourrez à tout moment retrouver des données
correctes.
5
L'assistance technique
EBP Informatique met à votre disposition une assistance technique qui répond à vos questions.
Avant de nous contacter, notez ...
• Votre numéro de licence, envoyé par notre service commercial : nos techniciens
ne pourront vous répondre sans ce numéro.
• La description du type de configuration matériel (type de l'ordinateur, l'état du disque dur,
fonctionnement réseau ou monoposte...)
• Le logiciel que vous utilisez et sa version (menu ?) .
Notre support téléphonique technique est ouvert :
Du lundi au jeudi : 8H00 à 19H00
Le vendredi : 8H00 à 18H00
Comment contacter le service technique ?
Utilisez notre ligne téléphonique directe (un standard vous accueille, si aucun technicien n'est
disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente).
Composez le :
0811 65 20 00
(coût d’un appel local)
Pour tout problème technique, vous pouvez également nous adresser vos problèmes par e-mail
au :
paye.support.fr@ebp.com
En précisant votre numéro de licence donnant droit à l'assistance, le nom et la version du produit.
7
Conditions Générales de Vente des produits et services EBP
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP
Article 1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au
RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser
à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut
transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est
strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à
des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier
d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via
Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue.
L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un
poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence
correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication
illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les
progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou
d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes
les modifications qu'il estime opportunes.
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008)
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention
expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les
3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En
cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre
l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible
depuis le territoire métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la
livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande
d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même
si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de
l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son
installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et
des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et
logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider
à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le
fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes.
Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont
disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Article 4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site
une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance
téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un
professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette
convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
EBP Paye V17
8
Article 5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en
termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24)
heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence
d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des
dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou
ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT
reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Article 6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes,
pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie
d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance
du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations
de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de
toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière
non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le
CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un
contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et
qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité.
Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une
application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit
auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers.
Article 7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas
responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner,
interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un
retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des
services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de
l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de
fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses
fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et
d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En
toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le
fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son
distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance.
L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un
test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Article 8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites
verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à
l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne
vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue
à cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés.
Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit
d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de
juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs
ou d’appel en garantie.
B. Contrat de services EBP
Convention d'utilisation d'EBP
9
ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de
Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838
947, d'une part
ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client »,
d'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1. Objet du contrat
Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des
logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites
géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture
du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les
documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les
devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables
pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont
portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis
minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à
compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de
renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation
Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre
document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP.
Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à
compter de son acceptation.
Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an.
La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée
AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne
peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la
mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à
compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec
sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du
contrat.
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire
3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit
(8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par
courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute
autre obligation importante aux termes du présent contrat.
3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas
de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation
d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en
application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans
qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu
notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera
suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc
le poursuivre.
Article 4. Accès aux services
Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé
principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code
d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit
ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du
EBP Paye V17
10
Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le
territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé.
Article 5. Services fournis au titre du contrat de support
Le support de base comprend :
o L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi
sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine
o la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des
anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et
reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire
par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom
du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité
d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La
nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard
des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés.
En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents
commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.)
Le support ne comprend pas :
o le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation
en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données
associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus,
outils bureautiques, etc.)
o la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par
exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit
sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix
par rapport au droit de licence initialement payé.
o l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le
conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des
modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu
dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un
prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.
o les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande
aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables,
conseils juridiques, etc.)
o la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de
logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP
o la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en
cas de destruction de ceux-ci
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance
Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en
accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions
d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports
magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur
reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le
logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au
rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie
du « blocage ».
Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par
Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit.
EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle.
Article 7. Interventions sur les fichiers
L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition
du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens.
Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique
de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée,
Convention d'utilisation d'EBP
11
il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit
l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour
analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de
l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les
copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP.
Article 8. Obligations du client
Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions
fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le
fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de
formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences
requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se
substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires.
Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour
protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une
contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des
conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers.
Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant
régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support
pérenne et externe;
Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur
les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un
problème tel que décrit à l’article 13.
Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes
rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations
effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP.
Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site
une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance
téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de
l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les
conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut
d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties
convenues dans cette convention tierce.
Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats
effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures,
bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon
approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en
adéquation avec ses besoins.
Article 9. Limites de responsabilité
EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects
d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier,
commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction
tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou
d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait
été informé de l'éventualité de tels préjudices.
En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et
intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront
excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en
cours.
EBP Paye V17
12
Article 10. Loi et attributions de compétences
Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à
l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne
vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue
à cet effet sur le formulaire.
Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés"
du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le
concernant.
En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles,
nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence
ou les procédures conservatoires.
C. Mode locatif
Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de
licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode
locatif ».
La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes
et automatiquement liées :
o l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux
charges et conditions décrites au paragraphe A
o la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui
d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au
paragraphe B
Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les
redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A
défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de
maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données
précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées.
Version 2.5 : Décembre 2011
13
Licence d'utilisation
Lorsque vous installez le produit EBP, celui-ci reste en version d’évaluation, c’est-à-dire que vous
utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de 40 jours à compter de
l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, le logiciel sera bridé.
Pour activer le logiciel, vous devez introduire un code d'activation au lancement du logiciel, en
cliquant sur Activez votre logiciel, ou par la commande activer le logiciel du menu ?.
Activation automatique
L'activation se fait via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera
automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous
guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas
de code à saisir.
Activation manuelle
Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à
Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer
manuellement. Saisissez manuellement tous les champs.
Après enregistrement du code, vous travaillez alors sur une version activée du logiciel et vous
avez accès au service technique d'EBP pour une durée en fonction du contrat d’assistance
souscrit.
Pour l’installation de la version complète de Pervasive.SQL V8, une procédure est disponible sur
votre CD-rom d’installation : pour y accéder, insérez le CD-rom dans le lecteur, puis, dans l’onglet
Aide, cliquez sur Procédures d’installation de Pervasive.SQL V8 Poste à Poste.
15
Configuration minimale requise
Configurations minimales requises pour les versions monoposte et réseau jusqu'à 4 postes (1) :
Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur
Mémoire : 1 Go
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
Espace disque libre : 2 Go
Systèmes d'exploitation supportés :
o Windows XP SP3
o Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits,
o Windows 7 32 bits & 64 bits
(1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4
2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur ).
Contactez notre réseau de revendeurs.
Windows XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition
préalablement à l’installation du logiciel.
17
La gestion des 35 heures
Votre logiciel de paye est livré avec le module de Gestion des 35 heures. Vous devez au
préalable l’installer avec votre CD d’installation.
Comment y accéder ?
Par le menu Dossier + Gestion des 35 heures
A quoi sert ce module ?
o Planifier les heures de travail à effectuer pour un salarié ou un ensemble de
salariés,
o Enregistrer pour chaque jour de la semaine les écarts entre les heures
théoriques de travail et les heures réellement effectuées,
o Enregistrer les heures maladie, maternité, absences non payées, congés
payés, heures supplémentaires, absences diverses,
o Suivre en temps réel le solde des RTT de chacun de vos salariés,
o Editer différents états récapitulatifs,
o Transférer le RTT Solde et Période vers EBP Paye pour une impression
éventuelle sur les bulletins.
En version d’évaluation, vous ne pouvez ni créer de nouveaux dossiers et de nouveaux salariés,
ni communiquer avec EBP Paye. Un dossier de démonstration ’Démo’ vous permet de
découvrir les possibilités de ce module.
Nous vous conseillons vivement de l’ouvrir (commande Ouvrir du menu Dossier) pour vous
familiariser avec le module avant de créer votre propre dossier.
Une aide détaillée est accessible directement dans le module par le menu ?.
19
Code d'activation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel de paye reste en version d’évaluation.
Plusieurs versions sont proposées :
• Version Millésime,
• Version Pro,
• Version Bâtiment,
• Version Agricole.
Cela signifie que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période prédéfinie.
Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, certaines fonctions du logiciel
seront limitées.
Pour guider votre choix, vous pouvez cliquer sur le lien ’’comparer les versions de EBP paye’’
de l’écran de bienvenue. Ce lien vous renverra sur le site Web EBP.
Remarque
Le logiciel contient trois dossiers de Démonstration pré-remplis vous permettant de découvrir
l’ensemble des fonctionnalités du produit selon la version d’évaluation que vous avez choisie
(Millésime, Pro, Agricole, Bâtiment). Il est fortement recommandé d’ouvrir un ou plusieurs de ces
dossiers afin de vous familiariser avec le logiciel et ses différentes fonctionnalités avant de créer
votre propre dossier. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur une des sociétés de
Démonstration ou créez un dossier.
En version d’évaluation, vous avez la possibilité de travailler sur votre dossier de Paye REEL.
Attention
Si vous travaillez sur votre dossier de Paye REEL en version d’évaluation, lorsque vous activez
votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetée (Millésime, Pro) est la même
que la version avec laquelle vous avez créée votre dossier.
Consultez aussi :
• Comment activer mon logiciel ?
• Activation manuelle du logiciel
• Evaluer une version après activation
21
Comment activer mon logiciel ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions, vous
devez réaliser l’activation de votre logiciel.
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera
automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous
guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas
de code à saisir.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera
automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel.
Retour à code d'activation
23
Activation manuelle du logiciel
Cette option est à utiliser si vous ne possédez pas Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de
l’écran de bienvenue et sur le lien ’’Activer votre logiciel’’ puis sur le bouton "Activer
Manuellement". Vous avez alors accès aux zones suivantes :
• Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le nom de l'entreprise que vous avez communiqué en
respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules).
• Numéro de licence
Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la
boîte du logiciel.
• Clé Web
Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site www.ebp.com et vous
permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises
à jour de votre logiciel.
• Code d’activation
Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous
a communiqué.
Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît :
• Si le code a été correctement saisi, un message vous indique à quelle version du
logiciel correspond le code.
• Si le code saisi n’est pas valide, le message suivant apparaît : Vérifiez que vous n’avez
pas fait d’erreur de frappe dans le code. Vérifiez que vous avez saisi exactement le
même nom que celui que vous avez transmis à EBP.
Retour à code d'activation
25
Evaluer une version d'évaluation
Si votre logiciel est activé, vous disposez à tout moment de la possibilité de revenir en version
d’évaluation grâce au menu ? + Revenir en version d’évaluation afin d’évaluer une autre
version de la paye que celle que vous avez achetée. Votre logiciel est alors temporairement
désactivé.
Après cette nouvelle évaluation, vous pouvez soit :
• réactiver votre produit tel qu’il était avant de basculer en mode d’évaluation en cliquant
sur le lien ’’Activer votre logiciel’’ de l’écran de bienvenue. Il est alors activé sans suivre
la procédure d’activation puisque votre code a été conservé.
• répéter la procédure d’activation du début pour basculer vers une nouvelle version.
Vous devez alors suivre les étapes des paragraphes 4.2 ou 4.3.
Retour à code d'activation
27
Rechercher les mises à jour
Le logiciel fait une recherche afin de savoir s'il y a des versions plus récentes que celle installée
sur votre ordinateur.
29
Général
Ecran de bienvenue
Sous chaque dossier figure le dernier exercice. L’accès aux exercices précédents se fait en
cliquant sur la petite flèche située à côté de l’exercice en cours.
Les dossiers sont suivis d’une disquette vous permettant d’effectuer vos sauvegardes. Ils
peuvent être suivis d’une mention indiquant qu’il est nécessaire d’effectuer une mise à jour avant
ouverture du dossier.
Remarque !!!
Pour ouvrir un dossier, il vous suffit de sélectionner l’exercice souhaité du dossier que vous
souhaitez ouvrir.
A partir de cette fenêtre, vous pouvez :
• Ouvrir :
• Un dossier ouvert récemment : cliquez sur le nom du dossier à ouvrir, ou cliquez
sur la flèche afin de sélectionner un ancien exercice.
• Le dossier de démonstration : cliquez sur Démonstration.
• Un dossier non listé : cliquez sur Parcourir.
• Un autre dossier : cliquez sur le dossier de votre choix, ou cliquez sur la flèche
afin de sélectionner un ancien exercice.
• Créer un dossier : cliquez sur Créer un nouveau dossier.
• Sauvegarder un dossier en cliquant sur l’icône sur la ligne du dossier.
• Supprimer un dossier ou un exercice en cliquant sur l’icône sur la ligne du dossier.
Attention, cette suppression est définitive.
Retrouvez la liste des dossiers par l’option Ouvrir du menu Dossier..
Cet écran de bienvenue s’affichera à chaque lancement du logiciel. Cependant, si vous préférez
que votre dossier soit ouvert directement, sans passer par cet écran, cochez la case située en
bas de la fenêtre : La prochaine fois, ouvrir directement mon dossier sans afficher cet
écran.
Ecran de bienvenue (version d'essai)
Le programme vous est livré en version d’évaluation du produit. Cette version propose
l’ensemble des fonctionnalités, et est limitée à 40 jours d’utilisation à compter de l’installation.
Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, le logiciel sera limité en fonctionnalités.
Comparez
Pour guider votre choix, cliquez sur Comparez les différentes versions du logiciel.
Ce lien vous renverra sur le site Web d’EBP.
Evaluez
Vous souhaitez évaluer le logiciel, choisissez la version dans laquelle vous souhaitez
réaliser cette évaluation.
Attention : Si vous travaillez sur votre dossier de comptabilité RÉEL en version d’évaluation,
lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetée est la
EBP Paye V17
30
même que la version avec laquelle vous avez créé votre dossier.
Achetez
Vous souhaitez acheter le logiciel, cliquez sur le lien correspondant qui vous renverra sur le
site Web EBP.
Activez
Vous souhaitez continuer à utiliser toutes les fonctions du logiciel, cliquez sur Activez votre
logiciel.
31
Installation du logiciel
Installation monoposte
Attention !!!
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et
sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre
représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Votre Paye pour accéder aux différentes
versions du produit.
3. Cliquez sur EBP Paye pour installer le logiciel. La procédure d’installation se lance et
l’assistant apparaît.
4. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire.
L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. Cochez l’option
J’accepte les termes du contrat si vous acceptez la convention d’utilisation de ce
produit et cliquez sur le bouton Suivant. Sinon, cliquez sur le bouton Annuler.
5. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons pour une
première installation, de sélectionner Installation Complète. La copie des fichiers est ensuite
lancée.
Pour un fonctionnement en réseau, cliquez sur le bouton Installation personnalisée ce qui vous
permettra de définir les différents répertoires d’installation (voir chapitre Installation Réseau).
6. Les répertoires d’installation par défaut sont :
Répertoire du logiciel : C: \ PROGRAM FILES \ EBP \ PAYE
Répertoire des dossiers de démonstration : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL
USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS\PAYE12.0
Répertoire où les dossiers, les modèles et le répertoire Common sont stockés : C:\DOCUMENTS
AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE
Pour éventuellement modifier ces répertoires, choisissez l’installation personnalisée.
A la fin de l’installation, cliquez sur le bouton Terminer, votre installation est effectuée.
A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez
impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel avant le prochain redémarrage.
Installation gestion des 35 heures
Le module Gestion des 35 heures est installé en même temps que votre logiciel de paye.
Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP
Conçus pour un environnement en mode « poste à poste » ou en mode « client/serveur », les
produits de la Gamme PRO « en réseau » utilisent les technologies les plus avancées pour
accéder aux bases de données. Une application de gestion/comptabilité en réseau utilise votre
installation de manière plus intensive que les applications de bureautique. Elle peut par
conséquent révéler des défauts non constatés par le passé.
Pour votre installation en réseau, il est recommandé de vous adresser à un centre de
compétence EBP agréé qui devra valider l’intégration du logiciel avec un matériel professionnel
de qualité installé dans les règles de l’art. Il sera nécessaire d’interroger le service technique
d'EBP pour des renseignements ou validations complémentaires.
EBP Paye V17
32
Fiabilité
Pour un fonctionnement correct de vos applications, il est indispensable d'avoir un réseau
qui fonctionne de façon fiable. EBP ne saurait être tenu responsable de pertes de données
causées par un défaut de votre installation ou par une mauvaise utilisation de votre
matériel.
Pour obtenir un réseau de bonne qualité, nous vous demandons de suivre les recommandations
suivantes :
• Eviter les réseaux à base de câbles coaxiaux,
• Avoir un câblage de bonne qualité réalisé par du personnel qualifié : paire torsadée
certifiée de catégorie 5 (câblage 100 Mbits),
• Utiliser des cartes réseaux et des concentrateurs (hubs) à 100 Mb de marque réputée
(EBP a identifié certaines cartes posant des problèmes; en cas de doute n'hésitez pas à
nous consulter),
• Utiliser une version à jour des pilotes de cartes réseaux (de préférence certifiés
Microsoft),
• En cas d'installation à fort trafic (plusieurs postes sur le même dossier et/ou grande
quantité de documents dans un dossier), il est indispensable d'avoir un réseau
100Mbits,
Cette liste de recommandations n'est pas exhaustive. Elle ne saurait remplacer les conseils d'un
professionnel expérimenté. EBP fournit à ses centres de compétences un outil ENetTest pour
tester votre réseau. Si celui-ci signale des erreurs, votre réseau est défectueux et nos produits ne
peuvent donc pas fonctionner correctement. Néanmoins, ENetTest ne peut détecter que les
problèmes les plus importants. En effet, seul un professionnel peut vous garantir la fiabilité de
votre réseau.
Même si votre réseau fonctionne parfaitement, il est indispensable d'effectuer régulièrement des
sauvegardes (quotidiennes de préférence). En effet, vous n'êtes pas à l'abri d'une défaillance
ultérieure de votre matériel (entre autres au niveau de l'ordinateur, du réseau ou de l'alimentation
électrique).
En cas de coupure brutale de courant, les données indispensables au bon fonctionnement
peuvent être détruites. C'est pourquoi, nous vous recommandons de conserver l'ensemble de
vos données sur un seul ordinateur, protégé des défaillances du réseau électrique à l'aide d'un
onduleur (ou UPS).
Il est aussi indispensable d'arrêter correctement les stations de travail en utilisant la procédure
prévue par Microsoft pour arrêter Windows. En effet, un arrêt brutal de l'ordinateur peut non
seulement entraîner une perte du travail en cours, mais aussi une corruption de vos dossiers.
Pensez donc à vérifier que tous les utilisateurs de votre réseau connaissent et appliquent
parfaitement la procédure d'arrêt.
Pour plus de certitudes ou un complément d'information, n'hésitez pas à contacter le service
technique d'EBP avec une description précise (matériel et logiciel) de votre installation.
Informations sur le moteur de base de données
Les applications de la gamme PRO sont fournies en standard avec le moteur de base de
données Pervasive.SQL V8.
Les versions PRO réseau Poste à Poste sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Workgoup et les
versions PRO réseau Client/Serveur sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Client/Serveur.
Sur une même machine, il n'est pas possible de faire cohabiter deux moteurs différents. Si vous
utilisez d'autres logiciels (d'autres éditeurs qu'EBP) qui utilisent la base de données Btrieve 6.15
ou Pervasive.SQL 2000i, vous devez impérativement choisir d'utiliser le moteur Btrieve 6.15,
Pervasive.SQL 2000i ou le moteur Pervasive.SQL V8 en tenant compte des licences de chacun
de ces moteurs en cas d'installation réseau. Si vous choisissez d'installer Pervasive.SQL V8,
vous devez vérifier la compatibilité de cette autre logiciel avec ce nouveau moteur de base de
données auprès de son éditeur. Sinon, placer les données sur deux ordinateurs différents (l'un
Installation du logiciel
33
faisant fonctionner Btrieve 6.15 ou Pervasive.SQL 2000i et l'autre Pervasive.SQL V8).
Installation réseau (Un seul utilisateur par dossier)
Liste des réseaux validés
Réseaux Poste à poste
Windows® XP
Windows® 2000
Windows® Vista
Serveur dédié
Windows® 2000, Windows® 2003
Protocoles réseaux validés
Seul le protocole TCP/IP est validé. Il faut que ce protocole soit installé sur toutes les stations et
le serveur.
Le matériel conseillé
Pour plusieurs postes connectés ou lors d’une utilisation intensive des ressources réseaux, il est
obligatoire de posséder un switch à 100 Mbps.
De plus, nous avons remarqué une plus grande fiabilité en utilisant un câblage de type RJ 45.
N’hésitez pas à nous contacter pour des informations précises concernant les cartes réseaux
validées.
Attention !!!
Nous déconseillons l’utilisation de réseau sans fil. Ce type de réseau présente un manque de
fiabilité et ne présente pas une vitesse de réseau suffisante.
Donc, nous ne validons pas l’utilisation de ce produit en réseau avec ce matériel.
Installation et configuration en réseau poste à poste
1. Avant de commencer l’installation, vous devez choisir un PC qui tiendra le rôle de
serveur de données.
Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation réseau du
logiciel en laissant les répertoires par défaut (mais vous pouvez choisir un autre lecteur) :
Répertoire du logiciel C:\ PROGRAM FILES \ EBP \ PAYE
Répertoire des dossiers de démonstration C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL
USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS\PAYE12.0
Répertoire des données C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \
DOCUMENTS \ EBP \ PARTAGE
2. Ensuite, sur les stations qui utiliseront le logiciel, créez un lecteur réseau qui pointe vers
le répertoire EBP de la station serveur.
Pour cela ouvrez le Voisinage Réseau par l’Explorateur Windows, double cliquez sur la
station serveur et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire EBP (vous
pouvez aussi cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre
bureau et sélectionnez Propriétés) et choisissez "Se connecter à un lecteur réseau ".
Assignez une lettre et cochez la ligne "Se reconnecter au démarrage" (vous pouvez aussi
cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et
EBP Paye V17
34
sélectionnez Propriétés).
Puis faites une installation avec l'option réseau du logiciel sur tous les PC concernés, en
modifiant les répertoires suivants (en admettant que X: correspond au lecteur réseau
précédemment créé) :
Répertoire du logiciel C:\PROGRAM FILES\EBP\PAYE
Répertoire des dossiers de démonstration X:\DEMONSTRATIONS
Répertoire des données X:\PARTAGE
Installation et configuration en réseau Client / Serveur
L'installation en mode Client / Serveur est différente de l’installation en mode poste à poste car
elle nécessite un serveur dédié. Pour de plus amples informations sur cette installation, consultez
la procédure disponible sur le CD d’installation dans le répertoire Produits \ Outils \ Réseau.
Mises à jour et nouvelles versions
Si vous recevez une mise à jour de ce logiciel, il vous faut impérativement installer cette mise à
jour sur tous les postes où est installé le logiciel.
Problème d’utilisation
Important !!!
Nous vous rappelons qu'il est impératif que votre réseau fonctionne correctement pour que votre
logiciel fonctionne lui aussi correctement.
Ainsi si vous rencontrez des problèmes (même très aléatoires) lors de l’utilisation de votre
logiciel, vérifiez votre réseau dans sa globalité : les câbles réseaux, les cartes réseaux, procurezvous
la dernière version du pilote de votre carte réseau. Si possible, essayez d'isoler le poste de
travail qui pose problème. Pour ce faire, travaillez sur un poste à la fois pour déterminer lequel
est à l'origine des problèmes.
Désinstallation du produit
Si vous avez besoin de désinstaller le programme (procédure d’installation interrompue,
problème fichier programme...), utilisez la procédure suivante. Celle-ci a l’avantage de supprimer
uniquement les fichiers installés par la procédure d’installation sans toucher aux fichiers créés
par l’utilisateur.
Comment y accéder ?
Démarrer de Windows Pramètres + panneau de configuration +
Ajout/Suppression de programmes
Suivez les étapes proposées par la procédure de désinstallation.
35
Menu Dossier
Ouverture d'un dossier
Comment afficher la liste des dossiers ?
Barre de menu Dossier + Ouvrir
Comment ouvrir un dossier ?
Barre de menu Double-cliquez sur l’exercice du dossier à ouvrir. Si
votre dossier n’est pas dans la liste, cliquez sur le lien
Parcourir et recherchez votre dossier. Double-cliquez
sur le dossier désiré, puis sur le fichier.EPA.
Ecran d’accueil A l’ouverture du logiciel de paye, un écran de
bienvenue s’affiche. Apparaissent : les dossiers de
démonstration, les derniers dossiers ouverts ainsi que
la liste complète des dossiers situés sous C \ EBP \
DOSSIERS et de ceux que vous avez ouverts au
moins une fois. Il suffit donc de sélectionner le dossier
que vous souhaitez ouvrir ou éventuellement l’exercice
du dossier si vous souhaitez ouvrir un exercice
antérieur.
Menu démarrer de Windows Démarrer + Programmes + EBP + Paye + EBP
Paye. Le logiciel se lance. L’écran de bienvenue
s’affiche, vous pouvez, soit sélectionner l’un des
dossiers récemment ouverts, ouvrir un dossier de
démonstration ou choisir un dossier dans la liste des
dossiers.
Par l’explorateur A partir de l'explorateur Windows, positionnez-vous
dans le répertoire du dossier à ouvrir et lancez le
raccourci (*.EPA).
La suppression de dossiers
Cette fonction permet de Supprimer définitivement un dossier de votre ordinateur.
Comment y accéder ?
Ecran de bienvenue Icône qui se trouve sur la ligne de votre dossier
dans l'écran de bienvenue
.
Fermer un dossier
Cette fonction permet de Fermer un dossier.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Fermer
EBP Paye V17
36
Dans le logiciel Par la croix (en haut à droite de l’écran)
Création d'un dossier
Création d'un nouveau dossier
Vous avez la possibilité de créer un nouveau dossier, pour cela suivez les étapes suivantes :
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Nouveau
Barre d’outils , Nouveau
Raccourci clavier Alt + Entrée
Suivi des étapes
La création d’un dossier comprend 10 étapes.
Etape 1 : Partage de données
Etape 2 : Nom et emplacement
Etape 3 : Identification
Etape 4 : Adresse
Etape 5 : Contact
Etape 6 : Paramétrage du dossier
Etape 7 : Exercice courant
Etape 8 : Paramètres
Etape 9 : Congés / Absences
Etape 10 : Banque
Suivez les différentes étapes de l’assistant en avançant par le bouton Suivant. Le bouton
Précédent permet de revenir sur une étape antérieure.
Etape 1 : Partage de données
Cette première étape vous permet de créer un nouveau dossier dans un nouveau répertoire (Cas
1) ou dans le répertoire d’un dossier créé avec un autre logiciel EBP (Cas 2)
Cas 1 :
Votre dossier n’a été créé dans aucun autre logiciel de cette gamme (EBP Comptabilité, EBP
Gestion Commerciale, EBP Garage &ldots;), pointez alors Créer un dossier Paye dans un
nouveau répertoire.
Cas 2 :
Votre dossier a déjà été créé dans un autre logiciel de cette gamme, pointez Placer les données
&ldots; et choisissez le dossier dans la liste. Cela vous évitera de ressaisir les coordonnées et le
mot de passe de votre dossier, ces données seront communes aux deux logiciels. Vous passerez
alors directement à l’étape 6.
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier :
Etape 2 : Nom et emplacement
Menu Dossier
37
Etape 3 : Identification
Etape 4 : Adresse
Etape 5 : Contact
Etape 6 : Paramétrage du dossier
Etape 7 : Exercice courant
Etape 8 : Paramètres
Etape 9 : Congés / Absences
Etape 10 : Banque
Retour à la fenêtre de création de dossier
Etape 2 : Nom et emplacement
Saisissez la raison sociale de votre société (31 caractères maximum). La raison sociale sera
modifiable par la suite dans Dossier + Propriétés + Coordonnées onglet Adresse.
Automatiquement, le logiciel crée un répertoire avec le nom de la raison sociale saisie, à
l’exception des espaces et des caractères spéciaux, dans lequel seront stockées toutes les
données du dossier. Tous les dossiers EBP sont regroupés dans le répertoire EBP\DOSSIERS :
ce répertoire a été créé à l’installation du premier logiciel EBP. Pour préciser un autre répertoire
(non conseillé), cliquez sur .
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier :
Etape 3 : Identification
Etape 4 : Adresse
Etape 5 : Contact
Etape 6 : Paramétrage du dossier
Etape 7 : Exercice courant
Etape 8 : Paramètres
Etape 9 : Congés / Absences
Etape 10 : Banque
Retour à la fenêtre de création de dossier
Etape 3 : Identification
Saisissez l’identification de votre société. Ces informations seront modifiables par la suite dans
Dossier + Propriétés + Coordonnées onglet Identification.
• Le SIRET est obligatoire pour les déclarations de fin d’année (ne saisissez pas les
espaces).
• Le NII correspond au numéro d’identification intra-communautaire.
• Le NAF correspond au numéro d'appartenance française (anciennement APE).
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier :
Etape 4 : Adresse
Etape 5 : Contact
Etape 6 : Paramétrage du dossier
Etape 7 : Exercice courant
EBP Paye V17
38
Etape 8 : Paramètres
Etape 9 : Congés / Absences
Etape 10 : Banque
Retour à la fenêtre de création de dossier
Etape 4 : Adresse
Saisissez l’adresse de votre société. L’adresse sera modifiable par la suite dans Dossier +
Propriétés + Coordonnées onglet Adresse.
Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche CTRL + Entrée
pour passer à la ligne suivante.
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier :
Etape 5 : Contact
Etape 6 : Paramétrage du dossier
Etape 7 : Exercice courant
Etape 8 : Paramètres
Etape 9 : Congés / Absences
Etape 10 : Banque
Retour à la fenêtre de création de dossier
Etape 5 : Contact
Saisissez les informations du contact de la société (non obligatoire). Ces informations seront
modifiables par la suite dans Dossier + Propriétés + Coordonnées onglet Contact.
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier :
Etape 6 : Paramétrage du dossier
Etape 7 : Exercice courant
Etape 8 : Paramètres
Etape 9 : Congés / Absences
Etape 10 : Banque
Retour à la fenêtre de création de dossier
Etape 6 : Paramétrage du dossier
Attention !!!
Ce choix est TRES important.
Choisissez le paramétrage correspondant à votre activité, afin que le logiciel crée les données
vous concernant. Si vous englobez plusieurs types d’activités pour une même société, choisissez
le paramétrage Standard. Vous pourrez par la suite, dans votre dossier, importer les rubriques
d’un autre paramétrage.
Remarque !!!
Menu Dossier
39
Le paramétrage Agricole et Bâtiment sont disponibles à partir de la version PRO. Les dossiers
de démonstration Agricole et Bâtiment sont toutefois à votre disposition.
Attention !!!
Le paramétrage Vide génère un dossier sans aucune rubrique ou profil. Il crée uniquement les
variables. Il est utile pour :
- récupérer les données d’un dossier existant (menu Dossier + Recopier),
- sélectionner une partie seulement des données à importer (menu Outils + Importer).
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier :
Etape 7 : Exercice courant
Etape 8 : Paramètres
Etape 9 : Congés / Absences
Etape 10 : Banque
Retour à la fenêtre de création de dossier
Etape 7 : Exercice courant
Paye Décalée
Un exercice de paye démarre généralement en janvier et termine en décembre. Si votre exercice
de paye démarre en décembre et termine en novembre, le mois de décembre (N-1) fera alors
partie de votre exercice.
Choisir entre les options suivantes :
• Adoption : si vous adoptez depuis cette année le décalage de paye
• Constant : si votre société est déjà en décalage de paye
• Suppression : si vous ne procédez plus au décalage de paye depuis cette année.
Attention !!!
Le choix entre ces différentes informations est important car ces informations seront reprises lors
de la génération de votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO).
Vous ne pourrez changer ces options que le premier mois de l’exercice courant, et si aucun
bulletin n’a été calculé.
Si votre dossier n’est pas en paye décalé choisir l’option Sans décalage de paye
Mois et Année
Indiquez le mois et l’année à partir duquel vous voulez démarrer les payes. Attention, si vous
indiquez un autre mois que janvier (ou décembre (N-1) pour les payes décalées), vous aurez à
saisir les cumuls de tous vos salariés (reprise de paye), ce qui est une opération lourde et
risquée. Il est préférable de démarrer la paye en janvier (ou décembre (N-1) pour les payes
décalées).
Pour les payes décalées, indiquez N pour l’année, et décembre (N-1) pour le mois.
Attention !!!
Ces informations ne seront pas modifiables lorsque le dossier sera créé.
EBP Paye V17
40
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier :
Etape 8 : Paramètres
Etape 9 : Congés / Absences
Etape 10 : Banque
Retour à la fenêtre de création de dossier
Etape 8 : Paramètres
Saisissez les paramètres de votre société. Ces paramètres seront modifiables par la suite dans
Dossier + Propriétés + Préférences onglet Paramètres.
Heures mensuelles de références
Saisissez les heures mensuelles de référence de la société (par défaut 151,67 heures). Le
nombre d’heures de référence sera automatiquement proposé dans la fiche d’un salarié comme
nombre d’heures mensuelles travaillées mais pourra être modifié.
Convention collective
Saisissez ici la convention collective de l’entreprise en sélectionnant le code IDDC. Une
convention différente pourra toutefois être indiquée pour un salarié.
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier :
Etape 9 : Congés / Absences
Etape 10 : Banque
Retour à la fenêtre de création de dossier
Etape 9 : Congés payés
Saisissez les paramètres des congés payés. Ces paramètres seront modifiables par la suite dans
Dossier + Propriétés + Préférences onglet Congés / DIF.
Congés Payés
La durée du congé mensuel peut être déterminée au choix :
• 2,5 jours ouvrables par mois de travail sans qu'elle puisse excéder au total trente
jours ouvrables,
• 2,08 jours ouvrés par mois de travail sans qu'elle puisse excéder au total vingt cinq
jours ouvrés,
Ces deux premiers cas sont les plus courants. Vous pouvez toutefois indiquer un nombre de
jours particuliers (par exemple 0 pour certaines sociétés dans les DOM-TOM).
Date de clôture des congés payés
Le mois de mai est proposé automatiquement. Pour les entreprises du bâtiment, vous devez
indiquer le mois de mars.
L’exercice de congés payés est fixé par la convention collective ou, à défaut, par l'employeur
conformément aux usages et après consultation des délégués du personnel et du comité
d'entreprise.
Menu Dossier
41
Suivi des étapes
Voici la dernière étape de la création d’un nouveau dossier :
Etape 10 : Banque
Retour à la fenêtre de création de dossier
Etape 10 : La banque
Saisissez les coordonnées de la banque de la société à partir de laquelle vous souhaitez faire les
virements. Ces paramètres seront modifiables dans le classeur Banques de votre arborescence,
dans lequel vous pourrez créer d’autres banques.
Cliquez sur le bouton Terminer pour lancer la création du dossier, ou utilisez le bouton
Précédent pour revenir sur les étapes précédentes.
Retour à la fenêtre de création de dossier
La recopie à partir d'un autre dossier
La recopie à partir d'un autre dossier
Cette option permet de recopier des données d’un dossier à l’autre. Pourront être recopiés les
organismes, les tables de calcul, les variables, les rubriques, les profils et les salariés.
Attention !!!
La recopie à partir d’un autre dossier est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Recopie + à partir d’un autre dossier
Comment faire la recopie ?
Ouvrez le dossier cible (celui qui reçoit les données) et lancez la commande Dossier + recopie +
A partir d’un autre dossier. Choisissez le dossier source (celui à partir duquel vous souhaitez
recopier les données).
Si le dossier à partir duquel vous souhaitez recopier les données est protégé par un mot de
passe, vous devez le saisir afin de pouvoir continuer la recopie.
Suivi des étapes
Voici les différentes étapes de la recopie à partir d’un autre dossier :
Récupération des organismes
Récupération des tables de calcul
Récupération des variables
Récupération des rubriques
Récupération des profils
Récupération des salariés
Récupération des organismes
Cette étape affiche la liste des organismes contenus dans le dossier source.
EBP Paye V17
42
Cochez les organismes à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent
respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des organismes.
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la recopie à partir d’un autre dossier :
Récupération des tables de calcul
Récupération des variables
Récupération des rubriques
Récupération des profils
Récupération des salariés
Retour à la fenêtre de recopie
Récupération des tables de calcul
Cette étape affiche la liste des tables de calculs contenues dans le dossier source.
Cochez les tables à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de
sélectionner et de désélectionner la totalité des tables.
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la recopie à partir d’un autre dossier :
Récupération des variables
Récupération des rubriques
Récupération des profils
Récupération des salariés
Retour à la fenêtre de recopie
Récupération des variables
Cette étape affiche la liste des variables contenues dans le dossier source.
Cochez les variables à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement
de sélectionner et de désélectionner la totalité des variables.
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la recopie à partir d’un autre dossier :
Récupération des rubriques
Récupération des profils
Récupération des salariés
Retour à la fenêtre de recopie
Récupération des rubriques
Cette étape affiche la liste des rubriques contenues dans le dossier source.
Menu Dossier
43
Cochez les rubriques à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement
de sélectionner et de désélectionner la totalité des rubriques. Si les rubriques à récupérer
contiennent dans leur formule des variables ou des tables de calcul, il faut recopier également les
variables et les tables de calcul concernées.
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la recopie à partir d’un autre dossier :
Récupération des profils
Récupération des salariés
Retour à la fenêtre de recopie
Récupération des profils
Cette étape affiche la liste des profils contenus dans le dossier source.
Cochez les profils à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de
sélectionner et de désélectionner la totalité des profils. Les rubriques contenues dans les profils
doivent également être recopiées.
Suivi des étapes
Voici la dernière étape de la recopie à partir d’un autre dossier :
Récupération des salariés
Retour à la fenêtre de recopie
Récupération des salariés
Cette étape affiche la liste des salariés du dossier source.
Cochez les salariés à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de
sélectionner et de désélectionner la totalité des salariés.
Cliquez ensuite sur le bouton Terminer.
Retour à la fenêtre de recopie
La recopie vers plusieurs dossiers
La recopie vers plusieurs dossiers
Cette option permet de recopier des données d’un dossier vers plusieurs autres dossiers.
Pourront être recopiés les rubriques, variables, profils, organismes et tables de calcul.
Attention !!!
La recopie vers plusieurs dossiers est disponible qu’en version EXPERT.
EBP Paye V17
44
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Recopie + Vers plusieurs dossiers
Comment faire la recopie ?
Ouvrez le dossier source (celui qui contient les données à recopier) et lancez la commande
Dossier + recopie + Vers plusieurs dossiers. Choisissez les dossiers cibles (ceux qui vont
recevoir les données). Le bouton Tous permet de sélectionner tous les dossiers et le bouton
Aucun permet d’annuler la sélection en cours.
Si les dossiers dans lesquels vous souhaitez recopier les données sont protégés par un mot de
passe, vous devez le saisir afin de pouvoir continuer la recopie.
Suivi des étapes
Voici les différentes étapes de la recopie vers plusieurs dossiers :
Recopie des rubriques
Recopie des variables
Recopie des profils
Recopie des organismes
Recopie des tables de calcul
Choix des rubriques à recopier
Cette étape affiche la liste des rubriques contenues dans le dossier source.
Cochez les rubriques à recopier. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de
sélectionner et de désélectionner la totalité des rubriques. Si les rubriques à récupérer
contiennent dans leur formule des variables ou des tables de calcul, il faut recopier également les
variables et les tables de calcul concernées.
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la recopie vers plusieurs dossiers :
Recopie des variables
Recopie des profils
Recopie des organismes
Recopie des tables de calcul
Retour à la fenêtre de recopie
Choix des variables à recopier
Cette étape affiche la liste des variables contenues dans le dossier source.
Cochez les variables à recopier. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de
sélectionner et de désélectionner la totalité des variables.
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la recopie vers plusieurs dossiers :
Menu Dossier
45
Recopie des profils
Recopie des organismes
Recopie des tables de calcul
Retour à la fenêtre de recopie
Choix des profils à recopier
Cette étape affiche la liste des profils contenus dans le dossier source.
Cochez les profils à recopier. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de
sélectionner et de désélectionner la totalité des profils. Les rubriques contenues dans les profils
doivent également être recopiées.
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la recopie vers plusieurs dossiers :
Recopie des organismes
Recopie des tables de calcul
Retour à la fenêtre de recopie
Choix des organismes à recopier
Cette étape affiche la liste des organismes contenus dans le dossier source.
Cochez les organismes à recopier. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement
de sélectionner et de désélectionner la totalité des organismes.
Suivi des étapes
Voici la dernière étape de la recopie vers plusieurs dossiers :
Recopie des tables de calcul
Retour à la fenêtre de recopie
Choix des tables de calcul à recopier
Cette étape affiche la liste des tables de calculs contenues dans le dossier source.
Cochez les tables à recopier. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de
sélectionner et de désélectionner la totalité des tables.
Retour à la fenêtre de recopie
Les propriétés du dossier
Les notes personnelles
Vous pouvez saisir vos notes personnelles par dossier.
EBP Paye V17
46
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Notes
Barre d’outils , Notes
Généralités :
Cette option équivaut à un pense-bête, vous pourrez y noter les actions à ne pas oublier :
changer un taux, augmenter un salarié, changer son coefficient, saisir ses congés&ldots;
Ces notes s’afficheront automatiquement à l’ouverture du dossier. Pour ne pas afficher les notes
à l’ouverture du dossier, cochez la case Ne plus afficher cette boîte à l’ouverture du dossier.
Les paramètres généraux
Onglet Options
Dans les Paramètres Généraux du logiciel de paye, vous pouvez choisir les paramètres de
fonctionnement de l’ensemble des dossiers de paye.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Paramètres Généraux onglet
Options
Explication des différents choix :
• Ne pas afficher les séparateurs de lignes de bulletin : en consultation du bulletin à
l’écran, vous pouvez demander des lignes séparatrices horizontales entre chaque
rubriques en cochant l'option.
• Vérifier la cohérence des données DADS-U à la clôture : vous pouvez désactiver
cette option si vous ne souhaitez pas que le logiciel vérifie vos données de paye en vue
de votre déclaration DADS-U de fin d’année. Le rapport DADS-U ne sera donc pas
généré à la clôture de vos bulletins. Nous vous conseillons de laisser actif ce contrôle si
vous générez votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO)
• Arrondir les montants calculés des bulletins à x décimales : Indiquez le nombre de
chiffres après la virgule que vous souhaitez (deux généralement).
• Modèle par défaut pour imprimer les bulletins : choisissez ici votre modèle préféré,
pour ne pas avoir à faire ce choix à chaque impression.
• Afficher les avertissements de la liaison avec le lecteur de PDF : Lors de la création
des états administratifs un message d’avertissement apparaît à l’écran, vous avez la
possibilité de désactiver ce message en décochant l’option.
Onglet Formats
Dans les Paramètres Généraux du logiciel de paye, vous pouvez définir des formats de variable
Menu Dossier
47
d’impression (utilisateurs expérimentés).
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Paramètres Généraux onglet
Formats
Comment créer un format ?
Pour définir un nouveau format de variable, cliquez sur le bouton Nouveau et suivez les étapes de
l’assistant :
• Faites Suivant pour poursuivre ;
• Saisissez le nom et la description du format, ainsi que son type : numérique ou
monétaire, date, heure, logique (= oui ou non), chaîne (= texte) :
• Définissez l’apparence du format, en fonction des choix proposés, puis cliquez sur le
bouton Terminer.
Format Numérique ou Monétaire
Déterminez le nombre de décimales après la virgule, l'apparence du montant (couleur,
parenthèse) en fonction de son signe (positif, négatif ou nul), le choix d'un séparateur de milliers,
l'affichage en pourcentage (montant divisé par 100 suivi du signe %) ou en toute lettre. Vous
pouvez définir un format Monétaire en précisant le symbole de la devise (par exemple £, ou $,ou
Livre, Dol...).
Attention !!!
Le format Nombre entier est un format qui s’applique à un nombre de variables limités tels que
les dates de jours de congés où l’on considère que la variable ne peut jamais comporter de
décimales.
Format Date
Déterminez ici la couleur de la date ainsi que le type d’affichage que vous souhaitez pour le jour,
le mois et l’année. Vous pouvez également afficher le nom du jour.
Format Heure
Déterminez ici la couleur de l'heure ainsi que le type d’affichage des heures et des minutes. Vous
pouvez également afficher heure et minute en abrégé.
Format Logique
Indiquez le texte à inscrire et sa couleur lorsque la condition est vraie et lorsqu’elle est fausse.
Format Chaîne
Indiquez la couleur de la chaîne. Dans le cas particulier d'une chaîne vide, vous pouvez indiquer
un texte à faire apparaître (INEXISTANT, AUCUN..) et sa couleur.
Onglet Emetteur / Déclarant
EBP Paye V17
48
Vous devez renseigner dans cet onglet les informations sur l’émetteur DADS-U, les contacts
DADS-U, ainsi que les informations sur le destinataire du compte rendu d’exploitation (CRE).
Attention !!!
Si votre dossier est de type agricole les informations de cet onglet ne vous concernent pas.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Paramètres Généraux onglet
Emetteur / Déclarant
L’émetteur DADS-U
Il faut noter ici le nom et l’adresse de l’émetteur de la DADS-U. Il peut être soit l’entreprise soit un
tiers déclarant (expert-comptable par exemple).
L’émetteur sera commun à l’ensemble des dossiers de paye et il sera repris lors de la génération
des données DADS-U (option disponible à partir de la version PRO) effectuée à partir du logiciel
de paye.
Attention !!!
Les informations de l'émetteur doivent être obligatoirement saisies pour la génération du fichier
DADS-U (option disponible à partir de la version PRO). Si ce n’est pas le cas, vous ne pourrez
pas préparer votre fichier DADS-U.
Si vous souhaitez gérer un émetteur différent pour chaque déclaration DADS-U, reportez-vous cidessous
à la question : Comment gérer un émetteur différent pour chaque déclaration DADS-U ?
Les contacts
Vous avez la possibilité de créer jusqu'à trois contacts maximum.
Par défaut, les contacts sont communs à l’ensemble des dossiers de paye. Ils sont repris lors de
la génération des données DADS-U (option disponible à partir de la version PRO) effectuée à
partir du logiciel de paye.
Si vous souhaitez gérer des contacts différents pour chaque déclaration DADS-U reportez-vous,
ci-dessous à la question : Comment gérer des contacts différents pour chaque déclaration DADSU
?
Le compte rendu d’exploitation (CRE)
Le compte rendu d’exploitation est un bilan global du traitement de votre déclaration. Ce compte
rendu comprendra, le cas échéant:
• Le bilan quantitatif qui constitue un document comptable à conserver ou à
transmettre à votre comptable ;
• Les Reports Non Effectués (RNE) : liste des salariés pour lesquels le salaire n’a
pas été reporté sur le compte vieillesse ;
• Les solutions d’identification de salariés vous permettant de mettre à jour vos
fichiers.
Pour recevoir ce bilan vous devez renseigner :
• le SIREN et le NIC de l'établissement
• l'adresse e-mail de la personne
Questions
Menu Dossier
49
Comment gérer des contacts différents pour chaque déclaration DADS-U ?
Comment gérer un émetteur différent pour chaque déclaration DADS-U ?
Les coordonnées
Onglet Adresse
L’adresse de la société est renseignée lors de la création du dossier. Vous pouvez cependant
compléter ou modifier les informations dans cet onglet.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet
Adresse
Barre d’outils , onglet Adresse
Raccourci clavier Alt + Entrée
Explications :
• Utilisez la touche Tabulation ou la souris pour passer d'un champ à un autre.
• Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour saisir plusieurs lignes d’adresse.
Onglet Contact
Le contact de la société est renseigné lors de la création du dossier. Vous pouvez cependant
compléter ou modifier les informations dans cet onglet.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet
Contact
Barre d’outils , onglet Contact
Raccourci clavier Alt + Entrée
Explications :
• Utilisez la touche Tabulation ou la souris pour passer d'un champ à un autre.
• Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour saisir plusieurs lignes de notes
Onglet Identification
L’identification de la société est renseignée lors de la création du dossier. Vous pouvez
cependant le compléter ou modifier les informations dans cet onglet.
Comment y accéder ?
EBP Paye V17
50
Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet
Identification
Barre d’outils , onglet Identification
Raccourci clavier Alt + Entrée
Explications :
• Utilisez la touche Tabulation ou la souris pour passer d'un champ à un autre.
• Le SIRET est obligatoire pour la DADS-U (ne saisissez pas les espaces).
• Le NII correspond au numéro d’identification intra-communautaire.
• Le NAF (4 car.) correspond à l'ancien numéro d'appartenance française (anciennement
APE)
• La NAF (5 car.) correspond au nouveau numéro d'appartenance française applicable au
1er janvier 2008.
Remarque!!!
Par défaut en mise à jour de dossier, le code NAF 4 caractères est reporté dans la zone Code
NAF 5 caractères.
Pour toutes les impressions, c'est le code NAF (5 caractères) qui est repris.
Pour la déclaration DADS-U 2007 (Disponible à partir de la version PRO) c'est le code NAF (4
car.) qui est utilisé.
Onglet sécurité
Vous pouvez protéger votre dossier par un mot de passe. Il vous sera demandé à l’ouverture du
dossier.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet
Sécurité
Barre d’outils , onglet Sécurité
Raccourci clavier Alt + Entrée
Comment le saisir ?
• Cochez la case Dossier protégé par un mot de passe ;
• Saisissez le mot de passe dans les deux champs, Mot de passe et Confirmation.
Attention !!!
Vérifiez si vous tapez en majuscule ou en minuscule. N’oubliez pas votre mot de passe.
Menu Dossier
51
Onglet Dossier
Cet onglet vous indique le chemin d’accès au répertoire de votre dossier, soit l’emplacement des
fichiers de données, ainsi que le nom du dossier.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet
Dossier.
Barre d’outils , onglet Dossier
Raccourci clavier Alt + Entrée
Onglet Correspondance
Vous devez indiquer ici l’adresse de correspondance pour votre DUE si elle est différente de
l’adresse de votre établissement.
Vous recevrez l'accusé de réception à cette adresse au cas où le numéro de télécopie n'est pas
mentionné.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet
Correspondance.
Barre d’outils , onglet Correspondance
Raccourci clavier Alt + Entrée
Préférences
Onglet Paramètres
Les paramètres généraux de l’entreprise sont renseignés lors de la création du dossier. Vous
pouvez compléter ou modifier certaines informations dans cet onglet.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet
Paramètres.
Caractéristiques de l’entreprise :
L’année de l’exercice courant n’est pas modifiable. La clôture annuelle effectuera le
changement automatiquement.
La section prud’homale doit être renseignée pour les élections prud’homales. En effet, c’est à
travers la DADS-U que les informations seront transmises. Précisez ici, la section prud’homale de
EBP Paye V17
52
votre dossier de paye. A la validation des préférences, un message vous demandera si vous
souhaitez appliquer cette section à tous vos salariés.
La coche régime Alsace-Moselle’’ permet lorsqu’elle est cochée de mettre à disposition la liste
des codes DUCS applicables à ce régime. C’est à partir de cette liste que sera paramétrée votre
DUCS URSSAF.
Cocher l’option Entreprise de travail temporaire (ETT) si vous êtes une entreprise de travail
temporaire. En effet, cette option vous permettra de réaliser la Déclaration Unique d'Embauche
spécifiquement réservée aux salariés intérimaires.
L’effectif de la société affiche le nombre de salariés créés et pour lesquels l’option du bulletin
’r;’Hors effectif’’ n’est pas cochée dans la fiche salarié. Le bouton Détails permet de réaliser des
modifications mois par mois.
Options par défaut pour tous les salariés
Si vous souhaitez une numérotation automatique des matricules salariés, cochez alors l’option
et saisissez le prochain numéro souhaité.
Choisissez le type de régularisation à appliquer sur les tranches des cotisations plafonnées,
Mensuelle étant le choix par défaut et celui le plus fréquemment utilisé.
Indiquez le nombre d’heures de référence de la société (151,67 si vous êtes aux 35 heures).
Cochez Calculer la variable PRORATA E/S selon la règle du trentième si vous souhaitez que
le salaire, les heures et les plafonds soient proratisés selon la règle du 30ème. La variables
PRORATA intervient dans le cas où la période de paye pour un salarié serait incomplète sur le
mois (embauche ou départ en cours de mois).
Cochez Afficher uniquement les profils correspondant au statut du salarié si vous souhaitez
que le logiciel ne vous propose que les profils correspondant au statut Catégoriel du salarié.
Tous les profils sont rattachés à un statut catégoriel.
Attention !!!
Le statut n’est plus modifiable. Vous devez obligatoirement choisir un des statuts proposés.
Fraction du dossier
La gestion des fractions se réalise par dossier de Paye. En effet, si vous souhaitez fractionner
votre fichier DADS-U vous devez créer un dossier par Fraction et renseigner dans les
préférences de votre dossier le n° de fraction que vous attribuez à votre dossier et le nombre
total de fraction que vous possédez.
Pour un même établissement le nombre total de fraction doit rester constant.
Vous pourrez ensuite générer un fichier DADS-U par dossier comportant les numéros de fraction,
dans la rubrique S20.G01.00.005 Numéro de fraction de déclaration.
Exemple !!!
Vous avez 3 fractions.
Dans votre dossier n° 1 il faut noter dans les préférences de votre dossier le n° de fraction 1 sur 3
Dans votre dossier n° 2 il faut noter dans les préférences de votre dossier le n° de fraction 2 sur 3
Dans votre dossier n° 3 il faut noter dans les préférences de votre dossier le n° de fraction 3 sur 3
Menu Dossier
53
Type du dossier
Si vous êtes une entreprise du bâtiment, sélectionnez Bâtiment.
Remarque !!!
Si vous possédez une version EXPERT ou BATIMENT, cette option va vous permettre de
réaliser votre fichier DADS-U CI-BTP et vous aurez accès à l’onglet Bâtiment de la fiche de vos
salariés.
Si vous possédez une version PRO ou une version Millésimée et que ces options vous
intéressent, contactez notre service commercial.
Si vous êtes une entreprise agricole, sélectionnez Agricole
Remarque !!!
Si vous possédez une version EXPERT ou AGRICOLE, cette option va vous permettre de
réaliser votre fichier DAS Bilatérale ou votre déclaration MSA sur disquette.
Si vous possédez une version PRO ou une version Millésimée et que ces options vous
intéressent, contactez notre service commercial.
Pour tous les autres types de dossier sélectionnez Standard
Gestion de la DNA
Si vous souhaitez générer la DNA, vous devez cocher Gestion de la DNA UNEDIC, ceci vous
permettra d'accéder à l'onglet DNA de la fiche de votre salarié et générer mensuellement le
fichier DNA (Option disponible en version PRO).
Gestion des acomptes
En activant cette option, vous aurez ainsi la possibilité de saisir plusieurs acomptes dans le mois.
Vous pourrez effectuer les transferts en comptabilité des règlements d'acomptes.
Décalages de paye
Après la création de votre dossier, ou le premier mois de votre exercice, vous avez la possibilité
de choisir entre les options suivantes :
• sans décalage de paye : si votre dossier n’est pas en paye décalée
• Adoption : si vous adoptez depuis cette année le décalage de paye
• Constant : si votre société est déjà en décalage de paye
• Suppression : si vous ne procédez plus au décalage de paye depuis cette année.
Attention !!!
Le choix entre ces différentes informations est important car elles seront reprises lors de la
génération de votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO).
Vous ne pourrez changer ces options que le premier mois de l’exercice courant, et si aucun
bulletin n’a été calculé.
Convention collective par défaut
Chaque salarié relève d’une convention collective .
Le choix de la convention collective s’initialise à la création du dossier. Il est possible de la
modifier à cet emplacement. Elle sera reprise à la création d’une nouvelle fiche salarié dans
l’onglet Affectations Cependant, vous pourrez sélectionner directement une autre convention
dans la fiche salarié pour les personnes concernées.
Effectif de la société
EBP Paye V17
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Cette fonctionnalité vous permet de modifier les effectifs de votre société mois par mois.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet
Paramètres, bouton Détails
Comment modifier l’effectif affiché ?
Cochez le mois à modifier puis saisissez le bon effectif
Convention collective
La convention collective peut être paramétré dans les préférences du dossier ou dans la fiche du
salarié.
Pour la norme DADS-U, la convention collective doit être sélectionnée dans la liste officielle des
Identifiants Des Conventions Collectives (IDCC). Si vous ne connaissez pas votre code IDCC,
vous pouvez aller sur le site : http://www.travail.gouv.fr/idcc/rech_emploi.asp
Le champ IDCC : est le code IDCC (Identifiant Des Conventions Collectives) demandé pour la
DADS-U.
Le champ Libellé pour impressions : Le libellé de la convention sélectionné s’indique
automatiquement si le champ est vide. En cas de mise à jour de dossier c’est votre convention
collective saisie dans les préférences du dossier qui sera reprise.
Dans tous les cas, c’est le champ Libellé pour impressions qui est repris sur l’édition du
bulletin.
Lorsque vous sélectionnez un code IDCC et que le champ Libellé pour impressions est déjà
renseigné, un message vous demande alors si vous souhaitez remplacer le libellé existant par
celui de la convention sélectionnée ou conserver le libellé en cours.
Une fois le code IDCC et le libellé sélectionnés, le logiciel va appliquer cette convention
uniquement aux salariés présents dans le dossier de paye et rattachés à la convention de
l’entreprise par défaut. Tout nouveau salarié sera également initialisé avec cette convention par
défaut et modifiable si besoin.
Onglet Congés / DIF
Complétez dans cet onglet toutes les informations de votre dossier relatives aux congés payés et
au DIF (Droit Individuel à la Formation).
Certains choix concernant les congés payés sont définis lors de la création du dossier.
Vous pouvez compléter ou modifier ces choix dans cet onglet.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Congés
/ DIF
Menu Dossier
55
Généralité :
Toutes les informations saisies dans cet onglet seront reprises par défaut lors de la création de
vos salariés.
Les Congés Payés
Choisissez le mode d'acquisition des congés payés : en jours ouvrés (5 jours par semaine), en
jours ouvrables (6 jours par semaine) ou Autres.
Si vous choisissez Autres, renseignez le nombre de jours de congés à acquérir pour un mois
ainsi que le nombre de jours qui permet de calculer la retenue de l'absence CP.
La zone Calcul de l'absence CP sert au calcul de la retenue de l'absence CP. La valeur saisie
alimente la variable "JABSENCECP".
Indiquez également le nombre de jours de congés supplémentaires à acquérir par mois auxquels
ont droit vos salariés.
Indiquez le mois de clôture des congés (généralement le mois de mai, ou le mois de mars pour
les entreprises de bâtiment).
Si vous souhaitez imprimer les valeurs de congés payés sur le bulletin des salariés sortants, vous
devez cocher l'option "Imprimer valeurs des congés sur bulletins des salariés sortants". Par
défaut cette option est décochée.
Si vos salariés bénéficient de congés d'anciennetés indiquez l'ordre de décompte des CP. En
effet, lorsque votre salarié prend des congés d'anciennetés, ils seront décomptés soit en premier
(avant les CP N-1) soit en dernier (lorsque les CP N-1 seront épuisés)
Les provisions pour Congés Payés
Indiquez le taux de charges sociales et fiscales applicables dans votre entreprise pour le calcul
de la provision pour Congés Payés.
Ces informations servent à l'impression de la provision pour congés payés (Option disponible à
partir de la version PRO)
Le Droit Individuel à la Formation
Chaque année un salarié bénéficiant du DIF acquiert 20h (sauf accord collectif prévoyant une
durée supérieure), modifier dans la zone Droit annuel au DIF le nombre d'heure s'il est différent
de 20. Ce nombre d'heure sera reporté dans la fiche du salarié, dès que l'option Acquisition du
DIF sera cochée.
Ce droit annuel est cumulable sur 6 ans, il faut donc indiquer dans la zone Plafond du droit au
DIF le nombre d'heures maximum à acquérir soit 120h si le droit annuel au DIF est de 20h.
Le salarié bénéficie de ces heures tous les ans, pour cela, vous devez indiquer le mois de
clôture du DIF (dit mois anniversaire), afin de mettre à jour les compteurs DIF dans la fiche du
salarié (onglet DIF).
Lors de la clôture du DIF, vous pouvez appliquer un arrondi en choisissant l'une des options
suivantes :
• Ne pas arrondir
• Au nombre entier supérieur d'heures
EBP Paye V17
56
• Au nombre entier inférieur d'heures
• A l'heure la plus proche
Onglet Banque
La banque proposée est celle définie lors de la création du dossier. Vous pouvez modifier votre
choix dans cet onglet.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Banque.
Généralité :
La banque indiquée ici servira automatiquement lors des virements de salaire. Les banques sont
créées et modifiées à partir du classeur Banques de votre arborescence.
Onglet URSSAF
Dans cet onglet, vous avez la possibilité de paramétrer l’organisme URSSAF ainsi que les
différents taux d’Accident du travail et de Transport.
Attention !!!
Cet onglet s'appelle MSA en version agricole.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet
URSSAF.
Comment sélectionner l’organisme ?
Vous devez sélectionner ici l’organisme URSSAF en ouvrant la liste déroulante.
L’organisme URSSAF est sélectionné par défaut. Le nom et les coordonnées des
organismes sont modifiables dans le classeur Organisme de votre arborescence.
Groupement d'employeurs (option disponible en paye AGRICOLE)
Si vous n'êtes pas un groupement d'employeurs la ligne TOP FILLON BONIFIEE (PE31) de
votre déclaration trimestrielle des salaires ne doit pas être renseignée. Par conséquent vous ne
devez pas cocher cette option.
Par contre, si vous êtes un groupement d'employeurs, il faut indiquer dans votre déclaration
trimestrielle des salaires et pour chaque salarié s'il y a de la TOP FILLON BONIFIEE (PE31 de
votre déclaration) ou non. Vous devez donc cocher cette option afin d'indiquer que vous êtes bien
un groupement d'employeurs, puis dans la fiche de chaque salarié, onglet Info.Paye, vous devez
cocher ou non la case TOP FILLON BONIFIEE.
Pourquoi paramétrer le taux d’accident du travail et de Transport ?
Chaque taux accident du travail doit être complété avec son code risque, son code section, son
code bureau, car pour chaque salarié, ces informations doivent obligatoirement apparaître dans
la DADS-U et pour chacune de ses situations déclarées pendant un exercice.
Menu Dossier
57
Les différents taux d’accident du travail et de Transport doivent être paramétrés afin de préparer
le fichier DADS-U et d'éditer la DUCS.
Remarque !!!
la génération du fichier DADS-U et l’impression de l’état préparatoire à la DUCS sont des options
uniquement disponibles à partir de la version PRO.
Comment paramétrer le taux d’Accident du travail et de Transport ?
C’est ici que le paramétrage des taux AT et de Transport s’effectue.
Il est important de vous souvenir du taux associé à chaque numéro pour le paramétrage de la
DUCS.
Attention !!!
Le premier taux porte le n° 0, et vous devez entre chaque taux cliquer sur le bouton Appliquer.
Pour chaque taux renseigné, il est important de définir les codes risque, section et bureau.
• Exemples de paramétrage des taux de 0 à 7
Le premier taux AT est de 1.50, et le second 4.50. Indiquez n° 0 = 1.50, cliquez sur
Appliquer, et indiquez n°1 = 4.50.
De cette manière, tous les salariés rattachés à un taux AT seront initialisés avec les
informations de ce taux, dans l’onglet Info-Paye de leur fiche.
• Exemples de paramétrage des taux 9
Le taux AT N°9 permet de gérer un salarié qui relève d'un taux récemment créé :
Renseigner : N° d’ordre = 9
Code section=99
Taux AT=99999
Code Risque = 99999
Si vous avez des salariés concernés par ce cas, affectez, alors, le taux 9 dans l'onglet Infos-Paye
de la fiche du salarié. Aucun calcul de cotisation AT ne sera effectué dans le bulletin de salaire.
Onglet MSA
Dans cet onglet, vous avez la possibilité de paramétrer l’organisme MSA ainsi que les différents
taux d’Accident du travail et de Transport.
Attention !!!
Cet onglet est spécifique à la paye Agricole
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet MSA
Comment sélectionner l’organisme ?
Vous devez sélectionner ici l’organisme MSA en ouvrant la liste déroulante. L’organisme MSA est
sélectionné par défaut. Le nom et les coordonnées des organismes sont modifiables dans le
classeur Organisme de votre arborescence.
EBP Paye V17
58
Pourquoi paramétrer le taux d’accident du travail et de Transport ?
Chaque taux accident du travail doit être complété avec son code risque, son code section, son
code bureau pour chaque salarié.
Les différents taux d’accident du travail et de Transport doivent être paramétrés.
Comment paramétrer le taux d’Accident du travail et de Transport ?
C’est ici que le paramétrage des taux AT et de Transport s’effectue.
Il est important de vous souvenir du taux associé à chaque numéro pour le paramétrage de la
DUCS.
Attention !!!
Le premier taux porte le n° 0, et vous devez entre chaque taux cliquer sur le bouton Appliquer.
Pour chaque taux renseigné, il est important de définir les codes risque, section et bureau.
• Exemples de paramétrage des taux de 0 à 8
Le premier taux AT est de 1.50, et le second 4.50. Indiquez n° 0 = 1.50, cliquez sur
Appliquer, et indiquez n°1 = 4.50.
De cette manière, tous les salariés rattachés à un taux AT seront initialisés avec les
informations de ce taux, dans l’onglet Info-Paye de leur fiche.
• Exemple de paramétrage du taux 9
Le taux AT N°9 permet de gérer un salarié qui relève d'un taux récemment créé :
Renseigner : N° d’ordre = 9
Code section=99
Taux AT=99999
Code Risque = 99999
Si vous avez des salariés concernés par un de ces cas, affectez, alors, le taux 9 dans l'onglet
Infos-Paye de la fiche du salarié. Aucun calcul de cotisation AT ne sera effectué dans le bulletin
de salaire.
Onglet Pôle emploi
Dans cet onglet, vous devez sélectionner les organismes :
• pour le Pôle emploi
• pour les caisses de retraite Cadre et Non cadre et pour les cadres.
Attention !!!
Cet onglet n’existe pas en version agricole
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Pôle
emploi.
Comment sélectionner l’organisme ?
Menu Dossier
59
Vous devez sélectionner ici les organismes associés à chaque zone en ouvrant la liste
déroulante des organismes. Le nom et les coordonnées des organismes sont modifiables dans le
classeur Organisme de votre arborescence.
Onglet Médecine du travail
Vous devez saisir ici les informations concernant votre service de santé au travail.
La saisie de ces éléments est obligatoire pour la réalisation de la Déclaration Unique
d'Embauche.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférence, onglet Médecine
du travail
Généralités :
Tout établissement employeur doit être inscrit à un service de santé au travail pour l’ensemble de
ses salariés.
Reportez le code, le nom et l’adresse du service de santé au travail auquel vous adhérez ou que
vous souhaitez adhérer.
Comment trouver ses informations ?
La Direction Départementale du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle (DDTEFP),
ou l’URSSAF peuvent vous mettre à disposition les différentes coordonnées des services de
santé au travail.
Onglet siège
Vous devez renseigner dans cet onglet les coordonnées de l’entreprise siège, si elle est
différente de votre dossier.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférence, onglet Siège
Généralités :
Par défaut se sont les informations saisies dans les coordonnées de votre dossier qui sont
reprises.
Si vous souhaitez indiquer les coordonnées de l’entreprise siège, cochez l’option Siège autre
que le dossier, puis modifier les coordonnées.
Attention !!!
Les informations de cet onglet sont utilisées uniquement dans votre fichier DADS-U (option
disponible à partir de la version PRO)
Onglet taxes
EBP Paye V17
60
Dans cet onglet, vous devez renseigner si votre entreprise est assujettie ou non à la taxe sur les
salaires, à la taxe d'apprentissage ou à la formation professionnelle continue.
Attention !!!
Toutes ces informations servent à la génération de votre fichier DADS-U disponible à partir de la
version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Taxes.
Assujettissement à la taxe sur les salaires
Cocher l’option Assujettissement à la taxe sur les salaires si l’établissement est assujetti à la
taxe sur les salaires. Si tel est le cas, les rubriques de cotisations Taxes sur salaires devront
être présentes dans les bulletins afin que les sommes soient correctement renseignées dans la
préparation du fichier DADS-U (Options disponibles à partir de la version PRO).
Assujettissement à la taxe d'apprentissage et contribution au développement de
l'apprentissage (TA/CDA)
Il n'y a pas de seuil d'effectif pour déclarer la TA/CDA par le biais de la DADS-U. Si vous êtes
redevable de cette taxe, vous devez cocher l'option Assujettissement à la taxe
d'apprentissage et contribution au développement de l'apprentissage.
En fin d'année, il ne faut pas oublier de renseigner la base arrondie de la taxe et contribution,
dans la zone prévue à cet effet.
La valeur à renseigner est le total arrondi des rémunérations versées sur l'année (en pratique, il
s'agit de la même base que celle retenue pour le calcul des cotisations de sécurité sociale).
Remarque !!!
La base est remise à 0 lors de la clôture annuelle.
Assujettissement à la contribution supplémentaire apprentissage
Cette contribution est due par les entreprises d'au moins 250 salariés qui sont redevables de la
taxe d'apprentissage et dont le nombre annuel moyen de salariés en contrat d'apprentissage ou
de professionnalisation et de jeunes accomplissant un volontariat international en entreprise ou
bénéficiant d'une convention industrielle de formation par la recherche en entreprise (CIFRE) est
inférieur à 3% de l'effectif annuel moyen. Elle remplace le taux majoré de taxe d'apprentissage
prévu aux troisième et quatrième alinéas de l'article 225 du CGI.
Si vous êtes redevable de cette taxe, vous devez cocher l'option Assujettissement à la
contribution supplémentaire apprentissage.
En fin d'année, il ne faut pas oublier de renseigner la base de la contribution.
Remarque !!!
La base est remise à 0 lors de la clôture annuelle.
Assujettissement à la participation à la formation professionnelle continue (FPC)
Contrairement à la TA/CDA; il existe un seuil d'effectif pour déclarer la FPC par le biais de la
DADS-U. Seules les entreprises de moins de 10 salariés peuvent utiliser cette déclaration, les
autres devront remplir la déclaration 2483.
Si vous êtes redevable de cette taxe, vous devez cocher l'option Assujettissement à la
Menu Dossier
61
participation à la formation professionnelle continue.
En fin d'année, il ne faut pas oublier de renseigner :
• La base arrondie formation professionnelle continue à déclarer en DADS-U.
• La base arrondie formation professionnelle continue (CDD) à déclarer en DADSU.
Remarque !!!
Ces bases sont remises à 0 lors de la clôture annuelle.
Etats Administratifs
Paramétrage des Attestations
Pour que le logiciel puisse imprimer les différents montants des attestations de salaires (Montant
soumis à cotisations, rubriques d’avantages en nature&ldots;.) vous devez indiquer ici les
différentes rubriques utilisées dans vos bulletins.
Attention !!!
Les Attestations de salaire sont disponibles à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Etats Administratifs Onglet
Attestations de salaire
Comment réaliser le paramétrage ?
Il suffit de cliquer sur chaque bouton Formule, et de renseigner dans l'éditeur la formule de calcul
permettant d’alimenter les différentes zones de vos attestations à partir des données extraites
des bulletins.
Ce paramétrage est nécessaire afin d’obtenir l'Attestation de salaire Maladie Maternité Paternité
et l'Attestation de salaire AT - Maladie Professionnelle correctes.
Explications sur les différents encadrés :
Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation Maladie / Maternité / Paternité ?
Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation AT / Maladie Professionnelle ?
Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation Maladie / Maternité / Paternité ?
Cotisations dues au titre des assurances maladie
Par défaut dans votre logiciel, la rubrique insérée dans vos profils permettant de calculer le
montant des cotisations salariales acquittées au titre de l'assurance maladie est la rubrique de
cotisation COTMALAD.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonnes
Données disponibles la rubrique de cotisation puis l’option Montant salarial.
La formule suivante doit s’afficher : Montant_Salarial(COTXXX)
EBP Paye V17
62
Nombre d’heures de travail
Par défaut dans votre logiciel, la variable permettant de calculer le nombre d’heures de travail est
la variable HEUREEL.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
Données disponibles la variable permettant de calculer le nombre d’heures effectués.
Montant du salaire en cas de maladie
Par défaut dans votre logiciel, la formule permettant de calculer le montant du salaire de
référence en cas de maladie est le salaire brut abattu soumis aux cotisations, soit la variable
SBRUTABT.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
Données disponibles la variable permettant de calculer le montant du salaire à déclarer en cas
de maladie
La formule suivante s’affiche par défaut : SBRUTABT
Montant du salaire en cas de maternité ou paternité
Par défaut dans votre logiciel, la formule permettant de calculer le montant du salaire de
référence en cas de maternité / paternité est la même base que pour la maladie, diminué de la
Part salariale des cotisations et de la CSG.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
Données disponibles la variable permettant de calculer le montant du salaire à déclarer en cas
de maternité ou paternité.
La formule suivante s’affiche par défaut : SBRUT-SCOTSAL+(SCSGABT*0.5%)
Retour à l'onglet
Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation AT/Maladie Professionnelle ?
Montant brut soumis à cotisations
Par défaut dans votre logiciel, ce montant est calculé avec la variable SBRUT.
Cependant vous devez déduire de ce montant les rubriques que vous avez renseigné dans les
zones Avantages en nature et Indemnités, primes, gratifications.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
Données disponibles la variable permettant de calculer le montant brut soumis aux cotisations.
Avantages en nature
Renseignez ici les rubriques d’avantages en nature que vous renseignez dans vos bulletins et qui
ne sont pas inclus dans le salaire de base.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
Données disponibles la ou les rubriques d’avantages en nature.
Indemnités, primes, gratifications
Renseignez ici les rubriques d’indemnités, primes&ldots; que vous renseignez dans vos bulletins
et qui ne sont pas inclus dans le salaire de base.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
Données disponibles la rubrique.
Frais professionnels
Renseignez ici la rubrique de Frais professionnel que vous renseignez dans vos bulletins et qui
sont soumis aux cotisations.
Menu Dossier
63
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
données disponibles la rubrique.
Part salariale des cotisations
Par défaut dans votre logiciel, la formule permettant de calculer le montant de la part salariale
des cotisations est SCOTSAL.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
données disponibles la variable permettant de calculer l’ensemble des cotisations salariales
réglées au titre de la période de référence diminué de la Part salariale des cotisations et de la
CSG.
La formule suivante s’affiche par défaut : SCOTSAL+(SCSGABT*0.5%)
Retour à l'onglet
Paramétrage de l'attestation d'employeur (Pôle emploi)
Pour que le logiciel puisse imprimer les différents montants de l’attestation d'employeur
(précompte Assurance chômage et diverses indemnités), vous devez indiquer les différentes
rubriques utilisées dans vos bulletins.
Attention !!!
L’attestation d'employeur (Pôle emploi) est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Etats Administratifs Onglet
Attestations d'employeur
Comment réaliser le paramétrage ?
Les différentes zones se remplissent automatiquement en fonction de la nature de vos rubriques
de salaires brut.
Ce paramétrage est nécessaire afin d’obtenir une attestation d'employeur correcte. Le précompte
d'Assurance Chômage concerne toutes les rubriques de chômage.
Le bouton Formule vous permet de renseigner dans l'éditeur de formule la formule de calcul
permettant d’alimenter les zones de Formule.
Que doit-on renseigner dans le cadre 1 ?
Renseignez ici le nom et le n° d’organisme recouvrant vos cotisations d’assurance chômage.
Ces éléments seront repris par défaut dans votre attestation d'employeur, cependant une
modification manuelle pourra être effectuée directement dans l’attestation générée pour votre
salarié.
Que doit-on renseigner dans le cadre 7.1 ?
Pour renseigner la ou les rubrique(s) de précompte Assurance chômage, vous devez renseigner
dans votre rubrique de cotisation que la rubrique est une rubrique de cotisation chômage.
EBP Paye V17
64
La rubrique suivante s’affiche par défaut : COTCH2
Renseignez la formule de calcul en sélectionnant le bouton Formule permettant de déclarer pour
chaque période de paye toutes les heures travaillées figurant sur le bulletin de salaires (y compris
les heures supplémentaires).
La formule suivante s’affiche par défaut : HEUREEL
Que doit-on renseigner dans le cadre 7.2 ?
Dans cette zone, doivent être renseignées les primes versées dans les 12 mois précédents
(cadre 7.1) qui ne sont pas incluses dans le salaire mensuel.
Pour cela, vous devez renseigner dans vos rubriques de salaires la nature Prime et la sous
nature Liée à l'activité avec période spécifique.
Lorsque vous renseignez un rubrique avec cette nature dans les bulletins, vous avez la possibilité
de renseigner la période de rattachement de la prime. Cette période sera reprise dans le
remplissage de l'attestation.
Que doit-on renseigner dans le cadre 7.3 ?
Dans ces différentes zones, doivent être renseignées les différentes indemnités que votre
entreprise verse aux salariés lors d’un départ.
Pour cela, vous devez renseigner dans vos rubriques de salaires la nature Indemnité du Solde
de Tout Compte et dans les sous natures le type d'indemnité que vous avez versé à vos
salariés.
La zone Autres indemnités légales est alimentée avec les sous natures suivantes :
- Indemnité légale supplémentaire de licenciement
- Dommages et intérêts dus à un CDD
- Indemnité suite à la clause de non concurrence
- Indemnités versée au titre des RTT
Les utilisateurs
La liste des utilisateurs
Attention !!!
La gestion des utilisateurs est accessible uniquement en version PRO RESEAU ou
EXPERT COMPTABLE.
La gestion des utilisateurs permettra d’autoriser ou non l’accès aux différentes options. Les
utilisateurs sont communs à toutes les applications EBP, sauf Gestion Commerciale. Aussi, un
même dossier de paye et de compta créé dans le même répertoire auront les mêmes utilisateurs.
La création de vos utilisateurs n’est possible que si vous ouvrez le dossier en tant
qu’administrateur : en effet, un utilisateur par défaut existe déjà, il se nomme ADM et dispose de
tous les droits sur les dossiers. Pour cet utilisateur, vous pouvez modifier son identité dans la liste
des utilisateurs du menu Dossier + Utilisateurs en cliquant sur le bouton Modif et les droits qui
lui sont attribués. Il n’est tout de même pas conseillé de les modifier.
Conseil : l’administrateur n’a pas de mot de passe par défaut, il est donc préférable de lui
attribuer un mot de passe afin d’en limiter son accès. Pour cela, faites Dossier + Utilisateurs +
Modifier le mot de passe.
Comment créer un utilisateur ?
1. Vous débutez avec l’option : placez-vous dans la liste des utilisateurs par Dossier +
Menu Dossier
65
Utilisateurs + Liste des utilisateurs, et cliquez sur Nouv.
2. Vous avez déjà créé un utilisateur et vous souhaitez en créer de nouveaux : ouvrez
votre dossier en tant qu’administrateur, par Dossier + Utilisateurs + Changer
d’utilisateur. Saisissez le code ADM, et le mot de passe si nécessaire. Puis placezvous
dans la liste des utilisateurs et cliquez sur Nouv.
3. Vous êtes en position d’Administrateur, la création de vos utilisateurs peut commencer.
Définissez pour chaque utilisateur ses droits par dossier.
L’Administrateur peut suivre pour l’ensemble des utilisateurs l’ensemble des transactions
effectuées sur les différents dossiers. Définissez les transactions dans Dossier + Utilisateurs +
Sélection des transactions, et imprimez le résultat dans Dossier + Utilisateurs + Impressions
des transactions.
Modification du mot de passe
Changez le mot de passe de l’utilisateur par l’option Dossier + Utilisateurs + Modifier le mot de
passe.
Au lancement du logiciel, le code utilisateur devra être saisi ainsi que le mot de passe associé.
Ancien mot de passe
Si aucun mot de passe n’est encore défini pour l’utilisateur en cours, passez au champ suivant.
En revanche, si vous voulez modifier le mot de passe actuel, saisissez l’ancien mot de passe.
Les caractères saisis seront affichés sous forme d’étoiles.
Nouveau mot de passe
Saisissez le nouveau mot de passe sur 8 caractères au maximum. Les caractères saisis seront
affichés sous forme d’étoiles.
Confirmer le mot de passe
Afin d’éviter toute faute de frappe dans le nouveau mot de passe, saisissez-le à nouveau pour
confirmation. Le logiciel vérifie la correspondance entre cette saisie et la précédente. Si les deux
mots sont identiques, le logiciel valide ce nouveau mot de passe.
Changer d'utilisateur
Cette commande permet d’indiquer le code d’un autre utilisateur qui prend le relais et va travailler
sur le dossier. Indiquez le nouveau code utilisateur et le mot de passe associé.
La gestion des transactions
Seul l’Administrateur a accès à cette commande. Elle permet de définir les transactions à suivre
sur l’ensemble des dossiers pour l’application courante.
Une transaction est une opération particulière effectuée dans le logiciel (une option). Chaque fois
qu’un utilisateur travaille dans une transaction cochée, le code de l’utilisateur et sa durée
d’utilisation de la fonction sont mémorisés.
Vous pouvez ensuite imprimer un rapport de transactions.
Impression des transactions
EBP Paye V17
66
Seul l’administrateur a accès à cette commande. Cette fonction permet d’imprimer toutes les
transactions effectuées sur le dossier courant ou sur l’ensemble des dossiers.
Cette fenêtre permet de définir les critères de sélection d’impression. Vous pouvez imprimer la
liste des transactions pour le dossier courant ou l’ensemble des dossiers et sélectionner une date
particulière.
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression.
Purge des transactions
Seul l’administrateur a accès à cette commande. Cette fonction permet d’effacer l’historique de
toutes les transactions. Indiquez une date à partir de laquelle vous souhaitez supprimer les
transactions.
La sauvegarde
La sauvegarde
La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier unique dit fichier
d'archive. Il s'agit d'une copie (généralement compressée) de vos données. Vous pouvez
sauvegarder un dossier ou l’ensemble de vos dossiers, les modèles et les formats.
Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées. Vous
devez vous protéger contre ces risques en réalisant régulièrement des sauvegardes de vos
données.
Consultez aussi :
• Que sauvegarder ?
• Où sauvegarder ?
• Comment y accéder
• Comment procéder ?
Sauvegarde - Que sauvegarder ?
Deux types de sauvegardes existent :
• La sauvegarde du dossier : Il s'agit de sauvegarder l’un de vos dossiers de travail.
• La sauvegarde complète : vous sauvegardez la totalité de vos dossiers, les modèles
et les formats. C’est-à-dire tout ce qui se trouve dans le répertoire Partage etc.
Il s'agit notamment de sauvegarder l’ensemble vos dossiers, les modèles d'impression
paramétrés par vos soins ou par votre revendeur, ainsi que les formats des variables qui
auraient été créés afin d'être utilisés dans les modèles.
Revenir à la sauvegarde
Sauvegarde - Où sauvegarder ?
Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur (dans un répertoire dédié à la
sauvegarde), sur une disquette, une clé USB, un disque amovible, ou sur Internet.
Il faut, de préférence, conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et dans des lieux
physiques différents (en prévention de problèmes graves comme l'incendie).
Attention !!!
Nous vous conseillons fortement de réaliser des sauvegardes sur disque fixe, sur bande, ou bien
Menu Dossier
67
via le service EBP Sauvegarde en ligne. Conservez des sauvegardes d'archives (que vous
stockez sans y toucher), dans un répertoire précis ET sur disquettes. Ces sauvegardes
d'archives sont à effectuer régulièrement (semaine, mois, étape de gestion particulière) et doivent
être soigneusement décrites : date de réalisation, nom du dossier, contenu (par exemple,
données avant clôture septembre, données après recalcul des soldes, données après clôture
annuelle 20XX, données après RAZ, semaine 10, mois 07/20XX...).
Attention !!!
Pour les logiciels de comptabilité et de paye, réalisez une sauvegarde de vos dossiers avant
clôture annuelle, et conservez-les.
Revenir à la sauvegarde
Sauvegarder - Comment procéder ?
• Accédez à la fonction de sauvegarde
• Choisissez le type de sauvegarde que vous souhaitez effectuer (sauvegarde complète,
sauvegarde d’un dossier)
• Choisissez un fichier de destination
• Cochez Crypter l’archive par un mot de passe si vous souhaitez protéger l’archive
par un mot de passe
• Cochez Ajout d’un commentaire à l’archive si vous souhaitez associer un
commentaire à votre archive en cas de sauvegarde sur Internet. Ce commentaire sera
affiché sur le site pour vous permettre d’identifier votre sauvegarde
• Cochez Sauvegarde Internet si vous souhaitez effectuer une sauvegarde en ligne
Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service
commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un
serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet
également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable.
• Sauvegardez
Revenir à la sauvegarde
La sauvegarde en ligne
Sauvegarde en ligne
EBP Sauvegarde en ligne est un service supplémentaire vous permettant de réaliser vos
sauvegardes sur Internet. Il vous offre une façon simple et sécurisée de réaliser des sauvegardes
externes à l'entreprise. Le service s'utilise aussi simplement qu'une sauvegarde classique de
fichiers : vous sélectionnez "Internet" comme destination à la place de votre disque dur ou d'un
périphérique de stockage.
Vous pouvez ensuite accéder à vos sauvegardes n'importe où, n'importe quand 24h/24 7j/7 : il
vous suffit d'un accès Web pour télécharger vos fichiers. Pour l'acquérir, veuillez contacter notre
service commercial au 01 34 94 80 20 ou votre revendeur informatique.
• Configuration de la sauvegarde sur Internet
• Comment y accéder ?
• Comment récupérer vos archives sur Internet ?
Configuration de la sauvegarde en ligne
Par le menu Dossier + Propriétés + Internet configurez votre sauvegarde en ligne.
• Protégez votre site de sauvegarde par un mot de passe
• Indiquez votre adresse e-mail, si vous souhaitez que le serveur vous adresse un
EBP Paye V17
68
message dès que la sauvegarde sur Internet est terminée
• Configurez des Proxys http et FTP
Revenir à la sauvegarde en ligne
Comment accéder à la sauvegarde en ligne ?
Barre d’outils
Sauvegarde
Barre de menu Dossier + Sauvegarde
Ecran de bienvenue
Sauvegarde
La procédure de sauvegarde en ligne est identique à celle de la sauvegarde classique. Vous
devez simplement au préalable configurer votre sauvegarde en ligne.
Revenir à la sauvegarde en ligne
Comment récupérer vos archives ?
Pour récupérer vos archives sur Internet, ou faire du ménage dans les anciens fichiers, vous
devez vous connecter à votre site de sauvegarde à l'aide de votre navigateur (par exemple
Internet Explorer) grâce à l'adresse http://sauvegarde.ebp.com.
Pour restaurer :
• Indiquez le numéro de licence et la clé Internet fournis par le service commercial
• Sélectionnez le pays associé à votre licence
• Indiquez votre mot de passe personnel
• Choisissez l'archive et cliquez sur le bouton de téléchargement
• Validez et demandez à enregistrer le fichier sur votre disque dur
• Dans votre logiciel, utilisez l'option de restauration habituelle (Dossier + Restauration) et
choisissez le fichier contenant l'archive qui vient d'être récupérée
Remarque !!!
Cet outil ne vous dispense pas de réaliser des sauvegardes stockées dans vos locaux, ni
de stocker des sauvegardes d'archive, mais vous offre une sécurité supplémentaire.
Revenir à la sauvegarde en ligne
La restauration
La restauration
La restauration consiste à récupérer les données de l'archive afin de les replacer sur votre disque
dur. Grâce à cela, la plupart des problèmes rencontrés sur vos fichiers de travail, pourront être
résolus. Elle ne permet de restaurer qu’un seul et unique dossier à la fois.
La restauration est uniquement nécessaire lorsque des erreurs ont été détectées dans certains
de vos fichiers et qu'elles ne peuvent être résolues par une solution 'douce'. Ces erreurs
apparaissent en général suite à une défaillance matériel ou un manque de mémoire vive.
Si vous avez effectué des sauvegardes, la plupart des problèmes rencontrés sur vos fichiers de
travail, pourront être résolus par la restauration des données du fichier de sauvegarde, mais
attention car toutes les opérations effectuées entre la date de la sauvegarde et la date de la
restauration seront à ressaisir.
Menu Dossier
69
Attention !!!
La restauration est une opération à effectuer avec prudence. Nous vous conseillons
vivement de consulter auparavant votre revendeur EBP ou notre service technique qui
étudiera si une solution moins 'radicale' est possible et vous donnera des pistes pour
éviter que cela ne se reproduise.
Consultez aussi :
• Comment y accéder ?
• Comment procéder ?
Restauration - Comment y accéder ?
Barre d’outils
Restauration
Barre de menu Dossier + Restauration
Revenir à la restauration
Restauration - Comment procéder ?
• Indiquez le chemin de l’archive contenant les données à restaurer
• Saisissez votre mot de passe (optionnel si l’archive est protégée)
• Indiquez le dossier de destination des données à restaurer
Attention !!!
Cette opération va écraser les données concernées de votre disque, afin de les remplacer
par les données archivées. Cela a pour conséquence d’engendrer la perte des opérations
effectuées entre la date de la sauvegarde et la date de la restauration.
Exemple : la sauvegarde a lieu le 10 juin, à la fin de la journée. Le 12 juin au matin, une
restauration est lancée. Toutes les données saisies le 11 juin sont alors perdues. On se
retrouve dans l'état où l'on était le 10 juin au soir.
Revenir à la restauration
71
Menu Edition
Rechercher une fiche
Pour rechercher une fiche, lancez la commande Fiche + Rechercher, ou cliquez sur l’icône .
Cochez le type de fiche concerné (salarié, rubrique, variable &ldots;) et tapez le nom ou la
description de la fiche recherchée.
Les fiches
La fiche Banque
Pour créer une fiche banque, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de
l’écran. Saisissez obligatoirement le RIB de la banque si vous désirez effectuer des virements
automatiques des salaires.
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Banque
Barre d’outils , Banques
Raccourci clavier Alt + 9 (du clavier Numérique)
Arborescence Cliquez sur le classeur Banques une fiche vierge
s’ouvre dans la partie droite de l’écran.
Explications :
Le classeur Banques contient les banques de la société, qui vous permettront de réaliser des
virements.
Vous pouvez compléter les informations de la banque définie lors de la création du dossier, et
créer de nouvelles banques.
Le champ Titulaire du compte est utilisé dans le cas d'un télérèglement dans la DUCS EDI.
La banque utilisée par défaut pour le transfert des salaires sur disquette (option Gestion +
Virements) est celle indiquée dans l’onglet Banque de l’option Dossier + Propriétés +
Préférences.
La fiche Organisme
Pour créer une fiche organisme, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de
l’écran. Saisissez obligatoirement les comptes comptables si vous désirez effectuer des
transferts en comptabilité.
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Organismes
EBP Paye V17
72
Barre d’outils , Organismes
Raccourci clavier Alt + 6 (du clavier Numérique)
Arborescence Cliquez sur le classeur Organismes une fiche vierge
s’ouvre dans la partie droite de l’écran.
Description de la fiche :
• Type de caisse :
Sélectionnez le type de caisse URSSAF, IRC, IP .....
Le type Assurance correspond aux organismes qui sont considérés comme des sociétés
d'assurances ou des courtiers délégataires de gestion qui couvrent la complémentaire santé, la
prévoyance et la retraite supplémentaire. Celles qui ne sont pas garantie par votre société
d'assurance doivent être déclarées en type Prévoyance/santé.
Compléter ensuite vos différents contrats à l'aide de la fiche de paramétrage que votre société
d'assurance vous a fourni.
Le type IRC correspond aux caisses de retraites complémentaires. Ces caisses seront déclarées
pour chaque salarié affilié, à l’intérieur de sa ou ses situations.
Le type Prévoyance / Santé correspond aux Institutions de Prévoyance ou les mutuelles . Ces
caisses permettent de gérer les différents contrats de prévoyance qui ne sont pas garantis par
une société d'assurance. Elles sont rattachées ensuite au niveau de la fiche salarié. Pour chaque
salarié affilié à un contrat de prévoyance, des informations seront consultables dans la
préparation du fichier DADS-U (Options disponibles à partir de la version PRO)
Le type Caisse de congés payés est réservé aux caisses de congés payés du BTP. Comme
pour les caisses IRC, les salariés rattachés à une caisse de CP auront des informations sur cette
caisse dans la préparation du fichier DADS-U CI-BTP (Options disponibles en version Bâtiment
et EXPERT)
Les types IRCANTEC (Institution de retraite complémentaire des agents non titulaires de l'État et
des collectivités publiques), CNRACL (Caisse Nationale de Retraites des Agents des
Collectivités Locales), RAFP (Retraite Additionnelle de la Fonction Publique) sont réservés à la
fonction publique.
• Code :
Le code de l’organisme dépend du type de l’organisme sélectionné (Assurance, IRC,
Prévoyance, Caisse de congés payés). Une liste est proposée en fonction du type.
Pour les types URSSAF, Pôle emploi, MSA et Autres, le code est grisé.
Pour chaque organisme, complétez sa fiche. Le numéro correspond au numéro de rattachement
communiqué par vos organismes de gestion.
A la validation de la fiche, cette dernière est rangée dans le type qui lui correspond.
• Compte de Tiers :
Le logiciel propose automatiquement la racine 43 correspondant à la racine des comptes de
sécurité sociale et des autres organismes sociaux. Cliquez sur l'icône pour consulter le Plan
Comptable Général. Si vous souhaitez personnaliser vos comptes comptables en y indiquant le
nom du salarié sur chaque écriture, indiquez le début du compte + le caractère &.
Ainsi, lors du transfert comptable, dès que le logiciel rencontrera ce caractère, il le remplacera
Menu Edition
73
par le nom du salarié concerné.
• Compte de Charge :
Le logiciel propose automatiquement la racine 645 correspondant à la racine des comptes de
charges de sécurité sociale et de prévoyance. Cliquez sur l'icône pour consulter le Plan
Comptable Général.
• Informations complémentaires
Les coordonnées de l’organisme seront reprises dans les différentes impressions.
Vous pouvez ensuite contrôler la bonne affectation des caisses dans l’option Dossier +
Propriétés + Préférences, dans les onglets des organismes (URSSAF par exemple).
Explications :
Le classeur Organismes contient les différentes caisses de cotisations, classées par type de
caisse. Chaque cotisation sera rattachée à un organisme.
Vous pouvez compléter les coordonnées des organismes créés par défaut par le logiciel, changer
leur nom, compléter les comptes comptables (compte de Tiers et compte de Charge), et créer de
nouveaux organismes. Vous devez obligatoirement compléter le numéro de l’URSSAF.
Cette partie est très importante car elle a des influences directes sur la déclaration des données
pour un salarié, vous pouvez consulter les informations DADS-U dans la préparation du fichier
DADS-U (Options disponibles à partir de la version PRO)
En effet, à l’intérieur d’une situation, il faut déclarer des informations complémentaires sur les
organismes de retraite ou sur les régimes de prévoyance collective ou de complémentaire santé
gérés par une institution de prévoyance.
D’une part, le type de caisse permet de trier les organismes par type (URSSAF, Pôle emploi,
IRC, IP &ldots;).
Pourquoi le type de l’organisme est-il grisé ?
L’organisme a déjà été rattaché à un de vos salariés dans l'onglet affectations de sa fiche pour
une période d’activité, vous ne pouvez donc plus le changer.
A quoi sert le lien : Où est utilisé cet organisme ?
Ce lien permet de déterminer quelles sont les rubriques de cotisations qui utilisent l’organisme
sélectionné.
Pour chaque rubrique de cotisation qui utilise l'organisme, vous avez la possibilité de consulter :
• les éléments qui composent la rubrique de cotisation comme les rubriques de
salaire, les variables, les cumuls rattachés permettant de calculer la rubrique
dans le bulletin (par la question : Quels sont les éléments utilisés par la rubrique
de cotisation) ;
• où est utilisée la rubrique de cotisation comme le profil ou les cumuls qui sont
alimentés par cette rubrique (par la question : Quels éléments utilisent la rubrique
de cotisation).
Vous avez toujours la possibilité de revenir en arrière par le bouton Précédent.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
Autres questions :
EBP Paye V17
74
Comment supprimer un organisme ?
Comment gérer les contrats dans un organisme Assurance ?
Comment gérer les contrats dans un organisme de Prévoyance / Santé ?
La fiche Organisme : Contrats pour les sociétés d'assurances
Vous pouvez renseigner toutes les zones de cette fiche à l'aide de la fiche de paramétrage que
vous a transmis votre société d'assurance.
Remarque !!!!
Toutes ces informations doivent être remplies pour la préparation de votre fichier DADS-U
sociétés d'assurances (Option disponible à partir de la version PRO)
Comment y accéder ?
Fiche Organismes Type = Assurance
Généralité
• Le bouton Ajouter, permet d'ajouter un contrat d'assurance, et compléter les différentes
zones à l'aide de votre fiche de paramétrage.
• Le bouton Supprimer, permet de supprimer un contrat d'assurance, pour cela
sélectionnez-le puis faites Supprimer.
Remarque !!!!
Si votre référence contrat est affectée à une rubrique de cotisation, la suppression ne sera pas
possible. Pour obtenir la liste des rubriques utilisant ce contrat sélectionnez le lien Où est utilisé
ce contrat ?
• Le bouton Modifier, permet de modifier un contrat d'assurance, pour cela sélectionnez-le
puis faites Modifier
Remarque !!!!
Si votre référence contrat est affectée à une rubrique de cotisation, la modification du Type
nature cotisation ne sera pas possible. Pour obtenir la liste des rubriques utilisant ce contrat
sélectionnez le lien Où est utilisé ce contrat ?
Qu'est-ce que la fiche de paramétrage ?
La fiche de paramétrage est émise par les sociétés d'assurances que ce soit par des compagnies
d'assurances ou par des sociétés de courtage en assurance.
Cette fiche est mise à disposition à tous les clients des sociétés d'assurances. Vous la trouverez
soit à partir du module fourni par SINTIA soit par demande auprès de votre société d'assurance.
Comment renseigner les éléments de la fiche de paramétrage dans le logiciel ?
Une fiche de paramétrage correspond à un organisme de type Assurance.
Informations en entête de chaque fiche de paramétrage
Code organisme destinataire est à renseigner dans la fiche organisme.
Siren et la dénomination de l'entreprise souscriptrice est à renseigner dans les onglets
Identification et Adresse des coordonnées du dossier.
Date d'application de la fiche, permet d'avoir la date de début d'application du contrat.
Les différentes zones des lignes d'information
Menu Edition
75
Le code Unité de Gestion (UG) est à renseigner dans la zone UG. L'UG sert à la société
d'assurance, elle permet de structurer en plusieurs UG le portefeuille de l'assurance collective
(retraite, complémentaire santé, prévoyance décès invalidité)
La périodicité vous permet de connaître la périodicité d'émission de votre DADS-U assurance.
La référence contrat est à renseigner dans la zone Référence contrat. Chaque référence contrat
correspond à une population de salariés ayant la même cotisation vis-à-vis d'un contrat
d'assurance collective. Pour une même référence contrat vous pouvez avoir plusieurs natures de
cotisation.
La désignation commerciale est à renseigner dans la zone Désignation commerciale. Cette
information permet de mieux identifier le groupe de salariés concerné par la référence du contrat.
De plus elle apparaît dans la liste de choix de l'organisme à affecter à votre rubrique de
cotisation.
Les informations de cotisations sont à renseigner dans la zone Type nature de cotisation.
Sélectionnez le code dans la liste déroulante, il vous permettra par la suite de renseigner
correctement la base de votre cotisation.
Exemple !!!!
Si vous sélectionnez le code 001, la base de votre cotisation devra être TA
Si vous sélectionnez le code 004, la base de votre cotisation devra être TB
....
Le code organisme porteur de risques est à renseigner dans la zone Code porteur de risques.
Saisissez le code de la compagnie d'assureur qui est le porteur de risques dans le cas où le
contrat est souscrit avec un courtier d'assurance.
A quoi sert le lien : Où est utilisé ce contrat ?
Ce lien permet de déterminer dans quelles rubriques est utilisée la référence du contrat
sélectionnée.
Pour chaque rubrique de cotisation qui utilise la référence contrat dans votre organisme, vous
avez la possibilité de consulter :
• les éléments qui composent la rubrique de cotisation comme les rubriques de
salaire, les variables et les cumuls rattachés permettant de calculer la rubrique
dans le bulletin, ainsi que l'organisme et le contrat d'assurance associé (par la
question : Quels sont les éléments utilisés par la rubrique de cotisation) ;
• où est utilisée la rubrique de cotisation, comme le profil ou les cumuls qui sont
alimentés par cette rubrique (par la question : Quels éléments utilisent la
rubrique de cotisation).
Vous avez toujours la possibilité de revenir en arrière par le bouton Précédent.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
Retour à la fiche Organisme
La fiche Organisme : Contrats pour les caisses de Prévoyance
Les informations de la fiche contrat de prévoyance vont servir à déclarer le contenu aux
EBP Paye V17
76
différentes caisses à travers votre fichier DADS-U complète ou DADS-U Prévoyance.
Comment y accéder ?
Fiche Organismes Type = Prévoyance / Santé
Généralité
• Pour déterminer la fréquence de vos déclarations aux caisses de prévoyance, vous
devez indiquer soit Annuelle ou Trimestrielle.
• La coche Déclaré en DADS-U Complète permet de définir si les données du contrat de
prévoyance seront intégrées dans le fichier de DADS-U complète ou non.
• Le bouton Ajouter, permet d'ajouter un contrat de prévoyance, et compléter les
différentes zones à l'aide de votre fiche de paramétrage.
• Le bouton Modifier permet de modifier un contrat déjà existant.
• Le bouton Supprimer, permet de supprimer un contrat de prévoyance, pour cela
sélectionnez-le puis faites Supprimer.
Remarque !!!!
Si votre contrat est rattaché à un salarié, sa suppression ne sera pas possible. Pour obtenir la
liste des salariés utilisant ce contrat sélectionnez le lien Où est utilisé ce contrat ?
Les différentes zones de la fiche du contrat de prévoyance
Pour chaque contrat vous aurez à indiquer :
• une référence contrat,
• une désignation commerciale,
• s'il y a ou non une majoration pour enfants à charge,
• Eventuellement, le nombre d'enfants à charge,
• le code délégataire de gestion.
Si vous ne connaissez pas un de ces éléments vous pouvez vous rapprocher auprès de votre
caisse de prévoyance qui vous les communiquera.
Retour à la fiche Organisme
La fiche Table de calcul
Pour créer une table de calcul, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de
l’écran.
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Table de calcul
Barre d’outils , Tables de calcul
Raccourci clavier Alt + 8 (du clavier Numérique)
Arborescence Cliquez sur le classeur Tables de calcul une fiche
vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran
A quoi sert une table de calcul ?
Les tables de calcul sont très utiles pour le calcul de la prime d’ancienneté, les primes sur chiffre
Menu Edition
77
d’affaires, le remboursement des frais kilométriques... En fait dans tous les cas où une liste de
valeurs est associée à une autre liste valeurs.
Exemple !!!
Le taux de la prime d’ancienneté dépend de l’ancienneté du salarié. La convention collective peut
définir un tableau du type :
Moins de 3 ans d’ancienneté 0 %
De 3 ans à 6 ans 3 %
De 6 ans à 9 ans 6 %
...
La table de calcul intervient dans la formule de calcul d'une rubrique ou d'une variable.
Vous pouvez modifier les tables créées par défaut pour les adapter à votre entreprise et en créer
de nouvelles.
Comment créer une table de calcul ?
Pour créer une table de calcul, cliquez sur le classeur Table de calcul, et complétez la fiche
vierge dans la partie droite de l’écran :
• Saisissez le nom et la description de la nouvelle table,
• Pointez le type de la table (voir paragraphe suivant),
• Enregistrez la nouvelle table avec Ctrl + Entrée ou clic sur l'icône de la barre de
navigation,
• Définissez les valeurs de la table avec le bouton Ajouter,
• Enregistrez de nouveau la table.
Quels sont les différents types de tables de calcul :
• Table de calcul à index
Une table de calcul à index permet d'associer une valeur d’entrée à une valeur de retour.
• Table de calcul à intervalles
Une table de calcul à intervalle permet d’associer un intervalle à une valeur de sortie. Un
intervalle comprend une borne inférieure, et une borne supérieure qui est exclue de l’intervalle.
Le principe d'une table de calcul de ce type consiste à retrouver l'intervalle où se situe la valeur
d’entrée et à retourner le résultat qui lui est associé.
• Table de calcul cumulative
Le principe d'une table cumulative consiste à retourner le résultat total de toutes les valeurs de
retour des lignes précédentes.
• Table de calcul à intervalles progressifs
Le principe d'une table de calcul de ce type consiste à retrouver l'intervalle où se situe la
valeur recherchée et à retourner le résultat total de tous les montants calculés des intervalles
précédents, y compris le montant calculé sur l’intervalle où se situe la valeur recherchée (la
valeur d’entrée devenant le montant de la borne supérieure).
• Appel d’une table dans une formule
Pour faire appel à une table de calcul dans la formule d’une variable ou d’une rubrique, vous
devez respecter la syntaxe suivante :
NomDeLaTable[VARIABLE]
EBP Paye V17
78
Indiquez alors entre les crochets le nom de la variable correspondant à la valeur d’entrée. Lors
du calcul du bulletin, une valeur sera automatiquement retournée.
Exemples !!!
La table de calcul des indemnités kilométriques sera utilisée dans une rubrique avec la formule
Indkm[CYLINDRE], où CYLINDRE contient le nombre de chevaux du véhicule.
La table de calcul de la prime d’ancienneté est utilisée dans la rubrique GPAC (prime
d’ancienneté) avec la formule Ancien[ANCIENNETE], où ANCIENNETE contient le nombre de
mois d’ancienneté du salarié.
A quoi sert le lien : Où sont utilisées les tables de calcul sélectionnées ?
Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (variables ou rubriques) qui sont utilisés
par la table de calcul sélectionnée.
Pour chaque élément qui utilise la table de calcul, vous avez la possibilité de consulter :
• les éléments qui composent la variable ou la rubrique, comme les rubriques de
cotisation ou de salaire, et les variables rattachées permettant de calculer la table
de calcul dans une variable ou dans une rubrique (par la question : Quels sont les
éléments utilisés par la rubrique de cotisation) ;
• où est utilisée votre sélection (par la question : Quels éléments utilisent la
rubrique ou l'organisme) :
• pour les variables : la liste des rubriques associées est indiquée;
• pour les rubriques : la liste des cumuls, rubriques ou profils associés sont
indiqués.
Vous avez toujours la possibilité de revenir en arrière par le bouton Précédent.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
Liste des organismes
Sélectionnez l’organisme que vous souhaitez dans la liste puis faites OK.
Tous les organismes proposés dans cette liste sont ceux de votre dossier. Pour créer ou modifier
les données d’un organisme, sélectionnez dans votre arborescence la table Organisme puis
l’organisme concerné.
Pour obtenir de l’aide sur les organismes cliquez ici
La fiche Rubrique de salaire brut
Pour créer une rubrique de salaire brut, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite
de l’écran.
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Rubrique de Salaire Brut
Raccourci clavier Alt + 1 (du clavier Numérique)
Arborescence Cliquez sur le classeur Rubriques de salaire brut une
fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran.
A quoi servent les rubriques de salaire brut ?
Un bulletin est composé de lignes. Chaque ligne correspond à une rubrique.
Menu Edition
79
Si la rubrique à créer est soumise aux cotisations, elle se trouvera en haut du bulletin : il s’agit
d’une rubrique de Salaire Brut.
Quelles sont les types des rubriques ?
Voici les différents types des rubriques de Salaire Brut que vous pouvez créer :
• Les gains qui augmentent le brut total et le net à payer (salaires, primes, heures
supplémentaires...).
• Les retenues qui diminuent le brut total et le net à payer (heures d’absence, ...),
Remarque !!!
Dans une rubrique de type Gain ou Retenue vous avez la possibilité de la rattacher à une nature
dans la zone Nature de la rubrique. En effet, si la rubrique est une rubrique d'heures
supplémentaires exonérées ou tout autres exonérations ( dans le cadre de la loi TEPA), de prime
ou de frais professionnel, vous devez sélectionner les différentes natures concernées.
• Les abattements sur le brut qui diminuent le brut (la base des cotisations), mais
n’interviennent pas sur le net à payer (secteur du bâtiment et du transport),
• Les avantages en nature qui augmentent le brut, mais n’interviennent pas sur le net à
payer (vous devez obligatoirement sélectionner une des natures suivantes : avantage
voiture, nourriture, logement, outils NTIC ou autres).
Attention !!!
Une rubrique de type Avantage en nature est automatiquement déduite du net. Vous insérerez
éventuellement une rubrique de Commentaire pour la faire apparaître en bas de bulletin.
A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par cette rubrique ?
Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (tables de calcul, variables, rubriques,
comptes comptables) utilisés par la rubrique de brut sélectionnée.
En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments permettant de calculer la rubrique dans
le bulletin.
De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est
utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
A quoi sert le lien : Où est utilisée cette rubrique ?
Ce lien permet de déterminer dans quels éléments (rubriques, profils, cumuls) est utilisée la
rubrique de salaire brut sélectionnée.
En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments qui sont alimentés par la rubrique de
salaire brut sélectionnée.
De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est
utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
A quoi servent les choix : Traduction des formules et Modification des formules ?
Le choix Traduction des formules permet de remplacer chaque élément de la formule par sa
description afin d’en faciliter sa compréhension.
Le choix Modification des formules permet de modifier une formule déjà existante ou d'en
insérer une nouvelle dans la zone de saisie du calcul de la rubrique.
EBP Paye V17
80
Autre question :
Comment créer une rubrique de salaire brut ?
A quoi servent les thèmes ?
Comment créer une rubrique de salaire brut ?
Pour créer une rubrique de Salaire Brut, cliquez sur le classeur Rubriques de Salaire Brut,
• Sélectionnez le Type de la rubrique.
• En fonction du type choisi, le nom (code) de la rubrique commence automatiquement par
G pour un gain, AVN pour un avantage en nature, ABT pour un abattement sur le brut ou
R pour une retenue. Complétez le nom, et la description que vous retrouverez sur les
bulletins.
• Saisissez le numéro de compte comptable correspondant. Si vous souhaitez
personnaliser vos comptes comptables en y indiquant le nom du salarié sur chaque
écriture, indiquez le début du compte + le caractère &. Ainsi, lors du transfert comptable,
dès que le logiciel rencontrera ce caractère, il le remplacera par le nom du salarié
concerné.
• Trois zones : Base, Taux et Montant permettent de définir la formule de calcul d’une
rubrique. Chaque zone peut être constituée d’une formule.
o Saisissez directement la formule dans l'une des zones. Si vous ne
connaissez pas le nom des variables, des tables ou des rubriques à
faire intervenir ; utilisez l’éditeur de formule en cliquant sur un des
boutons suivants : , , .
o Pour saisir directement dans le bulletin la valeur d’une de ces
zones, ne saisissez rien ; la zone apparaîtra en vert dans le bulletin
et pourra être renseignée.
o Pour le calcul d’une rubrique de Brut, le logiciel prend en compte en
priorité, le contenu de Montant. Autrement, le logiciel multiplie le
contenu de la zone Base par celui de la zone Taux.
o Lorsque la zone n’intervient pas, saisissez un astérisque (*), sinon la
zone est considérée comme étant égale à zéro, ou saisissable sur le
bulletin.
Remarque !!!
Si vous n'arrivez pas à saisir dans une de ces zones et que le fond est jaune, c'est normal car
vous êtes en mode Traduction de la formule, sélectionnez le choix Modification de la
formule.
• Sélectionnez dans la zone Imprimer le mode de fonctionnement de la rubrique à
l’impression, le plus souvent Si non nulle, ce qui signifie que la rubrique ne s’imprimera
que si son résultat n’est pas zéro.
• Si le calcul de la rubrique dépend d’une valeur qui doit être saisie, indiquez dans la zone
Variable le nom de la variable dont vous souhaitez saisir la valeur sur le bulletin, le plus
souvent la variable de la Base.
• Précisez dans la zone Validité la période de validité de la rubrique (une rubrique peut
intervenir pour un ou plusieurs mois, comme une prime de fin d’année).
Menu Edition
81
• Indiquez les propriétés de la rubrique, cocher :
o Imposable, si la rubrique entre dans le calcul de la base imposable.
o Non soumise aux cotisations classiques, si la rubrique ne doit pas
intervenir dans le calcul des bases de cotisations.
o Soumise à CSG / CRDS, si la rubrique entre dans le calcul de la base
CSG-RDS
o Soumise à abattement, si la rubrique entre dans le calcul des
abattements.
o Participe à la base dixième CP, le montant de la rubrique sera ainsi
pris en compte ou non dans la base 10ième ou base CP de l'année en
cours qui servira au calcul de la règle du 10ième. Elle alimente la zone
Base CP période de l'onglet congés/heures de la fiche du salarié
o Participe à la Base brute fiscale, si le montant de la rubrique entre
dans le calcul de la base brute fiscale
o Participe au calcul absence CP, permet de prendre en compte les
éléments de salaire du bulletin afin de valoriser une journée d'absence
CP (aide au calcul du cumul SBASEABSCP))
• Indiquez la Nature de la rubrique :
o Si la rubrique est une rubrique calculant des heures exonérées,
sélectionnez Exonérations des Heures dans la liste déroulante, puis
l'une des natures suivantes :
Heures supplémentaires exonérées (la rubrique alimentera
le cumul SCUMHSEXO)
Heures complémentaires exonérées (la rubrique alimentera
le cumul SCUMCOMPEXO)
Jours excédant le forfait exonérés (la rubrique alimentera le
cumul SCUMJREXO)
o Si la rubrique est une rubrique calculant des rachats de jours de
repos, sélectionnez Rachat de jours de repos dans la liste
déroulante, puis l'une des natures suivantes :
RTT acquis avant fin 12/07 (la rubrique alimentera le cumul
SRTTAVT311207)
RTT acquis depuis 01/08 (la rubrique alimentera le cumul
SRTT)
Jours de repos (forfait) acquis avant fin 12/07 (la rubrique
alimentera le cumul SFORFAVT311207)
Jours de repos (forfait) acquis depuis 01/08 (la rubrique
alimentera le cumul SFORF)
CET acquis avant fin 12/07 (la rubrique alimentera le cumul
SCETAVT311207)
CET acquis depuis 01/08 (la rubrique alimentera le cumul
SCET)
Repos compensateur acquis depuis 01/08 (la rubrique
alimentera le cumul STCR)
Attention !!!
EBP Paye V17
82
Si vous n'indiquez pas le type d'exonération dans la rubrique, le montant de cette dernière ne
sera pas repris dans l'impression de l'état récapitulatif des réductions de cotisations
(Fillon/TEPA) qui se trouve dans le menu Impressions.
Concernant le rachat des jours de repos, seules les rubriques "acquis depuis 01/08" seront
déclarées dans cet état.
o Si la rubrique est une rubrique calculant des frais professionnels,
sélectionnez Frais professionnels dans la liste déroulante, puis l'une
des natures suivantes :
Allocations forfaitaires,
Remboursement des frais,
Prise en charge par l’employeur
Autres
o Si la rubrique est une rubrique calculant une prime, sélectionnez
Prime dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes :
Autre
Exceptionnelle Loi Pouvoir d'Achat (avant fin 06/08) (la
rubrique alimentera le cumul SPEXC)
Exceptionnelle loi Revenus du Travail (avant fin 09/09)
Exceptionnelle liée à l'activité
Liée à l'activité avec période spécifique, en sélectionnant
cette option, vous devrez renseigner dans le bulletin la
période de rattachement de la prime.
Non liée à l'activité - événement personnel
o Si la rubrique est une rubrique calculant une indemnité versée tous les
mois, sélectionnez Indemnité versée mensuellement dans la liste
déroulante, puis l'une des natures suivantes :
Indemnité légale de fin de CDD
Indemnité légale de fin de mission
Indemnité compensatrice de congés payés
o Si la rubrique est une rubrique d'indemnité du solde de tout compte,
sélectionnez Indemnité du solde de Tout Compte dans la liste
déroulante, puis l'une des natures suivantes :
Indemnité légale de licenciement
Indemnité légale supplémentaire de licenciement
Indemnité légale spéciale de licenciement
Indemnité légale spécifique de licenciement
Indemnité légale de fin de CDD
Indemnité légale de fin de mission
Indemnité légale de départ à la retraite
Indemnité légale due aux journalistes
Indemnité légale de clientèle
Indemnité légale de due au personnel navigant de
Menu Edition
83
l'aviation civile
Indemnité légale versée à l'apprenti
Dommage et intérêts dus à un CDD
Indemnité due ne raison d'un sinistre
Indemnité suite à clause de non concurrence
Indemnité compensatrice de congés payés
Indemnité conventionnelle
Indemnité transactionnelle
Indemnité compensatrice de préavis payé non effectué
Indemnité de fin de CNE
.....
Attention !!!
Si vous n'indiquez pas le type d'indemnité dans la rubrique, le montant de cette dernière ne sera
pas repris dans l'impression de l'attestation d'employeur (option disponible à partir de la
version PRO) qui se trouve dans l'onglet Administratif de la fiche de vos salariés.
Concernant le rachat des jours de repos, seules les rubriques "acquis depuis 01/08" seront
déclarées dans cet état.
o Si la rubrique est une rubrique de paiement des Congés payés,
uniquement en cas de paiement des CP pris N et N-1 (de type Gain),
sélectionnez Paiement des CP Pris dans la liste déroulante, puis l'un
des types suivants :
Paiement CP N pris (La valeur de la zone Total ind CP dans
la colonne CP N s'alimentera, dans l'onglet Congés/heures de
la fiche du salarié )
Paiement CP N-1 pris (La valeur de la zone Total ind CP
dans la colonne CP N-1 s'alimentera, dans l'onglet
Congés/heures de la fiche du salarié)
Remarque !!!
Si vous souhaitez vous servir de l'état de provision des CP (disponible à partir de la version
PRO), il est indispensable de typer vos rubriques avec ces 2 sous natures.
o Si la rubrique est une rubrique d'absence et qu'elle est de type
Retenue, sélectionnez Absence dans la liste déroulante, puis le
calendrier correspondant à l'absence (la sélection du calendrier
permet d'imprimer les dates d'absences de votre salarié sur son
bulletin)
o Si la rubrique est une rubrique de rappel de paye, sélectionnez
Rappel de paie dans la liste déroulante, puis l'une des natures
suivantes :
Rappel de paie sur évolution de salaire
Rappel de paie sur heures supplémentaires
Rappel de paie suite à une absence
Autre rappel de paie
Remarque !!!
Cette nature est indispensable pour votre déclaration DNA (disponible prochainement en Version
EBP Paye V17
84
PRO de votre logiciel)
o Si la rubrique est une rubrique qui rentre dans la base de calcul des
sommes isolées, sélectionnez Sommes isolées dans la liste
déroulante, puis l'une des natures suivantes :
Somme versée au départ de l'entreprise
Somme versée à un salarié ne faisant plus partie de
l'entreprise
Somme versée à un salarié ne faisant plus partie de la
collectivité ou ne relevant plus de l'ircantec au moment
du versement
Régularisation sur salaires (uniquement pour la DNA)
Régularisation sur indemnités de rupture (uniquement
pour la DNA)
Retour à la fiche Rubrique de salaire brut
La fiche Rubrique de cotisation
Pour créer une rubrique de cotisation, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite
de l’écran.
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Rubrique de cotisation
Raccourci clavier Alt + 2 (du clavier Numérique)
Arborescence Cliquez sur le classeur Rubriques de cotisation une
fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran
A quoi servent les rubriques de cotisation ?
Un bulletin est composé de lignes. Chaque ligne correspond à une rubrique.
La rubrique de cotisation sert à calculer une cotisation salariale ou patronale.
A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par cette rubrique ?
Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (tables de calcul, variables, rubriques,
comptes comptables) utilisés par la rubrique de cotisation sélectionnée.
En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments permettant de calculer la rubrique de
cotisation dans le bulletin.
De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est
utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
A quoi sert le lien : Où est utilisée cette rubrique ?
Ce lien permet de déterminer dans quels éléments (rubriques, profils, cumuls) est utilisée la
rubrique de cotisation sélectionnée.
Menu Edition
85
En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments qui sont alimentés par la rubrique de
cotisation sélectionnée.
De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est
utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
A quoi servent les choix : Traduction des formules et Modification des formules ?
Le choix Traduction des formules permet de remplacer chaque élément de la formule par sa
description afin d’en faciliter sa compréhension.
Le choix Modification des formules permet de modifier une formule déjà existante ou d'en
insérer une nouvelle dans la zone de saisie du calcul de la rubrique.
Comment créer une rubrique de cotisation ?
Pour créer une rubrique de cotisation, cliquez sur le classeur Rubriques de Cotisation.
• Le nom (code) de la rubrique commence automatiquement par COT. Complétez le nom,
et la description que vous retrouverez sur les bulletins.
• Le rattachement de la rubrique à un organisme est obligatoire pour obtenir des cumuls
par caisse et générer les écritures comptables correspondantes.
• Choisissez ou non un thème proposé dans la liste. Si vous ne mettez rien, votre rubrique
sera classée en fonction de l'organisme choisi (URSSAF, pôle emploi....).
• Trois zones : Base, Taux Salarial et Taux Patronal permettent de définir la formule de
calcul de la rubrique. Chaque zone peut être constituée d’une formule.
Remarque !!!
Si vous n'arrivez pas à saisir dans une de ces zones et que le fond est jaune, c'est normal car
vous êtes en mode Traduction des formules, sélectionnez le choix Modification des formules.
• Le calcul d’une rubrique de Cotisation consiste à multiplier le contenu de la Base par
celui du Taux Salarial et le contenu de la Base par celui du Taux Patronal.
• Saisissez directement la formule dans la zone adéquate si vous connaissez le nom des
variables, des tables ou des rubriques à faire intervenir ; autrement utilisez l’éditeur de
formule en cliquant sur le bouton associé à la zone.
• Pour saisir directement dans le bulletin la valeur d’une de ces zones, ne saisissez rien ;
cette zone apparaîtra en vert dans le bulletin et pourra être renseignée.
• Sélectionnez dans la zone Imprimer le mode de fonctionnement de la rubrique à
l’impression, le plus souvent Si non nulle, ce qui signifie que la rubrique ne s’imprimera
que si son résultat n’est pas zéro.
• Si le calcul de la rubrique dépend d’une valeur qui doit être saisie, indiquez dans la zone
Variable le nom de la variable dont vous souhaitez saisir la valeur sur le bulletin.
Généralement, on ne renseigne pas cette case pour une cotisation car le calcul est
entièrement automatique.
• Précisez dans la zone Validité la période de validité de la rubrique (une rubrique peut
intervenir pour un ou plusieurs mois uniquement).
Si vous souhaitez qu'une rubrique se calcule seulement sur le mois où le salarié a un
statut sortant vous devez indiquer : Calculer la rubrique pour le mois de sortie. Par
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conséquent le mois de validité est ignoré.
Si vous souhaitez qu'une rubrique ne se calcule pas sur le mois où le salarié a un statut
sortant vous devez indiquer : Ne pas calculer la rubrique sur le mois de sortie. Par
conséquent le mois de validité est ignoré.
• Indiquez les propriétés de la rubrique, en cochant :
o Participe au calcul du net imposable, si la rubrique de cotisation
entre dans le calcul de la base imposable.
Remarque !!!
Le calcul du net imposable reprend le cumul de vos rubriques de Salaire Brut imposables -
le montant des cotisations salariales + le montant des rubriques de cotisation cochées
Participe au calcul du net imposable ( exemple : le montant de la CSG non déductible ).
Dans le cas d'une réduction des cotisations salariales, il ne faut pas que cette réduction
augmente le montant de votre salaire imposable, il faut donc cocher cette option afin
qu'elle soit ignorée dans le calcul de votre salaire imposable.
o Participe à la Base brute fiscale, si le montant de la rubrique entre
dans le calcul de la base brute fiscale
o Part. sal. participe au taux de réduction loi TEPA, si la part salariale
de la cotisation est soumise au calcul du taux de la réduction des
charges salariales.
o Ne pas tenir compte du taux (impression état des charges), si vous
souhaitez ignorer le changement de taux de cotisation afin de ne pas
imprimer une ligne différente par taux dans l'état des charges.
o Part pat. soumise à CSG / RDS, si la part patronale de la cotisation
est soumise à CSG / RDS (rubriques de retraite supplémentaire,
prévoyance et mutuelle).
o Participe à la Taxe sur la prévoyance, si la part salariale de la
cotisation participe au calcul de la taxe de prévoyance. (calcul du
cumul STAXPREV)
o Participe au cumul de charges URSSAF
o Régularisation de cotisation prévoyance ou assurance : Cette
option est accessible si l'organisme de la rubrique de cotisation est de
type Assurance ou Prévoyance/Santé.
Si la rubrique est de type Assurance, les valeurs de cette rubrique
seront déclarées dans votre fichier DADS-U Sociétés d'assurances en
tant que régularisation.
Si la rubrique est de type Prévoyance/Santé, les valeurs de cette
rubrique seront déclarées dans la structure éléments de rémunération
(S45.G05.15). Les montants de la rubrique ne déclencheront pas de
nouvelle structure S45.G05.15.
o Participe au cumul de charges exo. TO/DE : Cette propriété permet
d'alimenter un nouveau cumul SCUMSSMSA. Ce cumul est utilisé pour
calculer l'exonération concernant les travailleurs occasionnels. Si vous
êtes dans le secteur agricole et que vous disposez de salariés
travailleurs occasionnels, vous devez cocher toutes les rubriques de
cotisation qui sont exonérées par ce dispositif.
• Indiquez la nature de la rubrique :
Menu Edition
87
o Cotisation Chômage (cette nature s'affiche seulement si votre
organisme est de type Pôle emploi ou URSSAF).
Cotisation chômage si la rubrique est une rubrique de
cotisation chômage
Cotisation AGS si la rubrique est une rubrique de cotisation
AGS
o Exonération TEPA
Réduction salariale si la rubrique est une rubrique de
réduction de cotisation salariale, tel que la COTRED par
exemple.
Déduction patronale si la rubrique est une rubrique de
déduction de cotisation patronale, tel que la COTDEF01 par
exemple.
Remarque !!!
Cette nature est indispensable pour votre déclaration DADS-U (disponible à partir de la Version
PRO), en effet, elle permet de renseigner automatiquement les rubriques de la structure
S41.G30.35)
o Part pat. au financement d'avantage particulier
La présence de cette nature varie en fonction de l'organisme
choisi. Par exemple, si l'organisme est Aucun la nature sera
présente alors que si l'organisme est ARRCO, la nature ne
sera pas présente.
o Exonération MSA
Cette nature sert à indiquer la rubrique de cotisation qui
calcule l'exonération des travailleurs occasionnels dans le
bulletin. Cette nature n'est visible que dans les dossiers de
type agricole.
o Si la rubrique est une rubrique qui rentre dans la base de calcul des
sommes isolées, sélectionnez Sommes isolées dans la liste
déroulante, puis l'un des types suivants :
Somme versée au départ de l'entreprise
Somme versée à un salarié ne faisant plus partie de
l'entreprise
Somme versée à un salarié ne faisant plus partie de la
collectivité ou ne relevant plus de l'Ircantec au moment
du versement
Régularisation sur salaires (uniquement pour la DNA)
Régularisation sur indemnités de rupture (uniquement
pour la DNA)
Remarque !!!
Cette nature est indispensable pour votre déclaration DADS-U (disponible à partir de la Version
PRO de votre logiciel).
Une procédure est à votre disposition dans la veille sociale, pour la mise en place des sommes
isolées.
• Indiquez les Paramètres spécifiques Prévoyance (pour la DADS-U complète et la
DADS-U prévoyance)
EBP Paye V17
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Si vous souhaitez transmettre via le fichier de DADS-U complète ou de DADS-U Prévoyance les
éléments de salaire de vos salariés à vos caisses de prévoyance, vous devez impérativement
compléter les Paramètres spécifiques Prévoyance.
Important !!!
Le bouton Paramètres spécifiques Prévoyance est visible seulement si l'organisme de la rubrique
de cotisation sélectionné est de type Prévoyance/Santé.
Remarque !!!
Si vous constatez que votre organisme de prévoyance/santé à la notion "Par défaut", cela signifie
que votre organisme ne dispose d'aucun contrat. Pour créer vos différents contrats, sélectionnez
la fiche de votre organisme de prévoyance/santé et faire "Ajouter" les contrats.
Explication de la boîte : Paramètres spécifiques Prévoyance
• Base de calcul : cette information sert à déterminer si la base de la rubrique est
un forfait, un salaire brut, une tranche, un plafond, ou un versement libre.
A quoi va servir cette base de calcul ?
Pour la DADS-U Prévoyance ou la DADS-U complète, vous devez déclarer dans la structure
S45.G05.10 la période de cotisation. Une période s'arrête dès qu'un événement a lieu. Dès que
vous effectuez une modification dans votre rubrique au niveau du taux, de la base ou du montant,
la base de calcul indiquée nous permet de déterminer si le changement qui a été fait dans la
rubrique est un élément déclencheur d'une nouvelle structure S45.G05.10 ou non.
Exemple !!!
Le forfait de votre cotisation augmente (suite à la naissance d'un enfant), une nouvelle période de
cotisation doit être générée. Par conséquent, si vous avez choisi en base de calcul "Forfait", c'est
le changement de montant du forfait dans la base de votre rubrique qui déclenchera une autre
période de cotisation.
Autre exemple !!!
Vous avez choisi en base de calcul un salaire brut, c'est le changement de taux qui déclenchera
une nouvelle période de cotisation.
• Eléments de rémunération : Cette information va permettre de déclarer les
montants dans la structure S45.G05.15 de votre déclaration DADS-U
prévoyance ou complète.
• Salaire brut prévoyance : Ce choix est à prendre lorsqu'en
base de votre rubrique de cotisation vous avez SBRUTABT ou
SBRUT
• Montant de la tranche A prévoyance : ce choix est à prendre
lorsque la tranche de salaire est inférieure ou égale au plafond
de la sécurité sociale
• Montant de la tranche 2 prévoyance : ce choix est à prendre
lorsque la tranche de salaire est comprise entre le plafond de la
sécurité sociale et 3 fois ce plafond
• Montant de la tranche B prévoyance : ce choix est à prendre
lorsque la tranche de salaire est comprise entre le plafond de la
sécurité sociale et 4 fois ce plafond
• Montant de la tranche C prévoyance : ce choix est à prendre
lorsque la tranche de salaire est comprise entre 4 fois le plafond
de la sécurité sociale et 8 fois ce plafond
Menu Edition
89
• Montant de la tranche D prévoyance : ce choix est à prendre
lorsque la tranche de salaire est comprise entre 8 fois le plafond
de la sécurité sociale et 12 fois ce plafond
• Montant de la tranche D1 prévoyance : ce choix est à prendre
lorsque la tranche de salaire est au delà de 8 fois le plafond de
la sécurité sociale. Son montant n'est pas plafonné.
• Montant d'une base spécifique Prévoyance : ce choix est à
prendre lorsque la base de votre rubrique de cotisation est
calculée sur aucun des éléments cités ci-dessus. Le choix
"Montant d'une base spécifique Prévoyance" implique d'indiquer
la spécificité de la base. Pour cela une liste de choix apparaît.
• base allocation spéciale PRP
• base des salariés bénéficiaires de conventions FNE
d'aide au passage à temps partiel
• base des salariés qui acceptent de réduire leur temps de
travail dans un contexte économique difficile
• ..........
La fiche Rubrique de net
Pour créer une rubrique de salaire net, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite
de l’écran.
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Rubrique de net
Raccourci clavier Alt + 3 (du clavier Numérique)
Arborescence Cliquez sur le classeur Rubriques de net une fiche
vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran
A quoi servent les rubriques de net ?
Si la rubrique à créer n’est pas soumise à cotisations, elle se trouvera en bas de bulletin : c’est
une rubrique de Net.
Quelles sont les types des rubriques ?
Voici les types de rubriques de Net que vous allez rencontrer :
• les gains qui augmentent le net à payer (remboursement carte orange, frais kilométrique,
..),
• les retenues qui diminuent le net à payer (acompte).
• les avantages en nature qui augmentent le brut, mais n’interviennent pas sur le net à
payer (avantages voiture, nourriture, logement, outils NTCI ou autres seront à
sélectionner).
EBP Paye V17
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A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par cette rubrique ?
Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (tables de calcul, variables, rubriques,
comptes comptables) utilisés par la rubrique de salaire net sélectionnée.
