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Manuel utilisateur i Table des Matières Félicitations !...................................................................................................................................................1 Convention d'utilisation d'EBP........................................................................................................................2 Étendue des obligations de support d’EBP ............................................................................................... 2 Assistance de proximité sur le site ............................................................................................................ 2 Limitation de garantie................................................................................................................................. 2 Dossier ...........................................................................................................................................................4 Procédure de création................................................................................................................................ 4 Gestion des dossiers ................................................................................................................................. 5 Onglet Adresse .......................................................................................................................................... 7 Onglet Contact........................................................................................................................................... 7 Onglet Identification ................................................................................................................................... 7 Onglet Sécurité .......................................................................................................................................... 7 Onglet Dossier ........................................................................................................................................... 8 Les formats ................................................................................................................................................ 8 Créer un nouveau format de variable ........................................................................................................ 8 Préférences Générales.............................................................................................................................. 9 Onglet Régime........................................................................................................................................... 9 Onglet Dates d'exercice........................................................................................................................... 10 Onglet Autorisations................................................................................................................................. 10 Balance.........................................................................................................................................................13 Saisie / Modification de la balance .......................................................................................................... 13 • Les touches à utiliser sont les suivantes : 13 Onglet variables des propriétés de la liste............................................................................................... 13 Onglet Formats des propriétés de la liste................................................................................................ 14 Consultation du PCG ............................................................................................................................... 14 Edition de la balance................................................................................................................................ 14 Importation d'une balance EBP ............................................................................................................... 14 Importation d'une balance texte............................................................................................................... 15 • Fichier à importer 15 • Type du fichier importé 15 • Fichier de type Délimité 15 • Fichier de type Fixe 16 • Association du fichier source avec la table 16 • Sauvegarde Validation 16 Sauvegarde du format d'importation........................................................................................................ 17 Utilisation des comptes............................................................................................................................ 17 La centralisation....................................................................................................................................... 17 Purge de la balance................................................................................................................................. 17 Liasses .........................................................................................................................................................19 ii Table des Matières Saisie des liasses .................................................................................................................................... 19 Calculer tous les feuillets ......................................................................................................................... 20 Le contrôle de cohérence ........................................................................................................................ 20 Listes des rubriques................................................................................................................................. 20 Plan de regroupement du dossier............................................................................................................ 21 Le plan de regroupement commun à tous les dossiers........................................................................... 21 Voir plan de regroupement commun ....................................................................................................... 21 Utiliser le plan de regroupement commun............................................................................................... 22 Restaurer les formules de la plaquette.................................................................................................... 22 Impression d'un feuillet ............................................................................................................................ 22 Impression d'une annexe......................................................................................................................... 22 Impression de la liasse ............................................................................................................................ 23 Export vers Excel..................................................................................................................................... 23 Visualisation des feuillets exportés.......................................................................................................... 23 Plaquette ......................................................................................................................................................25 Base des documents ............................................................................................................................... 25 Création d'un profil de plaquette.............................................................................................................. 26 Plaquette du dossier ................................................................................................................................ 26 Index.............................................................................................................................................................29 iii Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Etats Financiers et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. 1 Etats Financiers Convention d'utilisation d'EBP En achetant un programme EBP vous avez acquis le droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un ordinateur individuel. Vous ne pouvez pas transférer le programme vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de reproduire le programme ou sa documentation selon la loi en vigueur. Le programme ne peut être copié qu'à des fins de sauvegarde. Chaque poste de travail installé doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un produit ne donne droit qu’aux seules licences d'utilisation indiquées selon la version : UN poste pour les licences monoposte, x postes pour les licences réseau x postes. L'ensemble des programmes est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le programme toutes les modifications qu'il estime opportunes. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP n’incluent pas le support sur site. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre du contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et que EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis 2 Dossier par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même que EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité de EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP pour la fourniture des produits et/ou services au titre du contrat d’assistance. Le programme est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance de ce programme sont assumés par l'acheteur. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. 3 Etats Financiers Dossier Procédure de création Raison sociale et répertoire du dossier Indiquez la raison sociale (sur 32 caractères maximum) du nouveau dossier. Automatiquement, le logiciel crée un répertoire en fonction du nom saisi. Par défaut, les dossiers seront regroupés dans le répertoire commun à tous les logiciels EBP de la même gamme défini à l’installation du premier logiciel : par défaut EBP\Dossiers. Ceci facilite la sauvegarde et le classement des fichiers. Vous pouvez toutefois indiquer un autre chemin d’accès en cliquant sur . Identification - Adresse - Contact Ces étapes donnent accès à : - l’étape Identification qui permet de définir le statut, l'activité, les informations juridiques de la société (le NII correspond au numéro de TVA), - l’étape Adresse qui permet de saisir les coordonnées de la société (utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante dans le champ Adresse), - l’étape Contact qui permet de saisir les coordonnées du contact de la société. Ces informations pourront être modifiées par Propriétés + Coordonnées du menu Dossier. Les préférences du dossier Cette étape vous permet de spécifier le type de déclaration, le régime et les exercices N -1 et N. BIC En mode BIC, pointez le type de déclaration que vous désirez constituer. De ce choix découle une liste particulière de feuillets. Choisissez entre : • Impôt sur les sociétés : tous les feuillets nécessaires à la constitution de la déclaration 2065 sont proposés. • Impôt sur le revenu : tous les feuillets nécessaires à la constitution de la déclaration 2031 sont proposés. Régime Pointez le type de régime auquel est soumis la société. De ce choix découle une liste particulière de feuillets. Choisissez entre : • Régime Normal : tous les feuillets nécessaires à la constitution de la déclaration 2050 sont proposés, 4 Dossier • Régime Simplifié : tous les feuillets nécessaires à la constitution de la déclaration 2033 sont proposés. BNC Si vous pointez BNC (Bénéfices non commerciaux), vous obtiendrez la Déclaration contrôlée. En saisie de feuillets, il vous sera proposé tous les feuillets nécessaires à la constitution de la 2035. Numéro FRP Ce numéro figure sur les déclarations de TVA pré-enregistrées à la DGI. Il est composé du code de la recette compétente (7 caractères) et du n° de dossier du redevable (6 caractères). Exercice Si vous avez un exercice N-1, vous devez obligatoirement importer la balance N-1 dans Etats Financiers, cochez alors la case « Exercice N-1 présent». Dates à indiquer : IMPORTANT ! pour les utilisateurs d’une version EBP Compta, vous devez indiquer comme dates d’exercice N-1 , le premier et le dernier mois de votre exercice N-2 et indiquer comme date d’exercice N, le premier et dernier mois de votre exercice N-1. Vous pourrez modifier ces paramètres en passant par la commande Préférences du menu Dossier + Propriétés + Préférences du dossier. Gestion des dossiers Création d'un nouveau dossier Pour créer un nouveau dossier, lancez la commande Nouveau du menu Dossier. Deux choix vous sont proposés : ƒ Sélectionnez Créer un dossier Etats Financiers dans un nouveau répertoire si vous souhaitez créer un dossier correspondant à une société qui n’a pas encore été mise en route. Le logiciel va créer un nouveau dossier (sur votre disque dur) et un sous-répertoire contenant les fichiers spécifiques à votre application. ƒ Sélectionnez Placer les données de Etats Financiers dans un dossier existant, si vous souhaitez créer un dossier concernant une société déjà initialisée par un autre logiciel EBP de la même gamme (en EBP Comptabilité, Gestion Commerciale...) afin d'y ajouter les données spécifiques au logiciel en cours. Ensuite, choisissez le dossier. Le logiciel crée un sous-répertoire propre à l'application en cours et reprend les informations communes aux logiciels, c’est-à-dire les informations légales (Statut, Siret, APE …), l’adresse et le contact. Si votre dossier n'apparaît pas, cela signifie qu'il a été créé dans un répertoire autre que \ EBP\Dossiers\. Indiquez alors le répertoire dans lequel se trouve le dossier en cliquant sur le bouton Parcourir. Si un mot de passe a été établi, pour récupérer les informations d'un dossier existant, vous devez être en possession de celui-ci, lequel permet d'ouvrir le dossier source. 5 Etats Financiers Un assistant de création vous est alors proposé. Ouvrir un dossier Pour ouvrir un dossier existant, plusieurs possibilités vous sont offertes : ƒ A partir du Démarrer de Windows, sélectionnez Programmes + EBP + Etats Financiers et Etats Financiers pour lancer le programme. Si votre dossier est déjà créé et que vous avez bien précisé dans les préférences « Ouverture automatique du dernier dossier » , il sera ouvert automatiquement. Sinon, vous devrez ouvrir le dossier par le menu Dossier. ƒ A partir du Démarrer de Windows, sélectionnez Programmes + EBP + Etats Financiers et Etats Financiers - Démonstration pour lancer directement la démonstration. ƒ A partir du menu Dossier, sélectionnez la commande Ouvrir. Etats Financiers vous propose alors la liste des dossiers créés et ouverts sous ce logiciel. Il suffit de double-cliquer sur le dossier à ouvrir. Si votre dossier n’est pas dans la liste, cliquez sur le bouton Parcourir. Le logiciel propose automatiquement tous les dossiers contenus dans le répertoire des dossiers EBP (par défaut EBP\Dossiers\). Double-cliquez sur le dossier désiré, puis sur le fichier *.EEF qui apparaît. Enfin, si un mot de passe a été défini, le logiciel vous demandera de l'introduire. ƒ Si le dossier à ouvrir est l'un des 4 derniers dossiers sur lesquels vous avez travaillé, son accès est conservé dans le menu Dossier en bas du menu déroulant. Cliquez simplement dessus. ƒ A partir de l'Explorateur, positionnez-vous dans le répertoire du dossier à ouvrir et lancez le raccourci (*.EEF). Vous avez également la possibilité d'obtenir la liste des dossiers des autres applications de la même gamme (Compta, Gestion Commerciale, Immos, Paye, Garage…) en cliquant sur la case Voir tous les dossiers de la gamme. Vous pouvez donc à partir d'une application, ouvrir un dossier d'une autre application (l'application associée est automatiquement ouverte). Nouvel exercice Pour les utilisateurs d’une version N-1 d’Etats Financiers, il suffit d’installer la nouvelle version, puis de créer un nouvel exercice (commande Nouvel exercice du menu Dossier) dans chacun des dossiers existants. L’accès à cette commande dépend du code de débridage introduit. En effet, à chaque année correspond un code de débridage différent afin d’obtenir les feuillets de la liasse correspondante. Fermer un dossier Utilisez la commande Fermer du menu Dossier. Etats Financiers garde la trace des quatre derniers dossiers sur lesquels vous avez travaillés. Vous pourrez ainsi ouvrir le dernier dossier utilisé en le sélectionnant en bas du menu Dossier. Pensez à sauvegarder votre dossier (commande Sauvegarde du menu Dossier) avant de fermer le dossier. Le dossier est automatiquement fermé lorsque vous utilisez les commandes Ouvrir, Nouveau ou Quitter. 6 Dossier Lorsque vous quittez un dossier, un nouveau menu général est proposé. En effet, il n’y a plus de dossier en cours, et donc plus de possibilité de travailler sur ses éléments. Le nouveau menu général est en conséquence beaucoup plus restreint : il ne comporte que trois menus (Dossier, Affichage et ?) et la plupart de leurs commandes deviennent indisponibles. Supprimer un dossier Utilisez la commande Supprimer du menu Dossier. Dans le cadre, s’affiche automatiquement la liste de tous les dossiers qui ont été ouverts et donc mémorisés par le logiciel. Cochez la case correspondant au(x) dossier(s) à supprimer puis cliquez sur le bouton désiré : • OK : Supprime le dossier sélectionné • Annuler : Annule l’opération • Parcourir : permet d’accéder à d’autres répertoires et donc à d’autres dossiers. Onglet Adresse Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier, et peuvent être modifiées dans Propriétés + Préférences du dossier du menu Dossier. Utilisez la touche Tabulation pour passer d’un champ à un autre ou le clic de votre souris. Pour saisir une deuxième ligne d’adresse, utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée. Onglet Contact Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être modifiées dans Propriétés + Préférences du dossier du menu Dossier. Utilisez la touche Tabulation pour passer d’un champ à un autre ou le clic de votre souris. Pour saisir une deuxième ligne de Notes, utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée. Onglet Identification Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être modifiées dans Propriétés + Préférences du dossier du menu Dossier. Utilisez la touche Tabulation pour passer d’un champ à un autre ou le clic de votre souris. Le NII correspond au Numéro d’Identification Intracommunautaire, c’est-à-dire le numéro de TVA. Onglet Sécurité Cet onglet permet de protéger l’accès à votre dossier par un mot de passe. Dossier protégé Si vous voulez protéger votre dossier par un mot de passe, cochez cette case. Vous accédez alors à la saisie du mot de passe et de sa confirmation. Mot de passe et Confirmation Saisissez le mot de passe et inscrivez-le une nouvelle fois dans le champ suivant. Les deux saisies doivent être identiques pour que le logiciel prenne en compte ce mot de passe. 7 Etats Financiers Ce mot de passe sera demandé et devra être saisi impérativement pour accéder à votre dossier. Ne l’oubliez pas ! !! Onglet Dossier Cet onglet spécifie le chemin d’accès au répertoire concernant votre dossier, donc les fichiers de données. Les formats L’onglet Format des Préférences Générales du dossier vous permet de définir des formats particuliers pour vos variables (date, heure, logique, numérique et chaîne) puis de déterminer le format à appliquer par défaut, pour chaque type de variable. A l'impression, le logiciel applique automatiquement à chaque variable un format par défaut de son type. Exemple : pour une variable de type montant (ex : Gain), le format de la variable est numérique et ne pourra jamais être de type date. Vous pourrez toutefois modifier ce format pour chacune des variables utilisées dans vos modèles d'impression car pour un même format vous avez plusieurs possibilités. Liste des formats La liste propose pour chaque type de variable (date, heure, logique et numérique) les différents formats déjà existants. Pour chaque type, le format pointé (ƒ) correspond au format par défaut, utilisé au moment de l'impression. Nouveau Ce bouton permet de définir un nouveau format de variable. Vous travaillez alors en mode Assistant. Défaut Ce bouton active le format sélectionné dans la liste et le repère avec un ƒ . Il devient alors le format par défaut. A l'impression, ce format s'appliquera pour toutes les variables de ce type. Test Ce bouton donne un aperçu du format tel qu'il est proposé (ou conditionné) dans votre logiciel. Aperçu Cette zone est automatiquement renseignée lorsque vous sélectionnez un des formats dans la liste. Elle affiche le format tel qu'il le sera à l'impression. Créer un nouveau format de variable Pour créer un nouveau format, utilisez le menu Dossier + Propriétés + Préférences Générales. Cliquez sur le bouton Nouveau : un assistant à la création s’ouvre alors. 8 Dossier Saisissez le nom du nouveau format et sa description. Choisissez ensuite le type du format à créer. Vous devez enfin définir les propriétés du format. Les formats sont applicables dans les modèles d’impression. Format Numérique ou Monétaire Déterminez le nombre de décimales après la virgule, l'apparence du montant (couleur, parenthèse) en fonction de son signe (positif, négatif ou nul), le choix d'un séparateur de milliers, l'affichage en pourcentage (montant divisé par 100 suivi du signe %) ou en toute lettre. De plus vous pouvez définir un format Monétaire en précisant le symbole de la devise (par exemple £ ou $ ou F ou encore Livre, Dol, Frs,...) Attention : nombre entier est un format qui s’applique à un nombre de variables limitées tels que les dates de jours de congés où l’on considère que la variable ne peut jamais comporter de décimales. Si vous souhaitez avoir aucune décimale à l’impression sur des variables particulières comme par exemple le nombre de mois d’ancienneté, vous devez indiquer comme précision après la virgule « Pas de précision ». Format Date Déterminez ici la couleur de la date ainsi que le type d’affichage que vous souhaitez pour le jour, le mois et l’année. Vous avez également la possibilité d’afficher le nom du jour. Format Heure Déterminez ici la couleur de l'heure ainsi que le type d’affichage des heures et des minutes. Vous avez également la possibilité d’afficher l’abréviation de heure et minute. Format Logique Indiquez le texte à inscrire et sa couleur lorsque la condition est vrai et lorsqu’elle est fausse. Format Chaîne Indiquez la couleur de la chaîne. Dans le cas particulier d'une chaîne vide, vous pouvez indiquer un texte à faire apparaître (INEXISTANT, AUCUN..) et sa couleur. Préférences Générales Les préférences générales s’applique à l’ensemble des dossiers de votre logiciel. Ouverture automatique du dernier dossier Cochez cette case pour que le logiciel ouvre automatiquement le dernier dossier sur lequel vous avez travaillé. Onglet Régime Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier, et peuvent être modifiées dans Propriétés + Préférences du dossier du menu Dossier. Les BIC 9 Etats Financiers Si vous pointez BIC (Bénéfices Industriels et Commerciaux), choisissez ensuite le type de déclaration. De ce choix, découle une liste particulière de feuillets. Si vous optez pour Impôt sur les sociétés, en saisie des feuillets, il vous sera proposé tous les feuillets nécessaires à la constitution de la déclaration 2065, et pour Impôt sur le revenu tous les feuillets nécessaires à la constitution de la déclaration 2031. Choisissez également le régime. Si vous optez pour le régime Normal, il vous sera proposé tous les feuillets nécessaires à la constitution de la déclaration 2050, et pour le régime Simplifié tous les feuillets nécessaires à la constitution de la déclaration 2033. Les BNC Si vous pointez BNC (Bénéfices non commerciaux), vous obtiendrez la Déclaration contrôlée. En saisie de feuillets, il vous sera proposé tous les feuillets nécessaires à la constitution de la 2035. Numéro FPR (TDFC) Ce numéro figure sur les déclarations de TVA pré-enregistrées à la DGI. Il est composé du code de la recette compétente (7 caractères) et du n° de dossier du redevable (6 caractères). Onglet Dates d'exercice Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier, et peuvent être modifiées dans Propriétés + Préférences du dossier du menu Dossier. Si vous avez un exercice N-1, vous devez obligatoirement importer la balance N-1 dans Etats Financiers, cochez alors la case Exercice précédent (N-1). Dates à indiquer : IMPORTANT ! pour les utilisateurs d’une version EBP Compta, vous devez indiquer comme dates d’exercice N-1 , le premier et le dernier mois de votre exercice N-2 et indiquer comme date d’exercice N, le premier et dernier mois de votre exercice N-1. Onglet Autorisations Cochez les cases en fonction du niveau de protection à appliquer en saisie des feuillets : Î Aucune case cochée : donne accès aux champs de type A saisir. Î Autoriser la modification des champs non protégés : donne accès aux champs contenant une variable non protégée (tous les champs sauf les totaux). Î Autoriser la modification des champs protégés : donne accès à tous les champs. Î Autoriser la modification des formules : donne accès à la modification des formules dans le plan de regroupement. En fonction des niveaux cochés, le contenu des cellules se présente ainsi : - en caractère normal : la modification du champ n’est pas autorisée, - en caractère gras : la modification du champ est autorisée, - en rouge : la valeur du champ, normalement résultant d’une formule, a été modifiée manuellement. 10 Dossier 11 Balance Saisie / Modification de la balance Pour effectuer une saisie manuelle de la balance, ou un contrôle des comptes de la balance, utilisez la commande Saisie / Modification du menu Balance. Cette fonction permet de modifier ou de saisir manuellement votre balance, ou, suite à un import de balance, de contrôler quels sont les comptes à réimputer car non présent dans le plan de regroupement. Contrôle des comptes : Pour importer la balance, utilisez le menu Balance + Importer + Balance EBP si vous travaillez sur le logiciel EBP Comptabilité ou Wincompta 3 d’EBP, ou Balance + Importer + Balance texte pour importer une balance provenant d’un autre logiciel que EBP. La balance importée peut contenir des comptes qui ne sont pas paramétrés dans le plan de regroupement d’Etats Financiers. Deux solutions sont envisageables : la modification du plan de regroupement, ou, plus simplement, la réimputation vers un autre compte. Pour afficher dans la balance les comptes à réimputer, veuillez lancer auparavant l’option Balance + Utilisation des comptes. Consultez ensuite la balance dans Balance + Saisie / Modification. La colonne Compte d’imputation affiche <à réimputer> lorsque le compte n’est pas repris dans le plan de regroupement. Utilisez alors cette colonne pour réaffecter le compte concerné, en indiquant un autre numéro de compte. Saisie de la balance : La saisie de la balance s’effectue simplement dans une grille composée des colonnes Débit N, Crédit N, Solde N, Débit N-1, Crédit N-1 et Solde N-1. Chaque colonne contient un même type de données et chaque ligne correspond à un enregistrement existant dans la base. Lorsque la fenêtre ne permet pas de visualiser la totalité des grilles et des colonnes, cliquez sur les barres de défilement gauche / droite et haut / bas pour les afficher. Vous pouvez modifier la largeur de vos colonnes en plaçant la souris sur le trait séparant deux colonnes. Ensuite, il faut tirer sur la droite ou la gauche pour augmenter ou diminuer la largeur de la colonne Vous avez également la possibilité de modifier les colonnes affichées. Pour cela, cliquez sur le bouton droit de la souris et sélectionnez Propriétés. Les touches à utiliser sont les suivantes : ENTREE : permet de modifier la ligne du compte courant. INSER : permet d’ajouter un nouveau compte au dessus de la ligne sélectionnée. TAB : permet de se déplacer de champ en champ en modification d’une ligne. SUPPR : permet de supprimer une ligne de compte. Pour rechercher un compte, saisissez les premiers chiffres du numéro de compte à rechercher dans la zone blanche prévue à cet effet et cliquez sur le bouton Rechercher. Si la balance est déséquilibrée, le logiciel vous le signale par un message d’avertissement. En bas de la fenêtre, vous avez la possibilité de visualiser les totaux de chaque colonne. La commande Purge du menu Balance vous permet à tout moment de supprimer les montants de l’exercice N et/ou N – 1 ainsi que de supprimer les comptes dont les montants débit et crédit sont nuls. Onglet variables des propriétés de la liste 13 Etats Financiers Une liste de variables apparaît. A chaque variable correspond une colonne de la grille. L’ordre des variables de haut en bas correspond à l’ordre des colonnes de gauche à droite. La coche signale les colonnes qui sont affichées. Pour afficher ou cacher une colonne, il vous suffit donc de respectivement cliquer dans le petit carré à gauche du nom de la variable pour cocher ou décocher la colonne correspondante. Un carré grisé signifie que cette colonne est obligatoire Pour modifier l’ordre des colonnes, sélectionnez la variable à déplacer et cliquez sur les boutons Monter ou Descendre. Onglet Formats des propriétés de la liste Cet onglet permet de modifier le format d'affichage de chaque colonne en fonction de ce que vous souhaitez. Format pour la variable Sélectionnez dans la liste déroulante le nom de la variable dont vous souhaitez modifier le format. Choix des formats La liste qui apparaît ici correspond aux formats définis dans l’option Formats du menu Dossier + Propriétés. Choisissez le format d'affichage que vous désirez appliquer sur la colonne sélectionnée. Les formats appliqués aux variables dans les grilles n'ont aucune incidence sur les impressions. Consultation du PCG Pour visualiser le PCG, lancez la commande Voir le PCG du menu Balance. Cette fenêtre vous permet de consulter la liste des comptes du Plan Comptable Général. Cette liste est classée par ordre croissant de numéros de compte. Dans le champ Chercher, saisissez les premiers chiffres du numéro du compte à rechercher. Le logiciel affiche automatiquement le compte s'en rapprochant le plus. Edition de la balance Pour imprimer la balance, lancez la commande Edition de la balance du menu Balance. Cette fenêtre permet d’effectuer une édition de la balance en aperçu écran, ou sur papier. Importation d'une balance EBP Vous avez la possibilité d’importer dans le logiciel une balance provenant des logiciels EBP Comptabilité ou Wincompta 3. Pour cela, lancez la commande Balance EBP du menu Balance + Importer. Vous pouvez importer les exercices N et / ou N – 1. Si vous souhaitez importer les deux exercices, l’importation doit se faire en deux temps. En effet, le fichier généré en EBP Comptabilité ne reprend que l’exercice en cours. Il faut donc générer un fichier pour l’exercice N, et un pour l’exercice N – 1. En revanche, si vous importez votre balance de Wincompta 3, vous pourrez importer en même temps l’exercice N et N – 1 car le fichier comporte les valeurs des deux années. Les informations de votre dossier peuvent être également importées si vous souhaitez renseigner automatiquement les coordonnées du dossier Etats Financiers à partir de celles du dossier comptable. 14 Balance Les comptes de Tiers 401 et 411 peuvent être centralisés automatiquement lors de l’import si vous le souhaitez. Cependant, vous pourrez lancer cette centralisation par la suite grâce à la commande Centralisation du menu Balance. Importation d'une balance texte Pour effectuer un import de balance texte, lancez la commande Balance texte du menu Balance + Importer. Fichier à importer L’import permet d’importer une source en mode Fichier, ou en mode ODBC. En mode ODBC, vous pouvez directement pointer la base en cliquant sur le bouton Modifier. Cliquez sur le bouton pour rechercher le fichier texte ou DBF dans le répertoire d’installation du logiciel. Le séparateur de champ doit être unique. Si vous utilisez comme séparateur de champ la virgule, pour les champs numériques, il faudra utiliser le point pour les décimales sinon les unités seront considérées comme un champ et les décimales comme un autre champ. Format d'import Si vous avez déjà importé un fichier ayant la même structure que le fichier que vous souhaitez maintenant importer (type et ordre des champs) et qu'un nom de format a été enregistré par le logiciel lors de la précédente importation, sélectionnez le format dans la liste. Le logiciel associera automatiquement les champs du fichier source (à importer) à la table Balance. Pour enregistrer un format, il suffit, lors du premier import de cliquer sur le bouton Enregistrer le format qui se situe sur la dernière étape de l’importation. Type du fichier importé Le logiciel reconnaît automatiquement la plupart des fichiers texte de structure standard. Cette étape permet de valider ou de compléter le type de fichier proposé par défaut. Type Pointez Largeur Fixe lorsque votre fichier ne contient pas de séparateur entre chaque champ. C'est un fichier dont les champs (informations) pour chacun des enregistrements ont une largeur constante. C'est alors à vous de définir les largeurs des colonnes à importer. Pointez Délimité lorsque votre fichier contient des séparateurs (virgule, tabulation, espace...) entre chaque champ. Début des données Si votre fichier contient des lignes (de texte ou autre) avant les champs à importer, indiquez ici le nombre de lignes à ne pas prendre en compte. Fichier de type Délimité Pour un fichier Délimité, le logiciel affiche automatiquement les colonnes qu'il reconnaît. Si les colonnes reconnues sont correctes, cliquez sur le bouton Suivant. 15 Etats Financiers Dans certains cas, vous devez préciser vous même le séparateur (et le délimiteur) contenu dans le fichier. Séparateur de champs Si le séparateur n'est pas reconnu par le logiciel, pointez-le ou indiquez le dans Autre. Les champs Texte sont entourés par Si vos champs de type Texte sont entourés par des guillemets ou des apostrophes, sélectionnez le délimiteur dans la liste déroulante. Le logiciel met alors en forme votre fichier en fonction des choix précisés. Fichier de type Fixe Pour un fichier de type Fixe, le logiciel dispose le fichier en séparant par colonne les champs des uns des autres. Les limites des colonnes sont représentées par un trait vertical et par un triangle noir sur la règle. La règle donne la position de chaque caractère. Pour modifier la structure du fichier proposé par défaut par le logiciel, cliquez sur le triangle noir du trait à déplacer et tirez-glissez le jusqu’à la position désirée. Pour cette opération, nous supposons que vous connaissez la structure du fichier à récupérer, c’est-à- dire la largeur de chaque colonne. Utilisation du clavier Le triangle est votre curseur, que vous pouvez déplacer avec les touches de direction. Pour ajouter une limite de colonne, appuyez sur la BARRE ESPACE. Pour supprimer une limite, appuyez sur la touche SUPPR. Association du fichier source avec la table Cette étape est très importante puisqu'elle permet d'attribuer à une colonne un champ de la table. Cette étape permet d'associer à chaque champ du fichier source (correspondant à un champ du fichier importé) le nom d'un des champs de la table. La liste de gauche propose la liste des champs de la table c’est-à-dire les champs importables. La liste de droite contient la liste des colonnes de votre fichier. Vous devez maintenant associer les colonnes que vous souhaitez importer à un champ de la table Balance. Une fois l’association terminée, cliquez sur le bouton suivant pour valider la structure d’importation. Un message vous prévient si toutes les colonnes du fichier ne sont pas importées. Confirmez cette structure d’importation ou refusez si vous souhaitez vérifier cette association. Sauvegarde Validation Le logiciel vous affiche alors un aperçu du fichier qui va être importé. Vérifiez que les données correspondent bien aux noms des colonnes. Enregistrer le format Si vous pensez récupérer par la suite d'autres fichiers ayant la même structure que le fichier actuel, vous avez la possibilité de mémoriser sa structure. 16 Balance Pour cela, cliquez sur le bouton Enregistrer le format. A la prochaine importation d'un fichier de même structure, vous pourrez ainsi appeler ce format : le logiciel appliquera automatiquement au fichier les paramètres définis dans les étapes précédentes. Si votre fichier est correct, cliquez sur le bouton Importer. Une fois l'importation terminée, le logiciel affiche le nombre d'enregistrements ajoutés à la table de votre dossier. Si vous importez un fichier alors que la balance contient déjà des enregistrements, le logiciel met à jour les enregistrements existants et crée les lignes inexistantes. Cela vous permet d'importer successivement plusieurs fichiers. Sauvegarde du format d'importation Sauvegarde du format d'importation Cette étape vous permet de sauvegarder le format que vous venez de définir. Ainsi, lors du prochain import, en sélectionnant ce format, les champs de votre fichier seront automatiquement associés au champ de la table. Donnez un nom au format du fichier et cliquez sur le bouton Sauvegarder. Automatiquement, il s’ajoute à la liste des formats déjà créés. Ces formats sont enregistrés dans un seul fichier nommé UsrImp.EBF. Donc, on ne peut pas supprimer un seul format et si vous supprimez ce fichier, tous les formats seront supprimés. Si vous souhaitez récupérer les formats créés sur un autre poste, vous devez copier ce fichier via l’explorateur Windows dans le répertoire d’Etats Financiers (par défaut \Program Files\EBP \ Etats Financiers). Utilisation des comptes Cette commande permet de contrôler l'utilisation des comptes. Le logiciel affiche la liste des comptes non utilisés dans les feuillets mais mouvementés dans la balance. Il affiche également la liste des comptes qui ne sont pas présents dans le PCG. Vous pouvez également effectuer un contrôle de cohérence pour vérifier la cohérence du plan de regroupement. La centralisation Pour effectuer une centralisation des comptes de Tiers, lancez la commande Centralisation du menu Balance. Cette commande permet après import d’une balance avec des comptes de Tiers détaillés de centraliser les comptes. Vous pouvez également utiliser cette commande si vous souhaitez centraliser vos comptes de Tiers après avoir saisi manuellement votre balance. C’est une opération irréversible, il est donc fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde avant de lancer l’opération. Indiquez la racine de vos comptes fournisseurs puis clients. Par défaut, le logiciel propose 401 et 411. Vous pouvez toutefois centraliser d'autres comptes en indiquant une autre racine. Purge de la balance 17 Etats Financiers Vous pouvez effectuer une purge de la balance sur l’exercice N et N – 1, ainsi que supprimer les lignes nulles de la balance. • Pour effectuer une purge de l’exercice N, lancez la commande Purger l’exercice N du menu Balance + Purge de la balance. Cette commande supprime tous les montants dans les colonnes Débit N, Crédit N et solde N. La balance est réinitialisée sur l’exercice N. • Pour effectuer une purge de l’exercice N – 1, lancez la commande Purger l’exercice N – 1 du menu Balance + Purge de la Balance. Cette commande tous les montants dans les colonnes Débit N – 1, Crédit N – 1 et Solde N – 1. La balance est alors réinitialisée sur l’exercice N – 1. Pour effacer les lignes nulles de la balance, lancez la commande Effacer les lignes nulles du menu Balance + Purge de la balance. Cette commande permet de purger les lignes des comptes dont les montants au débit et au crédit sont nuls. 18 Liasses Saisie des liasses Utilisez la commande Saisie du menu Liasses. Cette commande permet de saisir et de vérifier le contenu des feuillets. La liste des feuillets obtenus dépend des choix effectués dans les Préférences du dossier du menu Dossier + Propriétés. Le menu feuillet Choisissez le feuillet à visualiser et modifiez-le si nécessaire. Lorsque vous entrez en saisie des feuillets, le menu Feuillet s’active et vous propose les principales fonctions utilisables. Ce menu vous permet de : ƒ Visualiser les feuillets suivants et précédents, ƒ Connaître les comptes affectés à un champ particulier, ƒ Visualiser les variables associées à chaque champ, ƒ Recalculer le champ en cours d’après la formule de calcul d’origine, ƒ Imprimer le feuillet en cours, ƒ Visualiser les propriétés du champ en cours. Ce menu est accessible également en cliquant sur le bouton droit de la souris (=menu contextuel). La saisie dans un feuillet s'effectue comme dans un tableur à quelques différences près (différence de largeur de champ, zones non accessibles par l'utilisateur). Pour vous déplacer d’un champ à un autre, utilisez les flèches de direction (Haut, bas, gauche et droite). Les variables A chaque champ est associée une variable dont le nom peut être connu en cliquant sur l’icône . La variable peut être de type « vide », c’est alors à vous de saisir manuellement la valeur de cette variable, ou de type calculée, c’est le logiciel qui calcule automatiquement la valeur du champ à partir de la formule associée à la variable. La valeur et / ou la formule des variables de chacun des champs proposés dans le feuillet est modifiable. Toutefois, leur modification n'est autorisée que si vous avez coché Autoriser la modification des champs non protégés dans les Préférences du menu Dossier + Propriétés. Les valeurs proposées dans le feuillet dépendent de la formule paramétrée. Cette formule est une somme ou une soustraction d'éléments. Vous pouvez également à tout moment revenir à la formule d’origine de la rubrique en cliquant sur le bouton Restaurer la formule standard dans les Propriétés que vous obtenez soit par le menu Feuillet soit par le clic avec le bouton droit de la souris. En fonction du niveau de protection demandée dans les Préférences du menu Dossier + Propriétés, le contenu d'un champ apparaît en caractères particuliers : ƒ En caractères normaux pour les champs non modifiables, ƒ En caractères gras pour les champs accessibles à la saisie, ƒ En caractères rouge pour les champs modifiés. 19 Etats Financiers Manipulation de plusieurs feuillets Chaque feuillet ouvert est considéré par le logiciel comme une fenêtre ouverte. Pour ouvrir une nouvelle fenêtre, utilisez la commande Saisie du menu Liasses. Pour disposer vos fenêtres de telle manière qu'elles apparaissent toutes à l'écran, utilisez la commande Mosaïque du menu Fenêtre. Cette option provoque la diminution de la taille des fenêtres afin qu’elles puissent toutes être juxtaposées les unes en dessous des autres. En revanche, la largeur est conservée. Pour passer d'un feuillet à un autre dans une fenêtre, cliquez sur les icônes et qui affiche respectivement le feuillet précédent et suivant (par ordre de numéro). Sauvegarder les modifications sur un feuillet La mise à jour de l'ensemble des feuillets ouverts est automatique lorsque vous modifiez une valeur ou une formule dans un des feuillets. La sauvegarde des modifications du feuillet est automatique lorsque vous quittez le feuillet, toutefois en cours de saisie, vous pouvez utiliser ces icônes : : sauvegarde et lance l’impression du feuillet au format agréé par la Direction Générale es Impôts. : Sauvegarde les modifications faites sur le feuillet en cours et permet de continuer la saisie. : annule les modifications réalisées depuis la dernière sauvegarde. Vous pouvez imprimer le feuillet en cliquant sur l’icône ou en lançant la commande Impression d’un feuillet du menu Liasses. Calculer tous les feuillets Pour calculer tous les feuillets, lancez la commande Calculer tous les feuillets du menu Liasses. Vous pouvez également cliquer sur l’icône pour un accès plus rapide. Cette commande permet de recalculer les liasses à partir des valeurs d’origine de la balance. Donc, si vous avez modifié des champs qui normalement sont calculés à partir d’une formule, les modifications effectuées sont perdues. Sélectionnez l’exercice à recalculer et lancez l’opération. Le contrôle de cohérence Pour effectuer un contrôle de cohérence, lancez la commande Contrôles de cohérence du menu Liasses. Cette commande permet de vérifier la cohérence des plans de regroupement. Listes des rubriques Pour obtenir la liste des rubriques, lancez la commande Listes des rubriques du menu Liasses. 20 Liasses Cette commande permet d'afficher et d’imprimer la liste des variables (rubriques) feuillet par feuillet, c'est-à-dire le plan de regroupement de la liasse. Vous obtenez ainsi pour chaque variable d'un feuillet, sa formule associée. Plan de regroupement du dossier Pour visualiser et modifier le plan de regroupement du dossier, lancez la commande Voir plan de regroupement du dossier du menu Liasses + Plan de Regroupement. Cette fenêtre affiche sur sa partie gauche la liste des feuillets sous forme de plan. Utilisez la touche « + » du clavier numérique sur un feuillet pour consulter les variables qu'il contient. Vous pouvez alors consulter et modifier la définition d'une variable. En fonction de vos choix dans les préférences, la partie peut être grisée donc non-accessible. Si tel est le cas, pour avoir à la modification, vous devez cocher dans les préférences du dossier les 3 niveaux de protection. Propriétés d’une variable Les propriétés de chaque variable s’affichent à droite de l’écran. Vous avez deux types de variables : les variables à saisir et les variables calculées. Pour les variables à saisir, la case A saisir est cochée. Pour les variables calculées, vous pouvez demander la protection du champ en modification. L’intérêt de cette protection consiste à éviter que ce champ ne soit modifié par erreur. Si toutefois il l’était, le logiciel le signale en affichant la valeur du champ modifié en caractère rouge. Pour chaque variable, vous pouvez définir des caractéristiques qui leur sont propres. Une variable à saisir est représentée par un crayon. Une variable calculée est représentée par le signe fx. Le plan de regroupement commun à tous les dossiers Pour rendre un plan de regroupement commun, lancez la commande Rendre ce plan de regroupement commun du menu Liasses + Plan de regroupement. Cette commande permet de rendre le plan de regroupement du dossier courant commun à tous les dossiers. Il pourra être récupéré dans les autres dossiers par la commande Utiliser le Plan de regroupement commun du menu Liasses + Plan de regroupement. L’intérêt de cette fonction est de pouvoir récupérer dans les autres dossiers les modifications effectuées dans le dossier courant. Vous n’aurez donc pas à faire les mêmes modifications dans chaque dossier. ATTENTION !! Le plan de regroupement d'origine ne pourra plus être appliqué. Voir plan de regroupement commun Pour consulter le plan de regroupement commun, lancez la commande Voir plan de regroupement commun du menu Liasses + Plan de regroupement. 21 Etats Financiers Le plan de regroupement commun est le plan qui a été défini comme plan de référence pour tous les dossiers. Cette fenêtre affiche sur sa partie gauche la liste des feuillets sous forme de plan. Utilisez la touche « + » du clavier numérique sur un feuillet pour consulter les rubriques qu'il contient. Vous pouvez alors consulter et modifier la définition d'une rubrique. Une rubrique à saisir est représentée par un crayon. Une rubrique calculée est représentée par le signe fx. Vous pouvez également créer par ce menu des variables pour vos plaquettes. Pour définir des variables personnalisées utilisables dans la plaquette, sélectionnez la rubrique Rubriques Utilisateurs qui se situe en dernière position. Le bouton Créer une rubrique personnalisée apparaît. Définissez ainsi vos variables. ƒ Pour avoir la valeur d'un compte dans la formule, saisissez simplement le numéro du compte (par exemple 707). ƒ Pour avoir la valeur d'un champ d'une liasse, saisissez le libellé de la ligne puis entre crochets le numéro de la liasse (par exemple S210 [2033B] ). ƒ Pour calculer un ratio, saisissez le nom du premier opérateur, le signe % puis le deuxième opérateur (par exemple pour mesurer le chiffre d’affaires par rapport aux capitaux propres, on aura CAHT%KP). Utiliser le plan de regroupement commun Pour utiliser le plan de regroupement commun dans le dossier courant, lancez la commande Utiliser le plan de regroupement commun du menu Liasses + Plan de regroupement. Cette commande permet d’utiliser le plan de regroupement commun dans le dossier courant. En revanche, vous perdez les modifications apportées sur le plan de regroupement du dossier. C’est une opération irréversible, il est donc fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde avant de lancer l’opération. Restaurer les formules de la plaquette Cette commande permet de récupérer les formules d’origine de la plaquette. Pour cela, lancez la commande Restaurer les formules de la plaquette du menu Liasses + Plan de regroupement. Impression d'un feuillet Pour imprimer un feuillet, lancez la commande Impression d’un feuillet du menu Liasses. Cette fenêtre permet de sélectionner un feuillet à imprimer. Choisissez le modèle à utiliser. Vous pouvez ensuite visualiser l'impression par un aperçu ou imprimer le feuillet sélectionné. Vous pouvez à tout moment annuler la totalité des impressions lancées par la commande Arrêter toutes les impressions du menu Dossier. Impression d'une annexe Pour imprimer une annexe, lancez la commande Impression d’une annexe du menu Liasses. 22 Liasses Cette fenêtre permet de sélectionner une des annexes à imprimer. Vous pouvez ensuite visualiser l'impression par un aperçu ou imprimer l’annexe sélectionnée. Vous pouvez à tout moment annuler la totalité des impressions lancées par la commande Arrêter toutes les impressions du menu Dossier. Impression de la liasse Pour imprimer la liasse, lancez la commande Impression de la liasse du menu Liasses. Cette fenêtre permet d'imprimer la totalité de la liasse (annexes comprises) ou de sélectionner certains feuillets uniquement. Etats Financiers propose automatiquement d’imprimer la totalité des feuillets de la liasse. Utilisez les boutons Tout sélectionner et Tout Désélectionner pour respectivement cocher ou décocher l’ensemble des impressions proposées, annexes comprises. Pour imprimer certains états, cochez-les simplement. Vous pouvez ensuite visualiser l'impression par un aperçu ou imprimer l’annexe sélectionnée. Vous pouvez à tout moment annuler la totalité des impressions lancées par la commande Arrêter toutes les impressions du menu Dossier. Export vers Excel Pour réaliser des exports vers Excel, utilisez la commande Export vers Excel du menu Liasses. Cette fenêtre permet de sélectionner la totalité de la liasse (annexes comprises) à exporter ou de sélectionner certains feuillets uniquement. Etats Financiers propose automatiquement d’exporter la totalité des feuillets de la liasse. Utilisez les boutons Tout sélectionner et Tout désélectionner pour respectivement cocher ou décocher l’ensemble des feuillets proposés, annexes comprises. Pour exporter certains états, cochez-les simplement. Une fois choisis, cliquez sur Exporter. Le logiciel traite alors les feuillets que vous désirez exporter et vous permet de visualiser le contenu de l'export dans une fenêtre à onglets. Visualisation des feuillets exportés Cette fenêtre permet de vérifier et modifier si nécessaire les valeurs reprises. Le logiciel a traité l’ensemble des feuillets que vous désirez exporter. Il affiche un onglet pour chacun des feuillets en cours d’exportation. Chaque onglet affiche la liste des rubriques du feuillet avec les valeurs N et N -1 correspondantes. Cette grille peut encore être modifiée. Lorsque le contenu de l'exportation est vérifié, lancez la génération du fichier d'export en cliquant sur le bouton Exporter et indiquez le nom de fichier ainsi que le répertoire dans lequel vous désirez le générer. Ce fichier aura pour extension .XLS. 23 Plaquette Base des documents Attention : les plaquettes ne sont pas disponibles en version Entreprise. La commande Base des documents du menu Plaquette donne accès à une fenêtre qui permet de supprimer, créer, dupliquer et renommer des documents. La liste des documents proposés en standard s'affiche mais ils ne sont pas modifiables. Pour pouvoir les modifier, vous devez les dupliquer. Chaque document est classé dans une catégorie particulière. Le dossier Documents Personnalisés contiendra tous les nouveaux documents que vous allez créer. Utilisez la touche « + » du clavier numérique sur une catégorie pour afficher les documents qui s'y rattachent. Création d'un nouveau document Vous pouvez créer un document vierge ou travailler à partir de la copie d'un document standard. Document vierge : Sélectionnez le dossier Documents Personnalisés ou l'un de ses sous-dossiers et cliquez sur le bouton Nouveau modèle. Le logiciel vous propose automatiquement le nom : Défaut. Saisissez le nom du modèle. Copie de document : Sélectionnez le document et cliquez sur le bouton Copier le document. Le logiciel crée une copie du document dans le dossier Documents Personnalisés et affiche son nom en sur brillance. Saisissez le nom du nouveau document et placez-le dans la catégorie souhaitée. Mettre en forme le document dans le traitement de texte Une fois le document ajouté dans l'arborescence, cliquez sur le bouton Editer le modèle. Le document est au format RTF, le logiciel ouvre donc le traitement de texte qui est associé aux fichiers d’extension RTF dans le paramétrage des types de fichiers Windows. Si vous souhaitez modifier cette association, le plus simple consiste à : Par l’explorateur Windows, aller dans le répertoire EBP / Dossiers / XXXX / Etatfina.0 / PLAQUET, où XXXX est le nom de votre dossier. Faire un clic avec le bouton droit de la souris sur l’un des fichiers, puis, dans le menu contextuel, choisir Ouvrir avec, rechercher et sélectionner dans la liste le programme voulu (Word ou Wordpad…) puis cocher l’option Toujours utiliser ce programme pour ouvrir les fichiers de ce type. IMPORTANT ! ! Indiquez les paramètres suivants dans votre traitement de texte : Par la commande Options du menu Outils, sélectionnez l'onglet Impression et cochez la case Mettre à jour les champs : cela mettra automatiquement à jour les valeurs de vos documents à l'impression. Dans l'onglet Affichage, vérifiez que la case à cocher Codes de champs ne soit pas cochée afin d'afficher les valeurs de vos variables. Toutefois, si vous souhaitez afficher le nom des variables, cocher cette case. 25 Etats Financiers Le dictionnaire propose l'ensemble des variables existantes, feuillet par feuillet, ainsi que la liste des variables spécifiques aux documents de la plaquette. Réalisez votre document et placez les variables en tirant-glissant chaque variable jusqu'à la position souhaitée. Le nom de la variable apparaît alors dans le document : sa valeur apparaîtra en impression. Enregistrez en cliquant sur l’icône . Création d'un profil de plaquette Attention : les plaquettes ne sont pas disponibles en version Entreprise. Lorsque vos documents sont créés, vous pouvez réaliser votre plaquette. Vous avez la possibilité de créer une plaquette à partir d'un profil ou de réaliser la plaquette de A à Z par ajout des modèles de documents de votre choix. Les plaquettes sont communes à tous les dossiers. Création d'un profil de plaquette Pour créer une nouvelle plaquette, lancez la commande Nouveau du menu Plaquette + Profils de plaquette. Indiquez ensuite le nom du profil de plaquette que vous souhaitez constituer dans le champ réservé à cet effet (en haut de l’écran). Sur la partie droite, la liste des documents existant apparaît. Sélectionnez le document à intégrer et cliquez sur le bouton Insérer. Recommencez ainsi pour chaque document. Complétez les documents de la plaquette (bouton Modifier). Le document est imprimable dans le traitement de texte. Plaquette à partir d'un profil Pour réaliser une plaquette à partir d’un profil existant, lancez la commande Ouvrir du menu Plaquette + Profils de plaquette. Sélectionnez le fichier *.pla correspondant au profil de plaquette que vous souhaitez. La plaquette intègre automatiquement les documents du profil. Pour enlever un document du profil, sélectionnez-le dans la liste de gauche et cliquez sur le bouton Supprimer. Pour enregistrer le profil de plaquette que vous constituez, lancez la commande Enregistrer sous pour une création et Enregistrer pour une modification. Plaquette du dossier Attention : les plaquettes ne sont pas disponibles en version Entreprise. Cette fonction permet d’associer un profil de plaquette à votre dossier. La première fois que vous lancerez la commande Plaquette du dossier du menu Plaquette, le message suivant apparaîtra «Voulez-vous charger un profil de plaquette existant », si vous le souhaitez, confirmez sinon annulez. Ensuite, apparaît la totalité des documents qui constituent le profil de plaquette. A partir de cette fenêtre, vous pouvez modifier le contenu du profil en insérant ou supprimant des documents, modifier l’ordre des documents et charger un autre profil. Cependant, le chargement d’un autre profil entraîne la perte du profil existant et des modifications éventuellement effectuées. Vous pouvez également regénérer la plaquette d’origine à partir du menu Plaquette + Regénérer. Vous perdrez alors toutes vos modifications. Si vous modifiez certains documents dans cette option, il faut savoir qu'ils ne seront modifiés que dans ce dossier. En effet les documents présents dans cette option sont une copie des documents originaux. Impression de la plaquette 26 Plaquette Pour visualiser la plaquette avant impression, lancez la commande Aperçu du menu Plaquette. Pour imprimer la plaquette, lancez la commande Imprimer du menu Plaquette ou cliquez sur l'icône . La totalité des documents intégrés dans la plaquette s'impriment. 27 Index A Autorisations 7 B Base des documents 21 C Calculer tous les feuillets 16 Centralisation 13 Comptes de réimputation 9 Consultation du PCG 10 Contrôles de cohérence 16 Création d'un profil de plaquette 22 D Dates d'exercice 7 Dossier (création) 1, 2 F Formats 5 I Import balance EBP 10 Import balance texte 10 Impression de la liasse 19 Impression d'un feuillet 18 Impression d'une annexe 18 L Liste des rubriques 16 N Niveau de protection 7 O Ouverture du dernier dossier ouvert 6 Ouvrir un dossier 2 P Plan de regroupement commun 17 Plan de regroupement du dossier 17 Plaquette du dossier 22 Préférences Générales 6 Protection des champs de saisie 7 Purge de la balance 13 R Régime 1 Régime BIC 6 Régime BNC 6 Réimputation de comptes 9 Rendre un plan de regroupement commun 17 Répertoire d'export 6 Répertoire du logiciel TransLiasse 6 Restaurer les formules de la plaquette 18 S Saisie balance 9 Saisie des liasses 15 T TranLiasse (répertoire d'installation) 6 Type de déclaration 1 U Utilisation des comptes 13 Utiliser le plan de regroupement commun 18 V Variable calculée 7 29 Le suivi de vos ventes, de vos clients, de vos stocks et de vos marges est une nécessité vitale pour le bon développement de votre activité. Le logiciel MCP (Magasin Chasse Pêche) conçu par la société Ditel, assure le suivi complet de la gestion d’un magasin de vente d’articles de chasse et de pêche. Ce logiciel est utilisé pour gérer la caisse de façon simple, pratique et fiable dans une armurerie. Il permet en outre d’éditer de façon automatique les déclarations Cerfa standards. Il intègre également les bases de données des fabricants d’articles de chasse, de tir et d’articles de pêche. La solution MCP comprend également un module «Fidélité» (gestion identification, points, étiquettes, adresses, interface courrier (Word…) et la gestion de l’historique des achats par clients et par articles. SOLUTION DE GESTION MAGASIN CHASSE & PÊCHE Notre site Internet : http://www.ditel.fr Rubrique Produits : DITEL CHASSE PECHE Téléchargez la démonstration pour plus d’informations. DITEL IIEESS - BP 30674 - 42043 Saint-Etienne Cedex 1 Terminal Point de Vente tactile Toshiba ST-A10 • Respect de l’environnement grâce à une faible consommation d’énergie : Processeur Basse consommation VIA C7 1,5Ghz, réduction des émissions de CO2 • Accès et maintenance aisés grâce au système de clips (sans outils) • Très grande connectivité • Résistance aux projections de liquides et de poussières • Conception écologique : plastiques sans halogène - matériaux recyclables. • Ecran tactile ultra plat, scellé, qui ne retient pas les saletés pour une hygiène parfaite Fonctionnalités de la solution MCP • Nomenclature : Rayon / Famille / Sous famille • Nomenclature : Rayon / Famille / Sous famille. • Produits : - Fichier Général / fichier Utilisateur. - La fiche « Produits », informations (niveau de stock, alerte…). - Possibilité de suivi des numéros de série. - Historique des achats et analyse des ventes. - Promotions ponctuelles et prix par quantités. • Clients - Recherche d’un client existant, - Historique des achats - Fiche client • Etiquetage des produits :différents formats disponibles. • Création d’étiquettes. • Encaissement : - Utilisation de la douchette / du clavier et de l’écran tactile. - Recherche d’un produit non étiqueté. - Création « en cours de saisie » d’un nouveau client. - Gestion des vendeurs / tickets en attente. - Bons d’achat et d’avoir. - Gestion des différents modes de règlements dont différés. • Déclarations CERFA modèle 10 et 1425X avec les informations saisies dans le logiciel (client : nom, adresse... et arme : numéro de série, type, calibre...). Notre site Internet : http://www.ditel.fr Rubrique Produits : DITEL CHASSE PECHE Téléchargez la démonstration pour plus d’informations Téléphone : 06 15 12 19 65 (Daniel Navarro) DITEL IIEESS - BP 30674 - 42043 Saint-Etienne Cedex 1 MCP est bien plus qu’une gestion de la caisse : MCP permettra aux utilisateurs «dirigeants / responsables » de faciliter le fonctionnement et de quantifier les informations concernant la gestion de leur activité. • Gestion des commandes fournisseurs : - Entrées / commandes ou entrées «manuelles », numéros de série. - Gestion des reliquats / solde de commande fournisseurs. • Inventaire et états de stock. - Saisie de l’inventaire : Inventaire «tournant » ou global. - Ajustements ponctuels, prise en compte des démarques : inconnue et connue (consommation en interne ou destruction). • Statistiques / anomalies. - Achats, ventes, en quantité et valeur, sur toute période en historique. - Gestion des marges, des vendeurs, des niveaux de remise, des achats, des ventes Internet et en VPC, des produits d’occasion ou en dépôt-vente. • Analyse du journal des anomalies (erreurs / correction de caisse). • S.A.V. : enregistrement de l’objet du SAV, édition d’une fiche devis pour le client et une fiche suiveuse pour l’atelier, gestion des délais et des statuts de réparation (en cours, non réparé, terminé, délai annoncé échu, non échu...), liste des SAV, liaison avec la caisse. • Occasions / Dépôt vente : gestion automatique de la TVA sur la marge, liaison avec la caisse. • Litiges fournisseurs : statistiques, bordereau de retour, suivi des avoirs. • Prêt de matériel : identification du client, document à signer, caution, liste des prêts. • « Relogement » d’un règlement. • Réédition de ticket ou de facture sans limitation de durée. • Gestion de la mise en compte (création des BL, facturation des BL, édition des factures, suivi des règlements...) • Etat de caisse journalier et sur une période, récapitulatif du CA par types de TVA. • Sauvegarde intégrée. DITEL MCP SITE INTERNET MISE A JOUR STOCKS VISIBLE SUR LE SITE APRES VENTE MISE A JOUR STOCKS DANS DITEL MCP Entrée Marchandises Gestion de caisse Edition déclaration CERFA Consultation produits Vente produits La version Phoning de Ditel vous permet d'envoyer vos messages audio de façon automatique. Vous enregistrez un message Vocal et vous le diffusez de façon automatique à tous les contacts de votre fichier d’adresses L'importation de vos données se fait directement au format Excel Principales fonctionnalités : -Import d'une base de données Excel -Dé doublonnage des adresses -Personnalisation du message -Gestion d'une liste d’adresses brûlées -Gestion d'un planning des envois -Historique des envois Avertissement : Nos logiciels évoluent rendant parfois les nouvelles versions incompatibles avec les anciennes. À Présentation : 2 Téléchargement 3 Installation 7 Ecran d’accueil 12 Importation d’un fichier d’adresses à partir d’Excel 18 Création des messages téléphoniques 20 Création du planning d’appels 23 Fichiers Annexes 31 Installation des boîtiers Hordif 33 Paramétrage de Ditell Phoning 43 Utilisation avec une ligne SIP ENVOI EN NOMBRE DE MESSAGES AUDIO PHONING PAGE 2 PHONING Avant de télécharger les dernières versions sur notre site, suivez les instructions suivantes : Marche à suivre (cas n°1) : Si vous n'avez jamais installé Ditel Phoning sur votre ordinateur : - rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits", - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel_Phoning grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel Phoning", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Marche à suivre (cas n°2) : Si vous avez déjà Ditel Phoning installé sur votre ordinateur : - cliquez sur le menu "Démarrer" de votre ordinateur, - sélectionnez "Panneau de configuration" puis "Ajout/suppression de programmes". Une fois la liste créée, supprimez le logiciel Ditel. - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits" - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel_Phoning grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel Phoning", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Marche à suivre (cas n°3) : Si vous avez une ancienne version Ditel Phoning installée sur votre ordinateur (c'est-à-dire, si vous avez un message d’erreur Windev au lancement de Ditel) : - Cliquez sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimez le logiciel Ditel_Phoning. - Ouvrez ensuite le poste de travail, sur le disque C: ouvrez le répertoire "Program files", sélectionnez DITEL faites un clic droit avec la souris et choisissez "Supprimer". - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits" PHONING PAGE 3 - sélectionnez le produit concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel Phoning grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel Phoning", n'oubliez pas de mettre le «dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Lors de l’affichage de la fenêtre « Téléchargement de fichier », choisissez « Exécuter ». En agissant ainsi, l’installation se fait directement à partir de la copie de notre serveur, ce qui permet de ne pas avoir de copie du fichier d’installation MSI sur votre ordinateur. Cependant, certains systèmes exigent (pour des raisons de sécurité) que l’installation soit faite à partir d’un programme présent sur la machine, il faut donc choisir l’option « Enregistrer » (si possible sur le bureau) et ensuite lancer l’installation du MSI à partir de la copie locale. Demandez à votre administrateur réseau de vous autoriser à installer un programme si celui-ci a bloqué cette fonction. Le logiciel s’enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en fonction de la vitesse de votre accès Internet. PAGE 4 PHONING A la fin du téléchargement, vous obtenez la fenêtre ci-dessous. Cliquez 2 fois sur DITEL.MSI pour lancer l’installation. PHONING PAGE 5 Choisissez ensuite « Installation standard » Puis cliquez sur installer PAGE 6 PHONING Si vous obtenez l’écran ci-dessous, c’est que vous avez une ancienne version sur votre ordinateur. Arrêtez l’installation, en appuyant sur le bouton « Annuler », puis reportez vous au début de cette notice pour supprimer l’ancien programme (cas n° 2). PHONING PAGE 7 Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez « Ditel Phoning » par l’icône qui se trouve sur le bureau de votre ordinateur. Ditel_Phoning.lnk ECRAN D’ACCUEIL Répondez "Non" pour utiliser le logiciel en mode évaluation, "Oui" quand vous avez reçu par mail la licence d’activation après achat du logiciel et saisissez vos codes. Lors du lancement de « DITEL Phoning» plusieurs choix s’offrent à vous : Les boutons « Gestion fichiers » et « Ouvrir fichier » vous servent à manipuler les fichiers créés, le bouton « Message » sert enregistrer vos différents messages vocaux, le bouton Envoi phoning sert à gérer vos planning d'envoi des messages vocaux et « Fermer » quitte l’application. PAGE 8 PHONING 1 - Fichier en cours : il s’agit du nom du fichier sur lequel vous travaillez actuellement. Ce fichier sera visualisé lors de l’appui sur « Ouvrir fichier » Gestion fichiers : vous permet de créer, de sélectionner ou de supprimer un fichier. PHONING PAGE 9 Sélectionnez le fichier sur lequel vous désirez travailler ; dans notre exemple, il faut sélectionner « DT_SERMAIZE LES BAINS». Si le fichier n’existe pas, il est possible de le créer en cliquant sur « Nouveau » et, après avoir saisi votre nom de fichier, tapez sur la touche « Entrée ». Le nom du fichier sélectionné apparaît sur la fenêtre principale dans la zone « Fichier en cours ». Ouvrir fichier : Cette option permet d’ouvrir le fichier en cours et de visualiser son contenu. Elle permet également de modifier les enregistrements du fichier, puis de les exporter au format Excel. Vous pouvez effacer tout le fichier, modifier une fiche, supprimer une fiche ou un ensemble de fiches en utilisant la sélection multiple standard de Windows (en tenant enfoncée une des touches majuscules ou la touche Ctrl du clavier et en sélectionnant avec la souris) PAGE 10 PHONING PHONING PAGE 11 NORMALISATION DES FICHIERS L’option « Normaliser » "Déboulonner" vous permet de supprimer toutes les fiches en double. Il arrive souvent qu’une même adresse soit inscrite dans différentes rubriques et se trouve dupliquée. Les options de "dé doublonnage" doivent être choisies en fonction du fichier à traiter. Par exemple, si vous avez un fichier d'adresses de médecins, ne dé doublonnez pas sur le numéro de téléphone, mais sur le nom, sinon vous ne garderez que le premier médecin dans les cabinets de groupe. L’extraction des prénoms vous permet de séparer le champ nom prénom. Le bouton « Fusion N + P », fait l’opération inverse et concatène (regroupe) le nom et le prénom dans la zone « Nom ». PAGE 12 PHONING Les options de filtrages vous permettent de normaliser vos fichiers avant de les exporter vers Excel. Vous pouvez définir vos propres critères de filtrage, c'est à dire les termes qui vont être supprimés ; ici, un exemple pour normaliser l’adresse : Le bouton « Majuscules » vous permet de mettre en majuscules les champs sélectionnés. Le bouton « Recopie » vous sert à créer de nouvelles listes de contacts à partir de fichiers existants. PHONING PAGE 13 Vous devez donner un nouveau nom de fichier « destination » nécessaire à vos manipulations. Vous pouvez, par exemple, après avoir fait une capture globale, créer deux "sous fichiers" : - l’un contenant les fiches qui ont une adresse mèl. - l’autre celles qui n’ont pas d’adresses mèl. Ou encore celles qui ont un mot spécifique dans le champ « nom adresse » ou celles qui commencent par tel numéro de département ou de code postal, etc. A vous de créer les "sous fichiers" qui vous conviennent en fonction de votre campagne d'appels. PAGE 14 PHONING L’export Excel vous permet d’exploiter vos fichiers vers d’autres logiciels standards. Répondez oui si le fichier doit servir à faire de la distribution boite aux lettres. PHONING PAGE 15 Importation d’un fichier d’adresses à partir d’Excel Vous avez, par exemple, un fichier Excel qui comprend des adresses avec les champs suivants « nom », « rue », « code postal » « ville » « téléphone » « fax » « adresse mail »: a - Le premier traitement va consister importer les données provenant d’Excel dans le fichier « DT_SERMAIZE LES BAINS ENFANTS SCOLARISES» créé précédemment.- Ouvrez le fichier en sélectionnant le bouton « Ouvrir fichier » - Choisissez « Import XLS », le programme vous demande le nom du fichier Excel à importer, dans notre cas « DT_SERMAIZE LES BAINS ENFANTS SCOLARISES.xls ». PAGE 16 PHONING - Définissez les positions (colonnes) des champs de votre fichier Excel. Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les enregistrements du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de votre importation. Vous pouvez concaténer jusqu'à 3 champs sur la même ligne PHONING PAGE 17 - Lancez l’importation en cliquant sur le bouton « Importer » Vous obtenez l’écran suivant: PAGE 18 PHONING CREATION DES MESSAGES TELEPHONIQUES Sélectionnez le bouton « Message » L'éditeur de Message vous permet de créer votre Message. Vous pouvez ouvrir un fichier existant ou enregistrer un nouveau fichier Lire le fichier l’arrêter etc.. PHONING PAGE 19 PAGE 20 PHONING CREATION DU PLANING D'APELS Le planning se présent sous la forme d’un tableau genre Excel dans lequel on associe pour chaque ligne un fichier des correspondants à appeler un message et une tranche horaire Vous définissez quel fichier va recevoir quel message et dans quelle tranche horaire Un numéro de test vous permet de vérifier le message que vont recevoir les correspondants En mode démonstration vous n’êtes pas connecté avec les cartes vocales fournies avec Ditel Phoning PHONING PAGE 21 Vous cliquez ensuite sur le bouton Appliquer Le lanceur de Ditel phoning gère l’ensemble des voies et des appels définis dans le planning PAGE 22 PHONING Chaque voie est indépendante l’une de l’autre pour gérer un vrai multitâche En configuration réseau seul Ditel Phoning doit avoir un raccourci sur les postes clients Le lanceur reste activé en permanence sur le serveur. PHONING PAGE 23 PAGE 24 PHONING Vous pouvez visualiser les appels en attente PHONING PAGE 25 L’historique vous donne un tableau complet des messages envoyés ainsi que le statut de chaque message Un message peut avoir 3 états : Absent la personne est rappelée en fin de planning s’il reste du temps à l’automate dans le plage horaire définie A écouté jusqu’au bout A raccroché avant la fin du message Pour des applications plus complexes vous pouvez inviter le correspondant à agir sur les touches du téléphone, mais avec notre expérience en matière de robots d’appels ce n’est pas conseillé, car la personne bien souvent ne comprend pas que c’est un automate qui l’appel et s’instaure alors un véritable dialogue de sourd. PAGE 26 PHONING Vous devez effacer l’historique si vous souhaitez envoyer un message aux mêmes destinataires après un premier envoi Choisissez entre quelle date et quelle date l’historique doit être effacé. PHONING PAGE 27 FICHIERS ANNEXES Dans les fichiers annexes vous pouvez saisir les numéros de téléphone « Brûlées » : ce sont les contacts qui ne désirent plus recevoir de Message de votre part. Vous devez faire un import des adresses des correspondants qui souhaitent ne plus recevoir de messages de votre part, ces adresses ne seront plus jamais contactées. L’import se fait au format Excel, PAGE 28 PHONING Le traitement sur le fichier des adresses brûlées permet de dé doublonner les numéros en double Le fichier des codes postaux sert à retrouver la ville de façon automatique en saisie de fichier. PHONING PAGE 29 Le menu utilitaires vous sert à ré indexer vos fichiers (les index des fichiers peuvent être endommagées par exemple par une coupure de courant) et à effectuer vos sauvegardes PAGE 30 PHONING Le ? Vous fourni une indication sur le détenteur de la licence d’utilisation, la présente notice au format PDF et le Copyright du logiciel PHONING PAGE 31 PARAMETRAGE DE DITEL PHONING Installation Ditel Phoning Installer le logiciel sur le poste serveur en le téléchargeant à partir de notre site www.ditel.fr Rubrique nos produits, Ditel phoning version réelle en mode évaluation télécharger. 5.2 Installation HaspUser Setup Lancez le programme HaspUserSetup pour valider la clé de protection du logiciel (ce programme se trouve dans le répertoire c:\program files \Ditel_Phoning). PAGE 32 PHONING Choisissez US English et OK Brancher la clé Hasp sur un port USB Windows, vous indique que votre matériel est prêt à être utilisé PHONING PAGE 33 Installation boîtiers DITEL HORDIF Connectez le ou les boîtiers Ditel Hordif sur un port ou des ports USB de l’ordinateur Dimension : hauteur = 105 mm Profondeur : 96 mm Largeur : 45 mm Alimentation : 12V continu (de 10V à 14V autorisé) Connecteur mâle Consommation : 150 mA maxi Raccordement Exemple avec 4 lignes : L’alimentation 12V entre uniquement dans le premier module, puis elle est délivrée aux autres modules qui lui sont connectés. Chaque module reçoit une ligne téléphonique. L’ordinateur doit piloter chaque module à l’aide d’une liaison USB (utiliser soit un port USB du PC pour chaque carte ou un Hub USB). PAGE 34 PHONING Lancez le programme CP210x_VCP_Win2K_XP_S2K3 présent dans c:\proram files\Ditel_Phoning (Convertisseur de port USB en port séries) PHONING PAGE 35 PAGE 36 PHONING Paramétrage des boîtiers DITEL HORDIF Ouvrez le poste de travail par un clic droit ouvrir propriétés ou le menu démarrer panneau de configuration système. Dans l’onglet matériel ouvrez le gestionnaire de périphérique PHONING PAGE 37 Notez-le ou les numéros de port série ou sont connectés le ou les boîtiers PAGE 38 PHONING Paramétrage de DITEL PHONING Lancement du Programme Ditel Phoning Lancez le programme Ditel Phoning par le raccourci crée sur le bureau. Lancez le menu utilitaire paramètres et renseignez les ports et le nombre de boîtiers connectés (4 maxi) Vitesse 38400 bauds sans parité 8 bits de données 2 bits de stop PHONING PAGE 39 Lancez test et Enregistrez L’enregistrez du message dans chaque boîtier se fait à partir du serveur uniquement (le poste ou sont installés les boîtiers) Les postes clients peuvent créer des messages, mais c’est uniquement le poste serveur qui les transfert dans les boîtiers Ditel Hordif. Les postes clients créent leur planning et font des envois avec des messages déjà enregistrés par le serveur dans les boîtiers (créez les raccourcis sur les postes clients si nécessaire) PAGE 40 PHONING Lancement du programme DP_Lanceur Lancez le programme DP_Lanceur avec le raccourci crée sur le bureau (programme sur le serveur gérant les appels et les messages) Attention le programme DP_Lanceur ne doit être lancé que sur le poste équipé des boîtiers DITEL HORDIF Cliquez sur Lancement de toutes les voies, chaque module voie se lance indépendamment pour gérer un vrai multitâche PHONING PAGE 41 PAGE 42 PHONING Fin de l’installation du matériel et du logiciel PHONING PAGE 43 Utilisation avec une ligne SIP Synoptique : ATA : modèle PAP2T Cisco (modèle proposant deux ports analogiques pour environ 60 € TTC) Synoptique : Fonctionnement : L'adaptateur téléphonique Internet PAP2T permet l'accès à un service de téléphonie sur IP (voiceover IP) offrant de nombreuses fonctions de haute qualité via votre connexion Internet haut débit. Dans l’exemple ci-dessus, branchez le simplement à votre routeur ou passerelle et utilisez les deux ports téléphoniques standard pour la connexion de l’automate HORDIF ou utilisez un des ports pour votre fax. Chaque port téléphonique fonctionne indépendamment, avec des services et des numéros de téléphone séparés, comme si vous aviez deux lignes téléphoniques. PAGE 44 PHONING Vous avez une réception téléphonique claire et des connexions fax fiables, même lorsque vous utilisez Internet en même temps. La téléphonie Internet, en plus de coûts téléphoniques nationaux et internationaux faibles, vous propose une large gamme de fonctions téléphoniques. Choisissez le numéro régional que vous préférez sans tenir compte de l'endroit où vous vivez. Vous pouvez également ajouter un numéro de téléphone virtuel pour n'importe quel code local, qui sera transféré à votre ligne téléphonique Internet. Vous pouvez même ajouter un numéro vert. L'adaptateur téléphonique PAP2T est compatible avec ces fonctions et toutes les fonctions téléphoniques spéciales proposées par votre fournisseur de service téléphonique Internet, telles que l'identification de l'appelant, la mise en attente, la messagerie téléphonique, le transfert d'appels, les sonneries distinctes, et bien plus encore... Il suffit de souscrire un abonnement auprès d’un opérateur TELECOM pour obtenir un ou plusieurs numéros SIP. Ensuite paramétrer l’ATA avec les informations fournies par l’opérateur SIP. L’automate d’appel raccordé sur l’ATA pourra appeler les correspondants de la liste d’appel comme s’il était sur une ligne analogique du réseau commuté. Recommandation : Pour le raccordement de l’ATA, bien veiller à la bande passante disponible derrière le routeur ou la box. Il faut compter 100kbs par port analogique pour obtenir une conversation audio de bonne qualité. Pour le choix de l’opérateur SIP bien veiller à son niveau de QOS, éviter les solutions qui transitent par des réseaux virtuels type VPN. Dans l’ATA bien penser à paramétrer chaque port pour la transparence des codes DTMF émis/reçu pour garantir le bon fonctionnement de l’automate qui dépend de la qualité de réception des codes DTMF émis par les numéros appelés. La version SMS de Ditel vous permet d'envoyer en nombre des SMS de façon automatique. L'importation de vos données se fait directement au format Excel Avertissement : Nos logiciels évoluent rendant parfois les nouvelles versions incompatibles avec les anciennes. Présentation: 2 Téléchargement 3 Installation 6 Ecran d’accueil 16 Le bouton envoi de SMS 18 L’envoi de SMS avec modem 20 Création du document à envoyer 22 L’historique des envois 23 La gestion des numéros brulés 26 le menu “?” 27 le menu Utilitaires 30 Paramétrage du Modem 35 Paramétrage du n°de GSM suivant pays d’émission du SMS 36 Paramétrage de la carte Sim ENVOI EN NOMBRE DE SMS SMS PAGE 2 SMS Avant de télécharger les dernières versions sur notre site, suivez les instructions suivantes : Marche à suivre (cas n° 1): Si vous n'avez jamais installé ditel sur votre ordinateur: Rendez-vous sur notre site à la rubrique nos produits, sélectionner le produits concerné : version monoposte (cliquer sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur exécuter. choisissez standard pour l'installation Enfin après installation,lancez le logiciel Ditel avec icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la maintenance 2007 Pour Ditel qualif. n'oubliez pas de mettre le dongle fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécuter le programme Hasp d'installation Marche à suivre(cas n° 2): Si vous avez déjà Ditel installé sur votre ordinateur: Cliquer sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimer le logiciel Ditel. Une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site à la rubrique nos produits, sélectionner le produits concerné : version monoposte (cliquer sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur exécuter. choisissez standard pour l'installation Enfin après installation,lancez le logiciel Ditel avec icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la maintenance 2007 Pour Ditel qualif. n'oubliez pas de mettre le dongle fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécuter le programme Hasp d'installation Marche à suivre(cas n° 3): Si vous avez une ancienne version Ditel installé sur votre ordinateur (ctd si vous avez une erreur Windev au lancement de Ditel) : Cliquer sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimer le logiciel Ditel. Ouvrez ensuite le poste de travail, sur le disque c: sélectionnez program files, dans le répertoire program files, sélectionnez DITEL faites un click droit avec la souris et choisissez supprimé. Une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site à la rubrique nos produits, sélectionner le produits concerné : version monoposte (cliquer sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur exécuter,choisissez standard pour l'installation Enfin après installation, lancez le logiciel Ditel avec icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille d'enregistrement Pour Ditel qualif. n'oubliez pas de mettre le dongle fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécuter le programme Hasp d'installation PROSPECT PAGE 3 Téléchargez ensuite Ditel, lors de l’affichage de la fenêtre « Téléchargement de fichier », choisissez « exécuter ». En agissant ainsi, l’installation se fait directement à partir de la copie de notre serveur, ce qui permet de ne pas avoir de copie du fichier d’installation MSI sur votre ordinateur. Cependant certains systèmes exigent (pour des raisons de sécurité) que l’installation soit faite à partir d’un programme présent sur la machine, il faut donc choisir l’option « enregistrer » (si possible sur le bureau) et ensuite lancer l’installation du MSI à partir de la copie locale. Demandez à votre administrateur réseau de vous autoriser à installer un programme si celui-ci a bloqué cette fonction. Le logiciel s’enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en fonction de la vitesse de votre accès Internet. PAGE 4 SMS A la fin du téléchargement, vous obtenez la fenêtre ci-dessous. Cliquez 2 fois sur Ditel_SMS.MSI pour lancer l’installation. Cliquez sur « Suivant » PROSPECT PAGE 5 Choisissez ensuite « installation standard » Puis sur « Installer » Si vous obtenez l’écran ci-dessous, c’est que vous avez une ancienne version sur votre ordinateur, reportez vous au début de cette notice pour la supprimer. PAGE 6 SMS Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez « Ditel » par l’icône qui se trouve sur le bureau de votre ordinateur. DITEL_SMS.lnk PROSPECT PAGE 7 ECRAN D’ACCUEIL Lors du lancement de « DITEL SMS» plusieurs choix s’offrent à vous : Les boutons « Gestion fichiers » et « Ouvrir fichier » vous servent à manipuler les fichiers créés, le bouton « Télécopie » sert à effectuer l’envoi en nombre de vos fax personnalisés et « Fermer » quitte l’application. 1 - Fichier en cours : il s’agit du nom du fichier sur lequel vous travaillez actuellement. C'est-à-dire les fichiers visualisé lors de l’appui sur « Ouvrir fichier » et celui où seront enregistrées les adresses capturées suite à l’appui sur « Recherche ». PAGE 8 SMS 2 - Gestion fichiers : vous permet de créer, de sélectionner ou de supprimer un fichier. Sélectionnez le fichier sur lequel vous désirez travailler ; dans notre exemple, il faut sélectionner « marketing téléphonique ». Si le fichier n’existe pas, il est possible de le créer en cliquant sur « Nouveau » et, après avoir saisi votre nom de fichier, tapez sur la touche « Entrée ». Le nom du fichier sélectionné apparaît sur la fenêtre principale dans la zone « Fichier en cours ». PROSPECT PAGE 9 3 - Ouvrir fichier : Cette option permet d’ouvrir le fichier en cours et de visualiser son contenu. Elle permet également de modifier les enregistrements du fichier, puis de les exporter au format Excel. Vous pouvez modifier une fiche, supprimer une fiche ou un ensemble de fiches en tenant enfoncée la flèche gauche du clavier, effacer le fichier, etc… L’option « Normaliser » vous permet de supprimer toutes les fiches en double. Il arrive souvent qu’une même adresse soit inscrite dans différentes rubriques et se trouve donc dupliquée lors de la capture. PAGE 10 SMS Les options de dé doublonnage doivent être choisies en fonction du fichier à traiter. Par exemple, si vous avez capturé des adresses de médecins, ne dé doublonnez pas sur le numéro de téléphone, mais sur le nom, sinon vous ne garderez que le premier médecin dans les cabinets de groupe. PROSPECT PAGE 11 L’option modifier vous permet de modifier ou de créer vos fiches PAGE 12 SMS 4 – Importation d’un fichier d’adresses à partir d’Excel Vous avez, par exemple, un fichier Excel qui comprend des adresses avec les champs suivants « nom », « rue », « code postal » et « ville » « téléphone » « Fax »: a - Le premier traitement va consister importer les données provenant d’Excel dans un fichier que vous créez à cet effet en lui donnant un nom en cliquant sur « Nouveau » Ouvrez le fichier en cliquant sur « Ouvrir fichier » PROSPECT PAGE 13 - Choisissez « Import XLS », le programme vous demande le nom du fichier Excel à importer, dans notre cas « marketing téléphonique.xls ». PAGE 14 SMS - Définissez les positions (colonnes) des champs de votre e fichier Excel en positionnant chaque colonne du fichier Excel grâce aux flèches hautes flèches basses pour faire correspondre vos champs avec ceux du fichier d’importation. Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les enregistrements du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de votre importation. - Lancez l’importation en cliquant sur le bouton « Importer » PROSPECT PAGE 15 Vous obtenez l’écran suivant : Votre fichier Excel a été importé en fonction de son contenu PAGE 16 SMS L’envoi des SMS avec achat de crédits Le Bouton « Envoi SMS » ouvre la fenêtre contenant le fichier en cours et va vous permettre de créer le texte de votre SMS Le numéro de SMS test vous sert à vous envoyer un SMS sur votre numéro de GSM pour contrôler le texte que vont recevoir vos prospects. Vous devez paramétrer votre logiciel avec les données fournies par notre partenaire: envoyerSMSpro ou Clever Technologie si vous utilisez l’envoi avec leurs API Pour tester le logiciel vous pouvez demander 10 crédits gratuits à nos partenaires : vous devez créer un compte sur envoyerSMSpro (bouton accès au site dans le menu paramètre de la fenêtre Envoi SMS de Ditel SMS) et paramétrer Ditel SMS en indiquant: - votre numéro de portable dans le champ Login - le mot de passe donné par envoyerSMSpro dans le champ Mot de passe - votre nom dans le champ Expéditeur (c’est ce nom qui va apparaitre sur le portable du destinataire) Idem pour Clever Technologie PROSPECT PAGE 17 Vous devez préciser également si vous ne voulez pas envoyer de SMS aux personnes qui on déjà été contactées c'est-à-dire présentes dans l’historique. Le STOP SMS Il est désormais obligatoire d'ajouter le STOP SMS pour toute campagne commerciale.   Le STOP SMS permettra à vos clients de se désinscrire de vos campagnes publicitaires.   PAGE 18 SMS L’envoi de SMS avec modem Si vous utilisez l’envoi de SMS avec modem vous devez paramétrer le modem suivant le port connecté voir le menu paramètres. PROSPECT PAGE 19 PAGE 20 SMS CREATION DU TEXTE A ENVOYER L'éditeur de SMS vous permet de saisir votre SMS qui ne doit pas dépasser 160 caractères de long. Un compteur vous indique le nombre de caractères restants Vous insérez les champs % comme dans le mode publipostage de Word à l’endroit ou va apparaître dans votre document le nom, l’adresse etc.… Vous pouvez également créer votre document avec Word et faire un copier coller dans notre logiciel d’envoi de SMS. Dans le SMS test vous indiquez votre numéro de GSM pour contrôler le SMS que vont recevoir vos prospects avant de lancer l’Envoi Dans le champ « Tempo entre chaque message » vous indiquez un temps d’arrêt aléatoire de 1 à 11 secondes par exemple pour l’envoi de chacun de vos SMS. Dans le champ « Tempo tous les x messages » vous indiquez un temps d’arrêt aléatoire qui se produira tous les x messages par exemple tous les 10 SMS vous vous arrêtez entre 5 et 15 secondes. Ces tempos sont des leurs anti spam qui simulent un envoi manuel de vos SMS. Comme dans la fable de la Fontaine « Rien ne sert de courir, il faut partir à point » PROSPECT PAGE 21 Vous envoyez un SMS à chaque destinataire. Vous devez tester votre envoi de SMS en entrant un numéro de GSM de test pour avoir une vue exacte du SMS qui va être envoyé à tous vos correspondants. L’historique vous donne un tableau complet des SMS envoyés. Vous pouvez envoyer vos SMS immédiatement ou à une heure choisie. PAGE 22 SMS L’historique des envois. Le bouton « Historique » vous donne le catalogue des SMS envoyés jour par jour et L’état d’envoi Notre logiciel considère qu’il ne doit pas envoyer de SMS aux personnes qu’il a déjà contactées. Si vous souhaitez envoyer un nouveau SMS au même fichier de contacts vous devez effacer l’historique des envois en choisissant une date d’effacement PROSPECT PAGE 23 PAGE 24 SMS Gestion des numéros « brulés » Dans les fichiers annexes vous pouvez saisir les numéros de SMS « Brûlés » ce sont ceux des prospects qui ne désirent pus recevoir de SMS de votre part. PROSPECT PAGE 25 Vous avez également le fichier des codes postaux qui sert à vérifier vos adresses PAGE 26 SMS PROSPECT PAGE 27 Le menu « ? » Vous donne les indications sur la version du logiciel et vous permet de consulter la notice utilisateurs PAGE 28 SMS Les Utilitaires Le menu utilitaires vous sert à ré indexer vos fichiers, à effectuer vos sauvegardes Et à configurer le mode d’envoi de vos SMS PROSPECT PAGE 29 A sauvegarder vos fichiers Et dans le menu paramètres à définir la façon d’envoyer vos SMS Avec les API d’EnvoyerSMSPro avec celle de Clever technologie ou avec un modem connecté sur un port USB de votre ordinateur. PAGE 30 SMS Paramétrage du modem Si vous utilisez le modem SMS pour envoyer vos SMS gratuitement, vous devez tester votre modem avant tout envoi de SMS Paramétrage du port série du modem Ouvrez le poste de travail par un clic droit ouvrir propriétés ou le menu démarrer panneau de configuration système. Dans l’onglet matériel ouvrez le gestionnaire de périphérique PROSPECT PAGE 31 PAGE 32 SMS Notez le numéro du port série ou est connecté le modem ici COM4 par exemple Ouvrez le menu paramètres et renseignez le port Com et les vitesses suivant le tableau suivant : PROSPECT PAGE 33 Vous devez tester votre modem avant tout envoi de SMS Cliquer su le bouton test Un message d’erreur apparait si votre modem est mal configuré PAGE 34 SMS Il est préférable au départ de visualiser les commandes et les réponses en utilisant le mode debug. PROSPECT PAGE 35 Paramétrage du n°de GSM suivant pays d’émission du SMS Cliquer sur le bouton format téléphone et renseigner les paramètres du pays d’envoi PAGE 36 SMS Paramétrage de la carte Sim Préparation de la carte SIM Effectuez un appel avec votre GSM vers un numéro de téléphone pour vider la mémoire de la carte Sim des SMS reçus Désactivez le code Pin : il faut que lorsque vous allumer votre GSM il se logue sur le réseau sans demander de code PIN Installation de la carte Sim Mise en place la carte Sim dans le modem. À coté du petit tiroir noir, sur l'avant du modem, il y à un petit bouton à enfoncer avec la pointe d'un stylo par exemple qui éjecte le petit tiroir noir support carte Sim du modem. Placer la carte Sim dans le sens indiqué et replacer le support dans le modem (Carte Sim format mini Sim) Attention le câble du modem ne doit pas être branché sur le pc avant d'introduire la carte Sim dans son logement (idem pour retirer la carte Sim) Lorsque le voyant orange clignote double ou reste allumé en permanence le modem est logué sur le réseau GSM Si le voyant orange clignote rapidement la carte Sim n’est pas logué sur le réseau Attention Si par erreur vous avez retiré ou introduit la carte Sim alors que le modem était allumé, vous devez la réactiver. Pour cela il faut obligatoirement, après avoir introduit la carte Sim dans un GSM ordinaire, effectuer un appel abouti c’est à dire décroché par l’appelé, pour débloquer la carte Sim. La version Faxing de Ditel vous permet d'envoyer vos fax de façon automatique. Son fonctionnement est identique au mode publipostage de Word. C'est à dire que vous pouvez personnaliser chaque fax avec les différents champs contenus dans votre fichier clients. L'importation de vos données se fait directement au format Excel Avertissement : Nos logiciels évoluent rendant parfois les nouvelles versions incompatibles avec les anciennes. À Présentation : 2 Téléchargement 3 Installation 7 Configuration de la console de télécopie de Windows XP 11 Ecran d’accueil 23 Création du document texte personnalisé à Faxer 25 Création d’un fax A4 en format JPG 27 Création d’un fax personnalisé avec fond PDF 30 Statistiques des envois 32 Gestion des numéros brulés 35 Les utilitaires ENVOI EN NOMBRE DE FAX PERSONNALISES FAXING PAGE 2 FAXING Avant de télécharger les dernières versions sur notre site, suivez les instructions suivantes: Marche à suivre (cas n°1) : Si vous n'avez jamais installé Ditel sur votre ordinateur : - rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits", - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. Marche à suivre (cas n°2) : Si vous avez déjà Ditel installé sur votre ordinateur : - cliquez sur le menu "Démarrer" de votre ordinateur, - sélectionnez "Panneau de configuration" puis "Ajout/suppression de programmes". Une fois la liste créée, supprimez le logiciel Ditel. - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits" - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. Marche à suivre (cas n°3) : Si vous avez une ancienne version Ditel installée sur votre ordinateur (c'est-à-dire, si vous avez un message d’erreur Windev au lancement de Ditel) : - Cliquez sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimez le logiciel Ditel. - Ouvrez ensuite le poste de travail, sur le disque C: ouvrez le répertoire "Program files", sélectionnez DITEL faites un clic droit avec la souris et choisissez "Supprimer". - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits" - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. FAXING PAGE 3 Lors de l’affichage de la fenêtre « Téléchargement de fichier », choisissez « Exécuter ». En agissant ainsi, l’installation se fait directement à partir de la copie de notre serveur, ce qui permet de ne pas avoir de copie du fichier d’installation MSI sur votre ordinateur. Cependant, certains systèmes exigent (pour des raisons de sécurité) que l’installation soit faite à partir d’un programme présent sur la machine, il faut donc choisir l’option « Enregistrer » (si possible sur le bureau) et ensuite lancer l’installation du MSI à partir de la copie locale. Demandez à votre administrateur réseau de vous autoriser à installer un programme si celui-ci a bloqué cette fonction. Le logiciel s’enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en fonction de la vitesse de votre accès Internet. PAGE 4 FAXING A la fin du téléchargement, vous obtenez la fenêtre ci-dessous. Cliquez 2 fois sur Ditel_Fax.MSI pour lancer l’installation. FAXING PAGE 5 Attention, sous Vista et Windows 7 il est préférable d’installer les logiciels sur la racine du disque C: en supprimant \Program Files Cliquez sur « Suivant » Choisissez ensuite « Installation standard » Puis sur « Installer » Cliquez sur « Terminer » PAGE 6 FAXING Si vous obtenez l’écran ci-dessous, c’est que vous avez une ancienne version sur votre ordinateur. Arrêtez l’installation, en appuyant sur le bouton « Annuler », puis reportez vous au début de cette notice pour supprimer l’ancien programme (cas n° 2). Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez « Ditel_Fax » par l’icône qui se trouve sur le bureau de votre ordinateur. DITEL_Fax.lnk FAXING PAGE 7 Paramétrage de l’envoi de fax : ENVOYER UN FAX AVEC WINDOWS XP et WINDOWS 7 Comment procéder ? Pour installer le logiciel de fax, rendez-vous dans le menu Démarrer et ouvrez le Panneau de configuration. Double-cliquez sur Ajout/Suppression de programmes. Dans la partie gauche de la fenêtre, sélectionnez Ajouter/Supprimer des composants Windows puis les Services de télécopie. Les composants étant installés, passons à la configuration. Dans le menu Démarrer, déplacez-vous dans Tous les programmes, Accessoires, Communication, Télécopié. Lancez ensuite la Console de télécopie. La première fois, un assistant vous propose de renseigner les informations qui apparaîtront sur la page de garde de vos fax. Votre numéro de télécopie correspond au numéro de la ligne sur laquelle est branché le modem. Le service d'envoi est activé par défaut. Il faut par contre paramétrer la réception. Dans le menu Imprimantes et télécopieurs, accessible à partir du menu Démarrer, faîtes un clic droit sur l'icône du fax. Dirigez-vous dans l'onglet Périphériques et dans les Propriétés du matériel. Dans la nouvelle fenêtre, ouvrez l'onglet Recevoir. PAGE 8 FAXING Activez la réception comme illustré ci-dessus. Le mode de réponse automatique indique le nombre de sonneries à partir duquel la console de télécopie prend la ligne. Préférez donc le mode manuel. Pour lire le fax, vous avez le choix entre une impression et l'enregistrement dans un dossier à spécifier. Comment envoyer un fax ? Lancez la Console de télécopie. Dans le menu Fichier, cliquez sur Envoyer une télécopie. Renseignez les champs Destinataire et entrez son Numéro de télécopie. Un assistant vous propose un certain nombre de modèles de page de garde à choisir. Entrez l'objet de votre correspondance. Vous pouvez également programmer son envoi ou avoir un aperçu du fax. Cliquez sur Terminer pour l'envoyer. Le résultat de votre envoi s'affiche dans le Moniteur de télécopie, qui indique le succès ou l'échec de votre manipulation. FAXING PAGE 9 Dans la console de télécopie sélectionnez le menu « outils », configuration de l’imprimante télécopieur PAGE 10 FAXING Dans les options d’impression choisissez A4 Plus Le moniteur de télécopie de Windows vous indique l'état d'envoi de chaque télécopie. FAXING PAGE 11 ECRAN D’ACCUEIL Lors du lancement de « DITEL Fax» plusieurs choix s’offrent à vous : Les boutons « Gestion fichiers » et « Ouvrir fichier » vous servent à manipuler les fichiers créés, le bouton « Télécopie » sert à effectuer l’envoi en nombre de vos fax personnalisés et « Fermer » quitte l’application. 1 - Fichier en cours : il s’agit du nom du fichier sur lequel vous travaillez actuellement. C'est-à-dire le fichier visualisé lors de l’appui sur « Ouvrir fichier » PAGE 12 FAXING 2 - Gestion fichiers : vous permet de créer, de sélectionner ou de supprimer un fichier. Sélectionnez le fichier sur lequel vous désirez travailler; dans notre exemple, il faut sélectionner « marketing téléphonique ». Si le fichier n’existe pas, il est possible de le créer en cliquant sur « Nouveau » et, après avoir saisi votre nom de fichier, tapez sur la touche « Entrée ». Le nom du fichier sélectionné apparaît sur la fenêtre principale dans la zone « Fichier en cours ». 3 - Ouvrir fichier : Gestion des fichiers Ouvrir fichier : Cette option permet d’ouvrir le fichier en cours et de visualiser son contenu. Elle permet également de modifier les enregistrements du fichier, puis de les exporter au format Excel. Vous pouvez effacer tout le fichier, modifier une fiche, supprimer une fiche ou un ensemble de fiches en utilisant la sélection multiple standard de Windows (en FAXING PAGE 13 tenant enfoncée une des touches majuscules ou la touche Ctrl du clavier et en sélectionnant avec la souris) Importation d’un fichier d’adresses à partir d’Excel Vous avez, par exemple, un fichier Excel qui comprend des adresses avec les champs suivants « nom prénom », « rue », « code postal » et « ville » : PAGE 14 FAXING Pour importer le fichier, il faut suivre les étapes suivantes : - sélectionner le fichier de réception, - choisir le fichier Excel, - définir le "mappage" du fichier, c'est à dire indiquer au programme dans quelles colonnes se trouvent les données à importer et quelles sont les rubriques qui doivent les recevoir. - lancer le traitement. FAXING PAGE 15 a - Le premier traitement va consister importer les données provenant d’Excel dans le fichier « DT_test - Ouvrez le fichier en appuyant sur « Ouvrir fichier » - Choisissez « Import XLS », PAGE 16 FAXING le programme vous demande le nom du fichier Excel à importer, dans notre cas « test_qualif.xls ». FAXING PAGE 17 - Définissez les positions (colonnes) des champs de votre fichier Excel. Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les enregistrements (lignes) du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de votre importation. - Lancez l’importation en cliquant sur le bouton « Importer » PAGE 18 FAXING Normalisation des Fichiers L’option « Normaliser » "Déboulonner" vous permet de supprimer toutes les fiches en double. Il arrive souvent qu’une même adresse soit inscrite dans différentes rubriques et se trouve donc dupliquée lors de la capture. Les options de "dé doublonnage" doivent être choisies en fonction du fichier à traiter. Par exemple, si vous avez capturé des adresses de médecins, ne dé doublonnez pas sur le numéro de téléphone, mais sur le nom, sinon vous ne garderez que le premier médecin dans les cabinets de groupe. FAXING PAGE 19 L’extraction des prénoms vous permet de séparer le champ nom prénom. Le bouton « Fusion N + P », fait l’opération inverse et concatène (regroupe) le nom et le prénom dans la zone « Nom ». PAGE 20 FAXING Les options de filtrages vous permettent de normaliser vos fichiers avant de les exporter vers Excel. Vous pouvez définir vos propres critères de filtrage, c'est à dire les termes qui vont être supprimés ; ici, un exemple pour normaliser l’adresse : Le bouton « Majuscules » vous permet de mettre en majuscules les champs sélectionnés. FAXING PAGE 21 Le bouton « Recopie » vous sert à créer de nouvelles listes de contacts à partir de fichiers existants. Vous devez donner un nouveau nom de fichier « destination » nécessaire à vos manipulations. Vous pouvez, par exemple, après avoir fait une capture globale, créer deux "sous fichiers" : - l’un contenant les fiches qui ont une adresse mèl. - l’autre celles qui n’ont pas d’adresses mèl. Ou encore celles qui ont un mot spécifique dans le champ « nom adresse » ou celles qui commencent par tel numéro de département ou de code postal, etc. A vous de créer les "sous fichiers" qui vous conviennent en fonction de votre campagne de marketing par mèl, fax ou courrier. PAGE 22 FAXING L’export Excel vous permet d’exploiter vos fichiers vers d’autres logiciels standards. Répondez oui si le fichier doit servir à faire de la distribution boite aux lettres. FAXING PAGE 23 CREATION DU DOCUMENT A FAXER Sélectionnez le bouton « Texte du Fax » L'éditeur de télécopie vous permet de créer votre fax avec des images et des champs de publipostage comme dans Word. Vous insérez les champs % comme dans le mode publipostage de Word à l’endroit ou va apparaître dans votre document le nom, l’adresse etc.… Vous pouvez également créer votre document avec Word et faire un copier coller dans notre logiciel d’envoi de fax. Attention mettez vous en plein écran pour vos créations de pages (exemple fax Word) PAGE 24 FAXING N’oubliez pas d’effacer Le nom du fichier PDF / page de fond. FAXING PAGE 25 Vous devez tester votre envoi de fax en entrant un numéro de télécopie de test pour avoir une vue exacte du fax qui va être envoyé à tous vos correspondants. N’oubliez pas de configure la console de télécopie en format A4+ pour ne pas avoir des marges inférieures à notre 21 X 29,7 sinon les marges du document sont d’environ 4 cm correspondant au format Américain. Le numéro de télécopie test vous sert à vous envoyer une télécopie sur votre numéro de fax pour contrôle de la réception du document par vos prospects. Vous devez préciser également si vous ne voulez pas envoyer de télécopie aux personnes qui on déjà été contactées c'est-à-dire présentes dans l’historique. Le bouton « Historique » vous donne le catalogue des télécopies envoyées jour par jour et L’état d’envoi Vous pouvez cocher la case « Ne pas envoyer de Fax si le numéro de téléphone est identique au numéro de télécopie » pour éviter de réveiller vos correspondants la nuit… En cliquant sur le bouton « Envoi » vous envoyez un fax personnalisé à chaque destinataire. PAGE 26 FAXING CREATION D’UN FAX EN FORMAT JPG Vous pouvez insérer directement une image A4 correspondant à votre fax mais dans ce cas le fax ne sera pas personnalisé. Avant d’insérer l’image mettez la fenêtre texte en plein écran. Un conseil : Faites un fax en gros caractères la définition d’un fax est en noir et blanc avec une faible résolution. FAXING PAGE 27 CREATION D’UN FAX PERSONNALISE AVEC FOND PDF Vous devez crée un document A4 au format PDF qui servira de fond à votre envoi de fax personnalisés (fichier exemple_fond_pdf .pdf) (ce document a été crée avec Word et imprimé en PDF voir exemple dans c:\program files\DITEL) Dans l’éditeur de fax de Ditel Fax vous créez un document contenant les champs à faire apparaître dans les emplacements que vous avez réservés dans votre document pdf ici dans la bulle en haut à droite PAGE 28 FAXING Vous sélectionnez votre image de fond en pdf (C:\Program files\DITEL\ exemple_fond_pdf.pdf) FAXING PAGE 29 Et vous cliquez sur aperçu pour contrôler la fusion des deux documents PAGE 30 FAXING STATISTIQUES DES ENVOIS L’historique vous donne un tableau complet des fax envoyés. Notre logiciel considère qu’il ne doit pas envoyer de fax aux personnes qu’il a déjà contactées. Si vous souhaitez envoyer un nouveau fax au même fichier de contacts vous devez effacer l’historique des envois en choisissant une date d’effacement FAXING PAGE 31 PAGE 32 FAXING GESTIION DES NUMEROS BRULES FAXING PAGE 33 Dans les fichiers annexes vous pouvez saisir les numéros de Fax « Brûlés » ce sont les prospects qui ne désirent plus recevoir de Fax de votre part. PAGE 34 FAXING Vous avez également le fichier des codes postaux qui sert à vérifier vos adresses FAXING PAGE 35 LES UTILITAIRES Pour une utilisation plus complète des fichiers, les commandes se trouvent dans le menu « Utilitaires ». La fonction ré-indexation vous permet de réindexer vos fichiers. Lorsque qu'il y a perte de la synchronisation entre les indexes et les fichiers (par exemple en cas de coupure de courant), le logiciel signale une erreur et vous demande de réindexer vos fichiers, vous devez alors utiliser ce module. PAGE 36 FAXING FAXING PAGE 37 Vous pouvez également sauvegarder vos fichiers adresses La version Mailing de Ditel vous permet d'envoyer vos mails de façon automatique. Son fonctionnement est identique au mode publipostage de Word. C'est à dire que vous pouvez personnaliser chaque mail avec les différents champs contenus dans votre fichier clients. L'importation de vos données se fait directement au format Excel Principales fonctionnalités : -Import d'une base de données Excel -Dé-doublonnage des adresses -Personnalisation du message -Gestion d'une liste d’adresses brûlées -Désabonnement automatique des adresses déjà utilisées -Gestion d'un planning des envois -Historique des envois Avertissement : Nos logiciels évoluent rendant parfois les nouvelles versions incompatibles avec les anciennes. À Présentation : 2 Téléchargement 3 Installation 6 Ecran d’accueil 15 L’envoi de mails 22 Envoi d’un document HTML crée avec Word (envoi en base 64) 25 Le compte courriel 27 L’historique 31 La gestion des adresses brûlées Traitement manuel Traitement par import Excel Traitement automatique des adresses brûlées 43 Traitement automatique des adresses erronées 47 Utilitaires 50 Utilisation Avancée ENVOI EN NOMBRE DE Mails PERSONNALISES MAILING PAGE 2 MAILING Avant de télécharger les dernières versions sur notre site, suivez les instructions suivantes : Marche à suivre (cas n°1) : Si vous n'avez jamais installé Ditel sur votre ordinateur : - rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits", - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. Marche à suivre (cas n°2) : Si vous avez déjà Ditel installé sur votre ordinateur : - cliquez sur le menu "Démarrer" de votre ordinateur, - sélectionnez "Panneau de configuration" puis "Ajout/suppression de programmes". Une fois la liste créée, supprimez le logiciel Ditel. - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits" - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. Marche à suivre (cas n°3) : Si vous avez une ancienne version Ditel installée sur votre ordinateur (c'est-à-dire, si vous avez un message d’erreur Windev au lancement de Ditel) : - Cliquez sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimez le logiciel Ditel. - Ouvrez ensuite le poste de travail, sur le disque C: ouvrez le répertoire "Program files", sélectionnez DITEL faites un clic droit avec la souris et choisissez "Supprimer". - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits" - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. MAILING PAGE 3 Téléchargez ensuite Ditel, lors de l’affichage de la fenêtre « Téléchargement de fichier », choisissez « exécuter ». En agissant ainsi, l’installation se fait directement à partir de la copie de notre serveur, ce qui permet de ne pas avoir de copie du fichier d’installation MSI sur votre ordinateur. Cependant certains systèmes exigent (pour des raisons de sécurité) que l’installation soit faite à partir d’un programme présent sur la machine, il faut donc choisir l’option « enregistrer » (si possible sur le bureau) et ensuite lancer l’installation du MSI à partir de la copie locale. Demandez à votre administrateur réseau de vous autoriser à installer un programme si celui-ci a bloqué cette fonction. Cliquez sur « Executer » Le logiciel s’enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en fonction de la vitesse de votre accès Internet. PAGE 4 MAILING Si, à la fin du téléchargement, vous obtenez la fenêtre ci-dessous, appuyez sur « Exécuter », pour lancer l’installation. MAILING PAGE 5 Choisissez « Standard » Puis « Installer » PAGE 6 MAILING Enfin « Terminer ». Si vous obtenez l’écran ci-dessous, c’est que vous avez une ancienne version sur votre ordinateur, reportez vous au début de cette notice pour la supprimer. Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez « Ditel » par l’icône qui se trouve sur le bureau de votre ordinateur. MAILING PAGE 7 DITEL_Mél.lnk Ecran d’accueil Lors du lancement de « DITEL Mél» plusieurs choix s’offrent à vous : Les boutons « Gestion fichiers » et « Ouvrir fichier » vous servent à manipuler les fichiers créés, le bouton « Courriels » sert à envoyer en masse vos mail préalablement personnalisés et « Fermer » quitte l’application. 1 - Fichier en cours : il s’agit du nom du fichier sur lequel vous travaillez actuellement. C'est-à-dire les fichiers visualisés lors de l’appui sur « Ouvrir fichier » et celui où seront enregistrées les adresses 2 - Gestion fichiers : vous permet de créer, de sélectionner ou de supprimer un fichier. PAGE 8 MAILING Sélectionnez le fichier sur lequel vous désirez travailler ; dans notre exemple, il faut sélectionner « marketing téléphonique ». Si le fichier n’existe pas, il est possible de le créer en cliquant sur « Nouveau » et, après avoir saisi votre nom de fichier, tapez sur la touche « Entrée ». Le nom du fichier sélectionné apparaît sur la fenêtre principale dans la zone « Fichier en cours ». MAILING PAGE 9 3 - Ouvrir fichier : Cette option permet d’ouvrir le fichier en cours et de visualiser son contenu. Elle permet également de modifier les enregistrements du fichier, puis de les exporter au format Excel. Vous pouvez modifier une fiche, supprimer une fiche ou un ensemble de fiches en tenant enfoncée la flèche gauche du clavier, effacer le fichier, etc.… PAGE 10 MAILING L’option « Normaliser » vous permet de supprimer toutes les fiches en double. Il arrive souvent qu’une même adresse soit inscrite dans différentes rubriques et se trouve donc dupliquée lors de la capture. Les options de dé doublonnage doivent être choisies en fonction du fichier à traiter. Par exemple, si vous avez capturé des adresses de médecins, ne dé doublonnez pas sur le numéro de téléphone, mais sur le nom, sinon vous ne garderez que le premier médecin dans les cabinets de groupe. MAILING PAGE 11 4 – Importation d’un fichier d’adresses à partir d’Excel Vous avez, par exemple, un fichier Excel qui comprend des adresses avec les champs suivants « nom », « rue », « code postal » « ville » « téléphone » « fax » « adresse mail »: a- Le premier traitement va consister importer les données provenant d’Excel dans le fichier « DT_marketing téléphonique mail» créé précédemment.- Ouvrez le fichier en sélectionnant le bouton « Ouvrir fichier » - Choisissez « Import XLS », le programme vous demande le nom du fichier Excel à importer, dans notre cas « test_qualif.xls ». PAGE 12 MAILING MAILING PAGE 13 - Définissez les positions (colonnes) des champs de votre fichier Excel. Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les enregistrements du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de votre importation. - Lancez l’importation en cliquant sur le bouton « Importer » PAGE 14 MAILING Vous obtenez l’écran suivant : MAILING PAGE 15 L’envoi de mails personnalisés Sélectionnez le bouton « Texte du Mèl » L'éditeur de Mail vous permet de créer le texte votre Mail avec des champs de publipostage comme dans word. Vous pouvez d’ailleurs utiliser Word pour créer votre document et faire ensuit un Copier Coller du document dans la fenêtre texte du mél. PAGE 16 MAILING MAILING PAGE 17 - Vous envoyez un Mail personnalisé à chaque destinataire : Soit en texte brut : votre mail est reçu par tous les navigateurs et vous évitez tous les outils anti Spam Soit en HTML : vous pouvez modifier les polices de caractères ainsi que la couleur mais ce genre de mails peut être identifié comme du Spam et ne pas arriver à son destinataire. Dans l’adresse test vous indiquez la votre pour voir le mail que vont recevoir vos prospects avant de lancer « Envoi » Dans le champ « Tempo entre chaque message » vous indiquez un temps d’arrêt aléatoire de 1 à 11 secondes par exemple pour l’envoi de chacun de vos mails. Dans le champ « Tempo tous les x messages » vous indiquez un temps d’arrêt aléatoire qui se produira tous les x messages par exemple tous le 25 mails vous vous arrêtez entre 55 et 125 secondes. Ces tempos sont des leurs anti spam qui simulent un envoi manuel de vos mails. Comme dans la fable de la Fontaine « Rien ne sert de courir, il faut partir à point » PAGE 18 MAILING Ce principe est repris dans un autre de nos logiciels « Ditel Navigation » qui est aussi basé sur le temps. Envoi personnalisé en HTML (RTF) Vous pouvez insérer une pièce jointe dans votre mail, mais attention les pièces jointes sont souvent considérées comme du Spam par les web master. MAILING PAGE 19 Vous pouvez également envoyer un fichier HTML. Cette utilisation demande une conception de page HTML que vous pouvez sous traiter à votre web master, car il faut une page miroir sur votre site Internet pour pouvoir afficher votre page sur tous les navigateurs (voir l’exemple fourni dans la version d’évaluation de Ditel Mél) N’oubliez pas de mettre un lien vers votre page miroir au cas le navigateur de votre correspondant ne puisse pas afficher l’image et une adresse de désabonnement obligatoire. PAGE 20 MAILING Par exemple pour créer cette page HTML nous utilisons un outil de composition de pages. Cette page a été créée avec « Dreamweaver » voici le début du code :
Lettre mensuelle d'information sur les logiciels de la gamme Ditel Juillet 2009. Ditel - Logiciels
de communication

