EBP Compta des CE 2015 + Services VIP
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Compta des CE 2015 + Services VIP
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• Multi-criteria opzoeking
• Validering boekingen
• Maandelijkse, trimesteriële en jaarlijkse afsluiting
• Opsporen dubbels
Analytisch (Pro)
• Analytische opsplitsing tijdens ingave
• Analytisch grootboek en analytisch resultaat
Opvolging derden
• Informatie cliënten, leveranciers, derden
• Beheer vervaldagen
• Beheer betalingswijze (Pro)
• Herinneringsbrieven
Beheer Vaste activa
• Volledig beheer vaste activa
Import/Export bestanden
• Export van afdrukken in PDF-formaat en
versturen per mail
• Import vanaf de EBP-toepassing (Offerte &
Facturatie, Commercieel beheer, Bouw)
• Export boekingen in EBP-of tekstformaat
Afdrukken
• Dagboeken, Grootboek, Balans, BTWaangifte,BTW-listing,
Intracom, vervaldagboek,
vaste activa, resultatenrekening...
• Lijst Verworpen uitgaven, Fiche 281.50 (Pro)
boekhouding 2015
EBP Business Software bvba • Kerselarenlaan 15 • 1030 Brussel • Tel: 02 737 95 90 • Fax: 02 737 95 91 • info.be@ebp.com
Niet contractueel document • Augustus 2014 • Alle vermelde merken en producten behoren toe aan hun respectievelijke eigenaars.
Na de 30 dagen gratis bijstand, kunt u kiezen voor een bijstandscontract. Dit is niet verplichtend.
Met de Privilge bijstand geniet u, gedurende 12 maand, van volgende diensten:
1 jaar onbeperkt toegang tot onze helpdesk tijdens de kantooruren
Gratis download (of CD) van de updates
Hulp op afstand via de software TeamViewer
20 % korting op opleidingen en andere diensten
30 dagen telefonische
bijstand
gratis
Met de versie Pro van EBP Boekhouding hebt u
volgende functies meer:
- Export naar ACCON voor de balans NBB
- Analytische boekhouding
- Fiches 325.50 & 281.50
- Lijst verworpen uitgaven
- Overeenstemming BTW/Omzetcijfer
Windows XP, Vista®, 7 en 8 zijn
toepassingen van Microsoft,
op voorhand aangekocht en
geïnstalleerd.
Aan de hand van de ingebrachte boekingen wordt de BTW-aangifte ingevuld.
678
Wegwijs in de software
en diensten van EBP
www.ebp-software.be
2015
De 4 troeven van EBP
De aanbevolen onderneming op de markt voor
beheersoftware
Meer dan 20 000 cliënten gebruiken dagelijks onze software
Een bedrijf met een luisterend oor
Een bekwame technische dienst gevestigd te Brussel
Een moderne, intuïtieve en evolutieve technologie
De software wordt regelmatig bijgewerkt naargelang technische en
wettelijke ontwikkelingen
Een volledig gamma van eenvoudige en
gebruiksvriendelijke software aan betaalbare prijzen
Bij de start: download en test gratis gedurende 40 dagen
Daarna heeft u 30 dagen gratis bijstand
Uw noden evolueren?
Onze software begeleidt u!
Hieronder enkele voorbeelden:
Installatie op een 2de computer
Netwerkoplossing
Migreren naar andere EBP-software zonder gegevensverlies
Upgrade van uw software omwille van technische redenen (Windows
7-8), wettelijke...
Onze gegevens:
Kerselarenlaan 15
1030 Brussel
Tel: 02 737 95 90
Fax: 02 737 95 91
info.be@ebp.com
www.ebp-software.be
EBP begeleidt u
3
4
Functies EBP BP Basis
EBP BP
Accountant
Online helpfunctie x x
Hulp bij opstellen van een business plan x x
Keuze type activiteit x x
Jaarlijkse of maandelijkse prognoses x x
Aantal business plannen 10 onbeperkt
Aantal jaren prognoses (vorige inbegrepen) 6 6
Financiële analyse: tabellen, grafieken en ratio’s x x
Aantal af te drukken ontwerpen 1 4+ onbeperkt
Commentaar met automatische integratie van
becijferde resultaten x x
Overname 3 vorige jaren volgens Resultatenrekening
(raadpleging) x
Overname 3 vorige jaren volgens Balans (impact
op prognoses)
Boekjaar van 1 tot 23 maand x
Parametrage voorkeuren prognoses x
Diavoorstelling: automatische export van het
verslag in PowerPoint x
Mogelijkheid om tabellen, grafieken en verslagen
aan te maken x
Voor alle boekhouders en accountants
Stel snel en efficiënt de financiële plannen voor uw
cliënten op
Volledig financieel verslag: tabellen, grafieken, ratio’s
Integreer automatisch uw commentaren en
genereer een PowerPoint voorstelling
Jaarlijkse en maandelijkse prognoses over 3 jaar
(balans, resultatenrekening, thesaurie, break-even...)
Vergelijk verschillende hypothesen
Overname 3 vorige jaren volgens balans en
resultatenrekening
Vergelijkende tabel van het gamma Business Plan
Business Plan Accountant
5
Welke software kiezen ?
Omschrijving/Software Offerte &
Facturatie
Commercieel
beheer
Beheeroverzicht bij openen dossier x x
Personalisering software: lijsten,
ingaveschermen... x x
Gebruiksklare en personaliseerbare
afdrukmodellen x x
Bestanden cliënten, leveranciers, artikelen x x
Offerten, facturen, creditnota’s x x
Betalingen cliënten en herinneringen x x
Verkoopstatistieken x x
Beheer aankopen x
Betalingen leveranciers x
Voorraadbeheer x
Toevoeging gepersonaliseerde velden x
Bestelling, Leveringsbon, Retourbon x
Multi-tarief en promoties
Aankoopstatistieken
Overdracht naar boekhouding EBP, Winbooks,
BOB, Popsy en Pro Acc x x
Werfopvolging
Vorderingsfacturen
Ingave werkuren
Netwerkversie
De productfiches en vergelijkende tabellen staan op onze website: www.ebp-software.be
6
Commercieel
beheer Pro Bouw* Bouw
Pro*
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x x
x x
x x
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Offerte & Facturatie 2015
Ideale software voor zelfstandigen en zaakvoerders van kleine
ondernemingen
Uw offerten en facturen in 1 klik
Aan de hand van het duidelijk en efficiënt
beheeroverzicht hebt u een goed zicht op uw
bedrijfsactiviteit. Offerten, facturen, creditnota’s,
vervaldagen... u volgt alles goed op.
5 Hoofdpunten
Tijdwinst
U maakt uw offerten aan zoals met een tekstverwerker en zet ze om in
facturen zonder heringave. Voor de afdruk kiest u uit gebruiksklare sjablonen.
U voegt uw logo toe en u personaliseert de sjablonen.
Visualiseer uw activiteit
De software geeft u een beeld van uw activiteit aan de hand van het
beheeroverzicht : omzetcijfer, statistieken, de prioriteiten van de dag
(vervaldagen, te hernemen offerten).
Volg uw cliënten
Gebruik een intuïtieve software en wees dagelijks geïnformeerd vanaf het
beheeroverzicht : de offerten met einde geldigheidsdatum en de laattijdige
betalingen van de cliënten. U drukt de herinneringsbrieven af voor die
cliënten.
Voor uw boekhouding
Uw facturen worden omgezet in boekingen die u, zonder heringave,
overdraagt naar uw boekhouding of die van uw boekhouder. (EBP,
Winbooks, BOB, Popsy en Pro Acc)
Eenvoudige communicatie
U slaagt uw documenten op in PDF-formaat en u verstuurt ze per mail. U
kunt ook de gegevens exporteren naar Excel.
Aangepast aan
de nieuwe BTW
richtlijnen 2015
8
Commercieel beheer 2015
9 Hoofdpunten
Offerte & Facturatie
U vindt de 5 hoofdpunten van Offerte & Facturatie terug. U hebt bovendien
de onderstaande 4 punten er ook bij.
Beheer uw aankopen
Met de volledige cyclus van aankopen: prijsaanvraag, bestelling,
ontvangstbon, afdruksjablonen...
Voorraadbeheer
Vermijdt voorraadtekorten om uw cliënten tevreden te stellen : u kent de
beschikbare voorraad en u beheert de herbevoorrading (inkomende en
uitgaande bonnen).
Multi-tarief
Naargelang uw cliënten, aantallen of artikelen: degressieve of uitzonderlijke
tarieven, beheer promoties. De versie Pro biedt u de mogelijkheid om het
aangepaste tarief voor te stellen.
Netwerkversie
Deel uw informatie en werk met meerdere gelijktijdig: snel, performant en
betrouwbaar dank zij de SQL database. De versie Pro is beschikbaar vanaf
2 gebruikers.
Voor alle kleine en middelgrote ondernemingen
Offerten, facturen, creditnota’s, beheer leveranciers,
bestellingen leveranciers, voorraadbeheer...
De software Commercieel beheer integreert alle
functies van Offerte & Facturatie. U hebt er bovendien
het aankoopbeheer en voorraadbeheer erbij.
Aangepast aan
de nieuwe BTW
richtlijnen 2015
9
Boekhouding 2015
Voer zelf uw boekhouding
Met EBP Boekhouding voert u de boekhouding van
uw bedrijf vanaf de ingave van boekingen tot het
opstellen van de balans en de resultatenrekening.
U gebruikt voor de eerste maal een
boekhoudsoftware... Waag de stap! U boekt snel
en eenvoudig de aankoop- en verkoopfacturen, het
financieel dagboek en diverse verrichtingen.
4-talige software (NL, FR, UK, DE)
Volledig beheer vaste activa (afschrijvingstabel en boekingen)
Analytisch en netwerk (versie Pro)
Afdruk wettelijke documenten zoals elektronische BTW-aangifte
Integratie van gegevens afkomstig van Offerte & Facturatie, Commercieel
beheer en Bouw
Bouw
Het commercieel beheer voor vakmannen
Aannemers, elektriciens, schrijnwerkers, schilders,
loodgieters, tuiniers... EBP Bouw is geschikt voor
elke vakman.
Offerten, facturen, herinneringsbrieven, voorraad
Integreer in uw offerten en facturen werken en schijven
Verrijk uw documenten: vet, onderlijnd, cursief, afbeeldingen... Voeg uw
logo in. U kiest uit gebruiksklare afdruksjablonen.
Verstuur uw offerten en facturen in PDF-formaat per mail
Analyseer de rentabiliteit van werven
Planning, Dienst na verkoop en interventies (versie Pro)
Netwerk (versie Pro)
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Vzw’s & Clubs
Voor alle VZW’s, verenigingen en sportclubs
Beheer op een eenvoudige manier uw vereniging. U
raadpleegt op elke moment uw thesauriesaldo.
Met EBP VZW’s & Clubs beheert u uw leden,
organiseert u activiteiten, beheert u de thesaurie... en
dit ongeacht de activiteit (sport, cultuur, hobby,
sociaal...). De voornaamste functies zijn aanwezig om
uw dagelijkse taken te vereenvoudigen !
Vereenvoudigde boekhouding voor VZW’s (afdruk lijst inkomsten/uitgaven
chronologisch en/of per post, afdruk gecumuleerde thesaurie)
Ledenbestand en beheer bijdragen
Organisatie activiteiten (planning, materiaal, plaatsen...)
Beheeroverzicht
pack Bonus 2015
2 voor de prijs van 1
Twee gebruiksvriendelijke toepassingen voor het
beheer van uw bedrijf. U stelt offerten en facturen op
en u houdt uw boekhouding bij.
U draagt de gegevens over naar de
boekhouding voor uw BTW-aangifte, Balans en
Resultatenrekening.
Boekhouding 2015
Ingave boekingen / BTW/ Balans / Resultatenrekening
Offerte & Facturatie 2015
Offerten / Facturen / Herinneringen / Statistieken
11
Met EBP Business Software geniet u van een Gebruikersbijstand
van 30 dagen op al onze toepassingen.
Een technisch probleem?
U hebt hulp nodig bij de installatie of het opstarten van de toepassing?
Onze helpdesk beantwoordt uw vragen alle dagen tijdens de kantooruren.
Eens de 30 dagen bijstand overschreden, kunt u een bijstand
onderschrijven.
Vraag onze tarieven aan uw verdeler of u surft naar onze site :
www.ebp-software.be
U wilt een opleiding bijwonen ?
U vindt altijd de bijstand die u nodig hebt, bij EBP of bij onze verdelers.
Netwerkversies EBP
Deel de database en de informatie
Met de software EBP (Commercieel beheer, Boekhouding en Bouw)
werkt u in een netwerkomgeving. U werkt met meerderen gelijktijdig
op dezelfde database.
De implementatie van een netwerkoplossing vereist
bekwaamheid en ervaring
Om het succes van de installatie te verzekeren, kan EBP die opdrachten
aan haar verdelers toevertrouwen. Onze erkende verdelers volgen
regelmatig opleidingen over onze software, technologiën en
netwerkarchitecturen. Zij kunnen de EBP-software integreren in uw
netwerkomgeving rekening houdend met de huidige bedrijfsstructuur.
U wilt de gegevens van een erkende verdeler,
bel ons op 02 737 95 90
Een groot aantal KMO’s deed al een beroep op onze erkende verdelers
verspreid over heel België.
12
Software Privilege
bijstand
STARTERS - Gamma Flash
EBP Offerte & Facturatie 2015 129€ 99€-
EBP Business Plan 49€ -
EBP VZW’s & Clubs 79€ 69€-
GEVORDERD - Gamma Classic
EBP Commercieel beheer 2015 249€ 129€
EBP Commercieel beheer Pro 2015 299€ 159€
EBP Boekhouding 2015 239€ 169€
EBP Boekhouding Pro 2015 399€ 179€
EBP Business Plan KMO 149€ 129€
EBP Business Plan Accountant 299€ 149€
BEROEPEN - Gamma Beroepen
EBP Bouw 399€ 209€
EBP Bouw Pro 659€ 299€
Tarieven
Netwerk 2015
Tarieven end-user ex. BTW.
EBP Commercieel beheer - SQL
EBP Commercieel beheer Pro - 2 posten 599€ 399€
EBP Commercieel beheer Pro - 3 posten 999€ 499€
EBP Commercieel beheer Pro - Bijkomende post 300€ 166€
EBP Boekhouding Pro
EBP Boekhouding Pro - 2 posten 549€ 358€
EBP Boekhouding Pro - 3 posten 699€ 199€
EBP Boekhouding Pro - Bijkomende post 150€ -
EBP Bouw Pro - SQL
EBP Bouw Pro - 2 posten 959€ 559€
EBP Bouw Pro - 3 posten 1 209€ 619€
EBP Bouw Pro - Bijkomende post 300€ 199€
Gelieve ons te contacteren voor andere versies of configuraties.
5 goede redenen om uw
beheer te informatiseren
U bent er bekwaam voor.
Het is efficiënt en u realiseert dagelijks tijdwinst.
Het doet verkopen: weerspiegel uw bedrijfsimago
in uw documenten.
Het is nuttig: de goede beslissing op het juiste
moment.
Het is niet duur.
Niet contractueel document • Augustus 2014 • Alle vermelde merken en producten behoren toe aan hun
respectievelijke eigenaars.
Voor uw gebruiksgemak, kies voor onze Privilege bijstand.
Na de 30 dagen gratis bijstand, kunt u kiezen voor
een bijstandscontract. Dit is niet verplicht.
Met de Privilege bijstand geniet u, gedurende 12 maand, van
volgende diensten:
1 jaar onbeperkt toegang tot onze helpdesk tijdens de
kantooruren
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Hulp op afstand via de software TeamViewer
20 % korting op opleidingen en andere diensten
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EBP Business Software
Kerselarenlaan 15
1030 Brussel
info.be@ebp.com - www.ebp-software.be
Tel : 02 737 95 90 - Fax : 02 737 95 91
Commercieel Beheer
Met EBP wint u tijd in uw beheer. Die totaaloplossing is de ideale tool en beantwoordt aan
uw wensen rekening houdend met uw activiteit. Beheer van aankopen, van verkopen, van
de voorraad, opvolging betalingen cliënten, brieven, overdracht boekingen. Wacht niet
langer om de commerciële activiteit van uw bedrijf te ontplooien !
Voor alle KMO’s:
2015
www.ebp-software.be
Tijdwinst
U drukt uw verkoopdocumenten snel af: eenvoudig opstellen van offerten, omzetten naar bestellingen, naar leveringsbonnen
of facturen zonder heringave. Voor de afdruk kiest u uit gebruiksklare sjablonen. U voegt uw logo toe en u personaliseert de
sjablonen.
Beheer uw cliënten
Volg uw commerciële portefeuille : cliënt of prospect. Een gefactureerde prospect wordt automatisch aanzien als een cliënt.
Verhoog de verkopen
Vermijdt voorraadtekorten om uw cliënten tevreden te stellen : u kent de beschikbare voorraad en u beheert de herbevoorrading.
Volg uw cliënten
U blijft op de hoogte van de laattijdige betalingen cliënten en u drukt hun herinneringsbrieven af.
Eenvoudige communicatie
Uw facturen worden omgezet in boekingen die u, zonder heringave, overdraagt naar uw boekhouding of die van uw boekhouder*.
U slaagt uw documenten op in PDF-formaat die u per mail verstuurt. U kunt ook de gegevens exporteren naar Excel.
* EBP, Winbooks, Bob, Popsy, Pro Acc
U heeft een vraag bij de
installatie en/of gebruik van de
toepassing? Onze helpdesk
beantwoordt uw vragen. U
hebt 30 dagen om gratis de
voordelen van onze bijstand te
ontdekken
30 dagen telefonische
bijstand
gratis
Hoofdfuncties
• Windows XP
• Windows Vista®
• Windows® 7
• Windows® 8
Vereiste minimum configuratie:
• Processor : Intel P4 2 GHz of
gelijkwaardig
• Geheugen: 1 GB
• Scherm: resolutie 1024x768
in 16 bits
• Vrije schijfruimte: 500 Mb
Ondersteunde besturingssystemen:
Algemene kenmerken
• Beheeroverzicht bij openen dossier
• Backup en restore van gegevens
• Lokaal netwerk met database SQL (versie Pro)
• Multi-user (versie Pro)
Beheer bestanden
• Multi-bedrijf
• Personalisering afdrukmodellen
• Bestand cliënten, prospecten, leveranciers,
artikelen
• In rust zetten van artikelen
• Omschrijving artikelen in 3 talen
• Beheer multi-tarief (versie Pro)
• Beheer Recupel
Beheer verkopen en aankopen
• Offerten, bestellingen, leveringsbonnen, facturen
• Direct toegang tot aan-of verkoopstatistieken
• Rangschikken offerten volgens status : lopende,
aanvaard, te herzien...
• Rentabiliteit verkopen: de prijs verschijnt in het
rood bij een negatieve marge
• Voorschotfacturen en periodieke facturen
• Versturen van documenten per mail in PDFformaat
• Beheer aankopen
• Afdruk portefeuille offerten en verkoopdagboek
• Verkoophistoriek per cliënt en artikel
Voorraadbeheer
• Inkomende en uitgaande bonnen
• Controle voorraad voor een artikel
• Wijziging voorraad van een artikel vanaf de
aankoop- en verkoopdocumenten
Opvolging derden
• Beheer betalingswijzen
• Opvolging cliënten (betalingen, herinneringen...)
• Beheer vervaldagen
• Afdruk herinneringsbrieven cliënten
Import/Export bestanden
• Export grafische statistieken en tabellen naar
Excel®, HTML, Tekst, XML
• Transfer naar boekhouding EBP, Pro acc,
Winbooks, Popsy, BOB of tekstformaat
commercieel beheer 2015
Windows XP, Vista®, 7 en 8 zijn
toepassingen van Microsoft,
op voorhand aangekocht en
geïnstalleerd.
Het vervaldagboek geeft u een overzicht van de betaalde
en onbetaalde facturen.
EBP Business Software bvba • Kerselarenlaan 15 • 1030 Brussel • Tel: 02 737 95 90 • Fax: 02 737 95 91 • info.be@ebp.com
Niet contractueel document • Augustus 2014 • Alle vermelde merken en producten behoren toe aan hun respectievelijke eigenaars.
Na de 30 dagen gratis bijstand, kunt u kiezen voor een bijstandscontract. Dit is niet verplichtend.
Met de Privilge bijstand geniet u, gedurende 12 maand, van volgende diensten:
1 jaar onbeperkt toegang tot onze helpdesk tijdens de kantooruren
Gratis download (of CD) van de updates
Hulp op afstand via de software TeamViewer
20 % korting op opleidingen en andere diensten
30 dagen telefonische
bijstand
gratis
professionnels du commerce
Point de
Vente
Commerce
de détail
Point de
Vente Mode
Point de
Vente PRO
Tous
commerçants
Spécialisés
textile
Professionnels
du commerce
Logiciel 2 en 1 : Gestion Commerciale + Encaissement x x x
Gestion des ventes comptoir x x x
Mode écran tactile x x x
Fichiers clients, fournisseurs et articles x x x
Gestion des achats, des ventes et des stocks x x x
Gestion des soldes et promotions x x x
Gestion des remises, article offert, bon d’achat, chèques cadeaux,
carte fidélité x x x
Statistiques : panier moyen, palmarès des articles, meilleurs
vendeurs… x x x
Transfert comptable vers EBP Compta ou au format du logiciel de
l’Expert-Comptable* x x x
Identification des vendeurs sur la caisse x x x
Verrouillage de l’écran de vente x x x
Gestion des retours article et des avoirs x x x
Impression du X et du Z de caisse x x x
Virements et prélèvements au format SEPA x x x
Gestion des articles par taille/couleur x x
Visualisation du stock par article ou par gamme d’articles x x
Synthèse des achats/ventes par collection x x
Gestion des stocks en multi-dépôts x
Transfert de dépôt à dépôt x
Statistiques articles détaillées par dépôt ou pour tous les dépôts x
Version réseau nous consulter
*EBP, APISOFT, API, CCMX (Winner et AS400), CEGID (PGI et SISCO), CIEL, GESTIMUM, SAGE-COALA, SAGE LIGNE 100, COTEOUEST,
AZUR, QUADRATUS, ISAGRI, CADOR-DORAC.
Paye
Classic
Réalisez facilement vos bulletins de paye à l’aide de profils types et gérez le suivi des
congés payés. Avec ce logiciel, vous profitez de nombreuses fonctionnalités qui facilitent
au quotidien les tâches de la paye de votre entreprise.
Pour gérer efficacement la paye de votre entreprise
2015
www.ebp.com
Evitez les erreurs et soyez en permanence en conformité
Ne faites pas d’erreur lors du traitement de la paye. Grâce à ce logiciel tous vos bulletins et calculs sont conformes à la
réglementation en vigueur. Anticipez le passage à la DSN, dès aujourd’hui vous pouvez la générer*.
Réalisez facilement et rapidement vos bulletins
Adaptez et réalisez simplement vos bulletins de paye. Grâce à ce logiciel, vous avez des modèles qui sont prêts à l’emploi,
en fonction du profil du salarié (apprenti, bulletin simplifié cadre et non cadre…).
Saisissez les congés et absences de vos salariés et les décomptes se font automatiquement
La saisie des congés et des absences s’effectue en toute simplicité à partir du bulletin de paie. Vous pouvez ainsi gérer tous
les types d’absences (congés payés sur N et N-1, maladie, paternité etc.). Pour chacune des absences, le décompte peut
se faire selon différentes méthodes.
Suivez et maîtrisez avec précision la situation salariale de votre entreprise
Contrôlez de manière précise vos payes grâce à une vérification efficace et rapide de vos données. Vous bénéficiez de
nombreuses impressions pour un contrôle optimal de vos payes : état des charges avec répartition hommes/femmes,
journal et livre de paye…
Transférez en quelques clics vos écritures de paye
Vous pouvez exporter vos écritures de paye sans aucune ressaisie au format de votre logiciel de comptabilité ou à celui de
votre Expert Comptable** .
* Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM). La télétransmission de la DSN, nécessite une version PRO ou supérieure. Pour la DSN, un code d’activation spécifique est nécessaire, consultez
EBP ou votre revendeur habituel.
** EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE
Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel :
Licence Locatif En ligne
J’achète mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je loue mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je m’abonne à mon logiciel
Je l’utilise sur internet
30 jours d’Assistance
téléphonique
Inclus
Fonctions Principales
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et
64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8 32 bits et 64 bits
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz
ou supérieur
• Mémoire : 3 Go
• Ecran : résolution
1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 3 Go
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont
des logiciels dont vous devez
faire l’acquisition préalablement à
l’utilisation du logiciel.
Systèmes d’exploitation supportés :
Caractéristiques générales
• Version monoposte
• Nombre de dossiers : 5
• Nombre de bulletins : 240 par an
• Aide en ligne
• Tableau de bord
• Mises à jour du paramétrage système
• Synchronisation des données avec EBP Compta
Classic
• Assistant de navigation : Open Guide
Gestion des payes
• Définition des variables salarié
• Saisie semi-automatique des formules
• Explication des calculs de paye
• Virement des salaires aux formats CFONB ou
SEPA
• Paye inversée
• Interrogation des données de paye
• Définition des rubriques de type : salaire brut,
cotisation, net, commentaire
Gestion des salariés
• Assistant de création d’un salarié
• Nombreux profils proposés : cadre, non cadre,
apprenti, contrat professionnalisation etc.
• Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) -
régime général et agricole
• États préparatoires de la DUCS (URSSAF,
Retraite)
• Gestion des congés payés/ absences
• Calcul automatique des congés payés et des
absences selon différentes méthodes (ouvrés/
ouvrables/calendaires/ heures réelles)
• Gestion des congés payés légaux,
supplémentaires et ancienneté sur les périodes
N-1 et N
• Bulletin de reprise
• Définition d’un planning par salarié
• Gestion du DIF et du CPF
• Gestion des RTT
• Gestion du CICE (Crédit Impôt Compétitivité
Emploi)
• Déclaration Sociale Nominative (DSN)*
Historisation des données de paye
• Consultation de tout l’historique du calcul du
bulletin
• Historisation des paramétrages de paye
Impressions
• Livre et journal de paye
• État des congés
• Documents administratifs
• Différents modèles de bulletins de paye
Export
• Export des données au format de votre logiciel
de comptabilité ou à celui de votre ExpertComptable
: EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI),
SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et
AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR,
CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST,
GESTIMUM, INFORCE
Liste des fonctions non exhaustive
* Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM).
La télétransmission de la DSN, nécessite une version PRO ou supérieure. Pour
la DSN, un code d’activation spécifique est nécessaire, consultez EBP ou votre
revendeur habituel.
PAYE CLASSIC 2015
Travaillez avec une solution intuitive et facile à prendre en main. Profitez d’un confort d’utilisation sans égal :
saisie semi-automatique des formules, explication des calculs de paye…
EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX
Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com
SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités
appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Février 2015
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Votre site e-commerce
Réalisez facilement votre e-boutique grâce à cette solution de création de site web
marchand clé en main.
Gérez les commandes et leur mode de paiement, mettez en place des opérations spéciales
et optimisez le fonctionnement de votre boutique grâce aux outils d’analyse.
Et en plus, vous pouvez faire communiquer votre site avec EBP Gestion Commerciale*,
pour disposer d’une solution de gestion globale.
Votre boutique en ligne en quelques clics
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www.ebp.com
*La fonction de liaison de la solution «Votre site E-commerce» est disponible sur les versions Classic et PRO d’EBP Gestion Commerciale Open Line™. L’utilisation de cette fonction nécessite
d’être abonné au Service PRIVILEGE ou PREMIUM.
Lancez-vous dans l’e-commerce
Créez très simplement votre site Internet (nom de domaine, hébergement), sans connaissance en programmation. Choisissez
le modèle graphique le plus adapté à votre activité, personnalisez-le (mise en page, style, visuels...) et ajoutez-y vos contenus.
Disposez ainsi d’une vitrine virtuelle à votre image !
Mettez en place vos solutions de paiements en ligne
Appuyez-vous sur des spécialistes du paiement sécurisé (Paypal®, Atos Worldline®…). et proposez ainsi un éventail de
règlements à vos clients. Vous pouvez même mettre en place des réductions sur les modes de règlement que vous souhaitez
privilégier.
Dynamisez votre e-boutique
Proposez des opérations commerciales afin de développer votre trafic : planifiez des promotions, communiquez sur les
périodes de soldes... Un site dont le contenu est régulièrement mis à jour augmente ses chances d’être visité.
Augmentez votre visibilité sur la toile
Profitez d’un outil d’optimisation du référencement de votre site, afin d’être le plus visible possible sur les moteurs de
recherche. Intégrez sur vos pages des boutons vers Facebook®, Twitter® ou Google®, et référencez vos produits sur les
portails de shopping (Ciao, Shopzilla…). Développez votre visibilité pour multiplier vos ventes !
Développez votre connaissance client
Grâce à des analyses précises du comportement de vos visiteurs sur votre site marchand ( Etrackers® et Google Analytics®),
vous en savez plus sur leurs besoins et leurs désirs. Vous pouvez ainsi mettre en place les actions adéquates pour répondre
au mieux à leurs attentes.
Fonctions Principales
La solution «Votre site E-commerce» nécessite un
accès Internet haut débit.
Caractéristiques générales
• Nombre maximum de produits : 1000
• Nombre maximum d’attribut par produit : 20
• Nombre maximum de catégories : 100
• Nombre maximum de modes de livraisons : 15
• Création d’un panier d’achat
• Package de langue : français et anglais
Design
• Plus de 100 modèles de mise en page par
secteur d’activité
• Design personnalisable
• Assistant de création
• Multiples images par produit
• Gestionnaire de couleur
• Animation au format flash
• Optimisation pour écran smartphone et
applications mobiles
• 100 galeries d’image
• Redimensionnement des images automatique
Marketing
• Outil de référencement
• Google Adwords
• Groupes clients
• Recherche multicritères
• Remise par type de paiement
• Diaporama produit
• Bouton Facebook « J’aime » ou « Partager »
• Bouton « Recommander ce produit à un ami »
• Disponibilité des produits
• Question sur le produit
• Diffusion sur des portails d’achat : Ciao, Le
guide, Shopzilla
Statistiques
• Fonctionnalité de statistiques standard (etracker)
• Google Analytics
Paiement et Livraison
• Paiement sécurisé : Paypal®, Cybermut®, ATOS®
Worldline...
• Montant minimum de commande
• Type de paiement standard (paiement à
l’avance, à la réception, sur facturation)
• Saisie manuelle du numéro de carte de crédit
• Création de factures, des bons de livraison et
des avoirs
• Option de livraison (emballage cadeau, carte
de voeux)
• Sélection de mode d’envoi (So colissimo...)
• Nombre maximum de modes de livraisons : 15
• Coût de livraison
Sécurité et certifications
• Chiffrage SSL
• Préparé pour la certification Trusted Shop®
• Préparé pour la certification Fia-net®
Associez la solution «Votre site
E-commerce» à EBP Gestion
Commerciale* :
Vous optimisez la gestion de votre site E-commerce :
• récupérez automatiquement les commandes
issues de votre e-boutique dans le logiciel de
Gestion Commerciale
• publiez sur votre site tout ou partie de votre
catalogue articles renseigné dans la Gestion
Commerciale et évitez les ressaisies
• affichez sur votre site les quantités de stock en
temps réel
Liste des fonctions non exhaustive
*La fonction de liaison de la solution «Votre site E-commerce» est disponible sur
les versions Classic et PRO d’EBP Gestion Commerciale Open Line™. L’utilisation
de cette fonction nécessite d’être abonné au Service PRIVILEGE ou PREMIUM.
L’offre Votre site e-commerce comprend le choix d’un nom de domaine. Cependant, une fois choisi, toute modification de ce nom de domaine sera facturée, veuillez nous
contacter pour établir un devis.
Votre site e-commerce 2015
Créez simplement votre boutique en ligne professionnelle
EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX
Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com
SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités
appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Avril 2015
Location Immobilière
Gestion Perso
Vous gérez des biens en nom propre ou en SCI, ne perdez plus de temps. Grâce au
logiciel, la gestion locative devient plus simple et plus rapide. Ainsi vous avez un suivi en
temps réel de vos locations, de vos charges et de votre trésorerie.
Pour gérer efficacement vos biens immobiliers
2015
www.ebp.com
Suivez précisément, efficacement et simplement vos locations
Passez moins de temps sur les tâches de gestion, grâce à ce logiciel les appels et les quittances de loyers de vos locataires
s’établissent en quelques clics. Dès le démarrage du logiciel, vous êtes automatiquement alerté lorsque l’un d’entre eux tarde
à payer. Ainsi, vous pouvez le relancer immédiatement en lui envoyant un courrier.
Gérez avec précision le suivi des charges
Suivez vos charges avec minutie. Enregistrez-les depuis la saisie des factures et leur règlement jusqu’à la répartition entre les
locataires. Cette dernière peut se calculer automatiquement grâce à une grille de répartition par tantième ou par immeuble.
Ainsi le logiciel affecte pour chaque lot les quotes-parts appropriées.
Déclarez simplement vos revenus fonciers
Préparez facilement votre déclaration fiscale des Revenus Fonciers 2044 ou 2072S agréée par la Direction Générale des
Finances Publiques (DGFiP). Toutes vos données sont automatiquement intégrées dans votre déclaration.
Gérez facilement votre patrimoine immobilier avec une SCI
Effectuez votre déclaration 2072S pour la SCI et pour chacun de vos associés. Vous pouvez également utiliser les lettres-types
pour convoquer vos associés aux assemblées générales. Le logiciel gère les associés des SCI ainsi que le démembrement
(Nu-propriétaire/Usufruitier) de propriété des titres répondant aux exigences de la DRF 2072S.
Travaillez avec une solution intuitive et facile à prendre en main
Le logiciel vous assure une prise en main rapide et un confort d’utilisation sans égal.
Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel :
Licence Locatif En ligne
J ’achète mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je loue mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je m’abonne à mon logiciel
Je l’utilise sur internet
existe
en version
10 - 50
250 lots
et gérance
30 jours d’Assistance
téléphonique
Inclus
Fonctions Principales
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et
64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8 32 bits et 64 bits
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz
ou supérieur
• Mémoire : 1 Go
• Ecran : résolution 1024x768
en 16 bits
• Espace disque libre : 2 Go
• Acrobat Reader® 6 minimum
• Suite Microsoft Office 2003
minimum ou Suite LibreOffice
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont
des logiciels dont vous devez
faire l’acquisition préalablement à
l’utilisation du logiciel.
Systèmes d’exploitation supportés :
Caractéristiques générales
• Version multi-propriétaires
• Envoi par e-mail des documents (appels de
loyers, quittances, etc.)
Rapports locatifs
• Différents types de baux : bail d’habitation, bail
commercial, bail professionnel, bail parking/box
et bail meublé
• Modèles de baux personnalisables en format
Word et également Libre Office
• Alerte en cas de loyer ou d’assurance impayé
• Révision des loyers en fonction des différents
indices réglementaires publiés par l’INSEE : IRL
(Indice de Référence des Loyers), ICC (Indice du
Coût de la Construction), ILC (Indice des Loyers
Commerciaux) et ILAT (Indice des Loyers des
Activités Tertiaires)
• Répartition des charges au nombre de lots par
immeuble ou au tantième
• Gestion des DPE (Diagnostic de Performance
Energétique) sur les lots
Courriers et baux
• Nombreux modèles de courriers
personnalisables, édités et modifiables
directement dans Microsoft® Word et LibreOffice
« Writer »
Saisie des données
• Saisie des factures de charges avec ventilation
par lots
• Calculs automatiques des appels et révisions
de loyers
• Encaissements simplifiés des APL
• Réaffectation des charges locatives récupérables
en cas de logement vacant
Tenue des comptes
• Ventilation par propriétaires, immeubles, lots,
locataires, fournisseurs
• Plan comptable, Journaux, Grand Livre, Balance
et détail d’une écriture
Fiscalité
• Déclaration fiscale 2044 et 2072S au modèle
Cerfa, agréée par la DGFiP
Export
• Export de toutes les données des tables (loyers,
charges, trésorerie, comptabilité, fiscalité) au
format Excel® ou LibreOffice “Calc”
Location Immobilière 2015
Editez votre déclaration fiscale en quelques clics
EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX
Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com
SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités
appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juillet 2014
Choisissez la gamme
adaptée à vos besoins :
LES 3 POINTS CLÉS
Pour toutes les associations
2014
Avec EBP Mon Association, quel que soit votre
domaine d’activité (sport, culture, loisir, social…),
vous gérez vos adhérents, organisez vos activités et
suivez votre trésorerie… L’essentiel y est pour vous
faire gagner un temps précieux dans vos tâches
quotidiennes !
Gérez
vos adhérents
Créez une fiche par adhérent centralisant leurs données personnelles :
coordonnées, cotisation, participation aux activités, règlements... Vous
pouvez même imprimer des cartes d’adhésion avec votre logo et aux couleurs
de votre association !
Suivez
votre trésorerie
Saisissez toutes les dépenses et recettes de votre association pour
maîtriser votre budget. Si vous travaillez avec un Expert-Comptable, vous
pouvez lui envoyer automatiquement vos écritures comptables sans aucune
ressaisie.
Organisez
vos activités
Préparez efficacement vos évènements grâce aux fiches détaillées (lieu,
partenaires, tarif, descriptif...) et suivez leur déroulement directement dans
le planning. Au fur et à mesure des inscriptions, vous visualisez les places
disponibles, vendues ou en surréservation.
Mon Association
La solution simple et pratique
pour gérer votre association !
Plus d’astuces !
• Données statistiques de votre association • Modèles de lettres prêts à l’emploi et infos
pratiques • Envoi de courrier en publipostage
Fonctions Principales
Caractéristiques générales
• Multi-dossiers
• Nombre illimité d’adhérents
• Tableau de bord avec alertes
• Informations pratiques sur l’administration d’une
association
• 40 modèles types de documents (statuts, règlement
intérieur, demande de subvention…)
Propriétés du dossier
• Insertion du logo de l’association
• Coordonnées des membres du bureau
• Coordonnées de l’association
• Coordonnées bancaires, RIB et contrôle de la clé RIB
Cotisations / Activités / Matériel
• Création de différentes cotisations
• Duplication des fiches cotisations, activités et matériels
• Gestion des remises sur les cotisations et les activités
• Rattachement de plusieurs adhérents à une cotisation ou
à une activité
• Fiche détaillée pour chaque activité
• Définition de la périodicité des activités
• Gestion du matériel avec caution et suivi de stock
• Planning des activités et du matériel utilisé
• Possibilité d’ajouter, de supprimer ou de modifier les
activités et le matériel dans le planning
• Possibilité d’affecter jusqu’à 4 contacts ou partenaires à
chaque activité et matériel
• Gestion des places disponibles, vendues et des
surréservations
• Gestion des activités multi-tarifs
• Insertion d’une photographie de l’activité
Adhérents
• Gestion du fichier adhérents
• Gestion des adhérents payeurs
• Gestion des adhérents en sommeil
• Renseignement d’informations médicales dans la fiche
adhérent (personne à prévenir, certificat médical...)
• Visualisation des activités affectées à chaque adhérent
• Insertion d’une photo d’identité dans la fiche adhérent
• Impression de cartes d’adhésion
• Impression du trombinoscope
• Gestion des NPAI et impression de la liste des adresses
erronées
• Renseignement dans la fiche adhérent des «anciens
adhérents» et des membres du bureau
• Statistiques sur les adhérents
• Visualisation du solde de chaque adhérent (arriéré,
cotisations, activités)
• Filtres multi-critères pré-définis ou à définir
• Recherche multi-critères sur les champs principaux des
fichiers adhérents, cotisations, activités, règlements,
matériels et contacts
• Possibilité de trier et de regrouper par cliquer-glisser les
données des fiches adhérents (adresse, CP, ville, statut...),
cotisations, activités, règlements, contacts dans une zone
de regroupement
• Création de champs perso dans les fiches adhérents avec
possibilité de les renommer
• Gestion des arriérés
• Envoi de SMS via les partenaires(1) Eco.sms, SMS Envoi et
SMS to b (hors coût de SMS)
(1) Nécessite la souscription à une Assistance PRIVILEGE ou PREMIUM
www.ebp.com
• + de 40 modèles de courriers
• Un guide d’infos pratiques et juridiques
• Le plan comptable Associations Loi 1901
INCLUS
ZOOM sur
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz ou équivalent
• Mémoire : 1 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 2 Go
Systèmes d’exploitation supportés :
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8 32 bits et 64 bits
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels
dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’utilisation du logiciel.
Document non contractuel • Juillet 2013 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947
le tableau de bord
Avec le tableau de bord, vous avez une vision globale sur votre gestion et vous pouvez prendre les bonnes
décisions pour votre association.
Une visualisation globale des informations
A l’ouverture du logiciel le tableau de bord se lance automatiquement. Composé de différentes rubriques,
il reprend les principaux éléments nécessaires à la gestion de votre activité.
Vous pouvez visualiser le nombre d’adhérents inscrits à votre association et le nombre d’activités
enregistrées.
L’intégration de notes et d’alertes
L’encart « Notes » vous permet d’insérer des commentaires de toutes sortes afin de donner des
indications aux autres personnes utilisant le logiciel ou encore de vous rappeler une tâche à effectuer.
La rubrique « Alertes » vous indique le nombre d’adhérents ayant des cotisations et/ou activités non
réglées, les adhésions et certificats médicaux expirés…
En un clic vous accédez à la liste souhaitée et pouvez ainsi prendre les mesures nécessaires pour
informer vos adhérents.
Des graphiques clairs pour une meilleure analyse
Enfin, 5 graphiques sont à votre disposition, vous permettant de visualiser instantanément les informations
clés de votre association comme l’évolution de vos recettes et dépenses sur les 12 derniers mois, le
solde des postes de trésorerie ou encore la répartition de vos dépenses pour l’exercice.
Règlements
• Suivi des règlements des cotisations, des arriérés et des
activités
• Gestion des remboursements
• Filtres multi-critères sur les règlements
• Gestion détaillée des règlements
Trésorerie
• Gestion des recettes / dépenses
• Enregistrement automatique des écritures comptables
liées aux cotisations et aux règlements
• Génération des écritures comptables à partir des
recettes / dépenses
• Plan comptable Associations Loi 1901
• Virements entre trésoreries, entre postes de recettes et
de dépenses
• Gestion des postes de recettes / dépenses
• Gestion des postes analytiques
• Gestion des comptes et chéquiers
• Tri sur tous les champs des listes recettes / dépenses
• Recherche multi-critères sur les champs principaux des
fichiers recettes/dépenses
• Possibilité de trier et regrouper par cliquer-glisser les
données des fichiers recettes/dépenses
Reçu fiscal
• Saisie de l’objet et de la nature de l’association
• Modèle de reçu fiscal personnalisable
• Edition de reçus fiscaux Cerfa 11580*02 et 11580*03
• Reçus fiscaux par donateur à l’année ou par don
Impressions
• Impression des états avec le nom de l’association et/ ou
le nom du dossier
• Impression des listes et fiches des adhérents, des
cotisations, des activités, des matériels, des contacts,
• Impression des lettres de relance du solde dû
• Création de courriers personnalisés
• Publipostage e-mail et courrier
• Impression de courriers types pour les assemblées
• Impression des activités avec contacts, personnes à
prévenir...
• Export des états aux formats Excel®, HTML, PDF
Sécurité et maintenance
• Outils de sauvegarde multi-supports (CD-Rom, clé USB...)
• Outils de restauration de dossiers
• Outils de maintenance de la base
Importation / Exportation
• Recopie des données d’un dossier vers un autre
• Clôture de l’exercice du dossier avec recopie des données
et génération des écritures d’A-nouveaux
• Import des adhérents à partir d’un fichier texte
• Export des adhérents en fichier texte
• Export des graphiques (JPG ou BMP)
• Export des postes analytiques via l’export des écritures
comptables
• Export des écritures comptables au format de nombreux
logiciels de comptabilité* via le module Communication
Entreprise-Expert.
* EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et
AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST,
GESTIMUM, INFORCE.
Le tableau de bord vous donne les
indications clés pour gérer l’essentiel de votre association.
271
Choisissez la gamme
adaptée à vos besoins :
DEMARRER
Gamme Pratic
OPTIMISER
Gamme PRO et Réseau
LES 5 POINTS CLES
DEVELOPPER
Gamme Classic
OPTIMISER
Gamme PRO et Réseau
Un logiciel
intégré
Toute modification d’une fiche client en Gestion Commerciale est immédiatement prise en
compte en Comptabilité et inversement. Vous pouvez aussi contrôler une écriture comptable en
affichant sa facture d’origine issue de la Gestion.
Gérez vos achats
et vos stocks
Saisissez vos bons d’entrée, vos bons de sortie, vos bons de réception fournisseurs et effectuez
vos réapprovisionnements en toute simplicité. Gérez vos reliquats de commande et réalisez vos
inventaires.
Personnalisez vos
devis, vos factures,
vos commandes...
Soignez l’image de votre entreprise. Utilisez l’un des 300 modèles disponibles ou personnalisezles
(devis, factures...). Des plus simples aux plus complexes, élaborez vos propres modèles grâce
à Open Report Designer™.
Contrôlez
votre activité
Grâce aux statistiques détaillées suivez les indicateurs clés de votre entreprise : évolution du CA,
de la marge, palmarès des ventes…
Editez vos documents
comptables
Imprimez en toute simplicité votre déclaration de TVA agréée par la Direction Générale des
Finances Publiques et établissez votre Bilan et votre Compte de Résultat.
Pour l’ensemble des petites entreprises
Compta & Gestion Commerciale
Classic Open LineTM 2012
Ce logiciel couvre tous vos besoins en gestion d’entreprise : de la chaîne commerciale
(ventes, achats, gestion de stock…) à la tenue de la comptabilité (déclaration
de TVA, Bilan, Compte de Résultat…). Souple, personnalisable et performant, ce
logiciel offre une multitude de fonctionnalités.
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MOBILITY
Choisissez la gamme
adaptée à vos besoins :
2013
Envie de développer le chiffre d’affaires de votre commerce ? Optez pour cette solution 2 en 1 : la
rapidité d’une caisse enregistreuse et la puissance d’une gestion commerciale. Encaissements,
gestion des ventes, consultation du stock en temps réel, fidélisation des clients et transfert des
données en comptabilité sans aucune ressaisie. N’attendez plus pour accroître la rentabilité de
votre magasin !
VERSION
Mode
VERSION
PRO
VERSION
Commerce de détail
Choisissez le produit
adapté à vos besoins :
Point de Vente Commerce de détail
www.ebp.com
Point de Vente Commerce de détail 2013
Pour tous les commerçants
LES 5 POINTS CLÉS
Pilotez
votre activité
Appuyez-vous sur un logiciel puissant pour gérer l’ensemble de votre activité : gestion des achats, des ventes, des
stocks, gestion de la Relation Client, multi-devises, transfert en comptabilité.
Gagnez
en performance
Scannez les étiquettes codes-barres de vos articles et enregistrez vos ventes. Puis encaissez les règlements de vos
clients aussi rapidement qu’avec une caisse enregistreuse.
Dynamisez
vos ventes
Réalisez des opérations commerciales à l’occasion de soldes, de promotions... Et fidélisez votre clientèle à l’aide de
cartes de fidélité, chèques cadeaux, édition de tickets supplémentaires...
Analysez
efficacement
Profitez d’une puissance d’analyse importante avec des statistiques détaillées (tarifs, articles, clients…) mais aussi
personnalisables selon vos besoins à l’aide de tableaux croisés.
Communiquez
facilement
En fin de journée, éditez votre Z de caisse. Puis générez sans ressaisie vos écritures comptables et transférez-les au
format de votre logiciel de comptabilité ou à celui de votre Expert-Comptable*.
* EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE.
Une caisse entièrement paramétrable
Personnalisez votre écran de vente selon vos besoins et vos préférences.
Choisissez les fonctions de caisse dont vous avez besoin et paramétrez votre
écran de vente : de la couleur du fond d’écran jusqu’à la taille d’un bouton.
Sécurisez votre caisse en choisissant l’option la plus adaptée à votre activité :
verrouillage manuel ou automatique.
Le mode écran tactile
Retrouvez tous les réflexes d’une caisse standard avec le mode écran tactile.
La facturation
Gagnez en efficacité ! Enregistrez les achats de vos clients et scannez les
étiquettes codes-barres de leurs articles.
Le paiement
Encaissez les règlements de vos clients aussi rapidement qu’avec une caisse
enregistreuse. Offrez leur la possibilité de régler le montant avec plusieurs
moyens de paiement (carte bleue, chèque, espèces, ticket restaurant…).
Lors de la sortie du ticket de caisse, profitez-en pour éditer un coupon
supplémentaire vous permettant de mettre en avant une offre promotionnelle,
un nouveau produit... Personnalisez votre écran de vente et vos tickets de caisse
L’encaissement
Besoin d’encaisser rapidement les règlements de vos clients ? Faites le choix d’une solution simple, innovante et personnalisable.
Afin de professionnaliser l’image de votre entreprise et répondre aux spécificités de votre activité, ce logiciel propose de nombreux
outils personnalisables.
Votre activité nécessite la gestion des clients en compte ? EBP vous accompagne dans la rédaction de vos documents de vente :
de la rédaction d’une commande à l’impression d’une facture.
De la commande à la facture en un clic
Gagnez du temps au quotidien dans la réalisation de vos documents de vente.
Évitez les ressaisies inutiles et transférez automatiquement votre commande
client en facture. Vous pouvez également saisir directement une facture.
L’échéancier client
Offrez la possibilité à vos clients de régler le montant de leurs achats en
plusieurs fois. Puis éditez un échéancier afin de visualiser très rapidement les
sommes non réglées. Vous pourrez ainsi agir sur votre trésorerie et relancer
vos clients.
Relance clients
Un client tarde à payer ? Relancez-le sans plus attendre ! Sélectionnez le
niveau de relance adapté. Puis, d’un simple clic, envoyez-lui la lettre par
e-mail au format PDF.
Présentez à vos clients des documents professionnels
Les documents de vente et relances clients
Monsieur DEHAUMONT
25 place dy Lycée
59000 LILLE
N° TVA :
GP & Cie
Tél :
Fax :
Date Numéro
10/04/2008 DE00008 CL00002
09/06/2008
Code client
Date de validité Mode règlement Date de livraison
10/04/2008
Code article Description Qté PU HT Montant HT Image TVA
AR00007 8,00 167,22 1 337,76 19,60
AR00021 8,00 74,41 595,28 19,60
Dont 1,60 € d'éco-contribution (0,20 € unitaire)
AR00004 8,00 12,54 100,32 19,60
Dont 0,40 € d'éco-contribution (0,05 € unitaire)
Total TVA
Total TTC
2 033,36
398,54
Total HT
Signature du client :
2 431,90 €
Devis gratuit.
Les prix TTC sont établis sur la base des taux de TVA en vigueur à la date de
remise de l'offre. Toute variation de ces taux sera répercutée sur les prix.
2 033,36 398,54
Taux Base Montant
19,60
Dont 2,00 € d'éco-contribution
SIRET : - NAF : - RCS : - N° TVA :
Sarransi
69 rue de la cathédrale
69001 LYON
N° TVA :
GP & Cie
Tél :
Fax :
Date Numéro
03/01/2008 FA00013 CL00010
03/01/2008 Carte bancaire
Code client
Date d'échéance Mode règlement
03/01/2008
Date de livraison
Image Code article Description Qté PU HT Montant HT TVA
AR00014 2,00 108,70 217,40 19,60
AR00011 2,00 54,35 108,70 19,60
AR00016 2,00 41,81 83,62 19,60
AR00008 1,00 27,59 27,59 19,60
Dont 0,05 € d'éco-contribution (0,05 € unitaire)
Total TVA
Total TTC
Acompte
437,31
85,71
523,02
Total HT
Net à payer
0,00
523,02 €
Escompte pour règlement anticipé : 0%
En cas de retard de paiement, une pénalité égale à 1.5 fois le taux intérêt légal
sera exigible (loi du 31/12/93)
437,31 85,71
Taux Base Montant
19,60
Dont 0,05 € d'éco-contribution
SIRET : - NAF : - RCS : - N° TVA :
Monsieur DEHAUMONT
25 place dy Lycée
59000 LILLE
N° TVA :
GP & Cie
Tél :
Fax :
Date Numéro
06/02/2008 FA00017 CL00002
07/03/2008 Chèque paiement à 30 jours
Code client
Date d'échéance Mode règlement
06/02/2008
Date de livraison
Code article Description Qté PU HT Montant HT Image TVA
AR00013 4,00 75,25 301,00
AR00012
19,60
4,00 209,03 836,12 19,60
Dont 6,00 € d'éco-contribution (1,50 € unitaire)
AR00010 4,00 125,42 501,68 19,60
Total TVA
Total TTC
Acompte
1 638,80
321,20
1 960,00
Total HT
Net à payer
0,00
1 960,00 €
Escompte pour règlement anticipé : 0%
En cas de retard de paiement, une pénalité égale à 1.5 fois le taux intérêt légal
sera exigible (loi du 31/12/93)
1 638,80 321,20
Taux Base Montant
19,60
Dont 6,00 € d'éco-contribution
SIRET : - NAF : - RCS : - N° TVA :
ZOOM sur les fonctions clés
La gestion des stocks
Les cartes de fidélité
Automatisez la gestion de vos cartes de fidélité en fonction d’un nombre de
points, d’un chiffre d’affaires ou d’un nombre de passages en caisse. Vous
attribuez ensuite le type de gain : une remise, un article offert ou un bon
d’achat.
Les chèques cadeaux
Proposez à vos clients l’achat de chèques cadeaux. Ils pourront les offrir à
leurs proches et vous pourrez ainsi conquérir de nouveaux clients.
Les soldes et promotions
Rythmez votre activité commerciale en fonction des saisons et des
événements. Mettez en place des opérations ciblées et déterminez les dates
de début et fin d’opération.
La fidélisation de votre clientèle
Gérez efficacement votre commerce et développez votre chiffre d’affaires. Mettez en place, très simplement, une stratégie de
fidélisation pertinente et efficace.
Les documents de stocks
La gestion des stocks s’effectue au fur et à mesure des bons d’entrées et
des bons de sorties ainsi que lors de la validation des documents de ventes
et d’achats.
Le réapprovisionnement automatique
Evitez les ruptures de stock et mettez en place un système de
réapprovisionnement automatique. Pour chacun des articles, définissez le
stock minimum et le stock d’alerte.
L’inventaire
Saisissez votre inventaire à l’aide d’un assistant et d’un document de synthèse
prêt à l’emploi.
Pour gérer vos stocks en toute tranquillité, EBP Point de Vente Commerce de détail met à votre disposition une gestion complète
des stocks : de la saisie des bons d’entrées et des bons de sorties, à la gestion de l’inventaire.
Consultez en temps réel l’état de vos stocks depuis votre écran de vente
Fidélisez vos clients à l’aide de cartes de fidélité, chèques cadeaux…
Les statistiques
Les palmarès des articles
Imprimez le palmarès de vos articles et analysez le chiffre d’affaires généré.
Envie de doper vos ventes ? Accordez des remises sur les articles qui
remportent le moins de succès.
La répartition des ventes par tranche horaire et par vendeur
Obtenez, sous forme de tableaux, des statistiques détaillées sur la répartition
de votre activité.
Les statistiques de ventes par tarif
Analysez le nombre de ventes réalisées par tarif. Vous tenez un magasin de
vente à emporter ? Vous pourrez identifier très clairement la répartition du
chiffre d’affaires entre «les ventes sur place» et «les ventes à emporter».
Véritable outil d’aide à la décision, EBP Point de Vente Commerce de détail vous permet de visualiser très rapidement les chiffres
clés de votre activité.
Visualisez l’essentiel de votre activité
Document non contractuel • Janvier 2013 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 333
Caractéristiques générales
• Personnalisation des listes et de tous les
modèles d’impression
• Outil de sauvegarde multi-supports et
restauration des données
• Gestion des utilisateurs avec définition des
droits
• Tableau de bord (CA journalier, indice de
vente, fréquentation/CA)
• Filtrage des tickets : en attente, en compte,
réglés, transférés en factures
• Solvabilité, localisation clients et calcul
d’itinéraire avec société.com, manageo,
bilansgratuits.fr, mappy, yahoo France, Bing*.
Gestion Commerciale
(Back Office)
Gestion des fichiers
• Nombre illimité de dossiers
• Fichiers clients, commerciaux, articles
• Gestion des codes-barres à prix et poids
variables
Gestion des achats et des ventes
• Devis, commandes, bons de livraison,
factures
• Gestion de la DEEE (Déchets des
Equipements Electriques et Electroniques)
• Recherche sur les lignes de pièces :
numéro de série, code article...
• Saisie déportée des devis, commandes,
bons de livraison et factures
• Transferts et regroupements de pièces
• Facturation HT ou TTC
• Gestion multi-devises, multi-échéances
• Livraison/réception globale ou partielle des
commandes avec gestion des reliquats
• Gestion des remises articles ou clients avec
choix de la priorité
• Multi-facturation périodique
• Grille tarifaire par client
• Gestion des soldes et promotions
• Relance clients personnalisée
• Recherche des articles par référence
fournisseur dans les pièces d’achat et les
pièces de vente
• Impression des étiquettes avec prix normal
et prix soldé
• Consultation des tickets de caisse
• Remise en banque centralisée : Back et
Front Office
• Contremarque : détection de commandes
clients à livrer suite à la réception de
commandes fournisseurs
• Réservation d’articles en rupture de stock
avec versement d’arrhe ou d’acompte
Gestion des stocks
• Bons d’entrées, bons de sorties
• Fabrication des articles composés
• Saisie de l’inventaire complet
• Inventaire tournant : sélection d’une liste
d’articles à inventorier
Gestion de la Relation Client
• Qualification des clients selon une grille de
classification (16 statuts maximum)
• Création d’une action (appel téléphonique,
rendez-vous, note, e-mail, courrier, vente)
• Rattachement des actions d’un client à
une affaire
• Rappel automatique des rendez-vous et
appels téléphoniques à honorer
• Statistiques de temps passé, chiffre
d’affaires généré par affaire
Fidélité client
• Historique de la fidélité par client
• Gestion des cartes de fidélité (par point, par
chiffre d’affaires, par nombre de passages
en caisse)
• Calcul du CA hors promotion
• Gestion des remises, articles offerts, bons
d’achat
• Chèques cadeaux • Envoi de SMS via des partenaires* : Eco.sms,
SMS Envoi, SMS to b (hors coût de SMS)
• Sélection et exclusion des articles
concernés par la fidélité client (en cas de
promotion...)
Statistiques
• Consultation des statistiques depuis la fiche
tiers et la fiche article
• Palmarès des articles, meilleurs vendeurs
• Activité du magasin par tranche horaire et
par vendeur
• Panier moyen, indice de vente
• Statistiques globales illustrées par un
graphique (tableau de bord)
Import/Export des fichiers
• Génération de fichiers PDF avec envoi
par e-mail depuis toutes les éditions et
exportations au format EXCEL
®, JPEG, TIFF,
HTML, RTF
• Transfert en comptabilité des factures,
tickets de caisse et mouvements
de caisse au format du logiciel de
l’Expert-Comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco
et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et
AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADORDORAC,
APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE.
• Imports et exports paramétrables des
fichiers articles, familles d’articles, clients,
fournisseurs et contacts
• Lien avec le logiciel EBP Cartographie &
Décisions PRO (à acquérir séparément)
• Lien e-Commerce* Oxatis ou Epages : envoi
des articles/clients vers le site Web puis
récupération automatique des commandes
en ligne sur le logiciel EBP
Encaissement (Front Office)
• Mode RDS**
• Personnalisation de l’écran de vente
• Mode écran tactile
Gestion des ventes comptoir
• Saisie des articles
• Ventes en attente, avec impression du
ticket en attente
• Gestion des articles liés pour les ventes
additionnelles
• Modification du mode de règlement sur un
ticket validé
• Ventes en compte (différé et rattaché à un client)
• Gestion des retours articles
• Gestion des avoirs
• Multi-règlements : carte bancaire, chèque,
espèces, ticket restaurant, bon d’achat,
chèque cadeau, avoir
• Regroupement de tickets en facture
• Saisie du code postal à chaque saisie de
ticket (édition de statistiques)
• Edition de ticket sans prix avec le détail des
articles (ticket cadeau)
• Tri des articles par famille sur le ticket de
caisse
• Impression automatique d’une facturette à
chaque vente (en plus du ticket)
• Édition d’un ticket
supplémentaire (offre promotionnelle,
nouveau produit...)
Caisse
• Verrouillage de la caisse, manuel
ou automatique
• Suivi du fond de caisse
• Mouvements de caisse avec la création de
types de mouvements de caisse
• Clôture de caisse avec déclaration des
montants en caisse, impression du Z
de caisse et du Z de caisse consolidé
(regroupement des tickets de plusieurs
caisses)
• Impression du X de caisse, journal de
caisse
• Gestion des abonnements
• Statistiques sur les bons d’achats et chèques
cadeaux
• Ecran de comptage de caisse
Suivi des clients • Saisie du multi-règlements pour les ventes
en compte
• Remise en banque automatique des
paiements CB
*Nécessite la souscription à un Pack de Services
PRIVILEGE ou PREMIUM.
**En option. Remote Desktop Services (RDS) est un
service proposé par Microsoft® Windows Server,
licence à acquérir séparément du logiciel EBP.
Fonctions Principales EBP Point de Vente Commerce de détail 2013
Logiciel 2 en 1 : Gestion Commerciale + Encaissement
Compatible OPOS
EBP Point de Vente Commerce de détail est
compatible avec les principaux périphériques
d’encaissement du marché. Toutes les
imprimantes tickets, afficheurs, tiroirs caisse,
compatibles OPOS avec interface série ou
parallèle pourront fonctionner avec EBP Point de
Vente Commerce de détail.
Parmi les marques compatibles :
EPSON, TOSHIBA, AURES, METROLOGIC,
ZEBRA
Pour connaître la liste des périphériques com
-
patibles, consultez notre site : www.ebp.com
COMPATIBLE
OPOS
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur
• Mémoire : 2 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits(1)
• Espace disque libre : 2 Go
Systèmes d’exploitation supportés :
• Windows XP
® SP2
• Windows Vista
® SP1 32 bits et 64 bits
• Windows
® 7 32 bits et 64 bits
• Windows
® 8 32 bits et 64 bits
Windows XP
®, Vista
®, 7 et 8 sont des logiciels
dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’utilisation du logiciel.
(1) Excepté pour le Front Office : écran supportant une résolution de 800*600
Choisissez la gamme
adaptée à vos besoins :
DEMARRER
Gamme Pratic
DEVELOPPER
Gamme Cl assic
OPTIMISER
Gamme PR O et Réseau
LES 5 POINTS CLES
Pour les créateurs, indépendants et petites entreprises
Devis et Facturation
Pratic 2010
Faites confi ance à un outil simple et effi cace pour
informatiser en douceur votre gestion commerciale.
Réalisez vos documents de ventes en toute
simplicité : rédaction rapide de vos devis, transfert en
factures et envoi en comptabilité sans aucune ressaisie
et en toute sécurité…
Sautez le pas et professionnalisez votre gestion pour
gagner en effi cacité !
Gagnez
du temps
Editez des devis aussi facilement qu’avec un traitement de texte
puis transférez-les en factures sans aucune ressaisie.
Visualisez
votre activité
Plus besoin de chercher, le logiciel vous offre l’essentiel en un regard
grâce au tableau de bord : vision globale de l’activité de votre entreprise
(CA, statistiques), présentation des priorités de la journée (échéances échues,
devis à relancer).
Suivez
vos clients
Profi tez d’un logiciel intuitif, et soyez prévenu quotidiennement, depuis le
tableau de bord : des devis en fi n de validité et des retards de paiement client.
Puis éditez automatiquement les relances de ces clients.
Facilitez
les règlements
Sélectionnez en un clic le mode de règlement parmi sa large palette de
choix : carte bancaire, espèces, prélèvement, virement…
Communiquez
facilement
Transformez vos factures et règlements en écritures comptables
sans aucune ressaisie et transférez-les au format de votre logiciel de comptabilité
ou à celui de votre Fiduciaire*.
*EBP, Winbooks, Popsy, Bob, Pro Acc.
Fonctions Principales
Caractéristiques générales
• Tableau de bord en page d’accueil
• Barre de Navigation contextuelle : accès aux menus
principaux et aide en ligne
• Look Microsoft® et adaptation aux thèmes Windows
XP® et Windows Vista®
Suivi des clients
• Relances automatiques (3 modèles en fonction du
niveau de relance)
• Saisie des règlements
• Possibilité d’indiquer le solde initial et l’encours
maximum autorisé
• Suivi des échéances et des factures non réglées
Clients, contacts et articles
• Fiches clients et prospects
• Saisie d’un taux de remise par défaut dans la fi che
client
• Fiches articles avec saisie de codes-barres et gestion
des lecteurs de codes-barres (douchette + stylo)
• Saisie d’articles non référencés puis enregistrement
dans la base
• Accès direct aux statistiques de vente depuis une
fi che article
• Mise en sommeil des articles non utilisés
• Description des articles en 3 langues
Devis et factures
• Création de devis
• Transfert automatique des devis en factures
• Couper-copier-coller des lignes d’un devis à l’autre
• Affi chage en rouge des lignes dont la marge est
négative
• Gestion de la taxe Recupel
• Possibilité d’enrichir les documents avec des soustotaux,
sauts de page, lignes blanches, styles de
police
• Correcteur orthographique
• Plus de 30 modèles d’impression
• Saisie de remise et de frais de port
• Choix du taux de TVA pour chaque article
• Récapitulatif par taux de TVA dans les documents
• Saisie des mentions obligatoires sur les devis
• Modifi cation possible du nom du contact dans les
documents
Acomptes et bons de livraison
• Saisie de factures d’acompte
• Impression d’un bon de livraison
Analyse
• Historique des ventes clients/prospects
• Statistiques commerciales sous forme de graphiques
ou de tableaux
• Suivi du chiffre d’affaires
30 jours
d’Assistance offerts
pour bien démarrer !
la réalisation d’un devis
Vos documents de vente représentent l’image de votre entreprise. C’est pourquoi, il est essentiel de
présenter à vos clients des documents professionnels. Avec EBP Devis et Facturation Pratic 2010,
gagnez du temps au quotidien. Réalisez vos documents de vente et constituez en même temps votre
base articles.
La saisie d’un devis
En quelques clics, réalisez vos premiers devis. Travaillez comme dans un traitement de texte et disposez
de nombreux outils pour personnaliser vos devis. Puis éditez des documents professionnels aux couleurs
de votre entreprise (logo, images,...).
La création des articles à la volée
Inutile de créer votre base articles avant même de faire votre premier devis. Saisissez directement vos
articles dans vos documents de vente et d’un simple clic intégrez-les dans votre catalogue articles. Vous
gagnez ainsi un temps considérable.
Import/Export des fi chiers
• Génération des écritures comptables au format EBP,
texte, ou sous le format de votre fi duciaire ( Winbooks,
Popsy, Bob, Pro Acc )
• Import/export des fi chiers clients, prospects, articles
au format texte ou Microsoft EXCEL®.
• Envoi par e-mail de toutes les éditions au format PDF
• Evolution possible vers EBP Bâtiment ou EBP Gestion
Commerciale
Sauvegarde multi-supports
• Assistant de sauvegarde à la fermeture
Travaillez comme dans un traitement de texte :
police, gras, italique, correcteur orthographique…
Quel logiciel choisir ?
EBP Devis
et Facturation
Pratic
EBP Gestion
Commerciale
2010
Fichiers clients, fournisseurs et articles
Gestion des prospects
Transfert comptable au format du logiciel de l’Expert-Comptable*
Bon de commande et bon de livraison client
Gestion des achats et des stocks
Gestion des promotions et du multi-tarifs
*EBP, Winbooks, Bob, Popsy, Solid Data
Document non contractuel • Août 2009 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs
European Business Products Sprl • Avenue des Cerisiers, 15 • 1030 Bruxelles • Tél : 02 737 95 90 • Fax : 02 737 95 91 • Email : info.be@ebp.com
Confi gurations Minimales Requises :
• Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
• Mémoire : 1 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 1,5 Go
Systèmes d’exploitation supportés :
• Windows XP® SP2
• Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
Windows XP®, Vista® et 7 sont des logiciels
dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’utilisation du logiciel. ®
Fonctionne avec
Windows XP®, Vista®
etWindows® 7
668
Choisissez la gamme
adaptée à vos besoins :
DEMARRER
Gamme Pratic
OPTIMISER
Gamme PRO et Réseau
LES 5 POINTS CLES
DEVELOPPER
Gamme Classic
OPTIMISER
Gamme PRO et Réseau
Un logiciel
intégré
Toute modification d’une fiche client en Gestion Commerciale est immédiatement prise en
compte en Comptabilité et inversement. Vous pouvez aussi contrôler une écriture comptable en
affichant sa facture d’origine issue de la Gestion.
Gérez vos achats
et vos stocks
Saisissez vos bons d’entrée, vos bons de sortie, vos bons de réception fournisseurs et effectuez
vos réapprovisionnements en toute simplicité. Gérez vos reliquats de commande et réalisez vos
inventaires.
Personnalisez vos
devis, vos factures,
vos commandes...
Soignez l’image de votre entreprise. Utilisez l’un des 300 modèles disponibles ou personnalisezles
(devis, factures...). Des plus simples aux plus complexes, élaborez vos propres modèles grâce
à Open Report Designer™.
Contrôlez
votre activité
Grâce aux statistiques détaillées suivez les indicateurs clés de votre entreprise : évolution du CA,
de la marge, palmarès des ventes…
Editez vos documents
comptables
Imprimez en toute simplicité votre déclaration de TVA agréée par la Direction Générale des
Finances Publiques et établissez votre Bilan et votre Compte de Résultat.
Pour l’ensemble des petites entreprises
Compta & Gestion Commerciale
Classic Open LineTM 2012
Ce logiciel couvre tous vos besoins en gestion d’entreprise : de la chaîne commerciale
(ventes, achats, gestion de stock…) à la tenue de la comptabilité (déclaration
de TVA, Bilan, Compte de Résultat…). Souple, personnalisable et performant, ce
logiciel offre une multitude de fonctionnalités.
www.ebp.com
MOBILITY
ZOOM sur des fonctions clés
Une prise en main facilitée
Open Guide, le chemin de navigation vous indique les étapes à accomplir dans
chaque situation de travail. Par exemple, pour réaliser une vente, vous devez
simplement créer vos clients, rédiger vos devis, vos factures…
Une interface personnalisable
Personnalisez la consultation de toutes vos listes. Par exemple, grâce à la
fonction « Regroupement Intelligent », regroupez vos factures par date et par
nom de client.
Très puissant, vous pouvez également réaliser tous types de requête (des filtres,
des conditions…) dans toutes vos listes de gestion commerciale comme
de comptabilité.
La recherche intelligente
Elle permet de rechercher tous types d’informations : une date, un montant,
un nom... et ce sur toutes les colonnes.
Elle permet aussi d’effectuer une recherche multicritères, comme un nom et
un montant. Cette recherche intelligente est disponible à tout moment, quelle
que soit la fenêtre du logiciel.
L’Open Guide: L’assistant de navigation
L’ergonomie intuitive
Un logiciel de gestion se doit d’être simple d’utilisation pour faire gagner du temps à l’utilisateur et lui permettre de se consacrer
pleinement à son coeur de métier. Aussi, l’environnement de travail de ce logiciel, proche d’internet et des outils bureautiques
(Excel®, e-mail) garantit une prise en main rapide du logiciel.
Le mot « intégration » veut simplement dire que votre facturation et votre comptabilité travaillent ensemble.
Un logiciel tout-en-un
Gérez votre entreprise : de la chaîne commerciale (achats, ventes, gestion
de stock…) à la tenue comptable (saisie, déclaration de TVA agréée par la
Direction Générale des Finances Publiques, Bilan…).
Un logiciel intégré
L’intégration de la facturation et de la comptabilité vous garantit la cohérence
des informations saisies.
Evitez les ressaisie inutiles : toutes les modifications apportées depuis la fiche
client de la facturation seront automatiquement intégrées en comptabilité. Et
inversement.
Un logiciel tout-en-un, intégré
La
Gestion
La
Compta
Données
communes
ACHATS
STATISTIQUES
BILAN
FACTURES
STOCKS
SAISIE
Les tableaux de bord
Visualisez très rapidement les indicateurs clés de performance : solde de
compte de banque, état des créances clients, des dettes fournisseurs. Mais
aussi, comparez les résultats de vos exercices N et N-1.
Consultez à tout moment les devis à relancer, vos meilleurs clients, vos
meilleurs articles…
Les statistiques
Réalisez des statistiques par client et par article : évolution du chiffre
d’affaires, de la marge, palmarès clients… Visualisez vos données sous forme
de graphique (barre, aire, secteur....).
Exportez librement vos données vers Excel® pour les analyser.
Des modèles prêts à l’emploi
Plus de 300 modèles de devis, de factures, de commandes… sont disponibles.
La personnalisation des modèles d’impression
Open Report Designer™ vous permet de personnaliser tous vos modèles
d’impression.
En plus de l’intégration très simple de votre logo, personnalisez les informations
présentes dans un modèle en fonction du résultat d’un calcul (couleur,
gras, souligné…), créez un sommaire interactif, des liens hypertextes…
Des plus simples aux plus complexes, élaborez vos propres modèles grâce à
Open Report Designer™.
Open Report Designer™, le générateur d’états
Le paramétrage des éditions
L’un de vos tableaux de bord
L’analyse de votre activité
Open Report Designer™ est un outil puissant de paramétrage des éditions. Il vous permet de soigner l’image de votre entreprise
auprès de vos clients grâce à des documents professionnels.
Ce logiciel vous permet d’analyser les résultats de votre entreprise grâce à des tableaux de bord et à des statistiques
détaillées.
Vos données présentées sous forme de tableaux
Fonctions Principales
Caractéristiques générales
• Nombre de sociétés: 5
• Aide en ligne
• Recherche multi-critères
• Recherche incrémentale
• Tri, regroupement avancé
• Plan Comptable Entreprise
• Version réseau : jusqu’à 3 postes (en
option)
Suivi des tiers
• Envoi de SMS via des partenaires(1) (Hors
coût de sms) : Eco.sms, SMS Envoi, SMS
to b
• Fichiers clients, prospects, fournisseurs
• Familles clients, prospects, fournisseurs
• Mise en sommeil (client, fournisseurs)
• Gestion des modes de règlement et des
échéances multiples
• Consultation des écritures comptables en
temps réel depuis la fiche tiers
• Multi-adresses de facturation et de
livraison
• Contact divers
• Solvabilité, localisation clients et calcul
d’itinéraire avec société.com, manageo,
bilansgratuits.fr, mappy, yahoo France,
Bing(1)
Gestion des articles
• Articles/Famille articles
• Code article type bien ou service
• Etiquettes avec code-barres
• Gestion de l’éco contribution en
HT ou TTC
• Article de remplacement, facturable, non
imprimable, non inclus
• Article prix fixe
• Article stock, «quantité maximum en stock»
• Article/fournisseur : prix de vente conseillé
• Sous famille article
• Mise en sommeil
• Gestion des tarifs
• Mise à jour automatique du prix
d’achat de la fiche article
Gestion des stocks
• Bons d’entrées et de sorties
• Valorisation du stock au PUMP
• Visualisation des mouvements de stocks
• Saisie des inventaires
• Réapprovisionnement
Gestion des ventes
et des achats
• Devis, commandes, factures, avoirs
• Bons de livraison, bons de retour
• Frais de port
• Factures d’acompte, Avoirs d’acompte
• Livraison, réception totale ou partielle
• Commandes fournisseurs
• Bons de réception, bons de retour
• Factures d’achat et avoir
• Planning des livraisons
• Facturation HT ou TTC
• Facturation d’articles non référencés dans
la base articles
• Echéancier
• Règlements clients et fournisseurs complets
ou partiels
• Règlement sur commande
• Gestion des écarts de règlements
• Remise en banque, décaissement
• Historique simple ou détaillé de toutes les
pièces d’un client
• Historique des lignes de chaque pièce
• Transfert de documents
• Remises complémentaires
• Escompte inconditionnel
• Calcul de la marge brute sur le
prix d’achat ou le PUMP
Gestion des commerciaux
• Fichier et famille commerciaux
• Mise en sommeil
• Barème de commissionnement
• Liste avec détail du calcul des
commissionnements
Transfert comptable
• Comptabilisation des documents de
vente, d’achat et des règlements
• Historique des transferts comptables
• Comptabilisation de l’inventaire
• Comptabilisation des écarts de règlement
• Lettrage issu du pointage
Traitements comptables
• Saisie par journal et par mois
• Saisie par guide et saisie simplifiée
• Ventes comptoir
• Abonnements
• Contre-passation d’écritures
• Numérotation automatique ou manuelle
des pièces
• Calcul automatique de la TVA
• Transfert des écritures d’un journal à
un autre, d’un mois à un autre ou d’un
compte à un autre
• Lettrage manuel, approché, automatique,
simplifié
• Lettrage automatique découlant du
pointage
• Lettrage en cours de saisie
• Rapprochement bancaire manuel
• Documents associés à une ligne d’écriture
• TVA sur les débits, sur les encaissements
• Déclarations de TVA agréées DGFiP : CA3,
CA12 et annexes 3310A
• Justificatif de TVA
• Report automatique du crédit
de TVA
• Grand-Livre et Balance interatifs
• Balance d’ouverture (saisie ou génération
automatique)
• Clôtures mensuelles, clôture annuelle
• Gestion des notes de frais
Editions
• Open Report Designer™ : 300 modèles
d’impressions
• Assistant de paramétrage des documents
• Personnalisation des modèles
d’impression
• Encours clients
• Journaux, Grand-Livre
• Balance, balance âgée par pointage ou
par lettrage
• Echéancier
• Bilan et Compte de Résultat
• Plan de regroupement paramétrable
Importation/Exportation
• Import-Export des écritures au format du
logiciel de cabinet comptable : EBP, ITOOL,
CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA,
CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS,
ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE
OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import
uniquement HELIAST
• Import-Export des bases contacts, clients,
articles, fournisseurs, familles au format CSV
• Import paramétrable des articles, familles
articles, sous familles articles, clients,
familles clients, fournisseurs, familles
fournisseurs, contacts, commerciaux/
collaborateurs, familles commerciaux/
collaborateurs, barèmes eco-contribution,
secteurs géographiques.
• Export schéma de la base
• Outils de requêtage
• Import paramétrable des écritures,
comptes et journaux
• Import au format texte EBP
• Exportation des impressions au format
PDF, Word, Excel®
• Exportation des listes au format XML, TXT,
Excel®, HTML.
• Export art L215-3 (du code de la consommation)
• Lien e-Commerce(1) Oxatis ou Epages :
Envoi des articles/clients vers le site
Web puis récupération automatique des
commandes en ligne sur le logiciel EBP
• Export Interface Expert
• Export paramétrable
• Import / export des guides de
saisie
Statistiques
• Statistiques clients, articles, documents
sous forme de tableaux, graphiques
(courbes, 3D...) : CA, marge, palmarès
clients…
• Statistiques fournisseurs
Open LineTM Mobility
• EBP Reports On Line(2) (un service Cloud) :
accès à distance aux données du logiciel
EBP via un espace dédié sur Internet
depuis un ordinateur, une tablette ou un
Smartphone.
• EBP Notes de Frais : saisie des notes de
frais depuis un mobile sous Android et
échange des données avec EBP Compta &
Gestion Commerciale
(1) Nécessite la souscription à un Pack de Services PRIVILEGE ou PREMIUM
(2) Service inclus dans les Packs de Services PRIVILEGE, PREMIUM ou payable séparément.
Pour plus de détails, nous consulter.
Document non contractuel • Février 2012 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 324
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur
• Mémoire : 2 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 2 Go
Systèmes d’exploitation supportés :
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
Windows XP®, Vista® et 7 sont des logiciels
dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’utilisation du logiciel.
Compatible uniquement sur EBP Compta
Classic, Gestion Commerciale Classic et
Immobilisations Classic.
* Sous réserve de l’installation de l’un des
trois émulateurs(1) Parallel Desktop 5 et 6 ;
VMWare Fusion 3 ; BootCamp 3.0.
(1) Logiciels à acquérir séparément.
Nécessite de posséder une licence
Windows.
Mac
Fonctionne sur
avec émulateur
* Sous réserve de l’installation
de l’un des trois émulateurs(1)
Parallel Desktop 5 et 6 ; VMWare
Fusion 3 ; BootCamp 3.0.
(1) Logiciels à acquérir séparément.
Nécessite de posséder une licence
Windows.
LES 5 POINTS CLES
Un logiciel
intégré
Toute modification d’une fiche client en Gestion Commerciale est immédiatement prise en
compte en Comptabilité et inversement. Vous pouvez aussi contrôler une écriture comptable en
affichant sa facture d’origine issue de la Gestion.
Gérez vos achats
et vos stocks
Saisissez vos bons d’entrée, vos bons de sortie, vos bons de réception fournisseurs et effectuez
vos réapprovisionnements en toute simplicité. Gérez vos reliquats de commande et réalisez vos
inventaires.
Personnalisez vos
devis, vos factures,
vos commandes...
Soignez l’image de votre entreprise. Utilisez l’un des 300 modèles disponibles ou personnalisezles
(devis, factures...). Des plus simples aux plus complexes, élaborez vos propres modèles grâce
à Open Report Designer™.
Contrôlez
votre activité
Grâce aux statistiques détaillées suivez les indicateurs clés de votre entreprise : évolution du CA,
de la marge, palmarès des ventes…
Editez vos documents
comptables
Imprimez en toute simplicité votre déclaration de TVA agréée par la Direction Générale des
Finances Publiques et établissez votre Bilan et votre Compte de Résultat.
Pour l’ensemble des petites entreprises
Compta & Gestion Commerciale
Classic Open LineTM 2012
Ce logiciel couvre tous vos besoins en gestion d’entreprise : de la chaîne commerciale
(ventes, achats, gestion de stock…) à la tenue de la comptabilité (déclaration
de TVA, Bilan, Compte de Résultat…). Souple, personnalisable et performant, ce
logiciel offre une multitude de fonctionnalités.
www.ebp.com
MOBILITY
Pour gérer votre entreprise
Ce logiciel couvre tous vos besoins en gestion d’entreprise : de la chaîne commerciale (ventes,
achats, gestion de stock…) à la tenue de la comptabilité (déclaration de TVA, Bilan, Compte
de Résultat…). Souple, personnalisable et performant, ce logiciel offre une multitude de
fonctionnalités.
LES 5 POINTS CLÉS
Un logiciel
intégré
Toute modification d’une fiche client en Gestion Commerciale est immédiatement prise en compte en Comptabilité et
inversement. Vous pouvez aussi contrôler une écriture comptable en affichant sa facture d’origine issue de la Gestion.
Gérez vos achats
et vos stocks
Saisissez vos bons d’entrée, vos bons de sortie, vos bons de réception fournisseurs et effectuez vos réapprovisionnements
en toute simplicité. Gérez vos reliquats de commande et réalisez vos inventaires.
Personnalisez vos
devis, vos factures,
vos commandes...
Soignez l’image de votre entreprise. Utilisez l’un des 300 modèles disponibles ou personnalisez-les (devis, factures...).
Des plus simples aux plus complexes, élaborez vos propres modèles grâce à l’Assistant Open Report DesignerTM.
Contrôlez
votre activité
Grâce aux statistiques détaillées suivez les indicateurs clés de votre entreprise : évolution du CA, de la marge,
palmarès des ventes…
Etablissez
vos documents
comptables
Etablissez en toute simplicité votre déclaration de TVA agréée par la Direction Générale des Finances Publiques et
éditez en quelques clics votre Bilan et Compte de Résultat.
Compta & Gestion Commerciale
www.ebp.com
EBP Compta & Gestion Commerciale Classic 2014
Classic
La
Gestion
La
Compta
Données
communes
ACHATS
STATISTIQUES
BILAN
FACTURES
STOCKS
SAISIE
L’Open Guide : L’assistant de navigation
Un logiciel de gestion se doit d’être simple d’utilisation pour faire gagner du temps à l’utilisateur et lui permettre de se consacrer
pleinement à son coeur de métier. Aussi, l’environnement de travail de ce logiciel, proche d’internet et des outils bureautiques (Excel®,
e-mail) garantit une prise en main rapide du logiciel.
Le mot « intégration » veut simplement dire que votre facturation et votre comptabilité travaillent ensemble.
Une prise en main facilitée
L’Open Guide (l’assistant de navigation) personnalisable vous indique les étapes à
accomplir dans chaque situation de travail. Par exemple, pour réaliser une vente, vous
devez simplement créer vos clients, rédiger vos devis, vos factures…
Une interface personnalisable
Personnalisez la consultation de toutes vos listes. Par exemple, grâce à la fonction
« Regroupement Intelligent », regroupez vos factures par date et par nom de client.
Très puissant, vous pouvez également réaliser tous types de requête (des filtres, des
conditions…) dans toutes vos listes de gestion commerciale comme de comptabilité.
La recherche intelligente
Elle permet de rechercher tous types d’informations : une date, un montant, un nom... et
ce sur toutes les colonnes.
Elle permet aussi d’effectuer une recherche multicritères, comme un nom et un montant.
Cette recherche intelligente est disponible à tout moment, quelle que soit la fenêtre du
logiciel.
Un logiciel tout-en-un
Gérez votre entreprise : de la chaîne commerciale (achats, ventes, gestion de stock…)
à la tenue comptable (saisie, déclaration de TVA agréée par la Direction Générale des
Finances Publiques, Bilan…).
Un logiciel intégré
L’intégration de la facturation et de la comptabilité vous garantit la cohérence des
informations saisies. Evitez les ressaisie inutiles : toutes les modifications apportées depuis
la fiche client de la facturation seront automatiquement intégrées en comptabilité. Et
inversement.
L’ergonomie intuitive
Un logiciel tout-en-un, intégré
ZOOM sur les fonctions clés
Open Report Designer™, le générateur d’états
Open Report Designer™ est un outil puissant de paramétrage des éditions. Il vous permet de soigner l’image de votre entreprise
auprès de vos clients grâce à des documents professionnels.
Ce logiciel vous permet d’analyser les résultats de votre entreprise grâce à des tableaux de bord et à des statistiques détaillées.
Des modèles prêts à l’emploi
Plus de 300 modèles de devis, de factures, de commandes… sont disponibles.
La personnalisation des modèles d’impression
Open Report Designer™ vous permet de personnaliser tous vos modèles
d’impression.
En plus de l’intégration très simple de votre logo, personnalisez les informations
présentes dans un modèle en fonction du résultat d’un calcul (couleur, gras,
souligné…), créez un sommaire interactif, des liens hypertextes… Des plus
simples aux plus complexes, élaborez vos propres modèles grâce à Open Report
Designer™.
Les tableaux de bord
Visualisez très rapidement les indicateurs clés de performance : solde de
compte de banque, état des créances clients, des dettes fournisseurs. Mais
aussi, comparez les résultats de vos exercices N et N-1.
Consultez à tout moment les devis à relancer, vos meilleurs clients, vos
meilleurs articles…
Les statistiques
Plus de 300 modèles de devis, de factures, de commandes… sont disponibles.
La personnalisation des modèles d’impression
Réalisez des statistiques par client et par article : évolution du chiffre d’affaires, de
la marge, palmarès clients… Visualisez vos données sous forme de graphique
(barre, aire, secteur....).
Exportez librement vos données vers Excel® pour les analyser.
Le paramétrage des éditions
L’analyse de votre activité
Vos données présentées sous forme de tableaux
L’un de vos tableaux de bord
Fonctions Principales
Caractéristiques générales
• Nombre de sociétés : 5
• Aide en ligne
• Recherche multi-critères
• Tri, regroupement avancé
• Plan Comptable Entreprise
• Version réseau : jusqu’à 3 postes (en option)
• Gestion des Favoris
• Assistant de navigation personnalisable
• Archivage des données
Suivi des tiers
• Envoi de SMS via des partenaires(1) (Hors coût
de sms) : Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b
• Fichiers clients, prospects, fournisseurs
• Familles clients, prospects, fournisseurs
• Mise en sommeil (client, fournisseurs)
• Gestion des modes de règlement et des
échéances multiples
• Consultation des écritures comptables en
temps réel depuis la fiche tiers
• Multi-adresses de facturation et de livraison
• Contact divers
• Solvabilité, localisation clients et calcul
d’itinéraire avec société.com, bilansgratuits.fr,
mappy, yahoo France, Bing(1)
Gestion des articles
• Articles/Famille articles
• Article type bien ou service
• Etiquettes avec code-barres
• Gestion de l’éco contribution en HT ou TTC
• Article de remplacement, facturable, non
imprimable, non inclus
• Article prix fixe
• Article stock, «quantité maximum en stock»
• Article/fournisseur : prix de vente conseillé
• Sous famille article
• Mise en sommeil
• Gestion des tarifs
• Mise à jour automatique du prix d’achat de la
fiche article
Gestion des stocks
• Bons d’entrée et de sortie
• Valorisation du stock au PUMP
• Visualisation des mouvements de stocks
• Saisie des inventaires
• Réapprovisionnement
Gestion des ventes
et des achats
• Devis, commandes, factures, avoirs
• Regroupement de plusieurs devis en un seul
devis
• Révision de devis
• Bons de livraison, bons de retour
• Frais de port
• Factures d’acompte, Avoirs d’acompte
• Livraison, réception totale ou partielle
• Commandes fournisseurs
• Bons de réception, bons de retour
• Factures d’achat et avoir
• Planning des livraisons
• Facturation HT ou TTC
• Facturation d’articles non référencés dans la
base articles
• Echéancier
• Règlements clients et fournisseurs complets
ou partiels
• Règlement sur commande
• Gestion des écarts de règlements
• Remise en banque, décaissement
• Historique simple ou détaillé de toutes les
pièces d’un client
• Historique des lignes de chaque pièce
• Transfert de documents
• Remises complémentaires
• Escompte inconditionnel
• Calcul de la marge brute sur le prix d’achat ou
le PUMP
Gestion des commerciaux
• Fichier et famille commerciaux
• Mise en sommeil
• Barème de commissionnement
• Liste avec détail du calcul des
commissionnements
Transfert comptable
• Comptabilisation des documents de vente,
d’achat et des règlements
• Historique des transferts comptables
• Comptabilisation de l’inventaire
• Comptabilisation des écarts de règlement
• Lettrage issu du pointage
Traitements comptables
• Désactivation des comptes inutilisés
• Saisie par journal et par mois
• Saisie par guide et saisie simplifiée
• Saisie multi-échéances
• Ventes comptoir
• Abonnements
• Contre-passation d’écritures
• Numérotation automatique ou manuelle des
pièces
• Relevés bancaires
• Transfert des écritures d’un journal à un autre,
d’un mois à un autre ou d’un compte à un autre
• Lettrage manuel partiel, approché,
automatique, simplifié
• Pointage automatique découlant du lettrage
• Lettrage automatique découlant du pointage
• Lettrage en cours de saisie
• Rapprochement bancaire manuel
• Documents associés à une ligne d’écriture
• Formulaires d’impôts sur les sociétés (n°2571
et 2572)
• TVA sur les débits, sur les encaissements
• Déclarations de TVA agréées DGFiP : CA3,
CA12 et annexes 3310A
• Déclaration 3519 (demande de
remboursement)
• Formulaire 3514 (acomptes trimestriels)
• Télédéclaration et télépaiement EDI-TVA(2)
• Justificatif de TVA
• Report automatique du crédit de TVA
• Grand-Livre interactif
• Balance inter-exercices
• Balance d’ouverture (saisie ou génération
automatique)
• Clôtures mensuelles, clôture annuelle
• Gestion des notes de frais
• Gestion des indemnités kilométriques
Editions
• Open Report Designer™ : 300 modèles
d’impressions
• Assistant de paramétrage des documents
• Personnalisation des modèles d’impression
• Encours clients
• Journaux, Grand-Livre
• Balance, balance âgée par pointage ou par
lettrage
• Bilan et Compte de Résultat
• Plan de regroupement paramétrable
Importation/Exportation
• Import-Export des écritures au format du
logiciel de cabinet comptable : EBP, ITOOL,
CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX
(Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR,
CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM,
INFORCE et en import uniquement HELIAST
• Import-Export des bases contacts, clients,
articles, fournisseurs, familles au format CSV
• Import paramétrable des articles, familles
articles, sous familles articles, clients, familles
clients, fournisseurs, familles fournisseurs,
contacts, commerciaux/collaborateurs, familles
commerciaux/collaborateurs, barèmes ecocontribution,
secteurs géographiques.
• L’import des relevés bancaires, des documents
de vente, d’achat, des règlements clients et
fournisseurs
• Export schéma de la base
• Outils de requêtage
• Import paramétrable des écritures, comptes
et journaux
• Import au format texte EBP
• Exportation des impressions au format PDF,
Word, Excel®
• Exportation des listes au format XML, TXT,
Excel®, HTML.
• Export art L215-3 (du code de la consommation)
• Lien e-Commerce(1) : Envoi des articles/clients
vers le site Web puis récupération automatique
des commandes en ligne sur le logiciel EBP
• Export Interface Expert
• Export contrôle fiscal
• Export paramétrable
• Import / export des guides de saisie
Statistiques
• Statistiques clients, articles, documents sous
forme de tableaux, graphiques (courbes, 3D...) :
CA, marge, palmarès clients…
• Statistiques fournisseurs
Compatible
• EBP Reports On Line(3) : consultation à distance
des données du logiciel EBP via un espace dédié
sur Internet.
• EBP Notes de Frais : saisie des notes de frais
depuis un smartphone et échange des données
avec EBP Compta & Gestion Commerciale
(1) Nécessite la souscription à une Assistance PRIVILEGE ou PREMIUM
(2) Plus de détails sur www.ebp.com
(3) Service inclus dans les Assistances PRIVILEGE, PREMIUM ou payable séparément. Pour plus de
détails, nous consulter.
Document non contractuel • Juillet 2013 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 324
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur
• Mémoire : 3 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 3 Go
Systèmes d’exploitation supportés :
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8 32 bits et 64 bits
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels
dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’utilisation du logiciel.
PRO
Gérez efficacement votre comptabilité générale (saisie, déclaration de TVA, rapprochement bancaire…)
et analytique grâce à ce logiciel qui allie convivialité et performance. Etablissez votre
Bilan et votre Compte de Résultat, gérez vos immobilisations et exploitez vos données grâce
aux prévisions de trésorerie et à la gestion des budgets. Profitez aussi de l’univers Open Line
Technology™ qui vous assure une maîtrise rapide et totale de votre logiciel.
Prévision de
trésorerie
atouts du 3logiciel
La Fiche Produit
Analytique
Budgets
Recherche intelligente
Intuitif
Open Line
TechnologyTM
Open Guide
Comptabilité générale
Communication
Entreprise-Expert
Immobilisations
E
RGONOMIQUE
DECISIONNEL
Puissant
Tableau de bord
Compta
2012
Compta
PUISSANT
Une bonne gestion d’entreprise passe par un traitement efficace de la comptabilité. Grâce à EBP Compta PRO Open Line™, retrouvez
l’ensemble des outils nécessaires à la création de vos états comptables (Bilan, Compte de Résultat, Déclaration de TVA, …) et à la
gestion de vos immobilisations.
Le lettrage
Grâce à la gestion des échéances, le lettrage d’une écriture est automatique si le règlement correspond exactement au montant de la facture.
+ du logiciel : lettrage simplifié, automatique, délettrage automatique
Le rapprochement bancaire
Importez vos relevés bancaires au format ETEBAC ou tout autre format et pointez manuellement ou automatiquement vos relevés avec le compte banque de
votre logiciel EBP.
+ du logiciel : pointage automatique, import paramétrable des relevés bancaires, critères de comptabilisation des lignes de relevés
La Déclaration de TVA
Ne perdez plus de temps à remplir manuellement votre Déclaration de TVA, EBP Compta PRO Open LineTM le fait pour vous. Le logiciel calcule automatiquement
le montant de votre déclaration à payer. Il ne vous reste plus qu’à l’éditer et à l’envoyer à votre centre des impôts ou bien optez pour la télédéclaration au format
EDI*.
+ du logiciel : Déclaration de TVA agréée par la DGFiP, télédéclaration au format EDI*,
génération du fichier de virement de la TVA
*Nécessite la souscription à une assistance PRIVILEGE ou PREMIUM.
La gestion des immobilisations
Gérez simplement les amortissements et les cessions de vos biens d’équipement conformé-
ment à la réglementation CRC 2002-10 méthode simplifiée.
Créez vos fiches d’immobilisations, vos composants, exploitez une fraction d’un même bien en
gérant les éclatements et visualisez vos plans d’amortissement. Vous suivez ainsi précisément
la situation actuelle de vos immobilisations.
+ du logiciel : calcul du plan d’amortissement, cession, mise au rebut.
La communication Entreprise-Expert
Pour la vérification de vos comptes, échangez simplement et de façon sécurisée vos données avec votre Expert-Comptable au format de son logiciel*.
*EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, INFORCE, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM et en import uniquement HELIAST.
A partir de 5 postes, le logiciel est proposé avec le moteur de base de données Client/Serveur Microsoft® SQL Server
2008 Workgroup, Edition 32 bits.
La version réseau
ouvre les portes
du travail simultané et à plusieurs.
Un mode réseau perfomant
La gestion de vos immobilisations
PRO
Plus qu’un simple outil de gestion comptable, EBP Compta PRO Open LineTM vous aide à prendre les bonnes décisions au quotidien
grâce à la prévision de trésorerie, à la comptabilité analytique et à la gestion des budgets.
La prévision de trésorerie
Consultez tous les mouvements effectués sur les comptes bancaires et toutes les échéances dues afin de prévoir votre situation de trésorerie. Complétez également
ces données par les charges et les produits à venir pour une meilleure anticipation.
La comptabilité analytique
La ventilation des charges et des produits sur 1, 2 ou 3 plans (axes) analytiques vous permet de
réaliser des analyses selon différents critères. Consultez vos ventilations analytiques sous forme
de tableaux paramétrables pour une exploitation approfondie de vos données. Editez également
votre Balance analytique, Grand-Livre analytique,…
La gestion des budgets
Grâce à la gestion des budgets de types général et analytique vous pouvez comparer les dépenses
estimées avec les dépenses réellement effectuées et ainsi ajuster ou modifier votre stratégie
pour atteindre les objectifs fixés.
DECISIONNEL
ERGONOMIQUE
Ce logiciel a été développé sous la technologie « Open Line technologyTM » qui vous assure une prise en main rapide et un confort
d’utilisation. Il offre une interface de travail proche de vos usages quotidiens en informatique.
Une ergonomie intuitive
Travaillez dans un environnement familier. La nouvelle ergonomie se base sur les modes de fonctionnement utilisés chaque jour (web, outils bureautiques…),
ceci permettant de vous adapter à votre logiciel dès la première utilisation.
L’Open Guide
Pour retrouver les tâches à accomplir dans chaque situation de travail, référez-vous à l’Open Guide de la rubrique correspondante : consultation, trésorerie,
analytique,…
La recherche intelligente
Profitez d’un moteur de recherche puissant pour retrouver tous types d’informations dans vos listes que ce soit un compte, une date, un montant…
L’Open Guide : l’assistant de navigation
La consultation analytique permet de visualiser
la rentabilité d’un secteur, d’un service,…
Fonctions Principales
Caractéristiques générales
• Nombre de sociétés : 5 ou 10
• Aide en ligne
• Plan Comptable Entreprise
• Plan Comptable Association
• Plan Comptable Syndicat
• Sauvegarde et restauration
• Sauvegarde en ligne*
• Tableau de bord paramétrable
• Version réseau (en option) : jusqu’à 3
postes ou jusqu’à 10 postes
Transfert comptable
• Historique des transferts comptables
• Import du transfert comptable (écritures,
échéances, pointages)
Traitements comptables
• Saisie au kilomètre
• Saisie guidée
• Saisie pratique et ventes comptoir
• Saisie par écriture
• Abonnements
• Association de comptes pour automatiser la
saisie journal
• Ecritures simulées
• Contre-passation d’écritures
• Numérotation automatique ou manuelle
des pièces
• Réimputation des écritures de compte à
compte, de journal à journal et de période
à période
• Consultation des comptes
• Consultation des comptes inter-exercices
• Lettrage manuel, automatique, simplifié
• Délettrage automatique
• Rapprochement par compte
• Rapprochement par journal
• Echéance sur la ligne d’écriture
• Echéancier détaillé
• Pointage des échéances
• Modes de règlement
• Moyens de paiement
• TVA sur les débits et encaissements
• Calcul automatique de la TVA
• Justificatif de TVA
• Modification des informations de TVA
• Liste des informations de TVA
• Mise à jour des informations de TVA selon
le paramétrage des comptes
• Déclarations de TVA agréées Direction
Générale des Finances Publiques : CA3,
CA12 et annexe 3310A
• Formulaire d’acompte de TVA 3514
• Déclaration 3519
• Déclaration au format EDI*
• Télé-paiement au format EDI*
• Demande de remboursement au format
EDI *
• Génération du fichier de virement
de TVA
• Documents associés aux lignes d’écritures
• Libellés types
• Libellés enrichis
• Recalcul des soldes
• Tri par date
• Rapprochement bancaire manuel et
automatique
• Import paramétrable des relevés bancaires
• Import des lignes de relevés au format
ETEBAC
• Suppression des écritures
• Grand-Livre et Balance interactifs
• Règlements des Tiers
• Validation des écritures
• Clôtures mensuelles et annuelles
• Prévision de trésorerie
• Gestion des chéquiers et des lettres-chè-
ques
• Purge du plan comptable
• Reformatage des comptes
• Purge des relevés bancaires
• Journal des événements
• Archivage des données
• Déclôture mensuelle
• Virements internationaux
• Virements et prélèvements
ETEBAC
• Virements et prélèvements SEPA
• Comptabilisation manuelle des lignes de
relevés
• Comptabilisation automatique
des lignes de relevés bancaires
• Gestion des notes de frais
• Possibilité de saisie des notes de
frais dans l’application EBP Notes de Frais
depuis un mobile sous Android et échange
des données* avec EBP Compta PRO Open
Line™*
Analytique et budgets
• 3 plans (axes)
• Ventilations analytiques
• Grilles analytiques
• Outil d’application de grilles analytiques
• Consultation interactive
• Gestion des budgets généraux et
analytiques
Immobilisations
• Codification automatique en Alpha-numérique
des codes immobilisations d’immobilisations
• Localisation, fournisseur
• Notion de famille (héritage des paramètres
de la famille)
• Consultation du plan d’amortissement
• Mode d’amortissement linéaire et non
amortissable
• Mode d’amortissement dégressif
• Gestion comptable et fiscale
• Simulation d’achat d’une immobilisation
• Recherche d’une immobilisation à partir du
numéro, de son libellé
• Gestion des cessions d’immobilisations, de
la mise au rebut
• Gestion des éclatements (fractionnement
d’immobilisations en plusieurs immobilisations)
• Gestion des mutations
• Gestion des composants
• Gestion des dépréciations
• Gestion de la valeur de revente dans les
calculs d’amortissements (avec ou sans
dérogatoire)
• Génération des écritures de dotation
annuelle, choix de la période
• Génération des écritures d’achat
• Génération des écritures de cession
• Gestion des interventions
(réparations...)
Editions
• Journaux
• Grand-Livre
• Balance
• Balance âgée par échéance ou par lettrage
• Balance mensuelle, trimestrielle
• Rapprochement bancaire
• Bilan
• Compte de Résultat
• Situations des comptes
• Encours clients
• Créances clients / Dettes fournisseurs
• Comparatif N / N-1
• Impressions annuelles
• Suivi des écritures
• Chéquiers et lettres-chèques
• Balance analytique
• Grand-Livre analytique
• Grilles analytiques
• Cerfa 2054 : récapitulatif des mouvements
des immobilisations au cours de l’exercice
• Cerfa 2055 : situations et mouvements des
dotations de l’exercice et ventilation des
amortissements dérogatoires
Importation/Exportation
• Import-Export des écritures au format du
logiciel de cabinet comptable : EBP, ITOOL,
CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100,
INFORCE, COALA, CCMX (Winner et AS400),
CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADORDORAC,
APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM,
INFORCE et en import uniquement HELIAST
• Import paramétrable des écritures, des
comptes et des journaux
• Exportation des impressions au format PDF,
Word®, Excel®
• Exportation des listes au format XML, TXT,
Excel®, HTML
• Export des liasses fiscales
• Import texte des écritures et des comptes
au format EBP
• Export Interface Expert
Version réseau (en option)
• Gestion des droits par utilisateur
• Gestion des droits par groupe d’utilisateurs
*Nécessite la souscription à un Pack de Services
PRIVILEGE ou PREMIUM.
• Fonctions accessibles à partir de la
version Classic
• Fonctions supplémentaires à partir
de la version PRO
Document non contractuel • Septembre 2011 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 915
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur
• Mémoire : 2 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 2 Go
Systèmes d’exploitation supportés :
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
Windows XP®, Vista® et 7 sont
des logiciels dont vous devez
faire l’acquisition préalablement
à l’utilisation du logiciel.
Communiqué de presse / Rambouillet, le 17 octobre 2011
Quels équipements, quels usages numériques professionnels (UNP) pour les
entreprises de moins de 20 salariés ?
Comment développer ces UNP auprès d’un plus grand nombre ?
C’est le défi qu’EBP veut relever aujourd’hui avec son initiative Lancez-vous :
• Le Baromètre des Usages Numériques Professionnels EBPOpinionWay
avec le soutien d’Orange
• Le site lancez vous.com
• La suite logicielle gratuite pendant un an : La Solution Entrepreneur™
Un nouveau baromètre EBP-OpinionWay* avec le soutien d’Orange auprès de
600 entreprises de 0 à 19 salariés pour étudier les UNP :
1. Equipements : Encore 21% d’entreprises ne possèdent pas d’ordinateur, 36% pas de
téléphone portable, 82% pas de smartphone … et 95% pas de tablettes. 87% sont
connectées à Internet, dont 57% via une Box Internet+3G+téléphone.
2. Equipés, mais pour quoi faire ? 35% envoient ou reçoivent au moins 5 mails par jour.
Avec Internet, 44% effectuent des opérations bancaires mais seulement 17%
télédéclarent. Et pour 52%, « déclarer les impôts en ligne n’est pas indispensable ».
Parmi les utilisateurs de smartphone, 18% des sondés, l’envoi de SMS (utilisé par 71%
d’entre eux) est le premier usage en plus de la fonction principale, le téléphone.
3. Et les logiciels ? 52% déclarent utiliser des logiciels de bureautique, essentiellement pour
le tableur. 36% possèdent au moins un logiciel de gestion, 24% un logiciel de
Comptabilité, 17% un logiciel de facturation et … 6% un logiciel de GRC.
4. Le Cloud ?? 6% des entreprises qui utilisent une application de Comptabilité y accèdent
via le Cloud !
5. Visible sur internet ? 33% déclarent être visible sur Internet (site, blog, nom de
domaine), 27% publient leur propre site web avec ou sans boutique, 4% possèdent une
boutique en ligne.
6. Et demain, quelles intentions d’usages pour les non utilisateurs ? 10% veulent
augmenter leur présence sur Internet, 5% veulent s’équiper d’un logiciel de gestion, 2%
veulent d’équiper d’un ordinateur.
*Enquête téléphonique réalisée entre le 14 et le 27 septembre 2011. Redressements réalisés sur
la taille salariale, le secteur d’activité et la région. Une présentation détaillée des résultats sera
disponible sur simple demande.
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Une solutio
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EBP
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Des partenaires « contributeurs » comme l’opérateur Orange accompagnent
EBP
Orange, l’un des principaux opérateurs européens du mobile et de l’accès internet ADSL et l’un
des leaders mondiaux des services de télécommunications au service des entreprises, soutient
l’initiative Lancez-vous notamment à travers son Baromètre. Toujours aux côtés des
entrepreneurs pour soutenir leurs projets, Orange propose également dans le portail
www.lancez-vous.com des solutions professionnelles simples, claires et économiques, à prix
préférentiels.
La liste des premiers contributeurs est disponible sur www.lancez-vous.com.
VERSION
Commerce de détail
VERSION
PRO
VERSION
Mode
Choisissez le produit
adapté à vos besoins :
Pour tous les professionnels du commerce
C’est le logiciel de gestion haut de gamme pour tous les professionnels du commerce : en
plus des fonctions traditionnelles d’encaissement, de suivi de la clientèle, de gestion d’articles
par gamme… vous pouvez connecter plusieurs caisses en réseau* et profiter d’une gestion
de stocks en multi-dépôts.
www.ebp.com
EBP Point de Vente PRO 2014
Point de Vente PRO
2014
LES 5 POINTS CLÉS
Encaissez
simplement
Scannez les étiquettes codes-barres de vos articles et enregistrez vos ventes. Puis encaissez les règlements de vos
clients aussi rapidement qu’avec une caisse enregistreuse.
Personnalisez
vos gammes
Retrouvez tous les réflexes d’une caisse standard avec le mode écran tactile : enregistrez les achats de vos clients
puis choisissez le mode de règlement. En plus, vous pouvez paramétrer l’écran à vos couleurs.
Travaillez
en multi-dépôts
Gérez plusieurs dépôts de stockage. Les possibilités sont multiples : transfert de dépôt à dépôt pour pallier une rupture
de stock, définition de plusieurs dépôts (magasins, vente sur Internet, vente par correspondance...), statistiques articles
détaillées par dépôt…
Partagez
vos données
Travaillez en mode réseau* au sein de votre commerce. A distance, vous pouvez ouvrir une caisse et centraliser les
informations de vos différentes caisses**.
Communiquez
facilement
En fin de journée, éditez votre Z de caisse. Puis générez sans ressaisie vos écritures comptables et transférez-les au
format de votre logiciel de comptabilité ou à celui de votre Expert-Comptable***.
* En option
** En option. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP.
*** EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE.
• Changement taux de TVA
• Contrôle fiscal pour les comptabilités informatisées
CONFORME
LFR 2012
Point de Vente
Visualisez vos comptes de façon plus détaillée et suivez l’évolution de votre société pour un poste et une période précise.
Une caisse entièrement paramétrable
Personnalisez votre écran de vente selon vos besoins et vos préférences.
Choisissez les fonctions de caisse dont vous avez besoin et paramétrez votre
écran : de la couleur du fond d’écran jusqu’à la taille d’un bouton.
Sécurisez votre caisse en choisissant l’option la plus adaptée à votre activité :
verrouillage manuel ou automatique.
Le mode écran tactile
Retrouvez tous les réflexes d’une caisse standard avec le mode écran tactile.
La facturation
Gagnez en efficacité ! Enregistrez les achats de vos clients et scannez les
étiquettes codes-barres de leurs articles.
Le paiement
Encaissez les règlements de vos clients aussi rapidement qu’avec une caisse
enregistreuse. Offrez leur la possibilité de régler le montant avec plusieurs
moyens de paiement (carte bleue, chèque, espèces, ticket restaurant…).
Lors de la sortie du ticket de caisse, profitez-en pour éditer un coupon
supplémentaire vous permettant de mettre en avant une offre promotionnelle,
un nouveau produit...
Les documents pour gérer le stock en multi-dépôts
Pour les achats : lors de la réception d’une commande, dispatchez les articles
dans les dépôts de votre choix.
Pour les ventes : saisissez votre facture et choisissez le dépôt qui s’appliquera
à l’ensemble de votre facture.
Les bons de transfert inter-dépôts
Afin d’optimiser la gestion de plusieurs stocks, le logiciel identifie automatiquement
les ruptures de stock sur tel ou tel article et propose des solutions de transfert :
choix du ou des dépôts où l’article est disponible. Puis le logiciel édite
automatiquement le bon de transfert inter-dépôts.
Vous avez également la possibilité de gérer les cas particuliers en transférant
des articles manuellement d’un dépôt à un autre, en vue par exemple d’une
importante commande.
L’inventaire
Réalisez votre inventaire sur chaque dépôt ou sur tous les dépôts. A la validation
du document, les stocks sont automatiquement mis à jour.
Besoin d’encaisser rapidement le règlement de vos clients ? Faites le choix d’une solution simple, innovante et personnalisable.
Afin de professionnaliser l’image de votre entreprise et répondre aux spécificités de votre activité, ce logiciel propose de nombreux
outils personnalisables.
Optez pour une plus grande productivité ! Ce logiciel vous permet de gérer plusieurs dépôts de stockage. Il peut s’agir de dépôts
classiques (magasin, entrepôt,…) ou de dépôts spécifiques (salon, vente par correspondance, Internet…).
L’encaissement
La gestion des stocks en multi-dépôts
Personnalisez votre écran de vente et vos tickets de caisse
Les statistiques
Consultez pour un article donné, le stock contenu dans chaque dépôt ou pour
tous les dépôts. Puis éditez les états correspondants : état de stock, mouvement
de stock, état de réapprovisionnement.
Visualisez en un clin d’oeil le stock disponible pour chaque dépôt ou en totalité
PRO
Les cartes de fidélité
Automatisez la gestion de vos cartes de fidélité en fonction d’un nombre de
points, d’un chiffre d’affaires ou d’un nombre de passages en caisse. Vous
attribuez ensuite le type de gain : une remise, un article offert ou un bon d’achat.
Les chèques cadeaux
Proposez à vos clients l’achat de chèques cadeaux. Ils pourront les offrir à leurs
proches et vous pourrez ainsi conquérir de nouveaux clients.
Les soldes et promotions
Rythmez votre activité commerciale en fonction des saisons et des événements.
Mettez en place des opérations ciblées et déterminez une date de début et une
date de fin d’opération.
La personnalisation des gammes selon 3 critères
Personnalisez vos gammes de produits selon les critères de votre choix. Vous
travaillez dans le secteur du textile ? Déclinez toutes les tailles, couleurs et
matières de vos articles.
La déclinaison de vos articles de référence
Créez votre article de référence « robe d’été ». D’un simple clic, rattachez à
cette référence la déclinaison qui lui convient. Par exemple, la «robe d’été»
est disponible en 3 couleurs, 5 tailles et 2 matières. Le logiciel créera
automatiquement les combinaisons d’articles possibles !
Une gestion des stocks simplifiée
Rupture de stock ? Etablissez très rapidement votre bon de commande
fournisseur. Une fois les articles réceptionnés, imprimez autant d’étiquettes
codes-barres que d’articles réceptionnés.
Le palmarès des articles
Imprimez le palmarès de vos articles et analysez le chiffre d’affaires généré.
Envie de doper vos ventes ? Accordez des remises sur les articles qui remportent
le moins de succès.
La répartition des ventes par tranche horaire et par vendeur
Obtenez, sous forme de tableaux, des statistiques détaillées sur la répartition
de votre activité.
Gérez efficacement votre commerce et développez votre chiffre d’affaires. Mettez en place, très simplement, une stratégie de
fidélisation pertinente et efficace.
Avec EBP, adaptez le logiciel aux spécificités de votre activité. En effet, vous pouvez décliner vos articles selon 3 critères
personnalisables et ainsi constituer vos différentes gammes de produits : taille/couleur/matière, ou encore appellation/domaine/
millésime.
Véritable outil d’aide à la décision, le logiciel vous permet de visualiser très rapidement les chiffres clés de votre activité.
La fidélisation de votre clientèle
La gestion des gammes de produits
Les statistiques
Fidélisez vos clients à l’aide de cartes de fidélité, chèques cadeaux…
Le suivi des collections
Un document intitulé « synthèse des achats/ventes par collection » vous permet
d’analyser les écarts entre les achats et les ventes d’une collection.
Visualisez en un clin d’oeil les informations clés tels que le stock,
le CA, ou encore les différents tarifs
Visualisez l’essentiel de votre activité
Document non contractuel • Septembre 2013 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 335
Caractéristiques générales
• Personnalisation des listes et de tous les
modèles d’impression
• Outil de sauvegarde multi-supports et
restauration des données
• Gestion des utilisateurs avec définition des droits
• Tableau de bord (CA journalier, indice de vente,
fréquentation/CA)
• Consultation et filtrage des tickets : en attente,
en compte, réglés, transférés en factures
• Solvabilité, localisation clients et calcul d’itinéraire
avec société.com, manageo, bilansgratuits.fr,
mappy, yahoo France, Bing*.
• Version réseau (en option)
Gestion Commerciale
(Back Office)
Gestion des fichiers
• Nombre de dossiers : 10
• Fichiers clients, commerciaux, articles
• Gestion des codes-barres à prix et poids
variables
Gestion des achats et des ventes
• Devis, commandes, bons de livraison, factures
• Gestion de la DEEE (Déchets des Equipements
Electriques et Electroniques)
• Gestion de l’éco-contribution ameublement
• Recherche sur les lignes de pièces : numéro de
série, code article...
• Saisie déportée des devis, commandes, bons de
livraison et factures
• Transferts et regroupements de pièces
• Facturation HT ou TTC
• Gestion multi-devises, multi-échéances
• Livraison/réception globale ou partielle des
commandes avec gestion des reliquats
• Gestion des remises articles ou clients avec
choix de la priorité
• Multi-facturation périodique
• Grille tarifaire par client
• Gestion des soldes et promotions
• Relance clients personnalisée
• Recherche des articles par référence fournisseur
dans les pièces d’achat et les pièces de vente
• Impression des étiquettes avec prix normal et
prix soldé
• Consultation des tickets de caisse
• Remise en banque centralisée : Back et Front
Office
• Virements et prélèvement SEPA • Contremarque : détection de commandes clients
à livrer suite à la réception de commandes
fournisseurs
• Réservation d’articles en rupture de stock avec
versement d’arrhe ou d’acompte
Gestion des stocks
• Bons d’entrées, bons de sorties
• Fabrication des articles composés
• Saisie de l’inventaire complet
• Inventaire tournant : sélection d’une liste
d’articles à inventorier
• Gestion des stocks en multi-dépôts
• Transfert de dépôt à dépôt
• Statistiques articles détaillées par dépôt ou pour
tous les dépôts
• Génération automatique de bon de transfert lors de rupture de stock
Gestion des gammes
• Déclinaison des articles selon 3 critères
personnalisables
• Visualisation du stock par article ou par gamme
d’articles
• Résultats des ventes par collection
Gestion de la Relation Client • Grille de classification
• Rattachement des actions d’un client à une
affaire
Fidélité client
• Historique de la fidélité par client
• Gestion des cartes de fidélité (par point, par
chiffre d’affaires, par nombre de passages en
caisse)
• Calcul du CA hors promotion
• Gestion des remises, articles offerts, bons
d’achat
• Chèques cadeaux • Envoi de SMS via des partenaires* : Eco.sms,
SMS Envoi, SMS to b (hors coût de SMS)
• Sélection et exclusion des articles concernés par
la fidélité client (en cas de promotion...)
Statistiques
• Consultation des statistiques depuis la fiche tiers
et la fiche article
• Palmarès des articles, meilleurs vendeurs
• Activité du magasin par tranche horaire et par
vendeur
• Panier moyen, indice de vente
• Statistiques globales illustrées par un graphique
(tableau de bord)
Import/Export des fichiers • Génération de fichiers PDF avec envoi par e-mail
depuis toutes les éditions et exportations au
format EXCEL
®, JPEG, TIFF, HTML, RTF
• Transfert en comptabilité des factures, tickets de
caisse et mouvements de caisse au format du
logiciel de l’Expert-Comptable : EBP, ITOOL, CEGID
(Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner
et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADORDORAC,
APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM
• Imports et exports paramétrables des fichiers
articles, familles d’articles, clients, fournisseurs
et contacts
• Lien avec le logiciel EBP Cartographie &
Décisions PRO (à acquérir séparément)
• Lien e-Commerce* Oxatis ou Epages : envoi des
articles/clients vers le site Web puis récupération
automatique des commandes en ligne sur le logiciel EBP
Encaissement (Front Office) • Mode RDS**
• Personnalisation de l’écran de vente
• Mode écran tactile
Gestion des ventes comptoir
• Saisie des articles
• Ventes en attente
• Gestion des articles liés pour les ventes
additionnelles
• Modification du mode de règlement sur un ticket
validé
• Ventes en compte
• Gestion des retours articles et des avoirs
• Multi-règlements : carte bancaire, chèque,
espèces, ticket restaurant, bon d’achat, chèque
cadeau, avoir
• Regroupement de tickets en facture • Gestion des abonnements • Visualisation des stocks par dépôt • Statistiques sur les bons d’achats et chèques
cadeaux
• Saisie du code postal à chaque saisie de ticket
(édition de statistiques)
• Edition de ticket sans prix avec le détail des
articles (ticket cadeau)
• Tri des articles par famille sur le ticket de caisse
• Impression automatique d’une facturette à
chaque vente (en plus du ticket)
• Édition de tickets supplémentaires (offre
promotionnelle, nouveau produit...)
Caisse
• Verrouillage de la caisse, manuel ou automatique
• Suivi du fond de caisse
• Mouvements de caisse avec la création de types
de mouvements de caisse
• Clôture de caisse avec déclaration des montants
en caisse, impression du Z de caisse et du Z de
caisse consolidé (regroupement des tickets de
plusieurs caisses)
• Impression du X de caisse, journal de caisse
Suivi des clients
• Saisie du multi-règlements pour les ventes en
compte
• Remise en banque automatique des paiements CB
Fonctions Principales EBP Point de Vente PRO 2014
Logiciel 2 en 1 : Gestion Commerciale + Encaissement
Compatible OPOS
EBP Point de Vente PRO est compatible avec les
principaux périphériques d’encaissement du
marché. Toutes les imprimantes tickets, afficheurs,
tiroirs caisse, compatibles OPOS avec interface
série ou parallèle pourront fonctionner avec EBP
Point de Vente PRO.
Parmi les marques compatibles :
EPSON, TOSHIBA, AURES, METROLOGIC, ZEBRA
Pour connaître la liste des périphériques compatibles,
consultez notre site : www.ebp.com
COMPATIBLE
OPOS
*Nécessite la souscription à une Assistance PRIVILEGE ou
PREMIUM.
**En option. Remote Desktop Services (RDS) est un service
roposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir
séparément du logiciel EBP.
Systèmes d’exploitation supportés :
• Windows XP
® SP3
• Windows Vista
® SP1 32 bits et 64 bits
• Windows
® 7 32 bits et 64 bits
• Windows
® 8 32 bits et 64 bits
Windows XP
®, Vista
®, 7 et 8 sont des logiciels
dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’utilisation du logiciel.
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur
• Mémoire : 2 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits(1)
• Espace disque libre : 2 Go
(1) Excepté pour le Front Office : écran supportant une résolution de 800*600
Choisissez le produit
adapté à vos besoins :
LES 5 POINTS CLES
VERSION
PRO
VERSION
Commerce de détail
VERSION
MODE
Gérez
votre activité
Appuyez-vous sur un logiciel puissant pour piloter l’ensemble de votre activité : gestion des achats,
des ventes, des stocks, Gestion de la Relation Client, multi-devises, transfert en comptabilité.
Gagnez
du temps
Scannez les étiquettes codes-barres de vos articles et enregistrez vos ventes. Puis encaissez les
règlements de vos clients aussi rapidement qu’avec une caisse enregistreuse.
Gérez
vos gammes
Déclinez vos articles selon 3 critères de votre choix (ex : taille, matière, couleur) en fonction
de votre activité afin de personnaliser vos gammes. Puis visualisez votre stock par article ou par
gamme d’articles.
Optimisez
vos ventes
Fidélisez votre clientèle à l’aide de cartes de fidélité, bons d’achat, chèques cadeaux… Puis
évitez les ruptures de stock en consultant en temps réel l’état de vos stocks et réapprovisionnez
si nécessaire.
Communiquez
facilement
En fin de journée, éditez votre Z de caisse. Puis générez sans ressaisie vos écritures comptables
et transférez-les au format de votre logiciel de comptabilité ou à celui de votre Expert-Comptable*.
* EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR,
CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE.
Pour les magasins spécialisés dans le textile
Point de Vente
Mode 2012
Pour répondre aux besoins des magasins de prêt-à-porter, de lingerie, de
chaussures, de sport, de maroquinerie, EBP propose une solution performante
pour gérer votre activité en toute simplicité. Encaissements, gestion des articles
en tailles/couleurs, consultation du stock en temps réel, fidélisation des clients
et transfert des données en comptabilité sans aucune ressaisie.
www.ebp.com
ZOOM sur des fonctions clés
Une caisse entièrement paramétrable
Personnalisez votre écran de vente selon vos besoins et vos préférences.
Choisissez les fonctions de caisse dont vous avez besoin et paramétrez votre
écran de vente : de la couleur du fond d’écran jusqu’à la taille d’un bouton.
Le mode écran tactile
Retrouvez tous les réflexes d’une caisse standard avec le mode écran tactile.
La facturation
Gagnez en efficacité ! Enregistrez les achats de vos clients et scannez les
étiquettes codes-barres de leurs articles.
Le paiement
Encaissez les règlements de vos clients aussi rapidement qu’avec une
caisse enregistreuse. Offrez la possibilité à vos clients de régler le montant
avec plusieurs moyens de paiement (carte bleue, chèque, espèces, chèque
cadeau...).
Personnalisez votre écran de vente et vos tickets de caisse
L’encaissement
Besoin d’encaisser rapidement le règlement de vos clients ? Faites le choix d’une solution simple, innovante et personnalisable.
Afin de professionnaliser l’image de votre entreprise et répondre aux spécificités de votre activité, ce logiciel propose de nombreux
outils personnalisables.
Avec EBP, adaptez le logiciel aux spécificités de votre activité. En effet, le logiciel vous permet de décliner les articles selon 3
critères personnalisables. Vous pourrez ainsi constituer vos différentes gammes de produits : taille/couleur/matière, ou encore
appellation/domaine/millésime.
La déclinaison sur 3 critères
Personnalisez vos gammes de produits selon les critères de votre choix. Vous
travaillez dans le secteur du textile ? Déclinez toutes les tailles, couleurs et
matières de vos articles.
L’article de référence
Créez votre article de référence « robe d’été ». D’un simple clic, rattachez à
cette référence la combinaison qui lui convient. Par exemple, la «robe d’été»
est disponible en 3 couleurs, 5 tailles et 2 matières. Le logiciel créera automatiquement
tous ces articles.
Une gestion des stocks simplifiée
Rupture de stock ? Etablissez très rapidement votre bon de commande
fournisseur. Une fois les articles réceptionnés, imprimez autant d’étiquettes
codes-barres que d’articles réceptionnés.
Le suivi des collections
Un document intitulé « synthèse des achats/ventes par collection » vous
permet d’analyser les écarts entre les achats et les ventes d’une collection.
Visualisez toutes les tailles et les couleurs disponibles pour cet article
La gestion des gammes de produits
La gestion des stocks
Cartes de fidélité
Automatisez la gestion de vos cartes de fidélité en fonction d’un nombre de
points, d’un chiffre d’affaires ou d’un nombre de passages en caisse. Vous
attribuez ensuite le type de gain : une remise, un article offert ou un bon
d’achat.
Chèques cadeaux
Proposez à vos clients l’achat de chèques cadeaux. Ils pourront les offrir à
leurs proches et vous pourrez ainsi conquérir de nouveaux clients.
Soldes et promotions
Rythmez votre activité commerciale en fonction des saisons et des événements.
Mettez en place des opérations ciblées et déterminez une date de
début et une date de fin d’opération.
La fidélisation de votre clientèle
Gérez efficacement votre commerce et développez votre chiffre d’affaires. Mettez en place, très simplement, une stratégie de
fidélisation pertinente et efficace.
Les documents pour gérer les stocks
La gestion des stocks s’effectue au fur et à mesure des bons d’entrées et
des bons de sorties ainsi que lors de la validation des documents de ventes
et d’achats.
Le réapprovisionnement automatique
Evitez les ruptures de stock et mettez en place un système de réapprovisionnement
automatique. Pour chacun des articles, définissez le stock minimum
et le stock d’alerte.
L’inventaire
Saisissez votre inventaire à l’aide d’un assistant et d’un document de synthèse
prêt à l’emploi.
Pour gérer vos stocks en toute tranquillité, EBP Point de Vente Mode met à votre disposition une gestion complète des stocks : de
la saisie des bons d’entrées et des bons de sorties, à la gestion de l’inventaire.
Indiquez les quantités en fonction des tailles et des couleurs
Fidélisez vos clients à l’aide de cartes de fidélité, chèques cadeaux…
Les statistiques
Palmarès des articles
Imprimez le palmarès de vos articles et analysez le chiffre d’affaires généré.
Envie de doper vos ventes ? Accordez des remises sur les articles qui remportent
le moins de succès.
Répartition des ventes par tranche horaire et par vendeur
Obtenez, sous forme de tableaux, des statistiques détaillées sur la répartition
de votre activité.
Statistiques de ventes par tarif
Analysez le nombre de ventes réalisées par tarif. Vous tenez un magasin de
vente à emporter ? Vous pourrez identifier très clairement la répartition du
chiffre d’affaires entre «les ventes sur place» et «les ventes à emporter».
Véritable outil d’aide à la décision, EBP Point de Vente Mode vous permet de visualiser très rapidement les chiffres clés de votre
activité.
Visualisez en un clin d’oeil les résultats de vos ventes
en fonction des différentes collections
Caractéristiques générales
• Personnalisation des listes et de tous les
modèles d’impression
• Outil de sauvegarde multi-supports et
restauration des données
• Gestion des utilisateurs avec définition des
droits
• Tableau de bord (CA journalier, indice de
vente, fréquentation/CA)
• Consultation et filtrage des tickets : en
attente, en compte, réglés, transférés en
factures
• Solvabilité, localisation clients et calcul
d’itinéraire avec société.com, manageo,
bilansgratuits.fr, mappy, yahoo France, Bing*.
Gestion Commerciale
(Back Office)
Gestion des fichiers
• Nombre illimité de dossiers
• Fichiers clients, commerciaux, articles
• Gestion des codes-barres à prix et poids
variables
Gestion des achats et des ventes
• Devis, commandes, bons de livraison,
factures
• Gestion de la DEEE (Déchets des Equipements
Electriques et Electroniques)
• Recherche sur les lignes de pièces :
numéro de série, code article...
• Saisie déportée des devis, commandes,
bons de livraison et factures
• Transferts et regroupements de pièces
• Facturation HT ou TTC
• Gestion multi-devises, multi-échéances
• Livraison/réception globale ou partielle des
commandes avec gestion des reliquats
• Gestion des remises articles ou clients avec
choix de la priorité
• Multi-facturation périodique
• Grille tarifaire par client
• Gestion des soldes et promotions
• Relance Clients personnalisée
• Recherche des articles par référence
fournisseur dans les pièces d’achat et les
pièces de vente
• Impression des étiquettes avec prix normal
et prix soldé
• Consultation des tickets de caisse
• Remise en banque centralisée : Back et
Front Office
• Contremarque : détection de commandes
clients à livrer suite à la réception de commandes
fournisseurs
• Réservation d’articles en rupture
de stock avec versement d’arrhe ou
d’acompte
Gestion des stocks
• Bons d’entrées, bons de sorties
• Fabrication des articles composés
• Saisie de l’inventaire complet
• Inventaire tournant : sélection d’une liste
d’articles à inventorier
Gestion des tailles/couleurs
• Gestion des articles en tailles/couleurs
(jusqu’à 3 critères personnalisables)
• Visualisation du stock par article ou par
gamme d’articles
• Résultats des ventes par collection
Gestion de la Relation Client
• Grille de classification
• Rattachement des actions d’un client à
une affaire
Fidélité client
• Historique de la fidélité par client (tickets,
gains)
• Gestion des cartes de fidélité (par point, par
chiffre d’affaires, par nombre de passages
en caisse)
• Calcul du CA hors promotion
• Gestion des remises, articles offerts, bons
d’achat
• Chèques cadeaux
• Envoi de SMS via des partenaires*: Eco.sms,
SMS Envoi, SMS to b
• Sélection et exclusion des
articles concernés par la fidélité client (en
cas de promotion...)
Statistiques
• Consultation des statistiques depuis la fiche
tiers et la fiche article
• Palmarès des articles, meilleurs vendeurs
• Activité du magasin par tranche horaire et
par vendeur
• Panier moyen, indice de vente
• Statistiques globales illustrées par un
graphique (tableau de bord)
Import/Export des fichiers
• Génération de fichiers PDF avec envoi
par e-mail depuis toutes les éditions et
exportations au format EXCEL®, JPEG, TIFF,
HTML, RTF
• Transfert en comptabilité des factures,
tickets de caisse et mouvements
de caisse au format du logiciel de
l’Expert-Comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco
et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et
AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADORDORAC,
APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE.
• Importations et exportations paramétrables
des fichiers articles, familles d’articles,
clients, fournisseurs et contacts
• Lien avec le logiciel EBP Cartographie &
Décisions PRO (à acquérir séparément)
• Lien e-Commerce* Oxatis ou Epages : envoi
des articles/clients vers le site Web puis
récupération automatique des commandes
en ligne sur le logiciel EBP
Encaissement (Front Office)
• Mode RDS**
• Personnalisation de l’écran de vente
• Mode écran tactile
Gestion des ventes comptoir
• Saisie des articles
• Ventes en attente, avec impression du
ticket en attente
• Gestion des articles liés pour les ventes
additionnelles
• Modification du mode de règlement sur un
ticket validé
• Ventes en compte (différé et rattaché à un
client)
• Gestion des retours articles
• Gestion des avoirs
• Multi-règlements : carte bancaire, chèque,
espèces, ticket restaurant, bon d’achat,
chèque cadeau, avoir
• Regroupement de tickets en facture
• Gestion des abonnements
• Statistiques sur les bons d’achats et
chèques cadeaux
• Saisie du code postal à chaque
saisie de ticket (édition de statistiques)
• Edition de ticket sans prix avec le
détail des articles (ticket cadeau)
• Tri des articles par famille sur le
ticket de caisse
• Impression automatique d’une
facturette à chaque vente (en plus du ticket)
Caisse
• Suivi du fond de caisse
• Mouvements de caisse avec la création de
types de mouvements de caisse
• Clôture de caisse avec déclaration des
montants en caisse, impression du Z de
caisse et du Z de caisse consolidé
(regroupement des tickets de plusieurs
caisses)
• Impression du X de caisse, journal de
caisse
• Ecran de comptage de caisse
Suivi des clients
• Saisie du multi-règlements pour les ventes
en compte
• Remise en banque automatique des
paiements CB
Fonctions Principales EBP Point de Vente Mode 2012
Logiciel 2 en 1 : Gestion Commerciale + Encaissement
*Nécessite la souscription à un Pack de Services PRIVILEGE
ou PREMIUM.
**RDS : Remote Desktop Services
Compatible OPOS
EBP Point de Vente Mode est compatible avec
les principaux périphériques d’encaissement
du marché. Toutes les imprimantes tickets,
afficheurs, tiroirs caisse, compatibles OPOS
avec interface série ou parallèle pourront
fonctionner avec EBP Point de Vente Mode.
Parmi les marques compatibles :
EPSON, TOSHIBA, AURES, METROLOGIC,
ZEBRA
Pour connaître la liste des périphériques compatibles,
consultez notre site : www.ebp.com
COMPATIBLE
OPOS
Document non contractuel • Janvier 2012 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 334
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2GHz ou supérieur
• Mémoire : 2 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits(1)
• Espace disque libre : 2 Go
(1)Excepté pour EBP Point de Vente Front Office : écran supportant une
résolution de 800*600
Systèmes d’exploitation supportés :
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
Windows XP®, Vista® et 7 sont
des logiciels dont vous devez
faire l’acquisition préalablement
à l’utilisation du logiciel. ®
Fonctionne avec
Windows XP®, Vista®
etWindows® 7
Choisissez la gamme
adaptée à vos besoins :
OPTIMISER
Gamme PR O et Réseau
LES 5 POINTS CLES
DEMARRER
Gamme Pr atic
DEVELOPPER
Gamme Classic
Pour l’ensemble des petites entreprises
Compta
Classic Open LineTM 2011
Ce logiciel facile à prendre en main offre toutes
les fonctionnalités essentielles à la tenue d’une
comptabilité générale : saisie des écritures, TVA,
Bilan… Très complet, il permet de gérer effi cacement
votre trésorerie grâce au tableau de bord.
Une prise
en main facilitée
Naviguez intuitivement dans votre logiciel grâce à son environnement
de travail, proche de vos usages quotidiens (Excel®, e-mail). Retrouvez
toutes les fonctions utiles au quotidien pour votre entreprise : saisie des
écritures, lettrage, déclaration de TVA, Bilan...
Saisissez
rapidement
Choisissez la saisie qui vous convient : simplifi ée, par guide ou par
journal et par mois. Gagnez du temps en automatisant les saisies grâce
à l’association de comptes et aux abonnements.
Le tableau
de bord
Visualisez très rapidement les indicateurs clés de performance :
solde de compte de banque, état des créances clients, des dettes
fournisseurs.
Editez
simplement
Imprimez en toute simplicité votre déclaration de TVA agréée par la
Direction Générale des Finances Publiques et établissez votre Bilan et
votre Compte de Résultat.
Communiquez
facilement
Echangez simplement et de façon sécurisée vos données avec votre
Expert-Comptable, pour la vérifi cation de vos comptes, au format de
nombreux logiciels comptables*.
*EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM,
INFORCE et en import uniquement HELIAST www.ebp.com
Fonctions Principales
Caractéristiques générales
• Version monoposte
• Version réseau : jusqu’à 3 postes (en option)
• nombre de sociétés : 5
• Aide en ligne
• Assistant de navigation
• Tableau de bord
• Plan Comptable Général (abrégé, de base, développé)
• Plan comptable entreprise
• Plan comptable association
• Recherche multi-critères
• Tri, regroupement avancé
• Sauvegarde et restauration
• Solvabilité avec Société.com, Managéo, Bilansgratuits.fr(1)
• Envoi de SMS via des partenaires(2) : Eco.sms, SMS
Envoi, SMS to b
Traitements comptables
• Saisie par journal et par mois
• Saisie par guide
• Saisie simplifi ée
• Ventes comptoir
• Gestion des abonnements
• Gestion des échéances
• Recherche d’écritures
• Consultation de comptes
• Association de comptes pour automatiser la saisie
• Ecritures simulées
• Contre-passation d’écritures
• Numérotation automatique ou manuelle des pièces
• Calcul automatique de la TVA en cours de saisie
• Transfert des écritures d’un journal à un autre, d’un
mois à un autre ou d’un compte à un autre
• Lettrage manuel, approché, automatique, simplifi é
• Lettrage automatique découlant du pointage
• Rapprochement bancaire manuel
• Documents associés à une ligne d’écriture
• TVA sur les débits, sur les encaissements
• Grand-Livre interactif
• Balance interactive
• Balance d’ouverture (saisie ou génération automatique)
• Validation des écritures
• Clôtures mensuelles et annuelles
• Consultation inter-exercice (interactive)
Editions
• Open Report Designer™ : nombreux modèles
d’impression
• Assistant de paramétrage des documents
• Journaux
• Grand-Livre
• Balance
• Balance âgée par pointage ou par lettrage
• Echéancier
• Encours clients
• Impressions annuelles
• Journal centralisateur
• Rapprochement bancaire
• Déclarations de TVA : CA3, CA12 et annexes 3310A
agréées DGFiP
• Déclaration 3519
• Justifi catif de TVA
• Bilan (Etat préparatoire)
• Compte de Résultat (Etat préparatoire)
Travaillez à plusieurs
et en simultané
avec la version réseau
le tableau de bord
EBP Compta Classic Open LineTM dispose d’un tableau de bord très complet pour aider le chef d’entreprise
à contrôler en temps réel la situation de sa trésorerie, son résultat et son chiffre d’affaires. Vous
disposez ainsi de toutes les cartes en main pour prendre de bonnes décisions.
Une prise en main simple et rapide
L’ergonomie intuitive du logiciel est également visible au travers du tableau de bord. Chaque rubrique
est bien distincte pour faciliter l’accès à l’information. Des liens dynamiques sont également prévus pour
accéder par exemple à l’impression des créances clients et des dettes fournisseurs.
Suivi de la trésorerie
Suivez effi cacement vos disponibilités en caisse et vos soldes bancaires et contrôlez l’état de vos créances
clients et de vos dettes fournisseurs (échues et à échoir).
Les graphiques
Comparez, à l’aide de graphiques, les résultats mensuels de votre entreprise mais aussi votre chiffre
d’affaires, le résultat comptable et la marge brute.
Importation/Exportation
• Import-Export des écritures au format du logiciel de
cabinet comptable*
• Exportation des listes au format XML, TXT, Excel®,
HTML.
• Import paramétrable des écritures, comptes et
journaux
• Import au format texte EBP
• Exportation des impressions au format PDF, Word,
Excel®
• Export Liasses fi scales
• Export Interface Expert
Statistiques
• Solde de compte de banque
• Etat des créances clients
• Etat des dettes fournisseurs
(1) Pour toute information sur les services et conditions proposés par ces partenaires, consultez les
sites dédiés
(2) Nécessite la souscription à un contrat d’Assistance EBP, hors coût de SMS.
(3) EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL,
QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import
uniquement HELIAST
Le tableau de gestion de trésorerie
Quel logiciel choisir ? EBP Compta
Classic Open LineTM
EBP Compta
PRO Open LineTM
Saisie simplifi ée, saisie guidée, saisie avancée D D
Déclaration de TVA, Grand-Livre, Balance, Bilan, Compte de Résultat D D
Gestion des échéances multiples D D
Tableau de prévision de trésorerie D
Comptabilité analytique multi-axes D
Gestion des immobilisations conforme CRC 2002-10 méthode simplifi ée D
Confi gurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz ou équivalent
• Mémoire : 1 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 2 Go
Systèmes d’exploitation supportés :
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits & 64 bits
• Windows® 7 32 bits & 64 bits
Windows XP®, Vista® et 7 sont des logiciels
dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’utilisation du logiciel.
Document non contractuel • février 2011 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 279
Choisissez la gamme
adaptée à vos besoins :
Compta
Pratic 2014
LES 5 POINTS CLÉS
Pour démarrer en Compta
Ce logiciel est l’outil idéal pour bien démarrer en
comptabilité. Il permet de saisir sans connaissance
comptable les factures d’achat, de vente, les opérations
bancaires et les ventes comptoir. Son interface de saisie
spécialement étudiée pour les novices en comptabilité
vous garantit une prise en main immédiate de votre
logiciel. Sa facilité d’accès s’accompagne de fonctions
essentielles pour une petite entreprise : déclaration de
TVA, Bilan, Compte de Résultat...
Naviguez
intuitivement
Naviguez facilement dans votre logiciel grâce à son environnement de
travail familier, proche de vos usages quotidiens (Excel®, Internet…).
Démarrez
rapidement
Enregistrez en toute simplicité vos écritures d’achat, de vente, les
opérations bancaires et les ventes comptoir grâce à des masques de saisies
pré-paramétrés. Ce logiciel prêt à l’emploi facilite vos premiers pas en
comptabilité.
Suivez
votre activité
Visualisez en un coup d’oeil l’essentiel de votre activité grâce au tableau
de bord. Suivez ainsi en temps réel les indicateurs clés de performance de
votre entreprise.
Travaillez
à votre rythme
Saisissez vos écritures puis établissez votre déclaration de TVA agréée
par la DGFiP, votre Bilan et votre Compte de Résultat ou confiez ces missions
à votre Expert-Comptable.
Communiquez
facilement
Echangez simplement vos données avec votre Expert-Comptable, au
format de nombreux logiciels comptables*.
*EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE
et en import uniquement HELIAST
Fonctions Principales
Caractéristiques générales
• Version monoposte
• Mono-société
• Sauvegarde multi-supports
• Solvabilité, localisation clients et calcul d’itinéraire avec
société.com, bilansgratuits.fr, mappy, yahoo France, Bing(1)
• Envoi de SMS via des partenaires(1) (hors coût de sms) :
Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b
• Gestion des Favoris
• Assistant de navigation personnalisable
• Sauvegarde automatique à la fermeture d’un dossier
• Exercice de 24 mois maximum
Aide
• Aide en ligne
• Barre de tâches et de navigation
• Assistant de navigation
Traitements comptables
• Saisie de la balance d’ouverture ou génération
automatique
• Paramétrage des comptes
• Création de journaux
• Création de clients et fournisseurs sans notion comptable
• Cumuls et graphiques dans la fiche compte
• Enregistrement des factures de vente sans notion
comptable
• Enregistrement des factures d’achat sans notion
comptable
• Enregistrement des opérations de trésorerie en caisse ou
en banque sans notion comptable
• Ventes comptoir
• Liste des écritures
• Génération automatique des écritures en débit/crédit
• Mono-échéance
• Consultation de comptes
• Lettrage simplifié des comptes sans notion comptable
• Rapprochement bancaire
• Gestion de la TVA sur les débits
• Déclarations de TVA CA3, 3310A et CA12 agréées par la
Direction Générale des Finances Publiques
• Déclaration 3519 (demande de remboursement)
• Formulaire 3514 (acomptes trimestriels)
• Justificatif de TVA
• Télédéclaration et télépaiement EDI-TVA(2)
• Validation des écritures
• Clôture mensuelle, clôture annuelle
• Journal des événements
• Balance inter-exercice
• Pointage automatique au lettrage
• Raccourcis comptes et libellés
Suivi de l’activité
• Tableau de bord affichant l’essentiel de l’activité
• Affichage des soldes de trésorerie
www.ebp.com
ZOOM sur
Document non contractuel • Juillet 2013 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947
la simplicité d’utilisation
Pour bien démarrer en comptabilité, l’utilisation d’un logiciel simple à prendre en main est primordiale.
La navigation et la saisie des écritures doivent être intuitives.
La prise en main rapide
L’environnement de travail proche d’internet et des outils bureautiques (Excel®, e-mail) vous garantit une
prise en main rapide du logiciel. Un chemin de navigation vous indique les étapes à accomplir pour tenir
efficacement votre entreprise.
Une tenue de la comptabilité simplifiée
Grâce aux masques de saisie simplifiés, spécialement étudiés pour les novices en comptabilité, saisissez vos
ventes, vos achats, votre trésorerie et vos ventes comptoir, sans notion de débit/crédit et sans notion de compte
propres à la comptabilité.
Impressions
• Liste des factures saisies
• Echéancier détaillé (basé sur le lettrage)
• Balance âgée (basé sur le lettrage)
• Liste des opérations de trésorerie enregistrées en caisse
ou en banque
• Journaux, Grand-Livre, Balance
• Bilan (état préparatoire)
• Compte de Résultat (état préparatoire)
• Journal centralisateur
• Impressions annuelles
Importation/Exportation
• Import-Export des écritures au format du logiciel de cabinet
comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE
100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS,
ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST,
GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST
• Import au format texte EBP
• Exportation des impressions au format PDF, Word, Excel®
• Exportation des listes au format XML, TXT, Excel®, HTML
• Importation du transfert d’EBP Facturation Pratic
• Export Liasses fiscales
Compatible
• EBP Reports On Line(3) : consultation à distance des
données du logiciel EBP via un espace dédié sur Internet
depuis un ordinateur, une tablette et un smartphone..
(1) Nécessite la souscription à une Assistance PRIVILEGE ou PREMIUM
(2) Plus de détails sur www.ebp.com
(3) Service inclus dans les Assistances PRIVILEGE, PREMIUM ou payable séparément. Pour plus de détails,
nous consulter.
La saisie pratique, sans notion de comptabilité. Gagnez du temps,
les montants de la TVA et du HT se calculent automatiquement.
Quel logiciel choisir ? EBP Compta
Pratic 2014
EBP Compta
Classic 2014
Aucune connaissance comptable requise
Saisie simplifiée des achats, des ventes et de la trésorerie
Déclaration de TVA et états préparatoires du Bilan et du Compte de Résultat
Saisie guidée d’écritures et saisie avancée
Lettrage automatique et gestion des échéances
Grand-Livre interactif et Balance interactive
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz ou équivalent
• Mémoire : 3 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 3 Go
Systèmes d’exploitation supportés :
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8 32 bits et 64 bits
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels
dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’utilisation du logiciel.
282
Communiqué de presse - Rambouillet et Paris, le 27 août 2009
Bouygues Telecom Entreprises et Itool Systems,
filiale d’EBP, s’associent pour offrir toujours plus de
mobilité aux professionnels
L’opérateur télécoms et la filiale ASP d’EBP proposent une offre attractive
combinant un forfait Internet 3G+/EDGE illimité et une solution de
facturation en ligne pour faciliter le quotidien des entrepreneurs.
Itool Systems, filiale ASP de l’éditeur de logiciels de gestion EBP, et Bouygues Telecom
Entreprise, annoncent la signature d’un partenariat. Dans le cadre de cet accord, les deux
sociétés proposent aux professionnels, souscrivant au nom de leur entreprise, un forfait
Internet 3G+/EDGE illimité associé au service de facturation en ligne Itool Facto
pour seulement 29 euros HT/mois au lieu de 34 euros HT/mois.
Une réponse aux attentes des professionnels
Ce partenariat témoigne de la volonté des deux entreprises de répondre aux attentes des
professionnels, de plus en plus demandeurs de solutions mobiles pour leurs applications
métier. L’association de ces deux offres facilitera le travail des professionnels en situation
de mobilité.
- Un artisan souhaite réaliser un devis directement chez son client ?
- Un entrepreneur en déplacement souhaite traiter ses emails dans sa chambre d’hôtel ?
- Un patron en déplacement désire consulter tous les devis et factures émis par ses
collaborateurs ?
Tous ces usages deviennent une évidence au quotidien grâce à l’offre conjointe d’Itool
Systems et de Bouygues Telecom Entreprises.
Mes devis, mes factures clients, c'est où je veux, quand je veux !
Avec une couverture de 75% de la population en 3G+, et 94% en Edge, le réseau mobile
de Bouygues Telecom permet aux clients d’accéder à Internet partout en France. Grâce au
forfait Internet 3G+/EDGE illimité, les professionnels peuvent naviguer sur le web,
consulter leurs e-mails et utiliser leurs applications en ligne à tout moment et sans aucune
restriction.
En associant cette offre à la solution en ligne Itool Facto d’Itool Systems, ils peuvent
dorénavant consulter et éditer leurs devis et factures, les fiches clients et bons de
commandes, ou encore, analyser leur chiffre d’affaires grâce aux statistiques graphiques,
le tout facilement, à distance pour un gain de temps et de productivité immédiatement
mesurable.
Pour profiter de l'offre conjointe, rien de plus simple. Il suffit aux professionnels de :
Filiale ASP du groupe EBP, éditeur majeur de logiciels de gestion, Itool Systems édite des solutions de
comptabilité, facturation, reporting et gestion de documents en ligne. Très simples d’utilisation, les solutions
Itool permettent de gérer son entreprise depuis n’importe quel ordinateur connecté à Internet, quel que soit
son environnement de travail (Windows, Macintosh, Linux…).
Bouygues Telecom Entreprises
Alexandre André / Clémentine Sillam
Tél : 01 39 26 62 42 / 01 41 09 54 17
aandre@bouyguestelecom.fr
csillam@bouyguestelecom.fr
EBP-Itool
Clipping-traitdunion Relations Presse
Soline Peschard / Florine Lainé
Tél. : 01 44 52 50 11 / 01 44 59 69 04
soline@clipping-tu.com
florine@clipping-tu.com
Depuis 1997, Bouygues Telecom dispose d’une activité dédiée aux entreprises et aux professionnels. Promoteur du forfait,
des offres à la seconde et des accès data illimités, Bouygues Telecom Entreprises a obtenu la confiance d’un million de
professionnels et d’entreprises partout en France. Plus de 200 grands comptes (le Conseil de l’Europe, l’Ecole du Ski
Français (ESF), La Poste, BNP Paribas, EDF, les Douanes, Nestlé, la Mairie de Lyon, LVMH...) ou PME bénéficient des
solutions de communication fixe, mobile ou internet. Grâce aux équipements IP répartis et maîtrisés sur l’ensemble du
territoire, Bouygues Telecom contrôle de bout en bout la qualité du service rendu aux entreprises.
Le réseau Internet mobile de Bouygues Telecom associant les technologies Edge et 3G+ permet de profiter d’une
excellente couverture partout en France et de très hauts débits dans les principales villes pour une qualité de service
adaptée aux besoins de ses clients.
Afin d’accompagner les entreprises pour le choix, l’installation ou le suivi de ses solutions de communications fixes ou
mobiles, Bouygues Telecom Entreprises a choisi d’implanter à Paris et en régions ses 10 agences commerciales qui
regroupent 750 collaborateurs dédiés aux professionnels. 800 points de service après-vente et près de 200 distributeurs
accrédités sont répartis sur l’ensemble du territoire métropolitain.
1- souscrire au forfait illimité Internet 3G+/EDGE Bouygues Telecom
2- souscrire au logiciel de facturation en ligne Itool Facto (engagement 24 mois)
3- Une fois les deux offres activées : s’inscrire sur le site
www.bouyguestelecom.fr, rubrique PRO/vos avantages/offres partenaires/EBP,
dans un délai de 6 semaines.
L’offre prend la forme d’une remise de 2,5 € HT par mois sur le forfait Internet 3G+/Edge
illimité et de 2,5 € HT par mois sur l’offre ITool Facto pendant 24 mois.
Les professionnels bénéficient ainsi d'une économie de 120 € HT sur 24 mois !
Pour souscrire à l’offre ou pour toute information complémentaire :
www.bouyguestelecom.fr, Rubrique PRO, vos avantages, offres partenaires, EBP.
A propos de Bouygues Telecom Entreprises
A propos d’Itool Systems
Contacts presse
document non contractuel - version 2.1 Manuel Technique - août 08 page 1/14
PROCEDURE D’INSTALLATION DES
LOGICIELS EBP EN ENVIRONNEMENT IACA
Mode opératoire réalisé en collaboration avec :
EBP SOLUTIONS EDUCATION 2009
Mr Cyril Doillon
Point Ac@r Istres
acar.istres@ac-aix-marseille.fr
Mr Thierry Pouplier
IANTE Economie et Gestion
Académie Aix Marseille
thierry.pouplier@ac-aix-marseille.fr
EBP Informatique SA
ZA Bel Air – BP 95
78513 Rambouillet Cedex
www.ebp.com
Tel : 01 34 94 83 82
Fax : 01 34 94 83 42
education.fr@ebp.com
PREFACE
document non contractuel - version 2.1 Manuel Technique - août 08 page 2/14
Soucieux de la qualité de ses services, EBP s’est attaché à fournir un document technique
facilitant l’installation de ses logiciels dans l’environnement IACA.
IACA (Installation Automatique de Comptes et Administration) est un programme
développé par le CRDP de Champagne-Ardenne, qui simplifie et automatise le travail de
l'administrateur du réseau. IACA crée les utilisateurs automatiquement, offre un répertoire
sécurisé à chaque utilisateur, permet d'observer les ordinateurs à distance, d'autoriser ou
d'interdire un programme immédiatement, de créer des répertoires partagés, de déterminer les
droits et les restrictions en fonction de l'utilisateur et de l'ordinateur…
Pour obtenir plus d’informations ou acheter le logiciel, rendez-vous sur
http://www.crdp-reims.fr/iaca/
IACA équipe aujourd’hui 1600 établissements dont les établissements de l’académie d’AixMarseille.
Ceux-ci sont en grand nombre utilisateurs de solutions EBP. C’est pourquoi EBP a
particulièrement travaillé au sein de cette académie afin de développer une procédure
d’installation de ses logiciels dans cet environnement.
Monsieur Pouplier et Monsieur Doillon ont collaboré avec les équipes techniques EBP en
vue d’établir ce document. Nous leur adressons nos plus sincères remerciements eu égard à
l’implication dont ils ont fait preuve lors de cette démarche.
Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs
SOMMAIRE
document non contractuel - version 2.1 Manuel Technique - août 08 page 3/14
I – Introduction……………………………………………………………………………………………………………………4
II – Installation du serveur………………………………………….………………………………………………. 5
III – Installation du poste client………………………………………………………………………………….6
1 - Installation du moteur Pervasive sur le poste client…………..………………………………………7
1.1 – Désactivation du Service Pervasive………….………………………....……………..……..………….9
1.2 – Remarques sur le paramétrage des postes clients………….……………………....………….10
2 - Installation du logiciel EBP sur le poste client……………………………………………………….… 12
2.1 – Informations importantes……….………………………………………………………………..…..13
IV – L’Equipe Education EBP…………….……………………………………………………………………......14
I – INTRODUCTION
Environnement technique
Environnement spécifique : IACA (lecteur U)
Postes Serveurs : Microsoft Active Directory 2000 ou 2003
Postes Clients : Windows XP PRO SP1 ou SP2
Produits EBP : EBP Pack Education (A partir des versions 2008)
document non contractuel - version 2.1 Manuel Technique - août 08 page 4/14
II – INSTALLATION DU SERVEUR
document non contractuel - version 2.1 Manuel Technique - août 08 page 5/14
En environnement IACA, il n’y a pas d’installation spécifique sur le serveur de données.
III – INSTALLATION DU POSTE CLIENT
document non contractuel - version 2.1 Manuel Technique - août 08 page 6/14
Connectez-vous sur le poste client en ADMINISTRATEUR de MODELE.
A partir de version 2008 du Pack Education, vous devez dans un premier temps
installer le moteur de base de données avant d’installer le logiciel EBP.
Si vous effectuez une mise à jour depuis une version 2007 ou antérieure et que le
moteur Pervasive est déjà présent sur le poste client, vous pouvez passer directement
à l’étape 2 : Installation du logiciel.
III – INSTALLATION DU POSTE CLIENT
document non contractuel - version 2.1 Manuel Technique - août 08 page 7/14
1 – Installation du moteur Pervasive sur le poste client
Pervasive SQL 8 est une base de données haute performance complète, choisie par EBP pour ses
gammes de logiciels.
Cliquez sur l’onglet Aide du CD-Rom EBP et cliquez sur le lien :
Pervasive.SQL V8 Mono-poste et Poste à Poste.
Etape 1 Ecran d’accueil
Cliquez sur Next.
Etape 2 Contrat de licence
Validez la licence d’utilisation. Cliquez sur Next.
III – INSTALLATION DU POSTE CLIENT
document non contractuel - version 2.1 Manuel Technique - août 08 page 8/14
Etape 3 Type d’installation
Sélectionnez Complète. Cliquez sur Next.
Remarque : Le moteur Pervasive sera alors
installé sur C:\PVSW
Etape 4 Installation
Cliquez sur Install.
Etape 5 Fin de l’installation
Cliquez sur Finish pour terminer l’installation.
III – INSTALLATION DU POSTE CLIENT
A la fin de l’installation, il vous est proposé de vous enregistrer auprès de Pervasive. Vous pouvez
fermer cette fenêtre sans vous enregistrer.
III – INSTALLATION DU POSTE CLIENT
document non contractuel - version 2.1 Manuel Technique - août 08 page 9/14
1.3 – Désactivation du Service Pervasive
Le moteur Pervasive s’installe par défaut en tant que Service Windows. Il est nécessaire de
désactiver ce service de la façon suivante :
- Depuis le bureau de Windows, faire un clic-droit de souris sur le poste de travail et sélectionner
« Gérer » dans le menu contextuel.
- Une fois dans l’interface « Gestion de l’ordinateur » sélectionner l’entrée « Service » du groupe
« Services et Applications ».
- Double-cliquer alors sur le service « EBP – Pervasive.SQL Workgroup » et passer le type de
démarrage en mode « Désactivé ».
- Valider en cliquant sur « OK ».
III – INSTALLATION DU POSTE CLIENT
document non contractuel - version 2.1 Manuel Technique - août 08 page 10/14
2 – Installation du logiciel EBP sur le poste client
Etape 1 Ecran d’accueil et contrat de licence
Validez la licence d’utilisation.
Cliquez sur Suivant.
Etape 2 Type d’installation
Cliquez sur « Installation Personnalisée »
Etape 3 Chemins d’installation
Conservez les chemins proposés par défaut
pour le Répertoire d’installation du
programme et le Répertoire d’installation
des dossiers de démonstration
Vérifiez que le chemin du Répertoire partagé
du logiciel est bien : « U:\EBP\Partage ».
Cliquez sur le bouton Installer pour démarrer
l’installation.
Licence éducation
III – INSTALLATION DU POSTE CLIENT
document non contractuel - version 2.1 Manuel Technique - août 08 page 11/14
Etape 4 Fin de l’installation
Cliquez sur Terminer pour valider l’installation.