En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments permettant de calculer la rubrique dans
le bulletin.
De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est
utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
A quoi sert le lien : Où est utilisée cette rubrique ?
Ce lien permet de déterminer dans quels éléments (rubriques, profils, cumuls) est utilisée la
rubrique de salaire net sélectionnée.
En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments qui sont alimentés par la rubrique de
salaire net sélectionnée.
De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est
utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
A quoi servent les choix : Traduction des formules et Modification des formules ?
Le choix Traduction des formules permet de remplacer chaque élément de la formule par sa
description afin d’en faciliter sa compréhension.
Le choix Modification des formules permet de modifier une formule déjà existante ou d'en
insérer une nouvelle dans la zone de saisie du calcul de la rubrique.
Comment créer une rubrique de salaire net ?
Pour créer une rubrique de net, cliquez sur le classeur Rubriques de Net.
• Sélectionnez le type de la rubrique.
• En fonction du type choisi, le nom (code) de la rubrique commence automatiquement par
G pour un gain et R pour une retenue. Complétez le nom, et la description.
• Choisissez ou non un thème proposé dans la liste. Si vous ne mettez rien, votre rubrique
sera classée en fonction du type choisi (Gain, retenue, avantage en nature).
• Saisissez le numéro de compte comptable correspondant. Si vous souhaitez
personnaliser vos comptes comptables en y indiquant le nom du salarié sur chaque
écriture, indiquez le début du compte + le caractère &. Ainsi, lors du transfert comptable,
dès que le logiciel rencontrera ce caractère, il le remplacera par le nom du salarié
concerné.
• Trois zones : Base, Taux et Montant permettent de définir la formule de calcul d’une
rubrique. Chaque zone peut être constituée d’une formule.
Remarque !!!
Si vous n'arrivez pas à saisir dans une de ces zones et que le fond est jaune, c'est normal car
vous êtes en mode Traduction des formules, sélectionnez le choix Modification des
formules.
• Saisissez directement la formule dans la zone adéquate si vous connaissez le nom des
Menu Edition
91
variables, des tables ou des rubriques à faire intervenir. Sinon utilisez l’éditeur de formule
en cliquant sur le bouton associé à la zone.
• Pour saisir directement dans le bulletin la valeur d’une de ces zones, ne saisissez rien ;
la zone apparaîtra en vert dans le bulletin et pourra être renseignée.
• Pour le calcul d’une rubrique de Net, le logiciel prend en compte en priorité, le contenu
de Montant. Autrement, le logiciel multiplie le contenu de la zone Base par celui de la
zone Taux.
• Lorsque la zone n’intervient pas, saisissez une astérisque (*), sinon la zone est
considérée comme étant égale à zéro, ou saisissable sur le bulletin.
• Sélectionnez dans la zone Imprimer le mode de fonctionnement de la rubrique à
l’impression, le plus souvent Si non nulle, ce qui signifie que la rubrique ne s’imprimera
que si son résultat n’est pas zéro.
• Si le calcul de la rubrique dépend d’une valeur qui doit être saisie, indiquez dans la zone
Variable le nom de la variable pour laquelle vous souhaitez saisir la valeur sur le bulletin,
le plus souvent la variable de la Base.
• Précisez dans la zone Validité la période de validité de la rubrique.
• Indiquez les propriétés de la rubrique, cochez :
o Imposable, si la rubrique entre dans le calcul de la base imposable.
o Participe à la Base brute fiscale, si le montant de la rubrique
entre dans le calcul de la base brute fiscale
• Indiquez la Nature de la rubrique :
o Si la rubrique est une rubrique calculant des frais professionnels,
sélectionnez Frais professionnels dans la liste déroulante, puis l'une
des natures suivantes :
Allocations forfaitaires,
Remboursement des frais,
Prise en charge par l’employeur.
Autres
o Si la rubrique est une rubrique d'indemnité du solde de tout compte,
sélectionnez Indemnité du solde de Tout Compte dans la liste
déroulante, puis l'une des natures suivantes :
Indemnité légale de licenciement,
Indemnité légale supplémentaire de licenciement,
Indemnité légale spéciale de licenciement,
Indemnité légale spécifique de licenciement,
Indemnité légale de fin de CDD,
Indemnité légale de fin de mission,
Indemnité légale de départ à la retraite,
Indemnité légale due aux journalistes,
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Indemnité légale de clientèle,
Indemnité légale de due au personnel navigant de
l'aviation civile,
Indemnité légale versée à l'apprenti,
Dommage et intérêts dus à un CDD,
Indemnité due ne raison d'un sinistre,
Indemnité suite à clause de non concurrence,
Indemnité compensatrice de congés payés,
Indemnité conventionnelle,
Indemnité transactionnelle,
Indemnité compensatrice de préavis payé non effectué,
Indemnité de fin de CNE.
......
o Si la rubrique est une rubrique calculant le net à payer négatif du mois
en cours, sélectionnez Net à payer négatif dans la liste déroulante.
(Pour savoir comment gérer le net à payer négatif dans vos bulletins
cliquez ICI)
o Si la rubrique est la rubrique calculant l’ajustement du net à payer du
mois en cours, sélectionnez Ajustement du net à payer dans la liste
déroulante.(Pour savoir comment gérer l'ajustement du net à payer
dans vos bulletins cliquez ICI)
o Si la rubrique est une rubrique permettant de calculer la part patronale
au financement d'avantages particuliers, sélectionnez la nature Part.
pat. au financement d'avantages particuliers, puis l'une des sousnatures
suivantes :
Participation patronale aux frais de transports publics
Participation patronale aux frais de transports personnel
o Si la rubrique est une rubrique permettant le versement d'un acompte,
sélectionnez la nature Acompte. La sélection de cette nature a pour
but d'imprimer, sur le bulletin, la date de versement de l'acompte.
La fiche Rubrique de commentaire
Pour créer une rubrique de commentaire, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie
droite de l’écran.
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Rubrique de commentaire
Raccourci clavier Alt + 4 (du clavier Numérique)
Arborescence Clique sur le classeur Rubriques de commentaire
une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran
A quoi servent les rubriques de commentaire ?
Menu Edition
93
Les rubriques de commentaire n’interviennent pas dans le calcul du bulletin, et permettent
d’afficher un sous-total, d’insérer un saut de ligne entre deux rubriques, ou un commentaire.
Pour aérer votre bulletin, le logiciel met à votre disposition une rubrique de commentaire un peu
spéciale : COMVIDE qui permet d’insérer des sauts de ligne dans les bulletins.
A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par cette rubrique ?
Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (tables de calcul, variables, rubriques,
cumuls) utilisés par la rubrique de commentaire sélectionnée.
En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments permettant d'alimenter ce commentaire
dans le bulletin.
De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est
utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
A quoi sert le lien : Où est utilisée cette rubrique ?
Ce lien permet de déterminer dans quels profils est utilisée la rubrique de commentaire
sélectionnée.
En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des profils qui utilise la rubrique de commentaire
sélectionnée.
De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque profil les éléments qui le compose. Un
retour en arrière est possible par le bouton Précédent.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
A quoi servent les choix entre Traduction de la formule et Modification de la formule ?
Le choix Traduction de la formule permet de remplacer chaque élément de la formule par sa
description afin d’en faciliter sa compréhension.
Le choix Modification de la formule permet de modifier une formule déjà existante ou d'en
insérer une nouvelle dans la zone de saisie du calcul de la rubrique.
Comment créer une rubrique de commentaire ?
Pour créer une rubrique de Commentaire, cliquez sur le classeur Rubriques de Commentaires.
• Le nom (code) commence automatiquement par COM. Complétez le nom et la
description.
• Cochez la case Ne pas imprimer le nom si vous ne souhaitez pas que le nom de la
rubrique apparaisse sur le bulletin (seule la description apparaîtra).
• Sélectionnez dans la zone Imprimer le mode de fonctionnement de la rubrique à
l’impression.
• Précisez dans la zone Validité la période de validité de la rubrique (une rubrique peut
intervenir pour un ou plusieurs mois uniquement, comme une prime de fin d’année).
• Indiquez, dans la zone Afficher le résultat dans la colonne, la colonne du bulletin dans
laquelle vous souhaitez faire apparaître le résultat de la formule.
• Paramétrez la formule de calcul. Saisissez-la directement si vous connaissez le nom
des variables, des tables ou des rubriques à faire intervenir ; autrement utilisez l’éditeur
EBP Paye V17
94
de formule en cliquant sur le bouton associé à la zone.
Remarque !!!
Si vous n'arrivez pas à saisir dans une de ces zones et que le fond est jaune, c'est normal car
vous êtes en mode Traduction de la formule, sélectionnez le choix Modification de la
formule.
La fiche Profil
Comment y accéder ?
Création à partir d’une nouvelle fiche profil
Barre de menu Edition + Profil
Barre d’outils , Profils
Raccourci clavier Alt + 5 (du clavier Numérique)
Arborescence Cliquez sur le classeur Profil une fiche vierge s’ouvre
dans la partie droite de l’écran
Création à partir de la fiche salarié
Onglet bulletin
Créer un profil
Comment créer un profil ?
Pour créer un nouveau Profil, vous pouvez :
• A partir d’une nouvelle fiche profil
o Accéder à une fiche profil vierge grâce aux raccourcis cités ci-dessus,
o Affecter un nom et un statut à votre profil
o Choisissez ou non un thème proposé dans la liste. Si vous ne mettez
rien, votre profil sera classé en fonction du statut choisi (cadre, non
cadre....).
o Ajouter ensuite les rubriques souhaitées dans la partie gauche de
l’écran
• A partir de l’onglet bulletin de la fiche salarié
o Sélectionner le profil Aucun ou un profil existant
o Ajouter ou supprimer (profil existant) vos rubriques et cliquer sur le
bouton Créer un profil
o Affecter un nom et un statut à votre profil
o Choisissez ou non un thème proposé dans la liste. Si vous ne mettez
rien, votre profil sera classé en fonction du statut choisi (cadre, non
cadre....).
A quoi servent les profils ?
Un profil est un modèle de bulletin type. Il vous faut donc un profil par catégorie de salarié (cadre,
employé, ouvrier, temps partiel, apprenti...). Plutôt que de créer un profil de A à Z, comparez les
profils proposés aux bulletins de votre entreprise, et adaptez-les en ajoutant ou en supprimant
des rubriques comme détaillé ci-après. Vous pouvez également dupliquer un profil existant par
l’icône .
Menu Edition
95
Comment modifier un profil ?
Dans le classeur Profils choisissez le profil à paramétrer. Le contenu du profil s’affiche dans la
partie gauche de l’écran.
• Modifiez si vous le souhaitez le nom du profil.
• Sélectionnez dans la liste déroulante le statut des salariés pour lesquels vous réalisez le
profil.
• Pour éditer la DUCS, vous devez la paramétrer grâce au bouton DUCS (disponible à
partir de la version PRO).
• La liste de gauche contient les rubriques du profil, celles que vous retrouverez ensuite
sur le bulletin (Rappel : les rubriques qui auront zéro pour résultat ne s’imprimeront pas).
• La liste de droite contient les rubriques disponibles.
Le principe du paramétrage est le suivant :
• Ajoutez la rubrique manquante en la sélectionnant dans la liste de droite, puis en
cliquant sur le bouton Ajouter, ou en la faisant glisser de la liste de droite à la liste de
gauche. Pour en sélectionner plusieurs, maintenez appuyée la touche Ctrl.
• Retirez la rubrique inutile en la sélectionnant dans la liste de gauche, puis en cliquant
sur le bouton Retirer, ou en la faisant glisser de la liste de gauche à la liste de droite.
• Classez les rubriques par les boutons Monter ou Descendre.
Important !!!
Le logiciel calcule vos rubriques de haut en bas. Ainsi une rubrique qui utilise le résultat d’une
autre rubrique devra obligatoirement être placée plus bas.
Pour ajouter une rubrique à un profil vous pouvez aussi à partir de l’arborescence la sélectionner
dans le classeur des Rubriques puis tirer l’icône de la rubrique vers l’icône du profil.
Comment dupliquer un profil existant ?
Pour dupliquer un profil :
• Sélectionnez le profil qui se rapproche du profil à créer, cliquez sur l’icône de la
barre de navigation (Ctrl + D). Le logiciel crée automatiquement une copie du profil et lui
donne le même nom suivi du chiffre 1 (2, 3, ...),
• Modifiez le contenu du profil.
Comment supprimer un profil non utilisé ?
Lorsque que vous avez mis en place vos profils, n’hésitez pas à supprimer les profils qui ne vous
servent pas par l’icône . Cela allégera ainsi votre base des profils inutiles.
Éditeur de formule
Vous pouvez saisir manuellement les formules de calcul des variables et des rubriques, ou lancer
l’éditeur de formule. Pour cela, cliquez sur le bouton situé à gauche de chaque zone de calcul à
définir (Base, Taux, Montant, Tx sal., Tx pat., Formule).
EBP Paye V17
96
L’écran se divise en cinq parties :
• La formule,
• La description de la formule,
• Les fonctions disponibles,
• Les données disponibles,
• La calculatrice.
Lorsque la saisie du code (dans la zone formule) d’une variable, d’une rubrique ou d’une table est
incorrecte, le logiciel le signale en inscrivant les caractères en rouge.
La traduction de la formule:
Pour une meilleure compréhension des formules, ce cadre affiche la description que vous avez
saisie dans les rubriques, les variables ou les tables de calcul à la place des codes.
Fonctions disponibles :
Le rôle d’une fonction est détaillé dans le cadre Information en bas de la boîte lorsque vous
cliquez sur la fonction. Les lettres x, y, représentent des noms de variables que vous choisissez
dans la fenêtre de droite. Pour insérer une fonction, cliquez sur le bouton Insérer la fonction.
Données disponibles :
Vous trouvez ici la liste des cumuls, des rubriques, des tables de calculs et des variables.
L’élément le plus courant à insérer est une variable. La description de l’élément est affichée dans
le cadre Information. Pour insérer une donnée, cliquez sur le bouton Insérer la donnée.
Calculatrice :
Vous pouvez utiliser indifféremment la calculatrice ou le clavier numérique.
Les fonctions de l'éditeur de formule
Les fonctions mathématiques
Nom de la fonction Signification
ABS (x) Retourne la valeur absolue du nombre x.
ARRONDI (x) Retourne la valeur entière la plus proche du nombre x.
BORNE (min, x, max) Compare une valeur à un intervalle, retourne 0 si x < min,
retourne x-min si min < x < max et retourne max &endash; min
si x > max.
ENTIER (x) Retourne la valeur entière du nombre x.
ENTSUP (x) Retourne la valeur entière supérieure du nombre x.
MIN (x, y) Retourne la plus petite valeur entre x et y.
MAX (x, y) Retourne la plus grande valeur entre x et y.
RESTE (x, y) Retourne le reste de la division entière de x par y.
Les fonctions logiques
Nom de la fonction Signification
X=Y Retourne vrai si x=y sinon faux.
X <> Y Retourne vrai si x <> y sinon faux.
Menu Edition
97
X > Y Retourne vrai si x est strictement supérieur à y sinon faux.
X < Y Retourne vrai si x est strictement inférieur à y sinon faux.
X >= Y Retourne vrai si x est supérieur ou égal à y sinon faux.
X <= Y Retourne vrai si x est inférieur ou égal à y sinon faux.
A et B Retourne vrai si les deux propositions a et b sont réalisées
sinon faux.
A ou B Retourne vrai si au moins l’une des deux propositions a ou
b est réalisée sinon faux.
NON (a) Retourne vrai si a est faux sinon faux.
SI c ALORS x SINON y Retourne x si la condition c est réalisée sinon y.
Comment supprimer une rubrique ou une variable ?
Si vous souhaitez supprimer une rubrique ou une variable vous devez vous assurer qu’elle n’a
pas été utilisée sur votre exercice précédent.
Comment y accéder ?
Barre de menu Fiche +Supprimer (après avoir sélectionné la
rubrique ou variable à supprimer)
Barre d’outils Supprimer Fiche
Raccourci clavier CTRL+DEL
Arborescence Cliquez sur la rubrique ou la variable à supprimer, clic
droit de la souris puis supprimer..
Pourquoi le message «Impossible de supprimer cette « rubrique ou variable » car elle est
utilisée dans l’exercice précédent. Vous ne pourrez la supprimer qu’au cours du prochain
exercice » ?
Cette rubrique ou cette variable a été alimentée sur votre exercice précédent, vous ne pouvez
pas la supprimer avant votre prochain exercice.
Comment supprimer un organisme ?
Si vous souhaitez supprimer un organisme vous devez vous assurer qu’il n’a pas été utilisé sur
votre exercice précédent et l’exercice en cours.
Vous devez également vérifier qu’il ne soit pas rattaché à un salarié dans l'onglet affectation de
sa fiche
Comment y accéder ?
Barre de menu Fiche +Supprimer (après avoir sélectionné
l’organisme à supprimer)
Barre d’outils Supprimer Fiche
Raccourci clavier CTRL+DEL
EBP Paye V17
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Arborescence Cliquez sur l’organisme à supprimer, clic droit de la
souris puis supprimer..
Pourquoi le message «Impossible de supprimer cet organisme car il est utilisé dans
l’exercice précédent. Vous ne pourrez le supprimer qu’au cours du prochain exercice »
apparaît en suppression ?
Cet organisme a été utilisé sur votre exercice précédent, vous ne pouvez pas le supprimer avant
votre prochain exercice.
Pourquoi le message «Le salarié « X » est lié à cet organisme au JJ/MM/AAAA. Impossible
de le supprimer » apparaît en suppression ?
Cet organisme est rattaché à la fiche d’un de vos salariés vous ne pouvez donc pas le supprimer.
Les thèmes dans les fiches
Les thèmes permettent de regrouper un certain nombre d'éléments de votre paye dans un
groupe afin de vous faciliter par la suite le classement et ou la recherche.
Par défaut la paye propose des thèmes pour chaque catégorie de l'arborescence.
• Pour les organismes : C'est le type d'organisme (URSSAF, pôle emploi, IRC....) qui
définit le thème (sauf si vous en avez mis un autre).
• Pour les variables : c'est le type de la variable (constante, variable à saisir ou formule de
calcul) qui définit le thème (sauf si vous en avez mis un autre).
• Pour les rubriques de brut et de net : c'est le type de la rubrique (Abattement sur le
brut, avantage en nature, gain ou retenue) qui définit le thème (sauf si vous en avez mis
un autre).
• Pour les rubriques de cotisation : C'est l'organisme de la rubrique (URSSAF, pôle
emploi...) qui définit le thème (sauf si vous en avez mis un autre).
• Pour les profils : c'est le statut du profil (cadre, non cadre, pas de statut..) qui définit le
thème (sauf si vous en avez mis un autre).
Comment créer un nouveau thème ?
Pour créer un nouveau thème vous devez saisir dans la zone prévue à cet effet le nom du thème.
Lors de l'enregistrement de votre fiche, vous aurez au niveau de l'arborescence sur votre gauche
un classeur supplémentaire portant le nom du thème choisi.
Comment supprimer un thème ?
Le thème est automatiquement supprimé à partir de l'instant où il n'y a plus aucun élément
rattaché à ce thème. Par conséquent, pour supprimer un thème vous devez modifier tous les
éléments qui le compose.
Que signifie le thème : cachées dans les versions précédentes ?
Sur les versions antérieures à celles des V14, on avait la possibilité de masquer des variables,
des rubriques, des tables de calcul...... Lors de la mise à jour en V14, tous les éléments cachés
ont été récupérés dans le thème cachées dans les versions précédentes.
Les variables
La fiche Variable
Pour créer une variable, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de l’écran.
Menu Edition
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Arborescence Cliquez sur le classeur Variables une fiche vierge
s’ouvre dans la partie droite de l’écran.
Comment créer une variable ?
Pour créer une variable, cliquez sur le classeur Variables, et complétez la fiche vierge dans la
partie droite de l’écran :
• Saisissez le nom de la variable qui doit commencer par une lettre et est limité à 31
caractères maximum.
• La description de la variable,
• Choisissez ou non un thème proposé dans la liste. Si vous ne mettez rien, votre variable
sera classée en fonction du type choisi (constante, variable à saisir ou formule de calcul).
• Pointez le type de la variable (voir dans les Questions diverses). Un report mensuel et/ou
à la clôture de l'exercice est possible pour les variables de type "Variable à saisir".
Enregistrez la nouvelle variable avec Ctrl + Entrée ou clic sur l'icône de la barre de
navigation.
A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par cette variable ?
Ce lien permet de déterminer quelles sont les éléments (variables, rubriques) utilisés par la
variable sélectionnée.
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sélectionnée.
Vous avez toujours la possibilité de revenir en arrière par le bouton précédent.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
Questions diverses :
A quoi servent les variables ?
Quels sont les types de variables ?
Comment utiliser une variable dans une formule ?
Comment obtenir le cumul d'une variable ?
Comment saisir les valeurs des variables A Saisir ?
Comment supprimer une variable ?
Pourquoi certaines variables sont grisées ?
EBP Paye V17
100
A quoi servent les choix Traduction de la formule et Modification de la formule ?
Pourquoi le type de certaines variables est grisé ?
A quoi sert l'option "Saisissable dans un calendrier (en heures)" ?
La liste des variables standards
Définition des variables de la fiche salarié.
Définition des variables du calendrier.
Définition des variables standards :
Nom Type Description
ACOMPTE A saisir Acompte
ACQ A saisir Nombre de jours de congés acquis du 1er juin N-1 au 31 mai N,
en vue du calcul des congés payés.
AGE A saisir Age de l’apprenti ou du contrat de qualification, en vue du
calcul automatique du salaire ou de la base de cotisation.
AJUSTNAPMM1 A saisir Ajustement du net à payer du mois en cours et du mois
précédent
ASSUJASS A saisir Assujettis à l’assurance chômage
AUBRY1 A saisir Montant par salarié et par mois de l’aide Aubry 1.
BASEMINI Formule Base minimum, c'est-à-dire SMIC ou salaire conventionnel.
BASESMIC Formule Calcul de la base du SMIC.
CHIFFRE A saisir Chiffre d'affaires du mois, en vue du calcul de la prime sur
chiffre d’affaire.
COEFAUBRY Const. Coefficient pour le calcul de l’allègement Aubry II des Hôtels,
Cafés, Restaurants.
CONTRAT A saisir Année du contrat de travail pour les apprentis et les contrats de
qualification (1 pour 1ère année, 2 pour 2ème année, 3 pour 3ème
année), en vue du calcul automatique du salaire ou de la base
de cotisation.
CYLINDRE A saisir Nombre de chevaux de la voiture, en vue du calcul des
indemnités kilométriques.
ECHELON A saisir Echelon du salarié à saisir
FORFAIT A saisir Montant du forfait.
GMP Formule Salaire charnière pour le calcul de la Garantie Minimale de
Points (pour les cadres).
HEUBONI Formule Nombre d’heures de bonification.
HEUCOMP A saisir Nombre d’heures complémentaires.
HEUNTRAV Formule Total des heures non travaillées.
HEUREEL Formule Nombre d'heures réellement travaillées.
HEUREF A saisir Nombre d’heures de référence de la société, indiqué dans les
préférences du dossier
HEURTAV A saisir Heures travaillées dans le mois.
HEUSU A saisir Nombre d’heures supplémentaires bonifiées en repos.
HEUSU10 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 10%.
HEUSU100 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 100%.
Menu Edition
101
HEUSU25 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 25%.
HEUSU50 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 50%.
HEUCOMPEXO A saisir Nombre d'heures complémentaires exonérées
HEU25EXO A saisir Nombre d'heures supplémentaires à 25 % exo IR
HEU50EXO A saisir Nombre d'heures supplémentaires à 50 % exo IR
HJOUR Formule Nombre d’heures moyen par jour (pour les conversion de jours
en heures).
JOURABSENCE A saisir Nombre de jours d'absence du mois.
JOURMOIS A saisir Nombre de jours travaillés par mois.
JOUROUVR A saisir Nombre de jours ouvrables (ou ouvrés) par mois en vue du
calcul des congés payés.
KMS A saisir Nombre de kilomètres effectués dans le mois, en vue du calcul
des indemnités kilométriques.
MAXABT Const. Abattement maximum autorisé pour l’année (entreprises de
bâtiment et de transport).
MC A saisir Minimum conventionnel mensuel.
MG A saisir Minimum garanti
NAPNEGMM1 A saisir Net à payer du mois en cours et du mois précédent
NBHEUSUP Formule Total des heures supplémentaires.
NBPERS A saisir Nombre de personnes à charge, en vue du calcul de la saisie
sur arrêt.
NIVEAU A saisir Niveau du salarié.
PANIERS A saisir Nombre de paniers repas.
PIECE A saisir Nombre de pièce pour le calcul de l’avantage en nature
logement.
PLAFA Formule Calcul du plafond tranche A.
PLAFASS Const. Montant du plafond tranche A.
PLAFB Formule Calcul du plafond tranche B.
PLAFBSS Const. Montant du plafond tranche B.
PLAFC Formule Calcul du plafond tranche C.
PLAFCSS Const. Montant du plafond tranche C.
PLAFD Formule Calcul du plafond tranche D.
PLAFDSS Const. Montant du plafond tranche D.
PLAFT2 Const. Montant du plafond tranche 2 caisses de retraite.
PLAFT2CR Formule Calcul du plafond tranche 2 caisses de retraite.
POINT Const. Valeur du point, en vue du calcul des salaires au point.
POSITION A saisir Position du salarié.
POURCMALA A saisir Pourcentage de rémunération pris à la charge de l’employeur
en cas de maladie.
POURCSUSP A saisir Pourcentage de rémunération pris à la charge de l’employeur
en cas de suspension du contrat de travail.
PRIME A saisir Montant de la prime exceptionnelle.
PRORATA A saisir Coefficient de proratisation de la paye, se calcule
automatiquement en fonction de la période de paye du bulletin.
RAPHOR Formule Proratisation des heures pour le calcul des allègements bas
salaires.
REDB Formule Plafond pour les allègements bas salaires.
EBP Paye V17
102
REMTACHE A saisir Rémunéré à la tâche.
REPOSACQMOIS A saisir Nombre de jours de repos compensateurs acquis dans le mois
REPOSOLDE Formule Nombre de jours de repos compensateurs à prendre.
REPOSPRISMOIS A saisir Nombre de jours de repos compensateurs pris dans le mois
REV A saisir Revenu brut du 1er juin N-1 au 31 mai N (provision congé), en
vue du calcul des congés payés.
RTTADIV A saisir Nombre d’heures d’absences diverses en provenance du
module Gestion des 35 heures
RTTAM A saisir Nombre d’heures d’absences maladie en provenance du
module Gestion des 35 heures
RTTANP A saisir Nombre d’heures d’absences non payées en provenance du
module Gestion des 35 heures
RTTCONGESPRIS A saisir Nombre d’heures de congés payés pris en provenance du
module Gestion des 35 heures
RTTHREF A saisir Nombre d’heures de référence en provenance du module
Gestion des 35 heures
RTTS025 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 25 % en provenance du
module Gestion des 35 heures
RTTS050 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 50 % en provenance du
module Gestion des 35 heures
RTTS100 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 100 % en provenance du
module Gestion des 35 heures
RTTHTR A saisir Nombre d’heures de travail retenues en provenance du module
Gestion des 35 heures
RTTHTT A saisir Nombre d’heures théoriques de travail en provenance du
module Gestion des 35 heures
RTTM A saisir Nombre d’heures d’absences maternité en provenance du
module Gestion des 35 heures
RTTP A saisir Nombre d’heures collectif (planning collectif) en provenance du
module Gestion des 35 heures
RTTPERIODE A saisir Nombre d’heures de RTT (+ ou -) du mois en provenance du
module Gestion des 35 heures
RTTSOLDE A saisir Nombre d’heures de RTT (+ ou -) de l’exercice (solde global)
en provenance du module Gestion des 35 heures
SALBASANC A saisir Salaire de base avant le passage à 35 heures, en vue du calcul
du complément différentiel de salaire.
SALMOIS Formule Salaire du mois, en vue du calcul des plafonds régularisés des
temps partiels.
SALPLEIN Formule Salaire temps plein, en vue du calcul des plafonds régularisés
des temps partiels.
SMI120 Formule 120 % du SMIC mensuel.
SMI120A Formule 120 % du SMIC mensuel du 1er janvier
SMI130 Formule 130 % d’un SMIC de 169 heures, en vue du calcul des
allègements bas salaire.
SMI150 Formule 150 % du SMIC mensuel.
SMI169 Formule Smic de 169 heures.
SMIC Const. Smic horaire.
SMIC1 Const. Smic des entreprises passées à 35 heures entre le 16/06/98 et
Menu Edition
103
le 30/06/99.
SMIC130 Formule 130 % du SMIC mensuel.
SMIC2 Const. Smic des entreprises passées à 35 heures entre le 01/07/99 et
le 30/06/00.
SMIC3 Const. Smic des entreprises passées à 35 heures entre le 01/07/00 et
le 30/06/01.
SMIC4 Const. Smic des entreprises passées à 35 heures à partir du 01/07/01.
SMIC5 Const. Smic des entreprises passées à 35 heures à partir du 01/07/02.
SMICA Const. SMIC horaire au 1er janvier, en vue du calcul des bases
forfaitaires de cotisations des apprentis.
SMIMEN Formule SMIC mensuel.
SOUMISABT A saisir Soumis à l’abattement.
TAUXHOR Formule Taux horaire.
TICKETS A saisir Nombre de tickets restaurant du mois.
TOTSAL A saisir Total des salaires du mois pour les salariés multi employeurs.
La liste des variables spécifiques à la paye Hôtel, Restaurant, Café
Définition des variables de la fiche salarié.
Définition des variables du calendrier.
Définition des variables standard
Définition des variables spécifiques à la paie Hôtel, Restaurant, Café :
Nom Type Description
AVREPAS A saisir Nombre de repas pris.
INDREP A saisir Nombre de repas non pris.
MG A saisir Minimum garanti.
POURB A saisir Pourboires.
REPDE A saisir Nombre de repas à déduire.
La liste des variables spécifiques à la paye du Spectacle
Définition des variables de la fiche salarié.
Définition des variables du calendrier.
Définition des variables standard
Définition des variables spécifiques à la paie du Spectacle :
Nom Type Description
CACHET A saisir Prix d’un cachet.
FORFJOUR A saisir Prix du forfait journalier.
FORFSEM A saisir Prix du forfait hebdomadaire.
MG A saisir Minimum garanti.
NBCAC12 A saisir Nombre de cachets de 12 heures.
NBCAC8 A saisir Nombre de cachets de 8 heures.
NBJOURS A saisir Nombre de jours de forfait.
EBP Paye V17
104
NBSEM39 A saisir Nombre de semaines à 39 heures.
NBSEM47 A saisir Nombre de semaines à 47 heures.
PLAFJAS Const. Plafond journalier artiste du spectacle (12 fois le plafond
horaire).
PLAFJOUR Const. Plafond journalier.
PLAFSEM Const. Plafond hebdomadaire.
SEM39 A saisir Prix du forfait de semaines à 39 heures.
SEM47 A saisir Prix du forfait de semaines à 47 heures.
La liste des variables spécifiques à la paye du Bâtiment
Définition des variables de la fiche salarié.
Définition des variables du calendrier.
Définition des variables standard
Définition des variables spécifiques à la paie du Bâtiment :
Nom Type Description
ANCPROF A saisir Nombre de mois d’ancienneté dans la profession.
ANCPROFAN Formule Nombre d’année d’ancienneté dans la profession.
HEUABSCHOP A saisir Nombre d’heures d’absence pour chômage partiel.
HEUABSFAMIL A saisir Nombre d’heures d’absence pour évènements familiaux.
HEUABSINT A saisir Nombre d’heures d’absence pour intempéries.
HEUABSJFERIE A saisir Nombre d’heures d’absence pour jours fériés.
HEUABSMATER A saisir Nombre d’heures d’absence pour maternité.
HEUABSMNP A saisir Nombre d’heures d’absence pour maladie non professionnelle.
HEUABSMP A saisir Nombre d’heures d’absence pour maladie professionnelle.
HEUABSNAISS A saisir Nombre d’heures d’absence pour naissance ou adoption.
HEUABSPREAV A saisir Nombre d’heures d’absence pour préavis.
HEUABSSTAGE A saisir Nombre d’heures d’absence pour stage de formation
professionnelle et stage d’apprentissage.
HEUFAMIL A saisir Nombre d’heures pour évènements familiaux payées.
HEUINDAT A saisir Nombre d’heures d’indemnités accident du travail.
HEUINDINT A saisir Nombre d’heures d’indemnités intempéries.
HEUINDMATER A saisir Nombre d’heures d’indemnités maternité.
HEUINDMNP A saisir Nombre d’heures d’indemnités maladie non professionnelle.
HEUINDMP A saisir Nombre d’heures d’indemnités maladie professionnelle.
HEUJFERIE A saisir Nombre d’heures pour jours fériés payées.
HEUNAISS A saisir Nombre d’heures pour congés naissance et adoption payées.
HEUPAYE Formule Nombre d’heures payées.
HEUPREAV A saisir Nombre d’heures de préavis payées.
HEUSTAGE A saisir Nombre d’heures de stage de formation professionnelle et
formation d’apprentissage payées.
INDKMS Const. Pris du kilomètre pour les indemnités kilométriques non
soumises à cotisation.
MG Const. Minimum garanti.
NJOURDP A saisir Nombre de jours de grands déplacements.
NKMS A saisir Nombre de kilomètres pour les indemnités kilométriques.
Menu Edition
105
NREPAS A saisir Nombre de repas.
TRAJET A saisir Indemnité de trajet.
VKMS A saisir Prix du kilomètre pour les indemnités kilométriques soumises à
cotisation.
VREPAS A saisir Valeur du repas soumis à CSG/RDS.
La liste des variables spécifiques à la paye Agricole
Définition des variables de la fiche salarié.
Définition des variables du calendrier.
Définition des variables standard
Définition des variables spécifiques à la paie Agricole :
Nom Type Description
ABATCOT A saisir Acompte
AC13M A saisir Nombre de jours de congés acquis du 1er juin N-1 au 31 mai N,
en vue du calcul des congés payés.
APE A saisir Age de l’apprenti ou du contrat de qualification, en vue du
calcul automatique du salaire ou de la base de cotisation.
BRUIT A saisir Travail dans le bruit.
CONDLOURD A saisir Conduite de véhicules lourds.
CRCCA A saisir Cotise à la CRCCA.
EMBAUC1 A saisir Exonération pour 1ère embauche.
ETRANG A saisir Domicilié fiscalement à l’étranger.
HANDICAP A saisir Handicap reconnu.
LICENCI A saisir Licenciement dans les 12 mois précédant l’embauche.
MANIPLOURDES A saisir Manipulation de charges lourdes.
MANIPPROD A saisir Manipulation de produits chimiques / traitement.
MEDEC6 A saisir Médecine du travail avant 6 mois.
NUIT A saisir Travail de nuit.
REMNATURE A saisir Rémunéré en nature.
RTT A saisir Concerné par l’aide.
RTTAPPLI A saisir Application de l’aide.
TXAT A saisir Calcul du taux en fonction du code APE (0 ou 1).
TXEXO A saisir N° d’exonération des occasionnels pour la déclaration MSA.
TXRED A saisir Taux de la réduction des TO / TODE en pourcentage.
TXREDDE A saisir Taux de la réduction des demandeurs d’emploi en
pourcentage.
TXREDOCC A saisir Taux de la réduction des travailleurs occasionnels en
pourcentage.
La liste cumuls systèmes
Les cumuls systèmes ne peuvent être modifiées, leur formule n’est pas visible.
Lorsque le nom de la variable n’est pas précédé du signe $, il s’agit du cumul du mois, lorsque le
nom de la variable est précédé du signe $, il s’agit du cumul depuis le début de l’exercice. Par
exemple, la variable SNETIMP correspond au net imposable du mois, et la variable $SNETIMP
au cumul du net imposable depuis le début de l’exercice.
Tous les cumuls commençant par TOT ne peuvent pas être précédé du $ car ce sont des cumuls
EBP Paye V17
106
progressifs.
Nom Description
Variables Servant au calcul des congés payés
CPLEGACQUIS Nombre de jours de CP légal que le salarié acquiert sur sa période
de paye
CPSUPACQUIS Nombre de jours de CP supplémentaires que le salarié acquiert
chaque mois
JOURPRIS Nombre de jours de congés pris sur la période du bulletin.
CPACQUISN1 Nombre total des CP acquis au 31/05/XX (ou à la fin du mois de
clôture des CP)
CPPRISN1 Valeur des CP pris sur les CP acquis.
TOTCPLEGACQUISN1 Reprend le cumul des CP légaux Acquis sur l'exercice CP N-1
TOTCPSUPACQUISN1 Reprend le cumul des CP supplémentaires Acquis sur l'exercice CP
N-1
TOTCPACQUISN1 Reprend le total des CP acquis à la clôture des CP.
( zone CP N légaux + suppl. Acquis dans l'onglet Congés/Heure
de la fiche du salarié)
TOTCPPRISN1 Reprend le total des CP N-1 pris depuis la clôture des CP
( zone CP N légaux + suppl. Pris total dans l'onglet
Congés/Heure de la fiche du salarié)
CPRESTEN1 C'est une donnée calculée, qui reprend le résultat des CP acquis
légaux N-1 diminués des CP pris N-1 total ( - TOTCPPRISN)
TOTCPLEGACQUISN Reprend le cumul des CP légaux Acquis sur l'exercice CP
(CPLEGACQUIS et les valeurs de reprises)
TOTCPSUPACQUISN Reprend le cumul des CP supplémentaires Acquis sur l'exercice CP
(CPSUPACQUIS et les valeurs de reprises)
TOTCPACQUISN C'est une donnée calculée, qui reprend le résultat des CP acquis
légaux et supplémentaires (TOTCPLEGACQUISN +
TOTCPSUPACQUISN)
( zone CP N légaux + suppl. Acquis dans l'onglet Congés/Heure
de la fiche du salarié)
CPPRISN Valeur des CP pris par anticipation sur le mois, dans le cas ou le
CP reste N-1 est à 0.
TOTCPPRISN Reprend le cumul de CPPRISN.
Lors de la clôture des congés, la valeur de cette variable passe en
reprise dans la variable TOTCPPRISN1.
( zone CP N légaux + suppl. Pris total dans l'onglet
Congés/Heure de la fiche du salarié)
Menu Edition
107
CPRESTE C'est la somme des CP restants sur N-1 et N.
CPRESTEN C'est une donnée calculée, qui reprend le résultat des CP acquis
légaux N diminués des CP pris total (TOTCPLEGACQUISN +
TOTCPSUPACQUISN - TOTCPPRISN)
CPANCACQUISN Indique le nombre de jour total de CP d'ancienneté acquis pour
l'année. Cette valeur est fixe.
( zone CP Ancienneté Acquis dans l'onglet Congés/Heure de la
fiche du salarié)
CPANCPRISN Reprend la valeur du CP ancienneté pris sur la période.
TOTCPANCPRISN Reprend la valeur de CPANCPRISN cumulée mois pas mois sur la
période de l'exercice CP
( zone CP ancienneté Pris total dans l'onglet Congés/Heure de la
fiche du salarié)
CPANCRESTEN C'est une donnée calculé, qui reprend CPANCACQUISN -
TOTCPANCP
CONGE Provision congés sur la période : somme de toutes les rubriques de
brut dans lesquelles l’option « Participe à la base dixième CP »
est cochée sur la période
TOTCONGEN Provision congés cumulée sur l'exercice CP : somme de la
variables CONGE
CONGEN1 Provision congés cumulée sur l'exercice CP précédent pour le
paiement des congés acquis. ( zone Base CP n-1 dans l'onglet
Congés/Heure de la fiche du salarié)
MTCPVERSEEN Montant des rubriques ayant la nature « Paiement des CP pris N»
sur le bulletin en cours
MTCPVERSEEN1 Montant des rubriques ayant la nature « Paiement des CP pris N-
1» sur le bulletin en cours
TOTMTCPVERSEEN Reprend la valeur de MTCPVERSEEN cumulée mois pas mois sur
la période de l'exercice CP ( zone Total ind CP versées en N dans
l'onglet Congés/Heure de la fiche du salarié)
TOTMTCPVERSEEN1 Reprend la valeur de MTCPVERSEEN1 cumulée mois pas mois
sur la période de l'exercice CP ( zone Total ind CP versées en N-1
dans l'onglet Congés/Heure de la fiche du salarié)
CONGESACQUIS Nombre de jours de congés payés acquis. Cette variable n'est plus
utilisé depuis les V13. Elle a été remplacé par les variables
TOTCPACQUISN
EBP Paye V17
108
CONGESPRIS Nombre de jours de congés pris. Cette variable n'est plus utilisé
depuis les V13. Elle a été remplacé par la variable JOURPRIS
CONGESRESTE Nombre de jours restant à prendre. Cette variable n'est plus utilisé
depuis les V13. Elle a été remplacé par la variable CPRESTN1
Variables concernant le DIF
DIFACQUISPERIODE Nombre d'heures de DIF que le salarié acquiert sur sa période de
paye
DIFPRISPERIODE Nombre d'heures de DIF que le salarié prend sur sa période de
paye
DIFAPRENDRE Cumul le DIF que le salarié dispose à la clôture du DIF (cette valeur
est plafonnée)
TOTDIFN Reprend le total du DIF cumulé sur l'année en cours et que le
salarié pourra disposer dès la clôture du DIF.
TOTDIFPRIS Reprend le total du DIF que le salarié à pris sur l'année en cours.
DIFRESTE C'est une donnée calculée qui reprend DIFAPRENDRE -
TOTDIFPRIS
Variables diverses
SABT Montant de l’abattement.
SABTBASE Base de calcul de l’abattement : somme de toutes les rubriques de
brut dans lesquelles l’option Soumise à abattement est cochée.
SAJUSTNAPM Ajustement du net à payer du mois en cours
SAVN Somme des avantages en nature.
SAVNABT Somme des avantages en nature soumis à abattement.
SAVNIC Somme des avantages en nature soumis à abattement, imposables
et soumis aux cotisations.
SAVNINC Somme des avantages en nature soumis à abattement, imposables
et non soumis aux cotisations
SAVNNINC Somme des avantages en nature soumis à abattement, non
imposables et non soumis aux cotisations
SBASEABSCP Somme des rubriques de salaire brut cochées Participe au calcul
de l'absence CP.
SBAT1 à SBAT20 Cumuls de l’onglet Bâtiment (disponible en version BATIMENT).
SBRUT Brut : somme de toutes les rubriques de brut soumises aux
cotisations.
SBRUTABT Brut abattu : somme de toutes les rubriques de brut soumises aux
cotisations après abattement.
SBRUTFISC Somme des rubriques qui participent au calcul de la base brute
fiscale
Menu Edition
109
SCOTFILLON Somme des rubriques de cotisation qui ont la nature "Réduction
Fillon"
SCOTMAJFILLON Somme des rubriques de cotisation qui ont la nature 'Majoration
réduction Fillon"
SCOTPAT Somme des cotisations patronales.
SCOTSAL Somme des cotisations salariales.
SCOTSALNI Somme des cotisations salariales non imposables.
SCOTSSSAL Somme des cotisations salariales qui ont la propriété montant limite
"Total cotisations SS salariales"
SCOTSSPAT Somme des cotisations patronales qui ont la propriété montant
limite "Total cotisations SS patronales"
SCOTHS Somme des rubriques de cotisations qui ont la case Part sal.
participe au taux de réduction loi TEPA de cochés.
SCSG Somme des rubriques de brut soumises à CSG, et des cotisations
patronales soumises à CSG.
SCSGCOMP Somme des rubriques qui ont la propriété "Base alimente assiette
CSG abattue".
SCSGABT Base de la CSG et de la RDS : somme des rubriques de brut
soumises à CSG, et des cotisations patronales soumises à CSG, et
multipliée par 0,97.
SCUMSSMSA Somme des montants patronaux des rubriques de cotisation qui ont
été cochées Participe au cumul de charges exo TO/DE
SFRP Somme des rubriques de brut et de net dans lesquelles une des
options qui se trouve dans Frais professionnels est sélectionnée.
(nature de rubrique dans les rubriques de salaires brut)
SGAIN Somme de tous les gains.
SGAINABT Somme des rubriques de brut soumises à abattement.
SGAINIC Somme des gains et des retenues imposables et soumis à
cotisations.
SGAININC Somme des gains et des retenues imposables et non soumis à
cotisations.
SGAINNIC Somme des gains et des retenues non imposables et soumis à
cotisations.
SGAINNINC Somme des gains et des retenues non imposables et non soumis à
cotisations.
SNAPNEGM Net à payer négatif du mois en cours
SNET Net à payer.
SNETIMP Net imposable.
SNETNIMP Net non imposable.
SRET Retenues sur le net.
EBP Paye V17
110
TA Tranche A de cotisations.
TB Tranche B de cotisations.
TC Tranche C de cotisations.
TD Tranche D de cotisations.
Variables de cumuls créées dans la cadre de la loi TEPA
SCUMCOMPEXO Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la
nature de la rubrique est Exonération des heures et que le type
Heures complémentaires exonérées est sélectionné.
SCUMHSEXO Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la
nature de la rubrique est Exonération des heures et que le type
Heures supplémentaires exonérées est sélectionné.
SCUMJREXO Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la
nature de la rubrique est Exonération des heures et que le type
Jours excédants forfait exonérés est sélectionné.
SPEXC Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la
nature de la rubrique est Prime et que le type Exceptionnelle Loi
Pouvoir d'Achat (avant fin 06/08) est sélectionné.
SRTTAVT311207 Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la
nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type
RTT acquis avant fin 12/07 est sélectionné.
SRTT Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la
nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type
RTT acquis depuis 01/08 est sélectionné.
SFORFAVT311207 Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la
nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type
Jours de repos (forfait) acquis avant fin 12/07 est sélectionné.
SFORF Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la
nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type
Jours de repos (forfait) acquis depuis 01/08 est sélectionné.
SCETAVT311207 Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la
nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type
CET acquis avant fin 12/07 est sélectionné.
SCET Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la
nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type
CET acquis depuis 01/08 est sélectionné.
STCR Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la
nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type
Repos compensateur acquis depuis 01/08 est sélectionné.
Menu Edition
111
STAXPREV Somme des tous les montants patronaux des rubriques de
cotisation qui sont cochées Participe à la taxe sur la Prévoyance.
CUMRACHAT07 Somme de toutes les variables de cumuls concernant le rachat des
jours de repos acquis avant fin décembre 2007. Soit le cumul des
variables : SRTTAVT311207 / SFORFAVT311207 /
SCETANT311207.
CUMRACHAT Somme de toutes les variables de cumuls concernant le rachat des
jours de repos acquis depuis le 1er janvier 2008 et qui sont
exonérés de charges. Soit le cumul des variables : SRTT / SFORF /
STCR, le cumul SCET n'est pas repris car il n'est pas concerné par
les exonérations.
La liste des variables alimentées par le calendrier
Définition des variables alimentées par le calendrier :
JOURPRIS A saisir Nombre de jours de congés pris dans le mois.
HEUABS A saisir Nombre d’heures d’absence.
JOURMALADIE A saisir Nombre de jours d'absence maladie non professionnelle du
mois.
JOURMALPROF A saisir Jours Maladie professionnelle
JOURMATERPATER A saisir Jours Maternité/Paternité
HEUABSAT A saisir Nombre d’heures d’absence pour accident du travail.
JOURTRAJET A saisir Nombre de Jours Accident de trajet
JOURINVAL1 A saisir Nombre de Jours Invalidité première catégorie
JOURINVAL2 A saisir Nombre de Jours Invalidité deuxième catégorie
JOURTHERA A saisir Nombre de Jours Mi-temps thérapeutiques
HEUABSINT A saisir Heures Chômage intempéries
JOURMALDEMI A saisir Nombre de Jours Maladie à demi traitement (CNRACL)
JOURCPNONREM A saisir Jours CP non rémunérés par employeur
JOURSUSPENSION A saisir Nombre de jours de suspension du contrat de travail, alimenté
par le calendrier.
La liste des variables alimentées par la fiche du salarié
Définition des variables alimentées par la fiche salarié :
Nom Type Description
ADULTES A saisir Nombre d’adultes à charge
ANCIENNETE A saisir Ancienneté du salarié en mois, s’incrémente automatiquement
chaque mois de 1 (à la clôture mensuelle).
ENFANTS A saisir Nombre d’enfants à charge
HEUMOIS A saisir Nombre d'heures travaillées par mois (nombre fixe pour les
mensuels).
MULTI A saisir Permet la proratisation des plafonds pour les salariés multi
employeurs. (zone Employeur multiple dans la fiche salarié)
SALBASE A saisir Salaire de base mensuel.
SALHOR A saisir Salaire horaire.
TAUXAT A saisir Taux accident du travail, repris automatiquement des
EBP Paye V17
112
préférences et renseigné dans la fiche du salarié
TEMPSPARTIEL A saisir En vue du calcul des plafonds régularisés des temps partiels, 1
est indiqué si vous sélectionnez « Temps partiel » dans la zone
Caractéristique de l’activité de la fiche salarié.
POINTBASE A saisir Base forfaitaire pour les salariés payés au point.
POINTCOEF A saisir Coefficient hiérarchique du salarié
La fiche Variable : Pourquoi certaines variables sont grisées ?
Les variables qui sont grisées dans l'arborescence sont les variables qui sont protégées. Vous ne
pouvez ni les supprimer ni les modifier.
De plus elles ne sont pas consultables dans la saisie des variables du menu Gestion.
Retour à la fiche Variable.
Fiche Variable : A quoi servent les choix Traduction de la formule et Modification de la
formule dans une variable de type Formule de calcul?
Le choix Traduction de la formule permet d’afficher une description pour chaque élément de la
formule afin d’en faciliter sa compréhension.
Le choix Modification de la formule permet de modifier une formule déjà existante ou d'en
insérer une nouvelle dans la zone de saisie du calcul de la rubrique.
Retour à la fiche Variable.
Pourquoi le type de certaines variables est grisé ?
Le type de certaines variables n'est pas modifiable afin de protéger des éléments indispensables
pour le traitement de la paye.
Retour à la fiche Variable.
La fiche salarié
Création d'un salarié
Comment accéder à la création d’une fiche Salarié ?
Barre de menu Edition + Salarié
Raccourci clavier Alt + 0 (du clavier numérique)
Arborescence Cliquez sur le classeur Salariés une fiche vierge
s’ouvre dans la partie droite de l’écran. Remplissez
alors les éléments de la fiche, en commençant par
l'entête.
Fiche salarié : Entête
Matricule : cette saisie est obligatoire *
En numérotation automatique (option à demander dans Dossier + Propriétés + Préférences,
onglet Options), un numéro vous est automatiquement proposé. En numérotation manuelle,
saisissez le matricule du salarié sur 10 caractères maximum.
Menu Edition
113
Titre, Prénom, Nom de naissance, Nom marital / Usage : ces zones sont obligatoires *
Le nom d’Usage est accessible pour tous. S’il est renseigné, il sera repris pour les impressions.
Code Emploi (PCS-ESE) : cette saisie est obligatoire *
C’est le code de la catégorie socioprofessionnelle. Selon le cahier des charges DADS-U, ce
champ doit obligatoirement être renseigné pour les établissements de 20 salariés et plus.
Cependant pour simplifier et faciliter les échanges avec les émetteurs du fichier DADS-U, tous
les partenaires DADS-U conseillent toutes les entreprises de moins de 20 salariés de valoriser
cette rubrique. C’est pourquoi, ce champ est devenu obligatoire dans votre logiciel de paye.
Attention !!!
Le code INSEE a changé pour les déclarations de fin d’année 2003. Il faut vérifier pour chacun
des salariés que le code INSEE soit bien renseigné, sinon l’icône apparaîtra dans la zone.
Certains des anciens codes ont une équivalence avec les nouveaux codes, ils seront donc
automatiquement changés lors de la récupération de dossier.
Code Employeurs multiples : cette saisie est obligatoire *
Le choix Unique est proposé par défaut. Ouvrez la liste et sélectionnez un autre choix si votre
salarié travaille pour plusieurs employeurs.
Ce champ est lié à une variable de paye MULTI. Par défaut, cette dernière est à 0 pour un choix
Unique ou Non connu et s’initialise à 1 pour un choix Multiple.
Attention !!!
Si vous sélectionnez cette option veuillez vérifier le calcul de votre plafond de sécurité sociale
(variable PLAFA). En effet, il se calcule différemment dans le cas d’un emploi multiple.,
Code Emplois multiples : cette saisie est obligatoire *
Le choix Unique est proposé par défaut. Ce champ concerne uniquement les salariés ayant des
emplois multiples simultanées chez un même employeur au cours d’une même période d’activité.
Référence contrat
Dans la cas d'un multi-contrat vous devez renseigner une référence.
En effet, dans le cadre de la génération du fichier DNA (option disponible à partir de la version
PRO) il est nécessaire d'identifier le contrat auquel se rattachent les informations transmises pour
le salarié.
Photo :
Un clic droit dans le cadre Photo vous permet d’insérer un fichier au format JPEG, BMP, TGA et
PCX représentant la photo du salarié, de supprimer la photo, ou de connaître le nom de l'image
et sa taille par l’option Informations.
Attention !!!
Tous les champs possédant un point rouge sont des champs obligatoires pour enregistrer la fiche
du salarié.
En effet, ils sont nécessaires pour vos déclarations de fin d’année.
Fiche salarié : Onglet Etat civil
EBP Paye V17
114
Adresse, CP / Ville, Pays : ces zones sont obligatoires
Par défaut le pays France est sélectionné. S’il est différent, il faut donc le spécifier.
E-mail :
Renseignez éventuellement l’adresse e-mail de votre salarié.
Option "Préfère obtenir ses bulletins par e-mail"’ :
Cette option permet de marquer le salarié comme souhaitant recevoir ses bulletins par e-mail.
Elle ne peut-être cochée sans l’accord préalable du salarié.
Téléphone, Personne à charge
Ces éléments sont à titre d’informations
Situation familiale :
Le code situation familiale n’est pas un champ obligatoire mais conseillé.
Numéro de sécurité sociale : cette saisie est obligatoire
En fonction de la civilité, le numéro S.S. est initialisé à 1 ou 2 lors de l’enregistrement. Si vous
validez une fiche salarié sans numéro de sécurité sociale, car non connu, ce champ sera, alors,
complété par des 999999999999
Date de naissance, Commune de naissance, Département de naissance : ces zones sont
obligatoires*
Dans le département de naissance, si le salarié est né à l’étranger, il faudra alors sélectionner le
code 99 Pays étranger
Pays de naissance : cette saisie est obligatoire
Si le département de naissance est différent de 99 Pays étranger cette zone est inaccessible et
FR apparaît par défaut. Si 99 Pays étranger est sélectionné dans le département de naissance,
cette zone sera alors dégrisée et il faudra sélectionner le pays au choix.
Nationalité : cette saisie est obligatoire
Par défaut la nationalité sélectionnée est FR-France. Si le salarié a une nationalité différente, il
faut sélectionner le pays concerné.
N° titre de séjour, N° de carte de séjour, Libellé, validité et délivré par :
Ces zones doivent être renseignées pour les salariés étrangers pour l’édition du registre unique
du personnel.
Attention !!!
Tous les champs possédant un point rouge sont des champs obligatoires pour enregistrer la fiche
du salarié.
En effet, ils sont nécessaires pour vos déclarations de fin d’année.
Fiche salarié : Onglet Info. Paye
Dans cet onglet plusieurs zones apparaissent :
Options de bulletin
Menu Edition
115
Salaire et Durée du travail
Classement conventionnel
Contrat de Travail et statut catégoriel
Attention !!!
Tous les champs possédant un point rouge sont des champs obligatoires pour enregistrer la fiche
du salarié.
En effet, ils sont nécessaires pour vos déclarations de fin d’année.
Fiche salarié : Onglet Info. Paye : options de bulletin
Payé au point :
La zone Payé à l’heure sera grisée et dans la zone Salaire, Base forfaitaire s’affichera et c’est la
variable POINBASE qui sera alimentée.
Payé à l’heure :
La zone Payé au point sera grisée et dans la zone Salaire, Salaire horaire s’affichera et c’est la
variable SALHOR qui sera alimentée.
Pourboire
Cochez l’option si le salarié est rémunéré au pourboire.
Base de cotisation forfaitaire :
Vous devez cocher cette option si les cotisations de votre salarié sont calculés sur une base
forfaitaire.
Remarque !!!
Cette option permet uniquement de renseigner une rubrique dans votre fichier DADS-U
disponible à partir de la version PRO.
Vacataire et Hors effectifs :
Ces zones sont à titre indicatif.
Retour à l'onglet Info. Paye
Fiche salarié : Onglet Info. Paye : Salaire
Salaire mensuel :
Selon les cases cochées précédemment, vous saisissez le salaire mensuel (variable SALBASE,
pour les salariés mensuels), le salaire horaire (variable SALHOR, pour les salariés payés à
l’heure), ou la base forfaitaire (variable POINTBASE, pour les salariés payés au point)..
Nombre de payes par mois :
Pour les salariés ayant plusieurs payes (bulletins) par mois, indiquez le nombre de payes (entre 1
et 20) que vous souhaitez pouvoir générer sur le mois.
Taux A.T. :
EBP Paye V17
116
Sélectionnez dans la liste déroulante le taux AT du salarié. Ce choix est nécessaire pour la
DADS et il est reporté dans la variable TAUXAT qui est utilisé dans certaines rubriques. Chaque
taux proposé ici a été défini dans Dossier + Propriétés + Préférences, Onglet URSSAF.
Le changement de régime est déclencheur de situation DADS-U
Durée de travail mensuelle :
Renseignez ici, la durée de travail mensuelle contractuelle du salarié.
Durée de travail hebdomadaire :
La durée hebdomadaire est calculée de façon automatique en fonction de la durée de travail
mensuelle. (Durée mensuelle / 4.33333333)
Ancienneté :
(variable ANCIENNETE) :
Le nombre de mois d’ancienneté du salarié doit être saisi manuellement en création. Il sera
incrémenté à chaque clôture du mois et pourra servir dans le calcul de la prime d’ancienneté.
Unité horaire :
Vous devez sélectionner le code unité horaire dans lequel est exprimé la durée contractuelle du
temps de travail du salarié et de l'entreprise.
Horaire entreprise :
Vous devez indiquer ici l'horaire usuel de l'entreprise.
Périodicité de paiement :
Vous devez indiquer la fréquence pour le paiement des salaires.
Attention !!!
Tous les champs possédant un point rouge sont des champs obligatoires pour enregistrer la fiche
du salarié.
En effet, ils sont nécessaires pour vos déclarations de fin d’année.
Retour à l'onglet Info. Paye
Fiche salarié : Onglet Affectations : Exonérations URSSAF
Il est obligatoire de déclarer l’ensemble des exonérations auxquelles a droit un salarié. Par
exemple, Loi Fillon (allégement de cotisations), Temps partiel exo 30 %...
Même si le salaire brut du salarié ne justifie pas d’exonération, le nom de l’aide à laquelle il
pourrait avoir droit doit être déclaré dans les déclarations de fin d'année (DADS-U) (Option
disponible à partir de la version PRO).
Pour sélectionner la ou les exonérations, cliquez sur Modifier. Une liste s’affiche. Sélectionnez
toutes les exonérations du salarié pour la période en cours.
Par exemple, les salariés bénéficiaient de la Loi Aubry II jusqu’au 01/07/2003.
Puis à partir des bulletins de juillet 2003, Aubry II ne doit plus apparaître et mettre à la Fillon.
Dans le dossier de paye, il faut de la même manière sélectionner les exonérations à partir du
mois où elles doivent être prises en compte.
C’est cette sélection qui permettra de déclarer par situation les exonérations correspondantes.
Pour valider votre sélection, cliquez sur valider.
Menu Edition
117
Attention !!!
Cette zone n’est accessible qu’après l’enregistrement de la fiche du salarié.
A quoi sert le bouton Généraliser ?
Si vous avez renseigné en cours d’année vos exonérations URSSAF vous avez la possibilité de
les généraliser depuis le début de l’année.
Exemple !!!
CAS N°1 : Jamais renseigné :
Votre salarié doit avoir l’exonération 10 CIE depuis le début de l’année. Vous ne l’avez jamais
renseigné.
Sélectionner l’option Généraliser et un message apparaît, il vous indique qu’aucune exonération
n’a été trouvée et si vous souhaitez l’appliquer depuis le début de l’année.
Si vous répondez oui, l’exonération se généralisera et le bouton ne sera plus accessible.
CAS N°2 : Renseigné au cours de l’année
Votre salarié doit avoir l’exonération 10 CIE depuis le début de l’année. Vous êtes sur le mois de
Décembre et vous l’avez renseigné en Février.
Sélectionner l’option Généraliser et un message apparaît, il vous indique qu’aucune exonération
n’a été trouvée en janvier et si vous souhaitez appliquer l’exonération 10 sur janvier.
Si vous répondez oui, l’exonération se généralisera et le bouton ne sera plus accessible.
CAS N°3 : Renseigné au cours de l’année et changé en fin d’année.
Votre salarié doit avoir l’exonération 10 CIE de janvier à juin, en février vous avez renseigné le
code 10. En juillet vous avez renseigné le code 13 et vous êtes sur le mois de décembre.
Sélectionner l’option Généraliser et un message apparaît en vous indiquant qu’aucune
exonération n’a été trouvée en janvier et si vous souhaitez appliquer l’exonération 10 sur janvier.
Si vous répondez oui, l’exonération se généralisera et le bouton ne sera plus accessible
Le code 13 ne sera pas généralisé car vous avez renseigné avant ce code, le code 10.
Pourquoi le bouton généraliser est grisé ?
Soit vous avez déjà appliqué cette option à votre salarié, soit vous avez toujours renseigné vos
exonérations à votre salarié depuis le début de leur période d’activité.
Si vous constatez un erreur, vous devrez la modifier manuellement dans votre fichier DADS-U
(option disponible à partir de la version PRO)
Retour à l'onglet Affectations
Fiche salarié : Onglet Info. Paye : Classement conventionnel
Renseignez les champs concernés pour déterminer le classement de votre salarié. Si aucun
champ n’est renseigné, dans votre fichier DADS-U, (option disponible à partir de la version PRO)
la rubrique concernant le classement conventionnel sera alors renseignée avec Sans
classement conventionnel.
La zone Coef. Hiérarchique alimente une variable POINTCOEF accessible par la saisie des
variables et pouvant être utilisée dans les rubriques de paye.
En revanche, le Niveau, l’Indice, la Position et l’Echelon sont des zones alphanumériques qui
n’alimentent pas de variable accessible par la saisie des variables. Ces données peuvent
toutefois être imprimées sur les bulletins de salaire.
Retour à l'onglet Info. Paye
Fiche salarié : Onglet Info. Paye : Contrat de Travail et Statut catégoriel
EBP Paye V17
118
Code population : ce champ est obligatoire*
Le code population permet de définir la situation administrative générale du salarié ou de l'agent.
Ce champ est très important pour la déclaration N4DS.
Nature du contrat de travail : ce champ est obligatoire*
Il faut indiquer ici la nature du contrat de travail signé avec le salarié.
Le changement de régime est déclencheur de situation DADS-U
Intitulé du contrat de travail : ce champ est obligatoire*
Il faut préciser l'intitulé du contrat de travail. Si aucun intitulé ne correspond à votre salarié, vous
devez sélectionner "Autres contrats".
Date de fin de contrat prévue
Si le contrat de travail est un Contrat à Durée Déterminée vous devez obligatoirement renseigner
la date de fin de CDD.
Au moment de la préparation du bulletin, un message d'avertissement s'affichera dès que la date
de fin de CDD arrive à échéance.
Modalité de l'activité : ce champ est obligatoire*
Ce champ permet d'indiquer la spécificité du contrat de travail. Si le contrat de travail de votre
salarié ne dispose pas de l'une des spécificités proposées alors sélectionner "salarié non
concerné".
Modalité de l'exercice : ce champ est obligatoire*
Il convient de renseigner sur ce champ les modalités de l'exercice du travail. Cette information
est nécessaire notamment pour calculer les droits à l'assurance chômage.
Taux de travail à temps partiel : ce champ est obligatoire*
C’est le rapport entre l’horaire du salarié et la durée collective du travail. Par exemple 80.00 pour
un salarié à 80%. Ce champ doit être renseigné si la caractéristique du contrat de travail est
Temps partiel.
Le changement de régime est déclencheur de situation DADS-U
Statut catégoriel : ces champs sont obligatoires*
• IRC : Choisissez le code du statut catégoriel de votre salarié au sens du régime
de retraite complémentaire
• CCN : Choisissez le code du statut catégoriel de votre salarié au sens de la
convention collective de votre entreprise
Le changement de régime est déclencheur de situation DADS-U
Nature d’emploi : ce champ est obligatoire*
La nature d'emploi est un champ de saisie libre.
Qualification :
Cette information est reprise pour l’impression de l’attestation Pôle emploi et l’impression des
bulletins
Menu Edition
119
Service :
Le service peut servir à faire un tri dans la saisie des variables.
Le service est un champ de saisie libre.
Attention !!!
Tous les champs possédant un point rouge sont des champs obligatoires pour enregistrer la fiche
du salarié.
En effet, ils sont nécessaires pour vos déclarations de fin d’année.
Retour à l'onglet Info. Paye
Fiche salarié : Onglet Affectations
Dans cet onglet plusieurs zones apparaissent :
Caisse de rattachement
Exonérations URSSAF
Régimes
Convention Collective
Attention !!!
Tous les champs possédant un point rouge sont des champs obligatoires pour enregistrer la fiche
du salarié.
En effet, ils sont nécessaires pour vos déclarations de fin d’année.
Fiche salarié : Onglet Affectation : Caisse de rattachement
Attention !!!
Cette zone n’est accessible qu’après l’enregistrement de la fiche du salarié.
Attention !!!
Vous devez obligatoirement renseigner cette zone avant la création de votre premier bulletin.
Si vous ne le faites pas tout de suite, lors de la péparation de votre fichier DADS-U (option
disponible à partir de la version PRO) une nouvelle situation sera créée.
A quoi sert cette option ?
Chaque salarié est affilié, lorsqu’il est embauché, à un régime complémentaire, spécial ou de
congés payés BTP.
Il est obligatoire de préciser ici, les caisses pour lesquelles il va cotiser. Ces caisses ou
organismes sont créés dans la table Organisme
Remarque !!!
Si vous êtes une entreprise du bâtiment, chaque salarié doit obligatoirement être rattaché à une
caisse de congés payés BTP et une seule.
Le salarié ne relève d’aucun régime :
L’option Pas de régime complémentaire est sélectionnée par défaut.
EBP Paye V17
120
Le salarié relève au moins d’une caisse :
Désactivez l’option Pas de régime complémentaire et cliquez sur le bouton Modifier puis
sélectionnez le ou les organismes du salarié.
Exemple !!! Pour un salarié cadre
Un salarié Cadre relève d’une caisse ARRCO et d’une caisse AGIRC.
Ces organismes devront être déclarés dans la préparation de votre fichier DADS-U (option
disponible à partir de la version PRO) et pour chaque situation.
Cela signifie que le changement de caisse en cours d’année est un DECLENCHEUR et génèrera
une nouvelle situation.
Exemple !!! Pour un salarié non-cadre qui devient cadre
Un salarié est embauché au 01/01/2005 en Non Cadre. Il est affilié à une caisse ARRCO.
Au 01/06/2005, ce salarié passe Cadre et donc est affilié en plus à une caisse AGIRC.
Deux situations sont à déclarer :
- Pour la première situation, seule la caisse ARRCO sera déclarée.
- Pour la deuxième situation, les deux caisses ARRCO et AGIRC seront déclarées.
Souvent le changement de caisse est lié à un changement dans l’activité du salarié (ici, le statut
professionnel).
Le déclencheur (et motif de début de nouvelle situation) est la modification de son Statut
professionnel.
Aucun organisme n’apparaît dans la liste ?
Aller dans la table Organisme, et vérifier que le type de caisse est bien renseigné (caisse de
conges payés BTP, Cnracl, IRC ou IRCANTEC)
Retour
Fiche salarié : Onglet Affectation : Régimes
Chaque salarié relève d’un ou plusieurs régimes de base obligatoire (200 : régime général, 300 :
régime agricole...) pour couvrir les risques maladie, accident du travail, vieillesse.
Renseignez alors le Régime Base Obligatoire si tous les risques sont couverts par le même
régime.
En revanche si pour l’un des risques, l’affiliation est différente, il ne faut alors pas renseigner le
Régime de base obligatoire mais renseigner les quatre autres risques (maladie, Accident du
travail, vieillesse).
Le ou les régimes sont à déclarer dans la DADS-U (option disponible à partir de la version PRO)
pour chaque situation.
Le changement de régime est déclencheur de situation DADS-U
Retour
Sélection d'un organisme
Vous devez cocher dans cette fenêtre la ou les caisses de retraite auxquels le salarié cotise.
Pour les dossiers crées avec un type bâtiment, vous devez également affecter la caisse du
Menu Edition
121
bâtiment dont dépend le salarié.
Comment faire quand je n'ai pas mes organismes ou rien dans cette fenêtre ?
Vous devez aller paramétrer la fiche de vos différents organismes. Pour cela :
• allez dans le menu Edition + Organisme,
• ouvrez le dossier Autres
• sélectionnez votre organisme et indiquez le code de la caisse.
• enregistrez la modification.
Fiche salarié : Onglet Affectation : Convention Collective
La convention collective est par défaut celle des préférences du dossier.
Le champ IDCC est le code IDCC (Identifiant Des Conventions Collectives) demandé pour dans
le fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO).
Un champ Libellé pour impressions correspond au libellé qui est repris pour les éditions. Pour
les salariés déjà présents avant la mise à jour de votre dossier, le libellé antérieurement saisi est
repris ici ou réinitialisé avec le libellé des préférences du dossier si vous avez modifié vos
préférences.
Pour un nouveau salarié, Le code IDCC et le libellé sont repris à partir des préférences du
dossier.
Pour chacun de vos salariés, vous pouvez modifier le code IDCC et le libellé.
Retour
Fiche salarié : Onglet Entrée / Sortie
Dans cet onglet plusieurs zones apparaissent :
Gestion des Entrées / Sorties
Gestion des situations
Gestion du Solde de tout compte
Fiche salarié : Onglet Entrée / Sortie : Gestion du Solde de Tout Compte
Vous avez la possibilité, afin de créer votre attestation Pôle emploi ou pour la future génération
du fichier DNA (Option disponible à partir de la version PRO), de typer le dernier bulletin de vos
salariés solde de tout compte (STC).
Dans la zone Changements de Situation, STC apparaît devant la date de début et de fin du
bulletin.
Comment créer un solde de tout compte ?
Vous devez sélectionner le bulletin que vous souhaitez typer "Solde de Tout Compte" en vous
positionnant sur la période de Début ou de Fin puis :
• Cliquez sur le bouton Créer un STC
• Complétez les informations dans la fenêtre Informations sur le Solde de Tout
Compte
Vous pouvez également Modifier ou Supprimer un STC en le sélectionnant dans la liste.
EBP Paye V17
122
Remarque !!!
Vous pouvez également créer votre STC sur le bulletin en cours
Retour à l'onglet Entrée / Sortie
Fiche salarié : Onglet chômage
Assujettissement assurance chômage :
Il faut sélectionner le code assujettissement de l'activité du salarié afin d'identifier s'il est assujetti
à l'assurance chômage ou non.
Exonération assurance chômage :
Renseigner ici si votre activité est exonérée de cotisation à l'assurance chômage sur la part
patronal ou salarié ou si vous n'êtes pas concerné par cette exonération.
Assujettissement à l'AGS :
Renseigner ici si votre activité est assujettie à titre obligatoire à l'AGS ou non.
Contrat aidé au sens Pôle emploi :
Renseignez, si vous avez signé ou non un contrat aidé avec votre assurance Chômage. Il existe
3 aides qui sont les suivantes :
• Contrat jeune en entreprise
• Aide dégressive à l'employeur (ADE)
• Soutien à l'emploi des jeunes diplômés dans les DOM et à Saint-Pierre-et-
Miquelon.
Date de signature de la convention et la référence de la convention :
Vous devez renseigner la date de signature avec le pôle emploi du contrat aidé et la référence de
la convention.
Fiche salarié : Onglet Congés / DIF
Les congés
Indiquez les différents éléments de congés liés au salarié :
• Son droit aux congés payés par mois. Il faut y indiquer le nombre de jours acquis
chaque mois par le salarié. Par défaut, c'est le nombre de jours indiqué dans les
préférences du dossier qui est reporté. Vous pouvez le modifier manuellement pour
chaque salarié.
• Son droit aux congés supplémentaires par mois. Si votre salarié a des congés
Menu Edition
123
supplémentaires, vous devez y indiquer le nombre de jours acquis chaque mois par le
salarié. Par défaut, c'est le nombre de jours indiqué dans les préférences du dossier qui
est reporté. Vous pouvez le modifier manuellement pour chaque salarié.
• Son droit aux congés ancienneté pour l’année. Si votre salarié acquiert des congés
d'ancienneté, vous devez y indiquer le nombre de jour qui s'incrèmentera chaque année
sur le premier mois de l'exercice des congés.
Le bouton Reprise CP vous permet de reprendre l'intériorité des congés payés de votre salarié si
vous créez votre dossier en cours d'exercice.
Le DIF
Cochez l’option Acquisition au DIF, si votre salarié en est bénéficiaire. Le nombre d'heure qui
apparaît est celui qui est renseigné dans l'onglet Congés/DIF des préférences de votre dossier.
Vous avez la possibilité de modifier ce nombre d'heure. Par exemple dans le cas de travail à
temps partiel, indiquez lui son droit annuel proratisé.
Remarque !!!
Vous pouvez décocher l'option si vous souhaitez que le DIF ne se cumule plus lors de la
clôture mensuelle.
Le bouton Reprise DIF vous permet de mettre à jours le DIF de votre salarié.
Remarque !!!
Vous devez renseigner un mois de clôture du DIF dans les préférences de votre dossier
(ce dernier permet de mettre à jour le droit annuel du DIF de vos salarié lors de la clôture
mensuelle)
Fiche salarié : Onglet Prévoyance/Assurance
Qu’est-ce qu’une prévoyance ?
Dans le cadre collectif des entreprises, les institutions de prévoyance apportent aux salariés des
couvertures complémentaires liées à la personne humaine. Il s’agit des garanties de prévoyance
(décès, invalidité, incapacité, ...) et de complémentaire santé (frais de soins de santé).
La quasi totalité des institutions de prévoyance, sont adhérentes au CTIP (Centre Technique des
Institutions de Prévoyance).
Pourquoi renseigner l'onglet prévoyance/Assurance de votre salarié ?
Les caisses de prévoyance et d'assurance ont besoin de connaître tous les événements
(S45.G05.05) liés à un contrat. Il nous est impossible de déterminer d'après les bulletins les
événements qui ont lieu sur le contrat. Par conséquent il est indispensable que vous indiquiez
manuellement dans cet onglet les différents événements que le salarié a eu.
Remarques !!!
Pour la DADS-U, il faut déclarer la prévoyance dans les structures commençant par S45. Elles
sont présentes par salarié et par période d’activité et uniquement si le salarié relève d’un régime
de prévoyance.
EBP Paye V17
124
Explication de l'onglet prévoyance/assurance :
• Affilier à un contrat : Le bouton Affilier à un contrat sert à rattacher votre salarié aux
différents contrats.
• Supprimer une affiliation : Le bouton Supprimer une affiliation sert à retirer
complètement un contrat auquel le salarié est rattaché.
Important !!!
Si vous supprimez une affiliation vous n'avez pas d'autre solution que de tout remettre
manuellement.
• Modifier les périodes : Le bouton modifier les périodes permet de changer les périodes
de cotisation. Ces périodes sont automatiquement détectées en fonction de vos bulletins.
Pour avoir plus d'informations sur la boîte Modifier les périodes, cliquez ici.
• Contrat : Dans la zone contrat, vous n'avez que les contrats auxquels le salarié a été
rattachés.
• Ajouter : Le bouton ajouter permet d'ajouter un événement sur le contrat qui est
sélectionné. Il n'est pas possible d'ajouter un nouveau contrat par ce bouton. Si vous
souhaitez ajouter un contrat supplémentaire à votre salarié, vous devez passer par le
bouton Affilier à un contrat.
• Modifier : Le bouton modifier permet de modifier un événement lié au contrat. Seuls les
événements en noir peuvent être modifiés.
• Dupliquer : Le bouton Dupliquer permet de copier un événement lié au contrat. Seuls les
événements en noir peuvent être modifiés.
• Supprimer : Le bouton Supprimer permet de supprimer un événement lié au contrat.
Seuls les événements en noir peuvent être modifiés. Il n'est pas possible de supprimer
un contrat dans sa totalité par ce bouton, si vous souhaitez supprimer un contrat dans sa
totalité vous devez passer par le bouton Supprimer une affiliation.
Comment sont générées les périodes de cotisation ?
Dès que la salarié est affilié un à un contrat, et que ce dernier a dans son bulletin une ou
plusieurs rubriques de cotisation rattachées à ce même contrat, une période de cotisation est
créée.
Combien de contrats peut-on gérer en même temps ?
Le nombre de contrats par salarié n'est plus limité.
Fiche salarié : Onglet Prévoyance, événement du contrat de prévoyance
La prévoyance a besoin de connaître tous les événements liés à un contrat. Pour indiquer les
événements qui sont intervenus tout au long du contrat vous devez indiquer dans cette boîte les
informations concernant le changement dans le contrat.
• Contrat
Si vous faites une affiliation à un contrat vous devez indiquer à quel contrat votre salarié est
affilié.
Si vous ajouter un événement sur le contrat de prévoyance la zone est grisée. L'ajout d'un
événement se fait obligatoirement sur le contrat de prévoyance qui est sélectionné.
• A partir de
Vous devez indiquer à partir de quelle date a lieu le motif de changement du contrat de
prévoyance.
• Le motif de changement du contrat
Vous devez indiquer le motif du changement du contrat.
• Code option
Il s'agit des codes options définis dans le contrat, que le salarié peut choisir individuellement. Les
valeurs de code sont fournies par l'institution de prévoyance ou la mutuelle, et sont à renseigner
sur sa demande.
Menu Edition
125
• Code population
Il s'agit du code population défini dans le contrat, auquel le salarié est rattaché. Les valeurs de
code sont fournies par l'institution de prévoyance ou la mutuelle, et sont à renseigner sur sa
demande.
Fiche salarié : Onglet Complément
Niveau d’études
Sélectionnez ici le niveau d’étude de votre salarié.
Lieu de travail à l'étranger
Ce champ permet de préciser si le lieu de travail du salarié est situé en zone frontalière ou à
l'étranger.
Remarque !!!
Cette option permet uniquement de renseigner une rubrique dans votre fichier DADS-U
disponible à partir de la version PRO.
Rémunération sur plusieurs établissements
Cette zone doit être renseignée pour une entreprise soumise à la taxe sur les salaires, et dans le
cas où le salarié travaillerait pour plusieurs établissements de l’entreprise : il faut préciser pour
l’établissement en cours (dossier ouvert) s’il est Agglomérant ; c’est-à-dire si c’est cet
établissement qui détermine la taxe sur les salaires pour l’ensemble des rémunérations perçues
par le salarié. Dans ce cas la zone est renseignée à A pour le salarié.
Si l’établissement agglomérant est un autre établissement que celui en cours, alors il faut
renseigner la zone avec la lettre P + NIC de l’établissement agglomérant.
Lieu de travail autre que l’établissement
Indiquez ici l’adresse du lieu géographique de travail de votre salarié si elle est différente du lieu
d’affectation.
La raison sociale, l’adresse, CP, ville et SIRET sont des informations obligatoires pour la DADS.
Salarié travaillant pour une entreprise étrangère
Vous devez préciser le statut du salarié s'il travaille pour le compte d'une entreprise étrangère en
sélectionnant un des choix de la liste.
Elections prud’homales
Les élections prud’homales ont lieu tous les 5 ans.
Pour la procédure de constitution des listes électorales (C. trav., art. L. 513-3), la déclaration
prud’homale ne prendra plus la forme d’une déclaration spécifique faite par l’employeur. Elle sera
intégrée dans la DADS.
Aussi, il faut dès maintenant renseigner les informations nécessaires au niveau de la fiche
salarié. (Collège, Section)
La zone Droit de contrat de travail doit obligatoirement être renseignée pour valider la fiche de
votre salarié.
Dans le secteur public, la zone Droit de contrat de travail doit être renseignée 02 - Pas de
contrat de travail de droit privé, puis renseigner la Situation administrative du salarié.
EBP Paye V17
126
Fiche salarié : Onglet Règlement
Cet onglet permet de saisir les informations nécessaires au règlement du salarié, et le compte
comptable.
Le mode de règlement choisi vous permettra d’éditer une lettre-chèque par Impressions +
Lettres chèque (disponible à partir de la version PRO), ou d’effectuer un virement sur disquette
par Gestion + Virements + Des salaires (saisie du RIB obligatoire, le numéro d’IBAN sert
uniquement pour des communications avec des banques étrangères).
Le logiciel vous propose le numéro de compte 421 (Rémunérations dues) qui regroupera
l'ensemble des salaires nets. Cliquez sur l'icône pour consulter le Plan Comptable Général.
Fiche salarié : Onglet Commentaires
Saisissez ici les commentaires concernant votre salarié. Cette zone est reprise lors de
l’impression du bulletin du salarié.
Fiche salarié : Les Champs personnalisés
La création d’un champ personnalisé permet de définir de nouveaux champs de saisie.
Attention !!!
Cette option est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Champs personnalisés
Fiche salarié Onglet Champs personnalisés
Généralités :
La création de champs personnalisés est très utile, car cela permet d’adapter la fiche Salarié en
ajoutant une ou plusieurs zones et y saisir des informations particulières.
Ils pourront être édités sur les bulletins de paye.
Important !!!
L’ajout de champ personnalisé est suivi d’une réorganisation des fichiers. Nous vous conseillons
donc vivement de créer les champs avant de définir l’ensemble de vos salariés.
Comment créer un champ personnalisé ?
• Cliquez sur le bouton Ajouter/ Modifier/ Supprimer un champ.
• Sélectionnez le champ Employé et cliquez sur le bouton Ajouter.
• Saisissez alors sur la partie droite de l’écran le nom, la description, le type et la longueur
du champ, puis cliquez sur OK. Attention : la longueur indiquée sera diminuée d’un
caractère.
Un message vous avertit que cette modification nécessite la fermeture et la réouverture du
dossier. Cliquez sur Oui.
De retour dans le dossier, la fiche Salarié contient un nouveau champ : pour saisir dans cette
Menu Edition
127
zone, cliquez sur Modifier la valeur du champ.
Fiche salarié : Onglet DUCS
Cet onglet affiche la liste des codes de personnel du profil rattaché au salarié. Il permet
également de rajouter d'autres codes (URSSAF ou Pôle emploi) pour des rubriques de
cotisations ajoutées dans le bulletin du salarié.
L’ajout des codes personnels doit être effectué avant de lancer le calcul du bulletin pour que les
montants soient correctement calculés. Ce paramétrage peut être réalisé également à partir des
profils : voir la DUCS.
Fiche salarié : Bouton Modifier
Exonérations URSSAF
Sélectionnez dans cette liste toutes les exonérations du salarié pour la période en cours.
Par exemple !!!
Les salariés bénéficiaient de la Loi Aubry II jusqu’au 01/07/2003.
Puis à partir des bulletins de juillet 2003, Aubry II était détachée et Fillon était sélectionnée. Dans
le dossier de paye, il faut de la même manière sélectionner les exonérations à partir du mois où
elles doivent être prises en compte.
C’est cette sélection qui permettra de déclarer par situation les exonérations correspondantes.
Pour valider votre sélection, cliquez sur valider.
Retour Onglet Affectations : Exonérations URSSAF
Caisses de rattachement
Sélectionnez dans cette liste toutes les caisses de rattachement de votre salarié pour la période
en cours.
Exemple !!! Pour un salarié cadre
Un salarié Cadre relève d’une caisse ARRCO et d’une caisse AGIRC.
Ces organismes devront être déclarés dans chaque situation DADS-U (S41.G01.01)
Cela signifie que le changement de caisse en cours d’année est un DECLENCHEUR et génèrera
une nouvelle situation.
Exemple !!! Pour un salarié non-cadre qui devient cadre
Un salarié est embauché au 01/01/2005 en Non Cadre. Il est affilié à une caisse ARRCO.
Au 01/06/2005, ce salarié passe Cadre et donc est affilié en plus à une caisse AGIRC.
Deux situations sont à déclarer :
- Pour la première situation, seule la caisse ARRCO sera déclarée.
- Pour la deuxième situation, les deux caisses ARRCO et AGIRC seront déclarées.
C’est cette sélection qui permettra de déclarer par situation les caisses de rattachement de votre
salarié.
Pour valider votre sélection, cliquez sur valider.
Retour Onglet Affectation : Caisse de rattachement
Comment supprimer une fiche salarié ?
EBP Paye V17
128
Si vous souhaitez supprimer une fiche salarié vous devez vous assurer que le salarié n’a pas eu
de bulletin de salaire au cours de l’exercice précédent.
Comment y accéder ?
Barre de menu Fiche +Supprimer (après avoir sélectionné le salarié
à supprimer)
Barre d’outils
Supprimer Fiche
Raccourci clavier CTRL+DEL
Arborescence Cliquez sur le salarié à supprimer, clic droit de la
souris puis supprimer..
Pourquoi le message «Impossible de supprimer ce salarié car il possède au moins un
bulletin dans l’exercice précédent. Vous ne pourrez le supprimer qu’au cours du prochain
exercice » apparaît en suppression ?
Votre salarié a eu au moins un bulletin de réalisé au cours de votre exercice précédent, vous ne
pouvez pas le supprimer avant votre prochain exercice.
Si vous ne souhaitez plus le voir dans l’arborescence faites un clic droit sur votre salarié puis
sélectionnez « Masquer les salariés sortis »
La DUE
La Déclaration Unique d'Embauche
La déclaration unique d'embauche (DUE) est une formalité obligatoire liée à l'embauche d'un
salarié.
Cet assistant va vous permettre de saisir toutes les informations nécessaires pour compléter
votre DUE.
Comment y accéder ?
Fiche du salarié Bouton DUE dans l’entête de la fiche du salarié
Remarque !!!
Pour accéder à ce bouton, la fiche du salarié doit être enregistrée.
Comment paramétrer les différentes données ?
Avant de lancer cette option, vous devez renseigner :
• les coordonnées de votre dossier
• les informations légales d'identification
• les informations concernant le service de santé au travail
Attention !!!
Si l’adresse de correspondance est différente de l’adresse de votre dossier, veuillez renseigner
cette dernière dans les coordonnées de votre dossier.
Quelle DUE souhaitez-vous réaliser ?
Menu Edition
129
• une DUE pour le régime général
• une DUE MSA (agricole), (uniquement disponible avec un dossier de type agricole à
partir de la version PRO)
• une DUE destinée aux entreprises de travail temporaire (Uniquement disponible pour les
entreprises de travail temporaire, option à cocher dans les préférences du dossier)
Q'est-ce que la DUE régime général ?
La déclaration unique d'embauche (DUE) permet d'effectuer, en une seule fois, plusieurs
formalités obligatoires liées à l'embauche d'un salarié, dont la déclaration préalable à l'embauche
(DPAE).
Qui doit déclarer ?
Tous les employeurs, à l'exception des particuliers, quels que soient le secteur d'activité, les
conditions d'exercice de la profession et la durée d'engagement, pour toute embauche d'un
salarié relevant du régime général de la Sécurité Sociale.
Quand ?
Avant la prise de fonction effective ou la période d'essai du salarié et au plus tôt 8 jours avant
l'embauche, notamment pour la DPAE.
Que déclarer ?
La DUE regroupe les 7 formalités suivantes :
la déclaration préalable à l'embauche,
la déclaration d'une première embauche dans un établissement,
la demande d'immatriculation d'un salarié au régime général de la Sécurité sociale,
la demande d'affiliation au régime d'assurance chômage,
la demande d'adhésion à un service de santé au travail,
la déclaration d'embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de
la visite médicale obligatoire,
la liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle
de données sociales (DADS).
Auprès de qui ?
La DUE doit être transmise à l'URSSAF dont relève l'établissement concerné par l'embauche.
Comment ?
La DUE peut être effectuée dans votre logiciel, soit sur papier soit directement par Internet, en
passant par la fiche du salarié.
Conséquences d'une déclaration incorrecte
Une attention toute particulière doit être apportée au remplissage du formulaire. Une information
incorrecte entraînera un retard dans le traitement de la DUE qui aura pour effet :
de pénaliser le salarié dans ses droits sociaux,
de pénaliser l'employeur dans ses droits à exonération,
de rendre l'employeur passible de sanctions.
Suivi des étapes de la DUE Régime général :
• Etape 2 : Choix DUE Papier ou Internet
• Etape 3 : Internet : Lien sur le site Internet
EBP Paye V17
130
• Etape 3 : Papier : Situation du salarié
• Etape 4 : Papier : Date et Heure d'embauche
• Etape 5 : Contrat de travail
• Etape 6 : Eléments sur l'emploi
• Etape 7 : Rémunération
• Etape 8 : Durée du travail
• Etape 9 : Renseignements sur l'entreprise
• Etape 10 : Demande d'immatriculation
• Etape 11 : Edition
Les étapes DUE : régime général
Etape 1 : Qu'est-ce que la DUE régime général ?
Etape 2 : Type de la déclaration
Etape 3 : Situation du salarié
Etape 4 : Date et Heure d'embauche
Etape 5 : Contrat de travail
Etape 6 : Eléments sur l'emploi
Etape 7 : Rémunération
Etape 8 : Durée du travail
Etape 9 : Renseignements sur l'entreprise
Etape 10 : Demande d'immatriculation
Etape 11 : Edition
Qu'est-ce que la DUE MSA ?
La déclaration unique d'embauche pour les salariés agricoles (DUE MSA) permet d'effectuer, en
une seule fois, plusieurs formalités obligatoires liées à l'embauche d'un salarié, dont la
déclaration préalable à l'embauche (DPE).
Attention !!!
Cette option est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version
PRO)
Qui doit déclarer ?
Tous les employeurs relevant du régime de protection sociale agricole, à l'exception de ceux qui
utilisent le titre emploi simplifié agricole (TESA), pour toute embauche d'un salarié relevant du
régime de protection sociale agricole.
Quand ?
Avant la prise de fonction effective ou la période d'essai du salarié et au plus tôt 8 jours avant
l'embauche.
Que déclarer ?
La DUE MSA regroupe les formalités suivantes :
la déclaration préalable à l'embauche (DPE),
la déclaration d’embauche,
la demande d'immatriculation d'un salarié au régime de protection sociale agricole,
la déclaration d'embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de
la visite médicale obligatoire,
la demande d’affiliation des salariés auprès des institutions de retraite complémentaire
obligatoire pour les entreprises adhérentes à la CAMARCA et à la CRCCA,
la demande de bénéfice de taux réduits pour l'emploi d'un travailleur occasionnel ou
Menu Edition
131
demandeur d'emploi,
la demande de bénéfice de certaines mesures pour l’emploi, détaillées dans la notice
explicative (à demander à votre MSA)
Auprès de qui ?
La DUE MSA doit être transmise à la caisse MSA dont relève l'établissement concerné par
l'embauche.
Comment ?
La DUE MSA peut être effectuée dans votre logiciel sur support papier.
Conséquences d'une déclaration incorrecte
Une attention toute particulière doit être apportée au remplissage du formulaire. Une information
incorrecte entraînera un retard dans le traitement de la DUE MSA qui aura pour effet :
de pénaliser le salarié dans ses droits sociaux,
de pénaliser l'employeur dans ses droits à exonération,
de rendre l'employeur passible de sanctions.
Suivi des étapes de la DUE MSA :
• Etape 2 : Type de la déclaration
• Etape 3 : Situation du salarié
• Etape 4 : Date et Heure d'embauche
• Etape 5 : Contrat de travail
• Etape 6 : Eléments sur l'emploi
• Etape 7 : Rémunération
• Etape 8 : Durée du travail
• Etape 9 : Conditions de travail
• Etape 10 : Service de santé au travail
• Etape 11 : Pièce à joindre
• Etape 11 : Edition
Les étapes DUE : Régime MSA
Etape 1 : Qu'est-ce que la DUE MSA ?
Etape 2 : Type de la déclaration
Etape 3 : Situation du salarié
Etape 4 : Date et Heure d'embauche
Etape 5 : Contrat de travail
Etape 6 : Eléments sur l'emploi
Etape 7 : Rémunération
Etape 8 : Durée du travail
Etape 9 : Conditions de travail
Etape 10 : Service de santé au travail
Etape 11 : Pièce à joindre
Etape 11 : Edition
Attention !!!
Cette option est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version
PRO
Qu'est-ce que la DUE Salarié intérimaire ?
EBP Paye V17
132
La déclaration unique d'embauche pour un salarié intérimaire permet d'effectuer, en une seule
fois, plusieurs formalités obligatoires liées à l'embauche d'un salarié.
Votre logiciel vous permet d’imprimer cette Déclaration spécifique, cependant ce formulaire est
disponible auprès de votre U.R.S.S.A.F.
Attention !!!
Cette option est uniquement disponible si vous avez coché l’option Entreprise de travail
temporaire dans les préférences de votre dossier
Pourquoi cette déclaration particulière ?
Cette déclaration permet aux Entreprises de Travail Temporaire recrutant un salarié intérimaire
de réaliser les seules formalités les concernant et de tenir compte des spécificités liées à
l’embauche de personnels intérimaires.
Que déclarer ?
La DUE regroupe en une formalité les 5 obligations suivantes :
- La déclaration préalable à l'embauche,
- La demande d'immatriculation d'un salarié au régime général de la sécurité sociale,
- La demande d'adhésion à un service de santé au travail,
- La déclaration d'embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite
médicale d’embauche obligatoire,
- La liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle de
données sociales (DADS
Auprès de qui ?
La DUE doit être transmise à l'URSSAF dont relève l'établissement concerné par l'embauche.
Comment ?
La DUE E.T.T. peut être effectuée dans votre logiciel sur support papier.
Suivi des étapes de la DUE E.T.T :
• Etape 2 : Type de déclaration
• Etape 3 : Date et Heure d'embauche
• Etape 4 : Edition
Les étapes DUE : Salarié Intérimaire
Etape 1 : Qu'est-ce que la DUE Salarié Intérimaire
Etape 2 : Type de déclaration
Etape 3 : Date et Heure d'embauche
Etape 4 : Edition
DUE : Type de déclaration
Choisissez le type de Déclaration que vous souhaitez réaliser pour votre salarié.
• une DUE pour le régime général
• une DUE MSA (agricole), (uniquement disponible avec un dossier de type agricole à
partir de la version PRO)
• une DUE destinée aux entreprises de travail temporaire (Uniquement disponible pour les
entreprises de travail temporaire, option à cocher dans les préférences du dossier)
Menu Edition
133
Attention !!!
Cette fenêtre ne s’affiche qu’à partir du moment ou vous avez coché l’option Entreprise de
travail temporaire dans les préférences de votre dossier ou que vous êtes une société de type
Agricole.
Liste des étapes pour la DUE régime Général
Liste des étapes pour la DUE Salarié Intérimaire
Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de
la version PRO)
DUE : Choix du support
Indiquez ici le type de support que vous souhaitez utiliser pour envoyer votre déclaration, soit sur
papier, soit directement par Internet.
Attention !!!
L’option Internet est uniquement disponible pour la DUE Régime général.
Si vous choisissez de déclarer votre DUE par Internet, vous arriverez directement à l’étape
Internet : Lien sur le site Internet. Sinon, complétez les informations demandées dans les
différentes étapes.
DUE : Accès au site Internet
Si vous souhaitez que les informations de votre société ainsi que de votre salarié se préremplissent
dans le formulaire, vous devez décocher l’option « Utiliser le navigateur Internet
par défaut et ne pas tenter de pré-remplir le formulaire ».
Cliquez ensuite sur Terminer pour accéder directement à votre DUE pré-remplie.
Vous pouvez accéder directement au site de l’URSSAF sur la DUE en sélectionnant le lien
Internet proposé (Attention, dans ce cas, le formulaire ne sera pas pré-rempli).
Attention !!!
L’option Internet est uniquement disponible pour la DUE Régime général.
Remarque !!!
Sous le sytème d'exploitation Windows Vista, votre DUE ne pourra pas être pré-remplie. En effet,
cela est dû aux contraintes de sécurités imposées par ce système d'exploitation.
DUE : Situation du salarié
Sélectionnez ici la situation que votre salarié avait avant son arrivée dans votre établissement.
Liste des étapes pour la DUE régime Général
DUE : Situation du salarié MSA
Vous pouvez cocher l’une de ces deux cases si votre activité professionnelle est une activité de
culture, élevage, dressage, pisciculture ou toute autre activité visée à l’article L.7222-1 1° et 4° du
code rural et si le salarié que vous embauchez pour réaliser cette activité est :
• un salarié, que vous occupez pour une durée de maximum de 132 jours de travail
EBP Paye V17
134
effectif, consécutif ou non par année civile, sous contrat à durée déterminée. (sauf
dérogations)
• un demandeur d’emploi, inscrit à l’ANPE depuis au moins 4 mois ou depuis au
moins 1 mois s’il s’agit d’une inscription consécutive à un licenciement (justificatif à
joindre)
Remarque !!!
La durée maximum d’application des taux réduits est de 100 jours ouvrés par année civile, par
salarié et par employeur.
Pour bénéficier de la mesure, la demande doit intervenir au plus tard, dans les instants qui
précédent l’embauche (délais de la DPE).
Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de
la version PRO)
Attention !!!
Cette fenêtre est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version
PRO)
DUE : Date et heures d'embauche
Renseignez ici la date et l’heure prévisible d’arrivée de votre salarié dans votre établissement.
Liste des étapes pour la DUE régime Général
Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de
la version PRO)
DUE : Contrat de travail
DUE régime général :
Renseignez le type de contrat de votre salarié. Si le contrat est à Durée Déterminée, renseignez
la date de fin du contrat.
Liste des étapes pour la DUE régime Général
DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) :
Renseignez le type de contrat de votre salarié. Si le contrat est à Durée Déterminée, renseignez
la date de fin du contrat.
Si votre type de contrat est particulier (exemple : Contrat de vendange, contrat
d’apprentissage&ldots;) veuillez le préciser.
Vous devez impérativement joindre le justificatif, visé par l’administration compétente (volet
spécifique ou photocopie du contrat). Ce justificatif est indispensable pour vous permettre de
bénéficier d’une exonération de cotisations (à l’exception de certains contrats)
Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de
la version PRO)
Menu Edition
135
DUE : Eléments sur l'emploi (MSA)
Cochez l’option si votre salarié est cadre ou assimilé.
Dans ce cas préciser s’il est déclaré ou non à la CRCCA (Caisse de Retraite Complémentaire
des cadres de l’Agriculture)
• Déclaré dans la catégorie art. 4 ou 4 bis : ce sont les cadres de plein droit du fait
de leur fonction et de leur classification (ex : cadre dirigeant, ingénieur&ldots;)
• Déclaré dans la catégorie art. 36 : il s’agit des agents de maîtrise et techniciens
reconnus cadres par leur employeur (ex : chef d’équipe&ldots;)
Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de
la version PRO)
Attention !!!
Cette fenêtre est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version
PRO)
DUE : Rémunération
DUE régime général :
Renseignez les éléments sur la rémunération du salarié en saisissant le salaire brut mensuel de
votre salarié.
Liste des étapes pour la DUE régime Général
DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) :
Renseignez les éléments sur la rémunération du salarié en saisissant le salaire brut mensuel de
votre salarié.
Précisez également si votre salarié est rémunéré exclusivement en nature ou s’il est domicilié
fiscalement à l’étranger (dans ces cas, cochez les cases concernées)
Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de
la version PRO)
DUE : Durée du travail
Renseignez la durée du travail du salarié qui a été portée au contrat de travail.
Sélectionnez dans la liste déroulante la périodicité et saisir la durée de travail.
Liste des étapes pour la DUE régime Général
Liste des étapes pour la DUE Salarié Intérimaire
Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de
la version PRO)
DUE : Conditions de travail
Ces renseignements permettent de déterminer si votre salarié devra effectuer des travaux
soumis à certaines exigences ou sera soumis de façon habituelle à des risques spéciaux
EBP Paye V17
136
Renseignez les conditions de travail à l’embauche en sélectionnant les choix proposés. Si le
salarié doit être soumis à un autre risque non listé, veuillez indiquer ce risque dans Autre risque
(ex : travaux en hauteur, travaux comportant des gestes répétitifs à cadence élevée&ldots;)
Remarque !!!
Le médecin du travail peut vous aider à préciser les risques de votre salarié en fonction de
l’emploi.
Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de
la version PRO)
Attention !!!
Cette fenêtre est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version
PRO)
DUE : Service de santé au travail
Cochez la case si le salarié :
• a été examiné par un médecin du travail pour un emploi identique dans les 6
mois précédant l’embauche ;
• a un handicap reconnu (soit par la COTOREP, soit à la suite d’un accident de
travail ayant entraîné une incapacité permanente partiel (IPP) d’au moins 10%) ;
• est un saisonnier recruté pour une durée égale ou supérieur à 45 jours (un
emploi saisonnier : il s’agit de travaux qui sont normalement appelés à se répéter
chaque année, à date à peu près fixe, en fonction du rythme des saisons)
Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de
la version PRO)
Attention !!!
Cette fenêtre est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version
PRO)
DUE : Pièces à joindre
Cette étape vous permet de visualiser les pièces à joindre à votre déclaration.
Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de
la version PRO)
Attention !!!
Cette fenêtre est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version
PRO)
DUE : Demande d'immatriculation
Menu Edition
137
Si le salarié n’est pas en mesure de fournir son numéro de sécurité, vous devez compléter ce
cadre.
Vous êtes tenu de déclarer dans les 8 jours qui suivent la date d’embauche, tout salarié non
immatriculé au régime général de la sécurité sociale.
Attention !!!
Cette demande d’immatriculation apparaît à partir du moment ou vous n’avez pas renseigné le n°
de sécurité sociale dans la fiche du salarié.
Seuls les salariés ne possédant ce numéro d’immatriculation doivent faire l’objet d’une demande.
Dans le cas ou vous avez oublié de le noter dans sa fiche, veuillez retourner dans la fiche du
salarié puis le saisir dans l’onglet Etat civil.
Liste des étapes pour la DUE régime Général
DUE : Eléments sur l'emploi
Renseignez les éléments décrivant l’emploi que votre salarié va occuper.
Sélectionnez dans la liste proposée la nature de l’emploi et la qualification de votre salarié et
renseignez la Durée en jour(s) de la période d’essai.
Liste des étapes pour la DUE régime Général
DUE : Renseignements sur l'entreprise
Effectif de l’établissement
Saisissez l’effectif de votre établissement avant l’embauche de ce salarié.
Attention !!!
Si vous êtes un établissement dépendant juridiquement d’une entreprise, vous devez indiquer
l’effectif de votre établissement uniquement dans cette zone.
Première embauche
Si votre salarié est le premier embauché dans votre établissement, vous devez renseigner
l’effectif complet de l’entreprise avant l’embauche.
Attention !!!
Si vous êtes un établissement dépendant juridiquement d’une entreprise, vous devez indiquer
l’effectif de l’entreprise, sinon, laissez cette zone à 0.
Liste des étapes pour la DUE régime Général
DUE : Edition
Editez votre Déclaration Unique d’Embauche en sélectionnant Terminer.
Remarque !!!
EBP Paye V17
138
Si vous souhaitez réaliser un aperçu écran avant d’imprimer votre DUE, cochez l’option «Ouvrir
un aperçu à l’écran au lieu d’imprimer ».
Liste des étapes pour la DUE régime Général
Liste des étapes pour la DUE Salarié Intérimaire
Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de
la version PRO)
Eléments de la fiche Salarié
Fiche salarié : Onglet Bulletin
Cet onglet vous permet de contrôler, modifier, calculer, imprimer et envoyer par e-mail le bulletin
de votre salarié.
Pour réaliser un bulletin, vous devez :
• Saisir les congés, à partir de l’onglet Congés/Heures, ou dans Gestion +
Saisie des congés/heures.
• Saisir les variables directement dans le bulletin, ou à partir du bouton Variables
ou dans Gestion + Saisie des variables.
• Lancer la préparation du bulletin à partir du bouton Préparer ou dans Gestion
+ Préparation des bulletins.
• Lancer le calcul du bulletin, à partir du bouton Calculer ou dans Gestion
+ Calcul de la paye.
• Imprimer le bulletin à partir du bouton Imprimer ou dans Impressions +
Bulletins
Ces opérations, sauf la saisie des congés, peuvent être réalisées directement dans l’onglet
bulletin, ou d’une manière globale pour tous les salariés dans le menu Gestion ou Impressions.
Le bulletin est composé de lignes. Chaque ligne correspond à une rubrique. Les rubriques sont
regroupées dans des profils. Chaque salarié doit être associé à un profil pour que le logiciel
calcule le bulletin. Vous devez auparavant vous assurer que les variables, rubriques et profils
sont correctement paramétrés.
Si vous avez un doute sur le résultat d'une rubrique, consultez le justificatif des calculs de la
rubrique par le lien Expliquer la rubrique en ayant sélectionné au préalable la rubrique.
Les zones vertes dans le bulletin sont des zones de saisie.
Explication des options du bulletin :
Période de paye : Le logiciel propose automatiquement le premier et dernier jour du mois en
cours, sauf si le salarié est entré en cours de mois. Vous pouvez cependant la modifier.
Date de paye : Le logiciel propose automatiquement la date du dernier jour du mois courant.
Vous avez la possibilité de saisir une autre date de paye directement, ou de généraliser une date
à l’ensemble des salariés, par Gestion + Date de la paye.
Profil : Indispensable ! ! Sélectionnez ici le profil à associer au salarié. Les rubriques du profil
sont automatiquement intégrées, et le bulletin calculé.
Menu Edition
139
Régularisation : Le type de régularisation défini dans les préférences de votre dossier est
proposé par défaut, vous pouvez bien entendu sélectionner une autre fréquence de régularisation
pour le salarié. Pour un salarié Multi-bulletins, vous pouvez demander une régularisation bulletin
par bulletin.
Voici les différents boutons présents en bas de l’écran, sous le bulletin concernant les rubriques :
Ajouter permet d’ajouter une rubrique au bulletin. Cliquez sur le bouton et cochez
la ou les rubriques à ajouter. Une zone de recherche est disponible afin d'atteindre
plus facilement la rubrique désirée.
Retirer permet de retirer une rubrique du bulletin. Cliquez sur la ligne à retirer puis
sur le bouton. Dans tous les cas, les lignes à 0 ne s’impriment pas sur le bulletin.
De ce fait, ne les retirez pas car si vous établissez sur le mois suivant un bulletin
que vous aurez préparé à partir du bulletin précédent, alors, le bulletin préparé
risquerait d’être erroné après calcul.
Variables permet d’afficher les variables de la rubrique courante en vue de leur
saisie.
Monter permet de remonter la ligne courante.
Descendre permet de descendre la ligne courante.
Expliquer la rubrique ce lien permet d'afficher à l'écran le contenu de la rubrique
avec une explication et le résultat des formules indiquées dans la rubrique. Cette
aide est précieuse pour comprendre le résultat des formules.
Remarques !!!
- Les boutons Ajouter, Retirer, Monter et Descendre ne sont pas utiles si le profil a été
correctement paramétré.
- La saisie des variables peut être réalisée par le bouton Variables, ou directement en saisissant
dans les cases vertes, ou par le clic droit Variables à saisir ou par la commande Gestion +
Saisie des variables (très pratique à partir de cinq salariés).
Voici les différents boutons présents en bas de l’écran, sous le bulletin concernant le bulletin :
Préparer vous permet de construire le bulletin à partir du profil, à partir du bulletin
précédent, ou encore, pour un salarié multi-bulletins, de détruire le bulletin afin de
revenir au précédent.
Calculer calcule les montants du bulletin.
A l’envers vous permet de trouver un montant brut par rapport à un net voulu.
Historique vous ouvre l’historique des bulletins de l’année, afin de les consulter, de
les imprimer ou de les envoyer par e-mail.
E-mail lance l’envoi par e-mail du bulletin. Il faut au préalable, avoir : renseigné le
modèle de bulletin à utiliser par défaut dans les paramètres généraux, l’adresse email
du salarié dans l'onglet Etat civil de la fiche salarié et coché l’option ’'Préfère
obtenir ses bulletins par e-mail".
Clôturer n’est utilisé que pour les salariés multi-bulletins, et permet de passer au
bulletin suivant.
Aperçu affiche le bulletin à l'écran (il faut au préalable, avoir renseigné le modèle
de bulletin à utiliser par défaut dans les paramètres généraux
Imprimer lance directement l’impression sans passer par l'aperçu (il faut au
préalable, avoir renseigné le modèle de bulletin à utiliser par défaut dans les
paramètres généraux
Créer STC permet de créer un bulletin de solde de tout compte pour le salarié.
Vous devez renseigner les différentes zones proposées dans la fenêtre
"Informations sur le solde de tout compte (STC)".
Modifier STC permet de modifier le solde de tout compte créé sur le bulletin.
Suppr STC permet de supprimer le solde de tout compte créé.
Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site
WebPaye du client un bulletin au format PDF.
EBP Paye V17
140
Remarques !!!
- Pour lancer une impression globale pour tous les bulletins, utilisez l’option Impressions +
Bulletins.
- Le bouton E-mail : Si l’adresse e-mail est renseignée dans l'onglet Etat civil de la fiche salarié
et que l’option "Préfère obtenir ses bulletins par e-mail’’ n’est pas cochée, vous pourrez envoyer
exceptionnellement par e-mail le bulletin à votre salarié. Si aucun des deux champs n’est
renseigné (adresse e-mail et coche), l’adresse du salarié ne sera pas pré-renseignée dans votre
messagerie, vous devrez alors l’indiquer manuellement ou la renseigner dans la fiche de votre
salarié.
- L’historique des bulletins est accessible par le bouton Historique, ou par l’option Gestion +
Historique des bulletins.
- La préparation et le calcul du bulletin peuvent être lancer pour tous les salariés par Gestion +
Préparation des bulletins et Gestion + Calcul de la paye.
- La clôture des bulletins, pour les salariés multi-bulletins, peut être lancée par le bouton Clôturer
ou d’une manière globale dans Gestion + Clôturer les bulletins.
- La création, la modification ou la suppression du STC peut également se faire dans l'onglet
entrée/sortie de la fiche du salarié
Comment créer un solde de tout compte sur un bulletin ?
Lors du départ d'un salarié, vous devez réaliser son bulletin 'Solde de tout compte".
Vous avez la possibilité de renseigner sur le bulletin de votre salarié les informations concernant
son solde de tout compte (date de préavis, s'il a été effectué ou non, payé ou non, ainsi que les
informations concernant la rupture du contrat de travail)
Comment accéder à la création d’un solde de tout compte ?
L'onglet bulletin Edition + Salarié + "nom du salarié" + Onglet bulletin +
Bouton créer STC (pour typer un solde de tout compte
sur le bulletin courant)
L'onglet bulletin Edition + Salarié + "nom du salarié" + Entrée sortie
+ Bouton créer STC (pour typer un solde de tout
compte sur un des bulletins du salarié)
Définition des différentes zones concernant le préavis
Ces informations permettent de connaître la situation du salarié au regard du préavis. Cochez et
indiquez les dates de références, si le préavis a été :
• effectué et payé
• non effectué et payé
• non effectué et non payé
S'il n'y a pas de clause de préavis applicable cochez l'option Pas de clause de préavis
applicable.
Définition des différentes zones concernant la rupture du contrat de travail
Saisissez la date de dernier jours travaillé.
Menu Edition
141
La date de fin de contrat se renseigne automatiquement avec la date de sortie du salarié. Si la
date de fin de contrat est différentes, vous devez sélectionner dans cette zone la bonne date.
Sélectionnez le motif de rupture du contrat. Si vous sélectionnez l'un des motifs suivants :
licenciement pour liquidation judiciaire, fermeture définitive de l'établissement, pour motif
économique vous devez renseigner la date d'engagement de la procédure de licenciement et la
date de notification de la rupture.
Précisez s'il existe une clause de non concurrence au contrat de travail du salarié
Indiquez si le salarié a perçu une indemnité supra-légale lors du solde de tout compte lié a la
rupture du contrat de travail.
Si vous avez versé une indemnité compensatrice de CP, indiquez le nombre de jours ouvrables
de CP correspondant.
Remarques importantes !!
Toutes les informations saisies dans cette fenêtre sont récupérées lors de l'édition de
l'attestation d'employeur
Fiche salarié : Onglet Bulletin : Période de rattachement
Renseignez la période de rattachement de votre rubrique en indiquant la date de début et de fin
de la période de rattachement de la prime.
Pour pouvoir renseigner une période de rattachement vous devez avoir sélectionné dans votre
rubrique :
• la nature "Prime" et "Liée à l'activité avec période spécifique".
Remarques !!!
Cette période est reportée dans l'attestation Pôle emploi ainsi qu'à l'impression des bulletins de
salaires.
• la nature "Rappel de paie" avec une des autres sous-natures
Remarques !!!
Cette période est reportée dans la DNA ainsi qu'à l'impression des bulletins de salaires.
Liste des calendriers
Le calendrier des Congés payés
Ce calendrier permet de déclarer les jours de congés pris sur la période en cours. Les zones
Pris, RST N-1, RST N et RST ANC s’alimentent avec la saisie dans le calendrier. Les rubriques
associées sont RCONG, GCP, GCPA et GCPN1 . La variable alimentée est JOURPRIS.
Le calendrier Absences non payées
Ce calendrier reste inchangé. La saisie s’effectue en heures et alimente la variable HEUABS. La
rubrique associée est RABS.
Le calendrier des jours de suspension
EBP Paye V17
142
Ce calendrier alimente la variable JOURSUSPENSION.
Le calendrier Maladie non professionnelle
Ce calendrier remplace l’ancien calendrier Maladie. Il alimente la variable JOURMALADIE. La
saisie est en jours. La rubrique associée est RABSMAL (Ou RBR00107 pour le bâtiment).
Le calendrier Maladie Professionnelle
Ce calendrier alimente une variable JOURMALPROF. La saisie s’effectue en jours. La rubrique
associée est RABSMAPR (Ou RBR00104 pour le bâtiment.).
Le calendrier Maternité/Paternité
Ce calendrier alimente une variable JOURMATERPATER. La saisie est en jours. La rubrique
associée est RABSMAPA (Ou RBR00105 pour le bâtiment).
Le calendrier Accident du travail
Ce calendrier reste le même et alimente une variable HEUABSAT. La saisie s’effectue en
heures. La rubrique associée est RABSAT (Ou RBR00103 pour le bâtiment)
Le calendrier Accident de trajet
Ce calendrier alimente une variable JOURTRAJET. La saisie est en jours. La rubrique associée
est RABSTRAJ (Ou RBR00116 pour le bâtiment).
Le calendrier Invalidité première catégorie
Ce calendrier alimente une variable JOURINVAL1. La saisie est en jours. La rubrique associée
est RABSINV1 (Ou RBR00114 pour le bâtiment).
Le calendrier Invalidité deuxième catégorie
Ce calendrier alimente une variable JOURINVAL2. La saisie est en jour. La rubrique associée
est RABSINV2 (Ou RBR00115 pour le bâtiment).
Le calendrier Mi-temps thérapeutique
Ce calendrier alimente une variable JOURTHERA. La saisie est en jours. La rubrique associée
est RABSTHER (Ou RBR00113 pour le bâtiment).
Le calendrier Chômage Intempéries
Ce calendrier alimente une variable HEUABSINT. La saisie est en heures. Ce calendrier est
réservé aux entreprises du BTP qui pratiquent le chômage intempéries. La rubrique associée est
RABSINT. (Ou RBR00106 pour le bâtiment.).
Le calendrier à demi traitement (CNRACL)
Ce calendrier alimente une variable JOURMALDEMI. La saisie est en jours.
Ce calendrier est réservé aux entreprises du secteur public relevant de la CNRACL (Caisse
Nationale de Retraites des Agents des Collectivités Locales). La rubrique associée est
RABSMADE. (Ou RBR00112 pour le bâtiment).
Le calendrier CP non rémunérés par l’employeur
Ce calendrier alimente une variable JOURCPNONREM. La saisie est en jours.
Ce calendrier est réservé aux entreprises du BTP pour lesquelles les congés pris ne sont pas
Menu Edition
143
payés par l’entreprise mais par une caisse de congés payés. La rubrique associée est
RABSNONRE (Ou la variable HEUCP = Min(JOURCPNONREM*HJOUR,HEUMOIS)).
Paye à l'envers
Pour réaliser une paye à l’envers, le bulletin doit être au préalable préparé et calculé.
Dans l’onglet Bulletin de votre salarié, vous devez ajouter ou vérifier que la rubrique dans
laquelle vous souhaitez ajuster votre salaire soit bien présente. Pour l'ajouter cliquez sur le
bouton Ajouter une rubrique (icône +).
Fonctionnement :
Cliquez sur le bouton A l’envers.
• Indiquez le Salaire net à payer désiré dans la zone de saisie ;
• Dans le cadre Rubriques de brut, sélectionnez la rubrique que vous souhaitez
modifier afin d'y intégrer la nouvelle valeur ;
• Dans le cadre Eléments à saisir, sélectionnez la variable ou la zone de saisie dans
laquelle vous souhaitez transférer le résultat du calcul. Les différentes zones de
saisie sont les suivantes :
o Base : si vous souhaitez modifier la base de votre rubrique. Si une variable à
saisir est présente dans la liste sélectionnez-là ou sinon sélectionnez
directement le terme Base à saisir.
o Taux : si vous souhaitez modifier le taux de votre rubrique. Si une variable à
saisir est présente dans la liste sélectionnez-là ou sinon sélectionnez
directement le terme Taux à saisir.
o Montant : si vous souhaitez modifier le montant de votre rubrique. Si une
variable à saisir est présente dans la liste sélectionnez-là ou sinon sélectionnez
directement le terme Montant à saisir.
• Cliquez sur le bouton Calculer, la valeur qui permettra d'obtenir le salaire net à payer
désiré s'affiche en bas de l'écran. Vous obtenez également un tableau qui vous affiche la
base, le taux et le montant de la rubrique que vous avez sélectionné et qui permet
d'obtenir le salaire net à payer désiré.
• Cliquez sur le bouton Transférer, la valeur se transférera dans l'Elément à saisir
choisi.
Il n'y a pas de variable à saisir dans ma rubrique, que se passe-t'il ?
Dans votre onglet bulletin lorsqu'il n'y a pas de variable associée ni de valeur fixe dans
une de vos rubriques, la zone de calcul est vide et elle apparaît dans une zone de saisie
avec un fond vert.
Dans le calcul à l'envers dans le cadre Eléments à saisir, vous devez sélectionner soit
base à saisir, taux à saisir, ou montant à saisir.
Le salaire net à payer désiré n'est pas celui que j'ai demandé, il y a une erreur de centimes
?
La variable sélectionnée a une formule de calcul qui ne peut pas donner le montant que
vous souhaitez.
Le logiciel vous propose donc une valeur approchée que vous pouvez transférer ou non.
Ce cas peut se présenter si vous souhaitez modifier un nombre d'heures, ou une variable
qui ont un coefficient multiplicateur.
Pourquoi ce message apparaît : "La variable choisie n'est pas adaptée pour le net à payer
désiré" ?
EBP Paye V17
144
Il est possible que la variable que vous avez sélectionnée n'a pas d'incidence sur le résultat de
votre salaire net à payer. Nous vous conseillons de sélectionner une autre variable ou de vérifier
la formule de calcul dans votre rubrique.
Exemple 1 : ajustement du salaire brut du salarié !!!
Le salaire brut d’un salarié qui a un profil mensuel 35h est de 1400 euros, ce qui lui donne
(selon le contenu du bulletin), un salaire net de 1040 euros. Or, le salaire net à payer
souhaité est de 1100 euros net.
Cliquez sur A l’envers,
Saisissez le Salaire net à payer désiré 1100,
Dans la colonne Rubriques de brut, sélectionnez GMENS,
Dans la colonne Eléments à saisir, sélectionnez SALBASE,
Cliquez sur Calculer
Le logiciel vous indique la valeur de la variable SALBASE à indiquer afin d'obtenir le
salaire net de 1100 euros..
Cliquez sur Transférer afin de transférer la valeur de la variable SALBASE trouvée.
Exemple 2 : indemnités journalières brutes à calculer !!!
Le salaire brut d’un salarié qui a un profil mensuel 35h est de 1400 euros, ce qui lui donne
(selon le contenu du bulletin), un salaire net de 1040 euros. L’employeur touche les
indemnités journalières de la Sécurité Sociale de 380 euros, car le salarié était en maladie
le mois précédent.
En bas du bulletin, il faut saisir sur la rubrique des indemnités journalières nettes, les 380
euros : le net passe alors à 1420 euros.
Cliquez sur A l’envers,
Saisissez le Salaire net à payer désiré 1040,
Dans la colonne Rubriques de brut, sélectionnez RINDB,
Dans la colonne Eléments à saisir, sélectionnez Base à saisir,
Cliquez sur Calculer
Le logiciel vous indique la valeur de la Base à saisir afin d'obtenir le salaire net de 1040
euros.
Cliquez sur Transférer afin de transférer la valeur directement dans la Base de la rubrique
Retour à l'onglet bulletin de la fiche du salarié
Ajouter une rubrique
Sélectionner la ou les rubriques à ajouter.
Le nombre de rubriques sélectionnées s’affiche et vous avez la possibilité d’annuler cette
sélection par le bouton Aucun.
Dans la zone de recherche, vous pouvez saisir le code de la rubrique ou un terme de la
description afin d'atteindre plus rapidement la rubrique à ajouter.
Fiche salarié : Onglet Congés / Heures
Présentation
Cet onglet permet de traiter les absences et les heures de travail.
Les calendriers de type "Congés et absences" :
Menu Edition
145
Il est indispensable de gérer toutes les absences qui ont lieu dans l'année, et qui doivent être
déclarées dans la DADS-U car ce sont des situations particulières.
Ces périodes d’inactivités (ou situations particulières) ne sont pas déclarées dans une période
d’activité (S41) mais dans une structure à part S46.
Pour la déclaration de fin d’année DADS-U, les dates début et fin sont à déclarer.
Les calendriers Congés payés, Absences non payées et Absences pour suspension du CDT ne
sont pas utiles pour la déclaration de fin d’année DADS-U.
Pour avoir la liste des calendriers de type congés et absence, cliquez ICI
Les calendriers de type "Heures de travail" :
Les calendriers d'heures proposés sont ceux pour lesquels dans la fiche variable l'option
"Saisissable dans un calendrier" est cochée. Pour savoir à quelle variable le calendrier fait
référence, il suffit de regarder sous le calendrier le nom de la variable qui apparaît.
Le nom du calendrier est repris du libellé de la variable.
La saisie des heures se fait par jour.
Le total qui découle de la saisie est repris pour la préparation du bulletin.
Un nouvel état a été crée afin de pouvoir imprimer le détail des heures effectuées. L'impression
se trouve dans le menu Impressions + Congés, absences et heures + Etat des heures.
Fonctionnement général :
• Les jours de travail hebdomadaire sont automatiquement indiqués, lors de la création
d’un salarié, et sont par défaut fixés du Lundi au Vendredi.
• Le mois en rouge correspond au mois en cours. Les jours en gris clair sont les samedis,
en gris foncé les dimanches et les jours fériés. Le trait noir entre deux mois symbolise la
clôture des congés (la clôture des congés sera automatique au moment de la clôture
mensuelle).
• Pour pointer :
o Le jour complet, appuyez sur 1 (clavier numérique) ou sur la Barre
Espace, le logiciel signale la case en vert,
o une demi-journée, appuyez sur 2, le logiciel affiche ½,
o un quart de journée, appuyez sur 4, le logiciel affiche ¼,
o pour supprimer un congé enregistré, appuyez sur 0 ou la touche
Suppr.
• Utilisez la touche Tabulation ou les flèches de direction pour vous déplacer de gauche à
droite.
• A la première saisie, vous devez paramétrer les jours travaillés hebdomadaires au moins
une fois, par l’icône , afin de gérer correctement les dates de congés sur les bulletins.
Cochez les jours travaillés et validez par Ok. Les jours travaillés peuvent être saisis pour
tous les salariés de manière globale dans Gestion + Jours travaillés.
• L’icône vous permettra d’imprimer le tableau des congés.
Fonctionnement pour les congés :
Pour obtenir des informations sur les différentes zones de l'encadré congés, cliquez ici
EBP Paye V17
146
Pour avoir une explication complète sur la gestion des Congés payés, cliquez ici
Fiche salarié : Onglet Congés / Heures : Gestion des CP
Avant la réalisation des premiers bulletins, nous vous conseillons de réaliser une Reprise de vos
congés payer.
Les zones suivantes sont saisissables sur la période :
• CP légaux acquis période : indique le nombre de CP légal acquis pour la période de
paye par le salarié en fonction des éléments renseignés dans sa fiche et de la période
indiquée dans le bulletin de paye ;
• CP supp acquis période : indique le nombre de CP supplémentaires acquis pour la
période de paye par le salarié en fonxction des éléments renseignés dans sa fiche et de l
apériode indiquée dans le bulletin de paye ;
• CP pris période : indique le nombre de CP supplémentaires et légaux pris pour la
période de paye par le salarié.
Les zones suivantes ne sont pas saisissables. Si vous souhaitez modifier les valeurs, vous
pouvez les ajuster grâce au bouton Ajuster (en saisissant la différence uniquement).
• Les congés payés acquis :
• CP acquis N-1 : indique le total des CP acquis (légaux + supplémentaires) au
31/05/XX (ou à la fin du mois de clôture des CP) ;
• CP pris N-1 : indique le total des CP N-1 (légaux + supplémentaires) pris depuis
la clôture des CP ;
• CP reste N1 : indique les CP (légaux + supplémentaires) restant à prendre
jusqu'à la prochaine clôture des CP. Ce reste se calcule en reprenant les CP
acquis N-1 diminués des CP pris N-1.
Remarque !!!
S'il reste de CP N-1, ils seront reportés lors de la clôture dans le CP total acquis N-1.
• Les congés payés en cours :
• CP acquis N : indique le total des CP (légaux + supplémentaires) en cours
d'acquisition depuis le 01/06/N (ou le 1er mois de l'exercice des CP). Cette zone
deviendra le CP N-1 acquis total à la prochaine clôture des CP ;
• CP pris N (ou CP pris par anticipation) : indique le total des CP (légaux +
supplémentaires) en cours pris depuis le 1er mois de l'exercice des CP après
épuisement des CP N-1 et l'ancienneté s'il y a lieu. Cette zone deviendra le CP
N-1 pris total à la prochaine clôture des CP ;
• CP reste N : indique les CP acquis N diminués des CP pris sur l’année en cours.
• Les congés payés d’ancienneté
• CP anc acquis : indique le total des CP d’ancienneté pour l’année en cours
(vous devez au préalable le noter dans la fiche du salarié). Cette zone
s'incrémente le premier mois de l’exercice des CP ;
• CP anc pris : Indique le total des CP d’ancienneté pris depuis la clôture des CP ;
• CP anc reste : indique les CP ancienneté restant à prendre jusqu'à la prochaine
clôture des CP. Ce reste se calcule en reprenant les CP ancienneté acquis
diminués des CP ancienneté pris.
Remarque !!!
S'il reste des CP anciennetés à la clôture alors ils se reportent dans le CP total ancienneté
acquis.
Vous pouvez indiquer dans les préférences de votre dossier l'ordre de décompte des congés.
Soit les congés N-1 en priorité soit les congés d'ancienneté.
• Les bases de congés payés :
Menu Edition
147
• Base CP période : indique le total des montants entrant dans la base CP ou la
base 10ème pour la période de paye du salarié ;
• Base CP N-1 : indique la base CP ou la base 10ème cumulée sur l'exercice des
CP précédent ;
• Total ind CP N-1 : indique le total des indemnités de CP versées depuis le début
de l’exercice des CP et au titre des CP pris N-1 ;
• Base CP N : indique le total de la base CP ou de la base 10ème depuis le début
de l’exercice des CP en cours ;
• Total ind CP N : indique le total des indemnités de CP versées depuis le début
de l’exercice des CP et au titre des CP pris N.
Pour avoir une explication complète sur la gestion des Congés payés, cliquez ici
Fiche salarié : Onglet Congés / Heures : Ajuster ou Reprise
Pour connaître l'explications des différentes zones, cliquez ICI
Comment faire une reprise des CP ?
Le bouton de reprise est disponible dans l'onglet Congés/DIF de la fiche de votre salarié.
La reprise des CP ne doit se faire qu'une seule fois et uniquement lors de la création de votre
dossier avec les reprises des soldes de CP de vos salarié.
Si vous avez une erreur dans les cumuls affichés, vous devez effectuer un ajustement
Comment faire un ajustement des CP ?
Le bouton de ajuster est disponible dans l'onglet Congés/Heures de la fiche de votre salarié.
L'ajustement vous permet de corriger un montant qui est faux. Pour cela, vous devez ajouter ou
déduire une valeur afin d'obtenir le bon montant.
Exemple !!!
Dans votre CP Reste à prendre N-1, vous avez 10 alors que vous devriez avoir 9, vous devez
donc saisir -1 dans la zone à ajuster
Pourquoi le message suivant apparaît : Impossible d'enregistrer les changements car
certains ajustement donnent un total négatif ?
Vous ne pouvez pas ajuster ou reprendre une valeur qui rend un reste à prendre négatif.
Exemple !!!
Vous avez un CP Acquis N de 10, et un CP Acquis période de 2 vous ne pouvez pas ajuster une
valeur supérieur à -8.
En effet, si vous souhaitez obtenir 0, vous devez remettre à 0 le CP Acquis période, le CP Acquis
N passe donc à 8, et l'ajustement peut donc se faire à -8.
Onglet DIF : Saisie de la période du DIF
Saisissez dans cette fenêtres :
• la date de début et de fin de formation (la date de début est obligatoire, contrairement à
EBP Paye V17
148
la date de fin
• le motif ou un commentaire sur la formation qui a été prise
• Le nombre d'heures prises pendant cette période
• Le montant de l'allocation versée.
Toutes ses informations peuvent être imprimé sur la lettre de DIF que vous communiquerez à vos
salariés.
Que doit-on saisir dans le montant de l'allocation versée ?
La formation au titre du DIF se déroule en principe hors du temps de travail. Dans ce cas, elle
donne lieu au versement d'une allocation de formation.
Il est possible (en fonction d'un convention, accord collectif de branche ou d'entreprise) que le
DIF s'exerce en partie pendant le temps de travail. Dans ce cas, les heures consacrées à la
formation donne droit au maintien de la rémunération du salarié.
Dans le cas contraire, où les heures de DIF ont été effectuées en dehors du temps de travail, le
salarié bénéficie du versement d'une allocation de formation égale (le plus souvent) à 50¨% de la
rémunération nette.
Onglet DIF Ajuster ou reprise
Pour connaître l'explications des différentes zones, cliquez ICI
Comment faire une reprise du DIF ?
Le bouton de reprise est disponible dans l'onglet Congés/DIF de la fiche de votre salarié.
La reprise du DIF ne doit se faire qu'une seule fois et uniquement lors de la création de votre
dossier avec les reprises des soldes de DIF de vos salarié.
Si vous avez une erreur dans les cumuls affichés, vous devez effectuer un ajustement
Comment faire un ajustement du DIF ?
Le bouton de ajuster est disponible dans l'onglet DIF de la fiche de votre salarié.
L'ajustement vous permet de corriger un montant qui est faux. Pour cela, vous devez ajouter ou
déduire une valeur afin d'obtenir le bon montant.
Exemple !!!
Dans votre DIF Reste à prendre N-1, vous avez 10 alors que vous devriez avoir 9, vous devez
donc saisir -1 dans la zone à ajuster
Pourquoi le message suivant apparaît : Impossible d'enregistrer les changements car
certains ajustement donnent un total négatif ?
Vous ne pouvez pas ajuster une valeur qui rend un reste à prendre négatif.
Exemple !!!
Vous avez un DIF Acquis Année de 10, et un DIF Acquis période de 2 vous ne pouvez pas
ajuster une valeur supérieur à -8.