DITEL IIEESS
BP 30674
42043 ST ETIENNE CEDEX 1
Blog
Hot Line : 08 92 06 00 57

à l'attention de Monsieur %Prenom% %Nom%

MAILING PAGE 21 Le logo est obligatoirement un lien qui renvoi sur votre site : img src="http://www.ditel.fr/images/logo_ditel.jpg" Vous pouvez vous envoyer un mail de contrôle ici toutes les 200 adresses sur votre adresse test pour contrôler que vos mails partent bien et mettre une tempo aléatoire ici de 40 secondes pour leurrer les anti Spam. Le bouton « compte courriel vous » vous sert, comme dans Outlook, à configurer votre adresse mail, si vous avez des difficultés à configurez cette adresse vous pouvez faire appel à votre Fournisseur d’Accès Internet ou vous renseigner sur l’excellent site « comment ça marche » (tapez CCM dans le moteur de recherche de Google) PAGE 22 MAILING Vous pouvez créer un document avec Word avec tous les liens qui doivent pointer sur votre site, personnaliser ce document en y insérant les champs de publipostage : %Nom% %Prenom% %Adresse% %CP% %Ville% (voir liste sur fenêtre texte) MAILING PAGE 23 Toujours sous Word vous sauvegardez votre document en HTML (Enregistrer sous > Autres Formats > Page Web (*.htm) Dans Ditel mail Dans la fenêtre Courriels vous choisissez HTML(Word). Vous sélectionnez votre fichier htm crée avec Word (ici exemple_word.htm) PAGE 24 MAILING Et vous faites un test en indiquant votre adresse mail dans Adresse test (attention d’avoir mis le smtp de votre FAI dans le compte courriel smtp.orange.fr smtp.free.fr par exemple) Vous recevez directement le mail avec ses images ses liens et sa présentation tel que vous l’avez crée sous Word MAILING PAGE 25 PAGE 26 MAILING Exemple : AVANT L’ENVOI EN BASE 64 (vous êtes obligé d’accepter les images pour les visualiser) APRES L’ENVOIS EN BASE 64 (les images sont codées en binaire dans le document reçu) MAILING PAGE 27 Configuration du compte courriel Pour valider la saisie des différents champs appuyez sur la touche « Enter » - Adresse mèl de l’émetteur : indiquez l’adresse mail sur laquelle vos correspondants vont vous écrire et sur laquelle vous recevrez également les NPAI - Serveur de courrier sortant SMPT : donné fournie par votre FAI par exemple smtp.wanadoo.fr ou smtp.orange.fr. Attention certains FAI n’autorisent pas l’envoi de mail en nombre vous devez alors créer votre propre serveur SMTP cf page 37 ou demander à un prestataire de vous fournir un accès SMTP. Le plus simple est encore de prendre un abonnement Internet Orange. - Identifiant de messagerie et mot de passe de messagerie : laissez ces zones vides sauf si vous passez par un Proxy. Dans ce cas faites appel à votre administrateur réseau. - Numéro de port SMTP : 25 en standard sauf si vous passez par un Proxy. Dans ce cas faites appel à votre administrateur réseau. PAGE 28 MAILING L’historique L’historique vous donne un tableau complet des mails envoyés ainsi que le statut de chaque mail. MAILING PAGE 29 Notre logiciel considère qu’il ne doit pas envoyer de mail aux personnes qu’il a déjà contactées. Sélectionnez le bouton Historique sur la fenêtre envoi courriel Si vous souhaitez envoyer un nouveau mail au même fichier de contacts vous devez effacer l’historique des envois en choisissant entre quelle date et quelle date l’historique doit être effacé. PAGE 30 MAILING MAILING PAGE 31 Gestion des adresses brûlées Dans les fichiers annexes vous devez gérer les adresses Mails « Brûlées » : ce sont les prospects qui ne désirent plus recevoir de Mail de votre part. Vous avez trois méthodes pour enregistrer les adresses brulées : - Soit les saisir manuellement ou par des copier coller sur la grille des adresses brulées PAGE 32 MAILING - MAILING PAGE 33 Soit faire un import Excel des adresses des correspondants qui souhaitent ne plus recevoir de mails de votre part, L’import se fait au format Excel, le plus simple consiste à exporter les adresses brûlées à partir de votre boite mail d’Outlook Express au format CSV, de relire ce fichier sous Excel et de l’enregistrer au format XLS. - Chiquez sur le bouton Import XLX PAGE 34 MAILING Choisir le fichier Excel des adresses mails à importer MAILING PAGE 35 Confirmez et cliquez sur Importer PAGE 36 MAILING MAILING PAGE 37 Soit d’utiliser le traitement automatique des adresses brulées Pour Scanner les adresses reçues sur une boite mail vous devez définir la structure de vos adresses. Pour cela après avoir enregistré les paramètres de votre compte courriel appuyez sur le bouton Test et faites un collez soit dans le bloc notre ou dans un document Word (le bouton Test ouvre la boite mail en fonction des paramètres que vous avez donnés, si ce n’est pas le cas vous avez fait une erreur de paramétrage de votre compte courriel) PAGE 38 MAILING Ouvrez le bloc note et faites un coller du presse papier Repérez ou se trouve l’adresse à désabonner dans votre document et renseignez les champs d’entête d’adresse et de fin d’adresse. Dans notre exemple l’adresse mail à désabonner «fabien@studiofey.fr» est borné par « contact »> et et commence en 1er caractère donc on prend l’adresse à partir du caractère 1. Souvent le texte d’en tête d’adresse commence par mailto : MAILING PAGE 39 Cliquez ensuite sur le bouton courriel Les adresses désabonnées sont automatiquement importées dans le fichier des adresses brulées PAGE 40 MAILING MAILING PAGE 41 Le traitement sur le fichier des adresses brûlées permet de dé doublonner les adresses mail et de normaliser le fichier PAGE 42 MAILING MAILING PAGE 43 Traitement automatique des adresses erronées Pour Scanner les adresses reçues sur une boite mail vous devez avoir laissé vos mails reçus en attente sur votre boite mail Le logiciel scanne cette boite mail avec les mots contenus dans les adresses erronées Undelivered par exemple et les enregistre dans le fichier des adresse erronées PAGE 44 MAILING MAILING PAGE 45 PAGE 46 MAILING Le menu « Fichiers annexes » comprend également le fichier des villes et codes postaux, très pratique en saisie directe de fiches. MAILING PAGE 47 Utilitaires Le menu utilitaires vous sert à ré indexer vos fichiers (les index des fichiers peuvent être endommagées par exemple par une coupure de courant) et à effectuer vos sauvegardes PAGE 48 MAILING MAILING PAGE 49 Le « ? » vous fourni une indication sur le détenteur de la licence d’utilisation, la présente notice au format PDF et le Copyright du logiciel PAGE 50 MAILING UTILISATION AVANCEE (UTILISATEURS AVERTIS) Voir l’excellent site « comment ça marche » (tapez CCM dans le moteur de recherche de Google) CONFIGURER VOTRE SERVEUR SMTP SANS PASSER PAR VOTRE FAI ™ Windows XP PRO intègre un serveur mail qui peut vous permettre de vous affranchir du serveur SMTP de votre FAI pour envoyer les mails. Nous allons maintenant l'installer puis détailler les paramètres qu'il faudra placer dans votre logiciel de messagerie ou dans le fichier php.ini (pour les utilisateurs de PHP) pour permettre son utilisation. Commencez par cliquer sur Démarrer puis sur Panneau de configuration. Doublecliquez sur Ajout/Suppression de programmes puis cliquez sur Ajouter ou supprimer des composants Windows. Sélectionnez Services internet (IIS) puis cliquez sur Détails. Vous vous retrouvez devant cet écran : ™ Cochez la case Service SMTP puis cliquez sur Ok. Insérez votre CD de Windows XP et laissez faire l'assistant. ™ Une fois l'installation terminée, vous pouvez utiliser le serveur SMTP. Nous allons maintenant le configurer. Dans le panneau de configuration, cliquez sur l'icône Outils d'administration puis cliquez sur Services internet (IIS). Déroulez le menu à gauche qui vous permettra d'accéder au serveur SMTP et à sa configuration. Vous obtenez un écran ressemblant à celui-ci : MAILING PAGE 51 Faites un clic droit sur Serveur virtuel SMTP par défaut et cliquez sur Propriétés. Dans l'onglet Général, décochez la case Limiter le nombre de connexions à. Cliquez ensuite sur l'onglet Accès puis sur le bouton Relais. Décochez la case Autoriser tout ordinateur correctement authentifié à relayer, indépendamment de la liste ci-dessous. Cliquez ensuite sur Ok. PAGE 52 MAILING Cliquez ensuite sur le bouton Connexion dans la zone Contrôle de la connexion et sélectionnez Uniquement la liste ci-dessous. Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter pour pouvoir ajouter des IP ou noms d'ordinateurs ayant l'accès au serveur SMTP. Vous arrivez devant cet écran : Sélectionnez Ordinateur unique et entrez comme adresse IP 127.0.0.1 qui correspond à votre ordinateur (localhost). Cliquez ensuite sur Ok. Vous pouvez affiner la configuration du serveur SMTP en cliquant sur l'onglet Messages. Voici ce que vous obtenez : Paramétrez ici comme bon vous semble le serveur en fonction des usages que vous en ferez. Être le plus restrictif possible vous permet d'assurer une meilleure sécurité pour votre serveur. Pour pouvoir envoyer des mails avec PHP ou un client mail (tel que Mozilla thunderbird par exemple ou encore Outlook Express), il vous suffit d'indiquer dans les options SMTP localhost sans aucun nom d'utilisateur ni mot de passe. Pour php, ouvrez le fichier php.ini et éditez la ligne SMTP = pour lui mettre la valeur SMTP = localhost. MAILING PAGE 53 Pour connaître l’adresse IP de votre ordinateur Dans le menu démarrer lancez exécuter tapez cmd Puis ipconfig "DITEL Capture des mails professionnels" est un logiciel qui vous permet de capturer de manière automatique les adresses des professionnels depuis l’annuaire Internet gratuit de France Télécom Pages Jaunes. La liste ainsi créée est utilisable par tout logiciel tableur standard. Avertissement : Nos logiciels évoluent rendant parfois les nouvelles versions incompatibles avec les anciennes. À Présentation : 2 Téléchargement 3 Installation 8 Prise en main rapide 11 Lancement Recherche 14 Gestion des fichiers 15 Recherche des adresses mails 16 Importation d’un fichier d’adresses à partir d’Excel 20 Normalisation des fichiers 25 Compare et Sépare 26 Fichiers annexes 29 Le menu Utilitaires 33 Configuration Internet Explorer CAPTURE DES MAILS PROFESSIONNELS CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 2 CAPTURE DES PROFESSIONNELS Avant de télécharger les dernières versions sur notre site, suivez les instructions suivantes : Marche à suivre (cas n°1) : Si vous n'avez jamais installé Ditel sur votre ordinateur : - rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits", - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur "lire la suite") et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Marche à suivre (cas n°2) : Si vous avez déjà Ditel installé sur votre ordinateur : - cliquez sur le menu "Démarrer" de votre ordinateur, - sélectionnez "Panneau de configuration" puis "Ajout/suppression de programmes". Une fois la liste créée, supprimez le logiciel Ditel. - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits" - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Marche à suivre (cas n°3) : Si vous avez une ancienne version Ditel installée sur votre ordinateur (c'est-à-dire, si vous avez un message d’erreur Windev au lancement de Ditel) : - Cliquez sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimez le logiciel Ditel. - Ouvrez ensuite le poste de travail, sur le disque C: ouvrez le répertoire "Program files", sélectionnez DITEL faites un clic droit avec la souris et choisissez "Supprimer". - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits" - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 3 - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Lors de l’affichage de la fenêtre « Téléchargement de fichier », choisissez « Exécuter ». En agissant ainsi, l’installation se fait directement à partir de la copie de notre serveur, ce qui permet de ne pas avoir de copie du fichier d’installation MSI sur votre ordinateur. Cependant, certains systèmes exigent (pour des raisons de sécurité) que l’installation soit faite à partir d’un programme présent sur la machine, il faut donc choisir l’option « Enregistrer » (si possible sur le bureau) et ensuite lancer l’installation du MSI à partir de la copie locale. Demandez à votre administrateur réseau de vous autoriser à installer un programme, si celui-ci a bloqué cette fonction. Le logiciel s’enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en fonction de la vitesse de votre accès Internet. PAGE 4 CAPTURE DES PROFESSIONNELS A la fin du téléchargement, vous obtenez la fenêtre ci-dessous. Cliquez 2 fois sur DITEL.MSI pour lancer l’installation. CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 5 Attention, sous Vista et Windows 7 il est préférable d’installer les logiciels sur la racine du disque C: en supprimant \Program Files Cliquez sur « Suivant » Choisissez ensuite « Installation standard » Puis sur « Installer » PAGE 6 CAPTURE DES PROFESSIONNELS CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 7 Cliquez sur « Terminer » Si vous obtenez l’écran ci-dessous, c’est que vous avez une ancienne version sur votre ordinateur. Arrêtez l’installation, en appuyant sur le bouton « Annuler », puis reportez vous au début de cette notice pour supprimer l’ancien programme (cas n° 2). PAGE 8 CAPTURE DES PROFESSIONNELS Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez « Ditel_Capture_Mails_Pro » par l’icône qui se trouve sur le bureau de votre ordinateur. DITEL_Capture_Pro.lnk CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 9 ECRAN D’ACCUEIL Répondez "Non" pour utiliser le logiciel en mode évaluation, "Oui" quand vous avez reçu par mail la licence d’activation après achat du logiciel et saisissez vos codes. Lors du lancement de « DITEL capture des professionnels » plusieurs choix s’offrent à vous : Les boutons « Gestion fichiers » et « Ouvrir fichier » vous servent à manipuler les fichiers créés, le bouton « Recherche » sert à effectuer la capture des adresses et « Fermer » quitte l’application. PAGE 10 CAPTURE DES PROFESSIONNELS 1 - Fichier en cours : il s’agit du nom du fichier sur lequel vous travaillez actuellement. C'est-à-dire les fichiers visualisés lors de l’appui sur « Ouvrir fichier » et celui où seront enregistrées les adresses capturées suite à l’appui sur « Recherche ». 2 - Gestion fichiers : vous permet de créer, de sélectionner ou de supprimer un fichier. Sélectionnez le fichier sur lequel vous désirez travailler; dans notre exemple, il faut sélectionner « marketing téléphonique ». Si le fichier n’existe pas, il est possible de le créer en cliquant sur « Nouveau » et, après avoir saisi votre nom de fichier, tapez sur la touche « Entrée ». Le nom du fichier sélectionné apparaît sur la fenêtre principale dans la zone « Fichier en cours ». CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 11 Lancement de la Recherche : Avant de lancer la capture, vous devez définir vos critères de recherche. Les boutons « Gestion fichiers » et « Ouvrir fichier » ont les mêmes fonctionnalités que ceux du menu principal. Type de recherche : Il est possible de spécifier une seule rubrique (option « 1 rubrique activité »), ou sélectionner, à partir du fichier des rubriques, la ou l’ensemble des rubriques qui vous intéressent (option 2 « Fichier des rubriques »). a – Recherche sur 1 rubrique Ce type de recherche est utile lorsque vous effectuer une capture dans les grandes villes telles que Paris, Lyon, Marseille, etc., car le site internet limite parfois le nombre de réponses pour une même requête dans la même ville. Il faut alors spécifier un arrondissement et ensuite cocher à nouveau « Fichier des rubriques » puis lancer la recherche. b - Recherche par rubriques multiples : - Appuyez sur le bouton « Rubriques », la liste globale des rubriques apparaît. - Il faut cocher les rubriques sur lesquelles va porter la recherche. - L’ajout ou la suppression d’une case à cocher se fait grâce à la souris. - Pour affiner l’affichage des rubriques, utilisez la zone « Recherche sur mot clef », seules les rubriques contenant les mots spécifiés s’affichent sur l’écran. - L’appui sur le bouton « Tout sélectionner » permet de cocher toutes les rubriques correspondant à votre requête alors que « Tout désélectionner » réinitialise la sélection. - Les boutons « Supprimer » et « Ajouter » servent à modifier le fichier. - Lorsque vous appuyez sur « Fermer », vous retournez à la fenêtre de recherche sur laquelle la liste des rubriques sélectionnées se met à jour. - Pour sélectionner le ou les département(s) souhaité(s), cochez les cases situées dans la partie droite de la liste ou cliquez sur la carte de France. Cliquez sur « Recherche » pour démarrer la capture d’adresses. PAGE 12 CAPTURE DES PROFESSIONNELS Ditel se connecte automatiquement sur l'annuaire via Internet et vous crée un fichier d'adresses exportable dans un format compatible Excel comprenant les champs suivants (dans la mesure où ces champs sont renseignés et présent sur la page Internet) : Nom, adresse, code postal, localité, téléphone, fax, portable, adresse mail, site Internet, rubrique, date et heure de capture, nombre de fiches capturées. CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 13 Ditel peut enregistrer entre 1500 et 3000 adresses à l'heure en fonction de la rapidité de votre accès Internet et de la densité d'informations contenues dans les rubriques recherchées. Un « clic droit » prolongé sur la fenêtre de capture des P.J. permet d’arrêter la capture quand les adresses défilent à l’écran et de réactualiser l’affichage en cas d’arrêt de la capture. Notre logiciel est dépendant du service Internet, il peut arriver qu’il se bloque (à cause, par exemple, d’une rupture du flux d’informations des serveurs), c’est-à- dire que la barre de chargement n’avance plus. Pour relancer la capture, il vous suffit d’effectuer un clic droit avec votre souris et de sélectionner dans le menu contextuel l’option « Actualiser », ce qui, en général, relance la recherche. Si cette manipulation ne fonctionne pas, il faut avoir recours au gestionnaire des taches de Windows en appuyant simultanément sur les touches de votre clavier Ctrl. Alt. et Suppr. Ensuite sélectionner l’onglet processus puis cliquer sur Ditel et enfin Terminer le processus. Le programme Ditel est alors stoppé, les dernières informations capturées sont enregistrées même si la rubrique n’est pas finie. Vous pouvez ensuite redémarrer DITEL Capture des professionnels et reprendre votre recherche. PAGE 14 CAPTURE DES PROFESSIONNELS Gestion des fichiers Ouvrir fichier : Cette option permet d’ouvrir le fichier en cours et de visualiser son contenu. Elle permet également de modifier les enregistrements du fichier, puis de les exporter au format Excel. Vous pouvez effacer tout le fichier, modifier une fiche, supprimer une fiche ou un ensemble de fiches en utilisant la sélection multiple standard de Windows (en tenant enfoncée une des touches majuscules ou la touche Ctrl du clavier et en sélectionnant avec la souris) CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 15 Recherche des adresses mails. En complément des mails trouvés sur Pages jaunes le logiciel peur rechercher les adresses mails sur les sites de sociétés qui en ont un. En cliquant sur le bouton mise à jour le logiciel va rechercher les adresses mails en ouvrant le site de la société. PAGE 16 CAPTURE DES PROFESSIONNELS Importation d’un fichier d’adresses à partir d’Excel Vous avez, par exemple, un fichier Excel qui comprend des adresses avec les champs suivants « nom prénom », « rue », « code postal » et « ville » : Pour importer le fichier, il faut suivre les étapes suivantes : - sélectionner le fichier de réception, - choisir le fichier Excel, - définir le "mappage" du fichier, c'est à dire indiquer au programme dans quelles colonnes se trouvent les données à importer et quelles sont les rubriques qui doivent les recevoir. - lancer le traitement. CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 17 a - Le premier traitement va consister importer les données provenant d’Excel dans le fichier « DT_test » - Ouvrez le fichier en appuyant sur « Ouvrir fichier » - Choisissez « Import XLS », PAGE 18 CAPTURE DES PROFESSIONNELS le programme vous demande le nom du fichier Excel à importer, dans notre cas « test_qualif.xls ». CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 19 - Définissez les positions (colonnes) des champs de votre fichier Excel. Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les enregistrements (lignes) du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de votre importation. - Lancez l’importation en cliquant sur le bouton « Importer » PAGE 20 CAPTURE DES PROFESSIONNELS Normalisation des Fichiers L’option « Normaliser » "Déboulonner" vous permet de supprimer toutes les fiches en double. Il arrive souvent qu’une même adresse soit inscrite dans différentes rubriques et se trouve donc dupliquée lors de la capture. Les options de "dé doublonnage" doivent être choisies en fonction du fichier à traiter. Par exemple, si vous avez capturé des adresses de médecins, ne dé doublonnez pas sur le numéro de téléphone, mais sur le nom, sinon vous ne garderez que le premier médecin dans les cabinets de groupe. CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 21 L’extraction des prénoms vous permet de séparer le champ nom prénom. Le bouton « Fusion N + P », fait l’opération inverse et concatène (regroupe) le nom et le prénom dans la zone « Nom ». PAGE 22 CAPTURE DES PROFESSIONNELS Les options de filtrages vous permettent de normaliser vos fichiers avant de les exporter vers Excel. Vous pouvez définir vos propres critères de filtrage, c'est à dire les termes qui vont être supprimés ; ici, un exemple pour normaliser l’adresse : Le bouton « Majuscules » vous permet de mettre en majuscules les champs sélectionnés. CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 23 Le bouton « Recopie » vous sert à créer de nouvelles listes de contacts à partir de fichiers existants. Vous devez donner un nouveau nom de fichier « destination » nécessaire à vos manipulations. Vous pouvez, par exemple, après avoir fait une capture globale, créer deux "sous fichiers" : - l’un contenant les fiches qui ont une adresse mèl. - l’autre celles qui n’ont pas d’adresses mèl. Ou encore celles qui ont un mot spécifique dans le champ « nom adresse » ou celles qui commencent par tel numéro de département ou de code postal, etc. A vous de créer les "sous fichiers" qui vous conviennent en fonction de votre campagne de marketing par mèl, fax ou courrier. PAGE 24 CAPTURE DES PROFESSIONNELS L’export Excel vous permet d’exploiter vos fichiers vers d’autres logiciels standards. Répondez oui si le fichier doit servir à faire de la distribution boite aux lettres. CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 25 La fonction "Compare et sépare" : Vous choisissez vos fichiers à comparer puis vos critères de comparaison. Il est préférable, avant de lancer le module "Compare et Sépare", de normaliser le fichier en mettant en majuscules les champs de comparaison. PAGE 26 CAPTURE DES PROFESSIONNELS Vous obtenez en sortie de comparaison 3 fichiers, "A sans B", "A et B", "B sans A" : "A sans B" : ce sont les fiches uniquement présentes dans le fichier A ("marketing téléphonique"), qui n’ont pas de concordance d’après les critères d’égalité choisis dans le fichier B ("marketing téléphonique mails") "A et B" : ce sont les fiches présentes à la fois dans le fichier A ("marketing téléphonique") et dans le fichier B ("marketing téléphonique mails"). Le programme enregistre dans le fichier "A et B" la fiche du fichier A, il faut donc veiller à ce que le fichier A soit le plus complet ou tout au moins contiennent les informations que vous désirez conserver. "B sans A" : ce sont les fiches présentes dans le fichier B ("marketing téléphonique mails") qui n’ont pas de concordance d’après les critères choisis dans le fichier A ("marketing téléphonique"). CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 27 Fichiers Annexes Les fichiers annexes sont ceux des rubriques de l’annuaire et des codes postaux que vous pouvez adapter à votre propre usage. PAGE 28 CAPTURE DES PROFESSIONNELS CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 29 Le menu « Utilitaires » Pour une utilisation plus complète des fichiers, les commandes se trouvent dans le menu « Utilitaires ». La fonction ré-indexation vous permet de réindexer vos fichiers. Lorsque qu'il y a perte de la synchronisation entre les indexes et les fichiers (par exemple en cas de coupure de courant), le logiciel signale une erreur et vous demande de réindexer vos fichiers, vous devez alors utiliser ce module. Les autres options de ce menu s’adressent à des utilisateurs avertis et correspondent généralement à cas particuliers. Vous pouvez, par exemple : - exporter les adresses en format "ASCII", au lieu du format Excel. - importer votre propre fichier Excel des rubriques que vous utilisez le plus souvent (le fichier Excel de l’ensemble des rubriques se trouve dans le répertoire C:\DITEL\). - modifier le comportement du logiciel et modifiant les temporisations lors des réponses de l'annuaire ... PAGE 30 CAPTURE DES PROFESSIONNELS Gestion des temporisations : Gérer vos propres paramètres de temporisation, mais prenez garde de ne pas vouloir aller trop vite en diminuant "trop" ces paramètres ; vous pouvez, par exemple, diviser tous ces temps par 2. CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 31 Export des données en format texte : Choisissez le fichier à exporter, ici le fichier des adresses du "marketing téléphonique", les champs que vous souhaitez exporter et le séparateur de champ. Le fichier .TXT de l’export est écrit sur la racine du disque C : PAGE 32 CAPTURE DES PROFESSIONNELS Importation d’un fichier des rubriques en format Excel : Importer votre propre fichier Excel des rubriques que vous utilisez le plus souvent (le fichier Excel de l’ensemble des rubriques se trouve dans le répertoire C:\Prograrm files\DITEL\) Attention si vous importez vos propres rubriques vous devez au préalable effacer les rubriques de Ditel (suppression physique des deux fichiers "rubriques.fic" et "rubriques.ndx" dans le répertoire DITEL) CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 33 Configuration d’Internet Explorer Nous avons observé des erreurs de capture de notre produit venant de la configuration d’Internet Explorer. Voici donc comment configurer Internet Explorer 1-Ouvrer votre navigateur et cliquer sur « outils » en haut à droite de la fenêtre de votre navigateur puis dans le menu déroulant sélectionner Options Internet (cf. ci-dessous) PAGE 34 CAPTURE DES PROFESSIONNELS Dans la nouvelle fenêtre ainsi ouverte cliquer sur l’onglet avancé… CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 35 Dans l’onglet Navigation vous devez cocher les 2 cases: Désactiver le débogage des scripts (autres applications). Désactiver le débogage des scripts (Internet Explorer). Veillez à toujours avoir sur votre ordinateur la dernière version d’Internet Explorer La version Qualification de fichiers Pro de Ditel vous permet de qualifier vos fichiers adresses de professionnels en les complétant automatiquement du capital social, du nom du dirigeant et de l'effectif à partir du site Internet score3.fr Vous pouvez travailler en traitement par lot complet de fichiers ou au coup par coup sur votre poste en qualifiant automatiquement vos données. Ce logiciel est utilisé en général par des entreprises ayant besoin d'un fichier client constamment remis à jour (banques, administrations, ...). Avertissement : Nos logiciels évoluent rendant parfois les nouvelles versions incompatibles avec les anciennes. À Présentation : 2 Téléchargement 3 Installation 7 Ecran d’accueil 14 Qualification sur Score3 16 Qualification de fichiers sur Pages Jaunes 23 Maniulation des fichiers récuperés 33 Qualification d’un fichier Excel avec mise à jour du fichier Excel d’origine 42 Interface CRM EBP 53 Configuration d’internet Explorer QUALIFICATION DE FICHIERS PROFESSIONNELS QUALIFICATION PAGE 2 QUALIFICATION PRO Avant de télécharger les dernières versions sur notre site, suivez les instructions suivantes : Marche à suivre (cas n°1) : Si vous n'avez jamais installé Ditel sur votre ordinateur : - rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits", - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur "lire la suite") et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Marche à suivre (cas n°2) : Si vous avez déjà Ditel installé sur votre ordinateur : - cliquez sur le menu "Démarrer" de votre ordinateur, - sélectionnez "Panneau de configuration" puis "Ajout/suppression de programmes". Une fois la liste créée, supprimez le logiciel Ditel. - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits" - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Marche à suivre (cas n°3) : Si vous avez une ancienne version Ditel installée sur votre ordinateur (c'est-à-dire, si vous avez un message d’erreur Windev au lancement de Ditel) : - Cliquez sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimez le logiciel DITEL_Qualif. - Ouvrez ensuite le poste de travail, sur le disque C: ouvrez le répertoire "Program files", sélectionnez DITEL_QUALIF faites un clic droit avec la souris et choisissez "Supprimer". - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits" - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel DITEL_Qualif grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Lors de l’affichage de la fenêtre « Téléchargement de fichier », choisissez « Exécuter ». En agissant ainsi, l’installation se fait directement à partir de la copie de notre serveur, ce qui permet de ne pas avoir de copie du fichier d’installation MSI sur votre ordinateur. Cependant, certains systèmes exigent (pour des raisons de sécurité) que l’installation soit faite à partir d’un programme présent sur la machine, il faut donc choisir l’option « Enregistrer » (si possible sur le bureau) et ensuite lancer l’installation du MSI à partir de la copie locale. Demandez à votre administrateur réseau de vous autoriser à installer un programme, si celui-ci a bloqué cette fonction. QUALIFICATION PRO PAGE 3 Le logiciel s’enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en fonction de la vitesse de votre accès Internet. A la fin du téléchargement cliquez 2 fois sur le fichier « Ditel_Qualif.MSI » PAGE 4 QUALIFICATION PRO Puis sur « suivant » QUALIFICATION PRO PAGE 5 Choisissez ensuite « Installation standard » Puis cliquez sur « installer » PAGE 6 QUALIFICATION PRO QUALIFICATION PRO PAGE 7 Lancez également le programme d’installation du driver du Dongle (la petite clé à mettre sur un port USB de l’ordinateur). Prenez l’installation en Anglais, acceptez la licence et cliquez sur "Install", le logiciel vous indique "Finish". Insérez ensuite la petite clé dans un port USB, après un temps plus ou moins long, Windows vous indique que votre nouveau matériel est installé et prêt à être utilisé. HASPUserSetup.lnk Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez « Ditel_Qualif_Pro» en cliquant sur l’icône qui se trouve sur le bureau de votre ordinateur. DITEL_Qualif.lnk PAGE 8 QUALIFICATION PRO ECRAN D’ACCUEIL Lors du lancement de « Ditel Qualification de Fichiers Pro » plusieurs choix s’offrent à vous : Les boutons « Gestion fichiers » et « Ouvrir fichier » vous servent à manipuler les fichiers créés, le bouton « Qualifier fichier » sert à effectuer la capture des adresses et « Fermer » quitte l’application. Fichier en cours : il s’agit du nom du fichier sur lequel vous travaillez actuellement. C'est-à-dire les fichiers visualisés lors de l’appui sur « Ouvrir fichier » et celui où seront enregistrées les adresses capturées suite à l’appui sur « Recherche ». QUALIFICATION PRO PAGE 9 Gestion fichiers : vous permet de créer, de sélectionner ou de supprimer un fichier. Sélectionnez le fichier sur lequel vous désirez travailler ; dans notre exemple, il faut sélectionner « DT_marketing téléphonique». Si le fichier n’existe pas, il est possible de le créer en cliquant sur « Nouveau » et, après avoir saisi votre nom de fichier, tapez sur la touche « Entrée ». Le nom du fichier sélectionné apparaît sur la fenêtre principale dans la zone « Fichier en cours ». PAGE 10 QUALIFICATION PRO Importation d’un fichier d’adresses à partir d’Excel Vous avez, par exemple, un fichier Excel qui comprend des adresses avec les champs suivants « nom prénom », « rue », « code postal » et « ville » : a - Le premier traitement va consister importer les données provenant d’Excel dans le fichier « DT_marketing téléphonique » créé précédemment. - Ouvrez le fichier en appuyant sur « Ouvrir fichier » QUALIFICATION PRO PAGE 11 - Choisissez « Import XLS », le programme vous demande le nom du fichier Excel à importer, dans notre cas «test_ marketing téléphonique.xls ». - - Définissez les positions (colonnes) des champs de votre fichier Excel. Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les enregistrements du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de votre importation. PAGE 12 QUALIFICATION PRO QUALIFICATION PRO PAGE 13 - Lancez l’importation en cliquant sur le bouton « Importer » PAGE 14 QUALIFICATION PRO Après avoir fermé le fichier et être revenu au menu principal, vous pouvez maintenant lancez le module « Qualifier Fichier » Cette qualification de fichier se fait en deux temps : - sur score3 - sur pages jaunes ensuite - vous pouvez bien sur qualifier soit sur l’un soit sur l’autre en fonction de votre fichier QUALIFICATION PRO PAGE 15 Qualification sur score3.fr Vous récupérez les infos : Forme juridique, capital social, nom du dirigeant et effectif Le fichier résultat porte l’extension .soc PAGE 16 QUALIFICATION PRO Un bouton vous permet de vous rendre directement sur le site score3 pour y acheter les informations payantes propre à la société sélectionnée QUALIFICATION PRO PAGE 17 PAGE 18 QUALIFICATION PRO Qualification de fichiers sur Pages Jaunes. En qualification de fichier adresse par adresse le nombre d’adresses qualifiées est d’environ 150 à l’heure Un « clic droit » prolongé sur la fenêtre de capture des Pages Jaunes permet - d’arrêter la capture quand les adresses défilent à l’écran - de réactualiser l’affichage en cas d’arrêt de la capture. L’icône « Afficher le bureau » à droite du menu « démarrer » (barre d’outils « Lancement rapide ») permet de réduire la fenêtre de capture. Notre logiciel est dépendant du service Internet, il peut arriver qu’il se bloque (à cause, par exemple, d’une rupture du flux d’informations des serveurs), c’est-à- dire que la barre de chargement n’avance plus. Pour relancer la capture, il vous suffit d’effectuer un clic droit avec votre souris et de sélectionner dans le menu contextuel l’option « Actualiser », ce qui, en général, relance la recherche. Si cette manipulation ne fonctionne pas, il faut fermer le programme par la croix rouge en haut à droite et appuyer sur Echappe. Le programme Ditel est alors stoppé, les dernières informations capturées sont enregistrées même si la rubrique n’est pas finie. Vous pouvez ensuite redémarrer Ditel Qualif Pro. Pro et reprendre votre recherche. QUALIFICATION PRO PAGE 19 PAGE 20 QUALIFICATION PRO Vous avez donc 3 fichiers en fin de qualification : - le fichier de base avec des noms et adresses de sociétés - le fichier qualifié sur score3.fr - le fichier qualifié sur pages jaunes QUALIFICATION PRO PAGE 21 Le module Fichier résultat "fusion" va vous permettre de créer un fichier unique en sortie avec les fiches qui ne seront pas en double dans aucun des trois fichiers de base. PAGE 22 QUALIFICATION PRO Un bouton vous permet de vous rendre directement sur le site score3 pour y acheter les informations payantes propre à la société sélectionnée QUALIFICATION PRO PAGE 23 Manipulation des fichiers Ouvrir fichier Cette option permet d’ouvrir le fichier en cours et de visualiser son contenu. Elle permet également de modifier les enregistrements du fichier, puis de les exporter au format Excel. Vous pouvez modifier une fiche, supprimer une fiche ou un ensemble de fiches en tenant enfoncée la flèche gauche du clavier, effacer le fichier, etc… PAGE 24 QUALIFICATION PRO Un clic droit avec la sourie vous permet de sélectionner les colonnes que vois souhaitez voir apparaître à l’écran. QUALIFICATION PRO PAGE 25 L’option « Normaliser » Dé doublonner vous permet de supprimer toutes les fiches en double. Il arrive souvent qu’une même adresse soit inscrite dans différentes rubriques et se trouve donc dupliquée lors de la capture. Les options de dé doublonnage doivent être choisies en fonction du fichier à traiter. Par exemple, si vous avez capturé des adresses de médecins, ne dé doublonnez pas sur le numéro de téléphone, mais sur le nom, sinon vous ne garderez que le premier médecin dans les cabinets de groupe. PAGE 26 QUALIFICATION PRO Pensez à dédoublonner sur l’index d’origine avant d’effectuer la fusion des fichiers QUALIFICATION PRO PAGE 27 Les options de filtrages vous permettent de normaliser vos fichiers avant de les injecter sur l’annuaire ou de les exporter vers Excel. Un fichier des motifs de suppression que vous pouvez modifier est à votre disposition pour effectuer les filtrages des mots à supprimer Le bouton « Majuscule » vous permet de mettre en majuscules les champs sélectionnés. PAGE 28 QUALIFICATION PRO Le bouton séparation du nom prénom vous permet de mettre le nom du dirigeant sur deux champs et de mettre le nom en majuscule et le prénom en minuscule avec la première lettre en majuscule pour une meilleure présentation de vos courriers. QUALIFICATION PRO PAGE 29 Le bouton « Recopie » vous sert à créer de nouvelles listes de contacts à partir de fichiers existants. Vous devez donner un nouveau nom de fichier destination nécessaire à vos manipulations Vous pouvez, par exemple, après avoir fait une capture globale créer deux sous fichiers : - l’un contenant les fiches qui ont une adresse mèl. - l’autre celle qui n’ont pas d’adresses mèl. Ou encore celles qui ont un mot spécifique dans le champ nom adresse ou celles qui commencent par tel numéro de département ou de code postal, etc. A vous de créer les sous fichiers qui vous conviennent en fonction de votre campagne de marketing par mèl, fax ou courrier. PAGE 30 QUALIFICATION PRO L’export Excel vous permet d’exploiter vos fichiers vers d’autres logiciels standard. Vous pouvez par exemple importer vos fichiers dans notre CRM Ditel Prospect QUALIFICATION PRO PAGE 31 Pour une utilisation plus complète des fichiers, les commandes se trouvent dans le menu « Utilitaires » ; les options de ce menu s’adressent à des utilisateurs avertis. Vous pouvez par exemple exporter les adresses en format "ASCII", si vous ne souhaitez pas utiliser le format Excel, ré indexer vos fichiers, etc. La ré indexation des fichiers sert en cas d’erreurs sur les fichiers suite par exemple à une coupure de courant. PAGE 32 QUALIFICATION PRO QUALIFICATION PRO PAGE 33 Qualification d’un fichier Excel avec mise à jour du fichier Excel d’origine. Au préalable, il faut s'assurer que ce fichier comporte un numéro d’ordre unique : cet identifiant unique sera importé dans le champ "Origine" du fichier à qualifier et servira de lien lors de la "remontée" des informations. Si cette donnée n'existe pas, il faut rajouter une colonne dans laquelle vous indiquez un numéro d'ordre unique pour chaque ligne ; le plus simple est de la créer en utilisant la fonction "Remplissage d'une série" dans Excel. Il doit également comporter des colonnes vierges ou vont être écrit les résultats de la qualification.( Nom, prénom, adresse, CP, ville, tel, fax, portable, info opposé au marketing, date récup) Après avoir importé votre fichier Excel d’origine en positionnant votre identifiant unique dans le code origine : (vous faites correspondre les colonnes de votre tableau Excel avec les libelles de Ditel en faisant monter ou descendre vos colonnes avec le petites flèches à coté des Dans Ditel Qualif Pro le premier traitement va consister à importer les données provenant de votre fichier Excel dans un fichier que vous avez créé : "Gestion fichiers" "Nouveau" (ex. : « DT_test_qualif_pro » ). PAGE 34 QUALIFICATION PRO - Ouvrez le fichier en cliquant sur "Ouvrir fichier" - Choisissez "Import", le programme vous demande le nom du fichier Excel à importer, le bouton à droite de la zone de saisie vous permet de spécifier s'il s'agit d'un fichier Excel 97/2003 (XLS) ou d'un fichier 2010 (XLSX), dans notre exemple « test_qualif_Excel.xlsx ». - Cliquez sur "Ouvrir" QUALIFICATION PRO PAGE 35 - Définissez les positions (colonnes) des champs de votre fichier Excel. Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les enregistrements (lignes) du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de votre importation. Si vous n’importez que des rues, laissez le champ nom en position 0. Faites correspondre les colonnes de votre fichier Excel avec les champs du fichier d’importation en faisant bouger les flèches "haut" et "bas" du tableau d’import. Attention, n'oubliez pas de bien indiquer la colonne contenant le numéro d’ordre unique de votre fichier Excel sur le champ "Origine" (dernière ligne du tableau). Dans notre exemple, cette information se trouve dans la première colonne (A) du fichier, nous allons donc mettre "1" dans la rubrique "Origine". PAGE 36 QUALIFICATION PRO - Lancez l’importation en cliquant sur le bouton « Importer » QUALIFICATION PRO PAGE 37 Vous obtenez l’écran suivant : Revenez au menu principal et lancez la qualification de votre fichier sur Pages Jaunes et Score3 (cf. page 13 de cette notice utilisateur) PAGE 38 QUALIFICATION PRO QUALIFICATION PRO PAGE 39 Mise à jour du fichier Excel d’origine. Sélectionnez votre fichier à mettre à jour PAGE 40 QUALIFICATION PRO Définissez les positions (colonnes) des champs de votre fichier Excel. Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les enregistrements (lignes) du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de votre importation. Si vous n’importez que des rues, laissez le champ nom en position 0. Faites correspondre les colonnes de votre fichier Excel avec les champs du fichier d’importation en faisant bouger les flèches "haut" et "bas" du tableau d’import. Attention, n'oubliez pas de bien indiquer la colonne contenant le numéro d’ordre unique de votre fichier Excel sur le champ "Origine" (dernière ligne du tableau). Dans notre exemple, cette information se trouve dans la première colonne (A) du fichier, nous allons donc mettre "1" dans la rubrique "Origine". QUALIFICATION PRO PAGE 41 La mise à jour s’effectue sur le code origine qui est unique et correspond au no ordre de votre fichier Excel de base PAGE 42 QUALIFICATION PRO Interface CRM EBP Ditel Qualification de Fichiers Pro vous permet de mettre à jour vos fiches clients et prospects de votre CRM EBP Vous pouvez importer les différents contacts de votre CRM EBP pour les compléter des informations téléphone fax adresses mails à partir du site Pages Jaunes et des informations nom du dirigeant, effectif, capital à partir du site Score 3. Choisissez le fichier à mettre à jour dans votre CRM EBP Lancer Ditel Qualif Pro et créer un fichier vierge par exemple Mise à jour pistes EBP QUALIFICATION PRO PAGE 43 Ouvrir ce fichier PAGE 44 QUALIFICATION PRO Cliquer sur le bouton EBP Renseigner les Paramètres du CRM EBP présent sur l’ordinateur - Localisation du CRM EBP sur l’ordinateur - Nom de la base EBP - Identifiant et mot de passe s’ils ont été définis dans votre CRM - Répertoire de travail pour les fichiers interfaces (en général c:\temp\) Puis valider Cocher les cases correspondantes à votre travail Ici : - Mode silencieux … (évite de rouvrir le CRM EBP) - Interface des donnés depuis le CRM vers Ditel - Donnés à traiter : - Pistes Clients / Prospects - QUALIFICATION PRO PAGE 45 - Puis cliquer sur la ligne du bas “ Export depuis le CRM EBP des Pistes Clients/Prospects vers Ditel Cliquer sur OK Cliquer sur OK PAGE 46 QUALIFICATION PRO Fermer cette fenêtre et revenir au menu principal QUALIFICATION PRO PAGE 47 Cliquer sur le bouton Qualifier fichier sur Score3 PAGE 48 QUALIFICATION PRO Puis sur qualifier fichier sur pages jaunes Ditel Qualif Pro se connecte sur Pages Jaunes et recherche adresse par adresse les réponses En fin de recherche ouvrir le fichier résultat (RES) et cliquer sur le bouton Normaliser QUALIFICATION PRO PAGE 49 De doublonner sur l’index d’origine Puis cliquer sur Fermer et revenir au menu principal de Ditel Qualif Pro Sélectionner le fichier DT_Mise à jour Pistes EBP Cliquer sur qualifier fichier PAGE 50 QUALIFICATION PRO Faire la mise à jour du fichier résultat fusion Cliquer sur Mise à jour puis sur ouvrir fichier Cliquer sur le bouton EBP Cocher la case Interface des données depuis le DITEL dans le CRM EBP Et cliquer sur la ligne Mise à jour des Pistes Clients / Prospects à partir des données renseignées dans Ditel QUALIFICATION PRO PAGE 51 Les pistes sont mises à jour à partir des résultats trouvés sur Pages Blanches Les Pistes prospects ont été mise à jour dans le CRM EBP PAGE 52 QUALIFICATION PRO La procédure est identique pour les Pistes Fournisseurs les Contacts les Comptes/Clients Prospect et les Comptes Fournisseurs QUALIFICATION PRO PAGE 53 Configuration d’Internet Explorer Nous avons observé des erreurs de capture de notre produit venant de la configuration d’Internet Explorer. Vous devez toujours avoir la dernière version sur votre ordinateur même si vous utilisez un autre navigateur Voici donc comment configurer Internet Explorer 1-Ouvrer votre navigateur et cliquer sur « outils » en haut à droite de la fenêtre de votre navigateur puis dans le menu déroulant sélectionner option Internet (cf. ci-dessous) PAGE 54 QUALIFICATION PRO QUALIFICATION PRO PAGE 55 Dans la nouvelle fenêtre ainsi ouverte cliquer sur l’onglet avancé… Dans les options de navigation les 2 options Désactiver le débogage des scripts doivent impérativement être cochées 2 3 8 9 1 19 28 43 52 53 57 7 79 87 97 10 10 Q FO Télécha Installat Prise en Fonction 1 Importat des rues 9 Importat données 8 Qualifica avec mi Excel d’ 3 Manipula récupéré 2 La fonct 3 Sélectio maisons 7 Traitem Séparati Sélectio 1 Création agents c 9 Importat 7 Interfac 7 Les Utili 00 Export T 03 Configur Qua ONCTIONN rgement tion main rapide nnement du Log tion d’un fichie s tion de la base s des rues ation d’un fichi ise à jour du fic origine ation des Fichie és tion compare et n des propriéta individuelles ents des fichier ion Hommes Fe n des personne n de secteurs po commerciaux tion d’un fichie e CRM EBP itaires Txt CSV ration d’Interne alific NEMENT D giciel er Excel de ier Excel chier ers t sépare aires de s rs mmes s âgées our les er ASCII et cati DITEL QUAL La ve perme compl du num le site Elle p abonné fichier Nous l’ense départ Avertis nouvel ancien A Prés ion LIFICATION rsion « Qu et de qu étant auto méro de po Internet d permet ég és au té r des rues fournisson mble des tement po ssement : lles versio nnes versio sentatio de N DE FICH ualification ualifier v omatiquem ortable si de France galement léphone d de la comm ns un lie s commu ur l’achat nos logici ons partie ons. on: fic HIERS n de fich vos fichie ment du t ces rense Telecom « de const d’une com mune. n vers le unes de du logicie els évolue llement in hier iers » de ers adress téléphone, ignements « Pages Bla tituer le mmune à es noms France el (page 11 ent rendan ncompatib rs "Ditel" vo ses en , du fax, s existent s anches ». fichier d partir d’ de rues classés p ). nt parfois les avec ous les et sur des ’un de par les les PAGE 2 QUALIFICATION DE FICHIERS Avant de télécharger les dernières versions sur notre site, suivez les instructions suivantes : Marche à suivre (cas n°1) : Si vous n'avez jamais installé Ditel sur votre ordinateur : - rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits", - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur "lire la suite") et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Marche à suivre (cas n°2) : Si vous avez déjà Ditel installé sur votre ordinateur : - cliquez sur le menu "Démarrer" de votre ordinateur, - sélectionnez "Panneau de configuration" puis "Ajout/suppression de programmes". Une fois la liste créée, supprimez le logiciel Ditel. - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits" - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Marche à suivre (cas n°3) : Si vous avez une ancienne version Ditel installée sur votre ordinateur (c'est-à-dire, si vous avez un message d’erreur Windev au lancement de Ditel) : - Cliquez sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimez le logiciel DITEL_Qualif. - Ouvrez ensuite le poste de travail, sur le disque C: ouvrez le répertoire "Program files", sélectionnez DITEL_QUALIF faites un clic droit avec la souris et choisissez "Supprimer". - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits" - sélectionnez le produit concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel DITEL_Qualif grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Lors de l’affichage de la fenêtre « Téléchargement de fichier », choisissez « Exécuter ». En agissant ainsi, l’installation se fait directement à partir de la copie de notre serveur, ce qui permet de ne pas avoir de copie du fichier d’installation MSI sur votre ordinateur. Cependant, certains systèmes exigent (pour des raisons de sécurité) que l’installation soit faite à partir d’un programme présent sur la machine, il faut donc choisir l’option « Enregistrer » (si possible sur le bureau) et ensuite lancer l’installation du MSI à partir de la copie locale. Demandez à votre administrateur réseau de vous autoriser à installer un QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 3 programme, si celui-ci a bloqué cette fonction. Le logiciel s’enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en fonction de la vitesse de votre accès Internet. A la fin du téléchargement cliquez 2 fois sur le fichier « Ditel_Qualif.MSI » PAGE 4 QUALIFICATION DE FICHIERS Puis sur « suivant » QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 5 Choisissez ensuite « Installation standard » Puis cliquez sur « installer » PAGE 6 QUALIFICATION DE FICHIERS QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 7 Lancez également le programme d’installation du driver du Dongle (la petite clé à mettre sur un port USB de l’ordinateur). Prenez l’installation en Anglais, acceptez la licence et cliquez sur "Install", le logiciel vous indique "Finish". Insérez ensuite la petite clé dans un port USB, après un temps plus ou moins long, Windows vous indique que votre nouveau matériel est installé et prêt à être utilisé. HASPUserSetup.lnk Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez « Ditel_Qualif » en cliquant sur l’icône qui se trouve sur le bureau de votre ordinateur. DITEL_Qualif.lnk PAGE 8 QUALIFICATION DE FICHIERS PRISE EN MAIN RAPIDE Un résumé du fonctionnement du logiciel, pour tous ceux qui n’ont pas le temps de lire la notice ci-dessous. L’écran d’accueil comporte 4 boutons : Le bouton « Gestion fichiers » vous sert à donner des noms à vos fichiers. Le bouton « Ouvrir fichiers » vous sert à manipuler les fichiers créés. Le bouton « Qualifier fichier » sert à effectuer la récupération des adresses. Le bouton « Fermer » pour quitter l’application. Faisons un exemple de récupération des abonnés au téléphone d’une rue : 1 - Appuyez sur le bouton « Gestion fichiers » et donnez un nom de fichier, par exemple, "essai", sélectionnez ce fichier et revenez à l’écran d’accueil : le fichier en cours s’appelle DT_Essai. 2 - Cliquez sur le bouton « Ouvrir fichier », le fichier est vide. 3 - Cliquez sur le bouton « Ajouter » et saisissez un nom de rue, une commune et un département, validez et revenez au menu principal. 4 - Cliquez sur le bouton « Qualifier fichier » 5 - Cochez la case injecter l’adresse et lancez la qualification : les adresses de la rue que vous avez choisie vont défiler à l’écran. En version d’évaluation, elles ne seront pas enregistrées sur le disque de l’ordinateur. Voila, c’est très simple ! Si vous souhaitez approfondir notre logiciel, lisez la notice et surtout les applications qu’en font nos clients. PS : Si les adresses ne défilent pas à l’écran, alors qu'elles sont affichées sur la partie droite de l'écran "Pages Blanches", il y a de très fortes chances que cela provienne de votre système, en l'occurrence votre navigateur "Internet Explorer" doit être mis à jour. QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 9 ECRAN D’ACCUEIL Lors du lancement de « DITEL Qualification de Fichiers » plusieurs choix s’offrent à vous : - Les boutons « Gestion fichiers » et « Ouvrir fichier » vous servent à manipuler les fichiers créés. - Le bouton « Qualifier fichier » sert à effectuer la capture des adresses. - « Fermer » quitte l’application. Fichier en cours : il s’agit du nom du fichier sur lequel vous travaillez actuellement. C'est-à- dire, le fichier visualisé lors de l’appui sur « Ouvrir fichier ». Gestion fichiers : vous permet de créer, de sélectionner ou de supprimer un fichier. PAGE 10 QUALIFICATION DE FICHIERS Sélectionnez le fichier sur lequel vous désirez travailler ; dans notre exemple, il faut sélectionner « DT_test_rues ». Si le fichier n’existe pas, vous devez le créer en cliquant sur « Nouveau » et, après avoir saisi votre nom de fichier, tapez sur la touche « Entrée ». Le nom du fichier sélectionné apparaît sur la fenêtre principale dans la zone « Fichier en cours ». QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 11 Importation d’un fichier des rues à partir des fichiers Excel des rues de tous les départements de France se trouvant sur www.ditel.fr Nous avons mis sur notre site les fichiers Excel des rues des communes de tous les départements, y compris les Dom Tom. Vous devez importer le fichier Excel du département de votre choix pour créer le fichier des rues du département. Il vous suffit de vous connecter à votre compte sur le site www.ditel.fr Connectez-vous sur votre espace client. Dans votre compte, cliquez sur le lien "Liste des fichiers de rues" et suivez la procédure affichée à l'écran. (Votre identifiant et votre mot de passe sont affichés en haut de l’écran) Vous téléchargez ensuite le fichier Excel des rues du ou des départements sur lesquelles vous désirez travailler (en l’enregistrant sur le bureau, par exemple). PAGE 12 QUALIFICATION DE FICHIERS Lancez ensuite Ditel Qualif. Créez un fichier vide : "Gestion de Fichiers", "Nouveau", "rues_42", par exemple et validez : QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 13 Ouvrez le fichier rues_42 et cliquez sur Import PAGE 14 QUALIFICATION DE FICHIERS Choisissez le fichier Excel à importer (rues_42.xls dans notre exemple) QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 15 Positionnez les curseurs d’import : Dans notre exemple : Adresse : position 4 Code postal : position 5 ville : position 6 Cliquez sur "Importer" L’import des rues de votre département est terminé. PAGE 16 QUALIFICATION DE FICHIERS Donnez ensuite un nom de fichier de la commune à rechercher sur pages blanches : "Bonson" dans notre exemple Ouvrez le fichier "rues_42". Cliquez sur le bouton "Recopier". Dans le champ "Ville contient", donnez le nom de la commune à recopier ("BONSON" dans notre exemple) et le fichier destination (sélectionnez avec le "…" à droite du fichier) Cliquez sur "Recopier" QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 17 Votre fichier est renseigné avec les éléments "adresse", "code postal", "ville" qui sont indispensables à la recherche sur "Pages Blanches". Fermez le fichier et lancez la qualification. PAGE 18 QUALIFICATION DE FICHIERS QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 19 Importation de la base de données des rues (remplace la méthode précédente d’import des fichiers rues) Pour simplifier le travail de nos clients, nous avons créé une base de données des rues de toutes les communes de France que vous pouvez importer dans le logiciel par département. Les noms de rues de toutes les communes de France classés par départements de France se trouvent sur votre espace client en format Excel pour les détenteurs de la version réelle. Importation d’un fichier des rues à partir des fichiers Excel des rues de tous les départements de France se trouvant sur www.ditel.fr : Vous devez importer le fichier Excel du département de votre choix pour créer le fichier des rues du département. Il vous suffit de vous connecter à votre compte sur le site ditel.fr Connectez-vous sur votre espace client en vous identifiant comme pour les commandes avec votre adresse mail et votre mot de passe. Dans votre compte, cliquez sur le lien Liste des fichiers de rues et suivez la procédure affichée à l'écran. (Votre identifiant et votre mot de passe sont affichés en haut de l’écran) PAGE 20 QUALIFICATION DE FICHIERS Vous téléchargez ensuite le fichier Excel des rues du ou des départements sur lesquelles vous travaillez en l’enregistrant sur le bureau par exemple. Lancez ensuite le logiciel Ditel Qualif. Sélectionnez dans les fichiers annexes le bouton « Régions/Départ./Villes/Rues » QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 21 Le bouton "Importer" vous permet d’importer le fichier Excel du département que vous avez copié sur votre espace client. Les champs "rue", "code postal", "ville" se trouvent toujours dans les colonnes D, E et F du fichier Excel. PAGE 22 QUALIFICATION DE FICHIERS Le bouton "Import XLS" vous permet de définir l’import de votre propre fichier des rues au Format Excel ; ceci est utile, par exemple, avec le fichier "Exavia" fourni par la poste Le bouton "Supprimer" vous permet de supprimer dans la base, toutes les rues d’un département ; pour alléger les fichiers de travail ou pour pouvoir réimporter un fichier mis à jour... QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 23 Pour créer votre fichier de recherche, vous employez toujours la même méthode : dans la fenêtre principale, vous cliquez sur le bouton "Gestion fichiers". - Soit vous utilisez un fichier déjà existant (en "double-cliquant" sur le fichier choisi ou en appuyant sur "Sélectionner"), - soit, après avoir appuyé sur le bouton "Nouveau", vous donnez un nom de fichier de la commune ou de la région que vous souhaitez récupérer sur Pages Blanches. Dans notre exemple : "Bonson" PAGE 24 QUALIFICATION DE FICHIERS - Vous revenez sur l'écran principal. - Vous ouvrez le fichier (appui sur le bouton "Ouvrir fichier"), le fichier doit être vide. - Vous cliquez sur le menu du haut "Traitements" "Ajouter / rues" Vous cliquez sur la région "Rhône Alpes", puis sur le département "42", puis sur "BONSON", les rues s’affichent à droite de l’écran Avec la touche "Majuscules" ("shift") du clavier ou la commande contrôle + A, vous mettez en surbrillance toutes les lignes (rues) sur lesquelles vous voulez travailler, puis vous cliquez sur le bouton "Ajouter". QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 25 Votre fichier de recherche contient alors toutes les rues de la commune de Bonson, et vous pouvez lancer la qualification pour obtenir le fichier de tous les abonnés de la commune Si vous souhaitez créer un ensemble de communes, vous pouvez ajouter d’autres communes dans le même fichier de recherche. PAGE 26 QUALIFICATION DE FICHIERS Fermez le fichier et lancez la qualification. QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 27 Vous récupérez alors toutes les personnes habitant la commune, les informations sont enregistrées dans un fichier "résultats" dont le nom reprend le nom du fichier d'origine auquel est rajouté le suffixe "_RES". Dans notre exemple, une fois la qualification terminée, le fichier d'origine s'appelle "DT_bonson" et le fichier des résultats s'appelle "DT_bonson_RES". PAGE 28 QUALIFICATION DE FICHIERS Qualification d’un fichier Excel avec mise à jour du fichier Excel d’origine. Au préalable, il faut s'assurer que ce fichier comporte un numéro d’ordre unique : cet identifiant unique sera importé dans le champ "Origine" du fichier à qualifier et servira de lien lors de la "remontée" des informations. Si cette donnée n'existe pas, il faut rajouter une colonne dans laquelle vous indiquez un numéro d'ordre unique pour chaque ligne ; le plus simple est de la créer en utilisant la fonction "Remplissage d'une série" dans Excel. Il doit également comporter des colonnes vierges ou vont être écrit les résultats de la qualification.( Nom, prénom, adresse, CP, ville, tel, fax, portable, info opposé au marketing, date récup) Dans Ditel Qualif, le premier traitement va consister à importer les données provenant de votre fichier Excel dans un fichier que vous avez créé : "Gestion fichiers" "Nouveau" (ex. : « DT_test_ditel_qualif » ). QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 29 - Ouvrez le fichier en cliquant sur "Ouvrir fichier" - Choisissez "Import", le programme vous demande le nom du fichier Excel à importer, le bouton à droite de la zone de saisie vous permet de spécifier s'il s'agit d'un fichier Excel 97/2003 (XLS) ou d'un fichier 2010 (XLSX), dans notre exemple « test_qualif_Excel_origine.xls ». PAGE 30 QUALIFICATION DE FICHIERS - Cliquez sur "Ouvrir" - Définissez les positions (colonnes) des champs de votre fichier Excel. Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les enregistrements (lignes) du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de votre importation. Si vous n’importez que des rues, laissez le champ nom en position 0. Faites correspondre les colonnes de votre fichier Excel avec les champs du fichier d’importation en faisant bouger les flèches "haut" et "bas" du tableau d’import. Attention, n'oubliez pas de bien indiquer la colonne contenant le numéro d’ordre unique de votre fichier Excel sur le champ "Origine" (dernière ligne du tableau). Dans notre exemple, cette information se trouve dans la première colonne (A) du fichier, nous allons donc mettre "1" dans la rubrique "Origine". QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 31 Dans notre exemple, le champ adresse concatène (ajoute / met côte à côte) les colonnes 10, 11 et 12 (J, K et L) du fichier Excel. - Lancez l’importation en cliquant sur le bouton « Importer » PAGE 32 QUALIFICATION DE FICHIERS Vous obtenez l’écran suivant : Attention, si votre fichier Excel de base comporte le nom et le prénom dans le même champ vous devez obligatoirement séparer le nom du prénom. En effet, l’annuaire Internet exige que le nom et le prénom soient inscrits dans deux champs différents ; si l’on injecte le nom et le prénom dans le champ prévu pour le nom, on n’obtient aucune réponse. QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 33 - Sélectionnez l’option "Séparation des prénoms" Ce traitement utilise une base de données de prénoms qui se trouve dans les « Fichiers annexes » ; vous pouvez, bien sûr, modifier, ajouter ou supprimer des prénoms. - Lancez le traitement extraction des prénoms PAGE 34 QUALIFICATION DE FICHIERS En fonction des prénoms contenus dans votre fichier prénoms et de la qualité de votre fichier de base, vous séparez un certain pourcentage de nom / prénom. Pour obtenir un fichier compatible avec l'annuaire (zone nom ne contenant que le nom), vous pouvez : • soit rajouter dans la base les prénoms, puis relancer le traitement d’extraction des prénoms, • soit modifier manuellement les fiches. QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 35 Qualification du fichier Vous pouvez maintenant lancez le module "Qualifier fichier". Vous pouvez choisir de spécifier comme critères de recherche : - le prénom et l’adresse, si vous souhaitez des réponses exactes à 100%, - l’un des deux paramètres seulement, si vous souhaitez obtenir le maximum de réponses et utiliser ensuite les options de comparaisons de fichiers. Vous pouvez également opter pour l’enregistrement ou non des adresses « Opposées au Marketing direct ». Nous ne conseillons pas d’enregistrer les réponse approchées dans la cas d’une mise à jour de votre fichier Excel d’origine Ditel se connecte automatiquement sur l'annuaire via Internet et vous crée un fichier d'adresses exportable au format Excel comprenant les champs suivants : "Nom", "adresse", "code postal", "localité", "téléphone", "fax", "portable", "adresse mail" (dans la mesure où ces champs sont renseignés), "date et heure" de capture, "nombre de fiches capturées". En recherche "par rue", Ditel peut enregistrer entre 1500 et 3000 adresses à l'heure en fonction de la rapidité de votre accès Internet et de la densité d'informations contenues dans les rubriques recherchées. PAGE 36 QUALIFICATION DE FICHIERS En qualification de fichier "adresse par adresse" le nombre d’adresses qualifiées est généralement compris entre 100 et 200 adresses à l’heure. Un « clic droit » prolongé sur la fenêtre de capture des "Pages Blanches" permet : - d’arrêter la capture quand les adresses défilent à l’écran - de réactualiser l’affichage en cas d’arrêt de la capture. L’icône « Afficher le bureau » de la barre d’outils « Lancement rapide » à droite du menu « démarrer » permet de réduire la fenêtre de capture. Notre logiciel est dépendant du service Internet, il peut arriver qu’il se bloque (à cause, par exemple, d’une rupture du flux d’informations des serveurs), c’est-à-dire que la barre de progression du chargement n’avance plus. Pour relancer la capture, il vous suffit d’effectuer un clic droit avec votre souris et de sélectionner dans le menu contextuel l’option « Actualiser », ce qui, en général, relance la recherche (raccourci clavier : touche F5). QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 37 Une fois la recherche terminée, revenez au menu principal de Ditel Qualification de fichiers. Ouvrez le fichier résultat Puis cliquez sur « normaliser puis sur dédoublonner PAGE 38 QUALIFICATION DE FICHIERS Puis dé doublonner sur l’index d’origine cochez la case « Avec fusion des informations des fiches supprimées » ce qui permet de garder toutes les infos contenues dans les différents champs de l’enregistrement supprimé. Revenez au menu principal et sélectionner le fichier d’origine QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 39 Sélectionnez le menu traitement (menu du haut) puis mise à jour d'un fichier Excel Choisissez le fichier Excel à mettre à jour: Lancez la fusion de votre fichier résultat qualifié sur Pages Blanches avec votre fichier Excel d’origine en choisissant les champs à exporter : PAGE 40 QUALIFICATION DE FICHIERS Attention de bien avoir prévu les champs Nom, prénom, adresse, CP, ville, tel, fax, portable, info opposé au marketing, date récup sur votre fichier Excel d’origine pour pouvoir les renseigner en utilisant le code origine des fiches récupérées sur Pages Blanches La mise à jour s’effectue sur le code origine qui est unique et correspond au no ordre de votre fichier Excel de base QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 41 Remarque nous avons ici qualifie le fichier Excel de base à partir d’un fichier qualifié sur pages blanches comportant tous les champs du fichier : Nom prénom adresse code postal ville Vous pouvez faire un deuxième passage sur pages blanches en qualifiant ave le nom adresse code postal ville sans utiliser le prénom de la personne ce qui nous donne plus de réponse mais moins de fiabilité si deux personnes u même nom habitent à la même adresse PAGE 42 QUALIFICATION DE FICHIERS Vous pouvez encore faire un troisième passage en qualifiant uniquement sur nom prénom code postal ville sans tenir compte de l’adresse mais là vous risquez d’avoir des erreurs s sur la fiabilité des réponses QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 43 Manipulation des fichiers récupérés. Ouvrir fichier : Cette option permet d’ouvrir le fichier en cours et de visualiser son contenu. Elle permet également de modifier les enregistrements du fichier, puis de les exporter au format Excel. Vous pouvez modifier une fiche, supprimer une fiche ou un ensemble de fiches en sélectionnant plusieurs fiches (selon la norme « Windows » : sélection par le pointeur souris en tenant enfoncée la flèche gauche des majuscules du clavier, ou en tenant appuyée la touche Ctrl pour sélectionner les fiches de manière unitaire). PAGE 44 QUALIFICATION DE FICHIERS Le bouton « Normaliser » "Déboulonner" vous permet de supprimer toutes les fiches en double. Il arrive souvent qu’une même adresse soit inscrite dans différentes rubriques et se trouve donc dupliquée lors de la capture. N’oubliez pas de dé doublonner le fichier sur la nom ou le numéro de téléphone QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 45 PAGE 46 QUALIFICATION DE FICHIERS Séparation des noms prénoms La séparation des prénoms vous permet de séparer le champ nom prénom en fonction des prénoms contenus dans le fichier de prénoms. QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 47 L’option filtrage Vous pouvez vous créer votre propre fichier des motifs pour normaliser le champ adresse par exemple. Le bouton « Fusion N + P », fait l’opération inverse et concatène (regroupe) le non et le prénom dans la zone « Nom ». Les options de filtrages vous permettent de normaliser vos fichiers avant de les injecter sur l’annuaire ou de les exporter vers Excel. Le bouton « Majuscules » vous permet de mettre en majuscules les champs sélectionnés. PAGE 48 QUALIFICATION DE FICHIERS Le bouton « Recopie » vous sert à créer de nouvelles listes de contacts à partir de fichiers existants. Vous devez donner un nouveau nom de fichier « destination » nécessaire à vos manipulations. Vous pouvez, par exemple, après avoir fait une capture globale, créer des "sous fichiers" : Un contenant les fiches qui ont un nom de commune spécifique. Ou encore celles qui ont un mot spécifique dans le champ « nom adresse » ou celles qui commencent par tel numéro de département ou de code postal, etc. A vous de créer les "sous fichiers" qui vous conviennent en fonction de votre campagne de marketing par mèl, fax ou courrier. QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 49 L’export Excel vous permet d’exploiter vos fichiers vers d’autres logiciels standards. PAGE 50 QUALIFICATION DE FICHIERS Vous pouvez également sélectionner les colonnes à exporter sous Excel si votre application demande à n’avoir qu’une partie des champs du tableau. Faites un clic droit sur le tableau et sélectionnez les colonnes que vous souhaitez conserver pour l’export. En cliquant sur exporter la table vers Excel votre fichier Excel ne contiendra que les colonnes que vous avez sélectionnées. QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 51 PAGE 52 QUALIFICATION DE FICHIERS La fonction « Compare et sépare » : Vous choisissez vos fichiers à comparer, puis vos critères de comparaison, là encore, il est préférable de normaliser le fichier avec des données en majuscules sur les champs de comparaison. Vous obtenez en sotie de comparaison 3 fichiers : A sans B : ce sont les fiches présentes dans le 1er fichier qui n’ont pas de concordance, d’après les critères choisis, dans le 2eme fichier. A et B : ce sont les fiches présentes à la fois dans le premier et dans le 2 me fichier. B sans A : ce sont les fiches présentes dans le 2 me fichier qui n’ont pas de concordance, dans le premier fichier Si vous avez crée des fichiers à 2 mois d’intervalle par exemple le fichier B sans A représentera les nouveaux venus sur le secteur. QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 53 Sélection des propriétaires de maisons individuelles. Après avoir récupéré l’ensemble des abonnés au téléphone de la commune et après avoir séparé les noms prénoms et normalisé votre fichier Cliquez sur le titre de la colonne « Prénom » en haut du tableau, ce qui trie les prénoms par ordre alphabétique. PAGE 54 QUALIFICATION DE FICHIERS Mettez les lignes sans prénom en surbrillance (flèche majuscule gauche ou droite du clavier + sélection par la souris ou les flèches de déplacement) et supprimez les lignes sans prénom. Vous n’avez plus que les particuliers habitants la commune Dans l’option « normaliser » Dé doublonnez le fichier sur le téléphone QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 55 Cliquez sur « Fermer » et revenez au menu principal. PAGE 56 QUALIFICATION DE FICHIERS Vous allez pouvoir séparé le fichier initial en deux sous fichiers correspondants à ceux qui habitant une maison individuelle c’est à dire qui sont seuls à l’adresse et habitat collectif ctd plusieurs personnes à la même adresse Cliquez sur Traitements et sélectionnez « Habitat individuel / collectif ». Le fichier Bonson_RES est séparé en deux fichiers les individuelles ctd habitant une maison et les collectifs. QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 57 Il ne vous reste plus qu’à exploiter le fichier des personnes habitants une maison individuelle qui sont à 95% propriétaires de leur logement. Attention les personnes opposées au marketing sont clairement identifies dans le champ info : PAGE 58 QUALIFICATION DE FICHIERS Traitements des fichiers. Nous avons inclus plusieurs modules complémentaires de traitement sur les fichiers qui vous seront utiles en fonction de votre prospection : - âge des personnes en fonction de leur prénom, - revenus par rapport au lieu d'habitat, - nouveaux habitants du quartier par comparaison des fichiers capturés à deux dates différentes. Vous devez au préalable séparer le nom du prénom (module ouvrir fichier, normaliser) Le module extraction des prénoms vous permet de gérer vos propres critères de sélection en fonction de vos campagnes de marketing : Homme, femmes, Personnes âgées ou jeunes en fonction de l’histoire des prénoms (fichier des prénoms correspondant à des personnes âgées fourni avec le logiciel) Séparation du fichier d’une commune entre hommes et femmes Les champs nom prénom étant séparés en fonction de la base de données des prénoms fournie avec le logiciel (voir plus haut) QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 59 Vous pouvez séparer les hommes les femmes. Pour cela créez deux fichiers vides : test_commune_hommes et test_commune_femmes dans le menu gestion de fichiers, en cliquant sur nouveau. PAGE 60 QUALIFICATION DE FICHIERS Revenez au menu principal après avoir sélectionné votre fichier de travail DT_test_qualif Ouvrez le menu traitement et sélectionnez extraction prénoms QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 61 PAGE 62 QUALIFICATION DE FICHIERS Commençons par les hommes, le fichier à traiter est test_commune_RES le fichier résultat est test_commune_hommes (sélectionnez le avec le bouton … à droite de la ligne Fichier des résultats QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 63 Le bouton du milieu fichier des prénoms à extraire ouvre le tableau des prénoms En sélection 1 nous avons coché les prénoms masculins En sélection 2 les prénoms féminins En sélection 3 les prénoms anciens En sélection 4 colonne vide vous pouvez y sélectionner 1 seul prénom pour souhaiter la fête aux Daniel et Danielle le 11 décembre En sélection 5 tous les prénoms Attention de ne pas valider la case traitement colonne entière sinon vous sélectionnez ou désélectionnez toute la colonne et il faut tout re cocher manuellement (Vous pouvez bien sur importer vos propres fichiers Excel des prénoms, les fichiers Excel se trouvent dans le répertoire Ditel Qualif.) PAGE 64 QUALIFICATION DE FICHIERS Cochez la sélection colonne 1 (les hommes) et le champ prénom et lancez l’extraction bouton extraire fiche QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 65 PAGE 66 QUALIFICATION DE FICHIERS Recommencez la même opération avec le fichier test_commune_femmes en sélectionnant cette fois la colonne 2 QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 67 Vos deux fichiers hommes et femmes sont terminés Attention si des fiches hommes se retrouvent dans les femmes et vice versa vérifiez les cases cochés dans le fichier des prénoms à extraire. PAGE 68 QUALIFICATION DE FICHIERS Sélection des personnes âgées avec l’extraction de prénoms anciens : Nous avons mis par exemple les prénoms anciens en prénoms colonne 3. Vous avez au préalable crée un fichier vide ici test_prénoms_anciens. Vous lancez l’extraction en fonction de la colonne 3 qui contient le fichier des prénoms anciens. Attention au préalable de bien avoir normalisé vos fichiers. QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 69 PAGE 70 QUALIFICATION DE FICHIERS QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 71 Secteurs pour les agents commerciaux : Commencez par recopier les rues de la ou des communes sur lesquels vont travailler vos agents commerciaux à partir du fichier Excel des rues de votre département (fichier fourni avec l’achat du logiciel) PAGE 72 QUALIFICATION DE FICHIERS Cliquez sur le bouton Recopier donnez le nom de la commune à recopier et le fichier destination (sélectionnez avec le … a droite du fichier) Cliquez sur Recopier Sure le menu principal choisissez fichiers annexes rues QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 73 Vous cochez les rues par zone de prospection en vous aidant de mappy par exemple : PAGE 74 QUALIFICATION DE FICHIERS Et vous lancez la création des rues par zone bouton création FR après avoir crée un fichier vide pour chaque zone QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 75 Vous recommencez cette opération pour la zone 2 3 4 5 PAGE 76 QUALIFICATION DE FICHIERS Il ne reste plus qu’a lancer la création de fichier zone par zone pour votre prospection commerciale QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 77 PAGE 78 QUALIFICATION DE FICHIERS Le fichier résultat est directement exportable sous Excel pour vos commerciaux QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 79 PAGE 80 QUALIFICATION DE FICHIERS Importation d’un fichier ASCII à qualifier Vous pouvez importer dans « Ditel Qualif » votre propre fichier d’adresses au format Txt pour le qualifier. Lancez Ditel Qualif. Cliquez sur Gestion Fichier Créez un nouveau fichier test_commune par exemple Ouvrez ce fichier vide bouton ouvrir fichier QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 81 Cliquer Import (en bas à gauche) PAGE 82 QUALIFICATION DE FICHIERS Rechercher le fichier à importer : Fichier BONSON.txt, ne pas oublier de sélectionner dans « types de fichiers » fichiers texte (*.TXT). (Le fichier d’exemple de trouve dans le répertoire Ditel qualif) Le sélectionner puis cliquer « Ouvrir » Renseigner les champs suivants : « Adresse » « Code Postal » « Ville » Puis cocher : « Séparateur d’enregistrement » ~ CR « Séparateur des Champs » ~ TAB Cochez « Le code postal ne contient que des lettre ou des chiffres » Cliquer « Importer » Dans notre exemple l’adresse est en position 3 le code postal en 4 et la ville en 5 Vous pouvez faire varier la position des champs avec les petits curseurs de la première colonne Cliquez sur le bouton Importer QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 83 Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les enregistrements du fichier TXT et ainsi de vérifier la conformité de votre importation. PAGE 84 QUALIFICATION DE FICHIERS Si le fichier contient déjà des adresses cliquez sur le bouton Mise à zéro Cliquez ensuite sur le bouton Import Fermez la fenêtre et revenez au menu principal QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 85 Ouvrez le fichier ainsi crée pour corriger les anomalies éventuelles 1ere ligne à supprimer etc. Fermez cette fenêtre Vous pouvez alors lancer la Qualification de fichier PAGE 86 QUALIFICATION DE FICHIERS QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 87 PAGE 88 QUALIFICATION DE FICHIERS Interface CRM EBP Ditel Qualification de Fichiers vous permet de mettre à jour vos fiches clients et prospects de votre CRM EBP Vous pouvez importer les différents contacts de votre CRM EBP pour les compléter des informations téléphone fax adresses mails à partir du site Pages Jaunes. Choisissez le fichier à mettre à jour dans votre CRM EBP Lancer Ditel Qualif et créer un fichier vierge par exemple Mise à jour pistes EBP QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 89 Ouvrir ce fichier Cliquer sur le bouton EBP Renseigner les Paramètres du CRM EBP présent sur l’ordinateur - Localisation du CRM EBP sur l’ordinateur - Nom de la base EBP - Identifiant et mot de passe s’ils ont été définis dans votre CRM - Répertoire de travail pour les fichiers interfaces (en général c:\temp\) PAGE 90 QUALIFICATION DE FICHIERS Puis valider Cocher les cases correspondantes à votre travail Ici : - Mode silencieux … (évite de rouvrir le CRM EBP) - Interface des donnés depuis le CRM vers Ditel - Donnés à traiter : - Pistes Clients / Prospects - - Puis cliquer sur la ligne du bas “ Export depuis le CRM EBP des Pistes Clients/Prospects vers Ditel QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 91 Cliquer sur OK Cliquer sur OK Fermer cette fenêtre et revenir au menu principal PAGE 92 QUALIFICATION DE FICHIERS Cliquer sur le bouton Qualifier fichier Conseil : qualifiez vos fichiers à partir des champs nom adresse en enregistrant les opposés au marketing direct puisse que ce sont vos propres clients. QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 93 Ditel Qualif se connecte sur Pages Blanches et recherche adresse par adresse les réponses En fin de recherche ouvrir le fichier résultat (RES) et cliquer sur le bouton Normaliser PAGE 94 QUALIFICATION DE FICHIERS De doublonner sur l’index d’origine Lancer la séparation nom prénom Puis cliquer sur Fermer et revenir au menu principal de Ditel Qualif Sélectionner le fichier résultat (DT_Mise à jour Pistes EBP_RES) Cliquer sur Ouvrir fichier QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 95 Cliquer sur le bouton EBP Cocher la case Interface des données depuis le CRM vers Ditel Et cliquer sur la ligne Mise à jour des Pistes Clients / Prospects à partir des données renseignées dans Ditel Les pistes sont mises à jour à partir des résultats trouvés sur Pages Blanches PAGE 96 QUALIFICATION DE FICHIERS Les Pistes prospects ont été mise à jour dans le CRM EBP QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 97 La procédure est identique pour les Pistes Fournisseurs les Contacts les Comptes/Clients Prospect et les Comptes Fournisseurs PAGE 98 QUALIFICATION DE FICHIERS Les Utilitaires Pour une utilisation plus complète des fichiers, les commandes se trouvent dans le menu « Utilitaires » ; L’option « Ré indexation » vous permet de remettre en état vos fichiers qui ont pu être détériorés lors d’une coupure de courant, par exemple. Généralement, si le fichier est endommagé, le programme vous envoie des messages d’erreurs vous demandant de ré indexer les fichiers. L’export Txt vous permet d’exporter tous les fichiers ‘adresses, paramètres… » au format "ASCII" et vous affranchir ainsi de certaines limitations du format Excel (limitation du nombre de fiches, export vers une application sous Linux etc.) Les paramètres de temporisation sont standards vous pouvez les augmenter si votre accès Internet est très lent. QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 99 PAGE 100 QUALIFICATION DE FICHIERS Export des fichiers en format texte ou CSV Selectionner le fichier résultat à exporter après l’avoir normalize Le fichier adresse à exporter sera toujours nomé Adr QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 101 Sur le tableau d’export choisissez le séparateur de Zone ici virgule pour l’extension CSV Puis séléctionnez les champs à exporter : Ouvrez le poste de travail, disque C: repertoire Ditel qualif et selectionnez le fichier ADR.CSV que vous pouvez renomer du nom de votre campagne d’appel avant de l’importer dans votre logiciel de call center. PAGE 102 QUALIFICATION DE FICHIERS QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 103 Configuration d’Internet Explorer Nous avons observé des erreurs de capture de notre produit venant de la configuration d’Internet Explorer. Vous devez toujours avoir la dernière version sur votre ordinateur même si vous utilisez un autre navigateur Voici donc comment configurer Internet Explorer 1-Ouvrer votre navigateur et cliquer sur « outils » en haut à droite de la fenêtre de votre navigateur puis dans le menu déroulant sélectionner option Internet (cf. ci-dessous) PAGE 104 QUALIFICATION DE FICHIERS QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 105 Dans la nouvelle fenêtre ainsi ouverte cliquer sur l’onglet avancé… Dans les options de navigation les 2 options Désactiver le débogage des scripts doivent impérativement être cochées Ditel Nav est un logiciel de navigation automatique sur le web qui vous permet d'augmenter le référencement naturel de votre site et des mots clés qu'il contient en rapport avec votre activité et d'augmenter ainsi son positionnement. Vous vous retrouvez ainsi sur les premières pages des moteurs de recherche Google ou autre. Vous créez votre scénario de navigation sur le web comme vous le feriez manuellement. Une fois que vous avez défini le scénario son exécution est entièrement automatique et vous observez les résultats en une quinzaine de jours. Définition : Le référencement est l'ensemble des techniques qui permettent d'inscrire un site dans les moteurs de recherche ou dans les annuaires. Le référencement est souvent associé avec le positionnement qui, quant à lui, représente l'art d'améliorer la place du site dans les réponses fournies par les moteurs de recherche. Avertissement : Nos logiciels évoluent rendant parfois les nouvelles versions incompatibles avec les anciennes. À Présentation: 2 Téléchargement 3 Installation 6 Utilisation 10 Prise en main rapide 15 Caractères spéciaux 16 Configuration Internet Explorer 18 Exemple concret Ditel NAVigation automatique NAVIGATION PAGE 2 NAVIGATION Avant de télécharger les dernières versions sur notre site, suivez les instructions suivantes : Marche à suivre (cas n° 1): Si vous n'avez jamais installé Ditel Nav sur votre ordinateur: Rendez-vous sur notre site à la rubrique nos produits, sélectionner le produits concerné : version monoposte (cliquer sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur exécuter. Choisissez standard pour l'installation Enfin après installation, lancez le logiciel Ditel Nav avec icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la maintenance 2007 Marche à suivre(cas n° 2): Si vous avez déjà Ditel Nav installé sur votre ordinateur: Cliquer sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimer le logiciel Ditel Nav. Une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site à la rubrique nos produits, sélectionner le produits concerné : version monoposte (cliquer sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur exécuter. Choisissez standard pour l'installation Enfin après installation, lancez le logiciel Ditel Nav avec icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la maintenance 2007 Marche à suivre(cas n° 3): Si vous avez une ancienne version Ditel Nav installé sur votre ordinateur (ctd. si vous avez une erreur Windev au lancement de Ditel Nav) : Cliquer sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimer le logiciel Ditel Nav. Ouvrez ensuite le poste de travail, sur le disque c: sélectionnez Program files, dans le répertoire Program files, sélectionnez DITEL NAV faites un click droit avec la souris et choisissez supprimé. Une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site à la rubrique nos produits, sélectionner le produits concerné : version monoposte (cliquer sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur exécuter, choisissez standard pour l'installation Enfin après installation, lancez le logiciel Ditel Nav avec icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille d'enregistrement NAVIGATION PAGE 3 Téléchargez ensuite Ditel Nav, lors de l’affichage de la fenêtre « Téléchargement de fichier », choisissez « exécuter ». En agissant ainsi, l’installation se fait directement à partir de la copie de notre serveur, ce qui permet de ne pas avoir de copie du fichier d’installation MSI sur votre ordinateur. Cependant certains systèmes exigent (pour des raisons de sécurité) que l’installation soit faite à partir d’un programme présent sur la machine, il faut donc choisir l’option « enregistrer » (si possible sur le bureau) et ensuite lancer l’installation du MSI à partir de la copie locale. Demandez à votre administrateur réseau de vous autoriser à installer un programme si celui-ci a bloqué cette fonction. Le logiciel s’enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en fonction de la vitesse de votre accès Internet. A la fin du téléchargement, vous obtenez la fenêtre ci-dessous, Cliquez 2 fois sur DITEL NAV_Nav.MSI PAGE 4 NAVIGATION Cliquez sur « Exécuter », pour lancer l’installation. Choisissez ensuite « installation standard » NAVIGATION PAGE 5 Si vous obtenez l’écran ci-dessous, c’est que vous avez une ancienne version sur votre ordinateur, reportez vous au début de cette notice pour la supprimer. PAGE 6 NAVIGATION Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez « Ditel Nav Nav » par l’icône qui se trouve sur le bureau de votre ordinateur. DITEL_Nav.lnk ECRAN D’ACCUEIL Lors du lancement de « DITEL NAV Nav » le logiciel fonctionne en mode évaluation c'est à dire limité à l’exécution de trois boucles. Répondez non si vous n’avez pas acheté la licence du logiciel, sinon saisissez vos codes d’enregistrement Un seul écran s’affiche : c’est un émulation d’Internet Explorer dans laquelle vous allez construire votre Script. NAVIGATION PAGE 7 En haut se trouve: - Editer script : cet onglet va vous permettre de renseigner votre script. - Exécuter script : va lancer le script précédemment renseigné et vous permettre de remonter de façon automatisée dans le référencement. - Une case avec un chiffre : c’est le nombre de boucle effectuée, c'est-à-dire le nombre de fois ou le Script se répète. - La barre d’Adresse : contenant le nom du moteur de recherche sur lequel vous allez faire naviguer votre référencement. Par exemple : www.google.fr, www.msn.fr, etc. - » pour entrer sur le site de référencement sélectionné. Cliquez sur le bouton éditer script en haut à gauche PAGE 8 NAVIGATION La fenêtre de construction du script s’ouvre. Les flèches et vous permettent de sélectionner le Script en cours. 10 commandes (à saisir dans la colonne ordre) sont à votre disposition : - URL : renseignez l’adresse complète sur le moteur où va se porter votre référencement. - CLIC : vous devez donner l’abscisse et l’ordonnée du point ou va s’effectuer le clic. Ces coordonnées varient en fonction de la taille de votre écran (explications en page 11 de la notice). - TEMPO : vous créez une temporisation en centième de secondes qui va vous permettre de vous arrêter sur la consultation de la page comme vous le feriez si vous consultiez le site. Cette temporisation est aléatoire. - PREC : pour aller sur la page précédente. - SUIV : pour aller sur la page suivante (s’il y a une page précédente). - TEXTE : vous mettez le ou les mots clés à rechercher : votre nom de site ou un ensemble de mots qui se rapportent à votre site (voir exemple en fin de notice). NAVIGATION PAGE 9 - GOTO : renvoie à la ligne demandée suivi du nombre de fois d’exécution du renvoi. - TAB : vous utilisez la commande TAB suivi du nombre de tabulation. - ENTRE : valide la touche entrée. - ALTF4 : va permettre de fermer la fenêtre en cours de visualisation, nous l’utilisons par exemple pour cliquer sur le blog de Ditel ce qui ouvre une fenêtre pop-up et la ligne suivante du script utilisant la commande ALTTF4 ferme le Blog ce qui fait qu’en cours d’utilisation du script celui-ci se ferme automatique s’il n’est plus sur le site Ditel. A chaque nouveau renseignement dans l’édition du script faire « F12 Enregistrer » (sur le bouton en bas à droite de la fenêtre « Editer script » non sur le clavier) pour enregistrer et revenir à la page principale. Lancez Exécuter Script pour vérifier la bonne position de vos clics PAGE 10 NAVIGATION Prise en main rapide du logiciel: Saisissez l’url du moteur de recherche www.google.fr par exemple N° Ordre Numérique 1 Numérique 2 Texte Explication /Conseil 1 URL à renseigner url du moteur de recherche ou va porter votre référencement. Dans notre exemple www.google.fr N° Ordre Numérique 1 Num ériqu e 2 Texte Explication /Conseil 2 TEXTE à renseigner Texte sur lequel vous voulez positionner votre site Dans notre exemple logiciel de communication Ces mots doivent être contenus dans vos pages ou dans les mots clés de vos pages. Nous avons par exemple référencé les mots logiciels de communication et logiciel de communication (sans s) pour arriver en pages 1 de google URL / Adresse TEXTE NAVIGATION PAGE 11 Commande clic : La position du curseur ou votre souris va faire un clic : chiffres en bas à gauche de votre écran Conseil : après chaque commande clic mettez une commande tempo assez importante pour simuler la lecture de la page comme le ferai un internaute. (1000 2000 par exemple, ce qui arrête la consultation entre 10 et 20 secondes) Enregistrez votre script et lancez-le par le bouton exécuter pour vérifier au fur et à mesure sa cohérence et son bon fonctionnement. N° Ordre Numérique 1 Numérique 2 Texte Explication /Conseil 3 CLIC abscisse à renseigner ordonnée à renseigner A chaque clic renseigner les nouvelles abscisses et ordonnées. Chiffres en bas à gauche de votre écran correspondant à la position de la souris. Dans notre exemple 417 205 Abscisse (X) : nombre à renseigner dans numérique 1 Ordonnée (Y) : nombre à renseigner dans numérique 2 Pour changer de page vous devez positionner un clic sur l’ascenseur, suivi d’une tempo puis un clic sur la page suivante également suivi d’une tempo *Lorsque votre site se trouve loin dans les pages, il faut créer un script qui va de page en page sans aller directement sur la page ou se trouve votre site, comme le ferai un internaute qui cherche quelque chose PAGE 12 NAVIGATION La commande Tempo : C’et une commande à ne jamais oublier entre chaque ligne C’est elle qui arrête le déroulement du script pendant une durée aléatoire comprise entre le temps donné en Numérique 1 et celui de Numérique 2. Attention de ne pas vouloir aller trop vite vous risqueriez d’être pris pour un robot qui scanne votre site et vous obtiendriez le résultat contraire à celui recherché : le dé référencement de votre site. N° Ordre Numérique 1 Numérique 2 Texte Explication /Conseil 4 TEMPO à renseigner à renseigner Vous permet de créer une temporisation aléatoire en centième de seconde qui va vous permettre de vous arrêter sur la consultation de la page comme vous le feriez si vous consultiez le site. Pour cette raison, il est indispensable mettre une commande tempo après chaque clic Dans notre exemple 1000 2000 9 GOTO Ligne de renvoi de la commande Nombre de fois que la commande va être exécutée GOTO suivi d’un numéro de ligne en Numérique 1nous renvoie à la ligne demandée. En général en ligne 1 c'est-à-dire à la première page du script. En numérique 2 le nombre de fois que la commande goto va être exécutée Dans notre exemple 1 200 La commande GOTO est la dernière ligne votre script qui va boucler en revenant sur la ligne 1 suivi du nombre de fois que votre script va été exécuté Conseil commencez doucement si votre site n’est pas souvent consulté par ailleurs . Une fois ces renseignements saisis, il vous reste à exécuter votre Script, bouton « Exécuter script » en haut à gauche et à observer les résultats sur votre référencement naturel. Conseil : lancez vos scripts sur plusieurs moteurs : il n’y a pas que google su le net NAVIGATION PAGE 13 Vous découvrirez vite toutes les astuces que vous permettent les 10 commandes. Les boutons du bas « Quitter » « Insérer » « Supprimer » « Monter » « Descendre » « Enregistrer » parlent d’eux même. Ce sont eux qui vous permettent de naviguer dans votre Script et de l’enregistrer. Enregistrement des Scripts Nous avons prévu d’enregistrer les différents Scripts de navigation mais ces Scripts varient en permanence en fonction du référencement de vos mots clés. Vous devez surveiller votre navigation automatique pour ne pas référencer un concurrent !!! Si vous souhaitez conserver un Script, vous devez faire un Export Excel du Script en question ce qui vous permet d’importer vos différents Script sur un Script unique ou de créer vos Scripts sous Excel ATTENTION : vérifier régulièrement que le script s’effectue au bon endroit. Il serait dommage que votre référencement ayant évolué dans son emplacement, le clic finisse par se faire sur un concurrent. 1 Vous pouvez remonter le référencement de votre site soit par son nom et /ou par mots clefs, à condition qu’ils soient dans votre site web, pour cela vérifier ainsi : Sur votre site allez dans « affichage » puis cliquez « source ». PAGE 14 NAVIGATION Apparaît alors le script de votre site avec ses mots clefs. Attention : Tout mot clef n’apparaissant pas sur ce script aura peu de chance d’être référencé dans le moteur de recherche. NAVIGATION PAGE 15 Caractères spéciaux Pour certaines applications vous pouvez avoir besoin d’utiliser des caractères spéciaux dans votre texte. Pour ne pas compliquer l’utilisation du logiciel nous avons masqué ce menu. Pour l’activer : Appuyer sur shift et sous le ? du menu principal de Ditel Nav Navigation cliquez sur A propos pour activer le module paramètres Mettre 1 à la place de 0 sur la ligne ASC pour faire apparaître les caractères spéciaux. PAGE 16 NAVIGATION Configuration d’Internet Explorer Téléchargez la mise à jour d’internet explorer puis : - Ouvrer votre navigateur et cliquer sur « outils » en haut à droite de la fenêtre de votre navigateur puis dans le menu déroulant sélectionner option Internet (cf. ci-dessous) NAVIGATION PAGE 17 Dans la nouvelle fenêtre ainsi ouverte cliquer sur l’onglet avancé… Dans les options de navigation les 2 options Désactiver le débogage des sripts doivent impérativement être cochées PAGE 18 NAVIGATION Exemple Concret Dans notre exemple la résolution de l’écran est de 1600 par 900 pixels Nous allons construire le script de navigation correspondant à la recherche que nous voulons référencer Cliquez sur Editer Script (F12) NAVIGATION PAGE 19 La grille de saisie du premier script s’affiche avec les commandes les plus courantes dans l’aide du bas de tableau (vous pouvez enregistrer plusieurs scripts mais un seul est »joué » à la fois) La première ligne sera toujours l’url du moteur de recherche sur lequel nous allons travailler (Yahoo MSN Google etc.) Dans cet exemple nous travaillons sur Google, nous saisissons donc sur la première ligne la commande U et le texte www.google.fr PAGE 20 NAVIGATION Vous pouvez déjà Enregistrer ce script (F12) et cliquer sur Exécuter script pour le lancer Revenez sur le menu Editer Script La deuxième ligne va être la commande M Tempo c’est une commande très importante car c’est elle qui détermine combien de temps la page consultée va NAVIGATION PAGE 21 rester affichée ici 100 500 laissera affiché la page de façon aléatoire entre une et cinq secondes La troisième ligne contient le texte à rechercher : dans notre exemple « logiciel d’envoi en nombre de mails » La quatrième ligne est une Tempo de 1000 2000 soit 10 à 20 secondes qui laissent à l’internaute le temps de lire le résultat de sa recherche PAGE 22 NAVIGATION A ce stade cliquez sur Enregistrer (F12) et lancez l’exécution du script (Bouton Exécuter Script en haut à gauche) pour bien comprendre le fonctionnement de Ditel Navigation en voyant le résultat des quatre premières lignes saisies NAVIGATION PAGE 23 Il faut maintenant trouver ou se troue le site que vous souhaitez référencer avec les mots recherchés. Dans cet exemple simple le site Ditel se trouve en première page. Il faut donc aller cliquer sur le site PAGE 24 NAVIGATION Vous avez sans doute remarqué que sur l’écran de Ditel Navigation se trouve une ligne en bas à gauche : Positon de la souris X et Y avec deux valeurs pour X et Y qui varient en fonction de l’endroit ou vous mettez votre souris sur l’écran. C’est cette valeur qui va déterminé la position du clic Dans notre exemple nous devons descendre l’ascenseur pour voir le site Ditel car le site se trouve en bas de page En positionnant la souris sur l’ascenseur en bas à gauche nous notons les valeurs X 1569 et Y 723 En cinquième ligne nous saisissons la position du clic 1569 723 suivi d’une courte tempo 100 300 (il est important de toujours mettre une commande Tempo entre chaque ligne de construction du script car ce sont ces tempos aléatoires qui vont rendre votre script complètement transparent pour les navigateurs car vous simulez la recherche manuelle d’un internaute) NAVIGATION PAGE 25 Un clic ne suffit pas à faire descendre la page jusqu’en bas vous rajoutez donc plusieurs fois la commande clic toujours en séparent chaque ligne d’une courte tempo pour arriver en bas de page PAGE 26 NAVIGATION Enregistrez votre script et lancez le pour vérifier le résultat : vos trois clics successifs vous amènent en bas de page et le site Ditel apparait (Nb si le site n’est pas en première page il faut faire un clic sur page suivante jusqu'à que vous trouviez le site correspondant aux mots clés recherchés… petit jeu de patience qu’il vaut mieux faire directement sur votre navigateur avant de lancer Ditel Navigation) Toujours se rappeler qu’il faut rechercher comme le ferait un internaute et donc prendre le temps de passer les pages les unes après les autres NAVIGATION PAGE 27 Une fois le site trouvé positionne le clic sur votre site :ligne 11 clic 211 300 suivi d’une logue tempo de 15 à 20 secondes (un internaute prend le temps de lire le résultat de sa recherche) PAGE 28 NAVIGATION La vous arrivez sur le site à booster par rapport aux mots clés recherchés. Il va falloir passer un peu de temps à naviguer sur le site et donc continuer à saisir votre script mais rassurez vous une fois votre site terminé vous pouvez l’enregistrer sous Excel et le réutiliser pour référencer d’autre mots clés (Vous aves des exemples Excel que vous pouvez importer à partir du répertoire C:\DITEL) Bien vous naviguez sur votre site mais au bout de quelques temps sa position varie et comme vous n’êtes pas là à surveillez le Script de navigation il faut qu’il s’arrête quand vous n’êtes plus sur votre site La commande ALTF4 (A) va être très utile (rappel la commande ALTF4 sous Windows ferme la fenêtre en cours) Nous allons donc aller cliquer sur le blog de Ditel (ou sur une page en pop-up de votre site et la fermer par ALTF4 ce qui fait que quand Ditel Navigation ne sera plus sur le bon site : le votre, il se fermera automatiquement NAVIGATION PAGE 29 La commande P pour Précédent vous permet de revenir sur votre consultation PAGE 30 NAVIGATION Et enfin la dernière ligne de votre script la commande G GOTO vous renvoi à la ligne 1 Dans la colonne numérique 2 vous précisez le nombre de fois que votre script va être joué (conseil : au début commencez modestement : 50 visites par jour pour un site inconnu est un chiffre raisonnable) Ditel Prospect vous permet de maîtriser la relation client par la gestion des données et l’accès direct à l’information. Vous centralisez tous vos fichiers de prospection : coordonnées, contacts, appels, relances... sous la forme de fiches clients : - dates de prises de contacts - planning des prospects à relancer - le planning des appels Les versions réseau et Internet vous permettent de dispatcher les contacts sur votre force de vente Ditel prospect optimise votre prospection et vous fait gagner un temps précieux. Principales fonctionnalités : Base unique pour tous les contacts. Accès à l'info par toutes les rubriques. Partage de l'information contenue dans la base sur tous les postes du réseau (appelé en informatique architecture client serveur). Import export Excel de tout ou partie de la base. Possibilité de téléphoner avec Skype directement à partir de la fiche client. Possibilité d'envoyer un fax avec la console de télécopie Windows depuis la fiche client. Possibilité également d'envoyer un mail depuis la fiche client. Impression papier de la fiche client. etc... Présentation : 2 Téléchargement 3 Installation 6 Ecran d’accueil 7 Paramétrage 15 Utilitaires 18 Utilisation de Ditel Prospect 21 Importation d’un fichier Excel de vos prospects 23 Importation directe d’un fichier Ditel dans vos prospects 24 Visu des infos juridiques sur Score3 36 L’export de vos données 39 Options d’interface avec d’autres logiciels 42 Utilisation avec contrôle des Utilisateurs 46 Procédure d’installation en client Serveur PROSPECTION CLIENTS PROSPECT PAGE 2 PROSPECT Pour télécharger les dernières versions sur notre site, suivez les instructions suivantes : Marche à suivre (cas n° 1): Si vous n'avez jamais installé Ditel sur votre ordinateur: Rendez-vous sur notre site à la rubrique nos produits, sélectionner le produits concerné : (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur exécuter. Lors de l’affichage de la fenêtre « Téléchargement de fichier », choisissez « ouvrir » ou « exécuter ». L’installation se fait directement à partir de la copie de notre serveur, ce qui permet de ne pas avoir de copie du fichier d’installation sur votre ordinateur. Cependant certains systèmes exigent (pour des raisons de sécurité) que l’installation soit faite à partir d’un programme présent sur la machine, il faut donc choisir l’option « enregistrer » (si possible sur le bureau) et ensuite lancer l’installation du MSI à partir de la copie locale. Demandez à votre administrateur réseau de vous autoriser à installer un programme si celui-ci a bloqué cette fonction. Enfin après installation, lancez le logiciel Ditel Prospect avec l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille d'enregistrement Marche à suivre(cas n° 2): Si vous avez déjà Ditel Prospect installé sur votre ordinateur: Rendez-vous sur notre site www.ditel.fr rubrique nos produits choisissez le logiciel désiré et téléchargez la maintenance en cliquant sur exécuter. Enfin après installation, lancez le logiciel Ditel avec l’icône située sur le bureau et saisissez vos codes d’enregistrement. Marche à suivre(cas n° 3): Attention d’avoir une sauvegarde Excel de vos fichiers avant d’utiliser cette option. Si vous avez une ancienne version Ditel Prospect installé sur votre ordinateur (ctd si vous avez une erreur Windev au lancement de Ditel Prospect) : Cliquer sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimer le logiciel Ditel Prospect. Ouvrez ensuite le poste de travail, sur le disque c: sélectionnez Program Files, dans le répertoire Program Files, sélectionnez DITEL_ Prospect, faites un click droit avec la souris et choisissez supprimé. Une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site à la rubrique nos produits, sélectionner le produits concerné : (cliquer sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur exécuter, choisissez standard pour l'installation Enfin après installation, lancez le logiciel Ditel Prospect avec l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille d'enregistrement PROSPECT PAGE 3 Le logiciel s’enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en fonction de la vitesse de votre accès Internet. Si, à la fin du téléchargement, vous obtenez la fenêtre cidessus, appuyez sur « Exécuter », pour lancer l’installation. PAGE 4 PROSPECT Choisissez « suivant » Choisissez « Standard » PROSPECT PAGE 5 Choisissez « Installer » Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez « Ditel Prospect » par l’icône qui se trouve sur le bureau de votre ordinateur. Si vous obtenez l’écran ci-dessous, c’est que vous avez une ancienne version sur votre ordinateur, reportez vous au début de cette notice pour la supprimer. PAGE 6 PROSPECT ECRAN D’ACCUEIL Le menu principal comprend 5 boutons. Avant de commencer à travailler sur le logiciel, il faut paramétrer Ditel Prospect en fonction de votre activité commerciale. PROSPECT PAGE 7 Paramétrage de Ditel Prospect Ouvrez le menu « Fichiers ». « Clients » : c’est votre fichier client prospect accessible également par le premier bouton « Fichiers clients » nous y reviendrons dans la suite de la notice. PAGE 8 PROSPECT Configuration Imprimanre Vous sélectionnez l’imprimante connectée à votre ordinateur ou sur le réseau ou imprimer dans un document PDF PROSPECT PAGE 9 Pays Contient la base de données de tous les pays + un jeu « Villes et codes postaux » : contient la base de données de tous les codes postaux de France et des noms de ville associés (c’est une aide à la saisie pour éviter les erreurs). PAGE 10 PROSPECT « Commerciaux » : vous devez affecter un code à chacun de vos commerciaux qui pourront ainsi avoir accès uniquement à leurs contacts s’ils le désirent. « Qualité » : vous renseignez la liste des qualités en fonction de votre activité par exemple les acheteurs, les vendeurs etc. PROSPECT PAGE 11 « Règlement » : vous renseignez les modes de règlement. « Qualifications »: inspiré du « SPANCO », la liste des qualifications vous aide à qualifier vos prospects tout au long de votre négociation. PAGE 12 PROSPECT « Type actions » : les actions vous servent à définir pour chacun de vos prospects ce que vous avez à faire. Elles sont liées à votre calendrier pour chacun de vos contacts. « TVA » : les codes TVA sont des données comptables pour relier votre Ditel prospect à votre facturation par exemple. PROSPECT PAGE 13 « Produits » : les produits sont vos articles à la vente si vous gérez des produits ou des types d’affaires si vous êtes dans l’immobilier par exemple « Alarme » : se sont les différents signaux sonores que vous allez affecter à votre agenda pour ne pas oublier les contacts à relancer chaque matin. PAGE 14 PROSPECT Le paramétrage est un peu long au départ, mais toutes les données sont essentielles pour une bonne gestion de votre activité commerciale. Chacun doit réfléchir en fo nction de son organisation. PROSPECT PAGE 15 Le menu « Utilitaires » « Ré indexation » : en cas de problèmes sur vos fichiers (messages d’erreur) vous devez réindexer vos fichiers, suite à une coupure de courant par exemple. PAGE 16 PROSPECT « Sauvegarde » : vous pouvez sauvegarder vos fichiers sur un cd par exemple, mais il est préférable de faire une sauvegarde globale de tout le répertoire ditel_prospect qui se trouve sur c:\Program Files. « Export Import » : vous permet d’exporter ou d’importer vos fichiers en format texte vers d’autres applications (réservé à votre service informatique). PROSPECT PAGE 17 « Paramétrages » : vous permet de paramétrer votre logiciel en choisissant par exemple de masquer ou d’afficher certaines fonctions : utilisation ou non de certains onglets, libellé des onglets en fonction de votre propre activité commerciale. Pensez à modifier les libellés des champs libres qui apparaitront sur la fiche client. Il est important de passer un peu de temps à paramétrer votre logiciel, cela facilite grandement son utilisation par la suite. Utilisation en mode contrôle des utilisateurs cf. page 35 si vous souhaitez activer la gestion du contrôle des utilisateurs et le verrouillage de la fiche client. PAGE 18 PROSPECT Utilisation de Ditel Prospect Menu Principal Ce sont les 5 boutons qui une fois votre logiciel paramétré en fonction de votre activité vont vous aider avec vos commerciaux à gérer vos prospects et clients. PROSPECT PAGE 19 « Fichier Clients » : c’est ce que vous avez en permanence sous les yeux. Il contient l’ensemble de vos contacts : Le haut du tableau est le module recherche, c’est le cœur de votre activité. Toutes les zones sont des index de recherche soit globaux, soit partiels. Votre contact téléphonique se présente en vous disant ici « monsieur Dupont », vous tapez simplement Dupon dans la zone interlocuteur pour éviter de lui demander Dupond avec un t ou un d à la fin ? Chaque commercial peut mettre son code s’il ne veut travailler que sur ses fiches. Vous pouvez connaître vos prospects par n’importe lequel des critères de recherche que vous avez définie. PAGE 20 PROSPECT Vous pouvez saisir manuellement vos prospects au fur et à mesure des négociations Vous pouvez également importer un fichier Excel de vos prospects « Import XLS » : importation d’un fichier d’adresses à partir d’Excel. - Pour importer les données provenant d’Excel - Choisissez « Import XLS », le programme vous demande le nom du fichier Excel à importer. - Définissez les positions (colonnes) des champs de votre fichier Excel. - Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les enregistrements du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de votre importation. - Lancez l’importation en cliquant sur le bouton « Importer » PROSPECT PAGE 21 Exemple d’import d’un fichier qualifié avec notre logiciel Ditel Qualif. Pro Vous pouvez saisir directement sur le tableau d’imprtation les libellés des champs qui ne sont pas dans votre fichier excel à importer Par exmple : Code règlement C pour comptant Code commercial A pour Admistrateur Qualification 0 pour Suspect Code qualité P par exemple Vous pourez bien sure modifier ces codes sur chacune des fiches prospects au fur et à mesure de votre travail commercial PAGE 22 PROSPECT PROSPECT PAGE 23 Importation d’un fichier issue de Ditel Capture Pro ou de Ditel Qualif ou Ditel Qualif Pro dans vos prospects Cliquez Sur le bouton Import Ditel Sélectionnez le répertoire ou se trouve le fichier Ditel à importer : PAGE 24 PROSPECT Définissez les différentes rubriques d’importation Et lancez l’import PROSPECT PAGE 25 Vos fiches prospect sont directement renseignées avec les fichiers issus de Ditel Qualif Pro par exemple : PAGE 26 PROSPECT Mais le plus important est l’aspect avancement de vos négociations inspiré du « SPANCO ». Le SPANCO est l’historique complet de chaque étape de la prospection : S uspect : l’ensemble des relations possibles P rospect : une demande, une info, un contact extérieur A ction : prise en compte de la demande N égociation : argumentaire téléphonique, courrier ou autre C onclusion : la concrétisation de la vente O rdre : son règlement comptable PROSPECT PAGE 27 Vous pouvez faire apparaître par exemple uniquement les fiches en négociation. Les boutons du bas de la fiche vous permettent : « Modifier » : vous ouvrez la fiche se trouvant sur la ligne en surbrillance pour la modifier. « Nouveau » : vous enregistre un nouveau prospect. « Supprimer » : vous supprimer la fiche se trouvant sur la ligne en surbrillance. « Calendrier » : donne accès directement à l’agenda. « Fermer » : ferme l’application, vous revenez au menu principal. PAGE 28 PROSPECT La fiche client Elle contient l’ensemble des informations concernant le client ou prospect. Elle est renseignée avec tous les paramètres que vous avez définis au préalable et qui sont propres à votre activité : « Général » : c’est une vue globale de la fiche client. PROSPECT PAGE 29 Nouveau : si vos fichiers contiennent le numéro Siret de la société le bouton Score 3 vous amène directement sur les coordonnées juridiques du client PAGE 30 PROSPECT « Livraison » : permet de renseigner le lieu de livraison (surtout s’il est différent des coordonnées générales). « Contacts » : permet de renseigner les données personnels des contacts. PROSPECT PAGE 31 « Infos Financières » PAGE 32 PROSPECT « Infos commerciales » : permet de renseigner un résumé de vos conversations ou un copié collé d’un document reçu par mail par exemple. PROSPECT PAGE 33 « Action » : un résumé des actions effectuées peut être mémorisé dans la fiche action : facture, contrat etc. Impression : Pour les commerciaux voulant avoir leur fichier sur papier. PAGE 34 PROSPECT L’agenda vous informe sur les actions à mener dans la journée : Rendez-vous, appel téléphonique etc. Vous devez bien sur avoir noté pour chaque prospect l’action à mener : PROSPECT PAGE 35 Le bouton « Non terminés » vous rappel les actions non terminées à ce jour. Le bouton « En retard » vous rappel les actions en retard à ce jour. PAGE 36 PROSPECT L’export de vos données : Vous pouvez exporter vers Excel tout ou partie de votre fichier, pour cela après avoir sectionné le fichier qui vous intéresse par exemple les fiches clients non encore exploitées vous faites un click droit sur le tableau et vous exportez vers Excel ces fiches Vous pouvez également sélectionner les infos à exporter si vous n’avez pas besoin de toute la fiche PROSPECT PAGE 37 PAGE 38 PROSPECT Ici par exemple nous n’avons exporté que cette partie du fichier client pour par exemple réaliser un mailing PROSPECT PAGE 39 Les options d’interfaçage avec d’ autres logiciels : Les « Options » sont fournies par les autres logiciels de la gamme Ditel. Ditel Prospect est lié à tous nos logiciels c'est-à-dire qu’à partir de votre fichier vous pouvez décider d’exporter tout ou partie de vos clients pour réaliser un envoi en nombre soit de fax soit de mails soit de SMS ou même d’appels téléphoniques automatiques en cas d’urgence PAGE 40 PROSPECT Le menu « ? » Enregistrement : Contient le nom du possesseur du logiciel L’à propos vous informe sur la version du logiciel PROSPECT PAGE 41 La présente notice se trouve également sous ce « ? » PAGE 42 PROSPECT Utilisation en mode contrôle des utilisateurs Bien que le principe de ce logiciel repose sur une idée de travail collaboratif c'est- à-dire que chaque utilisateur à accès à l’ensemble des fiches contacts, certains clients nous ont demandé que l’information sur les contacts ne soit visible que sur le code du commercial, les autres commerciaux ne pouvant pas avoir accès à sa base. Ces fonctionnalités sont gérées par l’administrateur de la base de données Il faut dans un premier temps activer le contrôle des comptes utilisateurs dans le menu paramètres L’option verrouiller la fiche client au premier affichage permet à l’utilisateur de ne pas effacer par inadvertance une fiche client. PROSPECT PAGE 43 L’option contrôle des utilisateurs apparaît alors sur le menu principal PAGE 44 PROSPECT Chaque utilisateur appartient à un groupe plus ou moins restrictif au niveau des opérations que peut effectuer le commercial. Le groupe A étant réservé à l’administrateur du logiciel. PROSPECT PAGE 45 L’administrateur défini les droits d’accès de chaque utilisateur en fonction du groupe auquel il appartient. Une fois ce paramétrage effectue l’administrateur défini un mot de passe pour luimême et pour chaque commercial PAGE 46 PROSPECT Procédure d’installation Ditel Prospect en Client Serveur 1 – télécharger le logiciel sur le poste serveur à partir de l’url : http://www.ditel.fr/ftp/DITEL_Prospect.MSI.zip 2_ sur le serveur partagez le dossier C:\ DITEL_Prospect Click droit > propriétés > partage 3- sur chaque poste du réseau ouvrir « Favoris réseau » Accédez sur le serveur au répertoire \\Serveurdell\c\ditel_prospect PROSPECT PAGE 47 4- Faite un clic droit su le programme DITEL_Prospect.exe et choisissez > envoyer vers > Bureau (créer un raccourci) PAGE 48 PROSPECT 5- Faites un clic droit sur le raccourci ainsi crée et mettez un no de 1 à 9 pour chacun des postes sur la ligne cible exemple : \\Serveurdell\c\DITEL\DITEL_Prospect.exe 3 C’est terminé chaque poste client connecté au serveur partage les mêmes données E M DI NV MES ITEL PHON VOI SSAG NING VOIP EN GES P La ver vos me enregi autom L'impo Excel Princip -Impor -Dé do -Perso -Détec -Détec -jusqu -Gestio -Gestio -Histor Avert nou Présen NO S AU rsion Phon essages a strez un m atique à to ortation de pales fonct rt d'une ba oublonnage onnalisatio ction vocale ction de tou ’à 256 lign on d'une li on d'un pla rique des e tissement uvelles ver ntation OMB UDIO ing VOIP d udio de faç message Vo ous les con vos donné tionnalités se de don e des adre n du mess e du corre uches « ré es télépho ste d’adres anning des envois : Nos logic rsions inco : BRE O de Ditel vo çon autom ocal et vou ntacts de v ées se fait : nées Exce esses sage spondant ponse » du oniques (co sses brûlée s envois ciels évolue mpatibles DE ous permet matique. Vo us le diffus votre fichier directeme el u correspo omptes SIP es ent rendan avec les a t d'envoyer ous ez de faço r d’adresse nt au form ondant P) nt parfois le anciennes. r on es at es PAGE 2 PHONING Avant de télécharger les dernières versions sur notre site, suivez les instructions suivantes : Marche à suivre (cas n°1) : Si vous n'avez jamais installé Ditel Phoning sur votre ordinateur : - rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits", - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel_Phoning grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel Phoning", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Marche à suivre (cas n°2) : Si vous avez déjà Ditel Phoning installé sur votre ordinateur : - cliquez sur le menu "Démarrer" de votre ordinateur, - sélectionnez "Panneau de configuration" puis "Ajout/suppression de programmes". Une fois la liste créée, supprimez le logiciel Ditel. - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits" - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel_Phoning grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel Phoning", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Marche à suivre (cas n°3) : Si vous avez une ancienne version Ditel Phoning installée sur votre ordinateur (c'est-à-dire, si vous avez un message d’erreur Windev au lancement de Ditel) : - Cliquez sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimez le logiciel Ditel_Phoning. - Ouvrez ensuite le poste de travail, sur le disque C: ouvrez le répertoire "Program files", sélectionnez DITEL faites un clic droit avec la souris et choisissez "Supprimer". - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits" - sélectionnez le produit concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel Phoning grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel Phoning", n'oubliez pas de mettre le «dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. PHONING PAGE 3 Lors de l’affichage de la fenêtre « Téléchargement de fichier », choisissez « Exécuter ». En agissant ainsi, l’installation se fait directement à partir de la copie de notre serveur, ce qui permet de ne pas avoir de copie du fichier d’installation MSI sur votre ordinateur. Cependant, certains systèmes exigent (pour des raisons de sécurité) que l’installation soit faite à partir d’un programme présent sur la machine, il faut donc choisir l’option « Enregistrer » (si possible sur le bureau) et ensuite lancer l’installation du MSI à partir de la copie locale. Demandez à votre administrateur réseau de vous autoriser à installer un programme si celui-ci a bloqué cette fonction. Le logiciel s’enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en fonction de la vitesse de votre accès Internet. PAGE 4 PHONING A la fin du téléchargement, vous obtenez la fenêtre ci-dessous. Cliquez 2 fois sur DITEL.MSI pour lancer l’installation. PHONING PAGE 5 Choisissez ensuite « Installation standard » Puis cliquez sur installer PAGE 6 PHONING Si vous obtenez l’écran ci-dessous, c’est que vous avez une ancienne version sur votre ordinateur. Arrêtez l’installation, en appuyant sur le bouton « Annuler », puis reportez vous au début de cette notice pour supprimer l’ancien programme (cas n° 2). Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez « Ditel Phoning » par PHONING PAGE 7 l’icône qui se trouve sur le bureau de votre ordinateur. Lancement de Ditel Phoning VOIP Vous devez lancer Ditel Phoning en mode administrateur. Pour cela, il y a 2 techniques : - Soit à chaque fois vous faites un « clique droit », et vous cliquez sur « exécuter en mode administrateur ». -soit une fois pour toutes, faites un « clic droit » sur le raccourci, puis « Propriétés », puis « compatibilité ». Cocher « Exécuter ce programme en tant qu’administrateur », puis « appliquer ». Ditel_Phoning.lnk PAGE 8 PHONING PHONING PAGE 9 ECRAN D’ACCUEIL Répondez "Non" pour utiliser le logiciel en mode évaluation, "Oui" quand vous avez reçu par mail la licence d’activation après achat du logiciel et saisissez vos codes. PAGE 10 PHONING 1-1 - Généralités DITEL Phoning VOIP fonctionne avec tout lien ADSL. Le maximum de comptes SIP est de 256, mais la puissance du PC supportant le logiciel et le débit ADSL limitent le nombre de comptes exploitables. DITEL Phoning VOIP nécessite : - Un PC sous Windows 7 64 bits, toutes versions, - 4 Gb de mémoire, - Un processeur Intel i3 à 3 GHz pour les installations légères, ou équivalent, - Un processeur Intel i7 à 2.6 GHz ou plus pour les installations plus lourdes, ou équivalent, - Une carte son intégrée ou non (facultatif), - Un micro pour l’enregistrement des messages audio (facultatif), - Un lien ADSL haut débit en Upload. DITEL Phoning VOIP n’est pas compatible avec le fournisseur SIP keyyo. PHONING PAGE 11 1-2 - Ecran d’accueil Au lancement de DITEL Phoning VOIP, un message de succès doit s’afficher. Cliquer sur « OK ». Si ce n’est pas le cas, c’est que vous n’avez pas copié manuellement le fichier GTSIPCtrl.ocx dans le répertoire c:\windows\syswov64. Faites le avant tout lancement du programme. PAGE 12 PHONING Lors du lancement de DITEL Phoning VOIP, plusieurs choix s’offrent à vous : Fichier en Cours : - permet de sélectionner le fichier contenant les numéros de téléphone à appeler. - permet la visualisation des données du fichier déjà sélectionné, et éventuellement la modification de ces données. PHONING PAGE 13 Message Audio : - Pour sélectionner le fichier audio, cliquer dans le champs « Message Audio » ou sur « Choisir Message. Le gestionnaire de fichier s’ouvre. Le message peut être enregistré à partir de DITEL Phoning VOIP ou de tout autre logiciel audio. Le format audio d’enregistrement est impérativement le PCM mono 16 bits 8000 Hz, et le format de fichier est « WAV ». Bouton Gestion Messages : - Dirige vers l’écran de gestion des messages audio PAGE 14 PHONING - Cliquer dans ce champ pour sélectionner le périphérique d’enregistrement du message audio. - Voici les différentes commandes de la page «Gestion Messages ». Pour écouter le massage, faire un Test d’appel téléphonique en VOIP. « Ecouter en VOIP » vous dirige directement vers la page de test. PHONING PAGE 15 Bouton Configuration : Les comptes SIP doivent être configurés au préalable dans DITEL Phoning VOIP. En général, « Display Name », « User Name » et « Authorization Name » sont identiques. Si votre fournisseur ne vous donne que le « Proxy », utilisez cette valeur pour « Domain ». Certains fournisseurs n’utilisent pas de « proxy ». Vous pouvez entrer autant que comptes SIP que votre licence le permet. PAGE 16 PHONING - Chaque ligne peut être testée réellement par appel téléphonique vers le numéro saisi dans le champ « Tél. de test ». La sélection de la ligne est effectuée en cliquant dessus dans le tableau récapitulatif des comptes SIP. Bouton Programmation Phoning : - Dirige vers l’écran de gestion de la programmation des envois. PHONING PAGE 17 - Le premier groupe de fonctions permet la sélection ou la suppression des fichiers de numéros à appeler, ainsi que leur ordre de traitement. Il indique les données de programmation des envois (nom du fichier, date, jour, heure, début et fin). - « Appliquer » mémorise la programmation mais ne l’active pas. - Le deuxième groupe regroupe certaines informations telles que le nombre de lignes téléphoniques sélectionnées, le préfixe de numérotation éventuel, et le nombre d’appels en attente de traitement. Le nombre maximum d’essais d’appel par numéro doit être saisi dans le champ adéquat. PAGE 18 PHONING - Accède au récapitulatif des paramètres de programmation mémorisés pour les envois détaillés par numéro de téléphone : date de début et de fin, heure de début et de fin, etc. La modification de ces paramètres se fait après appui sur le bouton « Modif. ». - Accède à l’historique des envois Bouton Activer Phoning Programmé : - Affiche l’écran de monitoring des appels, et attends l’heure de début programmée. Pour des raisons de confort des correspondants, une programmation est limitée à une plage horaire de 0 heures à 23 heures 59 minutes. DITEL Phoning VOIP permet ainsi d’éviter tout dérangement nocturne des numéros appelés. AVERTISSEMENT : La programmation ne devient effective qu’après son activation par ce bouton ! PHONING PAGE 19 Bouton Phoning Urgent Immédiat : Cette fonction traite un fichier sans aucune programmation. Le début des appels est immédiat. Un nouveau fichier est créé automatiquement et son nom est composé de "Direct_" suivi du nom du fichier d’origine. Cela permet de ne pas interférer sur une programmation existante. Le nombre de tentatives d’appels par numéro de téléphone est programmable. ATTENTION ! Dans ce mode d’envoi, il n’y a pas de contrôle de l’heure d’envoi. Des appels nocturnes intempestifs peuvent être émis et causer de graves dérangements auprès des correspondants. PAGE 20 PHONING En cas d’arrêt volontaire de l’envoi direct, celui peut être repris sans rappel des numéros déjà traités. Vous avez accès à l’historique des envois. Ecran de Monitoring : PHONING PAGE 21 - La barre de titre indique la charge globale du processeur - Pour chaque ligne téléphonique, le nom de la ligne et l’action en cours sont indiqués dans un cadre. Une icône permet de visualiser les événements et l’état de la ligne. - Pour un nombre important de lignes, qui ne peuvent pas toutes être représentées dans un seul écran de monitoring, plusieurs écrans sont créés. Ils défilent successivement en appuyant sur les flèches qui apparaissent. Fonctions diverses de DITEL Phoning VOIP : DITEL Phoning VOIP dispose de nombreuses autres fonctions de gestion des fichiers, d’édition des données, d’importation et d’exportation au format Excel, l’accès aux fichiers des numéros « brulés » (personnes ne souhaitant plus être appelées), ainsi qu’une table de correspondance entre le nom de toutes les villes de France et leur code postal. La fonction d’impression est disponible. La ré-indexation d’un fichier est possible. Petites entreprises, artisans, commerçants… gérez simplement vos immobilisations, du calcul des amortissements jusqu’à l’inventaire. Immobilisations Vous obtenez automatiquement le plan d’amortissements. Gérez simplement votre crédit-bail. NOUVEAU ! Personnalisez votre environnement de travail grâce au nouvel d’INTUICIEL©. CONSEILLÉE AUX ENTREPRISES PAR LES EXPERTS-COMPTABLES Ipsos 2011 • Obtenez automatiquement vos tableaux d’amortissements. • Effectuez l’inventaire de vos immobilisations pour payer moins de taxe professionnelle. • Accédez en un clic aux informations sur vos immobilisations (factures, valeur…). • Identifiez tout votre matériel à l’aide des étiquettes code-barres. 8 bonnes raisons de choisir Ciel Immobilisations • Gérez automatiquement tous les cas de figure (cession, mise au rebut…). • Simplifiez vos formalités administratives avec le calcul des déclarations 2054 et 2055. • Vous savez quel est le coût de vos immobilisations grâce aux états et graphiques. • Transférez en quelques clics les écritures d’amortissement dans Ciel Compta. • NOUVEAU ! Personnalisation de votre environnement de travail grâce au nouvel Intuiciel© • Liste des immobilisations soumises à la taxe professionnelle (CET) • Inventaire par lecture optique des étiquettes codes-barres les du logiciel • Localisation pour faciliter les inventaires • Simulation d’achat d’immobilisations • Impression des étiquettes codes-barres 35 rue de la Gare - 75917 Paris cedex 19 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Gestion des immobilisations • Nombre illimité de dossiers (par année, par société...) • Gestion d’exercices de durées variables, modifiables en cours de période • Historique de l’immobilisation (fournisseur, montant de cession, acheteur…) • Photo de l’immobilisation intégrée pour les justificatifs des assurances • Ajouts de commentaires pour une immobilisation (caractéristiques, problèmes techniques...) • Calculs sur 360 ou 365 jours (avec taux linéaire en jours) • Distinction entre la date d’achat et celle de mise en service • Prise en compte de l’amortissement linéaire, dégressif, exceptionnel, dérogatoire, fiscal • Gestion des immobilisations par lot • Gestion des sorties, cessions partielles, virements de poste à poste... • Reprise des fiches d’immobilisations déjà totalement ou partiellement amorties • Gestion fiscale : calcul des amortissements fiscaux, réintégrations fiscales, plus ou moins values de cession • Gestion prévisionnelle : simulations à une date choisie de la valeur du parc, des amortissements et des dotations • Calcul de la TVA à reverser • Définition de filtres automatiques (liste immobilisations à un endroit, liste des PC...) Inventaire • Inventaire physique par localisation • Regroupement des fiches par famille et code analytique • Edition d’étiquettes codes-barres pour lecture optique ou saisie manuelle • Editions des différences entre l’emplacement théorique et l’inventaire physique Editions • Liste des immobilisations soumises à la taxe professionnelle • Fiches d’immobilisations • Edition préparatoire des états 2054 et 2055 • Plan d’amortissement, édition des écritures de dotations (mensuelles ou annuelles) • Etat des plus ou moins values à court ou long terme, des réintégrations fiscales • Etat mensuel de TVA à reverser Echange de données • Exportation des écritures de dotations vers Ciel Compta • Envoi des éditions par e-mail (PDF), vers MS Word© ou MS Excel© • Exports des données en ASCII, TXT, DBF, XML… Aides • Aide en ligne, Société Exemple pour s’entraîner, manuel au format électronique et papier Informations techniques CONFIGURATION MINIMALE REQUISE : Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou supérieur) - Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé) - 512 Mo de Ram - 300 Mo d’espace disque disponible pour l’installation - Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom - Imprimante : laser, jet d’encre - Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768 - Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) - Fonction PDF : Adobe Acrobat Reader 5 (ou supérieur) - Fonctions «Intuiciel» : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou supérieur) Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Ciel Immobilisations CONFORME AU BULLETIN OFFICIEL DES IMPÔTS N°12 DU 24 JANVIER 2006 Sage - Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros - Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor, 75017 Paris - RCS Paris 313 966 129. La société Sage est locataire-gérant des sociétés Ciel et Sage FDC. Code APE 5829C. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Etude réalisée par Ipsos, en mai 2011, par téléphone, auprès d’un échantillon représentatif de 600 experts-comptables. Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 2 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 3 Ce cahier d’exercices est destiné aux utilisateurs de l’ SOMMAIRE 1. PRÉAMBULE ____________________________________________________________________________________________________________________________________________ 5 2. SOCIÉTÉ ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 7 2.1 Création et configuration du dossier ______________________________________________________________________________________________________________8 3. FICHIERS DE BASE _________________________________________________________________________________________________________________________________11 3.1 Introduction _____________________________________________________________________________________________________________________________________________12 3.2 Les informations bancaires __________________________________________________________________________________________________________________________12 3.3 Les fichiers articles _____________________________________________________________________________________________________________________________________12 3.4 Fournisseurs, représentants, clients ________________________________________________________________________________________________________________14 3.5 Les bases comptables _________________________________________________________________________________________________________________________________16 4. LA FACTURATION ___________________________________________________________________________________________________________________________________19 4.1 La gestion des achats __________________________________________________________________________________________________________________________________20 4.2 La saisie des ventes ____________________________________________________________________________________________________________________________________21 4.3 Le lien comptable ______________________________________________________________________________________________________________________________________26 5. LA COMPTABILITE __________________________________________________________________________________________________________________________________29 5.1 La balance d’ouverture ________________________________________________________________________________________________________________________________30 5.2 Saisie des achats ________________________________________________________________________________________________________________________________________31 5.3 Saisie des paiements __________________________________________________________________________________________________________________________________33 5.4 Autres mouvements comptables ___________________________________________________________________________________________________________________34 5.5 Les modèles d’écritures _______________________________________________________________________________________________________________________________35 5.6 Intéraction comptabilité facturation ______________________________________________________________________________________________________________35 6. LES TRAITEMENTS PÉRIODIQUES ______________________________________________________________________________________________________37 6.1 Les traitements comptables _________________________________________________________________________________________________________________________38 6.2 Les traitements liés à l’activité commerciale _____________________________________________________________________________________________________40 7. LES ÉDITIONS __________________________________________________________________________________________________________________________________________43 7.1 Les éditions commerciales ___________________________________________________________________________________________________________________________44 7.2 Les éditions comptables ______________________________________________________________________________________________________________________________44 LES RÉPONSES _____________________________________________________________________________________________________________________________________________47 Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 4 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 1. PRÉAMBULE L’INTÉGRALE DE GESTION CIEL QUANTUM ENSEIGNEMENT est un logiciel destiné aux enseignants souhaitant former leurs élèves avec un seul et même logiciel à la gestion commerciale et à la comptabilité. Ce cahier d’exercices est destiné à des utilisateurs qui découvrent ce logiciel. Afin de réaliser l’ensemble des exercices qui vont suivre, vous devez vous considérer comme étant un comptable ou un responsable d’entreprise dont le travail quotidien est d’enregistrer toutes les opérations commerciales et comptables réalisées au sein de cette entreprise. Des définitions seront données mais il s’agit de rappels de notions comptables et commerciales que vous devez déjà connaître. Afin de faciliter l’utilisation de ce cahier, nous avons indiqué les années avec la notion d’année N. Bon apprentissage ! 6 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 2. SOCIÉTÉ Créer et paramétrer votre société Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 8 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 2.1 Création et configuration du dossier Voici la fiche signalétique de la société. Raison sociale INFOSTORE Forme juridique S.A.R.L. Capital 38 112E Adresse 15 Boulevard Jean Jaurès Code postal Ville 94000 Créteil Téléphone 01.48.48.49.50 Fax 01.48.48.49.51 E-Mail contact@infostore.fr R.C.S. B481787565 N° Siret 39617321769305 N° de T.V.A. Intracommunautaire FR44396173217 A.P.E. 7221A • La longueur maximale des comptes comptables est de 13 caractères. • La longueur maximale des comptes comptables numériques est limitée à 6 chiffres. • Le 1er exercice comptable est du 01/01/2000 au 31/12/2000 • Votre exercice comptable commence au 01/01/N. • Comptabilisation des pièces et règlements : l’option de comptabilisation immédiate est activée. (ainsi chaque facture validée, chaque règlement saisi génère une écriture comptable) • Vous êtes assujetti à la T.V.A. • Le taux de T.V.A. par défaut est 19.60%. • Votre déclaration de T.V.A. est soumise au régime réel avec option sur les débits. • Vous relevez fiscalement du régime réel. • Une gestion des stocks est prévue. TRAVAIL À FAIRE • Créez le dossier INFOSTORE en mode de création rapide. QUESTIONS : • Qu’est-ce que la barre de navigation ? • Comment l’activer, la désactiver ? ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 9 NOTES PERSONNELLES 10 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 3. FICHIERS DE BASE Introduction Les informations bancaires Le fichier articles Fournisseurs, représentants, clients Les bases comptables Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 12 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 3.1 Introduction La société INFOSTORE possède l’Intégrale de Gestion CIEL QUANTUM ENSEIGNEMENT et Ciel Paye. Afin d’optimiser les traitements, la société exploite le lien comptable automatique entre la facturation et la comptabilité. Il convient donc, lors de la mise en place des fichiers de bases, de renseigner aussi les comptes comptables. 3.2 Les informations bancaires 3.2.1 LES BANQUES Les coordonnées bancaires de la société sont les suivantes : TRAVAIL À FAIRE • Créez la banque. • Créez le compte de banque 512SOG ‘Société Générale’ et cochez l’option ‘Pointable’. • Créez le journal de banque suivant : Code : SG Libellé : Journal Société Générale • Rattachez le compte 512SOG à ce journal QUESTIONS : • Que signifie l’option ‘pointable’ ? • Quel est le type du journal Société Générale ? 3.2.2 LES MODES DE RÈGLEMENTS TRAVAIL À FAIRE • Créez le mode de règlement suivant : Code : VIR30 Libelle : Virement à 30 jours Journal : SG Banque : SG Société générale Compte : 512SOG Echéance : 30 jours nets • Rattachez tous les modes de règlements autres qu’espèces au journal SG et à la banque Société Générale. Code SG Nom de la banque Société générale Adresse 15, rue Gambetta Code postal Ville 94000 Créteil RIB 30004 00802 00004430018 Clé 65 Compte comptable 512SOG Le compte 512SOG ‘Société Générale’ est utilisé pour comptabiliser les encaissements et paiements. ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 13 3.3 Le fichier articles 3.3.1 LES FAMILLES ARTICLES TRAVAIL À FAIRE • Créez les familles articles ci-dessous : QUESTIONS : • Quelle est l’utilité des familles articles ? (Donnez au moins deux réponses) Code Libellé T.V.A. Compte Vente Local Gestion de stock MAT Matériels 19.6% 707000 Ventes de marchandises Oui LOG Logiciels 19.6% 707000 Ventes de marchandises Oui CONSO Consommables 19.6% 707000 Ventes de marchandises Oui INTER Interventions 19.6% 706000 Prestations de services Non 3.3.2 LES ARTICLES Code Famille Libellé Stock PA HT PV HT SCAN230 MAT Scanner 20 30.00 50.17 CIELWK LOG Ciel Compta 15 140.00 180.00 CIELWP LOG Ciel paye 12 199.00 220.00 CIELWG LOG Ciel Gestion 16 199.00 224.00 PAP500 CONSO Ramette papier x500 200 2.00 3.50 PCP1401 MAT PC Quad Core AC420 12 600.00 900.00 LCB04 MAT Lecteur de code barre 110.00 160.00 INTER INTER Interventions Pour le PC Quad Core AC240, il est prévu des tarifs dégressifs, renseigner la colonne « Tarif 1 » 890 € pièce entre 5 et 10 unités vendues 880 € pièce entre 11 et 15 unités vendues 870 € pièce entre 16 et 20 unités vendues 860 € pièce au-delà de 20 unités vendues De plus, complétez la désignation longue de l’article PP1401 ainsi : PC Quad Core AC420 4 Go Ram • DVD 16x • CDRW 24-10-40x Ecran TFT 24”• Windows 7 + MS Office Une gestion des numéros de série est rattachée au lecteur de codes barres. Cocher l’option correspondante lors de la création de la fiche article LCB04. TRAVAIL À FAIRE • Créez les fiches articles REMARQUE : Les interventions sont des prestations de services à prix variable. Aucun prix ne figure dans la fiche ‘INTER - Interventions’. Le prix sera saisi directement dans la pièce commerciale. 14 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 3.4 Fournisseurs, représentants, clients 3.4.1 LES FOURNISSEURS TRAVAIL À FAIRE • Créez les fournisseurs suivants : TRAVAIL À FAIRE • Créez leurs fiches respectives. Fournisseur TPL TECHNICS Fournisseur CIEL Code : TPL45 CIEL75 Nom / Société : TPL TECHNICS CIEL Famille : Grossistes Grands Comptes Relevé de comptes : OUI OUI Mode de règlement : Virement à 30 jours Traite à 30 jours fin de mois le 10 Tél. : 02.43.43.44.44 01.55.26.33.00 Fax : 02.43.43.44.45 01.55.26.33.30 E-mail : contact@tpltechnics.com contact@ciel.com Adresse : 22, rue Ferrand 45000 Orléans 35, rue de la gare 75019 Paris 3.4.2 LES REPRÉSENTANTS La société emploie deux représentants Code Nom Fonction Adresse Commission RIGAUD RIGAUD Etienne Commercial 17, allée Jean Renoir 91000 EVRY 1% sur le matériel 2% sur les logiciels 3% sur les autres produits FERENC FERENC Caroline Commercial 15, boulevard Arago 92000 NANTERRE 1% sur le matériel 2% sur les autres produits ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 15 3.4.3 LES CLIENTS TRAVAIL À FAIRE • Créez les clients suivants : Client S3DMICRO* Client LAFARGE Client DEROUEX Code : S3D75 LFG92 DEROU27 Nom / Société : S3D MICRO LAFARGE ETUDES DEROUEX Famille : Revendeurs Grands Comptes Revendeurs Relevé de comptes : OUI OUI OUI Crédit accordé : 1200.00 Mode de règlement : Chèque Traite à 30 jours fin de mois le 10 Chèque Tél. : 01.42.81.42.82 01.45.33.33.00 02.27.00.00.03 Fax : 01.42.81.42.83 01.45.33.33.01 02.27.00.00.04 E-mail : s3dmicro@aol.com lafarge.compta @lafarge.com Représentant RIGAUD RIGAUD FERENC Adresse : 18-20, rue du Poitou BP 210 75010 Paris 25, place Vendôme 75001 Paris 27, allée des rosiers 27000 Evreux Livraison : 15, boulevard Davout 75012 Paris Ce client bénéficie de tarifs dégressifs «Tarif 1» 16 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 3.5.1 LE PLAN DE COMPTES (suite) N° Compte : 401EDF Intitulé : EDF Lettrable : Oui N° Compte : 401ORANGE Intitulé : ORANGE Lettrable : Oui N° Compte : 401DCM Intitulé : DCM Location Immobilière Lettrable : Oui 3.5 Les bases comptables 3.5.1 LE PLAN DE COMPTES Le plan comptable propose l’intégralité des comptes utilisables par une société. Cependant, il vous appartient de créer les comptes spécifiques à votre société, notamment les comptes fournisseurs qui ne sont pas liés à votre activité commerciale. Généralement, il est conseillé d’enregistrer les comptes tiers relatifs aux charges fixes (téléphone, internet, électricité, eau, loyer, …) TRAVAIL À FAIRE • Créez les comptes ci-dessous : TRAVAIL À FAIRE • Vérifiez et complétez le cas échéant, dans la liste des comptes, que le compte de banque ci-dessous a déjà été créé : N° Compte : 512SOG Libellé : Société Générale Pointable : Oui Code banque : 30004 Code guichet : 00802 N° de compte : 00004430018 Clé R.I.B : 65 3.5.2 LES JOURNAUX Le comptable a décidé d’utiliser un journal spécifique pour les écritures de salaires. TRAVAIL À FAIRE • Créez le journal ci-dessous : Code : SA Libellé : Journal des salaires Type : Opérations diverses ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 17 3.5.3 MISE EN PLACE D’UNE COMPTABILITÉ ANALYTIQUE/BUDGÉTAIRE DÉFINITION La tenue d’une comptabilité budgétaire et/ou analytique est généralement fonction du type de société et des besoins du gérant. Comptabilité budgétaire : La tenue d’une comptabilité budgétaire permet d’éditer un comparatif entre : • les dépenses/recettes prévues (le budget) • les dépenses/recettes effectives (le réalisé). Cela permet de savoir si le budget alloué aux dépenses ou recettes est dépassé. Comptabilité analytique : La tenue d’une comptabilité analytique permet d’éditer un état des dépenses/recettes par poste analytique. Exemples : • Analyse de la rentabilité d’un chantier. • Analyse des dépenses d’un projet. NB : Il est possible de cumuler comptabilité budgétaire et analytique. Au sein de INFOSTORE, vous avez également pour mission la tenue de la comptabilité budgétaire/analytique afin de suivre les dépenses au travers les 3 services de la société : • Service Comptabilité • Service Administratif • Service Commercial. TRAVAIL À FAIRE • Créez les 3 codes analytiques/budgétaires : Code : COMPTA Libellé : Service Comptabilité Code : ADM Libellé : Service Administratif Code : COM Libellé : Service Commercial • Voici les budgets de dépenses alloués à chacun des services sur l’exercice N. Service Comptabilité : Budget = 1400 e. Service Administratif : Budget = 1200 e. Service Commercial : Budget = 8000 e • En parallèle, les montants des frais téléphoniques sont répartis ainsi : 65 % pour le Service Commercial. 25 % pour le Service Comptabilité. 10 % pour le Service Administratif. TRAVAIL À FAIRE • Créez le code analytique TEL (Frais téléphoniques) et effectuez le paramétrage de la répartition. • Déclarez ventilable le compte de charge 626000 (Frais Postaux et télécom). • Affectez par défaut au compte 626000 le code analytique TEL • Déclarez ventilable le compte 615000 (Entretiens et réparations). TRAVAIL À FAIRE Dans les préférences du dossier, rechercher et activer les options qui permettent : • d’inclure les écritures en brouillard dans le «réalisé» • d’appeler automatiquement la grille de saisie analytique. 18 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 4. LA FACTURATION Gestion des achats Saisie des ventes Saisie des règlements Le lien comptable Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 20 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 4.1 La gestion des achats 4.1.1 COMMANDES FOURNISSEURS La société INFOSTORE passe différentes commandes à ses fournisseurs. TRAVAIL À FAIRE • Créez les commandes ci-dessous : COMMANDE CD0001 Date : 05/01/N Code fournisseur : CIEL75 [CIEL] REF DESIGNATION QTE PU HT CIELWK Ciel Compta 3 140.00 CIELWP Ciel Paye 3 199.00 REF DESIGNATION QTE PU HT SCAN230 Scanner AGFA 230 5 30.00 PAP500 Ramette papier x500 20 2.00 LCB04 Lecteur de code barre 10 110.00 COMMANDE CD0002 Date : 06/01/N Code fournisseur :TPL45 [TPL TECHNICS] 4.1.2 BONS DE RÉCEPTION Les 2 commandes CD0001 et CD0002 sont réceptionnées dans leur intégralité le 10/01/N. TRAVAIL À FAIRE • Transférer les commandes fournisseurs CD0001 et CD0002 en bon de réception. Les numéros de série des lecteurs de code barre sont les suivants : 45487001 45487002 45487003 45487004 45487005 45487006 45487007 45487008 45487009 45487010 • Valider chaque bon de réception. QUESTION : • Quelle est l’incidence de la validation des bons de réception sur le stock et la commande ? 4.1.3 FACTURES FOURNISSEURS CIEL envoie sa facture le 12/01/N TPL TECHNICS, envoie sa facture le 13/01/N TRAVAIL À FAIRE • Transférer les bons de réception BR0001 et BR0002 en factures fournisseurs. • Valider chaque facture fournisseur. ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 21 4.1.4 PAIEMENTS FOURNISSEURS La facture du fournisseur CIEL est payée le 15/01/N. Le fournisseur TPL TECHNICS vous accorde un escompte de 5% pour règlement anticipé. Remarque : L’escompte est soumis à T.V.A. La facture TPL TECHNICS est payée le 16/01/N. Les 2 factures sont payées par virement. TRAVAIL À FAIRE • Enregistrer les paiements des factures FA0001 et FA0002 4.2 La saisie des ventes 4.2.1 DEVIS La société VECTRA a demandé un devis dont voici le détail DEVIS DE0001 Date : 03/01/N Code client : VECTRA77 [VECTRA SYSTEMS]] REF DESIGNATION QTE PU HT PCP1401 PC Quad Core AC240 5 900.00 SCAN230 Scanner AGFA 230 5 50.17 Client VECTRA77 Code client : VECTRA77 Nom / Société : VECTRA SYSTEMS Famille : PME/PMI Relevé de comptes : OUI Tél. : 01.27.32.36.33 Fax : 01.27.32.36.34 E-mail : vectra.systems@rf2000.com Représentant : FERENC Adresse : 27, rue Victor Duruy 77100 Meaux Les coordonnées de la société VECTRA sont les suivantes : TRAVAIL À FAIRE • Vous constatez que le client VECTRA n’existe pas. Sans quitter la saisie du devis, créez la fiche du client VECTRA. 22 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 DEVIS DE0002 Date : 05/01/N Code client : DEROU27 [ETUDES DEROUEX]] DEVIS DE0003 Date : 06/01/N Code client : LFG92 [LAFARGE]] DEVIS DE0004 Date : 06/01/N Code client : S3D75 [S3D MICRO]] REF DESIGNATION QTE PU HT INTER Formation sur site sur le logiciel Ciel Compta 2 800.00 REF DESIGNATION QTE PU HT PCP1401 PC Quad Core AC240 2 900.00 INTER Installation de 2 PC+ Réseau et Internet Forfait installation 1 200.00 REF DESIGNATION QTE PU HT CIELWK Ciel Compta 1 180.00 SCAN230 Scanner AGFA 230 1 50.17 TRAVAIL À FAIRE • Enregistrer les devis DE0002, DE0003, DE0004 4.2.2 COMMANDES Après réception de leur devis, les clients LAFARGE et VECTRA SYSTEMS, passent commande. TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez leurs commandes respectives en date du 10/01/N • Le client VECTRA SYSTEMS a obtenu une remise globale de 3% sur l’ensemble de sa commande : enregistrez cette remise. • Le client LAFARGE a réglé par chèque un acompte de 500 € sur sa commande le 10/01/N : enregistrez cette commande. • Transférez directement en facture les devis de DEROUEX et S3D MICRO. Les deux factures sont datées du 12/01/N. Le client S3D MICRO passe commande (détail ci-dessous) et verse un acompte de 200 € par chèque le 12/01/N : 4.2.1 DEVIS (suite) COMMANDE CD0003 Date : 12/01/N Code Client : S3D75 [S3D MICRO]] REF DESIGNATION QTE PU HT PCP1401 PC Quad Core AC240 5 890.00 CIELWK Ciel Compta 1 180.00 ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 23 4.2.2 COMMANDES (suite) TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez sa commande. • Enregistrez l’acompte versé sur cette commande. QUESTIONS : • Pourquoi le prix unitaire est-il de 890.00 € au lieu de 900 € ? • Pourquoi le mode de règlement CHQ (Chèque) est-il pré-renseigné lors de la saisie de l’acompte ? 4.2.3 BONS DE LIVRAISON Le client VECTRA SYSTEMS est livré en deux fois. La première livraison, datée du 15/01/N concerne les PC Quad Core AC240. TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez le bon de livraison. • La commande du client S3D MICRO est entièrement livrée le 15/01/N. Enregistrez cette livraison. QUESTION : • Comment obtenir la liste des articles restant à livrer ? Le reliquat de la commande du client VECTRA SYSTEMS est finalement livré le 20/01/N. TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez le bon de livraison. QUESTIONS : • Par quel procédé le stock réel des articles présents dans une pièce commerciale est-il mis à jour ? • Je veux transférer un bon de livraison en facture mais Ciel me l’interdit, pourquoi ? (Donnez 2 raisons possibles) 24 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 FACTURE FA0006 Date : 25/01/N Code Client : VECTRA77 [VECTRA SYSTEMS]] FACTURE FA0007 Date : 05/02/N Code Client : S3D75 [S3D MICRO] FACTURE FA0008 Date : 10/02/N Code Client : LFG92 [LAFARGE] FACTURE FA0009 Date : 15/02/N Code Client : DEROU272 [ETUDES DEROUEX] REF DESIGNATION QTE PU HT PAP500 papier x 500 15 3.50 LCB04 Lecteur de code barre 4 160.00 REF DESIGNATION QTE PU HT CIELWP Ciel Paye 2 220.00 CIELWG Ciel Gestion 2 224.00 REF DESIGNATION QTE PU HT CIELWP Ciel Paye 1 220.00 INTER Formation sur site Ciel Paye 2 jours 2 800.00 REF DESIGNATION QTE PU HT PAP500 papier x500 25 3.50 LCB04 Lecteur de code barre 1 160.00 Les numéros de série des lecteurs de code barre vendus sont les suivants : 45487001 45487002 45487003 45487004 TRAVAIL À FAIRE • Effectuez un aperçu avant impression de chacune des factures. • Validez toutes les factures en une seule fois. QUESTIONS : • Comment annuler un acompte précédemment enregistré ? • Quelles sont les conséquences de la validation d’une facture ? (Donnez au moins trois réponses) D’autres factures sont à enregistrer, dont voici le détail ci-dessous : 4.2.4 FACTURES Le client VECTRA SYSTEMS reçoit une facture, datée du 25/01/N regroupant ses deux livraisons. 17.00 € HT de transport (soumis à la T.V.A.) lui ont été rajoutés. TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez cette facture. • La livraison effectuée au client S3D MICRO est facturée le 25/01/N. Enregistrez cette facture. • La commande effectuée par le client LAFARGE est facturée le 25/01/N. Enregistrez cette facture. • Sur la facture du client DROUEX, enregistrez une remise globale de 10%. • Saisissez la facture ci-dessous : Le numéro de série du lecteurde code barres : 45487005 ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 25 TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez ces factures. • Validez toutes les factures en une seule fois. 4.2.5 AVOIRS Le client S3D MICRO renvoie un scanner défectueux (provenant de sa 1ère facture). TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez l’avoir (le scanner est réintégré dans les stocks) en date du 02/02/N. 4.2.6 RÈGLEMENTS Le 15/02/N : Le client S3D MICRO règle en une seule fois par virement ses deux factures déduction faite de l’avoir. Le 17/02/N : Le client DEROUEX effectue un règlement partiel de 300 euros par chèque. Le 17/02/N : Le client LAFARGE règle sa facture par traite à 30 jours fin de mois le 10. Le 20/02/N : Le client VECTRA SYSTEMS règle par virement 98 % de sa 1ère facture, un escompte de 2% lui ayant été accordé en sa qualité de nouveau client. TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez les différents règlements clients. QUESTIONS : • J’ai enregistré un règlement de 129 euros au lieu de 192 euros. Comment puis-je rectifier mon erreur ? FACTURE FA0010 Date : 19/02/N Code Client : VECTRA77 (VECTRA SYSTEMS) FACTURE FA0011 Date : 20/02/N Code Client : DEROU27 (ETUDES DEROUEX) REF DESIGNATION QTE PU HT PAP500 papier x500 15 3.50 INTER Formation sur site Ciel Compta : un jour Ciel Paye : deux jours 3 800.00 REF DESIGNATION QTE PU HT INTER Sous traitance formations du mois de février Ciel Compta : 10 journées de formation Ciel Paye : 15 journées Ciel Gestion : 7 journées 32 450.00 4.2.4 FACTURES (suite) 26 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 4.2.7 EXERCICE DE SYNTHÈSE TRAVAIL À FAIRE • Dessinez un schéma représentant les différents transferts possibles entre les pièces commerciales. QUESTIONS : • Quelles sont les pièces commerciales pouvant se valider ? • La commande d’un client n’est plus modifiable, pourquoi ? • Quelles sont les pièces commerciales qui acceptent l’enregistrement d’un acompte ? • Je valide une facture et aucun mouvement de stock n’est généré, pourquoi ? (Donnez au moins deux explications) • Expliquer la différence entre «transfert en BL» et «transfert en BL livrable» • Quel état permet de visualiser les articles en retard de livraison ? 4.3 Le lien comptable 4.3.1 GÉNÉRATION DES ÉCRITURES COMPTABLES L’intégrale de gestion CIEL QUANTUM ENSEIGNEMENT est un intégré de gestion et comptabilité. Lorsque l’option de comptabilisation automatique est activée, l’écriture comptable est générée automatiquement : • lors de la validation d’une facture ou d’un avoir. • lors de l’enregistrement d’un règlement. TRAVAIL À FAIRE • Si l’option de comptabilisation automatique n’a pas été activée, générez les écritures comptables de ventes, achats, règlements clients et fournisseurs. QUESTIONS : • Comment visualiser une écriture comptable depuis une pièce client ou fournisseur ? • Citez deux méthodes manuelles de génération des écritures ? ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 27 NOTES PERSONNELLES 28 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 29 5. LA COMPTABILITE La balance d’ouverture Saisie des achats Saisie des paiements Autres mouvements comptables Les modèles d’écritures Interaction comptabilité facturation Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 30 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 5.1 La balance d’ouverture DÉFINITION La balance d’ouverture (ou Balance d’A-Nouveaux) est un document comptable représentant la situation de l’entreprise au 1er jour de l’exercice. Elle doit être saisie uniquement lors de la 1ère année d’utilisation de Ciel Compta. En effet, la clôture annuelle va automatiquement générer la Balance d’A-Nouveaux de l’exercice suivant. TRAVAIL À FAIRE • Saisir la balance d’ouverture au 01/01/N : JL N° de compte Intitulé du compte Libellé de l’écriture Débit Crédit Date d’écriture : 01/01/NN N° de Pièce : AN AN 101000 Capital Balance d’ouverture 40 000,00 AN 106100 Réserve Légale Balance d’ouverture 1 000,00 AN 215400 Matériel Industriel Balance d’ouverture 25 000,00 AN 218100 Install. Géné. Agenc. Ame Balance d’ouverture 2 000,00 AN 218300 Mat. de bureau et informatique Balance d’ouverture 3 500,00 AN 218400 Mobilier Balance d’ouverture 4 000,00 AN 275000 Dépôts et Cautionnements Balance d’ouverture 3 950,00 AN 401000 Fournisseurs Divers Balance d’ouverture 38 450,00 AN 408000 Fournis. Factures non parv. Balance d’ouverture 74 791,00 AN 411000 Clients divers Balance d’ouverture 75 000,00 AN 418000 Clients produits non encore par Balance d’ouverture 25 000,00 AN 428000 Pers. Charg. A payer Balance d’ouverture 3 500,00 AN 428600 Autres charges à payer Balance d’ouverture 8 300,00 AN 431000 Sécurité Sociale Balance d’ouverture 11 000,00 AN 437000 Autres organismes sociaux Balance d’ouverture 5 000,00 AN 445500 Taxes sur CA à décaisser Balance d’ouverture 2 300,00 AN 445800 Taxes sur CA à régulariser Balance d’ouverture 2 500,00 AN 467000 Autres comptes débiteurs Balance d’ouverture 2 500,00 AN 486000 Charges constatées d’avance Balance d’ouverture 250,00 AN 512SOG Banque Balance d’ouverture 45 641,00 TOTAL BALANCE 186 841,00 186 841,00 TRAVAIL À FAIRE • Saisissez la Balance d’A-Nouveaux. ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 31 5.2 Saisie des achats L’Intégrale de Gestion Ciel Quantum ENSEIGNEMENT permet, dans son module facturation, d’enregistrer les factures (clients et fournisseurs) liées à l’activité commerciale de la société. La saisie comptable est donc principalement utilisée pour : • les achats liés aux charges fixes (téléphone, internet, eau, edf, loyer,…) • les écritures de salaires • les impôts et taxes • les opérations diverses (régularisations de comptes) • les opérations de fin d’exercice (dotations aux provisions et amortissements, charges et produits constatés d’avance, charges à payer, produits à recevoir,…) REMARQUE : L’intégrale de Gestion Ciel Quantum ENSEIGNEMENT permet de générer automatiquement les écritures suivantes : • l’OD de TVA • les écritures de dotations aux amortissements Vous recevez les factures fournisseurs suivantes : Quittance de loyer DCM Facture ORANGE Date : 28/01/N Libellé : Loyer janvier N Loyer HT : 1500.00 Charges locatives HT : 250.00 Total T.V.A. 19.6% : 343.00 Total TTC : 2093.00 Date : 29/01/N Libellé : Ouverture de ligne Total HT : 60.00 Total T.V.A. 19.6% : 11.76 Total TTC : 71.76 Les comptes de charges utilisés pour ces deux factures sont les suivants : • 613200 Locations Immobilières • 614000 Charges locatives • 626000 Frais postaux et télécom. TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez ces deux factures 32 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 ECRITURES D’ACHAT Date Compte Libellé N° pîèce Débit Crédit 20/01/N 401METRO Fournitures de bureau diverses 591 239.20 20/01/N 606400 Fournitures de bureau diverses 591 200.00 20/01/N 445664 Fournitures de bureau diverses 591 39.20 21/01/N 401LEGPC Entretien chaudière 37 107.64 21/01/N 615000 Entretien chaudière 37 90.00 21/01/N 445664 Entretien chaudière 37 17.64 25/01/N 401SALETTE Révision véhicule société 99/004 179.40 25/01/N 615000 Révision véhicule société 99/004 150.00 25/01/N 445664 Révision véhicule société 99/004 29.40 26/01/N 401000 AUTOPARTNERS Location 164.10 26/01/N 613500 AUTOPARTNERS Location 137.21 26/01/N 445664 AUTOPARTNERS Location 26.89 29/01/N 401TEXACO Texaco 8000 L 66654 4362.59 29/01/N 606100 Texaco 8000 L 66654 3647.65 29/01/N 445664 Texaco 8000 L 66654 714.94 29/01/N 401RESTO Restaurant ‘La Muscade’ 73.25 29/01/N 652700 Restaurant ‘La Muscade’ 70.00 29/01/N 445662 Restaurant ‘La Muscade’ 3.25 02/02/N 401HOTEL Hôtel suite formation 221.55 02/02/N 625700 Hôtel suite formation 210.00 02/02/N 445662 Hôtel suite formation 11.55 03/02/N 401RESTO Restaurant ‘la chaumière’ 42.20 03/02/N 625700 Restaurant ‘La chaumière’ 40.00 03/02/N 445662 Restaurant ‘La chaumière’ 2.20 05/02/N 401GAN Assurance véhicule société 1124/23 750.00 05/02/N 616000 Assurance véhicule société 1124/23 750.00 5.2.1 ECRITURES D’ACHAT ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 33 Informations complémentaires : Les fournisseurs suivants seront enregistrés ainsi et déclarés lettrables : N° de compte : 401METRO Intitulé : METRO N° de compte : 401GAN Intitulé : GAN ASSURANCES N° de compte : 401LEGPC Intitulé : LEGRAND PLOMBERIE CHAUFFAGE N° de compte : 401RESTO Intitulé : RESTAURANT N° de compte : 401HOTEL Intitulé : HOTEL N° de compte : 401SALETTE Intitulé : GARAGE SALETTE N° de compte : 401TEXACO Intitulé : TEXACO N° de compte : 401SALETTE Intitulé : GARAGE SALETTE Les comptes de charges suivants seront utilisés : • 606100 Fournitures non stockables (Eau/énergie/…) • 606400 Fournitures administratives • 613500 Locations mobilières • 615000 Entretien et réparations • 616000 Primes d’assurance • 625700 Réceptions TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez ces achats • La révision du véhicule société effectuée au garage SALETTE est à imputer au service Commercial : affectez le code analytique correspondant. REMARQUE : Vous êtes libre de choisir la grille de saisie 5.2.1 ECRITURES D’ACHAT (suite) 5.3 Saisie des paiements • La facture ORANGE est payée le 02/02/N par virement. • La facture DCM LOCATION IMMBILIERE est payée le 03/02/N par virement. • La facture METRO est payée le 03/02/N par chèque n°745978901. • La facture LEGPC est payée le 04/02/N par chèque n°745978902. • La facture TEXACO est payée partiellement le 05/02/N par un virement de 2000.00 €. • La facture SALETTE est payée le 09/02/N par virement. • La facture AUTOPARTNERS est payée le 10/02/N par virement. TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez ces paiements dans le journal de banque Société Générale. QUESTION : • Si vous utilisez les grilles de saisie ‘Standard’ ou ‘Kilomètre’, quelle fonction vous dispense de saisir le compte de banque lors de la saisie d’un encaissement ou d’un paiement ? 34 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 5.4 Autres mouvements comptables Les salaires de janvier N sont à enregistrer. Les comptes des salariés sont les suivants : COMPTE LIBELLE DU COMPTE 421001 LEPIC Rémunération Nette 421002 MARTIN Rémunération Nette 421003 LEGRAND Rémunération Nette 421004 LAVENTE Rémunération Nette ECRITURE DE SALAIRES JOURNAL : SA DATE : 31/01/N COMPTE LIBELLE DEBIT CREDIT 421001 Paye de 01 2010 1286.08 421002 Paye de 01 2010 2042.71 421003 Paye de 01 2010 1173.46 421004 Paye de 01 2010 1850.99 431000 Paye de 01 2010 3593.69 437000 Paye de 01 2010 1902.17 443000 Paye de 01 2010 55.07 631200 Paye de 01 2010 55.07 641000 Paye de 01 2010 8096.49 641400 Paye de 01 2010 152.60 645100 Paye de 01 2010 2338.42 645300 Paye de 01 2010 364.34 645400 Paye de 01 2010 336.01 645800 Paye de 01 2010 561.24 TOTAL 11904.17 11904.17 Les comptes suivants seront utilisés : 431000 Sécurité Sociale 641400 Salaires, appointements 437000 Autres organismes sociaux 645100 Cotisations Urssaf 443000 Operations part. avec l’état,... 645300 Cotisations Retraite 631200 Taxe d’apprentissage 645800 Cotisations aux autres organismes 641000 Rémunération du personnel organismes TRAVAIL À FAIRE • Créez les comptes comptables de chaque salarié • Enregistrez l’écriture de salaires ci-dessus. REMARQUE : Le logiciel Ciel Paye vous dispense de saisir l’écriture de paye. En effet, il est possible, depuis le logiciel de paye, de générer et transférer l’écriture de salaire vers l’Intégrale de Gestion Ciel Quantum. ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 35 5.5 Les modèles d’écritures Vous disposez d’opérations qui donnent lieu à un enregistrement identique périodiquement. Le remboursement d’emprunt contracté par la société INFOSTORE fait partie de ces opérations. Journal : SG La société INFOSTORE est amenée a enregistrer régulièrement des frais bancaires dont le montant peut être variable. Journal : SG COMPTE LIBELLE 627000 Frais bancaires 445664 Frais bancaires 512SOG Frais bancaires TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez ce modèle d’écriture sans montants Il apparait 15.24 € de frais sur le relevé bancaire du mois de février (21/02/N). Il apparait 11.20 € de frais sur le relevé bancaire du mois de mars (20/03/N). TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez ces frais bancaires en utilisant le modèle d’écriture précédemment créé (les frais sont soumis à T.VA. 19.6%). 5.6 Interaction comptabilité facturation TRAVAIL À FAIRE • Depuis la liste des écritures, consulter les factures des clients ETUDES DEROUEX, S3D MICRO. QUESTION : • Si l’on supprime une écriture correspondant à une pièce commerciale, comment réenregistrer l’écriture ? COMPTE LIBELLE DEBIT CREDIT 164000 Rembt emprunt 475.00 661000 Rembt emprunt 25.00 512SOG Rembt emprunt 500.00 TRAVAIL À FAIRE • Générez l’abonnement de l’écriture de remboursement d’emprunt à partir du 4 janvier, mensuelle pour une période de 4 ans. (fin : 31/12/N+3) • Enregistrez les remboursements d’emprunt de janvier et février sans effectuer de saisie. 36 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 6. LES TRAITEMENTS PERIODIQUES Les traitements comptables Les traitements liés à l’activité commerciale Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 38 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 6.1 Les traitements comptables 6.1.1 LE LETTRAGE MANUEL DÉFINITION Le lettrage comptable consiste à munir d’une même lettre, les règlements ainsi que les écritures enregistrés au Grand-Livre sur les comptes de tiers qu’ils soldent. Ainsi, il est possible de reconnaître les écritures soldées et d’effectuer les relances automatiques des écritures non lettrées (non soldées). OBJECTIF : Identifier facilement les factures non réglées. Exemple : Les factures de 25 et 50 euros du client LEGRAND S.A. ne sont pas réglées. TRAVAIL À FAIRE • Afin de faire le suivi entre les factures et les règlements, effectuez le lettrage manuel des comptes clients. • En utilisant la grille de saisie ‘Standard’ ou ‘Kilomètre’, saisissez les règlements relatifs aux factures du compte 401RESTO, tous deux réglés le 04/02/N par virement. • Lettrez le compte 401RESTO. QUESTION : • Quelles grilles de saisies permettent un lettrage automatique ? 6.1.2 LE TRAVAIL SUR UN COMPTE TRAVAIL À FAIRE • Demandez la situation comptable de votre compte banque SOCIÉTÉ GÉNÉRALE sur la période du 01/01/N au 28/02/N. Visualisez cette situation sous forme de Grand-Livre. • Sur cette même période, les dates d’écritures saisies au 05/02/N sur le compte 401GAN sont fausses. La date correcte est le 06/02/N. Effectuez la modification nécessaire. 411LEG LEGRAND SA A 100 100 A B 320 150 B 25 170 B 50 ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 39 6.1.3 LE RAPPROCHEMENT BANCAIRE DÉFINITION Le rapprochement bancaire permet de pointer les écritures de banque saisies dans votre comptabilité avec le relevé bancaire. L’état de rapprochement fait apparaitre les écritures qui ne sont pas encore passées sur le relevé de banque. TRAVAIL À FAIRE • Effectuez le rapprochement bancaire de février pour le compte SOCIÉTÉ GÉNÉRALE. REMARQUE : 12 € de péage n’ont pas été enregistrés dans votre comptabilité. • Sans quitter le rapprochement bancaire, enregistrez l’écriture suivante : COMPTE LIBELLE DEBIT CREDIT 625100 Péage 10.03 445664 Péage 1.97 512SOG Péage 12.00 Le compte 625100 correspond à ‘Voyages et déplacements’. • Visualisez l’état de rapprochement. COMPTE LIBELLE DEBIT CREDIT Solde au 31/01/N 42322.25 01/02/N Virement LAFARGE 500 04/02/N Remboursement emprunt 500.00 06/02/N Virement ORANGE 71.76 08/02/N Virement DCM LOCATION IMMO. 2093.00 10/02/N Chèque n°745978901 239.20 11/02/N Virement TEXACO 2000.00 11/02/N CB Péage 12.00 11/02/N Chèque n°745978902 107.64 15/02/N Virement SALETTE 179.40 17/02/N Virement S3D MICRO 5552.76 20/02/N Virement VECTRA SYSTEMS 5421.24 21/02/N Frais bancaires 15.24 Solde au 28/02/N 48578.01 40 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 QUESTION : • Dans quelles conditions, le stock des articles est-il mis à jour lorsque une facture est validée ? B. LES ENTRÉES ET SORTIES DE STOCK MANUELLES Le 28/02/N, un scanner (réf. : SCAN230) a été cassé. TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez la sortie de stock en précisant le motif de sortie. • Editez la liste des mouvements de stocks de l’article SCAN230. C. L’INVENTAIRE DES ARTICLES TRAVAIL À FAIRE • Editez un inventaire des articles. QUESTIONS : • A quoi sert l’option «Colonne quantité physique» ? • Pourquoi certains articles n’apparaissent-ils pas sur cet état ? D. LA RÉGULATION DE STOCK QUESTIONS : • Quelle est la toute première opération à effectuer avant de modifier les quantités en stock ? • Expliquez l’utilité du bouton «Générer l’état». • Comment remettre le stock à zéro ? TRAVAIL À FAIRE • Effectuez une régulation de stock sur les articles suivants : Réf. Désignation Quantité physique SCAN230 Scanner AGFA 230 18 PAP500 Ramette Papierx500 166 6.2 Les traitements liés à l’activité commerciale 6.2.1 LA GESTION DES STOCKS A. INTRODUCTION DÉFINITION La gestion de stock s’effectue automatiquement lors de la saisie des pièces commerciales. Les entrées et sorties manuelles ainsi que la régulation des stocks constituent des traitements complémentaires permettant de modifier les quantités en stock. ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 41 6.2.2 LA GESTION DES CLIENTS A - LE RELEVÉ DE COMPTES QUESTIONS : • Comment cocher l’option «Relevé de comptes» pour l’ensemble des clients (sans modifier les fiches clients une à une) ? TRAVAIL À FAIRE • Editez le relevé de compte de toutes les factures à encaisser. B - RELANCES CLIENTS ET MAILINGS QUESTION : • Comment relancer un client ? 42 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 7.LES EDITIONS Les éditions commerciales Les éditions comptables Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 44 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 7.1 Les éditions commerciales 7.1.1 LE SUIVI DES COMMANDES QUESTION : • Quel état permet d’obtenir la liste des articles en retard de livraison ? TRAVAIL À FAIRE • Editez la liste des reliquats de commandes clients. 7.1.2 LE SUIVI DES CLIENTS TRAVAIL À FAIRE • Editez un relevé de comptes clients afin de connaître la somme totale due par vos clients. • Editez un état affichant jour par jour les créances attendues à échéance. 7.1.3 LES ÉTATS STATISTIQUES Dans la société INFOSTORE, les commissions des représentants sont calculées sur le chiffre d’affaires. TRAVAIL À FAIRE • Editez un état des commissions à reverser à chaque représentant. • Le PDG de la société INFOSTORE veut avoir la liste des articles vendus par chaque représentant. Editez cette liste. • Le PDG de la société INFOSTORE veut connaître l’évolution du nombre de PCP1401 (PC Quad Core AC240) vendus pendant les six premiers mois de l’exercice. Editez un état répondant à son besoin. QUESTIONS : • Donnez au moins deux méthodes permettant d’obtenir le chiffre d’affaires de la société INFOSTORE sur une année. • Quel est le chiffre d’affaires de la société pour la période janvier-février ? TRAVAIL À FAIRE • Editez ensuite le chiffre d’affaires réalisé sur l’année, détaillé par article. 7.2 Les éditions comptables 7.2.1 LE GRAND LIVRE DÉFINITION Le Grand Livre est un document comptable qui affiche les écritures classées par numéro de compte. TRAVAIL À FAIRE • Demandez l’aperçu du Grand-Livre global de la société INFOSTORE du 01/01/N au 28/02/N. • Demandez l’aperçu du Grand-Livre clients et fournisseurs avec et sans les écritures lettrées du 01/01/N au 28/02/N. ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 45 7.2.2 LA DÉCLARATION DE T.V.A. DÉFINITION Toute société soumise à la T.V.A. doit reverser à l’Etat la différence entre la T.V.A. collectée et la T.V.A. déductible. Cette obligation s’effectue via la déclaration de T.V.A. REMARQUE : Si la T.V.A. déductible est supérieure à la T.V.A. collectée, l’entreprise peut bénéficier d’un crédit de T.V.A. Cette déclaration peut être mensuelle, trimestrielle ou annuelle. TRAVAIL À FAIRE • Calculez l’état de T.V.A. de Janvier N. • Générez l ‘OD de TV.A. sur cette période, en brouillard. QUESTION : • Quel est le montant de la T.V.A. à décaisser pour janvier? 7.2.3 LES JOURNAUX DÉFINITION Un journal comptable est l’équivalent d’un classeur dans lequel on enregistre les opérations de l’entreprise Il existe un journal par type d’opération comptable (journal d’achats, journal de ventes, journal de caisse, journal d’opérations diverses…). REMARQUE : Si la société a plusieurs banques, elle doit disposer d’autant de journaux que de banques. QUESTIONS : • Pourquoi l’édition des journaux est-elle vide ? • Quelle édition faut-il utiliser pour éditer les journaux en cours d’exercice ? TRAVAIL À FAIRE • Visualisez le journal de la Société Générale sur le mois de janvier N. • Visualisez tous les journaux sur la période du 01/01/N au 28/02/N. 5.2 Le Grand-Livre 5.4 La déclaration de T.V.A. 7.2.4 BILAN ET COMPTE DE RÉSULTAT DÉFINITION Le bilan est le document de synthèse exposant à une date donnée la situation financière et le patrimoine d’une entreprise, et dans lequel figure la liste des éléments de l’actif et du passif. Le Compte de Résultat est un document qui présente tous les produits et toutes les charges de votre entreprise durant un exercice comptable. Il permet de savoir si l’exploitation de votre entreprise durant l’année est : • un bénéfice : total des produits > total des charges • une perte : total des produits < total des charges REMARQUE : Ces deux documents sont obligatoires et doivent être déclarés à l’administration fiscale. TRAVAIL À FAIRE • Calculez le Bilan. • Éditez le Compte de Résultat du 01/01/N au 28/02/N. QUESTION : • Quel est le résultat de la société INFOSTORE pour la période du 01/01/N au 28/02/N ? 46 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 47 RÉPONSES Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 48 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 2. SOCIÉTÉ • Qu’est-ce que la barre de navigation ? (p7) • Il s’agit d’une barre d’icône située à gauche de l’écran qui permet un accès plus rapide aux fonctions. Cette barre est personnalisable. • Comment l’activer, la désactiver ? (p7) • Pour l’activer, faire un clic droit de la souris sur cette barre de navigation et cocher l’option «Afficher la barre de navigation». Décocher cette option pour la désactiver. • Que signifie l’option ‘Pointable’ ? (p10) • Cette option signifie que le comptable pointe les écritures du relevé bancaire avec celles saisies en comptabilité. Cette option permet notamment d’effectuer un rapprochement bancaire. • Quel est le type du journal Société Générale ? (p10) • Le type à appliquer est ‘Trésorerie’. 3.FICHIERS DE BASE • Quelle est l’utilité des familles articles ? (Donnez au moins deux réponses) (p11) Les familles articles permettent de : • Faciliter le paramétrage de l’article (taux TVA, comptes comptables…sont repris de la famille article). • Éditer les statistiques par familles d’articles. • Appliquer des remises par familles d’articles. • Appliquer des taux de commission différents par familles d’articles (si votre société emploie des représentants). 4.LE MODULE FACTURATION • Quelle est l’incidence de la validation des bons de réception sur le stock réel et la commande ? (p18) • La validation d’un bon de réception augmente le stock réel et met à jour la commande (la commande est soldée si la réception est totale ; un reliquat est enregistré si la réception est partielle). • Pourquoi le prix unitaire est-il de 890 € au lieu de 900 € ? (p21) • Dans la fiche article, la grille tarifaire par quantité est paramétrée (colonne ‘tarif 1’). • Pourquoi le mode de règlement CHQ (Chèque) est-il pré-renseigné lors de la saisie de l’acompte ? (p21) • Le logiciel reprend par défaut le mode de règlement saisi dans la pièce commerciale (facture, commande..). • Comment obtenir la liste des articles restant à livrer ? (p22) • Menu - Etats - Portefeuille des commandes, puis demander les commandes non soldées. • Par quel procédé le stock réel des articles présents dans une pièce commerciale est-il mis à jour ? (p22) • Le stock réel est mis à jour par la validation des pièces commerciales (BL clients ou factures clients ne provenant pas d’un BL, BR fournisseurs ou factures fournisseurs ne provenant pas d’un BR, avoirs clients ou fournisseurs si l’option ‘Ne pas réintégrer l’article en stock’ est décochée). RÉPONSES ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 49 • Je veux transférer un bon de livraison en facture mais Ciel me l’interdit, pourquoi ? (Donner deux raisons possibles). (p22) • Le bon de livraison n’est pas validé ou le bon de livraison a déjà été transféré en facture. • Comment annuler un acompte précédemment enregistré ? (p23) • Depuis la liste des commandes ou bl/br ou factures, sélectionner la pièce puis utiliser la fonction ‘Annulation d’acompte’. • Quelles sont les conséquences de la validation d’une facture ? (Donnez au moins trois réponses) (p23) 1/ Impossibilité de modifier ou supprimer la facture. 2/ Mise à jour du solde dû de la fiche client. 3/ Possibilité de régler la facture. 4/ Création des mouvements de stocks. 5/ La facture alimente les statistiques. 6/ La facture génère une écriture comptable (ou permet la génération de l’écriture comptable si l’option de comptabilisation automatique n’est pas activée). • J’ai enregistré un règlement de 129 € au lieu de 192 €. Comment puis-je rectifier mon erreur ? (p25) • Je supprime le règlement dans la liste des règlements et je l’enregistre à nouveau. • EXERCICE DE SYNTHÈSE (p25) : • Quelles sont les pièces commerciales pouvant se valider ? • Bons de livraison, factures et avoirs pour les pièces clients, bons de réception, factures et avoirs pour les pièces fournisseurs. • La commande d’un client n’est plus modifiable, pourquoi ? • La commande a été entièrement livrée. • Quelles sont les pièces commerciales sur lesquelles l’enregistrement d’un acompte est accepté ? • Commande, bon de livraison, bon de réception, facture. • Je valide une facture et aucun mouvement de stock n’est généré, pourquoi ? (donner au moins deux explications) 1/ les articles facturés ne sont pas déclarés en gestion de stock . 2/ la facture provient d’un bon de livraison qui a déjà généré le mouvement de stock. • Expliquez la différence entre « transfert en BL » et « transfert en BL livrable » • La fonction « transfert en BL » génère un bon de livraison pour la quantité totale des articles saisis dans la commande quel que soit leur stock réel. • La fonction « transfert en BL livrable » génère un bon de livraison en autorisant la livraison partielle des articles à hauteur du stock réel. • Quel état permet de visualiser les articles en retard de livraison ? • L’état des commandes non livrées - Détaillé par articles. • Comment visualiser une écriture comptable depuis une pièce client ou fournisseur (p26)? • Sélectionner la pièce sans l’ouvrir, puis par le menu contextuel, utiliser la fonction ‘Ouvrir l’écriture’. • Citez deux méthodes manuelles de génération des écritures (p26)? 1/ Sélectionner les pièces puis utiliser la fonction ‘Générer écriture’ du menu contextuel 2/ Via le menu Traitements – Génération des écritures 50 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 5.LE MODULE COMPTABILITE • Si vous utilisez les grilles de saisie ‘Standard’ ou ‘Kilomètre’, quelle fonction vous dispense de saisir le compte de banque lors de la saisie d’un encaissement ou d’un paiement ? (p32) • La fonction ‘Contrepartie’ • Si l’on supprime une écriture correspondant à une pièce commerciale, comment ré-enregistrer l’écriture rapidement ? (p35) • Retourner dans le module facturation, sélectionner la pièce commerciale concernée, puis, sans l’ouvrir, utiliser la fonction ‘Générer l’écriture’ 6.LES TRAITEMENTS PÉRIODIQUES • Quelles sont les grilles de saisie permettant un lettrage automatique ? (p37) • Encaissement / Paiement / Encaisser un montant / Régler un montant • Dans quelles conditions, le stock des articles est mis à jour lorsqu’une facture est validée ? (p39) • La mise à jour du stock des articles s’effectue dans les cas suivants si l’article est déclaré en gestion de stock: • Validation d’une facture provenant d’un devis. • Validation d’une facture provenant d’une commande. • Validation d’une facture ne provenant ni d’un devis, ni d’une commande (client ou fournisseur), ni d’un bon de livraison ou bon de réception. • Validation d’une facture fournisseur provenant d’une commande fournisseur. • A quoi sert l’option « Colonne quantité physique » ? (p39) • Cette option permet d’ajouter une colonne de saisie (Quantité physique) sur l’état d’inventaire des articles. • Pourquoi certains articles n’apparaissent-ils pas sur cet état ? (p39) • Dans la fiche article, l’option “Stock” n’est pas cochée. • Quelle est la toute première opération à effectuer avant de modifier les quantités en stock ? (p39) • Il est conseillé de faire une sauvegarde puis réinitialiser la régulation des stocks’. • Expliquez l’utilité du bouton « générer l’état ». (p39) • Il permet d’éditer l’état qui récapitule la régulation de stock des articles. • Comment remettre le stock à zéro ? (p39) • Cliquer sur le bouton ’’Remise à zéro’’ suivi de ’’Lancer la régularisation’’. • Comment cocher l’option « Relevé de comptes » pour l’ensemble des clients (sans modifier les fiches clients une à une ? (p40) • Pour activer cette option, effectuer le traitement ‘’Remplissage automatique’’ du menu contextuel de la liste des clients. • Comment relancer un client ? (p40) • Les relances clients s’effectuent par le menu États ou depuis la liste des clients. RÉPONSES ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 51 7.ÉDITIONS • Quel état permet d’obtenir la liste des articles en retard de livraison ? (p42) • L’édition des articles en retard de livraison s’obtient par l’état des Commandes non livrées. • Donnez au moins deux méthodes permettant d’obtenir le chiffre d’affaires de la société INFOSTORE sur une année (p42) • Les deux méthodes permettant d’obtenir le chiffre d’affaires annuel d’une société sont les suivantes : • Menu Divers – Analyseur commercial des ventes . • Menu Divers - Statistiques Gestion. • Quel est le chiffre d’affaires de la société pour la période janvier-février ? (p42) • Le chiffre d’affaires est de 33 358.82 € • Quel est le montant de la T.V.A. à décaisser (janvier) ? (p43) • Le montant de la T.V.A. à décaisser est 1 044 € • Pourquoi l’édition des journaux est-elle vide ? (p44) • L’édition des journaux ne prend en compte que les écritures validées. • Quelle édition faut-il utiliser pour éditer les journaux en cours d’exercice ? (p44) • Il faut utiliser l’état intitulé ‘Brouillard’ (qui affiche uniquement les écritures en ‘Brouillard’ donc non validées). • Quel est le résultat de la société INFOSTORE pour la période du 01/01/N au 28/02/N ? (p44) • Le résultat est de 11 940 € (11 940.39 € exactement) NOTES PERSONNELLES Sage activité Ciel, 35 rue de de la Gare, 75917 Paris cedex 19 Tél. : 01.55.26.33.33 - Fax : 01.55.26.40.33 - www.ciel.com Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 500 000 euros. Siège social : Le Colisée 2, 10 rue Fructidor 75017 Paris. 313 966 129 RCS Paris. La société Sage est locataire-gérant des sociétés Ciel, et Sage FDC. Les informations contenues dans ce document peuvent faire l’objet de modifications sans notification préalable. ditipi394D_12/2010 Petites entreprises, artisans, commerçants… gérez sur mesure votre comptabilité générale et analytique, vos prévisions budgétaires, votre trésorerie et vos immobilisations. 2012 Compta NOUVEAU ! Personnalisez votre environnement de travail grâce au nouvel d’INTUICIEL©. NOUVEAU ! Gérez automatiquement vos écritures de crédit-bail (calcul des loyers, option d’achat...). Accédez à vos indicateurs clés en permanence (évolution des charges, état de la trésorerie...). CONSEILLÉE AUX ENTREPRISES PAR LES EXPERTS-COMPTABLES Ipsos 2011 • De la saisie des écritures jusqu’au Bilan, tout est prévu pour vous faire gagner du temps. • Trésorerie prévisionnelle, historique des relances clients, inventaire des immobilisations… vous disposez d’une vision claire de votre entreprise. • Définissez vos indicateurs clés dans des tableaux de bord personnalisés (bénéfices, encours client, évolution des charges… ), vous savez exactement où vous en êtes ! • Mettez en place une comptabilité analytique multi-niveaux pour contrôler le résultat de vos activités par affaire, gamme de produit, région… 8 bonnes raisons de choisir Ciel Compta • Maîtrisez votre budget, et gérez précisément vos comptes, prévisions et réalisations. • Simplifiez les relations avec votre expert-comptable* , quel que soit son logiciel, grâce à l’assistant d’import/export des écritures comptables. • Adaptez le logiciel à vos besoins : éditions, base de données, interface de saisie, imports/exports multi formats, droits d’accès des utilisateurs… tout est personnalisable ! • Consultez des informations pertinentes sans quitter votre logiciel (conseils techniques, informations légales, mises à jour à télécharger…) et soyez immédiatement opérationnel pour les télédéclarations de la TVA et Bilan**. • NOUVEAU ! Personnalisation de votre environnement de travail grâce au nouvel Intuiciel© • NOUVEAU ! Définition des comptes exonérés de TVA pour éviter les erreurs de calculs en saisie d’écriture • NOUVEAU ! Contrôle et vérification des IBAN et des BIC grâce à l’intégration de la norme SEPA • NOUVEAU ! Echanges de données avec votre expert-comptable grâce au nouvel assistant d’import/export les du logiciel • Génération automatique des écritures de redevances crédit-bail (calcul des loyers, option d’achat...) • Trésorerie prévisionnelle • Comptabilité analytique et budgétaire sur 3 axes • Gestion des immoblisations • Consultation des indicateurs clés à distance avec Ciel Business Mobile ! 35 rue de la Gare - 75917 Paris cedex 19 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Editions • Bilan et Compte de Résultat : réel normal (2050 - 2053), réel simplifié (2033A états préparatoires - 2033B), BNC (2035A), synthétique • Déclaration de TVA (CA3, CA12) • Télédéclarations de TVA et de Bilan TDFC* • Grand-Livre, Balance, Journaux, Brouillard • Centralisateur • Comparaison Balances N/N-10 • Calcul des pénalités de retard (Loi NRE) • Bordereau de remise de chèques en banque Saisies et traitements • Saisie sur 2 exercices sans clôturer • Saisie en HT ou TTC • Ecritures en brouillard ou en simulation avant validation définitive • Pointage et rapprochement bancaire • Automatisation du traitement des relevés bancaires grâce aux règles d’affectation des comptes • Lettrage automatique ou manuel • Contrepassation, réimputation • Récupération des extraits de comptes bancaires aux formats CFONB, QIF, OFX • Encours clients, relances, mailings • Gestion des chéquiers, RIB, IBAN et BIC • Lettres chèques Plans comptables • PGC 99, Simplifié, Agricole, Associations, Avoués, BTP, Hôtellerie, Ingénierie et Mutuelle • NOUVEAU ! Bénéficiez du plan comptable général 2010 Echanges de données • Synchronisation directe avec Production Coala, – Sage 30, Sage 100 (Synchro Compta©) • Import direct des écritures de Ciel Paye/ Ciel Gestion commerciale/ Ciel Bâtiment • Import/export paramétrable (txt, dbf, xml) • Export de la Balance Conformité • Conforme au Bulletin Officiel des Impôts N°12 du 24 janvier 2006 • Gestion des immobilisations conforme CRC 2002-10 • NOUVEAU ! Contrôle et vérification des IBAN et des BIC grâce à l’intégration de la norme SEPA Analytique et budgétaire • Gestion des écritures analytiques avec 3 niveaux de répartition • Budgétisation mensuelle ou globale • Gestion avancée des codes analytiques (affectation de plusieurs codes pour une écriture, répartition du montant sur plusieurs codes) Gestion des immobilisations • Amortissements • Immobilisations soumises à la taxe professionnelle • Inventaire par localisation, par simple scan de codes-barres • NOUVEAU ! Génération automatique des écritures de redevances de crédit-bail (calcul des loyers, option d’achat...) Personnalisation • États comptables personnalisables • Tableaux de bord, base de données, écrans personnalisables • NOUVEAU ! Personnalisation de l’environnement de travail grâce au nouvel Intuiciel© Autres fonctions • Nombre illimité de dossiers • Version réseau (en option) • Formation interactive et aide intégrée au logiciel Informations techniques CONFIGURATION MINIMALE REQUISE : nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou supérieur) - Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé) - 512 Mo de Ram - 300 Mo d’espace disque disponible pour l’installation - Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom - Imprimante : laser, jet d’encre - Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768 - Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) - Fonction PDF : Adobe Acrobat Reader 5 (ou supérieur) - Fonctions «Intuiciel» : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou supérieur) UTILISATION Ciel directDéclaration : 1Go de Ram - 1Go d’espace disque disponible ou plus, selon votre système d’exploitation et les composants système déjà installés sur votre poste. - 1 Connexion internet via modem ADSL Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Ciel Compta 2012 * Sous réserve que l’expert-comptable dispose d’un logiciel ayant des fonctions d’importation. ** Sous réserve de souscription au service Ciel directDéclaration TVA + Bian ainsi qu’à un service de maintenance Ciel incluant les mises à jour gratuites. Sage - Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros - Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor, 75017 Paris - RCS Paris 313 966 129. La société Sage est locataire-gérant des sociétés Ciel et Sage FDC. Code APE 5829C. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Etude réalisée par Ipsos, en mai 2011, par téléphone, auprès d’un échantillon représentatif de 600 experts-comptables. CONFORME AU BULLETIN OFFICIEL DES IMPÔTS N°12 DU 24 JANVIER 2006 Gestion des télédéclarations de TDFC Sous réserve du téléchargement de la mise à jour. Détails sur www.ciel.com/TVA7 Guide de référence de la Paye Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Sommaire Documentation ................................................................................................... 7 Naviguez dans le guide électronique................................................................... 9 Entraînez-vous ................................................................................................. 11 Menu Dossier ........................................................................................................17 Vue d’ensemble ................................................................................................ 18 L’assistant Top Départ ...................................................................................... 19 Ouvrir............................................................................................................... 25 Fermer.............................................................................................................. 28 Supprimer......................................................................................................... 29 Paramètres ....................................................................................................... 31 Paramètres Gestion de temps............................................................................ 43 Paramètres globaux.......................................................................................... 44 Sauvegarde....................................................................................................... 46 Restauration ..................................................................................................... 49 e-Sauvegarde ................................................................................................... 51 Mise en page .................................................................................................... 60 Imprimer .......................................................................................................... 61 Aperçu avant impression .................................................................................. 70 Imprimante....................................................................................................... 73 Générateur de documents................................................................................. 74 Dossiers récents ............................................................................................... 86 Serveur de fichiers ............................................................................................ 87 Quitter.............................................................................................................. 88 Menu Edition .........................................................................................................89 Vue d'ensemble ................................................................................................ 90 Couper ............................................................................................................. 91 Copier .............................................................................................................. 91 Coller................................................................................................................ 91 Créer ................................................................................................................ 91 Modifier............................................................................................................ 92 Supprimer......................................................................................................... 92 Associer un mémo ............................................................................................ 93 Voir le mémo .................................................................................................... 93 Supprimer le mémo .......................................................................................... 94 Rechercher et remplacer ................................................................................... 95 Documents administratifs................................................................................. 96 Attestation Pôle emploi..................................................................................... 96 Documents Word® ............................................................................................ 97 Menu Fonctions.....................................................................................................98 Vue d'ensemble ................................................................................................ 99 Tout afficher................................................................................................... 100 Recherche multicritère .................................................................................... 100 Rechercher...................................................................................................... 103 Trier la liste .................................................................................................... 104 Cacher............................................................................................................ 105 Marquer/ Démarquer...................................................................................... 105 Tout marquer ................................................................................................. 106 Inverser les marques....................................................................................... 106 Importer ......................................................................................................... 107 Exporter ......................................................................................................... 108 Propriétés ....................................................................................................... 109 Ajustement des colonnes/lignes ..................................................................... 114 Personnaliser le fichier.................................................................................... 115 Menu Bases .........................................................................................................117 Vue d’ensemble .............................................................................................. 118 Salariés........................................................................................................... 119 Assistant d'entrée d'un nouveau salarié .......................................................... 152 Assistant de sortie d'un salarié ....................................................................... 156 Profils............................................................................................................. 158 Services .......................................................................................................... 162 Gestion de temps............................................................................................ 163 Variables ........................................................................................................ 177 Rubriques ....................................................................................................... 181 Cotisations ..................................................................................................... 189 Commentaires ................................................................................................ 199 Caisses ........................................................................................................... 200 Tranches......................................................................................................... 208 Tables............................................................................................................. 210 Codes analytiques........................................................................................... 212 Banques.......................................................................................................... 214 Etablissements................................................................................................ 216 Formalités....................................................................................................... 221 Conventions Collectives .................................................................................. 223 Menu Gestion des bulletins .................................................................................225 Vue d’ensemble .............................................................................................. 226 L'assistant Top Bulletin ................................................................................... 227 Bulletins de paye............................................................................................. 231 Saisie des variables salariés ............................................................................ 257 Historique....................................................................................................... 264 La règle des cumuls ........................................................................................ 266 Menu Etats ..........................................................................................................269 Vue d'ensemble .............................................................................................. 270 Journal de paye............................................................................................... 271 Livre de paye .................................................................................................. 273 Charges à payer par caisse.............................................................................. 274 Réduction bas salaires .................................................................................... 275 Réduction des cotisations patronales .............................................................. 276 Heures exonérées ........................................................................................... 278 Paiements....................................................................................................... 280 Analytique ...................................................................................................... 283 Liste des salariés ............................................................................................ 284 Fiche individuelle............................................................................................ 286 Planning de vacances...................................................................................... 287 Evénements salariés........................................................................................ 288 Congés payés et RTT ...................................................................................... 289 Provisions pour congés payés ......................................................................... 290 Visites médicales ............................................................................................ 292 Tâches Agenda ............................................................................................... 293 D.A.D.S........................................................................................................... 294 Etat préparatoire D.U.C.S. ............................................................................... 296 EDI-DUCS ....................................................................................................... 298 Prévoyance et Mutuelle ................................................................................... 301 Récapitulatif des salaires ................................................................................ 302 Gestion de temps............................................................................................ 304 Editions chaînées............................................................................................ 308 Graphiques ..................................................................................................... 310 Menu Pilotage .....................................................................................................312 Vue d’ensemble .............................................................................................. 313 Mise à jour des données ................................................................................. 314 Consulter les états.......................................................................................... 315 Menu Traitements ...............................................................................................318 Vue d'ensemble .............................................................................................. 319 Journal comptable........................................................................................... 320 Agenda........................................................................................................... 325 Planning des vacances .................................................................................... 334 L'assistant Top Clôture ................................................................................... 336 Clôture des congés payés ............................................................................... 339 Clôture des congés RTT .................................................................................. 340 Clôture du DIF ................................................................................................ 340 Clôture annuelle ............................................................................................. 341 Import Ciel Bâtiment....................................................................................... 344 Mes actualités................................................................................................. 348 Mise à jour automatique ................................................................................. 349 Menu Utilitaires ...................................................................................................350 Vue d’ensemble .............................................................................................. 351 Outils Fichier .................................................................................................. 352 Utilisateurs ..................................................................................................... 354 Préférences..................................................................................................... 358 Maintenance ................................................................................................... 361 Mise à jour des paramètres de paye ................................................................ 363 Mise à jour des documents ............................................................................. 366 Mise à jour des codes DUCS............................................................................ 367 Imports........................................................................................................... 368 Communication bancaire ................................................................................ 375 Serveur Web.................................................................................................... 376 Transactions................................................................................................... 378 Liste des utilisateurs réseau............................................................................ 379 Menu Fenêtre ......................................................................................................380 Les commandes du menu Fenêtre................................................................... 381 Menu Aide...........................................................................................................383 Les commandes du menu Aide ....................................................................... 384 Index...................................................................................................................388 7 Documentation Le fichier Lisez-moi Il présente les nouveautés de la version et des informations de dernière minute. Vous l'obtenez, à la fin de la procédure d'installation, si la case Consulter les informations concernant les nouveautés est cochée. Par la suite, vous pouvez l'ouvrir en cliquant sur l'icone Lisez-moi, présenté dans le dossier programme d'installation du logiciel, soit Ciel par défaut. Vous imprimez le contenu du Lisez-moi par la commande IMPRIMER du menu FICHIER. Vous le fermez par la commande QUITTER du menu FICHIER. Le guide de référence Le guide de référence vous présente le détail des opérations et traitements à effectuer. Nous vous rappelons les conventions utilisées dans ce guide : Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris Les symboles du manuel Installation d'Adobe Reader® Si l'application Adobe Reader® nécessaire pour lire et imprimer le guide électronique, n'est pas présente sur votre ordinateur, il vous est proposé de l'installer. Cliquez sur Lancer l'installation d'Adobe Reader et suivez la procédure. Pour imprimer le guide de référence électronique Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. Symbole Fonction ) indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer. * attire votre attention sur un point particulier. L renvoie à une autre source d’information, telle que l’aide. 8 L’aide en ligne Vous trouvez dans l'aide intégrée à l’application, le descriptif de tous les traitements et commandes. Pour ouvrir l’aide contextuelle, cliquez sur le bouton [Aide] présentée dans la plupart des fenêtres de l’application, ou appuyez sur la touche . L'Infopaye Cette aide présente des principes généraux de paye (congés payés, heures supplémentaires, etc.) ainsi que les paramétrages à effectuer dans le logiciel. La formation Les séquences vidéos vous présentent les principales fonctionnalités du logiciel. Pour la consulter, vous avez deux possibilités : • A partir de la page d'accueil du CD-Rom, cliquez sur le lien Suivre la formation multimé- dia. • A partir de votre logiciel, activez la commande FORMATION FLASH du menu ? (AIDE). Dans les deux cas, la formation est lancée sur une page internet, sur le site Ciel.com. Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com des informations utiles et légales. 9 Naviguez dans le guide électronique Plusieurs méthodes sont à votre disposition pour naviguer dans le guide électronique et ainsi consulter facilement l'information souhaitée. Les signets Dans la partie gauche de la fenêtre une liste de signets s'affiche. Par un simple clic sur un de ces titres, vous consultez le paragraphe correspondant. Exemple Pour consulter le sommaire du guide, cliquez sur le signet nommé Sommaire. Les liens dans le guide Les informations présentées en vert correspondent à des liens vers d'autres parties du guide. C’est le cas pour le sommaire : il vous suffit de cliquer sur le lien pour afficher le paragraphe correspondant. C’est également le cas pour l’index : cliquez sur le numéro de page indiqué en vert à droite du mot indexé pour atteindre le paragraphe correspondant. Accédez à une information spécifique Si vous souhaitez obtenir des renseignements sur un élément ne figurant pas dans le sommaire et n'étant ni un menu ou une commande, vous pouvez effectuer une recherche. 1. Pour cela, activez la commande RECHERCHER du menu EDITION. 2. Indiquez le terme auquel vous souhaitez accéder puis cliquez sur le bouton [Rechercher]. Exemple 1. Activez la commande RECHERCHER du menu EDITION. 2. Saisissez Ticket dans la zone Rechercher, puis cochez la case Mot entier. 3. Cliquez sur le bouton [Rechercher] pour lancer l'opération. 10 Saisissez la fiche d'appréciation 1. Vous la trouverez en annexe du guide électronique. Pour y accéder, cliquez sur le bouton [Ouvrir] situé ci-après. 2. Vous pouvez la remplir directement à l'écran. Cliquez tout simplement dans les zones concernées pour activer la saisie. Vous pouvez ensuite imprimer la fiche d'appréciation en cliquant sur le bouton [Imprimer la fiche]. 11 Entraînez-vous Lancez votre logiciel 1. Cliquez sur le bouton [Démarrer], présenté dans la barre de tâches du gestionnaire de programmes Windows. 2. Ouvrez le dossier Tous les programmes, puis le groupe défini lors de l'installation, soit CIEL par défaut. 3. Cliquez sur le titre Paye puis sur le nom de l’application. Référencez-vous auprès de notre Département Services La première fois que vous lancez votre application, une fenêtre nommée Société s'affiche. Elle vous rappelle que l’application fait l'objet d'une licence d'utilisation accordée à l'utilisateur final à titre personnel et pour une seule application. 1. Pour valider cette licence, vous devez référencer l'application auprès de nos services. 2. Cliquez sur le bouton [Ok] présenté dans la fenêtre Société et suivez les différentes étapes de la procédure de référencement. Ouvrez le dossier Exemple La fenêtre Ouverture d'un Dossier s'ouvre automatiquement. Toutes les informations concernant la paye d'une société, qu'elle se compose d'un ou plusieurs établissements, sont conservées dans un même et unique dossier. * Lorsque vous installez votre logiciel de paye, seul le dossier Exemple figure dans la liste des dossiers. Par la suite, les noms des dossiers que vous créez seront également présentés, mais un seul peut être ouvert à la fois. 1. Pour faire un tour d'horizon des différentes fonctionnalités de l'application, nous vous conseillons d'ouvrir la société Exemple ; société livrée en standard avec votre logiciel. 2. Cliquez sur son titre et validez la sélection par [Ok]. 12 La fenêtre principale de l'application Exemple de Paye Ciel Quantum : Intuiciel L'Intuiciel© est en fond d’écran dans la fenêtre principale de votre logiciel de paye. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder via l’onglet Accueil de la Barre d’actions. L'Intuiciel© est une interface qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certains traitements de paye. Vous pouvez rapidement traiter vos bulletins de paye et effectuer le suivi de vos documents sociaux et obligations sociales. Il est composé de plusieurs boutons : Barre de titre Barre de menus Barre d’actions Barre de navigation Espace de travail Barre d’état Intuiciel 13 Mon bureau Vous accédez directement aux principales opérations relatives à la paye. Vous pouvez par exemple enregistrer la fiche d'un nouveau salarié, préparer un bulletin de paye, gérer les congés et les absences, calculer les charges sociales, etc. Vous pouvez ainsi effectuer une gestion précise de la paye et des salariés. • Embaucher un salarié. • Gérer les congés et absences. • Préparer mes bulletins de paye. • Envoyer l'ordre de virement des salariés. • Calculer mes charges sociales. • Etablir ma DUCS. • Imprimer un document administratif. • Enregistrer le départ d'un salarié. • Editer ma DADS. Dans Ciel Paye, Ciel Paye Evolution, Ciel Paye Bâtiment Mes états et statistiques Vous accédez directement à tous vos états. Pour des informations plus détaillées, reportez-vous au paragraphe Voir Menu Etats, page 269. Vous pouvez éditer les états relatifs aux bulletins de paye, aux salariés, aux congés payés et absences ou aux documents sociaux. Pour cela, cliquez sur le lien de votre choix. Dans Paye Ciel Quantum Mon Pilotage Vous accédez directement aux états pilotés de paye. Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre “Menu Pilotage”, page 312. Pour visualiser un état, cliquez sur le lien correspondant. Mon tableau de bord Le tableau de bord vous permet de visualiser les principales informations relatives à la paye : • Les bulletins de paye du mois (à réaliser, à valider, à imprimer, à comptabiliser). • Les congés et absences à la date du jour. • Les salariés ayant le plus de congés à solder. • Le nombre de salarié ayant rejoint (arrivée) et ayant quitté (départ) l'entreprise. • Les événements importants à prendre en compte (solde des congés payés, modification des minima sociaux). 14 • Le montant des salaires bruts versés aux salariés (pour le mois précédent et pour l'année) ainsi que le montant des charges sociales patronales. • Le graphique de l'évolution (mois après mois) de la masse salariale. Mes actualités Vous accédez directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (dernières actualités de paye, conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. De plus, vous pouvez rapidement mettre à jour vos coordonnées. Enfin, vous obtenez les numéros de l'assistance technique. * Pour accéder à certains services (espace personnalisé mon Ciel, mises à jour) vous devez vous identifier en saisissant votre code client et votre mot de passe. Le mot de passe correspond à votre code postal. Choisissez votre mode d’affichage : découverte ou complet Vous disposez de deux modes d'affichage : • le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales fonctions du logiciel, • le mode complet, pour une gestion et un suivi des données de paye plus détaillés ; il regroupe l'ensemble des commandes du logiciel. Pour passer d'un mode d'affichage à l'autre, il vous suffit de sélectionner la commande correspondante à partir du menu FENÊTRE. Le mode d'affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou complet) est conservé lorsque vous quittez l'application. Activer une commande Vous activez les commandes de l'application de plusieurs manières : par la barre de menus, en cliquant sur un des icones présentés dans la barre d'outils ou dans la barre de navigation. Un autre moyen consiste à cliquer sur le bouton droit de la souris pour ouvrir un menu flottant, nommé menu CONTEXTUEL qui propose les commandes les plus utilisées, selon le contexte. 15 Les fenêtres Liste Elles sont principalement utilisées pour gérer les éléments de la base ainsi que les bulletins de paye et les historiques de bulletins. Lorsqu'une fenêtre Liste est ouverte, les deux menus EDITION et FONCTIONS deviennent actifs dans la barre de menus. Ils proposent des commandes propres aux listes (CRÉER, MODIFIER, MARQUER/DÉMARQUER, TOUT AFFICHER, RECHERCHER, etc.). Vous pouvez également activer ces commandes par le menu CONTEXTUEL ou encore par un des icones de la barre d'outils. Les favoris Dans la barre d’actions, en dessous des icones : Imprimer, Aperçu, Recherche Multicritère, Trier et Propriétés, un triangle de sélection s'affiche. Il vous permet d'appliquer rapidement à la liste active un format déclaré favori. Exemple Les formats d'impression que vous utilisez pour imprimer les bulletins de paye ou encore les formats de présentation de la liste des salariés peuvent être déclarés favoris. La barre de navigation Elle se compose de plusieurs groupes dont le titre est affiché sur chacun des boutons les représentant : Préparation paye, Traitements mensuels, Congés, etc. A l'intérieur de chaque groupe sont présentés des icones vous permettant : • d'ouvrir les listes principales de la base, telle que la liste des salariés ou celle des bulletins, • d'ouvrir des listes secondaires, nommées vues, se composant d'une partie seulement des éléments de la liste principale dont elle est extraite, telle que la liste des salariés présents, • d'imprimer des états : journal de paye, livre de paye, etc. • d'effectuer des traitements comme la sauvegarde du dossier, la clôture annuelle ou encore le transfert des données de paye vers la comptabilité. Vous pouvez créer de nouveaux raccourcis (de type Liste principale, Vue ou Traitement). Vous pouvez aussi créer de nouveaux groupes. Pour cela : placez le pointeur dans la barre de navigation et appuyez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu CONTEXTUEL. Choisissez la commande correspondant au type d'élément que vous voulez créer : Nouveau Groupe, Nouvelle Liste Principale, Nouvelle Vue ou Nouveau Traitement. * A tout moment, vous pouvez rappeler la barre de navigation standard par la commande VALEURS par défaut, présentée dans le menu CONTEXTUEL. 16 Les fenêtres simples de type boîte de dialogue Elles vous permettent d'enregistrer des données (fiches salariés par exemple) ou d'effectuer des traitements (imprimer un état, sauvegarder un dossier, etc.). Vous validez les informations saisies en cliquant sur [Ok]. Le Menu Contextuel - Clic droit Le menu CONTEXTUEL présente certaines commandes selon le contexte de travail. Vous pouvez l'ouvrir lorsque la fenêtre Application ou une fenêtre Liste est ouverte. Les principales commandes des menus EDITION et FONCTIONS sont présentes dans le menu CONTEXTUEL. Pour ouvrir le menu Contextuel : 1. placez le pointeur dans l'espace de travail, 2. cliquez sur le bouton droit de la souris. Pour activer une des commandes du menu Contextuel : cliquez sur le titre de la commande à ouvrir. Pour fermer le menu Contextuel, sans activer de commande : • cliquez dans un autre endroit de la fenêtre • ou appuyez sur la touche . Attention ! Vous ne pouvez pas accéder au menu CONTEXTUEL lorsqu'une fenêtre simple est ouverte. Nouveau, Ouvrir Fermer, Supprimer Paramètres, Paramètres Gestion de temps Paramètres globaux Sauvegarde, e-Sauvegarde, Restauration Mise en page, Imprimer Aperçu avant impression, Imprimante Générateur de documents Dossiers récents, Serveur de fichiers Quitter Menu Dossier Vue d’ensemble Le menu DOSSIER regroupe les éléments de fonctionnement global et général du logiciel, comme les commandes d'impression, de sauvegarde, de restauration, etc. Toutes les données de votre société sont conservées dans un dossier que vous devez préalablement créer. Les commandes du menu DOSSIER vous permettent ainsi de créer vos dossiers, les ouvrir, les fermer et les supprimer, si vous n'en avez plus besoin. C'est également à partir de ce menu que sont définies les principales caractéristiques de fonctionnement du logiciel (PARAMÈTRES, PARAMÈTRES GLOBAUX, PARAMÈTRES DE LA GESTION DE TEMPS). 19 Menu Dossier L’assistant Top Départ ) Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Cet assistant va vous aider dans la création de votre dossier de paye en procédant étape par étape. 1. Indiquez le mode de création que vous souhaitez utiliser en sélectionnant l’option correspondante. Vous disposez de deux modes de création : • Le mode simplifié vous permet de saisir les informations nécessaires à la création de votre dossier (raison sociale, dates d'exercices, etc.). Les autres paramètres pourront être renseignés ultérieurement. Cependant, vous pourrez dès la dernière étape de l'assistant créer les éléments de base de votre dossier (caisses, salariés, etc.). • Le mode avancé est un mode complet dans lequel vous renseignez l'intégralité des paramètres de la société (identification, paramètres généraux, congés payés, heures travaillées, temps partiel, congés RTT, paramètres édition, etc.). 2. En Mode simplifié, l'option Récupération des informations de référencement est cochée par défaut. Vous récupérez dans ce cas les informations saisies lors de votre référencement (Dénomination, coordonnées, etc.). Décochez cette option si vous ne souhaitez pas récupérer ces données. 3. Si vous avez choisi le Mode simplifié, cliquez sur le bouton [Suivant>]. Si vous avez choisi le Mode complet, cliquez sur le bouton [Terminer]. Création d’un dossier en mode simplifié Le Mode simplifié facilite la création de votre dossier de paye. Vous ne remplissez que les éléments essentiels. Fenêtre Coordonnées du dossier Si vous ne récupérez pas les informations saisies lors de votre référencement, vous devez renseigner les zones suivantes : 1. Indiquez le nom de votre entreprise dans la zone Raison sociale. 2. Définissez la Forme juridique de la société. Vous pouvez répertorier (ou consulter) les différentes formes juridiques dans une liste en cliquant sur le bouton [Flèche]. 3. Renseignez les zones N°URSAFF et Réf. URSSAF. 4. Dans la partie Adresse, indiquez les coordonnées d'identification de la société : Adresse, Code postal, Ville, Pays, Tél., Fax. 20 Menu Dossier * Au cours des trois premières étapes de l'assistant, vous pouvez revenir à la fenêtre précédente en cliquant sur le bouton [Précédent]. Si à ce stade, vous voulez quitter l'assistant, cliquez sur le bouton [Annuler]. La fenêtre de l'assistant se ferme ; la société est quand même créée avec les informations indiquées. 5. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Fenêtre Paramètres du dossier C'est à partir de cette fenêtre que vous saisissez les paramètres généraux, c'est-à-dire les informations administratives et législatives nécessaires pour établir les bulletins de paye. Zone Paramètres 1. Sélectionnez le mois correspondant au 1er mois de paye de l'exercice social puis saisissez l'Année de paye. Le premier mois de paye correspond au premier mois de l'exercice qui commence le plus généralement en janvier et se clôture en décembre. Si vous créez les premiers bulletins de paye avec un logiciel Ciel, le premier mois de paye correspond toujours au premier mois de l'exercice, que vous établissiez les premiers bulletins à cette période ou en cours d'année. * Une fois les premiers bulletins validés, vous ne pourrez plus modifier ces zones. 2. Les trois zones suivantes permettent de définir le Nb heures par mois (nombre d'heures normales travaillées par mois dans l'entreprise), la valeur du SMIC horaire et le Plafond de la sécurité sociale. * Si vous ne gérez qu'un dossier de paye, ces informations peuvent être définies à ce niveau. Si vous gérez plusieurs dossiers, il est plus judicieux de définir ces valeurs une seule fois pour tous les dossiers, par la commande PARAMÈTRES GLOBAUX du menu DOSSIER. La case Calcul automatique des bulletins en saisie cochée indique que le calcul des bulletins se fera au fur et à mesure des modifications que vous lui apportez. Dans le cas contraire, vous obtiendrez le résultat des modifications apportées dans le bulletin en cliquant sur le bouton [Calculer] présenté dans le bulletin ou sur la liste des bulletins par la commande CALCULER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Zone Congés Payés 3. Contrôlez les paramètres généraux concernant les congés payés. Le Mois de clôture de la période de référence des congés payés correspond en général au mois de mai de l'année suivante. 4. Dans la zone Nb jour/mois, saisissez le nombre de jours de congés acquis par mois par les salariés à temps complet. En règle générale, 2,5 jours acquis pour 30 jours ouvrables ou 2,08 jours acquis pour 25 jours ouvrés. 21 Menu Dossier La case Report lors de la clôture cochée indique que dans la fiche de chaque salarié les cumuls de congés payés de l'année N sont mis à zéro et cumulés à ceux de N-1, après le traitement de clôture de la période de référence des congés. 5. Dans la zone Nombre d’heures par jour de CP, saisissez le nombre d'heures pour une journée de congés payés. Cette valeur est utilisée pour calculer le taux journalier de congés payés. Zone Congés RTT 6. Renseignez le Nombre de jours de RTT attribué à l'année pour les salariés concernés par les congés RTT. Ce nombre est généralement de 10 jours par an ; il correspond à la différence entre l'estimation des jours travaillé avant la loi (227 jours par an après déduction des jours fériés ) et le plafond fixé par l'accord ou la convention (217 jours par an ). Vous l'adapterez d'une année sur l'autre en fonction des jours fériés, report de congés payés, et des jours compte épargne temps. Cette valeur est utilisée dans le calcul du nombre de congés RTT dus par salarié. 7. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Fenêtre Paramétrage du modèle de paye Vous pouvez créer votre dossier de paye à partir : Du paramétrage de paye modèle Votre logiciel vous permet de récupérer un des paramétrages de paye modèle (Cas Général ou par secteur d'activités), livrés avec l'application. Ils contiennent les principaux éléments (variables, caisses, cotisations, profils, etc.) nécessaires à la création des bulletins de salaire. Seuls les salariés ne sont pas récupérés. 1. Si vous voulez récupérer un paramétrage de paye autre que Standard, cliquez sur le triangle de sélection situé en fin de zone. 2. Sélectionnez le paramétrage correspondant au secteur d'activités de la société que vous créez : Coiffure, Animateur sportif, Hôtel, Café, Restaurant ou encore Bâtiment disponible dans Ciel Paye Bâtiment et Paye Ciel Quantum. * Seuls les paramétrages Standard et Bâtiment sont disponibles dans Ciel Paye Bâtiment. 3. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Du paramétrage de paye d'une société de Ciel Paye version 7 et supérieures Vous pouvez récupérer le paramétrage de paye de la société Exemple ou d’un des dossiers que vous avez créés en version 7.00 et supérieures. 1. Cochez l'option du paramétrage de paye d'une société de Ciel Paye version 7 et supérieures. 2. Sélectionnez le titre du dossier dont vous récupérez le paramétrage de paye. 22 Menu Dossier 3. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Fenêtre Liste de contrôle Cette fenêtre présente les principaux éléments que vous pouvez commencer à créer, en cliquant sur le bouton [Créer] correspondant : Banque, Convention collective, Caisses, Salariés, Etablissements. Vous obtenez des informations complémentaires sur ces éléments ainsi que sur les variables, rubriques, cotisations, profils salariés, tranches et tables, en cliquant sur le bouton d'aide. Par défaut, la case Je désire faire un tour rapide du logiciel est cochée. Cette option lance une séquence vidéo vous permettant de vous familiariser rapidement avec l'application. • Pour valider la création de votre dossier de paye, cliquez sur le bouton [Terminer]. Fenêtre Gestion des absences Non disponible dans Ciel Paye Millésime Ciel Paye Evolution, Ciel Paye Bâtiment et Paye Ciel Quantum vous permettent de gérer vos absences : • à partir du planning des vacances (option par défaut), • ou • à partir du module de gestion de temps. 1. Choisissez le mode de gestion des absences que vous souhaitez adopter puis cliquez sur [Ok] pour valider. 2. L'option Planning des vacances est proposée par défaut. Si vous changez le mode de gestion des absences, un message vous demande de confirmer votre choix. Le dossier en cours sera fermé. Cliquez sur [Oui]. * Pour effectuer cette opération, tous les bulletins doivent être validés. Vous pourrez par la suite gérer vos absences en fonction de l'option sélectionnée. Création d'un dossier en mode avancé Le Mode avancé est un mode complet dans lequel vous renseignez les paramètres généraux de la société. 1. Une fois l'option Mode avancé sélectionnée, cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer la création de votre dossier de paye. 23 Menu Dossier La fenêtre Création de société s'affiche. 2. Indiquez la raison sociale de votre entreprise puis la monnaie dans laquelle tous les éléments de bases de votre dossier de paye vont être saisis. Vous devez déterminer le paramétrage de paye que vous voulez récupérer. Le paramétrage de paye se compose des différents éléments de base nécessaires pour calculer et établir les bulletins de paye : variables, rubriques, cotisations, caisses, profils, etc. Pour vous éviter une saisie fastidieuse de ces éléments, il vous est proposé de récupérer un paramétrage de paye dans le dossier que vous créez. Aucun dossier n’est créé Dans ce cas, vous pouvez récupérer dans le dossier que vous créez le paramétrage de paye modèle livré avec l'application. 3. L'option du paramétrage de paye modèle étant cochée par défaut, cliquez sur le bouton [Ok] pour passer à la prochaine étape. Cette option permet de récupérer un des paramétrages de paye modèle (Standard ou par secteur d'activités), livrés avec votre logiciel. Ils contiennent les principaux éléments (variables, caisses, cotisations, profils...) nécessaires à la création des bulletins de paye. 4. Si vous voulez récupérer un paramétrage de paye, autre que Standard, cliquez sur le triangle de sélection présenté en fin de zone, sélectionnez le paramétrage correspondant au secteur d'activités de la société que vous créez : Coiffure, Animateur sportif, Hôtel, Café, Restaurant, Bâtiment. * Seuls les paramétrages Standard et Bâtiment sont disponibles dans Ciel Paye Bâtiment. 24 Menu Dossier Un ou plusieurs dossiers existent Si vous avez déjà créé un ou plusieurs dossiers avec une autre version du logiciel de paye Ciel, vous pouvez récupérer le paramétrage de paye de l'un d'eux. Selon la dernière version utilisée pour gérer ce dossier, cochez l'une des options suivantes puis cliquez dans la liste sur le titre du dossier concerné : Du paramétrage de paye d'une société de Ciel Paye version 7 et supérieures Lorsque vous venez d'installer votre paye Ciel, vous pouvez récupérer le paramétrage de paye de la société Exemple S.A. Par la suite, vous pourrez récupérer le paramétrage de paye des dossiers que vous créez en version 7.00 et supérieures. Seuls les salariés ne sont pas récupérés. Dans ce cas, cliquez dans la liste sur le titre du dossier dont vous récupérez le paramétrage de paye. D'un dossier provenant d'une version précédente de Ciel Paye (Windows ou Dos) Cette option n'est pas accessible dans le cas d'une création de dossier en euros. 1. Si le dossier est géré avec une version antérieure de votre logiciel de paye, cochez cette option pour récupérer l'ensemble de votre dossier. En effet, dans ce cas les fiches Salariés sont également récupérées. 2. Cliquez sur le titre du dossier dont vous récupérez le paramétrage de paye. Un assistant d'import s'affiche et vous guide étape par étape pour récupérer le dossier. Valider le paramétrage de paye 1. Une fois le paramétrage de paye choisi, cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Un message s'affiche et vous propose de reprendre les coordonnées saisies lors du référencement. 2. Cliquez sur [Oui] si vous souhaitez éviter une nouvelle saisie de ces éléments. La fenêtre Paramètres Société s'affiche. Vous y saisissez les paramètres généraux de votre société. Les paramètres Société Vous accédez à la fenêtre Paramètres Société dans laquelle toutes les coordonnées principales que vous avez saisies auparavant dans la fenêtre Référencement sont automatiquement reprises. Vérifiez que toutes les informations sont correctes, puis modifiez-les éventuellement. Une fois la société créée, vous pourrez compléter ces paramètres, avant d’établir les premiers bulletins de salaire, par la commande PARAMÈTRES du menu DOSSIER. Voir Paramètres, page 31. 25 Menu Dossier Ouvrir ) Menu DOSSIER - commande OUVRIR Lorsque vous ouvrez l’application La fenêtre Ouverture d’un Dossier dans laquelle vous choisissez le dossier à ouvrir s'affiche automatiquement. Lorsque l’application est ouverte Dans ce cas, plusieurs moyens sont à votre disposition pour ouvrir un dossier : • par le menu DOSSIER ou CONTEXTUEL, • par le raccourci clavier , • par le bouton situé dans l’onglet Accueil, Un seul dossier peut être ouvert à la fois. 1. Si un dossier est ouvert lorsque vous demandez l’ouverture d’un autre dossier, une fenêtre s’affiche. Un message vous demande de confirmer la fermeture du dossier. Cliquez sur le bouton [Oui]. La fenêtre Ouverture d’un dossier Elle présente par défaut la liste des dossiers accessibles à l’utilisateur. Si des droits d’accès dont définis, seuls les noms des dossiers auxquels l’utilisateur peut accéder sont présentés dans la liste. Ce bouton n’est pas disponible en version réseau. 26 Menu Dossier 2. Cliquez dans la Liste des dossiers sur le titre de celui à ouvrir. 3. Lorsque son nom renseigne la zone Nom du Dossier, validez son ouverture par [Ok]. Consulter une archive Non disponible dans Ciel Paye Millésime Vous pouvez ouvrir et consulter l’archive d’un dossier. L’archivage est réalisé avant la clôture d’un dossier. * Les données de l’archive ne sont pas modifiables. Cependant, vous avez la possibilité d’accéder aux bulletins et d’éditer les états. Dans Ciel Paye Evolution et Paye Bâtiment, seule la dernière archive créée est consultable. 1. Cliquez sur la flèche située en face du nom du dossier pour afficher les archives. 2. Sélectionnez l’archive et cliquez sur le bouton [OK]. 3. Un message vous demande de confirmer l’ouverture. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. 4. Par défaut, une archive est compressée. Cliquez sur le bouton [Oui] pour décompresser l’archive. L’archive s’ouvre et se distingue d’un dossier courant par la présence du mot «Archive» inscrit en haut à droite. Compresser un dossier Ce bouton permet de compresser les données dans un fichier afin de réduire la place occupée par les dossiers sur le disque dur. Vous utilisez ce principe particulièrement lorsque vous gérez beaucoup de dossiers de paye. Si vous ne gérez qu’un seul dossier, cette procédure est moins utile. * Ce traitement ne peut en aucun cas se substituer à la sauvegarde des données, réalisée régulièrement par la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER. Vous pouvez demander la compression d’un dossier : • en cliquant sur le bouton [Compresser], présenté dans la fenêtre Ouverture d’un dossier, • en cochant l’option Compresser le dossier, dans la fenêtre de fermeture d’un dossier. * Tant que vous n’annulez pas l’option de compression du dossier, chaque fois que vous le fermez, il est de nouveau compressé. Dans la fenêtre Ouverture d’un dossier, vous repérez qu’un dossier est archivé quand le bouton [Compresser] est inactif. 27 Menu Dossier Ouvrir un dossier compressé Par la suite, lorsque vous demandez l’ouverture d’un dossier compressé, il vous est demandé de confirmer le décompression. • Validez en cliquant sur le bouton [Oui] si c’est le cas. Annuler l’option de compression d’un dossier 1. Ouvrez le dossier compressé. 2. Validez la décompression du dossier par [Oui]. 3. Activez la commande FERMER du menu DOSSIER. 4. Décochez la case Compresser le dossier. La fenêtre suivante s’affiche : 5. Validez en cliquant sur le bouton [Oui]. Modifier le chemin d’accès Ce bouton permet de changer le chemin d’accès d’un dossier, c’est-à-dire l’emplacement où le dossier est stocké. 1. Dans la fenêtre Modifier le chemin, saisissez le nouveau chemin d'accès au répertoire de la société. 2. Cliquez sur [Ok] pour valider. Vous revenez à la fenêtre précédente. 28 Menu Dossier Fermer ) Menu DOSSIER - commande FERMER Si vous fermez le dossier par la commande Fermer du menu Dossier 1. Une fenêtre s'affiche vous demandant de confirmer sa fermeture. 2. Cliquez sur le bouton [Oui]. Dans ce cas, une fois le dossier fermé, seul le menu DOSSIER est présent dans la barre de menus de la fenêtre Application. Si vous voulez fermer le dossier pour ouvrir un autre dossier 1. Sélectionnez directement le titre du dossier à ouvrir par la commande DOSSIER RÉCENTS (accessible en mode complet) du menu DOSSIER ou CONTEXTUEL ou par la commande OUVRIR. 2. Confirmez la fermeture du dossier par le bouton [Oui]. Si vous quittez l’application Le dossier ouvert est automatiquement fermé sans que vous ayez à confirmer sa fermeture. En revanche, vous confirmez la sortie de l'application. 29 Menu Dossier Supprimer ) Menu DOSSIER - commande SUPPRIMER 1. Si un dossier est ouvert, vous devez préalablement le fermer. 2. Activez la commande SUPPRIMER. La fenêtre Suppression d'une société s'ouvre. 3. Sélectionnez la société qui doit être supprimée. * Lorsque la société contient une archive, celle-ci est également supprimée. Paye Ciel Quantum conserve un nombre illimité d’archives. Toutes les archives d’une société sont alors effacées. 4. Non disponible dans Ciel Paye (Millésime). Si vous voulez supprimer uniquement une archive d’une société, cliquez sur la flèche et sélectionnez l’archive. 5. Validez par [Ok]. Un message vous demande de confirmer la suppression de la société. Cliquez sur [Oui] si vous voulez vraiment supprimer la société. Attention ! Cette procédure est irréversible et lourde de conséquences. Nous vous conseillons vivement d’en interdire l’accès à tout utilisateur non averti. Cliquez sur ce bouton pour annuler la procédure de suppression d’une société. 30 Menu Dossier 6. Compte tenu de l’effet irréversible de cette commande, une deuxième fenêtre vous demande de confirmer la suppression de la société. 7. Cliquez sur le bouton [Détruire] pour lancer le traitement. 8. Si à ce stade vous voulez arrêter la procédure, cliquez sur le bouton [Quitter] puis, une fois dans la fenêtre Suppression d'une société, cliquez sur le bouton [Annuler]. 31 Menu Dossier Paramètres ) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES

Identification de la société Dans l’onglet Identification vous définissez les paramètres administratifs de la société. Le nom saisi à la création du dossier est proposé comme Raison sociale. Vous pouvez le modifier. 1. Renseignez les différentes zones par les données propres à la société que vous créez : Forme juridique, APE/NAF, SIREN, N°URSSAF, Réf. URSSAF, Adresse et Téléphone. Le bouton Liste , présenté à droite de la zone Forme juridique, ouvre une liste auxiliaire dans laquelle vous pouvez sélectionner une forme juridique ou en créer une nouvelle si celles proposées ne vous conviennent pas. 2. Précisez l'Activité de l'entreprise ainsi que le nom de la Personne à contacter ; informations qui doivent être fournies sur la déclaration annuelle des données sociales. 3. Si la société est Assujettie à la taxe sur les salaires, cochez cette option. 4. Précisez également l’email, le n° de téléphone et le n° de fax. Paramètres paye 1 Ils correspondent aux paramètres généraux de paye. 32 Menu Dossier 1. Sélectionnez le mois correspondant au 1er mois de paye de l’exercice social. Il commence le plus généralement en janvier et se clôture en décembre. 2. Saisissez l’Année de paye. Si vous créez les premiers bulletins de paye avec votre logiciel de paye Ciel, le premier mois de paye correspond toujours au premier mois de l’exercice, que vous établissiez les premiers bulletins à cette période ou en cours d’année. * Une fois les premiers bulletins établis, vous ne pourrez plus modifier ces deux zones. 3. Les trois zones suivantes permettent de définir le Plafond de la sécurité sociale, la valeur du SMIC horaire et le Nb heures par jour (nombre d’heures travaillées par jour dans l’entreprise). Si vous ne gérez qu’un dossier de paye, ces informations peuvent être définies à ce niveau. Pour cela, cliquez sur la case Propre au dossier et renseignez la valeur de la zone correspondante. * Si vous gérez plusieurs dossiers, il est plus judicieux de définir ces valeurs une seule fois pour tous les dossiers par la commande PARAMÈTRES GLOBAUX du menu DOSSIER. La zone Calcul automatique des bulletins en saisie cochée indique que le calcul des bulletins se fera au fur et à mesure des modifications effectuées. Dans le cas contraire, vous obtiendrez le résultat des modifications apportées dans le bulletin par le bouton [Calculer], présenté dans le bulletin ou sur la liste des bulletins par la commande CALCULER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Congés payés Le Mois de clôture de la période de référence des congés payés correspond en général au mois de mai de l’année suivante. Dans la zone Nb jour/mois, indiquez le nombre de jours de congés acquis par mois par les salariés à temps complet. En règle générale, on comptabilise 2,5 jours acquis pour 30 jours ouvrables (et dans ce cas on tient compte des samedis) ou 2,08 jours acquis pour 25 jours ouvrés. La case Report lors de la clôture cochée indique que pour chaque salarié, après clôture de la période de référence des congés, les cumuls en jours des congés payés restant dus sur l’année N sont mis à zéro et cumulés à ceux restant sur N-1, le cumul de la base de l'année N est mis à zéro et cumulé au solde de la base N-1, recalculé selon le nombre de jours restant dus sur N-1. Lors de la saisie des périodes de congés, les rubriques de congés ne sont pas intégrées dans le bulletin de la période si l'option Décalage d’un mois pour prise des congés est cochée. Elles le seront sur la période suivante. De la même manière, si l'option Tenir compte des samedis est cochée, les samedis seront intégrés au nombre de jours de congés pris. 33 Menu Dossier Effectif Fillon Cette zone permet d'automatiser le calcul de l'effectif Fillon sur l'exercice N-1. L'effectif est calculé au 31 décembre de l'année précédente. * L'option Salarié à prendre en compte dans l'effectif Fillon doit être cochée et le mode de calcul sélectionné, dans la fiche des salariés concernés. En effet, l'effectif Fillon est calculé en fonction des données de la fiche salarié. 1. Par défaut, la variable est EFF. Si cette variable n'est pas dans votre dossier, choisissez celle correspondant à l'effectif Fillon, en cliquant sur le bouton . 2. Cliquez sur le bouton [Calculer]. L'effectif calculé s'affiche alors dans la zone Valeur. Si vous avez débuté votre activité sur l'année 1. Saisissez l'effectif manuellement dans la zone Valeur. 2. Ne cliquez pas sur le bouton [Calculer]. Mode de calcul de la réduction Fillon Dans le cadre de l'annualisation du calcul de la réduction Fillon, qui prendra effet en 2011, vous pouvez choisir la méthode de régularisation : • Régularisation progressive : chaque mois, le logiciel vérifie les éléments de paye des mois précédents et du mois en cours. • Régularisation annuelle : en fin d'année, le logiciel vérifie les éléments de paye des mois précédents et du mois en cours sur les derniers bulletins. Attention ! Le calcul de l'effectif Fillon est uniquement valable pour les entreprises qui ont un historique de bulletin sur n-1. 34 Menu Dossier Paramètres paye 2 Heures normales travaillées Depuis le passage aux 35 heures, le Nombre d’heures normales travaillées par mois est fixé à 151,67 heures. Cette valeur est utilisée pour renseigner la variable HMOISDOS. Voir Variables, page 177. Temps partiel Vous fixez les données relatives au calcul du temps partiel : • le nombre d’Heures maximum qu’un salarié doit effectuer pour entrer dans la catégorie temps partiel (en règle générale 136 heures), • le Taux d’abattement à appliquer pour calculer le taux des cotisations patronales, • le nombre d’Heures minimum et le nombre d’Heures maximum que doit effectuer le salarié pour que ce taux d’abattement soit appliqué. L Consultez l’Infopaye, rubrique La gestion du temps partiel. Abattement pour frais professionnels Si les salariés bénéficient de frais professionnels et si un seul seuil d’abattement est utilisé, saisissez dans la zone Limite la valeur limite correspondante en euros. Le taux 35 Menu Dossier d’abattement de la base des cotisations salariales, saisi dans la fiche Salarié, sera appliqué jusqu'à hauteur de cette valeur. Cette valeur est automatiquement reportée dans la fiche des salariés que vous créez. * Si plusieurs seuils d’abattement sont utilisés, il faut les renseigner directement dans la fiche Salarié. Gestion des absences Non disponible dans Ciel Paye Millésime Vous pouvez de gérer vos absences de deux façons : • à partir du planning des vacances (option par défaut), • à partir du module de gestion de temps. 1. Choisissez le mode de gestion des absences que vous voulez adopter puis cliquez sur le bouton [Ok]. L'option Planning des vacances est proposée par défaut. Si vous changez le mode de gestion des absences, un message vous demande de confirmer votre choix. Le dossier en cours sera fermé. Cliquez sur [Oui]. * Pour effectuer cette opération, tous les bulletins doivent être validés. Vous pourrez par la suite gérer vos absences en fonction de l'option sélectionnée. L Pour des informations détaillées, reportez-vous au Planning des vacances, page 334. ou à la Gestion de temps, page 163. Droit Individuel à la Formation (DIF) Cette zone permet de renseigner les informations générales sur le Droit Individuel à la Formation. Ce droit permet aux salariés ayant une certaine ancienneté dans l'entreprise de bénéficier de formations professionnelles. 36 Menu Dossier 1. Saisissez le nombre d'heures annuel acquis au titre du DIF. Par défaut, la valeur est de 20h. Les droits au DIF peuvent être cumulés sur 6 ans. Vous pouvez donc capitaliser 120 heures (valeur par défaut) de formation. Saisissez le nombre d'heures total cumulé. * Le plafond légal est de 120 heures sauf dispositions d'une convention ou d'un accord collectif de branche ou d'entreprise. 2. Sélectionnez le type de Mise à jour du DIF que vous souhaitez adopter : • A la validation des bulletins : calcul du DIF lors de la validation de chaque bulletin de paye. Le salarié acquiert 1/12 du nombre d'heures DIF par an à la validation de chaque bulletin. Le compteur annuel est remis à zéro à la clôture du dossier. • A la clôture du dossier : calcul du DIF à la clôture de l'exercice c'est à dire à terme échu sur une année. • A une date que je choisirais lors de la clôture : calcul du DIF à une date que vous déterminerez lors de la Clôture du DIF. Salariés Si vous cochez l'option Test du salaire minimum conventionnel, dans les fiches salariés que vous créerez, la case Tester la valeur du Salaire Minimum Conventionnel sera automatiquement cochée. 3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider et refermer la fenêtre de paramétrage. Rappel légal ! Le 7 mai 2004 correspond à la date d'entrée en vigueur du DIF. En principe, le DIF est acquis à terme échu, soit le 7 mai 2005. Le salarié ayant un an d'ancienneté au 7 mai 2005 bénéficie de 20 heures de droit à la formation en mai 2005. Légalement, les heures de formation réalisées dans le cadre du DIF sont effectuées en totalité hors temps de travail. Mais, un accord collectif de branche ou d'entreprise peut prévoir la mise en œuvre du DIF sur le temps de travail. Le salarié qui effectue son DIF en dehors du temps de travail bénéficie alors d'une allocation de formation égale à 50% de son salaire horaire net habituel. 37 Menu Dossier Paramètres paye 3 Valorisation des congés payés Indiquez la Méthode de valorisation retenue pour calculer les congés payés : • Aucune Retenez cette option si vous ne voulez pas valoriser automatiquement les congés. • Règle de maintien du salaire Indépendamment des congés dus et pris sur une période donnée, le salaire est maintenu pour la période. • Règle la plus favorable au salarié La rubrique d'Absence pour congés payés est calculée selon le taux horaire de base, celle d'Indemnités pour congés, selon la méthode la plus favorable au salarié. Dans la zone Nombre d’heures par jour de CP, saisissez le nombre d’heures pour une journée de congés payés, valeur utilisée pour calculer le taux horaire de congés payés. Dans le paramétrage de paye modèle, le code des rubriques permettant le calcul des congés payés vous est proposé, soit la rubrique R702 Absences pour congés payés et la rubrique R703 Indemnités pour congés payés. L Consultez l’Infopaye, rubrique Les congés payés. L’application calcule automatiquement l'indemnité compensatrice de congés payés. Par défaut, la rubrique R705 est sélectionnée. Si votre dossier a été mis à jour, cette rubrique est vide. Choisissez la règle de calcul des congés payés : règle la plus favorable, règle du maintien de salaire, règle du dixième. * Pour tous les motifs de sortie excepté le licenciement pour faute lourde, l'indemnité compensatrice de congés payé se calcule sur N-1 et N, en tenant compte du mode de valorisation choisi. Dans le cas d'un licenciement pour faute lourde, le calcul se fait toujours en tenant compte du mode de valorisation choisi mais uniquement sur N-1. Congés RTT Vous devez renseigner le nombre de jours de RTT attribué à l'année pour les salariés concernés par les congés RTT. Ce nombre est généralement de 10 jours par an ; il correspond à la différence entre l’estimation des jours travaillés avant la loi (227 jours par an après déduction des jours fériés ) et le plafond fixé par l’accord ou la convention (217 jours par an). Vous l'adapterez d'une année sur l'autre en fonction des jours fériés, report de congés payés, et des jours compte épargne temps. Cette valeur est utilisée dans le calcul du nombre de congés RTT dus par salarié. L Consultez l’Infopaye, rubrique La gestion des 35 heures. 38 Menu Dossier Options d’édition A ce stade, cochez les options de votre choix pour commander l’impression des cumuls en jours de congés payés, de congés RTT, de la date d’ancienneté du salarié, des codes de cotisations et de rubriques. * Le paramétrage défini dans les paramètres de paye pour l'Edition des CP sur bulletin est proposé par défaut lorsque vous créez les fiches salariés mais vous pourrez le modifier à ce stade. Lors de l'impression des bulletins, le logiciel tient compte de l'information définie dans la fiche de chaque salarié. Le texte saisi dans la zone Mention en bas d’édition s’affichera en bas à gauche des états. Calendrier Vous pouvez afficher les absences dans le bulletin de paie. 1. Choisissez la période à afficher : • Période en cours : imprime les absences de la période du bulletin (absence du mois en cours). OU • Période précédente : imprime les absences de la période m-1 du bulletin (absences du mois précédent). 2. Cochez le type d'absences à éditer sur le bulletin : CP, RTT, DIF, Repos et Jours d'arrêt. * Le type Jours d’arrêt n’est pas disponible dans Ciel Paye (Millésime). 39 Menu Dossier Paramètres D.U.C.S Vous pouvez à partir de l’onglet D.U.C.S obtenir des informations détaillées sur la télédéclaration de la DUCS et sur le moyen d’y souscrire auprès des organismes sociaux. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton . 2. Vous pouvez directement souscrire à Ciel DirectDéclaration Social en cliquant sur le bouton [Souscrire]. 3. Cochez l'option Je veux procéder à des envois tests si vous souhaitez envoyer votre déclaration en mode test. 4. Dans la partie Emetteur, sélectionnez qui prend en charge la transmission : • Contact entreprise : la déclaration est établie et transmise par l'entreprise. • Tiers déclarant : la déclaration est établie par un Tiers/Rédacteur mandaté par une entreprise et prend en charge la transmission. Attention ! La souscription à Ciel DirectDéclaration Social nécessite en parallèle une adhésion directe (télédéclaration et/ou télérèglement) à la téléprocédure EDI DUCS auprès des organismes de protection sociale (URSSAF, Pôle Emploi, IRC). 40 Menu Dossier 5. Indiquez la civilité, les nom et prénom de la personne en charge de la déclaration ainsi que son adresse E-mail. Le bouton vous permet de sélectionner une adresse depuis le logiciel de messagerie installé sur votre ordinateur. 6. Si vous êtes Tiers déclarant, saisissez aussi votre Numéro de SIRET permettant de vous identifier. DADS La déclaration annuelle des salaires peut être effectuée : • en ligne : DADSNET • par télédéclaration : DADS-U. Dans ces deux cas, la déclaration est dite dématérialisée. 1. Si vous utilisez un de ces modes de déclaration, cochez l’option Elle est dématérialisée. * En revanche, pour une déclaration papier ne cochez pas cette option. 2. De même, vous devez spécifier si les rémunérations de Décembre sont incluses dans la déclaration. Si oui, cochez l’option correspondante. Dans le cas contraire (paye décalée ou autres cas spécifiques), ne cochez pas cette option. Paramètres I.J.S.S. Non disponible dans Ciel Paye Millésime * Si vous optez pour une gestion automatique des Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS), renseignez les zones de cet onglet. Vous allez définir ici le mode de calcul des IJSS et paramétrer tous les éléments qui sont pris en compte dans le calcul de ces indemnités (en cas d'arrêt de travail). Mode de calcul des IJSS 1. Indiquez si le salarié bénéficie d'un maintien de salaire sur le brut ou sur le net. 2. En cas de Subrogation, cochez la case correspondante. La subrogation signifie que l’employeur perçoit directement à la place du salarié les Indemnités Journalières de Sécurité Sociale versées. Attention ! Si vous êtes Tiers déclarant, vous devez effectuer également une demande d’adhé- sion à la procédure de télédéclaration et à la procédure de télérèglement. 41 Menu Dossier Maintien de salaire sur le brut Vous sélectionnez l'option sur le brut ... Dans ce cas : La rubrique rattachée aux IJSS déduites sera insérée dans le bulletin après le salaire de base. Le montant indiqué dans la zone Montant net des IJSS du bulletin sera pris en compte. Vous sélectionnez l'option sur le brut et vous demandez la subrogation ... Dans ce cas : La rubrique rattachée aux IJSS déduites sera insérée dans le bulletin après le salaire de base. La rubrique rattachée aux IJSS versées sera insérée dans le bulletin avant le Net à payer. Le montant indiqué dans la zone Montant net des IJSS du bulletin sera pris en compte. Maintien de salaire sur le net Vous sélectionnez l'option sur le net... Dans ce cas : • Le montant net à payer sera mémorisé. • La rubrique rattachée aux IJSS déduites sera insérée dans le bulletin après le salaire de base. • Le montant indiqué dans la zone Montant net des IJSS du bulletin sera pris en compte. • La rubrique rattachée aux IJSS versées sera insérée dans le bulletin avant le Net à payer. • Le montant indiqué dans la zone Montant net des IJSS du bulletin sera pris en compte. • Le montant Net à payer sera rétabli. Vous sélectionnez l'option sur le net et vous demandez la subrogation ... Dans ce cas : • Le montant net à payer sera mémorisé. • La rubrique rattachée aux IJSS déduites sera insérée dans le bulletin après le salaire de base. • Le montant indiqué dans la zone Montant net des IJSS du bulletin sera pris en compte. • La rubrique rattachée aux IJSS versées sera insérée dans le bulletin avant le Net à payer. Attention ! Dans ce cas (maintien de salaire sans subrogation), les IJSS versées seront à ce stade supprimées du bulletin. 42 Menu Dossier • Le montant indiqué dans la zone Montant net des IJSS du bulletin sera pris en compte. • Le montant Net à payer sera rétabli. • La rubrique IJSSGN sera insérée dans le bulletin avant le Salaire brut. • Le calcul sera le suivant : SBRUT avant paye inversée - SBRUT après paye inversée - IJSS déduites. • Le salaire de base sera rétabli. Paramétrages Les informations de cette zone dépendent du type de Maintien de salaire pratiqué. 3. Renseignez en fonction de votre convention collective, les rubriques et les variables qui participent au calcul des IJSS. Pour cela, cliquez sur le bouton . La fenêtre ouvre la liste des rubriques ou des variables. 4. Sélectionnez, les rubriques associées : • au maintien de salaire, • aux IJSS déduites, • aux IJSS versées, • au montant de la retenue pour garantie du net. 5. Sélectionnez, les variables associées : • au maintien du salaire, • aux IJSS, • au montant de la retenue pour garantie du net. * Une rubrique ne peut être sélectionnée qu'une fois. Les rubriques sélectionnées ici seront insérées dans le bulletin de salaire. Les variables sont prises en compte dans le calcul des rubriques. 6. Cliquez sur [Ok] pour valider. 43 Menu Dossier Paramètres Gestion de temps Non disponible dans Ciel Paye Millésime ) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES GESTION DE TEMPS Cette commande vous permet de définir les paramètres collectifs d'une gestion de temps au sein de votre entreprise, à savoir les contraintes d'accord RTT, les modalités de gestion des salariés cadres et non cadres, les différents types de modulation horaire, etc. Ces paramètres correspondent à des règles de fonctionnement général qui sont appliquées dans l'entreprise. * Ces valeurs peuvent être modifiées en cours d'année suivant les évolutions de la législation. Par la suite, si lors de la mise en place des plannings prévisionnels, un des paramètres se révèle non conforme aux seuils définis, le système d'alerte pour lequel vous avez opté sera déclenché. Voir Gestion de temps, page 163. Exemple Aucun salarié de votre entreprise ne doit travailler plus de 10 heures par jour. Dans la partie Nombre d'heures travaillées / jour, sélectionnez Avertissement comme Comportement, puis 10.00 en Durée maximum. Lors de la saisie des feuilles de temps, si une des journées d'un salarié excède les 10 heures de travail effectif, un message d'alerte vous le signalera. Ce système de contrôle doit également être défini de manière individuelle, au niveau de chaque fiche salarié. Voir Onglet Affectation, page 121. Indiquez si le compteur de temps s'effectue, par défaut, en jour ou en heure. Pour chaque élément, définissez un système d'alerte... ... puis un seuil d'alerte à ne pas dépasser. 44 Menu Dossier Paramètres globaux ) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES GLOBAUX Si vous voulez modifier les valeurs du Plafond de la sécurité sociale, du SMIC horaire et du Nombre d’heures par jour (nombre d’heures travaillées par jour dans l’entreprise), ainsi que les valeurs nécessaires au calcul de la taxe sur les salaires pour l’ensemble de vos dossiers, mieux vaut effectuer la modification dans les paramètres globaux. Les valeurs sont intégrées à votre logiciel lors de son installation puis elles sont complétées lors des mises à jour de l’application. Activez la commande PARAMÈTRES GLOBAUX du menu DOSSIER. La fenêtre suivante s’affiche: Votre logiciel conserve les paramètres et il vous est proposé les valeurs de la période en cours et celles des trois dernières années. Les valeurs utilisées pour les calculs sont celles correspondantes à la période concernée. Exemple Pour un bulletin de janvier 2011, le Plafond utilisé est 2946 au 01/01/11 et le SMIC horaire utilisé est 9.00 au 01/01/11. 45 Menu Dossier Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer une valeur en cliquant sur le bouton . Une fenêtre s'affiche. 1. Pour ajouter une valeur qui sera intégrée aux paramètres globaux, cliquez sur le bouton [Créer]. Une nouvelle fenêtre s'ouvre. * En version réseau, seul l’utilisateur Maître peut modifier, supprimer ou ajouter une valeur. 2. Indiquez la date à partir de laquelle la nouvelle valeur prend effet. 3. Saisissez la nouvelle valeur. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre précédente. 5. Cliquez sur le bouton [Fermer]. 46 Menu Dossier Sauvegarde ) Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE Ce traitement est essentiel. Il vous permet de sauvegarder vos données vers une autre application. Personne n’étant à l’abri d’une coupure de courant inopinée, la sauvegarde vous permet de conserver les données des dossiers, en vue de les réutiliser en cas de problème sur le disque ou les fichiers, faute de quoi vous pourriez perdre des jours, voire des semaines de travail ! Une bonne gestion des sauvegardes s’avère donc indispensable. Nous vous conseillons de réaliser la sauvegarde de chaque dossier, une fois par mois, après avoir établi et validé les bulletins de la période et imprimé les documents nécessaires. Selon la taille du dossier, une ou plusieurs disquettes formatées sont nécessaires. Vous pouvez utiliser le même jeu de sauvegardes, d’un mois sur l’autre, mais pour plus de sécurité mieux vaut utiliser un jeu de sauvegardes différent par mois. * Les fichiers de sauvegarde AHC comporte désormais la date et l’heure à laquelle les sauvegardes ont été réalisées. 1. Activez la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER. Si un dossier est ouvert, vous devez confirmer sa fermeture en cliquant sur le bouton [Oui]. Vous accédez à la fenêtre Sauvegarde. Vous pouvez choisir de sauvegarder les données du dossier et/ou les données de paramétrage ainsi que les archives liées au dossier. Cette option n’est pas disponible dans Ciel Paye (Millésime) 47 Menu Dossier * En version réseau, seul l'utilisateur Maître peut choisir les données à sauvegarder. • Données du dossier : il s'agit des éléments constituant votre dossier tels que la liste des salariés, les bulletins de paye, etc. • Données de paramétrage : il s'agit de vos personnalisations de présentation, de vos modèles de bulletins. • Option non disponible dans Ciel Paye (Millésime) Archives avant clôture : il s’agit des archives du dossier réalisées lors de la clôture annuelle. Dans Ciel Paye Evolution et Paye Bâtiment, seule la dernière archive avant clôture est conservée. 2. Ces options sont cochées par défaut. Décochez une de ces options si vous le souhaitez. 3. Sélectionnez le lecteur sur lequel vous sauvegardez le dossier. Si votre ordinateur est équipé d’un seul lecteur de disquettes, c’est celui-là qui est proposé par défaut. Vous pouvez également effectuer la sauvegarde sur un autre endroit du disque, sur un streamer ou encore un lecteur zip. 4. Pour cela, cochez l'option Autre emplacement et précisez sur quel support la sauvegarde sera effectuée. Vous pouvez sélectionner le support de votre choix dans la liste que vous ouvrez en cliquant sur le bouton [Ouverture dossier], présenté en fin de zone. 5. Validez la sélection du lecteur en cliquant sur [Ok]. Sauvegarde sur disquettes Si vous avez opté pour une sauvegarde sur disquette, la fenêtre vous demandant d’insérer la première disquette s’affiche. 1. Insérez la disquette 1 de sauvegarde dans le lecteur de disquettes et validez par [Ok]. Si la disquette que vous insérez dans le lecteur contient des informations, le logiciel le détecte et vous propose différentes options. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à votre choix : • [Effacer] toutes les données présentes sur la disquette et continuer la sauvegarde. • [Ne pas effacer] les données présentes sur la disquette et continuer la sauvegarde. • [Autre disquette] : remplacez la disquette insérée dans le lecteur par une autre disquette et cliquez sur [Ok]. Si la sauvegarde se compose de plusieurs disquettes, le logiciel vous demande d’insérer la disquette suivante quand cela est nécessaire. 3. Remplacez la disquette insérée dans le lecteur par la suivante et cliquez sur [Ok] pour continuer le traitement. 48 Menu Dossier 4. Etiquetez la disquette en indiquant son ordre de passage car elle devra être impérativement insérée dans le même ordre lors de la restauration des données. 49 Menu Dossier Restauration ) Menu DOSSIER - commande RESTAURATION Lorsqu’il n’est pas possible de réparer un dossier endommagé, vous avez la possibilité de récupérer les données précédemment sauvegardées. 1. Ouvrez la société à restaurer. En effet, si aucun dossier n'est ouvert, la commande RESTAURATION est inactive ; son titre est grisé dans le menu DOSSIER. 2. Activez la commande RESTAURATION. 3. Il vous est demandé de confirmer sa fermeture. Cliquez sur le bouton [Oui]. La fenêtre Restauration s'affiche. Restauration à partir d’une disquette 1. Sélectionnez le lecteur de disquettes à partir duquel vous restaurez les données du dossier. 2. Si vous effectuez la restauration d'un jeu de sauvegarde sur disquette, insérez la disquette 1 de sauvegarde dans le lecteur prévu à cet effet. 3. Cliquez sur [Ok]. Une fenêtre de confirmation s'ouvre. Elle vous rappelle les caractéristiques de la sauvegarde (date, chemin d'accès, dossier) afin que vous puissiez contrôler qu'il s'agit du bon jeu de sauvegardes à restaurer. 4. Cliquez sur le bouton [Restaurer] pour lancer le traitement. Si la sauvegarde se compose de plusieurs disquettes, le logiciel vous demande d’insérer la disquette suivante quand cela est nécessaire. 5. Remplacez la disquette insérée dans le lecteur par la suivante. 6. Cliquez sur [Ok] pour continuer. A la fin du traitement, le dossier restauré est ouvert. Attention ! Avant de restaurer un dossier de paye, effectuez une sauvegarde du dossier endommagé sur un support différent de celui utilisé habituellement pour la sauvegarde mensuelle. 50 Menu Dossier Restauration à partir d’un autre support Le principe est le même si vous souhaitez restaurer votre dossier sur un disque dur externe ou un autre support. Vous pouvez choisir de restaurer les données du dossier et/ou les données de paramétrage ainsi que l’archive avant clôture. * En version réseau, seul l'utilisateur Maître peut choisir les données à restaurer. • Données du dossier : il s'agit des éléments constituant votre dossier tels que la liste des salariés, les bulletins de paye, etc. • Données de paramétrage : il s'agit de vos personnalisations de présentation, de vos modèles de bulletins. • Option non disponible dans Ciel Paye (Millésime) Archives avant clôture : il s’agit des archives du dossier réalisées lors de la clôture annuelle. Dans Ciel Paye Evolution et Paye Bâtiment, seule la dernière archive avant clôture est conservée. 1. Ces options sont cochées par défaut. Décochez-les si vous le souhaitez. 2. Sélectionnez votre support en cliquant sur le bouton . La liste des fichiers AHC (fichiers de sauvegarde) présents dans le répertoire s'affiche. 3. Cliquez sur le bouton [Ok]. 4. Non disponible dans Ciel Paye (Millésime). Si une archive de la même année existe déjà, un message vous en avertit. Selon la version de votre logiciel, le message diffère : • Dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment : cliquez sur le bouton [Continuer] pour créer une nouvelle archive. Sinon, cliquez sur le bouton [Annuler] puis pensez à décocher l’option Archives avant la clôture. • Dans Paye Ciel Quantum : cliquez sur le bouton [Remplacer] pour écraser l’archive existante ou sur le bouton [Ne pas archiver] pour conserver l’archive. 51 Menu Dossier e-Sauvegarde ) Menu DOSSIER - commande E-SAUVEGARDE La sauvegarde de vos données est un traitement essentiel dans la bonne tenue de vos dossiers. En effet, 90 % des sociétés qui doivent faire face à des pertes de données informatiques (suite à une panne, un vol de matériel, un incendie, etc.) disparaissent dans les 2 ans qui suivent ces pertes. D'où l'importance d'un système de sauvegarde toujours plus sécurisé et performant. C'est pourquoi Ciel met à votre disposition un système de sauvegarde en ligne, Ciel e-Sauvegarde, permettant une protection optimale de vos données ; en les conservant hors des locaux de l'entreprise, cette sauvegarde par externalisation représente l'une des meilleures solutions pour un archivage informatique La mise en oeuvre et l'utilisation de e-Sauvegarde nécessitent : • Internet Explorer 5.5 ou supérieure (version 6 SP1 conseillée), • une connexion Internet, • un logiciel de messagerie, • un abonnement à l'offre Ciel e-Sauvegarde pour utiliser cette fonctionnalité au-delà de l'offre d'essai dont vous bénéficiez. * A ce titre, nous vous invitons à vous reporter aux conditions générales de souscription à l'offre Ciel e-Sauvegarde. Création du site Lorsque vous lancez la commande E -SAUVEGARDE pour la première fois, seule la fonction CRÉER LE SITE est accessible. La fonction E-SAUVEGARDE dispose d'un assistant de connexion qui facilite la création de votre site de sauvegarde. 52 Menu Dossier Etape 1 1. Dans cette première étape, saisissez votre Code client Ciel. Ce code client vous est remis lors du référencement de votre logiciel auprès du Département Services de Ciel. Il précise notamment votre souscription à l'offre Ciel e-Sauvegarde. Par conséquent, si votre code est incorrect ou erroné, un message vous le signale. 2. Cliquez sur le lien Conditions générales d'utilisation de Ciel e-Sauvegarde pour prendre connaissance de l'abonnement à l'offre Ciel e-Sauvegarde. 3. Une fois les termes de l'offre lus, vous revenez sur l'étape 1 de l'Assistant de connexion. Cochez la case J'accepte les conditions générales d'utilisation de Ciel e-Sauvegarde pour passer à l'étape suivante de création de site. 4. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 53 Menu Dossier Etape 2 L'adresse Internet complète de votre site e-Sauvegarde vous est indiquée. 1. Renseignez vos paramètres d'identification en tant qu'administrateur du site, à savoir : • votre adresse e-mail, pour vous identifier facilement en tant qu'administrateur ; • votre mot de passe que vous confirmez en le saisissant à deux reprises, pour une sécurité et une confidentialité maximales de l'accès au site. * Ces paramètres, qui protègent l'accès à l'espace d'administration de votre site, vous seront demandés à chaque fois que vous souhaiterez vous connecter au site eSauvegarde. 2. Cliquez sur [Suivant>] pour continuer le paramétrage de connexion au site e-Sauvegarde. 54 Menu Dossier Etape 3 Les coordonnées saisies lors de la procédure de référencement de votre logiciel sont reprises dans cette étape. Vérifiez que le nom de la Société, du Contact et le numéro de Téléphone sont corrects. Modifiez-les si nécessaire puis cliquez sur le bouton [Suivant]. * Ces informations sont obligatoires et essentielles pour réaliser la création du site eSauvegarde. Veillez par conséquent à leur exactitude. 55 Menu Dossier Etape 4 Cette dernière étape vous permet de lancer la création du site et d'y accéder. 1. Après avoir pris connaissance des informations qui vous sont données dans cette dernière fenêtre, cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer le processus de création. Un message vous indique que la création du site s'est bien passée. 2. Cliquez sur le bouton [Ok] pour accéder à votre site. Votre site e-Sauvegarde est à présent créé. * Un mail de confirmation vous est également envoyé via votre messagerie électronique. Connecter un autre logiciel Ciel au site e-Sauvegarde à partir d'un autre ordinateur... Nous vous rappelons que si vous possédez plusieurs applications Ciel, vous pouvez souscrire un abonnement e-Sauvegarde pour chacun des logiciels que vous possédez. Cela vous permettra d'archiver les données de vos dossiers sur un seul et même site Internet. Si vous installez toutes ces applications à partir du même poste, l'opération de création de site ne doit être réalisée qu'une seule fois pour tous les produits Ciel auxquels vous avez souscrit l'abonnement. En revanche, si vous souhaitez connecter des logiciels Ciel à partir de postes différents, vous devez, dans ce cas, synchroniser vos logiciel au site déjà créé. 56 Menu Dossier Activez la commande CRÉER LE SITE comme nous venons de le voir. Si vous avez déjà créé un site de sauvegarde en ligne pour un autre de vos logiciels, l'assistant de connexion n'est alors composé que de deux étapes : Une vérification de vos droits d'accès est réalisée afin de synchroniser vos applications et le service Ciel e-Sauvegarde. Vous êtes maintenant prêt à réaliser les sauvegardes en ligne de tous les produits Ciel pour lesquels vous avez souscrit une offre e-Sauvegarde. Si vous avez oublié votre mot de passe... A partir de la page d'accueil de votre site e-Sauvegarde, cliquez sur le lien hypertexte J'ai perdu mon mot de passe. Vous accédez alors à la rubrique e-Sauvegarde du site Ciel ; toutes les explications vous sont données sur les démarches à suivre pour récupérer votre mot de passe. la première étape dans laquelle vous indiquez votre code client et acceptez les conditions générales d'utilisation ; la seconde étape dans laquelle vous saisissez votre adresse e-mail et votre mot de passe administrateur. 57 Menu Dossier Réaliser une sauvegarde en ligne Une fois votre site créé, vous pouvez effectuer la sauvegarde de votre dossier sur votre site et sauvegarder ainsi en toute sécurité les données informatiques de votre entreprise. 1. Sélectionnez le menu DOSSIER - E-SAUVEGARDE, puis activez la commande SAUVEGARDER. 2. Vous accédez à la fenêtre Option de sauvegarde dans laquelle vous pouvez saisir quelques lignes explicatives ou donner une description de la sauvegarde. Cela vous permettra de l'identifier facilement et rapidement sur votre site ou via le Gestionnaire de sauvegardes et d’archives. L'option Archiver la sauvegarde cochée vous permet de stocker la sauvegarde en archive. Une archive est une sauvegarde complète et définitive des données à un moment précis. 3. Cliquez sur le bouton [Démarrer]. La sauvegarde du dossier est d'abord réalisée sur votre disque puis elle est transférée vers votre site e-Sauvegarde. A la fin du traitement, un message vous informe que la sauvegarde a été réalisée avec succès. Accéder au site La commande ACCÉDER AU SITE vous permet de vous connecter à votre site e-Sauvegarde. Identifiez-vous en saisissant votre adresse e-mail ainsi que le mot de passe que vous avez défini lors de la création, puis cliquez sur le lien hypertexte Envoi. Restaurer une sauvegarde ...réalisée avec e-Sauvegarde version 1 1. A partir de votre logiciel, sélectionnez le menu DOSSIER - E-SAUVEGARDE, puis activez la commande ACCÉDER AU SITE. 2. Cliquez sur le lien Archives de la barre de navigation horizontale de votre site. 3. Cliquez ensuite sur le dossier Archives e-Sauvegarde V.1 puis sélectionnez la sauvegarde à restaurer. 58 Menu Dossier 4. Dans la fenêtre qui s'ouvre, indiquez le répertoire dans lequel vous souhaitez copier la sauvegarde. 5. Une fois le téléchargement terminé, activez la commande RESTAURATION du menu DOSSIER et sélectionnez le fichier téléchargé précédemment. ...réalisée avec e-Sauvegarde version 2 1. A partir de votre logiciel, sélectionnez le menu DOSSIER - E -SAUVEGARDE, puis activez la commande RESTAURATION. La fenêtre Gestionnaire de sauvegardes et d'archives s'ouvre : 2. Dans la partie inférieure de la fenêtre, sélectionnez la sauvegarde à restaurer puis cliquez sur le bouton [Restaurer une sauvegarde], ou activez la commande RESTAURER du menu CONTEXTUEL (clic droit). Une fois le téléchargement de la sauvegarde terminé, le gestionnaire se ferme automatiquement afin d’effectuer la restauration. Attention ! Dans la zone Dossier Société, vérifiez que le dossier sélectionné correspond bien à celui dans lequel vous travaillez actuellement. 59 Menu Dossier Transférer une sauvegarde en archive 1. Pour transférer une sauvegarde en archive, sélectionnez-la dans la partie inférieure de la fenêtre puis : • cliquez sur l’icone , • ou activez la commande ARCHIVER du menu contextuel (clic droit). 2. Pour quitter le gestionnaire, sélectionnez la commande QUITTER du menu FICHIER. Restaurer une archive 1. Cliquez sur l'onglet Archives. 2. Dans la partie inférieure de la fenêtre, sélectionnez l'archive à restaurer puis : • cliquez sur l’icone , • ou activez la commande RESTAURER du menu contextuel (clic droit). Une fois le téléchargement de l'archive terminé, le gestionnaire se ferme automatiquement afin d'effectuer la restauration. Supprimer une archive 1. Pour supprimer une archive, sélectionnez-la puis : • cliquez sur l’icone , • ou activez la commande SUPPRIMER du menu contextuel (clic droit). 2. Pour quitter le gestionnaire, sélectionnez la commande QUITTER du menu FICHIER. Supprimer le site La commande SUPPRIMER LE SITE vous permet d'effacer toutes traces des paramètres de votre site e-Sauvegarde sur votre disque ainsi que sur le serveur. 1. Dans la fenêtre Suppression de site, précisez votre identifiant administrateur, qui correspond à votre adresse e-mail. 2. Saisissez votre mot de passe administrateur, identique à celui que vous avez saisi lors de la création du site. 3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer le traitement. Si vous avez oublié votre mot de passe... Cliquez sur le bouton [J'ai perdu mon mot de passe]. Vous accédez à la rubrique e-Sauvegarde du site Ciel ; toutes les explications vous sont données sur les démarches à suivre pour récupérer votre mot de passe. 60 Menu Dossier Mise en page ) Menu DOSSIER - commande MISE EN PAGE Cette commande n'est accessible qu'à partir de la fenêtre Aperçu avant impression. Elle vous permet de consulter les paramètres Windows de l'imprimante à laquelle vous êtes connecté par défaut. Voir Imprimante, page 73. 61 Menu Dossier Imprimer ) Menu DOSSIER - commande IMPRIMER

Les différents types d’impression On distingue trois types d’impression. Les listes Les listes correspondent aux éléments du paramétrage de paye (caisses, variables, rubriques, cotisations, etc.) que vous obtenez par les commandes du menu BASES ainsi qu’aux bulletins de paye et aux historiques des bulletins. Pour imprimer une liste, vous devez activer la commande correspondante. Exemple Lors de la mise en place d’un nouveau dossier, vous imprimez les listes nécessaires afin d’obtenir les derniers éléments définis. Par exemple, activez la commande CAISSES pour imprimer la liste de toutes les caisses existantes. Les documents Des documents prédéfinis sont fournis avec votre application Ciel pour vous permettre d’imprimer le détail des éléments du paramétrage de paye (détail d’une fiche Salarié par exemple). De la même manière pour imprimer les bulletins de paye, plusieurs modèles de documents prédéfinis sont fournis avec le logiciel. Préalablement à l'impression de n’importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin, certains paramétrages nécessaires à l’impression. Les états standards Les états standards correspondent à toutes les éditions que vous pouvez calculer et imprimer par les commandes du menu ETATS ou par les icones correspondants, présentés dans la barre de navigation. Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec votre logiciel Ciel doit être effectué au niveau du système d’exploitation Windows en sélectionnant respectivement les menus DÉMARRER, PARAMÈTRES et IMPRIMANTES. L Consultez le manuel de votre système d’exploitation Windows pour plus de détails. Attention ! Contrairement aux listes, le format et la présentation des documents prédéfinis ne peuvent pas être modifiés. 62 Menu Dossier Imprimer une liste ou un document Pour imprimer une liste d’éléments ou le détail de l’un d’eux, vous devez préalablement activer la commande correspondante. Exemple Pour imprimer la fiche d’un salarié, ouvrez la liste des salariés en activant la commande SALARIÉS du menu BASES. De la même manière, pour imprimer un bulletin de paye, vous devez ouvrir la liste des bulletins. Modifier la présentation de la liste à imprimer Par défaut, la liste est imprimée telle qu’elle est présentée dans la fenêtre. En modifiant la présentation des colonnes dans la fenêtre Liste, par la commande PROPRIÉTÉS du menu FONCTIONS, vous modifiez aussi le format d’impression courant. A ce stade, dans l’onglet Options, vous pouvez également commander ou non l’impression du Cadre, des Traits horizontaux et Verticaux et définir la Hauteur des titres de colonnes. Choisir les données à imprimer Sélectionner les fiches 1. Dans la liste, cliquez sur la ligne correspondant à l'élément à imprimer. * Pour imprimer plusieurs fiches en même temps, utilisez plutôt le principe du marquage. Marquer les fiches 2. Cliquez sur la ligne correspondant à l’élément à imprimer. 3. Choisissez la commande MARQUER/DÉMARQUER par les menus FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Un carré de couleur s'affiche dans l’en-tête de la ligne marquée. Procédez ainsi pour tous les éléments à imprimer. Effectuer une recherche Vous pouvez aussi effectuer préalablement une recherche sur la liste par les commandes RECHERCHER ou RECHERCHE MULTICRITÈRE des menus FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Demander l’impression ou l’aperçu d’une liste ou document ) Menu DOSSIER - commande IMPRIMER ou commande APERÇU AVANT IMPRESSION