1.1 –Remarques sur le paramétrage des postes clients
Afin que les élèves puissent utiliser le logiciel EBP, il faut donner un contrôle total au groupe
élèves sur les répertoires suivants :
- C:\Program Files\EBP
- C:\PVSW
document non contractuel - version 2.1 Manuel Technique - août 08 page 12/14
III – INSTALLATION DU POSTE CLIENT
document non contractuel - version 2.1 Manuel Technique - août 08 page 13/14
1.2 – Informations importantes
Lors de l’installation d’un logiciel EBP sur un poste client une imprimante PDF
est installée et définie par défaut. Une fois cette imprimante installée, lorsque
l’on demande une impression on obtient un fichier pdf et non un document
papier.
Or, sous environnement IACA, l’impression depuis un poste client ne peut s’effectuer
que via l’imprimante définie par défaut sur ce poste.
Cela signifie qu’à la suite de l’installation du logiciel sur un poste client tous les documents
demandés en impression seront obtenus en format pdf via l’imprimante pdf définie par défaut. Il
ne sera plus possible d’éditer des documents sur papier depuis ce poste via une autre
imprimante.
Configuration par défaut
Manipulation à effectuer pour permettre les impressions :
Pour pouvoir effectuer les impressions sur papier à partir de votre poste client, via l’imprimante
du serveur IACA, il vous suffit de supprimer l’imprimante EBP PDF.
Configuration permettant l’impression papier
Cependant, notez que cette manipulation entraînera alors la perte de la fonctionnalité
«Export PDF» pour les logiciels EBP Comptabilité et EBP Paye ainsi que de la
fonctionnalité «Export PDF, Word et Excel» de EBP Gestion Commerciale.
Attention
Démarrage
du poste Client Imprimante 1
Serveur IACA
Imprimante 1 (Défaut)
Client IACA avec une imprimante
PDF définie par défaut
Imprimante PDF (Défaut)
Imprimante 2
Serveur IACA
Imprimante 1 (Défaut)
Client IACA sans imprimante
Imprimante 1 (Défaut) Démarrage du poste Client
Imprimante 2
IV – L’EQUIPE EDUCATION D’EBP
document non contractuel - version 2.1 Manuel Technique - août 08 page 14/14
Pour toute information complémentaire vous pouvez contacter l’équipe Education d’EBP,
par téléphone : 01 34 94 83 82
par fax : 01 34 94 83 42
par e-mail : education.fr@ebp.com
Venez également découvrir notre offre de solutions et services dédiés dans l’espace
Education de notre site Internet sur le www.ebp.com/fr/espaces/education.aspx
MRA
Réparateurs agréés
Agents de marque
Carrossiers
Les solutions de gestion EBP
pour
la réparation automobile
Proximité, Service, Disponibilité…
Appuyez-vous sur notre réseau de revendeurs certifiés
Nos revendeurs certifiés « Centre de Solutions Automobile EBP» sont à votre disposition
pour vous conseiller dans l’achat de votre logiciel et vous accompagner grâce à différents niveaux
de prestations et de services : installation, formation, contrat d’assistance, paramétrage…
Ils sont régulierement formés à nos logiciels Automobile et connaissent parfaitement les contraintes de votre
métier en matière de gestion.
Pour connaître le revendeur certifié « Centre de Solutions Automobile EBP» le plus proche de chez vous, n’hésitez pas à contacter un de nos conseillers au 0811 65 80 35 (prix d’un appel
local depuis un poste fixe)
Découvrez dans ce catalogue les solutions de gestion qui vous sont réservées :
• simples et pratiques d’utilisation au quotidien
• adaptées à votre métier
• communicantes avec de nombreux outils extérieurs : outils de chiffrage, tarifs constructeurs, SIV, DARVA…
EBP aux côtés des professionnels
de la réparation automobile
Créée en 1984, EBP est un acteur majeur dans l’édition des logiciels de gestion
pour les entreprises.
Fort de son expérience de plus de 25 ans auprès des professionnels de
la réparation et de l’entretien automobile, EBP est à vos côtés pour vous
encourager et vous accompagner dans l’informatisation de votre gestion.
Piloter efficacement son activité tout
en se consacrant à son cœur de métier
Suivre son parc véhicules, fidéliser ses clients, chiffrer efficacement ses
prestations, facturer rapidement, analyser avec précision la situation de son
entreprise, tenir sa comptabilité… que vous soyez agent de marque, réparateur
agréé, MRA, ou carrossier, EBP a une solution de gestion adaptée à vos besoins
et répondant aux spécificités de votre métier.
Les contrats d’Assistance, pour travailler sereinement
Travaillez en toute tranquillité grâce aux Packs de services EBP. Pendant 1 an, ils vous assurent un accès illimité à l’assistance
téléphonique, la mise à disposition de toutes les mises à jour de votre logiciel ainsi que de nombreux autres services.
La formation, un atout pour gagner en productivité
Elle vous assure une prise en main efficace pour maîtriser rapidement votre logiciel de gestion et exploiter pleinement ses
possibilités.
EBP vous accompagne au quotidien
L’offre de gestion EBP : pour une parfaite maîtrise de votre croissance
EBP
Automobile
Votre DMS complet
et intuitif
pour la gestion
de votre garage
Carrosserie
Dépannage
Prêt de véhicules
Vn / Vo
Ventes Comptoir
Pointeuse Atelier
Fidélisation
clients
Indicateurs
clés
Forfaits Temps
barémés
Pièces et références
constructeurs
Gestion
d’atelier
Clients et véhicules
OR - Devis
Factures
Avis de sinistre
Factures
Suivis de dossier
Des liaisons vous permettant
de récupérer les données de
différents outils de chiffrage
dans votre devis EBP
La gestion des
immatriculations en
liaison directe avec
votre logiciel EBP
Un accès aux informations de
plus de 40 millions de véhicules
récupérables dans votre logiciel EBP
Modules complémentaires
Interfaces outils de chiffrage
Interface
SIV
Interface FNA-Cartegrise
nI terface
DARVA Direct
Fonctions principales des solutions Automobile
Les fonctions notées en orange ne sont pas disponibles dans EBP Auto Start, mais uniquement accessibles à partir d’EBP
Automobile.
Caractéristiques générales
• Menu contextuel et volet de navigation
• Ergonomie paramétrable : formats d’affichage
des données, personnalisation des listes
• Aide en ligne
• Tableau de bord personnalisable
• Version réseau (en option)
Sécurité des dossiers
• Dossier protégé par un mot de passe
• Gestion des utilisateurs avec définition de droits
• Archivage des données et visualisation de l’archivage
en temps réel
Gestion des articles
• Fichier articles avec pièces, main d’oeuvre, forfaits,
ingrédients
• Gestion des pneumatiques
• Création de forfaits : génériques, par marque, par
modèle ou par type de véhicule
• Création de groupes de pièces avec possibilité de
chaîner des articles
• Choix du tarif main d’oeuvre (Mécanique, Tôlerie,
Peinture, Forfaitaire)
• TVA sur huile
• Gestion des temps barèmés
Tarifs
• Main d’oeuvre : 3 taux et 3 remises paramétrables
par type de main d’oeuvre (Mécanique, Tôlerie ou
Peinture)
• Ingrédient : 4 taux et 4 remises paramétrables
en fonction de l’ingrédient (Opaque, Vernis, Nacré ou
Autre)
• 7 taux de remise applicables en pied de document
(pièce, M.O. forfaitaire, peinture, ingrédient, mécanique,
tôlerie, facture)
Ateliers
• Création des différents ateliers : carrosserie, garage, bris
de glace, Vn/Vo....
• Fiches ateliers avec type de facturation, tarif par
défaut, dépôt de stock
• Statistiques de CA par atelier
Fichier clients
• Envoi de SMS* via les partenaires
Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b (hors coût de SMS)
• Affectation d’une grille de remise à un client
• Possibilité de soumettre ou non un client à la TVA
• Liste des véhicules associés à un client
• Historique des documents de vente
• Possibilité d’imprimer un relevé de factures
• Possibilité de bloquer le compte client et de mettre un
plafond
• Solvabilité, localisation clients et calcul d’itinéraire avec
societe.com, manageo, bilansgratuits.fr, Mappy, Yahoo
France, Bing*
Fichier véhicules
• Renseignements des informations de la carte grise
• Changement d’immatriculation
• Gestion des informations vidange et contrôle technique
(dates, alertes…)
• Association de plusieurs clients à un même véhicule en
indiquant leur fonction
• Création d’alertes techniques sur les véhicules
• Historique des réparations
• Insertion de photos et envoi par e-mail
Pré-contrôle technique
• Création des familles de points de contrôle, des points
de contrôle et des défauts techniques
• Identification des défauts techniques sur un schéma de
véhicule
• Possibilité d’indiquer si le défaut entraîne une contre
visite obligatoire
• Possibilité de créer ses propres modèles de pré-contrôle
• Impression du modèle de pré-contrôle pour le
compagnon qui effectue le diagnostic du véhicule
• Saisie du rapport de pré-contrôle
• Impression du bilan de pré-contrôle pour le client
• Génération automatique d’un devis pour le client à partir
des défauts techniques constatés dans le pré-contrôle
• Possibilité d’importer et de créer automatiquement dans
le logiciel 10 familles de point de contrôle, 125 points
de contrôle, 266 défauts techniques et 2 modèles de
pré-contrôle.
Gestion des ventes
• Création des documents de vente : estimation de
travaux, devis de réparation, ordre de réparation, facture
de réparation, avoirs...
• Recherche multicritères intelligente par type de
document et personnalisation de la grille de recherche
par des couleurs
• Transfert d’un devis ou O.R. en facture sans ressaisie
• Envoi des documents de vente par e-mail au format PDF
• Création de facture de garantie
• Duplication des documents de vente (devis X en devis Y,
duplication d’une facture en avoir...)
• Saisie du port et du divers TTC en pied de document
• Reprise automatique des remises clients
• Génération d’une échéance
Règlements
• Saisie des règlements à partir du document de vente
• Gestion de plusieurs types de règlement : chèque,
espèces, CB, traite...
• Lettre de change et de prélèvement
• Création de factures d’acompte lors de la validation d’un
règlement d’acompte pour les factures de réparation,
bris de glace, Vn/Vo, comptoir, dépannage, remorquage
ainsi que pour les documents de garantie
• Tableau récapitulatif des règlements
• Remise en banque
• Virements et prélèvements au format ETEBAC et SEPA
• Gestion des écarts de règlements
Achats
• Approvisionnement automatique des articles
• Génération d’une commande à partir d’un O.R.
• Recherche multicritères par fournisseur, commande,
facture, date…
• Suivi des stocks (en commande et à commander)
• Réception partielle ou complète des commandes
• Regroupement des bons de réception
• Inventaires simples et rétroactifs
Traitements
• Relances clients
• Gestion des heures compagnons : saisie des heures,
historique, statistiques
• Agenda dynamique EasyView : synchronisation des
données avec l’agenda Outlook®
Statistiques
• Statistiques et évolution du CA détaillé depuis chaque
fiche : client, véhicule, main d’oeuvre, pièce, forfaits...
• Tableaux et graphiques de l’évolution globale du CA du
garage
Tarifs constructeurs et temps barémés**
• Import des tarifs constructeurs** : Renault, Peugeot,
Citroen, Fiat, Lancia, Alfa Roméo, Volkswagen, Audi,
Seat, Skoda, Lada
• Import des temps barémés** : Renault, Peugeot, Citroen
• Possibilité d’importer de nombreux autres tarifs
constructeurs via notre partenaire IMES** (nous
consulter pour la liste et les tarifs)
• Import des tarifs équipementiers** issus du site GOLDA
(www.golda.fr) : Bosch, Continental, Delphi, Facom,
Starexcel, Valeo, Group Auto Union… et de nombreux
autres !
Impressions
• Listes clients, véhicules, articles
• Relevés de factures
• Mouvements de stocks
• Résultat des ventes, résultat par articles, par forfait
• Traites, échéanciers
Importation - Exportation
• Import des fichiers API, Vulcain 4.5 et 4.02, IDS6
prologue (nous consulter), Vega (nous consulter), Solycar,
AssLog et autres (nous consulter)
• Génération et transfert automatique des écritures
comptables au format de nombreux logiciels
comptables**
Accès aux interfaces
• Outils de chiffrage
• FNA-Cartegrise
• SIV
• Darva Direct
Abonnement annuel via les bouquets de services
Mécanique ou Carrosserie, plus d’infos en p11
Modules optionnels
(à acquérir en plus du logiciel)
Véritables compléments du logiciel, ils vous permettent de
disposer de fonctionnalités supplémentaires selon votre
activité.
6 modules sont disponibles : Collision, Dépannage, Vn/Vo,
Ventes Comptoir, Pointeuse Atelier et Prêt de véhicules
* L’utilisation de cette fonctionnalité nécessite la souscription à un contrat de
services EBP
**EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE Ligne 100, COALA, CCMX (Winner
et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE
OUEST, GESTIMUM, INFORCE.
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
• Mémoire : 1 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 2 Go
Systèmes d’exploitation supportés :
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP2
• Windows® 7
Windows XP®, Vista® et 7 sont
des logiciels dont vous devez
faire l’acquisition préalablement
à l’utilisation du logiciel.
Fonctionne avec
Windows XP®, Vista®
etWindows® 7
Conditions d’abonnement aux bouquets de services (accès aux interfaces)
L’accès aux bouquets de services nécessite un abonnement préalable à un contrat de services
EBP de type contrat de Mises à jour, Pack de Services PRIVILEGE ou PREMIUM.
L’abonnement est souscrit pour une durée de 12 mois et tacitement reconduit. EBP ne garantit
le bon fonctionnement des interfaces que si votre logiciel est à jour de la dernière version en
cours.
Créez des fiches client complètes
Accédez facilement aux dernières interventions réalisées sur un véhicule
EBP Automobile : votre système de gestion 100% métier
Les fiches clients vous permettent de disposer d’informations générales sur vos clients et prospects (coordonnées, conditions de facturation…)
mais également d’informations détaillées comme l’historique des ventes réalisées, des statistiques, l’évolution du CA client…
Les fiches véhicules vous permettent, quant à elles, d’enregistrer toutes les informations liées à la carte grise, d’indiquer les dates de
vidange et de contrôle technique… et de disposer d’informations essentielles comme l’historique des réparations.
Cet historique est disponible dans chaque fiche véhicule et vous permet de visualiser immédiatement l’ensemble des réparations effectuées.
En cliquant sur une ligne, vous accédez directement au document de vente correspondant.
Votre fichier clients et véhicules, le cœur de votre système d’information
Créez vos propres forfaits avect les prestations que vous souhaitez
Disposez de fiches article détaillées. Vous pouvez également gérer les articles
de type Pneumatique en renseignant la marque et en attribuant une remise
spécifique (pneus été, hiver, 4X4…)
EBP Automobile : votre système de gestion 100% métier
Votre base pièces, temps et forfaits, l’essentiel pour facturer efficacement
Constituez-vous un fichier pièces et main d’œuvre complet, indiquez le tarif de MO (Mécanique, Tôlerie, Peinture, T1-2-3) et les temps
barémés, créez des groupes de pièces ainsi que des grilles de remises spécifiques.
Le logiciel vous permet aussi de gérer les forfaits, c’est à dire de proposer des prestations composées de pièces et de main d’œuvre à
un prix forfaitaire.
Vous pouvez créer quatre sortes de forfaits pré-modélisés :
• les forfaits génériques, dont le contenu de base s’applique pour tous les véhicules.
• les forfaits par marque, permettant de définir des forfaits spécifiques à chaque marque de véhicule.
• les forfaits par modèles, associés à une gamme de véhicule dans un modèle et une marque particulière.
• les forfaits par type de véhicule, associés à un type de véhicule dans un modèle et une marque précise
Enfin, vous avez également la possibilité d’importer de nombreux tarifs constructeurs, temps barémés et tarifs équipementiers
provenant directement des constructeurs (voir liste p13) ou de nos partenaires Imes et Golda.
EBP Automobile : votre système de gestion 100% métier
Elaborez des documents de vente
détaillés, aux couleurs de votre entreprise
Gérez vos ventes
Gérez l’ensemble des documents de la chaîne commerciale dans votre logiciel : devis, estimation, ordre de réparation, facture... ainsi que
les règlements de vos clients.
Créez facilement vos documents de vente
Une fois votre client sélectionné, vous récupérez toutes ses informations dans l’entête de votre document et pouvez accéder en un clic
à l’historique des réparations de son véhicule. Vous élaborez ensuite votre devis ou votre estimation en utilisant votre fichier articles ou
bien à partir d’outils de chiffrage.
Vous pouvez personnaliser tous vos documents aux couleurs de votre entreprise, en insérant votre logo, vos conditions commerciales...
Facturez efficacement vos prestations
Gagnez du temps au quotidien ! Le transfert d’un devis en O.R ou en facture se fait en un clic, sans aucune ressaisie. Bien entendu, vous
pouvez toujours à chaque étape modifier vos documents de vente si besoin (ajout ou suppression d’un article, modification du prix...)
sans être bloqué.
Suivez précisément vos échéances
Vous pouvez saisir le règlement d’un client directement dans le pied de votre facture. Le tableau récapitulatif vous permet de savoir
si votre client vous doit encore de l’argent et si besoin vous pouvez lui établir des lettres de relance pour lui rappeler ses échéances
restantes.
EBP Automobile : votre système de gestion 100% métier
Retrouvez rapidement le document d’achat que vous souhaitez grâce à la fonction de recherche
Maîtrisez vos achats et vos stocks
Le logiciel vous permet de traiter l’ensemble des opérations liées à vos fournisseurs : commandes, factures, réception des livraisons…
jusqu’à la réalisation de l’inventaire.…
Optimisez la gestion de vos commandes fournisseurs
Vous pouvez effectuer vos commandes de pièces directement à partir d’un document de vente ou bien créer une commande de manière
manuelle.
Grâce au réapprovisionnement automatique, vous générez rapidement les commandes fournisseurs pour vos articles dont la quantité
en stock est inférieure à la quantité minimum renseignée dans la fiche article.
Sachez toujours où vous en êtes dans le suivi de vos commandes. La fonction de recherche du logiciel vous liste l’ensemble des
documents d’achats et vous pouvez affiner les résultats selon ce que vous souhaitez visualiser : commandes, factures, commandes en
réception partielle, commandes issues du portail Autossimo Web.
Réceptionnez facilement vos commandes ! Renseignez dans votre document la quantité livrée et le logiciel vous génère automatiquement
une facture fournisseur. Dans le cas ou votre commande n’est pas complète, vous pouvez gérer le reliquat en effectuant une réception
partielle. Le logiciel vous génère alors automatiquement un bon de réception correspondant, que vous pourrez ensuite regrouper pour
disposer d’une facture unique, reprenant le global de la commande.
EBP Automobile : au centre de votre relation client
Enregistrez les alertes techniques à rappeler à vos clients et créez vos modèles de mailings.
Prévenir vos clients de la disponibilité de leur véhicule, les informer d’un RDV, d’une journée porte
ouverte, d’une promotion ou bien leur rappeler un règlement… avec EBP Automobile vous pouvez
envoyer des SMS* à vos clients directement depuis la fiche client ou depuis un document de vente
(devis, OR, facture).
Vous pouvez même planifier l’heure et la date d’envoi !
*voir conditions en p13
Informez vos clients grâce aux SMS
Grâce à la fonction « Alertes techniques », définissez les réparations d’entretien courant à rappeler à vos clients sur leur véhicule
(vidange, pneumatique, amortisseurs, freinage...) et mettez en place des opérations commerciales comme la révision du véhicule avant le
départ en vacances.
Le logiciel vous permet de générer automatiquement un courrier à envoyer à votre client et vous disposez d’un tableau de bord vous indiquant
les alertes prévues, effectuées, dépassées...
Vous optimisez votre relation client !
Fidélisez vos clients au travers d’opérations d’entretiens ciblées
Une gestion efficace de la relation client est un gage de rentabilité pour votre entreprise.
EBP Automobile vous aide à fidéliser vos clients et à leur proposer des services adaptés à leurs
besoins pour être au plus proche de leurs attentes.
EBP Automobile : au centre de votre relation client
EBP Automobile offre la possibilité d’établir un diagnostic
de points de contrôle ou un pré-contrôle technique pour un
véhicule, en vérifiant des points précis : plaquette de freins,
plaque d’immatriculation, colonne de direction, pare-brise, feu
de route…
Vous créez vos propres modèles de diagnostics listant les points
de contrôle et les défauts techniques.
Une fois le contrôle effectué, vous pouvez imprimer pour votre
client un bilan détaillé et générer automatiquement un devis
portant sur les réparations à effectuer si nécessaire.
Vous développez et augmentez votre valeur ajoutée.
Proposez à vos clients un diagnostic de points de contrôle
Procédez facilement à une vérification de différents points de contrôle.
Avec ce module, optionnel au logiciel EBP
Automobile, vous suivez intégralement la gestion
des prêts de véhicules de courtoisie à vos clients :
édition du contrat de prêt, tarification spécifique (à titre
gratuit, forfaitaire, journalier…), suivi des réservations
dans le planning, gestion des véhicules disponibles...
Vous apportez un service de qualité à vos clients.
Profitez d’un planning de location interactif vous permettant de visualiser et
de gérer les prêts en cours, à venir, terminés...et d’un simple clic sur les dates
souhaitées vous pouvez créer une nouvelle réservation de véhicule.
Gérez le prêt de véhicules et améliorez la satisfaction de vos clients
EBP Automobile : l’outil de pilotage de votre activité
Le logiciel vous permet de créer très simplement votre propre tableau de bord et de disposer ainsi d’indicateurs clés de performance pour la
gestion de votre garage.
Vous pouvez configurer votre tableau avec plus ou moins de
lignes et de colonnes selon le nombre et le type d’informations
que vous souhaitez afficher :
• des graphiques : C.A ventes, pièces, M.O…
• des palmarès : meilleurs clients, meilleures ventes de pièces,
palmarès par marque…
• des listes de documents de vente : derniers OR et devis,
dernières factures, volumes des documents de vente
• des listes de documents d’achats
• des alertes techniques
• la liste des prêts de véhicules en cours ou en retard (nécessite
de posséder le module Prêt de véhicules)
Vous obtenez en quelques clics un outil de pilotage efficace
pour votre garage, interactif et adapté à vos besoins.
Disposez d’indicateurs clés de performance au quotidien
Analysez finement votre activité
EBP Automobile vous propose différentes statistiques avec des présentations graphiques et des tableaux.
• des statistiques sur les ventes par pièce, main d’œuvre,
ingrédients, clients, véhicules, factures…
• des statistiques sur les achats par pièces ou fournisseurs
• l’évolution du chiffre d’affaires sur différentes années
Vous bénéficiez également de nombreux états d’impression sur la
rentabilité des travaux (temps passé, temps vendu, rendement),
sur l’analyse de la productivité (par type d’atelier, marque de
véhicule, client…).
Disposez de statistiques détaillées, véritables aides à la décision pour suivre votre activité
dans le détail.
Visualisez immédiatement les chiffres clés de l’activité de votre garage.
Gérez intégralement et efficacement votre activité de carrosserie grâce à deux options spécifiques,
complémentaires au logiciel.
Le module Collision
Le bouquet de services Carrosserie
Il a été développé pour gérer les spécificités de la facturation Carrosserie.
Il permet de disposer des fonctions suivantes :
• fiches tiers Assurance, Expert, Intermédiaires (courtiers)
• gestion du multi-règlements pour une même facture : part
client, assurance, intermédiaire
• définition graphique des chocs sur le véhicule : angle, point
d’impact, intensité
• gestion des montants de franchises, prises en charge
particulières et vétustés
• facturation des temps de peinture et de main d’œuvre
Il s’agit d’un abonnement annuel vous permettant d’utiliser les fonctions d’interfaces d’EBP Automobile avec les outils extérieurs, et notamment
les interfaces spécialisées dans la Carrosserie :
Liaisons avec les outils de chiffrage Carrosserie :
• Sidexa
• Diva Lacour
• SilverDAT
Ces liaisons vous permettent de récupérer directement dans le devis, l’OR ou la facture de votre logiciel EBP, les informations du chiffrage réalisé dans un
des outils cité ci-dessus.
Vous évitez ainsi les ressaisies fastidieuses entre votre outil de chiffrage et votre logiciel de gestion, puisque toutes les informations sont automatiquement
récupérées.
Un gain de temps appréciable au quotidien !
EBP ne propose aucun outil de chiffrage à la vente. Pour plus de renseignement sur les solutions, contactez directement la société éditrice du logiciel.
Liaison directe avec DARVA
EBP a développé une interface directe avec la plateforme d’échanges de données informatisées DARVA.
Certifiée par DARVA, cette liaison facilite vos échanges avec les assurances, directement depuis votre logiciel Automobile :
• Réception directe des avis de sinistre
• Etablissement des factures issues de la réception des avis de sinistre
• Envoi direct des factures à DARVA
• Réception des avis de paiements
• Réception et envoi des suivis de dossier
• Factures bris de glace
La liaison EBP DARVA nécessite de posséder le logiciel EDITEL, disponible auprès de DARVA.
EBP Automobile : une gestion optimale de la Carrosserie
Les modules D’EBP Automobile
Pour la vente des véhicules
• Suivi et gestion des véhicules neufs,
d’occasions et utilitaires
• Factures spécifiques liées à l’activité
• Gestion des commandes de voitures neuves et du parc
de vente
• Impression d’affichettes de vente et d’affichettes de
consommation en CO2 et carburant
• Gestion de la reprise véhicule
Pour la gestion des compagnons
• Saisie des heures journalières
• Saisie des heures en automatique avec utilisation ou non
d’une douchette
• Rapprochement des activités atelier avec les heures
facturées
Pour la vente de pièces détachées
• Gestion des ventes de pièces et accessoires
• Factures spécifiques liées à l’activité
• Création et regroupement de bons de livraison
• Gestion multi-ateliers et multi-dépôts
Pour la gestion de la facturation Carrosserie
Plus d’infos en page 9
Pour la gestion des contrats de prêt
• Fichier de véhicules de prêt
• Gestion des différents tarifs
(forfaitaire, journalier, km supplémentaire...)
• Création et édition des contrats de prêts
• Tableau de bord de suivi des prêts : réservation, en cours,
en retard...
• Gestion des prêts à titre gratuit
• Facturation spécifique des prêts
• Planning interactif des prêts de véhicules
Pour gérer les interventions de dépannage
• Création d’interventions
• Facture de dépannage ou de remorquage avec ou sans bon
d’intervention
• Gestion de différents tarifs (jour / nuit / km)
• Gestion des véhicules et clients génériques
• Suivi des véhicules d’intervention
• Saisie des informations de dépannage sur autoroute : sens de
circulation, numéro de portail, lieu de départ et lieu d’arrivée
sur l’intervention (entrée péage X, sortie portail Y)…
• Renseignement du niveau de carburant des véhicules
dépannés sur les bons d’intervention
Le module Vn/Vo
Le module Pointeuse Atelier
Le module Ventes Comptoir
Le module Collision
Le module Prêt de véhicules Le module Dépannage
Véritables compléments du logiciel Automobile, les modules vous permettent de disposer de
fonctionnalités supplémentaires selon votre activité. Totalement intégrés au logiciel, ils viennent
enrichir l’offre déjà existante.
Chaque module est à acquérir en plus du logiciel EBP Automobile.
Les interfaces d’EBP Automobile
Ouvert sur l’extérieur, votre DMS EBP Automobile peut échanger et communiquer avec divers outils.
De nombreuses interfaces ont été développées au fil des années, vous permettant ainsi de gagner
du temps au quotidien dans la rédaction de vos devis et de vos factures, en évitant des ressaisies
fastidieuses.
Les interfaces d’EBP Automobile sont regroupées dans les bouquets de services, abonnements
annuels à souscrire en complément de votre logiciel EBP Automobile.
Bouquet
de services
Mécanique
Bouquet
de services
Carrosserie
SIV - Système d’Immatriculation
des Véhicules
FNA-Cartegrise
Outils de chiffrage ETAI
Versions CD : Autopass, XCat II, Atelio,
Cromauto II, Motorcraft, ETAI Interfacio, Atelio
Chiffrage, Atelion, Gefisio, Précisio, Motelio
Versions Internet : Atelio Online, Motelio
Online, CatTronic Online, Atelio Aftermarket
Online
Peugeot Service Box
Citroën Service
Autossimo Web (AutoDistribution)
AutoData – DataBox
GT Estimate (GT Motive)
GtGo ! (GT Motive)
Sidexa
Diva Lacour
SilverDAT
DARVA Direct
En savoir plus sur l’interface SIV…
EBP est interfacé avec le logiciel de télétransmission MiSIV (édité par la société TMS) permettant de réaliser par Internet, un certain nombre
de formalités administratives.
L’interface proposée par EBP vous permet de réaliser plusieurs types d’opérations :
• immatriculation d’un VN ou d’un VO
• visualisation des opérations en cours ou réalisation d’autres démarches (D.A., cession, non-gage, ...)
• récupération automatique des nouvelles immatriculations dans EBP Automobile
En savoir plus sur l’interface FNA-Cartegrise…
A partir d’un VIN et/ou d’une immatriculation FNACartegrise vous fournit l’ensemble des informations (hors données nominatives)
contenues dans la carte grise et complétées de certaines données additionnelles. L’interface avec EBP Automobile vous permet de
récupérer automatiquement dans la fiche véhicule de votre logiciel l’ensemble de ces informations, sans aucune ressaisie.
Gagnez du temps !
Récupérez automatiquement
dans votre devis ou facture EBP
le chiffrage que vous avez
réalisé dans votre outil.
1 an d’accès aux interfaces
d’EBP Automobile
EBP Compta Pratic
Pour Windows XP et Vista
Manuel utilisateur
i
1 FÈlicitations !............................................................................................................................................... 1
2 Convention d'utilisation díEBP.................................................................................................................... 3
3 A lire attentivement..................................................................................................................................... 5
4 Licence d'utilisation..................................................................................................................................... 7
5 L'assistance technique ............................................................................................................................... 9
6 GÈnÈralitÈs sur le Produit......................................................................................................................... 11
29 ComptabilitÈ (gÈnÈralitÈs)....................................................................................................................... 17
36 Dossier.................................................................................................................................................... 19
85 Affichage................................................................................................................................................. 31
88 OpÈrations Comptables Courantes ........................................................................................................ 33
181 Impressions .......................................................................................................................................... 67
192 Fichiers de DonnÈes............................................................................................................................. 71
237 OpÈrations de ClÙture .......................................................................................................................... 83
272 Outils..................................................................................................................................................... 89
Index .......................................................................................................................................................... 133
1
1 FÈlicitations !
Vous venez díacquÈrir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne contextuelle prÈsente votre logiciel et donne toutes les informations nÈcessaires ‡
son installation et ‡ sa dÈcouverte.
3
2 Convention d'utilisation díEBP
PrÈambule
En achetant un progiciel EBP (de la StÈ EBP SA au capital díun million díeuros immatriculÈe au RCS de Versailles N° 330 838 947), ´ le Client ª fait líacquisition du droit non exclusif de l'utiliser ‡ des fins personnelles ou
professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transfÈrer ou laisser transfÈrer le
progiciel vers d'autres ordinateurs via un rÈseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou
sa documentation selon la loi en vigueur sauf ‡ des fins exclusives de sauvegarde. Chaque
utilisateur sur son poste de travail doit bÈnÈficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel ´ monoposte ª ne donne droit qu'‡ UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou rÈseau nÈcessite une licence correspondante. L'ensemble des
progiciels est protÈgÈ par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu ‡
des poursuites judiciaires civiles et/ou pÈnales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils
ne peuvent faire líobjet díun nantissement ou díune location ‡ aucun titre que ce soit. EBP se rÈserve
le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Livraison, Suivi et Droit de rÈtractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 )
En vertu de líarticle L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP síengage, sauf mention
expresse et spÈciale sur ses documents commerciaux, ‡ livrer les progiciels au plus tard dans les 3
jours ouvrÈs qui suivent la commande. A ce dÈlai, síajoutent les dÈlais postaux en vigueur. En cas de
tÈlÈchargement, les progiciels sont disponibles immÈdiatement. En conformitÈ avec líarticle L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre líexÈcution
de sa commande, par un numÈro díappel tÈlÈphonique fixe et non surtaxÈ accessible depuis le
territoire mÈtropolitain. En conformitÈ avec líarticle L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informÈ quíil ne
peut pas exercer son droit de rÈtractation auquel il renonce expressÈment et ce dËs la livraison du
logiciel dans la mesure o˘ le Client ou líun de ses prÈposÈs fait une demande díactivation au moyen
du N° de licence du produit et díune ´ raison sociale ª. Il en est de mÍme si un contrat de services
est souscrit dont líexÈcution commence immÈdiatement ‡ compter de líactivation du logiciel qui est
fait de faÁon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de mÍme si le
logiciel complet est tÈlÈchargÈ par Internet. …tendue des obligations de support díEBP
Les services díassistance díEBP sont destinÈs ‡ fournir des conseils, des recommandations et des
informations relatifs ‡ líusage des progiciels EBP dans les configurations matÈrielles et logicielles
requises. EBP síengage ‡ fournir au CLIENT les conseils les plus adÈquats pour aider ‡ rÈsoudre les
problËmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans líutilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de rÈsolution des problËmes. Les services de support díEBP
qui font líobjet díun contrat distinct des prÈsentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et
níincluent pas le support sur site. Assistance de proximitÈ sur le site
Líutilisateur doit pouvoir faire appel ‡ un professionnel de líinformatique pour dÈnouer sur son site
une difficultÈ technique dont la cause ne serait pas dÈterminÈe ou rÈsolue par líassistance
tÈlÈphonique díEBP. Pour ce faire, le Client reconnaÓt conclure avec un distributeur ou un
professionnel de líinformatique une convention pour líassister sur site en cas de besoin. Cette
convention fixe les conditions díintervention de ce professionnel. EBP ne peut Ítre rendu
responsable díun dÈfaut díaccord ou des consÈquences díun non-respect des obligations
rÈciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des donnÈes
Printed Documentation
4
Le CLIENT reconnaÓt avoir ÈtÈ informÈ par EBP et/ou par son distributeur quíil est prudent en termes
de bonne gestion informatique, de procÈder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures ‡ la
sauvegarde des systËmes, programmes et fichiers de donnÈes, et que líabsence díune telle
sauvegarde rÈduit de maniËre significative ses chances de limiter líimpact des dommages qui
pourraient rÈsulter díune irrÈgularitÈ dans le fonctionnement de son systËme ou ses progiciels et peut
rÈduire la portÈe des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaÓt quíil est de sa
responsabilitÈ de mettre en úuvre une procÈdure pour assurer la rÈcupÈration des donnÈes, fichiers
ou programmes dÈtruits, endommagÈs ou perdus. EBP ne saurait Ítre tenue responsable en cas de
perte de donnÈes. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des prÈsentes seront conformes, pour
l'essentiel, au besoin díun utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'Ètat sans garantie d'aptitude
‡ une utilisation particuliËre, tous les risques relatifs aux rÈsultats et ‡ la performance du progiciel
sont assumÈs par l'acheteur. En toute hypothËse, EBP níassume que des obligations de moyens ‡
líexclusion de toute obligation de rÈsultat. La prÈsente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de maniËre non limitative, toute
garantie de qualitÈ ou díadÈquation ‡ un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaÓt que la
fourniture des services de support tÈlÈphonique dans le cadre díun contrat díassistance dÈpend de la
disponibilitÈ ininterrompue des moyens de communication et quíEBP ne peut garantir une telle
disponibilitÈ. Limitations de responsabilitÈ
Sauf disposition contraire díordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas
responsables ‡ raison de prÈjudices directs ou indirects (y compris les manques ‡ gagner,
interruptions díactivitÈ, pertes díinformations ou autres pertes de nature pÈcuniaire) rÈsultant díun
retard ou díun manquement commis par EBP dans la fourniture ou líabsence de fourniture des
services de support, alors mÍme quíEBP ou ses fournisseurs auraient ÈtÈ informÈs de l'ÈventualitÈ
de tels prÈjudices. EBP ne peut Ítre rendu responsable díun fonctionnement non conforme, díun
dysfonctionnement, díune inaptitude particuliËre ou díune absence de fonctionnalitÈ dans un de ses
progiciels. En outre, le CLIENT reconnaÓt quíEBP et ses fournisseurs ne seront responsables ‡
raison díaucun manque ‡ gagner subi par un tiers et d'aucune rÈclamation ou action en justice
dirigÈe ou intentÈe contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothËse, la responsabilitÈ díEBP ou de
ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excÈder, au total, les
sommes payÈes par le CLIENT ‡ EBP (ou ‡ son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du
service au titre du contrat díassistance. Líutilisateur reconnaÓt avoir ÈvaluÈ le logiciel de faÁon
approfondie par une dÈmonstration ou un test rÈel pour vÈrifier quíil est en adÈquation avec ses
besoins. Dispositions finales
Ces conditions gÈnÈrales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites
verbalement ou bien passÈes par tÈlÈphone, fax, courrier, email, formulaire Èlectronique ‡ l'attention
du service clients díEBP ou díun distributeur EBP. La validation díun formulaire en ligne vaut
acceptation par le client des prÈsentes CGV dËs lors que ce dernier a cochÈ la case prÈvue a cet
effet sur le formulaire. Les CGV font partie intÈgrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses prÈposÈs. ConformÈment ‡ Loi ´ Informatique et libertÈs ª du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit
d'accËs et de rectification aux donnÈes le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de
juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, mÍme en cas de pluralitÈ de dÈfendeurs ou
díappel en garantie.
5
3 A lire attentivement
Votre logiciel est prÍt ‡ líemploi et síadapte complËtement aux petites entreprises, aux prestataires et
aux artisans.
Il vous permet de traiter : la saisie des Ècritures sans notion comptable, le lettrage, les impressions des
donnÈes saisies, les impressions comptables telles que Journaux, Grand-livre et BalanceÖ
Le code díactivation
Le programme vous est livrÈ en version díÈvaluation qui propose líensemble des fonctionnalitÈs, selon la version choisie, pendant 40 jours (voir Ecran de bienvenue). Au del‡ de ces 40 jours, la
saisie sera limitÈe en nombre díÈcritures (consultez la partie intitulÈe Comment saisir le code
d'activation ?). Le fichier LISEZMOI
Avant d'utiliser ce produit ou lorsque vous rÈinstallez une mise ‡ jour de version, veuillez consulter le
fichier LISEZMOI accessible dans le logiciel ‡ partir du menu ?. Il contient toutes les modifications et
Èvolutions apportÈes au logiciel depuis que la documentation et/ou l'aide ont ÈtÈ rÈalisÈes. La sauvegarde
La sauvegarde est trËs importante puisqu'elle vous permet de sauvegarder l'ensemble des donnÈes
enregistrÈes par votre logiciel sur un support extÈrieur. Ainsi, en cas de problËme sur votre disque
dur ou sur vos fichiers, vous pourrez ‡ tout moment retrouver des donnÈes correctes.
7
4 Licence d'utilisation
Comment saisir le code díactivation ?
Lorsque vous installez le produit EBP, celui-ci reste en version díÈvaluation, cíest-‡-dire que vous
utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une pÈriode de 40 jours ‡ compter de
líinstallation. AprËs ce dÈlai, si vous níactivez pas votre application, le logiciel sera bridÈ ‡ 300
Ècritures. Pour activer le logiciel, vous devez introduire un code díactivation au lancement du logiciel, en
cliquant sur Activez votre logiciel, ou par la commande activer le logiciel du menu ?. Activation automatique
Líactivation se fait via le site Internet díEBP, la connexion ‡ notre site Web se fera
automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose díInternet. Ensuite, laissez-vous
guider par les instructions ‡ líÈcran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous níaurez
pas de code ‡ saisir. Activation manuelle
Cette option est ‡ utiliser si le poste sur lequel vous avez installÈ le logiciel níest pas connectÈ ‡
Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de líÈcran de bienvenue et sur le bouton Activer
manuellement. Saisissez manuellement tous les champs. AprËs enregistrement du code, vous travaillez alors sur une version activÈe du logiciel et vous avez
accËs au service technique d'EBP pour une durÈe fonction du contrat díassistance souscrit. Pour obtenir la dÈclaration de TVA agrÈÈe, un code díactivation particulier doit Ègalement Ítre
introduit. Si vous souhaitez exploiter les donnÈes du logiciel via une base de donnÈes (type Access), une
option de gÈnÈration ODBC est Ègalement disponible.
9
5 L'assistance technique
EBP Informatique met ‡ votre disposition une assistance technique qui rÈpond ‡ vos questions. Avant de nous contacter, notez ... Votre numÈro de licence, envoyÈ par notre service commercial : nos techniciens ne
pourront vous rÈpondre sans ce numÈro. La description du type de configuration matÈriel (type de l'ordinateur, l'Ètat du disque dur,
fonctionnement rÈseau ou monoposte...) Le logiciel que vous utilisez et sa version (menu ?) . Notre support tÈlÈphonique technique est ouvert :
Du lundi au jeudi : 8H00 ‡ 19H00
Le vendredi : 8H00 ‡ 18H00
Comment contacter le service technique ?
Utilisez notre ligne tÈlÈphonique directe (un standard vous accueille, si aucun technicien n'est
disponible, veuillez patienter vous Ítes sur une file d'attente). Composez le :
0811 65 20 00
(co˚t díun appel local)
Pour tout problËme technique, vous pouvez Ègalement nous adresser vos problËmes par e-mail au :
compta.support.fr@ebp.com
En prÈcisant votre numÈro de licence donnant droit ‡ l'assistance, le nom et la version du produit.
11
6 GÈnÈralitÈs sur le Produit
7 DÈmarrage
Bienvenue dans líaide de votre logiciel. Vous souhaitez :
CrÈer un dossier
Saisir :
o Des achats
o Des ventes
o Des ventes comptoir
o Des rËglements en caisse
o Des rËglements sur la banque principale
Pointer des factures et des rËglements
Pointer la banque
Sauvegarder le dossier
Travailler avec mon Expert-Comptable
8 DÈsinstallation du produit
Si vous avez besoin de dÈsinstaller le programme (procÈdure díinstallation interrompue, problËme fichier
programme...), allez dans DÈmarrer + ParamËtres + Panneau de configuration et lancez líAjout /
Suppression de programmes. Ceci ne supprimera que les fichiers installÈs par la procÈdure
díinstallation sans toucher aux fichiers crÈÈs par líutilisateur. 9 PrÈsentation gÈnÈrale
Les barres d'outils
Les listes et grilles de saisie
L'impression
L'aperÁu Ècran
10 Mise ‡ jour d'un dossier
En cas díinstallation díune nouvelle version de votre logiciel, une mise ‡ jour de votre dossier vous sera
proposÈe dËs líouverture de celui-ci. Vous devez accepter cette mise ‡ jour pour accÈder ‡ votre
dossier, toutefois une sauvegarde de celui-ci est vivement conseillÈe avant cette opÈration. A noter que les Ècritures appartenant ‡ des mois clÙturÈs, et qui ne seraient pas validÈes car saisies sur
une version antÈrieure ‡ la 11.3, seront automatiquement validÈes afin díÍtre conforme au Bulletin
Officiel des ImpÙts n°12 du 24 janvier 2006 sur le contrÙle des comptabilitÈs informatisÈes. Ces Ècritures
ne seront donc plus ni modifiables, ni supprimables.
11 Formats de Variables
12 Comment crÈer un nouveau format de variable ?
Pour crÈer un format de variable, lancez líoption PrÈfÈrences du menu Dossier + PropriÈtÈs et
accÈdez ‡ líonglet Formats. Ces formats pourront Ítre applicables sur vos modËles díimpressions. Cliquez sur le bouton Nouveau afin díaccÈder ‡ líassistant qui dÈtaille toutes les Ètapes de la crÈation.
Printed Documentation
12
Níoubliez pas de sauvegarder vos nouveaux modËles díimpression. Etape 1
Saisissez le nom du nouveau format et saisissez une description. Choisissez alors le type du format
‡ crÈer : NumÈrique ou MonÈtaire , Date, Heure, Logique et ChaÓne . Etape 2
Cette Ètape consiste ‡ dÈfinir l'apparence du format. Format NumÈrique ou MonÈtaire
DÈterminez le nombre de dÈcimales aprËs la virgule, líapparence du montant (couleur, parenthËse) en fonction de son signe (positif, nÈgatif ou nul), le choix díun sÈparateur de
milliers, l'affichage en pourcentage (montant divisÈ par 100 suivi du signe %) ou en toutes
lettres. De plus, vous pouvez dÈfinir un format MonÈtaire en prÈcisant le symbole de la monnaie (par
exemple E, Euros...)
Format Date
DÈterminez ici la couleur de la date, líaffichage ou non du jour du mois, du jour, du mois ou de
líannÈe et leur longueur. Format Heure
DÈterminez ici la couleur de líheure, líaffichage ou non des heures et des minutes et sur quelle
longueur. Format Logique
Indiquez le texte ‡ inscrire et sa couleur lorsque la condition est vraie, lorsque la condition est
fausse. Format ChaÓne
Indiquez la couleur de la chaÓne. Dans le cas particulier d'une chaÓne vide, vous pouvez
indiquer un texte ‡ faire apparaÓtre (INEXISTANT, AUCUN..) et sa couleur. Cliquez sur le bouton Terminer une fois dÈfinie l'apparence de votre format. Sauvegarde des formats
Les nouveaux formats níÈtant pas intÈgrÈs ‡ la sauvegarde du dossier, il vous faut
impÈrativement les sauvegarder par la commande Sauvegarde du menu Dossier en choisissant
líoption ëInformations de configurationí. Cette sauvegarde níest ‡ effectuer quíaprËs crÈation et
doit Ítre mise de cÙtÈ. 13 Une variable de type NumÈrique est une variable qui contient :
- des nombres qui pourront Ítre repris pour des calculs prÈcis (totaux, moyenne, max..)
- des valeurs avec dÈcimales avec choix d'un sÈparateur. Une variable de type MonÈtaire permet d'effectuer des choix sur la monnaie. 14 Une variable de type ChaÓne est une variable qui autorise tous les caractËres de saisie. Les
caractËres saisis sont pris dans leur ensemble (chaÓne) et ne peuvent faire l'objet d'aucun
calcul. 15 Une variable de type Logique est une variable qui prend comme Ètat (Oui ou Non, soit 1 ou 0).
GÈnÈralitÈs sur le Produit
13
Lorsque la proposition est vraie (1) : OUI VRAI CORRECT...et sa couleur
Lorsque la proposition est fausse(0) : NON, FAUX, INCORRECT et sa couleur
16 Ecran d'Accueil
17 Ecran d'Accueil (logiciel non activÈ)
Le programme vous est livrÈ en version díÈvaluation du produit. Cette version propose líensemble des
fonctionnalitÈs, et est limitÈe ‡ 40 jours díutilisation ‡ compter de líinstallation. AprËs ce dÈlai, si vous
níactivez pas votre application, le logiciel sera limitÈe ‡ 300 Ècritures. Comparez
Pour guider votre choix, cliquez sur Comparez les diffÈrentes versions du logiciel. Ce lien vous renverra sur le site Web díEBP. Evaluez
Vous souhaitez Èvaluer le logiciel, choisissez la version dans laquelle vous souhaitez rÈaliser cette
Èvaluation. Attention : Si vous travaillez sur votre dossier de comptabilitÈ R…EL en version
díÈvaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez
achetÈe est la mÍme que la version avec laquelle vous avez crÈÈ votre dossier. Achetez
Vous souhaitez acheter le logiciel, cliquez sur le lien correspondant qui vous renverra sur le site Web
EBP. Activez
Vous souhaitez continuer ‡ utiliser toutes les fonctions du logiciel, cliquez sur Activez votre logiciel. 18 Ecran d'Accueil (liste des dossiers)
A partir de cette fenÍtre, vous pouvez : Ouvrir : Un dossier ouvert rÈcemment : cliquez sur le nom du dossier ‡ ouvrir, ou cliquez sur la flËche
afin de sÈlectionner un ancien exercice. Le dossier de dÈmonstration : cliquez sur DÈmonstration. Un dossier non listÈ : cliquez sur Parcourir. Un autre dossier : cliquez sur le dossier de votre choix, ou cliquez sur la flËche afin de
sÈlectionner un ancien exercice. CrÈer un dossier : cliquez sur CrÈer un nouveau dossier. Sauvegarder un dossier en cliquant sur líicÙne sur la ligne du dossier. Supprimer un dossier ou un exercice en cliquant sur líicÙne sur la ligne du dossier. Attention, cette suppression est dÈfinitive. Retrouvez la liste des dossiers par líoption Ouvrir du menu Dossier. Consultez aussi la partie Ouvrir un
dossier. 19 Grilles de Saisie
Printed Documentation
14
20 PropriÈtÈs des listes ou des grilles de saisie
Toutes vos listes díÈcritures, de comptes, de journaux, de guides, Ö, ont des propriÈtÈs communes. Un menu contextuel, accessible par simple clic droit, donne accËs aux principales fonctions courantes, aux propriÈtÈs de la grille et ‡ la possibilitÈ de rafraÓchir les donnÈes affichÈes (touche F5). Utilisez les touches de direction Ctrl + Fin pour aller en fin de liste et Ctrl + pour aller en dÈbut de
liste. Utilisez les barres de dÈfilement gauche/droite et haut/bas pour afficher les donnÈes qui ne peuvent
apparaÓtre en totalitÈ. Voici les diffÈrentes opÈrations que vous pouvez rÈaliser :
Modifier la largeur des colonnes
Trier la liste suivant une colonne
ParamÈtrer l'affichage des colonnes
Choisir l'ordre des colonnes
Modifier le format d'affichage des colonnes
Changer les propriÈtÈs de la grille
Filtrer vos enregistrements
21 Largeur des colonnes
Pour redimensionner la largeur d'une colonne, placez la souris ‡ hauteur du titre de la colonne, sur
l'extrÈmitÈ droite. Le curseur prend alors la forme suivante : . Tirez sur la droite ou sur la gauche pour augmenter ou diminuer la largeur de la colonne. Pour Èlargir automatiquement une colonne afin quíaucun caractËre ne soit tronquÈ, double-cliquez sur le
bord du titre de la colonne. 22 Tri suivant colonne
Lorsqu'un petit triangle marque un titre de colonne, cela signifie que votre liste peut Ítre triÈe suivant
un ordre croissant ou dÈcroissant, un ordre alphabÈtique ou un ordre chronologique en fonction des
donnÈes de cette colonne. Pour cela, cliquez sur le titre de la colonne. 23 Affichage des colonnes
Pour afficher ou masquer les colonnes dans une liste ou une grille de saisie :
1. AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit). 2. SÈlectionnez líonglet Variables qui affiche une liste de variables. Chaque variable correspond ‡ une
colonne de la grille. Líordre des variables de haut en bas correspond ‡ l'ordre des colonnes dans la
grille, de gauche ‡ droite. La coche signale les colonnes qui seront affichÈes. Un carrÈ grisÈ signifie
que la colonne ne peut Ítre dÈsactivÈe. 3. Pour afficher ou cacher une colonne, il vous suffit donc de cliquer dans le petit carrÈ ‡ gauche du
nom de la variable. 4. Cliquez sur le bouton OK pour valider. 24 Ordre des colonnes
Pour modifier líordre par dÈfaut de vos colonnes dans une liste ou une grille de saisie :
1. AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit). 2. SÈlectionnez líonglet Variables qui affiche une liste de variables. Chaque variable correspond ‡ une
colonne de la grille. Líordre des variables de haut en bas correspond ‡ líordre des colonnes dans la
grille, de gauche ‡ droite. La coche signale les colonnes qui seront affichÈes. 3. SÈlectionnez la variable colonne ‡ dÈplacer et cliquez sur les boutons Monter ou Descendre pour
qu'au niveau de la grille, la colonne correspondante se dÈplace vers la gauche ou vers la droite.
GÈnÈralitÈs sur le Produit
15
4. Cliquez sur le bouton OK pour valider . 25 Format d'affichage des colonnes
Pour modifier le format díaffichage des donnÈes dans une liste ou une grille de saisie :
1. AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit). 2. SÈlectionnez líonglet Format. 3. Ouvrez la liste dÈroulante des variables disponibles par simple clic sur la flËche. 4. SÈlectionnez la variable dont vous souhaitez modifier le format díaffichage. 5. Dans la liste des formats disponibles pour ce type de variable, sÈlectionnez le format ‡ appliquer. Pour appliquer le format par dÈfaut, sÈlectionnez líicÙne . 6. Recommencez pour chacune des variables de votre grille dont vous souhaitez modifier le format. 7. Cliquez sur le bouton OK pour valider. La modification du format díaffichage díune grille nía aucune incidence dans les impressions. En
impression, chaque variable est imprimÈe selon le format par dÈfaut. Pour imprimer une variable selon
un format prÈcis, vous devez paramÈtrer le modËle díimpression avec le gÈnÈrateur díÈtat EBP. 26 PropriÈtÈs de la grille - Description des onglets
Onglet Formats
Cet onglet permet de modifier le format d'affichage des donnÈes de la grille/liste afin de les adapter ‡
votre convenance. Onglet Variables
Cet onglet permet de cacher ou d'afficher les colonnes de la liste/grille. Vous pouvez Ègalement
choisir l'ordre d'affichage des colonnes. Onglet Filtres
Cet onglet permet de gÈrer des filtres pour la grille/liste courante. Vous pouvez ainsi crÈer un nouveau filtre, activer/dÈsactiver un filtre existant, modifier les critËres
díun filtre et supprimer un filtre inutile. Onglet Affichage
Cet onglet permet d'activer ou non le zoom dans les colonnes lorsque le contenu d'une zone est
tronquÈ (lorsque la largeur d'une colonne est infÈrieure ‡ la largeur du contenu de la zone). 27 Les filtres
Dans toute les listes ou grilles de saisie, vous pouvez filtrer les enregistrements (lignes) qui
apparaissent, selon des critËres approfondis. Pour cela, vous devez :
crÈer les filtres que vous souhaitez utiliser, cíest-‡-dire dÈfinir les sÈlections multicritËres que
vous souhaitez appliquer
activer l'un de ces filtres pour afficher uniquement les enregistrements rÈpondant aux critËres
dÈfinis dans le filtre. 28 Comment activer un filtre ?
Pour activer un filtre sur une liste ou une grille de saisie, et afficher uniquement les enregistrements
(lignes) rÈpondant aux critËres du filtre :
Printed Documentation
16
1. Ouvrez tout díabord la liste ou la grille de saisie concernÈe. 2. AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit). 3. SÈlectionnez líonglet Filtre. 4. Cochez la case Utiliser un filtre et pointez le filtre ‡ appliquer. 5. Cliquez sur le bouton Appliquer pour lancer le filtre sans sortir de la gestion des filtres. La liste est
alors filtrÈe, seuls les enregistrements rÈpondant aux critËres du filtre apparaissent. 6. Cliquez sur OK pour conserver ce filtre et revenir ‡ la grille/liste.
17
29 ComptabilitÈ (gÈnÈralitÈs)
30 Quíest-ce que le Lettrage ?
Le Lettrage consiste ‡ pointer les factures avec les rËglements correspondants, et ainsi de connaÓtre les
impayÈs de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : toutes les factures non pointÈes correspondront
aux factures non payÈes.
Important : Lors de la clÙture annuelle, líopÈration de lettrage est líunique maniËre de
conserver sur líexercice suivant les Ècritures en attente de rËglement. Le lettrage síeffectue : Dans líoption Pointage du menu Quotidien (aucune connaissance comptable requise) Ou dans líoption Consultation / Lettrage du menu Quotidien.
31 Travailler avec mon Expert-Comptable
Votre logiciel comprend deux types de fonctions : les fonctions simples et les fonctions Expert. 32 Les fonctions simples
Il síagit des options ‡ utiliser tous les jours pour saisir votre comptabilitÈ. Accessibles ‡ partir du menu Quotidien, elles vous permettent de saisir vos achats, ventes, ventes
comptoir, et rËglements, et de pointer les factures et les rËglements. Accessibles ‡ partir du menu Impressions, elles vous permettent díimprimer vos achats, ventes, ventes comptoir et rËglements. 33 Les Fonctions Expert
Il síagit des options nÈcessitant des connaissances comptables, destinÈes principalement ‡ votre
Expert-Comptable. Ces options sont grisÈes par dÈfaut. Pour les rendre accessibles, il suffit de
sÈlectionner líoption Fonctions Expert du menu Affichage. Accessibles ‡ partir du menu Quotidien, elles permettent ‡ votre Expert-Comptable de saisir des
opÈrations diverses en saisie standard, de procÈder au lettrage, au rapprochement bancaireÖ
Accessibles ‡ partir du menu Impressions, elles permettent díimprimer un journal, un grand-livre, une balanceÖ
A partir du menu ClÙtures, elles permettent de rÈaliser les opÈrations de clÙture mensuelle, clÙture
annuelleÖ
Remarque : Líapplication díun paramÈtrage de menus rendra toutes les options cochÈes dans ce
paramÈtrable accessibles et líoption Fonction Expert níapparaÓtra plus. 34 Communication avec mon Expert-Comptable
Pour communiquer avec votre expert-comptable, il existe deux possibilitÈs : Votre expert utilise EBP ComptabilitÈ. RÈalisez une sauvegarde de votre dossier ‡ partir de
líoption Sauvegarde du menu Dossier, et transmettez-lui. Votre expert utilise un autre logiciel. Utilisez líoption Communication Entreprise-Expert du
menu Outils, ‡ partir de laquelle vous pourrez exporter vos Ècritures comptables au format
de son logiciel.
Printed Documentation
18
35 NumÈrotation des piËces
Lorsque vous saisissez une Ècriture, vous pouvez saisir un numÈro de piËce. Cette saisie est vivement
conseillÈe pour un meilleur suivi de vos Ècritures (numÈrotation des Ècritures, numÈro de facture, numÈro de chËque Ö). Nous vous rappelons que conformÈment ‡ líarticle 420-2 du Plan comptable GÈnÈral, tout
enregistrement comptable doit prÈciser les rÈfÈrences de la piËce justificative qui líappuie. ConformÈment ‡ líarticle 410-3 du Plan Comptable GÈnÈral, les comptabilitÈs informatisÈes
doivent permettre de retrouver ‡ partir des Ècritures comptables les piËces justificatives de ces
Ècritures. En cas díabsence de ce lien, la comptabilitÈ informatisÈe peut Ítre considÈrÈe comme
irrÈguliËre ou non probante. Pour les journaux autorisÈs en saisie standard (type Divers et A-nouveaux), le logiciel met ‡ votre
disposition 3 modes de numÈrotation diffÈrents (‡ paramÈtrer dans DonnÈes + Journaux) : En numÈrotation manuelle, vous saisissez vous-mÍme le numÈro de piËce. En numÈrotation continue, le logiciel propose le dernier numÈro de piËce augmentÈ de 1. Vous
pouvez toutefois saisir un numÈro de piËce qui ne suit pas le dernier numÈro, le logiciel vous
proposera alors le numÈro de piËce disponible mÍme s'il est infÈrieur. Lorsque vous paramÈtrez
le journal, saisissez le numÈro de piËce qui correspond ‡ la derniËre piËce crÈÈe. Le numÈro de
piËce peut comporter des caractËres alphabÈtiques et numÈriques, par exemple ´ VE/0001 ª. Seule la partie numÈrique est incrÈmentÈe. La numÈrotation pÈriodique propose par dÈfaut le numÈro de piËce 1 ‡ la saisie de la premiËre
Ècriture du mois. Si vous saisissez un numÈro de piËce prÈcis, le logiciel garde en mÈmoire ce
numÈro et l'incrÈmente automatiquement ‡ la prochaine Ècriture du mÍme mois. Par exemple, si
vous saisissez le numÈro de piËce ´ AA1 ª sur une Ècriture, le logiciel proposera
automatiquement ´ AA2 ª ‡ la prochaine Ècriture saisie dans le mÍme mois et dans le mÍme
journal. La numÈrotation des piËces est remise ‡ zÈro en dÈbut de chaque mois. Remarques :
Concernant vos factures díachat, nous vous conseillons díutiliser une numÈrotation continue et
de reporter le numÈro gÈnÈrÈ par le logiciel sur les factures imprimÈes. Le fait de changer le type de TVA (passage de TVA sur dÈbits ‡ TVA sur encaissements ou
inversement) est une action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est donc crÈÈ et archivÈ. Si une telle modification est effectuÈe, vous devrez díailleurs saisir une justification lors de la
validation des modifications par le bouton OK.
19
36 Dossier
37 Gestion des Dossiers
Les gestion des dossiers vous permet de rÈaliser les opÈrations suivantes :
Ouvrir un dossier
Recopier un dossier
ConnaÓtre les informations sur un dossier
Saisir des notes sur un dossier
38 CrÈation d'un Dossier
39 Comment crÈer un nouveau dossier ?
Comment y accÈder ?
Barre díoutils
Barre de menu Dossier + Nouveau
Raccourci clavier Ctrl + N
Vous pouvez Ègalement simplement cliquer sur CrÈer un nouveau dossier dans líÈcran de
bienvenue. Comment procÈder ?
Suivez les Ètapes de líassistant en utilisant les boutons Suivant et PrÈcÈdent . 40 Etapes de l'assistant
41 Nouveau Dossier
Pour crÈer un nouveau dossier, cliquez sur le bouton Suivant et parcourez les Ètapes de líassistant. 42 Nouveau Dossier : Nom et emplacement
Saisissez ici le nom du dossier. La longueur de la raison sociale est limitÈe ‡ 31 caractËres. Automatiquement, le logiciel crÈe un rÈpertoire avec le nom de la raison sociale ‡ líexception des
espaces et des caractËres spÈciaux. Par dÈfaut, les dossiers seront regroupÈs dans le rÈpertoire :
EBP\Dossiers\, commun ‡ tous les logiciels de la mÍme gamme (EBP Paye, EBP Gestion
Commerciale).Ce rÈpertoire a ÈtÈ validÈ ou dÈfini ‡ líinstallation du premier logiciel. Pour prÈciser un autre rÈpertoire, cliquez sur . 43 Nouveau Dossier : Identification
Saisissez ici les informations lÈgales de votre sociÈtÈ. Ces donnÈes sont utiles notamment pour
líÈtablissement de la dÈclaration de TVA. Le numÈro MSA concerne les entreprises agricoles. Le NAF correspond au NumÈro díAppartenance FranÁaise, anciennement APE.
Printed Documentation
20
Ces informations pourront Ítre modifiÈes ultÈrieurement dans líoption CoordonnÈes du menu Dossier +
PropriÈtÈs. 44 Nouveau Dossier : Adresse
Saisissez ici líadresse de votre sociÈtÈ. Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la
combinaison des touches Ctrl + EntrÈe. Ces informations pourront Ítre modifiÈes ultÈrieurement dans líoption CoordonnÈes du menu Dossier +
PropriÈtÈs. 45 Nouveau Dossier : Contact
Saisissez ici si vous le souhaitez les coordonnÈes du contact de la sociÈtÈ. Ces informations sont
facultatives. Ces informations pourront Ítre modifiÈes ultÈrieurement dans líoption CoordonnÈes du menu Dossier +
PropriÈtÈs. 46 Nouveau Dossier : Dates d'exercice
Saisissez ici vos dates díexercice. Attention : La date de dÈbut díexercice ne pourra plus Ítre modifiÈe.
La date maximum de saisie est automatiquement calculÈe : vous pourrez commencer ‡ saisir sur
líexercice N+1 sans avoir besoin de clÙturer líexercice N. Retrouvez les dates díexercice dans líoption PrÈfÈrences du menu Dossier + PropriÈtÈs.
47 OpÈrations sur le Dossier
48 Comment sauvegarder votre dossier ?
Lorsque votre dossier est ouvert, la sauvegarde síeffectue ‡ partir du menu Dossier + Sauvegarde. Lorsque vous Ítes dans la liste des dossiers, dans líÈcran de bienvenue, vous pouvez cliquer sur la
disquette situÈe ‡ cÙtÈ du nom du dossier ‡ sauvegarder. 49 DÈtails de donnÈes ‡ recopier
Chaque donnÈe proposÈe ‡ la recopie se compose de plusieurs types de donnÈes. Par exemple, pour
les donnÈes comptes et journaux, vous avez comme dÈtail : Comptes gÈnÈraux, Comptes clients, Comptes fournisseurs, Journaux. Cela vous permet de ne recopier quíune partie des donnÈes. 50 PropriÈtÈs d'un Dossier
51 Notes sur le Dossier
Des informations concernant le dossier en cours peuvent Ítre saisies.
Dossier
21
Comment y accÈder ?
Barre de menu Dossier + PropriÈtÈs + Notes
Ces notes síaffichent automatiquement au lancement du logiciel. Pour dÈsactiver líapparition de ces
informations, cochez la case Ne plus afficherÖ. 52 Informations sur le Dossier
Cette commande donne le nombre de journaux, comptes, guides, et Ècritures existants dans votre
dossier ainsi que l'historique comptable complet et mois par mois. Comment y accÈder ?
Barre de menu Dossier + PropriÈtÈs + Informations
53 CoordonnÈes
54 CoordonnÈes : Onglet Adresse
Utilisez les touches Ctrl + EntrÈe pour passer ‡ la ligne suivante dans la zone Adresse. La dÈnomination commerciale est obligatoire pour votre dÈclaration de TVA (CA3 ou CA12) dont la date
limite de dÈpÙt est calculÈe en fonction du premier caractËre. Par exemple, la saisie de PRENOM NOM
au lieu NOM PRENOM peut Ítre la raison d'une date limite de dÈpÙt erronÈe. Remarque : La modification de la raison sociale et de líadresse nÈcessitant díÍtre tracÈe, un
ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ.
55 CoordonnÈes : Onglet Contact
Il síagit des coordonnÈes du contact de la sociÈtÈ. Cette saisie est facultative. 56 CoordonnÈes : Onglet Identification
Vous devez obligatoirement saisir le Siret et le N° de TVA intracommunautaire pour accÈder ‡ la
prÈparation de la dÈclaration de TVA (CA3 ou CA12). Si vous ne connaissez pas ces informations, vous les trouverez sur la dÈclaration de TVA prÈ-remplie
que votre centre des impÙts vous a envoyÈe. Siret
Il síagit díun identifiant díÈtablissement de 14 chiffres composÈ du SIREN et du NIC (NumÈro Interne
de Classement). N° de TVA
Il síagit díun numÈro individuel attribuÈ aux entreprises assujetties redevables de la TVA dans un Etat
membre par líadministration fiscale. Ce numÈro doit obligatoirement figurer sur les factures, les
dÈclarations d'Èchange de biens et les dÈclarations de TVA de l'entreprise. Ce numÈro de 13 caractËres est composÈ díun code pays (2 caractËres, FR pour la France), díune
clÈ (2 caractËres, ‡ saisir) et du numÈro SIREN (9 caractËres, recopiÈs du SIRET saisi sur la ligne
prÈcÈdente). L'entreprise doit s'adresser au service des impÙts des entreprises dont elle dÈpend pour obtenir son identifiant
Printed Documentation
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Ce numÈro doit obligatoirement figurer sur les factures, les dÈclarations d'Èchange de biens et les
dÈclarations de TVA de l'entreprise. MSA
Il síagit du n° díadhÈsion ‡ la MutualitÈ Sociale Agricole. NAF
Il síagit du numÈro de la Nomenclature des ActivitÈs Èconomiques en vigueur en France. Depuis
janvier 2008, ce code est sur 5 caractËres. Remarque : La modification du Siret, N° de TVA, MSA et NAF nÈcessitant díÍtre tracÈe, un
ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. 57 CoordonnÈes : Onglet SÈcuritÈ
Cet onglet permet de dÈfinir ou de modifier un mot de passe pour protÈger líaccËs au dossier. Saisissez
celui-ci dans les deux champ Mot de passe et Confirmation. Attention : Les majuscules et les minuscules sont considÈrÈes comme des lettres diffÈrentes.
Le mot de passe sera demandÈ ‡ chaque ouverture du dossier, en plus díun Èventuel mot de passe
propre ‡ líutilisateur. Ne l'oubliez pas !!
58 CoordonnÈes : Onglet Dossier
Cette onglet indique le rÈpertoire dans lequel sont vos fichiers de travail. 59 CoordonnÈes : Onglet Expert
Il síagit des coordonnÈes de líExpert-Comptable. 60 CoordonnÈes : Onglet TrÈsor Public
Attention : Pour la prÈparation de votre dÈclaration de TVA (CA3 ou CA12),vous devez
renseigner avec soin les ÈlÈments suivants : Adresse du TrÈsor Public, Code postal, Ville, Recette (7 caractËres), N° de dossier (6 caractËres), ClÈ (2 caractËres), CDI (2 caractËres), Code
service (3 caractËres), RÈgime et Statut. En fonction du code rÈgime indiquÈ ici, vous aurez accËs ‡ une dÈclaration mensuelle ou trimestrielle. RÈgime Signification PÈriodicitÈ
AET SimplifiÈ agricole Trimestriel
AM RÈel normal ñ Acomptes provisionnels Mensuel
EM RÈel normal Mensuel
ES RÈel normal Saisonnier
ET RÈel normal Trimestriel
NI RÈel normal ou simplifiÈ non imposable
Dossier
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RM Mini rÈel Mensuel
RS Mini rÈel Saisonnier
RT Mini rÈel Trimestriel
ST SimplifiÈ Trimestriel
Cochez la case DOM si besoin. Ainsi, le numÈro de TVA (onglet Identification) ne sera plus un champ
obligatoire pour imprimer la dÈclaration. Si vous ne connaissez pas ces informations, vous les trouverez sur la dÈclaration de TVA prÈ-remplie
que votre centre des impÙts vous a envoyÈe. 61 PrÈfÈrences
62 PrÈfÈrences : Onglet Divers
Cet onglet permet de paramÈtrer le mode de gestion gÈnÈrale de votre sociÈtÈ. Verrouillage des Ècritures en Communication Entreprise-Expert
Si vous souhaitez que les Ècritures importÈes ou exportÈes par líoption Communication Entreprise- Expert soient verrouillÈes, cíest-‡-dire non modifiables ni supprimables, cochez cette case.
Il síagit díÈviter de modifier les Ècritures saisies par votre Expert-Comptable, ou celles transmises ‡
líExpert-Comptable, afin de ne pas fausser son travail. Les Ècritures verrouillÈes síafficheront en rouge foncÈ dans líoption Saisie Sandard du menu
Quotidien. S vous importez ou exportez par erreur des Ècritures, vous pourrez rÈaliser un dÈverrouillage des
Ècritures. Devise locale
Pour un dossier en Euros, laissez le code EUR par dÈfaut. La modification de cette devise reste
possible tant quíaucune Ècriture nía ÈtÈ saisie. Format des Comptes
Les comptes sont sur 10 caractËres alphanumÈriques par dÈfaut. Vous avez toutefois la possibilitÈ
de modifier cette longueur par la commande Reformater les Comptes du menu Outils +
Maintenance Utilisateur. 63 PrÈfÈrences : Onglet Saisie Comptable
Cet onglet permet de paramÈtrer le fonctionnement de líoption Saisie Standard du menu Quotidien. Attention : La Saisie Standard est une fonction nÈcessitant des connaissances comptables, et
accessible uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du menu Affichage. Saisie des AN par dÈfaut sur le 1er mois de l'exercice
Cochez cette case si vous souhaitez quíen ouvrant le journal AN (journal des ‡ nouveaux) dans la
Saisie Standard le logiciel affiche automatiquement le premier mois de l'exercice au lieu du mois
courant. Affichage des raccourcis libellÈs
Printed Documentation
24
Si vous souhaitez paramÈtrer des raccourcis libellÈs (utilisation de raccourcis par la touche Ctrl en
saisie du libellÈ de líÈcriture), cochez cette case afin de les voir apparaÓtre en rappel, en bas díÈcran,
lors de la saisie. Equilibrage virtuel des journaux
Si vous cochez cette case, le logiciel gÈnËrera automatiquement une Ècriture sur un compte d'attente
lorsque vous tenterez de quitter un journal dÈsÈquilibrÈ. Avertissement sur montants nÈgatifs
Si vous cochez cette case, un message díavertissement síaffichera lorsquíun montant nÈgatif sera
saisi.
Journal par dÈfaut
Dans cette zone, vous pouvez prÈciser le code journal sur lequel le logiciel doit se positionner par
dÈfaut en Saisie Standard.
LibellÈ
Pointez le type de libellÈ dÈsirÈ pour vos Ècritures comptables : Soit le libellÈ reprendra líintitulÈ du compte ; Soit le libellÈ reprendra le libellÈ de la premiËre ligne de líÈcriture saisie ; Soit le libellÈ sera ‡ saisir manuellement. 64 PrÈfÈrences : Onglet Saisie non comptable
Cet onglet permet de prÈparer líutilisation de la saisie non comptable (options Mes Achats, Mes Ventes
et Ma TrÈsorerie du menu Quotidien). Modifiez si besoin le paramÈtrage par dÈfaut. 65 PrÈfÈrences : Onglet Consultation
Cet onglet permet de dÈfinir certaines prÈfÈrences pour la consultation de comptes. Date de dÈbut / Date de fin
Pointez la pÈriode de dÈbut et de fin. Le logiciel proposera par dÈfaut cet intervalle lors de la
consultation díun compte. Ecart maximal autorisÈ pour le lettrage approchÈ manuel
Lors du lettrage approchÈ manuel, si le montant ‡ solder est supÈrieur ‡ líÈcart maximal indiquÈ ici,
le lettrage approchÈ ne síeffectuera pas. Sinon, le logiciel vous proposera de passer une Ècriture
díÈcart, dont le compte est paramÈtrÈ dans líonglet Comptes de Gestion de líoption Dossier +
PropriÈtÈs + Racines des Comptes, dans les cases Charges gestion courante et Produits
gestion courante. 66 PrÈfÈrences : Onglet Impressions
Cet onglet permet de dÈfinir certaines prÈfÈrences pour líimpression de vos documents. Date de dÈbut / Date de fin
Dossier
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Pointez la pÈriode de dÈbut et de fin. Le logiciel proposera par dÈfaut cet intervalle dans les boÓtes
díimpression. Autorisation du paramÈtrage des modËles díimpression
Permet díinterdire le paramÈtrage des modËles d'impression par suppression du bouton ParamÈtrer
dans toutes les boites de dialogue díimpression. 67 PrÈfÈrences : Onglet Exercice
Ces donnÈes ont ÈtÈ saisies lors de la crÈation du dossier. Vous pouvez modifier si besoin la date de fin
d'exercice et la date maximum de saisie. Suite ‡ cette modification, il est conseillÈ de lancer un Recalcul
des Soldes depuis le menu Outils + Maintenance Utilisateur.
68 PrÈfÈrences : Onglet Format
Les formats sont trËs utiles lorsque vous souhaitez obtenir vos donnÈes selon un format prÈcis. Par exemple, si vous souhaitez afficher ou imprimer vos dates en toutes lettres : Mardi 11 Janvier 2005
ou au contraire au plus simple : 110105. Pour chaque type de variable, vous devez indiquer au logiciel le format ‡ appliquer par dÈfaut. Pour cela, sÈlectionnez le format et cliquez sur le bouton DÈfaut. Un petit . le signale alors. Les formats dÈfinis dans cet onglet permettront de modifier le format d'affichage des donnÈes dans une
liste/grille et de modifier ‡ líimpression, avec WingÈnÈrateur le format des donnÈes de certaines
variables. La liste propose pour chaque type de variable (date, heure, logique et numÈrique) les formats dÈj‡
existants. Pour dÈfinir un nouveau format de variable, cliquez sur le bouton Nouveau. Vous entrez alors en mode
Assistant. Pensez ‡ sauvegarder ces nouveaux formats. Tester le nouveau format
En bas de líÈcran, une zone Test permet de saisir une donnÈe et díobtenir dans la zone AperÁu, son apparence suivant le format en cours. 69 PrÈfÈrences : Onglet CrÈation
Choisissez le type de rapprochement bancaire ‡ rÈaliser :
1
er cas : vous saisissez les rËglements dans le logiciel
Choisissez le mode par Comptes car chaque compte de trÈsorerie contiendra le dÈtail de toutes les
opÈrations. 2
Ëme cas : vous importez les rËglements díun autre logiciel
Choisissez par Comptes si les Ècritures de contrepartie sont en ligne ‡ ligne (une contrepartie ‡
chaque Ècriture). Choisissez le mode par Journaux si les Ècritures de contrepartie sont en pied de journal (une
contrepartie globale par mois). Si besoin, consultez un exemple de contrepartie en ligne ‡ ligne et en pied de journal.
Printed Documentation
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70 Racine des Comptes
71 Racines : Onglet Comptes de TVA
Cet onglet permet de paramÈtrer les diffÈrentes racines de TVA, les taux de TVA les plus utilisÈs, le
mode de gestion de la TVA ‡ utiliser par dÈfaut pour les achats et les ventes, le calcul de la TVA. TVA sur Achats / TVA sur Ventes
Pointez le mode de gestion de TVA ‡ utiliser par dÈfaut. Sur DÈbits, votre montant de TVA est pris
en compte ‡ la saisie de l'Ècriture d'achat ou de vente. Sur Encaissements, votre montant de TVA
est pris en compte lors de la saisie du rËglement et est calculÈ au prorata du montant rÈglÈ. A la crÈation d'un compte de TVA, le logiciel proposera automatiquement ce mode de gestion, vous
pourrez toutefois le modifier pour un compte particulier. Taux de TVA
Ce bouton permet de dÈfinir les diffÈrents taux de TVA utilisÈs. 72 Taux de TVA
Dans cette liste, apparaissent les principaux taux de TVA en vigueur, ‡ savoir le taux normal (19,60
%) et le taux rÈduit (5,50 %). Pour crÈer un nouveau taux, utilisez les autres champ ‡ 0. Ces taux seront automatiquement proposÈs lors de la crÈation d'un compte de TVA et vous pourrez
associer au compte le taux et le type de TVA ‡ appliquer. Remarque : La modification díun taux de TVA nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ
et archivÈ.
73 Racines : Onglet Comptes de Tiers
Cet onglet permet de paramÈtrer les racines des comptes de tiers, c'est-‡-dire clients, fournisseurs et les
comptes rattachÈs. 74 Racines : Onglet Comptes de TrÈsorerie
Cet onglet permet de paramÈtrer les racines des comptes de trÈsorerie. 75 Racines : Onglet Comptes de Gestion
Cet onglet permet de paramÈtrer les valeurs limites de la fourchette des numÈros de comptes de
charges et de produits. 76 Racines : Onglet Comptes Divers
Cet onglet permet de paramÈtrer les numÈros des comptes de bÈnÈfice et de perte (pour la clÙture
annuelle), et le compte díattente (pour le rÈÈquilibrage virtuel des journaux). 77 ParamÈtrage des Menus
78 ParamÈtrage des Menus
Vous Ítes utilisateur de Compta Pratic
Dossier
27
Cette option vous permet de sÈlectionner les options des menus et sous-menus que vous souhaitez
voir síafficher. Ainsi, vos menus sont allÈgÈs et ne contiennent que les options utiles. Vous Ítes Expert Comptable et vos clients utilisent Compta Pratic
Cette option va vous permettre de rÈaliser des paramÈtrages personnalisÈs pour chacun de vos
clients, selon leur activitÈ. ParamÈtrez ainsi un profil ´ Commerce ª dans lequel les ventes comptoir
sont activÈes, un profil ´ Entreprise ª dans lequel les achats et les ventes sont activÈs, etc. Une fois les paramÈtrages crÈÈs, envoyez-les par email ‡ vos clients gr‚ce au bouton TransfÈrer. Le bouton Importer permettra ‡ vos clients de dÈcompresser un fichier zip et de copier le fichier de
paramÈtrage dans le rÈpertoire de configuration du programme. Comment y accÈder ?
Barre de menu Dossier + PropriÈtÈs + ParamÈtrage des Menus
Comment faire ?
1. Cochez ou dÈcochez les options ‡ afficher ou ‡ masquer. 2. Cliquez sur le bouton Enregistrer sous afin de sauvegarder votre paramÈtrage. Le paramÈtrage
síenregistre alors dans le rÈpertoire de configuration du programme. 3. Le logiciel vous propose ensuite díappliquer ce paramÈtrage : rÈpondez Oui et constatez le
rÈsultat. 4. Vous pourrez modifier ce paramÈtrage en retournant simplement dans líoption. Le bouton
enregistrer sous vous permettra díÈcraser le paramÈtrage incorrect. Consultez aussi les parties suivantes :
CrÈer plusieurs paramÈtrages
Ne plus appliquer un paramÈtrage
TransfÈrer un paramÈtrage par email
Importer le paramÈtrage de votre Expert-Comptable
79 CrÈer plusieurs paramÈtrages
Vous Ítes utilisateur et vous souhaitez crÈer plusieurs paramÈtrages pour diffÈrents dossiers. Vous Ítes Expert-Comptable et vous souhaitez crÈer plusieurs paramÈtrages pour vos clients. Comment accÈder ‡ líoption ?
Barre de menu Dossier + PropriÈtÈs + ParamÈtrage des Menus
Comment faire ?
1. Cochez ou dÈcochez les options ‡ afficher ou ‡ masquer. 2. Cliquez sur le bouton Enregistrer sous afin de sauvegarder le paramÈtrage. Le paramÈtrage
síenregistre alors dans le rÈpertoire de configuration du programme. 3. Le logiciel vous propose ensuite díappliquer ce paramÈtrage : rÈpondez Non. 4. CrÈez un autre paramÈtrage de la mÍme faÁon, et ainsi de suite.
Printed Documentation
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5. Utilisez le bouton Appliquer pour appliquer le paramÈtrage sÈlectionnÈ : vous pouvez ainsi crÈer
tous vos paramÈtrages ‡ partir díun seul dossier, puis appliquer un paramÈtrage diffÈrent par
dossier. 6. TransfÈrez si besoin les paramÈtrages crÈÈs par email. 80 Ne plus appliquer de paramÈtrage
Vous ne souhaitez plus appliquer de paramÈtrage sur les menus. Comment accÈder ‡ líoption ?
Barre de menu Dossier + PropriÈtÈs + ParamÈtrage des Menus
Comment faire ?
Supprimez le chemin affichÈ dans le champ ParamÈtrage et cliquez sur Appliquer. Vous pouvez
Ègalement appliquer le paramÈtrage ´ Par Defaut ª. 81 Transfert du ParamÈtrage des Menus
Comment y accÈder ?
Barre de menu Dossier + PropriÈtÈs + ParamÈtrage des Menus
Comment faire ?
1. Cliquez sur le bouton TransfÈrer. 2. SÈlectionnez le paramÈtrage ‡ envoyer. Par dÈfaut, le paramÈtrage appliquÈ est proposÈ. 3. Cochez la case Compresser ce fichier au format Zip si vous souhaitez que la taille du
fichier soit rÈduite, pour un envoi par e-mail par exemple. 4. Vous pouvez protÈger le fichier par un mot de passe, en cochant la case correspondante et
en saisissant le mot de passe : il sera demandÈ lors de la dÈcompression, au moment de
líimportation. Attention : Ce mot de passe ne doit pas Ítre perdu, sinon la dÈcompression sera impossible, et
les paramÈtrages de menus ne pourront Ítre importÈs.
5. Saisissez ou sÈlectionnez líadresse e-mail de votre correspondant : un nouvel e-mail sera
automatiquement ouvert, avec le fichier en piËce jointe. Consultez aussi la partie : Import du ParamÈtrage des Menus. 82 Import du ParamÈtrage des Menus
Comment y accÈder ?
Barre de menu Dossier + PropriÈtÈs + ParamÈtrage des Menus
Comment faire ?
1. Cliquez sur le bouton Importer. 2. SÈlectionnez le fichier ‡ importer.
Dossier
29
3. Cochez si besoin la case Fichier protÈgÈ par un mot de passe, et dans ce cas, indiquez
le mot de passe. 4. Cliquez sur OK : le paramÈtrage síapplique immÈdiatement. 83 Sauvegarde
84 La Sauvegarde
Quíest-ce que la sauvegarde ?
Les donnÈes de travail peuvent, pour diffÈrentes raisons, Ítre perdues ou dÈtÈriorÈes. Cela arrive
trËs rarement mais vous devez vous protÈger de ces risques en rÈalisant un archivage de vos
donnÈes. Gr‚ce ‡ ces sauvegardes, la plupart des problËmes rencontrÈs sur vos fichiers de travail, pourront Ítre rÈsolus par la restauration des donnÈes du fichier d'archive. La sauvegarde consiste ‡ regrouper un ensemble de donnÈes dans un unique fichier, dit fichier
d'archive, qui peut Ítre conservÈ sur un disque dur dans un rÈpertoire de sauvegarde ou un lecteur
amovible. Les sauvegardes sont ‡ effectuer rÈguliËrement (semaine, mois, Ètape de gestion particuliËre)
et doivent Ítre soigneusement dÈcrites : date de rÈalisation, nom du dossier, contenu (par
exemple donnÈes avant clÙture septembre, donnÈe aprËs recalcul des soldes, donnÈes aprËs
clÙture annuelle, donnÈes aprËs RAZ, semaine 10...). Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Sauvegarde du dossier
Pour sauvegarder uniquement votre dossier de travail, cliquez sur la disquette qui síaffiche devant le
nom du dossier ‡ partir de líÈcran de bienvenue, ou lancez líoption Sauvegarde ‡ partir du menu
Dossier lorsque votre dossier est ouvert. Dans tous les cas, sÈlectionnez ensuite líoption
Sauvegarde du dossier CIBLE. Sauvegarde complËte
Pour sauvegarder tous les dossiers, ainsi que les modËles díimpressions personnalisÈs et les format,
lancez líoption Sauvegarde ‡ partir du menu Dossier et sÈlectionnez ensuite líoption Sauvegarde
complËte.
31
85 Affichage
86 Le paramÈtrage des Barres d'Outils
Il síagit soit de personnaliser les barres díoutils, soit díactiver ou dÈsactiver certains ÈlÈments de
líaffichage. Comment y accÈder ?
Barre de menu Affichage + Barre díoutils + Personnaliser
Onglet Barres díoutils
Cet onglet vous permet de dÈsactiver les barres inutilisÈes. La Barre de menus níest pas dÈsactivable : elle permet díaccÈder ‡ toutes les fonctions
du logiciel. La barre Standard comprend toutes les icÙnes associant une commande des menus. La barre NAV permet de naviguer dans un aperÁu de page en page. Onglet Commandes
Cet onglet vous permet díajouter ou de retirer une commande ‡ une barre díoutils, en la faisant
glisser gr‚ce ‡ la souris. Onglet Options
Cet onglet vous permet de paramÈtrer le mode díaffichage des menus, des icÙnes et des info-bulles. Activer les ÈlÈments de líaffichage
A partir du menu Affichage, vous pouvez activer ou dÈsactiver díautres ÈlÈments :
5. La Barre díÈtat, qui correspond ‡ la barre grise en bas díÈcran dans laquelle des informations
utiles síaffichent en fonction de la fenÍtre dans laquelle vous vous trouvez. 6. La Barre de fenÍtre qui permet díafficher en haut díune fenÍtre un onglet, afin de passer
facilement díune fenÍtre ‡ líautre lorsque plusieurs options sont ouvertes simultanÈment. 7. Le Volet de navigation qui correspond au menu vertical ‡ droite qui permet de naviguer
facilement dans le logiciel. 8. Les Fonctions Expert qui correspondent aux options nÈcessitant des connaissances
comptables (ParamÈtrage des Menus, Saisie Standard, Consultation / Lettrage, Rapprochement
Bancaire, DÈclaration de TVA, Recherche díEcritures, Journaux, Grand-Livre, Balance, ClÙture
Mensuelle, Journal GÈnÈral, Bilan, Compte de RÈsultat, GÈnÈration des soldes N-1, ClÙture
Annuelle, Maintenance des Journaux, Suppression díEcritures, Reformater les Comptes, Plan
de Regroupement, RÈvision Comptable, Archivage des DonnÈes, Import de DonnÈes et Export
de DonnÈes). 9. Le Tableau de bord qui síaffiche automatiquement ‡ líouverture du dossier. Pour dÈplacer une barre
Placez le pointeur de la souris dans une zone vide de la barre d'outils, puis faites glisser celle-ci ‡
l'emplacement dÈsirÈ. Vous pouvez dÈplacer une barre d'outils de la position qu'elle occupe par dÈfaut en haut de l'Ècran
vers n'importe quel autre endroit de l'Ècran, pour la rendre plus accessible.
Printed Documentation
32
Si vous dÈplacez une barre d'outils jusqu'au bord gauche ou droit de l'Ècran ou jusqu'au bas de
l'Ècran, elle devient "ancrÈe" dans sa nouvelle position. Si vous la dÈplacez partout ailleurs, elle
devient une fenÍtre flottante. 87 Tableau de Bord
Le tableau de bord síaffiche ‡ líouverture du dossier, ou par le menu Affichage. Il vous apporte les
informations suivantes :
10. TrÈsorerie : Il síagit des soldes de chaque compte de trÈsorerie ‡ la date du dernier jour du
mois, ainsi que le total des chËques ‡ remettre en banque. Cliquez sur un compte afin díaccÈder
‡ la consultation de ce compte. 11. Soldes Clients : Les cinq soldes clients les plus ÈlevÈs, cíest-‡-dire les cinq clients les plus
redevables. Cliquez sur le compte du client afin díaccÈder ‡ la consultation de ce compte. 12. Chiffre díaffaires : Consultez le CA du jour et de líexercice, et le graphique comparatif.
Important : Si vous dÈbutez dans votre logiciel, cliquez ici.
33
88 OpÈrations Comptables Courantes
89 OpÈrations de Saisie
90 Saisie Standard
91 La Saisie Standard
La Saisie Standard permet de : Consulter les Ècritures enregistrÈes dans le produit, quelque soit le mode de saisie
utilisÈ, ou importÈes díun autre logiciel, , Saisir manuellement des Ècritures dans les journaux de type Divers ou A- nouveaux, Consulter les Ècritures enregistrÈes dans cette option, ou saisies dans Mes
Achats, Mes Ventes ou Ma TrÈsorerie, ou importÈes díun autre logiciel, Modifier les Ècritures enregistrÈes dans cette option, ou importÈes díun autre
logiciel. La Saisie Standard est une fonction nÈcessitant des connaissances comptables, accessible
uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du menu Affichage.
Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + Saisie Standard
Raccourci clavier Ctrl + S
Comment saisir, modifier ou supprimer une Ècriture ?
1. Choisissez le journal dans lequel la saisie doit avoir lieu. Utilisez l'icÙne pour obtenir la liste. Vous pouvez Ègalement utiliser les deux icÙnes situÈes au-dessus du champ pour passer au journal
prÈcÈdent et au suivant. Utilisez la touche Tabulation pour passer du journal au mois. 2. Choisissez le mois dans la liste dÈroulante en cliquant sur la flËche. La liste des mois de l'exercice
apparaÓt. Vous pouvez Ègalement utiliser les touches FlËche basse et FlËche haute pour passer au
mois prÈcÈdent et au suivant. Utilisez la touche Tabulation pour passer ‡ la grille de saisie. 3. Une fois dans líÈcran de saisie, vous pouvez enregistrer une nouvelle Ècriture, modifier une Ècriture
existante, ou supprimer une Ècriture. Un menu contextuel proposant les opÈrations les plus courantes est accessible par simple clic
droit sur la grille de saisie. La zone Information en bas ‡ gauche de votre Ècran se met ‡ jour au fur et ‡ mesure de votre saisie
pour vous donner diffÈrentes informations telles que les raccourcis comptes, l'intitulÈ du compte, le
type du compte, ce qui est ‡ saisir dans le champ en cours... Vous pouvez recopier une ligne complËte en utilisant les raccourcis Ctrl+C et Ctrl+V. La nouvelle
ligne sera ajoutÈe ‡ la fin.
Printed Documentation
34
Consultez aussi les parties suivantes :
Les boutons de l'entÍte de la fenÍtre
Nouvelle ligne d'Ècriture
Modification d'une ligne d'Ècriture
Suppression d'une ligne d'Ècriture
92 Nouvelle Ècriture
Pour crÈer une nouvelle Ècriture, dans un journal de type Divers ou A-nouveaux uniquement : Appuyez sur la touche Inser : la ligne est insÈrÈe au-dessus de la ligne courante sÈlectionnÈe, ou
Appuyez sur la touche du clavier numÈrique pour insÈrer une ligne en dessous de la ligne
courante sÈlectionnÈe. Saisissez ensuite la ligne d'Ècriture en utilisant la touche EntrÈe pour vous dÈplacer de colonne
en colonne et pour valider la ligne. Pour annuler la saisie dans une ligne díÈcriture, appuyez sur la touche Echap.
Remarque : Si vous essayez de modifier une Ècriture saisie dans Mes Achats, Mes Ventes ou Ma
TrÈsorerie, le masque de saisie ‡ partir duquel la modification pourra Ítre rÈalisÈe síouvrira automatiquement. 93 Validation / Sortie du journal
La touche Echap ou clic sur permet de quitter la saisie comptable. Le changement de mois dans un journal a Ègalement pour effet díenregistrer la saisie sur le mois
courant. Si le journal níest pas ÈquilibrÈ (suite ‡ une suppression incomplËte díun mouvement ou díun ajout de
ligne), la sortie est INTERDITE. Vous avez toutefois la possibilitÈ de demander un Èquilibrage virtuel si
vous souhaitez pouvoir sortir díun journal dÈsÈquilibrÈ (paramÈtrez líonglet Saisie des prÈfÈrences du
dossier). Dans ce cas, le logiciel gÈnËre une contrepartie soit, dans un compte díattente (par dÈfaut 470), soit
dans le compte indiquÈ dans la fiche du journal. Cette Ècriture devra Ítre rÈgularisÈe. En clÙture du
mois, si le logiciel rencontre des Ècritures díattente, un message vous le signale. 94 Ligne d'Ecriture
95 Saisie de la ligne d'Ècriture
Remarque : Les diffÈrents ÈlÈments díune ligne díÈcriture peuvent Ítre affichÈs ou masquÈs en
paramÈtrant líAffichage des colonnes. Une ligne d'Ècriture se compose des ÈlÈments suivants :
M
Cette colonne fait apparaÓtre un trombone lorsqu'un commentaire a ÈtÈ associÈ aux lignes d'Ècritures
par le bouton .
OpÈrations Comptables Courantes
35
V
Cette colonne fait apparaÓtre un cadenas lorsque la ligne a ÈtÈ validÈe par líoption Validation des
Ecritures du menu ClÙtures. Date de validation
Cette colonne fait apparaÓtre la date de validation des Ècritures. Jour
La date du jour s'inscrit automatiquement. Saisissez le jour souhaitÈ. Provenance
Cette colonne fait apparaÓtre la provenance des Ècritures lorsquíelles ont ÈtÈ importÈes ou recopiÈes. PiËce
Lorsque votre journal est de type NumÈrotation automatique (‡ dÈfinir dans la fiche du journal), le
numÈro de piËce est automatiquement proposÈ. ConformÈment ‡ líarticle 420-2 du PCG, tout enregistrement comptable doit prÈciser les rÈfÈrences
de la piËce justificative qui líappuie. N° Document
Permet díindiquer une information complÈmentaire concernant líÈcriture. En recherche d'Ècritures, une Ècriture pourra donc Ítre retrouvÈe suivant le numÈro du document díorigine. Compte
Saisissez dans cette colonne le numÈro du compte que vous voulez mouvementer. Si celui-ci
n'existe pas, le logiciel vous en avertit et vous propose de le crÈer. Rechercher un compte
Avec l'icÙne ou l'astÈrisque () du clavier numÈrique ou encore la touche F4. Saisissez les premiers caractËres du numÈro ou les premiers caractËres de l'intitulÈ du compte puis
cliquez sur l'icÙne ou la touche ou F4. Le logiciel affiche alors le plan comptable. Il positionne
le curseur sur le compte qui se rapproche le plus des caractËres saisis et active automatiquement
l'onglet de la racine correspondante. A partir de la liste des comptes, vous pouvez classer vos comptes par IntitulÈ ou NumÈro pour
retrouver facilement le compte que vous recherchez. Utilisation des raccourcis clavier
Vous pouvez dÈfinir pour un journal les numÈros de comptes les plus couramment utilisÈs (dans
la fiche du journal, onglet Raccourcis). En colonne Compte, leur raccourci clavier apparaÓt dans
la zone Informations. La combinaison de touches clavier Ctrl + une lettre inscrit
automatiquement le numÈro de compte associÈ. Date de saisie
Cette colonne fait apparaÓtre la date de saisie ou díimport de líÈcriture.
Printed Documentation
36
LibellÈ
Saisissez le libellÈ. LibellÈs par dÈfaut
Vous pouvez paramÈtrer le libellÈ afin de voir apparaÓtre automatiquement líintitulÈ du compte
ou le libellÈ de la premiËre Ècriture. Ce choix est ‡ effectuer dans líonglet Saisie des prÈfÈrences
(accessibles par le menu Dossier + PropriÈtÈs) ou dans le journal. Ce paramÈtrage pourra Ítre
modifiÈ ponctuellement dans les options de saisies par le bouton . Recopie du libellÈ
Vous pouvez reprendre le libellÈ de la ligne prÈcÈdente gr‚ce ‡ la touche . DÈbit / CrÈdit
La touche F12 ou le bouton Solder permet d'inscrire automatiquement le solde de l'Ècriture en cours. 96 Choix du compte
NumÈro inexistant
A partir de líoption Saisie, si le numÈro de compte saisi n'existe pas, le logiciel vous avertit et vous
propose de le crÈer. Cliquez sur Oui et dÈfinissez la fiche du nouveau compte. Rechercher un compte
Pour afficher la liste des comptes, cliquez sur l'icÙne ou appuyez sur la touche du clavier
numÈrique ou encore sur la touche F4. Vous pouvez Ègalement saisir les premiers caractËres du numÈro du compte puis ouvrir ensuite la
liste des comptes. Il positionne le curseur sur le compte qui se rapproche le plus des caractËres
saisis et active automatiquement l'onglet de la racine correspondante. Tri de la liste
A partir de la liste des comptes, vous pouvez classer vos comptes par IntitulÈ ou NumÈro pour
retrouver facilement le compte que vous recherchez. 97 LibellÈ de l'Ècriture
Cette partie ne concerne que les utilisateurs de la Saisie Standard (menu Quotidien). Attention : La Saisie Standard est une fonction nÈcessitant des connaissances comptables, et
accessible uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du menu Affichage. Par dÈfaut, cíest le paramÈtrage rÈalisÈ dans vos prÈfÈrences qui est repris. Pointez le type de libellÈ dÈsirÈ pour l'ensemble des Ècritures comptables saisies dans ce journal : Soit le libellÈ reprendra líintitulÈ du compte. Soit le libellÈ reprendra le libellÈ de la premiËre ligne de líÈcriture saisie. Soit le libellÈ sera ‡ saisir manuellement. 98 Modification d'une ligne
OpÈrations Comptables Courantes
37
Pour modifier une ligne d'Ècriture existante, utilisez la touche EntrÈe (ou Entr) de votre clavier
numÈrique pour vous dÈplacer de gauche ‡ droite de colonne en colonne dans la ligne. Si le mois est
clÙturÈ, la modification n'est pas autorisÈe. 99 Suppression d'une ligne
Si le mois n'a pas ÈtÈ clÙturÈ, la suppression d'une Ècriture est autorisÈe. Utilisez la touche Suppr et
confirmez en cliquant sur Oui. Pensez ‡ supprimer toutes les lignes correspondant au mÍme
mouvement. Votre journal doit Ítre ÈquilibrÈ. 100 Options disponibles
101 Les boutons de l'entÍte de la fenÍtre
Permet d'inscrire automatiquement le solde de l'Ècriture en cours. Permet díaccÈder aux options de saisie pour les consulter ou les modifier
ponctuellement. Permet díaccÈder ‡ la saisie díun commentaire sur líÈcriture courante.
102 Options de saisie
Lorsque vous saisissez une Ècriture dans un journal, le logiciel prend en compte tous les choix effectuÈs
dans la fiche du journal (onglet GÈnÈral) et dans les prÈfÈrences du dossier (onglet Saisie). Ces choix
concernent le mode de saisie des Ècritures, le libellÈ de l'Ècriture, la numÈrotation des piËces. Pour
modifier ponctuellement l'une de ces options, cliquez sur bouton ou lancez la commande Options
du menu contextuel. LibellÈ de l'Ècriture
Le choix effectuÈ dans líonglet Saisie du menu Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences est proposÈ
automatiquement, ou celui effectuÈ ‡ partir de paramÈtrage du journal (menu DonnÈes). Vous
pouvez ici choisir de reprendre le libellÈ du compte des Ècritures ‡ venir ou d'accÈder ‡ la saisie
manuelle du libellÈ. PiËces
Le choix effectuÈ dans la fiche du journal est proposÈ automatiquement. Vous pouvez modifier ici le
type de numÈrotation des piËces et indiquer le numÈro que vous dÈsirez. 103 Saisie non Comptable
104 Mes Achats
Cette option vous permet de saisir, sans notion comptable, les factures et avoirs de vos fournisseurs, et
de les consulter. Comment y accÈder ?
Barre díoutils
Volet de navigation dans OpÈrations courantes
Barre de menu Quotidien + Mes Achats
Printed Documentation
38
PrÈsentation de la fenÍtre
La fenÍtre est partagÈe en deux parties : En haut : la liste des factures. En bas : le dÈtail díune facture. Comment saisir une facture ?
1. En haut de la fenÍtre, sÈlectionnez le mois de votre facture. 2. Cliquez sur le bouton Nouvelle Facture. 3. Choisissez le type de la facture : pointez HT ou TTC, selon que vous prÈfÈrez saisir les
montants HT ou TTC, sachant que dans les deux cas la TVA pourra Ítre calculÈe. 4. ComplÈtez les informations de la facture : jour, numÈro, fournisseur, description, total HT ou
TTC, en utilisant la touche Tabulation ou EntrÈe pour passer díun champ ‡ líautre. Remarques : Pour crÈer un nouveau fournisseur, cliquez sur Nouveau Fournisseur dans le volet de
navigation Mes achats. De plus, dans le champ Total HT, vous devez saisir le total HT de la facture
aprËs remises et aprËs escomptes.
5. Pour saisir les ventilations par nature díachat et TVA, appuyez sur la touche Inser de votre
clavier (ou du clavier numÈrique), et complÈtez la ligne de saisie. Si le total des ventilations
est infÈrieur au total saisi dans líentÍte, une nouvelle ligne de ventilation síaffiche
automatiquement. Saisissez toutes les ventilations nÈcessaires. Astuce : Dans la colonne Type et taux de TVA, appuyez sur la touche ´ T ª : le premier type de TVA
síaffiche alors automatiquement.
6. Une fois toutes les ventilations saisies, cliquez sur Enregistrer la facture : la facture síajoute
alors dans la liste des factures, et vous Ítes prÍt ‡ saisir la facture suivante.
Comment corriger une facture ?
Il suffit de sÈlectionner la facture ‡ modifier et de cliquer sur le bouton Corriger la facture, ou de
double-cliquer dessus. Comment saisir un avoir ?
La saisie díun avoir est identique ‡ la saisie díune facture, sauf que les montants sont saisis en
nÈgatif, cíest-‡-dire prÈcÈdÈs par le signe ñ. Comment saisir une remise ?
Il suffit, dans le tableau des ventilations, de sÈlectionner la nature díachat Rabais, remises et
ristournes obtenus sur achat et de saisir le montant de la remise en nÈgatif, cíest-‡-dire prÈcÈdÈ
du signe ñ. Comment saisir un escompte ?
OpÈrations Comptables Courantes
39
Il suffit, dans le tableau des ventilations, de sÈlectionner la nature díachat Escomptes obtenus et de
saisir le montant de líescompte en nÈgatif, cíest-‡-dire prÈcÈdÈ du signe ñ. Ecritures gÈnÈrÈes
Les Ècritures gÈnÈrÈes sont de cette forme :
Compte DÈbit CrÈdit
401Ö Montant TTC
44566Ö Montant TVA
60Ö Montant HT
Comment utiliser un compte particulier qui ne síaffiche pas dans les natures díachat ?
AccÈdez au Plan Comptable Entreprise par le menu DonnÈes, et cochez la colonne A (Achats) sur
la ligne du compte ‡ ajouter. Vous pouvez Ègalement consulter la partie Colonnes AVDR. 105 Mes Ventes
Cette option vous permet de saisir, sans notion comptable, les factures et avoirs de vos clients, et de
les consulter. Comment y accÈder ?
Barre díoutils
Volet de navigation dans OpÈrations courantes
Barre de menu Quotidien + Mes Ventes + Mes Ventes
PrÈsentation de la fenÍtre
La fenÍtre est partagÈe en deux parties : En haut : la liste des factures. En bas : le dÈtail díune facture. Comment saisir une facture ?
1. En haut de la fenÍtre, sÈlectionnez le mois de votre facture. 2. Cliquez sur le bouton Nouvelle Facture. 3. Choisissez le type de la facture : pointez HT ou TTC, selon que vous prÈfÈrez saisir les montants
HT ou TTC, sachant que dans les deux cas la TVA pourra Ítre calculÈe. 4. ComplÈtez les informations de la facture : jour, numÈro, client, description, total HT ou TTC, en
utilisant la touche Tabulation ou EntrÈe pour passer díun champ ‡ líautre. Remarques : Pour crÈer un nouveau client, cliquez sur Nouveau Client dans le volet de navigation Mes
ventes. De plus, dans le champ Total HT, vous devez saisir le total HT de la facture aprËs remises et
aprËs escomptes.
5. Pour saisir les ventilations par nature de vente et TVA, appuyez sur la touche Inser de votre
clavier (ou du clavier numÈrique), et complÈtez la ligne de saisie. Si le total des ventilations
Printed Documentation
40
est infÈrieur au total saisi dans líentÍte, une nouvelle ligne de ventilation síaffiche
automatiquement. Saisissez toutes les ventilations nÈcessaires. Astuce : Dans la colonne Type et taux de TVA, appuyez sur la touche ´ T ª : le premier type de TVA
síaffiche alors automatiquement.
6. Une fois toutes les ventilations saisies, cliquez sur Enregistrer la facture : la facture síajoute
alors dans la liste des factures, et vous Ítes prÍt ‡ saisir la facture suivante.
Comment corriger une facture ?
Il suffit de la sÈlectionner et de cliquer sur le bouton Corriger la facture, ou de double-cliquer
dessus. Comment saisir un avoir ?
La saisie díun avoir est identique ‡ la saisie díune facture, sauf que les montants sont saisis en
nÈgatif, cíest-‡-dire prÈcÈdÈs par le signe ñ. Comment saisir une remise ?
Pour saisir une remise dans une facture, il suffit, dans le tableau des ventilations, de sÈlectionner la
nature de vente Rabais, remises et ristournes accordÈs par líentreprise et de saisir le montant de
la remise en nÈgatif, cíest-‡-dire prÈcÈdÈ du signe ñ. Comment saisir un escompte ?
Pour saisir un escompte dans une facture, il suffit, dans le tableau des ventilations, de sÈlectionner la
nature de vente Escomptes accordÈs et de saisir le montant de líescompte en nÈgatif, cíest-‡-dire
prÈcÈdÈ du signe ñ. Ecritures gÈnÈrÈes
Les Ècritures gÈnÈrÈes sont de cette forme :
Compte DÈbit CrÈdit
411Ö Montant TTC
44571Ö Montant TVA
70Ö Montant HT
Comment utiliser un compte particulier qui ne síaffiche pas dans les natures de vente ?
AccÈdez au Plan Comptable Entreprise par le menu DonnÈes, et cochez la colonne V (Ventes) sur
la ligne du compte ‡ ajouter. Vous pouvez Ègalement consulter la partie Colonnes AVDR. 106 Mes Ventes Comptoir
107 Mes Ventes Comptoir
Cette option vous permet de saisir, sans notion comptable, les ventes comptoir rÈalisÈs dans la
journÈe.
OpÈrations Comptables Courantes
41
Comment y accÈder ?
Barre díoutils
Volet de navigation dans OpÈrations courantes
Barre de menu Quotidien + Mes Ventes + Mes Ventes Comptoir
PrÈsentation de la fenÍtre
La fenÍtre se prÈsente sous forme díun tableau mensuel. Comment saisir un ticket Z de caisse ?
1. En haut de la fenÍtre, sÈlectionnez le mois de votre ticket. 2. Cliquez sur le jour de votre ticket. 3. Cliquez sur le bouton Ajouter et suivez les Ètapes de líassistant. Ecritures gÈnÈrÈes
Les Ècritures gÈnÈrÈes sont de cette forme :
Journal des ventes comptoir (VC)
Compte DÈbit CrÈdit
5111 Recette en espËces
5112 Recette en chËques
5113 Recette en CB
5114 Recette autres modes
70Ö Montant HT
44571Ö Montant TVA
Journal de caisse (CA)
Compte DÈbit CrÈdit
530 Recette en espËces
5111 Recette en espËces
530 Montant remis en banque
580 Montant remis en banque
Journal de banque (BP ou BS)
Compte DÈbit CrÈdit
5121 EspËces caisse remis en
banque
580 EspËces caisse remis en
banque
5121 Recette en chËques
5112 Recette en chËques
5121 Recette en CB
5113 Recette en CB
5121 Recette autres modes
Printed Documentation
42
5114 Recette autres modes
Comment corriger une vente ?
Il suffit de la sÈlectionner et de cliquer sur le bouton Consulter, ou de double-cliquer dessus. 108 Ventes Comptoir : Ventilations par modes de rËglement
Dans cette Ètape, saisissez le numÈro de piËce de la vente comptoir. Ce numÈro sera repris sur les
Ècritures de la vente, de caisse et de remises en banque gÈnÈrÈes par cet assistant. ConformÈment ‡
líarticle 420-2 du PCG, tout enregistrement comptable doit prÈciser les rÈfÈrences de la piËce
justificative qui líappuie. Saisissez les montants des recettes du jour par mode de rËglement, puis passez ‡ líÈtape suivante. 109 Ventes Comptoir : Ventilations par natures de produit
Cette Ètape vous permet de ventiler vos ventes par nature de vente et par taux de TVA. Choisissez le type de saisie : pointez HT ou TTC, pour effectuer la saisie par les montants HT ou TTC, sachant que dans les deux cas la TVA sera calculÈe (sauf pour les saisies effectuÈes dans la colonne
Exo). Appuyez sur la touche Inser pour dÈmarrer (ou du clavier numÈrique), et complÈtez la ligne, en
utilisant la touche Tabulation ou EntrÈe pour passer díun champ ‡ líautre. Saisissez toutes les
ventilations de votre vente comptoir. Remarques : Vous ne pouvez saisir au maximum quíun seul taux de TVA par ligne. De plus, il se peut
que le montant de TVA soit ‡ ressaisir en cas díÈcarts díarrondis avec le ticket Z de caisse. Comment utiliser un compte particulier qui ne síaffiche pas dans les natures de vente ?
AccÈdez au Plan Comptable Entreprise par le menu DonnÈes, et cochez la colonne V (Ventes) sur
la ligne du compte ‡ ajouter. Vous pouvez Ègalement consulter la partie Colonnes AVDR. 110 Ventes Comptoir : Remises en banque
Dans cette Ètape, saisissez les montants remis en banque, par mode de rËglement, et cliquez sur
Terminer. 111 Ma TrÈsorerie
112 Ma Caisse
Cette option vous permet de saisir, sans notion comptable, les entrÈes et sorties de caisse. Comment y accÈder ?
Volet de navigation dans OpÈrations courantes
Barre de menu Quotidien + Ma TrÈsorerie + Ma Caisse
Comment saisir un rËglement ?
1. En haut de la fenÍtre, sÈlectionnez le mois du rËglement. 2. Choisissez selon les cas :
a. Síil síagit díune sortie de caisse (paiement ou dÈpÙt vers une banque), cliquez sur
Nouvelle dÈpense, b. síil síagit díun rËglement reÁu, cliquez sur Nouvelle recette.
OpÈrations Comptables Courantes
43
Comment corriger un paiement ?
Il suffit de le sÈlectionner et de cliquer sur le bouton Modifier, ou de double-cliquer dessus. Attention : Une recette ou une dÈpense gÈnÈrÈe par la saisie díune vente comptoir devra Ítre modifiÈe
dans la vente comptoir directement.
Les lignes prÈcÈdÈes par un cadenas ont ÈtÈ validÈes par líoption Validation des Ecritures du menu
ClÙtures. 113 Ma Banque Principale
Cette option vous permet de saisir, sans notion comptable, les rËglements Èmis (paiements ou
virements internes) et les rËglements reÁus sur votre banque principale. Comment y accÈder ?
Barre díoutils
Volet de navigation dans OpÈrations courantes
Barre de menu Quotidien + Ma TrÈsorerie + Ma Banque Principale
Comment saisir un rËglement ?
1. En haut de la fenÍtre, sÈlectionnez le mois du rËglement. 2. Choisissez selon les cas :
a. Síil síagit díun rËglement Èmis (paiement ou virement interne), cliquez sur Nouvelle dÈpense, b. síil síagit díun rËglement reÁu, cliquez sur Nouvelle recette, c. síil síagit díun bordereau de remise en banque, plutÙt que de saisir
les chËques du bordereau un par un par le bouton Nouvelle
recette, saisissez-les en une fois en cliquant sur Nouveau
bordereau. Comment corriger un paiement ?
Il suffit de le sÈlectionner et de cliquer sur le bouton Modifier, ou de double-cliquer dessus. Attention : Une recette gÈnÈrÈe par la saisie díune vente comptoir devra Ítre modifiÈe dans la vente
comptoir directement.
Les lignes prÈcÈdÈes par un cadenas ont ÈtÈ validÈes par líoption Validation des Ecritures du menu
ClÙtures. 114 Mon Autre Banque
Cette option vous permet de saisir, sans notion comptable, les rËglements Èmis (paiements ou
virements internes) et les rËglements reÁus sur votre deuxiËme banque. Comment y accÈder ?
Volet de navigation dans OpÈrations courantes
Barre de menu Quotidien + Ma TrÈsorerie + Mon Autre Banque
Printed Documentation
44
Comment saisir un rËglement ?
1. En haut de la fenÍtre, sÈlectionnez le mois du rËglement. 2. Choisissez selon les cas :
a. Síil síagit díun rËglement Èmis (paiement ou virement interne), cliquez sur Nouvelle dÈpense, b. síil síagit díun rËglement reÁu, cliquez sur Nouvelle recette, c. síil síagit díun bordereau de remise en banque, plutÙt que de saisir
les chËques du bordereau un par un par le bouton Nouvelle
recette, saisissez-les en une fois en cliquant sur Nouveau
bordereau. Comment corriger un paiement ?
Il suffit de le sÈlectionner et de cliquer sur le bouton Modifier, ou de double-cliquer dessus. Attention : Une recette gÈnÈrÈe par la saisie díune vente comptoir devra Ítre modifiÈe dans la vente
comptoir directement.
Les lignes prÈcÈdÈes par un cadenas ont ÈtÈ validÈes par líoption Validation des Ecritures du menu
ClÙtures. 115 TrÈsorerie : DÈpense
Cette option vous permet de saisir un rËglement Èmis, ou un virement interne. Comment faire ?
Utilisez la touche Tabulation ou EntrÈe pour passer díun champ ‡ líautre. 1. Saisissez le jour du rËglement, si besoin, le n° de chËque (ce champ est grisÈ pour la caisse), et le n° de piËce. ConformÈment ‡ líarticle 420-2 du PCG, tout enregistrement comptable doit
prÈciser les rÈfÈrences de la piËce justificative qui líappuie. 2. Selon le cas, sÈlectionnez RËglement fournisseur, Autre charge ou frais ou Virement
interne vers :
a. RËglement fournisseur : Le rËglement est destinÈ ‡ un
fournisseur. La facture du fournisseur, TVA comprise, aura ÈtÈ
prÈalablement saisie dans líoption Mes Achats du menu Quotidien. b. Autre charge ou frais : Le rËglement níest pas rattachÈ ‡ un
fournisseur habituel ou la facture correspondante nía pas ÈtÈ
prÈalablement saisie (par exemple des frais postaux, des frais de
dÈplacement ou de restaurant Ö). Vous pouvez Ègalement utiliser
cette option pour saisir les paiements de TVA, salaires, etc. c. Virement interne vers : Cette option vous permet de saisir un
virement díune banque ‡ líautre, de la caisse vers une banque ou
díune banque vers la caisse. 3. Saisissez la description et le montant du rËglement. Dans le cas díune autre charge ou frais,
indiquez le type et le montant de la TVA si nÈcessaire. 4. Cliquez sur Ajouter pour enregistrer, et saisissez la dÈpense suivante. Comment crÈer un compte en cours de saisie ?
OpÈrations Comptables Courantes
45
Pointez RËglement fournisseur, puis cliquez sur le bouton afin de crÈer un nouveau
fournisseur. Pointez Autre charge ou frais, puis cliquez sur le bouton afin de crÈer un nouveau compte
de charge ou frais. Ecritures comptables
Les Ècritures gÈnÈrÈes sont de cette forme :
RËglement fournisseur
Compte DÈbit CrÈdit
530 ou 5121 ou 5122 Montant
401Ö Montant
Autre charge ou frais
Compte DÈbit CrÈdit
530 ou 5121 ou 5122 Montant
60Ö Montant HT
44566Ö Montant TVA
Virement interne
Journal source
Compte DÈbit CrÈdit
530 ou 5121 ou 5122 Montant
581 Montant
Journal cible
Compte DÈbit CrÈdit
530 ou 5121 ou 5122 Montant
581 Montant
Comment utiliser un compte particulier qui ne síaffiche pas dans les autres charges ou frais ?
AccÈdez au Plan Comptable Entreprise par le menu DonnÈes, et cochez la colonne D (DÈpense)
sur la ligne du compte ‡ ajouter. Vous pouvez Ègalement consulter la partie Colonnes AVDR. 116 TrÈsorerie : Recette
Cette option vous permet de saisir un rËglement reÁu. Comment faire ?
Utilisez la touche Tabulation ou EntrÈe pour passer díun champ ‡ líautre. 1. Saisissez le jour du rËglement et le n° de piËce. ConformÈment ‡ líarticle 420-2 du PCG, tout
enregistrement comptable doit prÈciser les rÈfÈrences de la piËce justificative qui líappuie. 2. Selon le cas, sÈlectionnez RËglement client ou Autre recette :
Printed Documentation
46
a. RËglement client : Le rËglement provient díun client. La facture du client, TVA comprise, aura ÈtÈ prÈalablement saisie dans líoption Mes Ventes du menu Quotidien + Mes
Ventes. b. Autre recette : Le rËglement ne provient pas díun client habituel ou la facture
correspondante nía pas ÈtÈ prÈalablement saisie. Vous pouvez Ègalement utiliser cette
option pour saisir le remboursement díindemnitÈs journaliËres díassurance maladie, un
nouvel emprunt bancaire, etc. 3. Saisissez la description et le montant du rËglement. Dans le cas díune autre recette, indiquez le
type et le montant de la TVA si nÈcessaire. 4. Cliquez sur Ajouter pour enregistrer, et saisissez la recette suivante. Comment crÈer un compte en cours de saisie ?
Pointez RËglement client, puis cliquez sur le bouton afin de crÈer un nouveau client. Pointez Autre recette, puis cliquez sur le bouton afin de crÈer un nouveau compte de
recette. Ecritures gÈnÈrÈes
Les Ècritures gÈnÈrÈes sont de cette forme :
RËglement client
Compte DÈbit CrÈdit
530 ou 5121 ou 5122 Montant
411Ö Montant
Autre recette
Compte DÈbit CrÈdit
530 ou 5121 ou 5122 Montant
70Ö Montant HT
44571Ö Montant TVA
Comment utiliser un compte particulier qui ne síaffiche pas dans les autres recettes ?
AccÈdez au Plan Comptable Entreprise par le menu DonnÈes, et cochez la colonne R (Recette)
sur la ligne du compte ‡ ajouter. Vous pouvez Ègalement consulter la partie Colonnes AVDR. 117 TrÈsorerie : Bordereau
Cette option vous permet de saisir líensemble des chËques reÁus et dÈposÈs sur un unique bordereau
de remise en banque. PlutÙt que de saisir les chËques du bordereau un par un par le bouton Nouvelle
recette, saisissez-les en une fois par cette option. Comment faire ?
Utilisez la touche Tabulation ou EntrÈe pour passer díun champ ‡ líautre. 1. Saisissez le jour de la remise, le numÈro de la remise, et le libellÈ. 2. Dans le tableau des chËques remis, appuyez comme indiquÈ sur la touche Inser pour ajouter
une ligne (ou du clavier numÈrique). Sur chaque ligne, sÈlectionnez le client, et saisissez les
diffÈrentes informations.
OpÈrations Comptables Courantes
47
3. Une fois tous les chËques saisis, cliquez sur la touche Ajouter pour enregistrer la remise, et
saisir la remise suivante. Ecritures gÈnÈrÈes
Les Ècritures gÈnÈrÈes sont de cette forme :
Compte DÈbit CrÈdit
530 ou 5121 ou 5122 Montant de la remise
411Ö Montant du chËque 1
411Ö Montant du chËque 2
411Ö Montant du chËque 3
118 Consultation de Comptes et Lettrage
119 Pointage
Quíest-ce que le pointage ?
Il síagit de pointer les factures avec les rËglements correspondants, et ainsi de connaÓtre les impayÈs
de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : en effet, toutes les factures non pointÈes correspondront
aux factures non payÈes. Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + Pointage
Comment pointer les lignes díun tiers ?
1. Pointez le type de tiers concernÈs : Clients ou Fournisseurs. 2. SÈlectionnez le tiers dans la liste. 3. Choisissez la pÈriode de consultation : les factures síaffichent alors dans la liste de gauche, alors
que les rËglements et les avoirs síaffichent dans la liste de droite. 4. Cliquez sur une facture et le rËglement correspondant. 5. Cliquez sur Pointer. 6. Modifier si besoin le code et validez. Pour afficher les factures non payÈes, sÈlectionnez les Ècritures Non pointÈes (dans líentÍte de la
fenÍtre). Remarque : Si vous avez des connaissances comptables, utilisez líoption Consultation / Lettrage. 120 Consultation de Comptes - Lettrage
A chaque fournisseur, client, nature díachat, nature de vente est attribuÈ un code qui correspond ‡ un
compte comptable. Il en est de mÍme pour chaque taux de TVA, chaque banque, la caisse, etc. Le
numÈro de compte níest pas attribuÈ au hasard : selon la nature du compte, une norme impose des ´ racines ª prÈdÈfinies.
Printed Documentation
48
Toutes les opÈrations saisies dans Mes Achats, Mes Ventes et Ma TrÈsorerie sont simultanÈment
enregistrÈes sous forme díÈcritures comptables sur les comptes correspondants. La Consultation de compte vous permet díobtenir la liste des Ècritures díun compte pour une pÈriode
de rÈfÈrence. La consultation de compte vous permet de connaÓtre toutes les opÈrations rÈalisÈes sur
un compte. Vous pourrez visualiser par exemple toutes les factures et les rËglements díun compte
client, tous les mouvements díun compte de banque. La Consultation - Lettrage est une fonction nÈcessitant des connaissances comptables, accessible
uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du menu Affichage. Remarque : Vous pouvez aussi utiliser líoption de Pointage pour lettrer vos Ècritures. Comment y accÈder ?
Barre díoutils
Raccourci clavier Ctrl + I
Comment consulter un compte ?
Dans le champ Compte, cliquez sur líicÙne . Cela vous permet díaccÈder ‡ la liste des comptes, cíest-‡-dire au plan comptable de votre entreprise, afin de rechercher le compte ‡ consulter. Pour vous dÈplacer díun compte ‡ líautre, utilisez au choix : les boutons et , les flËches et de votre clavier, les touches et de votre clavier numÈrique. Les lignes prÈcÈdÈes par un cadenas ont ÈtÈ validÈes par líoption Validation des Ecritures du menu
ClÙtures. Remarque : Les diffÈrentes colonne peuvent Ítre affichÈs ou masquÈs en paramÈtrant líAffichage des
colonnes. Vous pouvez par exemple ajouter la colonne N° document, ou la colonne Provenance qui
fera apparaÓtre líorigine des lignes importÈes ou recopiÈes. Quíest-ce que le lettrage ?
Le lettrage consiste ‡ pointer les factures avec les rËglements correspondants, et ainsi de connaÓtre
les impayÈs de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : en effet, toutes les factures non pointÈes
correspondront aux factures non payÈes.
Important : Lors de la clÙture annuelle, líopÈration de lettrage est líunique maniËre de conserver sur
líexercice suivant les Ècritures en attente de rËglement. Comment lettrer un compte ?
1. Cliquez sur chaque ligne ‡ lettrer puis cliquez sur le bouton Lettrer.
OpÈrations Comptables Courantes
49
2. Le logiciel vous propose automatiquement un code lettrage (AAA Ètant le premier). Indiquez le code
lettrage ‡ appliquer aux Ècritures et cliquez sur OK. Si la sÈlection des Ècritures est dÈsÈquilibrÈe et
que líÈcart est infÈrieur ‡ líÈcart autorisÈ dans líonglet Consultation des prÈfÈrences du dossier, le
logiciel vous affiche la boÓte de lettrage approchÈ pour gÈnÈrer une Ècriture díÈcart de rËglement. 3. Renseignez cette boÓte et cliquez sur OK : toutes les Ècritures sÈlectionnÈes sont alors pointÈes. Remarque : Pour retrouver une Ècriture ‡ lettrer, sÈlectionnez les Ècritures Non lettrÈes, accÈdez au
menu contextuel (par le clic droit de la souris), et choisissez líoption Recherche.
121 Consultation : Recherche
1. Choisissez le critËre de recherche : un montant au dÈbit, un montant au crÈdit, un solde. 2. Tapez un montant. 3. Cliquez sur OK : le logiciel se positionne sur la plus ancienne Ècriture pour ce montant. 4. Si líÈcriture trouvÈe ne correspond pas ‡ la piËce recherchÈe, appuyez sur la touche F3 de votre
clavier afin que le logiciel poursuive sa recherche. Lorsque le logiciel ne trouve pas díÈcriture pour le montant recherchÈ, un message vous indique
alors ´ Aucune Ècriture pour ces critËresÖ ª. 122 Ecriture de rÈgularisation (lettrage)
Lorsquíun Ècart de rËglement ou un Ècart de conversion intervient lors du lettrage manuel, vous devez
paramÈtrer líÈcriture de rÈgularisation ‡ gÈnÈrer. Les comptes proposÈs par dÈfaut (6688 et 7688) síappliquent pour un Ècart de rËglement. Vous pouvez
paramÈtrer díautres comptes dans líonglet Comptes Divers des Racines de Comptes (Dossier +
PropriÈtÈs). 123 Rapprochement Bancaire
124 Rapprochement Bancaire
Le Rapprochement Bancaire vous permet de pointer les mouvements enregistrÈs sur votre extrait de
compte et ainsi de connaÓtre ‡ tout moment les sommes payÈes ou perÁues restant ‡ pointer. Le Rapprochement Bancaire est une fonction nÈcessitant des connaissances comptables, accessible
uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du menu Affichage. Comment effectuer son Rapprochement Bancaire
Par compte
Par journal
Quel rapprochement effectuer (par journal ou par compte) ?
Le choix du type de rapprochement que vous allez rÈaliser síeffectue dans les prÈfÈrences du
dossier (Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences, onglet CrÈation). Nous vous conseillons díopter pour
le rapprochement par compte.
Attention : Dans le cas o˘ un journal de trÈsorerie est dÈfini avec une contrepartie automatique
en Pied de journal, le pointage par journal s'impose pour pointer directement les Ècritures de
Printed Documentation
50
Tiers (401 et 411). 125 Rapprochement Bancaire incorrect
Le rapprochement bancaire est incorrect tant quíil reste un Ècart de rapprochement. Voici les points ‡
vÈrifier : Certains rËglements du relevÈ bancaire níont peut-Ítre pas ÈtÈ saisis en comptabilitÈ (frais
bancaires, agiosÖ) : saisissez-les et pointez-les. Certains montants níont peut-Ítre pas ÈtÈ pointÈs : pointez bien tous les montants prÈsents dans
le relevÈ de banque. Certains montants ont peut-Ítre ÈtÈ pointÈs alors quíils ne sont pas sur le relevÈ : dÈpointez-les
en redouble-cliquant dessus. Le solde de la banque a peut-Ítre ÈtÈ mal saisi, ou dans le mauvais sens. VÈrifiez-le et modifiezle
si besoin (champ Solde final du relevÈ). 126 Rapprochement Manuel
127 Rapprochement par Compte
Le rapprochement bancaire par compte permet díobtenir la totalitÈ des Ècritures du compte de banque ‡
la date du relevÈ bancaire afin de rÈaliser le pointage des Ècritures relevÈes sur votre extrait de compte. Lors de la clÙture annuelle, le logiciel pourra reporter automatiquement les Ècritures non pointÈes afin
que vous puissiez continuer le suivi de vos comptes bancaires. Le Rapprochement Bancaire est une fonction nÈcessitant des connaissances comptables, accessible
uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du menu Affichage. Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + Rapprochement Bancaire + Manuel par Compte
DÈfinissez les critËres de votre Rapprochement Bancaire
1. Indiquez le code pointage ‡ utiliser pour pointer les Ècritures (par exemple le numÈro du relevÈ). 2. PrÈcisez la date que vous souhaitez prendre en compte comme date de valeur (par exemple la date
du relevÈ). 3. SÈlectionnez le numÈro du compte de banque ‡ rapprocher. 4. SÈlectionnez le type des Ècritures ‡ afficher : Toutes, Ecritures rapprochÈes ou Non rapprochÈes. Si
vous souhaitez pointer vos Ècritures, sÈlectionnez Toutes ou Non rapprochÈes. Les Ècritures du
compte síaffichent alors dans une grille. 5. Indiquez la date jusquí‡ laquelle afficher les Ècritures : gÈnÈralement la date du relevÈ. 6. Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevÈ. Un solde
CrÈditeur doit Ítre saisi ‡ droite. Pointez vos Ècritures
7. Pointez ou dÈpointez une Ècriture en double-cliquant dessus. Si vous avez demandÈ líaffichage des
Ecritures Non PointÈes, lorsque vous pointez une Ècriture, celle-ci disparaÓt de líÈcran. 8. Le logiciel calcule automatiquement líÈcart entre le solde du compte et le solde de banque dans le
champ Ecart de rapprochement : celui-ci doit Ítre nul ‡ la fin du rapprochement, cíest-‡-dire quíil ne
doit plus síafficher aucun montant dans ce champ.
OpÈrations Comptables Courantes
51
9. Pour imprimer le rapprochement bancaire, cliquez sur líicÙne . 10. Pour verrouiller le rapprochement bancaire, cliquez sur le bouton Verrouiller. Attention : Pour pouvoir verrouiller le rapprochement, vous devez afficher toutes les Ècritures, donc
sÈlectionner Toutes dans le champ Ecritures. En quoi consiste le verrouillage du Rapprochement Bancaire ?
Lorsque le rapprochement bancaire est terminÈ, cíest-‡-dire quíil níy a plus de montant dans le
champ Ecart de rapprochement, vous pouvez utiliser le bouton Verrouiller. Cela vous permettra de
valider le rapprochement en líÈtat. Ainsi, vous ne risquez plus de dÈpointer ou pointer une Ècriture
par erreur, ou de modifier par erreur une Ècriture pointÈe. Vous pouvez visualiser tous vos anciens rapprochements en sÈlectionnant la date du relevÈ
concernÈ dans le champ RelevÈ. Lorsque vous visualisez un rapprochement antÈrieur, il síaffiche tel quíil Ètait lors de sa validation, cíest-‡-dire que : Les Ècritures postÈrieures ‡ la date de relevÈ ne síaffichent pas. Les Ècritures pointÈes dans un relevÈ postÈrieur sont affichÈes pointÈes mais grisÈes, pour
les distinguer des autres. Elles ne sont pas considÈrÈes comme pointÈes pour ce relevÈ.
Il est possible de dÈverrouiller un rapprochement bancaire par le bouton DÈverrouiller, ‡ condition
que ce soit le dernier. C'est-‡-dire que pour dÈverrouiller líavant-dernier rapprochement, vous devrez
díabord dÈverrouiller le dernier. Le menu contextuel
Le menu contextuel (clic droit) permet de
Pointer ou dÈpointer une Ècriture. DÈpointer automatiquement des Ècritures selon leur code pointage. Tout pointer : cette option vous permet de rÈaliser un rapprochement ´ ‡ líenvers ª, ce qui est
utile lorsque líon dÈbute le rapprochement en cours díexercice par exemple. Il síagit de tout
pointer, puis de dÈpointer les Ècritures non encore passÈes dans vos relevÈs. Rechercher une Ècriture ‡ rapprocher. Basculer en consultation du compte de banque. Basculer en saisie des Ècritures dans le journal de banque. Imprimer le rapprochement. Modifier les propriÈtÈs de la grille. Mon Rapprochement Bancaire est faux : pourquoi ?
128 Rapprochement par Journal
Le rapprochement par journal permet díobtenir la totalitÈ des Ècritures du journal de banque ‡ la date du
relevÈ bancaire afin de rÈaliser le pointage des Ècritures relevÈes sur votre extrait de compte. Lors de la
clÙture annuelle, le logiciel pourra reporter automatiquement les Ècritures non pointÈes afin que vous
puissiez continuer le suivi de vos comptes bancaires.
Printed Documentation
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Le Rapprochement Bancaire est une fonction nÈcessitant des connaissances comptables, accessible
uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du menu Affichage. Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + Rapprochement Bancaire + Manuel par Journal
DÈfinissez les critËres de votre Rapprochement Bancaire
1. Indiquez le code pointage ‡ utiliser pour pointer les Ècritures (par exemple le numÈro du relevÈ). 2. PrÈcisez la date que vous souhaitez prendre en compte comme date de valeur (par exemple la date
du relevÈ). 3. SÈlectionnez le code du journal de banque ‡ rapprocher. 4. SÈlectionnez le type des Ècritures ‡ afficher : Toutes, Ecritures rapprochÈes ou Non rapprochÈes. Si
vous souhaitez pointer vos Ècritures, sÈlectionnez Toutes ou Non rapprochÈes. Les Ècritures du
compte síaffichent alors dans une grille. 5. Indiquez la date jusquí‡ laquelle afficher les Ècritures : gÈnÈralement la date du relevÈ. 6. Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevÈ. Un solde
CrÈditeur doit Ítre saisi ‡ droite. Pointez vos Ècritures
7. Pointez ou dÈpointez une Ècriture en double-cliquant dessus. Si vous avez demandÈ líaffichage des
Ecritures Non PointÈes, lorsque vous pointez une Ècriture, celle-ci disparaÓt de líÈcran. 8. Le logiciel calcule automatiquement líÈcart entre le solde du compte et le solde de banque dans le
champ Ecart de rapprochement : celui-ci doit Ítre nul ‡ la fin du rapprochement , cíest-‡-dire quíil
ne doit plus síafficher aucun montant dans ce champ. 9. Pour imprimer le rapprochement bancaire, cliquez sur líicÙne . 10.Pour verrouiller le rapprochement bancaire, cliquez sur le bouton Verrouiller. Attention : Pour pouvoir verrouiller le rapprochement, vous devez afficher toutes les Ècritures, donc
sÈlectionner Toutes dans le champ Ecritures. En quoi consiste le verrouillage du Rapprochement Bancaire ?
Lorsque le rapprochement bancaire est terminÈ, cíest-‡-dire quíil níy a plus de montant dans le
champ Ecart de rapprochement, vous pouvez utiliser le bouton Verrouiller. Cela vous permettra de
valider le rapprochement en líÈtat. Ainsi, vous ne risquez plus de dÈpointer ou pointer une Ècriture
par erreur, ou de modifier par erreur une Ècriture pointÈe. Vous pouvez visualiser tous vos anciens rapprochements en sÈlectionnant la date du relevÈ
concernÈ dans le champ RelevÈ. Lorsque vous visualisez un rapprochement antÈrieur, il síaffiche tel quíil Ètait lors de sa validation, cíest-‡-dire que : Les Ècritures postÈrieures ‡ la date de relevÈ ne síaffichent pas. Les Ècritures pointÈes dans un relevÈ postÈrieur sont affichÈes pointÈes mais grisÈes, pour les
distinguer des autres. Elles ne sont pas considÈrÈes comme pointÈes pour ce relevÈ.
OpÈrations Comptables Courantes
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Il est possible de dÈverrouiller un rapprochement bancaire par le bouton DÈverrouiller, ‡ condition
que ce soit le dernier. C'est-‡-dire que pour dÈverrouiller líavant-dernier rapprochement, vous devrez
díabord dÈverrouiller le dernier. Le menu contextuel
Le menu contextuel (clic droit) permet de
Pointer ou dÈpointer une Ècriture. DÈpointer automatiquement des Ècritures selon leur code pointage. Tout pointer : cette option vous permet de rÈaliser un rapprochement ´ ‡ líenvers ª, ce qui est
utile lorsque líon dÈbute le rapprochement en cours díexercice par exemple. Il síagit de tout
pointer, puis de dÈpointer les Ècritures non encore passÈes dans vos relevÈs. Rechercher une Ècriture ‡ rapprocher. Basculer en consultation du compte de líÈcriture sÈlectionnÈe. Basculer en saisie des Ècritures dans le journal de banque. Imprimer le rapprochement. Modifier les propriÈtÈs de la grille. Mon Rapprochement Bancaire est faux : pourquoi ?
129 Rapprochement Bancaire : Recherche díun montant
1.Tapez un montant. 2.Choisissez le sens de líÈcriture. 3.Cliquez sur OK : le logiciel se positionne sur la plus ancienne Ècriture pour ce montant. 4.Si líÈcriture trouvÈe ne correspond pas ‡ la piËce recherchÈe, appuyez sur la touche F3 de votre
clavier afin que le logiciel poursuive sa recherche. Lorsque le logiciel ne trouve pas díÈcriture pour le montant recherchÈ, un message vous indique
alors ´ Ecriture ‡ rapprocher non trouvÈe ª. 130 DÈclaration de TVA
131 Gestion de la TVA
Il existe deux types de TVA : TVA sur les dÈbits : La TVA est automatiquement comptabilisÈe lors de l'Ècriture de vente ou
d'achat. TVA sur les encaissements : La TVA de la piËce de vente ou díachat est automatiquement
comptabilisÈe lors de líÈcriture du rËglement. 132 Comment mettre en place votre TVA ?
Dans les racines de comptes du dossier (Dossier + PropriÈtÈs + Racines de comptes), vous
devez pointer, le mode de TVA par dÈfaut : TVA sur DÈbits ou TVA sur Encaissements. Le
choix indiquÈ ici sera automatiquement repris dans les nouveaux comptes de TVA crÈÈs. Si vous gÈrez les deux modes de TVA pour les achats et les ventes, peu importe le choix des
racines des comptes : vous pourrez choisir, compte de TVA par compte de TVA, le mode de TVA
‡ appliquer, et utiliser, lors de la saisie, le compte correspondant ‡ la facture saisie. Cíest le choix
du compte qui est dÈterminant.
Printed Documentation
54
Toujours dans les racines de comptes, dÈfinissez les diffÈrents taux de TVA que vous utilisez, en
cliquant sur le bouton Taux. ParamÈtrez vos comptes de TVA ‡ partir du plan comptable (menu DonnÈes) : vous devez
impÈrativement dÈfinir un compte de TVA pour chaque taux, et pour chaque mode de TVA. Le
logiciel vous propose dÈj‡ un plan comptable avec un compte de TVA par type. 133 Comment gÈrer la TVA sur les dÈbits ?
Il suffit de saisir vos piËces de ventes et díachat en utilisant les comptes appropriÈs. Les montants
saisis sur les comptes de TVA sont automatiquement repris dans la dÈclaration de TVA. 134 Comment gÈrer la TVA sur les encaissements ?
Vous devez saisir les rËglements des factures concernÈes par la TVA sur les encaissements en
indiquant le mÍme n° de piËce que celui attribuÈ ‡ la facture. En cas díacompte, une facture díacompte doit nÈcessairement Ítre saisie, pour que le montant de
TVA soit saisi. 135 Consultez aussi les parties suivantes :
La dÈclaration CA3
La dÈclaration CA12
136 TVA : Impression de la DÈclaration et des Annexes
Cochez la case Imprimer un justificatif si vous souhaitez obtenir un justificatif aprËs líimprimÈ, puis
cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Remarque : Si vous níavez pas le code díactivation adÈquat, la dÈclaration imprimÈe est signalÈe
comme NON AGREEE. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Remarque pour la CA3 : Si vous saisissez dans les lignes 10 et 11, un document annexe (3310M) doit
obligatoirement Ítre joint ‡ votre dÈclaration de TVA. Cette annexe níest pas imprimÈe par le logiciel, contactez votre centre des impÙts pour obtenir ce document. 137 Informations ‡ saisir pour accÈder ‡ la DÈclaration de TVA
Vous devez tout díabord saisir le code d'activation adÈquat. Ensuite, les ÈlÈments suivants, ‡ saisir dans líoption CoordonnÈes du menu Dossier + PropriÈtÈs,
font l'objet d'un contrÙle strict et sont imposÈs par la DGI : Les informations relatives ‡ l'identification de l'entreprise :
o Raison sociale et adresse de líentreprise (onglet Adresse)
o Siret et NumÈro de TVA (onglet Identification) Les informations relatives au TrÈsor Public (onglet TrÈsor Public) :
o Adresse du TrÈsor Public
o Recette, N° de dossier, clÈ, CDI, Code service, Code rÈgime et Statut. Si vous ne connaissez pas ces informations, vous les trouverez sur la dÈclaration de TVA prÈ-remplie
que votre centre des impÙts vous a envoyÈe.
OpÈrations Comptables Courantes
55
138 TVA : Montants calculÈs, montants ‡ saisir
Líassistant de prÈparation vous affiche automatiquement les montants calculÈs ‡ partir des Ècritures
enregistrÈes et vous donne accËs aux zones que vous avez ‡ complÈter manuellement. Les valeurs portÈes sur ces lignes sont calculÈes en fonction de la racine du compte de TVA, et du type
díopÈration choisi dans la fiche des comptes de TVA, díachats, de ventes ou díimmobilisations (onglet
Divers) : France, UE, Export, DOM, Autres imposables, Autres non imposables, Achats en
franchise, Livraisons gaz imposables et Livraisons gaz non imposables. Consultez la partie : ModËles d'Ècritures. Voir aussi la gestion de la TVA sur les encaissements. 139 DÈclaration CA3
140 La DÈclaration de TVA du RÈgime RÈel Normal et Mini RÈel (CA3)
Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + DÈclaration de TVA + RÈgime normal - ImprimÈ CA3
Si son accËs reste refusÈ, complÈtez ou vÈrifiez les informations obligatoires ‡ saisir. Fonctions disponibles
Cette fenÍtre liste toutes les dÈclarations dÈj‡ effectuÈes. A partir de cette liste, vous pouvez :
PrÈparer une nouvelle dÈclaration
Modifier une dÈclaration dÈj‡ enregistrÈe, líannexe 3310 A ou 3519
Supprimer une dÈclaration incorrecte, líannexe 3310 A ou 3519
Imprimer une dÈclaration, une annexe 3310 A ou 3519
PrÈparer une nouvelle annexe 3310 A
PrÈparer un nouveau formulaire 3519
Remarque : Les crÈations, modifications et suppressions de dÈclarations CA3, annexes 3310A ou
annexes 3519 nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ lors de chacune de ces
actions. Parmi ces actions, les modifications et suppressions nÈcessitent la saisie díune justification.
Parties ‡ consulter
Gestion de la TVA
Informations ‡ saisir pour accÈder ‡ la dÈclaration
Comment prÈparer la dÈclaration ?
Montants calculÈs, montants ‡ saisir
ModËles d'Ècritures
Virements bancaires
Comment imprimer la dÈclaration ?
141 PrÈparation de la DÈclaration de TVA CA3
Printed Documentation
56
Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + DÈclaration de TVA + RÈgime normal - ImprimÈ CA3
Si son accËs reste refusÈ, complÈtez ou vÈrifiez les informations obligatoires ‡ saisir. Remarque : Pour gÈnÈrer une dÈclaration de TVA, il est nÈcessaire que toutes les Ècritures, depuis
le dÈbut de líexercice jusqu'‡ la fin de la pÈriode de la dÈclaration soient validÈes. Si les Ècritures ne
sont pas validÈes vous pourrez gÈnÈrer une dÈclaration de TVA provisoire. Pour plus díinformation sur la validation des Ècritures, cliquez ICI. Comment faire ?
1. Cliquer sur le bouton Nouveau. 2. Cochez la case concernant la 3310 A si vous devez crÈer cette annexe. 3. Pour rÈaliser une dÈclaration de TVA provisoire, laissez cochÈe la case GÈnÈrer votre dÈclaration de
TVA en mode provisoire, sinon dÈcochez la case. 4. Le type de PÈriodicitÈ dÈpend du code rÈgime sÈlectionnÈ dans les coordonnÈes de votre dossier
(onglet TrÈsor Public). 5. La Date limite de dÈpÙt est calculÈe automatiquement en fonction : du premier caractËre de la raison
sociale de votre sociÈtÈ, de son dÈpartement, du SIRET, du rÈgime et du statut. Si la date limite de
dÈpÙt est erronÈe, vÈrifiez ces ÈlÈment dans líoption CoordonnÈes du menu Dossier + PropriÈtÈs. 6. Indiquez votre mode de paiement : Les entreprises ayant rÈalisÈ un chiffre díaffaires compris entre 760
000 Ä et 15 millions díeuros doivent obligatoirement choisir le mode Virement bancaire. 7. Cliquez ensuite sur le bouton PrÈparer pour accÈder ‡ líassistant de la dÈclaration de TVA. Celui-ci
dÈtaille Ètape par Ètape les informations ou valeurs que vous devez complÈter. 142 TVA : Annexe 3310 A
Les montants de líannexe 3310 A doivent Ítre saisis manuellement. Le total des lignes 35 ‡ 46 sera
reportÈ en ligne 14 de la dÈclaration CA3, et le total des lignes 47 ‡ 71 sera reportÈ en ligne 29. 143 TVA : PrÈparation de l'Annexe 3310 A
Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + DÈclaration de TVA + RÈgime normal - ImprimÈ CA3
Si son accËs reste refusÈ, complÈtez ou vÈrifiez les informations obligatoires ‡ saisir. Cas 1 : La CA3 du mois ou du trimestre nía pas encore ÈtÈ Ètablie
Cliquez sur Nouveau et cochez la case concernant la 3310 A. ComplÈtez ensuite les pages des
assistants (les pages concernant la CA3 suivront). Cas 2 : La CA3 du mois ou du trimestre a dÈj‡ ÈtÈ Ètablie
1. Dans la zone Annexe et Formulaire, sÈlectionnez líannexe 3310A. 2. Cliquez sur le bouton Nouveau juste en dessous et complÈtez les pages de líassistant.
OpÈrations Comptables Courantes
57
Attention : Dans ce cas, aprËs la prÈparation de líannexe 3310 A, vous devrez rouvrir la CA3 par le
bouton Modifier et re-parcourir toutes les Ètapes de líassistant afin que les montants de líannexe soient
bien reportÈs sur les lignes 14 et 29. 144 TVA : Formulaire 3519
Les champs suivants doivent obligatoirement Ítre renseignÈs : Nom du reprÈsentant fiscal ou du liquidateur judiciaire
LocalitÈ du reprÈsentant fiscal ou du liquidateur judiciaire
Nom du demandeur LocalitÈ du demandeur CoordonnÈes bancaires
145 TVA : PrÈparation du formulaire 3519
Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + DÈclaration de TVA + RÈgime normal - ImprimÈ CA3
Si son accËs reste refusÈ, complÈtez ou vÈrifiez les informations obligatoires ‡ saisir. Comment faire ?
1. Vous devez tout díabord prÈparer la dÈclaration CA3 du mois ou du trimestre. 2. Dans la zone Annexe et Formulaire, sÈlectionnez le formulaire 3519. 3. Cliquez sur le bouton Nouveau juste en dessous et complÈtez les pages de líassistant. 146 Etapes de l'assistant CA3
147 CA3 : Introduction
Vous Ítes dans líassistant de prÈparation de la dÈclaration CA3. Cliquez sur le bouton Suivant afin de
parcourir les diffÈrentes Ètapes de cet assistant. 148 CA3 : OpÈrations imposables (HT)
Paiement par imputation
Cochez cette case si besoin et joignez le feuillet 3616. Mention expresse
Cochez cette case pour faire apparaÓtre ´ Mention expresse ª dans la partie rÈservÈe ‡ la
correspondance et saisissez votre commentaire. Commentaires
Saisissez ici les commentaires qui síimprimeront dans le cadre rÈservÈ ‡ la correspondance. Ligne 02
Pour obtenir le montant des autres opÈrations imposables, vous devez suivre le schÈma de saisie de
ces ventes. Dont ventes ‡ distance ou opÈrations de montage
Printed Documentation
58
Saisissez manuellement ce montant. Ligne 3C
Saisissez ici les correctifs qui ont affectÈ le montant du chiffre díaffaires (voir notice et la partie Saisie
des rÈgularisations). Voir aussi : Comment gÈrer les TVA sur les encaissements ?
149 CA3 : OpÈrations non imposables
Ligne 04
Pour obtenir le montant des exportations hors UE, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces
ventes. Ligne 05
Pour obtenir le montant des autres opÈrations non imposables, vous devez suivre le schÈma de
saisie de ces ventes. Ligne 06
Pour obtenir le montant des livraisons intracommunautaires, vous devez suivre le schÈma de saisie
de ces ventes. Ligne 6A
Pour obtenir le montant des livraisons de gaz ou díÈlectricitÈ non imposables, vous devez suivre le
schÈma de saisie de ces ventes. Ligne 07
Pour obtenir le montant des achats en franchise, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces
achats. Ligne 7A
Pour obtenir le montant des ventes de biens ou prestations de services rÈalisÈs auprËs díun assujetti
non Ètabli en France, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces ventes. Ligne 7B
Saisissez ici les correctifs qui ont affectÈ les opÈrations non imposables (voir notice et la partie Saisie
des rÈgularisations). Voir aussi : Comment gÈrer les TVA sur les encaissements ?
150 CA3 : DÈcompte de la TVA ‡ payer
RÈgularisation CP
Cette option permet de saisir les montants des taxes des lignes 08 et 09 en cas de rÈgularisation de
la dÈclaration que vous avez effectuÈe pour la pÈriode de congÈs payÈs. Ligne 08, Taxe due
OpÈrations Comptables Courantes
59
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type France ‡
19,60, ainsi que les montants saisis sur les comptes de TVA dÈductible de racine 44566 et TVA sur
immobilisations de racine 44562 de type UE ‡ 19,60, Livraisons de gaz imposables ‡ 19,60 et
Assujetti non Ètabli en France ‡ 19,60. Ligne 09, Taxe due
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type France ‡
5,50, ainsi que les montants saisis sur les comptes de TVA dÈductible de racine 44566 et TVA sur
immobilisations de racine 44562 de type UE ‡ 5,50, Livraisons de gaz imposables ‡ 5,50 et
Assujetti non Ètabli en France ‡ 5,50. Ligne 10, Taxe due
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type DOM ‡ 8,50. Ligne 11, Taxe due
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type DOM ‡ 2,10. Ligne 13, Taxe due
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type France ‡ un
taux autre que 19,60, 5,50 ou 2,10 (et ni 8,50 si DOM), ainsi que les montants saisis sur les comptes
de TVA dÈductible de racine 44566 et TVA sur immobilisations de racine 44562 de type UE ‡ un taux
autre que 19,60, 5,50 ou 2,10. Ligne 14, Taxe due
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type France ‡
2,10, ainsi que les montants saisis sur les comptes de TVA dÈductible de racine 44566 et TVA sur
immobilisations de racine 44562 de type UE ‡ 2,10. Si une annexe 3310 A a ÈtÈ effectuÈe, cette
ligne reprendra automatiquement le montant du total des lignes 35 ‡ 46 de la 3310A. Ligne 15
Saisissez ici le reversement de la TVA antÈrieurement dÈduite lorsque des rÈgularisations de
dÈductions sont nÈcessaires (voir notice et la partie Saisie des rÈgularisations). Voir aussi : Comment gÈrer les TVA sur les encaissements ?
151 CA3 : DÈcompte de la TVA ‡ payer (suite)
Ligne 18
Saisissez ici les acquisitions sur opÈrations ‡ destination de Monaco. 152 CA3 : TVA dÈductible
Ligne 19
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA sur immobilisations de racine 44562. Ligne 20
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA dÈductible de racine 44566.
Printed Documentation
60
Ligne 21
Saisissez ici le complÈment de la taxe dÈductible (voir notice et la partie Saisie des rÈgularisations). Ligne 22
Reportez ici le crÈdit de la prÈcÈdente dÈclaration. Voir aussi : Comment gÈrer les TVA sur les encaissements ?
153 CA3 : CrÈdit de TVA et Taxe ‡ payer
Ligne 26
Dans le cas díun crÈdit de TVA, vous pouvez saisir une demande de remboursement. Ligne 29
Si une annexe 3310 A a ÈtÈ effectuÈe, cette ligne reprendra automatiquement le montant du total des
lignes 47 ‡ 71 de la 3310A. Ligne 30
Saisissez ici les sommes ‡ imputer (voir notice). Ligne 31
Saisissez ici les sommes ‡ ajouter (voir notice). Formulaire NEANT
Cochez cette case si vous níavez ‡ remplir aucune ligne de ce formulaire. Cliquez sur le bouton Terminer afin díenregistrer la dÈclaration : elle síaffichera automatiquement dans
líhistorique. Si votre logiciel est activÈ avec líEDI, ou pour un paiement par virement, cliquez sur le
bouton Suivant. 154 TVA : Paiement
Retrouvez ici le mode de paiement sÈlectionnÈ lors de la prÈparation de la dÈclaration, ainsi que la
rÈfÈrence de paiement (selon le type du paiement). 155 TVA : Virement Bancaire
Pour gÈnÈrer un fichier de paiement, indiquez les coordonnÈes bancaires du TrÈsor Public. SÈlectionnez le journal de banque ‡ partir duquel le virement doit Ítre effectuÈ. Les
coordonnÈes bancaires de cette banque de doivent obligatoirement Ítre enregistrÈes dans la
fiche du journal. Si cela nía pas ÈtÈ fait, accÈdez ‡ la liste des journaux par líicÙne, cliquez sur
Modifier et saisissez les coordonnÈes bancaires dans líonglet Banque. Indiquez le type et la date du rËglement. Le logiciel propose de gÈnÈrer un fichier TVA de type TVAmmaa.afb (mm correspond au mois, aa correspond ‡ líannÈe) dans le rÈpertoire díinstallation du produit, mais le nom et le rÈpertoire
peuvent Ítre modifiÈs ‡ votre convenance. 156 DÈclaration CA12
157 La DÈclaration de TVA SimplifiÈe (CA12)
OpÈrations Comptables Courantes
61
Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + DÈclaration de TVA + RÈgime simplifiÈ - ImprimÈ CA12A
Si son accËs reste refusÈ, complÈtez ou vÈrifiez les informations obligatoires ‡ saisir. Fonctions disponibles
Cette fenÍtre liste les dÈclarations dÈj‡ effectuÈes. A partir de cette liste, vous pouvez :
PrÈparer une nouvelle dÈclaration
Modifier une dÈclaration dÈj‡ enregistrÈe
Supprimer une dÈclaration incorrecte
Imprimer une dÈclaration
Remarque : Les crÈations, modifications et suppressions de dÈclarations CA12 nÈcessitant díÍtre
tracÈes, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ lors de chacune de ces actions. Parmi ces actions, les
modifications et suppressions nÈcessitent la saisie díune justification.
Parties ‡ consulter
Gestion de la TVA
Informations ‡ saisir pour accÈder ‡ la dÈclaration
Comment prÈparer la dÈclaration ?
Montants calculÈs, montants ‡ saisir
ModËles d'Ècritures
Virements bancaires
Comment imprimer la dÈclaration ?
158 PrÈparation de la DÈclaration de TVA CA12
Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + DÈclaration de TVA + RÈgime simplifiÈ - ImprimÈ CA12A
Si son accËs reste refusÈ, complÈtez ou vÈrifiez les informations obligatoires ‡ saisir. Remarque :
Pour gÈnÈrer une dÈclaration de TVA, il est nÈcessaire que toutes les Ècritures, depuis le dÈbut de
líexercice jusqu'‡ la fin de la pÈriode de la dÈclaration soient validÈes. Si les Ècritures ne sont pas validÈes vous pourrez gÈnÈrer une dÈclaration de TVA provisoire. Pour plus díinformation sur la validation des Ècritures, cliquez ICI. Comment faire ?
1. Cliquer sur le bouton Nouveau. 2. Pour rÈaliser une dÈclaration de TVA provisoire, laissez cochÈe la case GÈnÈrer votre dÈclaration de
TVA en mode provisoire, sinon dÈcochez la case. 3. Saisissez la Date limite de dÈpÙt.
Printed Documentation
62
4. Indiquez votre mode de paiement : Les entreprises ayant rÈalisÈ un chiffre díaffaires compris entre 760
000 Ä et 15 millions díeuros doivent obligatoirement choisir le mode Virement bancaire. 5. Cliquez ensuite sur le bouton PrÈparer pour accÈder ‡ líassistant de la dÈclaration de TVA. Celui-ci
dÈtaille Ètape par Ètape les informations ou valeurs que vous devez complÈter. 159 Etapes de l'assistant CA12
160 CA12 : Introduction
Vous Ítes dans líassistant de prÈparation de la dÈclaration CA12. Cliquez sur le bouton Suivant afin de
parcourir les diffÈrentes Ètapes de cet assistant. 161 CA12 : OpÈrations non imposables
Paiement par imputation
Cochez cette case si besoin et joignez le feuillet 3616. Mention expresse
Cochez cette case pour faire apparaÓtre ´ Mention expresse ª dans la partie rÈservÈe ‡ la
correspondance et saisissez votre commentaire. Commentaires
Saisissez ici les commentaires qui síimprimeront dans le cadre rÈservÈ ‡ la correspondance. Entreprise inscrite ‡ la chambre des mÈtiers
Cochez cette case si besoin. Sur líimprimÈ, cette option correspond ‡ la mention CM. Elle Èquivaut ‡
1 si líentreprise est inscrite ‡ la chambre des mÈtiers et ‡ 0 dans le cas contraire. ClÙture de líexercice rÈalisÈe en cours díannÈe
Cochez cette case si besoin. Sur líimprimÈ, cette option correspond ‡ la mention OPT. Elle Èquivaut
‡ 1 si la clÙture de líexercice est rÈalisÈe en cours díannÈe et ‡ 0 dans le cas contraire. Ligne 01
Pour obtenir le montant des achats en franchise, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces
achats. Ligne 02
Pour obtenir le montant des exportations hors UE, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces
ventes. Ligne 03
Pour obtenir le montant des autres opÈrations non imposables, vous devez suivre le schÈma de
saisie de ces ventes. Ligne 04
Pour obtenir le montant des livraisons intracommunautaires, vous devez suivre le schÈma de saisie
de ces ventes. Ligne 4B
OpÈrations Comptables Courantes
63
Pour obtenir le montant des ventes de biens ou prestations de services rÈalisÈs auprËs díun assujetti
non Ètabli en France, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces ventes. Ligne 4D
Pour obtenir le montant des livraisons de gaz ou díÈlectricitÈ non imposables, vous devez suivre le
schÈma de saisie de ces ventes. 162 CA12 : OpÈrations imposables
Ligne 05, Taxe due
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type France ‡
19,60. Ligne 06, Taxe due
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type France ‡
5,50. Ligne 07, Taxe due
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type DOM ‡ 8,50. Ligne 08, Taxe due
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type DOM ‡ 2,10. 163 CA12 : OpÈrations imposables (suite)
Ligne 09, Taxe due
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type France ‡ 0,90
/ 2,10 / 8,00 ou 13,00 et de type DOM ‡ 1,05 ou 1,75. Ligne 10, Taxe due
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type France ou
DOM ‡ 20,60 ou 9,50. Ligne 13
Pour obtenir le montant des autres opÈrations imposables, vous devez suivre le schÈma de saisie de
ces ventes. 164 CA12 : TVA dÈductible
Lignes 24, 25, 26
Ces lignes sont ‡ saisir manuellement (consultez la notice et la partie Saisie des rÈgularisations). 165 CA12 : Imputations / RÈgularisations
Les acomptes doivent Ítre saisis manuellement. Ligne 31
Saisissez ici les sommes ‡ imputer (voir notice). Ligne 32
Printed Documentation
64
Saisissez ici les sommes ‡ ajouter (voir notice). 166 CA12 : RÈsultat net
Le rÈsultat net est calculÈ automatiquement. 167 CA12 : DÈcompte des taxes assimilÈes
Les dÈcomptes doivent Ítre saisis manuellement. 168 CA12 : DÈcompte des taxes assimilÈes (suite)
Les dÈcomptes doivent Ítre saisis manuellement. 169 CA12 : RÈcapitulation
Formulaire NEANT
Cochez cette case si vous níavez ‡ remplir aucune ligne de ce formulaire. Ligne 58
Cochez les mois correspondants aux acomptes dÈduits et saisissez líannÈe. 170 CA12 : Demande de remboursement
Remplissez si besoin la demande de remboursement (voir notice). 171 TVA : Paiement
Retrouvez ici le mode de paiement sÈlectionnÈ lors de la prÈparation de la dÈclaration, ainsi que la
rÈfÈrence de paiement (selon le type du paiement). 172 TVA : Virement Bancaire
Pour gÈnÈrer un fichier de paiement, indiquez les coordonnÈes bancaires du TrÈsor Public. SÈlectionnez le journal de banque ‡ partir duquel le virement doit Ítre effectuÈ. Les
coordonnÈes bancaires de cette banque de doivent obligatoirement Ítre enregistrÈes dans la
fiche du journal. Si cela nía pas ÈtÈ fait, accÈdez ‡ la liste des journaux par líicÙne, cliquez sur
Modifier et saisissez les coordonnÈes bancaires dans líonglet Banque. Indiquez le type et la date du rËglement. Le logiciel propose de gÈnÈrer un fichier TVA de type TVAmmaa.afb (mm correspond au mois, aa correspond ‡ líannÈe) dans le rÈpertoire díinstallation du produit, mais le nom et le rÈpertoire
peuvent Ítre modifiÈs ‡ votre convenance. 173 EDI-TVA
174 Etapes de l'assistant ‡ la tÈlÈtransmission
175 TÈlÈtransmettre : Etape 2
ComplÈtez dans cette Ètape si besoin líadresse du redevable. Voir aussi : GÈnÈralitÈs sur l'option EDI
176 Recherche d'Ecritures
177 Recherche d'Ecritures
La recherche díÈcritures permet de dÈfinir des critËres de recherche et díobtenir les Ècritures rÈpondant
‡ ces critËres. Vous pouvez Ègalement imprimer et exporter au format ASCII, cette sÈlection díÈcritures.