En effet, si vous souhaitez obtenir 0, vous devez remettre à 0 le DIF Acquis période, le DIF
Menu Edition
149
Acquis année passe donc à 8, et l'ajustement peut donc se faire à -8.
Onglet DIF
Le DIF, le Droit Individuel à la Formation, permet aux salariés disposant d’une certaine
ancienneté dans l’entreprise de bénéficier de formation professionnelle, rémunérée ou
indemnisée, en dehors du temps de travail ou durant celui-ci.
Pour cela vous devez cocher l'option Acquisition du DIF dans sa fiche.
Les salariés acquièrent un crédit d’heures de formation annuel qu’ils peuvent cumuler pendant 6
ans (soit 120 heures ou plus en fonction des accords dans l’entreprise). Pour cela vous devez
renseigner le nombre d'heures maximum à acquérir dans l'onglet congés / DIF des préférences.
La date d’entrée en vigueur du Droit Individuel à la Formation est le 7 mai 2004.
Le 7 mai 2005 est la date d’anniversaire de l’entrée en vigueur de la loi du 4 mai 2004, tous les
salariés ayant plus de 12 mois d’ancienneté en CDI et 4 mois en CDD (dans les 12 derniers
mois) ont acquis leur nombre d’heures de DIF. (20h ou plus en fonction de l’accord de branche)
Pour certaines conventions comme la Syntec, l’acquisition des droits se fait au 1er janvier de
chaque année.
Vous avez donc la possibilité de sélectionner le mois d'anniversaire (mois de clôture) dans
l'onglet congés / DIF des préférences..
Historisation des périodes du DIF pris
Lorsque votre salarié fait une formation dans le cadre du DIF, vous pouvez saisir les périodes
(dates de début et de fin, commentaire, nombre d'heures et montant de l'allocation versée) grâce
au bouton Ajouter.
Vous pouvez modifier ou supprimer les différentes périodes affichées.
Remarque !!!
Toutes ces informations sont saisies à titre informatifs.
Vous pouvez toutefois les imprimer par le menu Impressions + DIF + Liste récapitulative du DIF
pris
Explication des zones
Les zones suivantes sont saisissables sur la période :
• DIF Acquis période : indique le DIF acquis pour la période de paye par le salarié en
fonction des éléments renseignés dans sa fiche et de la période indiqués dans le bulletin
de paye ;
• DIF pris période : indique le nombre de DIF pris pour la période de paye par le salarié.
Les zones suivantes ne sont pas saisissables. Si vous souhaitez modifier les valeurs, vous
pouvez les ajuster grâce au bouton Ajuster.
• Acquis année : indique le total du DIF en cours d'acquisition depuis la date
d'anniversaire du DIF (mois d'acquisition du DIF). La valeur de cette zone alimente le DIF
prendre lors de la clôture du DIF et se remet à 0.
• DIF à prendre : indique le total du DIF que le salarié peut prendre au cours de l'année.
Lors de la clôture, cette zone reprend le DIF reste à prendre ajouté du Acquis année
(avant clôture). La valeur doit être limité à 6 fois l'acquisition annuel qui est le plafond
indiqué dans les préférences du dossier.
• DIF pris année : indique le total du DIF pris sur la période en cours.
• DIF reste à prendre : indique le DIF qu'il reste à prendre au salarié. Cette zone est une
zone calculée, la valeur indiquée est le résultat du DIF à prendre moins le DIF pris
année.
EBP Paye V17
150
Fiche salarié : Onglet Cumuls
Cet onglet permet de consulter les cumuls d’un salarié, cumuls mensuels ou annuels. C’est
également ici que vous pourrez saisir une partie des cumuls des salariés dans le cas d’une
reprise de paye, lorsque vous créez un dossier de paye en cours d’année.
• Sélectionnez la période concernée : choisissez le Mois de consultation, ou pointez
Exercice. La case Reprise de paye ne sert qu’en cas de reprise de cumuls en cours
d'exercice.
• La case Autoriser la modification ne peut être cochée que lorsque Reprise de paye
est sélectionnée.
• Les Tranches de cotisations correspondent aux montants des tranches sur lesquelles
le salarié a déjà cotisé. Le logiciel tient compte de ces valeurs pour calculer les
régularisations de tranches.
Saisie des variables par le bulletin
• Dans la colonne Variables apparaît la liste des variables de la rubrique courante
• Dans la colonne Valeurs saisissez la valeur de la variable
Fiche salarié : Onglet Bâtiment
Cet onglet contient les informations nécessaires pour les déclarations auprès des caisses de
congés et de retraites.
Vous avez la possibilité d’éditer les états préparatoires par le menu Impression + Etats
préparatoires.
Certaines de ces informations sont également nécessaires pour la déclaration DADS-U CI-BTP.
Attention !!!
Cet onglet n’est disponible qu’en version Expert et Bâtiment
Si votre dossier n’est pas de type Bâtiment ces informations ne vous concernent pas
Les cumuls
Les différents cumuls sont repris dans la Déclaration Nominative Annuelle de la caisse des
congés payés. Chaque cumul SABT est rattaché à une variable ou à une rubrique. Ces cumuls
sont remis à zéro à la clôture des congés (à la clôture du mois de mars ou le mois que vous avez
sélectionné dans l'onglet Congés de vos préférences), et non à la clôture annuelle : les états
devront être édités avant la clôture de mars. Reportez-vous au paramétrage des cumuls
bâtiment.
Pour consulter vos cumuls, sélectionnez la période concernée, choisissez le Mois de
consultation, ou pointez Exercice.
La case Reprise de paye ne sert qu’en cas de reprise de cumuls en cours d’exercice de congés
payés.
La case Autoriser la modification ne doit être cochée QU’EN CAS DE REPRISE DE PAYE.
DNA
Ce cadre contient des informations nécessaires à la Déclaration Nominative Annuelle de la
caisse des congés payés ainsi qu’à la DADS-U CI-BTP. Sélectionnez les différents éléments
dans les listes déroulantes.
Menu Edition
151
• Caisse : indiquez le type de caisse auquel est affilé votre salarié
• Qualification : indiquez la qualification de votre salarié
• Métier : choisissez le code métier correspondant à votre salarié. Cette zone alimente une
rubrique pour la DADS-U CI-BTP et doit être obligatoirement renseignée.
• Statut cotisant : indiquez le mode de cotisation de votre salarié. Cette zone alimente
une rubrique pour la DADS-U CI-BTP et doit être obligatoirement renseignée.
• Rémunéré à la tâche : cochez ou non cette option en fonction de votre salarié.
• Assujettis à l’Assurance Chômage : cochez ou non cette option en fonction de votre
salarié. Cette zone alimente une rubrique pour la DADS-U CI-BTP et doit être
obligatoirement renseignée
PROBTP
Ce cadre contient les informations nécessaires à la déclaration auprès de la caisse de retraite.
Sélectionnez les différents éléments dans les listes déroulantes.
• Catégorie : sélectionnez la catégorie de votre salarié. Cette zone alimente une rubrique
pour la DADS-U CI-BTP et doit être obligatoirement renseignée.
• Fin de contrat, Nature et Qualification : Indiquez des valeurs dans ces zones, elles
permettent d’alimenter votre état préparatoire à la PROBTP.
Autres
• Taux d’abattement pour frais professionnel : Choisissez le taux d’abattement pour
frais professionnels dont bénéficie le salarié. Cette zone alimente une rubrique pour la
DADS-U CI-BTP et doit être obligatoirement renseignée.
• Entrée dans la profession : l’ancienneté de votre salarié dans sa profession actuelle
peut être différente de l’ancienneté qu’il a dans l’entreprise, indiquez ici sa date d’entrée
dans la profession. Cette zone alimente une rubrique pour la DADS-U CI-BTP et doit être
obligatoirement renseignée.
• Affiliation retraite complémentaire : Ce code précise le type d’affiliation à l’institution
de retraite complémentaire qui peut être différent du rattachement conventionnel du
salarié. Cette zone alimente une rubrique pour la DADS-U CI-BTP et doit être
obligatoirement renseignée.
Fiche salarié : Onglet Analytique
Attention !!!
Cet onglet est disponible à partir de la version PRO.
L'analytique est une ventilation des coûts salariaux par poste.
Sélectionnez en bas de la fenêtre le poste analytique concernant le salarié, puis le pourcentage
du temps passé sur ce poste.
Remarque !!!
Pour faire par la suite le transfert en comptabilité de l’analytique, vous devez créer les postes
analytiques dans le menu Gestion / Postes analytiques, et indiquer pour chaque poste un nom,
et le code comptable du poste.
Vous pourrez imprimer le livre analytique par le menu Impressions.
EBP Paye V17
152
Fiche salarié : Onglet Historique
Cet onglet affiche la liste des événements survenus pour le salarié depuis sa date d'entrée.
Quels sont les événements indiqués avec l’icône ?
Ce sont les changements effectués dans la fiche du salarié. Certains événements sont
déclencheurs de nouvelles situations DADS-U. Ils sont à indiquer lors des déclarations de fin
d’année.
Il n’est pas possible de modifier ou d'ajouter des changements de situation car ils sont générés
en fonction des éléments renseignés.
Les motifs de déclenchement de situation DADS-U et présents dans l’onglet historique sont les
suivants :
• Dans l'onglet Info. Paye, le changement :
o de contrat de travail,
o de caractéristique de l'activité,
o de statut professionnel,
o du statut catégoriel AGIRC-ARRCO,
o du taux accident du travail,
o du taux de travail à temps partiel,
o du type de déclarations (uniquement en agricole).
• Dans l'onglet Affectations, le changement :
o de caisse de rattachement,
o de régime.
Les motifs qui ne déclenchent pas de situation dans la DADS-U et présents dans l’onglet
historique sont les suivants :
• Dans l'onglet Info. Paye, le changement :
o du montant du salaire,
o de la coche étranger,
o de la coche payé à l’heure,
o de la coche payé au point,
o de la coche hors effectif,
o du nombre d’heures,
o du niveau,
o de l’indice,
o de la position,
o de l’échelon,
o du coefficient hiérarchique,
o du code CIPDZ (seulement en agricole)
• Dans l'onglet Entrée/Sortie, le changement :
o du motif de début ou de fin de situation
Comment ajouter une note ?
Vous avez la possibilité d’ajouter des notes manuellement (visites médicales, mariage…) grâce
au bouton Ajouter.
Toutes les informations possédant l’icône peuvent être modifiées ou supprimées.
A quoi servent les différents boutons disponibles en bas de la fenêtre ?
Ce bouton permet d’ajouter une note manuellement.
Ce bouton permet de modifier uniquement les notes. Lorsque l’on se positionne sur
un événement de l’historique, le bouton est grisé.
Menu Edition
153
Ce bouton permet d’imprimer tous les événements qui se sont produits depuis
l’embauche d’un salarié.
Ce bouton permet de supprimer uniquement les notes. Lorsque l’on se positionne
sur un événement de l’historique, le bouton est grisé.
Ce bouton permet de vider toutes les notes et uniquement les notes. Lorsque l’on
se positionne sur un événement automatique de l’historique, le bouton est grisé.
Cumuls bâtiment
• Indiquez pour chaque cumul le mois de clôture (mars est indiqué par défaut)
SABT1 Heures de travail HEUPAYE (1)
SABT2 Heures d’indemnités d’intempéries HEUINDINT
SABT3 Heures d’indemnités d’accident du travail HEUINDAT
SABT4 Heures de maladie professionnelle HEUINDMP
SABT5 Heures de maternité HEUINDMATER
SABT6 Heures de maladie non professionnelle HEUINDMNP
SABT7 Salaires bruts (2)
SABT8 Prime d’insalubrité et prime de risque Base(GTOT0003)
SABT9 Indemnités d’intempéries Montant(GBR00303)
SABT10 Indemnités d’accident du travail Montant(GBR00300)
SABT11 Salaire maternité Montant(GBR00302)
SABT12 Indemnités maladie professionnelle Montant(GBR00301)
SABT13 Indemnités maladie non professionnelle Montant(GBR00304)
SABT14 Tranche A TA
SABT15 Tranche B TB
SABT16 Tranche C TC
SABT17 Montant chômage intempéries A définir
SABT18 A définir A définir
SABT19 A définir A définir
SABT20 A définir A définir
(1) HEUPAYE fait la somme des heures payées :
HEUMOIS*PRORATA + NBHEUSUP + HEUCOMP + HEUPREAV + HEUNAISS +
HEUFAMIL + HEUSTAGE + HEUJFERIE + REPOSPRISMOIS
(2) « Salaires bruts » regroupe :
o salaire mensuel
o heures supplémentaires
o heures complémentaires
o prime d’ancienneté
o prime de 13ème mois
o prime d’insalubrité
o prime de risque
o avantages en nature
o indemnité de préavis
EBP Paye V17
154
o indemnités de sécurité sociale pour
o maladie professionnelle
o accident du travail
o maladie non professionnelle
Base(GTOT0002) + Base(GTOT0001) + Base(GTOT0003) + Base(GTOT0005) +
Base(GTOT00004) + Base(GBR00310)
Ce paramétrage est valable si vous utilisez dans vos payes ces variables
et ces rubriques. Sinon, vous devez l’adapter à vos propres
paramétrages.
Si vous commencez une paye en cours d’exercice de congé, ou si vous
bénéficiez de la version BATIMENT en cours d’exercice de congés, vous
devez effectuer une reprise de paye. Cela consiste à saisir les cumuls
des zones SBAT1 à SBAT20 pour les mois antérieurs au mois en cours,
AVANT de réaliser les payes du mois en cours. Pour cela, pointez
Reprise de paye et Autoriser la modification.
Retour à l'onglet bâtiment de la fiche du salarié
Onglet Administratif
Editez vos contrats et lettres types en passant directement par la fiche de votre salarié.
Attention !!!
Cette option n’est disponible qu’en version Millésime.
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Salarié + La fiche de votre salarié + Onglet
Administratif
Arborescence Fiche salarié + Onglet Administratif
Explications
Le bouton vous permet de personnaliser les différents modèles types.
Le bouton vous permet d’afficher l'édition du contrat ou de la lettre type que vous
avez sélectionnés.
Remarque !!!
Vous ne pouvez pas enregistrer les éditions que vous effectuez, n’oubliez pas de les imprimer en
double exemplaire afin de conserver les contrats ou les lettres types que vous réalisez pour vos
salariés.
La régularisation
Certaines cotisations sont dites plafonnées (vieillesse TA, FNAL TA, retraite TA, retraite
Menu Edition
155
TB&ldots;), ce qui signifie que leur base de calcul ne doit pas dépasser un certain plafond.
La régularisation des cotisations est un redressement des bases théoriques de cotisations en
fonction des plafonds de la sécurité sociale. Elle se fait soit par un supplément de la base, soit
par une diminution. Elle est obligatoire et s’effectue au moins une fois par an (décembre). Le
logiciel vous évite d’attendre l’avis de régularisation des différentes caisses de cotisations en
vous permettant de réaliser automatiquement ces calculs selon la fréquence souhaitée :
mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle. La fréquence généralement choisie est
mensuelle, elle est déterminée dans Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Paramètres.
Remarque importante !!!
Si vous avez choisi la régularisation annuelle, et que vous embauchez des salariés ne travaillant
que quelques mois dans l’année, la régularisation ne va s’effectuer qu’au mois de décembre.
Dans le cas de supplément de cotisations ou de diminution, il faudra reprendre contact avec le
salarié (c’est pourquoi la fréquence mensuelle est souhaitable).
Formules de calculs utilisées en régularisation :
Cette formule doit impérativement être appliquée en commençant par le calcul de la tranche A,
puis B, C et enfin D.
• Si le cumul Brut est inférieur au cumul Plafond de la tranche, alors le montant de la
tranche est égal à :
Cumul brut - Cumul déjà cotisé sur la tranche et sur les tranches inférieures
• Si le cumul Brut est supérieur au cumul Plafond de la tranche, alors le montant de la
tranche est égal à :
Cumul du plafond - Cumul déjà cotisé sur la tranche - Cumul du plancher de la tranche
Le plancher d’une tranche correspond au plafond de la tranche inférieure.
Exemple !!!
Le tableau ci-dessous correspond aux bulletins 2005 d’un salarié : (nous mettrons de côté les
tranches C, D et 2 )
Mois Brut Plafond A TA Plafond B TB
Janvier 3050 2516 2516 10064 534
Février 3200 2516 2516 10064 684
Cumuls 6250 5032 5032 20128 1218
En février, le cumul Brut est supérieur au cumul Plafond A ( 6250 > 5032 ), donc la base de
cotisation sur la tranche A est de :
Cumul du plafond - Cumul déjà cotisé sur la tranche - Cumul du plancher de la tranche
Soit 5032 - 2516 = 2516
Le cumul Brut est inférieur au cumul Plafond B ( 6250 < 20128), donc la base de cotisation sur
la tranche B est de :
Cumul brut - Cumul déjà cotisé sur la tranche et sur les tranches inférieures
Soit 6250 - 534 - 5032 = 684
Passons au mois de mars :
EBP Paye V17
156
Mois Brut Plafond A TA Plafond B TB
Janvier 3050 2516 2516 10064 534
Février 3200 2516 2516 10064 684
Mars 1500 2516 2516 10064 - 1016
Cumuls 7750 7548 7548 30192 202
En mars, le cumul Brut est supérieur au cumul Plafond A ( 7750 > 7428 ), donc la base de
cotisation sur la tranche A est de :
Cumul du plafond - Cumul déjà cotisé sur la tranche - Cumul du plancher de la tranche
Soit 7428 - 4952 = 2476
Le cumul Brut est inférieur au cumul Plafond B ( 7750 < 29715 ), donc la base de cotisation sur
la tranche B est de :
Cumul brut - Cumul déjà cotisé sur la tranche et sur les tranches inférieures
Soit 7750 - 1218 - 7548 = - 1016
Ce résultat est tout à fait normal. Le salarié a une baisse importante de salaire en mars, ce qui
signifie qu’annuellement, il a trop cotisé sur la tranche B : on obtient alors une tranche B
négative.
Le transfert en comptabilité
Vous pouvez réaliser chaque mois le transfert des écritures comptables, soit vers votre logiciel
EBP Comptabilité ou EBP Gestion Intégrée, soit dans un fichier TXT, soit vers d’autres logiciels
de comptabilité.
Consultez aussi :
• Le transfert vers EBP comptabilité
• La communication entreprises experts . . .
Onglet Administratif
Tous les documents émis pour vos salariés sont conservés dans cet onglet, ce qui vous permet
d’avoir un suivi complet de vos états administratifs.
Attention !!!
Cette option est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Salarié + La fiche de votre salarié + Onglet
Administratif
Arborescence Fiche salarié + Onglet Administratif
Comment créer un document ou une attestation?
Vous devez sélectionner le bouton , puis dans la fenêtre Nouveau document
administratif, sélectionner le document ou l’attestation à créer.
Pour obtenir de l’aide sur le document ou l’attestation à créer, sélectionnez un des liens suivants :
Menu Edition
157
• L'attestation d'employeur (Pôle emploi)
• L'attestation AT-Maladie Professionnelle
• L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité
• Un contrat ou une lettre type
Explication des autres options :
Le bouton , vous permet pour un même salarié de dupliquer à l’identique une
attestation ou un document existant.
Le bouton , vous permet de consulter le contenu d’une attestation ou d’un
document existant généré pour votre salarié en le sélectionnant dans la liste.
Le bouton , vous permet de modifier le contenu d’une attestation ou d’un
document existant généré pour votre salarié en le sélectionnant dans la liste.
Le bouton , vous permet de supprimer un document ou une attestation généré.
Le bouton , vous permet de modifier, créer, classer un modèle d’un contrat ou
d’une lettre type.
159
Menu Affichage
Recherche dans l'arborescence
Vous avez la possibilité de faire une recherche d'un code, d'une description, d'un nom ou d'un
prénom dans toute l'arborescence.
Remarque !!!
Si vous avez trié la liste de vos salariés par matricule, vous pouvez également rechercher un
salarié par son matricule
Exemple !!!
Recherche d'une rubrique d'indemnité :
- Saisir Indem dans la zone de recherche
- Faire Entrée ou F3 ou
- Recommencer pour passer à la fiche suivante
Le paramétrage des barres d'outils
Il s’agit soit de personnaliser les barres d’outils, soit d’activer ou désactiver certains éléments de
l’affichage.
Comment y accéder ?
Barre de menu Affichage + Barre d’outils + Personnaliser ou
Outils + Personnaliser
Onglet Barres d’outils
Cet onglet vous permet de désactiver les barres inutilisées.
• La Barre de menus n’est pas désactivable : elle permet d’accéder à toutes les
fonctions du logiciel.
• La barre Standard comprend toutes les icônes associant une commande des
menus.
• La barre Fiche permet de naviguer dans un aperçu de page en page, et enregistrer,
modifier, dupliquer les fiches.
• La barre Impression comprend les icônes pour les éditions des éléments le
l’arborescence.
• La barre Gestion comprend les icônes du menu Gestion
Onglet Commandes
Cet onglet vous permet d’ajouter ou de retirer une commande à une barre d’outils, en la faisant
glisser grâce à la souris.
Onglet Options
EBP Paye V17
160
Cet onglet vous permet de paramétrer le mode d’affichage des menus, des icônes et des infobulles.
Activer les éléments de l’affichage
A partir du menu Affichage, vous pouvez activer ou désactiver d’autres éléments :
• La Barre d’état, qui correspond à la barre grise en bas d’écran dans laquelle des
informations utiles s’affichent en fonction de la fenêtre dans laquelle vous vous
trouvez.
• La Barre de fenêtre qui permet d’afficher en haut d’une fenêtre un onglet, afin de
passer facilement d’une fenêtre à l’autre lorsque plusieurs options sont ouvertes
simultanément.
• Le Tableau de bord qui s’affiche automatiquement à l’ouverture du dossier.
Pour déplacer une barre
Placez le pointeur de la souris dans une zone vide de la barre d'outils, puis faites glisser celle-ci à
l'emplacement désiré.
Vous pouvez déplacer une barre d'outils de la position qu'elle occupe par défaut en haut de
l'écran vers n'importe quel autre endroit de l'écran, pour la rendre plus accessible.
Si vous déplacez une barre d'outils jusqu'au bord gauche ou droit de l'écran ou jusqu'au bas de
l'écran, elle devient "ancrée" dans sa nouvelle position. Si vous la déplacez partout ailleurs, elle
devient une fenêtre flottante.
Tableau de Bord
Le tableau de bord s’affiche à chaque ouverture du dossier, si vous préférez que cet écran ne
s’affiche pas, cochez la case située en bas de la fenêtre : Ne pas ouvrir le tableau de bord
automatiquement à l’ouverture du dossier.
Comment y accéder de nouveau ?
Barre de menu Affichage + Tableau de bord
Le tableau de bord a pour objectif de vous présenter les opérations courantes du logiciel de
paye. Il est séparé en plusieurs parties :
Les statistiques
Plusieurs statistiques vous sont proposées :
Répartition Hommes/Femmes
Vous permet de déterminer rapidement le nombre d'hommes et de femmes présents dans
votre dossier. Un pourcentage est calculé. Cette répartition ne tient pas compte des salariés
sortis.
Répartition en fonction de l'âge
Vous permet de déterminer rapidement le nombre de salariés qui ont moins de 26 ans, entre
26 et 35, entre 36 et 45 ans ou plus de 45 ans qui sont présents dans votre dossier.
L'âge des salariés est calculé en fonction de la date de naissance qui est saisie dans la fiche.
Cette répartition ne tient pas compte des salariés sortis.
La répartition des âges se fait en fonction de la date système de votre ordinateur.
Menu Affichage
161
Evolution de la masse salariale
Vous permet de contrôler l'évolution de votre masse salariale sur les 12 mois de l'exercice
courant.
En fonction de la rémunération brute des salariés.
Répartition en fonction de l'ancienneté
Vous permet de visualiser le nombre de salariés qui sont présents dans la société depuis plus
ou moins longtemps.
L'ancienneté qui est reprise est celle qui est indiquée dans la fiche du salarié (onglet Info
paye).
Les opérations courantes à réaliser
Bulletins à préparer
Les bulletins à préparer sont regroupés par profil, pour les réaliser, vous devez suivre les
étapes suivantes :
• Sélectionnez Saisie Variables pour accéder à la saisie des variables.
• Sélectionnez Préparation pour accéder à la préparation des bulletins.
Autres étapes
Les opérations les plus couramment utilisées dans le logiciel vous sont proposées, telles que
l'impression des bulletins, l'état des charges et la clôture mensuelle.
Informations diverses
Contrats arrivant à terme
Dès qu'un contrat CDD arrive à échéance, les noms des salariés avec la date de fin du contrat
s'affichent.
Heures exonérées (Top 5)
Vous permet de consulter rapidement le nombre d'heures supplémentaires (à 25 et 50%) et
complémentaires cumulées depuis le début de l'année pour les 5 salariés ayant la plus grande
quantité d'heures.
163
Menu Gestion
Mois courant
Cette option vous permet de consulter le mois de paye sur lequel vous êtes.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Mois courant
Saisie des variables
La saisie des variables est indispensable pour obtenir le calcul correct des bulletins.
Ce tableau vous permet de saisir chaque mois d'une façon globale les éléments variables pour
l'ensemble des salariés.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Saisie des variables
Barre dӀoutils , Saisie des variables
Raccourci clavier Ctrl + S
Paramétrage d'un tableau de saisie adapté
Important !!!
Les variables de type Constante n'apparaissent pas dans ce tableau et les variables calculées
apparaissent en gras.
Généralement la première utilisation, il est nécessaire d'adapter ce tableau votre saisie
mensuelle..
Par défaut, le logiciel vous affiche l'ensemble des salariés (zone Profil Tous) et la totalité des
variables définies dans votre dossier ( l'exception des variables de type Constante). Vous allez
donc afficher uniquement dans ce tableau, les variables que vous souhaitez saisir
mensuellement
Pour cela, cliquez sur l'icone de votre tableau. La liste des variables apparaît. Utilisez les
boutons Aucun ou Tous pour respectivement décocher ou cocher l'ensemble des variables.
Toutes les variables que vous souhaitez renseigner doivent être coches (par exemple, cochez
uniquement les variables TICKETS, ACOMPTE) puis cliquez sur OK. Le tableau s'ajuste
automatiquement.
Cette sélection de variables est mémorise par le logiciel et s'affichera automatiquement la
prochaine ouverture du tableau de saisie des variables (pour Profil = Tous).
La sélection des variables peut se faire également pour les salariés d'un profil particulier.
Pour cela, sélectionnez dans la zone Profil, le profil des salariés pour lesquels vous souhaitez
saisir des variables particulières et définissez les variables renseigner.
Saisie des valeurs
Saisissez maintenant les valeurs de vos variables (chiffre d'affaires, nombre de tickets, acompte
versé). Utilisez les touches de direction pour vous déplacer dans le tableau. Les valeurs saisies
apparaissent en rouge : cela signifie qu'elles n'ont pas encore t sauvegardes.
EBP Paye V17
164
Valeur identique pour tous les salariés (ou presque)
Vous pouvez saisir la m me valeur dans toute une colonne (donc pour l'ensemble des salariés
affichés). Pour cela, saisissez la valeur dans la première ligne de la colonne, positionnez le
curseur sur cette case et cliquez sur l'icone : le montant s'inscrit sur toute la colonne. Si
besoin, modifiez cette valeur pour certains salariés.
Enregistrement des valeurs
L'icone sert enregistrer la saisie des valeurs. Sinon, en quittant le tableau, le logiciel vous
proposera d'enregistrer les modifications.
Récupération des valeurs saisies par le client
Cette fonction ne concerne que les clients qui disposent du service WebPaye (Version expert).
La fonction permet de récupérer ou non les valeurs que le client a saisi sur WebPaye.
Saisie des variables : Choix des variables à saisir
Utilisez les boutons Aucun ou Tous pour respectivement décocher ou cocher l’ensemble des
variables. Toutes les variables que vous souhaitez renseigner doivent être cochées (par
exemple, cochez uniquement les variables TICKETS, ACOMPTE) puis cliquez sur OK. Le
tableau s’ajuste automatiquement
Dans le tableau de saisie des variables, vous pouvez trier vos salariés en fonction de leur nom,
prénom, service, nature d’emploi ou Matricule
Retour à la saisie des variables
Saisie des congés / heures
Cette option permet de saisir les différentes absences pour l’ensemble des salariés.
Attention !!!
Cette option est disponible à partir de la version PRO
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Saisie des congés / heures
Barre d’outils , Saisie des congés
Raccourci clavier Ctrl + G
Comment les saisir ?
Important !!!
Toutes les absences qui ont lieu durant une année, doivent être déclarées dans la DADS-U car
elles sont des situations particulières.
Ces périodes d’inactivité (ou situations particulières) ne sont pas déclarées dans une période
d’activité (S41) mais dans une structure séparée (S46).
Vous pouvez consulter, sans générer le fichier DADS-U, les dates de début et de fin déclarées
dans la préparation des données DADS-U (Options disponibles à partir de la version PRO)
Menu Gestion
165
La saisie des congés pour l’ensemble des salariés peut s’effectuer très rapidement par cette
commande. La saisie des congés peut également être réalisée salarié par salarié dans l’onglet
Congés/Heures de la fiche salarié.
• Choisissez le mois de paye concerné. Lorsque vous êtes sur le mois en cours de paye,
vous avez des colonnes supplémentaires ACQ L, ACQ S, PRIS, RST N-1, RST N et
RST ANC. Vous pouvez saisir directement dans les colonnes ACQ L, ACQ S et PRIS.
o La colonne ACQ L correspond au nombre de jours de congés légaux
pour la période de paye.
o La colonne ACQ S correspond au nombre de jours de congés
supplémentaires pour la période de paye.
o La colonne PRIS correspond au nombre de jours pris sur la période de
paye.
• Pour faciliter votre saisie, vous pouvez trier les salariés par nom, prénom, service, nature
d’emploi ou matricule. Pour cela, sélectionnez le critère de tri dans le champ Trier par.
• Pour changer de calendrier, il suffit de changer le type de saisie dans le champ Type de
saisie. (explication et liste de chaque calendrier)
• Les jours en gris clair correspondent aux samedis, les jours en gris foncé correspondent
aux dimanches. Pointez les jours de congés pris par les salariés suivant le principe
suivant :
• le jour complet, appuyez sur 1 (clavier numérique) ou sur la Barre Espace,
le logiciel signale la case en vert,
• une demi-journée, appuyez sur 2, le logiciel affiche ½.
• un quart de journée, appuyez sur 4, le logiciel affiche ¼.
• pour supprimer un congé enregistré, appuyez sur 0 ou la touche Suppr.
Utilisez les touches de direction : flèche gauche et droite pour vous déplacer de jour en jour dans
le mois.
Cette option intègre un bouton , qui permet d’exporter le tableau dans un fichier Excel.
Sauvegardez votre saisie en cliquant sur l’icône de votre tableau
Préparation des bulletins
La préparation des bulletins consiste à intégrer les rubriques dans les bulletins, à partir du profil
associé, ou par recopie du bulletin du mois précédent.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Préparation des bulletins
Barre d’outils , Mise à jour des bulletins
Choisissez le type de préparation voulu :
• Reconstruction à partir du profil
Le logiciel génère les bulletins en reportant les rubriques du profil dans les bulletins.
EBP Paye V17
166
• Reconstruction à partir du bulletin précédent
Le logiciel reprend dans ce cas les rubriques du bulletin du mois précédent. Utilisez cette option
uniquement si vous avez ajouté des rubriques particulières directement dans le bulletin.
A ce stade, vos bulletins sont construits (c'est-à-dire qu’ils contiennent les rubriques) mais ne
sont pas calculés, sauf si vous avez coché Recalculer les bulletins après mise à jour.
Questions :
Sur le premier mois d'un nouvel exercice, peut-on préparer les bulletins à partir de l'option
"bulletin précédent" ? Non, la préparation ne peut se faire que si un bulletin a été préparé le mois
précédent.
Généralisation de la date de la paye
La date et la période de paye proposées par défaut par le logiciel sont le dernier jour et la période
de votre mois de paye. Vous avez la possibilité de saisir une autre date ou une autre période et
de la généraliser à l’ensemble de vos salariés.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Date de la paye
Comment modifier la date de la paye?
Saisissez la date de paye, choisissez tous ou une partie des salariés, et validez par Ok. La date
de paye est toutefois modifiable pour un salarié dans l’entête de l’onglet Bulletin de la fiche du
salarié.
La date de la paye sélectionnée s’imprimera sur vos bulletins.
Comment modifier la période de paye?
Vous devez cocher l’option Période de paye puis saisissez la bonne période de paye à
généraliser.
Sélectionnez ensuite les salariés qui doivent avoir dans leur bulletin la période saisie.
Attention !!!
La modification de la période de paye à une incidence sur le calcul de votre bulletin, veuillez le
recalculer et le contrôler dans l’onglet bulletin de la fiche du salarié
Généralisation des jours travaillés
Vous devez indiquer au logiciel les jours travaillés de vos salariés, afin de gérer correctement les
dates de congés sur les bulletins.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Jours travaillés
Comment les modifier ?
Vous devez cocher les jours travaillés, pour tous les salariés, ou les salariés appartenant à un
certain profil, ou à une certaine nature d’emploi. Validez par Ok. Les jours travaillés peuvent être
saisis salarié par salarié dans l’onglet Congés/Heures de chaque fiche salarié.
Menu Gestion
167
Lorsque le salarié prendra deux semaines de congés, vous saisirez dans le tableau des congés
deux fois cinq jours en jours ouvrés, ou deux fois six jours en jours ouvrables. Sachant que ni le
samedi, ni le dimanche sont des jours travaillés, le logiciel saura que le week-end est compris
dans les deux semaines de congés et affichera alors les bonnes dates de congés sur le bulletin.
Par contre, si le salarié prend par exemple le lundi et le mardi, puis le jeudi et le vendredi, le
logiciel saura que le mercredi est un jour travaillé, et affichera donc sur le bulletin deux périodes
de congés distinctes.
Calcul de la paye
Le calcul de la paye consiste à calculer les différentes rubriques en fonction des valeurs saisies
dans le tableau des variables.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Calcul de la paye
Barre d’outils
, Calcul de la paye
Raccourci clavier Ctrl + R
Comment calculer la paye ?
Vous devez au préalable avoir préparé vos bulletins.
Vous pouvez calculer les bulletins pour seulement quelques salariés. Pour ce faire utiliser les
boutons Tous ou Aucun et sélectionner les salariés voulus.
Si vous avez réalisé un bulletin de paye pour un salarié sorti, vous pouvez afficher la liste des
salariés sortis en décochant l'option Cacher les salariés sortis, puis sélectionnez le salarié dont
le bulletin est à calculer.
Cliquez ensuite sur OK pour lancer le calcul. A ce stade, les bulletins de vos salariés sont prêts.
Vous pouvez les contrôler à partir de l’onglet Bulletin de chaque salarié.
Important !!!!
Si vous rencontrez des bases de cotisations négatives sur la tranche B ou C, ne vous en étonnez
pas. En effet, en cours d’année, pour un salarié dont le salaire varie (valeur en dessous puis en
dessus ... du plafond de S.S.), le logiciel effectue les régularisations.
Cumuls de la société
Cette option vous permet de consulter ou recalculer les cumuls société.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Cumul de la société
Explications :
Par défaut, ce sont les cumuls de l’exercice qui s’affichent, mais vous pouvez sélectionner un
mois précis.
Le bouton Calculer recalculera tous les cumuls de la société (obligatoire après une reprise de
paye). Le calcul tient compte de tous les bulletins, et d’une reprise de paye éventuelle.
Historique des bulletins
EBP Paye V17
168
Cette option vous permet de visualiser, de réimprimer ou d’envoyer les bulletins par e-mail.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Historique des bulletins + Historique par salarié
Barre d’outils , Historique des bulletins
Raccourci clavier Ctrl + H
Dans l’onglet bulletin de
la fiche salarié
Explications :
Pour chaque salarié, vous obtenez l'ensemble des bulletins réalisés et imprimés sur l'exercice
courant. Choisissez dans la liste déroulante le salarié concerné. Passez d’un mois à l’autre grâce
aux boutons Précédent et Suivant.
Le bouton Imprimer permet d’éditer un ou plusieurs bulletins de l’historique pour un même
salarié en une seule opération.
Le bouton E-mail permet d’envoyer par e-mail un ou plusieurs bulletins de l’historique pour un
même salarié en une seule opération.
Le bouton PDF vous permet de réaliser un export des bulletins au format PDF.
Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye
du client des bulletins au format PDF.
Vous pouvez également consulter l’historique dans l'onglet Bulletin de la fiche Salarié.
Remarque !!!
Dès que vous modifiez un bulletin, l’historique est supprimé. Vous devrez donc ré-imprimer votre
bulletin.
Comment consulter la seconde page du bulletin ?
Si votre bulletin fait deux pages, vous devez sélectionner la page n°2
Historique des bulletins : Imprimer, envoyer par e-mail, exporter en PDF
Cochez les bulletins de l’historique de votre salarié que vous souhaitez imprimer, envoyer par email
ou exporter au format PDF.
Vous pouvez vous aider des boutons Tous et Aucun pour sélectionner ou désélectionner les
bulletins.
Retour à l'historique
Historique des bulletins de tous les salariés
Cette option vous permet de visualiser, de réimprimer les bulletins de tous les salariés pour une
période que vous souhaitez.
Comment y accéder ?
Menu Gestion
169
Barre de menu Gestion + Historique des bulletins + Historique de tous les
salariés
Explications :
Pour chaque salarié, vous obtenez l'ensemble des bulletins réalisés et imprimés sur l'exercice
courant.
Vous pouvez imprimer les bulletins pour une fourchette de salariés, choisir un tri par nom ou
matricule, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à
la gestion des filtres.
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression.
L’aperçu des bulletins vous permet de réaliser un export aux différents formats.
Le bouton PDF vous permet de réaliser un export des bulletins au format PDF.
Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye
du client des bulletins au format PDF.
Remarque !!!
Dès que vous modifiez un bulletin, l’historique est supprimé. Vous devrez donc ré-imprimer votre
bulletin.
Choix de la périodicité :
• Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer les
bulletins de vos salariés.
• Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de
début est automatiquement indiqué.
• Annuelle : vous permet d’imprimer les bulletins de votre sélection de salarié sur toute
l'année.
• De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois sur laquelle vous
souhaitez imprimer les bulletins.
Interrogation des données de paye
L'interrogation des données de paye consiste à rechercher la valeur d'une ou de plusieurs
formules, variables ou rubriques pour un ensemble de salariés.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Interrogation des données de paye
Comment réaliser une interrogation des données de paye ?
• Sélectionnez dans l’entête les salariés pour lesquels vous souhaitez obtenir des
informations. Vous pouvez définir une fourchette (premier et dernier salarié) et/ou
appliquer un filtre.
• Pour définir les interrogations (voir L'éditeur de formule pour la saisie de la formule
interrogative), utilisez l'onglet Interrogation simple pour le calcul d’une seule formule,
ou l'onglet Interrogation multiple (non disponible en version STANDARD) pour le
calcul de plusieurs formules.
Exemple !!!
EBP Paye V17
170
Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées pour votre salarié :
- de Janvier à Mars, saisissez : $HEUREEL[Jan-Mar]
- depuis le début de l’année, saisissez : $HEUREEL
- sur le mois en cours, saisissez : HEUREEL
Qu’est ce qu’une interrogation simple
L'onglet Interrogation simple permet de saisir la formule dont vous désirez connaître la valeur.
Le bouton Formule permet d’accéder à l'éditeur de formule afin de créer votre formule. Cliquez
ensuite sur le bouton Calculer pour obtenir automatiquement les valeurs calculées par salarié.
Pour imprimer ce résultat, cliquez sur le bouton Imprimer.
Le bloc-notes de Windows est automatiquement lancé et affiche le fichier d’interrogation. Utilisez
le menu Fichier pour imprimer ou sauvegarder votre fichier.
Qu’est-ce qu’une interrogation multiple
Attention !!!
Cette option est disponible à partir de la version PRO
L'onglet Interrogation multiple permet d’obtenir la valeur de plusieurs formules (une à chaque
ligne). Le bouton Formule permet d’accéder à l'éditeur de formule afin de créer votre formule.
Une fois les formules saisies, cliquez sur le bouton Calculer pour obtenir le tableau des valeurs.
Une saisie directe dans ce tableau est possible.
Un export du tableau dans un fichier Excel peut être réalisé grâce à l'icône .
Vous pouvez d’autre part enregistrer le résultat par l'icône . Celle-ci pourra être rappelée à
partir de l'onglet Charger une interrogation.
Dans l’onglet Interrogation multiple, vous pouvez sauvegarder vos formules par le bouton
Enregistrer, et les rappeler (à une autre date par exemple) par le bouton Charger.
Postes analytiques
Cette option vous permet de créer, modifier ou supprimer des postes analytiques.
Attention !!!
Cette option est disponible à partir de la version PRO
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Postes analytiques
Q’est-ce que les postes analytiques ?
Les postes analytiques vous permettront de ventiler les gains et les charges patronales pour
chaque bulletin à partir de l'onglet Analytique dans la fiche Salarié. Vous pourrez par la suite
imprimer le livre analytique par Impressions + Livre analytique.
Comment créer un poste analytique ?
Dans la partie basse de la fenêtre, renseignez le nom du poste, et le code comptable si vous
souhaitez réaliser des transferts comptables de l’analytique.
Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter, et recommencez l’opération pour tous les postes.
La clôture des bulletins
Si vous gérez plusieurs bulletins (différents) pour certains salariés dans le même mois, la clôture
Menu Gestion
171
mensuelle ne doit être lancée qu’après la réalisation et l’impression du dernier bulletin du mois.
Entre chaque bulletin, lancez la clôture
Attention !!!
Cette option est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Clôturer les bulletins
Par la fiche salarié Bouton Clôturer dans l’onglet Bulletin
Explications :
Le logiciel liste les bulletins déjà réalisés pour les salariés multi-bulletin, c'est-à-dire ceux qui ont
dans leur fiche un nombre de bulletin par mois supérieur à un.
Cochez les salariés pour lesquels vous souhaitez clôturer le bulletin et cliquez sur Ok.
Si vous devez annuler la clôture d’un bulletin, ouvrez le bulletin du salarié (onglet Bulletin),
cliquez sur le bouton Préparer et choisissez l’option Détruire ce bulletin et revenir au
précédent.
Pourquoi y a-t-il un message d’erreur indiquant que des erreurs ont été détectées dans
certaines fiches salarié et que la clôture a été interrompue ?
Ce message est un message Bloquant, si vous rencontrez ce message c’est que vous n’avez
pas complété toutes les données de la fiche du salarié.
En effet, si toutes les informations obligatoires ne sont pas renseignées dans la fiche de votre
salarié, alors cela peut fausser votre déclaration DADS-U de fin d’année.
Pour avoir la liste des anomalies rencontrées dans la fiche de votre salarié, vous devez
sélectionner Afficher le rapport.
Vous devez donc corriger votre fiche salarié avant de pouvoir réaliser votre bulletin suivant.
La clôture mensuelle
Pour réaliser les payes du mois suivant, lorsque les bulletins du mois en cours ont été calculés et
imprimés, vous devez lancer la clôture mensuelle.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Clôturer le mois
Barre d’outils Clôture mensuelle
Tableau de bord Clôture mensuelle
Explications :
Tant que le mois n’est pas clôturé, il est possible de modifier, recalculer ou effacer des bulletins
du mois ouvert, cependant, il est impossible de réaliser les payes du mois suivant ou du mois
précédent.
Lors de la clôture un fichier sera automatiquement généré dans le répertoire de votre dossier,
afin de pouvoir revenir au mois clôturé (Maintenance sur les bulletins). Cependant, il est
fortement conseillé de réaliser vous-même une sauvegarde par Dossier + Sauvegarde avant
EBP Paye V17
172
chaque clôture.
Conséquences de la clôture :
• Le mois en cours est modifié ;
• L’ancienneté des salariés est augmentée de un ;
• L’acquis période (congés payés) est cumulé à l’acquis année.
Attention !!!
Nous vous conseillons vivement de réaliser auparavant une sauvegarde de vos données par le
menu Dossier + Sauvegarde.
Que doit-on faire en décembre ?
Sur le mois de décembre, vous devez réaliser une clôture mensuelle, surtout si vous générez
votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO), car il est fortement conseillé
de réaliser ce fichier sur le mois de décembre clôturer. En effet, si vous avez des changements
de situations pratiqués sur le mois de décembre cela permet au logiciel de les prendre en compte
lors de la génération de votre fichier DADS-U.
Si vous ne faites pas de DADS-U, vous pouvez lancer directement votre clôture annuelle, le
logiciel clôturera automatiquement votre mois de décembre.
La clôture annuelle
Pour réaliser les payes de l’exercice suivant, lorsque les bulletins du mois de décembre ont été
calculés, imprimés et clôturés, vous devez lancer la clôture annuelle.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Clôturer l’exercice
Conséquences de la clôture :
• Les cumuls sont remis à zéro, hormis les cumuls de congés payés et les variables
ayant de coché Report du cumul à la clôture annuelle ;
• Les cumuls congés, ainsi que les nombres de jours acquis et restant à prendre sont
reportés.
• Les cumuls du DIF sont reportés
Attention !!!
Vous devez auparavant réaliser une sauvegarde de vos données par Dossier + Sauvegarde.
Contrôlez également que tous vos états sont corrects : une fois l’exercice clôturé, vous pourrez
consulter les états et les bulletins, mais vous ne pourrez rien modifier sur votre exercice archivé.
Le transfert en comptabilité
Le transfert en comptabilité
Vous pouvez réaliser chaque mois le transfert des écritures comptables, soit vers votre logiciel
EBP Comptabilité ou EBP Gestion Intégrée, soit dans un fichier TXT, soit vers d’autres logiciels
de comptabilité.
Consultez aussi :
• Le transfert vers EBP comptabilité
• La communication entreprises experts . . .
Menu Gestion
173
Le transfert vers EBP comptable
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Transfert en comptabilité + EBP
Comptabilité
Comment initialiser le dossier ?
Vous devez vous assurer que les comptes comptables ont été paramétrés : dans les fiches
organismes, dans les rubriques de brut, les rubriques de net, dans les fiches salariés.
Comment initialiser le transfert des écritures de salaires et de paiements ?
• Choisissez le mois à transférer.
• Indiquez la date des écritures. La date de fin du mois de la paye est indiquée par défaut.
• Coche "Salaires" : Cocher cette option si vous souhaitez effectuer un transfert des
écritures de salaires.
• Indiquez le code du journal comptable.
• Cochez la case Analytique si vous souhaitez transférer les ventilations analytiques sur
les écritures de classe 6.
• Coche "Paiements" : Cocher cette option si vous souhaitez effectuer un transfert des
écritures de paiements des salaires.
Information :
Vous pouvez faire un transfert des écritures de salaires et de paiements des salaires en
même temps. Pour cela cocher les 2 options.
Comment initialiser le transfert des règlements des acomptes?
• Choisissez le mois à transférer.
• Choisissez les dates d'acomptes
• Transférer les écritures déjà comptabilisées : Si vous avez déjà réalisé le transfert
comptable des règlements d'acomptes et que vous souhaitez le refaire, vous le pouvez
en cochant "Transférer les écritures déjà comptabilisées"
Remarque !!!
Contrairement au transfert des écritures de salaires et de paiements des salaires le mois
de paye n'a pas à être clôturé pour effectuer le transfert
Comment transférer les écritures comptables vers EBP Comptabilité ou EBP Gestion
Intégrée ?
• Pour un transfert analytique vers EBP Comptabilité (ou EBP Comptabilité Facturation),
qui gère les axes analytiques, vous devez indiquer obligatoirement le numéro de l’axe
(1, 2 ou 3). Si vous ne gérez pas les axes analytiques dans EBP Comptabilité, indiquez
1.
• Pour un transfert vers EBP Comptabilité (ou EBP Comptabilité Facturation), cochez la
première option, et sélectionnez le dossier comptable par l’icône .
EBP Paye V17
174
• Sélectionner l'exercice comptable pour lequel vous souhaitez transférer vos écritures
• Après transfert, à l'ouverture du logiciel de comptabilité la récupération automatiquement
des écritures vous sera proposée.
Comment transférer les écritures comptables vers un fichier texte ?
Pour un transfert dans un fichier texte, cochez la seconde option et indiquez le nom du fichier à
générer : le fichier est généré dans le répertoire du dossier.
Comment imprimer les écritures comptables ?
Pour imprimer les écritures comptables, cochez la troisième option, puis sélectionnez le bouton
OK
A quoi sert le lien : Où sont utilisés les comptes du transfert ?
Il permet de connaître où sont paramétrés tous les numéros de compte qui composent le
transfert comptable.
Dans cette fenêtre sélectionnez dans la liste déroulante le n° de compte que vous souhaitez
vérifier. Vous aurez ensuite la liste des employés, des rubriques ou des organismes qui utilisent
le numéro de compte que vous avez sélectionné.
Pour chaque élément de la liste vous avez la possibilité de consulter :
• les éléments qui composent votre sélection, comme les rubriques de salaire, les
variables ou les cumuls rattachés permettant de calculer le total du compte qui
sera transféré en comptabilité (par la question : Quels sont les éléments utilisés
par la rubrique, l'organisme ou le salarié).
• où est utilisée votre sélection (par la question : Quels éléments utilisent la
rubrique ou l'organisme) :
Vous avez toujours la possibilité de revenir en arrière par le bouton Précédent.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
Communication Entreprise Expert ...
Une nouvelle fonctionnalité vous permet de transférer les Opérations Diverses (OD) de paye vers
d'autres logiciels de comptabilité existants. Il s’agit des logiciels suivants : EBP, CEGID (Sisco et
PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI,
AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Transfert en comptabilité +
Communication Entreprises Experts
Remarques !!!
Avant de réaliser tout transfert d’écritures, vous devez vous assurer que les dates d’exercice du
dossier de votre logiciel EBP et dans le logiciel Expert sont identiques.
Certaines anomalies sont bloquantes, si tel est le cas, un message vous en avertira et le transfert
sera annulé.
Envoi du bulletin par e-mail
Menu Gestion
175
Envoi des bulletins par e-mail
Les employeurs peuvent envoyer à leurs salariés qui le souhaitent leurs bulletins de paye par
voie électronique. Cette méthode permet d’une part, de faciliter les échanges (rapidité d’envoi par
l’employeur et de réception par le salarié) et d’autre part, de faire des économies de papier.
Remarque !!!
Les bulletins de salaire électroniques ne peuvent être adressés au salarié qu'avec l'accord
préalable de ce dernier.
Vous pouvez envoyer les bulletins par e-mail à vos salariés grâce à :
• La boîte de dialogue d’envoi des bulletins par e-mail
Barre de menu Gestion + Envoyer les bulletins par e-mail
Barre d’outils Envoi des bulletins par e-mail
Raccourci clavier Ctrl + E
• L'onglet bulletin
• L'historique des bulletins
Comment envoyer les bulletins par e-mail
Cette fonction vous permet d’envoyer les bulletins par voie électronique grâce au bouton E-mail,
aux salariés pour lesquels :
• L’adresse e-mail est renseignée dans l’onglet Info. Paye de la fiche salarié
• La coche Préfère obtenir ses bulletins par e-mail est cochée
Remarque !!!
Les bulletins de salaires électroniques ne peuvent être adressés au salarié qu'avec l'accord
préalable de ce dernier.
Les salariés pour lesquels l’adresse e-mail n’est pas renseignée (et la coche ’’Préfère
obtenir ses bulletins par e-mail’’ n’est pas sélectionnée) ne seront pas concernés par l’envoi.
Généralités :
Vous pouvez envoyer les bulletins pour une fourchette de salariés, choisir un tri par nom ou
matricule, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour
accéder à la gestion des filtres .
Vous pouvez ensuite choisir un modèle d’impression. En effet, il existe plusieurs modèles (en
couleur, en noir et blanc, pour papier pré-imprimé &ldots;), que vous pouvez personnaliser par le
bouton Paramétrer, ou par l’option Outils + Paramétrage des impressions.
Le bouton Modifier, vous permet de modifier ou supprimer l’objet ou le message
de l’envoi par E-mail.
Attention !!!
Lorsque vous cliquez sur le bouton "Envoyer’’, une boîte de dialogue indiquant le message
suivant apparaît. Il indique : ’’Un programme essaie d’envoyer le message électronique
suivant de votre part : voulez-vous envoyer le message ?’’
EBP Paye V17
176
- Si vous répondez ’’Oui’’, votre messagerie s’ouvre et vous pouvez alors envoyer votre
message.
- Dans le cas contraire, la boîte de dialogue disparaît et l’envoi est annulé. Cependant, dans le
Menu Impression + Bulletins, si vous effectuez une impression des bulletins en cochant l’option
’’Ignorer les salariés préférant obtenir leurs bulletins par e-mail’’, il faudra alors
penser à envoyer les bulletins par courrier aux salariés pour lesquels l’envoi par e-mail a été
annulé.
Remarque !!!
Dans le menu Impression des bulletins, vous pouvez soit, imprimer tous les bulletins soit,
imprimer uniquement les bulletins des salariés pour lesquels l’option ’’Préfère obtenir ses
bulletins par e-mail’’ n’est pas cochée.
Si vous souhaitez envoyer exceptionnellement à un salarié son bulletin par voie
électronique, vous devez alors passer par les accès suivants :
L'onglet bulletin
L'historique des bulletins
Le menu contextuel dans le bulletin du salarié ou dans l’historique des bulletins
Retour à l'envoi des bulletins par e-mail
Modifier le message d'envoi
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Envoyer les bulletins par e-mail
Barre d’outils Envoi des bulletins par e-mail
Raccourci clavier Ctrl + E
• Les éléments par défaut
Par défaut, l’objet et le message suivant apparaissent :
o Objet : Votre bulletin de paye (Raison sociale) du (début de période du bulletin)
au (fin de période du bulletin)
o Message : Veuillez trouver en pièce jointe le bulletin de paye de (Prénom, Nom
et matricule du salarié) pour la période du (début de période du bulletin) au (fin
de période du bulletin) dans la société (Raison sociale)
• La modification de l’objet et/ou du texte du courrier
Vous pouvez si vous le souhaitez, personnaliser l’objet et/ou le message de votre dossier grâce
au bouton, Modifier, . Ce nouveau message sera conservé après clôture
mensuelle et annuelle. Vous pourrez ensuite envoyer vos bulletins par e-mail grâce au bouton
, Envoyer.
Lorsque vous cliquez sur le bouton , Modifier, le programme Bloc-notes s’ouvre et
le modèle par défaut apparaît. Vous pouvez alors conserver, modifier ou supprimer l’objet et/ou le
contenu du message.
o L’objet :
Modification : Vous pouvez compléter et supprimer le libellé existant (sans supprimer l’intitulé
’’Objet’’) ou saisir le nouvel objet que vous souhaitez faire apparaître. Pour cela, vous
avez la possibilité d’ insérer des données de la fiche de votre salarié ou de votre dossier
Suppression : Effacez la ligne de l’objet (intitulé ’’Objet’’ + libellé)
Menu Gestion
177
o Le message :
Modification : Vous pouvez compléter et supprimer le message existant ou saisir le nouveau
message que vous souhaitez faire apparaître. Pour cela, vous avez la possibilité d’insérer des
données de la fiche de votre salarié ou de votre dossier
Suppression : Effacez le message.
Comment insérer une donnée de la fiche de votre salarié ou de votre dossier ?
Vous pouvez insérer des variables (le nom du salarié, le prénom du salarié, &ldots;) grâce à la
fenêtre Variables du dictionnaire EBP.
Pour insérer une variable, sélectionnez la donnée à insérer puis glissez la à l’endroit souhaité.
Exemple !!!
Si vous souhaitez insérer le Prénom d’un salarié dans la zone de texte :
- Sélectionnez la table Employé.
- Sélectionnez la variable Prénom
- Positionnez-la dans votre modèle.
- ${Employe.Prénom,T:21} apparaît dans votre modèle
La fenêtre Variables du dictionnaire EBP n’apparaît plus
Vous l’avez fermée.
Pour la faire de nouveau apparaître, sélectionnez l’icône qui se trouve à côté de votre horloge
(en bas à droite de votre écran en règle générale).
Retour à l'envoi des bulletins par e-mail
Le virement des salaires
Virement des salaires
Cette option permet la génération d’un fichier contenant les ordres de virements des salaires.
Comment y accéder ?
EBP Paye V17
178
Barre de menu Gestion + Virements + Des salaires
Barre d’outils , Virement bancaire
Pourquoi tous les salariés n’apparaissent-ils pas dans la liste ?
Le logiciel prend en compte tous les salariés qui ont virement comme mode de règlement dans
l’onglet Règlement de la fiche du salarié. Si ce n’est pas la cas, le salarié n’apparaîtra pas dans
la liste des virements.
Lorsque le salarié a un net à payer négatif, il n'apparaît pas dans la liste.
Si vous avez des salariés pour lesquels vous gérez plusieurs bulletins par mois, vous obtiendrez
tout d’abord la liste de ces salariés. Le nombre de bulletin total et le n° de bulletin du salarié
s'affiche.
Effectuez donc le virement pour ces salariés, puis lancez la clôture des bulletins (Gestion +
Clôturer des bulletins) pour réaliser les virements des bulletins suivants.
Pour obtenir la liste des salariés à bulletin unique et les derniers bulletins des salariés qui en ont
plusieurs, réalisez tous les bulletins de tous les salariés ayant plusieurs bulletins par mois.
Exemple !!!
Si vous avez deux salariés dont un qui a deux bulletins par mois. Lors du virement de salaire, le
premier salarié apparaît avec la notion bulletin 1/2. Réalisez le virement, puis faites le second
bulletin (après avoir clôturé le premier).
Dans la liste des virements, les 2 salariés dont un ayant le nombre de bulletin 2/2 s'afficheront.
Comment réaliser le fichier de virement ?
• La sélection du format définit la composition du fichier. Le format SEPA est un
fichier XML. Le format CFONB est un fichier TXT. Le format SEPA est le nouveau
format qui va remplacer à terme le format CFONB.
• La banque indiquée dans les préférences du dossier est proposée
automatiquement. Vous pouvez sélectionner une autre banque. En sélectionnant
une partie des salariés, vous pouvez effectuer un virement partiel à partir d’une
banque, et un autre à partir d’une autre banque. Dans la liste des salariés, la
colonne Effectué vous permet de visualiser les salariés dont le virement a déjà été
effectué ou qui reste à effectuer.
• Le numéro émetteur est automatiquement repris de la fiche Banque.
• La date de compensation se met automatiquement selon le mois de salaire que
vous virez. Cette date est modifiable.
• Le fichier sera généré par défaut dans le répertoire document de votre ordinateur.
Vous pouvez toutefois indiquer un autre lecteur ou répertoire en cliquant sur .
• Le nom du fichier est également modifiable. Le nom correspond à la date de
compensation proposée par défaut.
• Choisissez également si la structure du fichier doit comporter ou non des retours
chariot. Ce choix est très important dans la mesure où certains établissements
Menu Gestion
179
bancaires ne reconnaissent pas les fichiers sans retour chariot.
Un historique des virements pourra être imprimé ou faxé à votre banque, dans Gestion +
Virements + Historique, dès que le virement de salaire est effectué.
Virement des acomptes
Cette option permet la génération d’un fichier contenant les ordres de virements des acomptes.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Virements + Des acomptes
Dans quel cas peut-on générer un fichier de virement ?
Le logiciel prend en compte tous les salariés pour lesquels la variable ACOMPTE contient un
montant.
Comment réaliser le fichier de virement ?
• La sélection du format définit la composition du fichier. Le format SEPA est un
fichier XML. Le format CFONB est un fichier TXT. Le format SEPA est le nouveau
format qui va remplacer à terme le format CFONB.
• La banque indiquée dans les préférences du dossier est proposée
automatiquement. Vous pouvez sélectionner une autre banque. En sélectionnant
une partie des salariés, vous pouvez effectuer un virement partiel à partir d’une
banque, et un autre à partir d’une autre banque. Lorsque le virement de l'acompte a
déjà été effectué, dans la colonne Effectué apparaît un OUI.
• Le numéro émetteur est automatiquement repris de la fiche Banque.
• Le fichier sera généré par défaut dans votre répertoire document de votre
ordinateur. Vous pouvez toutefois indiquer un autre lecteur ou répertoire en cliquant
sur ..
Un historique des virements pourra être imprimé ou faxé à votre banque, dans Gestion +
Virements + Historique.
Historique des virements
Après avoir générer les virements de salaires ou d’acompte, un historique est créé.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Virements + Historique
Explication :
Cette fenêtre fait apparaître la liste des virements effectués (salaires et acomptes). A partir de
cette fenêtre, vous pouvez imprimer, supprimer ou copier un fichier.
181
Menu Impression
Impressions : Choix des établissements
Cet écran vous permet de sélectionner votre établissement principal puis les établissements que
vous souhaitez afin de les regrouper dans les éditions suivantes :
• Journal de paye
• Livre de paye
• Livre des variables
• Etat des charges
• DUCS
Attention !!!
Les impressions multi-établissements sont disponibles à partir de la version PRO.
Remarque !!!
Dans votre logiciel de paye, les établissements sont vos différents dossiers.
Comment y accéder par la barre de menu ?
Journal de paye Impressions +Journal de paye périodique +
Journal de paye multi-établissements
Livre de paye Impressions + Livre de paye périodique + Livre de
paye multi-établissements
Livre des variables Impressions + Livre de paye périodique + Livre des
variables multi-établissements
Etat des Charges Impressions + Etat des charges périodique + Etat
des charges multi-établissements
DUCS Déclarations + DUCS + DUCS multi-établissements
Généralités :
Pour déterminer les différents établissements, vous devez sélectionner :
• l'établissement principal (il sera automatiquement coché dans la liste des établissements
concernés et le nom de l'établissement apparaîtra en gris clair). C'est le nom de
l'établissement qui apparaîtra sur l'impression.
• l'exercice que vous souhaitez imprimer.
• le ou les établissements que vous souhaitez réunir dans les éditions. Le bouton Tous et
Aucun est à votre disposition. Vous ne pouvez pas décocher le dossier que vous avez
déterminé en tant qu'établissement principal.
Remarque !!!
Seuls les dossiers que vous avez mis à jour apparaissent dans la liste. Si vous ne voyez pas
votre dossier, ouvrez-le puis refaites l'impression.
Explications :
Pour avoir des explications sur les différentes éditions sélectionnez les liens suivants :
• Journal de paye multi-établissements
• Livre de paye multi-établissements
• Livre des variables multi-établissements
• Etat des charges multi-établissements
• DUCS multi-établissements
EBP Paye V17
182
Impression des bulletins
Cette édition vous permet d’imprimer les bulletins à fournir à vos salariés.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impression + Bulletins
Barre d’outils , Imprimer bulletins
Raccourci clavier Ctrl + B
Généralités :
Vous pouvez imprimer les bulletins pour une fourchette de salariés, choisir un tri par nom ou
matricule, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour
accéder à la gestion des filtres. De plus, vous pouvez indiquer le nombre d’exemplaires de
bulletins que vous souhaitez.
Vous pouvez imprimer les bulletins de vos salariés en ignorant ceux pour lesquels l’option
’'Préfère obtenir ses bulletins par e-mail ’’ est cochée dans l'onglet Etat civil de la fiche
salarié.
Vous pouvez ensuite choisir un modèle d’impression. En effet, il existe plusieurs modèles (en
couleur, en noir et blanc, pour papier pré-imprimé &ldots;), que vous pouvez personnaliser par le
bouton Paramétrer ou par l’option Outils + Paramétrage des impressions.
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression.
L’aperçu des bulletins vous permet de réaliser un export aux différents formats..
Impression des lettres-chèque
Cette édition vous permet d’imprimer les lettres chèque pour les salariés ayant le mode de
paiement chèque.
Attention !!!
L’impression des lettres-chèque est disponible à partir de la version PRO
Comment y accéder ?
Barre de menu Impression + Lettres-chèque
Pourquoi tous les salariés n’apparaissent-ils pas dans la liste ?
Les lettres-chèque ne sont imprimées que pour les salariés dont le mode de règlement est
Chèque, information indiquée dans l'onglet Règlement de la fiche Salarié.
Généralités :
Vous pouvez imprimer les lettres-chèque pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si
aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres.
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous
pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer, ou par l’option Outils + Paramétrage des
Menu Impression
183
impressions.
Le modèle existant imprime une lettre avec un chèque en pied. Si vous souhaitez imprimer
plusieurs chèques par page (sans lettre), vous devez alors modifier le fichier PLAN.MSV, qui se
trouve dans Program Files / EBP / Paye / Modeles, de cette manière :
Vous remplacez :
{
LettreCheque:
>Corps
}
Par :
{
LettreCheque:
>>Corps
}
Vous devez ensuite créer un nouveau modèle d’impression, en indiquant que c'est un modèle
étiquette. Vous pourrez alors définir le nombre de chèques par page et toutes les données à
imprimer.
L’aperçu des lettres-chèque vous permet de réaliser un export aux différents formats.
Impression des lettres-chèque des acomptes
Cette édition vous permet d’imprimer les lettres chèque pour les salariés ayant le mode de
paiement chèque.
Attention !!!
L’impression des lettres-chèque des acomptes est disponible à partir de la version PRO
Comment y accéder ?
Barre de menu Impression + Lettres-chèque + Des acomptes
Pourquoi tous les salariés n’apparaissent-ils pas dans la liste ?
Les lettres-chèque ne sont imprimées que pour les salariés dont le mode de règlement est
Chèque, information indiquée dans l'onglet Règlement de la fiche Salarié.
Généralités :
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez
personnaliser par le bouton Paramétrer, ou par l’option Outils + Paramétrage des
impressions.
Le modèle existant imprime une lettre avec un chèque en pied.
L’aperçu des lettres-chèque vous permet de réaliser un export aux différents formats.
Impression des salariés
Vous pouvez imprimer les fiches des salariés ainsi que leurs historiques
Comment accéder à l’impression de la fiche salarié ?
Barre de menu Impressions + Salariés + Fiches
EBP Paye V17
184
Barre d’outils Impression fiches salariés
Généralités :
Vous pouvez demander une fourchette de salariés, choisir un tri par nom ou matricule, et
appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la
gestion des filtres.
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe des modèles d’impression, que
vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des
impressions.
L’impression des fiches des salariés et de l’historique vous permet de réaliser un export Excel,
ainsi qu’un export aux différents formats.
Impression des fiches individuelles
La fiche individuelle reprend mois par mois toutes les rubriques du bulletin. Les informations
contractuelles du salariés sont présentes.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Salariés + Fiches individuelles
Généralités :
Vous pouvez imprimer les fiches pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si aucun
filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres . Vous devez
également définir la période à prendre en compte pour l’impression. De plus, vous pouvez choisir
de supprimer ou non les rubriques aux montants nuls, et d’imprimer ou non les bases de
cotisations .
Vous pouvez sélectionner les variables pour lesquelles vous souhaitez obtenir un détail.
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez
personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions.
L’aperçu des fiches individuelles vous permet de réaliser un export aux différents formats..
Impression de la liste des salariés
Vous pouvez imprimer la liste des salariés ainsi que les étiquettes
Attention !!!
L’impression des étiquettes est disponible à partir de la version PRO.
Comment accéder à l’impression de la liste des salariés ?
Barre de menu Impressions + Salariés + Liste
Barre d’outils Impression fiches salariés
Comment accéder à l’impression des étiquettes?
Menu Impression
185
Barre de menu Impressions + Salariés + Etiquettes
Généralités :
Pour chacune des impressions, vous pouvez demander une fourchette de salariés, choisir un tri
par nom ou matricule, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton
pour accéder à la gestion des filtres
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe des modèles d’impression, que
vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des
impressions.
L’impression de la liste des salariés vous permet de réaliser un export Excel, ainsi qu’un export
aux différents formats.
Impression des imputations analytiques
Cette édition vous permet d’imprimer les imputations analytiques par salarié.
Attention !!!
L’impression des imputations analytiques est disponible à partir de la version PRO.
Comment accéder à l’impression des imputations analytiques ?
Barre de menu Impressions + Salariés + Imputations analytiques
Généralités :
Vous pouvez imprimer les imputations analytiques pour une fourchette de salariés, et appliquer
un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des
filtres
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous
pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions.
L’aperçu des imputations analytiques vous permet de réaliser un export aux différents formats.
Impression du trombinoscope
Vous pouvez imprimer le trombinoscope de votre société, il reprend les photos que vous avez
éventuellement insérées dans chaque fiche salarié.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Salariés + Trombinoscope
Généralités :
Vous pouvez lancer un aperçu ou une impression. Il existe un modèle d’impression, que vous
pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions.
L’aperçu du trombinoscope vous permet de réaliser un export aux différents formats.
Impression de l'état des heures
EBP Paye V17
186
Cette édition vous permet d'obtenir un état des heures effectuées par salarié.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Congés, absences et heures + Etat des
heures
Généralités :
Vous pouvez imprimer un état des heures :
• Par tranche de salarié,
• En appliquant un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour
accéder à la gestion des filtres.
• Pour une période donnée :
• Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez
imprimer la liste des congés et absences ;
• Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois
de début est automatiquement indiqué ;
• Annuelle : vous permet d’imprimer les différents congés et absences pour
l'ensemble de l'exercice;
• De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous
souhaitez avoir dans votre édition.
• Pour les calendriers que vous souhaitez, pour cela :
• Le bouton Tous vous permet de sélectionner tous les calendriers ;
• Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ;
• Cocher manuellement la ou les calendriers à imprimer
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression.
Il existe un modèle d’impression "Etat des heures détaillé" et un modèle "Etat des heures" (non
détaillé).
Vous pouvez les personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage
des impressions.
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats.
Impression des banques
Vous pouvez imprimer la liste de vos banques paramétrées dans l’arborescence.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Liste / Etats généraux + Banques
Généralités :
Vous pouvez imprimer une ou plusieurs banques.
Menu Impression
187
• Le bouton Tous vous permet de sélectionner toutes les banques à imprimer ;
• Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ;
• Cochez manuellement la ou les banques à imprimer.
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez
personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions.
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats.
Impression des organismes
Vous pouvez imprimer la liste de vos organismes paramétrés dans l’arborescence.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Liste / Etats généraux + Organismes
Barre d’outils Impression Organismes
Généralités :
Vous pouvez imprimer un ou plusieurs organismes.
• Le bouton Tous vous permet de sélectionner tous les organismes à imprimer ;
• Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ;
• Cochez manuellement la ou les organismes à imprimer.
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez
personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions.
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats.
A quoi sert le lien : Où sont utilisés les organismes sélectionnés ?
Ce lien permet de déterminer quelles sont les rubriques de cotisation qui utilisent l’organisme
sélectionné.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
Impression des profils
Vous pouvez imprimer la liste de vos profils paramétrés dans l’arborescence.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Liste / Etats généraux + Profils
Barre d’outils Impression Profils
Généralités :
Vous pouvez imprimer cette liste pour une sélection de profils en indiquant l’intervalle à l’aide des
EBP Paye V17
188
listes déroulantes.
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez
personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions.
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats.
Impression des rubriques
Vous pouvez imprimer la liste de vos rubriques de salaire brut, de cotisation, de net et de
commentaire, que vous avez paramétrées dans l’arborescence.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Liste / Etats généraux + Rubriques
Barre d’outils Impression Rubriques
Généralités :
Vous pouvez imprimer une ou plusieurs rubriques en fonction du type et d'un thème. les thèmes
proposés sont ceux présents au niveau de votre arborescence.
• Type de rubriques vous permet de sélectionner dans la liste déroulante le type des
rubriques qui s'afficheront dans la liste :
• Toutes
• Rubriques de salaire brut
• Rubriques de cotisation
• Rubriques de net
• Rubriques de commentaire
• Le bouton Tous vous permet de sélectionner toutes les rubriques à imprimer, en fonction
du type choisi ;
• Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ;
• Le bouton Bulletins uniquement vous permet de sélectionner uniquement les rubriques
qui apparaissent dans l'onglet bulletin de vos salariés ;
• Cochez manuellement la ou les rubriques à imprimer.
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez
personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions.
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats.
A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par les rubriques sélectionnées ?
Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (tables de calcul, variables, rubriques,
comptes comptables) qui sont utilisés par la rubrique de brut sélectionnée.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
A quoi sert le lien : Où sont utilisées les rubriques sélectionnées ?
Ce lien permet de déterminer dans quels éléments (rubriques, profils, cumuls) est utilisée la
rubrique de brut sélectionnée.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
Menu Impression
189
Impression des tables de calcul
Vous pouvez imprimer la liste de vos tables de calcul paramétrées dans l’arborescence.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Liste / Etats généraux + Tables de
calcul
Barre d’outils Impression Tables de calcul
Généralités :
Vous pouvez imprimer une ou plusieurs tables de calcul.
• Le bouton Tous vous permet de sélectionner toutes les tables de calcul à imprimer ;
• Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ;
• Cochez manuellement la ou les tables de calcul à imprimer.
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez
personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions.
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats.
A quoi sert le lien : Où sont utilisées les tables de calcul sélectionnées ?
Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (variables ou rubriques) qui sont utilisés
par la table de calcul sélectionnée.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
Impression des variables
Vous pouvez imprimer la liste de vos variables paramétrées dans l’arborescence.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Liste / Etats généraux + Variables.
Barre d’outils Impression Variables.
Généralités :
Vous pouvez imprimer une ou plusieurs variables. Les variables sont classées par thème puis
par ordre alphabétique. Si vous cochez la case devant un thème, automatiquement toutes les
variables du thème seront cochées.
• Le bouton Tous vous permet de sélectionner toutes les variables à imprimer ;
• Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ;
• Cochez manuellement la ou les variables à imprimer.
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez
personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
EBP Paye V17
190
impressions.
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats.
A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par les variables sélectionnées ?
Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (tables de calcul, variables, rubriques) qui
sont utilisés par la variable sélectionnée.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
A quoi sert le lien : Où sont utilisées les variables sélectionnées ?
Ce lien permet de déterminer dans quels éléments (variables, rubriques) est utilisée la variable
sélectionnée.
Cliquez ici pour obtenir l'aide général de la fonctionnalité.
Impression des cumuls
Vous pouvez imprimer la liste de vos cumuls.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Liste / Etats généraux + Cumuls.
Généralités :
Vous pouvez imprimer un ou plusieurs cumuls.
• Le bouton Tous vous permet de sélectionner tous les cumuls à imprimer ;
• Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ;
• Cocher manuellement la ou les cumuls à imprimer.
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez
personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions.
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats.
A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par les cumuls sélectionnés ?
Ce lien permet de déterminer quelles sont les rubriques qui alimentent le cumul sélectionné.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
A quoi sert le lien : Où sont utilisés les cumuls sélectionnés ?
Ce lien permet de déterminer quelles sont les rubriques qui utilisent le cumul sélectionné.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
Impression de la liste des acomptes
Cette édition vous permet d'imprimer la liste des acomptes versés à vos salariés.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Liste des acomptes
Menu Impression
191
Généralités :
Vous pouvez imprimer la liste des acomptes :
• Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a
été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres ;
• Pour le mois, le trimestre, l'année ou libre;
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez
personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions.
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats
Impression de l'état des congés
Cette édition vous permet de connaître les différents soldes des congés de tous les salariés.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Congés et absences + Etat des congés
Généralités :
Vous pouvez imprimer l'état des congés :
• Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a
été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres.
• Pour une période donnée (ce qui vous permet de connaître le solde des congés pour
chaque salariés pour la période que vous aurez sélectionnée) :
• Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez
imprimer le solde des congés ;
• Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois
de début est automatiquement indiqué ;
• Annuelle : vous permet d’imprimer les différents solde de congés pour
l'ensemble de l'exercice;
• De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous
souhaitez avoir dans votre édition.
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, cependant vous
pouvez le personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions.
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats
Remarque !!!
Suite à cette nouvelle impression (à partir de la Version de paye 2009), le modèle Etat des
congés du menu Impressions + États salariés n'est plus disponible.
Impression liste des congés et absences
Cette édition vous permet de connaître les différentes périodes où le salarié a été absent, ainsi
que les périodes où le salarié a été en congé.
EBP Paye V17
192
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Congés, absences et heures + Liste des
congés et absences
Généralités :
Vous pouvez imprimer la liste des congés et absences des salariés :
• Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a
été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres.
• Pour une période donnée (ce qui vous permet de connaître le planning des congés et des
absences pour chaque salariés pour la période que vous aurez sélectionnée) :
• Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez
imprimer la liste des congés et absences ;
• Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois
de début est automatiquement indiqué ;
• Annuelle : vous permet d’imprimer les différents congés et absences pour
l'ensemble de l'exercice;
• De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous
souhaitez avoir dans votre édition.
• Pour les calendriers que vous souhaitez, pour cela :
• Le bouton Tous vous permet de sélectionner tous les calendriers ;
• Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ;
• Cocher manuellement la ou les calendriers à imprimer
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, cependant vous
pouvez le personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions.
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats
Impression de la provision de Congés Payés
Cet état permet de connaître les provisions de Congés Payés calculées mois par mois, salarié
par salarié.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Congés et Absences + Provisions de
Congés Payés
Explications des différentes colonnes du tableau :
• La colonne Provision brute totale correspond au total brut du salarié pour le mois
multiplié par 10%
• La colonne Ind. CP versée correspond au total des indemnités CP versées pour le
salarié pour le mois correspondant
Menu Impression
193
• La colonne Provision brute restante est égale à la colonne provision diminuée de la
colonne Ind. CP versée
• La colonne Charges Fiscales (le % est à renseigner dans les préférences du dossier)
correspond à la colonne Provision Brute restante l multipliée par le pourcentage
renseigné.
• La colonne Charges Sociales (à renseigner dans les préférences du dossier)
correspond à la colonne Provision Brute restante multipliée par le pourcentage
renseigné.
• La colonne Total à provisionner correspond à la somme des colonnes suivantes :
• Provision Brute restante
• charges fiscales
• charges sociales
• La colonne CP reste N-1 correspond aux CP restant à prendre avant le 31/05/N pour le
salarié pour le mois correspondant
• La colonne CP reste N correspond aux CP en cours d’acquisition pour le mois
correspondant.
Généralités
Vous pouvez imprimer la provision de congés payés:
• Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a
été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres.
• Pour une période donnée (ce qui vous permet de connaître la valeur de la provision de
CP pour la période que vous aurez sélectionnée) :
• Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez
imprimer votre provision ;
• Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois
de début est automatiquement indiqué ;
• Annuelle : vous permet d’imprimer la provision pour l'exercice ;
• De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous
souhaitez cumuler dans votre édition.
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez
personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions.
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats
Impression du DIF
Cette édition vous permet de connaître pour chaque salarié le droit au DIF acquis et pris des
heures correspondant.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Droit individuel à la formation
Liste des modèles proposés :
• Lettre DIF d'information annuelle : Cette édition est à remettre au moins une fois par
an à tous vos salariés bénéficiant du DIF.
• Liste récapitulative du DIF : Cette édition est un état récapitulatif du DIF Acquis / Pris /
reste.
• Liste récapitulative du DIF pris : Cette édition est un état récapitulatif des dates de
EBP Paye V17
194
formation prises dans le cadre du DIF avec le nombre d’heure. (il reprend les périodes du
DIF pris du salarié)
Généralités :
Vous pouvez imprimer les états concernant le DIF de vos salariés vous devez:
• Sélectionner les salariés par tranche, choisir un tri par nom ou matricule, et appliquer un
filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des
filtres ;
• Dans la zone, Imprimer les périodes de DIF, sélectionner la période dans lequel le
détail par salarié du DIF pris s"imprimera. (cette option permet d'imprimer le modèle
Liste récapitulative du DIF pris
• Cocher l'option Ignorer les salariés en CDI avec moins de 12 mois d'ancienneté pour
ne pas inclure dans les éditions les salariés en CDI qui ne bénéficient pas des 12 mois
d'ancienneté requis pour disposer du DIF.
• Cocher l'option Ignorer les salariés en CDD avec moins de 4 mois d'ancienneté pour
ne pas inclure dans les éditions les salariés en CDD qui ne bénéficient pas des 4 mois
d'ancienneté requis pour disposer du DIF.
• Sélectionner un mois donné, ce qui vous permet de connaître le DIF pour un mois
précédent ou pour le mois en cours pour un salarié
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez
personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions.
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats
Impression du livre des variables
Cette édition est un état récapitulatif des heures pour la périodicité que vous souhaitez
(mensuelle, trimestrielle, annuelle, de date à date)
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Livre de paye + Livre des variables du
dossier ou livre des variables multi-établissements.
Généralités :
Vous pouvez imprimer le livre des heures pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si
aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres.
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous
pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions.
L’aperçu du livre des heures vous permet de réaliser un export aux différents formats.
Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye
du client un livre des variables au format PDF.
Choix de la périodicité :
• Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer
votre livre des heures.
• Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de
Menu Impression
195
début est automatiquement indiqué.
• Annuelle : vous permet d’imprimer votre livre des heures cumulée sur votre exercice de
paye.
• De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez
cumuler dans votre édition.
Impression des états salariés
Les états salariés vous permettent d’imprimer :
• un récapitulatif du repos compensateur
• un récapitulatif des RTT
• la liste déclarative prud'homale
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Etat salariés
Généralités :
Vous pouvez imprimer les états salariés pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si
aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. De plus,
vous devez choisir le mois de paye concerné.
Vous pouvez ensuite choisir le modèle d’impression correspondant à l’état désiré. Les modèles
d’impression sont personnalisables par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des
impressions.
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression.
L’impression des états salariés vous permet de réaliser un export Excel, ainsi qu’un export aux
différents formats.
Impression de l'état des variables
Cette édition vous permet de connaître pour chaque salarié la valeur de chaque variable.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Etat des variables
Généralités :
Vous pouvez imprimer l'état des variables :
• Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a
été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres ;
• Pour un mois donné, ce qui vous permet de connaître la valeur d'une variable pour un
mois précédent ou pour le mois en cours pour un salarié ;
• Pour une ou plusieurs variables :
• Le bouton Tous vous permet de sélectionner toutes les variables à imprimer ;
• Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner.
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez
personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions.
EBP Paye V17
196
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats
Impression du récapitulatif des allégements
Cette édition vous permet d’obtenir la liste des salariés qui bénéficient de l’allégement sur la
valeur des repas dans le secteur de l’hôtellerie restauration, avec le montant de la réduction.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + États récapitulatifs + Des
allégements HCR.
Généralités :
Vous pouvez imprimer le récapitulatif pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si
aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton en face de filtre pour accéder à la gestion
des filtres. Vous devez obligatoirement indiquer au logiciel les rubriques d’allégement utilisées
sur les bulletins, pour qu’il puisse trouver les montants, en cliquant sur le bouton en face de
Rubriques d’allégements. Vous devez ensuite choisir le mois concerné, et le modèle
d’impression correspondant au type d’allégement souhaité. Les modèles d’impression sont
personnalisables par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions.
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression.
L’aperçu du récapitulatif des allégements vous permet de réaliser un export aux différents
formats.
Coefficients à sélectionner (allégement Fillon)
Vous devez obligatoirement indiquer au logiciel les rubriques de coefficients en cliquant sur le
bouton .
Seule la rubrique GCOEF4 doit être sélectionnée.
Attention !!!
Si vous utilisez un autre code que celui proposé dans nos paramétrages, sélectionnez votre
propre rubrique.
Heures rémunérées à sélectionner (allégement Fillon)
Vous devez obligatoirement indiquer au logiciel les rubriques d’heures rémunérées en cliquant
sur le bouton .
Sélectionnez la rubrique GHEUREMU
Attention !!!
Si vous utilisez un autre code que celui proposé dans nos paramétrages, sélectionnez votre
propre rubrique.
Préparation de la DUCS
Cette fonctionnalité vous permet :
• de préparer le fichier EDI pour l'URSSAF au format COPLAT.
Menu Impression
197
Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir un contrat de service EBP approprié. veuillez
contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20.
Cette fonctionnalité vous permet également :
• d'imprimer la DUCS URSSAF papier agréée,
• d'imprimer la DUCS Pôle emploi papier agréee,
• d'imprimer la DUCS URSSAF annuelle (état préparatoire de votre tableau
récapitulatif),
• d'imprimer un état préparatoire pour les organismes IRC (Institutions de Retraite
Complémentaire)
Attention !!!
Toutes les impressions DUCS sont disponibles à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Déclarations + DUCS URSSAF
Déclarations + DUCS Pôle emploi
Déclarations + DUCS IRC
Explications
• Période : Indiquez la périodicité (mensuelle, trimestrielle ou annuelle) à prendre en
compte pour l’édition de l’état et le calcul des bases de cotisation.
• Date d’exigibilité : A renseigner selon la date de paiement
• Date limite de dépôt : A renseigner selon la date de paiement
• Cotisations à régler au plus tard le : A renseigner selon la date de paiement
• Salaires versés le : A renseigner selon date de versement des salaires
Attention !!!
Si cette case est cochée, une DUCS NEANT sera générée.
• Néant : A renseigner si vous n’avez pas occupé de personnel durant la période
considérée ou s’il n’y a pas eu de salaire versé.
• J’ai cessé totalement mon activité à compter du : A cocher si vous êtes dans ce cas,
et renseignez à compter de quelle date.
• Je continue mon activité sans personnel depuis le : A cocher si vous êtes dans ce
cas, et renseignez à compter de quelle date.
• Définitivement : suspendez mon compte, j’en demanderai la réouverture le cas
échéant : A cocher si vous êtes dans ce cas.
• Très temporairement : maintenez mon compte... : A cocher si vous êtes dans ce cas.
• Acomptes versés : A renseigner si vous avez versé des acomptes, à saisir sans le
signe (-), la somme se déduit du total en automatique. (Cette zone n'est pas accessible
pour la DUCS URSSAF)
• Régularisations. Diverses : A renseigner si une régularisation est à opérer (un trop
perçu à récupérer par ex), mettez la somme en négatif (-) s’il faut qu’elle se déduise,
sinon elle s’ajoutera au total automatiquement.
• Mode de paiement : La sélection du mode de règlement servira à produire la structure
du paiement dans votre fichier EDI.
• Références paiement : référence à renseigner.
• Pavé déclarant : Ce pavé est à renseigner si le déclarant n’est pas la société.
• Option "A la fin de la préparation, accéder directement à l'impression" : Cette option
permet de lancer une impression de la DUCS papier sans lancer l'éditeur de fichier
DUCS.
EBP Paye V17
198
• Cliquez sur le bouton OK afin de lancer l'éditeur de fichier DUCS. Si vous produisez une
DUCS EDI il est recommandé d'ouvrir son fichier dans l'éditeur afin de l'analyser avant
son envoi.
Comment préparer le fichier EDI pour l'URSSAF ?
Pour préparer le fichier EDI, vous devez renseigner tous les champs nécessaires à la réalisation
de votre déclaration. Ensuite vous devez cliquer sur le bouton OK sans cocher l'option "A la fin
de la préparation, accéder directement à l'impression" afin que l'éditeur de fichier se lance.
Une fois les données affichées dans l'éditeur vous pourrez y apporter des modifications.
Pour transmettre votre fichier à votre organisme n'oubliez pas de le déclarer.
Comment imprimer ma déclaration DUCS papier ?
Pour imprimer la déclaration DUCS papier, vous devez renseigner tous les champs nécessaires
à la réalisation de votre déclaration. Ensuite vous devez cliquer sur le bouton OK en cochant
l'option "A la fin de la préparation, accéder directement à l'impression".
Retour à la DUCS
Impression de l'enquête sociale
Cette édition vous permet d’obtenir des informations concernant la rémunération et les primes de
vos salariés par catégorie professionnelle.
Attention !!!
L’impression de l’enquête sociale est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Enquête sociale.
Généralités :
Vous devez sélectionner pour chaque type de gain, les rubriques utilisées sur les bulletins, pour
que le logiciel puisse trouver les montants. Pour cela, cliquez successivement sur les boutons
modifier.
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous
pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions.
L’aperçu de l’enquête sociale vous permet de réaliser un export aux différents formats.
Impression de l'état MSA
Cette édition vous permet d’obtenir l’état préparatoire à la déclaration MSA pour une entreprise
Agricole.
Attention !!!
L’impression de l’état MSA n’est proposée que si vous avez choisi un paramétrage agricole lors
de la création du dossier, donc disponible à partir de la version PRO
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Etats MSA
Menu Impression
199
Généralités :
Vous pouvez imprimer cet état pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si aucun
filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton en face de filtre pour accéder à la gestion des
filtres. Vous devez ensuite choisir la période concernée, et obligatoirement les rubriques d’ICCP
(Indemnités Compensatrices de Congés Payés) et de CPC (Contribution de Prévoyance
Complémentaire, c’est-à-dire taxe sur prévoyance) utilisées sur les bulletins, afin que le logiciel
puisse trouver les montants, en utilisant les boutons .
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, qui est
personnalisable par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions.
L’aperçu de l’état MSA vous permet de réaliser un export aux différents formats.
Impression des états préparatoires
Il s’agit de l’état préparatoire à la DADS, de la lettre du net imposable du salarié, et, en version
BATIMENT, de l’état préparatoire à la déclaration PROBTP, à la DNA et un récapitulatif des
cumuls bâtiment.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Etats préparatoires à la DADS
Généralités :
Vous pouvez imprimer un état préparatoire pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre.
Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres.
Vous devez ensuite choisir votre modèle d’impression : DADS, lettre du net imposable, PROBTP,
DNA, récapitulatif des cumuls bâtiment. Les états préparatoires à la DADS et à la DNA existent
en présentation fiche ou liste, c’est-à-dire un salarié par page, ou tous les salariés en liste dans
une même page. Les modèles sont personnalisables par le bouton Paramétrer ou par Outils +
Paramétrage des impressions.
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression.
Remarque!!!
Pour obtenir de l’aide sur l’état préparatoire à la DADS, cliquez ici
L’impression des états préparatoires vous permet de réaliser un export Excel, ainsi qu’un export
aux différents formats.
Impression des cumuls des salariés
Cette édition vous permet d’obtenir, pour un salarié ou la totalité, la valeur des cumuls du mois ou
d'un période choisie.
Une page sera imprimée par salarié.
Comment y accéder ?
EBP Paye V17
200
Barre de menu Impressions + Cumuls des salariés
Généralités :
Vous pouvez imprimer la liste des cumuls des salariés :
• Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a
été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres.
• Pour une période donnée (ce qui vous permet de connaître la valeur des cumuls de
chaque salariés pour la période que vous aurez sélectionnée) :
• Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez
imprimer les cumuls des salariés ;
• Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois
de début est automatiquement indiqué ;
• Annuelle : vous permet d’imprimer les différents cumuls pour l'exercice ;
• De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous
souhaitez cumuler dans votre édition.
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez
personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions.
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats
Impression des cumuls de la société
Cette édition vous permet d’obtenir les cumuls de la société, tous salariés confondus
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Cumuls de la société
Généralités :
Vous pouvez imprimer les cumuls de la société :
• Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a
été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres.
• Pour une période donnée (ce qui vous permet de connaître la valeur des cumuls de tous
les salariés pour la période que vous aurez sélectionnée) :
• Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez
imprimer vos cumuls ;
• Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois
de début est automatiquement indiqué ;
• Annuelle : vous permet d’imprimer les différents cumuls pour l'exercice ;
• De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous
souhaitez cumuler dans votre édition.
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez
personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions.
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats
Menu Impression
201
Impression du Registre Unique du personnel
Remarque !!!
L’impression du registre du personnel est disponible à partir de la version Pro
Tout établissement qui emploie des salariés doit, obligatoirement, tenir un Registre Unique du
Personnel, à l'exception des particuliers employeurs et des associations ayant recours au chèque
emploi associatif.
Le registre du personnel permet de s'assurer de la transparence des emplois dans chaque
établissement de l'entreprise. Les informations y figurant doivent apparaître dans l’ordre
chronologique d’embauchage. Les indications sont donc inscrites sur le registre au moment de
l’embauche, de façon indélébile et éventuellement modifiées en fonction d’événements
postérieurs.
Remarque !!!
Le registre doit tenir compte de l’adjonction des mentions rectificatives obligatoires sans
effacement des mentions initiales.
Le registre du personnel doit être constamment tenu à la disposition :
• des délégués du personnel
• de l’inspecteur du travail
• des contrôleurs URSSAF
Les mentions obligatoires portées sur le registre doivent être conservées pendant cinq ans à
compter de la date à laquelle le salarié a quitté l'établissement. En pratique, il est conseillé de les
garder sans limitation de durée. Ces mentions sont les suivantes :
Date de l’événement
Matricule
Nom de naissance
Nom d’usage
Prénom
Date de naissance
Sexe
Nationalité
Titre ou carte de séjour avec le n° du document
Emploi
Qualification
Date d’entrée
Date de sortie
Type de contrat
Contrat particulier
Caractéristique de l’activité
Remarque : Les informations suivantes : nom d’usage, titre ou carte de séjour, date de sortie,
contrat particulier sont renseignés dans les seuls cas ou la salarié est concerné par la situation.
La tenue du registre du personnel est obligatoire au niveau de l'établissement. Conséquence : si
l'entreprise comporte plusieurs établissements, l'employeur doit tenir dans chacun d'eux un
registre du personnel.
L’absence de registre ou l’inscription de mentions incomplètes ou erronées sont passibles de
sanctions pénales.
EBP Paye V17
202
Cette édition vous permet d’imprimer le registre unique du personnel de votre établissement.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Registre Unique du Personnel
Fonctionnement du registre
La mise à jour du registre s’effectue au fur et à mesure. Toute information renseignée pour un
salarié est reprise dans le registre. En revanche, la date de sortie d’un salarié ’r;’sortant à la fin
du bulletin’’ n’est renseignée qu’après la clôture du bulletin ou du mois.
Evènement Conséquence sur le registre
Nouveau salarié
Une ligne est créée pour le salarié. Elle reprend les informations
renseignées dans la fiche du salarié.
La date de l’événement reprend la date d’entrée du salarié. Ex. : pour
un salarié embauché le 15/01/2007, une ligne est créée sur le
registre. Elle indiquera le 15/01/2007 en date d’événement.
Changement de
situation du salarié Tout changement de situation du salarié génère une ligne
supplémentaire sur le registre. Celle-ci suit la ligne initialement créée
pour le salarié lors de son embauche. Elle indique la date de
l’événement, qui correspond à la date de début du bulletin et la
nouvelle situation du salarié (ex : type de contrat). Ex. : Un salarié est
embauché le 15/01/2007 en contrat à durée déterminée. En février, le
contrat du salarié est transformé en CDI. Sur le registre, la première
ligne du salarié indiquera en date d’entrée et en date d’événement le
15/01/2007 et en type contrat de travail ’r;’contrat à durée
déterminée’’. Sur la seconde ligne apparaîtra, la date de l’événement
’r;’01/02/2007’’ et l’intitulé du contrat du salarié ’r;’contrat à durée
indéterminée’’.
Salarié ’r;’ sortant à la
fin du mois’’ La date de sortie du salarié apparaîtra après la clôture de la paye. Si
le salarié n’a pas de ligne d’événement, la date de sortie apparaît sur
la ligne initiale du salarié. Dans le cas contraire, la date de sortie est
indiquée sur la ligne de l’événement. Les salariés sortis ne sont
jamais supprimés du registre. Ex. : Un salarié est sortant à la fin du
mois de février. Sur le registre du mois de février, sa date de sortie
n’apparaît pas. Elle apparaîtra à partir de l’édition du registre du mois
de mars. C’est-à-dire après la clôture mensuelle de la paye.
Salarié sorti avec
l’option ’r;’salarié sorti’’ La date de sortie du salarié sera indiquée dès le mois de la sortie. Si
le salarié n’a pas de ligne d’événement, la date de sortie apparaît sur
la ligne initiale du salarié. Dans le cas contraire, la date de sortie est
indiquée sur la ligne de l’événement. Les salariés sortis ne sont
jamais supprimés du registre. Ex. : Sur le mois de mars, un salarié
est sorti avec l’option ’r;’salarié sorti’’. La date de sortie du salarié
apparaîtra dès l’édition du registre sur le mois de mars.
Menu Impression
203
Salarié ’r;’Inactif’’ Aucune conséquence sur le registre.
Suppression d’un salarié
créé à tort et supprimé
sur le même mois
Création d’une ligne sur le registre. La suppression du salarié
entraîne la disparition de la ligne du registre correspondant à ce
salarié. La ligne est réputée ne jamais avoir existée.
Clôture mensuelle ou
clôture bulletin Les informations ajoutées sur le registre sont figées. Elles sont
définitivement enregistrées.
Clôture annuelle
Les informations inscrites sur le registre sont stockées dans le fichier
du registre. A ce dernier seront ajoutés les éventuels changements
de situation postérieurs des salariés.
Déclôture mensuelle ou
annuelle
Restauration de la sauvegarde avant clôture.
Mise à jour de base Le registre est renseigné. Les changements de situations intervenus
antérieurement à la mise à jour de base n’apparaissent pas.
Choix de la période de traitement :
La sélection de la coche ’r;’N’imprimer que les salariés qui ont été présents’’ permet de
sélectionner la période sur laquelle vous souhaitez imprimer votre registre unique du personnel.
Si aucune date n’est saisie dans ces champs, le registre s’imprime entièrement.
L’édition du registre sur une période donnée fait apparaître tous les salariés qui ont été présents
sur la période ainsi que tous les évènements rattachés aux salariés.
Exemple :
Une impression du registre sur la période allant du 01/01/2007 au 31/01/2007 fera apparaître :
Les salariés entrés avant le 01/01/2007 ainsi que tous les évènements intervenus depuis leur
date d’entrée.
Les salariés entrés après le 01/01/2007et jusqu’au 31/01/2007 et tous les évènements survenus
depuis le 01/0107.et jusqu’au 31/01/2007.
Un salarié entré le 09/03/06 et toujours présent apparaîtra dans l’édition du registre, son
changement d’emploi du 01/06/06 sera indiqué.
Un salarié entré en décembre 2006 et sorti le 15/01/07 sera présent.
Un salarié entré le 22/01/07 apparaîtra dans l’édition, son changement d’emploi le 01/06/2007
sera indiqué.
Un salarié entré le 10/01/07 et sorti le 31/01/07 apparaîtra dans l’édition, sa réembauche le 26/02
ne sera pas indiquée.
L’ordre d’impression :
Vous pouvez choisir l’ordre d’impression des salariés sur le registre par :
• Date d’entrée
• Matricule
• Ordre alphabétique
EBP Paye V17
204
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression.
L’aperçu du registre unique du personnel vous permet de réaliser un export aux différents
formats.
Impression de la liste des entrées/sorties
La liste des entrées/sorties identifie les contrats conclus et résiliés au cours d’une période
donnée. Elle permet ainsi au gestionnaire de paye d’avoir un état des mouvements de
l’entreprise et de déterminer les variations d’effectifs. Elle peut être une aide dans l’établissement
de tableaux, d’autant plus, qu’elle est exportable sous Excel. Ainsi, le gestionnaire peut établir
par exemple sa Déclaration des Mouvements de Main-d’oeuvre.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Liste des entrées sortie
Vous avez le possibilité d’éditer une liste des entrées/sorties par :
• Date d’entrée
• Date de sortie
La sélection de la coche ’’N’imprimer que les données comprises’’ permet
de sélectionner la période pour laquelle vous souhaitez imprimer votre liste. Si aucune date n’est
saisie dans ces champs, la liste s’imprime entièrement.
L’édition d’une liste des entrées/sorties pour une période donnée fait apparaître tous les salariés
qui ont été présents sur la période.
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression.
La liste des entrées/sorties vous permet de réaliser un export aux différents formats.
Les interactions
Les interactions vous permettent :
• de déterminer où sont utilisés certains éléments dans votre dossier de paye,
• de déterminer quels sont les éléments (rubriques, variables, organismes...) utilisés dans
votre dossier de paye en fonction de l'élément que vous avez sélectionné.
Liste des Interactions possibles :
• Organismes
• Contrat d'assurance
• Variables
• Tables de calcul
• Rubriques de salaire brut ou net
• Rubriques de commentaire
• Rubriques de cotisation
• Transfert comptable
Comment y accéder ?
Dans les impressions ou
fiches comprenant des
variables, rubriques,
organismes...
Questions :
Où sont utilisées les rubriques sélectionnées ?
Quels sont les éléments utilisés par les rubriques
sélectionnées ?
Menu Impression
205
Généralités :
Pour chaque élément de la liste, vous avez la possibilité de connaître les éléments qui le
compose et dans quel autre élément il est utilisé.
Les boutons Suivant ou Précédent (représentés par les icônes flèche vers la droite ou vers la
gauche) vous permettent de revenir à la fenêtre précédemment ouverte.
Généralités d'impression :
Vous pouvez imprimer une seule interaction à la fois.
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez
personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions.
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats.
Aperçu
A l’aide du menu Contextuel, vous états pourront être :
• Imprimés ;
• Exportés aux différents formats;
• Envoyés par E-Mail ;
• Copiés et collés sur un autre support.
Export au format Microsoft Excel
A partir de certaines impressions, vous pouvez réaliser un export au format Microsoft Excel. Pour
cela, cliquez sur le bouton Excel : un ficher CSV est alors créé et directement récupéré sous
Excel.
Les données qui sont exportées sont les informations contenues dans un modèle d’impression
spécifique, nommé Export, et sélectionnées dans un format d’export, nommé ExportAperçu.
Si vous le souhaitez, vous pouvez définir un autre format d’export afin de récupérer uniquement
les informations dont vous avez besoin. Dans ce cas, répondez Non à la question Voulez-vous
utiliser ce format par défaut, puis suivez l’assistant de l’export paramétrable.
Dans la dernière étape, n’oubliez pas d’enregistrer le format que vous avez défini afin de pouvoir
le réutiliser lors des prochains exports. Cependant, votre format ne doit pas être nommé
ExportApercu car ce dernier est réservé au format système défini par EBP.
Export aux différents formats.
A partir d’une impression, vous pouvez réaliser un export aux formats PDF, .Excel, HTLM, RTF,
JPEG, TIFF
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Exporter + Format PDF
Menu contextuel Clic droit + Exporter au format PDF / Excel / HTLM /
RTF / JPEG ou TIFF
EBP Paye V17
206
Comment exporter aux différents formats?
Pour cela, vous devez lancer un aperçu à l’écran grâce au bouton Aperçu. Vous devez ensuite
soit faire un clic droit de la souris, puis choisir l’option Exporter + Format PDF (ou Excel / HTLM
/ RTF / JPEG / TIFF), soit utiliser la commande Dossier + Exporter au format PDF pour le
format PDF uniquement.
Indiquez ensuite le chemin et le nom du fichier à générer.
Les filtres
Un filtre permet de définir un ou plusieurs critères de sélection sur votre fichier Salarié. Les filtres
sont applicables sur la plupart des impressions et en interrogation des données de paye..
Lorsque vous êtes dans une fenêtre d’impression, cliquez sur le bouton pour créer un
nouveau filtre.
La liste des filtres existants apparaît. Cliquez sur le bouton Nouveau.
Le logiciel crée une ligne portant le nom . Cette ligne correspond au filtre que vous allez
définir. Son nom pourra bien entendu être modifié avec le bouton Renommer.
• Si le filtre à créer répond à un critère unique, pointez Une condition (le plus
fréquent). Si vous désirez créer un filtre englobant plusieurs critères, pointez Groupe
de Conditions. Le nom du filtre devient alors . Cliquez sur le
bouton Ajouter pour créer deux sous-lignes correspondant aux deux critères que
vous allez définir. Dans la case grise est affiché un « Et ». Un clic sur cette case et le
« Et » devient « Ou ».
• Sélectionnez dans la liste des variables celle sur laquelle portera le critère.
• Choisissez une relation : Est égal à, Est supérieur à ...
• Indiquez la valeur.
Une fois, les trois champs renseignés, la condition est complète : vous pouvez enregistrer par le
bouton Ok.
Les impressions de fin de mois
Impression du livre analytique
Cette édition vous permet d’obtenir, salarié par salarié, les ventilations qui lui ont été imputées, et
un cumul de tous les salariés poste par poste.
Attention !!!
L’impression du livre analytique est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Livre analytique.
Généralités :
Vous pouvez imprimer le livre analytique pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si
aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. De plus,
vous devez choisir le mois de paye concerné, et vous pouvez demander la suppression des
postes à zéro.
Menu Impression
207
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous
pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions.
L’aperçu du livre analytique vous permet de réaliser un export aux différents formats.
Impression du journal de paye
Cette édition vous donne pour chaque salarié les cumuls mensuels (brut, tranches de cotisations,
net...) pour la période que vous souhaitez (mensuelle, trimestrielle, de date à date ou annuelle).
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Journal de paye périodique +
journal de paye du dossier ou journal de paye
multi-établissements
Remarque !!!
L'impression du journal de paye multi-établissements n'est disponible qu'à partir de la version
PRO de votre logiciel.
Généralités :
Vous pouvez imprimer le journal de paye pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si
aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres.
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous
pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions.
L’impression du journal de paye vous permet de réaliser un export Excel, ainsi qu’un export aux
différents formats.
Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye
du client un journal de paye au format PDF.
Choix de la périodicité :
• Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer
votre journal de paye.
• Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de
début est automatiquement indiqué.
• Annuelle : vous permet d’imprimer votre journal de paye cumulé sur votre exercice de
paye.
• De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez
cumuler dans votre édition.
Vous venez d’installer votre nouvelle version (V11) et vous ne retrouvez plus vos modèles
personnalisés ?
L’édition du journal de paye a évolué. Vous pouvez maintenant choisir une autre périodicité que
mensuelle. Si vous souhaitez éditer vos anciens modèles, passer par le menu Impressions + Etat
salariés
Impression du livre de paye
Cette édition vous permet de connaître pour chaque rubrique (salariale et patronale) la valeur
EBP Paye V17
208
enregistrée dans le bulletin de chaque salarié, le cumul de chaque rubrique, pour la périodicité
que vous souhaitez (mensuelle, trimestrielle, annuelle, de date à date)
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Livre de paye + Livre de paye
périodique ou livre de paye multi-établissements
Remarque !!!
L'impression du livre de paye multi-établissements n'est disponible qu'à partir de la version PRO
de votre logiciel.
Généralités :
Vous pouvez imprimer le livre de paye pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si
aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. De plus,
vous devez choisir la périodicité de paye concernée.
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe plusieurs modèles d’impression,
que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des
impressions. Les modèles proposés sont :
o Livre de Paye périodique: toutes les rubriques de cotisations patronales et
salariales sont incluses dans l’état.
o Livre de Paye périodique (Salarial) : seules les rubriques de cotisations
salariales apparaissent dans l’état.
L’aperçu du livre de paye vous permet de réaliser un export aux différents formats.
Choix de la périodicité :
• Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer
votre livre de paye.
• Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de
début est automatiquement indiqué.
• Annuelle : vous permet d’imprimer votre livre de paye cumulé sur votre exercice de
paye.
• De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez
cumuler dans votre édition.
Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye
du client un journal de paye au format PDF.
Vous venez d’installer votre nouvelle version (V11) et vous ne retrouvez plus les modèles
que vous avez personnalisés ?
L’édition de votre livre de paye a évolué. Vous pouvez maintenant choisir une autre périodicité
que mensuelle, vous devez donc re-personnaliser votre modèle.
Auparavant, un récapitulatif des heures apparaissait en dernière page, vous pouvez maintenant
l’éditer en passant pas le menu Impression + Livre de paye + Livre des variables.
Impression de l'état des charges
Cette édition vous permet de connaître le détail des cotisations salariales et patronales pour la
périodicité que vous désirez, jusqu'à douze mois avant votre mois courant.
Comment y accéder ?
Menu Impression
209
Barre de menu Impressions + Etat des charges périodique + Etat
des charges du dossier ou Etat des charges multiétablissements
Remarque !!!
L'impression de l'état des charges multi-établissements n'est disponible qu'à partir de la version
PRO de votre logiciel.
Généralités :
Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou
par Outils + Paramétrage des impressions.
L’aperçu de l’état des charges vous permet de réaliser un export aux différents formats.
Les organismes sont proposés par type de caisse (IRC, URSSAF...) puis classés par ordre
alphabétique.
Choix de la périodicité :
• Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer
votre état des charges.
• Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de
début est automatiquement indiqué.
• Annuelle : vous permet d’imprimer votre état des charges cumulé sur votre exercice de
paye.
• De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez
cumuler dans votre édition.
Choix des organismes :
Vous pouvez imprimer l’état des charges pour un ou plusieurs organismes. Pour cela, cliquez sur
le bouton Tous ou Aucun. Vous pouvez sélectionner les organismes en fonction de leur type
(tous les IRC...)
Cochez l'option Une page par organisme lorsque vous souhaitez avoir un saut de page par
organisme.
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression
Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye
du client un état des charges au format PDF.
Impression de l'état des paiements
Cette édition vous donne pour chaque salarié :
• Les informations bancaires de la banque du salarié ;
• Les informations bancaires de la banque à partir de laquelle le virement est effectué (une
des banques de la société) ;
• Le montant du net à payer.
Comment y accéder ?
EBP Paye V17
210
Barre de menu Impressions + Etat des paiements
Généralités :
Vous pouvez imprimer l'état des paiements :
• Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a
été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres ;
• Pour un mois donné ;
• Pour la banque de votre choix ou pour toutes les banques ;
• Pour un ou tous les modes de règlements ;
• L'option Regrouper par mode de règlement permet d'imprimer l'état des paiements
pour tous les modes de règlements, avec un sous total du net à payer par mode de
règlement ;
• L'option Supprimer les lignes nulles permet de ne pas imprimer les salariés dont le net
à payer est à zéro.
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez
personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions.
Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye
du client un état des paiements au format PDF.
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats
Impression du récapitulatif de la taxe sur les salaires
Cette permet d’obtenir la liste des salariés, avec pour chacun, le montant de la taxe sur les
salaires.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Etats récapitulatifs + De la taxe sur
les salaires.
Généralités :
Vous pouvez imprimer le récapitulatif pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si
aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton en face de filtre pour accéder à la gestion
des filtres. Vous devez obligatoirement indiquer au logiciel les rubriques de taxe sur les salaires
utilisées sur les bulletins, pour qu’il puisse trouver les montants, en cliquant sur le bouton en
face de Rubriques. Vous devez ensuite choisir le mois concerné.
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous
pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions.
L’aperçu du récapitulatif de la taxe sur les salaires vous permet de réaliser un export aux
différents formats.
Impression du récapitulatif de la réduction Fillon, des heures supplémentaires et du rachat
des jours de repos
Les heures supplémentaires sont, depuis le 1er octobre 2007, exonérées d'impôt sur le revenu et
Menu Impression
211
soumises à un allégement de charges.
Les rachats des jours de repos acquis après le 1er janvier 2008 doivent être eux aussi exonérés
d'impôt sur le revenu et soumis aux mêmes allégements de charges que les heures
supplémentaires.
Les charges patronales sont allégées via une déduction forfaitaire de cotisations.
Les salariés bénéficient d'un allégement des cotisations salariales sur la rémunération des
heures supplémentaires et complémentaires ainsi que sur les jours rachetés qu'ils perçoivent.
Vous devez tenir à la disposition des agents de contrôle des organismes de recouvrement un état
récapitulatif des allégements de charges dont bénéficient l’employeur et le salarié.
Dans une même édition, vous devez récapituler à la fois :
• les informations relatives à la réduction Fillon,
• les allégements de charges patronales et salariales relatifs aux heures
supplémentaires et aux heures de rachat de jours de repos.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + États récapitulatifs + Des réductions de
cotisations (Fillon/TEPA)
Que doit-on renseigner dans cette fenêtre ?
Vous devez obligatoirement indiquer les rubriques que vous avez utilisées sur vos bulletins en
cliquant sur le bouton .
Attention !!!
Si vous utilisez d'autres rubriques que celles proposées par défaut dans nos paramétrages,
n'oubliez pas de les sélectionner.
Dans la partie "Heures supplémentaires" :
• Vous ne pouvez pas ajouter manuellement une rubrique dans les zones Rubriques
d'heures supplémentaires, Rubriques d'heures complémentaires, Rubriques des
jours excédant le forfait. En effet, elles s'ajoutent automatiquement en fonction de la
nature de la rubriques d'heures exonérées que vous avez sélectionné dans les rubriques
de salaires Brut.
• Rubriques d'heures complémentaires (vous devez avoir la rubrique GHCOMPEX)
;
• Rubriques d'heures supplémentaires (vos devez avoir les rubriques GHS25EXO,
GHS50EXO) ;
• Rubriques des jours excédant le forfait (vous devez avoir la rubrique
GJRCOREN).
Remarque !!!
Dans l'édition, la base des rubriques sélectionnées alimente la colonne "nombre d'heures" et le
montant des rubriques alimente la colonne "rémunération à déclarer".
• Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de réduction des cotisations
salariales (notamment COTRED).
• Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de déduction forfaitaire des
cotisations patronales (notamment COTDEFO2 pour les entreprises de plus de 19
EBP Paye V17
212
salariés ou COTDEFO1 pour les entreprises de 1à 19 salariés).
Dans la partie "Rachat jours de repos":
Vous ne pouvez pas ajouter manuellement une rubrique dans la zone Rubriques des jours
acquis depuis 01/08. En effet, elles s'ajoutent automatiquement en fonction de la nature de
rachat des jours de repos que vous avez sélectionnée dans les rubriques de salaires Brut. Seules
les rubriques concernant le rachat des jours de repos acquis depuis le 1er janvier 2008 doivent
apparaître.
Remarque !!!
Les rubriques concernant le rachat des jours de CET n'apparaissent pas dans cette partie car il
ne sont pas concernés par les réductions de cotisations. Aucune exonération n'est à appliquer.
Dans la partie"Loi Fillon" :
• Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de salaire brut calculant le coefficient
Fillon (notamment GCOEF4 pour les entreprises de plus de 19 salariés ou GCOEF5
pour les entreprises de 1 à 19 salariés).
• Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de cotisation calculant la réduction
Fillon (notamment COT671 pour les entreprises de plus de 19 salariés ou COT672
pour les entreprises de 1 à 19 salariés).
• Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de salaire brut calculant les heures
rémunérées du salarié (notamment GHEUREMU).
Généralités :
Vous devez ensuite choisir la périodicité et le modèle d’impression.
Choix de la périodicité :
• Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer
votre état récapitulatif.
• Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de
début est automatiquement indiqué.
• Annuelle : vous permet d’imprimer votre état récapitulatif cumulé sur votre exercice de
paye.
• De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez
cumuler dans votre édition.
Les modèles d’impression sont personnalisables par le bouton Paramétrer ou par Outils +
Paramétrage des impressions.
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression
Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye
du client un état récapitulatif des réductions de cotisations au format PDF.
Le paramétrage que vous avez renseigné dans les différentes zones est conservé à la réouverture
de votre dossier.
Afin de conserver le document sur support dématérialisé, vous devez effectuer l’aperçu du
récapitulatif des allégements et réaliser un export aux différents formats.
213
Menu WebPaye
Menu WebPaye
Nouveau !!!
Le menu WebPaye est disponible dès la version Expert de EBP Paye. Ce nouveau service donne
accès à un espace privé pour échanger des informations avec les clients d'un expert-comptable
(salariés, saisie de valeurs de variables, bulletins au format pdf, autres documents administratifs).
Créer un compte Administrateur sur le site WebPaye
A la première utilisation du service WebPaye, vous devez créer votre compte Administrateur.
C'est à partir de ce compte, que vous pourrez administrer l'ensemble des dossiers clients.
Créer le dossier WebPaye
Saisir les informations de votre cabinet comptable.
Créer le dossier du client sur WebPaye
Au moment d'utiliser le menu Préparer les saisies du mois pour le client et si le dossier client
n'existe pas, il vous est demandé de créer le dossier.
Une page d’informations s’affiche avec les coordonnées du dossier du client. Validez la création
du dossier sur WebPaye.
L’étape suivante consiste à créer le compte client.
Un email sera envoyé à votre client pour lui communiquer son identifiant et son mot de passe
pour lui permettre de se connecter à WebPaye.
Préparer les saisies du mois pour le client
Chaque mois, vous mettez à disposition de votre clients les différentes variables nécessaires à la
préparation des bulletins de paye.
Le message d’accueil : personnalisez le message que vous souhaitez communiquer à votre
client.
Variables à saisir : toutes les variables du dossier de paye sont disponibles. Cependant,
l’objectif est de ne communiquer au client, que les variables dont les valeurs sont connues par
lui-même. Par exemple, le salaire de base, les heures supplémentaires, l’acompte versé en cours
de mois….
• Ajouter : permet de sélectionner les variables à envoyer sur WebPaye
• Propriétés : permet de modifier le libellé de la variable uniquement pour l’affichage dans
WebPaye.
Pour les variables de type heures, il est également possible d’indiquer que l’affichage sera sous
forme d’heure. Dans ce cas, et uniquement sur WebPaye, 2heures s’afficheront sous la forme 2h.
2,50 s’afficheront 2h30.
Salariés, bulletins à faire préparer par le client : sélectionnez les salariés pour lesquels vous
souhaitez une saisie de variables par votre client.
La sélection des salariés permettra également d’envoyer les fiches employé avec les
informations essentielles (Nom, Prénom, Adresse, Sécurité sociale, Date Entrée / Sortie, Numéro
de téléphone).
Cochez « Envoyer les photos des salariés » si vous souhaitez les envoyer en même temps
EBP Paye V17
214
que la fiche.
Autoriser la saisie sur le site WebPaye par le client : vous avez le contrôle total sur le site
WebPaye et les autorisations que vous donnez à votre client. Vous pouvez décider d’autoriser ou
non la saisie sur WebPaye. Lorsque le site WebPaye est fermé, le client peut consulter, imprimer
mais ne peut pas saisir des valeurs de variables, ne peut pas insérer des événements ou des
documents. Cela peut s’avérer utile lorsque vous travaillez sur les bulletins de paye dans
l’application EBP Paye.
Afficher le site WebPaye après la mise à jour : une fois les variables du mois envoyées sur le
site, le site WebPaye est automatiquement ouvert en mode administration. Ceci vous permet de
visualiser les données présentes sur le site.
Autoriser ou interdire la saisie sur le site par le client
A tout moment, il est possible de modifier les autorisations pour votre client sur WebPaye.
L’interdiction pour le client, de modifier les données du site, peut être intéressant lorsque vous
avez téléchargé les valeurs de variables du mois en cours et ce, jusqu’à la prochaine publication
des bulletins le mois suivant.
Récupérer les valeurs saisies par le client
Au moment de calculer les bulletins de paye, vous récupérez toutes les valeurs de variables
saisies par votre client.
Si le client n’a pas verrouillé ses saisies, une fenêtre s’ouvre avec les salariés pour lesquels la
saisie par le client, risque d’être incomplète.
Vous pouvez sélectionner les salariés pour lesquels vous souhaitez tout de même télécharger les
valeurs de variables.
Après le téléchargement, plusieurs cas de figure :
• Vous récupérez les valeurs du mois pour la première fois. La grille de la saisie des
variables (menu Gestion + Saisie des variables) s’ouvre filtrée uniquement sur les
variables présentes sur WebPaye. Toutes les valeurs modifiées sont repérables
facilement car elles sont en rouge. Vous pouvez alors accepter ou refuser les valeurs de
votre client au moment de la sauvegarde de la grille.
• Le client modifie les valeurs de variables après téléchargement et vous réimportez une
nouvelle fois les variables. Dans ce cas, une grille s’affiche pour indiquer les valeurs du
client, et celles de la paie. Vous avez alors la possibilité de reprendre les nouvelles
valeurs du client ou de conserver celles de la paye.
Suivi d’avancement client
Très rapidement, vous pouvez avoir une vision globale des dossiers de vos clients.
• Le nombre de bulletins en cours de saisie chez le client
• Le nombre de bulletins saisis par le client et validés par le client
• Le nombre d’événements saisis par le client
Publier les bulletins du mois
Une fois les bulletins de paye préparés et calculés, vous pouvez renvoyer vos bulletins au format
pdf sur WebPaye. Votre client pourra rapidement récupérer ces documents.
La publication des bulletins verrouille automatiquement la saisie des variables pour le mois en
cours. De cette manière, le client ne pourra plus modifier des valeurs pour des bulletins imprimés.
Une action Publier est disponible directement depuis l’onglet Bulletin.
Menu WebPaye
215
Publier des bulletins de l’historique
Si vous avez omis de publier les bulletins des mois précédents ou s’ils ont été effacés sur
WebPaye : il est tout à fait possible de publier les historiques de bulletins.
Une action Publier est disponible directement depuis le menu Gestion + Historique des bulletins.
Publier l’état des paiements
En communiquant l’état des paiements à votre client, il pourra avoir une vision rapide des
salaires nets à payer.
Publier le journal de paye / livre de paye
Vous pouvez déposer un journal de paye et/ou un livre de paye à votre client.
Publier l’état des charges
Pour que votre client puisse connaître le montant des cotisations à payer, vous pouvez déposer
l’état des charges mensuel ou trimestriel les états sur WebPaye .
Administrer le site WebPaye
Avec votre Identifiant Expert et votre mot de passe, vous pouvez administrer vos dossiers clients.
Accéder aux pages du client
Afin de vérifier les informations visibles par le client, vous pouvez vous connecter avec
l’identifiant et le mot de passe du client.
217
Menu Outils
Fiche salarié : Les Champs personnalisés
La création d’un champ personnalisé permet de définir de nouveaux champs de saisie.
Attention !!!
Cette option est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Champs personnalisés
Fiche salarié Onglet Champs personnalisés
Généralités :
La création de champs personnalisés est très utile, car cela permet d’adapter la fiche Salarié en
ajoutant une ou plusieurs zones et y saisir des informations particulières.
Ils pourront être édités sur les bulletins de paye.
Important !!!
L’ajout de champ personnalisé est suivi d’une réorganisation des fichiers. Nous vous conseillons
donc vivement de créer les champs avant de définir l’ensemble de vos salariés.
Comment créer un champ personnalisé ?
• Cliquez sur le bouton Ajouter/ Modifier/ Supprimer un champ.
• Sélectionnez le champ Employé et cliquez sur le bouton Ajouter.
• Saisissez alors sur la partie droite de l’écran le nom, la description, le type et la longueur
du champ, puis cliquez sur OK. Attention : la longueur indiquée sera diminuée d’un
caractère.
Un message vous avertit que cette modification nécessite la fermeture et la réouverture du
dossier. Cliquez sur Oui.
De retour dans le dossier, la fiche Salarié contient un nouveau champ : pour saisir dans cette
zone, cliquez sur Modifier la valeur du champ.
Envoi d'un SMS
Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir :
• un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service
Clients EBP au 0811 65 80 20,
• un abonnement ou une offre d'essais auprès d'un fournisseur d'accès SMS (tel que
EcoSms, SMSToB et SMSEnvoi)
Vous pouvez envoyer des SMS à un ou plusieurs salariés, par exemple : pour leur rappeler leur
rendez-vous à la médecine du travail, pour leur informer que le solde de tout compte est prêt ...
Comment accéder à l'envoi des SMS à vos salariés ?
EBP Paye V17
218
Barre de menu Outils+ Envoi d'un SMS à plusieurs salariés
Icône Envoi de SMS Sur chaque zone N° de téléphone du logiciel
Généralités :
• Fournisseur : Vous devez sélectionner le fournisseur pour l'envoi de votre SMS
(EcoSms, SMSToB, SMSEnvoi), Le fournisseur proposé par défaut est celui sélectionné
dans les paramètres internet, onglet SMS.
• Options : Le bouton "Options" permet de saisir les informations de configuration que
votre fournisseur vous a communiqué lors de votre inscription, si ces informations ont été
saisies dans les paramètres internet, onglet SMS, elles sont reprises automatiquement et
vous n'avez rien à faire.
• Ajouter : Le bouton "Ajouter" permet de choisir les destinataires pour lesquels vous
souhaitez envoyer votre SMS.
Remarque !!!
Si votre salarié n'apparaît pas dans la liste, c'est que son n° de portable n'est pas renseigné dans
sa fiche (onglet Etat civil). Dans le cas d'un envoi unique de SMS, le bouton Ajouter permet
d'ajouter manuellement un numéro de téléphone.
• Supprimer : Pour annuler un salarié de l'envoi cliquer sur le bouton "Supprimer"
• Texte : Cet encadré vous permet de saisir le texte de votre SMS
• Différer l'envoi à la date : Vous pouvez choisir de différer l'envoi de vos SMS à une
autre date ou plus tard dans la journée. Pour cela, cocher la case "Différer l'envoi à la
date" puis choisir la date et l'heure
• Envoyer : Ce bouton permet d'envoyer votre SMS
Intéressement et participation
Vous pouvez effectuer une simulation du calcul de l’intéressement et de la participation.
Attention !!!
Cette option est disponible à partir de la version PRO et elle est limitée à 400 salariés.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Intéressement / Participation
Comment l’effectuer ?
Indiquez les différents éléments à prendre en compte pour une nouvelle simulation du calcul de
la participation. Ensuite, cliquez sur OK.
Vous pouvez compléter la simulation obtenue, en saisissant dans les cases écrites en bleu. Vous
pouvez l’imprimer grâce à l’icône . Vous pouvez également l’exporter sous Excel en cliquant
sur l’icône . Pour enregistrer la simulation, cliquez sur et saisissez le nom que vous
souhaitez.
Comment ouvrir une simulation précédemment crée ?
Vous pourrez la re-consulter par Outils + Intéressement / Participation, en sélectionnant la
simulation précédemment créée.
Menu Outils
219
Archivage des données
Archivez vos données au format CSV par cette option.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + archivage des données
Pourquoi archiver les données
Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006,
que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos
documents, que les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération
Selon l’art 99 du B.O. du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou la période comptable
que la procédure d’archivage doit être faite.
Journal des événements
Toutes les opérations de maintenance réalisées dans votre dossier sont conservées dans ce
journal des événements.
Remarque !!!
Dans le cadre du BOI (Bulletin Officiel des Impôts 24 janvier 2006 sur le contrôle des
comptabilités informatisées), vous devez justifier les opérations de maintenance que vous
réalisez dans votre logiciel.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Journal des événements
Explications
Dans la partie droite de votre écran apparaît la liste complète des opérations de maintenance que
vous avez réalisé sur votre dossier.
Les événements sont classés par date et les commentaires qui apparaissent sont ceux que vous
avez saisie dans le justificatif de l’opération de maintenance sur les bulletins ou annuelle ainsi
que lors de la sauvegarde ou de la restauration de vos données.
Dans la partie gauche de votre écran, vous avez la possibilité de faire apparaître les événements
par tranche de date et afficher les événements par type de maintenance.
Justificatif de l'événement
Noter la raison pour laquelle vous réalisez cette opération de maintenance.
Le commentaire que vous noterez sera conservé dans le livre des événements.
Remarque !!!
Dans le cadre du BOI (Bulletin Officiel des Impôts 24 janvier 2006 sur le contrôle des
comptabilités informatisées), vous devez justifier les opérations de maintenance que vous
réalisez dans votre logiciel.
Import/Export
EBP Paye V17
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Import des cumuls DADS-U
Cette fonction permet de récupérer les cumuls DADS-U pré-paramétrés dans le logiciel, ou
récupérer le paramétrage des cumuls d’un autre dossier.
Cela signifie qu’un export doit d’abord être réalisé à partir du dossier d’origine.
Attention !!!
Cette fonction est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Importation + Cumuls DADS-U
Comment importer les données ?
Sélectionnez le fichier avec l’extension .cum, en double-cliquant dessus.
Ou, sélectionnez, le type de paramétrage choisi, puis le fichier .cum (toujours en double
cliquant). S’affiche alors tous les cumuls à importer.
Pourquoi cette fenêtre s’affiche-t-elle en mise à jour de mon dossier ?
Deux conditions doivent s’ajouter afin d’avoir à l’écran cette fenêtre. Les cumuls apparaissant
dans cette fenêtre sont donc :
• Ceux que vous avez personnalisé par la configuration des cumuls (menu Dossier +
Dadsu + Configuration des cumuls).
• Et ceux qu’EBP a modifié de part un changement de cahier des charges ou une
modification de formule mieux adaptée.
Vous pouvez accepter ou refuser d’importer les formules. Vous pouvez cependant revenir sur
cette fenêtre en passant par le menu Outils + Importation + Cumuls DADS-U
Import des variables
Vous pouvez importer deux éléments différents : des variables, ou des valeurs de variables.
Import de variables :
Cette fonction permet de récupérer les profils du paramétrage Agricole, Bâtiment, Complet,
Garage, Hôtel, Spectacle ou Standard
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Importation + Variables
Comment importer les données ?
Sélectionnez, en double-cliquant dessus, le type de paramétrage choisi, puis double-cliquez sur
le fichier var qui s’affiche.
Vous obtenez ainsi la liste des variables relatives au paramétrage choisi.
Si vous désirez n’importer qu’une partie des variables, cliquez sur le bouton Tout
désélectionner, et ne cochez que les variables voulues. Les variables en gras sont celles que
vous ne possédez pas, les variables précédées par # sont celles que vous possédez déjà.
Menu Outils
221
Attention !!!
Si vous importez une variable que vous possédez déjà, votre variable sera écrasée.
Cliquez enfin sur le bouton Importer.
Import de valeurs de variables :
Il s’agit de l’import d’un fichier .VAL, qui respecte la structure suivante :
[Matricule du salarié][séparateur][nom de variable][séparateur][valeur][retour chariot]
Le séparateur désigne un ou plusieurs caractères tabulations ou espace.
Exemple !!!
1 SALBASE 2500
0002 HEUTRAV 151.67
0002 HEUSU50 12
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Importation + Variables , choisissez dans la zone
Type, en bas de la fenêtre, Valeur de variables. Sélectionnez
ensuite le fichier
Import des salariés
Cette fonction permet de récupérer des salariés définis dans un autre dossier. Cela signifie qu’un
export doit d’abord être réalisé à partir du dossier d’origine.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Importation + Salariés
Comment importer les données ?
Sélectionnez le fichier avec l’extension .sal, en double-cliquant dessus.
L’importation se fait.
Import des tables de calcul
Cette fonction permet de récupérer les profils du paramétrage Agricole, Bâtiment, Complet,
Garage, Hôtel, Spectacle ou Standard.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Importation + Tables de calcul
Comment importer les données ?
Sélectionnez, en double-cliquant dessus, le type de paramétrage choisi, puis double-cliquez sur
le fichier tdc qui s’affiche : toutes les tables de calcul sont alors importées.
EBP Paye V17
222
Attention !!!
Vos tables de calculs seront écrasées par les tables importées.
Import des rubriques
Cette fonction permet de récupérer les profils du paramétrage Agricole, Bâtiment, Complet,
Garage, Hôtel, Spectacle ou Standard.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Importation + Rubriques
Comment importer les données ?
Sélectionnez, en double-cliquant dessus, le type de paramétrage choisi, puis double-cliquez sur
le fichier rub qui s’affiche.
Vous obtenez ainsi la liste des rubriques relatives au paramétrage choisi.
Si vous désirez n’importer qu’une partie des rubriques, cliquez sur le bouton Tout
désélectionner, et ne cochez que les rubriques voulues. Les rubriques en gras sont celles que
vous ne possédez pas, les rubriques précédées par # sont celles que vous possédez déjà.
Attention !!!
Si vous importez une rubrique que vous possédez déjà, votre rubrique sera écrasée.
Cependant, vous pouvez importer des rubriques que vous possédez déjà, sans modifier les
libellés de vos rubriques : pour cela, il suffit de cocher Ne pas mettre à jour les libellés des
rubriques existantes.
Si les rubriques importées contiennent des variables dans leur paramétrage, alors il faut
également importer ces variables.
Cliquez enfin sur le bouton Importer.
Import des profils
Cette fonction permet de récupérer les profils du paramétrage Agricole, Bâtiment, Complet,
Garage, Hôtel, Spectacle ou Standard.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Importation + Profils
Comment importer les données ?
Sélectionnez, en double-cliquant dessus, le type de paramétrage choisi, puis double-cliquez sur
le fichier prf qui s’affiche.
Vous obtenez ainsi la liste des profils relatifs au paramétrage choisi.
Si vous désirez n’importer qu’une partie des profils, cliquez sur le bouton Tout désélectionner,
et ne cochez que les profils voulus. Les profils en gras sont ceux que vous ne possédez pas, les
profils précédés par # sont ceux que vous possédez déjà.