ou Dans les deux cas une fenêtre similaire (seul le titre change) s'affiche. Vous choisissez et contrôlez le format d’impression à utiliser dans cette fenêtre. 63 Menu Dossier Choisir un format Dans la liste Format, cliquez sur le symbole + pour ouvrir le répertoire Documents ou Listes. Le symbole se transforme alors en signe -. Cliquez sur le titre du format d’impression à utiliser. Le bouton [Editer] / [Liste] Le bouton [Editer] vous donne accès à quatre ou six onglets selon le type de format choisi (document ou liste) à travers lesquels vous pouvez modifier les paramètres généraux du format d’impression sélectionné dans la liste. Son libellé se transforme en [Liste] vous permettant ainsi de revenir à la liste des formats. Sélectionner un format d’impression déclaré favori Les formats que vous utilisez souvent, particulièrement ceux permettant d’imprimer les bulletins de paye, peuvent être déclarés comme formats favoris. Pour choisir un favori : 1. Cliquez dans la barre d’actions, sur le triangle de sélection présenté en bas des boutons [Imprimer] et [Aperçu]. Si plusieurs formats sont déclarés favoris, la liste vous est donnée. Cliquez sur ce bouton pour modifier les paramètres généraux d’impression. Cochez le format que vous souhaitez voir proposé par défaut lorsque vous demanderez l’impression ou l’aperçu. 64 Menu Dossier 2. Placez le pointeur de sélection sur le titre du format que vous voulez utiliser et cliquez sur le bouton gauche de la souris. Dans ce cas, vous n’accédez pas aux paramètres généraux du document mais à la fenêtre Imprimer ou à la fenêtre Aperçu avant impression, selon le bouton sélectionné. Valider la sélection des données à imprimer : l’onglet Recherche Dans l’onglet Recherche, cochez une des options proposées, selon les marquages ou sélections effectués préalablement dans la liste : Fiches sélectionnées Seules les fiches sélectionnées préalablement seront imprimées, soient celles qui apparaissent en surbrillance dans la liste. Toutes les fiches Tous les éléments présentés dans la liste, en tenant compte des éventuelles recherches effectuées, seront imprimés. Fiches marquées Toutes les fiches que vous avez préalablement marquées dans la liste (par la commande MARQUER/DÉMARQUER du menu FONCTIONS) seront imprimées. Défini Dans ce cas, choisissez le format de recherche multicritère qui doit être utilisé pour sélectionner les fiches à imprimer. Seules les fiches répondant aux critères de recherche seront imprimées, indépendamment des éventuels sélections ou marquages effectués sur la liste. 65 Menu Dossier Exemple Sur la liste des salariés, deux formats de recherche sont définis par défaut : Salariés entrés et Salariés sortis. Cliquez sur le triangle de sélection présenté à droite de la zone Défini pour ouvrir la liste des formats de recherche multicritère. A ce stade, si aucun des formats proposés ne vous convient, vous pouvez en créer un nouveau de la même manière que vous le faites sur la liste en cours par la commande RECHERCHE MULTICRITÈRE du menu FONCTIONS. Voir Recherche multicritère, page 100. L’onglet Imprimante Le nom de l'imprimante utilisée est rappelé. Pour la modifier, cliquez sur le triangle de sélection présenté à droite de la zone et choisissez le titre de l’imprimante à utiliser. 1. Si vous imprimez les bulletins de paye sur un modèle préimprimé (continu ou feuille à feuille), complétez la partie Marges pour caler la hauteur et/ou la largeur du bulletin au millimètre près. Renseignez les valeurs concernées dans les zones Haute et Gauche. Vous pouvez définir le Nombre de copies par page à imprimer et l'Echelle à l'impression (<100 : l'édition est réduite, > 100 : elle est augmentée). 2. Contrôlez les Largeur et Hauteur de la page. Le plus généralement le papier utilisé est au format A4, soit 21 par 29,7 cm. L’orientation Portrait indique que le document est imprimé dans le sens de la hauteur de la page ; en Paysage, il est imprimé dans le sens de la largeur. 3. Pour conserver ces valeurs lors de la prochaine impression du document ou de la liste, cochez l’option Valeurs par défaut. 66 Menu Dossier Contrôler les marges d’impression de la liste : onglet Marges Les marges définies dans les préférences d’utilisation du dossier sont proposées par défaut comme valeur des marges Gauche, Haut, Droite et Bas de la liste. 4. Contrôlez l'effet obtenu dans la partie droite de l'onglet. Valider le tri des données à imprimer : onglet Tri Le format de tri courant, appliqué à la liste en cours, est proposé par défaut pour trier les données lors de l’impression du document ou de la liste, ce qu’indique l’option Courant cochée dans l’onglet Tri. 5. Pour appliquer un autre format de tri, parmi ceux définis pour la liste en cours, cochez l’option Défini et saisissez son titre. Le triangle de sélection, présenté à droite de la zone, permet d’ouvrir la fenêtre Trier la liste, identique à celle que vous obtenez par la commande TRIER la liste du menu FONCTIONS, en vue de choisir un format de tri ou d’en créer un nouveau. Voir Trier la liste, page 104. Les onglets En-tête et Pied de page Vous pouvez saisir le texte qui s'éditera dans l'en-tête ou le pied de page de vos listes en saisissant le texte dans le cadre réservé à cet effet. Les informations pourront être éditées sélectivement sur la première page, la dernière, toutes les pages ou encore uniquement sur les pages paires ou sur les pages impaires. Un clic droit dans la zone de texte ouvre le menu Contextuel qui propose les commandes Couper Contenu, Copier Contenu, Coller Contenu et Propriétés Contenu, permettant de mettre le texte en forme. 67 Menu Dossier Valider l’impression ou l’aperçu de la liste ou du document Une fois tous les paramètres définis, cliquez sur le bouton [Liste] et validez l’impression ou l’aperçu avant impression en cliquant sur le bouton [Ok] : • si vous avez opté pour une impression directe, vous accédez à la fenêtre Imprimer. Voir La fenêtre Imprimer, page 68. • en revanche, si vous avez demandé un Aperçu avant impression, vous visualisez l'édition à l'écran avant de procéder à l'impression sur papier. Voir Aperçu avant impression, page 70. Imprimer un état Définir les marges d’impression des états Les marges proposées par défaut pour l’impression des états correspondent à celles définies préalablement par la commande PRÉFÉRENCES du menu UTILITAIRES. Voir Préférences, page 358. Une fois vos marges d’impression définies, vous n’avez pas à les modifier chaque fois que vous voulez imprimer un état. Si les marges définies ne permettent pas d’imprimer l’état correctement, votre logiciel Ciel propose de les ajuster automatiquement, lors de l’impression ou de l’aperçu avant impression. Choisir les données à imprimer Lorsque vous activez une des commandes du menu ETATS, une fenêtre s’ouvre. Vous y choisissez les critères de sélection des données à prendre en compte. Ils dépendent de chaque état mais la plupart des critères suivants sont au moins proposés : Personnel concerné L’état peut être imprimé pour Un salarié ou Une catégorie de salariés dont vous indiquez le code ou encore pour Tous les salariés. Service L’état peut être imprimé pour Un service dont vous indiquez le code ou pour Tous. Analytique L’état peut être imprimé pour Un code analytique de votre choix ou pour Tous. Période L’état peut être imprimé pour un mois donné ou sur plusieurs mois consécutifs en choisissant la période de Début puis celle de Fin. * Les bulletins de la période sélectionnée doivent être calculés et validés pour être pris en compte dans le calcul de l’état. 68 Menu Dossier Etablissement Par défaut, l’option Un établissement est cochée et le code de l’établissement principal (0) est proposé. Si la société se compose de plusieurs établissements, vous pouvez imprimer l’état pour un autre établissement dont vous indiquez le code ou pour Tous ceux existants. * Le bouton Liste est disponible à la fin de toutes les zones dans lesquelles vous devez choisir le code du critère à retenir. Valider l’impression ou l’aperçu avant impression de l’état Une fois tous les critères définis, vous validez l’impression de l’état ou l’aperçu avant impression (si vous avez coché l’option Aperçu dans la fenêtre de sélection des données), en cliquant sur [Ok]. La fenêtre Imprimer Le nom de l'imprimante utilisée est rappelé dans l'en-tête de la fenêtre. 1. Si cette information est incorrecte, activez la commande IMPRIMANTE du menu DOSSIER et sélectionnez l’imprimante sur laquelle l'édition doit être imprimée. Voir Imprimante, page 73. * Vous pouvez également modifier l'imprimante déclarée par défaut en cliquant sur l'onglet Imprimante dans la fenêtre des paramètres généraux de l'impression des listes et documents. Voir L’onglet Imprimante, page 65. Par défaut, Toutes les pages composant l'édition sont proposées pour impression. 2. Pour n'en imprimer qu'une partie seulement, indiquez les numéros de pages de début et de fin dans les zones De et A. Cochez cette option si vous souhaitez commencer l’impression par la dernière page. 69 Menu Dossier 3. Si vous imprimez vos bulletins sur un modèle préimprimé, complétez la partie Marges pour caler la hauteur et/ou la largeur de la feuille au millimètre près. Renseignez les valeurs concernées dans les zones Haute et Gauche. Vous pouvez définir le Nombre de copies par page à imprimer et l'Echelle à l'impression (<100 : l'édition est réduite, >100 : elle est augmentée). 4. Une fois toutes les options définies, lancez l'impression en cliquant sur [Ok]. Ce paramétrage sera mémorisé par défaut. A chaque nouvelle impression, le logiciel vous proposera de l'appliquer. 70 Menu Dossier Aperçu avant impression ) Menu DOSSIER - commande APERÇU AVANT IMPRESSION Le mode Aperçu avant impression vous permet de consulter l’édition à l’écran, telle qu’elle s’imprimera sur papier, qu’il s’agisse d’un état, d’une liste ou d’un document. Pour obtenir l’aperçu avant impression d’un état : cochez l’option Aperçu dans la fenêtre de sélection des données que vous obtenez quand vous activez une des commandes du menu ETATS. Pour l'aperçu d'une liste ou d'un document : dans ce cas, lorsque la liste est ouverte, activez la commande APERÇU AVANT IMPRESSION par le menu DOSSIER ou cliquez dans la barre d'outils sur le bouton correspondant. Imprimer l’état, la liste ou le document sur papier Une fois l’édition contrôlée dans la fenêtre Aperçu, vous pouvez l’imprimer sur papier, en activant la commande IMPRIMER du menu DOSSIER. Vous accédez à la fenêtre Imprimer dans laquelle vous contrôlez le numéro des pages à imprimer, l’ordre dans lequel elles doivent l’être, le nombre de copies et l’échelle. Voir La fenêtre Imprimer, page 68. Les options d’impression de Windows Lorsque la fenêtre Aperçu est ouverte, vous pouvez modifier les options générales d’impression pilotées par Windows par la commande MISE EN PAGE du menu DOSSIER. Voir Mise en page, page 60. L’aperçu avant impression du bulletin de paye au format PDF ) Menu GESTION DES BULLETINS - commande BULLETINS DE PAYE Votre logiciel vous permet de visualiser rapidement un ou plusieurs bulletin(s). 1. Cliquez sur le bouton Aperçu avant Impression de la fenêtre Bulletin. 71 Menu Dossier 2. Sélectionnez dans la liste le type de format que vous souhaitez utiliser. Un fichier au format PDF est automatiquement généré. Vous visualisez le bulletin de paye à l'aide d'Acrobat Reader®. Cela implique que l'application Adobe Acrobat Reader© soit installée sur votre ordinateur. Modifier l’affichage de l’édition à l’écran Vous pouvez agrandir ou réduire l’affichage de l’édition dans la fenêtre : • par les raccourcis clavier <+> et < - > • par la commande NIVEAUX DE ZOOM de la barre d'outils d'affichage d'Acrobat Reader©, en indiquant une valeur supérieure à 100% pour l’augmenter ou une valeur inférieure pour le réduire, • en choisissant la commande ZOOM AVANT ou ZOOM ARRIÈRE par le menu AFFICHAGE. La modification de l’affichage à l’écran ne se répercute pas lors de l’impression sur papier. Enregistrer au format pdf ) (dans une fenêtre Aperçu) - bouton [Exporter en PDF] ou menu FONCTIONS, commande ENREGISTRER AU FORMAT PDF. Lorsque vous lancez un aperçu avant impression d'un état ou d'un autre type de document (différent d'un bulletin de paye), vous pouvez enregistrer votre document, en cours de visualisation, au format pdf. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton [Exporter en PDF] ou bien activez la commande ENREGISTRER AU FORMAT PDF du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL (clic droit). 2. Saisissez le nom du fichier et indiquez le répertoire dans lequel il sera sauvegardé. 3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. 72 Menu Dossier Envoyer par e-mail ) (dans une fenêtre Aperçu) - bouton [Envoyer par email] ou menu FONCTIONS, commande ENVOYER PAR EMAIL. Lorsque vous lancez un aperçu avant impression d'un état ou d'un autre type de document (différent d'un bulletin de paye), vous pouvez envoyer par e-mail votre document converti en pdf. Le fichier que vous visualisez peut être envoyé par e-mail à un destinataire. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton [Envoyer par email] ou bien activez la commande ENVOYER PAR E-MAIL du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL (clic droit). 2. Un fichier pdf du document en cours de visualisation est créé puis stocké dans le répertoire Temporaire de Windows™. Un e-mail contenant ce fichier est ensuite généré. 73 Menu Dossier Imprimante ) Menu DOSSIER - commande IMPRIMANTE Lorsque vous demandez l’impression d’un état, d’une liste ou d’un document, votre logiciel utilise par défaut l’imprimante déclarée dans Windows™. Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir celle que vous voulez utiliser : • par la commande IMPRIMANTE du menu DOSSIER, préalablement à l’impression d’un état, • ou dans l’onglet Imprimante auquel vous accédez par les commandes IMPRIMER et APERÇU AVANT IMPRESSION d’une liste ou d’un document. * La connexion à une autre imprimante que celle déclarée par défaut dans Windows™ est désactivée lorsque vous fermez le logiciel. 74 Menu Dossier Générateur de documents Non disponible dans Ciel Paye Millésime ) Menu DOSSIER - commande GÉNÉRATEUR DE DOCUMENTS Votre logiciel de paye vous permet de créer entièrement le dessin de vos documents. * Tous les documents sont communs à tous les dossiers. Le générateur est accessible pour la quasi-totalité des listes du menu BASES (salariés, variables, cotisations, banques, etc. excepté la gestion de temps) ainsi que pour les bulletins de paye. Pour avoir accès à la commande GÉNÉRATEUR DE DOCUMENTS du menu DOSSIER, vous devez ouvrir au préalable la liste pour laquelle vous voulez concevoir un document. Chaque document créé pour un fichier (listes salariés, variables, etc.) sera sauvegardé uniquement pour ce fichier. Par exemple, vous ne retrouverez pas un document dessiné pour une fiche salarié dans le fichier des cotisations. Le principe de fonctionnement de la fenêtre d'accès au GÉNÉRATEUR DE DOCUMENTS est sensiblement identique à la fenêtre d'accès aux impressions. Voir Imprimer, page 61. Ce bouton vous permet de consulter et éventuellement modifier les paramètres d'un modèle de document existant. Cliquez sur ce bouton pour accéder à la liste des types de documents que vous pouvez créer : liste, document ou étiquette. 75 Menu Dossier Pour créer un document 1. Cliquez sur le bouton [Nouveau] puis sélectionnez dans la liste déroulante le type de document que vous souhaitez créer. 2. Saisissez le Nom du nouveau format puis cliquez sur [Ok]. Il s’affiche automatiquement dans la liste concernée. 3. Cliquez sur le bouton [Editer] pour accéder à la fenêtre des paramètres généraux du document. Pour ouvrir un document existant 1. Dans la liste Format, cliquez sur le symbole + pour ouvrir le répertoire de votre choix. Le symbole se transforme alors en signe -. 2. Double-cliquez dans la liste sur le document concerné, 3. ou cliquez sur le document concerné puis cliquez sur le bouton [Ok]. Pour supprimer un document existant Placez le curseur sur celui concerné puis cliquez sur [Détruire]. Pour dupliquer un document existant Positionnez le curseur sur celui concerné et cliquez sur [Dupliquer]. Pour importer / exporter un modèle de document Si vous souhaitez utiliser vos propres modèles de documents sur plusieurs postes différents, votre logiciel vous permet de les exploiter très facilement d'un poste à l'autre par l'intermédiaire des boutons [Extraire] et [Incorporer], disponibles à partir de la fenêtre Générateur de documents. Exemple Vous avez créé vos propres modèles de fiches Salariés et vous souhaitez les réutiliser sur un autre poste. 1. Après avoir ouvert la liste des salariés, activez la commande GÉNÉRATEUR DE DOCUMENTS du menu DOSSIER. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur le dossier Documents puis sélectionnez le modèle souhaité. Vous pouvez, à ce stade, vérifier les paramètres du modèle par le bouton [Editer]. 3. Cliquez sur le bouton [Extraire] pour exporter le modèle. Dans la fenêtre qui s'ouvre, donnez un nom au modèle que vous exporterez (fichier .IFS) puis validez le traitement par le bouton [Enregistrer]. 76 Menu Dossier 4. Pour récupérer par la suite le modèle exporté, lancez l’application. A partir de la liste des salariés, activez la commande GÉNÉRATEUR DE DOCUMENTS du menu DOSSIER. 5. Cliquez sur le dossier Documents puis sur le bouton [Incorporer] pour pouvoir récupé- rer le fichier .IFS que vous avez exporté. Définir les paramètres généraux du document Le bouton [Editer] / [Liste] vous donne accès à une fenêtre à sept onglets à travers lesquels vous pouvez modifier les paramètres généraux du format de document sélectionné dans la liste. Les onglets Recherche, Imprimante, Marges, Tri, En-tête et Pied de page ont un mode de fonctionnement identique à ceux décrits lors des impressions. Voir Demander l’impression ou l’aperçu d’une liste ou document, page 62. L'onglet Résumé est propre au Générateur de documents : il vous permet de saisir les éléments concernant le document même, à savoir la famille de rattachement, le sujet, l'auteur, ainsi que d'éventuels commentaires. La feuille de travail Une fois que vous avez saisi les données de paramétrage, votre document dimensionné s’affiche. Vous disposez d'une série d'outils qui vont vous permettre de construire aisément votre document. Chaque commande est accessible par le menu EDITION ou par le menu CONTEXTUEL. Attention ! Ces options ne sont pas constantes, elles changent en fonction de l'opération que vous effectuez. 77 Menu Dossier Les objets graphiques Vous pouvez créer des lignes et autres formes simples dans votre composition sans devoir les importer d'un programme graphique. Traçage 1. Sélectionnez l'objet graphique parmi ceux proposés dans le menu EDITION. 2. Après avoir fait votre choix, vous constatez que le curseur prend la forme de l'objet à tracer. Tout en laissant votre doit appuyé sur le bouton gauche de votre souris, faites glisser le curseur jusqu'à ce que la taille de l'objet vous convienne. 3. Relâchez ensuite le bouton gauche de la souris afin de rendre actif l'objet graphique. Le curseur conserve la position de l'objet. Sélection 1. Procédez à la sélection de l'objet. 2. Placez le curseur «Flèche» (Touche pour l'obtenir) dans l'objet. 3. Cliquez dessus. Dimension Il faut que l'objet soit sélectionné. Si vous vous placez sur les carrés noirs du bord de l'objet que ce soit verticalement ou horizontalement, la forme du curseur change. Cette double flèche a pour fonction d'agrandir ou de réduire progressivement la taille de l'objet ceci dans les sens horizontal et vertical. Dès son apparition, vous augmentez ou diminuez l'objet en laissant toujours le bouton gauche de la souris enfoncé et en la déplaçant jusqu'à la taille que vous voulez obtenir. Il est possible également de cliquer sur un des coins de l'objet. La double flèche qui s’affiche permet de combiner les fonctions de dimensions verticales et horizontales. Ligne Rectangle Ligne horizontale Rectangle arrondi Ligne verticale Cercle 78 Menu Dossier Déplacement Placez le pointeur dans l'objet sélectionné : une flèche en forme de croix apparaît ; tout en laissant votre doigt appuyé sur le bouton gauche de la souris, bougez l'objet. Propriétés graphiques Pour obtenir les paramètres caractérisant chaque objet, placez le pointeur dans l'objet, cliquez sur le bouton droit de la souris et activez la commande PROPRIÉTÉS. Une fenêtre s’affiche. Elle contient les onglets trait, remplissage, taille/position : • Trait : vous pouvez choisir une épaisseur de trait qui représente le contour pour les objets de type rectangle ou cercle. Vous pouvez également opter pour une couleur spé- cifique en cliquant sur [Personnalisé]. • Remplissage : en plus de l'application d'une couleur de fond, le remplissage peut être agrémenté d'une trame : déterminez également pour la trame une couleur (sur la partie Couleur). • Taille / Position : permet d'indiquer de façon très précise les dimensions de l'objet ainsi que sa position (axes X,Y) sur le document. Les objets Texte Ces options permettent de saisir du texte. Comme pour les objets graphiques, elles possèdent des attributs obtenus en cliquant sur le bouton droit de la souris. Saisie de ligne ) Menu EDITION - commande TEXTE Cette commande permet de saisir une ligne de texte. Elle est généralement utilisée pour les titres car elle possède, comme pour les objets graphiques, des attributs permettant de définir des propriétés graphiques. 1. Après avoir sélectionné la commande TEXTE du menu ÉDITION, faites glisser le curseur sur votre document jusqu'à ce que la zone délimitée vous convienne. 2. Relâchez le bouton de la souris. Vous constatez que le mot Texte s'affiche. Appuyez sur la touche pour reprendre le pointeur qui permet de sélectionner la zone délimitée Texte. 3. A partir de la sélection, vous pouvez redimensionner, déplacer l'objet Texte de la même façon que pour les objets de type graphiques. 79 Menu Dossier Propriétés graphiques Pour déterminer les propriétés graphiques du texte, cliquez sur le bouton droit de la souris à l'intérieur de l'objet sélectionné. La fenêtre Propriétés s’affiche. Elle contient les onglets caractères, taille/position, trait et remplissage. Outre les onglets trait, remplissage, taille/position déjà présentés pour les objets graphiques, la fenêtre Propriétés des objets texte comporte également l'onglet Caractères. Caractères : vous disposez d'un «assortiment» de caractères. Ces polices existent en différents corps (mesuré en points) et différents styles. Vous pouvez modifier rapidement l'aspect du texte : cochez une ou plusieurs options de la liste (par exemple : Gras et Italique). Pour mettre en évidence une phrase, un titre, utilisez le style Gras, Italique ou Souligné. Le style Barré peut être utilisé pour montrer qu'un texte a été supprimé, par exemple dans un contrat. Le dernier paramétrage effectué se reproduira sur les autres insertions de texte que vous effectuerez sur votre document. La partie Couleur affiche une palette de couleurs que vous pouvez appliquer aux caractères. La ligne de texte peut être positionnée à droite, à gauche, au centre ou numérique par rapport à sa zone délimitée. C'est sur la zone Texte que vous saisissez le contenu du texte. * Si vous souhaitez n'appliquer aucun cadre autour du texte, activez la case Aucun dans l'onglet Trait ainsi que dans l'onglet Remplissage. 80 Menu Dossier Saisie de paragraphe ) Menu EDITION - commande TRAITEMENT DE TEXTE La commande MODE SAISIE POUR LES TEXTES permet de saisir un pavé de textes. En effet, vous ne pouvez pas saisir directement dans le document à l'écran. 1. Activez la commande MODE SAISIE POUR LES TEXTES du menu FONCTIONS ou du menu CONTEXTUEL pour entrer en mode de saisie. Si vous reprenez le pointeur (appuyez sur la touche ) avant d'activer la saisie, il faudra cliquer sur le bouton droit à l'extérieur du cadre (zone sélectionnée) pour obtenir la commande ACTIVER LA SAISIE DES TEXTES ou passer par le menu FONCTIONS. En effet, le programme considère, dans ce cas, que c'est uniquement l'entourage de l'objet Traitement de textes qui est sélectionné : vous obtenez les paramètres de position et de taille du cadre. 2. Lorsque vous êtes en saisie, saisissez votre texte. Une fois que vous avez saisi votre paragraphe, sélectionnez-le pour pouvoir y appliquer les propriétés graphiques. 3. Mettez en surbrillance (sélectionnez à l'aide du pointeur et de la souris) le texte saisi ou une partie de ce texte, cliquez sur le bouton droit de votre souris à l'intérieur du cadre et activez la commande PROPRIÉTÉS : vous obtenez la fenêtre Propriétés graphiques regroupant les paramètres Textes et Caractères. 4. Désélectionnez MODE SAISIE POUR LES TEXTES en fin de saisie. Les objets Champs Ces types d'objets vont vous permettre de définir et positionner les champs qui constitueront votre document. Les objets de type Champs général et Champs se différencient par la nature de ce qu'ils vont contenir et la position qu'ils occupent logiquement sur un document. Nombre de pages ) Menu EDITION - commande NOMBRE DE PAGES Cette commande vous donne la possibilité d'insérer automatiquement le nombre de pages dans votre document. 81 Menu Dossier Champ global ) Menu EDITION - commande CHAMP GLOBAL Les champs globaux sont plutôt utilisés pour indiquer des éléments annexes comme le numéro de la page, la date et l'heure. 1. Une fois l'objet tracé et sélectionné (touche pour récupérer le pointeur), cliquez à l'intérieur du cadre sur le bouton droit de la souris et activez la commande PROPRIÉTÉS. 2. Sélectionnez dans la liste proposée la valeur qui s'affichera sur le document. Champ ) Menu EDITION - commande CHAMP Les objets de type Champ concernent plutôt les zones soumises à comptabilisation et recherche : ils seront utilisés pour renseigner des champs salariés comme la qualification, l'échelon, le nombre de jours de congés ou bien encore des champs bulletins avec le plafond de la Sécurité Sociale, etc. 1. Une fois l'objet tracé et sélectionné (touche pour récupérer le pointeur), cliquez à l'intérieur du cadre sur le bouton droit de la souris et activez la commande PROPRIÉTÉS. La fenêtre Paramètres de la rubrique contient la liste des fichiers. 2. Sélectionnez le fichier concerné puis le champ correspondant au fichier choisi. 3. Cliquez sur le bouton [Dessin] pour paramétrer le graphisme du champ, puis sur [Ok]. Champ calculé Cet outil de personnalisation vous permet d'effectuer le calcul de plusieurs autres champs. Les opérations suivantes sont disponibles : addition, soustraction, multiplication et division. Pour créer un champ calculé 1. Définissez l'endroit où vous souhaitez visualiser le champ calculé, en en-tête de page ou en pied de page. Choisissez dans le menu FONCTIONS, la commande ÉDITER L'EN-TETE ou éditer le pied de page ou ÉDITER LA PAGE. 2. Sélectionnez la commande VARIABLE du menu EDITION. 3. Disposez la zone à l'aide de la souris à l'endroit où vous souhaitez l'intégrer. 4. A l'intérieur de la zone ?NOM, cliquez sur le bouton droit de la souris et activez la commande PROPRIÉTÉS. 82 Menu Dossier 5. La fenêtre Propriétés s’affiche. Elle contient les onglets Trait, Remplissage, Caractères, Taille/Position et Options. Options : si vous souhaitez que le champ ne puisse pas être déplacé à l'intérieur de votre page, cochez la case Verrouillage. La commande VERROUILLER du menu CONTEXTUEL vous permet également de fixer la position d'un champ dans la page. Lorsqu'un champ est verrouillé, vous avez accès à la commande DÉVERROUILLER du menu CONTEXTUEL pour annuler ce verrouillage. Pour déterminer le format des données 1. Activez la commande FORMAT du menu CONTEXTUEL. Dans l'onglet Description, saisissez le nom du champ. 2. Précisez le Type (Nombre réel, nombre entier, Texte, Heure ou Date). Selon le type sélectionné, indiquez un nombre de caractères autorisé dans la zone Taille. 3. Saisissez un éventuel commentaire sur la zone Description. 4. Dans la partie Formule, combinez les signes arithmétiques et les champs souhaités. Les opérateurs arithmétiques doivent être représentés sous la forme suivante : + addition - soustraction * multiplication / division () parenthèses pour modifier la priorité des ordres de calcul L'objet Image ) Menu EDITION - commande IMAGE Cette commande permet de placer, indépendamment du texte et des champs, une image au format .bmp, .gif ou .jpeg sur votre document. Pour insérer une image dans le générateur de documents, celle-ci ne doit pas excéder les 512 Ko et être enregistrée en 256 couleurs maximum. 1. Activez la commande IMAGE du menu EDITION ou cliquez sur l'icone correspondant. 2. Le programme affiche une image par défaut (DEFDRAW.BMP) que vous manipulez comme tous les autres objets du générateur (sélection - redimension - déplacement). 3. Sélectionnez le cadre et cliquez à l'intérieur de l'image sur le bouton droit de votre souris et activez la commande PROPRIÉTÉS. 4. Dans la fenêtre Sélection d'une image, choisissez l'image à insérer. 83 Menu Dossier L'objet Liste ) Menu EDITION - commande LISTE... Cette commande sert à construire le corps d'un bulletin ou concevoir les éléments d'une liste pour les bases salariés par exemple. 1. Activez la commande LISTE du menu EDITION. Le type de liste varie en fonction de la base sur laquelle vous êtes. Exemple Si vous êtes dans la base Salariés, vous aurez accès aux variables du salarié. Dans le bulletin, la commande du menu EDITION permettra d'accéder aux éléments composant le corps du bulletin. Le pointeur prend l'apparence d'une liste. 2. Délimitez la zone couverte par la liste et appuyez sur la touche de votre clavier. 3. Cliquez sur le bouton droit de la souris en ayant pris soin de vous placer à l'intérieur du pavé sélectionné et activez la commande PROPRIÉTÉS. Les options de cette fenêtre vous permettent de paramétrer l'aspect des listes et des colonnes qu'elles contiennent. Le fonctionnement est strictement identique à la commande PROPRIÉTÉS. Voir Propriétés, page 109. Les options auxiliaires Elles concernent, entre autres, la manipulation et la mise en forme des éléments posés sur votre document. Ces options sont proposées aux menus EDITION et FONCTIONS. Vous les obtenez en cliquant sur le bouton droit de votre souris à condition, toutefois, que cette opération soit effectuée à l'extérieur d'un objet placé 'sinon, ce sont les paramètres propres à l'objet que vous obtiendrez). Alignement La commande ALIGNEMENT permet d'aligner les objets sélectionnés : il faut au minimum deux objets pour effectuer cette opération. Pour sélectionner des objets 1. Utilisez la combinaison suivante : appuyez sur la touche de votre clavier. 2. Sélectionnez simultanément les objets concernés avec le bouton gauche de la souris. 84 Menu Dossier Pour effectuer une sélection globale 1. Utilisez la commande TOUT SÉLECTIONNER du menu EDITION. 2. Puis choisissez la commande ALIGNEMENT. Plusieurs types d'alignements sont possibles : L'alignement peut être décidé sur un plan horizontal et/ou vertical. Les objets peuvent être alignés à gauche, centrés, à droite, espacés ou par rapport aux tailles de chacun d'eux : • plus petite taille : l'alignement s'effectue en prenant comme point de référence le plus petit objet sélectionné. • plus grande taille : aligne par rapport au plus grand objet sélectionné. Grille Vous pouvez représenter une grille sur votre document de façon à disposer des repères dans l'espace. La taille X et la taille Y permettent de définir le pas de la grille (indiquez une valeur comprise entre 1 et 100). Les cases à cocher vous permettent de montrer la grille et d'aligner les champs sur cette grille. Copier / Coller ) Menu EDITION - commande COPIER ) Menu EDITION - commande COLLER La commande COPIER permet de copier un objet ou les éléments sélectionnés dans le document et de les conserver pour les copier ailleurs. Lorsque vous copiez un objet, le programme le place temporairement dans le presse-papiers de Windows. Il laisse les éléments originaux inchangés sur le document. A partir de la commande COLLER, vous replacerez les éléments où vous le voulez sur le document. Couper ) Menu EDITION - commande COUPER La commande COUPER permet de supprimer l'objet ou les éléments sélectionnés tout en les conservant en mémoire pour les coller ailleurs sur la même page ou sur un autre document. Lorsque vous coupez des objets, le programme les place dans le pressepapiers de Windows, après avoir effacé les données qui s'y trouvaient. 85 Menu Dossier Premier / Dernier plan ) Menu FONCTIONS - commande PREMIER PLAN/DERNIER PLAN Les commandes PREMIER PLAN et DERNIER PLAN permettent de modifier l'ordre d'empilement des objets qui se chevauchent sur le document. Comme des feuilles de papier que l'on empile, les éléments forment des plans sur la page. Sélectionnez la commande PREMIER PLAN pour amener un objet devant les autres éléments du document. Par défaut, un élément se place toujours au premier plan : vous pouvez faire passer un élément de premier plan au second plan en cliquant dessus. Mode saisie pour les textes ) Menu FONCTIONS - commande MODE SAISIE POUR LES TEXTES Cette commande permet d'activer la saisie et les modifications des champs Traitement de texte. Mode modification des colonnes ) Menu FONCTIONS - commande MODE MODIFICATION DES COLONNES Cette commande permet d'activer la modification des largeurs de colonnes des lignes de détails. Editer l'en-tête / Editer le pied de page ) Menu FONCTIONS - commande ÉDITER L'EN-TETE ou ÉDITER LE PIED DE PAGE Cette commande permet uniquement de rentrer en modification dans la partie en-tête ou pied de page. Editer la page ) Menu FONCTIONS - commande ÉDITER LA PAGE Cette commande permet de modifier le corps de page du document courant. 86 Menu Dossier Dossiers récents ) Menu DOSSIER - commande DOSSIERS RÉCENTS (en mode complet) Cette commande vous permet d'accéder rapidement à l'un des derniers dossiers dans lesquels vous avez travaillé. 1. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez rouvrir, 2. confirmez la fermeture de la société en cours. Vous accédez automatiquement au dossier sans avoir à passer par la procédure d'ouverture (sélection du dossier). 87 Menu Dossier Serveur de fichiers Disponible uniquement dans Paye Ciel Quantum Réseau ) Menu DOSSIER - commande SERVEUR DE FICHIERS * Vous accédez à cette fonctionnalité uniquement dans Paye Ciel Quantum Réseau installé sur un poste client. Le chemin du serveur contenant les fichiers de paye vous est demandé lorsque vous ouvrez pour la première fois Paye Ciel Quantum Réseau sur un poste client. Si lors des autres ouvertures du logiciel, le dossier que vous voulez ouvrir est introuvable, vous pouvez utiliser cette commande afin de redéfinir le chemin du serveur. Lorsque vous activez cette commande, un message vous demande de confirmer la fermeture du logiciel. 1. Cliquez alors sur le bouton (Oui]. 2. Ouvrez votre logiciel. Pour cela, double-cliquez sur le raccourci présent sur le bureau. 3. Définissez le chemin du serveur. L Pour plus de détail sur la connexion au serveur, reportez-vous au Manuel d’installation et de prise en main. 88 Menu Dossier Quitter ) Menu DOSSIER - commande QUITTER Le dossier est automatiquement fermé lorsque vous quittez l’application. Si un dossier est ouvert Vous avez la possibilité de fermer l'application de différentes manières : • double-cliquez sur l'icone présenté en haut à gauche dans la barre de titre, • cliquez sur l'icone de fermeture présenté en haut à droite dans la barre de titre, • activez la commande QUITTER du menu DOSSIER, • utilisez le raccourci clavier . Dans tous les cas, vous devrez confirmer la fermeture de l'application. Si vous voulez fermer le dossier en cours pour ouvrir un autre dossier • activez la commande OUVRIR du menu DOSSIER, • ou s'il s'agit d'un dossier dans lequel vous avez travaillé récemment, activez la commande DOSSIERS RÉCENTS du menu DOSSIER, puis sélectionnez-le dans la liste proposée. Attention ! Nous vous rappelons qu'il est nécessaire de faire régulièrement la sauvegarde de vos dossiers et des données qu'ils contiennent avant de fermer l'application. Couper Copier, Coller Créer Modifier Supprimer Associer un mémo, Voir le mémo Supprimer le mémo Rechercher et remplacer Documents administratifs, Attestation Pôle emploi Documents Word Menu Edition Vue d'ensemble A l'ouverture d'une commande des menus BASES et GESTION DES BULLETINS, le menu EDITION devient actif. Il présente des commandes permettant d'effectuer des traitements simples sur les éléments de la liste, comme la création, la modification d'une fiche ou encore les opérations de COUPER-COPIER-COLLER. La plupart des commandes présentées dans le menu EDITION peuvent être également activées : • par le menu CONTEXTUEL : vous ouvrez le menu CONTEXTUEL en cliquant sur le bouton droit de la souris. • par la barre d'outils : vous pouvez déplacer la barre d'outils des fenêtres Liste, en modifier la présentation et afficher ou non les info-bulles. Vous disposez en plus dans Ciel Paye Evolution, Ciel Paye Bâtiment et Paye Ciel Quantum de la commande DOCUMENTS ADMINISTRATIFS pour générer vos différentes éditions administratives. Voir Les éditions administratives relatives aux salariés, page 142. 91 Menu Edition Couper ) Menu EDITION - commande COUPER (en mode complet) Les caractères sélectionnés sont supprimés de la zone et sont conservés dans le pressepapiers, en vue d'être collés dans une autre zone ou une autre fiche. Copier ) Menu EDITION - commande COPIER (en mode complet) Les caractères sélectionnés sont conservés dans la zone mais sont également conservés dans le presse-papiers, en vue d'être collés dans un autre endroit. Coller ) Menu EDITION - commande COLLER (en mode complet) Les caractères, conservés dans le presse-papiers, sont collés à l'endroit où est placé le curseur. Tant que vous n'effectuez pas un autre coupé ou copié, vous pouvez coller les caractères autant de fois que vous voulez. Créer ) Menu EDITION - commande CRÉER La commande CRÉER permet d'obtenir une nouvelle fiche salarié, variable, rubrique,... à l'écran. Le programme attribue directement un numéro à la fiche créée dans la liste. 92 Menu Edition Modifier ) Menu EDITION - commande MODIFIER ou 1. Sélectionnez préalablement la fiche à modifier dans la liste en cours. 2. Activez la commande MODIFIER, puis apportez les modifications nécessaires. 3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider les modifications. La fiche est refermée. Sur certaines listes, vous n'êtes pas obligé d'ouvrir la fiche pour y apporter des modifications. Vous pouvez modifier directement les zones présentées dans la liste. Supprimer ) Menu EDITION - commande SUPPRIMER La suppression ne peut être effectuée que sur des pièces qui ne sont pas encore validées. Sélectionnez la pièce à supprimer, puis activez la commande SUPPRIMER du menu EDITION ou CONTEXTUEL. Le programme demande confirmation de cette suppression. 93 Menu Edition Associer un mémo ) Menu EDITION - commande ASSOCIER UN MÉMO (en mode complet) Cette commande consiste à établir le lien entre la fiche sélectionnée dans la liste et l'objet que vous choisissez. 1. Sélectionnez la fiche à laquelle vous voulez associer un mémo. 2. Activez la commande ASSOCIER UN MÉMO du menu EDITION. Choisissez le Type de mémo à lier : • Texte : la fenêtre dans laquelle vous saisissez les informations de votre choix s'ouvre. • Image : dans la fenêtre Choix d'un fichier, sélectionnez le fichier au format bitmap (.BMP). Après l’avoir sélectionné, il apparaît dans la fenêtre Sélection de l'image. • Vidéo : sélectionnez le fichier au format vidéo (*.AVI) pour un mémo de type Vidéo. La vidéo apparaît dans la fenêtre Sélection de l'image. Dans tous les cas, validez la liaison du mémo à la fiche en cours par [Ok]. Voir le mémo ) Menu EDITION - commande VOIR LE MÉMO (en mode complet) 1. Sélectionnez la fiche dont vous voulez voir le mémo. 2. Activez la commande VOIR LE MÉMO du menu EDITION. Selon le type de mémo lié, la fenêtre correspondante s'affiche. 3. Pour la refermer cliquez sur le bouton [Fermer]. * Vous pouvez aussi consulter rapidement le mémo d'une fiche en pointant le curseur dans l'en-tête de ligne de la fiche concernée. Exemple Vous pouvez ainsi consulter rapidement les mémos texte liés aux fiches salariés par exemple. Attention ! Une fois lié un mémo à une fiche, vous ne pouvez pas le modifier. Vous devez le supprimer et en créer un autre si celui existant ne convient plus. 94 Menu Edition Supprimer le mémo ) Menu EDITION - commande SUPPRIMER LE MÉMO (en mode complet) Pour supprimer un mémo lié à une fiche, activez la commande SUPPRIMER LE MÉMO du menu EDITION. Le lien établi entre l'objet et la fiche est supprimé. S'il s'agit d'un mémo de type Texte, les informations saisies sont définitivement perdues. En revanche, s'il s'agit d'un mémo Image ou Vidéo, le fichier correspondant est conservé. 1. Sélectionnez la fiche dont vous voulez supprimer le mémo. 2. Validez la suppression par [Oui]. 95 Menu Edition Rechercher et remplacer ) Menu EDITION - commande RECHERCHER ET REMPLACER Un autre moyen d'effectuer des modifications sur vos fiches consiste à rechercher l'information à modifier et à la remplacer par celle que vous définissez. Ce traitement présente l'avantage de modifier plusieurs fiches en même temps. Cette commande permet de renommer certaines zones d'une liste. 1. Dans la Liste des champs, le nom des zones composant la fiche (selon la liste ouverte) s'affiche. Cliquez sur-le-champ sur lequel doit s'effectuer le remplacement de la valeur. 2. Dans la zone Remplacer, indiquez la valeur à rechercher dans le champ spécifié. Selon le type de champ sélectionné, le bouton Liste peut être présenté en fin de zone pour vous permettre de sélectionner une des valeurs existantes. Dans la zone Par, indiquez la nouvelle valeur qui remplacera la valeur trouvée. Indiquez sur quelles fiches porte la recherche en cochant une des options proposées : • Courantes : la recherche s'effectue sur les fiches sélectionnées dans la liste. • Marquées : elle est effectuée sur les seules fiches préalablement marquées. • Toute la liste : dans ce cas, la recherche s'effectue sur toutes les fiches de la liste. 3. Validez le traitement en cliquant sur le bouton [Ok]. 4. Compte tenu de l'effet irréversible de l'opération, confirmez le remplacement en cliquant sur le bouton [Oui]. 5. A la fin du traitement, le nombre de remplacements effectués vous est indiqué. Validez par [Ok]. 96 Menu Edition Documents administratifs Non disponible dans Ciel Paye Millésime ) Menu EDITION - commande DOCUMENTS ADMINISTRATIFS Vous avez la possibilité de générer différents documents administratifs. Certains de ces documents étant au format .pdf, l'application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. Nous vous rappelons que cette application est fournie avec le CD-Rom d'installation de votre logiciel, son installation étant nécessaire pour la consultation du manuel électronique. Si Adobe Reader n'est pas encore présent sur votre ordinateur, insérez le CD-Rom d'installation de votre logiciel Ciel et suivez les indications fournies à l'écran. Vous pouvez éditer une : • attestation Pôle emploi (ASSEDIC), • attestation de salaire pour Maladie, • attestation de salaire pour Accident du travail, • déclaration Unique d'Embauche (D.U.E.). Voir Les éditions administratives relatives aux salariés, page 142. Attestation Pôle emploi Disponible uniquement dans Ciel Paye Millésime ) Menu EDITION - commande ATTESTATION PÔLE EMPLOI <> Vous pouvez éditer l’attestation Pôle emploi à délivrer à tout salarié quittant l’entreprise pour faire valoir ses droits. Vous visualisez l’attestation Pôle emploi au format pdf à l’aide d’Adobe Reader®. Voir Les éditions administratives relatives aux salariés, page 142. 97 Menu Edition Documents Word® ) Menu EDITION - commande DOCUMENTS WORD Vous pouvez intégrer les informations concernant la société, les salariés et les bulletins de paye dans des documents type réalisés avec Word. Vous pouvez ainsi éditer des documents administratifs : certificats d'embauche, contrats de travail, périodes de congés, etc. Vous pourrez réaliser des mailings pour l'ensemble des salariés. Vous pouvez également utiliser les informations contenues dans les bulletins de paye pour les intégrer à des modèles de document que vous éditez et imprimez. Plusieurs modèles de documents sont livrés en standard avec l'application. Vous pouvez les modifier et en créer de nouveaux si ceux proposés ne vous conviennent pas. Le traitement peut être lancé de deux manières : • à partir de la liste des salariés ou la liste des bulletins, par la commande DOCUMENTS WORD du menu EDITION. Dans ce cas, vous devez préalablement sélectionner ou marquer dans la liste des salariés les fiches de ceux pour lesquels vous voulez éditer ou imprimer un document. • en cliquant sur l'icone Lien Word sur les salariés ou Lien Word sur les bulletins, présentée dans le groupe INTERNET - OFFICE de la barre de navigation. A ce stade, la sélection des salariés s'effectue directement dans la fenêtre Gestionnaire de documents, soit en choisissant le code du salarié concerné, soit en appliquant une recherche multi-critères. * Dans les deux cas, une fois les salariés sélectionnés, choisissez dans la liste le modèle à utiliser. Vous pouvez aussi en créer d'autres ou modifier ceux existants. L Reportez-vous à l’aide intégrée de l’application pour plus d’informations sur le lien Word avec les salariés et les bulletins. Voir Accéder directement à Microsoft Word®, page 146. Tout afficher Recherche multicritère, Rechercher Trier la liste Cacher Marquer/Démarquer Tout marquer, Inverser les marques Importer, Exporter Propriétés Ajustement des colonnes/lignes Personnaliser le fichier Menu Fonctions Vue d'ensemble A l'ouverture d'une commande des menus BASES, GESTION DES BULLETINS, le menu FONCTIONS devient actif. Il regroupe des commandes permettant d'effectuer des traitements spécifiques sur les listes, comme la recherche ou la recherche multicritère, les opérations de tri ou de marquage. C'est par le menu FONCTIONS que vous effectuez l'import ou l'export d'éléments de l'application. La plupart des commandes présentées dans le menu FONCTIONS peut être également activée : • par le menu CONTEXTUEL : vous ouvrez le menu CONTEXTUEL en cliquant sur le bouton droit de la souris. • par la barre d'outils : vous pouvez déplacer la barre d'outils des fenêtres Liste, en modifier la présentation et afficher ou non les info-bulles. 100 Menu Fonctions Tout afficher ) Menu FONCTIONS - commande TOUT AFFICHER La commande TOUT AFFICHER sert à restituer toutes les fiches que contient une liste après avoir effectué un traitement de recherche ou pour afficher de nouveau des fiches cachées. Recherche multicritère ) Menu FONCTIONS - commande RECHERCHE MULTICRITÈRE Cette commande vous permet de rechercher des fiches selon un ou plusieurs critères que vous définissez. Vous pouvez modifier les formats existants (hormis ceux présentés en gras dans la liste) ou créer un nouveau format. Exemple 1. Pour rechercher tous les salariés affectés à l'établissement 1, créez le format SalariésEtablissements. 2. Cliquez sur le bouton [Editer] pour définir vos critères. 3. Sélectionnez le champ Etablissement. 4. Choisissez la condition Est égal à et saisissez la valeur. Définir le premier critère de recherche 1. Dans la Liste des champs disponibles et des fichiers liés qui s'affiche, cliquez sur le premier champ faisant l'objet de la recherche. 2. Choisissez la condition que la valeur du champ doit remplir pour que la fiche soit sélectionnée. Le bouton [Flèche] ouvre la liste des conditions possibles selon le type de champ sélectionné (numérique, texte, montant, etc.). 3. Indiquez la valeur à comparer. 4. Quand la condition est définie, cliquez sur le bouton [Valider]. La condition définie est rappelée dans l'encadré sous un format compréhensible par votre logiciel. 101 Menu Fonctions Définir le critère suivant Et/Ou 1. Si la condition suivante doit être également remplie pour que la fiche soit sélectionnée, cliquez sur le bouton [Et]. Dans le cas contraire, cliquez sur le bouton [Ou]. 2. Dans les deux cas, définissez la condition suivante. 3. Une fois toutes les conditions de recherche définies, validez la fenêtre Recherche multicritère par [Ok]. Résultats de la recherche Les fiches répondant aux critères définis sont présentées dans la liste. Si aucune fiche n'a été trouvée à l'issue de la recherche, un message vous en informe. 1. Validez par [Ok]. 2. Affichez de nouveau toutes les fiches de la liste en activant la commande TOUT AFFICHER par les menus FONCTIONS ou CONTEXTUEL. 3. Relancez si nécessaire une recherche en modifiant vos critères. Le format sélectionné dans la liste Format, lorsque vous validez la fenêtre Recherche est automatiquement appliqué à la liste active. Il devient le format de recherche Courant. Modifier un format de recherche multicritère Dans la liste des formats disponibles, sélectionnez celui que vous devez modifier. Les formats livrés en standard avec l'application et présentés en gras dans la liste ne peuvent pas être modifiés. Sur la liste des cotisations, c'est le cas par exemple du format Cotisations-URSSAF qui permet de rechercher toutes celles affectées à la caisse URSSAF. Le bouton [Effacer], présenté dans la fenêtre Recherche multicritère permet de supprimer en même temps tous les critères définis pour le format sélectionné. Vous pouvez également modifier un des critères directement dans l'encadré dans lequel ils sont affichés. Dans ce cas, une fois les modifications apportées, contrôlez la syntaxe en cliquant sur le bouton [Vérifier]. Si le message La requête est valide s'affiche vous pouvez appliquer le format de recherche multicritère à la liste en cours. Dans le cas contraire, modifiez la requête selon les informations fournies. 102 Menu Fonctions Personnalisation des fenêtres de saisie variables Si vous souhaitez composer une fenêtre de recherche spécifique sur un champ : 1. Après avoir déterminé votre format de recherche multicritère, sélectionnez le champ concerné dans la liste des champs. 2. Définissez le critère puis cochez la case Variable. 3. Cliquez sur le bouton [Valider] puis cliquez sur le bouton [Fiche de saisie des variables]. Trois fenêtres s'ouvrent : • une fenêtre de travail, • une palette d'outils, • une fenêtre Propriétés. Elle comporte les onglets Objet et Dialogue qui vous permettent de déterminer les différents éléments de cette fenêtre de saisie de variable (exemple : le nom de la fenêtre est à indiquer dans l'onglet Dialogue). 103 Menu Fonctions Rechercher ) Menu FONCTIONS - commande RECHERCHER Ce traitement consiste à n'afficher dans la liste que les seules fiches répondant au critère de recherche que vous définissez. A ce stade, les critères de recherche sont proposés selon les champs définis pour la liste en cours. Si vous voulez effectuer une recherche plus approfondie sur l'ensemble des champs définis, utilisez dans ce cas la commande RECHERCHE MULTICRITÈRE des fiches. 1. Sélectionnez dans la Liste des champs celui sur lequel vous effectuez la recherche en cliquant sur son titre. 2. Saisissez la Valeur que doit contenir le champ pour que la fiche soit sélectionnée. Vous pouvez aussi saisir une partie seulement de la valeur que doit contenir le champ. Exemple Dans la liste des cotisations, vous recherchez toutes celles concernant l'Assurance vieillesse. Leurs codes commençant par C120, c'est cette valeur que vous saisissez. 1. Validez la recherche par [Ok]. 2. A l'issue de la recherche, si elle est fructueuse, seules les fiches correspondant au critère défini sont présentées dans la liste. Dans le cas contraire, un message vous informe qu'aucune fiche ne correspond au critère défini. Cliquez sur le bouton [Ok] et relancez une recherche en modifiant le critère. Imprimer une liste sur laquelle une recherche est active Si vous demandez l'aperçu ou l'impression d'une liste sur laquelle une recherche est effectuée, l'option Toutes les fiches, présentée sur l'onglet Recherche, permet d'imprimer les fiches résultant de la recherche préalablement effectuée. Afficher de nouveau tous les éléments de la liste Une fois les recherches et traitements nécessaires effectués, activez la commande TOUT AFFICHER du menu FONCTIONS, pour présenter de nouveau toutes les fiches de la liste. * Lorsque vous fermez la liste en cours, la recherche reste active. En revanche, si vous fermez le dossier la recherche est annulée. 1. Validez la recherche par [Ok]. A l'issue de la recherche, si elle est fructueuse, seules les fiches correspondant au critère défini sont présentées dans la liste. Dans le cas contraire, l’application vous informe qu'aucune fiche ne correspond au critère défini. 2. Cliquez sur le bouton [Ok] et relancez une recherche en modifiant le critère. 104 Menu Fonctions Trier la liste ) Menu FONCTIONS - commande TRIER LA LISTE ou double-clic sur la colonne à trier A tout moment, vous pouvez trier les fiches présentées dans la liste ouverte, selon l'ordre de votre choix. Ces tris sont réalisés sur une ou plusieurs des zones composant la fiche. La fenêtre Trier la liste fonctionne sur les mêmes principes que la fenêtre d'accès des propriétés d'affichage. Vous pouvez en choisir un autre parmi ceux proposés dans la liste Format. • Cochez la case située à côté du nom du format si vous souhaitez que celui-ci soit mis dans vos favoris. En effet, en cliquant sur la flèche du bouton [Trier], accessible dans la barre de la fenêtre, les formats de tri déclarés comme favoris s'afficheront. • Cliquez sur le bouton [Editer] pour accéder à la fenêtre de paramétrage des critères de tri de la liste. Lorsque vous accédez à la fenêtre de paramétrage du tri dans les listes, le bouton [Liste] vous permet de revenir sur la fenêtre contenant les différents modèles de document. Le nom du champ passe dans la liste de droite Sélectionnez dans cette liste le nom du champ à trier... ...et cliquez sur le bouton [Ajouter] La flèche vers le haut indique un tri croissant. Cliquez sur le bouton [Liste] pour revenir à la liste des formats de tri. Le bouton se modifie en bouton [Editer]. Cliquez sur ce bouton pour modifier le sens du tri pour le champ sélectionné dans la liste 105 Menu Fonctions Cacher ) Menu FONCTIONS - commande CACHER Cette commande consiste à cacher ponctuellement une ou plusieurs fiches, préalablement marquées. Voir Marquer/ Démarquer, page 105. Lorsque vous modifiez les fichiers de base de votre dossier, au fur et à mesure des traitements, vous pouvez marquer les fiches et les cacher. Seules les fiches non modifiées restent présentées dans la liste. En aucun cas, les fiches ne sont supprimées de la liste. Vous pouvez les afficher de nouveau en activant la commande TOUT AFFICHER. Si aucune fiche n'est marquée dans la liste, c'est la fiche sélectionnée qui est cachée. Marquer/ Démarquer ) Menu FONCTIONS - commande MARQUER/DÉMARQUER Cette commande permet de marquer ou démarquer une ligne dans la liste. 1. Dans la liste ouverte, cliquez sur la ligne correspondant à la fiche à marquer. 2. Activez la commande MARQUER/DÉMARQUER. Le résultat est immédiat. Un rectangle de couleur est affiché dans l'en-tête de la ligne. Le marquage est annulé chaque fois que vous fermez le dossier. 106 Menu Fonctions Tout marquer ) Menu FONCTIONS - commande TOUT MARQUER Cette commande permet de marquer en même temps toutes les fiches présentées dans la liste. Vous pouvez préalablement rechercher une partie des fiches par les commandes RECHERCHER ou RECHERCHE MULTICRITÈRE. Exemple Vous voulez imprimer la liste des variables propres aux salariés. Vous effectuez une recherche préalable selon ce critère. Vous marquez toutes les fiches de la liste. Lorsque vous demandez l'impression, vous cochez l'option Fiches marquées dans l'onglet Recherche. Voir La fenêtre Imprimer, page 68. Vous ne pourrez démarquer l'ensemble des fiches qu'en utilisant la commande INVERSER LES MARQUES du menu FONCTIONS. Voir Inverser les marques, page 106. Inverser les marques ) Menu FONCTIONS - commande INVERSER LES MARQUES Cette commande consiste à inverser le marquage des fiches. Ainsi, les fiches marquées ne le sont plus et celles qui ne l'étaient pas le deviennent. Vous utilisez ce principe quand vous voulez par exemple effectuer un traitement sur peu de fiches. Elle est également utile dans le cas où vous devez garder quelques fiches et supprimer toutes les autres : 1. marquez les fiches à conserver dans un premier temps, 2. il ne reste plus qu'à inverser la sélection pour obtenir le marquage des fiches à supprimer. 107 Menu Fonctions Importer ) Menu FONCTIONS - commande IMPORTER Préalablement, à partir du dossier ou de l'application concernée, créez le fichier contenant les informations que vous voulez importer. 1. Ouvrez la liste correspondant au fichier à importer et activez la commande IMPORTER. 2. Dans la liste Format, sélectionnez celui que vous utilisez pour importer les fiches. Cliquez sur [Editer] pour accéder à la fenêtre de paramétrage de l'import. Onglet Options Selon le format d'importation sélectionné dans la liste des formats, les zones présentées dans l'onglet Options diffèrent. * Si l'import provient d'une application DOS, dans l'onglet Options cochez l'option Conversion OEM pour traduire les caractères accentués. 3. Cochez la case Mettre à jour si vous souhaitez que les fiches existantes soient mises à jour et que les nouvelles fiches soient intégrées. Onglet Champs 4. Cliquez sur l'onglet Champs. Dans la Liste des champs sont présentés tous les champs que vous pouvez importer selon le format sélectionné et la liste ouverte. 5. Intégrez les champs qui doivent être importés à la Liste des champs du format. S’il y a beaucoup de champs à intégrer 6. Intégrez tous les champs en cliquant sur le bouton [Tous]. 7. Supprimez un à un ceux qui ne sont pas nécessaires à l'aide du bouton [Supprimer]. 8. Afin que la lecture des listes soit plus lisible, laissez une ligne vierge chaque fois qu'un champ n'est pas importé. Pour cela, cliquez sur le bouton [Saut]. 9. Validez l'importation par [Ok]. La fenêtre Fichier d'import s'ouvre. 10.Sélectionnez le fichier contenant les informations que vous voulez importer dans votre logiciel de paye et validez l'importation des données par [Ok]. Une fois les données importées, un message vous informe du résultat du traitement. 11.Si tout s'est correctement déroulé, cliquez sur le bouton [Ok]. Dans le cas contraire, fermez la fenêtre de message par [Ok]. Voir Imports, page 368. 108 Menu Fonctions S'Il y a peu de champs à importer : 6. Dans la liste des champs, sélectionnez le champ à importer. 7. Cliquez sur le bouton [Ajouter] pour l'intégrer à la fin de la liste ou sur le bouton [Insé- rer] pour l'intégrer avant le champ sélectionné dans la liste. Exporter ) Menu FONCTIONS - commande EXPORTER Vous pouvez créer des fichiers d'exportation contenant les données à exporter au format ASCII. Tous les fichiers peuvent être ainsi exportés. La procédure à réaliser est identique à celle de l'importation, seul varie le sens de l'échange. Voir Importer, page 107. 109 Menu Fonctions Propriétés ) Menu FONCTIONS - commande PROPRIÉTÉS (en mode complet) Lorsque vous activez la commande PROPRIÉTÉS sur une fenêtre Liste active, vous accédez à la liste des formats proposés. Dans la liste des formats disponibles, sélectionnez celui à modifier. Dans la Liste des champs disponibles sont présentés les noms de tous ceux pouvant figurer dans la liste ouverte. La plupart des zones présentées dans la fiche des éléments sont proposées. Certaines zones, présentées dans des fiches liées peuvent être aussi proposées. Exemple Pour modifier rapidement le relevé d'identité bancaire des salariés et le code de l'organisme payeur qui leur est affecté, créez un format de présentation des colonnes. Ajouter, insérer ou supprimer une colonne 1. Dans la liste des Formats, sélectionnez celui à modifier ou créez un nouveau format. 2. Sélectionnez dans la Liste des champs disponibles le nom de celui qui doit être pré- senté dans la liste pour le format sélectionné. 3. Utilisez les boutons [Ajouter] ou [Insérer] pour introduire le champ dans la liste dont vous contrôlez la présentation dans la partie Aperçu des colonnes. * Vous pouvez aussi modifier l'emplacement des colonnes dans la liste en utilisant le principe du «Drag and Drop». Dans la liste concernée, cliquez sur la colonne que vous voulez changer de place. Conservez le bouton gauche de la souris enfoncé et faites glisser la colonne jusqu'à l'emplacement voulu. Masquage des zéros et totalisation des valeurs d’une colonne Lorsque la colonne présente un champ contenant des valeurs numériques, vous commandez ou non l'affichage des zéros en cliquant dans la colonne concernée sur la ligne Aff. Les Zéros. De la même manière, vous pouvez demander que le total de ces valeurs soit calculé en cliquant sur la ligne Totaliser. Il sera présenté dans la fenêtre Aperçu avant impression de la liste et sur les éditions papier en bas de la colonne concernée. 110 Menu Fonctions Modifier la largeur des colonnes A ce stade, vous pouvez modifier la largeur de chacune des colonnes. Pour cela : 1. cliquez sur le trait droit de séparation pour modifier la colonne de votre choix, 2. faites glisser la souris jusqu'à la dimension voulue. Modifier le style des caractères affichés dans les colonnes 1. Dans la partie Aperçu des colonnes, sélectionnez celle dont vous voulez modifier les caractères. 2. Cliquez sur le bouton [Style titre] pour modifier les caractères du titre de la colonne ou sur le bouton [Style texte] pour modifier ceux du texte. 3. Dans les deux cas, la fenêtre Propriétés s’ouvre. Vous y choisissez la Police de caractè- res utilisée, la Taille, le Style, la Couleur et l'Alignement. 4. Validez les propriétés en cliquant sur le bouton [Ok]. 5. Dans la partie Aperçu des colonnes de la fenêtre Colonnes, contrôlez l'effet obtenu. Options d’impression de la liste L'onglet Options, présenté dans la fenêtre Propriétés, permet de commander ou non l'impression du Cadre, des Traits horizontaux et des Traits verticaux de la liste. 1. Pour cela, cochez la ou les options correspondantes. Dans le cas contraire, décochez ces options. 2. A ce stade, vous pouvez aussi choisir d'ajuster la hauteur des titres selon la taille du plus grand caractère utilisé ou selon la taille que vous saisissez. La taille des caractè- res est définie en points par pouce. Cochez l'une des deux options. Si vous cochez l'option Autre taille, saisissez la taille que vous voulez attribuer au titre. 3. Pour définir les couleurs des lignes de la liste, cochez l'option Couleur Listing. 4. Cliquez ensuite sur l'un des boutons de sélection des couleurs. 5. Dans la fenêtre qui s'affiche, choisissez la couleur à appliquer et cliquez sur le bouton [OK]. Le bouton [Valeurs par défaut] permet de revenir aux couleurs initiales. * Ces options sont conservées dans le format de présentation sélectionné. Elles sont également utilisées par la suite lorsque vous demandez l'impression de la liste par les commandes IMPRIMER ou APERÇU AVANT IMPRESSION du menu DOSSIER. 111 Menu Fonctions Les regroupements Non disponible dans Ciel Paye Millésime Les regroupements permettent de classer vos listes selon vos propres critères et sont disponibles dans toutes les listes. Chaque regroupement est spécifique à une liste donc vous pouvez avoir des listes avec regroupements et d'autres sans. Les critères de regroupement peuvent être définis à partir des champs de la liste ou à partir des recherches multi-critères définies dans la liste. Pour activer le regroupement, cochez l'option Paramétrage des regroupements. Insérer un classeur Un classeur est considéré comme un dossier qui contient les différents critères de regroupement. Cliquez sur le bouton [Insérer] puis choisissez Classeur. Dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez le nom de votre classeur et cliquez sur le bouton [OK]. Attention ! Les recherches multi-critères composées de variables ne peuvent pas être insérées dans un regroupement. 112 Menu Fonctions Insérer un champ ou une recherche Le regroupement est réalisé à partir du champ ou de la recherche que vous allez ajouter. 1. Cliquez sur le classeur qui contiendra l'élément. 2. Cliquez sur le bouton [Insérer] puis choisissez Champ ou Recherche. 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, choisissez le champ ou la recherche. Par exemple, vous pouvez regrouper la liste des salariés par statut. Dans ce cas, vous sélectionnez le champ Catégorie. * Si les recherches proposées ne vous conviennent pas, vous pouvez directement en créer une en cliquant sur le bouton [Nouveau]. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre des propriétés de la liste. Modifier un élément du regroupement 1. Sélectionnez le champ, la recherche ou le classeur à changer. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier]. 3. S'il s'agit d'un classeur, saisissez un autre nom dans la fenêtre qui s'affiche et cliquez sur le bouton [OK]. S'il s'agit d'un champ ou d'une recherche, sélectionnez-en un(e) différent(e) et cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer un élément du regroupement Le premier classeur ne peut être ni modifié ni supprimé. Si vous supprimez un classeur, tous les critères qu'il contient seront également effacés. 1. Sélectionnez le champ, la recherche ou le classeur à supprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. 3. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur le bouton [Oui]. Classer les regroupements La hiérarchie des regroupements peut être modifiée à tout moment. Pour cela, cliquez sur le bouton [Haut] ou [Bas]. Définissez les critères des regroupements Les critères qui s'affichent à droite de la fenêtre sont différents selon le type d'élément sélectionné (classeur, champ, recherche). Les critères que vous retrouverez le plus souvent sont les suivants : • Trier la liste : vous pouvez choisir d'afficher le critère de regroupement par ordre croissant, décroissant ou encore selon un tri défini par un utilisateur (Maître). Cochez la 113 Menu Fonctions case Trier la liste et cliquez sur le bouton situé à coté pour choisir un tri. * Lorsque vous appliquez un tri sur le premier classeur de la hiérarchie, tous les éléments du regroupement hérite de ce tri. Ceci étant, vous pouvez appliquer un tri différent à chaque élément. • Ordre : des options vous permettent de choisir l'ordre dans lequel sera présenté les éléments. Selon le type d'élément, il vous est proposé un ordre croissant/décroissant, chronologique, alphabétique ou inversé. • Titre : vous pouvez renommer les classeurs et recherches. Il suffit de saisir un nouvel intitulé dans la zone Titre. • Pas de différenciation Majuscule/Minuscule : les différences de caractères sont ignorées pour le champ sélectionné. • Afficher le nombre d'éléments : cette option permet d'afficher le nombre d'éléments que contient un classeur, un champ, une recherche. Ce nombre apparaît entre parenthè- ses. Une fois tous vos paramètres de colonnes définis, cliquez sur le bouton [Ok]. 114 Menu Fonctions Ajustement des colonnes/lignes ) Menu FONCTIONS - commande AJUSTEMENT COLONNES/LIGNES La largeur des colonnes et/ou la hauteur des lignes sont ajustées à la taille des informations qu'elles contiennent. Par défaut les deux options sont retenues. Pour annuler une des options d’ajustement 1. Décochez la case correspondante, 2. validez la fenêtre par [Ok]. Pour augmenter ou réduire la largeur d’une colonne, la hauteur d’une ligne avec la souris 1. Placez le pointeur dans l'en-tête de la ligne à modifier sur le trait bas de séparation ou dans l'en-tête de colonne sur le trait droit de séparation, le curseur prend la forme d'une croix, 2. cliquez et faites glisser la souris jusqu'à la dimension voulue. 115 Menu Fonctions Personnaliser le fichier Non disponible dans Ciel Paye Millésime ) Menu FONCTIONS - commande PERSONNALISER LE FICHIER... Vous pouvez ajouter, dans le fichier salariés, plusieurs zones supplémentaires permettant d'enrichir les fiches suivant vos besoins. Exemple Une entreprise a besoin de répertorier le parcours professionnel de ses salariés (formation, dernier emploi) ainsi que ses activités extra-professionnelles. Or, ces informations ne figurent pas sur la fiche initiale. A l'aide de la commande Personnaliser le fichier, il est possible de compléter la fiche salarié par ces critères. 1. Ouvrez la liste des salariés. 2. Activez la commande PERSONNALISER LE FICHIER du menu FONCTIONS. La fenêtre Personnaliser Salarié s'affiche avec une palette d'outils à votre disposition. Les principaux outils Icone Cadre : permet de définir une zone. Icone Texte : permet de saisir du texte. Icone Premier plan : permet d'afficher l'élément sélectionné au premier plan. Icone Arrière plan : permet d'afficher l'élément en second plan. Icone Aligner : permet d'aligner les éléments sélectionnés. Une fenêtre vous propose de choisir le type d'alignement (gauche, droite, etc.). Icone Tabulation : permet d'attribuer un numéro d'ordre pour la saisie. Icone fermeture : ferme la fenêtre en cours et permet d'enregistrer les personnalisations que vous venez de mettre en place. 3. Cliquez sur l'icone pour définir les intitulés Parcours professionnel et Activités extra-professionnelles. 4. A l'aide du pointeur de la souris, déterminez la taille de cette zone de texte ainsi que son emplacement. 116 Menu Fonctions 5. Pour définir le libellé de ce cadre et le mettre en forme, sélectionnez l'élément, cliquez sur le bouton droit de la souris et sélectionnez la commande PROPRIÉTÉS. 6. Sélectionnez ensuite l'icone et saisissez les désignations telles que Dernier emploi, Formation, Loisirs et Sports. 7. A l'aide du pointeur, placez ces zones de texte dans la fenêtre. Mettez en forme le texte comme nous l'avons vu précédemment par la commande Propriétés du menu Contextuel (clic droit). 8. Utilisez les icones et pour manipuler plus aisément les éléments superposés. 9. Vous pouvez également, à l'aide de l'outil , aligner les différents éléments de la fenêtre de travail. Une fois les différents éléments placés dans cette fenêtre de personnalisation, vous devez poser les ordres de passage sur les zones. 10.Sélectionnez l'icone puis attribuez un numéro de saisie en cliquant sur le premier champ concerné et ainsi de suite jusqu'au dernier. 11.Cliquez sur l'icone de Fermeture de la fenêtre . 12.Un message vous demande alors d'enregistrer les changements. Cliquez sur le bouton [Oui]. Pour accéder ensuite à la saisie de ces informations complémentaires, ouvrez la fiche du salarié concerné puis cliquez sur le bouton [Autres infos...]. Vous pouvez alors compléter la fiche de renseignement qui s'ouvre. Salariés Assistant d'entrée d'un salarié Assistant de sortie d'un salarié Profils Services, Gestion de temps Variables, Rubriques Cotisations, Commentaires Caisses, Tranches, Tables Codes analytiques, Banques Etablissements, Formalités Conventions collectives Menu Bases Vue d’ensemble Le menu BASES regroupe les éléments nécessaires à la composition des bulletins de salaire. On retrouve notamment tout ce qui constitue le plan de paye, à savoir les caisses, tranches, tables, rubriques, variables, cotisations, etc. C'est également par ce menu que sont enregistrées toutes les fiches de vos salariés. Si vous souhaitez mettre en place un système de gestion de temps au sein de votre société, c'est par la commande GESTION DE TEMPS de ce même menu BASES que vous activerez. 119 Menu Bases Salariés ) Menu BASES - commande SALARIÉS Pour chaque salarié de la société doit être créée une fiche contenant toutes les informations nécessaires pour établir son bulletin de salaire. La fiche Salarié * Dans Ciel Paye Evolution, Ciel Paye Bâtiment et Paye Ciel Quantum, les zones qui doivent obligatoirement être renseignées pour la DADS-U sont matérialisées par une flèche rouge. Identification du salarié Contrairement aux autres éléments de la base de vos dossiers, les fiches Salariés ne sont pas identifiées par un code mais par un Matricule. Ce matricule doit correspondre à celui indiqué sur le livre des entrées et sorties du personnel dont la tenue est obligatoire. Il doit présenter la liste exhaustive de tous les salariés selon l'ordre chronologique de leur entrée dans l'entreprise. Exemple Le premier salarié entré dans la société est immatriculé 1, le deuxième 2, le troisième 3 et ainsi de suite à chaque entrée d'un nouveau salarié. Exemple Les matricules 01, 05, 6, 10 et 51 seront classés en ordre croissant : 01, 05, 10, 5, 51, 6. Utilisez le même nombre de caractères pour définir les matricules. Par exemple, si plus d'une centaine de salariés sont employés, les matricules se déclineront de 0001 à 9999. Vous pouvez modifier le matricule d'un salarié tant que vous ne validez pas le premier bulletin établi à son intention. Les zones concernant l'identité du salarié : Nom, Nom de jeune fille pour les femmes mariées, Prénom, Sexe et Titre sont renseignées. Attention ! Le matricule peut se composer de huit caractères alphanumériques au maximum. Le classement s'effectue sur le premier caractère composant le matricule puis sur le deuxième, puis le troisième et ainsi de suite jusqu'à huit. Salariés Bulletins 120 Menu Bases Onglet état civil et adresse Cet onglet permet de préciser l'état civil du salarié par les zones Né(e) le, N° Séc. Soc. (numéro de sécurité sociale) Nationalité, Situation familiale et Nb enfants (nombre d'enfants à charge). 1. Cliquez sur le bouton Liste et sélectionnez dans la liste prédéfinie le pays de naissance ainsi que le pays de nationalité du salarié. * Si vous avez paramétré une gestion automatique des Pays dans les Préférences du dossier - Onglet Pays, ces zones seront automatiquement renseignées. Voir Onglet Pays, page 359. 2. Saisissez également l'adresse complète du salarié. Cliquez sur le bouton Liste pour activer la liste des pays et sélectionner celui qui correspond. Envoyer des mails (messages électroniques) à vos salariés Si vous disposez d'une messagerie électronique ainsi que vos salariés, vous pouvez leur faire parvenir des mails. Pour cela, vous devez saisir leur E-mail dans la zone réservée à cet effet. Cliquez sur le bouton présenté en fin de zone pour ouvrir votre messagerie électronique et leur envoyer des mails. Insérer la photo du salarié Vous pouvez aussi insérer la photo du salarié ou toute autre image de votre choix dans l'encadré prévu à cet effet. Pour sélectionner le fichier .BMP nécessaire, cliquez sur le bouton [Ouverture fichier], présenté en fin de zone. L’onglet Variables n’est pas présenté lorsque vous créez une nouvelle fiche salarié. L’onglet Formalités est uniquement présenté dans Paye Ciel Quantum. 121 Menu Bases Conserver l'ancienne adresse d'un salarié Lorsqu'un salarié change de domicile, il peut être nécessaire de conserver ses anciennes coordonnées, en vue de réimprimer un de ses bulletins de paye antérieurs à ce changement d'adresse. Pour cela, cliquez sur le bouton [Nouvelle adresse]. Les coordonnées présentées dans la fiche sont ainsi conservées dans un fichier d'historique et les zones de l'adresse sont mises à blanc pour que vous puissiez saisir la nouvelle adresse du salarié. Exemple Vous établissez les bulletins d'un salarié pour les mois de janvier, février et mars. En avril, le salarié change de domicile. Vous effectuez donc son changement d'adresse afin que ses nouvelles coordonnées figurent sur le bulletin d'avril. Au mois de mai, vous devez ressortir le bulletin du mois de janvier. C'est l'ancienne adresse qui est imprimée sur ce bulletin. Saisir des informations complémentaires sur le salarié Non disponible dans Ciel Paye Millésime Le bouton permet de saisir des informations complémentaires sur le salarié. Au préalable, vous devez avoir défini des champs personnalisés par le bouton [Personnaliser Salarié] de la liste des salariés ou par le menu FONCTIONS - commande PERSONNALISER LE FICHIER. Onglet Affectation Les zones permettant de définir précisément les éléments de paye du salarié sont présentées dans cet onglet. 122 Menu Bases 1. Si la société se compose de plusieurs Etablissements, indiquez le code de celui dans lequel travaille le salarié. Dans le cas contraire, laissez la valeur 0 proposée par défaut et correspondant à l'établissement principal. 2. La zone Emploi permet de préciser le type d'emploi occupé. Le bouton [Liste] permet de sélectionner un emploi ou d'en créer un si ceux proposés ne conviennent pas. Le bouton [Lieu de travail différent] vous permet de définir un autre lieu de travail pour un salarié mis à disposition dans une autre entreprise. 3. Dans ce cas, renseignez le nom de la société, le numéro SIRET, l'adresse, le numéro de téléphone et de fax puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Exemple Dans le cadre d'un groupement d'employeurs, le salarié peut être affecté dans une autre entreprise ou un autre établissement. 4. Indiquez à l'aide du bouton [Liste] la Catégorie à laquelle est rattaché le salarié (stagiaire, employé, cadre, technicien, etc.). Exemple Une salariée est employée comme Secrétaire et elle est rattachée à la catégorie EMPLOYÉ. Vous pouvez regrouper les salariés selon des critères de votre choix, autres que ceux de l'emploi et de la catégorie, en renseignant les zones Service et Analytique. Le service peut être différent ou similaire au code analytique. Ces deux zones sont utilisées ensuite comme critère de sélection dans les états standards (JOURNAL DE PAYE, LIVRE DE PAYE, etc.) ainsi que dans les graphiques (RÉPARTITION ANALYTIQUE et RÉPARTITION PAR SERVICE). Le code analytique est utilisé pour imprimer l'état Analytique. Exemple Une secrétaire peut être ainsi affectée au service Marketing et appartenir au secteur analytique Administratif. Qualification et classification 1. Saisissez la Qualification du salarié. Il s'agit de la fonction qu'il occupe dans l'entreprise. Les zones Position, Echelon, Niveau et Coefficient indiquent la position et le rang du salarié selon la convention collective appliquée à la société. 2. Saisissez ces éléments pour permettre le test sur le salaire ou vérifiez s'ils correspondent aux valeurs que vous avez saisi dans la table de la convention collective. * Le coefficient doit obligatoirement figurer sur le bulletin de paye. 3. Cliquez sur le bouton Liste pour sélectionner l'élément correspondant à la Qualifi- 123 Menu Bases cation BTP (zone Qualif. BTP) du salarié. 4. Sélectionnez à l'aide du triangle de sélection, le Statut du salarié. 5. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Répartition analytique Une fois que vous avez cliqué sur le bouton [Répartition analytique], dans la fiche salarié, un tableau s'affiche. Dans ce tableau, vous affectez au salarié un ou plusieurs codes analytiques et vous déterminez la répartition. Cette saisie servira de modèle pour la répartition analytique du bulletin. Dans Ciel Paye et Ciel Paye Evolution, la répartition analytique est utilisée comme critère de sélection dans les états standards et graphiques. Dans Paye Ciel Quantum et Ciel Paye Bâtiment, la gestion analytique est utilisée pour étudier les coûts salariaux. Exemple : une secrétaire peut travailler au service Marketing et intervenir dans le service Administratif. La répartition de son activité dans les deux services peut alors être saisie. Attention ! Dans Ciel Paye et Ciel Paye Evolution, vous ne pouvez affecter qu'un seul code analytique et la répartition est automatiquement à 100%. Vous ne pouvez pas modifier ce pourcentage. 124 Menu Bases Vous pouvez laisser ce tableau vide lorsque les salariés ne sont pas concernés par l'analytique. Ajouter un code analytique Exemple Pour un ouvrier qui travaille sur 3 chantiers dans le mois, vous ajoutez les 3 codes des chantiers, créés auparavant dans la liste des codes analytiques. 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez le code analytique et cliquez sur [OK]. 3. Faites de même pour tous les autres codes analytiques à affecter. * Un code analytique ne peut pas être inséré plusieurs fois dans une même fiche salarié. Définir la répartition analytique Exemple Un ouvrier a travaillé 20% du mois sur le Chantier 1, 30% sur le Chantier 2 et 50% sur le chantier 3. 1. Double-cliquez dans la cellule % répartition et saisissez la répartition. 2. Faites de même pour les autres codes analytiques. * Le total de la répartition ne doit pas dépasser 100%. Par contre, il est possible qu'il soit inférieur à 100%. Supprimer un code analytique de la répartition 1. Sélectionnez la répartition que vous ne voulez plus affecter. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. 3. Un message vous demande de confirmer. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. Exporter la répartition analytique dans des fiches salarié La répartition que vous venez de saisir peut être appliquée à d'autres salariés. En effet, l'exportation permet de dupliquer la répartition. 1. Cliquez sur le bouton [Exporter]. 2. Dans la fenêtre Exportation de la répartition analytique, sélectionnez les fiches salarié dans lesquelles la répartition sera reproduite. 125 Menu Bases 3. Cliquez sur le bouton [Marquer] puis sur le bouton [Exporter]. 4. Un message vous demande de confirmer l'exportation. Cliquez sur le bouton [Oui]. Code emploi et code métier du BTP 1. Saisissez le Code PCS ESE du salarié. Ce code, composé de 3 chiffres suivis d'une lettre, permet de connaître la catégorie socio-professionnelle à laquelle est rattaché le salarié. Ce code correspond à une nomenclature établie pour les professions et catégories socio-professionnelles des emplois salariés des entreprises. Vous retrouvez la liste de ces codes sur le site internet de l’Insee, dans la rubrique Nomenclature. 2. Pour obtenir la liste des codes, cliquez sur le lien correspondant. 3. Saisissez le code Complément PCS pour le personnel navigant de l’aviation civile et pour les professions du spectacle. Ce code est un complément de la catégorie socioprofessionnelle à laquelle est rattaché le salarié. Pour les professionnels du spectacle, vous trouverez la liste des codes sur le site internet de Pôle emploi. 4. Sélectionnez ensuite dans la liste, le code métier BTP du salarié. Cette information doit être renseignée pour les déclarations adressées aux caisses de congés payés du BTP (DADS-U). 5. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. 126 Menu Bases Affecter un profil au salarié Les profils correspondent à des bulletins types à partir desquels les premiers bulletins des salariés peuvent être établis. Voir Profils, page 158. Il est recommandé d'affecter un Profil à chaque salarié, préalablement à la réalisation des premiers bulletins avec votre logiciel de paye Ciel afin d'en faciliter la création. Le bouton Liste, disponible en fin de zone, permet d'obtenir la liste de tous les profils existants. Vous pouvez limiter son utilisation sur une durée que vous définissez en choisissant la Date de début et la Date de fin. Le triangle de sélection ouvre le Calendrier. Arrivée à la fin de la période d'utilisation, c'est le Profil remplacement sélectionné à ce stade qui sera utilisé pour établir le bulletin du salarié. Exemple La secrétaire LEPIC passera cadre au mois de juin car elle remplacera la secrétaire de direction qui partira à la retraite à cette période. Le profil CADRE lui est affecté comme profil de remplacement. Contrôler les paramètres de gestion de temps Non disponible dans Ciel Paye Millésime Les paramètres collectifs d'une gestion de temps ont été définis par la commande PARAMÈTRES GESTION DE TEMPS du menu DOSSIER. Ces paramètres sont repris par défaut dans toutes les fiches salariés. Mais les modalités de gestion des plannings varient d'un salarié à l'autre (gestion en heures, en jours, salarié cadre, salarié non cadre, etc.) ; il convient donc de s'assurer que les paramètres collectifs définis au préalable s'appliquent bien au salarié en question. Si ce n'est pas le cas, il vous suffit de cocher la case de la partie à modifier et d'apporter les modifications nécessaires. Les informations ainsi définies dans la fiche Salarié servent de point de contrôle lors de l'élaboration du planning salarié correspondant. Voir Gestion de temps, page 163. Exemple 1 Le compteur de temps par défaut a été établi en Jour dans les paramètres collectifs ; ce paramètre est donc repris dans chaque partie Gestion de temps de la fiche Salarié. Or, plusieurs de vos salariés sont en modalité horaire. Pour les fiches des salariés concernés, vous devez cocher la case Compteur de temps, pour entrer en mode modification de la zone, puis sélectionner Heure comme Type de compteur. Les éventuelles modulations horaires que vous avez définies dans les paramètres collectifs lui seront appliquées. 127 Menu Bases Exemple 2 Une de vos salariés, Isabelle LECADRE ne travaille jamais le mercredi. Dans les paramètres collectifs, les 5 premiers jours de la semaine ont été définis comme jours travaillés. Pour vous assurer qu'aucune erreur ne sera commise lors de l'élaboration de son planning, vous définissez comme jour non travaillé, outre le Samedi et Dimanche, le Mercredi. Lors de la mise en place de son planning, si vous définissez un Mercredi comme période de travail, un message vous le signalera. La fenêtre Paramètres gestion de temps salarié dispose d'un onglet supplémentaire Cumuls, qui comptabilise, sur l'année, les heures supplémentaires effectuées par le salarié en question. Cette zone est en relation directe avec les données saisies dans la feuille de temps ; chaque fois que vous enregistrez une nature d'écart de type Heures supplémentaires, ce nombre est repris et ajouté au nombre d'heures déjà effectuées. Dès que ce cumul dépasse le quota d'heures déclaré dans l'onglet Paramètres généraux de cette même fenêtre, le système d'alerte choisi (Avertissement ou Bloquant) est automatiquement déclenché. Gérer les entrées et sorties du personnel La Date d'entrée du salarié dans l'entreprise doit obligatoirement être renseignée car elle permet de déterminer si le bulletin doit être établi ou non sur la période. D'ailleurs, vous ne pouvez pas valider la création de la fiche d'un salarié si cette zone est vide. Précisez également l'Heure d'embauche. La Date d'ancienneté correspond à la valeur de la variable NBANCIEN. Elle est calculée chaque mois selon la date d'entrée du salarié dans l'entreprise et la date du bulletin en cours. Lorsque le salarié quittera l'entreprise, vous renseignerez la zone Date de sortie et le motif pour lequel le salarié quitte l'entreprise. 1. Pour sélectionner un motif dans la liste proposée, cliquez sur le triangle de sélection. Si vous établissez un état préparatoire DADS papier, choisissez les points de suspension ... pour indiquer un départ définitif. 2. Cochez l'option Salarié inactif pour ne plus afficher dans la liste des bulletins les salariés absents de l'entreprise pour une période déterminée (congé parental, service national volontaire). 128 Menu Bases La fenêtre Historique des entrées et sorties du salarié Au fur et à mesure des entrées et sorties du salarié, les périodes de présence dans l'entreprise sont conservées en mémoire. Vous pouvez les consulter à tout moment par le bouton [Historique]. A ce stade, vous pourrez compléter la liste en indiquant la raison de sortie du salarié. Effectif * En mise à jour de votre dossier, l’application vérifie le contrat de travail, le type de contrat DADS et la présence du salarié. Et si le salarié est concerné par l'effectif Fillon, l'option Salarié à prendre en compte dans le calcul de l'effectif Fillon est cochée par défaut et le mode de calcul est renseigné automatiquement. 1. Cochez l'option Salarié à prendre en compte dans le calcul de l'effectif FILLON pour les salariés présents à inclure dans l'effectif Fillon. 2. Choisissez dans la liste déroulante le mode de calcul pour le salarié. Vous avez le choix entre : • Salariés comptant pour 1 : un salarié est égal à une unité. • Calcul au prorata du temps de présence : il y a un prorata des heures travaillées (HTRAV) et des heures normales travaillées du dossier (HMOISDOS). • Calcul au prorata de la durée du travail : il y a un prorata des heures normales (HMOIS) et des heures normales travaillées du dossier (HMOISDOS). Onglet Salaires : éléments de la paye Dans cet onglet, sont définies les informations nécessaires au calcul du salaire à proprement dit. La première Convention collective définie est automatiquement affectée au salarié. Si plusieurs conventions sont appliquées dans la société, choisissez celle à laquelle est rattaché le salarié. Voir La fiche Convention collective, page 223. Choisissez le Type de paye utilisé en cliquant sur le triangle de sélection. Les éléments utilisés dans le calcul du salaire (généralement des variables) sont rappelés dans les deux zones suivantes dont les libellés se modifient selon le type de paye. Voir La fiche Variable, page 177. • Mensuel Le salarié est mensualisé. Il effectue le même nombre d'heures que celui en vigueur dans la société (défini dans les paramètres société), en règle générale 151,67 h/mois. Son salaire correspond à la valeur de la variable SALBASE. • Horaire Le salarié effectue un nombre d'heures variable d'un mois à l'autre. Son salaire est calculé selon la formule : TXHOR (taux horaire) x HMOIS (nombre d'heures/mois). 129 Menu Bases • Temps partiel Le salarié effectue un nombre d'heures différent de celui défini pour la société mais identique d'un mois sur l'autre. Son salaire correspond à la valeur de la variable SALBASE, définie pour le nombre d'heures effectuées par mois. • Paye par points Dans ce cas le salarié est payé aux points. Son salaire est calculé selon la formule : TPAYEPTS X NBPOINTS • Autre Lorsque aucune option ne convient au salarié, choisissez Autre. Son salaire est calculé selon la formule : SALBASE X HMOIS. Selon les dispositions légales en cours et sauf cas particuliers, les cotisations ne peuvent pas être calculées sur une base inférieure au S.M.I.C. Lorsque l'option Test sur Base/ S.M.I.C. est cochée, si la base de la cotisation est inférieure au S.M.I.C., le logiciel recalcule la base de cotisation équivalente au S.M.I.C. Si le taux horaire en cours est inférieur au taux horaire du S.M.I.C., la base de la cotisation est automatiquement modifiée selon la formule suivante : * L'option Assiette minimale égale au S.M.I.C. doit être également cochée dans les fiches des cotisations concernées pour que s'effectue ce contrôle. 3. L'option Tester la valeur du SMIC est cochée par défaut et permet de vous avertir, lors de la création de bulletin, que le salaire est en dessous de la valeur du SMIC, si c’est le cas. Décochez cette option pour les salariés ayant un contrat ne nécessitant pas ce test (contrat d'apprentissage, stage, etc.). * Le salaire de base sert de référence pour le calcul. Si dans le salaire de base viennent s'ajouter des éléments supplémentaires de paye, vous devez également les inclure dans le test (case Éléments du SMIC cochée dans l'onglet Prise en compte des rubriques). Vous pouvez aussi tester la valeur du Salaire Minimum Conventionnel (SMC). Le logiciel compare les éléments de la convention collective au salaire de base plus ou moins les rubriques à prendre en compte. 4. Pour autoriser ce test, cochez l'option Tester la valeur du Salaire Minimum Conventionnel. Vous serez alors averti lors de la création de bulletin si le salaire est en dessous de la valeur du SMC. * Pour inclure des rubriques dans le test du SMC, l’option Éléments du SMC doit être cochée dans l'onglet Prise en compte. Taux horaire S.M.I.C. × Nombre d'heures effectuées. 130 Menu Bases Les éléments de la convention collective sont à renseigner manuellement à partir du menu BASES - commande CONVENTIONS COLLECTIVES - onglet Tables. Si le salarié n'est pas à temps complet, le test sera réalisé au prorata TEMPORIS sur la base salariale SBASE (heure normale). Pour les types de paie par points et autre, le test est réalisé sur le nombre d'heures mensuel : HMOIS, qui est à renseigner. 5. La zone Emplois multiples vous permet de déterminer si le salarié occupe des emplois multiples au sein de l'entreprise. Si oui, sélectionnez l'élément Multiple dans la liste déroulante. Sinon, sélectionnez Unique ou Non connu. 6. Sélectionnez alors la Nature de contrat correspondant à l'emploi (ou aux emplois) occupé(s). Et, indiquez l’Intitulé du contrat s’il s’agit d’un contrat aidé. 7. La zone Employeurs multiples vous permet de déterminer si le salarié dépend d'un ou plusieurs employeurs. Si oui, sélectionnez l'élément Multiple dans la liste déroulante. Sinon, sélectionnez Unique ou Non connu. Exemple Si le salarié travaille dans plusieurs établissements et que la régularisation se fait avec la paye Ciel, sélectionnez dans la liste déroulante Employeurs Multiple. 8. Saisissez le salaire brut mensuel perçu chez l'autre(s) employeur(s). Pour les salariés concernés, définissez le taux ou le montant d'Abattement pour frais professionnels, à appliquer dans la Limite que vous saisissez. Exemple Le salarié bénéficie d'un abattement pour frais professionnels de 5% sur son salaire de base dans la limite de 304,90 €. Onglet Congés/DIF Cet onglet permet de mettre à jour et de consulter les cumuls concernant les congés payés, les congés RTT et le repos compensateur et de gérer le Droit Individuel à la formation (DIF) de chacun des salariés. Congés payés Lorsque vous mettez en place votre dossier, vous devez mettre à jour les zones permettant le calcul des congés payés par les valeurs calculées au dernier jour de la période précédent le premier bulletin que vous allez établir au salarié. 131 Menu Bases Indiquez ainsi le nombre de jours Dus et Pris et le Cumul base CP (cumul des salaires versés utilisés comme base de calcul des congés payés) tant pour la période de référence N-1 que pour la période en cours N. Ces valeurs seront automatiquement mises à jour au fur et à mesure de l'établissement des bulletins et de la prise de congés par le salarié. Lorsque vous clôturez la période de référence des congés payés, les valeurs de N sont mises à zéro. Si vous avez demandé le report lors de la clôture, dans l'onglet Paramètres paye 1 dans paramètres dossier, elles sont ajoutées aux valeurs de N-1. L'option Edition des congés payés sur bulletin, cochée par défaut, indique que le récapitulatif des congés pris et restant à prendre par le salarié sur la période de référence sera imprimé sur les bulletins de paye. Congés RTT Si le salarié bénéficie de la récupération en jours de congés RTT, cochez la case Droit aux congés RTT. 1. Indiquez le nombre de jours RTT dus et pris tant pour la période de référence N-1 que pour celle en cours N. Au fur et à mesure de l'établissement des bulletins de paye et de la prise de congés RTT par le salarié, ces valeurs seront automatiquement mises à jour par l’application. Au niveau du calcul des congés RTT, on distingue : • Les salariés dont le travail est modulé, c'est-à-dire toujours géré en heures mais avec des périodes d'adaptation, liées aux fluctuations de l'activité de l'entreprise. On parle ici d'annualisation du temps de travail. Ces salariés bénéficient de jour de repos RTT qui seront calculés en fonction de la modulation planifiée pour l'année. Dans ce cas, le 132 Menu Bases décompte des congés RTT ne peut pas s'effectuer automatiquement. 2. Une fois le bulletin calculé, vous renseignez manuellement, en jour, la zone Acquis dans le mois de l'onglet RTT du bulletin de salaire. • Les salariés dont le temps de travail est décompté en jours uniquement, Dans ce cas, le calcul s'effectue automatiquement suivant la règle imposée par la RTT, à savoir, 1/12ème du nombre de jours des congés RTT indiqué dans les Paramètres 3 du dossier. * L'option Edition des congés RTT sur bulletin doit être également cochée dans les paramètres du dossier (commande PARAMÈTRES du menu DOSSIER). Dans ce cas, elle est cochée par défaut à la création de la fiche salarié. L Reportez-vous à l’aide Infopaye, rubrique «La gestion des 35 heures» pour consulter le dossier complet sur les 35 heures. Repos compensateur De la même manière que pour les congés payés, à la mise en place du dossier, vous indiquez les valeurs à prendre en compte au dernier jour de la période précédent le premier bulletin à établir au salarié. Ces valeurs sont mises à jour par le logiciel au fur et mesure de l'établissement des bulletins et du repos pris. * Les valeurs du Repos compensateur sont exprimées en heures et non en jours. Droit au DIF 1. Si le salarié remplit les conditions d'accès au DIF, cochez la case Droit au DIF. • Le salarié en contrat à durée indéterminée (CDI) doit justifier d'un an d'ancienneté dans l'entreprise. • Le salarié en contrat à durée déterminée (CDD) doit justifier d'une période de 4 mois en CDD. Dans ce cas, le DIF sera proratisé en fonction de la durée du contrat. Les éléments de cette zone se mettent à jour en fonction des paramétrages préalables effectués dans les paramètres société. * Toutefois, avant la création des bulletins de paye, vous devez impérativement renseigner les variables propres à chaque salarié pour que les valeurs soient correctement mises à jour. • Solde antérieur : Nombre d'heures au titre du DIF acquis sur l'année antérieure. • Acquis sur N : Nombre d'heures au titre du DIF acquis sur l'année en cours. • Pris sur N : Nombre d'heures au titre du DIF pris. • Solde encours : Nombre d'heures DIF restant à prendre. 133 Menu Bases Le solde encours se met à jour automatiquement selon les informations renseignées dans les autres zones. Onglet Banque Si le salarié est payé par virement et dans la mesure où vous envisagez de transférer automatiquement les ordres de virement à la banque de la société, les Coordonnées bancaires du salarié doivent être précisément saisies d'après le relevé d'identité bancaire de chacun. En effet, un contrôle est effectué sur la validité des informations, lors du transfert à votre banque. 1. Dans l'onglet Banque, sélectionnez le Type d’identification bancaire : RIB ou IBAN. Le type détermine la norme à laquelle les virements des salaires seront effectués : norme SEPA pour le type IBAN et normes AFB ou BDF pour le type RIB. 2. Cliquez sur le bouton pour sélectionner le Pays d’appartenance de la banque. 3. Saisissez le Nom de la banque. 4. Si vous avez choisi le type IBAN : saisissez les codes BIC et IBAN. Le code BIC est l’identifiant international de la banque et doit être renseigné obligatoirement. Le code IBAN est l’identifiant international du compte. 5. Si vous avez choisi le type RIB : saisissez le code Banque, code Guichet, numéro de Compte et la Clé du RIB. Le code IBAN est alors calculé automatiquement. 6. Indiquez le Titulaire du compte. 7. Choisissez le Mode de paiement du salaire parmi ceux proposés (virement, chèque ou espèces). 8. Indiquez également le nom de l'Organisme payeur de la société. Voir Banques, page 214. Onglet Variables Toutes les variables définies par la commande VARIABLES du menu BASES comme étant Propre au salarié sont présentées dans l'onglet Variables de la fiche Salarié. Voir Variables, page 177. Selon le type de paye retenu pour le salarié et les différents éléments utilisés pour calculer son bulletin, saisissez les valeurs dans les variables correspondantes. Attention L'onglet Variables n'est pas présenté lorsque vous créez la fiche Salarié mais uniquement lorsque vous modifiez une fiche existante. 134 Menu Bases Exemple Pour un salarié ayant un type de paye HORAIRE, saisissez la valeur des variables TXHOR TAUX HORAIRE et HMOIS NBRE D'HEURES/MOIS. * La valeur d'une variable peut être également saisie ou modifiée par la commande SAISIE DES VARIABLES SALARIÉS (quand elle est propre au salarié) ou directement dans le bulletin de paye du salarié. Dans ce cas, cette valeur remplace celle définie dans la fiche Salarié. Onglet DADS Paramétrer les données nécessaires à la DADS Si vous souhaitez générer, en janvier, une DADS-U avec votre logiciel de paye Ciel, certaines informations doivent être renseignées dans l'onglet DADS. Ces informations renseignées en cours d'année sont mémorisées afin d'être transmises lors de la génération de la DADS-U avec votre logiciel de paye Ciel. Pour préparer la D.A.D.S. : 1. Sélectionnez la modalité de l’Activité du salarié parmi celles proposées : intermittent, à domicile, saisonnier, etc. 2. Dans la zone Travail, sélectionnez le temps de travail parmi ceux proposés correspondant aux imprimés en vigueur : Temps plein, Temps partiel, etc. 3. Indiquez le statut Conventionnel du salarié (statut au titre de la convention collective) ainsi que son statut catégoriel Agirc-Arrco (cadre, non-cadre, extension cadre pour retraite complémentaire ). Pour cela, cliquez sur le triangle de sélection situé en fin de zone puis sélectionnez l'élément de votre choix dans les listes proposées. 4. Sélectionnez la catégorie Population emploi à laquelle appartient le salarié puis le Statut professionnel du salarié. * Les différents statuts professionnels sont classés selon les catégories suivantes : • Secteur privé, • Secteur public. 5. Dans la zone Exo cotis. Agirc-Arrco, sélectionnez la cotisation dont le salarié est exonéré. A l’inverse, choisissez Pas d’exonération. Même si l'établissement est assujetti à la taxe sur les salaires, ce que vous déclarez au niveau des paramètres du dossier et de la fiche de l'établissement concerné, certains salariés peuvent en être exonérés. 6. Pour ne pas tenir compte des bulletins de ces salariés dans le calcul de la taxe sur les salaires, vous devez les déclarer exonérés. Pour cela, cochez la zone Exonéré de la taxe 135 Menu Bases sur les salaires. Lors du calcul de l'état préparatoire de la DADS, les bulletins des salariés exonérés ne seront pas pris en compte dans le calcul de la taxe due. 7. Si le salarié est le conjoint du dirigeant d'entreprise, cochez obligatoirement l'option Conjoint salarié. La loi du 2 août 2005 en faveur des PME a créé l'obligation d'affecter un statut officiel pour les conjoints qui travaillent dans l'entreprise. Et ce statut doit apparaître dans la DADS dans le but de mieux l'identifier. 8. La zone Travailleur doit être renseignée pour préciser s'il s'agit d'un travailleur résidant dans le lieu où il occupe ses fonctions, d'un travailleur frontalier ou exerçant à l’étranger. 9. Dans la zone Code Régime de base obligatoire précisez le régime de Base obligatoire. Dans la plupart des cas il s'agit du Régime Général. Si vous relevez de Plusieurs régimes de base, vous devez sélectionner les régimes de Base maladie, Base AT, Base Vieillesse. 10.Cochez la case Extension Alsace-Moselle uniquement si le salarié bénéficie du régime complémentaire local Alsace-Moselle pour le risque Maladie. 11.Validez la fiche du salarié en cliquant sur le bouton [Ok]. Par la suite, lorsque vous modifierez la fiche salarié, les informations seront enregistrées et mémorisées pour la DADS-U. Vous pourrez les consulter dans l'historique. * Certaines informations liées à un événement du salarié ou à une situation particulière ne sont pas automatiquement enregistrées et mémorisées par votre logiciel de paye. Vous devez dans ce cas enregistrer un nouvel événement. Enregistrer manuellement un nouvel événement 1. Pour enregistrer un événement (en prévision de la DADS-U), cliquez sur le bouton [Nouvel événement] de la fiche salarié, onglet DADS. 2. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste le motif entraînant la création d'un nouvel événement puis cliquez sur le bouton [Ok]. * Les motifs sont classés selon les catégories suivantes : • Cas général • Spécifiques BTP • Secteur public • Situation particulière • Evénements IP 3. Saisissez ou sélectionnez à l'aide du calendrier la date de début et au besoin la date de fin de l’événement. 136 Menu Bases Vous pouvez ajouter un commentaire si vous le souhaitez. 4. Validez le nouvel événement en cliquant sur le bouton [Ok]. * Vous pouvez consulter la liste des événements : • en cliquant sur le bouton [Historique], dans l'onglet DADS de la fiche salarié, • ou en cliquant sur l'onglet Evénements salariés, lorsque vous activez la commande SALARIÉS du menu BASES. Consulter l’historique des informations mémorisées pour la DADS Dans le cadre de la nouvelle norme DADS-U, certaines informations relatives au salarié sont enregistrées et mémorisées dans votre logiciel de paye. Le bouton [Historique] de l'onglet DADS vous permet de consulter ces informations. Vous pouvez à partir de la fenêtre Historique créer, modifier ou supprimer un événement. • Cliquez sur le bouton [Ok] pour enregistrer les modifications et quitter la fenêtre Historique. Onglet IP Cet onglet permet d’associer au salarié des contrats de prévoyance, de mutuelle et d’assurance. * Au préalable, vous devez avoir renseigné tous les types de contrats dans les caisses de mutuelle, prévoyance ou d’assurance correspondantes (menu BASES- commande CAISSES). 1. Pour affecter un contrat à un salarié, cliquez sur le bouton [Ajouter]. Le logiciel affiche la fenêtre Contrat IP. 2. Dans la zone Code contrat, cliquez sur le bouton afin d’afficher les contrats enregistrés dans vos caisses. 137 Menu Bases * Il est impossible d’affecter plusieurs fois un même contrat à un salarié. C’est pourquoi, seuls les contrats qui n’ont pas été associés au salarié sont affichés. 3. Choisissez le contrat auquel le salarié est rattaché. La Référence, le Libellé, l’Option retenue et le Code population sont renseignés automatiquement par les informations figurant dans le contrat. 4. Dans la zone Ayants droit, saisissez le nombre d’enfants, d’adultes ou des autres personnes affiliés au contrat du salarié. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Le contrat est alors présent dans la liste. 6. Répétez l’opération à l’identique pour ajouter d’autres contrats. • Le bouton [Modifier] permet de changer un critère du contrat. • Le bouton [Supprimer] permet d’effacer un contrat. 138 Menu Bases Onglet Divers Fenêtre dans Ciel Paye, Ciel Paye Evolution et Ciel Bâtiment Fenêtre dans Paye Ciel Quantum 139 Menu Bases Paramétrer les comptes comptables pour le transfert en comptabilité Pour réaliser le transfert de l'écriture de paye mensuelle dans la comptabilité, contrôlez les comptes de comptabilité générale, proposés, par défaut, dans l'onglet Divers de la fiche Salarié et modifiez-les si besoin • Le Compte Brut : compte de classe 6 (641000 par défaut) dans lequel s'impute le salaire brut. • Le Compte à payer : compte de classe 4 (421000 par défaut) dans lequel s'impute le montant du salaire versé correspondant au Net à payer. * Les comptes sont saisis sans espace ni caractère accentué ni ponctuation. Voir Journal comptable, page 320. Visite médicale Vous pouvez aussi renseigner les informations concernant la visite médicale, devant être obligatoirement passée par chaque salarié lorsqu'il entre dans la société et par la suite, au moins une fois par an. 1. Indiquez la Date de la dernière visite médicale. Disponible uniquement dans Paye Ciel Quantum 2. Sélectionnez si le salarié est Apte ou Inapte. Lorsque le salarié est inapte, sélectionnez alors si le salarié est Reclassé ou non. 3. Indiquez la date prévue de la prochaine visite médicale ainsi que l'heure du rendezvous. Observations La zone Observations permet de saisir librement du texte. La ponctuation du texte dans cette zone peut être modifiée par le menu UTILITAIRES, commande PRÉFÉRENCES - onglet Polices. 140 Menu Bases Onglet Formalités Disponible uniquement dans Paye Ciel Quantum Cet onglet permet de constituer une liste de vérification portant sur les formalités liées à l'embauche ou au départ d'un salarié. Vous pouvez ajouter, classer ou supprimer des formalités enfin pointer les formalités qui ont été exécutées. * Les formalités d'embauche et de départ fonctionnent à l'identique. Ajouter une formalité 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter]. Le logiciel vous propose les formalités qui n'ont pas encore été affectées au salarié. 2. Sélectionnez la ou les formalités à insérer et cliquez sur le bouton [OK]. Créer une formalité Vous pouvez ajouter une formalité tout en procédant à sa création. 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter]. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Vous accédez alors à la fenêtre de création d'une formalité. Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Créer une formalité”, page 221. 3. A la fin de la création, vous revenez sur la liste des formalités non affectées. Sélectionnez celle que vous venez de créer et cliquez sur le bouton [OK]. 141 Menu Bases Supprimer une formalité 1. Sélectionnez la formalité à ne pas faire apparaître dans la fiche du salarié. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. Classer les formalités Vous pouvez organiser les formalités dans la liste des vérifications selon leur niveau d'importance. 1. Sélectionnez la formalité à déplacer. 2. Utilisez les boutons [Haut] et [Bas] pour changer la position de la formalité. Pointer les formalités Lorsqu'une formalité est réalisée, cochez la case située devant son nom. Ainsi, vous pouvez distinguer les formalités qui ont été réalisées de celles qui restent à faire. Et, il est plus facile de suivre les différentes étapes d'une embauche ou d'un départ. * Vous avez la possibilité de faire des recherches multi-critères sur les salariés en fonction des formalités réalisées ou pas. Dupliquer une fiche salarié Vous pouvez dupliquer la fiche d'un salarié afin d'éviter de re-saisir les données, ce qui s'avère très utile pour les salariés qui ont le même profil, pour les remplaçants, etc. Seuls les éléments communs sont dupliqués. Il ne vous reste plus qu'à saisir les informations propres au salarié telles que son nom, son adresse, sa date de naissance... 1. Sélectionnez une fiche qui se rapproche du nouveau salarié à saisir. 2. Cliquez sur le bouton . * La fiche du salarié s'affiche, complétez les zones vides. 142 Menu Bases Les éditions administratives relatives aux salariés Vous avez la possibilité de générer différents documents administratifs. Certains de ces documents sont au format .pdf (Attestation de salaire, Accident du travail, Attestation Pôle emploi et D.U.E). Attestation Pôle emploi (Assedic) ) Menu EDITION (liste des salariés affichée) - ATTESTATION PÔLE EMPLOI Lorsqu'un salarié quitte définitivement une entreprise, il doit fournir une attestation de travail auprès de Pôle emploi (anciennement Assedic) afin de faire valoir ses droits aux allocations chômage. En général, l'employeur remet cette attestation au salarié en même temps que son dernier bulletin de salaire, son solde de tout compte et son certificat de travail. * Les pouvoirs publics ont rendu obligatoire de délivrer l’attestation Pôle emploi (ASSEDIC) au salarié et d’en transmettre en même temps un exemplaire de celle-ci à Pôle emploi. (Décret n° 2006-390 du 30 mars 2006, paru au JO du 1er avril). Contrôles et paramétrages préalables Avant d'éditer l'Attestation Pôle emploi, prenez soin de vérifier les éléments suivants : • cotisations : pour les cotisations dont le montant doit entrer dans le cumul du pré- compte ASSEDIC, calculé et édité sur l'attestation, cochez la zone correspondante dans l'onglet Prise en compte de la fiche Cotisation ; • salariés : vérifiez que les données concernant le salarié sont renseignées, à savoir les Nom, Prénom, Adresse, Numéro de Sécurité Sociale, Numéro de matricule, etc. ; • établissement : de la même manière, vérifiez que les données de l'établissement sont correctes, à savoir le Nom de la société, Adresse, Téléphone, Code NAF, Numéro de SIRET, etc. Attention ! Pour consulter ces documents, l'application Adobe Reader© doit être installée sur votre ordinateur. Nous vous rappelons que cette application est fournie avec le CDRom d'installation, son installation étant nécessaire pour la consultation du guide de référence électronique. Si Adobe Reader n'est pas encore présent sur votre ordinateur, insérez le CD-Rom d'installation de votre logiciel de paye Ciel et suivez les indications fournies à l'écran. 143 Menu Bases Editer l'attestation Pôle emploi (ASSEDIC) 1. Pour éditer ce document, sélectionnez le salarié concerné puis activez la commande ATTESTATION PÔLE EMPLOI du sous menu DOCUMENTS ADMINISTRATIFS du menu EDITIONS. 2. Indiquez la Date du dernier jour travaillé et payé du salarié. Le numéro d’ordre utilisé s’affiche automatiquement. 3. Pour obtenir plus d’informations sur la manière de remplir l’attestation Pôle emploi, cliquez sur le bouton [Notice]. 4. Validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Le document administratif s’affiche au format pdf. Il précise notamment la période d'emploi du salarié, le montant des salaires des 12 mois civils qui précède le dernier jour travaillé et payé. Compléter puis imprimer l'attestation Certaines zones doivent être directement saisies sur l'état. Une fois les zones renseignées, vous lancez l'impression de l'attestation. Attention ! Pour visualiser l’attestation Pôle emploi (anciennement ASSEDIC), l’application Adobe Reader© doit être installée sur votre ordinateur. 144 Menu Bases Attestation de salaire Non disponible dans Ciel Paye Millésime ) Menu EDITION - commande DOCUMENTS ADMINISTRATIFS - ATTESTATION DE SALAIRE MALADIE Lorsqu'un salarié est en arrêt de travail pour raison médicale (maladie, maternité ou paternité), il doit fournir une attestation de travail afin de pouvoir bénéficier d'indemnités journalières auprès de la Sécurité Sociale. 1. Précisez en cliquant sur le triangle de sélection la cause de l'arrêt de travail (maladie, maternité ou paternité). 2. Indiquez la date de l'arrêt de travail. 3. Saisissez la période de l'absence du salarié en complétant les zones Date du dernier jour de travail et Date de reprise du travail. 4. Si le salarié a plus d'un an d'ancienneté, son salaire est le plus souvent maintenu durant son absence. L'employeur peut faire une demande de subrogation. La Sécurité Sociale verse directement les indemnités sur le compte de l'employeur. Dans ce cas, les jours d'absence ne sont pas décomptés sur le bulletin de paye du salarié. 5. Indiquez les Nom et Qualité de la personne qui s'occupe de la déclaration. 145 Menu Bases 6. Le document apparaît à l'écran. Vérifiez que toutes les informations nécessaires figurent sur le document et complétez-le éventuellement. Il ne vous reste plus qu'à l'imprimer et le transmettre au salarié concerné pour qu'il le signe. Accident du travail Non disponible dans Ciel Paye Millésime ) Menu EDITION - commande DOCUMENTS ADMINISTRATIFS - ATTESTATION DE SALAIRE ACCIDENT Cette commande vous permet de générer automatiquement l'attestation de salaire qui doit être produite lors d'un accident du travail ou d'une maladie professionnelle. 1. Précisez les coordonnées du médecin du travail. 2. Donnez les renseignements concernant l'arrêt de travail ; motif de l'arrêt (accident du travail ou maladie professionnelle), Date de l'accident de travail ou de la maladie professionnelle) ainsi que la Date du dernier jour de travail et la Date de reprise. Si le salarié a plus d'un an d'ancienneté, l'employeur peut faire une demande de subrogation. Dans ce cas, les jours d'absence ne sont pas décomptés sur la paye du salarié (l'employeur lui verse l'intégralité de son salaire) et les indemnités sont versées directement sur le compte de l'employeur par la Sécurité Sociale. 3. Précisez la Période d'indemnisation, le Type de maintien du salaire (Intégral ou Partiel) ainsi que les coordonnées bancaires de la société. * Les coordonnées bancaires que vous avez saisies par la commande BANQUES du menu DOSSIER sont reprises par défaut. 4. Indiquez, dans la partie Signataire, les Nom et Qualité de la personne qui s'occupe de la déclaration. Il peut s'agir d'un gérant de magasin, d'un responsable paye, etc. 5. Cliquez sur [Ok]. Le document est créé d'après les renseignements saisis dans le logiciel et dans la fenêtre de paramétrage. Vérifiez que toutes les informations qui doivent être produites sur ce document y figurent bien. Complétez-le éventuellement puis imprimez-le. D.U.E. Non disponible dans Ciel Paye Millésime ) Menu EDITION - DOCUMENTS ADMINISTRATIFS - commande D.U.E. (EDI, PAPIER OU INTERNET) Toute embauche d'un salarié doit faire l'objet d'une déclaration auprès de l'URSSAF ; c'est ce que l'on appelle la Déclaration Unique d'Embauche que vous devez effectuer avant l'embauche définitive du salarié dans l'entreprise. Elle vous permet en une seule déclaration d'effectuer les 7 formalités liées à l'embauche d'un salarié. C'est l'URSSAF qui 146 Menu Bases se charge de faire parvenir, à chaque organisme concerné, les informations qui l'intéressent. S’il s’agit d’une DUE Papier 1. Dans la fenêtre de paramétrage de l'édition, si les coordonnées sont différentes de l'établissement principal (définies dans les paramètres de la société), cochez l'option Adresse de correspondance puis saisissez des coordonnées postales. 2. Indiquez également les coordonnées (nom et numéro de téléphone) de la personne que l'Urssaf peut contacter dans l'entreprise. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Le document est créé d'après les renseignements saisis dans la fiche salarié et dans les paramètres de la société. 4. Vérifiez que toutes les informations qui doivent être produites sur ce document y figurent bien. Complétez-le éventuellement (vous devez par exemple saisir l'heure prévisionnelle d'embauche) puis imprimez-le. S’il s’agit d’une DUE EDI 1. Indiquez les coordonnées (nom et numéro de téléphone) de la personne que l'Urssaf peut contacter dans l'entreprise. 2. Saisissez les références internes du déclarant, zones libres de saisie permettant de réfé- rencer le message. 3. Indiquez s'il s'agit d'un Envoi test ou d'un Envoi réel. 4. Cliquez sur [Ok] pour valider. 5. Si des erreurs de paramétrage sont détectées, elles s'affichent à l'écran. Double-cliquez alors sur la ligne correspondant à la modification à effectuer. Une fois les zones correctement renseignées, cliquez sur le bouton [Télédéclarer]. * La télédéclaration de la DUE nécessite la souscription à Ciel directDéclaration Social. Accéder directement à Microsoft Word® ) Menu EDITION - commande DOCUMENT WORD

Votre logiciel permet d'intégrer les informations concernant la société, les salariés et les bulletins de paye dans des documents type réalisés avec Word. Vous pouvez ainsi éditer des documents administratifs tels que les certificats d'embauche, les contrats de travail, les lettres-chèques, etc. Vous pouvez également réaliser des mailings pour l'ensemble de vos salariés. 1. Après avoir sélectionné le(s) salarié(s) pour le(s)quel(s) vous souhaitez éditer un document Word, activez la commande DOCUMENTS WORD du menu EDITION. 147 Menu Bases 2. Vous accédez à la fenêtre Gestionnaire de documents qui présente la liste des modèles disponibles. Cliquez sur le titre du document à utiliser. Consulter un document 3. Sélectionnez le document à consulter en cliquant sur le titre d'un des modèles présentés dans la fenêtre Gestionnaire de document et cliquez sur [Consulter]. L'application Word s'ouvre et vous accédez au document choisi. Les informations nécessaires concernant la société (telle l'adresse par exemple) et le salarié sont automatiquement insérées dans le document final. Si vous avez sélectionné plusieurs salariés, vous consultez pour chacun d'eux un document personnalisé. A ce stade, vous pouvez modifier le document comme n'importe quel autre document Word et l'imprimer. En revanche, les modifications ne sont pas conservées dans le modèle de votre logiciel. 4. Pour revenir dans votre logiciel de paye, activez la commande QUITTER de Word. Imprimer un document à partir de votre logiciel de paye Vous pouvez également imprimer directement le document à partir de la paye Ciel. Dans ce cas, l'application Word est ouverte le temps de l'impression puis automatiquement refermée, une fois celle-ci terminée. Créer un modèle de document La création d'un modèle s'effectue en plusieurs étapes. Dans la paye Ciel : 1. créez le nouveau document, par le bouton [Nouveau], puis définissez son intitulé. Il apparaît dans la liste des modèles. 2. Sélectionnez-le et cliquez sur le bouton [Modifier]. L'application Word est ouverte ainsi qu'une fenêtre nommée Document 1. Dans Microsoft Word : 1. Saisissez le texte qui ne varie pas d'un document à l'autre, en utilisant les commandes de Word pour mettre en forme et en page votre texte. 2. Insérez les champs nécessaires, informations qui varient d'un document à l'autre. * Pour qu'une information soit récupérée de la paye et insérée dans votre texte, vous devez insérer, dans le modèle de document, le nom du champ dont vous récupérez la donnée. Exemple Pour récupérer le nom du salarié dans une formule de politesse, insérez le champ : [GETFIELD SALARIE.NOM] 148 Menu Bases Pour insérer un champ, vous pouvez le saisir directement dans votre texte mais dans ce cas, vous devez respecter la syntaxe propre aux noms des champs. Le menu CielPaye dans Word Une autre manière, plus rapide et plus sûre, d'insérer un champ dans le modèle de document, est d'utiliser une des commandes du menu CIELPAYE, automatiquement ajouté à la barre des menus de Word (lorsque vous créez ou modifiez un modèle de document). Le menu CIELPAYE présente 5 commandes vous permettant d'insérer les champs nécessaires et d'effectuer certains traitements sur le modèle de document. Insertion d'un champ récupérant une des informations de la fiche salarié ) Menu CIELPAYE - commande INSÉRER UN CHAMP SALARIÉ Exemple Le titre (Monsieur, Madame, Mademoiselle) suivi du nom du salarié est inséré dans la formule de politesse suivante : Nous vous adressons nos plus sincères félicitations et vous prions de recevoir, [GETFIELD Salarie.Titre] [GETFIELD Salarie.Nom] nos salutations distinguées. 1. Placez le curseur à l'endroit où vous voulez insérer la première variable. 2. Activez la commande INSÉRER UN CHAMP salarié dans le menu CIELPAYE. 3. Cliquez sur le bouton Liste pour obtenir le libellé de tous les champs disponibles et sélectionnez le champ Prénom. Validez votre choix par [Ok]. La variable s'insère automatiquement sur la ligne de saisie. 4. Recommencez la procédure pour insérer le champ Nom. * Il est possible de faire suivre consécutivement les champs. Insertion des variables numériques de type salarié ) Menu CIELPAYE - commande INSÉRER UNE VARIABLE SALARIÉ Vous pouvez insérer des variables salariés de type numérique et composer des formules arithmétiques. Exemple Pour que la rémunération brute annuelle d'un salarié s'affiche : 1. insérez la variable [GETNUMBE OFFICE_NUM=SALBASE]. 2. Complétez la variable en saisissant le signe * (multiplicateur) et 12 pour obtenir la formule suivante : [GETNUMBER OFFICE_NUM=SALBASE*12] 149 Menu Bases Insertion de champs de type société ) Menu CIELPAYE - commande INSÉRER UN PARAMÈTRE SOCIÉTÉ Vous voulez insérer la raison sociale et l'adresse de votre société dans l'en-tête du document. Vous utilisez les champs suivants : [GETGLOBAL SOCIETE.RAISONSOCIALE] [GETGLOBAL SOCIETE.ADRESSE] [GETGLOBAL SOCIETE.CODEPOSTAL] [GETGLOBAL SOCIETE.VILLE] Exemple de certificat de travail 1. A partir de la fenêtre Gestionnaire de document, sélectionnez le titre Certificat de travail puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Vous accédez au modèle réalisé dans Word. 150 Menu Bases 2. Cliquez sur le bouton [Consulter], à partir de la fenêtre Gestionnaire de documents, pour visualiser le document final dans Word. Insertion d'une variable d'accord de genre ) Menu CIELPAYE - commande ACCORD MASCULIN / FÉMININ Vous pouvez utiliser une formule de type texte faisant appel à des éléments basés sur les accords de genre (masculin, féminin). Exemple Vous voulez accorder l'adjectif 'soussigné' avec le genre. 1. Placez le curseur à l'endroit où vous voulez que s'inscrive la variable. 2. Sélectionnez la commande ACCORD MASCULIN/FEMININ du menu CIELPAYE. 3. Saisissez 'soussigné' dans la zone Accord masculin et 'soussignée' dans la zone Accord féminin. La formule est insérée dans le document : [GETSTRING IF SALARIÉ.SEXE=0 THEN OFFICE_TEXT=»SOUSSIGNE» ELSE OFFICE_TEXT = «SOUSSIGNÉE»END IF] Insertion d'une variable de conversion (chiffres en lettres) ) Menu CIELPAYE - commande CONVERTIR UN MONTANT EN LETTRES Vous utilisez cette commande afin que le montant du salaire de base s'inscrive à la fois en chiffres et en lettres. Vous pouvez obtenir la conversion d'une variable salarié (consulter la liste par le bouton Liste) et/ou d'un montant que vous indiquez en chiffres. correspond à des champs de type société GETGLOBAL. correspond à une variable d’accord de genre de type GETSTRING correspond à des champs de la fiche Salarié de type GETFIELD 151 Menu Bases Exemple La variable du salarié est le salaire de base et la valeur est de 1830 €. si vous avez opté pour la variable du salarié 'Salaire mensuel de base', la formule est : [GETSTRING CONVERTAMOUNTTOSTRING (SALBASE, OFFICE_TEXT, «EURO», 100)] ; si vous avez opté pour un montant '1830', elle sera la suivante : [GETSTRING CONVERTAMOUNTTOSTRING (1830, OFFICE_TEXT, «EURO», 100)] Sauvegarde du document dans Word La sauvegarde du document est réalisée lorsque vous fermez Word. Les documents créés sont enregistrés au format RTF et stockés dans le sous-répertoire Offmodel de Ciel Paye. 1. Activez la commande QUITTER du menu FICHIER. 2. Confirmez l'enregistrement en cliquant sur [Oui]. 152 Menu Bases Assistant d'entrée d'un nouveau salarié ) Menu BASES - commande ASSISTANT D’ENTRÉE D'UN SALARIE Cet assistant vous permet d'une part de créer une nouvelle fiche salarié et d'autre part de réaliser simplement et rapidement deux opérations obligatoires liées à l'embauche d'un salarié, à savoir la rédaction d'un contrat de travail et la déclaration d'embauche (D.U.E.). La Déclaration Unique d'Embauche auprès de l'URSSAF peut être effectuée : Dans Ciel Paye Evolution, Ciel Paye Bâtiment, Paye Ciel Quantum : • sur papier, • par Internet, • par échanges de données informatisées (EDI) avec Ciel directDéclaration Social. Dans Ciel Paye • par Internet, via le site http://www.due.fr/ 1. Définissez l'opération ou les opérations que vous allez effectuer une fois les renseignements de la fiche salarié complétés. 2. Cliquez sur le bouton [Ok]. 153 Menu Bases Etape Identité 3. La première étape de l'assistant de création d'un salarié se rapporte à son identité. Complétez toutes les zones, ces renseignements étant nécessaires pour établir la D.U.E. Pour plus de détails, reportez-vous aux paragraphes “Identification du salarié”, page 119 et “Onglet état civil et adresse”, page 120. 4. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour continuer le paramétrage. Etape Situation professionnelle La deuxième étape concerne la situation professionnelle du salarié et notamment les caractéristiques de son poste, sa date d'entrée dans l'entreprise et les éléments concernant son salaire. Voir Onglet Affectation, page 121. 5. Une fois les zones complétées, cliquez sur [Suivant]. Etape Données salariales La troisième étape concerne les éléments de paye du salarié notamment le type de paye et les caractéristiques du contrat. Voir Onglet Salaires : éléments de la paye, page 128. 6. Une fois les zones complétées, cliquez sur [Suivant]. Etape Coordonnées bancaires Dans la quantrième étape figurent les éléments relatifs aux coordonnées bancaires et au mode de paiement du salarié. Voir Onglet Banque, page 133. 7. Cliquez sur [Suivant] pour poursuivre. Etape DADS La cinquième étape concerne le paramétrage des données nécessaires à la DADS-U. Pour pouvoir établir la DADS-U avec Ciel Paye Evolution, Ciel Paye Bâtiment et Paye Ciel Quantum, vous devez renseigner cette étape. Si vous utilisez actuellement Ciel Paye Millésime, vous devez dès aujourd'hui renseigner ces informations. Vous pourrez ainsi migrer plus facilement vers Ciel Paye Evolution ou Paye Ciel Quantum pour générer une DADS-U. 8. Sélectionnez la modalité de l’Activité du salarié parmi celles proposées : intermittent, à domicile, saisonnier, etc. 9. Dans la zone Travail, sélectionnez le temps de travail parmi ceux proposés correspondant aux imprimés en vigueur : Temps plein, Temps partiel, Intermittent, etc. 10.Indiquez le statut Conventionnel (statut au titre de la convention collective) ainsi que le statut catégoriel Agirc-Arrco (Cadre, Non cadre, etc.). 154 Menu Bases 11.Sélectionnez la catégorie Population emploi à laquelle appartient le salarié puis le Statut professionnel du salarié. * Les différents statuts professionnels sont classés selon les catégories suivantes : • Secteur privé, • Secteur public. 12.Dans la zone Exo cotis. Agirc-Arrco, sélectionnez la cotisation dont le salarié est exonéré. A l’inverse, choisissez Pas d’exonération. 13.Certains salariés sont exonérés de la taxe sur les salaires. Pour ne pas tenir compte des bulletins de ces salariés dans le calcul de la taxe sur les salaires, vous devez les déclarer exonérés en cochant la case correspondante. Lors du calcul de l'état préparatoire de la DADS, les bulletins des salariés exonérés ne seront pas pris en compte dans le calcul de la taxe due. 14.Dans la zone Travailleur, indiquez s'il s'agit d'un travailleur résidant dans le lieu où il occupe ses fonctions, d'un travailleur frontalier ou exerçant à l’étranger. 15.Si le salarié est le conjoint du dirigeant d'entreprise, cochez obligatoirement l'option Conjoint salarié. La loi du 2 août 2005 en faveur des PME a créé l'obligation d'affecter un statut officiel pour les conjoints qui travaillent dans l'entreprise. Et ce statut doit apparaître dans la DADS dans le but de mieux l'identifier. 16.Dans la zone Code Régime de base obligatoire, précisez le régime de Base obligatoire. Dans la plupart des cas il s'agit du Régime Général. Si vous relevez de Plusieurs régimes de base, vous devez sélectionner les régimes de Base maladie, Base AT, Base Vieillesse. 17.Cochez la case Extension Alsace-Moselle uniquement si le salarié bénéficie du régime complémentaire local Alsace-Moselle pour le risque Maladie. 18.Cliquez sur le bouton [Suivant] pour poursuivre. Etape IP Cette sixième étape permet d’associer au salarié des contrats de prévoyance, de mutuelle et d’assurance. * Au préalable, vous devez avoir renseigné tous les types de contrats dans les caisses de mutuelle, prévoyance ou d’assurance correspondantes (menu BASES- commande CAISSES). 1. Affectez le ou les contrats concernant le salarié. Voir Onglet IP, page 136. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la dernière étape de l'assistant. 155 Menu Bases Dernière étape Cette dernière étape vous confirme la création et le paramétrage de votre fiche salarié. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de la fiche salarié. Vous pouvez cliquer sur le bouton [Continuer] pour valider la création de la fiche salarié et poursuivre directement la création de nouveaux salariés. La fenêtre qui s'affiche ensuite est fonction des options choisies dans la fenêtre d'accueil de l'assistant d'entrée d'un salarié : Si vous avez coché l'option Rédaction du contrat de travail... • un contrat de travail dans Word est automatiquement généré si l'option correspondante a été cochée. Complétez ce document. Si vous avez sélectionné DUE EDI... • la fenêtre Déclaration Unique d'Embauche s'affiche. Saisissez les informations nécessaires à votre télédéclaration. Si vous avez sélectionné DUE papier... • la fenêtre Déclaration Unique d'Embauche s'affiche. Complétez-la puis cliquez sur [Ok]. La DUE au format pdf s'affiche. Il ne vous reste plus qu'à compléter les informations nécessaires pour que les formalités liées à l'embauche d'un salarié soient dûment accomplies. Si vous avez sélectionné DUE sur Internet... • vous accédez directement au site Internet de l’URSSAF permettant de faire la déclaration unique d'embauche. 156 Menu Bases Assistant de sortie d'un salarié ) Menu BASES - commande ASSISTANT DE SORTIE D'UN SALARIE Tout départ de l'entreprise d'un salarié implique un certain nombre de formalités à effectuer de la part de l'employeur. Cet assistant vous aide à réaliser les documents obligatoires à remettre à tout salarié qui quitte une entreprise, à savoir : • son dernier bulletin de paye, • son certificat de travail, • son solde de tout compte, • une attestation Pôle emploi agréée (anciennement Assedic). 1. Dans la fenêtre d'accueil de l'assistant, indiquez de quel salarié il s'agit ; cliquez pour cela sur le bouton Liste pour le sélectionner. 2. Précisez la Date de sa sortie ainsi que le motif pour lequel il quitte l’entreprise. Si vous établissez un état préparatoire DADS papier, choisissez les points de suspension ... pour indiquer un départ définitif. 3. Cochez les opérations administratives liées au départ du salarié que vous souhaitez réaliser. * Les options suivantes sont cochées par défaut : - Réalisation du dernier bulletin de salaire, - Rédaction du certificat de travail, - Délivrance de l'attestation Pôle emploi. 4. Cliquez sur [Ok]. Les éléments que vous avez choisis vous seront présentés à l'écran les uns après les autres ; ainsi la sortie du salarié de l'entreprise est effectuée simplement et rapidement. 5. L'étape 2 de l'assistant de sortie s'affiche. Cette étape vous permet d'insérer ou de supprimer une rubrique du bulletin. * Si vous avez coché l'option Elément lié à la sortie du salarié dans l'onglet Prise en compte de la rubrique, cette rubrique associée au départ du salarié s'affichera automatiquement dans cette fenêtre. Insérer une rubrique 1. Pour insérer une rubrique, cliquez sur le bouton [Insérer]. 2. Dans la liste des rubriques qui s'affiche, sélectionnez la rubrique à insérer puis cliquez sur le bouton [Ok]. 157 Menu Bases Supprimer une rubrique 1. Pour supprimer une rubrique, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur [Oui] si c'est le cas. 3. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider. A propos de l'Attestation Pôle emploi (Assedic)... Le dernier bulletin du salarié doit être créé et validé pour que l'Attestation Pôle emploi puisse être délivrée avec des données exactes. Pour vous aider à accomplir correctement cette démarche administrative particulière deux éléments de contrôle vous sont proposés : • d'abord, dans la fenêtre d'accueil de l'assistant de sortie : la case Délivrance de l'attestation Pôle emploi n'est accessible que si vous avez coché au préalable la case Réalisation du dernier bulletin, • par la suite, une fois le dernier bulletin créé, un message vous propose de le valider pour que votre attestation soit correcte. 158 Menu Bases Profils ) Menu BASES - commande PROFILS