OpÈrations Comptables Courantes
65
La Recherche díÈcritures est une fonction nÈcessitant des connaissances comptables, accessible
uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du menu Affichage. Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + Recherche díÈcritures
Raccourci clavier Ctrl + F
Comment effectuer une recherche ?
Choisissez le niveau dÈsirÈ ‡ partir des onglets suivants :
Simple
CritËres
Lorsque les critËres ont ÈtÈ dÈfinis, cliquez sur le bouton Lancer la recherche pour afficher les
Ècritures rÈpondant aux critËres dÈfinis dans líonglet courant. 178 Recherche d'Ecritures : Onglet Simple
Líonglet Simple en recherche d'Ècritures permet de trouver une Ècriture suivant les critËres suivants :
numÈro de compte, date de saisie, montant, sens de líÈcriture. Cochez les critËres dont vous avez
besoin et renseignez les fourchettes. RÈsultat de la recherche
Pour imprimer ou exporter au format ASCII, les Ècritures affichÈes dans le rÈsultat de la recherche, cliquez sur le bouton . Pour modifier une Ècriture, sÈlectionnez-la et choisissez dans le menu contextuel (clic droit) líoption
Saisie des Ècritures, ou appuyez sur Ctrl + S. 179 Recherche d'Ecritures : Onglet CritËres
Líonglet CritËres en recherche d'Ècritures vous permet de dÈfinir une requÍte sur plusieurs conditions. Toutes ces conditions sont exclusives, cela signifie que si vous crÈez deux conditions, seules les
Ècritures rÈpondant ‡ la condition 1 ET ‡ la condition 2 seront affichÈes. Par exemple, si vous dÈfinissez les deux conditions suivantes : JOURNAL est Ègal ‡ VE
LibellÈ contient Remise
Le rÈsultat de la recherche díÈcritures affichera toutes les Ècritures du journal VE ayant dans leur libellÈ
le mot ´ Remise ª. Comment dÈfinir une condition ?
1. SÈlectionnez dans la liste dÈroulante la variable sur laquelle vous dÈsirez appliquer un critËre
prÈcis. 2. Choisissez la relation. 3. Saisissez la valeur de comparaison (qui peut correspondre ‡ une borne infÈrieure, supÈrieure, une
date maximale...). La condition est alors complËte. 4. Cliquez sur le bouton Ajouter pour valider cette premiËre condition.
Printed Documentation
66
5. Si vous souhaitez dÈfinir une nouvelle condition, recommencez les Ètapes de 1 ‡ 4. Une fois la
requÍte dÈfinie, lancez la recherche par le bouton de mÍme nom situÈ en bas de la fenÍtre. RÈsultat de la recherche
Pour imprimer ou exporter au format ASCII, les Ècritures affichÈes dans le rÈsultat de la recherche, cliquez sur le bouton . Pour modifier une Ècriture, sÈlectionnez-la et choisissez dans le menu contextuel (clic droit) líoption
Saisie des Ècritures, ou appuyez sur Ctrl + S. 180 Impression d'une recherche
Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Pour exporter vos Ècritures, cochez la case Exporter vers un fichier. Vous entrez alors dans
l'assistant d'exportation.
67
181 Impressions
182 Les boÓtes d'impression
Toutes les impressions fonctionnent de maniËre identique et proposent les boutons suivants :
Imprimer Permet d'Èditer sur papier l'impression, suivant le modËle sÈlectionnÈ. AperÁu Permet de visualiser ‡ l'Ècran l'impression demandÈe. Une barre d'outils est
alors chargÈe. Cela vous permet ainsi d'en vÈrifier le contenu, et si besoin est
d'effectuer des modifications sur le modËle (par le bouton ParamÈtrer) avant
de lancer l'impression papier. ParamÈtrer Lance le gÈnÈrateur d'Ètat Win GÈnÈrateur et charge le modËle sÈlectionnÈ. Vous pouvez alors modifier, adapter le modËle d'impression ‡ votre
convenance. Annuler Permet de sortir de la boÓte de dialogue d'impression en annulant toute saisie. Options Facultatif. Permet de dÈfinir des options díimpression propre ‡ líÈdition
courante. 183 Comment crÈer un nouveau modËle d'impression ?
Pour chaque impression, le logiciel met ‡ votre disposition des modËles standard. Ces modËles ne sont pas modifiables mais vous avez la possibilitÈ de les dupliquer afin de pouvoir
travailler sur de nouveaux modËles et effectuer toutes les modifications souhaitÈes. Pour crÈer ou modifier un modËle, vous devez lancer le gÈnÈrateur díÈtat. Ce gÈnÈrateur est accessible
directement ‡ partir de la boÓte d'impression par le bouton ParamÈtrer ou par le menu Outils +
ParamÈtrage des impressions. Pour líutilisation de WinGen, consultez l'aide en ligne de ce gÈnÈrateur. Níoubliez pas de sauvegarder vos nouveaux modËles díimpression. 184 Nouveau modËle d'impression
Pour chaque impression, le logiciel met ‡ votre disposition des modËles standards. Vous avez la
possibilitÈ de modifier ou crÈer de nouveaux modËles ‡ l'aide du gÈnÈrateur d'Ètat WinGen. Ce gÈnÈrateur est accessible directement ‡ partir de la boÓte d'impression par le bouton ParamÈtrer ou
par la commande ParamÈtrage des impressions du menu Outils. 185 AperÁu Ècran
Le bouton AperÁu proposÈ sur toutes les boÓtes de dialogue d'impression ouvre une fenÍtre contenant
une visualisation de l'impression telle qu'elle sera imprimÈe sur papier. Cette fonction vous permet ainsi
de vÈrifier le contenu de l'impression ‡ Èditer ainsi que sa prÈsentation. La barre d'outils en aperÁu
Au lancement díun aperÁu, une barre de navigation síactive :
permet de se positionner sur la premiËre page du document.
Printed Documentation
68
permet de se positionner sur la page prÈcÈdente. permet de se positionner sur la page suivante du document. permet de se positionner sur la derniËre page du document. Remarque : L'aperÁu Ècran peut ensuite Ítre imprimÈ par la commande Imprimer du menu
Dossier ou líicÙne de la barre díoutils Standard. Plusieurs aperÁus peuvent Ítre visualisÈs
en mÍme temps, ils sont gÈrÈs comme des fenÍtres, par le menu FenÍtre.
Imprimer un aperÁu
Pour imprimer directement un aperÁu, cliquez sur l'icÙne de la barre d'outils standard ou utilisez
la commande Imprimer du menu Dossier. Fermer un aperÁu
Valable pour toutes les fenÍtres Windows. Cliquez sur la croix situÈe en haut ‡ droite de la
fenÍtre de l'aperÁu ‡ fermer. RafraÓchir un aperÁu
La touche F5 permet de rÈactualiser le contenu de líaperÁu afin de prendre en compte les donnÈes
les plus rÈcentes (par exemple, si des modifications ont ÈtÈ apportÈes sur un autre poste aprËs son
lancement , en mode rÈseau). Menu contextuel
Par simple clic droit sur une fenÍtre d'aperÁu, vous obtenez un menu contextuel qui vous propose les
commandes suivantes : Lancer líimpression du document complet Envoyer les pages par mail au format pdf Exporter au format PDF, Excel, HTLM, RTF, JPEG et TIFF
Copier le contenu de la page en cours
les commandes de zoom sur la fenÍtre. 186 Configuration de l'impression
Comment y accÈder ?
Barre de menu Dossier + Configuration de líimpression
Onglet Configurer les imprimantes
Líonglet Configurer les imprimantes du menu Dossier + Configuration de líimpression affiche la
liste des imprimantes, fax connectÈs ‡ votre poste et paramÈtrÈs sous Windows. Pour que vos
impressions soient correctes, utilisez le bouton Configurer pour leur associer le driver correspondant
au matÈriel (imprimante ou fax) ‡ utiliser.
Impressions
69
Onglet Options diverses
Sauvegarder les rÈglages de líimprimante principale
Il síagit de conserver la configuration de líimprimante principale rÈalisÈe dans líonglet
Configurer les imprimantes. Faire apparaÓtre les modËles díimpression destinÈs ‡ líexport de donnÈes
Il síagit de faire apparaÓtre, dans la liste des modËles (dans les boÓtes de dialogue des
impressions), les modËles utilisÈs pour líexport Excel, afin de les modifier. Faire apparaÓtre la boÓte de configuration de líimprimante lors díune impression
Cela permet de choisir líimprimante au moment de líimpression. No Data
187 Impressions Comptables Courantes
No Data
No Data
No Data
No Data
No Data
No Data
188 Balances
No Data
No Data
189 Impressions non Comptables
No Data
No Data
No Data
190 Listes diverses
No Data
No Data
191 Journal d'ÈvËnements
No Data
No Data
No Data
71
192 Fichiers de DonnÈes
193 Comptes
194 TÈlÈchargement de Plan Comptable
Si vous avez besoin de comptes spÈcifiques ‡ une activitÈ dans votre dossier comptable, vous
pouvez tÈlÈcharger des plans comptables professionnels via notre site Internet. Comment y accÈder ?
Barre de menu Internet + TÈlÈchargement
Comment faire ?
1. Identifiez-vous. 2. SÈlectionnez la Gamme ComptabilitÈ, puis le logiciel Compta Pratic. 3. Choisissez le plan comptable souhaitÈ en fonction de votre mÈtier. 4. Cliquez sur TÈlÈcharger et enregistrez le fichier Comptes.btr dans le rÈpertoire BaseVide du
rÈpertoire du produit. Cette opÈration doit Ítre effectuÈe avant de crÈer votre dossier afin de rÈcupÈrer tous les comptes
tÈlÈchargÈs dËs la crÈation du dossier. 195 Onglets du PCE
Chaque onglet donne accËs en prioritÈ ‡ une classe du plan comptable. A chaque onglet est associÈe
une racine comptable sur le premier et parfois le deuxiËme caractËre de votre liste de compte. Capitaux Les comptes de capitaux, comptes de líexploitant, commenÁant par 1
Immobilisations Les comptes díimmobilisations, commenÁant par 2
Stock Les comptes commenÁant par 3
Fournisseurs GÈnÈralement les comptes commenÁant par 40
Clients GÈnÈralement les comptes commenÁant par 41
Autres tiers GÈnÈralement les comptes commenÁant par 42 ‡ 44 (TVA)
Finances Les comptes de banque, de caisse, les comptes commenÁant par 5
Achats Les comptes de dÈcaissements (ou achats), commenÁant par 6
Ventes Les comptes díencaissements (ou ventes), commenÁant par 7
ClÙture Les comptes commenÁant par 8
Ces racines dÈpendent des racines saisies dans le menu Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences +
Racines comptes. 196 CrÈation de Comptes
Pour accÈder au Plan Comptable Entreprise, les Fonctions Expert du menu Affichage doivent Ítre
activÈes. Cependant, vous pouvez crÈer des comptes sans accÈder au Plan Comptable : en utilisant les options
Fournisseurs, Clients, Achats, Ventes et Banques du menu DonnÈes.
Printed Documentation
72
Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Plan comptable Entreprise
Raccourci clavier Ctrl + B
Comment faire ?
1. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors. 2. Saisissez le numÈro du compte ‡ crÈer. 3. Cliquez sur la flËche basse pour sÈlectionner le type du compte : DÈtail ou Racine. Vous ne pouvez
mouvementer un compte de type Racine. Un compte de type Racine est un compte qui permet de
partager en partie votre plan comptable. 4. Saisissez líintitulÈ du compte. 5. Renseignez ensuite les informations concernant le compte dans les diffÈrents onglets proposÈs :
Divers, Adresse, Contact, Soldes, Graphe, Infos. Les zones et les onglets accessibles dÈpendent de la racine du compte. 197 Modifier un Compte
Pour accÈder au Plan Comptable Entreprise, les Fonctions Expert du menu Affichage doivent Ítre
activÈes. Cependant, vous pouvez modifier des comptes sans accÈder au Plan Comptable : en utilisant les
options Fournisseurs, Clients, Achats, Ventes et Banques du menu DonnÈes. AccÈdez aux comptes par DonnÈes + Plan Comptable Entreprise, sÈlectionnez le compte et cliquez
sur le bouton Modifier. Remarque : Le numÈro du compte ne pourra Ítre modifiÈ. Si le numÈro de compte est incorrect, vous
devez le supprimer et crÈer un nouveau compte. 198 Supprimer un Compte
Pour accÈder au Plan Comptable Entreprise, les Fonctions Expert du menu Affichage doivent Ítre
activÈes. Cependant, vous pouvez supprimer des comptes inutilisÈs sans accÈder au Plan Comptable : en
utilisant les options Fournisseurs, Clients, Achats, Ventes et Banques du menu DonnÈes. AccÈdez aux comptes par DonnÈes + Plan Comptable Entreprise, sÈlectionnez le compte et cliquez
sur le bouton Supprimer. Confirmez la suppression. Attention, la suppression est irrÈversible. Remarque : Un Compte ne pourra Ítre supprimÈ síil est mouvementÈ. 199 Impression du Grand-Livre
Pour accÈder au Plan Comptable Entreprise, les Fonctions Expert du menu Affichage doivent Ítre
activÈes. AccÈdez aux Comptes par DonnÈes + Plan Comptable Entreprise, sÈlectionnez le Compte et cliquez
sur le bouton Grand-Livre afin díimprimer le dÈtail des Ècritures de ce Compte.
Fichiers de DonnÈes
73
200
IntÈgrat
ion de C
omptes
Il síagit de rÈcupÈrer des Comptes du Plan Comptable GÈnÈral dans votre Plan Comptable
Entreprise. Pour accÈder au Plan Comptable Entreprise, les Fonctions Expert du menu Affichage doivent Ítre
activÈes. Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Plan comptable Entreprise
Raccourci clavier Ctrl + B
Comment faire ?
1. Cliquez sur le bouton PCG. La liste des comptes apparaÓt. 2. Pour sÈlectionner les Comptes ‡ intÈgrer, cliquez dessus pour les mettre en surbrillance. 3. Puis, cliquez sur le bouton TransfÈrer. Les Comptes sont alors recopiÈs dans votre plan comptable. 201 Recherche
d'un C
ompte Dans la zone Rechercher par de votre Plan Comptable Entreprise, en bas de votre liste, sÈlectionnez
le critËre de recherche sur lequel vous dÈsirez rechercher votre compte : son numÈro ou son intitulÈ. Dans la zone , saisissez soit les premiers caractËres de líintitulÈ, soit les chiffres du numÈro du
compte ‡ rechercher.
Remarque : Dans le Plan Comptable Entreprise uniquement (accessible sur activation des Fonctions
Expert du menu Affichage), en cas de recherche par numÈro, le logiciel recherche le compte sur
l'ensemble de votre plan comptable, et en cas de recherche par intitulÈ, le logiciel recherche le
compte uniquement parmi ceux proposÈs dans l'onglet actif. 202 Colonnes AVDR
Que signifient ´ AVDR ª ?
Ces lettres font rÈfÈrences aux masques de saisies accessibles par le menu Quotidien : A : Mes Achats
V : Mes Ventes ou Mes Ventes Comptoir D : Nouvelle DÈpense (‡ partir díune banque de Ma TrÈsorerie) R : Nouvelle Recette (‡ partir díune banque de Ma TrÈsorerie)
A quoi servent ces colonnes dans le plan comptable entreprise ?
Il síagit de paramÈtrer les listes de comptes qui síafficheront dans les masques de saisies non
comptables : Si vous cochez la colonne A pour un compte (par exemple 601), il síaffichera dans la liste
des natures díachat dans líoption Quotidien + Mes Achats.
Printed Documentation
74
Si vous cochez la colonne V pour un compte (par exemple 701), il síaffichera dans la liste
des natures de vente dans les options Quotidien + Mes Ventes + Mes Ventes et Quotidien
+ Mes Ventes + Mes Ventes Comptoir. Si vous cochez la colonne D pour un compte (par exemple 601), il síaffichera dans la liste
des autres charges ou frais dans líoption Nouvelle DÈpense accessible par Quotidien + Ma
TrÈsorerie. Si vous cochez la colonne R pour un compte (par exemple 701), il síaffichera dans la liste
des autres recettes dans líoption Nouvelle Recette accessible par Quotidien + Ma
TrÈsorerie. Pourquoi ?
EBP vous propose un paramÈtrage par dÈfaut de ses listes, mais vous pouvez avoir besoin de
líadapter. ParamÈtrage par dÈfaut
Comptes síaffichant dans la liste des natures díachat dans líoption Quotidien + Mes Achats :
Comptes de racine 21 Immobilisations corporelles
Comptes de racine 60 Achats
Comptes de racine 61 Services extÈrieurs
Comptes de racine 62 Autres services extÈrieurs
Compte 765 Escomptes obtenus
Comptes síaffichant dans la liste des natures de vente dans les options Quotidien + Mes Ventes +
Mes Ventes et Quotidien + Mes Ventes + Mes Ventes Comptoir :
Comptes de racine 70 Ventes de produits, prestations de services, marchandises
Compte 665 Escomptes accordÈs
Comptes síaffichant dans la liste des autres charges ou frais dans líoption Nouvelle DÈpense
accessible par Quotidien + Ma TrÈsorerie :
Comptes de racine 21 Immobilisations corporelles
Compte 421 Personnel - RÈmunÈrations dues
Compte 444 Etat - ImpÙts sur les bÈnÈfices
Compte 44551 TVA ‡ dÈcaisser
Compte 455 AssociÈs - Comptes courants
Compte 470 Compte díattente
Comptes de racine 60 Achats
Comptes de racine 61 Services extÈrieurs
Comptes de racine 62 Autres services extÈrieurs
Compte 765 Escomptes obtenus
Comptes síaffichant dans la liste des autres recettes dans líoption Nouvelle Recette accessible par
Quotidien + Ma TrÈsorerie :
Compte 455 AssociÈs - Comptes courants
Compte 665 Escomptes accordÈs
Comptes de racine 70 Ventes de produits, prestations de services, marchandises
203 Description de la Fiche
Fichiers de DonnÈes
75
204 Compte : Onglet Divers
DÈfinissez ici le type du compte et son mode de fonctionnement. Lettrage
Cochez le type de lettrage que vous souhaitez pouvoir effectuer sur le compte : La case Manuel autorise le pointage manuel des Ècritures, ‡ condition que les Ècritures
sÈlectionnÈes soient ÈquilibrÈes. La case ApprochÈ autorise le pointage manuel approchÈ, cíest-‡-dire que si la sÈlection des
Ècritures est dÈsÈquilibrÈe et que líÈcart est infÈrieur ‡ líÈcart autorisÈ dans líonglet
Consultation des prÈfÈrences du dossier, le logiciel vous permettra de saisir
automatiquement une Ècriture díÈcart de rËglement. La case Automatique autorise le lettrage automatique de ce compte. Remarque : Si vous gÈrez la TVA sur les encaissements, et la dÈclaration de TVA, il est
indispensable díautoriser au moins le lettrage manuel pour les comptes de TVA sur
encaissements. Ainsi, le dÈtail des lignes non rÈglÈes pourra Ítre recopiÈ sur líexercice suivant et
servir aux prochaines dÈclarations de TVA. Centralisation
La centralisation permet de regrouper toutes les lignes díÈcritures díun compte pour un mois donnÈ, en une seule ligne díÈcriture centralisatrice : Si vous cochez Centralisation Physique, vous pourrez, aprËs avoir paramÈtrÈ les
fourchettes de centralisation des journaux, effectuer une centralisation physique des lignes
díÈcritures de ce compte. Si vous cochez Centralisation Grand-Livre, vous pourrez demander, lors de cette
impression, par les options, une ligne díÈcriture centralisÈe pour ce compte. Si vous cochez Centralisation Journal, vous pourrez demander, lors de cette impression, par les options, une ligne díÈcriture centralisÈe pour ce compte. ContrÙles : DÈbit et CrÈdit GelÈ
Cochez le type de contrÙle que vous souhaitez appliquer au compte lors de la saisie des
Ècritures (en Saisie Standard uniquement) : Si vous cochez DÈbit GelÈ, le logiciel refusera la saisie de nouvelles Ècritures au dÈbit
(colonne de gauche en saisie díÈcritures). Si vous cochez CrÈdit GelÈ, le logiciel refusera la saisie de nouvelles Ècritures au crÈdit
(colonne de droite en saisie díÈcritures). OpÈrations
Pointez le type díopÈration que vous allez enregistrer avec ce compte. Ce choix est indispensable
pour obtenir un calcul correct des montants de votre dÈclaration de TVA (CA3 ou CA12). Remarque : La modification díun paramËtre de cette zone nÈcessitant díÍtre tracÈe, un
ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Taux et type de TVA
Printed Documentation
76
Cliquez sur la flËche pour choisir dans la liste dÈroulante líun des taux dÈfinis dans les propriÈtÈs du
dossier (menu Dossier + PropriÈtÈs + Racines de compte) ‡ associer au compte de TVA. PrÈcisez le type de TVA ‡ traiter : par dÈfaut, le logiciel propose le mode de gestion de TVA choisi
dans les propriÈtÈs du dossier. La dÈclaration de TVA (CA3 ou CA12) prendra en compte ce taux pour calculer les diffÈrents
montants en fonction de líopÈration. Remarque : Le fait de changer le type de TVA (passage de TVA sur dÈbits ‡ TVA sur
encaissements ou inversement) ou le taux de TVA du compte nÈcessitant díÍtre tracÈe, un
ÈvÈnement est donc crÈÈ et archivÈ. Si une telle modification est effectuÈe, vous devrez díailleurs
saisir une justification lors de la validation des modifications par le bouton OK. 205 Tiers : Onglet Adresse
Cet onglet vous permet de renseigner toutes les informations concernant le tiers. Le nom saisi dans le champ Nom / RS de líentÍte est automatiquement reportÈ. ComplÈtez-le si
besoin de la civilitÈ, en la saisissant dans la zone ‡ gauche du nom, ou en la sÈlectionnant dans la
liste dÈroulante. Dans la zone Adresse, utilisez la combinaison de touches Ctrl + EntrÈe pour passer ‡ la ligne
suivante. Le fichier des codes postaux est accessible par líicÙne ou la touche F4. Si le tiers appartient ‡ líUE, vous pouvez saisir le numÈro de TVA intracommunautaire. Vous pouvez renseigner líadresse E-mail de votre tiers et lui envoyer un message par líintermÈdiaire
díOutlook Express en cliquant sur le nom du champ ´ E-mail ª. Le bouton vous permet de
sÈlectionner líadresse dans le carnet díadresses díOutlook Express. Vous pouvez renseigner le site Internet de votre tiers et accÈder au site en cliquant sur le nom du
champ ´ Site Web ª. 206 Tiers : Onglet Contact
Cet onglet permet de saisir tous les renseignements concernant la ou les personnes ‡ contacter dans la
sociÈtÈ (Responsable administratif, Directeur des ventes, des achats, de la logistique..). 207 Compte : Onglet Banque
Cet onglet permet de saisir pour chacune des trois banques possibles tous les renseignements (adresse
et coordonnÈes bancaires). 208 Onglet S
oldes Les cumuls mensuels pour líannÈe en cours et les annÈes prÈcÈdentes (mÍme si les exercices sont
clÙturÈs) peuvent Ítre consultÈs pour chaque compte et pour chaque journal ‡ partir de líonglet Soldes
de la fiche du compte ou du journal. Utilisez les boutons AnnÈe Suivante et AnnÈe PrÈcÈdente pour passer d'un exercice ‡ l'autre. Pour obtenir le dÈtail mois par mois des totaux et des soldes du compte ou du journal, cliquez sur le
bouton Consulter le dÈtail des cumuls mensuels. 209 Onglet G
raphe
Fichiers de DonnÈes
77
Cet onglet permet de visualiser graphiquement l'Èvolution du solde du compte ou du journal mois par
mois. 210 Onglet Infos Saisissez ici toutes les informations complÈmentaires concernant le compte ou le journal. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + EntrÈe pour passer ‡ la ligne suivante. 211 Journaux
212 Gestion des Journaux
Un journal est un document (dans le logiciel, une fenÍtre) dans lequel toutes les opÈrations comptables
vont Ítre enregistrÈes. Le journal est obligatoire pour enregistrer les Ècritures que vous allez
gÈnÈrer par les options de saisie du menu Quotidien. DËs la crÈation de votre dossier, les principaux journaux sont automatiquement crÈÈs :
Code LibellÈ Type
AC Achats de marchandises Achats
AN A-nouveaux A-nouveaux
BP Banque principale TrÈsorerie
BS Banque secondaire TrÈsorerie
CA Caisse TrÈsorerie
OD OpÈrations diverses Divers
VC Ventes comptoir Ventes
VE Ventes et prestations Ventes
La liste des journaux est une fonction nÈcessitant des connaissances comptables, accessible
uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du menu Affichage. Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Journaux
Fonctions disponibles
Vous pouvez :
CrÈer un journal
Modifier un journal
Supprimer un journal inutilisÈe
Imprimer la liste des journaux par líicÙne ou par le bouton Imprimer. 213 CrÈation d'un Journal
Pour accÈder ‡ la liste des journaux, les Fonctions Expert du menu Affichage doivent Ítre activÈes. Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Journaux
Printed Documentation
78
Comment faire ?
1. Cliquez sur le bouton Nouveau (ou appuyez sur la touche Inser). Une fiche vierge apparaÓt alors. 2. La saisie du code journal est obligatoire (sur 8 caractËres maximum). 3. Le type du journal doit Ítre choisi en fonction du type díÈcritures que vous souhaitez saisir dans le
nouveau journal. Le type níest plus modifiable aprËs validation de la fiche journal
4. Renseignez ensuite les informations concernant le journal dans les diffÈrents onglets proposÈs :
GÈnÈral, Raccourcis, Comptes, Soldes, Graphe, Infos
Les zones et les onglets accessibles dÈpendent du type de journal. 214 Type du Journal
Chaque type de journal a les propriÈtÈs particuliËres suivantes :
Un journal de ventes enregistre vos produits. Un journal díachats enregistre vos charges. Un journal díopÈrations diverses enregistre par exemple des Ècritures díimmobilisations, des
Ècritures de salaire, et permet Ègalement díenregistrer les effets de commerceÖ
Un journal dí‡ nouveaux reÁoit les Ècritures dí‡ nouveaux, en clÙture annuelle. Un journal de trÈsorerie permet díenregistrer les rËglements correspondant aux ventes et aux
achats enregistrÈs dans les journaux adÈquats. Une contrepartie Ligne ‡ Ligne ou en Pied de
journal peut Ítre demandÈe. 215 Contrepartie automatique
La contrepartie automatique consiste ‡ gÈnÈrer automatiquement le solde díune Ècriture sur le compte
de trÈsorerie (banque, caisse, ..), indiquÈ dans la fiche du journal (accessible par DonnÈes +
Journaux).
216 Types de contrepartie dans un journal de TrÈsorerie
Voici des exemples de contrepartie dans un journal de trÈsorerie :
217 Contrepartie ligne ‡ ligne
Dans un journal de trÈsorerie, une contrepartie ligne ‡ ligne signifie que chaque Ècriture est soldÈe
par une Ècriture passÈe sur le compte de banque :
PiËce Compte LibellÈ DÈbit CrÈdit
1
1
401LIB
5121
Librairie Pater
Librairie Pater
450,00 450,00
2
2
401COMPO
5121
Compo SA
Compo SA
500,00 500,00
3
3
411TONIER
5121
Tonier
Tonier
800,00 800,00
218 Contrepartie pied de journal
Fichiers de DonnÈes
79
Dans un journal de trÈsorerie, une contrepartie pied de journal signifie que toutes les Ècritures du
mois sont soldÈes par deux Ècritures globales passÈes sur le compte de banque :
PiËce Compte LibellÈ DÈbit CrÈdit
1
2
3
401LIB
401COMPO
411TONIER
Librairie Pater
Compo SA
Tonier
450,00
500,00 800,00
5121
5121
DÈpenses
Recettes
950,00 800,00
219 Raccourci Compte
1. Indiquez la lettre ou le chiffre correspond au raccourci. 2. Indiquez le compte. Exemple
CTRL + T N° Compte 44566
CTRL + T N° Compte 1170
220 Raccourci LibellÈ
1. Indiquez la lettre ou le chiffre correspond au raccourci. 2. Indiquez le libellÈ. Exemple
CTRL + F LibellÈ Facture n° 221 Comptes interdits
Saisissez la fourchette de comptes ‡ interdire dans ce journal. 222 Description de la Fiche
223 Journal : Onglet GÈnÈral
Indiquez ici le mode de fonctionnement du journal concernant :
La numÈrotation des piËces (journaux de type Divers ou A-nouveaux)
La contrepartie automatique (journaux de type TrÈsorerie)
Le libellÈ de l'Ècriture (journaux de type Divers ou A-nouveaux)
Le Mode simulation (journaux de type Divers ou A-nouveaux)
224 Journal : Onglet Raccourcis
Cette partie ne concerne que les utilisateurs de la Saisie Standard (menu Quotidien). Attention : La Saisie Standard est une fonction nÈcessitant des connaissances comptables, et
accessible uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du menu Affichage.
Les raccourcis clavier permettent díinscrire trËs rapidement un compte ou un libellÈ díÈcriture par simple
appui sur la touche Ctrl + une lettre ou un chiffre.
Printed Documentation
80
Les raccourcis sont trËs utiles pour inscrire les numÈros de compte et les libellÈs que vous utilisez
souvent dans un journal. Vous pouvez crÈer 10 raccourcis clavier compte et 10 raccourcis clavier libellÈ par journal. En saisie
díÈcritures dans ce journal, les raccourcis comptes dÈfinis ici vous seront rappelÈs en bas ‡ gauche de
votre fenÍtre. Dans le champ Raccourcis Comptes ou Raccourcis LibellÈs, cliquez sur le bouton Ajouter pour
dÈfinir le raccourci.
225 Journal : Onglet Comptes
Cette partie ne concerne que les utilisateurs de la Saisie Standard (menu Quotidien). Attention : La Saisie Standard est une fonction nÈcessitant des connaissances comptables, et
accessible uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du menu Affichage. Comptes Interdits
Cliquez sur le bouton Ajouter afin de dÈfinir une fourchette de comptes interdits en saisie sur ce
journal, pour Èviter ensuite des erreurs de saisie. Vous pouvez interdire la saisie díun montant sur un
compte ou une fourchette de comptes, et interdire la saisie díun montant pour un sens prÈcis (DÈbit /
CrÈdit). Fourchettes de Centralisation
Cliquez sur le bouton Ajouter afin de dÈfinir une fourchette de centralisation. Cette opÈration vous
permettra ensuite, ‡ condition díen autoriser les comptes concernÈs, de faire une centralisation des
journaux. 226 Onglet S
oldes Les cumuls mensuels pour líannÈe en cours et les annÈes prÈcÈdentes (mÍme si les exercices sont
clÙturÈs) peuvent Ítre consultÈs pour chaque compte et pour chaque journal ‡ partir de líonglet Soldes
de la fiche du compte ou du journal. Utilisez les boutons AnnÈe Suivante et AnnÈe PrÈcÈdente pour passer d'un exercice ‡ l'autre. Pour obtenir le dÈtail mois par mois des totaux et des soldes du compte ou du journal, cliquez sur le
bouton Consulter le dÈtail des cumuls mensuels. 227 Onglet G
raphe Cet onglet permet de visualiser graphiquement l'Èvolution du solde du compte ou du journal mois par
mois. 228 Onglet Infos Saisissez ici toutes les informations complÈmentaires concernant le compte ou le journal. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + EntrÈe pour passer ‡ la ligne suivante. 229 Fichiers non Comptables
230 Liste des DonnÈes
Fichiers de DonnÈes
81
Les DonnÈes sont indispensables ‡ la saisie des achats, des ventes et des rËglements. Il síagit des
fournisseurs, clients, natures díachat, natures de vente et banques. Vous pourrez par la suite consulter ou imprimer : toutes les opÈrations concernant un fournisseur, toutes les opÈrations concernant un client, vos charges par nature díachat, vos produits par nature de vente. Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes
Fonctions disponibles
A partir de cette fenÍtre, vous pouvez crÈer ou modifier une fiche, ou supprimer une fiche
inutilisÈe. De plus, vous pouvez trier la liste par ordre díintitulÈs ou de numÈros, et rechercher une fiche díaprËs
les premiers caractËres de son intitulÈ ou de son numÈro. 231 CrÈation díun Tiers
1. Saisissez le nom du tiers. Remarque : Pour obtenir une liste pratique de vos tiers, nous vous conseillons de ne pas inscrire la
civilitÈ dans le champ Nom/RS de líentÍte. Utilisez plutÙt la zone prÈvue ‡ cet effet dans líonglet
Adresse.
2. AccÈdez aux onglets Adresse et Contact. 3. Validez la fiche en cliquant sur le bouton OK. Un code sera automatiquement attribuÈ ‡ votre tiers. Il síagit du compte comptable, qui est composÈ
de la faÁon suivante (sur 10 caractËres) :
401 + nom du fournisseur + chiffres
ou
411 + nom du client + chiffres
232 CrÈation díune Nature d'Achat ou díune Nature de Vente
1. Saisissez líintitulÈ de la nature díachat ou de vente. 2. SÈlectionnez le type díachat ou de vente adÈquat.
Printed Documentation
82
Remarques : Les trois types díachat les plus courants sont Achats de marchandises, Achats
non stockÈs et Achats stockÈs. Les trois types de vente les plus courants sont Ventes de marchandises, Ventes
de produits finis et Travaux et prestations de services.
3. Validez la fiche en cliquant sur le bouton OK. Un code sera automatiquement attribuÈ ‡ votre nature díachat. Il síagit du compte comptable, qui est
composÈ de la faÁon suivante (sur 10 caractËres) :
Racine (3 caractËres) du type díachat + chiffres
233 CrÈation díune Banque
1. Saisissez líintitulÈ de la banque. 2. Validez la fiche en cliquant sur le bouton OK. Un code sera automatiquement attribuÈ ‡ votre banque. Il síagit du compte comptable, qui est
composÈ de la faÁon suivante (sur 10 caractËres) :
512 + chiffres
234 Les Pays
Par dÈfaut, les pays les plus courants sont dÈj‡ crÈÈs. Cependant, vous pouvez crÈer des pays supplÈmentaires gr‚ce au bouton Nouveau. Indiquez alors le
nom du pays, la devise et si le pays est membre de la UE ou non. Avant de crÈer le pays, vous devez crÈer la devise qui lui correspond par le menu DonnÈes + Devises
puisque toutes les devises ne sont pas crÈÈes. 235 Les DÈpartements
Par dÈfaut, tous les dÈpartements sont dÈj‡ crÈÈs. Cependant, vous pouvez crÈer des dÈpartements supplÈmentaires gr‚ce au bouton Nouveau. Indiquez
alors le code et le nom du dÈpartement. 236 Les Codes Postaux
Par dÈfaut, tous les codes postaux franÁais sont dÈj‡ crÈÈs. Cependant, aucun code postal pour les autres pays nía ÈtÈ crÈÈ. Vous avez donc la possibilitÈ díajouter
un code postal franÁais, ou pour un autre pays, gr‚ce au bouton Nouveau.
Indiquez alors le code postal, la ville, le dÈpartement et le pays. En revanche, le dÈpartement et le pays
doivent Ítre crÈÈs auparavant.
83
237 OpÈrations de ClÙture
238 Validation des Ecritures
La Validation permet de rendre irrÈversible le contenu díune Ècriture comptable, cíest-‡-dire tout ce qui
la compose. Seuls líÈchÈancier, líanalytique, le lettrage et le rapprochement bancaire seront encore possibles sur les
lignes validÈes. Cette opÈration est indispensable afin que votre comptabilitÈ soit considÈrÈe comme sincËre, rÈguliËre et
probante par líadministration fiscale. Cette Ètape est nÈcessaire avant la clÙture de vos mois, et donc de votre exercice. Attention : Une fois les Ècritures validÈes, elles ne seront plus modifiables, ni supprimables. Cette opÈration est irrÈversible. Une sauvegarde de vos donnÈes est vivement conseillÈe. Vous
pourrez cependant toujours ajouter de nouvelles Ècritures. Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. 239 Comment y accÈder ?
Barre de menu ClÙtures + Validation des Ecritures
240 Comment faire ?
1 SÈlectionnez les critËres des Ècritures ‡ valider : pÈriode et fourchette de journaux. Sur cette pÈriode,
líajout díÈcritures sera toujours possible. 2 Lancez la validation en cliquant sur OK. 241 Messages survenus lors de la validation
´ Le journal VE est dÈsÈquilibrÈ pour le mois de janvier et une Ècriture de rÈÈquilibrage sur un
compte díattente a ÈtÈ gÈnÈrÈe par le logiciel. Vous devez supprimer cette ligne et saisir la
contrepartie adÈquate. ª : Vous devez supprimer la ligne gÈnÈrÈe par le logiciel sur le compte 470 et
saisir la contrepartie correcte ou corriger le dÈsÈquilibre. ´ Certaines Ècritures de TVA sur les encaissements níont pas de numÈro de piËce. Nous
vous rappelons que pour pouvoir gÈrer la dÈclaration de TVA, vous devez indiquer sur
toutes les factures avec de la TVA sur les encaissements un numÈro de piËce unique. ª : Si
vous gÈrez la dÈclaration de TVA et la TVA sur les encaissements, le n° de piËce est
indispensable sur toutes vos factures avec TVA sur encaissements. Vous devez donc corriger vos
Ècritures. ´ Certaines Ècritures sur la pÈriode spÈcifiÈe níont pas de numÈro de piËceÖ ª :
ConformÈment ‡ líarticle 420-2 du PCG, tout enregistrement comptable doit prÈciser les
rÈfÈrences de la piËce justificative qui líappuie. Le logiciel vous affiche ce message car certaines
Ècritures níont pas de numÈros de piËce. Si vous rÈpondez Non ‡ ce message, le logiciel vous
ouvrira automatiquement la Saisie Standard sur les Ècritures sans n° de piËces afin que vous les
complÈtiez. Vous pouvez cependant poursuivre líopÈration de validation en rÈpondant Oui, par
exemple si cette rÈfÈrence a ÈtÈ saisie dans un autre champ (N° de document, LibellÈÖ). ´ Le journal AC prÈsente un dÈsÈquilibre pour la pÈriode spÈcifiÈe. ª : Vous devez
impÈrativement Èquilibrer le journal. 242 ConsÈquences de la validation
Printed Documentation
84
Les Ècritures validÈes ne peuvent plus Ítre ni modifiÈes, ni supprimÈes. Seuls le lettrage et le
rapprochement bancaire sont encore possibles (et Èventuellement la saisie díun mÈmo). Vous
pouvez identifier les lignes validÈes par un cadenas en Saisie Standard et en Consultation de
Comptes, sur líimpression des Journaux et du Grand-Livre. 243 Cas particulier : la contrepartie en pied de journal
Vous avez peut-Ítre paramÈtrÈ vos journaux de banque en contrepartie pied de journal. Dans ce cas,
le montant des contreparties est cumulÈ chaque mois en en deux lignes (total dÈbit, total crÈdit), en
pied de journal. La validation des Ècritures a pour but de rendre intangibles vos Ècritures comptables. AprËs
validation des Ècritures du mois, les lignes de contrepartie ne seront donc plus modifiables (‡ noter
que vous ne pourrez pas valider une partie du mois puisque líÈquilibre des Ècritures ‡ valider ne sera
pas respectÈ). Si vous ajoutez alors de nouvelles Ècritures dans le mois concernÈ, la contrepartie se fera
automatiquement en ligne ‡ ligne, puisque les lignes de contrepartie globales seront figÈes. Par contre, sur un mois sur lequel aucune Ècriture níaura ÈtÈ validÈe, la contrepartie se fera toujours
en pied de journal. 244 La Centralisation
La Centralisation consiste ‡ regrouper toutes les lignes díÈcritures díun compte pour un mois donnÈ en
une seule Ècriture. Voici les diffÈrents types de centralisation : La centralisation ‡ l'impression des journaux ou du grand-livre, La centralisation physique dÈfinitive des journaux.
Il síagit díune centralisation ‡ líimpression des journaux ou du grand-livre. 245 La ClÙture Mensuelle
La ClÙture Mensuelle a pour effet de verrouiller les journaux et díempÍcher tout nouvel ajout. Avant de
clÙturer les mois, vous devez dans un premier temps valider les Ècritures. Líabsence de ClÙture Mensuelle níempÍche pas le bon fonctionnement du logiciel, mais elle est
indispensable pour Ítre en conformitÈ avec la lÈgislation fiscale. La ClÙture Mensuelle est accessible uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du menu
Affichage. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est vivement conseillÈe. Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. 246 Comment y accÈder ?
Barre de menu ClÙtures + ClÙture Mensuelle
247 Comment faire ?
1. SÈlectionnez le ou les journaux ‡ clÙturer par simple clic dans la liste. 2. SÈlectionnez ensuite le mois jusqu'auquel vous dÈsirez clÙturer les mouvements. 3. Lancez la clÙture en cliquant sur OK.
248 Messages survenus lors de la clÙture
Index
85
´ Le journal VE contient des Ècritures non validÈes sur la pÈriode spÈcifiÈe : veuillez
valider ou supprimer ces Ècritures avant la clÙture. ª : La commande Validation des Ecritures
du menu ClÙtures vous permettra de valider vos Ècritures. 249 GÈnÈration des Soldes N-1
Cette option vous permet d'obtenir des montants dans les colonnes N-1 du Bilan et du Compte de
RÈsultat. La GÈnÈration des Soldes N-1 est accessible uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir
du menu Affichage. 250 Comment y accÈder ?
Barre de menu ClÙtures + GÈnÈration des Soldes de líExercice N-1
251 Comment faire ?
1. CrÈez votre dossier sur votre exercice comptable courant. 2. En Saisie Standard, dans le journal AN, saisissez une balance de dÈbut d'exercice, correspondant ‡ la balance de fin d'annÈe de l'exercice prÈcÈdent. Le principe est de saisir la
balance avec les comptes de charges et de produits. 3. Lancez ensuite l'option GÈnÈration des soldes de l'exercice N-1 du menu ClÙtures, en
indiquant le code du journal AN. Cette gÈnÈration entraÓne la copie de la valeur saisie dans le
journal AN dans la colonne DÈbit ou CrÈdit N-1 du compte (dans le plan comptable). 4. AprËs ce traitement, supprimez les Ècritures des comptes de charges et de produits, pour les
remplacer par une Ècriture sur le compte rÈsultat de l'exercice. 252 La numÈrotation interne
Dans le cadre du contrÙle des comptabilitÈs informatisÈes pour lequel líadministration fiscale a publiÈ le
Bulletin Officiel des ImpÙts de la DGI n°12 du 24 janvier 2006, toutes les lignes díÈcritures díun
líexercice sont numÈrotÈes lors de la clÙture annuelle. Pour voir ce numÈro interne, il y plusieurs possibilitÈs :
Vous pouvez ouvrir líexercice archivÈ aprËs la clÙture annuelle et gÈnÈrer l'Export ContrÙle
Fiscal . Vous pouvez, toujours depuis líexercice archivÈ, imprimer les journaux et/ou un grand livre en
utilisant les modËles díimpressions ´ Paysage ª paramÈtrÈs ‡ cet effet. Vous pouvez accepter líarchivage des donnÈes en clÙture annuelle (Etape Options de clÙture). Le fichier gÈnÈrÈ contiendra dans un rÈpertoire Archive notamment un fichier nommÈ
Ecriture.csv (exploitable hors du produit, par exemple par Excel)
Ce fichier contient les ÈlÈments qui composent toutes les lignes díÈcriture, notamment le
numÈro interne. Vous pouvez, depuis líexercice archivÈ, gÈnÈrer le fichier díarchivage des donnÈes qui contient, comme líarchivage ‡ la clÙture, le fichier Ecriture.csv. 253 Impressions
254 Le Journal GÈnÈral
Le Journal GÈnÈral, appelÈ aussi Journal Centralisateur est un Ètat de fin díexercice qui permet
díobtenir, pour chaque journal et pour chaque mois de la pÈriode de rÈfÈrence, le total DÈbit et CrÈdit.
Printed Documentation
86
Le Journal GÈnÈral est accessible uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du menu
Affichage. 255 Comment y accÈder ?
Barre de menu ClÙtures + Journal GÈnÈral
Remarque : En impression, le journal est considÈrÈ comme ´ Provisoire ª tant que les Ècritures prises
en compte níont pas ÈtÈ validÈes. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 256 Le Bilan
LíÈtat prÈparatoire au Bilan peut Ítre Èditer ‡ tout moment pour une pÈriode donnÈe. Le Bilan est accessible uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du menu Affichage. 257 Comment y accÈder ?
Barre de menu ClÙtures + Bilan
258 Comment faire ?
1. SÈlectionnez la pÈriode ‡ prendre en compte. 2. Indiquez votre rÈgime fiscal : RÈel Normal ou RÈel SimplifiÈ. 3. Choisissez le type díÈcritures ‡ prendre en compte. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Vous
pouvez si besoin modifier le paramÈtrage du bilan. 259 Le Compte de RÈsultat
LíÈtat prÈparatoire au Compte de RÈsultatpeut Ítre Èditer ‡ tout moment pour une pÈriode donnÈe. Le Compte de RÈsultat est accessible uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du menu
Affichage. 260 Comment y accÈder ?
Barre de menu ClÙtures + Compte de RÈsultat
261 Comment faire ?
1. SÈlectionnez la pÈriode ‡ prendre en compte. 2. Indiquez votre rÈgime fiscal : RÈel Normal ou RÈel SimplifiÈ. 3. Choisissez le type díÈcritures ‡ prendre en compte. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Vous
pouvez si besoin modifier le paramÈtrage du compte de rÈsultat. 262 Etapes de l'assistant ‡ la ClÙture Annuelle
263 ClÙture Annuelle : Etape Nouvel exercice
Index
87
VÈrifiez la date de fin d'exercice proposÈe pour líexercice suivant, les diffÈrents journaux proposÈs
par dÈfaut puis passez ‡ líÈtape suivante. 264 ClÙture Annuelle : Etape Options
265 Conserver les Ècritures de tiers non lettrÈes
Laissez cette case cochÈe, afin de pouvoir rÈaliser, líannÈe suivante, le lettrage des rËglements avec
les factures de líannÈe clÙturÈe. Cependant, si vous ne faites aucun lettrage, dÈcochez cette option. Remarque : Si vous gÈrez la TVA sur les encaissements, et la dÈclaration de TVA, il est
indispensable de garder cette case cochÈe afin de conserver le dÈtail des lignes de TVA
(notamment pour les factures non encore rÈglÈes). Les comptes de TVA sur encaissements
doivent auparavant Ítre paramÈtrÈs pour le lettrage (onglet Divers du compte). 266 Conserver les Ècritures de banque non rapprochÈes
Laissez cette case cochÈe, afin de pouvoir pointer, ‡ partir des nouveaux relevÈs bancaires, les
montants de la banque saisis sur líannÈe clÙturÈe. Cependant, si vous ne faites pas de
rapprochement bancaire, dÈcochez cette option
Pour un Rapprochement par Compte, le logiciel recherche toutes les lignes d'Ècritures des comptes
de banque non pointÈes et conserve les Ècritures correspondantes. Pour un Rapprochement par Journal, le logiciel recherche toutes les lignes d'Ècritures des comptes
de tiers non pointÈes et conserve les Ècritures correspondantes. 267 GÈnÈrer des Ècritures de regroupement (OD de clÙture)
Cochez cette case afin que le logiciel saisisse les OD de clÙture. Cela consiste ‡ calculer, dans
líexercice ‡ clÙturer, le bÈnÈfice (ou la perte) dans le journal díOD, et díannuler par une
contrepartie le dÈtail de vos Ècritures des comptes de charges et de produits. Ces Ècritures seront
automatiquement validÈes. Pour le nouvel exercice, cette option nía aucune influence puisque les
comptes de charges et de produits sont automatiquement remis ‡ zÈro. Attention : Cela signifie qu'‡ la rÈÈdition de la balance de l'exercice archivÈ, tous les comptes
de la classe 6 et 7 Ètant soldÈs, ceux-ci ne seront pas ÈditÈs par dÈfaut, par contre, dans le
compte 120 sera ventilÈ le rÈsultat de l'exercice. 268 Supprimer les comptes de tiers non mouvementÈs
Laissez cette case cochÈe si vous souhaitez que le logiciel Èpure le plan comptable. Cela permet
díallÈger votre plan comptable entreprise de numÈros de comptes inutiles. Toutefois, une relance
commerciale sera toujours possible ‡ partir de ces comptes de tiers, en reprenant le dossier
d'archive contenant l'exercice N-1. 269 ClÙture Annuelle : Etape Options de clÙture
Remarque : Ces actions nÈcessitant díÍtre tracÈes, un ÈvÈnement est crÈÈ.
Laissez la case GÈnÈrer des PDF pour líimpression du journal, grand livre et balance
dÈfinitive cochÈe afin que le logiciel rÈalise et archive des PDF pour líimpression du journal, grand livre et balance dÈfinitive
Printed Documentation
88
Laissez la case Archivage de la base cochÈe afin que le logiciel rÈalise et archive un export total
de toute la base.
Il síagit díexporter les tables de votre dossier (Comptes, Ecritures, JournauxÖ) dans des fichiers
CSV qui sont exploitables hors de votre logiciel. Ils peuvent Ítre ouverts par des logiciels comme
EXCEL, Wordpad Ö. Un archivage similaire est possible hors de la clÙture, cíest líArchivage des donnÈes
Indiquez dans Emplacement de sauvegarde de ces donnÈes líendroit o˘ seront placÈs la
sauvegarde automatique du dossier, les PDF pour líimpression du journal, grand-livre et balance, ainsi que líarchivage de la base. Le nom du fichier est : Cloture-Compta-Nomdudossier-0107-1207.zip o˘ 0107-1207
correspond au mois et ‡ líannÈe du dÈbut et de la fin de líexercice en cours de clÙture ( dans
notre exemple janvier 2007 ‡ dÈcembre 2007). 270 ClÙture Annuelle : Etape Confirmation
Cliquez sur Suivant pour procÈder au lancement de la clÙture.
Si les journaux níont pas ÈtÈ clÙturÈs mensuellement, un message vous en avertit. Cliquez sur
OUI pour que la clÙture annuelle gÈnËre les clÙtures mensuelles et donc poursuivre la clÙture.
Le logiciel lance un recalcul des soldes : si votre comptabilitÈ níest ÈquilibrÈe, la clÙture est
abandonnÈe : vous devez Èquilibrer vos journaux. Un message vous annonce enfin que la clÙture annuelle est terminÈe. Cliquez sur Terminer : vous
constatez que les dates en haut de líÈcran ont changÈ.
271 ConsÈquences de la ClÙture Annuelle
La clÙture annuelle a pour effet : de vÈrifier que toutes les pÈriodes sont clÙturÈes ; de figer les opÈrations effectuÈes pendant cet exercice : il n'est alors plus possible de saisir ou
modifier des Ècritures ; de numÈroter les lignes díÈcritures de líexercice clÙturÈ ; de gÈnÈrer les Ècritures d'A-Nouveaux (dÈtaillÈes ou non pour les Ècritures de tiers ou de
trÈsorerie) dans le journal AN ; ces Ècritures seront automatiquement validÈes ; de gÈnÈrer l'Ècriture de rÈsultat dans un journal (OD).
89
272 Outils
273 Maintenance
274 Maintenance
Les outils de maintenance sont scindÈs en deux menus : la Maintenance Utilisateur regroupant des
fonctionnalitÈs relevant du fonctionnement usuel du logiciel, et la Maintenance Technique regroupant
des fonctionnalitÈs ‡ exÈcuter sous le contrÙle du service technique d'EBP. Maintenance Utilisateur Recalcul des Soldes
RÈindexation par Date
RÈorganisation des Fichiers
Reformatage des Comptes
Maintenance Technique
Maintenance des Journaux
Maintenance du dÈtail des A-Nouveaux
1 Suppression d'Ecritures Comptables
2 Suppression d'Ecritures non Comptables
DÈverrouillage des Ecritures
275 Maintenance Utilisateur
276 Archivage des DonnÈes
LíArchivage des DonnÈes est un export total de votre base exploitable indÈpendamment du produit. Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ.
Il síagit díexporter les tables de votre dossier (Comptes, Ecritures, JournauxÖ) dans des fichiers CSV. Ces fichiers CSV sont exploitables hors de votre logiciel. Ils peuvent Ítre ouverts par des logiciels
comme EXCEL, Wordpad Ö. Les fichiers gÈnÈrÈs sont compressÈs dans un fichier ZIP. Ce dernier contient aussi un fichier doc.xml
qui contient les noms et descriptions de chacune des tables ainsi que les noms et descriptions de
chacune des colonnes de chaque table. Le fichier ZIP est gÈnÈrÈ dans le rÈpertoire de sauvegarde, et se nomme Archive-Compta- Nomdudossier-0107-1207.zip o˘ ´ 0107-1207 ª correspond au mois et ‡ líannÈe du dÈbut et de la fin
de líexercice ( dans notre exemple janvier 2007 ‡ dÈcembre 2007). Ce fichier peut Ítre fourni ‡ l'administration en cas de contrÙle fiscal. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Archivage des DonnÈes
277 Maintenance : Recalcul des Soldes
Printed Documentation
90
Le Recalcul des Soldes va remettre ‡ zÈro et recalculer les soldes et les cumuls mensuels N et N+1
des comptes et des journaux. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + Recalcul des Soldes
278 Maintenance : RÈindexation par Date
Par dÈfaut, dans les journaux, vos Ècritures sont classÈes par ordre de saisie. La RÈindexation permet
de les classer par ordre chronologique. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est fortement recommandÈe. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + RÈindexation par Date
279 Maintenance : RÈorganisation des Fichiers
La RÈorganisation permet de rÈduire la taille de vos fichiers de donnÈes si des suppressions
díenregistrements ont ÈtÈ rÈalisÈes. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est fortement recommandÈe. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + RÈorganisation des Fichiers
Ce traitement peut Ítre assez long, nous vous conseillons donc de le lancer pendant une pause. 280 Maintenance : Reformater les Comptes
La longueur des comptes est par dÈfaut sur 10 caractËres pour tous les comptes. Vous pouvez modifier
cette longueur et prÈciser si le logiciel doit complÈter ou non les comptes par des zÈros. Le Reformatage des Comptes est une fonction accessible uniquement en activant les Fonctions
Expert ‡ partir du menu Affichage. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + Reformater les Comptes
Type de comptes
Il est possible de dÈfinir des longueurs de compte diffÈrentes selon le type de comptes. Comptes gÈnÈraux : Regroupe tous les comptes, sauf les clients et les fournisseurs. Comptes auxiliaires : Regroupe tous les clients et les fournisseurs. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est fortement recommandÈe. 281 ParamÈtrage du plan de regroupement
Index
91
Vous avez la possibilitÈ de modifier le paramÈtrage du Bilan et du Compte de RÈsultat, si par exemple, certains comptes particuliers ne sont pas repris dans le regroupement de base. Cette option est
accessible uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du menu Affichage.
Important : Notez bien toutes les modifications apportÈes, afin de pouvoir les rÈcupÈrer lors
díune mise ‡ jour. 282 AccËs au plan de regroupement
Le paramÈtrage est aussi nommÈ ´ Plan de regroupement ª. Pour modifier le plan de regroupement, vous devez accÈder ‡ líoption Plan de regroupement du menu Outils + Maintenance Utilisateur. Recherchez dans le fichier de paramÈtrage le bloc correspondant ‡ líÈtat ‡ modifier. Le bloc
commence par :
{2033A[BIC,SIM]=2033A : Bilan SimplifiÈ Pour le bilan rÈgime simplifiÈ
{2033B[BIC,SIM]=2033B : Compte de rÈsultat
simplifiÈ
Pour le compte de rÈsultat rÈgime simplifiÈ
{2050[BIC,NOR]=2050 : Bilan-Actif Pour le bilan rÈgime normal
{2052[BIC,NOR]=2052 : Compte de RÈsultat
de l'exercice
Pour le compte de rÈsultat rÈgime normal
283 Syntaxe ‡ utiliser
Sur líimpression du Bilan ou du Compte de RÈsultat, vous constatez que chaque case est identifiÈe
par un ensemble de deux lettres (AA, AB, etc.). Dans le fichier contenant le plan de regroupement ‡
modifier (regroup.ini), vous retrouvez ces codes en dÈbut de ligne. Gr‚ce ‡ ce code, positionnez- vous sur la ligne ‡ modifier. Voici la signification de la syntaxe utilisÈe :
Extrait du regroup.ini 284 Signification
´ AA=109 ª La case AA reprend le solde de tous les comptes de
racine 109
´ AC=-2801 ª La case AC reprend le solde de tous les comptes de
racine 2801 (comptes gÈnÈralement crÈditeurs, dío˘ le
signe ñ qui inverse le montant) ´ AG=-2805-2905 ª La case AG cumule les soldes de tous les comptes de
racine 2805 et 2905
´ BX=41...411+41A...41Z+413 ª La case BX cumule les soldes de tous les comptes
compris entre la racine 41 et 411, de tous les comptes
compris entre la racine 41A et 41Z, et de tous les
comptes de racine 413, Ö
´ CF=51(D)-5186(D) ª La case CF reprend les soldes de tous comptes de
racine 51 si le solde est dÈbiteur, moins le solde des
comptes de racine 5186 si le solde est dÈbiteur, Ö
´ DU=-164-512(C)-514(C) ª La case DU cumule le solde de tous les comptes de
racine 164, de tous les comptes de racine 512 si le
solde est crÈditeur, et de tous les comptes de racine
514 si le solde est crÈditeur ´ DR:=DP+DQ ª La case DR cumule le rÈsultat de la case DP et de la
Printed Documentation
92
case DQ
285 Maintenance Technique
286 Mot de passe
Attention : cette option de maintenance donne accËs ‡ une opÈration qui ne relËve pas du
fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrÙle du service technique
d'EBP qui vous donnera un code d'accËs temporaire valable pour la journÈe. 287 Maintenance des journaux
Tant que vous níavez pas clÙturÈ líexercice, il vous est possible de dÈclÙturer vos journaux afin díajouter
des Ècritures manquantes. Toutefois, les Ècritures dÈj‡ prÈsentes sur les pÈriodes clÙturÈes ne pourront
Ítre ni modifiÈes, ni supprimÈes, puisquíelles ont ÈtÈ validÈes. La Maintenance des Journaux est une fonction accessible uniquement en activant les Fonctions
Expert ‡ partir du menu Affichage. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Technique + Maintenance des Journaux
Attention : Cette option de maintenance donne accËs ‡ une opÈration qui ne relËve pas du
fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrÙle du service technique
d'EBP qui vous donnera un code d'accËs temporaire valable pour la journÈe. Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Lors de
líaccËs ‡ la Maintenance des journaux vous devez díailleurs saisir une justification. Comment faire ?
SÈlectionnez le ou les journaux ‡ dÈclÙturer. SÈlectionnez le mois ‡ partir duquel la dÈclÙture doit avoir lieu. Validez et saisissez le motif de líutilisation de cette fonctionnalitÈ. Cette justification est
susceptible díÍtre vÈrifiÈe en cas de contrÙle fiscal. Log sur Maintenance
Pour consulter líhistorique des maintenances sur les journaux effectuÈes, accÈdez ‡ líoption Log sur
Maintenance du menu Outils + Maintenance Technique. 288 Maintenance : Suppression d'Ecritures
Vous avez la possibilitÈ de supprimer une sÈrie díÈcritures saisies en Saisie Standard ou importÈes. Pour supprimer les Ècritures non comptables, cliquez ici. Attention : Vous devez impÈrativement rÈaliser une sauvegarde avant cette manipulation. Cette
opÈration est irrÈversible.
La Suppression díEcritures est une fonction nÈcessitant des connaissances comptables, accessible
uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du menu Affichage.
Index
93
Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Technique + Suppression d'Ecritures
Attention : cette option de maintenance donne accËs ‡ une opÈration qui ne relËve pas du
fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrÙle du service technique
d'EBP qui vous donnera un code d'accËs temporaire valable pour la journÈe. Comment faire ?
Choisissez les diffÈrents critËres de la suppression : Fourchette de journaux
Fourchette de comptes
PÈriode
Remarque : Vous ne pouvez supprimer ici que les Ècritures de líexercice courant ou les
Èventuelles Ècritures saisies sur líexercice suivant. Pour toute suppression díÈcritures de dÈtail
díA-nouveaux, voir Maintenance du dÈtail des A-nouveaux. 289 Maintenance : Suppression d'Ecritures non Comptables
Il síagit de supprimer les Ècritures saisies dans les options non comptables : Mes Achats, Mes Ventes, Ma TrÈsorerie. Attention : Vous devez impÈrativement rÈaliser une sauvegarde avant cette manipulation. Cette
opÈration est irrÈversible. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Technique + Suppression d'Ecritures non
Comptables
Attention : cette option de maintenance donne accËs ‡ une opÈration qui ne relËve pas du
fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrÙle du service technique
d'EBP qui vous donnera un code d'accËs temporaire valable pour la journÈe. Comment faire ?
Indiquez la pÈriode ‡ supprimer. Cochez líoption dans laquelle les Ècritures ‡ supprimer ont ÈtÈ saisies. Cliquez sur OK pour lancer líopÈration. Remarque : Vous ne pouvez supprimer ici que les Ècritures de líexercice courant ou les Èventuelles
Ècritures saisies sur líexercice suivant. Pour toute suppression díÈcritures de dÈtail díA-Nouveaux, voir
Maintenance du dÈtail des A-nouveaux. 290 Maintenance : DÈverrouillage des Ecritures
Si la case Verrouillage des Ècritures en communication entreprise-expert de líonglet Divers des
prÈfÈrences du dossier est cochÈe, cela signifie que les Ècritures importÈes ou exportÈes par líoption
Communication Entreprise-Expert sont verrouillÈes, cíest-‡-dire non modifiables et non supprimables,
Printed Documentation
94
pour Èviter de modifier les Ècritures saisies par votre Expert-Comptable, ou celles transmises ‡ líExpert- Comptable, afin de ne pas fausser son travail. Les Ècritures verrouillÈes síaffichent en rouge foncÈ dans líoption Saisie Standard du menu Quotidien. Cependant, si vous importez ou exportez par erreur des Ècritures, vous pouvez rÈaliser un
dÈverrouillage. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Technique + DÈverrouillage des Ecritures
Attention : cette option de maintenance donne accËs ‡ une opÈration qui ne relËve pas du
fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrÙle du service technique
d'EBP qui vous donnera un code d'accËs temporaire valable pour la journÈe. Comment faire ?
Cochez líoption adÈquate (dÈverrouiller les Ècritures exportÈes ou importÈes). SÈlectionnez le transfert concernÈ et cliquez sur OK. 291 Assistance Comptable
292 Assistance Comptable
Les options díAssistance Comptable nÈcessitent des connaissances comptables, et sont accessibles
uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du menu Affichage. Voici les outils de líAssistance Comptable : RÈimputation d'Ecritures entre Comptes, ou entre Journaux
RÈimputation d'Ecritures entre PÈriodes
Epuration du Plan Comptable
293 Assistance Comptable : RÈimputation d'Ecritures (Comptes et Journaux)
Suite ‡ une erreur de saisie, vous avez la possibilitÈ de dÈplacer les Ècritures díun compte ‡ líautre, ou
díun journal ‡ líautre, pour une pÈriode donnÈe. Cette option ne concerne pas les saisies non
comptables. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est fortement recommandÈe.
Les options díAssistance Comptable nÈcessitent des connaissances comptables, et sont accessibles
uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du menu Affichage. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Assistance Comptable + RÈimputation (Comptes et
Journaux)
Comment faire ?
Choisissez la pÈriode.
Index
95
Cochez líoption souhaitÈe : entre comptes, ou entre journaux. Indiquez le compte ou le journal dont les Ècritures sont ‡ rÈimputer (la source.) Indiquez le compte ou le journal sur lequel les Ècritures seront rÈimputÈes (la cible). Remarque : Concernant la rÈimputation entre comptes, si vous avez effectuÈ des ventilations
analytiques sur vos Ècritures, ces ventilations seront rÈcupÈrÈes. Attention : Si vous avez lettrÈ ou pointÈ des Ècritures, vous devrez recommencer le lettrage ou
le pointage. 294 Assistance Comptable : RÈimputation entre PÈriodes
Suite ‡ une erreur de saisie, vous avez la possibilitÈ de dÈplacer les Ècritures díun mois ‡ líautre, pour
un journal donnÈ. Cette option ne concerne pas les saisies non comptables. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est fortement recommandÈe.
Les options díAssistance Comptable nÈcessitent des connaissances comptables, et sont accessibles
uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du menu Affichage. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Assistance Comptable + RÈimputation entre PÈriodes
Comment faire ?
Indiquez le journal concernÈ. Choisissez le mois dont les Ècritures sont ‡ rÈimputer. Choisissez le mois sur lequel les Ècritures seront rÈimputÈes. Attention : Si vous avez lettrÈ ou pointÈ des Ècritures, vous devrez recommencer le lettrage ou
le pointage. 295 Assistance Comptable : Epuration du Plan Comptable
Il vous est possible de supprimer les comptes non mouvementÈs pour un intervalle de comptes ‡
prÈciser ou sur la totalitÈ du plan comptable. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est fortement recommandÈe.
Les options díAssistance Comptable nÈcessitent des connaissances comptables, et sont accessibles
uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du menu Affichage. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Assistance Comptable + Epuration du Plan Comptable
Printed Documentation
96
296 Communication Entreprise - Expert
297 Communication Entreprise - Expert
Il síagit de rÈaliser : Des importations des Ècritures díautres logiciels dans votre logiciel EBP. Des exportations des Ècritures de votre logiciel EBP vers díautres logiciels. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Communication Entreprise ñ Expert
Comment faire ?
Choisissez le type díaction ‡ rÈaliser : Recevoir (pour importer) ou Transmettre (pour exporter). Recevoir des donnÈes
Cochez la case CrÈation automatique des comptes afin que tous les comptes inexistants
soient crÈÈs automatiquement avec le libellÈ ´ Compte crÈÈ pendant le transfert ª. Ces libellÈs
seront modifiables par la suite dans le Plan Comptable. Si vous ne cochez pas líoption, ‡
chaque nouveau compte, une fiche complËte de crÈation du compte síouvrira afin díen
renseigner les paramËtres. Transmettre des donnÈes
Cochez la case Dossier complet afin díexporter la totalitÈ de vos Ècritures comptables, ou
dÈfinissez vos critËres díexport en indiquant la pÈriode et la fourchette de journaux ‡ prendre en
compte. Cochez la case Exporter en devise du dossier pour exporter les montants des Ècritures dans
la devise du dossier. Sinon, les montants seront exportÈs dans la devise de saisie des piËces. Remarques :
Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Avant de rÈaliser tout transfert díÈcritures, vous devez vous assurer que les dates díexercice du
dossier de votre logiciel EBP et dans le logiciel Expert sont identiques. Lors de líimportation le fichier est analysÈ. Si une anomalie est dÈtectÈe (un dÈsÈquilibre, une
ligne Ècriture qui nía pas de montant, un compte trop long Ö) un rapport síaffichera ‡ líÈcran
afin de vous avertir des anomalies prÈsentes. Certaines anomalies sont bloquantes, si tel est le
cas, un message vous en avertira et le transfert sera annulÈ. 298 Recevoir des donnÈes
Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ importer.
Index
97
Remarques : Si le fichier ‡ importer contient un journal ou un compte inexistant dans le logiciel
EBP, la crÈation du journal ou du compte sera automatiquement proposÈe lors de
líimportation. Cependant, si vous cochez, dans líÈtape prÈcÈdente la case
Automatiser la crÈation de comptes, les comptes seront automatiquement crÈÈs
avec pour libellÈ ´ Compte crÈÈ pendant le transfert ª. Cela Èvitera de ralentir
líimport. Vous pourrez par la suite modifier líintitulÈ de ces comptes, par le Plan
Comptable Entreprise. Líimportation níaura pas lieu (un message vous avertira de líÈchec de líimportation)
dans les cas suivants : Si les comptes sont reformatÈs (menu Outils + Maintenance utilisateur +
Reformater les comptes) dans une longueur infÈrieure ‡ la longueur des
comptes ‡ importer. Si le fichier contient des Ècritures níappartenant pas ‡ líexercice du dossier.
299 Transmettre des donnÈes
Renseignez les informations suivantes :
PÈriode
Indiquez la pÈriode des Ècritures ‡ exporter. Par dÈfaut, le logiciel vous propose les dates de
líexercice N. Journaux
Indiquez la fourchette de journaux ‡ exporter. Par dÈfaut, le logiciel vous propose líexportation de
tous les journaux (du premier au dernier). Fichier ‡ gÈnÈrer
Un nom de fichier et un chemin sont automatiquement proposÈs. Si vous le souhaitez, vous pouvez
changer ce paramËtre. Compresser ce fichier au format Zip
Cochez cette case si vous souhaitez que la taille du fichier soit rÈduite, ce qui peut Ítre trËs utile pour
des transferts par disquette, ou par Internet. ProtÈger le fichier Zip par un mot de passe
Cette case devient active si vous avez demandÈ la compression du fichier, et permet de protÈger
líarchive par un mot de passe, qui sera demandÈ lors de la dÈcompression. Si vous le souhaitez, cochez la case et saisissez le mot de passe dans les deux champs. Ne le perdez pas !
Envoi ‡ líadresse email
Cochez cette case si vous souhaitez que le fichier soit envoyÈ par email. Ce dernier sera tout de
mÍme gÈnÈrÈ sur votre disque, puis sera joint ‡ votre email. 300 Format COALA ComptabilitÈ - dossier complet
Ce format níest disponible quíen exportation de donnÈes.
Printed Documentation
98
Quel format utiliser pour exporter des Ècritures vers COALA ComptabilitÈ ?
Format COALA - ComptabilitÈ - journaux
Les Ècritures seront ajoutÈes dans un dossier existant de COALA ComptabilitÈ gr‚ce ‡ une
commande de Copier / Coller. Comment faire ?
Format COALA - ComptabilitÈ - dossier complet
Les Ècritures seront ‡ importer cÙtÈ COALA ComptabilitÈ dans un dossier vierge, car líoutil
díimport utilisÈ Ècrase les donnÈes. Comment faire ?
Format Interface Expert (Coala)
Les Ècritures pourront Ítre ajoutÈes dans un dossier existant, ‡ condition díacquÈrir auprËs de
COALA líoption díimport au format EBP. Comment faire ?
exporter des Ècritures au format COALA depuis EBP ?
3 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 4 Cochez Transmettre des donnÈes. 5 Choisissez le format COALA - ComptabilitÈ - dossier complet et validez. Le fichier gÈnÈrÈ
síappelle par dÈfaut COALAD.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. Attention : Il est impÈratif díexporter toutes les Ècritures du dossier (en sÈlectionnant une
pÈriode et une fourchette de journaux englobant toutes les Ècritures), car dans le logiciel
COALA ComptabilitÈ, líimportation síeffectuera dans un dossier vierge. Si vous dÈsirez
níexporter quíune partie des donnÈes, afin de faire un import partiel dans COALA ComptabilitÈ
dans un dossier existant, utilisez plutÙt le format COALA ComptabilitÈ journaux. A lire avant díimporter dans COALA ComptabilitÈ
Les Journaux
Les journaux sont crÈÈs lors de líimportation, quelque soit la longueur de leur code. Les Comptes
Les comptes sont crÈÈs lors de líimportation. Etant limitÈs ‡ 11 caractËres, les comptes plus
longs seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel
EBP, supposons que les comptes 401000000054 et 401000000053 soient utilisÈs, leurs
Ècritures seront importÈes sur líunique compte 40100000005. De plus, COALA ComptabilitÈ ne pourra importer un fichier díÈcritures síil contient des
numÈros de comptes utilisant des points ou des espaces (par exemple ´ 401 DUPONT ª ou
´ 601.1 ª). Si de tels comptes sont prÈsents dans EBP, ‡ la fin de líexportation, un rapport
síaffichera automatiquement pour le signaler. Les NumÈros de PiËces et les LibellÈs des Ecritures
Les numÈros de piËces Ètant limitÈs ‡ 10 caractËres, ils seront tronquÈs si leur longueur est
supÈrieure. De plus, si des guillemets ont ÈtÈ saisis dans les libellÈs des Ècritures, ils seront
automatiquement supprimÈs, car ils rendraient líimportation impossible dans COALA
Index
99
ComptabilitÈ. Dans ce cas, ‡ la fin de líexportation dans EBP, un rapport síaffichera
automatiquement pour le signaler. Comment importer les Ècritures EBP dans COALA ComptabilitÈ ?
Líimportation ne peut Ítre rÈalisÈe que dans un dossier vierge, car cette fonction Ècrase toutes les
donnÈes díun dossier. CrÈez ou ouvrez un dossier vierge. AccÈdez ‡ líoption Importer du menu Fichier. Un message vous rappelle que líimportation va
Ècraser les donnÈes du dossier. Confirmez pour passer ‡ la fenÍtre suivante, dans laquelle vous devez sÈlectionner le fichier
gÈnÈrÈ par EBP puis validez. 301 Format COALA ComptabilitÈ - journaux
Quel format utiliser pour exporter des Ècritures vers COALA ComptabilitÈ ?
Format COALA - ComptabilitÈ - journaux
Les Ècritures seront ajoutÈes dans un dossier existant de COALA ComptabilitÈ gr‚ce ‡ une
commande de Copier / Coller. Comment faire ?
Format COALA - ComptabilitÈ - dossier complet
Les Ècritures seront ‡ importer cÙtÈ COALA ComptabilitÈ dans un dossier vierge, car líoutil
díimport utilisÈ Ècrase les donnÈes. Comment faire ?
Format Interface Expert (Coala)
Les Ècritures pourront Ítre ajoutÈes dans un dossier existant, ‡ condition díacquÈrir auprËs de
COALA líoption díimport au format EBP. Comment faire ?
Comment exporter des Ècritures depuis COALA ComptabilitÈ ?
Ouvrez un journal. AccÈdez ‡ líoption Exporter du menu Fichier. Choisissez le nom du fichier díexport ainsi que le chemin o˘ il doit Ítre crÈÈ et validez. Comment importer les Ècritures COALA dans EBP ?
6 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 7 Cochez Recevoir des donnÈes. 8 Choisissez le format COALA - ComptabilitÈ - journaux et validez. exporter des Ècritures au format COALA depuis EBP ?
1 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2 Cochez Transmettre des donnÈes. 3 Choisissez le format COALA - ComptabilitÈ - journaux et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle
par dÈfaut COALAJ.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter dans COALA ComptabilitÈ
Printed Documentation
100
Les Journaux
Les journaux sont crÈÈs lors de líimportation, quelque soit la longueur de leur code. Les Comptes
Les comptes sont crÈÈs lors de líimportation. Etant limitÈs ‡ 11 caractËres, les comptes plus
longs seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel
EBP, supposons que les comptes 401000000054 et 401000000053 soient utilisÈs, leurs
Ècritures seront importÈes sur líunique compte 40100000005. De plus, COALA ComptabilitÈ ne pourra importer un fichier díÈcritures síil contient des
numÈros de comptes utilisant des points ou des espaces (par exemple ´ 401 DUPONT ª ou
´ 601.1 ª). Si de tels comptes sont prÈsents dans EBP, ‡ la fin de líexportation, un rapport
síaffichera automatiquement pour le signaler. Les NumÈros de PiËces et les LibellÈs des Ecritures
Les numÈros de piËces Ètant limitÈs ‡ 10 caractËres, ils seront tronquÈs si leur longueur est
supÈrieure. De plus, si des guillemets ont ÈtÈ saisis dans les libellÈs des Ècritures, ils seront
automatiquement supprimÈs, car ils rendraient líimportation impossible dans COALA
ComptabilitÈ. Dans ce cas, ‡ la fin de líexportation dans EBP, un rapport síaffichera
automatiquement pour le signaler. Comment importer les Ècritures EBP dans COALA ComptabilitÈ ?
Líimportation ne peut Ítre rÈalisÈe que dans un dossier vierge, car cette fonction Ècrase toutes les
donnÈes díun dossier. 1 Ouvrez le Bloc-notes de Windows (gÈnÈralement accessible par le menu DÈmarrer +
Programmes + Accessoires). Utilisez la commande Ouvrir du menu Fichier afin díouvrir le
fichier exportÈ depuis EBP (COALAJ.txt). 2 Utilisez la commande SÈlectionner tout du menu Edition, puis la commande Copier du menu
Edition. 3 Dans COALA ComptabilitÈ, accÈdez ‡ líoption Coller les lignes du presse-papier du menu
Utilitaires. 4 Modifiez si besoin le type des journaux crÈÈs automatiquement. 302 Formats APISOFT ComptabilitÈ Expert Version 2.00
API ComptabilitÈ Gamme 8
Comment exporter des Ècritures depuis APISOFT ComptabilitÈ ou API ComptabilitÈ ?
5 AccÈdez ‡ líoption Export de donnÈes du menu Utilitaires + Export. 6 Renseignez les informations suivantes : Nom de líexport : EXPORT EBP (au choix) Table ‡ exporter : ECRITURES
Type díexport : ASCII DÈlimitÈ
Nom du fichier ‡ gÈnÈrer : C:\APISOFT\EBP.TXT (au choix) Enregistrement EntÍte : Non
SÈparateurs : ´ ; ª
Index
101
Suppression des espaces : Oui
7 Par le bouton +, sÈlectionnez les champs suivants : Date, Journal, Compte, LibellÈ Ècriture, RÈfÈrence, Montant, Sens. 8 Cliquez sur le bouton Exporter. Remarque : Les logiciels APISOFT ComptabilitÈ et API ComptabilitÈ ne permettant pas de
sÈlectionner les dates des Ècritures au moment de líexportation, toutes les Ècritures du dossier
seront exportÈes. Cela signifie que les Ècritures du dossier de EBP devront Ítre supprimÈes dans
leur totalitÈ avant líimportation du fichier díÈcritures, sous peine de doublons, ou que líimportation
soit faite dans un dossier vierge. Cela entraÓne la perte des ÈchÈances, du lettrage et des
ventilations analytiques. Comment importer les Ècritures API dans EBP ?
1 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2 Cochez Recevoir des donnÈes. 3 Choisissez le format APISOFT - ComptabilitÈ Expert Version 2.00 ou API ComptabilitÈ
Gamme 8 et validez. Comment exporter des Ècritures au format API depuis EBP ?
1 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2 Cochez Transmettre des donnÈes. 3 Choisissez le format APISOFT - ComptabilitÈ Expert Version 2.00 ou API ComptabilitÈ
Gamme 8 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut APISOFT.txt (pour APISOFT
ComptabilitÈ) ou API.txt (pour API ComptabilitÈ) et se trouve dans le rÈpertoire de votre
dossier EBP. A lire avant díimporter les Ècritures dans APISOFT ComptabilitÈ ou API ComptabilitÈ
Les Journaux
Ils doivent Ítre crÈÈs avant líimportation. Attention : Les codes journaux sont limitÈs ‡ 5 caractËres. Les Comptes
Les comptes inexistants sont crÈÈs automatiquement lors de líimportation. Leur longueur Ètant
limitÈe ‡ 9 caractËres, les comptes plus longs seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves : dans votre logiciel
EBP, supposons que les comptes 4010002154 et 4010002153 soient utilisÈs, leurs Ècritures
seront importÈes sur líunique compte 401000215. Les NumÈros de PiËces
Etant limitÈs ‡ 8 caractËres, ils seront tronquÈs si leur longueur est supÈrieure. Comment importer les Ècritures EBP dans APISOFT ComptabilitÈ ou API ComptabilitÈ ?
Printed Documentation
102
1 AccÈdez ‡ líoption Import de donnÈes du menu Utilitaires. 2 Renseignez les informations suivantes :
9 ParamÈtrage : IMPORTEBP (au choix)
10 SÈparateur : ´ ; ª
11 Convers. CaractËre : Non
12 Format Date : 1 - JJMMAA
13 Type Montant : 3 - Un champ Montant Ö
14 Sens CrÈdit : -1
15 Nom fichier Ècriture : APISOFT.TXT (ou API.TXT)
3 Renseignez la position des champs suivants :
4 Journal : 2
5 RÈfÈrence : 3
6 Compte : 4
7 Date : 5
8 LibManu : 6
9 Montant : 7
10Sens : 8
4 Cliquez sur le bouton Importer. 303 Format AZUR Dia-Compta Expert Version 4.2.0
Comment exporter des Ècritures depuis AZUR Dia-Compta ?
AccÈdez ‡ líoption Ascii Standard Azur du menu Outils + Export. Choisissez le nom et le chemin du fichier ‡ gÈnÈrer. Cliquez sur OK et confirmez líexport. A lire avant díimporter les Ècritures dans EBP
Le logiciel Dia-Compta permettant de gÈrer x racines de comptes clients et y racines de comptes
fournisseurs, les comptes sont convertis lors de líimport de la faÁon suivante :
4 Les racines 00 ‡ 07 deviennent 411
5 Les racines 08 et 09 deviennent 401
Comment importer des Ècritures au format AZUR dans EBP ?
16 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 17 Cochez Recevoir des donnÈes. 18 Choisissez le format AZUR Dia-Compta Expert 4.2.0 et validez. Comment exporter des Ècritures au format AZUR depuis EBP ?
11AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 12Cochez Transmettre des donnÈes. 13Choisissez le format AZUR Dia-Compta Expert Version 4.2.0 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ
síappelle par dÈfaut AZUR.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP.
Index
103
A noter que les comptes clients auront tous une unique racine, comme les comptes fournisseurs. A lire avant díimporter les Ècritures dans Azur
Les comptes clients auront tous une unique racine, comme les comptes fournisseurs. Comment importer les Ècritures EBP dans AZUR Dia-Compta ?
9 AccÈdez ‡ líoption Ascii standard Azur du menu Outils + Import. 10 Pointez Mise ‡ jour comptes et Ècritures. 11 Indiquez le chemin et le nom du fichier et cliquez sur OK. 304 Transmettre des donnÈes - AZUR
Racines des comptes
Renseignez les racines des comptes auxiliaires utilisÈes dans AZUR Dia Compta. Les comptes
clients et fournisseurs seront ainsi convertis dans le fichier díexport. Code dossier
Indiquez ici le code de votre dossier chez votre Expert-Comptable. 305 Format CADOR - DORAC Version 2.14.0.15
Comment exporter des Ècritures depuis CADOR - DORAC ?
Utilisez líoption ComptabilitÈ du menu Outils + Exportation. Cochez Export Ècritures. Indiquez la pÈriode ‡ exporter. Changez si besoin le nom et líemplacement du fichier ‡ gÈnÈrer, puis cliquez sur OK. Comment importer les Ècritures CADOR dans EBP ?
19 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 20 Cochez Recevoir des donnÈes. 21 Choisissez le format CADOR - DORAC Version 2.14.0.15 et validez. Comment exporter des Ècritures au format CADOR depuis EBP ?
14AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 15Cochez Transmettre des donnÈes. 16Choisissez le format CADOR - DORAC Version 2.14.0.15 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ
síappelle par dÈfaut CADORIN et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter les Ècritures dans CADOR - DORAC
Les Journaux
Les journaux inexistants sont crÈÈs automatiquement lors de líimportation. Leur code Ètant limitÈ
‡ 4 caractËres, les codes plus longs seront tronquÈs. Dans EBP, supposons que les journaux
Printed Documentation
104
BQUE1 et BQUE2 soient utilisÈs, leurs Ècritures seront importÈes sur un seul journal de code
BQUE. Les Comptes
Les comptes sont crÈÈs lors de líimportation. Etant limitÈs ‡ 12 caractËres, les comptes de
longueur supÈrieure seront tronquÈs. Les NumÈros de PiËces
Etant limitÈs ‡ 8 caractËres, ils seront tronquÈs si leur longueur est supÈrieure. Comment importer les Ècritures EBP dans CADOR - DORAC ?
12 AccÈdez ‡ líoption ComptabilitÈ CADOR-DORAC (Format IN) du menu Outils + Importation. 13 SÈlectionnez le fichier ‡ importer et validez líimportation. 306 Format CCMX Expert Winner
Comment exporter des Ècritures depuis CCMX Expert Winner ?
14 AccÈdez ‡ líoption Emettre du menu Dossier + Echange. 15 Cochez Les Ècritures et choisissez les journaux ‡ exporter. 16 Cochez Comptable et indiquez la pÈriode ‡ exporter. 17 Dans les ParamËtres díenvoi des journaux, indiquez En dÈtail. 18 Ne cochez rien de plus. Indiquez le chemin de destination. 19 Dans le champ Produit de destination, sÈlectionnez ASCII. 20 Dans le champ Emission avec, sÈlectionnez Lettrage, date Ècrit., et validez. Le fichier gÈnÈrÈ
síappelle EXXXX.CO, o˘ XXXX est remplacÈ par le nom du dossier. Remarque : Ne cochez pas la case avec les ‡ nouveaux, car dans ce cas, les Ècritures de
líexercice N-1 seraient exportÈes, et líimportation sur líexercice N ne pourrait pas fonctionner
dans votre logiciel EBP. Comment importer les Ècritures CCMX dans EBP ?
6 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 7 Cochez Recevoir des donnÈes. 8 Choisissez le format CCMX - Expert Winner et validez. 9 SÈlectionnez le fichier EXXXX.CO. Comment exporter des Ècritures au format CCMX depuis EBP ?
4 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 5 Cochez Transmettre des donnÈes. 6 Choisissez le format CCMX - Expert Winner et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut
CCMX.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter dans CCMX Expert Winner
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105
Les Journaux
Ils doivent Ítre crÈÈs avant líimportation, et doivent Ítre de type Bordereau. Lors de
líimportation, une fenÍtre permet díaffecter chaque journal du fichier díimport au journal crÈÈ. Cependant, dans cette fenÍtre, les codes des journaux du fichier díimport sont tronquÈs ‡ 6
caractËres. Dans EBP supposons que des journaux portant les codes ´ ACHATS ª et ´ ACHATS01 ª soient utilisÈs, leurs Ècritures seront importÈes sur un seul journal de code
´ ACHATS ª. Les Comptes
Les comptes inexistants sont crÈÈs automatiquement lors de líimportation. Leur longueur, dÈfinie
dans les prÈfÈrences du dossier, pouvant aller de 5 ‡ 8 caractËres, les comptes plus longs
seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel
EBP, supposons que les comptes 601002154 et 601002153 soient utilisÈs, leurs Ècritures
seront importÈes sur líunique compte 60100215 (pour un dossier paramÈtrÈ pour des comptes
sur 8 caractËres). De plus, dans CCMX Expert Winner, les comptes sont complÈtÈs ‡ droite par des zÈros. Dans
EBP, supposons que les comptes 601 et 601000001 soient utilisÈs, leurs Ècritures seront
importÈes sur líunique compte 60100000. Les NumÈros de PiËces et les LibellÈs
Etant limitÈs ‡ 7 caractËres dans CCMX Expert Winner, les numÈros de piËces seront tronquÈs
si leur longueur est supÈrieure. De plus, les libellÈs des Ècritures seront quant ‡ eux tronquÈs ‡
25 caractËres. Les accents seront supprimÈs. Comment importer les Ècritures EBP dans CCMX Expert Winner ?
1
Ëre Ètape : CrÈation díun ´ tracÈ ASCII ª (‡ faire une seule fois)
5 AccÈdez ‡ líoption TracÈ ASCII du menu Dossier + Echanges + ParamËtre ASCII. 6 Cliquez sur le bouton Ècritures. 7 ComplÈtez la fenÍtre de cette faÁon : CODE : EBP (au choix) IntitulÈ : EBP Compta (au choix) Nom du fichier ‡ traiter : CCMX.TXT
Longueur de líenregistrement : rien
Code enreg. spÈcifique : rien
Code enreg. ‡ exclure : rien
Position : rien
Position : rien
Cochez SÈparateur de champs et indiquez , Cochez SÈparateur de dÈcimales et indiquez . Cochez DÈlimiteur de zones et indiquez "
Ne cochez pas SÈparateur de millier
8 Ne cochez rien díautre et cliquez sur DÈfinition du tracÈ. 9 Indiquez le rang de chaque champ :
Printed Documentation
106
22 Code journal : 3
23 Date : 2
24 Date (position du jour) : 1
25 Date (position du mois) : 3
26 Date (position de líannÈe) : 5
27 Compte gÈnÈral : 4
28 IntitulÈ du compte : 5
29 Montant DÈbit : 8
30 Montant CrÈdit : 9
31 PiËce : 7
32 LibellÈ : 6
33 Date díÈchÈance : 10
34 Date (position du jour) : 1
35 Date (position du mois) : 3
36 Date (position de líannÈe) : 5
10Validez. 2
Ëme Ètape : Importation des Ècritures (‡ faire ‡ chaque importation)
17Utilisez le menu Dossier + Echanges + Recevoir. 18SÈlectionnez líoption TracÈ ASCII Ècritures
19Indiquez le chemin du fichier ‡ importer et validez. 20SÈlectionnez le tracÈ crÈÈ dans la premiËre Ètape (EBP) et validez. 21Validez les deux fenÍtres suivantes. 22Dans la derniËre fenÍtre, affectez ‡ chaque journal EMETTEUR le journal RECEPTEUR
prÈsent dans CCMX Expert Winner et validez. 307 Format CCMX Expert AS400
Comment importer les Ècritures CCMX dans EBP ?
AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. Cochez Recevoir des donnÈes. Choisissez le format CCMX - Expert AS400 et validez. SÈlectionnez le fichier exportÈ depuis CCMX Expert AS400. Comment exporter des Ècritures au format CCMX depuis EBP ?
37 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 38 Cochez Transmettre des donnÈes. 39 Choisissez le format CCMX - Expert AS400 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut
CCMXEXPERT.dat et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. 308 Transmettre et recevoir des donnÈes - CCMX
Renseignez les racines des comptes auxiliaires utilisÈes dans CCMX. Les comptes clients et
fournisseurs seront ainsi convertis.
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107
Pour CCMX Expert AS 400 uniquement, indiquez le numÈro du dossier. 309 Format CEGID Sisco II Cabinet Version 6.8
Comment exporter des Ècritures depuis CEGID Sisco II ?
AccÈdez ‡ líoption Ecritures du menu EDI + Envoi EDI Cegid. RÈpondez Non ‡ la demande díun arrÍt provisoire de la pÈriode de mouvements. RÈpondez Oui pour transfÈrer le plan comptable. Indiquez la pÈriode des Ècritures ‡ exporter. A la sÈlection du code journal, indiquez un code pour níexporter que les Ècritures díun journal
particulier, ou appuyez sur la touche EntrÈe pour exporter tous les journaux ‡ la fois. Confirmez líexport. A lire avant díimporter les Ècritures dans EBP
Les comptes inexistants sont automatiquement crÈÈs lors de líimportation. Les comptes fournisseurs
de racine 0 ou F et les comptes clients de racine 9 ou C utilisÈs dans CEGID Sisco II seront
convertis avec les racines correspondant aux comptes collectifs dÈfinis dans CEGID Sisco II (401 et
411 ou 400 et 410). Attention : Cela implique que les comptes peuvent Ítre tronquÈs lors de líimportation. Supposons que le dossier CEGID Sisco II et le dossier de votre logiciel EBP soient tous
les deux paramÈtrÈs sur 10 caractËres pour les comptes. Le compte ´ 0123000789 ª a ÈtÈ
crÈÈ dans le dossier CEGID Sisco II. Ce compte sera converti en ´ 4011230007 ª lors de
líimportation dans votre logiciel EBP, les deux derniers chiffres sont alors perdus. Pour
Èviter cela, il peut Ítre intÈressant díallonger la longueur des comptes auxiliaires ‡ 12
caractËres dans votre logiciel EBP, en utilisant líoption Reformater les comptes du menu
Outils + Maintenance utilisateur, et ce avant de rÈaliser líimportation.
Comment importer les Ècritures CEGID dans EBP ?
40 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 41 Cochez Recevoir des donnÈes. 42 Choisissez le format CEGID - Sisco II Cabinet Version 6.8 et validez. Comment exporter des Ècritures au format CEGID depuis le logiciel EBP ?
23AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 24Cochez Transmettre des donnÈes. 25Choisissez le format CEGID - Sisco II Cabinet Version 6.8 et validez Le fichier gÈnÈrÈ
síappelle SIXXXXX.TRT, o˘ XXXXX correspondra au numÈro du dossier du logiciel
CEGID. Le fichier se trouve dans le rÈpertoire du dossier EBP. A lire avant díimporter les Ècritures dans CEGID Sisco II
O˘ placer le fichier díÈcritures issu díEBP ?
Le fichier ‡ importer doit Ítre placÈ dans le rÈpertoire du dossier SISCO afin díÍtre importable.
Printed Documentation
108
Les Journaux
Les journaux inexistants sont automatiquement crÈÈs lors de líimportation. Cependant, il est
prÈfÈrable de les crÈer prÈalablement afin de leur attribuer un type correct. Leur code Ètant limitÈ ‡ 2 caractËres, les codes des journaux de longueur supÈrieure seront
tronquÈs. Dans EBP, supposons que les journaux AC1 et AC2 soient utilisÈs, leurs Ècritures
seront importÈes sur un seul journal de code AC. Les Comptes
Les comptes inexistants sont automatiquement crÈÈs lors de líimportation. Cependant, les
comptes collectifs doivent Ítre prÈalablement crÈÈs et dÈfinis. Dans le fichier díÈcritures issu dí EBP les comptes de racine 401 ont automatiquement ÈtÈ
convertis en comptes de racine 0 ou F, et les comptes de racine 411 ont automatiquement ÈtÈ
convertis en comptes de racine 9 ou C. La longueur des comptes, dÈfinie dans les paramËtres gÈnÈraux du dossier, pouvant aller de 6 ‡
10 caractËres dans CEGID Sisco II, les comptes plus longs seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel
EBP, supposons que les comptes 6010001 et 6010002 soient utilisÈs, leurs Ècritures seront
importÈes sur líunique compte 601000 (pour un dossier paramÈtrÈ pour des comptes sur 6
caractËres). Les numÈros de piËces
La longueur des numÈros de piËces, dÈfinie dans les paramËtres gÈnÈraux du dossier, pouvant
aller de 6 ‡ 10 caractËres, les numÈros plus longs seront tronquÈs. Comment importer les Ècritures EBP dans CEGID Sisco II ?
21 AccÈdez ‡ líoption Ecritures du menu EDI + RÈception EDI Cegid. 22 Choisissez SISCO II. 23 Indiquez le numÈro du dossier saisi lors de líexportation. 24 Dans la liste des emplacements, sÈlectionnez RÈpertoire Dossier. 25 Confirmez le traitement du fichier mouvements et la mise ‡ jour des intitulÈs de compte. 26 Validez líimportation des Ècritures. 27 RÈpondez Oui pour conserver le fichier de mouvements. 310 Format CEGID PGI Version S5
Comment exporter des Ècritures depuis CEGID PGI ?
26Utilisez le module ´ Communication SX ª. 27Cliquez sur Envoyer. 28SÈlectionnez le type de transfert Business/Expert. 29Indiquez la nature du transfert Dossier Complet. 30SÈlectionnez le type díenvoi par Fichier. 31Indiquez le chemin et le nom du fichier díÈchange. 32DÈroulez líassistant jusquíau bout et confirmez líexport.
Index
109
A lire avant díimporter les Ècritures dans EBP
Les comptes inexistants sont automatiquement crÈÈs lors de líimportation. Les comptes fournisseurs
de racine 0 ou F et les comptes clients de racine 9 ou C utilisÈs dans CEGID PGI seront convertis
avec les racines correspondant aux comptes collectifs dÈfinis dans CEGID PGI (401 et 411 ou 400 et
410). Attention : Cela implique que les comptes peuvent Ítre tronquÈs lors de líimportation. Supposons que le dossier CEGID PGI et le dossier de votre logiciel EBP soient tous les deux
paramÈtrÈs sur 10 caractËres pour les comptes. Le compte ´ 0123000789 ª a ÈtÈ crÈÈ dans le
dossier CEGID PGI. Ce compte sera converti en ´ 4011230007 ª lors de líimportation dans
votre logiciel EBP, les deux derniers chiffres sont alors perdus. Pour Èviter cela, il peut Ítre
intÈressant díallonger la longueur des comptes auxiliaires ‡ 12 caractËres dans votre logiciel
EBP en utilisant líoption Reformater les Comptes du menu Outils + Maintenance Utilisateur, et ce avant de rÈaliser líimportation.
Comment importer les Ècritures CEGID dans EBP ?
AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. Cochez Recevoir des donnÈes. Choisissez le format CEGID - PGI Version S5 - dossier complet pour un fichier contenant un
dossier complet ou CEGID - PGI Version S5 - journaux pour un fichier contenant une partie díun
dossier et validez. Comment exporter des Ècritures au format CEGID depuis le logiciel EBP ?
43 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 44 Cochez Transmettre des donnÈes. 45 Choisissez le format CEGID - PGI Version S5 - dossier complet et validez Le fichier gÈnÈrÈ
síappelle PGIXXXXX.TRA, o˘ XXXXX correspondra au numÈro du dossier du logiciel CEGID. Le
fichier se trouve dans le rÈpertoire du dossier EBP. Comment importer les Ècritures EBP dans CEGID PGI ?
28 Utilisez le module ´ Communication SX ª. 29 Cliquez sur Recevoir. 30 Indiquez le chemin et le nom du fichier díÈchange. 31 DÈroulez líassistant jusquíau bout. 311 Format CHAMPAGNE Informatique - CI Expert
Comment exporter des Ècritures depuis Expert Compta ?
33Export des Ècritures :
34AccÈdez ‡ líoption Les mouvements comptables EBP du menu Tenue +
Exporter + COPMVTSEBP. 35Choisissez líexercice. 36Choisissez Mouvements par FTP.
Printed Documentation
110
37SÈlectionnez une plage de comptes puis validez. 38ProcÈdure de transfert :
39AccÈdez au serveur FRP par líoption SVRFTP du menu Services (F24). 40Positionnez la souris sur la ligne de transfert concernÈe. 41Faites un clic droit et cliquez sur Enregistrer la cible sous. 42SÈlectionner le rÈpertoire, changez le nom du fichier puis vÈrifiez que le type du
fichier est bien .txt. Comment importer les Ècritures Expert Compta dans EBP ?
AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. Cochez Recevoir des donnÈes. Choisissez le format CHAMPAGNE Informatique - CI Expert et validez. Comment exporter des Ècritures au format Expert Compta depuis EBP ?
46 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 47 Cochez Transmettre des donnÈes. 48 Choisissez le format CHAMPAGNE Informatique - CI Expert et validez. Le fichier gÈnÈrÈ
síappelle par dÈfaut CHAMPAGNE.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter dans Expert Compta
Les Comptes
Les comptes inexistants seront crÈÈs avec le libellÈ du compte EBP ComptabilitÈ. Les NumÈros de PiËces
Les numÈros de piËces Ètant limitÈs ‡ 6 caractËres, ils seront tronquÈs si leur longueur est
supÈrieure. Comment importer les Ècritures EBP dans Expert Compta ?
32 Etablissez une correspondance des codes journaux par líoption Mise ‡ jour des
correspondances journaux micro EXPERT du menu Tenue + Importer + CORJNL. 33 Etablissez une correspondance des numÈros de comptes par líoption Mise ‡ jour des
correspondances comptes micro EXPERT du menu Tenue + Importer + CORJNL. 34 Enregistrez les mouvements exportÈs depuis EBP sur le serveur du bureau. 35 Demandez le transfert ‡ partir du logiciel MINIKIT FCN :
10Ouvrez le logiciel MINIKIT FCN. 11AccÈdez ‡ líoption Transfert de Balances et Mouvements du menu Outils. 12Utilisez les trois petits points pour aller chercher les mouvements dans le dossier client sur le
serveur. 13Double-cliquez sur le fichier. 14Choisissez le type de fichier EBP CI. 15Cliquez sur le bouton ContrÙle afin de tester vos donnÈes et de vÈrifier les mouvements
gÈnÈrÈs. 16Cliquez sur le bouton TransfÈrer.
Index
111
36 Importez les mouvements comptables dans Expert Compta :
7 Fermez le logiciel MINIKIT FCN. 8 Dans Expert Compta, accÈdez ‡ líoption Importer les Ècritures comptables du menu Tenue
+ Importer + RECMVTS. 9 Choisissez le format 10 : KIT Transfert de balances et Mouvements. 37 Affichez les mouvements comptables avant líintÈgration par líoption Afficher les Ècritures
comptables importÈes du menu Tenue + Importer + AFFMVTS. 38 IntÈgrez les mouvements comptables dans Expert Compta par líoption IntÈgrer les Ècritures
comptables dans EXPERT du menu Tenue + Importer + INTMVTS. 312 Format CICERON HÈliast
Ce format níest disponible quíen importation de donnÈes. Comment importer les Ècritures CICERON HÈliast dans EBP ?
AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. Cochez Recevoir des donnÈes. Choisissez le format CICERON - HÈliast. 313 Format CIEL ComptabilitÈ Version 8.00
Comment exporter des Ècritures depuis CIEL ComptabilitÈ ?
AccÈdez ‡ líoption Relation Expert / Export du menu Utilitaires. SÈlectionnez les critËres de líexport. Cochez si besoin les cases En brouillard et ValidÈes et cliquez sur Suivant. Cochez líoption Par fichier, renseignez le chemin du fichier díexport et validez. Confirmez le message si les Ècritures affichÈes correspondent bien aux Ècritures ‡ exporter. Comment importer les Ècritures CIEL dans EBP ?
49 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 50 Cochez Recevoir des donnÈes. 51 Choisissez le format CIEL - ComptabilitÈ Version 8.00 et validez. Comment exporter des Ècritures au format CIEL depuis EBP ?
43AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 44Cochez Transmettre des donnÈes. 45Choisissez le format CIEL - ComptabilitÈ Version 8.00 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle
par dÈfaut CIEL.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter dans CIEL ComptabilitÈ
Les Journaux
Les journaux sont crÈÈs lors de líimportation, avec un code sur 2 caractËres. Les Comptes
Printed Documentation
112
Les comptes sont crÈÈs lors de líimportation. Etant limitÈs ‡ 11 caractËres, les comptes plus
longs seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel
EBP, supposons que les comptes 401000000054 et 401000000053 soient utilisÈs, leurs
Ècritures seront importÈes sur líunique compte 40100000005. Les NumÈros de PiËces
Les numÈros de piËces Ètant limitÈs ‡ 12 caractËres, ils seront tronquÈs si leur longueur est
supÈrieure. Comment importer les Ècritures EBP dans CIEL ComptabilitÈ ?
39 AccÈdez ‡ líoption Import standards du menu Utilitaires + Importations. 40 Cochez la case Logiciels spÈcifiques tout euro et cliquez sur Suivant. 41 SÈlectionnez le fichier gÈnÈrÈ par EBP. Remarque : Líimportation peut Ègalement Ítre rÈalisÈe ‡ partir de líoption Relations Expert /
Import du menu Utilitaires. 314 Format CIEL ComptabilitÈ Version 11.00
Comment exporter des Ècritures depuis CIEL ComptabilitÈ ?
Dans le volet de navigation Expert comptable, cliquez sur Envoyer des donnÈes. SÈlectionnez les critËres de líexport. Cochez si besoin les cases En brouillard et ValidÈes et cliquez sur Suivant. Cochez líoption Par fichier, renseignez le chemin du fichier díexport et validez. Confirmez le message si les Ècritures affichÈes correspondent bien aux Ècritures ‡ exporter. Comment importer les Ècritures CIEL dans EBP ?
52 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 53 Cochez Recevoir des donnÈes. 54 Choisissez le format CIEL - ComptabilitÈ Version 11.00 et validez. Comment exporter des Ècritures au format CIEL depuis EBP ?
46AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 47Cochez Transmettre des donnÈes. 48Choisissez le format CIEL - ComptabilitÈ Version 11.00 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle
par dÈfaut CIEL.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter dans CIEL ComptabilitÈ
Les Journaux
Index
113
Les journaux sont crÈÈs lors de líimportation. Attention, le format díimport Ètant prÈvu pour des
codes journaux sur 2 caractËres, les codes plus longs auront ÈtÈ tronquÈs lors de la gÈnÈration
du fichier díÈcritures. Les Comptes
Les comptes sont crÈÈs lors de líimportation. Etant limitÈs ‡ 11 caractËres, les comptes plus
longs seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel
EBP, supposons que les comptes 401000000054 et 401000000053 soient utilisÈs, leurs
Ècritures seront importÈes sur líunique compte 40100000005. Les NumÈros de PiËces
le format díimport Ètant prÈvu pour des numÈros de piËces sur 12 caractËres, les numÈros plus
longs auront ÈtÈ tronquÈs lors de la gÈnÈration du fichier díÈcritures. Comment importer les Ècritures EBP dans CIEL ComptabilitÈ ?
42 Dans le volet de navigation Expert comptable, cliquez sur RÈcupÈrer des donnÈes. 43 Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ importer, puis validez. 315 Format Cote Ouest Bilan Plus 7.1
Comment exporter des Ècritures depuis Bilan Plus Version 7.1 ?
AccÈdez ‡ líoption Exporter du menu Dossiers + Utilitaires et dÈrouler líassistant. SÈlectionnez le type díexportation Nouveau modËle, et le fichier ‡ exporter Ecriture. Choisissez Un seul fichier avec des enregistrements maÓtre et dÈtail. Indiquez le chemin du fichier díexport. Choisissez le type DÈlimitÈ et le sÈparateur Point-Virgule. SÈlectionnez les champs suivants : Date díeffet, Journal, Compte, LibellÈ, NumÈro de piËce, DÈbit, CrÈdit, IntitulÈ de compte. Dans líÈtape suivante, ne saisissez rien. Sauvegardez les diffÈrentes Ètapes en donnant un nom au modËle (par exemple ´ export pour
EBP ª). Ainsi, lors des prochaines exportations, il suffira de sÈlectionner ce nom dans la
premiËre Ètape, et vous níaurez pas besoin de refaire toutes les Ètapes de líassistant. Choisissez les critËres de líexport. A lire avant díimporter les Ècritures dans EBP
Les Comptes
La longueur des comptes pouvant Ítre paramÈtrÈe jusquí‡ 13 caractËres dans Bilan Plus 7.1, il
est impÈratif reformater les comptes dans EBP sur une longueur similaire en utilisant líoption
Reformater les Comptes du menu Outils + Maintenance Utilisateur, et ce avant de rÈaliser
líimportation. Les Exercices
Printed Documentation
114
Dans Bilan Plus 7.1, il est possible de saisir des Ècritures sans jamais rÈaliser de clÙture
annuelle. Dans EBP on ne rÈcupËrera les Ècritures que jusquí‡ la date maximum de saisie
dÈfinie dans lí onglet Exercice du menu Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences. Comment importer les Ècritures Bilan Plus 7.1 dans EBP ?
55 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 56 Cochez Recevoir des donnÈes. 57 Choisissez le format COTE OUEST - Bilan Plus Version 7.1. Comment exporter des Ècritures au format Bilan Plus 7.1 depuis EBP ?
49AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 50Cochez Transmettre des donnÈes. 51Choisissez le format COTE OUEST - Bilan Plus Version 7.1 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ
síappelle par dÈfaut COTEOUEST.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. Comment importer les Ècritures EBP dans Bilan Plus 7.1 ?
44 AccÈdez ‡ líoutil díimportation par le menu Dossiers + Utilitaires + Importer et dÈrouler
líassistant. 45 SÈlectionnez le type díimportation Nouveau modËle, et le fichier ‡ importer Ecriture. 46 Choisissez Enregistrement avec des enregistrements maÓtre et dÈtail. 47 Indiquez le chemin du fichier ‡ importer. 48 Choisissez le type DÈlimitÈ et le sÈparateur Point-Virgule. 49 SÈlectionnez les champs suivants : Date díeffet, Journal, Compte, LibellÈ, NumÈro de piËce, DÈbit, CrÈdit. 50 Dans líÈtape suivante, ne saisissez rien. 51 Cochez numÈro de piËce dans la zone Regroupement des Ècritures par. Laissez les autres
choix par dÈfaut. 52 Sauvegardez les diffÈrentes Ètapes en donnant un nom au modËle (par exemple ´ EBP
import ª). Ainsi, lors des prochaines importations, il suffira de sÈlectionner ce nom dans líÈtape
1, et vous níaurez pas besoin de refaire toutes les Ètapes. Remarque : Les journaux doivent Ítre crÈÈs au prÈalable. Les comptes, eux, seront crÈÈs
automatiquement lors de líimportation. 316 Recevoir des donnÈes - COTE OUEST
Renseignez le chemin du rÈpertoire contenant votre dossier COTE OUEST. 317 Format Cote Ouest Bilan Plus 6.5
Ce format níest disponible quíen importation de donnÈes. Il níy a pas díexport ‡ effectuer depuis le
logiciel Bilan Plus Version 6.5 car EBP importe directement les fichiers de donnÈes. A lire avant díimporter les Ècritures dans EBP
Les Comptes
Index
115
La longueur des comptes pouvant Ítre paramÈtrÈe jusquí‡ 13 caractËres dans Bilan Plus 6.5, il est
impÈratif reformater les comptes dans EBP sur une longueur similaire en utilisant líoption
Reformater les Comptes du menu Outils + Maintenance Utilisateur, et ce avant de rÈaliser
líimportation. Les Exercices
Dans Bilan Plus 6.5, il est possible de saisir des Ècritures sans jamais rÈaliser de clÙture annuelle. Dans EBP on ne rÈcupËrera les Ècritures que jusquí‡ la date maximum de saisie dÈfinie dans lí onglet Exercice du menu Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences. Comment importer les Ècritures Bilan Plus 6.5 dans EBP ?
AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. Cochez Recevoir des donnÈes. Choisissez le format COTE OUEST - Bilan Plus Version 6.5. 318 Format EBP - ComptabilitÈ Windows
Ce format permet : Díexporter les Ècritures de votre logiciel EBP vers un autre logiciel de comptabilitÈ EBP. Díimporter des Ècritures saisies dans un autre logiciel de comptabilitÈ EBP dans votre logiciel
EBP. Les logiciels de comptabilitÈ EBP sont les suivants : EBP ComptabilitÈ, EBP Compta Pratic, EBP
ComptabilitÈ LibÈrale, EBP ComptabilitÈ et Facturation. Comment importer des Ècritures au format EBP ?
58 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 59 Cochez Recevoir des donnÈes. 60 Choisissez le format EBP - ComptabilitÈ Windows et validez. Comment exporter des Ècritures au format EBP ?
52AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 53Cochez Transmettre des donnÈes. 54Choisissez le format EBP - ComptabilitÈ Windows et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par
dÈfaut EBP.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. 319 Format Interface Expert (Coala)
Ce format níest disponible quíen exportation de donnÈes. Il correspond ‡ líoption Export Interface
Expert disponible dans le menu Outils + Export de DonnÈes. Quel format utiliser pour exporter des Ècritures vers COALA ComptabilitÈ ?
Format COALA - ComptabilitÈ - journaux
Les Ècritures seront ajoutÈes dans un dossier existant de COALA ComptabilitÈ gr‚ce ‡ une
commande de Copier / Coller. Comment faire ?
Format COALA - ComptabilitÈ - dossier complet
Les Ècritures seront ‡ importer cÙtÈ COALA ComptabilitÈ dans un dossier vierge, car líoutil
díimport utilisÈ Ècrase les donnÈes. Comment faire ?
Printed Documentation
116
Format Interface Expert (Coala)
Les Ècritures pourront Ítre ajoutÈes dans un dossier existant, ‡ condition díacquÈrir auprËs de
COALA líoption díimport au format EBP. exporter des Ècritures au format Interface Expert depuis EBP ?
61 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 62 Cochez Transmettre des donnÈes. 63 Choisissez le format Interface Expert (Coala) et validez. Comment importer les Ècritures EBP (format Interface Expert) dans COALA ComptabilitÈ ?
Note : Pour obtenir la clÈ ARF permettant díimporter le fichier EBP dans COALA ComptabilitÈ, veuillez contacter le Service Clients de COALA.
Ouvrez le dossier dans lequel líimportation doit Ítre effectuÈe. Double-cliquez dans la fenÍtre de droite sur ComptabilitÈ. Dans la fenÍtre de gauche, positionnez-vous sur líexercice correspondant au fichier ‡ importer. Dans le menu dÈroulant o˘ se trouve Journaux, sÈlectionnez Etats. Dans la fenÍtre centrale, cliquez sur Import ComptabilitÈ, dans Etats díimport. Si cette option níest pas prÈsente (pour un 1
er import dans le dossier), faites clic droit + Ajouter, ouvrez Etats díimport et cochez Import ComptabilitÈ, puis cliquez sur OK. Dans la fenÍtre de droite (nommÈe Attributs), dans le menu dÈroulant Fournisseur, sÈlectionnez EBP. Dans le menu dÈroulant Logiciel, sÈlectionnez la version voulue. Indiquez la taille des comptes. Dans la fenÍtre du milieu (nommÈe Etats), faites clic droit + Importer. Indiquez si besoin la pÈriode ‡ importer. Cliquer sur OK. SÈlectionner le fichier ‡ importer. 320 Format ISAGRI - ISACOMPTA Version 6.10010
Comment exporter des Ècritures depuis Isacompta ?
AccÈdez ‡ líoption Envoyer du menu Fichier + Echanges prestataire comptable. SÈlectionnez Autre. Choisissez le nom et líemplacement du fichier ‡ gÈnÈrer. DÈfinissez les critËres de líexport et validez. Comment importer les Ècritures ISAGRI dans EBP ?
64 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 65 Cochez Recevoir des donnÈes.
Index
117
66 Choisissez le format ISAGRI - ISACOMPTA Version 6.10010 et validez. Comment exporter des Ècritures au format ISAGRI depuis EBP ?
55AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 56Cochez Transmettre des donnÈes. 57Choisissez le format ISAGRI - ISACOMPTA Version 6.10010 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ
síappelle par dÈfaut ISAGRI.isa et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. Comment importer les Ècritures EBP dans Isacompta ?
53 AccÈdez ‡ líoption Recevoir du menu Fichier + Echanges prestataire comptable. 54 Cliquez sur le bouton ´ Ö ª. 55 Dans le champ Type, sÈlectionnez Fichiers díÈchange Isacompta V 4.00 et infÈrieur. 56 SÈlectionnez le fichier ‡ importer et validez. 321 Format QUADRATUS - Quadra Compta Version 1.55.4
Comment exporter des Ècritures depuis Quadra Compta ?
AccÈdez ‡ líoption Export ASCII du menu Outils + Suivi des dossiers. SÈlectionnez le nom et líemplacement du fichier ‡ gÈnÈrer. Indiquez si besoin la pÈriode ‡ exporter. En Choix des donnÈes ‡ exporter, choisissez Tout. Dans les zones Mises ‡ zÈro et RenumÈrotation, ne cochez rien. Pour exporter dans la devise du dossier, cochez Exporter tous les montants dans la monnaie
de Tenue. Validez líexport. A lire avant díimporter les Ècritures dans EBP
Le logiciel Quadra Compta permettant de gÈrer x racines de comptes clients et y racines de
comptes fournisseurs, les comptes sont convertis lors de líimport de la faÁon suivante :
17Les racines 00 ‡ 07 deviennent 411
18Les racines 08 et 09 deviennent 401
Comment importer les Ècritures QUADRATUS dans EBP ?
67 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 68 Cochez Recevoir des donnÈes. 69 Choisissez le format QUADRATUS - Quadra Compta Version 1.55.4 et validez. Comment exporter des Ècritures au format QUADRATUS depuis EBP ?
58AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 59Cochez Transmettre des donnÈes.
Printed Documentation
118
60Choisissez le format QUADRATUS - Quadra Compta Version 1.55.4 et validez. Le fichier
gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut QUADRA.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter les Ècritures dans Quadra Compta
Les Journaux
Les journaux inexistants ne sont pas crÈÈs lors de líimportation. Cíest pourquoi, il est nÈcessaire
de les crÈer, soit avant, soit aprËs líimportation (si les journaux sont inexistants, les Ècritures
sont malgrÈ tout importÈes). Attention : Les codes des journaux ne doivent pas dÈpasser 3 caractËres. Les Comptes
Les comptes inexistants sont automatiquement crÈÈs lors de líimportation, sans intitulÈ. Etant
limitÈs ‡ 8 caractËres, les comptes plus longs seront tronquÈs. A noter que les comptes clients
auront tous une unique racine, comme les comptes fournisseurs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel EBP
ComptabilitÈ, supposons que les comptes 601000054 et 601000053 soient utilisÈs, leurs
Ècritures seront importÈes sur líunique compte 60100005. Les NumÈros de PiËce
La longueur des numÈros de piËces Ètant limitÈe ‡ 10 caractËres, les numÈros plus longs seront
tronquÈs. Comment importer les Ècritures EBP dans Quadra Compta ?
57 Utilisez líoption Import ASCII (Compta) du menu Outils + Suivi des dossiers. 58 SÈlectionnez le fichier ‡ importer et validez. 322 Transmettre des donnÈes - QUADRATUS
Renseignez les racines des comptes auxiliaires utilisÈes dans QUADRATUS Quadra Compta. Les
comptes clients et fournisseurs seront ainsi convertis dans le fichier díexport. 323 Format SAGE - Ligne 100 Version 11.01
Comment exporter des Ècritures depuis SAGE Ligne 100 ?
AccÈdez ‡ líoption Format Sage du menu Fichiers + Exporter. DÈfinissez les critËres de líexport et validez. Choisissez le nom et líemplacement du fichier ‡ gÈnÈrer et validez. Comment importer les Ècritures SAGE dans EBP ?
70 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 71 Cochez Recevoir des donnÈes. 72 Choisissez le format SAGE - Ligne 100 Version 11.01 et validez. Comment exporter des Ècritures au format SAGE depuis EBP ?
Index
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61AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 62Cochez Transmettre des donnÈes. 63Choisissez le format SAGE - Ligne 100 Version 11.01 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle
par dÈfaut SAGE100.pnm et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. Comment importer les Ècritures EBP dans SAGE Ligne 100 ?
59 AccÈdez ‡ líoption Format ligne 100 et 30 du menu Fichier + Importer. 60 Dans le champ Type, sÈlectionnez Ecritures Sage (*.pnm). 61 SÈlectionnez le fichier ‡ importer et cliquez sur Ouvrir. Remarque : Les journaux doivent Ítre crÈÈs avant de rÈaliser líimportation. 324 Communication Entreprise - Expert : Format Gestimum
Comment importer des Ècritures au format Gestimum ?
AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. Cochez Recevoir des donnÈes. Choisissez le format Gestimum et validez. Comment exporter des Ècritures au format Gestimum ?
73 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 74 Cochez Transmettre des donnÈes. 75 Choisissez le format Gestimum et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut EBP.txt et se
trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. 325 Import de donnÈes
326 Import ParamÈtrable
327 Importation ParamÈtrable
Vous avez travaillÈ jusqu'‡ maintenant sur un logiciel et vous souhaitez rÈcupÈrer vos journaux, comptes
et Ècritures. LíImport ParamÈtrable est une fonction accessible uniquement en activant les Fonctions Expert ‡
partir du menu Affichage. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Import de DonnÈes + Import ParamÈtrable
Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Lors de
líaccËs ‡ líImport ParamÈtrable vous devez saisir une justification
Comment faire ?
GÈnÈrez ‡ partir de votre ancien logiciel les fichiers ‡ rÈcupÈrer au format texte (ou ASCII).
Printed Documentation
120
Dans votre produit EBP, crÈez le dossier comptable dans lequel vous dÈsirez rÈcupÈrer vos
donnÈes, ouvrez-le et accÈdez ‡ líoption Import ParamÈtrable du menu Outils + Import de
DonnÈes. Choisissez la table ‡ importer : Journaux, Comptes ou Ecritures
Cliquez sur OK. Suivez les diffÈrentes Ètapes de líassistant en utilisant les boutons Suivant et PrÈcÈdent. Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici. 328 Importation ParamÈtrable d'un fichier Excel
ParticularitÈs
Le fichier Excel doit impÈrativement comporter des intitulÈs de colonnes, car la 1Ëre ligne du fichier
sera ignorÈe lors de líimport. Lorsque le fichier Excel contient des intitulÈs de comptes, lors de l'import, les champs s'associent
automatiquement, ‡ condition que le libellÈ soit suffisamment clair (Ètape Choix des champs ‡
importer). Si le fichier Excel contient des comptes alpha-numÈriques, vous devez rÈaliser les opÈrations
suivantes dans Excel :
76 SÈlectionnez la colonne des comptes puis accÈdez ‡ líoption Convertir du
menu DonnÈes. 77 …tape 1 : Cochez l'option DÈlimitÈ puis cliquez sur Suivant. 78 …tape 2 : Ne cochez aucun sÈparateur et indiquez Aucun comme
Identificateur de texte. 79 …tape 3 : SÈlectionnez le format texte et validez. 329 Etape de l'assistant
330 Importation ParamÈtrable : Source de l'Import
Choisissez dans Type de la source, Fichier ou ODBC. En mode Fichier, vous indiquez ensuite le fichier ‡ importer, y compris un fichier díextension DSN. Saisissez le nom du fichier ‡ importer prÈcÈdÈ de son chemin d'accËs ou cliquez sur le bouton
Parcourir pour rechercher le fichier texte dans son rÈpertoire. SÈlectionnez le fichier ‡ importer et
cliquez sur le bouton Ouvrir ou double-cliquez directement sur le nom du fichier. Le nom de fichier
s'inscrit automatiquement dans la zone Nom du fichier. 80 En mode ODBC, le bouton Modifier vous permet de pointer directement la base ODBC (Access, Excel, Lotus,..). Cette importation est possible uniquement si vous ayez installÈ les pilotes ODBC
correspondants. Format d'import
Si vous avez dÈj‡ importÈ un fichier ayant la mÍme structure que le fichier que vous souhaitez
maintenant importer (type et ordre des champs) et qu'un nom de format a ÈtÈ enregistrÈ par le
logiciel lors de la prÈcÈdente importation, sÈlectionnez le format dans la liste. Le logiciel associera
automatiquement les champs du fichier source (‡ importer) ‡ la table sÈlectionnÈ prÈcÈdemment. Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici.
Index
121
331 Importation ParamÈtrable : Type du Fichier
Le logiciel reconnaÓt automatiquement la plupart des fichiers texte de structure standard. Cette Ètape
permet de valider ou de complÈter le type de fichier proposÈ par dÈfaut. Le fichier est au format DOS
Cochez cette case si le fichier est au format txt DOS. SÈparation des champs
Pointez Largeur Fixe lorsque votre fichier ne contient pas de sÈparateur entre chaque champ. C'est
un fichier dont les champs (informations) pour chacun des enregistrements ont une largeur
constante. C'est alors ‡ vous de dÈfinir les largeurs des colonnes ‡ importer. Pointez DÈlimitÈ lorsque votre fichier contient des sÈparateurs (virgule, tabulation, espace, ...) entre
chaque champ. DÈbut des donnÈes
Si votre fichier contient des lignes (de texte, ou autres) avant les champs ‡ importer, indiquez ici le
nombre de lignes ‡ ne pas prendre en compte. Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici. 332 Importation ParamÈtrable : Champs du Fichier (de type DÈlimitÈ)
Pour un fichier DÈlimitÈ, le logiciel affiche automatiquement les colonnes qu'il reconnaÓt. Si les colonnes
reconnues sont correctes, cliquez sur le bouton Suivant. Dans certains cas, vous devez prÈciser vous
mÍme le sÈparateur (et le dÈlimiteur) contenu dans le fichier :
SÈparateur de champs
Si le sÈparateur n'est pas reconnu par le logiciel, pointez-le ou indiquez-le dans Autre. Les champs Texte sont entourÈs par
Si vos champs de type Texte sont entourÈs par des guillemets ou des apostrophes, sÈlectionnez le
dÈlimiteur dans la liste dÈroulante. Le logiciel met alors en forme votre fichier en fonction des choix
prÈcisÈs. Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici. 333 Importation ParamÈtrable : Champs du Fichier (de type Fixe)
Pour un fichier de type Fixe, le logiciel affiche la totalitÈ du fichier en continu. DÈlimitez vous mÍme les
colonnes correspondant aux diffÈrents champs. Cliquez dans la rËgle pour positionner un trait de
dÈlimitation de colonne. Ce trait peut ensuite Ítre dÈplacÈ en tirant-glissant le trait ‡ la position
souhaitÈe. 334 Importation ParamÈtrable : Choix des Champs
Cette Ètape permet d'associer ‡ chaque champ du fichier source (correspondant ‡ un champ du fichier
importÈ) le nom d'un des champs de la table. La liste de gauche propose la liste des champs de la table . La liste de droite contient la liste des
colonnes que vous venez de dÈfinir. Vous devez associer uniquement les colonnes que vous souhaitez
importer, ‡ un champ de la table, gr‚ce au bouton Associer.
Printed Documentation
122
Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici. 335 Importation ParamÈtrable : RÈsumÈ de l'Importation
Le logiciel vous affiche alors un aperÁu du fichier qui va Ítre importÈ. VÈrifiez que les donnÈes
correspondent bien aux noms des colonnes. Enregistrer le Format
Si vous pensez rÈcupÈrer par la suite d'autres fichiers ayant la mÍme structure que le fichier actuel, vous avez la possibilitÈ de mÈmoriser sa structure. Pour cela, cliquez sur le bouton Enregistrer le format et donnez un nom au format du fichier. A la
prochaine importation d'un fichier de mÍme structure, vous pourrez ainsi appeler ce format : le
logiciel appliquera automatiquement au fichier les paramËtres dÈfinis dans les Ètapes prÈcÈdentes. Si votre fichier est correct, cliquez sur le bouton Importer. Une fois l'importation terminÈe, le logiciel
affiche le nombre d'enregistrements ajoutÈs ‡ la table de votre dossier. Si vous importez un fichier dans une table qui contient dÈj‡ des enregistrements, le logiciel vous
propose d'Ècraser les enregistrements prÈcÈdents ou de les mettre ‡ jour (enregistrement par
enregistrement ou Tous). Dans ce dernier cas, il conserve les champs de l'enregistrement qui ne sont
pas importÈs. Cela vous permet d'importer successivement plusieurs fichiers. Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici. 336 Importation ParamÈtrable : DerniËre Etape
Líimportation est lancÈe. Cliquez sur Pause ou Interrompre pour arrÍter momentanÈment ou dÈfinitivement líimportation. Lorsque líimportation est terminÈe, le logiciel vous indique le nombre díenregistrements ajoutÈs, modifiÈs, dÈj‡ prÈsents, ou ignorÈs si le fichier contient des erreurs ou des champs non importables. Dans ce cas, un bouton Erreurs síaffiche. Cliquez dessus pour connaÓtre le dÈtail des enregistrements
non importÈs. Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici. 337 Import d'Ecritures
338 Importation díEcritures
Cette fonction vous permet d'importer des fichiers ASCII contenant des Ècritures venant des logiciels de
gestion EBP, Gestion3 pour Windows, NÈgoce sous Dos, Facture Plus, Compta Plus. Cette option
vous permet Ègalement de rÈcupÈrer les Ècritures venant díun autre logiciel si vous respectez la
structure des fichiers ‡ importer reconnus par le logiciel. LíImport díEcritures est une fonction accessible uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir
du menu Affichage. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Import de DonnÈes + Import Ecritures
Index
123
Les formats díimport Format EBP v3
Format EBP v5
Format Gestimum v1
Format ASIE
Format ASI7
Attention : Avant importation, vÈrifiez que le journal qui reÁoit les Ècritures est bien dans la
devise des Ècritures importÈes. 339 Importation : Chemin du fichier et Options
Fichier
Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ importer. Options
Cochez la premiËre option afin le logiciel crÈe automatiquement les comptes et journaux qui
níauraient pas ÈtÈ crÈÈs prÈalablement. Il est conseillÈ de laisser la derniËre option cochÈe afin que le logiciel vÈrifie vos soldes une
fois líimportation rÈalisÈe. 340 Formats
341 Importation : Format ASI7
Ce format correspond ‡ celui des fichiers Ècritures provenant des logiciels Compta Plus et Paye 7. Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Fichier : ASI7YYXX.DAT (YY = N° du journal, XX = N° de la sociÈtÈ)
Position Longueur LibellÈ
1 8 PiËce comptable
9 9 Compte Comptable
18 6 Date Ècriture (jjmmaa)
24 2 N° de libellÈ automatique
26 26 LibellÈ manuel
52 10 Montant DÈbit (xxxxxxx.xx)
62 10 Montant CrÈdit(xxxxxxx.xx)
72 160 Date ÈchÈance (6) + Montant (10)
232 120 Poste analytique (2) + Montant (10)
352 2 Fin de ligne 0D0A
342 Importation : Format ASIE
Ce format correspond ‡ celui des fichiers Ècritures provenant des logiciels NÈgoce, Facture Plus, Compta Plus.
Printed Documentation
124
Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Fichier ASIEXXYY.DAT avec XX = NumÈro du journal (01 ‡ 15) YY = NumÈro de la sociÈtÈ (01 ‡
99) Record = 222
POSITION LONGUEUR TYPE DESCRIPTION
1 1 V ou Blanc CaractËres de dÈbut de ligne " V " si ligne mouvementÈe. 2 7 AlphanumÈriq
ue NumÈro de PiËce
9 7 AlphanumÈriq
ue Compte comptable (2 Premiers caractËres numÈriques, compte complÈtÈ ‡ Droite par 0)
16 6 NumÈrique Date (jjmmaa) appartenant ‡ líexercice en cours 22 2 NumÈrique LibellÈ Automatique enregistrÈs dans le fichier
(complÈtÈ ‡ gauche par 0)
24 26 AlphanumÈriq
ue
LibellÈ manuel de líÈcriture
50 10 NumÈrique Montant dÈbit (7 entiers, 2 dÈcimales)
60 10 NumÈrique Montant CrÈdit (7 entiers, 2 dÈcimales)
70 1 O/N TVA sur Encaissement
71 1 O/N EchÈancier 72 5 NumÈrique Pointeur ÈchÈance (interne ‡ la comptabilitÈ)
77 6 NumÈrique 1° date ÈchÈance (jjmmaa)
83 10 NumÈrique 1° montant ÈchÈance (7 entiers, 2 dÈcimales)
93 6 NumÈrique 2° Date ÈchÈance (jjmmaa)
99 10 NumÈrique 2° Montant ÈchÈance (7 entiers, 2 dÈcimales)
109 6 NumÈrique 3° Date ÈchÈance (jjmmaa)
115 10 NumÈrique 3° Montant ÈchÈance (7 entiers, 2 dÈcimales)
125 2 NumÈrique 1° Poste analytique complÈtÈ ‡ gauche par 0
127 10 NumÈrique 1° Montant analytique (7 entiers, 2 dÈcimales)
137 2 NumÈrique 2° Poste analytique complÈtÈ ‡ gauche par 0
139 10 NumÈrique 2° Montant analytique (7 entiers, 2 dÈcimales)
149 2 NumÈrique 3° Poste analytique complÈtÈ ‡ gauche par 0
151 10 NumÈrique 3° Montant analytique (7 entiers, 2 dÈcimales)
161 2 NumÈrique 4° Poste analytique complÈtÈ ‡ gauche par 0
163 10 NumÈrique 4° Montant analytique (7 entiers, 2 dÈcimales)
173 2 NumÈrique 5° Poste analytique complÈtÈ ‡ gauche par 0
175 10 NumÈrique 5° Montant analytique (7 entiers, 2 dÈcimales)
185 2 NumÈrique 6° Poste analytique complÈtÈ ‡ gauche par 0
187 10 NumÈrique 6° Montant analytique (7 entiers, 2 dÈcimales)
197 2 NumÈrique 7° Poste analytique complÈtÈ ‡ gauche par 0
199 10 NumÈrique 7° Montant analytique (7 entiers, 2 dÈcimales)
209 2 NumÈrique 8° Poste analytique complÈtÈ ‡ gauche par 0
211 10 NumÈrique 8° Montant analytique (7 entiers, 2 dÈcimales)
221 2 0D0A CaractËres Fin de ligne
Index
125
343 Importation : Format EBP V3
Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Import de DonnÈes + Import Ecritures
Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Lors de
líimport au format EBP V3, si le fichier níest pas reconnu comme un fichier venant díun autre
logiciel EBP, vous devrez saisir une justification.
Le fichier des Ècritures
Exemple :
1,010196,VE,411ART,FA, "Ventes díordinateur ", "123 ",12548.95,D,010301,EUR
Description des champs du fichier
Ligne : il síagit díun numÈro de ligne ignorÈ lors de líimportation. Date : JJMMAA ou JJMMAAAA. Code journal : alphanumÈrique sur 4 caractËres maximum. Compte : alphanumÈrique sur 15 caractËres maximum. LibellÈ automatique : sur 2 caractËres, ignorÈ lors de líimportation. LibellÈ manuel : entre guillemets et sur 40 caractËres maximum. NumÈro de piËce : entre guillemets et alphanumÈrique sur 15 caractËres maximum. Montant : numÈrique, avec le point comme sÈparateur de dÈcimale. Sens : D ou C pour DÈbit ou CrÈdit. Date díÈchÈance : JJMMAA ou JJMMAAAA. Devise : (champ facultatif, ‡ prÈciser uniquement si vous importez des Ècritures dont les
montants sont dans une devise diffÈrente de celle du dossier). Ajoutez le code ISO de la devise
concernÈe. La fin de chaque enregistrement est un retour chariot. Le sÈparateur de champs est la virgule. Le dÈlimiteur de champs est le guillemet, il est prÈsent sur le champ LibellÈ manuel et NumÈro de
piËce. En supposant que tous les champs ne soient pas renseignÈs, vous devez obligatoirement prÈvoir
leur emplacement. Exemple : Le champ LibellÈ automatique níexiste pas dans votre application :
1,010101,VE,411ART,, "Ventes díordinateur ", "123 ",12548.95,D,010301,
Exemple :
1,010101,
Printed Documentation
126
VE,701,FA
, "Ventes
díordinateu
r ", "123
",12548.95
,C,010301, Le fichier
des
comptes
Nom et emplacement du fichier
Le fichier des comptes se nomme obligatoirement COMPTES.TXT. Il doit Ítre placÈ dans le
mÍme rÈpertoire que celui contenant le fichier des Ècritures. Au moment de líimportation, vous sÈlectionnez le fichier des Ècritures. Le programme dÈtectera
automatiquement la prÈsence du fichier COMPTES.TXT, et líimportera avant les Ècritures. En
l'absence de ce fichier des comptes, le libellÈ des comptes crÈÈs sera "Compte crÈÈ pendant
transfert". Description des champs du fichier
NumÈro de compte : alphanumÈrique sur 15 caractËres maximum.
IntitulÈ : alphanumÈrique sur 60 caractËres maximum (ce champ correspond au libellÈ du
compte). Raison sociale : alphanumÈrique sur 30 caractËres maximum (ce champ correspond ‡ la raison
sociale de líonglet Adresse). Adresse : alphanumÈrique sur 100 caractËres maximum. Code postal : numÈrique sur 5 caractËres maximum. Ville : alphanumÈrique sur 30 caractËres maximum. Pays : alphanumÈrique sur 35 caractËres maximum.
Interlocuteur : alphanumÈrique sur 35 caractËres maximum. TÈlÈphone : alphanumÈrique sur 20 caractËres maximum. Fax : alphanumÈrique sur 20 caractËres maximum. La fin de chaque enregistrement est un retour chariot. Le sÈparateur de champs est la virgule. En supposant que tous les champs ne soient pas renseignÈs, vous devez obligatoirement prÈvoir
leur emplacement. Exemple : Vous ne disposez ni de raison sociale ni díinterlocuteur dans votre application de
facturation, votre exportation devra cependant contenir ces champs, mÍme vide. Votre
enregistrement sera donc de la forme :
411DUPOND,DUPOND,,21 rue du bois, 78120, Rambouillet, France,,0135698475,0135698475
Importation automatique
Si le fichier d'Ècritures se nomme ECRITURES.TXT, qu'il respecte la structure dÈcrite plus haut et est
gÈnÈrÈ dans le rÈpertoire Compta.x (x Ètant le numÈro de l'exercice courant, sous le rÈpertoire du
Index
127
dossier comptable), le programme dÈtectera automatiquement sa prÈsence ‡ l'ouverture du dossier, et un message vous proposera díeffectuer le transfert immÈdiatement. La prÈsence du fichier COMPTES.TXT au mÍme emplacement permettra de crÈer les comptes
inexistants avec leur intitulÈ. Remarque : Lors de líimportation le fichier est analysÈ. Si une anomalie est dÈtectÈe (un
dÈsÈquilibre, une ligne Ècriture qui nía pas de montant, un compte trop long Ö) un rapport
síaffichera ‡ líÈcran afin de vous avertir des anomalies prÈsentes. Certaines anomalies sont
bloquantes, si tel est le cas, un message vous en avertira et le transfert sera annulÈ. 344 Importation : Format EBP V5
Cette option vous permet de rÈcupÈrer les Ècritures gÈnÈrÈes par un autre logiciel EBP (Gestion
Commerciale, Paye Ö). Remarque : Cette action nÈcessitant dí Ítre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Le logiciel vous propose : De crÈer automatiquement les comptes et journaux inexistants : Pour la crÈation des journaux, le logiciel vous ouvrira une fenÍtre pour indiquer le
libellÈ et le type du journal. Pour les comptes, le logiciel indiquera en libellÈ ´ Compte crÈÈ pendant le
transfert ª. Vous pourrez ensuite, par líoption Plan Comptable Entreprise du menu
DonnÈes, rectifier les libellÈs. Díeffectuer un recalcul des soldes : le logiciel vÈrifiera ainsi la cohÈrence de votre
dossier. Transfert comptable depuis EBP Gestion Commerciale
Le logiciel EBP Gestion Commerciale vous permet de saisir des factures et des rËglements en
devises. Vous pouvez les transfÈrer dans votre comptabilitÈ, le cours de la devise saisi dans EBP
Gestion Commerciale Ètant transfÈrÈ. Cependant, la devise locale du dossier doit Ítre la mÍme
dans les deux logiciels (par exemple líeuro dans les deux dossiers). Depuis EBP Gestion Commerciale, vous pouvez paramÈtrer les prÈfÈrences de faÁon ‡ transfÈrer
en mÍme temps que les factures et les rËglements les pointages rÈalisÈs. Le transfert des pointages
vous Èvitera de repointer les ÈchÈanciers et de lettrer les lignes díÈcritures. Remarque : Lors de líimportation une analyse est effectuÈe. Si une anomalie est dÈtectÈe (un
dÈsÈquilibre, une ligne Ècriture qui nía pas de montant, un compte trop long Ö) un rapport
síaffichera ‡ líÈcran afin de vous avertir des anomalies prÈsentes. Certaines anomalies sont
bloquantes, si tel est le cas, un message vous en avertira et le transfert sera annulÈ. 345 Importation : Format Gestimum
Votre logiciel vous permet de rÈcupÈrer les Ècritures comptables venant de Gestimum v1 Gestion
Commerciale, et Gestimum Paye.
ion de Gestimum Gestion Commerciale
Etape 1 : Exportation des Ècritures comptables dans Gestimum Gestion Commerciale
81 SÈlectionnez líoption Mise ‡ jour de la comptabilitÈ du menu ProcÈdure.
Printed Documentation
128
82 Indiquez le type de transfert : Ventes, Achats ou RËglements. 83 Indiquez le code journal. 84 SÈlectionnez les piËces ‡ transfÈrer, soit par numÈro, soit par date. Le logiciel demandera ensuite de prÈciser le nom du fichier díexport (ECRITURES par exemple)
dans lequel les Ècritures comptables seront gÈnÈrÈes (veuillez Ègalement noter le rÈpertoire
pour retrouver le fichier ñ exemple : ´ C:\EBP\GESTIMUM ª). Líextension du fichier sera un
.emc
Etape 2 : Importation des Ècritures comptables dans votre nouveau produit
64SÈlectionnez líoption Import Ecritures du menu Outils + Import de DonnÈes. Une fenÍtre apparaÓt
avec une liste de logiciels. SÈlectionnez Logiciel de la gamme Gestimum pour Windows. 65Le logiciel vous demande ensuite de prÈciser le chemin díaccËs complet, contenant le fichier des
Ècritures comptables ‡ importer, prÈcÈdemment gÈnÈrÈ (C:\EBP\GESTIMUM\ECRITURES.EMC par
exemple). Le bouton permet de se positionner directement sur le bon rÈpertoire et de sÈlectionner
le fichier. Attention : Si líimportation ne passe pas, veuillez vÈrifier le paramÈtrage de la date dans les
paramËtres rÈgionaux le format de líannÈe doit Ítre sur 4 caractËres ëaaaaí.
ion de Gestimum Paye 1.5
Etape 1 : Exportation des Ècritures comptables dans Gestimum Paye
62 SÈlectionnez líoption Mise ‡ jour de la comptabilitÈ du menu ProcÈdure. 63 Indiquez les diffÈrents paramËtres, type de transfert, Ètablissement (Tous par dÈfaut), et la pÈriode. Le logiciel proposera le fichier Salaires.emc puis Charges.emc dans lequel les Ècritures
comptables seront gÈnÈrÈes (veuillez Ègalement noter le rÈpertoire pour retrouver le fichier ñ
exemple : ´ C:\EBP\GESTIMUM ª). Etape 2 : Importation des Ècritures comptables dans votre nouveau produit
19SÈlectionnez líoption Import Ecritures du menu Outils + Import de DonnÈes. Une fenÍtre apparaÓt
avec une liste de logiciels. SÈlectionnez Logiciel de la gamme Gestimum pour Windows. 20Le logiciel affiche ensuite une fenÍtre qui permet de rechercher les fichiers ‡ importer, en
sÈlectionnant le rÈpertoire et le fichier Salaires.emc, puis le fichier Charges.emc. Attention : Si líimportation ne passe pas, veuillez vÈrifier le paramÈtrage de la date dans les
paramËtres rÈgionaux le format de líannÈe doit Ítre sur 4 caractËres ëaaaaí.
346 Export de DonnÈes
347 Exportations particuliËres
Ces exportations sont accessibles uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du menu
Affichage. Le logiciel vous permet les exportations particuliËres suivantes : Exportation au format Liasses Fiscales (Etats Financiers) ou de la Balance
Index
129
Exportation au format ContrÙle Fiscal ou Interface Expert Exportation díun arrÍtÈ de Comptes
348 Export Liasses Fiscales / Balance
Si vous souhaitez Èditer votre liasse et que vous possÈdez EBP Etats Financiers, vous pouvez exporter
une balance au format Liasses. Vous pouvez Ègalement exporter une balance au format suivant :
Une entÍte reprenant les coordonnÈes de la sociÈtÈ. Description des champs du fichier
Compte
IntitulÈ du compte
Total DÈbit
Total CrÈdit
Solde DÈbit
Solde CrÈdit
La fin de chaque enregistrement est un retour chariot. Le sÈparateur de champs est la virgule. Le dÈlimiteur de champs est le guillemet, il est prÈsent sur le champ IntitulÈ du compte. LíExport Liasses Fiscales est accessible uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du
menu Affichage. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Export de DonnÈes + Export Liasses Fiscales / Balance
Comment faire ?
Indiquez le mois jusquíauquel les Ècritures doivent Ítre exportÈes. Indiquez le nom et le chemin du fichier ‡ gÈnÈrer : par dÈfaut, le chemin proposÈ est celui du
dossier, et le nom du fichier correspond au nom du dossier. Cochez si besoin la centralisation des clients et des fournisseurs
Choisissez le type díexport ‡ rÈaliser. Cliquez sur Exporter. 349 Export ContrÙle Fiscal ou Interface Expert
Ces exports sont accessibles uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du menu Affichage. ContrÙle Fiscal
Il síagit de copier les Ècritures comptables dans un fichier exploitable indÈpendamment du produit. Le
fichier gÈnÈrÈ est conforme ‡ líarticle L47A du Livre de ProcÈdures Fiscales et peut Ítre fourni ‡
l'administration en cas de contrÙle fiscal. Cette exportation des Ècritures est possible par la commande Export ContrÙle Fiscal du menu
Outils + Export de DonnÈes. Le fichier est gÈnÈrÈ dans le rÈpertoire díinstallation de votre logiciel, et se nomme ARCHIVE suivi de
la date díarchive.
Printed Documentation
130
Interface Expert
Une exportation des Ècritures au format EBP Interface Expert est possible par la commande Export
Interface Expert du menu Outils + Export de DonnÈes. Le fichier gÈnÈrÈ par dÈfaut sera : EBP.EDI. Voir aussi la partie Format Interface Expert (Coala) de líoption Communication Entreprise - Expert. 350 Export ArrÍtÈ de Comptes
Cette option permet díexporter les Ècritures sous forme díun arrÍtÈ de comptes afin de repartir dans un
nouveau dossier dans un nouvel exercice par exemple. Exemple :
En indiquant une date ‡ fin dÈcembre N, les Ècritures suivantes seront exportÈes : Ecritures datÈes du 1
er janvier N+1 contenant tous les comptes mouvementÈs des classes 1 ‡
8 pendant líexercice N, associÈ au journal díAN. Toutes les Ècritures N+1. Le fichier gÈnÈrÈ est au format v3. LíExport Balance est accessible uniquement en activant les Fonctions expert ‡ partir du menu
Affichage. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Export de DonnÈes + Export ArrÍtÈ de Comptes
351 Exportation ParamÈtrable
Vous souhaitez extraire des donnÈes enregistrÈes sous votre logiciel pour les utiliser sous une autre
application. Vous devez donc lancer une exportation du fichier de donnÈes souhaitÈ (dit aussi table de
donnÈes). Avant de lancer l'exportation d'une table, nous vous conseillons de rechercher le format de fichier relu
par le logiciel cible afin díexporter un format de fichier qui puisse Ítre relu par líapplication extÈrieure
(sÈparateur, dÈlimiteur..)
LíExport ParamÈtrable est une fonction accessible uniquement en activant les Fonctions Expert ‡
partir du menu Affichage. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Export de DonnÈes + Export ParamÈtrable
Comment faire ?
Choisissez la table ‡ exporter. Cliquez sur OK. Suivez les diffÈrentes Ètapes de líassistant en utilisant les boutons Suivant et PrÈcÈdent. 352 Etape de l'assistant ‡ l'Export ParamÈtrable
353 Exportation ParamÈtrable : Format et Nom du Fichier
SÈlectionnez Texte pour gÈnÈrer un fichier de type TXT ou DAT.
Index
131
Le mode Automatique (non disponible pour le moment) vous permettra de gÈnÈrer des fichiers ‡ un
format prÈdÈfini (dbf, xls, ..). Saisissez le nom du fichier exportÈ (extension DAT ou TXT) et le rÈpertoire dans lequel vous souhaitez
le gÈnÈrer. Cliquez sur le bouton Parcourir pour rechercher le fichier texte dans son rÈpertoire, si vous
souhaitez Ècraser un fichier existant. Format d'export
Si vous avez dÈj‡ exportÈ un fichier ayant la mÍme structure (ordre et champs) que le fichier que
vous souhaitez maintenant exporter (type et ordre des champs) et qu'un nom de format a ÈtÈ
enregistrÈ par le logiciel lors de la prÈcÈdente exportation, sÈlectionnez le format dans la liste. Les champs ‡ exporter seront automatiquement sÈlectionnÈs. 354 Exportation ParamÈtrable : Choix des Champs
La liste de droite affiche la totalitÈ des champs de la table ‡ exporter. SÈlectionnez le champ ‡ placer en
premier et cliquez sur Exporter, puis continuez ainsi pour chacun des champs, en respectant l'ordre du
fichier ‡ obtenir. 355 Exportation ParamÈtrable : Type du Fichier
SÈparateur de champs
SÈlectionnez le sÈparateur de champs ‡ appliquer au fichier ‡ exporter (tabulation, espace, point
virgule, virgule) ou encore un caractËre de votre choix. Les champs Texte sont entourÈs par
Vous pouvez ici indiquer un dÈlimiteur pour entourer les champs de type Texte. Choisissez entre
guillemets ou des apostrophes. Le fichier est automatiquement adaptÈ en fonction des choix effectuÈs. 356 Exportation ParamÈtrable : RÈsumÈ de l'Exportation
Le logiciel vous affiche alors un aperÁu du fichier qui va Ítre exportÈ. VÈrifiez que les donnÈes sont
celles que vous souhaitez rÈcupÈrer et que leur ordre est correct. Enregistrer le Format
Si vous pensez exporter de nouveau cette table pour gÈnÈrer ce mÍme type de fichier, vous avez la
possibilitÈ de mÈmoriser sa structure. Pour cela, cliquez sur le bouton Enregistrer le format et
donnez un nom au format du fichier. A la prochaine exportation de cette table, vous pourrez ainsi
appeler ce format : le logiciel appliquera automatiquement au fichier les paramËtres dÈfinis dans les
Ètapes prÈcÈdentes. Si votre fichier est correct, cliquez sur le bouton Exporter. Le fichier est alors gÈnÈrÈ. A la fin de líexportation, le logiciel vous indique le nom du fichier gÈnÈrÈ et le nombre díenregistrements
quíil contient. 357 Exportation ParamÈtrable : DerniËre Etape
Líexportation est lancÈe. Cliquez sur Pause ou Interrompre pour arrÍter momentanÈment ou dÈfinitivement líexportation.
Printed Documentation
132
Lorsque líexportation est terminÈe, le logiciel vous indique le nom du fichier gÈnÈrÈ et le nombre
díenregistrements quíil contient.
133
Index
A
A nouveaux.......................................................87
Achats...............................................................37
Activation ........................................................7, 9
Activer filtre.......................................................16
Adresse client ...................................................71
Adresse fournisseur..........................................71
Affichage colonnes ...........................................14
AnnÈes antÈrieures ....................................77, 81
Annexe 3310 A.................................................56
AperÁu ..............................................................67
Archivage..........................................................93
ASI7 ................................................................128
ASIE................................................................128
Assistance comptable.......................................98
Assistance technique..........................................9
AVDR................................................................73
B
Balance.............................................................69
Banque principale.............................................43
Banque secondaire...........................................43
Barre d'outils d'aperÁu ......................................67
Barre outils........................................................31
Bilan..................................................................88
BoÓtes impressions ...........................................67
C
CA12.................................................................61
CA3...................................................................55
Caisse...............................................................42
Centralisation....................................................86
Client
Adresse.........................................................71
ClÙture mensuelle.............................................86
Code activation...................................................9
Codes postaux..................................................83
Colonnes...........................................................14
Communication entreprise - expert ................100
Compte
Attente...........................................................27
BÈnÈfice ........................................................27
Centralisation ................................................77
Charge ..........................................................26
Comptes interdits ..........................................77
Contrepartie.................................................. 78
Gestion ......................................................... 26
Perte............................................................. 27
Produit .......................................................... 26
Raccourci ..................................................... 78
TVA .............................................................. 26
Compte
Colonnes AVDR ........................................... 73
Comptes interdits ......................................... 79
Modification .................................................. 72
Reformatage................................................. 94
Suppression ........................................... 72, 99
Compte rÈsultat................................................ 89
Configuration impression ................................. 68
Consultation comptes ...................................... 47
Recherche .................................................... 49
ContÙle dÈbit crÈdit.......................................... 71
Contrepartie automatique ................................ 78
Convention......................................................... 3
CoordonnÈes dossier....................................... 21
CrÈation
Compte......................................................... 71
Format variable ............................................ 11
CrÈation
Dossier ......................................................... 19
Filtres............................................................ 16
Journal.......................................................... 78
Cumuls mensuels compte ......................... 77, 81
D
DÈclÙture.......................................................... 96
DÈmarrage....................................................... 11
DÈpartements .................................................. 83
DÈsintallation logiciel ....................................... 11
DÈverrouillage Ècritures................................... 98
Dossier
CrÈation........................................................ 19
GÈnÈral......................................................... 19
E
Ecart rËglement................................................ 17
Ecritures
Exportation ................................................. 135
Importation ................................................. 124
RÈimputation .......................................... 98, 99
Printed Documentation
134
Ecritures
Saisie ............................................................33
Suppression ............................................96, 97
E-mail EBP .........................................................9
EvÈnements......................................................69
Evolution
Compte....................................................77, 81
Excel .................................................................69
Expert comptable..............................................17
Exportation
ArrÍtÈ de comptes.......................................134
Balance .......................................................133
Exportations particuliËres............................133
Grand-livre ....................................................69
Exportation
Balance .........................................................69
Excel .............................................................69
Journaux .......................................................69
ParamÈtrable...............................................135
F
Filtres ................................................................16
Format
Affichage colonnes........................................15
DonnÈes........................................................14
Variables .......................................................11
Formulaire 3519 ...............................................57
G
Gestimum .......................................................132
Gestion
TVA ...............................................................53
Grand-livre........................................................69
Grilles
Saisie ............................................................14
H
Heures ouverture................................................9
I
IcÙnes ...............................................................31
Import paramÈtrage menus ..............................29
Importation
Ecritures ......................................................127
ParamÈtrable...............................................124
Impression
Achats ...........................................................69
Balance .........................................................69
DÈclaration TVA......................................54, 69
Grand-Livre .................................................. 69
Journaux....................................................... 69
Rapprochement bancaire............................. 69
RËglements .................................................. 69
TrÈsorerie..................................................... 69
Ventes .......................................................... 69
Ventes comptoir ........................................... 69
Informations dossier......................................... 21
J
Journal
Centralisateur............................................... 88
CrÈation........................................................ 78
Gestion journaux .......................................... 77
Impression.................................................... 69
Journal gÈnÈral............................................. 88
Options de saisie.......................................... 37
Saisie............................................................ 33
Journal ÈvÈnements ........................................ 69
L
Largeur colonnes ............................................. 14
Lettrage............................................................ 17
Lettrage
ApprochÈ ...................................................... 49
Licence............................................................... 9
Ligne Ècriture ................................................... 34
Liste
PropriÈtÈs ..................................................... 14
Liste
DonnÈes ....................................................... 81
M
Mail EBP ............................................................ 9
Maintenance .................................................... 93
Mise ‡ jour dossier........................................... 11
ModËle impression
CrÈation........................................................ 67
Mot de passe ................................................... 96
N
Notes dossier................................................... 21
Nouveau
ModËle impression ....................................... 67
Nouveau
Dossier ......................................................... 19
Ecriture ......................................................... 34
NumÈrotation interne ....................................... 87
NumÈrotation piËces........................................ 18
Index
135
O
Ordre colonnes ...........................................14, 15
P
ParamÈtrage
Bilan ..............................................................88
Menus ...........................................................27
Plan de regroupement ..................................95
Pays..................................................................82
PiËce
NumÈrotation.................................................18
Plan comptable.................................................71
Plan de regroupement ......................................95
Pointage............................................................47
PrÈsentation gÈnÈrale ......................................11
PropriÈtÈs
Filtres ............................................................14
PropriÈtÈs
Grille..............................................................15
R
Raccourci
Compte..........................................................77
LibellÈ............................................................77
Raccourci
Compte..........................................................79
LibellÈ............................................................79
Racines comptes
Clients ...........................................................26
Fournisseurs .................................................26
TrÈsorerie......................................................26
Rapport incident .................................................9
Rapprochement bancaire .................................49
Impression.....................................................69
Incorrect ........................................................50
Recalcul soldes ................................................94
Recevoir donnÈes...........................................100
Recherche
Compte..........................................................73
Ecritures ....................................................... 65
RÈimputation Ècritures............................... 98, 99
RÈindexation .................................................... 94
RÈorganisation fichiers .................................... 94
S
Saisie
Sans notions comptables ....................... 40, 43
Standard....................................................... 33
Saisie
Sans notions comptables ................. 37, 39, 42
Sauvegarde...................................................... 29
Sauvegarde
Dossier ......................................................... 20
Service technique
Horaires.......................................................... 9
Seuil relance .................................................... 71
Suppression
Ligne............................................................. 37
T
Tableau de bord............................................... 32
Taux de TVA.................................................... 26
TÈlÈchargement............................................... 71
TÈlÈphone technique ......................................... 9
Transfert paramÈtrage menus ......................... 28
Tri suivant colonne........................................... 14
TVA
DÈbits ........................................................... 53
Encaissements ....................................... 18, 53
GÈnÈral......................................................... 53
Types
Journaux....................................................... 78
V
Validation Ècritures .......................................... 85
Ventes.............................................................. 39
Ventes comptoir............................................... 40
W
Win Compta 3 ................................................ 129
EBP Compta LibÈrale
Pour Windows XP et Vista
Manuel utilisateur
i
1 FÈlicitations !............................................................................................................................................... 1
2 Convention d'utilisation díEBP.................................................................................................................... 3
3 A lire attentivement..................................................................................................................................... 5
4 Licence d'utilisation..................................................................................................................................... 7
5 L'assistance technique ............................................................................................................................... 9
6 GÈnÈralitÈs sur le Produit......................................................................................................................... 11
30 ComptabilitÈ (gÈnÈralitÈs)....................................................................................................................... 19
40 Dossier.................................................................................................................................................... 25
95 Affichage................................................................................................................................................. 39
96 Gestion ................................................................................................................................................... 41
120 OpÈrations Comptables Courantes ...................................................................................................... 49
192 GÈnÈralitÈs sur le Produit..................................................................................................................... 78
232 Impressions .......................................................................................................................................... 87
269 Fichiers de DonnÈes........................................................................................................................... 105
346 OpÈrations de ClÙture ........................................................................................................................ 129
383 Outils................................................................................................................................................... 137
Index .......................................................................................................................................................... 177
1
1 FÈlicitations !
Vous venez díacquÈrir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne contextuelle prÈsente votre logiciel et donne toutes les informations nÈcessaires ‡
son installation et ‡ sa dÈcouverte.