Menu Outils
223
Attention !!!
Si vous importez un profil que vous possédez déjà, votre profil sera écrasé.
Cliquez enfin sur le bouton Importer.
Astuce !!!
Si vous importez un profil pour lequel vous ne possédez pas les rubriques qui le composent,
cliquez deux fois coup sur coup sur le bouton Importer.
Export des Cumuls DADS-U
Cette option permet d’exporter le paramétrage des cumuls DADS-U afin de les importer dans un
autre dossier.
Attention !!!
Cette fonction est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Exportation + Cumuls DADS-U
Comment exporter les données ?
Après avoir lancer la commande d’accès, la fenêtre Enregistrer sous va s’ouvrir.
Le logiciel va créer un fichier nommé ebp_paye.cum, dans le répertoire EBP, mais vous pouvez
changer le nom et l’emplacement du fichier si vous le souhaitez. Cliquez ensuite sur
Enregistrer : l’export de tous les cumuls DADS-U est lancé.
Export des variables
Cette option permet d’exporter les variables afin de les importer dans un autre dossier.
Attention !!!
Cette fonction est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Exportation + Variables
Comment exporter les données ?
Après avoir lancer la commande d’accès, la fenêtre Enregistrer sous va s’ouvrir.
Le logiciel va créer un fichier nommé ebp_paye.var, dans le répertoire EBP, mais vous pouvez
changer le nom et l’emplacement du fichier si vous le souhaitez. Cliquez ensuite sur
Enregistrer : l’export de toutes les variables est lancé.
Export des salariés
Cette option permet d’exporter les salariés afin de les importer dans un autre dossier.
Attention !!!
Cette fonction est disponible à partir de la version PRO.
EBP Paye V17
224
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Exportation + Salariés
Comment exporter les données ?
Après avoir lancer la commande d’accès, la fenêtre Enregistrer sous va s’ouvrir.
Le logiciel va créer un fichier nommé ebp_paye.sal, dans le répertoire EBP, mais vous pouvez
changer le nom et l’emplacement du fichier si vous le souhaitez. Cliquez ensuite sur
Enregistrer : l’export de tous les salariés est lancé.
Export des tables de calcul
Cette option permet d’exporter les tables de calcul afin de les importer dans un autre dossier.
Attention !!!
Cette fonction est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Exportation + Tables de calcul
Comment exporter les données ?
Après avoir lancer la commande d’accès, la fenêtre Enregistrer sous va s’ouvrir.
Le logiciel va créer un fichier nommé ebp_paye.tdc, dans le répertoire EBP, mais vous pouvez
changer le nom et l’emplacement du fichier si vous le souhaitez. Cliquez ensuite sur
Enregistrer : l’export de toutes les tables de calcul est lancé.
Export des rubriques
Cette option permet d’exporter les rubriques afin de les importer dans un autre dossier
Attention !!!
Cette fonction est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Exportation + Rubriques
Comment exporter les données ?
Après avoir lancer la commande d’accès, la fenêtre Enregistrer sous va s’ouvrir.
Le logiciel va créer un fichier nommé ebp_paye.rub, dans le répertoire EBP, mais vous pouvez
changer le nom et l’emplacement du fichier si vous le souhaitez. Cliquez ensuite sur Enregistrer.
Vous obtenez la liste des rubriques de votre dossier. Si vous désirez n’exporter qu’une partie des
rubriques, cliquez sur le bouton Tout désélectionner, et ne cochez que les rubriques voulues.
Cliquez enfin sur le bouton Exporter.
Export des profils
Cette option permet d’exporter les profils afin de les importer dans un autre dossier
Menu Outils
225
Attention !!!
Cette fonction n’est pas disponible en version STANDARD.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Exportation + Profils
Comment exporter les données ?
Après avoir lancer la commande d’accès, la fenêtre Enregistrer sous va s’ouvrir.
Le logiciel va créer un fichier nommé ebp_paye.prf, dans le répertoire EBP, mais vous pouvez
changer le nom et l’emplacement du fichier si vous le souhaitez. Cliquez ensuite sur Enregistrer.
Vous obtenez la liste des profils de votre dossier. Si vous désirez n’exporter qu’une partie des
profils, cliquez sur le bouton Tout désélectionner, et ne cochez que les profils voulus. Cliquez
enfin sur le bouton Exporter.
Import personnalisée
Importation personnalisée
L’importation personnalisée vous permet de récupérer un certain nombre d’éléments saisis dans
un autre logiciel de paye, en supposant que ce logiciel de paye permet d’exporter vos données.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Importation + Personnalisée.
Comment importer les données ?
• Générez à partir du logiciel source (votre ancien logiciel) les fichiers à récupérer au
format texte dit aussi format ASCII.
• Ensuite, dans EBP Paye, créez le dossier dans lequel vous désirez récupérer vos
données, et ouvrez-le.
• Sélectionnez la commande Outils + Importation + Personnalisée.
• Choisissez la table EBP Paye dans laquelle vous souhaitez importer les données.
L’assistant à l’importation de données s’affiche. Pour passer d'une étape à l'autre, utilisez les
boutons Suivant et Précédent.
Voir les différentes étapes de l’importation personnalisée :
Importation personnalisée 2
Importation personnalisée 3
Importation personnalisée 4
Importation personnalisée 4 bis
Importation personnalisée 5
Importation personnalisée 6
Importation personnalisée - 2
Le fichier qui va être importé doit être de type texte ou DBF, et le séparateur de champ doit être
EBP Paye V17
226
unique. Si vous utilisez comme séparateur de champ la virgule, il faudra utiliser le point pour les
décimales.
Dans cette fenêtre, vous devez indiquer le chemin du fichier contenant les données à importer.
Pour cela, vous pouvez utiliser le bouton Parcourir pour rechercher le fichier.
Format d’import :
Si vous avez déjà importé un fichier ayant la même structure, et que le format d’import a été
enregistré, sélectionnez le format dans la liste. Cela vous dispensera des étapes suivantes.
L’enregistrement du format se situe sur la dernière étape.
Cliquez sur Suivant. Si un format a été sélectionné, le logiciel vous propose de revoir les pages
de l’assistant, répondez Oui si vous souhaitez vérifier ou modifier le format. Si vous répondez
Non, vous accédez directement à la dernière étape.
Voir aussi les autres étapes de l’importation personnalisée :
Importation personnalisée 3
Importation personnalisée 4
Importation personnalisée 4 bis
Importation personnalisée 5
Importation personnalisée 6
Retour à la fenêtre d'importation personnalisée
Importation personnalisée - 3
Séparation des champs :
Lorsque les champs du fichier sont délimités par un caractère (virgule, point virgule,
tabulation&ldots;), pointez Délimité.
Lorsque les champs du fichier sont de largeur fixe, c’est à dire qu’un même champ a sur chaque
enregistrement une taille identique, pointez Largeur fixe.
Début des données :
Si votre fichier contient des lignes à ne pas importer (du texte, des titres&ldots;), indiquez le
nombre de lignes à ne pas prendre en compte.
Voir aussi les autres étapes de l’importation personnalisée :
Importation personnalisée 4
Importation personnalisée 4 bis
Importation personnalisée 5
Importation personnalisée 6
Retour à la fenêtre d'importation personnalisée
Importation personnalisée - 4
Pour un fichier contenant des champs délimités, le logiciel affiche automatiquement les colonnes
qu’il reconnaît. Si les colonnes reconnues sont correctes, cliquez sur le bouton Suivant.
Dans certains cas, vous devez préciser vous-même le séparateur et le délimiteur de champ.
Menu Outils
227
Séparateur de champs :
Cochez le caractère qui sépare les champs.
Les champs Texte sont entourés par :
Indiquez ici le délimiteur des champs de type texte, comme les guillemets.
Voir aussi les autres étapes de l’importation personnalisée :
Importation personnalisée 4 bis
Importation personnalisée 5
Importation personnalisée 6
Retour à la fenêtre d'importation personnalisée
Importation personnalisée - 4 bis
Pour un fichier contenant des champs de largeur fixe, le logiciel affiche le fichier en délimitant
les différents champs par un trait vertical, qui se termine par un triangle noir. La règle donne la
position de chaque champ.
Pour modifier la structure du fichier proposé, vous pouvez :
• Cliquer sur un triangle noir et le déplacer en le faisant glisser ;
• Cliquer dans la règle pour créer un nouveau trait délimiteur.
Pour cette opération, nous supposons que vous connaissez la structure du fichier à récupérer,
c’est-à-dire le largeur de chaque colonne.
Voir aussi les autres étapes de l’importation personnalisée :
Importation personnalisée 5
Importation personnalisée 6
Retour à la fenêtre d'importation personnalisée
Importation personnalisée - 5
Dans cette étape, vous allez associer les champs du fichier à importer aux champs de la table
EBP.
La liste de gauche propose la liste des champs de la table, c’est-à-dire les champs importables.
La liste de droite contient la liste des champs de votre fichier.
Pour associer deux champs ensembles, il suffit de sélectionner un champ dans la liste de
gauche, un champ dans la liste de droite, et de cliquer sur le bouton Associer. Dans la liste de
gauche, le champ associé apparaît, et vous pouvez donc contrôler l’opération.
Une fois l’association terminée, cliquez sur le bouton Suivant. Un message vous avertit si toutes
les colonnes du fichier ne sont pas associées. Confirmez si vous ne souhaitez effectivement pas
importer tous les champs du fichier.
Voir aussi l’étape suivante :
EBP Paye V17
228
Importation personnalisée 6
Retour à la fenêtre d'importation personnalisée
Importation personnalisée - 6
Le logiciel vous affiche un aperçu du fichier qui va être importé. Vérifiez que les données
correspondent bien aux noms des colonnes.
Enregistrer le format :
Si vous pensez par la suite importer d’autres fichiers ayant la même structure que le fichier
actuel, vous pouvez mémoriser le paramétrage des étapes précédentes. Pour cela, cliquez sur le
bouton Enregistrer le format, et donnez un nom au format. A la prochaine importation, vous
pourrez ainsi appeler ce format, à la première étape.
Si votre fichier est correct, cliquez sur le bouton Importer. Une fois l’importation terminée, le
logiciel affiche le nombre d’enregistrements ajoutés à la table de votre dossier.
Retour à la fenêtre d'importation personnalisée
Export personnalisée
Exportation personnalisée
Cette commande vous permet d’exporter les données en fichiers texte, ou ASCII, afin de les
récupérer dans un autre logiciel.
Attention !!!
Cette fonction est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Exportation + Personnalisée
Comment exporter les données ?
Choisissez la table EBP Paye à partir de laquelle vous souhaitez exporter les données.
Vous entrez alors automatiquement dans l’assistant à l’exportation de données. Pour passer
d'une étape à l'autre, utilisez les boutons Suivant et Précédent.
Voir les différentes étapes de l’exportation personnalisée :
Exportation personnalisée 2
Exportation personnalisée 3
Exportation personnalisée 4
Exportation personnalisée 5
Exportation personnalisée - 2
Dans cette fenêtre, vous devez indiquer le nom et le chemin du fichier à créer.
Format d’export :
Menu Outils
229
Si vous avez déjà exporté un fichier ayant la même structure, et que le format d’export a été
enregistré, sélectionnez le format dans la liste. Cela vous dispensera des étapes suivantes.
L’enregistrement du format se situe sur la dernière étape.
Cliquez sur Suivant. Si un format a été sélectionné, le logiciel vous propose de revoir les pages
de l’assistant, répondez Oui si vous souhaitez vérifier ou modifier le format. Si vous répondez
Non, vous accédez directement à la dernière étape.
Voir aussi les autres étapes de l’importation personnalisée :
Exportation personnalisée 3
Exportation personnalisée 4
Exportation personnalisée 5
Exportation personnalisée - 3
Dans cette étape, vous allez sélectionner les champs à exporter.
La liste de droite contient les champs de votre fichier. Sélectionnez le champ à exporter, et
cliquez sur Exporter, puis continuez ainsi pour chacun des champs. Une fois la sélection
terminée, cliquez sur le bouton Suivant.
Voir aussi les étapes suivantes :
Exportation personnalisée 4
Exportation personnalisée 5
Exportation personnalisée - 4
Séparation des champs :
Sélectionnez le séparateur de champs à appliquer (tabulation, point virgule, virgule, espace), ou
tapez le caractère de votre choix.
D’autre part, vous pouvez sélectionner, si vous le souhaitez, un délimiteur pour entourer les
champs de type texte (guillemets ou apostrophes) dans la zone Les champs Texte sont
entourés par.
Vous devez utiliser le point comme séparateur de décimal si vous utilisez la virgule en séparateur
de champ.
Vous pouvez demander à ajouter sur la première ligne du fichier les noms ou les titres des
champs.
Voir aussi l’étapes suivante :
Exportation personnalisée 5
Exportation personnalisée - 5
Le logiciel vous affiche un aperçu du fichier qui va être exporté. Vérifiez que les données sont
celles dont vous avez besoin et que leur ordre est correct.
Enregistrer le format :
EBP Paye V17
230
Si vous pensez par la suite exporter de nouveau cette table avec la même structure, vous pouvez
mémoriser le paramétrage des étapes précédentes. Pour cela, cliquez sur le bouton Enregistrer
le format, et donnez un nom au format. A la prochaine exportation, vous pourrez ainsi appeler ce
format, à la première étape.
Cliquez enfin sur le bouton Exporter. Une fois l’exportation terminée, le logiciel affiche le nombre
d’enregistrements exportés.
Maintenance Utilisateur
Maintenance de la base de données
Cette maintenance permet de purger la base de données afin de gagner du temps et de la place
lors des sauvegardes.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + Maintenance de
la base de données
Cet outil propose de :
• Compresser la base de données, en supprimant les enregistrements vides ;
Et accessibles par le bouton Options :
• Supprimer les natures d’emploi non utilisées ;
• Supprimer les services non utilisés ;
• Supprimer les lieux de travail non utilisés ;
• Supprimer l’historique des bulletins avant une certaine date ;
• Supprimer l’historique des virements.
Remarque !!!
Les cases concernant la suppression des natures d’emploi, des services et des lieux de travail
sont grisées s’il n’existe pas de nature d’emploi, de service ou de lieu de travail non utilisés.
Attention !!!
Si vous supprimez l’historique des bulletins, vous ne pourrez pas ré-imprimer les bulletins
antérieurs à la date indiquée.
Les suppressions
Suppression des conventions collectives
Vous pouvez supprimer les conventions collectives non utilisées.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + Suppression + Des
conventions collectives
Explications :
Menu Outils
231
Dans cette fenêtre, ne s’affichent que les conventions collectives non utilisées dans les fiches
salariés. Cochez les conventions collectives à supprimer et cliquez sur Supprimer.
Suppression des lieux de travail
Vous pouvez supprimer les lieux de travail non utilisés.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + Suppression +
Des lieux de travail
Explications :
Dans cette fenêtre, ne s’affichent que les lieux de travail non utilisés dans les fiches salariés.
Cochez les lieux de travail à supprimer et cliquez sur Supprimer.
Suppression des natures d'emploi
Vous pouvez supprimer les natures d’emploi non utilisées.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + Suppression +
Des natures d’emploi
Explications :
Dans cette fenêtre, ne s’affichent que les natures d’emploi non utilisées dans les fiches salariés.
Cochez les natures d’emploi à supprimer et cliquez sur Supprimer.
Suppression des services
Vous pouvez supprimer les services non utilisés.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + Suppression +
Des services
Explications :
Dans cette fenêtre, ne s’affichent que les services non utilisés dans les fiches salariés. Cochez
les services à supprimer et cliquez sur Supprimer.
Maintenance Technique
La maintenance annuelle
Si vous avez clôturé par erreur votre exercice ou que vous souhaitez modifier l’exercice antérieur,
vous avez la possibilité de le revenir sur l’exercice précédent.
Attention !!!
EBP Paye V17
232
Cette option de maintenance donne accès à une opération qui ne relève pas du fonctionnement
usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrôle du service technique d'EBP qui vous
donnera un code d'accès temporaire valable pour la journée.
N’oubliez pas ensuite de noter la raison pour laquelle vous réalisez cette opération de
maintenance et sera conservée dans le livre des événements.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Maintenance technique + Maintenance
annuelle
Pourquoi l’option est-elle grisée ?
Plusieurs éventualités sont possibles :
• Cette maintenance peut se faire uniquement sur le premier mois de l’exercice (Soit
janvier ou décembre N-1 en cas de paye décalée)
• Vous avez réalisé votre clôture annuelle avec une version antérieur à la V10 de
votre logiciel.
• Vous avez supprimé votre répertoire backup de votre dossier.
• &ldots;
Dans ces cas là, vous devez restaurer votre sauvegarde. (en prenant soins de supprimer
l’exercice créé auparavant, par le menu Dossier + Supprimer et sélectionner l’exercice à
supprimer)
Attention !!!
Il est toujours vivement conseillé de réaliser vos propres sauvegardes, sur un autre support que
votre disque et de les conserver.
Conséquences de la maintenance annuelle :
Le fait de revenir sur l’exercice précédent annule toutes les saisies du mois en cours : les
bulletins, l’éventuelle création de salariés, de rubriques, d’éventuels changements de taux &ldots;
Après la maintenance annuelle, pourquoi suis-je sur décembre clôturé ou novembre
clôturé (en cas de paye décalée) ?
Le dernier mois de l’exercice est automatiquement clôturé. Si vous souhaitez modifier vos
données de paye sur ce dernier mois, vous devez réaliser une maintenance sur les bulletins ou
une restauration de sauvegarde.
Attention !!!
Nous vous conseillons vivement de réaliser auparavant une sauvegarde de vos données par le
menu Dossier + Sauvegarde.
Maintenance sur les bulletins
Vous avez la possibilité de revenir sur le mois précédent votre mois courant.
Attention !!!
Menu Outils
233
Cette option de maintenance donne accès à une opération qui ne relève pas du fonctionnement
usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrôle du service technique d'EBP qui vous
donnera un code d'accès temporaire valable pour la journée.
N’oubliez pas ensuite de noter la raison pour laquelle vous réalisez cette opération de
maintenance et sera conservée dans le livre des événements.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Maintenance technique + Maintenance sur
les bulletins
Conséquences de cette maintenance:
Le fait de revenir au mois précédent annule toutes les saisies du mois en cours : les bulletins,
l’éventuelle création de salariés, de rubriques, d’éventuels changements de taux &ldots;
Le fichier généré lors de la clôture sera restaurée. Vous retrouverez les informations du mois
précédent avant la clôture mensuelle.
Attention !!!
Nous vous conseillons vivement de réaliser auparavant une sauvegarde de vos données par le
menu Dossier + Sauvegarde.
La reprise de paye
La reprise de paye
La reprise de paye concerne les utilisateurs qui commencent les payes sur EBP Paye en cours
d’année, alors que des bulletins ont été réalisés sur les mois antérieurs (dans un autre logiciel ou
à la main).
Attention !!!
Une saisie des cumuls va alors être nécessaire, notamment pour que les tranches de cotisation
se calculent correctement. Cependant, tous les montants indiqués dans cette reprise n’auront
aucune incidence sur votre DADS-U (Option disponible à partir de la version PRO) Vous devrez
donc le gérer manuellement dans votre fichier.
Voici les différentes étapes d’une reprise de paye :
Initialisation du dossier
Reprise des cumuls - onglet Cumuls
Reprise des cumuls des variables
Saisie des valeurs pour le mois
Mise à jour des cumuls société
Saisie des cumuls de congés
Reprise de paye : Initialisation du dossier
Lors de la création du dossier, vous devez indiquer le mois sur lequel vous souhaitez commencer
les payes. Dans notre exemple, nous prendrons juin.
Une fois le dossier créé, vous devez personnaliser les données qui permettront de calculer les
bulletins (variables, rubriques, profils). Vous devez également créer tous les salariés présent sur
l’exercice, même ceux qui sont sortis (pour les états et la préparation pour les déclarations de fin
EBP Paye V17
234
d’année).
Attention !!!
Ces cumuls doivent être saisis avant le calcul des premiers bulletins de salaire. De plus, vous
devez saisir les cumuls des mois antérieurs sans inclure le mois courant.
Voici les autres étapes d’une reprise de paye :
Reprise des cumuls - onglet Cumuls
Reprise des cumuls des variables
Saisie des valeurs pour le mois
Mise à jour des cumuls société
Saisie des cumuls de congés
Retour à la reprise
Reprise de paye : Reprise des cumuls - onglet Cumuls
Comment y accéder ?
Fiche salarié onglet Cumuls
Comment réaliser la reprise des cumuls ?
Cochez la case Reprise de paye : vous ne devez jamais saisir directement des cumuls en
cochant Mois ou Exercice. Cochez Autoriser la modification, et saisissez tous les cumuls. Dans
notre exemple, nous saisissons les cumuls de janvier à mai. Il est important de saisir :
• Les cumuls Tranche A, B, C et D correspondant aux bases sur lesquelles le salarié a
cotisé en tranche A, B, C ou D.
• Le brut non abattu, le brut abattu (même s’il n’y a pas d’abattement), la base brute
fiscale, le cumul des gains, des cotisations salariales, patronales, l’assiette CSG, la
provision congés, le net imposable et les autres champs s’il y a lieu.
Enregistrez les cumuls saisis avec l’icône de la barre de navigation.
Important !!!
Les utilisateurs d’une version Paye Bâtiment devront également introduire les cumuls de l’onglet
Bâtiment.
Voici les autres étapes d’une reprise de paye :
Reprise des cumuls des variables
Saisie des valeurs pour le mois
Mise à jour des cumuls société
Saisie des cumuls de congés
Retour à la reprise
Reprise de paye : Reprise des cumuls des variables
Menu Outils
235
Comment y accéder ?
Par le menu Gestion + Saisie des variables
Comment réaliser la reprise des variables ?
• Cochez la case Reprise de paye.
• Pour rendre la saisie des variables plus rapide et agréable, nous vous conseillons
d’afficher uniquement les variables que vous souhaitez renseigner. Pour cela, cliquez sur
l’icône de votre tableau, et décochez les variables que vous n’utilisez pas et donc
que vous n’allez pas renseigner, puis cliquez sur OK. Le tableau s’ajuste
automatiquement.
• Saisissez les cumuls des variables, et notamment HEUREEL, NBHEUSUP, PLAFA,
PLAFB, PLAFC, PLFD, PLAFT2CR, PRORATA (prorata contiendra la nombre de mois
de payes, 5 dans notre exemple, de janvier à mai, lorsque le salarié était présent depuis
janvier).
• Une fois la saisie terminée, enregistrez cette saisie en cliquant sur l’icône de votre
tableau.
Voici les autres étapes d’une reprise de paye :
Saisie des valeurs pour le mois
Mise à jour des cumuls société
Saisie des cumuls de congés
Retour à la reprise
Reprise de paye : Saisie des valeurs pour le mois
Décochez la case Reprise de paye, et saisissez les valeurs pour le mois en cours (salaire,
heures supplémentaires, heures d’absences, acompte de juin). Quittez le tableau en fermant la
fenêtre, et confirmez l’enregistrement.
Voici les autres étapes d’une reprise de paye :
Mise à jour des cumuls société
Saisie des cumuls de congés
Retour à la reprise
Reprise de paye : Mise à jour des cumuls société
Une fois la saisie des cumuls de chaque salarié terminée, vous devez lancer le calcul des cumuls
de la société.
Comment y accéder ?
Par le menu Gestion + Cumuls de la société
EBP Paye V17
236
Comment réaliser le calcul ?
Vos cumuls société sont à ZERO, pointez Exercice et cliquez sur le bouton Calculer.
Un message de confirmation et de prévention vous est affiché. Cliquez sur OK.
Le logiciel recalcule alors les cumuls société.
Voici la dernière étape d’une reprise de paye :
Saisie des cumuls de congés
Retour à la reprise
Reprise de paye : Saisie des cumuls de congés
Renseignez, pour chaque salarié, le cumul de jours de congés acquis et le reste à prendre dans
la fiche salarié, onglet Congés / Heures.
Retour à la reprise
Les statistiques
Les statistiques
Vous pouvez réaliser des statistiques sur votre dossier.
Attention !!!
Cette option est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Statistiques
Les différents types de statistiques :
• Répartition des salariés : il s’agit de statistiques sur les salariés, sur un ou deux
critères, tels que situation familiale, nature d’emploi, qualification, service, tranche d’âge
&ldots;
• Ventilation des cumuls : ce sont des statistiques sur les cumuls, comme les charges,
les gains, concernant un critère précis (situation familiale, nature d’emploi&ldots;) et une
période déterminée.
• Variation des cumuls : il s’agit de la variation des cumuls sur l’année.
• Variation de l’effectif : cela vous donne un graphique sur l’évolution de l’effectif sur
l’année.
• Répartition des congés : il s’agit de la répartition des congés sur l’année.
• Pyramide des âges : cela correspond à un regroupement des salariés par tranche
Menu Outils
237
d’âge.
Vous pouvez choisir d’afficher un graphique, ou un tableau de données. Vous pouvez choisir le
type de graphique (camembert, bâtonnets, ligne, escalier &ldots;)
Les statistiques : Détails
Vous avez la possibilité d’afficher un fond dégradé ou non de vos statistiques à l’écran.
Si vous décochez l’option, le fond sera alors uni.
Les statistiques : Imprimer
Vous avez la possibilité d’imprimer vos graphiques soit en Portrait soit en Paysage, et d’utiliser
ou non toute la surface de la feuille.
Sélectionnez l’orientation ou l’échelle souhaité, puis faites OK pour lancer l’impression.
Contrat et lettre type
Paramétrage des contrats et lettres types
Vous avez la possibilité d’imprimer un contrat ou une lettre type, comme le certificat de travail,
une lettre d’avertissement, le reçu pour solde de tout compte&ldots; dans l'onglet Administratif de
la fiche de votre salarié
Le paramétrage des contrats et lettres types vous permet de personnaliser les différents contrats
système qui vous sont proposés dans votre logiciel de paye.
Remarque !!!
Les modèles systèmes ne sont pas modifiables et apparaissent dans la liste avec l’icône .
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Paramétrage des Contrats et lettres types
Barre d’outils , Lettres types
Comment personnaliser un modèle système ?
Vous devez au préalable Créer une copie du modèle système.
Sélectionnez le modèle que vous souhaitez personnaliser, puis cliquez sur le bouton Créer une
copie
Renseignez ensuite le nom que vous souhaitez donner au modèle.
Modèle demandant la sélection d’un bulletin
Sélectionnez l’option si vous souhaitez faire apparaître dans votre modèle un élément du bulletin
de salaire, comme la période du bulletin, ou les différents cumuls comme le salaire brut, le salaire
net ou la somme des cotisations.
Explications des autres options proposées :
• Le bouton Modifier permet de modifier un modèle existant et non système.
EBP Paye V17
238
• Le bouton Ajouter permet de créer un nouveau modèle.
• Le bouton Supprimer permet de supprimer un modèle.
• Le bouton Classeur permet de créer un nouveau classeur de rangement.
• Le bouton Déplacer permet de déplacer un modèle d’un classeur à un autre.
Créer une copie d'un contrat et d'une lettre type
Les modèles systèmes n’étant pas paramétrables, vous devez créer une copie du modèle
proposé par défaut afin de le personnaliser.
Vous avez également la possibilité de dupliquer vos propres modèles par ce bouton.
Il vous suffit de sélectionner le modèle puis d’activer le bouton Créer une copie.
Vous devez ensuite indiquer le nouveau nom de votre modèle.
Retour au paramétrage des contrats et lettres types
Contrat et lettre type : Nouvelle lettre
Sélectionnez le classeur dans lequel vous souhaitez créer votre modèle, puis cliquez sur le
bouton Ajouter.
Saisissez le nom du modèle que vous souhaitez créer, puis validez la fenêtre. Sélectionnez
ensuite le bouton Modifier afin d’afficher votre nouveau modèle.
Si vous n’avez pas sélectionné le bon classeur, déplacez votre modèle à l’aide du bouton
déplacer.
Pourquoi le bouton Ajouter est-il grisé ?
Vous devez sélectionner le classeur dans lequel vous souhaitez ajouter votre modèle.
Retour au paramétrage des contrats et lettres types
Contrat et lettre type : Nouveau Classeur
Saisissez le nom du classeur dans lequel vous souhaitez classer vos lettres types.
Validez la fenêtre et ce nouveau classeur apparaît dans la liste avec l’icône devant le nom.
Pourquoi le bouton Classeur est-il grisé ?
Vous devez impérativement sélectionner le classeur Documents pour ajouter un classeur à la
racine de documents et sélectionner un classeur existant pour créer un sous-classeur.
Remarque !!!
Vous ne pouvez pas créer un autre sous classeur dans un sous classeur :
- Documents
(classeur) Congés
(sous classeur) congés1
(sous classeur) congés 2
&ldots;
Menu Outils
239
Retour au paramétrage des contrats et lettres types
Contrat et lettre type : Déplacer
Pour déplacer une lettre type dans un autre classeur, sélectionnez la lettre à déplacer puis
sélectionnez le bouton Déplacer
Sélectionnez ensuite dans la fenêtre le nom du classeur de destination.
Validez la fenêtre et la lettre type sera déplacée dans le classeur choisi.
Retour au paramétrage des contrats et lettres types
241
Etats Administratifs
Onglet Administratif
Editez vos contrats et lettres types en passant directement par la fiche de votre salarié.
Attention !!!
Cette option n’est disponible qu’en version Millésime.
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Salarié + La fiche de votre salarié + Onglet
Administratif
Arborescence Fiche salarié + Onglet Administratif
Explications
Le bouton vous permet de personnaliser les différents modèles types.
Le bouton vous permet d’afficher l'édition du contrat ou de la lettre type que vous
avez sélectionnés.
Remarque !!!
Vous ne pouvez pas enregistrer les éditions que vous effectuez, n’oubliez pas de les imprimer en
double exemplaire afin de conserver les contrats ou les lettres types que vous réalisez pour vos
salariés.
Onglet Administratif
Tous les documents émis pour vos salariés sont conservés dans cet onglet, ce qui vous permet
d’avoir un suivi complet de vos états administratifs.
Attention !!!
Cette option est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Salarié + La fiche de votre salarié + Onglet
Administratif
Arborescence Fiche salarié + Onglet Administratif
Comment créer un document ou une attestation?
Vous devez sélectionner le bouton , puis dans la fenêtre Nouveau document
administratif, sélectionner le document ou l’attestation à créer.
Pour obtenir de l’aide sur le document ou l’attestation à créer, sélectionnez un des liens suivants :
• L'attestation d'employeur (Pôle emploi)
EBP Paye V17
242
• L'attestation AT-Maladie Professionnelle
• L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité
• Un contrat ou une lettre type
Explication des autres options :
Le bouton , vous permet pour un même salarié de dupliquer à l’identique une
attestation ou un document existant.
Le bouton , vous permet de consulter le contenu d’une attestation ou d’un
document existant généré pour votre salarié en le sélectionnant dans la liste.
Le bouton , vous permet de modifier le contenu d’une attestation ou d’un
document existant généré pour votre salarié en le sélectionnant dans la liste.
Le bouton , vous permet de supprimer un document ou une attestation généré.
Le bouton , vous permet de modifier, créer, classer un modèle d’un contrat ou
d’une lettre type.
Paramétrage des Attestations
Pour que le logiciel puisse imprimer les différents montants des attestations de salaires (Montant
soumis à cotisations, rubriques d’avantages en nature&ldots;.) vous devez indiquer ici les
différentes rubriques utilisées dans vos bulletins.
Attention !!!
Les Attestations de salaire sont disponibles à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Etats Administratifs Onglet
Attestations de salaire
Comment réaliser le paramétrage ?
Il suffit de cliquer sur chaque bouton Formule, et de renseigner dans l'éditeur la formule de calcul
permettant d’alimenter les différentes zones de vos attestations à partir des données extraites
des bulletins.
Ce paramétrage est nécessaire afin d’obtenir l'Attestation de salaire Maladie Maternité Paternité
et l'Attestation de salaire AT - Maladie Professionnelle correctes.
Explications sur les différents encadrés :
Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation Maladie / Maternité / Paternité ?
Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation AT / Maladie Professionnelle ?
Nouveau document administratif
Sélectionnez le modèle ou l’attestation que vous souhaitez créer dans la liste des modèles :
• Les modèles que vous avez personnalisés apparaissent dans la liste avec l’icône .
Etats Administratifs
243
• Les modèles systèmes proposés par défaut dans votre logiciel apparaissent dans la
liste avec l’icône
Sélectionnez ensuite le bouton afin d’afficher le document pré-rempli.
Nous vous invitons à contrôler les informations et les modifier si nécessaire avant d’enregistrer
puis imprimer vos documents d’attestations ou de contrat ou lettre type.
Pour obtenir de l’aide sur les documents à créer, sélectionnez un des liens suivants :
• L'attestation Pôle emploi
• L'attestation AT-Maladie Professionnelle
• L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité
• Un contrat ou une lettre type
Paramétrage des contrats et lettres types
Vous avez la possibilité d’imprimer un contrat ou une lettre type, comme le certificat de travail,
une lettre d’avertissement, le reçu pour solde de tout compte&ldots; dans l'onglet Administratif de
la fiche de votre salarié
Le paramétrage des contrats et lettres types vous permet de personnaliser les différents contrats
système qui vous sont proposés dans votre logiciel de paye.
Remarque !!!
Les modèles systèmes ne sont pas modifiables et apparaissent dans la liste avec l’icône .
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Paramétrage des Contrats et lettres types
Barre d’outils , Lettres types
Comment personnaliser un modèle système ?
Vous devez au préalable Créer une copie du modèle système.
Sélectionnez le modèle que vous souhaitez personnaliser, puis cliquez sur le bouton Créer une
copie
Renseignez ensuite le nom que vous souhaitez donner au modèle.
Modèle demandant la sélection d’un bulletin
Sélectionnez l’option si vous souhaitez faire apparaître dans votre modèle un élément du bulletin
de salaire, comme la période du bulletin, ou les différents cumuls comme le salaire brut, le salaire
net ou la somme des cotisations.
Explications des autres options proposées :
• Le bouton Modifier permet de modifier un modèle existant et non système.
• Le bouton Ajouter permet de créer un nouveau modèle.
• Le bouton Supprimer permet de supprimer un modèle.
• Le bouton Classeur permet de créer un nouveau classeur de rangement.
• Le bouton Déplacer permet de déplacer un modèle d’un classeur à un autre.
EBP Paye V17
244
La modification d'un contrat et d'une lettre type
Le modèle que vous avez sélectionné apparaît dans votre logiciel de traitement de texte, vous
pouvez ainsi modifier ou insérer votre texte.
Comment insérer une donnée de la fiche de votre salarié ou des coordonnées de votre
dossier ?
Vous pouvez insérer des variables (le nom du salarié, le prénom du salarié, le numéro de
sécurité sociale, la date du jour &ldots;) grâce à la fenêtre Variables du dictionnaire EBP..
Pour insérer une variable, sélectionnez la donnée à insérer puis glissez-là à l’endroit où vous
souhaitez l’insérer.
Exemple !!!
Si vous souhaitez insérer le matricule d’un salarié dans la zone de texte :
- Sélectionnez la table Employé.
- Sélectionnez la variable Matricule
- Positionnez-là dans votre modèle.
- ${Employe.Matricule,T:11} apparaît dans votre modèle
Comment insérer une donnée du bulletin ?
Dans la fenêtre Variables du dictionnaire EBP, sélectionnez la table Bulletin.
Exemple !!!
Si vous souhaitez insérer le salaire Net d’un salarié dans la zone de texte :
- Sélectionnez la table Bulletin.
- Sélectionnez la variable SNET
- Positionnez-là dans votre modèle.
- ${Bulletin.SNET,T:10,A:D} apparaît dans votre modèle
Pour faire apparaître cette table Bulletin, vous devez avoir coché l’option Modèle demandant la
sélection d’un bulletin avant de paramétrer votre modèle.
La fenêtre Variables du dictionnaire EBP n’apparaît plus
Vous l’avez fermée.
Etats Administratifs
245
Pour la faire de nouveau apparaître, sélectionnez l’icône qui se trouve à côté de votre
horloge. (en bas à droite de votre écran en règle générale).
Retour au paramétrage des contrats et lettres types
Les contrats et lettres types : Modification d’un document
Vous êtes en version Millésime
Si vous être en version Millésime, vous ne pouvez pas enregistrer vos modifications. Les icônes
Mode édition et sauvegarde ne sont pas accessibles.
Vous avez la possibilité de modifier le contenu avant d’imprimer le contrat ou la lettre type, en
effet, un mini-éditeur de traitement de texte vous est proposé.
Vous êtes en version PRO, Agricole, Bâtiment ou Expert
A partir de la version PRO, vous pouvez apporter des précisions sur le modèle sélectionné en
suivant les étapes suivantes :
• Sélectionnez l’icône Mode Edition afin d’apporter les modifications souhaitées à
l’aide du mini-éditeur de traitement de texte qui vous est proposé (texte, police,
&ldots;).
• Enregistrer les modifications par l’icône
• Imprimer votre modèle par l’icône .
Vous devez impérativement suivre ces étapes, en effet
- Vous ne pouvez pas apporter de modification à votre contrat ou votre lettre type si le mode
édition n’est pas sélectionné.
- Vous ne pouvez pas imprimer votre modèle si le mode édition est sélectionné, il faut être en
mode consultation.
Pourquoi les caractères " é "&ldots; n'apparaissent pas les attestations ?
Tous les caractères accentués n’apparaissent pas dans votre modèles, comme par exemple le
« é », « ç », « à » &ldots; lors de la création de votre attestation avec les données de paye
Vous possédez la version 6.0 d Adobe Reader, installer la version 7.0 .
L'attestation d'Employeur
L'attestation d'Employeur (Pôle emploi)
Lors du départ d’un salarié, vous devez lui remettre son attestation employeur (Pôle emploi) au
moment de la résiliation, de l’expiration ou de la rupture de son contrat de travail.
Désormais, sauf cas particuliers, vous avez également l'obligation de transmettre un exemplaire
de l'attestation à votre Pôle emploi (décret 2006-390 du 30 mars 2006, JO 1er avril). L'Unédic
vient de préciser que cette nouvelle formalité doit être accomplie en adressant l'attestation
destinée à votre Pôle emploi à la boîte postale suivante : Centre de traitement - BP 80069 -
77213 Avon Cedex.
Attention !!!
L’édition de l’attestation d'employeur (Pôle emploi) est disponible à partir de la version PRO.
Que souhaitez vous faire ?
• Créer une attestation d'employeur
EBP Paye V17
246
• Accéder à la notice de l'attestation d'employeur
• Avoir une explication sur les différents cadres :
Cadre 1 : L'employeur
Cadre 2 : Le salarié
Cadre 4 : Emploi
Cadre 5 : Chômage total sans rupture
Cadre 6 : Motif de la rupture
Cadre 7.1 : Salaires des 12 mois civils
Cadre 7.2 Primes et Indemnités
Cadre 7.3 : Sommes versées à l'occasion de la rupture
Remarque!!!
Les modifications que vous apportez aux paramétrages et à vos données de paye ne sont pas
automatiquement mises à jour dans vos attestations existantes. Pour cela, vous devez créer une
nouvelle attestation.
Comment remplir l'attestation d'Employeur (Pôle Emploi) ?
Notice officielle de l’attestation Employeur (Pôle emploi)
Important : cette attestation doit être remplie exclusivement par l’employeur ou son
représentant ; l’exactitude des renseignements fournis engage sa responsabilité. Le salarié ne
doit rien y écrire et doit la joindre à la demande d’allocations qu’il obtiendra du Pôle emploi lors
de son inscription comme demandeur d’emploi.
1 - L’employeur
• Vous êtes en cours d’affiliation, joignez une copie du récépissé du centre de formalité
des entreprises.
• Vous êtes affilié à une autre caisse que Pôle emploi ou le Pôle emploi service, indiquez
le nom de la caisse et votre numéro d’affiliation.
Employeurs du secteur public
• Vous avez adhéré de façon irrévocable au régime d’assurance chômage, vous pouvez
sauter cette rubrique.
• Vous êtes en auto-assurance ou en convention de gestion : indiquez si vous avez
adhéré à un régime particulier au titre d’un emploi aidé.
• Vous êtes en convention de gestion : indiquez le numéro de cette convention.
2 - Le salarié
• Niveau de qualification : indiquez l’une des catégories suivantes et le code
correspondant :
30. cadre
40. profession intermédiaire (agent de maîtrise, contremaître…)
51. employé non qualifié
52. employé qualifié
61. ouvrier non qualifié
62. ouvrier qualifié
4 - Emploi
• Statut particulier : si le salarié avait une fonction de dirigeant, mandataire social, etc…
précisez son statut.
Etats Administratifs
247
5 - Chômage total sans rupture du contrat de travail
Il s’agit des périodes de suspension du contrat de travail permettant le versement d’allocations
d’aide publique, en cas de réduction ou de suspension temporaire d’activité imputable à la
conjoncture économique, de difficultés d’approvisionnement en matières premières ou en
énergie, de sinistre, d’intempéries de caractère exceptionnel, de transformation, restructuration
ou modernisation de l’entreprise ou de toute autre circonstance de caractère exceptionnel (article
R 351-50 du code de travail).
6 - Motif de la rupture du contrat de travail
• 14 « licenciement pour motif économique » : il s’agit des licenciements visés à l’article L
321-1 alinéa 1 du code du travail. Si le salarié a été licencié dans le cadre du plan de
sauvegarde de l’emploi ou à l’âge de 55 ans ou plus, n’oubliez pas de répondre aux
questions posées dans les encadrés.
• 20 « licenciement pour autre motif », précisez s’il s’agit d’un motif personnel, d’une
faute grave ou lourde, d’une raison de santé, d’une inaptitude physique d’origine
professionnelle visée à l’article L 122-32-5 du code du travail, etc.
• 60 « autre motif » que licenciement : précisez le motif s’il s’agit d’une rupture d’un
commun accord, avec ou sans transaction.
7.1 - Salaires des 12 mois civils complets précédant le dernier jour travaillé et payé
Dernier jour travaillé et payé
• Il ne coïncide pas toujours avec la fin du contrat de travail, en cas de maladie, de
préavis non effectué, de congé sans solde ou de fin de carrière. Remontez au dernier
jour effectivement travaillé et reportez les salaires des 12 mois civils complets
antérieurs.
• Les jours de congés payés sont considérés comme travaillés, sauf s’ils sont payés par
une caisse professionnelle (bâtiment, dockers, etc.).
• Si le dernier jour travaillé a donné lieu à une rémunération réduite, indiquez les salaires
des 12 mois qui précèdent le dernier jour payé au salaire habituel. Les situations visées
sont les suivantes :
o Chômage partiel, préretraite progressive,
o Cumul d’un salaire à temps partiel avec des indemnités de sécurités
sociales,
o Congé parental d’éducation à temps partiel,
o Réduction d’horaire pour cause de redressement ou liquidation
judiciaire, ou de difficultés économiques,
o Reprise d’activité avec réduction de salaire par suite d’une maladie ou
d’un accident, ou de difficultés économiques
Colonne 3 : nombre d’heures travaillées
Pour chaque période de paie, déclarez toutes les heures travaillées figurant sur le bulletin de
salaire, y compris les heures supplémentaires.
Colonne 4 : nombre de jours n’ayant pas été intégralement payés
Il s’agit des jours n’ayant pas donné lieu au versement intégral du salaire.
• Indiquez les jours d’absence non payés, quel qu’en soit le motif, y compris les samedis
et dimanches s’ils sont inclus dans la période d’absence (exemple : pour une absence
du mardi 8 au jeudi 17, indiquez 10 jours).
• Indiquez également les jours ayant donné lieu au versement par l’employeur d’une
rémunération partielle (exemple : rémunération réduite du fait d’un mi-temps
thérapeutique, d’une absence pour convenance personnelle, etc.).
• En cas de maladie, indiquez les jours d’absence dans cette colonne, sans porter de
salaire dans la colonne 5. Si vous avez maintenu la rémunération intégrale du salarié,
en versant un complément aux indemnités journalières de la sécurité sociale, et que
EBP Paye V17
248
l’absence pour maladie n’a entraîné aucune réduction de prime, vous pouvez déclarer
la rémunération intégrale dans la colonne 5. Dans ce cas n’indiquez aucun jour
d’absence dans la colonne 4, et signalez en observation (colonne 7) les incidences sur
le montant du précompte Assurance chômage.
• Indiquez les jours de chômage partiel dans cette colonne, sans que les salaires
correspondants soient portés dans la colonne 5. Si le salaire a été intégralement
maintenu, déclarez-le en colonne 5 et n’indiquez aucun jour d’absence en colonne 4 ;
signalez en observation (colonne 7) les incidences sur le montant du précompte
Assurance chômage.
Colonne 5 : salaire mensuel brut
• Si le salarié n’est pas mensualisé, mentionnez-le dans la colonne observations (7).
• Le salaire brut est le salaire soumis à contributions, c’est-à-dire avant retenue des
charges sociales et après réduction des frais professionnels (bâtiment et travaux
publics, VRP, etc.).
• Indiquez toutes les sommes correspondant à la rémunération habituelle : salaire
mensuel de base + indemnités et primes de même périodicité. Les indemnités et primes
de périodicité différente du salaire mensuel doivent être portées dans la rubrique 7.2
(voir ci-dessous).
• Ne doivent pas figurer dans cette colonne les rémunérations partielles correspondant
aux jours d’absence ou n’ayant pas donné lieu au versement intégral du salaire
(colonne 4). L’indemnité compensatrice de congé payés ou de préavis doit être portée
dans la rubrique 7.3 (voir ci-dessous).
Colonne 6 : montant du précompte Assurance chômage (part salariale)
• N’indiquez que les précomptes réellement versés à votre caisse Pôle emploi. Lorsque
le montant du précompte ne correspond pas au salaire brut, signalez-le en observations
(colonnes 7).
Colonne 7 :Observations
• Précisez le motif des variations du salaire ou du nombre d’heures travaillées, ou le motif
des différences de précompte.
7.2 - Primes et indemnités de périodicité différente des salaires, non mentionnées dans le
cadre 7.1
• Indiquez ici les primes ou indemnités liées aux salaires des 12 mois civils précédant le
dernier jour travaillé payé et de périodicité différente du salaire mensuel. Précisez la
nature de la prime ou de l’indemnité ; 13ième mois, prime de bilan, prime exceptionnelle,
etc.
• Complétez ce cadre avec précision : il permet de prendre en compte en totalité ou au
prorata les sommes que vous y portez pour le calcul des allocations.
7.3 - Sommes versées à l’occasion de la rupture (solde de tout compte)
La sommes portées dans ce cadre doivent être libellées en euros
• vous devez faire figurer dans le cadre le total des sommes versées après le dernier
mois civil indiqué dans le cadre 7.1 et correspondant au solde de tout compte :
o salaire, lorsque la fin du contrat de travail intervient en cours de mois,
o indemnité compensatrice de préavis si le préavis est non effectué et
payé,
o indemnité compensatrice de congés payés pour les congés payés non
pris. Précisez le nombre de jours ouvrables correspondants, et le nom
de la caisse si cette indemnité est due par une caisse professionnelle.
• Vous devez également déclarer le montant total des indemnités ou autres sommes
inhérentes à la rupture, et détailler les indemnités légales, conventionnelles, ou
Etats Administratifs
249
transactionnelles.
• Dans le cadre des indemnités conventionnelles, vous devez faire figurer notamment les
indemnités afférentes aux journées complémentaires de repos acquises au titre d’un
accord de RTT et celles correspondant aux droits acquis au titre du compte épargne
temps.
Liste des indemnités légales :
o indemnité légale de licenciement (art. L 122-9 et R 122-2 du code du
travail),
o indemnité de fin de contrat à durée déterminée (art. L 122-3-4 du code
du travail),
o indemnité de rupture d’un contrat « nouvelles embauches » (art. 2. 3°
ord. N°2005-893),
o indemnité de fin de mission (art. L 122-4-4 du code du travail),
o indemnité de départ à la retraite (art. L 122-14-13 du code du travail),
o indemnité spéciale de licenciement en cas d’accident de travail ou de
maladie professionnelle (art. L 122-32-6 du code de travail),
o indemnité due aux journaliste (art. L 761-5 du code du travail),
o indemnité de clientèle (art. L 751-9 du code du travail),
o indemnité due au personnel navigant de l’aviation civile (art. R 423-1 du
code de l’aviation civile),
o indemnité spécifique de licenciement (art. L 321.2.1 du code du travail),
o versée en cas de risque sérieux d’atteinte à la santé ou à l’intégrité
physique ou morale de l’apprenti (art. L 117.5.1 du code du travail),
o due en raison d’un sinistre (art. L 122.9.1 et L 122.3.4.1 du code du
travail),
o versée lorsque non-poursuite du contrat de travail en cas de nullité de
la procédure de licenciement économique (art. L 122.4.4 du code du
travail),
Si vous versez d’autres rémunérations après avoir établi cette attestation, informez-en le
Pôle emploi.
8 . Avance du fonds national de garantie des salaires
Si l’entreprise est en redressement ou en liquidation judiciaire, indiquez si le Fonds national de
garantie des salaires a procédé ou doit procéder à l’avance des créances salariales. Indiquez
leur nature (rappel de salaires, congés payés, indemnités liées à la rupture du contrat, etc.). En
cas d’absence d’intervention de Fonds national de garanties des salaires, précisez en le motif
(fonds disponibles de l’entreprise, relevés de créances transmis au juge commissaire ou à l’AGS,
ou refus de l’AGS).
9 . authentification par l’employeur
• Précisez la qualité du signataire de l’attestation.
• Rappelez en toutes lettres le motif de la rupture du contrat de travail.
Votre responsabilité d’employeur est engagée par les renseignements fournis
Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi)
Paramétrage de l'attestation d'employeur (Pôle emploi)
Pour que le logiciel puisse imprimer les différents montants de l’attestation d'employeur
(précompte Assurance chômage et diverses indemnités), vous devez indiquer les différentes
rubriques utilisées dans vos bulletins.
EBP Paye V17
250
Attention !!!
L’attestation d'employeur (Pôle emploi) est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Etats Administratifs Onglet
Attestations d'employeur
Comment réaliser le paramétrage ?
Les différentes zones se remplissent automatiquement en fonction de la nature de vos rubriques
de salaires brut.
Ce paramétrage est nécessaire afin d’obtenir une attestation d'employeur correcte. Le précompte
d'Assurance Chômage concerne toutes les rubriques de chômage.
Le bouton Formule vous permet de renseigner dans l'éditeur de formule la formule de calcul
permettant d’alimenter les zones de Formule.
Que doit-on renseigner dans le cadre 1 ?
Renseignez ici le nom et le n° d’organisme recouvrant vos cotisations d’assurance chômage.
Ces éléments seront repris par défaut dans votre attestation d'employeur, cependant une
modification manuelle pourra être effectuée directement dans l’attestation générée pour votre
salarié.
Que doit-on renseigner dans le cadre 7.1 ?
Pour renseigner la ou les rubrique(s) de précompte Assurance chômage, vous devez renseigner
dans votre rubrique de cotisation que la rubrique est une rubrique de cotisation chômage.
La rubrique suivante s’affiche par défaut : COTCH2
Renseignez la formule de calcul en sélectionnant le bouton Formule permettant de déclarer pour
chaque période de paye toutes les heures travaillées figurant sur le bulletin de salaires (y compris
les heures supplémentaires).
La formule suivante s’affiche par défaut : HEUREEL
Que doit-on renseigner dans le cadre 7.2 ?
Dans cette zone, doivent être renseignées les primes versées dans les 12 mois précédents
(cadre 7.1) qui ne sont pas incluses dans le salaire mensuel.
Pour cela, vous devez renseigner dans vos rubriques de salaires la nature Prime et la sous
nature Liée à l'activité avec période spécifique.
Lorsque vous renseignez un rubrique avec cette nature dans les bulletins, vous avez la possibilité
de renseigner la période de rattachement de la prime. Cette période sera reprise dans le
remplissage de l'attestation.
Que doit-on renseigner dans le cadre 7.3 ?
Dans ces différentes zones, doivent être renseignées les différentes indemnités que votre
entreprise verse aux salariés lors d’un départ.
Pour cela, vous devez renseigner dans vos rubriques de salaires la nature Indemnité du Solde
de Tout Compte et dans les sous natures le type d'indemnité que vous avez versé à vos
Etats Administratifs
251
salariés.
La zone Autres indemnités légales est alimentée avec les sous natures suivantes :
- Indemnité légale supplémentaire de licenciement
- Dommages et intérêts dus à un CDD
- Indemnité suite à la clause de non concurrence
- Indemnités versée au titre des RTT
L'attestation d'Employeur (Pôle emploi) : L'assistant
Renseignez dans cet assistant les éléments permettant de créer l’attestation d'employeur (Pôle
emploi) pour votre salarié avec ses données de paye.
Remarque!!!
Avant de lancer cette impression, vous devez effectuer le paramétrage de vos rubriques en
indiquant correctement leurs natures. Vous retrouverez la liste des rubriques prisent en compte
dans Dossier + Propriétés + Etats Administratifs + Onglet Attestation d'employeur .
Attention !!!
Un nouveau modèle Attestation Employeur (Pôle emploi) est mis à votre disposition, vous
devez l'utiliser à la place de l'ancien modèle d' Attestation ASSEDIC.
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Salarié + Fiche du salarié + Onglet Administratif +
+ sélection du modèle Attestation
Employeur (Pôle emploi)
Arborescence Fiche salarié + Fiche du salarié + Onglet Administratif +
+ sélection du modèle Attestation
Employeur (Pôle emploi)
Paramètres généraux
Vous devez renseigner le n° d’ordre de votre attestation d'employeur (Pôle emploi) si celui
proposé par défaut n’est pas correct.
Vous devez à chaque nouvelle attestation d'employeur incrémenter d’une unité le n° d’ordre. Par
défaut votre logiciel le fait automatiquement.
Durée d’emploi salarié
La durée de l’emploi proposée par défaut est :
• La date d’entrée que vous avez renseignée dans l'onglet Entrée/Sortie de la fiche de
votre salarié pour la période de début.
• la date de sortie qui vous avez renseignée dans l'onglet Entrée/Sortie de la fiche de votre
salarié pour la période de fin ou la date du Dernier jour travaillé que vous avez
renseignée lors de la création du solde de tout compte.
Attention !!!
Si cette période est erronée, renseignez une période correcte sinon, le cadre 7.1 salaires des 12
EBP Paye V17
252
mois civils complets précédant le dernier jour travaillé et payé de votre attestation
d'employeur risque d’être faux.
Remarque !!!
Si vous renseignez une période qui va du 01/02/2006 au 31/06/2007 et que sur l’année 2006
n’est pas créée avec votre logiciel le message Il n’y a pas d’exercice précédent s’affichera
lorsque vous cliquerez sur Créer. Validez le message est complétez manuellement l’encadré 7.1
de votre attestation.
Bulletin du dernier jour travaillé payé
Sélectionnez le bulletin couvrant la dernière période travaillée. Les éléments de ce bulletin seront
repris pour compléter le cadre 7.3, partie Salaire versé après le dernier mois civil mentionné au
cadre 7.1.
Exemple !!!
Si vous avez plusieurs bulletins sur le même mois pour votre salarié, alors les données déclarées
seront la somme de tous les bulletins.
Par exemple :
1er bulletin du 01/06/N au 10/06/N date de paiement le 10/06/N
2ième bulletin du 11/06/N au 15/06/N date de paiement le 15/06/N
Vous devrez sélectionner le bulletin du 11/06/N au 15/06/N
Bulletin du solde de tout compte
Par défaut, vous trouverez le dernier bulletin que vous avez typé Solde de tout compte pour votre
salarié. Si vous souhaitez le modifier, sélectionnez le bulletin dans lequel vous avez versé à votre
salarié les indemnités pour son solde de tout compte (cadre 7.3).
Si vous avez indiqué les indemnités du solde de tout compte dans le même bulletin de salaire
que celui incluant le dernier jour travaillé et payé, vous devez indiquer le même bulletin que
précédemment.
Cependant, si vous avez créé un bulletin différent pour le solde de tout compte sélectionnez le
dans cette zone.
Remarque !!!
Votre salarié est sorti le 25 mai.
Vous lui avez fait son bulletin de salaire du 1er au 25 mai, puis à la date du 30 mai, vous lui avez
fait un second bulletin incluant uniquement le solde de tout compte.
Dans la zone Bulletin du dernier jour travaillé payé sélectionnez le bulletin du 01/05/N
&endash; 25/05/N.
Dans la zone Bulletin du solde de tout compte sélectionnez le bulletin du 30/05/N &endash;
30/05/N
Dans le cas où le bulletin du 01/05/N est typé solde de tout compte, alors il faut sélectionner ce
bulletin dans cette zone.
Organismes retraite complémentaire
Sélectionnez le bouton puis dans la liste des organismes proposée choisissez le nom des
caisses de retraite complémentaire de votre salarié.
Formule de calcul du salaire brut mensuel
Renseignez ici la formule de calcul permettant de calculer le salaire soumis à contributions de
Etats Administratifs
253
votre salarié.
La variable de cumul SBRUT reprend la somme de toutes les rubriques de brut soumises aux
cotisations (proposée par défaut).
Si vous souhaitez renseigner une autre formule de calcul, sélectionnez le bouton
pour accéder à l'éditeur de formule.
Exemple !!!
Si votre salarié est payé avec une base forfaitaire la variable SGAIN est la mieux adaptée pour
calculer le salaire brut mensuel.
Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi)
L'attestation Employeur (Pôle emploi) : Cadre 1 : L'employeur
• Vérifiez les coordonnées et les différentes informations. Si elles sont erronées, modifiezles
dans votre modèle ou allez dans les coordonnées de votre dossier afin de les corriger
(Onglet Adresse et Identification.)
• Le nom de l’organisme ayant recouvré les contributions d’assurance-chômage est repris
par défaut. En effet, vous pouvez le paramétrer dans Onglet Attestation d'employeur
• Vérifiez le nombre de salariés, et modifiez-le si besoin dans votre modèle, vous pouvez
modifier les effectifs de votre société dans les préférences de votre dossier.
• Précisez, si l’employeur a conclu une convention de gestion, le numéro et la date
d’adhésion à cette convention
Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi)
L'attestation Employeur (Pôle emploi) : Cadre 2 : Le salarié
• Indiquez s’il y a lieu le lien de parenté ou d’alliance avec le chef d’entreprise.
• Le niveau de qualification est indiqué par défaut, cependant, si cette zone est vide cela
vient du fait que vous n’avez pas renseigné un des éléments suivants dans l'onglet
Info.Paye de la fiche de votre salarié :
o Cadre
o Profession intermédiaire (agent de maîtrise, contremaître…)
o Employé non qualifié
o Employé qualifié
o Ouvrier non qualifié
o Ouvrier qualifié
Dans ce dernier cas, sélectionnez la qualification de votre salarié à partir de la liste déroulante
directement dans votre attestation.
Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi)
L'attestation Employeur (Pôle emploi) : Cadre 3 : Caisses de retraite complémentaire
Les caisses de retraite complémentaire du salarié sont celles que vous avez renseignées dans
EBP Paye V17
254
votre assistant de création.
Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi)
L'attestation Employeur (Pôle emploi): Cadre 4 : Emploi
• La durée d’emploi qui est reprise est celle que vous avez notée dans votre assistant de
création..
• Le dernier emploi tenu est repris par défaut. Dans votre logiciel, vous le renseignez dans
la zone Nature d’emploi dans l'onglet Infos.Paye de la fiche de votre salarié.
• La ville du dernier lieu de travail ainsi que le code postal sont repris par défaut. Dans
votre logiciel, vous les renseignez dans l'onglet adresse des coordonnées de votre
dossier ou dans l'onglet complément de la fiche de votre salarié, si le lieu de travail de
votre salarié est différent de l’établissement.
• Indiquez la date de notification du licenciement, de la démission ou de la rupture d’un
CNE
• Toutes les informations que vous avez saisies dans votre Solde de tout compte sont
reprises automatiquement. Vous avez la possibilité de modifier les informations en
cochant les cases correspondantes, si un préavis a été effectué ou non effectué et s’il a
été payé ou non payé. Renseignez les dates du préavis s’il a été effectué. En cas de
préavis non payé, indiquez le motif.
• Indiquez s’il y a lieu le numéro d’affiliation à un régime spécial de sécurité sociale.
• Cochez Oui si vous relevez du régime local d’Alsace Moselle.
• Cochez la catégorie d’emploi particulier, si vous cochez Autre n’oubliez pas de le
préciser.
• L’horaire de travail hebdomadaire applicable dans l’établissement et celui du salarié sont
renseignés par défaut dans votre logiciel, vous devez renseigner :
o dans les informations sur le solde de tout compte, l’horaire pour votre
établissement dans la zone Heures mensuelles de référence de
l'onglet Paramètres des préférences de votre dossier.
o l’horaire pour votre salarié dans la zone hebdomadaire de l'onglet Info.
Paye de la fiche de votre salarié.
• N’oubliez pas de renseigner l’horaire de travail annuel.
• En cas de différence entre l’horaire de votre entreprise et celui du salarié, précisez-en le
motif.
• La nature du contrat est renseignée par défaut, seulement si vous avez renseigné :
Contrat à durée indéterminée, Contrat à durée déterminée ou Contrat Nouvelles
Embauches dans la zone code Contrat de travail de l'onglet infos Paye de la fiche de
votre salarié. Dans le cas où vous avez renseigné autre chose, cochez la nature du
contrat de votre salarié. Vous ne pouvez renseigner qu’une seule des trois possibilités.
• Renseignez le type de contrat particulier ainsi que le statut particulier s’il y a lieu.
Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi)
L'attestation Employeur (Pôle emploi) : Cadre 5 : Chômage total sans rupture
Lorsque le salarié est dans une situation de chômage total sans rupture du contrat de travail,
Etats Administratifs
255
indiquez si une demande d’allocation de chômage partiel a été réalisée auprès de la DDTE.
Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi)
L'attestation Employeur (Pôle emploi) : Cadre 6 : Motif de la rupture
Le motif de licenciement ou de rupture du contrat de travail que vous avez saisi dans votre Solde
de tout compte est repris automatiquement. Vous avez la possibilité de modifier les informations
en cochant la case correspondante.
Attention !!!
Vous ne pouvez indiquer qu’un seul motif.
Si votre salarié est licencié pour motif économique n’oubliez pas de répondre aux questions
posées dans les encadrés.
Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi)
L'attestation Employeur (Pôle emploi) : cadre 7.1 Salaires des 12 mois civils
Il s’agit du récapitulatif des salaires des 12 derniers mois complets précédant le dernier jour
travaillé. Si ces 12 mois de paye n’ont pas été réalisés dans EBP Paye, saisissez pour chaque
mois les différentes lignes de salaire directement dans votre attestation.
Les bulletins repris ont été déterminés par la période d’emploi que vous avez renseignée dans
l'assistant de création.
• Le salaire mensuel brut est déterminé en fonction de la formule que vous avez notée
dans l'assistant de création.
• Le calcul du nombre d’heures travaillées et le montant du précompte Assurance
chômage sont configurés dans l'onglet Attestations d'employeur du paramétrage des
Etats Administratifs.
• La colonne Nb de jours n’ayant pas été intégralement payés doit être complétée
directement dans votre attestation.
Pourquoi y a-t-il des zones vides ?
Vous n’avez pas réalisé de bulletins sur toute la période indiquée dans l’assistant.
Compléter les différentes lignes afin d’avoir les 12 derniers mois de salaire.
Exemple !!!
Si vous renseignez une période qui va du 01/02/2006 au 31/06/2007 et que sur l’année 2006
vous n’avez pas réalisé de bulletin de salaire avec votre logiciel de paye, alors les lignes
concernant la période de 2006 seront non renseignées.
Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi)
L'attestation Employeur (Pôle emploi) : cadre 7.2 Primes et Indemnités
EBP Paye V17
256
Chaque ligne est évaluée en fonction des rubriques que vous avez configurées dans l'onglet
Attestations d'employeur du paramétrage des Etats Administratifs.
Si la ou les rubriques que vous avez sélectionnées sont évaluées sur plusieurs périodes
(bulletins), alors une ligne par période sera indiquée.
Le montant des primes ou indemnités saisies manuellement dans cet encadré doit être exclu du
salaire Brut mensuel déclaré dans le cadre 7.1.
Les montants détectés par votre logiciel sont automatiquement exclus.
Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi)
L'attestation Employeur (Pôle emploi) : cadre 7.3
Comment est évalué l’encadré Salaire ?
Dans l'assistant de création vous avez indiqué un bulletin dans la zone Bulletin du dernier jour
travaillé payé. Tous les éléments apparaissant dans cet encadré sont évalués avec les données
de ce bulletin.
Remarque !!!
Si vous avez plusieurs bulletins pour le même mois pour ce salarié, alors les données déclarées
seront la somme de tous les bulletins.
Par exemple :
1er bulletin du 01/06/N au 10/06/N date de paiement le 10/06/N
2ème bulletin du 11/06 au 15/06 date de paiement le 15/06/N
Dans l’assistant vous devrez sélectionner le bulletin du 11/06/N au 15/06/N
Dans le cadre 7.3 encadré Salarié, vous aurez :
Du 01/06/N au 15/06/N en période
Le 15/06/N en date de paiement
Le nombre d’heure de travail, le salaire brut, le montant du précompte Assurance chômage
cumulés des deux bulletins
Comment sont évalués les éléments du solde de tout compte ?
Tous les éléments apparaissant dans cet encadré sont évalués avec les données du
bulletin"Solde de tout compte" que vous avez renseigné dans l'assistant de création de
l'attestation.
Que se passe-t-il si le bulletin du solde de tout compte est le même que celui du dernier
jour travaillé et payé ?
Dans ce cas là, dans l’encadré Salaire, le salaire brut du dernier jour travaillé et payé ne tient pas
compte de toutes les indemnités déclarées en solde de tout compte.
Explications diverses sur les différentes zones :
• Les montants des indemnités compensatrices de préavis et de congés payés sont repris
automatiquement en fonction des rubriques que vous avez indiquées dans le
paramétrage de l'attestation d'employeur .
• Indiquez le nombre de jours ouvrables correspondants à une éventuelle indemnité
compensatrice de congés payés (jours payés mais non pris), versée postérieurement au
12 derniers mois complets de paye (versée le dernier mois lorsqu’il est incomplet par
exemple).
Etats Administratifs
257
• Le champ Total des sommes inhérentes à la rupture reprend les sommes des
indemnités conventionnelles (définies par la convention collective) et transactionnelles
(dont les dommages et intérêts), versées postérieurement au 12 derniers mois complets
de paye (versées le dernier mois lorsqu’il est incomplet par exemple). Les indemnités
légales (indemnité légale de licenciement etc.) détaillées dans l’attestation seront
automatiquement cumulées à cette somme. Vous devez paramétrer au préalable les
rubriques d’indemnités.
• Tous les montants correspondants aux indemnités légales sont paramétrables dans le
paramétrage de l'attestation d'employeur
Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi)
L'attestation Employeur (Pôle emploi) : cadre 9 Authentification par l'employeur
N’oubliez pas :
• D’identifier et de renseigner la qualité du signataire.
• De rappeler le motif de la rupture du contrat de travail.
• De signer l’attestation.
Attention !!!
Vous devez impérativement contrôler les données de votre attestation d'employeur avant de la
transmettre à votre salarié ainsi qu’à votre organisme.
En effet, votre responsabilité est engagée par les renseignements fournis.
Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi)
L'attestation de salaire Maladie/Maternité/Paternité
L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité
Cette attestation est à effectuer dès le début d'un congé maternité, d'un congé paternité ou d’une
maladie.
Il convient de remplir l'attestation de salaire avec soin et de l’adresser le plus rapidement possible
à la caisse d’Assurance Maladie de votre salarié.
En effet, c’est en fonction des renseignements fournis que la caisse d'Assurance Maladie pourra
déterminer si votre salarié remplit les conditions requises pour avoir droit à des indemnités
journalières pendant son congé, et si tel est le cas, en calculer le montant et les lui verser (ou à
vous-même en cas de maintien du salaire et de subrogation).
Vous devez obligatoirement établir cette attestation, dans le cas contraire des sanctions légales
peuvent être prononcées par le Tribunal des prud’hommes.
Remarque !!!
Si le salarié a plusieurs employeurs, chacun d’eux devra établir une attestation de salaire.
Attention !!!
L’édition de l'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité est disponible à partir de la
version PRO.
EBP Paye V17
258
Quand remplir l’attestation ?
Maladie : dès la réception du volet 3 de l’arrêt de travail délivré par le médecin de votre salarié.
Maternité : dès le début du congé maternité de votre salariée.
Paternité : dès le début du congé paternité de votre salarié.
Vous devez adresser cette attestation à la caisse d’Assurance Maladie de votre salarié.
Que souhaitez vous faire ?
• Créer une attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité
• Avoir une explication sur les différents cadres :
Employeur
Assuré (e)
Renseignements permettant l'étude des droits
Demande de subrogation en cas de maintien de salaire
Remarque!!!
Les modifications que vous apportez aux paramétrages et à vos données de paye ne sont pas
automatiquement mises à jour dans vos attestations existantes. Pour cela, vous devez créer une
nouvelle attestation.
Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation Maladie / Maternité / Paternité ?
Cotisations dues au titre des assurances maladie
Par défaut dans votre logiciel, la rubrique insérée dans vos profils permettant de calculer le
montant des cotisations salariales acquittées au titre de l'assurance maladie est la rubrique de
cotisation COTMALAD.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonnes
Données disponibles la rubrique de cotisation puis l’option Montant salarial.
La formule suivante doit s’afficher : Montant_Salarial(COTXXX)
Nombre d’heures de travail
Par défaut dans votre logiciel, la variable permettant de calculer le nombre d’heures de travail est
la variable HEUREEL.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
Données disponibles la variable permettant de calculer le nombre d’heures effectués.
Montant du salaire en cas de maladie
Par défaut dans votre logiciel, la formule permettant de calculer le montant du salaire de
référence en cas de maladie est le salaire brut abattu soumis aux cotisations, soit la variable
SBRUTABT.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
Données disponibles la variable permettant de calculer le montant du salaire à déclarer en cas
de maladie
La formule suivante s’affiche par défaut : SBRUTABT
Montant du salaire en cas de maternité ou paternité
Par défaut dans votre logiciel, la formule permettant de calculer le montant du salaire de
référence en cas de maternité / paternité est la même base que pour la maladie, diminué de la
Part salariale des cotisations et de la CSG.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
Etats Administratifs
259
Données disponibles la variable permettant de calculer le montant du salaire à déclarer en cas
de maternité ou paternité.
La formule suivante s’affiche par défaut : SBRUT-SCOTSAL+(SCSGABT*0.5%)
Retour à l'onglet
L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : L'assistant
Renseignez dans cette assistant les éléments permettant de créer l’attestation de salaire Maladie
/ Maternité / Paternité pour votre salarié avec ses données de paye.
Remarque!!!
Avant de lancer cette impression, vous devez effectuer un paramétrage dans Dossier +
Propriétés + Etats Administratifs + Onglet Attestations de salaire.
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Salarié + Fiche du salarié + Onglet Administratif +
+ sélection du modèle 11135_02 Maladie
Maternité Pater
Arborescence Fiche salarié + Onglet Administratif + Fiche du salarié +
+ sélection du modèle 11135_02 Maladie
Maternité Pater
Sélection du type d’arrêt
Selon le cas, sélectionnez Maladie, Maternité ou Paternité.
Cas général ou cas particuliers
Si votre salarié est un travailleur à domicile, un travailleur saisonnier, un VRP etc&ldots;
sélectionnez Cas particuliers, sinon laissez Cas général.
Avec subrogation
Cochez l’option si vous appliquez un maintien de salaire.
Pour des explications supplémentaires sur la subrogation cliquez ici.
Remarque!!!
L’option subrogation est grisée si vous n’avez pas créé de banque et si cette dernière n’est pas
définie dans les préférences de votre dossier
Salaires de référence évalués
Cas général :
Pour un salarié payé au mois, renseignez les 3 dernières payes échues avant l’arrêt de travail.
Pour un salarié payé à la quinzaine, renseignez les 6 dernières payes échues avant l’arrêt de
travail.
Pour un salarié payé à la semaine, renseignez les 12 dernières payes échues avant l’arrêt de
travail.
EBP Paye V17
260
Cas particuliers :
Renseignez les 12 derniers mois civils précédant l’arrêt de travail.
Exercice précédent
Si vous devez sélectionner des bulletins sur l’exercice précédent, cochez l’option.
Cette option n’est disponible que si vous avez un exercice antérieur.
Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité
L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : L'employeur
• Vérifiez les coordonnées et les différentes informations. Si elles sont erronées, modifiezles
dans votre modèle ou allez dans les coordonnées de votre dossier afin de les corriger
(Onglet Adresse et Identification).
• Si vous êtes une entreprise de travail temporaire la case doit être cochée, si ce n’est pas
le cas, allez la cocher dans les préférences de votre dossier.
Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité
L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : L’assuré(e)
• Vérifiez les coordonnées et les différentes informations liées à votre salarié. Si elles sont
erronées, modifiez-les dans votre modèle ou allez dans la fiche de votre salarié afin de
les corriger.
• L’emploi ou la catégorie professionnelle est indiqué par défaut, cette zone reprend la
Nature d’emploi que vous avez renseignée dans l'onglet Info. Paye de la fiche de votre
salarié.
Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité
L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : L'Etude des Droits
• Dans la zone Date du dernier jour de travail indiquez le dernier jour de présence même
si la journée de travail n'a pas été achevée.
• Dans la zone Date de reprise du travail renseignez la date de reprise du travail si le
salarié a réellement repris le travail, sinon, cochez la case non repris à ce jour.
• Dans la zone Reprise à temps partiel notez si la reprise à temps partiel est prescrite par
le médecin ou est pour une raison personnelle.
Cas général
• Précisez le montant des cotisations salariales acquittées au titre de l'assurance maladie
(taux 0,75 %) calculées sur les rémunérations perçues au cours des 6 mois civils
précédant la date d'arrêt effectif du travail. La valeur à reprendre est paramétrée dans les
propriétés des états administratifs onglet Attestations de salaire.
• Plus de 200h, ce nombre d'heures doit avoir été effectué au cours des 3 mois civils ou
des 90 jours consécutifs précédant la date d'arrêt effectif du travail. La valeur à reprendre
est paramétrée dans les propriétés des états administratifs onglet Attestations de salaire.
Vous devez renseigner l’une des deux zones. Par défaut, si vous avez plus de 200H de travail
cumulées sur la période alors la zone d’heure sera cochée et le montant non reporté.
Etats Administratifs
261
Cas particuliers
• Précisez le montant des cotisations salariales acquittées au titre de l'assurance maladie
(taux 0,75 %) calculées sur les rémunérations perçues au cours des 12 mois civils
précédant la date d'arrêt effectif du travail. La valeur à reprendre est paramétrée dans les
propriétés des états administratifs onglet Attestations de salaire.
• Plus de 800h, ce nombre d'heures doit avoir été effectué au cours des 12 mois civils ou
des 365 jours consécutifs précédant la date d'arrêt effectif du travail. La valeur à
reprendre est paramétrée dans les propriétés des états administratifs onglet Attestations
de salaire.
Vous devez renseigner l’une des deux zones. Par défaut, si vous avez plus de 800H de travail
cumulées sur la période alors la zone d’heure sera cochée et le montant non reporté.
Période de référence
• La période indiquée est celle que vous avez renseignée dans l'assistant de création.
Salaires de référence
• La période de référence est reprise en fonction des bulletins que vous avez sélectionnés
dans l’assistant de création.
• Le montant du salaire s’inscrit automatiquement en fonction de la formule de calcul que
vous avez renseignée dans les propriétés des états administratifs onglet Attestations de
salaire.
Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité
L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : Subrogation
Qu’est-ce que la subrogation ?
En cas de maintien du salaire, par l’employeur, pendant un arrêt de travail pour maladie, la
subrogation permet à l’employeur de percevoir directement, en lieu et place du salarié, les
indemnités journalières dues à celui-ci par sa caisse d’Assurance Maladie pour la période de
l’arrêt de travail considéré.
Le maintien du salaire peut être total ou partiel ; il peut être prévu dans le cadre d'une convention
collective ou d’un accord de branche.
Pour bénéficier de la subrogation, le salaire maintenu par l’employeur doit être d’un montant au
moins égal au montant des indemnités journalières versées par la caisse d’Assurance Maladie.
La subrogation concerne tout type d'arrêt de travail : l’arrêt de travail pour maladie, mais
également l’arrêt de travail pour cause d’accident du travail ou de maladie professionnelle ainsi
que les congés maternité, paternité et d’adoption.
Comment sont renseignés les éléments concernant la subrogation dans l’attestation ?
Si dans l’assistant de création de l’attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité vous avez
sélectionné l’option Avec subrogation alors les informations concernant votre banque principale
sont reportées.
• Date de début : indiquez la date du début de l'arrêt du travail ;
• Date de fin : indiquez la date de fin de la durée maximale de maintien du salaire et de la
subrogation définie par votre convention collective ou votre accord de branche.
Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité
L'attestation de salaire Maladie/Maternité/Paternité (régime agricole)
L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité (MSA)
EBP Paye V17
262
Cette attestation est à effectuer dès le début d'un congé maternité, d'un congé paternité ou d’une
maladie si vous appartenez au régime Agricole.
Il convient de remplir l'attestation de salaire avec soin et de l’adresser le plus rapidement possible
à la Mutualité sociale Agricole de votre salarié.
En effet, c’est en fonction des renseignements fournis que la mutualité sociale agricole pourra
déterminer si votre salarié remplit les conditions requises pour avoir droit à des indemnités
journalières pendant son congé, et si tel est le cas, en calculer le montant et les lui verser (ou à
vous-même en cas de maintien du salaire et de subrogation).
Vous devez obligatoirement établir cette attestation, dans le cas contraire des sanctions légales
peuvent être prononcées par le Tribunal des prud’hommes.
Remarque !!!
Si le salarié a plusieurs employeurs, chacun d’eux devra établir une attestation de salaire.
Attention !!!
L’édition de l'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité /Allocation journalière de
maternité est disponible à partir de la version PRO.
Quand remplir l’attestation ?
Maladie : dès la réception du volet 3 de l’arrêt de travail délivré par le médecin de votre salarié.
Maternité : dès le début du congé maternité de votre salariée.
Paternité : dès le début du congé paternité de votre salarié.
Vous devez adresser cette attestation à la Mutualité sociale Agricole de votre salarié.
Que souhaitez vous faire ?
• Créer une attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité
• Avoir une explication sur les différents cadres :
Employeur
Assuré (e)
Renseignements permettant l'étude des droits
Remarque!!!
Les modifications que vous apportez aux paramétrages et à vos données de paye ne sont pas
automatiquement mises à jour dans vos attestations existantes. Pour cela, vous devez créer une
nouvelle attestation.
L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : L'assistant
Renseignez dans cette assistant les éléments permettant de créer l’attestation de salaire Maladie
/ Maternité / Paternité pour votre salarié avec ses données de paye.
Remarque!!!
Avant de lancer cette impression, vous devez effectuer un paramétrage dans Dossier +
Propriétés + Etats Administratifs + Onglet Attestations de salaire.
Comment y accéder ?
Etats Administratifs
263
Barre de menu Edition + Salarié + Fiche du salarié + Onglet Administratif +
+ sélection du modèle 12000_02 Maladie
Maternité Paternité (régime Agricole)
Arborescence Fiche salarié + Onglet Administratif + Fiche du salarié +
+ sélection du modèle 12000_02 Maladie
Maternité Paternité (régime Agricole)
Sélection du type d’arrêt
Selon le cas, sélectionnez Maladie, Maternité, Paternité ou Allocation journalières maternité.
Cas général ou cas particuliers
Si votre salarié est un travailleur à domicile, un travailleur saisonnier etc&ldots; sélectionnez Cas
particuliers, sinon laissez Cas général.
Salaires de référence évalués
Cas général :
Pour un salarié payé au mois, renseignez les 3 dernières payes échues avant l’arrêt de travail.
Pour un salarié payé à la quinzaine, renseignez les 6 dernières payes échues avant l’arrêt de
travail.
Pour un salarié payé à la semaine, renseignez les 12 dernières payes échues avant l’arrêt de
travail.
Cas particuliers :
Renseignez les 12 derniers mois civils précédant l’arrêt de travail.
Exercice précédent
Si vous devez sélectionner des bulletins sur l’exercice précédent, cochez l’option.
Cette option n’est disponible que si vous avez un exercice antérieur.
Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité
L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : L'employeur
• Vérifiez les coordonnées et les différentes informations. Si elles sont erronées, modifiezles
dans votre modèle ou allez dans les coordonnées de votre dossier afin de les corriger
(Onglet Adresse et Identification).
• Si vous êtes une entreprise de travail temporaire la case doit être cochée, si ce n’est pas
le cas, allez la cocher dans les préférences de votre dossier.
Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité
L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : L’assuré(e)
• Vérifiez les coordonnées et les différentes informations liées à votre salarié. Si elles sont
erronées, modifiez-les dans votre modèle ou allez dans la fiche de votre salarié afin de
les corriger.
EBP Paye V17
264
• L’emploi ou la catégorie professionnelle est indiqué par défaut, cette zone reprend la
Nature d’emploi que vous avez renseignée dans l'onglet Info. Paye de la fiche de votre
salarié.
Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité
L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : L'Etude des Droits
• Dans la zone Date du dernier jour de travail indiquez le dernier jour de présence même
si la journée de travail n'a pas été achevée.
• Dans la zone Date de reprise du travail renseignez la date de reprise du travail si le
salarié a réellement repris le travail, sinon, cochez la case non repris à ce jour.
• Dans la zone Reprise à temps partiel notez si la reprise à temps partiel est prescrite par
le médecin ou est pour une raison personnelle.
Cas général
• Précisez le montant des cotisations salariales acquittées au titre de l'assurance maladie
(taux 0,75 %) calculées sur les rémunérations perçues au cours des 6 mois civils
précédant la date d'arrêt effectif du travail. La valeur à reprendre est paramétrée dans les
propriétés des états administratifs onglet Attestations de salaire.
• Plus de 200h, ce nombre d'heures doit avoir été effectué au cours des 3 mois civils ou
des 90 jours consécutifs précédant la date d'arrêt effectif du travail. La valeur à reprendre
est paramétrée dans les propriétés des états administratifs onglet Attestations de salaire.
Vous devez renseigner l’une des deux zones. Par défaut, si vous avez plus de 200H de travail
cumulées sur la période alors la zone d’heure sera cochée et le montant non reporté.
Cas particuliers
• Précisez le montant des cotisations salariales acquittées au titre de l'assurance maladie
(taux 0,75 %) calculées sur les rémunérations perçues au cours des 12 mois civils
précédant la date d'arrêt effectif du travail. La valeur à reprendre est paramétrée dans les
propriétés des états administratifs onglet Attestations de salaire.
• Plus de 800h, ce nombre d'heures doit avoir été effectué au cours des 12 mois civils ou
des 365 jours consécutifs précédant la date d'arrêt effectif du travail. La valeur à
reprendre est paramétrée dans les propriétés des états administratifs onglet Attestations
de salaire.
Vous devez renseigner l’une des deux zones. Par défaut, si vous avez plus de 800H de travail
cumulées sur la période alors la zone d’heure sera cochée et le montant non reporté.
Période de référence
• La période indiquée est celle que vous avez renseignée dans l'assistant de création.
Salaires de référence
• La période de référence est reprise en fonction des bulletins que vous avez sélectionnés
dans l’assistant de création.
• Le montant du salaire s’inscrit automatiquement en fonction de la formule de calcul que
vous avez renseignée dans les propriétés des états administratifs onglet Attestations de
salaire.
Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité
Etats Administratifs
265
L'attestation de salaire AT-Maladie professionnelle
L'attestation AT - Maladie Professionnelle
Ce document est à fournir en cas d’arrêt de travail pour accident du travail ou maladie
professionnelle.
Attention !!!
L’édition de l'attestation de salaire AT-Maladie Professionnelle est disponible à partir de la
version PRO.
Que souhaitez vous faire ?
• Créer une attestation de salaire AT/Maladie Professionnelle.
• Avoir une explication sur les différents cadres :
Employeur
La victime
Renseignements concernant le medecin du travail
Renseignements relatifs à l'arrêt de travail
Salaires de référence
Demande de subrogation en cas de maintien de salaire
Remarque!!!
Les modifications que vous apportez aux paramétrages et à vos données de paye ne sont pas
automatiquement mises à jour dans vos attestations existantes. Pour cela, vous devez créer une
nouvelle attestation.
Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation AT/Maladie Professionnelle ?
Montant brut soumis à cotisations
Par défaut dans votre logiciel, ce montant est calculé avec la variable SBRUT.
Cependant vous devez déduire de ce montant les rubriques que vous avez renseigné dans les
zones Avantages en nature et Indemnités, primes, gratifications.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
Données disponibles la variable permettant de calculer le montant brut soumis aux cotisations.
Avantages en nature
Renseignez ici les rubriques d’avantages en nature que vous renseignez dans vos bulletins et qui
ne sont pas inclus dans le salaire de base.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
Données disponibles la ou les rubriques d’avantages en nature.
Indemnités, primes, gratifications
Renseignez ici les rubriques d’indemnités, primes&ldots; que vous renseignez dans vos bulletins
et qui ne sont pas inclus dans le salaire de base.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
Données disponibles la rubrique.
Frais professionnels
Renseignez ici la rubrique de Frais professionnel que vous renseignez dans vos bulletins et qui
sont soumis aux cotisations.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
données disponibles la rubrique.
EBP Paye V17
266
Part salariale des cotisations
Par défaut dans votre logiciel, la formule permettant de calculer le montant de la part salariale
des cotisations est SCOTSAL.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
données disponibles la variable permettant de calculer l’ensemble des cotisations salariales
réglées au titre de la période de référence diminué de la Part salariale des cotisations et de la
CSG.
La formule suivante s’affiche par défaut : SCOTSAL+(SCSGABT*0.5%)
Retour à l'onglet
L'attestation AT - Maladie Professionnelle : L'assistant
Renseignez dans cet assistant les éléments permettant de créer l’attestation de salaire Accident
du travail / Maladie professionnelle pour votre salarié avec ses données de paye.
Remarque!!!
Avant de lancer cette impression, vous devez effectuer un paramétrage dans Dossier +
Propriétés + Etats Administratifs + Onglet Attestations de salaire.
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Salarié + Fiche du salarié + Onglet Administratif +
+ sélection du modèle 11137_02 AT-Maladie
Prof
Arborescence Fiche salarié + Fiche du salarié + Onglet Administratif +
+ sélection du modèle 11137_02 AT-Maladie
Prof
Avec subrogation
Cochez l’option si vous appliquez un maintien de salaire.
Pour des explications supplémentaires sur la subrogation cliquez ici.
Remarque!!!
L’option subrogation est grisée si vous n’avez pas créé de banque et si cette dernière n’est pas
définie dans les préférences de votre dossier.
Salaires de référence évalués
Pour un salarié payé au mois, renseignez la dernière paye échue avant l’arrêt de travail.
Pour un salarié payé à la quinzaine, renseignez les 2 dernières payes échues avant l’arrêt de
travail.
Pour un salarié payé à la semaine, renseignez les 4 dernières payes échues avant l’arrêt de
travail.
Exercice précédent
Si vous devez sélectionner des bulletins sur l’exercice précédent, cochez l’option.
Cette option n’est disponible que si vous avez un exercice antérieur.
Etats Administratifs
267
Retour à l'attestation AT-Maladie Professionnelle
L'attestation AT - Maladie Professionnelle : L'employeur
• Vérifiez les coordonnées et les différentes informations. Si elles sont erronées, modifiezles
dans votre attestation ou allez dans les coordonnées de votre dossier afin de les
corriger (Onglet Adresse et Identification).
• Le n° de risque AT est indiqué par défaut, sauf si vous ne l’avez pas renseigné dans les
préférences de votre dossier.
Retour à l'attestation AT-Maladie Professionnelle
L'attestation AT - Maladie Professionnelle : La victime
• Vérifiez les coordonnées et les différentes informations liées à votre salarié. Si elles sont
erronées, modifiez-les dans votre attestation ou allez dans la fiche de votre salarié afin
de les corriger.
• La nationalité française est cochée par défaut si « FR &endash; France » est
sélectionné dans le pays de naissance de votre salarié, si ce n’est pas le cas, cochez la
nationalité de votre salarié dans sa fiche.
• La date d’embauche est reprise dans l'onglet entrée/sortie de la fiche de votre salarié
(date d’entrée).
• La profession est indiquée par défaut, cette zone reprend la nature d’emploi que vous
avez renseignée dans l'onglet Info. Paye de la fiche de votre salarié.
• La qualification professionnelle est indiquée par défaut, cette zone reprend la
qualification que vous avez renseignée dans l'onglet Info. Paye de la fiche de votre
salarié.
• L’ancienneté dans le poste est indiquée par défaut, cette zone reprend l’ancienneté
notée dans l'onglet Info. Paye de la fiche de votre salarié.
• Cochez si l’accident a fait une autre victime.
Retour à l'attestation AT-Maladie Professionnelle
L'attestation AT - Maladie Professionnelle : Le médecin du travail
Les éléments concernant le médecin du travail sont indiqués par défaut si vous avez renseigné
dans l'onglet Médecine du travail des préférences une adresse de service de santé autre que
l’établissement.
Retour à l'attestation AT-Maladie Professionnelle
L'attestation AT - Maladie Professionnelle : Renseignement arrêt de travail
Renseignez toutes les zones de cet encadré.
N’oubliez pas de renseigner le motif de l’arrêt, s’il s’agit d’un arrêt de travail dû à une maladie
professionnelle ou à un accident de travail.
Retour à l'attestation AT-Maladie Professionnelle
L'attestation AT - Maladie Professionnelle : Salaires de référence
EBP Paye V17
268
A . Salaire de base et accessoires du salaire de la période de référence
• La période de référence reprise est celle que vous avez renseignée dans l'assistant de
création.
• Le montant brut, le montant des avantages en nature, le montant des indemnités, la
part salariale des cotisations, le montant des frais professionnelles sont complétés par
défaut en fonction des éléments de calcul que vous avez renseignés dans les
propriétés des Etats administratifs..
B . Rappels de salaire et accessoires du salaire versés avec une périodicité différente de
celle du salaire de base
Renseignez manuellement les éléments de cet encadré.
C . Cas où la période de référence n’a pas été entièrement accomplie
Renseignez manuellement les éléments de cet encadré.
D . Cas particulier
Renseignez manuellement les éléments de cet encadré.
Retour à l'attestation AT-Maladie Professionnelle
L'attestation AT - Maladie Professionnelle : Subrogation
Qu’est-ce que la subrogation ?
En cas de maintien du salaire, par l’employeur, pendant un arrêt de travail, la subrogation permet
à l’employeur de percevoir directement, en lieu et place du salarié, les indemnités journalières
dues à celui-ci par sa caisse d’Assurance Maladie pour la période de l’arrêt de travail considéré.
Le maintien du salaire peut être total ou partiel ; il peut être prévu dans le cadre d'une convention
collective ou d’un accord de branche.
Pour bénéficier de la subrogation, le salaire maintenu par l’employeur doit être d’un montant au
moins égal au montant des indemnités journalières versées par la caisse d’Assurance Maladie.
La subrogation concerne tout type d'arrêt de travail : l’arrêt de travail pour maladie, mais
également l’arrêt de travail pour cause d’accident du travail ou de maladie professionnelle ainsi
que les congés maternité, paternité et d’adoption.
Comment sont renseignés les éléments concernant la subrogation dans l’attestation ?
Si dans l’assistant de création de l’attestation de salaire AT-Maladie Professionnelle vous avez
sélectionné l’option Avec subrogation alors les informations concernant votre banque principale
sont reportées.
• Date de début : indiquez la date du début de l'arrêt du travail ;
• Date de fin : indiquez la date de fin de la durée maximale de maintien du salaire et de la
subrogation telle que définie par votre convention collective ou votre accord de branche.
Retour à l'attestation AT-Maladie Professionnelle
La Déclaration d'accident du travail
Déclaration AT - Quand établir la déclaration ?
Attention !!!
L’édition de déclaration d’accident du travail est disponible à partir de la version PRO.
L’employeur est tenu de déclarer tout accident du travail ou de trajet dont il a eu connaissance
dans les 48 heures à la caisse primaire d’assurance maladie dont relève la victime.
Etats Administratifs
269
L’obligation de déclaration par l’employeur s’applique dès que celui-ci a connaissance de toute
lésion corporelle survenue pendant le temps et sur le lieu de travail, et ce quelle que soit son
opinion sur les causes de l’accident. À défaut d’une telle déclaration, l’employeur commet une
faute et, dès lors que l’action en reconnaissance du caractère professionnel de l’accident est
prescrite, le salarié peut demander des dommages-intérêts devant les juridictions civiles.
Explication sur les différents cadres
Employeur
Victime
Accident
Témoins
Tiers
Remarque!!!
Les modifications que vous apportez aux paramétrages et à vos données de paye ne sont pas
automatiquement mises à jour dans vos déclarations existantes. Pour cela, vous devez créer une nouvelle
déclaration.
Déclaration AT - L'assitant de création
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Salarié + Fiche du salarié + Onglet Administratif +
+ sélection du modèle 60-3682 Déclaration
Accident du Travail
Arborescence Fiche salarié + Fiche du salarié + Onglet Administratif +
+ sélection du modèle 60-3682 Déclaration
Accident du Travail
Retour à la déclaration d'accident du travail
Déclaration AT - L'employeur
Vérifiez les coordonnées et les différentes informations. Si elles sont erronées, modifiez-les dans
votre déclaration ou allez dans les coordonnées de votre dossier afin de les corriger (Onglet
Adresse et Identification)
Retour à la déclaration d'accident du travail
Déclaration AT - La victime
Vérifiez les coordonnées et les différentes informations liées à votre salarié. Si elles sont
erronées, modifiez-les dans votre déclaration ou allez dans l’onglet Etat civil de la fiche de votre
salarié afin de les corriger.
• La nationalité française est cochée par défaut si « FR- France » est sélectionné
dans le pays de naissance de votre salarié. Si ce n’est pas le cas, cochez la
nationalité de votre salarié dans sa fiche. Si votre le salarié est de nationalité
étrangère, vous devrez cocher « C.E.E. » ou « Autre » manuellement dans la
déclaration.
EBP Paye V17
270
• La date d’embauche est reprise dans l'onglet entrée/sortie de la fiche de votre
salarié (date d’entrée).
• La profession est indiquée par défaut, cette zone reprend la nature d’emploi que
vous avez renseignée dans l'onglet Info. Paye de la fiche de votre salarié.
• La qualification professionnelle est indiquée par défaut, cette zone reprend la
qualification que vous avez renseignée dans l'onglet Info. Paye de la fiche de
votre salarié.
• L’ancienneté dans le poste est indiquée par défaut, cette zone reprend
l’ancienneté notée dans l'onglet Info. Paye de la fiche de votre salarié.
• L’emploi est indiqué par défaut, cette zone reprend la Nature d’emploi que vous
avez renseignée dans l'onglet info. Paye de la fiche de votre salarié.
• La catégorie professionnelle est indiquée par défaut, cette zone reprend la
qualification que vous avez renseignée dans l'onglet info. Paye de la fiche de
votre salarié.
• Cochez si l’accident a fait une autre victime.
Retour à la déclaration d'accident du travail
Déclaration AT - L'accident
• Lieu de l’accident : Précisez si l’accident s’est produit :
o Sur le lieu du travail habituel (atelier, chantier, bureau),
o Sur un lieu de travail occasionnel,
o Lors d’un déplacement pour le compte de l’employeur,
o Au domicile du salarié,
o Sur le trajet aller ou retour entre le domicile ou le lieu de prise habituelle
des repas, et le lieu de travail.
Dans tous les cas, indiquez la localité et le lieu précis de l’accident.
• Circonstances détaillées de l’accident
Indiquez ce que faisait la victime au moment de l’accident (travail sur une machine, manutention,
etc) et comment celui-ci s’est produit (glissade, heurt, etc).
• Siège des lésions
Indiquez l’endroit du corps où la victime a été atteinte (yeux, tête ou cou, mains, membres
supérieurs, tronc, pieds, membres inférieurs, sièges internes) en précisant s’il y a lieu droite ou
gauche.
• Nature des lésions
Précisez s’il s’agit de contusions, plaie, lumbago, entorse, fracture, brûlure, piqûre, présence d’un
corps étranger, lésions multiples, autres (à préciser).
• Arrêt de travail
Si la victime a arrêté son travail sur prescription d’un médecin, et si cet arrêt intervient après
envoi de la présente déclaration, vous devez OBLIGATOIREMENT établir et envoyer le
formulaire « ATTESTATION DE SALAIRE » Accident du travail ou maladie professionnelle
&endash; Réf. 11137-02, à la caisse primaire du lieu de résidence habituelle de la victime. Vous
devez également remplir cette même formalité si votre salarié a un nouvel arrêt de travail dû à
son accident.
Retour à la déclaration d'accident du travail
Déclaration AT - Témoins
Précisez la qualité du témoin : collègue, conjoint &ldots;.
En l’absence de témoin oculaire direct, il convient d’indiquer les personnes ayant eu
connaissance de l’accident ou ayant constaté des blessures.
Etats Administratifs
271
Retour à la déclaration d'accident du travail
Déclaration AT - Tiers
Lorsqu’un tiers est impliqué dans l’accident, pensez à le signaler afin que la CPAM puisse
engager le recours contre le tiers en cause.
En effet, si la responsabilité est totale, les dépenses correspondantes à cet accident seront prises
en charge par l’assurance du tiers et ne seront pas imputées sur votre compte.
Retour à la déclaration d'accident du travail
Feuilles d'aide aux calculs
Feuilles d'aide aux calculs
Lors de la rupture du contrat de travail du salarié, L’employeur est tenu de procéder :
A la proratisation du plafond de sécurité sociale (si celui-ci sort en cours de mois)
Au versement d’une éventuelle prime au prorata,
Au versement de différentes indemnités légales de rupture.
Les feuilles d’aide au calcul des indemnités de départ sont comme leur nom l’indique, une aide
au calcul des éléments de paye du solde de tout compte du salarié. Elles ont pour objectif de
permettre au client de calculer en automatique les éléments de rémunérations relatifs au départ
du salarié après avoir renseigné un certain nombre d’informations sur la sa présence, sa
rémunération.
Les montants calculés pourront ensuite être saisis par le client dans le bulletin de départ du
salarié (ou bulletin complémentaire, si le solde de tout compte est effectué après le mois de
sortie) après avoir ajouté les rubriques correspondantes. On distingue trois types de feuilles
d’aide aux calculs (cf. tableau suivant).
Indemnités de départ fin CDD
Indemnités de départ fin CDI
Indemnités de licenciement ou retraite.
Feuille d’aide au calcul des
fins de contrats à durée
déterminée
Feuille d’aide au calcul des
fins de contrats à durée
indéterminée
Feuille d’aide au calcul des
indemnités de licenciement
et départ à la retraite
Calculs
effectués
• calcul du prorata
plafond SS
• Calcul d’une prime
au prorata
• Calcul de l’indemnité
de fin de contrat
(prime de précarité)
• Calcul de l’indemnité
compensatrice de
congés payés
• calcul du prorata
plafond SS
• Calcul d’une prime
au prorata
• Calcul de
l’indemnité
compensatrice de
congés payés
• Calcul de l’indemnité
de licenciement pour
motif personnel
• Calcul de l’indemnité
de licenciement pour
motif économique
• Calcul de l’indemnité
de mise à la retraite
• Calcul de l’indemnité
de départ volontaire
à la retraite
Remarque !!!
Pour de plus amples informations sur les modalités d’utilisation des feuilles de calcul, reportez
vous à la notice jointe à chaque feuille.
FAQ
Comment modifier le contenu d'une attestation ?
EBP Paye V17
272
Vous venez de créer votre attestation
Après avoir établi votre attestation à l’aide de l’assistant de création, vous avez à l’écran votre
attestation. Pour modifier les données :
• Complétez et/ou modifiez les informations directement dans votre Etat.
• N’oubliez pas d’enregistrer par le bouton .
• Imprimez ensuite votre attestation.
Remarque !!!
Après avoir enregistré vos modifications puis imprimé votre attestation, vous n’avez plus la
possibilité de lui apporter des précisions. Si vous souhaitez de nouveau modifier les éléments
indiqués dans votre état sélectionnez le bouton . Sans oublier ensuite
d’enregistrer, puis imprimer…
Vous avez déjà créé votre attestation et vous souhaitez la modifier
Après avoir validé votre attestation, vous avez la possibilité de la Modifier, Consulter et Imprimer
autant de fois que vous le souhaitez. En effet, toutes les attestations que vous avez éditées pour
vos salariés sont conservées dans l'onglet Administratif de leurs fiches, par date et heure de
création.
Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi)
Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité
Retour à l'attestation AT-Maladie Professionnelle
Comment saisir un montant avec des décimales dans les Attestations ?
Si vous souhaitez saisir un montant avec des décimales dans vos attestations, vous devez
impérativement mettre un « . » en séparateur de décimale.
Pour saisir « 151,67 » vous devez inscrire « 151.67 »
Comment modifier le contenu d'un document ?
Attention !!!
Cette option est disponible à partir de la version PRO.
Consultation des contrats et lettres types
Dans l'onglet Administratif de la fiche de votre salarié, consultez vos documents créés
précédemment en sélectionnant votre contrat ou votre lettre puis le bouton .
La consultation permet d’imprimer le contrat sans le modifier..
Modification des contrats et lettres types
Dans l'onglet Administratif de la fiche de votre salarié, modifiez vos documents créés
précédemment en sélectionnant votre contrat ou votre lettre puis le bouton .
Modifiez puis enregistrez votre document. En effet, tant que vos modifications ne sont pas
validées par le bouton enregistrer, le bouton imprimer n’est pas accessible.
Pourquoi du texte est proposé par défaut en modification dans une attestation ?
Vous devez modifier les propriétés de votre Adobe Reader
Etats Administratifs
273
Pour cela suivez les étapes suivantes :
o Allez dans le menu Edition + Préférences.
o Sélectionnez Formulaire dans la colonne Catégories.
o Dans la zone Remplissage automatique sélectionnez l’option
Désactivé dans la liste déroulante.
Pourquoi l'attestation n'apparaît pas à l'écran en création ou en modification ?
Vous avez probablement sélectionné le bouton Bloquer et coché l’option Mémoriser mon
action pour le site : localhost sur le message d’avertissement de sécurité d’Abobe Reader.
Pour débloquer cette action, vous devez modifier les propriétés de votre Adobe Reader 7.0.
Pour cela suivez les étapes suivantes :
o Allez dans le menu Edition + Préférences.
o Sélectionnez Gestionnaire des approbations dans la colonne
Catégories.
o Dans la zone Accès aux ressources sélectionnez le bouton Modifier
les paramètres de site.
o Dans l’encadré, dans la colonne site, sélectionnez localhost, (dans la
colonne Etat doit apparaître Toujours refuser).
o Sélectionnez le bouton supprimer.
o Le message d’avertissement apparaîtra ensuite lors de la création
d’une attestation, et n’oubliez pas de sélectionner le bouton autoriser.
Pourquoi l'option subrogation est-elle grisée dans les assistants de création des
attestations ?
L’option subrogation est grisée si vous n’avez pas créé de banque dans votre dossier et si cette
dernière n’est pas définie dans les préférences de votre dossier.
275
Paye Agricole
La DAS Bilatérale
Le fichier DAS Bilatérale
Vous pouvez générer un fichier à la norme DAS Bilatérale par le menu Déclarations + Agricole
+ DAS Bilatérale, et l’envoyer directement à votre centre DAS, à la place du document papier.
Attention !!!
Cette fonction est seulement disponible en version AGRICOLE.
Génération du fichier DAS Bilatérale
• Par défaut, le fichier DADS.TXT sera généré sur votre disque.
• Indiquez les Rubriques contenant les heures supplémentaires et complémentaires
exonérées (loi TEPA), que vous utilisez dans vos bulletins. Ne renseignez rien si vous
n'avez pas d'heures supplémentaires ou complémentaires à déclarer.
• Indiquez le nombre d’honoraires à déclarer (honoraires à un expert comptable, avocat...),
le logiciel génèrera les pages dans lesquels vous pourrez saisir les honoraires
(enregistrements n° 210).
• Par défaut, la variable HEUREEL contient le nombre d'heures effectivement travaillées
par le salarié.
• Si vous souhaitez générer une DAS multi-sections, sélectionnez la section 01 puis la
section 02. Autrement, laissez le code 00. En multi-sections, vous devez générer les
deux fichiers l’un après l’autre.
• Cliquez sur le bouton Générer pour créer le fichier.
Modification du fichier DAS Bilatérale
La modification du fichier est indispensable pour les cas non traités par le logiciel.
• Le bouton Modifier permet de consulter le fichier généré et de modifier les
enregistrements générés.
• L’Editeur DAS Bilatérale est accessible par le menu Déclarations + Agricole + Editeur
de fichiers DAS. Cet éditeur, spécial DAS Bilatérale, permet de :
o lire et modifier les enregistrements du fichier
o ajouter des enregistrements supplémentaires ou complémentaires
(salariés, établissements, entreprises),
o généraliser une valeur à un groupe de salariés,
o recalculer automatiquement le total Établissement et Entreprise,
o ajouter des honoraires.
Attention !!!
Si vous lancez une nouvelle génération du fichier, les modifications apportées manuellement
seront écrasées.
Comment sont déclarés les salariés sortis ?
Tous les salariés qui sont sortis sur l'exercice précédent ne seront pas produits dans le fichier
EBP Paye V17
276
DAS Bilatérale.
Remarque !!!
Si vous devez réaliser un bulletin de paye pour un salarié sorti sur l'exercice de paye
précédente, les informations de ce bulletin ne seront pas déclarées.
Pourquoi certains salariés n'apparaissent pas dans la déclaration ?
Tous les salariés qui ont dans leur fiche en type de déclaration annuelle : DADS-U, ne sont pas
produits dans la déclaration DAS Bilatérale.
Si vous rencontrez ce cas, vous devez vérifier dans l'onglet Info. paye de la fiche de votre salarié
ce qu'il a d'indiqué dans la zone Déclarations.
Le fichier DAS bilatérale multi-établissements
Vous pouvez générer un fichier DAS multi-établissements par le menu Déclarations + Agricole
DAS multi-établissements, et l’envoyer directement à votre DAS, à la place du document
papier.
Attention !!!
Cette fonction est seulement disponible en version AGRICOLE.
Génération du fichier DAS Bilatérale multi-établissements
• Sélectionnez dans Dossier de l’entreprise le dossier correspondant au siège social.
• Choisissez l’année concernée
• Par défaut, le fichier DADS.TXT sera généré sur votre disque.
• Indiquez le nombre d’honoraires à déclarer (honoraires à un expert comptable, avocat...),
le logiciel génèrera les pages dans lesquels vous pourrez saisir les honoraires
(enregistrements n° 210).
• Indiquez les Rubriques contenant les heures supplémentaires et complémentaires
exonérées (loi TEPA), que vous utilisez dans vos bulletins. Ne renseignez rien si vous
n'avez pas d'heures supplémentaires ou complémentaires à déclarer.
• Par défaut, la variable HEUREEL contient le nombre d'heures effectivement travaillées
par le salarié.
• Si vous souhaitez générer une DAS multi-sections, vous devez générer un premier fichier
avec la section 01 puis la section 02. Si vous ne générez pas de DAS multi-sections,
laissez 01.
• Cochez les dossiers correspondant aux différents établissements.
Remarque !!!
Si les dossiers que vous avez sélectionné sont protégés par un mot de passe, vous aurez à saisir
le mot de passe de chaque dossier protégé pour pouvoir continuer la génération du fichier.
• Cliquez sur le bouton Générer pour créer le fichier.
Modification du fichier DAS Bilatérale
Paye Agricole
277
La modification du fichier est indispensable pour les cas non traités par le logiciel.
• Le bouton Modifier permet de consulter le fichier généré et de modifier les
enregistrements générés.
• L’Editeur DAS Bilatérale est accessible par le menu Déclarations + Agricole + Editeur
de fichiers DAS. Cet éditeur, spécial DAS Bilatérale, permet de :
o lire et modifier les enregistrements du fichier
o ajouter des enregistrements supplémentaires ou complémentaires
(salariés, établissements, entreprises),
o généraliser une valeur à un groupe de salariés,
o recalculer automatiquement le total Etablissement et Entreprise,
o ajouter des honoraires.
Attention !!!
Si vous lancez une nouvelle génération du fichier, les modifications apportées manuellement
seront écrasées.
Pourquoi certains salariés n'apparaissent pas dans la déclaration ?
Tous les salariés qui ont dans leur fiche en type de déclaration annuelle : DADS-U, ne sont pas
produits dans la déclaration DAS multi-établissements.
Si vous rencontrez ce cas, vous devez vérifier dans l'onglet Info. paye de la fiche de votre salarié
ce qu'il a d'indiqué dans la zone Déclarations.
Les enregistrements et les points à vérifier DAS Bilatérale
Les différents enregistrements
010 : En tête Entreprise
020 : En tête Etablissement
200 : Ligne Salarié
202 : Ligne Salarié Négative
210 : Ligne Honoraires
300 : Total Etablissement
302 : Total Etablissement Négatif
310 : Total Entreprise
312 : Total Entreprise Négatif
Type de DADS générée avec le logiciel
Le logiciel génère les types de DAS suivants :
0 : Salaires et Honoraires déclarés sur le même fichier.
2 : Salaires uniquement sans Honoraire.
Points essentiels à vérifier
• Enr 200 champ 100 ; Enr 300 champ 018 ; Enr 310 champ 021 : Renseigner ici la
base brute fiscale correspondant au montant brut des rémunérations en sens de
l'assiette retenue pour la taxe sur les salaires, y compris la rémunération des heures
supplémentaires et complémentaires exonérée.
• Enr 200 : Informations à compléter
EBP Paye V17
278
o Champs 065 et 070 : Les périodes d'emploi. On récupère la dernière
période indiquée dans la fiche de l'employé. Pour une deuxième
période, elle sera à renseigner manuellement.
o Champs 107 à 110 : Le détail des avantages en nature doit être
renseigné si besoin. Seul le champ 105 (valeur) est renseigné.
o Champs 132 à 136 : Tout ce qui est taxe sur les salaires est à
renseigner manuellement.
o Champ 139 : Le code absence montant doit être renseigné pour
justifier, dans certains cas, une absence d'information dans les zones
"rémunérations" sociales et/ou fiscales.
o Champ 144 : renseigner dans ce champ tous les « autres revenus
nets imposables » qui ne figurent pas dans les champs 103 et 142
o Champ 146 : renseigner dans ce champs le montants des heures
supplémentaires et complémentaires exonérées. (afin que le calcul se
fasse automatiquement, renseigner les rubriques dans la zone prévue
lors de la génération du fichier.
• Enr 202 : L'établissement a des lignes négatives. Les régularisations négatives
(sommes versées en trop) concernant une année antérieure, sont, en principe déduites
des sommes rémunérant l'année de régularisation. Cette information s'effectue dans la
fiche du salarié au niveau du dossier. Complétez les champs concernés des
enregistrements 202, 302, 312.
• Enr 210 : Si vous avez indiqué un nombre d’enregistrements honoraires, complétez les
champs concernés des enregistrements 210, 300, 310.
Modification du fichier DAS Bilatérale
La modification du fichier est indispensable pour les cas non traités par le logiciel, notamment
pour gérer les cas particuliers.
Déplacez-vous d’un enregistrement à l’autre par les boutons Précédent et Suivant. Lorsque le
champ d’un enregistrement est modifiable, le bouton Modifier est actif.
Pour connaître les bases de cotisations de vos salariés, vous pouvez :
• Imprimer leur fiche individuelle (Impression + Salariés + Fiches individuelles),
• Lancer une interrogation des données de paye par Gestion + Interrogation des
données de paye.
Cliquez sur le bouton Imprimer si vous souhaitez conserver une trace du fichier généré.
Consultez les différents enregistrements et les points essentiels à vérifier.
Le fichier MSA
Paramétrage du fichier MSA
Le fichier MSA est composé de différents enregistrements.
Attention !!!
Cette fonction est seulement disponible en version AGRICOLE.
Paye Agricole
279
Enregistrements obligatoires :
PE11 : Identification de l’entreprise
PE31 : Salaires versés
PE32 : Si le salarié a effectué des heures supplémentaires
PE41 : Assiettes
Enregistrements facultatifs :
PE21 à PE24 : Evolutions de situation d’un salarié
Pour les enregistrements PE31 et PE41, un certain nombre de montants seront à renseigner,
comme la rémunération brute du salarié, le montant d’une éventuelle indemnité de préavis, le
montant d’une éventuelle indemnité compensatrice de congés payés, etc.
Les éléments de calcul du fichier
Eléments de calcul de l’enregistrement PE31:
01 Rémunération brute
02 Indemnité de préavis non effectué
04 Allocation de convention de conversion
08 Complément de rémunération à la charge de l’état
09 Indemnités compensatrices de congés payés
10 Rémunération habituelle (sans prime ni rappel)
11 Indemnités journalières brutes légales
12 Déduction frais professionnels
13 Rémunération théorique mensuelle (ramenée à un temps plein)
14 Sommes isolées
16 Somme excédant les seuils réglementaires fixés pour les
contributions patronales de prévoyance complémentaire et de
retraite supplémentaire
25 Montant des cotisations de retraite complémentaire à la charge du
salarié
30 Montant de la rémunération Brute des 8 premières heures
supplémentaires hebdomadaires ou des heures complémentaires
40 Montant de la rémunération brute des heures supplémentaires
effectuées au delà de la 8ième heure supplémentaire
hebdomadaire
80 Plafond à appliquer si différent d’un plafond mensuel
81 Salaire théorique temps plein
82 Salaire théorique temps partiel
83 Salaire multi-employeurs
Eléments de calcul de l’enregistrement PE32
30 Montant de la rémunération Brut des 8 premières heures
supplémentaires hebdomadaires ou des heures complémentaires
40 Montant de la rémunération brute des heures supplémentaires
effectuées au delà de la 8ième heure supplémentaire
hebdomadaire
EBP Paye V17
280
Eléments de calcul de l’enregistrement PE41
51 Assiette taxe sur prévoyance
53 Assiette CSG et RDS sur salaires
54 Assiette CSG à 3.8% RDS des revenus de remplacement des
personnes imposables non imposées
56 Assiette CSG à 6.2% et RDS des revenus de remplacement des
personnes imposées
58 Contribution épargne salariale
Comment paramétrer ces éléments de calcul
Pour ne pas avoir à remplir le fichier MSA manuellement, vous disposez d’un fichier de
paramétrage dans le répertoire de votre dossier. Par défaut, votre dossier se trouve sur :
C:\Documents and Settings\All
Users\Documents\EBP\Partage\Dossiers\NomDeLaSociété\Paye.X
Où X représente le numéro de votre exercice. Le 1er exercice est situé dans un répertoire Paye.0,
le 2nd dans un répertoire Paye.1, etc. Vous devez ouvrir le répertoire contenant le numéro le plus
grand, celui qui correspond à votre dernier exercice. Le fichier s’appelle Agora.msa.
Eléments de calcul du PE31
La première partie du fichier contient les éléments de calcul de l’enregistrement PE31. En face de
chaque élément de calcul, il suffit d’indiquer le nom de la rubrique concernée : c’est le montant
de la rubrique qui sera repris dans le fichier MSA. Pour reprendre la base de la rubrique, ajoutez
(B) devant le code de la rubrique.
Exemples !!!
01 = COMRBRUTreprend le montant de la rubrique COMRBRUT, soit la rémunération brute.
13 = (B)GETPreprend la base de la rubrique GETP, soit la rémunération brute équivalente à un
temps plein.
Eléments de calcul du PE32
La PE32, se génère automatiquement si vous avez bien paramétré les éléments de calcul 30 et
40 pour la PE31.
Les différentes lignes de cet enregistrement s'alimentent de la manière suivante :
• Le taux de majoration des HS/comp. reprend le taux de la ou des rubriques qui ont
été renseignées dans le paramétrage, divisé par la variable TAUXHOR que vous
avez de renseignée dans vos variables. (le calcul est le suivant : "Taux des
rubriques" / "la variables TAUXHOR" - 1*100)
• Nombre d'HS/Compl : reprend la base de la ou des rubriques qui ont été
renseignées dans le paramétrage.
• Montant rému. HS/Compl : reprend le montant de la ou des rubriques qui ont été
renseignées dans le paramétrage.
Eléments de calcul du PE41
La seconde partie du fichier contient les éléments de calcul de l’enregistrement PE41 (assiettes
de cotisation). En face de chaque élément de calcul, il suffit d’indiquer le nom de la rubrique
concernée : c’est la Base de la rubrique qui sera reprise.
Vous devez utiliser dans vos payes les rubriques paramétrées dans ce fichier (ajoutez-les à vos
Paye Agricole
281
profils), ou modifiez et complétez les lignes du fichier avec les noms de vos propres rubriques.
Le fichier MSA
Les utilisateurs d’une paye Agricole doivent communiquer chaque trimestre à la MSA les
rémunérations perçues par leurs salariés, afin que celle-ci procède au recouvrement des
cotisations, taxes et contributions. Vous pouvez profiter de cet envoi pour faire connaître des
évolutions de situations des salariés.
Vous pouvez générer le fichier MSA sur un support dématérialisé par le menu Déclarations +
Agricole + Déclaration MSA sur disquette, et l’envoyer directement à la MSA, à la place du
document papier.
Attention !!!
Cette fonction est seulement disponible en version AGRICOLE.
Avant de générer le fichier, vous devez consulter la partie sur le paramétrage du fichier MSA.
• Indiquez le n° du trimestre sur lequel vous souhaitez générer le fichier.
• Indiquez le n° de votre département.
• Indiquez le code de la variable dans laquelle vous avez saisi le n° du taux d’exonération
des travailleurs occasionnels. Par défaut, il s’agit de la variable TXEXO.
Pourcentage
d’exonération
Activité N° du taux
58 % 1
75 % (85 % si CDI) Raisin de cuve 2
75 % (85 % si CDI) Apiculteur 3
75 % (85 % si CDI) Tabac 4
75 % (85 % si CDI) Houblon 5
75 % (85 % si CDI) Pommes de terre 6
90 % (100 % si CDI) Raisin de table 7
90 % (100 % si CDI) Horticulture 8
90 % (100 % si CDI) Fruits & Légumes 9
• Indiquez le code de la variable dans laquelle vous avez saisi le nombre d’heures
réellement travaillées. Par défaut, il s’agit de la variable HEUREEL.
• Indiquez le code de la variable dans laquelle vous avez saisi le taux de réévaluation du
SMIC pour vos salariés. Ce taux correspond au rapport entre la durée contractuelle du
travail (hors heures supplémentaires ou complémentaires) sur la présence dans
l'entreprise et la durée légale mensuelle. Ne sont pas concernés par ce dispositif les
salariés :
o Entrées et/ou sortis en cours de mois
o Saisonniers, intérimaires
o Rémunérés à la tâche (bûcherons)
o travailleurs occasionnels / demandeurs d'emploi (en cas de renonciation au
dispositif TO-DE (de votre part), afin de permettre à votre MSA de calculer
rétroactivement la réduction Fillon.
• Par défaut, le logiciel génère le fichier dans le répertoire de votre société. Nous vous
EBP Paye V17
282
conseillons fortement de générer le fichier dans un premier temps sur votre disque dur,
puis de le transférer sur disquette dans un second temps : Il s’agit là d’une
recommandation de la MSA. Ces opérations ont pour but, d’une part, de vous laisser la
possibilité d’adresser un nouveau fichier si le premier émis s’avérait inexploitable du fait
d’anomalies, et d’autre part, d’accéder au fichier et de le modifier plus rapidement.
• Cliquez sur le bouton Générer.
Modification du fichier
Pour contrôler et compléter le contenu du fichier, cliquez sur le bouton Modifier. Le logiciel vous
ouvre le fichier dans « l’éditeur MSA ».
Le fichier se présente dans une arborescence. Vous retrouvez dans cette arborescence les n°
des enregistrements obligatoires : PE11, PE31 (un par salarié et par mois - ici, le fichier ne
contient que le premier mois du trimestre), PE32 (si vos salariés ont des heures supplémentaires
ou complémentaires Exonérées) et PE41.
Modification d’un champ : Lorsque vous cliquez sur un enregistrement (par exemple ici le
PE11), dans la partie droite de l’écran, apparaît son contenu. Les zones grisées ne sont pas
modifiables. Les zones en noir sont modifiables simplement en double-cliquant dessus.
Ajout d’un enregistrement : Les enregistrements facultatifs n’ont pas pu être créés par le
logiciel, car ils concernent des situations qu’il ne connaît pas. Il s’agit des enregistrements
suivants :
PE21 : Date d’embauche du salarié si différente de la DUE
Date de fin d’activité du salarié si différente de la date déclarée
PE22 : Dates de suspension d’un contrat de travail
PE23 : Modifications concernant le contrat de travail
PE24 : Modifications concernant le contrat de travail (éléments complémentaires)
Pour ajouter un de ces enregistrements, faites un clic droit sur le nom du salarié concerné (dans
l’arborescence) et choisissez le n° d’enregistrement qui vous intéresse. Le nom du salarié est
alors précédé d’un « + ». Cliquez sur le « + » pour accéder aux enregistrements ainsi créés, et
complétez-les manuellement.
283
La DUCS
La DUCS
Dans le cadre de la politique de simplification administrative, les pouvoirs publics et les
organismes de protection sociale cherchent à réduire les formalités que les entreprises doivent
remplir en matière de cotisations sociales et de contributions.
L'unification des procédures de déclaration et l'ouverture de services utilisant les nouvelles
techniques de communication sont notamment les deux moyens retenus dans ce but.
La Déclaration Unifiée de Cotisations Sociales (DUCS) est ainsi progressivement proposée en
substitution à diverses déclarations périodiques obligatoires. Elle permet d’obtenir l’édition des
déclarations dans un format commun aux organismes de protection sociale. La déclaration est
composée de différents volets (un par organisme concerné). Chaque volet est adressé
directement à l'organisme destinataire.
Depuis 1998, les organismes suivants peuvent recevoir des DUCS papier :
• URSSAF,
• Pôle emploi,
• Les institutions de retraite complémentaire, ainsi que les institutions de prévoyance
appartenant à un même groupe que ces dernières,
• Les caisses de Mutualité Agricoles,
• Les caisses de Congés Payés du Bâtiment et des Travaux Publics.
Le logiciel vous propose :
Une DUCS URSSAF papier agréée.
Une DUCS pôle emploi papier agréée.
Un état préparatoire pour les caisses suivantes : ARRCO, et AGIRC
Comment y accéder ?
Fiche salarié Edition + Fiche Salarié + Onglet DUCS
Profil Edition + Profil + Bouton DUCS
Quelles informations souhaitez-vous avoir ?
Fonctionnement général de la DUCS
Paramétrer une DUCS
Imprimer une DUCS
Mettre à jour une DUCS
Les effectifs de la DUCS URSSAF
Paramétrer les codes DUCS pour les heures supplémentaires exo
Paramétrage de la DUCS
Etape 1 : Vérification du Taux d’accidents du travail et de transport
Vous devez tout d’abord définir le ou les différents taux AT et Transport utilisés dans votre paye,
à partir des préférences de votre dossier (Dossier + Propriétés + Préférences, onglet
URSSAF).
• Pour définir les taux AT dans les préférences de votre dossier, sélectionnez un
numéro d’ordre puis saisissez le taux correspondant.
EBP Paye V17
284
Attention !!!
Le premier taux porte le n°0, et vous devez entre chaque taux, cliquer sur le bouton Appliquer.
Exemple !!!
Le premier taux AT est de 1.50, et le second 4.50. Indiquez n° 0 = 1.50, cliquer sur Appliquer, et
indiquez n°1 = 4.50.
Cette option est disponible à partir de la version PRO.
• Le paramétrage du taux de transport est identique au taux AT.
Etape 2 Paramétrage dans les profils, par le bouton Ajouter
Vous devez associer à chaque code (chaque ligne de la déclaration) une des cotisations
concernées pour que le logiciel détermine la base de cotisation, et donc le montant
correspondant.
Cette opération s’effectue au niveau des profils sachant qu'ensuite, le fait d’affecter un salarié à
son profil transférera le paramétrage DUCS du profil à la fiche du salarié (onglet DUCS). Si les
profils sont déjà affectés aux salariés, vous lancerez l’option Gestion + Mise à jour DUCS.
Nous prendrons ici l’exemple du profil Mensuel, dans lequel les codes Personnel suivant sont à
renseigner : 100 Cas Général, 236 FNAL et 900 Transport. Ouvrez le classeur des profils et
cliquez sur le profil Mensuel.
Attention !!!
Il peut arriver que le paramétrage de certaines rubriques ne puisse répondre à la rigidité d’un
code « types de personnel ». Dans ce cas, le paramétrage devra être revu. N’hésitez pas à
contacter notre service technique.
Cliquez sur le bouton DUCS pour accéder au paramétrage. Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter
pour définir vos lignes DUCS. La liste des codes « type de personnel » URSSAF, Pôle emploi,
ARRCO et AGIRC est proposée (cette liste sera automatiquement mise à jour à chaque
modification des taux).
Paramétrez la ligne 100A (accident du travail) :
• Sélectionnez le code 100,
• Pointez Taux AT et sélectionnez le n° paramétré dans les préférences,
• Sélectionnez la rubrique COTAT Accident du Travail (dont vous pourrez contrôler le
taux),
• Cliquez sur le bouton OK.
Paramétrez la ligne 100D (URSSAF déplafonné) :
Cliquez sur le bouton Ajouter.
• Sélectionnez le code 100,
• Sélectionnez le n° AT. La précision de ce taux est indispensable pour distinguer
plusieurs lignes 100 éventuelles avec des taux AT différents. Le logiciel pourra ainsi
positionner les lignes 100D et 100P sous la ligne 100A correspondante,
• Pointez Déplafonné,
• Sélectionnez une des rubriques d’URSSAF déplafonnée (par exemple, la rubrique
COTAF1 Allocations familiales),
• Cliquez sur OK.
Paramétrez la ligne 100P (URSSAF plafonné) :
Cliquez sur le bouton Ajouter.
• Sélectionnez le code 100,
• Sélectionnez le n° AT,
La DUCS
285
• Pointez Plafonné,
• Sélectionnez une des rubriques d’URSSAF plafonnée (par exemple, la rubrique
COTVIEI2 Vieillesse TA)
• Cliquez sur le bouton OK.
A ce stade vous avez défini les lignes correspondant au code 100 :
Paramétrez la ligne 236D (FNAL sur brut +9 salariés) :
Cliquez sur le bouton Ajouter.
• Sélectionnez le code 236,
• Pointez Déplafonné,
• Sélectionnez la rubrique FNAL sur brut +9 salariés (COTAL1)
• Cliquez sur le bouton OK.
Paramétrez la ligne 900D (Transport +9 salariés) :
Cliquez sur le bouton Ajouter.
• Sélectionnez le code 900,
• Pointez Taux de transport et indiquez le n° du taux paramétré dans les préférences,
• Sélectionnez la rubrique Transport +9 salariés (COTVTRAN)
• Cliquez sur le bouton OK.
Faites de même pour chaque ligne de votre bordereau URSSAF, puis pour les autres
organismes. A ce jour, nous fournissons les codes Type de Personnel uniquement pour
l’URSSAF et Pôle emploi.
Attention !!!
Pour le paramétrage Pôle emploi, changez d’onglet !
A la fin du paramétrage, il faut enregistrer le profil par l’icône .
La commande Gestion + Mise à jour DUCS va vous permettre de recopier le paramétrage d’un
profil à l’autre, en cochant la deuxième option (Recopier les informations...).
Quand tous les profils seront paramétrés, relancez cette option en cochant cette fois la première
option (Mettre à jour les informations...) ce qui transférera le paramétrage des profils vers les
fiches salariés (onglet DUCS). Pour les nouveaux salariés, le choix du profil suffira à reprendre
ce paramétrage.
Après le calcul des bulletins, vous pourrez imprimer la DUCS par Impressions + DUCS : les
bases seront automatiquement reprises renseignées, et les montants automatiquement calculés.
Cette impression peut être réalisée pour n’importe quelle période (un mois, un trimestre &ldots;).
Cotisations particulières au salarié
Dans certains cas, le bulletin d’un salarié peut avoir des rubriques de cotisations supplémentaires
non référencées dans le profil. Vous devez alors compléter le paramétrage DUCS, directement
dans l’onglet DUCS de la fiche du salarié concerné.
Retour à la DUCS
Préparation de la DUCS
Cette fonctionnalité vous permet :
• de préparer le fichier EDI pour l'URSSAF au format COPLAT.
Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir un contrat de service EBP approprié. veuillez
EBP Paye V17
286
contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20.
Cette fonctionnalité vous permet également :
• d'imprimer la DUCS URSSAF papier agréée,
• d'imprimer la DUCS Pôle emploi papier agréee,
• d'imprimer la DUCS URSSAF annuelle (état préparatoire de votre tableau
récapitulatif),
• d'imprimer un état préparatoire pour les organismes IRC (Institutions de Retraite
Complémentaire)
Attention !!!
Toutes les impressions DUCS sont disponibles à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Déclarations + DUCS URSSAF
Déclarations + DUCS Pôle emploi
Déclarations + DUCS IRC
Explications
• Période : Indiquez la périodicité (mensuelle, trimestrielle ou annuelle) à prendre en
compte pour l’édition de l’état et le calcul des bases de cotisation.
• Date d’exigibilité : A renseigner selon la date de paiement
• Date limite de dépôt : A renseigner selon la date de paiement
• Cotisations à régler au plus tard le : A renseigner selon la date de paiement
• Salaires versés le : A renseigner selon date de versement des salaires
Attention !!!
Si cette case est cochée, une DUCS NEANT sera générée.
• Néant : A renseigner si vous n’avez pas occupé de personnel durant la période
considérée ou s’il n’y a pas eu de salaire versé.
• J’ai cessé totalement mon activité à compter du : A cocher si vous êtes dans ce cas,
et renseignez à compter de quelle date.
• Je continue mon activité sans personnel depuis le : A cocher si vous êtes dans ce
cas, et renseignez à compter de quelle date.
• Définitivement : suspendez mon compte, j’en demanderai la réouverture le cas
échéant : A cocher si vous êtes dans ce cas.
• Très temporairement : maintenez mon compte... : A cocher si vous êtes dans ce cas.
• Acomptes versés : A renseigner si vous avez versé des acomptes, à saisir sans le
signe (-), la somme se déduit du total en automatique. (Cette zone n'est pas accessible
pour la DUCS URSSAF)
• Régularisations. Diverses : A renseigner si une régularisation est à opérer (un trop
perçu à récupérer par ex), mettez la somme en négatif (-) s’il faut qu’elle se déduise,
sinon elle s’ajoutera au total automatiquement.
• Mode de paiement : La sélection du mode de règlement servira à produire la structure
du paiement dans votre fichier EDI.
• Références paiement : référence à renseigner.
• Pavé déclarant : Ce pavé est à renseigner si le déclarant n’est pas la société.
• Option "A la fin de la préparation, accéder directement à l'impression" : Cette option
permet de lancer une impression de la DUCS papier sans lancer l'éditeur de fichier
DUCS.
• Cliquez sur le bouton OK afin de lancer l'éditeur de fichier DUCS. Si vous produisez une
La DUCS
287
DUCS EDI il est recommandé d'ouvrir son fichier dans l'éditeur afin de l'analyser avant
son envoi.
Comment préparer le fichier EDI pour l'URSSAF ?
Pour préparer le fichier EDI, vous devez renseigner tous les champs nécessaires à la réalisation
de votre déclaration. Ensuite vous devez cliquer sur le bouton OK sans cocher l'option "A la fin
de la préparation, accéder directement à l'impression" afin que l'éditeur de fichier se lance.
Une fois les données affichées dans l'éditeur vous pourrez y apporter des modifications.
Pour transmettre votre fichier à votre organisme n'oubliez pas de le déclarer.
Comment imprimer ma déclaration DUCS papier ?
Pour imprimer la déclaration DUCS papier, vous devez renseigner tous les champs nécessaires
à la réalisation de votre déclaration. Ensuite vous devez cliquer sur le bouton OK en cochant
l'option "A la fin de la préparation, accéder directement à l'impression".