Le profil correspond à un bulletin type regroupant les éléments (cotisations, rubriques, commentaires, etc.) communs à une même catégorie de salariés (Cadre, Employé, etc.). Les profils ne contiennent aucune valeur. Vous les utilisez pour créer les bulletins d'une même catégorie de salariés sans avoir à chaque fois à redéfinir l'ensemble des lignes composant le bulletin. La fiche Profil Le profil est défini par un Code et un Libellé. Les lignes qui composeront le bulletin des salariés rattachés au profil sont présentées. Rubrique Cotisations Commentaires Profils Bulletins Appel d’un profil dans le bulletin Générer un profil d’après le bulletin Supprime la ligne sélectionnée dans le profil. Ouvre la liste Eléments du bulletin pour insérer un ou plusieurs éléments. Insère une ligne vierge dans le profil 159 Menu Bases Convention d'insertion des rubriques et cotisations dans les profils Lorsque vous insérez des lignes dans le profil, ne perdez pas de vue que le bulletin est calculé de manière descendante de la première à la dernière ligne du bulletin. • Une rubrique, insérée avant le SALAIRE BRUT est ajoutée ou retranchée au SALAIRE DE BASE, selon le type de la rubrique (Gain ou Retenue), pour calculer le SALAIRE BRUT : absence pour congés payés, indemnités de congés payés, prime d'ancienneté, etc. • Une rubrique, insérée après le NET IMPOSABLE, ne doit pas modifier ce dernier mais peut y être ajoutée ou retranchée selon son type (Gain ou Retenue) pour calculer le NET A PAYER : transport, carte orange, acompte, tickets restaurant, etc. • Une cotisation est insérée après le SALAIRE BRUT et avant le TOTAL RETENU. • Les rubriques et cotisations intermédiaires doivent être placées avant celles qui utilisent leur montant comme base de calcul. Insérer une ligne vierge dans le profil Dans la liste Lignes de profil, placez le curseur sur la ligne avant laquelle vous voulez en insérer une nouvelle. 1. Cliquez sur [Insérer] pour insérer une ligne vierge dans le profil. 2. Cliquez deux fois dans la colonne Elément de la ligne vierge. 3. Saisissez le code de l'élément à insérer dans le profil. Le bouton Liste ouvre la liste des éléments du bulletin dans laquelle vous pouvez sélectionner celui de votre choix. 4. Appuyez sur la touche pour valider le code saisi. Le libellé de l'élément est automatiquement inséré. * Si l'élément est déjà présent dans le profil, votre logiciel vous en informe et ne l'insère pas à nouveau. 5. Procédez ainsi pour chacune des lignes à insérer. Insérer dans le profil plusieurs lignes en même temps 1. Placez le curseur sur la ligne avant laquelle vous voulez en insérer d'autres. 2. Cliquez sur [Ins. Multi...] pour ouvrir la liste Elément Bulletin qui présente toutes les rubriques, cotisations et commentaires existants. 3. Cliquez sur les éléments à insérer dans le profil. Vous pouvez aussi étendre la sélection à plusieurs éléments, à l'aide de la touche afin de les insérer en même temps dans le profil. 4. Validez l'insertion des éléments sélectionnés en cliquant sur [Ok]. 160 Menu Bases * Si l'élément est déjà présent dans le profil, un message vous en informe et ne l'insère pas à nouveau. La fenêtre Elément Bulletin Les trois boutons radios Cotisations, Rubriques et Commentaires vous permettent de choisir le type d'élément qui doit être présenté dans la liste. Les boutons, présentés à droite dans la fenêtre, permettent de modifier la présentation de la liste et des éléments qu'elle contient comme pour les éléments de base. Exemple Vous insérez les rubriques nécessaires dans le profil. Pour plus de commodités, vous voulez que seul ce type d'élément soit affiché dans la liste des Eléments du bulletin. Cochez l'option Rubriques. Vous pouvez classer les rubriques dans l'ordre croissant de leur code en définissant les critères et le sens du tri par le bouton [Trier la liste]. * Si le format de présentation de la liste est conservé d'une session à l'autre, les recherches et tris des éléments ne le sont pas. Si vous voulez consulter à nouveau la liste complète des éléments existants, cliquez sur [Tout afficher]. Modifier un élément Pour consulter le détail d'un des éléments présentés dans la liste et éventuellement le modifier, sélectionnez-le et cliquez sur [Modifier]. La fiche complète de l'élément s'ouvre. 161 Menu Bases * Vous constaterez qu'à ce stade, vous n'avez pas la possibilité de créer un nouvel élément ou d'en consulter un autre, les boutons magnétoscopes et le bouton [Créer] n'étant pas présentés dans la fiche. Supprimer une ligne du profil 1. Cliquez sur la ligne à supprimer. 2. Cliquez sur [Supprimer]. La procédure étant irréversible, un message de confirmation s'affiche. 3. Validez la fenêtre de confirmation par [Oui]. La ligne n'apparaît plus dans le profil. * En aucun cas, l'élément correspondant n'est supprimé. Affecter les profils aux salariés Une fois les profils définis, vous les affectez à chaque salarié, selon la catégorie à laquelle il appartient, dans l'onglet Affectation de la fiche Salarié. Lorsque vous créez les premiers bulletins avec votre logiciel de paye Ciel sur une période donnée, demandez la création des bulletins d'après les profils rattachés aux salariés. * Nous vous conseillons vivement d'utiliser les profils pour établir les bulletins de salaire, particulièrement pour créer le premier bulletin de chaque salarié. Si vous n'avez pas rattaché de profil à un salarié, le bulletin est créé mais sans aucune ligne. A ce stade, vous conservez la possibilité d'appeler un profil dans le bulletin ouvert. Voir Appeler un profil, page 246. Générer automatiquement un profil Vous pouvez aussi générer un profil d'après un bulletin. Toutes les lignes insérées dans le bulletin ouvert sont recopiées à l'identique dans le profil, mis à part les valeurs des différents éléments composant le bulletin. Voir Générer un profil, page 246. 162 Menu Bases Services Non disponible dans Ciel Paye Millésime ) Menu BASES - commande SERVICES Par cette commande, vous définissez les différents services de votre entreprise. Cette information est utilisée lors de l'enregistrement de vos fiches salariés. La notion de Service permet une classification plus précise de l'ensemble de vos salariés. Si vous optez pour une gestion de temps complète, cela peut faciliter la mise en place de vos plannings ainsi que l'ensemble de vos éditions relatives à cette gestion de temps. Voir Gestion de temps, page 163. 163 Menu Bases Gestion de temps Non disponible dans Ciel Paye Millésime ) Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS * Si vous avez choisi de gérer vos absences à l’aide du Planning des vacances (menu DOSSIER commande PARAMÈTRES- PARAMÈTRES 1), cette fonction n’est pas accessible. La loi sur la réduction de la durée légale du temps de travail a fait apparaître, au sein des entreprises, de nouvelles formes d'organisation du travail avec une gestion des horaires qui devient de plus en plus complexe de part la diversité de ces derniers : horaires fixes, variables, libres, cycliques, décalés, modulaires, annuels, temps partiel. Cette mise en place des 35 heures incite ces entreprises à avoir recours à de nouveaux outils de suivi et d'analyse du temps afin d'en faciliter la gestion. Il s'agit de prendre en compte non seulement les contraintes économiques, avec pour optique de mieux gérer la répartition et le temps de travail, mais également les contraintes légales, avec un contrôle de ce temps de travail. Avec son module de Gestion de temps intégré, vous pouvez : • élaborer des modèles de plannings (hebdomadaires ou annuels), • effectuer le suivi des heures de travail des salariés de l'entreprise et de constater d'éventuels écarts entre le prévisionnel et le réalisé avec le planning Salarié, • analyser et contrôler les données mises en place à l'aide d'états spécifiques. Mais, selon le mode de fonctionnement de votre entreprise, vous pouvez choisir de travailler avec tout ou partie du module GESTION DE TEMPS. Par exemple, vous pouvez utiliser uniquement la partie Feuille de temps où vous n'enregistrez que les différentes absences et/ou présences de vos salariés. Voir Enregistrez vos feuilles de temps, page 170. Une fois que vous avez défini les paramètres de votre gestion de temps, à savoir : • les paramètres collectifs (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES GESTION DE TEMPS), Voir Paramètres Gestion de temps, page 43. • les paramètres individuels, par le menu BASES - commande SALARIÉS, onglet Affectation, bouton [Gestion de temps]... Voir Onglet Affectation, page 121. ... vous pouvez passer à l'élaboration de vos plannings. 164 Menu Bases Enregistrer les modèles de plannings hebdomadaires ) Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - MODÈLES DE PLANNING HEBDOMADAIRE Cette commande sert à définir les horaires de la semaine en fonction des différents cycles de travail rencontrés dans l'entreprise (périodes de suractivités, de sous-activités ou bien encore horaires fixes toute l'année). Ces modèles de planning servent à établir les plannings prévisionnels annuels, à partir desquels sont générés les plannings salariés. Exemple Dans l'entreprise Martin et Fils, il existe des catégories de salariés qui sont amenés à faire des semaines de 35, 38 ou 42 heures ; dans ce cas, vous devez définir trois modèles de plannings dans lesquels vont figurer les horaires exacts pour chaque journée de la semaine. La fenêtre Modèle de planning hebdomadaire est divisée en deux parties : • la partie gauche qui regroupe tous les gabarits de plannings de la société ; • la partie droite qui présente les différentes périodes de travail des journées de la semaine correspondantes. Une journée de travail est définie par une succession de plages horaires ; à chaque plage horaire est affecté un type de temps : travaillé ou non. Exemple Nous allons créer le premier modèle de la société correspondant à la semaine de 35 heures, avec les horaires suivants : 9h - 12h et 13h - 17h. 1. Dans la partie gauche de la fenêtre, cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu CONTEXTUEL et sélectionnez la commande CRÉER UNE SEMAINE. 2. Donnez-lui une référence, par exemple Semaine 35h ; les 7 jours composant la semaine apparaissent dans l'arborescence. 3. Dans la partie droite, figurent les tranches horaires de la journée. A vous de définir, les périodes travaillées et celles non travaillées. Il vous suffit pour cela de sélectionner, à l'aide de la souris, les cases correspondant aux périodes travaillées et de sélectionner la commande DÉFINIR UNE PÉRIODE DE TRAVAIL du menu CONTEXTUEL. Ces tranches horaires travaillées apparaissent en bleu, par défaut. Si vous souhaitez opter pour une autre couleur, activez la commande PROPRIÉTÉS du menu EDITION ou CONTEXTUEL. * Le premier modèle de planning que vous définissez est automatiquement déclaré par défaut (facilement repérable par la coche verte présente dans le titre). Par la suite, si vous souhaitez déclarer un autre modèle par défaut, il vous suffit de cliquer sur son titre, d'ouvrir le menu EDITION ou CONTEXTUEL et de choisir la commande PLANNING PAR DÉFAUT. 4. Procédez ainsi pour tous les modèles de plannings hebdomadaires de votre société. 165 Menu Bases Pour modifier une période de travail... 1. ... placez le pointeur de la souris sur la période de travail à modifier. 2. Ouvrez le menu CONTEXTUEL et sélectionnez la commande MODIFIER UNE PÉRIODE DE TRAVAIL. 3. Dans la fenêtre qui apparaît, indiquez les nouveaux horaires de la période travaillée puis cliquez [Ok]. La modification est immédiatement reportée dans le modèle de planning. Concevez vos plannings prévisionnels annuels ) Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - MODÈLES DE PLANNING ANNUEL Une fois les différents modèles de plannings hebdomadaires définis, vous pouvez établir vos plannings prévisionnels annuels (menu BASES, commande GESTION DE TEMPS - MODÈLES DE PLANNINGS ANNUEL). Ils permettent d'établir un planning commun à un ensemble de salariés ayant des horaires de travail identiques. 166 Menu Bases Vous pouvez créer autant de planning différents que vous le souhaitez. Il est effectivement très important de bien penser à tous les cycles de travail en vigueur dans votre entreprise afin de faciliter la gestion de vos plannings salariés. La fenêtre Modèles de planning annuel est divisée en trois parties : • une entête qui indique l'intervalle de mois sur lequel est défini le planning (votre planning peut donc être mensuel, trimestriel, semestriel ou annuel selon votre choix et/ou le mode de fonctionnement de votre entreprise), • une partie gauche qui récapitule les différents modèles, • une partie droite qui présente les semaines de la période concernée. Exemple Vous souhaitez créer un modèle de planning annuel avec des semaines à 39 heures. Ce planning s'adresse aux salariés cadres de la société, qui sont gérés en jours et qui bénéficient de jours de RTT. 1. Définissez de Janvier 2007 à Décembre 2007 comme Période du planning. 2. Cliquez dans la partie gauche de la fenêtre et activez la commande CRÉER UN PLANNING du menu EDITION ou CONTEXTUEL. 3. Le modèle de semaine défini par défaut est appliqué à toute la période du planning prévisionnel. Or, celui-ci ne correspond pas à votre planning puisqu'il s'agit du modèle à 35 heures. 4. Activez le menu CONTEXTUEL et sélectionnez la commande DÉFINIR POUR LE MODÈLE puis l'option Semaine 39h dans la liste des modèles de semaines proposées. Ce modèle est appliqué à toute la période définie en en-tête. Pour choisir une autre semaine... 1. cliquez sur la semaine à modifier dans la partie droite de la fenêtre, 2. ouvrez le menu CONTEXTUEL et sélectionnez le modèle de semaine que vous souhaitez établir pour la période choisie. Pour vérifier... ... les différents modèles de plannings hebdomadaires attribués à un modèle de planning prévisionnel, il vous suffit de placer le pointeur de la souris au-dessus de la semaine à contrôler. Une bulle d'aide indique le code du modèle de planning hebdomadaire attribué à cette semaine. 167 Menu Bases Déterminez les différentes natures d'écarts possibles ) Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - NATURES D’ÉCARTS Cette commande vous permet d'enregistrer les différentes natures d'écarts possibles. En effet, lors de la saisie des feuilles de temps, des écarts entre le prévisionnel et le réalisé pourront être constatés. Pour que ces écarts soient correctement ventilés dans les bulletins de paye de vos salariés, vous devez enregistrer, au préalable, les différentes rubriques de paye qui leur seront affectées. Exemple Prenons l'exemple de l'écart de temps Congés Payés. Un Code est défini par défaut par le programme mais vous pouvez le modifier si vous le souhaitez. 1. Saisissez un code Abréviation qui soit parlant, afin de repérer l'écart constaté. 2. Cochez la case A insérer par défaut dans la feuille de temps si vous souhaitez que cet écart de temps soit proposé dans la partie Nature des écarts de la fiche Feuille de temps. 3. Le bouton [Propriétés] vous permet de définir l'aspect que prendra l'écart dans le planning du salarié. Ce repère visuel, repris en-dessous de ce bouton, permet d'avoir une vision globale des différentes natures d'écarts constatés pour un salarié. 4. Précisez les rubriques (ou la variable et la rubrique) de paye sur lesquels doivent être imputés les écarts. 5. Un compteur de temps est rattaché à chaque nature d'écart : ce dernier peut donc être comptabilisé en jour, en heures ou en fonction du paramétrage spécifique au salarié. 168 Menu Bases Rattachez un modèle de planning à un salarié ) Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - PLANNING SALARIÉS Le planning prévisionnel salarié sert à gérer, à la semaine ou à la journée, les heures de travail prévues pour chaque salarié. Un modèle de planning annuel est affecté à chaque salarié afin que son propre planning puisse être mis en place. Ce planning (à partir duquel est mis en place le «prévisionnel») sert de référence pour les feuilles de temps (qui représentent le «réalisé»). Selon le fonctionnement de la société, le niveau d'activité ou le poste qu'il occupe, un salarié pourra être rattaché à plusieurs modèle de plannings (mensuels ou hebdomadaires). La fenêtre Planning salariés est divisé en trois parties : • une entête qui indique l'intervalle de mois sur lequel est défini le planning, le mode d'affichage du planning : hebdomadaire ou quotidien, et deux cases à cocher permettant la gestion des demi-journées • une partie gauche dans laquelle figurent les salariés, • une partie droite qui présente le planning correspondant. Exemple Les 3 assistantes du service Commercial ont des horaires de travail identiques. Vous souhaitez donc leur affecter le même modèle de planning annuel. C'est à l'aide d'une recherche multicritère que vous pourrez attribuer, en une seule opération, un même planning à plusieurs salariés. 1. Dans la partie gauche de la fenêtre, dans laquelle figurent tous les salariés de l'entreprise, ouvrez le menu CONTEXTUEL et sélectionnez la commande RECHERCHE MULTICRITÈRE. 2. Après avoir défini les critères nécessaires à votre recherche (emploi = secrétaire ET service = commercial), validez par [Ok]. Seuls les 3 salariés répondant aux critères requis, restent dans la fenêtre. Voir Recherche multicritère, page 100. 3. Choisissez la commande TOUT MARQUER du menu CONTEXTUEL. 4. Vous devez maintenant leur affecter le modèle de planning annuel correspondant à leur cycle de travail : activez la commande MODÈLES DE PLANNING ANNUEL du menu CONTEXTUEL puis sélectionnez le planning 001 qui comporte tous les cycles de travail de l'année correspondant à leur activité ; l'intégralité des informations définies dans ce planning sont donc reprises par défaut ; mais vous pouvez en modifier certaines caractéristiques si vous le souhaitez. 169 Menu Bases Pour modifier un des éléments du planning Vous pouvez, à partir de cette fenêtre Planning salarié, modifier certains cycles de travail du modèle de planning annuel, sans que cela ait de conséquences sur le modèle de planning annuel initial, défini par la commande GESTION DE TEMPS - MODÈLE DE PLANNING ANNUEL du menu BASES ; seul le planning du salarié concerné s'en trouve modifié. 1. Sélectionnez la période du planning à modifier dans la partie droite de la fenêtre, 2. Ouvrez le menu CONTEXTUEL et choisissez le modèle de planning hebdomadaire qui doit être appliqué. * L'élément à modifier peut également être un écart de temps constaté. Dans ce cas, vous opterez pour un des choix proposés dans la liste des Natures d'écarts du menu CONTEXTUEL. La liste des natures d'écarts présentée correspond toujours à des natures d'écarts de type CP, RTT et Absence. Pour enregistrer une nature d'écart en demi-journée Vous pouvez gérer vos écarts de temps en demi-journée. Exemple Un de vos salariés s'absente une matinée pour la rentrée des classes de ses enfants. Elle a posé une demande d'une demi-journée de congés payés. Vous enregistrez cette absence dans son planning de la façon suivante : 1. Affichez le planning en mode quotidien (option Quotidienne dans l'en-tête), puis sur la ligne de son planning, cliquez sur la case pour laquelle vous allez définir l'écart. 2. Cliquez sur le bouton [Ecarts] puis choisissez Congés payés pour notre exemple. Vous pouvez aussi ouvrir le menu CONTEXTUEL (clic-droit) et sélectionnez la commande NATURES D’ÉCARTS. 3. Dans l'en-tête de la fenêtre, les options de demi-journées deviennent actives ; cochez la case Fin en demi-journée. Vous constatez que la case du planning est divisée en deux parties : une demi-journée en congés et une demi-journée travaillée. 170 Menu Bases * Cette gestion en demi-journée vous permet d'enregistrer, si vous le souhaitez, deux natures d'écarts différentes pour une seule et même journée. Vous repérez facilement ces écarts d'après leur couleur et/ou à l'aide des bulles d'aide qui s'affichent lorsque vous placez le pointeur de la souris sur la case du planning. Pour consulter la feuille de temps d'un salarié Vous avez la possibilité de consulter, pour un salarié, la feuille de temps que vous lui avez déjà saisie, directement à partir de son planning. Il vous suffit pour cela d'activer la commande FEUILLE DE TEMPS du menu CONTEXTUEL. A ce stade, si vous apportez d'éventuelles modifications à la feuille de temps du salarié en question, celles-ci sont automatiquement reportées dans son planning. A propos des contrôles et de la date système... Les systèmes d'alerte, définis dans les paramètres collectifs et individuels, ne prennent effet qu'à compter de la date système à partir de laquelle vous établissez le planning salarié. Seules les options de l'onglet Paramètres généraux sont concernées par cette date système (jours travaillés dans la semaine, nombre d'heures travaillées par jour et contingent d'heures supplémentaires par an). Exemple Vous établissez un planning annuel à la date du 01 février 2009. Tous les éléments du mois de janvier 2009 ne seront pas pris en compte pour le déclenchement des systèmes d'alerte. Enregistrez vos feuilles de temps ) Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - FEUILLES DE TEMPS Une fois ces différentes phases de préparation effectuées, vous pouvez procéder à la saisie des feuilles de temps de vos salariés. Cette feuille de temps vous permet de gérer les heures de travail réellement effectuées par le salarié ; le prévisionnel est comparé au réalisé ; de là peuvent apparaître certains écarts susceptibles de provenir d'absences, de congés, de maladie, de RTT ou bien encore d'heures. supplémentaires. Créez vos feuilles de temps salariés 1. Activez la commande CRÉER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Vous accédez à la fenêtre Création des feuilles de temps salariés à partir de laquelle vous définissez : • la période : par défaut, la date du jour est proposée, mais vous pouvez générer les feuilles de temps sur la période de votre choix. Selon votre mode de fonctionnement, vous saisirez les feuilles de temps de façon quotidienne ou hebdomadaire. 171 Menu Bases • les salariés : la Liste des salariés présente le code et le nom de ceux pour lesquels vous pouvez établir des feuilles de temps sur la période choisie. Vous n'êtes pas obligé de créer en même temps toutes les feuilles de temps ; seuls les salariés dont vous avez marqué le nom (à l'aide des boutons de marquage présents dans la fenêtre) auront une feuille de temps. Vous repérez les lignes marquées par un carré de couleur dans l'en-tête de ligne. Si vous souhaitez obtenir les feuilles de temps pour les jours non travaillés, cochez la case correspondante. En revanche, si vous laissez cette case décochée, seuls les jours travaillés seront pris en compte pour l'émission des feuilles de temps. * Les jours fériés sont inclus dans les jours non travaillés. Lancez la création des feuilles de temps 1. Validez la création des feuilles de temps pour les salariés sélectionnés en cliquant sur le bouton [Ok]. Après quelques instants, les feuilles de temps des salariés concernés sont créés. La feuille de temps du premier salarié de la liste s'affiche à l'écran. Saisissez et/ou modifiez la feuille de temps 1. Vous modifiez les horaires de travail effectifs du salarié directement dans la partie Présence... 2 . L'écart de temps entre le temps de travail prévisionnel du salarié et son temps de travail effectif est automatiquement calculé... 3. A vous de déterminer les causes de cet différence en lui affectant la nature d'écart correspondante. Selon le compteur de temps de la fiche Nature d'écart, vous avez accès à la colonne Nombre d'heure ou Centièmes de jour. 172 Menu Bases La feuille de temps du salarié est automatiquement remplie d'après les données enregistrées dans son planning. Vous pouvez lui apporter d'éventuelles modifications en fonction des heures effectivement réalisées. Si une différence est constatée entre le Prévisionnel et le Réalisé, un Ecart est automatiquement calculé ; c'est dans la partie Nature d'écarts de la fenêtre que vous justifiez cet écart. Les rubriques et/ou variables de paye, définies lors de la mise en place de chaque fiche Nature d'écart, permettront de ventiler correctement cet écart lors du calcul des bulletins de salaire. * Si l'écart que vous souhaitez utiliser n'est pas présent dans la liste des natures d'écarts (case A insérer par défaut dans la feuille de temps non cochée dans la fiche Nature d'écart), cliquez sur [Ajouter] pour accéder à la liste complète des natures d'écarts définies. Validez vos feuilles de temps Lorsque toutes vos feuilles du temps du mois ont été saisies et vérifiées, vous devez les valider. En effet, dans le cadre d'une gestion de temps, le bulletin de paye d'un salarié ne peut être créé tant que ses feuilles de temps n'ont pas été validées. 1. A partir de la liste des feuilles de temps, sélectionnez celles que vous souhaitez valider. 2. Activez la commande VALIDER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. 3. Un message vous demande de confirmer cette validation. Cliquez sur [Oui]. Vous pouvez éditer les principales données de gestion que vous avez enregistrées. Cela vous permet ainsi d'avoir un suivi précis de votre gestion de temps par l'analyse de ces données. Voir Gestion de temps, page 304. Saisie décentralisée des feuilles de temps ) Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - BORDEREAU DE SAISIE EXCEL Les feuilles de temps vous permettent de gérer les heures de travail réellement effectuées par le salarié. Pour vous permettre d'effectuer une saisie décentralisée des feuilles de temps, vous avez la possibilité de générer un bordereau de saisie Excel. Attention ! Vous pouvez lors de la création des bulletins prendre en compte les natures d'écarts provenant des feuilles de temps ou des plannings salariés. Pour cela vous devez l'indiquer dans les préférences d'utilisation au menu UTILITAIRES commande PRÉFÉRENCES onglet Divers. 173 Menu Bases Paramétrez le bordereau de saisie excel Ce fichier Excel est pré-rempli par le service Paye à l'aide des informations saisies dans les plannings salariés. Une fois générés, ces fichiers pourront être envoyés à leurs destinataires par e-mail pour être complétés. Les bordereaux de saisie dûment complétés seront retournés au Service Paye qui, après vérification les importera dans la Paye afin de générer les feuilles de temps. Critères d'extraction des données 1. Activez la commande GESTION DE TEMPS - BORDEREAU DE SAISIE EXCEL du menu BASES ou cliquez sur l'icone BORDEREAU DE SAISIE EXCEL de la barre de navigation. La fenêtre qui s'ouvre vous permet d'indiquer les paramètres du bordereau. 2. Indiquez le ou les salariés concerné(s). Vous pouvez paramétrer un bordereau de saisie pour un salarié, une catégorie de salariés ou tous les salariés. 3. Renseignez les zones Service (un service ou tous les services de l'entreprise), Analytique (un code analytique ou tous les codes analytiques) et Etablissement (un établissement précis ou tous les établissements). 4. Sélectionnez les dates (mois et année) à prendre en compte. 174 Menu Bases Caractéristiques du fichier Excel 1. Renseignez les éléments de la zone fichier modèle. 2. Dans la zone Fichier, sélectionnez le fichier modèle Excel. Les bordereaux de saisie Excel sont remplis à partir du fichier modèle. Ce fichier comporte une extension .XLT. Ce modèle permet d'avoir une présentation adaptée à chaque utilisateur. Deux modèles sont disponibles dans votre logiciel mais vous pouvez créer votre propre modèle. Le modèle FDT non Cadre.XLT est adapté aux salariés non-cadre (gérés en heures) et le modèle FDT cadre.XLT convient aux salariés ayant un statut cadre, gérés en jours sans notion d'heures. 3. Pour choisir l'un des deux fichiers Excel proposés ou le fichier de votre choix cliquez sur l'icone de sélection. 4. Dans la zone Feuillet, indiquez le feuillet modèle. Ce feuillet sera dupliqué par salarié. Ce document est rempli par le Service Paye de l'entreprise. 175 Menu Bases Deux feuillets sont associés aux fichiers Excel. Un feuillet Modèle qui détaille tous les éléments du bordereau de saisie et un feuillet Résumé qui reprend automatiquement (à l'aide des macros Excel) les principales informations saisies dans le bordereau. Dans le modèle cadre, les variables sont invisibles et la saisie décentralisée des feuilles de temps s'effectue à l'aide de macros. * Vous pouvez protéger votre feuillet en lui attribuant un mot de passe. Si vous utilisez les modèles proposés dans votre logiciel, le mot de passe est par défaut Valid. 5. Indiquez le type de fichier qui sera généré dans le répertoire de la société. Vous pouvez générer un seul fichier par mois, un fichier par salarié et par mois, un fichier par service et par mois. 6. Le bordereau de saisie peut être envoyé par E-mail à son destinataire. Dans ce cas, cochez la case Envoi du fichier généré par E-mail. Le destinataire peut être le salarié, le responsable du service ou un autre destinataire. Vous ne pouvez sélectionner le salarié ou le responsable du service que si vous générez un fichier par salarié et par service. 7. Choisissez dans la liste déroulante le profil du destinataire (le salarié, le responsable de service, ou une autre adresse E-mail). 8. Indiquez les options suivantes : • nombre maximum de salariés par fichier. Par défaut le nombre est 50 mais cette valeur est modifiable. S'il y a trop de salariés plusieurs fichiers seront générés. • nombre de salariés par sauvegarde intermédiaire. * Pour une meilleure stabilité de votre fichier Excel, une sauvegarde intermédiaire du fichier sera réalisée tous les x salariés. Cela permettra de libérer de la mémoire et d'éviter les dysfonctionnements de l'application Excel. Si la valeur indiquée est 0, aucune sauvegarde intermédiaire ne sera effectuée. 9. Une fois le paramétrage effectué, lancez le traitement en cliquant sur [Ok]. Vous pouvez à tout moment arrêter la génération du bordereau en cliquant sur [Annuler]. Attention ! Dans le fichier Excel réservé au non cadre, les variables permettant d'établir le bordereau de saisie sont visibles. Si une différence est constatée entre le Prévisionnel et le Réalisé, un écart sera automatiquement calculé. Vous pouvez justifier cet écart dans la colonne Nature d'écart. 176 Menu Bases Importer le ou les fichier(s) Excel 1. Pour importer les données du ou des fichier(s) Excel activez la commande GESTION DE TEMPS - FEUILLE DE TEMPS du menu BASES. La fenêtre liste des feuilles temps s'ouvre. 2. Activez la commande IMPORTER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. 3. Sélectionnez dans le répertoire de la société le fichier Excel à importer et confirmer cette sélection en cliquant sur [Ok]. Les feuilles de temps sont générées à partir du contenu des fichiers Excel importés dans l'application. Après vérification et validation vous pouvez créer vos bulletins. Voir Editez le bordereau de saisie, page 307. 177 Menu Bases Variables ) Menu BASES - commande VARIABLES A ce stade, vous définissez toutes les variables nécessaires pour établir et calculer les bulletins de l'ensemble des salariés. On distingue deux types de variables : • les variables globales dont la valeur est commune à tous les salariés, • les variables salariés dont la valeur est propre à chacun. La valeur des variables peut être saisie indifféremment dans la fiche Salarié, par la commande SAISIE DES VARIABLES SALARIÉS ou directement dans le bulletin pour calculer les rubriques, les cotisations et les commentaires auxquels elles sont affectées. Exemple La rubrique R600 TICKETS RESTAURANT, du paramétrage de paye modèle, utilise deux variables : MTICKET : valeur en euros d'un ticket, identique pour tous les salariés, NBTICKET : nombre de tickets donnés dans le mois à chacun. La fiche Variable La variable est définie par un Code et un Libellé que vous retrouverez selon le cas dans les fiches Salariés et/ou dans les bulletins. C'est ce code qui est affecté aux rubriques, aux cotisations et aux commentaires. Si la variable doit automatiquement être remise à zéro d'un mois sur l'autre, cochez l'option Remise à zéro. Si la valeur de la variable est susceptible de changer d'un salarié à l'autre, vous la laissez à zéro dans la fiche et vous cochez la case Propre au salarié. Elle sera ainsi présentée dans les fiches Salariés afin que vous puissiez saisir la valeur propre à chacun. Rubrique Cotisations Commentaires Variables Bulletins Salariés Saisie des variables salariés 178 Menu Bases En revanche, on parle de variable globale lorsque sa valeur est identique pour tous les salariés. Dans ce cas, la case Propre au salarié est décochée. Exemple 1 : variable salarié Pour les tickets restaurant par exemple, la valeur de la variable NBTICKET NOMBRE DE TICKETS RESTAURANT change non seulement d'une période à l'autre, puisqu'elle dépend du nombre de jours ouvrables sur la période, mais également pour chaque salarié puisqu'il n'en bénéficie pas les jours de congés ou d'absence. Exemple 2 : variable globale C'est le cas par exemple de la variable MTICKET VALEUR DU TICKET RESTAURANT. Si sa valeur change sur une période, prenez soin de la modifier par la commande VARIABLES du menu BASES avant d'établir vos bulletins du mois. Associer une cotisation, une rubrique, un commentaire à la variable En bas de la fenêtre, vous pouvez ajouter un élément qui sera lié à la variable. Ainsi, les éléments liés à la variable seront insérés automatiquement dans le bulletin à condition que celle-ci soit différente de zéro. Attention ! Toute modification d'une variable se répercute dans la fiche Salarié. 179 Menu Bases 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la cotisation, la rubrique ou le commentaire à associer. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre Variables. Le bouton [Insérer] permet d'ajouter un élément au-dessus de l'élément sélectionné dans la liste. Les options Cotisations, Rubriques, Commentaires sont cochées par défaut. Si vous les décochez, vous désactivez l'affichage des éléments correspondants. Liste des principales variables Un certain nombre de variables prédéfinies doivent être conservées dans la base et ne doivent en aucun cas être supprimées. * Dans le cadre du DIF (Droit Individuel à la Formation), certaines doivent être mises à jour avant de réaliser les bulletins pour que les calculs soient corrects. • hmois Nombre d'heures normales travaillées dans le mois par le salarié La valeur est définie dans la fiche de chaque salarié. Le code de la variable est utilisé pour définir le Taux de la rubrique SBASE Salaire de base. La variable est rappelée dans l'en-tête du bulletin à la zone Nb hrs. norm. Toute modification dans le bulletin se répercute dans la fiche Salarié. • hmoisdos Nombre d'heures normales travaillées défini mensuellement pour le dossier La valeur est définie dans l'onglet Paramètres paye 2 du dossier. Dans la plupart des cas HMOIS = HMOISDOS sauf, par exemple, dans les secteurs de la restauration ou des bâtiments et travaux publics. • hpayées Nombre d'heures payées La valeur est définie dans le bulletin. La variable rappelle le nombre d'heures payées au salarié et calculées pour la période en cours. Le code de la variable est utilisé pour définir la Base de la rubrique SBRUT Salaire brut. • htrav Nombre d'heures travaillées par le salarié pour le mois en cours Comme pour le nombre d'heures payées, cette variable est automatiquement recalculée sur la période selon le bulletin. Le nombre d'heures travaillées peut être différent du nombre d'heures payées. 180 Menu Bases Exemple Le salarié travaille normalement 151.67 heures. Sur une période il effectue 10 heures supplémentaires. HMOIS = 151,67 HHPAYEES = HTRAV = 161,67 H Sur la période suivante, il suit une formation de 20 h : HMOIS = 151,67 HHPAYEES = 171,67 HHTRAV = 151,67 H • nbancien Nombre d'années d'ancienneté du salarié La valeur est calculée selon la date d'ancienneté du salarié dans l'entreprise, définie dans sa fiche, et la date du bulletin établi pour la période en cours. Dans le paramétrage de paye modèle, elle est utilisée comme Taux dans la rubrique R100 Prime d'ancienneté. • nbpoints Nombre de points Cette variable est utilisée pour calculer le bulletin des salariés payés aux points. La valeur est définie dans la fiche Salarié. Si vous l'utilisez, n'omettez pas de préciser dans l'onglet Salaires à quelle table doit être comparée la valeur de la variable. • plafond Plafond de la sécurité sociale Indique dans le bulletin le plafond de la Sécurité Sociale, saisi dans les paramètres du Dossier ou les paramètres globaux. • salbase Salaire mensuel de base Dans le cas général la valeur est définie dans la fiche Salarié. Dans le bulletin, sa valeur est reprise comme montant salarial Mt Sal. de la rubrique SBASE Salaire de base. • txhor Taux horaire La valeur est définie pour les salariés ayant une paye de type Horaire. 181 Menu Bases Rubriques ) Menu BASES - commande RUBRIQUES Les rubriques sont utilisées pour calculer les lignes du bulletin, autres que les cotisations, intervenant généralement : • avant SBRUT SALAIRE BRUT : heures d'absences, congés payés, primes d'ancienneté, etc. • après SNETIMPO NET IMPOSABLE : tickets restaurant, indemnités de transport, remboursement de frais, indemnités kilométriques, etc. La fiche Rubrique L'en-tête de la rubrique La rubrique est définie par un Code et un Libellé qui seront récupérés dans les lignes du bulletin. De la même manière que pour les cotisations, la zone Impression sur le bulletin permet de définir la condition pour qu'une rubrique, insérée en préparation du bulletin, figure également sur l'impression du bulletin de paye. Normalement, seules les cotisations sont rattachées aux caisses. La notion de caisse s'étendant à celle de tiers, certaines rubriques peuvent être aussi rattachées à une caisse. Exemple Le fournisseur de Tickets restaurant peut être considéré comme une caisse à laquelle il faut verser le montant des tickets distribués. Les caisses permettent aussi de transférer dans les comptes comptables correspondants, les montants des rubriques insérées après le NET IMPOSABLE (ACOMPTE VERSE, CARTE ORANGE, etc.). En revanche, les rubriques faisant partie du BRUT, même si une caisse leur est rattachée, ne sont pas ventilées lors du transfert en comptabilité. Le Type de la rubrique permet de définir comment est intégré son montant : • Intermédiaire : la rubrique sert à établir un montant intermédiaire qui pourra être utilisé dans une autre rubrique. En aucun cas, le montant d'une rubrique intermédiaire est ajouté ou soustrait dans le calcul du bulletin. • Gain : le montant de la rubrique de type Gain est ajouté dans le calcul du bulletin. Dans le paramétrage de paye modèle, c'est le cas par exemple de la rubrique R100 Prime d'ancienneté, ajoutée au Salaire de base pour obtenir le Salaire brut. • Retenue : le montant d'une rubrique de type Retenue est déduit dans le calcul du bulletin. C'est le cas par exemple de la rubrique R600 Tickets restaurant, déduite du Net à payer. Rubriques Bulletins de paye 182 Menu Bases Onglet Eléments de calcul Le Mode de calcul à prendre en compte est indiqué Base x Taux La valeur de la Base est multipliée par un Taux défini dans la rubrique. Base x Nombre La valeur de la Base est multipliée par un nombre qui sera saisi en préparation de bulletin pour la variable correspondante. Montant pris tel quel La valeur de la base correspond à un montant saisi dans la rubrique. Selon le mode de calcul retenu, sont définis la Base de calcul et le Taux utilisé. Si une table doit être utilisée, vous la sélectionnez dans la zone Soumis à table, en cliquant sur le bouton Liste, présenté à droite de la zone. Les informations ainsi définies sont présentées pour contrôle dans la zone Résultat. 183 Menu Bases La Part patronale d'une rubrique est calculée le plus généralement selon un taux fixe. Dans ce cas, saisissez le taux à appliquer puis indiquez qu'il s'agit d'un taux en sélectionnant le symbole %. Si la rubrique correspond à un montant fixe, c'est le cas par exemple pour les tickets restaurant, vous saisissez la valeur à prendre en compte, puis vous indiquez qu'elle est calculée en euros, en sélectionnant le symbole €. Condition d'application Dans certains cas, la rubrique (part patronale et salariale) sera calculée en préparation du bulletin sous certaines conditions. L'option Condition d'application doit être cochée afin que le logiciel tienne compte des conditions définies lors de la préparation du bulletin. L'élément qui doit être testé est indiqué. Cliquez sur [fx], présenté à droite de la zone pour le choisir. Il peut s'agir : • d'une variable • d'une cotisation • d'une autre rubrique Si l'élément à tester correspond à la Base de la rubrique, n'indiquez rien à cette zone. Les valeurs en euros renseignent la zone Compris entre (borne inférieure incluse) et la zone Et (borne extérieure exclue). Vous pouvez aussi tester l'élément sur la valeur définie pour une variable. Dans ce cas, sélectionnez à chaque zone la variable nécessaire en cliquant sur le bouton [fx]. Onglet Prise en compte Dans cet onglet, vous déterminez dans quel cumul le montant de la rubrique est intégré, en cochant les options adéquates. • Elément du brut Si le montant de la rubrique entre dans le calcul du Salaire brut, cochez cette case. Selon le type Gain ou Retenue défini pour la rubrique, son montant est ajouté ou déduit du Salaire de base pour obtenir le Salaire brut. Exemple C'est le cas des rubriques permettant de calculer les indemnités journalières. Le montant de la rubrique R702 Absence Congés Payés est déduit du Salaire brut, celui de la rubrique R703 Congés Payés est ajouté. • Elément du net imposable En règle générale, le montant de la rubrique est déduit du Salaire Brut pour obtenir le Net imposable. Par défaut, cette option est donc cochée. 184 Menu Bases Exemple Les rubriques permettant de calculer les heures supplémentaires sont intégrées au montant du NET IMPOSABLE. Cette option permet aussi de gérer les rubriques soumises à cotisation intégrées au Salaire brut et non au Net imposable. Dans ce cas, ne cochez pas la case. • Elément base des congés payés Cochez cette option lorsque le montant de la rubrique entre dans le cumul de la base des congés payés, présenté dans la fiche SALARIÉ - onglet Congés payés (Cumul base CP N) et des bulletins. • Elément des indemnités de CP Cochez cette option pour prendre en compte le montant des indemnités versées par une caisse de CI-BTP (Congés-Intempéries BTP) au salarié sans précompte de retraite complémentaire et de prévoyance. * Cette information sera ainsi récupérée dans la Paye lors de la génération de la DADSU. • Elément des indemnités plafonnées CP Cochez cette option pour prendre en compte le montant des indemnités plafonnées versées par une caisse de CI-BTP (Congés-Intempéries BTP) au salarié sans précompte de retraite complémentaire et de prévoyance. * Cette information sera ainsi récupérée dans la Paye lors de la génération de la DADSU. • Elément lié à la sortie du salarié 1. Cochez cette option si vous souhaitez que la rubrique soit prise en compte automatiquement dans le calcul du dernier bulletin lors du départ d'un salarié. 2. Sélectionnez alors le type de contrat du salarié et le motif pour lequel il quitte l'entreprise. * Si vous cochez cette option, cette rubrique sera insérée dans le bulletin quel que soit le motif de sortie et le type de contrat. * Si le motif de départ du salarié est un Licenciement ou Départ en retraite, les indemnités versées pour ces ruptures de contrat seront récupérées dans la DADS-U. • Elément de calcul des CP Cochez cette option pour prendre en compte les éléments de calcul des congés payés. Exemple Cochez cette case si vous souhaitez inclure le montant d'une prime exceptionnelle dans le calcul de la valorisation des congés payés. 185 Menu Bases • Elément du salaire moyen Cochez cette option lorsque le montant de la rubrique entre dans le calcul du salaire moyen. Le salaire moyen correspond, pour le secteur du BTP, au salaire représentatif d'une paye normale et complète du salarié. • Elément Heures Exo Cochez cette option lorsque le montant de la rubrique entre dans le calcul des heures supplémentaires ou complémentaires exonérées. Sélectionnez ensuite le type de rémunération : heures supplémentaires, complémentaires, jours excédant le forfait, jours de RTT rachetés au titre de 2008 ou heures de repos compensateurs de remplacement. • Elément Historisation Fillon Dans le cadre de l'annualisation de l'allègement Fillon, qui prendra effet en 2011, les éléments qui permettent de calculer la réduction doivent être cumulés. Pour cela, cochez l'option Elément historisation Fillon puis choisissez l'information à historiser. * Ces cumuls alimenteront les bulletins de paye à condition que vous exécutiez la commande RECALCUL DES CUMULS FILLON accessible par le menu UTILITAIRES. Cette commande n’est à utiliser qu’une seule fois après le passage à l’historisation. • Elément des heures travaillées Cochez cette case lorsque le nombre d'heures défini pour la rubrique entre dans le calcul des heures travaillées. Cette valeur renseigne la variable HPAYEES. • Elément des heures payées Le nombre d'heures défini pour la rubrique est pris en compte dans le calcul des heures travaillées dont la valeur est affectée à la variable HTRAV Nombre d'heures travaillées dans le mois. Exemple Le schéma ci-dessous vous présente un exemple de prise en compte des rubriques dans les différents cumuls du bulletin en tenant compte de leur type Gain ou Retenue. SBASE SALAIRE DE BASE - R702 Absence pour congés payés Retenue + R703 Indemnités pour congés Gain + R100 Prime d'ancienneté Gain = SBRUT SALAIRE BRUT - Cotisations = SNETIMPO Net imposable 186 Menu Bases + R650 Remboursement carte orange Gain + R651 Indemnités kilométriques Gain - R600 Tickets restaurant Retenue - R008 Acompte Retenue =SNET NET A PAYER • Elément des heures chômage partiel Cochez cette option pour mémoriser puis récupérer dans la DADS-U le nombre d'heures cumulé pour le chômage partiel. • Elément du plafond Non disponible dans Ciel Paye Millésime On parle de proratisation du plafond lorsque l'on substitue un plafond réduit au plafond mensuel en vigueur. Le plafond est calculé par l'addition d'autant de trentièmes du plafond mensuel que la période considérée comporte de jours (ouvrables ou non). La formule générique de calcul au 30e est la suivante : • (plafond mensuel * Nb jours calendaires de présence dans l'entreprise / 30), • ou (plafond mensuel / 30) * Nb jours calendaires de présence dans l'entreprise. Cette proratisation est plus particulièrement appliquée dans les entreprises de BTP puisqu'elle intervient, la plupart du temps, dans les cas suivants : • lorsque les indemnités de congés payés sont versées par une caisse de congés payés, • lors de période de chômage pour intempéries. * Cette fonction peut aussi être utilisée dans le cadre de la régularisation du plafond en plus ou en moins pour d'autres motifs, liés à des mois de travail incomplets. Exemple Un salarié prend 10 jours de congés sur le mois de janvier, qui compte 31 jours. Il reste donc 21 jours travaillés. La proratisation sera donc de 21/30 du plafond lors du calcul des indemnités du salarié dans son bulletin, soit 2352*21/30 = 1640 €. Pour que le calcul du plafond soit correct, cochez pour la rubrique R702 la case Elément du plafond puis sélectionnez l'opérateur <->. L'option Arrondi à l'euro propose par défaut d'arrondir le montant calculé de la rubrique à l'euro inférieur. Vous pouvez aussi l'arrondir à l'euro supérieur ou à l'euro le plus proche. Si l'option Report dans nouveau bulletin est cochée, la valeur de la rubrique saisie dans le bulletin sera reportée dans le bulletin suivant. En revanche, si l'option Remise à zéro des valeurs est cochée, les valeurs forcées dans les bulletins sont mises à zéro sur les bulletins suivants. 187 Menu Bases Minimas sociaux Cette zone permet de prendre en compte la rubrique (par exemple une prime exceptionnelle) dans les tests des salaires. Ainsi, votre logiciel ajoutera la valeur de la rubrique au salaire de base afin de déterminer si le salarié est payé ou non en dessous du SMIC ou du SMC. Cochez la et/ou les options Éléments du SMIC et Éléments du SMC (Salaire Minimum Conventionnel) si vous voulez inclure la valeur de la rubrique dans les tests des salaires. Onglet Validité Dans cet onglet, vous choisissez les mois pour lesquels la rubrique ne doit pas être calculée. Par défaut ils sont tous cochés. Choisissez ceux nécessaires à l'aide des boutons [Tous], [Aucun] et [Inverser]. Onglet Paramètres D.A.D.S. Cet onglet permet de définir les paramètres nécessaires au calcul de la D.A.D.S., à savoir, si le montant calculé de la rubrique entre dans le cumul des Frais professionnels et des Avantages en nature. Lorsque cette dernière option est cochée, vous pouvez choisir le type de frais professionnels ou d'avantages en nature en le sélectionnant dans la liste déroulante. De même, vous pouvez indiquer si le montant calculé de la rubrique entre dans le cumul des : • Avantages particuliers : lorsque vous cochez cette option, vous devez ensuite sélection- 188 Menu Bases ner le type d’avantage dans la liste déroulante : Titres restaurants, Frais de transports publics, Frais de transports personnels, Prestations de retraite supplémentaire. • Elément des chèques vacances, • Elément de la participation au financement des services à la personne (CESU : Chèque Emploi Service Universel), • Elément des retenues à la source, • Elément des indemnités d'expatriation, • Elément des indemnités d'impatriation, • Elément des autres revenus nets imposables. Voir D.A.D.S., page 294. 189 Menu Bases Cotisations ) Menu BASES - commande COTISATIONS Comme leur nom l'indique, elles sont utilisées pour calculer le montant des cotisations patronales et salariales dues et versées aux organismes sociaux. La fiche Cotisation L'en-tête de la fiche Cotisation La cotisation est définie par un Code de huit caractères au maximum et un Libellé qui apparaîtront dans les bulletins de salaire. Le code de la cotisation doit commencer par une lettre (par exemple : C001, C002, C101, etc.). La zone Impression sur le bulletin permet de définir la condition pour qu'une cotisation insérée dans un bulletin soit ou non imprimée. • Toujours La cotisation est imprimée quel que soit son résultat. • Jamais Si la cotisation permet de calculer un montant intermédiaire, elle n'a pas lieu de figurer sur le bulletin imprimé. • Si non nul Si le calcul de la cotisation donne un résultat nul, il n'est pas nécessaire qu'elle soit imprimée sur le bulletin. Exemple C'est le cas lorsque le salarié cotise parfois en Tranche B. Sur la période où il ne cotise pas, les cotisations de Tranche B ne sont pas imprimées sur le bulletin. Une caisse est normalement affectée à la cotisation afin que son montant entre dans le calcul de l'état CHARGES A PAYER PAR CAISSE et soit imputé au compte comptable nécessaire lorsque vous voulez transférer l'écriture de paye en comptabilité. Afin de calculer des sous-totaux par tranche pour chaque caisse, dans l'état CHARGES A PAYER PAR CAISSE, vous affectez à la cotisation un des codes de Regroupement définis. De la même manière, si vous voulez calculer et éditer l'état préparatoire DUCS (Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales), vous affectez un code DUCS à la cotisation, parmi ceux définis préalablement pour la caisse à laquelle elle est rattachée. Le bouton Liste est à votre disposition sur ces trois zones. Cotisations Bulletins de paye 190 Menu Bases Onglet Eléments de calcul Indiquez la Tranche à prendre en compte. La cotisation sera calculée dans la limite des valeurs définies pour la tranche choisie. La base de calcul de la cotisation correspondant le plus généralement au salaire brut est définie. Dans ce cas, c'est le nom de la rubrique globale SBRUT, calculée dans le bulletin, qui renseigne la zone Base de la cotisation. Lorsque ce n'est pas le cas, comme pour la cotisation C116 CSG DÉDUCTIBLE< SMIC par exemple, vous redéfinissez la base de calcul. Vous pouvez définir la formule de calcul à prendre en compte en cliquant sur le bouton [fx], présenté en fin de zone. L Rubrique d'aide Formule de calcul pour obtenir le détail sur la création d'une formule de calcul pour les Rubriques, Cotisations et Commentaires. Exemple La Part salariale et la Part patronale de C200 Chômage ACSF tranche A, correspondent au taux fixé par la caisse ASSEDIC (Pôle emploi), soit respectivement 2,0% et 3,6%. Les taux définis pour la Part salariale et la Part patronale sont en règle générale exprimés en pourcentage (%). Si le montant de la part salariale ou patronale correspond à un montant fixe, comme c'est le cas pour certaines mutuelles, la valeur étant exprimée en euros le symbole € doit être choisi. Les Part salariale et Part patronale d’une cotisation sont le plus généralement calculées selon un taux fixé par la caisse correspondante qui doit être défini à ce stade. 191 Menu Bases Pour cela, cliquez sur le triangle de sélection qui s'affiche à la fin de la zone et sélectionnez le symbole €. Par défaut, la base de calcul d'une cotisation est identique pour le salarié et l'employeur. Si elle est différente, l'option Base patronale différente de la base salariale doit être retenue. La zone Base patronale est présentée dans la fiche Cotisation. Vous y indiquez la base utilisée pour calculer la part patronale de la cotisation. La base de la cotisation retenue dans le bulletin dépend de la tranche utilisée et des éventuelles régularisations automatiques appliquées. Exemple Dans le paramétrage de paye modèle, la base de la cotisation C200 Chômage ACSF Tranche A correspond à SBRUT Salaire brut dans la limite du plafond définie pour la tranche A. Si SBRUT > TA alors Base = TA Si SBRUT < TA alors Base = SBRUT Voir La règle des cumuls, page 266. Condition d'application Dans certains cas, la cotisation (part patronale et/ou salariale) sera calculée en préparation du bulletin sous certaines conditions. Exemple La cotisation C157 Aloc Fam Rural est comprise entre 1,6 fois le SMIC ET 999.999. L'option Condition d'application doit être cochée afin que le logiciel tienne compte des conditions définies lors de la préparation du bulletin. L'élément qui doit être testé est indiqué. 1. Cliquez sur le bouton , présenté à droite de la zone pour le choisir. Il peut s'agir d'une variable, d'une rubrique, ou d'une autre cotisation. 2. Si l'élément à tester correspond à la base de calcul de la cotisation, la zone est laissée en blanc. Indiquez la valeur en euros de la borne inférieure (elle est incluse) à la zone Compris entre et celle de la borne extérieure (exclue) à la zone Et. * Vous pouvez aussi tester l'élément sur la valeur définie pour une variable que vous sélectionnez dans la zone correspondante en cliquant sur le bouton . 192 Menu Bases Onglet Prise en compte Dans cet onglet, vous déterminez si le montant calculé pour la cotisation entre ou non dans les différents cumuls suivants. • Elément du net imposable En règle générale, le montant calculé pour une cotisation est déduit du Salaire brut (SBRUT) pour obtenir le montant du Net imposable (SNETIMPO). Par défaut, cette option est donc cochée. Mais ce n'est pas le cas pour la C.S.G. ou la C.R.D.S. par exemple, qui étant soumise à l'imposition doit être intégrée au Net imposable. L'option ne doit pas être cochée. Si une partie seulement du montant de la cotisation n'est pas déduit du Net imposable, indiquez en pourcentage la part non déductible. • Assiette minimale égale au S.M.I.C. Dans les secteurs du bâtiment ou pour les VRP, par exemple, on ne cotise pas sur une base inférieure au S.M.I.C. Si la base de la cotisation est inférieure au S.M.I.C., l’application recalcule la base de cotisation équivalente au S.M.I.C. Si le taux horaire en cours est inférieur au taux horaire du S.M.I.C., la base de la cotisation est automatiquement modifiée selon la formule suivante : Taux horaire S.MI.C. x Nombre d'heures effectuées * Afin que cette option fonctionne correctement, la case Test sur Base/S.M.I.C. présentée sur la fiche Salarié doit être aussi cochée pour tous les salariés concernés. • Soumis à abattement pour frais professionnels Lorsque la base de calcul de la cotisation est soumise à l'abattement fiscal pour frais professionnels, la case est cochée. Dans le cas contraire laissez cette zone non cochée. • Soumis à abattement temps partiel De la même manière, si le taux de la cotisation est soumis à un abattement pour temps partiel, ce qui est le cas des cotisations de sécurité sociale (maladie, vieillesse, allocations familiales et accident du travail), cochez la case. Dans le cas contraire, décochez la case. L Rubrique Infopaye La gestion du temps partiel. • Régularisation automatique Lorsque l'option est cochée, la cotisation est soumise à la règle des cumuls qui permet d'obtenir annuellement les mêmes charges pour des salaires identiques, indépendamment de leur répartition mensuelle. Voir La règle des cumuls, page 266. • Réduction bas salaires Lorsque l'option est cochée, le montant de la cotisation entre dans le calcul de la réduction sur les bas salaires dont vous pouvez imprimer le récapitulatif mensuel à l'aide de la commande RÉDUCTION BAS SALAIRES du menu ETATS. 193 Menu Bases • Montant du précompte ASSEDIC (part salariale) Pour les cotisations dont le montant doit entrer dans le cumul du précompte ASSEDIC, calculé et édité sur l'attestation Pôle Emploi, cochez cette zone. • Elément réduction salariale Cochez cette option uniquement si la cotisation est liée à la réduction salariale appliquée aux heures supplémentaires et complémentaires exonérées. Ainsi, l’application identifiera la cotisation pour les états et la DADS. • Elément déduction patronale Cochez uniquement si la cotisation est liée à la déduction patronale appliquée aux heures supplémentaires exonérées. Ainsi, l’application identifiera la cotisation pour les états et la DADS. • Elément Historisation Fillon Dans le cadre de l'annualisation de l'allègement Fillon, qui prendra effet en 2011, les éléments qui permettent de calculer la réduction doivent être cumulés. Pour cela, cochez l'option Elément historisation Fillon puis choisissez l'information à historiser. * Ces cumuls alimenteront les bulletins de paye à condition que vous exécutiez la commande RECALCUL DES CUMULS FILLON accessible par le menu UTILITAIRES. Cette commande n’est à utiliser qu’une seule fois après le passage à l’historisation. La case Arrondi à l'euro propose par défaut d'arrondir le montant calculé de la cotisation à l'euro inférieur. Vous pouvez aussi l'arrondir à l'euro supérieur ou à l'euro le plus proche. Validité de la cotisation Dans cet onglet, vous choisissez les mois pour lesquels la cotisation doit être calculée. Par défaut ils sont tous cochés. Pour ne pas qu'elle se calcule sur un ou plusieurs mois, décochez les options nécessaires, à l'aide des boutons [Tous], [Aucun] et [Inverser]. D.A.D.S. Social et fiscal Cet onglet permet de définir les paramètres nécessaires au calcul de la D.A.D.S., à savoir si le montant calculé de la cotisation entre dans le cumul : • de la Base annuelle C.S.G./C.R.D.S., base cumulée de toutes les cotisations permettant le calcul de la contribution sociale généralisée. • des rémunérations annuelles de Sécurité sociale En totalité ou Limitées au plafond. La zone Éléments des autres revenus net imposable doit être renseignée si des allocations de préretraite sont versées par l'employeur. La zone Cotisation épargne retraite doit être renseignée s'il existe dans l'entreprise des régimes de retraite supplémentaires ou des plans d'épargne retraite collectifs (PERCO). 194 Menu Bases S'il s'agit d'une cotisation versée à une caisse de congés payés du BTP, cochez la case Base brute de cotisations à la caisse de congés payés. Cette cotisation sera importée dans la DADS-U lors de la génération de la déclaration. Pour déterminer l'assiette de la cotisation à la OPPBTP et récupérer les éléments nécessaires à la DADS-U, cochez l'option Base brute de cotisation à la OPPBTP (Organisme Professionnel de Prévention du Bâtiment et des Travaux Publics). Pour identifier la nature de la base Sécurité Sociale de la cotisation et la récupérer dans la DADS, sélectionnez-la dans la liste déroulante Nature Bases Cotisations. Vous avez le choix entre une base réelle ou une base forfaitaire. Taux A.T Les taux d'Accident du Travail, fournis par l'URSSAF sur la notification des taux A.T. ainsi que sur les bordereaux de cotisations, doivent figurer sur la Déclaration Annuelle des Salaires. Pour chaque cotisation de type Accident du travail (C160), cochez la case Taux A.T., affectez un Numéro de risque d'accident du travail dont dépendent les salariés. De même, renseignez la section AT en saisissant le numéro fourni par la CARSAT (Caisse d’Assurance Retraite et de la Santé au travail). IP, Mutuelle ou Assurance Cette zone permet d’affecter un contrat de prévoyance, mutuelle ou assurance à une cotisation. 1. Cochez la case IP, Mutuelle ou Assurance. 2. Cliquez sur le bouton pour sélectionner le contrat à prendre en compte dans la cotisation. Le Libellé du contrat s’affiche alors à la fin de la zone Code contrat. 3. Sélectionnez si besoin la Base spécifique du contrat qui permet de préciser sa nature. Base spécifique exonérée Cet élément permet d'identifier les salariés qui ont bénéficié pour une période donnée d'exonérations de cotisations ou d'allégements de montants de charges sociales. Autres Si votre effectif est supérieur ou égal à 250 salariés, cochez l'option Contribution supplémentaire d'apprentissage dans la ou les cotisations qui serviront au calcul de cette taxe. 195 Menu Bases D.U.C.S. Les codes DUCS permettent d'établir l'état des charges à payer avec regroupement par codes DUCS (Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales). Cet onglet permet de définir les paramètres nécessaires au calcul de la D.U.C.S dans l’ÉTAT PRÉPARATOIRE D.U.C.S (menu ETATS). Voir Etat préparatoire D.U.C.S., page 296. Vous devez indiquer dans la fenêtre présentée ci-dessous le code DUCS correspondant à la cotisation sélectionnée. * Pour cela, vous devez préalablement définir les codes DUCS (Type de Personnels) à utiliser pour chacune des caisses concernées. Les tables de codes DUCS devant être utilisées sont fournies par chacun des organismes sociaux auxquels la société est affiliée. 1. Cliquez sur le bouton Liste . La fenêtre DUCS s’affiche. 2. Sélectionnez le code DUCS qui correspond à votre cotisation puis validez en cliquant sur [Ok]. * Notez ! Si vous êtes assujetti au versement Transports et que vous sélectionnez par conséquent un code DUCS spécifique aux Transports (exemple 900 Versement Transport - Paris ou 901 Taxe Syndicat Mixte Transports), vous devez renseigner le code INSEE de la commune. La liste de ces codes est disponible sur le site Internet de l'INSEE. 196 Menu Bases 3. Cochez les zones Elément de l’assiette et/ou Elément du taux pour préciser si la cotisation fait partie du taux et/ou de l’assiette. Les zones Base et Taux de votre état préparatoire DUCS seront automatiquement incrémentées en fonction des options choisies. Cas des cotisations rattachées à un code de regroupement Si plusieurs cotisations sont regroupées sous un même code de regroupement, vous devez cocher pour la première cotisation Elément de l’assiette et Elément du taux. Pour les autres cotisations, cochez uniquement Elément du taux. En effet, ces cotisations ont une assiette commune que vous devez indiquer une fois et des taux différents que vous devez préciser pour chaque cotisation. Exemple Les cotisations (C120, C140, C150) ont une assiette commune. Elles sont calculées en fonction du salaire brut. Elles sont rattachées au code de regroupement 100 - RG Cas Général. 1. Pour la cotisation C120, cochez les options Elément de l’assiette et Elément du taux. 2. Pour les cotisations suivantes C140 et C150, cochez uniquement Elément du taux. 3. Une fois ce paramétrage effectué, cliquez sur [Ok] pour valider. Taux A.T - Accident du travail Si la cotisation est de type Taux AT, c’est à dire si la case Taux AT est cochée dans l’onglet DADS de la fiche Cotisation, une ligne spécifique Accident du travail apparaîtra dans l’état préparatoire DUCS. 197 Menu Bases L’assistant Cotisation Non disponible dans Ciel Paye Millésime ) A partir de la liste des cotisations, menu EDITION ou CONTEXTUEL (clic-droit), commande ASSISTANT DE CRÉATION DES COTISATIONS Pour accéder à cet assistant, vous pouvez aussi cliquer sur la flèche du bouton [Créer] et choisir la fonction Assistant. Cet assistant vous guide dans la création de cotisations, à travers différentes étapes. Les informations à saisir sont identiques à celles de la fiche d’une cotisation. Seule la présentation diffère. Pour les cotisations de type Taux AT, la case Taux AT doit être cochée et le numéro de risque doit être renseigné. 198 Menu Bases • Le bouton [Suivant] permet de passer aux prochaines étapes. • Le bouton [Précédent] permet de revenir aux étapes antérieures. • Le bouton [Continuer] permet de créer plusieurs cotisations à la suite. • Le bouton [Terminer] permet d’enregistrer la ou les cotisations et de quitter l'assistant. 199 Menu Bases Commentaires ) Menu BASES - commande COMMENTAIRES Un commentaire est une indication qui n'entre pas dans le calcul dans le bulletin. Vous les utilisez pour insérer une nouvelle ligne dans le bulletin ou dans un profil correspondant : • un simple libellé, • un sous-total, • un saut de ligne. Exemple Vous voulez insérer une nouvelle ligne dans le bulletin présentant le sous-total des montants versés au salarié avant le SALAIRE BRUT. La zone Montant salarial doit être renseignée par la formule permettant de calculer ce sous-total. Vous insérez ce commentaire soit dans le profil des salariés concernés soit directement dans son bulletin. La fiche Commentaire Un commentaire est défini par un Code et un Libellé. La zone Impression permet de définir si le commentaire, une fois inséré dans un bulletin, sera ou non imprimé. * Si vous voulez insérer un simple commentaire ou un saut de ligne dans le bulletin, vous ne définissez que le code et le libellé puis vous choisissez l'option Toujours comme condition d'impression. Lorsque vous voulez calculer un sous-total dans le bulletin pour les salariés et/ou pour l'employeur, renseignez les zones Montant salarial et Montant patronal. L Pour obtenir le détail sur la création d'une formule de calcul pour les Rubriques, Cotisations et Commentaires, reportez-vous à l'aide, rubrique Formule de calcul. Commentaires Bulletins de paye La zone concernée doit contenir la formule nécessaire au calcul du sous-total. Vous établissez la formule de calcul de la même manière que pour les cotisations ou rubriques. 200 Menu Bases Caisses ) Menu BASES - commande CAISSES Les caisses correspondent aux organismes sociaux auxquels la société déclare et verse périodiquement les cotisations salariales et patronales. Afin de calculer et d'éditer l'état récapitulatif des CHARGES A PAYER PAR CAISSE (menu ETATS), les codes des caisses seront rattachés aux cotisations correspondantes. La notion de caisse s'étend également au sens plus large de tiers. Elles peuvent être ainsi rattachées aux rubriques afin d'obtenir les cumuls dans l'état des CHARGES A PAYER PAR CAISSE. Exemple La caisse URSSAF regroupe toutes les cotisations salariales et patronales à verser à cet organisme. Elle doit donc être rattachée à ces cotisations. La caisse TICKETS correspond aux tickets restaurant distribués aux salariés. Elle est rattachée à la rubrique R600 Tickets restaurant. La fiche Caisse Onglet Identification La caisse est identifiée par un Code et un Libellé que vous pouvez modifier à votre convenance. 1. Saisissez le N° SIRET de la caisse. 2. Sélectionnez la caisse concernée en cliquant sur le triangle de sélection. 3. Pour les caisses de congés payés du BTP, saisissez le numéro d'adhésion à la caisse. Ces informations nécessaires à la DADS-U (Déclaration Automatisée des Données Sociales-Unifiée) seront récupérées dans votre logiciel lors de la génération de la déclaration pour la période concernée. 4. Indiquez ensuite l'Adresse complète de la caisse. Cliquez sur le bouton pour activer la liste des pays et sélectionner celui qui correspond. Caisses Cotisations Rubriques Etat Charges à payer par caisse Journal comptable Etat préparatoire D.U.C.S. 201 Menu Bases Onglet Complément Pour transférer en comptabilité l'écriture de paye, vous devez contrôler et modifier, si besoin, pour chaque caisse, les numéros des comptes comptables dans lesquels s'imputeront les montants des cotisations et rubriques qui leurs sont rattachées. Voir Journal comptable, page 320. Les comptes sont saisis sans espace ni caractères. 202 Menu Bases Pour les caisses rattachées aux cotisations, les comptes sont ainsi paramétrés : • le Compte Part salariale : Compte de classe 4 dans lequel s'impute le montant de la cotisation, retenu au salarié et dû à la caisse. • le Compte Part patronale : Compte de classe 4 dans lequel s'impute le montant de la cotisation, dû par l'employeur (contrepartie du compte charges patronales). • le Compte Charges patronales : Compte de classe 6 dans lequel s'impute le montant de la part patronale, considéré comme charge pour la société. Pour les caisses rattachées aux rubriques Dans la plupart des cas, les caisses rattachées aux rubriques concernent uniquement le salarié. C'est donc la zone Compte Part salariale qui devra être renseignée. Exemple Pour transférer en comptabilité le montant des acomptes versés aux salariés, créez une caisse ACOMPTE et renseignez la zone Compte Part salariale avec le numéro 425000 par exemple. Rattachez la caisse à la rubrique R008 ACOMPTE. Le montant de l'acompte versé sera ainsi imputé au compte défini pour la caisse. Le regroupement des caisses par tranche Les codes de regroupement permettent de calculer et d'éditer des sous-totaux par caisse dans l'état CHARGES A PAYER PAR CAISSSE (menu ETATS). En général, le regroupement s'effectue selon les différentes tranches utilisées comme base de calcul des cotisations. Mais vous pouvez utiliser d'autres critères de regroupement. Exemple Les cotisations dues à l'URSSAF sont calculées selon plusieurs tranches. Sur la déclaration périodique de cet organisme, vous devez indiquer le cumul des bases de calcul des cotisations pour chacune des tranches utilisées, tant pour les salariés que pour l'employeur. Les codes de regroupement de la caisse peuvent être définis par exemple de la manière suivante. Pour ajouter un code de regroupement, cliquez sur [Ajouter]. Pour supprimer un code de regroupement, cliquez sur [Supprimer]. Un message vous demande de confirmer la suppression de l’enregistrement. Code Libellé 1 CSG 2 Tranche T (totalité de salaire) 3 Tranche A 4 Tranche B 5 etc. 203 Menu Bases * Les codes de regroupement sont définis dans la fiche Caisse et sont ensuite rattachés aux cotisations et aux rubriques correspondantes. Voir Cotisations, page 189. Voir Rubriques, page 181. Paramétrer les codes D.U.C.S Vous pouvez calculer et éditer l'état Déclaration Unifiée des cotisations sociales qui utilise les codes de regroupement D.U.C.S. Voir Etat préparatoire D.U.C.S., page 296. Pour cela, vous devez préalablement définir les codes DUCS à utiliser pour chacune des caisses concernées. Les tables de codes DUCS devant être utilisées sont fournies par chacun des organismes sociaux auxquels la société est affiliée. 1. Cliquez sur l'onglet DUCS de la fenêtre Caisses. La fenêtre qui s’affiche est fonction de la caisse sélectionnée. S’il s’agit d’une caisse de type DUCS (ASSEDIC Pôle Emploi, URSSAF, APEC etc.) une fenêtre comme celle présentée ci-dessous s’affiche. Attention ! Si la caisse n’est pas concernée par la DUCS, la fenêtre vous indique qu’aucun organisme n’est affecté à cette caisse. 204 Menu Bases La case Ducs est cochée pour toutes les caisses concernées par la Déclaration des cotisations sociales. L’établissement de recouvrement URSSAF est indiqué par défaut dans la zone Organisme. 2. Sélectionnez une périodicité dans la liste déroulante. Par défaut, la période 12 mois sans récapitulatif est proposée. Mais vous pouvez choisir une périodicité différente (avec ou sans récapitulatif). 3. Si vous avez défini une caisse de regroupement (cas des versements en lieu unique (VLU) ou paiement groupé (PG)), sélectionnez-la à l’aide du bouton Liste . * S’il s’agit d’une caisse de type AGIRC ou ARRCO, vous devez renseigner votre N° adhérent, le Groupe IRC (Institution de retraite complémentaire) ainsi que le N° agrément ministériel ou N° IRC. • Pour créer un code DUCS, cliquez sur [Ajouter]. • Pour modifier un code DUCS, double-cliquez sur la ligne ou sélectionnez le code DUCS à modifier puis cliquez sur [Modifier]. • Pour supprimer l’enregistrement d’un code DUCS, cliquez sur le bouton [Supprimer]. Caisse de type URSSAF S’il s’agit d’une caisse URSSAF, la fenêtre suivante s’affiche. 1. Saisissez le code DUCS à créer ainsi que le libellé. 2. Sélectionnez à l’aide du triangle de sélection, le format à prendre en compte. 3. Validez la création du code DUCS en cliquant sur [Ok]. 205 Menu Bases Caisse de type ASSEDIC - Pôle emploi S’il s’agit d’une caisse ASSEDIC - Pôle Emploi, la fenêtre suivante s’affiche. 1. Saisissez le code DUCS à créer ainsi que le libellé. 2. Sélectionnez à l’aide du triangle de sélection, le type de salarié à prendre en compte. 3. Validez la création du code DUCS en cliquant sur [Ok]. Caisse de type IRC (AGIRC, ARRCO) 1. S’il s’agit d’une caisse AGIRC, la fenêtre suivante s’affiche. 2. Saisissez le code DUCS à créer ainsi que le libellé. 3. Sélectionnez à l’aide du triangle de sélection, la base de calcul (salaires, salaires forfaitaires, salaires fictifs) à prendre en compte. 4. Sélectionnez ou saisissez la profession - catégorie socio-professionnelle (PCS) ou le groupe de cotisants (GPO). 5. Sélectionnez ou saisissez la référence du groupe de Cotisants. 206 Menu Bases * Pour avoir l’accès à la saisie des éléments, vous devez sélectionner au préalable l’option A saisir. 6. La zone Condition regroupe les conditions spéciales de cotisations (CSC). Par défaut la valeur Sans condition spéciale (SCS) est indiquée. L Référez-vous à la table des conditions spéciales de cotisations (CSC) devant être utilisée. Celle-ci est fournie par les organismes sociaux auxquels la société est affiliée. Onglet IP et Mutuelle 1. Cliquez sur le bouton . Une fenêtre vous propose une liste d’institutions de pré- voyance, de mutuelles et d’assurances, livrée par défaut avec Ciel Paye. 2. Sélectionnez l’institution de prévoyance, la mutuelle ou l’assurance à rattacher à la caisse puis cliquez sur le bouton [OK]. 3. Saisissez le Code délégataire à savoir celui de l’organisme gestionnaire ainsi que son Libellé. 4. Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous saisissez tous les contrats auxquels vos salariés ont souscrit. Pour cela, cliquez sur le bouton [Ajouter]. 5. Dans la fenêtre qui s’affiche, indiquez les informations qui permettent d’identifier le contrat : 207 Menu Bases • Code contrat • Référence contrat : référence du contrat collectif dont bénéficie le salarié. Celle-ci est obligatoire. • Libellé du contrat : nom du contrat affecté au salarié. • Option retenue : correspond aux codes des options définis dans le contrat que le salarié peut choisir individuellement. • Code population : code défini dans le contrat auquel le salarié est rattaché. 6. Par défaut, l’option Contrat actif est cochée, ce qui indique que le contrat est valable. Vous pouvez la décocher pour déclarer que le contrat n’est plus utilisé. * Les contrats inactifs ne sont pas proposés lorsque vous les associez à un salarié ou à une cotisation. 7. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider et quitter la fenêtre. Le bouton [Ok et Créer] permet de valider et de créer un autre contrat à la suite. • Le bouton [Modifier] permet de changer un critère du contrat. • Le bouton [Supprimer] permet d’effacer un contrat. 8. Une fois que vous avez saisi tous les critères de la caisse, cliquez sur le bouton [OK] pour valider sa création. Attention ! La suppression d’un contrat est impossible s’il est lié à un bulletin validé de l’année en cours. En attendant la purge de l’historique, vous pouvez rendre le contrat inactif. 208 Menu Bases Tranches ) Menu BASES - commande TRANCHES Les tranches permettent de définir la base de calcul des cotisations salariales et patronales. Exemple Comme son nom le rappelle, la cotisation C200 Chômage ACSF tranche A est calculée sur le SALAIRE BRUT dans la limite du plafond de la Tranche A de la sécurité sociale. La fiche Tranche Elle est définie par un Code et un Libellé. Les tranches définies selon le plafond de la Sécurité sociale En général, les tranches sont définies selon le plafond de la sécurité sociale : * Le plafond de la Sécurité Sociale est défini dans les paramètres société de chacun des dossiers ou dans les paramètres globaux pour l'ensemble des dossiers. Tranche A part du salaire limité au plafond de la sécurité sociale Tranche AB3 part du salaire comprise entre 0 et 3 fois le plafond Tranche B3 - - 1 et 3 fois le plafond Tranche B4 - - 1 et 4 fois le plafond Tranche A+B - limité à x fois le plafond Tranche C - comprise entre 4 et 8 fois le plafond Tranches Cotisations 209 Menu Bases Tranches libres non fonction du plafond de la sécurité sociale Dans le cas par exemple où la cotisation est calculée sur la totalité du salaire, la tranche utilisée n'est pas définie selon le plafond de la sécurité sociale. L'option Fonction du plafond Sécurité Sociale doit être décochée. Saisissez la valeur mensuelle du Plancher puis celle du Plafond de chacune des tranches nécessaires. Exemple Dans le cas d'une tranche permettant de calculer une cotisation sur la totalité du salaire, le Plancher est égal à zéro et le Plafond correspond à la variable SALBRUT. Les tranches ainsi définies sont affectées aux différentes cotisations, au fur et à mesure de vos besoins. Régularisation automatique des plafonds et planchers : Règle des cumuls Les tranches sont utilisées chaque mois pour définir la Base de calcul des cotisations. Il se peut que sur un mois donné, à l'occasion d'une prime exceptionnelle par exemple, le salarié et l'employeur cotisent a priori sur une tranche supérieure. Si l'option Régularisation automatique des cumuls au mois le mois est cochée dans l'onglet Prise en compte des fiches Cotisations concernées, les bases de cotisations définies pour chaque tranche peuvent être modifiées dans le bulletin des salariés concernés ; c'est ce que l'on nomme la règle des cumuls. Voir La règle des cumuls, page 266. * Ces modifications n'interviennent que dans le bulletin des salariés concernés. En aucun cas, elles ne viennent modifier les valeurs définies dans les fiches Tranches. Attention ! Vous ne pouvez pas modifier une tranche affectée à une cotisation insérée dans un bulletin. 210 Menu Bases Tables ) Menu BASES - commande TABLES Les tables de comparaison sont généralement utilisées dans les rubriques pour calculer le montant d'une prime ou d'une indemnité ou encore pour calculer un salaire aux points. Exemple La prime sur chiffre d'affaires varie selon le chiffre réalisé par salarié. Lorsque le montant du chiffre d'affaires est compris dans un des intervalles définis dans la table correspondante, le pourcentage ou la valeur en euros est utilisé pour calculer la prime propre à chaque salarié. La fiche Table Les tables sont définies par un Code et un Libellé. Le Type de la table détermine la méthode d'utilisation dans les rubriques. • Intervalle L'intervalle est défini entre une Borne inférieure incluse et une Borne supérieure exclue. La Valeur correspond au montant ou au pourcentage à appliquer selon le montant ou la base de la rubrique présente sur la ligne du bulletin. Vous l'utilisez par exemple pour calculer une prime sur chiffre d'affaires. • Intervalle cumulé Similaire au type Intervalle, l'intervalle cumulé permet en revanche de calculer et d'additionner les valeurs définies pour les différentes tranches de l'intervalle. Vous l'utiliserez par exemple pour calculer les payes aux points. L Rubrique Infopaye «La table de paye par points». • Index Dans ce cas, à une valeur de l'index correspond une valeur à appliquer. Vous l'utilisez par exemple pour calculer des indemnités kilométriques. Tables Rubriques 211 Menu Bases Pour créer une table : 1. Activez la commande CRÉER. 2. Renseignez le Code et le Libellé et choisissez le type de table. 3. Cliquez sur le bouton [Ajouter] pour créer une nouvelle ligne dans la table. 4. Saisissez chacune des valeurs à associer. 5. Procédez ainsi pour chaque ligne devant composer la table. 6. Validez la création de la table par [Ok]. Pour choisir le type de valeur (en euros ou en pourcentage) : 1. Cliquez deux fois sur la zone Type de valeur. 2. Cliquez sur le triangle de sélection qui est présenté et choisissez l'option € pour euros ou % pour pourcentage. Table de prime d'ancienneté La prime d'ancienneté varie selon le nombre d'années de présence du salarié dans la société. Il peut s'agir d'un taux à appliquer ou d'un montant fixe en euros selon le nombre d'années. Pour calculer la prime, la table Prime d'ancienneté est créée. Elle est affectée à la rubrique permettant le calcul de la prime, soit R100 PRIME D'ANCIENNETÉ dans le paramétrage de paye modèle. Table Prime d'ancienneté en % La table contient tous les taux à appliquer selon le nombre d'années d'ancienneté. TPRIMAN Prime d'ancienneté Table Prime d'ancienneté en euros Dans ce cas, le montant de la prime est saisi en euros dans la table, selon le nombre d'années d'ancienneté du salarié. Borne inférieure Borne supérieure Valeur Type de valeur 0 3 ans 1,2 % 3 6 ans 3 % 6 9 ans 6 % 212 Menu Bases Codes analytiques ) Menu BASES - commande CODES ANALYTIQUES Cette liste permet de créer et de regrouper tous les codes analytiques que vous serez susceptible d'utiliser par la suite, dans les fiches salarié et dans les bulletins. • Dans Ciel Paye et Ciel Paye Evolution : Vous pouvez affecter un code analytique unique à un salarié. La gestion analytique permet de filtrer les salariés et d'éditer l'état Analytique. • Dans Paye Ciel Quantum : Vous pouvez affecter plusieurs codes analytiques à un salarié et définir une répartition. La répartition sur les différents postes analytiques sera calculée dans vos écritures comptables, états et éditions pilotées. La gestion analytique permet ici d'étudier les coûts salariaux. * Pour réaliser une répartition, il est nécessaire de créer autant de codes analytiques que d'éléments de répartition. Exemple Un ouvrier travaille sur trois chantiers différents dans le mois. En créant trois codes analytiques, par exemple Chantier 1, Chantier 2, Chantier 3, il est ensuite possible de saisir la répartition de son activité par chantier. Au final, le coût du salarié par chantier apparaîtra sous forme d'affectation analytique dans les écritures comptables qui en découlent ainsi que dans les états et éditions pilotées. La fiche d’un code analytique 1. Dans la liste des codes analytiques, faites un clic-droit et choisissez la commande CRÉER ou MODIFIER. La fenêtre Code analytique s’affiche : La longueur d'un code analytique est de 6 caractères maximum. 213 Menu Bases 2. Dans la zone Analytique, saisissez un code. 3. Indiquez le Libellé du code analytique. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Votre code analytique est créé. Vous pourrez ensuite l’affecter aux salariés. Voir Répartition analytique, page 123. 214 Menu Bases Banques ) Menu BASES - commande BANQUES Vous devez enregistrer les différentes banques de la société si vous voulez réaliser le paiement des salaires par virement automatique. Elles sont affectées à chacun des salariés payés par virement dans la zone Organisme payeur dans l'onglet Banque de la fiche Salarié. La fiche Banque La banque est identifiée par un Code et un Libellé. 1. Renseignez le Titulaire du compte. Cette information est obligatoire pour certains types de règlement (DUCS EDI). 2. La partie Comptabilité regroupe des zones qui sont utilisées lors du transfert en comptabilité des écritures de paiement. Indiquez alors le N° de compte ainsi que le Code journal dans lesquelles ces écritures seront imputées. Non disponible dans Paye Millésime. Onglet Adresse 3. Définissez les différentes zones de l'Adresse. Cliquez sur le bouton pour activer la liste des pays et sélectionner celui qui correspond. 4. Si vous voulez faire parvenir les ordres de virement de salaires à votre banque via une application de messagerie électronique, installée sur votre ordinateur, saisissez au préalable l'adresse E-mail de l'agence bancaire. Voir Transférer les ordres de virement des salaires à votre banque, page 281. Onglet Domiciliation 5. Sélectionnez le Type d’identification bancaire du compte : RIB ou IBAN. Le type détermine la norme à laquelle les virements de salaires seront effectués : norme SEPA pour le type IBAN et normes AFB ou BDF pour le type RIB. 6. Cliquez sur le bouton pour sélectionner le Pays d’appartenance de la banque. 7. Si vous avez choisi le type IBAN : saisissez les codes BIC et IBAN. Le code BIC est l’identifiant international de la banque et doit être renseigné obligatoiBanques Salariés Etats des paiements 215 Menu Bases rement. Le code IBAN est l’identifiant international du compte. 8. Si vous avez choisi le type RIB : saisissez le N°Emetteur puis le code Banque, code Guichet, numéro de Compte et la Clé du RIB. Le code IBAN est alors calculé automatiquement. 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 216 Menu Bases Etablissements ) Menu Bases - commande ÉTABLISSEMENTS Dans la plupart des cas, l'établissement correspond à une entité géographique distincte du siège social : boutiques, usines, entrepôts, etc. * Le code de l'établissement dans lequel travaille chaque salarié doit figurer obligatoirement sur la D.A.D.S. Si la société se compose de plusieurs établissements, vous devez créer une fiche pour chacun d'eux et affecter leur code à chaque salarié. L'établissement principal (0) : le siège social Lorsque vous créez un nouveau dossier, les paramètres de la société correspondent toujours à ceux de l'établissement principal 0 (siège social). L'établissement agglomérant La notion d'agglomérant est utilisée dans le cadre d'une gestion multi-établissements. En effet, si vos salariés sont payés sur plusieurs établissements, leurs rémunérations seront centralisées sur un établissement unique, qui sert de référence pour l'édition de la D.A.D.S. On parle d'établissement agglomérant. Pour déclarer un établissement agglomérant, il vous suffit de cocher la case Agglomérant dans la fiche de l'établissement concerné. * Un seul établissement par dossier peut être déclaré Agglomérant. Créer les établissements 1. A partir de la liste des Etablissements, activez la commande CRÉER. 2. L'établissement est défini par le Code et le Nom de l'établissement. C'est ce nom qui s'affiche dans la liste des établissements que vous obtenez par la suite. Attention ! Vous ne pouvez pas supprimer l'établissement principal 0 ni modifier son code. Etablissement principal 0 : siège social Salariés Etablissement 1 : boutique 1 Etablissement 2 : boutique 2 Etablissement x 217 Menu Bases 3. Le numéro de Siret permettant de distinguer les différents établissements d'une entreprise doit être saisi. Renseignez également les zones APE / NAF, N° URSSAF et Réf. URSSAF ; toutes ces informations devant figurer sur la D.A.D.S. * Distinguez la zone Réf. URSSAF, présentant en général le code postal et la ville de l'organisme, du Code de la caisse URSSAF. Onglet Adresse 4. Dans la plupart des cas, l'établissement étant situé dans un autre lieu que le siège social, modifiez aussi les zones composant l'Adresse. 5. Cliquez sur le bouton pour activer la liste des pays et sélectionnez celui qui correspond. Onglet Déclaration 6. Dans la zone Déclaration, cochez la ou les options correspondante(s) : • Si l’établissement est soumis à la taxe sur les salaires, cochez l’option DADS, Assujetti à la taxe sur les salaires. 218 Menu Bases • Cochez l’option DADS, Agglomérant, s’il s’agit d’un établissement unique servant de référence à l’établissement de la DADS. • S’il s’agit d’un établissement principal responsable de la déclaration des cotisations sociales de tous les autres établissements de la société, cochez l’option DUCS, établissement chargé de la déclaration. Les employeurs redevables de la Taxe d'apprentissage (TA) et Contribution au développement de l'apprentissage (CDA) ainsi que de la Contribution Supplémentaire à l'apprentissage (CSA) enfin de la Participation Formation Professionnelle Continue (FPC) doivent déclarer ces taxes dans la DADS. 7. Afin que les calculs de ces taxes soient automatiquement récupérés dans la DADS, cochez la ou les options correspondantes : • Taxe et contribution d'apprentissage, • Formation pro. continue (Contrats CDD), • Formation pro. continue. * Les employeurs de plus de 10 salariés déclarent toujours leur participation à la FPC sur le formulaire n° 2483. Par conséquent, ils ne doivent pas cocher les options Formation pro. continue (Contrats CDD) et Formation pro. continue. 8. Si votre effectif est égal ou supérieur à 250 salariés, votre entreprise est assujettie à la contribution supplémentaire d'apprentissage (CSA), cochez alors l'option correspondante. Onglets Retraite cadres et Retraite non cadres Ces deux onglets vous permettent d'ajouter la ou les caisses de retraite affiliées à votre établissement, pour les statuts cadres ou non cadres. Les caisses de retraite seront automatiquement affectées à chaque salarié dans la DADS-U et vous n'aurez plus à les saisir. Ajouter / modifier une caisse de retraite 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter] ou [Modifier]. Une fenêtre s’affiche : 2. Cliquez sur le bouton pour ouvrir la liste des organismes de retraite. 219 Menu Bases 3. Sélectionnez le code de l'organisme destinataire à prendre en compte et cliquez sur le bouton [Ok]. 4. Saisissez votre numéro de rattachement (20 caractères maximum). 5. Cliquez sur le bouton [Ok]. Vous revenez à la fiche de votre établissement. Supprimer une caisse de retraite Vous pouvez supprimer un organisme que vous avez préalablement ajouté. 1. Sélectionnez dans la liste la caisse en question. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. 3. Un message vous demande confirmation, cliquez alors sur le bouton [Oui]. Onglet Médecine du travail Non disponible dans Ciel Paye Millésime Cet onglet permet de renseigner les coordonnées du centre de médecine du travail auquel l'entreprise a adhéré. 1. Sélectionnez l'une des options selon votre cas : • Service de médecine de travail : les visites médicales se déroulent au centre de médecine du travail. • Service médical du travail de l'entreprise : les visites médicales se déroulent dans votre établissement. 2. Saisissez le nom du contact du centre, par exemple le nom du docteur. Les zones suivantes sont inaccessibles si vous avez choisi Service médical du travail de l'entreprise puisque ce sont les coordonnées de votre établissement qui seront utilisées. 3. Saisissez le code et le nom du centre de médecine du travail ainsi que son adresse. 4. Indiquez les numéros de téléphone et de fax. * Ces informations seront entre autres automatiquement récupérées dans la DUE. 220 Menu Bases Onglet CI-BTP Cet onglet permet d'identifier la Caisse de congés payés de votre établissement ainsi que votre numéro d'adhésion. Et, ces informations seront reportées dans votre DADSU-BTP. 1. Sélectionnez dans la liste déroulante la caisse de congés payés de l'établissement. 2. Saisissez votre numéro d'adhésion. Affecter les salariés aux différents établissements Par défaut, le code 0 de l'établissement principal est affecté à chaque nouveau salarié. Si le salarié travaille dans un autre établissement, vous modifiez le code défini dans la zone Etablissement - onglet Affectation de la fiche Salarié. Les listes et éditions par établissement Les informations définies dans la fiche Etablissement peuvent être utilisées comme critères de recherche, de tri et de présentation des listes et des éditions. Exemple Dans la liste des salariés, vous pouvez par exemple créer un format de recherche sur le code ou le nom de l'établissement auquel est affecté chaque salarié. Chaque fois que vous travaillez sur un établissement précis, vous affichez la liste des seuls salariés qui lui sont affectés. Voir Rechercher, page 103. Vous pouvez aussi intégrer la colonne Etablissement à la liste des salariés et définir un format de tri par ordre croissant du code. Voir Trier la liste, page 104. • Une fois que vous avez défini tous les critères de votre établissement, validez sa création en cliquant sur le bouton [Ok]. 221 Menu Bases Formalités Disponible uniquement dans Paye Ciel Quantum ) Menu BASES - commande FORMALITÉS Une formalité correspond à une démarche obligatoire que vous devez exécuter lors de l'embauche et de la sortie d'un salarié. Les formalités permettent ainsi de constituer une liste de vérification pointable dans les fiches salariés. Par défaut, la liste s'affiche sur les formalités d'entrée. Cliquez sur l'onglet Formalités de sortie situé en bas pour accéder à la liste correspondante. Vous pouvez créer des formalités, les modifier, supprimer, éditer ou encore les copier vers des fiches salariés. * Les formalités d'entrée et de sortie fonctionnent à l'identique. Créer une formalité 1. Cliquez sur le bouton [Créer].Une fenêtre s’affiche telle que ci-dessous. 2. En création, le code de la formalité est proposé par défaut. Modifiez-le s'il ne vous convient pas. En modification d'une formalité existante, vous ne pouvez plus changer le code. 3. Saisissez l'intitulé de la formalité et cliquez sur le bouton [OK]. Copier les formalités vers les salariés La copie des formalités d'entrée ou de sortie permet d'établir une liste de vérification dans les fiches salariés. 1. Sélectionnez dans la liste la ou les formalités à copier. 2. Allez dans le menu FONCTIONS et choisissez la commande COPIER LES FORMALITÉS VERS LES SALARIÉS. Vous pouvez également utiliser le bouton [Copier vers les salariés]. 222 Menu Bases 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, marquez les salariés et cliquez sur le bouton [OK]. Vous retrouvez les formalités dans les fiches des salariés concernés, au niveau de l'onglet Formalités. Modifier une formalité 1. Sélectionnez la formalité et cliquez sur le bouton [Modifier]. 2. Effectuez vos modifications et validez par le bouton [OK]. Supprimer une formalité * Une formalité utilisée dans une fiche salarié ne peut pas être supprimée. 1. Sélectionnez la formalité et cliquez sur le bouton [Supprimer]. 2. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur le bouton [Oui]. 223 Menu Bases Conventions Collectives ) Menu BASES - commande CONVENTION COLLECTIVE La convention collective dont relève la société doit figurer sur les bulletins de salaire. Plusieurs conventions collectives peuvent être appliquées dans une même société. Une fois créée, la convention collective est affectée à chaque salarié. La fiche Convention collective La convention collective est définie par un Code. A chaque convention collective correspond un code IDCC (Identifiant Des Conventions Collectives). Ce code sert à identifier la convention collective dans la DADS-U. Vous pouvez reporter ce code dans la zone correspondante. Il sera automatiquement importé dans la DADS-U lors de la génération de votre déclaration. La liste de ces codes est disponible sur le site du Ministère de l'emploi et du travail. Cliquez sur le lien présenté dans la fenêtre pour accéder à cette liste. Onglet Libellés Le libellé complet de la convention, imprimé sur le bulletin, est défini dans les zones Libellés imprimés sur les bulletins. * Si aucune convention collective n'est définie, le texte suivant est imprimé sur le bulletin : • Durée des congés payés : Code du travail, ART. L. 2232-2 à 8. • Durée du préavis : Code du travail, ART. L. 1226-6 à 8. Onglet Tables Cet onglet permet de saisir les éléments de la grille de classification de votre convention collective. Ainsi, le logiciel se basera sur ces données pour tester le salaire minimum conventionnel. Il fera la correspondance entre la qualification et classification du salarié et cette table. * Vous devez auparavant vous procurer la grille de classification de votre convention collective. Convention Collective Salariés Bulletins imprimés 224 Menu Bases 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter]. 2. Sur la première ligne, saisissez les valeurs de votre convention collective dans les colonnes correspondantes. 3. Votre convention collective ne contient pas forcément tous les éléments présentés dans la table, par exemple la Position. Dans ce cas, ne saisissez rien. 4. Répétez l'opération jusqu'à ce que vous ayez saisi la totalité de la grille de classification. Bulletins de paye Saisie des variables salariés L'assistant Top Bulletin Historique La règle des cumuls Menu Gestion des bulletins Vue d’ensemble C'est à partir de ce menu que vous allez gérer l'ensemble de vos bulletins, de la mise en place de vos premiers bulletins à la réalisation de ceux de la période suivante pour terminer par la consultation de l'historique des bulletins (à partir duquel vous visualisez les bulletins établis sur les exercices clôturés). Vous pouvez vous aider de l’assistant TOP BULLETIN pour établir vos bulletins. Le menu GESTION DES BULLETINS vous permet, entre autres, d'établir des bulletins de paye inversée, de générer puis d'appeler un profil, d'effectuer une validation groupée des bulletins. 227 Menu Gestion des bulletins L'assistant Top Bulletin ) Menu GESTION DES BULLETINS - commande TOP BULLETIN Cet assistant vous permet de créer un bulletin de paye rapidement. * Avant de lancer cet assistant, assurez-vous que le paramétrage des éléments de base du dossier (cotisations, rubriques, variables, etc.) est correct. Choisir la période de création du bulletin Dans la première étape de l’assistant, la période en cours est proposée par défaut comme Période de création des bulletins. 1. Vérifiez cette période puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Si cette période ne vous convient pas, modifiez-la. Si vous établissez un bulletin de salaire à la semaine par exemple, définissez la date de Début de la période et celle de Fin. * Cliquez sur le bouton [Aide] pour obtenir plus d'informations sur la commande en cours. Cliquez sur le bouton [Annuler] pour quitter l'assistant sans enregistrer les modifications effectuées. Choisir le salarié pour lequel un bulletin doit être créé 2. Si vous avez déjà créé la fiche salarié correspondant au salarié pour lequel vous créez 228 Menu Gestion des bulletins le bulletin, sélectionnez cette fiche en cliquant sur le bouton liste . Dans le cas contraire, cliquez sur le bouton salarié . La fenêtre Assistant d'entrée d’un salarié s'affiche vous permettant de créer la fiche. Voir Assistant d'entrée d'un nouveau salarié, page 152. Choisir la méthode de génération du bulletin 3. Choisissez la méthode de génération du bulletin en cochant l’une des options proposées, puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Bulletin précédent Une fois le premier bulletin créé pour un salarié, la meilleure option pour créer le bulletin du mois suivant consiste à le générer à partir du bulletin précédent. Les variables et les informations propres à chaque salarié, définies dans les bulletins de la période précédente, sont reportées sur la période en cours. Profil Le bulletin est créé d'après le profil affecté à chaque salarié. Cette option est particulièrement rapide et intéressante lors de la création du premier bulletin ou de celui d'un salarié entré en cours d'année. Bulletin vide Vous devez procéder à l'insertion de toutes les lignes de chaque bulletin. Cette opération peut s'avérer fastidieuse et source d'erreurs. Si vous voulez l'utiliser, nous vous conseillons de récupérer un profil une fois le bulletin créé. Attention ! Si le bulletin du salarié sélectionné n'a pas été validé, une fenêtre s'affiche et vous le rappelle. Validez le bulletin en cliquant sur le bouton [Valider]. 229 Menu Gestion des bulletins Saisir les variables du bulletin 4. Double-cliquez dans les zones de la seconde colonne pour modifier le montant des variables correspondantes. * Il s'agit de variables correspondant à un mois de travail complet. Exemple Bulletin du salarié LEPIC pour le mois de juillet 2006 du 01/07/2006 au 31/07/2006. Dans le cas d'un salarié rentré dans l'entreprise en cours de mois, le logiciel détectera sa date d'entrée et effectuera automatiquement la différence. Ajouter une variable 1. Pour introduire une variable dans le bulletin, cliquez sur le bouton [Insérer]. 2. Dans la fenêtre Variables, sélectionnez la variable de votre choix puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Voir Variables, page 177. Supprimer une variable Pour supprimer une variable, cliquez sur le bouton [Supprimer]. Déplacer une variable Les boutons [Haut] et [Bas] permettent de déplacer la variable sélectionnée. Rétablir le paramétrage original Cliquez sur le bouton [Rétablir] pour revenir au paramétrage original des variables. Vous rétablissez la dernière liste enregistrée. Cette liste de variables est personnalisable par salarié. 5. Cochez les cases Calculer le bulletin et Imprimer le bulletin si vous souhaitez effectuer ces opérations. Si vous imprimez le bulletin, spécifiez le format d'impression à utiliser en cliquant sur le bouton [Modèles]. 230 Menu Gestion des bulletins * Par la suite, vous pourrez imprimer un bulletin en cliquant sur le bouton Imprimer de la fenêtre du bulletin, et en choisissant le modèle de bulletin à utiliser. 6. Lancez la création du bulletin en cliquant sur [Terminer]. Attention ! Après avoir créé et contrôlé le bulletin, vous devez le valider. 231 Menu Gestion des bulletins Bulletins de paye ) Menu GESTION DES BULLETINS - commande BULLETINS DE PAYE Une fois le dossier mis en place, vous pouvez établir vos bulletins de paye. Avant de créer vos bulletins, vous devez recenser tous les éléments nécessaires à l’établissement de la paye pour la période en cours, que ces éléments modifient la base ou les variables propres à chacun des salariés. Vous devez recenser (liste non exhaustive) : • la modification éventuelle des taux de cotisation (ou de l’adresse d’une caisse), • les nouveaux salariés à créer, • le changement de tarif des indemnités de transport, • les absences des salariés pour maladie ou prises de congé, • le montant du chiffre d’affaires réalisé pour la période, • les indemnités kilométriques, • le nombre d’heures travaillées pour les salariés en paye horaire ou à temps partiel, etc. Vous établissez vos premiers bulletins de paye Dans ce cas, la fenêtre Bulletins s'affiche vide. Création des premiers bulletins 1. Activez la commande CRÉER du menu EDITION ou CONTEXTUEL. La fenêtre Création des bulletins apparaît à l'écran. Choisissez la période de création des bulletins Par défaut, le 1er mois de paye, défini dans les paramètres société lors de la création du dossier, est proposé comme Période de création des bulletins. 2. Selon la période choisie pour créer les premiers bulletins, conservez ou modifiez cette valeur. Si les premiers bulletins sont établis le premier mois de l'exercice de paye... ... assurez-vous seulement que les cumuls des congés payés ou de repos compensateur sont mis à jour dans les fiches Salariés au mois M-1 de la période. Exemple Le 1er mois de paye étant janvier, les cumuls des congés payés doivent être mis à jour par les valeurs au 31 décembre de l'année précédente. 232 Menu Gestion des bulletins Si les premiers bulletins sont réalisés en cours d'exercice... ... vous avez le choix entre : • créer tous les bulletins de tous les salariés Dans ce cas, vous créez le bulletin de tous les salariés pour chacune des périodes nécessaires, soit du 1er mois de paye défini jusqu’à la période de paye en cours. Cette solution peut s’avérer fastidieuse et source d’erreurs, s’il y a beaucoup de salariés et beaucoup de mois de paye. En revanche, établir des bulletins pour peu de salariés sur deux ou trois mois, permet de contrôler efficacement les paramétrages réalisés et les résultats obtenus. • créer un bulletin unique, cumulé à la période M-1 Pour chaque salarié, vous créez un bulletin sur la période précédente dans lequel vous saisissez les montants cumulés du 1er mois de paye jusqu’à la période M-1. Exemple Le 1er mois de paye étant janvier, pour établir les bulletins du mois d’octobre vous créez pour chaque salarié un bulletin sur le mois de septembre, dans lequel vous saisissez les montants cumulés des bulletins établis de janvier à septembre. Par défaut, la période de création des premiers bulletins correspond au premier mois de paye de l’exercice. Par défaut, la création vous est proposée d’après le Profil salarié. Boutons de sélection des salariés. 233 Menu Gestion des bulletins Définissez la méthode de création des bulletins 3. Pour les premiers bulletins, vous pouvez les créer d'après un Profil salarié ou un Bulletin vide. Profil Nous vous rappelons que les profils correspondent à des bulletins types définis en règle générale par catégorie de salariés. Ces profils sont affectés aux salariés. Voir Onglet Affectation, page 121. Cette option est particulièrement rapide et intéressante lors de la création des premiers bulletins ou de celui d'un salarié entré en cours d'année. Bulletin vide Dans ce cas, vous devez procéder à l'insertion de toutes les lignes de chaque bulletin. Cette opération peut s'avérer fastidieuse et source d'erreurs. Si vous voulez l'utiliser, nous vous conseillons donc de récupérer un profil une fois le bulletin créé (bouton [Profil], option Appeler un profil de la fenêtre Bulletin). Voir Appeler un profil, page 246. Sélectionnez les salariés 4. La Liste des salariés présente le Code et le Nom de ceux pour lesquels vous pouvez établir les bulletins sur la période choisie. Vous n'êtes pas obligé de créer en même temps tous les bulletins ; seuls les salariés dont le nom est marqué ou sélectionné auront un bulletin. Lancez la création des bulletins 5. Une fois la sélection de vos salariés réalisée, cliquez sur le bouton [Ok]. Après quelques instants, les bulletins des salariés concernés sont créés. Le bulletin du premier salarié de la liste est automatiquement ouvert. * L’onglet Analytique est uniquement disponible dans Paye Ciel Quantum et Ciel Paye Bâtiment. 234 Menu Gestion des bulletins La fenêtre Bulletin Les dates de la période pour laquelle le bulletin est établi sont rappelées dans l’en-tête de la fenêtre. Vous pouvez consulter ou modifier la fiche du salarié en cliquant sur le bouton [Fiche Salarié]. Onglet Lignes 1. Une fois les premiers bulletins créés, vérifiez que toutes les rubriques, cotisations et commentaires nécessaires sont présents. En effet, aussi détaillés que soient vos profils, il se peut que vous ayez à ajouter ou supprimer une ligne. * Sur les périodes suivantes, les bulletins étant établis en général d’après les bulletins précédents, vous n’aurez pas, normalement, à modifier le corps du bulletin. Mais vous devrez éventuellement mettre à jour la valeur des variables pour la période (nombre de tickets restaurants, nombres d’heures effectuées, etc.). Voir Vous avez déjà créé des bulletins, page 248. 235 Menu Gestion des bulletins Insérer et déplacer des lignes dans le bulletin Les boutons [Insérer] et [Ins. Multi...] vous permettent d'insérer une ou plusieurs lignes dans le bulletin en les sélectionnant dans la fenêtre Elément du bulletin. * Si un des éléments sélectionné dans la fenêtre Elément du bulletin est déjà présent dans le bulletin, un message vous en avertit et l'élément n'est pas inséré de nouveau. Une fois les lignes intégrées (ou supprimées), vérifiez qu'elles sont correctement placées dans le bulletin. Si ce n'est pas le cas, utilisez les boutons [Haut] et [Bas] pour réajuster la position de l'élément concerné dans le bulletin. Exemple La rubrique Net à payer ne doit pas se trouver avant le Salaire brut. Insérer des congés payés dans le bulletin Vous pouvez insérer manuellement les absences de congés payés dans le bulletin. Cette fonction peut être utile si par exemple l'insertion automatique des absences n'a pas donné de résultat. 1. Cliquez sur le bouton . Un menu déroulant vous propose de choisir le type de rubrique de congés payés à intégrer : • Absences CP, • Indemnités CP, • Indemnités compensatrices de CP. * Ces trois rubriques doivent être renseignées auparavant dans les Paramètres société - onglet Paramètres 3. Voir Paramètres paye 3, page 37. 2. Sélectionnez la rubrique. Elle est alors insérée dans le bulletin. Supprimer une ligne Certaines lignes sont obligatoires et une fois intégrées au bulletin vous ne pouvez plus les supprimer. Il s’agit des rubriques dont le titre est affiché en rouge : Salaire de base, Salaire brut, Total retenues, Net imposable, Net à payer. Toutes les autres lignes peuvent être supprimées, à condition que le bulletin ne soit pas encore validé. Pour annuler la suppression d’une ligne, cliquez sur le bouton [Rétablir]. Contrôle de présence des rubriques et cotisations mères On entend par rubrique (ou cotisation) mère, toute rubrique (ou cotisation) qui entre dans la base de calcul d'une autre rubrique (ou cotisation). Si vous avez coché la case Contrôle automatique de présence des rubriques et cotisations mères dans les paramètres du dossier et que vous insérez (ou supprimez) une nouvelle rubrique ou cotisation, un test est effectué pour vérifier que la rubrique (ou cotisation) mère est bien présente dans le bulletin. Si l'élément est manquant, un message vous le signale. 236 Menu Gestion des bulletins Onglet Variables 3. Passez en revue l’ensemble des variables du bulletin et modifiez les valeurs nécessaires. Toute modification se répercute à l’identique dans la fiche du salarié concerné. Sélectionnez une des lignes et utilisez les touches et de votre clavier pour déplacer le pointeur sur chacune des variables. Si une valeur est incorrecte pour la période en cours, double-cliquez dans la colonne Valeur et saisissez celle à prendre en compte. * Lors de la préparation des bulletins sur la période suivante, vous pourrez utiliser, avant de créer vos bulletins, la commande SAISIE DES VARIABLES SALARIÉS du menu GESTION DES BULLETINS, pour modifier en même temps toutes les variables des salariés concernés. Onglet Congés payés * Lorsque vous établissez les premiers bulletins, vérifiez les Cumuls de nombre de jours acquis, dus et pris sur les périodes précédentes. Les cumuls de congés payés récapitulent la situation des congés payés pour le salarié au dernier jour de la période précédent l’établissement de son bulletin : • Reste sur année précédente Correspond aux zones Du N-1 - Pris N-1 de la fiche Salarié, soit au nombre de jours lui restant à prendre de la période de référence N-1. • Acquis sur l’année en cours Correspond à la zone Du N de la fiche Salarié, soit au nombre de jours acquis sur la période de référence en cours. • Déjà pris Correspond à la zone Pris N de la fiche Salarié, soit au nombre de jours pris par le salarié sur la période de référence en cours. • A prendre Correspond au nombre total de jours restant à prendre par le salarié. 237 Menu Gestion des bulletins Ajouter, modifier ou supprimer une période de congé * Si vous n’utilisez pas le Calendrier, vous pouvez saisir le nombre de jours Pris dans le mois par le salarié. Les rubriques de congés payés sont insérées dans le bulletin. Vous pouvez aussi indiquer la Période de congés pris. Onglet RTT 3. L'onglet RTT vous permet de contrôler les cumuls de nombre de jours RTT acquis, dus et pris sur les périodes précédentes. Les congés RTT dus sont calculés au prorata du nombre de jours de présence dans le mois, suivant la date d'arrivée du salarié dans l'entreprise. Lorsque le bulletin est calculé, la zone Acquis dans le mois est donc renseignée en fonction du calcul suivant : Exemple Une année comporte 10 jours de congés RTT. Le calcul s'effectue pour la période du mois de janvier. 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter] une période de congé. Le calendrier s’affiche. 2. Cliquez sur le premier jour de la période de congé puis glissez le curseur de la souris jusqu'au dernier jour. 3. Cochez les options Début en demi journée ou Fin en demi journée si c'est le cas. Une nouvelle ligne est insérée dans la zone Périodes de congés. Vous pouvez visualiser les dates de début et de fin de congé. Le nombre de jours sélectionné s'affiche automatiquement dans la zone Pris dans le mois. 4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. 1. Cliquez sur le bouton [Modifier] une période de congé. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. 1. Cliquez sur le bouton [Supprimer] une période de congé. 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur [Oui]. La ligne correspondant à la période de congé définie est alors supprimée. RTT dus sur bulletin = Nbre de jours RTT par an × Nbre de jours de présence dans le mois Nbre de jours dans le mois 238 Menu Gestion des bulletins Pour un salarié ayant pris ses fonctions avant le 1er janvier, l'Acquis dans le mois se calcule ainsi : RTT dus = (10/12)*(31/31) = 0.83 Si un salarié est embauché le 17 janvier, il comptabilise donc 15 jours de présence sur le mois. Dans ce cas, les congés RTT dus sont = (10/12)*(15/31) = 0.40 4. Toutefois, vous conservez la possibilité de définir la période de congés directement dans le bulletin en saisissant le nombre de jours de congés RTT Pris dans le mois. Ajouter, modifier ou supprimer une période de congé RTT Onglet DIF L'onglet DIF vous permet de visualiser rapidement les droits du salarié dans le cadre de la formation individuelle. Cet onglet n'est visible que si vous avez coché l'option Droit au DIF dans l'onglet Congés de la Fiche Salarié avant la création du bulletin. Voir Onglet Congés/DIF, page 130. * Vous visualisez dans la zone DIF, le nombre de congés acquis dans le mois. Cette zone n'est saisissable que si vous avez sélectionné dans les paramètres de paye 2 l'option A la validation du bulletin dans la zone Mise à jour du droit au DIF. 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter] une période de congé RTT. Le calendrier s’affiche. 2. Cliquez sur le premier jour de la période de congé puis glissez le curseur de la souris jusqu'au dernier jour. 3. Cochez les options Début en demi journée ou Fin en demi journée si c'est le cas. 4. Une nouvelle ligne est insérée dans la zone Périodes de congés RTT. Vous pouvez visualiser les dates de début et de fin de congé. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Saisissez ensuite le nombre de jours de congés RTT Pris dans le mois dans la zone correspondante. 1. Cliquez sur le bouton [Modifier] une période de congé RTT. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. 1. Cliquez sur le bouton [Supprimer] une période de congé RTT. 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur [Oui]. La ligne correspondant à la période de congé RTT définie est alors supprimée. 239 Menu Gestion des bulletins Ajouter, modifier ou supprimer une période de congé DIF La zone Cumuls récapitule vos droits (Dif acquis sur l'année précédente, pris sur l'année en cours, déjà pris et reste à prendre). Périodes d'utilisation du DIF 3. Si le salarié bénéficie d'une formation au titre du DIF, cliquez sur le bouton [Ajouter] pour enregistrer la période (date de début et de fin) de formation. 4. Cliquez sur le bouton [Supprimer] pour annuler un enregistrement. 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter] une période de congé DIF. Le calendrier s’affiche. 2. Cliquez sur le premier jour de la période de congé puis glissez le curseur de la souris jusqu'au dernier jour. 3. Cochez les options Début en demi journée ou Fin en demi journée si c'est le cas. Une nouvelle ligne est insérée dans la zone Périodes de congés DIF. Vous pouvez visualiser les dates de début et de fin de congé DIF. 4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. 5. Saisissez ensuite le nombre de jours de congés DIF Pris dans le mois dans la zone correspondante. 1. Cliquez sur le bouton [Modifier] une période de congé DIF. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. 1. Cliquez sur le bouton [Supprimer] une période de congé DIF. 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur [Oui]. La ligne correspondant à la période de congé DIF définie est alors supprimée. 240 Menu Gestion des bulletins Onglet Repos 5. Si vos salariés bénéficient de repos compensateur, vérifiez dans cet onglet les cumuls du nombre de jours acquis, pris et dus sur les périodes précédentes. Ajouter, modifier ou supprimer une période de repos Onglet IJSS Non disponible dans Ciel Paye Millésime * La gestion automatique des IJSS sur le net concerne les salariés dont le type de paye est Mensuel, Horaire, Par points. Vous retrouvez dans cet onglet les paramètres IJSS qui seront pris en compte dans le calcul du bulletin. Préparation du bulletin Cette zone vous permet de visualiser les informations liées à une période d'arrêt de travail et qui déclenchent le versement d'indemnités journalières de sécurité sociale (IJSS). Les boutons [Ajouter], [Modifier] ou [Supprimer] permettent d'effectuer un suivi des absences et contrôler les IJSS. Montant du salaire maintenu Le montant du salaire maintenu est automatiquement calculé. Si vous effectuez une modification cette zone sera automatiquement actualisée. 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter] une période de repos. Le calendrier s’affiche. 2. Cliquez sur le premier jour de la période de repos puis glissez le curseur de la souris jusqu'au dernier jour. 3. Cochez les options Début en demi journée ou Fin en demi journée si c'est le cas. Une nouvelle ligne est insérée dans la zone Périodes de repos. Vous pouvez visualiser les dates de début et de fin de repos. 4. Saisissez ensuite le nombre de jour de repos Pris dans le mois en cours. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. 1. Cliquez sur le bouton [Modifier] une période de repos. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. 1. Cliquez sur le bouton [Supprimer] une période de repos. 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur [Oui]. La ligne correspondant à la période de repos définie est supprimée. 241 Menu Gestion des bulletins IJSS 1. Saisissez le montant net des IJSS puis appuyez sur la touche pour lancer le calcul. 2. Si c'est l'employeur qui les perçoit (Subrogation), cochez la case correspondante. * Les données ci-dessous sont accessibles à partir des paramètres IJSS. Si vous les avez déjà paramétré, ces zones seront automatiquement renseignées. Voir Paramètres I.J.S.S., page 40. Maintien de salaire Cette zone indique si le salarié bénéficie d'un maintien de salaire sur le brut ou sur le net. Rubriques rattachées Vous retrouvez ici les rubriques associées : • au maintien de salaire, • aux IJSS déduites, • aux IJSS versées, • au montant de la retenue pour garantie du net. Variables rattachées Vous retrouvez ici les variables associées : • au maintien du salaire, • aux IJSS, • au montant de la retenue pour garantie du net. 3. Cliquez sur [Ok] pour valider. 242 Menu Gestion des bulletins Ajouter, modifier, supprimer une période d'arrêt Onglet Hres Exo Cet onglet permet de saisir les heures supplémentaires ou complémentaires effectuées par un salarié. Au préalable Avant de renseigner des heures supplémentaires ou complémentaires exonérées, vous devez insérer les rubriques et cotisations nécessaires. 1. Une fois votre bulletin créé, dans l'onglet Lignes, insérez les rubriques RSFIL, RMFIL, RCFIL1 et RCFIL dans celui-ci après le SALAIRE DE BASE. 2. Insérez les cotisations CBRF et C117 dans le bulletin après le SALAIRE BRUT. Dans la fenêtre Préparation du bulletin vous devez indiquer les informations relatives à l'arrêt de travail et justifiant le versement des IJSS. 1. Définissez à l'aide de l'icone calendrier la période d'arrêt à prendre en compte. 2. Sélectionnez le type Maintien ou Carence en fonction de ce que prévoit la convention collective. 3. Si le salarié bénéficie d'un maintien de salaire, indiquez le pourcentage (% si maintien). La partie inférieure de la fenêtre résume les informations préalablement indiquées.Vous retrouvez le Nombre de jours de la période d'arrêt. Le Taux journalier et le Montant total sont automatiquement calculés. 4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. 1. Cliquez sur le bouton [Modifier] une période d’arrêt. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. 1. Cliquez sur le bouton [Supprimer] une période d’arrêt. 2. Un message vous demande de confirmer. Cliquez sur [Oui]. La ligne correspondant à la période d’arrêt définie est supprimée. Attention ! Avant de créer votre bulletin de paye, vous devez renseigner la variable EFF (menu Bases - commande Variables) pour indiquer l’effectif de l’entreprise au 31 décembre 2006. En fonction de l’effectif saisi, le coefficient de réduction (Loi Fillon) applicable ainsi que le montant de la déduction forfaitaire patronale sont automatiquement pris en compte. 243 Menu Gestion des bulletins 3. Insérez les éléments CFIL800 et CFILREG après Total cotisations URSSAF/Fillon. 4. Insérez les éléments suivants DEDUCPAT, CDEDEXO1, CDEDEXO2, TCOTEXO, REDUCSAL, CREDEXO, au bas du bulletin avant le Total des retenues. Renseigner les heures supplémentaires ou complémentaires 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter], la fenêtre Saisie des heures supplémentaires et complé- mentaires s'affiche. 2. Renseignez la date à prendre en compte. 3. Sélectionnez le type d'heures en cliquant sur le bouton Liste. 4. Saisissez le nombre d'heures effectuées. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Onglet Analytique Disponible uniquement dans Ciel Paye Evolution et Paye Ciel Quantum et Ciel Paye Bâtiment La répartition analytique de l'activité du salarié définie dans sa fiche est automatiquement récupérée dans le bulletin de paye. Vous y avez accès dans cet onglet. S'il s'avère que ce mois-ci, la répartition n'est pas identique, vous pouvez la modifier même si le bulletin est déjà validé. Saisir la répartition analytique Exemple : un ouvrier a travaillé 20% du mois sur le Chantier 1, 30% sur le Chantier 2 et 50% sur le chantier 3. 1. Double-cliquez dans la cellule % répartition et saisissez la répartition. 2. Faites de même pour les autres codes analytiques. 244 Menu Gestion des bulletins * Le total de la répartition ne doit pas dépasser 100%. Par contre, il est possible qu'il soit inférieur à 100%. 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez le code analytique et cliquez sur le bouton [OK]. 3. Faites de même pour tous les autres codes analytiques à affecter. Exemple : pour un ouvrier qui travaille sur 3 chantiers dans le mois, vous ajoutez les 3 codes des chantiers. 1. Sélectionnez la répartition que vous ne voulez plus affecter. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. 3. Un message vous demande de confirmer. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. Les modifications que vous avez apportées dans le bulletin peuvent être enregistrées dans la fiche du salarié. Le nouveau modèle de répartition sera donc celui du prochain bulletin. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton [Mémoriser la répartition]. 2. Un message vous demande de confirmer. Cliquez alors sur [Oui]. Si les modifications apportées dans le bulletin ne sont pas exactes, vous pouvez revenir à la répartition initiale, définie dans la fiche du salarié. 1. Cliquez sur le bouton [Réinitialiser la répartition]. 2. Un message vous demande de confirmer. Cliquez sur [Oui]. 3. Si vous avez déjà mémorisé les modifications, la réinitialisation ne permettra pas de revenir à la première répartition définie. L'exportation permet d'appliquer la répartition à d'autres bulletins. 1. Cliquez sur le bouton [Exporter]. 2. Dans la fenêtre Exportation de la répartition analytique, sélectionnez les bulletins dans lesquels la répartition sera reproduite. 3. Cliquez sur le bouton [Marquer]. 4. Cliquez sur le bouton [Exporter]. 5. Un message vous demande de confirmer. Cliquez alors sur [Oui]. 245 Menu Gestion des bulletins Onglet Cumuls Cet onglet présente, tant pour la période de paye en cours que pour l'année, les cumuls suivants : Salaire brut, Cotisations salariales, Net imposable, Net à payer, Heures travaillées, Cotisations patronales, Heures payées, Montant heures supplémentaires exonérées, Montant heures complémentaires exonérées. De même, à droite de la fenêtre, les cumuls relatifs à l'annualisation de l'allègement Fillon sont présentés. Ces cumuls sont calculés en fonction des rubriques et cotisations incluses dans l'historisation (case Elément historisation Fillon cochée). Les cumuls de la période sont mis à jour lorsque le bulletin est calculé. Quant aux cumuls annuels, ils sont recalculés lorsque le bulletin est validé. Calculer le bulletin : à la demande Lorsque vous établissez les premiers bulletins, il est plus judicieux de désactiver l'option de calcul automatique, puisqu'il est probable que vous soyez amené à intervenir sur de nombreuses lignes. 1. Assurez-vous que l'option Calcul automatique des bulletins en saisie n'est pas cochée dans l'onglet Paramètres paye 1 des paramètres société. 2. Dans ce cas, une fois que vous avez réalisé toutes vos modifications, cliquez sur le bouton [Calculer] pour obtenir les résultats. Par la suite, vous pourrez opter pour un calcul automatique du bulletin en saisie. Voir Calculer le bulletin : en automatique, page 250. Seuls les bulletins calculés sont pris en compte dans les états standards que vous éditez par les commandes du menu ETATS. Test des minimas sociaux Le test se fait automatiquement lors du calcul du bulletin de paie. Si le salaire est en dessous de la valeur du SMC, du SMIC ou des deux, un message d'avertissement s’affiche. Attention ! Les bulletins doivent impérativement être calculés pour être validés. Lorsqu'un bulletin est calculé, la mention OUI est précisée dans la zone Calculé. 246 Menu Gestion des bulletins Appeler ou générer un profil Appeler un profil Lorsque vous créez un bulletin d’après un Bulletin vide, hormis les lignes obligatoires (Salbase, Salbrut, Netapayer, et Netimposable) aucune ligne n’est présentée. Dans ce cas pour construire plus rapidement le bulletin vous pouvez utiliser un des profils existants qui s’en approche le plus. Les profils correspondent à des bulletins types définis en règle générale par catégorie salariés. 1. Créez le bulletin et ouvrez-le. 2. Cliquez sur le bouton [Profil] et activez la commande APPEL. La liste de tous profils existants s'affiche. A ce stade, vous pouvez lancer une recherche multicritère afin de sélectionner le profil qui se rapproche le plus du bulletin que vous devez construire. 3. Cliquez dans la liste sur le titre du profil à récupérer, puis validez par [Ok]. 4. Procédez ensuite aux modifications nécessaires. * Une fois le bulletin modifié, vous pouvez générer un nouveau profil. Générer un profil Si vous êtes amené à. créer ou à modifier un bulletin de telle sorte qu’il puisse correspondre à un nouveau bulletin type, ne perdez pas ces informations et générez un nouveau profil. Tant que le bulletin n’est pas validé vous pouvez l’utiliser pour générer un nouveau profil d’après les lignes dont il se compose. 1. Ouvrez la liste des bulletins puis le bulletin du salarié à partir duquel vous voulez générer votre profil. 2. Cliquez sur le bouton [Profil] puis activez la commande GÉNÉRER. Vous ouvrez ainsi la fenêtre de création d’un profil, identique en tous points à celle que vous obtenez par la commande PROFILS du menu BASES. 3. Le Code du profil est automatiquement attribué par l’application mais vous pouvez le modifier. Saisissez le Libellé du profil de manière à le retrouver facilement ultérieurement. 4. Cliquez sur [Ok] pour valider la création du nouveau profil. Après quelques instants, le bulletin est de nouveau ouvert. Vous pouvez modifier le profil ainsi créé (à partir de la liste des Profils que vous ouvrez par le menu BASES) et l’affecter aux salariés auxquels il correspond. 247 Menu Gestion des bulletins Etablir un bulletin de paye inversée Vous pouvez calculer un bulletin de salaire en partant d’un montant Net à payer que vous définissez. Dans ce cas, le Salaire de base, les rubriques concourant à l’élaboration du Salaire brut et les cotisations sont recalculées. 1. Créez le bulletin du salarié comme à l’accoutumée. 2. Vérifiez et modifiez éventuellement les lignes du bulletin, en ajoutant ou supprimant les rubriques, cotisations et commentaires nécessaires. 3. Cliquez sur le bouton [Options] et sélectionnez la commande PAYE INVERSÉE. La fenêtre Paye inversée s'ouvre . Vous y saisissez le montant Net à payer à partir duquel le bulletin va être calculé. 4. Validez la fenêtre en cliquant sur le bouton [Ok]. Votre logiciel procède au calcul du bulletin jusqu’à ce que le montant soit le plus proche de celui saisi. Imprimer le bulletin Une fois le calcul du bulletin effectué, vous pouvez l'imprimer en cliquant sur le bouton [Imprimer] de la fenêtre. . Voir Imprimer les bulletins, page 254. Travail à partir du bulletin Dans la partie inférieure de la fenêtre du bulletin, vous retrouvez les boutons suivants : facilitent la navigation dans les bulletins. lance le calcul du bulletin. permet de dévalider un bulletin validé, directement dans le bulletin. permet de valider un bulletin, directement dans le bulletin. affiche la calculatrice. permet de visualiser l'aperçu avant impression du bulletin. lance l'impression du bulletin en cours. 248 Menu Gestion des bulletins Cas spécifique : le premier bulletin d'un nouveau salarié Lorsqu’un nouveau salarié intègre la société, vous pouvez utiliser un profil pour créer son premier bulletin. * Il est préférable de créer les bulletins de la période des salariés existants (d’après leur bulletin précédent en général), puis de créer celui du nouveau salarié. 1. Dans sa fiche Salarié, affectez-lui le profil dont il dépend. 2. Créez ensuite son bulletin en cochant l’option Profil salarié. 3. Modifiez les lignes du bulletin afin qu’elles fassent état des variables qui lui sont propres. Pour la période suivante, créez son bulletin comme pour les autres salariés (en général à partir du bulletin précédent). Si le salarié n’entre pas dans un des profils existants... ... vous pouvez bien entendu créer le profil nécessaire, l’affecter au salarié et générer son bulletin d’après le profil. Mais une méthode plus rapide consiste à : 1. créer un bulletin vierge, 2. appeler un profil existant, similaire à celui dont vous avez besoin, et modifier le bulletin en conséquence, 3. générer le nouveau profil selon le bulletin ainsi modifié. Vous avez déjà créé des bulletins Dans ce cas, tous les bulletins définis sur les mois précédents sont présentés dans la fenêtre Bulletins. * Si vous avez coché la case Afficher les bulletins de la dernière période dans les préférences d'utilisation (menu UTILITAIRES - commande PRÉFÉRENCES, onglet Divers), seuls les bulletins du mois précédent figurent dans la liste. Si vous souhaitez visualiser les bulletins d'un mois en particulier, cochez la case Afficher les bulletins du mois, puis déterminez le mois en cliquant sur le triangle de sélection. 4. Activez la commande CRÉER du menu EDITION ou CONTEXTUEL. La fenêtre Création des bulletins salariés apparaît à l'écran. 249 Menu Gestion des bulletins 1. Si vous avez déjà créer et validé un bulletin, la meilleure option consiste à générer le bulletin suivant d’après le dernier bulletin validé. Pour cela cochez l’option Bulletin pré- cédent. * Si un des salariés n’est pas présenté dans la liste, c’est qu’il ne remplit pas toutes les conditions pour qu’un bulletin puisse être établi sur la période. 1. Cochez l’option Afficher tous les salariés. Les codes, noms et prénoms des salariés concernés sont présentés dans une couleur différente. 2. Consultez la légende située au bas de la fenêtre pour en connaître la raison. Cela vous permet d’effectuer rapidement les modifications nécessaires afin que la création du bulletin soit possible. 2. Sélectionnez le(s) salarié(s) pour le(s)quel(s) vous souhaitez établir un bulletin puis validez la création du(des) bulletin(s) en cliquant sur [Ok]. 3. Procédez au contrôle et à la modification éventuelle du(des) bulletin(s) ainsi créé(s). Par défaut , le mois suivant les derniers bulletins validés vous est proposé comme période de création des bulletins. 250 Menu Gestion des bulletins Calculer le bulletin : en automatique Une fois l'étape de vos premiers bulletins réalisée, vous pouvez opter pour un Calcul automatique des bulletins en saisie. Il vous suffit pour cela de cocher la case correspondante dans l'onglet Paramètres paye 1 dans les paramètres société. Dans ce cas, chaque fois que vous modifiez la valeur d'une ligne, tous les montants du bulletin sont recalculés. Imprimer le bulletin Une fois le calcul du bulletin effectué, vous pouvez l'imprimer en cliquant sur le bouton [Imprimer] de la fenêtre . Voir Imprimer les bulletins, page 254. Travail sur la liste des bulletins ) Menu GESTION DES BULLETINS, commande BULLETINS DE PAYE Plusieurs manipulations sont également accessibles à partir de la liste des bulletins. Calculer les bulletins Nous avons vu dans les parties précédentes comment effectuer le calcul du bulletin directement à partir de la fenêtre Bulletin. Une autre méthode consiste à apporter, dans un premier temps, toutes les modifications nécessaires à l'ensemble des bulletins, puis à en demander le calcul. Pour cela : 1. sélectionnez les bulletins à calculer, 2. activez la commande CALCULER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Valider les bulletins Une fois les bulletins établis et calculés, vous devez procéder à leur validation. 1. Sélectionnez le bulletin à valider. 2. Choisissez la commande VALIDER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. * Pour valider plusieurs bulletins, il vous suffit de sélectionner les bulletins et d'utiliser la commande MARQUER/DÉMARQUER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Validation groupée des bulletins La commande VALIDATION GROUPÉE du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL vous permet d'enchaîner la validation des bulletins marqués dans la liste et le transfert de l'écriture de paye en comptabilité. 251 Menu Gestion des bulletins Vous l'utiliserez par exemple chaque fin de mois pour effectuer en une seule fois la validation de tous les bulletins du mois et le transfert en comptabilité. * Le transfert en comptabilité nécessite des paramétrages préalables. Par conséquent, si vous n'avez jamais réalisé cette opération dans la paye Ciel, nous vous conseillons d'utiliser la commande JOURNAL COMPTABLE du menu TRAITEMENTS. Voir Journal comptable, page 320. 1. Marquez tous les bulletins devant être validés. 2. Activez la commande VALIDATION GROUPÉE du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. 3. Cochez l'option Transférer les écritures en comptabilité pour générer l'écriture de paye d'après les bulletins qui vont être validés et transférer le fichier des écritures en comptabilité. 4. Validez le traitement en cliquant sur [Ok]. Tous les bulletins sont validés. • Si vous n'avez pas demandé le transfert des écritures en comptabilité, la liste des bulletins est de nouveau présentée. • Si vous avez demandé le transfert des écritures en comptabilité, l'écriture de paye est générée. C'est la date du jour qui est reprise comme date de l'écriture de paye mais il vous sera toujours possible de la modifier en comptabilité, une fois le transfert effectué. La fenêtre Export vers Ciel Compta s'affiche. * Le traitement est identique à celui que vous effectuez à partir de la commande JOURNAL COMPTABLE du menu TRAITEMENTS. 5. Si vous possédez Ciel Compta pour Windows ou Ciel Compta pour Dos, indiquez les noms du lecteur et du répertoire dans lesquels l’application est installée. Une fois le chemin d’accès à une de ces applications renseigné, les noms des sociétés gérées vous sont proposés. 6. Sélectionnez la société vers laquelle vous souhaitez transférer l’écriture comptable. 7. Si vous transférez l’écriture vers une version antérieure à Ciel Compta version 3.00 pour Windows ou Ciel Compta version 6.00 pour Dos, décochez impérativement la case Exporter les libellés de compte. 8. Validez le transfert par [Ok]. A la fin du traitement, votre logiciel vous informe des résultats. 252 Menu Gestion des bulletins Dévalider les bulletins Seul le dernier bulletin établi pour un salarié et validé peut être dévalidé. 1. Sélectionnez le bulletin à dévalider. 2. Activez la commande DÉVALIDER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. * Pour dévalider plusieurs bulletins, il vous suffit de sélectionner les bulletins et d'utiliser la commande MARQUER/DÉMARQUER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Remplacement global d'une cotisation Vous avez la possibilité de remplacer une cotisation présente dans un ou plusieurs bulletins non validés par une autre cotisation. 1. Marquez tous les bulletins sur lesquels vous voulez effectuer la modification. Pour marquer les bulletins, sélectionnez les lignes correspondantes et activez la commande MARQUER/DÉMARQUER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Vous pouvez aussi utiliser les touches ou . 2. Une fois les bulletins marqués, activez la commande REMPLACEMENT GLOBAL D'UNE COTISATION du menu FONCTIONS. La fenêtre Remplacement global d'une cotisation s’affiche : 3. Dans la zone Remplacer la cotisation, indiquez le code de la cotisation à remplacer. Vous pouvez le saisir directement ou cliquer sur le bouton [Liste], présenté en fin de zone, pour le sélectionner dans la liste qui est affichée. 4. Dans la zone Par la cotisation, indiquez le code de la cotisation de remplacement. Le bouton [Liste] est également disponible en fin de zone. 5. Validez le remplacement en cliquant sur le bouton [Ok]. Insertion / suppression globale d'une cotisation Pour optimiser la saisie de vos bulletins, sont mis à votre disposition deux commandes permettant d'insérer ou de supprimer, de manière globale, une rubrique ou une cotisation. * L'insertion ou la suppression ne peut se faire que sur des bulletins non validés. Exemple Vous souhaitez affecter une prime de treizième mois à l'ensemble de vos salariés. 1. Sélectionnez et marquez les bulletins pour lesquels vous voulez insérer la rubrique. 2. Activez la commande INSERTION GLOBALE D'UN ÉLÉMENT du menu FONCTIONS. Attention ! La modification est effectuée uniquement sur les bulletins non validés. 253 Menu Gestion des bulletins 3. Si vous connaissez le code de la cotisation ou rubrique que vous souhaitez utiliser, vous pouvez le saisir directement dans la zone Insérer l'élément suivant. Sinon cliquez sur le bouton [Liste] pour consulter la liste des différentes cotisations et rubriques de l'application : 1. Selon le cas, cliquez sur Cotisations ou Rubriques puis sélectionnez l'élément concerné dans la liste correspondante. 2. Cliquez sur le bouton [Ok]. Ce code est transféré dans la fenêtre Insertion globale d'un élément. 4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer le traitement. La rubrique PRIME13 est automatiquement insérée dans tous les bulletins que vous avez marqués. A la fin du traitement, un message vous indique le nombre d'insertions réalisées. 5. Procédez de la même façon si vous souhaitez supprimer une rubrique et/ou cotisation sur plusieurs bulletins ou sur l'ensemble de vos bulletins. Accéder à Microsoft Word® Tout comme pour les salariés, vous pouvez utiliser les informations contenues dans les bulletins de paye pour les intégrer à des modèles de document que vous éditez et imprimez à l’aide de l’application Microsoft Word. Le principe d’utilisation est en tous points similaires au lien Word sur le fichier des salariés, seuls changent la nature des informations et les modèles utilisés. Voir Accéder directement à Microsoft Word®, page 146. Exemple Le modèle Lettres-chèques, livré avec l’application, vous permet d’imprimer un courrier type reprenant : • le nom et l’adresse du salarié, • le chèque de règlement du salaire, reprenant soit le montant d’un acompte versé, soit celui du Net à payer. * Afin que les montants soient toujours imprimés au bon endroit sur le chèque de la lettre, ils sont placés dans le pied de page du document Word. Vous pourrez les consulter pour contrôle dans Word en utilisant le mode Page d'affichage ou en demandant l'aperçu avant impression. 254 Menu Gestion des bulletins Imprimer les bulletins Une fois les bulletins calculés, vous pouvez les imprimer. * Ciel met à votre disposition des préimprimés conformes aux normes en vigueur. Contactez notre service clientèle pour vous les procurer. Pour imprimer les bulletins de paye, vous devez, au préalable, contrôler et modifier, si besoin est, certains paramétrages généraux pour effectuer les impressions dans la paye Ciel. Voir Imprimer, page 61. Vous devez également contrôler les options d'impressions propres aux bulletins. Vous vérifiez ces options, et les modifiez éventuellement lors des premières impressions. Cela ne s'avère plus nécessaire ensuite. Définir les options d’impression des bulletins Les options d’édition, retenues par défaut dans l’onglet Paramètres paye 3 des paramètres société, commandent l’impression des éléments suivants : • les cumuls de congés payés en jours (cette option est retenue pour tous les salariés dans les paramètres du dossier. Elle peut être modulée pour chacun sur l’onglet Congés de la fiche Salarié), • la date d’ancienneté du salarié dans l’entreprise, • les codes de cotisations, • et les codes de rubriques. Impression des cumuls de congés payés Dans la fiche Salarié, l’option Edition des congés payés sur bulletin cochée commande l’impression du nombre de jours acquis, pris et restant à prendre par le salarié. Impression des congés RTT Si vous avez coché la case Edition des congés RTT sur bulletin dans les paramètres du dossier ainsi que dans les fiches des salariés concernés, les nombres de jours acquis, pris et restant à prendre seront imprimés sur le bulletin au même titre que les congés payés et les repos compensateurs. Impression des cotisations, des rubriques et des commentaires Dans la fiche des cotisations, des rubriques et des commentaires, vous pouvez commander ou non l’Impression sur le bulletin de ces éléments. Par défaut, l’option retenue est Si non nul. Si l’élément est utilisé pour un calcul intermédiaire, il n’est pas nécessaire que la ligne correspondante figure sur le bulletin. Dans ce cas, retenez l’option Jamais. 255 Menu Gestion des bulletins Les informations relatives à la convention collective Si aucune convention collective n’est affectée au salarié dont vous imprimez le bulletin, le texte suivant figurera obligatoirement : Durée des congés payés : code du travail, art. L.223-2 à 8. Durée du préavis : code du travail, art. L.122-6 à 8. Les informations relatives à l'établissement Les informations concernant l'établissement auquel est rattaché le salarié sont également récupérées dans l'en-tête du bulletin imprimé : le nom de la société, l'adresse, le numéro d'URSSAF et de Siret, etc. Demander l'impression ou l'aperçu des bulletins Activez la commande IMPRIMER ou APERÇU AVANT IMPRESSION du menu DOSSIER. Dans la fenêtre qui s'affiche, vous devez choisir le modèle de bulletin à utiliser et vérifier les paramètres de sélection des salariés et de présentation du bulletin. Choisir le modèle d'impression des bulletins Plusieurs modèles de bulletins sont fournis en standard. Vous ne pouvez pas les modifier. 1. Dans la liste Format, cliquez sur le symbole + présenté à gauche du répertoire Documents pour l’ouvrir. Le symbole se change alors en - . 2. Cliquez sur le titre du modèle que vous souhaitez utiliser. Les cases à cocher permettent de mettre le modèle en favori. Ainsi, celui-ci figurera dans la liste des formats d’impression accessible par le triangle de sélection des boutons [Imprimer] et [Aperçu]. 256 Menu Gestion des bulletins Valider les critères de recherche et les options d'impression 3. Cliquez sur le bouton [Editer] pour vérifier les options d'impression du modèle choisi. Le paramétrage que vous effectuez à ce niveau est mémorisé et vous sera proposé lors de la prochaine impression des bulletins avec le modèle sélectionné. 4. Une fois toutes les options définies, cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer l'aperçu ou l'impression directe des bulletins. • Si vous avez sélectionné la commande APERÇU AVANT IMPRESSION, vous accédez à la fenêtre Aperçu qui vous permet de contrôler le bulletin à l'écran avant de l'imprimer sur papier. • Si vous avez sélectionné la commande IMPRIMER, c'est la fenêtre Imprimer qui s'ouvre pour vous permettre de lancer directement l'impression sur papier. Cas spécifique : la dernière paye de l'année Afin de répondre à la règle des cumuls, vous devez, en fin d'année, comparer les cumuls annuels des bases (planchers et plafonds) des cotisations à ceux des salariés. Voir La règle des cumuls, page 266. Régularisation des planchers et plafonds Avec régularisation automatique Si vous avez demandé la régularisation automatique des planchers et plafonds depuis le début de l'année, en tenant compte ainsi de la règle des cumuls sur chaque période, le dernier bulletin ne doit pas présenter de difficultés particulières. Contrôlez les cumuls pour chaque salarié et procédez aux éventuelles régularisations. Sans régularisation automatique En revanche, si la régularisation automatique n'a pas été demandée, vous devez calculer le cumul annuel des planchers et plafonds de chacun des salariés et les comparer aux cumuls annuels des tranches de cotisations. Lorsque le salarié ou l'employeur a cotisé en cours d'année sur une tranche alors qu'en cumulé il ne devrait pas, ou inversement s'il n'a pas cotisé sur une tranche, saisissez la régularisation annuelle sur la base de calcul de la cotisation concernée. Elle peut être positive ou négative, tant pour le salarié que pour l'employeur. Le Treizième mois Le salaire correspondant au treizième mois est intégré comme une prime au dernier bulletin de l'année de chaque salarié. Dans le paramétrage de paye modèle et celui de la société Exemple SA, la rubrique PRIME13 Prime de treizième mois est créée. Elle doit être insérée dans le dernier bulletin de l'exercice de chacun des salariés concernés après le SALAIRE DE BASE et avant le SALAIRE BRUT. 257 Menu Gestion des bulletins Saisie des variables salariés ) Menu GESTION DES BULLETINS - commande SAISIE DES VARIABLES SALARIES Cette commande qui reprend le principe d’un plan de paye préparatoire vous permet d’effectuer rapidement la mise à jour des variables salariés lorsque vous préparez la paye du mois. Vous l’utiliserez plus particulièrement si les salaires se composent de primes et indemnités variant d’un mois à l’autre (primes, indemnités, horaires, tickets restaurant, etc.). A ce stade, vous pouvez consulter la fiche du salarié en double-cliquant sur la ligne du salarié concerné. * Dans le cadre du DIF (Droit Individuel à la Formation) vous devez renseigner, avant de créer les bulletins de paye, les variables salariés pour que le calcul et la mise à jour du DIF s'effectuent correctement. Modifier la présentation du tableau de saisie des variables 1. Dans la fenêtre Saisie des variables salariés, activez le menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL (clic droit) et choisissez la commande PROPRIÉTÉS. Vous accédez à la liste des formats proposés. Les formats sont des modèles d'affichage de la liste. 258 Menu Gestion des bulletins Exemple Vous pouvez créer un format pour le service commercial, les commerciaux étant payés par rapport au chiffre d'affaires et un pour le service administratif dont le salaire est fixe. Dans chacun de ces formats, vous choisissez les variables salariés nécessaires. Ensuite, vous pourrez exporter les données par service. Vous allez en premier créer le format puis y définir les variables à afficher. Créer un format Le modèle de présentation que vous allez créer sera réutilisable. 1. Cliquez sur le bouton [Nouveau] ou sur le bouton [Dupliquer] si vous voulez vous baser sur un format existant. 2. Saisissez le nom du format et cliquez sur le bouton [OK]. Définir les variables à afficher Dans la liste des formats disponibles, sélectionnez celui à personnaliser et cliquez sur le bouton . Le fenêtre de paramétrage des colonnes s'ouvre. Toutes les variables pouvant figurer dans la liste sont présentées à gauche de la fenêtre. Et, à droite, vous avez les variables qui sont visibles dans la liste. 1. Sélectionnez dans la Liste des variables saisissables celles que vous voulez afficher. Pour sélectionner plusieurs variables en une seule fois, appuyez sur la touche de votre clavier pendant votre sélection. 2. Cliquez sur le bouton Pour enlever une variable, sélectionnez-la dans la partie Variables à afficher puis cliquez sur le bouton . 3. Modifiez l'ordre d'apparition des variables en cliquant sur les boutons ou . * Vous pouvez aussi modifier l'emplacement des variables directement dans la liste en utilisant le principe du "Glisser Déposer". Cliquez sur la colonne à déplacer. Maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et faites glisser la colonne jusqu'à l'emplacement voulu. 4. Une fois tous vos paramètres définis, cliquez sur le bouton [Ok]. 259 Menu Gestion des bulletins Saisir des variables 1. Pour modifier une des variables présentées, placez le pointeur sur la ligne et la colonne à modifier et double-cliquez dans la zone. * Comme dans toutes les listes, vous pouvez utiliser les touches , , et de votre clavier pour déplacer le pointeur d’une zone à l’autre. 2. Saisissez la valeur à prendre en compte et appuyez sur la touche pour la valider. Généraliser une variable Si la valeur de la variable est identique pour tous les salariés, vous pouvez la reporter automatiquement sur chaque zone. Pour cela : 1. Modifiez une des zones par la valeur à prendre en compte et validez par , 2. Activez la commande GÉNÉRALISER du menu EDITION ou CONTEXTUEL. Le résultat est immédiat. Importer des variables salariés au format standard Si vous établissez un tableau préparatoire des salaires, indépendamment de votre logiciel de paye Ciel, vous pouvez récupérer ces données. Cela vous évitera une double saisie, source d'erreurs. * Vous devez préalablement créer le fichier contenant les données à importer à partir de l'application concernée. 260 Menu Gestion des bulletins Le fichier des variables salariés Chaque ligne à importer doit comporter les 3 champs suivis d'un séparateur : • Tabulation • Délimité. • Délimité ; • Autre Chaque ligne est séparée de la suivante par un Retour Chariot. Le champ Code salarié doit être renseigné pour que l'import puisse s'effectuer. Import 1. A partir de votre logiciel de paye, dans le tableau de saisie des variables, cliquez sur le bouton [Importer] ou activez la commande IMPORTER par le menu EDITION ou CONTEXTUEL (clic-droit). 2. Saisissez le nom du fichier au format standard (.txt) contenant les variables à importer. Vous pouvez également le sélectionner en cliquant sur le bouton présenté en fin de zone. 3. Cochez un des boutons radio présentés pour déclarer le type de séparateur de données utilisé dans votre fichier d'import. 4. Validez l'importation des données en cliquant sur [Ok]. Importer des variables salariés au format excel Si vous établissez un tableau préparatoire des salaires, indépendamment de votre logiciel, vous pouvez récupérer les variables propres à chaque salarié et ainsi les actualiser dans la paye Ciel avant d'établir les bulletins de paye. Ces valeurs seront alors automatiquement récupérées dans les bulletins de paye. Cela vous évitera une double saisie, source d'erreurs. Champ Longueur maximale Code salarié 8 Code variable 8 Valeur variable 12 261 Menu Gestion des bulletins Le fichier des variables salariés Vous devez préalablement vous procurer le fichier au format .xls, contenant les données à importer. Ce fichier doit obligatoirement respecté la structure suivante : • première ligne : comporte les codes des variables, • première colonne : comporte le code du salarié, • deuxième colonne : comporte le nom du salarié. Exemple de structure du fichier Import 1. A partir de votre logiciel Ciel, dans la fenêtre de saisie des variables, cliquez sur le bouton [Importer] puis choisissez la fonction Import excel ou bien activez la commande IMPORTER - IMPORT EXCEL par le menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL (clic-droit). 2. Saisissez le nom du fichier au format excel (.xls) contenant les variables à importer. Vous pouvez également le sélectionner en cliquant sur le bouton présenté en fin de zone. 3. Afin de déterminer comment le logiciel doit interpréter les cellules vides, cochez l'une des options : • Ignorer les cellules vides : le logiciel ne tient pas compte des cellules vides et conserve la valeur précédente. • Importer les cellules vides en tant que montant à zéro : les cellules laissées vides dans le fichier excel sont remplies, lors de l'import, par la valeur zéro. Exemple Des salariés ont touché une prime ponctuelle. Le montant de la prime est donc effacé pour chaque salarié dans le fichier excel. En cochant Ignorer les cellules vides, le montant de cette prime apparaîtra toujours dans la paye Ciel. En revanche, en cochant la seconde option, le montant de la prime sera égal à 0.00. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'importation. 262 Menu Gestion des bulletins Exporter des variables salariés Non disponible dans Ciel Paye Millésime Vous pouvez exporter les variables attribuées à chaque salarié dans un fichier excel afin de les renseigner indépendamment de votre logiciel de paye Ciel. Cette fonction s'avère très utile pour les préparations de paye. 1. Si vous ne souhaitez pas exporter tous les salariés, sélectionnez ceux qui sont concernés. Vous pouvez trier les salariés en faisant un clic-droit et en choisissant la commande RECHERCHE MULTICRITÈRE. 2. Cliquez sur le bouton [Exporter]. 3. Choisissez le fichier dans lequel les variables seront exportées. Pour cela, vous avez deux possibilités : • Dans la première zone, saisissez le nom du fichier qui contiendra les variables salariés. Par défaut, le fichier est enregistré sur votre lecteur C: • Cliquez sur le bouton et sélectionnez le fichier des variables salariés existant. Dans la zone Critère de sélection, vous déterminez les salariés et variables à exporter. Attention ! Il est impossible d'ajouter de nouvelles variables ou de nouveaux salariés dans le fichier excel résultant de l'export. Assurez-vous que la liste des variables salariés est complète dans votre logiciel de paye. 263 Menu Gestion des bulletins 4. Cochez l'une des options de sélection des salariés : • Tous les salariés de la liste : tous les salariés seront inclus. • Les salariés sélectionnés : seuls les salariés que vous aurez préalablement sélectionné seront exportés. 5. Cochez l'une des options de sélection des variables : • Toutes les variables : toutes les variables salariés définies dans l’application seront prises en compte. • Les variables affichées : seules les variables visibles dans la liste à la suite d'une personnalisation de l'affichage seront exportées. Voir Définir les variables à afficher, page 258. • Les variables du format : sélectionnez dans la liste déroulante un format que vous avez défini. Vous pouvez créer ce format en cliquant sur le bouton . Voir Créer un format, page 258. 6. L'option Exporter les montants des variables est cochée par défaut. Si vous souhaitez exporter uniquement la structure du fichier : nom des variables, noms et codes des salariés, décochez cette option. 7. Cochez l'option Envoyer le fichier par email si vous voulez le transmettre directement. Pour cela, votre logiciel de messagerie doit être ouvert. Le fichier excel généré sera directement mis en pièce jointe dans un nouvel email et enregistré à l'emplacement indiqué. 8. Cliquez sur le bouton [OK]. 264 Menu Gestion des bulletins Historique ) Menu GESTION DES BULLETINS - commande HISTORIQUE Cette commande vous permet de consulter la liste de tous les bulletins établis sur les exercices clôturés, mais également de consulter et d’imprimer le détail de chacun. Cet historique est automatiquement mis à jour lorsque vous effectuez la clôture annuelle. Voir Clôture annuelle, page 341. En fin d’année, une fois que vous avez établi et envoyé la D.A.D.S., cette liste peut être purgée afin de ne pas encombrer inutilement le dossier. Mais vous pouvez très bien conserver l’historique d’une année sur l’autre. Exemple En fin d’année, avant de réaliser la clôture de l’exercice, vous purgez l’historique des bulletins de l’année N-1. Après clôture, les bulletins de l’année sont conservés dans l’historique. Vous démarrez un nouvel exercice en conservant ainsi les bulletins de l’année antérieure. Consulter un bulletin A tout moment, vous pouvez consulter un bulletin validé. Mais en aucun cas vous ne pouvez le modifier. 1. A partir de la liste des historiques de bulletins, sélectionnez celui que vous souhaitez consulter. 2. Activez la commande CONSULTER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Vous pouvez aussi double-cliquez sur la ligne du bulletin à ouvrir. Les onglets Lignes, Congés et Cumuls correspondent à ceux calculés pour la période à laquelle il a été validé. Disponible uniquement dans Ciel Paye Bâtiment et Paye Ciel Quantum L’onglet Analytique reprend les répartitions analytiques saisies dans le bulletin. 3. Refermez le bulletin en cliquant sur [Ok]. Imprimer l'historique des bulletins L’historique d’un bulletin peut être imprimé à tout moment. Pour cela : 1. Ouvrez l’historique du bulletin à imprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Imprimer]. 265 Menu Gestion des bulletins Quelques mots sur le changement d'adresse... L'adresse du salarié figurant sur l'historique d'un bulletin doit être conservée même si le salarié change de domicile. Lorsque vous souhaitez effectuer le changement d’adresse d’un salarié, utilisez dans ce cas le bouton [Nouvelle adresse], présenté dans la fiche Salarié, afin de conserver les données. Elles pourront être ainsi récupérées dans les historiques de bulletin. Voir Conserver l'ancienne adresse d'un salarié, page 121. Purger l'historique des bulletins En fin d’année, si vous voulez purger l’historique des bulletins : 1. Activez la commande PURGE du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Il vous est demandé de confirmer la purge. 2. Validez la purge de l’historique en cliquant sur [Oui]. 266 Menu Gestion des bulletins La règle des cumuls La règle des cumuls est une notion importante pour comprendre comment les valeurs des tranches utilisées comme Base de calcul des cotisations peuvent être automatiquement modifiées dans le bulletin sur un mois donné. Cette règle des cumuls est obligatoire. La régularisation des planchers et plafonds est normalement réalisée mensuellement. La Sécurité Sociale autorise toutefois les entreprises à effectuer cette régularisation en fin d'année. Mais dans ce cas, il se peut que des écarts importants apparaissent, tant pour le salarié que pour l'employeur. Principe Il s'agit d'éviter que le salarié et l'employeur cotisent sur une tranche supérieure pour un mois donné, alors qu'ils n'ont pas à le faire si le Salaire Brut cumulé depuis le début de l'année est inférieur aux cumuls des planchers et plafonds. Exemple 1 Le plafond mensuel Tranche A de la Sécurité Sociale est défini à 2 682 € au 01/01/2007. Le Salaire Brut mensuel d'un salarié est de 2 400 €. Dans ce cas, la valeur de la Tranche A est égale à la valeur du Salaire Brut, soit 2 400 €. Au mois de mars, le salarié touche une prime exceptionnelle de 400 €. Sans régularisation automatique La salarié et l'employeur vont cotiser au mois de mars sur la tranche B dont la base sera calculée ainsi pour toutes les cotisations concernées : Tranche B (2 400 € + 400 €) - 2 682 € = 118 € En appliquant mensuellement la règle des cumuls Le Salaire Brut est cumulé de mois en mois puis comparé au cumulé du plafond. Il apparaît clairement que sur les trois premiers mois de l'année le Salaire Brut cumulé est inférieur au plafond cumulé de la Tranche A. Brut Brut cumulé Plafond TA cumulé Base TA mensuelle Base TA cumulée Janvier 2 400 € 2 400 € 2 682 € 2 400 € 2 400 € Février 2 400 € 4 800 € 5364 € 2 400 € 4 800 € Mars 2 800 € 7 600 € 8 846 € 2 800 € 7 600 € 267 Menu Gestion des bulletins Au mois de mars, selon la règle des cumuls, la valeur de la tranche A 2 682 sera modifiée par 2 800 dans le bulletin selon la formule suivante : Exemple 2 Voyons maintenant comment la régularisation des planchers et plafonds est calculée si le salarié touche une nouvelle prime exceptionnelle de 610 euros au mois de mai. Dans ce cas le calcul du Salaire Brut étant supérieur au cumul du plafond de la tranche A, le salarié cotise en tranche B. Les bases des cotisations sont modifiées dans le bulletin. Exemple 3 Si le salarié ne touche pas de prime le mois suivant, les plafonds sont de nouveau régularisés. Tranche A = Cumul brut - Base TA cumulée à M-1 (février dans notre exemple) 7 600 € - 4 800 € = 2 800 € Brut Brut cumulé Plafond TA cumulé Base TA mensuelle Base TA cumulée Janvier 2 400 € 2 400 € 2 682 € 2 400 € 2 400 € Février 2 400 € 4 800 € 5 364 € 2 400 € 4 800 € Mars 2 800 € 7 600 € 8 846 € 2 800 € 7 600 € Avril 3 000 € 10 600 € 10 728€ 3 000 € 10 600 € Mai 3 010 € 13 610 € 13 410 € 2 810 € 13 410 € Tranche A = Plafond TA cumulé - Base TA cumulée à M-1 (avril dans notre exemple) 13 410 € - 10 600 € = 2 810 € Tranche B = Salaire Brut - Tranche A 3 010 € - 2810 € = 200 € Brut Brut cumulé Plafond TA cumulé Base TA mensuelle Base TA cumulée Janvier 2 400 € 2 400 € 2 682 € 2 400 € 2 400 € Février 2 400 € 4 800 € 5 364€ 2 400 € 4 800 € 268 Menu Gestion des bulletins Au mois de juin, le cumul du Salaire brut est inférieur au cumul du plafond de la tranche A. La tranche A est donc égale à 16 010 € - 13 410 € = 2 600 €. Afin de tenir compte des régularisations antérieures, la valeur de la tranche B sera donc recalculée. Dans cet exemple, la tranche B n'a plus besoin d'être appliquée. La base de calcul de la tranche B sera égale à - 65 euros afin de remettre la Base Tranche B cumulée à zéro. Conditions d'application de la règle des cumuls Chaque mois, quand cela est nécessaire, votre logiciel régularise automatiquement la valeur mensuelle des planchers et plafonds : • si les cotisations sont saisies dans le bulletin du salarié, • et si l'option Régularisation automatique est cochée. * Dans nos exemples, nous avons vu ce qu'il se passait au niveau de la tranche A. Mais, bien entendu, cette régularisation s'applique en cascade à toutes les tranches utilisées dans les bases de calcul des cotisations, y compris celles utilisées pour le calcul de la taxe sur les salaires. Mars 2 800 € 7 600 € 8 846 € 2 800 € 7 600 € Avril 3 000 € 10 600 € 10 728 € 3 000 € 10 600 € Mai 3 010 € 13 610 € 13 410 € 2 810 € 13 410 € Juin 2 400 € 16 010 € 16 092 € 2 600 € 16 010 € Attention ! La plupart des cotisations sont soumises à la régularisation automatique mais ce n'est pas le cas pour les cotisations de réduction de charges patronales sur les bas salaires. «L'appréciation des seuils se fera mois par mois et il n'y aura aucune régularisation annuelle permettant de neutraliser les dépassements occasionnels du seuil certains mois et pas d'autres, si leur rémunération varie». Cette disposition implique donc que l'option ne doit pas être cochée pour toutes les cotisations de ce type. Journal de paye, Livre de paye, Charges à payer par caisse Réduction bas salaires, Réduction cotisations Heures exonérées, Paiements, Analytique Liste des salariés, Fiche individuelle Planning de vacances, Evénements salariés Congés payés et RTT, Provisions pour congés payés Visites médicales, Tâches agenda D.A.D.S., Etat préparatoire D.U.C.S., L’assistant EDI DUCS Prévoyance et Mutuelle Récapitulatif des salaires Gestion de temps, Editions chaînées, Graphiques Menu Etats 270 Menu Etats Vue d'ensemble Le menu ETATS regroupe diverses éditions qui doivent être réalisées de manière mensuelle ou trimestrielle ; c'est le cas, par exemple, du journal de paye, du livre de paye ou bien encore des charges à payer par caisse. C'est par ce menu que vous obtenez vos états de fin d'année comme les PROVISIONS POUR CONGÉS PAYÉS ou la D.A.D.S. De même, vous pouvez suivre précisément votre gestion de temps à travers diverses éditions concernant vos plannings salariés, vos feuilles de temps, etc. Dans un souci d'optimisation de vos éditions, la composition d'une suite d'éditions est également accessible par la commande ÉDITIONS CHAÎNÉES. Des représentations graphiques facilitent également l'accès à certaines données du logiciel. 271 Menu Etats Journal de paye ) Menu ETATS - commande JOURNAL DE PAYE Le journal de paye doit être imprimé à chaque fin de période (mois, trimestre et année). Selon les critères que vous définissez, il présente l'ensemble des lignes du bulletin (hormis les commentaires), détaillées ou non, en indiquant les bases, taux et montants de chacune. Critères de sélection des données du journal de paye 1. Indiquez le Début et la Fin de la période sur laquelle le journal de paye sera établi. 2. Sélectionnez le type de calcul de l'état : • Détaillé Toutes les lignes du bulletin sont imprimées pour chacun des salariés sélectionnés (hormis les lignes de commentaires). • Récapitulatif Seules les lignes principales du bulletin sont imprimées (nombre d'heures, salaire de base, cotisations cumulées sur une ligne, rubriques, etc.). 3. Pour chacun des critères suivants : service, code analytique, établissement, vous pouvez Tous les prendre en compte ou un en particulier que vous sélectionnez à l'aide du bouton . * Si vous gérez l'analytique dans Paye Ciel Quantum ou Ciel Paye Bâtiment, cet état sera calculé en fonction des répartitions saisies dans les bulletins. 4. Dans la partie Personnel concerné, cochez l'une des options suivantes : • Tous : tous les salariés seront pris en compte. • Un salarié : dans ce cas, sélectionnez le salarié à prendre en compte, à l'aide du bouton . • Une catégorie : uniquement une catégorie de salariés sera éditée. Sélectionnez la caté- gorie concernée à l'aide du bouton situé en fin de zone. 5. Choisissez les options d'impression propres au journal de paye : • Avec base patronale La base des cotisations patronales est également imprimée. • Un saut de page par salarié A chaque changement de salarié, un saut de page est inséré dans l'état. 272 Menu Etats • Trier les cotisations par code Les cotisations sont présentées dans l'ordre alphanumérique de leurs codes ; non dans l'ordre de présentation des bulletins. * Les montants sont cumulés pour chaque salarié lorsque vous demandez le journal de paye sur une période de plusieurs mois consécutifs. 6. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs. 7. Pour obtenir le journal de paye sous forme de liste, cliquez sur le bouton . Extrait d'un journal de paye trimestriel 273 Menu Etats Livre de paye ) Menu ETATS - commande LIVRE DE PAYE Le livre de paye présente pour l'ensemble des salariés le cumul par ligne de tous les bulletins. Critères de sélection des données du livre de paye 1. Définissez les critères de sélection de l'état. * L'état présente un cumul pour tous les salariés ; la sélection par salarié n'est pas disponible et par conséquent l'option Un saut de page par salarié non plus. Tous les autres critères de sélection sont identiques à ceux du journal de paye. 2. Pour obtenir le livre de paye sous forme de liste, cliquez sur le bouton . 3. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs. 274 Menu Etats Charges à payer par caisse ) Menu ETATS - commande CHARGES A PAYER PAR CAISSE Cet état permet de calculer et d'imprimer pour chacune des caisses le montant des cotisations dues, en distinguant la part salariale de la part patronale (bases, taux, montants) puis, en cumulant les montants salariaux et patronaux. Critères de sélection de l'état Charges à payer par caisse 1. Comme pour la plupart des états, effectuez la sélection des critères standards. 2. Choisissez l'état à imprimer : • pour Une caisse, vous indiquez le code de la caisse • ou pour Toutes les caisses. 3. Les codes de regroupement définis dans les fiches Cotisations permettent de distinguer les bases, taux et montants des différentes tranches de cotisations, versées à une caisse. Cochez la case Utiliser les regroupements des caisses pour obtenir ce type de cumul. Exemple Pour l'URSSAF, par exemple, mieux vaut obtenir la base de chaque tranche de cotisations en utilisant les codes de regroupement par caisse. 4. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs. 275 Menu Etats Réduction bas salaires ) Menu ETATS - commande RÉDUCTION BAS SALAIRES Si la société bénéficie d'une réduction des cotisations patronales sur les bas salaires, elle est tenue d'établir un justificatif mensuel des réductions obtenues. Dans les fiches Cotisations concernées, dans l'onglet Prise en compte, vous devez indiquer pour chacune si elle est assujettie à la réduction sur bas salaire. 1. Sélectionnez le Mois à prendre en compte, les Salariés concernés et le ou les Établissements. 2. Cochez l'option Un saut de page par établissement si vous voulez qu'à chaque changement d'établissement, un saut de page soit inséré dans l'état. 3. Cliquez sur le bouton pour visualiser l'état à l'écran avant d'imprimer ou, 4. cliquez sur l'icone pour lancer l'impression directement. 276 Menu Etats Réduction des cotisations patronales ) Menu ETATS - commande RÉDUCTION DES COTISATIONS Si votre société bénéficie d'une réduction des cotisations patronales de Sécurité Sociale, elle est tenue d'établir un justificatif mensuel des réductions obtenues. Cette réduction porte sur les cotisations patronales de Sécurité Sociale (assurance maladie, assurance vieillesse, allocations familiales et accidents du travail). Elle est égale à la rémunération mensuelle brute versée au salarié multipliée par un coefficient, lequel dépend du nombre d'heures rémunérées et de la rémunération mensuelle brute du salarié. 1. Sélectionnez le Mois à prendre en compte, ainsi que le ou les Etablissement(s). 2. Cochez l'option Un saut de page par établissement si vous souhaitez que ce critère soit pris en compte dans l'édition. Attention ! A compter du 1er octobre 2007, la formule de calcul du coefficient de réduction est modifiée. Pour les heures de travail qui seront effectuées à partir du 1er octobre, le coefficient ne dépendra plus du nombre d'heures rémunérées et du SMIC horaire, mais du SMIC mensuel calculé sur la base de la durée légale du travail (soit, depuis le 1er juillet 2007, 1 280,07 € pour 151,67 heures de travail par mois). 277 Menu Etats 3. Si vous bénéficiiez au 30 juin 2003, de l'allègement des 35 heures, cochez cette option. 4. Cochez l'option Prendre en compte les heures exonérées si vous voulez éditer le nombre et le montant des heures supplémentaires ou complémentaires effectuées. 5. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs. 278 Menu Etats Heures exonérées ) Menu ETATS - commande HEURES EXONÉRÉES Vous pouvez à partir de cette édition visualiser pour une période donnée, les heures supplémentaires et complémentaires exonérées. Cet état présente : • les dates auxquelles des heures supplémentaires ou complémentaires ont été effectuées, • le nombre d'heures supplémentaires ou complémentaires effectuées, • le taux de majoration appliqué, • la période de rémunération (mois correspondant), • le total pour le salarié, • le total pour l'établissement. 1. Sélectionnez la période à prendre en compte. 2. Précisez si vous souhaitez obtenir une édition pour Tous les salariés ou pour un intervalle de salariés (zones Du et au). Attention ! Cet état n’est disponible que si vous avez renseigné les heures supplémentaires et complémentaires dans l'onglet Hres Exo des bulletins de salaire. 279 Menu Etats 3. Indiquez si l'édition doit prendre en compte Tous les établissements ou Un seul. 4. Cochez l'option Afficher les montants des heures exonérées si vous voulez qu'ils apparaissent dans l'édition. 5. Cochez l'option Afficher les montants des heures exonérées si vous voulez qu'ils apparaissent dans l'édition. 6. Cochez l'option Saut de page par salarié si vous souhaitez insérer un saut de page dans l'état à chaque changement de salarié. 7. Cochez l'option Un saut de page par établissement si vous souhaitez obtenir sur le papier un établissement par page. 8. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs. 280 Menu Etats Paiements ) Menu ETATS - commande PAIEMENTS