3
2 Convention d'utilisation díEBP
PrÈambule
En achetant un progiciel EBP (de la StÈ EBP SA au capital díun million díeuros immatriculÈe au RCS de Versailles N° 330 838 947), ´ le Client ª fait líacquisition du droit non exclusif de l'utiliser ‡ des fins personnelles ou
professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transfÈrer ou laisser transfÈrer le
progiciel vers d'autres ordinateurs via un rÈseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou
sa documentation selon la loi en vigueur sauf ‡ des fins exclusives de sauvegarde. Chaque
utilisateur sur son poste de travail doit bÈnÈficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel ´ monoposte ª ne donne droit qu'‡ UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou rÈseau nÈcessite une licence correspondante. L'ensemble des
progiciels est protÈgÈ par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu ‡
des poursuites judiciaires civiles et/ou pÈnales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils
ne peuvent faire líobjet díun nantissement ou díune location ‡ aucun titre que ce soit. EBP se rÈserve
le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Livraison, Suivi et Droit de rÈtractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 )
En vertu de líarticle L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP síengage, sauf mention
expresse et spÈciale sur ses documents commerciaux, ‡ livrer les progiciels au plus tard dans les 3
jours ouvrÈs qui suivent la commande. A ce dÈlai, síajoutent les dÈlais postaux en vigueur. En cas de
tÈlÈchargement, les progiciels sont disponibles immÈdiatement. En conformitÈ avec líarticle L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre líexÈcution
de sa commande, par un numÈro díappel tÈlÈphonique fixe et non surtaxÈ accessible depuis le
territoire mÈtropolitain. En conformitÈ avec líarticle L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informÈ quíil ne
peut pas exercer son droit de rÈtractation auquel il renonce expressÈment et ce dËs la livraison du
logiciel dans la mesure o˘ le Client ou líun de ses prÈposÈs fait une demande díactivation au moyen
du N° de licence du produit et díune ´ raison sociale ª. Il en est de mÍme si un contrat de services
est souscrit dont líexÈcution commence immÈdiatement ‡ compter de líactivation du logiciel qui est
fait de faÁon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de mÍme si le
logiciel complet est tÈlÈchargÈ par Internet. …tendue des obligations de support díEBP
Les services díassistance díEBP sont destinÈs ‡ fournir des conseils, des recommandations et des
informations relatifs ‡ líusage des progiciels EBP dans les configurations matÈrielles et logicielles
requises. EBP síengage ‡ fournir au CLIENT les conseils les plus adÈquats pour aider ‡ rÈsoudre les
problËmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans líutilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de rÈsolution des problËmes. Les services de support díEBP
qui font líobjet díun contrat distinct des prÈsentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et
níincluent pas le support sur site. Assistance de proximitÈ sur le site
Líutilisateur doit pouvoir faire appel ‡ un professionnel de líinformatique pour dÈnouer sur son site
une difficultÈ technique dont la cause ne serait pas dÈterminÈe ou rÈsolue par líassistance
tÈlÈphonique díEBP. Pour ce faire, le Client reconnaÓt conclure avec un distributeur ou un
professionnel de líinformatique une convention pour líassister sur site en cas de besoin. Cette
convention fixe les conditions díintervention de ce professionnel. EBP ne peut Ítre rendu
responsable díun dÈfaut díaccord ou des consÈquences díun non-respect des obligations
rÈciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des donnÈes
Printed Documentation
4
Le CLIENT reconnaÓt avoir ÈtÈ informÈ par EBP et/ou par son distributeur quíil est prudent en termes
de bonne gestion informatique, de procÈder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures ‡ la
sauvegarde des systËmes, programmes et fichiers de donnÈes, et que líabsence díune telle
sauvegarde rÈduit de maniËre significative ses chances de limiter líimpact des dommages qui
pourraient rÈsulter díune irrÈgularitÈ dans le fonctionnement de son systËme ou ses progiciels et peut
rÈduire la portÈe des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaÓt quíil est de sa
responsabilitÈ de mettre en úuvre une procÈdure pour assurer la rÈcupÈration des donnÈes, fichiers
ou programmes dÈtruits, endommagÈs ou perdus. EBP ne saurait Ítre tenue responsable en cas de
perte de donnÈes. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des prÈsentes seront conformes, pour
l'essentiel, au besoin díun utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'Ètat sans garantie d'aptitude
‡ une utilisation particuliËre, tous les risques relatifs aux rÈsultats et ‡ la performance du progiciel
sont assumÈs par l'acheteur. En toute hypothËse, EBP níassume que des obligations de moyens ‡
líexclusion de toute obligation de rÈsultat. La prÈsente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de maniËre non limitative, toute
garantie de qualitÈ ou díadÈquation ‡ un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaÓt que la
fourniture des services de support tÈlÈphonique dans le cadre díun contrat díassistance dÈpend de la
disponibilitÈ ininterrompue des moyens de communication et quíEBP ne peut garantir une telle
disponibilitÈ. Limitations de responsabilitÈ
Sauf disposition contraire díordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas
responsables ‡ raison de prÈjudices directs ou indirects (y compris les manques ‡ gagner,
interruptions díactivitÈ, pertes díinformations ou autres pertes de nature pÈcuniaire) rÈsultant díun
retard ou díun manquement commis par EBP dans la fourniture ou líabsence de fourniture des
services de support, alors mÍme quíEBP ou ses fournisseurs auraient ÈtÈ informÈs de l'ÈventualitÈ
de tels prÈjudices. EBP ne peut Ítre rendu responsable díun fonctionnement non conforme, díun
dysfonctionnement, díune inaptitude particuliËre ou díune absence de fonctionnalitÈ dans un de ses
progiciels. En outre, le CLIENT reconnaÓt quíEBP et ses fournisseurs ne seront responsables ‡
raison díaucun manque ‡ gagner subi par un tiers et d'aucune rÈclamation ou action en justice
dirigÈe ou intentÈe contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothËse, la responsabilitÈ díEBP ou de
ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excÈder, au total, les
sommes payÈes par le CLIENT ‡ EBP (ou ‡ son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du
service au titre du contrat díassistance. Líutilisateur reconnaÓt avoir ÈvaluÈ le logiciel de faÁon
approfondie par une dÈmonstration ou un test rÈel pour vÈrifier quíil est en adÈquation avec ses
besoins. Dispositions finales
Ces conditions gÈnÈrales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites
verbalement ou bien passÈes par tÈlÈphone, fax, courrier, email, formulaire Èlectronique ‡ l'attention
du service clients díEBP ou díun distributeur EBP. La validation díun formulaire en ligne vaut
acceptation par le client des prÈsentes CGV dËs lors que ce dernier a cochÈ la case prÈvue a cet
effet sur le formulaire. Les CGV font partie intÈgrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses prÈposÈs. ConformÈment ‡ Loi ´ Informatique et libertÈs ª du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit
d'accËs et de rectification aux donnÈes le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de
juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, mÍme en cas de pluralitÈ de dÈfendeurs ou
díappel en garantie.
5
3 A lire attentivement
Votre logiciel est prÍt ‡ líemploi et síadapte complËtement aux petites entreprises, aux prestataires et
aux artisans. Vous disposez de tous les outils nÈcessaires ‡ la bonne gestion de votre comptabilitÈ (saisie des
encaissements et des dÈcaissements, opÈrations diverses, suivi des tiers possibles, Èdition de la
2035Ö). De plus, en mode CrÈances / Dettes, vous permet de traiter une comptabilitÈ de type ´ Commercial ª
tout en Èditant la 2035.
Le code díactivation
Le programme vous est livrÈ en version díÈvaluation qui propose líensemble des fonctionnalitÈs, selon la version choisie, pendant 40 jours (voir Ecran de bienvenue). Au del‡ de ces 40 jours, la
saisie sera limitÈe en nombre díÈcritures (consultez la partie intitulÈe Comment saisir le code
d'activation ?). Le fichier LISEZMOI
Avant d'utiliser ce produit ou lorsque vous rÈinstallez une mise ‡ jour de version, veuillez consulter le
fichier LISEZMOI accessible dans le logiciel ‡ partir du menu ?. Il contient toutes les modifications et
Èvolutions apportÈes au logiciel depuis que la documentation et/ou l'aide ont ÈtÈ rÈalisÈes. La sauvegarde
La sauvegarde est trËs importante puisqu'elle vous permet de sauvegarder l'ensemble des donnÈes
enregistrÈes par votre logiciel sur un support extÈrieur. Ainsi, en cas de problËme sur votre disque
dur ou sur vos fichiers, vous pourrez ‡ tout moment retrouver des donnÈes correctes.
7
4 Licence d'utilisation
Comment saisir le code díactivation ?
Lorsque vous installez le produit EBP, celui-ci reste en version díÈvaluation, cíest-‡-dire que vous
utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une pÈriode de 40 jours ‡ compter de
líinstallation. AprËs ce dÈlai, si vous níactivez pas votre application, le logiciel sera bridÈ ‡ 100
Ècritures. Pour activer le logiciel, vous devez introduire un code díactivation au lancement du logiciel, en
cliquant sur Activez votre logiciel, ou par la commande activer le logiciel du menu ?. Activation automatique
Líactivation se fait via le site Internet díEBP, la connexion ‡ notre site Web se fera
automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose díInternet. Ensuite, laissez-vous
guider par les instructions ‡ líÈcran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous níaurez
pas de code ‡ saisir. Activation manuelle
Cette option est ‡ utiliser si le poste sur lequel vous avez installÈ le logiciel níest pas connectÈ ‡
Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de líÈcran de bienvenue et sur le bouton Activer
manuellement. Saisissez manuellement tous les champs. AprËs enregistrement du code, vous travaillez alors sur une version activÈe du logiciel et vous avez
accËs au service technique d'EBP pour une durÈe fonction du contrat díassistance souscrit. Pour obtenir la dÈclaration de TVA agrÈÈe, un code díactivation particulier doit Ègalement Ítre
introduit. Si vous souhaitez exploiter les donnÈes du logiciel via une base de donnÈes (type Access), une
option de gÈnÈration ODBC est Ègalement disponible.
9
5 L'assistance technique
EBP Informatique met ‡ votre disposition une assistance technique qui rÈpond ‡ vos questions. Avant de nous contacter, notez ... Votre numÈro de licence, envoyÈ par notre service commercial : nos techniciens ne
pourront vous rÈpondre sans ce numÈro. La description du type de configuration matÈriel (type de l'ordinateur, l'Ètat du disque dur,
fonctionnement rÈseau ou monoposte...) Le logiciel que vous utilisez et sa version (menu ?) . Notre support tÈlÈphonique technique est ouvert :
Du lundi au jeudi : 8H00 ‡ 19H00
Le vendredi : 8H00 ‡ 18H00
Comment contacter le service technique ?
Utilisez notre ligne tÈlÈphonique directe (un standard vous accueille, si aucun technicien n'est
disponible, veuillez patienter vous Ítes sur une file d'attente). Composez le :
0811 65 20 00
(co˚t díun appel local)
Pour tout problËme technique, vous pouvez Ègalement nous adresser vos problËmes par e-mail au :
compta.support.fr@ebp.com
En prÈcisant votre numÈro de licence donnant droit ‡ l'assistance, le nom et la version du produit.
11
6 GÈnÈralitÈs sur le Produit
7 DÈmarrage
Bienvenue dans líaide de votre logiciel. Vous souhaitez :
CrÈer un dossier
Initialiser le dossier
Initialiser le plan comptable
Initialiser les journaux
CrÈer des piËces de vente (en mode CrÈances / Dettes)
Saisir des Ècritures avec des connaissance comptables :
o En utilisant des guides prÈdÈfinis
o En saisie comptable standard
Consulter et lettrer un compte
Consulter un compte
Pointer la banque
Imprimer des donnÈes comptables
o Journaux
o DÈtails des comptes (Grand-Livre)
o Soldes des comptes (Balance)
Sauvegarder le dossier
8 DÈsinstallation du produit
Si vous avez besoin de dÈsinstaller le programme (procÈdure díinstallation interrompue, problËme fichier
programme...), allez dans DÈmarrer + ParamËtres + Panneau de configuration et lancez líAjout /
Suppression de programmes. Ceci ne supprimera que les fichiers installÈs par la procÈdure
díinstallation sans toucher aux fichiers crÈÈs par líutilisateur. 9 PrÈsentation gÈnÈrale
Les barres d'outils
Les listes et grilles de saisie
L'impression
L'aperÁu Ècran
10 Mise ‡ jour d'un dossier
En cas díinstallation díune nouvelle version de votre logiciel, une mise ‡ jour de votre dossier vous sera
proposÈe dËs líouverture de celui-ci. Vous devez accepter cette mise ‡ jour pour accÈder ‡ votre
dossier, toutefois une sauvegarde de celui-ci est vivement conseillÈe avant cette opÈration. A noter que les Ècritures appartenant ‡ des mois clÙturÈs, et qui ne seraient pas validÈes car saisies sur
une version antÈrieure ‡ la 11.3, seront automatiquement validÈes afin díÍtre conforme au Bulletin
Officiel des ImpÙts n°12 du 24 janvier 2006 sur le contrÙle des comptabilitÈs informatisÈes. Ces Ècritures
ne seront donc plus ni modifiables, ni supprimables.
11 Formats de Variables
Printed Documentation
12
12 Comment crÈer un nouveau format de variable ?
Pour crÈer un format de variable, lancez líoption PrÈfÈrences du menu Dossier + PropriÈtÈs et
accÈdez ‡ líonglet Formats. Ces formats pourront Ítre applicables sur vos modËles díimpressions. Cliquez sur le bouton Nouveau afin díaccÈder ‡ líassistant qui dÈtaille toutes les Ètapes de la crÈation. Níoubliez pas de sauvegarder vos nouveaux modËles díimpression. Etape 1
Saisissez le nom du nouveau format et saisissez une description. Choisissez alors le type du format
‡ crÈer : NumÈrique ou MonÈtaire , Date, Heure, Logique et ChaÓne . Etape 2
Cette Ètape consiste ‡ dÈfinir l'apparence du format. Format NumÈrique ou MonÈtaire
DÈterminez le nombre de dÈcimales aprËs la virgule, líapparence du montant (couleur, parenthËse) en fonction de son signe (positif, nÈgatif ou nul), le choix díun sÈparateur de
milliers, l'affichage en pourcentage (montant divisÈ par 100 suivi du signe %) ou en toutes
lettres. De plus, vous pouvez dÈfinir un format MonÈtaire en prÈcisant le symbole de la monnaie (par
exemple E, Euros...)
Format Date
DÈterminez ici la couleur de la date, líaffichage ou non du jour du mois, du jour, du mois ou de
líannÈe et leur longueur. Format Heure
DÈterminez ici la couleur de líheure, líaffichage ou non des heures et des minutes et sur quelle
longueur. Format Logique
Indiquez le texte ‡ inscrire et sa couleur lorsque la condition est vraie, lorsque la condition est
fausse. Format ChaÓne
Indiquez la couleur de la chaÓne. Dans le cas particulier d'une chaÓne vide, vous pouvez
indiquer un texte ‡ faire apparaÓtre (INEXISTANT, AUCUN..) et sa couleur. Cliquez sur le bouton Terminer une fois dÈfinie l'apparence de votre format. Sauvegarde des formats
Les nouveaux formats níÈtant pas intÈgrÈs ‡ la sauvegarde du dossier, il vous faut
impÈrativement les sauvegarder par la commande Sauvegarde du menu Dossier en choisissant
líoption ëInformations de configurationí. Cette sauvegarde níest ‡ effectuer quíaprËs crÈation et
doit Ítre mise de cÙtÈ. 13 Une variable de type NumÈrique est une variable qui contient :
- des nombres qui pourront Ítre repris pour des calculs prÈcis (totaux, moyenne, max..)
- des valeurs avec dÈcimales avec choix d'un sÈparateur.
GÈnÈralitÈs sur le Produit
13
Une variable de type MonÈtaire permet d'effectuer des choix sur la monnaie. 14 Une variable de type ChaÓne est une variable qui autorise tous les caractËres de saisie. Les
caractËres saisis sont pris dans leur ensemble (chaÓne) et ne peuvent faire l'objet d'aucun
calcul. 15 Une variable de type Logique est une variable qui prend comme Ètat (Oui ou Non, soit 1 ou 0). Lorsque la proposition est vraie (1) : OUI VRAI CORRECT...et sa couleur
Lorsque la proposition est fausse(0) : NON, FAUX, INCORRECT et sa couleur
16 Ecran d'Accueil
17 Ecran d'Accueil (logiciel non activÈ)
Le programme vous est livrÈ en version díÈvaluation du produit. Cette version propose líensemble des
fonctionnalitÈs, et est limitÈe ‡ 40 jours díutilisation ‡ compter de líinstallation. AprËs ce dÈlai, si vous
níactivez pas votre application, le logiciel sera limitÈe ‡ 100 Ècritures. Comparez
Pour guider votre choix, cliquez sur Comparez les diffÈrentes versions du logiciel. Ce lien vous renverra sur le site Web díEBP. Evaluez
Vous souhaitez Èvaluer le logiciel, choisissez la version dans laquelle vous souhaitez rÈaliser cette
Èvaluation. Attention : Si vous travaillez sur votre dossier de comptabilitÈ R…EL en version
díÈvaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez
achetÈe est la mÍme que la version avec laquelle vous avez crÈÈ votre dossier. Achetez
Vous souhaitez acheter le logiciel, cliquez sur le lien correspondant qui vous renverra sur le site Web
EBP. Activez
Vous souhaitez continuer ‡ utiliser toutes les fonctions du logiciel, cliquez sur Activez votre logiciel. 18 Ecran d'Accueil (liste des dossiers)
A partir de cette fenÍtre, vous pouvez : Ouvrir : Un dossier ouvert rÈcemment : cliquez sur le nom du dossier ‡ ouvrir, ou cliquez sur la flËche
afin de sÈlectionner un ancien exercice. Le dossier de dÈmonstration : cliquez sur DÈmonstration. Un dossier non listÈ : cliquez sur Parcourir. Un autre dossier : cliquez sur le dossier de votre choix, ou cliquez sur la flËche afin de
sÈlectionner un ancien exercice. CrÈer un dossier : cliquez sur CrÈer un nouveau dossier. Sauvegarder un dossier en cliquant sur líicÙne sur la ligne du dossier.
Printed Documentation
14
Supprimer un dossier ou un exercice en cliquant sur líicÙne sur la ligne du dossier. Attention, cette suppression est dÈfinitive. Retrouvez la liste des dossiers par líoption Ouvrir du menu Dossier. Consultez aussi la partie Ouvrir un
dossier. 19 Grilles de Saisie
20 PropriÈtÈs des listes ou des grilles de saisie
Toutes vos listes díÈcritures, de comptes, de journaux, de guides, Ö, ont des propriÈtÈs communes. Un menu contextuel, accessible par simple clic droit, donne accËs aux principales fonctions courantes, aux propriÈtÈs de la grille et ‡ la possibilitÈ de rafraÓchir les donnÈes affichÈes (touche F5). Utilisez les touches de direction Ctrl + Fin pour aller en fin de liste et Ctrl + pour aller en dÈbut de
liste. Utilisez les barres de dÈfilement gauche/droite et haut/bas pour afficher les donnÈes qui ne peuvent
apparaÓtre en totalitÈ. Voici les diffÈrentes opÈrations que vous pouvez rÈaliser :
Modifier la largeur des colonnes
Trier la liste suivant une colonne
ParamÈtrer l'affichage des colonnes
Choisir l'ordre des colonnes
Modifier le format d'affichage des colonnes
Changer les propriÈtÈs de la grille
Filtrer vos enregistrements
21 Largeur des colonnes
Pour redimensionner la largeur d'une colonne, placez la souris ‡ hauteur du titre de la colonne, sur
l'extrÈmitÈ droite. Le curseur prend alors la forme suivante : . Tirez sur la droite ou sur la gauche pour augmenter ou diminuer la largeur de la colonne. Pour Èlargir automatiquement une colonne afin quíaucun caractËre ne soit tronquÈ, double-cliquez sur le
bord du titre de la colonne. 22 Tri suivant colonne
Lorsqu'un petit triangle marque un titre de colonne, cela signifie que votre liste peut Ítre triÈe suivant
un ordre croissant ou dÈcroissant, un ordre alphabÈtique ou un ordre chronologique en fonction des
donnÈes de cette colonne. Pour cela, cliquez sur le titre de la colonne. 23 Affichage des colonnes
Pour afficher ou masquer les colonnes dans une liste ou une grille de saisie :
1. AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit). 2. SÈlectionnez líonglet Variables qui affiche une liste de variables. Chaque variable correspond ‡ une
colonne de la grille. Líordre des variables de haut en bas correspond ‡ l'ordre des colonnes dans la
grille, de gauche ‡ droite. La coche signale les colonnes qui seront affichÈes. Un carrÈ grisÈ signifie
que la colonne ne peut Ítre dÈsactivÈe. 3. Pour afficher ou cacher une colonne, il vous suffit donc de cliquer dans le petit carrÈ ‡ gauche du
nom de la variable. 4. Cliquez sur le bouton OK pour valider. 24 Ordre des colonnes
GÈnÈralitÈs sur le Produit
15
Pour modifier líordre par dÈfaut de vos colonnes dans une liste ou une grille de saisie :
1. AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit). 2. SÈlectionnez líonglet Variables qui affiche une liste de variables. Chaque variable correspond ‡ une
colonne de la grille. Líordre des variables de haut en bas correspond ‡ líordre des colonnes dans la
grille, de gauche ‡ droite. La coche signale les colonnes qui seront affichÈes. 3. SÈlectionnez la variable colonne ‡ dÈplacer et cliquez sur les boutons Monter ou Descendre pour
qu'au niveau de la grille, la colonne correspondante se dÈplace vers la gauche ou vers la droite. 4. Cliquez sur le bouton OK pour valider . 25 Format d'affichage des colonnes
Pour modifier le format díaffichage des donnÈes dans une liste ou une grille de saisie :
1. AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit). 2. SÈlectionnez líonglet Format. 3. Ouvrez la liste dÈroulante des variables disponibles par simple clic sur la flËche. 4. SÈlectionnez la variable dont vous souhaitez modifier le format díaffichage. 5. Dans la liste des formats disponibles pour ce type de variable, sÈlectionnez le format ‡ appliquer. Pour appliquer le format par dÈfaut, sÈlectionnez líicÙne . 6. Recommencez pour chacune des variables de votre grille dont vous souhaitez modifier le format. 7. Cliquez sur le bouton OK pour valider. La modification du format díaffichage díune grille nía aucune incidence dans les impressions. En
impression, chaque variable est imprimÈe selon le format par dÈfaut. Pour imprimer une variable selon
un format prÈcis, vous devez paramÈtrer le modËle díimpression avec le gÈnÈrateur díÈtat EBP. 26 PropriÈtÈs de la grille - Description des onglets
Onglet Formats
Cet onglet permet de modifier le format d'affichage des donnÈes de la grille/liste afin de les adapter ‡
votre convenance. Onglet Variables
Cet onglet permet de cacher ou d'afficher les colonnes de la liste/grille. Vous pouvez Ègalement
choisir l'ordre d'affichage des colonnes. Onglet Filtres
Cet onglet permet de gÈrer des filtres pour la grille/liste courante. Vous pouvez ainsi crÈer un nouveau filtre, activer/dÈsactiver un filtre existant, modifier les critËres
díun filtre et supprimer un filtre inutile. Onglet Affichage
Cet onglet permet d'activer ou non le zoom dans les colonnes lorsque le contenu d'une zone est
tronquÈ (lorsque la largeur d'une colonne est infÈrieure ‡ la largeur du contenu de la zone). 27 Les filtres
Dans toute les listes ou grilles de saisie, vous pouvez filtrer les enregistrements (lignes) qui
apparaissent, selon des critËres approfondis.
Printed Documentation
16
Pour cela, vous devez :
crÈer les filtres que vous souhaitez utiliser, cíest-‡-dire dÈfinir les sÈlections multicritËres que
vous souhaitez appliquer
activer l'un de ces filtres pour afficher uniquement les enregistrements rÈpondant aux critËres
dÈfinis dans le filtre. 28 Comment crÈer un filtre ?
Pour crÈer un filtre sur une grille :
1. Ouvrez tout díabord la liste ou la grille de saisie concernÈe. 2. AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit). 3. SÈlectionnez líonglet Filtre. Si des filtres ont dÈj‡ ÈtÈ dÈfinis, ils apparaissent dans la liste. 4. Cliquez sur le bouton Nouveau pour dÈfinir un nouveau filtre, le logiciel crÈe une ligne marquÈe sur la
gauche par un triangle bleu et portant le nom . Cette ligne correspond au nouveau filtre que
vous allez dÈfinir. 5. Cliquez sur le bouton Renommer pour modifier le nom par dÈfaut. Saisissez alors un nom dÈcrivant
succinctement líobjet du filtre (par exemple, Montant>500, ou encore Compte de Tiers
uniquementÖ.). 6. Pointez maintenant le type de filtre ‡ crÈer . Si le filtre rÈpond ‡ un critËre unique, pointez Une condition. Si vous dÈsirez crÈer un filtre rÈpondant ‡ plusieurs critËres de sÈlection, pointez Groupe de
Conditions : le nom du filtre devient par dÈfaut . Cliquez alors sur le
bouton Ajouter pour dÈfinir la premiËre condition, reprÈsentÈe par une sous-ligne signalÈe par
un carrÈ gris. 7. Pour dÈfinir la condition, vous devez indiquer la variable sur laquelle vous dÈsirez appliquer un critËre
prÈcis, choisir la relation et saisir la valeur de comparaison (qui peut correspondre ‡ une borne
infÈrieure, supÈrieure, une date maximale, Ö. . La condition est alors complËte. 8. Si le filtre est de type Une condition, cliquez sur OK pour valider. Si le filtre est de type Groupe de conditions, cliquez sur le bouton Ajouter pour valider la
premiËre condition et dÈfinir la suivante. Vous devez alors dÈterminer si cette deuxiËme
condition est exclusive (OU) ou inclusive (ET). Pour cela, cliquez sur le petit carrÈ gris situÈ ‡ gauche de la condition pour faire apparaÓtre soit
un ET, soit un OU. Si vous crÈez deux conditions reliÈes par un ET, ‡ líapplication du filtre, seuls les
enregistrements rÈpondant ‡ la condition 1 ET ‡ la condition 2 seront affichÈs. Si vous crÈez deux conditions reliÈes par un OU, tous les enregistrements rÈpondant ‡ la
condition 1 ou ‡ la condition 2 seront affichÈs. Comme vous le voyez le rÈsultat níest
absolument pas le mÍme. CrÈez autant de conditions que souhaitez et cliquez sur le bouton OK pour valider. 9. Le nouveau filtre est crÈÈ est apparaÓt dans la liste. Vous pourrez ‡ tout moment l'appliquer sur la
grille. 29 Comment activer un filtre ?
Pour activer un filtre sur une liste ou une grille de saisie, et afficher uniquement les enregistrements
(lignes) rÈpondant aux critËres du filtre :
1. Ouvrez tout díabord la liste ou la grille de saisie concernÈe. 2. AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit).
GÈnÈralitÈs sur le Produit
17
3. SÈlectionnez líonglet Filtre. 4. Cochez la case Utiliser un filtre et pointez le filtre ‡ appliquer. 5. Cliquez sur le bouton Appliquer pour lancer le filtre sans sortir de la gestion des filtres. La liste est
alors filtrÈe, seuls les enregistrements rÈpondant aux critËres du filtre apparaissent. 6. Cliquez sur OK pour conserver ce filtre et revenir ‡ la grille/liste.
19
30 ComptabilitÈ (gÈnÈralitÈs)
31 Ecritures types
Mode Recettes / DÈpenses
Encaissement sans TVA
Compte Description DÈpense Recette
7Ö Produit 1196,00
5Ö TrÈsorerie 1196,00
Encaissement avec TVA
Compte Description DÈpense Recette
7Ö Produit 1000,00
4457Ö TVA collectÈe 196,00
5Ö TrÈsorerie 1196,00
DÈcaissement sans TVA
Compte Description DÈpense Recette
6Ö
ou 2Ö
Charge
ou Immobilisation
1196,00
5Ö TrÈsorerie 1196,00
DÈcaissement avec TVA
Compte Description DÈpense Recette
6Ö
ou 2Ö
Charge
ou Immobilisation
1000,00
4456Ö TVA dÈductible 196,00
5Ö TrÈsorerie 1196,00
Mode CrÈances / Dettes
Vente avec TVA
Compte Description DÈpense Recette
41Ö Client 1000,00
4457Ö TVA collectÈe 196,00
7Ö Produit 1196,00
Ventes sans TVA
Compte Description DÈpense Recette
41Ö Client 1000,00
7Ö Produit 1000,00
Printed Documentation
20
Achat avec TVA
Compte Description DÈpense Recette
6Ö
ou 2Ö
Charge
ou Immobilisation
1000,00
4456Ö TVA dÈductible 196,00
40Ö Fournisseur 1196,00
Achat sans TVA
Compte Description DÈpense Recette
6Ö
ou 2Ö
Charge
ou Immobilisation
1000,00
40Ö Fournisseur 1000,00
RËglement client
Compte Description DÈpense Recette
41Ö Client 1196,00
5Ö TrÈsorerie 1196,00
RËglement fournisseur
Compte Description DÈpense Recette
40Ö Fournisseur 1196,00
5Ö TrÈsorerie 1196,00
Remarque : Le sens des Ècritures nía pas díimportance. Vous pouvez, si vous le dÈsirez, commencer la
saisie systÈmatiquement par le compte de tiers afin díen rÈcupÈrer son libellÈ.
32 Quíest-ce que le Lettrage ? (mode CrÈances / Dettes)
Le Lettrage consiste ‡ pointer les factures avec les rËglements correspondants, et ainsi de connaÓtre les
impayÈs de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : toutes les factures non pointÈes correspondront
aux factures non payÈes. Le Lettrage concerne donc les comptes de tiers. Dans la fiche de chaque
Compte, vous pouvez autoriser ou interdire le Lettrage.
Important : Lors de la clÙture annuelle, líopÈration de lettrage est líunique maniËre de
conserver sur líexercice suivant les Ècritures en attente de rËglement. Plusieurs types de lettrage sont disponibles :
Le Lettrage manuel
Le Lettrage Automatique
Le Lettrage en cours de saisie
Tout au long de líannÈe, le lettrage vous permet de suivre vos comptes de tiers avec prÈcision ‡ partir
des traitements suivants :
Consultation d'un Compte (Type díÈcritures), Impression du Grand-Livre (bouton Options),
ComptabilitÈ (gÈnÈralitÈs)
21
Relances clients, Balance AgÈe, PrÈvisions de RËglements. 33 Les ÈchÈances (mode CrÈances / Dettes)
La saisie díune date díÈchÈance lors de líenregistrement de vos factures permet de tenir un EchÈancier
PrÈvisionnel contenant toutes les lignes díÈchÈances de vos tiers.
Lors de líenregistrement du rËglement díun tiers, les lignes díÈchÈances en cours vous seront
proposÈes, vous pourrez ainsi solder la ligne díÈchÈance partiellement ou en totalitÈ. Le montant d˚ sera
alors mis ‡ jour, et le lettrage se fera automatiquement si le montant de la facture et le montant du
rËglement sont identiques. Si vous souhaitez tenir un ÈchÈancier, pointez Une ÈchÈance dans líonglet Saisie du menu Dossier +
PropriÈtÈs + PrÈfÈrences. De plus, vous pourrez prÈciser, dans le paramÈtrage du Compte (DonnÈes + Plan Comptable
Entreprise), si vous souhaitez que la fenÍtre díÈchÈances soit ou non ouverte en saisie díÈcritures (case
Sans ÈchÈance). Consultez les parties suivantes :
Enregistrement d'une facture avec ÈchÈance
Pointage d'une ÈchÈance
34 Impression et suivi des ÈchÈances
Les impressions de la Balance AgÈe, des PrÈvisions de RËglements, de líEchÈancier PrÈvisionnel et
de líEchÈancier DÈtaillÈ permettent de suivre vos encaissements et dÈcaissements en retard, ou ‡
venir. Les Lettres de Relance síappliquent aux clients en retard de paiement par rapport ‡ la date
díÈchÈance. 35 EchÈancier : Enregistrement díune facture avec ÈchÈance
Saisissez la date díÈchÈance des factures par les options suivantes : Par le menu Quotidien + Ventes
Par la Saisie Comptable
Par la Saisie GuidÈe
Le logiciel propose par dÈfaut, la date du jour ou la date calculÈe ‡ partir des indications saisies dans la
fiche du compte. 36 Encaissements et DÈcaissements
Encaissements
La saisie des encaissements síeffectue en deux temps :
La saisie des paiements reÁus
Le dÈpÙt des valeurs en attente
Printed Documentation
22
La saisie des paiements reÁus permet de gÈrer vos paiements par mode de rËglement (chËque, carte bleue, LCR, prÈlËvements, ...) dans un journal des valeurs en attente. Ces rËglements sont
comptabilisÈs en tant que valeurs encaissÈes mais non encore enregistrÈs en banque. Vous pouvez
donc vÈrifier vos valeurs encaissÈes, les regrouper et les dÈposer en banque les rËglements díun
certain mode (par exemple tous les chËques ‡ la banque BGP, et toutes les espËces ‡ une autre
banque). Avant de dÈposer les valeurs en attente, vous pouvez gÈnÈrer un fichier ‡ la norme AFB contenant
les rËglements de type LCR ou les rËglements de type PrÈlËvement. La gÈnÈration de l'Ècriture comptable du rËglement client s'effectue donc en deux fois :
1. Lors de la saisie des paiements reÁus, une premiËre Ècriture de type : 411 -> 511, gÈnÈrÈe dans un
journal de valeurs ‡ líencaissement, enregistre le rËglement comme valeurs encaissÈes et utilise le
numÈro de compte indiquÈ dans chaque fiche Mode de rËglement. 2. Lors du dÈpÙt en banque, une seconde Ècriture impute le rËglement ‡ la banque (511 -> 512). DÈcaissements
Le rËglements des tiers permet de solder trËs rapidement des ÈchÈances en attente de rËglement et
díenregistrer des rËglements partiels. La saisie díun mode de rËglement permet de retrouver les
rËglements selon leur mode (ChËque, Virements..) et díÈditer, dans le cas díun rËglement par
chËque, une lettre-chËque. Vous avez la possibilitÈ de gÈnÈrer un fichier bancaire ‡ la norme AFB
des rËglements de type Virement. Consultez aussi la partie : Comment gÈnÈrer un fichier de LCR, PrÈlËvements ou Virements ?
37 Enregistrement d'un paiement reÁu
Un paiement client peut Ítre enregistrÈ de plusieurs faÁon :
Par la Saisie Comptable : il síagit de la saisie comptable classique ;
Par la Saisie GuidÈe : il síagit de saisir dans une grille prÈdÈfinie ;
Par les masques de saisie non comptable : il síagit de saisir des recettes sans notion
comptable ;
Par líoption de Saisie des Paiements ReÁus : il síagit de traiter vos paiements reÁus comme
valeurs en attente pour pouvoir les dÈposer ultÈrieurement sur la banque de votre choix en
fonction du mode de rËglement. 38 NumÈrotation des piËces
Lorsque vous saisissez une Ècriture, vous pouvez saisir un numÈro de piËce. Cette saisie est vivement
conseillÈe pour un meilleur suivi de vos Ècritures (numÈrotation des Ècritures, numÈro de facture, numÈro de chËque Ö). Nous vous rappelons que conformÈment ‡ líarticle 420-2 du Plan comptable GÈnÈral, tout
enregistrement comptable doit prÈciser les rÈfÈrences de la piËce justificative qui líappuie. ConformÈment ‡ líarticle 410-3 du Plan Comptable GÈnÈral, les comptabilitÈs informatisÈes
doivent permettre de retrouver ‡ partir des Ècritures comptables les piËces justificatives de ces
Ècritures. En cas díabsence de ce lien, la comptabilitÈ informatisÈe peut Ítre considÈrÈe comme
irrÈguliËre ou non probante.
ComptabilitÈ (gÈnÈralitÈs)
23
Au niveau de votre logiciel, ce numÈro est obligatoire dans les cas suivants (mode CrÈances /
Dettes) : Si vous gÈrez la TVA sur les encaissements, vous devez obligatoirement saisir un numÈro de
piËce pour vos Ècritures de ventes et díachats pour que la TVA soit reconnue. De plus, si vous ne
pointez pas vos ÈchÈances, indiquez le mÍme numÈro de piËce sur la facture et le rËglement pour un
pointage automatique, ce qui est indispensable en gestion de TVA sur les encaissements. Le numÈro de piËce est obligatoire si vous souhaitez effectuer un lettrage automatique par piËce. Pour chaque journal (accessible par DonnÈes + Journaux), le logiciel met ‡ votre disposition trois
modes de numÈrotation diffÈrents : En numÈrotation manuelle, vous saisissez vous-mÍme le numÈro de piËce. En numÈrotation continue, le logiciel propose le dernier numÈro de piËce augmentÈ de 1. Vous
pouvez toutefois saisir un numÈro de piËce qui ne suit pas le dernier numÈro, le logiciel vous
proposera alors le numÈro de piËce disponible mÍme s'il est infÈrieur. Lorsque vous paramÈtrez le
journal, saisissez le numÈro de piËce qui correspond ‡ la derniËre piËce crÈÈe. Le numÈro de piËce
peut comporter des caractËres alphabÈtiques et numÈriques, par exemple ´ VE/0001 ª. Seule la
partie numÈrique est incrÈmentÈe. La numÈrotation pÈriodique propose par dÈfaut le numÈro de piËce 1 ‡ la saisie de la premiËre
Ècriture du mois. Si vous saisissez un numÈro de piËce prÈcis, le logiciel garde en mÈmoire ce
numÈro et l'incrÈmente automatiquement ‡ la prochaine Ècriture du mÍme mois. Par exemple, si vous
saisissez le numÈro de piËce ´ AA1 ª sur une Ècriture, le logiciel proposera automatiquement ´ AA2 ª
‡ la prochaine Ècriture saisie dans le mÍme mois et dans le mÍme journal. La numÈrotation des
piËces est remise ‡ zÈro en dÈbut de chaque mois. Remarques :
Concernant vos factures díachat, nous vous conseillons díutiliser une numÈrotation continue et
de reporter le numÈro gÈnÈrÈ par le logiciel sur les factures imprimÈes. Le fait de changer le type de TVA (passage de TVA sur dÈbits ‡ TVA sur encaissements ou
inversement) est une action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est donc crÈÈ et archivÈ. Si une telle modification est effectuÈe, vous devrez díailleurs saisir une justification lors de la
validation des modifications par le bouton OK.
39 Type de comptabilitÈ
Le logiciel vous propose de gÈrer deux types de comptabilitÈ, ayant pour fin líimpression de la
dÈclaration 2035.
Le mode Recettes / DÈpenses correspond au cas des SociÈtÈs ‡ Exercice LibÈral (SEL)
soumises au rÈgime de droit commun : cíest le cas le plus courant. Le mode CrÈances / Dettes correspond au cas des SEL qui ont demandÈ ‡ Ítre soumises au
rÈgime optionnel. Cette option fiscale, Ètablie sur papier libre, doit Ítre exercÈe avant le 1
er fÈvrier
de líannÈe díimposition. En mode CrÈances / Dettes, la constitution de provisions est autorisÈe
´ sous certaines conditions ª , de ce fait, le mode CrÈances / Dettes permet de tenir une
comptabilitÈ dite ´ GÈnÈrale ª, dans laquelle vous avez la possibilitÈ díenregistrer des Ècritures de
ventes, díachats et de rËglements. Un suivi comptable des tiers vous est donc proposÈ : ÈchÈances,
lettrage, relances, Ö
25
40 Dossier
41 Gestion des Dossiers
Les gestion des dossiers vous permet de rÈaliser les opÈrations suivantes :
Ouvrir un dossier
Recopier un dossier
ConnaÓtre les informations sur un dossier
Saisir des notes sur un dossier
42 CrÈation d'un Dossier
43 Comment crÈer un nouveau dossier ?
Comment y accÈder ?
Barre díoutils
Barre de menu Dossier + Nouveau
Raccourci clavier Ctrl + N
Vous pouvez Ègalement simplement cliquer sur CrÈer un nouveau dossier dans líÈcran de
bienvenue. Comment procÈder ?
Suivez les Ètapes de líassistant en utilisant les boutons Suivant et PrÈcÈdent . 44 Etapes de l'assistant
45 Nouveau Dossier
Pour crÈer un nouveau dossier, cliquez sur le bouton Suivant et parcourez les Ètapes de líassistant. 46 Nouveau Dossier : Nom et emplacement
Saisissez ici le nom du dossier. La longueur de la raison sociale est limitÈe ‡ 31 caractËres. Automatiquement, le logiciel crÈe un rÈpertoire avec le nom de la raison sociale ‡ líexception des
espaces et des caractËres spÈciaux. Par dÈfaut, les dossiers seront regroupÈs dans le rÈpertoire :
EBP\Dossiers\, commun ‡ tous les logiciels de la mÍme gamme (EBP Paye, EBP Gestion
Commerciale).Ce rÈpertoire a ÈtÈ validÈ ou dÈfini ‡ líinstallation du premier logiciel. Pour prÈciser un autre rÈpertoire, cliquez sur . 47 Nouveau Dossier : Identification
Saisissez ici les informations lÈgales de votre sociÈtÈ. Ces donnÈes sont utiles notamment pour
líÈtablissement de la dÈclaration de TVA. Le numÈro MSA concerne les entreprises agricoles. Le NAF correspond au NumÈro díAppartenance FranÁaise, anciennement APE.
Printed Documentation
26
Ces informations pourront Ítre modifiÈes ultÈrieurement dans líoption CoordonnÈes du menu Dossier +
PropriÈtÈs. 48 Nouveau Dossier : Adresse
Saisissez ici líadresse de votre sociÈtÈ. Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la
combinaison des touches Ctrl + EntrÈe. Ces informations pourront Ítre modifiÈes ultÈrieurement dans líoption CoordonnÈes du menu Dossier +
PropriÈtÈs. 49 Nouveau Dossier : Contact
Saisissez ici si vous le souhaitez les coordonnÈes du contact de la sociÈtÈ. Ces informations sont
facultatives. Ces informations pourront Ítre modifiÈes ultÈrieurement dans líoption CoordonnÈes du menu Dossier +
PropriÈtÈs. 50 Nouveau Dossier : Dates d'exercice
Saisissez ici vos dates díexercice. Attention : La date de dÈbut díexercice ne pourra plus Ítre modifiÈe.
La date maximum de saisie est automatiquement calculÈe : vous pourrez commencer ‡ saisir sur
líexercice N+1 sans avoir besoin de clÙturer líexercice N. Retrouvez les dates díexercice dans líoption PrÈfÈrences du menu Dossier + PropriÈtÈs.
Important : Si vous avez dÈj‡ tenu une comptabilitÈ et que vous souhaitez rÈcupÈrer vos
soldes N-1, cliquez sur Soldes N-1. 51 Nouveau Dossier : Type de ComptabilitÈ et Rapprochement Bancaire
Cette Ètape permet d'indiquer au logiciel votre type de comptabilitÈ et le type de rapprochement bancaire
que vous dÈsirez effectuer. Attention : Ces choix sont dÈfinitifs. Mode de ComptabilitÈ
Le mode Recettes - DÈpenses correspond au cas des SociÈtÈs ‡ Exercice LibÈral (SEL)
soumises au rÈgime de droit commun : cíest le cas le plus courant. Le mode CrÈances - Dettes correspond au cas des SEL qui ont demandÈ ‡ Ítre soumises au
rÈgime optionnel. Cette option fiscale, Ètablie sur papier libre, doit Ítre exercÈe avant le 1
er fÈvrier de líannÈe díimposition. En mode CrÈances-Dettes, la constitution de provisions est
autorisÈe ´ sous certaines conditions ª , de ce fait, le mode CrÈances-Dettes permet de tenir
une comptabilitÈ dite ´ GÈnÈrale ª, dans laquelle vous avez la possibilitÈ díenregistrer des
Ècritures de ventes, díachats et de rËglements. Un suivi comptable des tiers vous est donc
proposÈ : ÈchÈances, lettrage, relances, Ö
Dossier
27
Rapprochement Bancaire
En mode Recettes / DÈpenses, le mode de rapprochement bancaire vous est imposÈ : il
síagit du rapprochement par Comptes
En mode CrÈances / Dettes :
o Choisissez le mode par Comptes si vous souhaitez paramÈtrer vos journaux de
trÈsorerie avec une contrepartie en ligne ‡ ligne (une contrepartie ‡ chaque
Ècriture). o Choisissez le mode par Journaux si vous souhaitez paramÈtrer vos journaux de
trÈsorerie avec une contrepartie en pied de journal (une contrepartie globale par
mois). Si besoin, consultez un exemple de contrepartie en ligne ‡ ligne et en pied de journal. 52 OpÈrations sur le Dossier
53 Comment mettre en place votre dossier ?
Il síagit de paramÈtrer votre dossier en accÈdant aux options suivantes :
1. Líoption CoordonnÈes du menu Dossier + PropriÈtÈs, qui regroupe les coordonnÈes de votre
sociÈtÈ, de votre expert-comptable et du trÈsor public. Elle vous permet Ègalement de crÈer un mot de
passe. 2. Líoption PrÈfÈrences du menu Dossier + PropriÈtÈs, qui regroupe les choix díutilisation des
diffÈrentes options du logiciel. 3. Líoption Racines des Comptes du menu Dossier + PropriÈtÈs, qui regroupe les racines comptables
et les taux de TVA. 54 Comment rÈcupÈrer les soldes N-1 ?
Utiliser la GÈnÈration des Soldes N-1
Il síagit díune option du menu ClÙtures vous permettra d'obtenir des montants dans les colonnes N-1
du Bilan et du Compte de RÈsultat. 1. CrÈez votre dossier sur votre exercice comptable courant. 2. En Saisie Comptable, dans le journal AN, saisissez une balance de dÈbut d'exercice, correspondant ‡ la balance de fin d'annÈe de l'exercice prÈcÈdent. Le principe est de saisir la
balance avec les comptes de classe 6 et 7. 3. 4. Lancez ensuite l'option GÈnÈration des soldes de l'exercice N-1 du menu ClÙtures. Cette
gÈnÈration entraÓne la copie de la valeur saisie dans le journal AN dans la colonne DÈbit ou
CrÈdit N-1 du compte (dans le plan comptable). 5. AprËs ce traitement, supprimez les Ècritures des comptes 6 et 7, pour les remplacer par une
Ècriture sur le compte 120 ou 129 (rÈsultat de l'exercice). RÈcupÈrer les Ècritures N-1 non pointÈes
Pour le rapprochement bancaire par compte
1. CrÈez votre dossier sur votre exercice comptable courant. 2. En Saisie Comptable, dans le journal AN, saisissez une balance de dÈbut d'exercice, correspondant ‡ la balance de fin d'annÈe de l'exercice prÈcÈdent, sauf pour le compte de
Printed Documentation
28
banque. Pour ce compte, saisissez en dÈtail les Ècritures de banque non pointÈes, et le reste
sur une seule ligne. Pour le rapprochement bancaire par journal (mode CrÈances / Dettes)
1. CrÈez votre dossier sur l'exercice N-1. 2. En Saisie Comptable, saisissez dans le journal de trÈsorerie, ‡ la date que vous souhaitez, le
dÈtail des Ècritures non pointÈes sur un compte divers (de tiers par exemple), mais pas sur le
compte de banque, puisque vous ne pointez pas ces Ècritures. Equilibrez votre journal par un
compte d'attente, Ècriture que vous pointerez. 3. Effectuez la clÙture annuelle par le menu ClÙtures. 4. Supprimez les ‡ nouveaux gÈnÈrÈs dans le journal d'AN de janvier N. 5. RÈsultat : Dans le rapprochement bancaire, vous voyez le dÈtail des Ècritures non pointÈes. 55 Comment sauvegarder votre dossier ?
Lorsque votre dossier est ouvert, la sauvegarde síeffectue ‡ partir du menu Dossier + Sauvegarde. Lorsque vous Ítes dans la liste des dossiers, dans líÈcran de bienvenue, vous pouvez cliquer sur la
disquette situÈe ‡ cÙtÈ du nom du dossier ‡ sauvegarder. 56 DÈtails de donnÈes ‡ recopier
Chaque donnÈe proposÈe ‡ la recopie se compose de plusieurs types de donnÈes. Par exemple, pour
les donnÈes comptes et journaux, vous avez comme dÈtail : Comptes gÈnÈraux, Comptes clients, Comptes fournisseurs, Journaux. Cela vous permet de ne recopier quíune partie des donnÈes. 57 PropriÈtÈs d'un Dossier
58 Notes sur le Dossier
Des informations concernant le dossier en cours peuvent Ítre saisies. Comment y accÈder ?
Barre de menu Dossier + PropriÈtÈs + Notes
Ces notes síaffichent automatiquement au lancement du logiciel. Pour dÈsactiver líapparition de ces
informations, cochez la case Ne plus afficherÖ. 59 Informations sur le Dossier
Cette commande donne le nombre de journaux, comptes, guides, et Ècritures existants dans votre
dossier ainsi que l'historique comptable complet et mois par mois. Comment y accÈder ?
Barre de menu Dossier + PropriÈtÈs + Informations
60 CoordonnÈes
61 CoordonnÈes : Onglet Adresse
Utilisez les touches Ctrl + EntrÈe pour passer ‡ la ligne suivante dans la zone Adresse.
Dossier
29
La dÈnomination commerciale est obligatoire pour votre dÈclaration de TVA (CA3 ou CA12) dont la date
limite de dÈpÙt est calculÈe en fonction du premier caractËre. Par exemple, la saisie de PRENOM NOM
au lieu NOM PRENOM peut Ítre la raison d'une date limite de dÈpÙt erronÈe. Remarque : La modification de la raison sociale et de líadresse nÈcessitant díÍtre tracÈe, un
ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ.
62 CoordonnÈes : Onglet Contact
Il síagit des coordonnÈes du contact de la sociÈtÈ. Cette saisie est facultative. 63 CoordonnÈes : Onglet Identification
Vous devez obligatoirement saisir le Siret et le N° de TVA intracommunautaire pour accÈder ‡ la
prÈparation de la dÈclaration de TVA (CA3 ou CA12). Si vous ne connaissez pas ces informations, vous les trouverez sur la dÈclaration de TVA prÈ-remplie
que votre centre des impÙts vous a envoyÈe. Siret
Il síagit díun identifiant díÈtablissement de 14 chiffres composÈ du SIREN et du NIC (NumÈro Interne
de Classement). N° de TVA
Il síagit díun numÈro individuel attribuÈ aux entreprises assujetties redevables de la TVA dans un Etat
membre par líadministration fiscale. Ce numÈro doit obligatoirement figurer sur les factures, les
dÈclarations d'Èchange de biens et les dÈclarations de TVA de l'entreprise. Ce numÈro de 13 caractËres est composÈ díun code pays (2 caractËres, FR pour la France), díune
clÈ (2 caractËres, ‡ saisir) et du numÈro SIREN (9 caractËres, recopiÈs du SIRET saisi sur la ligne
prÈcÈdente). L'entreprise doit s'adresser au service des impÙts des entreprises dont elle dÈpend pour obtenir son identifiant
Ce numÈro doit obligatoirement figurer sur les factures, les dÈclarations d'Èchange de biens et les
dÈclarations de TVA de l'entreprise. MSA
Il síagit du n° díadhÈsion ‡ la MutualitÈ Sociale Agricole. NAF
Il síagit du numÈro de la Nomenclature des ActivitÈs Èconomiques en vigueur en France. Depuis
janvier 2008, ce code est sur 5 caractËres. Remarque : La modification du Siret, N° de TVA, MSA et NAF nÈcessitant díÍtre tracÈe, un
ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. 64 CoordonnÈes : Onglet SÈcuritÈ
Cet onglet permet de dÈfinir ou de modifier un mot de passe pour protÈger líaccËs au dossier. Saisissez
celui-ci dans les deux champ Mot de passe et Confirmation.
Printed Documentation
30
Attention : Les majuscules et les minuscules sont considÈrÈes comme des lettres diffÈrentes.
Le mot de passe sera demandÈ ‡ chaque ouverture du dossier, en plus díun Èventuel mot de passe
propre ‡ líutilisateur. Ne l'oubliez pas !!
65 CoordonnÈes : Onglet Dossier
Cette onglet indique le rÈpertoire dans lequel sont vos fichiers de travail. 66 CoordonnÈes : Onglet Expert
Il síagit des coordonnÈes de líExpert-Comptable. 67 CoordonnÈes : Onglet TrÈsor Public
Attention : Pour la prÈparation de votre dÈclaration de TVA (CA3 ou CA12),vous devez
renseigner avec soin les ÈlÈments suivants : Adresse du TrÈsor Public, Code postal, Ville, Recette (7 caractËres), N° de dossier (6 caractËres), ClÈ (2 caractËres), CDI (2 caractËres), Code
service (3 caractËres), RÈgime et Statut. En fonction du code rÈgime indiquÈ ici, vous aurez accËs ‡ une dÈclaration mensuelle ou trimestrielle. RÈgime Signification PÈriodicitÈ
AET SimplifiÈ agricole Trimestriel
AM RÈel normal ñ Acomptes provisionnels Mensuel
EM RÈel normal Mensuel
ES RÈel normal Saisonnier
ET RÈel normal Trimestriel
NI RÈel normal ou simplifiÈ non imposable
RM Mini rÈel Mensuel
RS Mini rÈel Saisonnier
RT Mini rÈel Trimestriel
ST SimplifiÈ Trimestriel
Cochez la case DOM si besoin. Ainsi, le numÈro de TVA (onglet Identification) ne sera plus un champ
obligatoire pour imprimer la dÈclaration. Si vous ne connaissez pas ces informations, vous les trouverez sur la dÈclaration de TVA prÈ-remplie
que votre centre des impÙts vous a envoyÈe. 68 PrÈfÈrences
69 PrÈfÈrences : Onglet Divers
Cet onglet permet de paramÈtrer le mode de gestion gÈnÈrale de votre sociÈtÈ. Gestion des Utilisateurs
Dossier
31
Si vous voulez identifier les utilisateurs susceptibles de travailler sur le dossier, cochez cette case. Vous accÈdez alors ‡ la commande Utilisateurs du menu Dossier. Verrouillage des Ècritures en Communication Entreprise-Expert
Si vous souhaitez que les Ècritures importÈes ou exportÈes par líoption Communication Entreprise- Expert soient verrouillÈes, cíest-‡-dire non modifiables ni supprimables, cochez cette case.
Il síagit díÈviter de modifier les Ècritures saisies par votre Expert-Comptable, ou celles transmises ‡
líExpert-Comptable, afin de ne pas fausser son travail. Les Ècritures verrouillÈes síafficheront en rouge foncÈ dans líoption Saisie Comptable du menu
Quotidien. S vous importez ou exportez par erreur des Ècritures, vous pourrez rÈaliser un dÈverrouillage des
Ècritures. Gestion auto. des Abonnements
Les Ècritures d'abonnements pourront Ítre automatiquement proposÈes au lancement de votre
comptabilitÈ et vous pourrez ainsi gÈnÈrer les Ècritures en attente. Si vous ne cochez pas cette case, vous pouvez les obtenir par le menu Quotidien + GÈnÈration des
Abonnements. Gestion des Modes de RËglement
Lors de la saisie díun paiement, cette option permet díindiquer, dans líÈchÈancier - rËglement, le
mode de rËglement utilisÈ. Devise locale
Pour un dossier en Euros, laissez le code EUR par dÈfaut. La modification de cette devise reste
possible tant quíaucune Ècriture nía ÈtÈ saisie. Devise de contre-valeur
Cette devise permet díobtenir un double affichage des montants saisis en Saisie Comptabl, Consultation de Comptes, Rapprochement Bancaire et dans le Plan Comptable. Nombre de dÈcimales
Choisissez ici le nombre de dÈcimales dont vous avez besoin pour votre comptabilitÈ. Ce choix est
utile selon les rÈglementations des pays ou dÈpartements. Attention : Ce choix doit Ítre fait avant toute saisie díÈcritures. Ce nombre de dÈcimales ne concerne que la saisie. Pour avoir le nombre de dÈcimales appropriÈ
en affichage et dans les impressions, vous devez impÈrativement changer le nombre de dÈcimales
des paramËtres rÈgionaux de Windows (accessibles gÈnÈralement par DÈmarrer + ParamËtres +
Panneau de configuration + Options rÈgionales). Format des Comptes
Les comptes sont sur 10 caractËres alphanumÈriques par dÈfaut. Vous avez toutefois la possibilitÈ
de modifier cette longueur par la commande Reformater les Comptes du menu Outils +
Maintenance Utilisateur.
Printed Documentation
32
70 PrÈfÈrences : Onglet Saisie
Cet onglet permet de paramÈtrer le fonctionnement de líoption Saisie Comptable du menu Quotidien.
Saisie des AN par dÈfaut sur le 1er mois de l'exercice
Cochez cette case si vous souhaitez quíen ouvrant le journal AN (journal des ‡ nouveaux) dans la
Saisie Comptable le logiciel affiche automatiquement le premier mois de l'exercice au lieu du mois
courant. Affichage des raccourcis libellÈs
Si vous souhaitez paramÈtrer des raccourcis libellÈs (utilisation de raccourcis par la touche Ctrl en
saisie du libellÈ de líÈcriture), cochez cette case afin de les voir apparaÓtre en rappel, en bas díÈcran,
lors de la saisie. Equilibrage virtuel des journaux
Si vous cochez cette case, le logiciel gÈnËrera automatiquement une Ècriture sur un compte d'attente
lorsque vous tenterez de quitter un journal dÈsÈquilibrÈ. Avertissement sur montants nÈgatifs
Si vous cochez cette case, un message díavertissement síaffichera lorsquíun montant nÈgatif sera
saisi. Lettrage
en cours de saisie
Cochez cette case si vous souhaitez rÈaliser le lettrage en cours de saisie des rËglements. Attention : Cette gestion est incompatible avec la gestion des ÈchÈances. Cela signifie que si
líoption Une seule ÈchÈance est sÈlectionnÈe, la fenÍtre de lettrage en cours de saisie ne
síaffichera pas, car le lettrage se fera par ÈchÈancier. sur rËglement ÈchÈance
Cochez cette case si vous souhaitez rÈaliser un lettrage automatique lors de líaffectation des
rËglements aux ÈchÈances. Cette option est trËs utile si vous gÈrez les ÈchÈances. Journaux par dÈfaut
En Saisie
Indiquez le code journal sur lequel le logiciel doit se positionner par dÈfaut lors de líappel de la
Saisie Comptable. Banque principale
Indiquez le code journal qui sera automatiquement utilisÈ par dÈfaut en Saisie des Paiement
ReÁus. Si vous gÈrez líEDI TVA, le RIB de la banque principale sera automatiquement repris en
RIB de tÈlÈ-rËglement (et modifiable). EchÈance en saisie (mode CrÈances / Dettes)
La tenue díun ÈchÈancier permet de gÈrer la TVA sur les encaissements, de suivre vos ÈchÈances
clients, ÈchÈances en retard, ‡ venir, et díÈditer des lettres de relances.
Dossier
33
Si vous ne souhaitez pas suivre vos ÈchÈances, pointez Aucune. Si vous choisissez Une EchÈance, une colonne Date díÈchÈance vous
sera proposÈe en Saisie Comptable . De plus, vous aurez la possibilitÈ de
pointer líÈchÈancier lors de la saisie du paiement. LibellÈ
Pointez le type de libellÈ dÈsirÈ pour vos Ècritures comptables : Soit le libellÈ reprendra líintitulÈ du compte ; Soit le libellÈ reprendra le libellÈ de la premiËre ligne de líÈcriture saisie ; Soit le libellÈ sera ‡ saisir manuellement. 71 PrÈfÈrences : Onglet Gestion (mode CrÈances / Dettes)
Cet onglet permet de paramÈtrer líutilisation de votre gestion (documents, Ècritures comptables
gÈnÈrÈes...). Dernier N°
Indiquez ici le numÈro de chaque document, ‡ prendre en compte pour la numÈrotation automatique
des documents. Vous pouvez saisir un numÈro ou un code composÈ d'un prÈfixe (caractËres
alphabÈtiques), suivi de chiffres. Le prÈfixe ne change pas tandis que la partie numÈrique est incrÈmentÈ de 1 ‡ chaque nouveau
document. Lorsque vous modifiez le dernier numÈro, vous devez obligatoirement indiquer un
numÈro ou un prÈfixe supÈrieur. Exemple : Si vous indiquez en n° de Facture Client FC0000, le prochain numÈro proposÈ sera le
FC0001. Pour plus díinformations sur le prÈfixe CLIQUEZ ICI. Nous vous conseillons vivement de dÈterminer ‡ líavance la longueur des numÈros de piËces et de
complÈter le dernier numÈro ‡ gauche par des zÈros (Exemple : FC00000264 ou 00000264). En effet, si vous níutilisez pas une longueur fixe pour vos numÈros de piËces, dans la liste de vos
factures, celles-ci ne seront pas forcÈment dans líordre. Remarque : Le fait de changer de numÈrotation est une action nÈcessitant díÍtre tracÈe. Un
ÈvÈnement est donc crÈÈ et archivÈ. Si vous effectuez une telle action, vous devrez saisir une
justification lors de la validation des modifications pas le bouton OK. Journaux
Indiquez ici les codes journaux dans lesquels vous souhaitez que le logiciel gÈnËre les Ècritures
comptables de ventes, et de rËglements. Comptes par dÈfaut
Indiquez ici les racines ou les comptes ‡ proposer par dÈfaut en entÍte de document (devis, facture)
pour rechercher rapidement les comptes de ventes et de TVA. Vous pouvez par exemple indiquer le
compte de vente le plus utilisÈ.
Printed Documentation
34
Les comptes de banque ne sont pas ‡ saisir ici, mais dans les journaux de banque, ou dans les
modes de rËglements, selon votre mode de fonctionnement :
1
er cas : paramÈtrage du compte dans le journal
La fiche du journal de trÈsorerie est paramÈtrÈe avec un compte de contrepartie pour que toutes
vos Ècritures de rËglements soient imputÈes sur ce mÍme compte, sans tenir compte du mode
de rËglement. 2
Ëme cas : paramÈtrage du compte dans les modes de rËglement
La fiche du journal de trÈsorerie nía pas de compte de contrepartie, et vous devez indiquer un
compte de trÈsorerie dans les fiches de vos modes de rËglements (menu DonnÈes). Exemple :
CHEQUE -> 512BNP
CB -> 512BNP
ESPECE -> 530000
Validation des factures
Si vous cochez cette option, une Ètape de validation des factures sera alors accessible : Les factures crÈÈes síimpriment dans un premier temps avec la mention
´ Provisoire ª. A partir de la liste des factures, le bouton Valider Fact permet la validation
des factures. La mention ´ Provisoire ª ne síimprime plus et un cadenas
síaffiche sur les factures validÈes pour les identifier. Si vous ne cochez pas cette option, la mention ´ Provisoire ª ne síimprime pas. 72 PrÈfÈrences : Onglet Transfert en comptabilitÈ
Cet onglet permet de dÈterminer le libellÈ ‡ utiliser pour le transfert comptable des factures et avoirs
crÈÈs en gestion. Saisissez le libellÈ et indiquez si le numÈro de la piËce ainsi que la raison sociale du
tiers doivent Ítre inclus dans le libellÈ du transfert. 73 PrÈfÈrences : Onglet Consultation
Cet onglet permet de dÈfinir certaines prÈfÈrences pour la consultation de comptes. Date de dÈbut / Date de fin
Pointez la pÈriode de dÈbut et de fin. Le logiciel proposera par dÈfaut cet intervalle lors de la
consultation díun compte. Ecart maximal autorisÈ pour le lettrage approchÈ manuel (mode CrÈances / Dettes)
Lors du lettrage approchÈ manuel, si le montant ‡ solder est supÈrieur ‡ líÈcart maximal indiquÈ ici,
le lettrage approchÈ ne síeffectuera pas. Sinon, le logiciel vous proposera de passer une Ècriture
díÈcart, dont le compte est paramÈtrÈ dans líonglet Comptes de Gestion de líoption Dossier +
PropriÈtÈs + Racines des Comptes, dans les cases Charges gestion courante et Produits
gestion courante. 74 PrÈfÈrences : Onglet Impressions
Cet onglet permet de dÈfinir certaines prÈfÈrences pour líimpression de vos documents. Date de dÈbut / Date de fin
Dossier
35
Pointez la pÈriode de dÈbut et de fin. Le logiciel proposera par dÈfaut cet intervalle dans les boÓtes
díimpression. Autorisation du paramÈtrage des modËles díimpression
Permet díinterdire le paramÈtrage des modËles d'impression par suppression du bouton ParamÈtrer
dans toutes les boites de dialogue díimpression. 75 PrÈfÈrences : Onglet Exercice
Ces donnÈes ont ÈtÈ saisies lors de la crÈation du dossier. Vous pouvez modifier si besoin la date de fin
d'exercice et la date maximum de saisie. Suite ‡ cette modification, il est conseillÈ de lancer un Recalcul
des Soldes depuis le menu Outils + Maintenance Utilisateur. Si vous Ítes un professionnel de la santÈ, choisissez le code activitÈ qui vous correspond. Ce code sera
utilisÈ dans la dÈclaration 2035. 76 PrÈfÈrences : Onglet Format
Les formats sont trËs utiles lorsque vous souhaitez obtenir vos donnÈes selon un format prÈcis. Par exemple, si vous souhaitez afficher ou imprimer vos dates en toutes lettres : Mardi 11 Janvier 2005
ou au contraire au plus simple : 110105. Pour chaque type de variable, vous devez indiquer au logiciel le format ‡ appliquer par dÈfaut. Pour cela, sÈlectionnez le format et cliquez sur le bouton DÈfaut. Un petit . le signale alors. Les formats dÈfinis dans cet onglet permettront de modifier le format d'affichage des donnÈes dans une
liste/grille et de modifier ‡ líimpression, avec WingÈnÈrateur le format des donnÈes de certaines
variables. La liste propose pour chaque type de variable (date, heure, logique et numÈrique) les formats dÈj‡
existants. Pour dÈfinir un nouveau format de variable, cliquez sur le bouton Nouveau. Vous entrez alors en mode
Assistant. Pensez ‡ sauvegarder ces nouveaux formats. Tester le nouveau format
En bas de líÈcran, une zone Test permet de saisir une donnÈe et díobtenir dans la zone AperÁu, son apparence suivant le format en cours. 77 PrÈfÈrences EDI
78 PrÈfÈrences EDI : onglet Emetteur initial
Renseignez ici les coordonnÈes de líÈmetteur initial, cíest-‡-dire les coordonnÈes de celui qui gÈnËre le
fichier EDI (líentreprise ou le cabinet de líexpert-comptable). Lorsque líÈmetteur initial est le cabinet de líexpert comptable, choisissez Tiers dÈclarant. Attention : Pour pouvoir tÈlÈdÈclarer les tableaux OG, vous devez impÈrativement paramÈtrer ce
champ en Tiers dÈclarant.
Les champs suivis díune astÈrisque sont obligatoires. 79 PrÈfÈrences EDI : onglet Emetteur
Printed Documentation
36
Renseignez ici les coordonnÈes de líÈmetteur, cíest-‡-dire les coordonnÈes de celui qui transmet le
fichier EDI au partenaire EDI (líentreprise ou líun des cabinets de líexpert-comptable). Les champs suivis díune astÈrisque sont obligatoires. 80 PrÈfÈrences EDI : onglet Donneur d'ordre
Renseignez ici les coordonnÈes du donneur díordre, cíest-‡-dire les coordonnÈes du partenaire EDI qui
envoie la dÈclaration ‡ la DGI. Les champs suivis díune astÈrisque sont obligatoires. 81 PrÈfÈrences EDI : onglet ParamÈtrage jedeclare.com
Renseignez ici les informations qui vous ont ÈtÈ communiquÈes lors de votre inscription au portail
jedeclare.com. Cochez tout díabord la case Utilisation de www.jedeclare.com et complÈtez les
diffÈrents champs. Pour líenvoi de la dÈclaration de TVA, indiquez edi-tva@jedeclare.com. Pour líenvoi de la dÈclaration 2035, tableaux OG ou balance, indiquez edi-tdfc@jedeclare.com. Ainsi, lors de la tÈlÈtransmission, le logiciel vous ouvrira une boÓte díenvoi díun mail vers líadresse
indiquÈemailto:edi-tva@jedeclare.com avec en piËce jointe le fichier EDI gÈnÈrÈ. Si cette option níest pas cochÈe, alors le fichier EDI sera gÈnÈrÈ sur votre disque, dans le rÈpertoire du
dossier. De plus, les diffÈrents liens vers le site de jedeclare resteront grisÈs. 82 Racine des Comptes
83 Racines : Onglet Comptes de TVA
Cette option níapparaÓt pas en mode Recettes / DÈpenses sans TVA. Cet onglet permet de paramÈtrer les diffÈrentes racines de TVA, les taux de TVA les plus utilisÈs, le
mode de gestion de la TVA ‡ utiliser par dÈfaut pour les achats et les ventes, le calcul de la TVA. TVA sur Achats / TVA sur Ventes
Pointez le mode de gestion de TVA ‡ utiliser par dÈfaut. Sur DÈbits, votre montant de TVA est pris
en compte ‡ la saisie de l'Ècriture d'achat ou de vente. Sur Encaissements, votre montant de TVA
est pris en compte lors de la saisie du rËglement et est calculÈ au prorata du montant rÈglÈ. A la crÈation d'un compte de TVA, le logiciel proposera automatiquement ce mode de gestion, vous
pourrez toutefois le modifier pour un compte particulier. Taux de TVA
Ce bouton permet de dÈfinir les diffÈrents taux de TVA utilisÈs. 84 Taux de TVA
Cette option níapparaÓt pas en mode Recettes / DÈpenses sans TVA. Dans cette liste, apparaissent les principaux taux de TVA en vigueur, ‡ savoir le taux normal (19,60
%) et le taux rÈduit (5,50 %). Pour crÈer un nouveau taux, utilisez les autres champ ‡ 0.
Dossier
37
Ces taux seront automatiquement proposÈs lors de la crÈation d'un compte de TVA et vous pourrez
associer au compte le taux et le type de TVA ‡ appliquer. Remarque : La modification díun taux de TVA nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ
et archivÈ.
85 Racines : Onglet Comptes de Tiers
Cette option níapparaÓt pas en mode Recettes / DÈpenses sans TVA. Cet onglet permet de paramÈtrer les racines des comptes de tiers, c'est-‡-dire clients, fournisseurs et les
comptes rattachÈs. 86 Racines : Onglet Comptes de TrÈsorerie
Cette option níapparaÓt pas en mode Recettes / DÈpenses sans TVA. Cet onglet permet de paramÈtrer les racines des comptes de trÈsorerie. 87 Racines : Onglet Comptes de Gestion
Cette option níapparaÓt pas en mode Recettes / DÈpenses sans TVA. Cet onglet permet de paramÈtrer les valeurs limites de la fourchette des numÈros de comptes de
charges et de produits. 88 Racines : Onglet Comptes Divers
Cette option níapparaÓt pas en mode Recettes / DÈpenses sans TVA. Cet onglet permet de paramÈtrer les numÈros des comptes de bÈnÈfice et de perte (pour la clÙture
annuelle), et le compte díattente (pour le rÈÈquilibrage virtuel des journaux). 89 Gestion des Utilisateurs
90 Comment crÈer un Nouvel Utilisateur ?
1. Vous dÈbutez avec líoption : placez-vous dans la liste des utilisateurs (Dossier + Utilisateurs +
Liste des Utilisateurs). 2. Vous avez dÈj‡ crÈÈ un utilisateur et souhaitez en crÈer de nouveaux : ouvrez votre dossier avec
un code utilisateur et un mot de passe, vous devez maintenant líouvrir en tant quíadministrateur, en passant par le menu Dossier + Utilisateurs + Changer díUtilisateur. Saisissez le code ADM, et le mot de passe si nÈcessaire, sinon, validez par OK. Puis placez-vous dans la liste des
utilisateurs (Dossier + Utilisateurs + Liste des Utilisateurs). 3. Cliquez sur le bouton Nouv. LíAdministrateur pourra suivre pour líensemble des utilisateurs les transactions effectuÈes sur les
diffÈrents dossiers. 91 Nouvel Utilisateur
Choisissez un code díutilisateur : il sera demandÈ ‡ líouverture du produit. Puis, remplissez les
diffÈrentes informations. Pour saisir des notes sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touches
Ctrl + EntrÈe. En modification, le bouton Effacer le mot de passe permet de supprimer le mot de passe de cet
utilisateur. Pour dÈfinir un nouveau mot de passe, accÈdez ‡ líoption Modifier le Mot de Passe du menu
Dossier + Utilisateurs. 92 Les Utilisateurs
Printed Documentation
38
Vous souhaitez gÈrer des utilisateurs, lesquels auront accËs ‡ tout ou partie des options díun ou
plusieurs dossiers : cíest líobjet de la gestion des utilisateurs. Les utilisateurs sont communs ‡ toutes les applications sauf Gestion Commerciale. Aussi, un mÍme
dossier de paye et de compta crÈÈs dans le mÍme rÈpertoire, auront les mÍmes utilisateurs. Si un
utilisateur est crÈÈ dans la paye, alors dans la comptabilitÈ, la saisie du code utilisateur sera demandÈe. La crÈation de vos utilisateurs níest possible que si vous ouvrez le dossier en tant quíadministrateur : en
effet, un utilisateur par dÈfaut existe dÈj‡, il se nomme ADM et dispose de tous les droits sur les
dossiers. L'Administrateur
Comment crÈer un Utilisateur ?
Modification du mot de passe
Changer d'Utilisateur
93 L'Administrateur
Líadministrateur est un utilisateur qui a tous les droits, et a accËs ‡ toutes les options. Vous pouvez modifier líidentitÈ et les droits de líadministrateur dans la liste des utilisateurs du menu
Dossier + Utilisateurs, en cliquant sur le bouton Modif. Il níest tout de mÍme pas conseillÈ de modifier
les droits. Conseil : Líadministrateur ADM est par dÈfaut sans mot de passe, nous vous conseillons, afin
díen limiter son accËs, de lui attribuer un mot de passe que seules les personnes dÈsignÈes
connaÓtront. Pour cela, placez-vous dans líoption Modifier le mot de passe, et saisissez le
nouveau mot de passe. No Data
No Data
No Data
No Data
No Data
No Data
94 Sauvegarde
No Data
39
95 Affichage
No Data
41
96 Gestion
97 La Gestion (mode CrÈances / Dettes)
Avant díutiliser votre gestion, vous devez effectuer le paramÈtrage dans líonglet Gestion des PrÈfÈrences
du dossier. La gestion vous permet de :
RÈfÈrencer un fichier d'articles
RÈfÈrencer les clients
GÈrer les piËces de vente : devis et factures/avoirs clients
Obtenir un et un Ètat des rËglements enregistrÈs dans les piËces de vente
Saisir les rËglements
GÈnÈrer des Ècritures comptables ‡ partir des piËces commerciales
Saisir le rËglement d'une facture
98 Articles
99 Les Articles (mode CrÈances / Dettes)
Les articles pourront Ítre appelÈs par leur code dans les piËces de type Grille, et les informations les
concernant seront automatiquement reprises (libellÈ, prix, comptes et taux de TVA, comptes de charges
ou produits). Vous pouvez au prÈalable crÈer des familles d'articles afin de rÈaliser des tris par famille. Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + Ventes + Articles
Fonctions disponibles
Vous pouvez :
CrÈer de nouveaux articles
Consulter la liste des articles crÈÈs
Modifier une fiche article
Supprimer un article que vous níutilisez plus
La liste des articles peut Ítre triÈe par ordre de code article, vous pouvez rechercher un article
díaprËs les premiers caractËres du code. 100 CrÈation díun Article
Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + Ventes + Articles
Comment crÈer un article ?
Cliquez sur le bouton Nouveau et complÈtez la fiche. Prix de revient HT et prix de ventes HT
Printed Documentation
42
Calcul pour passer du prix díachat HT au prix de revient HT
En saisissant un taux de marge : Prix díachat + ( Prix díachat * taux de marge)
En saisissant un taux de marque : Prix díachat / (1-tx de marque)
En saisissant une marge en valeur : Prix díachat + Marge en valeur
Calcul pour passer du prix de revient HT au prix de vente HT
En saisissant un taux de marge : Prix de revient + (Prix de revient * taux de marge)
En saisissant un taux de marque : PRHT/(1-tx de marque)
En saisissant une marge en valeur : Prix de revient HT + Marge en valeur
Remarque : Le prix de revient HT peut dans certains cas correspondre au prix díachat de líarticle. Comptes
Lors du transfert comptable, le logiciel utilisera les comptes de ventes et díachats dÈfinis dans
líonglet Gestion des prÈfÈrences du dossier mais si vous souhaitez effectuer un suivi comptable
particulier pour certains articles, prÈcisez ici les numÈros de comptes. 101 Tiers
102 Les Clients
Le fichier des clients reprend tout simplement les comptes comptables de tiers dÈfinis dans votre plan
comptable. Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + Ventes + Clients
La liste des tiers est classÈe par ordre croissant de numÈros et peut Ítre triÈe par ordre díintitulÈ (raison
sociale du tiers). Pour crÈer un nouveau tiers, cliquez sur le bouton Nouveau. Pour rechercher un tiers, sÈlectionnez le critËre (numÈro ou intitulÈ) et saisissez les premiers numÈros
ou caractËres du tiers recherchÈ. 103 PiËces
104 Gestion des PiËces
A chaque onglet correspond un type de documents. Líonglet Factures et Avoirs ComptabilisÈs affiche
la liste des factures qui ont dÈj‡ ÈtÈ transfÈrÈes en Ècritures comptables. Comment crÈer une piËce ?
Comment imprimer une piËce ?
Comment transfÈrer une piËce ?
Comment valider une facture ?
Comment comptabiliser une piËce ?
Comment dupliquer une piËce ?
Comment rechercher une piËce ?
Gestion
43
Comment supprimer une facture ?
Cas particulier : les factures d'acompte
105 PiËce de type Grille ou de type Texte
Il existe deux types de piËces :
Le mode Grille
Cíest une facturation ´ standard ª qui permet de facturer plusieurs lignes díarticles et de
commentaires. La piËce est composÈe des ÈlÈments suivants :
EntÍte de la piËce
Corps de la piËce (saisie des articles)
Pied de la piËce
Le mode Texte
Cíest une facturation de type ´ prestations de service ª qui permet de saisir la description dÈtaillÈe
avec mise en forme du texte, de la prestation facturÈe, pour un prix unique. La piËce est composÈe
des ÈlÈments suivants :
EntÍte de la piËce
Corps de la piËce
Pied de la piËce
Consultez aussi les parties :
Comment saisir le rËglement d'une piËce ?
Cas particulier : les factures d'acompte
Comment faire un avoir ?
106 CrÈer une PiËce
AccÈdez ‡ la liste des piËces puis cliquez soit : sur le bouton Nouv. Grille, afin de rÈaliser une facturation ´ standard ª qui permet de facturer
plusieurs lignes díarticles et de commentaires. sur le bouton Nouv. Texte, afin de rÈaliser une facturation de type ´ prestations de service ª qui
permet de saisir la description dÈtaillÈe avec mise en forme du texte, de la prestation facturÈe. Remarque : Ces boutons ne sont pas actifs dans les onglets Devis FacturÈs, Factures et Avoirs
ComptabilisÈs, puisque ces piËces sont obtenus par transfert ou comptabilisation. 107 EntÍte de la PiËce
Utilisez la touche Tabulation pour passer de champ en champ. NumÈro de document
Le numÈro du document est automatiquement proposÈ ‡ partir du dernier numÈro utilisÈ, indiquÈ
dans líonglet Gestion des PrÈfÈrences du dossier. Ce numÈro níest pas modifiable dans la piËce. Lorsque líon transfËre un devis prospect en devis puis en facture, le numÈro de piËce du devis et du
devis prospect est repris dans la facture afin díavoir un meilleur suivi. EchÈance
La date d'ÈchÈance est automatiquement calculÈe ‡ partir de l'ÈchÈance dÈfinie dans la fiche du
compte de tiers (onglet Fact. ).
Printed Documentation
44
Compte de tiers
SÈlectionnez le compte du tiers. Les coordonnÈes síaffichent alors automatiquement, mais vous
pouvez changer líadresse pour la piËce. Cette modification níaura pas díimpact sur le compte. En cas
de changement díadresse dÈfinitif, mettez directement ‡ jour líonglet Adresse du compte. Attention : La piËce ne pourra Ítre enregistrÈe si líadresse nía pas ÈtÈ complÈtÈe. Autres comptes
Choisissez, dans une piËce de type Texte, un compte de Vente , et de TVA. Les comptes proposÈs
par dÈfaut correspondent ‡ ceux dÈfinis dans líonglet Gestion des PrÈfÈrences du dossier. Pour
sÈlectionner un compte dans le plan comptable, utilisez la touche ou F4, ou cliquez sur l'icÙne
. DÈcochez la case TVA si vous souhaitez rÈaliser un document sans TVA. Dans une piËce de type Grille, vous pouvez dÈfinir des comptes sur chaque ligne díarticle. 108 Corps de la PiËce (de type Texte)
Le corps de la piËce vous permet de saisir une description dÈtaillÈe ‡ un prix unique. Cette description peut Ítre mise en forme gr‚ce ‡ la barre Texte suivante :
\__________________________________/ \____________/ \_______/ \____/
pour modifier la police et la taille Pour mettre en
gras, italique, soulignÈ et
choisir une
couleur
Pour aligner
le texte ‡
gauche, au
centre et ‡
droite
Pour
appliquer
ou
dÈsactiver
une puce
(gros point)
‡ gauche
de la ligne
Vous pouvez utiliser les raccourcis Ctrl + C et Ctrl + V pour respectivement copier et coller du texte. 109 Pied de la PiËce
Le montant Total brut HT est automatiquement calculÈ ‡ partir de la saisie des lignes facturÈes (piËce
de type Grille), ou saisi (piËce de type Texte). La Remise síapplique sur le total brut HT, alors que líEscompte síapplique sur le net commercial (brut ñ
remise). La remise et líescompte síappliquent automatiquement síils ont ÈtÈ paramÈtrÈs dans líonglet
Fact. de la fiche client ou fournisseur. Le Total TVA est automatiquement calculÈ en fonction du taux associÈ au compte de TVA sÈlectionnÈ
en entÍte pour une piËce de type texte et un dÈtail des diffÈrents taux de TVA est fait (limitÈ ‡ 3 taux)
pour les piËces de types grilles. 110 Saisie du RËglement díune Facture
Vous pouvez saisir le rËglement díune facture de deux faÁons : Soit directement dans la piËce : il síagit díun rËglement au comptant. Soit en dehors de la piËce : il síagit díun rËglement non comptant, ou en devise.
Gestion
45
Saisie du rËglement dans la facture
SÈlectionnez le mode de rËglement du client (‡ crÈer ‡ partir du menu DonnÈes) et indiquez le
montant rÈglÈ. Lors de líopÈration de comptabilisation, líÈcriture de rËglement sera gÈnÈrÈe en plus
de la facture. Saisie du rËglement hors de la facture
Utilisez les options Saisie des Paiements ReÁus (Quotidien + Encaissements) ou utilisez la
Saisie Comptable. 111 Imprimer une PiËce
AccÈdez ‡ la liste des piËces. SÈlectionnez la piËce ‡ imprimer et cliquez sur le bouton Imprimer. Choisissez le modËle díimpression et lancez líimpression. Vous pouvez Ègalement cliquer sur líicÙne
de la barre díoutils, ou utiliser le menu contextuel (clic droit de la souris). Remarque : Si vous imprimez une piËce de type texte avec un corps contenant beaucoup de lignes, vous
pouvez avoir besoin díutiliser les modËles dit ´ sans mise en forme ª. Ainsi, le saut de page síeffectuera
correctement, mais vous perdrez la mise en forme de votre corps de piËce. 112 Dupliquer une PiËce
AccÈdez ‡ la liste des piËces. SÈlectionnez la piËce puis cliquez sur le bouton Dupliquer. Modifiez les
ÈlÈments que vous souhaitez et enregistrez les modifications. 113 Corps de la PiËce (de type Grille)
Pour enregistrer vos articles, cliquez dans le corps de la piËce et appuyez sur la touche Inser ou + pour
ouvrir une ligne, et passez de colonne en colonne gr‚ce ‡ la touche Tab ou EntrÈe. 1. Choisissez un article rÈfÈrencÈ dans le fichier des articles, ou tapez le code díun article non
rÈfÈrencÈ. Dans le cas díun article non rÈfÈrencÈ, le code níest pas obligatoire. 2. Le libellÈ, le compte de vente ou díachat ainsi que le compte et le taux de TVA síaffiche
automatiquement si líarticle est rÈfÈrencÈ, sinon, renseignez-le. Le champ libelle permet Ègalement
de saisir un commentaire. Vous pouvez Ègalement modifier le compte de TVA de vente ou
díachat ainsi que le compte de TVA. 3. Saisissez la quantitÈ. 4. Le prix unitaire brut (avant remise) síaffiche automatiquement si líarticle est rÈfÈrencÈ, sinon
saisissez-le. 5. Saisissez si besoin un taux de remise. Le nombre de taux de TVA est limitÈ ‡ 3 taux. 114 TransfÈrer une PiËce
Il síagit de transfÈrer un devis en facture. AccÈdez ‡ la liste des piËces. SÈlectionnez la piËce puis cliquez sur le bouton Trans. Facture et
confirmez líopÈration. Remarque : Les devis transfÈrÈs síaffichent dans líonglet spÈcifique Devis FacturÈs.
115 Rechercher une PiËce
Printed Documentation
46
AccÈdez ‡ la liste des piËces. Dans Rechercher, saisissez le numÈro du document ‡ rechercher. La
numÈrotation des documents est dÈfinie dans les prÈfÈrences du dossier (onglet Gestion). 116 Comptabilisation des Factures
Tant quíune facture níest pas comptabilisÈe, elle níexiste pas en comptabilitÈ. La comptabilisation des factures peut síeffectuer de deux faÁons : Soit ‡ partir de la liste des factures : sÈlectionnez la facture et cliquez sur le bouton
Comptabiliser. Soit ‡ partir de la commande Enregistrement en comptabilitÈ du menu Quotidien + Ventes . Ainsi, vous comptabilisez toutes les factures de la pÈriode indiquÈe en une seule fois. Les factures comptabilisÈes síaffichent dans líonglet Factures et Avoirs ComptabilisÈs de la liste des
piËces. Remarques : ParamÈtrez le libellÈ de vos Ècritures dans líonglet Transfert en comptabilitÈ des prÈfÈrences du
dossier. Si vous avez enregistrÈ des rËglements dans vos factures, le logiciel gÈnËre ‡ la fois les
Ècritures de ventes ou díachat, et de rËglements. Les Ècritures comptables gÈnÈrÈes seront automatiquement en mode validÈ. Une facture comptabilisÈe ne peut plus Ítre ni supprimÈe, ni modifiÈe. En cas díerreur, vous
devez nÈcessairement passer par une facture d'avoir. Il est obligatoire de comptabiliser toutes les factures díun exercice pour pourvoir clÙturer cet
exercice. Tant que les factures díun mois níauront pas ÈtÈ comptabilisÈes, il ne sera pas possible de
clÙturer les journaux correspondants pour ce mois.
Les Ècritures comptables sont gÈnÈrÈes dans les journaux indiquÈs dans líonglet Gestion des
PrÈfÈrences du dossier. Pour les Ècritures de rËglement, le logiciel utilise le compte de contrepartie indiquÈ dans la fiche du
journal de trÈsorerie. 117 Comment gÈrer les Factures d'Acompte ?
1. CrÈation díun article ´ Acompte ª Allez líoption Articles du menu Quotidien + Ventes et cliquez sur le bouton Nouveau. CrÈez un
article nommÈ ´ Acompte ª, sans tarif. Associez-le ‡ un compte de vente correspondant ‡ la vente
future. Bien entendu, cet article níest crÈÈ quíune seule fois et sera utilisÈ dans toutes les factures
díacompte. Vous pouvez Ègalement prÈvoir un article par type de vente (par compte). 2. CrÈation de la facture díacompte
Allez líoption Facture / Avoir Client du menu Quotidien + Ventes, choisissez líonglet Factures
díAcompte Clients, et cliquez sur le bouton Nouv. Grille afin de crÈer la facture. Utilisez dans le
corps de la piËce líarticle crÈÈ au point 1, et saisissez le montant HT de líacompte dans la colonne
PU Brut. Dans le pied de la piËce, saisissez le mode de rËglement dans le champ RÈglÈ, et indiquez
le montant du rËglement reÁu (montant TTC de líacompte).
Gestion
47
3. Impression de la facture díacompte
Imprimez la facture gr‚ce au bouton Imprimer, et sÈlectionnez le modËle nommÈ ´ Facture
díacompte ª. La validation de la facture peut Ítre nÈcessaire avant líimpression. 4. Comptabilisation de la facture et de son rËglement
A partir de la liste des factures díacompte, cliquez sur le bouton Comptabiliser. Retrouvez ensuite la
facture dans líonglet Factures et Avoirs ComptabilisÈs. Visualisez si besoin les Ècritures gÈnÈrÈes
‡ partir de la Saisie Comptable (menu Quotidien) :
Journal de vente
Compte DÈbit CrÈdit
411Ö 100,00
44571Ö 16,39
70Ö 83,61
Journal de trÈsorerie
Compte DÈbit CrÈdit
512Ö 100,00
411Ö 100,00
5. Saisie de la facture finale : facture de type Grille
Lors de la saisie de la facture finale, vous devez rappeler les factures díacompte ‡ dÈduire : dans le
corps de la piËce, saisissez le numÈro de la facture díacompte ainsi que son montant TTC dans la
colonne LibellÈ, et saisissez le montant HT de líacompte, en nÈgatif, dans la colonne PU Brut.
Attention : Vous ne devez pas utiliser ici líarticle ´ Acompte ª prÈcÈdemment crÈÈ, car les Ècritures
comptables gÈnÈrÈes lors de la comptabilisation de la facture ne seraient pas correctes. 5bis. Saisie de la facture finale : facture de type Texte
Lors de la saisie de la facture finale, vous devez rappeler les factures díacompte ‡ dÈduire : dans le
corps de la piËce, saisissez le numÈro de la facture díacompte ainsi que son montant TTC. Dans le
pied de la piËce, vous devez dÈduire manuellement le total HT des acomptes du total HT brut. 6. Impression de la facture finale
Cliquez pour cela sur le bouton Imprimer, et choisissez le modËle ´ Facture avec N°TVA ª ou
´ Facture texte avec N°TVA ª. La validation de la facture peut Ítre nÈcessaire avant líimpression. 7. Comptabilisation de la facture finale
A partir de la liste des factures, cliquez sur le bouton Comptabiliser. Retrouvez ensuite la facture
dans líonglet Factures et Avoirs ComptabilisÈs. Visualisez si besoin les Ècritures gÈnÈrÈes ‡ partir
de la Saisie Comptable (menu Quotidien). 118 Impressions
119 Etat des Ventes, Etat des Paiements
Printed Documentation
48
Ces Ètats contiennent l'ensemble des factures, comptabilisÈes ou non, ou líensemble des rËglements
saisis en pied de facture. Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + Ventes + Etat des Ventes
Comment faire ?
1. Choisissez la fourchette de comptes concernÈs. 2. Indiquez la pÈriode ‡ imprimer. 3. SÈlectionnez le type des documents ‡ prendre en compte. 4. Choisissez le modËle Etat des Ventes, ou Etat des RËglements. 5. Cliquez sur Imprimer. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques.
49
120 OpÈrations Comptables Courantes
121 OpÈrations de Saisie
122 Saisie Standard
123 La Saisie Comptable
La Saisie Comptable permet de :
1 Saisir manuellement des Ècritures dans les journaux, 2 Consulter les Ècritures enregistrÈes dans le produit, quelque soit le mode de saisie
utilisÈ, ou importÈes díun autre logiciel, 3 Modifier les Ècritures enregistrÈes dans le produit, quelque soit le mode de saisie
utilisÈ, ou importÈes díun autre logiciel,
Comment y accÈder ?
Barre díoutils
Volet de navigation dans OpÈrations courantes
Barre de menu Quotidien + Saisie Comptable
Raccourci clavier Ctrl + S
Comment saisir, modifier ou supprimer une Ècriture ?
Choisissez le journal dans lequel la saisie doit avoir lieu. Utilisez l'icÙne pour obtenir la liste. Vous pouvez Ègalement utiliser les deux icÙnes situÈes au-dessus du champ pour passer au journal
prÈcÈdent et au suivant. Utilisez la touche Tabulation pour passer du journal au mois. Choisissez le mois dans la liste dÈroulante en cliquant sur la flËche. La liste des mois de l'exercice
apparaÓt. Vous pouvez Ègalement utiliser les touches FlËche basse et FlËche haute pour passer au
mois prÈcÈdent et au suivant. Utilisez la touche Tabulation pour passer ‡ la grille de saisie. Une fois dans líÈcran de saisie, vous pouvez enregistrer une nouvelle Ècriture, modifier une Ècriture
existante, ou supprimer une Ècriture. Un menu contextuel proposant les opÈrations les plus courantes est accessible par simple clic
droit sur la grille de saisie. La zone Information en bas ‡ gauche de votre Ècran se met ‡ jour au fur et ‡ mesure de votre saisie
pour vous donner diffÈrentes informations telles que les raccourcis comptes, l'intitulÈ du compte, le
type du compte, ce qui est ‡ saisir dans le champ en cours... Vous pouvez recopier une ligne complËte en utilisant les raccourcis Ctrl+C et Ctrl+V. La nouvelle
ligne sera ajoutÈe ‡ la fin. Consultez aussi les parties suivantes :
6. Les boutons de l'entÍte de la fenÍtre
7. Nouvelle ligne d'Ècriture
Printed Documentation
50
8. Modification d'une ligne d'Ècriture
9. Suppression d'une ligne d'Ècriture
10. OpÈrations disponibles ‡ partir du journal
11. Contrepasser une Ècriture
12. RÈimputer une Ècriture
13. Automatiser la saisie des factures
14. Lettrer en cours de saisie
124 Nouvelle Ècriture
Pour crÈer une nouvelle Ècriture :
15. Appuyez sur la touche Inser : la ligne est insÈrÈe au-dessus de la ligne courante sÈlectionnÈe, ou
16. Appuyez sur la touche du clavier numÈrique pour insÈrer une ligne en dessous de la ligne
courante sÈlectionnÈe. 17. Saisissez ensuite la ligne d'Ècriture en utilisant la touche EntrÈe pour vous dÈplacer de colonne
en colonne et pour valider la ligne. Pour annuler la saisie dans une ligne díÈcriture, appuyez sur la touche Echap. Remarque : Lorsque le journal (de banque) dans lequel vous travaillez est dÈfini avec une centralisation
en pied de journal, líinsertion díÈcriture peut uniquement síeffectuer au-dessus des lignes
centralisatrices.
125 Sens de l'Ècriture
En Saisie Comptable, pour Èviter des erreurs de saisie dans le sens díune Ècriture, le logiciel effectue
un prÈ-positionnement dans la colonne qui doit "normalement" recevoir le montant. Mode Recettes / DÈpenses
Journal díEncaissement sur un compte de produit, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne Recette, sur un compte de TVA, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne Recette, sur un compte de trÈsorerie, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne DÈpense. Journal de DÈcaissement sur un compte de charge, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne DÈpense, sur un compte de TVA, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne DÈpense, sur un compte de trÈsorerie, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne Recette. Mode CrÈances / Dettes
Journal de Vente
sur un compte de produit, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne Recette, sur un compte de TVA, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne Recette,
OpÈrations Comptables Courantes
51
sur un compte de tiers, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne DÈpense. Journal díAchat sur un compte de charge, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne DÈpense, sur un compte de TVA, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne DÈpense, sur un compte de tiers, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne Recette. Journal de TrÈsorerie
18. sur un compte client, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne Recette, 19. sur un compte fournisseur, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne DÈpense. Remarque : Retrouvez des modËles díÈcritures dans la partie Ecritures types. 126 Validation / Sortie du journal
La touche Echap ou clic sur permet de quitter la saisie comptable. Le changement de mois dans un journal a Ègalement pour effet díenregistrer la saisie sur le mois
courant. Si le journal níest pas ÈquilibrÈ (suite ‡ une suppression incomplËte díun mouvement ou díun ajout de
ligne), la sortie est INTERDITE. Vous avez toutefois la possibilitÈ de demander un Èquilibrage virtuel si
vous souhaitez pouvoir sortir díun journal dÈsÈquilibrÈ (paramÈtrez líonglet Saisie des prÈfÈrences du
dossier). Dans ce cas, le logiciel gÈnËre une contrepartie soit, dans un compte díattente (par dÈfaut 470), soit
dans le compte indiquÈ dans la fiche du journal. Cette Ècriture devra Ítre rÈgularisÈe. En clÙture du
mois, si le logiciel rencontre des Ècritures díattente, un message vous le signale. 127 Ligne d'Ecriture
128 Saisie de la ligne d'Ècriture
Remarque : Les diffÈrents ÈlÈments díune ligne díÈcriture peuvent Ítre affichÈs ou masquÈs en
paramÈtrant líAffichage des colonnes. Une ligne d'Ècriture se compose des ÈlÈments suivants :
M
Cette colonne fait apparaÓtre un trombone lorsqu'un commentaire a ÈtÈ associÈ aux lignes d'Ècritures
par le bouton . V
Cette colonne fait apparaÓtre un cadenas lorsque la ligne a ÈtÈ validÈe par líoption Validation des
Ecritures du menu ClÙtures. Date de validation
Cette colonne fait apparaÓtre la date de validation des Ècritures.
Printed Documentation
52
Jour
La date du jour s'inscrit automatiquement. Saisissez le jour souhaitÈ. Provenance
Cette colonne fait apparaÓtre la provenance des Ècritures lorsquíelles ont ÈtÈ importÈes ou recopiÈes. PiËce
Lorsque votre journal est de type NumÈrotation automatique (‡ dÈfinir dans la fiche du journal), le
numÈro de piËce est automatiquement proposÈ. ConformÈment ‡ líarticle 420-2 du PCG, tout enregistrement comptable doit prÈciser les rÈfÈrences
de la piËce justificative qui líappuie. N° Document
Permet díindiquer une information complÈmentaire concernant líÈcriture. En recherche d'Ècritures, une Ècriture pourra donc Ítre retrouvÈe suivant le numÈro du document díorigine. Compte
Saisissez dans cette colonne le numÈro du compte que vous voulez mouvementer. Si celui-ci
n'existe pas, le logiciel vous en avertit et vous propose de le crÈer. Rechercher un compte
Avec l'icÙne ou l'astÈrisque () du clavier numÈrique ou encore la touche F4. Saisissez les premiers caractËres du numÈro ou les premiers caractËres de l'intitulÈ du compte puis
cliquez sur l'icÙne ou la touche ou F4. Le logiciel affiche alors le plan comptable. Il positionne
le curseur sur le compte qui se rapproche le plus des caractËres saisis et active automatiquement
l'onglet de la racine correspondante. A partir de la liste des comptes, vous pouvez classer vos comptes par IntitulÈ ou NumÈro pour
retrouver facilement le compte que vous recherchez. Utilisation des raccourcis clavier
Vous pouvez dÈfinir pour un journal les numÈros de comptes les plus couramment utilisÈs (dans
la fiche du journal, onglet Raccourcis). En colonne Compte, leur raccourci clavier apparaÓt dans
la zone Informations. La combinaison de touches clavier Ctrl + une lettre inscrit
automatiquement le numÈro de compte associÈ. Compte de contrepartie
Lorsque votre journal est de type TrÈsorerie, vous pouvez indiquer un numÈro de compte de
contrepartie (dans la fiche du journal) qui sera repris automatiquement par le logiciel en
contrepartie ligne ‡ ligne ou en contrepartie globale du journal (en mode crÈances / dettes). Date de saisie
Cette colonne fait apparaÓtre la date de saisie ou díimport de líÈcriture. LibellÈ
OpÈrations Comptables Courantes
53
Saisissez le libellÈ de líÈcriture, ou sÈlectionnez-le dans la liste dÈroulante si vous avez au prÈalable
crÈÈ des libellÈs types dans líoption LibellÈs des Ècritures du menu DonnÈes. Liste des libellÈs des Ècritures
La touche F6, ou le bouton F6 LibellÈ, vous permet díajouter le libellÈ saisi ‡ la liste des libellÈs
types. Cette liste de libellÈs peut Ítre paramÈtrÈe ‡ partir du menu DonnÈes. LibellÈs par dÈfaut
Vous pouvez paramÈtrer le libellÈ afin de voir apparaÓtre automatiquement líintitulÈ du compte
ou le libellÈ de la premiËre Ècriture. Ce choix est ‡ effectuer dans líonglet Saisie des prÈfÈrences
(accessibles par le menu Dossier + PropriÈtÈs) ou dans le journal. Ce paramÈtrage pourra Ítre
modifiÈ ponctuellement dans les options de saisies par le bouton . Recopie du libellÈ
Vous pouvez reprendre le libellÈ de la ligne prÈcÈdente gr‚ce ‡ la touche . Devise
Cette colonne fait apparaÓtre la devise du montant de la transaction lorsquíelle est diffÈrente de la
devise locale (devise du dossier). La devise permet de distinguer les colonnes correspondant aux
montants de la transaction (montant liÈ ‡ une piËce commerciale) des colonnes correspondant aux
montants de la contre-valeur. DÈpense / Recette
Un positionnement automatique est proposÈ par le logiciel pour respecter le sens "normal" de
l'Ècriture. La touche F12 ou le bouton Solder permet d'inscrire automatiquement le solde de l'Ècriture en cours. En fonction du type de contrepartie dÈfini pour le journal, le logiciel peut vous proposer
automatiquement une ligne de contrepartie sur le compte de banque. DÈbit / CrÈdit de contre-valeur
Un double affichage permet de consulter automatiquement le montant saisi dans la devise de contre- valeur indiquÈe dans les prÈfÈrences du dossier. 129 Choix du compte
NumÈro inexistant
A partir de líoption Saisie, si le numÈro de compte saisi n'existe pas, le logiciel vous avertit et vous
propose de le crÈer. Cliquez sur Oui et dÈfinissez la fiche du nouveau compte. Rechercher un compte
Pour afficher la liste des comptes, cliquez sur l'icÙne ou appuyez sur la touche du clavier
numÈrique ou encore sur la touche F4. Vous pouvez Ègalement saisir les premiers caractËres du numÈro du compte puis ouvrir ensuite la
liste des comptes. Il positionne le curseur sur le compte qui se rapproche le plus des caractËres
saisis et active automatiquement l'onglet de la racine correspondante. Tri de la liste
A partir de la liste des comptes, vous pouvez classer vos comptes par IntitulÈ ou NumÈro pour
retrouver facilement le compte que vous recherchez.
Printed Documentation
54
130 LibellÈ de l'Ècriture
Par dÈfaut, cíest le paramÈtrage rÈalisÈ dans vos prÈfÈrences qui est repris. Pointez le type de libellÈ dÈsirÈ pour l'ensemble des Ècritures comptables saisies dans ce journal :
20. Soit le libellÈ reprendra líintitulÈ du compte. 21. Soit le libellÈ reprendra le libellÈ de la premiËre ligne de líÈcriture saisie. 22. Soit le libellÈ sera ‡ saisir manuellement. 131 Modification d'une ligne
Pour modifier une ligne d'Ècriture existante, utilisez la touche EntrÈe (ou Entr) de votre clavier
numÈrique pour vous dÈplacer de gauche ‡ droite de colonne en colonne dans la ligne. Si le mois est
clÙturÈ, la modification n'est pas autorisÈe. 132 Suppression d'une ligne
Si le mois n'a pas ÈtÈ clÙturÈ, la suppression d'une Ècriture est autorisÈe. Utilisez la touche Suppr et
confirmez en cliquant sur Oui. Pensez ‡ supprimer toutes les lignes correspondant au mÍme
mouvement. Votre journal doit Ítre ÈquilibrÈ. 133 Saisie Comptable : Saisie en devise
23.Pointez Montant en devise. 24.Indiquez le code de la devise, ou recherchez-le en cliquant sur líicÙne . 25.VÈrifiez le cours ou la paritÈ. 26.Saisissez le montant dans le champ en devises et validez. 134 Options disponibles
135 Les boutons de l'entÍte de la fenÍtre
Permet díajouter le libellÈ saisie ‡ la liste des libellÈs types dÈj‡ existants. Permet díaccÈder ‡ la Saisie GuidÈe. Permet d'inscrire automatiquement le solde de l'Ècriture en cours. Permet díaccÈder aux options de saisie pour les consulter ou les modifier
ponctuellement. Permet díaccÈder ‡ la saisie díun commentaire sur líÈcriture courante. Permet díenregistrer des montants en devises.
136 Options de saisie
Lorsque vous saisissez une Ècriture dans un journal, le logiciel prend en compte tous les choix effectuÈs
dans la fiche du journal (onglet GÈnÈral) et dans les prÈfÈrences du dossier (onglet Saisie). Ces choix
OpÈrations Comptables Courantes
55
concernent le mode de saisie des Ècritures, le libellÈ de l'Ècriture, la numÈrotation des piËces. Pour
modifier ponctuellement l'une de ces options, cliquez sur bouton ou lancez la commande Options
du menu contextuel. Mode de saisie
Vous pouvez modifier le mode de saisie des Ècritures ‡ venir : Mode RÈel ou Simulation. LibellÈ de l'Ècriture
Le choix effectuÈ dans líonglet Saisie du menu Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences est proposÈ
automatiquement, ou celui effectuÈ ‡ partir de paramÈtrage du journal (menu DonnÈes). Vous
pouvez ici choisir de reprendre le libellÈ du compte des Ècritures ‡ venir ou d'accÈder ‡ la saisie
manuelle du libellÈ. PiËces
Le choix effectuÈ dans la fiche du journal est proposÈ automatiquement. Vous pouvez modifier ici le
type de numÈrotation des piËces et indiquer le numÈro que vous dÈsirez. 137 OpÈrations disponibles ‡ partir du journal
Permet de consulter les Ècritures du compte associÈ ‡ líÈcriture courante. Permet de rechercher une Ècriture prÈcise suivant plusieurs critËres. Permet díimprimer le brouillard, Ècritures du mois pour le journal courant. Permet díenregistrer un montant en devise dans un journal dÈfini en devise locale (EUR).
138 Saisie Standard Comptable : RÈimputer une Ècriture
Vous pouvez rÈimputer automatiquement une Ècriture, cíest-‡-dire que le logiciel dÈplacera líÈcriture
dans le journal et ‡ la date demandÈs. Comment faire ?
AccÈdez ‡ la Saisie Standard Comptable par le menu Quotidien. Faites un clic droit avec la souris
sur líune des lignes composant líÈcriture, et choisissez líoption RÈimputer. Indiquez le code du
journal et la date des Ècritures et validez. Remarque : Les Ècritures ‡ contrepasser doivent Ítre saisies avec un numÈro de piËce. 139 Saisie Comptable : Contrepasser une Ècriture
Vous pouvez contrepasser automatiquement une Ècriture, cíest-‡-dire
que le logiciel passera líÈcriture inverse dans le journal et le mois
souhaitÈ. Comment faire ?
Printed Documentation
56
AccÈdez ‡ la Saisie Comptable par le menu Quotidien. Faites un clic droit avec la souris sur líune
des lignes composant líÈcriture, et choisissez líoption Contrepasser. Indiquez le code du journal et la
date des Ècritures et validez. Remarque : Les Ècritures ‡ contrepasser doivent Ítre saisies avec un numÈro de piËce. 140 Saisie Comptable : Automatiser la saisie des factures (mode CrÈances / Dettes)
Comment automatiser la saisie des factures clients ?
Le plus souvent, la saisie díune facture se fait sur trois lignes díÈcritures :
Compte DÈbit CrÈdit
411 TTC
44541 TVA
70 HT
Pour accÈlÈrer la saisie díune facture, le logiciel vous propose de ne saisir que la premiËre ligne
díÈcriture de la facture. Pour cela, vous devez rÈaliser les opÈrations suivantes :
27. AccÈdez au Plan Comptable Professionnel par le menu DonnÈes. 28. Ouvrez le compte client de votre choix. 29. Dans la zone Comptes associÈs, indiquez un compte de TVA collectÈe et un compte de produit. 30. AccÈdez ensuite ‡ líoption Saisie Comptable du menu Quotidien. 31. Choisissez le journal des ventes, le mois de la facture, et saisissez líÈcriture en commenÁant par la
ligne du compte client : les lignes de TVA et de HT síaffichent alors automatiquement sur les
comptes paramÈtrÈs dans le compte du client. Ces lignes restent modifiables ou supprimables. Comment automatiser la saisie des factures fournisseurs ?
Le plus souvent, la saisie díune facture se fait sur trois lignes díÈcritures :
Compte DÈbit CrÈdit
401 TTC
44566 TVA
60 HT
Pour accÈlÈrer la saisie díune facture, le logiciel vous propose de ne saisir que la premiËre ligne
díÈcriture de la facture. Pour cela, vous devez rÈaliser les opÈrations suivantes : AccÈdez au Plan Comptable Professionnel par le menu DonnÈes. Ouvrez le compte fournisseur de votre choix. Dans la zone Comptes associÈs, indiquez un compte de TVA dÈductible et un compte de charge. AccÈdez ensuite ‡ líoption Saisie Comptable du menu Quotidien. ComptabilitÈ. Choisissez le journal des achats, le mois de la facture, et saisissez líÈcriture en commenÁant par la
ligne du compte fournisseur : les lignes de TVA et de HT síaffichent alors automatiquement sur les
comptes paramÈtrÈs dans le compte du fournisseur. Ces lignes restent modifiables ou
supprimables.
OpÈrations Comptables Courantes
57
141 Saisie Comptable : Lettrer en cours de saisie (mode CrÈances / Dettes)
Quíest-ce que le lettrage ?
Le lettrage consiste ‡ pointer les factures avec les rËglements correspondants, et ainsi de connaÓtre
les impayÈs de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : en effet, toutes les factures non pointÈes
correspondront aux factures non payÈes. Le lettrage concerne donc vos comptes de tiers. Comment lettrer en cours de saisie ?
Lors de la saisie du rËglement en Saisie Comptable , il est possible díobtenir automatiquement une
fenÍtre afin de lettrer le rËglement saisi avec líune des factures non encore lettrÈes du compte (ou
avec plusieurs factures). Pour cela, vous devez cocher líoption Lettrage en cours de saisie dans les prÈfÈrences du dossier
(Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences, onglet Saisie). Attention : Cette gestion est incompatible avec la gestion des ÈchÈances. Cela signifie que si líune des
options Une seule ÈchÈance ou EchÈancier dÈtaillÈ est sÈlectionnÈe dans les prÈfÈrences, la fenÍtre
de lettrage en cours de saisie ne síaffichera pas, car le lettrage se fera par ÈchÈancier. En effet, lors de
la saisie du rËglement, lorsque vous renseignez votre ÈchÈancier, si le montant de la facture et le
montant du rËglement sont identiques, le lettrage se fait automatiquement. De plus, le lettrage peut Ítre autorisÈ pour certains comptes, et interdits pour díautres. DÈfinissez
cela dans la fiche du compte, en accÈdant au Plan Comptable Professionnel par le menu
DonnÈes. 142 EchÈancier
143 EchÈancier : Pointage díune ÈchÈance
En saisie d'Ècritures de rËglements sur les comptes clients, fournisseurs ou organismes sociaux, vous
soldez directement la ou les lignes díÈchÈance correspondant au rËglement. La fenÍtre díÈchÈances est
automatiquement ouverte. 32. Positionnez-vous sur l'ÈchÈance ‡ rÈgler : une zone DÈtails Ecriture vous permet de reconnaÓtre
facilement l'Ècriture ‡ solder (gr‚ce au numÈro de piËce par exemple). 33. Saisissez le montant rÈglÈ ‡ cette date dans la colonne RËglement (lorsque le montant du rËglement
correspond ‡ plusieurs ÈchÈances), ou utilisez le bouton Solder (le montant du rËglement se
reportera alors automatiquement dans la colonne RËglement. 34. Indiquez Èventuellement le code du mode rËglement. Remarque : Si vous indiquez le mÍme numÈro de piËce entre líÈcriture de la facture et líÈcriture
du rËglement, le pointage se fera automatiquement, et ainsi, ‡ ouverture de líÈchÈancier, vous
pourrez constater que la colonne RËglement est dÈj‡ renseignÈe. 144 Epuration des ÈchÈances
Si vous mettez en place la gestion des ÈchÈances au cours de votre activitÈ, vous avez peut-Ítre
besoin díÈpurer les anciennes ÈchÈances (dÈj‡ rÈglÈes, mais non pointÈes) afin de commencer dans
un ÈchÈancier de taille rÈduite. Cliquez sur le bouton Epurer. 145 Lettrage par líÈchÈancier
Lorsque vous renseignez votre ÈchÈancier, un lettrage peut síeffectuer automatiquement, selon le
paramÈtrage choisi dans líonglet Saisie des prÈfÈrences du dossier.
Printed Documentation
58
146 Saisie GuidÈe
147 La Saisie GuidÈe
La Saisie GuidÈe permet de gÈnÈrer des Ècritures ‡ partir díun modËle (le guide) prÈ-paramÈtrÈ. Vous
pouvez ainsi gÈnÈrer plusieurs Ècritures successives et de mÍme type trËs rapidement. La crÈation des guides síeffectue par la commande Guides díÈcritures du menu DonnÈes. Comment y accÈder ?
Barre díoutils
Volet de navigation dans OpÈrations courantes
Barre de menu Quotidien + Saisie GuidÈe
Raccourci clavier Ctrl + G
Comment faire ?
35. Choisissez le bon onglet : Achats, Ventes, TrÈsorerie, OpÈrations Diverses. 36. SÈlectionnez la liste souhaitÈe : liste de base ou liste dÈveloppÈe. 37. Double-cliquez sur le guide ‡ utiliser ou cliquez sur le bouton Saisir. 148 La saisie dans un guide
LíÈcran est divisÈ en deux parties : la saisie síeffectue en haut de la fenÍtre, les Ècritures enregistrÈes
apparaissent en bas de la fenÍtre. Utilisez la touche Tab ou EntrÈe pour passer díun champ ‡ líautre. 4 Le logiciel propose automatiquement le premier journal du type du guide. Si celui-ci ne vous
convient pas, choisissez dans la liste (icÙne , touche F4 ou astÈrisque ) le code du journal
dans lequel vous souhaitez que líÈcriture soit gÈnÈrÈe. 5 Saisissez la date de la piËce. 6 Saisissez la date díÈchÈance. 7 Saisissez le numÈro de la piËce (numÈro de facture, de chËque Ö). Le numÈro de piËce proposÈ
dÈpend du paramÈtrage effectuÈ dans la fiche du journal (onglet GÈnÈral). 8 Saisissez le libellÈ du mouvement. Ce libellÈ sera repris sur la totalitÈ des lignes díÈcritures de
líopÈration. 9 Si le guide appelÈ a ÈtÈ paramÈtrÈ avec dÈpense mixte, saisissez le pourcentage de quote-part
professionnel. Le reste ira sur le compte personnel de líexploitant. En mode Recettes / DÈpenses
38.Le curseur se positionne sur la premiËre ligne du guide ‡ complÈter. Le logiciel affiche
automatiquement le libellÈ du compte paramÈtrÈ dans le guide. Lorsque la ligne correspond ‡ un
compte de trÈsorerie (dÈfinie dans le guide avec un compte commenÁant par 5), vous avez la
possibilitÈ de choisir dans la liste dÈroulante un autre compte de contrepartie (compte de
trÈsorerie ou compte exploitant 108). Cela est trËs utile pour imputer une dÈpense sur le compte
de banque de votre choix. 39.Saisissez le montant pour chaque ligne díÈcriture. Ce montant est automatiquement traitÈ dans
la devise du journal qui reÁoit líÈcriture. 40.Comme vous le remarquez, le fait de renseigner les zones vierges ou blanches modifie
automatiquement le contenu des lignes suivantes. Continuez ainsi sur chacune des zones ‡
renseigner.
OpÈrations Comptables Courantes
59
41.Lorsque la saisie est complËte, cliquez sur le bouton Ajouter. Le logiciel gÈnËre automatiquement
les lignes díÈcritures dans le journal correspondant et affiche un message de confirmation ; Les
lignes saisies apparaissent automatiquement dans la partie basse de líÈcran, et une nouvelle
Ècriture vous est automatiquement proposÈe sur le mÍme guide que prÈcÈdemment. Vous pouvez
donc enchaÓner des Ècritures de mÍme type. 42.Pour modifier les Ècritures saisies, double-cliquez dessus : le logiciel bascule automatiquement en
Saisie Comptable. En mode CrÈances / Dettes
Le curseur se positionne sur la premiËre ligne díÈcriture, et propose en blanc les zones accessibles
et modifiables : chaque ligne est composÈe díun numÈro de compte, díun intitulÈ de compte, díun
libellÈ et díun montant. Comme vous le remarquez, le fait de renseigner les zones vierges ou
blanches modifie automatiquement le contenu des lignes suivantes. Continuez ainsi sur chacune
des zones ‡ renseigner. Lorsque la saisie est complËte, cliquez sur le bouton Ajouter. Le logiciel gÈnËre automatiquement
les lignes díÈcritures dans le journal correspondant et affiche un message de confirmation. Les
lignes saisies apparaissent automatiquement dans la partie basse de líÈcran, et une nouvelle
Ècriture vous est automatiquement proposÈe sur le mÍme guide que prÈcÈdemment. Vous pouvez
donc enchaÓner des Ècritures de mÍme type. Pour modifier les Ècritures saisies, double-cliquez dessus : le logiciel bascule automatiquement en
Saisie Comptable. 149 Encaissements
150 Saisie des Paiements ReÁus (mode CrÈances / Dettes)
Cette commande permet de gÈrer vos rËglements par mode de rËglement (chËque, carte bleue, LCR, prÈlËvements, ...) dans un journal des valeurs en attente. Avant díutiliser cette option, vous devez paramÈtrer les fiches de vos modes de rËglements (menu
DonnÈes) et prÈciser pour chaque mode, le numÈro de compte (511xxx) sur lequel seront imputÈs les
paiements reÁus. Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + Encaissements + Saisie des Paiements ReÁus
Comment faire ?
43. Dans le champ Code journal, sÈlectionnez le journal (de type TrÈsorerie ou Divers) sur lequel vous
dÈsirez travailler. Utilisez l'icÙne pour sÈlectionner le journal dans la liste. Vous pouvez
paramÈtrer le journal par dÈfaut dans líonglet Saisie des prÈfÈrences du dossier. 44. Dans le champ Mois de saisie, choisissez dans la liste dÈroulante le mois sur lequel vous dÈsirez
travailler. Vous pouvez Ègalement utiliser les touches ´ FlËche basse ª ou ´ FlËche Haute ª pour
passer au mois prÈcÈdent ou suivant. 45. La grille de saisie affiche les paiements dÈj‡ reÁus. Cliquez sur le bouton Ajouter ou utilisez la
touche Inser : Renseignez les diffÈrents champs et validez par OK. Les Ècritures comptables sont alors
enregistrÈes. Elles sont consultables par le menu Quotidien + Saisie Comptable. LíÈchÈancier du compte síouvre afin díen rÈaliser le pointage. Si vous níutilisez pas cette
fonctionnalitÈ, refermez la fenÍtre.
Printed Documentation
60
Le logiciel vous propose alors de saisir un nouveau rËglement. Ecritures comptables gÈnÈrÈes
Les Ècritures comptables gÈnÈrÈes dans le journal díencaissement ont la forme suivante :
411GESPI 200
5111 200
411ELAT 500
5112 500
411CAA 1500
5113 1500
Autres fonctions
10Modifier un paiement : utilisez le bouton Modifier ou la touche EntrÈe. 11Supprimer un paiement : utilisez le bouton Supprimer ou la touche Suppr. 12Imprimer le journal : utilisez le bouton Imprimer. 13Ouvrir líÈchÈancier du compte : utilisez le bouton EchÈancier. 14Un menu contextuel proposant les opÈrations les plus courantes est accessible par simple
clic droit sur la grille de saisie. 151 Saisie des Paiements ReÁus : Bouton Ajouter
Tiers
46. Saisissez le numÈro du compte client, recherchez-le dans le plan comptable en utilisant líicÙne
, ou crÈez un nouveau compte. RËglement
47. Si le rËglement est en devise ÈtrangËre, saisissez le code de la devise (ou sÈlectionnez-le par
líicÙne ) et saisissez le montant du rËglement dans la case Montant en devise ÈtrangËre, sinon saisissez directement le rËglement dans la case Montant en devise locale. Type
48. Saisissez le code du mode de rËglement (ou sÈlectionnez-le par líicÙne ). Pour un
rËglement en chËque, vous pouvez saisir le N° de chËque, et indiquer síil síagit díun chËque hors- place. Ecriture
49. ComplÈtez la date de líÈcriture en saisissant le jour. 50. Renseignez le numÈro de piËce et le libellÈ de líÈcriture. 51. Modifiez si besoin le compte proposÈ en contrepartie, selon le mode de rËglement. 152 DÈpÙt des Valeurs en Attente (mode CrÈances / Dettes)
Tous les rËglements enregistrÈs par la commande Saisie des Paiements ReÁus sont des valeurs en
attente. LíopÈration de dÈpÙt est nÈcessaire pour que les Ècritures comptables de banque soient
gÈnÈrÈes.
OpÈrations Comptables Courantes
61
Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + Encaissements + DÈpÙt des Valeurs en Attente
Comment faire ?
52. Choisissez le mode de rËglement, et la pÈriode díenregistrement des rËglements que vous souhaitez
dÈposer en banque. La liste des rËglements encaissÈs sous ce mode et pendant la pÈriode síaffiche
automatiquement. 53. SÈlectionnez le journal de la banque dans laquelle vous allez dÈposer ces valeurs et prÈcisez la date
de dÈpÙt. Les Ècritures correspondant ‡ ce dÈpÙt seront gÈnÈrÈes dans ce journal ‡ cette date. De
plus, les informations bancaires saisies dans la fiche du journal de banque (onglet Banque) seront
reprises sur le bordereau de remise en banque. 54. Saisissez un numÈro de remise et un libellÈ. Ces informations apparaÓtront sur le bordereau de
remise en banque. Le libellÈ sera repris sur les Ècritures gÈnÈrÈes. 55. Pour remettre les valeurs, cliquez simplement sur les lignes díencaissement en attente ‡ dÈposer. 56. Pour imprimer un bordereau de remise, cliquez sur le bouton Bordereau. 57. La validation du dÈpÙt (bouton Valider) permet de dÈposer effectivement les valeurs encaissÈes, de
gÈnÈrer un bordereau. Les valeurs disparaissent alors de la fenÍtre de dÈpÙt. Une confirmation vous
est donc demandÈe. Lorsque vous cliquez sur Imprimer, les valeurs sont effectivement dÈposÈes. AprËs dÈpÙt, le journal de banque affichera ce type díÈcritures (si 512BANQUE a ÈtÈ dÈfini dans la
fiche du journal de banque en mode pied de journal) :
5111 ChËque 200
5113 1800
512BANQUE 2000
Comment rÈimprimer un ancien bordereau ?
Utilisez le bouton Liste des dÈpÙts antÈrieurs, en bas de la fenÍtre. Il vous permettra díouvrir un
bordereau dÈj‡ validÈ. RÈimprimez ensuite le bordereau gr‚ce au bouton Bordereau. 153 DÈpÙt des Valeurs : DÈpÙts antÈrieurs
58.Affichez la liste des dÈpÙts pour toutes les banques, ou sÈlectionnez un journal en particulier. 59.SÈlectionnez un dÈpÙt dans la liste en vous aidant du numÈro et de la date de remise en banque. 60.Cliquez sur Ouvrir pour visualiser le dÈpÙt et Èventuellement rÈimprimer le bordereau par le bouton
Bordereau. 61.Ou cliquer sur Supprimer pour supprimer la remise : les rËglements de cette remise seront ‡ nouveau
dÈposables dans un autre bordereau, et les Ècritures de banque correspondant ‡ la remise supprimÈe
seront supprimÈes. 154 DÈpÙt des Valeurs : Impression du bordereau de remise en banque
1. ContrÙlez les coordonnÈes bancaires de votre sociÈtÈ (ces coordonnÈes síimprimeront sur le
bordereau). Ces informations sont automatiquement reprises de líonglet Banque du journal de
banque indiquÈ dans líentÍte de la fenÍtre. 2. Cliquez sur Imprimer ou AperÁu pour une sortie papier ou Ècran. Toutes les impressions
proposent des boutons identiques. 155 Consultation de Comptes et Lettrage
Printed Documentation
62
156 Consultation de Comptes - Lettrage
La Consultation de compte vous permet díobtenir la liste des Ècritures díun compte pour une pÈriode
de rÈfÈrence. De plus, en mode CrÈances - Dettes, la consultation díun compte de tiers vous permet
díeffectuer un lettrage des Ècritures. Comment y accÈder ?
Barre díoutils
Barre de menu Quotidien + Consultation de Comptes
Raccourci clavier Ctrl + I
Comment consulter un compte ?
Dans le champ Compte, cliquez sur líicÙne . Cela vous permet díaccÈder ‡ la liste des comptes, cíest-‡-dire au plan comptable de votre entreprise, afin de rechercher le compte ‡ consulter. Pour vous dÈplacer díun compte ‡ líautre, utilisez au choix : les boutons et , les flËches et de votre clavier, les touches et de votre clavier numÈrique. Les lignes prÈcÈdÈes par un cadenas ont ÈtÈ validÈes par líoption Validation des Ecritures du menu
ClÙtures. Remarque : Les diffÈrentes colonne peuvent Ítre affichÈs ou masquÈs en paramÈtrant líAffichage des
colonnes. Vous pouvez par exemple ajouter la colonne N° document, ou la colonne Provenance qui
fera apparaÓtre líorigine des lignes importÈes ou recopiÈes. Quíest-ce que le lettrage ? (en mode crÈances - dettes)
Le lettrage consiste ‡ pointer les factures avec les rËglements correspondants, et ainsi de connaÓtre
les impayÈs de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : en effet, toutes les factures non pointÈes
correspondront aux factures non payÈes. Le lettrage concerne donc vos comptes de tiers. Le lettrage
peut Ítre autorisÈ pour certains comptes, et interdits pour díautres. DÈfinissez cela dans la fiche du
compte, en cliquant sur le bouton , ou en accÈdant au plan comptable.
Important : Lors de la clÙture annuelle, líopÈration de lettrage est líunique maniËre de conserver sur
líexercice suivant les Ècritures en attente de rËglement. Comment lettrer un compte ? (en mode crÈances - dettes)
62. Cliquez sur chaque ligne ‡ lettrer puis cliquez sur le bouton Lettrer. 63. Le logiciel vous propose automatiquement un code lettrage (AAA Ètant le premier). Indiquez le code
lettrage ‡ appliquer aux Ècritures et cliquez sur OK. Si la sÈlection des Ècritures est dÈsÈquilibrÈe et
OpÈrations Comptables Courantes
63
que líÈcart est infÈrieur ‡ líÈcart autorisÈ dans líonglet Consultation des prÈfÈrences du dossier, le
logiciel vous affiche la boÓte de lettrage approchÈ pour gÈnÈrer une Ècriture díÈcart de rËglement. 64. Renseignez cette boÓte et cliquez sur OK : toutes les Ècritures sÈlectionnÈes sont alors pointÈes. Remarque : Pour retrouver une Ècriture ‡ lettrer, sÈlectionnez les Ècritures Non lettrÈes, accÈdez au
menu contextuel (par le clic droit de la souris), et choisissez líoption Recherche. Consultez Ègalement la partie : Lettrer en cours de saisie. 157 Lettrage manuel (mode CrÈances / Dettes)
Le lettrage peut Ítre autorisÈ pour certains comptes, et interdits pour díautres. DÈfinissez cela dans la
fiche du compte. Le lettrage manuel síeffectue de la maniËre suivante :
65. Activez líoption Consultation de Comptes du menu Quotidien. 66. Saisissez le numÈro du compte de tiers ‡ lettrer ou recherchez-le dans la liste avec l'icÙne
ou l'astÈrisque () du clavier numÈrique ou encore la touche F4. 67. Saisissez la pÈriode de rÈfÈrence des Ècritures que vous souhaitez lettrer. 68. Cliquez sur chaque ligne ‡ lettrer puis cliquez sur le bouton Lettrer. 69. Si la sÈlection des Ècritures est ÈquilibrÈe, le logiciel vous propose automatiquement le dernier
code lettrage (AAA Ètant le premier), indiquez le code lettrage ‡ appliquer aux Ècritures et cliquez
sur OK. Si la sÈlection des Ècritures est dÈsÈquilibrÈe et que líÈcart est infÈrieur ‡ líÈcart autorisÈ
dans les prÈfÈrences du dossier, le logiciel vous affiche la boÓte de lettrage approchÈ pour gÈnÈrer
une Ècriture díÈcart de rËglement. 70. Renseignez cette boite et cliquez sur OK : toutes les Ècritures sÈlectionnÈes sont alors
pointÈes. Remarques : Le lettrage manuel est accessible en Saisie Comptable par clic sur l'icÙne . Le lettrage manuel peut Ítre rÈalisÈ au cours de la saisie : voir la partie Lettrer en cours de saisie. La modification du compte ou du montant díune Ècriture lettrÈe entraÓne automatiquement sont
dÈlettrage. 158 Consultation : Recherche
71. Choisissez le critËre de recherche : un montant au dÈbit, un montant au crÈdit, un solde. 72. Tapez un montant. 73. Cliquez sur OK : le logiciel se positionne sur la plus ancienne Ècriture pour ce montant. 74. Si líÈcriture trouvÈe ne correspond pas ‡ la piËce recherchÈe, appuyez sur la touche F3 de
votre clavier afin que le logiciel poursuive sa recherche. Lorsque le logiciel ne trouve pas díÈcriture pour le montant recherchÈ, un message vous indique
alors ´ Aucune Ècriture pour ces critËresÖ ª. 159 Lettrage Automatique (mode CrÈances / Dettes)
Printed Documentation
64
Le lettrage automatique est une opÈration globale qui permet de lettrer les Ècritures de maniËre
automatique suivant le numÈro de piËce ou les montants. Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + Consultation de Comptes + bouton Auto
Barre de menu Quotidien + Lettrage Automatique
Comptes
Indiquez la fourchette de comptes ‡ lettrer. Dans cette fourchette, seuls les comptes dont le lettrage
automatique est autorisÈ seront lettrÈs. Líautorisation síeffectue ‡ partir de líonglet Divers de la fiche
du compte. PÈriode
Le logiciel vous propose díeffectuer le lettrage jusquí‡ la date du jour, mais vous pouvez modifier
cette date si vous le souhaitez. Cocher la case Lettrer ‡ cheval sur plusieurs exercices afin que les lignes de líexercice en cours
puissent Ítre lettrÈes avec des lignes des exercices antÈrieurs. Cela suppose quíil ne síagit pas du
1
er exercice et que lors des clÙtures, la conservation des Ècritures de tiers non lettrÈes ait ÈtÈ
demandÈe. Type de lettrage
Choisissez le critËre de lettrage en pointant :
75. Par piËces : le logiciel recherche les lignes díÈcritures qui ont le mÍme numÈro de piËce et dont les
montants se compensent. ou
76. Par montants : le logiciel recherche les lignes díÈcritures dont les montants se compensent. Profondeur de lettrage (en lettrage par montants uniquement)
La profondeur de lettrage correspond au nombre de lignes díÈcritures pouvant se compenser (par
dÈfaut 2, par exemple pour une facture et son rËglement). Une profondeur de 3 signifie que le
logiciel pourra lettrer par exemple une facture avec deux rËglements, ou deux factures avec un
rËglement, etc. Plus la profondeur de lettrage est grande, plus le lettrage est performant (plus de
possibilitÈs sont examinÈes) mais plus la durÈe de l'opÈration est longue. Au del‡ de 6, un message
vous avertira que líopÈration peut Ítre longue. Lettrage sur solde progressif nul (en lettrage par montants uniquement)
Lorsque cette case níest pas cochÈe, un code lettrage diffÈrent est attribuÈ ‡ chaque groupe de
lignes díÈcritures qui se compensent. Lorsque cette case est cochÈe, le fonctionnement est le suivant : Dans un premier temps, les lignes díÈcritures non lettrÈes du compte sont balayÈes jusquí‡ ce que
le solde progressif de ces lignes soit Ègal ‡ zÈro. Si cíest le cas, toutes les lignes díÈcritures lues
sont lettrÈes avec les mÍmes lettres, puis les lignes díÈcritures suivantes sont balayÈes, et ainsi
de suite. Dans un deuxiËme temps, les lignes díÈcritures non lettrÈes restantes sont lettrÈes en fonction de la
profondeur de lettrage.
OpÈrations Comptables Courantes
65
Lettrage sur solde progressif quasi nul (en lettrage par montants uniquement)
Cette option níest accessible que lorsque la case Lettrage sur solde nul est cochÈe. Elle fonctionne de la mÍme faÁon que le lettrage sur solde nul, sauf que le solde progressif díun
groupe de lignes díÈcritures ne sera pas Ègal ‡ zÈro, mais infÈrieur ‡ líÈcart maximal autorisÈ indiquÈ
dans la fenÍtre de lettrage approchÈ. Le logiciel gÈnËre alors une Ècriture d'opÈration diverse pour compenser l'Ècart. Pour dÈfinir cet Ècart, cliquez sur le bouton Lettrage ApprochÈ. Bouton Lettrage approchÈ (en lettrage par montants uniquement)
Ce bouton vous permet de dÈfinir les options de lettrage approchÈ, notamment l'Ècart maximum
autorisÈ. Par exemple on peut dÈcider quíun Ècart de 1 euro est tolÈrable. Le logiciel gÈnËrera alors une
Ècriture d'opÈration diverse si un Ècart infÈrieur ou Ègal ‡ 1 entre plusieurs lignes díÈcritures (selon la
profondeur indiquÈe) est trouvÈ. Avant de gÈnÈrer l'Ècriture d'opÈration diverse de l'Ècart, le logiciel peut vous demander une
confirmation. Si vous refusez la gÈnÈration de l'Ècriture, le lettrage sera classique. Rapport
Si vous cochez cette case, le logiciel gÈnËrera un fichier txt dans lequel vous trouverez la liste de
tous les lettrages effectuÈs par cette option. 160 Lettrage Automatique approchÈ
Cette option permet de lettrer des Ècritures mÍme lorsquíun Ècart de rËglement apparaÓt. Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + Consultation de Comptes + bouton Auto
Barre de menu Quotidien + Lettrage Automatique
SÈlectionnez le Lettrage automatique par montants, et cliquez sur le bouton Lettrage approchÈ. Options
Saisissez líÈcart maximal pour le lettrage. Cochez la case Demander une confirmation pour chaque OD afin díobtenir un message de
confirmation en cours de lettrage. Un refus sera alors possible au cas par cas. Ecritures de rÈgularisation
Indiquez ici les paramËtres des Ècritures d'OD ‡ gÈnÈrer. 161 DÈlettrage
Le dÈlettrage síeffectue de la maniËre suivante :
77. Activez líoption Consultation de Comptes du menu Quotidien.
Printed Documentation
66
78. Saisissez le numÈro du compte de tiers ‡ dÈlettrer ou recherchez-le dans la liste avec l'icÙne
ou l'astÈrisque () du clavier numÈrique ou encore la touche F4. 79. Saisissez la pÈriode de rÈfÈrence des Ècritures que vous souhaitez dÈlettrer. 80. Cliquez sur le bouton DÈlettrer. 81. Saisissez le code lettrage ‡ annuler. 82. Cliquez sur OK. Vous pouvez Ègalement lancer un DÈlettrage automatique (menu Quotidien) pour dÈlettrer les
Ècritures díun compte ou díune fourchette de comptes, pour une pÈriode donnÈe, suivant un intervalle
de codes lettrage ‡ prÈciser. 162 Ecriture de rÈgularisation (lettrage)
Lorsquíun Ècart de rËglement ou un Ècart de conversion intervient lors du lettrage manuel, vous devez
paramÈtrer líÈcriture de rÈgularisation ‡ gÈnÈrer. Les comptes proposÈs par dÈfaut (6688 et 7688) síappliquent pour un Ècart de rËglement. Vous pouvez
paramÈtrer díautres comptes dans líonglet Comptes Divers des Racines de Comptes (Dossier +
PropriÈtÈs). 163 Rapprochement Bancaire
164 Rapprochement Bancaire
Le Rapprochement Bancaire vous permet de pointer les mouvements enregistrÈs sur votre extrait de
compte et ainsi de connaÓtre ‡ tout moment les sommes payÈes ou perÁues restant ‡ pointer. Comment effectuer son Rapprochement Bancaire
83. Par compte
84. Par journal (en mode crÈances / dettes)
85. Automatique par Journal ou par compte (en mode crÈances / dettes)
En mode CrÈances / Dettes uniquement, quel rapprochement effectuer ?
Dans un pointage par journal, vous obtenez les Ècritures saisies dans le journal de trÈsorerie, ‡
l'exception des Ècritures du compte de trÈsorerie. Ce type de rapprochement doit Ítre utilisÈ lorsque
vous avez paramÈtrÈ vos journaux de trÈsorerie avec une contrepartie en pied de journal. Avantage : Le nombre díÈcritures dans le journal de banque est divisÈ par deux. Dans un pointage par compte, vous obtenez la liste des Ècritures du compte de trÈsorerie. Ce type
de rapprochement doit Ítre utilisÈ lorsque vous avez paramÈtrÈ vos journaux de trÈsorerie avec une
contrepartie en ligne ‡ ligne. Avantages : La premiËre annÈe, lí‡ nouveau du compte de banque pourra Ítre saisi de faÁon dÈtaillÈe
pour faciliter le dÈmarrage du pointage. Les Ècritures saisies sur le compte de banque mais dans un autre journal (par exemple
OD) apparaÓtront lors du rapprochement.
OpÈrations Comptables Courantes
67
Certaines Ècritures de tiers pourront Ítre regroupÈes sur une seule ligne de banque (par
exemple toutes les Ècritures díune remise en banque), ce qui facilitera le pointage. Attention : Dans le cas o˘ un journal de trÈsorerie est dÈfini avec une contrepartie automatique
en Pied de journal, le pointage par journal s'impose pour pointer directement les Ècritures de
Tiers (401 et 411). 165 Rapprochement Bancaire incorrect
Le rapprochement bancaire est incorrect tant quíil reste un Ècart de rapprochement. Voici les points ‡
vÈrifier :
86. Certains rËglements du relevÈ bancaire níont peut-Ítre pas ÈtÈ saisis en comptabilitÈ (frais
bancaires, agiosÖ) : saisissez-les et pointez-les. 87. Certains montants níont peut-Ítre pas ÈtÈ pointÈs : pointez bien tous les montants prÈsents
dans le relevÈ de banque. 88. Certains montants ont peut-Ítre ÈtÈ pointÈs alors quíils ne sont pas sur le relevÈ : dÈpointez-les
en redouble-cliquant dessus. 89. Le solde de la banque a peut-Ítre ÈtÈ mal saisi, ou dans le mauvais sens. VÈrifiez-le et
modifiez-le si besoin (champ Solde final du relevÈ). 166 Rapprochement Manuel
167 Rapprochement par Compte
Le rapprochement bancaire par compte permet díobtenir la totalitÈ des Ècritures du compte de banque ‡
la date du relevÈ bancaire afin de rÈaliser le pointage des Ècritures relevÈes sur votre extrait de compte. Lors de la clÙture annuelle, le logiciel pourra reporter automatiquement les Ècritures non pointÈes afin
que vous puissiez continuer le suivi de vos comptes bancaires. Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + Rapprochement Bancaire + Manuel par Compte
DÈfinissez les critËres de votre Rapprochement Bancaire
90. Indiquez le code pointage ‡ utiliser pour pointer les Ècritures (par exemple le numÈro du relevÈ). 91. PrÈcisez la date que vous souhaitez prendre en compte comme date de valeur (par exemple la date
du relevÈ). 92. SÈlectionnez le numÈro du compte de banque ‡ rapprocher. 93. SÈlectionnez le type des Ècritures ‡ afficher : Toutes, Ecritures rapprochÈes ou Non rapprochÈes. Si
vous souhaitez pointer vos Ècritures, sÈlectionnez Toutes ou Non rapprochÈes. Les Ècritures du
compte síaffichent alors dans une grille. 94. Indiquez la date jusquí‡ laquelle afficher les Ècritures : gÈnÈralement la date du relevÈ. 95. Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevÈ. Un solde
CrÈditeur doit Ítre saisi ‡ droite. Pointez vos Ècritures
96. Pointez ou dÈpointez une Ècriture en double-cliquant dessus. Si vous avez demandÈ líaffichage des
Ecritures Non PointÈes, lorsque vous pointez une Ècriture, celle-ci disparaÓt de líÈcran.
Printed Documentation
68
97. Le logiciel calcule automatiquement líÈcart entre le solde du compte et le solde de banque dans le
champ Ecart de rapprochement : celui-ci doit Ítre nul ‡ la fin du rapprochement, cíest-‡-dire quíil ne
doit plus síafficher aucun montant dans ce champ. 98. Pour imprimer le rapprochement bancaire, cliquez sur líicÙne . 99. Pour verrouiller le rapprochement bancaire, cliquez sur le bouton Verrouiller. Attention : Pour pouvoir verrouiller le rapprochement, vous devez afficher toutes les Ècritures, donc
sÈlectionner Toutes dans le champ Ecritures. En quoi consiste le verrouillage du Rapprochement Bancaire ?
Lorsque le rapprochement bancaire est terminÈ, cíest-‡-dire quíil níy a plus de montant dans le
champ Ecart de rapprochement, vous pouvez utiliser le bouton Verrouiller. Cela vous permettra de
valider le rapprochement en líÈtat. Ainsi, vous ne risquez plus de dÈpointer ou pointer une Ècriture
par erreur, ou de modifier par erreur une Ècriture pointÈe. Vous pouvez visualiser tous vos anciens rapprochements en sÈlectionnant la date du relevÈ
concernÈ dans le champ RelevÈ. Lorsque vous visualisez un rapprochement antÈrieur, il síaffiche tel quíil Ètait lors de sa validation, cíest-‡-dire que : Les Ècritures postÈrieures ‡ la date de relevÈ ne síaffichent pas. Les Ècritures pointÈes dans un relevÈ postÈrieur sont affichÈes pointÈes mais grisÈes, pour les distinguer des autres. Elles ne sont pas considÈrÈes comme pointÈes pour ce
relevÈ.
Il est possible de dÈverrouiller un rapprochement bancaire par le bouton DÈverrouiller, ‡ condition
que ce soit le dernier. C'est-‡-dire que pour dÈverrouiller líavant-dernier rapprochement, vous devrez
díabord dÈverrouiller le dernier. Le menu contextuel
Le menu contextuel (clic droit) permet de
15Pointer ou dÈpointer une Ècriture. 16DÈpointer automatiquement des Ècritures selon leur code pointage. 17Tout pointer : cette option vous permet de rÈaliser un rapprochement ´ ‡ líenvers ª, ce qui est
utile lorsque líon dÈbute le rapprochement en cours díexercice par exemple. Il síagit de tout
pointer, puis de dÈpointer les Ècritures non encore passÈes dans vos relevÈs. 18Rechercher une Ècriture ‡ rapprocher. 19Basculer en consultation du compte de banque. 20Basculer en saisie des Ècritures dans le journal de banque. 21Imprimer le rapprochement. 22Modifier les propriÈtÈs de la grille. Mon Rapprochement Bancaire est faux : pourquoi ?
168 Rapprochement par Journal (mode CrÈances / Dettes)
OpÈrations Comptables Courantes
69
Le rapprochement par journal permet díobtenir la totalitÈ des Ècritures du journal de banque ‡ la date du
relevÈ bancaire afin de rÈaliser le pointage des Ècritures relevÈes sur votre extrait de compte. Lors de la
clÙture annuelle, le logiciel pourra reporter automatiquement les Ècritures non pointÈes afin que vous
puissiez continuer le suivi de vos comptes bancaires. Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + Rapprochement Bancaire + Manuel par Journal
DÈfinissez les critËres de votre Rapprochement Bancaire
100. Indiquez le code pointage ‡ utiliser pour pointer les Ècritures (par exemple le numÈro du relevÈ). 101. PrÈcisez la date que vous souhaitez prendre en compte comme date de valeur (par exemple la
date du relevÈ). 102. SÈlectionnez le code du journal de banque ‡ rapprocher. 103. SÈlectionnez le type des Ècritures ‡ afficher : Toutes, Ecritures rapprochÈes ou Non
rapprochÈes. Si vous souhaitez pointer vos Ècritures, sÈlectionnez Toutes ou Non rapprochÈes. Les
Ècritures du compte síaffichent alors dans une grille. 104. Indiquez la date jusquí‡ laquelle afficher les Ècritures : gÈnÈralement la date du relevÈ. 105. Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevÈ. Un
solde CrÈditeur doit Ítre saisi ‡ droite. Pointez vos Ècritures
106. Pointez ou dÈpointez une Ècriture en double-cliquant dessus. Si vous avez demandÈ líaffichage
des Ecritures Non PointÈes, lorsque vous pointez une Ècriture, celle-ci disparaÓt de líÈcran. 107. Le logiciel calcule automatiquement líÈcart entre le solde du compte et le solde de banque dans
le champ Ecart de rapprochement : celui-ci doit Ítre nul ‡ la fin du rapprochement , cíest-‡-dire quíil
ne doit plus síafficher aucun montant dans ce champ. 108. Pour imprimer le rapprochement bancaire, cliquez sur líicÙne . 109. Pour verrouiller le rapprochement bancaire, cliquez sur le bouton Verrouiller. Attention : Pour pouvoir verrouiller le rapprochement, vous devez afficher toutes les Ècritures, donc
sÈlectionner Toutes dans le champ Ecritures. En quoi consiste le verrouillage du Rapprochement Bancaire ?
Lorsque le rapprochement bancaire est terminÈ, cíest-‡-dire quíil níy a plus de montant dans le
champ Ecart de rapprochement, vous pouvez utiliser le bouton Verrouiller. Cela vous permettra de
valider le rapprochement en líÈtat. Ainsi, vous ne risquez plus de dÈpointer ou pointer une Ècriture
par erreur, ou de modifier par erreur une Ècriture pointÈe. Vous pouvez visualiser tous vos anciens rapprochements en sÈlectionnant la date du relevÈ
concernÈ dans le champ RelevÈ. Lorsque vous visualisez un rapprochement antÈrieur, il síaffiche tel quíil Ètait lors de sa validation, cíest-‡-dire que : Les Ècritures postÈrieures ‡ la date de relevÈ ne síaffichent pas.
Printed Documentation
70
Les Ècritures pointÈes dans un relevÈ postÈrieur sont affichÈes pointÈes mais grisÈes, pour les
distinguer des autres. Elles ne sont pas considÈrÈes comme pointÈes pour ce relevÈ.
Il est possible de dÈverrouiller un rapprochement bancaire par le bouton DÈverrouiller, ‡ condition
que ce soit le dernier. C'est-‡-dire que pour dÈverrouiller líavant-dernier rapprochement, vous devrez
díabord dÈverrouiller le dernier. Le menu contextuel
Le menu contextuel (clic droit) permet de
Pointer ou dÈpointer une Ècriture. DÈpointer automatiquement des Ècritures selon leur code pointage. Tout pointer : cette option vous permet de rÈaliser un rapprochement ´ ‡ líenvers ª, ce qui est
utile lorsque líon dÈbute le rapprochement en cours díexercice par exemple. Il síagit de tout
pointer, puis de dÈpointer les Ècritures non encore passÈes dans vos relevÈs. Rechercher une Ècriture ‡ rapprocher. Basculer en consultation du compte de líÈcriture sÈlectionnÈe. Basculer en saisie des Ècritures dans le journal de banque. Imprimer le rapprochement. Modifier les propriÈtÈs de la grille. Mon Rapprochement Bancaire est faux : pourquoi ?
169 Rapprochement Bancaire : Recherche díun montant
110. Tapez un montant. 111. Choisissez le sens de líÈcriture. 112. Cliquez sur OK : le logiciel se positionne sur la plus ancienne Ècriture pour ce montant. 113. Si líÈcriture trouvÈe ne correspond pas ‡ la piËce recherchÈe, appuyez sur la touche F3 de
votre clavier afin que le logiciel poursuive sa recherche. Lorsque le logiciel ne trouve pas díÈcriture pour le montant recherchÈ, un message vous indique
alors ´ Ecriture ‡ rapprocher non trouvÈe ª. 170 Rapprochement Automatique
171 Rapprochement Automatique
Cette option vous permet :
114. Soit de rÈaliser un pointage automatique de vos Ècritures de banque : le logiciel rÈalise
lui-mÍme le rapprochement. 115. Soit d'importer dans votre comptabilitÈ les Ècritures de banque afin de ne pas les saisir. 116. Soit de visualiser le relevÈ bancaire ‡ líÈcran et de rÈaliser un pointage manuel. Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + Rapprochement Bancaire + Automatique par Journal ou
par Compte
La partie haute de líÈcran est rÈservÈe aux Ècritures comptables, la partie basse au relevÈ de banque.
OpÈrations Comptables Courantes
71
172 Rapprochement Automatique : Comptabilisation des Ècritures
Comment comptabiliser des Ècritures ?
Il síagit díimporter les Ècritures du relevÈ bancaire. Pour cela :
117. SÈlectionnez le compte de la banque (en rapprochement par compte) ou le code du
journal de banque (en rapprochement par journal). 118. Cliquez sur le bouton Importer. Choisissez le type díimport ‡ rÈaliser et complÈtez les
informations requises (voir Importation du relevÈ bancaire). Si aucune ligne níapparaÓt, cliquez
sur le bouton CritËres, et vÈrifiez la pÈriode et le type des Ècritures ‡ afficher. 119. SÈlectionnez la ligne ‡ comptabiliser, puis cliquez sur le bouton Comptabiliser et
renseignez les diffÈrents critËres. AprËs validation, líÈcriture apparaÓtra dans la partie haute de
la fenÍtre. Autres fonctions
Purger : ce bouton vous permet de purger les lignes des anciens relevÈs afin de ne pas trop alourdir
le rapprochement bancaire, ou de supprimer des lignes importÈes par erreur.
Imprimer : il síagit díimprimer les lignes du relevÈ bancaire. 173 Rapprochement Automatique : Pointage manuel
Affichage des Ècritures (partie haute de la fenÍtre) Indiquez le code pointage ‡ utiliser pour pointer les Ècritures (par exemple le numÈro du relevÈ). PrÈcisez la date que vous souhaitez prendre en compte comme date de valeur (par exemple la
date du relevÈ). SÈlectionnez le compte de la banque (en rapprochement par compte) ou le code du journal de
banque (en rapprochement par journal). SÈlectionnez le type des Ècritures ‡ afficher : Toutes, Ecritures rapprochÈes ou Non rapprochÈes. Si vous souhaitez pointer vos Ècritures, sÈlectionnez Toutes ou Non rapprochÈes. Indiquez la date jusquí‡ laquelle afficher les Ècritures : gÈnÈralement la date du relevÈ. Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevÈ. Un
solde CrÈditeur doit Ítre saisi ‡ droite.
Importation du relevÈ bancaire
Cliquez sur le bouton Importer. Choisissez le type díimport ‡ rÈaliser et complÈtez les
informations requises (voir Importation du relevÈ bancaire). Si aucune ligne níapparaÓt, cliquez
sur le bouton CritËres, et vÈrifiez la pÈriode et le type des Ècritures ‡ afficher. Pointage
Vous pouvez pointer vos Ècritures de deux faÁons :
a. Soit double-cliquez sur líÈcriture ‡ rapprocher ;
b. Soit sÈlectionnez la ligne de votre extrait de compte et líÈcriture ‡ rapprocher. Le logiciel
vÈrifie ainsi la concordance des montants, et ne propose le pointage que lorsque les
montants sont identiques.
Printed Documentation
72
Remarque : Si vous avez demandÈ líaffichage des Ecritures Non PointÈes, lorsque vous pointez une
Ècriture, celle-ci disparaÓt de líÈcran.
Le logiciel calcule automatiquement líÈcart entre le solde du compte et le solde de banque dans
le champ Ecart de rapprochement : celui-ci doit Ítre nul ‡ la fin du rapprochement , cíest-‡- dire quíil ne doit plus síafficher aucun montant dans ce champ.. Pour imprimer le rapprochement bancaire, cliquez sur líicÙne . Pour verrouiller le rapprochement bancaire, cliquez sur le bouton Verrouiller. Attention : Pour pouvoir verrouiller le rapprochement, vous devez afficher toutes les Ècritures, donc
sÈlectionner Toutes dans le champ Ecritures. En quoi consiste le verrouillage du Rapprochement Bancaire ?
Lorsque le rapprochement bancaire est terminÈ, cíest-‡-dire quíil níy a plus de montant dans le
champ Ecart de rapprochement, vous pouvez utiliser le bouton Verrouiller. Cela vous permettra de
valider le rapprochement en líÈtat. Ainsi, vous ne risquez plus de dÈpointer ou pointer une Ècriture
par erreur, ou de modifier par erreur une Ècriture pointÈe. Vous pouvez visualiser tous vos anciens rapprochements en sÈlectionnant la date du relevÈ
concernÈ dans le champ RelevÈ. Lorsque vous visualisez un rapprochement antÈrieur, il síaffiche tel quíil Ètait lors de sa validation, cíest-‡-dire que :
23Les Ècritures postÈrieures ‡ la date de relevÈ ne síaffichent pas. 24Les Ècritures pointÈes dans un relevÈ postÈrieur sont affichÈes pointÈes mais grisÈes, pour
les distinguer des autres. Elles ne sont pas considÈrÈes comme pointÈes pour ce relevÈ.
Il est possible de dÈverrouiller un rapprochement bancaire par le bouton DÈverrouiller, ‡ condition
que ce soit le dernier. C'est-‡-dire que pour dÈverrouiller líavant-dernier rapprochement, vous devrez
díabord dÈverrouiller le dernier. Autres fonctions
Purger : ce bouton vous permet de purger les lignes des anciens relevÈs afin de ne pas trop alourdir
le rapprochement bancaire, ou de supprimer des lignes importÈes par erreur.
Imprimer : il síagit díimprimer les lignes du relevÈ bancaire. Mon Rapprochement Bancaire est faux : pourquoi ?
174 Rapprochement Automatique : Pointage automatique
Affichage des Ècritures (partie haute de la fenÍtre)
120. SÈlectionnez le compte de la banque (en rapprochement par compte) ou le code du journal de
banque (en rapprochement par journal). 121. SÈlectionnez le type des Ècritures ‡ afficher : Toutes, Ecritures rapprochÈes ou Non
rapprochÈes.
OpÈrations Comptables Courantes
73
122. Indiquez la date jusquí‡ laquelle afficher les Ècritures. 123. Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevÈ. Un
solde CrÈditeur doit Ítre saisi ‡ droite.
Importation du relevÈ bancaire
124. Cliquez sur le bouton Importer. Choisissez le type díimport ‡ rÈaliser et complÈtez les
informations requises (voir Importation du relevÈ bancaire). Si aucune ligne níapparaÓt, cliquez sur le
bouton CritËres, et vÈrifiez la pÈriode et le type des Ècritures ‡ afficher. Pointage
125. Cliquez sur le bouton Automatique et choisissez les diffÈrents critËres. 126. Pour imprimer le rapprochement bancaire, cliquez sur líicÙne . 127. Pour verrouiller le rapprochement bancaire, cliquez sur le bouton Verrouiller. Attention : Pour pouvoir verrouiller le rapprochement, vous devez afficher toutes les Ècritures, donc
sÈlectionner Toutes dans le champ Ecritures. En quoi consiste le verrouillage du Rapprochement Bancaire ?
Lorsque le rapprochement bancaire est terminÈ, cíest-‡-dire quíil níy a plus de montant dans le
champ Ecart de rapprochement, vous pouvez utiliser le bouton Verrouiller. Cela vous permettra de
valider le rapprochement en líÈtat. Ainsi, vous ne risquez plus de dÈpointer ou pointer une Ècriture
par erreur, ou de modifier par erreur une Ècriture pointÈe. Vous pouvez visualiser tous vos anciens rapprochements en sÈlectionnant la date du relevÈ
concernÈ dans le champ RelevÈ. Lorsque vous visualisez un rapprochement antÈrieur, il síaffiche tel quíil Ètait lors de sa validation, cíest-‡-dire que : Les Ècritures postÈrieures ‡ la date de relevÈ ne síaffichent pas. Les Ècritures pointÈes dans un relevÈ postÈrieur sont affichÈes pointÈes mais grisÈes, pour les
distinguer des autres. Elles ne sont pas considÈrÈes comme pointÈes pour ce relevÈ.
Il est possible de dÈverrouiller un rapprochement bancaire par le bouton DÈverrouiller, ‡ condition
que ce soit le dernier. C'est-‡-dire que pour dÈverrouiller líavant-dernier rapprochement, vous devrez
díabord dÈverrouiller le dernier. Autres fonctions
Purger : ce bouton vous permet de purger les lignes des anciens relevÈs afin de ne pas trop alourdir
le rapprochement bancaire, ou de supprimer des lignes importÈes par erreur.
Imprimer : il síagit díimprimer les lignes du relevÈ bancaire. Mon Rapprochement Bancaire est faux : pourquoi ?
175 Rapprochement Automatique : Bouton Purger
Printed Documentation
74
Il síagit de purger les lignes des anciens relevÈs afin de ne pas trop alourdir le rapprochement bancaire, ou de supprimer des lignes importÈes par erreur :
128. Indiquez la pÈriode ‡ purger en tapant directement la date de dÈbut et de fin ou en utilisant
líicÙne . 129. Indiquez la fourchette de piËces ‡ purger. 130. Cochez le type de lignes ‡ supprimer : les lignes pointÈes, les lignes non pointÈes ou les deux. 176 Rapprochement Automatique : Bouton Imprimer
Il síagit díimprimer votre relevÈ bancaire :
131. Indiquez la pÈriode ‡ imprimer en tapant directement la date de dÈbut et de fin ou en utilisant
líicÙne . 132. Indiquez la fourchette de piËces ‡ imprimer. 133. Choisissez le type de lignes ‡ imprimer : les lignes pointÈes, les lignes non pointÈes ou les
deux. 177 Rapprochement Automatique : Bouton Comptabiliser
Il síagit de comptabiliser la ligne du relevÈ bancaire sÈlectionnÈe :
134. Indiquez le Journal de banque dans lequel líÈcriture doit Ítre comptabilisÈe. 135. Indiquez la Date de líÈcriture. 136. Indiquez le N° de compte de tiers (client ou fournisseur par exemple) sur lequel líÈcriture doit
Ítre comptabilisÈe. 137. Confirmez le compte de trÈsorerie pour la Contrepartie. 138. Si besoin, modifiez le NumÈro de piËce et le LibellÈ de líÈcriture. Validez par OK : líÈcriture apparaÓt dans la partie haute de la fenÍtre. 178 Rapprochement Automatique : Bouton Automatique
Code
Ce code sera reportÈ sur les Ècritures pointÈs. Il peut síagir par exemple du numÈro du relevÈ. Síil
síagit díun numÈro de ligne, vous pouvez demander líincrÈmentation automatique de ce code. Date de valeur
Cette date sera reportÈe sur les Ècritures pointÈes. Vous pouvez choisir : La date de rapprochement, par exemple la date du jour : ainsi, vous saurez ‡ quelle date les
Ècritures auront ÈtÈ pointÈes. La date de valeur de líextrait de compte : ainsi, la date du relevÈ est reportÈe sur líÈcriture. Si
plusieurs lignes sont pointÈes avec une seule Ècriture, le logiciel prend la date la plus rÈcente. Ecart maximal
Vous pouvez prÈciser ici le nombre de jours díÈcart autorisÈ entre la date de líÈcriture et la date de
rÈfÈrence. Si líÈcart est supÈrieur, le rapprochement ne síappliquera pas sur líÈcriture. Type
OpÈrations Comptables Courantes
75
Choisissez le type de rapprochement ‡ lancer :
139. Par piËces et par montants : le logiciel vÈrifie la concordance des numÈros de piËces et des
montants. 140. Par montants : le logiciel ne vÈrifie que la concordance des montants. Remarque : Le logiciel tentera de multiples combinaisons afin de pointer plusieurs lignes du relevÈs avec une
seule Ècriture, ou inversement. 179 Rapprochement Automatique : Bouton CritËres
Choisissez ici les critËres díaffichage des lignes des relevÈ de compte :
141. Indiquez la pÈriode en tapant directement la date de dÈbut et de fin ou en utilisant líicÙne . 142. Choisissez le type de lignes ‡ afficher : les lignes pointÈes, les lignes non pointÈes ou les deux. 180 DÈclaration de TVA
181 Gestion de la TVA
Il existe deux types de TVA :
25TVA sur les dÈbits : La TVA est automatiquement comptabilisÈe lors de l'Ècriture de vente ou
d'achat. 26TVA sur les encaissements : La TVA de la piËce de vente ou díachat est automatiquement
comptabilisÈe lors de líÈcriture du rËglement. 182 Comment mettre en place votre TVA ?