Retour à la DUCS
Mise à jour de la DUCS
Cette option permet de mettre à jour le paramétrage de la DUCS mis en place pour les salariés
en fonction de certains critères.
Attention !!!
Cette option est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Mise à jour DUCS
Quelles sont les options proposées ?
• Mettre à jour les informations DUCS de tous les salariés à partir de leur profil, c’est-à-dire
transférer le paramétrage des profils vers les fiches salariés (onglet DUCS). Cette option
doit donc être lancée lorsque le paramétrage DUCS de tous les profils a été réalisé. Pour
les nouveaux salariés, le choix du profil suffira à reprendre le paramétrage du profil.
• Recopier les informations DUCS d’un profil à l’autre, en sélectionnant le profil source,
et le profil cible.
Retour à la DUCS
Le fichier DADS-U : Préparer
Pour déposer votre fichier sur Net-entreprises, vous devez préparer votre fichier avant de le
déclarer.
Comment accéder à la préparation du fichier DUCS depuis le logiciel de paye?
Barre de menu Déclarations + DUCS URSSAF + Préparer DUCS du dossier
Le fichier n'a jamais été préparé précédemment
Lorsque la préparation n'a jamais été faite, l'éditeur s'ouvre automatiquement avec les données
extraites de votre dossier de paye.
EBP Paye V17
288
Le fichier a déjà été préparé précédemment
Le message indiquant que votre fichier a déjà été préparé s'affiche, sélectionnez :
- Consulter : si vous ne souhaitez pas perdre les modifications que vous avez apportées à votre
fichier à l'aide de l'éditeur.
Remarque !!!
Si vous avez modifié vos bulletins dans votre logiciel de paye ces modifications n'apparaîtront
pas dans votre fichier DUCS; dans ce cas il faut sélectionner Remplacer.
- Remplacer : si vous souhaitez récupérer les données de votre dossier de paye.
Remarque !!!
Si vous avez apporté des modifications dans votre fichier DUCS à l’aide de l’éditeur toutes vos
modifications seront écrasées.
Sélection des déclarations
La sélection n'est possible que pour les déclarations DUCS URSSAF qui ont été préparées au
préalable.
L'écran de sélection est proposé à 2 endroits :
- pour l'impression de la DUCS URSSAF
- pour déclarer le fichier DUCS URSSAF en EDI
Généralités
A quoi servent les différents boutons de la boîte de sélection :
- Imprimer : Le bouton Imprimer permet d'éditer la déclaration sélectionnée,
- Aperçu : Le bouton Aperçu permet d'afficher un aperçu de la déclaration sélectionnée,
- PDF : Le bouton PDF permet de générer un fichier au format PDF de la déclaration
sélectionnée,
- Publier (Option disponible pour les clients qui utilisent le service Webpaye) : Le bouton
Publier sert à déposer sur le site web du client la déclaration sélectionnée.
Déclarer votre fichier DUCS EDI
Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir un contrat de service EBP approprié. veuillez
contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20.
Dès que votre fichier est correct, vous devez passer obligatoirement par cette étape afin de
pouvoir déposer votre fichier.
Information !!!
Pour pouvoir réaliser des déclarations en EDI vous devez remplir un formulaire d'adhésion qui
vous est fourni sur le site de l'URSSAF.
La transmission de votre fichier pourra se faire :
• par dépôt direct de fichier sur le service "Urssaf en ligne" de www.urssaf.fr;
• par email sécurisé : coplat.s@declaration.urssaf.fr;
• par un portail déclaratif (ex : Net-entreprises).
Comment y accéder ?
La DUCS
289
Barre de menu Déclarations + DUCS URSSAF + Déclarer DUCS EDI
Déroulez l'assistant
Etape 1 : Sélection de la déclaration
Vous devez sélectionner la déclaration à déposer parmi celles proposées.
Rappel :
Pour pouvoir déclarer votre fichier vous devez l'avoir préparé au préalable.
Etape 2 : Déclaration
L'assistant de déclaration s'affiche
Etape 3 : Fichier Test ou Réel
Vous devez choisir si vous souhaitez déposer votre fichier en test ou en réel.
Le fichier en mode Test est un fichier non définitif que vous allez transmettre aux organismes à
titre d'essai.
Le fichier en mode Réel est un fichier définitif qui sera traité officiellement par l'organisme.
Etape 4 : Sélection du chemin du fichier de destination
Indiquez ici le chemin d'enregistrement de votre fichier DUCS. Modifiez le nom du fichier si
nécessaire.
Etape 6 : Fichier déclarer
Votre fichier est prêt à être déposé sur le site de Net-entreprises.
Vous pouvez :
- accéder directement à votre fichier,
- accéder au site de Net-entreprises.
Les effectifs de la DUCS URSSAF
• Nombre de salariés ou d’assurés au dernier jour de la période
Cette zone comptabilise tous les salariés présents au dernier jour de la période considérée : Un
salarié avec une date de sortie au dernier jour du mois comptera pour 1. Un salarié avec
plusieurs bulletins dans le mois et présent au dernier jour du mois comptera pour 1.
Attention !!!
Il existe des salariés sans contrat particulier qui ne doivent pas être comptabilisés dans les
effectifs au dernier jour de la période comme :
- les apprentis
- les contrats d’accompagnement dans l’emploi.
- les contrats d’avenir
- les CES ou CEC
- les contrats d’insertion-RMA
- les VRP multi-cartes
EBP Paye V17
290
- les contrats de professionnalisation (pendant la durée du CDD ou la période de
professionnalisation du CDI uniquement)
- les contrats initiatives emploi (pendant la durée du CDD ou pendant 2 ans si CDI)
- les contrats d’accès à l’emploi (pendant la durée du CDD ou pendant 2 ans si CDI)
Pour ne pas tenir compte de ces salariés dans l’état, il faut cocher dans l’onglet Info. Paye de la
fiche salarié l’option Hors effectifs.
• Nombre de salariés ou d’assurés rémunérés dans l’établissement pour la
période
Cette zone comptabilise le nombre de salariés réellement payés au cours de la période
considérée quelle que soit la date d’entrée ou de sortie, quel que soit le type de contrat. Un
salarié ayant plusieurs bulletins dans le mois comptera pour 1.
Retour à la DUCS
La DUCS : Fonctionnement général
Chaque organisme référence ses codes. Chaque code représente un ensemble de cotisations
appartenant à une même base de calcul. Pour chaque code, vous devez donc associer l’une des
cotisations afin que le logiciel prenne en compte la base de calcul : une seule ligne de code
suffit à définir une base de cotisations.
Exemple pour l'URSSAF :
Référez-vous au bordereau URSSAF : la DUCS contient, à peu de choses près, les mêmes
éléments. La différence se situe sur les lignes portant les n°100 : sur la DUCS, le taux d’accident
du travail ressort sur une troisième ligne.
Le code "Type de Personnel" 100 se trouve sur trois lignes :
• Ligne accident du travail avec le taux d’accident du travail.
Le code généré sur la DUCS sera 100A, qui n’affichera pas de montant (car les montants sont
cumulés sur la ligne suivante), mais que vous devez quand même associer à une rubrique,
par exemple la cotisation Accident du travail (ou Allocation familiales ou Maladie ou Veuvage
ou Vieillesse sur brut).
• Ligne URSSAF déplafonné avec le taux 20.95%, où 20.95 correspond à :
Allocations familiales 5.40
Maladie + 0.75 + 12.80
Vieillesse + 1.60+ 0.10
CSA +0.3
Le code généré sur la DUCS sera 100D que vous associerez au choix et une seule fois à la
cotisation Allocation familiales ou Maladie ou Veuvage ou Vieillesse sur brut.
• Ligne URSSAF plafonné avec le taux 15.05%, où 15.05 correspond à :
Vieillesse 6.65 + 8.30
FNAL + 0.10
Le code généré sur la DUCS sera 100P que vous associerez au choix et une seule fois à la
cotisation Vieillesse TA ou FNAL TA.
Comment paramétrer les heures supplémentaires EXO dans la DUCS ?
La DUCS
291
Dans votre profil, vous devez ajouter les codes DUCS correspondant à la réduction et la
déduction des heures supplémentaires.
Comment les ajouter ?
Dans vos profils, cliquez sur le bouton DUCS pour accéder au paramétrage. Cliquez ensuite sur
le bouton Ajouter pour définir vos lignes DUCS. La liste des codes « type de personnel »
URSSAF, Pôle emploi, ARRCO et AGIRC est proposée (cette liste sera automatiquement mise à
jour à chaque modification des taux).
Paramétrez la ligne 003 (Réduction salariale des heures supp) :
• Sélectionnez le code 003 (Réduction salariale heures supp),
• Pointez Cotisation venant en déduction,
• Sélectionnez la rubrique COTRED Réduction cotisations salariales sur HS
• Cliquez sur le bouton OK.
Paramétrez la ligne 004 ou 005 (Déduction PP heures sup +20 ou -20 sal)
• Sélectionnez le code 004 ou 005 (Déduction PP heures sup +20 ou -20 sal) ,
• Pointez Cotisation venant en déduction ,
• Sélectionnez la rubrique de déduction COTDEF01 ou COTDEF02
• Cliquez sur OK.
A la fin du paramétrage, il faut enregistrer le profil par l’icône .
Retour à la DUCS
293
DADS-U
Qu'est-ce que la DADS-U ?
Attention !!!
Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas.
Présentation de la norme DADS-U
La Déclaration Annuelle de Données Sociales (DADS) est une formalité obligatoire que les
entreprises effectuent chaque année.
Dans le cadre de la simplification administrative et il y a fusion de la DADS-TDS et de la DADSCRC.
L'unification de ces normes a abouti à la DADS-U : Déclaration Automatisée de
Données Sociales Unifiée.
En une seule déclaration, les entreprises pourront ainsi communiquer l’ensemble des éléments
de paye à tous leurs organismes sociaux. La DADS-U se substitue aux deux normes existantes
DADS-TDS et DADS-CRC à partir de l’exercice 2005 pour la déclaration effectuée en janvier
2006.
Présentation du fichier DADS-U Complet
La déclaration DADS-U a pour principe de déclarer l’activité professionnelle d’un salarié au cours
d’un exercice, en indiquant les différentes situations du salarié au cours de ce même exercice.
En effet, tout événement survenu au cours de l’année (par exemple : un changement de statut
professionnel ou catégoriel, un congé parental&ldots;) doit faire l’objet d’une déclaration de
situation.
De plus, toutes les informations spécifiques au salarié doivent faire l’objet d’une déclaration : par
exemple, les contrats d’apprentissage, embauche premier salarié, ZRR ou les périodes
d’inactivité qui font partie d’une déclaration particulière.
Composition du fichier DADS-U
- Des structures
Qui contiennent des groupes
Qui contiennent des sous-groupes
Qui contiennent des rubriques, qui sont les informations élémentaires de
la déclaration
Qui contiennent des sous rubriques
Cette structuration hiérarchique se retrouve dans les références des rubriques.
Comment sont regroupées les informations dans le fichier DADS-U ?
Composition d’un fichier DADS-U (S* signifie Structure) :
Structure Description Informations complémentaires
S*10 Emetteur : Pour identifier l’émetteur qui
réalise l’envoi
Structure obligatoire quelle que soit la
nature de la déclaration
S20 Entreprise : Pour identifier l’entreprise
déclarée
Structure obligatoire quelle que soit la
nature de la déclaration
S30 Identification salarié : Pour identifier le
salarié déclaré
Structure obligatoire sauf s’il n’y a pas de
salarié à déclarer ou des honoraires
seuls
S41 Période(s) d’activité : Pour connaître
l’activité professionnelle et les salaires
Structure obligatoire pour chaque
période sauf si la DADS-U est de type
EBP Paye V17
294
versés pour une période de déclaration
donnée
néant
S42 Collectivités publiques Ircantec : Pour
la période d’activité citée (S41 présente),
complément d’informations pour un
salarié du secteur public relevant de
l’Ircantec
Structure obligatoire si le salarié relève
de l’Ircantec
S43 Collectivités publiques Cnracl : Pour la
période d’activité citée (S41 présente),
complément d’informations pour un
salarié du secteur public relevant de la
Cnracl
Structure obligatoire si le salarié relève
de la Cnracl
S44 Retraite complémentaire : Pour la
période d’activité citée (S41 présente),
complément d’informations pour un
salarié relevant de l’Arrco ou de l’Agirc
Structure obligatoire si le salarié relève
de l’Arrco ou de l’Agirc
S45 Prévoyance et santé collectives : Pour
la période d’activité citée, (S41 présente),
complément d’informations pour un
salarié bénéficiant d’un régime de
prévoyance collective
Structure obligatoire si le salarié relève
d’un régime de prévoyance collective
S46 Situations particulières (périodes
d’inactivité) : Pour signaler les périodes
de maladie, maternité ou accident du
travail survenues au cours de l’exercice
déclaré
Structure facultative, présente si le
salarié a été concerné par ces situations
S66 Caisse de congés payés du bâtiment
et des travaux publics (Spécifique
pour la déclaration BTP) : Pour chaque
période d’activité citée (S41 présente),
complément d’informations pour le calcul
des droits à congés payés réglés par une
caisse de congés payés du BTP
Structure obligatoire si la DADS-U est
destinée aux caisses de congés payés
du BTP
S70 Honoraires : Pour identifier les
bénéficiaires d’honoraires et pour
déclarer les montants versés
Structure facultative
S80 Identification INSEE des
établissements : Pour identifier tous les
établissements de l’entreprise faisant
l’objet de la déclaration
Structure obligatoire
S90 Total envoi : Pour totaliser certaines
rubriques composant l’envoi
Structure obligatoire
Structures liées au salarié
Il y a deux groupes de données à déclarer par salarié :
Un premier groupe correspond à l’identification du salarié (S30) et aux activités du
salarié durant une année (S41 et ses occurrences). Pour ce groupe, on aura autant
de périodes que d’évolutions du salarié dans l’entreprise sachant que les périodes
ne peuvent pas se chevaucher (Le chevauchement de période d’activité est
autorisé à condition d’un code emploi multiple et que le contrat soit à temps partiel).
Un deuxième groupe correspond aux éventuelles périodes de situations
particulières ou de non-activité (maladie, accident du travail, chômage,
intempéries). C’est la structure S46.
DADS-U
295
Chaque salarié doit être déclaré dans le premier groupe.
Exemple !!!
Un salarié est embauché au 01/01/2004 en CDD pour 3 mois. Il faut alors déclarer une période
S41 du 01/01/2004 au 31/03/2004. Pendant ces trois mois, ce salarié a eu un salaire avec des
cotisations à différents organismes. Tout ceci sera déclaré dans la première période. Selon les
spécificités de son contrat de travail, des informations complémentaires seront déclarées et
d’autres pas.
C’est la présence de rubriques dans le bulletin ou le paramétrage de la fiche salarié qui
déclenchera les données DADS U.Ce salarié obtient un CDI au 1er avril 2004. C’est donc une
nouvelle période qu’il faut déclarer dans le fichier. Le changement de contrat déclenche alors une
nouvelle situation S41 à partir du 01/04/2004 et les différentes informations s’y rattachant.
Si ce salarié est absent du 20/02/2004 au 24/02/2004 pour maladie alors le deuxième groupe
S46, présentera une période de non-activité.
Comment gérer un émetteur différent pour chaque déclaration DADS-U ?
Pour gérer un émetteur différent dans chaque déclaration DADS-U, vous devez aller paramétrer
cet émetteur dans les préférences de votre dossier.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences + Onglet Emetteur / Declarant
Généralités
Vous devez tout d'abord vérifier que l'option Utiliser les informations d'émetteur ci-dessous
est bien cochée.
Ensuite, vous devez renseigner les différentes informations.
Les déclencheurs automatiques DADS-U
Dans la fiche du salarié, certains éléments sont déclencheurs de Situation DADS-U.
En effet dès qu’un des champs, listés ci-dessous, sera modifié dans la fiche du salarié alors cela
entraînera une création de situation S41.G01 dans la préparation du fichier DADS-U. (Options
disponibles à partir de la version PRO)
Remarques !!!
Dès l’instant que vous apportez une modification dans la fiche de votre salarié sur les champs
cités précédemment, une nouvelle situation sera automatiquement déclaré dans votre DADS-U ,
que vous ayez renseigné ou non les informations dans l’onglet Entrée/Sortie.
Tous ces champs sont des déclencheurs automatiques de situation DADS-U.
Le code Contrat de travail :
Par exemple, le fait de passer d’un CDD à un CDI déclenchera une nouvelle situation.
Si le champ est modifié, le motif Changement de contrat de travail est automatiquement affecté
dans l'onglet Entrée / Sortie en motif de début et de fin de période.
Caractéristique de l’activité :
C’est le fait de passer d’un temps complet à un temps partiel ou autre... Si le champ est modifié,
EBP Paye V17
296
le motif Changement des caractéristiques de l’activité ou du contrat de travail est
automatiquement affecté dans l'onglet Entrée / Sortie en motif de début et de fin de période.
Statut professionnel :
C’est le fait de passer d’un statut employé à un statut cadre supérieur par exemple.
Si le champ est modifié, le motif Changement du statut professionnel est automatiquement
affecté dans l'onglet Entrée / Sortie en motif de début et de fin de période.
Statut catégoriel :
Il faut indiquer ici si le salarié est cadre ou non cadre.
Si le champ est modifié, le motif Changement du statut catégoriel est automatiquement affecté
dans l'onglet Entrée / Sortie en motif de début et de fin de période.
Taux de travail à temps partiel :
Il est à indiquer si la caractéristique de l’activité est rattachée à un temps partiel. Il sera lui aussi
déclencheur car il peut varier dans l’année pour un salarié comme passer de 80% à un mi-temps.
Si le champ est modifié, le motif Changement du taux d’activité à temps partiel est
automatiquement affecté dans l'onglet Entrée / Sortie en motif de début et de fin de période.
Code régime :
Chaque changement de régime entraîne la création d’une nouvelle situation DADS-U.
Si le champ est modifié, le motif Changement d’un des régimes de bases de Protection
Sociale pour au moins un risque est automatiquement affecté dans l'onglet Entrée / Sortie en
motif de début et de fin de période.
Caisse de rattachement :
Chaque affectation de caisse entraîne la création d’une nouvelle situation DADS-U..
Si le champ est modifié, le motif Changement de code régime complémentaire est
automatiquement affecté dans l'onglet Entrée / Sortie en motif de début et de fin de période.
Remarques !!!
Dans le cas ou vous avez oublié de modifier ces données dans la fiche de votre salarié une
situation sera tout de même générée. Vous devrez corriger votre fichier dans l’éditeur complet
DADS-U à la préparation du fichier.
Configuration des cumuls DADS-U
La configuration des cumuls est une étape nécessaire à réaliser avant de lancer la préparation du
fichier DADS-U. (Options disponibles à partir de la version PRO)
En effet, nous vous proposons un paramétrage par défaut qui n'est pas toujours conforme avec
le paramétrage de vos bulletins. Vous avez certainement créé d'autres rubriques ou variables
dans votre dossier, que vous devez insérer dans le paramétrage de votre DADS-U.
Il est donc important de personnaliser cette configuration des cumuls en fonction de votre dossier
et des données que vous devez déclarer.
Attention !!!
Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version PRO
Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas.
Comment y accéder ?
Barre de menu Déclarations + Configuration des cumuls
DADS-U
297
Ecran de gauche : Groupes et sous-groupes de la DADS-U
Apparaissent ici tous les groupes ou sous-groupes de la DADS-U qui ont des rubriques de
cumuls devant être associées à une donnée de paye.
Explication des icônes :
aucune rubrique de cumul n’est à paramétrer dans les groupes ou sous-groupes
possédant cet icône (l'écran de droite est vide)
des rubriques de cumuls sont paramétrées dans les groupes ou sous-groupes
possédant cet icône (l'écran de droite contient des rubriques)
des formules ont été personnalisées dans certaines rubriques de ce groupe
des formules contiennent des rubriques ou des variables que vous n'avez pas dans votre
dossier de paye.
Exemple !!!
Dans la société de démonstration, accédez à la configuration des cumuls.
Sélectionnez le groupe S41.G01.00 (Période d’activité). Les informations relevant de ce groupe
apparaissent dans l'écran de droite.
Affichage des codes DADS-U
Pour une meilleur visibilité, vous avez la possibilité d'afficher ou non le code DADS-U qui se
trouve devant la description de chaque groupes ou sous-groupes.
Si vous ne souhaitez pas voir ces codes dans la liste, décochez l'option Afficher les codes
DADS-U
Option de recherche
Vous avez la possibilité de rechercher une partie ou l'ensemble d'un code DADS-U ou d'un
libellé.
Exemple !!!
Vous souhaitez rechercher toutes les rubriques ayant le mot "Retraite" dans la description, vous
devez saisir ce mot dans la zone de recherche, puis cliquez sur Rechercher, le premier mot
Retraite est trouvé, puis cliquez de nouveau sur le bouton pour passer au mot suivant. (vous
pouvez également utiliser la touche Entrée de votre clavier)
Vous pouvez également rechercher par exemple toutes les rubriques finissant pas _57, ou
commençant par S41.
Ecran de droite : Description de toutes les rubriques de cumuls
Apparaissent ici toutes les rubriques de cumuls devant être associées à une donnée de paye.
Les colonnes suivantes apparaissent, Indicateur de couleur, Code, Libellé, Évaluation et
Formule.
Code
Cette colonne affiche le code de la rubrique DADS-U, elle apparaît à l'écran seulement si l'option
Afficher les codes DADS-U est cochée.
L'indicateur de couleur s'affiche devant le code, une couleur différente apparaît dès que vous
modifiez une formule ou lorsque la formule contient une rubrique ou une variable qui n'est pas
présente dans votre dossier :
- vert : cela veut dire que les formules proposées par défaut ont été personnalisées,
- rouge : cela veut dire que dans la formule il y a une variable ou une rubrique qui n'existe
pas dans votre dossier (cela n'a aucune incidence lors de la génération de votre fichier
EBP Paye V17
298
DADS-U),
- aucune couleur : cela veut dire que la formule n'a pas été personnalisée et que les
rubriques et variables utilisées sont bien dans votre dossier.
Libellé
Cette colonne affiche le libellé de la rubrique DADS-U à évaluer dans le fichier DADS-U.
Si vous n'avez pas affiché le code DADS-U, L'indicateur de couleur s'affiche devant le libellé.
Évaluation
Cette zone est complétée en fonction :
• Des formules indiquées dans la colonne Formule
• Du salarié sélectionné dans l'encadré Évaluation
• De la période d'évaluation sélectionnée dans la zone "Premier et dernier bulletin de la
période à tester"
Formule
Cette colonne affiche la formule de calcul indiquée pour la rubrique et qui permettra de l'évaluer
lors de la génération du fichier DADS-U
Comment modifier la formule ?
Vous avez la possibilité de modifier la formule proposée par défaut si elle ne correspond pas au
paramétrage de votre dossier.
Vous devez sélectionner la rubriques à modifier, puis sélectionner le bouton Modifier la formule,
et l'éditeur de formule.s'affiche.
Exemple !!!
Dans notre exemple, le groupe S41.G01.00 (Période d’activité) a été sélectionné. Sélectionnez
maintenant la rubrique S41.G01.00.021 (Nombre d’heures travaillées pour la période), puis le
bouton Modifier la formule,
Saisissez dans la zone de formule : HEUREEL+HEUCOMP, puis valider la fenêtre par OK.
Comment revenir sur la formule d'origine ?
Si vous souhaitez revenir à la formule d'origine (proposée par défaut par le logiciel), vous devez
sélectionner le bouton Formule par défaut.
Exemple !!!
Dans notre exemple, la rubrique S41.G01.00.021 (Nombre d’heures travaillées pour la
période) a été sélectionnée. La formule qui apparaît est HEUREEL+HEUCOMP.
Revenez sur la formule d’origine en sélectionnant Formule par défaut, la formule initiale
réapparaît.
Comment tester le résultat ?
La colonne évaluation vous permet de tester la formule saisie en reprenant les informations du
salarié (qui doit être sélectionné dans l'encadré Évaluation zone Employé) et pour une période
donnée (vous devez choisir la période du bulletin dans la zone Premier et dernier bulletins de
la période à tester)
Exemple !!!
Dans notre exemple, la formule de calcul est celle proposée par défaut par le logiciel.
Sélectionnez le salarié AYMARD, puis du bulletin 01 janv. –31 janv. au 01 janv. – 31 janv.
Dans la colonne évaluation, tous les cumuls du groupe S41.G01.00 sont évalués.
Dans la rubrique S41.G01.00.021 (Nombre d’heures travaillées pour la période) le nombre
d’heure à déclarer pour le salarié AYMARD apparaît.
DADS-U
299
Nous vous invitons également à lire attentivement la notice de génération DADS-U.
Avertissement
A la clôture de vos bulletins une fenêtre d’avertissement ou d’erreur peut s’afficher si vous avez
des incohérences dans votre dossier de paye.
Attention !!!
Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas.
Message d’avertissement
Ce contrôle est réalisé sur vos données de paye en vue de la déclaration DADS-U complète,
vous avez la possibilité de :
• Consulter le rapport : Ce choix vous permet de consulter les incohérences
détectées par la paye sur vos données DADS-U. Vous devrez corriger ces erreurs
soit dans votre dossier de paye soit dans votre fichier. Le rapport reste consultable
par le menu Gestion + Consulter les incohérences de paye.
• Continuer la clôture : Ce choix vous permet d’ignorer l’avertissement et de continuer
votre Clôture. Nous vous conseillons tout de même de consulter le rapport et
d’annuler la clôture afin d’apporter les corrections dans votre dossier.
• Annuler la clôture.
Message d’erreur
Ce message est bloquant, vous ne pourrez pas clôturer vos bulletins si vous n’avez pas
renseigné tous les éléments obligatoires dans la fiche de votre salarié.
Si vous souhaitez consulter de nouveau le rapport vous devez :
• Relancer votre clôture est sélectionner le bouton Consulter le rapport ;
• Aller dans répertoire de votre dossier qui se trouve dans l’explorateur Windows,
puis sélectionner le RapportFicheSalarie.xml (le chemin est noté dans votre
message).
Message d’erreur : concernant les organismes
L’organisme ARCCO ou AGIRC a été détecté dans vos lignes de bulletin, vous devez donc
affecter la caisse de rattachement de type ARCCO ou AGIRC dans la fiche de votre salarié
onglet Affectation
Un avertissement apparaîtra également si vous avez affecté un organisme et que ce dernier n’a
pas été détecté dans vos bulletins. Soit l’organisme est affecté par erreur et nous vous
conseillons de le retirer soit c’est normal et vous pouvez continuer votre clôture mensuelle.
Le rapport DADS-U
Afin de diminuer les erreurs en génération du fichier DADS-U, il est important d’effectuer des
contrôles tout au long de l’année sur les données de paye.
Attention !!!
Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Consulter les incohérences de paye
EBP Paye V17
300
Pourquoi modifier les données indiquées dans le rapport avant la clôture mensuelle
définitive ?
Dès que vous avez des avertissements dans votre rapport, nous vous conseillons de corriger les
données dans votre dossier de paye.
En effet, une situation commence avec un bulletin et se termine avec un bulletin. Ce qui signifie
qu’une situation est détectée à la clôture du bulletin. Une fois une nouvelle situation commencée,
il n’est plus possible de modifier les données de paye correspondant à la situation précédente.
Comment apporter les modifications des données de paye indiquées dans le rapport ?
Pour corriger les anomalies constatées, vous devrez :
• corriger les erreurs dans la paye lorsque cela est possible
• corriger les erreurs directement dans le fichier généré en passant par l'éditeur DADS-U
Préparation du fichier DADS-U
Cette option vous permet de Préparer votre fichier DADS-U complet, TDS, Honoraires....
Dès qu'il sera complété et correct vous pourrez le déposer sur le site de Net-entreprises, après
avoir validé votre préparation par l'option Déclarer.
Attention !!!
Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version PRO
Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas.
Comment accéder à la préparation du fichier DADS-U depuis le logiciel de paye?
Vous pouvez réaliser les messages DADS-U suivants :
Barre de menu Déclarations + DADS-U Complète + Préparer
Barre de menu Déclarations + DADS-U TDS+ Préparer
Barre de menu Déclarations + DADS-U Honoraires seuls + Préparer
Barre de menu Déclarations + DADS-U DNA + Préparer
Barre de menu Déclarations + DADS-U CI BTP + Préparer
Barre de menu Déclarations + DADS-U Sociétés d'assurances + Préparer
Le fichier n'a jamais été préparé précédemment
Lorsque la préparation n'a jamais été faite, l'éditeur s'ouvre automatiquement avec les données
de votre dossier de paye du message sélectionné.
Le fichier a déjà été préparé précédemment
Le message indiquant que votre fichier a déjà été préparé s'affiche, sélectionnez :
- Consulter : si vous ne souhaitez pas perdre les modifications que vous avez apporté à
votre fichier à l'aide de l'éditeur.
Remarque !!!
Si vous avez modifié vos données dans votre logiciel de paye, ces modifications n'apparaitront
pas dans votre fichier DADS-U; dans ce cas il faut sélectionner Remplacer.
- Remplacer : si vous souhaitez récupérer les données de votre dossier de paye.
Remarque !!!
DADS-U
301
Si vous avez apporté des modifications dans votre fichier DADS-U à l’aide de l’éditeur DADS-U
toutes vos modifications seront écrasées.
Comment générer le fichier ?
Nous vous conseillons de suivre la notice de génération de fichier.
Préparation du fichier DADS-U
Lorsque le fichier a déjà été préparé une première fois et que vous relancez l'étape de la
préparation, une boîte vous avertit qu'un fichier existe déjà. Vous avez le choix entre plusieurs
possibilités.
• Consulter : Ce bouton vous permet de réouvrir le fichier que vous avez préparé la fois
précédente.
• Remplacer : Ce bouton vous permet d'écraser le fichier que vous avez préparé la fois
précédente.
• Annuler : Ce bouton ferme la boîte et arrête la préparation du fichier.
Import des cumuls DADS-U
Cette fonction permet de récupérer les cumuls DADS-U pré-paramétrés dans le logiciel, ou
récupérer le paramétrage des cumuls d’un autre dossier.
Cela signifie qu’un export doit d’abord être réalisé à partir du dossier d’origine.
Attention !!!
Cette fonction est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Importation + Cumuls DADS-U
Comment importer les données ?
Sélectionnez le fichier avec l’extension .cum, en double-cliquant dessus.
Ou, sélectionnez, le type de paramétrage choisi, puis le fichier .cum (toujours en double
cliquant). S’affiche alors tous les cumuls à importer.
Pourquoi cette fenêtre s’affiche-t-elle en mise à jour de mon dossier ?
Deux conditions doivent s’ajouter afin d’avoir à l’écran cette fenêtre. Les cumuls apparaissant
dans cette fenêtre sont donc :
• Ceux que vous avez personnalisé par la configuration des cumuls (menu Dossier +
Dadsu + Configuration des cumuls).
• Et ceux qu’EBP a modifié de part un changement de cahier des charges ou une
modification de formule mieux adaptée.
Vous pouvez accepter ou refuser d’importer les formules. Vous pouvez cependant revenir sur
cette fenêtre en passant par le menu Outils + Importation + Cumuls DADS-U
Export des Cumuls DADS-U
Cette option permet d’exporter le paramétrage des cumuls DADS-U afin de les importer dans un
autre dossier.
Attention !!!
EBP Paye V17
302
Cette fonction est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Exportation + Cumuls DADS-U
Comment exporter les données ?
Après avoir lancer la commande d’accès, la fenêtre Enregistrer sous va s’ouvrir.
Le logiciel va créer un fichier nommé ebp_paye.cum, dans le répertoire EBP, mais vous pouvez
changer le nom et l’emplacement du fichier si vous le souhaitez. Cliquez ensuite sur
Enregistrer : l’export de tous les cumuls DADS-U est lancé.
L'éditeur DADS-U
L’éditeur DADS-U est un module vous permettant de visualiser ou de modifier la structure ou les
données de votre fichier DADS-U
Attention !!!
Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version PRO
Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas.
Comment y accéder ?
Barre de menu Déclarations + DADS-U (Complète ou DNA ou TDS ou...+
Préparer
Comment modifier les valeurs générées ?
Si les valeurs indiquées dans la visualisation des données DADS-U sont fausses, soit la formule
de calcul indiquée dans la configuration des cumuls est fausse soit vos données de paye sont
erronées.
Dans ce dernier cas, une erreur a peut-être été faite dans un de vos bulletins. Veuillez les vérifier
et apporter les modifications nécessaires. (Une déclôture mensuelle peut être faite pour corriger
vos données de paye, dans ce cas reportez-vous à la partie Déclôture mensuelle).
Si vous ne souhaitez pas réaliser de déclôture, vous avez la possibilité de réaliser les
modifications directement dans le fichier que vous avez préparé.
Attention !!!
Si vous préparer de nouveau votre fichier à l’aide de votre logiciel de paye et que des
modifications ont été faites au préalable dans l’éditeur DADS-U, si vous sélectionner Remplacer
toutes les modifications ne seront pas conservées, si vous souhaitez ouvrir le fichier sélectionner
Consulter
Comment modifier les structures générées ?
Vous avez la possibilité d’ajouter ou de modifier les structures dans l’éditeur. Pour cela, nous
vous conseillons de consulter l’aide en ligne disponible dans cet éditeur par la touche F1.
Comment gérer des contacts différents pour chaque déclaration DADS-U ?
Pour gérer des contacts différents dans chaque déclaration DADS-U, vous devez aller
paramétrer ces différents contacts dans les préférences de votre dossier.
Comment y accéder ?
DADS-U
303
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences + Onglet Emetteur / Declarant
Généralités
Vous devez tout d'abord vérifier que l'option Utiliser les informations d'émetteur ci-dessous
est bien cochée.
Ensuite, vous devez renseigner vos différents contacts. Ils sont au nombre de 3 maximum.
Notice de génération
Notice de génération des fichiers DADS-U
La Déclaration Annuelle de Données Sociales (DADS) est une formalité obligatoire que les
entreprises effectuent chaque année.
Dans le cadre de la simplification administrative, il y a fusion de la DADS-TDS et de la DADSCRC.
L'unification de ces normes a abouti à la DADS-U : Déclaration Automatisée de
Données Sociales Unifiée.
En une seule déclaration, les entreprises peuvent ainsi communiquer l’ensemble des éléments
de paye à tous leurs organismes sociaux. La DADS-U se substitue aux deux normes existantes
DADS-TDS et DADS-CRC depuis l’exercice 2005 pour la déclaration effectuée en janvier 2006.
Je suis une petite entreprise, je n'ai pas internet et je souhaite réaliser ma DADS sur papier,
comment faire ?
Je souhaite déclarer ma DADS-U Complète par un fichier (option disponible à partir de la version
PRO), comment faire ?
Je souhaite déclarer ma DADS-U CI BTP, comment faire ?
Attention !!!
Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas.
Je souhaite déclarer ma DADS-U Prévoyance sociétés Assurances, comment faire ?
Remarque !!!
Cette déclaration concerne tous les types de dossier.
Comment générer et télétransmettre vers Pôle emploi les attestations employeurs ?
Pensez à consulter la veille sociale par le menu Internet + Veille sociale.
Petites entreprises : DADS sur papier
Vous devez au préalable vous procurer les 3 formulaires (Salarié, Etablissement et Honoraires)
auprès de votre centre TDS.
A l’aide de votre logiciel de paye, vous pouvez imprimer un état préparatoire à la DADS. Cet état
récapitule uniquement les données accessibles dans de votre paye.
Attention !!!
Le support papier étant voué à disparaître, veuillez donc prendre toutes dispositions pour
transmettre votre déclaration par Internet.
EBP Paye V17
304
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Etat préparatoire à la DADS puis
sélectionner le modèle
Comment remplir le formulaire ?
Votre édition papier reprend, dans le titre, le nom du formulaire concerné et les zones
correspondantes aux informations demandées.
Vous pourrez donc compléter à l’aide de cet état préparatoire le formulaire papier que votre
centre de TDS vous a envoyé.
Si vous souhaitez avoir une explication complète sur les zones à renseigner, reportez-vous à la
notice explicative envoyée par votre centre.
Attention !!!
Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas.
DADS-U par un fichier
Votre logiciel de paye génère le fichier DADS-U complet. En effet, il intègre la déclaration TDS,
IRC et IP
Attention !!!
Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version PRO
Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas.
Dans votre logiciel de paye, vous devez générer votre fichier, mais avant cela, vous devez suivre
les instructions des étapes suivantes :
Etape 1 : Vérifier les coordonnées de votre dossier
Etape 2 : Vérifier les informations saisies sur l'émetteur DADS-U
Etape 3 : Contrôler les formules de calculs qui alimentent vos cumuls DADS-U
Etape 3bis : Mettre en place des Heures supp dans la DADS-U
Etape 4: Vérifier votre période de paye
Etape 5 : Générer votre fichier DADS-U
Etape 6 : Modifier votre fichier DADS-U
Etape 7 : Déclarer votre fichier DADS-U
Etape 8 : Comment transférer le fichier sur Net-Entreprises ?
Etape 9 : Un rapport d'erreur DADS-U a été envoyé par Net Entreprises
Etape 10 : Passer le fichier de mode Test à Réel
Etape 1 : Vérifier les coordonnées de votre dossier
Vous devez vérifier l’exactitude des coordonnées de votre dossier ainsi que l’identification
(adresse, Siret, APE..)
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées+ onglet Adresse
et identification
Remarque !!!
DADS-U
305
Vous pouvez obtenir des informations complémentaires en sélectionnant l’aide de l’onglet
adresse et de l’onglet identification
Si votre dossier n’est pas l’entreprise siège, vous devez saisir les coordonnées de l’entreprise
siège.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences + Onglet siège
Remarque !!!
Vous pouvez obtenir des informations complémentaires en sélectionnant l’aide de l’onglet siège
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
Etape 2 : Vérifier les informations saisies sur l'émetteur DADS-U
Vous devez obligatoirement renseigner l’émetteur et le contact émetteur de votre DADS-U. Si
vous ne l’avez pas fait, vous ne pourrez pas préparer votre fichier DADS-U.
Renseignez également les informations concernant le destinataire du Compte-rendu
d’exploitation (CRE). En effet, il faut renseigner les coordonnées de l’établissement de
l’entreprise ou son mandataire qui a été désigné pour recevoir le document émis par les centres
récepteurs après l’exploitation complète de votre fichier DADS-U.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + paramètres généraux + onglet
Emetteur/Déclarant
Si vous possédez plusieurs dossiers, l'émetteur est commun à tous les dossiers.
Depuis la version 14.0.0 de votre logiciel de paye vous avez la possibilité de gérer un émetteur
différent pour chaque dossier. Pour cela, vous devez allez dans le menu Dossier + Propriétés +
Préférences + Onglet Emetteur/Déclarant.
Remarque !!!
Pour obtenir de l’aide sur ces fonctionnalités cliquez ici
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
Etape 3 : Contrôler les formules de calculs qui alimentent vos cumuls DADS-U
Cette étape est importante car c’est cette configuration des cumuls qui alimentera une grande
partie des valeurs à déclarer dans votre fichier DADS-U.
En effet, nous vous proposons un paramétrage par défaut qui n'est pas toujours conforme avec
le paramétrage de vos bulletins. Vous avez certainement créé d'autres rubriques ou variables
dans votre dossier, que vous devez insérer dans le paramétrage de votre DADS-U.
EBP Paye V17
306
Il est donc important de personnaliser cette configuration des cumuls en fonction de votre dossier
et des données que vous devez déclarer.
Comment y accéder ?
Barre de menu Déclarations + Configuration des cumuls
Remarque !!!
Pour obtenir de l’aide sur cette fonctionnalité cliquez ici
A quoi sert cette configuration ?
Elle sert à reprendre les valeurs et montants de vos bulletins de paye, si vous ne faites pas ce
paramétrage correctement, votre fichier DADS-U sera faux.
Retour à l'étape précédente ou
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Retour à la notice de génération
Etape 3bis : Mise en place de l'allègement, loi du 21 Aout 2007 (TEPA) dans la DADS-U
Si vous avez payé à vos salariés :
• des heures supplémentaires,
• des heures complémentaires,
• des jours excédant le forfait,
• des jours de repos rachetés au titre de 2008
• des heures de repos compensateur de remplacement exonérées ,
Vous devez les déclarer dans votre fichier DADS-U.
Dans la rubrique S41.G01.00.073 (Rémunération heures supplémentaires et
complémentaires exonérée) pour la rémunération des heures supplémentaires et
complémentaires exonérée.
Dans la structure S41.G30.35 (Allègements, loi du 21 aout 2007) et S41.G30.36 (Allègements,
loi du 21 aout 2007 : rémunérations exonérées), pour les jours de repos rachetés au titre de
2008.
Un paramétrage par défaut est proposé, cependant, si vous avez modifié ou créé d’autres
rubriques ou variables, vous devez obligatoirement, les ajouter dans le paramétrage de la
configuration des cumuls et mettre les bonnes natures dans vos rubriques.
Comment doit-on déclarer ces heures et jours dans le fichier DADS-U ?
Vous devez suivre les étapes suivantes :
Étape 1 :
Où doit-on déclarer la rémunération des heures supplémentaires et complémentaires
exonérés qui doit être déclarée au centre des impôts ?
La rémunération de ces heures doit être déclarée dans la rubrique S41.G01.00.073. Vous devez
personnaliser les formules dans la configuration des cumuls (par le menu Déclarations +
Configuration des cumuls), pour cela, vous devez suivre les points suivants :
• A gauche de la fenêtre de "Configuration des cumuls" vous devez sélectionner la
DADS-U
307
structure S41.G01.00 (Période d'activité)
• A droite, sélectionnez la rubrique S41.G01.00.073 (Rémunération heures
supplémentaires et complémentaires exonérée),
• Cliquez sur le bouton Modifier la Formule, et indiquez la liste des rubriques de
rémunération des heures supplémentaires utilisées dans vos bulletins (indiquez le code
de vos rubriques à la place des "...") :
Montant(GHS25EXO)+Montant(GHS50EXO)+Montant(GCOMPEXO)+Montant(...)+...
Étape 2 :
Où doit-on déclarer la rémunération exonérée ainsi que les réductions et déductions de
cotisations ?
Toutes ses informations sont déclarées dans les 2 structures suivantes :
• S41.G30.35 (Allègement, loi du 21 Août 2007) : Pour les Montants des réductions et
des déductions de cotisations
• S41.G30.36 (Allègement, loi du 21 Août 2007 : rémunérations exonérées) : Pour la
rémunérations et le nombre d'heures ou de jours exonéré.
Afin de déclarer ces heures ou jours exonérés dans votre fichier DADS-U, vous devez vérifier la
nature (Exonération des heures ou Rachat de jours de repos) et la sous nature de la rubrique
qui a été sélectionnée.
Le montant de la déduction des cotisations patronales des heures (ou jours) :
Vous devez déclarer en DADS-U le montant de la déduction des cotisations patronales
(S41.G30.35.004.001). Pour cela, vous devez :
• Sélectionner la ou les rubrique(s) de cotisation calculant la déduction forfaitaire
patronale.
• Sélectionner Exonération TEPA dans la nature de la rubrique
• Sélectionner Déduction patronale en sous-nature.
Le montant de la réduction des cotisations salariales des heures (ou jours) :
Vous devez déclarer en DADS-U le montant de la réduction des cotisations salariales
(S41.G30.35.005.001). Pour cela, vous devez :
• Sélectionner la ou les rubrique(s) de cotisation calculant la réduction forfaitaire salariale.
• Sélectionner Exonération TEPA dans la nature de la rubrique
• Sélectionner Réduction salariale en sous-nature.
La rémunération exonérées :
Vous devez déclarer en DADS-U la somme des rémunérations versées au titre de la loi du 21
Aout 2007 ainsi que le nombre d'heures ou de jours afférents à ces heures. Pour cela, vous
devez :
• Pour les heures supplémentaires, complémentaires ou jour excédant le forfait :
• Sélectionner la ou les rubriques de salaire brut indiquant la rémunération
exonérée ;
• Sélectionner Exonération des heures dans la nature de la rubrique puis une
des sous-nature suivantes :
• Heures supplémentaires exonérées pour déclencher la structure
S41.G30.36.001 et le code type de rémunération sera 01.
• Heures complémentaires exonérées pour déclencher la structure
S41.G30.36.001 et le code type de rémunération sera 02.
• Jours excédant le forfait exonérés pour déclencher la structure
S41.G30.36.001 et le code type de rémunération sera 03.
EBP Paye V17
308
• Pour les jours excédant le forfait, les jours RTT rachetés au titre de 2008, les heures de
repos compensateur de remplacement exonérées :
• Sélectionner la ou les rubriques de salaire brut indiquant la rémunération
exonérée ;
• Sélectionner Rachat des jours de repos dans la nature de la rubrique puis une
des sous-natures suivantes :
• RTT acquis depuis 01/08 et Jours de repos (forfait) acquis depuis
01/08 pour déclencher la structure S41.G30.36.001 et le code type de
rémunération sera 04.
• Repos compensateur acquis depuis le 01/08 pour déclencher la
structure S41.G30.36.001 et le code type de rémunération sera 05.
Le nombre d'heures (ou jours) déclaré reprend la base des rubriques qui ont été typées. Les
bases en jours seront divisées par la variable HJOUR pour être ramenées en heures.
La rémunération déclarée reprend le montant des rubriques qui ont été typées
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
Etape 4 : Vérifier votre période de paye
Pour la préparation finale de votre DADS-U, vous devez obligatoirement être sur le mois de
décembre Clôturé, si le mois de décembre ne l’est pas encore, vous devez obligatoirement
lancer la clôture mensuelle par le menu Gestion + Clôturer le mois.
Si vous avez déjà clôturé mensuellement votre mois de décembre avec une version antérieure à
la V10.0R1, vous devez déclôturer votre mois et le re-clôturer.
Lors de la clôture mensuelle, si vous avez un rapport d’erreur DADS-U, vous devez :
• Arrêter la clôture, et apporter les modifications dans votre paye
ou
• Continuer la clôture et vous devrez modifier les données dans votre fichier DADS-U
à l’aide de l’éditeur.
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
Etape 5: Préparer votre fichier DADS-U
Après avoir vérifié vos données de paye, vous devez générer votre fichier DADS-U
Comment y accéder ?
Barre de menu Déclarations + DADS-U Complète + Préparer
Remarque !!!
Pour obtenir de l’aide sur ces fonctionnalités cliquez ici
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
DADS-U
309
Retour à la notice de génération
Etape 6 : Modifier votre fichier DADS-U
Après la préparation du fichier l'éditeur s'ouvre et vous avez la possibilité de modifier vos
données.
Comment re-ouvrir le fichier ?
Barre de menu Déclaration + DADS-U Complète + Préparer
dans le message d'avertissement sélectionnez Consulter
Remarque !!!
Pour obtenir de l’aide sur l’éditeur faites F1 sur la page principale.
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
Etape 7 : Déclarer votre fichier DADS-U
Dès que votre fichier est correct, vous devez passer obligatoirement par cette étape afin de
pouvoir déposer votre fichier sur le site de Net Entreprise.
Comment y accéder ?
Barre de menu Déclarations + DADS-U Complète + Déclarer
Déroulez l'assistant
Etape 1 : Message d'erreur sur la base de travail
Vous pouvez avoir un message vous indiquant que votre fichier contient encore des erreurs, vous
avez la possibilité de continuer ou d'arrêter la déclaration.
En cas d'arrêt de la déclaration, vous pouvez ouvrir votre fichier en passant par préparer afin de
vous permettre de corriger toutes les erreurs.
Si vous continuez vous passerez à l'étape suivante :
Etape 2 : Déclaration
L'assistant de déclaration s'affiche
Etape 3 : Fichier Test ou Réel
Vous devez choisir si vous souhaitez déposer sur le site de Net-entreprises votre fichier en test
ou en réel.
• Le fichier en mode Test est un fichier non définitif que vous allez transmettre aux
organismes à titre d'essai.
• Le fichier en mode Réel est un fichier définitif qui sera traité officiellement par les
différents organismes.
Vous devez passer en mode Réel lorsque vous n'avez plus d'erreur sur votre fichier ou au plus
EBP Paye V17
310
tard au fin janvier
Attention !!!
Vous pouvez commencer à envoyer votre fichier en Mode Réel dès que l'information est notée
sur le site de net-entreprises.
Etape 4 : Sélection du chemin du fichier de destination
Indiquez ici le chemin d'enregistrement de votre fichier DADS-U. Modifiez le nom du fichier si
nécessaire.
Par défaut le chemin proposé est le suivant : C:\Documents and Settings\All
Users\Documents\EBP\Partage\Dossiers\'Nom de votre dossier"\Paye.X\Déclarations
Etape 5 : Certificat de contrôle
Votre fichier peut être certifié par l'outil de contrôle (fourni gracieusement par net-entreprises) dès
qu'aucune erreur est trouvée par cet outil sur votre fichier (le rapport d'erreurs est consultable
dans votre éditeur)
Grâce à ce certificat, les organismes destinataires traitent en priorité votre fichier.
Etape 6 : Fichier déclarer
Votre fichier est prêt à être déposé sur le site de net-entreprises.
Vous pouvez :
- accéder directement à votre fichier
- accéder au site de Net-entreprises.
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
Etape 8: Comment transférer le fichier sur Net-Entreprises ?
Si vous avez coché l'option Accédez au site de net-entreprises, le site s'ouvre sur la page
d'accueil.
Vous devez être inscrit pour accéder aux étapes suivantes.
Si vous n'êtes pas inscrit : accédez à l’option Inscrivez-vous et notez le Siret de votre entreprise
ainsi que votre nom, prénom, numéro de téléphone et votre adresse mèl.
Après avoir réalisé votre inscription vous pouvez déposer votre fichier DADS-U sur le site. Pour
cela vous devez :
• Vous positionnez sur l’option Identifiez-vous
• Saisissez votre n° de Siret et votre nom, prénom et le mot de passe qui vous a été
transmis lors de votre inscription (ou celui que vous avez renseigné)
• Dans Vos déclarations, sélectionnez Accéder aux déclarations
• Accédez ensuite à la déclaration DADS-U
• Sélectionnez le menu Déclarer
• Par le bouton Parcourir sélectionnez le fichier que vous avez précédemment
déclaré. (Par défaut il se trouve dans le répertoire de votre dossier + Paye.X +
Déclarations.
DADS-U
311
Des anomalies ont été retournées par Net Entreprises comment faire ?
Vous devez apporter les modifications soit dans votre paye soit directement dans votre fichier.
Remarque !!!
Net entreprises vous laisse la possibilité de contrôler votre fichier avant de le déposer sur
leur site, pour cela télécharger l’outil qui est fourni gracieusement par Net-entreprise et
qui est mis à votre disposition directement sur le site de net-entreprises (Espace Editeur
de logiciel)
L’adresse Internet du site de net-entreprises est la suivante : www.net-entreprises.fr
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
Etape 9: : Un rapport d'erreur DADS-U a été envoyé par Net Entreprises
Vous pouvez corriger les erreurs qui vous ont été transmises dans votre dossier de paye, ou en
modifiant votre fichier dans l'éditeur DADS-U
Attention !!!
Si vous préparez de nouveau votre fichier à l’aide de votre logiciel de paye et que vous cliquez
sur Remplacer alors les modifications qui ont été faites au préalable dans l’éditeur DADS-U
seront perdues.
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
Etape 10 : Passer le fichier mode Réel
Comment passe-t-on le fichier DADS-U en mode Réel ?
Vous devez suivre les étapes suivantes :
• Enregistrer et Fermer le fichier précédemment ouvert.
• Déclarer votre DADS-U en passant par le menu Déclarations + DADS-U
Complète + Déclarer
• Dans l'assistant sélectionner le mode Réel
Remarque !!!
Pour obtenir de l’aide dans votre Éditeur DADS-U, presser le bouton F1
Quand doit-on passer le fichier DADS-U en mode Réel ?
Lorsque Net-Entreprises ne vous aura plus retourné d’erreurs et au plus tard au 31 janvier.
Attention !!!
Vous pouvez commencer à envoyer votre fichier en Mode Réel dès que l'information est notée
sur le site de net-entreprises
EBP Paye V17
312
Retour à l'étape précédente ou
Retour à la notice de génération
313
DADS-U CI-BTP (Bâtiment)
Qu'est-ce que la DADS-U CI-BTP ?
Attention !!!
Cette fonctionnalité est disponible en version Expert et Bâtiment.
Si votre dossier n’est pas de type Bâtiment ces informations ne vous concernent pas.
Présentation de la norme DADS-U CI-BTP
La Déclaration Annuelle de Données Sociales caisse Congés Intempéries BTP est une formalité
que les entreprises peuvent effectuer chaque mois, trimestre ou année.
La déclaration annuelle CI-BTP reprend la période du 1 avril N-1 au 31 mars de l’année N.
Si vous n’avez pas commencé votre paye sur la période N-1, vous devrez modifier manuellement
votre fichier DADS-U CI-BTP.
Présentation du fichier DADS-U CI-BTP
Comme pour la DADS-U complète, vous devez déclarer dans votre DADS-U CI-BTP les
différentes périodes d’activité et d’inactivité de votre salarié.
Composition du fichier DADS-U CI-BTP
La composition du fichier est la même que la DADS-U Complète. (groupes, structures, rubriques)
avec des structures en plus et en moins.
Comment sont regroupées les informations dans le fichier DADS-U CI-BTP ?
Composition d’un fichier DADS-U (S signifie Structure) :
Structure Description Informations complémentaires
S10 Emetteur : Pour identifier l’émetteur qui
réalise l’envoi
Structure obligatoire quelle que soit la
nature de la déclaration
S20 Entreprise : Pour identifier l’entreprise
déclarée
Structure obligatoire quelle que soit la
nature de la déclaration
S30 Identification salarié : Pour identifier le
salarié déclaré
Structure obligatoire sauf s’il n’y a pas de
salarié à déclarer
S41 Période(s) d’activité : Pour connaître
l’activité professionnelle et les salaires
versés pour une période de déclaration
donnée
Structure obligatoire pour chaque
période.
S66 Caisse de congés payés du bâtiment
et des travaux publics (Spécifique
pour la déclaration BTP) : Pour chaque
période d’activité citée (S41 présente),
complément d’informations pour le calcul
des droits à congés payés réglés par une
caisse de congés payés du BTP
Structure obligatoire pour la DADS-U
destinée aux caisses de congés payés
du BTP
S46 Situations particulières (périodes
d’inactivité) : Pour signaler les périodes
de maladie, maternité ou accident du
travail survenues au cours de l’exercice
déclaré
Structure facultative, présente si le
salarié a été concerné par ces situations
S80 Identification INSEE des Structure obligatoire
EBP Paye V17
314
établissements : Pour identifier tous les
établissements de l’entreprise faisant
l’objet de la déclaration
S90 Total envoi : Pour totaliser certaines
rubriques composant l’envoi
Structure obligatoire
Structures liées au salarié
Il y a deux groupes de données à déclarer par salarié :
Un premier groupe correspond à l’identification du salarié (S30) et aux activités du
salarié (S41) durant la période de déclaration. Pour ce groupe, on aura autant de
S41 que d’évolutions du salarié dans l’entreprise.
Un deuxième groupe correspond aux éventuelles périodes de situations
particulières ou de non-activité (maladie, accident du travail, chômage,
intempéries). C’est la structure S46.
Chaque salarié doit être déclaré dans le premier groupe.
Exemple !!!
Un salarié est embauché au 01/12/2005 en CDD pour 3 mois. Il faut alors déclarer une période
S41 du 01/12/2005 au 28/02/2006. Pendant ces trois mois, ce salarié a eu un salaire avec des
cotisations aux différents organismes. Tout ceci sera déclaré dans la première période.
C’est la présence de rubriques dans le bulletin ou le paramétrage de la fiche salarié qui
déclenchera les données DADS U.Ce salarié obtient un CDI au 1er mars 2005. C’est donc une
nouvelle période qu’il faut déclarer dans le fichier. Le changement de contrat déclenche alors une
nouvelle situation S41 à partir du 01/03/2005 et les différentes informations s’y rattachant.
Si ce salarié est absent du 20/02/2004 au 24/02/2004 pour maladie alors le deuxième groupe
S46, présentera une période de non-activité.
La première période d’activité S41 déclarée pour le salarié dans la DADS-U CCP BTP sera du
01/12/2005 au 28/02/2006, la seconde S41 sera du 01/03/2005 au 31/03/2006.
La période d’inactivité S46 sera également présente dans le fichier.
Préparation du fichier DADS-U CI-BTP
Cette option vous permet de préparer votre fichier DADS-U CI-BTP annuel, mensuel ou
trimestriel.
Avant de lancer la préparation de votre fichier DADS-U CI-BTP, nous vous conseillons de suivre
la notice de génération.
Attention !!!
Cette fonctionnalité est disponible en version Expert et Bâtiment
Si votre dossier n’est pas de type Bâtiment ces informations ne vous concernent pas.
Comment y accéder ?
Barre de menu Déclarations + DADS-U CI-BTP + Préparer
Etape 1 : Comment choisir la périodicité ?
Vous pouvez choisir la périodicité mensuelle, trimestrielle et annelle.
La périodicité Annuelle reprend les données saisies dans votre logiciel de paye sur la période du
DADS-U CI-BTP (Bâtiment)
315
1er avril N-1 au 31 mars de l’année N.
La périodicité Mensuelle est destinée aux entreprises occupant 10 salariés et plus.
La périodicité Trimestrielle est destinée aux entreprises occupant moins de 10 salariés.
Le fichier n'a jamais été préparé précédemment
Lorsque la préparation n'a jamais été faite, l'éditeur s'ouvre automatiquement avec les données
de votre dossier de paye.
Le fichier a déjà été préparé précédemment
Le message indiquant que votre fichier a déjà été préparé s'affiche, sélectionnez :
- Consulter : si vous ne souhaitez pas perdre les modifications que vous avez apportées
à votre fichier à l'aide de l'éditeur.
Remarque !!!
Si vous avez modifié vos données dans votre logiciel de paye et ces modifications n'apparaitront
pas dans votre fichier DADS-U CI BTP; dans ce cas il faut sélectionner Remplacer.
- Remplacer : si vous souhaitez récupérer les données de votre dossier de paye.
Remarque !!!
Si vous avez apporté des modifications dans votre fichier DADS-U CI BTP à l’aide de l’éditeur
DADS-U toutes vos modifications seront écrasées
Comment générer le fichier ?
Nous vous conseillons de suivre la notice de génération de fichier.
Comment sont renseignées les données de la S41.G01.00 : Période d'activité? (pour la CI
BTP)
S41.G01.00.001 à 004 Début et fin de période d’activité
Sont repris ici la période de début et de fin de situation, ainsi que les codes motifs de début et de
fin de situation indiquées dans l’onglet Entrée/Sortie de la fiche du salarié.
Il y a autant de S41 avec une période différente qu’il y a de changement de situation.
S41.G01.00.008 à 019, éléments de la fiche salarié
Dans ces différentes zones, sont repris les éléments notés dans la fiche de votre salarié pour la
période d’activité concernée.
S41.G01.00.025 à 028, renseignements sur l’accident du travail
Ces rubriques ne doivent pas être déclaré. Si vous indiquez manuellement des valeurs dans ces
zones à l'aide de l'éditeur DADS-U, votre fichier DADS-U CI BTP sera refusé.
S41.G01.00.029 : Base brut Sécurité sociale pour la période
Vous devez renseigner la base réelle ou la base forfaitaire de sécurité sociale pour votre salarié
pour la période déclarée.
S41.G01.00.032/033/035/063 valeurs fiscale
Ces rubriques doivent figurer dans la DADS-U CI BTP mais la valeur doit être égale à 0.
Les autres rubriques
La majorité des autres rubriques doivent être paramétrées dans la configuration des cumuls.
EBP Paye V17
316
Comment sont renseignées les données de la S66 : CI-BTP ?
Attention !!!
Cette structure n’apparaît que dans la DADS-U CI-BTP. Option disponible qu’en version
Bâtiment et EXPERT
Si votre dossier n’est pas de type Bâtiment ces informations ne vous concernent pas
Cette structure est toujours alimentée dans votre DADS-U CI-PBTP. En effet, elle permet de
déclarer à vos caisses les différents éléments de salaire de vos salariés.
S66.G01.00.001 Numéro d’adhésion à la caisse
Vous devez renseigner dans votre organisme de congé payé ce numéro d’adhésion dans la zone
Code de la fiche organisme
Vous devez également renseigner dans l'onglet Affectations de la fiche de votre salarié sa caisse
de rattachement de type congés payés.
S66.G01.00.005 ancienneté dans la profession
Il faut déclarer dans cette zone le nombre d’années entières dans la profession à la fin de la
période déclarée (S41.G01.00.003)
La date d’entrée dans la profession doit être saisie dans l'onglet bâtiment de la fiche de votre
salarié.
S66.G01.00.006 Code bénéficiaire Pôle emploi
Pour avoir Oui dans cette zone, vous devez cocher l’option Assujettis à Pôle emploi qui se
trouve dans l'onglet bâtiment de la fiche de votre salarié.
S66.G01.00.008 / 10 / 11
Sont des rubriques paramétrables dans la configuration des cumuls.
Il faut déclarer dans ses rubriques la valeur de la formule au dernier mois de la période déclarée.
S66.G01.00.014 Taux d’abattement pour frais professionnels
Vous devez renseigner la zone Abattement dans la fiche de votre salarié dans l'onglet bâtiment.
S66.G01.00.015 statut cotisant
Vous devez renseigner la zone statut cotisant dans la fiche de votre salarié dans l'onglet
bâtiment.
S66.G01.00.016 / 018 / 019 Niveau / Position / Echelon
Vous devez renseigner ces éléments dans l'onglet Info. Paye de la fiche de votre salarié.
S66.G01.00.020 / 021 / 022
Vous devez renseigner ses différents éléments dans l'onglet bâtiment de la fiche de votre salarié.
Pour les autres rubriques de la S66 de votre fichier DADS-U, vous devez :
• Dans la configuration des cumuls du menu Déclarations + Configuration des
cumuls, sélectionner :
o dans la colonne de gauche la structure S66,
o dans la colonne de droite vérifier les formules de calcul des différentes
rubriques
o Dans la zone formule, indiquer la rubrique ou la variable permettant
d’alimenter cette rubrique.
DADS-U CI-BTP (Bâtiment)
317
Notice de génération
Notice de génération du fichier DADS-U CI-BTP
Votre logiciel de paye génère le fichier DADS-U CI-BTP, annuel, mensuel et trimestriel destiné
aux caisses de congé payé du bâtiment.
Attention !!!
Cette fonctionnalité est disponible en version Expert et Bâtiment
Si votre dossier n’est pas de type Bâtiment ces informations ne vous concernent pas.
Dans votre logiciel de paye, vous devez générer votre fichier, mais avant cela, vous devez suivre
les instructions des étapes suivantes :
Etape 1 : Vérifier les coordonnées de votre dossier
Etape 2 : Vérifier les informations saisies sur l'émetteur DADS-U CI-BTP
Etape 3 : Contrôler les formules de calculs qui alimentent vos cumuls DADS-U CI-BTP
Etape 4: Vérifier votre période de paye
Etape 5 : Générer votre fichier DADS-U CI-BTP
Etape 6 : Modifier votre fichier DADS-U CI-BTP
Etape 7 : Déclarer votre fichier DADS-U CI BTP
Etape 8 : Comment transférer le fichier ?
Etape 9 : Passer le fichier de mode Test à Réel
Etape 10 : Contrôle du fichier
Etape 1 : Vérifier les coordonnées de votre dossier
Vous devez vérifier l’exactitude des coordonnées de votre dossier ainsi que l’identification
(adresse, Siret, APE..)
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées+ onglet Adresse
et identification
Remarque !!!
Vous pouvez obtenir des informations complémentaires en sélectionnant l’aide de l’onglet
adresse et de l’onglet identification
Si votre dossier n’est pas l’entreprise siège, vous devez saisir les coordonnées de l’entreprise
siège.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences + Onglet siège
Remarque !!!
Vous pouvez obtenir des informations complémentaires en sélectionnant l’aide de l’onglet siège
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
Etape 2 : Vérifier les informations saisies sur l'émetteur DADS-U
EBP Paye V17
318
Vous devez obligatoirement renseigner l’émetteur et le contact émetteur de votre DADS-U CIBTP.
Si vous ne l’avez pas renseigné vous ne pourrez pas préparer votre fichier DADS-U CIBTP.
Remarque !!!
Les CI-BTP n’émettent pas de Compte rendu d’exploitation. Cependant, vous pouvez le
renseigner, car il est obligatoire pour la DADS-U Complète.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + paramètres généraux + onglet
Emetteur
Remarque !!!
Pour obtenir de l’aide sur ces fonctionnalités cliquez ici
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
Etape 3 : Contrôler les formules de calculs qui alimentent vos cumuls DADS-U
Cette étape est importante car c’est cette configuration des cumuls qui alimentera une partie des
valeurs à déclarer.
Un paramétrage par défaut est proposé, cependant, vous avez probablement modifié ou créé
d’autres rubriques ou variables, qui devront être paramétrées.
Comment y accéder ?
Barre de menu Déclarations + Configuration des cumuls
Remarque !!!
Pour obtenir de l’aide sur cette fonctionnalité cliquez ici
Je souhaite faire une DADS-U CI-BTP annuelle, où renseigner les cumuls ?
Seul le paramétrage indiqué sur votre exercice en cours alimentera vos cumuls DADS-U. En
effet, il est possible que vous ayez changé votre configuration des cumuls sur votre exercice en
cours et pas sur le précédent. Le logiciel calculera donc les informations de votre exercice
précédent en fonction des formules renseignées sur votre exercice courant.
Exemple !!!
Vous êtes au mois de mars 2006.
Vous avez indiqué, dans la configuration des cumuls, une formule de calcul permettant
d’alimenter la rubrique S41.G01.00.037 (valeur avantage en nature) : Montant (AVN1)
Vous n’avez pas de formule de calcul sur votre exercice 2005
Votre salarié à la rubrique AVN1 d’alimenté en juin 2005 et en janvier 2006.
Lors de votre génération du fichier DADS-U CI-BTP, les valeurs de juin 2005 et janvier 2006
apparaîtront
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
DADS-U CI-BTP (Bâtiment)
319
Retour à la notice de génération
Etape 4 : Vérifier votre période de paye
Pour la génération finale de votre dossier, vous devez avoir Clôturé votre mois (Avril, pour la
déclaration annuelle). Pour ce faire, vous devez lancer la clôture mensuelle par le menu Gestion
+ Clôturer le mois.
Lors de la clôture mensuelle, si vous avez un rapport d’erreur DADS-U, vous devez :
• Arrêter la clôture, et apporter les modifications dans votre paye
ou
• Continuer la clôture et vous devrez modifier les données dans votre fichier DADS-U
à l’aide de l’éditeur.
Remarque !!!
Le rapport qui s’affiche à la clôture mensuelle est le rapport de la DADS-U Complète. Certains
éléments sont également obligatoires pour la DADS-U CI-BTP. Nous vous conseillons vivement
de limiter toutes les erreurs et de les corriger.
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
Etape 5 : Préparer votre fichier DADS-U CI BTP
Après avoir vérifié vos données de paye, vous devez préparer votre fichier DADS-U CI-BTP
Comment y accéder ?
Barre de menu Déclarations + DADS-U CI BTP+ Préparer
dans le message d'avertissement sélectionnez Consulter
Remarque !!!
Pour obtenir de l’aide sur ces fonctionnalités cliquez ici
Choisir la périodicité ?
Sélectionner la périodicité de déclaration que vous avez choisie, puis la période à déclarer.
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
Etape 6 : Modifier votre fichier DADS-U CI-BTP
Après la préparation du fichier, vous avez la possibilité de le modifier dans l’éditeur.
Comment ouvrir le fichier ?
Barre de menu Déclaration + DADS-U Complète + Préparer
dans le message d'avertissement sélectionnez Consulter
EBP Paye V17
320
Remarque !!!
Pour obtenir de l’aide dans l’éditeur faites F1 sur la page principale.
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
Etape 7 : Déclarer votre fichier DADS-U CI BTP
Dès que votre fichier est correct, vous devez passer obligatoirement par cette étape afin de
pouvoir déposer votre fichier auprès de l'organisme destinataire.
Comment y accéder ?
Barre de menu Déclarations + DADS-U CI BTP+ Déclarer
Déroulez l'assistant
Etape 1 : Message d'erreur sur la base de travail
Vous pouvez avoir un message vous indiquant que votre fichier contient encore des erreurs, vous
avez la possibilité de continuer ou d'arrêter la déclaration.
En cas d'arrêt de la déclaration, vous pouvez ouvrir votre fichier en passant par préparer afin de
vous permettre de corriger toutes les erreurs.
Si vous continuez vous passerez à l'étape suivante :
Etape 2 : Déclaration
L'assistant de déclaration s'affiche
Etape 3 : Fichier Test ou Réel
Vous devez choisir si vous souhaiter déposer sur le site de Net-entreprises votre fichier en test
ou en réel.
• Le fichier en mode Test est un fichier non définitif que vous allez transmettre aux
organismes à titre d'essai.
• Le fichier en mode Réel est un fichier définitif qui sera traité officiellement par les
différents organismes.
Vous devez passer en mode Réel lorsque vous n'avez plus d'erreurs sur votre fichier ou au plus
tard à la date communiqué par votre caisse de congés payés.
Etape 4 : Sélection du chemin du fichier de destination
Indiquez ici le chemin d'enregistrement de votre fichier DADS-U. Modifiez le nom du fichier si
nécessaire.
Par défaut le chemin proposé est le suivant : C:\Documents and Settings\All
Users\Documents\EBP\Partage\Dossiers\'Nom de votre dossier"\Paye.X\Déclarations
Etape 5 : Fichier déclarer
Votre fichier est prêt à être envoyé à votre caisse de congés payés
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
DADS-U CI-BTP (Bâtiment)
321
Etape 8: Comment transférer le fichier ?
Il n’existe pas de lieu de dépôt unique pour l’envoi vers les CI-BTP.
Vous devez prendre contact avec votre Caisse de Congé Paye du Bâtiment ou des Travaux
Publics qui vous indiquera comment transmettre votre fichier.
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
Etape 9 : Passer le fichier en mode Réel
Comment procéder ?
Dans un premier temps vous devez faire des fichiers de test et les déposer pour contrôles. Le
résultat de ces contrôles va indiquer si des anomalies sont présentes ou non. Tant que des
anomalies sont présentes alors il est préférable de retester dans cette phase de test.
Lorsque le fichier a passé avec succès les contrôles alors vous pourrez déposer votre fichier
avec l’indicateur positionné à REEL, ainsi lorsque votre CI-BTP recevra le fichier elle pourra alors
considérer que cet envoi est REEL et pourra l’intégrer dans son système d’information afin d’en
exploiter les données.
Date limite de dépôt ?
Vous devez normalement déposer votre fichier REEL dans le courant du mois d’avril (pour une
déclaration annuelle). La date limite de dépôt varie selon les caisses. Vous devez prendre
contact avec votre caisse afin connaître cette date limite de dépôt.
Comment passe-t-on le fichier DADS-U en mode Réel ?
Vous devez suivre les étapes suivantes :
• Enregistrer et Fermer le fichier précédemment ouvert.
• Déclarer votre DADS-U en passant par le menu Déclarations + DADS-U CIBTP +
Déclarer
• Dans l'assistant sélectionner le mode Réel
Remarque !!!
Pour obtenir de l’aide dans votre Editeur DADS-U, presser le bouton F1
Retour à l'étape précédente ou
Retour à la notice de génération
323
DADS-U Prévoyance
Qu'est-ce que la DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances)
Attention !!!
Cette fonctionnalité est disponible en version Pro et Expert
Présentation de la norme DADS-U Prévoyance (sociétés d'assurances)
La Déclaration Annuelle de Données Sociales Prévoyance (sociétés d'assurances) est une
formalité que les entreprises peuvent effectuer chaque trimestre, ou année.
Présentation du fichier DADS-U Prévoyance (sociétés d'assurances)
Vous devez déclarer dans votre DADS-U Prévoyance (sociétés d'assurances) les différentes
périodes d’inactivité de votre salarié et les éléments de salaires des cotisations affectées à
chaque organisme d'assurance.
Remarque !!!
Vous devez réaliser un fichier par organisme d'assurance.
Composition du fichier DADS-U Prévoyance (sociétés d'assurances)
La composition du fichier est la même que la DADS-U Complète. (groupes, structures, rubriques)
avec des structures en plus et en moins.
Comment sont regroupées les informations dans le fichier DADS-U Prévoyance (sociétés
d'assurances) ?
Composition d’un fichier DADS-U (S signifie Structure) :
Structure Description Informations complémentaires
S10 Emetteur : Pour identifier l’émetteur qui
réalise l’envoi
Structure obligatoire quelle que soit la
nature de la déclaration
S20 Entreprise : Pour identifier l’entreprise
déclarée
Structure obligatoire quelle que soit la
nature de la déclaration
S30 Identification salarié : Pour identifier le
salarié déclaré
Structure obligatoire sauf s’il n’y a pas de
salarié à déclarer
S46 Situations particulières (périodes
d’inactivité) : Pour signaler les périodes
de maladie, maternité ou accident du
travail survenues au cours de l’exercice
déclaré
Structure facultative, présente si le
salarié a été concerné par ces situations
S51 Eléments de cotisations : Pour déclarer
les éléments de salaires de la société
d'assurance.
Structure obligatoire
S80 Identification INSEE des
établissements : Pour identifier tous les
établissements de l’entreprise faisant
l’objet de la déclaration
Structure obligatoire
EBP Paye V17
324
S85 Récapitulatif des montants déclarés
:Pour totaliser les montants déclarés à la
société d'assurance pour tous les
salariés
Structure obligatoire
S90 Total envoi : Total des rubriques
composant l’envoi
Structure obligatoire
Structures liées au salarié
Il y a deux groupes de données à déclarer par salarié :
Un premier groupe correspond à l’identification du salarié (S30)
Un deuxième groupe correspond aux éventuelles périodes de cotisations à
l'assurance (structure S51) ou les périodes de non-activité (maladie, accident du
travail, chômage, intempéries). C’est la structure S46.
Chaque salarié ayant des cotisations à l'organisme d'assurance doit être déclaré dans le premier
groupe.
Exemple !!!
Un salarié est embauché au 01/01/xx en CDD pour 3 mois. Il faut alors déclarer une période S51
du 01/01/xx au 31/03/xx. Pendant ces trois mois, ce salarié a eu un salaire avec des cotisations à
l' organisme d'assurance. Tout ceci sera déclaré dans la période S51.
C’est la présence de rubriques dans le bulletin qui déclenchera les données DADS U de la S51.
Si ce salarié est absent du 20/02/xx au 24/02/xx pour maladie alors le deuxième groupe S46,
présentera une période de non-activité.
Comment sont renseignées les données de la S51 : Eléments de cotisation
La structure S51 est produite en fonction des rubriques de cotisation mises sur le bulletin de vos
salariés.
Remarque!!!
Tous les changements effectués sur la rubrique de cotisation déclenchent une nouvelle S51.
Par exemple, le taux de votre rubrique de cotisation change, une nouvelle S51 sera produite.
Quelques précisions sur les différentes rubriques de la S51
• Code catégorie socio professionnelle, Code situation familiale, Matricule du salarié
et Nombre d'enfants à charge : ces informations proviennent de la fiche du salarié
• Référence du contrat, Code organisme destinataire, Code type nature base de
cotisation : ces informations proviennent de votre fiche de paramétrage de votre
organisme de type assurance.
• Montant de l'assiette de cotisations ou Montant du forfait ou du versement libre :
ce montant dépend du code type nature base de cotisation indiqué dans la fiche de votre
contrat d'assurance. Si c'est une assiette on indique les montants dans la rubrique
montant de l'assiette (S51.G01.00.009.001). Si c'est un forfait on indique le montant du
forfait dans la rubrique Montant du forfait (S51.G01.00.009.002). On ne doit renseigner
qu'une seule des 2 rubriques.
• Montant de l'assiette des régularisations, Taux de régularisation, Montant de la
régularisation : Ces valeurs proviennent de vos rubriques de cotisation pour lesquelles
vous avez coché la propriété "Régularisation de cotisation société d'assurance".
Comment sont renseignées les données de la structure S85.G01.04 ?
DADS-U Prévoyance
325
Cette structure est à ajouter manuellement à partir de l'éditeur.
Cette structure est présente si aucun salarié n'a été déclaré pour l'établissement au titre d'un
contrat d'assurance collectif.
Vous devez compléter le code organisme destinataire qui vous sera fourni votre organisme
d'assurance ou le courtier délégataire.
Comment sont renseignées les données de la S85 : récapitulatif des montants déclarés ?
Il y a une structure S85 par référence contrat. Les montants proviennent de vos différentes S51.
Préparation du fichier DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances)
Cette option vous permet de préparer votre déclaration DADS-U Prévoyance (Sociétés
d'assurances), annuelle, trimestrielle.
Avant de lancer la préparation de votre fichier DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances),
nous vous conseillons de suivre la notice de génération.
Attention !!!
Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Déclarations + DADS-U Sociétés d'assurance+ Préparer
Etape 1 : Comment choisir la périodicité ?
Vous pouvez choisir la périodicité trimestrielle et annuelle.
La périodicité Annuelle reprend les données saisies dans votre logiciel de paye sur votre
exercice complet.
La périodicité Trimestrielle reprend les données saisies dans votre logiciel de paye sur le
trimestre demandé.
Le fichier n'a jamais été préparé précédemment
Lorsque la préparation n'a jamais été faite, l'éditeur s'ouvre automatiquement avec les données
de votre dossier de paye.
Le fichier a déjà été préparé précédemment
Le message indiquant que votre fichier a déjà été préparé s'affiche, sélectionnez :
- Consulter : si vous ne souhaitez pas perdre les modifications que vous avez apportées
à votre fichier à l'aide de l'éditeur.
Remarque !!!
Si vous avez modifié vos données dans votre logiciel de paye et ces modifications n'apparaîtront
pas dans votre fichier DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances) ; dans ce cas il faut
sélectionner Remplacer.
- Remplacer : si vous souhaitez récupérer les données de votre dossier de paye.
EBP Paye V17
326
Remarque !!!
Si vous avez apporté des modifications dans votre fichier DADS-U Prévoyance (Sociétés
d'assurances) à l’aide de l’éditeur DADS-U toutes vos modifications seront écrasées
Comment générer le fichier ?
Nous vous conseillons de suivre la notice de génération de fichier.
Notice de génération
Notice de Génération du fichier DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances)
Votre logiciel de paye vous permet de produire le fichier DADS-U Prévoyance (Sociétés
d'assurances) annuel, trimestriel destiné aux sociétés d'assurances que ce soit des compagnies
d'assurances ou des sociétés de courtage en assurance.
Attention !!!
Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version PRO.
Dans votre logiciel de paye, vous devez déclarer votre fichier auprès des organismes
destinataires, mais avant cela, vous devez suivre les instructions des étapes suivantes :
Etape 1 : Vérifier les coordonnées de votre dossier
Etape 2 : Vérifier les informations saisies sur l'émetteur DADS-U
Etape 3 : Vérifier le paramétrage de votre organisme
Etape 4: Vérifier vos rubriques de cotisation
Etape 5 : Préparer votre fichier DADS-U Prévoyance (Stés assurances)
Etape 6 : Modifier votre fichier DADS-U Prévoyance (Stés assurances)
Etape 7 : Déclarer votre fichier DADS-U Prévoyance (Stés assurances)
Etape 8 : Comment transférer le fichier ?
Etape 9 : Comment passer le fichier de Test à Réel
Etape 1 : Vérifier les coordonnées de votre dossier
Vous devez vérifier l’exactitude des coordonnées de votre dossier ainsi que l’identification
(adresse, Siret, APE..)
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées+ onglet Adresse
et identification
Remarque !!!
Vous pouvez obtenir des informations complémentaires en sélectionnant l’aide de l’onglet
adresse et de l’onglet identification
Si votre dossier n’est pas l’entreprise siège, vous devez saisir les coordonnées de l’entreprise
siège.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences + Onglet siège
DADS-U Prévoyance
327
Remarque !!!
Vous pouvez obtenir des informations complémentaires en sélectionnant l’aide de l’onglet siège
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
Etape 2 : Vérifier les informations saisies sur l'émetteur DADS-U
Vous devez obligatoirement renseigner l’émetteur et le contact émetteur de votre DADS-U
Société d'assurance. Si vous ne l’avez pas renseigné vous ne pourrez pas préparer votre fichier.
Remarque !!!
Les sociétés d'assurances n’émettent pas de Compte rendu d’exploitation. Cependant, vous
pouvez le renseigner, car il est obligatoire pour la DADS-U Complète.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + paramètres généraux + onglet
Emetteur /Déclarant
Remarque !!!
Pour obtenir de l’aide sur ces fonctionnalités cliquez ici
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
Etape 3 : Vérifier le paramétrage de vos organismes
Pour contrôler les informations de vos organismes, vous devez aller dans votre arborescence du
logiciel et dans la partie Organismes.
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
Etape 4 : Vérifier vos rubriques de cotisation
Pour que les montants se déclarent correctement dans votre déclaration DADS-U, vous devez
avoir correctement rattachées dans vos rubriques de cotisations à l'organisme.
Dans vos rubriques de cotisation vous servant à régulariser vos cotisations de type assurance, il
est important d'avoir coché la propriété "Régularisation de cotisation société d'assurance".
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
EBP Paye V17
328
Etape 5 : Préparer votre fichier DADS-U Prévoyance (sociétés d'assurances)
Après avoir vérifié vos données de paye, vous devez préparer votre fichier DADS-U.
Comment y accéder ?
Barre de menu Déclarations + DADS-U Sociétés d'assurances +
Préparer
Choisir la périodicité ?
Sélectionnez la période de la déclaration, soit annuelle ou trimestrielle.
Choix des organismes
Cochez le ou les organismes auxquels est destinée la déclaration.
Remarque !!!
Lorsque vous lancerez la préparation, si c'est votre première préparation l'éditeur s'ouvrira
directement. Par contre si ce n'est pas votre première préparation vous obtiendrez un message
comme quoi le fichier existe déjà. Plusieurs possibilités s'offrent à vous.
• Consulter : la consultation permet de réouvrir le fichier que vous aviez préparé la fois
précédente.
• Remplacer : permet d'écraser le précédent fichier par un nouveau.
• Annuler : permet d'arrêter la préparation du fichier.
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
Etape 6 : Modifier votre fichier DADS-U
Vous avez déjà fait la préparation du fichier et vous souhaitez le consulter ou le modifier.
Comment réouvrir mon fichier ?
Barre de menu Déclarations + DADS-U Sociétés d'assurances +
Préparer
Lorsque vous obtenez le message d'avertissement vous
devez faire consulter
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
DADS-U Prévoyance
329
Etape 7 : Déclarer votre fichier DADS-U Prévoyance (Stés assurances)
Dès que votre fichier est correct, vous devez passer obligatoirement par cette étape afin de
pouvoir déposer votre fichier sur le site de DéclarAssur.
Comment y accéder ?
Barre de menu Déclarations + DADS-U Sociétés d'assurances +
Déclarer
Déroulez l'assistant
Etape 1 : Message d'erreur sur la base de travail
Vous pouvez avoir un message vous indiquant que votre fichier contient encore des erreurs, vous
avez la possibilité de continuer ou d'arrêter la déclaration.
En cas d'arrêt de la déclaration, vous pouvez ouvrir votre fichier en passant par préparer afin de
vous permettre de corriger toutes les erreurs.
Si vous continuez vous passerez à l'étape suivante :
Etape 2 : Déclaration
L'assistant de déclaration s'affiche.
Etape 3 : Fichier Test ou Réel
Vous devez choisir si vous souhaitez déposer sur le site de DéclarAssur votre fichier en test ou
en réel.
• Le fichier en mode Test est un fichier non définitif que vous allez transmettre aux
organismes à titre d'essai.
• Le fichier en mode Réel est un fichier définitif qui sera traité officiellement par les
différents organismes.
Vous devez passer en mode Réel lorsque vous n'avez plus d'erreur sur votre fichier ou au plus
tard à la date communiquée par votre organisme d'assurance.
Etape 4 : Sélection du chemin du fichier de destination
Indiquez ici le chemin d'enregistrement de votre fichier. Modifiez le nom du fichier si nécessaire.
Par défaut le chemin proposé est le suivant : C:\Documents and Settings\All
Users\Documents\EBP\Partage\Dossiers\'Nom de votre dossier"\Paye.X\Déclarations
Etape 5 : Fichier déclarer
Votre fichier est prêt à être déposé sur le site de DeclarAssur.
Vous pouvez :
- accéder directement à votre fichier
- accéder au site de DéclarAssur.
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
EBP Paye V17
330
Etape 8: Comment transférer le fichier ?
Si vous avez coché l'option Accédez au site de DéclarAssur, le site s'ouvre sur la page
d'accueil.
Vous devez être inscrit pour accéder aux étapes suivantes.
Si vous n'êtes pas inscrit : accédez à l’option Inscrivez-vous et notez le Siret de votre entreprise
ainsi que votre nom, prénom, numéro de téléphone et votre adresse e-mail.
Après avoir réalisé votre inscription vous pouvez déposer votre fichier DADS-U sur le site. Pour
cela vous devez :
• Vous positionnez sur l’option Identifiez-vous
• Saisissez votre n° de siren, votre identifiant et le mot de passe qui vous a été transmis
lors de votre inscription (ou celui que vous avez renseigné)
• Dans Vos déclarations, sélectionnez Accéder aux déclarations
• Accédez ensuite à la déclaration DADS-U
• Sélectionnez le menu Déclarer
• Par le bouton Parcourir sélectionnez le fichier que vous avez précédemment déclaré.
(Par défaut il se trouve dans le répertoire de votre dossier + Paye.X + Déclarations.
Des anomalies ont été retournées par DeclarAssur comment faire ?
Vous devez apporter les modifications soit dans votre paye soit directement dans votre fichier.
L’adresse Internet du site de net-entreprises est la suivante : www.DeclarAssur.fr
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
Etape 9 : Comment passer le fichier de Test à Réel
Dans un premier temps vous devez faire des fichiers en mode "Test" et les déposer afin de les
soumettre aux différents contrôles. Le résultat de ces contrôles va indiquer si des anomalies sont
présentes ou non. Tant que des anomalies sont présentes il est préférable de continuer à
déposer les fichiers en mode "Test".
Lorsque le fichier passe avec succès les contrôles alors vous pourrez déposer votre fichier en
mode "Réel". Ainsi lorsque votre société d'assurance recevra le fichier elle pourra alors
considérer que cet envoi est réel et pourra donc l’intégrer dans son système afin d’en exploiter
les données.
Date limite de dépôt ?
La date limite de dépôt varie selon les sociétés d'assurances. Vous devez prendre contact avec
votre caisse afin de connaître cette date limite de dépôt.
Comment passe-t-on le fichier DADS-U en mode Réel ?
Vous devez suivre les étapes suivantes :
• Déclarez votre DADS-U en passant par le menu Déclarations + DADS-U Sociétés
DADS-U Prévoyance
331
d'assurances + Déclarer
• Dans l'assistant sélectionnez le mode Réel
Retour à l'étape précédente ou
Retour à la notice de génération
333
FAQ
Liste des questions
- Comment créer mon dossier ?
- Comment ouvrir mon dossier ?
Questions concernant les salariés et le bulletin :
- Comment créer un salarié ?
- Comment réaliser la Déclaration Unique d'Embauche ?
- Dans le bulletin, à quoi servent les différentes lignes de cotisation CSG-CRDS ? (Nouveauté
gamme 2008 ou PRO V12)
- Comment gérer les Congés Payés ? (Nouveauté gamme 2009 ou PRO V13)
- Comment mettre en place le DIF ?(Nouveauté gamme 2009 ou PRO V13)
- Mise à jour des Congés de V1X à V13 (Nouveauté gamme 2009 ou PRO V13)
- Comment gérer le net à payer négatif dans le bulletin ? (Nouveauté gamme 2010 ou PRO
V14)
- Comment comprendre le résultat d'une ligne du bulletin ? (Nouveauté gamme 2010 ou PRO
V14)
Questions concernant les variables :
- Quels sont les types de variables ?
- Comment utiliser une variable dans une formule ?
- Comment saisir une valeur dans une variable à saisir ?
- Comment obtenir le cumul d'une variable ?
- A quoi servent les variables ?
Questions concernant les opérations courantes :
- Comment faire le virement des salaires ?
- Comment transférer mes écritures en comptabilité ?
- Comment imprimer le registre Unique du personnel ?
- Dans mon état des charges, la rubrique de réduction de cotisations salariales (COTRED)
s'imprime sur plusieurs lignes, je souhaite l'imprimer sur une seule ? (Nouveauté gamme 2008
ou PRO V12)
- Comment imprimer, sur un même état la les informations relatives à la réduction Fillon et des
allégements de charges patronales et salariales relatives aux heures supplémentaires ?
(Nouveauté gamme 2008 ou PRO V12)
Questions concernant les suppressions de fiches :
- Comment supprimer une rubrique ou une variable ?
- Comment supprimer une fiche salarié ?
- Comment supprimer un organisme ?
Questions concernant la gestion des Entrées/Sorties :
- Comment entrer un salarié sorti ?
- Comment saisir une date d'entrée à un salarié ?
- Comment saisir une date de sortie à un salarié ?
- Comment sortir un salarié plusieurs mois après sa sortie ?
- Comment sortir un salarié le mois suivant ?
- Comment gérer les situations DADS-U d'un salarié ?
- Comment gérer les différentes méthodes de retenue Entrée/Sortie ?
Opérations de fin d’exercices
- Comment faire ma clôture en décembre ?
- Comment réaliser ma DADS-U ?
EBP Paye V17
334
- Comment imprimer l'historique des bulletins d'un exercice clôturé ?
- Sur le premier mois d'un nouvel exercice peut-on préparer les bulletins à partir de l'option
"bulletin précédent" ?
Création d'un nouveau dossier
Vous avez la possibilité de créer un nouveau dossier, pour cela suivez les étapes suivantes :
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Nouveau
Barre d’outils , Nouveau
Raccourci clavier Alt + Entrée
Suivi des étapes
La création d’un dossier comprend 10 étapes.
Etape 1 : Partage de données
Etape 2 : Nom et emplacement
Etape 3 : Identification
Etape 4 : Adresse
Etape 5 : Contact
Etape 6 : Paramétrage du dossier
Etape 7 : Exercice courant
Etape 8 : Paramètres
Etape 9 : Congés / Absences
Etape 10 : Banque
Suivez les différentes étapes de l’assistant en avançant par le bouton Suivant. Le bouton
Précédent permet de revenir sur une étape antérieure.
Ouverture d'un dossier
Comment afficher la liste des dossiers ?
Barre de menu Dossier + Ouvrir
Comment ouvrir un dossier ?
Barre de menu Double-cliquez sur l’exercice du dossier à ouvrir. Si
votre dossier n’est pas dans la liste, cliquez sur le lien
Parcourir et recherchez votre dossier. Double-cliquez
sur le dossier désiré, puis sur le fichier.EPA.
Ecran d’accueil A l’ouverture du logiciel de paye, un écran de
bienvenue s’affiche. Apparaissent : les dossiers de
démonstration, les derniers dossiers ouverts ainsi que
la liste complète des dossiers situés sous C \ EBP \
DOSSIERS et de ceux que vous avez ouverts au
moins une fois. Il suffit donc de sélectionner le dossier
que vous souhaitez ouvrir ou éventuellement l’exercice
du dossier si vous souhaitez ouvrir un exercice
FAQ
335
antérieur.
Menu démarrer de Windows Démarrer + Programmes + EBP + Paye + EBP
Paye. Le logiciel se lance. L’écran de bienvenue
s’affiche, vous pouvez, soit sélectionner l’un des
dossiers récemment ouverts, ouvrir un dossier de
démonstration ou choisir un dossier dans la liste des
dossiers.
Par l’explorateur A partir de l'explorateur Windows, positionnez-vous
dans le répertoire du dossier à ouvrir et lancez le
raccourci (*.EPA).
Création d'un salarié
Comment accéder à la création d’une fiche Salarié ?
Barre de menu Edition + Salarié
Raccourci clavier Alt + 0 (du clavier numérique)
Arborescence Cliquez sur le classeur Salariés une fiche vierge
s’ouvre dans la partie droite de l’écran. Remplissez
alors les éléments de la fiche, en commençant par
l'entête.
La Déclaration Unique d'Embauche
La déclaration unique d'embauche (DUE) est une formalité obligatoire liée à l'embauche d'un
salarié.
Cet assistant va vous permettre de saisir toutes les informations nécessaires pour compléter
votre DUE.
Comment y accéder ?
Fiche du salarié Bouton DUE dans l’entête de la fiche du salarié
Remarque !!!
Pour accéder à ce bouton, la fiche du salarié doit être enregistrée.
Comment paramétrer les différentes données ?
Avant de lancer cette option, vous devez renseigner :
• les coordonnées de votre dossier
• les informations légales d'identification
• les informations concernant le service de santé au travail
Attention !!!
Si l’adresse de correspondance est différente de l’adresse de votre dossier, veuillez renseigner
cette dernière dans les coordonnées de votre dossier.
Quelle DUE souhaitez-vous réaliser ?
• une DUE pour le régime général
• une DUE MSA (agricole), (uniquement disponible avec un dossier de type agricole à
partir de la version PRO)
• une DUE destinée aux entreprises de travail temporaire (Uniquement disponible pour les
entreprises de travail temporaire, option à cocher dans les préférences du dossier)
EBP Paye V17
336
Dans le bulletin, à quoi servent les différentes lignes de cotisation CSG-CRDS ?
La rémunération et la majoration des heures supplémentaires sont exonérées d'impôt sur le
revenu. De ce fait, la partie de la rémunération des heures supplémentaires soumise à CSG non
déductible n'est pas à prendre en compte dans le net imposable.
La COTCSG4 a donc été ajoutée. Elle correspond à la retenue CSG-CRDS effectuée sur les
heures supplémentaires (taux de 8 % = 5.10 % +2.90 %)
La COTCSG1a été modifié mais reste la rubrique de référence qui alimente l'assiette CSG de
l'onglet cumul de la fiche salarié. De plus, elle déclenche la ligne CSG-CRDS de la DUCS
URSSAF papier agréée.
Comment gérer le net à payer négatif dans le bulletin ?
Le net à payer négatif peut être reporté le mois suivant et récupéré sur la prochaine paye.
L'ajustement du net à payer permet de produire un net à payer arrondi à l'entier supérieur.
Paramétrage dans la paye
Deux nouvelles variables ont été mises à votre disposition :
• NAPNEGMM1 : net à payer négatif du mois en cours et du mois précédent
• AJUSTNAPMM1 : ajustement du net à payer du mois en cours et du mois précédent
Pour mettre en place le nouveau paramétrage dans votre paye, vous devez suivre les étapes
suivantes :
ETAPE 1 : IMPORTATION DES RUBRIQUES
• Allez dans le menu Outils + Importation + Rubriques.
• Double cliquez sur le répertoire ''Standard'' puis sélectionnez le fichier ''Standard.rub'' et
cliquez sur le bouton Ouvrir.
• La fenêtre d'importation des rubriques s'ouvre.
• Cliquez sur le bouton Aucune et cochez les rubriques citées ci-dessous :
• RNEGM1 : Net à payer négatif M-1
• GNAPNEG : Net à payer négatif
• RAJUSTM1 : Ajustement du net à payer M-1
• GAJUSNAP : Ajustement du net à payer
• Faites ''Importer''
ETAPE 2 : MODIFICATION DES PROFILS ET/OU DES BULLETINS
Si vous souhaitez gérer uniquement le net à payer négatif :
Dans vos bulletins ou profils, vous devez insérer obligatoirement les deux rubriques suivantes :
• RNEGM1 : Net à payer négatif M-1
• GNAPNEG : Net à payer négatif
La rubrique GNAPNEG doit être placée après toutes les rubriques de net du bulletin.
Si vous souhaitez gérer uniquement l'ajustement du net à payer :
Dans vos bulletins ou profils, vous devez insérer obligatoirement les deux rubriques suivantes :
• RAJUSTM1 : Ajustement du net à payer M-1
• GAJUSNAP : Ajustement du net à payer
FAQ
337
La rubrique GAJUSNAP doit être placée après toutes les rubriques de net du bulletin.
Si vous souhaitez gérer le net à payer négatif et l'ajustement du net à payer :
Dans vos bulletins ou profils, vous devez insérer obligatoirement les quatre rubriques suivantes
en respectant cet ordre:
• RNEGM1 : Net à payer négatif M-1
• RAJUSTM1 : Ajustement du net à payer M-1
• GAJUSNAP : Ajustement du net à payer
• GNAPNEG : Net à payer négatif
La rubrique GAJUSNAP doit être placée avant la rubrique GNAPNEG qui doit être placée après
toutes les rubriques de net du bulletin et avant le net à payer.
La fiche Variable : Quels sont les types de variables ?
Trois types de variables sont à votre disposition. Chaque type de variable a un fonctionnement
bien particulier. Avant de sélectionner le type de la variable, vérifiez qu’il correspond bien à ce
que vous en attendez.
• Variable Constante :
Lorsque la valeur d’une variable est identique pour l’ensemble des salariés de l'entreprise
(comme par exemple les plafonds de sécurité sociale, le smic&ldots;), elle est dite Variable
Constante. Pointez Constante et indiquez dans la zone Valeur, la valeur de la constante (vous
pouvez saisir des montants avec jusqu'à 4 chiffres après la virgule).
• Variable à saisir :
Lorsqu’une variable à une valeur qui varie en fonction du salarié et/ou du mois, elle est dite
Variable A Saisir. Pour ce type de variables, un critère supplémentaire peut être défini : le Report
mensuel. Cela permet de reporter, à la clôture mensuelle, la valeur de la variable le mois suivant
(pour éviter la ressaisie). Autrement, la valeur est remise à zéro. Dans tous les cas, la valeur sera
modifiable.
• Variable avec Formule de calcul :
Lorsqu’une variable peut être calculée par une formule, elle est dite Variable Formule de calcul.
Pour définir la formule de calcul, saisissez-la directement dans la zone ou cliquez sur le bouton
Formule pour accéder à l’éditeur de formule. Le bouton Tester permet de tester la formule par une
saisie manuelle de valeurs.
Remarque !!!
Si vous n'arrivez pas à saisir dans une de ces zones et que le fond est jaune, c'est normal car
vous êtes en mode Traduction de la formule, sélectionnez le choix Modification de la
formule.
Retour à la fiche Variable.
La fiche Variable : Comment utiliser une variable dans une formule ?
Une variable est utilisée dans la formule de calcul d’une autre variable, d’une rubrique ou comme
valeur d’entrée d’une table de calcul. Pour cela, saisissez simplement son nom dans la formule
ou entre les crochets de la table.
Retour à la fiche Variable.
EBP Paye V17
338
La fiche Variable : Comment saisir les valeurs des variables A Saisir ?
Les valeurs des variables de type A Saisir seront à saisir directement dans le bulletin (si les
rubriques ont été paramétrées) ou dans le tableau de saisie accessible par le menu Gestion +
Saisie des variables. L’intérêt du tableau de saisie est que vous pourrez saisir les valeurs pour
l’ensemble des salariés.
Retour à la fiche Variable.
La fiche Variable : Comment obtenir le cumul d'une variable ?
Pour toute variable créée, vous pouvez obtenir son cumul exercice. Le cumul exercice d’une
variable s’obtient par ajout de $ devant le nom de la variable : $NOMDEVARIABLE
Par exemple, la variable $HEUREEL (Heures réellement travaillées) retournera la valeur cumulée
de la variable HEUREEL.
Pour obtenir le cumul sur une période précise, vous pouvez utiliser la syntaxe suivante :
$NOMDEVARIABLE[MoisDébut-MoisFin]
Les mois sont repérés par les trois premiers caractères du mois, ou les quatre premiers pour Juin
et Juillet : Jan, Fev, Mar, Avr, Mai, Juin, Juil, Aou, Sep, Oct, Nov, Dec
Par exemple, la variable $HEUREEL[Jan-Mar] donnera le cumul des heures sur le premier
trimestre.
Retour à la fiche Variable.
La fiche Variable : A quoi servent les variables ?
Une variable permet de mémoriser sous un nom précis, une valeur. Les variables peuvent être
appelées dans la formule d’une rubrique ou d’une autre variable. Leur nom n’apparaît pas
directement dans le bulletin.
Les variables Système (repérées par leur point rouge) dites aussi variables Standards ne
peuvent pas être supprimées, à la différence des variables Utilisateurs.
Avant de créer des variables particulières, consultez les variables existantes pour éventuellement
adapter leur contenu.
A la création du dossier, vous obtiendrez une liste de variables spécifiques au paramétrage
choisi :
les variables standards, les variables spécifiques à la paye Agricole, les variables spécifiques à la
paye du Bâtiment, les variables spécifiques à la paye du Spectacle et les variables spécifiques à
la paye Hôtellerie.
Il existe également un autre type de variables, non listée dans le fichier des variables, car il s’agit
de calculs internes au logiciel, ce sont les variables de cumuls.
Toute variable pourra être utilisée dans la formule d’une rubrique ou d’une autre variable par
simple appel de son nom
Retour à la fiche Variable.
Virement des salaires
Cette option permet la génération d’un fichier contenant les ordres de virements des salaires.
FAQ
339
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Virements + Des salaires
Barre d’outils , Virement bancaire
Pourquoi tous les salariés n’apparaissent-ils pas dans la liste ?
Le logiciel prend en compte tous les salariés qui ont virement comme mode de règlement dans
l’onglet Règlement de la fiche du salarié. Si ce n’est pas la cas, le salarié n’apparaîtra pas dans
la liste des virements.
Lorsque le salarié a un net à payer négatif, il n'apparaît pas dans la liste.
Si vous avez des salariés pour lesquels vous gérez plusieurs bulletins par mois, vous obtiendrez
tout d’abord la liste de ces salariés. Le nombre de bulletin total et le n° de bulletin du salarié
s'affiche.
Effectuez donc le virement pour ces salariés, puis lancez la clôture des bulletins (Gestion +
Clôturer des bulletins) pour réaliser les virements des bulletins suivants.
Pour obtenir la liste des salariés à bulletin unique et les derniers bulletins des salariés qui en ont
plusieurs, réalisez tous les bulletins de tous les salariés ayant plusieurs bulletins par mois.
Exemple !!!
Si vous avez deux salariés dont un qui a deux bulletins par mois. Lors du virement de salaire, le
premier salarié apparaît avec la notion bulletin 1/2. Réalisez le virement, puis faites le second
bulletin (après avoir clôturé le premier).
Dans la liste des virements, les 2 salariés dont un ayant le nombre de bulletin 2/2 s'afficheront.
Comment réaliser le fichier de virement ?
• La sélection du format définit la composition du fichier. Le format SEPA est un
fichier XML. Le format CFONB est un fichier TXT. Le format SEPA est le nouveau
format qui va remplacer à terme le format CFONB.
• La banque indiquée dans les préférences du dossier est proposée
automatiquement. Vous pouvez sélectionner une autre banque. En sélectionnant
une partie des salariés, vous pouvez effectuer un virement partiel à partir d’une
banque, et un autre à partir d’une autre banque. Dans la liste des salariés, la
colonne Effectué vous permet de visualiser les salariés dont le virement a déjà été
effectué ou qui reste à effectuer.
• Le numéro émetteur est automatiquement repris de la fiche Banque.
• La date de compensation se met automatiquement selon le mois de salaire que
vous virez. Cette date est modifiable.
• Le fichier sera généré par défaut dans le répertoire document de votre ordinateur.
Vous pouvez toutefois indiquer un autre lecteur ou répertoire en cliquant sur .
• Le nom du fichier est également modifiable. Le nom correspond à la date de
compensation proposée par défaut.
• Choisissez également si la structure du fichier doit comporter ou non des retours
chariot. Ce choix est très important dans la mesure où certains établissements
EBP Paye V17
340
bancaires ne reconnaissent pas les fichiers sans retour chariot.
Un historique des virements pourra être imprimé ou faxé à votre banque, dans Gestion +
Virements + Historique, dès que le virement de salaire est effectué.
Le transfert en comptabilité
Vous pouvez réaliser chaque mois le transfert des écritures comptables, soit vers votre logiciel
EBP Comptabilité ou EBP Gestion Intégrée, soit dans un fichier TXT, soit vers d’autres logiciels
de comptabilité.
Consultez aussi :
• Le transfert vers EBP comptabilité
• La communication entreprises experts . . .
Impression du Registre Unique du personnel
Remarque !!!
L’impression du registre du personnel est disponible à partir de la version Pro
Tout établissement qui emploie des salariés doit, obligatoirement, tenir un Registre Unique du
Personnel, à l'exception des particuliers employeurs et des associations ayant recours au chèque
emploi associatif.
Le registre du personnel permet de s'assurer de la transparence des emplois dans chaque
établissement de l'entreprise. Les informations y figurant doivent apparaître dans l’ordre
chronologique d’embauchage. Les indications sont donc inscrites sur le registre au moment de
l’embauche, de façon indélébile et éventuellement modifiées en fonction d’événements
postérieurs.
Remarque !!!
Le registre doit tenir compte de l’adjonction des mentions rectificatives obligatoires sans
effacement des mentions initiales.
Le registre du personnel doit être constamment tenu à la disposition :
• des délégués du personnel
• de l’inspecteur du travail
• des contrôleurs URSSAF
Les mentions obligatoires portées sur le registre doivent être conservées pendant cinq ans à
compter de la date à laquelle le salarié a quitté l'établissement. En pratique, il est conseillé de les
garder sans limitation de durée. Ces mentions sont les suivantes :
Date de l’événement
Matricule
Nom de naissance
Nom d’usage
Prénom
Date de naissance
Sexe
Nationalité
Titre ou carte de séjour avec le n° du document
Emploi
Qualification
FAQ
341
Date d’entrée
Date de sortie
Type de contrat
Contrat particulier
Caractéristique de l’activité
Remarque : Les informations suivantes : nom d’usage, titre ou carte de séjour, date de sortie,
contrat particulier sont renseignés dans les seuls cas ou la salarié est concerné par la situation.
La tenue du registre du personnel est obligatoire au niveau de l'établissement. Conséquence : si
l'entreprise comporte plusieurs établissements, l'employeur doit tenir dans chacun d'eux un
registre du personnel.
L’absence de registre ou l’inscription de mentions incomplètes ou erronées sont passibles de
sanctions pénales.
Cette édition vous permet d’imprimer le registre unique du personnel de votre établissement.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Registre Unique du Personnel
Fonctionnement du registre
La mise à jour du registre s’effectue au fur et à mesure. Toute information renseignée pour un
salarié est reprise dans le registre. En revanche, la date de sortie d’un salarié ’r;’sortant à la fin
du bulletin’’ n’est renseignée qu’après la clôture du bulletin ou du mois.
Evènement Conséquence sur le registre
Nouveau salarié
Une ligne est créée pour le salarié. Elle reprend les informations
renseignées dans la fiche du salarié.
La date de l’événement reprend la date d’entrée du salarié. Ex. : pour
un salarié embauché le 15/01/2007, une ligne est créée sur le
registre. Elle indiquera le 15/01/2007 en date d’événement.
Changement de
situation du salarié Tout changement de situation du salarié génère une ligne
supplémentaire sur le registre. Celle-ci suit la ligne initialement créée
pour le salarié lors de son embauche. Elle indique la date de
l’événement, qui correspond à la date de début du bulletin et la
nouvelle situation du salarié (ex : type de contrat). Ex. : Un salarié est
embauché le 15/01/2007 en contrat à durée déterminée. En février, le
contrat du salarié est transformé en CDI. Sur le registre, la première
ligne du salarié indiquera en date d’entrée et en date d’événement le
15/01/2007 et en type contrat de travail ’r;’contrat à durée
déterminée’’. Sur la seconde ligne apparaîtra, la date de l’événement
’r;’01/02/2007’’ et l’intitulé du contrat du salarié ’r;’contrat à durée
indéterminée’’.
Salarié ’r;’ sortant à la
fin du mois’’ La date de sortie du salarié apparaîtra après la clôture de la paye. Si
EBP Paye V17
342
le salarié n’a pas de ligne d’événement, la date de sortie apparaît sur
la ligne initiale du salarié. Dans le cas contraire, la date de sortie est
indiquée sur la ligne de l’événement. Les salariés sortis ne sont
jamais supprimés du registre. Ex. : Un salarié est sortant à la fin du
mois de février. Sur le registre du mois de février, sa date de sortie
n’apparaît pas. Elle apparaîtra à partir de l’édition du registre du mois
de mars. C’est-à-dire après la clôture mensuelle de la paye.
Salarié sorti avec
l’option ’r;’salarié sorti’’ La date de sortie du salarié sera indiquée dès le mois de la sortie. Si
le salarié n’a pas de ligne d’événement, la date de sortie apparaît sur
la ligne initiale du salarié. Dans le cas contraire, la date de sortie est
indiquée sur la ligne de l’événement. Les salariés sortis ne sont
jamais supprimés du registre. Ex. : Sur le mois de mars, un salarié
est sorti avec l’option ’r;’salarié sorti’’. La date de sortie du salarié
apparaîtra dès l’édition du registre sur le mois de mars.
Salarié ’r;’Inactif’’ Aucune conséquence sur le registre.
Suppression d’un salarié
créé à tort et supprimé
sur le même mois
Création d’une ligne sur le registre. La suppression du salarié
entraîne la disparition de la ligne du registre correspondant à ce
salarié. La ligne est réputée ne jamais avoir existée.
Clôture mensuelle ou
clôture bulletin Les informations ajoutées sur le registre sont figées. Elles sont
définitivement enregistrées.
Clôture annuelle
Les informations inscrites sur le registre sont stockées dans le fichier
du registre. A ce dernier seront ajoutés les éventuels changements
de situation postérieurs des salariés.
Déclôture mensuelle ou
annuelle
Restauration de la sauvegarde avant clôture.
Mise à jour de base Le registre est renseigné. Les changements de situations intervenus
antérieurement à la mise à jour de base n’apparaissent pas.
Choix de la période de traitement :
La sélection de la coche ’r;’N’imprimer que les salariés qui ont été présents’’ permet de
sélectionner la période sur laquelle vous souhaitez imprimer votre registre unique du personnel.
Si aucune date n’est saisie dans ces champs, le registre s’imprime entièrement.
L’édition du registre sur une période donnée fait apparaître tous les salariés qui ont été présents
sur la période ainsi que tous les évènements rattachés aux salariés.
Exemple :
Une impression du registre sur la période allant du 01/01/2007 au 31/01/2007 fera apparaître :
Les salariés entrés avant le 01/01/2007 ainsi que tous les évènements intervenus depuis leur
date d’entrée.
Les salariés entrés après le 01/01/2007et jusqu’au 31/01/2007 et tous les évènements survenus
FAQ
343
depuis le 01/0107.et jusqu’au 31/01/2007.
Un salarié entré le 09/03/06 et toujours présent apparaîtra dans l’édition du registre, son
changement d’emploi du 01/06/06 sera indiqué.
Un salarié entré en décembre 2006 et sorti le 15/01/07 sera présent.
Un salarié entré le 22/01/07 apparaîtra dans l’édition, son changement d’emploi le 01/06/2007
sera indiqué.
Un salarié entré le 10/01/07 et sorti le 31/01/07 apparaîtra dans l’édition, sa réembauche le 26/02
ne sera pas indiquée.
L’ordre d’impression :
Vous pouvez choisir l’ordre d’impression des salariés sur le registre par :
• Date d’entrée
• Matricule
• Ordre alphabétique
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression.
L’aperçu du registre unique du personnel vous permet de réaliser un export aux différents
formats.
Dans mon état des charges, la rubrique de réduction de cotisations salariales (COTRED),
apparaît sur plusieurs lignes alors que je souhaiterais en avoir qu'une seule ?
Dans votre rubrique de cotisation, vous devez aller cocher l'option Ne pas tenir compte du taux
pour l'impression de l'état des charges
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Rubrique de cotisation
Raccourci clavier Alt + 2 (du clavier Numérique)
Arborescence Cliquer sur le classeur Rubriques de cotisation une
fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran
Sélectionnez ensuite votre rubrique puis cochez l'option.
Impression du récapitulatif de la réduction Fillon, des heures supplémentaires et du rachat
des jours de repos
Les heures supplémentaires sont, depuis le 1er octobre 2007, exonérées d'impôt sur le revenu et
soumises à un allégement de charges.
Les rachats des jours de repos acquis après le 1er janvier 2008 doivent être eux aussi exonérés
d'impôt sur le revenu et soumis aux mêmes allégements de charges que les heures
supplémentaires.
Les charges patronales sont allégées via une déduction forfaitaire de cotisations.
Les salariés bénéficient d'un allégement des cotisations salariales sur la rémunération des
heures supplémentaires et complémentaires ainsi que sur les jours rachetés qu'ils perçoivent.
Vous devez tenir à la disposition des agents de contrôle des organismes de recouvrement un état
EBP Paye V17
344
récapitulatif des allégements de charges dont bénéficient l’employeur et le salarié.
Dans une même édition, vous devez récapituler à la fois :
• les informations relatives à la réduction Fillon,
• les allégements de charges patronales et salariales relatifs aux heures
supplémentaires et aux heures de rachat de jours de repos.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + États récapitulatifs + Des réductions de
cotisations (Fillon/TEPA)
Que doit-on renseigner dans cette fenêtre ?
Vous devez obligatoirement indiquer les rubriques que vous avez utilisées sur vos bulletins en
cliquant sur le bouton .
Attention !!!
Si vous utilisez d'autres rubriques que celles proposées par défaut dans nos paramétrages,
n'oubliez pas de les sélectionner.
Dans la partie "Heures supplémentaires" :
• Vous ne pouvez pas ajouter manuellement une rubrique dans les zones Rubriques
d'heures supplémentaires, Rubriques d'heures complémentaires, Rubriques des
jours excédant le forfait. En effet, elles s'ajoutent automatiquement en fonction de la
nature de la rubriques d'heures exonérées que vous avez sélectionné dans les rubriques
de salaires Brut.
• Rubriques d'heures complémentaires (vous devez avoir la rubrique GHCOMPEX)
;
• Rubriques d'heures supplémentaires (vos devez avoir les rubriques GHS25EXO,
GHS50EXO) ;
• Rubriques des jours excédant le forfait (vous devez avoir la rubrique
GJRCOREN).
Remarque !!!
Dans l'édition, la base des rubriques sélectionnées alimente la colonne "nombre d'heures" et le
montant des rubriques alimente la colonne "rémunération à déclarer".
• Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de réduction des cotisations
salariales (notamment COTRED).
• Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de déduction forfaitaire des
cotisations patronales (notamment COTDEFO2 pour les entreprises de plus de 19
salariés ou COTDEFO1 pour les entreprises de 1à 19 salariés).
Dans la partie "Rachat jours de repos":
Vous ne pouvez pas ajouter manuellement une rubrique dans la zone Rubriques des jours
acquis depuis 01/08. En effet, elles s'ajoutent automatiquement en fonction de la nature de
rachat des jours de repos que vous avez sélectionnée dans les rubriques de salaires Brut. Seules
les rubriques concernant le rachat des jours de repos acquis depuis le 1er janvier 2008 doivent
apparaître.
Remarque !!!
FAQ
345
Les rubriques concernant le rachat des jours de CET n'apparaissent pas dans cette partie car il
ne sont pas concernés par les réductions de cotisations. Aucune exonération n'est à appliquer.
Dans la partie"Loi Fillon" :
• Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de salaire brut calculant le coefficient
Fillon (notamment GCOEF4 pour les entreprises de plus de 19 salariés ou GCOEF5
pour les entreprises de 1 à 19 salariés).
• Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de cotisation calculant la réduction
Fillon (notamment COT671 pour les entreprises de plus de 19 salariés ou COT672
pour les entreprises de 1 à 19 salariés).
• Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de salaire brut calculant les heures
rémunérées du salarié (notamment GHEUREMU).
Généralités :
Vous devez ensuite choisir la périodicité et le modèle d’impression.
Choix de la périodicité :
• Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer
votre état récapitulatif.
• Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de
début est automatiquement indiqué.
• Annuelle : vous permet d’imprimer votre état récapitulatif cumulé sur votre exercice de
paye.
• De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez
cumuler dans votre édition.
Les modèles d’impression sont personnalisables par le bouton Paramétrer ou par Outils +
Paramétrage des impressions.
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression
Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye
du client un état récapitulatif des réductions de cotisations au format PDF.
Le paramétrage que vous avez renseigné dans les différentes zones est conservé à la réouverture
de votre dossier.
Afin de conserver le document sur support dématérialisé, vous devez effectuer l’aperçu du
récapitulatif des allégements et réaliser un export aux différents formats.
Comment supprimer une rubrique ou une variable ?
Si vous souhaitez supprimer une rubrique ou une variable vous devez vous assurer qu’elle n’a
pas été utilisée sur votre exercice précédent.
Comment y accéder ?
Barre de menu Fiche +Supprimer (après avoir sélectionné la
rubrique ou variable à supprimer)
Barre d’outils Supprimer Fiche
Raccourci clavier CTRL+DEL
Arborescence Cliquez sur la rubrique ou la variable à supprimer, clic
EBP Paye V17
346
droit de la souris puis supprimer..
Pourquoi le message «Impossible de supprimer cette « rubrique ou variable » car elle est
utilisée dans l’exercice précédent. Vous ne pourrez la supprimer qu’au cours du prochain
exercice » ?
Cette rubrique ou cette variable a été alimentée sur votre exercice précédent, vous ne pouvez
pas la supprimer avant votre prochain exercice.
Comment supprimer une fiche salarié ?
Si vous souhaitez supprimer une fiche salarié vous devez vous assurer que le salarié n’a pas eu
de bulletin de salaire au cours de l’exercice précédent.
Comment y accéder ?
Barre de menu Fiche +Supprimer (après avoir sélectionné le salarié
à supprimer)
Barre d’outils
Supprimer Fiche
Raccourci clavier CTRL+DEL
Arborescence Cliquez sur le salarié à supprimer, clic droit de la
souris puis supprimer..
Pourquoi le message «Impossible de supprimer ce salarié car il possède au moins un
bulletin dans l’exercice précédent. Vous ne pourrez le supprimer qu’au cours du prochain
exercice » apparaît en suppression ?
Votre salarié a eu au moins un bulletin de réalisé au cours de votre exercice précédent, vous ne
pouvez pas le supprimer avant votre prochain exercice.
Si vous ne souhaitez plus le voir dans l’arborescence faites un clic droit sur votre salarié puis
sélectionnez « Masquer les salariés sortis »
Comment supprimer un organisme ?
Si vous souhaitez supprimer un organisme vous devez vous assurer qu’il n’a pas été utilisé sur
votre exercice précédent et l’exercice en cours.
Vous devez également vérifier qu’il ne soit pas rattaché à un salarié dans l'onglet affectation de
sa fiche
Comment y accéder ?
Barre de menu Fiche +Supprimer (après avoir sélectionné
l’organisme à supprimer)
Barre d’outils Supprimer Fiche
Raccourci clavier CTRL+DEL
Arborescence Cliquez sur l’organisme à supprimer, clic droit de la
souris puis supprimer..
FAQ
347
Pourquoi le message «Impossible de supprimer cet organisme car il est utilisé dans
l’exercice précédent. Vous ne pourrez le supprimer qu’au cours du prochain exercice »
apparaît en suppression ?
Cet organisme a été utilisé sur votre exercice précédent, vous ne pouvez pas le supprimer avant
votre prochain exercice.
Pourquoi le message «Le salarié « X » est lié à cet organisme au JJ/MM/AAAA. Impossible
de le supprimer » apparaît en suppression ?
Cet organisme est rattaché à la fiche d’un de vos salariés vous ne pouvez donc pas le supprimer.
La clôture mensuelle
Pour réaliser les payes du mois suivant, lorsque les bulletins du mois en cours ont été calculés et
imprimés, vous devez lancer la clôture mensuelle.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Clôturer le mois
Barre d’outils Clôture mensuelle
Tableau de bord Clôture mensuelle
Explications :
Tant que le mois n’est pas clôturé, il est possible de modifier, recalculer ou effacer des bulletins
du mois ouvert, cependant, il est impossible de réaliser les payes du mois suivant ou du mois
précédent.
Lors de la clôture un fichier sera automatiquement généré dans le répertoire de votre dossier,
afin de pouvoir revenir au mois clôturé (Maintenance sur les bulletins). Cependant, il est
fortement conseillé de réaliser vous-même une sauvegarde par Dossier + Sauvegarde avant
chaque clôture.
Conséquences de la clôture :
• Le mois en cours est modifié ;
• L’ancienneté des salariés est augmentée de un ;
• L’acquis période (congés payés) est cumulé à l’acquis année.
Attention !!!
Nous vous conseillons vivement de réaliser auparavant une sauvegarde de vos données par le
menu Dossier + Sauvegarde.
Que doit-on faire en décembre ?
Sur le mois de décembre, vous devez réaliser une clôture mensuelle, surtout si vous générez
votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO), car il est fortement conseillé
de réaliser ce fichier sur le mois de décembre clôturer. En effet, si vous avez des changements
de situations pratiqués sur le mois de décembre cela permet au logiciel de les prendre en compte
lors de la génération de votre fichier DADS-U.
Si vous ne faites pas de DADS-U, vous pouvez lancer directement votre clôture annuelle, le
logiciel clôturera automatiquement votre mois de décembre.
EBP Paye V17
348
Préparation du fichier DADS-U
Cette option vous permet de Préparer votre fichier DADS-U complet, TDS, Honoraires....
Dès qu'il sera complété et correct vous pourrez le déposer sur le site de Net-entreprises, après
avoir validé votre préparation par l'option Déclarer.
Attention !!!
Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version PRO
Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas.
Comment accéder à la préparation du fichier DADS-U depuis le logiciel de paye?
Vous pouvez réaliser les messages DADS-U suivants :
Barre de menu Déclarations + DADS-U Complète + Préparer
Barre de menu Déclarations + DADS-U TDS+ Préparer
Barre de menu Déclarations + DADS-U Honoraires seuls + Préparer
Barre de menu Déclarations + DADS-U DNA + Préparer
Barre de menu Déclarations + DADS-U CI BTP + Préparer
Barre de menu Déclarations + DADS-U Sociétés d'assurances + Préparer
Le fichier n'a jamais été préparé précédemment
Lorsque la préparation n'a jamais été faite, l'éditeur s'ouvre automatiquement avec les données
de votre dossier de paye du message sélectionné.
Le fichier a déjà été préparé précédemment
Le message indiquant que votre fichier a déjà été préparé s'affiche, sélectionnez :
- Consulter : si vous ne souhaitez pas perdre les modifications que vous avez apporté à
votre fichier à l'aide de l'éditeur.
Remarque !!!
Si vous avez modifié vos données dans votre logiciel de paye, ces modifications n'apparaitront
pas dans votre fichier DADS-U; dans ce cas il faut sélectionner Remplacer.
- Remplacer : si vous souhaitez récupérer les données de votre dossier de paye.
Remarque !!!
Si vous avez apporté des modifications dans votre fichier DADS-U à l’aide de l’éditeur DADS-U
toutes vos modifications seront écrasées.
Comment générer le fichier ?
Nous vous conseillons de suivre la notice de génération de fichier.
Historique des bulletins
Cette option vous permet de visualiser, de réimprimer ou d’envoyer les bulletins par e-mail.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Historique des bulletins + Historique par salarié
Barre d’outils , Historique des bulletins
FAQ
349
Raccourci clavier Ctrl + H
Dans l’onglet bulletin de
la fiche salarié
Explications :
Pour chaque salarié, vous obtenez l'ensemble des bulletins réalisés et imprimés sur l'exercice
courant. Choisissez dans la liste déroulante le salarié concerné. Passez d’un mois à l’autre grâce
aux boutons Précédent et Suivant.
Le bouton Imprimer permet d’éditer un ou plusieurs bulletins de l’historique pour un même
salarié en une seule opération.
Le bouton E-mail permet d’envoyer par e-mail un ou plusieurs bulletins de l’historique pour un
même salarié en une seule opération.
Le bouton PDF vous permet de réaliser un export des bulletins au format PDF.
Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye
du client des bulletins au format PDF.
Vous pouvez également consulter l’historique dans l'onglet Bulletin de la fiche Salarié.
Remarque !!!
Dès que vous modifiez un bulletin, l’historique est supprimé. Vous devrez donc ré-imprimer votre
bulletin.
Comment consulter la seconde page du bulletin ?
Si votre bulletin fait deux pages, vous devez sélectionner la page n°2
Sur le premier mois d'un nouvel exercice, peut-on préparer les bulletins à partir de l'option
"bulletin précédent" ?
Pour la préparation des bulletins sur un nouvel exercice, vous devez obligatoirement préparer les
bulletins à partir du Profil.
Si vous utilisez toujours l’option Préparer à partir du bulletin précédent, nous vous conseillons de
paramétrer vos profils dès lors qu’une nouvelle rubrique s’applique aux bulletins de vos salariés.
Remarque
L’option de préparation « à partir du précédent » reprend les rubriques du bulletin du mois
précédent.
Vous devez utiliser cette option uniquement si vous avez ajouté des rubriques particulières
directement dans votre bulletin.
Sur le premier mois de votre exercice de paye, il n’y a pas de bulletin précédent. Vous devez
utiliser l’option « à partir du profil » et ajouter ou retirer les rubriques qui doivent apparaître ou
disparaître exceptionnellement de vos bulletins.
Gestion des entrées / Sorties
Comment gérer les différentes méthodes de retenue Entrée/Sortie ?
Lors du départ ou de l’arrivée d’un salarié, vous devez appliquer sur le salaire une retenue
exactement proportionnelle à la durée de l’absence. Il existe différentes méthodes de calcul de la
retenue absence. A savoir :
La méthode de l’horaire mensuel réel
La méthode de l’horaire mensuel moyen
La méthode des jours ouvrés
EBP Paye V17
350
La méthode des jours ouvrables
La méthode des jours calendaires
Entre les différentes méthodes existantes, il faut savoir que la Cour de Cassation n’a validé que
la méthode de l’horaire réel de travail.
Dans la pratique, pour éviter tout litige, vous avez la possibilité d’appliquer la méthode la plus
favorable pour le salarié. Ceci est possible grâce aux opérations suivantes :
Vérification du paramétrage
Des nouvelles variables :
Vérifiez la présence des variables suivantes dans la liste des variables, si elles ne le sont pas
veuillez les créer ou les importer (par le menu Outil + Importation + Variables) :
Nom de la variable : JRABS30 : Nombre de jours absence calendaires
Type de la variable : Variable à saisir
Report mensuel : Ne pas cocher
Nom de la variable : JRABS22 : Nombre de jours absence ouvrés
Type de la variable : Variable à saisir
Report mensuel : Ne pas cocher
Nom de la variable : JRABS26 : Nombre de jours absence ouvrable
Type de la variable : Variable à saisir
Report mensuel : Ne pas cocher
Nom de la variable : RETREELLE : Nombre heures réelles du mois
Type de la variable : Variable à saisir
Report mensuel : Ne pas cocher
Nom de la variable : JCALEND : Nombre de jours calendaires dans le mois
Type de la variable : Variable à saisir
Report mensuel : Ne pas cocher
Modifiez ou vérifiez les formules de calcul des variables de plafond :
Nom de la variable : PLAFA : Plafond Tranche A
Type de la variable : Formule de calcul
Formule : Si MULTI=1
Alors PLAFASS*(SALBASE+PRIME)/TOTSAL
Sinon Si JCALEND>0
Alors (JCALEND-JRABS30)/30*PLAFASS*(HEUMOIS/HEUREF)
Sinon PLAFASS*(HEUMOIS/HEUREF)*PRORATA
Apportez les mêmes modifications dans les variables PLAFB, PLAFC, PLAFD et PLAFT2
Modifiez ou vérifiez la formule de calcul de la GMP :
Nom de la variable : GMP : Montant GMP Mensuelle
Type de la variable : Formule de calcul
Formule : Si JCALEND>0
Alors (2869*(JCALEND-JRABS30)/30)*(HEUMOIS/HEUREF)
Sinon 2869*PRORATA*HEUMOIS/HEUREF
Des rubriques :
FAQ
351
Vérifiez la présence de la rubrique de commentaire du calcul du plafond de sécurité sociale dans
liste des rubriques de commentaire , si elle ne l’est pas, veuillez la créer ou l’importer (par le
menu Outil + Importation + rubriques)
Nom de la rubrique : COMPLAFA : Plafond de Sécurité Sociale du mois
Option à cocher : Cochez Ne pas imprimer le nom
Imprimer : Jamais
Validité : Toute l’année
Afficher le résultat : Nombre ou base
Formule : PLAFA
Vérifiez la présence de la rubrique de salaire brut de retenue pour Entrée/Sortie dans liste des
rubriques de salaire brut , si elle ne l’est pas, veuillez la créer ou l’importer (par le menu Outil +
Importation + rubriques)
Nom de la rubrique : RRETENUE : Retenue Entrée/Sortie
Type : Retenue
Montant : Min((SALBASE*JRABS30)/30,
Min((SALBASE*JRABS22)/22,
Min((SALBASE*JRABS26)/26,
Min((SALBASE*HEUABS)/HEUMOIS,(SALBASE*HEUABS)/RETREELL
E))))
Dans les paramètres généraux
Par le menu Dossier + Propriétés + Paramètres généraux onglet Options
Décochez l’option Calculer la variable PRORATA selon la règle du 30ème
Dans le bulletin
Dans la fiche de votre salarié, sélectionnez l'onglet Bulletin
Calcul du plafond de sécurité sociale de votre salarié
• Insérez la rubrique de commentaire COMPLAFA, si elle n’y est pas, cliquez sur le
bouton Ajouter puis sélectionnez la rubrique.
Cliquez sur la colonne Nombre ou base de votre rubrique de commentaire
La fenêtre Saisie des variables s’affiche à l’écran
Renseignez le nombre de jours calendaires pour le calcul des Plafonds dans la
variable JCALEND (exemple 31 pour le mois de janvier, 28 ou 29 pour le mois de
Février&ldots;.)
Renseignez 1 dans la variable PRORATA, puis validez la fenêtre par le bouton OK
Calcul de la rubrique d’absence pour la retenue Entrée/Sortie
Ajoutez la rubrique RRETENUE dans le bulletin par le bouton Ajouter, puis validez la
fenêtre.
Cliquez sur la colonne nombre ou base de la rubrique
Renseignez :
o JRABS30 : nombre de jours calendaires d’absence du salarié, pour
un salarié entré le 15 du mois, le nombre de jours calendaires
d’absence sera de 14.
o JRABS26 : nombre de jours ouvrables d’absence du salarié,
comptez tous les jours, hormis le dimanche, entre le 1er jour du mois et
la veille de l’arrivée de votre salarié (ou dès le lendemain du départ de
votre salarié jusqu'à la fin du mois)
o JRABS22 : nombre de jours ouvrés d’absence du salarié, comptez
tous les jours, hormis le samedi et le dimanche, entre le 1er jour du
mois et la veille de l’arrivée de votre salarié (ou dès le lendemain du
EBP Paye V17
352
départ de votre salarié jusqu'à la fin du mois)
o HEUABS : nombre d’heures d’absence du salarié, calculez le
nombre d’heures retenues, qui est le nombre d’heures que le salarié
n’a pas effectuées en cas de mois complet. Par exemple, si votre
salarié effectue 7h par jour et que 4 jours n’ont pas été travaillés sur le
mois, alors il faudra noter 28 (7h*4j)
o RETREELLE : Nombre d’heures réelles du mois en cours, calculez
le nombre d’heures réelles sur le mois complet en cours. Par exemple,
si vous avez 21 jours ouvrés sur le mois courant, et que vous travaillez
7heures par jour alors notez 147h (7h*21j)
Après avoir renseigné tous ses éléments, la rubrique calculera la méthode la plus avantageuse
pour votre salarié.
Attention !!!
Vous devez renseigner toutes les variables pour que le calcul s’effectue correctement.
Les sommes isolées
Les sommes isolées
Qu’est-ce que les sommes isolées ?
Les sommes isolées sont les sommes ayant un caractère exceptionnel, versées aux cadres lors
de la rupture de leur contrat de travail ou postérieurement. Elles sont soumises aux
cotisations AGIRC selon des règles particulières.