Ce traitement consiste d'une part, à éditer l'état récapitulatif des paiements et d'autre part, à transférer via un modem, un e-mail ou sur fichier les ordres de virement à votre banque. Critères de sélection de l'état des paiements 1. Choisissez le Mois pour lequel les virements doivent être effectués. Choisissez ensuite la Date de valeur des virements à établir. Sélectionnez le mode de paiement et la banque à prendre en compte. * Cette information est utilisée comme date de l'ordre de virement et de la génération du fichier. 2. Sélectionnez le Mode de paiement (virement, chèque, espèces). 3. La société pouvant posséder plusieurs comptes dans différents établissements bancaires, sélectionnez la Banque pour laquelle vous éditez l'état des paiements ou à laquelle doivent être transférés les ordres de virement des salaires. 4. Sélectionnez le salarié concerné : Tous ou Un salarié précis. 5. Si nécessaire, sélectionnez le ou les établissements concernés. 281 Menu Etats 6. Dans le cas où vous effectuez un virement, sélectionnez la norme que vous voulez utiliser : Association Française des Banques (AFB), Banque de France (BDF), SEPA. * Les relevés d’identité bancaire des salariés et de la banque de votre société doivent être de même type (IBAN ou RIB). 7. Si vous utilisez la norme bancaire AFB ou BDF, renseignez : • la Référence de la remise par le code de votre choix ou, • le Code du remettant (code de la société) et le N° de compte du remettant, fournis par la banque. 8. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs. Transférer les ordres de virement des salaires à votre banque 1. Dans la fenêtre Aperçu de l'état des paiements, ouvrez le menu CONTEXTUEL en cliquant sur le bouton droit de la souris et activez la commande VIREMENTS DES SALAIRES. Vous 282 Menu Etats pouvez aussi utiliser le bouton . Vous accédez à la fenêtre Ordre des virements. 2. Choisissez le mode de transfert parmi les options proposées : • Fichier : les ordres de virement sont transférés via un fichier. Vous l’enverrez à votre banque ultérieurement, par le moyen de votre choix. • Etebac 3 immédiat : les ordres de virement sont transférés de suite via un modem, • Etebac 3 différé : dans ce cas, le fichier à transférer est créé mais vous le transmettez ultérieurement à votre banque. • E-mail : si vous disposez d'une messagerie électronique, sélectionnez cette zone pour envoyer par mail les ordres de virement à votre banque. Vous aurez pris soin, au préalable, d'indiquer l'adresse E-mail dans la fiche de la banque concernée. 3. Quel que soit le mode de transfert, le fichier des ordres de virement est enregistré à l’emplacement de votre choix. Cliquez sur le bouton pour définir cet emplacement et nommez le fichier dans la zone Nom du fichier. Enfin, cliquez sur le bouton [Enregistrer]. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. 5. Une fois le traitement terminé, le bordereau d'accompagnement est automatiquement affiché sur votre écran. Activez la commande IMPRIMER du menu DOSSIER pour l'éditer sur papier. 283 Menu Etats Analytique ) Menu ETATS - commande ANALYTIQUE (en mode complet) Dans Ciel Paye et Ciel Paye Evolution, cet état calcule, pour chaque code analytique utilisé, le cumul des principales lignes (HEURES, SALAIRE BRUT, SALAIRE DE BASE, NET A PAYER, CHARGES PATRONALES ET SALARIALES) des bulletins établis pour les salariés auxquels ce code est affecté, ainsi que le coût total de ces postes et le coût réel. Dans Paye Ciel Quantum et Ciel Paye Bâtiment, cette commande permet d'éditer le cumul des principales informations du salarié (heures, salaire brut, salaire de base...), calculé en fonction des différentes répartitions saisies dans les bulletins. Critères de sélection des données de l'état analytique 1. Indiquez la période à prendre en compte pour le calcul des cumuls. 2. Cochez l'option Détaillé ou Récapitulatif. L'état détaillé permet d'obtenir les cumuls par salarié en plus des cumuls par code analytique. Uniquement disponible dans Ciel Paye Bâtiment et Paye Ciel Quantum. 3. Choisissez les critères de sélection des données : Catégorie de salarié, Service, code Analytique, Période et Etablissement. 4. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs. Dans la fenêtre de l'aperçu, vous imprimez l'état en activant le menu DOSSIER puis la commande IMPRIMER. Vous pouvez aussi directement cliquer sur le bouton [Imprimer] de la barre d’actions. 284 Menu Etats Liste des salariés ) Menu ETATS - commande LISTE DES SALARIÉS Cet état vous permet d'imprimer la liste des salariés selon des critères spécifiques préalablement définis. Personnel concerné 1. Sélectionnez les salariés que vous souhaitez faire apparaître sur la liste : Tous ou Une catégorie. 2. Vous pouvez afficher les salariés présents à une date donnée. Pour cela, cochez l'option Seulement les salariés présents le, puis saisissez la date de votre choix. * Seuls les salariés présents à la date indiquée seront répertoriés. Service 3. Vous pouvez sélectionner les salariés de Tous les services ou ceux d'Un service en particulier. Dans ce cas, cliquez sur le bouton Liste pour sélectionner le service correspondant. 285 Menu Etats Etablissements 4. Vous pouvez également sélectionner les salariés de Tous les établissements ou ceux d'Un établissement précis. Dans ce cas, cliquez sur le bouton Liste pour sélectionner l'établissement de votre choix. 5. Pour affiner votre sélection, vous pouvez ne sélectionner que les salariés ayant des bulletins sur une période définie. 6. Indiquez alors l'intervalle de dates à prendre en compte. 7. Choisissez le type d'édition que vous souhaitez obtenir : • Complet : toutes les données relatives aux salariés seront imprimées. • Simplifié : Seules les principales données relatives aux salariés seront imprimées. Dans la zone Options, sélectionnez le critère de tri de la liste des salariés (par code salarié, ordre alphabétique ou date d'entrée). Vous pouvez spécifier des options d'impression propres à la liste des salariés. Si vous cochez Impression de la colonne de date de sortie et Impression des colonnes vides, ces colonnes seront visibles dans la liste des salariés. 8. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs. 286 Menu Etats Fiche individuelle ) Menu ETATS - commande FICHE INDIVIDUELLE Cette commande permet d'éditer le récapitulatif des lignes principales du bulletin pour chacun des salariés. Critères de sélection des données de l’état Fiche Individuelle 1. Sélectionnez les critères de l'état parmi ceux proposés (Salariés, Service, code Analytique). 2. Cochez l'option Un saut de page par salarié pour obtenir la fiche de chacun sur une page distincte. 3. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs. 287 Menu Etats Planning de vacances ) menu ÉTATS - commande PLANNING VACANCES (uniquement en mode complet) Une fois que vous avez défini les périodes d'absences des salariés par la commande PLANNING DES VACANCES du menu TRAITEMENTS, vous pouvez éditer l'état récapitulatif des congés des salariés sur le mois de votre choix. L'édition présente pour chaque période définie : • le code, les noms et prénoms du salarié concerné, • le nombre de jours d'absence, • une grille journalière dans laquelle les jours d'absence sont grisés. 1. Indiquez le Mois pour lequel vous voulez imprimer le planning des vacances. Cliquez sur le bouton [Flèche], présenté en fin de zone, pour le sélectionner. 2. Cochez les types d'absences que vous voulez éditer : CP, RTT, Maladie, Autre. 3. Pour chacun des critères suivants : salariés, services, codes analytiques, établissements, vous pouvez Tous les prendre en compte ou Un en particulier. Cochez les options de votre choix. Vous disposez du bouton [Liste] pour sélectionner un élément. 4. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectif. Attention ! Cette fonction est inaccessible en mode Gestion de temps. 288 Menu Etats Evénements salariés ) Menu ETATS - commande ÉVÉNEMENTS SALARIÉS L'état Evénements salariés correspond à l'historique des événements créés dans les fiches salariés, en vue de la nouvelle norme DADS-Unifiée (arrêté interministériel du 6 février 2003), applicable depuis le premier janvier 2006. En effet, dans le cadre de la modernisation des déclarations des données sociales, les normes DADS-TDS et DADS-CRC (caisses de retraites complémentaires) sont remplacées par la DADS-U, Déclaration Automatisée des Données Sociales-Unifiée. Vous pouvez établir une DADS-U avec Ciel Paye Evolution, Ciel Paye Bâtiment et Paye Ciel Quantum ou réaliser une DADS A4 papier. Paramétrage préalable Avant d'éditer l'état Evénements salariés, vous devez vous assurer que les informations nécessaires sont correctement définies dans l'onglet DADS de la fiche Salarié. Voir Onglet DADS, page 134. Editer l'état des Evénements salariés 1. Choisissez les critères de sélection : Salarié, Service, Code analytique. 2. Choisissez le début et la fin de la période à prendre en compte dans votre édition. Vous pouvez éditer les événements salariés uniquement sur l'année en cours. 3. Précisez si vous souhaitez imprimer une page par salarié en cochant la case Un saut de page par salarié. 4. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs. L'état préparatoire est obligatoirement imprimé au format Portrait. Il présente, par salarié, les date/période, motif et commentaire des différents événements enregistrés. 289 Menu Etats Congés payés et RTT ) Menu ETATS - commande CONGÉS PAYÉS ET RTT Cet état présente pour chaque salarié sélectionné, le nombre de congés payés et RTT dû, pris et restant sur l'exercice N et N-1. 1. Pour choisir les salariés à prendre en compte dans l'état, cochez une des options suivantes : Tous, Une catégorie ou Du salarié au salarié. Dans les deux derniers cas, cliquez sur le bouton pour sélectionner les éléments. 2. Pour chacun des critères suivants : établissement, service, code analytique, vous pouvez Tous les prendre en compte ou Un en particulier. Cochez les options de votre choix. Vous disposez du bouton pour sélectionner un élément. 3. Cochez le type de congés à éditer : Congés payés ou RTT. 4. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs. 290 Menu Etats Provisions pour congés payés ) Menu ETATS - commande PROVISIONS POUR CONGÉS PAYES (en mode complet) Les comptes d'un exercice doivent comporter le montant des indemnités de congés payés déjà acquises au jour le jour par chaque salarié ainsi que les charges sociales et fiscales correspondantes. Cet état permet donc de calculer pour chacun des salariés le nombre de jours restant dus, tant sur la période de référence que sur la période en cours. C'est pour cette raison, qu'il ne doit être, normalement, imprimé qu'en fin d'année. Il permet également de calculer, pour chaque salarié, la provision pour congés payés, valorisée à la date du jour de l'édition, selon la méthode de valorisation des congés payés, retenue sur l'onglet Paramètres paye 3 des paramètres dossier. Les charges patronales devant être également intégrées au montant de la provision, elles sont calculées pour chaque salarié d'après le dernier bulletin validé, selon la formule : Critères de sélection de l'état Provisions pour congés payes 1. Comme pour la plupart des états, effectuez la sélection des critères : Personnel concerné, Service, Etablissement et si vous travaillez dans Ciel Paye ou Ciel Paye Evolution, les Codes analytiques. * Vous n'avez pas à choisir la période d'édition de l'état car il est automatiquement calculé à la date du jour de l'édition, en tenant compte de tous les bulletins validés sur l'exercice de paye. 2. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs. Charges Patronales / Salaire Brut = % Part Patronale 291 Menu Etats Extrait de l'état de Provisions pour congés payés 292 Menu Etats Visites médicales Disponible uniquement dans Paye Ciel Quantum ) Menu ETATS - commande VISITES MÉDICALES Cet état permet d'éditer les visites médicales à prévoir pour les salariés présents dans votre entreprise. 1. Dans la partie Personnel concerné, cochez l'une des options suivantes : • Tous : tous les salariés seront inclus dans l'édition. • Une catégorie : sélectionnez alors la catégorie de salariés que vous voulez prendre en compte. • Du salarié au salarié : dans ce cas, choisissez les salariés dans les zones Du salarié... au salarié. 2. Pour la sélection des établissements et services, choisissez l'option Tous ou un que vous sélectionnez à l'aide du bouton . 3. Choisissez le début et la fin de la période à prendre en compte dans votre édition. Vous pouvez éditer les visites médicales prévues sur l'année en cours. 4. Si vous voulez inclure les salariés inaptes dans l'édition, cochez la case correspondante. 5. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs. Dans la fenêtre de l'aperçu, vous imprimez l'état en cliquant sur le bouton [Imprimer]. Vous pouvez également activer la commande IMPRIMER du menu DOSSIER. 293 Menu Etats Tâches Agenda Disponible uniquement dans Paye Ciel Quantum ) Menu ETATS - commande TÂCHES AGENDA Cette commande permet d'éditer la liste des tâches enregistrées dans l'agenda. 1. Indiquez la période sur laquelle les tâches sont à éditer. 2. Sélectionnez le Type d'état : • Détaillé : liste des tâches avec le commentaire et la sélection propres à chaque tâche. • Récapitulatif : liste simple des tâches. 3. Par défaut, tous les critères des tâches (statuts et importances) sont prises en compte. Décochez les critères de votre choix selon les tâches que vous voulez faire apparaître dans votre état. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. 294 Menu Etats D.A.D.S. La Déclaration Annuelle des Données Sociales est obligatoire pour toutes les entreprises. Avec la paye Ciel, vous pouvez éditer un état préparatoire à la DADS. Paramétrage préalable Avant d'éditer la déclaration annuelle des données sociales, vous devez vous assurer que les informations suivantes sont correctement définies. Les informations salariés ) Menu BASES - commande SALARIÉS Vérifiez que toutes les informations du salarié, nécessaires pour établir la D.A.D.S., sont bien renseignées. Dans la fiche du salarié, les informations obligatoires à la D.A.D.S. sont matérialisées par une flèche rouge. Les informations établissements ) Menu BASES - commande ÉTABLISSEMENTS Vérifiez que le n° de SIRET de l'établissement comporte bien 14 chiffres. Les Paramètres D.A.D.S. des cotisations ) Menu BASES - commande COTISATIONS / Onglet DADS 1. Pour chacune des cotisations concernées, indiquez si son montant entre dans les cumuls de la Base annuelle de la C.S.G., C.R.D.S. ou dans le cumul des bases de cotisations calculées sur le salaire En totalité ou Limité au plafond de la tranche A de la sécurité sociale. 2. Définissez également les Numéros de risque de chaque cotisation de type « Accident du travail » dont dépendent les salariés. Ils diffèrent selon l'activité de chaque salarié. Les Paramètres D.A.D.S. des rubriques ) Menu BASES - commande RUBRIQUES / Onglet Paramètres DADS De la même manière que pour les cotisations, vous devez indiquer, dans l'onglet Paramètres D.A.D.S. de chacune des rubriques concernées, si son montant entre dans le cumul annuel des Frais professionnels ou des Avantages en nature, en précisant pour ce dernier le type d'avantage : nourriture, logement, voiture, etc. 295 Menu Etats Paramétrage concernant la taxe sur les salaires Paramètres dossier ) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES / Onglet Identification Si la société est assujettie à la taxe sur les salaires : 1. Cochez l'option Assujettie à la taxe sur les salaires. 2. Si la société se compose de plusieurs établissements, l'information est automatiquement reportée dans la fiche de chacun. A ce stade, vous pouvez à loisir cocher ou non l'option pour chacun d'eux. Paramètres globaux ) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES GLOBAUX Définissez les Borne inférieure et Borne supérieure ainsi que les différents taux appliqués : Taux global, Taux majoré 1 et Taux majoré 2. Cas des salariés exonérés de la taxe sur les salaires ) Menu BASES - commande SALARIÉS / Onglet DADS Certains salariés peuvent être exonérés de la taxe sur les salaires. Dans ce cas, cochez la case Exonéré de la taxe sur les salaires dans la fiche Salarié, onglet DADS. Editer l'état préparatoire de la D.A.D.S. ) Menu ETATS - commande D.A.D.S. 1. Choisissez les critères de sélection : Service, Salariés et Etablissement. 2. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs. La première page présente les renseignements concernant l'établissement. Les pages suivantes présentent les informations et montants à déclarer pour chacun des salariés pour lesquels au moins un bulletin a été établi sur l'exercice de paye en cours. 296 Menu Etats Etat préparatoire D.U.C.S. ) Menu ETATS - commande D.U.C.S.- ÉTAT PRÉPARATOIRE D.U.C.S. Obtenir l’état des Charges à payer avec regroupement des codes DUCS Vous pouvez calculer et éditer l'état des charges à payer en utilisant les codes de regroupement DUCS (Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales). Pour cela, vous devez préalablement définir les codes DUCS à utiliser tant au niveau des caisses que des cotisations. Une fois ce paramétrage défini, à tout moment, vous pourrez calculer et imprimer l'état préparatoire. Les tables de codes DUCS devant être utilisées sont fournies par chacun des organismes sociaux auxquels la société est affiliée. Gestion des codes DUCS Paramétrer les codes DUCS affectés aux caisses ) Menu BASES - commande CAISSES Pour chacune des caisses devant être prise en compte dans le calcul de la D.U.C.S., vous devez préalablement définir quels sont les codes DUCS rattachés à la caisse. Voir Caisses, page 200. Paramétrer les codes DUCS affectés aux cotisations ) Menu BASES - commande COTISATIONS Pour chacune des cotisations devant être prise en compte dans le calcul de la D.U.C.S. et selon la caisse à laquelle elle est affectée, vous choisissez le code DUCS correspondant. Voir Cotisations, page 189. 297 Menu Etats Imprimer l'état préparatoire D.U.C.S Une fois l'ensemble des codes DUCS définis pour les caisses et affectés à toutes les cotisations nécessaires, vous pouvez éditer l'état préparatoire de Déclaration Unifiée de Cotisations Sociales. Vous devez préalablement définir certains critères. Période 1. Indiquez la Période à prendre en compte en spécifiant la date de début et la date de fin. 2. Sélectionnez parmi les trois options suivantes les critères à prendre en compte dans l’édition de la DUCS : • Période uniquement • Période et récapitulatif • Récapitulatif uniquement Caisse 1. Cochez toutes les caisses si elles sont Toutes concernées par l’édition de la DUCS ou sélectionnez les caisses de votre choix en cochant l’option Une liste de caisses puis en cliquant sur le bouton du même nom. La fenêtre Caisses s’affiche. 2. Marquez les caisses que vous souhaitez prendre en compte puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Vous revenez à la fenêtre DUCS. Etablissement De même, cochez tous les établissements s’ils sont Tous concernés par l’édition de la DUCS ou sélectionnez les établissements de votre choix en cochant l’option Une liste d’établissements puis en cliquant sur le bouton du même nom. 298 Menu Etats La fenêtre Etablissements s’affiche. 3. Marquez les établissements que vous souhaitez prendre en compte puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Vous revenez à la fenêtre DUCS. 4. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs. Le bouton dans la barre d’actions, vous permet d’accéder à l’assistant Edi Ducs. EDI-DUCS ) Menu ETATS - commande D.U.C.S. - EDIDUCS <.>

Via le module Ciel directDéclaration Social, l’assistant Edi Ducs vous permet de transférer vos cotisations sociales depuis votre logiciel de paye vers l'organisme de protection sociale concerné. Ce type de transfert de données s’appelle une télédéclaration. Vous trouverez toutes les informations relatives à cette fonction dans le guide La télédéclaration de vos cotisations sociales Ciel directDéclaration Social disponible en cliquant sur le bouton ci-dessous. Etape 1: Informations détaillées sur la télédéclaration 1. Cette première étape vous renseigne sur le principe et les avantages de la télédéclaration et sur le moyen de s’inscrire auprès des organismes de protection sociale. Pour obtenir ces informations, cliquez sur les boutons [En savoir plus]. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l’étape suivante de l’assistant. 3. Cochez l’option Ne plus afficher cette étape pour passer directement à la seconde étape de l’assistant lors des prochaines utilisations de la commande. 299 Menu Etats Etape 2 : Souscription à Ciel directDéclaration Social Informations 1. Cliquez sur le bouton pour obtenir des informations sur la souscription à Ciel directDéclaration Social. Souscription 2. Pour souscrire à Ciel directDéclaration Social cliquez sur le bouton [Souscrire]. * Vous pouvez également souscrire à Ciel directDéclaration Social lors de la création de votre dossier (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - onglet Ducs). 3. Choisissez le Mode d'envoi. Si vous cochez l'option Je veux procéder à des envois tests, votre déclaration sera envoyée en mode test. A l'inverse, si cette option est décochée, l'envoi sera réalisé en mode réel. 4. Dans la zone Emetteur, sélectionnez qui prend en charge la transmission : • Contact entreprise : la déclaration est établie et transmise par l'entreprise. • Tiers déclarant : la déclaration est établie par un Tiers/Rédacteur (experts comptables, centres de gestion agrées) mandaté par une entreprise et prend en charge la transmission. 5. Indiquez la civilité, le nom et prénom de la personne en charge de la déclaration ainsi que son adresse E-mail. Le bouton vous permet de sélectionner une adresse depuis le logiciel de messagerie installé sur votre ordinateur. 6. Si vous êtes Tiers déclarant, saisissez aussi votre numéro de SIRET permettant de vous identifier.. Attention ! La souscription à Ciel DirectDéclaration Social nécessite en parallèle une adhésion directe (télédéclaration et/ou télérèglement) à la téléprocédure EDI DUCS auprès des organismes de protection sociale (URSSAF, Pôle emploi, Institutions de retraite des cadres, institutions de prévoyance). Attention ! Si vous êtes Tiers déclarant, vous devez effectuer également une demande d’adhé- sion à la procédure de télédéclaration et à la procédure de télérèglement. 300 Menu Etats Etape 3 : Télédéclaration des cotisations sociales L Pour des informations détaillées sur la télédéclaration et le paramétrage à effectuer au préalable, reportez-vous au manuel La télédéclaration des cotisations sociales avec Ciel Directdéclaration. Pour cela, cliquez sur le bouton [Ouvrir le guide directDéclaration Social] présenté cidessus. 301 Menu Etats Prévoyance et Mutuelle ) Menu ETATS - commande PRÉVOYANCE ET MUTUELLE Cet état permet d’éditer, sur une période donnée, les montants des cotisations et des bases relatifs aux contrats de prévoyance et mutuelle souscrits par le salarié. Ces résultats sont basés sur les bulletins validés des salariés. Plus précisément, le logiciel récupère le montant brut de la prévoyance, la base spécifique et la base brute sécurité sociale de la cotisation. Cet état servira par ailleurs à la déclaration des données sociales à la norme 4DS. 1. Choisissez le début et la fin de la période à prendre en compte dans votre édition. Vous pouvez éditer les cotisations de prévoyance et mutuelle sur l'année en cours. 2. Pour chacun des critères suivants : caisse, établissement, service, code analytique, vous pouvez Tous les prendre en compte ou Un en particulier que vous sélectionnez avec le bouton . 3. Choisissez si vous voulez éditer les cotisations de prévoyance et mutuelle de Tous les salariés, d’Un salarié ou d’Une catégorie de salariés. Dans ces deux derniers cas, sélectionnez le salarié ou la catégorie de votre choix à l'aide du bouton . 4. Si vous souhaitez qu'un saut de page soit inséré dans l'état à chaque changement de caisse, cochez l'option Saut de page par caisse. 5. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs. Dans la fenêtre de l'aperçu, vous imprimez l'état en cliquant sur le bouton [Imprimer]. Vous pouvez également activer la commande IMPRIMER du menu DOSSIER. 302 Menu Etats Récapitulatif des salaires Non disponible dans Ciel Paye Millésime ) Menu ETATS - commande RÉCAPITULATIF DES SALAIRES Cet état permet de visualiser les différents cumuls de l'ensemble des tranches. Il constitue une étape intermédiaire avant l'édition de vos charges à payer par caisse. 1. Choisissez si vous voulez éditer un récapitulatif des salaires pour Tous les salariés ou Un seul. Dans ce dernier cas, sélectionnez le salarié de votre choix à l'aide du bouton . 2. Pour chacun des critères suivants : service, code analytique, établissement, vous pouvez Tous les prendre en compte ou Un en particulier que vous sélectionnez avec le bouton . * Si vous gérez l’analytique dans Paye Ciel Quantum ou Ciel Paye Bâtiment, cet état sera calculé en fonction des répartitions saisies dans les bulletins. 3. Indiquez la période sur laquelle sera édité l'état. 303 Menu Etats 4. Si vous souhaitez qu'un saut de page soit inséré dans l'état à chaque changement d'établissement, cochez l'option Un saut de page par établissement. 5. L'option Aperçu est cochée par défaut et permet de visualiser l'état à l'écran avant sa sortie sur papier. Décochez cette option pour imprimer directement. 6. Cliquez sur le bouton ou . Gestion de temps Non disponible dans Ciel Paye Millésime Une fois les différentes données de votre gestion de temps mises en place, via la commande GESTION DE TEMPS du menu BASES, vous avez la possibilité d'en effectuer l'analyse et le suivi par les états qui vous sont proposés. Editez le planning prévisionnel annuel ) Menu ETATS - commande GESTION DE TEMPS - MODÈLES DE PLANNING ANNUEL Vous pouvez générer un état à partir des différents plannings prévisionnels annuels que vous avez définis. Par cet aperçu du planning, vous pouvez contrôler rapidement les différents cycles de travail que vous avez établis. Comme pour les autres éditions, la fenêtre de paramétrage vous propose divers critères de sélection. 1. Choisissez si vous souhaitez éditer Tous les plannings ou Un en particulier. 2. Définissez un intervalle de mois sur lequel doit être générée l'édition ; par défaut, la période d'édition se fait sur l'année. 3. Sélectionnez le type de Représentation de l'état : sous forme de Données ou de Graphiques. Si vous choisissez de visualiser le planning sous forme de Données, vous devez préciser le Type de l'état : • détaillé, qui présente, semaine après semaine, toutes les tranches horaires du planning concerné. • récapitulatif, qui reprend, sous forme de liste, les caractéristiques principales des semaines du planning. Quant à la représentation sous forme de Graphiques, elle permet à l'aide des indicateurs de temps et de couleur de prendre connaissance très rapidement des plannings que vous avez conçus. 4. Cochez la case Un saut de page par planning si vous souhaitez qu'un saut de page soit inséré dans l'état, à chaque changement de planning. 5. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs. 305 Menu Etats Consultez le planning prévisionnel salarié ) Menu ETATS - commande GESTION DE TEMPS - PLANNING SALARIÉS Cette commande vous permet de visualiser, puis d'imprimer, tous les horaires d'un salarié pour une période donnée. L'édition du planning prévisionnel salarié vous permet de mettre rapidement en avant les éventuels dysfonctionnements dans le cycle de travail d'un salarié, de vérifier les périodes de forte activité et celle d'activité moins intense pour une même catégorie de salariés (si vous pratiquez l'annualisation du temps de travail). 1. Indiquez si vous souhaitez éditer le planning pour Un seul salarié, Une catégorie ou Tous les salariés de l'entreprise. Des critères tels que le Service, le Code analytique ou bien encore l'Etablissement sont à votre disposition pour une édition plus spécifique. 2. Précisez la Période sur laquelle vous souhaitez obtenir l'édition, le type de Représentation ainsi que le Type de l'état. Si vous souhaitez qu'un saut de page soit inséré à chaque changement de salarié, cochez la case Un saut de page par salarié. 3. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs. 306 Menu Etats Extrait du planning prévisionnel annuel du Salarié Lepic Contrôlez les feuilles de temps saisies ) Menu ETATS - commande GESTION DE TEMPS - FEUILLE DE TEMPS SALARIE Cette commande vous permet d'obtenir l'impression des différentes feuilles de temps que vous avez saisies afin de les transmettre aux salariés. En effet, chaque mois, les feuilles de temps que vous avez enregistrées doivent être contrôlées et signées par le salarié concerné et son responsable de service avant d'être transmises à la personne chargée d'établir les bulletins de salaire au sein de l'entreprise. 307 Menu Etats Comme pour la plupart des éditions qui concernent la gestion de temps vous retrouvez les principaux critères de sélection, à savoir les Salariés concernés, le Service, le Code analytique, l'Etablissement et la Période. Editez le bordereau de saisie ) Menu ETATS - commande GESTION DE TEMPS - BORDEREAU DE SAISIE Pour vous permettre d'effectuer une saisie décentralisée des feuilles de temps, vous avez la possibilité d'imprimer un bordereau de saisie vierge. Outre les critères d'édition communs aux autres états de gestion de temps (salariés, service, analytique, établissement, période), l'état du bordereau de saisie vous permet de faire figurer le Détail des horaires prévisionnels. Précisez le Nombre de lignes que vous souhaitez attribuer à chaque journée. Pour une séparation claire entre les semaines, vous pouvez choisir de n'avoir qu'une semaine sur chaque page en cochant la case Un saut de page par semaine. 308 Menu Etats Editions chaînées Non disponible dans Ciel Paye Millésime ) Menu ETATS - commande ÉDITIONS CHAINÉES Vous avez la possibilité de lancer, en une seule fois, plusieurs éditions différentes. La partie gauche présente la liste des états disponibles dans votre logiciel (journal de paye, Livre de paye, charges à payer par caisse, etc.). 1. Cliquez sur la ligne de l'état que vous souhaitez inclure dans la suite d'éditions, puis cliquez sur le bouton [Ajouter]. La fenêtre de paramétrage de l'état s’affiche. 2. Déterminez les différents critères de l'édition que vous voulez obtenir, puis cliquez sur le bouton [Ok]. 3. L'édition est proposée dans la liste des états à imprimer. Répétez cette manipulation pour tous les états qui vont figurer dans l'édition chaînée. 4. Une fois que vous avez défini tous les états à imprimer, cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer l'impression des états. * Vous pouvez insérer plusieurs fois le même état mais en lui définissant des paramètres différents (exemple : une édition du livre de paye mensuel et une pour le livre de paye annuel). 309 Menu Etats Pour supprimer un état de la liste... ... il vous suffit de le sélectionner parmi ceux présentés dans la Liste des états à imprimer et de cliquer sur le bouton [Supprimer]. Le bouton [Supprimer tout] a pour but de supprimer en une seule fois tous les états présentés dans la liste des états à imprimer. Pour consulter les critères de sélection de l'état... ... sélectionnez la ligne de l'état concerné dans la Liste des états à imprimer, puis cliquez sur le bouton [Propriétés] ou double-cliquez sur la ligne de l'état concerné. La fenêtre de paramétrage de l'état s'ouvre. Vous pouvez à ce stade, lui apporter d'éventuelles modifications si vous le souhaitez. 310 Menu Etats Graphiques ) Menu ETATS - commande GRAPHIQUES

Pour faciliter l'accès à certaines données du logiciel, votre logiciel vous propose diverses éditions sous forme graphiques. Critères de présentation des graphiques Lorsque vous activez une des fonctions de la commande GRAPHIQUES, une fenêtre s'ouvre. Vous pouvez intervenir sur la présentation du graphique en choisissant les critères de sélection des statistiques puis le style du graphique (2D ou 3D), sa forme (histogramme, sectoriels, etc.), sa rotation et le pourcentage de zoom appliqué. Evolution des salaires Menu ETATS - commande GRAPHIQUES - ÉVOLUTION DES SALAIRES (en mode complet)

Par défaut le graphique se présente sous la forme d'un histogramme. Vous obtenez l’évolution des salaires bruts de tous les salariés et l’évolution des charges patronales, sur l’année. Vous pouvez modifier la période ainsi que choisir un salarié en particulier dans la zone Sélection des statistiques, située en haut de la fenêtre. Répartition par service ) Menu ETATS - commande GRAPHIQUES - RÉPARTITION PAR SERVICE (en mode complet)

Vous obtenez un graphique dans lequel les coûts réels sont calculés selon le code des Services dans lesquels sont affectés chacun des salariés. Graphiques Répartition analytique ) Menu ETATS - commande GRAPHIQUES - RÉPARTITION ANALYTIQUE

Vous obtenez un graphique dans lequel les coûts réels sont calculés selon le code Analytique auxquels sont affectés chacun des salariés. * Si vous gérez l'analytique dans Paye Ciel Quantum ou dans Ciel Paye Bâtiment, cet état sera calculé en fonction des répartitions saisies dans les bulletins. 311 Menu Etats Pyramide des âges ) Menu ETATS - commande GRAPHIQUES - PYRAMIDE DES ÂGES (en mode complet)

La pyramide des âges vous permet de connaître les différentes tranches d'âges de vos salariés à une date donnée. Elle est calculée et établie d'après les éléments saisis dans la fiche Salarié, dans les zones Sexe et Né(e) le. Les données de la pyramide sont présentées de deux façons : • sous forme graphique : l'échelle des âges étant verticale, les effectifs de sexe masculin sont portés sur la gauche, ceux de sexe féminin sur la droite. Plus une colonne est longue, plus il y a de salariés dans cette tranche d'âge. • sous forme de tableau : à l'exception des chiffres de la pyramide qui sont repris, ce tableau présente également des totaux et des moyennes qui sont automatiquement calculés par le logiciel. 1. Saisissez la date à laquelle vous voulez une pyramide des âges. Vous pouvez utiliser le calendrier en cliquant sur le bouton . 2. Les options Graphique et Tableau sont cochées par défaut. Décochez l'une des ces options, si nécessaire, selon vos choix d'impression. 3. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs. Ö Menu uniquement disponible dans Paye Ciel Quantum Mise à jour des données Consulter les états Menu Pilotage 313 Menu Pilotage Vue d’ensemble Le pilotage consiste à exploiter les données de votre entreprise et à constituer des tableaux de bord afin d’évaluer votre activité. Pour cela, un catalogue d’états est disponible à partir du menu PILOTAGE. Paye Ciel Quantum fonctionne avec une base de données et Ciel Paye Pilotage. Ciel Paye Pilotage est une solution intégrée d’interrogation, de reporting et d’analyse de données d’entreprise. Il permet l'accès à vos données en vue de leur analyse et de leur présentation dans un document. 314 Menu Pilotage Mise à jour des données ) Menu PILOTAGE - commande MISE À JOUR DES DONNÉES

La base de données doit être mise à jour régulièrement afin de récupérer les nouvelles données saisies dans Paye Ciel Quantum. Ainsi, vous assurez l’exactitude des informations qui apparaîtront dans les états. 1. Activez la commande MISE À JOUR DE DONNÉES. 2. Un message vous demande confirmer, cliquez alors sur le bouton [OK]. Une fenêtre affiche l’avancement du traitement. 3. Un dernier message vous informe que la mise à jour est terminée. Cliquez sur le bouton [OK] pour le fermer. Attention ! La mise à jour des données peut-être très longue. La durée dépend de la taille de votre dossier Paye Ciel Quantum. 315 Menu Pilotage Consulter les états ) Menu PILOTAGE - commande CONSULTER LES ÉTATS

Le pilotage fonctionne avec un catalogue d’états. Lancer un état 1. Une fois que vous avez activé la commande CONSULTER LES ÉTATS, la liste de tous les états du catalogue s’affiche : 2. Sélectionnez l’état à consulter. Le descriptif des états est accessible par le bouton [Aide]. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. 4. Indiquez les valeurs à prendre en compte. 5. Cliquez sur le bouton [Aide] pour en savoir plus sur les indicateurs et les états. 6. Cliquez sur le bouton [OK]. Ciel Paye Pilotage s’ouvre. 316 Menu Pilotage Ciel Paye Pilotage Pour chaque état, des correspondances sont accessibles. Les correspondances sont des déclinaisons de l’état et permettent ainsi d’obtenir des résultats complets. Exemple : Les correspondances de l’état Répartition de l’effectif sont : • Société : effectif total de la société du jour. • Etablissement : l’effectif par établissement à ce jour. • Service : la répartition de l’effectif par service à ce jour. • Catégorie : la répartition de l’effectif par catégorie salariale. • Sexe : la répartition de l’effectif par sexe, sous forme de tableau et de graphique. • Tranche d’âge : la répartition de l’effectif par tranche d’âge sous forme de tableau et de graphique. • Tranche d’ancienneté : la répartition de l’effectif par ancienneté sous forme de tableau et de graphique. Rafraîchir les données de l’état Un document généré à un moment précis reflète l'état des données au moment de la génération : elles peuvent cependant avoir maintenant évolué. Liste des correspondances de l’état. Cliquez sur une correspondance pour la visualiser. Les onglets des différentes correspondances. Cliquez sur l’onglet de votre choix. Intitulé de l’état en cours 317 Menu Pilotage Vous pouvez mettre à jour les données dans un document à partir de Ciel Pilotage, qui se reconnecte à la base de données et extrait les données qui ont fait l'objet d'une mise à jour. 1. Pour actualiser les données ou prendre en compte d’autres valeurs, cliquez sur le bouton . 2. Indiquez les valeurs (salariés, variables, dates,...) à prendre en compte. Exemple 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Sauvegarder un état * La sauvegarde correspond à une copie de l’état visualisé. • Lorsque vous fermez un état, le logiciel vous propose automatiquement de sauvegarder, ou, • vous pouvez enregistrer manuellement : 1. Dans Ciel Pilotage, activez le menu FICHIER puis la commande ENREGISTRER. 2. Choisissez un emplacement de sauvegarde dans le répertoire de votre choix. Vous pourrez par la suite re-ouvrir et utiliser votre document. Journal comptable Agenda Planning des vacances Top Clôture Clôture des congés payés Clôture des congés RTT Clôture du DIF, Clôture annuelle Import Ciel Bâtiment, Mes actualités Mise à jour automatique Menu Traitements Vue d'ensemble Un certain nombre de traitements doivent être réalisés chaque mois pour une bonne gestion de la paye : c'est le cas du transfert en comptabilité de l'écriture de paye. D'autres, en revanche, ne sont à effectuer qu'une fois par an, à savoir la clôture des congés payés, des congés RTT ainsi que la clôture de l'exercice. 320 Menu Traitements Journal comptable ) Menu TRAITEMENTS - commande JOURNAL COMPTABLE A la fin de chaque mois, après avoir contrôlé et validé les bulletins de la période, vous pouvez générer l'écriture de paye de la période en cours ainsi que l'écriture de paiement correspondante. Ces écritures peuvent être ensuite transférées vers l’application Ciel Compta dans laquelle vous les récupérez. Paramétrer les comptes de comptabilité générale Pour que l'écriture de paye soit correctement générée, vous devez vérifier, dans un premier temps, le paramétrage des comptes comptables utilisés. Cette phase de paramétrage, qui s'effectue avant le premier transfert, n'est à réaliser qu'une seule fois. Par la suite, vous n'aurez à revenir sur ce paramétrage uniquement dans le cas d'une modification éventuelle, comme la création d'un nouveau compte comptable par exemple. Ces comptes de comptabilité générale sont déclinés de la façon suivante. Pour les salariés C'est à partir de l'onglet Divers de la fiche Salarié que les comptes salariés sont définis : • Compte Brut dans lequel sont imputés les montants du Brut (par défaut 641000), • Compte Net à payer (421000 par défaut) dans lequel sont imputés les montants Net à payer de chacun des salariés. Pour les cotisations Les comptes caisses rattachées aux cotisations sont définis dans l'onglet Comptabilité de la fiche Caisse : • Compte Charge patronale dans lequel sont imputés les montants des cotisations patronales, • Compte Part salariale dans lequel est imputé le montant des cotisations salariales, • Compte Part patronale dans lequel est imputé le montant des cotisations patronales. Ce compte correspond à la contrepartie des comptes de charges patronales. Pour les rubriques Vous ne paramétrez dans ce même onglet Comptabilité que les caisses rattachées aux rubriques diverses après cotisations, n'étant pas Elément du brut et venant après le Net imposable. 321 Menu Traitements Deux cas de figure se présentent : • si la rubrique ne calcule pas de part patronale (acompte, remboursement de frais, etc.), vous définissez uniquement le Compte Part salariale ; • si la rubrique calcule une part patronale (tickets restaurant), vous définissez le Compte Charge patronale et le Compte Part patronale. Pour les paiements Avant de générer vos écritures de paiement, vous devez également compléter les renseignements bancaires nécessaires. Définissez l'Organisme payeur, avec la ou les banques ainsi créée(s), dans les fiches Salariés (menu BASES - commande SALARIÉS - onglet Banque). Générer l'écriture comptable ) Menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL - commande GÉNÉRER LES ÉCRITURES COMPTABLES Une fois le contrôle des différents comptes comptables à utiliser, vous pouvez générer les écritures comptables de vos données de paye. 1. Activez pour cela la commande JOURNAL COMPTABLE du menu TRAITEMENTS. 2. A partir du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL, sélectionnez la commande GÉNÉRER L'ÉCRITURE COMPTABLE. La plupart des zones de la fenêtre qui s'ouvre sont renseignées par défaut. Vous pouvez les modifier si vous le souhaitez. 322 Menu Traitements La Période correspond à la date système de votre ordinateur. Si vous modifiez cette information, les zones Date écriture, Numéro de pièce et Libellé le sont également. La Date écriture indique la date du jour. Le Numéro de pièce ainsi que le Libellé de chaque écriture reprennent le mois et l'année définis pour la période. Généralement, l'écriture comptable est générée puis transférée en une seule fois, à la fin de la période de paye. 3. Si vous souhaitez générer à nouveau l'écriture comptable pour la période de paye, en tenant compte de tous les bulletins établis, même s'ils ont déjà fait l'objet d'un précé- dent transfert, cochez la case Inclure les bulletins déjà comptabilisés. * Si le transfert de l'écriture comptable de la période est déjà réalisé, il est préférable de laisser cette option non cochée afin d'éviter que des informations soient transférées deux fois. Toutefois, il est toujours possible de modifier l'écriture en comptabilité dans le brouillard récupéré. 4. L'option Inclure la répartition analytique est cochée par défaut si l'analytique est renseignée dans votre dossier. Lorsque cette option est cochée, les écritures comptables sont éclatées en fonction des codes analytiques associés aux bulletins. Dans Paye Ciel Quantum et Ciel Paye Bâtiment, les montants sont calculés selon les pourcentages de répartitions renseignés dans les bulletins. * Les montants qui ne sont pas concernés par l'analytique seront cumulés sur des lignes comptables sans affectation analytique. 5. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider ou indiquez les écritures à générer. Ecritures à générer Non disponible dans Ciel Paye Millésime 1. Précisez les écritures que vous souhaitez générer dans ce journal comptable : • écritures de salaires : ce sont les écritures correspondant aux charges de personnel. Par défaut, le code du Journal dans lequel est imputée l'écriture de paye est SA mais vous pouvez le modifier car il doit correspondre à celui créé en comptabilité. • et/ou les écritures de paiement : à savoir celles correspondants aux paiements effectués aux salariés. 2. Validez la génération de l'écriture en cliquant sur le bouton [Ok]. * Toutes les lignes d'écritures sont présentées. A ce stade, il est impossible de modifier une des lignes d'écritures ; seule une impression est possible. A partir de la liste des bulletins de salaire, l'indication OUI dans la colonne Comptabilisé indique que l'écriture comptable a été générée pour la période concernée. 323 Menu Traitements Supprimer l'écriture comptable ) Menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER Lorsque vous voulez générer à nouveau l'écriture comptable, une des solutions consiste à supprimer les écritures figurant dans la liste Notez que vous pouvez générer l'écriture comptable de la période autant de fois que vous le voulez, sans avoir à supprimer les écritures déjà générées. Transférer l'écriture de paye en comptabilité ) Menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL - commande TRANSFÉRER VERS CIEL COMPTA Vous venez donc de générer votre écriture comptable. Vous pouvez maintenant effectuer le transfert de cette écriture vers la comptabilité. Si vous possédez Ciel Compta... 1. Activez la commande TRANSFÉRER VERS CIEL COMPTA du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Vous pouvez aussi directement cliquer sur le bouton [Transfert Comptabilité]. 2. Indiquez le chemin d'accès où est installé Ciel Compta ou cliquez sur le bouton [Sélection d'un répertoire] pour aller le rechercher. Les noms des sociétés gérées dans Ciel Compta vous sont proposés. 3. Sélectionnez celle vers laquelle vous transférez l'écriture. 4. Si le format d'import n'a pas été automatiquement sélectionné, cliquez dans la liste déroulante et choisissez-en un : • Ma comptabilité Ciel : il s'agit du format RImport. Ce format est reconnu par les logiciels de comptabilité Ciel et permet de récupérer les répartitions analytiques. • Format Ximport : ce format vous permet d’importer un fichier ASCII (format standard TXT reconnu par la majorité des éditeurs de texte) contenant des écritures. Le nom du fichier est : XIMPORT.TXT • Ciel Compta Dos. 5. Validez par [Ok]. 324 Menu Traitements Si vous souhaitez transférer vos écritures vers un logiciel utilisant le format de fichier Ciel Si Ciel Compta n'est pas installé sur votre disque dur, vous pouvez conserver l'écriture comptable de la période en cours dans un fichier au format Ciel ASCII, nommé XIMPORT.TXT que vous pouvez copier dans un répertoire sur votre disque dur ou sur une disquette. Dans ce cas, indiquez le chemin d'accès au répertoire dans lequel vous voulez copier le fichier. Ce fichier XIMPORT.TXT comporte une ligne servant à identifier la monnaie d'origine : • o : la monnaie d'origine est l'euro et les montants sont exportés en francs, • n : la monnaie d'origine est le franc et les montants sont exportés en francs. Dans un dossier comptable géré en euros, les écritures de paye seront donc converties de la devise Franc à l'Euro. Si vous possédez un autre logiciel de comptabilité... Activez la commande EXPORTER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Vous pouvez exporter votre écriture de paye via un fichier au format ASCII, dont vous définissez la structure en choisissant le nom des champs à exporter. Quelques mots sur la validation groupée... Après avoir réalisé plusieurs fois cette opération de transfert de l'écriture de paye en comptabilité, vous aurez la possibilité d'enchaîner, en une seule et même opération, la validation des bulletins ET le transfert de l'écriture de paye en comptabilité. Cette opération s'effectue directement à partir de la liste des bulletins (menu GESTION DES BULLETINS - commande BULLETINS DE PAYE). 1. Marquez tous les bulletins devant être validés à l'aide des boutons de marquage dont vous disposez dans la fenêtre. 2. Activez la commande VALIDATION GROUPÉE du menu FONCTIONS. 3. Dans la fenêtre qui apparaît, cochez la case Transférer les écritures en comptabilité. 4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer le traitement. Une écriture de paye est générée d'après les bulletins qui vont être validés et le transfert en comptabilité du fichier des écritures de paye est également réalisé. Ce transfert est en tous points identique au traitement que vous effectuez à partir de la commande JOURNAL COMPTABLE du menu TRAITEMENTS, que nous venons de voir précédemment. 325 Menu Traitements Agenda Disponible uniquement dans Paye Ciel Quantum ) Menu TRAITEMENTS - commande AGENDA Le calendrier ) Menu TRAITEMENTS - commande AGENDA - CALENDRIER * Vous accédez également à cette commande à partir de l'Accueil, bouton . Cette commande vous permet de tenir un agenda, plus spécifiquement de gérer des tâches périodiques ou ponctuelles. Par exemple, vous pouvez avoir une tâche périodique telle que calculer et verser des primes de vacances, déclarer les charges sociales et des tâches ponctuelles telles que faire signer un contrat, demander une feuille d'arrêt maladie à un salarié... Vous pouvez depuis le calendrier consulter, créer, modifier, supprimer des tâches périodiques ou ponctuelles. 326 Menu Traitements La fenêtre est composée de deux parties : • A gauche est affichée la représentation graphique du calendrier. Les tâches à faire sont inscrites sur le jour concerné. Les boutons vous permettent de modifier le mois et l'année du calendrier. Le bouton permet de revenir sur le mois en cours. • A droite est affichée la liste des tâches enregistrées à la date sélectionnée dans le calendrier. Des symboles sur le statut et l'importance de la tâche vous permettent de vous repé- rer facilement. Une tâche dont le statut est à faire est représentée par et une tâche terminée par . Des flèches vous indiquent l'importance de la tâche : haute , basse , normale . Créer/ modifier une tâche Une tâche permet de noter dans l'agenda le travail à réaliser ponctuellement ainsi que d'en être alerté. Et, une tâche périodique est programmée sur une période et prend en compte les éléments concernés. Lorsque vous cliquez sur le bouton [Créer] ou [Modifier], la fenêtre de la tâche s’affiche. 327 Menu Traitements * Si vous modifiez une tâche périodique depuis le calendrier ou la liste des rappels et que les éléments à inclure ont été paramétrés, la partie inférieure de la fenêtre se présente différemment. 1. Dans la zone Tâche, saisissez l'intitulé de la tâche. 2. Précisez la date à laquelle la tâche doit être réalisée. 3. Sélectionnez l'importance de la tâche : Faible, Normale, Haute. 4. Sélectionnez le statut de la tâche : A faire ou Fait. 5. Cochez la case Afficher un rappel si vous voulez être alerté par un message. 6. Dans ce cas, vous pouvez soit affiché le message de rappel le jour que la tâche doit être faite soit avant. Pour cela, sélectionnez l'option de votre : • le jour de l'échéance, • XXXX jours avant l'échéance et saisissez le nombre de jour. * Le statut Fait a pour effet de ne plus faire apparaître le rappel si vous l'aviez activé. 7. Dans la zone Détail, saisissez si besoin une description de la tâche, un commentaire. Si vous avez défini une sélection de données : salariés, bulletins, caisses ou établissements dans une tâche périodique, alors deux onglets sont affichés : un onglet présentant la sélection sur laquelle vous devez effectuer la tâche. Et, un onglet Détail dans lequel est repris le commentaire de la tâche périodique. 8. Cliquez sur le bouton [Ok] pour enregistrer votre tâche. Créer une tâche périodique Voir Tâches périodiques, page 329. Dupliquer une tâche 1. Sélectionnez la tâche dans la liste située à droite. 2. Cliquez sur le bouton [Dupliquer]. La fenêtre de la tâche s'ouvre dans laquelle vous saisissez les informations spécifiques à la nouvelle tâche. 328 Menu Traitements Supprimer une tâche Les tâches en cours seront supprimées. Par contre, les tâches qui sont finies figureront toujours dans l'agenda. 1. Sélectionnez la tâche dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. Imprimer la liste des tâches ou lancer l'aperçu Vous pouvez éditer une liste détaillée des tâches comportant le commentaire et la sélection propres à chaque tâche ou la liste récapitulative des tâches. * Les tâches qui sont incluses dans l'édition sont fonction des options d'affichage de l'agenda définies via le bouton [Propriétés]. Cliquez sur le bouton [Imprimer] pour lancer l'impression papier ou sur le bouton [Aperçu] pour visualiser l'état à l'écran. Le logiciel édite l'état selon le type (détaillé ou récapitulatif) choisi dans les propriétés de l'agenda. * Si vous voulez choisir le type d'état au moment du lancement de l'impression ou de l'aperçu, cliquez sur la flèche du bouton. Paramétrer l’agenda Cette commande permet de définir l'affichage du calendrier et peut vous aider à filtrer la liste des tâches, les états. 1. Dans le calendrier, cliquez sur le bouton [Propriétés]. Par défaut, tous les statuts et niveaux d'importance des tâches sont cochés. 2. Décochez une des options si vous ne voulez pas afficher certaines tâches. 3. Dans la partie Type d'impression, sélectionnez l'état qui sera pris par défaut au lancement d'une impression ou d'un aperçu depuis le calendrier. Vous avez le choix entre le type : • Détaillé : liste des tâches avec le commentaire et la sélection propres à chaque tâche. • Récapitulatif : liste simple des tâches. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Rendre des tâches terminées 1. Lorsque vous avez terminé une tâche, sélectionnez-la dans le calendrier et cliquez sur le bouton [Modifier]. 2. Sélectionnez le statut Fait puis cliquez sur le bouton [OK]. La liste des rappels est actualisée si le message de rappel était activé dans la tâche. Pour les tâches périodiques, le rappel s'affichera de nouveau aux prochaines échéances. 329 Menu Traitements Tâches périodiques ) Menu TRAITEMENTS - commande AGENDA - TÂCHES PÉRIODIQUES Une tâche périodique permet de planifier votre travail à faire sur la période de votre choix avec la possibilité d'inclure les éléments concernés (salariés, caisses...). La liste des tâches périodiques permet de créer des tâches, de les consulter, modifier, éditer, copier vers d'autres sociétés. Créer / Modifier une tâche périodique Une fois que vous avez cliqué sur le bouton [Créer] ou [Modifier], la fenêtre de la tâche périodique s’affiche. * Vous accédez également à la fenêtre Saisie d'une nouvelle tâche périodique à partir du calendrier, bouton . 1. Un code est attribué par défaut par votre logiciel. Modifiez-le éventuellement. 2. La case Actif est cochée par défaut. Pour renseigner la tâche sans qu'elle soit fonctionnelle, décochez cette case. 3. Dans la zone Tâche, saisissez l'intitulé de la tâche. 4. Sélectionnez l'importance de la tâche : Faible, Normale, Haute. Echéance 5. Dans la partie Echéance, vous déterminez quand la tâche sera déclenchée. Pour cela, cochez l'une des options : • A la date du : sélectionnez alors une date. • Périodicité : cliquez alors sur le bouton afin de définir une périodicité qui peut- être hebdomadaire, mensuelle, annuelle. Voir Définir une périodicité, page 329. • A une date de la fiche salarié : vous vous basez sur une date de la fiche salarié (entrée, ancienneté, etc). Cliquez sur le bouton pour définir l'échéance. Voir Définir une échéance à une date de la fiche salarié, page 330. Définir une périodicité 1. Dans la fenêtre Périodicité, sélectionnez la périodicité : hebdomadaire, mensuelle ou annuelle. La partie droite de la fenêtre se présente différemment selon l'option choisi. Périodicité hebdomadaire 330 Menu Traitements Saisissez la fréquence de la tâche dans la zone Toutes les ... semaine(s). Cochez les jours où la tâche sera déclenchée. Vous pouvez vous aider des boutons situés en dessous. • [Tous les jours] : sélectionne tous les jours de la semaine en une seule fois. • [Aucun] : annule la sélection des jours. • [Les jours ouvrés] : sélectionne tous les jours du lundi au vendredi en une seule fois. • [Les jours ouvrables] : sélectionne tous les jours du lundi au samedi en une seule fois. Périodicité mensuelle Pour une périodicité mensuelle, vous pouvez choisir le jour de déclenchement de la tâche de deux manières : soit par rapport au numéro du jour soit par rapport au nom du jour. Cochez l'option de votre choix. • 1ère option : saisissez le numéro du jour puis indiquez la fréquence dans la zone Tous les ... mois. Exemple : tous les 15 du mois. • 2ème option : sélectionnez la position du jour dans le mois (premier, deuxième...) ainsi que le nom du jour. Enfin, indiquez la fréquence de la tâche dans la zone Tous les ... mois. Exemple : le troisième mardi tous les 2 mois. Périodicité annuelle Pour une périodicité annuelle, vous pouvez choisir le jour de déclenchement de la tâche de deux manières : soit par rapport au numéro du jour soit par rapport au nom du jour. Cochez l'option de votre choix. • 1ère option : saisissez le numéro du jour puis sélectionnez le mois dans l'année. Exemple : le 15 octobre. • 2ème option : sélectionnez la position du jour dans le mois (premier, deuxième...) ainsi que le nom du jour. Enfin, sélectionnez le mois dans l'année. Exemple : le deuxième mardi du mois de décembre. 2. Dans la partie Plage de périodicité, indiquez la date de début de la tâche. • Si votre tâche est pérenne, sélectionnez l'option Pas de date de fin. • Si votre tâche doit se terminer à un moment précis, cochez l'option Jusqu'au et précisez la date. 3. Une fois que vous avez fini de paramétrer la périodicité, cliquez sur le bouton [OK]. Définir une échéance à une date de la fiche salarié Ce type d'échéance permet de déclencher des tâches par rapport aux dates renseignées dans les fiches salariés. 1. Sélectionnez la date d'échéance parmi celles proposées : date d'entrée, de sortie, d'ancienneté.... 2. Si la tâche doit débuter à partir d'un certain temps avant ou après la date de la fiche 331 Menu Traitements du salarié, cochez Délai pour la première échéance. 3. Précisez le nombre de Jour, Mois ou Année. Puis, indiquez si le délai doit être compter avant ou après la date de la fiche salarié. 4. Si la tâche doit se répéter, cochez l'option Périodicité pour les échéances suivantes puis indiquez la fréquence. Exemple Vous saisissez la tâche "Prime d'ancienneté". Dans votre entreprise, la prime d'ancienneté est versée tous les 10 ans. • La date d'échéance est la date d'entrée du salarié. • La première prime est versée 10 ans après la date d'entrée, le délai est donc : 10 années après. • Les primes suivantes seront versées tous les 10 ans, la périodicité pour les échéances suivantes est donc : 10 années. 5. Dans la partie Plage de périodicité, indiquez la date de début de la tâche. 6. Si votre tâche est pérenne, sélectionnez l'option Pas de date de fin. Par contre, si votre tâche doit se terminer à un moment précis, cochez l'option Jusqu'au et précisez la date. 7. Cochez l'option Exclure le salarié s'il est sorti à la date d'échéance si vous ne voulez pas que les anciens salariés soient pris en compte dans la tâche agenda. 8. Une fois que vous avez fini de paramétrer la périodicité, cliquez sur le bouton [OK]. Eléments concernés 9. Dans la partie Eléments concernés, vous choisissez les éléments (salariés, caisses...) qui seront liés à la tâche. Pour cela, cochez l'une des options : • Aucun : si la tâche concerne l'entreprise (tout établissement confondu). • Tous les salariés : cette option est uniquement proposée lorsque vous avez choisi une échéance à une date de la fiche salarié. • Pour un(e) : sélectionnez dans la liste le type d'élément, Caisse, Etablissement, Bulletin, Salarié puis cliquez sur le bouton et choisissez l'élément de votre choix. • Pour une sélection de : sélectionnez alors dans la liste le type d'élément, Caisse, Etablissement, Bulletin, Salarié puis cliquez sur le bouton et choisissez une sélection dans la liste des critères de recherche proposée. Rappel et Commentaire 10.Cochez la case Afficher un rappel si vous voulez être alerté par un message. 11.Dans ce cas, le message de rappel peut être affiché soit le jour où la tâche doit être faite soit avant. Pour cela, sélectionnez l'une des options : • le jour de l'échéance, 332 Menu Traitements • XXXX jours avant l'échéance puis saisissez le nombre de jour. 12.Dans la zone Commentaire, saisissez si besoin une description de la tâche, un commentaire. 13.Cliquez sur le bouton [Ok] pour enregistrer la tâche. Supprimer une tâche périodique * Les tâches périodiques en cours seront supprimées. Par contre, les tâches qui sont finies figureront toujours dans l'agenda. 1. Sélectionnez la tâche dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. Editer la liste des tâches périodiques Vous pouvez éditer la liste des tâches périodiques telle qu'elle se présente dans votre logiciel. * Si vous voulez personnaliser la présentation de la liste en ajoutant ou masquant des colonnes, cliquez sur le bouton [Propriétés]. Cliquez sur le bouton [Imprimer] pour lancer l'impression papier ou sur le bouton [Aperçu] pour visualiser l'état à l'écran. Mettre à jour les tâches périodiques dans vos sociétés Cette commande permet de copier des tâches périodiques dans d'autres dossiers de Paye Ciel Quantum. 1. Sélectionnez les tâches à copier puis allez dans le menu FONCTIONS, commande METTRE À JOUR SUR D’AUTRES SOCIÉTÉS. Vous pouvez aussi utiliser le bouton [Maj dans sociétés]. La fenêtre Recopier dans d'autres sociétés s'ouvre. 2. Cliquez sur le bouton pour sélectionner les sociétés dans lesquelles vous voulez copier vos tâches périodiques. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. 333 Menu Traitements Rappels ) Menu TRAITEMENTS - commande AGENDA - RAPPELS Vous accédez également à cette commande à partir de l'Accueil, bouton . Cette commande vous permet de consulter la liste des tâches à faire, pour lesquelles le rappel a été activé (option Afficher le rappel cochée). Vous pouvez à partir de cette fenêtre modifier une tâche, supprimer un rappel et sa tâche enfin éditer la liste des rappels. Modifier une tâche Voir Créer/ modifier une tâche, page 326. Supprimer un rappel 1. Sélectionnez dans la liste le rappel à supprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. 3. Un message vous demande ce que vous voulez supprimer : uniquement le rappel ou bien la tâche et le rappel en même temps. Cliquez sur le bouton correspondant : [Rappel] ou [Tâche]. Editer la liste des rappels Vous pouvez éditer la liste des rappels telle qu'elle se présente dans votre logiciel. Cliquez sur le bouton [Imprimer] pour lancer l'impression papier ou sur le bouton [Aperçu] pour visualiser l'état à l'écran. Rendre des tâches terminées 1. Lorsque vous avez terminé une tâche, sélectionnez-la dans la liste des rappels et cliquez sur le bouton [Modifier]. 2. Sélectionnez le statut Fait puis cliquez sur le bouton [OK]. La liste des rappels est actualisée et le rappel n'apparaît plus. Pour les tâches périodiques, le rappel s'affichera de nouveau aux prochaines échéances. 334 Menu Traitements Planning des vacances ) Menu TRAITEMENTS - commande PLANNING DES VACANCES (en mode complet)