Dans les racines de comptes du dossier (Dossier + PropriÈtÈs + Racines de comptes), vous
devez pointer, le mode de TVA par dÈfaut : TVA sur DÈbits ou TVA sur Encaissements. Le
choix indiquÈ ici sera automatiquement repris dans les nouveaux comptes de TVA crÈÈs. Si vous gÈrez les deux modes de TVA pour les achats et les ventes, peu importe le choix des
racines des comptes : vous pourrez choisir, compte de TVA par compte de TVA, le mode de TVA
‡ appliquer, et utiliser, lors de la saisie, le compte correspondant ‡ la facture saisie. Cíest le choix
du compte qui est dÈterminant. Toujours dans les racines de comptes, dÈfinissez les diffÈrents taux de TVA que vous utilisez, en
cliquant sur le bouton Taux. ParamÈtrez vos comptes de TVA ‡ partir du plan comptable (menu DonnÈes) : vous devez
impÈrativement dÈfinir un compte de TVA pour chaque taux, et pour chaque mode de TVA. Le
logiciel vous propose dÈj‡ un plan comptable avec un compte de TVA par type. 183 Comment gÈrer la TVA sur les dÈbits ?
Il suffit de saisir vos piËces de ventes et díachat en utilisant les comptes appropriÈs. Les montants
saisis sur les comptes de TVA sont automatiquement repris dans la dÈclaration de TVA. 184 Comment gÈrer la TVA sur les encaissements ?
Vous devez obligatoirement saisir un numÈro de piËce sur vos Ècritures de ventes et díachats
et tenir ‡ jour votre ÈchÈancier (pointage de la ligne díÈchÈance lors de líenregistrement du
rËglement). Si vous ne souhaitez pas gÈrer vos ÈchÈances (bien que cela soit vivement conseillÈ), la TVA sur les
encaissements pourra toutefois Ítre reconnue si vous saisissez vos Ècritures avec un numÈro de
piËce identique sur líÈcriture de vente ou díachat et líÈcriture de rËglement.
Printed Documentation
76
185 Acomptes et TVA sur encaissements
186 Acompte
Si vous gÈrez la TVA sur les encaissements, et que vous recevez des acomptes, vous devez
impÈrativement saisir une facture díacompte, afin que le montant de la TVA correspondant soit
saisi, sur le bon compte de TVA, et que le pointage de líÈchÈancier puisse avoir lieu. 187 RËglement partiel
Si vous saisissez le rËglement partiel díune facture, renseignez votre ÈchÈancier : le logiciel
recalcule automatiquement le montant de la TVA correspondant au montant du rËglement. 188 Consultez aussi les parties suivantes :
1 ModËles d'Ècritures
2 La dÈclaration CA3
3 La dÈclaration CA12
189 TVA : Acquisitions Intracommunautaires
Dans la dÈclaration de TVA, l'acquisition intracommunautaire est traitÈe de la faÁon suivante :
lorsqu'une entreprise achËte un bien dans líUnion EuropÈenne, elle doit comptabiliser de la TVA (qu'elle
calcule elle-mÍme puisque la facture du fournisseur est valorisÈe HT). L'Ècriture sera de la forme :
Compte Type du compte DÈbit CrÈdit
6Ö UE Montant HT
44566Ö UE Montant TVA
401Ö Montant HT
4452 Montant TVA
Pour une acquisition intracommunautaire díimmobilisations, elle sera de la forme :
Compte Type du compte DÈbit CrÈdit
2Ö UE Montant HT
44562Ö UE Montant TVA
401Ö Montant HT
4452 Montant TVA
Exemple :
Compte LibellÈ DÈbit CrÈdit
6011 Achats UE 1000,00
4456611 TVA dÈductible UE ‡ 19,60 196,00
401DUPONT Fournisseur DUPONT 1000,00
4452 TVA due intracommunautaire 196,0
Cette Ècriture doit impÈrativement Ítre saisie en líÈtat pour que líÈdition de la dÈclaration de TVA
soit cohÈrente. Par ailleurs, le montant calculÈ sur la ligne du compte 4452 doit Ítre ressaisi (ou
recalculÈ par la touche F12).
OpÈrations Comptables Courantes
77
190 TVA : Achats auprËs d'un assujetti non Ètabli en France
Il síagit díun achat auprËs díun assujetti non Ètabli en France dans le cas díune opÈration díautoliquidation.
L'Ècriture sera de la forme :
Compte Type du compte DÈbit CrÈdit
60Ö Assujetti non Ètabli en France Montant HT
44566Ö Assujetti non Ètabli en France Montant TVA
401Ö Montant HT
4455.. Montant TVA
Pour une acquisition díimmobilisations auprËs díun assujetti non Ètabli en France, elle sera de la forme :
Compte Type du compte DÈbit CrÈdit
20Ö Assujetti non Ètabli en France Montant HT
44562Ö Assujetti non Ètabli en France Montant TVA
401Ö Montant HT
4455.. Montant TVA
Exemple :
Compte LibellÈ DÈbit CrÈdit
6013 Achat auprËs díun assujetti non Ètabli en France 1000,00
4456616 TVA dÈductible auprËs díun assujetti non Ètabli
en France ‡ 19,60
196,00
401Y Fournisseur Y 1000,00
44551 TVA ‡ dÈcaisser 196,00
Cette Ècriture doit impÈrativement Ítre saisie en líÈtat pour que líÈdition de la dÈclaration de TVA
soit cohÈrente. Par ailleurs, le montant calculÈ sur la ligne du compte 4455Ö doit Ítre ressaisi
(ou recalculÈ par la touche F12). 191 TVA Livraisons gaz imposables
Il síagit díun achat de gaz ou díÈlectricitÈ imposable dans le cas díune opÈration díauto-liquidation. L'Ècriture sera de la forme :
Compte Type du compte DÈbit CrÈdit
60Ö Livraisons gaz imposables Montant HT
44566Ö Livraisons gaz imposables 19,60 Montant TVA
401Ö Montant HT
4455.. Montant TVA
Exemple :
Printed Documentation
78
Compte LibellÈ DÈbit CrÈdit
6012 Livraisons gaz imposables 1000,00
4456615 TVA dÈductible sur livraison de gaz ‡ 19,60 196,00
401Y Fournisseur Y 1000,00
44551 TVA ‡ dÈcaisser 196,00
Cette Ècriture doit impÈrativement Ítre saisie en líÈtat pour que líÈdition de la dÈclaration de TVA
soit cohÈrente. Par ailleurs, le montant calculÈ sur la ligne du compte 4455Ö doit Ítre ressaisi
(ou recalculÈ par la touche F12). 192 GÈnÈralitÈs sur le Produit
193 DÈmarrage
Bienvenue dans líaide de votre logiciel. Vous souhaitez :
1 CrÈer un dossier
2 Initialiser le dossier
3 Initialiser le plan comptable
4 Initialiser les journaux
5 CrÈer des piËces de vente (en mode CrÈances / Dettes)
6 Saisir des Ècritures avec des connaissance comptables :
7 En utilisant des guides prÈdÈfinis
8 En saisie comptable standard
9 Consulter et lettrer un compte
10Consulter un compte
11Pointer la banque
12Imprimer des donnÈes comptables
13Journaux
14DÈtails des comptes (Grand-Livre)
15Soldes des comptes (Balance)
16Sauvegarder le dossier
194 DÈsinstallation du produit
Si vous avez besoin de dÈsinstaller le programme (procÈdure díinstallation interrompue, problËme fichier
programme...), allez dans DÈmarrer + ParamËtres + Panneau de configuration et lancez líAjout /
Suppression de programmes. Ceci ne supprimera que les fichiers installÈs par la procÈdure
díinstallation sans toucher aux fichiers crÈÈs par líutilisateur. 195 PrÈsentation gÈnÈrale
1 Les barres d'outils
2 Les listes et grilles de saisie
3 L'impression
4 L'aperÁu Ècran
196 Mise ‡ jour d'un dossier
OpÈrations Comptables Courantes
79
En cas díinstallation díune nouvelle version de votre logiciel, une mise ‡ jour de votre dossier vous sera
proposÈe dËs líouverture de celui-ci. Vous devez accepter cette mise ‡ jour pour accÈder ‡ votre
dossier, toutefois une sauvegarde de celui-ci est vivement conseillÈe avant cette opÈration. A noter que les Ècritures appartenant ‡ des mois clÙturÈs, et qui ne seraient pas validÈes car saisies sur
une version antÈrieure ‡ la 11.3, seront automatiquement validÈes afin díÍtre conforme au Bulletin
Officiel des ImpÙts n°12 du 24 janvier 2006 sur le contrÙle des comptabilitÈs informatisÈes. Ces Ècritures
ne seront donc plus ni modifiables, ni supprimables.
197 Formats de Variables
198 Comment crÈer un nouveau format de variable ?
Pour crÈer un format de variable, lancez líoption PrÈfÈrences du menu Dossier + PropriÈtÈs et
accÈdez ‡ líonglet Formats. Ces formats pourront Ítre applicables sur vos modËles díimpressions. Cliquez sur le bouton Nouveau afin díaccÈder ‡ líassistant qui dÈtaille toutes les Ètapes de la crÈation. Níoubliez pas de sauvegarder vos nouveaux modËles díimpression. Etape 1
Saisissez le nom du nouveau format et saisissez une description. Choisissez alors le type du format
‡ crÈer : NumÈrique ou MonÈtaire , Date, Heure, Logique et ChaÓne . Etape 2
Cette Ètape consiste ‡ dÈfinir l'apparence du format. Format NumÈrique ou MonÈtaire
DÈterminez le nombre de dÈcimales aprËs la virgule, líapparence du montant (couleur, parenthËse) en fonction de son signe (positif, nÈgatif ou nul), le choix díun sÈparateur de
milliers, l'affichage en pourcentage (montant divisÈ par 100 suivi du signe %) ou en toutes
lettres. De plus, vous pouvez dÈfinir un format MonÈtaire en prÈcisant le symbole de la monnaie (par
exemple E, Euros...)
Format Date
DÈterminez ici la couleur de la date, líaffichage ou non du jour du mois, du jour, du mois ou de
líannÈe et leur longueur. Format Heure
DÈterminez ici la couleur de líheure, líaffichage ou non des heures et des minutes et sur quelle
longueur. Format Logique
Indiquez le texte ‡ inscrire et sa couleur lorsque la condition est vraie, lorsque la condition est
fausse. Format ChaÓne
Indiquez la couleur de la chaÓne. Dans le cas particulier d'une chaÓne vide, vous pouvez
indiquer un texte ‡ faire apparaÓtre (INEXISTANT, AUCUN..) et sa couleur.
Printed Documentation
80
Cliquez sur le bouton Terminer une fois dÈfinie l'apparence de votre format. Sauvegarde des formats
Les nouveaux formats níÈtant pas intÈgrÈs ‡ la sauvegarde du dossier, il vous faut
impÈrativement les sauvegarder par la commande Sauvegarde du menu Dossier en choisissant
líoption ëInformations de configurationí. Cette sauvegarde níest ‡ effectuer quíaprËs crÈation et
doit Ítre mise de cÙtÈ. 199 Une variable de type NumÈrique est une variable qui contient :
- des nombres qui pourront Ítre repris pour des calculs prÈcis (totaux, moyenne, max..)
- des valeurs avec dÈcimales avec choix d'un sÈparateur. Une variable de type MonÈtaire permet d'effectuer des choix sur la monnaie. 200 Une variable de type ChaÓne est une variable qui autorise tous les caractËres de saisie. Les
caractËres saisis sont pris dans leur ensemble (chaÓne) et ne peuvent faire l'objet d'aucun
calcul. 201 Une variable de type Logique est une variable qui prend comme Ètat (Oui ou Non, soit 1 ou 0). Lorsque la proposition est vraie (1) : OUI VRAI CORRECT...et sa couleur
Lorsque la proposition est fausse(0) : NON, FAUX, INCORRECT et sa couleur
202 Ecran d'Accueil
203 Ecran d'Accueil (logiciel non activÈ)
Le programme vous est livrÈ en version díÈvaluation du produit. Cette version propose líensemble des
fonctionnalitÈs, et est limitÈe ‡ 40 jours díutilisation ‡ compter de líinstallation. AprËs ce dÈlai, si vous
níactivez pas votre application, le logiciel sera limitÈe ‡ 100 Ècritures. Comparez
Pour guider votre choix, cliquez sur Comparez les diffÈrentes versions du logiciel. Ce lien vous renverra sur le site Web díEBP. Evaluez
Vous souhaitez Èvaluer le logiciel, choisissez la version dans laquelle vous souhaitez rÈaliser cette
Èvaluation. Attention : Si vous travaillez sur votre dossier de comptabilitÈ R…EL en version
díÈvaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez
achetÈe est la mÍme que la version avec laquelle vous avez crÈÈ votre dossier. Achetez
Vous souhaitez acheter le logiciel, cliquez sur le lien correspondant qui vous renverra sur le site Web
EBP. Activez
Vous souhaitez continuer ‡ utiliser toutes les fonctions du logiciel, cliquez sur Activez votre logiciel. 204 Ecran d'Accueil (liste des dossiers)
A partir de cette fenÍtre, vous pouvez :
Ouvrir :
OpÈrations Comptables Courantes
81
Un dossier ouvert rÈcemment : cliquez sur le nom du dossier ‡ ouvrir, ou cliquez sur la flËche
afin de sÈlectionner un ancien exercice.
Le dossier de dÈmonstration : cliquez sur DÈmonstration.
Un dossier non listÈ : cliquez sur Parcourir.
Un autre dossier : cliquez sur le dossier de votre choix, ou cliquez sur la flËche afin de
sÈlectionner un ancien exercice.
CrÈer un dossier : cliquez sur CrÈer un nouveau dossier.
Sauvegarder un dossier en cliquant sur líicÙne sur la ligne du dossier.
Supprimer un dossier ou un exercice en cliquant sur líicÙne sur la ligne du dossier. Attention, cette suppression est dÈfinitive. Retrouvez la liste des dossiers par líoption Ouvrir du menu Dossier. Consultez aussi la partie Ouvrir un
dossier. 205 Grilles de Saisie
206 PropriÈtÈs des listes ou des grilles de saisie
Toutes vos listes díÈcritures, de comptes, de journaux, de guides, Ö, ont des propriÈtÈs communes. Un menu contextuel, accessible par simple clic droit, donne accËs aux principales fonctions courantes, aux propriÈtÈs de la grille et ‡ la possibilitÈ de rafraÓchir les donnÈes affichÈes (touche F5). Utilisez les touches de direction Ctrl + Fin pour aller en fin de liste et Ctrl + pour aller en dÈbut de
liste. Utilisez les barres de dÈfilement gauche/droite et haut/bas pour afficher les donnÈes qui ne peuvent
apparaÓtre en totalitÈ. Voici les diffÈrentes opÈrations que vous pouvez rÈaliser : Modifier la largeur des colonnes
Trier la liste suivant une colonne
ParamÈtrer l'affichage des colonnes
Choisir l'ordre des colonnes
Modifier le format d'affichage des colonnes
Changer les propriÈtÈs de la grille
Filtrer vos enregistrements
207 Largeur des colonnes
Pour redimensionner la largeur d'une colonne, placez la souris ‡ hauteur du titre de la colonne, sur
l'extrÈmitÈ droite. Le curseur prend alors la forme suivante : . Tirez sur la droite ou sur la gauche pour augmenter ou diminuer la largeur de la colonne. Pour Èlargir automatiquement une colonne afin quíaucun caractËre ne soit tronquÈ, double-cliquez sur le
bord du titre de la colonne. 208 Tri suivant colonne
Lorsqu'un petit triangle marque un titre de colonne, cela signifie que votre liste peut Ítre triÈe suivant
un ordre croissant ou dÈcroissant, un ordre alphabÈtique ou un ordre chronologique en fonction des
donnÈes de cette colonne. Pour cela, cliquez sur le titre de la colonne. 209 Affichage des colonnes
Pour afficher ou masquer les colonnes dans une liste ou une grille de saisie :
Printed Documentation
82
AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit). SÈlectionnez líonglet Variables qui affiche une liste de variables. Chaque variable correspond ‡ une
colonne de la grille. Líordre des variables de haut en bas correspond ‡ l'ordre des colonnes dans la
grille, de gauche ‡ droite. La coche signale les colonnes qui seront affichÈes. Un carrÈ grisÈ signifie
que la colonne ne peut Ítre dÈsactivÈe. Pour afficher ou cacher une colonne, il vous suffit donc de cliquer dans le petit carrÈ ‡ gauche du nom
de la variable. Cliquez sur le bouton OK pour valider. 210 Ordre des colonnes
Pour modifier líordre par dÈfaut de vos colonnes dans une liste ou une grille de saisie : AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit). SÈlectionnez líonglet Variables qui affiche une liste de variables. Chaque variable correspond ‡ une
colonne de la grille. Líordre des variables de haut en bas correspond ‡ líordre des colonnes dans la
grille, de gauche ‡ droite. La coche signale les colonnes qui seront affichÈes. SÈlectionnez la variable colonne ‡ dÈplacer et cliquez sur les boutons Monter ou Descendre pour
qu'au niveau de la grille, la colonne correspondante se dÈplace vers la gauche ou vers la droite. Cliquez sur le bouton OK pour valider . 211 Format d'affichage des colonnes
Pour modifier le format díaffichage des donnÈes dans une liste ou une grille de saisie : AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit). SÈlectionnez líonglet Format. Ouvrez la liste dÈroulante des variables disponibles par simple clic sur la flËche. SÈlectionnez la variable dont vous souhaitez modifier le format díaffichage. Dans la liste des formats disponibles pour ce type de variable, sÈlectionnez le format ‡ appliquer. Pour
appliquer le format par dÈfaut, sÈlectionnez líicÙne . Recommencez pour chacune des variables de votre grille dont vous souhaitez modifier le format. Cliquez sur le bouton OK pour valider. La modification du format díaffichage díune grille nía aucune incidence dans les impressions. En
impression, chaque variable est imprimÈe selon le format par dÈfaut. Pour imprimer une variable selon
un format prÈcis, vous devez paramÈtrer le modËle díimpression avec le gÈnÈrateur díÈtat EBP. 212 PropriÈtÈs de la grille - Description des onglets
Onglet Formats
Cet onglet permet de modifier le format d'affichage des donnÈes de la grille/liste afin de les adapter ‡
votre convenance. Onglet Variables
Cet onglet permet de cacher ou d'afficher les colonnes de la liste/grille. Vous pouvez Ègalement
choisir l'ordre d'affichage des colonnes. Onglet Filtres
Cet onglet permet de gÈrer des filtres pour la grille/liste courante.
OpÈrations Comptables Courantes
83
Vous pouvez ainsi crÈer un nouveau filtre, activer/dÈsactiver un filtre existant, modifier les critËres
díun filtre et supprimer un filtre inutile. Onglet Affichage
Cet onglet permet d'activer ou non le zoom dans les colonnes lorsque le contenu d'une zone est
tronquÈ (lorsque la largeur d'une colonne est infÈrieure ‡ la largeur du contenu de la zone). 213 Les filtres
Dans toute les listes ou grilles de saisie, vous pouvez filtrer les enregistrements (lignes) qui
apparaissent, selon des critËres approfondis. Pour cela, vous devez :
1. crÈer les filtres que vous souhaitez utiliser, cíest-‡-dire dÈfinir les sÈlections multicritËres que vous
souhaitez appliquer
2. activer l'un de ces filtres pour afficher uniquement les enregistrements rÈpondant aux critËres
dÈfinis dans le filtre. 214 Comment crÈer un filtre ?
Pour crÈer un filtre sur une grille : Ouvrez tout díabord la liste ou la grille de saisie concernÈe. AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit). SÈlectionnez líonglet Filtre. Si des filtres ont dÈj‡ ÈtÈ dÈfinis, ils apparaissent dans la liste. Cliquez sur le bouton Nouveau pour dÈfinir un nouveau filtre, le logiciel crÈe une ligne marquÈe sur la
gauche par un triangle bleu et portant le nom . Cette ligne correspond au nouveau filtre que
vous allez dÈfinir. Cliquez sur le bouton Renommer pour modifier le nom par dÈfaut. Saisissez alors un nom dÈcrivant
succinctement líobjet du filtre (par exemple, Montant>500, ou encore Compte de Tiers
uniquementÖ.). Pointez maintenant le type de filtre ‡ crÈer . Si le filtre rÈpond ‡ un critËre unique, pointez Une condition. Si vous dÈsirez crÈer un filtre rÈpondant ‡ plusieurs critËres de sÈlection, pointez Groupe de
Conditions : le nom du filtre devient par dÈfaut . Cliquez alors sur le
bouton Ajouter pour dÈfinir la premiËre condition, reprÈsentÈe par une sous-ligne signalÈe par
un carrÈ gris. Pour dÈfinir la condition, vous devez indiquer la variable sur laquelle vous dÈsirez appliquer un critËre
prÈcis, choisir la relation et saisir la valeur de comparaison (qui peut correspondre ‡ une borne
infÈrieure, supÈrieure, une date maximale, Ö. . La condition est alors complËte. Si le filtre est de type Une condition, cliquez sur OK pour valider. Si le filtre est de type Groupe de conditions, cliquez sur le bouton Ajouter pour valider la
premiËre condition et dÈfinir la suivante. Vous devez alors dÈterminer si cette deuxiËme
condition est exclusive (OU) ou inclusive (ET). Pour cela, cliquez sur le petit carrÈ gris situÈ ‡ gauche de la condition pour faire apparaÓtre soit
un ET, soit un OU. Si vous crÈez deux conditions reliÈes par un ET, ‡ líapplication du filtre, seuls les
enregistrements rÈpondant ‡ la condition 1 ET ‡ la condition 2 seront affichÈs.
Printed Documentation
84
Si vous crÈez deux conditions reliÈes par un OU, tous les enregistrements rÈpondant ‡ la
condition 1 ou ‡ la condition 2 seront affichÈs. Comme vous le voyez le rÈsultat níest
absolument pas le mÍme. CrÈez autant de conditions que souhaitez et cliquez sur le bouton OK pour valider. Le nouveau filtre est crÈÈ est apparaÓt dans la liste. Vous pourrez ‡ tout moment l'appliquer sur la
grille. 215 Comment activer un filtre ?
Pour activer un filtre sur une liste ou une grille de saisie, et afficher uniquement les enregistrements
(lignes) rÈpondant aux critËres du filtre : Ouvrez tout díabord la liste ou la grille de saisie concernÈe. AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit). SÈlectionnez líonglet Filtre. Cochez la case Utiliser un filtre et pointez le filtre ‡ appliquer. Cliquez sur le bouton Appliquer pour lancer le filtre sans sortir de la gestion des filtres. La liste est alors
filtrÈe, seuls les enregistrements rÈpondant aux critËres du filtre apparaissent. Cliquez sur OK pour conserver ce filtre et revenir ‡ la grille/liste. No Data
No Data
216 DÈclaration CA3
No Data
No Data
No Data
No Data
No Data
No Data
217 Etapes de l'assistant CA3
No Data
No Data
No Data
No Data
No Data
No Data
No Data
No Data
No Data
No Data
218 DÈclaration CA12
No Data
No Data
219 Etapes de l'assistant CA12
No Data
OpÈrations Comptables Courantes
85
No Data
No Data
No Data
No Data
No Data
No Data
No Data
No Data
No Data
No Data
No Data
No Data
No Data
No Data
220 EDI-TVA
No Data
221 Etapes de l'assistant ‡ la tÈlÈtransmission
No Data
No Data
No Data
No Data
222 Recherche d'Ecritures
No Data
No Data
No Data
No Data
No Data
223 Divers
224 Modes de saisie (Simulation / RÈel)
Le mode Simulation permet de saisir des Ècritures simulÈes, qui pourront ‡ tout moment Ítre
confirmÈes, donc transformÈes en mode RÈel, ou supprimÈes. 225 Pourquoi utiliser le mode Simulation ?
143. Pour pouvoir saisir trËs rapidement des Ècritures comptables ´ au kilomËtre ª, puis aprËs
vÈrification, confirmer les Ècritures. 144. Pour saisir des Ècritures correspondant ‡ des transactions que vous prÈvoyez ‡ courte
ÈchÈance. Si la transaction se rÈalise, vous confirmez l'Ècriture correspondante, sinon vous la
supprimez. 226 Comment saisir des Ècritures de simulation ?
Vous pouvez paramÈtrer un journal en mode simulation en cochant la case Mode simulation dans la
fiche du journal (accessible par DonnÈes + Journaux).
Printed Documentation
86
Vous pouvez díautre part saisir des Ècritures de simulation de faÁon ponctuelle. Pour cela, accÈdez
‡ la Saisie Comptable par le menu Quotidien. Modifiez ensuite le mode de saisie par líicÙne . Vous pouvez Ègalement changer le mode díune ligne díÈcriture par le menu contextuel (clic droit de
la souris sur la ligne). En importation d'Ècritures, vous pouvez demander que vos Ècritures soient mises en mode
Simulation afin de les contrÙler avant de les valider. 227 Comment confirmer les Ècritures de simulation ?
A tout moment, vous pouvez confirmer ou supprimer les Ècritures de simulation pour un compte
prÈcis, un journal et une pÈriode. Pour cela, utilisez la commande Ecritures de Simulation du menu
Quotidien. 228 Type díopÈration ‡ effectuer
Si vous dÈsirez transformer les Ècritures de simulation en Ècritures comptables fermes (sur la
pÈriode ‡ prÈciser en dessous), pointez Confirmer. Si vous dÈsirez supprimer les Ècritures de simulation enregistrÈes (sur la pÈriode ‡ prÈciser en
dessous), pointez Supprimer. 229 PÈriode
Saisissez dans ces deux zones les dates de dÈbut et de fin de pÈriode sur laquelle vous
souhaitez que le logiciel applique líopÈration. La pÈriode par dÈfaut va du premier jour de
l'exercice jusqu'au jour maximal de saisie. Utilisez l'icÙne Date pour accÈder au calendrier. 230 Intervalle compte
Indiquez l'intervalle des comptes sur lequel vous dÈsirez lancer líopÈration. 231 Intervalle journal
Indiquez l'intervalle des journaux sur lequel vous dÈsirez lancer líopÈration. No Data
No Data
87
232 Impressions
No Data
233 Comment crÈer un nouveau modËle d'impression ?
Pour chaque impression, le logiciel met ‡ votre disposition des modËles standard. Ces modËles ne sont pas modifiables mais vous avez la possibilitÈ de les dupliquer afin de pouvoir
travailler sur de nouveaux modËles et effectuer toutes les modifications souhaitÈes. Pour crÈer ou modifier un modËle, vous devez lancer le gÈnÈrateur díÈtat. Ce gÈnÈrateur est accessible
directement ‡ partir de la boÓte d'impression par le bouton ParamÈtrer ou par le menu Outils +
ParamÈtrage des impressions. Pour líutilisation de WinGen, consultez l'aide en ligne de ce gÈnÈrateur. Níoubliez pas de sauvegarder vos nouveaux modËles díimpression. No Data
No Data
No Data
234 L'export vers Excel
Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes vers Microsoft Excel. Un ficher au format CSV est gÈnÈrÈ, et est directement rÈcupÈrÈ sous Excel depuis le logiciel de
comptabilitÈ. Pour effectuer cette opÈration, un modËle díimpression a ÈtÈ crÈÈ. Il est nommÈ ´ Export ª. Lors de
líexport, le logiciel exporte toutes les informations contenues dans ce modËle díimpression. Cependant, vous pouvez dÈfinir un autre format díexport afin de rÈcupÈrer uniquement les informations
que vous souhaitez. Dans ce cas, vous Ítes guidÈ par líassistant de líexport paramÈtrable. Dans la derniËre Ètape, níoubliez pas díenregistrer le format que vous avez dÈfini afin de pouvoir le
rÈutiliser lors des prochains exports. Votre format ne doit pas Ítre nommÈ ´ ExportApercu ª dans la
mesure o˘ ce dernier correspond au format systËme dÈfini pour líexport Excel. Líexport vers Excel est disponible dans la plupart des impressions. 235 Impressions Comptables Courantes
236 Les Journaux
Le Journal est un document qui permet díobtenir la totalitÈ des Ècritures enregistrÈes sur la pÈriode de
rÈfÈrence, classÈes par ordre chronologique. Comment y accÈder ?
Barre díoutils
Volet de navigation dans Impressions
Printed Documentation
88
Barre de menu Impressions + Journaux
Comment faire ?
1. SÈlectionnez les journaux ‡ imprimer en cliquant simplement sur les lignes correspondantes. 2. DÈfinissez la pÈriode ‡ prendre en compte et le modËle díimpression que vous souhaitez utiliser. 3. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Remarque : La mention ´ Provisoire ª sera prÈsente tant que líexercice níaura pas ÈtÈ clÙturÈ. Pour
obtenir vos Ètats dÈfinitifs, retournez sur líarchive aprËs clÙture annuelle (voir la partie Ouvrir un dossier). Autres options
Le bouton Options vous permet de dÈfinir des options particuliËres. Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans vos journaux vers Microsoft
Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 237 Options d'impression des Journaux
Centralisation des comptes autorisÈs
Cochez cette case pour centraliser les Ècritures des comptes dÈfinis comme centralisables (dans
líonglet Divers du compte, case Centralisation Journal cochÈe).. Sous-totaux mensuels
Cochez cette case pour obtenir des sous-totaux mensuels. Si cette case níest pas cochÈe, et que les
mois ont ÈtÈ clÙturÈs mensuellement, le journal imprimÈ sera considÈrÈ comme provisoire. RÈcapitulatif par compte
Cochez cette case pour obtenir le total DÈbit/CrÈdit et le solde par compte.
Imprimer les journaux sans Ècritures
Permet díimprimer Ègalement les journaux níayant pas díÈcritures. Exporter vers un fichier
Donne accËs ‡ l'assistant d'exportation et permet de rÈcupÈrer les Ècritures de votre ou vos journaux
au format ASCII.
Imprimer en devise
Vous pouvez imprimer les journaux dans la devise de votre choix en indiquant le code de la devise. Ecritures
Choisissez le type des Ècritures ‡ imprimer. Ruptures du rÈcapitulatif
A la fin de líÈdition des journaux, un rÈcapitulatif par compte est ÈditÈ. Par cette option, vous avez la
possibilitÈ díinsÈrer des sous-totaux dËs que le niËme chiffre du compte change dans ce rÈcapitulatif.
Impressions
89
Exemple : Si vous choisissez un niveau de rupture 2, les comptes 12xxxxxxxx seront imprimÈs en
sÈquence et un sous-total sera imprimÈ avant díenchaÓner sur le compte 13xxxxxxxx. 238 Le DÈtail des Comptes (ou Grand-Livre)
Le DÈtail des comptes permet díobtenir pour une pÈriode donnÈe, le dÈtail des Ècritures pour chaque
compte díune fourchette ‡ prÈciser. Comment y accÈder ?
Barre díoutils
Volet de navigation dans Impressions
Barre de menu Impressions + DÈtail des comptes
Comment faire ?
1. Choisissez le type de Grand-Livre. 2. Modifiez si besoin la fourchette de comptes. 3. DÈfinissez la pÈriode ‡ prendre en compte et le modËle díimpression que vous souhaitez utiliser. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Remarque : La mention ´ Provisoire ª sera prÈsente tant que líexercice níaura pas ÈtÈ clÙturÈ. Pour
obtenir vos Ètats dÈfinitifs, retournez sur líarchive aprËs clÙture annuelle (voir la partie Ouvrir un dossier). Autres options
Le bouton Options vous permet de dÈfinir des options particuliËres. Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans votre grand livre vers Microsoft
Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 239 Options d'impression du Grand-Livre
Centralisation des comptes autorisÈs
Permet de centraliser les Ècritures des comptes dÈfinis comme centralisables (dans líonglet Divers
du compte, case Centralisation Grand-Livre cochÈe). Sous-totaux mensuels
Permet díobtenir un sous total mensuel, pour chaque compte, ‡ l'Èdition. Saut de page aprËs chaque compte
Le logiciel gÈnËre un saut de page aprËs l'impression de chaque compte.
Imprimer les comptes non mouvementÈs
Permet díimprimer Ègalement les comptes sans mouvement.
Printed Documentation
90
Cumul des mouvements antÈrieurs
Permet díimprimer le cumul des mouvements antÈrieurs. Reports ‡ nouveau dÈtaillÈs
Permet díimprimer les ‡-nouveaux des comptes de tiers de faÁon dÈtaillÈe, et non en cumul (possible
si un exercice N-1 existe et si le dÈtail a ÈtÈ reportÈ lors de la clÙture). Exporter vers un fichier
Donne accËs ‡ l'assistant d'exportation et permet de rÈcupÈrer votre grand-livre au format ASCII.
Imprimer par ordre alphabÈtique
Cette option níest disponible que pour líimpression du grand livre clients et fournisseurs et permet
díimprimer tous ces comptes de tiers par ordre díintitulÈ de comptes. Lettrage
Vous pouvez choisir díimprimer un certain type díÈcritures par rapport au lettrage : Toutes les
Ècritures (lettrÈes et non lettrÈes), uniquement les Ecritures lettrÈes, uniquement les Ecritures
non lettrÈes.
Imprimer en devise
Vous pouvez imprimer le DÈtail des Comptes dans la devise de votre choix en prÈcisant le code de la
devise. Ecritures
Choisissez le type des Ècritures ‡ imprimer. 240 Centralisation ‡ l'impression
La centralisation en impression du DÈtail des Comptes ou en impression des Journaux permet
díÈditer une ligne Ècriture de centralisation au lieu du dÈtail des lignes díÈcritures pour les comptes dont
vous avez autorisÈ la centralisation dans la fiche du compte (DonnÈes + Plan Comptable
Professionnel). Cette centralisation nía aucune incidence sur vos Ècritures. Cochez cette option au moment de
líimpression, dans le bouton Options. 241 Impression du Rapprochement Bancaire par relevÈ
Cette impression vous permet díimprimer votre rapprochement bancaire en cours, ou un rapprochement
dÈj‡ verrouillÈ. Comment y accÈder ?
Barre díoutils ‡ partir du rapprochement bancaire uniquement
Barre de menu Impressions + Rapprochement Bancaire + Par relevÈ
Comment faire ?
1. SÈlectionnez le compte ou le journal concernÈ.
Impressions
91
2. Choisissez dans líhistorique le rapprochement ‡ imprimer. 3. Cliquer sur Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 242 Impression de la DÈclaration de TVA
Remarque : Avant díimprimer la dÈclaration de TVA, vous devez prÈparer la CA3 ou la CA12 !
Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + DÈclaration de TVA
Comment faire ?
1. Dans líhistorique, cliquez sur la dÈclaration ou líannexe ‡ imprimer. 2. Cochez la case Imprimer un justificatif si vous souhaitez obtenir un justificatif aprËs líimprimÈ. 3. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Remarque : Si vous níavez pas le code díactivation adÈquat, la dÈclaration imprimÈe est signalÈe
comme NON AGREEE. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 243 Balances
244 Les Solde des Comptes (ou Balance)
La Balance permet díobtenir pour une pÈriode donnÈe, le solde de chacun des comptes ainsi que le
total des comptes de gestion et le total des comptes de bilan. Comment y accÈder ?
Barre díoutils
Volet de navigation dans Impressions
Barre de menu Impressions + Solde des Comptes
Comment faire ?
1. Choisissez le type de Balance. 2. Modifiez si besoin la fourchette de comptes. 3. DÈfinissez la pÈriode ‡ prendre en compte et le modËle díimpression que vous souhaitez utiliser. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Remarque : La mention ´ Provisoire ª sera prÈsente tant que líexercice níaura pas ÈtÈ clÙturÈ. Pour
obtenir vos Ètats dÈfinitifs, retournez sur líarchive aprËs clÙture annuelle (voir la partie Ouvrir un dossier). Autres options
Printed Documentation
92
Le bouton Options vous permet de dÈfinir des Options particuliËres. Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans votre balance vers Microsoft
Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. Voir aussi la partie
Option EDI
245 Options d'impression de la Balance
Imprimer les comptes soldÈs
Permet díimprimer en plus des autres les comptes soldÈs.
Imprimer les comptes non mouvementÈs
Permet díimprimer en plus des autres les comptes sans mouvement.
Imprimer par ordre alphabÈtique
Permet díimprimer les comptes par ordre díintitulÈ. Exporter vers un fichier
Donne accËs ‡ l'assistant d'exportation et permet de rÈcupÈrer votre balance au format ASCII.
Imprimer en devise
Vous pouvez imprimer le Solde des Comptes dans la devise de votre choix en prÈcisant le code de la
devise. Ecritures
Choisissez le type des Ècritures ‡ imprimer. Ruptures
Permet díinsÈrer des sous-totaux dËs que le niËme chiffre du compte change. Exemple : Si vous choisissez un niveau de rupture 2, les comptes 12xxxxxxxx seront imprimÈs en
sÈquence et un sous-total sera imprimÈ avant díenchaÓner sur le compte 13xxxxxxxx.
246 EchÈanciers
247 La Balance AgÈe (mode CrÈances / Dettes)
La Balance AgÈe est un Ètat qui calcule, pour quatre pÈriodes antÈrieures ‡ la date de rÈfÈrence, le
total des ÈchÈances Èchues non rÈglÈes. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Balance AgÈe
Comment faire ?
1. Choisissez le type de la balance.
Impressions
93
Clients, Fournisseurs, Tous les tiers. 2. Modifiez si besoin la fourchette de comptes. 3. Indiquez la date de rÈfÈrence, gÈnÈralement la date du jour : les ÈchÈances seront comparÈes ‡
cette date. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options
Le bouton Options vous permet de dÈfinir des Options particuliËres. Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans votre balance ‚gÈe vers
Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 248 Options d'impression de la Balance AgÈe
Intervalles
Permet de dÈfinir les quatre pÈriodes sur lesquelles vous souhaitez obtenir vos totaux. Ecritures
Si vous avez enregistrÈ des Ècritures de simulation, vous pouvez choisir toutes les Ècritures, les
Ècritures rÈelles ou les Ècritures de simulation.
Imprimer en devise
Vous pouvez imprimer la Balance AgÈe dans la devise de votre choix en indiquant le code de la
devise. Options
Sur ÈchÈances non rÈglÈes et non lettrÈes
Il síagit de la mÈthode proposÈe depuis toujours dans le logiciel. Cette mÈthode se base sur l'ÈchÈancier. Cet Ètat affichera toutes les ÈchÈances dues, ‡ savoir : Une ÈchÈance non soldÈe et dont la facture níest pas lettrÈe ; Le solde restant d˚ díune ÈchÈance rÈglÈe partiellement. Cette mÈthode est donc efficace si líÈchÈancier est soigneusement gÈrÈ. Cependant, elle ne
prend pas en compte díautres types de lignes díÈcritures (comme les opÈrations diverses). Uniquement sur Ècritures non lettrÈes
Il síagit díune mÈthode disponible depuis la version 13.0.0. Cette mÈthode se base en partie sur líÈchÈancier, et en partie sur les Ècritures non lettrÈes. Cet Ètat affichera les lignes suivantes : Les ÈchÈances dont la facture correspondante níest pas lettrÈe. Les factures non lettrÈes sans ÈchÈances.
Printed Documentation
94
Les rËglements non lettrÈs. Les opÈrations diverses non lettrÈes. Les ‡-nouveaux non lettrÈs dans certains cas (‡-nouveau manuel ou en cas
díabsence de dÈtail). Cette mÈthode est utile si líÈchÈancier níest pas systÈmatiquement renseignÈ, mais implique un
lettrage rigoureux des Ècritures. De plus, díautres types díÈcritures sont pris en compte. 249 Les PrÈvisions de RËglements (mode CrÈances / Dettes)
Il síagit díun Ètat qui calcule, pour quatre pÈriodes postÈrieures ‡ la date de rÈfÈrence, le total des
ÈchÈances prÈvues. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + PrÈvisions de RËglement
Comment faire ?
1. Choisissez le type de prÈvisions. Clients, Fournisseurs, Tous les tiers. 2. Modifiez si besoin la fourchette de comptes. 3. Indiquez la date de rÈfÈrence, gÈnÈralement la date du jour : les ÈchÈances seront comparÈes ‡
cette date. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options
Le bouton Options vous permet de dÈfinir des Options particuliËres. Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans vos prÈvisions de rËglement
vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 250 Options d'impression des PrÈvisions de RËglements
Intervalles
Permet de dÈfinir les quatre pÈriodes sur lesquelles vous souhaitez obtenir vos totaux. Ecritures
Si vous avez enregistrÈ des Ècritures de simulation, vous pouvez choisir toutes les Ècritures, les
Ècritures rÈelles ou les Ècritures de simulation.
Imprimer en devise
Vous pouvez imprimer les PrÈvisions de RËglement dans la devise de votre choix en indiquant le
code de la devise. Options
Impressions
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Sur ÈchÈances non rÈglÈes et non lettrÈes
Il síagit de la mÈthode proposÈe depuis toujours dans le logiciel. Cette mÈthode se base sur l'ÈchÈancier. Cet Ètat affichera toutes les ÈchÈances ‡ venir, ‡ savoir : Une ÈchÈance non soldÈe et dont la facture níest pas lettrÈe ; Le solde restant d˚ díune ÈchÈance rÈglÈe partiellement. Cette mÈthode est donc efficace si líÈchÈancier est soigneusement gÈrÈ. Cependant, elle ne
prend pas en compte díautres types de lignes díÈcritures (comme les opÈrations diverses). Uniquement sur Ècritures non lettrÈes
Il síagit díune mÈthode disponible depuis la version 13.0.0. Cette mÈthode se base en partie sur líÈchÈancier, et en partie sur les Ècritures non lettrÈes. La colonne ´ Echu ª tiendra compte de toutes ces lignes: Les ÈchÈances dont la facture correspondante níest pas lettrÈe. Les factures non lettrÈes sans ÈchÈances. Les rËglements non lettrÈs. Les opÈrations diverses non lettrÈes. Les ‡-nouveaux non lettrÈs dans certains cas (‡-nouveau manuel ou en cas
díabsence de dÈtail). Les autres colonnes afficheront les ÈchÈances ‡ venir. 251 L'EchÈancier PrÈvisionnel (mode CrÈances / Dettes)
LíEchÈancier PrÈvisionnel est un Ètat qui affiche le dÈtail des ÈchÈances sur une pÈriode donnÈe. Il
peut Ítre demandÈ sur une pÈriode, une fourchette de comptes et une fourchette de modes de
rËglement particuliers. Cet Ètat tient compte de l'ÈchÈancier et du lettrage effectuÈs sur les Ècritures soldÈes. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + EchÈancier PrÈvisionnel
Comment faire ?
1. Choisissez le type díÈchÈancier. Clients, Fournisseurs, Tous les tiers. 2. Modifiez si besoin la fourchette de comptes. 3. Indiquez la pÈriode ‡ prendre en compte. 4. Choisissez le modËle díimpression et cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options
Le bouton Options vous permet de dÈfinir des Options particuliËres.
Printed Documentation
96
Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans votre ÈchÈancier prÈvisionnel
vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus sur líexport Excel, cliquez ici. 252 Options d'impression de l'EchÈancier PrÈvisionnel
Tri
Pointez le tri que vous dÈsirez ‡ l'impression, les ÈchÈances seront imprimÈes par ordre croissant de
numÈro ou par ordre chronologique. Type díÈcritures
Si vous avez enregistrÈ des Ècritures de simulation, vous pouvez choisir toutes les Ècritures, les
Ècritures rÈelles ou les Ècritures de simulation.
Imprimer en devise
Vous pouvez imprimer líEchÈancier dans la devise de votre choix en indiquant le code de la devise. Cumuls et sous-totaux accessibles en tri par ordre chronologique
Cumuler par date en milliers : Permet díimprimer 1 pour 1000 euros (kilo-euros).
Imprimer un sous-total par demi-dÈcade : Permet díimprimer un sous-total tous les 5 jours.
Imprimer un sous-total par dÈcade : Permet díimprimer un sous-total tous les 10 jours. Sous-total par semaine le : Permet díobtenir un sous-total chaque semaine sur le jour sÈlectionnÈ.
Imprimer un sous-total par mois : Permet díimprimer un sous-total chaque mois. Sous total par compte
Pour obtenir un sous-total par compte, vous devez choisir le tri par numÈro de compte. 253 Les Lettres de Relance (mode CrÈances / Dettes)
La Relance Client consiste ‡ envoyer une lettre de rappel aux clients en retard de rËglement. L'automatisation de cette opÈration nÈcessite donc que les coordonnÈes du client soient saisies dans
líonglet Adresse de la fiche du compte. Comment y accÈder ?
Barre díoutils
Barre de menu Impressions + Lettres de Relance
Quelle mÈthode choisir ?
Il existe ‡ prÈsent deux mÈthodes pour rÈaliser les lettres de relances. MÈthode classique
Il síagit de la mÈthode proposÈe depuis toujours dans le logiciel. Cette mÈthode se base sur l'ÈchÈancier. Une lettre de relance affichera toutes les ÈchÈances dues, ‡ savoir : Une ÈchÈance non soldÈe et dont la facture níest pas lettrÈe. Une ÈchÈance rÈglÈe partiellement, avec le solde restant d˚. Cette mÈthode est donc efficace si líÈchÈancier est soigneusement gÈrÈ. Cependant, elle ne
prend pas en compte díautres types de lignes díÈcritures (comme les opÈrations diverses).
Impressions
97
Pour choisir cette mÈthode, sÈlectionnez Sur ÈchÈances non rÈglÈes et non lettrÈes. Nouvelle mÈthode
Il síagit díune mÈthode disponible depuis la version 13.0.0. Cette mÈthode se base en partie sur líÈchÈancier, et en partie sur les Ècritures non lettrÈes. Une lettre de relance affichera les lignes suivantes : Les ÈchÈances dont la facture correspondante níest pas lettrÈe. Les factures non lettrÈes sans ÈchÈances. Les rËglements non lettrÈs. Les opÈrations diverses non lettrÈes. Les ‡-nouveaux non lettrÈs dans certains cas (‡-nouveau manuel ou en cas
díabsence de dÈtail). Cette mÈthode est utile si líÈchÈancier níest pas systÈmatiquement renseignÈ, mais implique un
lettrage rigoureux des Ècritures. De plus, díautres types díÈcritures sont pris en compte. Pour choisir cette mÈthode, sÈlectionnez Uniquement sur Ècritures non lettrÈes. Les options (mÈthode classique ñ Sur ÈchÈances non rÈglÈes et non lettrÈes)
Comptes
L'intervalle des numÈros de compte, tel qu'il est donnÈ par dÈfaut, permet de traiter tous les
comptes clients. Vous pouvez toutefois dÈfinir un intervalle prÈcis. Codes rËglements
Cette option permet díÈditer les lettres de relance pour un type de mode de rËglement prÈcis. Par dÈfaut, líintervalle indiquÈ comprend tous les modes de rËglements prÈsents dans votre
dossier. Vous pouvez, cependant, indiquer le mÍme code de rËglement dans líintervalle afin de
relancer uniquement les ÈchÈances affectÈes ‡ ce mode de rËglement. Pour affecter un mode de rËglement ‡ une ÈchÈance, vous devez : soit indiquer dans la fiche du client le mode de rËglement utilisÈ par ce client, soit indiquer, ‡ chaque saisie de rËglement, dans líÈchÈancier, le mode de rËglement employÈ
(pour accÈder ‡ cette colonne, cochez la case Gestion des modes de rËglement des
prÈfÈrences du dossier, onglet Divers). Date de rÈfÈrence
Saisissez la date de rÈfÈrence, par dÈfaut la date du jour. Les ÈchÈances seront considÈrÈes
comme dues lorsquíelles sont antÈrieures ‡ cette date. Nombre minimal de jours de dÈpassement
Laissez 1 si vous souhaitez que toutes les ÈchÈances dÈpassÈes soient prises en compte, ou
indiquez un nombre de jours (x) de dÈpassement, pour que seules les ÈchÈances dont le retard
date de plus de x jours ressortent. Seuil
Le seuil minimal de relance permet de relancer uniquement les clients ayant un montant d˚
supÈrieur ‡ un certain montant. Pointez Automatique pour prendre en compte la valeur du seuil de relance indiquÈ dans
líonglet Fact. de la fiche du compte. Pointez Fixe pour indiquer un montant unique de rÈfÈrence pour líensemble des clients.
Printed Documentation
98
Niveaux de relance
Le logiciel gËre jusquí‡ trois niveaux de relance, avec trois textes diffÈrents adaptÈs. Modifiez si
besoin le contenu de ces textes. Attention : Le logiciel níimprime pas une lettre de relance par ÈchÈance. Par exemple, le 15 mai, vous
imprimez la lettre de relance de niveau 1 du client DUPONT pour líÈchÈance du 30 avril. Le 31 mai, vous imprimez une deuxiËme relance. Cependant, entre temps, líÈchÈance du 20 mai est arrivÈe ‡
terme. Bien que cette derniËre ÈchÈance níait jamais ÈtÈ relancÈe, le logiciel imprimera une lettre de
relance de niveau 2 pour les deux ÈchÈances. Astuce : Pour que líÈchÈance du 20 mai níapparaisse pas, il suffit de renseigner la case Nombre
minimal de jour de dÈpassement díun nombre suffisant (10 dans notre exemple). Pour gÈrer les niveaux de relance automatiques :
SÈlectionnez líoption IncrÈmentation automatique du niveau de relance : ainsi, votre client
va changer de niveau ‡ chaque impression ;
Pour indiquer le niveau de relance de votre choix :
SÈlectionnez líoption Indiquer le niveau de relance et renseignez le niveau dÈsirÈ. Attention : Síil síagit díun essai, ou si vous avez besoin de rÈimprimer les lettres suite ‡ une erreur de
manipulation, sÈlectionnez Indiquer le niveau de relance, et non IncrÈmentation automatique, afin de
ne pas modifier le niveau de relance du client une seconde fois. Les options (Nouvelle mÈthode ñ Uniquement sur Ècritures non lettrÈes)
Comptes
L'intervalle des numÈros de compte, tel qu'il est donnÈ par dÈfaut, permet de traiter tous les
comptes clients. Vous pouvez toutefois dÈfinir un intervalle prÈcis. Date de rÈfÈrence
Saisissez la date de rÈfÈrence, par dÈfaut la date du jour. Les ÈchÈances, et ‡ dÈfaut les lignes
díÈcritures, seront considÈrÈes comme dues lorsquíelles sont antÈrieures ‡ cette date. Nombre minimal de jours de dÈpassement
Laissez 1 si vous souhaitez que toutes les ÈchÈances dÈpassÈes soient prises en compte, ou
indiquez un nombre de jours (x) de dÈpassement, pour que seules les ÈchÈances dont le retard
date de plus de x jours ressortent. Seuil
Le seuil minimal de relance permet de relancer uniquement les clients ayant un montant d˚
supÈrieur ‡ un certain montant. Pointez Automatique pour prendre en compte la valeur du seuil de relance indiquÈ dans
líonglet Fact. de la fiche du compte. Pointez Fixe pour indiquer un montant unique de rÈfÈrence pour líensemble des clients. Niveaux de relance
Impressions
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Le logiciel gËre jusquí‡ trois niveaux de relance, avec trois textes diffÈrents adaptÈs. Modifiez si
besoin le contenu de ces textes. Attention : Le logiciel níimprime pas une lettre de relance par ÈchÈance. Par exemple, le 15 mai, vous
imprimez la lettre de relance de niveau 1 du client DUPONT pour líÈchÈance du 30 avril. Le 31 mai, vous imprimez une deuxiËme relance. Cependant, entre temps, líÈchÈance du 20 mai est arrivÈe ‡
terme. Bien que cette derniËre ÈchÈance níait jamais ÈtÈ relancÈe, le logiciel imprimera une lettre de
relance de niveau 2 pour les deux ÈchÈances. Astuce : Pour que líÈchÈance du 20 mai níapparaisse pas, il suffit de renseigner la case Nombre
minimal de jour de dÈpassement díun nombre suffisant (10 dans notre exemple). Niveau de relance automatique, selon le nombre de relances effectuÈes :
SÈlectionnez líoption IncrÈmentation automatique du niveau de relance : ainsi, votre client
va changer de niveau ‡ chaque impression ;
Niveau de relance manuel :
SÈlectionnez líoption Indiquer le niveau de relance et renseignez le niveau dÈsirÈ ;
Niveau de relance personnalisÈ, selon le retard :
SÈlectionnez líoption Niveau de relance personnalisÈ et cliquer sur le bouton ParamËtres
pour dÈfinir les fourchettes de jours de retard. Attention : Síil síagit díun essai, ou si vous avez besoin de rÈimprimer les lettres suite ‡ une erreur de
manipulation, sÈlectionnez Indiquer le niveau de relance, et non IncrÈmentation automatique, afin de
ne pas modifier le niveau de relance du client une seconde fois.
Cliquez sur AperÁu afin de visualiser le rÈsultat de l'impression ‡ l'Ècran. Lancez ensuite líimpression
en cliquant sur . Le contenu des lettres de relance est modifiable. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques.
254 Modification des Lettres de Relance
Le contenu de la lettre de relance peut Ítre modifiÈ gr‚ce ‡ l'Èditeur d'EBP : Win GÈnÈrateur. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Lettres de Relance
puis clic sur ParamÈtrer
Ou Barre de menu Outils + ParamÈtrage des Impressions
puis sÈlection du modËle :
Printed Documentation
100
La modification du modËle par dÈfaut est impossible, un message vous en avertit. Cliquez sur Oui pour
crÈer une copie de ce modËle, saisissez alors un nom ‡ ce nouveau modËle. Le modËle est maintenant
modifiable et vous pouvez saisir le texte souhaitÈ. Ce modËle regroupe le texte des trois niveaux de relance et cela, dans 3 sections distinctes. Double- cliquez sur le texte ‡ modifier. 255 Les Encours Clients (mode CrÈances / Dettes)
Il síagit díimprimer la liste des clients dont líencours maximal autorisÈ, indiquÈ dans líonglet Fact. de la
fiche du compte, est dÈpassÈ. Vous obtenez alors la liste des clients avec leur encours, leur encours
autorisÈ et líÈcart entre les deux. Attention, les clients dont l'encours autorisÈ est ‡ 0 seront considÈrÈs par le logiciel comme des clients
pour lesquels on ne gËre pas díencours. Si vous ne souhaitez pas autoriser d'encours pour certains
clients et les avoir ensuite dans líimpression, il faut leur autoriser au moins 1 centime. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Encours Clients
Comptes
L'intervalle des numÈros de compte, tel qu'il est donnÈ par dÈfaut, permet de traiter tous les comptes
clients. Vous pouvez toutefois dÈfinir un intervalle prÈcis. Date de rÈfÈrence
Saisissez la date de rÈfÈrence, par dÈfaut la date du jour. Líencours client sera calculÈ ‡ cette date. Encours maximal accordÈ
Pointez Automatique pour prendre en compte la valeur de líencours accordÈ indiquÈ dans líonglet
Fact. de la fiche du compte. Pointez Fixe pour saisir un montant qui síappliquera ‡ tous les clients. Cliquez sur AperÁu afin de visualiser le rÈsultat de l'impression ‡ l'Ècran. Lancez ensuite líimpression
en cliquant sur . Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons
identiques. 256 Statistiques et Autres Etats
257 La RÈmunÈration d'un Compte
Le montant de la RÈmunÈration est calculÈ comme suit : (solde du compte taux) / 365 pour avoir la
rÈmunÈration journaliËre multipliÈ par le nombre de jours entre deux mouvements du compte. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + RÈmunÈration de Compte
Comment faire ?
1. Indiquez le numÈro du compte. 2. Indiquez la pÈriode ‡ prendre en compte. 3. ComplÈtez les paramËtres : Taux annuel pour solde positif.
Impressions
101
Taux annuel pour solde nÈgatif. Plafond du solde rÈmunÈrÈ : Le plafond est appliquÈ lorsque le solde du compte est
supÈrieur au plafond. Le calcul de la rÈmunÈration est donc alors Ègal ‡ (plafond taux) /
365 pour avoir la rÈmunÈration journaliËre. Inversion du solde : Le choix díinversion du solde entraÓne la valorisation en positif ou
en nÈgatif du solde du compte. Ainsi, pour un compte dont le solde est dÈbiteur, si vous
ne cochez pas l'option, le solde sera affichÈ en nÈgatif. Si vous avez saisi un plafond, et
cochÈ inversion des soldes, si le solde du compte est supÈrieur au plafond, la
rÈmunÈration sera calculÈe sur le plafond. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 258 Listes diverses
259 Impression du Plan Comptable
Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Listes Diverses + Plan Comptable Professionnel
Comment faire ?
1. Choisissez le type de plan comptable : uniquement les clients, les fournisseurs, ou tous les
comptes. 2. Modifiez si besoin la fourchette de compte. 3. Si vous cochez líoption Imprimer le plan comptable par ordre alphabÈtique, les comptes
seront triÈs par ordre des intitulÈs, sinon par ordre des numÈros. 4. DÈfinissez le modËle díimpression que vous souhaitez utiliser. 5. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 260 Impression de la liste des Journaux
Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Listes Diverses + Journaux
Comment faire ?
1. DÈfinissez la fourchette des journaux ‡ imprimer. 2. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 261 Imprimer la liste des guides
AccÈdez aux guides par DonnÈes + Guides díÈcritures et cliquez sur le bouton Imprimer, ou utilisez
líoption Guides díÈcritures du menu Impressions + Listes Diverses. 262 Impression de la liste des Devises
Il síagit díimprimer les devises dÈfinies dans líoption Devises du menu DonnÈes. Comment y accÈder ?
Printed Documentation
102
Barre de menu Impressions + Listes Diverses + Devises
Comment faire ?
Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 263 Impression de la liste des Modes de RËglement
Il síagit díimprimer es modes de rËglement dÈfinis dans líoption Modes de RËglement du menu
DonnÈes. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Listes Diverses + Modes de RËglement
Comment faire ?
Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 264 Journal d'ÈvËnements
265 Journal des ÈvÈnements
Le Journal des ÈvÈnements vous permet de visualiser ou díimprimer la liste des ÈvÈnements. En effet un certain nombre díactions rÈalisÈes dans le logiciel sont archivÈes dans un souci de
traÁabilitÈ. Par dÈfaut tous les ÈvÈnements apparaissent mais vous pouvez, gr‚ce au volet de gauche, afficher les
ÈvÈnements díune pÈriode donnÈe ou sÈlectionner les ÈvÈnements prÈcis que vous souhaitez afficher. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Journal díÈvÈnements
266 EvÈnements
Dans le but de pouvoir les tracer, certaines actions rÈalisÈes dans le logiciel sont archivÈes par la
crÈation díÈvÈnements. Remarque :
La traÁabilitÈ díun certain nombre díactions rÈalisÈes dans le logiciel a ÈtÈ mise en place dans le cadre
du contrÙle des comptabilitÈs informatisÈes pour lequel líadministration fiscale a publiÈ le Bulletin
Officiel des ImpÙts de la DGI n°12 du 24 janvier 2006. Ces ÈvÈnements sont stockÈs dans votre dossier et sont consultables ‡ tout moment dans le Journal
d'ÈvÈnements. Quelques ÈvÈnements nÈcessitent une justification qui vous sera demandÈe au moment de rÈaliser
certaines actions. Voici une liste des actions qui entraÓnent la crÈation díun ÈvÈnement :
Impressions
103
Import / Export
Type díaction Justification demandÈe
Import Communication Entreprise Expert
Export Communication Entreprise Expert
Import Compta Dos X
Import Compta Plus X
Import Win Compta 3 X
Import V3 avec entÍte (logiciel EBP)
Import V3 sans entÍte X
Import V5 (transfert comptable)
Import paramÈtrable X
Recopie de donnÈes X
Maintenance
Type díaction Justification demandÈe
Maintenance des journaux X
Maintenance du dÈtail des A-nouveaux X
Archivage de pÈriode
Suppression des immos V5
ParamÈtrage de la TVA
Type díaction Justification demandÈe
CatÈgorie de TVA du compte
Taux de TVA du compte
Type de TVA du compte X
Taux de TVA
DÈclaration de TVA
Type díaction Justification demandÈe
Etablissement díune dÈclaration de TVA ou díune annexe
Modification d'une dÈclaration de TVA ou díune annexe X
Suppression díune dÈclaration de TVA ou díune annexe X
TÈlÈtransmission EDI
ClÙture
Type díaction Justification demandÈe
ClÙture annuelle
ClÙture de pÈriode
Archivage des donnÈes en clÙture
GÈnÈration des PDF en clÙture
Validation des Ècritures
Centralisation physique dans les journaux
Printed Documentation
104
Gestion
Type díaction Justification demandÈe
Modification des prÈfÈrences de gestion
Divers
Type díaction Justification demandÈe
NumÈrotation des piËces d'un journal
ParamËtres sociÈtÈ
Sauvegarde / Restauration
Type díaction Justification demandÈe
Sauvegarde
Restauration X
267 Modification d'un compte
Un ÈvÈnement est crÈÈ dans les cas suivants : Modification de la catÈgorie de TVA du compte : France, UE, Export, Dom, Autres imposables Ö
Modification du taux de TVA
Modification du type de TVA : DÈbits ou Encaissements. 268 Modification des prÈfÈrences de gestion
Un ÈvÈnement est crÈÈ lorsque le dernier numÈro de piËce dans líonglet Gestion des PrÈfÈrences est
modifiÈ.
105
269 Fichiers de DonnÈes
270 Comptes
271 TÈlÈchargement de Plan Comptable
Si vous avez besoin de comptes spÈcifiques ‡ une activitÈ dans votre dossier comptable, vous
pouvez tÈlÈcharger des plans comptables professionnels via notre site Internet. Comment y accÈder ?
Barre de menu Internet + TÈlÈchargement
Comment faire ?
1. Identifiez-vous. 2. SÈlectionnez la Gamme ComptabilitÈ, puis le logiciel ComptabilitÈ LibÈrale. 3. Choisissez le plan comptable souhaitÈ en fonction de votre mÈtier. 4. Cliquez sur TÈlÈcharger et enregistrez le fichier Comptes.btr dans le rÈpertoire BaseVide du
rÈpertoire du produit. Cette opÈration doit Ítre effectuÈe avant de crÈer votre dossier afin de rÈcupÈrer tous les comptes
tÈlÈchargÈs dËs la crÈation du dossier. 272 Onglets du PCP
Chaque onglet donne accËs en prioritÈ ‡ une partie du plan comptable. A chaque onglet est associÈ une
classe comptable sur le premier et parfois le deuxiËme caractËre de votre liste de compte. En mode Recettes / DÈpenses
Capitaux Les comptes de capitaux, comptes de líexploitant, commenÁant par 1
Immobilisations Les comptes díimmobilisations, commenÁant par 2
Tiers divers GÈnÈralement les comptes commenÁant par 42 ‡ 44 (TVA)
Finances Les comptes de banque, de caisse, les comptes commenÁant par 5
DÈpenses Les comptes de dÈcaissements (ou achats), commenÁant par 6
Recettes Les comptes díencaissements (ou ventes), commenÁant par 7
Remarquez líintitulÈ des comptes de classes 6 et 7, certains font apparaÓtre un numÈro entre
parenthËse. Cíest le numÈro de la ligne 2035. En mode CrÈances / Dettes
Capitaux Les comptes de capitaux, comptes de líexploitant, commenÁant par 1
Immobilisations Les comptes díimmobilisations, commenÁant par 2
Stock Les comptes commenÁant par 3
Fournisseurs GÈnÈralement les comptes commenÁant par 40
Clients GÈnÈralement les comptes commenÁant par 41
Autres Tiers GÈnÈralement les comptes commenÁant par 42 ‡ 44 (TVA)
Achats Les comptes de dÈcaissements (ou achats), commenÁant par 6
Ventes Les comptes díencaissements (ou ventes), commenÁant par 7
Printed Documentation
106
Ces racines dÈpendent des racines saisies dans le menu Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences +
Racines comptes. 273 CrÈation de Comptes
Comment y accÈder ?
Barre díoutils
Barre de menu DonnÈes + Plan comptable Professionnel
Raccourci clavier Ctrl + B
Comment faire ?
1. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors. 2. Saisissez le numÈro du compte ‡ crÈer. 3. Cliquez sur la flËche basse pour sÈlectionner le type du compte : DÈtail ou Racine. Vous ne pouvez
mouvementer un compte de type Racine. Un compte de type Racine est un compte qui permet de
partager en partie votre plan comptable. 4. Saisissez líintitulÈ du compte. 5. Renseignez ensuite les informations concernant le compte dans les diffÈrents onglets proposÈs :
Divers, Adresse, Contact, Banque, Fact., Soldes, Graphe, Infos. Les zones et les onglets accessibles dÈpendent de la racine du compte. 274 Modifier un Compte
AccÈdez aux comptes par DonnÈes + Plan Comptable Professionnel, sÈlectionnez le compte et
cliquez sur le bouton Modifier. Remarque : Le numÈro du compte ne pourra Ítre modifiÈ. Si le numÈro de compte est incorrect, vous
devez le supprimer et crÈer un nouveau compte. 275 Supprimer un Compte
AccÈdez aux comptes par DonnÈes + Plan Comptable Professionnel, sÈlectionnez le compte et
cliquez sur le bouton Supprimer. Confirmez la suppression. Attention, la suppression est irrÈversible. Remarque : Un Compte ne pourra Ítre supprimÈ síil est mouvementÈ. 276 Impression du Grand-Livre
AccÈdez aux Comptes par DonnÈes + Plan Comptable Professionnel, sÈlectionnez le Compte et
cliquez sur le bouton Grand-Livre afin díimprimer le dÈtail des Ècritures de ce Compte. 277 Recherche
d'un C
ompte Dans la zone Rechercher par de votre Plan Comptable Professionnel, en bas de votre liste, sÈlectionnez le critËre de recherche sur lequel vous dÈsirez rechercher votre compte : son numÈro ou
son intitulÈ.
Fichiers de DonnÈes
107
Dans la zone , saisissez soit les premiers caractËres de líintitulÈ, soit les chiffres du numÈro du
compte ‡ rechercher. Remarque : Dans le cas de la saisie du numÈro, le logiciel recherche le compte sur l'ensemble de
votre plan comptable. Dans le cas d'une saisie sur l'intitulÈ, le logiciel recherche le compte uniquement
parmi ceux proposÈs dans l'onglet actif.
278 Taux et Comptes de TVA
En comptabilitÈ libÈrale, líenregistrement de la TVA se fait sur les encaissements, ce qui signifie que la
TVA est prise en compte au moment de líenregistrement du rËglement. Les taux et les racines des comptes de TVA par dÈfaut sont ‡ paramÈtrer dans les propriÈtÈs du dossier
(menu Dossier + PropriÈtÈs + Racines de comptes). Lors de la crÈation d'un compte de TVA (racine 445), vous indiquez le taux ‡ appliquer et le type
díopÈration pour que le regroupement dans la dÈclaration de TVA CA3 ou CA12 soit correct. 279 Description de la Fiche
280 Compte : Onglet Divers
DÈfinissez ici le type du compte et son mode de fonctionnement. Lettrage
Cochez le type de lettrage que vous souhaitez pouvoir effectuer sur le compte : La case Manuel autorise le pointage manuel des Ècritures, ‡ condition que les Ècritures
sÈlectionnÈes soient ÈquilibrÈes. La case ApprochÈ autorise le pointage manuel approchÈ, cíest-‡-dire que si la sÈlection des
Ècritures est dÈsÈquilibrÈe et que líÈcart est infÈrieur ‡ líÈcart autorisÈ dans líonglet
Consultation des prÈfÈrences du dossier, le logiciel vous permettra de saisir
automatiquement une Ècriture díÈcart de rËglement. La case Automatique autorise le lettrage automatique de ce compte. Remarque : Si vous gÈrez la TVA sur les encaissements, et la dÈclaration de TVA, il est
indispensable díautoriser au moins le lettrage manuel pour les comptes de TVA sur
encaissements. Ainsi, le dÈtail des lignes non rÈglÈes pourra Ítre recopiÈ sur líexercice suivant et
servir aux prochaines dÈclarations de TVA. Centralisation
La centralisation permet de regrouper toutes les lignes díÈcritures díun compte pour un mois donnÈ, en une seule ligne díÈcriture centralisatrice : Si vous cochez Centralisation Physique, vous pourrez, aprËs avoir paramÈtrÈ les
fourchettes de centralisation des journaux, effectuer une centralisation physique des lignes
díÈcritures de ce compte. Si vous cochez Centralisation Imp. DÈtails, vous pourrez demander, lors de líimpression du
DÈtail des comptes, par les options, une ligne díÈcriture centralisÈe pour ce compte.
Printed Documentation
108
Si vous cochez Centralisation Journal, vous pourrez demander, lors de cette impression, par les options, une ligne díÈcriture centralisÈe pour ce compte. ContrÙles : DÈbit et CrÈdit GelÈ
Cochez le type de contrÙle que vous souhaitez appliquer au compte lors de la saisie des Ècritures : Si vous cochez DÈbit GelÈ, le logiciel refusera la saisie de nouvelles Ècritures au dÈbit
(colonne de gauche en saisie díÈcritures). Si vous cochez CrÈdit GelÈ, le logiciel refusera la saisie de nouvelles Ècritures au crÈdit
(colonne de droite en saisie díÈcritures). Comptes associÈs
Vous avez la possibilitÈ díassocier vos comptes clients et fournisseurs ‡ un compte de TVA et ‡ un
compte de produit ou de charge. Ce paramÈtrage vous permettra ensuite de gagner un temps
considÈrable en Saisie Comptable ou en Saisie au KilomËtre, lorsque les factures díun client ou díun
fournisseur utilisent le plus souvent les mÍmes comptes. Principe :
Compte client Compte de TVA collectÈe / Compte de produit
Compte fournisseur Compte de TVA dÈductible / Compte de charge
Compte fournisseur Compte de TVA sur immobilisations / Compte díimmobilisations
Exemple :
Dans la fiche de votre client 411DUPONT, vous indiquez, dans la zone Comptes associÈs, le
compte de TVA ´ 445711 ª et le compte de produit ´ 707 ª. En Saisie Standard, ou au
KilomËtre, lorsque vous saisirez la facture en dÈbutant par le compte 411DUPONT (saisie du
TTC), les lignes de TVA et de HT síafficheront automatiquement sur les comptes prÈvus, sans
avoir besoin de les saisir. Cependant, la modification ou la suppression de ces lignes restera
possible. OpÈrations
Pointez le type díopÈration que vous allez enregistrer avec ce compte. Ce choix est indispensable
pour obtenir un calcul correct des montants de votre dÈclaration de TVA (CA3 ou CA12). Pour connaÓtre les Ècritures ‡ saisir lors díune acquisition intracommunautaire, cliquez ici. Remarque : La modification díun paramËtre de cette zone nÈcessitant díÍtre tracÈe, un
ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. DÈcouvert autorisÈ
Dans un compte de banque, vous pouvez indiquer un montant de dÈcouvert autorisÈ. Ainsi, lors de la
saisie sur ce compte, quelle que soit líoption de saisie utilisÈe, un message vous avertira que le
dÈcouvert est dÈpassÈ, mais ne bloquera pas votre saisie. Si vous le souhaitez, cochez la case
DÈcouvert autorisÈ et saisissez le montant. Taux et type de TVA
Cliquez sur la flËche pour choisir dans la liste dÈroulante líun des taux dÈfinis dans les propriÈtÈs du
dossier (menu Dossier + PropriÈtÈs + Racines de compte) ‡ associer au compte de TVA. PrÈcisez le type de TVA ‡ traiter : par dÈfaut, le logiciel propose le mode de gestion de TVA choisi
dans les propriÈtÈs du dossier. La dÈclaration de TVA (CA3 ou CA12) prendra en compte ce taux pour calculer les diffÈrents
montants en fonction de líopÈration.
Fichiers de DonnÈes
109
Remarque : Le fait de changer le type de TVA (passage de TVA sur dÈbits ‡ TVA sur
encaissements ou inversement) ou le taux de TVA du compte nÈcessitant díÍtre tracÈe, un
ÈvÈnement est donc crÈÈ et archivÈ. Si une telle modification est effectuÈe, vous devrez díailleurs
saisir une justification lors de la validation des modifications par le bouton OK. 281 Tiers : Onglet Adresse
Cet onglet est accessible uniquement sur la fiche díun compte de tiers et vous permet de renseigner
toutes les informations concernant la sociÈtÈ ou líindividu associÈ au numÈro de compte. Ces
renseignements seront utilisÈs, par exemple, lors de l'impression des lettres de relance. Le nom saisi dans le champ Nom / RS de líentÍte est automatiquement reportÈ. ComplÈtez-le si
besoin de la civilitÈ, en la saisissant dans la zone ‡ gauche du nom, ou en la sÈlectionnant dans la
liste dÈroulante. Dans la zone Adresse, utilisez la combinaison de touches Ctrl + EntrÈe pour passer ‡ la ligne
suivante. Le fichier des codes postaux est accessible par líicÙne ou la touche F4. Si le tiers appartient ‡ líUE, vous pouvez saisir le numÈro de TVA intracommunautaire. Vous pouvez renseigner líadresse E-mail de votre tiers et lui envoyer un message par líintermÈdiaire
díOutlook Express en cliquant sur le nom du champ ´ E-mail ª. Le bouton vous permet de
sÈlectionner líadresse dans le carnet díadresses díOutlook Express. Vous pouvez renseigner le site Internet de votre tiers et accÈder au site en cliquant sur le nom du
champ ´ Site Web ª. 282 Tiers : Onglet Contact
Cet onglet permet de saisir tous les renseignements concernant la ou les personnes ‡ contacter dans la
sociÈtÈ (Responsable administratif, Directeur des ventes, des achats, de la logistique..). 283 Compte : Onglet Banque
Cet onglet permet de saisir pour chacune des trois banques possibles tous les renseignements (adresse
et coordonnÈes bancaires). 284 Compte : Onglet Fact. Vous dÈfinissez ici le mode de rËglement par dÈfaut, le type de la premiËre ÈchÈance et le mode de
rËglement du client. Mode de rËglement
Le mode de rËglement indiquÈ ici sera proposÈ dans votre module de vente (mode CrÈances /
Dettes) lors de líenregistrement du rËglement. EchÈance
Indiquez ici le type de la premiËre ÈchÈance, le logiciel calculera automatiquement la date de la
premiËre ÈchÈance en saisie díÈcritures ‡ partir de ces informations. ‡
Saisissez le nombre de jours (par dÈfaut 0). Jours
Printed Documentation
110
Choisissez le type d'ÈchÈance :
X jours nets Date de facture nombre de jours X
X jours fin de mois Date de facture nombre de jours X et reportÈe ‡ la fin du mois
X jours fin de mois le Y Date de facture nombre de jours X, reportÈe ‡ la fin du mois et
ensuite reportÈe au numÈro du jour Y
X jours fin de dÈcade Date de facture nombre de jours X, et reportÈe au 10, 20 ou 30/31
du mois
X jours fin de dÈcade le Y Date de facture nombre de jours X, reportÈe au 10, 20 ou 30/31
du mois et ensuite reportÈe au numÈro du jour Y
Exemple :
Jour ‡ Type díÈchÈance le Date díÈchÈance
16/06 30 jours nets 16/07
16/06 30 jours fin de mois 31/07
16/06 30 jours fin de mois 20 20/08
16/06 30 jours fin de dÈcade 20/07
16/06 30 jours fin de dÈcade 10 10/08
Encours maximal accordÈ
Líencours maximal vous permet de contrÙler le solde du client. Vous pourrez ensuite imprimer la liste
des clients dont líencours est dÈpassÈ gr‚ce ‡ líoption Encours Clients du menu Impressions. Attention : Les clients dont l'encours autorisÈ est ‡ 0 seront considÈrÈs par le logiciel comme des clients
pour lesquels on ne gËre pas díencours. Si vous ne souhaitez pas autoriser d'encours pour certains
clients et les avoir ensuite dans líimpression, il faut leur autoriser au moins 1 centime. Taux de remise
Le taux de pourcentage de remise consenti au client est automatiquement appliquÈ lors de
líenregistrement díune vente par le module de vente (mode CrÈances / Dettes). Taux d'escompte
Le taux de pourcentage d'escompte consenti au client est automatiquement appliquÈ lors de
líenregistrement díune vente par le module de vente (mode CrÈances / Dettes). Seuil de relance
Lors des relances clients, vous pourrez demander au logiciel de prendre en compte ce seuil de
relance. Un courrier lui sera envoyÈ uniquement si le montant des ÈchÈances en retard de rËglement
dÈpasse le montant du seuil indiquÈ ici. Type de relance
SÈlectionnez le type de relance ‡ effectuer : sur imprimante ou par fax (pensez ‡ configurer votre fax
dans Configuration de líimpression du menu Dossier). 285 Onglet S
oldes
Fichiers de DonnÈes
111
Les cumuls mensuels pour líannÈe en cours et les annÈes prÈcÈdentes (mÍme si les exercices sont
clÙturÈs) peuvent Ítre consultÈs pour chaque compte et pour chaque journal ‡ partir de líonglet Soldes
de la fiche du compte ou du journal. Utilisez les boutons AnnÈe Suivante et AnnÈe PrÈcÈdente pour passer d'un exercice ‡ l'autre. Pour obtenir le dÈtail mois par mois des totaux et des soldes du compte ou du journal, cliquez sur le
bouton Consulter le dÈtail des cumuls mensuels. 286 Onglet G
raphe Cet onglet permet de visualiser graphiquement l'Èvolution du solde du compte ou du journal mois par
mois. 287 Onglet Infos Saisissez ici toutes les informations complÈmentaires concernant le compte ou le journal. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + EntrÈe pour passer ‡ la ligne suivante. 288 Journaux
289 Gestion des Journaux
Un journal est un document (dans le logiciel, une fenÍtre) dans lequel toutes les opÈrations comptables
vont Ítre enregistrÈes. Le journal est obligatoire pour enregistrer les Ècritures que vous allez
gÈnÈrer par les options de saisie du menu Quotidien. DËs la crÈation de votre dossier, les principaux journaux sont automatiquement crÈÈs :
Code LibellÈ Type
AC Achats de marchandises Achats
AN A-nouveaux A-nouveaux
BP Banque principale TrÈsorerie
BS Banque secondaire TrÈsorerie
CA Caisse TrÈsorerie
OD OpÈrations diverses Divers
VC Ventes comptoir Ventes
VE Ventes et prestations Ventes
Mode Recettes - DÈpenses :
Code LibellÈ Type
AN A-nouveaux A-nouveaux
DEC DÈcaissements DÈcaissements
ENC Encaissements Encaissements
OD OpÈrations diverses Divers
Mode CrÈances - Dettes :
Code LibellÈ Type
AC Achats de marchandises Achats
AN A-nouveaux A-nouveaux
Printed Documentation
112
BQ Banque TrÈsorerie
CA Caisse TrÈsorerie
OD OpÈrations diverses Divers
VE Ventes et prestations Ventes
Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Journaux
Fonctions disponibles
Vous pouvez :
CrÈer un journal
Modifier un journal
Supprimer un journal inutilisÈe
Imprimer la liste des journaux par líicÙne ou par le bouton Imprimer. 290 CrÈation d'un Journal
Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Journaux
Comment faire ?
1. Cliquez sur le bouton Nouveau (ou appuyez sur la touche Inser). Une fiche vierge apparaÓt alors. 2. La saisie du code journal est obligatoire (sur 8 caractËres maximum). 3. Le type du journal doit Ítre choisi en fonction du type díÈcritures que vous souhaitez saisir dans le
nouveau journal. Le type níest plus modifiable aprËs validation de la fiche journal. Du choix de
ce type dÈcoule un traitement diffÈrent en saisie d'Ècritures et des paramËtres particuliers ‡ la
dÈfinition du journal. 4. Si vous souhaitez crÈer un journal en devise, indiquez le code de la devise, si vous souhaitez crÈer un
journal en Euros, ne saisissez rien. 5. Renseignez ensuite les informations concernant le journal dans les diffÈrents onglets proposÈs :
GÈnÈral, Banque, Raccourcis, Comptes, Soldes, Graphe, Infos
Les zones et les onglets accessibles dÈpendent du type de journal. 291 Type du Journal
Chaque type de journal a les propriÈtÈs particuliËres suivantes :
Un journal díencaissements enregistre les recettes et peut Ítre dÈfini avec une contrepartie Ligne
‡ Ligne sur un compte de banque, de caisse (5) ou mÍme un compte díExploitant (108). Un journal de dÈcaissements enregistre les dÈpenses et peut Ègalement Ítre dÈfini avec une
contrepartie Ligne ‡ Ligne. Un journal díopÈrations diverses enregistre par exemple des Ècritures díimmobilisations, des
Ècritures de salaire, Ö
Un journal dí‡ nouveaux reÁoit les Ècritures dí‡ nouveaux, en clÙture annuelle.
Fichiers de DonnÈes
113
(En mode CrÈances / Dettes) Un journal de trÈsorerie permet díenregistrer les rËglements
correspondant aux ventes et aux achats enregistrÈs dans les journaux correspondants. Une
contrepartie Ligne ‡ Ligne ou en Pied de journal peut Ítre demandÈe.
Important : En mode CrÈances / Dettes, si vous souhaitez enregistrer une Ècriture type Recettes /
DÈpenses, saisissez dans ce cas vos recettes et vos dÈpenses dans un journal de type TrÈsorerie. 292 Contrepartie automatique
La contrepartie automatique consiste ‡ gÈnÈrer automatiquement le solde díune Ècriture sur le compte
de trÈsorerie (banque, caisse, ..), indiquÈ dans la fiche du journal (accessible par DonnÈes +
Journaux). En mode Recettes / DÈpenses, vous pouvez demander díappliquer une contrepartie Ligne ‡ Ligne
pour les journaux de type Encaissement et DÈcaissement. En mode CrÈances / Dettes, la contrepartie est paramÈtrable sur les journaux de type TrÈsorerie : En contrepartie ligne ‡ ligne, la ligne de contrepartie est gÈnÈrÈe pour chaque Ècriture. En contrepartie en pied de journal, le montant de la contrepartie est cumulÈ chaque mois en
deux lignes (total dÈbit, total crÈdit), en pied de journal. Si besoin, consultez un exemple de contrepartie en ligne ‡ ligne et en pied de journal. En mode CrÈances / Dettes attention ! Le choix de la contrepartie automatique a des
consÈquences prÈcises quand au rapprochement bancaire ‡ effectuer : Avec une contrepartie Ligne ‡ Ligne, vous devez rÈaliser un rapprochement bancaire par
compte (pointage du compte de banque ou de caisse). Avec une contrepartie En Pied de Journal, vous devez utiliser le rapprochement par journal
(pointage des Ècritures du journal, car le compte de banque ou de caisse ne contient pas le
dÈtail des montants). 293 Types de contrepartie dans un journal de TrÈsorerie
Voici des exemples de contrepartie dans un journal de trÈsorerie :
294 Contrepartie ligne ‡ ligne
Dans un journal de trÈsorerie, une contrepartie ligne ‡ ligne signifie que chaque Ècriture est soldÈe
par une Ècriture passÈe sur le compte de banque :
PiËce Compte LibellÈ DÈbit CrÈdit
1
1
401LIB
5121
Librairie Pater
Librairie Pater
450,00 450,00
2
2
401COMPO
5121
Compo SA
Compo SA
500,00 500,00
3
3
411TONIER
5121
Tonier
Tonier
800,00 800,00
295 Contrepartie pied de journal
Dans un journal de trÈsorerie, une contrepartie pied de journal signifie que toutes les Ècritures du
mois sont soldÈes par deux Ècritures globales passÈes sur le compte de banque :
PiËce Compte LibellÈ DÈbit CrÈdit
Printed Documentation
114
1
2
3
401LIB
401COMPO
411TONIER
Librairie Pater
Compo SA
Tonier
450,00
500,00 800,00
5121
5121
DÈpenses
Recettes
950,00 800,00
296 Raccourci Compte
1. Indiquez la lettre ou le chiffre correspond au raccourci. 2. Indiquez le compte. Exemple
CTRL + T N° Compte 44566
CTRL + T N° Compte 1170
297 Raccourci LibellÈ
1. Indiquez la lettre ou le chiffre correspond au raccourci. 2. Indiquez le libellÈ. Exemple
CTRL + F LibellÈ Facture n° 298 Comptes interdits
Saisissez la fourchette de comptes ‡ interdire dans ce journal. 299 Description de la Fiche
300 Journal : Onglet GÈnÈral
Indiquez ici le mode de fonctionnement du journal concernant :
La numÈrotation des piËces
La contrepartie automatique
Le libellÈ de l'Ècriture
Le Mode simulation
301 Journal : Onglet Banque
Cet onglet permet de saisir tous les renseignements concernant la banque associÈe au journal de
TrÈsorerie. 302 Journal : Onglet Raccourcis
Les raccourcis clavier permettent díinscrire trËs rapidement un compte ou un libellÈ díÈcriture par simple
appui sur la touche Ctrl + une lettre ou un chiffre. Les raccourcis sont trËs utiles pour inscrire les numÈros de compte et les libellÈs que vous utilisez
souvent dans un journal.
Fichiers de DonnÈes
115
Vous pouvez crÈer 10 raccourcis clavier compte et 10 raccourcis clavier libellÈ par journal. En saisie
díÈcritures dans ce journal, les raccourcis comptes dÈfinis ici vous seront rappelÈs en bas ‡ gauche de
votre fenÍtre. Dans le champ Raccourcis Comptes ou Raccourcis LibellÈs, cliquez sur le bouton Ajouter pour
dÈfinir le raccourci. Consultez aussi la partie LibellÈs des Ècritures. 303 Journal : Onglet Comptes
Comptes Interdits
Cliquez sur le bouton Ajouter afin de dÈfinir une fourchette de comptes interdits en saisie sur ce
journal, pour Èviter ensuite des erreurs de saisie. Vous pouvez interdire la saisie díun montant sur un
compte ou une fourchette de comptes, et interdire la saisie díun montant pour un sens prÈcis (DÈbit /
CrÈdit). Fourchettes de Centralisation
Cliquez sur le bouton Ajouter afin de dÈfinir une fourchette de centralisation. Cette opÈration vous
permettra ensuite, ‡ condition díen autoriser les comptes concernÈs, de faire une centralisation des
journaux. 304 Onglet S
oldes Les cumuls mensuels pour líannÈe en cours et les annÈes prÈcÈdentes (mÍme si les exercices sont
clÙturÈs) peuvent Ítre consultÈs pour chaque compte et pour chaque journal ‡ partir de líonglet Soldes
de la fiche du compte ou du journal. Utilisez les boutons AnnÈe Suivante et AnnÈe PrÈcÈdente pour passer d'un exercice ‡ l'autre. Pour obtenir le dÈtail mois par mois des totaux et des soldes du compte ou du journal, cliquez sur le
bouton Consulter le dÈtail des cumuls mensuels. 305 Onglet G
raphe Cet onglet permet de visualiser graphiquement l'Èvolution du solde du compte ou du journal mois par
mois. 306 Onglet Infos Saisissez ici toutes les informations complÈmentaires concernant le compte ou le journal. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + EntrÈe pour passer ‡ la ligne suivante. 307 Guides d'Ecritures
308 Gestion des Guides d'Ecritures
Un guide díÈcritures permet de prÈ-enregistrer des lignes díÈcritures pour automatiser la saisie des
Ècritures rÈpÈtitives : factures, rËglements, OD de salaires, OD de TVAÖ
Un guide díÈcritures, entiËrement automatisÈ, permet Ègalement de crÈer des guides d'abonnement :
loyer, abonnement Ö
Les guides sont utilisÈs dans líoption Saisie GuidÈe du menu Quotidien.
Printed Documentation
116
Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Guides díEcritures
Fonctions disponibles
Vous pouvez :
CrÈer de nouveaux guides
Consulter ou modifier un guide
Supprimer les guides que vous níutilisez plus
Imprimer la liste des guides
Dupliquer un guide
Saisir ou consulter un mÈmo sur un guide
Exporter une sÈlection de guides
Exporter tous les guides
Importer des guides
Vous pouvez trier la liste par ordre croissant ou dÈcroissant de nom ou de description. Chaque onglet affiche la liste des guides pouvant Ítre utilisÈ pour chaque type de journal. La
rÈpartition de ces guides dans les onglets dÈpend uniquement du type choisi ‡ la crÈation du guide. Pour rechercher un guide díaprËs son code, saisissez les premiers caractËres dans la zone
Rechercher. 309 CrÈation de Guides díEcritures
Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Guides díEcritures
Comment faire ?
1. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors. 2. Saisissez le nom du guide. 3. Saisissez la description du guide, ce qui vous permettra de vous souvenir plus facilement de son
contenu (par exemple : Ventes ‡ 19,6 %, Achats 5,5 %, Virement de compte ‡ compte, Ö). 4. SÈlectionnez dans la liste dÈroulante, le type du journal dans lequel vous souhaitez utiliser ce guide. 5. Choisissez de faire apparaÓtre le guide dans la liste de base, ou dans la liste complËte en pointant la
bonne case. 6. Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter pour dÈfinir les lignes prÈ-paramÈtrÈes du guide. Vous avez la possibilitÈ de classer les lignes des guides que vous crÈez dans líordre que vous
souhaitez en cliquant sur les flËches ‡ droite du bouton Modifier. Cette fonction est Ègalement
disponible pour les guides dÈj‡ crÈÈs. 310 Lignes du guide (en mode DÈpenses / Recettes)
En mode CrÈances / Dettes, cliquez sur Lignes du guide. Une ligne díun guide permet de paramÈtrer la ligne de saisie. Pour chacun des composants de la ligne,
indiquez síil sera ou non accessible lors de la saisie guidÈe : de ce choix dÈcoule une automatisation
plus ou moins grande.
Fichiers de DonnÈes
117
Un guide doit contenir autant de lignes que de comptes imputÈs par líopÈration. Chaque ligne est
repÈrÈe par son numÈro díordre. Aide ‡ afficher lors de la saisie
Saisissez dans cette zone le message qui síaffichera lors de la saisie de cette ligne. NumÈro de compte
Utilisez líicÙne ou touche F4 pour ouvrir la liste des comptes. A líexception des comptes de
trÈsorerie (banque, caisse, ) et des comptes de líexploitant (108), le numÈro de compte que vous
saisissez ici, ne sera pas modifiable lors de la saisie guidÈe. Pour la saisie díune ligne sur un compte de trÈsorerie, saisissez le numÈro du compte le plus utilisÈ
ou saisissez un 5. Dans les deux cas, lors de la saisie, vous aurez la possibilitÈ de sÈlectionner un
autre compte de banque, de caisse, et mÍme un des comptes de líexploitant. LibellÈ
Saisissez ici le libellÈ de la ligne díÈcriture. Si vous souhaitez reprendre líintitulÈ du compte, saisissez $L. Si vous souhaitez reprendre le libellÈ de la ligne díÈcriture prÈcÈdent, saisissez IDEM. Montant ou Formule
Saisissez ici un montant ou une formule. Pour un guide correspondant ‡ un mouvement enregistrÈ
rÈguliËrement pour un mÍme montant, saisissez directement la valeur. Ce guide pourra peut Ítre
faire líobjet díun guide d'abonnement. Si le montant níest pas connu, laissez cette zone vide. Si le montant peut Ítre calculÈ ‡ partir díune ligne prÈcÈdente, saisissez la formule
de calcul en utilisant les opÈrations suivantes : ñ / Le montant díune ligne peut Ítre rÈcupÈrÈe par le signe $x o˘ x est le numÈro de
position de la ligne. Enfin, des formules prÈdÈfinies peuvent Ítre choisies dans la liste dÈroulante
accessible par la flËche noire : SOLDE, TVA sur HT, TVA sur TTC. Les formules
TVA_sur_HT et TVA_sur_TTC supposent que la ligne díÈcriture prÈcÈdemment
paramÈtrÈe contient respectivement le montant HT ou TTC (saisi ou ‡ saisir). Comptabilisation díune dÈpense mixte
Exemple
Un mÈdecin reÁoit une facture de loyer de 1000 Ä. Mais son cabinet se trouve dans son domicile. La
charge est donc ‡ la fois professionnelle et personnelle. Dans certains guides, (voir 14 Loyer et charges
locatives) vous pouvez saisir un pourcentage (%FP) permettant de dÈfinir la part professionnelle de la
charge. Seule la quote-part du loyer affÈrente ‡ líutilisation professionnelle est dÈductible du rÈsultat fiscal. Pour
traiter ce type de dÈpense, nous vous proposons la mÈthode suivante : la quote-part professionnelle de
la dÈpense est seule comptabilisÈe en charge ce qui Èvite la rÈintÈgration fiscale. Saisissez votre formule suivie (sans espace) de %FG/100. Pour paramÈtrer ce type de guide, vous devez dÈfinir vos lignes díÈcritures suivant cet ordre :
Printed Documentation
118
PremiËre ligne : Saisissez le compte de trÈsorerie qui rËgle la dÈpense globale et
pointez le sens DÈpense, le montant est ‡ saisir. DeuxiËme ligne : Saisissez le compte de charge (6xx) et saisissez dans la zone
Montant la formule suivante : $1*%FG/100. Cette formule permet de reprendre le
montant de la ligne 1 et de calculer le montant ‡ imputer en charge professionnelle. Le
montant de ce pourcentage sera ‡ renseigner lors de líutilisation du guide. TroisiËme ligne (si TVA) : Saisissez le compte de TVA (4456) et saisissez dans la
zone Montant la formule suivante : $2*0,196 ce qui permettra de calculer la TVA
uniquement sur la part professionnelle. DerniËre ligne : Saisissez le compte de líexploitant (108) et indiquez SOLDE dans la
zone Montant. A saisir
Cette case est ‡ cocher pour accÈder ‡ la modification de la zone en vis ‡ vis lors de la saisie
guidÈe. Sens de l'Ècriture
Pointez le sens de la ligne d'Ècriture, pour indiquer s'il s'agit d'un montant ‡ inscrire au dÈbit ou au
crÈdit. Ces cases sont mutuellement exclusives : vous ne pouvez sÈlectionner que l'une d'entre elles. 311 Lignes du guide (en mode CrÈances / Dettes)
Une ligne díun guide permet de paramÈtrer la ligne de saisie. Pour chacun des composants de la ligne,
indiquez síil sera ou non accessible lors de la saisie guidÈe : de ce choix dÈcoule une automatisation plus
ou moins grande. Un guide doit contenir autant de lignes que de comptes imputÈs par líopÈration. Chaque ligne est repÈrÈe
par son numÈro díordre. Aide ‡ afficher lors de la saisie
Saisissez dans cette zone le message qui síaffichera lors de la saisie de cette ligne. NumÈro de compte
Si le compte doit Ítre saisi en appel du guide, laissez la zone vierge et cochez la case A Saisir. Si le compte doit impÈrativement correspondre ‡ un certain type de compte, saisissez la racine et
cochez la case A Saisir. En saisie guidÈe, líappel de la liste des comptes avec ou F4 affichera
automatiquement les comptes dont le numÈro commence par la racine paramÈtrÈe. Si le compte est fixe, saisir le numÈro de compte en entier manuellement. Vous pouvez Ègalement
choisir le compte dans la liste (icÙne ou touche F4). LibellÈ
Saisissez ici le libellÈ de la ligne díÈcriture. Si vous souhaitez reprendre líintitulÈ du compte, saisissez $L. Si vous souhaitez reprendre le libellÈ de la ligne díÈcriture prÈcÈdent, saisissez IDEM. Montant ou Formule
Saisissez ici un montant ou une formule.
Fichiers de DonnÈes
119
Pour un guide correspondant ‡ un mouvement enregistrÈ rÈguliËrement pour un mÍme montant, saisissez directement la valeur. Ce guide pourra peut Ítre faire líobjet díun guide d'abonnement. Si le montant níest pas connu, laissez cette zone vide. Si le montant peut Ítre calculÈ ‡ partir díune ligne prÈcÈdente, saisissez la formule de calcul en
utilisant les opÈrations suivantes : - / Le montant díune ligne peut Ítre rÈcupÈrÈe par le signe $x o˘ x est le numÈro de position de la
ligne. Enfin, des formules prÈdÈfinies peuvent Ítre choisies dans la liste dÈroulante accessible par la
flËche noire : SOLDE, TVA sur HT, TVA sur TTC. Les formules TVA_sur_HT et TVA_sur_TTC
supposent que la ligne díÈcriture prÈcÈdemment paramÈtrÈe contient respectivement le montant
HT ou TCC (saisi ou ‡ saisir). Comptabilisation díune dÈpense mixte
Si vous avez installÈ votre cabinet dans líappartement qui constitue votre habitation, vous pouvez
considÈrer que le pourcentage professionnel est de x%. Seule la quote-part du loyer affÈrente ‡
líutilisation professionnelle est dÈductible du rÈsultat fiscal. Pour traiter ce type de dÈpense, nous vous proposons la mÈthode suivante : la quote-part
professionnelle de la dÈpense est seule comptabilisÈe en charge ce qui Èvite la rÈintÈgration
fiscale. Le pourcentage díutilisation professionnelle devra Ítre indiquÈ lors de líutilisation du guide. Saisissez votre formule suivi (sans espace) de : %FG/100. Vous devez dÈfinir vos lignes díÈcritures suivant cet ordre : PremiËre ligne : Saisissez le compte de tiers ‡ qui vous rÈglez la dÈpense globale et pointez
le sens CrÈdit. DeuxiËme ligne : Saisissez le compte de charge (6xx) et saisissez dans la zone Montant la
formule suivante : $1*%FG/100. Cette formule permet de reprendre le montant de la ligne 1
et de calculer le montant ‡ imputer en charge professionnelle. Le montant de ce pourcentage
sera ‡ renseigner lors de líutilisation du guide. TroisiËme ligne (si TVA) : Saisissez le compte de TVA (4456) et saisissez dans la zone
Montant la formule suivante : $2*0,196 ce qui permettra de calculer la TVA uniquement sur la
part professionnelle. DerniËre ligne : Saisissez le compte de líexploitant (108) et indiquez SOLDE dans la zone
Montant. A saisir
Cette case doit Ítre cochÈe pour accÈder ‡ la modification de la zone en vis ‡ vis lors de la saisie
guidÈe. Sens de l'Ècriture
Pointez le sens de la ligne d'Ècriture, pour indiquer s'il s'agit d'un montant ‡ inscrire au dÈbit ou au
crÈdit. Ces cases sont mutuellement exclusives : vous ne pouvez sÈlectionner que l'une d'entre elles. 312 Consulter ou modifier un guide
AccÈdez aux guides par DonnÈes + Guides díÈcritures et double-cliquez sur un guide, ou utilisez le
bouton Modifier.
Printed Documentation
120
313 Dupliquer un guide
AccÈdez aux guides par DonnÈes + Guides díÈcritures, sÈlectionnez le guide et cliquez sur le bouton
Dupliquer. Saisissez le nom du nouveau guide. 314 Supprimer un guide
AccÈdez aux guides par DonnÈes + Guides díÈcritures, sÈlectionnez le guide et cliquez sur le bouton
Supprimer. Confirmez la suppression. Attention, la suppression est irrÈversible. 315 Exporter une sÈlection de guide
Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Guides díÈcritures
Comment faire ?
1. Dans chaque onglet, cochez les guides ‡ exporter gr‚ce ‡ la colonne E. 2. Cliquez sur le bouton Exporter. 3. Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ exporter. 4. Cochez la case Compresser ce fichier au format Zip si vous souhaitez que la taille du fichier soit
rÈduite, pour un envoi par e-mail par exemple. 5. Vous pouvez protÈger le fichier par un mot de passe, en cochant la case correspondante et en
saisissant le mot de passe : il sera demandÈ lors de la dÈcompression, au moment de líimportation. Attention : Ce mot de passe ne doit pas Ítre perdu, sinon la dÈcompression sera impossible, et les
guides ne pourront Ítre importÈs.
6. Afin díenvoyer le fichier directement par e-mail, cochez la case correspondante et indiquez líadresse
du destinataire : un nouvel e-mail sera automatiquement ouvert, avec le fichier en piËce jointe. Consultez aussi la partie Importation des Guides d'Ecritures. 316 Saisir ou lire un mÈmo sur un guide
AccÈdez aux guides par DonnÈes + Guides díÈcritures. Les guides avec MÈmo affichent un trombone
dans la colonne M. SÈlectionnez le guide et cliquez sur le bouton MÈmo. 317 Guides d'Abonnements
318 Gestion des Guides d'Abonnements
Quíest-ce quíun guide díabonnements ?
Un guide díabonnement permet de gÈnÈrer automatiquement, ‡ intervalles rÈguliers (mensuels,
trimestriels, Ö) les Ècritures comptables correspondant ‡ des charges ou des produits díun montant
fixe et pÈriodiques (abonnement revue, loyer, Ö). Pour que les lignes díabonnement arrivÈes ‡ ÈchÈance soient automatiquement proposÈes ‡
líouverture du dossier, cochez la case GÈnÈration automatique des abonnements dans menu
Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences, onglet Divers. Autrement, toutes les Ècritures díabonnement pourront Ítre produites par la commande GÈnÈration
des Abonnements du menu Quotidien.
Fichiers de DonnÈes
121
PerpÈtuitÈ des abonnements
Chaque abonnement sera automatiquement reportÈ sur le nouvel exercice lors de la clÙture
annuelle, et ses dates automatiquement mises ‡ jour. Cíest pourquoi, dans le paramÈtrage du guide, vous devez indiquer une pÈriode sur N (et non sur N
et N+1). Si le guide díabonnement crÈÈ níÈtait valable que pour un seul exercice, supprimez-le aprËs la
clÙture annuelle. Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Guides díAbonnements
Fonctions disponibles
Vous pouvez :
CrÈer de nouveaux abonnements
Consulter ou modifier un guide
Supprimer un guide que vous níutilisez plus
Vous pouvez trier la liste par ordre croissant ou dÈcroissant de code. Pour rechercher un guide
díaprËs son code, saisissez les premiers caractËres dans la zone Rechercher. 319 CrÈation d'un Guide d'Abonnement
1. CrÈez un guide d'Ècritures complËtement automatisÈ (toutes les cases A saisir dÈcochÈes). 2. AccÈdez aux guides díabonnements par DonnÈes + Guides díAbonnements, et cliquez sur le
bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors. 3. Saisissez obligatoirement le code du guide ‡ crÈer (sur 8 caractËres maximum). 4. Saisissez la description du guide díabonnement ce qui vous permettra de vous souvenir plus
facilement de son contenu. 5. Saisissez le code du guide díÈcriture dont vous souhaitez rÈcupÈrer les Ècritures ou cliquez sur líicÙne
pour le sÈlectionner dans la liste. 6. Saisissez le code du journal dans lequel vous dÈsirez gÈnÈrer les Ècritures de cet abonnement ou
cliquez sur líicÙne pour le sÈlectionner dans la liste. 7. Saisissez la date de dÈbut, date ‡ partir de laquelle le logiciel doit gÈnÈrer les Ècritures d'abonnement. Si le dÈbut coÔncide avec le dÈbut de l'exercice, pointez Exercice sinon saisissez la date ‡ partir de
laquelle l'Ècriture doit Ítre gÈnÈrÈe. Utilisez l'icÙne pour accÈder au calendrier. 8. Saisissez ensuite la date de fin, date ‡ laquelle le logiciel arrÍtera de gÈnÈrer les Ècritures. Remarque : Pour un guide ‡ utiliser sur plusieurs exercices, paramÈtrez la pÈriode sur líexercice
courant. Les dates seront mises ‡ jour automatiquement ‡ chaque clÙture annuelle et les Ècritures
seront donc gÈnÈrÈes exercice par exercice, au fur et ‡ mesure des clÙtures annuelles.
9. Choisissez líune des frÈquences díabonnement suivantes : Hebdomadaire, Mensuelle, Trimestrielle, Semestrielle, Annuelle. 10. Avec le bouton ParamÈtrer, dÈterminez le jour exact (pour une frÈquence Hebdomadaire, par
exemple tous les mardis), le jour dans le mois (pour une frÈquence Mensuelle, par exemple, le 1
er jour
du mois) et le mois (pour une frÈquence Trimestrielle, par exemple le deuxiËme mois du trimestre). En
Printed Documentation
122
choisissant une frÈquence mensuelle, vous avez Ègalement la possibilitÈ de dÈterminer une
frÈquence annuelle en ne sÈlectionnant quíun seul mois. 11. Cliquez sur OK pour valider. Toutes les lignes díabonnement arrivÈes ‡ ÈchÈance ‡ la date du jour seront proposÈes ‡ líouverture du
dossier si vous avez activÈ la gÈnÈration automatique dans les prÈfÈrences du dossier, onglet Divers. Autrement, toutes les Ècritures díabonnement pourront Ítre produites par la commande GÈnÈration des
Abonnements du menu Quotidien. 320 Guide d'Abonnement : ParamÈtrage de la frÈquence
Dans cette fenÍtre, vous devez prÈciser un jour, un mois ou une pÈriode sur laquelle líabonnement doit
Ítre gÈnÈrÈ. En fonction de la frÈquence choisie, les options proposÈes ne sont pas les mÍmes. Pour une frÈquence
hebdomadaire, vous devez indiquer le ou les jours de la semaine, pour une frÈquence mensuelle, le jour
du mois et pour une frÈquence trimestrielle, le mois du trimestre ainsi que le jour. 321 LibellÈs des Ecritures
322 LibellÈs des Ecritures
Cette option vous permet de crÈer une liste des libellÈs les plus utilisÈs dans vos Ècritures comptables, et ainsi de gagner du temps en Saisie Comptable . Cette liste níest cependant pas indispensable,
líintitulÈ du compte pouvant se reporter automatiquement en libellÈ de líÈcriture. Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + LibellÈs des Ecritures
Fonctions disponibles
Vous pouvez :
CrÈer de nouveaux libellÈs
Consulter ou modifier une fiche
Supprimer les libellÈs que vous níutilisez plus
Imprimer la liste des libellÈs
Trier la liste
Importer des libellÈs
Exporter des libellÈs
Chaque onglet affiche la liste des libellÈs pouvant Ítre utilisÈ pour chaque type de journal. La
rÈpartition de ces libellÈs dans les onglets dÈpend uniquement du type choisi ‡ la crÈation du libellÈ. Pour rechercher un libellÈ díaprËs son code, saisissez les premiers caractËres dans la zone
Rechercher. 323 CrÈation de LibellÈs
Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + LibellÈs des Ecritures
Comment faire ?
1. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors.
Fichiers de DonnÈes
123
2. Saisissez le libellÈ. 3. Indiquez le type de journal dans lequel le libellÈ doit síafficher, et cliquez sur OK. En saisie díÈcritures, vous pourrez complÈter automatiquement la liste des libellÈs gr‚ce ‡ la touche
F6. 324 Consulter ou modifier une fiche LibellÈ
AccÈdez aux libellÈs des Ècritures par DonnÈes + LibellÈs des Ecritures et double-cliquez sur un
libellÈ, ou utilisez le bouton Modifier. Le type de journal ne peut Ítre modifiÈ. Síil est incorrect, supprimez le libellÈ et recrÈez-le. 325 Supprimer un LibellÈ
AccÈdez aux libellÈs des Ècritures par DonnÈes + LibellÈs des Ecritures, sÈlectionnez le libellÈ et
cliquez sur le bouton Supprimer. Confirmez la suppression. 326 Imprimer la liste des LibellÈs
AccÈdez aux libellÈs des Ècritures par DonnÈes + LibellÈs des Ecritures et cliquez sur le bouton
Imprimer. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 327 Trier la liste des LibellÈs
Trier les libellÈs des Ècritures vous permettra de positionner les libellÈs les plus utilisÈs en haut de liste. Pour cela : SÈlectionnez un libellÈ et cliquez sur le bouton Monter. SÈlectionnez un libellÈ et cliquez sur le bouton Descendre. Pour retrouver un classement alphabÈtique, cliquez dans líentÍte de la colonne LibellÈ. 328 Exporter des LibellÈs
Cette option vous permet díexporter les libellÈs des Ècritures. Comment faire ?
1. AccÈdez ‡ líoption DonnÈes + LibellÈs des Ecritures. 2. Cliquez sur le bouton Exporter. 3. Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ exporter. 4. Cochez la case Compresser ce fichier au format Zip si vous souhaitez que la
taille du fichier soit rÈduite, pour un envoi par e-mail par exemple. 5. Vous pouvez protÈger le fichier par un mot de passe, en cochant la case
correspondante et en saisissant le mot de passe : il sera demandÈ lors de la
dÈcompression, au moment de líimportation. Attention : ce mot de passe ne doit
pas Ítre perdu, sinon la dÈcompression sera impossible, et les libellÈs ne
pourront Ítre importÈs. 6. Afin díenvoyer le fichier directement par e-mail, cochez la case correspondante et
indiquez líadresse du destinataire : un nouvel e-mail sera automatiquement
ouvert, avec le fichier en piËce jointe. 329 Importer des LibellÈs
Cette option vous permet de rÈcupÈrer les libellÈs des Ècritures paramÈtrÈs par votre Expert-Comptable
ou votre revendeur.
Printed Documentation
124
Comment faire ?
1. AccÈdez ‡ líoption DonnÈes + LibellÈs des Ecritures. 2. Cliquez sur le bouton Importer. 3. Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ importer. 4. Si le fichier est protÈgÈ par un mot de passe, cochez la case et tapez le mot de
passe, puis cliquez sur OK. 330 Modes de RËglements
331 Les Modes de RËglements (en mode CrÈances - Dettes)
Le module de vente vous permet de rÈaliser des factures et díenregistrer un rËglement client. La gestion des modes de rËglements permet : díimprimer en pied de facture, le mode de rËglement du client, díenregistrer dans líÈchÈancier le mode de rËglement utilisÈ, si vous le souhaitez, de gÈnÈrer des Ècritures de rËglements sur un compte de trÈsorerie spÈcifique ‡
chaque mode de rËglement. Si le mode de rËglement habituel du client est connu, saisissez le directement dans la fiche du compte
client : il sera automatiquement proposÈ en rËglement de facture. Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Modes de RËglements
332 CrÈation d'un Mode de RËglement
1. AccÈdez ‡ la gestion des modes de rËglements par le menu DonnÈes + Modes de RËglements. 2. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors. 3. Saisissez le code du mode de rËglement, le libellÈ, le type et le numÈro de compte comptable. 333 Devises
334 Les Devises
Pour enregistrer des montants en devise, vous devez crÈer un code pour chacune des devises avec
lesquelles vous travaillez. Cette commande permet de dÈfinir les codes devises et le taux de change associÈ. Ces codes serviront
‡ la conversion des devises OUT en FRF. Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Devises
Comment crÈer une devise ?
1. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors. 2. Saisissez le code et le libellÈ de la devise. 3. Saisissez le nom de líunitÈ et de la sous-unitÈ (centimes, cents, ..).
Fichiers de DonnÈes
125
4. Indiquez si la devise fait partie de la zone euros. 5. Saisissez le cours de la devise par rapport ‡ la monnaie locale. 335 Fichiers non Comptables
336 Les Pays
Par dÈfaut, les pays les plus courants sont dÈj‡ crÈÈs. Cependant, vous pouvez crÈer des pays supplÈmentaires gr‚ce au bouton Nouveau. Indiquez alors le
nom du pays, la devise et si le pays est membre de la UE ou non. Avant de crÈer le pays, vous devez crÈer la devise qui lui correspond par le menu DonnÈes + Devises
puisque toutes les devises ne sont pas crÈÈes. 337 Les DÈpartements
Par dÈfaut, tous les dÈpartements sont dÈj‡ crÈÈs. Cependant, vous pouvez crÈer des dÈpartements supplÈmentaires gr‚ce au bouton Nouveau. Indiquez
alors le code et le nom du dÈpartement. 338 Les Codes Postaux
Par dÈfaut, tous les codes postaux franÁais sont dÈj‡ crÈÈs. Cependant, aucun code postal pour les autres pays nía ÈtÈ crÈÈ. Vous avez donc la possibilitÈ díajouter
un code postal franÁais, ou pour un autre pays, gr‚ce au bouton Nouveau.
Indiquez alors le code postal, la ville, le dÈpartement et le pays. En revanche, le dÈpartement et le pays
doivent Ítre crÈÈs auparavant. 339 Immobilisations
340 Les Immobilisations
Le suivi des immobilisations permet díobtenir automatiquement le calcul des plus ou moins values pour
la dÈclaration 2035. La liste des immobilisations (Gestion des immobilisations du menu DonnÈes + Autres fichiers +
Immobilisations) est classÈe par ordre croissant de code article. Pour crÈer une nouvelle
immobilisation, cliquez sur le bouton Nouveau et dÈfinissez sa fiche. 341 La fiche de líImmobilisation
Date díachat/ Date de mise en service
Pour une immobilisation en mode DÈgressif, la date díachat est obligatoire, la premiËre annuitÈ est
calculÈe ‡ partir de cette date (au prorata du nombre de mois, le premier mois Ètant le mois de la
date díachat). Pour une immobilisation en mode LinÈaire, la date de mise en service est obligatoire pour le calcul
de la premiËre annuitÈ (au prorata du nombre de jours). Mode díamortissement
Vous pouvez choisir parmi l'un des six modes d'amortissement proposÈs :
Printed Documentation
126
Le mode Aucun
Lorsque le bien n'est pas amortissable, un terrain ‡ b‚tir par exemple, le logiciel gÈnËre aucun
renseignement relatif ‡ un amortissement. Le mode LinÈaire
Il rÈpartit de maniËre Ègale les dÈprÈciations sur la durÈe de vie du bien. Le taux
d'amortissement linÈaire est obtenu en divisant 100 par le nombre d'annÈes de la durÈe de vie
du bien. Le montant de la derniËre annuitÈ, correspond ‡ la diffÈrence entre une annuitÈ complËte
et le montant amorti lors de la premiËre annuitÈ. Le mode DÈgressif
Ce systËme est caractÈrisÈ par l'application d'un taux constant ‡ une valeur dÈgressive. Le taux
d'amortissement est Ègal au produit du taux linÈaire par un coefficient qui varie suivant la durÈe
de vie du bien. Un bien d'occasion et/ou un bien dont la durÈe de vie est infÈrieure ‡ trois ans ne
peut faire l'objet d'un amortissement dÈgressif. Le logiciel applique les coefficients suivants au
taux constant. Cependant vous pouvez modifier un coefficient dans la zone coefficient dÈgressif. DurÈe d'utilisation du bien = d Coefficient
3 =< d <= 4 1,5
4 < d <= 6 2
d > 6 2,5
Le mode Exceptionnel
Il est accordÈ pour encourager certains investissements mobiliers ou immobiliers, tels que la
recherche scientifique et technique, la lutte contre la pollution de l'air atmosphÈrique et des eaux
industrielles... Les taux calculÈs sont linÈaires. Le logiciel fait une distinction entre des amortissements exceptionnels : MDEE (MatÈriel DestinÈ ‡ Economiser líEnergie) : DurÈe d'amortissement sur un an. Logiciel : DurÈe variable (un an en gÈnÈral). Mode Aucun : Ce mode doit Ítre sÈlectionnÈ pour une immobilisation non
amortissable. Mode VÈhicule de Tourisme : Ce mode correspond ‡ un amortissement dÈgressif. DurÈe díamortissement (annÈe)
Indiquez la durÈe en annÈe. DurÈe díamortissement (mois)
Si vous gÈrez une durÈe d'amortissement qui n'est pas un nombre d'annÈes entier, indiquez le
nombre de mois supplÈmentaires (6 pour une demi-annÈe). La saisie de la durÈe díun amortissement
dÈgressif a pour effet díappliquer un taux bien prÈcis. Coefficient dÈgressif
Cette zone est uniquement accessible dans le cas d'un amortissement dÈgressif.
Fichiers de DonnÈes
127
Plan díamortissement
A la validation de la fiche díimmobilisation, le plan díamortissement calculÈ automatiquement par le
logiciel síaffiche. Il reste consultable ‡ tout moment ‡ partir du bouton Plan. Cessions díimmobilisations
En cas de cession díune immobilisation, ouvrez la fiche díimmobilisation et cliquez sur le bouton
Cession. Une impression des immobilisations sorties est disponible. En impression de la dÈclaration 2035, les immobilisations sont automatiquement reprises et un calcul
des plus ou moins values est effectuÈ pour les immobilisations sorties. 342 Impression des Immobilisations et des Cessions
Vous pouvez imprimer vos immobilisations et vos cessions par le menu DonnÈes + Autres fichiers +
Immobilisations. Par dÈfaut, le logiciel vous propose líimpression pour toutes les immobilisations, mais vous pouvez
sÈlectionner une autre fourchette. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 343 AssociÈs
344 Les AssociÈs
Les associÈs seront automatiquement repris dans la dÈclaration 2035. Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Autres fichiers + AssociÈs
Fonctions disponibles
Vous pouvez :
CrÈer de nouveaux associÈs
Consulter la liste des associÈs
Modifier une fiche
Supprimer les fiches que vous níutilisez plus
Vous pouvez trier la liste par ordre croissant ou dÈcroissant de code. Pour rechercher un associÈ
díaprËs son code, saisissez les premiers caractËres dans la zone Rechercher. 345 CrÈation díun AssociÈ
Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Autres fichiers + AssociÈs
Comment faire ?
1. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors. 2. Renseignez les diffÈrentes coordonnÈes de votre associÈ et validez en cliquant sur OK..
129
346 OpÈrations de ClÙture
347 Validation des Ecritures
La Validation permet de rendre irrÈversible le contenu díune Ècriture comptable, cíest-‡-dire tout ce qui
la compose. Seuls líÈchÈancier, líanalytique, le lettrage et le rapprochement bancaire seront encore possibles sur les
lignes validÈes. Cette opÈration est indispensable afin que votre comptabilitÈ soit considÈrÈe comme sincËre, rÈguliËre et
probante par líadministration fiscale. Cette Ètape est nÈcessaire avant la clÙture de vos mois, et donc de votre exercice. Attention : Une fois les Ècritures validÈes, elles ne seront plus modifiables, ni supprimables. Cette opÈration est irrÈversible. Une sauvegarde de vos donnÈes est vivement conseillÈe. Vous
pourrez cependant toujours ajouter de nouvelles Ècritures. Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. 348 Comment y accÈder ?
Barre de menu ClÙtures + Validation des Ecritures
349 Comment faire ?
SÈlectionnez les critËres des Ècritures ‡ valider : pÈriode et fourchette de journaux. Sur cette
pÈriode, líajout díÈcritures sera toujours possible. Lancez la validation en cliquant sur OK. 350 Messages survenus lors de la validation
27 ´ Le journal VE contient des Ècritures de simulation sur la pÈriode spÈcifiÈe : veuillez
confirmer ou supprimer ces Ècritures avant la validation. ª : La commande Ecritures de
simulation du menu Quotidien vous permettra de confirmer ces Ècritures. 28 ´ Le journal VE est dÈsÈquilibrÈ pour le mois de janvier et une Ècriture de rÈÈquilibrage sur un
compte díattente a ÈtÈ gÈnÈrÈe par le logiciel. Vous devez supprimer cette ligne et saisir la
contrepartie adÈquate. ª : Vous devez supprimer la ligne gÈnÈrÈe par le logiciel sur le compte 470 et
saisir la contrepartie correcte ou corriger le dÈsÈquilibre. 29 ´ Certaines Ècritures de TVA sur les encaissements níont pas de numÈro de piËce. Nous
vous rappelons que pour pouvoir gÈrer la dÈclaration de TVA, vous devez indiquer sur
toutes les factures avec de la TVA sur les encaissements un numÈro de piËce unique. ª : Si
vous gÈrez la dÈclaration de TVA et la TVA sur les encaissements, le n° de piËce est
indispensable sur toutes vos factures avec TVA sur encaissements. Vous devez donc corriger vos
Ècritures. 30 ´ Certaines Ècritures sur la pÈriode spÈcifiÈe níont pas de numÈro de piËceÖ ª :
ConformÈment ‡ líarticle 420-2 du PCG, tout enregistrement comptable doit prÈciser les
rÈfÈrences de la piËce justificative qui líappuie. Le logiciel vous affiche ce message car certaines
Ècritures níont pas de numÈros de piËce. Si vous rÈpondez Non ‡ ce message, le logiciel vous
ouvrira automatiquement la Saisie Standard sur les Ècritures sans n° de piËces afin que vous les
complÈtiez. Vous pouvez cependant poursuivre líopÈration de validation en rÈpondant Oui, par
exemple si cette rÈfÈrence a ÈtÈ saisie dans un autre champ (N° de document, LibellÈÖ).
Printed Documentation
130
31 ´ Le journal AC prÈsente un dÈsÈquilibre pour la pÈriode spÈcifiÈe. ª : Vous devez
impÈrativement Èquilibrer le journal. 351 ConsÈquences de la validation
Les Ècritures validÈes ne peuvent plus Ítre ni modifiÈes, ni supprimÈes. Seuls le lettrage et le
rapprochement bancaire sont encore possibles (et Èventuellement la saisie díun mÈmo). Vous
pouvez identifier les lignes validÈes par un cadenas en Saisie Standard et en Consultation de
Comptes, sur líimpression des Journaux et du Grand-Livre. 352 Cas particulier : la contrepartie en pied de journal
Vous avez peut-Ítre paramÈtrÈ vos journaux de banque en contrepartie pied de journal. Dans ce cas,
le montant des contreparties est cumulÈ chaque mois en en deux lignes (total dÈbit, total crÈdit), en
pied de journal. La validation des Ècritures a pour but de rendre intangibles vos Ècritures comptables. AprËs
validation des Ècritures du mois, les lignes de contrepartie ne seront donc plus modifiables (‡ noter
que vous ne pourrez pas valider une partie du mois puisque líÈquilibre des Ècritures ‡ valider ne sera
pas respectÈ). Si vous ajoutez alors de nouvelles Ècritures dans le mois concernÈ, la contrepartie se fera
automatiquement en ligne ‡ ligne, puisque les lignes de contrepartie globales seront figÈes. Par contre, sur un mois sur lequel aucune Ècriture níaura ÈtÈ validÈe, la contrepartie se fera toujours
en pied de journal. 353 La ClÙture Mensuelle
La ClÙture Mensuelle a pour effet de verrouiller les journaux et díempÍcher tout nouvel ajout. Avant de
clÙturer les mois, vous devez dans un premier temps valider les Ècritures. Líabsence de ClÙture Mensuelle níempÍche pas le bon fonctionnement du logiciel, mais elle est
indispensable pour Ítre en conformitÈ avec la lÈgislation fiscale. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est vivement conseillÈe. Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. 354 Comment y accÈder ?
Barre de menu ClÙtures + ClÙture Mensuelle
355 Comment faire ?
32 SÈlectionnez le ou les journaux ‡ clÙturer par simple clic dans la liste. 33 SÈlectionnez ensuite le mois jusqu'auquel vous dÈsirez clÙturer les mouvements. 34 Lancez la clÙture en cliquant sur OK. Attention : AprËs la clÙture des journaux, aucune Ècriture sur la pÈriode antÈrieure (mois
compris) ne pourra Ítre modifiÈe. Toutefois, une maintenance des journaux pourra Ítre
demandÈe par le menu Outils + Maintenance Technique, mais nÈcessitant un mot de passe
que vous pourrez acquÈrir en appelant le service technique. Remarque : Vous devez comptabiliser les factures avant de lancer la clÙture mensuelle des
journaux concernÈs. 356 Messages survenus lors de la clÙture
OpÈrations de ClÙture
131
´ Le journal VE contient des Ècritures non validÈes sur la pÈriode spÈcifiÈe : veuillez valider
ou supprimer ces Ècritures avant la clÙture. ª : La commande Validation des Ecritures du
menu ClÙtures vous permettra de valider vos Ècritures. ´ Le compte 530 du journal CA est crÈditeur. ª : VÈrifiez les saisies du compte 530. Une caisse
ne doit en aucun cas Ítre crÈditrice. ´ Impossible de clÙturer le journal VE sur la pÈriode spÈcifiÈe : veuillez comptabiliser les
factures avant la clÙture. ª : Cliquez sur le bouton DÈtails si vous souhaitez obtenir et imprimer
la liste des factures concernÈes, puis comptabilisez ces factures. 357 GÈnÈration des Soldes N-1
Cette option vous permet d'obtenir des montants dans les colonnes N-1 du Bilan et du Compte de
RÈsultat. 358 Comment y accÈder ?
Barre de menu ClÙtures + GÈnÈration des Soldes de líExercice N-1
359 Comment faire ?
CrÈez votre dossier sur votre exercice comptable courant. En Saisie Standard, dans le journal AN, saisissez une balance de dÈbut d'exercice, correspondant ‡ la balance de fin d'annÈe de l'exercice prÈcÈdent. Le principe est de saisir la
balance avec les comptes de charges et de produits. Lancez ensuite l'option GÈnÈration des soldes de l'exercice N-1 du menu ClÙtures, en
indiquant le code du journal AN. Cette gÈnÈration entraÓne la copie de la valeur saisie dans le
journal AN dans la colonne DÈbit ou CrÈdit N-1 du compte (dans le plan comptable). AprËs ce traitement, supprimez les Ècritures des comptes de charges et de produits, pour les
remplacer par une Ècriture sur le compte rÈsultat de l'exercice. 360 GÈnÈration des RAN Provisoires sur N+1
La GÈnÈration des RAN Provisoires sur N+1 permet díeffectuer une simulation de la clÙture annuelle. Cette gÈnÈration a lieu au premier mois de líexercice suivant et síapplique aux comptes díactif et de
passif, cíest-‡-dire appartenant aux classes 1 ‡ 5. Ces ‡ nouveaux provisoires seront bien entendu
regÈnÈrÈs lors de la ClÙture Annuelle dÈfinitive. 361 Comment y accÈder ?
Barre de menu ClÙtures + GÈnÈration des RAN Provisoires sur N+1
362 La numÈrotation interne
Dans le cadre du contrÙle des comptabilitÈs informatisÈes pour lequel líadministration fiscale a publiÈ le
Bulletin Officiel des ImpÙts de la DGI n°12 du 24 janvier 2006, toutes les lignes díÈcritures díun
líexercice sont numÈrotÈes lors de la clÙture annuelle. Pour voir ce numÈro interne, il y plusieurs possibilitÈs :
Vous pouvez ouvrir líexercice archivÈ aprËs la clÙture annuelle et gÈnÈrer l'Export ContrÙle Fiscal . Vous pouvez, toujours depuis líexercice archivÈ, imprimer les journaux et/ou un grand livre en
utilisant les modËles díimpressions ´ Paysage ª paramÈtrÈs ‡ cet effet.
Printed Documentation
132
Vous pouvez accepter líarchivage des donnÈes en clÙture annuelle (Etape Options de clÙture). Le
fichier gÈnÈrÈ contiendra dans un rÈpertoire Archive notamment un fichier nommÈ
Ecriture.csv (exploitable hors du produit, par exemple par Excel)
Ce fichier contient les ÈlÈments qui composent toutes les lignes díÈcriture, notamment le
numÈro interne. Vous pouvez, depuis líexercice archivÈ, gÈnÈrer le fichier díarchivage des donnÈes qui contient, comme líarchivage ‡ la clÙture, le fichier Ecriture.csv. 363 Impressions
364 Le Journal GÈnÈral
Le Journal GÈnÈral, appelÈ aussi Journal Centralisateur est un Ètat de fin díexercice qui permet
díobtenir, pour chaque journal et pour chaque mois de la pÈriode de rÈfÈrence, le total DÈbit et CrÈdit.
365 Comment y accÈder ?
Barre de menu ClÙtures + Journal GÈnÈral
Remarque : En impression, le journal est considÈrÈ comme ´ Provisoire ª tant que les Ècritures prises
en compte níont pas ÈtÈ validÈes. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 366 La DÈclaration 2035
LíaccËs ‡ líimpression de la dÈclaration 2035 agrÈÈe nÈcessite un code díactivation particulier
(contactez notre service commercial au 01 34 94 80 20 pour vous le procurer). De ce fait, vous
pouvez directement imprimer cette dÈclaration et líenvoyer ‡ votre centre díimpÙt. La dÈclaration 2035 est un Ètat de fin díannÈe, mais vous avez la possibilitÈ de líÈditer ‡ tout moment
pour une pÈriode. Cette option propose automatiquement des onglets qui vous permettent de saisir des
informations complÈmentaires : montant brut des salaires, crÈdit de formation, immobilisationsÖ
Si vous souhaitez modifier le paramÈtrage de la dÈclaration 2035, cliquez ici. Vous pourrez aussi tÈlÈ-transmettre votre dÈclaration 2035 par EDI ‡ votre centre díimpÙt et votre
association de gestion agrÈe. 367 Comment y accÈder ?
Barre de menu ClÙtures + DÈclaration 2035
Certains ÈlÈments doivent Ítre saisis au prÈalable dans líoption CoordonnÈes du menu Dossier +
PropriÈtÈs : Les informations relatives ‡ l'identification de l'entreprise : Raison sociale et adresse de líentreprise (onglet Adresse) Siret, NumÈro de TVA et NAF (onglet Identification) Les informations relatives au TrÈsor Public (onglet TrÈsor Public) : Adresse du TrÈsor Public
OpÈrations de ClÙture
133
Recette, N° de dossier, clÈ, CDI, Code service, Code rÈgime et Statut. Si vous Ítes un professionnel de la santÈ, renseignez votre code activitÈ dans líoption PrÈfÈrences
du menu Dossier + PropriÈtÈs (onglet Exercice). 368 Les associÈs
Si vous avez des associÈs, crÈez-les dans DonnÈes + Autres fichiers + AssociÈs. Ils seront
automatiquement repris dans líimpression de la 2035. 369 Les immobilisations
Toutes les immobilisations crÈÈes par la gestion des immobilisations du menu DonnÈes + Autres
fichiers + Immobilisations síaffichent. Les fiches sont modifiables ce qui permet de saisir le
montant dÈj‡ amorti. 370 Plus ou moins values
Les plus ou moins values rÈalisÈes sont calculÈes automatiquement ‡ partir des informations saisies
en cession des immobilisations. Elles restent modifiables. 371 Lancement de líimpression
Lorsque vos onglets sont complÈtÈs, cliquez sur le bouton OK pour accÈder ‡ la boÓte díimpression
et lancez líimpression avec le modËle 2035. 372 Voir aussi la partie
35 Option EDI
373 Etapes de l'assistant ‡ la ClÙture Annuelle
374 ClÙture Annuelle : Etape Nouvel exercice
VÈrifiez la date de fin d'exercice proposÈe pour líexercice suivant, les diffÈrents journaux proposÈs
par dÈfaut puis passez ‡ líÈtape suivante. 375 ClÙture Annuelle : Etape Options
376 Conserver les Ècritures de tiers non lettrÈes (mode CrÈances / Dettes)
Laissez cette case cochÈe, afin de pouvoir rÈaliser, líannÈe suivante, le lettrage des rËglements avec
les factures de líannÈe clÙturÈe. Cependant, si vous ne faites aucun lettrage, dÈcochez cette option. Remarque : Si vous gÈrez la TVA sur les encaissements, et la dÈclaration de TVA, il est
indispensable de garder cette case cochÈe afin de conserver le dÈtail des lignes de TVA
(notamment pour les factures non encore rÈglÈes). Les comptes de TVA sur encaissements
doivent auparavant Ítre paramÈtrÈs pour le lettrage (onglet Divers du compte). 377 Conserver les Ècritures de banque non rapprochÈes (mode CrÈances / Dettes)
Laissez cette case cochÈe, afin de pouvoir pointer, ‡ partir des nouveaux relevÈs bancaires, les
montants de la banque saisis sur líannÈe clÙturÈe. Cependant, si vous ne faites pas de
rapprochement bancaire, dÈcochez cette option
Pour un Rapprochement par Compte, le logiciel recherche toutes les lignes d'Ècritures des comptes
de banque non pointÈes et conserve les Ècritures correspondantes. Pour un Rapprochement par Journal, le logiciel recherche toutes les lignes d'Ècritures des comptes
de tiers non pointÈes et conserve les Ècritures correspondantes.
Printed Documentation
134
378 GÈnÈrer des Ècritures de regroupement (OD de clÙture)
Cochez cette case afin que le logiciel saisisse les OD de clÙture. Cela consiste ‡ calculer, dans
líexercice ‡ clÙturer, le bÈnÈfice (ou la perte) dans le journal díOD, et díannuler par une
contrepartie le dÈtail de vos Ècritures des comptes de charges et de produits. Ces Ècritures seront
automatiquement validÈes. Pour le nouvel exercice, cette option nía aucune influence puisque les
comptes de charges et de produits sont automatiquement remis ‡ zÈro. Attention : Cela signifie qu'‡ la rÈÈdition de la balance de l'exercice archivÈ, tous les comptes
de la classe 6 et 7 Ètant soldÈs, ceux-ci ne seront pas ÈditÈs par dÈfaut, par contre, dans le
compte 120 sera ventilÈ le rÈsultat de l'exercice. 379 Supprimer les comptes de tiers non mouvementÈs
Laissez cette case cochÈe si vous souhaitez que le logiciel Èpure le plan comptable. Cela permet
díallÈger votre plan comptable entreprise de numÈros de comptes inutiles. Toutefois, une relance
commerciale sera toujours possible ‡ partir de ces comptes de tiers, en reprenant le dossier
d'archive contenant l'exercice N-1. 380 ClÙture Annuelle : Etape Options de clÙture
Remarque : Ces actions nÈcessitant díÍtre tracÈes, un ÈvÈnement est crÈÈ.
Laissez la case GÈnÈrer des PDF pour líimpression du journal, grand livre et balance dÈfinitive
cochÈe afin que le logiciel rÈalise et archive des PDF pour líimpression du journal, grand livre et
balance dÈfinitive
Laissez la case Archivage de la base cochÈe afin que le logiciel rÈalise et archive un export total de
toute la base.
Il síagit díexporter les tables de votre dossier (Comptes, Ecritures, JournauxÖ) dans des fichiers
CSV qui sont exploitables hors de votre logiciel. Ils peuvent Ítre ouverts par des logiciels comme
EXCEL, Wordpad Ö. Un archivage similaire est possible hors de la clÙture, cíest líArchivage des donnÈes
Indiquez dans Emplacement de sauvegarde de ces donnÈes líendroit o˘ seront placÈs la
sauvegarde automatique du dossier, les PDF pour líimpression du journal, grand-livre et balance, ainsi que líarchivage de la base. Le nom du fichier est : Cloture-Compta-Nomdudossier-0107-1207.zip o˘ 0107-1207
correspond au mois et ‡ líannÈe du dÈbut et de la fin de líexercice en cours de clÙture ( dans
notre exemple janvier 2007 ‡ dÈcembre 2007). 381 ClÙture Annuelle : Etape Confirmation
Cliquez sur Suivant pour procÈder au lancement de la clÙture. 36 Si les journaux níont pas ÈtÈ clÙturÈs mensuellement, un message vous en avertit. Cliquez sur
OUI pour que la clÙture annuelle gÈnËre les clÙtures mensuelles et donc poursuivre la clÙture. 37 Le logiciel lance un recalcul des soldes : si votre comptabilitÈ níest ÈquilibrÈe, la clÙture est
abandonnÈe : vous devez Èquilibrer vos journaux.
OpÈrations de ClÙture
135
Un message vous annonce enfin que la clÙture annuelle est terminÈe. Cliquez sur Terminer : vous
constatez que les dates en haut de líÈcran ont changÈ.
382 ConsÈquences de la ClÙture Annuelle
La clÙture annuelle a pour effet : de vÈrifier que toutes les pÈriodes sont clÙturÈes ; de figer les opÈrations effectuÈes pendant cet exercice : il n'est alors plus possible de saisir ou
modifier des Ècritures ; de numÈroter les lignes díÈcritures de líexercice clÙturÈ ; de gÈnÈrer les Ècritures d'A-Nouveaux (dÈtaillÈes ou non pour les Ècritures de tiers ou de trÈsorerie)
dans le journal AN ; ces Ècritures seront automatiquement validÈes ; de gÈnÈrer l'Ècriture de rÈsultat dans un journal (OD).
137
383 Outils
384 Maintenance
385 Maintenance
Les outils de maintenance sont scindÈs en deux menus : la Maintenance Utilisateur regroupant des
fonctionnalitÈs relevant du fonctionnement usuel du logiciel, et la Maintenance Technique regroupant
des fonctionnalitÈs ‡ exÈcuter sous le contrÙle du service technique d'EBP. Maintenance Utilisateur Recalcul des Soldes
RÈindexation par Date
RÈorganisation des Fichiers
Reformatage des Comptes
ParamÈtrage du Plan de Regroupement
Maintenance Technique
Maintenance des Journaux
Maintenance du dÈtail des A-Nouveaux
Purge des EchÈances
38 Suppression d'Ecritures Comptables
DÈverrouillage des Ecritures
386 Maintenance Utilisateur
387 Archivage des DonnÈes
LíArchivage des DonnÈes est un export total de votre base exploitable indÈpendamment du produit. Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ.
Il síagit díexporter les tables de votre dossier (Comptes, Ecritures, JournauxÖ) dans des fichiers CSV. Ces fichiers CSV sont exploitables hors de votre logiciel. Ils peuvent Ítre ouverts par des logiciels
comme EXCEL, Wordpad Ö. Les fichiers gÈnÈrÈs sont compressÈs dans un fichier ZIP. Ce dernier contient aussi un fichier doc.xml
qui contient les noms et descriptions de chacune des tables ainsi que les noms et descriptions de
chacune des colonnes de chaque table. Le fichier ZIP est gÈnÈrÈ dans le rÈpertoire de sauvegarde, et se nomme Archive-Compta- Nomdudossier-0107-1207.zip o˘ ´ 0107-1207 ª correspond au mois et ‡ líannÈe du dÈbut et de la fin
de líexercice ( dans notre exemple janvier 2007 ‡ dÈcembre 2007). Ce fichier peut Ítre fourni ‡ l'administration en cas de contrÙle fiscal. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Archivage des DonnÈes
Printed Documentation
138
388 Maintenance : Recalcul des Soldes
Le Recalcul des Soldes va remettre ‡ zÈro et recalculer les soldes et les cumuls mensuels N et N+1
des comptes et des journaux. De plus, si dans les prÈfÈrences et les racines de comptes, les options
Aucune ÈchÈance et TVA sur les dÈbits (aussi bien pour les ventes que pour les achats) sont
cochÈes, la zone Sans ÈchÈance dans chaque compte de tiers sera activÈe. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + Recalcul des Soldes
389 Maintenance : RÈindexation par Date
Par dÈfaut, dans les journaux, vos Ècritures sont classÈes par ordre de saisie. La RÈindexation permet
de les classer par ordre chronologique. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est fortement recommandÈe. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + RÈindexation par Date
390 Maintenance : RÈorganisation des Fichiers
La RÈorganisation permet de rÈduire la taille de vos fichiers de donnÈes si des suppressions
díenregistrements ont ÈtÈ rÈalisÈes. De plus, si vous possÈdez líoption DDF (gÈnÈration ODBC), la
rÈorganisation a pour effet de gÈnÈrer ces fichiers. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est fortement recommandÈe. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + RÈorganisation des Fichiers
Ce traitement peut Ítre assez long, nous vous conseillons donc de le lancer pendant une pause. 391 Maintenance : Reformater les Comptes
La longueur des comptes est par dÈfaut sur 10 caractËres pour tous les comptes. Vous pouvez modifier
cette longueur et prÈciser si le logiciel doit complÈter ou non les comptes par des zÈros. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + Reformater les Comptes
Type de comptes
Il est possible de dÈfinir des longueurs de compte diffÈrentes selon le type de comptes. Comptes gÈnÈraux : Regroupe tous les comptes, sauf les clients et les fournisseurs. Comptes auxiliaires : Regroupe tous les clients et les fournisseurs. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est fortement recommandÈe. 392 ParamÈtrage du plan de regroupement
Outils
139
Vous avez la possibilitÈ de modifier le paramÈtrage de la 2035, si par exemple, certains comptes
particuliers ne sont pas repris dans le regroupement de base.
Important : Notez bien toutes les modifications apportÈes, afin de pouvoir les rÈcupÈrer lors
díune mise ‡ jour. 393 AccËs au plan de regroupement
Le paramÈtrage est aussi nommÈ ´ Plan de regroupement ª. Pour modifier le plan de regroupement, vous devez accÈder ‡ líoption Plan de regroupement du menu Outils + Maintenance Utilisateur. Recherchez dans le fichier de paramÈtrage le bloc correspondant ‡ líÈtat ‡ modifier. Le bloc
commence par :
{2035[BNC,CONTROL]=2035 : RÈgime de la
DÈclaration ContrÙlÈe
Pour la dÈclaration 2035
394 Syntaxe ‡ utiliser
Sur líimpression du Bilan ou du Compte de RÈsultat, vous constatez que chaque case est identifiÈe
par un ensemble de deux lettres (AA, AB, etc.). Dans le fichier contenant le plan de regroupement ‡
modifier (regroup.ini), vous retrouvez ces codes en dÈbut de ligne. Gr‚ce ‡ ce code, positionnez- vous sur la ligne ‡ modifier. Voici la signification de la syntaxe utilisÈe :
Extrait du regroup.ini 395 Signification
´ AA=109 ª La case AA reprend le solde de tous les comptes de
racine 109
´ AC=-2801 ª La case AC reprend le solde de tous les comptes de
racine 2801 (comptes gÈnÈralement crÈditeurs, dío˘ le
signe ñ qui inverse le montant) ´ AG=-2805-2905 ª La case AG cumule les soldes de tous les comptes de
racine 2805 et 2905
´ BX=41...411+41A...41Z+413 ª La case BX cumule les soldes de tous les comptes
compris entre la racine 41 et 411, de tous les comptes
compris entre la racine 41A et 41Z, et de tous les
comptes de racine 413, Ö
´ CF=51(D)-5186(D) ª La case CF reprend les soldes de tous comptes de
racine 51 si le solde est dÈbiteur, moins le solde des
comptes de racine 5186 si le solde est dÈbiteur, Ö
´ DU=-164-512(C)-514(C) ª La case DU cumule le solde de tous les comptes de
racine 164, de tous les comptes de racine 512 si le
solde est crÈditeur, et de tous les comptes de racine
514 si le solde est crÈditeur ´ DR:=DP+DQ ª La case DR cumule le rÈsultat de la case DP et de la
case DQ
396 Maintenance Technique
397 Mot de passe
Printed Documentation
140
Attention : cette option de maintenance donne accËs ‡ une opÈration qui ne relËve pas du
fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrÙle du service technique
d'EBP qui vous donnera un code d'accËs temporaire valable pour la journÈe. 398 Maintenance des journaux
Tant que vous níavez pas clÙturÈ líexercice, il vous est possible de dÈclÙturer vos journaux afin díajouter
des Ècritures manquantes. Toutefois, les Ècritures dÈj‡ prÈsentes sur les pÈriodes clÙturÈes ne pourront
Ítre ni modifiÈes, ni supprimÈes, puisquíelles ont ÈtÈ validÈes. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Technique + Maintenance des Journaux
Attention : Cette option de maintenance donne accËs ‡ une opÈration qui ne relËve pas du
fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrÙle du service technique
d'EBP qui vous donnera un code d'accËs temporaire valable pour la journÈe. Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Lors de
líaccËs ‡ la Maintenance des journaux vous devez díailleurs saisir une justification. Comment faire ?
SÈlectionnez le ou les journaux ‡ dÈclÙturer. SÈlectionnez le mois ‡ partir duquel la dÈclÙture doit avoir lieu. Validez et saisissez le motif de líutilisation de cette fonctionnalitÈ. Cette justification est
susceptible díÍtre vÈrifiÈe en cas de contrÙle fiscal. Log sur Maintenance
Pour consulter líhistorique des maintenances sur les journaux effectuÈes, accÈdez ‡ líoption Log sur
Maintenance du menu Outils + Maintenance Technique. 399 Maintenance : Purge des EchÈances
Si vous mettez en place la gestion des ÈchÈances au cours de votre activitÈ, vous avez peut-Ítre besoin
díÈpurer les anciennes ÈchÈances (dÈj‡ rÈglÈes, mais non pointÈes) afin de commencer dans un
ÈchÈancier de taille rÈduite. Attention : Vous devez impÈrativement rÈaliser une sauvegarde avant cette manipulation. Cette
opÈration est irrÈversible. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Technique + Purge des EchÈances
Attention : Cette option de maintenance donne accËs ‡ une opÈration qui ne relËve pas du
fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrÙle du service technique
d'EBP qui vous donnera un code d'accËs temporaire valable pour la journÈe. Comment faire ?
Outils
141
Indiquez la fourchette de comptes de tiers concernÈs. Indiquez la pÈriode de dates ‡ supprimer et cliquez sur OK.
Il existe une autre possibilitÈ pour Èpurer vos ÈchÈances. Une fois la gestion des ÈchÈances mise en
place, líÈchÈancier síouvrira automatiquement lors de la saisie díun rËglement afin de solder
líÈchÈance correspondant au rËglement saisi. Dans la fenÍtre de líÈchÈancier, dans laquelle vous
visualisez les ÈchÈances du compte, un bouton Epurer vous permet de supprimer les anciennes
ÈchÈances. Líavantage de cette option est que vous visualisez les ÈchÈances avant de les
supprimer. 400 Maintenance : Suppression d'Ecritures
Vous avez la possibilitÈ de supprimer une sÈrie díÈcritures. Pour supprimer les Ècritures non
comptables, cliquez ici. Attention : Vous devez impÈrativement rÈaliser une sauvegarde avant cette manipulation. Cette
opÈration est irrÈversible. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Technique + Suppression d'Ecritures
Attention : cette option de maintenance donne accËs ‡ une opÈration qui ne relËve pas du
fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrÙle du service technique
d'EBP qui vous donnera un code d'accËs temporaire valable pour la journÈe. Comment faire ?
Choisissez les diffÈrents critËres de la suppression : Fourchette de journaux
Fourchette de comptes
PÈriode
Remarque : Vous ne pouvez supprimer ici que les Ècritures de líexercice courant ou les
Èventuelles Ècritures saisies sur líexercice suivant. Pour toute suppression díÈcritures de dÈtail
díA-nouveaux, voir Maintenance du dÈtail des A-nouveaux. 401 Maintenance : DÈverrouillage des Ecritures
Si la case Verrouillage des Ècritures en communication entreprise-expert de líonglet Divers des
prÈfÈrences du dossier est cochÈe, cela signifie que les Ècritures importÈes ou exportÈes par líoption
Communication Entreprise-Expert sont verrouillÈes, cíest-‡-dire non modifiables et non supprimables, pour Èviter de modifier les Ècritures saisies par votre Expert-Comptable, ou celles transmises ‡ líExpert- Comptable, afin de ne pas fausser son travail. Les Ècritures verrouillÈes síaffichent en rouge foncÈ dans líoption Saisie Comptable du menu Quotidien. Cependant, si vous importez ou exportez par erreur des Ècritures, vous pouvez rÈaliser un
dÈverrouillage. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Technique + DÈverrouillage des Ecritures
Printed Documentation
142
Attention : cette option de maintenance donne accËs ‡ une opÈration qui ne relËve pas du
fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrÙle du service technique
d'EBP qui vous donnera un code d'accËs temporaire valable pour la journÈe. Comment faire ?
Cochez líoption adÈquate (dÈverrouiller les Ècritures exportÈes ou importÈes). SÈlectionnez le transfert concernÈ et cliquez sur OK. 402 Assistance Comptable
403 Assistance Comptable
Voici les outils de líAssistance Comptable : RÈimputation d'Ecritures entre Comptes, ou entre Journaux
RÈimputation d'Ecritures entre PÈriodes
Epuration du Plan Comptable
Comparatif N / N-1
Etats de Suivi et d'Anomalies
404 Assistance Comptable : RÈimputation d'Ecritures (Comptes et Journaux)
Suite ‡ une erreur de saisie, vous avez la possibilitÈ de dÈplacer les Ècritures díun compte ‡ líautre, ou
díun journal ‡ líautre, pour une pÈriode donnÈe. Cette option ne concerne pas les saisies non
comptables. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est fortement recommandÈe.
Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Assistance Comptable + RÈimputation (Comptes et
Journaux)
Comment faire ?
Choisissez la pÈriode. Cochez líoption souhaitÈe : entre comptes, ou entre journaux. Indiquez le compte ou le journal dont les Ècritures sont ‡ rÈimputer (la source.) Indiquez le compte ou le journal sur lequel les Ècritures seront rÈimputÈes (la cible). Remarque : Concernant la rÈimputation entre comptes, si vous avez effectuÈ des ventilations
analytiques sur vos Ècritures, ces ventilations seront rÈcupÈrÈes. Attention : Si vous avez lettrÈ ou pointÈ des Ècritures, vous devrez recommencer le lettrage ou
le pointage. 405 Assistance Comptable : RÈimputation entre PÈriodes
Outils
143
Suite ‡ une erreur de saisie, vous avez la possibilitÈ de dÈplacer les Ècritures díun mois ‡ líautre, pour
un journal donnÈ. Cette option ne concerne pas les saisies non comptables. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est fortement recommandÈe.
Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Assistance Comptable + RÈimputation entre PÈriodes
Comment faire ?
Indiquez le journal concernÈ. Choisissez le mois dont les Ècritures sont ‡ rÈimputer. Choisissez le mois sur lequel les Ècritures seront rÈimputÈes. Attention : Si vous avez lettrÈ ou pointÈ des Ècritures, vous devrez recommencer le lettrage ou
le pointage. 406 Assistance Comptable : Epuration du Plan Comptable
Il vous est possible de supprimer les comptes non mouvementÈs pour un intervalle de comptes ‡
prÈciser ou sur la totalitÈ du plan comptable. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est fortement recommandÈe.
Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Assistance Comptable + Epuration du Plan Comptable
407 Communication Entreprise - Expert
408 Communication Entreprise - Expert
Il síagit de rÈaliser : Des importations des Ècritures díautres logiciels dans votre logiciel EBP. Des exportations des Ècritures de votre logiciel EBP vers díautres logiciels. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Communication Entreprise ñ Expert
Comment faire ?
Choisissez le type díaction ‡ rÈaliser : Recevoir (pour importer) ou Transmettre (pour exporter). Recevoir des donnÈes
Cochez la case CrÈation automatique des comptes afin que tous les comptes inexistants
soient crÈÈs automatiquement avec le libellÈ ´ Compte crÈÈ pendant le transfert ª. Ces libellÈs
Printed Documentation
144
seront modifiables par la suite dans le Plan Comptable. Si vous ne cochez pas líoption, ‡
chaque nouveau compte, une fiche complËte de crÈation du compte síouvrira afin díen
renseigner les paramËtres. Transmettre des donnÈes
Cochez la case Dossier complet afin díexporter la totalitÈ de vos Ècritures comptables, ou
dÈfinissez vos critËres díexport en indiquant la pÈriode et la fourchette de journaux ‡ prendre en
compte. Cochez la case Exporter en devise du dossier pour exporter les montants des Ècritures dans
la devise du dossier. Sinon, les montants seront exportÈs dans la devise de saisie des piËces. Remarques :
Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Avant de rÈaliser tout transfert díÈcritures, vous devez vous assurer que les dates díexercice du
dossier de votre logiciel EBP et dans le logiciel Expert sont identiques. Lors de líimportation le fichier est analysÈ. Si une anomalie est dÈtectÈe (un dÈsÈquilibre, une
ligne Ècriture qui nía pas de montant, un compte trop long Ö) un rapport síaffichera ‡ líÈcran
afin de vous avertir des anomalies prÈsentes. Certaines anomalies sont bloquantes, si tel est le
cas, un message vous en avertira et le transfert sera annulÈ. 409 Recevoir des donnÈes
Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ importer. Remarques : Si le fichier ‡ importer contient un journal ou un compte inexistant dans le logiciel
EBP, la crÈation du journal ou du compte sera automatiquement proposÈe lors de
líimportation. Cependant, si vous cochez, dans líÈtape prÈcÈdente la case
Automatiser la crÈation de comptes, les comptes seront automatiquement crÈÈs
avec pour libellÈ ´ Compte crÈÈ pendant le transfert ª. Cela Èvitera de ralentir
líimport. Vous pourrez par la suite modifier líintitulÈ de ces comptes, par le Plan
Comptable Entreprise. Líimportation níaura pas lieu (un message vous avertira de líÈchec de líimportation)
dans les cas suivants : Si les comptes sont reformatÈs (menu Outils + Maintenance utilisateur +
Reformater les comptes) dans une longueur infÈrieure ‡ la longueur des
comptes ‡ importer. Si le fichier contient des Ècritures níappartenant pas ‡ líexercice du dossier.
410 Transmettre des donnÈes
Renseignez les informations suivantes :
PÈriode
Indiquez la pÈriode des Ècritures ‡ exporter. Par dÈfaut, le logiciel vous propose les dates de
líexercice N. Journaux
Outils
145
Indiquez la fourchette de journaux ‡ exporter. Par dÈfaut, le logiciel vous propose líexportation de
tous les journaux (du premier au dernier). Fichier ‡ gÈnÈrer
Un nom de fichier et un chemin sont automatiquement proposÈs. Si vous le souhaitez, vous pouvez
changer ce paramËtre. Compresser ce fichier au format Zip
Cochez cette case si vous souhaitez que la taille du fichier soit rÈduite, ce qui peut Ítre trËs utile pour
des transferts par disquette, ou par Internet. ProtÈger le fichier Zip par un mot de passe
Cette case devient active si vous avez demandÈ la compression du fichier, et permet de protÈger
líarchive par un mot de passe, qui sera demandÈ lors de la dÈcompression. Si vous le souhaitez, cochez la case et saisissez le mot de passe dans les deux champs. Ne le perdez pas !
Envoi ‡ líadresse email
Cochez cette case si vous souhaitez que le fichier soit envoyÈ par email. Ce dernier sera tout de
mÍme gÈnÈrÈ sur votre disque, puis sera joint ‡ votre email. 411 Format COALA ComptabilitÈ - dossier complet
Ce format níest disponible quíen exportation de donnÈes. Quel format utiliser pour exporter des Ècritures vers COALA ComptabilitÈ ?
Format COALA - ComptabilitÈ - journaux
Les Ècritures seront ajoutÈes dans un dossier existant de COALA ComptabilitÈ gr‚ce ‡ une
commande de Copier / Coller. Comment faire ?
Format COALA - ComptabilitÈ - dossier complet
Les Ècritures seront ‡ importer cÙtÈ COALA ComptabilitÈ dans un dossier vierge, car líoutil
díimport utilisÈ Ècrase les donnÈes. Comment faire ?
Format Interface Expert (Coala)
Les Ècritures pourront Ítre ajoutÈes dans un dossier existant, ‡ condition díacquÈrir auprËs de
COALA líoption díimport au format EBP. Comment faire ?
exporter des Ècritures au format COALA depuis EBP ?
39 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 40 Cochez Transmettre des donnÈes. 41 Choisissez le format COALA - ComptabilitÈ - dossier complet et validez. Le fichier gÈnÈrÈ
síappelle par dÈfaut COALAD.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. Attention : Il est impÈratif díexporter toutes les Ècritures du dossier (en sÈlectionnant une
pÈriode et une fourchette de journaux englobant toutes les Ècritures), car dans le logiciel
COALA ComptabilitÈ, líimportation síeffectuera dans un dossier vierge. Si vous dÈsirez
níexporter quíune partie des donnÈes, afin de faire un import partiel dans COALA ComptabilitÈ
dans un dossier existant, utilisez plutÙt le format COALA ComptabilitÈ journaux.
Printed Documentation
146
A lire avant díimporter dans COALA ComptabilitÈ
Les Journaux
Les journaux sont crÈÈs lors de líimportation, quelque soit la longueur de leur code. Les Comptes
Les comptes sont crÈÈs lors de líimportation. Etant limitÈs ‡ 11 caractËres, les comptes plus
longs seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel
EBP, supposons que les comptes 401000000054 et 401000000053 soient utilisÈs, leurs
Ècritures seront importÈes sur líunique compte 40100000005. De plus, COALA ComptabilitÈ ne pourra importer un fichier díÈcritures síil contient des
numÈros de comptes utilisant des points ou des espaces (par exemple ´ 401 DUPONT ª ou
´ 601.1 ª). Si de tels comptes sont prÈsents dans EBP, ‡ la fin de líexportation, un rapport
síaffichera automatiquement pour le signaler. Les NumÈros de PiËces et les LibellÈs des Ecritures
Les numÈros de piËces Ètant limitÈs ‡ 10 caractËres, ils seront tronquÈs si leur longueur est
supÈrieure. De plus, si des guillemets ont ÈtÈ saisis dans les libellÈs des Ècritures, ils seront
automatiquement supprimÈs, car ils rendraient líimportation impossible dans COALA
ComptabilitÈ. Dans ce cas, ‡ la fin de líexportation dans EBP, un rapport síaffichera
automatiquement pour le signaler. Comment importer les Ècritures EBP dans COALA ComptabilitÈ ?
Líimportation ne peut Ítre rÈalisÈe que dans un dossier vierge, car cette fonction Ècrase toutes les
donnÈes díun dossier. CrÈez ou ouvrez un dossier vierge. AccÈdez ‡ líoption Importer du menu Fichier. Un message vous rappelle que líimportation va
Ècraser les donnÈes du dossier. Confirmez pour passer ‡ la fenÍtre suivante, dans laquelle vous devez sÈlectionner le fichier
gÈnÈrÈ par EBP puis validez. 412 Format COALA ComptabilitÈ - journaux
Quel format utiliser pour exporter des Ècritures vers COALA ComptabilitÈ ?
Format COALA - ComptabilitÈ - journaux
Les Ècritures seront ajoutÈes dans un dossier existant de COALA ComptabilitÈ gr‚ce ‡ une
commande de Copier / Coller. Comment faire ?
Format COALA - ComptabilitÈ - dossier complet
Les Ècritures seront ‡ importer cÙtÈ COALA ComptabilitÈ dans un dossier vierge, car líoutil
díimport utilisÈ Ècrase les donnÈes. Comment faire ?
Format Interface Expert (Coala)
Les Ècritures pourront Ítre ajoutÈes dans un dossier existant, ‡ condition díacquÈrir auprËs de
COALA líoption díimport au format EBP. Comment faire ?
Outils
147
Comment exporter des Ècritures depuis COALA ComptabilitÈ ?
Ouvrez un journal. AccÈdez ‡ líoption Exporter du menu Fichier. Choisissez le nom du fichier díexport ainsi que le chemin o˘ il doit Ítre crÈÈ et validez. Comment importer les Ècritures COALA dans EBP ?
42 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 43 Cochez Recevoir des donnÈes. 44 Choisissez le format COALA - ComptabilitÈ - journaux et validez. exporter des Ècritures au format COALA depuis EBP ?