Sont considérées comme des sommes isolées :
L’indemnité compensatrice de congés payés
Les rappels de salaires versés postérieurement au départ du salarié ou le jour du
départ
Les reliquats de commissions incluant des éléments liés au départ,
L’indemnité de fin de contrat des personnes en contrat à durée déterminée,
L’indemnité de départ volontaire en retraite
La partie de l’indemnité de licenciement ou de départ à la retraite éventuellement
soumise à cotisations
L’indemnité de non-concurrence
En revanche ne sont pas considérées comme SI :
l’indemnité compensatrice de préavis en cas de dispense
les sommes non soumises à cotisations (indemnité de licenciement)
Vous souhaitez avoir des informations sur :
Les cotisations concernées par les sommes isolées
les cotisations concernées par les sommes isolées
Les sommes isolées sont soumises aux cotisations de retraite complémentaire AGIRC
suivantes :
AGFF Tranche B
Retraite complémentaire AGIRC Tranche B
APEC
Retraite complémentaire AGIRC Tranche C
CET
La somme isolée n’a aucune incidence sur la garantie minimale de point qui sera prélevée
comme habituellement.
FAQ
353
Les SI constituent en cela une base supplémentaire de cotisations qui s’ajoute à la tranche B
calculée sur la « rémunération habituelle ». Elles supportent les cotisations de retraite
complémentaire AGIRC sur leur totalité, en fonction des taux de cotisations en vigueur à la date
effective de leur versement.
Retour aux Sommes Isolées
Calcul des bases de cotisations des retraites complémentaires
La rémunération du cadre sur l’exercice précédant n’a pas atteint le plafond SS de l’année
précédente
La SI sert d’abord à régulariser la tranche A, puis, l’éventuel surplus dépassant le plafond de
SS est soumis à cotisation de Tranche B et éventuellement de la tranche C. Dans ce cas, la
somme isolée sera diminuée de la part ayant servi à cette régularisation.
La rémunération sur l’exercice précédant n’a pas atteint le plancher de la tranche C de
l’année précédente
la somme isolée est affectée en totalité à la tranche B mais dans la limite de 7 plafonds annuel
de SS de l’année de départ (soit en 2007 : 2 682 x 12 x 7 = 225 288). Elle subit les cotisations
dues en tranche B.
Elle génère des points affectés en tranche B.
La rémunération sur l’exercice précédant a atteint la limite inférieure de la tranche C de
l’année précédente
Si la rémunération de l’exercice précédent a atteint la tranche C, la somme isolée est affectée :
- en tranche B : jusqu’à trois fois le plafond SS de l’année de départ
(soit en 2007 : 2 682 x 12 x 3 = 96 552)
- en tranche C : fraction comprise entre trois et sept fois le plafond c’est à dire 4 plafonds
annuel SS de l’année en cours (soit en 2007 : 2 682 x 12 x 4 = 128 736).
Et ce, sans tenir compte des tranches B et C déjà dégagées avant la fin du contrat du salarié.
Les points correspondants sont affectés à chaque tranche.
La cotisation AGFF TB n’est due à l’institution AGIRC que sur les sommes isolées donnant lieu à
cotisation au taux de la tranche B.
Cas de la CET
La contribution exceptionnelle et temporaire est due sur la totalité de la somme isolée. Son
assiette est toutefois limitée à sept plafonds annuels de sécurité sociale indépendamment de
l’assiette retenue pour les rémunérations normales. A cette assiette, s’ajoute l’assiette de la
tranche B normale soit 8 plafonds SS.
Retour aux Sommes Isolées
Vendeur Représentant Placier (VRP)
Les VRP
Un Voyageur Représentant Placier (VRP) se définit d’une manière générale comme un
représentant de commerce salarié. Cette profession est régie par les articles L. 751-1 et suivants
du code du Travail et par l’Accord national interprofessionnel du 3 octobre 1975. Les VRP
EBP Paye V17
354
bénéficient d’un statut légal et conventionnel particulier.
Le statut des VRP
Durée du travail des VRP
Rémunération des VRP
Les frais professionnels des VRP
La gestion des VRP dans la paye
Le statut des VRP
Cinq conditions sont nécessaires pour qu’un salarié puisse prétendre au statut de VRP :
• exercice d’un travail de représentation
• travail effectué pour le compte d’un ou plusieurs employeurs
• travail exercé d’une manière exclusive et constante
• Absence d’opérations commerciales pour son compte personnel
• Engagements de l’employeur caractérisant
Remarque !!!
Si la personne ne satisfait pas l’ensemble des conditions légales, le statut peut lui être appliqué
conventionnellement, en accord avec son employeur. Dans cette hypothèse, le représentant
bénéficiera des droits et avantages du VRP statutaire.
Retour au VRP
La durée du travail des VRP
• Durée du travail
Les dispositions légales sur la durée du travail (35 heures par semaine) ne sont pas applicables
aux VRP sauf convention ou accord particulier. Ce sont normalement des salariés dont la
rémunération est fixée sans référence à un quelconque horaire de travail.
• Heures supplémentaires
La réglementation relative à la durée du travail ne s'applique pas au VRP. Entre autres
conséquences, ils ne peuvent donc notamment pas réclamer le paiement d'heures
supplémentaires, leur bulletin de paye ne mentionne aucun horaire.
Retour au VRP
La rémunération des VRP
• Modes de rémunération
La rémunération est déterminée librement entre l’employeur et le VRP lors de la conclusion du
contrat de travail. Elle est fixée dans le contrat de travail et repose soit sur :
• un fixe uniquement
• des commissions (un pourcentage du chiffre d'affaires réalisé par le représentant)
• le plus souvent, sur une combinaison des deux (fixe et commissions).
Le fixe, lorsqu'il existe, doit être payé aux époques prévues par le contrat et en tout état de cause
au moins une fois par mois.
Les commissions doivent être payées au plus tous les trois mois, mais rien n'interdit de convenir
d'un paiement à périodicité plus rapprochée.
Remarque !!!
L'employeur doit obligatoirement verser au VRP qui en fait la demande des acomptes mensuels.
Ils sont alors calculés en fonction des commissions effectivement dues au titre du trimestre en
cours. Les employeurs peuvent aussi accorder aux VRP des avances sur commissions dans le
FAQ
355
but de leur permettre d'étaler leurs rentrées d'argent.
• Rémunération minimale
Le SMIC ne s'applique pas aux VRP lorsqu'ils ne sont soumis à aucun horaire de travail (dans le
cas contraire, ils peuvent y prétendre).
À la place, l'accord national interprofessionnel sur les VRP prévoit que les VRP exclusifs
travaillant à temps plein ont droit, au titre de chaque trimestre et quel que soit le mode de
rémunération, à une rémunération minimale garantie. Il faut noter que, pour les juges, le seul fait
qu'un VRP soit engagé à titre exclusif emporte droit à cette garantie, puisqu'il ne saurait alors se
voir imposer de travailler à temps partiel.
La rémunération garantie est de 520 fois le SMIC horaire par trimestre, le taux applicable étant
celui du dernier mois échu pris en compte à chaque paiement. Si nécessaire, le VRP devra en
plus bénéficier du remboursement de ses frais professionnels.
Lorsque les frais professionnels sont inclus dans les commissions, ils doivent être calculés
forfaitairement par rapport à la ressource minimale. Cette règle a une incidence pratique sur
l'éventuel complément dû au VRP au titre de la rémunération garantie.
Cette ressource minimale trimestrielle doit être proratisée lorsque le contrat de travail débute ou
prend fin au cours du trimestre, ou en cas de suspension temporaire d'activité du représentant au
cours de ce trimestre.
Exemple !!!
Un VRP est payé mensuellement par un fixe de 780 €. S’y ajoutent des commissions de 1,5 %.
Au premier trimestre 2007, son chiffre d’affaires est de 75 000 €, soit 1 125 € de commissions. Sa
rémunération trimestrielle est donc de 3 465 €. La garantie trimestrielle de 520 fois le SMIC
représente 4 300.40 € (SMIC à 8,27 €).
Cas n° 1 : Commissions nettes de frais. Si les commissions sont nettes de frais professionnels
(remboursés par ailleurs), l’employeur doit lui verser un complément de rémunération de 4
300,40 € - 3 465 € = 835,40 €. Cette somme pourra être récupérée, le cas échéant, le trimestre
suivant.
Cas n° 2 : Si les commissions incluent des frais professionnels (30 % par hypothèse), la
rémunération minimale doit, avant toute comparaison avec les 3 465 € de commissions, être
réévaluée pour tenir compte de l’inclusion des remboursements de frais dans les commissions du
VRP. Le minimum réévalué est donc de (4 300,40 € x 100) / 70 = 6 143,43 €. Le complément dû
au salarié est de 6 143,43 € - 3 465 € = 2 678,43 € dont 2 678,43 €x 70 % = 1 874,90 € à titre de
rémunération et 2 678,43 € x 30 % = 803,53 € au titre de frais professionnels.
Le respect de la rémunération minimale garantie s'apprécie trimestre par trimestre. Dès lors, si
un VRP perçoit, pour un trimestre donné, une rémunération supérieure à ce minimum garanti, il
n'est pas possible de considérer que la rémunération excédentaire se reportera sur le trimestre
suivant.
Si besoin, l'employeur doit verser un complément au VRP. Il peut le récupérer durant les trois
trimestres suivants, sur la partie de rémunération excédant la rémunération minimale garantie.
Cette récupération ne pourra s’opérer que sur la seule partie de ces rémunérations qui excède la
ressource minimale.
Retour au VRP
Les frais professionnels des VRP
Le VRP peut prétendre au remboursement de ses frais professionnels selon les modalités
EBP Paye V17
356
suivantes :
• Un indemnité forfaitaire de frais est allouée aux VRP
• Le taux des commissions inclut le remboursement forfaitairement des frais
professionnels ;
• Le remboursement des frais professionnels a lieu sur justification des frais réellement
engagés.
Remarque !!!
En principe, les frais sont évalués forfaitairement à 30 % de la rémunération brute lorsqu'il est
prévu que la rémunération intègre indistinctement les frais professionnels. Mais le mieux est de
l'écrire très clairement dans le contrat de travail.
Dans tous les cas, il faut exclure les remboursements de frais professionnels pour vérifier le
respect de la rémunération minimale garantie.
• Déduction forfaitaire spécifique.
L'employeur peut appliquer une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels de 30 %
sur l'assiette des cotisations, dans la limite de 7 600 € par an pour chaque VRP. L'assiette des
cotisations de sécurité sociale et des charges ayant la même assiette (Pôle emploi, retraite
complémentaire, etc.) est alors constituée par la rémunération brute du VRP (avantages en
nature inclus) majorée des remboursements de frais professionnels, le tout faisant l'objet de
l'abattement de 30 %.
Remarque !!!
La déduction spécifique pour frais professionnels n’est pas applicable à l’assiette de la
CSG/CRDS
Retour au VRP
La gestion des VRP dans la paye
• VRP rémunéré mensuellement
Vous devez, après avoir cliquer sur la colonne nombre ou base du bulletin du salarié, ou par le
Menu Gestion + Saisie des variables, renseignez la variable suivante :
o HEUMOIS = 0 (neutralisation de la mention des heures sur le bulletin)
• VRP rémunéré trimestriellement
Les commissions du VRP peuvent être versées au plus tous les trois mois.
Vous devez, après avoir cliquer sur la colonne nombre ou base du bulletin du salarié, ou par le
Menu Gestion + Saisie des variables, renseignez les variables suivantes :
o HEUMOIS = 0 (neutralisation de la mention des heures sur le bulletin)
o TRIM = 1
Attention !!!
La mention de la valeur 1 pour la variable ’’TRIM’’ détermine le mode de calcul de la
réduction Fillon.
Le VRP étant rémunéré trimestriellement, il convient de neutraliser le plafond de sécurité sociale
des mois pendant lesquels aucune rémunération n’est versée. Pour ce faire, vous devez
renseigner, dans l’onglet entrée/sortie de la fiche salarié, ’’salarié inactif’’. Aucun
bulletin n’est donc à calculer pour ces mois. Sur le mois de versement des commissions,
renseignez ’’salarié actif’’ dans l’onglet entrée/sortie de la fiche salarié et procédez au
FAQ
357
calcul de la paye.
Attention !!!
Lors du versement des commissions, la plafond de sécurité sociale doit apparaître en tenant
compte du plafond des mois pendant lesquels aucune rémunération n’a été versée.
Exemple : Un VRP est rémunéré trimestriellement. Il ne perçoit aucune rémunération en janvier
et février. En mars, des commissions lui sont versées. Le plafond de sécurité sociale du VRP
sera de 2682 * 3 = 8 046 € (pour l’année 2007).
Retour au VRP
La gestion des Congés Payés / DIF
Comment mettre en place les Congés Payés ?
Afin d'optimiser votre gestion des congés payés, vous trouverez toutes les informations
nécessaires dans votre logiciel :
• La gestion de l’acquisition et de la prise de vos congés payés légaux, congés
supplémentaires et congé d’ancienneté s’il y a lieu.
• Le calcul du paiement de l’indemnité de congés payés pris au maintien ou au 10ème, en
appliquant la règle la plus avantageuse pour le salarié.
• Un report des CP restant à prendre à la clôture de votre exercice de congés payés
Toutes les donnés acquises ou en cours d'acquisition sont affichées dans votre logiciel :
Etape 1 : Paramétrage des CP dans les préférences du dossier
Vous devez renseigner dans l'onglet congés/DIF du menu Dossier + Propriétés + Préférences
toutes les informations générales de votre dossier concernant la gestion des congés payés.
La durée des congés est déterminée à raison de :
• 2,5 jours ouvrables par mois de travail
• ou 2.08 jours ouvrés par mois de travail
Sélectionnez le choix correspondant à votre dossier. Si vous souhaitez une autre acquisition
mensuelle, sélectionnez Autre.
Si vous gérez des congés supplémentaires, saisissez la valeur de l'acquisition mensuelle dans la
EBP Paye V17
358
zone correspondante.
Sélectionnez le mois de clôture des congés payés : mai est proposé par défaut.
Si vous gérez les CP d'anciennetés, lors de la prise des congés payés, indiquez indiquer l'ordre
de décompte : Ancienneté puis CP N-1 ou CPN-1 puis ancienneté.
Si vous ne gérez pas les CP d'anciennetés peut importe le choix sélectionné.
Pour imprimer le tableau de provision pour congés payés (impression disponible à partir de la
version PRO) , vous devez renseigner les taux de charges sociales et fiscales appliqués dans
votre entreprise.
Etape 2 : Paramétrage des CP dans la fiche du salarié
Dans l'onglet Congés/DIF de la fiche du salarié, vous devez renseigner les nombres de jours de
congés légaux, supplémentaires et d'ancienneté auxquels le salarié a droit. Ce sont ces
informations qui permettront de calculer correctement le nombre de jours de congés acquis par
mois et par année.
Le bouton Reprise CP vous permet de saisir l'antériorité des congés payés d'un salarié déjà
présent si vous venez de créer votre dossier.
Dans l'onglet Congés/Heures, vous trouverez plusieurs zones concernant les CP, pour plus
d'explications, sur les différentes zones, cliquez ICI
Le bouton Ajuster vous permet de corriger une valeur qui serait fausse. Pour cela, vous devez
saisir uniquement la valeur en plus ou en moins.
Etape 3 : Paramétrage des rubriques
Paramétrez correctement vos rubriques de brut afin d'obtenir des valeurs cohérentes lors de la
prise des congés, pour cela cochez les propriétés suivantes s'il y a lieu :
• Participe à la base dixième CP : le montant de la rubrique sera ainsi pris en
compte dans la base dixième ou base CP de l'année en cours qui servira au calcul
de la règle du dixième. Elle alimente la zone Base CP période de l'onglet
congés/heures de la fiche du salarié .
• Participe au calcul absence CP : permet de prendre en compte les éléments de
salaire du bulletin pour valoriser une journée d'absence CP (le montant des
rubriques alimente le cumul SBASEABSCP))
Dans vos rubriques d'indemnité de Congés payés, uniquement pour les CP pris N et N-1 (de type
Gain), sélectionnez la nature de la rubrique Paiement des CP Pris dans la liste déroulante, puis
sélectionnez l'un des types suivants :
• Paiement CP N pris (La valeur de la zone Total ind CP de la colonne CP N
s'alimentera, dans l'onglet Congés/heures de la fiche du salarié )
• Paiement CP N-1 pris (La valeur de la zone Total ind CP de la colonne CP N-1
s'alimentera, dans l'onglet Congés/heures de la fiche du salarié )
Remarque !!!
Si vous souhaitez imprimer l'état des provisions de CP (disponible à partir de la version
PRO), il est indispensable de typer vos rubriques avec ces 2 sous natures.
FAQ
359
Dans vos rubriques d'absence CP (de type Retenue), sélectionnez en nature de la rubrique
Absence dans la liste déroulante, puis sélectionnez le calendrier correspondant à l'absence CP.
La sélection du calendrier permet d'imprimer les dates d'absences CP dans le corps du bulletin,
en dessous de la rubrique d'absence. Les dates de prises de CP sont des mentions obligatoires
sur les bulletins.
Etape 4 : Paramétrage de vos profils
Dans votre logiciel, un ensemble de rubriques sont configurées pour gérer les congés payés. Il
est conseillé de les utiliser en les insérant dans vos bulletins ou profils.
Les rubriques à insérer sont les suivantes :
• RCONG : Absences congés
• GCP : Indemnité de CP pour congés pris N
• GCPN1 : Indemnité de CP pour congés pris N-1
• GCPA : Indemnité de CP pour congés ancienneté (si vous avez des congés
d'ancienneté)
Remarque !!!
Si ces rubriques ne sont pas présentes dans votre dossier, vous pouvez les importer par
le menu Outils + Importation + Rubriques
Dans votre bulletin du Solde de tout compte (et uniquement à ce moment là), insérez les
rubriques suivantes :
• GICCPN : Indemnité comp. CP N
• GICCPN1 : Indemnité comp. CP N-1
• GICCPA : Indemnité de CP pour congés ancienneté (en cas de départ si vous avez des
congés d'ancienneté)
Etape 5 : Prise de Congés d'un salarié
Si votre salarié prend des congés sur le mois, vous devez saisir les dates de congés dans
l'onglet Congés/heures de sa fiche dans le calendrier des congés.
En fonction du choix sélectionné au niveau des préférences du dossier, pour le décompte des
CP, la valeur de CP pris période (indiquant le nombre de jours que vous avez saisis dans le
calendrier des congés) alimente les zones suivantes :
• Décompte CP ancienneté puis le CP N-1 :
• S'il reste des CP ancienneté, le logiciel les solde dans la zone Pris total
de la colonne CP ancienneté
• Puis s'il reste des CP N-1 légaux + suppl, le logiciel alimente la zone
Pris total de la colonne CP N-1 légaux + suppl
• Sinon, les congés sont considérés comme pris par anticipation, et le
logiciel indique la valeur dans la zone Pris total de la colonne CP N
légaux + suppl
• Décompte CP N-1 puis les CP d'ancienneté :
• S'il reste des CP N-1 légaux + suppl, le logiciel alimente la zone Pris
total de la colonne CP N-1 légaux + suppl
• Si la zone reste CP N-1 légaux + suppl est à 0, alors le logiciel alimente
la zone Pris total de la colonne CP ancienneté
• Le logiciel alimente ensuite la zone Pris total de la colonne CP N
légaux + suppl et les congés sont considérés comme pris par
EBP Paye V17
360
anticipation.
Remarque !!!
Dans tous les cas les zones Reste des colonnes CP N-1 légaux + suppl, CP N légaux +
suppl et CP ancienneté sont automatiquement recalculées en fonction des congés pris.
Etape 6 : Clôture mensuelle
A chaque préparation de bulletins, les différentes zones de l'onglet congés/heures de la fiche du
salarié s'alimentent de la façon suivante :
• Les CP légaux acquis période et les CP suppl. acquis période se cumulent
dans la colonne CP N légaux + suppl. de la ligne Acquis.
• Le Reste est le résultat de l'acquis - le pris (si des CP ont été pris)
Etape 7 : Clôture des CP
A la clôture des congés payés, les différentes zones de l'onglet Congés/heures de la fiche du
salarié s'alimentent de la façon suivante :
• Les CP ancienneté sont réinitalisés en fonction du nombre de congés
ancienneté saisie dans la fiche du salarié. (s'il y a 2 jours dans la fiche du salarié,
la valeur 2 s'affichera dans le acquis et dans le reste)
• La valeur du Acquis des CP N légaux + suppl. est basculée dans la zone
Acquis CP N-1 légaux + suppl.
• La valeur du Pris total CP N légaux + suppl est basculée dans le Pris total de la
colonne CP N-1 légaux + suppl.
• Le Reste est le résultat de l'acquis - le pris (que ce soit pour l'ancienneté, les CP
légaux + suppl. N et N-1)
Etape 8 : Impression des CP
Liste des congés absences
Cet état, disponible par le menu Impressions + Congés des absences + Liste des congés et
absences, permet de connaître les différentes périodes où le salarié a été absent, ainsi que les
périodes où le salarié a été en congés.
Pour avoir plus d'informations sur cette édition, cliquez ici
Etat des congés payés
Cet état, disponible par le menu Impressions + Congés des absences + Etat des congés,
permet de connaître l'état des congés de tous les salariés.
Pour avoir plus d'informations sur cette édition, cliquez ici
La provision de congés (Disponible à partir de la version PRO)
Cet état, disponible par le menu Impressions + Congés des absences + Provisions des
congés payés, permet de connaître les provisions de Congés Payés calculées mois par mois,
salarié par salarié.
FAQ
361
Pour avoir plus d'informations sur cette édition, cliquez ici
Mise à jour des Congés de VXX à V13
Votre onglet Congés/heures a évolué.
Nous vous proposons désormais une gestion des congés plus automatisée qu'auparavant.
Afin d'optimiser votre gestion des congés payés, vous trouverez toutes les informations
nécessaires dans votre logiciel :
• La gestion de l’acquisition et de la prise de vos congés payés légaux et congé
d’ancienneté s’il y a lieu.
• Le calcul du paiement de l’indemnité de congés payés pris au maintien ou au 10ème, en
appliquant la règle la plus avantageuse pour le salarié.
• Un report des CP restant à prendre à la clôture de votre exercice de congés payés.
1 - Principe de mise à jour
Les principes appliqués lors de la mise à jour VXX à V13
Dans les versions précédentes, les congés se présentaient sous la forme :
Dans la version actuelle (V13), les congés se présentent sous la forme :
EBP Paye V17
362
- L’ancienne zone Acquis période (CONGESACQUIS) est reprise dans la nouvelle zone CP
légaux acquis période (CPLEGACQUIS)
- L’ancienne valeur Reste à prendre ($CONGERESTE) est reprise dans la nouvelle zone CP N-
1 légaux + suppl. Acquis (TOTCPACQUISN1).
Attention !!!
Si cette ancienne zone Reste à Prendre est négative, alors il y a une répartition de la valeur
sur les zones CP N-1 légaux + suppl Acquis (TOTCPACQUISN1) et CP N légaux + suppl.
Acquis (TOTCPACQUISN). Ceci pour que la zone CP N-1 Reste ne soit pas négative.
La nouvelle zone Reste de la colonne CP N-1 légaux + suppl (CPRESTEN1) est calculée à
partir des zones Acquis &endash; Pris.
- L’ancienne zone Pris période (JOURPRIS) est reprise dans la nouvelle zone CP pris période
(JOURPRIS). Les congés pris sur la période, sont répartis sur les périodes de congés N-1 / N /
Ancienneté.
Pour cette raison : la variable JOURPRIS est devenue une formule : CPPRISN1 (CP pris N-1) +
CPPRISN (CP pris N) + CPANCPRISN (CP Ancienneté Pris N).
La répartition des congés pris se fait sur ces 3 variables CPPRISN1, CPPRISN, CPANCPRISN,
en vérifiant les zones CP Reste, de telle manière à ce que CP Reste N-1 (CPRESTEN1) ne soit
pas négatif.
• Dans la colonne CP N-1 légaux + suppl. la valeur est reprise :
• dans la nouvelle zone Pris total de la colonne CP N-1 légaux + suppl
(TOTCPPRISN1).
• dans la nouvelle zone Acquis de la colonne CP N-1 légaux + suppl
(TOTCPACQUISN1): ceci pour que la zone Reste N-1 soit équivalente à
l’ancienne valeur Reste à prendre tout en étant obligatoirement positive ou
nulle.
• Dans la colonne CP N légaux + suppl. la valeur est reprise :
• dans la nouvelle zone Pris total de la colonne CP N légaux + suppl
(TOTCPPRISN).
FAQ
363
- L’ancienne valeur Acquis année ($CONGESACQUIS) est reprise dans la nouvelle zone CP N
légaux + suppl Acquis (TOTCPACQUISN).
Ajustement des valeurs après la mise à jour
Si vous souhaitez reprendre les valeurs exactes de CP N-1 légaux + suppl Acquis et CP N-1
légaux + suppl. Pris (données non disponibles au moment de la mise à jour), pour tenir compte
de ce que le salarié avait acquis sur la période CP N-1 (par exemple 25 jours ouvrés) et de ce
qu’il avait pris au total jusqu’au mois en cours (par exemple 20), vous pouvez effectuer un
ajustement des valeurs.
Pour cela cliquez sur le bouton Ajuster et saisissez les valeurs d’ajustement. Cliquez ici pour
avoir plus d’informations sur les ajustements
2 - Correspondance entres les anciennes et les nouvelles zones de votre onglet
Congés/Heures
2.1 - Cas standard :
Dans la version inférieure à la V13, le salarié avait les cumuls suivants :
Acquis période correspondait à la variable CONGESACQUIS
Pris période correspondait à la variable CONGESPRIS ou JOURPRIS
Acquis année correspondait à la variable $CONGESACQUIS
Reste à prendre correspondait à la variable $CONGERESTE
En mise à jour de base vers la V13, les cumuls sont reportés de la manière suivante:
Explications :
EBP Paye V17
364
Zones dans la fiche du salarié
Avant mise à jour Après mise à jour
Acquis période 2.50 Ligne CP légaux acquis période
(CPLEGACQUIS)
2.50
Acquis année 15 Ligne Acquis de la colonne CP N
légaux + suppl (TOTCPACQUISN)
Le reste est identique le pris total
n'est pas renseigné.
15
Reste à prendre 22 Ligne Acquis de la colonne CP N-1
légaux + suppl
(TOTCPACQUISN1)
Le reste est identique le pris total
n'est pas renseigné.
22
Pour avoir l'explication sur les différents cumuls alimentés, cliquez ici
Pour avoir plus d'explications sur la gestion des Congés Payés dans votre logiciel de paye,
cliquez ici
2.2 - Cas standard avec des CP pris dans la période :
Dans la version inférieure à la V13, le salarié avait les cumuls suivants :
Acquis période correspondait au cumul CONGESACQUIS
Pris période correspondait au cumul CONGESPRIS ou JOURPRIS
Acquis année correspondait au cumul $CONGESACQUIS
Reste à prendre correspondait au cumul $CONGERESTE
Dans l'onglet Cumul de la fiche du salarié, la zone provision pour congé était de 21985.64 (le
nom du cumul était $CONGE)
La provision pour CP du mois était de 2108.20 car le bulletin a déjà été préparé (le nom du cumul
était CONGE) .
En mise à jour de base vers la V13, les cumuls sont reportés de la manière suivante :
FAQ
365
Explications :
Zones dans la fiche du salarié
Avant mise à jour Après mise à jour
Acquis période 2.50 Ligne CP légaux acquis
période (CPLEGACQUIS)
2.50
Pris période 5.00 Ligne CP pris période
(JOURPRIS)
Ligne pris total de la période
de la colonne CP N-1 légaux +
suppl (TOTCPPRISN)
5.00
Acquis année 27.50 Ligne Acquis de la colonne CP
N légaux + suppl
(TOTCPACQUISN1)
27.50
Reste à prendre 9.80 Ligne Reste de la colonne CP
N-1 légaux + suppl est l'acquis
- le pris (CPRESTEN1)
---------------------------
Ligne pris total de la période
de la colonne CP N-1 légaux +
suppl (TOTCPPRISN1)
---------------------------
Ligne Acquis de la colonne CP
N-1 légaux + suppl majoré du
pris total de la période
(TOTCPACQUISN1)
9.80
------------
5.00
------------
14.80
(9.8 + 5)
Provision CP 21985.64 Ligne Base CP de la colonne
CP N (TOTCONGEN)
21985.64
Ligne Base CP période de la
colonne CP N (CONGE)
2108.20
Pour avoir l'explication sur les différents cumuls alimentés, cliquez ici
Pour avoir plus d'explications sur la gestion des Congés Payés dans votre logiciel de paye,
cliquez ici
La valeur 14.80 est calculée en fonction du reste à prendre que vous aviez (9.80) majorée du pris
EBP Paye V17
366
période (5).
En mise à jour de votre dossier, nous n'avons pas la possibilité de connaître le nombre de jours
de CP qu'avait acquis le salarié en début d'exercice.
Si vous souhaitez avoir une information cohérente, nous vous conseillons de réaliser un
ajustement de la valeur du Acquis N-1 et du Pris N-1 grâce au bouton Ajuster.
2.3 - Cas avec un reste à prendre en négatif
Votre salarié a pris des congés par anticipation, les congés de l'année en cours d'acquisition
doivent alors être diminués.
Dans la version inférieure à la V13, le salarié avait les cumuls suivants :
Acquis période correspondait à la variable CONGESACQUIS
Pris période correspondait à la variable CONGESPRIS ou JOURPRIS
Acquis année correspondait à la variable $CONGESACQUIS
Reste à prendre correspondait à la variable $CONGERESTE
Dans l'onglet Cumul de la fiche du salarié, la zone provision pour congé était de 18317.57 (le
nom du cumul était $CONGE)
La provision pour CP du mois était de 1917.57 car le bulletin est déjà préparé.(le nom du cumul
était CONGE)
En mise à jour de base vers la V13, les cumuls sont reportés de la manière suivante:
Explications :
Zones dans la fiche du salarié
FAQ
367
Avant mise à jour Après mise à jour
Acquis période 2.08 Ligne CP légaux acquis
période (CPLEGACQUIS)
2.08
Pris période 0.00 Ligne CP pris période
(JOURPRIS)
0.00
Acquis année 15.00 Ligne Acquis de la colonne CP
N légaux + suppl
(TOTCPACQUISN)
15.00
Reste à prendre -3 Ligne Pris total de la colonne
CP N légaux + suppl
(TOTCPPRISN)
---------------------------
Ligne Reste de la colonne CP
N légaux + suppl est l'acquis -
le pris (CPRESTEN)
3
------------
12
(15-3)
Provision CP 18317.57 Ligne Base CP de la colonne
CP N (TOTCONGEN)
18317.57
Ligne Base CP période de la
colonne CP N (CONGE)
1917.57
Pour avoir l'explication sur les différents cumuls alimentés, cliquez ici
Pour avoir plus d'explications sur la gestion des Congés Payés dans votre logiciel de paye,
cliquez ici
2.4 - Cas avec un reste à prendre en négatif avec un pris sur la période
Votre salarié a pris des congés par anticipation, mais a épuisé sur le même mois ses congés qui
lui restaient à prendre. Ce sont donc les congés N-1 qui doivent être diminués puis les congés
pris par anticipation.
Dans la version inférieure à la V13, le salarié avait les cumuls suivants :
Acquis période correspondait à la variable CONGESACQUIS
Pris période correspondait à la variable CONGESPRIS ou JOURPRIS
Acquis année correspondait à la variable $CONGESACQUIS
Reste à prendre correspondait à la variable $CONGERESTE
En mise à jour de base vers la V13, les cumuls sont reportés de la manière suivante:
EBP Paye V17
368
Explications :
Zones dans la fiche du salarié
Avant mise à jour Après mise à jour
Acquis période 2.50 Ligne CP légaux acquis
période (CPLEGACQUIS)
2.50
Pris période 9.00 Ligne CP pris période
(JOURPRIS)
Cette valeur est répartie dans la
variable CPPRISN pour une
valeur de 6 et CPPRISN1 pour 3
(car le reste à prendre était
négatif)
9.00
Acquis année 27.50 Ligne Acquis de la colonne CP
N légaux + suppl
(TOTCPACQUISN)
27.50
Reste à prendre -6 Ligne Pris total de la colonne
CP N légaux + suppl+
(TOTCPRISN)
---------------------------
Ligne Pris total de la colonne
CP N-1 légaux + suppl.
(TOTCPRISN1)
-------------------------
Ligne Acquis de la colonne CP
N-1 légaux + suppl.
(TOTCPACQUISN1)
---------------------------
Ligne Reste de la colonne CP N-
1 légaux + suppl est l'acquis - le
pris (CPRESTEN1)
---------------------------
Ligne Reste de la colonne CP N
légaux + suppl est l'acquis - le
6
------------
3
------------
3
------------
0
(3-3)
------------
21.50
(27.50-
6)
FAQ
369
pris (CPRESTEN)
Pour avoir l'explication sur les différents cumuls alimentés, cliquez ici
Pour avoir plus d'explications sur la gestion des Congés Payés dans votre logiciel de paye,
cliquez ici
Le salarié a pris 9 jours de CP dont 3 jours sur l'exercice N-1 et 6 jours par anticipation sur
l'exercice N.
3 jours sont donc décomptés sur les Congés N-1 et les 6 autres par anticipation sur les CP N.
3 - Fin de la mise à jour
Votre dossier a été mis à jour.
Vous pouvez consulter ces nouveaux paramétrages dans l'onglet congés/heures de la fiche du
salarié. Le rapport de conversion est accessible dans l'onglet congés/heures de la fiche du
salarié.
Pour aller plus loin sur le fonctionnement complet des congés payés, cliquez ici
4 - Importation des rubriques + mise à jour des rubriques personnalisées
Afin de mettre à jour vos rubriques de paye tenant compte de la nouvelle gestion des congés
payés, vous devez suivre les étapes suivantes :
ETAPE 1 : IMPORTATION DES RUBRIQUES
Remarque !!!
Si vous avez personnalisé les rubriques ci-dessous, et que vous les importez, vos modifications
seront perdues.
Grâce au menu Outils + Importation + Rubriques.
Double cliquez gauche sur le répertoire ''Standard'' puis double cliquez sur le fichier
''Standard.rub''.
La fenêtre d'importation des rubriques s'ouvre.
Cliquez sur le bouton Aucune et sélectionnez les rubriques citées ci-dessous (si les rubriques
sont grisées, ou le préfixe # apparaît devant les rubriques à importer, il faut tout de même les
cocher afin de mettre à jour les éléments déjà existants dans votre dossier) :
• GCP : Indemnité de CP pour congés pris N
• RCONG : Absences congés
• GICCPN : Indemnité comp. CP N (en cas de départ)
• GCPN1 : Indemnité de CP pour congés pris N-1
• GCPA : Indemnité de CP pour congés ancienneté
• GICCPN1 : Indemnité comp. CP N-1 (en cas de départ)
• GICCPA : Indemnité comp. CP Ancienneté (en cas de départ)
Cliquez sur ''Importer''.
Remarque !!!
Si vous êtes en version bâtiment, sélectionnez les rubriques suivantes :
GBR00307: Indemnité de CP pour congés pris N
EBP Paye V17
370
GBR00308: Indemnité de CP pour congés pris N-1
GBR00309 : Indemnité de CP pour congés ancienneté
RBR00109 : Absences pour congés payés
GBR00407 : Indemnité comp. CP N (en cas de départ)
GBR00408 : Indemnité comp. CP N-1 (en cas de départ)
GBR00409 : Indemnité comp. CP Ancienneté (en cas de départ)
ETAPE 2 : MODIFICATION DES PROFILS ET/OU DES BULLETINS
Dans vos profils et bulletins, vous devez insérer les rubriques suivantes pour la gestion des CP et
des indemnités de CP :
• RCONG : Absences congés
• GCP : Indemnité de CP pour congés pris N
• GCPN1 : Indemnité de CP pour congés pris N-1
• GCPA : Indemnité de CP pour congés ancienneté (si vous avez des congés
d'ancienneté)
Remarque !!!
Si vous êtes en version bâtiment, insérez les rubriques suivantes :
GBR00307: Indemnité de CP pour congés pris N
GBR00308: Indemnité de CP pour congés pris N-1
GBR00309 : Indemnité de CP pour congés ancienneté
RBR00109 : Absences pour congés payés
Dans le bulletin du Solde de tout compte (et uniquement à ce moment là), insérez les rubriques
suivantes :
• GICCPN : Indemnité comp. CP N
• GICCPN1 : Indemnité comp. CP N-1
• GICCPA : Indemnité comp. CP Ancienneté (si vous avez des congés d'ancienneté)
Remarque !!!
Si vous êtes en version bâtiment, sélectionnez les rubriques suivantes :
GBR00407 : Indemnité comp. CP N (en cas de départ)
GBR00408 : Indemnité comp. CP N-1 (en cas de départ)
GBR00409 : Indemnité comp. CP Ancienneté (en cas de départ)
Impression des bulletins
Des nouveaux modèles d'impressions sont disponibles par le menu Impressions + Bulletins et
ils tiennent compte des nouvelles variables de congés. De plus, pour chaque absence CP dans le
mois, la périodicité s'imprime dans le corps du bulletin en dessous de la rubrique RCONG.
Impression des soldes CP
L'impression des soldes de CP des salariés ne se trouve plus dans le menu Impressions +
FAQ
371
Etats des salariés, mais dans le menu Impressions + Congés et Absences + Etat des
congés.
Si vous aviez personnalisé des modèles, ils ne seront plus utilisables avec cette nouvelle version.
Pour avoir plus d'explications sur la gestion des Congés Payés dans votre logiciel de paye,
cliquez ici
Comment mettre en place le DIF ?
Le Droit Individuel à la Formation permet aux salariés disposant d’une certaine ancienneté dans
l’entreprise de bénéficier d’heures de formation professionnelle.
Les salariés acquièrent un crédit d’heure annuel que vous devez renseigner dans les préférences
de votre dossier, onglet Congés / DIF dans la zone Droit annuel au DIF (usuellement 20 heures).
L’acquisition du droit au DIF se fait une fois par an, vous devez également y renseigner le mois
de clôture du DIF.
L'acquisition du DIF pour le salarié
L’acquisition du DIF pour les salariés se fait à la clôture du DIF et à la condition que l’option
acquisition au DIF de la fiche du salarié soit cochée.
Demande de DIF de la part du salarié
Lorsqu’un salarié demande à bénéficier de son DIF, il doit le faire par demande écrite : un
modèle de lettre de demande de prise de DIF est disponible dans les Contrats et lettres-types.
En retour, l’employeur est tenu de lui répondre : un modèle de lettre de réponse est disponible
dans les Contrats et lettres-types de votre logiciel.
Vous les trouverez dans l’onglet Administratif de sa fiche.
Décompte du DIF pris par le salarié
Vous devez décompter, dans la fiche de votre salarié, les heures prises dans le cadre du DIF.
Pour cela, renseignez dans l’onglet DIF de sa fiche le nombre d’heures de DIF pris par votre
salarié sur la période dans la zone « DIF pris période »
Historisation
Vous avez la possibilité d’avoir un suivi complet du DIF pris par votre salarié dans l’onglet DIF
de sa fiche. Pour cela, vous devez y saisir la date de début et de fin de la formation, le nombre
d’heures prises et le montant de l’allocation versée par l'employeur et vous pouvez ajouter un
commentaire (titre de la formation par exemple).
Ces informations seront reprises dans les différentes éditions du DIF, disponibles par le menu
Impressions+ Droit individuel à la formation.
Les impressions
Vous pouvez imprimer les modèles suivants (par le menu Impressions + Droit individuel à la
formation) :
• La lettre d’information annuelle sur le DIF à fournir à vos salariés ;
• La liste récapitulative du DIF pour tous vos salariés ;
• La liste récapitulative du DIF pris par vos salariés.
373
Index
A
A lire attentivement ...................................... 3
Activation manuelle du logiciel .................. 25
Adresse de la société ................................ 55
Adresse du salarié ................................... 131
Allègements bas salaires (état récapitulatif)
............................................................. 224
Analytique ................................................ 236
Impression du livre ............................... 236
Postes analytiques ............................... 195
Saisie ................................................... 175
APE ............................................................ 56
Aperçu ..................................................... 235
Appel au technique ...................................... 5
Assistance technique ................................... 5
Assistant de création de DUE .......... 148, 385
Attestation ASSEDIC280, 287, 289, 290,
291, 292, 293
Attestation AT-Maladie Professionnelle . 299,
303, 304
Attestation de salaire Maladie / Maternité /
Paternité89, 294, 296, 297, 298, 305, 306,
307
B
Banque société par défaut ......................... 63
Banques ..................................................... 81
Création .................................................. 81
Impression ............................................ 213
Modification ............................................ 81
Barre d'outils ............................................ 183
Bâtiment ................................................... 174
Bulletins ................................................... 191
Calcul ................................................... 191
Clôture .................................................. 196
Historique ............................. 192, 193, 401
Impression ............................................ 208
Modification .................................. 159, 167
Préparation ................................... 190, 402
Réalisation ................................... 159, 167
Réimpression ....................... 192, 193, 401
Visualisation ................................. 159, 167
C
Calcul à l'envers ...................................... 165
Calcul de la paye ..................................... 191
Calcul des bases de cotisations des retraites
complémentaires .................................. 406
Certificat de travail ........................... 272, 277
Champs personnalisés .................... 145, 249
Changer de mois ............................. 197, 399
Changer d'exercice .......................... 198, 266
Chemin d'accés au dossier ........................ 57
Clôture ............................................. 198, 266
Annuelle ....................................... 198, 266
Des bulletins ......................................... 196
Mensuelle .................................... 197, 399
Code d activation ...................................... 21
Coefficient Fillon ..................................... 225
Comment accéder à la sauvegarde en ligne
? ............................................................ 77
Comment activer mon logiciel ? ................ 23
Comment envoyer les bulletins par e-mail
............................................................ 201
Comment modifier le contenu d un
document ? .................. 280, 281, 311, 312
Comment modifier le contenu d une
attestation ? ......................................... 311
Comment récupérer vos archives ? .......... 77
Comment saisir le code de débridage ? ..... 5
Comment supprimer une rubrique ou une
variable ? ..................... 111, 147, 397, 398
Commentaire (rubrique) .......................... 106
Commentaire sur bulletin ........................ 144
Communication Entreprises Experts ...... 200
Comptabilité ............................ 181, 198, 391
Configuration de la sauvegarde en ligne .. 77
Configuration des cumuls DADS-U ? ..... 341
Configuration minimale ............................. 17
Configuration minimale requise ................ 17
Congés............................................ 411, 415
Congés payés ......................................... 167
Initialisation .......................................... 167
Mois de clôture ...................................... 61
Nombre de jours acquis par mois ......... 61
Saisie globale ...................................... 188
Saisie salarié par salarié ..................... 167
Constantes ...................... 113, 387, 388, 389
Construction des bulletins............... 190, 402
Contact de la société ................................ 55
Contrats et lettres types .................. 272, 277
Convention collective .......................... 58, 61
convention d'utilisation ................................ 7
Coordonnées de la société ....................... 55
Cotisations ................................................ 96
Création d'un nouveau dossier ......... 40, 384
Création d'un salarié ....................... 129, 385
Cumuls (liste des variables) .................... 121
Cumuls bâtiment ..................................... 177
Cumuls salariés ...................................... 229
Impression ........................................... 229
Reprise ................................................ 267
Saisie................................................... 267
Visualisation ........................................ 173
Cumuls société ....................................... 229
Impression ........................................... 229
Recalcul ............................................... 192
D
DADS-U .................................................. 228
Etat préparatoire ................................. 228
EBP Paye V17
374
Fichier ................. 344, 345, 348, 362, 400
DAS Bilatérale ................................. 315, 316
Date de la paye ........................................ 190
Débridage .............................................. 5, 15
Déclaration AT
Déclaration AT - L accident .................. 309
Déclaration AT - L assitant de création 308
Déclaration AT - L employeur .............. 308
Déclaration AT - La victime .................. 308
Déclaration AT - Quand établir la
déclaration ? ..................................... 307
Déclaration AT - Témoins .................... 309
Déclaration AT - Tiers .......................... 310
Déclaration DNA (état préparatoire) ........ 228
Déclaration MSA ...................................... 321
Déclaration PROBTP (état préparatoire) . 228
Déclôture mensuelle ................................ 267
Désintallation du logiciel ............................ 37
DIF ................................................... 172, 427
Dossier............................................... 40, 384
Création .......................................... 40, 384
Fermeture ............................................... 39
Ouverture ....................................... 39, 384
Recopie à partir d'un autre dossier ........ 46
Recopie vers plusieurs dossiers ............ 49
Suppression ........................................... 39
DUCS ............................................... 225, 328
Déclarer le fichier DUCS ...................... 331
Impression .................................... 225, 328
Mise à jour des salariés ....................... 330
Préparer le fichier DUCS ..................... 330
Principe et paramétrage ....................... 325
Recopie d'un profil à l'autre .................. 330
DUE ................................................. 148, 385
DUE cas général .......................... 148, 153
DUE Intérimaire............................ 152, 153
DUE MSA ..................................... 150, 153
DUE Choix du support ............................. 153
DUE Conditions de travail ....................... 156
DUE Contrat de travail ............................. 155
DUE Date et heures d embauche ............ 155
DUE Durée du travail ............................... 156
DUE Édition ............................................. 159
DUE Éléments sur l emploi .............. 155, 158
DUE Rémunération ................................. 156
DUE Renseignements sur l entreprise .... 158
DUE Service de santé au travail .............. 157
DUE Situation du salarié ......................... 154
E
Écran d accueil ................................ 383, 402
Écran de bienvenue ................................... 31
Écran de bienvenue version d essai ......... 31
Écritures comptables ............... 181, 198, 391
Éditeur de formule ................................... 110
Effectif ........................................................ 58
E-mail EBP .................................................. 5
Enquête sociale ...................................... 227
Envoi des bulletins par e-mail ................. 201
Envoi d'un SMS à plusieurs salariés ...... 249
Etat .......................................................... 239
Des charges ........................................ 239
Des cotisations .................................... 239
Des paiements .................................... 240
Préparatoire ......................................... 228
Récapitulatif de la taxe sur les salaires 241
Récapitulatif des allègements ............. 224
Salariés ....................................... 223, 237
Evaluer une version d évaluation .............. 27
Export...................................................... 258
Des profils ........................................... 258
Des rubriques ...................................... 257
Des salariés ................................. 256, 347
Des tables de calcul ............................ 257
Des variables ....................................... 256
Format Microsoft Excel ....................... 235
Format PDF ......................................... 236
Personnalisé ........................................ 262
F
Fax des virements................................... 206
Félicitations ................................................. 1
Feuilles d aide aux calculs ...................... 310
Fiches individuelles (impression) ............ 210
Fichier MSA ............................................ 321
Filtres ...................................................... 236
Fonctions logiques .................................. 110
Fonctions mathématiques ....................... 110
Formats ............................................... 52, 53
G
Génération du fichier DADS-U344, 345, 348,
362, 400
Gestion des 35 heures .............................. 19
Gestion des situations DADS-U ? ........... 340
H
Heures de référence de la société ............ 58
Heures d'ouverture ..................................... 5
heures rémunébées ................................ 225
Historique des bulletins ........... 192, 193, 401
Historique des évènements .................... 176
Honoraire ................................................ 364
I
Icône ....................................................... 183
Identification de la société ........................ 56
Import ...................................................... 255
Des profils ........................................... 255
Des rubriques ...................................... 254
Des salariés ......................... 252, 254, 347
Des tables de calcul ............................ 254
Des variables ....................................... 253
Personnalisé ........................................ 258
Impression .............................................. 208
Bulletins ............................................... 208
Cotisations ........................................... 239
Index
375
Journal de paye ........................... 223, 237
Lettres-chèque ..................................... 208
Paiements ............................................ 240
Salariés ................................................ 210
Impression de la liste des entrées/sorties234
Impression du récapitulatif des heures
supplémentaires ........................... 242, 395
Impression DUCS ............................ 225, 328
Installation .................................................. 33
Monoposte ............................................. 33
Réseau ................................................... 35
Réseau
explications et recommandations ....... 33
Installation gestion des 35 heures ............. 33
Intéressement .......................................... 250
Interrogation des données de paye ......... 194
J
Journal de paye ............................... 223, 237
L
La durée du travail des VRP .................... 408
La gestion des VRP dans la paye ........... 410
La rémunération des VRP ....................... 408
La restauration ........................................... 78
La sauvegarde ........................................... 75
L'assistance technique ................................ 5
Le statut des VRP .................................... 407
Le transfert vers EBP comptable ............. 198
Les contrats et lettres types ..................... 280
les cotisations concernées par les sommes
isolées .................................................. 406
Les effectifs de la DUCS URSSAF .......... 332
Les frais professionnels des VRP ............ 409
Les sommes isolées ................................ 405
Les VRP ................................................... 407
Lettres-chèque (impression) .................... 208
Licence ........................................................ 5
liste des anomalies les plus courante ...... 364
Liste des calendriers ................................ 163
Livre analytique (impression) ................... 236
Livre de paye ................................... 222, 238
Livre des événements ..................... 251, 252
l'onglet congés / DIF ................................ 172
M
Mail EBP ...................................................... 5
Mémo ......................................................... 51
Modifier le message d envoi .................... 202
Module planning RTT ................................ 19
Mois de clôture des congés payés ............ 61
Mot de passe ............................................. 56
Mot de passe utilisateur............................. 74
MSA ......................................................... 321
Déclaration ........................................... 321
Déclaration MSA (impression) ............. 227
Taux AT .................................................. 65
Taux de transport ................................... 65
N
N° SS du salarié ..................................... 131
NAF ........................................................... 56
Net imposable (impression de la lettre) .. 228
NII ............................................................. 56
Nom du salarié ........................................ 129
Notes personnelles ................................... 51
Notice de génération DADS-U349, 350, 351,
352, 355, 356, 357, 358, 359, 366, 367,
368, 369, 370
Notice de génération du fichier DADS U CIBTP
..................................................... 365
Nouveau document administratif ............ 277
Nouveau salarié .............................. 129, 385
Numérotation automatique des matricules 58
O
Onglet Administratif................. 178, 181, 275
Organismes ............................................... 81
Création ................................................. 81
Impression ........................................... 214
Modification ........................................... 81
Ouverture d'un dossier ...................... 39, 384
P
Paramétrage de l attestation ASSEDIC ... 71,
285
Paramétrage de la DUCS ....................... 325
Paramétrage des Attestations69, 70, 71,
276, 295, 303
Paramètres généraux ............................... 52
Participation ............................................ 250
Paye à l'envers ....................................... 165
Pense-bête ................................................ 51
Plafonds .......................... 113, 387, 388, 389
Planning RTT ............................................ 19
Préparation des bulletins ................ 190, 402
Prévoyance ............................................. 142
Prime d'ancieneté ..................... 87, 112, 398
Profils ...................................................... 258
Export .................................................. 258
Import .................................................. 255
Impression ........................................... 214
Modification ......................................... 108
Prorata ...................................................... 52
Provision CP ........................................... 220
Q
Q est-ce que la DUE ? .... 148, 150, 152, 153
Qu est-ce que la DADS-U ? ............ 337, 361
R
Récapitulatif des allégements ................. 224
Recherche d'une fiche .............................. 81
Recopie ..................................................... 46
A partir d'un autre dossier ..................... 46
Vers plusieurs dossiers ......................... 49
Reçu pour solde de tout compte ..... 272, 277
Registre Unique du personnel ........ 230, 391
Régularisation ......................................... 179
EBP Paye V17
376
Fonctionnement ................................... 179
Fréquence .............................. 58, 159, 167
Répertoire du dossier ................................ 57
Reprise de paye....................................... 267
Reprise des cumuls ................................. 267
Restauration - Comment procéder ? ......... 79
Restauration - Comment y accéder ? ........ 79
RIB ........................................... 142, 143, 145
Rubrique de Brut........................................ 90
Rubrique de Commentaire ...................... 106
Rubrique de net ....................................... 102
Rubriques
De commentaire ................................... 106
De cotisation .......................................... 96
De net ................................................... 102
De salaire brut ........................................ 90
Export ................................................... 257
Import ................................................... 254
Impression ............................................ 215
S
Saisie des congés (par gestion) .............. 188
Saisie des variable par le bulletin ............ 173
Saisie des variables ......................... 187, 188
Salaire ..................... 132, 133, 134, 135, 146
Salarié...................................................... 131
Adresse ................................................ 131
Création ........................................ 129, 385
Date de sortie ....................................... 139
Date d'entrée........................................ 139
Export ........................................... 256, 347
Fiches individuelles .............................. 210
Identification ......................................... 129
Import ................................... 252, 254, 347
Impression ............................................ 210
N° SS ................................................... 131
Nature d'emploi .................................... 129
Photo .................................................... 129
Qualification ......................................... 129
RIB ....................................... 142, 143, 145
Sauvegarde - Où sauvegarder ? ............... 76
Sauvegarde - Que sauvegarder ? ............. 75
Sauvegarde en ligne .................................. 77
Sauvegarder - Comment procéder ? ......... 76
Service technique (heures d'ouverture) ....... 5
Siren .......................................................... 53
SIRET .................................................. 53, 56
Smic ................................ 113, 387, 388, 389
Solde de tout Compte ...................... 140, 162
Sortie du salarié ....................................... 139
Sous-total ................................................. 106
Statistiques ..................................... 271, 272
Suppression .............................................. 39
Des conventions collectives ................ 264
Des lieux de travail .............................. 265
Des natures d'emploi ........................... 265
Des services ........................................ 265
D'un dossier .......................................... 39
Un organisme .............................. 112, 398
Une fiche salarié.......................... 147, 398
Une rubrique ................................ 111, 397
Une variable ................................ 111, 397
T
Tableau de Bord ..................................... 184
Tables de calcul ........................ 87, 112, 398
Création ................................. 87, 112, 398
Export .................................................. 257
Import .................................................. 254
Impression ........................................... 216
Modification ........................... 87, 112, 398
Taxe sur les salaires (état récapitulatif) .. 241
Téléphone technique EBP .......................... 5
Transfert comptable ................ 181, 198, 391
Trombinoscope ....................................... 212
U
URSSAF ................................................... 63
Taux AT ................................................. 63
Taux de transport .................................. 63
Utilisateurs ................................................ 73
Création ................................................. 73
Liste ....................................................... 73
V
Variables
Création ....................... 113, 387, 388, 389
Export .................................................. 256
Import .................................................. 253
Impression ........................................... 216
Modification ................. 113, 387, 388, 389
Saisie........................................... 187, 188
Variables de cumul (liste) ....................... 121
Variables de la paye Agricole (liste) ....... 121
Variables de la paye du Bâtiment (liste) . 119
Variables de la paye du Spectacle (liste) 119
Variables de la paye Hôtel (liste) ............ 118
Variables standards (liste) ...... 115, 127, 128
Virement .................................................. 205
Des acomptes ..................................... 205
Des salaires ................................. 204, 390
Historique ............................................ 206
Impression ........................................... 206
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Communication Entreprise-Expert
Version 1.0
Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 01/2013
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Communication Entreprise-Expert
I. Somm aire
I. Vos échanges : Création ou sélection de l’échange ....................2
I.1. Liste des échanges ......................................................................................2
I.2. Création d’un nouvel échange ......................................................................3
II. Paramétrage .....................................................................4
II.1. Paramètres de l’échange ............................................................................4
II.1.1. chemin d’accès du fichier .................................................................................................4
II.1.2. Options de l’échange ........................................................................................................4
II.1.3. Paramètres du dossier ......................................................................................................5
II.2. Paramètres du logiciel tiers .........................................................................7
II.2.1. Comptes généraux et journaux ..........................................................................................7
II.2.2. Numéros de pièce et libellés .............................................................................................8
II.2.3. Comptes collectifs, centralisateurs et auxiliaires (selon le logiciel tiers) .............................9
III. Génération ou reprise des tables de concordance ..................11
III.1. Visualisation et édition de la table de concordance des journaux ..............11
III.2. Visualisation et édition de la table de concordance des comptes ..............12
III.3. Visualisation des écritures de l’échange ...................................................13
IV. Importer / Exporter : réalisation de l’échange ......................14
Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 01/2013
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Communication Entreprise-Expert
Pour réaliser un échange, vous pouvez soit sélectionner un format déjà créé dans la liste des échanges puis accédez à l’étape
Paramètres de l’échange, soit créer un nouvel échange en cliquant sur le bouton Nouveau.
I.1. Liste des échanges
La liste des échanges permet de consulter l’ensemble des échanges précédemment créés ou de créer et/ou de supprimer un
échange grâce aux boutons Nouveau et Supprimer.
Elle vous permet également de connaître :
1. Le nom des échanges crées.
2. La date du dernier échange.
3. Le nom du format d’export ou d’import correspondant à votre échange.
Attention : Cette liste est propre à chaque dossier EBP et Itool.
I. Vos échanges : Création ou sélection de l’échange
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I.2. Création d’un nouvel échange
I. Vos échanges : Création ou sélection de l’échange
En cliquant sur le bouton Nouveau vous pouvez créer un nouvel échange afin d’importer ou d’exporter vos données.
Lors de votre premier échange, vous accédez directement à l’écran Nouvel échange.
Comment créer un nouvel échange ?
1. Dans la zone « Nom de l’échange », indiquez le nom de l’échange que vous souhaitez créer. Par défaut, le nom est celui
de votre dossier.
2. Dans la liste des logiciels tiers « Echanger avec », sélectionnez le logiciel tiers avec lequel vous souhaitez échanger vos
données.
3. Cliquez sur valider.
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II.1. Paramètres de l’échange
II. Paramétrage
II.1.1. Chemin d’accès du fichier
Non disponible dans les applications Itool.
En import
II.1.2. Options de l’échange
Non disponible dans les applications Itool.
En export
Indiquez l’emplacement du fichier à Importer. Si vous le souhaitez, vous pouvez sélectionner le fichier à importer en cliquant sur
le bouton Parcourir.
Indiquez l’emplacement du fichier à Exporter. Par défaut, un nom de fichier et un chemin sont automatiquement proposés. Le
nom dépend du format choisi. Si vous le souhaitez, vous pouvez changer ce chemin en cliquant sur le bouton Parcourir.
Vous pouvez utiliser ces options lors d’un export si vous souhaitez inclure le fichier généré dans un Zip et/ou envoyer le fichier
généré par e-mail.
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II. Paramétrage
Inclure le fichier dans un Zip
Cochez cette case si vous souhaitez que la taille du fichier soit réduite. Ceci peut être très utile pour des transferts par disquette,
clé USB ou Internet. Indiquez ensuite l’emplacement du fichier à générer. Par défaut, un nom de fichier et un chemin sont
automatiquement proposés. Si vous le souhaitez, vous pouvez changer ce chemin en cliquant sur le bouton Parcourir.
Protéger le fichier Zip par un mot de pas
Cette case devient active si vous avez demandé la compression du fichier. Elle permet de protéger l’archive par un mot de passe,
qui sera demandé lors de la décompression. Si vous le souhaitez, cochez la case et saisissez le mot de passe. Ne le perdez pas !
Envoyer par mail
Cochez cette case si vous souhaitez que le fichier soit envoyé par e-mail. Ce dernier sera tout de même généré sur votre disque,
et sera joint à votre e-mail.
II.1.3. Paramètres du dossier
En import
Non disponible dans les applications Itool.
En export
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II. Paramétrage
Date de début et fin d’exercice, numéro de dossier (Export uniquement)
Pour certains formats, la date de début et de fin d’exercice ainsi que le numéro de dossier sont nécessaires afin de réaliser un
échange vers le logiciel tiers. Veillez à bien renseigner ces valeurs afin d’éviter tout rejet lors de l’échange de vos données.
Générer des écritures par numéro de pièce
Cochez cette case si vous souhaitez que la Communication Entreprise-Expert génère des écritures regroupant les lignes ayant
le même numéro de pièce sur un même journal pour une même période.
Générer des écritures par solde progressif nul
Cochez cette case si vous souhaitez que la Communication Entreprise-Expert génère des écritures regroupant les lignes lorsque
le solde progressif est égal à zéro sur un même journal pour une même période.
Dater les AN au premier jour de l’exercice (Import uniquement)
Cochez cette case si vous souhaitez que les dates des écritures de détail des «A.Nouveaux» et appartenant à un journal de type
«AN» soient remplacées par la date du début de l’exercice.
Transférer uniquement les écritures en devise du dossier
Non disponible dans les applications Itool.
Cochez cette case si vous souhaitez que la Communication Entreprise-Expert ne transfère que les écritures en devise du
dossier.
Autoriser l’export des écritures déséquilibrées (Export uniquement)
Non disponible dans les applications Itool.
Cochez cette case si vous souhaitez que la Communication Entreprise-Expert autorise l’export d’écritures déséquilibrées.
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Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 01/2013
II. Paramétrage
II.2. Paramètres du logiciel tiers
II.2.1. Comptes généraux et journaux
Les comptes généraux et journaux sont pré-paramétrés en fonction des caractéristiques standard du logiciel tiers avec lequel
vous avez choisi d’échanger des écritures. Cette étape vous permet de vérifier ces paramètres et de les modifier si besoin.
Nombre de décimales
Indiquez le nombre de décimales utilisées dans le logiciel tiers.
Séparateur de décimales
Indiquez le séparateur de décimales utilisé dans le logiciel tiers.
Longueur maximale des comptes généraux
Sélectionnez la longueur maximale des comptes généraux définie dans le logiciel tiers.
Remarque : En cas d’erreur de type « Longueur du compte invalide » augmentez cette valeur.
Comptes généraux de longueur fixe
Cochez cette case si le logiciel tiers utilise uniquement des comptes généraux de taille fixe. En cas d’export, tous les comptes
généraux seront complétés par des zéros afin d’atteindre la longueur maximale des comptes généraux définie précédemment.
Remarque : En cas d’erreur de type « Longueur du compte invalide » décochez cette case.
Longueur maximale des codes journaux
Sélectionnez la longueur maximale des codes journaux paramétrée dans le logiciel tiers.
Remarque : En cas d’erreur de type « Longueur du code journal invalide » augmentez cette valeur.
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II. Paramétrage
Type de journaux (Import uniquement)
Vous disposez d’une liste pré-paramétrée de type de code journaux. Vous pouvez modifier cette liste et/ou ajouter de nouvelles
concordances en vous positionnant à la fin de la liste.
Exemple : La racine A est paramétrée en type AC. Cela signifie que tous les journaux commençant par A, sauf le code AN qui
est défini en type AN, seront définis en type « AC ».
Remarque : Certains formats renseignent le type de journal lors d’un échange. Dans ce cas, lors d’un import, le type de journal
utilisé sera celui défini dans le logiciel tiers.
Type de comptes (Import uniquement)
Vous disposez d’une liste pré-paramétrée de type de comptes. Vous pouvez modifier cette liste et/ou ajouter de nouvelles
concordances en vous positionnant à la fin de la liste.
Exemple : La racine 1 est paramétrée en type « Capitaux ». Cela signifie que tous les comptes commençant par 1 seront définis
en type « Capitaux ».
Remarque : Certains formats renseignent le type de compte lors d’un échange. Dans ce cas, lors d’un import, le type de compte
utilisé sera celui défini dans le logiciel tiers.
II.2.2. Numéros de pièces et libellés
Tronquer les numéros de pièces
Non disponible à l’import pour les applications Itool.
Lors d’un échange, lorsque la longueur d’un numéro de pièce est supérieure à la longueur autorisée, ce dernier sera tronqué à
gauche ou à droite suivant le paramétrage défini.
Tronquer les libellés
Non disponible à l’import pour les applications Itool.
Lors d’un échange, lorsque la longueur d’un libellé est supérieure à la longueur autorisée, ce dernier sera tronqué à gauche ou
à droite suivant le paramétrage défini.
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II. Paramétrage
Majuscules
Cochez cette option si vous souhaitez que les libellés et numéros de pièces soient convertis en majuscule et que les accents des
caractères accentués soient supprimés lors de l’échange.
ASCII
Cochez cette option si vous souhaitez que les accents des caractères accentués et les caractères spéciaux soient supprimés
lors de l’échange.
II.2.3. Comptes collectifs, centralisateurs et auxiliaires
Centralisateurs/Collectifs
Cochez cette case si le logiciel tiers utilise une racine particulière pour les comptes de type centralisateur ou collectif.
Renseignez alors les comptes collectif utilisés et leur racine correspondante.
Exemple :
Collectif Racine
401 F
411 C
Paramétrage :
Logiciel tiers
401
411
FDUPONT
CDURAND
EBP Comptabilité
401
411
401DUPONT
411DURAND
Résultat en import :
Logiciel tiers
401
411
0DUPONT
9DURAND
EBP Comptabilité
401
411
401DUPONT
411DURAND
Résultat en export :
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II. Paramétrage
Comptes auxiliaires
Cochez cette case si le logiciel tiers utilise les comptes auxiliaires.
Renseignez alors le compte auxiliaire utilisé et la racine correspondante.
Exemple :
Longueur maximale des comptes auxiliaires
Sélectionnez la longueur maximale des comptes auxiliaires paramétrée dans le logiciel tiers.
Remarque : En cas d’erreurs de type « Longueur du compte invalide » augmentez cette valeur.
Comptes auxiliaires de longueur fixe
Cochez cette case si le logiciel tiers utilise uniquement des comptes auxiliaires de taille fixe.
En cas d’export, tous les comptes auxiliaires seront complétés par des zéros afin d’atteindre la longueur maximale des comptes
auxiliaires définie précédemment.
Remarque : En cas d’erreurs de type « Longueur du compte auxiliaire invalide » décochez cette case.
Collectif Racine
401 0
411 9
Logiciel tiers
Compte général Compte auxiliaire
401
411
401 0DUPONT
411 9DURAND
Logiciel tiers
Compte général Compte auxiliaire
401
411
401 0DUPONT
411 9DURAND
EBP Comptabilité
401
411
401DUPONT
411DURAND
EBP Comptabilité
401
411
401DUPONT
411DURAND
Résultat en import :
Paramétrage :
Résultat en export :
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III. Génération ou reprise des tables de concordance
III.1. Visualisation et édition de la table de concordance des journaux
L’étape Concordances des journaux vous permet de consulter la table de concordance de vos journaux utilisée lors de
l’échange. Vous pouvez éventuellement modifier la concordance d’un ou plusieurs journaux en passant par cet écran, sans pour
autant modifier les paramètres généraux précédemment établis.
Ces modifications sont conservées d’un échange à l’autre afin d’enrichir la table de concordance.
Comment modifier la concordance des journaux ?
En export
Sur la partie gauche de l’écran, sont listés les codes journaux qui vont être exportés depuis votre logiciel EBP ou votre application
Itool. Sur la partie droite, sont listés les codes journaux qui seront réellement exportés vers le produit tiers.
Les informations de la partie de droite peuvent être modifiées ligne à ligne.
En import
Sur la partie droite de l’écran, sont listés les codes journaux du fichier à importer. Sur la partie gauche, sont listés les codes
journaux qui seront importés dans le logiciel EBP Comptabilité v12 ou supérieure ou dans l’application Itool Compta.
Les informations de la partie de gauche peuvent être modifiées ligne à ligne.
Remarque : La concordance des journaux est générée automatiquement en fonction des paramètres du logiciel tiers et se met à
jour dynamiquement à chaque échange effectué. Si vous modifiez les paramètres du logiciel tiers, la table de concordance est
automatiquement remise à zéro.
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III. Génération ou reprise des tables de concordance
III.2. Visualisation et édition de la table de concordance des comptes
L’étape Concordances des comptes vous permet de consulter la concordance de vos comptes pour l’export ou pour l’import
de vos données. Vous pouvez éventuellement modifier la concordance d’un ou plusieurs comptes en passant par cet écran, sans
pour autant modifier les paramètres généraux précédemment établis.
Ces modifications sont conservées d’un échange à l’autre afin d’enrichir la table de concordance.
Comment modifier la concordance des comptes ?
En export
Sur la partie gauche de l’écran, sont listés les comptes qui vont être exportés depuis votre logiciel EBP ou votre application Itool.
Sur la partie de droite, sont listés les comptes qui seront réellement exporté vers le produit tiers.
Les informations de la partie de droite peuvent être modifiées ligne à ligne.
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III. Génération ou reprise des tables de concordance
En import
Sur la partie droite de l’écran, sont listés les comptes du fichier à importer. Sur la partie gauche, sont listés les comptes qui seront
importés dans le logiciel EBP Comptabilité v12 ou supérieure ou dans l’application Itool Compta.
Les informations de la partie de gauche peuvent être modifiées ligne à ligne.
Remarque : La concordance des comptes est générée automatiquement en fonction des paramètres du logiciel tiers et se met à
jour dynamiquement à chaque échange effectué. Si vous modifiez les paramètres du logiciel tiers, la table de concordance est
automatiquement remise à zéro.
III.3. Visualisation des écritures de l’échange
Non disponible dans les applications Itool.
Cette étape permet de consulter le détail des écritures de l’échange en cours.
Les écritures sont triées par Journaux puis périodes.
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IV. Imp orter / Exporter
Cette option permet de confirmer l’export ou l’import de données en cliquant sur le bouton Lancer le transfert.
EBP Gestion Commerciale
Pour Windows XP, Vista et 7
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Business Software sprl,
Avenue des Cerisiers, 15 – 1030 Bruxelles
Tél : 02 737 95 90 - Fax : 02 737 95 91 - Site web: www.ebp-software.be
© Copyright 2012 EBP Business Software, édition 2013
CONDITIONS GENERALES CONDITIONS GENERALES CONDITIONS GENERALES CONDITIONS GENERALES CONDITIONS GENERALES CONDITIONS GENERALESCONDITIONS GENERALES CONDITIONS GENERALES DE VENTE DES PRODUITS E VENTE DES PRODUITS E VENTE DES PRODUITS E T SERVICES EBP SERVICES EBP SERVICES EBP
A. CGVU ET CONTRAT DE LICENCE DES PROGICIELS EBP
Article 1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SPRL immatriculée au RPM de Bruxelles sous le numéro 0480277583), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue.
L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.
Article 2. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Article 3. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le
Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Article 4. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Article 5. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité.
Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers.
Article 6. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une
absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Article 7. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi dite « sur la vie privée » du 8 décembre 1992 modifiée par la loi du 11 décembre 1998, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Bruxelles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
B. CONTRAT DE SERVICES EBP
ENTRE : La société EBP SPRL ayant son siège Avenue de Cerisiers 15 à 1030 Bruxelles et immatriculée au RPM de Bruxelles sous le numéro 0480277583, d'une part
ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci-après dénommé le « Client », d'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1. Objet du contrat
Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp-software.be/services/accueil.html. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp-software.be avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation
Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP.
Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation.
Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale.
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire
3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat.
3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre.
Article 4. Accès aux services
Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat.
Article 5. Services fournis au titre du contrat de support
Le support de base comprend :
o L’assistance téléphonique (hotline) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de Belgique
o la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement
sur le site www.ebp-software.be. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés.
En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.)
Le support ne comprend pas :
o le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées (Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires (anti-virus, outils bureautiques, etc.)
o la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel (par exemple migration d’un niveau standard à PRO), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.
o l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.
o les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)
o la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP
o la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance
Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible,
mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ».
Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle.
Article 7. Interventions sur les fichiers
L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens.
Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP.
Article 8. Obligations du client
Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires.
Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers.
Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe;
Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13.
Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP.
Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être
déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins.
Article 9. Limites de responsabilité
EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices.
En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours.
Article 10. Loi et attributions de compétences
Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire.
Le présent contrat est soumis à la loi belge. Conformément à la Loi dite « sur la vie privée » du 8 décembre 1992 modifiée par la loi du 11 décembre 1998 le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant.
En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Bruxelles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires.
C. MODE LOCATIF
Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ».
La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :
o l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A
o la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B
Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au-delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées.
Version 2.5 : Juin 2012
FELICITATIONS !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Gestion Commerciale et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.
Le menu ? + Aide sur EBP Gestion Commerciale pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier Gestion.rtf qui sera proposé à l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront consignées.
12 EBP Gestion Commerciale
TABLE DES MATIERES INSTALLATION 14
1. AVANT DE COMMENCER 14
1.1. Accès au service technique ................................................................... 14
1.2. Configuration minimale conseillée ......................................................... 14
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 15
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? 16
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 16
4.1. Version d’évaluation .............................................................................. 16
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ............................................. 17
4.3. Comment introduire mon code d’activation ? ......................................... 17
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? 18
6. ECRAN DE TRAVAIL 19 PRISE EN MAIN 20
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 20
1.1. Les options à remplir dès maintenant .................................................... 21
1.2. Les autres options ................................................................................. 21
1.3. Gestion des fenêtres .............................................................................. 21
2. COMMENT CREER UN ARTICLE ? 22
3. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ? 23
4. GESTION DES REPRESENTANTS 24
5. GRILLE PROMOTION (VERSION PRO)
24
5.1. Grille promotions.................................................................................... 24
5.2. Onglet tarifs / Promotions ...................................................................... 25
6. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ? 26
7. COMMENT SAISIR UN DOCUMENT DE VENTE ? 26
7.1. L'entête .................................................................................................. 27
7.2. Le corps ................................................................................................. 28
7.3. Le pied ................................................................................................... 28
8. TRANSFERT, DUPLICATION, ET IMPRESSION DE DOCUMENTS 29
8.1. Transfert de documents ......................................................................... 29
8.2. Duplication ............................................................................................. 29
8.3. Impression des documents et envoi par e-mail ..................................... 29
8.4. Envoi par e-mail ..................................................................................... 30
9. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ? 30
10. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ? 30
11. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE 31
11.1. Le tableau de bord .............................................................................. 31
EBP Gestion Commerciale 13
11.2. L’historique des ventes ........................................................................ 32
11.3. L’historique Recupel ............................................................................ 32
12. COMMENT GERER LES ACHATS ? 32
12.1. Comment commander ? ...................................................................... 33
12.2. Comment réceptionner les achats ? .................................................... 34
12.3. Comment créer les factures fournisseurs ? ......................................... 34
13. LE REAPPROVISIONNEMENT AUTOMATIQUE DES STOCKS 35
14. FACTURES PERIODIQUES 35
14.1. Paramétrage de la facture périodique .................................................. 36
14.2. Génération des factures périodiques ................................................... 37
15. GESTION DES DROITS UTILISATEURS
38
16. COMMENT CREER UN MAILING ? 38
17. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ? 39
17.1. Les données à renseigner avant transfert ........................................... 39
17.2. Le transfert .......................................................................................... 40
18. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? 40 LES FONCTIONS AVANCEES 42
1. L’ECHEANCIER CLIENT 42
2. LES RELANCES 42
3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE 42
4. LES EPURATIONS 42
5. LES STATISTIQUES 43
6. LE MENU INTERNET 43
7. LES CHAMPS PERSONNALISES 43
8. VERSION RESEAU
43
14 EBP Gestion Commerciale
INSTALLATION INSTALLATIONINSTALLATION INSTALLATIONINSTALLATION INSTALLATION
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :
- Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente.
02 737 95 95
- Exposez votre problème par e-mail
support.be@ebp.com
Horaires
Lundi à vendredi
9u00 à 17u00
Pause 12u30 à 13 :30
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit.
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante :
Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
Mémoire : 1 Go
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
Espace disque libre : 1.5 Go
Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows.
EBP Gestion Commerciale 15
Les systèmes d’exploitation supportés sont :
Windows XP
Windows Vista
Windows 7
Remarque Windows XP, Vista ou 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel.
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution.
Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Logiciels pour accéder à la présentation et à l’installation de EBP Gestion Commerciale.
Sélectionnez l’installation du logiciel.
L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, cliquez sur le bouton Suivant pour démarrer la procédure.
Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépend de son acceptation. Cliquez sur Oui pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, cliquez sur Non, l’installation s’arrêtera.
Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Complète.
Eventuellement, pour n’installer que certains composants ou définir des répertoires particuliers, cliquez sur Personnalisée.
16 EBP Gestion Commerciale
Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\GESTION. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir.
Par défaut, l’accès au logiciel s’effectuera à partir du dossier programme EBP. Vous pouvez bien entendu indiquer un autre Dossier Programme.
Cette dernière étape vous permet de valider la création d’icônes permettant de lancer directement le logiciel à partir de votre bureau.
Un récapitulatif des options et des répertoires demandés vous est ensuite présenté, si les paramètres d’installation vous conviennent, cliquez sur Suivant pour copier les fichiers sur votre disque. Pour modifier l’un de ces paramètres, cliquez sur Précédent afin de revenir aux étapes précédentes.
La dernière étape de l’installation propose l’Assistant de migration si toutefois EBP Gestion Commerciale a détecté la présence du programme EBP Devis & Facturation. Si vous souhaitez convertir vos fichiers EBP Devis & Facturation en EBP Gestion Commerciale, cliquez sur Suivant, sinon sur Annuler. Le programme de migration copie les dossiers EBP Ventes dans un répertoire EBP Gestion Commerciale et les adapte ensuite.
En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer et relancer l’ordinateur
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Si à l’installation du produit, vous avez demandé la création d’une icône sur le bureau, vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Gestion Commerciale 2012.
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code de débridage n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours.
EBP Gestion Commerciale 17
Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier.
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Code d’activation).
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel.
4.3. Comment introduire mon code d’activation ?
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel. La fenêtre Activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes :
Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » en respectant la même syntaxe (points, majuscules). Numéro de Licence
Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel. Clé Web
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp-software.be. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. Code d’activation
Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué.
18 EBP Gestion Commerciale
Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît :
Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel (Ex : 2011 monoposte) correspond ce code.
Si le code saisi n’est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? + Code d’activation.
Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code de débridage ne sera plus visible.
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Fichier + Nouveau.
Vous entrez alors dans l’assistant de création. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier.
Vous renseignerez le nom du dossier, le répertoire dans lequel vous souhaitez qu’il s’installe, les tables à créer par défaut, les coordonnées et informations, et vous pourrez insérer le logo de votre dossier qui sera automatiquement repris dans vos documents (devis, factures, notes de crédit..).
Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.
EBP Gestion Commerciale 19
6. ECRAN DE TRAVAIL
* Le tableau de bord s’affiche à partir de la deuxième ouverture du dossier.
Rappel : La résolution écran doit être configurée au minimum en 800*600.
Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants.
Partie contextuelle de la barre de navigation.
Le tableau de bord*
La barre de statut affiche des messages d’aide ou d’informations relatives à l’état de votre clavier, le mode d’ouverture de votre base en réseau (Exclusif ou Partagé) signalé par un cadenas
, l’utilisateur courant, …
Les menus De raccourcis.
La barre de fenêtres
20 EBP Gestion Commerciale
PRISE EN MAIN PRISE EN MAINPRISE EN MAINPRISE EN MAIN
Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en vous détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation de vos documents commerciaux, et dans la saisie d’un règlement. Les options qui ne concernent que la version PRO d’EBP Gestion Commerciale apparaîtront avec le picto suivant :
.
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel.
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes, à saisir.
EBP Gestion Commerciale 21
1.1. Les options à remplir dès maintenant
Il est important de renseigner les parties suivantes :
Numérotation Permet d'indiquer les prochains numéros de documents qui s'incrémenteront ensuite automatiquement, et d'indiquer les codes articles, clients etc..
Sauvegarde Permet que l'assistant de sauvegarde vous soit proposé automatiquement à la fermeture de votre dossier.
Articles Cette partie permet d'indiquer les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles.
Décimales Permet d'indiquer le nombre de décimales à afficher pour tous les montants, quantités et unités, calculés ou saisis dans votre dossier.
Comptabilité Permet d'indiquer vos informations comptables des journaux et comptes clients, pour le transfert comptable.
TVA Permet de paramétrer jusqu'à 10 taux et comptes de TVA.
1.2. Les autres options
D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Vous pouvez également définir des paramètres concernant l’affichage du Tableau de bord. Dans la partie Documents, vous pouvez notamment indiquer une durée de validité pour vos devis… et dans la partie Expert Comptable, saisissez les coordonnées de votre expert, pour les retrouver sur tous les documents qui lui sont destinés.
Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option.
1.3. Gestion des fenêtres
Il existe principalement deux type de fenêtres dans le logiciel : les listes ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes, filtres et tris dans les listes.
22 EBP Gestion Commerciale
Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel d’utilisation, puis Caractéristiques générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre.
2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?
Pour créer un article, sélectionnez Articles dans la partie Favoris de la barre de navigation, puis cliquez sur
pour créer un nouvel article.
Une fiche article apparaît. Vous pouvez sélectionner sa famille, son unité de vente, à l’aide de l’icône
et indiquer une description succinte.
Saisissez ensuite une description commerciale, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..).
L’onglet Tarifs/Promotions
permet de saisir les Tarifs exceptionnels et de visualiser les promotions articles.
Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d’achat de votre article puis tapez sur Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des taux de marge et marque indiqués dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire.
EBP Gestion Commerciale 23
L’onglet Stock vous permet de visualiser l’état de votre stock réel et virtuel et les quantités commandées, de connaître le Prix Unitaire Moyen Pondéré (PUMP) d’un article et la valeur du stock. Et pour vos réapprovisionnements, d’imputer le stock mini.
La partie Recupel, vous permet de sélectionner le code du barème que vous souhaitez appliquer à l'article. Suite à la sélection de ce code, le prix unitaire TTC et le libellé du barème sont automatiquement affichés.
L’onglet Image vous permet d’insérer une image de votre article. Cliquez sur l’icône Ajouter/Modifier pour l’importer.
Vous pouvez aussi, à tout moment, contrôler tous vos mouvements de stocks, à partir du menu Données – Mouvements de stocks.
3. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ?
Pour accéder à la liste des clients et prospects, vous avez deux possibilités :
Sélectionner Clients/Prospects dans la partie Favoris de la barre de navigation
Activer le menu Données + Clients /prospects.
Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client.
24 EBP Gestion Commerciale
Pour créer un client ou prospect, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier.
Remplissez alors les principales coordonnées et informations concernant votre client contenues dans l'onglet Détail et validez par Enregistrer avant de passer aux autres onglets. La remise client s’appliquera automatiquement sur le montant total de vos documents de vente.
L’onglet Tarifs/Promotions
permet de saisir les Tarifs exceptionnels et de visualiser les promotions client.
L'onglet Contacts vous permet consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pouvez en ajouter en cliquant sur l’icône
Nouveau.
L’onglet Livraison permet de saisir les coordonnées de livraison et un contact.
4. GESTION DES REPRESENTANTS
Vous disposez d'une fiche représentant, avec la possibilité de le rattacher à un client et/ou un document de ventes. Le taux de commission saisi dans la fiche Représentant, vous permettra d'imprimer le calcul des commissions
Cette option est disponible via le menu Données + Représentants.
5. GRILLE PROMOTION (VERSION PRO)
A partir du menu Données - Grille de promotions vous avez la possibilité de créer
des grilles de promotions. La grille de promotion est composée d'une entête et de
2 onglets.
5.1. Grille promotions
Une grille de promotion est définie par :
un code : Ce code est incrémenté automatiquement.
une description : Indiquez le nom de la promotion.
une date de début : Cette date définie la début de la promotion. Elle n'est pas obligatoire.
une date de fin : Cette date définie la fin de la promotion. Elle n'est pas obligatoire.
EBP Gestion Commerciale 25
Remarque Vous devez saisir au minimum une date de début ou une date de fin.
une case à cocher "Promotion terminée" : Cette case à cocher est à sélectionner uniquement lorsque vous jugez que la promotion est finie.
5.2. Onglet tarifs / Promotions
Cet onglet permet de saisir les promotions sur articles, famille articles ou famille
clients.
Gestion des promotions
Pour gérer les promotions, vous disposez de trois icônes :
pour insérer une nouvelle ligne,
pour ajouter une ligne en fin de grille,
pour supprimer une ligne.
Remarque L’ordre des promotions n’indique pas l’ordre de priorité tarif pris en compte dans les documents.
Vous pourrez supprimer uniquement les lignes définies dans cet onglet.
Renseignements d'une ligne de tarifs /promotions
Sur chaque ligne, l'utilisateur a la possibilité de définir une promotion pour un
article particulier, pour une famille articles ou pour une famille clients.
La quantité minimum est la quantité à partir de laquelle sera appliqué la remise.
Elle est facultative. Enfin, il faut définir le % de remise. Pour valider le tarif, il faut au minimum renseigner le % de remise.
26 EBP Gestion Commerciale
Onglet Notes
Cet onglet contient une zone de saisie libre, où vous pouvez saisir des notes ou
renseignements complémentaires sur votre promotion.
La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vérifier grâce au
correcteur orthographique.
Remarque Les notes pourront être imprimées sur la fiche individuelle de la fiche Promotion.
Autres
Lors de la duplication (bouton ) d'une fiche Promotion, toutes les données sont
reprises à l'exception des articles suivants :
Date de début,
Date de fin,
Case à cocher "Promotion terminée".
Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.
6. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ?
Les modes de règlements sont gérés à partir du menu Données + Modes de règlement. Utilisez le bouton Ajouter pour créer un nouveau règlement.
Vous pouvez générer plusieurs échéances dans un document de vente à partir du paramétrage des modes de règlements ou manuellement dans le document
Lorsque vous aurez paramétré votre mode de règlement, vous pouvez aussi tester votre saisie sur base d’une date et un montant fictifs.
7. COMMENT SAISIR UN DOCUMENT DE VENTE ?
EBP Gestion Commerciale vous permet de créer des Devis, des Commandes clients, des Bons de livraisons et des Bons de retour, des Factures et des Notes de Crédit.
EBP Gestion Commerciale 27
Vous pourrez livrer partiellement vos commandes, et gérer les reliquats.
Pour accéder à la création d’un document de vente, vous pouvez utiliser :
l'option
Nouveau devis, facture depuis la barre de navigation,
le menu Traitements - Nouveau devis, facture, note de crédit
ou bien ouvrir la liste des documents de vente depuis le menu Traitements – Documents de vente et cliquer sur le bouton Ajouter.
Un nouveau document apparaît à l'écran.
Le document se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces différentes parties sont affichées sur une seule et même fenêtre.
7.1. L'entête
Dans cette partie, vous pouvez faire appel à la liste des clients, à l'aide de l'icône
et utiliser l'icône
pour consulter la fiche du client sélectionner. Vous pouvez aussi sélectionner votre mode de règlement. Dans le cas d’un devis, vous pouvez sélectionner l'état de celui-ci (en cours, accepté...)
28 EBP Gestion Commerciale
Dans le cas d’un devis, la date de validité est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier.
Dans le cas d’une facture, la date d’échéance est fonction des paramètres du mode de règlement choisi.
7.2. Le corps
Le corps est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront votre document.
Pour faciliter la saisie, vous disposez :
d'une barre d'outils juste au dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails). Le bouton Saisie plein écran est particulièrement pratique lorsque vous avez besoin d'insérer beaucoup de lignes dans votre corps de document.
d'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 20 colonnes (voir aide en ligne) sont à votre disposition.
d'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés ou vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex, une prestation), et vous pouvez effectuer des couper-copier-coller de lignes dans le corps du document, ou d'un document à un autre.
7.3. Le pied
Le pied représente la partie totalisation. Vous avez la possibilité de saisir une remise, d'ajouter des frais de port (HT ou TTC) et d’indiquer un taux d’escompte et un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements).
Vous avez accès à trois boutons supplémentaires : le bouton TVA permet d'afficher le récapitulatif des montants HT et montants de TVA par taux, le bouton Complément vous indique les marges globales, les montants totaux en contre-valeurs, ainsi que des renseignements complémentaires sur le client, et le bouton Vérif.stock permettant de contrôler les dépassements de stock.
Remarque Vous disposez d’un onglet Acompte, dans les Commandes, les BL et les factures pour créer ou associer une facture d’acompte à votre document. Consultez l’aide en ligne pour connaître le mode de fonctionnement de cette partie.
La note de crédit est un document de vente qui génère une échéance en négatif dans vos règlements.
EBP Gestion Commerciale 29
8. TRANSFERT, DUPLICATION, ET IMPRESSION DE DOCUMENTS
8.1. Transfert de documents
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable.
Les devis peuvent être transférés en factures, et les factures en notes de crédit.
Remarque Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable (Il pourra être dupliqué).
Pour cela, vous devez afficher la liste des documents, depuis le menu Traitements + Documents de vente. Sélectionnez le document initial et cliquez le bouton Transférer disponible dans la partie Navigation de votre barre de navigation. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements.
8.2. Duplication
Vous pouvez dupliquer tous les documents, afin de récupérer leur contenu, en utilisant le bouton Dupliquer disponible dans la liste des documents de vente.
8.3. Impression des documents et envoi par e-mail
De nombreux modèles d’impressions sont à votre disposition pour imprimer vos documents de vente. Utilisez le bouton Imprimer au bas de la fenêtre du document, et choisissez votre modèle.
Une boîte d’impression s’ouvre et vous permet d’accéder aux fonctions suivantes:
Un onglet Propriétés pour choisir les paramètres de l'impression.
Un onglet Aperçu avant impression.
Les fonctions proposées dans chacun de ces onglets sont détaillées dans l’aide en ligne (accessible par la touche F1 depuis chaque onglet).
30 EBP Gestion Commerciale
8.4. Envoi par e-mail
Depuis la barre de navigation, ou depuis la fenêtre d’impression, vous pouvez envoyer votre document directement par e-mail. Une fenêtre s'affiche à l'écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples informations sur ce point.
9. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ?
Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou la prestation de services ne soit effectuée.
Vous pouvez la créer directement depuis la liste des documents de vente du menu Traitements (ou bien à partir de l’onglet Acompte de la facture). Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont été enregistrées.
Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée, et le restant à payer.
Dans les options du dossier, partie Comptabilité + Tiers, vos comptes pour les acomptes sont indiqués.
Consultez l’aide en ligne (F1), partie Guide + Facture d’acompte pour connaître le mode de transfert comptable appliqué, et le détail du fonctionnement des documents d’acompte.
10. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ?
Pour saisir un règlement client, placez dans le menu Traitements - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste pour ajouter un nouveau règlement.
EBP Gestion Commerciale 31
Renseignez alors les informations concernant votre client, et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite :
affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante,
ou bien saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées.
Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire.
11. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE
11.1. Le tableau de bord
Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité.
Vous pouvez visualiser les informations suivantes : Les derniers documents, les devis à relancer, les échéances échues, des statistiques et un graphique représentant votre chiffre d’affaire par mois.
32 EBP Gestion Commerciale
Astuce Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris.
Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier.
11.2. L’historique des ventes
Depuis le menu Données + Historique clients/prospects, EBP Gestion Commerciale vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser
11.3. L’historique Recupel
Depuis le menu Impressions + Historique Recupel, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes du Recupel utilisés dans les documents.
Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis les écrans du tableau de bord et de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles.
12. COMMENT GERER LES ACHATS ?
Les documents d’achats sont accessibles à partir du raccourci
Document d’achat disponible dans les Favoris de la barre de navigation.
Vous accédez alors à la liste des documents d’achats, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste.
De même, la consultation, la modification, l‘impression, la duplication, le transfert et la suppression de documents fonctionne comme indiqué ci-dessus.
Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les Demandes de prix, les Commandes fournisseurs, les Bons de réceptions et Bons de retours, les Factures fournisseurs et les notes de crédits.
EBP Gestion Commerciale 33
12.1. Comment commander ?
Vous pouvez passer commande auprès de votre fournisseur, en passant par l'option de Réapprovisionnement automatique (voir page 35), ou bien en créant une commande manuelle.
La commande se décompose en trois parties essentielles: L'entête, le corps, et le
pied de la commande. Les principales informations de l'entête sont reprises dans
la partie haute de la commande.
12.1.1. L'entête de la commande
Dans l’onglet Détail, vous pouvez saisir les coordonnées de votre fournisseur.
12.1.2. Le corps de la commande
Tout ce que vous souhaitez commander auprès de votre fournisseur, doit être saisi
dans la grille. Pour vous y aider, vous disposez :
d'une barre d'outils avec des icônes.
d’un masque de saisie entièrement modulable (choix des colonnes à afficher et emplacement de ces colonnes) à l’aide du menu contextuel, accessible par le clic droit de la souris.
Vous pourrez alors insérer des articles issus de votre fichier articles. Les prix d'achats qui apparaîtront correspondront automatiquement au tarif défini dans la fiche article, pour le fournisseur indiqué en entête de commande.
Vous pouvez également saisir des éléments non référencés. La saisie de texte est
illimitée, et peut faire appel à des textes types..
Si vous avez beaucoup d'articles à saisir, vous pouvez utiliser la saisie en plein
écran.
12.1.3. Le pied de la commande
L'onglet Pied vous permet d'obtenir le Total HT de votre commande. Vous pouvez ajouter à ce montant une remise et des frais de port. Le bouton TVA vous permet d’afficher le récapitulatif des montants HT par taux de TVA.
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent l’ onglet Echéances qui vous permet de visualiser les acomptes saisis.
34 EBP Gestion Commerciale
12.2. Comment réceptionner les achats ?
Après avoir passé une commande auprès de votre fournisseur, vous avez la possibilité de réceptionner tout, ou une partie des éléments commandés.
Pour cela, vous devez sélectionner la commande fournisseur, puis au choix :
Sélectionner l'option Transférer disponible dans la barre de navigation. Elle permet de générer un bon de réception global pour toute la commande.
Sélectionner l'option Réceptionner dans la barre de navigation. Elle permet de saisir, ligne à ligne, les quantités réceptionnées, et générer un bon de réception ou une facture pour chaque réception partielle.
Les bons de réceptions reprennent les données saisies dans l'entête de la commande initiale. Le corps se compose des articles réceptionnés et en pied, vous pourrez saisir un acompte, qui sera automatiquement enregistré dans les paiements fournisseurs.
12.3. Comment créer les factures fournisseurs ?
Vous pouvez générer une facture fournisseur depuis le transfert d'une commande, d'un bon de réception ou d' un regroupement de bons de réception.
Vous pouvez aussi créer une facture fournisseur directement.
Pour cela, vous devez afficher la liste des documents d'achats, en passant par le menu Traitements + Documents d'achat, cliquer sur le bouton Ajouter et sélectionner le type de document Facture.
La saisie de la facture est identique à celle des commandes. Les échéances fournisseurs sont automatiquement calculées dans l’onglet Echéances si le mode de règlement fournisseur a été renseigné dans sa fiche.
A la validation de la facture, les stocks et le PUMP des éléments facturés sont mis à jour.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents d’achats, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des achats.
EBP Gestion Commerciale 35
13. LE REAPPROVISIONNEMENT AUTOMATIQUE DES STOCKS
EBP Gestion Commerciale vous permet de réapprovisionner automatiquement vos stocks. Cette option est accessible à partir du menu Traitements + Réapprovisionnement des stocks.
Un assistant vous permet de choisir le dépôt à réapprovisionner, les quantités de stock à prendre en compte (virtuelles ou réelles), et le fournisseur à choisir (principal, au meilleur prix, ou au meilleur délai) pour les commandes qui vont être générées.
Attention Avant de générer les commandes fournisseurs, vous devez avoir saisi dans l’onglet Stock de la fiche article, le stock mini, et complété les informations de l’onglet Fourn.
Suivez les différentes étapes de l’assistant en utilisant les boutons Suivant et Précèdent pour passer d’une page à l’autre.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous détaille chacune des étapes.
Vous pouvez ainsi consulter pour chaque mouvement de stock, le code élément, le numéro de document, la date, la quantité déstockée, la quantité d’origine, le Pump et la valeur du stock.
Le bouton Visualiser permet d’accéder directement au document lié au mouvement sélectionné.
14. FACTURES PERIODIQUES
EBP Gestion Commerciale vous permet de générer des factures périodiques. Pour cela, vous devez créer une première facture à votre client (via les documents de vente) et paramétrer ensuite sa périodicité depuis le menu Traitements + Factures périodiques.
36 EBP Gestion Commerciale
14.1. Paramétrage de la facture périodique
La liste des factures périodiques apparaît. Pour ajouter une nouvelle facture périodique, cliquez sur le bouton Ajouter.
Vous renseignerez les champs suivants
Facture de référence Sélectionnez la première facture que vous avez réalisée pour votre client.
Période de facturation Indiquez la date à partir de laquelle vous souhaitez activer la génération de la facture périodique. Si vous connaissez la date de fin, vous pouvez l’indiquer, sinon ne remplissez pas la zone
Remarque La facture périodique ne sera plus générée au delà de la date de fin indiquée.
EBP Gestion Commerciale 37
Périodicité
o Fréquence Sélectionnez la fréquence de la facture à générer. Vous avez le choix entre Hebdomadaire, mensuelle, bi-mensuelle, trimestrielle, semestrielle et Annuelle. Remarque En fonction de la fréquence choisie, les zones de sélection des dates de factures ci-dessous seront activées ou grisées.
o Date des factures
(1) Le + choix des jours de lundi à dimanche. Cette option est à remplir lorsque vous avez paramétré une fréquence de type Hebdomadaire.
(2) Le + choix du 1er au 4ème et dernier + choix des jours de lundi à dimanche + du nième mois. Cette option est active dans tous les cas sauf pour une fréquence hebdomadaire.
(3) Le + choix du jour (de 1 à 31) + du nième mois. Cette option est active dans tous les cas sauf pour une fréquence hebdomadaire et permet d’indiquer quel jour précis dans le mois, la facture doit être générée
Remarque Dans le cas où la date de facture paramétrée est incohérente, le logiciel propose automatiquement une date de prochaine facture cohérente. Par exemple, vous avez indiqué de facturer tous les 31 du mois, et le mois en cours n’a que 30 jours : la date de prochaine facture sera au 30 du mois.
14.2. Génération des factures périodiques
Pour générer les factures périodiques, placez-vous dans le menu Traitements + Factures Périodiques et cliquez sur le raccourci Générer Factures dans le volet de navigation. Une fenêtre apparaît alors :
38 EBP Gestion Commerciale
Sélectionnez les clients pour lesquels vous souhaitez générer une facture périodique (si vous ne saisissez rien, tous les clients seront pris par défaut) et indiquez la date jusqu’à laquelle vous souhaitez générer les factures périodiques.
A la validation de cette fenêtre, les factures périodiques seront générées. Vous pourrez les ouvrir pour les imprimer.
Remarque Si vous avez paramétré une facture périodique avec une fréquence hebdomadaire, et que vous lancez la procédure de génération des facture tous les 15 jours, deux factures périodiques seront alors générées.
15. GESTION DES DROITS UTILISATEURS
A partir du menu Données – Utilisateurs, vous pouvez définir une gestion des droits par utilisateur, afin de leur limiter l’accès aux différentes options du logiciel.
Remarque Ce paramétrage est vivement recommandé dans le cas d’une utilisation en réseau.
Dans la liste des catégories, apparaissent les menus principaux du logiciel, que
vous pouvez dérouler, en cliquant sur le petit + qui apparaît devant chaque menu.
La liste des droits accordés pour chaque option sont affichés dans la colonne de droite. Par défaut, à la création de la fiche utilisateur, tous les droits sont activés. Vous pouvez décocher ceux que vous ne souhaitez pas accorder à l'utilisateur.
16. COMMENT CREER UN MAILING ?
Vous pouvez vous placer dans le menu Outils + Mailing clients /prospects et accéder à l’assistant de création de mailings clients et/ou prospects.
Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez posséder le logiciel Microsoft
Word, en version 97 ou supérieure.
Suivez les différentes étapes de l’assistant, qui permettent de sélectionner les clients et/ou les prospects à qui vous souhaitez envoyer un mailing, et choisissez le fichier Word avec lequel effectuer la fusion.
Attention Les champs disponibles pour la fusion sont les suivants : Civilite, Nom, Adresse1, Adresse2, CodePost, Ville, Pays, Tel, Fax, Mobile, Mail, SiteWeb.
EBP Gestion Commerciale 39
Vous devez les insérer dans votre fichier Word avant d'appeler l'assistant mailing, afin que la fusion s'effectue automatiquement à la fin de l'assistant.
17. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ?
Vous pouvez transférer en comptabilité vos écritures comptables de ventes et de règlements. Pour mettre en place cette interface, vous devez renseigner un certain nombre de données.
17.1. Les données à renseigner avant transfert
Pour effectuer votre transfert en comptabilité, EBP Gestion Commerciale a besoin de plusieurs renseignements :
Dans les options du dossier (menu Outils + Options), les journaux comptables, et les comptes de TVA.
Les comptes comptables de vente (par taux de TVA) que vous souhaitez utiliser, à renseigner dans les fiches articles ou dans les options.
Les comptes comptables de vos clients, dans les fiches clients.
Le compte comptable de votre banque, (pour l'écriture de règlement) à renseigner dans la fiche banque ou dans les options,
Le journal comptable de banque à saisir dans les options du dossier.
40 EBP Gestion Commerciale
Remarque Vous pouvez aussi générer, pour votre expert comptable, un fichier d'écritures comptable aux formats suivants : EBP Comptabilité, TOP Comptabilité, BOB, Popsy, Winbooks et Pro Acc.
17.2. Le transfert
Pour effectuer le transfert en comptabilité, vous devez vous placer dans le menu Traitements + Transfert en comptabilité, saisir les paramètres de transfert et lancer la procédure, à l'aide du bouton Lancer.
Nous vous conseillons de consulter auparavant l'aperçu avant impression qui vous donne la liste des écritures qui vont être transférées en comptabilité.
Attention La longueur des numéros de comptes saisis dans EBP Gestion Commerciale doit correspondre à la longueur des comptes dans EBP Comptabilité.
Cliquez sur le bouton Lancer pour générer le fichier au format choisi.
18. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données, et de tourner sur au moins deux jeux de sauvegarde si vous utilisez des disquettes.
Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée.
EBP Gestion Commerciale 41
En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM.
Par le menu Outils - Sauvegarde ou depuis l'option Sauvegarde de la barre de navigation, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure.
La sauvegarde peut être allégée, en fonction des options sélectionnées. Par défaut, tout est sauvegardé (Données, modèles et formats d'affichage).
Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).
42 EBP Gestion Commerciale
LES FONCTIONS AVANCE LES FONCTIONS AVANCE LES FONCTIONS AVANCE LES FONCTIONS AVANCE LES FONCTIONS AVANCE LES FONCTIONS AVANCELES FONCTIONS AVANCELES FONCTIONS AVANCELES FONCTIONS AVANCELES FONCTIONS AVANCELES FONCTIONS AVANCEES
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Gestion Commerciale. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran.
1. L’ECHEANCIER CLIENT
Vous avez la possibilité de consulter à l’écran et d’imprimer les échéances de vos clients, filtrées selon les dates souhaitées.
2. LES RELANCES
Il existe deux types de relances : Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance, et les relances clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme.
3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE
Depuis le menu Impressions – Dossier expert comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité.
4. LES EPURATIONS
Vous avez la possibilité de supprimer (par exemple, en fin d’année) tout ou une partie de vos documents, selon les critères choisis (date, comptabilisés, etc..). Attention, cette opération est irréversible, vous devez IMPERATIVEMENT réaliser une sauvegarde de vos données avant de la lancer
EBP Gestion Commerciale 43
5. LES STATISTIQUES
EBP Gestion Commerciale vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Traitements – Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. .
6. LE MENU INTERNET
Le menu Internet vous offre la possibilité de mettre à jour la version de EBP Gestion Commerciale, d'accéder au support technique sur le Web, de débrider en ligne votre programme etc....
Pour cela, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste. Sélectionnez ensuite l'option désirée, et laissez-vous guider !
7. LES CHAMPS PERSONNALISES
EBP Gestion Commerciale vous permet d'ajouter des champs personnalisés dans toutes vos fiches ou documents
A partir du menu Outils – Champs personnalisés, vous définissez le type de champ à ajouter (texte, montant, liste déroulante..), puis vous retrouvez, dans les fiches ou documents, un onglet Champ perso, contenant les nouveaux champs, à renseigner.
8. VERSION RESEAU
Dans cette nouvelle version, vous avez la possibilité de travailler en mode client/serveur avec une base de données SQL. La gestion des utilisateurs, vous permet de sécuriser l'accès à votre base de données par une gestion des mots de passe par fiche utilisateur.
EBP Devis & Facturation Pratic
pour Windows XP, Vista ou 7
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Business Software sprl
Avenue des Cerisiers 15 – 1030 Bruxelles
Tél : 02/737 95 90 - Fax :02/737 95 91 - Site web : www.ebp-software.be
© Copyright 2012 EBP Business Software sprl, édition 2013
EBP Devis & Facturation 3
Conditions Générales de Vente des produits et services EBP
A. CGVU ET CONTRAT DE LICENCE DES PROGICIELS EBP
Article 1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SPRL immatriculée au RPM de Bruxelles sous le numéro 0480277583), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue.
L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.
Article 2. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Article 3. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut
4 EBP Devis & Facturation
d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Article 4. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Article 5. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité.
Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers.
Article 6. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au
EBP Devis & Facturation 5
total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Article 7. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi dite « sur la vie privée » du 8 décembre 1992 modifiée par la loi du 11 décembre 1998, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Bruxelles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
B. CONTRAT DE SERVICES EBP
ENTRE : La société EBP SPRL ayant son siège Avenue de Cerisiers 15 à 1030 Bruxelles et immatriculée au RPM de Bruxelles sous le numéro 0480277583, d'une part
ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci-après dénommé le « Client », d'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1. Objet du contrat
Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp-software.be/services/accueil.html. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp-software.be avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation
Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP.
6 EBP Devis & Facturation
Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation.
Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale.
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire
3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat.
3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre.
Article 4. Accès aux services
Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat.
Article 5. Services fournis au titre du contrat de support
Le support de base comprend :
o L’assistance téléphonique (hotline) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de Belgique
o la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp-software.be. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés.
EBP Devis & Facturation 7
En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.)
Le support ne comprend pas :
o le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées (Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires (anti-virus, outils bureautiques, etc.)
o la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel (par exemple migration d’un niveau standard à PRO), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.
o l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.
o les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)
o la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP
o la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance
Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ».
Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et
8 EBP Devis & Facturation
étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle.
Article 7. Interventions sur les fichiers
L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens.
Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP.
Article 8. Obligations du client
Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires.
Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers.
Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe;
Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13.
Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP.
Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
EBP Devis & Facturation 9
Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins.
Article 9. Limites de responsabilité
EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices.
En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours.
Article 10. Loi et attributions de compétences
Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire.
Le présent contrat est soumis à la loi belge. Conformément à la Loi dite « sur la vie privée » du 8 décembre 1992 modifiée par la loi du 11 décembre 1998 le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant.
En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Bruxelles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires.
C. MODE LOCATIF
Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ».
La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :
o l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A
o la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B
10 EBP Devis & Facturation
Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au-delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées.
Version 2.5 : Juin 2012
EBP Devis & Facturation 11
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Devis & Facturation Pratic et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis
Le menu ? + Aide sur EBP Devis & Facturation Pratic pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier Devis.rtf qui sera proposé à l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront consignées.
TABLE DES MATIERES
12 EBP Devis & Facturation
Table des matières INSTALLATION 14
1. AVANT DE COMMENCER 14
1.1. Accès au service technique ................................................................... 14
1.2. Configuration minimale conseillée ......................................................... 14
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 15
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? 16
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 16
4.1. Version d’évaluation .............................................................................. 16
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ............................................. 16
4.3. Comment introduire mon code d’activation ? ......................................... 17
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? 18
6. ECRAN DE TRAVAIL 19 PRISE EN MAIN 20
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 20
1.1. Les options à remplir dès maintenant .................................................... 21
1.2. Les autres options ................................................................................. 21
1.3. Gestion des fenêtres .............................................................................. 21
2. COMMENT CREER UN ARTICLE ? 22
3. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ? 23
4. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ? 24
5. COMMENT SAISIR UN DEVIS ? 25
5.1. L'entête du devis .................................................................................... 26
5.2. Le corps ................................................................................................. 26
5.3. Le pied ................................................................................................... 26
6. COMMENT CREER UNE FACTURE ? 27
7. COMMENT ENREGISTRER UN NOTE DE CREDIT ? 27
8. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS 27
8.1. Transfert de documents ......................................................................... 27
8.2. Duplication ............................................................................................. 28
8.3. Impression des documents .................................................................... 28
8.4. Envoi par mail ........................................................................................ 28
9. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ? 29
10. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ? 29
11. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE 31
11.1. Le tableau de bord .............................................................................. 31
11.2. L’historique des ventes ........................................................................ 31
11.3. L’historique Recupel ............................................................................ 31
12. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ? 32
12.1. Les données à renseigner avant transfert ........................................... 32
12.2. Le transfert .......................................................................................... 32
TABLE DES MATIERES
EBP Devis & Facturation 13
13. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? 33 LES FONCTIONS AVANCEES 35
1. L’ECHEANCIER CLIENT 35
2. LES RELANCES 35
3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE? 35
4. LES EPURATIONS 35
5. LES STATISTIQUES 36
6. LE MENU INTERNET 36
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INSTALLATION
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente.
02/737 95 95
Exposez votre problème par mail
support.be@ebp.com
Horaires
Lundi à vendredi
9h00 à 17h00
Pause 12h30 à 13h30
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit.
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante :
Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
Mémoire : 1 Go
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
Espace disque libre : 1.5 Go
Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows.
Les systèmes d’exploitation supportés sont :
Windows XP
Windows Vista
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EBP Devis & Facturation 15
Windows 7
Remarque Windows XP, Vista ou 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel.
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Logiciels pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Devis & Facturation Pratic.
3. Sélectionnez l’installation du logiciel.
4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, cliquez sur le bouton Suivant pour démarrer la procédure.
5. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépend de son acceptation.
6. Cliquez sur Oui pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, cliquez sur Non, l’installation s’arrêtera.
7. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Complète.
8. Eventuellement, pour n’installer que certains composants ou définir des répertoires particuliers, cliquez sur Personnalisée.
9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\VENTES. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir.
10. Par défaut, l’accès au logiciel s’effectuera à partir du dossier programme EBP.
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Vous pouvez bien entendu indiquer un autre Dossier Programme.
11. Cette dernière étape vous permet de valider la création d’icônes permettant de lancer directement le logiciel à partir de votre bureau.
12. Un récapitulatif des options et des répertoires demandés vous est ensuite présenté, si les paramètres d’installation vous conviennent, cliquez sur Suivant pour copier les fichiers sur votre disque. Pour modifier l’un de ces paramètres, cliquez sur Précédent afin de revenir aux étapes précédentes.
13. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer et relancer l’ordinateur.
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Si à l’installation du produit, vous avez demandé la création d’une icône sur le bureau, vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + Devis & Facturation Pratic.
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code de débridage n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours.
Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier.
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Code d’activation).
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose
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EBP Devis & Facturation 17
d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel.
4.3. Comment introduire mon code d’activation ?
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel. La fenêtre Activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes :
Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » en respectant la même syntaxe (points, majuscules). Numéro de Licence
Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel. Clé Web
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp-software.be. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. Code d’activation
Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît :
Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel (Ex : 2011 monoposte) correspond ce code.
Si le code saisi n’est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? + Code d’activation.
Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code de débridage ne sera plus visible.
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5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Raccourci souris Raccourci clavier [Ctrl]+[N]
Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Fichier + Nouveau. Vous entrez alors dans l’assistant de création. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier.
Vous renseignerez le nom du dossier, le répertoire dans lequel vous souhaitez qu’il s’installe, les tables à créer par défaut, les coordonnées et informations, et vous pourrez insérer le logo de votre dossier qui sera automatiquement repris dans vos documents (devis, factures, avoirs..).
Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.
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EBP Devis & Facturation 19
6. ECRAN DE TRAVAIL
*Le tableau de bord s’affiche à partir de la deuxième ouverture du dossier.
Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1064*768.
Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants.
Partie contextuelle de la barre de navigation.
Le tableau de bord*
La barre de statut affiche des messages d’aide ou d’informations relatives à l’état de votre clavier, le mode d’ouverture de votre base en réseau (Exclusif ou Partagé) signalé par un cadenas , l’utilisateur courant, …
Les menus De
La barre de fenêtres
20 EBP Devis & Facturation
PRISE EN MAIN
Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en vous détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un devis, d’une facture ou d’un avoir, et dans la saisie d’un règlement.
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel.
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir.
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EBP Devis & Facturation 21
1.1. Les options à remplir dès maintenant
Il est important de renseigner les parties suivantes :
Numérotation : Permet d'indiquer les prochains numéros de documents qui s'incrémenteront ensuite automatiquement, et d'indiquer les codes articles, clients etc..
Sauvegarde : Permet que l'assistant de sauvegarde vous soit proposé automatiquement à la fermeture de votre dossier.
Articles : Cette partie permet d'indiquer les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles.
Décimales : Permet d'indiquer le nombre de décimales à afficher pour tous les montants, quantités et unités, calculés ou saisis dans votre dossier.
Comptabilité : Permet d'établir le lien avec votre dossier comptable, pour rechercher vos journaux et comptes clients, et pour le transfert comptable.
TVA : Permet de paramétrer jusqu'à 10 taux et comptes de TVA.
1.2. Les autres options
D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Vous pouvez également définir des paramètres concernant l’affichage du Tableau de bord. Dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Expert Comptable, saisissez les coordonnées de votre expert, pour les retrouver sur tous les documents qui lui sont destinés.
Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option.
1.3. Gestion des fenêtres
Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes, filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel d’utilisation, puis Caractéristiques générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre.
22 EBP Devis & Facturation
2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?
Pour créer un article, sélectionnez Articles dans la partie Favoris de la barre de navigation, puis cliquez sur pour créer un nouvel article.
Une fiche article apparaît. Vous pouvez sélectionner sa famille, son unité de vente, à l’aide de l’icône et indiquer une description succincte.
Saisissez ensuite une description commerciale, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..).
Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d’achat de votre article puis tapez sur Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des taux de marge et marque indiqués dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment sont calculés tous les montants affichés.
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EBP Devis & Facturation 23
La partie Recupel, vous permet de sélectionner le code du barème que vous souhaitez appliquer à l'article. Suite à la sélection de ce code, le prix unitaire TTC et le libellé du barème sont automatiquement affichés.
L’onglet Image vous permet d’insérer une image de votre article. Cliquez sur l’icône Ajouter/Modifier pour l’importer.
3. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ?
Pour accéder à la liste des clients et prospects, vous avez deux possibilités :
Sélectionner Clients/Prospects dans la partie Favoris de la barre de navigation,
Activer le menu Données + Clients / Prospects.
Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client.
Pour créer un client ou prospect, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier.
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Remplissez alors les principales coordonnées et informations concernant votre client contenue dans l'onglet Détail et validez par OK.
L'onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pouvez en ajouter en cliquant sur l’icône Nouveau.
4. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ?
Les modes de règlements sont gérés à partir du menu Données + Modes de règlement. Ils incluent à la fois le moyen de paiement utilisé et l’échéance à générer.
Utilisez le bouton Ajouter pour créer un nouveau règlement.
Vous devez renseigner le code, le libellé du mode de règlement, le mode de paiement, et le nombre de jours pour calculer la date d’échéance à partir de la date de création du document.
Remarque Si vous choisissez le règlement Net le ou Fin de mois le, saisissez le jour du règlement.
Exemple: Code : 01
Mode de paiement : Chèque
Echéance : 30 jours.
Règlement : Net le
Le : 15
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EBP Devis & Facturation 25
Ainsi, pour une facture du 01/01/2011, le calcul suivant sera effectué : 01/01 + 30 jours, soit 31/01, puis Net le 15, ce qui donnera une date d’échéance au 15/02/2011.
La date d’échéance sera automatiquement calculée à la validation de vos factures.
5. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?
Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :
L'option Nouveau devis depuis la barre de navigation,
Le menu Traitements + Nouveau devis,
Ou bien ouvrir la liste des documents de vente depuis le menu Traitements et cliquer sur le bouton Ajouter.
Un nouveau devis apparaît à l'écran.
Le devis se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces différentes parties sont affichées sur une seule et même fenêtre.
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5.1. L'entête du devis
Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client, à l'aide de l'icône , et utiliser l'icône pour consulter sa fiche. Vous pouvez également modifier directement ses coordonnées. Vous pouvez aussi sélectionner votre mode de règlement et indiquer l'état de votre devis (en cours, accepté...).
La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier.
5.2. Le corps
Le corps du devis est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront votre devis.
Pour faciliter la saisie, vous disposez :
D'une barre d'outils juste au dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails). Le bouton Saisie plein écran est particulièrement pratique lorsque vous avez besoin d'insérer beaucoup de lignes dans votre corps de document.
D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 20 colonnes (voir aide en ligne) sont à votre disposition.
D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés ou vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex, une prestation), et vous pouvez effectuer des couper-copier-coller de lignes dans le corps du document, ou d'un document à un autre.
D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte.
5.3. Le pied
Le pied représente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilité de saisir une remise, d'ajouter des frais de port (HT ou TTC), et d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements).
Vous avez accès à deux boutons supplémentaires : le bouton TVA permet d'afficher le récapitulatif des montants HT et montants de TVA par taux, et le bouton Complément vous indique les marges globales, les montants totaux en contre-valeurs, ainsi que des renseignements complémentaires sur le client.
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EBP Devis & Facturation 27
6. COMMENT CREER UNE FACTURE ?
Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser :
L’option Nouvelle facture depuis la barre de navigation,
Le menu Traitements + Nouvelle facture,
Ou bien ouvrir la liste des documents de ventes depuis le menu Traitements et cliquer sur le bouton Ajouter.
Une facture peut également être créée par transfert d'un devis.
La facture se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que dans le devis (voir plus haut). Tous les champs sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. Remarque Vous disposez d’un onglet Acompte, pour créer ou associer une facture d’acompte à votre document. Consultez l’aide en ligne pour connaître le mode de fonctionnement de cette partie.
7. COMMENT ENREGISTRER UN NOTE DE CREDIT ?
Une note de crédit est un document de vente qui génère une échéance en négatif dans vos règlements.
Vous pouvez créer un document de type avoir depuis le transfert d'une facture, ou bien, en utilisant le menu Traitements + Nouvel Note de crédit.
Un document de type avoir s'ouvre. Vous disposez alors des mêmes options qu'en création de facture. A la validation du document, le montant net à payer génère une échéance en négatif dans la liste de vos règlements clients.
8. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS
8.1. Transfert de documents
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable.
Les devis peuvent être transférés en factures, et les factures en note de crédit.
28 EBP Devis & Facturation
Remarque Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable (Il pourra être dupliqué).
Pour cela, vous devez afficher la liste des documents, depuis le menu Traitements + Documents de vente. Sélectionnez le document initial et cliquez le bouton Transférer disponible dans la partie Navigation de votre barre de navigation. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements.
8.2. Duplication
Vous pouvez dupliquer tous les documents, afin de récupérer leur contenu, en utilisant le bouton Dupliquer disponible dans la liste des documents de vente.
8.3. Impression des documents
De nombreux modèles d’impressions sont à votre disposition pour imprimer vos documents de vente. Utilisez le bouton Imprimer au bas de la fenêtre du document, et choisissez votre modèle.
Une boîte d’impression s’ouvre et vous permet d’accéder aux fonctions suivantes:
Un onglet Propriétés pour choisir les paramètres de l'impression.
Un onglet Aperçu avant impression.
Les fonctions proposées dans chacun de ces onglets sont détaillées dans l’aide en ligne (accessible par la touche F1 depuis chaque onglet).
8.4. Envoi par mail
Depuis la barre de navigation, ou depuis la fenêtre d’impression, vous pouvez envoyer votre document directement par mail. Une fenêtre s'affiche à l'écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples informations sur ce point.
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EBP Devis & Facturation 29
9. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ?
Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou la prestation de services ne soit effectuée.
Vous pouvez la créer directement depuis la liste des documents de vente du menu Traitements (ou bien à partir de l’onglet Acompte de la facture). Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont été enregistrées.
Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée, et le restant à payer.
Dans les options du dossier, partie Comptabilité + Tiers, vos comptes de TVA en attente, et le compte de Tiers pour les acomptes sont indiqués.
Consultez l’aide en ligne (F1), partie Guide + Facture d’acompte pour connaître le mode de transfert comptable appliqué, et le détail du fonctionnement des documents d’acompte.
10. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ?
Pour saisir un règlement client, placez dans le menu Traitements + Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste pour ajouter un nouveau règlement.
30 EBP Devis & Facturation
Renseignez alors les informations concernant votre client, et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite :
affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante,
ou bien saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées.
Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire.
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EBP Devis & Facturation 31
11. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE
11.1. Le tableau de bord
Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité.
Vous pouvez visualiser les informations suivantes :
les derniers documents
les devis à relancer
les échéances échues
des statistiques et un graphique représentant votre chiffre d’affaire par mois.
Astuce Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris.
Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier.
11.2. L’historique des ventes
Depuis le menu Données + Historique clients/prospects, EBP Devis & Facturation Pratic vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte.
Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser
Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis les écrans du tableau de bord et de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles.
11.3. L’historique Recupel
Depuis le menu Impressions + Historique Recupel, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes du Recupel utilisés dans les documents.
32 EBP Devis & Facturation
12. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ?
Vous pouvez transférer en comptabilité vos écritures comptables de ventes et de règlements. Pour mettre en place cette interface, vous devez renseigner un certain nombre de données.
12.1. Les données à renseigner avant transfert
Pour effectuer votre transfert en comptabilité, EBP Devis & Facturation Pratic a besoin de plusieurs renseignements :
Dans les options du dossier (menu Outils + Options), le chemin d’accès du dossier comptable dans lequel vous souhaitez transférer vos écritures, ainsi que les journaux comptables et les comptes de TVA.
Les comptes comptables de vente (par taux de TVA) que vous souhaitez utiliser, à renseigner dans les fiches articles ou dans les options.
Les comptes comptables de vos clients, dans les fiches clients.
Le compte comptable de votre banque, (pour l'écriture de règlement) à renseigner dans la fiche banque ou dans les options.
Le journal comptable de banque à saisir dans les options du dossier
Remarque Le logiciel prend par défaut les comptes comptables indiqués dans les fiches articles, banques et fiches clients. Si ceux-ci n'existent pas, ce sont ceux des options qui seront utilisés pour le transfert des écritures.
12.2. Le transfert
Pour effectuer le transfert en comptabilité, vous devez vous placer dans le menu Traitements + Transfert en comptabilité, saisir les paramètres de transfert et lancer la procédure, à l'aide du bouton Lancer.
Remarque Vous pouvez aussi générer, pour votre expert comptable, un fichier d'écritures comptable aux formats suivants: EBP Comptabilité, TOP Comptabilité, BOB, Popsy, Winbooks et Pro Acc.
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EBP Devis & Facturation 33
Nous vous conseillons de consulter auparavant l'aperçu avant impression qui vous donne la liste des écritures qui vont être transférées en comptabilité.
Attention La longueur des numéros de comptes saisis dans EBP Devis & Facturation Pratic doit correspondre à la longueur des comptes dans EBP Compta (voir aide en ligne du logiciel de comptabilité).
Cliquez sur le bouton Lancer pour générer le fichier au format choisi.
13. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données, et de tourner sur au moins deux jeux de sauvegarde si vous utilisez des disquettes.
Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée.
En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*.
34 EBP Devis & Facturation
Par le menu Outils + Sauvegarde ou depuis l'option Sauvegarde de la barre de navigation, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure.
La sauvegarde peut être allégée, en fonction des options sélectionnées. Par défaut, tout est sauvegardé (Données, modèles et formats d'affichage).
Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).
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EBP Devis & Facturation 35
LES FONCTIONS AVANCEES
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Devis & Facturation Pratic. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran.
1. L’ECHEANCIER CLIENT
Vous avez la possibilité de consulter à l’écran et d’imprimer les échéances de vos clients, filtrées selon les dates souhaitées.
2. LES RELANCES
Il existe deux types de relances : Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance, et les relances clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme.
3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE?
Depuis le menu Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité.
4. LES EPURATIONS
Vous avez la possibilité de supprimer (par exemple, en fin d’année) tout ou une partie de vos documents, selon les critères choisis (date, comptabilisés, etc..). Attention, cette opération est irréversible, vous devez IMPERATIVEMENT réaliser une sauvegarde de vos données avant de la lancer
36 EBP Devis & Facturation
5. LES STATISTIQUES
EBP Devis & Facturation Pratic vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Traitements – Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel.
.
6. LE MENU INTERNET
Le menu Internet vous offre la possibilité de mettre à jour la version d'EBP Devis & Facturation Pratic, d'accéder au support technique sur le Web, de consulter la liste des sauvegardes en ligne que vous avez effectuées, de débrider en ligne votre programme etc....
Pour cela, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste. Sélectionnez ensuite l'option désirée, et laissez-vous guider !
Manuel utilisateur
i
Table des Matières
Félicitations !...................................................................................................................................................1
Convention d'utilisation d'EBP........................................................................................................................2
Étendue des obligations de support d’EBP...............................................................................................2
Assistance de proximité sur le site............................................................................................................2
Limitation de garantie.................................................................................................................................2
Dossier...........................................................................................................................................................4
Procédure de création................................................................................................................................4
Gestion des dossiers.................................................................................................................................5
Onglet Adresse..........................................................................................................................................7
Onglet Contact...........................................................................................................................................7
Onglet Identification...................................................................................................................................7
Onglet Sécurité..........................................................................................................................................7
Onglet Dossier...........................................................................................................................................8
Les formats................................................................................................................................................8
Créer un nouveau format de variable........................................................................................................8
Préférences Générales..............................................................................................................................9
Onglet Régime...........................................................................................................................................9
Onglet Dates d'exercice...........................................................................................................................10
Onglet Autorisations.................................................................................................................................10
Balance.........................................................................................................................................................13
Saisie / Modification de la balance..........................................................................................................13
• Les touches à utiliser sont les suivantes : 13
Onglet variables des propriétés de la liste...............................................................................................13
Onglet Formats des propriétés de la liste................................................................................................14
Consultation du PCG...............................................................................................................................14
Edition de la balance................................................................................................................................14
Importation d'une balance EBP...............................................................................................................14
Importation d'une balance texte...............................................................................................................15
• Fichier à importer 15
• Type du fichier importé 15
• Fichier de type Délimité 15
• Fichier de type Fixe 16
• Association du fichier source avec la table 16
• Sauvegarde Validation 16
Sauvegarde du format d'importation........................................................................................................17
Utilisation des comptes............................................................................................................................17
La centralisation.......................................................................................................................................17
Purge de la balance.................................................................................................................................17
Liasses.........................................................................................................................................................19 ii
Table des Matières
Saisie des liasses....................................................................................................................................19
Calculer tous les feuillets.........................................................................................................................20
Le contrôle de cohérence........................................................................................................................20
Listes des rubriques.................................................................................................................................20
Plan de regroupement du dossier............................................................................................................21
Le plan de regroupement commun à tous les dossiers...........................................................................21
Voir plan de regroupement commun.......................................................................................................21
Utiliser le plan de regroupement commun...............................................................................................22
Restaurer les formules de la plaquette....................................................................................................22
Impression d'un feuillet............................................................................................................................22
Impression d'une annexe.........................................................................................................................22
Impression de la liasse............................................................................................................................23
Export vers Excel.....................................................................................................................................23
Visualisation des feuillets exportés..........................................................................................................23
Plaquette......................................................................................................................................................25
Base des documents...............................................................................................................................25
Création d'un profil de plaquette..............................................................................................................26
Plaquette du dossier................................................................................................................................26
Index.............................................................................................................................................................29 iii
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Etats Financiers et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
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Etats Financiers
Convention d'utilisation d'EBP
En achetant un programme EBP vous avez acquis le droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un ordinateur individuel. Vous ne pouvez pas transférer le programme vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de reproduire le programme ou sa documentation selon la loi en vigueur. Le programme ne peut être copié qu'à des fins de sauvegarde. Chaque poste de travail installé doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un produit ne donne droit qu’aux seules licences d'utilisation indiquées selon la version : UN poste pour les licences monoposte, x postes pour les licences réseau x postes. L'ensemble des programmes est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le programme toutes les modifications qu'il estime opportunes.
Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP n’incluent pas le support sur site.
Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre du contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et que EBP ne peut garantir une telle disponibilité.
Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis
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Dossier
par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même que EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité de EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP pour la fourniture des produits et/ou services au titre du contrat d’assistance. Le programme est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance de ce programme sont assumés par l'acheteur. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
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Etats Financiers
Dossier
Procédure de création
Raison sociale et répertoire du dossier
Indiquez la raison sociale (sur 32 caractères maximum) du nouveau dossier. Automatiquement, le logiciel crée un répertoire en fonction du nom saisi.
Par défaut, les dossiers seront regroupés dans le répertoire commun à tous les logiciels EBP de la même gamme défini à l’installation du premier logiciel : par défaut EBP\Dossiers. Ceci facilite la sauvegarde et le classement des fichiers. Vous pouvez toutefois indiquer un autre chemin d’accès en cliquant sur .
Identification - Adresse - Contact
Ces étapes donnent accès à :
- l’étape Identification qui permet de définir le statut, l'activité, les informations juridiques de la société (le NII correspond au numéro de TVA),
- l’étape Adresse qui permet de saisir les coordonnées de la société (utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante dans le champ Adresse),
- l’étape Contact qui permet de saisir les coordonnées du contact de la société.
Ces informations pourront être modifiées par Propriétés + Coordonnées du menu Dossier.
Les préférences du dossier
Cette étape vous permet de spécifier le type de déclaration, le régime et les exercices N -1 et N.
BIC
En mode BIC, pointez le type de déclaration que vous désirez constituer. De ce choix découle une liste particulière de feuillets.
Choisissez entre :
• Impôt sur les sociétés : tous les feuillets nécessaires à la constitution de la déclaration 2065 sont proposés.
• Impôt sur le revenu : tous les feuillets nécessaires à la constitution de la déclaration 2031 sont proposés.
Régime
Pointez le type de régime auquel est soumis la société. De ce choix découle une liste particulière de feuillets.
Choisissez entre :
• Régime Normal : tous les feuillets nécessaires à la constitution de la déclaration 2050 sont proposés,
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Dossier
• Régime Simplifié : tous les feuillets nécessaires à la constitution de la déclaration 2033 sont proposés.
BNC
Si vous pointez BNC (Bénéfices non commerciaux), vous obtiendrez la Déclaration contrôlée. En saisie de feuillets, il vous sera proposé tous les feuillets nécessaires à la constitution de la 2035.
Numéro FRP
Ce numéro figure sur les déclarations de TVA pré-enregistrées à la DGI. Il est composé du code de la recette compétente (7 caractères) et du n° de dossier du redevable (6 caractères).
Exercice
Si vous avez un exercice N-1, vous devez obligatoirement importer la balance N-1 dans Etats Financiers, cochez alors la case « Exercice N-1 présent».
Dates à indiquer : IMPORTANT ! pour les utilisateurs d’une version EBP Compta, vous devez indiquer comme dates d’exercice N-1 , le premier et le dernier mois de votre exercice N-2 et indiquer comme date d’exercice N, le premier et dernier mois de votre exercice N-1.
Vous pourrez modifier ces paramètres en passant par la commande Préférences du menu Dossier + Propriétés + Préférences du dossier.
Gestion des dossiers
Création d'un nouveau dossier
Pour créer un nouveau dossier, lancez la commande Nouveau du menu Dossier.
Deux choix vous sont proposés :
Sélectionnez Créer un dossier Etats Financiers dans un nouveau répertoire si vous souhaitez créer un dossier correspondant à une société qui n’a pas encore été mise en route. Le logiciel va créer un nouveau dossier (sur votre disque dur) et un sous-répertoire contenant les fichiers spécifiques à votre application.
Sélectionnez Placer les données de Etats Financiers dans un dossier existant, si vous souhaitez créer un dossier concernant une société déjà initialisée par un autre logiciel EBP de la même gamme (en EBP Comptabilité, Gestion Commerciale...) afin d'y ajouter les données spécifiques au logiciel en cours. Ensuite, choisissez le dossier. Le logiciel crée un sous-répertoire propre à l'application en cours et reprend les informations communes aux logiciels, c’est-à-dire les informations légales (Statut, Siret, APE …), l’adresse et le contact.
Si votre dossier n'apparaît pas, cela signifie qu'il a été créé dans un répertoire autre que \ EBP\Dossiers\. Indiquez alors le répertoire dans lequel se trouve le dossier en cliquant sur le bouton Parcourir.
Si un mot de passe a été établi, pour récupérer les informations d'un dossier existant, vous devez être en possession de celui-ci, lequel permet d'ouvrir le dossier source.