* Si vous avez choisi de gérer vos absences à l’aide du module de Gestion de temps (menu DOSSIER commande PARAMÈTRES- PARAMÈTRES 1), cette fonction n’est pas accessible. Lorsqu'un salarié est absent de l'entreprise, pour quelques raisons que ce soit, vous pouvez déclarer ces périodes. Ceci vous permettra : • d'une part d'éditer un planning faisant ressortir clairement les absences des salariés sur un mois donné. • d'autre part, dans le cas d'une absence pour congés payés, les rubriques nécessaires au calcul de ces congés seront automatiquement insérées dans le bulletin des salariés concernés. Paramétrages préalables Préalablement à la saisie des absences et congés de la période, vérifiez les paramétrages effectués dans l'onglet Paramètres paye 1 des paramètres dossier, soit : • Décalage d'un mois pour la prise de congés : lorsque cette zone est cochée, les informations saisies dans le planning des vacances pour une période donnée sont reportées dans le bulletin sur la période suivante. • Tenir compte des samedis : lorsque cette zone est cochée, les samedis sont également comptabilisés (sauf le premier de la période de congés pris), ce qui est le cas lorsque le nombre de jours de congés acquis est de 2,5 j par mois et par salarié. Procédure 1. Activez la commande PLANNING DES VACANCES du menu TRAITEMENTS (affichage en mode complet uniquement) ou cliquez sur l'icone correspondante dans le groupe Congés de la barre de navigation. La liste de toutes les périodes d'absence définies pour les salariés concernés s'affiche. 2. Activez la commande CRÉER par le menu ÉDITION ou CONTEXTUEL ou en cliquant sur l'icone correspondante dans la barre d'outils. 3. Définissez à l'aide du bouton Liste le code du Salarié concerné. 4. Définissez ensuite la Raison de l'absence du salarié. Pour cela, cliquez sur le bouton [Flèche] présenté en fin de zone et choisissez une option parmi celles proposées : 335 Menu Traitements Congés Si le salarié a pris des congés payés, retenez cette option. Les deux rubriques définies dans les paramètres de paye 3 seront automatiquement insérées dans le bulletin pour calculer l'absence et l'indemnité de congés payés. Voir Paramètres paye 3, page 37. Maladie Retenez cette option si le salarié est en arrêt maladie. Autres 1. Choisissez cette option lorsque le salarié n'est ni en congés ni en arrêt maladie. 2. Définissez ensuite la Période d'absence. Pour cela, cliquez sur le premier jour de la période puis tout en conservant le bouton de la souris enfoncé, faites glisser le pointeur jusqu'au dernier jour de la période. 3. Si le premier ou le dernier jour de la période d'absence n'est pas une journée complète, cochez les options nécessaires : Début en demi-journée et/ou Fin en demi-journée. 4. Selon la période sélectionnée et la méthode de comptabilisation des congés retenue, la zone Nombre de jours de congés est automatiquement calculée et renseignée. Validez la définition de la période en cliquant sur le bouton [Ok]. 5. Procédez de cette façon pour toutes les périodes d'absences à enregistrer. 336 Menu Traitements L'assistant Top Clôture Menu TRAITEMENTS - commande TOP CLÔTURE Cet assistant vous aide à clôturer votre dossier de paye en fin d'exercice en réalisant au préalable tous les traitements nécessaires. 1. Cliquez sur le bouton [Aide] pour obtenir plus d'informations sur la fonction. 2. Pour passer à l'étape suivante de l'assistant, cliquez sur le bouton [Suivant]. Traitements de fin d'exercice Cet assistant vous permet de réaliser les traitements suivants : • Définition du ou des taux d'accident du travail, • Renseignements relatifs aux salariés, • Validation des bulletins, • Edition des états de fin d'année, • Edition du relevé net imposable, • Renseignements relatifs aux cotisations, • Renseignements relatifs aux rubriques, • Edition de la DADS (état préparatoire), • Sauvegarde du dossier, • Clôture du dossier. Attention ! Si vous définissez des droits d'accès, seuls les utilisateurs de type MAITRE pourront accéder à cette commande. 337 Menu Traitements 3. Cliquez sur le bouton précédent pour revenir à la première fenêtre de l'assistant. 4. Pour exécuter le traitement, cliquez sur le bouton [Lancer]. 5. Un bouton d'aide est associé à chaque opération. Cliquez sur ce bouton pour obtenir de plus amples renseignements sur le traitement à effectuer. Les cases à cocher sont des indicateurs. Elles sont par défaut grisées et cochées en fonction des opérations effectuées. Exemple Une fois les bulletins validés, une coche apparaîtra automatiquement dans la case correspondant à ce traitement. L'édition des états de fin d'année respecte l'ordre suivant : • Journal de paye, • Livre de paye, • Charges à payer par caisse, • Fiche individuelle. L Pour plus d'informations concernant l'assistant TOP CLÔTURE et les traitements qui s'y rapportent, reportez-vous à la rubrique d'aide TRAITEMENTS ET ÉDITIONS ANNUELS - TOP CLÔTURE. 6. Une fois le traitement effectué, cliquez sur le bouton [Terminer] pour quitter l'assistant. La fenêtre Clôture annuelle s’affiche. 7. La clôture étant une opération irréversible, nous vous conseillons de sauvegarder l'exercice. Pour cela, vérifiez que la case Sauvegarder le dossier avant la clôture est bien cochée. 8. Non disponible dans Ciel Paye (Millésime). Vous pouvez créer une archive du dossier avant de le clôturer. Pour cela, vérifiez que la case Archiver le dossier avant la clôture est bien cochée. * L’archive effectuée avant clôture est consultable à tout moment. A partir d’une archive, vous pouvez accéder aux bulletins et éditer les états de l’exercice précédent. Cependant, il est impossible d’y apporter des modifications. 9. La valeur du Plafond Sécurité Sociale ainsi que celle du SMIC horaire sont sélectionnées par défaut, à la date de création des bulletins sur le 1er mois de paye de l'exercice. Vérifiez ces valeurs. 10.Cliquez sur le bouton [OK]. 11.Non disponible dans Ciel Paye (Millésime). Si une archive de la même année existe déjà, un message vous en avertit. Selon la version de votre logiciel, celui-ci diffère : 338 Menu Traitements • Dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment : cliquez sur le bouton [Continuer] pour créer une nouvelle archive. Sinon, cliquez sur le bouton [Annuler] puis pensez à décocher l’option Archiver le dossier avant la clôture. • Dans Paye Ciel Quantum : cliquez sur le bouton [Remplacer] pour écraser l’archive existante ou sur le bouton [Ne pas archiver] pour conserver l’archive. 12.La fenêtre de la sauvegarde s’ouvre. Voir Sauvegarde, page 46. Cliquez sur le bouton [OK]. 339 Menu Traitements Clôture des congés payés ) Menu TRAITEMENTS - commande CLÔTURE DES CONGÉS PAYÉS Une fois par an, au dernier jour du Mois de clôture, défini dans les Paramètres paye 1, la période de référence des congés payés doit être clôturée, afin de mettre à jour les cumuls en jours et en bases, utilisés pour valoriser les congés payés, dans l'onglet Congés des fiches Salariés. Exemple La période de référence des congés s'étend généralement du 1er Juin de l'année en cours au 31 mai de l'année suivante. C'est donc au mois de mai que vous devez clôturer les congés. 1. Activez la commande CLÔTURE DES CONGÉS PAYÉS. Si vous ne demandez pas la clôture, à la fin de la période de référence, le traitement sera automatiquement proposé lorsque vous demanderez la création des bulletins sur la période suivante. Une fenêtre d'informations vous présente la période de référence qui va faire l'objet du traitement de clôture. 2. Cliquez sur le bouton [Continuer] pour poursuivre le traitement. Une fois le traitement terminé, la fenêtre Application est de nouveau affichée. Le repos compensateur Le traitement s'applique également au repos compensateur. Dans ce cas, les données de l'année N sont mises à zéro. Attention ! Pour effectuer la clôture, tous les bulletins de la période doivent être validés. Dans le cas contraire, la commande Clôture des congés payés n'étant pas disponible, procédez à la validation de tous les bulletins de la période. 340 Menu Traitements Clôture des congés RTT ) Menu TRAITEMENTS - commande CLÔTURE DES CONGÉS RTT La clôture des congés RTT entraîne la mise à jour des données de N-1 par celle de la période clôturée. Une nouvelle période de référence N démarre avec des valeurs à zéro. Tout ce qui était en N-1 est soldé et remplacé par les valeurs N. Cliquez sur [Ok] pour lancer le traitement. Clôture du DIF ) Menu TRAITEMENTS - commande CLÔTURE DU DIF Cette commande n'est accessible que si vous avez sélectionné dans les paramètres société, l'option A une date que je choisirais lors de la clôture dans la zone Mise à jour du droit au DIF. 1. Saisissez la Date de la clôture dans la fenêtre Clôture DIF. 2. Cliquez sur le bouton [Clôturer] pour lancer le traitement. Attention ! Tous les bulletins de la période doivent être validés. Dans le cas contraire, la commande Clôture des congés RTT n'étant pas disponible, procédez à la validation de l'ensemble des bulletins concernés. 341 Menu Traitements Clôture annuelle ) Menu TRAITEMENTS - commande CLÔTURE ANNUELLE La clôture de l'exercice consiste à valider définitivement les bulletins de l'année. Après clôture, ils sont supprimés de la période et transférés dans l'historique des bulletins. Tous les cumuls de paye, hormis ceux des congés payés, sont mis à zéro. L'exercice suivant est ouvert, ce qui entraîne la mise à jour du 1er mois de paye ainsi que l'Année de l'exercice de paye, définis dans l'onglet Paramètres paye 1 des paramètres du dossier. Tous les bulletins de la période doivent être calculés et validés pour effectuer la clôture. De la même manière, vous aurez établi et édité tous les états de la paye : Journal de paye, livre de paye, charges à payer par caisse, état analytique, D.A.D.S. En effet, une fois le traitement réalisé vous n'aurez plus la possibilité d'intervenir sur un bulletin ou d'imprimer un état quelconque sur l'année clôturée. La clôture s'effectue après une période de douze mois, calculée d'après le 1er mois de paye, défini dans les paramètres société sur l'onglet Paramètres paye 1. Lancement de la clôture et sauvegarde 1. Activez la commande CLÔTURE ANNUELLE du menu TRAITEMENTS. La fenêtre Clôture annuelle s’affiche. Attention ! La clôture étant un traitement irréversible, nous vous conseillons d'effectuer la sauvegarde de l'exercice au préalable. 342 Menu Traitements 2. La clôture étant une opération irréversible, nous vous conseillons de sauvegarder l'exercice. Pour cela, vérifiez que la case Sauvegarder le dossier avant la clôture est bien cochée. 3. Non disponible dans Ciel Paye (Millésime). Vous pouvez créer une archive du dossier avant de le clôturer. Pour cela, vérifiez que la case Archiver le dossier avant la clôture est bien cochée. * L’archive effectuée avant clôture est consultable à tout moment. A partir d’une archive, vous pouvez accéder aux bulletins et éditer les états de l’exercice précédent. Cependant, il est impossible d’y apporter des modifications. 4. La valeur du Plafond Sécurité Sociale ainsi que celle du SMIC horaire sont sélectionnées par défaut, à la date de création des bulletins sur le 1er mois de paye de l'exercice. Vérifiez ces valeurs. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. 6. Non disponible dans Ciel Paye (Millésime). Si une archive de la même année existe déjà, un message vous en avertit. Selon la version de votre logiciel, celui-ci diffère : • Dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment : cliquez sur le bouton [Continuer] pour créer une nouvelle archive. Sinon, cliquez sur le bouton [Annuler] puis pensez à décoCette option n’est pas disponible dans Ciel Paye (Millésime). 343 Menu Traitements cher l’option Archiver le dossier avant la clôture. • Dans Paye Ciel Quantum : cliquez sur le bouton [Remplacer] pour écraser l’archive existante ou sur le bouton [Ne pas archiver] pour conserver l’archive. 7. La fenêtre de la sauvegarde s’ouvre. Voir Sauvegarde, page 46. Cliquez sur le bouton [OK]. Mise à jour manuelle des paramètres de paye La fenêtre Saisie des nouveaux paramètres s'ouvre à la fin de la procédure de clôture. 1. Renseignez le Nombre de jours de congés RTT qui sera à prendre en compte pour le nouvel exercice. 2. Saisissez ou calculez la valeur de l’Effectif Fillon puis cliquez sur [Fermer]. Calcul des bulletins sur 2 décimales Une fenêtre vous indique qu'après la clôture, les calculs dans vos bulletins se feront sur deux décimales. En effet, la période de cohabitation Franc/Euro étant terminée, le calcul sur 5 décimales n'a plus lieu d'être. 1. Cliquez sur le bouton [Ok] pour poursuivre le traitement ou sur le bouton [Annuler] pour arrêter l'opération. Après quelques instants, un message vous informe du résultat de la clôture et de la création de ces nouveaux bulletins. 2. Validez en cliquant sur [Ok]. Vous pouvez modifier les premiers bulletins par la commande BULLETINS DE PAYE du menu GESTION DES BULLETINS. 344 Menu Traitements Import Ciel Bâtiment Disponible uniquement dans Ciel Paye Bâtiment et Paye Ciel Quantum ) Menu TRAITEMENTS - commande IMPORT CIEL BÂTIMENT Cette commande permet de récupérer des données de votre dossier Ciel Bâtiment et de les intégrer dans votre dossier Ciel Paye Bâtiment ou Paye Ciel Quantum. Pour cela, vous procéderez à des exports et à des imports des données. Les données qui sont migrées sont les informations relatives aux heures travaillées, aux heures d'absence, aux heures d'intempérie, aux heures supplémentaires mais aussi les salariés, les variables et l'analytique. La procédure se déroule en deux temps : 1. Dans Ciel Bâtiment, vous devez paramétrer certaines données puis les exporter. Vos données sont alors enregistrées dans des fichiers au format texte (.TXT). 2. Dans Ciel Paye Bâtiment ou Paye Ciel Quantum, vous récupérez les fichiers de données. Dans Ciel Bâtiment Au préalable Paramétrage de paye 1. Sélectionnez le menu INITIALISATION, commande OPTIONS - PARAMÉTRAGE PAYE 2. Dans la zone Fichier à importer, cliquez sur la loupe située en fin de zone. 345 Menu Traitements 3. Sélectionnez le répertoire contenant le dossier de paye qui recevra les données. Par défaut, les dossiers des sociétés de paye sont stockés dans C:\Ciel\WPAYE puis vous cliquez sur le nom de votre société. 4. Si le logiciel ne détecte pas de données de paye dans le répertoire spécifié, un message d'erreur s'affiche. Redéfinissez alors le chemin du dossier de paye. 5. Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous retrouvez les rubriques salariées propres à Ciel Bâtiment. Ces rubriques sont en fin de compte des variables dans votre logiciel de paye. Vous devez donc faire la correspondance entre les deux. Pour cela, cliquez dans la colonne Correspondance et choisissez le nom de la variable utilisée dans votre logiciel de paye. * Les rubriques sans correspondances ne seront pas transférées dans votre dossier de paye. 6. Une fois que vous avez réalisé toutes les correspondances, cliquez sur le bouton [Valider]. Matricule salarié Dans Ciel Bâtiment, le matricule du salarié est facultatif alors qu'il est obligatoire dans votre logiciel de paye. Vous devez donc les renseigner avant de procéder à l'export. Pour cela, allez dans les fiches salariés, au niveau de l'onglet Autres renseignements et saisissez un matricule. Suivi de chantier Il est impossible de générer les fichiers d'import si vous n'avez pas renseigné le suivi de main d'oeuvre. En l'occurrence, les éléments récupérés sont les heures travaillés sur un chantier. Dans le menu SUIVI, choisissez la commande SUIVI DE MAIN D'OEUVRE. Exportation Une fois que vous avez procédé aux saisies nécessaires au bon déroulement de l'exportation, vous pouvez générer les fichiers qui contiendront les données de Ciel Bâtiment. Pour cela, activez le menu SUIVI puis la commande TRANSFERT EN PAYE. Les fichiers WBAT_SALARIES.txt, WBAT_VARIABLES.txt et WBAT_ANALYTIQUES.txt sont automatiquement créés dans un répertoire nommé "Import" situé dans le dossier de votre société de paye. Attention ! Ne modifiez pas ces fichiers. 346 Menu Traitements Dans Ciel Paye Bâtiment ou Paye Ciel Quantum Une fois que les données sont importées en paye, les fichiers d'export sont renommés (modification de l'extension .TXT en .BAK). 1. Si le logiciel détecte des données à récupérer lors de l'ouverture de votre société, la fenêtre Import Ciel Bâtiment s'affiche automatiquement. Sinon, allez dans le menu TRAITEMENTS et activez la commande IMPORT CIEL BÂTIMENT. 2. Par défaut, tous les types de données sont sélectionnés. Décochez éventuellement les données que vous ne voulez pas récupérer. 3. Cliquez sur le bouton [Oui] pour importer. Le logiciel récupère les données et vérifie que les répartitions analytiques sont bien égales à 100%. Le bouton [Non] permet de ne pas importer les données. Ceci étant, les fichiers texte sont quand même transformés en format .BAK La prochaine importation n'en sera pas pour autant impactée. Le bouton [Plus tard] a pour effet de ne pas importer les données et les fichiers texte ne sont pas modifiés. Les éléments récupérés L'analytique Les codes analytiques ainsi que les répartitions analytiques sont tous récupérés. Vous pouvez vérifier les codes analytiques via le menu BASES puis la commande CODES ANALYTIQUES. • Le Code est complété par le code du chantier. • Le Libellé est complété par le nom du chantier suivi du code du chantier. Vous retrouvez les pourcentages de répartition dans la fiche du salarié, onglet Affectation, bouton [Répartition analytique]. Les variables Les valeurs des variables salariés sont toutes récupérées à condition que vous ayez fait la correspondance entre les rubriques salariés de Ciel Bâtiment et les variables de la paye. Vous retrouvez les valeurs issues du suivi de main d'oeuvre (heures normales, heures d'absences, etc) dans la fiche du salarié, onglet Variables. Les salariés Les salariés sont récupérés ainsi que certaines informations de sa fiche. 347 Menu Traitements Eléments de la fiche salarié récupérés dans votre logiciel de paye Eléments récupérés dans la paye Ciel Correspondance dans Ciel Bâtiment Commentaire Dans l'en-tête Matricule Matricule paye dans l'onglet Autres renseignements Les salariés dont le matricule existe déjà dans la paye ne sont pas importés. Nom Nom dans l'en-tête Prénom Nom dans l'en-tête Si le nom est composé de plusieurs mots, le dernier mot sera considéré comme le prénom du salarié. Sexe Sexe dans l'onglet Autres renseignements Dans l'onglet Etat civil/ Adr. Date de naissance Date de naissance dans l’onglet Autres renseignements Adresse 1 Adresse dans l'onglet Coordonnées Adresse 2 Adresse (suite), dans l'onglet Coordonnées Code Postal CP/Ville dans l'onglet Coordonnées Ville CP/Ville dans l'onglet Coordonnées Pays Pays Tél1 Téléphone dans l'onglet Coordonnées Tél2 Portable dans l'onglet Coordonnées Dans l'onglet Affectation Emploi Fonction, dans l'onglet Autres renseignements Date d'entrée Date d'embauche, dans l'onglet Autres renseignements Dans l'onglet Divers Observations Information et Information (suite), dans l'onglet Autres renseignements 348 Menu Traitements Mes actualités ) Menu TRAITEMENTS - commande MES ACTUALITÉS * Vous accédez également à cette commande par l’Intuiciel, onglet Mes actualités. Cette commande vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (dernières actualités de paye, conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. De plus, vous pouvez rapidement mettre à jour vos coordonnées. Enfin, vous obtenez rapidement les numéros de l'assistance technique. * Pour accéder à certains services (espace personnalisé mon Ciel, mises à jour) vous devez vous identifier en saisissant votre code client et votre mot de passe. Le mot de passe correspond à votre code postal. 349 Menu Traitements Mise à jour automatique ) Menu TRAITEMENTS - commande MISE À JOUR AUTOMATIQUE La mise à jour automatique permet de consulter et/ou de modifier directement depuis votre logiciel les mises à jour installées. Les mises à jour peuvent être installées manuellement ou via le site Internet de Ciel auquel vous accédez directement depuis l'Intuiciel - bouton [Mes actualités]. Vous pouvez ajouter une mise à jour manuellement si celle-ci ne s'affiche pas dans votre logiciel. Enfin, vous pouvez installer votre mise à jour directement depuis votre logiciel. Ajouter une mise à jour 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter une mise à jour], la fenêtre de recherche de fichier s'ouvre. 2. Choisissez le format de votre mise à jour dans la zone Fichiers de type. Deux formats sont proposés : • Package (.SgPac) • Installer (.SgUpd) 3. Sélectionnez votre fichier de mise à jour puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Installer une mise à jour Pour installer une mise à jour : 1. Sélectionnez-la dans la liste des mises à jour. 2. Cliquez sur le bouton [Installer] pour lancer l'opération. Outils fichier, Utilisateurs Préférences, Maintenance Mise à jour des paramètres de paye Mise à jour des documents Mise à jour des codes DUCS Imports, Communication bancaire Serveur Web Transactions Liste des utilisateurs réseau Menu Utilitaires 351 Menu Utilitaires Vue d’ensemble Plusieurs opérations régulières et exceptionnelles sont regroupées dans ce menu. Il vous permet notamment de : • déterminer les différents utilisateurs pouvant accéder à l'application, • définir des préférences générales et spécifiques pour l'utilisation de certaines commandes, • purger les fichiers, • mettre à jour vos paramètres de paye, lors d'une modification de la législation en vigueur par exemple, • récupérer les données d'autres applications, • générer des pages HTML par l'intermédiaire du serveur Web, etc. 352 Menu Utilitaires Outils Fichier ) Menu UTILITAIRES - commande OUTILS FICHIER * Seul un utilisateur maître peut accéder à cette commande. La fenêtre Outils fichier présente la liste des fichiers pouvant être traités. 1. Pour effectuer un traitement sur un fichier, vous devez préalablement le sélectionner en double-cliquant sur la ligne correspondante. Pour sélectionnez tous les fichiers, cliquez sur le bouton [Tout sél.]. Pour annuler la sélection d'un fichier, double-cliquez de nouveau sur la ligne correspondante. 2. Cliquez sur le bouton correspondant au traitement à effectuer : • Statistiques Lorsque vous cliquez sur ce bouton, vous accédez à la fenêtre Statistiques du fichier sur lequel vous êtes placé. Elle présente de manière graphique les fiches créées et celles détruites. Cela vous permet d'avoir une vision différente des opérations effectuées au sein du logiciel. • Réindexation Ce traitement réorganise physiquement les fichiers du dossier. Vous l'utilisez, par exemple, suite à un message d'erreur vous ayant obligé à quitter l’application ; vous pouvez également lancer ce traitement avant ou après chaque session de travail. La réindexation des fichiers permettant d'améliorer les temps de traitement, vous pouvez aussi l'effectuer sans avoir eu de problème particulier sur le dossier. 353 Menu Utilitaires • Réorganisation Cette opération s'assimile à la réindexation. La seule différence est qu'elle intervient sur les changements de structure, et a donc pour but de reconstruire les bases. • Défragmentation Les fiches que vous détruisez dans le dossier sont détruites des fichiers mais la trace de l'enregistrement est conservée. Un fichier peut ainsi occuper inutilement de la place sur le disque dur alors qu'il ne contient que quelques éléments. Le traitement de défragmentation a pour but de supprimer définitivement ces enregistrements 'vides' et ainsi de libérer de la place occupée inutilement par les fichiers sur le disque dur. Vous devez effectuer ce traitement régulièrement. 354 Menu Utilitaires Utilisateurs ) Menu UTILITAIRES - commande UTILISATEURS (en mode complet) On entend par utilisateur toute personne amenée à ouvrir un dossier pour calculer ou consulter les données de paye d'une société. Pour conserver la confidentialité des données, il est préférable de déclarer les utilisateurs, en leur attribuant un nom et un mot de passe propres qui leur seront demandés chaque fois qu'ils activeront une des commandes concernant la gestion des dossiers. L'accès des utilisateurs peut également être limité à un ou plusieurs dossiers de paye et à certains menus et commandes. Le dossier est ouvert par un utilisateur maître La fenêtre présente au moins les onglets Info. et Stat. ainsi que les boutons [Ajouter] et [Détruire] permettant de créer ou de supprimer un utilisateur. Si au moins deux dossier sont créés, l'onglet Sociétés est également activé. Seuls les utilisateurs maîtres sont autorisés à créer d'autres utilisateurs (maîtres ou nonmaîtres) et à définir leurs droits d'accès aux dossiers, menus et commandes. D'autres utilisateurs peuvent être déclarés utilisateur Maître. Le dossier est ouvert par un utilisateur non-maître La fenêtre présente au moins les trois onglets Info., Menus et Stat. Si au moins deux dossiers sont créés, l'onglet Sociétés est également présenté. Mis à part les commandes propres aux utilisateurs maîtres, les utilisateurs non-maîtres ont par défaut accès aux principaux menus et commandes mais cet accès peut être limité. Créer un nouvel utilisateur * Seul un utilisateur ayant le profil Maître peut créer un utilisateur. Le bouton [Ajouter] est présenté dans la fenêtre Gestion des utilisateurs uniquement si le dossier en cours est ouvert par un utilisateur maître. 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter] pour créer un utilisateur. Son nom est attribué par défaut : UTIL1 pour le premier créé, UTIL2 pour le deuxième, UTIL3 pour le troisième, etc. Vous pouvez le modifier dans la zone Nom. Notez que la modification ne sera prise en compte dans la liste Utilisateurs qu'une fois la fenêtre validée par [Ok]. 2. Vous pouvez saisir sur cinq caractères au maximum le Mot de Passe à attribuer. 355 Menu Utilitaires 3. L'option Maître étant cochée par défaut, cliquez sur cette case si vous ne voulez pas que l'utilisateur soit déclaré comme utilisateur maître. 4. Validez la création en cliquant sur le bouton [Ok]. Définir l'accès d'un utilisateur à un ou plusieurs dossiers * Seul l'utilisateur Maître peut limiter l'accès d'un utilisateur à certains dossiers. 1. Dans la liste Utilisateurs, cliquez sur le nom de celui dont vous définissez les accès puis cliquez sur l'onglet Sociétés. Par défaut, l'utilisateur accède à tous les dossiers existants, ce qu'indique le Oui dans la colonne Accessible ?. 2. Double-cliquez sur la ligne correspondant au dossier auquel l'utilisateur ne doit pas accéder pour indiquer Non, ou utilisez les boutons présentés à droite de la liste des sociétés. Par la suite, lorsque l'utilisateur demande l'ouverture d'un dossier, seuls les titres des dossiers déclarés accessibles lui sont proposés dans la fenêtre Ouverture d'un Dossier. Définir l'accès d'un utilisateur aux menus et aux commandes L'utilisateur maître peut également limiter l'accès d'un utilisateur à certains menus ou à certaines commandes de l'application. Exemple Pour ne pas modifier par erreur les paramètres société ou les fichiers de base des dossiers, l'utilisateur UTIL2 peut ouvrir tous les dossiers mais accède uniquement aux commandes de traitement et d'édition des bulletins de salaire. 1. Dans la liste Utilisateurs, sélectionnez le nom de celui dont vous définissez les accès. 2. Cliquez sur l'onglet Menus pour obtenir la liste de tous les menus disponibles. * Vous constatez que le titre des menus Fenêtre et ? (Aide) sont grisés. Ceci indique qu'ils ne sont pas paramétrables, même pour un utilisateur Maître. Tous les utilisateurs y ont donc accès. Pour interdire l'accès à toutes les commandes d'un menu... ... cliquez sur le titre du menu concerné. Cliquez sur le bouton [Aucun droit] ou décochez la case Accessible. Attention ! Ce paramétrage est actif pour tous les dossiers auxquels l'utilisateur a accès. 356 Menu Utilitaires Les titres du menu et de toutes les commandes qui le composent sont affichés en rouge et en italique. Pour interdire l'accès à une commande en particulier... ... cliquez sur le symbole +, présenté à gauche du titre du menu concerné pour ouvrir la liste des sous-menus et commandes qui le composent. Sélectionnez la commande dont vous voulez interdire l'accès, puis décochez la case Accessible, cochée par défaut. De la même manière que pour les menus, le titre des commandes non accessibles à l'utilisateur est affiché en rouge et en italique. Pour autoriser de nouveau l'accès à toutes les commandes d'un menu après une interdiction... ... cliquez sur le titre du menu concerné, puis sur le bouton [Tous droits]. Le titre du menu ainsi que celui de toutes les commandes qui le composent sont présentés en noir. Pour autoriser de nouveau l'accès à une commande en particulier... ... cliquez sur le symbole +, présenté à gauche du titre du menu concerné pour ouvrir la liste des sous-menus et commandes dont il se compose. Sélectionnez la commande dont vous voulez autoriser l'accès, puis cliquez sur la case Accessible pour réactiver l'option. Le titre de la commande qui était présenté en rouge, italique repasse en noir. Détruire la fiche d'un utilisateur Le bouton [Détruire] est présenté dans la fenêtre Gestion des utilisateurs uniquement si le dossier en cours est ouvert par un utilisateur maître. 1. Sélectionnez le nom de l’utilisateur dont vous voulez détruire la fiche. 2. Cliquez sur le bouton [Détruire]. La suppression d'un utilisateur étant une opération irréversible, un message de confirmation s'affiche. 3. Validez la suppression en cliquant sur le bouton [Oui]. Son nom est immédiatement supprimé de la liste. Attention ! Vous ne pouvez pas supprimer l'utilisateur MAITRE, créé par défaut dans l’application, ainsi que l'utilisateur ayant ouvert le dossier en cours. Si vous sélectionnez un de ces deux utilisateurs, le bouton [Détruire] sera inactif. 357 Menu Utilitaires Valider les traitements Une fois tous les traitements effectués pour les utilisateurs, validez la fenêtre Gestion des utilisateurs par [Ok] pour conserver tous les paramètres définis. * Si à ce stade vous cliquez sur le bouton [Annuler], les utilisateurs éventuellement créés seront conservés mais pas les paramètres définis pour chacun d'eux. 358 Menu Utilitaires Préférences ) Menu UTILITAIRES - commande PRÉFÉRENCES (en mode complet)

Cette commande vous permet de déterminer certains choix d'affichage et d'utilisation du logiciel. La fenêtre Préférences se présente sous la forme d'onglets, auxquels vous accédez par un simple clic de souris. Onglet Général Vous avez la possibilité de ne pas faire apparaître certains éléments en décochant les cases correspondantes : • les info-bulles : il s'agit des petites bulles d'aide qui résument en quelques mots la signification des commandes que vous obtenez en cliquant sur les icones ; • la barre d'état : correspond à la barre de message située en bas de la fenêtre principale ; • la barre de navigation : affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, elle vous permet d'adapter votre environnement de travail à vos besoins afin d'accéder rapidement aux commandes que vous utilisez le plus. La valeur des zones Marges en cm est appliquée par défaut lors de l'impression des états standards : journal de paye, livre de paye, charges à répartir par caisse, etc. Si cela est nécessaire, modifiez la valeur des zones. Onglet Police Les attributs de caractères appliqués dans les zones Texte sont définis dans l'onglet Police. Exemple Le texte saisi dans la zone Observations de la fiche salarié sera présenté en tenant compte de ces attributs. Choisissez la Police, la Taille et le Style des zones Texte en cliquant sur les options de votre choix. * Vous pouvez choisir plusieurs styles : gras et italique par exemple. 359 Menu Utilitaires Onglet Divers C'est dans cet onglet que le taux de conversion de l'euro est rappelé : 1 euro = 6,55957 francs. C'est également à partir de cet onglet que vous définissez des préférences d'affichage au niveau des états et des bulletins. 1. Pour qu'un Séparateur de milliers des montants apparaisse lors de l'édition des états, cochez la case correspondante dans la partie Etats de la fenêtre. 2. Vous pouvez lors de la création des bulletins prendre en compte les natures d'écart provenant des feuilles de temps ou des plannings salariés, excepté dans Ciel Paye Millé- sime. Pour cela, cochez l'une des deux options proposées. 3. Vous disposez de deux méthodes pour créer une cotisation, soit par l’assistant cotisation soit par la fiche cotisation. Pour choisir la méthode de création à utiliser par défaut, sélectionnez l'option correspondante. Non disponible dans Ciel Paye Millésime. 4. Validez les préférences d'utilisation en cliquant sur le bouton [Ok]. L'effet est immé- diat. Onglet Pays 1. Vous pouvez à partir de cet onglet définir pour chaque dossier les PAYS que vous utilisez dans votre dossier. Saisissez le Pays de naissance, de Nationalité et d’Adresse postale. Les informations indiquées ici vont automatiquement renseigner les zones Adresse lors de la création de votre dossier. 2. Cliquez sur [Ok] pour valider. Onglet Internet Cette préférence est cochée par défaut. Elle autorise l'application à se connecter à Internet automatiquement au démarrage. Vous bénéficiez ainsi des mises à jour et services Ciel. Onglet Rappel Tâches Disponible uniquement dans Paye Ciel Quantum Le logiciel effectue une vérification régulière des rappels de l'agenda et vous indique dans un message le nombre de tâches qui vous reste à faire. * Le logiciel prend en compte uniquement les tâches pour lesquelles vous avez choisi d'afficher un rappel. Dans cet onglet, vous choisissez à quel moment vous voulez que le logiciel vérifie les rappels et affiche le message du nombre de tâches à faire. Par défaut, la case Vérifier s'il existe des tâches à faire à l'ouverture du dossier est cochée. 360 Menu Utilitaires 1. Décochez cette option si vous ne voulez plus afficher le message de rappel à l'ouverture du dossier. La seconde case permet de vérifier les rappels, à la fréquence de votre choix. Le message de rappel s'affiche sous la forme d'une info-bulle, dans la zone de notification de Windows, située en bas à droite. 2. Cochez cette case et saisissez un intervalle de minutes. 361 Menu Utilitaires Maintenance ) Menu UTILITAIRES - commande MAINTENANCE (en mode complet) Vous avez à votre disposition différents outils pour vous aider à veiller au bon fonctionnement de votre logiciel en optimisant son utilisation et en solutionnant d'éventuelles incohérences dues à une mauvaise manipulation. Recalcul des cumuls Si vous constatez une incohérence dans le calcul des différents cumuls de vos bulletins, vous pouvez demander à ce que vos cumuls soient recalculés. Recalcul des cumuls Fillon Si vous constatez une incohérence dans le calcul des différents cumuls Fillon de vos bulletins ou si vous avez modifié le paramétrage des cotisations et rubriques entrant dans ce calcul, vous pouvez demander à ce que vos cumuls soient recalculés. Purge des bulletins Cette commande permet de détruire définitivement les bulletins établis depuis le début de l'exercice de paye, pour un ou plusieurs salariés. * La moindre erreur peut être lourde de conséquences. Effectuez préalablement une sauvegarde du dossier. 1. Choisissez les salariés dont vous voulez supprimer les bulletins en utilisant les boutons suivants : • [Marquer] : marque la ligne du salarié sélectionné dans la liste. • [Tout marquer] : marque tous les salariés présentés dans la liste. • [Démarquer] : enlève la marque du salarié sélectionné dans la liste. • [Tout démarquer] : enlève toutes les marques des salariés marqués dans la liste. 2. Validez la sélection des salariés par [Ok]. * Compte tenu de l'effet irréversible du traitement, vous devez confirmer le traitement à deux reprises. 3. Cliquez sur le bouton [Ok] puis sur le bouton [Purge]. Attention ! Ce traitement ne peut être réalisé que sur des bulletins validés. Assurez-vous que vous avez bien effectué la validation de vos bulletins avant de lancer ce traitement. 362 Menu Utilitaires Reconstruction des liens Cette commande vous permet de rétablir les liens qui existent entre certains éléments de paye ; c'est le cas des bulletins avec les lignes du bulletin, des profils avec les lignes du profil, des salariés avec les variables. Si vous constatez un problème dans la liaison qui existe entre ces éléments, la commande RECONSTRUCTION DES LIENS vous permet de résoudre le problème. Infos + Des informations s'affichent dans le bloc-notes de Windows, enregistrées sous le fichier Info.txt et renseignent sur : • la mémoire disponible, • la configuration de votre ordinateur, • les différents pilotes d'imprimantes, • la configuration Windows. * Vous pouvez imprimer l'Infos +. Cette impression peut être utile si vous devez faire parvenir ces fichiers à notre service technique. Vous pouvez également intervenir dans ce fichier pour y effectuer votre propre paramétrage. 363 Menu Utilitaires Mise à jour des paramètres de paye ) Menu UTILITAIRES - commande MISE À JOUR DES PARAMÈTRES DE PAYE (en mode complet) Cette commande permet de mettre à jour ou de créer les valeurs des variables, rubriques, cotisations, profils, caisses, commentaires et tables de comparaison de votre dossier, à la suite à d'une modification de la législation en vigueur. Les données de mise à jour sont conservées dans un fichier de type .MajPaye. 1. Activez la commande MISE À JOUR DES PARAMÈTRES DE PAYE du menu UTILITAIRES. La fenêtre Mise à jour des paramètres de paye présente la liste de tous les fichiers disponibles. Cliquez sur l'icone pour obtenir des informations supplémentaires sur l'élément.. 364 Menu Utilitaires 2. S'il manque un fichier à mettre à jour, ajoutez-le à la liste des fichiers. Vous avez deux solutions : • votre ordinateur dispose d'une connexion Internet, vous pouvez télécharger le fichier sur le site Ciel. Pour cela, cliquez sur le bouton pour vous connecter au site Ciel. • si vous avez déjà le fichier de mise à jour sur votre disque dur ou sur un autre support, cliquez sur l'icone pour sélectionner le fichier de mise à jour que vous avez stocké. 3. Cliquez sur le bouton [Mettre à jour le dossier] pour lancer directement le traitement ou sur le bouton [Personnaliser la mise à jour du dossier]. Personnaliser la mise à jour La personnalisation de la mise à jour permet de : • Ne pas inclure un élément. • Changer la correspondance d’un élément en lui attribuant un code différent. • Changer la correspondance d’un élément en lui attribuant un nouveau code qui sera créé. Lorsque vous cliquez sur le bouton [Personnaliser la mise à jour du dossier], la fenêtre qui s'ouvre vous présente le contenu des fichiers de mise à jour. 365 Menu Utilitaires Présentation Vous avez un comparatif entre les éléments à importer (à gauche de la fenêtre) et les éléments déjà présents dans votre dossier (à droite de la fenêtre). : ce symbole signifie que l’application va créer l'élément. : ce symbole signifie que l’application va mettre à jour l'élément. Le détail des éléments s'affiche en bas de la fenêtre sous forme de comparatif, à titre informatif. Si vous voulez n'afficher que les valeurs dont la comparaison est différente, cochez l'option Seules les valeurs modifiées. Pour accéder aux divers éléments, cliquez sur l'onglet correspondant. Enlever un élément de la mise à jour • Pour retirer un élément de la mise à jour, décochez-le dans la partie gauche. Changer la correspondance d'une rubrique en mise à jour Pour changer la correspondance entre deux éléments, double-cliquez sur la flèche verte dans la partie droite. Une fenêtre s'affiche alors. Vous pouvez à partir de cette fenêtre changer la correspondance d'une rubrique. * Votre logiciel mémorise les modifications de correspondance et les récupérera lors de la prochaine mise à jour. • Si vous affectez une rubrique différente : 1. Cochez l'option Rubrique à mettre à jour. 2. Sélectionnez la rubrique concernée dans la liste. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. • Si vous affectez une nouvelle rubrique : 1. Cochez l'option Rubrique à créer. 2. Saisissez le code de la nouvelle rubrique dans la zone Code du nouvel élément à importer. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Pour lancer la mise à jour des paramètres, cliquez sur le bouton [Mettre à jour]. 366 Menu Utilitaires Mise à jour des documents ) Menu UTILITAIRES - commande MISE À JOUR DES DOCUMENTS (en mode complet) Vous avez à votre disposition toute une série de modèles de documents, que vous pouvez mettre à jour ou intégrer à l'application. Vous accédez à une fenêtre divisée en deux parties : • une partie gauche qui répertorie les différents modèles de documents disponibles, • une partie droite qui récapitule les modèles de documents que vous avez sélectionnés. 367 Menu Utilitaires Mise à jour des codes DUCS ) Menu UTILITAIRES - commande MISE À JOUR DES CODES DUCS (en mode complet) Lorsque vous activez cette commande, la fenêtre de mise à jour des codes DUCS s’affiche. Elle présente la liste des organismes concernés par la déclaration unifiée des cotisations sociales : URSSAF, Pôle emploi (ASSEDIC), AGIRC, ARRCO, etc. Pour mettre à jour les codes DUCS de votre dossier, vous devez d’abord MARQUER le ou les organismes concerné(s). 1. Pour marquer un organisme, sélectionnez la ligne concernée puis cliquez sur le bouton [Marquer]. 2. Pour enlever le marquage, sélectionnez la ligne concernée puis cliquez sur le bouton [Démarquer]. Attention ! Par défaut, tous les organismes sont marqués. En effet, un rectangle de couleur rouge apparaît à gauche. Cliquez sur ce bouton pour enlever le marquage sur toutes les lignes. Cliquez sur ce bouton pour marquer simultanément toutes les lignes. 368 Menu Utilitaires Vous pouvez marquer ou démarquer plusieurs organismes en même temps. Pour cela, sélectionnez chaque ligne en maintenant la touche enfoncée puis cliquez sur [Marquer] ou [Démarquer]. 3. Cochez Je veux les conserver ou Je veux les effacer puis validez la demande de mise à jour en cliquant sur [Ok]. 4. Un message vous confirme que la mise à jour s’est effectuée correctement. Imports Vous pouvez importer des données provenant des applications suivantes : • de versions standards de Ciel Paye pour Windows et Dos, • d'un import ASCII des données salariés, • d'un import Sybel Start Paye, • d'un import Visual Paye, • d'un import Autopaye (Windows et Dos). Import Ciel Paye ) Menu UTILITAIRES - commande IMPORT CIEL PAYE (en mode complet) Dans le dossier que vous créez, vous pouvez récupérer les éléments de base, les bulletins et les historiques de bulletins que vous gériez précédemment dans : • Ciel Paye version 3 ou supérieure pour Windows, • Ciel Paye version 8.00 ou supérieure pour Dos. Attention ! Certains codes DUCS que vous possédez ne seront pas importés. Ils peuvent vous être utiles. Un message vous invite donc à les garder ou à les supprimer. Attention ! Avant de lancer l'importation, il est indispensable d'effectuer le calcul et la validation de tous les bulletins de votre version précédente. 369 Menu Utilitaires * Lorsque vous créez un dossier, le même assistant d'import est ouvert si vous cochez l'option d'un dossier provenant d'une version précédente de Ciel Paye (Windows ou DOS), ce traitement pouvant être effectué à ce stade ou ultérieurement par la commande IMPORT CIEL PAYE. 1. Choisissez la version de l'application Ciel Paye à partir de laquelle vous importez le dossier puis cliquez sur le bouton [Suivant] 2. Dans l'étape 2, sélectionnez la société dont vous souhaitez récupérer les données. 3. Validez l'importation en cliquant sur le bouton [Fin]. Import ASCII de données salariales Cette commande permet d'importer dans une société de Ciel Paye des informations salariés provenant d'une autre application (pointeuse par exemple). Il est ainsi possible d'importer deux types de fichier : • le fichier des données salariés, • le fichier des variables salariés. Importer les données salariés ) Menu UTILITAIRES - commandes IMPORTS, IMPORT ASCII DE DONNÉES SALARIÉS (en mode complet) Cette commande vous permet d'importer les données de fiches salariés gérées dans une autre application. Vous devez donc préalablement créer un fichier de données dans l'application concernée. Il aura la structure suivante : • Chaque ligne du fichier à importer doit comporter les 62 champs suivis d'une tabulation, que ces champs soient renseignés ou non, c'est-à-dire vides. • Chaque ligne est séparée de la suivante par un retour à la ligne (retour chariot). • Le champ Code salarié doit obligatoirement être renseigné pour que l'import puisse s'effectuer. * Au cours de l'importation, si les codes salariés n'existent pas, ils seront automatiquement créés par l’application. 370 Menu Utilitaires Structure du fichier de données salariés Champ Format Longueur maximale Code salarié 8 Sexe (H,F) 1 Nom 30 Prénom 30 Nom de jeune fille 25 Date de naissance JJ/MM/AAAA 10 Lieu de naissance 30 Nationalité 20 Situation familiale (C,M,D,V) 1 Nombre d'enfants 2 Date d'entrée JJ/MM/AAAA 10 Numéro téléphone 15 Adresse 40 Complément adresse 40 Code postal 6 Ville 34 Emploi 30 Catégorie (S,T,O,E,M,N,C,U,D,A) 1 Analytique 6 Mode de paiement (C,V,E) 1 Jour de paiement 2 Qualification 28 Echelon 3 Coefficient 6 Date de sortie JJ/MM/AAAA 10 Date d'ancienneté JJ/MM/AAAA 10 Test base et smic (OUI,NON) 3 Type de paye (M,H,P) 1 Banque 29 Code banque 5 Guichet banque 5 Clé banque 2 Compte banque 15 371 Menu Utilitaires Titulaire banque 29 Numéro téléphone 2 15 Date dernière visite médicale JJ/MM/AAAA 10 Type de contrat (C,I,P,D,Z) 1 Congés payés dus année n-1 12 Congés payés pris année n-1 12 Congés payés dus année n 12 Congés payés pris année n 12 Repos compensateur dû 12 Repos compensateur pris 12 Base CP année n-1 12 Base CP année n 12 Observations 100 Date d'entrée 1 JJ/MM/AAAA 10 Date de sortie 1 JJ/MM/AAAA 10 Raison entrée/sortie 1 15 Date d'entrée 2 JJ/MM/AAAA 10 Date de sortie 2 JJ/MM/AAAA 10 Raison entrée/sortie 2 15 Date d'entrée 3 JJ/MM/AAAA 10 Date de sortie 3 JJ/MM/AAAA 10 Raison entrée/sortie 3 15 Date d'entrée 4 JJ/MM/AAAA 10 Date de sortie 4 JJ/MM/AAAA 10 Raison entrée/sortie 4 15 Date d'entrée 5 JJ/MM/AAAA 10 Date de sortie 5 JJ/MM/AAAA 10 Raison entrée/sortie 5 15 Numéro sécurité sociale 15 Champ Format Longueur maximale 372 Menu Utilitaires Importer les variables salariés ) Menu UTILITAIRES - commande IMPORTS, IMPORT ASCII DE DONNÉES SALARIÉS (en mode complet) ) Menu GESTION DES BULLETINS - commande SAISIE DES VARIABLES SALARIÉS - bouton [Importer] Structure du fichier d'import des variables salariés • Chaque ligne à importer doit comporter les 3 champs suivis d'une tabulation. • Chaque ligne est séparée de la suivante par un retour à la ligne (retour chariot). • Le champ Code salarié doit obligatoirement être renseigné pour que l'import puisse s'effectuer. Procédure d'importation 1. Une fois le fichier d'importation créé dans l'application concernée, activez la commande IMPORT ASCII DE DONNÉES SALARIÉS du menu UTILITAIRES. Vous pouvez aussi effectuer ce traitement à partir de la commande SAISIE DES VARIABLES SALARIÉS du menu GESTION DES BULLETINS par le bouton [Importer]. 2. Pour importer le fichier des variables salariés, cliquez sur le bouton [Ouverture dossier], présenté à la fin de la zone Indiquez le fichier des variables salariés et sélectionnez son nom dans la liste qui est présentée. Champ Format Longueur maximale Code salarié 8 Code variable 8 Valeur variable 12 373 Menu Utilitaires 3. Cliquez sur l'option correspondant au Séparateur utilisé dans le fichier puis cliquez sur [Ok] pour valider l'importation des données. Import Sybel Start Paye Menu UTILITAIRES - commande IMPORTS, IMPORT SYBEL START PAYE (en mode complet) Cette commande vous permet d'importer les données du logiciel Start Paye de Sybel pour Windows à savoir : • le fichier salariés, • les variables salariés (nombre d'heures, taux horaire et salaire de base). Import Visual Paye Menu UTILITAIRES - commande IMPORTS, IMPORT VISUAL PAYE (en mode complet) Cette commande permet de récupérer automatiquement les principales données des fichiers de base de Visual Paye version 2.01.5 (et supérieures) pour Windows (les paramètres société, les banques, les salariés ainsi que les variables salariés). Pour importer des données d'une version de Visual Paye, le dossier de paye ne doit comporter aucune donnée. 1. Ouvrez l’application puis activez la commande IMPORTS, IMPORT VISUAL PAYE du menu UTILITAIRES. La liste des sociétés de Visual Paye est présentée dans la fenêtre Import Visual Paye. 2. Sélectionnez la société pour laquelle vous allez importer les données. Le bouton [Parcourir...] vous permet d'aller rechercher manuellement la société que vous allez importer. 3. Cliquez sur [Ok] pour lancer le traitement. Import AutoPaye (Dos et Windows) Menu UTILITAIRES - commande IMPORTS, IMPORT AUTO PAYE (en mode complet) Cette commande vous permet de récupérer les salariés ainsi que les variables salariés (HMOIS, TXHOR et SALBASE) d'une version Dos ou Windows du logiciel AutoPaye. La procédure de récupération des données s'effectue en deux temps : • l'exportation des données à partir de AutoPaye, • l'importation de ces données dans votre logiciel de paye Ciel. 374 Menu Utilitaires Exportation des données à partir de AutoPaye version 5.8 (et supérieures) pour Dos 1. Lancez AutoPaye pour Dos. 2. A partir du menu AUTRES ÉTATS, sélectionnez la commande EXPORT SALARIÉS. 3. Précisez le Code Dossier pour lequel vous souhaitez exporter les données salariés. 4. Choisissez ? comme Canal de sortie. 5. Saisissez le chemin d'accès complet du fichier de sortie ; par exemple C:\Temp\Salaries.txt. 6. Indiquez l'intervalle de salariés à prendre en compte dans l'export : saisissez le matricule du premier salarié à exporter dans la zone Matricule début et celui du dernier salarié dans la zone Matricule fin. Si vous laissez à blanc ces deux zones, tous les salariés seront pris en compte lors de l'export. 7. Confirmez l'édition pour lancer le traitement, puis à la fin de l'opération, quittez l'application. Exportation des données à partir de AutoPaye version 6.10 (et supérieures) pour Windows 1. Lancez AutoPaye pour Windows. 2. Via la commande OUVRIR du menu DOSSIER, ouvrez le dossier à partir duquel vous allez réaliser l'export des données salariés. 3. Sélectionnez la commande PRÉFÉRENCES du menu DOSSIER pour définir les options d'exportation : • cochez la case Windows dans la partie Importer de / Exporter vers pour établir le format de caractères, • optez pour le séparateur de fichier tabulation. 4. Choisissez la commande EXPORT ASCII du menu DOSSIER. 5. Dans la fenêtre qui s'ouvre, saisissez le nom du fichier .txt que vous allez générer, puis cliquez sur [Enregistrer]. 6. La fenêtre Exportation ASCII qui apparaît vous rappelle les paramètres d'export du fichier. Si tout est correct, cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer le traitement. Un message signale que l'opération s'est bien déroulée. 7. Quittez le logiciel. 375 Menu Utilitaires Importation des données dans Ciel Paye 1. Une fois le fichier d'export généré, ouvrez votre logiciel de paye Ciel. * Toute importation de salariés d'une version Dos ou Windows de AutoPaye ne peut se faire que dans un dossier de paye ne contenant aucun salarié. 1. Activez la commande IMPORTS - IMPORT AUTO PAYE (Dos et Windows) du menu UTILITAIRES. 2. Dans la fenêtre qui apparaît, indiquez le fichier à importer en cliquant sur l'icone situé en bout de champ. 3. Dans la zone Format du fichier, déterminez si les données proviennent d'une version Dos ou Windows. 4. Spécifiez le caractère séparateur du fichier à importer (# ou Tabulation), puis le format de caractères (Dos ou Windows). Si vous importez des données d'une version Windows de AutoPaye, ces deux paramè- tres (format de fichier et caractère séparateur) définis dans les préférences sont repris par défaut. 5. Une fois les zones de la fenêtre renseignées, cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer la procédure d'importation. Communication bancaire ) Menu UTILITAIRES - commande COMMUNICATION BANCAIRE Si vous disposez de Ciel Communication bancaire, cette commande permet d’ouvrir cette application sans quitter votre logiciel de paye. Ciel Communication Bancaire vous permet d’échanger avec vos banques et de faire des virements avec votre logiciel de paye. L Pour plus de détails sur ce module, reportez-vous à son aide en ligne via le menu ?. 376 Menu Utilitaires Serveur Web ) Menu UTILITAIRES - commande SERVEUR WEB Le serveur Web vous permet de générer des pages au format HTML que vous pourrez diffuser sur des sites Intranet ou Internet. * Avant d'utiliser la commande Serveur Web, nous vous conseillons de créer un répertoire spécifique pour toutes vos pages Web. Cela facilite ainsi la consultation des pages que vous avez générées. Nous vous rappelons également que vous devez disposer d'un navigateur Internet pour consulter tout type de site internet. Cette commande est dotée d'un assistant qui vous guide dans la composition de vos pages. Choisir le type de Web Choisissez le type de Web en cochant une des options proposées : • Usage interne : pour une utilisation sur votre réseau interne. Toutes les fiches Salariés sont utilisées dans le fichier HTML. • Usage externe : pour une utilisation du site sur Internet. Si cette option est retenue, choisissez de générer votre fichier : • soit pour les salariés appartenant au Service que vous sélectionnez, • soit pour ceux dont vous indiquez l'Emploi. Le bouton [Liste] est disponible à la fin de ces deux zones. Exemple Vous voulez créer un site présentant l'équipe commerciale de la société. Cochez l'option Usage externe et sélectionnez Commercial comme Service. Par défaut le fichier sera stocké dans le répertoire WEBPAYE, créé automatiquement sur votre disque dur, lors de l'installation de l'application. Vous pouvez l'enregistrer dans un autre répertoire que vous choisissez en cliquant sur l'icone Ouverture dossier. Mise en forme de la page d’accueil Trois formats prédéfinis sont proposés pour présenter la page d'accueil de votre site. 1. Cliquez sur l'option qui vous convient. 2. A ce stade, vous pouvez intégrer le logo de votre société en récupérant le fichier BMP dans lequel il est stocké par le bouton [Ouvrir un fichier]. 3. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l'étape 3. 377 Menu Utilitaires Mise en forme de la liste des salariés Ciel vous propose trois formats prédéfinis pour présenter les données salariés. 1. Choisissez celui qui vous convient en cliquant sur l'option de votre choix. 2. De la même manière que pour votre logo, vous pouvez choisir le fond de l'écran de votre site en récupérant le fichier image de votre choix (.BMP). 3. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l'étape 4. Mise en forme de la fiche salarié Là encore, trois formats sont disponibles pour présenter les données de chacune des fiches salariés. 1. Sélectionnez celui qui vous convient. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Les pages Web sont enregistrées selon les formats définis dans un fichier nommé INDEX.HTM. 378 Menu Utilitaires Transactions ) Menu UTILITAIRES - commande TRANSACTIONS La liste présente les dernières transactions effectuées par l'ensemble des utilisateurs ayant ouvert le dossier. Vous obtenez ainsi pour chaque transaction : • le nom de l'utilisateur ayant réalisé la transaction, • les date et heure auxquelles elle a été effectuée, • le type d'action auquel elle correspond, • le détail et le nom du fichier utilisé pendant la transaction. Purger la liste des transactions • Faites un clic-droit et choisissez la commande PURGER. Vous utilisez cette commande au moins une fois par an pour supprimer toutes les transactions de la liste des transactions. Dès que vous activez la commande, le résultat est immédiat. 379 Menu Utilitaires Liste des utilisateurs réseau Disponible uniquement dans Paye Ciel Quantum version réseau ) Menu UTILITAIRES - commande LISTE DES UTILISATEURS RÉSEAU Dans cette fenêtre, vous visualisez les utilisateurs connectés au poste serveur ainsi que le dossier sur lequel ils travaillent. Par défaut, vous voyez les utilisateurs qui travaillent sur le dossier ouvert sur le poste serveur, l'option Dossier courant étant cochée. Pour voir les utilisateurs travaillant sur les autres dossiers que vous avez, cochez l'option Tous les dossiers. Vous pouvez transmettre un message à un ou plusieurs utilisateurs. L'utilisateur recevra le message, sous la forme d'une fenêtre, directement dans son logiciel de paye. Envoyer un message 1. Par défaut le message sera envoyé à tous les utilisateurs connectés. Si vous voulez envoyer votre message à un ou des utilisateurs en particulier, sélectionnez-les. 2. Cliquez sur le bouton [Envoyer un message]. Une nouvelle fenêtre s’affiche. 3. Pour transmettre le message aux personnes choisies dans la précédente fenêtre, cochez l'option Utilisateur sélectionné. Dans le cas contraire, le message sera envoyé à tous les utilisateurs connectés. 4. Dans la zone Message, saisissez votre texte. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Passer en mode découverte/ Passer en mode complet Fermer Tout Fermer Suivante Précédente Cascade Menu Fenêtre Les commandes du menu Fenêtre Votre logiciel vous permet d'ouvrir plusieurs fenêtre simultanément. Le menu FENÊTRE propose des commandes destinées à gérer l'organisation de ces fenêtres à l'écran. Passer en mode découverte/complet ) Menu FENÊTRE - commande PASSER EN MODE DÉCOUVERTE / PASSER EN MODE COMPLET Pour une plus grande souplesse, vous disposez de deux modes d'affichage : • un mode découverte qui ne présente que certaines commandes et permet ainsi un accès immédiat aux fonctions essentielles du logiciel ; • un mode complet qui regroupe l'ensemble des commandes du logiciel ; par défaut c'est le mode complet qui est proposé. Pour passer d'un mode d'affichage à l'autre, il vous suffit de le sélectionner à partir du menu FENÊTRE. Fermer ) Menu FENÊTRE - commande FERMER ou Cette commande vous permet de fermer la fenêtre Liste active. Tout fermer ) Menu FENÊTRE - commande TOUT FERMER ou Vous utilisez cette commande pour fermer, en une seule fois, toutes les fenêtres de type Liste ouvertes dans la fenêtre principale. 382 Menu Fenêtre Suivante ) Menu FENÊTRE - commande SUIVANTE ou Lorsque plusieurs fenêtres Liste sont ouvertes, activez cette commande pour appeler la fenêtre suivant celle qui est affichée. Précédente ) Menu FENÊTRE - commande PRÉCÉDENTE

ou Lorsque plusieurs fenêtres Liste sont ouvertes, activez cette commande pour appeler la fenêtre précédant celle qui est affichée. Cascade ) Menu FENÊTRE - commande CASCADE Cette commande a pour effet de superposer toutes les fenêtres de type Liste ouvertes dans la fenêtre principale de telle sorte que leurs barres de titres soient toujours visibles et accessibles. Exemple Dans la capture ci-dessous, les fenêtres Salariés, Rubriques et Cotisations sont présentées en Cascade. Aide Manuel électronique Infopaye Conseiller Besoin d’aide Télécharger Ciel directDéclaration Démo rapide Formation Flash A propos de Menu Aide Les commandes du menu Aide Le nom de ce menu est représenté sur la barre de menus par un point d'interrogation. Il permet notamment d'accéder à l'aide contextuelle du programme, de consulter le manuel électronique, l'infopaye, d'afficher la fenêtre du Conseiller, d'obtenir des informations générales sur le programme. Aide Lorsque vous ouvrez l'aide intégrée en appuyant sur la touche ou par le bouton [Aide], présenté dans les fenêtres type boîte de dialogue, vous obtenez l'information correspondant au contexte dans lequel est ouvert l'aide. Obtenir plus d'informations Le bouton [Voir aussi], disponible dans l'en-tête de certaines rubriques d'aide, présente le titre d'autres rubriques vous apportant un complément d'information. Rechercher une information particulière Les boutons, présentés dans la barre de titre de l'aide intégrée, vous permettent de rechercher une information selon des critères différents. Le bouton [Sommaire] présente les rubriques par catégories. 1. Cliquez sur le titre d'une catégorie pour afficher toutes les rubriques qu'elle regroupe. Le bouton [Index] présente une liste de mots clés. 2. Cliquez sur le titre d'une de ces entrées d'index pour obtenir les rubriques rattachées. 385 Menu Aide Le bouton [Rechercher] vous permet de rechercher des mots ou des expressions susceptibles de figurer dans une rubrique d'aide. Le Glossaire Le bouton [Glossaire] ouvre une liste de définitions classée par ordre alphabétique. Dans l'en-tête de la rubrique, cliquez sur la lettre de votre choix pour obtenir la liste de toutes les définitions s'y rapportant. Imprimer une rubrique d'aide La rubrique affichée peut être imprimée par la commande IMPRIMER du menu OPTIONS de l'aide intégrée ou en cliquant sur le bouton [Imprimer]. Le menu Options Il vous propose plusieurs commandes vous permettant de modifier la couleur ou les polices de caractères utilisés. Vous pourrez également poser des annotations dans l'aide ou des signets pour retrouver une rubrique de votre choix. Manuel électronique ) Menu AIDE (?) - commande MANUEL ÉLECTRONIQUE Le guide de référence électronique décrit menu par menu la totalité des fonctionnalités de votre logiciel. Vous pouvez naviguer dans ce manuel grâce aux signets situés sur la gauche et l’imprimer via la commande IMPRIMER du menu FICHIER. Infopaye ) Menu AIDE (?) - commande INFOPAYE L’Infopaye est une aide spécifique qui présente des principes généraux de paye (congés payés, heures supplémentaires, CIE, etc.) ainsi que les paramétrages à effectuer dans le logiciel. Vous y retrouvez également des dossiers thématiques comme la gestion des 35 heures ou bien encore la gestion du temps de travail. Conseiller ) Menu AIDE (?) - commande CONSEILLER Il présente plus particulièrement des astuces et conseils d'utilisation sur la commande en cours. 386 Menu Aide Pour ouvrir le Conseiller Si une fenêtre de type boîte de dialogue est active, vous devez la refermer. Vous pouvez : • appuyer sur la touche de votre clavier, ou • activer la commande CONSEILLER présentée dans le menu ? (AIDE). Le Conseiller ne pouvant pas être appelé quand une fenêtre type boîte de dialogue est active, il est préférable de le laisser ouvert en permanence, sachant que vous pouvez déplacer la fenêtre du Conseiller et la redimensionner à votre convenance. Pour réduire/agrandir la fenêtre du Conseiller 1. Placez le pointeur sur le bord bas ou droit de la fenêtre du Conseiller. 2. Quand le curseur prend la forme d'une double flèche, cliquez sur le bouton gauche de la souris, conservez-le enfoncé et faites glisser la souris jusqu'à ce que la fenêtre soit à la dimension voulue. Pour déplacer la fenêtre du Conseiller 1. placez le pointeur dans la barre de titre de la fenêtre du Conseiller, 2. cliquez sur le bouton gauche de la souris et conservez-le enfoncé, 3. faites glisser la souris jusqu'à ce que la fenêtre soit à l'emplacement voulu, 4. relâchez le bouton gauche de la souris. Rafraîchir les données présentées dans le Conseiller Lorsque vous activez une commande ou que vous ouvrez une liste, le Conseiller présente les informations correspondantes lorsque vous cliquez dans la fenêtre (sur une colonne dans une liste par exemple ou sur une zone). Besoin d’aide ) Menu AIDE (?) - commande BESOIN D’AIDE Cette fonction ouvre une fenêtre qui vous donne les coordonnées de notre service assistance. Télécharger Ciel directDéclaration ) Menu AIDE (?) - commande TÉLÉCHARGER CIEL DIRECTDÉCLARATION Cette commande permet d’installer le logiciel Ciel directDéclaration. Vous accédez à une page internet du site Ciel. Il vous suffit alors de cliquer sur le bouton [Télécharger]. 387 Menu Aide Démo rapide ) Menu AIDE (?) - commande DÉMO RAPIDE Cette commande ouvre une vidéo qui présente rapidement votre logiciel. Cette démonstration se lance dans votre navigateur internet, sur le site de Ciel. Formation Flash ) Menu AIDE (?) - commande FORMATION FLASH Cette commande lance une formation en ligne sur le site internet de Ciel. Les séquences vidéos de cette formation vous présentent les principales fonctionnalités du logiciel. A propos de... ) Menu AIDE (?) - commande A PROPOS DE... Vous trouvez dans l'A propos, le détail de la licence de l'utilisateur pour lequel votre logiciel a été installé ainsi que le rappel du texte législatif sur les limites d'utilisation de l'application. De même, cliquer sur le bouton [Infos système] vous permet instantanément de connaître un certain nombre d'informations sur les caractéristiques de votre ordinateur. Enfin, vous avez la possibilité de réinitialiser votre clé de débridage par le bouton . 388 Index A Abattement pour frais professionnels 34 Affichage mode complet 381 mode découverte 381 Agenda calendrier 325 paramètres 328 rappels 333 tâche 326 tâches périodiques 329 tâches terminées 328 Analytique codes 212 répartition (bulletins) 243 répartition (salarié) 123 Aperçu avant impression 62, 70 du bulletin en pdf 70 Attestations accident du travail 145 D.U.E. 145 de salaire maladie 144 Pôle emploi 142 B Banques 214 Barre de navigation 358 Bordereau de saisie 172 Bulletins assistant Top bulletin 227 bulletin de paye inversée 247 calcul sur deux décimales 343 calculer 247, 250 dévalider 247, 252 établir les premiers bulletins 231 gérer les IJSS 240 heures exonérées 242 historique 264 IJSS 240 imprimer 247 lancer l’aperçu 247 liaison Word 253 naviguer dans la liste 247 règle des cumuls 266 supprimer une ligne 235 validation groupée 250 valider 247, 250 C Caisses 200 Calculer bulletins 250 Charges à payer par caisse 274 Ciel Pilotage 316 Clôture annuelle 341 assistant Top Clôture 336 des congés RTT 340 du DIF 340 Codes analytiques 212 Commentaires 199 Communication bancaire 375 Comptes comptables 320 Congés payés cumuls sur le bulletin 236 nombre de jours acquis par mois 20 report à la clôture 21 rubrique de congés payés 20 valorisation des congés payés 37 Convention collective 223 IDCC 223 Cotisations 189 Créer un dossier 19 un événement 135 un utilisateur 354 D D.A.D.S. imprimer l’état préparatoire 294 paramètres cotisations 193 paramètres rubriques 187 taxe sur les salaires 295 D.U.C.S. 296 mise à jour des codes 367 paramètres caisses 203 389 paramètres cotisations 195 D.U.E. 145 DIF (Droit Individuel à la Formation) bulletin de paye 132 clôture 35, 340 paramétrage 35 Documents Word 97 Dossier archiver 26 assistant Top Départ 19 créer 19 fermer 28 ouvrir 25 paramètres de paye 31 généraux 20 quitter 88 sauvegarde en ligne 51 sauvegarde sur lecteur 47 supprimer 29 E Ecritures comptables 321 Edi Ducs 298 Editions administratives 142 Editions chaînées 308 E-mail 120, 282 Etablissements 216 agglomérant 216 principal 216 Etat analytique 283 congés payés et RTT 289 déclaration aux organismes sociaux (DUCS) 296 éditions chaînées 308 événements salariés 288 fiche individuelle 286 gestion de temps 163 heures exonérées 278 liste des salariés 284 prévoyance et mutuelle 301 provisions pour congés payés 290 réduction des cotisations patronales (loi Fillon) 276 tâches agenda 293 visites médicales 292 Evénements salariés créer 135 état 288 historique 136 Exporter écriture comptable 324 fichier 108 F Favori formats d’impression 63 Fermer dossier 28 Feuille de temps 170 Fichiers réorganiser 353 Fin d’année 264 Formalités 140, 221 Formation Professionnelle Continue 218 Frais professionnels 34 G Générateur de documents 74 Générer écriture comptable 321 Gestion de temps 163 bordereau de saisie Excel 172 feuille de temps 170 natures d’écarts 167 paramètres collectifs 43 paramètres individuels 126 planning hebdomadaires 164 planning salariés 168 plannings annuels 165 Gestion des absences gestion de temps 163 planning des vacances 334 Graphiques 310 évolution des salaires 310 pyramide des âges 311 répartition analytique 310 répartition par service 310 390 H Heures exonérées déduction patronale 193 état 278 réduction salariale 193 saisir 242 Historique des bulletins 264 HTML création de documents 376 I Import Ciel Bâtiment 344 Importer fichier 107 Imports ASCII des données salariales 369 Imprimantes choisir une imprimante 73 Imprimer les listes 61 modèles de bulletins 255 un état 67 Indemnités journalières de Sécurité Sociale (IJSS) dans le bulletin 240 paramètres 40 Internet création de pages Web 376 Intuiciel 12 J Journal comptable 320 Journal de paye 271 L Liaison Word 253 Livre de paye 273 M Mémo associer un mémo 93 supprimer un mémo 94 Mise à jour codes Ducs 367 logiciel 349 modèles de documents 366 Modèles de documents 366 N Natures d’écarts 167 P Paiements mode 280 virement 281 Paramètres de paye (mise à jour) 363 généraux 20 globaux 44 IJSS 40 Paramètres de paye (mise à jour) automatique 343 manuelle 343 Paye à l’envers 247 Pilotage consulter 315 consulter les états 315 mise à jour 314 rafraîchir 316 sauvegarde 317 Plafond de la Sécurité Sociale 44, 208 régularisation 256 Planning des vacances 334 Préférences 358 Préimprimés 254 Profils 158 affecter un profil aux salariés 161 appeler un profil 246 générer un profil 161, 246 R Recherche multicritère 100 Réduction cotisations patronales (loi Fillon) 275, 276 Règle des cumuls 266 conditions d’application 268 principe 266 Regroupement caisses 202 Réindexation 352 Repos compensateur 240 Restauration 49 Rubriques 181 Heures exonérées 185 S Salariés assistant d’entrée 152 assistant de sortie 156 classification 122 code emploi 125 profils 158 qualification 122 saisir fiche salarié 119 Sauvegarde en ligne 51 sur lecteur 46 Serveur Web 376 Services 162 T Tables création 211 prime d’ancienneté 211 Tâches périodiques copier dans sociétés 332 échéance 329 éléments 331 Taxe sur les salaires édition D.A.D.S. 295 Taxes d’apprentissage 218 Télédéclaration des cotisations sociales (Edi Ducs) 298 Temps partiel 34 Tranches 208 Transactions 378 Transfert comptable écriture de paye 323 paramétrage des salariés 139 Treizième mois 256 Trier liste 104 U Utilisateurs 354 créer 354 V Variables importer des variables salariés 259 la fiche variables 177 liste des principales variables 179 salariés 257 Virements définir le mode de paiement des salariés 133 transfert des ordres de virements 281 W Word (lien avec) 146 Copyright 2011 Sage Guide de référence de la paye Ciel pour Windows - ME_WPE 18.00 / 11.00 / 4.50 - 06.11 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. Petites entreprises, artisans, commerçants… découvrez nos offres d’abonnement "tout inclus" et sans engagement pour gérer, contrôler, analyser votre activité avec de nombreuses fonctionnalités avancées… by LH2 2012 Suivez plus précisement votre activité grâce aux indicateurs du nouveau tableau de bord. Interface du logiciel sous Windows 8 uniquement (excepté RT) - Image non contractuelle. Compta Evolution 2014 • Saisie des écritures simple et rapide • Lettrage, pointage, rapprochement bancaire • Balance, Grand-Livre, Journaux • Bilan, Compte de résultat, TVA • Gestion des immobilisations intégrées, crédit-bail • Gestion budgétaire, contrôle des écarts • Trésorerie prévisionnelle sur 3 ans Les principales fonctions Innovation continue : disposez de nos dernières innovations et évolutions légales en cours d’année avec les mises à jour automatiques du logiciel Ciel Compta Evolution. Excellent support technique : résolvez vos problèmes et reprenez rapidement votre travail avec l’aide de nos techniciens-conseils pendant toute la période de l’abonnement. Maitrise des coûts : préservez votre capacité de financement avec l’abonnement qui lisse votre coût dans le temps sous forme de dépenses fonctionnelles (OPEX). 5 bonnes raisons de choisir l’abonnement tout inclus sans engagement + de flexibilité opérationnelle : l’abonnement est sans engagement. Vous pouvez augmenter ou diminuer vos nombres de postes et votre niveau de services selon vos besoins. Gain de temps : accessible par téléchargement via une simple connexion Internet, vous disposez instantanément de votre logiciel. Une solution clé en main qui inclut le logiciel + un bouquet de services • Comptabilité analytique multi-axes (3 axes) • Personnalisation de la base de données et des états comptables • Historique des niveaux de relance, recouvrement • Assistant d’import/export des écritures et des données comptables 1. Utilisez un logiciel pour gérer votre comptabilité 2. Accédez à un bouquet de services pour plus d’efficacité et de sérénité Accès aux mises à jour en téléchargement Pour bénéficier systématiquement des nouvelles fonctionnalités et avoir un logiciel toujours conforme aux dernières lois en vigueur. Les services connectés pour gagner du temps et faciliter vos échanges avec des tiers Ciel DirectDéclaration TVA pour 5 sirets Pour envoyer vos déclarations mensuelles ou trimestrielles de TVA directement depuis votre logiciel. Ciel Données Mobiles Pour accéder de manière sécurisée à vos données comptables depuis n’importe quel ordinateur connecté au web 24h/24 et 7j/7. Avec Ciel Données Mobiles, vous travaillez simplement avec vos collaborateurs et partagez l’information avec votre expert-comptable. Vos données sont hébergées et sauvegardées automatiquement sur les serveurs sécurisés. L’assistance Ciel pour répondre à vos questions Assistance téléphonique illimitée Pour vous accompagner au quotidien dans l’installation et l’utilisation de votre logiciel, un service d’assistance téléphonique est disponible au 0825 00 40 30 du lundi au jeudi de 9h à 18h, le vendredi de 9h à 17h. Option : Garantie d’un décroché en 30 secondes Votre appel est passé en priorité et décroché en moins de 30 secondes. Si indisponibilité de la hotline, l’accès au «Rappel automatique» depuis le logiciel permet au technicien-conseil de vous rappeler au plus vite. Assistance via l’espace Client • Pour obtenir des réponses aux questions d’ordre technique ou fonctionnel les plus fréquemment posées directement sur votre espace client «Mon compte» sur www.ciel.com. • Pour s’informer de l’actualité avec le mensuel «Dynamique Entrepreneuriale». • Pour optimiser l’utilisation de votre logiciel avec la "Lettre d'Informations Techniques Ciel» et le manuel «Trucs et Astuces Ciel». Accompagnement sur mesure Pour répondre à vos besoins personnalisés et à la demande, bénéficiez de -15% sur les formations, la prise de main à distance ou la personnalisation des états de votre logiciel. • Réaliser votre tenue comptable avec un logiciel toujours conforme à l’actualité légale et sociale ? • Avoir le bon outil ou interlocuteur, au bon moment pour répondre à vos questions ? • Gagner du temps en simplifiant vos démarches administratives ? • Accéder à vos données comptables, de n’importe où et en toute sécurité ? • Faciliter les échanges avec votre expert-comptable ? Vous souhaitez : Accès au logiciel Ciel Compta Evolution • Pour mettre rapidement en place votre comptabilité générale, analytique, et budgétaire. • Pour gérer simplement vos immobilisations et vos crédits-bails. • Pour obtenir des tableaux de bord personnalisés avec les indicateurs clés de votre activité. Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel + Services connectés Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel Accès au logiciel + Mises à jour Choisissez l'abonnement sans engagement adapté à vos besoins ! by Sage - Société par Actions Simplifiée au capital social de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Etude LH2 réalisée en mai 2012 auprès d’un échantillon représentatif de 508 experts-comptables. Configuration minimale requise : nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) • Processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé) • 512 Mo de Ram • 300 Mo d’espace disque disponible pour l’installation • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom • Imprimante : laser, jet d’encre • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768 • Fonctions Internet : nécessitent une connexion Internet ADSL et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Fonction PDF : Adobe Reader à jour. Utilisation de Ciel directDéclaration : processeur 1,5 GHz • 2 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible ou plus, selon votre système d’exploitation et les composants système déjà installés sur votre poste • Adobe Reader 7.05 (ou supérieur) • Une connexion Internet via modem ADSL (ou équivalent). Utilisation du Service Ciel Données Mobiles : nécessite une connexion Internet de 2 Mbps en débit descendant et 100 Kbps en débit montant. La connexion au Service Ciel Données Mobiles ne doit pas être interrompue pendant l’utilisation de votre application. Dans le cadre de connexions mobiles (3G, 3G+...), assurez-vous que cette condition soit remplie. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 35 rue de la Gare - 75917 Paris cedex 19 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Editions • Bilan et Compte de Résultat : réel normal (2050 - 2053), réel simplifié (2033A états préparatoires - 2033B), BNC (2035A), synthétique • Déclaration de TVA (CA3, CA12) • Télédéclarations de TVA et de Bilan TDFC • Grand-Livre, Balance, Journaux, Brouillard • Centralisateur • Comparaison Balances N/N-10 • Calcul des pénalités de retard (Loi NRE) • Bordereau de remise de chèques en banque Saisies et traitements • Saisie sur 2 exercices sans clôturer • Saisie en HT ou TTC • Ecritures en brouillard ou en simulation avant validation définitive • Pointage et rapprochement bancaire • Automatisation du traitement des relevés bancaires grâce aux règles d’affectation des comptes • Lettrage automatique ou manuel • Contrepassation, réimputation • Récupération des extraits de comptes bancaires aux formats CFONB, QIF, OFX • Encours clients, relances, mailings • Gestion des chéquiers, RIB, IBAN et BIC • Lettres chèques • Simulation et gestion des emprunts • PGC 99, Simplifié, Agricole, Associations, Avoués, BTP, Hôtellerie, Ingénierie et Mutuelle Echanges de données • Synchronisation directe avec Sage Génération Experts, Sage 30, Sage 100 • Import direct des écritures de Ciel Paye/ Ciel Gestion commerciale/Ciel Bâtiment • Import/export paramétrable (txt, dbf, xml) • Export de la Balance Conformité • NOUVEAU ! Changement des taux de TVA ! Mise à jour facile et automatique des taux de TVA en vigueur(1) • NOUVEAU ! Mise en conformité du Contrôle de la Comptabilité Informatisée(2) • Conforme au bulletin officiel des impôts N°12 du 24 janvier 2006 • Gestion des immobilisations conforme CRC 2002-10 Analytique et budgétaire • Gestion des écritures analytiques avec 3 niveaux de répartition • Budgétisation mensuelle ou globale • Gestion avancée des codes analytiques (affectation de plusieurs codes pour une écriture, répartition du montant sur plusieurs codes) Gestion des immobilisations • Amortissements • Immobilisations soumises à la taxe professionnelle • Inventaire par localisation, par simple scan de codes-barres • Génération automatique des écritures de redevances de crédit-bail (calcul des loyers, option d’achat...) Personnalisation • Etats comptables personnalisables • Tableaux de bord, base de données, écrans personnalisables • Personnalisation de l’environnement de travail grâce à Intuiciel© Autres fonctions • Nombre illimité de dossiers • NOUVEAU ! Interface compatible tablette et PC tactile Windows 8(3) Informations techniques Ciel Compta Evolution 2014 Gestion des télédéclarations de TVA CONFORME AU BULLETIN OFFICIEL DES IMPÔTS N°12 DU 24 JANVIER 2006 (1) Dès la mise en application des nouveaux taux, l’assistant TVA sera automatiquement activé via Internet. (2) En cas de modification des exigences DGFiP, CIEL vous enverra une mise à jour via Internet. (3) Pour les clients équipés de Windows 8 sauf RT. CONFORME 3 Loi de Finances rectificative 2012 3 Nouveaux Taux de TVA Petites entreprises, artisans, commerçants, découvrez nos offres d’abonnement "tout inclus" et sans engagement pour réaliser simplement vos bulletins de paye et effectuer facilement vos déclarations sociales. Paye 2014 by LH2 2012 INTUICIEL© vous permet une gestion facilitée de votre dossier de paye. • Plans de paye prêts à l’emploi (cas général, HCR, coiffure…) • Fonctions congés payés, 35 heures et RTT • Modèles de bulletins de paye prêts à l’emploi (cadre, apprenti, gérant…) • Gestion des payes mensuelles, horaires, par points, partielles, décalées et inversées… • Etats préparatoires DADS et DUCS Les principales fonctions • Gestion de la prévoyance, mutuelle et assurance • Journal de paye, fiche individuelle. • Gestion du Droit Individuel à la Formation. • Attestation employeur dématérialisée (AED) • Suivi du personnel conforme à la législation • Liens avec Internet, MS Word® et Ciel Compta Innovation continue : disposez de nos dernières innovations et évolutions légales en cours d’année avec les mises à jour automatiques du logiciel Ciel Paye. Excellent support technique : résolvez vos problèmes et reprenez rapidement votre travail avec l’aide de nos techniciens-conseils pendant toute la période de l’abonnement. Maitrise des coûts : préservez votre capacité de financement avec l’abonnement qui lisse votre coût dans le temps sous forme de dépenses fonctionnelles (OPEX). 5 bonnes raisons de choisir l’abonnement tout inclus sans engagement + de flexibilité opérationnelle : l’abonnement est sans engagement. Vous pouvez augmenter ou diminuer vos nombres de postes et votre niveau de services selon vos besoins. Gain de temps : accessible par téléchargement via une simple connexion Internet, vous disposez instantanément de votre logiciel. Une solution clé en main qui inclut le logiciel + un bouquet de services 1. Utilisez un logiciel pour gérer votre paye • Réaliser vos bulletins de paye avec un logiciel conforme aux dernières règlementations sociales ? • Avoir le bon outil ou interlocuteur, au bon moment pour répondre à vos questions ? • Gagner du temps en simplifiant vos déclarations administratives ? Vous souhaitez : Accès au logiciel Ciel Paye • Pour réaliser simplement vos bulletins de paye avec des modèles selon le statut ou le poste du salarié. • Pour créer vos contrats de prévoyance et de mutuelle ainsi que les cotisations rattachées. • Pour accéder instantanément à toutes vos déclaration sociales. 2. Accédez à un bouquet de services pour plus d’efficacité et de sérénité Accès aux mises à jour en téléchargement Pour bénéficier systématiquement des nouvelles fonctionnalités et avoir un logiciel toujours conforme aux dernières lois en vigueur. L’assistance Ciel pour répondre à vos questions Assistance téléphonique illimitée Pour vous accompagner au quotidien dans l’installation et l’utilisation de votre logiciel, un service d’assistance téléphonique est disponible au 0825 00 40 30 du lundi au jeudi de 9h à 18h, le vendredi de 9h à 17h. Assistance via l’espace Client • Pour obtenir des réponses aux questions d’ordre technique ou fonctionnel les plus fréquemment posées directement sur votre espace client «Mon compte» sur www.ciel.com. • Pour s’informer de l’actualité avec le mensuel «Dynamique Entrepreneuriale». • Pour optimiser l’utilisation de votre logiciel avec la "Lettre d'Informations Techniques Ciel» et le manuel «Trucs et Asctuces Ciel». Accompagnement sur mesure Pour répondre à vos besoins personnalisés et à la demande, bénéficiez de -15% sur les formations, la prise de main à distance ou la personnalisation des états de votre logiciel. Les services connectés pour gagner du temps et faciliter vos échanges avec des tiers Pré-imprimés de bulletins de paye Pour recevoir 20 pré-imprimés par mois dont le modèle est déjà paramétré dans votre logiciel Ciel Paye et éditer facilement et rapidement tous les bulletins de paye de vos salariés. Ciel DirectDéclaration Social pour 3 sirets Pour préparer votre DADS-U à la norme 4DS et envoyer simplement vos déclarations sociales directement depuis votre logiciel : AED (Attestation Employeur Dématérialisée), DUCS et DADS-U. Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel + Services connectés Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel Accès au logiciel + Mises à jour Choisissez l'abonnement sans engagement adapté à vos besoins ! Chaque année, vous devez réaliser une Déclaration Annuelle des Données Sociales Unifiées à remettre aux organismes sociaux avant le 31 janvier. Le saviez-vous ? by Configuration minimale requise : nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) • Processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé) • 3 Go de Ram • 750 Mo d’espace disque disponible pour l’installation • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom • Imprimante : laser, jet d’encre • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768 • Fonctions MS Word® et MS Excel® : nécessitent Office 2000 (ou supérieur) • Fonctions Internet : nécessitent une connexion Internet ADSL et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Fonction PDF : Adobe Reader à jour. Utilisation de Ciel directDéclaration : processeur 1,5 GHz • 2 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible ou plus, selon votre système d’exploitation et les composants système déjà installés sur votre poste • Adobe Reader 7.05 (ou supérieur) • Une connexion Internet via modem ADSL (ou équivalent). Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 35 rue de la Gare - 75917 Paris cedex 19 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Bulletins de paye • Modèles de bulletins de paye prêts à l’emploi (apprenti, cadre, non cadre, commercial, CUI-CIE, CUI-CAE, zone franche urbaine...) • Possibilité d’affichage des congés payés, RTT et du DIF sur le bulletin • Gestion des payes mensuelles, horaires, par points, partielles, employeurs multiples, décalées et inversées • Reprise automatique des éléments d’un mois sur l’autre • Historique des bulletins • Impression des bulletins sur papier blanc ou sur pré-imprimé Ciel Salariés • Liste des salariés • Affichage des salariés présents sur exercice N et N-1 • Gestion du DIF • Gestion des congés, absences, RTT • Duplication des salariés avec reprise des éléments d’une fiche salarié à l’autre Paramétrage • Livré avec les cotisations et rubriques les plus utilisées • Plans de paye standard, coiffure, animateur sportif, hôtel/café/restaurant… • Création des contrats de prévoyance et de mutuelle ainsi que les cotisations rattachées • Création de vos propres rubriques et cotisations Editions • Tableau de bord avec évolution de la masse salariale et des alertes • Dématérialisation de l’Attestation Employeur (AED)(1) • Journal de paye et Livre de paye • Etats des paiements, des cotisations à payer aux organismes sociaux • Etats préparatoires DADS et DUCS • Fiches individuelles des salariés • Réduction loi Fillon annualisée, loi TEPA • Plus de 25 lettres et documents inclus au format MS Word® (confirmation d’embauche, contrat de travail, lettre chèque…) Echanges de données • Génération des fichiers de virement à la norme SEPA • Transfert des écritures comptables vers Ciel Compta • Possibilité de mise à jour via Internet des taux et éléments constitutifs de plans de paye Aides • Aide intégrée au logiciel, formation multimédia, manuel utilisateur Autres fonctions • Personnalisation de l’environnement de travail grâce à INTUICIEL© Logiciel limitée à 20 salariés. Informations techniques Ciel Paye 2014 (1) Sous réserve de souscription à Ultraflex. sociales 2013 (nouveau calcul de la CSG, allègement "Fillon" 2013...) CONFORME Crédit d’Impôt Compétitivité Emploi DADS-U et AED CONFORMES Sage - Société par Actions Simplifiée au capital social de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Etude LH2 réalisée en mai 2012 auprès d’un échantillon représentatif de 508 experts-comptables. Besoin de gérer des temps et des plannings, d’obtenir des formulaires pré-remplis (arrêt maladie, accident du travail...) ou encore de gérer plus de 20 salariés... Contactez votre revendeur ou le service commercial au 01 55 26 33 33 pour découvrir Ciel Paye Evolution. Pour aller plus loin... Petites entreprises, artisans, commerçants… découvrez nos offres d’abonnement "tout inclus" et sans engagement pour tenir simplement votre comptabilité, de la saisie des écritures à l’édition du Bilan, en passant par le suivi de votre trésorerie. Compta 2014 by LH2 2012 NOUVEAU ! INTUICIEL© à votre image ! Personnalisez votre écran d’accueil avec les vignettes des fonctionnalités les plus utilisées. Interface du logiciel sous Windows 8 uniquement (excepté RT) - Image non contractuelle. Une solution clé en main qui inclut le logiciel + un bouquet de services • Plan comptable prêt à l’emploi • Tableaux de bord • Echéancier, encours et relances client • Journaux, comptes clients et fournisseurs, Balance… • Balance comparative N/N-10 • Saisie simplifiée des règlements clients et fournisseurs • Assistant de saisie du Z de caisse • Lettrage automatique et manuel Les principales fonctions • Pointage et rapprochement bancaire • Import du relevé bancaire • Déclaration de TVA (CA3 - CA12) • Trésorerie Prévisionnelle • Bilan et Compte de Résultat fiscaux et synthétiques • Liens avec l’expert-comptable, le CGA • Option d’exonération de compte de TVA Innovation continue : disposez de nos dernières innovations et évolutions légales en cours d’année avec les mises à jour automatiques du logiciel Ciel Compta. Excellent support technique : résolvez vos problèmes et reprenez rapidement votre travail avec l’aide de nos techniciens-conseils pendant toute la période de l’abonnement. Maitrise des coûts : préservez votre capacité de financement avec l’abonnement qui lisse votre coût dans le temps sous forme de dépenses fonctionnelles (OPEX). 5 bonnes raisons de choisir l’abonnement tout inclus sans engagement + de flexibilité opérationnelle : l’abonnement est sans engagement. Vous pouvez augmenter ou diminuer vos nombres de postes et votre niveau de services selon vos besoins. Gain de temps : accessible par téléchargement via une simple connexion Internet, vous disposez instantanément de votre logiciel. 1. Utilisez un logiciel pour gérer votre comptabilité 2. Accédez à un bouquet de services pour plus d’efficacité et de sérénité Accès aux mises à jour en téléchargement Pour bénéficier systématiquement des nouvelles fonctionnalités et avoir un logiciel toujours conforme aux dernières lois en vigueur. Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel + Services connectés Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel Accès au logiciel + Mises à jour L’assistance Ciel pour répondre à vos questions Assistance téléphonique illimitée Pour vous accompagner au quotidien dans l’installation et l’utilisation de votre logiciel, un service d’assistance téléphonique est disponible au 0825 00 40 30 du lundi au jeudi de 9h à 18h, le vendredi de 9h à 17h. Assistance via l’espace Client • Pour obtenir des réponses aux questions d’ordre technique ou fonctionnel les plus fréquemment posées directement sur votre espace client «Mon compte» sur www.ciel.com. • Pour s’informer de l’actualité avec le mensuel «Dynamique Entrepreneuriale». • Pour optimiser l’utilisation de votre logiciel avec la "Lettre d'Informations Techniques Ciel» et le manuel «Trucs et Astuces Ciel». Accompagnement sur mesure Pour répondre à vos besoins personnalisés et à la demande, bénéficiez de -15% sur les formations, la prise de main à distance ou la personnalisation des états de votre logiciel. • Réaliser votre tenue comptable avec un logiciel toujours conforme à l’actualité légale et sociale ? • Avoir le bon outil ou interlocuteur, au bon moment pour répondre à vos questions ? • Gagner du temps en simplifiant vos démarches administratives ? • Accéder à vos données comptables, de n’importe où et en toute sécurité ? Vous souhaitez : Choisissez l'abonnement sans engagement adapté à vos besoins ! Accès au logiciel Ciel Compta • Pour maitriser tous les stades de votre comptabilité • Pour bénéficier de plans comptables clés en main • Pour visualiser à tout moment les chiffres clés de votre entreprise • Pour simplifier vos tâches administratives (calcul automatique de la déclaration de TVA, de Balance…) Les services connectés pour gagner du temps et faciliter vos échanges avec des tiers Ciel DirectDéclaration TVA pour 1 siret Pour envoyer vos déclarations mensuelles ou trimestrielles de TVA directement depuis votre logiciel. Ciel Données Mobiles Pour accéder de manière sécurisée à vos données comptables depuis n’importe quel ordinateur connecté au web 24h/24 et 7j/7. Mais aussi, pour être serein et protéger vos données, Ciel les héberge et les sauvegarde automatiquement sur les serveurs sécurisés. En cas de panne, de virus ou de vol, vous êtes assuré de récupérer l’intégralité de vos données et de pouvoir ainsi continuer à travailller. by Sage - Société par Actions Simplifiée au capital social de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Etude LH2 réalisée en mai 2012 auprès d’un échantillon représentatif de 508 experts-comptables. Configuration minimale requise : nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) • Processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé) • 512 Mo de Ram • 300 Mo d’espace disque disponible pour l’installation • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom • Imprimante : laser, jet d’encre • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768 • Fonctions Internet : nécessitent une connexion Internet ADSL et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Fonction PDF : Adobe Reader à jour. Utilisation de Ciel directDéclaration : processeur 1,5 GHz • 2 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible ou plus, selon votre système d’exploitation et les composants système déjà installés sur votre poste • Adobe Reader 7.05 (ou supérieur) • Une connexion Internet ADSL (ou équivalent). Utilisation du service Ciel Données Mobiles : nécessite une connexion Internet de 2 Mbps en débit descendant et 100 Kbps en débit montant. La connexion au Service Ciel Données Mobiles ne doit pas être interrompue pendant l’utilisation de votre application. Dans le cadre de connexions mobiles (3G, 3G+...), assurez-vous que cette condition soit remplie. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 Editions • Bilan et Compte de Résultat synthétique, réel normal 2050 - 2053 et simplifié 2033A - 2033B, BNC 2035A (états préparatoires) • Déclaration de TVA CA3, CA12 (état préparatoire) • Télédéclaration de TVA • Grand-Livre, Balance, Journaux, Brouillard, Journal centralisateur, SIG • Bordereau de remise de chèques en banque Traitements • Pointage et rapprochement bancaire (formats CFONB, QIF et OFX) • Lettrage automatique ou manuel • Contrepassation, réimputation • Intégration des relevés de comptes bancaires aux formats CFONB-ETEBAC, QIF et OFX • Nouvel assistant de clôture d’exercice Plan comptable et saisies • Plan comptable adapté à votre activité • Saisie sur 2 exercices sans clôturer • Saisie des A-Nouveaux • Saisie en HT ou TTC • Calcul automatique de la TVA, du solde et de la contrepartie • Enregistrement des écritures en brouillard ou en simulation avant validation définitive • Calcul des frais kilométriques • Gestion des chéquiers et RIB • Saisie cahier comptable • Affectation automatique des comptes aux opérations du relevé bancaire lors de l’import • Visualisation des données comptables sur les 10 dernières années (Comptes et Balance) • Gestion analytique détaillée (plusieurs codes pour une écriture/répartition des montants sur plusieurs codes) • Automatisation de la saisie de vos écritures en associant les comptes (charges/fournisseurs…) Gestion complète des tiers • Comptes clients et fournisseurs • Encours clients, relances, mailings Echanges de données • Nouveau format CEGID PGI • Echange avec Sage Génération Expert, Sage 30, Sage 100 • Envoi de la comptabilité sur la plateforme d’échange de données sécurisée Ciel • Import des écritures de Ciel Paye, Ciel Gestion commerciale, Ciel Immobilisations, Ciel Bâtiment, Ciel Associations, Ciel Devis Factures, Ciel Compta Facile, Ciel Facturation Facile... • Import de Balance comptable depuis un autre logiciel ou de MS Excel® • Export de la Balance vers Ciel Etats comptables et fiscaux, MS Excel®… Conformité légale • NOUVEAU ! Mise en conformité du Contrôle de la Comptabilité Informatisée ! Soyez guidé dans la sauvegarde de vos fichiers au format de la DGFiP(1). • NOUVEAU ! Changement des taux de TVA ! L’assistant vous permet de mettre à jour facilement et automatiquement les taux de TVA en vigueur(2). Aides • Société Exemple pour s’entraîner • Aide intégrée au logiciel • Formation multimédia • Manuel Autres fonctions • NOUVEAU ! Interface compatible tablette et PC tactile Windows 8(3) • Personnalisation de l’environnement de travail grâce à INTUICIEL© Informations techniques Ciel Compta 2014 Gestion des télédéclarations de TVA CONFORME AU BULLETIN OFFICIEL DES IMPÔTS N°12 DU 24 JANVIER 2006 (1) En cas de modification des exigences DGFiP, CIEL vous enverra une mise à jour via Internet. (2) Dès la mise en application des nouveaux taux, l’assistant TVA sera automatiquement activé via Internet. (3) Pour les clients équipés de Windows 8 sauf RT. 35 rue de la Gare - 75917 Paris cedex 19 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com CONFORME 3 Loi de Finances rectificative 2012 3 Nouveaux Taux de TVA INFO PRODUIT Ciel Auto-entrepreneur Premium 4.0 pour Windows SYNTHESE PRODUIT ....................................................... 2 NOUVEAUTES ET AMELIORATIONS FONCTIONNELLES .............................. 3 DATES DE DISPONIBILITE .................................................. 10 CONFIGURATION ......................................................... 11 SUPPORT DE LIVRAISON ................................................... 12 NOMENCLATURES ........................................................ 13 DETAILS DE L’INSTALLATION ............................................... 14 DIFFERENCES PROFESSIONNEL INDEPENDANT / AUTO-ENTREPRENEUR PREMIUM/ AUTOENTREPRENEUR STANDARD ................................................. 15 2 / 19 INFOPRODUIT CIEL AUTO-ENTREPRENEUR PREMIUM 4.0/ V2012 POUR WINDOWS SYNTHESE PRODUIT Caméléon Version de Caméléon utilisée : 15.0. Configuration requise Nécessite Internet Explorer 7.0 minimum (Service Pack à jour) Protection  Protection intégrée dans Caméléon  30 lancements avant bridage des impressions. Support de livraison Un seul CD-Rom contenant le programme d’installation de Ciel Auto-entrepreneur Premium, la vidéo de bienvenue, le manuel de découverte et Acrobat Reader 10.1. Support de documentation Précédente Actuelle Numéro de version 3.0 4.0 Informations de dernière minute (Tableau de bord)   Aide (Aide.chm)   Manuel de référence (ME_WPIA.pdf et WPIA_Fiche.pdf)   Manuel Install. Découverte (doc papier)   Annexes techniques (AE WPIA.pdf)   Infos mise à jour (MAJ WPIA.pdf)  Le document est modifié et mis à jour dans cette version x Le document n'est pas modifié mais il est à jour par rapport à la version - Le document n'est pas mis à jour avec la version N Nouveauté 3 / 19 INFOPRODUIT CIEL AUTO-ENTREPRENEUR PREMIUM 4.0/ V2012 POUR WINDOWS NOUVEAUTES ET AMELIORATIONS FONCTIONNELLES Les principales nouveautés de la version 4.0 :  Gestion des taux de charges spécifiques Dans les paramètres société, dans l'onglet activité, la zone cas particuliers a été ajoutée. Elle est utile pour les cas où l'auto-entrepreneur bénéficie d’exonération pour le calcul de ses charges ou si il bénéficie de taux spécifiques. Dans ce cas, il utilise le bouton [Taux de charges spécifiques]. Une fenêtre s’ouvre, où il peut renseigner les périodes (en mois), et les taux appliqués sur l’activité principale et/ou l’activité secondaire.  R.M / R.S.E.I.R.L / N.I.I On peut désormais renseigner le RM (Répertoire des Métiers), le RSEIRL (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée) et le NII dans l'assistant de création et dans les paramètres société. Ces rubriques ont été rajoutées dans les états facture d'acompte AE – Auto-entrepreneur et Attestation fiscale.  Modification de l'état Livre des recettes De nouvelles options disponibles dans le dialogue de l'état, permettent de connaitre le détail des recettes saisies par activités. 4 / 19 INFOPRODUIT CIEL AUTO-ENTREPRENEUR PREMIUM 4.0/ V2012 POUR WINDOWS  Accès au réseau Auto-entrepreneur Depuis la page d’accueil du logiciel le bouton, permet d'accéder au site Internet http://reseauauto-entrepreneur.fr/.  Dupliquer une écriture Le bouton "dupliquer" est accessible dans la liste des écritures dans les deux modes d'affichages.  Publication internet On peut effectuer la publication de certaines données comptables et de facturation sur internet afin de pouvoir les consulter sur l’application « Ciel Business Mobile » pour IPhone ®.  Normes SEPA Dans les fiches possédant la saisie du RIB, un contrôle de cohérence est effectué par rapport à l'IBAN saisi. La zone de saisie de l'IBAN a de plus été adaptée.  Divers  Suppression du grand logo dans les paramètres sociétés.  La documentation PDF dans la barre de navigation a été déplacée dans le menu ‘Aide’. 5 / 19 INFOPRODUIT CIEL AUTO-ENTREPRENEUR PREMIUM 4.0/ V2012 POUR WINDOWS  Dans la liste des écritures, ajout de l’option ‘affiner la sélection’ dans le bouton option de la barre des listes. Cette option permet de trier sur le type d’éc