4 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 5 Cochez Transmettre des donnÈes. 6 Choisissez le format COALA - ComptabilitÈ - journaux et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle
par dÈfaut COALAJ.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter dans COALA ComptabilitÈ
Les Journaux
Les journaux sont crÈÈs lors de líimportation, quelque soit la longueur de leur code. Les Comptes
Les comptes sont crÈÈs lors de líimportation. Etant limitÈs ‡ 11 caractËres, les comptes plus
longs seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel
EBP, supposons que les comptes 401000000054 et 401000000053 soient utilisÈs, leurs
Ècritures seront importÈes sur líunique compte 40100000005. De plus, COALA ComptabilitÈ ne pourra importer un fichier díÈcritures síil contient des
numÈros de comptes utilisant des points ou des espaces (par exemple ´ 401 DUPONT ª ou
´ 601.1 ª). Si de tels comptes sont prÈsents dans EBP, ‡ la fin de líexportation, un rapport
síaffichera automatiquement pour le signaler. Les NumÈros de PiËces et les LibellÈs des Ecritures
Les numÈros de piËces Ètant limitÈs ‡ 10 caractËres, ils seront tronquÈs si leur longueur est
supÈrieure. De plus, si des guillemets ont ÈtÈ saisis dans les libellÈs des Ècritures, ils seront
automatiquement supprimÈs, car ils rendraient líimportation impossible dans COALA
ComptabilitÈ. Dans ce cas, ‡ la fin de líexportation dans EBP, un rapport síaffichera
automatiquement pour le signaler. Comment importer les Ècritures EBP dans COALA ComptabilitÈ ?
Líimportation ne peut Ítre rÈalisÈe que dans un dossier vierge, car cette fonction Ècrase toutes les
donnÈes díun dossier.
Printed Documentation
148
1 Ouvrez le Bloc-notes de Windows (gÈnÈralement accessible par le menu DÈmarrer +
Programmes + Accessoires). Utilisez la commande Ouvrir du menu Fichier afin díouvrir le
fichier exportÈ depuis EBP (COALAJ.txt). 2 Utilisez la commande SÈlectionner tout du menu Edition, puis la commande Copier du menu
Edition. 3 Dans COALA ComptabilitÈ, accÈdez ‡ líoption Coller les lignes du presse-papier du menu
Utilitaires. 4 Modifiez si besoin le type des journaux crÈÈs automatiquement. 413 Formats APISOFT ComptabilitÈ Expert Version 2.00
API ComptabilitÈ Gamme 8
Comment exporter des Ècritures depuis APISOFT ComptabilitÈ ou API ComptabilitÈ ?
5 AccÈdez ‡ líoption Export de donnÈes du menu Utilitaires + Export. 6 Renseignez les informations suivantes : Nom de líexport : EXPORT EBP (au choix) Table ‡ exporter : ECRITURES
Type díexport : ASCII DÈlimitÈ
Nom du fichier ‡ gÈnÈrer : C:\APISOFT\EBP.TXT (au choix) Enregistrement EntÍte : Non
SÈparateurs : ´ ; ª
Suppression des espaces : Oui
7 Par le bouton +, sÈlectionnez les champs suivants : Date, Journal, Compte, LibellÈ Ècriture, RÈfÈrence, Montant, Sens. 8 Cliquez sur le bouton Exporter. Remarque : Les logiciels APISOFT ComptabilitÈ et API ComptabilitÈ ne permettant pas de
sÈlectionner les dates des Ècritures au moment de líexportation, toutes les Ècritures du dossier
seront exportÈes. Cela signifie que les Ècritures du dossier de EBP devront Ítre supprimÈes dans
leur totalitÈ avant líimportation du fichier díÈcritures, sous peine de doublons, ou que líimportation
soit faite dans un dossier vierge. Cela entraÓne la perte des ÈchÈances, du lettrage et des
ventilations analytiques. Comment importer les Ècritures API dans EBP ?
1 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2 Cochez Recevoir des donnÈes. 3 Choisissez le format APISOFT - ComptabilitÈ Expert Version 2.00 ou API ComptabilitÈ
Gamme 8 et validez. Comment exporter des Ècritures au format API depuis EBP ?
1 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2 Cochez Transmettre des donnÈes.
Outils
149
3 Choisissez le format APISOFT - ComptabilitÈ Expert Version 2.00 ou API ComptabilitÈ
Gamme 8 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut APISOFT.txt (pour APISOFT
ComptabilitÈ) ou API.txt (pour API ComptabilitÈ) et se trouve dans le rÈpertoire de votre
dossier EBP. A lire avant díimporter les Ècritures dans APISOFT ComptabilitÈ ou API ComptabilitÈ
Les Journaux
Ils doivent Ítre crÈÈs avant líimportation. Attention : Les codes journaux sont limitÈs ‡ 5 caractËres. Les Comptes
Les comptes inexistants sont crÈÈs automatiquement lors de líimportation. Leur longueur Ètant
limitÈe ‡ 9 caractËres, les comptes plus longs seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves : dans votre logiciel
EBP, supposons que les comptes 4010002154 et 4010002153 soient utilisÈs, leurs Ècritures
seront importÈes sur líunique compte 401000215. Les NumÈros de PiËces
Etant limitÈs ‡ 8 caractËres, ils seront tronquÈs si leur longueur est supÈrieure. Comment importer les Ècritures EBP dans APISOFT ComptabilitÈ ou API ComptabilitÈ ?
1 AccÈdez ‡ líoption Import de donnÈes du menu Utilitaires. 2 Renseignez les informations suivantes :
45 ParamÈtrage : IMPORTEBP (au choix)
46 SÈparateur : ´ ; ª
47 Convers. CaractËre : Non
48 Format Date : 1 - JJMMAA
49 Type Montant : 3 - Un champ Montant Ö
50 Sens CrÈdit : -1
51 Nom fichier Ècriture : APISOFT.TXT (ou API.TXT)
3 Renseignez la position des champs suivants :
7 Journal : 2
8 RÈfÈrence : 3
9 Compte : 4
10Date : 5
11LibManu : 6
12Montant : 7
13Sens : 8
4 Cliquez sur le bouton Importer. 414 Format AZUR Dia-Compta Expert Version 4.2.0
Comment exporter des Ècritures depuis AZUR Dia-Compta ?
Printed Documentation
150
AccÈdez ‡ líoption Ascii Standard Azur du menu Outils + Export. Choisissez le nom et le chemin du fichier ‡ gÈnÈrer. Cliquez sur OK et confirmez líexport. A lire avant díimporter les Ècritures dans EBP
Le logiciel Dia-Compta permettant de gÈrer x racines de comptes clients et y racines de comptes
fournisseurs, les comptes sont convertis lors de líimport de la faÁon suivante :
4 Les racines 00 ‡ 07 deviennent 411
5 Les racines 08 et 09 deviennent 401
Comment importer des Ècritures au format AZUR dans EBP ?
52 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 53 Cochez Recevoir des donnÈes. 54 Choisissez le format AZUR Dia-Compta Expert 4.2.0 et validez. Comment exporter des Ècritures au format AZUR depuis EBP ?
14AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 15Cochez Transmettre des donnÈes. 16Choisissez le format AZUR Dia-Compta Expert Version 4.2.0 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ
síappelle par dÈfaut AZUR.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A noter que les comptes clients auront tous une unique racine, comme les comptes fournisseurs. A lire avant díimporter les Ècritures dans Azur
Les comptes clients auront tous une unique racine, comme les comptes fournisseurs. Comment importer les Ècritures EBP dans AZUR Dia-Compta ?
9 AccÈdez ‡ líoption Ascii standard Azur du menu Outils + Import. 10 Pointez Mise ‡ jour comptes et Ècritures. 11 Indiquez le chemin et le nom du fichier et cliquez sur OK. 415 Transmettre des donnÈes - AZUR
Racines des comptes
Renseignez les racines des comptes auxiliaires utilisÈes dans AZUR Dia Compta. Les comptes
clients et fournisseurs seront ainsi convertis dans le fichier díexport. Code dossier
Indiquez ici le code de votre dossier chez votre Expert-Comptable. 416 Format CADOR - DORAC Version 2.14.0.15
Comment exporter des Ècritures depuis CADOR - DORAC ?
Utilisez líoption ComptabilitÈ du menu Outils + Exportation.
Outils
151
Cochez Export Ècritures. Indiquez la pÈriode ‡ exporter. Changez si besoin le nom et líemplacement du fichier ‡ gÈnÈrer, puis cliquez sur OK. Comment importer les Ècritures CADOR dans EBP ?
55 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 56 Cochez Recevoir des donnÈes. 57 Choisissez le format CADOR - DORAC Version 2.14.0.15 et validez. Comment exporter des Ècritures au format CADOR depuis EBP ?
17AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 18Cochez Transmettre des donnÈes. 19Choisissez le format CADOR - DORAC Version 2.14.0.15 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ
síappelle par dÈfaut CADORIN et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter les Ècritures dans CADOR - DORAC
Les Journaux
Les journaux inexistants sont crÈÈs automatiquement lors de líimportation. Leur code Ètant limitÈ
‡ 4 caractËres, les codes plus longs seront tronquÈs. Dans EBP, supposons que les journaux
BQUE1 et BQUE2 soient utilisÈs, leurs Ècritures seront importÈes sur un seul journal de code
BQUE. Les Comptes
Les comptes sont crÈÈs lors de líimportation. Etant limitÈs ‡ 12 caractËres, les comptes de
longueur supÈrieure seront tronquÈs. Les NumÈros de PiËces
Etant limitÈs ‡ 8 caractËres, ils seront tronquÈs si leur longueur est supÈrieure. Comment importer les Ècritures EBP dans CADOR - DORAC ?
12 AccÈdez ‡ líoption ComptabilitÈ CADOR-DORAC (Format IN) du menu Outils + Importation. 13 SÈlectionnez le fichier ‡ importer et validez líimportation. 417 Format CCMX Expert Winner
Comment exporter des Ècritures depuis CCMX Expert Winner ?
14 AccÈdez ‡ líoption Emettre du menu Dossier + Echange. 15 Cochez Les Ècritures et choisissez les journaux ‡ exporter. 16 Cochez Comptable et indiquez la pÈriode ‡ exporter. 17 Dans les ParamËtres díenvoi des journaux, indiquez En dÈtail. 18 Ne cochez rien de plus. Indiquez le chemin de destination. 19 Dans le champ Produit de destination, sÈlectionnez ASCII.
Printed Documentation
152
20 Dans le champ Emission avec, sÈlectionnez Lettrage, date Ècrit., et validez. Le fichier gÈnÈrÈ
síappelle EXXXX.CO, o˘ XXXX est remplacÈ par le nom du dossier. Remarque : Ne cochez pas la case avec les ‡ nouveaux, car dans ce cas, les Ècritures de
líexercice N-1 seraient exportÈes, et líimportation sur líexercice N ne pourrait pas fonctionner
dans votre logiciel EBP. Comment importer les Ècritures CCMX dans EBP ?
6 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 7 Cochez Recevoir des donnÈes. 8 Choisissez le format CCMX - Expert Winner et validez. 9 SÈlectionnez le fichier EXXXX.CO. Comment exporter des Ècritures au format CCMX depuis EBP ?
4 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 5 Cochez Transmettre des donnÈes. 6 Choisissez le format CCMX - Expert Winner et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut
CCMX.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter dans CCMX Expert Winner
Les Journaux
Ils doivent Ítre crÈÈs avant líimportation, et doivent Ítre de type Bordereau. Lors de
líimportation, une fenÍtre permet díaffecter chaque journal du fichier díimport au journal crÈÈ. Cependant, dans cette fenÍtre, les codes des journaux du fichier díimport sont tronquÈs ‡ 6
caractËres. Dans EBP supposons que des journaux portant les codes ´ ACHATS ª et ´ ACHATS01 ª soient utilisÈs, leurs Ècritures seront importÈes sur un seul journal de code
´ ACHATS ª. Les Comptes
Les comptes inexistants sont crÈÈs automatiquement lors de líimportation. Leur longueur, dÈfinie
dans les prÈfÈrences du dossier, pouvant aller de 5 ‡ 8 caractËres, les comptes plus longs
seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel
EBP, supposons que les comptes 601002154 et 601002153 soient utilisÈs, leurs Ècritures
seront importÈes sur líunique compte 60100215 (pour un dossier paramÈtrÈ pour des comptes
sur 8 caractËres). De plus, dans CCMX Expert Winner, les comptes sont complÈtÈs ‡ droite par des zÈros. Dans
EBP, supposons que les comptes 601 et 601000001 soient utilisÈs, leurs Ècritures seront
importÈes sur líunique compte 60100000. Les NumÈros de PiËces et les LibellÈs
Etant limitÈs ‡ 7 caractËres dans CCMX Expert Winner, les numÈros de piËces seront tronquÈs
si leur longueur est supÈrieure. De plus, les libellÈs des Ècritures seront quant ‡ eux tronquÈs ‡
25 caractËres. Les accents seront supprimÈs.
Outils
153
Comment importer les Ècritures EBP dans CCMX Expert Winner ?
1
Ëre Ètape : CrÈation díun ´ tracÈ ASCII ª (‡ faire une seule fois)
5 AccÈdez ‡ líoption TracÈ ASCII du menu Dossier + Echanges + ParamËtre ASCII. 6 Cliquez sur le bouton Ècritures. 7 ComplÈtez la fenÍtre de cette faÁon : CODE : EBP (au choix) IntitulÈ : EBP Compta (au choix) Nom du fichier ‡ traiter : CCMX.TXT
Longueur de líenregistrement : rien
Code enreg. spÈcifique : rien
Code enreg. ‡ exclure : rien
Position : rien
Position : rien
Cochez SÈparateur de champs et indiquez , Cochez SÈparateur de dÈcimales et indiquez . Cochez DÈlimiteur de zones et indiquez "
Ne cochez pas SÈparateur de millier
8 Ne cochez rien díautre et cliquez sur DÈfinition du tracÈ. 9 Indiquez le rang de chaque champ :
58 Code journal : 3
59 Date : 2
60 Date (position du jour) : 1
61 Date (position du mois) : 3
62 Date (position de líannÈe) : 5
63 Compte gÈnÈral : 4
64 IntitulÈ du compte : 5
65 Montant DÈbit : 8
66 Montant CrÈdit : 9
67 PiËce : 7
68 LibellÈ : 6
69 Date díÈchÈance : 10
70 Date (position du jour) : 1
71 Date (position du mois) : 3
72 Date (position de líannÈe) : 5
10Validez. 2
Ëme Ètape : Importation des Ècritures (‡ faire ‡ chaque importation)
20Utilisez le menu Dossier + Echanges + Recevoir. 21SÈlectionnez líoption TracÈ ASCII Ècritures
22Indiquez le chemin du fichier ‡ importer et validez. 23SÈlectionnez le tracÈ crÈÈ dans la premiËre Ètape (EBP) et validez.
Printed Documentation
154
24Validez les deux fenÍtres suivantes. 25Dans la derniËre fenÍtre, affectez ‡ chaque journal EMETTEUR le journal RECEPTEUR
prÈsent dans CCMX Expert Winner et validez. 418 Format CCMX Expert AS400
Comment importer les Ècritures CCMX dans EBP ?
AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. Cochez Recevoir des donnÈes. Choisissez le format CCMX - Expert AS400 et validez. SÈlectionnez le fichier exportÈ depuis CCMX Expert AS400. Comment exporter des Ècritures au format CCMX depuis EBP ?
73 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 74 Cochez Transmettre des donnÈes. 75 Choisissez le format CCMX - Expert AS400 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut
CCMXEXPERT.dat et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. 419 Transmettre et recevoir des donnÈes - CCMX
Renseignez les racines des comptes auxiliaires utilisÈes dans CCMX. Les comptes clients et
fournisseurs seront ainsi convertis. Pour CCMX Expert AS 400 uniquement, indiquez le numÈro du dossier. 420 Format CEGID Sisco II Cabinet Version 6.8
Comment exporter des Ècritures depuis CEGID Sisco II ?
AccÈdez ‡ líoption Ecritures du menu EDI + Envoi EDI Cegid. RÈpondez Non ‡ la demande díun arrÍt provisoire de la pÈriode de mouvements. RÈpondez Oui pour transfÈrer le plan comptable. Indiquez la pÈriode des Ècritures ‡ exporter. A la sÈlection du code journal, indiquez un code pour níexporter que les Ècritures díun journal
particulier, ou appuyez sur la touche EntrÈe pour exporter tous les journaux ‡ la fois. Confirmez líexport. A lire avant díimporter les Ècritures dans EBP
Les comptes inexistants sont automatiquement crÈÈs lors de líimportation. Les comptes fournisseurs
de racine 0 ou F et les comptes clients de racine 9 ou C utilisÈs dans CEGID Sisco II seront
convertis avec les racines correspondant aux comptes collectifs dÈfinis dans CEGID Sisco II (401 et
411 ou 400 et 410).
Outils
155
Attention : Cela implique que les comptes peuvent Ítre tronquÈs lors de líimportation. Supposons que le dossier CEGID Sisco II et le dossier de votre logiciel EBP soient tous
les deux paramÈtrÈs sur 10 caractËres pour les comptes. Le compte ´ 0123000789 ª a ÈtÈ
crÈÈ dans le dossier CEGID Sisco II. Ce compte sera converti en ´ 4011230007 ª lors de
líimportation dans votre logiciel EBP, les deux derniers chiffres sont alors perdus. Pour
Èviter cela, il peut Ítre intÈressant díallonger la longueur des comptes auxiliaires ‡ 12
caractËres dans votre logiciel EBP, en utilisant líoption Reformater les comptes du menu
Outils + Maintenance utilisateur, et ce avant de rÈaliser líimportation.
Comment importer les Ècritures CEGID dans EBP ?
76 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 77 Cochez Recevoir des donnÈes. 78 Choisissez le format CEGID - Sisco II Cabinet Version 6.8 et validez. Comment exporter des Ècritures au format CEGID depuis le logiciel EBP ?
26AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 27Cochez Transmettre des donnÈes. 28Choisissez le format CEGID - Sisco II Cabinet Version 6.8 et validez Le fichier gÈnÈrÈ
síappelle SIXXXXX.TRT, o˘ XXXXX correspondra au numÈro du dossier du logiciel
CEGID. Le fichier se trouve dans le rÈpertoire du dossier EBP. A lire avant díimporter les Ècritures dans CEGID Sisco II
O˘ placer le fichier díÈcritures issu díEBP ?
Le fichier ‡ importer doit Ítre placÈ dans le rÈpertoire du dossier SISCO afin díÍtre importable. Les Journaux
Les journaux inexistants sont automatiquement crÈÈs lors de líimportation. Cependant, il est
prÈfÈrable de les crÈer prÈalablement afin de leur attribuer un type correct. Leur code Ètant limitÈ ‡ 2 caractËres, les codes des journaux de longueur supÈrieure seront
tronquÈs. Dans EBP, supposons que les journaux AC1 et AC2 soient utilisÈs, leurs Ècritures
seront importÈes sur un seul journal de code AC. Les Comptes
Les comptes inexistants sont automatiquement crÈÈs lors de líimportation. Cependant, les
comptes collectifs doivent Ítre prÈalablement crÈÈs et dÈfinis. Dans le fichier díÈcritures issu dí EBP les comptes de racine 401 ont automatiquement ÈtÈ
convertis en comptes de racine 0 ou F, et les comptes de racine 411 ont automatiquement ÈtÈ
convertis en comptes de racine 9 ou C. La longueur des comptes, dÈfinie dans les paramËtres gÈnÈraux du dossier, pouvant aller de 6 ‡
10 caractËres dans CEGID Sisco II, les comptes plus longs seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel
EBP, supposons que les comptes 6010001 et 6010002 soient utilisÈs, leurs Ècritures seront
importÈes sur líunique compte 601000 (pour un dossier paramÈtrÈ pour des comptes sur 6
caractËres).
Printed Documentation
156
Les numÈros de piËces
La longueur des numÈros de piËces, dÈfinie dans les paramËtres gÈnÈraux du dossier, pouvant
aller de 6 ‡ 10 caractËres, les numÈros plus longs seront tronquÈs. Comment importer les Ècritures EBP dans CEGID Sisco II ?
21 AccÈdez ‡ líoption Ecritures du menu EDI + RÈception EDI Cegid. 22 Choisissez SISCO II. 23 Indiquez le numÈro du dossier saisi lors de líexportation. 24 Dans la liste des emplacements, sÈlectionnez RÈpertoire Dossier. 25 Confirmez le traitement du fichier mouvements et la mise ‡ jour des intitulÈs de compte. 26 Validez líimportation des Ècritures. 27 RÈpondez Oui pour conserver le fichier de mouvements. 421 Format CEGID PGI Version S5
Comment exporter des Ècritures depuis CEGID PGI ?
29Utilisez le module ´ Communication SX ª. 30Cliquez sur Envoyer. 31SÈlectionnez le type de transfert Business/Expert. 32Indiquez la nature du transfert Dossier Complet. 33SÈlectionnez le type díenvoi par Fichier. 34Indiquez le chemin et le nom du fichier díÈchange. 35DÈroulez líassistant jusquíau bout et confirmez líexport. A lire avant díimporter les Ècritures dans EBP
Les comptes inexistants sont automatiquement crÈÈs lors de líimportation. Les comptes fournisseurs
de racine 0 ou F et les comptes clients de racine 9 ou C utilisÈs dans CEGID PGI seront convertis
avec les racines correspondant aux comptes collectifs dÈfinis dans CEGID PGI (401 et 411 ou 400 et
410). Attention : Cela implique que les comptes peuvent Ítre tronquÈs lors de líimportation. Supposons que le dossier CEGID PGI et le dossier de votre logiciel EBP soient tous les deux
paramÈtrÈs sur 10 caractËres pour les comptes. Le compte ´ 0123000789 ª a ÈtÈ crÈÈ dans le
dossier CEGID PGI. Ce compte sera converti en ´ 4011230007 ª lors de líimportation dans
votre logiciel EBP, les deux derniers chiffres sont alors perdus. Pour Èviter cela, il peut Ítre
intÈressant díallonger la longueur des comptes auxiliaires ‡ 12 caractËres dans votre logiciel
EBP en utilisant líoption Reformater les Comptes du menu Outils + Maintenance Utilisateur, et ce avant de rÈaliser líimportation.
Comment importer les Ècritures CEGID dans EBP ?
AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils.
Outils
157
Cochez Recevoir des donnÈes. Choisissez le format CEGID - PGI Version S5 - dossier complet pour un fichier contenant un
dossier complet ou CEGID - PGI Version S5 - journaux pour un fichier contenant une partie díun
dossier et validez. Comment exporter des Ècritures au format CEGID depuis le logiciel EBP ?
79 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 80 Cochez Transmettre des donnÈes. 81 Choisissez le format CEGID - PGI Version S5 - dossier complet et validez Le fichier gÈnÈrÈ
síappelle PGIXXXXX.TRA, o˘ XXXXX correspondra au numÈro du dossier du logiciel CEGID. Le
fichier se trouve dans le rÈpertoire du dossier EBP. Comment importer les Ècritures EBP dans CEGID PGI ?
28 Utilisez le module ´ Communication SX ª. 29 Cliquez sur Recevoir. 30 Indiquez le chemin et le nom du fichier díÈchange. 31 DÈroulez líassistant jusquíau bout. 422 Format CHAMPAGNE Informatique - CI Expert
Comment exporter des Ècritures depuis Expert Compta ?
36Export des Ècritures :
37AccÈdez ‡ líoption Les mouvements comptables EBP du menu Tenue +
Exporter + COPMVTSEBP. 38Choisissez líexercice. 39Choisissez Mouvements par FTP. 40SÈlectionnez une plage de comptes puis validez. 41ProcÈdure de transfert :
42AccÈdez au serveur FRP par líoption SVRFTP du menu Services (F24). 43Positionnez la souris sur la ligne de transfert concernÈe. 44Faites un clic droit et cliquez sur Enregistrer la cible sous. 45SÈlectionner le rÈpertoire, changez le nom du fichier puis vÈrifiez que le type du
fichier est bien .txt. Comment importer les Ècritures Expert Compta dans EBP ?
AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. Cochez Recevoir des donnÈes. Choisissez le format CHAMPAGNE Informatique - CI Expert et validez. Comment exporter des Ècritures au format Expert Compta depuis EBP ?
82 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 83 Cochez Transmettre des donnÈes.
Printed Documentation
158
84 Choisissez le format CHAMPAGNE Informatique - CI Expert et validez. Le fichier gÈnÈrÈ
síappelle par dÈfaut CHAMPAGNE.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter dans Expert Compta
Les Comptes
Les comptes inexistants seront crÈÈs avec le libellÈ du compte EBP ComptabilitÈ. Les NumÈros de PiËces
Les numÈros de piËces Ètant limitÈs ‡ 6 caractËres, ils seront tronquÈs si leur longueur est
supÈrieure. Comment importer les Ècritures EBP dans Expert Compta ?
32 Etablissez une correspondance des codes journaux par líoption Mise ‡ jour des
correspondances journaux micro EXPERT du menu Tenue + Importer + CORJNL. 33 Etablissez une correspondance des numÈros de comptes par líoption Mise ‡ jour des
correspondances comptes micro EXPERT du menu Tenue + Importer + CORJNL. 34 Enregistrez les mouvements exportÈs depuis EBP sur le serveur du bureau. 35 Demandez le transfert ‡ partir du logiciel MINIKIT FCN :
10Ouvrez le logiciel MINIKIT FCN. 11AccÈdez ‡ líoption Transfert de Balances et Mouvements du menu Outils. 12Utilisez les trois petits points pour aller chercher les mouvements dans le dossier client sur le
serveur. 13Double-cliquez sur le fichier. 14Choisissez le type de fichier EBP CI. 15Cliquez sur le bouton ContrÙle afin de tester vos donnÈes et de vÈrifier les mouvements
gÈnÈrÈs. 16Cliquez sur le bouton TransfÈrer. 36 Importez les mouvements comptables dans Expert Compta :
7 Fermez le logiciel MINIKIT FCN. 8 Dans Expert Compta, accÈdez ‡ líoption Importer les Ècritures comptables du menu Tenue
+ Importer + RECMVTS. 9 Choisissez le format 10 : KIT Transfert de balances et Mouvements. 37 Affichez les mouvements comptables avant líintÈgration par líoption Afficher les Ècritures
comptables importÈes du menu Tenue + Importer + AFFMVTS. 38 IntÈgrez les mouvements comptables dans Expert Compta par líoption IntÈgrer les Ècritures
comptables dans EXPERT du menu Tenue + Importer + INTMVTS. 423 Format CICERON HÈliast
Ce format níest disponible quíen importation de donnÈes. Comment importer les Ècritures CICERON HÈliast dans EBP ?
AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. Cochez Recevoir des donnÈes. Choisissez le format CICERON - HÈliast.
Outils
159
424 Format CIEL ComptabilitÈ Version 8.00
Comment exporter des Ècritures depuis CIEL ComptabilitÈ ?
AccÈdez ‡ líoption Relation Expert / Export du menu Utilitaires. SÈlectionnez les critËres de líexport. Cochez si besoin les cases En brouillard et ValidÈes et cliquez sur Suivant. Cochez líoption Par fichier, renseignez le chemin du fichier díexport et validez. Confirmez le message si les Ècritures affichÈes correspondent bien aux Ècritures ‡ exporter. Comment importer les Ècritures CIEL dans EBP ?
85 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 86 Cochez Recevoir des donnÈes. 87 Choisissez le format CIEL - ComptabilitÈ Version 8.00 et validez. Comment exporter des Ècritures au format CIEL depuis EBP ?
46AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 47Cochez Transmettre des donnÈes. 48Choisissez le format CIEL - ComptabilitÈ Version 8.00 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle
par dÈfaut CIEL.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter dans CIEL ComptabilitÈ
Les Journaux
Les journaux sont crÈÈs lors de líimportation, avec un code sur 2 caractËres. Les Comptes
Les comptes sont crÈÈs lors de líimportation. Etant limitÈs ‡ 11 caractËres, les comptes plus
longs seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel
EBP, supposons que les comptes 401000000054 et 401000000053 soient utilisÈs, leurs
Ècritures seront importÈes sur líunique compte 40100000005. Les NumÈros de PiËces
Les numÈros de piËces Ètant limitÈs ‡ 12 caractËres, ils seront tronquÈs si leur longueur est
supÈrieure. Comment importer les Ècritures EBP dans CIEL ComptabilitÈ ?
39 AccÈdez ‡ líoption Import standards du menu Utilitaires + Importations. 40 Cochez la case Logiciels spÈcifiques tout euro et cliquez sur Suivant. 41 SÈlectionnez le fichier gÈnÈrÈ par EBP. Remarque : Líimportation peut Ègalement Ítre rÈalisÈe ‡ partir de líoption Relations Expert /
Import du menu Utilitaires.
Printed Documentation
160
425 Format CIEL ComptabilitÈ Version 11.00
Comment exporter des Ècritures depuis CIEL ComptabilitÈ ?
Dans le volet de navigation Expert comptable, cliquez sur Envoyer des donnÈes. SÈlectionnez les critËres de líexport. Cochez si besoin les cases En brouillard et ValidÈes et cliquez sur Suivant. Cochez líoption Par fichier, renseignez le chemin du fichier díexport et validez. Confirmez le message si les Ècritures affichÈes correspondent bien aux Ècritures ‡ exporter. Comment importer les Ècritures CIEL dans EBP ?
88 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 89 Cochez Recevoir des donnÈes. 90 Choisissez le format CIEL - ComptabilitÈ Version 11.00 et validez. Comment exporter des Ècritures au format CIEL depuis EBP ?
49AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 50Cochez Transmettre des donnÈes. 51Choisissez le format CIEL - ComptabilitÈ Version 11.00 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle
par dÈfaut CIEL.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter dans CIEL ComptabilitÈ
Les Journaux
Les journaux sont crÈÈs lors de líimportation. Attention, le format díimport Ètant prÈvu pour des
codes journaux sur 2 caractËres, les codes plus longs auront ÈtÈ tronquÈs lors de la gÈnÈration
du fichier díÈcritures. Les Comptes
Les comptes sont crÈÈs lors de líimportation. Etant limitÈs ‡ 11 caractËres, les comptes plus
longs seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel
EBP, supposons que les comptes 401000000054 et 401000000053 soient utilisÈs, leurs
Ècritures seront importÈes sur líunique compte 40100000005. Les NumÈros de PiËces
le format díimport Ètant prÈvu pour des numÈros de piËces sur 12 caractËres, les numÈros plus
longs auront ÈtÈ tronquÈs lors de la gÈnÈration du fichier díÈcritures. Comment importer les Ècritures EBP dans CIEL ComptabilitÈ ?
42 Dans le volet de navigation Expert comptable, cliquez sur RÈcupÈrer des donnÈes. 43 Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ importer, puis validez. 426 Format Cote Ouest Bilan Plus 7.1
Outils
161
Comment exporter des Ècritures depuis Bilan Plus Version 7.1 ?
AccÈdez ‡ líoption Exporter du menu Dossiers + Utilitaires et dÈrouler líassistant. SÈlectionnez le type díexportation Nouveau modËle, et le fichier ‡ exporter Ecriture. Choisissez Un seul fichier avec des enregistrements maÓtre et dÈtail. Indiquez le chemin du fichier díexport. Choisissez le type DÈlimitÈ et le sÈparateur Point-Virgule. SÈlectionnez les champs suivants : Date díeffet, Journal, Compte, LibellÈ, NumÈro de piËce, DÈbit, CrÈdit, IntitulÈ de compte. Dans líÈtape suivante, ne saisissez rien. Sauvegardez les diffÈrentes Ètapes en donnant un nom au modËle (par exemple ´ export pour
EBP ª). Ainsi, lors des prochaines exportations, il suffira de sÈlectionner ce nom dans la
premiËre Ètape, et vous níaurez pas besoin de refaire toutes les Ètapes de líassistant. Choisissez les critËres de líexport. A lire avant díimporter les Ècritures dans EBP
Les Comptes
La longueur des comptes pouvant Ítre paramÈtrÈe jusquí‡ 13 caractËres dans Bilan Plus 7.1, il
est impÈratif reformater les comptes dans EBP sur une longueur similaire en utilisant líoption
Reformater les Comptes du menu Outils + Maintenance Utilisateur, et ce avant de rÈaliser
líimportation. Les Exercices
Dans Bilan Plus 7.1, il est possible de saisir des Ècritures sans jamais rÈaliser de clÙture
annuelle. Dans EBP on ne rÈcupËrera les Ècritures que jusquí‡ la date maximum de saisie
dÈfinie dans lí onglet Exercice du menu Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences. Comment importer les Ècritures Bilan Plus 7.1 dans EBP ?
91 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 92 Cochez Recevoir des donnÈes. 93 Choisissez le format COTE OUEST - Bilan Plus Version 7.1. Comment exporter des Ècritures au format Bilan Plus 7.1 depuis EBP ?
52AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 53Cochez Transmettre des donnÈes. 54Choisissez le format COTE OUEST - Bilan Plus Version 7.1 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ
síappelle par dÈfaut COTEOUEST.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. Comment importer les Ècritures EBP dans Bilan Plus 7.1 ?
44 AccÈdez ‡ líoutil díimportation par le menu Dossiers + Utilitaires + Importer et dÈrouler
líassistant. 45 SÈlectionnez le type díimportation Nouveau modËle, et le fichier ‡ importer Ecriture. 46 Choisissez Enregistrement avec des enregistrements maÓtre et dÈtail.
Printed Documentation
162
47 Indiquez le chemin du fichier ‡ importer. 48 Choisissez le type DÈlimitÈ et le sÈparateur Point-Virgule. 49 SÈlectionnez les champs suivants : Date díeffet, Journal, Compte, LibellÈ, NumÈro de piËce, DÈbit, CrÈdit. 50 Dans líÈtape suivante, ne saisissez rien. 51 Cochez numÈro de piËce dans la zone Regroupement des Ècritures par. Laissez les autres
choix par dÈfaut. 52 Sauvegardez les diffÈrentes Ètapes en donnant un nom au modËle (par exemple ´ EBP
import ª). Ainsi, lors des prochaines importations, il suffira de sÈlectionner ce nom dans líÈtape
1, et vous níaurez pas besoin de refaire toutes les Ètapes. Remarque : Les journaux doivent Ítre crÈÈs au prÈalable. Les comptes, eux, seront crÈÈs
automatiquement lors de líimportation. 427 Recevoir des donnÈes - COTE OUEST
Renseignez le chemin du rÈpertoire contenant votre dossier COTE OUEST. 428 Format Cote Ouest Bilan Plus 6.5
Ce format níest disponible quíen importation de donnÈes. Il níy a pas díexport ‡ effectuer depuis le
logiciel Bilan Plus Version 6.5 car EBP importe directement les fichiers de donnÈes. A lire avant díimporter les Ècritures dans EBP
Les Comptes
La longueur des comptes pouvant Ítre paramÈtrÈe jusquí‡ 13 caractËres dans Bilan Plus 6.5, il est
impÈratif reformater les comptes dans EBP sur une longueur similaire en utilisant líoption
Reformater les Comptes du menu Outils + Maintenance Utilisateur, et ce avant de rÈaliser
líimportation. Les Exercices
Dans Bilan Plus 6.5, il est possible de saisir des Ècritures sans jamais rÈaliser de clÙture annuelle. Dans EBP on ne rÈcupËrera les Ècritures que jusquí‡ la date maximum de saisie dÈfinie dans lí onglet Exercice du menu Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences. Comment importer les Ècritures Bilan Plus 6.5 dans EBP ?
AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. Cochez Recevoir des donnÈes. Choisissez le format COTE OUEST - Bilan Plus Version 6.5. 429 Format EBP - ComptabilitÈ Windows
Ce format permet : Díexporter les Ècritures de votre logiciel EBP vers un autre logiciel de comptabilitÈ EBP. Díimporter des Ècritures saisies dans un autre logiciel de comptabilitÈ EBP dans votre logiciel
EBP. Les logiciels de comptabilitÈ EBP sont les suivants : EBP ComptabilitÈ, EBP Compta Pratic, EBP
ComptabilitÈ LibÈrale, EBP ComptabilitÈ et Facturation.
Outils
163
Comment importer des Ècritures au format EBP ?
94 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 95 Cochez Recevoir des donnÈes. 96 Choisissez le format EBP - ComptabilitÈ Windows et validez. Comment exporter des Ècritures au format EBP ?
55AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 56Cochez Transmettre des donnÈes. 57Choisissez le format EBP - ComptabilitÈ Windows et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par
dÈfaut EBP.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. 430 Format Interface Expert (Coala)
Ce format níest disponible quíen exportation de donnÈes. Il correspond ‡ líoption Export Interface
Expert disponible dans le menu Outils + Export de DonnÈes. Quel format utiliser pour exporter des Ècritures vers COALA ComptabilitÈ ?
Format COALA - ComptabilitÈ - journaux
Les Ècritures seront ajoutÈes dans un dossier existant de COALA ComptabilitÈ gr‚ce ‡ une
commande de Copier / Coller. Comment faire ?
Format COALA - ComptabilitÈ - dossier complet
Les Ècritures seront ‡ importer cÙtÈ COALA ComptabilitÈ dans un dossier vierge, car líoutil
díimport utilisÈ Ècrase les donnÈes. Comment faire ?
Format Interface Expert (Coala)
Les Ècritures pourront Ítre ajoutÈes dans un dossier existant, ‡ condition díacquÈrir auprËs de
COALA líoption díimport au format EBP. exporter des Ècritures au format Interface Expert depuis EBP ?
97 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 98 Cochez Transmettre des donnÈes. 99 Choisissez le format Interface Expert (Coala) et validez. Comment importer les Ècritures EBP (format Interface Expert) dans COALA ComptabilitÈ ?
Note : Pour obtenir la clÈ ARF permettant díimporter le fichier EBP dans COALA ComptabilitÈ, veuillez contacter le Service Clients de COALA.
Ouvrez le dossier dans lequel líimportation doit Ítre effectuÈe. Double-cliquez dans la fenÍtre de droite sur ComptabilitÈ. Dans la fenÍtre de gauche, positionnez-vous sur líexercice correspondant au fichier ‡ importer. Dans le menu dÈroulant o˘ se trouve Journaux, sÈlectionnez Etats. Dans la fenÍtre centrale, cliquez sur Import ComptabilitÈ, dans Etats díimport.
Printed Documentation
164
Si cette option níest pas prÈsente (pour un 1
er import dans le dossier), faites clic droit + Ajouter, ouvrez Etats díimport et cochez Import ComptabilitÈ, puis cliquez sur OK. Dans la fenÍtre de droite (nommÈe Attributs), dans le menu dÈroulant Fournisseur, sÈlectionnez EBP. Dans le menu dÈroulant Logiciel, sÈlectionnez la version voulue. Indiquez la taille des comptes. Dans la fenÍtre du milieu (nommÈe Etats), faites clic droit + Importer. Indiquez si besoin la pÈriode ‡ importer. Cliquer sur OK. SÈlectionner le fichier ‡ importer. 431 Format ISAGRI - ISACOMPTA Version 6.10010
Comment exporter des Ècritures depuis Isacompta ?
AccÈdez ‡ líoption Envoyer du menu Fichier + Echanges prestataire comptable. SÈlectionnez Autre. Choisissez le nom et líemplacement du fichier ‡ gÈnÈrer. DÈfinissez les critËres de líexport et validez. Comment importer les Ècritures ISAGRI dans EBP ?
100 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 101 Cochez Recevoir des donnÈes. 102 Choisissez le format ISAGRI - ISACOMPTA Version 6.10010 et validez. Comment exporter des Ècritures au format ISAGRI depuis EBP ?
58AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 59Cochez Transmettre des donnÈes. 60Choisissez le format ISAGRI - ISACOMPTA Version 6.10010 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ
síappelle par dÈfaut ISAGRI.isa et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. Comment importer les Ècritures EBP dans Isacompta ?
53 AccÈdez ‡ líoption Recevoir du menu Fichier + Echanges prestataire comptable. 54 Cliquez sur le bouton ´ Ö ª. 55 Dans le champ Type, sÈlectionnez Fichiers díÈchange Isacompta V 4.00 et infÈrieur. 56 SÈlectionnez le fichier ‡ importer et validez. 432 Format QUADRATUS - Quadra Compta Version 1.55.4
Comment exporter des Ècritures depuis Quadra Compta ?
AccÈdez ‡ líoption Export ASCII du menu Outils + Suivi des dossiers. SÈlectionnez le nom et líemplacement du fichier ‡ gÈnÈrer. Indiquez si besoin la pÈriode ‡ exporter.
Outils
165
En Choix des donnÈes ‡ exporter, choisissez Tout. Dans les zones Mises ‡ zÈro et RenumÈrotation, ne cochez rien. Pour exporter dans la devise du dossier, cochez Exporter tous les montants dans la monnaie
de Tenue. Validez líexport. A lire avant díimporter les Ècritures dans EBP
Le logiciel Quadra Compta permettant de gÈrer x racines de comptes clients et y racines de
comptes fournisseurs, les comptes sont convertis lors de líimport de la faÁon suivante :
17Les racines 00 ‡ 07 deviennent 411
18Les racines 08 et 09 deviennent 401
Comment importer les Ècritures QUADRATUS dans EBP ?
103 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 104 Cochez Recevoir des donnÈes. 105 Choisissez le format QUADRATUS - Quadra Compta Version 1.55.4 et validez. Comment exporter des Ècritures au format QUADRATUS depuis EBP ?
61AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 62Cochez Transmettre des donnÈes. 63Choisissez le format QUADRATUS - Quadra Compta Version 1.55.4 et validez. Le fichier
gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut QUADRA.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter les Ècritures dans Quadra Compta
Les Journaux
Les journaux inexistants ne sont pas crÈÈs lors de líimportation. Cíest pourquoi, il est nÈcessaire
de les crÈer, soit avant, soit aprËs líimportation (si les journaux sont inexistants, les Ècritures
sont malgrÈ tout importÈes). Attention : Les codes des journaux ne doivent pas dÈpasser 3 caractËres. Les Comptes
Les comptes inexistants sont automatiquement crÈÈs lors de líimportation, sans intitulÈ. Etant
limitÈs ‡ 8 caractËres, les comptes plus longs seront tronquÈs. A noter que les comptes clients
auront tous une unique racine, comme les comptes fournisseurs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel EBP
ComptabilitÈ, supposons que les comptes 601000054 et 601000053 soient utilisÈs, leurs
Ècritures seront importÈes sur líunique compte 60100005. Les NumÈros de PiËce
La longueur des numÈros de piËces Ètant limitÈe ‡ 10 caractËres, les numÈros plus longs seront
tronquÈs.
Printed Documentation
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Comment importer les Ècritures EBP dans Quadra Compta ?
57 Utilisez líoption Import ASCII (Compta) du menu Outils + Suivi des dossiers. 58 SÈlectionnez le fichier ‡ importer et validez. 433 Transmettre des donnÈes - QUADRATUS
Renseignez les racines des comptes auxiliaires utilisÈes dans QUADRATUS Quadra Compta. Les
comptes clients et fournisseurs seront ainsi convertis dans le fichier díexport. 434 Format SAGE - Ligne 100 Version 11.01
Comment exporter des Ècritures depuis SAGE Ligne 100 ?
AccÈdez ‡ líoption Format Sage du menu Fichiers + Exporter. DÈfinissez les critËres de líexport et validez. Choisissez le nom et líemplacement du fichier ‡ gÈnÈrer et validez. Comment importer les Ècritures SAGE dans EBP ?
106 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 107 Cochez Recevoir des donnÈes. 108 Choisissez le format SAGE - Ligne 100 Version 11.01 et validez. Comment exporter des Ècritures au format SAGE depuis EBP ?
64AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 65Cochez Transmettre des donnÈes. 66Choisissez le format SAGE - Ligne 100 Version 11.01 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle
par dÈfaut SAGE100.pnm et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. Comment importer les Ècritures EBP dans SAGE Ligne 100 ?
59 AccÈdez ‡ líoption Format ligne 100 et 30 du menu Fichier + Importer. 60 Dans le champ Type, sÈlectionnez Ecritures Sage (*.pnm). 61 SÈlectionnez le fichier ‡ importer et cliquez sur Ouvrir. Remarque : Les journaux doivent Ítre crÈÈs avant de rÈaliser líimportation. 435 Communication Entreprise - Expert : Format Gestimum
Comment importer des Ècritures au format Gestimum ?
AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. Cochez Recevoir des donnÈes. Choisissez le format Gestimum et validez. Comment exporter des Ècritures au format Gestimum ?
109 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils.
Outils
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110 Cochez Transmettre des donnÈes. 111 Choisissez le format Gestimum et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut EBP.txt et se
trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. 436 Import de donnÈes
437 Importation des Guides d'Ecritures
Cette option vous permet de rÈcupÈrer les guides díÈcritures paramÈtrÈs par votre Expert-Comptable ou
votre revendeur. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Import de DonnÈes + Import Guides Ecritures
Comment faire ?
Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ importer. Si le fichier est protÈgÈ par un mot de passe, cochez la case et tapez le mot de
passe. Cochez la case Mise ‡ jour des guides díÈcritures uniquement si les guides
existant dÈj‡ dans votre dossier doivent Ítre modifiÈs. 438 Import ParamÈtrable
439 Importation ParamÈtrable
Vous avez travaillÈ jusqu'‡ maintenant sur un logiciel et vous souhaitez rÈcupÈrer vos journaux, comptes
et Ècritures. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Import de DonnÈes + Import ParamÈtrable
Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Lors de
líaccËs ‡ líImport ParamÈtrable vous devez saisir une justification
Comment faire ?
GÈnÈrez ‡ partir de votre ancien logiciel les fichiers ‡ rÈcupÈrer au format texte (ou ASCII). Dans votre produit EBP, crÈez le dossier comptable dans lequel vous dÈsirez rÈcupÈrer vos
donnÈes, ouvrez-le et accÈdez ‡ líoption Import ParamÈtrable du menu Outils + Import de
DonnÈes. Choisissez la table ‡ importer : Journaux, Comptes ou Ecritures
Cliquez sur OK. Suivez les diffÈrentes Ètapes de líassistant en utilisant les boutons Suivant et PrÈcÈdent. Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici. 440 Importation ParamÈtrable d'un fichier Excel
Printed Documentation
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ParticularitÈs
Le fichier Excel doit impÈrativement comporter des intitulÈs de colonnes, car la 1Ëre ligne du fichier
sera ignorÈe lors de líimport. Lorsque le fichier Excel contient des intitulÈs de comptes, lors de l'import, les champs s'associent
automatiquement, ‡ condition que le libellÈ soit suffisamment clair (Ètape Choix des champs ‡
importer). Si le fichier Excel contient des comptes alpha-numÈriques, vous devez rÈaliser les opÈrations
suivantes dans Excel :
112 SÈlectionnez la colonne des comptes puis accÈdez ‡ líoption Convertir du
menu DonnÈes. 113 …tape 1 : Cochez l'option DÈlimitÈ puis cliquez sur Suivant. 114 …tape 2 : Ne cochez aucun sÈparateur et indiquez Aucun comme
Identificateur de texte. 115 …tape 3 : SÈlectionnez le format texte et validez. 441 Etape de l'assistant
442 Importation ParamÈtrable : Source de l'Import
Choisissez dans Type de la source, Fichier ou ODBC. En mode Fichier, vous indiquez ensuite le fichier ‡ importer, y compris un fichier díextension DSN. Saisissez le nom du fichier ‡ importer prÈcÈdÈ de son chemin d'accËs ou cliquez sur le bouton
Parcourir pour rechercher le fichier texte dans son rÈpertoire. SÈlectionnez le fichier ‡ importer et
cliquez sur le bouton Ouvrir ou double-cliquez directement sur le nom du fichier. Le nom de fichier
s'inscrit automatiquement dans la zone Nom du fichier. 116 En mode ODBC, le bouton Modifier vous permet de pointer directement la base ODBC (Access, Excel, Lotus,..). Cette importation est possible uniquement si vous ayez installÈ les pilotes ODBC
correspondants. Format d'import
Si vous avez dÈj‡ importÈ un fichier ayant la mÍme structure que le fichier que vous souhaitez
maintenant importer (type et ordre des champs) et qu'un nom de format a ÈtÈ enregistrÈ par le
logiciel lors de la prÈcÈdente importation, sÈlectionnez le format dans la liste. Le logiciel associera
automatiquement les champs du fichier source (‡ importer) ‡ la table sÈlectionnÈ prÈcÈdemment. Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici. 443 Importation ParamÈtrable : Type du Fichier
Le logiciel reconnaÓt automatiquement la plupart des fichiers texte de structure standard. Cette Ètape
permet de valider ou de complÈter le type de fichier proposÈ par dÈfaut. Le fichier est au format DOS
Cochez cette case si le fichier est au format txt DOS. SÈparation des champs
Pointez Largeur Fixe lorsque votre fichier ne contient pas de sÈparateur entre chaque champ. C'est
un fichier dont les champs (informations) pour chacun des enregistrements ont une largeur
constante. C'est alors ‡ vous de dÈfinir les largeurs des colonnes ‡ importer.
Outils
169
Pointez DÈlimitÈ lorsque votre fichier contient des sÈparateurs (virgule, tabulation, espace, ...) entre
chaque champ. DÈbut des donnÈes
Si votre fichier contient des lignes (de texte, ou autres) avant les champs ‡ importer, indiquez ici le
nombre de lignes ‡ ne pas prendre en compte. Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici. 444 Importation ParamÈtrable : Champs du Fichier (de type DÈlimitÈ)
Pour un fichier DÈlimitÈ, le logiciel affiche automatiquement les colonnes qu'il reconnaÓt. Si les colonnes
reconnues sont correctes, cliquez sur le bouton Suivant. Dans certains cas, vous devez prÈciser vous
mÍme le sÈparateur (et le dÈlimiteur) contenu dans le fichier :
SÈparateur de champs
Si le sÈparateur n'est pas reconnu par le logiciel, pointez-le ou indiquez-le dans Autre. Les champs Texte sont entourÈs par
Si vos champs de type Texte sont entourÈs par des guillemets ou des apostrophes, sÈlectionnez le
dÈlimiteur dans la liste dÈroulante. Le logiciel met alors en forme votre fichier en fonction des choix
prÈcisÈs. Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici. 445 Importation ParamÈtrable : Champs du Fichier (de type Fixe)
Pour un fichier de type Fixe, le logiciel affiche la totalitÈ du fichier en continu. DÈlimitez vous mÍme les
colonnes correspondant aux diffÈrents champs. Cliquez dans la rËgle pour positionner un trait de
dÈlimitation de colonne. Ce trait peut ensuite Ítre dÈplacÈ en tirant-glissant le trait ‡ la position
souhaitÈe. 446 Importation ParamÈtrable : Choix des Champs
Cette Ètape permet d'associer ‡ chaque champ du fichier source (correspondant ‡ un champ du fichier
importÈ) le nom d'un des champs de la table. La liste de gauche propose la liste des champs de la table . La liste de droite contient la liste des
colonnes que vous venez de dÈfinir. Vous devez associer uniquement les colonnes que vous souhaitez
importer, ‡ un champ de la table, gr‚ce au bouton Associer. Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici. 447 Importation ParamÈtrable : RÈsumÈ de l'Importation
Le logiciel vous affiche alors un aperÁu du fichier qui va Ítre importÈ. VÈrifiez que les donnÈes
correspondent bien aux noms des colonnes. Enregistrer le Format
Si vous pensez rÈcupÈrer par la suite d'autres fichiers ayant la mÍme structure que le fichier actuel, vous avez la possibilitÈ de mÈmoriser sa structure.
Printed Documentation
170
Pour cela, cliquez sur le bouton Enregistrer le format et donnez un nom au format du fichier. A la
prochaine importation d'un fichier de mÍme structure, vous pourrez ainsi appeler ce format : le
logiciel appliquera automatiquement au fichier les paramËtres dÈfinis dans les Ètapes prÈcÈdentes. Si votre fichier est correct, cliquez sur le bouton Importer. Une fois l'importation terminÈe, le logiciel
affiche le nombre d'enregistrements ajoutÈs ‡ la table de votre dossier. Si vous importez un fichier dans une table qui contient dÈj‡ des enregistrements, le logiciel vous
propose d'Ècraser les enregistrements prÈcÈdents ou de les mettre ‡ jour (enregistrement par
enregistrement ou Tous). Dans ce dernier cas, il conserve les champs de l'enregistrement qui ne sont
pas importÈs. Cela vous permet d'importer successivement plusieurs fichiers. Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici. 448 Importation ParamÈtrable : DerniËre Etape
Líimportation est lancÈe. Cliquez sur Pause ou Interrompre pour arrÍter momentanÈment ou dÈfinitivement líimportation. Lorsque líimportation est terminÈe, le logiciel vous indique le nombre díenregistrements ajoutÈs, modifiÈs, dÈj‡ prÈsents, ou ignorÈs si le fichier contient des erreurs ou des champs non importables. Dans ce cas, un bouton Erreurs síaffiche. Cliquez dessus pour connaÓtre le dÈtail des enregistrements
non importÈs. Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici. 449 Import d'Ecritures
450 Formats
451 Importation de Win Compta LibÈrale V2
EBP Compta LibÈrale rÈcupËre les comptes et les Ècritures de votre ancien dossier Win Compta
LibÈrale V2. Dans votre ancien logiciel Compta LibÈrale V2
Ouvrez votre ancien dossier puis accÈdez ‡ líoption Export du menu Dossier + DonnÈes. Choisissez d'exporter les Ècritures, sur la pÈriode souhaitÈe. (nous vous rappelons ici que vous
disposez de deux exercices ouverts en mÍme temps dans votre nouveau logiciel EBP
ComptabilitÈ LibÈrale, vous ne pouvez donc exporter que deux annÈes depuis la comptabilitÈ
libÈrale). Indiquez en nom de fichier ECRITURE.TXT pour les Ècritures, conservez le sÈparateur de
champ par dÈfaut, soit la virgule. Validez par OK l'exportation, le fichier gÈnÈrÈ le sera dans le rÈpertoire LIBERALE (ou dans le
rÈpertoire d'installation de votre comptabilitÈ libÈrale si vous avez changÈ le nom par dÈfaut). Faites de mÍme pour les comptes, nommez alors le fichier COMPTES.TXT et validez par OK son
exportation. Dans votre nouveau logiciel EBP ComptabilitÈ LibÈrale
Outils
171
117 AprËs avoir installÈ le programme et crÈÈ votre dossier comptable (dans lequel les dates de
l'exercice courant correspondront aux dates du premier exercice OUVERT dans la comptabilitÈ
libÈrale)
Exemple : Dans votre nouveau logiciel EBP ComptabilitÈ libÈrale, vous avez deux exercices
ouvert, 99 et 00, votre dossier sera crÈÈ sur 99, 00 Ètant par dÈfaut gÈnÈrÈ par le programme.
118 Lancez líoption Import libÈrale V2 du menu Outils + Import de DonnÈes et indiquez le
fichier ECRITURE.TXT (du rÈpertoire LIBERALE), conservez les options par dÈfaut (Ècritures
de simulation, recalcul des soldes) et validez l'importation. Attention : Si vous gÈriez les comptes de tiers dans la prÈcÈdente version (Version 2), vous
devez impÈrativement rÈaliser cette importation dans un dossier de type CrÈances / Dettes
(choix au moment de la crÈation du dossier sur votre nouveau logiciel). Vous avez maintenant rÈcupÈrÈ vos comptes et vos Ècritures dans votre nouveau logiciel. Vous
pouvez commencer ‡ saisir vos nouvelles Ècritures. Description du fichier des Ècritures
Líimportation de fichiers ASCII contenant des Ècritures síeffectue gr‚ce ‡ un fichier dont les Ècritures, sÈparÈes par un retour chariot, se prÈsenteront comme suit :
1,010196,VE,411ART,FA, "Ventes díordinateur ", "123 ",12548.95,D,010396, Description des champs du fichier
Ligne : il síagit díun numÈro de ligne qui peut Ítre alÈatoire ou chronologique, il est
effectivement ignorÈ lors de líimportation. Date : elle est de la forme JJMMAA ou JJMMAAAA
Code journal : il est alphanumÈrique sur 4 caractËres
Compte : il est alphanumÈrique sur maximum 15 positions (dÈpend du paramËtre saisi lors de la
crÈation du dossier en compta 5). LibellÈ automatique : il est sur deux positions
LibellÈ manuel : entre guillemets sur 40 caractËres maximum
NumÈro de piËce : entre guillemets alphanumÈrique sur 10 caractËres
Montant : NumÈrique, avec le point comme sÈparateur de dÈcimale. Sens : D ou C pour DÈbit ou CrÈdit
Date díÈchÈance : elle est de la forme JJMMAA ou JJMMAAAA
Type de TVA : E pour encaissement, D pour dÈbit
Le sÈparateur de champs est la virgule
Le dÈlimiteur de champs est le guillemet, il sera prÈsent sur le champ LIBELLE et NUMERO DE
PIECE
En supposant que tous les champs ne soient pas renseignÈs, vous devez obligatoirement prÈvoir
leur emplacement.
Printed Documentation
172
Exemple : le champ LibellÈ automatique níexiste pas dans votre application, le champ type de
TVA níest pas renseignÈ sur les comptes autres que TVA, líÈcriture aura donc la forme :
1,010196,VE,411ART,, "Ventes díordinateur ", "123 ",12548.95,D,010396, Le fichier des comptes
Vous alimentez votre dossier comptable gr‚ce, entre autre, ‡ des Ècritures importÈes depuis un
fichier ASCII. Ces Ècritures sont importÈes par líoption Import LibÈrale V2 du menu Outils + Import
de DonnÈes. Cependant, ce fichier ne contenant que des Ècritures comptables, les comptes crÈÈs rÈcupËrent un
libellÈ par dÈfaut qui est " compte crÈÈ pendant transfert ". Vous pouvez cependant rÈcupÈrer les libellÈs de vos comptes comptables, en plus des Ècritures, ceci dans la mÍme option díimportation.
Il est nÈcessaire que vous gÈnÈriez, en plus de votre fichier díÈcritures, un fichier contenant vos
comptes comptables. Ce fichier se nommera obligatoirement COMPTES.TXT et il contiendra la
virgule comme sÈparateur de champ. Il contiendra les champs suivants :
NumÈro de compte : maximum 15 caractËres
IntitulÈ : maximum 60 caractËres (il síagit dans la comptabilitÈ du champ LibellÈ du compte)
Raison sociale : maximum 30 caractËres (il síagit dans la comptabilitÈ du champ appartenant ‡
líonglet Adresse)
Adresse : maximum 100 caractËres
Code postal : maximum 5 caractËres
Ville : maximum 30 caractËres
Pays : maximum 35 caractËres
Interlocuteur : maximum 35 caractËres
TÈlÈphone : maximum 20 caractËres
Fax : maximum 20 caractËres
La fin de chaque enregistrement sera un retour chariot. En supposant que tous les champs ne soient pas renseignÈs, vous devez obligatoirement prÈvoir
leur emplacement. Exemple : Vous ne disposez pas ni de raison sociale ni díinterlocuteur dans votre application
de facturation, votre exportation devra cependant contenir ces champs, mÍme vide, votre
enregistrement sera donc de la forme :
411DUPOND,DUPOND,,21 rue du bois, 78120, Rambouillet, France,,0135698475,0135698475
Ce fichier COMPTES.TXT sera alors placÈ dans le mÍme rÈpertoire que celui contenant le fichier
des Ècritures. Au moment de líimportation, vous sÈlectionnez le fichier des Ècritures et le programme dÈtectera
automatiquement la prÈsence du fichier COMPTES.TXT, líimportera avant díimporter les Ècritures. En l'absence de ce fichier des comptes, le libellÈ des comptes crÈÈs sera donc "Compte crÈÈ
pendant transfert".
Outils
173
Importation automatique
Si le fichier d'Ècritures se nomme ECRITURES.TXT, qu'il respecte la structure dÈcrite plus haut et est
gÈnÈrÈ dans le rÈpertoire Comptali.x (avec X le numÈro de l'exercice courant, sous rÈpertoire du
dossier comptable), le programme dÈtectera automatiquement sa prÈsence ‡ l'ouverture du dossier
et vous importera les Ècritures. La prÈsence du fichier COMPTES.TXT au mÍme emplacement permettra de crÈer les comptes
inexistants avec leur intitulÈ et non "compte crÈÈ pendant le transfert". 452 Export de DonnÈes
453 Exportations particuliËres
Le logiciel vous permet les exportations particuliËres suivantes : Exportation au format Liasses Fiscales (Etats Financiers) ou de la Balance
Exportation au format ContrÙle Fiscal ou Interface Expert Exportation díun arrÍtÈ de Comptes
454 Export Liasses Fiscales / Balance
Si vous souhaitez Èditer votre liasse et que vous possÈdez EBP Etats Financiers, vous pouvez exporter
une balance au format Liasses. Vous pouvez Ègalement exporter une balance au format suivant :
Une entÍte reprenant les coordonnÈes de la sociÈtÈ. Description des champs du fichier
Compte
IntitulÈ du compte
Total DÈbit
Total CrÈdit
Solde DÈbit
Solde CrÈdit
La fin de chaque enregistrement est un retour chariot. Le sÈparateur de champs est la virgule. Le dÈlimiteur de champs est le guillemet, il est prÈsent sur le champ IntitulÈ du compte. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Export de DonnÈes + Export Liasses Fiscales / Balance
Comment faire ?
Indiquez le mois jusquíauquel les Ècritures doivent Ítre exportÈes. Indiquez le nom et le chemin du fichier ‡ gÈnÈrer : par dÈfaut, le chemin proposÈ est celui du
dossier, et le nom du fichier correspond au nom du dossier. Cochez si besoin la centralisation des clients et des fournisseurs
Choisissez le type díexport ‡ rÈaliser. Cliquez sur Exporter. 455 Export ContrÙle Fiscal ou Interface Expert
Printed Documentation
174
ContrÙle Fiscal
Il síagit de copier les Ècritures comptables dans un fichier exploitable indÈpendamment du produit. Le
fichier gÈnÈrÈ est conforme ‡ líarticle L47A du Livre de ProcÈdures Fiscales et peut Ítre fourni ‡
l'administration en cas de contrÙle fiscal. Cette exportation des Ècritures est possible par la commande Export ContrÙle Fiscal du menu
Outils + Export de DonnÈes. Le fichier est gÈnÈrÈ dans le rÈpertoire díinstallation de votre logiciel, et se nomme ARCHIVE suivi de
la date díarchive.
Interface Expert
Une exportation des Ècritures au format EBP Interface Expert est possible par la commande Export
Interface Expert du menu Outils + Export de DonnÈes. Le fichier gÈnÈrÈ par dÈfaut sera : EBP.EDI. Voir aussi la partie Format Interface Expert (Coala) de líoption Communication Entreprise - Expert. 456 Export ArrÍtÈ de Comptes
Cette option permet díexporter les Ècritures sous forme díun arrÍtÈ de comptes afin de repartir dans un
nouveau dossier dans un nouvel exercice par exemple. Exemple :
En indiquant une date ‡ fin dÈcembre N, les Ècritures suivantes seront exportÈes : Ecritures datÈes du 1
er janvier N+1 contenant tous les comptes mouvementÈs des classes 1 ‡
8 pendant líexercice N, associÈ au journal díAN. Toutes les Ècritures N+1. Le fichier gÈnÈrÈ est au format v3. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Export de DonnÈes + Export ArrÍtÈ de Comptes
457 Exportation ParamÈtrable
Vous souhaitez extraire des donnÈes enregistrÈes sous votre logiciel pour les utiliser sous une autre
application. Vous devez donc lancer une exportation du fichier de donnÈes souhaitÈ (dit aussi table de
donnÈes). Avant de lancer l'exportation d'une table, nous vous conseillons de rechercher le format de fichier relu
par le logiciel cible afin díexporter un format de fichier qui puisse Ítre relu par líapplication extÈrieure
(sÈparateur, dÈlimiteur..)
Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Export de DonnÈes + Export ParamÈtrable
Comment faire ?
Choisissez la table ‡ exporter. Cliquez sur OK. Suivez les diffÈrentes Ètapes de líassistant en utilisant les boutons Suivant et PrÈcÈdent.
Outils
175
458 Exportation des Guides d'Ecritures
Cette option vous permet díexporter les guides díÈcritures paramÈtrÈs gr‚ce au menu DonnÈes. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Import de DonnÈes + Export Guides Ecritures
Barre de menu DonnÈes + Guides díÈcritures + bouton Exporter
Comment faire ?
Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ exporter. Cochez la case Compresser ce fichier au format Zip si vous souhaitez que la
taille du fichier soit rÈduite, pour un envoi par e-mail par exemple. Vous pouvez protÈger le fichier par un mot de passe, en cochant la case
correspondante et en saisissant le mot de passe : il sera demandÈ lors de la
dÈcompression, au moment de líimportation. Attention : Ce mot de passe ne doit pas Ítre perdu, sinon la dÈcompression sera impossible, et
les guides ne pourront Ítre importÈs.
Afin díenvoyer le fichier directement par e-mail, cochez la case correspondante et
indiquez líadresse du destinataire : un nouvel e-mail sera automatiquement
ouvert, avec le fichier en piËce jointe. Consultez aussi la partie : Importation des Guides d'Ecritures. 459 Etape de l'assistant ‡ l'Export ParamÈtrable
460 Exportation ParamÈtrable : Format et Nom du Fichier
SÈlectionnez Texte pour gÈnÈrer un fichier de type TXT ou DAT. Le mode Automatique (non disponible pour le moment) vous permettra de gÈnÈrer des fichiers ‡ un
format prÈdÈfini (dbf, xls, ..). Saisissez le nom du fichier exportÈ (extension DAT ou TXT) et le rÈpertoire dans lequel vous souhaitez
le gÈnÈrer. Cliquez sur le bouton Parcourir pour rechercher le fichier texte dans son rÈpertoire, si vous
souhaitez Ècraser un fichier existant. Format d'export
Si vous avez dÈj‡ exportÈ un fichier ayant la mÍme structure (ordre et champs) que le fichier que
vous souhaitez maintenant exporter (type et ordre des champs) et qu'un nom de format a ÈtÈ
enregistrÈ par le logiciel lors de la prÈcÈdente exportation, sÈlectionnez le format dans la liste. Les champs ‡ exporter seront automatiquement sÈlectionnÈs. 461 Exportation ParamÈtrable : Choix des Champs
La liste de droite affiche la totalitÈ des champs de la table ‡ exporter. SÈlectionnez le champ ‡ placer en
premier et cliquez sur Exporter, puis continuez ainsi pour chacun des champs, en respectant l'ordre du
fichier ‡ obtenir. 462 Exportation ParamÈtrable : Type du Fichier
SÈparateur de champs
Printed Documentation
176
SÈlectionnez le sÈparateur de champs ‡ appliquer au fichier ‡ exporter (tabulation, espace, point
virgule, virgule) ou encore un caractËre de votre choix. Les champs Texte sont entourÈs par
Vous pouvez ici indiquer un dÈlimiteur pour entourer les champs de type Texte. Choisissez entre
guillemets ou des apostrophes. Le fichier est automatiquement adaptÈ en fonction des choix effectuÈs. 463 Exportation ParamÈtrable : RÈsumÈ de l'Exportation
Le logiciel vous affiche alors un aperÁu du fichier qui va Ítre exportÈ. VÈrifiez que les donnÈes sont
celles que vous souhaitez rÈcupÈrer et que leur ordre est correct. Enregistrer le Format
Si vous pensez exporter de nouveau cette table pour gÈnÈrer ce mÍme type de fichier, vous avez la
possibilitÈ de mÈmoriser sa structure. Pour cela, cliquez sur le bouton Enregistrer le format et
donnez un nom au format du fichier. A la prochaine exportation de cette table, vous pourrez ainsi
appeler ce format : le logiciel appliquera automatiquement au fichier les paramËtres dÈfinis dans les
Ètapes prÈcÈdentes. Si votre fichier est correct, cliquez sur le bouton Exporter. Le fichier est alors gÈnÈrÈ. A la fin de líexportation, le logiciel vous indique le nom du fichier gÈnÈrÈ et le nombre díenregistrements
quíil contient. 464 Exportation ParamÈtrable : DerniËre Etape
Líexportation est lancÈe. Cliquez sur Pause ou Interrompre pour arrÍter momentanÈment ou dÈfinitivement líexportation. Lorsque líexportation est terminÈe, le logiciel vous indique le nom du fichier gÈnÈrÈ et le nombre
díenregistrements quíil contient.
177
Index
A
A nouveaux.....................................................137
A nouveaux provisoires ..................................138
Acquisitions intracommunautaires....................78
Activation ........................................................7, 9
Activer filtre.................................................17, 86
Administrateur...................................................38
Adresse client .................................................112
Adresse fournisseur........................................112
Affichage colonnes .....................................15, 84
AnnÈes antÈrieures ................................117, 121
Annexe 3310 A.................................................87
AperÁu ..............................................................91
Archivage........................................................143
Articles ..............................................................43
Assistance comptable.....................................148
Assistance technique..........................................9
AssociÈs .........................................................134
Automatiser saisie ............................................58
Avoir..................................................................52
B
Balance.............................................................95
Balance ‚gÈe....................................................97
Barre outils........................................................41
BoÓtes impressions ...........................................91
C
CA12.................................................................87
CA3...................................................................87
Centralisation....................................................94
Changer utilisateur ...........................................38
Classe de compte...........................................111
Client.................................................................44
Adresse.......................................................112
ClÙture mensuelle...........................................136
Code activation...................................................9
Codes postaux................................................132
Colonnes.....................................................14, 83
Commande fournisseur ....................................44
Communication entreprise - expert ................149
Compta LibÈrale v2 ........................................177
Comptabilisation factures ...........................43, 48
Compte
Attente...........................................................37
BÈnÈfice ....................................................... 37
Centralisation ............................................. 117
Charge.......................................................... 37
Comptes interdits ....................................... 117
Contrepartie................................................ 119
Gestion ......................................................... 37
Perte............................................................. 37
Produit .......................................................... 37
Raccourci ................................................... 118
TVA ...................................................... 36, 113
Compte
Comptes interdits ....................................... 120
Modification ................................................ 112
Reformatage............................................... 144
Suppression ....................................... 112, 149
Configuration impression ................................. 91
Consultation comptes ...................................... 64
Recherche .................................................... 66
ContÙle dÈbit crÈdit........................................ 112
Contrepartie automatique .............................. 119
Contrepasser Ècriture ...................................... 57
Convention......................................................... 3
CoordonnÈes dossier....................................... 29
CrÈances dettes............................................... 23
CrÈation
Compte....................................................... 112
Format variable ...................................... 12, 81
Guide abonnements................................... 127
Guide Ècritures ........................................... 122
Mode rËglement ......................................... 131
Utilisateur ..................................................... 37
CrÈation
Dossier ......................................................... 25
Filtres...................................................... 16, 85
Journal........................................................ 118
Cumuls mensuels compte ..................... 117, 121
D
DÈcaissements ................................................ 21
DÈclaration 2035............................................ 139
DÈclÙture........................................................ 146
Delettrage ........................................................ 68
DÈmarrage................................................. 11, 80
DÈpartements ................................................ 132
Printed Documentation
178
DÈpense mixte................................................124
DÈpÙt valeurs attente .......................................63
DÈsintallation logiciel ..................................11, 81
DÈverrouillage Ècritures..................................147
Devis.................................................................44
Devises ...........................................................131
Dossier
CrÈation.........................................................25
GÈnÈral .........................................................25
E
Ecart rËglement ................................................20
EchÈances ........................................................21
EchÈances
Suppression ................................................146
EchÈancier prÈvisionnel ...................................99
Ecritures
Exportation..................................................181
Importation ..................................................174
RÈimputation.......................................148, 149
Simulation .....................................................88
Ecritures
Ecritures types ..............................................19
Saisie ............................................................51
Suppression ................................................147
EDI....................................................................87
E-mail EBP .........................................................9
Encaissements .................................................21
Encours clients ...............................................104
Etat ventes achats ............................................50
EvÈnements....................................................107
Evolution
Compte................................................117, 121
Excel .................................................................91
Exercice N-1 .....................................................27
Exportation
ArrÍtÈ de comptes.......................................181
Balance .......................................................180
Exportations particuliËres............................180
Grand-livre ....................................................93
Guides Ècritures..........................................182
Exportation
Balance .........................................................95
Excel .............................................................91
Journaux .......................................................91
ParamÈtrable...............................................181
F
Facture............................................................. 44
Facture acompte .......................................... 49
Filtres ......................................................... 16, 85
Format
Affichage colonnes................................. 15, 84
DonnÈes ................................................. 14, 83
Variables ................................................ 12, 81
Formulaire 3519............................................... 87
Frais professionnels....................................... 124
G
Gestion
TVA .............................................................. 77
Ventes et achats........................................... 43
Grand-livre ....................................................... 93
Graphique ........................................................ 89
Grilles
Saisie...................................................... 14, 83
Guides abonnements..................................... 127
CrÈation...................................................... 127
Guides Ècritures............................................. 122
Consultation ............................................... 126
CrÈation...................................................... 122
H
Heures ouverture ............................................... 9
I
IcÙnes .............................................................. 41
Immobilisations .............................................. 132
Importation
Ecritures ..................................................... 177
Guides Ècritures ......................................... 174
Importation
ParamÈtrable.............................................. 174
Impression
Balance ........................................................ 95
DÈclaration TVA ..................................... 80, 95
Grand-Livre .................................................. 93
Journaux....................................................... 91
Rapprochement bancaire............................. 94
Informations dossier......................................... 28
J
Journal
Centralisateur............................................. 138
CrÈation...................................................... 118
Gestion journaux ........................................ 117
Index
179
Impression.....................................................91
Journal gÈnÈral ...........................................138
Options de saisie ..........................................57
Saisie ............................................................51
Journal ÈvÈnements .......................................106
L
Largeur colonnes........................................14, 84
Lettrage.............................................................20
En cours de saisie.........................................59
Lettrage
ApprochÈ.......................................................68
Automatique..................................................66
Manuel ..........................................................65
Lettres relance................................................100
LibellÈs Ècritures.............................................128
LibellÈs rÈpÈtitifs.............................................128
Licence ...............................................................9
Ligne Ècriture....................................................53
Liste
LibellÈs ........................................................128
PiËces ...........................................................44
PropriÈtÈs................................................14, 83
Livraisons gaz imposables ...............................80
M
Mail EBP.............................................................9
Maintenance ...................................................143
Mise ‡ jour dossier .....................................11, 81
Mise en place dossier.......................................27
Mode comptabilitÈ ............................................23
Mode rÈel..........................................................88
Mode rËglement..............................................130
Mode simulÈ .....................................................88
ModËle impression
CrÈation.........................................................91
Mot de passe ............................................38, 146
N
Notes dossier....................................................28
Nouveau
ModËle impression........................................91
Nouveau
Dossier..........................................................25
Ecriture..........................................................52
Utilisateur ......................................................38
NumÈrotation interne ......................................138
NumÈrotation piËces.........................................22
O
OpÈrations TVA ............................................. 113
Ordre colonnes .............................. 14, 15, 83, 84
P
Paiements reÁus .............................................. 61
ParamÈtrage
Plan de regroupement................................ 145
Pays ............................................................... 131
PiËce
NumÈrotation................................................ 22
PiËce
Transfert....................................................... 48
Plan comptable ...................................... 111, 112
Plan de regroupement ................................... 145
PrÈsentation gÈnÈrale................................ 11, 81
PrÈvisions rËglements ..................................... 98
PropriÈtÈs
Filtres...................................................... 14, 83
PropriÈtÈs
Grille ....................................................... 15, 85
Purge transactions ........................................... 39
Q
Quote-part...................................................... 124
R
Raccourci
Compte....................................................... 117
LibellÈ ......................................................... 117
Raccourci
Compte....................................................... 120
LibellÈ ......................................................... 120
Racines comptes
Clients .......................................................... 37
Fournisseurs................................................. 37
TrÈsorerie..................................................... 37
Rapport incident................................................. 9
Rapprochement bancaire ................................ 68
Automatique ................................................. 73
Correct.......................................................... 27
Impression.................................................... 94
Incorrect ....................................................... 69
Recalcul soldes.............................................. 144
Recettes dÈpenses .......................................... 23
Recevoir donnÈes .......................................... 150
Recherche
Compte....................................................... 113
Printed Documentation
180
Ecritures ........................................................88
RËglements
Modes .........................................................130
RÈimputation Ècritures............................148, 149
RÈindexation...................................................144
Relances.........................................................100
Modification modËle ....................................104
RÈmunÈration compte ....................................105
RÈorganisation fichiers ...................................144
S
Saisie
Paiements reÁus ...........................................61
Standard........................................................51
Saisie
GuidÈe...........................................................60
Sauvegarde ......................................................39
Sauvegarde
Dossier..........................................................28
SÈlection transactions ......................................39
Sens Ècriture.....................................................52
Service technique
Horaires...........................................................9
Seuil relance...................................................112
Simulation.........................................................88
Soldes N-1........................................................27
Suppression
EchÈances ....................................................21
Guide.......................................................... 126
Ligne............................................................. 56
T
Taux de TVA............................................ 37, 113
TÈlÈchargement............................................. 111
TÈlÈphone technique ......................................... 9
Transactions .................................................... 39
Tri suivant colonne............................... 14, 83, 84
TVA
DÈbits ........................................................... 77
EDI ............................................................... 87
Encaissements ....................................... 22, 77
GÈnÈral......................................................... 77
Taux ........................................................... 113
TÈlÈtransmission .......................................... 87
Types
Comptes ..................................................... 111
Types
Journaux..................................................... 118
U
Utilisateurs ....................................................... 38
V
Valeurs encaissement ..................................... 21
Validation Ècritures ........................................ 135
Ventes
Etat ............................................................... 43
EBP Compta Libérale
Pour Windows XP, Vista et 7
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2009 EBP Informatique, édition Juin 2009
EBP Compta Libérale 3
Convention d’Utilisation d’EBP
1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros
immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition
du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un
seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le
progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de
dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins
exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne
droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une
utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble
des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est
susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les
progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un
nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de
faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.
Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation
y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en
mode "terminal server" (TSE) ou analogue.
2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 )
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf
mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les
progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai,
s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels
sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut
suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non
surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est
informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce
expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un
de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du
produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est
souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du
logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation.
Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
4 EBP Compta Libérale
3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des
recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les
configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au
CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le
CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais
EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de
support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont
disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour
dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée
ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît
conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention
pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions
d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut
d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des
parties convenues dans cette convention tierce.
5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est
prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois
par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers
de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative
ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une
irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire
la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de
sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération
des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront
conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est
fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques
relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur.
En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de
toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre
garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de
manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin
particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support
téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité
ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle
disponibilité.
EBP Compta Libérale 5
7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en
aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les
manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes
de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP
dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même
qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels
préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence
de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP
et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi
par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre
le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses
fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au
total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la
fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur
reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un
test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire
électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La
validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV
dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou
ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le
Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour
tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Version 2.1 : Mai 2009
6 EBP Compta Libérale
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder
votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Compta Libérale et donne toutes les
informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans
le manuel, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci
est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous
pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.
Le menu ? + Rubriques d’aide pour obtenir une aide générale composée
d’un sommaire.
TABLE DES MATIERES
EBP Compta Libérale 7
TABLE DES MATIERES
INSTALLATION 11
1. AVANT DE COMMENCER 11
1.1. Accès au service technique................................................................11
1.2. Configuration requise .........................................................................12
1.3. Place disque nécessaire ................................ Erreur ! Signet non défini.
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 13
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? 14
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 15
4.1. Version d’évaluation............................................................................15
4.2. Comment activer le logiciel ? .............................................................15
4.3. Activation manuelle du logiciel ..........................................................16
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? 17
5.1. Etape 1 : Nom et emplacement...........................................................17
5.2. Etape 2 : Identification ........................................................................17
5.3. Etape 3 : Adresse.................................................................................17
5.4. Etape 4 : Contact .................................................................................18
5.5. Etape 5 : Dates d’exercice ..................................................................18
5.6. Etape 6 : Type de comptabilité ...........................................................18
5.7. Ecran de travail....................................................................................19
PRISE EN MAIN 21
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 21
1.1. Les coordonnées de mon dossier......................................................21
1.2. Les préférences de mon dossier........................................................22
1.3. Je paramètre la TVA ............................................................................25
1.4. Je paramètre mon plan comptable.....................................................26
1.5. Je paramètre mes journaux ................................................................29
2. COMMENT SAISIR MES ECRITURES ? 33
2.1. Quel mode de saisie choisir ?............................................................33
2.2. La saisie guidée...................................................................................33
2.3. La saisie comptable.............................................................................35
TABLE DES MATIERES
8 EBP Compta Libérale
3. JE GERE MES VENTES 41
3.1. Comment créer un devis ?..................................................................41
3.2. Comment transférer mon devis en facture ?.....................................43
3.3. Comment transférer ma facture dans les journaux comptables ?..44
4. JE CONSULTE UN COMPTE 45
4.1. Pourquoi consulter un compte ?........................................................45
4.2. Comment consulter un compte ?.......................................................45
4.3. Qu’est-ce que le lettrage ?..................................................................45
4.4. Comment lettrer mon compte client ? ...............................................46
4.5. Comment lettrer de façon automatique ?..........................................47
4.6. Comment lettrer en cours de saisie ?................................................48
5. JE POINTE MA BANQUE 49
5.1. Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ?.....................................49
5.2. Je réalise mon rapprochement bancaire ...........................................49
6. LA DECLARATION DE TVA 52
6.1. Rappel : comment gérer la TVA ? ......................................................52
6.2. La déclaration CA3 ..............................................................................52
6.3. La déclaration CA12 ............................................................................53
7. LES IMPRESSIONS COURANTES 55
7.1. Comment imprimer un journal ? ........................................................55
7.2. Comment imprimer le détail des comptes ? .....................................55
7.3. Comment imprimer les soldes des comptes ?..................................56
8. JE REALISE LE SUIVI DE MES TIERS 57
8.1. Comment imprimer les retards de paiements ?................................57
8.2. Comment imprimer les prévisions de règlements ?.........................58
8.3. Comment imprimer l’échéancier ?.....................................................58
8.4. Comment imprimer les lettres de relance ? ......................................59
9. LA CLOTURE MENSUELLE 60
9.1. Qu’est-ce que la clôture mensuelle ? ................................................60
9.2. Comment réaliser la clôture mensuelle ?..........................................60
10. LES OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE 61
10.1. Comment imprimer mes états de fin d’exercice ? ..........................61
10.2. Je clôture mon exercice....................................................................61
11. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? 65
11.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ?........................................................65
11.2. Comment sauvegarder ?...................................................................65
TABLE DES MATIERES
EBP Compta Libérale 9
LES FONCTIONS AVANCEES 67
1. TRAITEMENTS PARTICULIERS 67
1.1. La création des guides d’écritures.....................................................67
1.2. La gestion des abonnements .............................................................67
1.3. La gestion des modes de règlement..................................................68
1.4. La gestion des devises .......................................................................68
1.5. La gestion des immobilisations .........................................................68
2. MENU QUOTIDIEN 69
2.1. Les encaissements..............................................................................69
2.2. Le rapprochement bancaire automatique .........................................69
2.3. La recherche d’écritures .....................................................................69
2.4. Les écritures de simulation ................................................................69
3. MENU CLOTURE 70
3.1. Validation des écritures ......................................................................70
3.2. La génération des soldes N-1.............................................................70
3.3. La génération des RAN provisoires ...................................................70
4. MENU OUTILS 71
4.1. Maintenance.........................................................................................71
4.2. Assistance comptable.........................................................................71
4.3. Communication entreprise-expert .....................................................71
4.4. Les importations et exportations de données ..................................72
INDEX 73
Avant de commencer
EBP Compta Libérale 11
INSTALLATION
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service
technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis au
choix :
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible, veuillez
patienter, vous êtes sur une file d’attente.
0811 65 20 00
(coût d’un appel local)
Exposez votre problème par e-mail.
compta.support.fr@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00
Le vendredi 8h00 à 18h00
* Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la version
achetée et du contrat souscrit.
INSTALLATION
12 EBP Compta Libérale
1.2. Configuration requise
La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est
la suivante :
Un Processeur Intel Pentium 4 2 gHz avec 1 Go de RAM ;
Windows XP (1), Vista (2) ou 7 (32 bit et 64 bit) ;
Une résolution 1024 * 768 (16 bits), l’écran et la carte graphique doivent
supporter cette résolution ;
Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows.
Remarque
Windows XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire
l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel.
(1) Services Pack Windows XP Home SP2 et Windows XP pro SP2
(2) Services Pack Windows Vista SP1 32 bit et 64 bit
1.3. Place disque nécessaire
L’installation complète du logiciel nécessite 1,5 Go d’espace disque disponible.
L’installation du dossier de démonstration prend environ 4 Mo. Pour n’installer que
certains composants (par exemple, tous les composants sauf le dossier de
démonstration), sélectionnez l’Installation Personnalisée et cochez uniquement
les composants désirés.
Comment installer mon logiciel ?
EBP Compta Libérale 13
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu
Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe
où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur
OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Comptabilité pour accéder aux
différentes versions du produit.
3. Cliquez sur EBP Compta Libérale 2010. La procédure d’installation se lance
et l’assistant apparaît.
4. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez
obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son
acceptation. Cochez l’option J’accepte les termes du contrat si vous
acceptez la convention d’utilisation de ce produit et cliquez sur le bouton
Suivant. Sinon, cliquez sur le bouton Annuler.
5. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous
conseillons pour une première installation, de sélectionner Installation
Complète. La copie des fichiers est ensuite lancée.
6. Les répertoires d’installation par défaut sont :
Répertoire du logiciel : C: \ PROGRAM FILES \ EBP \ COMPTALI14.0
Répertoire des dossiers de démonstration : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL
USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS \ COMPTALI14.0
Répertoire où les dossiers, les modèles et le répertoire Common sont stockés :
C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE
Pour éventuellement modifier ces répertoires, choisissez l’installation
personnalisée.
A la fin de l’installation, cliquez sur le bouton Terminer, votre installation est
effectuée.
A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez
impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel avant le prochain
redémarrage.
INSTALLATION
14 EBP Compta Libérale
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Lancez le produit :
Soit à partir du bureau, en double-cliquant sur l’icône ;
Soit par Démarrer + Programmes + EBP + Compta Libérale 14.0.
Au lancement du produit, un écran d’accueil vous permet :
D’essayer le logiciel en version d’évaluation ;
D’activer le logiciel.
Comment activer mon logiciel ?
EBP Compta Libérale 15
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel Compta Libérale reste en
version d’évaluation.
Cela signifie que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une
période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas
votre application, elle sera limitée à 100 écritures et la mention Version de
démonstration apparaît sur toutes les impressions.
Pour plus d’informations sur l’activation de votre logiciel Compta Libérale,
reportez-vous aux paragraphes 4.2 et 4.3.
Remarque
Le logiciel contient un dossier de Démonstration pré-rempli vous permettant de
découvrir l’ensemble des fonctionnalités du produit. Il est fortement recommandé
d’ouvrir ce dossier afin de vous familiariser avec le logiciel et ses différentes
fonctionnalités avant de créer votre propre dossier. Pour cela, dans l’écran de
bienvenue, cliquez sur la société de Démonstration ou Créez un dossier.
4.2. Comment activer le logiciel ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir continuer à utiliser
toutes les fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel.
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site
Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose
d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer
automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information
s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour obtenir
votre code d’activation.
INSTALLATION
16 EBP Compta Libérale
4.3. Activation manuelle du logiciel
Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est
pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et
sur le bouton Activer manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes :
Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le nom que vous avez communiqué en
respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules).
Numéro de licence
Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation »
joint avec la boîte du logiciel.
Clé Web
Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site
www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières
nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
Code d’activation
Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni
point, qu’EBP vous a communiqué.
Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît :
FELICITATIONS, la procédure d’activation est terminée,
vous pouvez désormais utiliser votre logiciel.
Attention
Si le code saisi n’est pas valide, le message suivant apparaît : Vérifiez que vous
n’avez pas fait d’erreur de frappe dans le code. Vérifiez que vous avez saisi
exactement le même nom que celui que vous avez transmis à EBP.
Comment créer mon dossier ?
EBP Compta Libérale 17
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
La première étape pour commencer à travailler est la création de votre dossier de
travail.
Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur Créer un nouveau dossier ou
utilisez le menu Dossier + Nouveau ou l’icône .
Grâce au bouton Suivant, parcourez les différentes étapes :
5.1. Etape 1 : Nom et emplacement
Saisissez votre raison sociale, qui apparaîtra sur tous vos documents imprimés. Le
logiciel vous affiche automatiquement l’emplacement de votre dossier sur le disque.
5.2. Etape 2 : Identification
Certaines informations d’identification de la société sont indispensables pour
l’établissement de la déclaration de TVA. Il s’agit du numéro Siret, du numéro de
TVA et du code APE.
Vous pouvez, si vous le souhaitez, saisir le statut de votre société, ou le
sélectionner dans une liste en cliquant sur l’icône .
Le n° MSA correspond au numéro de la Mutualité Sociale Agricole, et ne concerne
que les entreprises agricoles.
Le NAF signifie Numéro d’Appartenance Française. Il s’agit du numéro appelé
auparavant numéro d’APE.
5.3. Etape 3 : Adresse
L’adresse de la société est indispensable pour l’impression de la déclaration de
TVA. Elle apparaîtra également sur les lettres de relance, les états préparatoires au
bilan et au compte de résultat …
Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl
+ Entrée afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième.
INSTALLATION
18 EBP Compta Libérale
5.4. Etape 4 : Contact
Vous pouvez saisir ici les coordonnées du contact de votre société. Cependant, ces
informations n’apparaîtront dans aucune impression.
5.5. Etape 5 : Dates d’exercice
Il s’agit d’indiquer ici vos dates d’exercices. Vous pouvez taper directement la date,
ou cliquer sur l’icône pour sélectionner la date dans un calendrier.
Attention
La date de début de l’exercice ne sera pas modifiable par la suite (sauf par une
clôture annuelle). Vous ne devez pas vous tromper.
Le logiciel calcule automatiquement une date maximum de saisie 12 mois après la
date de fin d’exercice : cela vous permettra de commencer à saisir sur l’exercice
suivant, sans faire de clôture annuelle.
5.6. Etape 6 : Type de comptabilité
Attention
Ce choix est définitif.
Le mode Recettes – Dépenses correspond au cas le plus courant et
concerne les Sociétés à Exercice Libéral (SEL) soumises au régime de
droit commun.
Cochez si besoin la case Comptabilité soumise à la TVA.
Pour l’étape suivante, reportez-vous à la partie 5.8.
Le mode Créances – Dettes concerne les Sociétés à Exercice Libéral
soumises au régime optionnel, qui vous permettra de tenir une
comptabilité générale avec enregistrement des écritures de ventes,
d’achats et de règlements, et de réaliser un suivi des tiers.
Choisissez le type de rapprochement bancaire que vous souhaitez
réaliser :
Le type par Journaux si vous utilisez une contrepartie « pied de
journal » dans les journaux de trésorerie.
Le type par Comptes si vous utilisez une contrepartie « ligne à
ligne » dans les journaux de trésorerie :
Comment créer mon dossier ?
EBP Compta Libérale 19
5.7. Ecran de travail
Une fois le dossier créé, l’écran se présente ainsi :
Barre de menu
Barre d’outils
Volet de navigation : ce
menu vous permet
d’accéder rapidement aux
options les plus
courantes. Il peut être
fermé et réactivé par le
menu Affichage.
Comment initialiser mon dossier ?
EBP Compta Libérale 21
PRISE EN MAIN
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
1.1. Les coordonnées de mon dossier
Afin de modifier les coordonnées saisies lors de la création du dossier, accédez
aux Coordonnées du menu Dossier + Propriétés.
Les « onglets » correspondent aux différents intercalaires positionnés en haut de
la fenêtre.
1.1.1. Onglets Adresse, Contact, Identification et Dossier
Vous retrouvez ici les informations saisies lors de la création de votre dossier,
ainsi que l’emplacement du dossier.
Pour une déclaration de TVA correcte, vous devez impérativement renseigner
l’adresse de la société, le Siret, le numéro de TVA et le code NAF.
1.1.2. Onglet Sécurité
Vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer un mot de passe d’accès à votre
dossier. Dans ce cas, cochez la case Dossier protégé par mot de passe, et
saisissez-le dans les deux cases suivantes.
Attention
Les majuscules et les minuscules sont considérées comme des lettres
différentes.
Le mot de passe sera demandé à chaque ouverture du dossier. Ne l’oubliez
pas !!!
PRISE EN MAIN
22 EBP Compta Libérale
1.1.3. Onglet Expert
Renseignez ici les coordonnées de votre expert comptable, afin de les retrouver
facilement grâce au logiciel.
1.1.4. Onglet Trésor public
Saisissez ici toutes les informations indispensables à l’établissement de votre
déclaration de TVA. Vous trouverez toutes ces informations sur la première page
d’une de vos déclarations.
Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche
Ctrl + Entrée afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième.
1.2. Les préférences de mon dossier
Avant de commencer à travailler, il est nécessaire de paramétrer le
fonctionnement général de votre logiciel. Accédez pour cela à l’option
Préférences du menu Dossier + Propriétés.
Ici, seules les options indispensables à l’utilisation de base du logiciel sont
détaillées. Pour des informations sur le paramétrage des options
avancées, placez-vous dans l’onglet concerné et accédez à l’aide en ligne
par la touche F1.
Astuce
Pour retrouver facilement une information dans l’aide en ligne, cliquez sur le
bouton Rubriques d’aide, et utilisez l’onglet Index pour taper le mot clé de la
rubrique recherchée (recherche intuitive).
1.2.1. Onglet Divers
Si vous souhaitez que votre dossier soit automatiquement ouvert au
prochain lancement du logiciel, laissez la case Ouverture auto. du
dernier dossier cochée.
Choisissez la devise de votre dossier, généralement l’Euro.
Comment initialiser mon dossier ?
EBP Compta Libérale 23
1.2.2. Onglet Saisie
Afin d’être positionné automatiquement sur le premier mois de l’exercice
en saisie ou consultation du journal des à nouveaux, cochez la case
Saisie AN sur le 1er mois de l’exercice.
Si vous souhaitez que le logiciel rééquilibre un journal par une écriture
sur un compte d’attente (470) lorsque vous tenterez de quitter un journal
déséquilibré, laissez la case Equilibrage virtuel des journaux cochée.
Si vous préférez ne pas pouvoir quitter un journal tant qu’il n’est pas
équilibré, ce qui est une solution plus sûre, décochez cette case.
Si vous laissez la case Avertissement sur montants négatifs cochée,
cela signifie qu’un message apparaîtra lors de la saisie de montants
négatifs, ce qui peut vous éviter une erreur de saisie.
Le dernier champ permet d’automatiser les libellés des écritures dans la
saisie comptable des écritures. Pointez Intitulé du compte saisi, si
vous préférez voir l’intitulé du compte en libellé. Pointez Libellé de la
première écriture, si vous souhaitez avoir le même libellé sur toutes les
lignes d’une même écriture, ce qui correspond au paramétrage le plus
fréquemment adopté.
Spécificités mode Créances – Dettes
Pour réaliser le lettrage en cours de saisie comptable des écritures de
règlements, cochez la case Lettrage en cours de saisie.
Si vous souhaitez saisir la date d’échéance de vos factures clients et
fournisseurs, pointez, dans la zone Echéances, la case Une seule
échéance. Dans le cas contraire, laissez la case Aucune pointée.
1.2.3. Onglet Consultation
Cet onglet permet de paramétrer les dates les plus fréquemment choisies dans
l’option de consultation de comptes. Les dates proposées par défaut conviennent
généralement, d’autant plus que la période sera modifiable directement dans
l’option de consultation.
PRISE EN MAIN
24 EBP Compta Libérale
Spécificité mode Créances – Dettes
Pour suivre les impayés, vous pourrez réaliser un pointage entre les factures et
les règlements, que ce soit côté clients ou fournisseurs, et ce afin de connaître
les factures impayées, c’est-à-dire celles qui n’auront pas été pointées. Cette
opération s’appelle le lettrage. Cependant, il peut arriver d’avoir un léger écart
entre une facture et un règlement, de quelques centimes par exemple. Dans ce
cas, en comptabilité, il faut saisir une écriture de la différence, afin de ne pas
considérer la facture comme étant due. Pour automatiser la passation de cette
écriture, saisissez un montant dans la case Ecart maximal autorisé pour le
lettrage approché manuel (généralement un petit montant).
1.2.4. Onglet Exercice
Vous retrouvez ici les dates d’exercice choisies lors de la création du dossier.
Pour votre déclaration 2035, renseignez le Code activité et la Date de début de
l’activité.
1.2.5. Autres onglets spécifiques au mode Créances – Dettes
Onglet Gestion
Paramétrez cet onglet si vous souhaitez utiliser le module de facturation.
Renseignez les derniers numéros de pièces utilisés (lors de la création des
pièces, le logiciel ajoutera « 1 » aux numéros indiqués), ainsi que les comptes et
journaux qui seront utilisés par défaut lors de l’enregistrement en comptabilité :
référez vous au besoin à votre expert comptable.
Onglet Transfert en comptabilité
Il s’agit de paramétrer les libellés des écritures issus de l’enregistrement
automatique en comptabilité des factures. Le paramétrage le plus courant
consiste à inclure la raison sociale du tiers, c’est-à-dire le nom du client ou du
fournisseur. Le numéro de pièce s’affichera dans tous les cas dans la colonne
Pièce :
Pour les autres onglets ou options, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche
F1.
Comment initialiser mon dossier ?
EBP Compta Libérale 25
1.3. Je paramètre la TVA
Pour paramétrer la TVA, pour la saisie des écritures et la déclaration de TVA,
accédez à l’option Racines des comptes du menu Dossier + Propriétés. Le
bouton Taux de TVA vous permet de paramétrer les différents taux que vous
utilisez.
Cette option fait apparaître également toutes les racines du plan comptable. Ces
informations n’ont généralement pas à être modifiées.
PRISE EN MAIN
26 EBP Compta Libérale
1.4. Je paramètre mon plan comptable
1.4.1. Qu’est-ce qu’un compte ?
Selon le Francis Lefebvre Comptable, un compte permet « de suivre dans le
détail les variations et les opérations affectant les biens, les dettes, les charges,
les produits, les profits et les pertes ». Toutes les opérations doivent être
enregistrées dans les comptes afin qu’elles soient classées selon leur nature
économique.
Exemples
Un compte de banque regroupe tous les flux d’entrées et de sorties d’un
compte bancaire.
Un compte de dépenses regroupe toutes les opérations d’achats, d’impôts,
de taxes etc.
Le plan comptable regroupe un ensemble de comptes.
1.4.2. Mon plan comptable
Le plan comptable est accessible par l’option Plan Comptable Professionnel du
menu Données, ou par l’icône .
Vous obtenez la fenêtre suivante :
Chaque onglet regroupe des comptes d’une même catégorie. C’est la « racine »
du compte, c’est-à-dire le début du numéro de compte, qui définit à quelle
catégorie appartient le compte.
Comment initialiser mon dossier ?
EBP Compta Libérale 27
Mode Recettes – Dépenses :
Catégorie (onglets) Racine (début du numéro)
Capitaux 1
Immobilisations 2
Tiers divers 42 à 49
Finances 5
Dépenses 6
Recettes 7
Mode Créances – Dettes :
Catégorie (onglets) Racine (début du numéro)
Capitaux 1
Immobilisations 2
Stocks 3
Fournisseurs 40
Clients 41
Autres Tiers 42 à 49
Finances 5
Achats 6
Ventes 7
1.4.3. Comment créer un compte de dépense ?
Vous souhaitez ajouter au plan comptable le compte 6062 « Fournitures de
bureau ». Cliquez sur le bouton Nouveau, et saisissez le numéro et le libellé du
compte :
Validez par OK : le compte apparaît dans votre plan comptable.
PRISE EN MAIN
28 EBP Compta Libérale
1.4.4. Comment créer un client (en mode Créances – Dettes) ?
Vous souhaitez ajouter au plan comptable votre client « Société Dupont ». Pour
réaliser cela, cliquez sur le bouton Nouveau. Un compte client commence par la
racine 411.
Saisissez le numéro, ainsi que le libellé du compte :
Le numéro et le libellé du compte sont les deux champs devant être
obligatoirement saisi. Les autres champs sont facultatifs :
Automatiquement, le logiciel vous positionne dans l’onglet Adresse.
Saisissez l’adresse du client si vous souhaitez la stocker dans le logiciel.
Elle apparaîtra ensuite sur les lettres de relance.
Dans l’onglet Divers, la zone Lettrage (pointage des factures et des
règlements) vous permet d’autoriser le lettrage manuel, automatique
(lettrage réalisé par une option du logiciel) et approché (pour gérer les
petits écarts de règlement). Par défaut, ces options sont cochées, les
trois types de lettrage sont autorisés.
Toujours dans l’onglet Divers, la zone Comptes associés vous permet
d’associer votre client à un compte de TVA et à un compte de produit,
afin de gagner un temps considérable en Saisie Standard, lors de la
saisie des factures sur ce compte.
Dans l’onglet Contact, vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer
les coordonnées du contact chez votre client. Cependant, ces
informations n’apparaîtront nulle part par la suite.
Comment initialiser mon dossier ?
EBP Compta Libérale 29
Les onglets Soldes, Graphe et Infos vous permettent respectivement
de consulter les soldes du compte, l’évolution du compte sous forme de
graphe, et de saisir des commentaires.
Pour des informations sur des onglets ou options non décrites ici, accédez
à l’aide en ligne par la touche F1.
Créez vos autres comptes clients ou fournisseurs selon le même modèle.
Cependant, ce travail étant fastidieux, vous pouvez attendre de saisir des
écritures : en effet, lors de la saisie, vous aurez la possibilité de créer les comptes
inexistants au fur et à mesure.
1.4.5. Comment paramétrer un compte de TVA ?
Ce paramétrage est utile pour la saisie des écritures et la déclaration de TVA.
Dans l’onglet Tiers divers (ou Autres Tiers en mode Créances – Dettes),
cliquez sur le compte « 44566 », puis sur le bouton Modifier. Vous pouvez
également double-cliquer sur le compte.
Vous retrouvez le numéro et le libellé déjà renseignés. Vous remarquez que le
libellé peut être modifié, ce qui n’est pas le cas du numéro de compte. Si un
numéro de compte ne vous convient pas, vous devez supprimer le compte
(bouton Supprimer) et le recréer (bouton Nouveau) avec un autre numéro.
Les particularités d’un compte de TVA s’affichent dans l’onglet Divers : le type
d’opération (France) et le taux (19,60).
Spécificité mode Créances – Dettes
Dans ce mode, choisissez en plus le type de TVA, Débits ou Encaissements. Si
vous gérez les deux modes de TVA, vous devez obligatoirement créer un compte
par type afin de gérer correctement la déclaration de TVA.
1.5. Je paramètre mes journaux
1.5.1. Qu’est-ce qu’un journal ?
Toutes les opérations doivent être enregistrées d’une part dans les comptes, et
d’autre part dans les journaux, afin qu’elles soient classées par ordre
chronologique. Chaque journal est spécialisé dans l’enregistrement d’une
certaine catégorie d’opérations.
PRISE EN MAIN
30 EBP Compta Libérale
1.5.2. Comment paramétrer mon journal de décaissements ?
Remarque
En mode Créances – Dettes, cela correspond au paramétrage du journal de
banque (BQ).
Accédez à la liste des journaux par l’option Journaux du menu Données. Les
journaux affichés correspondent aux journaux créés par le logiciel lors de la
création de votre dossier.
Cliquez sur le journal DEC, Décaissements, puis sur le bouton Modifier, ou
double-cliquez dessus.
Le code et le type du journal ne sont pas modifiables. Par contre, vous pouvez si
besoin modifier le libellé.
Dans l’onglet Général, vous avez la possibilité de paramétrer le type de
numérotation des pièces. En effet, chaque écriture sera référencée par
un numéro, qui sera par exemple le numéro du chèque, de la facture...
Cependant, il peut s’agir d’une numérotation autre, selon votre mode de
fonctionnement. Pour obtenir une numérotation automatique, choisissez
Continue ou Périodique (une numérotation par mois).
Comment initialiser mon dossier ?
EBP Compta Libérale 31
Dans un journal de trésorerie, la contrepartie se fait toujours sur le
compte de banque ou de caisse. Le champ Contrepartie vous permet
de programmer une contrepartie automatique : choisissez le mode
Ligne à Ligne et indiquez votre compte de banque (512) :
De cette façon, en saisie comptable, le logiciel passera lui-même
l’écriture de contrepartie.
Spécificité mode Créances – Dettes
Dans ce mode, vous avez le choix entre une contrepartie Ligne à Ligne ou Pied
de Journal :
Ligne à Ligne : une contrepartie à chaque écriture,
Pied de Journal : une contrepartie globale chaque mois.
Vous pouvez également paramétrer le libellé de l’écriture, comme dans
les préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet
Saisie page 23).
Vous allez fréquemment utiliser les mêmes comptes comptables : par
exemple, le même compte de dépenses 601 (Achats). Afin de gagner du
temps lors de la saisie comptable des écritures, nous allons créer un
raccourci pour ce compte. Pour cela, dans l’onglet Raccourcis, dans le
champ Raccourcis Comptes, cliquez sur le bouton Ajouter.
Choisissez la lettre « A » comme Achats (mais vous pouvez choisir une
autre lettre ou même un chiffre) et indiquez le compte d’achats. En
saisie comptable, vous pourrez faire appel au compte par le raccourci
[Ctrl] + [A]. Validez par OK. Créez le raccourci [Ctrl] + [T] de la même
façon pour le compte de TVA 445661.
PRISE EN MAIN
32 EBP Compta Libérale
Enregistrez vos modifications par OK. Paramétrez le journal d’encaissements de
la même façon. Créez notamment les raccourcis [Ctrl] + [R] pour le compte
701(Recettes) et le raccourcis [Ctrl] + [T] pour le compte 445711 (TVA).
Pour des informations sur les options ou onglets non décrits, utilisez l'aide
en ligne par la touche F1.
Comment saisir mes écritures ?
EBP Compta Libérale 33
2. COMMENT SAISIR MES ECRITURES ?
2.1. Quel mode de saisie choisir ?
Dans la partie précédente, comptes et journaux ont été créés et paramétrés. En
effet, les écritures vont être saisies dans des comptes et dans des journaux.
Cependant, si vous n’êtes pas encore familiarisés avec ces notions, EBP
Comptabilité Libérale vous propose deux niveaux de saisie :
La saisie guidée, qui vous permet de saisir des factures, des
règlements, des opérations diverses, dans une grille de saisie qui vous
guide et vous empêche de vous tromper : reportez-vous à la partie
suivante 2.2.
La saisie comptable, qui nécessite un minimum de connaissances
comptables, et vous permet de saisir en toute liberté n’importe quelle
écriture comptable : reportez-vous à la partie 2.3 page 35.
2.2. La saisie guidée
2.2.1. Intérêt de la saisie guidée
Si vous ne maîtrisez pas totalement la comptabilité, vous trouverez de nombreux
avantages à la saisie guidée :
Sélection automatique du journal
Choix automatique des numéros de comptes
Libellés pré-paramétrés
Gain de temps
Au fur et à mesure de l’enregistrement des écritures, vous les visualisez telles
qu’elles apparaissent en saisie comptable, ce qui vous familiarise avec cette
option.
2.2.2. Comment saisir un achat ?
Accédez à l’option Saisie guidée du menu Quotidien ou par l’icône .
Vous obtenez une liste de guides pré-paramétrés.
Les onglets vous permettent d’accéder à la saisie des dépenses, des recettes, ou
des opérations diverses.
PRISE EN MAIN
34 EBP Compta Libérale
Spécificité mode Créances – Dettes
Les onglets Dépenses et Recettes ne sont pas présents. A la place, vous
trouverez les onglets Achats, Ventes et Trésorerie.
Munissez-vous de la facture d’un de vos fournisseurs. Dans l’onglet Dépenses,
cliquez sur le guide D001, Achats, puis sur le bouton Saisir, ou double-cliquez
dessus pour accéder à la saisie.7
L’écran est divisé en deux parties : la saisie s’effectue en haut de la fenêtre, les
écritures enregistrées apparaissent en bas de la fenêtre.
Utilisez la touche Tabulation ou Entrée pour passer d’une case à l’autre. Le
logiciel vous propose par défaut de saisir dans le journal de décaissements DEC.
Saisissez la date de la facture dans le champ Date écriture.
Saisissez le numéro de la facture dans le champ N° de Pièce.
Saisissez le libellé de l’écriture dans le champ Libellé, par exemple le
nom du fournisseur ou le type d’achat réalisé.
Saisissez le montant HT de la facture dans la colonne Dépense.
La TVA et la contrepartie se calculent automatiquement : cliquez sur
Ajouter pour valider votre saisie ; Un message vous confirme
l’enregistrement des écritures, et elles apparaissent automatiquement
dans la liste des écritures placée en bas de la fenêtre.
Spécificité mode Créances – Dettes
Dans ce mode, vous pouvez saisir une date d’échéance. De plus, les numéros de
compte apparaissent, et vous pouvez accéder au plan comptable par l’icône
.
Vous pouvez saisir la facture suivante, ou changer de guide pour saisir un autre
type d’opération.
Comment saisir mes écritures ?
EBP Compta Libérale 35
2.2.3. Comment modifier les écritures saisies ?
Pour modifier une écriture enregistrée en saisie guidée, il vous suffit de doublecliquer
sur la ligne concernée, dans la liste des écritures en bas de la fenêtre. Le
logiciel bascule instantanément dans l’option de saisie comptable, dans laquelle
vous pouvez modifier chaque élément composant l’écriture (date, n° de pièce,
compte …). La touche Suppr du clavier permet de supprimer la ligne. Pour plus
d’informations sur la saisie comptable, consultez la partie suivante.
Pour des informations sur la modification des guides d’écritures, la
création ou l’exportation des guides, veuillez consulter l’aide en ligne mot
clé Guides d’écritures.
2.3. La saisie comptable
Munissez-vous d’une facture de vente réglée et accédez à l’option Saisie
Comptable par le menu Quotidien ou par l’icône .
En mode Recettes – Dépenses, reportez-vous au paragraphe suivant (2.3.1.),
en mode Créances – Dettes, reportez-vous au paragraphe 2.3.2.
2.3.1. Comment saisir une recette en mode Recettes - Dépenses?
Déplacez-vous d’un champ à l’autre par la touche Tabulation ou Entrée.
Dans le champ Journal, tapez le code du journal d’encaissements
(ENC) ou sélectionnez-le dans la liste accessible par l’icône .
Appuyez sur Tabulation ou Entrée.
Dans le champ Période, choisissez le mois correspondant à la date de
paiement. Appuyez sur Tabulation ou Entrée.
Un message vous indique d’appuyer sur la touche Inser ou la touche
(du clavier numérique) pour commencer à saisir : vous accédez alors à
la saisie de la première ligne.
Dans la colonne Jour, saisissez le jour du paiement.
Dans la colonne Pièce, saisissez le numéro de la facture.
PRISE EN MAIN
36 EBP Compta Libérale
Dans la colonne Compte, vous avez plusieurs possibilités :
Si vous avez paramétré vos raccourcis comptes (voir
paragraphe 1.5.2 Comment paramétrer mon journal de
décaissements ? page 30), tapez votre raccourci [Ctrl] + [R].
Ou tapez directement le compte voulu.
Ou accédez au plan comptable par l’icône , ou par la
touche , ou F4, et dans l’onglet Recettes, recherchez le
compte souhaité.
Astuce
Pour accéder au plan comptable directement dans le bon onglet, tapez le début
du numéro du compte, puis la touche ou F4, par exemple 7.
La colonne Libellé fait apparaître l’intitulé du compte.
Astuce
Vous pouvez préparer une liste de libellés types à partir de l’option Libellés des
écritures du menu Données. Lors de la saisie, vous pourrez sélectionner le
libellé dans une liste, ou taper simplement les premières lettres.
Le logiciel se positionne ensuite automatiquement dans la colonne
Encaissement : saisissez le HT de la facture.
Sur la ligne suivante, le jour et le n° de pièce ne changent pas. Si vous
gérez la TVA, saisissez le compte de TVA (44571) dans la colonne
Compte, sélectionnez-le dans le plan comptable, ou utilisez le raccourci
clavier [Ctrl] + [T] : le montant de la TVA se calcule
automatiquement en fonction du taux paramétré dans le compte .
Sur la ligne suivante, le logiciel passe automatiquement la contrepartie
sur le compte de banque, comme vous l’avez paramétrée dans le
journal (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.5.2 Comment
paramétrer mon journal de décaissements ? page 30).
Comment saisir mes écritures ?
EBP Compta Libérale 37
2.3.2. Comment saisir une vente et un paiement en mode Créances –
Dettes ?
La vente
Déplacez-vous d’un champ à l’autre par la touche Tabulation ou Entrée.
Dans le champ Journal, tapez le code du journal de ventes (VE) ou
sélectionnez-le dans la liste accessible par l’icône . Appuyez sur
Tabulation ou Entrée.
Dans le champ Période, choisissez le mois correspondant à la date de
la facture. Appuyez sur Tabulation ou Entrée.
Un message vous indique d’appuyer sur la touche Inser ou la touche
(du clavier numérique) pour commencer à saisir : vous accédez alors à
la saisie de la première ligne.
Dans la colonne Jour, saisissez le jour de la facture.
Dans la colonne Pièce, saisissez le numéro de la facture.
Dans la colonne Compte, accédez au plan comptable par l’icône ,
ou par la touche , ou par la touche F4 : le logiciel vous propose
automatiquement la liste des comptes clients. Choisissez le client dans
la liste ou créez-le par le bouton Nouveau.
Astuce
Quand votre plan comptable sera étoffé, vous pourrez sélectionner facilement un
compte en tapant le début du numéro du compte, puis la touche ou F4, par
exemple 411P ouvrira le plan comptable directement à partir des clients dont le
nom commence par la lettre P.
Remarque
Vous pouvez bien entendu taper directement le compte du client si vous le
connaissez par cœur. Si le logiciel ne trouve pas le compte dans le plan
comptable, il vous proposera alors de le créer.
Si vous avez paramétré l’échéancier à partir des préférences (partie
PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 23), saisissez la
date d’échéance de la facture dans la colonne Echéance.
La colonne Libellé fait apparaître l’intitulé du compte.
PRISE EN MAIN
38 EBP Compta Libérale
Astuce
Vous pouvez préparer une liste de libellés types à partir de l’option Libellés des
écritures du menu Données. Lors de la saisie, vous pourrez sélectionner le
libellé dans une liste, ou taper simplement les premières lettres.
Le logiciel se positionne ensuite automatiquement dans la bonne
colonne : saisissez le TTC de la facture.
Sur la ligne suivante, le jour et le n° de pièce ne changent pas ;
Saisissez le compte de TVA dans la colonne Compte, sélectionnez-le
dans le plan comptable, ou utilisez le raccourci clavier [Ctrl] + [T] si
vous l’avez créé lors du paramétrage du journal : Le montant de la TVA
se calcule automatiquement en fonction du taux paramétré dans le
compte de TVA.
Sur la troisième ligne, choisissez le compte de ventes adéquat ou
utilisez le raccourci créé dans le journal, puis appuyez sur la touche F12
de votre clavier : le solde est automatiquement calculé.
Le règlement
Dans le champ Journal, choisissez le journal de banque dans laquelle
le paiement a été encaissé.
Dans le champ Période, choisissez le mois correspondant à la date du
règlement.
Dans la page de saisie, appuyez sur Inser ou .
Dans la colonne Jour, saisissez le jour du paiement.
Dans la colonne Pièce, saisissez le numéro de la facture, ou le numéro
de la remise en banque, ou le numéro du chèque, selon votre mode de
fonctionnement.
Dans la colonne Compte, tapez le compte du client, ou accédez au plan
comptable par 411 ou 411 F4 et choisissez le client.
Le logiciel se positionne automatiquement en Recette : saisissez le
montant du paiement.
Si vous avez paramétré l’échéancier dans vos préférences (voir partie
PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 23), ou si vous
gérez la TVA sur les encaissements, l’échéancier du compte client
s’ouvre automatiquement :
Comment saisir mes écritures ?
EBP Compta Libérale 39
Positionnez-vous sur la facture correspondant au règlement.
Pour la retrouver, vous pouvez utiliser le clic droit de la souris +
Rechercher.
Si vous avez saisi le même numéro de pièce entre la facture et
le règlement, alors le règlement apparaît déjà dans la colonne
Règl. Euros.
Sinon, cliquez sur Solder : le montant s’affiche alors dans cette
colonne.
Cliquez sur Fermer.
Pourquoi renseigner l’échéancier lors du règlement ?
L’échéance réglée ne ressortira pas dans les lettres de relance ;
Les écritures seront automatiquement lettrées ;
De plus, si vous gérez la TVA sur les encaissements, le montant de la TVA
correspondant au règlement sera pris en compte dans la déclaration de TVA.
Si vous avez paramétré le lettrage en cours de saisie dans vos
préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet
Saisie page 23), une fenêtre de lettrage s’ouvre automatiquement :
sélectionnez la facture correspondante et cliquez sur Lettrer.
Le logiciel passe automatiquement la contrepartie sur le compte de
banque, comme vous l’avez paramétrée dans le journal de banque.
2.3.3. Comment ajouter, supprimer, modifier des écritures
Ajouter des écritures
Lorsqu’il n’y a encore aucune écriture dans le journal et le mois choisis,
dans l’écran de saisie, appuyez sur la touche ou Inser de votre
clavier.
Lorsque des écritures apparaissent, cliquez sur la dernière écriture et
appuyez sur la touche ou : le logiciel ajoutera une nouvelle ligne de
saisie.
Lorsque des écritures apparaissent, et que vous souhaitez insérer une
ligne, cliquez sur une écriture : la touche Inser crée une ligne avant la
PRISE EN MAIN
40 EBP Compta Libérale
ligne sélectionnée, la touche ajoute une ligne après la ligne
sélectionnée.
Supprimer des écritures
Cliquez sur l’écriture concernée et appuyez sur la touche Suppr. Confirmez la
suppression.
Modifier des écritures
Cliquez ou double-cliquez sur le champ à modifier. Après modifications, validez la
ligne jusqu’au bout, ou passez à la ligne suivante par la touche .
Remarques
Le menu contextuel de la souris peut également être utilisé (clic droit de la
souris).
Pour des informations sur les autres possibilités de la saisie comptable,
utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1 de votre clavier.
Je gère mes ventes
EBP Compta Libérale 41
3. JE GERE MES VENTES
Attention
Cette partie ne concerne que les dossiers créés en mode Créances – Dettes. En
mode Recettes – Dépenses, passez directement à la partie 4.
3.1. Comment créer un devis ?
Accédez aux devis par l’option Devis Clients du menu Quotidien + Ventes.
Cliquez sur le bouton Nouv. Grille. Utilisez la touche Tab pour passer d’un
champ à l’autre.
Saisissez le client du devis : cliquez sur l’icône pour accéder au
plan comptable. Si le compte du client n’a pas été créé préalablement,
cliquez sur le bouton Nouveau (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe
1.4.4 Comment créer un client ? page 28). Sinon, double-cliquez
dessus.
Les comptes de vente et de TVA apparaissent automatiquement en
fonction du paramétrage des préférences (voir paragraphe 1.2.5
Onglets spécifiques au mode Créances - Dettes page 24).
Saisissez la date de votre devis dans le champ Date, et la date
d’échéance dans le champ Echéance.
Dans le corps de la pièce, un message vous affiche qu’il n’y a pas de
lignes : appuyez sur la touche ou Inser afin de saisir la première
ligne :
Si vous souhaitez référencer vos articles, créez-les
préalablement dans l’option Quotidien + Ventes + Articles, ou
cliquez sur l’icône puis sur le bouton Nouveau.
Sinon, saisissez directement le libellé de votre article dans la
colonne Libellé.
Saisissez la quantité, le prix unitaire, si besoin le taux de
remise.
Saisissez les comptes de ventes et de TVA. Par défaut les
comptes indiqués sont ceux paramétrés dans l’article
sélectionné. Si vous n’avez pas sélectionné d’article, ce sont
ceux paramétrés dans les préférences qui seront affichés.
PRISE EN MAIN
42 EBP Compta Libérale
Cliquez sur le bouton Imprimer pour imprimer et valider votre
devis.
Remarques
Vous pouvez utiliser jusqu’à 3 comptes de TVA par pièce et donc par
conséquent jusqu’à 3 taux de TVA.
Vous pouvez enregistrer votre devis en cliquant sur le bouton Valider et
l’imprimer plus tard à partir de la liste des devis par le bouton Imprimer.
Vous pouvez modifier le devis par le bouton Modifier. Pour ajouter une
nouvelle ligne dans le corps de la pièce, cliquez sur la dernière ligne et
appuyez sur la touche ou .
Si vous souhaitez saisir du texte en toute liberté dans le corps de la pièce,
pour créer le devis, utilisez le bouton Nouv. Texte au lieu de Nouv. Grille.
Pour des informations sur les boutons non décrits, utilisez l'aide en ligne
par la touche F1.
Je gère mes ventes
EBP Compta Libérale 43
3.2. Comment transférer mon devis en facture ?
Il suffit de se placer dans la liste des devis (Quotidien + Ventes + Devis Client),
de sélectionner le devis et de cliquer sur Trans. Facture. Confirmez la génération
de la facture : le logiciel ouvre automatiquement la facture obtenue. Vous pouvez
la modifier, et l’imprimer grâce au bouton Imprimer.
Vous pouvez également créer une facture directement, de la même façon que le
devis, par le bouton Nouv. Grille ou Nouv. Texte (consultez la partie
précédente). La liste des factures est accessible par l’option Factures / Avoirs
Clients du menu Quotidien + Ventes.
Remarques
Pour saisir un règlement dans une facture, il suffit de sélectionner en pied de
facture un mode de règlement, et de saisir le montant du règlement.
Pour saisir un avoir, saisissez des quantités ou des montants négatifs.
Vous pouvez obtenir un état des ventes par le menu Quotidien + Ventes.
Pour des informations sur les boutons non décrits, utilisez l'aide en ligne
par la touche F1.
PRISE EN MAIN
44 EBP Compta Libérale
3.3. Comment transférer ma facture dans les journaux
comptables ?
Attention
Les factures transférées dans les journaux comptables ne pourront plus être
modifiées.
Pour transférer une facture précise, placez-vous dans la liste des factures par le
menu Quotidien + Ventes. Sélectionnez la facture et cliquez sur Comptabiliser.
Pour transférer un ensemble de factures, par exemple toutes les factures de la
semaine, utilisez l’option Enregistrement en Comptabilité du menu Quotidien +
Ventes et indiquez la période à transférer.
Pour visualiser ou réimprimer les factures transférées, accédez à la liste des
factures (Quotidien + Ventes + Factures / Avoirs Clients) et changez
d’onglet : cliquez sur l’onglet Factures et Avoirs Comptabilisés.
Vous pouvez bien entendu visualiser les écritures générées dans l’option de
Saisie Comptable du menu Quotidien.
Je consulte un compte
EBP Compta Libérale 45
4. JE CONSULTE UN COMPTE
4.1. Pourquoi consulter un compte ?
Cela vous permet de connaître toutes les opérations réalisées sur un compte, et
ainsi de visualiser toutes les opérations d’un compte d’achats, de ventes, de
banque …
Spécificité mode Créances – Dettes
Vous pourrez visualiser toutes les factures et règlements des comptes clients et
fournisseurs, et procéder au lettrage.
4.2. Comment consulter un compte ?
Accédez à l’option Consultation de Comptes du menu Quotidien, ou utilisez
l’icône . Dans le champ Compte, tapez le compte voulu, ou cherchez-le
dans le plan comptable par l’icône .
Attention
Les quatre parties suivantes ne concernent que le mode Créances – Dettes. En
mode Dépenses – Recettes, passez directement au paragraphe 5 page 49.
4.3. Qu’est-ce que le lettrage ?
Le lettrage consiste à pointer les factures avec les règlements correspondants, et
ainsi de connaître les impayés de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : en
effet, toutes les factures non pointées correspondront aux factures non payées.
Le lettrage s’effectue donc pour un compte client ou fournisseur donné, à partir
de l’option de consultation. Les comptes de TVA ou des organismes sociaux
peuvent également éventuellement être lettrés (à définir avec votre expertcomptable).
PRISE EN MAIN
46 EBP Compta Libérale
4.4. Comment lettrer mon compte client ?
Avant de réaliser le lettrage, saisissez en saisie guidée ou en saisie comptable, la
facture d’un client et le règlement correspondant.
Accédez à l’option Consultation de Comptes du menu Quotidien, ou utilisez
l’icône .
Dans le champ Compte, tapez le compte du client concerné, ou
cherchez-le dans le plan comptable par l’icône , ou par 411 ou
411 F4 : les écritures du compte apparaissent (au besoin, modifiez la
période de consultation).
Cliquez sur la facture et le règlement afin que les lignes soient en
surbrillance.
Cliquez en bas sur le bouton Lettrer : le logiciel vous propose un code,
validez par OK : les écritures sont maintenant lettrées.
Quelles en sont les conséquences ?
Les factures lettrées ne ressortiront plus dans les impressions de
lettres de relance, échéancier détaillé, balance âgée, prévisions de
règlement, car elles sont considérées comme payées.
En consultation de compte, pointez en haut de la fenêtre la case
Non (non lettrées) et visualisez en un coup d’œil les factures dues :
Je consulte un compte
EBP Compta Libérale 47
4.5. Comment lettrer de façon automatique ?
Avant de lancer le lettrage automatique, vous allez tout d’abord délettrer le
compte de votre client. Ainsi, vous constaterez que le résultat est identique.
Pointez en haut de la fenêtre la case Toutes (toutes les écritures) ;
Cliquez sur une des lignes pointées, puis en bas sur le bouton Délettrer,
et confirmez.
Pour réaliser le lettrage automatique, cliquez sur le bouton Lettrage
Automatique :
La fourchette de comptes proposée correspond au compte de votre
client.
Sélectionnez Lettrage par pièces uniquement si vous avez indiquez le
même numéro de pièce entre la facture et le règlement ; Si ce n’est pas
le cas, pointez Lettrage par montants.
Validez par OK : vous constatez que la facture et le règlement sont de nouveau
lettrés.
PRISE EN MAIN
48 EBP Compta Libérale
Remarques
Lorsque vous aurez plusieurs exercices, vous cocherez la case Lettrer à
cheval sur plusieurs exercices afin que le logiciel puisse lettrer par
exemple des factures de l’exercice N avec des règlements de l’exercice N+1.
Si vous avez fréquemment plusieurs factures pour un règlement, renseignez
la Profondeur du lettrage : « 2 » signifie une facture pour un règlement,
« 3 » par exemple une facture pour deux règlements, etc. Cependant, plus la
profondeur sera élevée, plus l’opération sera longue.
Pour connaître les écritures lettrées par l’option, cochez la case Rapport
avant de lancer le lettrage automatique.
Retrouvez l’option de lettrage automatique directement dans le menu Quotidien.
Pour des informations sur les options non abordées, consultez l’aide en
ligne par la touche F1, mot clé Lettrage automatique.
4.6. Comment lettrer en cours de saisie ?
4.6.1. Vous gérez les échéances
Si vous renseignez l’échéancier au cours de la saisie d’un règlement (voir partie
PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.2 page 37), le lettrage s’effectue
automatiquement, à condition toutefois que le montant de la facture et le montant
du règlement soient identiques.
4.6.2. Vous ne gérez pas les échéances
Dans ce cas, cochez la case Lettrage en cours de saisie dans l’onglet Saisie
des préférences du dossier, accessibles par le menu Dossier + Propriétés.
Ainsi, une fenêtre de lettrage s’ouvrira automatiquement lors de la saisie du
règlement (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.2 page 37).
Je pointe ma banque
EBP Compta Libérale 49
5. JE POINTE MA BANQUE
5.1. Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ?
Le rapprochement bancaire consiste à pointer les écritures de banque présentes
dans vos relevés bancaires. D’après le Francis Lefebvre, il s’agit de « s’assurer
périodiquement – au minimum une fois par mois – que les soldes apparaissant
sur les comptes de banque sont en conformité avec les relevés bancaires […] ».
5.2. Je réalise mon rapprochement bancaire
Avant de réaliser votre rapprochement bancaire, vous devez avoir saisi un certain
nombre de règlements, et vous munir de votre relevé bancaire.
Accédez au rapprochement bancaire par le menu Quotidien.
Spécificité mode Créances - Dettes
Selon le type de contrepartie choisi dans vos journaux de banque, vous devez
choisir le rapprochement bancaire par journal (en contrepartie pied de journal)
ou le rapprochement bancaire par compte (en contrepartie ligne à ligne).
5.2.1. Rapprochement bancaire Manuel par Compte
Indiquez le code pointage à utiliser pour pointer les écritures (par
exemple le numéro du relevé), et la date de valeur (par exemple la date
de relevé).
Choisissez le compte à pointer dans le champ Compte.
Indiquez la date jusqu’à laquelle afficher les écritures : généralement la
date du relevé.
Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde
final du relevé. Un solde Créditeur doit être saisi à droite.
Pointez les écritures soit en double-cliquant dessus, soit par la touche
Entrée du clavier : le code pointage et la date de valeur se reportent sur
la ligne.
Une fois le pointage terminé, la case Ecart de Rapprochement, en bas
de l’écran, ne doit pas contenir de montant ; dans le cas contraire, une
PRISE EN MAIN
50 EBP Compta Libérale
erreur s’est produite (voir plus loin le paragraphe 4.2.3. Mon
rapprochement bancaire est faux).
S’il n’y a pas d’écart, imprimez votre état de rapprochement en cliquant
sur l’icône : attention, ne demandez que les écritures Non
Rapprochées (case Rapp.).
Verrouillez ensuite le rapprochement en cliquant sur le bouton
Verrouiller.
Remarques
Dans la fenêtre de rapprochement bancaire, si vous choisissez, dans le
champ Ecritures, les écritures Non rapp. (non rapprochées), les écritures
disparaîtront de l’écran au fur et à mesure du pointage ; pour les visualiser, il
faut choisir soit Toutes les écritures, soit les écritures Rapprochées.
Pour retrouver plus facilement une écriture, utilisez l’option Recherche du
menu contextuel (accessible par le clic droit) ou du volet de navigation.
5.2.2. Rapprochement bancaire Manuel par Journal (spécifique au mode
Créances – Dettes)
Indiquez le code pointage à utiliser pour pointer les écritures (par
exemple le numéro du relevé), et la date de valeur (par exemple la date
de relevé).
Choisissez la banque concernée dans le champ Journal.
Indiquez la date jusqu’à laquelle afficher les écritures : généralement la
date du relevé.
Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde
final du relevé. Un solde Créditeur doit être saisi à droite.
Pointez les écritures soit en double-cliquant dessus, soit par la touche
Entrée du clavier : le code pointage et la date de valeur se reportent sur
la ligne.
Une fois le pointage terminé, la case Ecart de Rapprochement, en bas
de l’écran, ne doit pas contenir de montant ; dans le cas contraire, une
erreur s’est produite (voir plus loin le paragraphe 4.2.3. Mon
rapprochement bancaire est faux).
Je pointe ma banque
EBP Compta Libérale 51
S’il n’y a pas d’écart, imprimez votre état de rapprochement en cliquant
sur l’icône : attention, ne demandez que les écritures Non
Rapprochées (case Rapp.).
Verrouillez ensuite le rapprochement en cliquant sur le bouton
Verrouiller.
Remarques
Dans la fenêtre de rapprochement bancaire, si vous choisissez, dans le
champ Ecritures, les écritures Non rapp. (non rapprochées), les écritures
disparaîtront de l’écran au fur et à mesure du pointage ; pour les visualiser, il
faut choisir soit Toutes les écritures, soit les écritures Rapprochées.
Pour retrouver plus facilement une écriture, utilisez l’option Recherche du
menu contextuel (accessible par le clic droit) ou du volet de navigation.
5.2.3. Pourquoi verrouiller mon rapprochement ?
Le verrouillage vous évite de dépointer ou pointer une écriture par erreur, ou
de modifier par erreur une écriture pointée. De plus, il permet d’archiver tous
vos rapprochements. Vous pouvez visualiser ensuite vos rapprochements
verrouillés en sélectionnant la date du relevé concerné dans le champ
Relevé.
5.2.4. Mon rapprochement bancaire est faux : pourquoi ?
Certains règlements de votre relevé bancaire n’ont pas été saisis :
saisissez-les et pointez-les.
Certains montants n’ont pas été pointés : pointez bien tous les montants
du relevé de banque.
Certains montants ont été pointés alors qu’ils ne sont pas sur le relevé :
dépointez-les en redouble-cliquant dessus.
Le solde de la banque a mal été saisi, ou dans la mauvaise case (champ
Solde final du relevé).
PRISE EN MAIN
52 EBP Compta Libérale
6. LA DECLARATION DE TVA
L’accès à la déclaration de TVA agréée et à la génération d’un fichier de
paiement par virement nécessite un code de débridage à jour. Contactez si
besoin notre service commercial au 01.34.94.80.20.
6.1. Rappel : comment gérer la TVA ?
Au fur et à mesure des pages précédentes, le paramétrage de la TVA a été
abordé :
Renseignez obligatoirement dans Dossier + Propriétés +
Coordonnées l’adresse de la société, le Siret, le numéro de TVA, le
NAF, et les coordonnées du trésor public (partie PRISE EN MAIN,
paragraphe 1.1 Les coordonnées de mon dossier page 21).
Créez vos comptes de TVA, d’achats et de ventes dans Données +
Plan Comptable Professionnel.
Lors de la saisie, utilisez les comptes correspondant aux
factures (France, UE, encaissements, débits…).
En cas de TVA sur les encaissements (mode Créances – Dettes),
renseignez votre échéancier lors de la saisie des paiements (voir partie
PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.2 page 37).
Remarque
Pour générer une déclaration de TVA, il est nécessaire que toutes les écritures,
depuis le début de l’exercice jusqu'à la fin de la période de la déclaration soient
validées. Voir paragraphe 3.1 Validation des écritures page 70
Si les écritures ne sont pas validées vous pourrez générer une déclaration de
TVA provisoire
6.2. La déclaration CA3
La déclaration CA3 est un état mensuel ou trimestriel (selon le régime indiqué
dans les coordonnées). Accédez à la préparation de cette déclaration par le
menu Quotidien + Déclaration de TVA.
Cliquer sur le bouton Nouveau.
La déclaration de TVA
EBP Compta Libérale 53
Pour réaliser l’annexe 3310 A, cochez la case la concernant.
Pour réaliser une déclaration de TVA provisoire, laissez cochée la case
Générer votre déclaration de TVA en mode provisoire.
Indiquez le mois ou le trimestre voulu.
Indiquez le mode de paiement.
Cliquez sur le bouton Préparer : vous accédez alors à un assistant qui
vous affiche les montants trouvés par le logiciel. Certains champs ne
sont pas grisés afin que vous puissiez saisir les éléments non calculés
par le logiciel.
Cliquez sur Suivant pour passer d’une page à l’autre, puis sur
Terminer : la déclaration s’affiche alors dans l’historique.
Pour imprimer la déclaration, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton
Imprimer, ou accédez au menu Impressions + Déclaration de TVA.
Pour des informations plus poussées, consultez l’aide en ligne, mot clé
CA3.
6.3. La déclaration CA12
La déclaration CA12 est un état annuel qui concerne les sociétés soumises au
régime de TVA simplifié. Accédez à cette déclaration par le menu Quotidien +
Déclaration de TVA.
Cliquer sur le bouton Nouveau.
Pour réaliser une déclaration de TVA provisoire, laissez cochée la case
Générer votre déclaration de TVA en mode provisoire.
Indiquez la date limite de dépôt.
Indiquez le mode de paiement.
Cliquez sur le bouton Préparer : vous accédez alors à un assistant qui
vous affiche les montants trouvés par le logiciel. Certains champs ne
sont pas grisés afin que vous puissiez saisir les éléments non calculés
par le logiciel. Certaines cases doivent être cochées si besoin.
PRISE EN MAIN
54 EBP Compta Libérale
Cliquez sur Suivant pour passer d’une page à l’autre, puis sur
Terminer : la déclaration s’affiche alors dans l’historique.
Pour imprimer la déclaration, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton
Imprimer, ou accédez au menu Impressions + Déclaration de TVA.
Pour d’autres informations, consultez l’aide en ligne, mot clé CA12.
Les impressions courantes
EBP Compta Libérale 55
7. LES IMPRESSIONS COURANTES
7.1. Comment imprimer un journal ?
Le journal est le reflet de vos saisies comptables : vous pouvez imprimer votre
journal d’encaissements, de décaissements, d’opérations diverses, et d’à
nouveaux, et en mode Créances – Dettes, le journal d’achats, de ventes, de
trésorerie, d’opérations diverses et d’à nouveaux.
Accédez à l’option Journaux du menu Impression, ou cliquez sur l’icône .
Sélectionnez le journal souhaité.
Choisissez la période.
Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc).
Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier.
Pour des informations sur les autres boutons, et les options des journaux,
consultez l’aide en ligne, mot clé Journal (impression).
7.2. Comment imprimer le détail des comptes ?
Pour obtenir le détail des comptes (état appelé Grand-livre en comptabilité
générale), accédez à l’option Détail des comptes du menu Impression, ou
cliquez sur l’icône .
Choisissez le type de comptes souhaités : la fourchette de comptes
s’inscrit automatiquement.
Choisissez la période.
Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc).
Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier.
Pour des informations sur les autres boutons, et les options du grand-livre,
consultez l’aide en ligne, mot clé Détail des comptes.
PRISE EN MAIN
56 EBP Compta Libérale
7.3. Comment imprimer les soldes des comptes ?
Les soldes des comptes correspondent à un état appelé Balance en comptabilité
générale.
Selon le Francis Lefebvre Comptable, la balance « constitue un instrument de
contrôle qui permet de s’assurer qu’à tout débit enregistré correspond un crédit
du même montant ». En effet, « la somme des débit est égale à la somme des
crédit et le total des soldes débiteurs est égal au total des soldes créditeurs ».
Accédez à l’option Soldes des Comptes du menu Impression, ou cliquez sur
l’icône .
Choisissez le type de balance souhaité : la fourchette de comptes
s’inscrit automatiquement.
Choisissez la période.
Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc).
Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier.
Pour des informations sur les autres boutons, et les options de la balance,
consultez l’aide en ligne, mot clé Solde des comptes.
Je réalise le suivi de mes tiers
EBP Compta Libérale 57
8. JE REALISE LE SUIVI DE MES TIERS
Attention
Ce chapitre ne concerne que les dossiers créés en mode Créances – Dettes.
Le suivi des clients et des fournisseurs se fait à partir des échéances non
réglées. Toutes les échéances pointées dans l’échéancier (partie PRISE EN
MAIN, paragraphe 2.3.2 page 37) ou lettrées (paragraphe 4.4 page 46)
n’apparaissent donc pas dans les différents états.
8.1. Comment imprimer les retards de paiements ?
Pour connaître les retards de paiements, utilisez l’option Balance Agée du menu
Impressions.
Choisissez le type de balance âgée désiré : clients, fournisseurs ou les
deux.
La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.
Indiquez la date de référence, généralement la date du jour : en effet,
les retards de paiements seront calculés par rapport à cette date.
Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur).
Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier.
L’état se présente ainsi :
Les échéances non réglées, dont la date est dépassée, ressortent dans les
différentes colonnes, selon le nombre de jours de retard.
PRISE EN MAIN
58 EBP Compta Libérale
Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne,
mot clé Balance âgée.
8.2. Comment imprimer les prévisions de règlements ?
Accédez à l’option Prévisions de Règlements du menu Impressions.
Choisissez le type de prévisions désiré : clients, fournisseurs ou les
deux.
La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.
Indiquez la date de référence, généralement la date du jour : en effet,
les prévisions seront calculées par rapport à cette date.
Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur).
Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier.
Vous obtenez :
Les échéances à venir ressortent dans les différentes colonnes, selon les dates
d’échéance.
Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne,
mot clés Prévisions de règlements.
8.3. Comment imprimer l’échéancier ?
Cet état ressort toutes les échéances dues sur une période donnée, classées par
ordre chronologique. Accédez à l’Echéancier prévisionnel par le menu
Impressions.
Je réalise le suivi de mes tiers
EBP Compta Libérale 59
Choisissez le type d’échéancier : clients, fournisseurs ou les deux.
La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.
Indiquez la période à prendre en compte.
Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur).
Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier.
Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne,
mot clés Echéancier prévisionnel.
8.4. Comment imprimer les lettres de relance ?
Accédez à l’impression des Lettres de relance par le menu Impressions.
Renseignez la date de référence avec la date du jour.
Indiquez si vous le souhaitez un nombre minimal de jours de
dépassement.
Comment fonctionnent les niveaux de relance ?
Le logiciel gère jusqu’à trois niveaux de relance. C’est-à-dire qu’à la 1ère relance,
c’est le texte de niveau 1 qui s’imprime, à la 2ème relance pour le même client et
la même échéance, c’est le texte de niveau 2, et ce jusqu’au niveau 3.
Comment gérer les niveaux de relance ?
Sélectionnez l’option Incrémentation automatique du niveau de
relance : ainsi, le client va changer de niveau à chaque impression.
Cochez la case Sélection automatique du texte de la relance : ainsi,
le logiciel choisira le texte correspondant au niveau de relance du client.
Pour des informations sur les autres options des lettres de relance,
consultez dans l’aide en ligne la mot clé Lettre de relance.
PRISE EN MAIN
60 EBP Compta Libérale
9. LA CLOTURE MENSUELLE
9.1. Qu’est-ce que la clôture mensuelle ?
La clôture mensuelle a pour effet de rendre intangibles et définitives les
écritures comptables du mois (article 420-5 du Plan Comptable Général 1999).
L’absence de clôture mensuelle n’empêche pas le bon fonctionnement du
logiciel, mais elle est indispensable pour être en conformité avec la législation
fiscale.
Attention
Une fois effectuée la clôture d’un journal donné pour un mois donné, vous ne
pourrez plus ni modifier les écritures ni en ajouter sur ce mois et ce journal.
9.2. Comment réaliser la clôture mensuelle ?
Remarque
Avant de clôturer les mois, vous devez dans un premier temps valider les
écritures.
Voir paragraphe 3.1 Validation des écritures page 70
Accédez à l’option Clôture mensuelle du menu Clôtures. Sélectionnez le ou les
journaux à clôturer en cliquant dessus. Indiquez le mois jusqu’auquel la clôture
doit être faite. Vérifiez bien les paramètres sélectionnés, et cliquez sur OK.
Vous pouvez si vous le souhaitez imprimer les journaux dits « définitifs » pour la
période clôturée, par l’option Journaux du menu Impressions.
Les opérations de fin d’exercice
EBP Compta Libérale 61
10. LES OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE
10.1. Comment imprimer mes états de fin d’exercice ?
En plus des états comptables courants tels que journaux, grand-livre et balance
(voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 6 Les impressions courantes page
52), le logiciel vous permet d’imprimer votre journal centralisateur, ainsi que la
déclaration 2035.
10.1.1. Le journal centralisateur
Accédez à l’option Journal général du menu Clôtures. Choisissez le dernier
mois de votre exercice, et cliquez sur Imprimer pour une sortie papier.
Vous obtenez pour chaque mois le total Débit et Crédit de chaque journal.
10.1.2. La déclaration 2035
Attention
Vous devez au préalable référencer vos immobilisations par l’option Gestion
des immobilisations du menu Données + Autres fichiers +
Immobilisations.
Vous devez également créer vos associés dans l’option Associés du menu
Données + Autres fichiers.
Accédez à cet état par le menu Clôtures. Remplissez les informations des
différents onglets, puis cliquez sur OK et Imprimer.
10.2. Je clôture mon exercice
10.2.1. Pourquoi clôturer ?
La clôture vous permet d’archiver votre exercice, et de valider vos écritures en
empêchant toute modification. De plus, l’opération de clôture annuelle va :
Solder les comptes de classes 6 et 7 ;
Calculer le résultat de l’exercice ;
Générer les écritures de reports à nouveaux.
PRISE EN MAIN
62 EBP Compta Libérale
10.2.2. Qu’est-ce qu’un report à nouveau ?
Un report à nouveau est une écriture de report du solde d’un compte sur
l’exercice suivant.
Le principe, c’est de saisir dans le journal spécifique AN les écritures contenant
les soldes des comptes. Il suffit de se baser sur la balance de l’exercice antérieur,
sauf pour les comptes 6 et 7 qui sont soldés en fin d’exercice par l’écriture de
résultat (compte 120 ou 129).
Le logiciel passe ces écritures pour vous au moment de la clôture.
10.2.3. Précautions à prendre avant la clôture
Vous devez impérativement réaliser une sauvegarde de votre dossier, voire deux
pour plus de sécurité, et conserver cette (ces) sauvegarde (s). Pour des
informations sur la réalisation de la sauvegarde, consultez la partie suivante
(partie 11 Comment sauvegarder mon dossier ? page 65).
10.2.4. Comment lancer la clôture ?
Accédez à l’option Clôture Annuelle du menu Clôtures. Vous obtenez
l’assistant de clôture.
Remarque
Avant de clôturer un exercice, il est nécessaire que toutes les écritures de
l’exercice soient validées. Voir paragraphe 3.1 Validation des écritures page 70
Etape 1 : Clôture Annuelle
Cette étape vous rappelle les opérations à réaliser avant de clôturer :
Les écritures de simulation (écritures en bleu) doivent être validées par
l’option Quotidien + Ecritures de Simulation ;
Les états nécessaires doivent être édités (cependant, les éditions seront
encore possibles après clôture);
La sauvegarde du dossier doit être effectuée.
Spécificité mode Créances – Dettes
Autre opération à réaliser avant clôture : le lettrage des comptes de tiers doit être
à jour.
Les opérations de fin d’exercice
EBP Compta Libérale 63
Etape 2 : Nouvel exercice
Indiquez ici les dates du nouvel exercice; La date maximum de saisie
est calculée automatiquement.
Le logiciel vous affiche automatiquement le code du journal des reports
à nouveaux pour la génération des écritures de report, le code du
journal des opérations diverses pour la génération des écritures de
clôture, et les numéros des comptes de bénéfice et de perte pour la
génération du résultat.
Etape 3 : Options
Laissez la case Conserver les écritures de banque non rapprochées
cochée, afin de pouvoir pointer, à partir des nouveaux relevés
bancaires, les montants de la banque saisis sur l’année clôturée ;
Cependant, si vous ne faites pas de rapprochement bancaire, décochez
cette option.
Cochez la case Générer les écritures de regroupement afin que le
logiciel saisisse les OD de clôture.
Spécificités mode Créances – Dettes
Laissez la case Conserver les écritures de tiers non lettrées cochée, afin
de pouvoir réaliser, l’année suivante, le lettrage des règlements avec les
factures de l’année clôturée. Cependant, si vous ne faites aucun lettrage,
décochez cette option.
Laissez la case Supprimer les comptes de tiers non mouvementés
cochée si vous souhaitez que le logiciel épure le plan comptable.
Etape 4 : Options de clôture
Laissez la case Générer des PDF pour l’impression du journal,
grand livre et balance définitive cochée afin que le logiciel réalise et
archive des PDF pour l’impression du journal, grand livre et balance
définitive
Laissez la case Archivage de la base cochée afin que le logiciel réalise
et archive un export total de toute la base.
Indiquez dans Emplacement de sauvegarde de ces données l’endroit
où seront placés la sauvegarde du dossier, les PDF pour l’impression du
journal, grand livre et balance définitive, ainsi que l’archivage de la base.
Par défaut le chemin indiqué est le répertoire de votre dossier.
PRISE EN MAIN
64 EBP Compta Libérale
Etape 5 : Lancement de la clôture
Cliquez sur Suivant pour procéder au lancement de la clôture.
Si les journaux n’ont pas été clôturés mensuellement, un message
vous en avertit. Cliquez sur OUI pour que la clôture annuelle génère les
clôtures mensuelles et donc poursuivre la clôture.
Le logiciel lance un recalcul des soldes : si votre comptabilité n’est
équilibrée, la clôture est abandonnée : vous devez équilibrer vos
journaux.
Un message vous annonce enfin que la clôture annuelle est terminée.
Cliquez sur Terminer : vous constatez que les dates en haut de l’écran
ont changé.
Pour consulter l’exercice clôturé, ou imprimer les états définitifs, accédez à la liste
des dossiers par Dossier + Ouvrir et sélectionnez, sur la ligne du dossier
concerné, les dates de l’exercice antérieur en cliquant sur la flèche.
Comment sauvegarder mon dossier ?
EBP Compta Libérale 65
11. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
11.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ?
La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier
unique dit fichier d'archive. Il s'agit en quelque sorte d'une copie (généralement
compressée) de vos données.
Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou
détériorées. Vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant
régulièrement des sauvegardes de vos données.
Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur dans un
répertoire de sauvegarde, sur une disquette, un disque amovible, ou sur Internet.
Il faut, de préférence, conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et
dans des lieux physiques différents (en prévention de problèmes graves comme
l'incendie).
11.2. Comment sauvegarder ?
Lancez la Sauvegarde par le menu Dossier + Sauvegarde. Dans la boîte de
dialogue Sauvegarde de données :
Choisissez l’endroit où la sauvegarde doit être réalisée.
Cochez l’option Sauvegarde Internet, si vous souhaitez enregistrer
votre dossier sur Internet.
Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre
service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les
sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors
de vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers
avec un partenaire comme votre expert comptable.
Vous pouvez protéger, si vous le souhaitez, votre sauvegarde par un
mot de passe grâce au bouton Crypter l’archive avec un mot de
passe.
Traitements particuliers
EBP Compta Libérale 67
LES FONCTIONS AVANCEES
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez
dans EBP Compta Libérale. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide
en ligne, en accédant à la rubrique, grâce au mot clé dont le nom est indiqué cidessous
pour chaque fonctionnalité.
Pour rechercher une rubrique dans l’aide en ligne, appuyez sur la touche F1,
cliquez sur le bouton Rubriques d’aide, accédez à l’onglet Index et tapez le mot
clé.
1. TRAITEMENTS PARTICULIERS
1.1. La création des guides d’écritures
Il s’agit de créer de nouveaux guides utilisables ensuite dans l’option Saisie guidée
du menu Quotidien. Cette création s’effectue à partir du menu Données (aide en
ligne mot clé Création d’un guide d’écritures).
1.2. La gestion des abonnements
Un guide d’abonnement permet de générer automatiquement, à intervalles réguliers
(semaine, mois, trimestre …) les écritures comptables correspondant à des charges
ou des produits d’un montant fixe (abonnement, loyer …). Le paramétrage des
abonnements est réalisé en plusieurs étapes (aide en ligne mot clé Création d’un
guide d’abonnement).
LES FONCTIONS AVANCEES
68 EBP Compta Libérale
1.3. La gestion des modes de règlement
Uniquement en mode Créances – Dettes.
Les modes de règlements permettent de saisir un paiement dans le pied d’une
facture, de distinguer les règlements clients encaissés et de déposer en banque les
règlements d’un certain type, et de saisir, dans l’échéancier, le mode de règlement
utilisé pour le règlement d’une échéance. (aide en ligne mot clé Mode de
règlement).
1.4. La gestion des devises
Il s’agit d’enregistrer des montants en devise (aide en ligne mot clé Devise).
1.5. La gestion des immobilisations
Vous pouvez enregistrer vos fiches d’immobilisations, calculer les plan
d’amortissement, réaliser des cessions, et imprimer les immobilisations et les
cessions (aide en ligne mot clé Immobilisations).
Menu Quotidien
EBP Compta Libérale 69
2. MENU QUOTIDIEN
2.1. Les encaissements
Uniquement en mode Créances – Dettes.
Il s’agit de gérer les règlements clients par mode de règlement dans un journal de
valeurs en attente, et de déposer les règlements en banque (aide en ligne mot clé
Encaissements).
2.2. Le rapprochement bancaire automatique
Il s’agit pour le logiciel de pointer automatiquement les écritures de banque
communes à votre comptabilité et à votre relevé bancaire (aide en ligne mot clé
Rapprochement automatique).
2.3. La recherche d’écritures
La recherche d’écritures, accessible par le menu Quotidien, permet de définir des
critères de recherche et d’obtenir les écritures répondant à ces critères. Vous
pouvez également imprimer et exporter cette sélection d’écritures (aide en ligne
mot clé Recherche d’écritures).
2.4. Les écritures de simulation
Il s’agit de saisir des écritures simulées, qui pourront à tout moment être confirmées
ou supprimées (aide en ligne mot clé Ecriture de simulation).
LES FONCTIONS AVANCEES
70 EBP Compta Libérale
3. MENU CLOTURE
3.1. Validation des écritures
La Validation permet de rendre irréversible le contenu d’une écriture comptable,
c’est-à-dire tout ce qui la compose.
Seuls l’échéancier, l’analytique, le lettrage et le rapprochement bancaire seront
encore possibles sur les lignes validées.
Cette opération est indispensable afin que votre comptabilité soit considérée
comme sincère, régulière et probante par l’administration fiscale.
Cette étape est nécessaire avant la clôture de vos mois, et donc de votre exercice.
Attention
Une fois les écritures validées, elles ne seront plus modifiables, ni supprimables.
Cette opération est irréversible. Une sauvegarde de vos données est vivement
conseillée. Vous pourrez cependant toujours ajouter de nouvelles écritures.
Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne, mot clé Validation
écritures.
3.2. La génération des soldes N-1
Il s’agit, lors du premier exercice, de générer les soldes N-1 des comptes à partir
des écritures saisies dans un journal d’à nouveaux. Cette option est accessible à
partir du menu Clôtures.
3.3. La génération des RAN provisoires
Cette génération permet d’effectuer une simulation de la clôture annuelle (aide en
ligne, mot clé A nouveaux provisoires).
Menu Outils
EBP Compta Libérale 71
4. MENU OUTILS
4.1. Maintenance
Les outils de maintenance sont scindés en deux menus :
- la Maintenance Utilisateur regroupant des fonctionnalités relevant du
fonctionnement usuel du logiciel telles que le recalcul des soldes, la réindexation
par date …
- la Maintenance Technique regroupant des fonctionnalités à exécuter sous le
contrôle du service technique d'EBP telles que la Maintenance des journaux, la
suppression d’écritures …
Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne, mot clé Maintenance.
4.2. Assistance comptable
Pour obtenir de l’aide sur les fonctionnalités de la révision comptable, accédez à
l’option concernée, grâce au menu Outils + Assistance Comptable, et appuyez
sur la touche F1.
Réimputation d’écritures : il s’agit de déplacer une sélection d’écritures
d’un compte à un autre, ou d’un journal à un autre.
Epuration du plan comptable : il s’agit de supprimer en une seule
manipulation une sélection de comptes non mouvementés.
4.3. Communication entreprise-expert
Il s’agit d’exporter les écritures saisies vers le logiciel de votre expert-comptable, et
d’importer les écritures saisies par votre expert-comptable (aide en ligne mot clé
Communication Entreprise-Expert). La communication peut se faire avec les
logiciels : EBP Comptabilité, APISOFT Comptabilité, API Comptabilité, CCMX
Winner, CCMW Expert, CEGID Sisco II, CIEL Comptabilité, COALA Comptabilité,
Champagne Informatique CI, SAGE Ligne 100, CADOR Dorac, QUADRATUS
Quadra Compta, COTE OUEST Bilan Plus, et AZUR Dia Compta.
LES FONCTIONS AVANCEES
72 EBP Compta Libérale
4.4. Les importations et exportations de données
Il s’agit d’importer et d’exporter des données telles que les écritures, les guides
d’écritures, les comptes … Accédez à ces fonctionnalités par le menu Outils +
Import de données ou Export de données. Pour plus d’informations sur ces
options, accédez à la fonctionnalité souhaitée, et appuyez sur la touche F1.
INDEX
EBP Compta Libérale 73
INDEX
A
Abonnements ......................................................................................................66
Achat ...................................................................................................................33
Activation.............................................................................................................15
Adresse ................................................................................................... 17, 21, 28
Aide en ligne....................................................................................................5, 22
Annexe 3310 A....................................................................................................52
Articles.................................................................................................................41
Avoir ....................................................................................................................43
B
Balance ...............................................................................................................56
Balance âgée ......................................................................................................57
C
CA12 ...................................................................................................................53
CA3 .....................................................................................................................52
Centralisation ......................................................................................................69
Clôture annuelle ............................................................................................61, 62
Clôture mensuelle ...............................................................................................60
Communication entreprise-expert .......................................................................70
Compte..........................................................................................................26, 45
Compte client ......................................................................................................28
Compte de dépense ............................................................................................27
Compte de TVA...................................................................................................29
Comptes associés ...............................................................................................28
Configuration requise ..........................................................................................11
Consulter un compte ...........................................................................................45
Contact.................................................................................................... 18, 21, 28
Contrepartie automatique....................................................................................31
Créances - dettes ................................................................................................18
INDEX
74 EBP Compta Libérale
D
Dates d’exercice ............................................................................................18, 24
Déclaration 2035..................................................................................................61
Déclaration CA12.................................................................................................53
Déclaration CA3...................................................................................................52
Déclaration de TVA..............................................................................................52
Détail des comptes ..............................................................................................55
Devis....................................................................................................................41
Devises................................................................................................................67
E
Ecart de rapprochement ................................................................................49, 50
Echéancier...............................................................................................23, 38, 48
Echéancier prévisionnel.......................................................................................58
Ecritures de simulation ..................................................................................62, 68
E-mail ..................................................................................................................10
Encaissements ....................................................................................................68
Enregistrement en comptabilité ...........................................................................44
Equilibrage virtuel des journaux...........................................................................23
Etat des ventes ....................................................................................................43
Evaluation............................................................................................................14
Exportations.........................................................................................................71
F
Facture...........................................................................................................34, 43
G
Grand-livre...........................................................................................................55
Guides d’abonnements........................................................................................66
Guides d’écritures................................................................................................66
H
Horaires ...............................................................................................................10
I
Identification...................................................................................................17, 21
Immobilisations ....................................................................................................67
INDEX
EBP Compta Libérale 75
Importations.........................................................................................................71
Installation ...........................................................................................................12
J
Journal...........................................................................................................29, 55
Journal centralisateur ..........................................................................................61
Journal de décaissements...................................................................................30
Journal général....................................................................................................61
L
Lancement...........................................................................................................13
Lettrage ................................................................................................... 28, 45, 63
Lettrage approché ...............................................................................................24
Lettrage automatique...........................................................................................47
Lettrage en cours de saisie ..................................................................... 23, 39, 48
Lettres de relance................................................................................................59
Libellé de l’écriture...............................................................................................31
Libellés des écritures......................................................................... 23, 24, 36, 38
Libellés types.................................................................................................36, 38
Lisezmoi ................................................................................................................5
M
Maintenance........................................................................................................70
Mode de saisie ....................................................................................................33
Modes de règlement............................................................................................67
Mot de passe.......................................................................................................21
MSA.....................................................................................................................17
N
NAF ...............................................................................................................17, 21
Nouveau dossier .................................................................................................17
Numéro de TVA.............................................................................................17, 21
Numérotation des pièces...............................................................................24, 30
P
Plan comptable.................................................................................. 26, 36, 37, 70
Préférences .........................................................................................................22
Prévisions de règlements ....................................................................................58
INDEX
76 EBP Compta Libérale
R
Raccourcis comptes ............................................................................................31
RAN provisoires...................................................................................................69
Rapprochement bancaire.........................................................................18, 49, 63
Rapprochement bancaire automatique................................................................68
Recette ................................................................................................................35
Recettes - dépenses............................................................................................18
Recherche d’écritures..........................................................................................68
Règlement .....................................................................................................38, 43
Réimputation........................................................................................................70
Report à nouveau ..........................................................................................61, 62
Reports à nouveaux.............................................................................................63
Retards de paiements..........................................................................................57
Révision comptable .............................................................................................70
S
Saisie comptable ...........................................................................................33, 35
Saisie guidée .................................................................................................33, 66
Sauvegarde .........................................................................................................65
Service technique ................................................................................................10
Solde .......................................................................................................38, 49, 50
Soldes des comptes ............................................................................................56
Soldes N-1...........................................................................................................69
T
Taux.....................................................................................................................29
Taux de TVA........................................................................................................25
Transférer le devis ...............................................................................................43
Transférer une facture .........................................................................................44
Trésor public........................................................................................................22
TVA......................................................................17, 22, 25, 29, 36, 38, 39, 52, 53
Type de comptabilité............................................................................................18
Type de contrepartie............................................................................................31
V
Vente ...................................................................................................................37
Ventes .................................................................................................................43
NOTES
NOTES
NOTES
NOTES
EBP Compta et Facturation
Pour Windows XP et Vista
Manuel utilisateur
i
1 FÈlicitations !............................................................................................................................................... 1
2 Convention d'utilisation díEBP.................................................................................................................... 3
3 A lire attentivement..................................................................................................................................... 5
4 Licence d'utilisation..................................................................................................................................... 7
5 L'assistance technique ............................................................................................................................... 9
6 GÈnÈralitÈs sur le Produit......................................................................................................................... 11
32 ComptabilitÈ (gÈnÈralitÈs)....................................................................................................................... 19
49 Dossier.................................................................................................................................................... 25
119 Affichage............................................................................................................................................... 43
122 Gestion ................................................................................................................................................. 45
165 OpÈrations Comptables Courantes ...................................................................................................... 57
313 Impressions ........................................................................................................................................ 109
372 Fichiers de DonnÈes........................................................................................................................... 139
RÈvision Client........................................................................................................................................... 165
464 OpÈrations de ClÙture ........................................................................................................................ 167
508 Outils................................................................................................................................................... 175
Index .......................................................................................................................................................... 221
1
1 FÈlicitations !
Vous venez díacquÈrir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne contextuelle prÈsente votre logiciel et donne toutes les informations nÈcessaires ‡
son installation et ‡ sa dÈcouverte.