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Etats Financiers
Un assistant de création vous est alors proposé.
Ouvrir un dossier
Pour ouvrir un dossier existant, plusieurs possibilités vous sont offertes :
A partir du Démarrer de Windows, sélectionnez Programmes + EBP + Etats Financiers et Etats Financiers pour lancer le programme. Si votre dossier est déjà créé et que vous avez bien précisé dans les préférences « Ouverture automatique du dernier dossier » , il sera ouvert automatiquement. Sinon, vous devrez ouvrir le dossier par le menu Dossier.
A partir du Démarrer de Windows, sélectionnez Programmes + EBP + Etats Financiers et Etats Financiers - Démonstration pour lancer directement la démonstration.
A partir du menu Dossier, sélectionnez la commande Ouvrir. Etats Financiers vous propose alors la liste des dossiers créés et ouverts sous ce logiciel. Il suffit de double-cliquer sur le dossier à ouvrir. Si votre dossier n’est pas dans la liste, cliquez sur le bouton Parcourir. Le logiciel propose automatiquement tous les dossiers contenus dans le répertoire des dossiers EBP (par défaut EBP\Dossiers\). Double-cliquez sur le dossier désiré, puis sur le fichier *.EEF qui apparaît. Enfin, si un mot de passe a été défini, le logiciel vous demandera de l'introduire.
Si le dossier à ouvrir est l'un des 4 derniers dossiers sur lesquels vous avez travaillé, son accès est conservé dans le menu Dossier en bas du menu déroulant. Cliquez simplement dessus.
A partir de l'Explorateur, positionnez-vous dans le répertoire du dossier à ouvrir et lancez le raccourci (*.EEF).
Vous avez également la possibilité d'obtenir la liste des dossiers des autres applications de la même gamme (Compta, Gestion Commerciale, Immos, Paye, Garage…) en cliquant sur la case Voir tous les dossiers de la gamme. Vous pouvez donc à partir d'une application, ouvrir un dossier d'une autre application (l'application associée est automatiquement ouverte).
Nouvel exercice
Pour les utilisateurs d’une version N-1 d’Etats Financiers, il suffit d’installer la nouvelle version, puis de créer un nouvel exercice (commande Nouvel exercice du menu Dossier) dans chacun des dossiers existants.
L’accès à cette commande dépend du code de débridage introduit. En effet, à chaque année correspond un code de débridage différent afin d’obtenir les feuillets de la liasse correspondante.
Fermer un dossier
Utilisez la commande Fermer du menu Dossier. Etats Financiers garde la trace des quatre derniers dossiers sur lesquels vous avez travaillés. Vous pourrez ainsi ouvrir le dernier dossier utilisé en le sélectionnant en bas du menu Dossier. Pensez à sauvegarder votre dossier (commande Sauvegarde du menu Dossier) avant de fermer le dossier.
Le dossier est automatiquement fermé lorsque vous utilisez les commandes Ouvrir, Nouveau ou Quitter.
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Dossier
Lorsque vous quittez un dossier, un nouveau menu général est proposé. En effet, il n’y a plus de dossier en cours, et donc plus de possibilité de travailler sur ses éléments. Le nouveau menu général est en conséquence beaucoup plus restreint : il ne comporte que trois menus (Dossier, Affichage et ?) et la plupart de leurs commandes deviennent indisponibles.
Supprimer un dossier
Utilisez la commande Supprimer du menu Dossier.
Dans le cadre, s’affiche automatiquement la liste de tous les dossiers qui ont été ouverts et donc mémorisés par le logiciel. Cochez la case correspondant au(x) dossier(s) à supprimer puis cliquez sur le bouton désiré :
• OK : Supprime le dossier sélectionné
• Annuler : Annule l’opération
• Parcourir : permet d’accéder à d’autres répertoires et donc à d’autres dossiers.
Onglet Adresse
Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier, et peuvent être modifiées dans Propriétés + Préférences du dossier du menu Dossier.
Utilisez la touche Tabulation pour passer d’un champ à un autre ou le clic de votre souris.
Pour saisir une deuxième ligne d’adresse, utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée.
Onglet Contact
Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être modifiées dans Propriétés + Préférences du dossier du menu Dossier.
Utilisez la touche Tabulation pour passer d’un champ à un autre ou le clic de votre souris.
Pour saisir une deuxième ligne de Notes, utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée.
Onglet Identification
Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être modifiées dans Propriétés + Préférences du dossier du menu Dossier.
Utilisez la touche Tabulation pour passer d’un champ à un autre ou le clic de votre souris.
Le NII correspond au Numéro d’Identification Intracommunautaire, c’est-à-dire le numéro de TVA.
Onglet Sécurité
Cet onglet permet de protéger l’accès à votre dossier par un mot de passe.
Dossier protégé
Si vous voulez protéger votre dossier par un mot de passe, cochez cette case. Vous accédez alors à la saisie du mot de passe et de sa confirmation.
Mot de passe et Confirmation
Saisissez le mot de passe et inscrivez-le une nouvelle fois dans le champ suivant. Les deux saisies doivent être identiques pour que le logiciel prenne en compte ce mot de passe.
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Etats Financiers
Ce mot de passe sera demandé et devra être saisi impérativement pour accéder à votre dossier. Ne l’oubliez pas ! !!
Onglet Dossier
Cet onglet spécifie le chemin d’accès au répertoire concernant votre dossier, donc les fichiers de données.
Les formats
L’onglet Format des Préférences Générales du dossier vous permet de définir des formats particuliers pour vos variables (date, heure, logique, numérique et chaîne) puis de déterminer le format à appliquer par défaut, pour chaque type de variable. A l'impression, le logiciel applique automatiquement à chaque variable un format par défaut de son type.
Exemple : pour une variable de type montant (ex : Gain), le format de la variable est numérique et ne pourra jamais être de type date.
Vous pourrez toutefois modifier ce format pour chacune des variables utilisées dans vos modèles d'impression car pour un même format vous avez plusieurs possibilités.
Liste des formats
La liste propose pour chaque type de variable (date, heure, logique et numérique) les différents formats déjà existants.
Pour chaque type, le format pointé () correspond au format par défaut, utilisé au moment de l'impression.
Nouveau
Ce bouton permet de définir un nouveau format de variable. Vous travaillez alors en mode Assistant.
Défaut
Ce bouton active le format sélectionné dans la liste et le repère avec un . Il devient alors le format par défaut. A l'impression, ce format s'appliquera pour toutes les variables de ce type.
Test
Ce bouton donne un aperçu du format tel qu'il est proposé (ou conditionné) dans votre logiciel.
Aperçu
Cette zone est automatiquement renseignée lorsque vous sélectionnez un des formats dans la liste. Elle affiche le format tel qu'il le sera à l'impression.
Créer un nouveau format de variable
Pour créer un nouveau format, utilisez le menu Dossier + Propriétés + Préférences Générales. Cliquez sur le bouton Nouveau : un assistant à la création s’ouvre alors.
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Dossier
Saisissez le nom du nouveau format et sa description. Choisissez ensuite le type du format à créer. Vous devez enfin définir les propriétés du format. Les formats sont applicables dans les modèles d’impression.
Format Numérique ou Monétaire
Déterminez le nombre de décimales après la virgule, l'apparence du montant (couleur, parenthèse) en fonction de son signe (positif, négatif ou nul), le choix d'un séparateur de milliers, l'affichage en pourcentage (montant divisé par 100 suivi du signe %) ou en toute lettre.
De plus vous pouvez définir un format Monétaire en précisant le symbole de la devise (par exemple £ ou $ ou F ou encore Livre, Dol, Frs,...)
Attention : nombre entier est un format qui s’applique à un nombre de variables limitées tels que les dates de jours de congés où l’on considère que la variable ne peut jamais comporter de décimales.
Si vous souhaitez avoir aucune décimale à l’impression sur des variables particulières comme par exemple le nombre de mois d’ancienneté, vous devez indiquer comme précision après la virgule « Pas de précision ».
Format Date
Déterminez ici la couleur de la date ainsi que le type d’affichage que vous souhaitez pour le jour, le mois et l’année. Vous avez également la possibilité d’afficher le nom du jour.
Format Heure
Déterminez ici la couleur de l'heure ainsi que le type d’affichage des heures et des minutes.
Vous avez également la possibilité d’afficher l’abréviation de heure et minute.
Format Logique
Indiquez le texte à inscrire et sa couleur lorsque la condition est vrai et lorsqu’elle est fausse.
Format Chaîne
Indiquez la couleur de la chaîne. Dans le cas particulier d'une chaîne vide, vous pouvez indiquer un texte à faire apparaître (INEXISTANT, AUCUN..) et sa couleur.
Préférences Générales
Les préférences générales s’applique à l’ensemble des dossiers de votre logiciel.
Ouverture automatique du dernier dossier
Cochez cette case pour que le logiciel ouvre automatiquement le dernier dossier sur lequel vous avez travaillé.
Onglet Régime
Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier, et peuvent être modifiées dans Propriétés + Préférences du dossier du menu Dossier.
Les BIC 9
Etats Financiers
Si vous pointez BIC (Bénéfices Industriels et Commerciaux), choisissez ensuite le type de déclaration. De ce choix, découle une liste particulière de feuillets.
Si vous optez pour Impôt sur les sociétés, en saisie des feuillets, il vous sera proposé tous les feuillets nécessaires à la constitution de la déclaration 2065, et pour Impôt sur le revenu tous les feuillets nécessaires à la constitution de la déclaration 2031.
Choisissez également le régime. Si vous optez pour le régime Normal, il vous sera proposé tous les feuillets nécessaires à la constitution de la déclaration 2050, et pour le régime Simplifié tous les feuillets nécessaires à la constitution de la déclaration 2033.
Les BNC
Si vous pointez BNC (Bénéfices non commerciaux), vous obtiendrez la Déclaration contrôlée. En saisie de feuillets, il vous sera proposé tous les feuillets nécessaires à la constitution de la 2035.
Numéro FPR (TDFC)
Ce numéro figure sur les déclarations de TVA pré-enregistrées à la DGI. Il est composé du code de la recette compétente (7 caractères) et du n° de dossier du redevable (6 caractères).
Onglet Dates d'exercice
Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier, et peuvent être modifiées dans Propriétés + Préférences du dossier du menu Dossier.
Si vous avez un exercice N-1, vous devez obligatoirement importer la balance N-1 dans Etats Financiers, cochez alors la case Exercice précédent (N-1).
Dates à indiquer : IMPORTANT ! pour les utilisateurs d’une version EBP Compta, vous devez indiquer comme dates d’exercice N-1 , le premier et le dernier mois de votre exercice N-2 et indiquer comme date d’exercice N, le premier et dernier mois de votre exercice N-1.
Onglet Autorisations
Cochez les cases en fonction du niveau de protection à appliquer en saisie des feuillets :
Aucune case cochée : donne accès aux champs de type A saisir.
Autoriser la modification des champs non protégés : donne accès aux champs contenant une variable non protégée (tous les champs sauf les totaux).
Autoriser la modification des champs protégés : donne accès à tous les champs.
Autoriser la modification des formules : donne accès à la modification des formules dans le plan de regroupement.
En fonction des niveaux cochés, le contenu des cellules se présente ainsi :
- en caractère normal : la modification du champ n’est pas autorisée,
- en caractère gras : la modification du champ est autorisée,
- en rouge : la valeur du champ, normalement résultant d’une formule, a été modifiée manuellement. 10
Dossier
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Balance
Saisie / Modification de la balance
Pour effectuer une saisie manuelle de la balance, ou un contrôle des comptes de la balance, utilisez la commande Saisie / Modification du menu Balance.
Cette fonction permet de modifier ou de saisir manuellement votre balance, ou, suite à un import de balance, de contrôler quels sont les comptes à réimputer car non présent dans le plan de regroupement.
Contrôle des comptes :
Pour importer la balance, utilisez le menu Balance + Importer + Balance EBP si vous travaillez sur le logiciel EBP Comptabilité ou Wincompta 3 d’EBP, ou Balance + Importer + Balance texte pour importer une balance provenant d’un autre logiciel que EBP.
La balance importée peut contenir des comptes qui ne sont pas paramétrés dans le plan de regroupement d’Etats Financiers. Deux solutions sont envisageables : la modification du plan de regroupement, ou, plus simplement, la réimputation vers un autre compte.
Pour afficher dans la balance les comptes à réimputer, veuillez lancer auparavant l’option Balance + Utilisation des comptes. Consultez ensuite la balance dans Balance + Saisie / Modification. La colonne Compte d’imputation affiche <à réimputer> lorsque le compte n’est pas repris dans le plan de regroupement. Utilisez alors cette colonne pour réaffecter le compte concerné, en indiquant un autre numéro de compte.
Saisie de la balance :
La saisie de la balance s’effectue simplement dans une grille composée des colonnes Débit N, Crédit N, Solde N, Débit N-1, Crédit N-1 et Solde N-1. Chaque colonne contient un même type de données et chaque ligne correspond à un enregistrement existant dans la base.
Lorsque la fenêtre ne permet pas de visualiser la totalité des grilles et des colonnes, cliquez sur les barres de défilement gauche / droite et haut / bas pour les afficher. Vous pouvez modifier la largeur de vos colonnes en plaçant la souris sur le trait séparant deux colonnes. Ensuite, il faut tirer sur la droite ou la gauche pour augmenter ou diminuer la largeur de la colonne
Vous avez également la possibilité de modifier les colonnes affichées. Pour cela, cliquez sur le bouton droit de la souris et sélectionnez Propriétés.
Les touches à utiliser sont les suivantes :
ENTREE : permet de modifier la ligne du compte courant.
INSER : permet d’ajouter un nouveau compte au dessus de la ligne sélectionnée.
TAB : permet de se déplacer de champ en champ en modification d’une ligne.
SUPPR : permet de supprimer une ligne de compte.
Pour rechercher un compte, saisissez les premiers chiffres du numéro de compte à rechercher dans la zone blanche prévue à cet effet et cliquez sur le bouton Rechercher.
Si la balance est déséquilibrée, le logiciel vous le signale par un message d’avertissement. En bas de la fenêtre, vous avez la possibilité de visualiser les totaux de chaque colonne.
La commande Purge du menu Balance vous permet à tout moment de supprimer les montants de l’exercice N et/ou N – 1 ainsi que de supprimer les comptes dont les montants débit et crédit sont nuls.
Onglet variables des propriétés de la liste
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Etats Financiers
Une liste de variables apparaît. A chaque variable correspond une colonne de la grille. L’ordre des variables de haut en bas correspond à l’ordre des colonnes de gauche à droite.
La coche signale les colonnes qui sont affichées. Pour afficher ou cacher une colonne, il vous suffit donc de respectivement cliquer dans le petit carré à gauche du nom de la variable pour cocher ou décocher la colonne correspondante. Un carré grisé signifie que cette colonne est obligatoire
Pour modifier l’ordre des colonnes, sélectionnez la variable à déplacer et cliquez sur les boutons Monter ou Descendre.
Onglet Formats des propriétés de la liste
Cet onglet permet de modifier le format d'affichage de chaque colonne en fonction de ce que vous souhaitez.
Format pour la variable
Sélectionnez dans la liste déroulante le nom de la variable dont vous souhaitez modifier le format.
Choix des formats
La liste qui apparaît ici correspond aux formats définis dans l’option Formats du menu Dossier + Propriétés. Choisissez le format d'affichage que vous désirez appliquer sur la colonne sélectionnée.
Les formats appliqués aux variables dans les grilles n'ont aucune incidence sur les impressions.
Consultation du PCG
Pour visualiser le PCG, lancez la commande Voir le PCG du menu Balance.
Cette fenêtre vous permet de consulter la liste des comptes du Plan Comptable Général. Cette liste est classée par ordre croissant de numéros de compte.
Dans le champ Chercher, saisissez les premiers chiffres du numéro du compte à rechercher. Le logiciel affiche automatiquement le compte s'en rapprochant le plus.
Edition de la balance
Pour imprimer la balance, lancez la commande Edition de la balance du menu Balance.
Cette fenêtre permet d’effectuer une édition de la balance en aperçu écran, ou sur papier.
Importation d'une balance EBP
Vous avez la possibilité d’importer dans le logiciel une balance provenant des logiciels EBP Comptabilité ou Wincompta 3. Pour cela, lancez la commande Balance EBP du menu Balance + Importer.
Vous pouvez importer les exercices N et / ou N – 1. Si vous souhaitez importer les deux exercices, l’importation doit se faire en deux temps. En effet, le fichier généré en EBP Comptabilité ne reprend que l’exercice en cours. Il faut donc générer un fichier pour l’exercice N, et un pour l’exercice N – 1. En revanche, si vous importez votre balance de Wincompta 3, vous pourrez importer en même temps l’exercice N et N – 1 car le fichier comporte les valeurs des deux années.
Les informations de votre dossier peuvent être également importées si vous souhaitez renseigner automatiquement les coordonnées du dossier Etats Financiers à partir de celles du dossier comptable.
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Balance
Les comptes de Tiers 401 et 411 peuvent être centralisés automatiquement lors de l’import si vous le souhaitez. Cependant, vous pourrez lancer cette centralisation par la suite grâce à la commande Centralisation du menu Balance.
Importation d'une balance texte
Pour effectuer un import de balance texte, lancez la commande Balance texte du menu Balance + Importer.
Fichier à importer
L’import permet d’importer une source en mode Fichier, ou en mode ODBC. En mode ODBC, vous pouvez directement pointer la base en cliquant sur le bouton Modifier.
Cliquez sur le bouton pour rechercher le fichier texte ou DBF dans le répertoire d’installation du logiciel.
Le séparateur de champ doit être unique. Si vous utilisez comme séparateur de champ la virgule, pour les champs numériques, il faudra utiliser le point pour les décimales sinon les unités seront considérées comme un champ et les décimales comme un autre champ.
Format d'import
Si vous avez déjà importé un fichier ayant la même structure que le fichier que vous souhaitez maintenant importer (type et ordre des champs) et qu'un nom de format a été enregistré par le logiciel lors de la précédente importation, sélectionnez le format dans la liste. Le logiciel associera automatiquement les champs du fichier source (à importer) à la table Balance.
Pour enregistrer un format, il suffit, lors du premier import de cliquer sur le bouton Enregistrer le format qui se situe sur la dernière étape de l’importation.
Type du fichier importé
Le logiciel reconnaît automatiquement la plupart des fichiers texte de structure standard. Cette étape permet de valider ou de compléter le type de fichier proposé par défaut.
Type
Pointez Largeur Fixe lorsque votre fichier ne contient pas de séparateur entre chaque champ. C'est un fichier dont les champs (informations) pour chacun des enregistrements ont une largeur constante. C'est alors à vous de définir les largeurs des colonnes à importer.
Pointez Délimité lorsque votre fichier contient des séparateurs (virgule, tabulation, espace...) entre chaque champ.
Début des données
Si votre fichier contient des lignes (de texte ou autre) avant les champs à importer, indiquez ici le nombre de lignes à ne pas prendre en compte.
Fichier de type Délimité
Pour un fichier Délimité, le logiciel affiche automatiquement les colonnes qu'il reconnaît. Si les colonnes reconnues sont correctes, cliquez sur le bouton Suivant.
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Etats Financiers
Dans certains cas, vous devez préciser vous même le séparateur (et le délimiteur) contenu dans le fichier.
Séparateur de champs
Si le séparateur n'est pas reconnu par le logiciel, pointez-le ou indiquez le dans Autre.
Les champs Texte sont entourés par
Si vos champs de type Texte sont entourés par des guillemets ou des apostrophes, sélectionnez le délimiteur dans la liste déroulante. Le logiciel met alors en forme votre fichier en fonction des choix précisés.
Fichier de type Fixe
Pour un fichier de type Fixe, le logiciel dispose le fichier en séparant par colonne les champs des uns des autres. Les limites des colonnes sont représentées par un trait vertical et par un triangle noir sur la règle. La règle donne la position de chaque caractère.
Pour modifier la structure du fichier proposé par défaut par le logiciel, cliquez sur le triangle noir du trait à déplacer et tirez-glissez le jusqu’à la position désirée.
Pour cette opération, nous supposons que vous connaissez la structure du fichier à récupérer, c’est-à-dire la largeur de chaque colonne.
Utilisation du clavier
Le triangle est votre curseur, que vous pouvez déplacer avec les touches de direction. Pour ajouter une limite de colonne, appuyez sur la BARRE ESPACE. Pour supprimer une limite, appuyez sur la touche SUPPR.
Association du fichier source avec la table
Cette étape est très importante puisqu'elle permet d'attribuer à une colonne un champ de la table.
Cette étape permet d'associer à chaque champ du fichier source (correspondant à un champ du fichier importé) le nom d'un des champs de la table.
La liste de gauche propose la liste des champs de la table c’est-à-dire les champs importables. La liste de droite contient la liste des colonnes de votre fichier.
Vous devez maintenant associer les colonnes que vous souhaitez importer à un champ de la table Balance.
Une fois l’association terminée, cliquez sur le bouton suivant pour valider la structure d’importation. Un message vous prévient si toutes les colonnes du fichier ne sont pas importées. Confirmez cette structure d’importation ou refusez si vous souhaitez vérifier cette association.
Sauvegarde Validation
Le logiciel vous affiche alors un aperçu du fichier qui va être importé. Vérifiez que les données correspondent bien aux noms des colonnes.
Enregistrer le format
Si vous pensez récupérer par la suite d'autres fichiers ayant la même structure que le fichier actuel, vous avez la possibilité de mémoriser sa structure.
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Balance
Pour cela, cliquez sur le bouton Enregistrer le format. A la prochaine importation d'un fichier de même structure, vous pourrez ainsi appeler ce format : le logiciel appliquera automatiquement au fichier les paramètres définis dans les étapes précédentes.
Si votre fichier est correct, cliquez sur le bouton Importer. Une fois l'importation terminée, le logiciel affiche le nombre d'enregistrements ajoutés à la table de votre dossier.
Si vous importez un fichier alors que la balance contient déjà des enregistrements, le logiciel met à jour les enregistrements existants et crée les lignes inexistantes. Cela vous permet d'importer successivement plusieurs fichiers.
Sauvegarde du format d'importation
Sauvegarde du format d'importation
Cette étape vous permet de sauvegarder le format que vous venez de définir. Ainsi, lors du prochain import, en sélectionnant ce format, les champs de votre fichier seront automatiquement associés au champ de la table.
Donnez un nom au format du fichier et cliquez sur le bouton Sauvegarder. Automatiquement, il s’ajoute à la liste des formats déjà créés.
Ces formats sont enregistrés dans un seul fichier nommé UsrImp.EBF. Donc, on ne peut pas supprimer un seul format et si vous supprimez ce fichier, tous les formats seront supprimés.
Si vous souhaitez récupérer les formats créés sur un autre poste, vous devez copier ce fichier via l’explorateur Windows dans le répertoire d’Etats Financiers (par défaut \Program Files\EBP \ Etats Financiers).
Utilisation des comptes
Cette commande permet de contrôler l'utilisation des comptes. Le logiciel affiche la liste des comptes non utilisés dans les feuillets mais mouvementés dans la balance. Il affiche également la liste des comptes qui ne sont pas présents dans le PCG.
Vous pouvez également effectuer un contrôle de cohérence pour vérifier la cohérence du plan de regroupement.
La centralisation
Pour effectuer une centralisation des comptes de Tiers, lancez la commande Centralisation du menu Balance.
Cette commande permet après import d’une balance avec des comptes de Tiers détaillés de centraliser les comptes. Vous pouvez également utiliser cette commande si vous souhaitez centraliser vos comptes de Tiers après avoir saisi manuellement votre balance.
C’est une opération irréversible, il est donc fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde avant de lancer l’opération.
Indiquez la racine de vos comptes fournisseurs puis clients. Par défaut, le logiciel propose 401 et 411. Vous pouvez toutefois centraliser d'autres comptes en indiquant une autre racine.
Purge de la balance
17
Etats Financiers
Vous pouvez effectuer une purge de la balance sur l’exercice N et N – 1, ainsi que supprimer les lignes nulles de la balance.
• Pour effectuer une purge de l’exercice N, lancez la commande Purger l’exercice N du menu Balance + Purge de la balance. Cette commande supprime tous les montants dans les colonnes Débit N, Crédit N et solde N. La balance est réinitialisée sur l’exercice N.
• Pour effectuer une purge de l’exercice N – 1, lancez la commande Purger l’exercice N – 1 du menu Balance + Purge de la Balance. Cette commande tous les montants dans les colonnes Débit N – 1, Crédit N – 1 et Solde N – 1. La balance est alors réinitialisée sur l’exercice N – 1.
Pour effacer les lignes nulles de la balance, lancez la commande Effacer les lignes nulles du menu Balance + Purge de la balance. Cette commande permet de purger les lignes des comptes dont les montants au débit et au crédit sont nuls.
18
Liasses
Saisie des liasses
Utilisez la commande Saisie du menu Liasses.
Cette commande permet de saisir et de vérifier le contenu des feuillets. La liste des feuillets obtenus dépend des choix effectués dans les Préférences du dossier du menu Dossier + Propriétés.
Le menu feuillet
Choisissez le feuillet à visualiser et modifiez-le si nécessaire. Lorsque vous entrez en saisie des feuillets, le menu Feuillet s’active et vous propose les principales fonctions utilisables.
Ce menu vous permet de :
Visualiser les feuillets suivants et précédents,
Connaître les comptes affectés à un champ particulier,
Visualiser les variables associées à chaque champ,
Recalculer le champ en cours d’après la formule de calcul d’origine,
Imprimer le feuillet en cours,
Visualiser les propriétés du champ en cours.
Ce menu est accessible également en cliquant sur le bouton droit de la souris (=menu contextuel).
La saisie dans un feuillet s'effectue comme dans un tableur à quelques différences près (différence de largeur de champ, zones non accessibles par l'utilisateur). Pour vous déplacer d’un champ à un autre, utilisez les flèches de direction (Haut, bas, gauche et droite).
Les variables
A chaque champ est associée une variable dont le nom peut être connu en cliquant sur l’icône . La variable peut être de type « vide », c’est alors à vous de saisir manuellement la valeur de cette variable, ou de type calculée, c’est le logiciel qui calcule automatiquement la valeur du champ à partir de la formule associée à la variable.
La valeur et / ou la formule des variables de chacun des champs proposés dans le feuillet est modifiable. Toutefois, leur modification n'est autorisée que si vous avez coché Autoriser la modification des champs non protégés dans les Préférences du menu Dossier + Propriétés. Les valeurs proposées dans le feuillet dépendent de la formule paramétrée. Cette formule est une somme ou une soustraction d'éléments.
Vous pouvez également à tout moment revenir à la formule d’origine de la rubrique en cliquant sur le bouton Restaurer la formule standard dans les Propriétés que vous obtenez soit par le menu Feuillet soit par le clic avec le bouton droit de la souris.
En fonction du niveau de protection demandée dans les Préférences du menu Dossier + Propriétés, le contenu d'un champ apparaît en caractères particuliers :
En caractères normaux pour les champs non modifiables,
En caractères gras pour les champs accessibles à la saisie,
En caractères rouge pour les champs modifiés.
19
Etats Financiers
Manipulation de plusieurs feuillets
Chaque feuillet ouvert est considéré par le logiciel comme une fenêtre ouverte. Pour ouvrir une nouvelle fenêtre, utilisez la commande Saisie du menu Liasses.
Pour disposer vos fenêtres de telle manière qu'elles apparaissent toutes à l'écran, utilisez la commande Mosaïque du menu Fenêtre. Cette option provoque la diminution de la taille des fenêtres afin qu’elles puissent toutes être juxtaposées les unes en dessous des autres. En revanche, la largeur est conservée.
Pour passer d'un feuillet à un autre dans une fenêtre, cliquez sur les icônes et qui affiche respectivement le feuillet précédent et suivant (par ordre de numéro).
Sauvegarder les modifications sur un feuillet
La mise à jour de l'ensemble des feuillets ouverts est automatique lorsque vous modifiez une valeur ou une formule dans un des feuillets. La sauvegarde des modifications du feuillet est automatique lorsque vous quittez le feuillet, toutefois en cours de saisie, vous pouvez utiliser ces icônes :
: sauvegarde et lance l’impression du feuillet au format agréé par la Direction Générale es Impôts. : Sauvegarde les modifications faites sur le feuillet en cours et permet de continuer la saisie. : annule les modifications réalisées depuis la dernière sauvegarde.
Vous pouvez imprimer le feuillet en cliquant sur l’icône ou en lançant la commande Impression d’un feuillet du menu Liasses.
Calculer tous les feuillets
Pour calculer tous les feuillets, lancez la commande Calculer tous les feuillets du menu Liasses. Vous pouvez également cliquer sur l’icône pour un accès plus rapide.
Cette commande permet de recalculer les liasses à partir des valeurs d’origine de la balance. Donc, si vous avez modifié des champs qui normalement sont calculés à partir d’une formule, les modifications effectuées sont perdues.
Sélectionnez l’exercice à recalculer et lancez l’opération.
Le contrôle de cohérence
Pour effectuer un contrôle de cohérence, lancez la commande Contrôles de cohérence du menu Liasses.
Cette commande permet de vérifier la cohérence des plans de regroupement.
Listes des rubriques
Pour obtenir la liste des rubriques, lancez la commande Listes des rubriques du menu Liasses.
20
Liasses
Cette commande permet d'afficher et d’imprimer la liste des variables (rubriques) feuillet par feuillet, c'est-à-dire le plan de regroupement de la liasse. Vous obtenez ainsi pour chaque variable d'un feuillet, sa formule associée.
Plan de regroupement du dossier
Pour visualiser et modifier le plan de regroupement du dossier, lancez la commande Voir plan de regroupement du dossier du menu Liasses + Plan de Regroupement.
Cette fenêtre affiche sur sa partie gauche la liste des feuillets sous forme de plan. Utilisez la touche « + » du clavier numérique sur un feuillet pour consulter les variables qu'il contient. Vous pouvez alors consulter et modifier la définition d'une variable.
En fonction de vos choix dans les préférences, la partie peut être grisée donc non-accessible. Si tel est le cas, pour avoir à la modification, vous devez cocher dans les préférences du dossier les 3 niveaux de protection.
Propriétés d’une variable
Les propriétés de chaque variable s’affichent à droite de l’écran. Vous avez deux types de variables : les variables à saisir et les variables calculées.
Pour les variables à saisir, la case A saisir est cochée.
Pour les variables calculées, vous pouvez demander la protection du champ en modification. L’intérêt de cette protection consiste à éviter que ce champ ne soit modifié par erreur. Si toutefois il l’était, le logiciel le signale en affichant la valeur du champ modifié en caractère rouge.
Pour chaque variable, vous pouvez définir des caractéristiques qui leur sont propres.
Une variable à saisir est représentée par un crayon.
Une variable calculée est représentée par le signe fx.
Le plan de regroupement commun à tous les dossiers
Pour rendre un plan de regroupement commun, lancez la commande Rendre ce plan de regroupement commun du menu Liasses + Plan de regroupement.
Cette commande permet de rendre le plan de regroupement du dossier courant commun à tous les dossiers. Il pourra être récupéré dans les autres dossiers par la commande Utiliser le Plan de regroupement commun du menu Liasses + Plan de regroupement.
L’intérêt de cette fonction est de pouvoir récupérer dans les autres dossiers les modifications effectuées dans le dossier courant. Vous n’aurez donc pas à faire les mêmes modifications dans chaque dossier.
ATTENTION !!
Le plan de regroupement d'origine ne pourra plus être appliqué.
Voir plan de regroupement commun
Pour consulter le plan de regroupement commun, lancez la commande Voir plan de regroupement commun du menu Liasses + Plan de regroupement.
21
Etats Financiers
Le plan de regroupement commun est le plan qui a été défini comme plan de référence pour tous les dossiers.
Cette fenêtre affiche sur sa partie gauche la liste des feuillets sous forme de plan. Utilisez la touche « + » du clavier numérique sur un feuillet pour consulter les rubriques qu'il contient. Vous pouvez alors consulter et modifier la définition d'une rubrique.
Une rubrique à saisir est représentée par un crayon.
Une rubrique calculée est représentée par le signe fx.
Vous pouvez également créer par ce menu des variables pour vos plaquettes. Pour définir des variables personnalisées utilisables dans la plaquette, sélectionnez la rubrique Rubriques Utilisateurs qui se situe en dernière position. Le bouton Créer une rubrique personnalisée apparaît. Définissez ainsi vos variables.
Pour avoir la valeur d'un compte dans la formule, saisissez simplement le numéro du compte (par exemple 707).
Pour avoir la valeur d'un champ d'une liasse, saisissez le libellé de la ligne puis entre crochets le numéro de la liasse (par exemple S210 [2033B] ).
Pour calculer un ratio, saisissez le nom du premier opérateur, le signe % puis le deuxième opérateur (par exemple pour mesurer le chiffre d’affaires par rapport aux capitaux propres, on aura CAHT%KP).
Utiliser le plan de regroupement commun
Pour utiliser le plan de regroupement commun dans le dossier courant, lancez la commande Utiliser le plan de regroupement commun du menu Liasses + Plan de regroupement.
Cette commande permet d’utiliser le plan de regroupement commun dans le dossier courant. En revanche, vous perdez les modifications apportées sur le plan de regroupement du dossier.
C’est une opération irréversible, il est donc fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde avant de lancer l’opération.
Restaurer les formules de la plaquette
Cette commande permet de récupérer les formules d’origine de la plaquette. Pour cela, lancez la commande Restaurer les formules de la plaquette du menu Liasses + Plan de regroupement.
Impression d'un feuillet
Pour imprimer un feuillet, lancez la commande Impression d’un feuillet du menu Liasses.
Cette fenêtre permet de sélectionner un feuillet à imprimer. Choisissez le modèle à utiliser. Vous pouvez ensuite visualiser l'impression par un aperçu ou imprimer le feuillet sélectionné.
Vous pouvez à tout moment annuler la totalité des impressions lancées par la commande Arrêter toutes les impressions du menu Dossier.
Impression d'une annexe
Pour imprimer une annexe, lancez la commande Impression d’une annexe du menu Liasses.
22
Liasses
Cette fenêtre permet de sélectionner une des annexes à imprimer. Vous pouvez ensuite visualiser l'impression par un aperçu ou imprimer l’annexe sélectionnée.
Vous pouvez à tout moment annuler la totalité des impressions lancées par la commande Arrêter toutes les impressions du menu Dossier.
Impression de la liasse
Pour imprimer la liasse, lancez la commande Impression de la liasse du menu Liasses.
Cette fenêtre permet d'imprimer la totalité de la liasse (annexes comprises) ou de sélectionner certains feuillets uniquement.
Etats Financiers propose automatiquement d’imprimer la totalité des feuillets de la liasse. Utilisez les boutons Tout sélectionner et Tout Désélectionner pour respectivement cocher ou décocher l’ensemble des impressions proposées, annexes comprises. Pour imprimer certains états, cochez-les simplement.
Vous pouvez ensuite visualiser l'impression par un aperçu ou imprimer l’annexe sélectionnée.
Vous pouvez à tout moment annuler la totalité des impressions lancées par la commande Arrêter toutes les impressions du menu Dossier.
Export vers Excel
Pour réaliser des exports vers Excel, utilisez la commande Export vers Excel du menu Liasses.
Cette fenêtre permet de sélectionner la totalité de la liasse (annexes comprises) à exporter ou de sélectionner certains feuillets uniquement.
Etats Financiers propose automatiquement d’exporter la totalité des feuillets de la liasse. Utilisez les boutons Tout sélectionner et Tout désélectionner pour respectivement cocher ou décocher l’ensemble des feuillets proposés, annexes comprises. Pour exporter certains états, cochez-les simplement.
Une fois choisis, cliquez sur Exporter. Le logiciel traite alors les feuillets que vous désirez exporter et vous permet de visualiser le contenu de l'export dans une fenêtre à onglets.
Visualisation des feuillets exportés
Cette fenêtre permet de vérifier et modifier si nécessaire les valeurs reprises.
Le logiciel a traité l’ensemble des feuillets que vous désirez exporter. Il affiche un onglet pour chacun des feuillets en cours d’exportation. Chaque onglet affiche la liste des rubriques du feuillet avec les valeurs N et N -1 correspondantes. Cette grille peut encore être modifiée.
Lorsque le contenu de l'exportation est vérifié, lancez la génération du fichier d'export en cliquant sur le bouton Exporter et indiquez le nom de fichier ainsi que le répertoire dans lequel vous désirez le générer. Ce fichier aura pour extension .XLS.
23
Plaquette
Base des documents
Attention : les plaquettes ne sont pas disponibles en version Entreprise.
La commande Base des documents du menu Plaquette donne accès à une fenêtre qui permet de supprimer, créer, dupliquer et renommer des documents. La liste des documents proposés en standard s'affiche mais ils ne sont pas modifiables. Pour pouvoir les modifier, vous devez les dupliquer. Chaque document est classé dans une catégorie particulière.
Le dossier Documents Personnalisés contiendra tous les nouveaux documents que vous allez créer. Utilisez la touche « + » du clavier numérique sur une catégorie pour afficher les documents qui s'y rattachent.
Création d'un nouveau document
Vous pouvez créer un document vierge ou travailler à partir de la copie d'un document standard.
Document vierge :
Sélectionnez le dossier Documents Personnalisés ou l'un de ses sous-dossiers et cliquez sur le bouton Nouveau modèle. Le logiciel vous propose automatiquement le nom : Défaut. Saisissez le nom du modèle.
Copie de document :
Sélectionnez le document et cliquez sur le bouton Copier le document. Le logiciel crée une copie du document dans le dossier Documents Personnalisés et affiche son nom en sur brillance. Saisissez le nom du nouveau document et placez-le dans la catégorie souhaitée.
Mettre en forme le document dans le traitement de texte
Une fois le document ajouté dans l'arborescence, cliquez sur le bouton Editer le modèle. Le document est au format RTF, le logiciel ouvre donc le traitement de texte qui est associé aux fichiers d’extension RTF dans le paramétrage des types de fichiers Windows.
Si vous souhaitez modifier cette association, le plus simple consiste à :
Par l’explorateur Windows, aller dans le répertoire EBP / Dossiers / XXXX / Etatfina.0 / PLAQUET, où XXXX est le nom de votre dossier.
Faire un clic avec le bouton droit de la souris sur l’un des fichiers, puis, dans le menu contextuel, choisir Ouvrir avec, rechercher et sélectionner dans la liste le programme voulu (Word ou Wordpad…) puis cocher l’option Toujours utiliser ce programme pour ouvrir les fichiers de ce type.
IMPORTANT ! ! Indiquez les paramètres suivants dans votre traitement de texte :
Par la commande Options du menu Outils, sélectionnez l'onglet Impression et cochez la case Mettre à jour les champs : cela mettra automatiquement à jour les valeurs de vos documents à l'impression.
Dans l'onglet Affichage, vérifiez que la case à cocher Codes de champs ne soit pas cochée afin d'afficher les valeurs de vos variables. Toutefois, si vous souhaitez afficher le nom des variables, cocher cette case. 25
Etats Financiers
Le dictionnaire propose l'ensemble des variables existantes, feuillet par feuillet, ainsi que la liste des variables spécifiques aux documents de la plaquette.
Réalisez votre document et placez les variables en tirant-glissant chaque variable jusqu'à la position souhaitée. Le nom de la variable apparaît alors dans le document : sa valeur apparaîtra en impression. Enregistrez en cliquant sur l’icône .
Création d'un profil de plaquette
Attention : les plaquettes ne sont pas disponibles en version Entreprise.
Lorsque vos documents sont créés, vous pouvez réaliser votre plaquette. Vous avez la possibilité de créer une plaquette à partir d'un profil ou de réaliser la plaquette de A à Z par ajout des modèles de documents de votre choix. Les plaquettes sont communes à tous les dossiers.
Création d'un profil de plaquette
Pour créer une nouvelle plaquette, lancez la commande Nouveau du menu Plaquette + Profils de plaquette. Indiquez ensuite le nom du profil de plaquette que vous souhaitez constituer dans le champ réservé à cet effet (en haut de l’écran). Sur la partie droite, la liste des documents existant apparaît.
Sélectionnez le document à intégrer et cliquez sur le bouton Insérer. Recommencez ainsi pour chaque document. Complétez les documents de la plaquette (bouton Modifier). Le document est imprimable dans le traitement de texte.
Plaquette à partir d'un profil
Pour réaliser une plaquette à partir d’un profil existant, lancez la commande Ouvrir du menu Plaquette + Profils de plaquette. Sélectionnez le fichier *.pla correspondant au profil de plaquette que vous souhaitez. La plaquette intègre automatiquement les documents du profil.
Pour enlever un document du profil, sélectionnez-le dans la liste de gauche et cliquez sur le bouton Supprimer.
Pour enregistrer le profil de plaquette que vous constituez, lancez la commande Enregistrer sous pour une création et Enregistrer pour une modification.
Plaquette du dossier
Attention : les plaquettes ne sont pas disponibles en version Entreprise.
Cette fonction permet d’associer un profil de plaquette à votre dossier. La première fois que vous lancerez la commande Plaquette du dossier du menu Plaquette, le message suivant apparaîtra «Voulez-vous charger un profil de plaquette existant », si vous le souhaitez, confirmez sinon annulez.
Ensuite, apparaît la totalité des documents qui constituent le profil de plaquette. A partir de cette fenêtre, vous pouvez modifier le contenu du profil en insérant ou supprimant des documents, modifier l’ordre des documents et charger un autre profil. Cependant, le chargement d’un autre profil entraîne la perte du profil existant et des modifications éventuellement effectuées.
Vous pouvez également regénérer la plaquette d’origine à partir du menu Plaquette + Regénérer. Vous perdrez alors toutes vos modifications.
Si vous modifiez certains documents dans cette option, il faut savoir qu'ils ne seront modifiés que dans ce dossier. En effet les documents présents dans cette option sont une copie des documents originaux.
Impression de la plaquette
26
Plaquette
Pour visualiser la plaquette avant impression, lancez la commande Aperçu du menu Plaquette. Pour imprimer la plaquette, lancez la commande Imprimer du menu Plaquette ou cliquez sur l'icône . La totalité des documents intégrés dans la plaquette s'impriment.
27
Index
A
Autorisations 7
B
Base des documents 21
C
Calculer tous les feuillets 16
Centralisation 13
Comptes de réimputation 9
Consultation du PCG 10
Contrôles de cohérence 16
Création d'un profil de plaquette 22
D
Dates d'exercice 7
Dossier (création) 1, 2
F
Formats 5
I
Import balance EBP 10
Import balance texte 10
Impression de la liasse 19
Impression d'un feuillet 18
Impression d'une annexe 18
L
Liste des rubriques 16
N
Niveau de protection 7
O
Ouverture du dernier dossier ouvert 6
Ouvrir un dossier 2
P
Plan de regroupement commun 17
Plan de regroupement du dossier 17
Plaquette du dossier 22
Préférences Générales 6
Protection des champs de saisie 7
Purge de la balance 13
R
Régime 1
Régime BIC 6
Régime BNC 6
Réimputation de comptes 9
Rendre un plan de regroupement commun 17
Répertoire d'export 6
Répertoire du logiciel TransLiasse 6
Restaurer les formules de la plaquette 18
S
Saisie balance 9
Saisie des liasses 15
T
TranLiasse (répertoire d'installation) 6
Type de déclaration 1
U
Utilisation des comptes 13
Utiliser le plan de regroupement commun 18
V
Variable calculée 7
29
Contabilidad
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software completo que permite gestionar eficazmente
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cercano a Office (Excel®, e-mail). Seleccione la entrada de asientos que
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de resumen
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cuenta del banco, el estado de los créditos por ventas, cuentas por pagar...
Simplifique los
procedimientos
administrativos
Ahorre tiempo con el cálculo y complementación automática de los modelos
de presentación a la Agencia Tributaria. Configure su balance y cuenta de
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LíNEA
Contabilidad
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Emprendedores
Clásica Open LineTM 2013
Funciones Principales
Características generales
• Versión red: hasta tres puestos (opcional)
• Número de empresas: 5
• Ayuda en Línea
• Panel resumen
• Búsqueda multicriterios
• Clasificación, agrupación avanzada
• Copia de seguridad y restauración
Tratamientos contables
• Asientos simplificados, por predefinidos, por día y por mes
• Ventas en mostrador
• Gestión de vencimientos
• Gestión de cartera
• Cálculo automático del IVA
• Presentación telemática de IVA
• Casación manual, conciliación automática, simplificada
• Conciliación manual de banco
• Documentos asociados a una línea de asiento
• Libro Mayor y Balance interactivo
• Cierres mensuales y anuales
• Consulta entre ejercicios
• Introducción guiada
• Entrada simplificada
• Gestión de suscripciones
• Consulta de las cuentas
• Asociación de cuentas para automatizar la captura
• Reversión de la escritura
• Las letras en el marcador automático
• Validación de los registros
• Gestión de los gastos
Impresiones
• Libro Mayor y Balance
• Vencimientos
• Clientes con saldo pendiente
• Conciliación bancaria
• Declaración de IVA Modelo 303, 340 y 347
• Balance y cuenta de resultados
• Open Report Designer™ : numerosos modelos de
impresión
• Asistente de configuración de los documentos
• Balance anterior por punteo o por casación
• Diario central
• Justificante del IVA
Importación/Exportación
• Importación/Exportación de registros al formato de EBP
• Exportación de información fiscal
• Importación configurable de las escrituras, cuentas y
diarios
• Exportación de las impresiones al formato PDF, Word,
Excel®
Estadísticas
• Balance de las cuentas bancarias
• Estado de las reclamaciones de los clientes
www.ebp.esAnálisis
Documento no contractual - agosto 2012 - Todas las marcas de los productos citados pertenecen a sus respectivos propietarios
Panel de Control
EBP Contabilidad Clásica Open Line TM dispone de un panel de control muy completo que le ayudará
a controlar a tiempo real el estado de su flujo de caja sus ingresos y su volumen de negocio. Usted
dispondrá por lo tanto de todos los datos para tomar las decisiones adecuadas.
Una puesta en marcha rápida y sencilla
La ergonomía intuitiva del software es igualmente visible a través del panel de control. Cada sección está
separada para facilitar el acceso a la información. Los enlaces dinámicos también están previstos para
acceder por ejemplo a la impresión de los cobros de los clientes y las deudas de proveedores.
Seguimiento de su actividad
Siga eficazmente su disponibilidad en caja y sus saldos bancarios y controle el estado de sus cuentas
por cobrar y por pagar vencidas y por vencer.
Tablas y gráficos
Comparar, mediante gráficos, los resultados mensuales de su empresa, y también su volumen de negocio, sus ingresos contables y su dinero en efectivo.
Flujo de trabajo para la gestión del Diario.
¿Qué versión elegir?
EBP
Contabilidad
Práctica Open LineTM
EBP
Contabilidad
Clásica Open LineTM
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Contabilidad
PYME Open LineTM
EBP
Contabilidad
BUSINESS Open Line
TM
Contabilidad Analítica (3 ejes) (ejes limitados)
Vencimientos (mono) (multi) (multi) (multi)
Gestión de IVA Devengado
Libro Mayor y Balance de Sumas y Saldos interactivo
Previsiones de flujo de efectivo mono banco multi banco
Versión en red (opcional) 1 puesto hasta 3 puestos hasta 5 puestos ilimitado
Requisitos Mínimos:
• Procesador: Intel P4 2 GHz o equivalente
• Memoria: 1 Gb
• Pantalla: resolución 1024x768 en 16 bits
• Espacio libre del disco: 2 Gb
Sistema Operativo:
• Windows® XP*, VistaTM, 7
• Windows® XP , VistaTM, 7, son productos de
Microsoft® que debe adquirir anteriormente
a la instalación del software.
Windows® XP Home SP2 y Windows® XP Pro SP2.
EBP Contabilidad Business Open LineTM le permite llevar eficazmente su contabilidad
general y analítica. Este software le ofrece más que un tratamiento contable, es un
verdadero apoyo a la hora de tomar una decisión.
La Gestión Comercial, y el CRM Open Line pueden interactuar y comunicarse en
tiempo real con la Contabilidad con el fin de responder con mayor precisión a las
necesidades específicas de las PYMES.
La Ficha de Producto
Contabilidad
Business
Decisivo
Vencimientos
Ventas
Finanzas
Stocks
CRMContabilidad analítica
Refine su gestión empresarial según diversos ejes
de análisis (filiales, fábricas, servicios...) para una
evaluación precisa y en profundidad del sector de su
actividad.
Conciliación bancaria
Importe o introduzca sus extractos de cuenta para
hacer su las conciliaciones bancarias de forma
automática o manualmente.
Previsión de su tesorería
Visualice de forma esquemática el estado financiero de
su empresa para prever mejor el impacto en su cuenta
bancaria.EBP Contabilidad Business Open Line es un software de contabilidad intuitivo,
personalizable y de gran alcance que permite satisfacer las necesidades más
exigentes de las PYME.
Línea BuSInESS
COMunICACIÓn DECISIVO
Contabilidad General
Introduzca los asientos contables (ventas, compras, préstamos…) en diferentes modos y consulte rápidamente los indicadores necesarios para controlar su empresa (cobros, cifra de negocio…).
Contabilidad Analítica
Realice su contabilidad analítica sobre un número de planes (ejes) ilimitado y 12 posiciones para perfeccionar la gestión de su empresa. Los niveles de los elementos se presentan en forma de árbol permitiendo su
fácil creación, modificación, consulta y comprensión. Realice igualmente su Balance y Cuenta de resultados
analíticos.
Las previsiones de tesorería
Consulte todos los movimientos de las cuentas bancarias y todos los vencimientos pendientes con el fin
de prever la situación de su tesorería. Complete también los datos por ingresos y desembolsos para una
mejor anticipación.
La introducción de los asientos
Elija el tipo de introducción que mejor se adapte a sus necesidades. La introducción por diario permite
una introducción por tipo de diario (compra, venta…). La introducción rápida se utiliza para introducir los
asientos contables en todos diarios y combinar todos los periodos para ganar en productividad.
Personalización
Cree su propia lista de consulta ordenando por fecha, por descripción pero también efectuando reagrupamientos de información con un simple arrastrar y soltar.
Personalice sus estados contables seleccionando la información que desea que aparezca (periodo, tipo de
cuenta…). Defina igualmente sus propias ediciones de las más sencillas a las más complejas gracias al
generador de informes Open Report Designer.
La red y la configuración de los derechos de acceso (opcional)
Instale su software en red y configure sus derechos de acceso. Asigne los derechos de cada usuario o por
grupo de usuarios, teniendo la posibilidad de gestionar las excepciones dentro de un grupo.
Consulte las informaciones comerciales
(si el software tiene una interfaz con EBP Gestión Comercial Business Open LineTM)
Visualice los documentos comerciales (facturas, fichas de clientes…) desde el software de Contabilidad.
Los elementos se sincronizan en las dos aplicaciones: las modificaciones hechas en una aplicación serán
tenidas en cuenta de inmediato en la otra.
Conciliación bancaria
Importe sus estados bancarios en formato (importación configurable, Qif) y puntee manual o automáticamente
sus registros con la cuenta o el diario de su software EBP. Los registros se conservan en un histórico que
permite buscar rápidamente y con gran precisión un asiento punteado en un extracto antiguo por ejemplo.
Comunicación Empresa-Asesor
Simplifique su relación con su Asesor Contable importando o exportando sus asientos contables. Las
opciones de Importación y Exportación parametrizables convierte los datos contables que proceden o se
destinan a otro software para administrar mejor su contabilidad.
PERSOnALIZABLEDocumento no contractual - marzo 2012 - Todas las marcas de los productos citados pertenecen a sus respectivos propietarios
Requisitos mínimos:
• Procesador: Intel P4 2 GHz o equivalente
• Memoria: 1 Gb
• Pantalla: resolución 1024x768 en 16 bits
• Espacio libre del disco: 2 Gb
Sistema Operativo:
• Windows® XP*, SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits y 64 bis
• Windows® 7 32 bits y 64 bits
Windows® XP , VistaTM, y 7, son productos
de Microsoft® que debe adquirir anteriormente
a la instalación del software.
Línea BuSInESS
Funciones Principales
Características generales
• Creación de un máximo de 10 empresas
• Ayuda en línea
• Barra de tareas y navegación
• Búsqueda avanzada de asientos
• Búsqueda incremental en consulta de
cuenta, en conciliación bancaria y en
entrada por diario
• Clasificación, reagrupación avanzada
• Copia de seguridad y restauración
• Panel de control configurable
• Pantalla de inicio de tareas principales
• Tareas contextuales
• notas en las fichas
• Envío de SMS a través de socios (con
exclusión del coste SMS): Publi SMS,
Esendex *
• Campos personalizados
Cuentas
• Planes contables (Estándar y PYME)
• numerosas vistas predefinidos para
filtrar las cuentas
• Transferencia de las cuentas desde el
PCG
• Acumulados y gráficos en la ficha de
cuentas
• Terceros
• Cambio de formato de las cuentas
Transferencia contable
• Histórico de las transferencias
contables
• Importación de las transferencias
contables (asientos, vencimientos,
resultados)
Tratamientos contables
• Introducción por diario y por mes
• Introducción rápida
• Asientos predefinidos
• Introducción práctica y de ventas en
mostrador
• Introducción por asiento
• Asientos periódicos
• Vinculación de cuentas para automatizar
la entrada por diario
• Asientos simulados
• Contraprestación de los asientos
• numeración automática o manual de
asientos
• Reimputación de cargo de las asientos
de cuenta a cuenta, de diario a diario y
de un periodo a otro
• Consulta de las cuentas
• Consulta de las cuentas inter-ejercicios
• Casación manual, por aproximación,
automática, simplificada
• Casación automática del punteo de
vencimientos
• Quitar la casación automática
• Conciliación por cuenta
• Conciliación por diario
• Generación de asientos contables desde
los extractos bancarios
• Conciliación bancaria manual y automá-
tica
• Importación configurable de los registros
bancarios
• Importación de las líneas de registro en
el formato Qif
• Punteo, despunteo por código
• Automatización de la contabilidad de las
líneas de extracto
• Contabilidad manual y automática de las
líneas de extractos bancarios
• Vencimientos en la línea de asiento
• Vencimientos detallados
• Punteo de vencimientos
• Formas de pago
• Generación de vencimientos por lote
• IVA devengado
• Calculo automático del IVA
• Modificación de la información del IVA
• Lista de información de IVA
• Actualización de la información del IVA
según la configuración de las cuentas
• Declaraciones de IVA aprobadas por
la Agencia Tributaria: Modelo 303 y
Modelo 347
• Formulario de pago de liquidación de IVA
Modelo 303
• Generación de los ficheros de presentación telemática
• Presentación electrónica del IVA
• Gestión de los duplicados en los números de asientos
• Documentos asociados a las líneas de
asiento
• Textos estándar
• Textos enriquecidos
• Recálculo de los saldos
• Clasificación por fecha
• Conciliación bancaria manual y automá-
tica
• Importación configurable de los registros bancarios
• Importación de las líneas de extractos al
formato Qif
• Punteo y despunteo por código
• Automatización de la compatibilidad de
las líneas de extracto
• Eliminación de asientos
• Libro Mayor y Balance de Sumas y
Saldos interactivo
• Vencimientos interactivos entre clientes
y proveedores
• Cobros/Pagos a terceros
• Gestión de reclamaciones: selección de
tipo de reclamación (teléfono, e-mail,
correo), generación de asientos de
sanciones por retraso o de impagos,
consulta de la lista de reclamaciones
• Validación de los asientos
• Cierres mensuales y anuales
• Previsión de tesorerías ilimitadas
• Gestión de talonarios
• Transferencias internacionales SEPA
• Transferencias o extracciones SEPA
• Depuración del Plan General de Contabilidad
• Contabilidad manual y automática de los
extractos de cuenta bancarios
• Cambio de formato de las cuentas
• Depuración de extractos bancarios
• Diario de eventos
• Archivado de datos
• Cierres mensuales
• Gestión de las notas de gastos
Analítica y presupuestaria
• Creación de n planes (ejes) y 12 niveles
de posición
• Asistente de creación de planes
• Desglose analítico en la línea de
asientos
• Desglose analítico multipuesto y multiplanes
• Acumulados y gráficos por plan y por
puesto
• Consulta interactiva
• Herramienta de aplicación de tablas
analíticas
• Tablas analíticas
• Estadísticas analíticas y presupuestarias
en forma de tablas personalizables
• Estadísticas analíticas en forma de
gráficos personalizables
• Herramienta de reasignación analítica
• Gestión de presupuestos generales y
analíticas
Ediciones
• Personalización de modelos de
impresión
• Diarios, Libro Mayor, Balance de
Sumas y Saldos
• Balance anterior por vencimiento o por
casación
• Vencimientos por punteo o por
casación
• Balance mensual o trimestral
• Conciliación bancaria
• Cuentas anuales normalizadas por el
Registro Mercantil
• Balance de Situación normal/Abreviado
• Balance de Situación PYME
• Cuenta de Pérdidas y Ganancias normal/Abreviada
• Cuenta de Pérdidas y Ganancias PYME
• Saldo Intermediario de Gestión
• Situación de las cuentas
• Clientes pendientes
• Cobros de clientes / deudas de
proveedores
• Comparativa n / n-1
• Impresión de cuentas anuales
• Diario centralizado
• Progreso de introducción
• Seguimiento de asientos
• Talonarios y cheques
• Balance de Situación analítico
• Cuenta de Pérdidas y Ganancias
analítica
• Balance de Sumas y Saldos analítico
• Libro Mayor analítico
• Presupuestos y variaciones presupuestarias n / n-1
Importación / Exportación
• Importación / Exportación de vencimientos en el formato de su asesor
contable: EBP
• Importación y exportación configurable
de vencimientos, cuentas y diarios
• Exportación de impresiones al formato
PDF, Word®, Excel®
• Exportación de listas en el formato
XML, TXT, Excel®, HTML
• Exportación de declaraciones de
impuestos
• Importación de texto de asientos y de
cuentas al formato EBP
• Importación de texto automática al
abrir un archivo
• Exportación de Interfaz Experto
Versión en red (opcional)
• Gestión de permisos de usuario
• Gestión de permisos por un grupo de
usuarios
* Es necesaria la suscripción a un Servicio
de Mantenimiento. Consúltenos.
Associaciones
5 Puntos clave
Para Asociaciones, Colegios Profesionales, ONGs, Comunidades
EBP Asociaciones es un programa desarrollado con la
idea de facilitar a cualquier entidad física o jurídica que
tenga que mantener y gestionar un listado de registros
a los que generar unas cuotas regularmente o especí-
ficamente. Con un interfaz agradable e intuitivo que
le permitirá realizar fácilmente todas sus tareas habituales y conocer en todo momento el estado de sus
cobros de su caja de efectivo. Puede generar remesas
bancarias con el sistema del cuaderno CSB19.
Gestione
las cuotas
Gestione fácil y rápidamente las cuotas de su asociación. Configure el
importe y la periodicidad de las cuotas así como la fecha de inicio. Asigne
todos los socios con un clic de ratón.
Controle
sus asociados
Añada sus asociados manualmente o importándolos de un fichero externo. En
las fichas de los asociados puede introducir toda la información que necesita
para llevar un control exhaustivo de ellos: datos personales, bancarios,
situación económica en la asociación.
Actividades
y Materiales
Administre todas las actividades de la asociación. Podrá saber en una
misma pantalla qué asociados estás inscritos y quienes están pendientes
de abonar. También puede realizar las mismas operaciones con el material
de la asociación.
Generación
de vencimientos
Genere todos los vencimientos a cobrar automáticamente tanto de las cuotas
como de las actividades y materiales. El cobro de estos vencimientos puede
ser manual (uno a uno o en bloque) o mediante generación de remesa
bancaria CSB19.
Realice mailing
y e-mailing
Realice combinación de correo para poder agilizar las notificaciones a realizar
a los asociados registrados. Podrá generar plantillas nuevas y/o reutilizar
plantillas que ya haya utilizado.
Escoja su herramienta de gestión:
Línea
Gestión Comercial
Línea
Particulares
LínEA
Sectorial
Línea
Contabilidad
Línea
CRM
Línea
Emprendedores
2013
Funciones Principales
Características generales
• Monopuesto
• Multi-asociación
• número ilimitado de miembros
• Panel resumen
• Panel de reservas
• Importación de datos externos
• Módulo de Gestión de Reservas y de alquiler de Material
• Módulo de Creación de cartas personalizadas
• Combinación de correo
• Envío de correo por e-mail
• Generación de etiquetas de asociados
• Fichas de personal
• Numerosos informes (con visualización previa)
• Numerosos gráficos
• Seguimiento automático de cuotas
• Generación automática de vencimientos
• Cobro de vencimientos en bloque
• Gestión del fichero de Asociados
• numeración automática o manual de asociado
• Datos de Asociados: nombre, dirección, teléfono, e-mail,
etc.
• Datos económicos en ficha de asociados
• Gestión de caja
• Gestión de Actividades
• Gestión de Actividades Multi-tarifa
• Gestión de plazas disponibles en Actividades
• Fichas detalladas de cada Actividad
• Gestión detallada de cobros
• Histórico de movimientos
• Actualización de la caja de efectivo en tiempo real
• Módulo de Tesorería Básica (Ingresos/ Gastos)
• Generación Automática de Recibos de las cuotas de los
asociados
• Generación de ficheros para envío del Cuaderno 19 del
CSB
• Gráficos estadísticos para controlar el estado de su
Asociación
• Cuadro de búsqueda global
• Envío e-mails con SMTP seguro
• Gráficos en los informes
• Personalización de las pantallas de trabajo
• Filtro avanzado de búsquedas
www.ebp.esAnálisis
Documento no contractual - agosto 2012 - Todas las marcas de los productos citados pertenecen a sus respectivos propietarios
Gestión de cuotas
• Centralice todas las informaciones relativas a su asociación (datos de contacto, cargos, etc.) y a las
de sus miembros, gracias a las fichas individuales completas que permiten la inclusión de fotografías.
• Reactive automáticamente las cuotas de sus asociados.
• Establezca la lista de sus actividades y defina distintas tarifas (miembro, grupos, infantil...).
• Inscriba a sus miembros en la actividad deseada y consulte en tiempo real el número de vacantes.
• Haga una relación de su material e instalaciones y realice un seguimiento de los préstamos y las
reservas.
• Haga las cuentas de su asociación fácilmente: simplemente refleje sus ingresos y sus gastos.
• Podrá consultar a cada momento su saldo de tesorería: el software calcula automáticamente la diferencia entre los ingresos percibidos y los gastos realizados. Dispone de diferentes gráficos que analizan la distribución de sus ingresos y gastos.
Asigne a cada cuota los asociados y genere automáticamente todos los
vencimientos del periodo seleccionado.
Requisitos Mínimos:
• Procesador: Intel P4 2 GHz o equivalente
• Memoria: 1 Gb
• Pantalla: resolución 1024x768 en 16 bits
• Espacio libre del disco: 2 Gb
Sistema Operativo:
• Windows® XP*, VistaTM, 7
• Windows® XP , VistaTM, 7, son productos de
Microsoft® que debe adquirir anteriormente
a la instalación del software.
Windows® XP Home SP2 y Windows® XP Pro SP2.
EBP Comptabilité
pour Windows 2000, XP ou Vista
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Business Software sprl
Avenue des Cerisiers 15 – 1030 Bruxelles
Tél : 02/737 95 90 - Fax :02/737 95 91 - Site web : www.ebp.com
© Copyright 2009 EBP Business Software sprl, édition 2010
TABLE DES MATIERES
Convention d’Utilisation d’EBP
En achetant un programme EBP vous avez acquis le droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un ordinateur individuel. Vous ne pouvez pas transférer le programme vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de reproduire le programme ou sa documentation selon la loi en vigueur. Le programme ne peut être copié qu'à des fins de sauvegarde. Chaque poste de travail installé doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un produit ne donne droit qu’aux seules licences d'utilisation indiquées selon la version : UN poste pour les licences monoposte, x postes pour les licences réseau x postes. L'ensemble des programmes est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le programme toutes les modifications qu'il estime opportunes.
Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP n’incluent pas le support sur site.
Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération
TABLE DES MATIERES
des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre du contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et que EBP ne peut garantir une telle disponibilité.
Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même que EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité de EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP pour la fourniture des produits et/ou services au titre du contrat d’assistance. Le programme est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance de ce programme sont assumés par l'acheteur. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Bruxelles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
TABLE DES MATIERES
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Comptabilité et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne : Le menu ? + Manuel d’utilisation pour obtenir une aide générale.
TABLE DES MATIERES
Table des matières
INSTALLATION 8
1. AVANT DE COMMENCER 8
1.1. Accès au service technique.....................................................................8
1.2. Configuration minimale conseillée...........................................................8
1.3. La place disque nécessaire.....................................................................9
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 9
2.1. Version monoposte..................................................................................9
2.2. Version réseau.......................................................................................10
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? 10
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 10
4.1. Version d’évaluation..............................................................................10
4.2. Comment activer mon logiciel?..............................................................10
4.3. Comment introduire mon code d’activation ?.........................................11
5. COMMENT ENTRER DANS LA SOCIETE DEMO ? 12
6. ECRAN DE TRAVAIL 13
PRISE EN MAIN 14
1. LES ASTUCES DU LOGICIEL? 15
1.1. Les raccourcis clavier............................................................................15
1.2. La saisie dans un journal.......................................................................15
2. COMMENT CREER MON DOSSIER ? 16
2.1. Onglet Création......................................................................................16
2.2. Onglet Périodes.....................................................................................17
2.3. Onglet Paramétrage..............................................................................17
3. COMMENT CREER UN JOURNAL? 18
4. COMMENT CREER UN COMPTE COMPTABLE? 19
5. COMMENT CREER UN CLIENT? 20
6. COMMENT CREER UN FOURNISSEUR? 22
7. COMMENT CREER UN TIERS? 23
8. COMMENT ENCODER UNE VENTE ? 24
8.1. Encodage vente sur plusieurs comptes comptables..............................25
8.2. Encodage vente Intracom......................................................................26
8.3. Encodage vente Cocontractant..............................................................28
9. COMMENT ENCODER UN ACHAT ? 28
9.1. Encodage achat Intracom......................................................................30
9.2. Encodage achat avec DNA (Dépense Non Admissible)........................30
9.3. Encodage d’un investissement..............................................................32
9.4. Encodage honoraire..............................................................................34
10. COMMENT ENCODER LE FINANCIER ? 35
10.1. Comment créer un nouveau journal financier ?...................................35
10.2. Comment encoder son solde d’ouverture ?.........................................36
10.3. Comment lettrer un paiement avec une facture ?................................38
10.4. Comment utiliser l’écart de paiement ?................................................40
TABLE DES MATIERES
10.5. Comment rechercher une informartion?..............................................41
11. COMMENT ENCODER UNE OPERATION DIVERSE ? 45
12. LA DECLARATION TVA INTERVAT 45
12.1. Génération du fichier « .XML »............................................................46
12.2. Intervat.................................................................................................46
13. SAUVEGARDE 47
14. PARAMETRES EBP COMPTA 48
LES FONCTIONS AVANCEES 8
1. L’ECHEANCIER 54
2. LES RAPPELS 54
3. L’ANALYTIQUE 54
ERROR! STYLE NOT DEFINED.
INSTALLATION
1. AVANT DE COMMENCER
1.1.
Accès au service technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez vous de votre numéro de licence puis au choix :
• Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 02/737 95 95
• Exposez votre problème par mail support.be@ebp.com
Horaires
Lundi à vendredi
9h00 à 17h00
Pause 12h30 à 13h30
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit.
1.2.
Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante :
• Pentium 4 - 2 gHz avec processeur Intel et 512 Mo de RAM (1 Go pour Vista),
• Microsoft Windows 2000 SP4, XP Pro SP2, XP Familiale SP2 ou Vista
• Microsoft Internet Explorer 5.5 SP 2
• Un écran supportant la résolution 1024*768 (24 bits),
• Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows.
• Le logiciel tourne sur Windows Vista 32-bits Edition et pas sur 64-bits.
Error! Style not defined.
Remarque
Windows 2000, XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel.
1.3.
La place disque nécessaire
L’installation complète du logiciel nécessite 120 Mo d’espace disque disponible.
L’installation du dossier de démonstration prend environ 10 Mo.
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution.
2.1.
Version monoposte
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Gamme Entreprise pour accéder à la présentation et à l’installation EBP Comptabilité.
3. Sélectionnez l’installation du logiciel.
4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Vous sélectionnez la langue et vous cliquez sur le bouton OK pour démarrer la procédure. Vous arrivez sur l’écran d’installation et vous cliquez sur Suivant.
5. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépend de son acceptation.
6. Cliquez sur Je comprends et j’accepte les conditions pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, cliquez sur Je refuse les termes et l’installation s’arrêtera. Vous cliquez sur Suivant.
7. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\EBP\Accounting. Vous cliquez sur Suivant.
ERROR! STYLE NOT DEFINED.
8. Dans l’écran Installation vous cliquer sur le bouton Installer.
9. Sur l’écran InstallShield Self-extraction vous répondez Oui.
10. Après vous pouvez redémarrer votre ordinateur. Vous devez cliquer sur le bouton Terminer.
2.2.
Version réseau
Pour les installations en réseau, installez d'abord le logiciel sur le serveur.
Ensuite, complétez l’installation sur les postes clients en installant le fichier « DLLEBPAS.exe ». Ce fichier se trouve dans le répertoire C:\EBP\ACCOUNTING\BIN. Sur chaque poste de travail, il faudra créer un raccourci en cherchant le fichier « EBPAS.exe » sur le serveur.
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Si à l’installation du produit, une icône s’est créée sur le bureau, vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + Comptabilité.
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1.
Version d’évaluation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours.
Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier.
4.2.
Comment activer mon logiciel?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Il nous faut les éléments suivant afin de pouvoir vous renvoyez votre code :
• Le n° de série ou le n° de licence (se trouve dans la boîte),
• La zone « Clé » à l’écran d’activation. Pour cela il faut installer le logiciel.
Error! Style not defined.
4.3.
Comment introduire mon code d’activation ?
Au lancement du logiciel, l'écran d'activation s’ouvre et vous avez accès aux zones suivantes :
• Nom
Vous devez impérativement saisir le même nom qu’EBP vous communique en respectant la même syntaxe (points, majuscules).
• Clé
La zone Clé est une clé propre à votre ordinateur et se calcule automatiquement.
• N° série
Le n° de série vous sera communiqué par EBP et est à introduire dans cette zone.
• Code d’activation
Saisir le code comme communiqué par EBP.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton Suivant. Un message pourrait s’afficher :
• Si le code a été correctement saisi, vous avez le choix de la société.
ERROR! STYLE NOT DEFINED.
• Si le code saisi n’est pas valide, vous avez le message suivant : « Code d’activation invalide ! ». Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code et bien vérifier que la zone « Nom » est renseignée correctement.
Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible.
5. COMMENT ENTRER DANS LA SOCIETE DEMO ?
Après avoir renseigner votre code d’activation, vous arrivez sur l’écran de « Choix de la société ».
Tant que vous n’avez pas créée votre propre dossier, vous faites des écritures de tests dans la société de démo.
L’utilisateur est par défaut ADMIN et le mot de passe est par défaut 0001.
Error! Style not defined.
6. ECRAN DE TRAVAIL
Les menus
Partie contextuelle de la barre de navigation.
Cliquez ici pour changer de langue.
ERROR! STYLE NOT DEFINED.
PRISE EN MAIN
Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en vous détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer des journaux, comment créer un client / fournisseur et en vous guidant dans la réalisation des écritures comptables.
Il est recommandé de passer chaque zone via la touche [Entrée].
La comptabilité existe en deux versions : Standard et Pro.
Les options qui ne concernent que la version PRO d’EBP Comptabilité apparaîtront avec le picto suivant :.
Avec la version standard vous pouvez créer 5 dossier. Avec la version Pro c’est limité jusqu’ à 10.
Error! Style not defined.
1. LES ASTUCES DU LOGICIEL?
1.1.
Les raccourcis clavier
1.2.
La saisie dans un journal
Si vous encodez dans une période ultérieure lors de la validation de la pièce le message suivant apparaît :
Si vous répondez « OUI », il ne serait plus possible d’encoder dans la période antérieure.
ERROR! STYLE NOT DEFINED.
2. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
2.1.
Onglet Création
Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Fichier\Nouveau onglet Création.
Dans la partie Fichier vous renseignez le nom de votre société et le nom que portera votre dossier sur le disque dur.
Dans la partie Importations vous sélectionnez pour chaque rubrique la législation souhaitée. Par défaut, c’est mis sur « Législation Belge (F) ».
Afin de créer votre dossier comptable vous cliquez sur le bouton Création .
Après création la fenêtre suivante apparaît :
Error! Style not defined.
2.2.
Onglet Périodes
Si vous cliquez sur le bouton OK, le logiciel se positionne dans l’onglet Périodes. Vous renseignez votre Excecice 1 et vous cliquez sur le bouton Enregistrer.
2.3.
Onglet Paramétrage
Dans cet onglet vous renseignez les coordonnées de votre société et vous cliquez sur le bouton Enregistrer.
ERROR! STYLE NOT DEFINED.
3. COMMENT CREER UN JOURNAL?
Par défaut une liste des journaux est créée. Vous pouvez les modifier, supprimer ou en ajouter.
Si vous souhaitez créer un nouveau journal du type « Financier », il faut d’abord créer le compte comptable de la classe 55 afin de le rattacher à votre journal financier. Dans les Financiers, vous pouvez faire l’imputation directe de la TVA.
Error! Style not defined.
Les codes journaux *xx* sont des journaux utilisé par le soft et donc ne pas à supprimer.
4. COMMENT CREER UN COMPTE COMPTABLE?
Pour accéder au plan comptable vous utilisez le menu Données\Comptes Généraux.
Afin de rechercher un compte vous tapez les premiers chiffres. Le logiciel se positionne sur le premier compte en question. Exemple : Vous tapez 6111, le logiciel se met sur le premier compte 6111 qui est « Entretien et meubles ».
Pour ajouter un compte général, vous avez deux possibilités:
• Cliquer sur l’icône pour ajouter un compte général,
• La touche [Insert] de votre clavier.
ERROR! STYLE NOT DEFINED.
Vous remplissez le n° de compte à créer ainsi que son libellé. Si le compte n’est plus utilisé vous pouvez cocher la case « Masqué ».
Vous enregistrez la fiche du compte en cliquant sur l’icône ou bien via la touche [Page Down] de votre clavier.
Vous pouvez supprimer un compte via l’icône ou bien via le raccourci clavier [CTRL] + [DEL]. Vous ne pouvez supprimer un compte mouvementé.
Pour exporter cette liste vous demandez d’abord la prévisualisation en cliquant sur l’icône . Dans ce nouvel écran vous cliquez sur le bouton pour l’export. Ce fichier peut être ouvert en Excel.
5. COMMENT CREER UN CLIENT?
Pour accéder à la liste des clients vous passez via le menu Données\Comptes Clients. Pour ajouter un client vous avez deux possibilités:
• Cliquer sur l’icône pour ajouter un client,
• La touche [Insert] de votre clavier.
Error! Style not defined.
Vous remplissez les principales coordonnées et informations concernant votre client.
Si le client n’est plus utilisé vous pouvez cocher la case « Masqué ».
Vous pouvez rattacher un compte d’imputation au client. Ceci facilite l’encodage des écritures.
Vous enregistrez la fiche du client en cliquant sur l’icône ou bien via la touche [Page Down] de votre clavier. Le message
Vous pouvez supprimer un client via l’icône ou bien via le raccourci clavier [CTRL] + [DEL]. Vous ne pouvez supprimer un client mouvementé.
Dans la zone Compte d’imputation vous pouvez rattacher un/des compte(s) d’imputation(s) aux clients. Ceci facilite l’encodage des écritures.
En cliquant sur l’icône vous pouvez connaître le chiffre réalisé sur une période.
Pour exporter cette liste vous demandez d’abord la prévisualisation en cliquant sur le bouton . Dans ce nouvel écran vous cliquez sur le bouton pour l’export. Ce fichier peut être ouvert en Excel.
ERROR! STYLE NOT DEFINED.
6. COMMENT CREER UN FOURNISSEUR?
Pour accéder à la liste des fournisseurs vous passez via le menu Données\Comptes fournisseurs. Pour ajouter un fournisseur vous avez deux possibilités:
• Cliquer sur l’icône pour ajouter un fournisseur,
• La touche [Insert] de votre clavier.
Vous remplissez les principales coordonnées et informations concernant votre fournisseur.
Si le fournisseur n’est plus utilisé, vous pouvez cocher la case « Masqué ».
Dans la zone Compte d’imputation vous pouvez rattacher un/des compte(s) d’imputation(s) aux fournisseurs. Ceci facilite l’encodage des écritures.
Vous enregistrez la fiche du fournisseur en cliquant sur l’icône ou bien via la touche [Page Down] de votre clavier.
Vous pouvez supprimer un fournisseur via l’icône ou bien via le raccourci clavier [CTRL] + [DEL]. Vous ne pouvez supprimer un fournisseur mouvementé.
En cliquant sur l’icône vous pouvez connaître le chiffre réalisé sur une période.
Error! Style not defined.
Pour exporter cette liste vous demandez d’abord la prévisualisation en cliquant sur le bouton . Dans ce nouvel écran vous cliquez sur le bouton pour l’export. Ce fichier peut être ouvert en Excel. : Dans la version Pro vous pouvez imprimer les fiches 281.50. Pour cela il faudra renseigner sur la fiche du fournisseur la zone « Fiche 281 à établir ».
7. COMMENT CREER UN TIERS?
Pour accéder à la liste des tiers vous passez via le menu Données\Comptes tiers. Pour ajouter un fournisseur vous avez deux possibilités:
• Cliquer sur l’icône pour ajouter un fournisseur,
• La touche [Insert] de votre clavier.
ERROR! STYLE NOT DEFINED.
Vous remplissez les principales coordonnées et informations concernant votre employé. Si l’employé n’est plus utilisé, vous pouvez cocher la case « Masqué ».
Dans la zone Compte d’imputation vous pouvez rattacher un/des compte(s) d’imputation(s) aux tiers. Ceci facilite l’encodage des écritures.
Vous enregistrez la fiche du tiers en cliquant sur l’icône ou bien via la touche [Page Down] de votre clavier.
Vous pouvez supprimer un tiers via l’icône ou bien via le raccourci clavier [CTRL] + [DEL]. Vous ne pouvez supprimer un tiers mouvementé.
En cliquant sur l’icône vous pouvez connaître le chiffre réalisé sur une période.
Pour exporter cette liste vous demandez d’abord la prévisualisation en cliquant sur le bouton . Dans ce nouvel écran vous cliquez sur le bouton pour l’export. Ce fichier peut être ouvert en Excel.
8. COMMENT ENCODER UNE VENTE ?
Pour accéder à l’encodage des ventes vous passez via le menu Saisies\Ventes ou via la raccourci dans la partie Saisies de la barre de navigation.
Si vous avez plusieurs journaux de ventes, vous sélectionnez le journal des ventes sur lequel vous désirez travailler.
Pour ajouter une écriture vous avez deux possibilités:
• Cliquer sur l’icône ,
• La touche [Insert] de votre clavier.
Vous sélectionnez la période dans laquelle vous voulez faire l’encodage.
ATTENTION : Dès que vous validez la saisie le message suivant apparaît :
Error! Style not defined.
Si vous répondez « OUI », il ne serait plus possible d’encoder dans la période antérieure.
8.1.
Encodage vente sur plusieurs comptes comptables
Pour une question de vitesse d'encodage, vous pouvez voyager de zone en zone par la touche [Entrez].
Ensuite, vous placez le curseur sur la zone « Numéro ». Le numéro est laissé libre (le programme vous propose le premier numéro disponible). Le programme incrémente le numéro automatiquement.
Dans la zone « Code client », s’il s’agit d’un client déjà encodé. Il suffit d’inscrire les premières lettres du code et d’appuyer sur la touche [Entrez] pour que le programme propose une liste. Vous sélectionnez le client avec les flèches et [Entrez].
Si ce code n’existe pas vous pouvez le créer via les touches [CTRL] + [F2].
En vous plaçant sur la zone « Date de la pièce », il suffit de taper le jour. EBP Comptabilité vous propose automatiquement le mois et l’année.
Vous continuez à avancer avec la touche [Entrez] pour modifier l’échéance. La devise est mise par défaut sur EUR. Dans la case « Total EUR » vous allez indiquer le montant total de la facture.
Dans la zone « Taux de TVA » il reprend le paramétrage de la fiche client. Cette zone est modifiable.
En dessous vous avez le formulaire d’encodage. Si vous avez préparamétré des comptes d’imputations sur la fiche client, le formulaire se remplit automatiquement. Vous pouvez modifier ces paramètres en cliquant dans la zone. La recherche d’un autre compte se fait en tapant les premiers chiffres et de valider avec [Entrez]. Il vous propose la liste des comptes sélectionnés.
Le Commentaire de l’écriture se remplit de lui-même (voir Fichier\Journaux) et vous pouvez le complèter. Vous passez dans la colonne « Montant HTVA » et vous encodez le montant HTVA.
ERROR! STYLE NOT DEFINED.
Vous pouvez changer le taux ainsi que le code de TVA. Si vous avez plusieurs lignes de ventes il suffit de taper sur la dernière ligne dans la colonne « Montant HTVA » *+ le pourcentage TVA.
Le logiciel reprend automatiquement le taux et le code.
Vous enregistrez l’encodage en cliquant sur l’icône ou bien via la touche [Page Down] de votre clavier.
Vous pouvez supprimer ou modifier une écriture. Il suffit de rechercher l’écriture à l’aide des boutons ou . Si nécessaire vous modifiez l’écriture et vous validez les modifications par la touche [Page Down] . Si vous voulez supprimer l’écriture vous cliquez sur le bouton .
8.2.
Encodage vente Intracom
Afin d’encoder une vente Intracom, il faut vous assurer que sur la fiche du client vous avez renseigné le pays européen ainsi que le taux qui doit être 0.00 %.
Error! Style not defined.
Après vous allez dans le menu Saisies\Ventes ou via la raccourci dans la partie Saisies de la barre de navigation.
Ci-dessous l’écran d’un encodage INTRACOM.
ERROR! STYLE NOT DEFINED.
Il met automatiquement le Code TVA. Ce code est modifiable en cliquant dans la case. Il vous laisse choisir un autre code de TVA.
Vous enregistrez l’encodage en cliquant sur l’icône ou bien via la touche [Page Down] de votre clavier.
8.3.
Encodage vente Cocontractant
Dans l’écriture, vous sélectionnez dans le champ Taux de TVA 0.00.
Sur la ligne de l’écriture vous changer dans le champ Code TVA le code en Vente Co-contractant (VCC).
Vous enregistrez l’encodage en cliquant sur l’icône ou bien via la touche [Page Down] de votre clavier.
9. COMMENT ENCODER UN ACHAT ?
Pour accéder à l’encodage des ventes vous passez via le menu Saisies\Achats ou via la raccourci dans la partie Saisies de la barre de navigation.
Si vous avez plusieurs journaux d’achats, vous sélectionnez le journal des ventes sur lequel vous désirez travailler.
Pour ajouter une écriture vous avez deux possibilités:
• Cliquer sur l’icône ,
• La touche [Insert] de votre clavier.
Vous sélectionnez la période dans laquelle vous voulez faire l’encodage.
ATTENTION : Dès que vous validez la saisie le message suivant apparaît :
Si vous répondez « OUI », il ne serait plus possible d’encoder dans la période antérieure.
Pour une question de vitesse d'encodage, vous pouvez voyager de zone en zone par la touche [Entrez].
Error! Style not defined.
Ensuite, vous placez le curseur sur la zone « Numéro ». Le numéro est laissé libre (le programme vous propose le premier numéro disponible). Le programme incrémente le numéro automatiquement.
Dans la zone « Code Fournissseur », s’il s’agit d’un fournisseur déjà encodé. Il suffit d’inscrire les premières lettres du code et d’appuyer sur la touche [Entrez] pour que le programme propose une liste.
Si ce code n’existe pas vous pouvez le créer via les touches [CTRL] + [F3]. Le programme vous propose toutes les coordonnées du fournisseur.
En vous plaçant sur la zone « Date de la pièce », il suffit de taper le jour. EBP Comptabilité vous propose automatiquement le mois et l’année.
Vous continuez à avancer avec la touche [Entrez] pour modifier l’échéance. La devise est mise par défaut sur EUR. Dans la case « Total EUR » vous allez indiquer le montant total de la facture.
Dans la zone « Taux de TVA » il reprend le paramétrage de la fiche fournisseur. Cette zone est modifiable.
En dessous vous avez le formulaire d’encodage. Si vous avez préparamétré des comptes d’imputations sur la fiche fournisseur, le formulaire se remplit automatiquement. Vous pouvez modifier ces paramètres en cliquant dans la zone. La recherche d’un autre compte se fait en tapant les premières chiffres et de valider avec [Entrez]. Il vous propose la liste des comptes sélectionnés.
Le Commentaire de l’écriture se remplit de lui-même (voir Fichier\Journaux) et vous pouvez le complèter. Vous passez dans la colonne ’Montant’ et vous encodez le montant HTVA.
Vous pouvez changer le taux ainsi que le code de TVA. Si vous avez plusieurs lignes de ventes il suffit de taper sur la dernière ligne dans la colonne Montant *+ le pourcentage TVA.
Le logiciel reprend automatiquement le taux et le code.
Vous enregistrez la fiche du tiers en cliquant sur l’icône ou bien via la touche [Page Down] de votre clavier.
Vous pouvez supprimer ou modifier une écriture. Il suffit de rechercher l’écriture à l’aide des boutons ou . Si nécessaire vous modifiez l’écriture et vous validez les modifications par la touche [Page Down] . Si vous voulez supprimer l’écriture vous cliquez sur le bouton .
ERROR! STYLE NOT DEFINED.
Ci-dessous quelques encodages particuliers dans les achats.
9.1.
Encodage achat Intracom
En fonction du type de compte utilisé il faudra modifier le Code TVA en cliquant sur la flèche.
La validation de l’écriture se fait en cliquant sur le bouton ou la touche [Page Down].
9.2.
Encodage achat avec DNA (Dépense Non Admissible)
Ce régime est géré automatiquement par EBP Comptabilité grâce au paramétrage du logiciel. Ci-dessous un exemple d’un compte :
Error! Style not defined.
Lors de l’encodage de cette écriture, la case TVA non-déductible est automatiquement calculée.
La validation de l’écriture se fait en cliquant sur le bouton ou la touche [Page Down]. Pour l’impression de la liste des Dépenses Non Admissible, reportez-vous à l’aide en ligne .
ERROR! STYLE NOT DEFINED.
9.3.
Encodage d’un investissement
EBP Comptabilité gére les amortissements en automatique. Pour cette raison, les comptes comptables d’investissements sont préparamètrés. Dans la partie Liaison à d’autres comptes en bas à droite le compte est mis comme type Investissement.
Après vous faites l’encodage de votre investissement. EBP Comptabilité reprend le bon code TVA.
Error! Style not defined.
En validant votre écriture via le bouton ou la touche [Page Down], l’écran Ecritures automatiques liées avec le compte s’ouvre. Il faudra renseigner le libellé de l’investissement.
ERROR! STYLE NOT DEFINED.
Pour contrôler et générer votre tableau d’amortissement il faut cliquer sur le bouton en bas à gauche.
Ensuite il génère votre tableau d’amortissement.
Si vous apportez des modifications à ce tableau, il faut cliquer sur le bouton Regénérer le tableau. Pour l’impression des Immobilisations, reportez-vous à l’aide en ligne.
9.4.
Encodage honoraire
Avant d’encoder un honoraire il faut vérifier que sur le fournisseur vous avez bien indiqué la fiche 281 à établir.
Error! Style not defined.
Après vous encodez votre écriture comme vu précèdement. Pour l’impression de la liste des Fiches 281.50, reportez-vous à l’aide en ligne .
10. COMMENT ENCODER LE FINANCIER ?
Pour accéder à l’encodage du financier vous passez via le menu Saisies\Financiers ou via la raccourci dans la partie Saisies de la barre de navigation.
Si vous avez plusieurs journaux financiers, vous sélectionnez le journal des ventes sur lequel vous désirez travailler.
10.1.
Comment créer un nouveau journal financier ?
Avant de pouvoir créer votre journal financier, il faudra créer le compte général. Pour cela vous allez dans le menu Données \ Comptes Généraux.
Pour ajouter un compte financier vous avez deux possibilités:
• Cliquer sur l’icône pour ajouter un compte,
• La touche [Insert] de votre clavier.
ERROR! STYLE NOT DEFINED.
Après vous prenez le menu Fichier \ Journaux et vous cliquez sur le bouton .
Dans le champ « Type », il faut sélectionner Financiers. Dans le champ Centralisateur, vous tapez le compte financier que vous venez de créer.
10.2.
Comment encoder son solde d’ouverture ?
Si vous avez votre balan d’ouverte, vous faites la récupération du solde financier comme décrit ci-dessous:
1) Dans l’OD d’ouverture vous indiquez le solde repris du bilan sur le compte d’attente 499000.
Error! Style not defined.
2) Dans le journal Financier, vous indiquez sur la 1ière ligne le compte d’attente 499000 et vous le lettrez avec le montant du solde initial.
Pour cela vous cliquez sur le bouton à côté du champ « Lettrage ». L’écran suivant s’ouvre.
Vous sélectionnez la ligne et vous cliquez sur le bouton « OK ».
Vous validez deux fois avec la touche [Entrez] afin d’enregistrer la
ligne.
3) Ensuite vous encodez le reste de votre extrait de compte.
ERROR! STYLE NOT DEFINED.
Si un client/fournisseur/tiers vous paie vous tapez dans la zone « Compte » C, F ou T et [Entrez]. Vous arrivez sur la liste des clients/fournisseurs et vous le sélectionnez.
Si vous n’avez pas votre bilan d’ouverture, vous faites d’abord 2 et 3. Dès que le bilan est en votre possession, vous l’encodez dans le journal Divers.
10.3.
Comment lettrer un paiement avec une facture ?
Taper dans la zone « Lettrage » « * » pour ouvrir l’écran de lettrage et sélectionner la facture avec les lfèches et la barre d’espacement.
Error! Style not defined.
ERROR! STYLE NOT DEFINED.
Aller avec [Entrez] jusque dans la champ « Montant EUR ».
10.4.
Comment utiliser l’écart de paiement ?
Nous avons une facture mais le client nous paie moins. Vous tapez le montant reçu a la place du montant et on fait [Entrez].
Taper « * » dans case « Lettrage » à côté du champ « Ecart ».
Error! Style not defined.
Le lettrage devient imparfait. Le « # » devant la référence de lettrage nous le signale et on voit un écart. Pour le gérer, la seule chose à faire est de taper « * » dans le champ « Lettrage » à côté de la zone « Ecart ».
Et un écran « Ecart de paiement » s’ouvre automatiquement. Il n’y a plus qu’à le compléter en avançant avec [Entrez] et en mettant la différence dans la bonne case puis continuez en laissant [Entrez] appuyé. Vou sortez de cet écran avec le bouton OK.
10.5.
Comment rechercher une informartion?
Supposons maintenant que vous avez un montant mais vous savez plus de quoi il s’agit. De nouveau taper « * » dans le champ « Compte » et faire [Entrez].
ERROR! STYLE NOT DEFINED.
La fenêtre « Paramètres de sélection » s’ouvre. Par défaut on est positionné sur le plus fréquent, le montant. Taper le montant recherché dans la zone « Cible » et faire 2x [Entrez].
Error! Style not defined.
Et on a retrouvé Belgacom. Vous allez dans zone « Lettrage » et taper « * » et pointer toutes les factures Belgacom avec la barre d’espacement et les flèches.
Laisser ensuite [Entrez] appuyé pour revenir sur le compte. Valider via [Page Down].
Vous devez renseigner votre nouveau solde dans le champ « Nouveau ».
ERROR! STYLE NOT DEFINED.
Si le solde n’est pas correct, il affiche un message.
Après correction de votre extrait bancaire, la validation de l’écriture se fait en cliquant sur le bouton ou la touche [Page Down].
Vous pouvez supprimer ou modifier une écriture. Il suffit de rechercher l’écriture à l’aide des boutons ou . Si nécessaire vous modifiez l’écriture et vous validez les modifications par la touche [Page Down] . Si vous voulez supprimer l’écriture vous cliquez sur le bouton .
Error! Style not defined.
11. COMMENT ENCODER UNE OPERATION DIVERSE ?
Pour accéder à l’encodage des opérations diverses vous passez via le menu Saisies\Opérations diverses ou via la raccourci dans la partie Saisies de la barre de navigation.
Pour ajouter une écriture vous avez deux possibilités:
• Cliquer sur l’icône ,
• La touche [Insert] de votre clavier.
L’encodage d’une opération diverse se fait comme décrit pour les ventes/achats sauf qu’il faut ajouter dans le champ « Montant EUR » le signe D ou C pour indiquer le sens de l’écriture Débit ou Crédit.
La validation de l’écriture se fait en cliquant sur le bouton ou la touche [Page Down].
Vous pouvez supprimer ou modifier une écriture. Il suffit de rechercher l’écriture à l’aide des boutons ou . Si nécessaire vous modifiez l’écriture et vous validez les modifications par la touche [Page Down] . Si vous voulez supprimer l’écriture vous cliquez sur le bouton .
12. LA DECLARATION TVA INTERVAT
Pour imprimer votre déclaration de TVA vous allez dans le menu Impression\Déclaration TVA.
ERROR! STYLE NOT DEFINED.
12.1.
12.2.
Génération du fichier « .XML »
• Entrer dans le menu « Impressions\Déclaration TVA »,
• Indiquer les bons paramètres nécessaires à l’envoi de la déclaration,
• Cocher la case « Fichier XML – Déclaration Unique »,
• Cliquer sur l’icône « Prévisualiser » ou [F9].
Lors de la prévisualisation, un fichier « DECLUNIBE…_....XML » se génère dans le répertoire C:\EBP\ACCOUNTING\EXPORTTVA. Le fichier est déterminé comme suite : Déclaration Unique BE + n° de TVA + date de création du fichier. Imprimer la déclaration et sortir de l’écran de prévisualisation.
Intervat
Au préalable, il faut avoir un certificat valable pour accéder aux fonctions Intervat. Vous pouvez obtenir ce certificat :
• Sur le site internet des autorités de certification concernées. La procédure à suivre y est décrite en détails. - Global Sign - Isabel - Certipost
• Vous pouvez également obtenir un accès via votre carte d'identité électronique. Pour ce faire, vous devez disposer d'un lecteur de carte et d'un software. Vous trouverez plus de renseignements à ce sujet sur http://readers.eid.belgium.be
Le site ne fonctionne, pour l’instant, qu’avec « Microsoft Internet Explorer ».
• Introduire votre carte d’identité dans le lecteur d’ID,
Error! Style not defined.
• Entrer dans le site du Ministère des finances (icône « .be »),
• Cliquer sur le lien « INTERVAT »,
• Cliquer sur « Authentification par carte d’identité électronique »,
• Cliquer sur le bouton « LOGIN ».
A la première entrée de la journée, un écran d’identification numérique apparaît. Sélectionner l’identifiant et introduire le code PIN.
12.2.1. La déclaration manuelle
• Cliquer sur le lien « Déclaration manuelle » à gauche de l’écran,
• Cliquer sur « Ouvrir » ;
• Cliquer sur le bouton « Parcourir… » afin de sélectionner le fichier « .XML » de la déclaration TVA unique, à envoyer, dans le répertoire C:\EBP/ACCOUNTING/EXPORTTVA,
• Cliquer sur le bouton « Ouvrir » (ceci peut prendre plusieurs minutes),
• Vérifier les renseignements repris sur la déclaration.
Les montants sur la déclaration e-TVA doit(vent) avoir le format suivant : 00 000.00.
Si ce n’est pas le cas, merci de vérifier les paramètres régionaux de votre ordinateur. Ci-dessous les paramètres requit :
• Symbole décimal : un point
• Symbole de groupement des chiffres: un espace
• Format de l’heure: HH :mm :ss
• Format de date courte : jj/MM/aaaa)
Vous redemandez la prévisualisation de votre déclaration TVA dans EBP Comptabilité 2008.
Une fois la vérification terminée, remplir les champs obligatoires dans le Cadre VIII de la déclaration et cliquer sur le bouton « Envoyer » ;
Vous suivez les instructions reprisent à l’écran afin d’enregistrer/imprimer votre accusé de réception de la déclaration TVA qui vient d’être envoyée.
13. SAUVEGARDE
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données, et de tourner sur au moins deux jeux de sauvegarde si vous utilisez des disquettes.
Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée.
ERROR! STYLE NOT DEFINED.
En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, clé USB ou CD-ROM.
Ceci se fait en prenant une copie de votre dossier avec extension EBP. Votre dossier se trouve par défaut dans le répertoire C:\EBP\ACCOUNTING\AS\DATA.
14. PARAMETRES EBP COMPTA
Si vos chiffres sont multiplié par 100, il faudra modifier les options régionales. Pour cela vous cliquez sur le bouton « Démarrer » en bas à gauche de votre écran. Vous sélectionnez Panneau de configuration – Options régionales et vous cliquez sur “Personnaliser”.
Error! Style not defined.
• Sous-menu « Nombres »
ERROR! STYLE NOT DEFINED.
1 espace
1 point
Cliquer sur la touche « Appliquer » pour valider
Error! Style not defined.
• Sous-menu « Symbole monétaire »
1 point
1 espace
Cliquer sur la touche « Appliquer » pour valider
ERROR! STYLE NOT DEFINED.
• Sous-menu « Heure »
HH:mm:ss
Cliquer sur la touche « Appliquer » pour valider.
Error! Style not defined.
• Sous menu « Date »
jj/MM/aaaa
Cliquer sur la touche « Appliquer » ensuite sur la touche « OK »
A l’écran « Options régionales et linguistiques », cliquer sur la touche « Appliquer » puis « OK »
ERROR! STYLE NOT DEFINED.
LES FONCTIONS AVANCEES
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Comptabilité.
1. L’ECHEANCIER
Vous avez la possibilité de consulter à l’écran et d’imprimer les échéances.
2. LES RAPPELS
Il existe cinq niveaux de relances. Vous pouvez indiquer un texte pour les 4 langues. En fonction de la langue du client le rappel sera imprimé.
3. L’ANALYTIQUE
EBP Comptabilité gére 5 niveaux analytiques. Vous pouvez aussi imprimer la balance analytique. Pour l’impression de l’analytique, reportez-vous à l’aide en ligne.
© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société
© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2
● Les chapitres I à IV présentent les différentes fonctions du logiciel par ordre croissant d’expertise ; selon vos
attentes, la consultation intégrale du Manuel n’est pas impérative. Le chapitre V, traitant notamment de la sauvegarde
des données, doit à l’inverse attirer votre attention. Enfin, l’annexe qui fournit la liste des documents
éditables, peut être imprimée (pages 123 à 133) si vous comptez constituer un archivage rigoureux de votre
gestion locative.
● Chapitre I - Install ation et Prise en main
● Chapitre II - Gestion LOCAT IVE
● Chapitre III - Gestion des charge s
● Chapitre IV - comptabili té, trésorerie , tva et D.R.F.
● Chapitre V - Manipulation des données
● Annexe - Liste des docume nts éditable s
Comme nt utili ser ce manuel ?
Félici tations !
Merci d’avoir choisi le logiciel de gestion locative dernière génération, alliant puissance et facilité d’utilisation, et
reposant sur de nombreuses années de services fiables et performants.
Ce logiciel simplifiera la gestion de votre patrimoine immobilier, vous aidant considérablement dans votre travail.
● Emploi des Signets (ou ‘Bookmarks’)
Dans le logiciel Acrobat Reader, affichez l’onglet des
signets pour atteindre le Chapitre de votre choix.
© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3
Sommaire
Chapitre I - Installation et Prise en main 4
A / Pré-requis 5
► Matériel et applications recommandés
B / Install ation 6
► Installer / désinstaller le logiciel
C / Interface 9
► Présentation de l’interface
Chapitre II - Gestion LOCATI VE 23
A / Re nseig neme nt des formulaires de bases 26
► Saisir les informations sur le(s) propriétaires, le patrimoine, les locataires, les fournisseurs...
B / gEST ION des loyers 51
► Calculer et imprimer les appels et quittances de loyer...
C / paramètres avancés 76
► Gérer les révisions, régulariser les charges, éditer les relances...
Chapitre III - Gestion des charges 90
A / SA ISIE ET RÈ GLEMENT D’UN E CHAR GE 91
► Saisir une charge et règler le fournisseur
B / RÉPART ITION D’UN E CHAR GE D’IMMEUB LE SELON UN E GRILLE 93
► Ventiler une charge entre les locataires d’un même immeuble selon des proportions pré-établies
C / RÉPART ITION D’UN E CHAR GE D’IMMEUB LE SELON UN COMPT EUR 100
► Ventiler une charge entre les locataires d’un même immeuble selon leur consommation respective
D / SU IVI DES CHAR GES ET GEST ION DES DO CUMENTS DES FOURN ISS EURS 106
► Suivi d’un fournisseur et archivage des documents échangés
Chapitre IV - comptabilité, trésorerie tva et D.R.F. 107
A / Gestion de la comptabili té 108
► Saisie des écritures comptables et clôture des exercices
B / Gestion de la trésorerie 111
► Suivi des remises de chèques et d’espèces, suivi des emprunts
C / Décl aration de tva 113
► Déclaration des montants de TVA réglés
D / Décl aration des reve nus foncie rs 117
► Imprimer la D.R.F. directement depuis les données saisies dans le logiciel
Chapitre V - Manipulation des données 118
A / Sauveg arde des données 119
► Sauvegarder ses données sur différents supports
B / Re stauration des données de sauveg arde 120
► Restaurer une sauvegarde
C / Suppression des données de démonstration 120
► Remettre à zéro les données du logiciel
D / Compression des table s et mi se à jour de la structure 121
► Optimiser le fonctionnement du logiciel
E / interfaÇage avec un logiciel standard de comptabili té 121
► Exporter les données vers un logiciel standard de comptabilité
Annexe - liste des documents éditables 122
© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société
Chapitre I - Installation et Prise en main
4
A / Pré-requis 5
1 - Configuration matérielle 5
2 - Logiciels 5
B / Install ation 6
1 - Installation à partir du CD-Rom 6
2 - Activation du logiciel 8
3 - Désinstallation 8
C / Interface 9
1 - Organisation de votre espace de travail 9
2 - Personnalisation de l’espace de travail 10
● Redimensionnement des fenêtres et des colonnes 10
● Fonction de tri croissant / décroissant 10
● Personnalisation de l’affichage 11
3 - Accès à l’Aide 12
● Afficher le volet d’Aide 12
● L’Assistant 13
4 - Le Tableau de bord 14
5 - Liste des modules et de leurs options 16
● Liste générale des modules 16
● Liste détaillée du module base 17
● Liste détaillée du module loyers 18
● Liste détaillée du module charges 19
● Liste détaillée du module trésorerie 20
● Liste détaillée du module comptabilité 20
● Liste détaillée du module fiscalité 21
● Liste détaillée du module tva 21
● Liste détaillée du module analyse 21
● Liste détaillée du module outils 22
● Liste détaillée du module documents 22
© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société
chapitre I - installation et prise en main
Configuration minimale requise :
Processeur : Intel Pentium III
Système d’exploitation : Microsoft Windows 2000 / XP / VISTA
Mémoire : 256 Mo
Espace disque : 150 Mo
Navigateur : Internet Explorer
Logiciel : Acrobat Reader, Microsoft Word
Résolution écran : 1024x768 pixels
Configuration recommandée :
Processeur : Intel Pentium IV ou supérieur
Système d’exploitation : Microsoft XP / VISTA
Mémoire : 512 Mo
Espace disque : 200 Mo
Navigateur : Internet Explorer 6.0
Logiciel : Acrobat Reader 7, Microsoft Word et Excel
Résolution écran : 1280x1024 pixels
1 - Configuration matérielle
2 - Logiciels
Adobe Acrobat Reader est une application gratuite, indispensable pour consulter la documentation
du logiciel (Guide de prise en main et Manuel utilisateur) et pour pouvoir accéder à certains
documents (par exemple les Déclarations fiscales)
Microsoft Word est requis pour personnaliser les documents créés par le logiciel (Appels, Quittances,
etc.). Se reporter à l’Annexe pour la liste des documents nécessitant l’éditeur de Microsoft.
A / Pré-requis
Microsoft Excel est requis pour éditer vos tableaux de Comptes ; Excel permet en outre d’exporter
vos données comptables vers des logiciels spécialisés.
5
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Insérer le CD-RO M dans le lecteur. La fenêtre d’installation s’affiche automatiquement : suivre les étapes de
l’Assistant d’installation.
B / Install ation
1 - Installation à partir du CD-ROM
6
Etape 2 - Cliquer sur Suivant
Etape 3 - Lire le Contrat de licence et, s’il vous
agrée, cocher ‘J’accepte les termes de ce contrat
de licence’. Cliquer sur Suivant.
Etape 1 - L’installation commence...
Etape 4 - Si vous disposez d’un système d’exploitation
Vista, vous devrez peut être reprendre le
processus d’installation à l’étape 1 en procédant
comme indiqué dans cette fenêtre.
Etape 6 - Cliquer sur Suivant. Note : il est déconseillé
de Modifier le répertoire d’installation.
Etape 5 - Sélectionner Tous les utilisateurs du système
et cliquer sur Suivant.
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Etape 7 - Cliquer sur Installer ... patienter quelques secondes
Le logiciel est installé. La version d’évaluation :
• vous permet de tester le logiciel sur une période maximale de 30 jours (période durant laquelle 30 lancements
au maximum sont autorisés)
• est complète et ne présente donc aucune différence d’un point de vue fonctionnel avec la version commerciale
(hormis la création de nouveaux propriétaires qui n’est pas possible).
Au delà de ces 30 jours ou 30 lancements, vous serez invité à acquérir la licence (sans ré-installation nécessaire
et sans perte de données).
Des données de démonstration s’affichent par défaut au lancement du logiciel ; elles peuvent être modifiées.
7
Fin - Cliquer sur Terminer
pour clôre l’installation.
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La désinstallation supprime le logiciel ainsi que vos données.
3 - Désinstallation
2 - Activation du logiciel
L’activation du logiciel vous permettra d’accéder à la version commandée. Pour activer votre logiciel, vous
devez l’installer et disposer d’un nom de licencié et d’un code de débridage.
L’activation du produit peut être réalisée immédiatement après son installation. Lancer l’application et ouvrir le
menu «Activation produit». Saisir votre Nom de licencié et votre code. Cliquer sur Activer.
Un message de confirmation apparaît.
Vous devez redémarrer l’application.
Pour désinstaller votre logiciel :
● Dans le menu Démarrer de Windows, cliquer sur Panneau de configuration
● Double cliquer sur Ajouter ou supprimer des Programmes
● Sélectionner le programme dans la liste
● Cliquer sur Supprimer.
● Redémarrer votre ordinateur.
8
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C / Interface
1 2 3
1 - Organisation de votre espace de travail
L’interface de travail se compose de 3 éléments :
1
2
3
La Liste des Modules (Bases, Loyers, Charges...) permet de naviguer entre les différentes fonctions
du logiciel. Chaque Module dispose d’options figurées.
Exemple de module Exemples d’options du module Base
La Liste des Sélections permet de cibler le locataire, le lot, le propriétaire (...) sur lequel on souhaite
agir. Selon le contexte, des onglets situés à la base de la liste apparaissent ; ils permettent
de classer les informations.
Retrouvez rapidement l’information souhaitée :
• en développant les arborescences (un clic sur
le signe + ou double-clic sur le sommet de la
liste)
• en sélectionnant à la base de la liste l’onglet
approprié
La fenêtre de visualisation affiche les informations surlignées en bleu dans la liste de Sélection.
Elle dispose d’une barre d’outils qui vous permettent notamment de renseigner et de mettre à
jour vos informations, de générer vos appels, quittances...
Exemple de barre d’outils
9
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2 - Personnalisation de l’espace de travail
• Redimensionnement des fenêtres et des colonnes
Vous pouvez à tout moment modifier l’encombrement
des éléments affichés :
• pointer le curseur de la souris sur la bordure de la
fenêtre ou de la colonne
• étirer l’élément dans de sens voulu
• Fonction de tri croissant / décroissant
L’affichage des données peut être modifié en
cliquant sur le libellé de chaque colonne. Le
classement alphanumérique peut être inversé
par un second clic. Pour rétablir l’affichage
par défaut, vous devrez «sortir» du module
concerné.
La même opération de tri peut être effectuée
dans la liste hiérarchique et vous permettre
par exemple de retrouver plus rapidement un
locataire dans une longue liste.
10
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• Personnalisation de l’affichage
Le clic-droit sur le libellé des colonnes de la Fenêtre de visualisation permet de paramétrer l’affichage des données
de façon permanente (les choix seront mémorisés à la prochaine ouverte du logiciel).
1
Sélectionner le(s) critère(s) qui serviront à ordonner les informations dans les colonnes. Les choix seront appliqués
immédiatement et mémorisés à la prochaine ouverture du logiciel. En choisissant tri par défaut, vous afficherez les
informations selon les critères pré-définis par les concepteurs du logiciel.
2
Par défaut toutes les colonnes nécessaires sont visibles ; vous pouvez toutefois en masquer certaines (Supprimer
la colonne) et en ajouter de nouvelles (Insérer une colonne).
La modification de la colonne vous permet de paramétrer le libellé de chaque colonne ainsi que leur encombrement,
l’alignement des données (gauche - centre - droite). Vous pouvez également déterminer si le clic sur l’intitulé de la
colonne permet un classement alphanumérique des informations contenues. Voir exemple ci-après.
3 Déterminez le positionnement relatif de chaque colonne dans le tableau.
4 Rétablir l’affichage original des colonnes.
5 Quitter ce menu contextuel sans rien modifier.
1
2
3
4
5
Pour modifier l’affichage
d’une colonne,
faire un clic-droit
sur son libellé et
sélectionner Modifier
la colonne dans le
menu contextuel.
Paramétrer la colonne en choisissant ses attributs d’affichage. Vous pouvez basculer d’une colonne
à l’autre en utilisant les boutons situés à la base de la fenêtre Personnaliser. Cliquer sur Valider
pour enregistrer les modifications.
11
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4 La fenêtre d’Aide affiche le support de manière contextuelle : l’aide vous renseigne immédiatement
sur le Module ouvert.
En fonction de vos besoins, vous pouvez afficher l’Aide du logiciel. Deux accès sont possibles :
• presser la touche F1 pour afficher la page d’accès aux Manuels utilisateurs
• utiliser l’icône pour ouvrir le volet d’Aide contextualisé : la fenêtre affiche une page présentant
le module actif, les documents qui peuvent y être édités et vous indique les pages à consulter dans
le Manuel utilisateur pour obtenir davantage de renseignements.
3 - Accès à l’Aide
4
Affiche le volet d’Aide Cliquer sur l’icône PD F pour ouvrir le Manuel utilisateur Ferme le volet d’Aide
12
• Afficher le volet d’Aide
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• L’Assistant
Le logiciel dispose d’un Assistant interne vous rappelant les procédures les plus courantes. Pour une consultation
rapide, il se présente sous la forme d’une arborescence et présente les manipulations à effectuer :
• au Démarrage : création et modification d’un propriétaire, d’un immeuble, d’un lot, mise à jour des
indices de révision
• concernant la Gestion des Loyers : saisie des soldes initiaux, création d’écritures d’appel, d’encaissement,
édition des appels et quittances
• concernant la Gestion des Charges : création de fournisseurs, d’écritures de charges et de règlement,
édition de factures
• pour effectuer sa Déclaration des revenus fonciers : préparation et impression de l’imprimé fiscal
Pour accéder à l’Assistant, cliquer sur l’icône et
sélectionner Ouvrir l’Asssistant. Vous pouvez opter
pour une ouverture automatique de l’Assistant à
chaque démarrage du logiciel en cochant l’option
appropriée depuis le menu Outils.
La fenêtre qui s’ouvre :
- se compose de deux volets
- se superpose à la fenêtre principale du logiciel, vous pouvez basculer d’un espace de
travail à l’autre en utilisant la barre de tâches de windows
- les étapes de votre gestion locative peuvent être annotées d’un clic :
Assistant
Tableau de bord
tâche effectuée tâche en cours
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4 - Le Tableau de bord
Pour accéder au Tableau de bord, cliquer sur l’icône et sélectionner
Ouvrir l’Asssistant.
Une nouvelle fenêtre s’affiche, elle se superpose à celle du logiciel.
Pour basculer de l’une à l’autre, utiliser la barre de tâche de Windows.
Le Tableau de bord s’affiche en cliquant sur l’icône .
LeTableau de Bord est un utilitaire qui répertorie les actions que vous menez dans le logiciel. Il peut egalement
être utilisé comme un agenda. L’ouverture du Tableau de Bord s’effectue de manière identique à celle de l’Assistant.
1 Accès aux rubriques du Tableau de bord
2
Calendrier permettant d’afficher les informations jour après jour :
3
Barre d’outils permettant de créer de nouveaux événements
et de filter de façon chronologique les informations affichées
4
Zone d’affichage des informations et de leur statut
1
4
2
3
le Tableau de bord contient un évènement
date du jour
date sélectionnée
tâche en cours
tâche effectuée
tâche programmée pour être répétée
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Le Journal de gestion affiche
automatiquement les événements
de votre gestion locative :
• création de patrimoine
• création de propriétaires,
locataires et fournisseurs
• création de banques
• nouvel encaissement
• nouvelle facture
• mise à jour des indices...
La rubrique Tâche de gestion
est un agenda sur lequel vous
pouvez saisir les évènements
particuliers à accomplir dans le
cadre de votre gestion locative
(expédition des qittances...)
La rubrique Alertes vous permet
de noter les évènements les plus
importants, à accomplir avant
une date limite.
Les tâches personnelles contiennent
les actions à mener, en rapport
ou non avec votre gestion
locative (rendez-vous...)
«Tous les évènements» affiche
les informations des rubriques
précédentes ; les puces colorées
permettent alors de distinguer la
rubrique d’origine.
La saisie d’un nouvel évènement s’effectue en cliquant sur le bouton Nouveau situé dans la barre d’outils, un
volet de saisie s’affiche alors dans le Tableau de bord.
La date doit être saisie, la rubrique et le statut doivent être sélectionnés dans les listes déroulantes et le libellé peut être
choisi parmi une liste de proposition par défaut ou saisi librement.
La mise à jour d’un évènement (changer son statut notamment) peut s’effectuer de deux manières :
• double-cliquer sur la ligne de l’évènement pour ouvrir le volet de saisie
• effectuer un clic droit sur l’évènement, un menu contextuel s’affiche : sélectionner la mise à jour appropriée
Le menu contextuel donne en outre accès aux fonctions
de planifications (il est possible de répéter automatiquement
certaines tâches à intervalles réguliers).
Une tâche répétitive est signalée par l’icône
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5 - Liste des modules et de leurs options
Module base (11 options)
Le module de BAS E vous permet de créer, modifier, supprimer les fiches de base c’est à
dire la fiche signalétique des propriétaires, des locataires, des fournisseurs, des banques.
Les indices de révision doivent également être saisis dans ce module.
Module loyers (12 options)
Le module LOY ERS gère toutes les relations avec votre locataire : gestion des dépôts de
garantie, génération des appels de loyers, calcul automatique des révisions en fonction
de l’indice adéquat, édition des quittances et régularisation des charges. A tout moment
l’historique vous donne une situation claire de vos locataires et la gestion des alertes
vous indique ceux à relancer pour impayés, etc.
Module charge s (7 options)
Le module CHAR GES concerne toutes les relations avec vos fournisseurs depuis la saisie
des factures et leurs règlements jusqu’à la répartition des charges locatives. L’historique
fournisseur vous donne à tout moment une situation des factures non réglées.
Module trésorerie (5 options)
Dans le module TR ESOR ERIE, la fonction «remise en banque» permet de préparer vos
bordereaux de remises de chèques. Le journal de banque vous donne à tout moment la
situation de vos comptes et vous permet d’effectuer le rapprochement bancaire.
Module comptabili té (6 options)
Vous pouvez compléter les opérations gérées automatiquement dans les modules précédents
par la saisie d’écritures dans la COMPTAB ILITE. Journaux, Grands Livres, Balances
sont les états classiques que vous pouvez éditer.
Module fi scali té (1 option + mi ses a jour annuelle s)
Les déclarations sont imprimables dans le module FISCALITE directement sur le support
de l’administration fiscale (Déclaration 2044 ou 2072 pour les SCI). En début d’année, une
mise à jour du Module est éditée afin de tenir compte de la nouvelle loi de finances; elle
comprend les supports de déclaration agréés par la DGI.
Module analyse (5 options)
Ce module est conçu pour générer des récapitulatifs de votre gestion locative.
Module outil s (2 optionS)
Le module Outils permet de paramétrer l’affichage en changeant l’apparence générale du
logiciel et en filtrant certaines données (par exemple les locataires sortis).
Module docume nts (2 options)
Ce module vous donne accès aux modèles Word à employer dans votre correspondance
ainsi qu’au Manuel utilisateur.
Module TVA (3 options)
Ce module vous permet de gérer votre déclaration de TVA.
16
● Liste générale des modules
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● Liste détaillée du module base
Module base (11 options)
Le module de BAS E vous permet de créer, modifier, supprimer les fiches de base c’est
à dire la fiche signalétique des propriétaires, des locataires, des fournisseurs, des
banques ainsi que le paramétrage du produit comme, par exemple, la liste des modes
de paiements.
Paramétrage des types de revenus et de charges (par rapport à la Déclaration de Revenus
Fonciers 2044 ou 2072), personnalisation des listes déroulantes du logiciel, des
indices de révision, des taux de TVA, etc.
Répertoire des comptes (401 ... , 512 ... , etc.) qui peuvent être utilisés dans le module
comptabilité.
Création d’écritures permettant d’actualiser les données comptables des locataires, fournisseurs
et banques lorsque débute l’exercice.
Création des fiches signalétiques des partenaires d’une SCI ou d’indivisaires.
Création des comptes bancaires du propriétaire.
Création des fiches des fournisseurs (nom, coordonnées).
Création des fiches signalétiques des locataires (nom, coordonnées, bail, modalités des
révisions, garantie, informations personnelles).
Création de lots isolés (désignation, adresse, compteurs) et modification des immeubles
(nombre de lots, charges).
Création d’immeubles (désignation, adresse, nombre initial de lots, saisie de la grille de
répartition des charges).
Création des propriétaires (désignation, coordonnées, statut juridique, taux de tva, taux
d’honoraires, nom de la banque).
17
Système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un
lot particulier et de le visualiser.
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● Liste détaillée du module loyers
Module loyers (12 options)
Le module LOY ERS gère toutes les relations avec votre locataire : gestion des dépôts
de garantie, génération des appels de loyers, calcul automatique des révisions en
fonction de l’indice adéquat, édition des quittances et régularisation des charges. A tout
moment l’historique vous donne une situation claire de vos locataires et la gestion des
alertes vous indique ceux à relancer pour impayés, etc.
18
Encaisser (du compte de gestion vers le compte du propriétaire), rembourser (du compte
de gestion vers le compte du locataire) ou compenser ( = restitution partielle) un dépôt de
garantie.
Permet d’anticiper les révisions de loyer (simple calcul qui ne génère pas d’écriture).
Calcul des loyers (par défaut l’appel de loyer se compose de la somme : loyer + charges +
impayés + révision), gestion des AP L et de la CAF et encaissement des loyers (avec lettrage
automatique).
Saisie, modification et suppression des encaissements de loyers.
Edition des quittances de loyers.
Semblable au Module Base / Locataire, l’option Départ permet de visualiser les fiches locataires
et d’en créer de nouvelles.
Historique du compte locatif, à partir duquel s’effectuent les lettrages et dé-lettrages. L’organisation
des informations peut se faire par locataires, par propriétaires ou par immeubles.
Calcul des régularisations (sommes à percevoir ou à reverser au locataire, notamment dans
le cas de provisions sur charges) et affectation du montant sur l’appel désiré.
Permet de visualiser rapidement les impayés et les dates clés du compte locatif (fin de bail,
assurance, etc.)
Système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un
compte locatif particulier et de le visualiser.
Permet la saisie de revenus supplémentaires, indépendamment des encaissements de
loyers ou d’honoraires.
[ L’option Locataire figure également dans le Module Base ]
Création des fiches signalétiques des locataires (nom, coordonnées, bail, modalités des révisions,
garantie, informations personnelles).
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● Liste détaillée du module charges
Module charge s (7 options)
Le module CHAR GES concerne toutes les relations avec vos fournisseurs depuis la
saisie des factures et leurs règlements jusqu’à la répartition des charges locatives.
L’historique fournisseur vous donne à tout moment une situation des factures non
réglées.
Création, modification et règlement des factures de fournisseurs
(avec lettrage automatique).
Création, modification et règlement des factures de fournisseurs.
Historique des comptes des fournisseurs, à partir duquel s’effectuent les lettrages et
dé-lettrages.
Saisie des relevés de compteurs (déclarés dans le module Base / Lot). Le chiffrage s’obtient
automatiquement, par soustraction : situation actuelle - situation antérieure.
Pour les immeubles, permet de répartir les charges associées à une grille de répartition ou à
un compteur (au préalable, les charges doivent impérativement avoir été règlées et lettrées
par le propriétaire).
Système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un
compte fournisseur particulier et de le visualiser.
19
[ L’option Fournisseur figure également dans le Module Base ]
Création des fiches des fournisseurs (nom, coordonnées).
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● Liste détaillée du module trésorerie
Module trésorerie (5 options)
Dans le module TR ESOR ERIE, la fonction «remise en banque» permet de préparer vos
remises de chèques, d’espèces ... Le journal de banque vous donne à tout moment la
situation de vos comptes et vous pouvez pointer vos relevés dans l’historique. Ce module
est complété par la fonction «emprunt» afin de suivre les remboursements et de les
inclure dans la comptabilité en vue de la déclaration fiscale.
Création des remises en banque (la remise de chèques permet de regrouper sur une banque un
ensemble d’encaissements effectués par chèque ou en espèce).
L’historique des comptes bancaires permet de visualiser les mouvements de trésorerie. Il est en
outre possible de rapprocher les opérations bancaires enregistrées dans votre logiciel et celles
effectivement survenues.
Système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un compte
bancaire particulier et de le visualiser.
Déclaration d’un prêt, suivi via un tableau d’amortissement et saisie des factures correspondantes.
● Liste détaillée du module comptabilité
Module comptabili té (6 options)
Vous pouvez compléter les opérations gérées automatiquement dans les modules précédents
par la saisie d’écriture dans la COMPTAB ILITE. Journaux, Grands Livres, Balances
sont les états classiques que vous pouvez éditer.
Création, recherche et modification d’écritures comptables.
Le Journal présente, pour un propriétaire donné, toutes les écritures comptables mémorisées dans
le logiciel. Un moteur de recherche intégré permet d’accèder rapidement aux informations souhaitées.
Le Grand Livre présente les écritures comptables (par défaut, rangées par comptes puis par ordre
chronologique) et permet d’effectuer des lettrages.
La Balance présente les totaux et le solde des comptes.
Permet un report de solde cohérent à la fin d’un exercice. La clôture d’un exercice rend les données
non modifiables.
20
[ L’option Banque figure également dans le Module Base ]
Création des comptes bancaires du propriétaire.
[ L’option Banque figure également dans le Module Base ]
Répertoire des comptes (401 ... , 512 ... , etc.) qui peuvent être utilisés dans le module comptabilité.
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● Liste détaillée du module fiscalité
Module fi scali té (1 option + mi ses a jour annuelle s)
Les déclarations sont imprimables dans le module FISCALITE directement sur le support
de l’administration comptable (Déclaration 2044 ou 2072 pour les SCI). Chaque
année, une mise à jour est éditée afin de tenir compte de la nouvelle loi de finances (
CRL, loi Besson ...).
● Liste détaillée du module tva
Module TVA (3 options)
Ce module vous permet de gérer votre déclaration de TVA.
● Liste détaillée du module analyse
Module analyse (5 options)
Ce module est conçu pour générer des statistiques et des récapitulatifs de votre gestion
locative.
Permet de calculer n’importe quel type de Déclaration de revenus fonciers (le support d’impression
est fourni à titre d’exemple)
Permet une édition détaillée des Déclarations de revenus fonciers et de reporter les montants sur
l’imprimé fiscal officiel (module mis à jour chaque année)
Permet de consulter l’historique de tous les paiments de TVA et de saisir des accomptes si le propriétaire
est soumis au régime «réel simplifié».
Permet d’afficher les montants de TVA collectée et de TVA déductible pour la période concernée et
propose en conséquence le montant à déclarer.
Permet d’éditer un document récapitulatif justifiant l’origine des montants de TVA à
déclarer.
Etats analytiques (= récapitulatif) des appels de loyers.
Etats analytiques (= récapitulatif) des encaissements.
Etats analytiques (= récapitulatif) des charges.
Etats analytiques (= récapitulatif) des règlements de charges.
21
Rapports de gestion locative (général ou détaillé).
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● Liste du module outils
Module outil s (2 optionS)
Paramétrage de l’interface utilisateur
Modification de l’apparence générale du logiciel (couleur et taille des icônes).
● Liste détaillée du module documents
Module docume nts (2 options)
Ce module vous donne accès aux modèles à employer dans votre correspondance
ainsi qu’au Manuel utilisateur.
Répertoire des modèles de documents relatifs à la gestion locative. Ces documents sont
conçus pour réceptionner de manière dynamique les données. Leur apparence peut être
personnalisée (format Microsoft Word).
Accès au Manuel utilisateur et emploi de l’Aide interne au logiciel.
22
Permet d’afficher ou de masquer les éléments présents dans les listes de sélection.
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Chapitre II - Gestion LOCATI VE
23
A / Renseignement des formulaires de base 26
1 - Propriétaire 26
● Création d’un Propriétaire 26
● Manipulation des données saisies 28
● Imprimer la liste des propriétaires 28
2 - Immeuble 29
● Création d’un immeuble 29
● Manipulation des données saisies 30
● Visualisation des lots d’immeubles 30
● Singularisation des lots d’immeubles 31
● Ajout d’un lot dans un immeuble 32
● Imprimer la liste des immeubles 32
3 - Lot isolé 33
● Création d’un lot isolé 33
● Manipulation des données saisies 34
● Imprimer la liste des lots 34
4 - Locataire 35
● Création d’une fiche locataire 35
● Manipulation des données saisies 36
● Suppression d’une fiche locataire 37
● Imprimer la liste des locataires 37
5 - Fournisseur 39
● Création d’une fiche fournisseur 39
● Manipulation des données saisies 39
● Imprimer la liste des fournisseurs 40
6 - Banque 41
● Création d’une banque du propriétaire 41
● Manipulation des données saisies 41
● Imprimer la liste des Banques 42
7 - Soldes initiaux 43
● Exemple de Report à nouveau pour un locataire 43
● Manipulation de la Liste de sélection du Module Base / Soldes initiaux 44
● Imprimer la liste des soldes initiaux 44
8 - Plan comptable 45
● Création et mise à jour du Plan comptable 45
● Imprimer le Plan comptable 46
9 - Tables annexes 47
© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 24
B / gESTION des loyers 51
1 - Sélection des locataires dans le Module Loyers / Appel 51
● Règle générale 51
● Exemple pratique : la génération des appels dans le Module Loyers / Appel 51
2 - Gestion des dépôts de Garantie 52
● Encaissement 53
● Remboursement d’un dépôt de Garantie 53
● Compenser un dépôt de Garantie 54
● Imprimer les tableaux et courriers relatifs aux dépôts de Garantie 55
3 - Génération et édition des appels de loyer 57
● Calcul de l’appel de loyer 57
● Paramètres de génération des loyers 58
● Modifier un appel de loyer 59
● Edition d’un appel de loyer 60
4 - Encaissement des loyers 65
● Encaissement du montant appelé (Module Loyers / Appel) 65
● Encaissement d’un montant librement saisi (Module Loyers / Encaissement) 66
● Lettrage manuel des montants librements saisis 66
● Imprimer les encaissements / remboursements 67
5 - Editer une quittance de loyer 68
● Imprimer une quittance lettrée 68
● Imprimer une quittance malgré l’absence de lettrage 69
● Impression des quittances de loyers 70
6 - Suivi des loyers (Historique) 72
● Consultation des écritures 72
● Lettrage des écritures 73
● Impression des documents relatifs aux comptes locatifs 74
© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 25
C / paramètres avancés 76
1 - Gestion des APL 76
● Intégration du montant des AP L dans les appels de loyer 76
● Encaissement d’un loyer pour un locataire bénéficiaire des AP L 77
● Consultation des encaissements 78
● Fonction de compensation 78
2 - Calculs de révision 80
● Données requises 80
● Générer un appel de loyer avec révision 81
● Anticiper une révision et imprimer une lettre de révision personnalisable 81
● Impression des tableaux et courriers liés à la révision du loyer 82
3 - Départ et arrivée de locataires 83
● Clôre le bail du locataire sortant 83
● Masquer les locataires sortis 84
4 - Loyers au prorata temporis 85
● Premier loyer mensuel au prorata temporis 85
● Premier loyer trimestriel au prorata temporis 86
● Dernier loyer mensuel au prorata temporis 86
● Dernier loyer trimestriel au prorata temporis 86
5 - Alertes et relances 87
● Numéroter une relance et expédier avec Accusé de réception 87
● Imprimer un courrier de relance 88
6 - Documents locatifs 89
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A / Re nseig neme nt des formulaires de bases
Le Module Base doit contenir toutes les informations concernant le(s) propriétaire(s), les lots, les locataires, les fournisseurs
et les banques. Il est vivement conseillé de saisir vos données dans l’ordre énoncé ici, à savoir :
1 - Propriétaires
2 - Immeubles
3 - Lots
4 - Locataires
5 - Fournisseurs
6 - Banque
1 - Propriétaire
● Création d’un Propriétaire
Pour créer la fiche d’un propriétaire, se rendre dans le Module Base, sélectionner l’Option propriétaire et cliquer
sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. Une fenêtre disposant de 5 onglets s’ouvre.
● Onglet Propriétaire
Renseignez les champs concernant l’identité du
propriétaire à créer. Il est conseillé de saisir le maximum
de données afin que la correspondance soit
la plus rigoureuse possible (par exemple l’adresse
saisie ici figurera dans les avis d’échéance, les
quittances, etc...)
● Onglet Société
Si la gestion locative s’effectue par le biais d’une
société (le propriétaire a alors le statut de société,
SCI ou indivision) compléter cet onglet :
• saisir le nombre de part de la SCI ou de l’indivision
• se rendre dans le Module Base / Option Associés
pour singulariser un à un les associés ou les
indivisaires
26
© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 27
● Onglet Edition
Etablir des règles de numérotations sur les courriers
de Quittance et de factures.
● Onglet TVA
Informations concernant seulement les propriétaires
soumis à TVA. Dans ce cas, il convient d’indiquer
ici la périodicité.
La saisie des écritures de TVA à payer s’effectue
dans le Module Comptabilité / Comptabilité.
● Onglets Gérance
L’onglet Gérance se divise en 2 fenêtres. Elles ne concernent que les mandataires (licence particulière). Il
convient alors de compléter les champs et de cocher la case Mandant.
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Le bouton Imprimer de la barre d’outils (Fenêtre de Visualisation) permet d’éditer la liste des propriétaires
créés dans le logiciel. Il est possbile - via l’icône loupe - de filtrer ces propriétaires selon leur «type» (en nom
propre / associés).
● Imprimer la liste des Propriétaires
Une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer
en cliquant sur le bouton Valider.
Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le
bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie.
Modification de la numérotation
La modification du numéro de propriétaire (généré automatiquement par le logiciel)
ne doit pas être modifiée à posteriori ; si vous disposez d’une numérotation
propre, pensez à l’employer dès la première saisie.
ë
Il est possible de supprimer la fiche d’un propriétaire : cette suppression entraîne
l’effacement définitif de son patrimoine, de ses locataires et de sa comptabilité.
● Manipulation des données saisies
28
© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société
● Onglet Informations communes
à tous les lots...
Remplir les champs correspondant
aux caractéristiques
de l’immeuble.
Notes :
• 1 lot correspond à un bien
faisant l’objet d’un bail)
• la saisie des grilles de répartition
est facultative et peut
être effectuée à posteriori
Pour créer une fiche d’immeuble, se rendre dans le Module Base, sélectionner l’Option Immeuble, puis son propriétaire
et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. Une fenêtre disposant de 2 onglets
s’ouvre.