3
2 Convention d'utilisation díEBP
PrÈambule
En achetant un progiciel EBP (de la StÈ EBP SA au capital díun million díeuros immatriculÈe au RCS de Versailles N° 330 838 947), ´ le Client ª fait líacquisition du droit non exclusif de l'utiliser ‡ des fins personnelles ou
professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transfÈrer ou laisser transfÈrer le
progiciel vers d'autres ordinateurs via un rÈseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou
sa documentation selon la loi en vigueur sauf ‡ des fins exclusives de sauvegarde. Chaque
utilisateur sur son poste de travail doit bÈnÈficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel ´ monoposte ª ne donne droit qu'‡ UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou rÈseau nÈcessite une licence correspondante. L'ensemble des
progiciels est protÈgÈ par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu ‡
des poursuites judiciaires civiles et/ou pÈnales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils
ne peuvent faire líobjet díun nantissement ou díune location ‡ aucun titre que ce soit. EBP se rÈserve
le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Livraison, Suivi et Droit de rÈtractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 )
En vertu de líarticle L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP síengage, sauf mention
expresse et spÈciale sur ses documents commerciaux, ‡ livrer les progiciels au plus tard dans les 3
jours ouvrÈs qui suivent la commande. A ce dÈlai, síajoutent les dÈlais postaux en vigueur. En cas de
tÈlÈchargement, les progiciels sont disponibles immÈdiatement. En conformitÈ avec líarticle L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre líexÈcution
de sa commande, par un numÈro díappel tÈlÈphonique fixe et non surtaxÈ accessible depuis le
territoire mÈtropolitain. En conformitÈ avec líarticle L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informÈ quíil ne
peut pas exercer son droit de rÈtractation auquel il renonce expressÈment et ce dËs la livraison du
logiciel dans la mesure o˘ le Client ou líun de ses prÈposÈs fait une demande díactivation au moyen
du N° de licence du produit et díune ´ raison sociale ª. Il en est de mÍme si un contrat de services
est souscrit dont líexÈcution commence immÈdiatement ‡ compter de líactivation du logiciel qui est
fait de faÁon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de mÍme si le
logiciel complet est tÈlÈchargÈ par Internet. …tendue des obligations de support díEBP
Les services díassistance díEBP sont destinÈs ‡ fournir des conseils, des recommandations et des
informations relatifs ‡ líusage des progiciels EBP dans les configurations matÈrielles et logicielles
requises. EBP síengage ‡ fournir au CLIENT les conseils les plus adÈquats pour aider ‡ rÈsoudre les
problËmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans líutilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de rÈsolution des problËmes. Les services de support díEBP
qui font líobjet díun contrat distinct des prÈsentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et
níincluent pas le support sur site. Assistance de proximitÈ sur le site
Líutilisateur doit pouvoir faire appel ‡ un professionnel de líinformatique pour dÈnouer sur son site
une difficultÈ technique dont la cause ne serait pas dÈterminÈe ou rÈsolue par líassistance
tÈlÈphonique díEBP. Pour ce faire, le Client reconnaÓt conclure avec un distributeur ou un
professionnel de líinformatique une convention pour líassister sur site en cas de besoin. Cette
convention fixe les conditions díintervention de ce professionnel. EBP ne peut Ítre rendu
responsable díun dÈfaut díaccord ou des consÈquences díun non-respect des obligations
rÈciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des donnÈes
Printed Documentation
4
Le CLIENT reconnaÓt avoir ÈtÈ informÈ par EBP et/ou par son distributeur quíil est prudent en termes
de bonne gestion informatique, de procÈder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures ‡ la
sauvegarde des systËmes, programmes et fichiers de donnÈes, et que líabsence díune telle
sauvegarde rÈduit de maniËre significative ses chances de limiter líimpact des dommages qui
pourraient rÈsulter díune irrÈgularitÈ dans le fonctionnement de son systËme ou ses progiciels et peut
rÈduire la portÈe des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaÓt quíil est de sa
responsabilitÈ de mettre en úuvre une procÈdure pour assurer la rÈcupÈration des donnÈes, fichiers
ou programmes dÈtruits, endommagÈs ou perdus. EBP ne saurait Ítre tenue responsable en cas de
perte de donnÈes. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des prÈsentes seront conformes, pour
l'essentiel, au besoin díun utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'Ètat sans garantie d'aptitude
‡ une utilisation particuliËre, tous les risques relatifs aux rÈsultats et ‡ la performance du progiciel
sont assumÈs par l'acheteur. En toute hypothËse, EBP níassume que des obligations de moyens ‡
líexclusion de toute obligation de rÈsultat. La prÈsente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de maniËre non limitative, toute
garantie de qualitÈ ou díadÈquation ‡ un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaÓt que la
fourniture des services de support tÈlÈphonique dans le cadre díun contrat díassistance dÈpend de la
disponibilitÈ ininterrompue des moyens de communication et quíEBP ne peut garantir une telle
disponibilitÈ. Limitations de responsabilitÈ
Sauf disposition contraire díordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas
responsables ‡ raison de prÈjudices directs ou indirects (y compris les manques ‡ gagner,
interruptions díactivitÈ, pertes díinformations ou autres pertes de nature pÈcuniaire) rÈsultant díun
retard ou díun manquement commis par EBP dans la fourniture ou líabsence de fourniture des
services de support, alors mÍme quíEBP ou ses fournisseurs auraient ÈtÈ informÈs de l'ÈventualitÈ
de tels prÈjudices. EBP ne peut Ítre rendu responsable díun fonctionnement non conforme, díun
dysfonctionnement, díune inaptitude particuliËre ou díune absence de fonctionnalitÈ dans un de ses
progiciels. En outre, le CLIENT reconnaÓt quíEBP et ses fournisseurs ne seront responsables ‡
raison díaucun manque ‡ gagner subi par un tiers et d'aucune rÈclamation ou action en justice
dirigÈe ou intentÈe contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothËse, la responsabilitÈ díEBP ou de
ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excÈder, au total, les
sommes payÈes par le CLIENT ‡ EBP (ou ‡ son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du
service au titre du contrat díassistance. Líutilisateur reconnaÓt avoir ÈvaluÈ le logiciel de faÁon
approfondie par une dÈmonstration ou un test rÈel pour vÈrifier quíil est en adÈquation avec ses
besoins. Dispositions finales
Ces conditions gÈnÈrales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites
verbalement ou bien passÈes par tÈlÈphone, fax, courrier, email, formulaire Èlectronique ‡ l'attention
du service clients díEBP ou díun distributeur EBP. La validation díun formulaire en ligne vaut
acceptation par le client des prÈsentes CGV dËs lors que ce dernier a cochÈ la case prÈvue a cet
effet sur le formulaire. Les CGV font partie intÈgrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses prÈposÈs. ConformÈment ‡ Loi ´ Informatique et libertÈs ª du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit
d'accËs et de rectification aux donnÈes le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de
juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, mÍme en cas de pluralitÈ de dÈfendeurs ou
díappel en garantie.
5
3 A lire attentivement
Votre logiciel est prÍt ‡ líemploi et síadapte complËtement aux petites entreprises, aux prestataires et
aux artisans.
Il vous permet de traiter líensemble des t‚ches comptables : Saisie des Ècritures, Lettrage, Rapprochement Bancaire, DÈclaration de TVA, Journaux, Balance, Grand-Livre, Ètats prÈparatoires au
Compte de RÈsultat et au Bilan Ö
Le code díactivation
Le programme vous est livrÈ en version díÈvaluation qui propose líensemble des fonctionnalitÈs, selon la version choisie, pendant 40 jours (voir Ecran de bienvenue). Au del‡ de ces 40 jours, la
saisie sera limitÈe en nombre díÈcritures (consultez la partie intitulÈe Comment saisir le code
d'activation ?). Le fichier LISEZMOI
Avant d'utiliser ce produit ou lorsque vous rÈinstallez une mise ‡ jour de version, veuillez consulter le
fichier LISEZMOI accessible dans le logiciel ‡ partir du menu ?. Il contient toutes les modifications et
Èvolutions apportÈes au logiciel depuis que la documentation et/ou l'aide ont ÈtÈ rÈalisÈes. La sauvegarde
La sauvegarde est trËs importante puisqu'elle vous permet de sauvegarder l'ensemble des donnÈes
enregistrÈes par votre logiciel sur un support extÈrieur. Ainsi, en cas de problËme sur votre disque
dur ou sur vos fichiers, vous pourrez ‡ tout moment retrouver des donnÈes correctes.
7
4 Licence d'utilisation
Comment saisir le code díactivation ?
Lorsque vous installez le produit EBP, celui-ci reste en version díÈvaluation, cíest-‡-dire que vous
utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une pÈriode de 40 jours ‡ compter de
líinstallation. AprËs ce dÈlai, si vous níactivez pas votre application, le logiciel sera bridÈ ‡ 300
Ècritures ou 20 piËces commerciales. Pour activer le logiciel, vous devez introduire un code díactivation au lancement du logiciel, en
cliquant sur Activez votre logiciel, ou par la commande activer le logiciel du menu ?. Activation automatique
Líactivation se fait via le site Internet díEBP, la connexion ‡ notre site Web se fera
automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose díInternet. Ensuite, laissez-vous
guider par les instructions ‡ líÈcran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous níaurez
pas de code ‡ saisir. Activation manuelle
Cette option est ‡ utiliser si le poste sur lequel vous avez installÈ le logiciel níest pas connectÈ ‡
Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de líÈcran de bienvenue et sur le bouton Activer
manuellement. Saisissez manuellement tous les champs. AprËs enregistrement du code, vous travaillez alors sur une version activÈe du logiciel et vous avez
accËs au service technique d'EBP pour une durÈe fonction du contrat díassistance souscrit. Pour obtenir la dÈclaration de TVA agrÈÈe, un code díactivation particulier doit Ègalement Ítre
introduit. Si vous souhaitez exploiter les donnÈes du logiciel via une base de donnÈes (type Access), une
option de gÈnÈration ODBC est Ègalement disponible.
9
5 L'assistance technique
EBP Informatique met ‡ votre disposition une assistance technique qui rÈpond ‡ vos questions. Avant de nous contacter, notez ... Votre numÈro de licence, envoyÈ par notre service commercial : nos techniciens ne
pourront vous rÈpondre sans ce numÈro. La description du type de configuration matÈriel (type de l'ordinateur, l'Ètat du disque dur,
fonctionnement rÈseau ou monoposte...) Le logiciel que vous utilisez et sa version (menu ?) . Notre support tÈlÈphonique technique est ouvert :
Du lundi au jeudi : 8H00 ‡ 19H00
Le vendredi : 8H00 ‡ 18H00
Comment contacter le service technique ?
Utilisez notre ligne tÈlÈphonique directe (un standard vous accueille, si aucun technicien n'est
disponible, veuillez patienter vous Ítes sur une file d'attente). Composez le :
0811 65 20 00
(co˚t díun appel local)
Pour tout problËme technique, vous pouvez Ègalement nous adresser vos problËmes par e-mail au :
compta.support.fr@ebp.com
En prÈcisant votre numÈro de licence donnant droit ‡ l'assistance, le nom et la version du produit.
11
6 GÈnÈralitÈs sur le Produit
7 DÈmarrage
Bienvenue dans líaide de votre logiciel. Vous souhaitez :
CrÈer un dossier
Initialiser le dossier
Initialiser le plan comptable
Initialiser les journaux
GÈrer les prospects
CrÈer des clients, des fournisseurs
CrÈer des piËces de vente, d'achat
Saisir des Ècritures avec des connaissance comptables :
o En utilisant des guides prÈdÈfinis
o En saisie comptable standard
Consulter et lettrer un compte
Pointer la banque
Imprimer des donnÈes comptables
o Journaux
o Grand-Livre
o Balance
Sauvegarder le dossier
8 Installation rÈseau des produits de la gamme PRO d'EBP
ConÁus pour un environnement en mode ´ poste ‡ poste ª ou en mode ´ client/serveur ª, les produits
de la Gamme PRO ´ en rÈseau ª utilisent les technologies les plus avancÈes pour accÈder aux bases
de donnÈes. Une application de gestion/comptabilitÈ en rÈseau utilise votre installation de maniËre plus
intensive que les applications de bureautique. Elle peut par consÈquent rÈvÈler des dÈfauts non
constatÈs par le passÈ. Pour votre installation en rÈseau, il est recommandÈ de vous adresser ‡ un centre de compÈtence EBP
agrÈÈ qui devra valider líintÈgration du logiciel avec un matÈriel professionnel de qualitÈ installÈ dans les
rËgles de líart. Il sera nÈcessaire díinterroger le service technique d'EBP pour des renseignements ou
validations complÈmentaires. FiabilitÈ
Pour un fonctionnement correct de vos applications, il est indispensable d'avoir un rÈseau qui
fonctionne de faÁon fiable. EBP ne saurait Ítre tenu responsable de pertes de donnÈes
causÈes par un dÈfaut de votre installation ou par une mauvaise utilisation de votre matÈriel. Pour obtenir un rÈseau de bonne qualitÈ, nous vous demandons de suivre les recommandations
suivantes : Eviter les rÈseaux ‡ base de c‚bles coaxiaux, Avoir un c‚blage de bonne qualitÈ rÈalisÈ par du personnel qualifiÈ : paire
torsadÈe certifiÈe de catÈgorie 5 (c‚blage 100 Mbits),
Printed Documentation
12
Utiliser des cartes rÈseaux et des concentrateurs (hubs) ‡ 100 Mb de
marque rÈputÈe (EBP a identifiÈ certaines cartes posant des problËmes;
en cas de doute n'hÈsitez pas ‡ nous consulter), Utiliser une version ‡ jour des pilotes de cartes rÈseaux (de prÈfÈrence
certifiÈs Microsoft), En cas d'installation ‡ fort trafic (plusieurs postes sur le mÍme dossier
et/ou grande quantitÈ de documents dans un dossier), il est indispensable
d'avoir un rÈseau 100Mbits, Cette liste de recommandations n'est pas exhaustive. Elle ne saurait remplacer les conseils d'un
professionnel expÈrimentÈ. EBP fournit ‡ ses centres de compÈtences un outil ENetTest pour tester
votre rÈseau. Si celui-ci signale des erreurs, votre rÈseau est dÈfectueux et nos produits ne peuvent
donc pas fonctionner correctement. NÈanmoins, ENetTest ne peut dÈtecter que les problËmes les
plus importants. En effet, seul un professionnel peut vous garantir la fiabilitÈ de votre rÈseau. MÍme si votre rÈseau fonctionne parfaitement, il est indispensable d'effectuer rÈguliËrement des
sauvegardes (quotidiennes de prÈfÈrence). En effet, vous n'Ítes pas ‡ l'abri d'une dÈfaillance
ultÈrieure de votre matÈriel (entre autres au niveau de l'ordinateur, du rÈseau ou de l'alimentation
Èlectrique). En cas de coupure brutale de courant, les donnÈes indispensables au bon fonctionnement peuvent
Ítre dÈtruites. C'est pourquoi, nous vous recommandons de conserver l'ensemble de vos donnÈes
sur un seul ordinateur, protÈgÈ des dÈfaillances du rÈseau Èlectrique ‡ l'aide d'un onduleur (ou UPS).
Il est aussi indispensable d'arrÍter correctement les stations de travail en utilisant la procÈdure
prÈvue par Microsoft pour arrÍter Windows. En effet, un arrÍt brutal de l'ordinateur peut non
seulement entraÓner une perte du travail en cours, mais aussi une corruption de vos dossiers. Pensez donc ‡ vÈrifier que tous les utilisateurs de votre rÈseau connaissent et appliquent
parfaitement la procÈdure d'arrÍt. Pour plus de certitudes ou un complÈment d'information, n'hÈsitez pas ‡ contacter le service
technique d'EBP avec une description prÈcise (matÈriel et logiciel) de votre installation.
Informations sur le moteur de base de donnÈes
Les applications de la gamme PRO sont fournies en standard avec le moteur de base de donnÈes
Pervasive.SQL V8. Les versions PRO rÈseau Poste ‡ Poste sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Workgoup et les
versions PRO rÈseau Client/Serveur sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Client/Serveur. Sur une mÍme machine, il n'est pas possible de faire cohabiter deux moteurs diffÈrents. Si vous
utilisez d'autres logiciels (d'autres Èditeurs qu'EBP) qui utilisent la base de donnÈes Btrieve 6.15 ou
Pervasive.SQL 2000i, vous devez impÈrativement choisir d'utiliser le moteur Btrieve 6.15, Pervasive.SQL 2000i ou le moteur Pervasive.SQL V8 en tenant compte des licences de chacun de
ces moteurs en cas d'installation rÈseau. Si vous choisissez d'installer Pervasive.SQL V8, vous
devez vÈrifier la compatibilitÈ de cette autre logiciel avec ce nouveau moteur de base de donnÈes
auprËs de son Èditeur. Sinon, placer les donnÈes sur deux ordinateurs diffÈrents (l'un faisant
fonctionner Btrieve 6.15 ou Pervasive.SQL 2000i et l'autre Pervasive.SQL V8). 9 DÈsinstallation du produit
Si vous avez besoin de dÈsinstaller le programme (procÈdure díinstallation interrompue, problËme fichier
programme...), allez dans DÈmarrer + ParamËtres + Panneau de configuration et lancez líAjout /
Suppression de programmes. Ceci ne supprimera que les fichiers installÈs par la procÈdure
díinstallation sans toucher aux fichiers crÈÈs par líutilisateur. 10 Lien ODBC
GÈnÈralitÈs sur le Produit
13
Une option de gÈnÈration ODBC est disponible en version PRO et vous permet de rÈcupÈrer les
donnÈes afin de les exploiter via une base de donnÈes comme Access, gr‚ce ‡ des drivers ODBC. Attention : Aucune assistance technique ne sera apportÈe par nos techniciens sur líutilisation de
cette option. Utilisateurs díune version PRO
Installez la version complËte de Pervasive.SQL V8 prÈsente sur votre CD-Rom díinstallation dans le
rÈpertoire produits\outils\reseau. Ensuite, introduisez le code díactivation DDF (consultez la partie
intitulÈe Comment saisir le code d'activation ?). Les fichiers DDF seront simplement gÈnÈrÈs, lors de líouverture du dossier, dans le rÈpertoire du
dossier, sous TPE.0 (ou TPE.x). Utilisateurs díune version Standard
Contactez notre service commercial au 01.34.94.80.20. 11 PrÈsentation gÈnÈrale
Les barres d'outils
Les listes et grilles de saisie
L'impression
L'aperÁu Ècran
12 Mise ‡ jour d'un dossier
En cas díinstallation díune nouvelle version de votre logiciel, une mise ‡ jour de votre dossier vous sera
proposÈe dËs líouverture de celui-ci. Vous devez accepter cette mise ‡ jour pour accÈder ‡ votre
dossier, toutefois une sauvegarde de celui-ci est vivement conseillÈe avant cette opÈration. A noter que les Ècritures appartenant ‡ des mois clÙturÈs, et qui ne seraient pas validÈes car saisies sur
une version antÈrieure ‡ la 11.3, seront automatiquement validÈes afin díÍtre conforme au Bulletin
Officiel des ImpÙts n°12 du 24 janvier 2006 sur le contrÙle des comptabilitÈs informatisÈes. Ces Ècritures
ne seront donc plus ni modifiables, ni supprimables.
13 Formats de Variables
14 Comment crÈer un nouveau format de variable ?
Pour crÈer un format de variable, lancez líoption PrÈfÈrences du menu Dossier + PropriÈtÈs et
accÈdez ‡ líonglet Formats. Ces formats pourront Ítre applicables sur vos modËles díimpressions. Cliquez sur le bouton Nouveau afin díaccÈder ‡ líassistant qui dÈtaille toutes les Ètapes de la crÈation. Níoubliez pas de sauvegarder vos nouveaux modËles díimpression. Etape 1
Saisissez le nom du nouveau format et saisissez une description. Choisissez alors le type du format
‡ crÈer : NumÈrique ou MonÈtaire , Date, Heure, Logique et ChaÓne . Etape 2
Printed Documentation
14
Cette Ètape consiste ‡ dÈfinir l'apparence du format. Format NumÈrique ou MonÈtaire
DÈterminez le nombre de dÈcimales aprËs la virgule, líapparence du montant (couleur, parenthËse) en fonction de son signe (positif, nÈgatif ou nul), le choix díun sÈparateur de
milliers, l'affichage en pourcentage (montant divisÈ par 100 suivi du signe %) ou en toutes
lettres. De plus, vous pouvez dÈfinir un format MonÈtaire en prÈcisant le symbole de la monnaie (par
exemple E, Euros...)
Format Date
DÈterminez ici la couleur de la date, líaffichage ou non du jour du mois, du jour, du mois ou de
líannÈe et leur longueur. Format Heure
DÈterminez ici la couleur de líheure, líaffichage ou non des heures et des minutes et sur quelle
longueur. Format Logique
Indiquez le texte ‡ inscrire et sa couleur lorsque la condition est vraie, lorsque la condition est
fausse. Format ChaÓne
Indiquez la couleur de la chaÓne. Dans le cas particulier d'une chaÓne vide, vous pouvez
indiquer un texte ‡ faire apparaÓtre (INEXISTANT, AUCUN..) et sa couleur. Cliquez sur le bouton Terminer une fois dÈfinie l'apparence de votre format. Sauvegarde des formats
Les nouveaux formats níÈtant pas intÈgrÈs ‡ la sauvegarde du dossier, il vous faut
impÈrativement les sauvegarder par la commande Sauvegarde du menu Dossier en choisissant
líoption ëInformations de configurationí. Cette sauvegarde níest ‡ effectuer quíaprËs crÈation et
doit Ítre mise de cÙtÈ. 15 Une variable de type NumÈrique est une variable qui contient :
- des nombres qui pourront Ítre repris pour des calculs prÈcis (totaux, moyenne, max..)
- des valeurs avec dÈcimales avec choix d'un sÈparateur. Une variable de type MonÈtaire permet d'effectuer des choix sur la monnaie. 16 Une variable de type ChaÓne est une variable qui autorise tous les caractËres de saisie. Les
caractËres saisis sont pris dans leur ensemble (chaÓne) et ne peuvent faire l'objet d'aucun
calcul. 17 Une variable de type Logique est une variable qui prend comme Ètat (Oui ou Non, soit 1 ou 0). Lorsque la proposition est vraie (1) : OUI VRAI CORRECT...et sa couleur
Lorsque la proposition est fausse(0) : NON, FAUX, INCORRECT et sa couleur
18 Ecran d'Accueil
19 Ecran d'Accueil (logiciel non activÈ)
Le programme vous est livrÈ en version díÈvaluation du produit. Cette version propose líensemble des
fonctionnalitÈs, et est limitÈe ‡ 40 jours díutilisation ‡ compter de líinstallation. AprËs ce dÈlai, si vous
níactivez pas votre application, le logiciel sera limitÈe ‡ 300 Ècritures ou 20 piËces commerciales.
GÈnÈralitÈs sur le Produit
15
Comparez
Pour guider votre choix, cliquez sur Comparez les diffÈrentes versions du logiciel. Ce lien vous renverra sur le site Web díEBP. Evaluez
Vous souhaitez Èvaluer le logiciel, choisissez la version dans laquelle vous souhaitez rÈaliser cette
Èvaluation. Attention : Si vous travaillez sur votre dossier de comptabilitÈ R…EL en version
díÈvaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez
achetÈe est la mÍme que la version avec laquelle vous avez crÈÈ votre dossier. Achetez
Vous souhaitez acheter le logiciel, cliquez sur le lien correspondant qui vous renverra sur le site Web
EBP. Activez
Vous souhaitez continuer ‡ utiliser toutes les fonctions du logiciel, cliquez sur Activez votre logiciel. 20 Ecran d'Accueil (liste des dossiers)
A partir de cette fenÍtre, vous pouvez : Ouvrir : Un dossier ouvert rÈcemment : cliquez sur le nom du dossier ‡ ouvrir, ou cliquez sur la flËche
afin de sÈlectionner un ancien exercice. Le dossier de dÈmonstration : cliquez sur DÈmonstration. Un dossier non listÈ : cliquez sur Parcourir. Un autre dossier : cliquez sur le dossier de votre choix, ou cliquez sur la flËche afin de
sÈlectionner un ancien exercice. CrÈer un dossier : cliquez sur CrÈer un nouveau dossier. Sauvegarder un dossier en cliquant sur líicÙne sur la ligne du dossier. Supprimer un dossier ou un exercice en cliquant sur líicÙne sur la ligne du dossier. Attention, cette suppression est dÈfinitive. Retrouvez la liste des dossiers par líoption Ouvrir du menu Dossier. Consultez aussi la partie Ouvrir un
dossier. 21 Grilles de Saisie
22 PropriÈtÈs des listes ou des grilles de saisie
Toutes vos listes díÈcritures, de comptes, de journaux, de guides, Ö, ont des propriÈtÈs communes. Un menu contextuel, accessible par simple clic droit, donne accËs aux principales fonctions courantes, aux propriÈtÈs de la grille et ‡ la possibilitÈ de rafraÓchir les donnÈes affichÈes (touche F5). Utilisez les touches de direction Ctrl + Fin pour aller en fin de liste et Ctrl + pour aller en dÈbut de
liste. Utilisez les barres de dÈfilement gauche/droite et haut/bas pour afficher les donnÈes qui ne peuvent
apparaÓtre en totalitÈ.
Printed Documentation
16
Voici les diffÈrentes opÈrations que vous pouvez rÈaliser :
Modifier la largeur des colonnes
Trier la liste suivant une colonne
ParamÈtrer l'affichage des colonnes
Choisir l'ordre des colonnes
Modifier le format d'affichage des colonnes
Changer les propriÈtÈs de la grille
Filtrer vos enregistrements
23 Largeur des colonnes
Pour redimensionner la largeur d'une colonne, placez la souris ‡ hauteur du titre de la colonne, sur
l'extrÈmitÈ droite. Le curseur prend alors la forme suivante : . Tirez sur la droite ou sur la gauche pour augmenter ou diminuer la largeur de la colonne. Pour Èlargir automatiquement une colonne afin quíaucun caractËre ne soit tronquÈ, double-cliquez sur le
bord du titre de la colonne. 24 Tri suivant colonne
Lorsqu'un petit triangle marque un titre de colonne, cela signifie que votre liste peut Ítre triÈe suivant
un ordre croissant ou dÈcroissant, un ordre alphabÈtique ou un ordre chronologique en fonction des
donnÈes de cette colonne. Pour cela, cliquez sur le titre de la colonne. 25 Affichage des colonnes
Pour afficher ou masquer les colonnes dans une liste ou une grille de saisie :
1. AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit). 2. SÈlectionnez líonglet Variables qui affiche une liste de variables. Chaque variable correspond ‡ une
colonne de la grille. Líordre des variables de haut en bas correspond ‡ l'ordre des colonnes dans la
grille, de gauche ‡ droite. La coche signale les colonnes qui seront affichÈes. Un carrÈ grisÈ signifie
que la colonne ne peut Ítre dÈsactivÈe. 3. Pour afficher ou cacher une colonne, il vous suffit donc de cliquer dans le petit carrÈ ‡ gauche du
nom de la variable. 4. Cliquez sur le bouton OK pour valider. 26 Ordre des colonnes
Pour modifier líordre par dÈfaut de vos colonnes dans une liste ou une grille de saisie :
1. AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit). 2. SÈlectionnez líonglet Variables qui affiche une liste de variables. Chaque variable correspond ‡ une
colonne de la grille. Líordre des variables de haut en bas correspond ‡ líordre des colonnes dans la
grille, de gauche ‡ droite. La coche signale les colonnes qui seront affichÈes. 3. SÈlectionnez la variable colonne ‡ dÈplacer et cliquez sur les boutons Monter ou Descendre pour
qu'au niveau de la grille, la colonne correspondante se dÈplace vers la gauche ou vers la droite. 4. Cliquez sur le bouton OK pour valider . 27 Format d'affichage des colonnes
Pour modifier le format díaffichage des donnÈes dans une liste ou une grille de saisie :
1. AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit). 2. SÈlectionnez líonglet Format. 3. Ouvrez la liste dÈroulante des variables disponibles par simple clic sur la flËche. 4. SÈlectionnez la variable dont vous souhaitez modifier le format díaffichage.
GÈnÈralitÈs sur le Produit
17
5. Dans la liste des formats disponibles pour ce type de variable, sÈlectionnez le format ‡ appliquer. Pour appliquer le format par dÈfaut, sÈlectionnez líicÙne . 6. Recommencez pour chacune des variables de votre grille dont vous souhaitez modifier le format. 7. Cliquez sur le bouton OK pour valider. La modification du format díaffichage díune grille nía aucune incidence dans les impressions. En
impression, chaque variable est imprimÈe selon le format par dÈfaut. Pour imprimer une variable selon
un format prÈcis, vous devez paramÈtrer le modËle díimpression avec le gÈnÈrateur díÈtat EBP. 28 PropriÈtÈs de la grille - Description des onglets
Onglet Formats
Cet onglet permet de modifier le format d'affichage des donnÈes de la grille/liste afin de les adapter ‡
votre convenance. Onglet Variables
Cet onglet permet de cacher ou d'afficher les colonnes de la liste/grille. Vous pouvez Ègalement
choisir l'ordre d'affichage des colonnes. Onglet Filtres
Cet onglet permet de gÈrer des filtres pour la grille/liste courante. Vous pouvez ainsi crÈer un nouveau filtre, activer/dÈsactiver un filtre existant, modifier les critËres
díun filtre et supprimer un filtre inutile. Onglet Affichage
Cet onglet permet d'activer ou non le zoom dans les colonnes lorsque le contenu d'une zone est
tronquÈ (lorsque la largeur d'une colonne est infÈrieure ‡ la largeur du contenu de la zone). 29 Les filtres
Dans toute les listes ou grilles de saisie, vous pouvez filtrer les enregistrements (lignes) qui
apparaissent, selon des critËres approfondis. Pour cela, vous devez :
crÈer les filtres que vous souhaitez utiliser, cíest-‡-dire dÈfinir les sÈlections multicritËres que
vous souhaitez appliquer
activer l'un de ces filtres pour afficher uniquement les enregistrements rÈpondant aux critËres
dÈfinis dans le filtre. 30 Comment crÈer un filtre ?
Pour crÈer un filtre sur une grille :
1. Ouvrez tout díabord la liste ou la grille de saisie concernÈe. 2. AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit). 3. SÈlectionnez líonglet Filtre. Si des filtres ont dÈj‡ ÈtÈ dÈfinis, ils apparaissent dans la liste. 4. Cliquez sur le bouton Nouveau pour dÈfinir un nouveau filtre, le logiciel crÈe une ligne marquÈe sur la
gauche par un triangle bleu et portant le nom . Cette ligne correspond au nouveau filtre que
vous allez dÈfinir. 5. Cliquez sur le bouton Renommer pour modifier le nom par dÈfaut. Saisissez alors un nom dÈcrivant
succinctement líobjet du filtre (par exemple, Montant>500, ou encore Compte de Tiers
uniquementÖ.).
Printed Documentation
18
6. Pointez maintenant le type de filtre ‡ crÈer . Si le filtre rÈpond ‡ un critËre unique, pointez Une condition. Si vous dÈsirez crÈer un filtre rÈpondant ‡ plusieurs critËres de sÈlection, pointez Groupe de
Conditions : le nom du filtre devient par dÈfaut . Cliquez alors sur le
bouton Ajouter pour dÈfinir la premiËre condition, reprÈsentÈe par une sous-ligne signalÈe par
un carrÈ gris. 7. Pour dÈfinir la condition, vous devez indiquer la variable sur laquelle vous dÈsirez appliquer un
critËre prÈcis, choisir la relation et saisir la valeur de comparaison (qui peut correspondre ‡ une
borne infÈrieure, supÈrieure, une date maximale, Ö. . La condition est alors complËte. 8. Si le filtre est de type Une condition, cliquez sur OK pour valider. Si le filtre est de type Groupe de conditions, cliquez sur le bouton Ajouter pour valider la
premiËre condition et dÈfinir la suivante. Vous devez alors dÈterminer si cette deuxiËme
condition est exclusive (OU) ou inclusive (ET). Pour cela, cliquez sur le petit carrÈ gris situÈ ‡ gauche de la condition pour faire apparaÓtre soit
un ET, soit un OU. Si vous crÈez deux conditions reliÈes par un ET, ‡ líapplication du filtre, seuls les
enregistrements rÈpondant ‡ la condition 1 ET ‡ la condition 2 seront affichÈs. Si vous crÈez deux conditions reliÈes par un OU, tous les enregistrements rÈpondant ‡ la
condition 1 ou ‡ la condition 2 seront affichÈs. Comme vous le voyez le rÈsultat níest
absolument pas le mÍme. CrÈez autant de conditions que souhaitez et cliquez sur le bouton OK pour valider. 9. Le nouveau filtre est crÈÈ est apparaÓt dans la liste. Vous pourrez ‡ tout moment l'appliquer sur la
grille. 31 Comment activer un filtre ?
Pour activer un filtre sur une liste ou une grille de saisie, et afficher uniquement les enregistrements
(lignes) rÈpondant aux critËres du filtre :
1. Ouvrez tout díabord la liste ou la grille de saisie concernÈe. 2. AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit). 3. SÈlectionnez líonglet Filtre. 4. Cochez la case Utiliser un filtre et pointez le filtre ‡ appliquer. 5. Cliquez sur le bouton Appliquer pour lancer le filtre sans sortir de la gestion des filtres. La liste est
alors filtrÈe, seuls les enregistrements rÈpondant aux critËres du filtre apparaissent. 6. Cliquez sur OK pour conserver ce filtre et revenir ‡ la grille/liste.
19
32 ComptabilitÈ (gÈnÈralitÈs)
33 Ecritures types
Vente
Compte Description DÈbit CrÈdit
41Ö Client 1196,00
4457Ö TVA collectÈe 196,00
7Ö Produit 1000,00
Achat
Compte Description DÈbit CrÈdit
6Ö
ou 2Ö
Charge
ou Immobilisation
1000,00
4456Ö TVA dÈductible 196,00
40Ö Fournisseur 1196,00
RËglement client
Compte Description DÈbit CrÈdit
41Ö Client 1196,00
5Ö TrÈsorerie 1196,00
RËglement fournisseur
Compte Description DÈbit CrÈdit
40Ö Fournisseur 1196,00
5Ö TrÈsorerie 1196,00
Remarque : Le sens des Ècritures nía pas díimportance. Vous pouvez, si vous le dÈsirez, commencer la
saisie systÈmatiquement par le compte de tiers afin díen rÈcupÈrer son libellÈ.
34 Quíest-ce que le Lettrage ?
Le Lettrage consiste ‡ pointer les factures avec les rËglements correspondants, et ainsi de connaÓtre les
impayÈs de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : toutes les factures non pointÈes correspondront
aux factures non payÈes. Le Lettrage concerne donc les comptes de tiers. Dans la fiche de chaque
Compte, vous pouvez autoriser ou interdire le Lettrage.
Important : Lors de la clÙture annuelle, líopÈration de lettrage est líunique maniËre de
conserver sur líexercice suivant les Ècritures en attente de rËglement. Plusieurs types de lettrage sont disponibles :
Le Lettrage manuel
Printed Documentation
20
Le Lettrage Automatique
Le Lettrage en cours de saisie
Le Lettrage partiel
Tout au long de líannÈe, le lettrage vous permet de suivre vos comptes de tiers avec prÈcision ‡ partir
des traitements suivants :
Consultation d'un Compte (Type díÈcritures), Impression du Grand-Livre (bouton Options), Relances clients, Balance AgÈe, PrÈvisions de RËglements. 35 Les ÈchÈances
La saisie díune date díÈchÈance lors de líenregistrement de vos factures permet de tenir un EchÈancier
PrÈvisionnel contenant toutes les lignes díÈchÈances de vos tiers. Remarque : Les ÈchÈances des factures saisies dans le menu Gestion ne seront prises en
compte dans les ÈchÈanciers quí‡ partir du moment o˘ les factures seront comptabilisÈes.
Lors de líenregistrement du rËglement díun tiers, les lignes díÈchÈances en cours vous seront
proposÈes, vous pourrez ainsi solder la ligne díÈchÈance partiellement ou en totalitÈ. Le montant d˚ sera
alors mis ‡ jour, et le lettrage se fera automatiquement si le montant de la facture et le montant du
rËglement sont identiques. Si vous souhaitez tenir un ÈchÈancier, pointez Une ÈchÈance (toutes versions), ou EchÈancier DÈtaillÈ
(en version PRO) dans líonglet Saisie du menu Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences. De plus, vous pourrez prÈciser, dans le paramÈtrage du Compte (DonnÈes + Plan Comptable
Entreprise), si vous souhaitez que la fenÍtre díÈchÈances soit ou non ouverte en saisie díÈcritures (case
Sans ÈchÈance). Consultez les parties suivantes :
Enregistrement d'une facture avec ÈchÈance
Pointage d'une ÈchÈance
36 Impression et suivi des ÈchÈances
Les impressions de la Balance AgÈe, des PrÈvisions de RËglements, de líEchÈancier PrÈvisionnel et
de líEchÈancier DÈtaillÈ permettent de suivre vos encaissements et dÈcaissements en retard, ou ‡
venir. Les Lettres de Relance síappliquent aux clients en retard de paiement par rapport ‡ la date
díÈchÈance. 37 EchÈancier : Enregistrement díune facture avec ÈchÈance
Saisissez la date díÈchÈance des factures par les options suivantes : Par le menu Gestion
Par la Saisie Comptable
ComptabilitÈ (gÈnÈralitÈs)
21
Par la Saisie GuidÈe
Par la Saisie au KilomËtre
Le logiciel propose par dÈfaut, la date du jour ou la date calculÈe ‡ partir des indications saisies dans la
fiche du compte. 38 La gestion analytique
39 Quíest-ce quíune gestion analytique ?
La ventilation analytique consiste ‡ associer chaque dÈpense et chaque recette ‡ des postes (ou
centres de profit) prÈcis. Alors que l'Ècriture comptable classique enregistre la dÈpense de faÁon globale, l'Ècriture analytique
va attribuer pour chaque centre de profit ou de co˚t concernÈ, le montant de la dÈpense ou de la
charge qui lui revient. La gestion analytique correspond donc ‡ une gestion dÈtaillÈe de vos charges et de vos produits afin
de suivre l'Èvolution de votre sociÈtÈ pour un poste et une pÈriode prÈcise. De cette analyse dÈcoule
certaines dÈcisions concernant la rentabilitÈ d'un secteur, díun service, díun produit, díun atelier... Remarque : En version millÈsimÈe, vous ne pouvez ventiler une Ècriture que sur un seul poste. En version PRO, vous pouvez ventiler une Ècriture sur plusieurs postes et sur plusieurs axes. 40 La gestion analytique multi-axes (en version PRO)
Il síagit de suivre le dÈtail de vos charges et de vos produits sur un, deux ou trois axes analytiques
distincts. La gestion par axe vous permet de procÈder ‡ une analyse des charges et des produits
suivant des critËres d'analyses diffÈrents. De ce fait, la somme ‡ enregistrer devra Ítre ventilÈe ‡ 100% sur chacun des trois axes. Lorsque la
ventilation díune somme ne concerne pas un axe, ou est ventilÈe ‡ moins de 100% sur un axe, le
logiciel enregistre automatiquement la diffÈrence sur un poste DIVERS. Exemple de ventilation multi-axes
Vous suivez deux axes : líaxe Services et líaxe Produits. Dans l'axe Services, vous dÈfinissez les postes : Administratif, Logistique, Marketing. Dans l'axe Produits, vous dÈfinissez les postes : Outils, Produits MÈnagers, Peinture, Bois. Vous enregistrez les Ècritures correspondant aux opÈrations suivantes : 2 000 Euros de dÈpenses correspondant ‡ des frais de publicitÈ (PROMO sur le bois), 1 500 Euros de ventes correspondant ‡ une scie sauteuse
1 000 Euros correspondant au loyer. Les ventilations analytiques seront les suivantes :
Ecriture comptable Axe Services Axe Produits
Frais de publicitÈ (2000) Poste Marketing : 100 % Poste Bois : 100 %
Scie sauteuse (1500) Poste Divers : 100 % Poste Outils : 100 %
Loyer (1000) Poste Administratif : 30 %
Poste Marketing : 40 %
Poste Logistique : 40 %
Poste Divers : 100 %
41 Mise en place de votre gestion analytique
Printed Documentation
22
1. Dans líonglet Analytique de líoption Dossier + PrÈfÈrences + PrÈfÈrences, nommez líaxe ou les
axes que vous souhaitez suivre. 2. CrÈez vos postes analytiques par líoption Postes Analytiques du menu DonnÈes + Analytique et
BudgÈtaire. 3. CrÈez vos grilles analytiques par líoption Grilles de Ventilations du menu DonnÈes + Analytique
et BudgÈtaire. 4. Associez les grilles aux comptes de charges et de produits, dans líonglet Analytique de la fiche du
compte, accessible par le menu DonnÈes + Plan Comptable Entreprise. 5. Dans la mÍme option, dÈcochez líoption Sans analytique pour les comptes de charge et de produit
que vous souhaitez ventiler automatiquement en saisie díÈcritures. 42 Saisie analytique
Pour gÈrer líanalytique, cochez líoption Analytique en temps rÈel dans les propriÈtÈs de votre
dossier (Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences, onglet Saisie). 43 En version MillÈsimÈe
En Saisie Comptable, une colonne Poste vous permet díindiquer le poste analytique sur lequel
vous souhaitez ventiler le montant. Saisissez le poste ou sÈlectionnez-le dans la liste accessible
par líicÙne , ou par les touches ou F4. Si aucun poste níest prÈcisÈ, le logiciel impute automatiquement le montant au poste DIVERS. 44 En version PRO
En Saisie Comptable ou en Saisie au KilomËtre, sur une Ècriture avec un compte de vente ou
díachat, le logiciel applique automatiquement la grille de ventilation associÈe au compte pour
chacun des axes. Si aucune grille nía ÈtÈ associÈe au compte, vous devez vous mÍme saisir les
postes et le pourcentage ‡ leur ventiler. Pour chaque axe analytique, vous devez imputer 100% du montant total. Tant que ce pourcentage níest pas atteint, vous pouvez dÈfinir une nouvelle ligne de ventilation. Vous pouvez bien entendu renseigner les postes díun seul axe, dans ce cas le montant sera
imputÈ automatiquement ‡ 100% sur le poste DIVERS dans les axes non renseignÈs. Utilisez la touche EntrÈe pour modifier une ligne de ventilation et la touche Tabulation pour
vous dÈplacer de colonne en colonne. Utilisez la touche FlËche Basse pour ajouter une nouvelle ligne de ventilation (possible
uniquement si le montant ventilÈ est infÈrieur ‡ 100%). Utilisez le bouton Solder pour gÈnÈrer automatiquement le pourcentage et le montant restant ‡
ventiler. Une colonne A permet de signaler avec une flËche les Ècritures sur lesquelles une ventilation
analytique a ÈtÈ enregistrÈe. Pour ajouter cette colonne, dans líoption de saisie, utilisez le clic
droit de la souris afin díatteindre le menu contextuel et choisissez líoption PropriÈtÈs. Cochez la
variable A, et validez par OK. 45 Suivi analytique
La commande Analytique et BudgÈtaire du menu Impressions permet díanalyser la productivitÈ de
votre sociÈtÈ de faÁon dÈtaillÈe. 46 Encaissements et DÈcaissements
Encaissements
La saisie des encaissements síeffectue en deux temps :
ComptabilitÈ (gÈnÈralitÈs)
23
La saisie des paiements reÁus
Le dÈpÙt des valeurs en attente
La saisie des paiements reÁus permet de gÈrer vos paiements par mode de rËglement (chËque, carte bleue, LCR, prÈlËvements, ...) dans un journal des valeurs en attente. Ces rËglements sont
comptabilisÈs en tant que valeurs encaissÈes mais non encore enregistrÈs en banque. Vous pouvez
donc vÈrifier vos valeurs encaissÈes, les regrouper et les dÈposer en banque les rËglements díun
certain mode (par exemple tous les chËques ‡ la banque BGP, et toutes les espËces ‡ une autre
banque). Avant de dÈposer les valeurs en attente, vous pouvez gÈnÈrer un fichier ‡ la norme AFB contenant
les rËglements de type LCR ou les rËglements de type PrÈlËvement. La gÈnÈration de l'Ècriture comptable du rËglement client s'effectue donc en deux fois :
1. Lors de la saisie des paiements reÁus, une premiËre Ècriture de type : 411 -> 511, gÈnÈrÈe dans un
journal de valeurs ‡ líencaissement, enregistre le rËglement comme valeurs encaissÈes et utilise le
numÈro de compte indiquÈ dans chaque fiche Mode de rËglement. 2. Lors du dÈpÙt en banque, une seconde Ècriture impute le rËglement ‡ la banque (511 -> 512). DÈcaissements
Le rËglements des tiers permet de solder trËs rapidement des ÈchÈances en attente de rËglement et
díenregistrer des rËglements partiels. La saisie díun mode de rËglement permet de retrouver les
rËglements selon leur mode (ChËque, Virements..) et díÈditer, dans le cas díun rËglement par
chËque, une lettre-chËque. Vous avez la possibilitÈ de gÈnÈrer un fichier bancaire ‡ la norme AFB
des rËglements de type Virement. Consultez aussi la partie : Comment gÈnÈrer un fichier de LCR, PrÈlËvements ou Virements ?
47 Enregistrement d'un paiement reÁu
Un paiement client peut Ítre enregistrÈ de plusieurs faÁon :
Par la Saisie Comptable : il síagit de la saisie comptable classique ;
Par la Saisie au KilomËtre : il síagit díune saisie en vrac ;
Par la Saisie GuidÈe : il síagit de saisir dans une grille prÈdÈfinie ;
Par les masques de saisie non comptable : il síagit de saisir des recettes sans notion
comptable ;
Par l'enregistrement en pied de facture ;
Par líoption de Saisie des Paiements ReÁus : il síagit de traiter vos paiements reÁus comme
valeurs en attente pour pouvoir les dÈposer ultÈrieurement sur la banque de votre choix en
fonction du mode de rËglement. 48 NumÈrotation des piËces
Lorsque vous saisissez une Ècriture, vous pouvez saisir un numÈro de piËce. Cette saisie est vivement
conseillÈe pour un meilleur suivi de vos Ècritures (numÈrotation des Ècritures, numÈro de facture, numÈro de chËque Ö). Nous vous rappelons que conformÈment ‡ líarticle 420-2 du Plan comptable GÈnÈral, tout
enregistrement comptable doit prÈciser les rÈfÈrences de la piËce justificative qui líappuie. ConformÈment ‡ líarticle 410-3 du Plan Comptable GÈnÈral, les comptabilitÈs informatisÈes
doivent permettre de retrouver ‡ partir des Ècritures comptables les piËces justificatives de ces
Printed Documentation
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Ècritures. En cas díabsence de ce lien, la comptabilitÈ informatisÈe peut Ítre considÈrÈe comme
irrÈguliËre ou non probante. Au niveau de votre logiciel, ce numÈro est obligatoire dans les cas suivants : Si vous gÈrez la TVA sur les encaissements, vous devez obligatoirement saisir un numÈro de
piËce pour vos Ècritures de ventes et díachats pour que la TVA soit reconnue. De plus, si vous ne
pointez pas vos ÈchÈances, indiquez le mÍme numÈro de piËce sur la facture et le rËglement pour un
pointage automatique, ce qui est indispensable en gestion de TVA sur les encaissements. Le numÈro de piËce est obligatoire si vous souhaitez effectuer un lettrage automatique par piËce. Pour chaque journal (accessible par DonnÈes + Journaux), le logiciel met ‡ votre disposition trois
modes de numÈrotation diffÈrents : En numÈrotation manuelle, vous saisissez vous-mÍme le numÈro de piËce. En numÈrotation continue, le logiciel propose le dernier numÈro de piËce augmentÈ de 1. Vous
pouvez toutefois saisir un numÈro de piËce qui ne suit pas le dernier numÈro, le logiciel vous
proposera alors le numÈro de piËce disponible mÍme s'il est infÈrieur. Lorsque vous paramÈtrez le
journal, saisissez le numÈro de piËce qui correspond ‡ la derniËre piËce crÈÈe. Le numÈro de piËce
peut comporter des caractËres alphabÈtiques et numÈriques, par exemple ´ VE/0001 ª. Seule la
partie numÈrique est incrÈmentÈe. La numÈrotation pÈriodique propose par dÈfaut le numÈro de piËce 1 ‡ la saisie de la premiËre
Ècriture du mois. Si vous saisissez un numÈro de piËce prÈcis, le logiciel garde en mÈmoire ce
numÈro et l'incrÈmente automatiquement ‡ la prochaine Ècriture du mÍme mois. Par exemple, si vous
saisissez le numÈro de piËce ´ AA1 ª sur une Ècriture, le logiciel proposera automatiquement ´ AA2 ª
‡ la prochaine Ècriture saisie dans le mÍme mois et dans le mÍme journal. La numÈrotation des
piËces est remise ‡ zÈro en dÈbut de chaque mois. Remarques :
Concernant vos factures díachat, nous vous conseillons díutiliser une numÈrotation continue et
de reporter le numÈro gÈnÈrÈ par le logiciel sur les factures imprimÈes. Le fait de changer le type de TVA (passage de TVA sur dÈbits ‡ TVA sur encaissements ou
inversement) est une action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est donc crÈÈ et archivÈ. Si une telle modification est effectuÈe, vous devrez díailleurs saisir une justification lors de la
validation des modifications par le bouton OK.
25
49 Dossier
50 Gestion des Dossiers
Les gestion des dossiers vous permet de rÈaliser les opÈrations suivantes :
Ouvrir un dossier Recopier un dossier ConnaÓtre les informations sur un dossier Saisir des notes sur un dossier
51 CrÈation d'un Dossier
52 Comment crÈer un nouveau dossier ?
Comment y accÈder ?
Barre díoutils
Barre de menu Dossier + Nouveau
Raccourci clavier Ctrl + N
Vous pouvez Ègalement simplement cliquer sur CrÈer un nouveau dossier dans líÈcran de
bienvenue. Comment procÈder ?
Suivez les Ètapes de líassistant en utilisant les boutons Suivant et PrÈcÈdent . 53 Etapes de l'assistant
54 Nouveau Dossier
Pour crÈer un nouveau dossier, cliquez sur le bouton Suivant et parcourez les Ètapes de líassistant. 55 Nouveau Dossier : Nom et emplacement
Saisissez ici le nom du dossier. La longueur de la raison sociale est limitÈe ‡ 31 caractËres. Automatiquement, le logiciel crÈe un rÈpertoire avec le nom de la raison sociale ‡ líexception des
espaces et des caractËres spÈciaux. Par dÈfaut, les dossiers seront regroupÈs dans le rÈpertoire :
EBP\Dossiers\, commun ‡ tous les logiciels de la mÍme gamme (EBP Paye, EBP Gestion
Commerciale).Ce rÈpertoire a ÈtÈ validÈ ou dÈfini ‡ líinstallation du premier logiciel. Pour prÈciser un autre rÈpertoire, cliquez sur . 56 Nouveau Dossier : Identification
Saisissez ici les informations lÈgales de votre sociÈtÈ. Ces donnÈes sont utiles notamment pour
líÈtablissement de la dÈclaration de TVA. Le numÈro MSA concerne les entreprises agricoles. Le NAF correspond au NumÈro díAppartenance FranÁaise, anciennement APE.
Printed Documentation
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Ces informations pourront Ítre modifiÈes ultÈrieurement dans líoption CoordonnÈes du menu Dossier +
PropriÈtÈs. 57 Nouveau Dossier : Adresse
Saisissez ici líadresse de votre sociÈtÈ. Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la
combinaison des touches Ctrl + EntrÈe. Ces informations pourront Ítre modifiÈes ultÈrieurement dans líoption CoordonnÈes du menu Dossier +
PropriÈtÈs. 58 Nouveau Dossier : Contact
Saisissez ici si vous le souhaitez les coordonnÈes du contact de la sociÈtÈ. Ces informations sont
facultatives. Ces informations pourront Ítre modifiÈes ultÈrieurement dans líoption CoordonnÈes du menu Dossier +
PropriÈtÈs. 59 Nouveau Dossier : Dates d'exercice
Saisissez ici vos dates díexercice. Attention : La date de dÈbut díexercice ne pourra plus Ítre modifiÈe.
La date maximum de saisie est automatiquement calculÈe : vous pourrez commencer ‡ saisir sur
líexercice N+1 sans avoir besoin de clÙturer líexercice N. Retrouvez les dates díexercice dans líoption PrÈfÈrences du menu Dossier + PropriÈtÈs.
Important : Si vous avez dÈj‡ tenu une comptabilitÈ et que vous souhaitez rÈcupÈrer vos
soldes N-1, cliquez sur Soldes N-1. 60 Nouveau Dossier : RÈgime Fiscal et Rapprochement Bancaire
Cette Ètape permet d'indiquer au logiciel votre rÈgime fiscal et le type de rapprochement bancaire que
vous dÈsirez effectuer. RÈgime Fiscal En mode BIC, vous pourrez imprimer líÈtat prÈparatoire au Bilan et au Compte de RÈsultat. En mode BNC, vous pourrez imprimer votre DÈclaration 2035 agrÈÈe par la DGI. Type de Rapprochement Bancaire
Choisissez par Comptes si vous souhaitez paramÈtrer vos journaux de trÈsorerie avec une
contrepartie en ligne ‡ ligne (une contrepartie ‡ chaque Ècriture). Choisissez le mode par Journaux si vous souhaitez paramÈtrer vos journaux de trÈsorerie
avec une contrepartie en pied de journal (une contrepartie globale par mois). Si besoin, consultez un exemple de contrepartie en ligne ‡ ligne et en pied de journal.
Dossier
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Vous pourrez modifier ces paramËtres dans líonglet CrÈation de líoption Dossier + PropriÈtÈs +
PrÈfÈrences. 61 Nouveau Dossier : Plan Comptable
Choisissez ici le plan comptable gÈnÈral qui convient ‡ votre gestion comptable. Pour cela, cliquez sur
la flËche et choisissez AbrÈgÈ, De Base, DÈveloppÈ. Les autres plans comptables (suisse ou marocain)
ne sont disponibles quíen version spÈcifique. Vous pourrez ensuite paramÈtrer les comptes, et crÈer vos propres comptes dans líoption Plan
comptable Entreprise du menu DonnÈes. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider la crÈation de votre dossier. Une fois, le dossier crÈÈ, vous devez initialiser son fonctionnement avant de crÈer les fichiers de travail
(comptes, journaux, guides ,..)
62 OpÈrations sur le Dossier
63 Comment mettre en place votre dossier ?
Il síagit de paramÈtrer votre dossier en accÈdant aux options suivantes : Líoption CoordonnÈes du menu Dossier + PropriÈtÈs, qui regroupe les coordonnÈes de votre sociÈtÈ, de votre expert-comptable et du trÈsor public. Elle vous permet Ègalement de crÈer un mot de passe. Líoption PrÈfÈrences du menu Dossier + PropriÈtÈs, qui regroupe les choix díutilisation des
diffÈrentes options du logiciel. Líoption Racines des Comptes du menu Dossier + PropriÈtÈs, qui regroupe les racines comptables
et les taux de TVA. 64 Comment rÈcupÈrer les soldes N-1 ?
Utiliser la GÈnÈration des Soldes N-1
Il síagit díune option du menu ClÙtures vous permettra d'obtenir des montants dans les colonnes N-1
du Bilan et du Compte de RÈsultat. CrÈez votre dossier sur votre exercice comptable courant. En Saisie Comptable, dans le journal AN, saisissez une balance de dÈbut d'exercice, correspondant ‡ la balance de fin d'annÈe de l'exercice prÈcÈdent. Le principe est de saisir la
balance avec les comptes de classe 6 et 7.
Lancez ensuite l'option GÈnÈration des soldes de l'exercice N-1 du menu ClÙtures. Cette
gÈnÈration entraÓne la copie de la valeur saisie dans le journal AN dans la colonne DÈbit ou
CrÈdit N-1 du compte (dans le plan comptable). AprËs ce traitement, supprimez les Ècritures des comptes 6 et 7, pour les remplacer par une
Ècriture sur le compte 120 ou 129 (rÈsultat de l'exercice). RÈcupÈrer les Ècritures N-1 non pointÈes
Pour le rapprochement bancaire par compte
CrÈez votre dossier sur votre exercice comptable courant.
Printed Documentation
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En Saisie Comptable, dans le journal AN, saisissez une balance de dÈbut d'exercice, correspondant ‡ la balance de fin d'annÈe de l'exercice prÈcÈdent, sauf pour le compte de
banque. Pour ce compte, saisissez en dÈtail les Ècritures de banque non pointÈes, et le reste
sur une seule ligne. Pour le rapprochement bancaire par journal
1 CrÈez votre dossier sur l'exercice N-1. 2 En Saisie Comptable, saisissez dans le journal de trÈsorerie, ‡ la date que vous souhaitez, le
dÈtail des Ècritures non pointÈes sur un compte divers (de tiers par exemple), mais pas sur le
compte de banque, puisque vous ne pointez pas ces Ècritures. Equilibrez votre journal par un
compte d'attente, Ècriture que vous pointerez. 3 Effectuez la clÙture annuelle par le menu ClÙtures. 4 Supprimez les ‡ nouveaux gÈnÈrÈs dans le journal d'AN de janvier N. 5 RÈsultat : Dans le rapprochement bancaire, vous voyez le dÈtail des Ècritures non pointÈes. 65 Comment sauvegarder votre dossier ?
Lorsque votre dossier est ouvert, la sauvegarde síeffectue ‡ partir du menu Dossier + Sauvegarde. Lorsque vous Ítes dans la liste des dossiers, dans líÈcran de bienvenue, vous pouvez cliquer sur la
disquette situÈe ‡ cÙtÈ du nom du dossier ‡ sauvegarder. 66 DÈtails de donnÈes ‡ recopier
Chaque donnÈe proposÈe ‡ la recopie se compose de plusieurs types de donnÈes. Par exemple, pour
les donnÈes comptes et journaux, vous avez comme dÈtail : Comptes gÈnÈraux, Comptes clients, Comptes fournisseurs, Journaux. Cela vous permet de ne recopier quíune partie des donnÈes. 67 PropriÈtÈs d'un Dossier
68 Notes sur le Dossier
Des informations concernant le dossier en cours peuvent Ítre saisies. Comment y accÈder ?
Barre de menu Dossier + PropriÈtÈs + Notes
Ces notes síaffichent automatiquement au lancement du logiciel. Pour dÈsactiver líapparition de ces
informations, cochez la case Ne plus afficherÖ. 69 Informations sur le Dossier
Cette commande donne le nombre de journaux, comptes, guides, et Ècritures existants dans votre
dossier ainsi que l'historique comptable complet et mois par mois. Comment y accÈder ?
Barre de menu Dossier + PropriÈtÈs + Informations
70 CoordonnÈes
Dossier
29
71 CoordonnÈes : Onglet Adresse
Utilisez les touches Ctrl + EntrÈe pour passer ‡ la ligne suivante dans la zone Adresse. La dÈnomination commerciale est obligatoire pour votre dÈclaration de TVA (CA3 ou CA12) dont la date
limite de dÈpÙt est calculÈe en fonction du premier caractËre. Par exemple, la saisie de PRENOM NOM
au lieu NOM PRENOM peut Ítre la raison d'une date limite de dÈpÙt erronÈe. Remarque : La modification de la raison sociale et de líadresse nÈcessitant díÍtre tracÈe, un
ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ.
72 CoordonnÈes : Onglet Contact
Il síagit des coordonnÈes du contact de la sociÈtÈ. Cette saisie est facultative. 73 CoordonnÈes : Onglet Identification
Vous devez obligatoirement saisir le Siret et le N° de TVA intracommunautaire pour accÈder ‡ la
prÈparation de la dÈclaration de TVA (CA3 ou CA12). Si vous ne connaissez pas ces informations, vous les trouverez sur la dÈclaration de TVA prÈ-remplie
que votre centre des impÙts vous a envoyÈe. Siret
Il síagit díun identifiant díÈtablissement de 14 chiffres composÈ du SIREN et du NIC (NumÈro Interne
de Classement). N° de TVA
Il síagit díun numÈro individuel attribuÈ aux entreprises assujetties redevables de la TVA dans un Etat
membre par líadministration fiscale. Ce numÈro doit obligatoirement figurer sur les factures, les
dÈclarations d'Èchange de biens et les dÈclarations de TVA de l'entreprise. Ce numÈro de 13 caractËres est composÈ díun code pays (2 caractËres, FR pour la France), díune
clÈ (2 caractËres, ‡ saisir) et du numÈro SIREN (9 caractËres, recopiÈs du SIRET saisi sur la ligne
prÈcÈdente). L'entreprise doit s'adresser au service des impÙts des entreprises dont elle dÈpend pour obtenir son identifiant
Ce numÈro doit obligatoirement figurer sur les factures, les dÈclarations d'Èchange de biens et les
dÈclarations de TVA de l'entreprise. MSA
Il síagit du n° díadhÈsion ‡ la MutualitÈ Sociale Agricole. NAF
Il síagit du numÈro de la Nomenclature des ActivitÈs Èconomiques en vigueur en France. Depuis
janvier 2008, ce code est sur 5 caractËres. Remarque : La modification du Siret, N° de TVA, MSA et NAF nÈcessitant díÍtre tracÈe, un
ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. 74 CoordonnÈes : Onglet SÈcuritÈ
Printed Documentation
30
Cet onglet permet de dÈfinir ou de modifier un mot de passe pour protÈger líaccËs au dossier. Saisissez
celui-ci dans les deux champ Mot de passe et Confirmation. Attention : Les majuscules et les minuscules sont considÈrÈes comme des lettres diffÈrentes.
Le mot de passe sera demandÈ ‡ chaque ouverture du dossier, en plus díun Èventuel mot de passe
propre ‡ líutilisateur. Ne l'oubliez pas !!
75 CoordonnÈes : Onglet Dossier
Cette onglet indique le rÈpertoire dans lequel sont vos fichiers de travail. 76 CoordonnÈes : Onglet Expert
Il síagit des coordonnÈes de líExpert-Comptable. 77 CoordonnÈes : Onglet TrÈsor Public
Attention : Pour la prÈparation de votre dÈclaration de TVA (CA3 ou CA12),vous devez
renseigner avec soin les ÈlÈments suivants : Adresse du TrÈsor Public, Code postal, Ville, Recette (7 caractËres), N° de dossier (6 caractËres), ClÈ (2 caractËres), CDI (2 caractËres), Code
service (3 caractËres), RÈgime et Statut. En fonction du code rÈgime indiquÈ ici, vous aurez accËs ‡ une dÈclaration mensuelle ou trimestrielle. RÈgime Signification PÈriodicitÈ
AET SimplifiÈ agricole Trimestriel
AM RÈel normal ñ Acomptes provisionnels Mensuel
EM RÈel normal Mensuel
ES RÈel normal Saisonnier
ET RÈel normal Trimestriel
NI RÈel normal ou simplifiÈ non imposable
RM Mini rÈel Mensuel
RS Mini rÈel Saisonnier
RT Mini rÈel Trimestriel
ST SimplifiÈ Trimestriel
Cochez la case DOM si besoin. Ainsi, le numÈro de TVA (onglet Identification) ne sera plus un champ
obligatoire pour imprimer la dÈclaration. Si vous ne connaissez pas ces informations, vous les trouverez sur la dÈclaration de TVA prÈ-remplie
que votre centre des impÙts vous a envoyÈe. 78 PrÈfÈrences
79 PrÈfÈrences : Onglet Divers
Cet onglet permet de paramÈtrer le mode de gestion gÈnÈrale de votre sociÈtÈ.
Dossier
31
Gestion des Utilisateurs
Si vous voulez identifier les utilisateurs susceptibles de travailler sur le dossier, cochez cette case. Vous accÈdez alors ‡ la commande Utilisateurs du menu Dossier. Verrouillage des Ècritures en Communication Entreprise-Expert
Si vous souhaitez que les Ècritures importÈes ou exportÈes par líoption Communication Entreprise- Expert soient verrouillÈes, cíest-‡-dire non modifiables ni supprimables, cochez cette case.
Il síagit díÈviter de modifier les Ècritures saisies par votre Expert-Comptable, ou celles transmises ‡
líExpert-Comptable, afin de ne pas fausser son travail. Les Ècritures verrouillÈes síafficheront en rouge foncÈ dans líoption Saisie Comptable du menu
ComptabilitÈ. S vous importez ou exportez par erreur des Ècritures, vous pourrez rÈaliser un dÈverrouillage des
Ècritures. Gestion auto. des Abonnements
Les Ècritures d'abonnements pourront Ítre automatiquement proposÈes au lancement de votre
comptabilitÈ et vous pourrez ainsi gÈnÈrer les Ècritures en attente. Si vous ne cochez pas cette case, vous pouvez les obtenir par le menu ComptabilitÈ + GÈnÈration
des Abonnements. Gestion des Modes de RËglement
Lors de la saisie díun paiement, cette option permet díindiquer, dans líÈchÈancier - rËglement, le
mode de rËglement utilisÈ. Devise locale
Pour un dossier en Euros, laissez le code EUR par dÈfaut. La modification de cette devise reste
possible tant quíaucune Ècriture nía ÈtÈ saisie. Devise de contre-valeur
Cette devise permet díobtenir un double affichage des montants saisis en Saisie Comptable, au
KilomËtre, Consultation de Comptes, Rapprochement Bancaire et dans le Plan Comptable. Nombre de dÈcimales
Choisissez ici le nombre de dÈcimales dont vous avez besoin pour votre comptabilitÈ. Ce choix est
utile selon les rÈglementations des pays ou dÈpartements. Attention : Ce choix doit Ítre fait avant toute saisie díÈcritures. Ce nombre de dÈcimales ne concerne que la saisie. Pour avoir le nombre de dÈcimales appropriÈ
en affichage et dans les impressions, vous devez impÈrativement changer le nombre de dÈcimales
des paramËtres rÈgionaux de Windows (accessibles gÈnÈralement par DÈmarrer + ParamËtres +
Panneau de configuration + Options rÈgionales). Format des Comptes
Les comptes sont sur 10 caractËres alphanumÈriques par dÈfaut. Vous avez toutefois la possibilitÈ
de modifier cette longueur par la commande Reformater les Comptes du menu Outils +
Maintenance Utilisateur.
Printed Documentation
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80 PrÈfÈrences : Onglet Saisie
Cet onglet permet de paramÈtrer le fonctionnement de líoption Saisie Comptable et Saisie au KilomËtre
du menu ComptabilitÈ.
Saisie de líanalytique en temps rÈel
Cochez cette case pour rÈaliser des ventilations analytiques sur les comptes de charge (de racine 6)
ou de produit (de racine 7). Selon votre version, vous obtiendrez en Saisie Standard : Soit une colonne Poste dans laquelle vous pourrez affecter la totalitÈ du
montant ‡ un poste analytique (en Saisie standard). Soit une fenÍtre de ventilation analytique dans laquelle vous pourrez
affecter le montant ‡ plusieurs postes analytiques, et selon plusieurs axes
(en version PRO uniquement). Cette fenÍtre pourra Ègalement Ítre
ouverte par la touche F8 (en Saisie Standard et en Saisie au KilomËtre). Saisie des AN par dÈfaut sur le 1er mois de l'exercice
Cochez cette case si vous souhaitez quíen ouvrant le journal AN (journal des ‡ nouveaux) dans la
Saisie Comptable le logiciel affiche automatiquement le premier mois de l'exercice au lieu du mois
courant. Affichage des raccourcis libellÈs
Si vous souhaitez paramÈtrer des raccourcis libellÈs (utilisation de raccourcis par la touche Ctrl en
saisie du libellÈ de líÈcriture), cochez cette case afin de les voir apparaÓtre en rappel, en bas díÈcran,
lors de la saisie. Analytique sur comptes díimmos
Cochez cette case si vous souhaitez pouvoir enregistrer de líanalytique sur un compte
díimmobilisation (de racine 2). Equilibrage virtuel des journaux
Si vous cochez cette case, le logiciel gÈnËrera automatiquement une Ècriture sur un compte d'attente
lorsque vous tenterez de quitter un journal dÈsÈquilibrÈ. Avertissement sur montants nÈgatifs
Si vous cochez cette case, un message díavertissement síaffichera lorsquíun montant nÈgatif sera
saisi. Lettrage
en cours de saisie
Cochez cette case si vous souhaitez rÈaliser le lettrage en cours de saisie des rËglements. Attention : Cette gestion est incompatible avec la gestion des ÈchÈances. Cela signifie que si
líune des options Une seule ÈchÈance ou EchÈancier dÈtaillÈ est sÈlectionnÈe, la fenÍtre de
lettrage en cours de saisie ne síaffichera pas, car le lettrage se fera par ÈchÈancier. sur rËglement ÈchÈance
Dossier
33
Cochez cette case si vous souhaitez rÈaliser un lettrage automatique lors de líaffectation des
rËglements aux ÈchÈances. Cette option est trËs utile si vous gÈrez les ÈchÈances. partiel sur rËglement ÈchÈance
Cochez cette case si vous souhaitez rÈaliser un lettrage partiel automatique lors de líaffectation
díun rËglement partiel ‡ une ÈchÈance. Cette option, disponible uniquement en version PRO, est trËs utile si vous gÈrez les ÈchÈances et le lettrage partiel. Journaux par dÈfaut
En Saisie
Indiquez le code journal sur lequel le logiciel doit se positionner par dÈfaut lors de líappel de la
Saisie Comptable. Banque principale
Indiquez le code journal qui sera automatiquement affectÈ aux ÈchÈances des Ècritures de
ventes et díachats (permet de gÈrer les prÈvisions de trÈsorerie). Ce code sera Ègalement utilisÈ
par dÈfaut dans les options de Saisie des Paiements ReÁus et RËglements des Tiers.. Si vous
gÈrez líEDI TVA, le RIB de la banque principale sera automatiquement repris en RIB de tÈlÈ-
rËglement (et modifiable). EchÈance en saisie
La tenue díun ÈchÈancier permet de gÈrer la TVA sur les encaissements, de suivre vos ÈchÈances
clients, ÈchÈances en retard, ‡ venir, et díÈditer des lettres de relances. Si vous ne souhaitez pas suivre vos ÈchÈances, pointez Aucune. Si vous choisissez Une EchÈance, une colonne Date díÈchÈance vous
sera proposÈe en Saisie Comptable et au KilomËtre. De plus, vous aurez
la possibilitÈ de pointer líÈchÈancier lors de la saisie du paiement. Si vous choisissez EchÈancier dÈtaillÈ (uniquement en version PRO), vous pourrez enregistrer plusieurs ÈchÈances pour une facture. Líouverture de líÈchÈancier dÈtaillÈ pourra Ítre activÈe ou dÈsactivÈe dans
la fiche de chaque compte de tiers. LíÈchÈancier pourra Ègalement Ítre
appelÈ par la touche F7. LibellÈ
Pointez le type de libellÈ dÈsirÈ pour vos Ècritures comptables :
6 Soit le libellÈ reprendra líintitulÈ du compte ;
7 Soit le libellÈ reprendra le libellÈ de la premiËre ligne de líÈcriture saisie ;
8 Soit le libellÈ sera ‡ saisir manuellement. 81 PrÈfÈrences : Onglet Gestion
Cet onglet permet de paramÈtrer líutilisation de votre gestion (documents, Ècritures comptables
gÈnÈrÈes...). Dernier N°
Indiquez ici le numÈro de chaque document, ‡ prendre en compte pour la numÈrotation automatique
des documents. Vous pouvez saisir un numÈro ou un code composÈ d'un prÈfixe (caractËres
alphabÈtiques), suivi de chiffres.
Printed Documentation
34
Le prÈfixe ne change pas tandis que la partie numÈrique est incrÈmentÈ de 1 ‡ chaque nouveau
document. Lorsque vous modifiez le dernier numÈro, vous devez obligatoirement indiquer un
numÈro ou un prÈfixe supÈrieur. Exemple : Si vous indiquez en n° de Facture Client FC0000, le prochain numÈro proposÈ sera le
FC0001. Pour plus díinformations sur le prÈfixe CLIQUEZ ICI. Nous vous conseillons vivement de dÈterminer ‡ líavance la longueur des numÈros de piËces et de
complÈter le dernier numÈro ‡ gauche par des zÈros (Exemple : FC00000264 ou 00000264). En effet, si vous níutilisez pas une longueur fixe pour vos numÈros de piËces, dans la liste de vos
factures, celles-ci ne seront pas forcÈment dans líordre. Remarque : Le fait de changer de numÈrotation est une action nÈcessitant díÍtre tracÈe. Un
ÈvÈnement est donc crÈÈ et archivÈ. Si vous effectuez une telle action, vous devrez saisir une
justification lors de la validation des modifications pas le bouton OK. Journaux
Indiquez ici les codes journaux dans lesquels vous souhaitez que le logiciel gÈnËre les Ècritures
comptables de ventes, díachats et de rËglements. Comptes par dÈfaut
Indiquez ici les racines ou les comptes ‡ proposer par dÈfaut en entÍte de document (devis, facture)
pour rechercher rapidement les comptes de ventes et de TVA. Vous pouvez par exemple indiquer le
compte de vente le plus utilisÈ. Les comptes de banque ne sont pas ‡ saisir ici, mais dans les journaux de banque, ou dans les
modes de rËglements, selon votre mode de fonctionnement :
1
er cas : paramÈtrage du compte dans le journal
La fiche du journal de trÈsorerie est paramÈtrÈe avec un compte de contrepartie pour que toutes
vos Ècritures de rËglements soient imputÈes sur ce mÍme compte, sans tenir compte du mode
de rËglement. 2
Ëme cas : paramÈtrage du compte dans les modes de rËglement
La fiche du journal de trÈsorerie nía pas de compte de contrepartie, et vous devez indiquer un
compte de trÈsorerie dans les fiches de vos modes de rËglements (menu DonnÈes). Exemple :
CHEQUE -> 512BNP
CB -> 512BNP
ESPECE -> 530000
Validation des factures
Si vous cochez cette option, une Ètape de validation des factures sera alors accessible : Les factures crÈÈes síimpriment dans un premier temps avec la mention
´ Provisoire ª.
Dossier
35
A partir de la liste des factures, le bouton Valider Fact permet la validation
des factures. La mention ´ Provisoire ª ne síimprime plus et un cadenas
síaffiche sur les factures validÈes pour les identifier. Si vous ne cochez pas cette option, la mention ´ Provisoire ª ne síimprime pas. 82 PrÈfÈrences : Onglet Transfert en comptabilitÈ
Cet onglet permet de dÈterminer le libellÈ ‡ utiliser pour le transfert comptable des factures et avoirs
crÈÈs en gestion. Saisissez le libellÈ et indiquez si le numÈro de la piËce ainsi que la raison sociale du
tiers doivent Ítre inclus dans le libellÈ du transfert. 83 PrÈfÈrences : Onglet Consultation
Cet onglet permet de dÈfinir certaines prÈfÈrences pour la consultation de comptes. Date de dÈbut / Date de fin
Pointez la pÈriode de dÈbut et de fin. Le logiciel proposera par dÈfaut cet intervalle lors de la
consultation díun compte. Ecart maximal autorisÈ pour le lettrage approchÈ manuel
Lors du lettrage approchÈ manuel, si le montant ‡ solder est supÈrieur ‡ líÈcart maximal indiquÈ ici,
le lettrage approchÈ ne síeffectuera pas. Sinon, le logiciel vous proposera de passer une Ècriture
díÈcart, dont le compte est paramÈtrÈ dans líonglet Comptes de Gestion de líoption Dossier +
PropriÈtÈs + Racines des Comptes, dans les cases Charges gestion courante et Produits
gestion courante. 84 PrÈfÈrences : Onglet Impressions
Cet onglet permet de dÈfinir certaines prÈfÈrences pour líimpression de vos documents. Date de dÈbut / Date de fin
Pointez la pÈriode de dÈbut et de fin. Le logiciel proposera par dÈfaut cet intervalle dans les boÓtes
díimpression. Autorisation du paramÈtrage des modËles díimpression
Permet díinterdire le paramÈtrage des modËles d'impression par suppression du bouton ParamÈtrer
dans toutes les boites de dialogue díimpression. 85 PrÈfÈrences : Onglet Exercice
Ces donnÈes ont ÈtÈ saisies lors de la crÈation du dossier. Vous pouvez modifier si besoin la date de fin
d'exercice et la date maximum de saisie. Suite ‡ cette modification, il est conseillÈ de lancer un Recalcul
des Soldes depuis le menu Outils + Maintenance Utilisateur.
86 PrÈfÈrences : Onglet Format
Les formats sont trËs utiles lorsque vous souhaitez obtenir vos donnÈes selon un format prÈcis. Par exemple, si vous souhaitez afficher ou imprimer vos dates en toutes lettres : Mardi 11 Janvier 2005
ou au contraire au plus simple : 110105. Pour chaque type de variable, vous devez indiquer au logiciel le format ‡ appliquer par dÈfaut. Pour cela, sÈlectionnez le format et cliquez sur le bouton DÈfaut. Un petit . le signale alors.
Printed Documentation
36
Les formats dÈfinis dans cet onglet permettront de modifier le format d'affichage des donnÈes dans une
liste/grille et de modifier ‡ líimpression, avec WingÈnÈrateur le format des donnÈes de certaines
variables. La liste propose pour chaque type de variable (date, heure, logique et numÈrique) les formats dÈj‡
existants. Pour dÈfinir un nouveau format de variable, cliquez sur le bouton Nouveau. Vous entrez alors en mode
Assistant. Pensez ‡ sauvegarder ces nouveaux formats. Tester le nouveau format
En bas de líÈcran, une zone Test permet de saisir une donnÈe et díobtenir dans la zone AperÁu, son apparence suivant le format en cours. 87 PrÈfÈrences : Onglet CrÈation
Choisissez le type de rapprochement bancaire ‡ rÈaliser : Choisissez par Comptes si vous souhaitez paramÈtrer vos journaux de trÈsorerie avec une
contrepartie en ligne ‡ ligne (une contrepartie ‡ chaque Ècriture). Choisissez le mode par Journaux si vous souhaitez paramÈtrer vos journaux de trÈsorerie avec
une contrepartie en pied de journal (une contrepartie globale par mois). Si besoin, consultez un exemple de contrepartie en ligne ‡ ligne et en pied de journal. 88 PrÈfÈrences : Onglet Analytique
Le logiciel vous permet de procÈder ‡ líanalyse de vos charges et produits suivant trois critËres
d'analyses diffÈrents. Une mÍme somme peut donc Ítre ventilÈe ‡ 100% sur chacun des trois axes (si
vous le souhaitez). Exemple
Vous avez 1000 Euros de charges pour du matÈriel de bureau. Vous disposez de deux axes : líaxe Formateurs, et líaxe Services. Dans l'axe Formateurs, vous avez un poste par formateur. Dans l'axe Services, vous avez un poste par service. Vos 1000 Euros seront ventilÈs ‡ 100% sur líaxe Formateurs, et ‡ 100% sur líaxe Services. Vous savez donc de cette faÁon ce que reprÈsente vos 1000 Euros de charges par rapport ‡
vos formateurs et vos services.
Cette option vous permet d'avoir une vision de vos charges et produits suivant trois critËres diffÈrents. Si
vous avez demandÈ la gestion analytique en temps rÈel dans líonglet Saisie des prÈfÈrences du
dossier), il est possible de demander en saisie díÈcritures quíune fenÍtre de saisie analytique síouvre
automatiquement ; ceci est ‡ dÈterminer dans la fiche des comptes de charges et de produits. 89 PrÈfÈrences des Immobilisations
90 PrÈfÈrences Immobilisations : onglet Comptes
Dossier
37
Cet onglet permet de paramÈtrer les diffÈrentes racines pour la comptabilisation de vos Ècritures
díimmobilisations. Le bouton ParamÈtrage par dÈfaut permet de remettre le paramÈtrage díorigine en cas de modification
de cette fenÍtre. Cochez la case Ne pas contrÙler les racines si vous n'utilisez pas le plan comptable franÁais. 91 PrÈfÈrences Immobilisations : onglet VÈhicules
Cet onglet permet de prendre en compte les changements intervenus dans la lÈgislation concernant les
limites de dÈduction imposÈes pour l'amortissement des vÈhicules de tourisme. Cet onglet affiche
automatiquement les plafonds imposÈs jusqu'au 01/01/2002. Si un autre plafond est dÈfini au niveau de
la lÈgislation, saisissez le manuellement dans la zone prÈvue ‡ cet effet. A partir du
Saisissez la date de líarrÍtÈ ‡ laquelle un nouveau plafond de dÈduction a ÈtÈ votÈ. Le choix du
plafond fiscal varie en fonction de la date de la premiËre mise en circulation du vÈhicule. Plafond
Saisissez le plafond maximum dÈductible applicable ‡ partir de la date inscrite prÈcÈdemment. Les
amortissements rÈalisÈs au del‡ du plafond doivent Ítre rÈintÈgrÈs de faÁon extra comptable au
bÈnÈfice imposable. 92 PrÈfÈrences Immobilisations : onglet Divers
Calculs
Consultez le nombre de jours par annÈe pris en compte pour les calculs des plans díamortissements. Codification
Consultez les derniers numÈros de fiches utilisÈs. RÈgime díimposition
Indiquez votre rÈgime díimposition.
Import Immobilisations V5
En cas de rÈcupÈration des fiches díimmobilisations de votre ancien logiciel, Cochez cette case si
vous souhaitez automatiser la crÈation des comptes. Dans ce cas, les comptes prÈsents dans les
fiches díimmobilisations seront automatiquement crÈÈs dans votre Plan Comptable Entreprise avec
le libellÈ ´ Compte crÈÈ pendant le transfert ª. GÈnÈration des Ecritures
Indiquez ici le code du journal díOD dans lequel seront gÈnÈrÈes les Ècritures díimmobilisations
annuelles. 93 PrÈfÈrences Immobilisations : onglet Exercices
Nouveau dossier
Lors de la crÈation díun nouveau dossier, la liste des exercices se crÈe automatiquement gr‚ce aux
dates de dÈbut et de fin díexercice comptable. Si vous avez besoin de crÈer une immobilisation
acquise sur une pÈriode antÈrieure, il vous suffit díeffectuer les manipulations suivantes :
Printed Documentation
38
Cliquez sur la premiËre ligne du tableau. Appuyez sur la touche ´ Inser ª de votre clavier ou cliquez sur le bouton InsÈrer. Une nouvelle ligne
síaffiche alors. Saisissez les dates de la nouvelle pÈriode. Validez la ligne puis cliquez sur OK : maintenant, vous pouvez crÈer une fiche díimmobilisation avec
une date díachat comprise sur cette pÈriode. Utilisez le bouton Supprimer en cas díerreur. Seuls le premier et le dernier exercice peuvent Ítre
supprimÈs par ce bouton, et uniquement si aucune immobilisation níest acquise sur cet exercice. RÈcupÈration díImmobilisations 2005
Lors de la crÈation díun nouveau dossier, la liste des exercices se crÈe automatiquement gr‚ce aux
dates de dÈbut et de fin díexercice comptable. Cette liste se modifie automatiquement lors de la
rÈcupÈration des fiches díimmobilisations de votre ancien logiciel. 94 PrÈfÈrences EDI
95 PrÈfÈrences EDI : onglet Emetteur initial
Renseignez ici les coordonnÈes de líÈmetteur initial, cíest-‡-dire les coordonnÈes de celui qui gÈnËre le
fichier EDI (líentreprise ou le cabinet de líexpert-comptable). Lorsque líÈmetteur initial est le cabinet de líexpert comptable, choisissez Tiers dÈclarant. Attention : Pour pouvoir tÈlÈdÈclarer les tableaux OG, vous devez impÈrativement paramÈtrer ce
champ en Tiers dÈclarant.
Les champs suivis díune astÈrisque sont obligatoires. 96 PrÈfÈrences EDI : onglet Emetteur
Renseignez ici les coordonnÈes de líÈmetteur, cíest-‡-dire les coordonnÈes de celui qui transmet le
fichier EDI au partenaire EDI (líentreprise ou líun des cabinets de líexpert-comptable). Les champs suivis díune astÈrisque sont obligatoires. 97 PrÈfÈrences EDI : onglet Donneur d'ordre
Renseignez ici les coordonnÈes du donneur díordre, cíest-‡-dire les coordonnÈes du partenaire EDI qui
envoie la dÈclaration ‡ la DGI. Les champs suivis díune astÈrisque sont obligatoires. 98 PrÈfÈrences EDI : onglet ParamÈtrage jedeclare.com
Renseignez ici les informations qui vous ont ÈtÈ communiquÈes lors de votre inscription au portail
jedeclare.com. Cochez tout díabord la case Utilisation de www.jedeclare.com et complÈtez les
diffÈrents champs. Pour líenvoi de la dÈclaration de TVA, indiquez edi-tva@jedeclare.com. Pour líenvoi de la dÈclaration 2035, tableaux OG ou balance, indiquez edi-tdfc@jedeclare.com.
Dossier
39
Ainsi, lors de la tÈlÈtransmission, le logiciel vous ouvrira une boÓte díenvoi díun mail vers líadresse
indiquÈemailto:edi-tva@jedeclare.com avec en piËce jointe le fichier EDI gÈnÈrÈ. Si cette option níest pas cochÈe, alors le fichier EDI sera gÈnÈrÈ sur votre disque, dans le rÈpertoire du
dossier. De plus, les diffÈrents liens vers le site de jedeclare resteront grisÈs. 99 Racine des Comptes
100 Racines : Onglet Comptes de TVA
Cet onglet permet de paramÈtrer les diffÈrentes racines de TVA, les taux de TVA les plus utilisÈs, le
mode de gestion de la TVA ‡ utiliser par dÈfaut pour les achats et les ventes, le calcul de la TVA. TVA sur Achats / TVA sur Ventes
Pointez le mode de gestion de TVA ‡ utiliser par dÈfaut. Sur DÈbits, votre montant de TVA est pris
en compte ‡ la saisie de l'Ècriture d'achat ou de vente. Sur Encaissements, votre montant de TVA
est pris en compte lors de la saisie du rËglement et est calculÈ au prorata du montant rÈglÈ. A la crÈation d'un compte de TVA, le logiciel proposera automatiquement ce mode de gestion, vous
pourrez toutefois le modifier pour un compte particulier. Taux de TVA
Ce bouton permet de dÈfinir les diffÈrents taux de TVA utilisÈs. 101 Taux de TVA
Dans cette liste, apparaissent les principaux taux de TVA en vigueur, ‡ savoir le taux normal (19,60
%) et le taux rÈduit (5,50 %). Pour crÈer un nouveau taux, utilisez les autres champ ‡ 0. Ces taux seront automatiquement proposÈs lors de la crÈation d'un compte de TVA et vous pourrez
associer au compte le taux et le type de TVA ‡ appliquer. Remarque : La modification díun taux de TVA nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ
et archivÈ.
102 Racines : Onglet Comptes de Tiers
Cet onglet permet de paramÈtrer les racines des comptes de tiers, c'est-‡-dire clients, fournisseurs et les
comptes rattachÈs. Le logiciel pourra ainsi reconnaÓtre les comptes de tiers pour des traitements
spÈcifiques : lettrage, Ètat de TVA, ÈchÈancier, Balance AgÈe, relances. 103 Racines : Onglet Comptes de TrÈsorerie
Cet onglet permet de paramÈtrer les racines des comptes de trÈsorerie. Racine des Comptes de Banque
Tous les comptes ayant cette racine seront considÈrÈs comme des comptes de banque
(Rapprochement Bancaire, remise en banque...). Valeurs ‡ líencaissement
Printed Documentation
40
Tous les comptes ayant cette racine seront considÈrÈs comme des comptes de valeurs ‡
líencaissement et sont utilisÈs pour les Ècritures de paiements reÁus, associÈs ‡ un mode de
rËglement. 104 Racines : Onglet Comptes de Gestion
Cet onglet permet de paramÈtrer les valeurs limites de la fourchette des numÈros de comptes de
charges et de produits. 105 Racines : Onglet Comptes Divers
Cet onglet permet de paramÈtrer les numÈros des comptes de bÈnÈfice et de perte (pour la clÙture
annuelle), et le compte díattente (pour le rÈÈquilibrage virtuel des journaux). 106 Gestion des Utilisateurs
107 Comment crÈer un Nouvel Utilisateur ?
Vous dÈbutez avec líoption : placez-vous dans la liste des utilisateurs (Dossier + Utilisateurs + Liste
des Utilisateurs). Vous avez dÈj‡ crÈÈ un utilisateur et souhaitez en crÈer de nouveaux : ouvrez votre dossier avec un
code utilisateur et un mot de passe, vous devez maintenant líouvrir en tant quíadministrateur, en
passant par le menu Dossier + Utilisateurs + Changer díUtilisateur. Saisissez le code ADM, et
le mot de passe si nÈcessaire, sinon, validez par OK. Puis placez-vous dans la liste des
utilisateurs (Dossier + Utilisateurs + Liste des Utilisateurs). Cliquez sur le bouton Nouv. LíAdministrateur pourra suivre pour líensemble des utilisateurs les transactions effectuÈes sur les
diffÈrents dossiers. 108 Nouvel Utilisateur
Choisissez un code díutilisateur : il sera demandÈ ‡ líouverture du produit. Puis, remplissez les
diffÈrentes informations. Pour saisir des notes sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touches
Ctrl + EntrÈe. En modification, le bouton Effacer le mot de passe permet de supprimer le mot de passe de cet
utilisateur. Pour dÈfinir un nouveau mot de passe, accÈdez ‡ líoption Modifier le Mot de Passe du menu
Dossier + Utilisateurs. 109 Les Utilisateurs
Vous souhaitez gÈrer des utilisateurs, lesquels auront accËs ‡ tout ou partie des options díun ou
plusieurs dossiers : cíest líobjet de la gestion des utilisateurs. Les utilisateurs sont communs ‡ toutes les applications sauf Gestion Commerciale. Aussi, un mÍme
dossier de paye et de compta crÈÈs dans le mÍme rÈpertoire, auront les mÍmes utilisateurs. Si un
utilisateur est crÈÈ dans la paye, alors dans la comptabilitÈ, la saisie du code utilisateur sera demandÈe. La crÈation de vos utilisateurs níest possible que si vous ouvrez le dossier en tant quíadministrateur : en
effet, un utilisateur par dÈfaut existe dÈj‡, il se nomme ADM et dispose de tous les droits sur les
dossiers.
L'Administrateur Comment crÈer un Utilisateur ?
Modification du mot de passe
Dossier
41
Changer d'Utilisateur
110 L'Administrateur
Líadministrateur est un utilisateur qui a tous les droits, et a accËs ‡ toutes les options. Vous pouvez modifier líidentitÈ et les droits de líadministrateur dans la liste des utilisateurs du menu
Dossier + Utilisateurs, en cliquant sur le bouton Modif. Il níest tout de mÍme pas conseillÈ de modifier
les droits. Conseil : Líadministrateur ADM est par dÈfaut sans mot de passe, nous vous conseillons, afin
díen limiter son accËs, de lui attribuer un mot de passe que seules les personnes dÈsignÈes
connaÓtront. Pour cela, placez-vous dans líoption Modifier le mot de passe, et saisissez le
nouveau mot de passe. 111 Comment changer d'Utilisateur ?
La commande Changer díUtilisateur du menu Dossier + Utilisateurs permet ‡ un nouvel utilisateur de
prendre le relais sur le poste. Indiquez le nouveau code utilisateur et le mot de passe associÈ. 112 Comment crÈer ou modifier le mot de passe ?
Au lancement du logiciel, le code utilisateur devra Ítre saisi ainsi que le mot de passe associÈ. Pour dÈfinir ou modifier le mot de passe, lancez la commande Modifier le Mot de Passe du menu
Dossier + Utilisateurs. Ancien mot de passe
Si aucun mot de passe níest encore dÈfini pour líutilisateur en cours, passez au champ suivant. En
revanche, si vous voulez modifier le mot de passe actuel, saisissez líancien mot de passe. Les
caractËres saisis seront affichÈs sous forme díÈtoiles. Nouveau mot de passe
Saisissez le nouveau mot de passe sur 8 caractËres au maximum. Les caractËres saisis seront
affichÈs sous forme díÈtoiles. Confirmer le mot de passe
Afin díÈviter toute faute de frappe dans le nouveau mot de passe, saisissez-le ‡ nouveau pour
confirmation. Le logiciel vÈrifie la correspondance entre cette saisie et la prÈcÈdente. Si les deux
mots sont identiques, le logiciel valide ce nouveau mot de passe. 113 Les Transactions
Seul líAdministrateur a accËs ‡ la gestion des transactions. Il síagit de dÈfinir les transactions ‡ suivre sur
líensemble des dossiers pour líapplication courante.
SÈlection des Transactions
Impression des Transactions
Purge des Transactions
114 SÈlection des Transactions
La commande Utilisateur + SÈlection des Transactions du menu Dossier, permet de sÈlectionner les
transactions ‡ suivre. Une transaction est une opÈration particuliËre effectuÈe dans le logiciel. Chaque
fois quíun utilisateur travaille dans une transaction cochÈe, le code de líutilisateur et sa durÈe díutilisation
de la fonction sont mÈmorisÈs.
Printed Documentation
42
Vous pouvez ensuite imprimer un rapport de transactions. 115 Impression des Transactions
Seul líadministrateur peut accÈder ‡ líimpression des transactions (Utilisateurs + Impression des
Transactions du menu Dossier). Vous dÈfinissez les critËres de sÈlection díimpression. Vous pouvez imprimer la liste des transactions
pour le dossier courant ou líensemble des dossiers et sÈlectionner une date particuliËre. Vous pouvez ensuite visualiser l'impression par un aperÁu ou imprimer la liste des transactions. Par
dÈfaut, il existe un seul modËle díimpression mais vous pouvez le personnaliser avec líÈditeur
WinGÈnÈrateur accessible par le bouton ParamÈtrer ou par le menu Outils + ParamÈtrage des
Impressions. 116 Purge des Transactions
Seul líadministrateur a accËs ‡ la purge des transactions qui efface toutes les transactions rÈalisÈes sur
les applications. Indiquez une date ‡ partir de laquelle vous souhaitez supprimer les transactions. 117 Sauvegarde
118 La Sauvegarde
Quíest-ce que la sauvegarde ?
Les donnÈes de travail peuvent, pour diffÈrentes raisons, Ítre perdues ou dÈtÈriorÈes. Cela arrive
trËs rarement mais vous devez vous protÈger de ces risques en rÈalisant un archivage de vos
donnÈes. Gr‚ce ‡ ces sauvegardes, la plupart des problËmes rencontrÈs sur vos fichiers de travail, pourront Ítre rÈsolus par la restauration des donnÈes du fichier d'archive. La sauvegarde consiste ‡ regrouper un ensemble de donnÈes dans un unique fichier, dit fichier
d'archive, qui peut Ítre conservÈ sur un disque dur dans un rÈpertoire de sauvegarde ou un lecteur
amovible. Les sauvegardes sont ‡ effectuer rÈguliËrement (semaine, mois, Ètape de gestion particuliËre)
et doivent Ítre soigneusement dÈcrites : date de rÈalisation, nom du dossier, contenu (par
exemple donnÈes avant clÙture septembre, donnÈe aprËs recalcul des soldes, donnÈes aprËs
clÙture annuelle, donnÈes aprËs RAZ, semaine 10...). Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Sauvegarde du dossier
Pour sauvegarder uniquement votre dossier de travail, cliquez sur la disquette qui síaffiche devant le
nom du dossier ‡ partir de líÈcran de bienvenue, ou lancez líoption Sauvegarde ‡ partir du menu
Dossier lorsque votre dossier est ouvert. Dans tous les cas, sÈlectionnez ensuite líoption
Sauvegarde du dossier CIBLE. Sauvegarde complËte
Pour sauvegarder tous les dossiers, ainsi que les modËles díimpressions personnalisÈs et les format,
lancez líoption Sauvegarde ‡ partir du menu Dossier et sÈlectionnez ensuite líoption Sauvegarde
complËte.
43
119 Affichage
120 Le paramÈtrage des Barres d'Outils
Il síagit soit de personnaliser les barres díoutils, soit díactiver ou dÈsactiver certains ÈlÈments de
líaffichage. Comment y accÈder ?
Barre de menu Affichage + Barre díoutils + Personnaliser
Onglet Barres díoutils
Cet onglet vous permet de dÈsactiver les barres inutilisÈes. La Barre de menus níest pas dÈsactivable : elle permet díaccÈder ‡ toutes les fonctions
du logiciel. La barre Standard comprend toutes les icÙnes associant une commande des menus. La barre NAV permet de naviguer dans un aperÁu de page en page. Onglet Commandes
Cet onglet vous permet díajouter ou de retirer une commande ‡ une barre díoutils, en la faisant
glisser gr‚ce ‡ la souris. Onglet Options
Cet onglet vous permet de paramÈtrer le mode díaffichage des menus, des icÙnes et des info-bulles. Activer les ÈlÈments de líaffichage
A partir du menu Affichage, vous pouvez activer ou dÈsactiver díautres ÈlÈments : La Barre díÈtat, qui correspond ‡ la barre grise en bas díÈcran dans laquelle des informations
utiles síaffichent en fonction de la fenÍtre dans laquelle vous vous trouvez. La Barre de fenÍtre qui permet díafficher en haut díune fenÍtre un onglet, afin de passer
facilement díune fenÍtre ‡ líautre lorsque plusieurs options sont ouvertes simultanÈment. Le Volet de navigation qui correspond au menu vertical ‡ droite qui permet de naviguer
facilement dans le logiciel. Le Tableau de bord qui síaffiche automatiquement ‡ líouverture du dossier. Pour dÈplacer une barre
Placez le pointeur de la souris dans une zone vide de la barre d'outils, puis faites glisser celle-ci ‡
l'emplacement dÈsirÈ. Vous pouvez dÈplacer une barre d'outils de la position qu'elle occupe par dÈfaut en haut de l'Ècran
vers n'importe quel autre endroit de l'Ècran, pour la rendre plus accessible. Si vous dÈplacez une barre d'outils jusqu'au bord gauche ou droit de l'Ècran ou jusqu'au bas de
l'Ècran, elle devient "ancrÈe" dans sa nouvelle position. Si vous la dÈplacez partout ailleurs, elle
devient une fenÍtre flottante. 121 Tableau de Bord
Printed Documentation
44
Le tableau de bord síaffiche ‡ líouverture du dossier, ou par le menu Affichage. Il vous apporte les
informations suivantes : TrÈsorerie : Il síagit des soldes de chaque compte de trÈsorerie (de racine 512, 514, 53) ‡ la
date du dernier jour du mois. Cliquez sur un compte afin díaccÈder ‡ la consultation de ce
compte. EchÈancier : Il síagit díune part des rËglements clients ‡ recevoir aujourdíhui (factures arrivÈes
‡ ÈchÈance aujourdíhui) et le montant total des impayÈs, et díautre part des rËglements
fournisseurs ‡ payer aujourdíhui (factures arrivÈes ‡ ÈchÈance aujourdíhui) et le montant total des
impayÈs. Cliquez sur RËglements clients ou RËglements fournisseurs afin díimprimer
líÈchÈancier. Factures ‡ relancer : Cliquez sur Liste des factures afin díimprimer les lettres de relances. Situation au : Il síagit des totaux des comptes de rÈsultat et de bilan, ainsi que des comptes de
TVA. Chiffre díaffaires : Consultez le CA du jour et de líexercice, et le graphique comparatif.
Important : Si vous dÈbutez dans votre logiciel, cliquez ici.
45
122 Gestion
123 La Gestion
Avant díutiliser votre gestion, vous devez effectuer le paramÈtrage dans líonglet Gestion des PrÈfÈrences
du dossier. La gestion vous permet de :
RÈfÈrencer un fichier d'articles
RÈfÈrencer les clients et les fournisseurs
Faire de la prospection
GÈrer les piËces d'achat et de vente : devis prospects, devis et factures/avoirs clients, commandes et factures fournisseurs
Obtenir un Ètat des ventes et des achats et un Ètat des rËglements enregistrÈs dans les piËces de
vente
Saisir les rËglements
GÈnÈrer des Ècritures comptables ‡ partir des piËces commerciales
Saisir le rËglement d'une facture
124 Articles
125 Les Articles
Les articles pourront Ítre appelÈs par leur code dans les piËces de type Grille, et les informations les
concernant seront automatiquement reprises (libellÈ, prix, comptes et taux de TVA, comptes de charges
ou produits). Vous pouvez au prÈalable crÈer des familles d'articles afin de rÈaliser des tris par famille. Comment y accÈder ?
Barre de menu Gestion + Articles
Fonctions disponibles
Vous pouvez :
CrÈer de nouveaux articles
Consulter la liste des articles crÈÈs
Modifier une fiche article
Supprimer un article que vous níutilisez plus
La liste des articles peut Ítre triÈe par ordre de code article, vous pouvez rechercher un article
díaprËs les premiers caractËres du code. Une impression de la liste des articles est possible par le menu Gestion + Impressions. 126 CrÈation díun Article
Comment y accÈder ?
Barre de menu Gestion + Articles
Comment crÈer un article ?
Printed Documentation
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Cliquez sur le bouton Nouveau et complÈtez la fiche. Prix de revient HT et prix de ventes HT
Calcul pour passer du prix díachat HT au prix de revient HT
En saisissant un taux de marge : Prix díachat + ( Prix díachat * taux de marge)
En saisissant un taux de marque : Prix díachat / (1-tx de marque)
En saisissant une marge en valeur : Prix díachat + Marge en valeur
Calcul pour passer du prix de revient HT au prix de vente HT
En saisissant un taux de marge : Prix de revient + (Prix de revient * taux de marge)
En saisissant un taux de marque : PRHT/(1-tx de marque)
En saisissant une marge en valeur : Prix de revient HT + Marge en valeur
Remarque : Le prix de revient HT peut dans certains cas correspondre au prix díachat de líarticle. Comptes
Lors du transfert comptable, le logiciel utilisera les comptes de ventes et díachats dÈfinis dans
líonglet Gestion des prÈfÈrences du dossier mais si vous souhaitez effectuer un suivi comptable
particulier pour certains articles, prÈcisez ici les numÈros de comptes. 127 Impression des articles
La liste des articles peut Ítre imprimÈe. Un tri par famille est possible en cochant la case correspondante. Comment y accÈder ?
Barre de menu Gestion + Impressions
128 Prospects
129 Les Prospects : Les diffÈrents fichiers utiles
Afin de gÈrer au mieux vos prospects, vous pouvez crÈer les fichiers suivants :
Les secteurs d'activitÈ de vos prospects
Les secteurs gÈographiques de vos prospects
Les commerciaux qui suivent vos prospects
Les ÈvÈnements qui permettront de rÈaliser le suivi de vos prospects
130 Les Prospects : Les Secteurs d'ActivitÈs
Dans une fiche prospect, il est intÈressant de pouvoir prÈciser son secteur díactivitÈ, afin de rÈaliser
ensuite un suivi des prospects selon líactivitÈ. Comment y accÈder ?
Barre de menu Gestion + Prospects + Secteurs díActivitÈ
Comment crÈer un prospect ?
Cliquez sur le bouton Nouveau et complÈtez la fiche. 131 Les Prospects : Les Secteurs GÈographiques
Gestion
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Dans une fiche prospect, il est intÈressant de pouvoir prÈciser son secteur gÈographique, afin de rÈaliser
ensuite un suivi des prospects selon ce secteur. Comment y accÈder ?
Barre de menu Gestion + Prospects + Secteurs GÈographiques
Comment crÈer un secteur ?
Cliquez sur le bouton Nouveau et complÈtez la fiche. 132 Les Prospects : Les Commerciaux
Vous pouvez associer un prospect ‡ un commercial, ‡ partir de la fiche prospect. Comment y accÈder ?
Barre de menu Gestion + Prospects + Commerciaux
Comment crÈer un commercial ?
Cliquez sur le bouton Nouveau et complÈtez la fiche. 133 Les Prospects : Les EvÈnements
Le suivi des prospects consiste ‡ conserver une trace de toutes les opÈrations, actions ou ÈvÈnements
relatifs ‡ chaque prospect. Les ÈvÈnements les plus courants doivent Ítre crÈÈs avec un code et une description afin díÍtre appelÈs
lors de líenregistrement de líaction. Comment y accÈder ?
Barre de menu Gestion + Prospects + EvÈnements
Comment crÈer un ÈvÈnement ?
Cliquez sur le bouton Nouveau et complÈtez la fiche. 134 Les Prospects : Les Modes de Transport
Un mode de transport pourra Ítre indiquÈ pour information en pied des documents de vente. Comment y accÈder ?
Barre de menu Gestion + Prospects + Modes de Transport
Comment crÈer un mode de transport ?
Cliquez sur le bouton Nouveau et complÈtez la fiche. 135 La Prospection
La gestion des prospects permet de :
CrÈer les prospects
Suivre les ÈvÈnements les concernant
Imprimer un mailing
RÈaliser un devis
TransfÈrer le prospect en client via le transfert du devis en facture
136 La liste des Prospects
Printed Documentation
48
Comment y accÈder ?
Barre de menu Gestion + Prospects + Gestion des Prospects
La liste des prospects peut Ítre triÈe par ordre de code prospect, raison sociale, activitÈ, et secteur, et
vous pouvez rechercher un prospect díaprËs les premiers caractËres du code, de la raison sociale, Ö(en
fonction du tri courant). Comment crÈer un prospect ?
Cliquez sur le bouton Nouveau et complÈtez la fiche. Avant de crÈer la fiche du prospect, il peut Ítre utile de crÈer les fichiers suivants :
Les secteurs d'activitÈ de vos prospects
Les secteurs gÈographiques de vos prospects
Les commerciaux qui suivent vos prospects
Les ÈvÈnements qui permettront de rÈaliser le suivi de vos prospects
137 Les Prospects : La fiche Prospect
Comment y accÈder ?
Barre de menu Gestion + Prospects + Gestion des Prospects
Comment faire ?
1. Cliquez sur le bouton Nouveau. 2. Saisissez obligatoirement le code du prospect (sur 8 caractËres maximum). 3. Indiquez, si besoin, son secteur d'activitÈ, son secteur gÈographique, le commercial qui le suit,
líobjectif CA, et les informations sur la taille de líentreprise. 4. Dans líonglet Adresse, complÈtez les diffÈrents champs, et notamment la raison sociale et líadresse. 5. Si besoin, complÈtez líonglet Contact et Infos. 138 Comment suivre vos Prospects ?
Pour suivre vos Prospects, vous devez tout díabord :
1. DÈfinir les fichiers de base : activitÈs, secteur gÈographique, commerciaux, ÈvÈnements. 2. Enregistrer chacun de vos prospects et saisir toutes les informations le concernant. Vous pouvez ensuite commencer votre prospection et enregistrer les diffÈrentes actions rÈalisÈes ou ‡
rÈaliser sur vos prospects. Remarque : Vous pouvez Ègalement effectuer un suivi des clients et enregistrer de la mÍme
maniËre toutes vos actions (appel pour rÈabonnement, demande díinformations, )
Le suivi des prospects (menu Gestion + Prospects) permet díenregistrer une action que vous associez
ou non ‡ un code ÈvÈnement. Saisissez alors des informations complÈmentaires dans les zones Objet et
RÈsultat. La saisie díun code ÈvÈnement níest pas obligatoire mais permet díeffectuer des recherches
sur le code ÈvÈnement.
Gestion
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La rÈalisation díun devis prospect sera enregistrÈe automatiquement comme action dans le suivi de
votre prospect, tout comme la rÈalisation díun document de vente sera enregistrÈe dans le suivi des
clients. Par le menu Gestion + Impressions + Suivi des Prospects (suivi des clients), vous pouvez imprimer
les actions enregistrÈes pour chacun des prospects (ou des clients) pour une pÈriode donnÈe. 139 Suivi des Prospects ou des Clients
Le suivi des prospects (puis des clients) vous permet díenregistrer toutes les actions rÈalisÈes ou ‡
rÈaliser sur vos prospects (ou clients). Les documents rÈalisÈs ‡ líattention de vos prospects (le devis) et de vos clients (devis, factures) sont
automatiquement enregistrÈs dans le suivi. Comment y accÈder ?
Barre de menu Gestion + Prospects + Suivi des Prospects
Ou Gestion + Ventes + Suivi des Clients
Pour ajouter une action en cours, passÈe ou ‡ venir, sÈlectionnez le prospect ou le client
concernÈ, puis cliquez sur le bouton Ajouter, et complÈter les informations. Pour imprimer le suivi, cliquez sur le bouton Imprimer. 140 Suivi des Prospects : Saisie d'un EvÈnement
Renseignez la date de líÈvÈnement, puis, gr‚ce au bouton , faites appel ‡ un ÈvÈnement prÈdÈfini
dans le fichier des ÈvÈnements. ComplÈtez si besoin les zones Objet et RÈsultat. 141 Impression du Suivi des Prospects, ou des Clients
Gr‚ce au suivi des prospects (ou des clients), les actions enregistrÈes pourront Ítre imprimÈes, soit : Par le bouton Imprimer, dans líoption Gestion + Prospects + Suivi des Prospects (ou
Gestion + Ventes + Suivi des Clients). Par le menu Gestion + Impressions. 142 Les Prospects : Liste des Prospects, et Mailing
Vous pouvez imprimer la liste de prospects (par le menu Gestion + Prospects) rÈpondant ‡ un secteur
díactivitÈ ou un secteur gÈographique prÈcis. De plus, vous pouvez envoyer un mailing ‡ des prospects rÈpondant ‡ certains critËres (activitÈs, secteurs gÈographique). Le modËle díimpression par dÈfaut peut Ítre dupliquÈ (bouton ParamÈtrer) puis
modifiÈ avec WinGÈnÈrateur pour crÈer votre propre modËle. Toutes les impressions ont un
fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 143 Tiers
144 Les Clients et les Fournisseurs
Le fichier des clients ou des fournisseurs reprend tout simplement les comptes comptables de tiers
dÈfinis dans votre plan comptable. Comment y accÈder ?
Barre de menu Gestion + Ventes + Clients
Ou Gestion + Achats + Fournisseurs
Printed Documentation
50
La liste des tiers est classÈe par ordre croissant de numÈros et peut Ítre triÈe par ordre díintitulÈ (raison
sociale du tiers). Pour crÈer un nouveau tiers, cliquez sur le bouton Nouveau. Pour rechercher un tiers, sÈlectionnez le critËre (numÈro ou intitulÈ) et saisissez les premiers numÈros
ou caractËres du tiers recherchÈ. 145 Suivi des Prospects ou des Clients
Le suivi des prospects (puis des clients) vous permet díenregistrer toutes les actions rÈalisÈes ou ‡
rÈaliser sur vos prospects (ou clients). Les documents rÈalisÈs ‡ líattention de vos prospects (le devis) et de vos clients (devis, factures) sont
automatiquement enregistrÈs dans le suivi. Comment y accÈder ?
Barre de menu Gestion + Prospects + Suivi des Prospects
Ou Gestion + Ventes + Suivi des Clients
Pour ajouter une action en cours, passÈe ou ‡ venir, sÈlectionnez le prospect ou le client
concernÈ, puis cliquez sur le bouton Ajouter, et complÈter les informations. Pour imprimer le suivi, cliquez sur le bouton Imprimer. 146 PiËces
147 Gestion des PiËces
A chaque onglet correspond un type de documents. Líonglet Factures et Avoirs ComptabilisÈs affiche
la liste des factures qui ont dÈj‡ ÈtÈ transfÈrÈes en Ècritures comptables. Tous les documents de vente crÈÈs sont enregistrÈs en tant quíÈvÈnements dans le suivi clients. Comment crÈer une piËce ?
Comment imprimer une piËce ?
Comment transfÈrer une piËce ?
Comment valider une facture ?
Comment comptabiliser une piËce ?
Comment dupliquer une piËce ?
Comment rechercher une piËce ?
Comment supprimer une facture ?
Cas particulier : les factures d'acompte
148 Gestion des Documents : AccÈder ‡ la liste de PiËces
Les listes des piËces de ventes et díachats dÈj‡ enregistrÈes sont accessibles ‡ partir du menu
Gestion, par les commandes suivantes : Prospects + Devis aux Prospects
Ventes + Devis Client Ventes + Facture/Avoir Client
Gestion
51
Achats + Commande Fournisseur Achats + Facture Fournisseur
Vous pouvez Ègalement utiliser le volet de navigation sur votre droite (volet Ventes ou volet Achats). A partir de ces listes, vous pouvez gÈrer l'ensemble des piËces : modification, crÈation, impression, duplication et transfert. 149 PiËce de type Grille ou de type Texte
Il existe deux types de piËces :
Le mode Grille
Cíest une facturation ´ standard ª qui permet de facturer plusieurs lignes díarticles et de
commentaires. La piËce est composÈe des ÈlÈments suivants :
EntÍte de la piËce
Corps de la piËce (saisie des articles)
Pied de la piËce
Le mode Texte
Cíest une facturation de type ´ prestations de service ª qui permet de saisir la description dÈtaillÈe
avec mise en forme du texte, de la prestation facturÈe, pour un prix unique. La piËce est composÈe
des ÈlÈments suivants :
EntÍte de la piËce
Corps de la piËce
Pied de la piËce
Consultez aussi les parties :
Comment saisir le rËglement d'une piËce ?
Cas particulier : les factures d'acompte
Comment faire un avoir ?
150 CrÈer une PiËce
AccÈdez ‡ la liste des piËces puis cliquez soit : sur le bouton Nouv. Grille, afin de rÈaliser une facturation ´ standard ª qui permet de facturer
plusieurs lignes díarticles et de commentaires. sur le bouton Nouv. Texte, afin de rÈaliser une facturation de type ´ prestations de service ª qui
permet de saisir la description dÈtaillÈe avec mise en forme du texte, de la prestation facturÈe. Remarque : Ces boutons ne sont pas actifs dans les onglets Devis FacturÈs, Factures et Avoirs
ComptabilisÈs, Commandes FacturÈes et Factures ComptabilisÈes, puisque ces piËces sont obtenus par
transfert ou comptabilisation. 151 EntÍte de la PiËce
Utilisez la touche Tabulation pour passer de champ en champ. NumÈro de document
Printed Documentation
52
Le numÈro du document est automatiquement proposÈ ‡ partir du dernier numÈro utilisÈ, indiquÈ
dans líonglet Gestion des PrÈfÈrences du dossier. Ce numÈro níest pas modifiable dans la piËce. Lorsque líon transfËre un devis prospect en devis puis en facture, le numÈro de piËce du devis et du
devis prospect est repris dans la facture afin díavoir un meilleur suivi. EchÈance
La date d'ÈchÈance est automatiquement calculÈe ‡ partir de l'ÈchÈance dÈfinie dans la fiche du
compte de tiers (onglet Fact. ). Compte de tiers
SÈlectionnez le compte du tiers. Les coordonnÈes síaffichent alors automatiquement, mais vous
pouvez changer líadresse pour la piËce. Cette modification níaura pas díimpact sur le compte. En cas
de changement díadresse dÈfinitif, mettez directement ‡ jour líonglet Adresse du compte. Attention : La piËce ne pourra Ítre enregistrÈe si líadresse nía pas ÈtÈ complÈtÈe. Autres comptes
Choisissez, dans une piËce de type Texte, un compte de Vente (ou díAchat), et de TVA. Les
comptes proposÈs par dÈfaut correspondent ‡ ceux dÈfinis dans líonglet Gestion des PrÈfÈrences
du dossier. Pour sÈlectionner un compte dans le plan comptable, utilisez la touche ou F4, ou
cliquez sur l'icÙne . DÈcochez la case TVA si vous souhaitez rÈaliser un document sans TVA. Dans une piËce de type Grille, vous pouvez dÈfinir des comptes sur chaque ligne díarticle. 152 Corps de la PiËce (de type Texte)
Le corps de la piËce vous permet de saisir une description dÈtaillÈe ‡ un prix unique. Cette description peut Ítre mise en forme gr‚ce ‡ la barre Texte suivante :
\__________________________________/ \____________/ \_______/ \____/
pour modifier la police et la taille Pour mettre en
gras, italique, soulignÈ et
choisir une
couleur
Pour aligner
le texte ‡
gauche, au
centre et ‡
droite
Pour
appliquer
ou
dÈsactiver
une puce
(gros point)
‡ gauche
de la ligne
Vous pouvez utiliser les raccourcis Ctrl + C et Ctrl + V pour respectivement copier et coller du texte. 153 Pied de la PiËce
Le montant Total brut HT est automatiquement calculÈ ‡ partir de la saisie des lignes facturÈes (piËce
de type Grille), ou saisi (piËce de type Texte). La Remise síapplique sur le total brut HT, alors que líEscompte síapplique sur le net commercial (brut ñ
remise). La remise et líescompte síappliquent automatiquement síils ont ÈtÈ paramÈtrÈs dans líonglet
Fact. de la fiche client ou fournisseur.
Gestion
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Le Total TVA est automatiquement calculÈ en fonction du taux associÈ au compte de TVA sÈlectionnÈ
en entÍte pour une piËce de type texte et un dÈtail des diffÈrents taux de TVA est fait (limitÈ ‡ 3 taux)
pour les piËces de types grilles. 154 Saisie du RËglement díune Facture
Vous pouvez saisir le rËglement díune facture de deux faÁons : Soit directement dans la piËce : il síagit díun rËglement au comptant. Soit en dehors de la piËce : il síagit díun rËglement non comptant, ou en devise. Saisie du rËglement dans la facture
SÈlectionnez le mode de rËglement du client (‡ crÈer ‡ partir du menu DonnÈes) et indiquez le
montant rÈglÈ. Lors de líopÈration de comptabilisation, líÈcriture de rËglement sera gÈnÈrÈe en plus
de la facture. Saisie du rËglement hors de la facture
Utilisez les options Saisie des Paiements ReÁus (Gestion + Encaissements) et RËglements des
Tiers (Gestion + DÈcaissements) . 155 Imprimer une PiËce
AccÈdez ‡ la liste des piËces. SÈlectionnez la piËce ‡ imprimer et cliquez sur le bouton Imprimer. Choisissez le modËle díimpression et lancez líimpression. Vous pouvez Ègalement cliquer sur líicÙne
de la barre díoutils, ou utiliser le menu contextuel (clic droit de la souris). Remarque : Si vous imprimez une piËce de type texte avec un corps contenant beaucoup de lignes, vous
pouvez avoir besoin díutiliser les modËles dit ´ sans mise en forme ª. Ainsi, le saut de page síeffectuera
correctement, mais vous perdrez la mise en forme de votre corps de piËce. 156 Dupliquer une PiËce
AccÈdez ‡ la liste des piËces. SÈlectionnez la piËce puis cliquez sur le bouton Dupliquer. Modifiez les
ÈlÈments que vous souhaitez et enregistrez les modifications. 157 Corps de la PiËce (de type Grille)
Pour enregistrer vos articles, cliquez dans le corps de la piËce et appuyez sur la touche Inser ou + pour
ouvrir une ligne, et passez de colonne en colonne gr‚ce ‡ la touche Tab ou EntrÈe. 1. Choisissez un article rÈfÈrencÈ dans le fichier des articles, ou tapez le code díun article non
rÈfÈrencÈ. Dans le cas díun article non rÈfÈrencÈ, le code níest pas obligatoire. 2. Le libellÈ, le compte de vente ou díachat ainsi que le compte et le taux de TVA síaffiche
automatiquement si líarticle est rÈfÈrencÈ, sinon, renseignez-le. Le champ libelle permet Ègalement
de saisir un commentaire. Vous pouvez Ègalement modifier le compte de TVA de vente ou
díachat ainsi que le compte de TVA. 3. Saisissez la quantitÈ. 4. Le prix unitaire brut (avant remise) síaffiche automatiquement si líarticle est rÈfÈrencÈ, sinon
saisissez-le. 5. Saisissez si besoin un taux de remise. Le nombre de taux de TVA est limitÈ ‡ 3 taux. 158 TransfÈrer une PiËce
Printed Documentation
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Il síagit de transfÈrer : un devis en facture (pour les piËces de ventes) une commande en facture (pour les piËces díachats). AccÈdez ‡ la liste des piËces. SÈlectionnez la piËce puis cliquez sur le bouton Trans. Facture et
confirmez líopÈration. Remarque : Les devis transfÈrÈs síaffichent dans líonglet spÈcifique Devis FacturÈs. De mÍme, les
commandes transfÈrÈes síaffichent dans líonglet spÈcifique Commandes FacturÈes.
159 Rechercher une PiËce
AccÈdez ‡ la liste des piËces. Dans Rechercher, saisissez le numÈro du document ‡ rechercher. La
numÈrotation des documents est dÈfinie dans les prÈfÈrences du dossier (onglet Gestion). 160 Comptabilisation des Factures
Tant quíune facture níest pas comptabilisÈe, elle níexiste pas en comptabilitÈ. La comptabilisation des factures peut síeffectuer de deux faÁons : Soit ‡ partir de la liste des factures : sÈlectionnez la facture et cliquez sur le bouton
Comptabiliser. Soit ‡ partir de la commande Enregistrement en comptabilitÈ du menu Gestion + Ventes ou
Gestion + Achats. Ainsi, vous comptabilisez toutes les factures de la pÈriode indiquÈe en une
seule fois. Les factures comptabilisÈes síaffichent dans líonglet Factures et Avoirs ComptabilisÈs de la liste des
piËces. Remarques : ParamÈtrez le libellÈ de vos Ècritures dans líonglet Transfert en comptabilitÈ des prÈfÈrences du
dossier. Si vous avez enregistrÈ des rËglements dans vos factures, le logiciel gÈnËre ‡ la fois les
Ècritures de ventes ou díachat, et de rËglements. Les Ècritures comptables gÈnÈrÈes seront automatiquement en mode validÈ. Une facture comptabilisÈe ne peut plus Ítre ni supprimÈe, ni modifiÈe. En cas díerreur, vous
devez nÈcessairement passer par une facture d'avoir. Il est obligatoire de comptabiliser toutes les factures díun exercice pour pourvoir clÙturer cet
exercice. Tant que les factures díun mois níauront pas ÈtÈ comptabilisÈes, il ne sera pas possible de
clÙturer les journaux correspondants pour ce mois.
Les Ècritures comptables sont gÈnÈrÈes dans les journaux indiquÈs dans líonglet Gestion des
PrÈfÈrences du dossier. Pour les Ècritures de rËglement, le logiciel utilise le compte de contrepartie indiquÈ dans la fiche du
journal de trÈsorerie.
Gestion
55
161 Comment gÈrer les Factures d'Acompte ?
1. CrÈation díun article ´ Acompte ª Allez líoption Articles du menu Gestion et cliquez sur le bouton Nouveau. CrÈez un article nommÈ
´ Acompte ª, sans tarif. Associez-le ‡ un compte de vente correspondant ‡ la vente future. Bien
entendu, cet article níest crÈÈ quíune seule fois et sera utilisÈ dans toutes les factures díacompte. Vous pouvez Ègalement prÈvoir un article par type de vente (par compte). 2. CrÈation de la facture díacompte
Allez líoption Facture / Avoir Client du menu Gestion + Ventes, choisissez líonglet Factures
díAcompte Clients, et cliquez sur le bouton Nouv. Grille afin de crÈer la facture. Utilisez dans le
corps de la piËce líarticle crÈÈ au point 1, et saisissez le montant HT de líacompte dans la colonne
PU Brut. Dans le pied de la piËce, saisissez le mode de rËglement dans le champ RÈglÈ, et indiquez
le montant du rËglement reÁu (montant TTC de líacompte). 3. Impression de la facture díacompte
Imprimez la facture gr‚ce au bouton Imprimer, et sÈlectionnez le modËle nommÈ ´ Facture
díacompte ª. La validation de la facture peut Ítre nÈcessaire avant líimpression. 4. Comptabilisation de la facture et de son rËglement
A partir de la liste des factures díacompte, cliquez sur le bouton Comptabiliser. Retrouvez ensuite la
facture dans líonglet Factures et Avoirs ComptabilisÈs. Visualisez si besoin les Ècritures gÈnÈrÈes
‡ partir de la Saisie Comptable (menu ComptabilitÈ) :
Journal de vente
Compte DÈbit CrÈdit
411Ö 100,00
44571Ö 16,39
70Ö 83,61
Journal de trÈsorerie
Compte DÈbit CrÈdit
512Ö 100,00
411Ö 100,00
5. Saisie de la facture finale : facture de type Grille
Lors de la saisie de la facture finale, vous devez rappeler les factures díacompte ‡ dÈduire : dans le
corps de la piËce, saisissez le numÈro de la facture díacompte ainsi que son montant TTC dans la
colonne LibellÈ, et saisissez le montant HT de líacompte, en nÈgatif, dans la colonne PU Brut.
Attention : Vous ne devez pas utiliser ici líarticle ´ Acompte ª prÈcÈdemment crÈÈ, car les Ècritures
comptables gÈnÈrÈes lors de la comptabilisation de la facture ne seraient pas correctes. 5bis. Saisie de la facture finale : facture de type Texte
Printed Documentation
56
Lors de la saisie de la facture finale, vous devez rappeler les factures díacompte ‡ dÈduire : dans le
corps de la piËce, saisissez le numÈro de la facture díacompte ainsi que son montant TTC. Dans le
pied de la piËce, vous devez dÈduire manuellement le total HT des acomptes du total HT brut. 6. Impression de la facture finale
Cliquez pour cela sur le bouton Imprimer, et choisissez le modËle ´ Facture avec N°TVA ª ou
´ Facture texte avec N°TVA ª. La validation de la facture peut Ítre nÈcessaire avant líimpression. 7. Comptabilisation de la facture finale
A partir de la liste des factures, cliquez sur le bouton Comptabiliser. Retrouvez ensuite la facture
dans líonglet Factures et Avoirs ComptabilisÈs. Visualisez si besoin les Ècritures gÈnÈrÈes ‡ partir
de la Saisie Comptable (menu ComptabilitÈ). 162 RÈaliser un Devis
Pour rÈaliser un devis ‡ un prospect, accÈdez ‡ líoption Devis aux Prospects du menu Gestion +
Prospects, et consultez la partie suivante : CrÈer une piËce. 163 Impressions
164 Etat des Ventes, Etat des Achats, Etat des Paiements
Ces Ètats contiennent l'ensemble des factures, comptabilisÈes ou non, ou líensemble des rËglements
saisis en pied de facture. Comment y accÈder ?
Barre de menu Gestion + Ventes + Etat des Ventes
Ou Gestion + Achats + Etat des Achats
Comment faire ?
1. Choisissez la fourchette de comptes concernÈs. 2. Indiquez la pÈriode ‡ imprimer. 3. SÈlectionnez le type des documents ‡ prendre en compte. 4. Choisissez le modËle Etat des Ventes, Etat des Achats, ou Etat des RËglements. 5. Cliquez sur Imprimer. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques.
57
165 OpÈrations Comptables Courantes
166 OpÈrations de Saisie
167 Saisie Standard
168 La Saisie Comptable
La Saisie Comptable permet de :
9 Saisir manuellement des Ècritures dans les journaux, 10 Consulter les Ècritures enregistrÈes dans le produit, quelque soit le mode de saisie
utilisÈ, ou importÈes díun autre logiciel, 11 Modifier les Ècritures enregistrÈes dans le produit, quelque soit le mode de saisie
utilisÈ, ou importÈes díun autre logiciel,
Comment y accÈder ?
Barre díoutils
Volet de navigation dans ComptabilitÈ
Barre de menu ComptabilitÈ + Saisie Comptable
Raccourci clavier Ctrl + S
Comment saisir, modifier ou supprimer une Ècriture ?
Choisissez le journal dans lequel la saisie doit avoir lieu. Utilisez l'icÙne pour obtenir la liste. Vous pouvez Ègalement utiliser les deux icÙnes situÈes au-dessus du champ pour passer au journal
prÈcÈdent et au suivant. Utilisez la touche Tabulation pour passer du journal au mois. Choisissez le mois dans la liste dÈroulante en cliquant sur la flËche. La liste des mois de l'exercice
apparaÓt. Vous pouvez Ègalement utiliser les touches FlËche basse et FlËche haute pour passer au
mois prÈcÈdent et au suivant. Utilisez la touche Tabulation pour passer ‡ la grille de saisie. Une fois dans líÈcran de saisie, vous pouvez enregistrer une nouvelle Ècriture, modifier une Ècriture
existante, ou supprimer une Ècriture. Un menu contextuel proposant les opÈrations les plus courantes est accessible par simple clic
droit sur la grille de saisie. La zone Information en bas ‡ gauche de votre Ècran se met ‡ jour au fur et ‡ mesure de votre saisie
pour vous donner diffÈrentes informations telles que les raccourcis comptes, l'intitulÈ du compte, le
type du compte, ce qui est ‡ saisir dans le champ en cours... Vous pouvez recopier une ligne complËte en utilisant les raccourcis Ctrl+C et Ctrl+V. La nouvelle
ligne sera ajoutÈe ‡ la fin. Consultez aussi les parties suivantes :
6. Les boutons de l'entÍte de la fenÍtre
Printed Documentation
58
7. Nouvelle ligne d'Ècriture
8. Modification d'une ligne d'Ècriture
9. Suppression d'une ligne d'Ècriture
10. OpÈrations disponibles ‡ partir du journal
11. Contrepasser une Ècriture
12. RÈimputer une Ècriture
13. Automatiser la saisie des factures
14. Lettrer en cours de saisie
169 Nouvelle Ècriture
Pour crÈer une nouvelle Ècriture :
15. Appuyez sur la touche Inser : la ligne est insÈrÈe au-dessus de la ligne courante sÈlectionnÈe, ou
16. Appuyez sur la touche du clavier numÈrique pour insÈrer une ligne en dessous de la ligne
courante sÈlectionnÈe. 17. Saisissez ensuite la ligne d'Ècriture en utilisant la touche EntrÈe pour vous dÈplacer de colonne
en colonne et pour valider la ligne. Pour annuler la saisie dans une ligne díÈcriture, appuyez sur la touche Echap. Remarque : Lorsque le journal (de banque) dans lequel vous travaillez est dÈfini avec une centralisation
en pied de journal, líinsertion díÈcriture peut uniquement síeffectuer au-dessus des lignes
centralisatrices.
170 Sens de l'Ècriture
En Saisie Comptable, et au KilomËtre, pour Èviter des erreurs de saisie dans le sens díune Ècriture,
le logiciel effectue un prÈ-positionnement dans la colonne qui doit "normalement" recevoir le montant. Journal de Vente
18. Sur un compte de produit, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne CrÈdit, 19. sur un compte de TVA, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne CrÈdit, 20. sur un compte de tiers, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne DÈbit. Journal díAchat Sur un compte de charge, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne DÈbit, sur un compte de TVA, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne DÈbit, sur un compte de tiers, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne CrÈdit. Journal de TrÈsorerie
21. sur un compte client, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne CrÈdit, 22. sur un compte fournisseur, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne DÈbit.
OpÈrations Comptables Courantes
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Remarque : Retrouvez des modËles díÈcritures dans la partie Ecritures types. 171 Validation / Sortie du journal
La touche Echap ou clic sur permet de quitter la saisie comptable. Le changement de mois dans un journal a Ègalement pour effet díenregistrer la saisie sur le mois
courant. Si le journal níest pas ÈquilibrÈ (suite ‡ une suppression incomplËte díun mouvement ou díun ajout de
ligne), la sortie est INTERDITE. Vous avez toutefois la possibilitÈ de demander un Èquilibrage virtuel si
vous souhaitez pouvoir sortir díun journal dÈsÈquilibrÈ (paramÈtrez líonglet Saisie des prÈfÈrences du
dossier). Dans ce cas, le logiciel gÈnËre une contrepartie soit, dans un compte díattente (par dÈfaut 470), soit
dans le compte indiquÈ dans la fiche du journal. Cette Ècriture devra Ítre rÈgularisÈe. En clÙture du
mois, si le logiciel rencontre des Ècritures díattente, un message vous le signale. 172 Ligne d'Ecriture
173 Saisie de la ligne d'Ècriture
Remarque : Les diffÈrents ÈlÈments díune ligne díÈcriture peuvent Ítre affichÈs ou masquÈs en
paramÈtrant líAffichage des colonnes. Une ligne d'Ècriture se compose des ÈlÈments suivants :
M
Cette colonne fait apparaÓtre un trombone lorsqu'un commentaire a ÈtÈ associÈ aux lignes d'Ècritures
par le bouton . V
Cette colonne fait apparaÓtre un cadenas lorsque la ligne a ÈtÈ validÈe par líoption Validation des
Ecritures du menu ClÙtures. Date de validation
Cette colonne fait apparaÓtre la date de validation des Ècritures. A
Cette colonne signale par une flËche jaune une Ècriture analytique Ètendue, cíest-‡-dire ventilÈe sur
un poste autre que le poste DIVERS. Jour
La date du jour s'inscrit automatiquement. Saisissez le jour souhaitÈ. Provenance
Cette colonne fait apparaÓtre la provenance des Ècritures lorsquíelles ont ÈtÈ importÈes ou recopiÈes.
Printed Documentation
60
PiËce
Lorsque votre journal est de type NumÈrotation automatique (‡ dÈfinir dans la fiche du journal), le
numÈro de piËce est automatiquement proposÈ. ConformÈment ‡ líarticle 420-2 du PCG, tout enregistrement comptable doit prÈciser les rÈfÈrences
de la piËce justificative qui líappuie. La saisie du numÈro de piËce est dans certains cas obligatoire. En effet, pour que le logiciel puisse
gÈrer votre TVA sur les encaissements, vous devez indiquer obligatoirement un numÈro de piËce
sur vos Ècritures de ventes et díachats. Le pointage díÈchÈances fera le reste. N° Document
Permet díindiquer une information complÈmentaire concernant líÈcriture. En recherche d'Ècritures, une Ècriture pourra donc Ítre retrouvÈe suivant le numÈro du document díorigine. Compte
Saisissez dans cette colonne le numÈro du compte que vous voulez mouvementer. Si celui-ci
n'existe pas, le logiciel vous en avertit et vous propose de le crÈer. Rechercher un compte
Avec l'icÙne ou l'astÈrisque () du clavier numÈrique ou encore la touche F4. Saisissez les premiers caractËres du numÈro ou les premiers caractËres de l'intitulÈ du compte puis
cliquez sur l'icÙne ou la touche ou F4. Le logiciel affiche alors le plan comptable. Il positionne
le curseur sur le compte qui se rapproche le plus des caractËres saisis et active automatiquement
l'onglet de la racine correspondante. A partir de la liste des comptes, vous pouvez classer vos comptes par IntitulÈ ou NumÈro pour
retrouver facilement le compte que vous recherchez. Utilisation des raccourcis clavier
Vous pouvez dÈfinir pour un journal les numÈros de comptes les plus couramment utilisÈs (dans
la fiche du journal, onglet Raccourcis). En colonne Compte, leur raccourci clavier apparaÓt dans
la zone Informations. La combinaison de touches clavier Ctrl + une lettre inscrit
automatiquement le numÈro de compte associÈ. Compte de contrepartie
Lorsque votre journal est de type TrÈsorerie, vous pouvez indiquer un numÈro de compte de
contrepartie (dans la fiche du journal) qui sera repris automatiquement par le logiciel en
contrepartie ligne ‡ ligne ou en contrepartie globale du journal . Date de saisie
Cette colonne fait apparaÓtre la date de saisie ou díimport de líÈcriture. LibellÈ
Saisissez le libellÈ de líÈcriture, ou sÈlectionnez-le dans la liste dÈroulante si vous avez au prÈalable
crÈÈ des libellÈs types dans líoption LibellÈs des Ècritures du menu DonnÈes. Liste des libellÈs des Ècritures
OpÈrations Comptables Courantes
61
La touche F6, ou le bouton F6 LibellÈ, vous permet díajouter le libellÈ saisi ‡ la liste des libellÈs
types. Cette liste de libellÈs peut Ítre paramÈtrÈe ‡ partir du menu DonnÈes. LibellÈs par dÈfaut
Vous pouvez paramÈtrer le libellÈ afin de voir apparaÓtre automatiquement líintitulÈ du compte
ou le libellÈ de la premiËre Ècriture. Ce choix est ‡ effectuer dans líonglet Saisie des prÈfÈrences
(accessibles par le menu Dossier + PropriÈtÈs) ou dans le journal. Ce paramÈtrage pourra Ítre
modifiÈ ponctuellement dans les options de saisies par le bouton . Recopie du libellÈ
Vous pouvez reprendre le libellÈ de la ligne prÈcÈdente gr‚ce ‡ la touche . Devise
Cette colonne fait apparaÓtre la devise du montant de la transaction lorsquíelle est diffÈrente de la
devise locale (devise du dossier). La devise permet de distinguer les colonnes correspondant aux
montants de la transaction (montant liÈ ‡ une piËce commerciale) des colonnes correspondant aux
montants de la contre-valeur. DÈbit / CrÈdit
Un positionnement automatique est proposÈ par le logiciel pour respecter le sens "normal" de
l'Ècriture. La touche F12 ou le bouton Solder permet d'inscrire automatiquement le solde de l'Ècriture en cours. En fonction du type de contrepartie dÈfini pour le journal, le logiciel peut vous proposer
automatiquement une ligne de contrepartie sur le compte de banque. DÈbit / CrÈdit de contre-valeur
Un double affichage permet de consulter automatiquement le montant saisi dans la devise de contre- valeur indiquÈe dans les prÈfÈrences du dossier. 174 Choix du compte
NumÈro inexistant
A partir de líoption Saisie, si le numÈro de compte saisi n'existe pas, le logiciel vous avertit et vous
propose de le crÈer. Cliquez sur Oui et dÈfinissez la fiche du nouveau compte. Rechercher un compte
Pour afficher la liste des comptes, cliquez sur l'icÙne ou appuyez sur la touche du clavier
numÈrique ou encore sur la touche F4. Vous pouvez Ègalement saisir les premiers caractËres du numÈro du compte puis ouvrir ensuite la
liste des comptes. Il positionne le curseur sur le compte qui se rapproche le plus des caractËres
saisis et active automatiquement l'onglet de la racine correspondante. Tri de la liste
A partir de la liste des comptes, vous pouvez classer vos comptes par IntitulÈ ou NumÈro pour
retrouver facilement le compte que vous recherchez. 175 LibellÈ de l'Ècriture
Par dÈfaut, cíest le paramÈtrage rÈalisÈ dans vos prÈfÈrences qui est repris.
Printed Documentation
62
Pointez le type de libellÈ dÈsirÈ pour l'ensemble des Ècritures comptables saisies dans ce journal :
23. Soit le libellÈ reprendra líintitulÈ du compte. 24. Soit le libellÈ reprendra le libellÈ de la premiËre ligne de líÈcriture saisie. 25. Soit le libellÈ sera ‡ saisir manuellement. 176 Modification d'une ligne
Pour modifier une ligne d'Ècriture existante, utilisez la touche EntrÈe (ou Entr) de votre clavier
numÈrique pour vous dÈplacer de gauche ‡ droite de colonne en colonne dans la ligne. Si le mois est
clÙturÈ, la modification n'est pas autorisÈe. 177 Suppression d'une ligne
Si le mois n'a pas ÈtÈ clÙturÈ, la suppression d'une Ècriture est autorisÈe. Utilisez la touche Suppr et
confirmez en cliquant sur Oui. Pensez ‡ supprimer toutes les lignes correspondant au mÍme
mouvement. Votre journal doit Ítre ÈquilibrÈ. 178 Saisie Comptable : Saisie en devise
26.Pointez Montant en devise. 27.Indiquez le code de la devise, ou recherchez-le en cliquant sur líicÙne . 28.VÈrifiez le cours ou la paritÈ. 29.Saisissez le montant dans le champ en devises et validez. 179 Options disponibles
180 Les boutons de l'entÍte de la fenÍtre
Permet díajouter le libellÈ saisie ‡ la liste des libellÈs types dÈj‡ existants. Permet díaccÈder ‡ la fenÍtre des ÈchÈances en cours pour ce tiers. Permet díaccÈder ‡ la fenÍtre de ventilations analytiques sur une ligne
díÈcriture de charges ou de produits. La colonne A signalera par une flËche
jaune líÈcriture sur laquelle une ventilation analytique Ètendue (plus de
deux postes affectÈs) a ÈtÈ enregistrÈe. Permet díaccÈder ‡ la Saisie GuidÈe. Permet d'inscrire automatiquement le solde de l'Ècriture en cours. Permet díaccÈder aux options de saisie pour les consulter ou les modifier
ponctuellement. Permet díaccÈder ‡ la saisie díun commentaire sur líÈcriture courante. Permet díenregistrer des montants en devises.
OpÈrations Comptables Courantes
63
181 Options de saisie
Lorsque vous saisissez une Ècriture dans un journal, le logiciel prend en compte tous les choix effectuÈs
dans la fiche du journal (onglet GÈnÈral) et dans les prÈfÈrences du dossier (onglet Saisie). Ces choix
concernent le mode de saisie des Ècritures, le libellÈ de l'Ècriture, la numÈrotation des piËces. Pour
modifier ponctuellement l'une de ces options, cliquez sur bouton ou lancez la commande Options
du menu contextuel. Mode de saisie
Vous pouvez modifier le mode de saisie des Ècritures ‡ venir : Mode RÈel ou Simulation. LibellÈ de l'Ècriture
Le choix effectuÈ dans líonglet Saisie du menu Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences est proposÈ
automatiquement, ou celui effectuÈ ‡ partir de paramÈtrage du journal (menu DonnÈes). Vous
pouvez ici choisir de reprendre le libellÈ du compte des Ècritures ‡ venir ou d'accÈder ‡ la saisie
manuelle du libellÈ. PiËces
Le choix effectuÈ dans la fiche du journal est proposÈ automatiquement. Vous pouvez modifier ici le
type de numÈrotation des piËces et indiquer le numÈro que vous dÈsirez. 182 OpÈrations disponibles ‡ partir du journal
Permet de consulter les Ècritures du compte associÈ ‡ líÈcriture courante. Permet de rechercher une Ècriture prÈcise suivant plusieurs critËres. Permet díimprimer le brouillard, Ècritures du mois pour le journal courant. Permet díenregistrer un montant en devise dans un journal dÈfini en devise locale (EUR).
183 Saisie Comptable : RÈimputer une Ècriture
Vous pouvez rÈimputer automatiquement une Ècriture, cíest-‡-dire que le logiciel dÈplacera líÈcriture
dans le journal et ‡ la date demandÈs. Comment faire ?
AccÈdez ‡ la Saisie Comptable par le menu ComptabilitÈ. Faites un clic droit avec la souris sur
líune des lignes composant líÈcriture, et choisissez líoption RÈimputer. Indiquez le code du journal et
la date des Ècritures et validez. Remarque : Les Ècritures ‡ contrepasser doivent Ítre saisies avec un numÈro de piËce. 184 Saisie Comptable : Contrepasser une Ècriture
Printed Documentation
64
En version PRO uniquement, vous pouvez contrepasser
automatiquement une Ècriture, cíest-‡-dire que le logiciel passera
líÈcriture inverse dans le journal et le mois souhaitÈ. Comment faire ?
AccÈdez ‡ la Saisie Comptable par le menu ComptabilitÈ. Faites un clic droit avec la souris sur
líune des lignes composant líÈcriture, et choisissez líoption Contrepasser. Indiquez le code du
journal et la date des Ècritures et validez. Remarque : Les Ècritures ‡ contrepasser doivent Ítre saisies avec un numÈro de piËce. 185 Saisie Comptable : Automatiser la saisie des factures
Comment automatiser la saisie des factures clients ?
Le plus souvent, la saisie díune facture se fait sur trois lignes díÈcritures :
Compte DÈbit CrÈdit
411 TTC
44541 TVA
70 HT
Pour accÈlÈrer la saisie díune facture, le logiciel vous propose de ne saisir que la premiËre ligne
díÈcriture de la facture. Pour cela, vous devez rÈaliser les opÈrations suivantes :
30. AccÈdez au Plan Comptable Entreprise par le menu DonnÈes. 31. Ouvrez le compte client de votre choix. 32. Dans la zone Comptes associÈs, indiquez un compte de TVA collectÈe et un compte de produit. 33. AccÈdez ensuite ‡ líoption Saisie Comptable ou Saisie au KilomËtre du menu ComptabilitÈ. 34. Choisissez le journal des ventes, le mois de la facture, et saisissez líÈcriture en commenÁant par la
ligne du compte client : les lignes de TVA et de HT síaffichent alors automatiquement sur les
comptes paramÈtrÈs dans le compte du client. Ces lignes restent modifiables ou supprimables. Comment automatiser la saisie des factures fournisseurs ?
Le plus souvent, la saisie díune facture se fait sur trois lignes díÈcritures :
Compte DÈbit CrÈdit
401 TTC
44566 TVA
60 HT
Pour accÈlÈrer la saisie díune facture, le logiciel vous propose de ne saisir que la premiËre ligne
díÈcriture de la facture. Pour cela, vous devez rÈaliser les opÈrations suivantes : AccÈdez au Plan Comptable Entreprise par le menu DonnÈes. Ouvrez le compte fournisseur de votre choix. Dans la zone Comptes associÈs, indiquez un compte de TVA dÈductible et un compte de charge.
OpÈrations Comptables Courantes
65
AccÈdez ensuite ‡ líoption Saisie Comptable ou Saisie au KilomËtre du menu ComptabilitÈ. Choisissez le journal des achats, le mois de la facture, et saisissez líÈcriture en commenÁant par la
ligne du compte fournisseur : les lignes de TVA et de HT síaffichent alors automatiquement sur les
comptes paramÈtrÈs dans le compte du fournisseur. Ces lignes restent modifiables ou
supprimables. 186 Saisie Comptable : Lettrer en cours de saisie
Quíest-ce que le lettrage ?
Le lettrage consiste ‡ pointer les factures avec les rËglements correspondants, et ainsi de connaÓtre
les impayÈs de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : en effet, toutes les factures non pointÈes
correspondront aux factures non payÈes. Le lettrage concerne donc vos comptes de tiers. Comment lettrer en cours de saisie ?
Lors de la saisie du rËglement en Saisie Comptable ou au kilomËtre, il est possible díobtenir
automatiquement une fenÍtre afin de lettrer le rËglement saisi avec líune des factures non encore
lettrÈes du compte (ou avec plusieurs factures). Pour cela, vous devez cocher líoption Lettrage en cours de saisie dans les prÈfÈrences du dossier
(Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences, onglet Saisie). Attention : Cette gestion est incompatible avec la gestion des ÈchÈances. Cela signifie que si líune des
options Une seule ÈchÈance ou EchÈancier dÈtaillÈ est sÈlectionnÈe dans les prÈfÈrences, la fenÍtre
de lettrage en cours de saisie ne síaffichera pas, car le lettrage se fera par ÈchÈancier. En effet, lors de
la saisie du rËglement, lorsque vous renseignez votre ÈchÈancier, si le montant de la facture et le
montant du rËglement sont identiques, le lettrage se fait automatiquement. De plus, le lettrage peut Ítre autorisÈ pour certains comptes, et interdits pour díautres. DÈfinissez
cela dans la fiche du compte, en accÈdant au Plan Comptable Entreprise par le menu DonnÈes. 187 EchÈancier
188 EchÈancier : Pointage díune ÈchÈance
En saisie d'Ècritures de rËglements sur les comptes clients, fournisseurs ou organismes sociaux, vous
soldez directement la ou les lignes díÈchÈance correspondant au rËglement. La fenÍtre díÈchÈances est
automatiquement ouverte, mais vous pouvez la rappeler par la touche F7. 35. Positionnez-vous sur l'ÈchÈance ‡ rÈgler : une zone DÈtails Ecriture vous permet de reconnaÓtre
facilement l'Ècriture ‡ solder (gr‚ce au numÈro de piËce par exemple). 36. Saisissez le montant rÈglÈ ‡ cette date dans la colonne RËglement (lorsque le montant du rËglement
correspond ‡ plusieurs ÈchÈances), ou utilisez le bouton Solder (le montant du rËglement se
reportera alors automatiquement dans la colonne RËglement. 37. Indiquez Èventuellement le code du mode rËglement. Remarque : Si vous indiquez le mÍme numÈro de piËce entre líÈcriture de la facture et líÈcriture
du rËglement, le pointage se fera automatiquement, et ainsi, ‡ ouverture de líÈchÈancier, vous
pourrez constater que la colonne RËglement est dÈj‡ renseignÈe. 189 Recherche díune ÈchÈance
Printed Documentation
66
Si vous ne retrouvez pas líÈchÈance ‡ pointer, vous pouvez utiliser líoption de recherche díune
ÈchÈance. Pour cela, faites un clic droit avec la souris afin díaccÈder au menu contextuel, et
choisissez líoption Rechercher. 190 Epuration des ÈchÈances
Si vous mettez en place la gestion des ÈchÈances au cours de votre activitÈ, vous avez peut-Ítre
besoin díÈpurer les anciennes ÈchÈances (dÈj‡ rÈglÈes, mais non pointÈes) afin de commencer dans
un ÈchÈancier de taille rÈduite. Cliquez sur le bouton Epurer. 191 Lettrage par líÈchÈancier
Lorsque vous renseignez votre ÈchÈancier, un lettrage ou un lettrage partiel peut síeffectuer
automatiquement, selon le paramÈtrage choisi dans líonglet Saisie des prÈfÈrences du dossier. 192 EchÈancier : Recherche d'une ÈchÈance
Choisissez votre critËre de recherche (date de la facture, montant de líÈchÈance, numÈro de la piËce ou
libellÈ de líÈcriture). Cliquez sur OK, le logiciel trouve alors la premiËre ÈchÈance correspondant au
critËre indiquÈ. Si líÈchÈance trouvÈe níest pas la bonne, appuyez sur la touche F3 : la recherche se
poursuit alors. 193 Saisie GuidÈe
194 La Saisie GuidÈe
La Saisie GuidÈe permet de gÈnÈrer des Ècritures ‡ partir díun modËle (le guide) prÈ-paramÈtrÈ. Vous
pouvez ainsi gÈnÈrer plusieurs Ècritures successives et de mÍme type trËs rapidement. La crÈation des guides síeffectue par la commande Guides díÈcritures du menu DonnÈes. Comment y accÈder ?
Barre díoutils
Volet de navigation dans ComptabilitÈ
Barre de menu ComptabilitÈ + Saisie GuidÈe
Raccourci clavier Ctrl + G
Comment faire ?
38. Choisissez le bon onglet : Achats, Ventes, TrÈsorerie, OpÈrations Diverses. 39. SÈlectionnez la liste souhaitÈe : liste de base ou liste dÈveloppÈe. 40. Double-cliquez sur le guide ‡ utiliser ou cliquez sur le bouton Saisir. 195 La saisie dans un guide
LíÈcran est divisÈ en deux parties : la saisie síeffectue en haut de la fenÍtre, les Ècritures enregistrÈes
apparaissent en bas de la fenÍtre. Utilisez la touche Tab ou EntrÈe pour passer díun champ ‡ líautre. 41. Le logiciel propose automatiquement le premier journal du type du guide. Si celui-ci ne vous
convient pas, choisissez dans la liste (icÙne , touche F4 ou astÈrisque ) le code du journal
dans lequel vous souhaitez que líÈcriture soit gÈnÈrÈe. 42. Saisissez la date de la piËce. 43. Saisissez la date díÈchÈance. 44. Saisissez le numÈro de la piËce (numÈro de facture, de chËque Ö). Le numÈro de piËce
proposÈ dÈpend du paramÈtrage effectuÈ dans la fiche du journal (onglet GÈnÈral).
OpÈrations Comptables Courantes
67
45. Le curseur se positionne sur la premiËre ligne díÈcriture, et propose en blanc les zones
accessibles et modifiables : chaque ligne est composÈe díun numÈro de compte, díun intitulÈ de
compte, díun libellÈ et díun montant. Comme vous le remarquez, le fait de renseigner les zones
vierges ou blanches modifie automatiquement le contenu des lignes suivantes. Continuez ainsi sur
chacune des zones ‡ renseigner. 46. Lorsque la saisie est complËte, cliquez sur le bouton Ajouter. Le logiciel gÈnËre
automatiquement les lignes díÈcritures dans le journal correspondant et affiche un message de
confirmation. Les lignes saisies apparaissent automatiquement dans la partie basse de líÈcran, et
une nouvelle Ècriture vous est automatiquement proposÈe sur le mÍme guide que prÈcÈdemment. Vous pouvez donc enchaÓner des Ècritures de mÍme type. 47. Pour modifier les Ècritures saisies, double-cliquez dessus : le logiciel bascule automatiquement
en Saisie Comptable. 196 Encaissements
197 Saisie des Paiements ReÁus
Cette commande permet de gÈrer vos rËglements par mode de rËglement (chËque, carte bleue, LCR, prÈlËvements, ...) dans un journal des valeurs en attente. Avant díutiliser cette option, vous devez paramÈtrer les fiches de vos modes de rËglements (menu
DonnÈes) et prÈciser pour chaque mode, le numÈro de compte (511xxx) sur lequel seront imputÈs les
paiements reÁus. Comment y accÈder ?
Barre de menu Gestion + Encaissements + Saisie des Paiements ReÁus
Comment faire ?
48. Dans le champ Code journal, sÈlectionnez le journal (de type TrÈsorerie ou Divers) sur lequel vous
dÈsirez travailler. Utilisez l'icÙne pour sÈlectionner le journal dans la liste. Vous pouvez
paramÈtrer le journal par dÈfaut dans líonglet Saisie des prÈfÈrences du dossier. 49. Dans le champ Mois de saisie, choisissez dans la liste dÈroulante le mois sur lequel vous dÈsirez
travailler. Vous pouvez Ègalement utiliser les touches ´ FlËche basse ª ou ´ FlËche Haute ª pour
passer au mois prÈcÈdent ou suivant. 50. La grille de saisie affiche les paiements dÈj‡ reÁus. Cliquez sur le bouton Ajouter ou utilisez la
touche Inser : Renseignez les diffÈrents champs et validez par OK. Les Ècritures comptables sont alors
enregistrÈes. Elles sont consultables par le menu ComptabilitÈ + Saisie Comptable. LíÈchÈancier du compte síouvre afin díen rÈaliser le pointage. Si vous níutilisez pas cette
fonctionnalitÈ, refermez la fenÍtre. Le logiciel vous propose alors de saisir un nouveau rËglement. Ecritures comptables gÈnÈrÈes
Les Ècritures comptables gÈnÈrÈes dans le journal díencaissement ont la forme suivante :
411GESPI 200
5111 200
411ELAT 500
Printed Documentation
68
5112 500
411CAA 1500
5113 1500
Autres fonctions
12Modifier un paiement : utilisez le bouton Modifier ou la touche EntrÈe. 13Supprimer un paiement : utilisez le bouton Supprimer ou la touche Suppr. 14Imprimer le journal : utilisez le bouton Imprimer. 15Ouvrir líÈchÈancier du compte : utilisez le bouton EchÈancier. 16Un menu contextuel proposant les opÈrations les plus courantes est accessible par simple
clic droit sur la grille de saisie. 198 Saisie des Paiements ReÁus : Bouton Ajouter
Tiers
51. Saisissez le numÈro du compte client, recherchez-le dans le plan comptable en utilisant líicÙne
, ou crÈez un nouveau compte. RËglement
52. Si le rËglement est en devise ÈtrangËre, saisissez le code de la devise (ou sÈlectionnez-le par
líicÙne ) et saisissez le montant du rËglement dans la case Montant en devise ÈtrangËre, sinon saisissez directement le rËglement dans la case Montant en devise locale. Type
53. Saisissez le code du mode de rËglement (ou sÈlectionnez-le par líicÙne ). Pour un
rËglement en chËque, vous pouvez saisir le N° de chËque, et indiquer síil síagit díun chËque hors- place. Ecriture
54. ComplÈtez la date de líÈcriture en saisissant le jour. 55. Renseignez le numÈro de piËce et le libellÈ de líÈcriture. 56. Modifiez si besoin le compte proposÈ en contrepartie, selon le mode de rËglement. 199 DÈpÙt des Valeurs en Attente
Tous les rËglements enregistrÈs par la commande Saisie des Paiements ReÁus sont des valeurs en
attente. LíopÈration de dÈpÙt est nÈcessaire pour que les Ècritures comptables de banque soient
gÈnÈrÈes. Attention : Si vous souhaitez gÈnÈrer un fichier bancaire de vos LCR/BOR ou de vos prÈlËvements,
lancez la remise en banque avant díeffectuer le dÈpÙt. Comment y accÈder ?
Barre de menu Gestion + Encaissements + DÈpÙt des Valeurs en Attente
OpÈrations Comptables Courantes
69
Comment faire ?
57. Choisissez le mode de rËglement, et la pÈriode díenregistrement des rËglements que vous souhaitez
dÈposer en banque. La liste des rËglements encaissÈs sous ce mode et pendant la pÈriode síaffiche
automatiquement. 58. SÈlectionnez le journal de la banque dans laquelle vous allez dÈposer ces valeurs et prÈcisez la date
de dÈpÙt. Les Ècritures correspondant ‡ ce dÈpÙt seront gÈnÈrÈes dans ce journal ‡ cette date. De
plus, les informations bancaires saisies dans la fiche du journal de banque (onglet Banque) seront
reprises sur le bordereau de remise en banque. 59. Saisissez un numÈro de remise et un libellÈ. Ces informations apparaÓtront sur le bordereau de
remise en banque. Le libellÈ sera repris sur les Ècritures gÈnÈrÈes. 60. Pour remettre les valeurs, cliquez simplement sur les lignes díencaissement en attente ‡ dÈposer. 61. Pour imprimer un bordereau de remise, cliquez sur le bouton Bordereau. 62. La validation du dÈpÙt (bouton Valider) permet de dÈposer effectivement les valeurs encaissÈes, de
gÈnÈrer un bordereau. Les valeurs disparaissent alors de la fenÍtre de dÈpÙt. Une confirmation vous
est donc demandÈe. Lorsque vous cliquez sur Imprimer, les valeurs sont effectivement dÈposÈes. AprËs dÈpÙt, le journal de banque affichera ce type díÈcritures (si 512BANQUE a ÈtÈ dÈfini dans la
fiche du journal de banque en mode pied de journal) :
5111 ChËque 200
5113 1800
512BANQUE 2000
Comment rÈimprimer un ancien bordereau ?