● Création d’un immeuble
2 - Immeuble
29
● Onglet Informations complémentaires
Onglet destiné à intituler plus
précisément les libellés de
charges.
© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société
Une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer
en cliquant sur le bouton Valider.
Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le
bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie.
Modification de la numérotation
Le numéro d’immeuble (généré automatiquement par le logiciel) ne doit pas être
modifié à posteriori. Si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer
dès la première saisie (trois chiffres maximum, soit 999).
ë
Il est possible de supprimer la fiche d’un immeuble. Toutefois cette suppression doit être
effectuée avec méthode afin d’éviter les incohérences :
• supprimer en premier chaque lot de l’immeuble
• supprimer ensuite l’immeuble
● Manipulation des données saisies :
● Visualisation des lots d’immeubles créés
Pour visualiser les lots d’un immeuble, ouvrir le Module Base / Option Lot, sélectionner le propriétaire et enfin,
l’immeuble. Les lots faisant partie de l’immeuble s’affichent dans la fenêtre de visualisation intitulée Liste des lots.
Sélectionner le lot et cliquer sur le bouton Ouvrir pour accéder au détail.
30
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● Singularisation des lots d’immeubles créés
Le numéro de lot généré automatiquement par le logiciel permet de distinguer les différents lots d’un même immeuble.
Cette distinction peut être enrichie en complétant la fiche de chaque lot : ouvrir le Module Base / Option
Lot, sélectionner le propriétaire et enfin, l’immeuble. Choisir le lot dans la fenêtre de visualisation et cliquer sur le
bouton Ouvrir puis sur le bouton Modifier.
● Onglets Fiche et Compléments
Les deux premiers onglets permettent de singulariser les lots de l’immeuble... Il est possible de renommer le lot mais
l’adresse demeure celle définie dans l’Option Immeuble.
31
● Onglet Tantièmes
Le troisième onglet apparaît grisé pour les Lots isolés et
il est inactif dans le cas d’un lot d’immeuble. Cet onglet
n’autorise aucune action, il vous est proposé pour information.
Les tantièmes se définissent initialement dans le
Module Base / Immeuble et peuvent être complétés en cliquant
sur le bouton Tantièmes, situé dans la barre d’outils
de la fenêtre de Visualisation.
Pour plus d’informations, se reporter au
Chapitre III - Gestion des charge s
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Pour ajouter un lot à un immeuble précédemment créé, se rendre dans le Module Base / Option Lot, sélectionner
l’immeuble approprié et cliquer sur Créer.
● Ajout d’un lot dans un immeuble
● Onglets Fiche et Compléments
Le numéro du lot s’auto-incrémente (il est déconseillé de
le modifier), le propriétaire, le nom de l’immeuble et son
adresse sont des champs pré-renseignés. Il suffit donc de
saisir la dénomination du nouveau lot.
32
● Imprimer la liste des immeubles
Le bouton Imprimer de la barre d’outils (Fenêtre de Visualisation) permet d’éditer la liste des immeubles gérés
par un propriétaire.
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3 - Lot isolé
Pour créer un lot isolé, se rendre dans le Module Base, sélectionner l’Option Lot puis développer l’arborescence
du Propriétaire (clic sur le signe ‘ + ‘). Choisir Lots isolés et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation.
Une fenêtre disposant de deux onglets s’ouvre.
● Création d’un lot isolé
● Onglet Compléments
Compléter les informations complémentaires relatives
au lot : nature du bien, adresse précise, type de
fiscalité, compteurs.
Notes :
• si vous envisagez d’effectuer votre Déclaration de
revenus fonciers avec le logiciel, vérifiez que le type
de location et le taux de réduction sont correctement
renseignés.
• dans la rubrique Autres, la zone EDF et GDF accueillent
la référence des compteurs. Le champ zone
de roulement concerne la Copropriété et n’apparaît
qu’à titre indicatif.
● Onglet Tantièmes
Onglet uniquement accessible aux lots faisant partie
d’un immeuble
33
● Onglet Fiche
Compléter les informations relatives au lot : nom et
adresse.
Note : si les avis d’échéance et autres correspondances
doivent être envoyés à une autre adresse que
celle du lot, il convient de la préciser au niveau de la
fiche du locataire, l’onglet Facturation.
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● Imprimer la liste de lots
Le bouton Imprimer de la barre d’outils (Fenêtre de Visualisation) permet d’éditer la liste des lots gérés par un
propriétaire. Sélectionner ce dernier dans la liste hiérarchique et cliquer sur le bouton Imprimer.
Note : il est possible de n’imprimer qu’une liste partielle des lots (par exemple les lots d’un immeuble). Choisir le
bien dans la liste de Sélection et cliquer sur Imprimer.
Une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer
en cliquant sur le bouton Valider.
Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le
bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie.
Modification de la numérotation
Le numéro de lot (généré automatiquement par le logiciel) ne doit pas être modifié
à posteriori. Si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer
dès la première saisie (trois chiffres maximum, soit 999).
ë
Il est possible de supprimer un lot. Toutefois cette suppression n’entraîne pas la suppression
du locataire. Afin d’éviter un état incohérent des données, il convient de procéder
dans l’ordre qui suit :
• supprimer le locataire du lot depuis le Module base / Locataire
• supprimer ensuite le lot depuis le Module base / Lot
● Manipulation des données saisies :
34
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4 - Locataire
Pour créer une fiche locataire, se rendre dans le Module Base, sélectionner l’Option Locataire, puis le lot à louer
(ce dernier doit donc impérativement être créé avant le locataire) et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre
de visualisation. Une fenêtre disposant de 11 onglets s’ouvre.
● Onglet Locataires
Recueille les données concernant le locataire
(nom et coordonnées).
Note : le contenu des champs Titre de correspondance,
Nom et Prénom sera employé dans
les correspondances adressées aux locataires
tandis que le contenu du champ obligatoire
est interne au produit (il est donc possible d’y
ajouter une référence, notamment dans le cas
d’homonymies)
● Création d’une fiche locataire
● Onglet Bail
Détaille la nature, la
durée... du Bail
7
2
3
5
4
6
1
1 Type de bien immobilier à déterminer de manière précise (influe sur les calculs).
2 Nombre de jours de retard de paiement accordés avant de considérer le loyer impayé.
Si cette valeur est égale à 0, le loyer est exigible le 1er du mois.
3 Si le début de bail est intervenu en cours de terme, les calculs seront proratisés en fonction du
temps réel d’occupation
4 Loyer initial, c’est à dire à la date de début de bail.
5
Montant du dépôt de garantie initial c’est-à-dire à la date de début de bail et montant actuel c’est-àdire
à l’heure actuelle. S’il n’y a pas eu d’ajustement de dépôt de garantie, ces deux montants sont
alors identiques.
6
Désignation du loyer actuel. Dans la première colonne, indiquer la nature du revenu. Dans la seconde
colonne, il s’agit du libellé figurant sur l’appel de loyer. Enfin dans la dernière colonne, indiquer
le montant du revenu.
7 Montant de l’AP L perçu directement de la CAF. Le montant est à indiquer au positif. Il viendra en
déduction sur l’appel de loyer.
35
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● Onglet Révision
Contient les informations
relatives à
la révision du loyer.
1 Fréquence de la révision par rapport à la date de début du bail. Si la valeur est égale à 0, alors la
révision ne sera pas calculée automatiquement.
2 Si le dépôt de garantie doit être ajusté, cocher cette case. Dans ce cas, les champs Dépôt de garantie
initial et actuel doivent obligatoirement être remplis.
3 Méthode de calcul de la révision.
4 L’indice Initial correspond en général à l’indice connu à la date de début du bail (indiquée dans
l’onglet précédent).
5 Date de la prochaine révision. Elle sera mise à jour automatiquement par la suite.
6 Cette colonne comporte l’indice et les montants de base de la prochaine révision.
7 Cette colonne comporte l’indice utilisé pour la prochaine révision et les montants révisés. Ces deux
colonnes sont mises à jour automatiquement.
1
4
2
5
6 7
3
● Onglets facultatifs concernant le locataire :
• Banque : coordonnées bancaires du locataire
• Caution : montant et origine de la caution
• Facturation : coordonnées facturations ponctuelles
• Société : entreprise appartenant au locataire
• Employeur : employeur du locataire
• Impôts : Trésor public dont dépend le locataire
• Références : historique des locations
• Assurances : police d’assurance
Modification de la numérotation
Le numéro de locataire est généré automatiquement par le logiciel. Il ne doit pas
être modifié à posteriori. Si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à
l’employer dès la première saisie (vous pouvez attribuer les numéros 1 à 99999
et vous devez veiller à ce qu’aucun des locataires d’un même propriétaire ne
portent un numéro identique).
ë
Une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer
en cliquant sur le bouton Valider.
Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le
bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie.
● Manipulation des données saisies :
36
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La coloration en rouge du nom du Locataire indique que la date de sortie est renseignée et, si l’Exercice en cours
ne le concerne pas, il peut être supprimé de la liste des Locataires. La suppression de la fiche d’un locataire entraîne
l’effacement définitif de toutes ses données (historique des documents locatifs, comptabilité).
Il est possible de supprimer la fiche d’un locataire sous certaines conditions : son bail doit être terminé et aucune
écriture le concernant ne doit apparaître dans l’exercice en cours.
● Suppression d’une fiche locataire
● Imprimer la liste des locataires
La liste associée au bouton Imprimer de la barre d’outils permet d’éditer quatre types de documents.
Astuce : la liste des locataires peut être filtrée, en fonction du choix initial opéré dans la liste de Sélection. Par
exemple, si un immeuble est sélectionné, seuls ses locataires figureront dans la liste à imprimer.
37
Liste des locataires
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Liste des baux
Fiche détaillée
Historique des mouvements
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5 - Fournisseurs
Pour créer une fiche fournisseur, se rendre dans le Module Base, sélectionner l’Option Fournisseur, puis le propriétaire
concerné et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. Une fenêtre disposant de
plusieurs champs s’ouvre.
Saisir les informations relatives au fournisseur (noms du fournisseur et
des contacts, coordonnées...).
Note : si deux propriétaires disposent d’un même fournisseur, il est
nécessaire de procéder à une seconde saisie, puisque les comptabilités
des propriétaires sont rigoureusement indépendantes.
● Création d’une fiche fournisseur
Une fois les informations concernant le fournisseur saisies, il convient de les enregistrer
en cliquant sur le bouton Valider.
Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le
bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie.
Modification de la numérotation
Le numéro de fournisseur (généré automatiquement par le logiciel) ne doit pas
être modifié à posteriori. Si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à
l’employer dès la première saisie.
ë
Il est possible de supprimer un fournisseur. Toutefois :
• la suppression de la fiche d’un fournisseur entraîne l’effacement définitif de toutes
ses données (historique des documents fournisseurs, comptabilité)
• cette suppression est soumise à condition : un fournisseur ne peut être supprimé si
des écritures le concernant figurent dans l’exercice en cours.
● Manipulation des données saisies :
39
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Pour imprimer la liste des fournisseurs d’un propriétaire, se rendre dans le Module Base / Fournisseur, sélectionner
le propriétaire concerné dans la liste hiérarchique et cliquer sur le bouton Imprimer situé au sommet de la
Fenêtre de visualisation.
● Imprimer la liste des fournisseurs
40
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6 - Banque
Dans la fenêtre Banque, saisir
• le nom de la banque (obligatoire)
• son adresse et les coordonnées du
contact (facultatif), etc.
Une fois saisies les informations concernant la banque, il convient de les enregistrer en
cliquant sur le bouton Valider.
Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le
bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie.
Modification de la numérotation
Le numéro de compte bancaire (généré automatiquement par le logiciel) ne doit
pas être modifié à posteriori. Si vous disposez d’une numérotation comptable
propre, pensez à l’employer dès la première saisie.
ë
Il est possible de supprimer une banque si aucune écriture la concernant ne figure dans
l’exercice en cours. La suppression d’une banque entraîne l’effacement de toutes les
données la concernant.
● Manipulation des données saisies :
Pour créer une banque se rendre dans le Module Base / Banque et dans la Liste de sélection cliquer sur le propriétaire.
Dans la Fenêtre de visualisation, cliquer sur le bouton Créer.
Notes :
• La case à cocher «Banque par défaut» permet de déterminer la banque du propriétaire qui apparaîtra en
premier dans les listes déroulantes. Si la case n’est cochée pour aucune des banques, celle créée en premier
apparaîtra au sommet de la liste
• Si une même banque est utilisée par plusieurs propriétaires, il est nécessaire de procéder à leur création
pour chaque propriétaire (la comptabilité d’un propriétaire est rigoureusement indépendante)
● Création d’une banque de propriétaire
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● Imprimer la liste des banques
Pour imprimer la liste des Banques d’un propriétaire, se rendre dans le Module Base / Banque, sélectionner le
propriétaire concerné dans la liste hiérarchique et cliquer sur le bouton Imprimer situé au sommet de la Fenêtre
de visualisation.
42
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7 - Soldes initiaux
Le module Base / Soldes initiaux permet, lors du démarrage du logiciel, de saisir les soldes antérieurs pour les
comptes de tiers (locataires, fournisseurs, banques) afin de pouvoir suivre les sommes dûes et les impayés.
Note : le logiciel prend en considération l’année civile et dispose d’une fonction de clôture d’exercice qui permet
le report automatique des comptes de bilan. Lors du démarrage du logiciel, aucun historique n’étant disponible, il
convient d’utiliser la fonction Soldes initiaux.
● Exemple de Report à nouveau pour un solde de loyer
Dans notre exemple, nous considérons que :
• vous débutez la saisie de vos informations dans le logiciel
• le locataire a un impayé de 900 € correspondant à des loyers non acquittés.
Se rendre dans le Module Base / Soldes initiaux et cliquer sur le bouton Créer.
• Une écriture est créée portant le nom de pièce RAN 2006 pour Report à nouveau de l’année 2006.
• sélectionner la Nature de l’impayés (Loyer,
Charges locatives récupérables...)
• saisir la somme dûe (note : en cas de trop
perçu, il convient de saisir le signe ‘ - ‘ devant
la somme)
• cliquer sur Valider pour enregistrer
43
Sélectionner dans la Liste hiérarchique le
locataire concerné par l’impayé.
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● Manipulation de la Liste hiérarchique du Module Base / Soldes initiaux
La Liste hiérarchique du Module Base / Soldes initiaux présente une particularité : à sa base, 3 sous-onglets
sont disponibles. Il permettent de basculer entre les locataires, les fournisseurs et les banques.
Liste de sélection par Propriétaires /
Fournisseurs
Liste de sélection par Propriétaires /
Banques
Les soldes initiaux des locataires peuvent être créés selon trois catégories
: Loyer, Garantie, CAF/AP L.
44
Liste de sélection par Propriétaires /
Locataires.
● Imprimer la liste des soldes initiaux
Pour imprimer la liste des soldes initiaux, se rendre dans le Module Base / Soldes initiaux, sélectionner le propriétaire
(ou le locataire) concerné dans la liste hiérarchique et cliquer sur le bouton Imprimer situé au sommet de la
Fenêtre de visualisation.
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8 - Plan comptable
Le Plan Comptable répertorie tous les comptes utilisables dans le Module de comptabilité. Le Plan Comptable
est créé automatiquement par le logiciel et il se met à jour lors de la création de nouveaux tiers (locataires, fournisseurs,
banques).
Les Plans comptables s’étoffent au fur et à mesure que le logiciel recueille les informations concernant les propriétaires,
les locataires, les fournisseurs et les banques.
Les comptes comptables peuvent être
complétés et renommés tandis que la
numérotation attribuée par le logiciel est
fixe. Pour accéder au détail d’un compte,
double-cliquer sur la ligne.
Plan comptable à la création d’un propriétaire
Quatre fonctions complémentaires sont disponibles dans la barre d’outils :
Editer le plan comptable
Choix du nombre de chiffres des codes comptables (8 à 10). Déterminer dès le départ le
nombre de caractères des codes comptables et ne pas en changer après la génération des
premières écritures.
Mise à jour du dernier Plan comptable (ajout des comptes créés depuis)
Suppression du Plan comptable
Manipulation des comptes (double-cliquer sur le libellé du compte) :
Attention : en modifiant un n° de compte, des incohérences peuvent se produire dans la comptabilité.
La suppression d’un compte n’entraîne aucune suppression dans la comptabilité ; cette fonction
est cependant à utiliser avec précaution car elle peut provoquer des incohérences dans la
comptabilité
45
● Création et mise à jour du Plan comptable
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● Imprimer le Plan comptable
Pour imprimer le plan comptable d’un propriétaire, se rendre dans le Module Base / PC, sélectionner le propriétaire
concerné dans la liste hiérarchique et cliquer sur le bouton Imprimer situé au sommet de la Fenêtre de
visualisation.
46
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9 - Tables annexes
Tables Codes (à compléter en cliquant sur le bouton Créer) :
• Charges : répertorie les libellés de charges disponibles dans les listes déroulantes intitulées ‘Nature des charges’
• Civilités : répertorie toutes les Titres (Madame, Monsieur, ...) proposés dans les listes déroulantes intitulées ‘Titres’
• Règlements : répertorie tous les modes de règlement possibles qui peuvent être utilisés dans les listes déroulantes
intitulées ‘Type de mouvement’
• Regroupements : répertorie les libellés de la déclaration des revenus fonciers
• Revenus : répertorie les libellés de revenus disponibles dans les listes déroulantes intitulées ‘Nature des revenus’
• Journaux : répertorie tous les journaux comptables du logiciel ; il est conseillé de les créer dès le démarrage
• Compteurs : répertorie les compteurs (Eau, Gaz, ...) qui peuvent être employés dans le logiciel
Tables Indices (à compléter en cliquant sur le bouton Créer) :
• Construction : affiche les indices du coût de la construction ; à mettre à jour chaque trimestre (se rendre sur le site de
l’insee) pour pouvoir calculer les révisions de loyer
• Référence des Loyers : affiche les indices de référence des loyers ; à mettre à jour chaque trimestre (se rendre sur le
site de l’insee) pour pouvoir calculer les révisions de loyer
• Coût de la vie : affiche à titre d’information les indices généralistes publiés par l’insee
Tables Taux (à compléter en cliquant sur le bouton Créer) :
• Fiscaux : répertorie les taux disponibles dans les listes déroulantes intitulées ‘Taux de réduction’
• TVA : répertorie tous les taux de TVA disponibles
● Présentation générale
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● Table Code / Charges
● Table Codes / Civilités
● Table Codes / Règlements
Pour créer un nouveau Type de charge (et le faire apparaître dans la liste déroulante intitulée ‘Nature des charges’),
cliquer sur Charges dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer.
Saisir le n° de Code comptable et le
libellé. Le code de regroupement est à
renseigner si ce Type de charges figure
dans la déclaration des revenus fonciers ;
sinon sélectionner NON DEDU CTIBLE.
Pour créer un nouveau libellé (et le faire apparaître dans la liste déroulante intitulée ‘Titres’), cliquer sur Civilités
dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer.
Saisir un code non employé, le libellé
(visible dans la liste déroulante) et le
titre de correspondance (visible dans les
documents édités).
Pour créer un nouveau libellé (et le faire apparaître dans la liste déroulante intitulée ‘Type de mouvement),
cliquer sur Règlements dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer.
Saisir un code non employé et le libellé.
Notes
• Les codes 1 et 2 sont réservés, respectivement aux espèces et aux chèques : ils ne doivent pas être modifiés.
• La modification d’un libellé existant s’applique immédiatement sur tous les règlements concernés.
48
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● Table Codes / Regroupements
● Table Codes / Revenus
● Table Codes / Journaux
● Table Codes / Compteurs
Pour créer un nouveau libellé, cliquer sur Regroupements dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer.
Saisir le Code et le libellé.
Note
Il est déconseillé de modifier la table des
Regroupements : elle est mise à jour annuellement
au moment de la mise à jour fiscale
Pour créer un nouveau type de revenu (et le faire apparaître dans la liste déroulante ‘Nature de revenus’), cliquer
sur Revenus dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer.
Saisir le Code et le libellé. Sélectionner dans
la liste Regr. Déclaration le code de regroupement
approprié (si ce type de revenu ne figure
pas dans la déclaration des revenus fonciers,
choisir NON DECLAR E)
Pour créer un nouveau type de journal (ce qui est conseillé uniquement au démarrage), cliquer sur Journal
dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer.
Saisir le Code et le libellé du nouveau journal.
Note
Il est déconseillé de modifier le code d’un
journal après la génération des premières
écritures.
Pour créer un nouveau type de compteur, cliquer sur Compteurs dans la Liste de sélection puis sur le bouton
Créer.
Saisir le Code, le libellé et l’unité de mesure.
49
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● Table Indices / Construction
● Table Indices / Référence des Loyers
● Table Indices / Coût de la vie
● Table Taux / Fiscaux
● Table Taux / TVA
Pour déclarer un nouvel indice de Coût de la construction, cliquer sur Construction dans la Liste de sélection
puis sur le bouton Créer.
Saisir l’année, le trimestre et l’indice du coût de la
construction.
Note
Il est nécessaire de renseigner tous les trimestres
la table des indices du coût de la construction
pour que soit calculée la révision des loyers.
Pour déclarer un nouvel indice de référence des loyers, cliquer sur Référence des Loyers dans la Liste de sélection
puis sur le bouton Créer.
Saisir l’année, le trimestre et l’indice de référence
des loyers.
Note
Il est nécessaire de renseigner tous les trimestres
la table des indices de référence des loyers pour
que soit calculée la révision des loyers.
Les indices relatifs au coût de la vie n’ont qu’une valeur informative et n’interviennent dans aucun calcul. Ils
peuvent cependant être mis à jour : se rendre sur le site web de l’Insee.
Pour créer un nouveau Taux fiscal (et le faire apparaître dans la liste déroulante ‘Taux de réduction’), cliquer sur
Fiscaux dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer.
Saisir le Code, le libellé et le taux.
Note
La modification d’un libellé existant s’applique
immédiatement dans toutes les fiches locataires.
Pour créer un nouveau Taux fiscal (et le faire apparaître dans la liste déroulante ‘Taux de réduction’),
cliquer sur Fiscaux dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer.
Saisir le Code, le libellé et le taux.
Note
Le paramétrage des loyers par défaut prévoit
d’utiliser le taux de TVA de code 2 (19,6 %) et de
code 3 (5,5 %).
50
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B / GEST ION DES LOY ERS
1 - Sélection des locataires dans le Module Loyers
La génération des loyers s’effectue dans le Module Loyers / Appel en cliquant sur le bouton Nouvel Appel. Selon
la sélection opérée dans la la Liste de sélection, le nombre de locataires concerné par le nouvel appel varie :
• traitement locataire par locataire : si un locataire particulier est en surbrillance, il sera le seul à être
concerné par le nouvel appel
• traitement propriétaire par propriétaire : si le propriétaie est en surbrillance, des appels seront générés
pour l’ensemble de ses locataires (et pour l’ensemble de son patrimoine)
• traitement immeuble par immeuble : si un immeuble est en surbrillance, les appels seront générés pour
tous les locataires qui s’y trouvent
• traitement global : si la liste complète des locataires est en surbrillance, les appels seront générés pour
l’ensemble des locataires, sans distinction de propriétaire et de patrimoine
Pour accéder à ces divers modes de traitement, il convient de recourir aux sous-onglets disponibles à la base de
la Liste de sélection.
Sous-onglet Propriétaires : les locataires
sont placés dans l’arborescence
de leur propriétaire
Sous-onglet Immeubles : les locataires
sont placés dans une double
arborescence, Propriétaire puis
Immeuble (ou lot isolé)
Sous-onglet Locataires : les locataires
apparaissent dans une liste
alphabétique
● Règle générale
● Exemple pratique : la génération des appels dans le Module Loyers / Appel
Le Module Loyers propose, pour les options figurées ci-dessus, une Liste de sélection munie de trois sous-onglets
: Propriétaires | Immeubles | Locataires. Les sélections possibles diffèrent selon le sous-onglet affiché et les
actions à mener peuvent avoir une portée différente, comme indiqué dans l’exemple qui suit.
51
Options propres au module Loyers
Options identiques à celles du module Base
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1 2
4
5
3
2 - Gestion du dépôt de Garantie
Le dépôt de Garantie doit dans un premier temps être saisi dans la Fiche signalétique du locataire (Module Base
/ Locataire, onglet Bail). La somme (par défaut le double du loyer) doit ensuite être encaissée dans le Module
Loyers / Garantie.
La saisie du montant de Garantie s’effectue dans la Fiche signalétique du locataire (le champ
Dépôt initial indique le montant encaissé à l’entrée du locataire, le champ Garantie Actuelle affiche
une somme plus élevée si la Garantie a été révisée).
L’encaissement du dépôt de
garantie s’effectue dans le
Module Loyers / Garantie en
cliquant sur le bouton Encaissement.
1 Date de règlement du dépôt de Garantie
2 Montant du dépôt de Garantie
3 Banque du propriétaire sur lequel est encaissé le dépôt de Garantie
4 Nom de la banque du locataire (banque émettrice)
5 N° de pièce (en l’occurrence, numéro de chèque)
Un dépôt de Garantie encaissé apparaît dans la Fenêtre de visualisation (si ce n’est pas le cas, modifier la période
affichée en cliquant sur la loupe ou la liste déroulante associée)
● Encaissement
52
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● Remboursement d’un dépôt de Garantie
Le remboursement du dépôt de Garantie est l’opération inverse de l’encaissement. Pour rembourser un dépôt de
Garantie, sélectionner l’écriture et cliquer sur le bouton Rembourser.
Le remboursement du dépôt de
Garantie s’opère depuis le Module
Loyers / Garantie en cliquant sur
le bouton Rembourser.
Notes :
• le lettrage est le rapprochement de deux (ou plus) écritures par un couple de lettres (AA , AB , AC,
etc.)
• le lettrage vous permet de visualiser immédiatement les écritures d’appel, d’encaissement, de
charges qui ne doivent plus faire l’objet d’un traitement de votre part
Le remboursement d’un dépôt de Garantie apparaît en rouge. Si le montant de l’encaissement correspond
exactement au montant du remboursement, les deux écritures peuvent être lettrées.
53
• cliquer sur le bouton Lettrer, un champ Cumul s’affiche
dans la barre d’outils
• double-cliquer successivement sur les deux écritures
• cliquer sur le bouton Valider (qui s’affiche lorsque
le champ Cumul affiche 0)
• cliquer sur le bouton Fermer pour enregistrer
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● Compenser un dépôt de Garantie
Compenser un dépôt de Garantie consiste à règler un solde du locataire en utilisant le dépôt de Garantie encaissé.
54
Notes
Quelque soit le solde du locataire, la compensation doit correspondre (en négatif)
à l’intégralité du dépôt de Garantie encaissé.
Il conviendra de lettrer l’écriture de compensation avec l’encaissement, une fois
les compensations réellement opérées (voir exemple ci-après)
2 - Procéder, depuis le Module Loyers / Encaissement, au remboursement partiel de la Garantie (un encaissement en
inscrivant la somme en négatif) : cliquer sur le bouton Encaisser, saisir -500 et Valider.
Dans l’hypothèse où le locataire souhaite que son dernier loyer (par exemple, 700 €) soit prélevé sur le dépôt de
Garantie encaissé par son propriétaire (par exemple, 1200 €), il convient de suivre les 4 étapes ci-dessous.
1 - Depuis le Module Loyers / Garantie, compenser le dépôt de Garantie (somme intégrale, non lettrée à l’écriture de
l’encaissement afin qu’elle s’affiche dans l’Historique du locataire)
La compensation du dépôt de Garantie
s’opère depuis le Module Loyers / Garantie.
Sélectionner la ligne d’encaissement
du dépôt de Garantie et cliquer sur le
bouton Compenser puis Valider. La compensation
apparait sous la forme d’une
écriture rouge.
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3 - Se rendre dans le Module Loyers / Historique, afficher l’historique du locataire concerné et lettrer les trois écritures.
4 - Cliquer sur le sous-onglet Garantie du module Loyers / Historique (ou se rendre dans le Module Loyers / Garantie) :
les écritures d’encaissement et de compensation peuvent désormais être lettrées.
55
● Imprimer les tableaux et courriers relatifs aux dépôts de Garantie
Trois types de documents peuvent être imprimés depuis le Module Loyers / Garantie (et en fonction de la sélection
opérée dans la Liste hiérarchique, les éditions de reçus et de remboursement peuvent être singularisées
locataire par locataire).
Liste des Garanties : toutes les opérations ayant trait aux dépôts de garantie des locataires sont indiquées ; en faisant
varier le filtre chronologique (outil Loupe), on obtient un document couvrant une période plus ou moins longue.
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Exemple de reçu de dépôt de garantie adressé au locataire (format enveloppe à fenêtre).
Exemple de remboursement de dépôt de garantie adressé au locataire (format enveloppe à fenêtre).
56
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3 - Génération et édition des appels de loyer
● Calcul de l’appel de loyer
Pour calculer un appel de loyer, se rendre dans le Module Loyers / Appel et sélectionner :
• le locataire, s’il s’agit de calculer un appel le concernant exclusivement (développer les arborescences
de la Liste de sélection en cliquant sur les signes ‘ + ‘)
• l’immeuble, s’il s’agit de calculer les appels de loyer de tous les résidents (pour faire apparaître l’immeuble
dans la Liste de sélection, cliquer sur le sous-onglet immeuble)
• le propriétaire, s’il s’agit de calculer les appels de loyer de tous ses locataires (pour faire apparaître un
propriétaire dans la Liste de sélection, cliquer sur le sous-onglet Propriétaire)
• la liste complète des locataires, sans distinction de propriétaire (pour faire apparaître la liste complète
des locataires dans la Liste de sélection, cliquer sur le sous-onglet Locataires)
Dans les exemples qui suivent, la génération des appels concernera un locataire unique.
Sélectionner le locataire et cliquer
sur le bouton Nouvel appel.
1 Période concernée par l’appel (attention au paramètrage de la variable Terme à échoir / Terme échu,
fixé dans la Fiche signalétique du locataire)
2 Date à faire apparaître sur l’appel de loyer
3 N° et nom du propriétaire (champ renseigné automatiquement en fonction de la sélection initiale)
4 N° et nom du locataire (champ renseigné automatiquement en fonction de la sélection initiale)
5 Génération de l’appel
57
1 2
4
5
3
Le calcul d’un appel de loyer génère une nouvelle écriture et le filtre chronologique limite automatiquement l’affichage
de la Fenêtre de visualisation à la période concernée par l’Appel. Pour visualiser les écritures antérieures, modifier le
filtre d’affichage grâce à l’outil loupe.
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Par défaut, lors de la génération d’un loyer, sont intégrés :
• les loyers à terme à échoir
• les loyers à terme échu
• les impayés éventuels
• la révision éventuelle
• les lignes de régularisation de charges en attente
Par ailleurs, l’option ‘Tenir compte des écritures existantes’
prévient les erreurs de manipulation (les appels d’une
même période ne seront pas ‘écrasés’ s’ils ont été réglés
ou rectifiés manuellement, c’est à dire s’accompagnent d’un
cadenas dans la première colonne).
Enfin, l’intitulé imprimé sur la quittance peut être sélectionné
via le menu déroulant (3 choix).
En cliquant sur le bouton à bascule ‘Voir Détails / Sans Détail’, les options de calcul de l’appel de loyer (ainsi que
l’intitulé de l’entête de la quittance) apparaissent. Il suffit de décocher les cases pour modifier les paramètres par
défaut de génération des loyers.
● Paramètres de génération des loyers
Paramètres :
• Calcul de l’impayé : lorsque cette case est cochée, le montant du solde est rappelé dans l’appel de loyer. En
décochant la case, le montant du solde sera nul sur l’appel (et sera reporté sur l’appel suivant)
• Calcul de la révision : lorsque cette case est cochée, les révisions seront calculées. En décochant la case, la
révision n’aura pas lieu (et il faudra éventuellement la re-programmée dans la fiche signalétique du locataire, à
l’onglet Révision). Notes :
- dans le cas où la révision s’effectue depuis la date du début de bail, le loyer révisé sera calculé par
rapport à l’indice initial et au loyer initial (rattrapage automatique des révisions non effectuées les années
précédentes)
- dans le cas où la révision s’effectue par rapport à l’année précédente (cas courant), le loyer révisé sera
calculé par rapport à l’indice présent dans la Fiche du locataire et au loyer en cours.
• Calcul des termes à échoir / des termes échus : lorsque les deux cases sont cochées, les loyers à terme à
échoir et échus sont calculés.
• Intégrer les régularisation de charge : lorsque cette case est cochée, le logiciel intègre les lignes de régularisation
en attente pour ce loyer.
Note : les modifications des paramètres de génération des loyers ne sont pas mémorisées d’un appel à l’autre ;
par défaut les cases sont systématiquement cochées.
Exemple : génération d’appels de loyers à terme à échoir et échu pour janvier
1
2
3
4
Octobre Novembre Décembre Janvier Février Mars
Appel Janvier
1 Loyer mensuel échu (pour la période du 01/12 au 31/12
2 Loyer mensuel à échoir (pour la période du 01/01 au 31/01)
3 Loyer trimetriel échu (pour la période du 01/10 au 31/12)
4 Loyer trimestriel à échoir (pour la période du 01/01 au 31/03)
58
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● Modifier un appel de loyer
Pour modifier (voire supprimer) un appel de loyer, il est nécessaire d’en afficher le détail : double-cliquer sur la
ligne de l’appel à modifier pour ouvrir la fenêtre Appel loyer.
1 Adresse de facturation (correspond à l’adresse du lot si aucune indication contraire n’a été mentionnée
dans la fiche signalétique du locataire)
2 La section Références rappelle les n° rattachés au lot, la période couverte par l’appel de loyer, la date
d’édition de l’appel, etc.
3 Lignes de détail de l’appel de loyer (loyer, provisions sur charges, etc.)
4 Numérotation de la facture (manuelle ou automatique)
5 Postes supplémentaires du loyer
6 Annotations à faire apparaître sur l’appel et sur la quittance
59
3
6
1
5
2
4
Notes
• lorsqu’un appel de loyer est modifié manuellement, un cadenas accompagne la ligne ; cela signifie
qu’il ne sera pas remplacé par un nouvel appel de loyer généré pour la même période. Sa suppression
demeure possible.
• lorsqu’un appel de loyer est lettré, sa modification ou sa suppression est en théorie impossible : une
confirmation de délettrage est donc systématiquement demandée lorsque l’on souhaite intervenir sur
une écriture lettrée. A l’issue de la modification, le re-lettrage est ensuite proposé.
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Cliquer sur le bouton Modifier de la fenêtre Appel Loyer pour rendre accessibles les champs de saisie.
En cliquant sur le bouton Modifier, la fenêtre Appel Loyer se modifie :
• un groupe de bouton permet d’agir sur les lignes de détail de l’appel (ajout, consultation
/ modification, suppression)
• les boutons Valider et annuler permettent respectivement d’enregistrer les modifications
saisies ou des les annuler
Sélectionner une ligne et cliquer sur le bouton ‘Voir détail ligne’ pour consulter les détails et pour pouvoir les
modifier.
L’affichage du détail s’effectue dans
une fenêtre intitulée Appel loyer détail
ligne; à partir de laquelle il est possible
de changer les données (cliquer sur le
bouton Modifier pour rendre accessibles
les champs de saisie)
● Edition d’un appel de loyer
Pour imprimer un appel de loyer, cliquer sur l’écriture dans la Fenêtre de visualisation. Si l’écriture souhaitée
n’apparaît pas, faites varier la période affichée en utilisant l’icône loupe.
Deux méthodes d’édition peuvent être employées :
en utilisant l’éditeur intégré à votre logiciel
en utilisant Microsoft Word (la mise en page peut alors être personnalisée)
Edition simultannée de plusieurs appels
Le logiciel vous permet d’éditer plusieurs appels d’un clic :
• sélectionner le propriétaire dans la Liste hiérarchique, les écritures d’appels de tous ses locataires s’affichent
dans la Fenêtre de visualisation
• pour imprimer l’ensemble des appels, cliquer sur le bouton Imprimer et dans la boîte de dialogue qui
apparait, cocher Tous les appels
• pour imprimer une sélection d’appels, maintenir la touche CTR L enfoncée, cliquer successivement sur
les écritures à éditer et dans la boîte de dialogue, cocher Appel sélectionné
L’édition avec Word dispose de fonctionnalité similaires et un bouton à bascule permet de choisir entre :
• l’impression de toutes les écritures affichées
• l’impression d’une ou plusieurs écritures sélectionnées
ë
60
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1
Sélection du document à éditer :
• à adresser au locataire : l’appel sélectionné
dans la Fenêtre de visualisation, tous
les appels affichés
• à archiver : le journal des appels
2 Sélection du format d’impression.
3 Ouverture du document approprié dans une
fenêtre (prévisualisation)
1
2
3
Appel de loyer pleine page
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Appel de loyer (3 exemplaires par page, format enveloppe à fenêtre)
62
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L’appel de loyer accompagné de la quittance de la période précédente.
63
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Les documents édités via le bouton Word sont ouverts dans votre traitement de texte Microsoft : ils sont de ce
fait entièrement personnalisables.
Appel de loyer Word (modèle original) Exemple de personnalisation
Personnalisation des gabarits
S’agissant de la personnalisation des courriers édités avec le logiciel Word, deux méthodes peuvent être
employées :
• personnalisation «document par document» : vous cliquez sur le bouton Word disponible à la base de la
Fenêtre de visualisation et vous modifiez le courrier qui s’affiche dans Word
• personnalisation du gabarit : vous réalisez une mise en page personnelle qui s’appliquera ensuite à toutes
vos éditions. Il convient alors de se rendre dans le module Documents / Modèle, d’ouvrir dans Word le document
source (celui-ci affiche une série de champ de fusions, expressions placées entre guillemets qui ne
doivent pas être modifiées au-delà de la mise en forme), d’en personnaliser la mise en page et d’enregistrer
les modifications. Toutes les éditions auront désormais l’apparence du gabarit personnalisé.
ë
64
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4 - Encaissement des loyers
Selon les cas de figure, deux méthodes peuvent être employées pour encaisser un loyer :
• dans le cas où le montant encaissé correspond au montant appelé, il convient de procéder à l’encaissement
via le Module Loyers / Appel
• dans le cas où le montant encaissé diffère du montant appelé (par exemple si le locataire effectue
plusieurs règlements), il convient de procéder à l’encaissement via le Module Loyers / Encaissement.
De manière générale, il faut recourir à ce Module pour visualiser et pour «manipuler» les
écritures d’encaissement (suppression d’un encaissement, modification d’un montant...)
● Encaissement du montant appelé (Module Loyers / Appel)
Pour encaisser le montant appelé,
sélectioner l’appel et cliquer sur le
bouton Encaisser.
La somme à encaisser est automatiquement
renseignée par le logiciel et
correspond au montant appelé.
Cliquer sur le bouton Valider pour
procéder à son encaissement.
Encaisser un loyer via le Module Loyers / Appel présente les avantages suivants :
• la simplicité de la manipulation : 1 clic sur le bouton Encaisser + 1 clic sur le bouton valider
• l’écriture d’appel et l’écriture d’encaissement sont automatiquement lettrées ; inutile donc de se rendre
dans le Module Loyers / Historique pour procéder au lettrage des deux écritures
Note : le Module Loyers / Appel n’affiche pas les écritures d’encaissement. Pour les consulter, se rendre dans le
Module Loyers / Encaissement.
65
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● Encaissement d’un montant librement saisi (Module Loyers / Encaissement)
Le Module Loyers / Encaissement permet de saisir librement le montant à encaisser.
Se rendre dans le Module Loyers / Encaissement,
sélectionner le locataire concerné.
Cliquer sur le bouton Encaisser : la fenêtre
‘Encaissements’ s’ouvre, saisir le montant à
encaisser et cliquer sur le bouton Valider.
L’écriture correspondante s’affiche dans la
Fenêtre de visualiation.
Dans l’exemple ci-dessus, le locataire règle son loyer en deux versements : la somme cumulée correspondant exactement
à la somme appelée, il est alors souhaitable de lettrer l’écriture d’appel et les deux écritures d’encaissement.
Se rendre dans le Module Loyers / Historique, cliquer sur le bouton Lettrer puis :
• (1ère méthode) pour chacune des écritures à lettrer, sélectionner la ligne et cliquer sur le bouton Lettrer / Délettrer,
un couple de lettres identiques doit s’afficher au fur et à mesure dans la colonne LT
• (2nd méthode) procéder à la sélection des écritures à lettrer en maintenant enfoncée la touche CTR L et cliquer
sur le bouton Lettrer / Délettrer
Les écritures d’encaissement générées depuis le Module Loyers / Encaissement ne sont jamais lettrées automatiquement
avec l’écriture d’appel (même si les montants correspondent et contrairement à ce qu’il se produit
lorsque vous procédez à l’encaissement des loyers via le Module Loyers / Appel). Il convient par conséquent de
lettrer manuellement.
● Lettrage manuel des montants librements saisis
Lorsqu’il s’affiche, cliquer sur le bouton Valider ; cliquer finalement sur le bouton Fermer pour enregistrer le lettrage.
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● Imprimer les encaissements / remboursements
Trois types de documents peuvent être imprimés depuis le Module Loyers / Encaissement (et en fonction de la
sélection opérée dans la Liste hiérarchique, les éditions de reçus et de remboursement peuvent être singularisées
locataire par locataire).
Journal des encaissements
(pour un locataire
en particulier)
Reçu des encaissements
perçus au près
d’un locataire
Liste des remboursements
effectués par le
propriétaire.
67
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5 - Editer une quittance de loyer
Pour éditer une quittance de loyer, se rendre dans le Module Loyers / Quittance.
L’impression s’effectue en sélectionnant l’écriture qui s’affiche dans la Fenêtre de visualisation. Il est également possible
d’éditer les quittances de manière sélective (presser la touche CTR L et cliquer successivement sur les écritures à imprimer).
Avant d’imprimer la quittance, il est possible d’en modifier l’entête :
• double-cliquer sur l’écriture ; la fenêtre Quittance s’ouvre
• cliquer sur le bouton Modifier
• sélectionner l’intitulé approprié dans le menu déroulant
• cliquer sur le bouton Valider puis sur le bouton Fermer
68
● Imprimer une quittance lettrée
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En théorie, il n’est pas possible d’éditer une quittance de loyer lorsque les écritures d’appel et d’encaissement
ne sont pas lettrés : il n’est pas «logique» de donner quitus à un locataire qui n’a pas totalement règlé son loyer.
C’est pourquoi le Module Loyers / Quittance n’affiche que les écritures lettrées.
Il est toutefois possible à titre exceptionnel d’éditer des quittances non lettrées : cocher la case ‘Quittances non
lettrées’ située dans la barre d’outils pour les faire apparaitre et les imprimer.
● Imprimer une quittance malgré l’absence de lettrage
En cas de quittance non lettrée, une autre solution consiste à recourir à la fonction de lettrage partiel.
Dans le Module Loyers / Historique, les montants appelés et encaissés étant différents, il est impossible de procéder à un
lettrage standard des deux écritures. Pour contourner temporairement cette règle de gestion :
• cliquer sur le bouton Lettrer
• dérouler le menu associé au bouton Lettrer / Délettrer
• sélectionner la priorité du lettrage (la somme encaissée couvrira en priorité le loyer brut ou les provisions sur charges)
• sélectionner les écritures à lettrer (une sélection discontinue s’obtient en pressant la touche CTR L) et cliquer sur le bouton
Lettrer / Délettrer
• cliquer sur le bouton Valider puis sur fermer pour enregistrer le lettrage
Les écritures d’appel (n°697) et d’encaissement (n°703) sont lettrées, la quittance peut être éditée. Trois écritures complétent
l’historique : l’écriture de lettrage partiel (n°704, elle permet d’équilibrer le solde), l’écriture de report de solde au titre
du loyer brut (n°705) et l’écriture de report de solde au titre des provisions sur charges (n°706).
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● Impression des quittances de loyers
Journal des quittances (version détaillée)
Quittance 1/3 de page
Le Module Loyers / Quittance donne accès à trois types d’édition : les quittances pleine page, les quittances tiers
de page et les journaux. Ces documents peuvent être imprimés pour un locataire en particulier (en fonction de
la sélection opérée dans la Liste hiérarchique) et peuvent concerner plusieurs écritures de quittance (en fonction
des données affichées dans la Fenêtre de visualisation, à faire varier via l’outil Loupe). La touche CTR L vous
permet en outre d’opérer une sélection fine des écritures à considérer.
70
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Quittance pleine page
Impression avec Microsoft Word
Comme dans la plupart des Modules, la correspondance Propriétaire - Locataire peut être imprimée via le
logiciel Word (votre courrier peut alors être personnalisé comme un document texte ordinaire) :
• pour une impression sélective : sélectionner l’écriture à imprimer (ou plusieurs écritures en maintenant
la touche CRTL enfoncée) et cliquer sur le bouton Word accompagné d’un carré unique
• pour une impression globale de toutes les écritures affichées, cliquer sur le bouton Word accompagné
d’un carré double. Rappel : vous pouvez faire varier l’affichage des écritures via la Liste hiérarchique et
grâce à l’outil Loupe.
ë
71
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6 - Suivi des loyers : Module Loyers / Historique
Le Module Loyers / Historique permet de suivre le compte locatif des locataires et remplit deux fonctions :
• la consultation des écritures (appels, encaissements, dépôts de garantie, impayés)
• les manipulations relatives au lettrage et délettrage des écritures
72
1
Sélection de la période à afficher dans la Fenêtre de visualisation : le menu déroulant permet de sélectionner une
période prédéfinie tandis qu’un clic sur l’icône Loupe permet de paramétrer précisément le filtre chronologique (à employer
notamment lorsque vous souhaitez consulter une série d’écritures située sur deux exercices différents).
2 Colonne ‘Montant’ : sommes appelées (en noir) et encaissées (en rouge)
3 Colonne ‘Lettrage’ : une encoche verte accompagnée d’un couple de lettre signale le lettrage de l’écriture
4
La colonne ‘Cumul’ additionne au fur et à mesure les montants des lignes :
• égal à 0, le locataire n’a pas de retard de paiement
• positif, le locataire a un retard de paiement
• négatif, le locataire a réglé plus qu’il ne devait
1
2 3 4
La Fenêtre de visualisation dispose de trois sous-onglets, affichant respectivement les
historiques des Loyers, des Dépôts de garantie et des AP L.
● Consultation des écritures
Le Module Loyers / Historique est l’unique Module qui affiche simultanément les écritures d’appel et d’encaissement.
Afin de faciliter la lecture des comptes locatifs (le nombre d’écritures affichées dans la Fenêtre de visualisation
pouvent devenir rapidement excessif), il est conseillé d’opérer un double filtrage :
• en sélectionnant un locataire dans la Liste hiérarchique
• en filtrant chronologiquement les écritures (outil Loupe)
© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 73
Le lettrage consiste à rapprocher une ou plusieurs écritures :
• un couple de lettres commun aux écritures permet de repérer leur association
• une encoche verte dans la colonne LT signale graphiquement le lettrage
Plusieurs types d’écritures doivent être lettrées :
• écritures d’appel, d’encaissement, de versement de CAF, de Garantie mais également les Factures et
leurs règlements
• des écritures de charges non lettrées ne seront pas considérées dans les calculs de régularisation opérés
par le logiciel
• des écritures non lettrées ne seront pas prises en compte dans les calculs de la Déclaration des revenus
fonciers opérés par le logiciel
Les écritures lettrées ne peuvent plus être modifiées à moins de procéder à leur délettrage :
• le délettrage est systématiquement proposé lorsque l’on souhaite intervenir sur une écriture lettrée
• après modification le rétablissement du lettrage est également proposé
Pour un lettrage intégral, les écritures à rapprocher doivent nécessairement avoir un cumul égal à 0. La manipulation
de lettrage s’opère en 4 étapes :
● Lettrage des écritures
1 - Cliquer sur le bouton Lettrer
2 - Sélectionner dans la Fenêtre de visualisation chacune des écritures à lettrer (l’emploi de la touche CTR L permet
d’opérer des sélections discontinues, la touche MAJ une sélection continue) et cliquer sur le bouton Lettrer / Délettrer.
3 - Lorsque chacune des écritures à lettrer comporte un couple de lettres identique et que le
champ cumul affiche à nouveau un total nul, le bouton Valider s’affiche. Cliquer sur Valider.
4 - Cliquer sur le bouton Fermer pour enregistrer le lettrage
Le lettrage partiel permet d’associer des écritures malgré l’existence d’un solde ; contrairement au lettrage intégral,
il ne peut s’agit ici que d’associer des écritures d’appels et d’encaissements de loyers. La procédure est
identique mis à part :
• le choix, à l’étape 2, d’une règle de priorité (la somme perçue par le propriétaire devra en priorité couvrir la
somme appelée au titre du loyer brut ou des provisions sur charges)
• aucune sélection d’écriture n’est nécessaire
Les écritures générées par un lettrage partiel
Le lettrage partiel génère trois écritures supplémentaires dans l’historique du compte locatif :
• une écriture spécifique au lettrage (automatiquement calculée par le logiciel)
• une écriture de report de solde relative au loyer brut
• une écriture de report de solde relative aux provisions sur charges
Un lettrage partiel peut être supprimé, par exemple une fois que le locataire a régularisé sa situation :
• cliquer sur le bouton Lettrer
• dérouler la liste associée au bouton Lettrer / Délettrer et sélectionner Supprimer le lettrage partiel
• confirmer le délettrage
ë
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● Impression des documents relatifs aux comptes locatifs
Le Module Loyers / Historique permet d’imprimer trois types de documents.
L’export des données dans le tableur Microsoft Excel est également disponible : les données exportées seront
celles affichées à l’écran, il convient donc de filtrer correctement les données pour obtenir un tableau Excel pertinent
:
• via la Liste hiérarchique :choix d’un locataire en particulier ou de tous les locataires)
• grâce à l’outil Loupe (choix de la période à faire apparaitre dans la Fenêtre de visualisation)
Courrier de Rappel pour
loyer impayé
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Tableau récapitulatif du
compte locatif
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Courrier récapitulatif du Compte locatif
75
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1 - Gestion des APL
C / PARA MÈTR ES AVAN CÉS
Les appels de loyer des locataires bénéficiaires des AP L opérent automatiquement la soustraction :
[ Loyer (+ éventuellement provisions sur charges) ] - AP L = Somme dûe par le locataire.
Le montant de l’AP L auquel a droit le locataire est à indiquer dans sa Fiche signalétique (Module Base /
Locataire, onglet Bail)
L’appel de loyer affiche le montant de l’AP L et opère automatiquement la soustraction.
● Intégration du montant des AP L dans les appels de loyer
76
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S’agissant d’un locataire bénéficiaire des AP L, l’encaissement intégral du loyer s’effectue en 2 étapes :
• encaisser l’appel de loyer (se rendre dans le Module Loyers / Appel, sélectionner le locataire concerné et
cliquer sur le bouton encaisser)
• encaisser le versement de la CAF (se rendre dans le Module Loyers / Appel, sélectionner le locataire
concerné, cliquer sur les boutons CAF-AP L puis Encaisser AP L)
● Encaissement d’un loyer pour un locataire bénéficiaire des AP L
En procédant à l’encaissement du loyer depuis le Module Loyers / Appel, le lettrage des écritures d’appel et d’encaissement
est automatique. Rappel : une autre méthode d’encaissement peut être utilisée, via le Module Loyers / Encaissement,
et dans ce cas, le lettrage doit s’opérer manuellement.
En procédant à l’encaissement des AP L via le Module Loyers / Appel, le lettrage des écritures Appel de Loyer / Encaissement
de Loyer se complète automatiquement de la ligne d’Encaissement des AP L.
77
1ère étape
La somme encaissée de la
part du locataire correspond
au montant appelé moins le
montant des AP L.
2nd étape
L’encaissement du versement
de la CAF s’effectue depuis
le Module Loyers / Appel et
cliquant successivement sur les
bouton ‘CAF-AP L’ et ‘Encaisser
AP L’.
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La consultation des encaissements peut s’effectuer via la Module Loyers / Encaissement mais une vision plus
complète des manipulations d’appel et d’encaissement, de leur lettrage est disponible via le Module Loyers /
Historique.
● Consultation des encaissements
● Fonction de compensation
Lorsque le montant de l’AP L versé par la CAF est différent de celui attendu (c’est à dire différent de celui indqué
dans la Fiche signalétique du locataire), deux solutions peuvent être envisagées :
• modifier la Fiche signalétique du locataire : avant de générer l’appel de loyer, se rendre dans le Module
Base / Locataire, ouvrir la Fiche du locataire concerné et modifier ponctuellement le montant de l’AP L afin
qu’il coïncide avec celui réellement versé. Générer l’appel de loyer et procéder aux encaissements normalement.
Ne pas oublier de rétablir le montant des AP L perçus par le locataire en prévision du prochain
appel de loyer.
• saisir la différence en utilisant la fonction de compensation : après avoir généré l’appel de loyer se rendre
dans le Module Loyers / Historique et afficher le sous-onglet CAF-AP L. Important : l’encaissement du loyer
doit être effectué avant d’utiliser la fonction de compensation.
Le montant indiqué dans la Fenêtre de visualisation (Module Loyers / Historique, sous onglet CAF-AP L) correspond au
montant indiqué dans la Fiche signalétique du locataire. Si le versement réellement encaissé diffère, recourir au bouton
Compenser.
78
La Fenêtre de visualisation du Module Loyers / Historique dispose d’un sous-onglet
dédié à l’historique de la CAF.
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L’écriture ‘CAF Compensation’ (qui peut être annulée via le bouton Supprimer la compensation) s’affiche. Elle indique :
• dans la colonne Montant la somme encaissée
• dans la colonne Cumul la somme qui reste à encaisser
La compensation règle le solde de la CAF et permet de considérer le loyer comme règlé, que le locataire ait ou non acquitté
la compensation. Dans l’exemple ci-dessus :
• l’Appel de loyer s’élève à 600 € dont 320 € habituellement versés par la CAF
• le versement effectif de la CAF n’étant que de 200 €, le propriétaire à compensé la différence (120 €)
• au final le loyer est considéré comme réglé (lettrage) et le locataire est débiteur du montant de la compensation (120 €)
79
Saisir la date de compensation et le
montant réellement encaissé.
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2 - Calculs de révision
Indice initial, fixé
automatiquement
par le logiciel en
fonction de la
date d’entrée du
locataire
Indice à
renseigner
dans la
table
Entrée du
locataire
1ère
révision
du loyer
01 / 09 / 2005 01 / 09 / 2006
Année 2005 Année 2006
Trimestre 1 Trimestre 1
Année 2005 Année 2006
loyer révisé
=
(loyer initial x indice 1er trimestre 2006)
indice 1er trimestre 2005
Détail des opérations
opération automatique
opération manuelle
● Données requises
80
La révision des loyers est “semi-automatique”. En effet, pour que l’appel de loyer soit révisé à la date prévue, il
vous faut renseigner deux séries d’informations :
• dans la Fiche signalétique du locataire (Module Base / Locataire), il convient de :
• fixer les modalités de la révision (à partir de quel indice ou pourcentage s’effectuera le calcul de
révision)
• fixer la périodicité des révisions
• dans les tables d’indices (Module Base / Annexe), une mise à jour doit être effectuée régulièrement
grâce aux indices trimestriels publiés par l’Insee
Si ces informations sont correctement saisies dans le logiciel, le calcul de la révision s’effectue automatiquement
lors de la génération des appels de loyers, qui affiche alors le symbole dans la colonne R. En cas de problème
dans le calcul de la révision, la colonne R affiche et un avertissement vous invite à vérifier les indices contenus
dans les tables du Module Base / Annexe.
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Aucune disposition (autre que la mise à jour de l’indice approprié) n’est à prendre lorsque survient la date de la
révision : il suffit de générer l’Appel de loyer pour qu’il soit révisé (Module Loyers / Appel, bouton Nouvel Appel).
● Générer un appel de loyer avec révision
● Anticiper une révision et imprimer une lettre de révision personnalisable
Dès que l’indice approprié est saisi dans la table, il est possible de connaître pour un locataire donné le montant
de l’augmentation de son loyer. Cette fonction est facultative (elle n’affecte en aucun cas la gestion locative) mais
très utile :
• pour s’informer par avance du montant de la révision
• pour éditer une lettre de révision personnalisable (avec Word)
Sélectionner le locataire approprié et cliquer sur le bouton Calculer : le montant du loyer tel qu’il sera une
fois révisé apparaît dans la colonne ‘Prochain loyer’. Si aucune ligne n’est visible :
• modifier la période affichée en cliquant sur l’icône Loupe
• ou vérifier la présence de l’indice approprié dans les tables IRL ou ICC
Le calcul par anticipation d’une révision de loyer s’affiche également dans la
Fiche signalétique du locataire.
81
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Le bouton Word permet d’imprimer des courriers de révision personnalisés. Sélectionner la ligne de calcul de la révision
de loyer et cliquer sur le bouton Word situé à la base de la Fenêtre de visualisation. Le logiciel Microsoft Word s’ouvre et
vous permet de modifier graphiquement votre correspondance, les champs de données étant déjà renseignés.
Note : l’édition de lettres de révision avec Word (via le Module Loyers / Révision) implique qu’un calcul par anticipation ait
été généré (bouton Calculer)
● Impression des tableaux et courriers liés à la révision du loyer
Trois types de documents peuvent être édités via le bouton Imprimer du Module Loyers / Révision :
• le tableau des loyers dont la révision est programmée (pour déterminer le délai «d’alerte» et donc le
contenu de ce tableau il convient de faire varier la période affichée dans la Fenêtre de visualisation
grâce à l’outil Loupe)
• le courrier que le propriétaire adresse à son locataire l’avertissant de la prochaine révision du loyer
• le courrier que le locataire doit adresser à sa banque pour modifier la montant du prélèvement automatique
du loyer
Tableau des révisions programmées
dans les deux
prochains mois
Courrier que le locataire
adresse à sa banque par
anticipation et en vue de
l’augmentation du prélèvement
automatique.
82
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3 - Départ et arrivée de locataires
Lors du démarrage du logiciel, l’arrivée d’un locataire consiste simplement
• à sélectionner le lot vide
• puis à compléter sa fiche signalétique dans le Module Base / Locataires.
Lorqu’il s’agit d’un changement de locataire deux étapes précèdent nécessairement l’arrivée du nouvel entrant :
• clôre le bail du locataire sortant
• solder le compte de l’ancien locataire (plusieurs cas de figure peuvent se présenter : remboursement
intégral, partiel ou aucun remboursement de Dépôt de garantie)
• compléter la fiche signalétique du nouveau locataire
83
● Clôre le bail du locataire sortant
Avant de faire entrer un nouveau locataire dans un lot, il convient de s’assurer que son prédécesseur soit déclaré
comme sorti. Dans le module Base / Locataire, son nom doit apparaître en rouge.
Se rendre dans le Module Base / Locataire :
• sélectionner le propriétaire et le lot dans lequel se trouve le locataire
• double-cliquer sur son nom (pour ouvrir sa Fiche signalétique)
• cliquer sur l’onglet Bail
• cliquer sur le bouton Modifier
• saisir la date de sortie
• cliquer sucessivement sur les boutons Valider et Fermer pour enregistrer.
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Le locataire sorti apparaît en rouge.
Pour faciliter la lecture des informations dans la Liste hiérarchique, une série de filtres sont mis à votre disposition
dans le Module Outils / Paramétrage. Ils vous permettront par exemple de masquer les locataires sortis.
● Masquer les locataires sortis
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4 - Loyers au prorata temporis
● Premier loyer mensuel au prorata temporis
Les loyers sont calculés automatiquement au prorata temporis :
• lorsque le locataire arrive en cours de mois (la case ‘Recadrage automatique’ dans la Fiche signalétique du
locataire active la fonction de proratisation du loyer ; elle se coche automatiquement si la date d’entrée du
locataire se situe en cours de mois)
• lorsque le locataire part en cours de mois (inutile de cocher la case, le calcul est proratisé d’office)
Exemple : premier loyer (mensuel) calculé au prorata temporis
Case à cocher : pour que le prorata
soit pris en compte la case Recadrage
automatique doit être cochée.
Mode : le bail peut être à terme à
échoir ou à terme échu.
Début de bail :
le bail débute en
cours de mois.
Règlement : périodicité
des appels de loyer.
Appel mars Appel avril
occupation 15 au 31 occupation avril
Mars Avril
Pour obtenir l’indemnité d’occupation du 15 au 31 mars :
• s’il s’agit d’un loyer à terme à échoir, générer l’appel du mois de mars. La somme appelée correspondra
à la période occupée, soit du 15 au 31 mars (note : si aucun appel n’est créé pour le mois de mars, la
somme dûe pour l’occupation du 15 au 31 mars est automatiquement reportée proratisée sur l’appel du
mois d’avril)
• s’il s’agit d’un loyer à terme échu, deux méthodes peuvent être employées indifféremment (la somme
appelée correspondra dans les deux cas à la période allant du 15 au 31 mars) :
- générer l’appel du mois d’avril
- générer l’appel du mois de mars en prenant soin de décocher les cases ‘Calculer termes à échoir’ et
‘Calculer termes échus’ dans la Fenêtre ‘Génération des loyers’.
85
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Exemple : premier loyer (trimestriel) calculé au prorata temporis
Appel mars Appel juin
occupation 01/02 au 31/03 occupation avril, mai et juin
Janvier Février Mars Avril Mai Juin
Pour obtenir l’indemnité d’occupation de mois de février et mars :
• s’il s’agit d’un loyer à terme à échoir, générer l’appel du mois de mars. La somme appelée correspondra à
la période occupée, soit pour les mois de février et de mars (note : si aucun appel n’est créé pour les mois
précédents, la somme dûe pour l’occupation des mois de février et de mars est automatiquement reportée
proratisée sur l’appel du mois de juin)
• s’il s’agit d’un loyer à terme échu, deux méthodes peuvent être employées indifféremment (la somme appelée
correspondra dans les deux cas à la période février et mars) :
- générer l’appel du mois de juin
- générer l’appel du mois de mars en prenant soin de décocher les cases ‘Calculer termes à échoir’ et
‘Calculer termes échus’ dans la Fenêtre ‘Génération des loyers’.
● Dernier loyer mensuel au prorata temporis
Exemple : dernier loyer (mensuel) calculé au prorata temporis
Appel mars
occupation mars occupation du 01 au 15
Mars Avril
Pour obtenir l’indemnité d’occupation du 01 au 15 avril :
• s’il s’agit d’un loyer à terme à échoir, générer l’appel du mois d’avril. La somme appelée correspondra à
la période occupée, soit du 01 au 15 avril
• s’il s’agit d’un loyer à terme échu, générer l’appel du mois d’avril en prenant soin de décocher les cases
‘Calculer termes à échoir’ et ‘Calculer termes échus’ dans la Fenêtre ‘Génération des loyers’.
● Dernier loyer trimestriel au prorata temporis
Exemple : dernier loyer (trimestriel) calculé au prorata temporis
Appel mars
occupation janvier, février et mars occupation du 01/04 au 07/06
Janvier Février Mars Avril Mai Juin
Pour obtenir l’indemnité d’occupation du 1er avril au 07 juin :
• s’il s’agit d’un loyer à terme à échoir, générer l’appel du mois de juin. La somme appelée correspondra à la
période occupée, soit du 1er avril au 07 juin
• s’il s’agit d’un loyer à terme échu, générer l’appel du mois de juin en prenant soin de décocher les cases
‘Calculer termes à échoir’ et ‘Calculer termes échus’ dans la Fenêtre ‘Génération des loyers’.
86
● Premier loyer trimestriel au prorata temporis
Appel avril
Appel juin
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5 - Alertes et relances
Le Module Loyers / Alerte permet d’éditer des documents à l’attention des locataires qui sont en situation de
retard de paiement. Une alerte peut avoir pour objet :
• un impayé
• un contrat d’assurance
• des contrats d’entretien
• une fin de Bail
Pour pouvoir éditer les documents souhaités, il convient - dans la Fenêtre de visualisation - d’afficher le sousonglet
concerné et la période appropriée.
87
● Numéroter une relance et expédier avec Accusé de réception
Il peut être utile d’attribuer un numéro à chaque courrier de relance et de spécifier - pour mémoire - le mode d’envoi
‘Avec accusé de réception’. Ces indications sont à spécifier dans la Fiche signalétique du locataire (Module
Base / Locataire).
Ouvrir la fiche du locataire et afficher l’onglet Facturation. Cliquer sur le bouton Modifier pour rendre
les champs de saisie accessibles et :
• dans le champ ‘Relance’ : attribuer un n° de relance
• dans la liste déroulante associée : sélectionner le type d’envoi retenu (AR ou non)
Se rendre dans le Module Loyers /
Alerte,sélectionner le locataire concerné
et - en déroulant la liste associée
à l’icône loupe - cliquer sur ‘Avec accusé
de réception’ si cela correspond
au choix retenu précédemment.
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Dérouler la liste associée au
bouton Imprimer et sélectionner
le format de relance souhaité. Le
numéro de relance s’affiche sous
l’intitulé du courrier.
Sélectionner l’écriture qui apparaît dans la Fenêtre de visualisation et qui doit faire l’objet d’une relance.
● Imprimer un courrier de relance
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6 - Documents locatifs
Le Module Loyers / Document permet de constituer un historique de la correspondance propriétaire / locataires.
Pour s’afficher dans votre logiciel, les documents mémorisés doivent avoir un format numérique compatbile, c’est
à dire portant une des extensions suivantes :
• .pdf (lu par Adobe Acrobat Reader)
• .doc (lu par Microsoft Word)
• .html (lu par votre navigateur internet, par exemple Microsoft Internet Explorer)
• images dont le format est reconnu par votre navigateur internet (.gif, .jpg, .png)
Pour créer un enregistrement, sélectionner le locataire concerné et cliquer sur le bouton Créer.
Dans la fenêtre ‘Gestion de l’historique
des documents’, saisir les informations
relatives au document (date, provenance)
et indiquer son chemin d’accès en
cliquant sur le bouton Parcourir (note : si
vous déplacer l’archive, songez à mettre
à jour le chemin d’accès en cliquant sur
le bouton Parcourir).
La liste des documents archivés peut être imprimée (cliquer sur le bouton Imprimer) et chaque pièce peut être
affichée :
• sélectionner dans la liste le Document à visualiser
• cliquer sur le bouton Document
Note : si l’extension du document n’est pas reconnue automatiquement, une fenêtre de téléchargement
vous est proposée, vous permettant d’ouvrir le document avec le logiciel de votre choix.
89
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Chapitre III - GESTION DES CHARGES
90
A / SA ISIE ET RÈ GLEMENT D’UN E CHAR GE 91
1 - Saisie d’une charge 91
2 - Règlement d’une charge 92
B / RÉPART ITION D’UN E CHAR GE D’IMMEUB LE SELON UN E GRILLE 93
1 - Paramétrer une grille de répartition 93
● 1ère étape : création de la grille de répartion 93
● 2nd étape : affectation des quotes-parts 94
2 - Répartir une charge 95
3 - Régularisation des charges 96
● Calculer la régularisation des charges 96
● Régulariser les charges 99
C / RÉPART ITION D’UN E CHAR GE D’IMMEUB LE SELON UN COMPT EUR 100
1 - Gestion des compteurs : première approche 100
● Gestion des compteurs : ce que permet le logiciel 100
● La répartition par compteur 100
● Paramétrages et informations à renseigner 100
2 - Paramétrer les compteurs 101
● 1ère étape : création des compteurs physiques 101
● 2nd étape : saisie des relevés initiaux des compteurs 102
3 - Mise à jour des relevés de compteurs 104
4 - Répartition d’une charge en fonction des relevés de compteurs 105
D / SU IVI DES CHAR GES ET GEST ION DES DO CUMENTS DES FOURN ISS EURS 106
1 - Suivi des charges 106
2 - Documents des fournisseurs 106
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La création d’une facture suppose qu’au moins une fiche fournisseur ait été remplie (se rendre dans le Module Base
/ Fournisseurs). Pour créer une facture se rendre dans le Module Charges./ Factures.
1 - Saisie d’une charge
A / SA ISIE ET RÈ GLEMENT D’UN E CHAR GE
91
La nouvelle facture a été créée. Cliquer
successivement sur les boutons Valider
et Fermer pour enregistrer les saisies.
Sélectionner le Fournisseur émetteur de la facture et cliquer sur le bouton ‘Nelle Facture’ et, à l’affichage de la fenêtre
Factures et Charges, cliquer sur le bouton ‘Ajouter ligne’. Saisir les informations relatives à la facture (montant, taux de tva,
immeuble ou lot concerné) et cliquer sur le bouton Valider.
Notes :
• pour pouvoir être répartie, la nature de la charge doit impérativement porter un code de regroupment 210 (se
reporter à la Table des Codes charges du Module Base / Annexe ; il est conseillé d’imprimer ce tableau si vous
gérez les charges avec le logiciel)
• le champ lot doit être renseigné si au préalable aucune répartition de charges n’a été effectuée pour l’immeuble
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2 - Règlement d’une charge
92
La facture apparaît dans la fenêtre de visualisation.
La nouvelle facture apparaît désormais lettrée dans la Fenêtre de visualisation.
La facture doit être acquittée par le
propriétaire. Dans le Module Charges
/ Facture, sélectionner l’écriture et
cliquer sur le bouton ‘Régler’, vérifier
la somme et la date automatiquement
renseignées et cliquer sur Valider pour
enregistrer.
Les factures peuvent être réglées par le propriétaire via deux Modules (le principe de règlement des factures est
identique à celui d’encaissement des loyers) : le Module Charges / Facture permet - si les sommes facturées et
réglées sont identiques - d’obtenir un lettrage immédiat des deux écritures. Si le règlement s’effectue en plusieurs
fois, il convient alors de recourir au Module Charges / Règlement et de créer autant d’écriture de règlement que
nécessaires.
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B / RÉPART ITION D’UN E CHAR GE D’IMMEUB LE SELON UN E GRILLE
Une grille de répartition permet de répartir une charge pour un immeuble en fonction des tantièmes (ou millièmes),
autrement dit, de la ventiler selon des quotes-parts prédéfinies.
1 - Paramétrer une grille de répartition
Exemple
Considérons un immeuble dans
lequel un propriétaire loue 4 lots,
avec des charges générales ainsi
réparties sur une base de 50 :
- Rdc droite : 10
- Rdc gauche : 10
- 1er etg droite : 15
- 1er etg gauche : 15
Pour que la répartition des charges puisse être calculée dans le logiciel, il convient au préalable de la paramétrer.
Deux étapes sont nécessaires :
• créer une grille de répartition (dénomination et base à partir de laquelle s’effectuera le calcul)
• affecter à chaque lot les quotes-parts appropriées
● 1ère étape : création de la Grille de répartition
Pour créer une grille de répartition, se rendre dans le Module Base / Immeuble.
Sélectionner l’immeuble concerné et
en afficher le détail en cliquant sur le
bouton Ouvrir.
93
Cliquer sur le bouton Modifier pour
rendre les champs de saisie accessibles.
Saisir le libellé de la Grille (exemple
GENERA L) et sa base ( = somme
des quotes-parts, 50 dans notre
exemple).
Note :
• un maximum de 5 grilles peut être
créé, soit 5 façons de répartir
• plusieurs charges peuvent utiliser
la même grille
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● 2nd étape : affectation des quotes-parts
Dans la Liste de sélection, cliquer
sur l’immeuble concerné : les lots
associés apparaissent dans la Fenêtre
de visualisation. Cliquer sur le
bouton Tantièmes
Pour affecter à chaque lot les quotes-parts appropriées, se rendre dans le Module Base / Lot.
La Liste des tantièmes s’affiche
dans la Fenêtre de visusalisation.
Cliquer sur le premier lot (Rdc droite
dans notre exemple). Par défaut :
• toutes les grilles associées à
l’immeuble apparaissent, accompagnées
du montant de la base
• aucune charge n’est affectée au lot
94
Afficher l’onglet Informations complémentaires
afin de saisir un libellé
de grille plus complet.
Cliquer sur le bouton Valider pour
enregistrer les saisies.
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Cliquer sur le bouton Modifier pour
rendre accessibles les champs et
saisir la quote-part du lot (10 dans
notre exemple). Cliquer sur le bouton
Valider pour enregistrer la saisie.
2 - Répartir une charge
IMPORTANT !
La charge à répartir doit bien évidemment être récupérable par le propriétaire, autrement dit, porter
le code de regroupement 210. Pour s’en assurer :
• (d’un point de vue légal) consulter le Document informatif fourni dans le Module Documents
• consulter la colonne Grpe de la table Code / Charges (Module Base / Annexe)
ë
95
En validant la première saisie, le
lot suivant est automatiquement
sélectionné. Cliquer à nouveau sur
le bouton Modifier pour affecter la
quote-part appropriée. Recommencer
les saisies pour chaque lot (=
jusqu’à ce que le champ ECART
indique 0).
Cliquer sur le bouton Répartir et :
• sélectionner l’immeuble concerné
par la facture (note : si vous ciblez
un lot en particulier, la charge
entière lui sera affectée)
• sélectionner la grille de répartition
définie dans le module Base / Lot
via le bouton Tantièmes (si aucune
grille ne correspond à la facture
il est possible de créer une grille
«volatile», à usage unique)
• Valider
Une fois la facture acquittée par le propriétaire, se rendre dans le Module Charges / Répartition et sélectionner
la facture à répartir.
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La répartition complète d’une charge s’affiche accompagnée d’une pastille verte.
IMPORTANT !
Le logiciel tient compte des dates d’arrivée et de départ des locataires puisque le calcul de la répartition
s’effectue en fonction des périodes d’occupation des lots. Il suffit donc d’indiquer la période
souhaitée, le logiciel proratise la charge.
ë
96
A l’issue du calcul de répartition, le détail de la ventilation s’affiche.
● Calculer la régularisation des charges
Une fois la charge répartie, se rendre dans le Module Loyers / Régularisation et sélectionner l’immeuble concerné
par la répartition : les provisions sur charges qui ont été versées apparaissent dans la Fenêtre de visualisation. Il
convient de rapprocher cette somme des factures réglées par le propriétaire.
Sélectionner dans la liste hiérarchique (onglet
Immeubles) l’immeuble concerné par la régularisation.
3 - Régularisation des charges
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La Fenêtre de visualisation affiche :
• pour le sous-onglet cumul, les totaux de charges et de provisions, ainsi que le montant à appeler ou à déduire
• pour le sous-onglet ‘Détail’ les écritures de charges et de provisions justifiant les totaux.
Dans le Module Loyers / Régularisation,
sélectionner le propriétaire, l’immeuble
ou le locataire concerné et cliquer sur
le bouton Calculer. Saisir la période sur
laquelle doit porter le calcul.
Les charges provisionnées par les locataires de l’immeuble s’affichent dans la Fenêtre de visualisation ; si rien
n’apparait il convient d’actualiser les informations en cliquant sur le bouton Calculer (cela ne génère aucune écriture
et peut être répété autant de fois que nécessaire).
97
© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société
Un fois calculée, la régularisation peut
faire l’objet de plusieurs éditions (utiles
notamment lorsque le locataire en fait la
demande) :
• un document global s’obtient en cochant
‘Régularisation des charges’
• le détail des factures s’obtient en cochant
‘Détail des charges’...
Appel de régularisation
des charges
98
© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société
Une fois le calcul de la régularisation effectué, il convient de procéder à la régularisation effective des
charges.
● Régulariser les charges
Le montant devra finalement être acquitté par le locataire, soit en même temps que le règlement de son
loyer soit par le biais d’un encaissement indépendant.
Pour intégrer la ou les régularisations
dans un appel de loyer, cocher
le premier bouton radio et saisir la
date appropriée.
Pour directement créer l’écriture
comptable, cocher le second bouton
radio et saisir la date appropriée.
Cliquer sur Valider pour enregistrer.
Lorsqu’une régularisation est intégrée au loyer, une ligne de détail s’y ajoute automatiquement
L’appel de loyer informe le locataire de la régularisation
Journal des régularisations
99
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C / RÉPART ITION D’UN E CHAR GE D’IMMEUB LE SELON UN COMPT EUR
● Gestion des compteurs : ce que permet le logiciel
A partir d’une facture globale (concernant la consommation de l’immeuble), votre logiciel :
• calcule pour chaque locataire des factures particulières et proportionnelles à leur consommation
• permet l’édition de grilles vierges pour procéder aux relevés de compteurs
• permet l’édition de borderaux à faire remplir par les locataires
● Paramétrages et informations à renseigner
En supposant que le patrimoine, les locataires et les fournisseurs sont déjà créés dans le logiciel, il est nécessaire de :
• déclarer les compteurs physiques lot par lot (opération à réaliser une seule fois)
• déclarer les relevés initiaux, compteur par compteur
• mettre à jour les relevés de compteurs
• créer une facture
● La répartition par compteur
La fonction de répartition des charges par rapport aux relevés de compteurs concerne les propriétaires qui doivent ventiler
le montant d’une facture d’eau, d’électricité, de gaz ou de fuel entre les locataires d’un même immeuble.
LOT 1 : Locataire avec
compteur particulier
LOT 2 : Locataire avec
compteur particulier
LOT 3 : Locataire avec
compteur particulier
LOT 4 : Locataire avec
compteur particulier
LOT 5 : Locataire avec
compteur particulier
Fournisseur
(par exemple :
Cie des Eaux)
Facture
500 €
Propriétaire
d’un immeuble
?
Comment ventiler une facture d’immeuble
en fonction de la consommation des lots ?
?
?
?
?
1 - Gestion des compteurs : première approche
100
© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société
2 - Paramétrer les compteurs
Le paramétrage des compteurs s’opère en deux étapes :
• déclaration des compteurs physiques dans le logiciel (compteur présent physiquement dans le lot, créé une
seule fois pour tous les locataires qui s’y succèderont)
• saisie des relevés initiaux des compteurs (niveau de consommation affiché sur le compteur à l’arrivée du
locataire)
● 1ère étape : création des compteurs physiques
Les compteurs physiques se créent dans le Module Base / Lot.
3 - Dans la fenêtre Gestion des compteurs, vérifier les
informations du cadre supérieur (renseignées automatiquement)
et indiquer dans la partie inférieure :
• la dénomination du compteur
• un commentaire (facultatif)
• le type de compteur
Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer les informations.
Répéter les opérations 2 à 3 pour chacun des lots où il
s’agit de créer un compteur physique.
101
1 - Dans la Liste de sélection, cliquer sur l’immeuble pour lequel les compteurs doivent
être créés. Dans la Fenêtre de visualisation, cliquer sur le bouton Compteurs.
2 - Dans la Liste de sélection, cliquer sur le lot pour lequel un
compteur doit être créé.
Dans la Fenêtre de visualisation, cliquer sur le bouton Créer.
4 - Une fois les compteurs créés, cliquer sur le bouton Retour.
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● 2nd étape : saisie des relevés initiaux des compteurs
Les relevés de compteurs se créent dans le Module Charges / Relevés.
1 - Dans la Liste de sélection, cliquer sur l’immeuble concerné (note : il
est possible de créer un relevé de compteur pour un lot particulier en le
sélectionnant à la place de l’immeuble).
3 - Le relevé (vierge, ne mentionnant aucune consommation) apparaît dans la Fenêtre de visualisation.
Sélectionner le relevé et cliquer sur le bouton Ouvrir pour accéder au Détail.
4 - Sélectionner la première ligne (en l’ocurrence celle du lot 1) et cliquer sur le bouton Ouvrir. La
fenêtre Gestion des relevés (concernant le lot 1 en particulier) s’ouvre.
102
2 - Cliquer sur le bouton Nouveau
relevé. La fenêtre Gestion des
relevés s’ouvre : fixer le Type de
relevé (Eau, Electricité, ...), sa
date et sa Nature (Réel, Estimé
ou Relevé par le locataire).
Cliquer sur le bouton Valider pour
enregistrer.
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6 - Le détail du relevé indique désormais les index relevés pour chaque lot. Cliquer sur le bouton
Retour pour afficher le relevé de l’immeuble.
7 - Le relevé indique pour l’immeuble le total de la consommation (somme des index).
103
5 - Cliquer sur le bouton Modifier
pour rendre les champs de saisie
accessibles.
Saisir le relevé et ajouter éventuellement
un commentaire.
Cliquer sur le bouton Valider pour
enregistrer.
Recommencer les opérations 4 et
5 pour chaque lot.
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3 - Mise à jour des relevés de compteurs
IMPORTANT !
Pour pouvoir imputer une charge à des compteurs, il faut avoir
saisi au moins 2 relevés par compteur :
• un index “initial” (relevé correspondant au début de
la période couverte par la facture)
• un index “actuel” (relevé correspondant à la fin de la
période couverte par la facture)
En effet, le calcul de la consommation résulte de la soustraction
loyers “actuel” - “initial”.
ë
La mise à jour des relevés de compteurs s’effectue dans le Module Charges / Relevés.
3 - Un nouveau relevé apparaît dans la Fenêtre
de visualisation : le sélectionner et cliquer
sur Ouvrir pour accéder au détail.
Sélectionner un à un les relevés de chaque
lot et saisir les nouveaux index.
4 - Le tableau de Détail récapitule par lot les informations relatives :
• au relevé “initial”
• au relevé présent / mis à jour
• à la consommation
Cliquer sur le bouton Retour pour clôre la fenêtre de Détail.
104
1 - Dans la Liste de sélection, cliquer sur l’immeuble concerné puis sur le
bouton Nouveau relevé.
2 - La fenêtre Gestion des relevés s’ouvre.
Fixer :
• le Type de relevé (Eau en l’occurrence)
• sa date (par exemple celle correspondant à
la fin de la période couverte par la facture)
• sa Nature (Réel, Estimé ou Relevé par le
locataire).
Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer.
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4 - Répartition d’une charge en fonction des relevés de compteurs
La répartition d’une charge s’effectue dans le Module Charges / Répartition.
Dans la Liste de sélection, cliquer sur le propriétaire puis le fournisseur concernés. Dans la Fenêtre
de visualiation s’affiche la charge à répartir.
La fenêtre Répartition des charges s’ouvre :
• sélectionner l’immeuble
• laisser vide le champ Lot
• sélectionner Compteurs dans le champ
Type
• choisir la nature du compteur (EAU dans
notre exemple)
• choisir pour la période de répartition la
date du relevé ‘initial’ et la date du relevé
‘présent’ (informations pré-renseignées
dans les menus déroulants)
Cliquer sur les boutons Valider puis Fermer.
Le calcul répartit la facture de 500 euros, proportionnellement aux consommations respectives
relevées pour chaque lot. Cliquer sur le bouton Retour pour clôre la fenêtre de Détail.
La facture répartie est signalée par une pastille verte.
105
© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société
L’historique présente le suivi du fournisseur : dans un même tableau se retrouvent les factures appelées et les
règlements.
La colonne Montant affiche (en règle générale) les montants positifs s’il s’agit d’une facture et négatifs s’il s’agit
d’un règlement. La colonne Cumul actualise la balance des appels de facture et des règlements :
• si l’écriture la plus récente ne dispose d’aucun chiffre dans la colonne Cumul, les charges sont intégralement
réglées
• si elle présente un solde négatif, le montant des règlements dépasse celui des factures
• si elle présente un solde positif, toutes les charges ne sont pas encore règlées
Le Module Charges / Historique permet également de lettrer et de dé-lettrer les factures à leur(s) règlement(s).
1 - Suivi des charges
D / SU IVI DES CHAR GES ET GEST ION DES DO CUMENTS DES FOURN ISS EURS
106
2 - Documents des fournisseurs
Le Module Charges / Document permet de constituer un historique de la correspondance entre le propriétaire et
ses Fournisseurs, pourvu que les documents échangés soient enregistrés sur votre ordinateur.
Dans la Liste de sélection, cliquer sur
le fournisseur concerné et presser le
bouton Créer. La fenêtre Gestion de
l’historique des documents s’ouvre.
L’historique de votre correspondance apparaît dans la Fenêtre de visualisation ; une icône indique le sens du
message (sortant / entrant) et le bouton Document permet son affichage si son format numérique est au format
.doc (Microsoft Word), .xls (Microsoft Excel), .pdf (Adobe), .jpg / .gif (images).
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Chapitre IV - comptabilité, Trésorerie, tva et d.r.f.
107
A / Gestion de la comptabili té 108
1 - Présentation du Module de comptabilité 108
2 - Création d’une écriture comptable 109
3 - Clôture de l’exercice comptable 110
B / Gestion de la trésorerie 111
1 - Suivi de remises de chèques et d’espèces 111
2 - Prêts et tableaux d’amortissements 112
C / Décl aration de tVA 113
1 - Calculs réalisés par le logiciel 113
● Régime réel 113
● Régime réel simplifié 113
2 - Paramétrages de la TVA 114
● Choix du régime de TVA 114
● TVA déductible 114
● TVA collectée 114
3 - Déclaration de TVA 115
● Déclaration de TVA pour une gestion soumise au régime réel 115
● Déclaration de TVA pour une gestion soumise au régime réel simplifié 115
4 - Edition des documents justificatifs 116
D / Décl aration des reve nus foncie rs 117
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A / Gestion de la Comptabili té
Le logiciel dispose de six Modules dédiées à la comptabilité qui permettent de gérer un plan comptable basique.
Le Module Comptabilité / Comptabilité permet de créer / modifier / supprimer une écriture et
dispose d’un moteur de recherche (critères : n° d’écriture ou n° de pièce).
Au démarrage, le Module Comptabilité / Comptabilité est vide ; il se complètera au fur et à
mesure de votre gestion locative.
Le Module Comptabilité / Journal permet d’afficher les écritures
par propriétaire et par ordre chronologique. Des filtres permettent
d’organiser l’affichage (par mois, par période, par type de journal et
par séquence d’écriture)
Au démarrage, le Module Comptabilité / Journal est vide : il se complètera
au fur et à mesure que les journaux s’étofferons d’ écritures.
Note : 5 journaux sont créés initialement ; la liste peut être complétée
via le Module Base / Annexe
108
Le Module Comptabilité / Grand Livre permet
• d’afficher les écritures par propriétaire et par compte (en développant l’arborescence
du propriétaire). L’outil filtre permet d’afficher les comptes par séquence (par exemple
du 165... au 411...) et par période (ce qui permet ensuite de n’imprimer que la partie
souhaitée du Grand Livre)
• de lettrer les écritures (fonction identique à celle décrite pour les Modules Loyers /
Historique et Charges / Historique hormis le fait qu’il faille au préalable sélectionner
le journal)
Au démarrage, le Module Comptabilité / Grand Livre contient les données relatives aux locataires,
fournisseurs et banque(s) du propriétaire.
Le Module Comptabilité / Balance permet :
• d’afficher les totaux et le solde des comptes par propriétaire et par compte. L’outil filtre
permet d’afficher les comptes par séquence, par période et par types de balances (Clients,
Fournisseurs, Charges ou Revenus)
• comme pour le Module Comptabilité / Grand Livre, de lettrer les écritures
Au démarrage, le Module Comptabilité / Balance contient les données relatives aux locataires,
fournisseurs et banque(s) du propriétaire.
Le Module Comptabilité / Gestion Exercices :
• de clôturer (ou dé-clôturer) l’exercice annuel
• de supprimer l’exercice annuel
• d’afficher la balance initiale ou finale et de consulter les écritures déséquilibrées
Au démarrage, le Module Comptabilité / Gestion Exercices ne contient aucune donnée (un
exercice s’ouvre par exemple dès la génération du premier appel).
Le Module Comptabilité / Comptabilité permet de créer et de modifier les écritures comptables.
Une fonction de recherche est disponible dans la barre d’outils : saisir le numéro de l’écriture
pour l’afficher dans la Fenêtre de visualisation.
1 - Présentation du Module de comptabilité
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Une écriture comptable se compose d’au moins deux lignes (règle de la partie double). La somme au débit de
l’écriture doit être égale à la somme au crédit. Pour créer une écriture, se rendre dans le Module Comptabilité /
Comptabilité.
Cliquer sur le bouton Nouvelle écriture.
Dans la fenêtre intitulée ‘Saisie des écritures
comptables’ :
• renseigner les champs Journal, Date, le
nom de la pièce (N° de chèque, N° de facture...),
le type d’écriture et sa nature, et si
besoin indiquer les numéros d’immeuble
et de lot
• saisir le montant au crédit ou au débit
109
Une fois le montant inscrit,
cliquer sur Valider.
Sélectionner le N° de compte de la contrepartie
et saisir le montant au débit ou au
crédit (l’inverse de la première saisie).
Cliquer sur le bouton Fin Ecriture.
L’écriture comptable créée s’affiche dans
la Fenêtre de visualisation sous la forme
de deux lignes distinctes
2 - Création d’une écriture comptable
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Si nécessaire, les écritures comptables peuvent être modifiées : double-cliquer sur la première
ligne de l’écriture puis cliquer sur le bouton Modifier (note : si la somme indiquée par une des
deux lignes est modifiée, il convient de mettre à jour la ligne associée).
Il est possible de supprimer une écriture comptable : double-cliquer sur la première ligne et
cliquer sur le bouton Supprimer.
Dans le logiciel, les exercices comptables (calés sur l’année civile, du 1er janvier au 31 décembre) sont rigoureusement
indépendants. La fonction de clôture d’un exercice permet de :
• remettre à zéro les comptes de charges et de revenus (classes 6 et 7 du Plan comptable)
• reporter les A NOU VEAU des comptes de bilan (classes 1 à 5 du plan comptable)
Avant de clôturer un exercice :
• il est conseillé d’effectuer une sauvegarde manuelle des données (le logiciel crée une sauvegarde
automatique avant la clôture mais le nom du fichier ne se distingue pas des sauvegardes courantes,
‘jj-mm-aa-heure.zip’)
• il est fortement recommandé de corriger les déséquilibres affichés dans la colonne Ecart du Module
Comptabilité / Gestion Exercices (rappel : un filtre est associé au bouton Balance Clôture et permet
de n’afficher que les écritures en déséquilibre)
• il est impératif de s’assurer que les exercices antérieurs sont clôturés
Enfin, la période de clôture d’un exercice :
• peut s’effectuer pour l’année écoulée à n’importe quel moment de l’année en cours
• ne doit pas intervenir plus de douze mois après la fin effective de l’exercice (soit par exemple, le 31
décembre 2006 est le dernier jour restant pour clôturer l’exercice 2005)
Pour clôturer un exercice :
• se rendre dans le Module Comptabilité / Gestion Exercices
• sélectionner le propriétaire puis l’exercice concernés
• cliquer successivement sur les boutons Clôturer et Valider
L’exercice clôturé se signale par un cadenas rouge.
3 - Clôture de l’exercice comptable
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1 - Suivi de remises de chèques et d’espèces
B / Gestion de la Trésorerie
Le Module Trésorerie permet :
• d’organiser et de consulter les remises en banque
• d’organiser et de suivre des emprunts
Pour créer une remise de chèques ou d’espèces :
• cliquer sur le bouton Préparer
• saisir la période de remise
• choisir Espèces ou Chèque
• cliquer sur Valider
Sélectionner les lignes à remiser (en double-cliquant)
ou cliquer sur le Bouton ‘Toutes les lignes’ pour choisir
l’intégralité des lignes de la période. Cliquer sur Valider
pour enregistrer la remise.
Les règlements peuvent, selon leur nature, être saisis dans trois Modules différents :
• le Module Loyers / Appel permet de saisir l’encaissement d’un loyer
• le Module Charges / Règlement permet d’acquitter une facture
• le Module Comptabilité dans les autres cas
Le Module Trésorerie / Remise permet ensuite de regrouper sur une Banque un ensemble d’encaissements effectués
par chèques ou en espèces.
Notes :
• il est impossible de modifier une remise en banque (il convient de la supprimer et de la créer à nouveau)
• l’effacement d’une remise en banque (bouton Supprimer) n’affecte pas les règlements
111
Pour suivre le mouvement des règlements (encaissements de loyer, règlements de charges, ...), se rendre dans le
Module Trésorerie / Historique. L’affichage :
• s’organise par Banque (Liste de sélection)
• affiche en noir les encaissements (montant positif)
• affiche en rouge les décaissements (montant négatif)
Pour simplifier la consultation de l’historique des encaissements, il peut être utile de faire coïncider le journal affiché
dans le logiciel et les relevés de compte. C’est la fonction du bouton Rapprocher :
• cliquer sur le bouton Rapprocher
• saisir le code de rapprochement (par exemple n° de relevé bancaire, date du jour, etc.)
• double-cliquer successivement sur les lignes concernées
• cliquer sur les boutons Valider puis Fermer
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2 - Prêts et tableaux d’amortissements
Les emprunts accordés par les banques peuvent être suivis dans le logiciel via le Module Comptabilité / Prêts.
Pour créer un emprunt et générer le tableau d’amortissements
associé :
• sélectionner la banque concernée (Liste de sélection)
• cliquer sur le bouton Créer
• Saisir le numéro d’immeuble et le numéro de lot
• choisir le fournisseur (en l’occurrence la banque
ayant accordé le prêt) et le type de remboursement
• saisir la date de la première échéance, le montant
emprunté et les taux
• choisir le mode de règlement
• saisir le libellé de l’emprunt
• cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer les
saisies
Notes :
• la création d’un emprunt génère automatiquement un tableau d’amortissement ; seules les variables sans
rapport avec ce tableau (le mouvement du règlement, le libellé, et les natures des charges utilisées pour le
remboursement...) peuvent être modifiées. En cas d’erreur de saisie il convient de supprimer puis de créer à
nouveau le prêt.
• la suppression d’un emprunt supprime le tableau d’amortissement associé mais les écritures de remboursement
déjà enregistrées ne sont pas effacées
112
Pour visualiser les taux d’amortissement, sélectionner l’emprunt concerné et cliquer sur le bouton Voir échéances.
• d’enregistrer une échéance d’emprunt (sélectionner l’échéance puis cliquer sur le bouton Enregistrer)
ou plusieurs échéances successives (même procédure en précisant toutefois la période ou la
séquence puis d’indiquer 0 dans les numéros d’échéances)
A partir de la fenêtre intitulée ‘Liste des échéances’, il est possible :
• de modifier un Taux d’amortissement (sélectionner l’échéance à partir de laquelle s’appliquera la
révision et cliquer sur le bouton Réviser taux)
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1 - Calculs réalisés par le logiciel
C / Décl aration de TVA
● Régime réel
Le logiciel prépare les déclarations de TVA, quelque soit le régime utilisé :
• réel ou calcul consistant à soustraire au montant de TVA collectée le montant de TVA déductible
• réel simplifié ou calcul consistant à verser périodiquement des acomptes aux services fiscaux, auxquels viendront
se soustraire, en fin d’exercice, le montant ‘tva collectée - tva déductible’
113
TVA déductible TVA collectée
Fournisseur Propriétaire Locataire
Déclaration de TVA :
98 - 19,6 = 78,4 €
Service fiscaux
facture
règlement facture
FACTUR E
100 €
dont 19,6 € TVA
LOY ER
500 €
dont 98 € TVA
appel
règlement loyer
● Régime réel simplifié
(tva collectée - tva déductible) - acomptes
TVA déductible TVA collectée
Fournisseur Propriétaire Locataire
Service fiscaux
facture
règlement facture
appel
règlement loyer
acomptes périodiques
report du crédit
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2 - Paramétrages de la TVA
● Choix du régime de TVA
● TVA déductible
La TVA déductible se détermine lors de la création de la facture (Module Charges / Facture).
Choisir le taux approprié dans la liste déroulante ‘Taxe (%)’. Note : d’autres taux
peuvent être créés depuis le Module Base / Annexe, liste des Taux.
● TVA collectée
La TVA collectée se détermine
en modifiant un appel de
loyer (Module Loyers / Appel).
Choisir le taux approprié dans
la liste déroulante.
Le choix de soumettre à TVA la gestion locative
se détermine depuis la Fiche signalétique du
propriétaire (Module Base / Locataire, onglet TVA
/ CRL). Les paramétres disponibles sont :
• la périodicité, mensuelle ou trimestrielle
• le régime, réel ou réel simplifié
Note : les comptes comptables sont automatiquement
fixés par le logiciel. Ils peuvent être
modifiés au démarrage.
Notes
• Si le propriétaire n’est soumis à aucun régime de TVA, sélectionner ‘PAS TVA’
• Si les taux proposés dans la liste déroulante ne correspondent pas à la situation du propriétaire,
de nouvelles entrées peuvent être saisies depuis le Module Base / Annexe.
ë
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● Déclaration de TVA pour une gestion soumise au régime réel simplifié
Une étape supplémentaire et préalable est requise pour une déclaration en régime réel simplifié. Il s’agit en effet
de saisir périodiquement les acomptes à verser aux Services fiscaux, via le Module TVA / Paiement TVA.
115
1 - Cliquer sur le bouton Calculer : les montants de
TVA déductible et collectée sont automatiquement
renseignés et l’arrondi systématiquement opéré par le
logiciel. Cliquer sur le bouton Valider.
● Déclaration de TVA pour une gestion soumise au régime réel
La TVA se déclare dans le Module TVA / Déclaration TVA. S’agissant du régime réel, elle s’effectue en deux étapes.
3 - Déclaration de TVA
2 - La seconde fenêtre propose
le règlement, soit la création de
quatre écritures :
• TVA collectée
• TVA déductible
• arrondi
• règlement TVA
Cliquer sur le bouton Régler et saisir
le montant de l’acompte à verser.
Cliquer sur Valider.
La déclaration de TVA s’effectuera
ultérieurement via le Module TVA /
Déclaration TVA : le montant global
de l’accompte sera automatiquement
renseigné et générera une écriture
spécifique.
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4 - Edition des documents justificatifs
Le Module TVA / Justificatif TVA permet d’afficher le détail des montants de TVA collectée et déductible.
Afficher le sous-onglet approprié pour accéder aux détails des montants de TVA.
116
Tableau récapitulatif de la TVA collectée (classement chronologique)
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D / Décl aration des reve nus foncie rs
117
Le Module Fiscalité / Fiscalité Standard permet de remplir une Déclaration des revenus fonciers typique (basée sur le
modèle 2004). L’édition de ce document peut constituer une aide précieuse pour établir la véritable déclaration annuelle.
Se rendre dans le Module Fiscalité / Fiscalité standard :
• sélectionner le propriétaire concerné
• cliquer sur le bouton Préparer, le tableau de la Fenêtre de visualisation se complète (en fonction des données
disponibles pour l’exercice)
• cliquer sur le bouton Imprimer pour éditer la Déclaration fiscale au format PD F (nécessite l’application Adobe
Acrobat Reader) ou dérouler la liste associée au bouton Imprimer et sélectionner un autre document ou support
Liste des documents éditables via le
Module Fiscalité / Fiscalité standard.
Exemple de Déclaration des revenus fonciers (page1)
Remarque
Le Module Fiscalité / Module DR F est mis à jour chaque année
afin de pouvoir éditer la déclaration des revenus fonciers
agréée par la DGI. Il s’agit d’un Module supplémentaire.
Espace de travail du
Module DR F
(exemple 2006)
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Chapitre V - Manipulation des données
118
A / Sauveg arde des données 119
1 - Sauvegarde par défaut 119
2 - Modifier la destination de la sauvegarde 119
B / Re stauration des données de sauveg arde 120
C / suppression des données de démonstration 120
D / Compression des table s et mi se à jour de la structure 121
E / interfaçage avec un logiciel standard de comptabili té 121
© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 119
A / SAU VEGARD E des données
La sauvegarde des données :
• s’effectue automatiquement à la fermeture du logiciel. Cette sauvegarde ne se matérialise pas sous la forme
d’un fichier mais permet, lorsque l’on ouvre le logiciel, de retrouver ses données telles qu’on les avait laissées la
fois précédente.
• s’effectue manuellement en déroulant le menu Outils, en sélectionnant “Sauvegarder” et en cliquant sur Continuer.
Cette méthode crée un fichier de sauvegarde au format .zip dans le répertoire Sauvegarde du logiciel. Il est
recommandé de réaliser des sauvegardes manuelles le plus souvent possible (un fichier de sauvegarde excède
rarement 1 Mo)
• est l’objet d’un avertissement systématique à la fermeture de votre logiciel si l’option “Sauvegarder à la fermeture”
du menu Outils est cochée.
Les fichiers de sauvegarde sont archivés dans le
répertoire Sauvegarde et portent l’extension .zip.
Par défaut le nom du fichier est de la forme :
an_mois_jour_heure
Il est bien entendu possible de renommer librement
le fichier avant de cliquer sur le bouton Enregistrer.
Les sauvegardes de données peuvent être placées :
• sur le Bureau, l’emplacement le plus immédiatement accessible
• sur support externe : un CDR om ayant une capacité d’environ 700 Mo, il est conseillé d’utiliser une clé USB plus
adaptée (le poids d’une sauvegarde excède rarement 1 Mo). Les disquettes peuvent également convenir mais nous
vous le déconseillons en raison de leur fragilité
1 - Sauvegarde par défaut
2 - Modifier la destination de la sauvegarde
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B / restauration des données de sauveg arde
La fonction ‘Restaurer’ permet de charger dans le logiciel des données sauvegardées. Dérouler le menu Outils et sélectionner
‘Restaurer’.
Avant de procéder à une restauration de données, il faut s’assurer
que les données affichées sont sans importance ou déjà
sauvegardées ; en effet la restauration remplace les données
affichées. Cliquer :
• sur Quitter si vous ne souhaitez pas restaurer d’anciennes
données (vous quittez alors le logiciel)
• sur Continuer pour effectivement restaurer une sauvegarde
(vous remplacez les données affichées par celles contenues
dans une sauvegarde).
Le clic sur le bouton Continuer affiche la fenêtre Ouvrir
et par défaut propose les fichiers de sauvegarde
contenus dans le répertoire Sauvegarde. Si les données
se situent dans un emplacement différent, dérouler
le menu ‘Regarder dans’. Enfin, sélectionner le
fichier de sauvegarde et cliquer sur le bouton Ouvrir.
120
C / Suppression des données de démonstration
Lors de son premier démarrage, le logiciel affiche des données de démonstration ;
conçues pour une première prise en main du logiciel, ces données doivent naturellement
être effacées lorsqu’il s’agit de traiter ses propres données. La fonction ‘RA Z
de toutes les tables’ (menu Outils) provoque - qu’il s’agisse des données de démonstration
ou de vos propres informations - un effacement complet des données
affichées dans le logiciel.
En cas d’effacement accidentel des données de démonstration, un fichier de sauvegarde
intitulé DEMO.zip peut être restauré.
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D / Compression des table s et mi se à jour de la structure
E / interfaçage avec un logiciel standard de comptabili té
121
Deux outils de maintenance des données sont disponibles :
• ‘Compression des tables’ : si vous constatez un ralentissement sensible du traitement des données, procéder à
une compression des tables ; l’opération consiste à optimiser l’organisation informatique de vos données et n’a
aucun impact sur leur affichage.
• ‘Mise à jour de la structure’ : cette fonction de maintenance est requise par le programme (qui le signale expressément),
notamment à la suite d’une mise à jour du logiciel.
Les données enregistrées dans le logiciel peuvent être exportées vers de nombreux logiciels :
• compatibles Microsoft Excel : chaque tableau du logiciel affiché dans la Fenêtre de visualisation se
transforme en tableau .xls en cliquant sur le bouton Excel.
• une exportation complète ou partielle des données vers un logiciel standard de comptabilité (EBP
Compta et Ciel Compta) est possible via la fonction Import / Export du menu Outils
Pour un export des données vers votre logiciel de comptabilité :
• dérouler le menu Outils et sélectionner ‘Import/Export’
• déterminer les filtres appropriés (propriétaire, journal, période, n° d’écriture)
• déterminer le répertoire de sauvegarde en cliquant sur le bouton Parcourir
• cliquer sur le bouton Valider ; le fichier est enregistré au format .txt et devra être restauré dans votre
logiciel de comptabilité.
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Le logiciel est capable d’éditer plusieurs dizaines de documents. Nous les distinguons en trois catégories :
• documents récapitulatifs issus du Module Analyse (destinés à être conservés par les propriétaires)
• documents d’archives (destinés à être conservés par les propriétaires)
• documents de correspondance (émis à l’attention des locataires) ; l’icône signale que l’édition du document
est également disponible via l’éditeur Microsoft Word.
Annexe - liste des documents éditables
122
● DO CUMENTS RECAP ITU LAT IFS ISSUS DU MODU LE ANA LYS E
Le Module Analyse est spécifiquement conçu pour l’édition de documents statistiques et de documents récapitulatifs.
• Le Module Analyse / Appel permet l’édition des appels de loyers : loyer bruts encaissés, provisions sur charges
et dépenses locatives mises à la charge du locataire
• Le Module Analyse / Encaissement permet l’édition des encaissements de loyers : loyer bruts encaissés, provisions
sur charges et dépenses locatives mises à la charge du locataire
• Le Module Analyse / Charges permet l’édition des factures reçues par le propriétaire : dépenses locatives acquittées,
taxes foncières et assimilées, intérêts d’emprunt et travaux
• Le Module Analyse / Règlements permet l’édition des factures acquittées par le propriétaire : dépenses locatives
acquittées, taxes foncières et assimilées, intérêts d’emprunt et travaux
Pour chacun des Modules Analyse, selon le choix initial opéré dans la Liste de sélection, les documents édités concerneront
:
• l’ensemble des locataires d’un même propriétaire (sélectionner le propriétaire)
• l’ensemble des locataires d’un même propriétaire situés dans un lot isolé (sélectionner ‘Lots isolés’)
• l’ensemble des locataires d’un même propriétaire situés dans un même immeuble (sélectionner l’icône de l’immeuble)
• un locataire particulier (sélectionner l’icône lot)
Astuce
Pour les Modules Loyers / Appel, Loyers / Encaissement et Loyers / Quittance les combinaisons de touches
CTR L + clic (sélection ligne à ligne) et MAJ + clic (sélection continue de lignes) permettent d’opérer des
choix précis et rapides. Vous pourrez ensuite éditer les documents en rapport avec les lignes sélectionnées
(fonctionne avec les deux boutons Imprimer et Word).
ë
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● Documents de gestion
Désignation Module Usage / contenu
Liste des propriétaires Base / Propriétaire Impression de la liste des propriétaires avec mention de leurs
adresse et coordonnées (tél. , fax , e-mail).
Liste des lots Base / Lots Imprime pour un propriétaire donné l’ensemble de son patrimoine,
distinguant lots d’immeuble(s) et lots isolés. Ce document
indique :
• les références de chaque lot (n°, désignation, adresse)
• le locataire actuel et sa date d’entrée
• la somme des biens possédés (nombre de lots d’immeubles
+ nombre de lots isolés)
Liste des locataires Base / Locataire
ou
Loyers / Départ
Imprime pour un propriétaire donnée l’ensemble de ses locataires
(actuels et sortis). Le document indique :
• le nom et les coordonnées de chaque locataire
• le lot occupé
Liste des baux Base / Locataire
ou
Loyers / Départ
Imprime pour un propriétaire donné les caractéristiques principales
des baux signés par ses locataires (actuels et sortis),
à savoir :
• le nom du locataire
• sa date d’entrée et éventuellement sa date de sortie
• le terme du bail, à échoir ou à terme échu
• la périodicité du bail (mensuel, trimestriel, ...)
• le montant du loyer, de la garantie et des AP L
• les totaux (nombre de locataires, somme des loyers, somme
des garanties)
Fiche détaillée locataire Base / Locataire
ou
Loyers / Départ
Récapitule sur une page A4 les informations relatives à chaque
locataire (coordonnées, date d’entrée, lieux loués, bail,
caution, banque, adresse de facturation, société)
Historique des mouvements Base / Locataire
ou
Loyers / Départ
Impression de la liste des lots, distingués en lots isolés et
immeubles, accompagnée de l’historique de leur occupation
(dates d’entrée et de sortie, nom des locataires).
Liste des banques Base / Banque Impression de la liste des banques d’un propriétaire donné, accompagnée
de leur adresse et des coordonnées du contact.
Liste des fournisseurs Base / Fournisseur Impression de la liste des fournisseurs (Assurances, plomberie,
EDF, etc.), de leurs adresse et coordonnées.
Liste des immeubles Base / Immeubles Impression pour un prorpiétaire donné de la liste de ses immeubles
(avec désignation et adresse).
Liste des libellés de charges Base / Annexe Imprime la liste des libellés de charges en indiquant pour chaque
charge :
• le n° de compte comptable
• le code de regroupement
Liste des civilités Base / Annexe Imprime la liste des civilités (Mme, M., MM., ...) créées dans le
logiciel. Note : cette liste est personnalisable.
Liste des types de règlements Base / Annexe Imprime la liste des types de règlements (espèce, chèque,
virement, etc.) créés dans le logiciel. Note : cette liste est personnalisable.
Liste des codes de regroupements Base / Annexe Imprime la liste de codes de regroupements utilisés pour remplir
la Déclaration fiscale des revenus fonciers. Note : cette
liste est personnalisable.
Liste des libellés de revenus Base / Annexe Imprime la liste des libellés de revenus en indiquant pour chaque
revenu :
• le n° de compte comptable
• le code de regroupement
Liste des journaux Base / Annexe Imprime la liste des journaux de comptabilité ; par défaut
il s’agit des journaux Achat (AC), A nouveau (AN ), Banque
(BQ ), Opérations diverses (OD ) et Vente (VE). Cette liste peut
être personnalisée.
Liste des types de compteur Base / Annexe Imprime la liste des types de compteurs (eau, électricité, fuel
et gaz par défaut) ainsi que l’unité de mesure associée. Cette
liste peut être personnalisée.
123
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Désignation Module Usage / contenu
Liste des Indices du coût de la construction Base / Annexe Imprime la liste des Indices du coût de la construction
saisis dans le logiciel. Note : la mise à jour de cette liste
doit être effectuée chaque trimestre pour que puissent se
calculer les révisions de loyer.
Liste des Indices de référence des loyers Base / Annexe Imprime la liste des Indices de référence des loyers saisis
dans le logiciel. Note : la mise à jour de cette liste doit être
effectuée chaque trimestre pour que puissent se calculer
les révisions de loyer.
Liste des Indices du coût de la vie Base / Annexe Imprime la liste des Indices du coût de la vie. Cette liste
fournie à titre indicatif peut être mise à jour.
Liste des taux fiscaux Base / Annexe Imprime la liste des taux fiscaux (par défaut: Déclaration
foncière Taux 1, 2, 3, 4 , 5, Droit au bail, Taxe additionnelle,
Amortissement Perissol et Besson). Cette liste peut
être personnalisée.
Liste des taux de TVA Base / Annexe Imprime la liste des taux de TVA saisis dans le logiciel.
Cette liste peut être personnalisée.
Plan comptable Base / P.C. Imprime la liste des comptes qui peuvent être utilisés
dans le Module de comptabilité.
Liste des Associés Base /
Associés
Imprime la liste des associés / indivisaires (pour les patrimoines
gérés en SCI ou en indivision). Le document
indique :
• le nom et les coordonnées des associés
• le nombre de parts respectivement détenues
Liste des Soldes initiaux - Compte locatif Base / Soldes
initiaux
Imprime pour un propriétaire ou pour un locataire sélectionné
le montant d’un solde, sa date, le n° de pièce associé.
Liste des Soldes initiaux - Compte garantie Base / Soldes
initiaux
Document identique au précédent mais appliqué à un
solde ayant trait à la Garantie du locataire.
Liste des Soldes initiaux - Compte CAF Base / Soldes
initiaux
Document identique au précédent mais appliqué à un
solde ayant trait aux AP L du locataire.
Liste des Soldes initiaux - Compte fournisseur
Base / Soldes
initiaux
Document identique au précédent mais appliqué à un
solde concernant un fournisseur
Liste des Soldes initiaux - Compte banque Base / Soldes
initiaux
Document identique au précédent mais appliqué à un
solde concernant une des banques du propriétaire.
Journal des dépôts de Garantie
(= liste des garanties)
Loyers /
Garantie
Imprime la somme des dépôts de Garantie actuellement
encaissés par le propriétaire et la date de l’encaissement.
S’il y a lieu, le document ajoute au montant total les ajustements
de dépôt de Garantie.
Journal des appels Loyers / Appel Impression de la liste des Appels de loyers émis par le
propriétaire, classés chronologiquement et indiquant :
• la somme à régler par les locataires
• le n° d’écriture
• s’il y a lieu la révision, l’impayé, l’AP L et la TVA
Journal détaillé des appels Loyers / Appel Document identique au précédent, mise à part la distinction
supplémentaire entre loyer et provisions sur charges.
Journal des encaissements
(= liste des encaissements)
Loyers /
Encaissement
(sous-onglet
Loyer)
Impression de la liste des Encaissements réalisés par un
propriétaire pour une période donnée (classement chronologique)
et indiquant :
• la somme réglée par chaque locataire
• la date d’encaissement et le n° de pièce
• le n° d’écriture et son lettrage
• la somme totale encaissée pour la période
Journal des encaissements AP L Loyer /
Encaissement
(sous-onglet
CAF-AP L)
Impression de la liste des encaissements d’AP L. Ce document
indique :
• les appels et encaissements d’AP L
• la numérotation des écritures, leur datation et lettrage
• les montants appelés et encaissés
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Désignation Module Usage / contenu
Journal des quittances Loyers /
Quittance
Impression de la liste des quittances émises par le propriétaire,
classées chronologiquement et indiquant :
• les noms du locataire et du lot
• le montant du loyer encaissé
• le n° d’écriture et la date d’édition de la quittance
• la période concernée par la quittance
• s’il y a lieu, la révision de loyer et / ou de dépôt de Garantie,
les montants d’AP L et de TVA
• la somme du montant de toutes les quittances
Journal détaillé des quittances Loyers /
Quittance
Document identique au précédent, mise à part la distinction
supplémentaire entre loyer et provisions sur charges.
Historique
(= historique compte lcatif)
Loyers /
Historique
Impression d’un document récapitulant les avis d’échéance
et leur encaissement pour une période donnée. Il indique
:
• les montants mensuels et cumulés
• le lettrage
Situation du compte Loyers /
Historique
Impression d’un document récapitulant la situation d’un locataire
pour une période donnée (appels, encaissements,
solde)
Historique Compte AP L Loyers /
Historique
Impression de la liste des montants d’AP L versés / encaissés
/ compensés.
Liste des prochaines révisions Loyers /
Révision
Impression de la liste des révisions qui interviendront dans
les deux mois et indiquant :
• le nom du locataire
• le montant initial du loyer
• le montant du loyer révisé
• les indices utilisés pour procéder au calcul
• l’augmentation (réelle et en %)
Journal des régularisations de charges Loyers /
Régularisation
Impression pour un propriétaire donné des charges à régulariser.
Le document indique :
• le nom du locataire
• la période concernée
• le montant des charges à percevoir
• les provisions versées
• la somme à percevoir ou devant être remboursée
Journal des régularisations planifiées Loyers /
Régularisation
(Attente Appel)
Affiche les régularisation en attente d’intégration dans les
loyers.
Liste des locataires en impayés Loyers / Alerte
(sous-onglet
Impayés)
Impression de la liste des locataires étant en situation
d’impayé et précisant pour chacun d’entre eux :
• le nom du locataire et la désignation du lot
• le loyer actuel
• le montant de l’impayé
• la somme cumulée de tous les impayés
Liste des alertes Contrat d’assurance Loyers / Alerte
(sous-onglet
Assurance)
Impression de la liste des Contrats d’assurance de chacun
des locataires (accompagnés de leur date d’expiration).
Liste des Alertes ramonage Loyers / Alerte
(sous-onglet
Ramonage)
Impression de la liste des Contrats de ramonage de chacun
des locataires (accompagnés de leur date d’expiration).
Liste des Alertes Contrats 1 - 2 Loyers / Alerte
(sous-onglet
Contrats 1 - 2)
Impression de la liste des Contrats (librement définis) pour
chacun des locataires (accompagnés de leur date d’expiration).
Liste des Alertes Fin de Bail Loyers / Alerte
(sous-onglet
Fin Bail)
Impression de la liste des Baux non renouvelés (accompagnés
des dates de début et de fin pour le bail «expiré»).
Historique des documents locatifs Loyers /
Document
Impression de la liste des documents numériques archivés
dans le logiciel (par exemple correspondance propriétaire
/ locataire)
Liste des autres revenus Loyers / Autres
revenus
Impression de la liste des revenus «exceptionnels» (générés
via le Module Loyers / Autres revenus)
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Désignation Module Usage / contenu
Journal des factures et charges Charges /
Facture
Impression de la liste des Factures et charges adressées
au propriétaire. Le document indique :
• le nom et code du fournisseur
• le n° d’écriture
• la date et le libellé de la facture / charge
• éventuellement le nom du document lié, archivé dans
le logiciel (numérisation de facture par exemple)
• le montant de la facture / charge
Journal des règlements de charges Charges /
Règlement
Impression de la liste des règlement de charges / facture
effectués par le propriétaire. Le document indique :
• le n° d’écriture
• la date et le libellé du règlement
• le n° de pièce (par exemple n° de chèque)
• le lettrage
• le montant réglé
Historique Compte fournisseur Charges /
Historique
ou
Charges /
Analyse
Imprime la liste de des émissions et encaissements de
facture opérés par un fournisseur. Le document indique :
• le n° d’écriture
• les dates et libellés des factures émises et réglées
• le n° de pièce (par exemple n° de chèque)
• le lettrage
• le montant des factures et règlements
Relevés de compteurs
(= Détail de tous les relevés)
Charges /
Relevés
Imprime la liste des relevés de compteurs, classée de
manière chronologique et indiquant :
• l’immeuble et le lot concernés
• les dates du précédent et du nouveau relevé
• la consommation entre les deux dates
Relevés de compteurs
(= Détail du relevé sélectionné)
Charges /
Relevés
Liste identique à la précédente mais se limitant à un relevé
sélectionné.
Relevés de compteurs
(= Relevés à remplir)
Charges /
Relevés
Liste identique à la précédente mais n’affichant aucune
entrée pour ce qui concerne les nouveaux relevés, qui
restent à effectuer.
Journal des charges réparties Charges /
Répartition
Imprime la liste des charges réparties en précisant :
• l’immeuble et le lot concernés
• le n° d’écriture de la charge, son libellé et n° de pièce
• la date de la répartition
• la période concernée par la répartition
• le montant réparti par lot
Historique des documents fournisseurs Charges /
Document
Impression de la liste des documents numériques archivés
dans le logiciel (par exemple correspondance propriétaire
/ fournisseur)
Journal des remises en banque Trésorerie /
Remise
Imprime la liste des montants que le propriétaire a déposés
en banque.
Historique compte banque Trésorerie /
Historique
Imprime la liste des encaissements (loyers) et règlements
(paiement des factures) affectant le compte bancaire sélectionné.
Ce document indique :
• le n° d’écriture et son montant
• la date du mouvement et sa nature (chèque, etc.)
• le libellé de l’encaissement ou règlement
Liste des emprunts Trésorerie /
Prêts
Imprime la liste des emprunts contractés par le propriétaire
auprès de sa banque. Ce document indique :
• le nom de la banque
• la date de début de l’emprunt
• le libellé, le montant, le taux, la durée de l’emprunt
• le montant de chaque remboursement
Historique des documents Trésorerie Trésorerie /
Document
Impression de la liste des documents numériques archivés
dans le logiciel (par exemple correspondance propriétaire
/ banquier)
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Désignation Module Usage / contenu
Comptabilité Comptabilité /
Comptabilité
Imprime la liste intégrale des écritures (par ordre
croissant). Le document indique :
• le n° d’écriture, son journal source et son libellé
• la date de création
• le(s) compte(s) comptable(s) concerné(s)
• le montant de l’écriture
Edition journal Comptabilité /
Journal
Imprime la liste des écritures, classées par journaux.
Edition Grand Livre Comptabilité /
Grand Livre
Imprime la liste des écritures, classées par comptes
comtables.
Edition Balance
(= Balance générale)
Comptabilité /
Balance
Imprime la liste des comptes comptables (ordonnées
par classe) et leur balance Débit / Crédit.
Edition Balance
(= Balance de la clôture de l’exercice)
Comptabilité /
Balance
ou
Comptabilité /
Gestion Exercices
Imprime le bilan de l’exercice clôturé.
Détail des écritures déséquilibrées Comptabilité /
Gestion Exercices
Impression du tableau des écritures déséquilibrées en
vue de leur correction.
Edition Balance
(= Balance au début de l’exercice)
Comptabilité /
Gestion Exercices
Imprime la balance d’un nouvel exercice à son ouverture.
Etat des revenus Fiscalité /
Fiscalité standard
Pour l’exercice en cours, impression des encaissements
réalisés par le propriétaire. Pour chaque lot, le
document indique :
• le montant du règlement (loyers + provisions
sur charges)
• les dépenses locatives et la TVA
Etat des charges Fiscalité /
Fiscalité standard
Pour l’exercice en cours, impression des règlements
versés par le propriétaire à ses fournisseurs. Pour
chaque lot, le document indique :
• la date et l’origine de la charge
• le montant du règlement et la part acquittée
par le locataire
• s’il y a lieu les intérêts d’emprunts
Récapitulatif des revenus Fiscalité /
Fiscalité standard
Pour l’exercice en cours, impression des revenus générés
par chaque lot. Le document :
• distingue loyer et provisions sur charge
• précise le montant d’éventuelles dépenses
locatives, la TVA, ...
Récapitulatif des charges Fiscalité /
Fiscalité standard
Pour l’exercice en cours, impression des charges réglées
par le propriétaire. Le document précise la ventilation
des charges par lots, indique le montant des
taxes foncières, des intérêts d’emprunt, etc.
Déclarations Fiscales Fiscalité /
Fiscalité standard
ou
Fiscalité /
Module DR F
Impression des déclarations fiscales, automatiquement
préparées par le logiciel :
• sous forme d’un tableau récapitulatif (qui indique
les sommes à reporter sur la documentation
officielle)
• directement sur un imprimé officiel. Toutefois
les déclarations de revenus fonciers étant
modifiées chaque année par la DGI, le modèle
proposé par défaut n’est plus à jour et il
convient d’installer le Module DR F (payant)
pour pouvoir profiter de cette fonctionnalité
Etat détaillé par lots TVA /
Justificatif TVA
(sous-onglet
TVA collectée)
Impression du justificatif de la TVA collectée, détaillé par
lots. Le document indique pour chaque écriture les montants
HT , TT C, et la part de TVA.
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Désignation Module Usage / contenu
Etat résumé par lots TVA /
Justificatif TVA
(sous-onglet
TVA collectée)
Document identique au précédent mais, pour chaque
lot, n’affichant que la somme des écritures.
Etat détaillé par date TVA /
Justificatif TVA
(sous-onglet
TVA collectée)
Impression du justificatif de la TVA collectée, affichant toutes
les écritures ordonnées chronologiquement.
Etat détaillé par lots TVA /
Justificatif TVA
(sous-onglet
TVA déductible)
Impression du justificatif de la TVA déductible, détaillé par
lots. Le document indique pour chaque écriture les montants
HT , TT C, et la part de TVA.
Etat résumé par lots TVA /
Justificatif TVA
(sous-onglet
TVA déductible)
Document identique au précédent mais, pour chaque
lot, n’affichant que la somme des écritures.
Etat détaillé par date TVA /
Justificatif TVA
(sous-onglet
TVA déductible)
Impression du justificatif de la TVA déductible, affichant
toutes les écritures ordonnées chronologiquement.
TVA à reporter TVA /
Déclaration TVA
( sous-onglet
A reporter)
Impression du récapitulatif de la Déclaration de TVA.
Ce document indique :
• le montant de TVA collectée
• le montant de TVA déductible
• le montant cumulé des acomptes (régime réel
simplifié)
• l’arrondi calculé par le logiciel
• le montant à reporter
TVA à verser TVA /
Déclaration TVA
(sous-onglet
A verser)
Impression du récapitulatif de la Déclaration de TVA.
Ce document indique :
• le montant de TVA collectée
• le montant de TVA déductible
• le montant cumulé des acomptes (régime réel
simplifié)
• l’arrondi calculé par le logiciel
• le montant à verser
Journal des paiements de TVA TVA /
Paiement TVA
Impression des acomptes de TVA versés aux services
fiscaux (régime réel simplifié)
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● Documents de correspondance
Désignation Module Usage / Contenu
Bail habitation Base / Locataire
ou
Loyer / Départ
Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire-
particulier (7 pages), personnalisable. Les informations
suivantes sont pré-remplies :
• bailleur : nom & coordonnées
• locataire : nom & coordonnées
Bail commercial Base / Locataire
ou
Loyer / Départ
Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire-
commerçant (6 pages), personnalisable.
Bail professionnel Base / Locataire
ou
Loyer / Départ
Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire-
professionnel (6 pages), personnalisable.
Location meublée Base / Locataire
ou
Loyer / Départ
Contrat locatif pour bien meublé, à compléter par le
bailleur et le locataire (6 pages), personnalisable.
Location parking Base / Locataire
ou
Loyer / Départ
Contrat locatif pour parkings, à compléter par le
bailleur et le locataire (5 pages), personnalisable.
Etat des lieux Base / Locataire
ou
Loyer / Départ
Document destiné à faciliter l’établissement d’un état
des lieux (4 pages), personnalisable.
Caution Base / Locataire
ou
Loyer / Départ
Contrat liant le bailleur, le locataire et le tiers qui se
porte cuation solidaire (2 pages), personnalisable.
Domiciliation bancaire Base / Locataire
ou
Loyer / Départ
Courrier que le locataire devra adresser à sa banque,
afin que puisse s’opérer le prélèvement automatique
de son loyer (le RIB du propriétaire doit être joint). Ce
document mentionne :
• les coordonnées du locataire
• le montant du loyer
• la date à partir de laquelle devra débuter le prélèvement
automatique
• fait référence au RIB du propriétaire (nécessairement
joint au courrier)
Note : un document identique mais non personnalisable
peut être obtenu via le Module Loyers / Révision.
Courrier Impôts
(= Vacance de logement)
Base / Locataire
ou
Loyer / Départ
Courrier d’information que le propriétaire doit faire
parvenir aux Services fiscaux à chaque fin de bail.
Mailing Base / Locataire
ou
Loyer / Départ
Courrier dont le contenu uniforme est adressé aux
locataires sélectionnés (seuls les noms et adresses
varient)
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Désignation Module Usage / Contenu
Reçu pour toutes les Garanties Loyers / Garantie
ou
Loyers /
Encaissement
Courrier 1/3 de page que le propriétaire adresse à ses locataires
afin de leur signifier l’encaissement de leur dépôt de
Garantie. Ce document indique :
• les références du propriétaire
• nom et adresse du locataire
• le montant de la Garantie encaissé
Reçu pour la Garantie sélectionnée Loyers / Garantie
ou
Loyers /
Encaissement
Courrier identique au précédent mais l’impression ne
concerne que le locataire sélectionné.
Remboursement de dépôts de Garantie Loyers / Garantie
ou
Loyers /
Encaissement
Courrier 1/3 de page que le propriétaire adresse à ses locataires
afin de leur signifier le remboursement de leur dépôt
de Garantie. Ce document indique :
• les références du propriétaire
• nom et adresse du locataire
• le montant de la Garantie remboursé
• le mode de règlement (chèque, ...)
Remboursement du dépôt de Garantie
sélectionné
Loyers / Garantie
ou
Loyers /
Encaissement
Courrier identique au précédent mais l’impression ne
concerne que le locataire sélectionné.
Avis d’échéance pleine page Loyers / Appel Courrier adressé au locataire en vue du règlement de son
loyer et lui indiquant :
• la somme à règler (en distinguant Loyer et Provisions sur
charges)
• les coordonnées du propriétaire
• les dates d’édition du document, de la période concernée
et d’échéance
La partie inférieure de la page, délimitée par des pointillés,
est prévue pour être jointe au règlement.
Avis d’échéance tiers de page Loyers / Appel Même document que le précédent (la partie inférieure en
moins) avec une mise en forme permettant d’imprimer jusqu’à
trois avis d’échéance par page.
Avis d’échéance sur pré-imprimé Loyers / Appel Même document que le précédent mais avec une mise en
forme spécifique pour une impression sur des pré-imprimés
standards.
Avis d’échéance (personnalisable)
Astuce : les combinaisons CTRL+clic et MAJ+clic
permettent d’opérer des sélections multiples
Loyer / Appel Edition des avis d’échéance via Word. Les informations reportées
sur ces courriers sont identiques (montant à règler,
coordonnées du propriétaire, dates, ...) mais leur mise en
forme peut être entièrement personnalisée grâce à Word.
Facture Loyers / Appel Impression d’une facture semblable du point de vue contenu
et mis en forme à un Avis d’échéance pleine page. Ce document
est réservé aux sociétés habilitées.
Quittance et avis d’échéance Loyers / Appel Impression conjointe de l’appel de loyer et de sa quittance
(1/3 de page pour chaque).
Lettre de révision Loyers / Appel
ou
Loyers / Révision
Courrier pleine page à adresser au locataire à titre d’information
et lui rappelant :
• la date de la révision de son loyer
• les éléments du calcul de la révision (indice, %, ...)
• le nouveau montant du loyer
Le Module Loyers / Révision permet d’éditer le même document
et une version personnalisable (via Word).
Reçu pour tous les règlements Loyers /
Encaissement
Courrier 1/3 de page que le propriétaire adresse à ses locataires
afin de leur rappeler le calendrier (pour une période
choisie) des encaissements passés. Ce document, qui ne
dit pas être confondu avec une quittance, indique :
• les coordonnées du propriétaire et de ses locataires
• pour chaque encaissement, la date, le montant et le mode
de règlement
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Désignation Module Usage / Contenu
Reçu pour le règlement sélectionné Loyers /
Encaissement
Document identique au précédent mais concernant
un appel particulier d’un locataire.
Remboursement tous les règlements Loyers /
Encaissement
Courrier 1/ 3 de page récapitulant les remboursements
opérés par le propriétaire (concerne tous les
locataires).
Remboursement pour le règlement sélectionné Loyers /
Encaissement
Courrier 1/ 3 de page récapitulant les remboursements
opérés par le propriétaire (concerne un locataire
en particulier).
Quittance pleine page Loyers /
Quittance
Courrier pleine page adressé au locataire consécutivement
au règlement de son loyer et indiquant :
• les coordonnées du propriétaire et du locataire
• la somme réglée (c-à-d l’addition du loyer et des
provisions sur charges)
• la période et le lot concernés
Quittance tiers de page Loyers /
Quittance
Courrier identique au précédent mais sur un support
1/3 de page.
Quittance sur pré-imprimé Loyers /
Quittance
Courrier identique au précédent mais sur un support
de pré-imprimés standards.
Quittance de loyer (personnalisable)
Astuce : les combinaisons CTRL+clic et MAJ+clic permettent
d’opérer des sélections multiples
Loyers /
Quittance
Edition des quittances de loyer via Word. Les informations
reportées sur ces courriers sont identiques
(somme réglée, coordonnées du propriétaire et du
locataire, ...) mais leur mise en forme peut être entièrement
personnalisée grâce à Word.
Rappel
(= relance)
Loyers /
Historique
ou
Loyers / Alerte
Document à adresser au locataire en situation d’impayé.
L’intitulé s’autoincrémente d’une unité à chaque
nouvelle relance.
Note : dans le Module Loyers / Alerte, ce document
s’intitule ‘Courriers non détaillés pleine page’.
Situation de compte Loyers /
Historique
Courrier que le propriétaire adresse à son locataire
pour lui rappeler l’historique (sur une période donnée)
des appels et encaissements.
Domiciliation bancaire
(= courrier pour le prélèvement automatique)
Loyers / Révision Courrier que le locataire devra adresser à sa banque,
afin que puisse s’opérer le prélèvement automatique
de son loyer (le RIB du propriétaire doit être
joint). Ce document mentionne :
• les coordonnées du locataire
• le montant du loyer
• la date à partir de laquelle devra débuter le prélèvement
automatique
• fait référence au RIB du propriétaire (nécessairement
joint au courrier)
Domiciliation bancaire - Révision du montant viré
(= courrier pour le prélèvement automatique)
Loyers / Révision Document identique au précédent, avec le montant
actualisé conformément à la révision.
Révision prélèvement banque Loyers / Révision Document identique au précédent avec en outre la
possibilité de le personnaliser en utilisant Word.
Courrier révision (personnalisable) Loyers / Révision Courrier pleine page à adresser au locataire à titre
d’information et lui rappelant :