Utilisez le bouton Liste des dÈpÙts antÈrieurs, en bas de la fenÍtre. Il vous permettra díouvrir un
bordereau dÈj‡ validÈ. RÈimprimez ensuite le bordereau gr‚ce au bouton Bordereau. 200 DÈpÙt des Valeurs : DÈpÙts antÈrieurs
63.Affichez la liste des dÈpÙts pour toutes les banques, ou sÈlectionnez un journal en particulier. 64.SÈlectionnez un dÈpÙt dans la liste en vous aidant du numÈro et de la date de remise en banque. 65.Cliquez sur Ouvrir pour visualiser le dÈpÙt et Èventuellement rÈimprimer le bordereau par le bouton
Bordereau. 66.Ou cliquer sur Supprimer pour supprimer la remise : les rËglements de cette remise seront ‡ nouveau
dÈposables dans un autre bordereau, et les Ècritures de banque correspondant ‡ la remise supprimÈe
seront supprimÈes. 201 DÈpÙt des Valeurs : Impression du bordereau de remise en banque
1. ContrÙlez les coordonnÈes bancaires de votre sociÈtÈ (ces coordonnÈes síimprimeront sur le
bordereau). Ces informations sont automatiquement reprises de líonglet Banque du journal de
banque indiquÈ dans líentÍte de la fenÍtre. 2. Cliquez sur Imprimer ou AperÁu pour une sortie papier ou Ècran. Toutes les impressions
proposent des boutons identiques. 202 DÈcaissements
203 RËglements des Tiers
Cette commande permet de saisir rapidement les rËglements des fournisseurs en fonction des
ÈchÈances.
Printed Documentation
70
Avant díutiliser cette option, vous devez paramÈtrer les fiches de vos modes de rËglements (menu
DonnÈes). Comment y accÈder ?
Barre de menu Gestion + DÈcaissements + RËglements des Tiers
Comment faire ?
67. Dans líentÍte de la fenÍtre, saisissez le numÈro de compte du fournisseur ainsi que la pÈriode
des ÈchÈances en attente de rËglement que vous souhaitez afficher. 68. Choisissez, si vous le souhaitez, le type díÈchÈances ‡ afficher ainsi que le mode de rËglement
(critËres facultatifs). 69. La grille affiche les ÈchÈances en attente de rËglement. 70. Enregistrez ensuite le rËglement :
a. RËglement total : SÈlectionnez líÈchÈance rÈglÈe et cliquez sur le bouton Solder, ou
double-cliquez dessus. b. RËglement partiel : SÈlectionnez líÈchÈance rÈglÈe et cliquez sur le bouton RËgl. Partiel, saisissez le montant du rËglement et validez. RÈsultat : le montant du rËglement síaffiche dans la colonne Montant. 71. Cliquez sur le bouton Valider. Renseignez les diffÈrents champs et validez par OK. Votre
rËglement est alors enregistrÈ. Elles sont consultables et modifiables par le menu ComptabilitÈ +
Saisie Comptable. 72. Le logiciel vous propose automatiquement díÈditer un courrier : choisissez le modËle souhaitÈ
(courrier, lettre-chËque, lettre-traite) et cliquez sur Imprimer, ou cliquez sur Annuler si vous ne
souhaitez pas imprimer de courrier. Les coordonnÈes du fournisseur sont automatiquement reprises
de la fiche du compte (onglet Adresse). 204 RËglement des Tiers : Bouton Valider
73. Choisissez le code du Journal de banque sur lequel le rËglement doit Ítre enregistrÈ (icÙne ). Vous pouvez paramÈtrer le journal par dÈfaut dans líonglet Saisie des prÈfÈrences du dossier. Le
compte de Contrepartie síaffiche automatiquement. 74. Tapez la date du paiement ou sÈlectionnez-la par líicÙne . 75. Renseignez le dÈtail de líÈcriture : NumÈro de piËce et LibellÈ. 76. Si besoin, saisissez le code du mode de rËglement (ou sÈlectionnez-le par líicÙne ). Pour un
rËglement en chËque, vous pouvez saisir le Code chÈquier et le N° de chËque. 77. Pour un paiement en devise ÈtrangËre, sÈlectionnez le code de la devise. 78. Si vous souhaitez que líÈcriture de rËglement soit automatiquement lettrÈe avec líÈchÈance
prÈcÈdemment sÈlectionnÈe, laissez la case Lettrer cochÈe et validez par OK. Vous pourrez
consulter le lettrage par líoption ComptabilitÈ + Consultation de Comptes. 205 Remises en Banque (gÈnÈration de Fichiers)
206 Comment gÈnÈrer un fichier de LCR, PrÈlËvements ou Virements ?
ParamÈtrez vos comptes de tiers
OpÈrations Comptables Courantes
71
AccÈdez au Plan Comptable par le menu DonnÈes. Ouvrez chaque compte client ou fournisseur
concernÈ. Pour chaque compte, accÈdez ‡ líonglet Banque et complÈtez les coordonnÈes bancaires
de vos tiers. ParamÈtrez vos journaux
AccÈdez aux Journaux par le menu DonnÈes. Ouvrez chaque journal de banque (un journal de
banque correspond ‡ une banque de la sociÈtÈ). Pour chaque banque, accÈdez ‡ líonglet Banque et
complÈtez les coordonnÈes bancaires de vos banques. CrÈez vos modes de rËglements
AccÈdez aux Modes de RËglements par le menu DonnÈes. Par le bouton Nouveau, crÈez les
modes de rËglements nÈcessaires , de type L.C.R / B.O.R, PrÈlËvement ou Virement. Utilisez líoption adÈquate
Pour les LCR et les PrÈlËvements, saisissez les paiements clients dans líoption Saisie des
Paiements ReÁus du menu Gestion + Encaissements, en utilisant le mode de rËglement crÈÈ
prÈcÈdemment, de type L.C.R / B.O.R ou PrÈlËvement. AccÈdez ensuite soit ‡ líoption Remise de L.C.R / B.O.R, soit Remise de PrÈlËvements. Pour les Virements, saisissez les rËglements fournisseurs dans líoption RËglements des Tiers du
menu Gestion + DÈcaissements, en utilisant le mode de rËglement de type Virement crÈÈ
prÈcÈdemment. AccÈdez ensuite ‡ líoption Remise de Virements. 207 Remises en Banque
Les remises au format CFONB (norme AFB) fonctionnent toutes de la
mÍme maniËre. Comment y accÈder ?
Barre de menu Gestion + Encaissements + Remise de LCR / BOR
Gestion + Encaissements + Remise de PrÈlËvements
Gestion + DÈcaissements + Remise de Virements
Comment faire ?
79. SÈlectionnez le journal de valeurs ‡ líencaissement qui contient les rËglements ‡ dÈposer, puis
prÈcisez la pÈriode. Les rËglements de type LCR, PrÈlËvements ou Virements síaffichent
automatiquement. 80. Double-cliquez sur chaque ligne ‡ prendre en compte dans la remise et complÈtez les
informations bancaires : celles du client (ou du fournisseur) sont automatiquement reprises si vous
avez complÈtÈ la fiche du compte. 81. Un astÈrisque apparaÓt ‡ gauche de la ligne pour indiquer quíelle a bien ÈtÈ prise en compte. 82. Lorsque tous les rËglements voulus ont ÈtÈ sÈlectionnÈs, cliquez sur le bouton Valider et
GÈnÈrer un fichier aux normes AFB. ComplÈtez les informations concernant la remise elle-mÍme. Le fichier bancaire (*.AFB) sera gÈnÈrÈ automatiquement dans le rÈpertoire de líapplication. 83. Le logiciel vous propose automatiquement díÈditer la liste des paiements remis en banque. 84. Les lignes de rËglements disparaissent de la fenÍtre de remise.
Printed Documentation
72
Consultez aussi la partie : Comment gÈnÈrer un fichier de LCR, PrÈlËvements ou Virements ?
208 Informations bancaires
Renseignez les informations manquantes. Si toutes ces informations sont correctes, validez par OK. Le
logiciel rÈalise alors un contrÙle du RIB et vous affiche un message lorsquíil est invalide. 209 Remise en Banque : Validation et gÈnÈration du fichier
85. Choisissez le Code entrÈe (pour une LCR / BOR), le Type prÈlËvement (pour un
prÈlËvement), ou le Type de virement (pour un virement). 86. ContrÙlez les informations de votre sociÈtÈ (N° Èmetteur, Raison sociale, RIB etc.) : ces
informations sont automatiquement reprises des coordonnÈes du dossier, ainsi que de líonglet
Banque du journal de banque. 87. Indiquez la rÈfÈrence de la remise. 88. Modifiez si besoin la Date de valeur. 89. Pour un virement, choisissez le format de fichier (ETEBAC ou CollectivitÈs locales). 90. Cochez si la banque vous le demande la case Saut de ligne entre chaque enregistrement. 91. Validez par OK : le fichier bancaire (*.AFB) sera gÈnÈrÈ automatiquement dans le rÈpertoire de
líapplication. 210 Consultation de Comptes et Lettrage
211 Consultation de Comptes - Lettrage
La Consultation de compte vous permet díobtenir la liste des Ècritures díun compte pour une pÈriode
de rÈfÈrence. Comment y accÈder ?
Barre díoutils
Volet de navigation dans ComptabilitÈ
Barre de menu ComptabilitÈ + Consultation de Comptes
Raccourci clavier Ctrl + I
Comment consulter un compte ?
Dans le champ Compte, cliquez sur líicÙne . Cela vous permet díaccÈder ‡ la liste des comptes, cíest-‡-dire au plan comptable de votre entreprise, afin de rechercher le compte ‡ consulter. Pour vous dÈplacer díun compte ‡ líautre, utilisez au choix :
17les boutons et , 18les flËches et de votre clavier, 19les touches et de votre clavier numÈrique.
OpÈrations Comptables Courantes
73
Les lignes prÈcÈdÈes par un cadenas ont ÈtÈ validÈes par líoption Validation des Ecritures du menu
ClÙtures. Remarque : Les diffÈrentes colonne peuvent Ítre affichÈs ou masquÈs en paramÈtrant líAffichage des
colonnes. Vous pouvez par exemple ajouter la colonne N° document, ou la colonne Provenance qui
fera apparaÓtre líorigine des lignes importÈes ou recopiÈes. Quíest-ce que le lettrage ?
Le lettrage consiste ‡ pointer les factures avec les rËglements correspondants, et ainsi de connaÓtre
les impayÈs de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : en effet, toutes les factures non pointÈes
correspondront aux factures non payÈes. Le lettrage concerne donc vos comptes de tiers. Le lettrage
peut Ítre autorisÈ pour certains comptes, et interdits pour díautres. DÈfinissez cela dans la fiche du
compte, en cliquant sur le bouton , ou en accÈdant au plan comptable.
Important : Lors de la clÙture annuelle, líopÈration de lettrage est líunique maniËre de conserver sur
líexercice suivant les Ècritures en attente de rËglement. Comment lettrer un compte ?
Cliquez sur chaque ligne ‡ lettrer puis cliquez sur le bouton Lettrer. Le logiciel vous propose automatiquement un code lettrage (AAA Ètant le premier). Indiquez le code
lettrage ‡ appliquer aux Ècritures et cliquez sur OK. Si la sÈlection des Ècritures est dÈsÈquilibrÈe et
que líÈcart est infÈrieur ‡ líÈcart autorisÈ dans líonglet Consultation des prÈfÈrences du dossier, le
logiciel vous affiche la boÓte de lettrage approchÈ pour gÈnÈrer une Ècriture díÈcart de rËglement. Renseignez cette boÓte et cliquez sur OK : toutes les Ècritures sÈlectionnÈes sont alors pointÈes. Remarque : Pour retrouver une Ècriture ‡ lettrer, sÈlectionnez les Ècritures Non lettrÈes, accÈdez au
menu contextuel (par le clic droit de la souris), et choisissez líoption Recherche.
Consultez aussi les parties suivantes :
92. Lettrer en cours de saisie
93. Lettrage partiel
212 Lettrage manuel
Le lettrage peut Ítre autorisÈ pour certains comptes, et interdits pour díautres. DÈfinissez cela dans la
fiche du compte. Le lettrage manuel síeffectue de la maniËre suivante :
94. 95. Activez líoption Consultation de Comptes du menu ComptabilitÈ. 96. Saisissez le numÈro du compte de tiers ‡ lettrer ou recherchez-le dans la liste avec l'icÙne
ou l'astÈrisque () du clavier numÈrique ou encore la touche F4. 97. Saisissez la pÈriode de rÈfÈrence des Ècritures que vous souhaitez lettrer.
Printed Documentation
74
98. Cliquez sur chaque ligne ‡ lettrer puis cliquez sur le bouton Lettrer. 99. Si la sÈlection des Ècritures est ÈquilibrÈe, le logiciel vous propose automatiquement le dernier
code lettrage (AAA Ètant le premier), indiquez le code lettrage ‡ appliquer aux Ècritures et cliquez
sur OK. Si la sÈlection des Ècritures est dÈsÈquilibrÈe et que líÈcart est infÈrieur ‡ líÈcart autorisÈ
dans les prÈfÈrences du dossier, le logiciel vous affiche la boÓte de lettrage approchÈ pour gÈnÈrer
une Ècriture díÈcart de rËglement. 100. Renseignez cette boite et cliquez sur OK : toutes les Ècritures sÈlectionnÈes sont alors
pointÈes. Remarques : Le lettrage manuel est accessible en Saisie Comptable par clic sur l'icÙne . Le lettrage manuel peut Ítre rÈalisÈ au cours de la saisie : voir la partie Lettrer en cours de saisie. La modification du compte ou du montant díune Ècriture lettrÈe entraÓne automatiquement sont
dÈlettrage. 213 Consultation : Recherche
Vous possÈdez une version millÈsimÈe
101. Choisissez le critËre de recherche : un montant au dÈbit, un montant au crÈdit, un solde. 102. Tapez un montant. 103. Cliquez sur OK : le logiciel se positionne sur la plus ancienne Ècriture pour ce montant. 104. Si líÈcriture trouvÈe ne correspond pas ‡ la piËce recherchÈe, appuyez sur la touche F3 de
votre clavier afin que le logiciel poursuive sa recherche. Lorsque le logiciel ne trouve pas díÈcriture pour le montant recherchÈ, un message vous indique
alors ´ Aucune Ècriture pour ces critËresÖ ª. Vous possÈdez une version PRO
Choisissez le critËre de recherche : la date de líÈcriture, un montant, le numÈro de piËce ou le libellÈ
de líÈcriture. En fonction du critËre choisi : Saisissez la date de líÈcriture. Pointez le sens de líÈcriture ou solde et saisissez un montant. Saisissez le numÈro de piËce. Ou saisissez le libellÈ de líÈcriture. Cliquez sur OK : le logiciel se positionne sur la plus ancienne Ècriture pour ce critËre. Si líÈcriture trouvÈe ne correspond pas ‡ la piËce recherchÈe, appuyez sur la touche F3 de votre
clavier afin que le logiciel poursuive sa recherche. Lorsque le logiciel ne trouve pas díÈcriture pour le montant recherchÈ, un message vous indique
alors ´ Aucune Ècriture pour ces critËresÖ ª. 214 Lettrage Automatique
Le lettrage automatique est une opÈration globale qui permet de lettrer les Ècritures de maniËre
automatique suivant le numÈro de piËce ou les montants.
OpÈrations Comptables Courantes
75
Comment y accÈder ?
Barre de menu ComptabilitÈ + Consultation de Comptes + bouton Auto
Barre de menu ComptabilitÈ + Lettrage Automatique
Comptes
Indiquez la fourchette de comptes ‡ lettrer. Dans cette fourchette, seuls les comptes dont le lettrage
automatique est autorisÈ seront lettrÈs. Líautorisation síeffectue ‡ partir de líonglet Divers de la fiche
du compte. PÈriode
Le logiciel vous propose díeffectuer le lettrage jusquí‡ la date du jour, mais vous pouvez modifier
cette date si vous le souhaitez. Cocher la case Lettrer ‡ cheval sur plusieurs exercices afin que les lignes de líexercice en cours
puissent Ítre lettrÈes avec des lignes des exercices antÈrieurs. Cela suppose quíil ne síagit pas du
1
er exercice et que lors des clÙtures, la conservation des Ècritures de tiers non lettrÈes ait ÈtÈ
demandÈe. Type de lettrage
Choisissez le critËre de lettrage en pointant :
105. Par piËces : le logiciel recherche les lignes díÈcritures qui ont le mÍme numÈro de piËce et dont
les montants se compensent. ou
106. Par montants : le logiciel recherche les lignes díÈcritures dont les montants se compensent. Profondeur de lettrage (en lettrage par montants uniquement)
La profondeur de lettrage correspond au nombre de lignes díÈcritures pouvant se compenser (par
dÈfaut 2, par exemple pour une facture et son rËglement). Une profondeur de 3 signifie que le
logiciel pourra lettrer par exemple une facture avec deux rËglements, ou deux factures avec un
rËglement, etc. Plus la profondeur de lettrage est grande, plus le lettrage est performant (plus de
possibilitÈs sont examinÈes) mais plus la durÈe de l'opÈration est longue. Au del‡ de 6, un message
vous avertira que líopÈration peut Ítre longue. Lettrage sur solde progressif nul (en lettrage par montants uniquement)
Lorsque cette case níest pas cochÈe, un code lettrage diffÈrent est attribuÈ ‡ chaque groupe de
lignes díÈcritures qui se compensent. Lorsque cette case est cochÈe, le fonctionnement est le suivant : Dans un premier temps, les lignes díÈcritures non lettrÈes du compte sont balayÈes jusquí‡ ce que
le solde progressif de ces lignes soit Ègal ‡ zÈro. Si cíest le cas, toutes les lignes díÈcritures lues
sont lettrÈes avec les mÍmes lettres, puis les lignes díÈcritures suivantes sont balayÈes, et ainsi
de suite. Dans un deuxiËme temps, les lignes díÈcritures non lettrÈes restantes sont lettrÈes en fonction de la
profondeur de lettrage. Lettrage sur solde progressif quasi nul (en lettrage par montants uniquement)
Cette option níest accessible que lorsque la case Lettrage sur solde nul est cochÈe.
Printed Documentation
76
Elle fonctionne de la mÍme faÁon que le lettrage sur solde nul, sauf que le solde progressif díun
groupe de lignes díÈcritures ne sera pas Ègal ‡ zÈro, mais infÈrieur ‡ líÈcart maximal autorisÈ indiquÈ
dans la fenÍtre de lettrage approchÈ. Le logiciel gÈnËre alors une Ècriture d'opÈration diverse pour compenser l'Ècart. Pour dÈfinir cet Ècart, cliquez sur le bouton Lettrage ApprochÈ. Bouton Lettrage approchÈ (en lettrage par montants uniquement)
Ce bouton vous permet de dÈfinir les options de lettrage approchÈ, notamment l'Ècart maximum
autorisÈ. Par exemple on peut dÈcider quíun Ècart de 1 euro est tolÈrable. Le logiciel gÈnËrera alors une
Ècriture d'opÈration diverse si un Ècart infÈrieur ou Ègal ‡ 1 entre plusieurs lignes díÈcritures (selon la
profondeur indiquÈe) est trouvÈ. Avant de gÈnÈrer l'Ècriture d'opÈration diverse de l'Ècart, le logiciel peut vous demander une
confirmation. Si vous refusez la gÈnÈration de l'Ècriture, le lettrage sera classique. Rapport
Si vous cochez cette case, le logiciel gÈnËrera un fichier txt dans lequel vous trouverez la liste de
tous les lettrages effectuÈs par cette option. 215 Lettrage Automatique approchÈ
Cette option permet de lettrer des Ècritures mÍme lorsquíun Ècart de rËglement apparaÓt. Comment y accÈder ?
Barre de menu ComptabilitÈ + Consultation de Comptes + bouton Auto
Barre de menu ComptabilitÈ + Lettrage Automatique
SÈlectionnez le Lettrage automatique par montants, et cliquez sur le bouton Lettrage approchÈ. Options
Saisissez líÈcart maximal pour le lettrage. Cochez la case Demander une confirmation pour chaque OD afin díobtenir un message de
confirmation en cours de lettrage. Un refus sera alors possible au cas par cas. Ecritures de rÈgularisation
Indiquez ici les paramËtres des Ècritures d'OD ‡ gÈnÈrer. 216 DÈlettrage
Le dÈlettrage síeffectue de la maniËre suivante :
107. Activez líoption Consultation de Comptes du menu ComptabilitÈ. 108. Saisissez le numÈro du compte de tiers ‡ dÈlettrer ou recherchez-le dans la liste avec l'icÙne
ou l'astÈrisque () du clavier numÈrique ou encore la touche F4. 109. Saisissez la pÈriode de rÈfÈrence des Ècritures que vous souhaitez dÈlettrer. 110. Cliquez sur le bouton DÈlettrer.
OpÈrations Comptables Courantes
77
111. Saisissez le code lettrage ‡ annuler. 112. Cliquez sur OK. Vous pouvez Ègalement lancer un DÈlettrage automatique (menu ComptabilitÈ) pour dÈlettrer les
Ècritures díun compte ou díune fourchette de comptes, pour une pÈriode donnÈe, suivant un intervalle
de codes lettrage ‡ prÈciser. 217 Ecriture de rÈgularisation (lettrage)
Lorsquíun Ècart de rËglement ou un Ècart de conversion intervient lors du lettrage manuel, vous devez
paramÈtrer líÈcriture de rÈgularisation ‡ gÈnÈrer. Les comptes proposÈs par dÈfaut (6688 et 7688) síappliquent pour un Ècart de rËglement. Vous pouvez
paramÈtrer díautres comptes dans líonglet Comptes Divers des Racines de Comptes (Dossier +
PropriÈtÈs). 218 Rapprochement Bancaire
219 Rapprochement Bancaire
Le Rapprochement Bancaire vous permet de pointer les mouvements enregistrÈs sur votre extrait de
compte et ainsi de connaÓtre ‡ tout moment les sommes payÈes ou perÁues restant ‡ pointer. Comment effectuer son Rapprochement Bancaire
113. Par compte
114. Par journal
115. Automatique par Journal ou par compte (en version PRO)
Quel rapprochement effectuer (par journal ou par compte) ?
Le choix du type de rapprochement que vous allez rÈaliser síeffectue dans les prÈfÈrences du
dossier (Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences, onglet CrÈation). Dans un pointage par journal, vous obtenez les Ècritures saisies dans le journal de trÈsorerie, ‡
l'exception des Ècritures du compte de trÈsorerie. Ce type de rapprochement doit Ítre utilisÈ lorsque
vous avez paramÈtrÈ vos journaux de trÈsorerie avec une contrepartie en pied de journal. Avantage : Le nombre díÈcritures dans le journal de banque est divisÈ par deux. Dans un pointage par compte, vous obtenez la liste des Ècritures du compte de trÈsorerie. Ce type
de rapprochement doit Ítre utilisÈ lorsque vous avez paramÈtrÈ vos journaux de trÈsorerie avec une
contrepartie en ligne ‡ ligne. Avantages : La premiËre annÈe, lí‡ nouveau du compte de banque pourra Ítre saisi de faÁon dÈtaillÈe
pour faciliter le dÈmarrage du pointage. Les Ècritures saisies sur le compte de banque mais dans un autre journal (par exemple
OD) apparaÓtront lors du rapprochement. Certaines Ècritures de tiers pourront Ítre regroupÈes sur une seule ligne de banque (par
exemple toutes les Ècritures díune remise en banque), ce qui facilitera le pointage. Attention : Dans le cas o˘ un journal de trÈsorerie est dÈfini avec une contrepartie automatique
Printed Documentation
78
en Pied de journal, le pointage par journal s'impose pour pointer directement les Ècritures de
Tiers (401 et 411). 220 Rapprochement Bancaire incorrect
Le rapprochement bancaire est incorrect tant quíil reste un Ècart de rapprochement. Voici les points ‡
vÈrifier :
116. Certains rËglements du relevÈ bancaire níont peut-Ítre pas ÈtÈ saisis en comptabilitÈ (frais
bancaires, agiosÖ) : saisissez-les et pointez-les. 117. Certains montants níont peut-Ítre pas ÈtÈ pointÈs : pointez bien tous les montants prÈsents
dans le relevÈ de banque. 118. Certains montants ont peut-Ítre ÈtÈ pointÈs alors quíils ne sont pas sur le relevÈ : dÈpointez-les
en redouble-cliquant dessus. 119. Le solde de la banque a peut-Ítre ÈtÈ mal saisi, ou dans le mauvais sens. VÈrifiez-le et
modifiez-le si besoin (champ Solde final du relevÈ). 221 Rapprochement Manuel
222 Rapprochement par Compte
Le rapprochement bancaire par compte permet díobtenir la totalitÈ des Ècritures du compte de banque ‡
la date du relevÈ bancaire afin de rÈaliser le pointage des Ècritures relevÈes sur votre extrait de compte. Lors de la clÙture annuelle, le logiciel pourra reporter automatiquement les Ècritures non pointÈes afin
que vous puissiez continuer le suivi de vos comptes bancaires. Comment y accÈder ?
Barre de menu ComptabilitÈ + Rapprochement Bancaire + Manuel par Compte
DÈfinissez les critËres de votre Rapprochement Bancaire
120. Indiquez le code pointage ‡ utiliser pour pointer les Ècritures (par exemple le numÈro du relevÈ). 121. PrÈcisez la date que vous souhaitez prendre en compte comme date de valeur (par exemple la
date du relevÈ). 122. SÈlectionnez le numÈro du compte de banque ‡ rapprocher. 123. SÈlectionnez le type des Ècritures ‡ afficher : Toutes, Ecritures rapprochÈes ou Non
rapprochÈes. Si vous souhaitez pointer vos Ècritures, sÈlectionnez Toutes ou Non rapprochÈes. Les
Ècritures du compte síaffichent alors dans une grille. 124. Indiquez la date jusquí‡ laquelle afficher les Ècritures : gÈnÈralement la date du relevÈ. 125. Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevÈ. Un
solde CrÈditeur doit Ítre saisi ‡ droite. Pointez vos Ècritures
126. Pointez ou dÈpointez une Ècriture en double-cliquant dessus. Si vous avez demandÈ líaffichage
des Ecritures Non PointÈes, lorsque vous pointez une Ècriture, celle-ci disparaÓt de líÈcran. 127. Le logiciel calcule automatiquement líÈcart entre le solde du compte et le solde de banque dans
le champ Ecart de rapprochement : celui-ci doit Ítre nul ‡ la fin du rapprochement, cíest-‡-dire quíil
ne doit plus síafficher aucun montant dans ce champ. 128. Pour imprimer le rapprochement bancaire, cliquez sur líicÙne .
OpÈrations Comptables Courantes
79
129. Pour verrouiller le rapprochement bancaire, cliquez sur le bouton Verrouiller. Attention : Pour pouvoir verrouiller le rapprochement, vous devez afficher toutes les Ècritures, donc
sÈlectionner Toutes dans le champ Ecritures. En quoi consiste le verrouillage du Rapprochement Bancaire ?
Lorsque le rapprochement bancaire est terminÈ, cíest-‡-dire quíil níy a plus de montant dans le
champ Ecart de rapprochement, vous pouvez utiliser le bouton Verrouiller. Cela vous permettra de
valider le rapprochement en líÈtat. Ainsi, vous ne risquez plus de dÈpointer ou pointer une Ècriture
par erreur, ou de modifier par erreur une Ècriture pointÈe. Vous pouvez visualiser tous vos anciens rapprochements en sÈlectionnant la date du relevÈ
concernÈ dans le champ RelevÈ. Lorsque vous visualisez un rapprochement antÈrieur, il síaffiche tel quíil Ètait lors de sa validation, cíest-‡-dire que : Les Ècritures postÈrieures ‡ la date de relevÈ ne síaffichent pas. Les Ècritures pointÈes dans un relevÈ postÈrieur sont affichÈes pointÈes mais grisÈes, pour les distinguer des autres. Elles ne sont pas considÈrÈes comme pointÈes pour ce
relevÈ.
Il est possible de dÈverrouiller un rapprochement bancaire par le bouton DÈverrouiller, ‡ condition
que ce soit le dernier. C'est-‡-dire que pour dÈverrouiller líavant-dernier rapprochement, vous devrez
díabord dÈverrouiller le dernier. Le menu contextuel
Le menu contextuel (clic droit) permet de
20Pointer ou dÈpointer une Ècriture. 21DÈpointer automatiquement des Ècritures selon leur code pointage. 22Tout pointer : cette option vous permet de rÈaliser un rapprochement ´ ‡ líenvers ª, ce qui est
utile lorsque líon dÈbute le rapprochement en cours díexercice par exemple. Il síagit de tout
pointer, puis de dÈpointer les Ècritures non encore passÈes dans vos relevÈs. 23Rechercher une Ècriture ‡ rapprocher. 24Basculer en consultation du compte de banque. 25Basculer en saisie des Ècritures dans le journal de banque. 26Imprimer le rapprochement. 27Modifier les propriÈtÈs de la grille. Mon Rapprochement Bancaire est faux : pourquoi ?
223 Rapprochement par Journal
Le rapprochement par journal permet díobtenir la totalitÈ des Ècritures du journal de banque ‡ la date du
relevÈ bancaire afin de rÈaliser le pointage des Ècritures relevÈes sur votre extrait de compte. Lors de la
clÙture annuelle, le logiciel pourra reporter automatiquement les Ècritures non pointÈes afin que vous
puissiez continuer le suivi de vos comptes bancaires.
Printed Documentation
80
Comment y accÈder ?
Barre de menu ComptabilitÈ + Rapprochement Bancaire + Manuel par Journal
DÈfinissez les critËres de votre Rapprochement Bancaire
130. Indiquez le code pointage ‡ utiliser pour pointer les Ècritures (par exemple le numÈro du relevÈ). 131. PrÈcisez la date que vous souhaitez prendre en compte comme date de valeur (par exemple la
date du relevÈ). 132. SÈlectionnez le code du journal de banque ‡ rapprocher. 133. SÈlectionnez le type des Ècritures ‡ afficher : Toutes, Ecritures rapprochÈes ou Non
rapprochÈes. Si vous souhaitez pointer vos Ècritures, sÈlectionnez Toutes ou Non rapprochÈes. Les
Ècritures du compte síaffichent alors dans une grille. 134. Indiquez la date jusquí‡ laquelle afficher les Ècritures : gÈnÈralement la date du relevÈ. 135. Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevÈ. Un
solde CrÈditeur doit Ítre saisi ‡ droite. Pointez vos Ècritures
136. Pointez ou dÈpointez une Ècriture en double-cliquant dessus. Si vous avez demandÈ líaffichage
des Ecritures Non PointÈes, lorsque vous pointez une Ècriture, celle-ci disparaÓt de líÈcran. 137. Le logiciel calcule automatiquement líÈcart entre le solde du compte et le solde de banque dans
le champ Ecart de rapprochement : celui-ci doit Ítre nul ‡ la fin du rapprochement , cíest-‡-dire quíil
ne doit plus síafficher aucun montant dans ce champ. 138. Pour imprimer le rapprochement bancaire, cliquez sur líicÙne . 139. Pour verrouiller le rapprochement bancaire, cliquez sur le bouton Verrouiller. Attention : Pour pouvoir verrouiller le rapprochement, vous devez afficher toutes les Ècritures, donc
sÈlectionner Toutes dans le champ Ecritures. En quoi consiste le verrouillage du Rapprochement Bancaire ?
Lorsque le rapprochement bancaire est terminÈ, cíest-‡-dire quíil níy a plus de montant dans le
champ Ecart de rapprochement, vous pouvez utiliser le bouton Verrouiller. Cela vous permettra de
valider le rapprochement en líÈtat. Ainsi, vous ne risquez plus de dÈpointer ou pointer une Ècriture
par erreur, ou de modifier par erreur une Ècriture pointÈe. Vous pouvez visualiser tous vos anciens rapprochements en sÈlectionnant la date du relevÈ
concernÈ dans le champ RelevÈ. Lorsque vous visualisez un rapprochement antÈrieur, il síaffiche tel quíil Ètait lors de sa validation, cíest-‡-dire que : Les Ècritures postÈrieures ‡ la date de relevÈ ne síaffichent pas. Les Ècritures pointÈes dans un relevÈ postÈrieur sont affichÈes pointÈes mais grisÈes, pour les
distinguer des autres. Elles ne sont pas considÈrÈes comme pointÈes pour ce relevÈ.
OpÈrations Comptables Courantes
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Il est possible de dÈverrouiller un rapprochement bancaire par le bouton DÈverrouiller, ‡ condition
que ce soit le dernier. C'est-‡-dire que pour dÈverrouiller líavant-dernier rapprochement, vous devrez
díabord dÈverrouiller le dernier. Le menu contextuel
Le menu contextuel (clic droit) permet de
Pointer ou dÈpointer une Ècriture. DÈpointer automatiquement des Ècritures selon leur code pointage. Tout pointer : cette option vous permet de rÈaliser un rapprochement ´ ‡ líenvers ª, ce qui est
utile lorsque líon dÈbute le rapprochement en cours díexercice par exemple. Il síagit de tout
pointer, puis de dÈpointer les Ècritures non encore passÈes dans vos relevÈs. Rechercher une Ècriture ‡ rapprocher. Basculer en consultation du compte de líÈcriture sÈlectionnÈe. Basculer en saisie des Ècritures dans le journal de banque. Imprimer le rapprochement. Modifier les propriÈtÈs de la grille. Mon Rapprochement Bancaire est faux : pourquoi ?
224 Rapprochement Bancaire : Recherche díun montant
Vous possÈdez une version millÈsimÈe
140. Tapez un montant. 141. Choisissez le sens de líÈcriture. 142. Cliquez sur OK : le logiciel se positionne sur la plus ancienne Ècriture pour ce montant. 143. Si líÈcriture trouvÈe ne correspond pas ‡ la piËce recherchÈe, appuyez sur la touche F3 de
votre clavier afin que le logiciel poursuive sa recherche. Lorsque le logiciel ne trouve pas díÈcriture pour le montant recherchÈ, un message vous indique
alors ´ Ecriture ‡ rapprocher non trouvÈe ª. Vous possÈdez une version PRO
Choisissez le critËre de recherche : la date de líÈcriture, un montant, le numÈro de piËce ou le libellÈ
de líÈcriture. En fonction du critËre choisi :
28Saisissez la date de líÈcriture. 29Pointez le sens de líÈcriture et saisissez une fourchette de montants. 30Saisissez le numÈro de piËce. 31Ou saisissez le libellÈ de líÈcriture. Cliquez sur OK : le logiciel se positionne sur la plus ancienne Ècriture pour ce critËre. Si líÈcriture trouvÈe ne correspond pas ‡ la piËce recherchÈe, appuyez sur la touche F3 de votre
clavier afin que le logiciel poursuive sa recherche. Lorsque le logiciel ne trouve pas díÈcriture pour le montant recherchÈ, un message vous indique
alors ´ Ecriture non trouvÈe ! ª.
Printed Documentation
82
225 Rapprochement Automatique
226 Rapprochement Automatique (en version PRO)
Cette option vous permet :
144. Soit de rÈaliser un pointage automatique de vos Ècritures de banque : le logiciel rÈalise
lui-mÍme le rapprochement. 145. Soit d'importer dans votre comptabilitÈ les Ècritures de banque afin de ne pas les saisir. 146. Soit de visualiser le relevÈ bancaire ‡ líÈcran et de rÈaliser un pointage manuel. Comment y accÈder ?
Barre de menu ComptabilitÈ + Rapprochement Bancaire + Automatique par Journal
ou
par Compte
La partie haute de líÈcran est rÈservÈe aux Ècritures comptables, la partie basse au relevÈ de banque. 227 Rapprochement Automatique : Comptabilisation des Ècritures
Comment comptabiliser des Ècritures ?
Il síagit díimporter les Ècritures du relevÈ bancaire. Pour cela :
147. SÈlectionnez le compte de la banque (en rapprochement par compte) ou le code du
journal de banque (en rapprochement par journal). 148. Cliquez sur le bouton Importer. Choisissez le type díimport ‡ rÈaliser et complÈtez les
informations requises (voir Importation du relevÈ bancaire). Si aucune ligne níapparaÓt, cliquez
sur le bouton CritËres, et vÈrifiez la pÈriode et le type des Ècritures ‡ afficher. 149. SÈlectionnez la ligne ‡ comptabiliser, puis cliquez sur le bouton Comptabiliser et
renseignez les diffÈrents critËres. AprËs validation, líÈcriture apparaÓtra dans la partie haute de
la fenÍtre. Autres fonctions
Purger : ce bouton vous permet de purger les lignes des anciens relevÈs afin de ne pas trop alourdir
le rapprochement bancaire, ou de supprimer des lignes importÈes par erreur.
Imprimer : il síagit díimprimer les lignes du relevÈ bancaire. 228 Rapprochement Automatique : Pointage manuel
Affichage des Ècritures (partie haute de la fenÍtre) Indiquez le code pointage ‡ utiliser pour pointer les Ècritures (par exemple le numÈro du relevÈ). PrÈcisez la date que vous souhaitez prendre en compte comme date de valeur (par exemple la
date du relevÈ). SÈlectionnez le compte de la banque (en rapprochement par compte) ou le code du journal de
banque (en rapprochement par journal). SÈlectionnez le type des Ècritures ‡ afficher : Toutes, Ecritures rapprochÈes ou Non rapprochÈes. Si vous souhaitez pointer vos Ècritures, sÈlectionnez Toutes ou Non rapprochÈes. Indiquez la date jusquí‡ laquelle afficher les Ècritures : gÈnÈralement la date du relevÈ.
OpÈrations Comptables Courantes
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Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevÈ. Un
solde CrÈditeur doit Ítre saisi ‡ droite.
Importation du relevÈ bancaire
Cliquez sur le bouton Importer. Choisissez le type díimport ‡ rÈaliser et complÈtez les
informations requises (voir Importation du relevÈ bancaire). Si aucune ligne níapparaÓt, cliquez
sur le bouton CritËres, et vÈrifiez la pÈriode et le type des Ècritures ‡ afficher. Pointage
Vous pouvez pointer vos Ècritures de deux faÁons :
a. Soit double-cliquez sur líÈcriture ‡ rapprocher ;
b. Soit sÈlectionnez la ligne de votre extrait de compte et líÈcriture ‡ rapprocher. Le logiciel
vÈrifie ainsi la concordance des montants, et ne propose le pointage que lorsque les
montants sont identiques. Remarque : Si vous avez demandÈ líaffichage des Ecritures Non PointÈes, lorsque vous pointez une
Ècriture, celle-ci disparaÓt de líÈcran.
Le logiciel calcule automatiquement líÈcart entre le solde du compte et le solde de banque dans
le champ Ecart de rapprochement : celui-ci doit Ítre nul ‡ la fin du rapprochement , cíest-‡- dire quíil ne doit plus síafficher aucun montant dans ce champ.. Pour imprimer le rapprochement bancaire, cliquez sur líicÙne . Pour verrouiller le rapprochement bancaire, cliquez sur le bouton Verrouiller. Attention : Pour pouvoir verrouiller le rapprochement, vous devez afficher toutes les Ècritures, donc
sÈlectionner Toutes dans le champ Ecritures. En quoi consiste le verrouillage du Rapprochement Bancaire ?
Lorsque le rapprochement bancaire est terminÈ, cíest-‡-dire quíil níy a plus de montant dans le
champ Ecart de rapprochement, vous pouvez utiliser le bouton Verrouiller. Cela vous permettra de
valider le rapprochement en líÈtat. Ainsi, vous ne risquez plus de dÈpointer ou pointer une Ècriture
par erreur, ou de modifier par erreur une Ècriture pointÈe. Vous pouvez visualiser tous vos anciens rapprochements en sÈlectionnant la date du relevÈ
concernÈ dans le champ RelevÈ. Lorsque vous visualisez un rapprochement antÈrieur, il síaffiche tel quíil Ètait lors de sa validation, cíest-‡-dire que :
32Les Ècritures postÈrieures ‡ la date de relevÈ ne síaffichent pas. 33Les Ècritures pointÈes dans un relevÈ postÈrieur sont affichÈes pointÈes mais grisÈes, pour
les distinguer des autres. Elles ne sont pas considÈrÈes comme pointÈes pour ce relevÈ.
Il est possible de dÈverrouiller un rapprochement bancaire par le bouton DÈverrouiller, ‡ condition
que ce soit le dernier. C'est-‡-dire que pour dÈverrouiller líavant-dernier rapprochement, vous devrez
díabord dÈverrouiller le dernier.
Printed Documentation
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Autres fonctions
Purger : ce bouton vous permet de purger les lignes des anciens relevÈs afin de ne pas trop alourdir
le rapprochement bancaire, ou de supprimer des lignes importÈes par erreur.
Imprimer : il síagit díimprimer les lignes du relevÈ bancaire. Mon Rapprochement Bancaire est faux : pourquoi ?
229 Rapprochement Automatique : Pointage automatique
Affichage des Ècritures (partie haute de la fenÍtre)
150. SÈlectionnez le compte de la banque (en rapprochement par compte) ou le code du journal de
banque (en rapprochement par journal). 151. SÈlectionnez le type des Ècritures ‡ afficher : Toutes, Ecritures rapprochÈes ou Non
rapprochÈes. 152. Indiquez la date jusquí‡ laquelle afficher les Ècritures. 153. Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevÈ. Un
solde CrÈditeur doit Ítre saisi ‡ droite.
Importation du relevÈ bancaire
154. Cliquez sur le bouton Importer. Choisissez le type díimport ‡ rÈaliser et complÈtez les
informations requises (voir Importation du relevÈ bancaire). Si aucune ligne níapparaÓt, cliquez sur le
bouton CritËres, et vÈrifiez la pÈriode et le type des Ècritures ‡ afficher. Pointage
155. Cliquez sur le bouton Automatique et choisissez les diffÈrents critËres. 156. Pour imprimer le rapprochement bancaire, cliquez sur líicÙne . 157. Pour verrouiller le rapprochement bancaire, cliquez sur le bouton Verrouiller. Attention : Pour pouvoir verrouiller le rapprochement, vous devez afficher toutes les Ècritures, donc
sÈlectionner Toutes dans le champ Ecritures. En quoi consiste le verrouillage du Rapprochement Bancaire ?
Lorsque le rapprochement bancaire est terminÈ, cíest-‡-dire quíil níy a plus de montant dans le
champ Ecart de rapprochement, vous pouvez utiliser le bouton Verrouiller. Cela vous permettra de
valider le rapprochement en líÈtat. Ainsi, vous ne risquez plus de dÈpointer ou pointer une Ècriture
par erreur, ou de modifier par erreur une Ècriture pointÈe. Vous pouvez visualiser tous vos anciens rapprochements en sÈlectionnant la date du relevÈ
concernÈ dans le champ RelevÈ. Lorsque vous visualisez un rapprochement antÈrieur, il síaffiche tel quíil Ètait lors de sa validation, cíest-‡-dire que : Les Ècritures postÈrieures ‡ la date de relevÈ ne síaffichent pas. Les Ècritures pointÈes dans un relevÈ postÈrieur sont affichÈes pointÈes mais grisÈes, pour les
distinguer des autres. Elles ne sont pas considÈrÈes comme pointÈes pour ce relevÈ.
OpÈrations Comptables Courantes
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Il est possible de dÈverrouiller un rapprochement bancaire par le bouton DÈverrouiller, ‡ condition
que ce soit le dernier. C'est-‡-dire que pour dÈverrouiller líavant-dernier rapprochement, vous devrez
díabord dÈverrouiller le dernier. Autres fonctions
Purger : ce bouton vous permet de purger les lignes des anciens relevÈs afin de ne pas trop alourdir
le rapprochement bancaire, ou de supprimer des lignes importÈes par erreur.
Imprimer : il síagit díimprimer les lignes du relevÈ bancaire. Mon Rapprochement Bancaire est faux : pourquoi ?
230 Rapprochement Automatique : Bouton Purger
Il síagit de purger les lignes des anciens relevÈs afin de ne pas trop alourdir le rapprochement bancaire, ou de supprimer des lignes importÈes par erreur :
158. Indiquez la pÈriode ‡ purger en tapant directement la date de dÈbut et de fin ou en utilisant
líicÙne . 159. Indiquez la fourchette de piËces ‡ purger. 160. Cochez le type de lignes ‡ supprimer : les lignes pointÈes, les lignes non pointÈes ou les deux. 231 Rapprochement Automatique : Bouton Imprimer
Il síagit díimprimer votre relevÈ bancaire :
161. Indiquez la pÈriode ‡ imprimer en tapant directement la date de dÈbut et de fin ou en utilisant
líicÙne . 162. Indiquez la fourchette de piËces ‡ imprimer. 163. Choisissez le type de lignes ‡ imprimer : les lignes pointÈes, les lignes non pointÈes ou les
deux. 232 Rapprochement Automatique : Bouton Comptabiliser
Il síagit de comptabiliser la ligne du relevÈ bancaire sÈlectionnÈe :
164. Indiquez le Journal de banque dans lequel líÈcriture doit Ítre comptabilisÈe. 165. Indiquez la Date de líÈcriture. 166. Indiquez le N° de compte de tiers (client ou fournisseur par exemple) sur lequel líÈcriture doit
Ítre comptabilisÈe. 167. Confirmez le compte de trÈsorerie pour la Contrepartie. 168. Si besoin, modifiez le NumÈro de piËce et le LibellÈ de líÈcriture. Validez par OK : líÈcriture apparaÓt dans la partie haute de la fenÍtre. 233 Rapprochement Automatique : Bouton Automatique
Code
Ce code sera reportÈ sur les Ècritures pointÈs. Il peut síagir par exemple du numÈro du relevÈ. Síil
síagit díun numÈro de ligne, vous pouvez demander líincrÈmentation automatique de ce code.
Printed Documentation
86
Date de valeur
Cette date sera reportÈe sur les Ècritures pointÈes. Vous pouvez choisir : La date de rapprochement, par exemple la date du jour : ainsi, vous saurez ‡ quelle date les
Ècritures auront ÈtÈ pointÈes. La date de valeur de líextrait de compte : ainsi, la date du relevÈ est reportÈe sur líÈcriture. Si
plusieurs lignes sont pointÈes avec une seule Ècriture, le logiciel prend la date la plus rÈcente. Ecart maximal
Vous pouvez prÈciser ici le nombre de jours díÈcart autorisÈ entre la date de líÈcriture et la date de
rÈfÈrence. Si líÈcart est supÈrieur, le rapprochement ne síappliquera pas sur líÈcriture. Type
Choisissez le type de rapprochement ‡ lancer :
169. Par piËces et par montants : le logiciel vÈrifie la concordance des numÈros de piËces et des
montants. 170. Par montants : le logiciel ne vÈrifie que la concordance des montants. Remarque : Le logiciel tentera de multiples combinaisons afin de pointer plusieurs lignes du relevÈs avec une
seule Ècriture, ou inversement. 234 Rapprochement Automatique : Bouton CritËres
Choisissez ici les critËres díaffichage des lignes des relevÈ de compte :
171. Indiquez la pÈriode en tapant directement la date de dÈbut et de fin ou en utilisant líicÙne . 172. Choisissez le type de lignes ‡ afficher : les lignes pointÈes, les lignes non pointÈes ou les deux. 235 DÈclaration de TVA
236 Gestion de la TVA
Il existe deux types de TVA :
34TVA sur les dÈbits : La TVA est automatiquement comptabilisÈe lors de l'Ècriture de vente ou
d'achat. 35TVA sur les encaissements : La TVA de la piËce de vente ou díachat est automatiquement
comptabilisÈe lors de líÈcriture du rËglement. 237 Comment mettre en place votre TVA ?
Dans les racines de comptes du dossier (Dossier + PropriÈtÈs + Racines de comptes), vous
devez pointer, le mode de TVA par dÈfaut : TVA sur DÈbits ou TVA sur Encaissements. Le
choix indiquÈ ici sera automatiquement repris dans les nouveaux comptes de TVA crÈÈs. Si vous gÈrez les deux modes de TVA pour les achats et les ventes, peu importe le choix des
racines des comptes : vous pourrez choisir, compte de TVA par compte de TVA, le mode de TVA
‡ appliquer, et utiliser, lors de la saisie, le compte correspondant ‡ la facture saisie. Cíest le choix
du compte qui est dÈterminant. Toujours dans les racines de comptes, dÈfinissez les diffÈrents taux de TVA que vous utilisez, en
cliquant sur le bouton Taux.
OpÈrations Comptables Courantes
87
ParamÈtrez vos comptes de TVA ‡ partir du plan comptable (menu DonnÈes) : vous devez
impÈrativement dÈfinir un compte de TVA pour chaque taux, et pour chaque mode de TVA. Le
logiciel vous propose dÈj‡ un plan comptable avec un compte de TVA par type. 238 Comment gÈrer la TVA sur les dÈbits ?
Il suffit de saisir vos piËces de ventes et díachat en utilisant les comptes appropriÈs. Les montants
saisis sur les comptes de TVA sont automatiquement repris dans la dÈclaration de TVA. 239 Comment gÈrer la TVA sur les encaissements ?
Vous devez obligatoirement saisir un numÈro de piËce sur vos Ècritures de ventes et díachats
et tenir ‡ jour votre ÈchÈancier (pointage de la ligne díÈchÈance lors de líenregistrement du
rËglement). Si vous ne souhaitez pas gÈrer vos ÈchÈances (bien que cela soit vivement conseillÈ), la TVA sur les
encaissements pourra toutefois Ítre reconnue si vous saisissez vos Ècritures avec un numÈro de
piËce identique sur líÈcriture de vente ou díachat et líÈcriture de rËglement. 240 Acomptes et TVA sur encaissements
241 Acompte
Si vous gÈrez la TVA sur les encaissements, et que vous recevez des acomptes, vous devez
impÈrativement saisir une facture díacompte, afin que le montant de la TVA correspondant soit
saisi, sur le bon compte de TVA, et que le pointage de líÈchÈancier puisse avoir lieu. 242 RËglement partiel
Si vous saisissez le rËglement partiel díune facture, renseignez votre ÈchÈancier : le logiciel
recalcule automatiquement le montant de la TVA correspondant au montant du rËglement. 243 Consultez aussi les parties suivantes :
1 ModËles d'Ècritures
2 La dÈclaration CA3
3 La dÈclaration CA12
244 TVA : Acquisitions Intracommunautaires
Dans la dÈclaration de TVA, l'acquisition intracommunautaire est traitÈe de la faÁon suivante :
lorsqu'une entreprise achËte un bien dans líUnion EuropÈenne, elle doit comptabiliser de la TVA (qu'elle
calcule elle-mÍme puisque la facture du fournisseur est valorisÈe HT). L'Ècriture sera de la forme :
Compte Type du compte DÈbit CrÈdit
6Ö UE Montant HT
44566Ö UE Montant TVA
401Ö Montant HT
4452 Montant TVA
Pour une acquisition intracommunautaire díimmobilisations, elle sera de la forme :
Compte Type du compte DÈbit CrÈdit
2Ö UE Montant HT
44562Ö UE Montant TVA
401Ö Montant HT
Printed Documentation
88
4452 Montant TVA
Exemple :
Compte LibellÈ DÈbit CrÈdit
6011 Achats UE 1000,00
4456611 TVA dÈductible UE ‡ 19,60 196,00
401DUPONT Fournisseur DUPONT 1000,00
4452 TVA due intracommunautaire 196,0
Cette Ècriture doit impÈrativement Ítre saisie en líÈtat pour que líÈdition de la dÈclaration de TVA
soit cohÈrente. Par ailleurs, le montant calculÈ sur la ligne du compte 4452 doit Ítre ressaisi (ou
recalculÈ par la touche F12). 245 TVA : Achats auprËs d'un assujetti non Ètabli en France
Il síagit díun achat auprËs díun assujetti non Ètabli en France dans le cas díune opÈration díautoliquidation.
L'Ècriture sera de la forme :
Compte Type du compte DÈbit CrÈdit
60Ö Assujetti non Ètabli en France Montant HT
44566Ö Assujetti non Ètabli en France Montant TVA
401Ö Montant HT
4455.. Montant TVA
Pour une acquisition díimmobilisations auprËs díun assujetti non Ètabli en France, elle sera de la forme :
Compte Type du compte DÈbit CrÈdit
20Ö Assujetti non Ètabli en France Montant HT
44562Ö Assujetti non Ètabli en France Montant TVA
401Ö Montant HT
4455.. Montant TVA
Exemple :
Compte LibellÈ DÈbit CrÈdit
6013 Achat auprËs díun assujetti non Ètabli en France 1000,00
4456616 TVA dÈductible auprËs díun assujetti non Ètabli
en France ‡ 19,60
196,00
401Y Fournisseur Y 1000,00
44551 TVA ‡ dÈcaisser 196,00
OpÈrations Comptables Courantes
89
Cette Ècriture doit impÈrativement Ítre saisie en líÈtat pour que líÈdition de la dÈclaration de TVA
soit cohÈrente. Par ailleurs, le montant calculÈ sur la ligne du compte 4455Ö doit Ítre ressaisi
(ou recalculÈ par la touche F12). 246 TVA Livraisons gaz imposables
Il síagit díun achat de gaz ou díÈlectricitÈ imposable dans le cas díune opÈration díauto-liquidation. L'Ècriture sera de la forme :
Compte Type du compte DÈbit CrÈdit
60Ö Livraisons gaz imposables Montant HT
44566Ö Livraisons gaz imposables 19,60 Montant TVA
401Ö Montant HT
4455.. Montant TVA
Exemple :
Compte LibellÈ DÈbit CrÈdit
6012 Livraisons gaz imposables 1000,00
4456615 TVA dÈductible sur livraison de gaz ‡ 19,60 196,00
401Y Fournisseur Y 1000,00
44551 TVA ‡ dÈcaisser 196,00
Cette Ècriture doit impÈrativement Ítre saisie en líÈtat pour que líÈdition de la dÈclaration de TVA
soit cohÈrente. Par ailleurs, le montant calculÈ sur la ligne du compte 4455Ö doit Ítre ressaisi
(ou recalculÈ par la touche F12). 247 TVA : Impression de la DÈclaration et des Annexes
Cochez la case Imprimer un justificatif si vous souhaitez obtenir un justificatif aprËs líimprimÈ, puis
cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Remarque : Si vous níavez pas le code díactivation adÈquat, la dÈclaration imprimÈe est signalÈe
comme NON AGREEE. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Remarque pour la CA3 : Si vous saisissez dans les lignes 10 et 11, un document annexe (3310M) doit
obligatoirement Ítre joint ‡ votre dÈclaration de TVA. Cette annexe níest pas imprimÈe par le logiciel, contactez votre centre des impÙts pour obtenir ce document. 248 Informations ‡ saisir pour accÈder ‡ la DÈclaration de TVA
Vous devez tout díabord saisir le code d'activation adÈquat. Ensuite, les ÈlÈments suivants, ‡ saisir dans líoption CoordonnÈes du menu Dossier + PropriÈtÈs,
font l'objet d'un contrÙle strict et sont imposÈs par la DGI :
173. Les informations relatives ‡ l'identification de l'entreprise :
Printed Documentation
90
a. Raison sociale et adresse de líentreprise (onglet Adresse)
b. Siret et NumÈro de TVA (onglet Identification)
174. Les informations relatives au TrÈsor Public (onglet TrÈsor Public) :
a. Adresse du TrÈsor Public
b. Recette, N° de dossier, clÈ, CDI, Code service, Code rÈgime et Statut. Si vous ne connaissez pas ces informations, vous les trouverez sur la dÈclaration de TVA prÈ-remplie
que votre centre des impÙts vous a envoyÈe. 249 TVA : Montants calculÈs, montants ‡ saisir
Líassistant de prÈparation vous affiche automatiquement les montants calculÈs ‡ partir des Ècritures
enregistrÈes et vous donne accËs aux zones que vous avez ‡ complÈter manuellement. Les valeurs portÈes sur ces lignes sont calculÈes en fonction de la racine du compte de TVA, et du type
díopÈration choisi dans la fiche des comptes de TVA, díachats, de ventes ou díimmobilisations (onglet
Divers) : France, UE, Export, DOM, Autres imposables, Autres non imposables, Achats en
franchise, Livraisons gaz imposables et Livraisons gaz non imposables. Consultez la partie : ModËles d'Ècritures. Voir aussi la gestion de la TVA sur les encaissements. 250 DÈclaration CA3
251 La DÈclaration de TVA du RÈgime RÈel Normal et Mini RÈel (CA3)
Comment y accÈder ?
Volet de navigation dans OpÈrations courantes
Barre de menu ComptabilitÈ + DÈclaration de TVA + RÈgime normal - ImprimÈ CA3
Si son accËs reste refusÈ, complÈtez ou vÈrifiez les informations obligatoires ‡ saisir. Fonctions disponibles
Cette fenÍtre liste toutes les dÈclarations dÈj‡ effectuÈes. A partir de cette liste, vous pouvez : PrÈparer une nouvelle dÈclaration
Modifier une dÈclaration dÈj‡ enregistrÈe, líannexe 3310 A ou 3519
Supprimer une dÈclaration incorrecte, líannexe 3310 A ou 3519
Imprimer une dÈclaration, une annexe 3310 A ou 3519
PrÈparer une nouvelle annexe 3310 A
PrÈparer un nouveau formulaire 3519
Remarque : Les crÈations, modifications et suppressions de dÈclarations CA3, annexes 3310A ou
annexes 3519 nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ lors de chacune de ces
actions. Parmi ces actions, les modifications et suppressions nÈcessitent la saisie díune justification.
OpÈrations Comptables Courantes
91
Parties ‡ consulter
175. Gestion de la TVA
176. Informations ‡ saisir pour accÈder ‡ la dÈclaration
177. Comment prÈparer la dÈclaration ?
178. Montants calculÈs, montants ‡ saisir
179. ModËles d'Ècritures
180. Virements bancaires
181. Comment imprimer la dÈclaration ?
Voir aussi
36Option EDI
252 PrÈparation de la DÈclaration de TVA CA3
Comment y accÈder ?
Volet de navigation dans OpÈrations courantes
Barre de menu ComptabilitÈ + DÈclaration de TVA + RÈgime normal - ImprimÈ CA3
Si son accËs reste refusÈ, complÈtez ou vÈrifiez les informations obligatoires ‡ saisir. Remarque : Pour gÈnÈrer une dÈclaration de TVA, il est nÈcessaire que toutes les Ècritures, depuis
le dÈbut de líexercice jusqu'‡ la fin de la pÈriode de la dÈclaration soient validÈes. Si les Ècritures ne
sont pas validÈes vous pourrez gÈnÈrer une dÈclaration de TVA provisoire. Pour plus díinformation sur la validation des Ècritures, cliquez ICI. Comment faire ?
182. Cliquer sur le bouton Nouveau. 183. Cochez la case concernant la 3310 A si vous devez crÈer cette annexe. 184. Pour rÈaliser une dÈclaration de TVA provisoire, laissez cochÈe la case GÈnÈrer votre dÈclaration
de TVA en mode provisoire, sinon dÈcochez la case. 185. Le type de PÈriodicitÈ dÈpend du code rÈgime sÈlectionnÈ dans les coordonnÈes de votre dossier
(onglet TrÈsor Public). 186. La Date limite de dÈpÙt est calculÈe automatiquement en fonction : du premier caractËre de la raison
sociale de votre sociÈtÈ, de son dÈpartement, du SIRET, du rÈgime et du statut. Si la date limite de
dÈpÙt est erronÈe, vÈrifiez ces ÈlÈment dans líoption CoordonnÈes du menu Dossier + PropriÈtÈs. 187. Indiquez votre mode de paiement : Les entreprises ayant rÈalisÈ un chiffre díaffaires compris entre
760 000 Ä et 15 millions díeuros doivent obligatoirement choisir le mode Virement bancaire. Remarque : Pour avoir accËs au mode de rËglement TÈlÈ RËglement, vous devez acquÈrir le module
TVA EDI. Pour cela, contactez notre service commercial ou consultez notre site Web www.ebp.com. 188. Cliquez ensuite sur le bouton PrÈparer pour accÈder ‡ líassistant de la dÈclaration de TVA. Celui-ci
dÈtaille Ètape par Ètape les informations ou valeurs que vous devez complÈter. 253 TVA : Annexe 3310 A
Printed Documentation
92
Les montants de líannexe 3310 A doivent Ítre saisis manuellement. Le total des lignes 35 ‡ 46 sera
reportÈ en ligne 14 de la dÈclaration CA3, et le total des lignes 47 ‡ 71 sera reportÈ en ligne 29. 254 TVA : PrÈparation de l'Annexe 3310 A
Comment y accÈder ?
Volet de navigation dans OpÈrations courantes
Barre de menu ComptabilitÈ + DÈclaration de TVA + RÈgime normal - ImprimÈ CA3
Si son accËs reste refusÈ, complÈtez ou vÈrifiez les informations obligatoires ‡ saisir. Cas 1 : La CA3 du mois ou du trimestre nía pas encore ÈtÈ Ètablie
Cliquez sur Nouveau et cochez la case concernant la 3310 A. ComplÈtez ensuite les pages des
assistants (les pages concernant la CA3 suivront). Cas 2 : La CA3 du mois ou du trimestre a dÈj‡ ÈtÈ Ètablie
189. Dans la zone Annexe et Formulaire, sÈlectionnez líannexe 3310A. 190. Cliquez sur le bouton Nouveau juste en dessous et complÈtez les pages de líassistant. Attention : Dans ce cas, aprËs la prÈparation de líannexe 3310 A, vous devrez rouvrir la CA3 par le
bouton Modifier et re-parcourir toutes les Ètapes de líassistant afin que les montants de líannexe soient
bien reportÈs sur les lignes 14 et 29. 255 TVA : Formulaire 3519
Les champs suivants doivent obligatoirement Ítre renseignÈs :
191. Nom du reprÈsentant fiscal ou du liquidateur judiciaire
192. LocalitÈ du reprÈsentant fiscal ou du liquidateur judiciaire
193. Nom du demandeur
194. LocalitÈ du demandeur
195. CoordonnÈes bancaires
256 TVA : PrÈparation du formulaire 3519
Comment y accÈder ?
Volet de navigation dans OpÈrations courantes
Barre de menu ComptabilitÈ + DÈclaration de TVA + RÈgime normal - ImprimÈ CA3
Si son accËs reste refusÈ, complÈtez ou vÈrifiez les informations obligatoires ‡ saisir. Comment faire ?
196. Vous devez tout díabord prÈparer la dÈclaration CA3 du mois ou du trimestre. 197. Dans la zone Annexe et Formulaire, sÈlectionnez le formulaire 3519. 198. Cliquez sur le bouton Nouveau juste en dessous et complÈtez les pages de líassistant. 257 Etapes de l'assistant CA3
258 CA3 : Introduction
OpÈrations Comptables Courantes
93
Vous Ítes dans líassistant de prÈparation de la dÈclaration CA3. Cliquez sur le bouton Suivant afin de
parcourir les diffÈrentes Ètapes de cet assistant. 259 CA3 : OpÈrations imposables (HT)
Paiement par imputation
Cochez cette case si besoin et joignez le feuillet 3616. Mention expresse
Cochez cette case pour faire apparaÓtre ´ Mention expresse ª dans la partie rÈservÈe ‡ la
correspondance et saisissez votre commentaire. Commentaires
Saisissez ici les commentaires qui síimprimeront dans le cadre rÈservÈ ‡ la correspondance. Ligne 02
Pour obtenir le montant des autres opÈrations imposables, vous devez suivre le schÈma de saisie de
ces ventes. Ligne 03
Pour obtenir le montant des acquisitions intracommunautaires, vous devez suivre le schÈma prÈcis
de saisie de ces achats. Dont ventes ‡ distance ou opÈrations de montage
Saisissez manuellement ce montant. Ligne 3A
Pour obtenir le montant des livraisons de gaz ou díÈlectricitÈ imposables, vous devez suivre le
schÈma de saisie de ces achats. Ligne 3B
Pour obtenir le montant des achats de biens ou prestations de services rÈalisÈs auprËs díun assujetti
non Ètabli en France, vous devez suivre le schÈma prÈcis de saisie de ces achats. Ligne 3C
Saisissez ici les correctifs qui ont affectÈ le montant du chiffre díaffaires (voir notice et la partie Saisie
des rÈgularisations). Voir aussi : Comment gÈrer les TVA sur les encaissements ?
260 CA3 : OpÈrations non imposables
Ligne 04
Pour obtenir le montant des exportations hors UE, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces
ventes. Ligne 05
Printed Documentation
94
Pour obtenir le montant des autres opÈrations non imposables, vous devez suivre le schÈma de
saisie de ces ventes. Ligne 06
Pour obtenir le montant des livraisons intracommunautaires, vous devez suivre le schÈma de saisie
de ces ventes. Ligne 6A
Pour obtenir le montant des livraisons de gaz ou díÈlectricitÈ non imposables, vous devez suivre le
schÈma de saisie de ces ventes. Ligne 07
Pour obtenir le montant des achats en franchise, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces
achats. Ligne 7A
Pour obtenir le montant des ventes de biens ou prestations de services rÈalisÈs auprËs díun assujetti
non Ètabli en France, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces ventes. Ligne 7B
Saisissez ici les correctifs qui ont affectÈ les opÈrations non imposables (voir notice et la partie Saisie
des rÈgularisations). Voir aussi : Comment gÈrer les TVA sur les encaissements ?
261 CA3 : DÈcompte de la TVA ‡ payer
RÈgularisation CP
Cette option permet de saisir les montants des taxes des lignes 08 et 09 en cas de rÈgularisation de
la dÈclaration que vous avez effectuÈe pour la pÈriode de congÈs payÈs. Ligne 08, Taxe due
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type France ‡
19,60, ainsi que les montants saisis sur les comptes de TVA dÈductible de racine 44566 et TVA sur
immobilisations de racine 44562 de type UE ‡ 19,60, Livraisons de gaz imposables ‡ 19,60 et
Assujetti non Ètabli en France ‡ 19,60. Ligne 09, Taxe due
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type France ‡
5,50, ainsi que les montants saisis sur les comptes de TVA dÈductible de racine 44566 et TVA sur
immobilisations de racine 44562 de type UE ‡ 5,50, Livraisons de gaz imposables ‡ 5,50 et
Assujetti non Ètabli en France ‡ 5,50. Ligne 10, Taxe due
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type DOM ‡ 8,50. Ligne 11, Taxe due
OpÈrations Comptables Courantes
95
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type DOM ‡ 2,10. Ligne 13, Taxe due
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type France ‡ un
taux autre que 19,60, 5,50 ou 2,10 (et ni 8,50 si DOM), ainsi que les montants saisis sur les comptes
de TVA dÈductible de racine 44566 et TVA sur immobilisations de racine 44562 de type UE ‡ un taux
autre que 19,60, 5,50 ou 2,10. Ligne 14, Taxe due
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type France ‡
2,10, ainsi que les montants saisis sur les comptes de TVA dÈductible de racine 44566 et TVA sur
immobilisations de racine 44562 de type UE ‡ 2,10. Si une annexe 3310 A a ÈtÈ effectuÈe, cette
ligne reprendra automatiquement le montant du total des lignes 35 ‡ 46 de la 3310A. Ligne 15
Saisissez ici le reversement de la TVA antÈrieurement dÈduite lorsque des rÈgularisations de
dÈductions sont nÈcessaires (voir notice et la partie Saisie des rÈgularisations). Voir aussi : Comment gÈrer les TVA sur les encaissements ?
262 CA3 : DÈcompte de la TVA ‡ payer (suite)
Ligne 17
Pour gÈrer correctement les acquisitions intracommunautaires, cliquez ici. Ligne 18
Saisissez ici les acquisitions sur opÈrations ‡ destination de Monaco. 263 CA3 : TVA dÈductible
Ligne 19
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA sur immobilisations de racine 44562. Ligne 20
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA dÈductible de racine 44566. Ligne 21
Saisissez ici le complÈment de la taxe dÈductible (voir notice et la partie Saisie des rÈgularisations). Ligne 22
Reportez ici le crÈdit de la prÈcÈdente dÈclaration. Voir aussi : Comment gÈrer les TVA sur les encaissements ?
264 CA3 : CrÈdit de TVA et Taxe ‡ payer
Ligne 26
Dans le cas díun crÈdit de TVA, vous pouvez saisir une demande de remboursement.
Printed Documentation
96
Ligne 29
Si une annexe 3310 A a ÈtÈ effectuÈe, cette ligne reprendra automatiquement le montant du total des
lignes 47 ‡ 71 de la 3310A. Ligne 30
Saisissez ici les sommes ‡ imputer (voir notice). Ligne 31
Saisissez ici les sommes ‡ ajouter (voir notice). Formulaire NEANT
Cochez cette case si vous níavez ‡ remplir aucune ligne de ce formulaire. Cliquez sur le bouton Terminer afin díenregistrer la dÈclaration : elle síaffichera automatiquement dans
líhistorique. Si votre logiciel est activÈ avec líEDI, ou pour un paiement par virement, cliquez sur le
bouton Suivant. 265 TVA : Paiement
Retrouvez ici le mode de paiement sÈlectionnÈ lors de la prÈparation de la dÈclaration, ainsi que la
rÈfÈrence de paiement (selon le type du paiement). 266 TVA : Virement Bancaire
199. Pour gÈnÈrer un fichier de paiement, indiquez les coordonnÈes bancaires du TrÈsor Public. 200. SÈlectionnez le journal de banque ‡ partir duquel le virement doit Ítre effectuÈ. Les
coordonnÈes bancaires de cette banque de doivent obligatoirement Ítre enregistrÈes dans la
fiche du journal. Si cela nía pas ÈtÈ fait, accÈdez ‡ la liste des journaux par líicÙne, cliquez sur
Modifier et saisissez les coordonnÈes bancaires dans líonglet Banque. 201. Indiquez le type et la date du rËglement. 202. Le logiciel propose de gÈnÈrer un fichier TVA de type TVAmmaa.afb (mm correspond au mois, aa correspond ‡ líannÈe) dans le rÈpertoire díinstallation du produit, mais le nom et le rÈpertoire
peuvent Ítre modifiÈs ‡ votre convenance. 267 TVA : TÈlÈ rËglement
Vous devez rÈpartir le montant ‡ payer (qui síaffiche sur la premiËre ligne de cette boÓte de dialogue) sur
vos diffÈrents comptes. Pour cela, saisissez chaque RIB avec le montant correspondant. Une rÈfÈrence
de paiement vous est donnÈe. Le total des montants des prÈlËvements doit correspondre au montant total ‡ payer. Si ce níest pas le
cas, vous ne pourrez valider cette Ètape. Exception : Si la dÈclaration est effectuÈe entre la date limite de substitution et la date limite de dÈpÙt, alors le total des montants des prÈlËvements peut Ítre infÈrieur au montant ‡ total ‡ payer, voire Ègal ‡
zÈro. En effet, vous devez savoir que lorsque vous Ítes dans ce cas, et que vous avez dÈj‡ tÈlÈtransmis
une dÈclaration pour cette pÈriode, bien que la dÈclaration prÈsente remplace la prÈcÈdente dÈclaration,
les deux tÈlÈ rËglements vont Ítre pris en compte par la DGI. Vous ne devez donc saisir dans cette page
que le restant d˚. Consultez vos prÈcÈdents tÈlÈ rËglement sur le site de jedeclare.com par líoption
AccÈder ‡ www.jedeclare.com du menu Quotidien + DÈclaration de TVA. 268 DÈclaration CA12
269 La DÈclaration de TVA SimplifiÈe (CA12)
OpÈrations Comptables Courantes
97
Comment y accÈder ?
Volet de navigation dans OpÈrations courantes
Barre de menu ComptabilitÈ + DÈclaration de TVA + RÈgime simplifiÈ - ImprimÈ
CA12
Si son accËs reste refusÈ, complÈtez ou vÈrifiez les informations obligatoires ‡ saisir. Fonctions disponibles
Cette fenÍtre liste les dÈclarations dÈj‡ effectuÈes. A partir de cette liste, vous pouvez : PrÈparer une nouvelle dÈclaration
Modifier une dÈclaration dÈj‡ enregistrÈe
Supprimer une dÈclaration incorrecte
Imprimer une dÈclaration
Remarque : Les crÈations, modifications et suppressions de dÈclarations CA12 nÈcessitant díÍtre
tracÈes, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ lors de chacune de ces actions. Parmi ces actions, les
modifications et suppressions nÈcessitent la saisie díune justification.
Parties ‡ consulter
203. Gestion de la TVA
204. Informations ‡ saisir pour accÈder ‡ la dÈclaration
205. Comment prÈparer la dÈclaration ?
206. Montants calculÈs, montants ‡ saisir
207. ModËles d'Ècritures
208. Virements bancaires
209. Comment imprimer la dÈclaration ?
Voir aussi
37Option EDI
270 PrÈparation de la DÈclaration de TVA CA12
Comment y accÈder ?
Volet de navigation dans OpÈrations courantes
Barre de menu ComptabilitÈ + DÈclaration de TVA + RÈgime simplifiÈ - ImprimÈ
CA12
Si son accËs reste refusÈ, complÈtez ou vÈrifiez les informations obligatoires ‡ saisir. Remarque :
Pour gÈnÈrer une dÈclaration de TVA, il est nÈcessaire que toutes les Ècritures, depuis le dÈbut de
líexercice jusqu'‡ la fin de la pÈriode de la dÈclaration soient validÈes. Si les Ècritures ne sont pas validÈes vous pourrez gÈnÈrer une dÈclaration de TVA provisoire. Pour plus díinformation sur la validation des Ècritures, cliquez ICI.
Printed Documentation
98
Comment faire ?
210. Cliquer sur le bouton Nouveau. 211. Pour rÈaliser une dÈclaration de TVA provisoire, laissez cochÈe la case GÈnÈrer votre dÈclaration de
TVA en mode provisoire, sinon dÈcochez la case. 212. Saisissez la Date limite de dÈpÙt. 213. Indiquez votre mode de paiement : Les entreprises ayant rÈalisÈ un chiffre díaffaires compris entre 760
000 Ä et 15 millions díeuros doivent obligatoirement choisir le mode Virement bancaire. 214. Cliquez ensuite sur le bouton PrÈparer pour accÈder ‡ líassistant de la dÈclaration de TVA. Celui-ci
dÈtaille Ètape par Ètape les informations ou valeurs que vous devez complÈter. 271 Etapes de l'assistant CA12
272 CA12 : Introduction
Vous Ítes dans líassistant de prÈparation de la dÈclaration CA12. Cliquez sur le bouton Suivant afin de
parcourir les diffÈrentes Ètapes de cet assistant. 273 CA12 : OpÈrations non imposables
Paiement par imputation
Cochez cette case si besoin et joignez le feuillet 3616. Mention expresse
Cochez cette case pour faire apparaÓtre ´ Mention expresse ª dans la partie rÈservÈe ‡ la
correspondance et saisissez votre commentaire. Commentaires
Saisissez ici les commentaires qui síimprimeront dans le cadre rÈservÈ ‡ la correspondance. Entreprise inscrite ‡ la chambre des mÈtiers
Cochez cette case si besoin. Sur líimprimÈ, cette option correspond ‡ la mention CM. Elle Èquivaut ‡
1 si líentreprise est inscrite ‡ la chambre des mÈtiers et ‡ 0 dans le cas contraire. ClÙture de líexercice rÈalisÈe en cours díannÈe
Cochez cette case si besoin. Sur líimprimÈ, cette option correspond ‡ la mention OPT. Elle Èquivaut
‡ 1 si la clÙture de líexercice est rÈalisÈe en cours díannÈe et ‡ 0 dans le cas contraire. Ligne 01
Pour obtenir le montant des achats en franchise, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces
achats. Ligne 02
Pour obtenir le montant des exportations hors UE, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces
ventes. Ligne 03
Pour obtenir le montant des autres opÈrations non imposables, vous devez suivre le schÈma de
saisie de ces ventes.
OpÈrations Comptables Courantes
99
Ligne 04
Pour obtenir le montant des livraisons intracommunautaires, vous devez suivre le schÈma de saisie
de ces ventes. Ligne 4B
Pour obtenir le montant des ventes de biens ou prestations de services rÈalisÈs auprËs díun assujetti
non Ètabli en France, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces ventes. Ligne 4D
Pour obtenir le montant des livraisons de gaz ou díÈlectricitÈ non imposables, vous devez suivre le
schÈma de saisie de ces ventes. 274 CA12 : OpÈrations imposables
Ligne 05, Taxe due
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type France ‡
19,60. Ligne 06, Taxe due
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type France ‡
5,50. Ligne 07, Taxe due
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type DOM ‡ 8,50. Ligne 08, Taxe due
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type DOM ‡ 2,10. 275 CA12 : OpÈrations imposables (suite)
Ligne 09, Taxe due
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type France ‡ 0,90
/ 2,10 / 8,00 ou 13,00 et de type DOM ‡ 1,05 ou 1,75. Ligne 10, Taxe due
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type France ou
DOM ‡ 20,60 ou 9,50. Ligne AA
Pour obtenir le montant des livraisons de gaz ou díÈlectricitÈ imposables, vous devez suivre le
schÈma de saisie de ces achats. Ligne AB
Pour obtenir le montant des achats de biens ou prestations de services rÈalisÈs auprËs díun assujetti
non Ètabli en France, vous devez suivre le schÈma prÈcis de saisie de ces achats. Ligne 13
Printed Documentation
100
Pour obtenir le montant des autres opÈrations imposables, vous devez suivre le schÈma de saisie de
ces ventes. Ligne 14, ligne 15
Pour obtenir le montant des acquisitions intracommunautaires, vous devez suivre le schÈma prÈcis
de saisie de ces achats. 276 CA12 : Autre TVA due
Lignes 17, 18, 21
Ces lignes sont ‡ saisir manuellement (voir notice et la partie Saisie des rÈgularisations). Ligne 20
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA dÈductible de racine 44566. Ligne 23
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA sur immobilisations de racine 44562. 277 CA12 : TVA dÈductible
Lignes 24, 25, 26
Ces lignes sont ‡ saisir manuellement (consultez la notice et la partie Saisie des rÈgularisations). 278 CA12 : Imputations / RÈgularisations
Les acomptes doivent Ítre saisis manuellement. Ligne 31
Saisissez ici les sommes ‡ imputer (voir notice). Ligne 32
Saisissez ici les sommes ‡ ajouter (voir notice). 279 CA12 : RÈsultat net
Le rÈsultat net est calculÈ automatiquement. 280 CA12 : DÈcompte des taxes assimilÈes
Les dÈcomptes doivent Ítre saisis manuellement. 281 CA12 : DÈcompte des taxes assimilÈes (suite)
Les dÈcomptes doivent Ítre saisis manuellement. 282 CA12 : RÈcapitulation
Formulaire NEANT
Cochez cette case si vous níavez ‡ remplir aucune ligne de ce formulaire. Ligne 58
Cochez les mois correspondants aux acomptes dÈduits et saisissez líannÈe. 283 CA12 : Demande de remboursement
Remplissez si besoin la demande de remboursement (voir notice).
OpÈrations Comptables Courantes
101
284 TVA : Paiement
Retrouvez ici le mode de paiement sÈlectionnÈ lors de la prÈparation de la dÈclaration, ainsi que la
rÈfÈrence de paiement (selon le type du paiement). 285 TVA : Virement Bancaire
215. Pour gÈnÈrer un fichier de paiement, indiquez les coordonnÈes bancaires du TrÈsor Public. 216. SÈlectionnez le journal de banque ‡ partir duquel le virement doit Ítre effectuÈ. Les
coordonnÈes bancaires de cette banque de doivent obligatoirement Ítre enregistrÈes dans la
fiche du journal. Si cela nía pas ÈtÈ fait, accÈdez ‡ la liste des journaux par líicÙne, cliquez sur
Modifier et saisissez les coordonnÈes bancaires dans líonglet Banque. 217. Indiquez le type et la date du rËglement. 218. Le logiciel propose de gÈnÈrer un fichier TVA de type TVAmmaa.afb (mm correspond au mois, aa correspond ‡ líannÈe) dans le rÈpertoire díinstallation du produit, mais le nom et le rÈpertoire
peuvent Ítre modifiÈs ‡ votre convenance. 286 TVA : TÈlÈ rËglement
Vous devez rÈpartir le montant ‡ payer (qui síaffiche sur la premiËre ligne de cette boÓte de dialogue) sur
vos diffÈrents comptes. Pour cela, saisissez chaque RIB avec le montant correspondant. Une rÈfÈrence
de paiement vous est donnÈe. Le total des montants des prÈlËvements doit correspondre au montant total ‡ payer. Si ce níest pas le
cas, vous ne pourrez valider cette Ètape. Exception : Si la dÈclaration est effectuÈe entre la date limite de substitution et la date limite de dÈpÙt, alors le total des montants des prÈlËvements peut Ítre infÈrieur au montant ‡ total ‡ payer, voire Ègal ‡
zÈro. En effet, vous devez savoir que lorsque vous Ítes dans ce cas, et que vous avez dÈj‡ tÈlÈtransmis
une dÈclaration pour cette pÈriode, bien que la dÈclaration prÈsente remplace la prÈcÈdente dÈclaration,
les deux tÈlÈ rËglements vont Ítre pris en compte par la DGI. Vous ne devez donc saisir dans cette page
que le restant d˚. Consultez vos prÈcÈdents tÈlÈ rËglement sur le site de jedeclare.com par líoption
AccÈder ‡ www.jedeclare.com du menu Quotidien + DÈclaration de TVA. 287 EDI-TVA
288 TVA : EDI (Echange de DonnÈes InformatisÈes)
Pour acquÈrir le module TVA-EDI, contactez notre service commercial ou consultez notre site Web
www.ebp.com. TÈlÈtransmettre
Pour pouvoir tÈlÈtransmettre vos dÈclarations, vous devez au prÈalable renseigner les PrÈfÈrences
EDI (menu Dossier + PropriÈtÈs). SÈlectionnez la dÈclaration ‡ tÈlÈtransmettre, cliquez sur ce bouton et suivez les diffÈrentes Ètapes
de líassistant. Le logiciel vous ouvre ensuite la boÓte díenvoi díun mail vers líadresse editva@jedeclare.com
avec en piËce jointe le fichier EDI gÈnÈrÈ. Si vous níavez pas cochÈ líoption Utilisation de www.jedeclare.com dans líonglet ParamÈtrage
jedeclare.com des PrÈfÈrences EDI, alors le fichier EDI sera gÈnÈrÈ directement sur votre disque, dans le rÈpertoire du dossier. Remarques :
38Il est fortement conseillÈ díimprimer et de conserver la dÈclaration avant de la tÈlÈtransmettre. 39La tÈlÈtransmission de la dÈclaration de TVA nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ
et archivÈ.
Printed Documentation
102
40Cette option níest pas accessible si votre dÈclaration de TVA est provisoire. AccÈder ‡ JDC
Il síagit díaccÈder au site www.jedeclare.com, directement dans la page de suivi de vos
tÈlÈdÈclarations. Ce bouton níest actif que si líoption Utilisation de www.jedeclare.com est cochÈe
dans líonglet ParamÈtrage jedeclare.com des PrÈfÈrences EDI. Etat
AprËs tÈlÈtransmission, líÈtat de la dÈclaration passera automatiquement ‡ ´ EnvoyÈe ª. Date de la derniËre tÈlÈtransmission
Ce champ affiche automatiquement la date de la derniËre tÈlÈtransmission effectuÈe pour la
dÈclaration sÈlectionnÈe. Date limite de dÈpÙt
Cette date est automatiquement reprise de la dÈclaration sÈlectionnÈe. Date limite de substitution (uniquement pour la CA3)
Il síagit de la date limite de dÈpÙt - 3 jours. Il existe plusieurs cas :
219. Vous tÈlÈtransmettez plusieurs fois la dÈclaration díune mÍme pÈriode avant la date limite de
substitution : dans ce cas, cíest la derniËre dÈclaration envoyÈe qui est prise en compte par la
DGI. 220. Vous tÈlÈtransmettez la dÈclaration avant la date limite de substitution et la dÈclaration modifiÈe
entre la date limite de substitution et la date limite de dÈpÙt : dans ce cas, cíest la derniËre
dÈclaration envoyÈe qui est prise en compte par la DGI, mais attention, en cas de tÈlÈ
rËglement, les deux tÈlÈpaiements seront pris en compte par la DGI (celui díavant la date limite
de substitution et le dernier). Remarque : Lorsque vous prÈparez une dÈclaration entre la date limite de dÈpÙt et la date limite de
substitution, dans la derniËre Ètape de tÈlÈ rËglement, vous pouvez saisir un tÈlÈ rËglement de 0 si le
tÈlÈ rËglement antÈrieur couvrait la totalitÈ du montant d˚, ou saisir ce que vous devez. Les tÈlÈ
rËglements pris en compte par la DGI apparaissent dans la page de suivi des tÈlÈdÈclarations sur le site
www.jedeclare.com. 221. Vous tÈlÈtransmettez la dÈclaration aprËs la date limite de dÈpÙt : vous paierez des pÈnalitÈs de
retard. Autres options jedeclare
Si líoption Utilisation de www.jedeclare.com est cochÈe dans líonglet ParamÈtrage jedeclare.com
des PrÈfÈrences EDI, trois options sont accessibles ‡ partir du menu Quotidien + DÈclaration de
TVA : Inscription ‡ www.jedeclare.com : Il síagit díaccÈder au formulaire díinscription ‡
jedeclare.com. AccÈder ‡ www.jedeclare.com : Il síagit díaccÈder au site www.jedeclare.com, directement
dans la page de suivi de vos tÈlÈdÈclarations. Aide www.jedeclare.com : Il síagit díune page díaide vous indiquant le paramÈtrage Outlook ‡
effectuer pour utiliser jedeclare.com.
OpÈrations Comptables Courantes
103
289 Etapes de l'assistant ‡ la tÈlÈtransmission
290 TÈlÈtransmettre : Introduction
Vous Ítes dans líassistant de tÈlÈtransmission de la dÈclaration. Cliquez sur le bouton Suivant afin de
parcourir les diffÈrentes Ètapes de cet assistant. Voir aussi : GÈnÈralitÈs sur l'option EDI
291 TÈlÈtransmettre : Etape 1
Cochez dans cette Ètape les diffÈrents ÈlÈments ‡ prendre en compte pour la tÈlÈtransmission (par
exemple CA3 + annexe 3310A). Remarque : Le formulaire 3519 doit faire líobjet díune tÈlÈtransmission sÈparÈe. Voir aussi : GÈnÈralitÈs sur l'option EDI
292 TÈlÈtransmettre : Etape 2
ComplÈtez dans cette Ètape si besoin líadresse du redevable. Voir aussi : GÈnÈralitÈs sur l'option EDI
293 TÈlÈtransmettre : Etape 3
Modifiez ou complÈtez si besoin les donnÈes díidentification de redevable et en cas de cession ou de
cessation, cochez la case correspondante. Cliquez enfin sur Terminer pour valider la tÈlÈtransmission. Voir aussi : GÈnÈralitÈs sur l'option EDI
294 Recherche d'Ecritures
295 Recherche d'Ecritures
La recherche díÈcritures permet de dÈfinir des critËres de recherche et díobtenir les Ècritures rÈpondant
‡ ces critËres. Vous pouvez Ègalement imprimer et exporter au format ASCII, cette sÈlection díÈcritures. Comment y accÈder ?
Barre de menu ComptabilitÈ + Recherche díÈcritures
Raccourci clavier Ctrl + F
Comment effectuer une recherche ?
Choisissez le niveau dÈsirÈ ‡ partir des onglets suivants :
222. Simple
223. CritËres
224. AvancÈs
Lorsque les critËres ont ÈtÈ dÈfinis, cliquez sur le bouton Lancer la recherche pour afficher les
Ècritures rÈpondant aux critËres dÈfinis dans líonglet courant. 296 Recherche d'Ecritures : Onglet Simple
Printed Documentation
104
Líonglet Simple en recherche d'Ècritures permet de trouver une Ècriture suivant les critËres suivants :
numÈro de compte, date de saisie, montant, sens de líÈcriture. Cochez les critËres dont vous avez
besoin et renseignez les fourchettes. RÈsultat de la recherche
Pour imprimer ou exporter au format ASCII, les Ècritures affichÈes dans le rÈsultat de la recherche, cliquez sur le bouton . Pour modifier une Ècriture, sÈlectionnez-la et cliquez sur líicÙne (Saisie Comptable) . 297 Recherche d'Ecritures : Onglet CritËres
Líonglet CritËres en recherche d'Ècritures vous permet de dÈfinir une requÍte sur plusieurs conditions. Toutes ces conditions sont exclusives, cela signifie que si vous crÈez deux conditions, seules les
Ècritures rÈpondant ‡ la condition 1 ET ‡ la condition 2 seront affichÈes. Par exemple, si vous dÈfinissez les deux conditions suivantes : JOURNAL est Ègal ‡ VE
LibellÈ contient Remise
Le rÈsultat de la recherche díÈcritures affichera toutes les Ècritures du journal VE ayant dans leur libellÈ
le mot ´ Remise ª. Comment dÈfinir une condition ?
225. SÈlectionnez dans la liste dÈroulante la variable sur laquelle vous dÈsirez appliquer un critËre
prÈcis. 226. Choisissez la relation. 227. Saisissez la valeur de comparaison (qui peut correspondre ‡ une borne infÈrieure, supÈrieure, une date maximale...). La condition est alors complËte. 228. Cliquez sur le bouton Ajouter pour valider cette premiËre condition. 229. Si vous souhaitez dÈfinir une nouvelle condition, recommencez les Ètapes de 1 ‡ 4. Une fois la
requÍte dÈfinie, lancez la recherche par le bouton de mÍme nom situÈ en bas de la fenÍtre. RÈsultat de la recherche
Pour imprimer ou exporter au format ASCII, les Ècritures affichÈes dans le rÈsultat de la recherche, cliquez sur le bouton . Pour modifier une Ècriture, sÈlectionnez-la et cliquez sur líicÙne (Saisie Comptable) . 298 Recherche d'Ecritures : Onglet AvancÈs
Líonglet AvancÈs en recherche d'Ècritures vous permet de dÈfinir plusieurs conditions afin de lancer
une recherche trËs prÈcise et pointue. La ligne marquÈe díun triangle bleu et portant le nom correspond au nom par dÈfaut donnÈ ‡
votre requÍte. Double-cliquez dessus si vous souhaitez modifier le nom par dÈfaut. Si vous souhaitez dÈfinir plusieurs conditions, cliquez sur le bouton Ajouter, pour crÈer autant de lignes
que de conditions ‡ dÈfinir. Le nom de la requÍte devient par dÈfaut . Chaque
ligne de condition est reprÈsentÈe par un carrÈ gris.
OpÈrations Comptables Courantes
105
Comment dÈfinir les diffÈrentes conditions ?
230. Double-cliquez sur la ligne de la condition ‡ dÈfinir, une boÓte síouvre alors. 231. Modifiez le nom par dÈfaut. 232. SÈlectionnez dans la liste dÈroulante la variable sur laquelle vous dÈsirez appliquer un critËre
prÈcis. 233. SÈlectionnez dans la liste dÈroulante la relation ‡ appliquer (commence par, infÈrieur ‡ Ö). 234. Saisissez la valeur de comparaison (qui peut correspondre ‡ une borne infÈrieure, supÈrieure, une date maximaleÖ). La condition est alors complËte. 235. Cliquez sur le bouton OK. 236. DÈfinissez ainsi chacune des lignes de votre requÍte. 237. DÈterminez alors pour chaque condition son type : exclusive (OU) ou inclusive (ET). Pour cela, cliquez sur le petit carrÈ gris situÈ ‡ gauche de la condition pour faire apparaÓtre soit un
ET, soit un OU. Si vous crÈez deux conditions reliÈes par un ET, seules les Ècritures rÈpondant ‡ la
condition 1 ET ‡ la condition 2 seront affichÈes. Si vous crÈez deux conditions reliÈes par un OU,
toutes les Ècritures rÈpondant ‡ la condition 1, plus toutes les Ècritures rÈpondant ‡ la condition 2
seront affichÈes. Exemple : Pour les deux conditions suivantes : JOURNAL est Ègal ‡ VE OU LibellÈ contient Facture, vous obtenez toutes les Ècritures du journal VE et toutes les Ècritures (pour tous les journaux) ayant
dans leur libellÈ le mot ´ Factureª. Pour les deux mÍmes conditions reliÈes par un ET, vous obtenez
uniquement les Ècritures du journal VE qui ont dans leur libellÈ le mot ´ Facture ª.
238. Une fois la requÍte dÈfinie, lancez la recherche par le bouton de mÍme nom situÈ en bas de la
fenÍtre. RÈsultat de la recherche
Pour imprimer ou exporter au format ASCII, les Ècritures affichÈes dans le rÈsultat de la recherche, cliquez sur le bouton . Pour modifier une Ècriture, sÈlectionnez-la et cliquez sur líicÙne (Saisie Comptable). 299 Impression d'une recherche
Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Pour exporter vos Ècritures, cochez la case Exporter vers un fichier. Vous entrez alors dans
l'assistant d'exportation. 300 Divers
301 Modes de saisie (Simulation / RÈel)
Le mode Simulation permet de saisir des Ècritures simulÈes, qui pourront ‡ tout moment Ítre
confirmÈes, donc transformÈes en mode RÈel, ou supprimÈes. 302 Pourquoi utiliser le mode Simulation ?
239. Pour pouvoir saisir trËs rapidement des Ècritures comptables ´ au kilomËtre ª, puis aprËs
vÈrification, confirmer les Ècritures.
Printed Documentation
106
240. Pour saisir des Ècritures correspondant ‡ des transactions que vous prÈvoyez ‡ courte
ÈchÈance. Si la transaction se rÈalise, vous confirmez l'Ècriture correspondante, sinon vous la
supprimez. 303 Comment saisir des Ècritures de simulation ?
Vous pouvez paramÈtrer un journal en mode simulation en cochant la case Mode simulation dans la
fiche du journal (accessible par DonnÈes + Journaux). Vous pouvez díautre part saisir des Ècritures de simulation de faÁon ponctuelle. Pour cela, accÈdez
‡ la Saisie Comptable par le menu ComptabilitÈ. Modifiez ensuite le mode de saisie par líicÙne . Vous pouvez Ègalement changer le mode díune ligne díÈcriture par le menu contextuel (clic droit de
la souris sur la ligne). En importation d'Ècritures, vous pouvez demander que vos Ècritures soient mises en mode
Simulation afin de les contrÙler avant de les valider. 304 Comment confirmer les Ècritures de simulation ?
A tout moment, vous pouvez confirmer ou supprimer les Ècritures de simulation pour un compte
prÈcis, un journal et une pÈriode. Pour cela, utilisez la commande Ecritures de Simulation du menu
ComptabilitÈ. 305 Type díopÈration ‡ effectuer
Si vous dÈsirez transformer les Ècritures de simulation en Ècritures comptables fermes (sur la
pÈriode ‡ prÈciser en dessous), pointez Confirmer. Si vous dÈsirez supprimer les Ècritures de simulation enregistrÈes (sur la pÈriode ‡ prÈciser en
dessous), pointez Supprimer. 306 PÈriode
Saisissez dans ces deux zones les dates de dÈbut et de fin de pÈriode sur laquelle vous
souhaitez que le logiciel applique líopÈration. La pÈriode par dÈfaut va du premier jour de
l'exercice jusqu'au jour maximal de saisie. Utilisez l'icÙne Date pour accÈder au calendrier. 307 Intervalle compte
Indiquez l'intervalle des comptes sur lequel vous dÈsirez lancer líopÈration. 308 Intervalle journal
Indiquez l'intervalle des journaux sur lequel vous dÈsirez lancer líopÈration. 309 Les Ècritures d'abonnements
Toutes les lignes díabonnements, rÈsultant de la prÈparation lancÈe ‡ partir de la fiche du ou des guides
d'abonnement apparaissent ici. Les lignes cochÈes sont celles dont la date est arrivÈe ‡ expiration. Le bouton GÈnÈrer vous permet de gÈnÈrer les Ècritures comptables correspondant aux lignes
díabonnement cochÈes. Les Ècritures comptables seront ensuite consultables et modifiables par le
menu Quotidien + Saisie ComptabilitÈ + Saisie Comptable. Le bouton Supprimer permet de supprimer les lignes díabonnement si vous ne souhaitez pas les
transformer en Ècritures comptables. 310 Les PrÈvisions de TrÈsorerie
Les prÈvisions de trÈsorerie permettent díÈtablir une situation prÈvisionnelle des entrÈes et des sorties ‡
venir.
OpÈrations Comptables Courantes
107
Comment y accÈder ?
Barre de menu ComptabilitÈ + Recherche de TrÈsorerie
RÈcupÈration des ÈchÈances
Il est possible de gÈrer un tableau de prÈvisions unique pour toutes les ÈchÈances, ou de gÈrer un
tableau de prÈvision banque par banque en version PRO uniquement. Vous gÈrez un tableau unique pour toutes les ÈchÈances
Cliquez sur le bouton EchÈancier. Laissez líoption pointÈe par dÈfaut (RÈcupÈrer toutes les
ÈchÈances) et validez. Vous gÈrez un tableau par banque en version PRO
Vous pouvez prÈciser votre banque principale dans les prÈfÈrences. Ainsi, lors de la saisie des
Ècritures de ventes et díachats, les ÈchÈances seront automatiquement affectÈes ‡ cette
banque. Cependant, vous pouvez changer cette affectation par líÈchÈancier - facturation. Pour
effectuer cette modification, sÈlectionnez la ligne díÈcriture correspondant au tiers et cliquez sur
le bouton F7. Puis, indiquez le code du journal ‡ affecter dans la colonne Banque. Dans líoption des prÈvisions, cliquez sur le bouton EchÈancier, pointez líoption RÈcupÈrer
uniquement les ÈchÈances associÈes au journal de trÈsorerie courant et validez. Changez de journal de banque et renouvelez líopÈration. Remarque : Cette option permet díimporter toutes les ÈchÈances saisies lors de la saisie des factures. Elle vous permet donc de mettre ‡ jour votre tableau de prÈvision avec les donnÈes comptables. Cíest
pourquoi toutes les saisies effectuÈes manuellement dans ce tableau sont annulÈes pour Ítre
remplacÈes par des ÈchÈances rÈelles. Vous pouvez auparavant si vous le souhaitez sauvegarder votre
tableau dans un fichier de votre choix gr‚ce au bouton Sauvegarder afin de le consulter ultÈrieurement. PrÈsentation du tableau
Choisissez vos paramËtres en haut de líÈcran : pÈriodicitÈ et date de rÈfÈrence. Les montants peuvent Ítre affichÈs en milliers cíest-‡-dire que les montants sont divisÈs par mille ou
en unitÈs, les montants sont affichÈs en nombre entier. Les ÈchÈances clients sont listÈes dans la partie supÈrieure de la fenÍtre et les ÈchÈances
fournisseurs dans la partie infÈrieure de la fenÍtre. A partir de ce tableau, vous pouvez :
241. DÈplacer des ÈchÈances par les fonctions Couper et Coller du menu contextuel, 242. InsÈrer des lignes par la touche Inser, 243. Saisir des montants. En bas de líÈcran, vous avez le solde progressif qui tient compte des entrÈes et des sorties. Autres options
Le bouton Imprimer permet díÈditer vos prÈvisions. Le bouton Sauvegarder permet de stocker vos prÈvisions dans un fichier de votre choix afin de le
consulter ultÈrieurement gr‚ce au bouton Charger et de le comparer ‡ vos nouvelles prÈvisions.
Printed Documentation
108
311 Impression des PrÈvisions
Les paramËtres indiquÈs par dÈfaut sont ceux qui ont ÈtÈ dÈfinis dans la fenÍtre prÈcÈdente pour Ètablir
votre situation prÈvisionnelle. Si vous souhaitez imprimer la situation que vous avez dÈfini, ne modifiez
pas les paramËtres. Le modËle proposÈ par dÈfaut est paramÈtrable par le bouton ParamÈtrer. Avant díimprimer le
document, vous pouvez effectuer un aperÁu du document pour vÈrifier les valeurs imprimÈes. Export vers Excel
Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans vos journaux vers Microsoft
Excel. Pour en savoir plus sur líexport Excel, cliquez ici. 312 Les Graphiques
Quelques petites prÈcisions sur les graphiques (Graphiques du menu ComptabilitÈ) afin de mieux
comprendre leur fonctionnement :
244. Le solde du compte est Ègal au total du dÈbit moins le total du crÈdit. 245. L'option Soldes normaux sert ‡ visualiser le solde d'un compte dÈbiteur (exemple : 411 pour les
clients et les comptes de classe 6. Líoption Inverser les soldes sert dans le cas des comptes crÈditeurs (exemple : 401 pour les
comptes fournisseurs et les comptes de classe 7)
246. Líoption Evolution donne une courbe qui indique pour chaque mois le solde du compte
Líoption Cumul donne un graphique en b‚tons qui montre les soldes cumulÈs. Líoption RÈpartition donne un graphique en camembert qui permet de visualiser par exemple la
rÈpartition des soldes par clients.
109
313 Impressions
314 Les boÓtes d'impression
Toutes les impressions fonctionnent de maniËre identique et proposent les boutons suivants :
Imprimer Permet d'Èditer sur papier l'impression, suivant le modËle sÈlectionnÈ. AperÁu Permet de visualiser ‡ l'Ècran l'impression demandÈe. Une barre d'outils est
alors chargÈe. Cela vous permet ainsi d'en vÈrifier le contenu, et si besoin est
d'effectuer des modifications sur le modËle (par le bouton ParamÈtrer) avant
de lancer l'impression papier. ParamÈtrer Lance le gÈnÈrateur d'Ètat Win GÈnÈrateur et charge le modËle sÈlectionnÈ. Vous pouvez alors modifier, adapter le modËle d'impression ‡ votre
convenance. Annuler Permet de sortir de la boÓte de dialogue d'impression en annulant toute saisie. Options Facultatif. Permet de dÈfinir des options díimpression propre ‡ líÈdition
courante. 315 Comment crÈer un nouveau modËle d'impression ?
Pour chaque impression, le logiciel met ‡ votre disposition des modËles standard. Ces modËles ne sont pas modifiables mais vous avez la possibilitÈ de les dupliquer afin de pouvoir
travailler sur de nouveaux modËles et effectuer toutes les modifications souhaitÈes. Pour crÈer ou modifier un modËle, vous devez lancer le gÈnÈrateur díÈtat. Ce gÈnÈrateur est accessible
directement ‡ partir de la boÓte d'impression par le bouton ParamÈtrer ou par le menu Outils +
ParamÈtrage des impressions. Pour líutilisation de WinGen, consultez l'aide en ligne de ce gÈnÈrateur. Níoubliez pas de sauvegarder vos nouveaux modËles díimpression. 316 Nouveau modËle d'impression
Pour chaque impression, le logiciel met ‡ votre disposition des modËles standards. Vous avez la
possibilitÈ de modifier ou crÈer de nouveaux modËles ‡ l'aide du gÈnÈrateur d'Ètat WinGen. Ce gÈnÈrateur est accessible directement ‡ partir de la boÓte d'impression par le bouton ParamÈtrer ou
par la commande ParamÈtrage des impressions du menu Outils. 317 AperÁu Ècran
Le bouton AperÁu proposÈ sur toutes les boÓtes de dialogue d'impression ouvre une fenÍtre contenant
une visualisation de l'impression telle qu'elle sera imprimÈe sur papier. Cette fonction vous permet ainsi
de vÈrifier le contenu de l'impression ‡ Èditer ainsi que sa prÈsentation. La barre d'outils en aperÁu
Au lancement díun aperÁu, une barre de navigation síactive :
permet de se positionner sur la premiËre page du document.
Printed Documentation
110
permet de se positionner sur la page prÈcÈdente. permet de se positionner sur la page suivante du document. permet de se positionner sur la derniËre page du document. Remarque : L'aperÁu Ècran peut ensuite Ítre imprimÈ par la commande Imprimer du menu
Dossier ou líicÙne de la barre díoutils Standard. Plusieurs aperÁus peuvent Ítre visualisÈs
en mÍme temps, ils sont gÈrÈs comme des fenÍtres, par le menu FenÍtre.
Imprimer un aperÁu
Pour imprimer directement un aperÁu, cliquez sur l'icÙne de la barre d'outils standard ou utilisez
la commande Imprimer du menu Dossier. Fermer un aperÁu
Valable pour toutes les fenÍtres Windows. Cliquez sur la croix situÈe en haut ‡ droite de la
fenÍtre de l'aperÁu ‡ fermer. RafraÓchir un aperÁu
La touche F5 permet de rÈactualiser le contenu de líaperÁu afin de prendre en compte les donnÈes
les plus rÈcentes (par exemple, si des modifications ont ÈtÈ apportÈes sur un autre poste aprËs son
lancement , en mode rÈseau). Menu contextuel
Par simple clic droit sur une fenÍtre d'aperÁu, vous obtenez un menu contextuel qui vous propose les
commandes suivantes : Lancer líimpression du document complet Envoyer les pages par mail au format pdf Exporter au format PDF, Excel, HTLM, RTF, JPEG et TIFF
Copier le contenu de la page en cours
les commandes de zoom sur la fenÍtre. 318 Configuration de l'impression
Comment y accÈder ?
Barre de menu Dossier + Configuration de líimpression
Onglet Configurer les imprimantes
Líonglet Configurer les imprimantes du menu Dossier + Configuration de líimpression affiche la
liste des imprimantes, fax connectÈs ‡ votre poste et paramÈtrÈs sous Windows. Pour que vos
impressions soient correctes, utilisez le bouton Configurer pour leur associer le driver correspondant
au matÈriel (imprimante ou fax) ‡ utiliser.
Impressions
111
Onglet Options diverses
Sauvegarder les rÈglages de líimprimante principale
Il síagit de conserver la configuration de líimprimante principale rÈalisÈe dans líonglet
Configurer les imprimantes. Faire apparaÓtre les modËles díimpression destinÈs ‡ líexport de donnÈes
Il síagit de faire apparaÓtre, dans la liste des modËles (dans les boÓtes de dialogue des
impressions), les modËles utilisÈs pour líexport Excel, afin de les modifier. Faire apparaÓtre la boÓte de configuration de líimprimante lors díune impression
Cela permet de choisir líimprimante au moment de líimpression. 319 L'export vers Excel
Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes vers Microsoft Excel. Un ficher au format CSV est gÈnÈrÈ, et est directement rÈcupÈrÈ sous Excel depuis le logiciel de
comptabilitÈ. Pour effectuer cette opÈration, un modËle díimpression a ÈtÈ crÈÈ. Il est nommÈ ´ Export ª. Lors de
líexport, le logiciel exporte toutes les informations contenues dans ce modËle díimpression. Cependant, vous pouvez dÈfinir un autre format díexport afin de rÈcupÈrer uniquement les informations
que vous souhaitez. Dans ce cas, vous Ítes guidÈ par líassistant de líexport paramÈtrable. Dans la derniËre Ètape, níoubliez pas díenregistrer le format que vous avez dÈfini afin de pouvoir le
rÈutiliser lors des prochains exports. Votre format ne doit pas Ítre nommÈ ´ ExportApercu ª dans la
mesure o˘ ce dernier correspond au format systËme dÈfini pour líexport Excel. Líexport vers Excel est disponible dans la plupart des impressions. 320 Impressions Comptables Courantes
321 Les Journaux
Le Journal est un document qui permet díobtenir la totalitÈ des Ècritures enregistrÈes sur la pÈriode de
rÈfÈrence, classÈes par ordre chronologique. Comment y accÈder ?
Barre díoutils
Barre de menu Impressions + Journaux
Comment faire ?
1. SÈlectionnez les journaux ‡ imprimer en cliquant simplement sur les lignes correspondantes. 2. DÈfinissez la pÈriode ‡ prendre en compte et le modËle díimpression que vous souhaitez utiliser. 3. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Remarque : La mention ´ Provisoire ª sera prÈsente tant que líexercice níaura pas ÈtÈ clÙturÈ. Pour
Printed Documentation
112
obtenir vos Ètats dÈfinitifs, retournez sur líarchive aprËs clÙture annuelle (voir la partie Ouvrir un dossier). Autres options
Le bouton Options vous permet de dÈfinir des options particuliËres. Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans vos journaux vers Microsoft
Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 322 Options d'impression des Journaux
Centralisation des comptes autorisÈs
Cochez cette case pour centraliser les Ècritures des comptes dÈfinis comme centralisables (dans
líonglet Divers du compte, case Centralisation Journal cochÈe).. Sous-totaux mensuels
Cochez cette case pour obtenir des sous-totaux mensuels. Si cette case níest pas cochÈe, et que les
mois ont ÈtÈ clÙturÈs mensuellement, le journal imprimÈ sera considÈrÈ comme provisoire. RÈcapitulatif par compte
Cochez cette case pour obtenir le total DÈbit/CrÈdit et le solde par compte.
Imprimer les journaux sans Ècritures
Permet díimprimer Ègalement les journaux níayant pas díÈcritures. Exporter vers un fichier
Donne accËs ‡ l'assistant d'exportation et permet de rÈcupÈrer les Ècritures de votre ou vos journaux
au format ASCII.
Imprimer en devise
En version millÈsimÈe, vous pouvez demander ‡ imprimer en devise auxiliaire. En version PRO, choisissez la devise de votre choix. Ecritures
Choisissez le type des Ècritures ‡ imprimer. Ruptures du rÈcapitulatif
A la fin de líÈdition des journaux, un rÈcapitulatif par compte est ÈditÈ. Par cette option, vous avez la
possibilitÈ díinsÈrer des sous-totaux dËs que le niËme chiffre du compte change dans ce rÈcapitulatif. Exemple : Si vous choisissez un niveau de rupture 2, les comptes 12xxxxxxxx seront imprimÈs en
sÈquence et un sous-total sera imprimÈ avant díenchaÓner sur le compte 13xxxxxxxx. 323 Le Grand-Livre
Le Grand-Livre permet díobtenir pour une pÈriode donnÈe, le dÈtail des Ècritures pour chaque compte
díune fourchette ‡ prÈciser. Comment y accÈder ?
Impressions
113
Barre díoutils
Barre de menu Impressions + Grand-Livre
Comment faire ?
1. Choisissez le type de Grand-Livre. Clients, Fournisseurs, Clients et fournisseurs, GÈnÈral : les comptes de tiers sont centralisÈs, Global. 2. Modifiez si besoin la fourchette de comptes. 3. DÈfinissez la pÈriode ‡ prendre en compte et le modËle díimpression que vous souhaitez utiliser. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Remarque : La mention ´ Provisoire ª sera prÈsente tant que líexercice níaura pas ÈtÈ clÙturÈ. Pour
obtenir vos Ètats dÈfinitifs, retournez sur líarchive aprËs clÙture annuelle (voir la partie Ouvrir un dossier). Autres options
Le bouton Options vous permet de dÈfinir des options particuliËres. Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans votre grand livre vers Microsoft
Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 324 Options d'impression du Grand-Livre
Centralisation des comptes autorisÈs
Permet de centraliser les Ècritures des comptes dÈfinis comme centralisables (dans líonglet Divers
du compte, case Centralisation Grand-Livre cochÈe). Sous-totaux mensuels
Permet díobtenir un sous total mensuel, pour chaque compte, ‡ l'Èdition. Saut de page aprËs chaque compte
Le logiciel gÈnËre un saut de page aprËs l'impression de chaque compte.
Imprimer les comptes non mouvementÈs
Permet díimprimer Ègalement les comptes sans mouvement. Cumul des mouvements antÈrieurs
Permet díimprimer le cumul des mouvements antÈrieurs. Reports ‡ nouveau dÈtaillÈs
Printed Documentation
114
Permet díimprimer les ‡-nouveaux des comptes de tiers de faÁon dÈtaillÈe, et non en cumul (possible
si un exercice N-1 existe et si le dÈtail a ÈtÈ reportÈ lors de la clÙture). Exporter vers un fichier
Donne accËs ‡ l'assistant d'exportation et permet de rÈcupÈrer votre grand-livre au format ASCII.
Imprimer par ordre alphabÈtique
Cette option níest disponible que pour líimpression du grand livre clients et fournisseurs et permet
díimprimer tous ces comptes de tiers par ordre díintitulÈ de comptes. Lettrage
Vous pouvez choisir díimprimer un certain type díÈcritures par rapport au lettrage : Toutes les
Ècritures (lettrÈes et non lettrÈes), uniquement les Ecritures lettrÈes, uniquement les Ecritures
non lettrÈes. Si vous utilisez le lettrage partiel, vous pouvez demander ‡ tenir compte ou non des lettrages partiels
effectuÈs. Date de lettrage
Lors du lettrage des comptes, la date ‡ laquelle le lettrage est rÈalisÈ (date systËme) est enregistrÈe
par le logiciel, ce qui permet, ‡ líimpression du grand-livre, de faire une sÈlection sur ce critËre
(disponible en version PRO). Pour choisir la pÈriode, vous devez sÈlectionner, dans líoption
prÈcÈdente, les Ecritures lettrÈes ou non lettrÈes. Exemple : A la fin de líexercice N, un certain nombre díÈcritures restent non lettrÈes. Le grand-livre des
Ècritures non lettrÈes est imprimÈ. On dÈbute líexercice N+1, et on saisit un certain nombre de rËglements, ce qui permet de rÈaliser des
lettrages avec des Ècritures de líexercice N. La date de lettrage permet de ressortir le grand-livre des Ècritures non lettrÈes en N, sans tenir compte
du lettrage rÈalisÈ ‡ cheval sur les deux exercices : il suffit de sÈlectionner, dans les options du grandlivre,
les Ècritures non lettrÈes, et díindiquer en date de lettrage les dates de líexercice N. Ainsi, les
Ècritures lettrÈes en dehors de ces dates seront considÈrÈes comme non lettrÈes. Attention : Cette fonctionnalitÈ ne concerne que les lettrages rÈalisÈs ‡ partir de la version PRO v8.
Imprimer en devise
En version millÈsimÈe, vous pouvez demander ‡ imprimer en devise auxiliaire. En version PRO, choisissez la devise de votre choix. Ecritures
Choisissez le type des Ècritures ‡ imprimer. 325 Centralisation ‡ l'impression
La centralisation en impression du Grand-Livre ou en impression des Journaux permet díÈditer une
ligne Ècriture de centralisation au lieu du dÈtail des lignes díÈcritures pour les comptes dont vous avez
autorisÈ la centralisation dans la fiche du compte (DonnÈes + Plan Comptable Entreprise). .
Impressions
115
Cette centralisation nía aucune incidence sur vos Ècritures. Cochez cette option au moment de
líimpression, dans le bouton Options. 326 Impression du Rapprochement Bancaire par relevÈ
Cette impression vous permet díimprimer votre rapprochement bancaire en cours, ou un rapprochement
dÈj‡ verrouillÈ. Comment y accÈder ?
Barre díoutils ‡ partir du rapprochement bancaire uniquement
Barre de menu Impressions + Rapprochement Bancaire + Par relevÈ
Comment faire ?
1. SÈlectionnez le compte ou le journal concernÈ. 2. Choisissez dans líhistorique le rapprochement ‡ imprimer. 3. Cliquer sur Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 327 Impression de la DÈclaration de TVA
Remarque : Avant díimprimer la dÈclaration de TVA, vous devez prÈparer la CA3 ou la CA12 !
Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + DÈclaration de TVA
Comment faire ?
1. Dans líhistorique, cliquez sur la dÈclaration ou líannexe ‡ imprimer. 2. Cochez la case Imprimer un justificatif si vous souhaitez obtenir un justificatif aprËs líimprimÈ. 3. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Remarque : Si vous níavez pas le code díactivation adÈquat, la dÈclaration imprimÈe est signalÈe
comme NON AGREEE. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 328 Balances
329 La Balance
La Balance permet díobtenir pour une pÈriode donnÈe, le solde de chacun des comptes ainsi que le
total des comptes de gestion et le total des comptes de bilan. Comment y accÈder ?
Barre díoutils
Barre de menu Impressions + Balance
Comment faire ?
Printed Documentation
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1. Choisissez le type de Balance. Clients, Fournisseurs, Clients et fournisseurs, GÈnÈrale : les comptes de tiers sont centralisÈs, Globale. 2. Modifiez si besoin la fourchette de comptes. 3. DÈfinissez la pÈriode ‡ prendre en compte et le modËle díimpression que vous souhaitez utiliser. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Remarque : La mention ´ Provisoire ª sera prÈsente tant que líexercice níaura pas ÈtÈ clÙturÈ. Pour
obtenir vos Ètats dÈfinitifs, retournez sur líarchive aprËs clÙture annuelle (voir la partie Ouvrir un dossier). Autres options
Le bouton Options vous permet de dÈfinir des Options particuliËres. Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans votre balance vers Microsoft
Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. Voir aussi la partie
Option EDI
330 Options d'impression de la Balance
Imprimer les comptes soldÈs
Permet díimprimer en plus des autres les comptes soldÈs.
Imprimer les comptes non mouvementÈs
Permet díimprimer en plus des autres les comptes sans mouvement.
Imprimer par ordre alphabÈtique
Permet díimprimer les comptes par ordre díintitulÈ. Exporter vers un fichier
Donne accËs ‡ l'assistant d'exportation et permet de rÈcupÈrer votre balance au format ASCII.
Imprimer en devise
En version millÈsimÈe, vous pouvez demander ‡ imprimer en devise auxiliaire. En version PRO, choisissez la devise de votre choix. Ecritures
Choisissez le type des Ècritures ‡ imprimer.
Impressions
117
Ruptures
Permet díinsÈrer des sous-totaux dËs que le niËme chiffre du compte change. Exemple : Si vous choisissez un niveau de rupture 2, les comptes 12xxxxxxxx seront imprimÈs en
sÈquence et un sous-total sera imprimÈ avant díenchaÓner sur le compte 13xxxxxxxx. 331 Suivi de Balance Mensuel
Ce suivi permet díobtenir líÈvolution des soldes des comptes sur six ou douze mois. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Suivi de Balance Mensuel
Comment faire ?
1. Choisissez la prÈsentation sur 6 ou 12 mois. 2. Indiquez la pÈriode de dÈbut. 3. Choisissez le type de la balance : Clients, Fournisseurs, Clients et fournisseurs, GÈnÈrale : les comptes de tiers sont centralisÈs, Globale. 4. Modifiez si besoin la fourchette de comptes. 5. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options
Le bouton Options vous permet de dÈfinir des Options particuliËres. Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans votre balance vers Microsoft
Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 332 Options d'impression du Suivi de Balance Mensuel
Imprimer les comptes non mouvementÈs
Permet díimprimer Ègalement les comptes sans mouvement. Exporter vers un fichier
Donne accËs ‡ l'assistant d'exportation et permet de rÈcupÈrer votre balance au format ASCII. Ecritures
Si vous avez enregistrÈ des Ècritures de simulation, vous pouvez choisir toutes les Ècritures, les
Ècritures rÈelles ou les Ècritures de simulation. Ruptures
Printed Documentation
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Permet díinsÈrer des sous-totaux dËs que le niËme chiffre du compte change. Exemple : Si vous choisissez un niveau de rupture 2, les comptes 12xxxxxxxx seront imprimÈs en
sÈquence et un sous-total sera imprimÈ avant díenchaÓner sur le compte 13xxxxxxxx. 333 Comparatif N / N-1
Cet Ètat permet díobtenir un comparatif des soldes entre l'exercice courant et l'exercice N-1, pour la
pÈriode souhaitÈe. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Comparatif N / N-1
Comment faire ?
1. Choisissez le type de comparatif. Clients, Fournisseurs, Clients et fournisseurs, GÈnÈrale : les comptes de tiers sont centralisÈs, Globale. 2. Modifiez si besoin la fourchette de comptes. 3. DÈfinissez la pÈriode ‡ prendre en compte et le modËle díimpression que vous souhaitez utiliser. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Le bouton Options vous permet de dÈfinir des Options particuliËres. 334 Options d'impression du Comparatif
Exporter vers un fichier
Donne accËs ‡ l'assistant d'exportation et permet de rÈcupÈrer votre balance au format ASCII. Ruptures
Permet díinsÈrer des sous-totaux dËs que le niËme chiffre du compte change. Exemple : Si vous choisissez un niveau de rupture 2, les comptes 12xxxxxxxx ,seront imprimÈs
en sÈquence et un sous-total sera imprimÈ avant díenchaÓner sur le compte 13xxxxxxxx.
335 EchÈanciers
336 La Balance AgÈe
La Balance AgÈe est un Ètat qui calcule, pour quatre pÈriodes antÈrieures ‡ la date de rÈfÈrence, le
total des ÈchÈances Èchues non rÈglÈes. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Balance AgÈe
Impressions
119
Comment faire ?
1. Choisissez le type de la balance. Clients, Fournisseurs, Tous les tiers. 2. Modifiez si besoin la fourchette de comptes. 3. Indiquez la date de rÈfÈrence, gÈnÈralement la date du jour : les ÈchÈances seront comparÈes ‡
cette date. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options
Le bouton Options vous permet de dÈfinir des Options particuliËres. Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans votre balance ‚gÈe vers
Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 337 Options d'impression de la Balance AgÈe
Intervalles
Permet de dÈfinir les quatre pÈriodes sur lesquelles vous souhaitez obtenir vos totaux. Ecritures
Si vous avez enregistrÈ des Ècritures de simulation, vous pouvez choisir toutes les Ècritures, les
Ècritures rÈelles ou les Ècritures de simulation.
Imprimer en devise
En version millÈsimÈe, vous pouvez demander ‡ imprimer en devise auxiliaire. En version PRO, choisissez la devise de votre choix. Vous pouvez imprimer la Balance AgÈe dans la devise de votre choix en indiquant le code de la
devise. Options
Sur ÈchÈances non rÈglÈes et non lettrÈes
Il síagit de la mÈthode proposÈe depuis toujours dans le logiciel. Cette mÈthode se base sur l'ÈchÈancier. Cet Ètat affichera toutes les ÈchÈances dues, ‡ savoir : Une ÈchÈance non soldÈe et dont la facture níest pas lettrÈe ; Le solde restant d˚ díune ÈchÈance rÈglÈe partiellement. Cette mÈthode est donc efficace si líÈchÈancier est soigneusement gÈrÈ. Cependant, elle ne
prend pas en compte díautres types de lignes díÈcritures (comme les opÈrations diverses). Uniquement sur Ècritures non lettrÈes
Il síagit díune mÈthode disponible depuis la version 13.0.0.
Printed Documentation
120
Cette mÈthode se base en partie sur líÈchÈancier, et en partie sur les Ècritures non lettrÈes. Cet Ètat affichera les lignes suivantes : Les ÈchÈances dont la facture correspondante níest pas lettrÈe. Les factures non lettrÈes sans ÈchÈances. Les rËglements non lettrÈs. Les opÈrations diverses non lettrÈes. Les ‡-nouveaux non lettrÈs dans certains cas (‡-nouveau manuel ou en cas
díabsence de dÈtail). Cette mÈthode est utile si líÈchÈancier níest pas systÈmatiquement renseignÈ, mais implique un
lettrage rigoureux des Ècritures. De plus, díautres types díÈcritures sont pris en compte. 338 Les PrÈvisions de RËglements
Il síagit díun Ètat qui calcule, pour quatre pÈriodes postÈrieures ‡ la date de rÈfÈrence, le total des
ÈchÈances prÈvues. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + PrÈvisions de RËglement
Comment faire ?
1. Choisissez le type de prÈvisions. Clients, Fournisseurs, Tous les tiers. 2. Modifiez si besoin la fourchette de comptes. 3. Indiquez la date de rÈfÈrence, gÈnÈralement la date du jour : les ÈchÈances seront comparÈes ‡
cette date. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options
Le bouton Options vous permet de dÈfinir des Options particuliËres. Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans vos prÈvisions de rËglement
vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 339 Options d'impression des PrÈvisions de RËglements
Intervalles
Permet de dÈfinir les quatre pÈriodes sur lesquelles vous souhaitez obtenir vos totaux. Ecritures
Si vous avez enregistrÈ des Ècritures de simulation, vous pouvez choisir toutes les Ècritures, les
Ècritures rÈelles ou les Ècritures de simulation.
Impressions
121
Imprimer en devise
En version millÈsimÈe, vous pouvez demander ‡ imprimer en devise auxiliaire. En version PRO, choisissez la devise de votre choix. Vous pouvez imprimer les PrÈvisions de RËglement dans la devise de votre choix en indiquant le
code de la devise. Options
Sur ÈchÈances non rÈglÈes et non lettrÈes
Il síagit de la mÈthode proposÈe depuis toujours dans le logiciel. Cette mÈthode se base sur l'ÈchÈancier. Cet Ètat affichera toutes les ÈchÈances ‡ venir, ‡ savoir : Une ÈchÈance non soldÈe et dont la facture níest pas lettrÈe ; Le solde restant d˚ díune ÈchÈance rÈglÈe partiellement. Cette mÈthode est donc efficace si líÈchÈancier est soigneusement gÈrÈ. Cependant, elle ne
prend pas en compte díautres types de lignes díÈcritures (comme les opÈrations diverses). Uniquement sur Ècritures non lettrÈes
Il síagit díune mÈthode disponible depuis la version 13.0.0. Cette mÈthode se base en partie sur líÈchÈancier, et en partie sur les Ècritures non lettrÈes. La colonne ´ Echu ª tiendra compte de toutes ces lignes: Les ÈchÈances dont la facture correspondante níest pas lettrÈe. Les factures non lettrÈes sans ÈchÈances. Les rËglements non lettrÈs. Les opÈrations diverses non lettrÈes. Les ‡-nouveaux non lettrÈs dans certains cas (‡-nouveau manuel ou en cas
díabsence de dÈtail). Les autres colonnes afficheront les ÈchÈances ‡ venir. 340 L'EchÈancier PrÈvisionnel
LíEchÈancier PrÈvisionnel est un Ètat qui affiche le dÈtail des ÈchÈances sur une pÈriode donnÈe. Il
peut Ítre demandÈ sur une pÈriode, une fourchette de comptes et une fourchette de modes de
rËglement particuliers. Cet Ètat tient compte de l'ÈchÈancier et du lettrage effectuÈs sur les Ècritures soldÈes. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + EchÈancier PrÈvisionnel
Comment faire ?
1. Choisissez le type díÈchÈancier. Clients, Fournisseurs, Tous les tiers.
Printed Documentation
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2. Modifiez si besoin la fourchette de comptes. 3. Indiquez la pÈriode ‡ prendre en compte. 4. Indiquez si besoin les fourchettes de banques (en version PRO) et de modes de rËglement ‡
prendre en compte. 5. Choisissez le modËle díimpression et cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options
Le bouton Options vous permet de dÈfinir des Options particuliËres. Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans votre ÈchÈancier prÈvisionnel
vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus sur líexport Excel, cliquez ici. 341 Options d'impression de l'EchÈancier PrÈvisionnel
Tri
Pointez le tri que vous dÈsirez ‡ l'impression, les ÈchÈances seront imprimÈes par ordre croissant de
numÈro ou par ordre chronologique. Type díÈcritures
Si vous avez enregistrÈ des Ècritures de simulation, vous pouvez choisir toutes les Ècritures, les
Ècritures rÈelles ou les Ècritures de simulation.
Imprimer en devise
En version millÈsimÈe, vous pouvez demander ‡ imprimer en devise auxiliaire. En version PRO, choisissez la devise de votre choix. Cumuls et sous-totaux accessibles en tri par ordre chronologique
Cumuler par date en milliers : Permet díimprimer 1 pour 1000 euros (kilo-euros).
Imprimer un sous-total par demi-dÈcade (version PRO) : Permet díimprimer un sous-total tous les
5 jours.
Imprimer un sous-total par dÈcade (version PRO) : Permet díimprimer un sous-total tous les
10 jours. Sous-total par semaine le (version PRO) : Permet díobtenir un sous-total chaque semaine sur le
jour sÈlectionnÈ.
Imprimer un sous-total par mois (version PRO) : Permet díimprimer un sous-total chaque mois. Sous total par compte
Pour obtenir un sous-total par compte, vous devez choisir le tri par numÈro de compte.
Imprimer un rÈcapitulatif par banque (version PRO)
Permet díimprimer sur la derniËre page un rÈcapitulatif par banque.
Imprimer un rÈcapitulatif par mode de rËglement
Permet díimprimer sur la derniËre page un rÈcapitulatif par mode de rËglement. 342 LíEchÈancier DÈtaillÈ (version PRO)
Impressions
123
Cette fonctionnalitÈ permet díimprimer líÈchÈancier dÈtaillÈ renseignÈ lors de la saisie des factures
clients et fournisseurs et des charges sociales, cíest-‡-dire les ÈchÈances dues par rapport ‡ une date
de rÈfÈrence, avec le nombre de jours de retard. Cet Ètat tient compte de l'ÈchÈancier et du lettrage effectuÈ sur les Ècritures soldÈes. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + EchÈancier DÈtaillÈ
Comment faire ?
1. Choisissez le type díÈchÈancier. Clients, Fournisseurs, Tous les tiers. 2. Modifiez si besoin la fourchette de comptes. 3. Indiquez la date de rÈfÈrence, gÈnÈralement la date du jour : seules les ÈchÈances antÈrieures ‡
cette date síimprimeront (ÈchÈances dÈpassÈes), et cíest par rapport ‡ cette date que se
calculeront le nombre de jours de retard. 4. Demandez si besoin un sous-total par compte. 5. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Export Excel
Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans votre ÈchÈancier dÈtaillÈ vers
Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 343 Les Lettres de Relance
La Relance Client consiste ‡ envoyer une lettre de rappel aux clients en retard de rËglement. L'automatisation de cette opÈration nÈcessite donc que les coordonnÈes du client soient saisies dans
líonglet Adresse de la fiche du compte. Comment y accÈder ?
Barre díoutils
Barre de menu Impressions + Lettres de Relance
Quelle mÈthode choisir ?
Il existe ‡ prÈsent deux mÈthodes pour rÈaliser les lettres de relances. MÈthode classique
Il síagit de la mÈthode proposÈe depuis toujours dans le logiciel. Cette mÈthode se base sur l'ÈchÈancier. Une lettre de relance affichera toutes les ÈchÈances dues, ‡ savoir : Une ÈchÈance non soldÈe et dont la facture níest pas lettrÈe. Une ÈchÈance rÈglÈe partiellement, avec le solde restant d˚.
Printed Documentation
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Cette mÈthode est donc efficace si líÈchÈancier est soigneusement gÈrÈ. Cependant, elle ne
prend pas en compte díautres types de lignes díÈcritures (comme les opÈrations diverses). Pour choisir cette mÈthode, sÈlectionnez Sur ÈchÈances non rÈglÈes et non lettrÈes. Nouvelle mÈthode
Il síagit díune mÈthode disponible depuis la version 13.0.0. Cette mÈthode se base en partie sur líÈchÈancier, et en partie sur les Ècritures non lettrÈes. Une lettre de relance affichera les lignes suivantes : Les ÈchÈances dont la facture correspondante níest pas lettrÈe. Les factures non lettrÈes sans ÈchÈances. Les rËglements non lettrÈs. Les opÈrations diverses non lettrÈes. Les ‡-nouveaux non lettrÈs dans certains cas (‡-nouveau manuel ou en cas
díabsence de dÈtail). Cette mÈthode est utile si líÈchÈancier níest pas systÈmatiquement renseignÈ, mais implique un
lettrage rigoureux des Ècritures. De plus, díautres types díÈcritures sont pris en compte. Pour choisir cette mÈthode, sÈlectionnez Uniquement sur Ècritures non lettrÈes. Les options (mÈthode classique ñ Sur ÈchÈances non rÈglÈes et non lettrÈes)
Comptes
L'intervalle des numÈros de compte, tel qu'il est donnÈ par dÈfaut, permet de traiter tous les
comptes clients. Vous pouvez toutefois dÈfinir un intervalle prÈcis. Codes rËglements
Cette option permet díÈditer les lettres de relance pour un type de mode de rËglement prÈcis. Par dÈfaut, líintervalle indiquÈ comprend tous les modes de rËglements prÈsents dans votre
dossier. Vous pouvez, cependant, indiquer le mÍme code de rËglement dans líintervalle afin de
relancer uniquement les ÈchÈances affectÈes ‡ ce mode de rËglement. Pour affecter un mode de rËglement ‡ une ÈchÈance, vous devez : soit indiquer dans la fiche du client le mode de rËglement utilisÈ par ce client, soit indiquer, ‡ chaque saisie de rËglement, dans líÈchÈancier, le mode de rËglement employÈ
(pour accÈder ‡ cette colonne, cochez la case Gestion des modes de rËglement des
prÈfÈrences du dossier, onglet Divers). Date de rÈfÈrence
Saisissez la date de rÈfÈrence, par dÈfaut la date du jour. Les ÈchÈances seront considÈrÈes
comme dues lorsquíelles sont antÈrieures ‡ cette date. Nombre minimal de jours de dÈpassement
Laissez 1 si vous souhaitez que toutes les ÈchÈances dÈpassÈes soient prises en compte, ou
indiquez un nombre de jours (x) de dÈpassement, pour que seules les ÈchÈances dont le retard
date de plus de x jours ressortent. Seuil
Le seuil minimal de relance permet de relancer uniquement les clients ayant un montant d˚
supÈrieur ‡ un certain montant.
Impressions
125
Pointez Automatique pour prendre en compte la valeur du seuil de relance indiquÈ dans
líonglet Fact. de la fiche du compte. Pointez Fixe pour indiquer un montant unique de rÈfÈrence pour líensemble des clients. Niveaux de relance
Le logiciel gËre jusquí‡ trois niveaux de relance, avec trois textes diffÈrents adaptÈs. Modifiez si
besoin le contenu de ces textes. Attention : Le logiciel níimprime pas une lettre de relance par ÈchÈance. Par exemple, le 15 mai, vous
imprimez la lettre de relance de niveau 1 du client DUPONT pour líÈchÈance du 30 avril. Le 31 mai, vous imprimez une deuxiËme relance. Cependant, entre temps, líÈchÈance du 20 mai est arrivÈe ‡
terme. Bien que cette derniËre ÈchÈance níait jamais ÈtÈ relancÈe, le logiciel imprimera une lettre de
relance de niveau 2 pour les deux ÈchÈances. Astuce : Pour que líÈchÈance du 20 mai níapparaisse pas, il suffit de renseigner la case Nombre
minimal de jour de dÈpassement díun nombre suffisant (10 dans notre exemple). Pour gÈrer les niveaux de relance automatiques :
SÈlectionnez líoption IncrÈmentation automatique du niveau de relance : ainsi, votre client
va changer de niveau ‡ chaque impression ;
Pour indiquer le niveau de relance de votre choix :
SÈlectionnez líoption Indiquer le niveau de relance et renseignez le niveau dÈsirÈ. Attention : Síil síagit díun essai, ou si vous avez besoin de rÈimprimer les lettres suite ‡ une erreur de
manipulation, sÈlectionnez Indiquer le niveau de relance, et non IncrÈmentation automatique, afin de
ne pas modifier le niveau de relance du client une seconde fois. Les options (Nouvelle mÈthode ñ Uniquement sur Ècritures non lettrÈes)
Comptes
L'intervalle des numÈros de compte, tel qu'il est donnÈ par dÈfaut, permet de traiter tous les
comptes clients. Vous pouvez toutefois dÈfinir un intervalle prÈcis. Date de rÈfÈrence
Saisissez la date de rÈfÈrence, par dÈfaut la date du jour. Les ÈchÈances, et ‡ dÈfaut les lignes
díÈcritures, seront considÈrÈes comme dues lorsquíelles sont antÈrieures ‡ cette date. Nombre minimal de jours de dÈpassement
Laissez 1 si vous souhaitez que toutes les ÈchÈances dÈpassÈes soient prises en compte, ou
indiquez un nombre de jours (x) de dÈpassement, pour que seules les ÈchÈances dont le retard
date de plus de x jours ressortent. Seuil
Le seuil minimal de relance permet de relancer uniquement les clients ayant un montant d˚
supÈrieur ‡ un certain montant. Pointez Automatique pour prendre en compte la valeur du seuil de relance indiquÈ dans
líonglet Fact. de la fiche du compte.
Printed Documentation
126
Pointez Fixe pour indiquer un montant unique de rÈfÈrence pour líensemble des clients. Niveaux de relance
Le logiciel gËre jusquí‡ trois niveaux de relance, avec trois textes diffÈrents adaptÈs. Modifiez si
besoin le contenu de ces textes. Attention : Le logiciel níimprime pas une lettre de relance par ÈchÈance. Par exemple, le 15 mai, vous
imprimez la lettre de relance de niveau 1 du client DUPONT pour líÈchÈance du 30 avril. Le 31 mai, vous imprimez une deuxiËme relance. Cependant, entre temps, líÈchÈance du 20 mai est arrivÈe ‡
terme. Bien que cette derniËre ÈchÈance níait jamais ÈtÈ relancÈe, le logiciel imprimera une lettre de
relance de niveau 2 pour les deux ÈchÈances. Astuce : Pour que líÈchÈance du 20 mai níapparaisse pas, il suffit de renseigner la case Nombre
minimal de jour de dÈpassement díun nombre suffisant (10 dans notre exemple). Niveau de relance automatique, selon le nombre de relances effectuÈes :
SÈlectionnez líoption IncrÈmentation automatique du niveau de relance : ainsi, votre client
va changer de niveau ‡ chaque impression ;
Niveau de relance manuel :
SÈlectionnez líoption Indiquer le niveau de relance et renseignez le niveau dÈsirÈ ;
Niveau de relance personnalisÈ, selon le retard :
SÈlectionnez líoption Niveau de relance personnalisÈ et cliquer sur le bouton ParamËtres
pour dÈfinir les fourchettes de jours de retard. Attention : Síil síagit díun essai, ou si vous avez besoin de rÈimprimer les lettres suite ‡ une erreur de
manipulation, sÈlectionnez Indiquer le niveau de relance, et non IncrÈmentation automatique, afin de
ne pas modifier le niveau de relance du client une seconde fois.
Cliquez sur AperÁu afin de visualiser le rÈsultat de l'impression ‡ l'Ècran. Lancez ensuite líimpression
en cliquant sur . Le contenu des lettres de relance est modifiable. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques.
344 Modification des Lettres de Relance
Le contenu de la lettre de relance peut Ítre modifiÈ gr‚ce ‡ l'Èditeur d'EBP : Win GÈnÈrateur. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Lettres de Relance
puis clic sur ParamÈtrer
Ou Barre de menu Outils + ParamÈtrage des Impressions
puis sÈlection du modËle :
Impressions
127
La modification du modËle par dÈfaut est impossible, un message vous en avertit. Cliquez sur Oui pour
crÈer une copie de ce modËle, saisissez alors un nom ‡ ce nouveau modËle. Le modËle est maintenant
modifiable et vous pouvez saisir le texte souhaitÈ. Ce modËle regroupe le texte des trois niveaux de relance et cela, dans 3 sections distinctes. Double- cliquez sur le texte ‡ modifier. 345 Les Encours Clients
Il síagit díimprimer la liste des clients dont líencours maximal autorisÈ, indiquÈ dans líonglet Fact. de la
fiche du compte, est dÈpassÈ. Vous obtenez alors la liste des clients avec leur encours, leur encours
autorisÈ et líÈcart entre les deux. Attention, les clients dont l'encours autorisÈ est ‡ 0 seront considÈrÈs par le logiciel comme des clients
pour lesquels on ne gËre pas díencours. Si vous ne souhaitez pas autoriser d'encours pour certains
clients et les avoir ensuite dans líimpression, il faut leur autoriser au moins 1 centime. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Encours Clients
Comptes
L'intervalle des numÈros de compte, tel qu'il est donnÈ par dÈfaut, permet de traiter tous les comptes
clients. Vous pouvez toutefois dÈfinir un intervalle prÈcis. Date de rÈfÈrence
Saisissez la date de rÈfÈrence, par dÈfaut la date du jour. Líencours client sera calculÈ ‡ cette date. Encours maximal accordÈ
Pointez Automatique pour prendre en compte la valeur de líencours accordÈ indiquÈ dans líonglet
Fact. de la fiche du compte. Pointez Fixe pour saisir un montant qui síappliquera ‡ tous les clients. Cliquez sur AperÁu afin de visualiser le rÈsultat de l'impression ‡ l'Ècran. Lancez ensuite líimpression
en cliquant sur . Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons
identiques. 346 Analytique
347 Le Grand-Livre Analytique
Le Grand-Livre Analytique est un document qui permet díobtenir pour un axe donnÈ et pour chaque
poste, le dÈtail des Ècritures ventilÈes sur la pÈriode de rÈfÈrence. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Analytique et BudgÈtaire
Comment faire ?
1. Choisissez la fourchette de postes.
Printed Documentation
128
2. DÈfinissez la pÈriode ‡ prendre en compte. 3. Choisissez líaxe analytique concernÈ. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options
Sous-totaux mensuels
Cochez cette case pour obtenir des sous-totaux mensuels. Saut de page aprËs chaque poste
Le logiciel gÈnËre un saut de page aprËs l'impression de chaque poste. Exporter vers un fichier
Cette option donne accËs ‡ l'assistant d'exportation et permet de rÈcupÈrer les donnÈes au
format ASCII. Exclure le poste DIVERS
Cette option vous permet díobtenir un Ètat dans lequel le poste DIVERS est ignorÈ. Export Excel
Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans votre Grand-Livre vers
Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 348 RÈsultat Analytique
Le RÈsultat Analytique est un document qui permet díobtenir pour un axe donnÈ le total et le solde de
chaque poste. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Analytique et BudgÈtaire
Comment faire ?
1. Choisissez la fourchette de postes. 2. DÈfinissez la pÈriode ‡ prendre en compte. 3. Choisissez líaxe analytique concernÈ. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options
Imprimer le dÈtail par compte
Cochez cette case pour obtenir le dÈtail par compte de chaque poste.
Imprimer par ordre alphabÈtique
Il síagit de trier les postes par ordre alphabÈtique.
Imprimer les postes non mouvementÈs
Impressions
129
Permet díimprimer Ègalement les postes sans mouvement. Exporter vers un fichier
Cette option donne accËs ‡ l'assistant d'exportation et permet de rÈcupÈrer les donnÈes au
format ASCII. Exclure le poste DIVERS
Cette option vous permet díobtenir un Ètat dans lequel le poste DIVERS est ignorÈ. Export Excel
Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans votre rÈsultat analytique
vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 349 Ventilations Analytiques par Poste
Líimpression des Ventilations Analytiques par Poste donne pour un axe donnÈ et pour chacun des
postes, le dÈtail compte par compte des Ècritures ainsi que le total par compte. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Analytique et BudgÈtaire
Comment faire ?
1. Choisissez la fourchette de postes. 2. Choisissez la fourchette de comptes. 3. DÈfinissez la pÈriode ‡ prendre en compte. 4. Choisissez líaxe analytique concernÈ. 5. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options
Saut de page aprËs chaque poste
Le logiciel gÈnËre un saut de page aprËs l'impression de chaque poste.
Imprimer les postes non mouvementÈs
Permet díimprimer Ègalement les postes sans mouvement. Exporter vers un fichier
Cette option donne accËs ‡ l'assistant d'exportation et permet de rÈcupÈrer les donnÈes au
format ASCII. Exclure le poste DIVERS
Cette option vous permet díobtenir un Ètat dans lequel le poste DIVERS est ignorÈ. Export Excel
Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans vos ventilations
analytiques vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 350 Ventilations Analytiques par Compte
Printed Documentation
130
Líimpression des Ventilations Analytiques par Compte donne pour un axe donnÈ et pour chacun des
comptes, le dÈtail poste par poste des Ècritures ainsi que le total par poste. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Analytique et BudgÈtaire
Comment faire ?
1. Choisissez la fourchette de comptes. 2. Choisissez la fourchette de postes. 3. DÈfinissez la pÈriode ‡ prendre en compte. 4. Choisissez líaxe analytique concernÈ. 5. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options
Saut de page aprËs chaque compte
Le logiciel gÈnËre un saut de page aprËs l'impression de chaque compte.
Imprimer les comptes non mouvementÈs
Permet díimprimer Ègalement les comptes sans mouvement. Exporter vers un fichier
Cette option donne accËs ‡ l'assistant d'exportation et permet de rÈcupÈrer les donnÈes au
format ASCII. Exclure le poste DIVERS
Cette option vous permet díobtenir un Ètat dans lequel le poste DIVERS est ignorÈ. Export Excel
Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans vos ventilations
analytiques vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 351 BudgÈtaire
352 Budget : SynthËse des Ecarts BudgÈtaires
La SynthËse des Ecarts BudgÈtaires un document qui permet díobtenir l'Ècart en pourcentage et en
valeur entre le prÈvu (saisie budgÈtaire) et le rÈalisÈ (saisie analytique ou saisie gÈnÈrale) pour un axe
donnÈ, avec sous-totaux mensuels. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Analytique et BudgÈtaire
Comment faire ?
1. Choisissez la fourchette de budgets. 2. Pointez le type de budgets concernÈ (gÈnÈral ou analytique).
Impressions
131
3. DÈfinissez la pÈriode ‡ prendre en compte. 4. Choisissez líaxe analytique concernÈ. 5. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options
DÈtail par mois
Le logiciel donne le dÈtail mois par mois de chaque budget. Saut de page aprËs chaque budget
Le logiciel gÈnËre un saut de page aprËs l'impression de chaque budget. Exporter vers un fichier
Cette option donne accËs ‡ l'assistant d'exportation et permet de rÈcupÈrer les donnÈes au
format ASCII. Export Excel
Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans votre synthËse vers
Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 353 Budget : SynthËse des Ecarts N / N-1
Cet Ètat donne un Ètat comparatif budgÈtaire entre N et N-1, ou entre N et N+1. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Analytique et BudgÈtaire
Comment faire ?
1. Choisissez la fourchette de budgets. 2. Pointez le type de budgets concernÈ (gÈnÈral ou analytique). 3. Choisissez líaxe analytique concernÈ, et le modËle díimpression. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Export Excel
Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans votre synthËse vers Microsoft
Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 354 Statistiques et Autres Etats
355 La RÈmunÈration d'un Compte
Le montant de la RÈmunÈration est calculÈ comme suit : (solde du compte taux) / 365 pour avoir la
rÈmunÈration journaliËre multipliÈ par le nombre de jours entre deux mouvements du compte. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + RÈmunÈration de Compte
Printed Documentation
132
Comment faire ?
1. Indiquez le numÈro du compte. 2. Indiquez la pÈriode ‡ prendre en compte. 3. ComplÈtez les paramËtres : Taux annuel pour solde positif. Taux annuel pour solde nÈgatif. Plafond du solde rÈmunÈrÈ : Le plafond est appliquÈ lorsque le solde du compte est
supÈrieur au plafond. Le calcul de la rÈmunÈration est donc alors Ègal ‡ (plafond taux) /
365 pour avoir la rÈmunÈration journaliËre. Inversion du solde : Le choix díinversion du solde entraÓne la valorisation en positif ou
en nÈgatif du solde du compte. Ainsi, pour un compte dont le solde est dÈbiteur, si vous
ne cochez pas l'option, le solde sera affichÈ en nÈgatif. Si vous avez saisi un plafond, et
cochÈ inversion des soldes, si le solde du compte est supÈrieur au plafond, la
rÈmunÈration sera calculÈe sur le plafond. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 356 Tableaux de Gestion
Il síagit díimprimer la Marge Brute, le RÈsultat díExploitation et le RÈsultat Net Comptable. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Tableaux de Gestion
Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Si vous souhaitez modifier le paramÈtrage du tableau, cliquez ici. 357 Listes diverses
358 Impression du Plan Comptable
Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Listes Diverses + Plan Comptable Entreprise
Comment faire ?
1. Choisissez le type de plan comptable : uniquement les clients, les fournisseurs, ou tous les
comptes. 2. Modifiez si besoin la fourchette de compte. 3. Si vous cochez líoption Imprimer le plan comptable par ordre alphabÈtique, les comptes
seront triÈs par ordre des intitulÈs, sinon par ordre des numÈros. 4. DÈfinissez le modËle díimpression que vous souhaitez utiliser. 5. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 359 Impression de la liste des Journaux
Impressions
133
Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Listes Diverses + Journaux
Comment faire ?
1. DÈfinissez la fourchette des journaux ‡ imprimer. 2. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 360 Imprimer la liste des guides
AccÈdez aux guides par DonnÈes + Guides díÈcritures et cliquez sur le bouton Imprimer, ou utilisez
líoption Guides díÈcritures du menu Impressions + Listes Diverses. 361 Impression de la liste des Devises
Il síagit díimprimer les devises dÈfinies dans líoption Devises du menu DonnÈes. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Listes Diverses + Devises
Comment faire ?
Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 362 Impression de la liste des Modes de RËglement
Il síagit díimprimer es modes de rËglement dÈfinis dans líoption Modes de RËglement du menu
DonnÈes. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Listes Diverses + Modes de RËglement
Comment faire ?
Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 363 Impression de la liste des ChÈquiers
Il síagit díimprimer la liste des chÈquiers dÈfinis dans líoption ChÈquiers du menu DonnÈes. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Listes Diverses + ChÈquiers
Comment faire ?
1. Renseignez líintervalle des codes chÈquiers ‡ prendre en compte. 2. PrÈcisez la pÈriode díouverture ‡ prendre en compte. 3. Renseignez líÈtat du chÈquier : Ouvert, FermÈ, AnnulÈ ou Tous. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 364 Impression de la liste des Postes Analytiques
Printed Documentation
134
Il síagit díimprimer la liste des postes dÈfinis dans líoption Postes Analytiques du menu DonnÈes +
Analytique et BudgÈtaire. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Listes Diverses + Postes Analytiques
Comment faire ?
1. Renseignez líintervalle des postes ‡ prendre en compte. 2. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 365 Les Grilles Analytiques
Certaines charges courantes sont ventilÈes de la mÍme maniËre, sur les mÍmes postes et pour des
montants reprÈsentant un pourcentage fixe de la valeur de la charge ou du produit d'origine. Dans ce
cas, il est intÈressant de dÈfinir des grilles afin de rendre trËs rapide, la ventilation analytique de
certaines Ècritures. Par exemple, les frais du loyer seront toujours ventilÈs suivant un rapport particulier sur chacun des 3
postes suivants : Service administratif, Service Logistique, Service Marketing. Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Analytique et BudgÈtaire + Grilles Analytiques
Fonctions disponibles
Vous pouvez crÈer une nouvelle grille, modifier une grille, ou encore en supprimer une. 366 Impression de la liste des Budgets
Il síagit díimprimer la liste des budgets dÈfinis dans líoption Budgets du menu DonnÈes + Analytique et
BudgÈtaire. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Listes Diverses + Budgets
Comment faire ?
1. SÈlectionnez le type de budgets ‡ imprimer (gÈnÈraux, analytiques, tous). 2. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 367 Journal d'ÈvËnements
368 Journal des ÈvÈnements
Le Journal des ÈvÈnements vous permet de visualiser ou díimprimer la liste des ÈvÈnements. En effet un certain nombre díactions rÈalisÈes dans le logiciel sont archivÈes dans un souci de
traÁabilitÈ.
Impressions
135
Par dÈfaut tous les ÈvÈnements apparaissent mais vous pouvez, gr‚ce au volet de gauche, afficher les
ÈvÈnements díune pÈriode donnÈe ou sÈlectionner les ÈvÈnements prÈcis que vous souhaitez afficher. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Journal díÈvÈnements
369 EvÈnements
Dans le but de pouvoir les tracer, certaines actions rÈalisÈes dans le logiciel sont archivÈes par la
crÈation díÈvÈnements. Remarque :
La traÁabilitÈ díun certain nombre díactions rÈalisÈes dans le logiciel a ÈtÈ mise en place dans le cadre
du contrÙle des comptabilitÈs informatisÈes pour lequel líadministration fiscale a publiÈ le Bulletin
Officiel des ImpÙts de la DGI n°12 du 24 janvier 2006. Ces ÈvÈnements sont stockÈs dans votre dossier et sont consultables ‡ tout moment dans le Journal
d'ÈvÈnements. Quelques ÈvÈnements nÈcessitent une justification qui vous sera demandÈe au moment de rÈaliser
certaines actions. Voici une liste des actions qui entraÓnent la crÈation díun ÈvÈnement :
Import / Export
Type díaction Justification demandÈe
Import Communication Entreprise Expert
Export Communication Entreprise Expert
Import Compta Dos X
Import Compta Plus X
Import Win Compta 3 X
Import V3 avec entÍte (logiciel EBP)
Import V3 sans entÍte X
Import V5 (transfert comptable)
Import paramÈtrable X
Recopie de donnÈes X
Maintenance
Type díaction Justification demandÈe
Maintenance des journaux X
Maintenance du dÈtail des A-nouveaux X
Archivage de pÈriode
ParamÈtrage de la TVA
Type díaction Justification demandÈe
Printed Documentation
136
CatÈgorie de TVA du compte
Taux de TVA du compte
Type de TVA du compte X
Taux de TVA
DÈclaration de TVA
Type díaction Justification demandÈe
Etablissement díune dÈclaration de TVA ou díune annexe
Modification d'une dÈclaration de TVA ou díune annexe X
Suppression díune dÈclaration de TVA ou díune annexe X
TÈlÈtransmission EDI
ClÙture
Type díaction Justification demandÈe
ClÙture annuelle
ClÙture de pÈriode
Archivage des donnÈes en clÙture
GÈnÈration des PDF en clÙture
Validation des Ècritures
Centralisation physique dans les journaux
Gestion
Type díaction Justification demandÈe
Modification des prÈfÈrences de gestion
Divers
Type díaction Justification demandÈe
NumÈrotation des piËces d'un journal
ParamËtres sociÈtÈ
Sauvegarde / Restauration
Type díaction Justification demandÈe
Sauvegarde
Restauration X
370 Modification d'un compte
Un ÈvÈnement est crÈÈ dans les cas suivants : Modification de la catÈgorie de TVA du compte : France, UE, Export, Dom, Autres imposables Ö
Modification du taux de TVA
Modification du type de TVA : DÈbits ou Encaissements.
Impressions
137
371 Modification des prÈfÈrences de gestion
Un ÈvÈnement est crÈÈ lorsque le dernier numÈro de piËce dans líonglet Gestion des PrÈfÈrences est
modifiÈ.
139
372 Fichiers de DonnÈes
373 Comptes
374 TÈlÈchargement de Plan Comptable
Si vous avez besoin de comptes spÈcifiques ‡ une activitÈ dans votre dossier comptable, vous
pouvez tÈlÈcharger des plans comptables professionnels via notre site Internet. Comment y accÈder ?
Barre de menu Internet + TÈlÈchargement
Comment faire ?
1. Identifiez-vous. 2. SÈlectionnez la Gamme ComptabilitÈ, puis le logiciel ComptabilitÈ et Facturation. 3. Choisissez le plan comptable souhaitÈ en fonction de votre mÈtier. 4. Cliquez sur TÈlÈcharger et enregistrez le fichier Comptes.btr dans le rÈpertoire BaseVide du
rÈpertoire du produit. Cette opÈration doit Ítre effectuÈe avant de crÈer votre dossier afin de rÈcupÈrer tous les comptes
tÈlÈchargÈs dËs la crÈation du dossier. 375 Onglets du PCE
Chaque onglet donne accËs en prioritÈ ‡ une classe du plan comptable. A chaque onglet est associÈe
une racine comptable sur le premier et parfois le deuxiËme caractËre de votre liste de compte. Capitaux Les comptes de capitaux, comptes de líexploitant, commenÁant par 1
Immobilisations Les comptes díimmobilisations, commenÁant par 2
Stock Les comptes commenÁant par 3
Fournisseurs GÈnÈralement les comptes commenÁant par 40
Clients GÈnÈralement les comptes commenÁant par 41
Autres tiers GÈnÈralement les comptes commenÁant par 42 ‡ 44 (TVA)
Finances Les comptes de banque, de caisse, les comptes commenÁant par 5
Achats Les comptes de dÈcaissements (ou achats), commenÁant par 6
Ventes Les comptes díencaissements (ou ventes), commenÁant par 7
ClÙture Les comptes commenÁant par 8
Ces racines dÈpendent des racines saisies dans le menu Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences +
Racines comptes. 376 CrÈation de Comptes
Comment y accÈder ?
Barre díoutils
Barre de menu DonnÈes + Plan comptable Entreprise
Raccourci clavier Ctrl + B
Printed Documentation
140
Comment faire ?
5. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors. 6. Saisissez le numÈro du compte ‡ crÈer. 7. Cliquez sur la flËche basse pour sÈlectionner le type du compte : DÈtail ou Racine. Vous ne pouvez
mouvementer un compte de type Racine. Un compte de type Racine est un compte qui permet de
partager en partie votre plan comptable. 8. Saisissez líintitulÈ du compte. 9. Renseignez ensuite les informations concernant le compte dans les diffÈrents onglets proposÈs :
Divers, Prospect, Adresse, Contact, Banque, Fact., Analytique, Soldes, Graphe, Infos. Les zones et les onglets accessibles dÈpendent de la racine du compte. 377 Modifier un Compte
AccÈdez aux comptes par DonnÈes + Plan Comptable Entreprise, sÈlectionnez le compte et cliquez
sur le bouton Modifier. Remarque : Le numÈro du compte ne pourra Ítre modifiÈ. Si le numÈro de compte est incorrect, vous
devez le supprimer et crÈer un nouveau compte. 378 Supprimer un Compte
AccÈdez aux comptes par DonnÈes + Plan Comptable Entreprise, sÈlectionnez le compte et cliquez
sur le bouton Supprimer. Confirmez la suppression. Attention, la suppression est irrÈversible. Remarque : Un Compte ne pourra Ítre supprimÈ síil est mouvementÈ. 379 Impression du Grand-Livre
AccÈdez aux Comptes par DonnÈes + Plan Comptable Entreprise, sÈlectionnez le Compte et cliquez
sur le bouton Grand-Livre afin díimprimer le dÈtail des Ècritures de ce Compte. 380
IntÈgrat
ion de C
omptes
Il síagit de rÈcupÈrer des Comptes du Plan Comptable GÈnÈral dans votre Plan Comptable
Entreprise. Comment y accÈder ?
Barre díoutils
Barre de menu DonnÈes + Plan comptable Entreprise
Raccourci clavier Ctrl + B
Comment faire ?
10. Cliquez sur le bouton PCG. La liste des comptes apparaÓt. 11. Pour sÈlectionner les Comptes ‡ intÈgrer, cliquez dessus pour les mettre en surbrillance. 12. Puis, cliquez sur le bouton TransfÈrer.
Fichiers de DonnÈes
141
Les Comptes sont alors recopiÈs dans votre plan comptable. 381 Recherche
d'un C
ompte Dans la zone Rechercher par de votre Plan Comptable Entreprise, en bas de votre liste, sÈlectionnez
le critËre de recherche sur lequel vous dÈsirez rechercher votre compte : son numÈro ou son intitulÈ. Dans la zone , saisissez soit les premiers caractËres de líintitulÈ, soit les chiffres du numÈro du
compte ‡ rechercher. Remarque : Dans le cas de la saisie du numÈro, le logiciel recherche le compte sur l'ensemble de
votre plan comptable. Dans le cas d'une saisie sur l'intitulÈ, le logiciel recherche le compte uniquement
parmi ceux proposÈs dans l'onglet actif.
382 Description de la Fiche
383 Compte : Onglet Divers
DÈfinissez ici le type du compte et son mode de fonctionnement. Lettrage
Cochez le type de lettrage que vous souhaitez pouvoir effectuer sur le compte :
13. La case Manuel autorise le pointage manuel des Ècritures, ‡ condition que les Ècritures
sÈlectionnÈes soient ÈquilibrÈes. 14. La case ApprochÈ autorise le pointage manuel approchÈ, cíest-‡-dire que si la sÈlection des
Ècritures est dÈsÈquilibrÈe et que líÈcart est infÈrieur ‡ líÈcart autorisÈ dans líonglet
Consultation des prÈfÈrences du dossier, le logiciel vous permettra de saisir
automatiquement une Ècriture díÈcart de rËglement. 15. La case Automatique autorise le lettrage automatique de ce compte. Remarque : Si vous gÈrez la TVA sur les encaissements, et la dÈclaration de TVA, il est
indispensable díautoriser au moins le lettrage manuel pour les comptes de TVA sur
encaissements. Ainsi, le dÈtail des lignes non rÈglÈes pourra Ítre recopiÈ sur líexercice suivant et
servir aux prochaines dÈclarations de TVA. Centralisation
La centralisation permet de regrouper toutes les lignes díÈcritures díun compte pour un mois donnÈ, en une seule ligne díÈcriture centralisatrice : Si vous cochez Centralisation Physique, vous pourrez, aprËs avoir paramÈtrÈ les
fourchettes de centralisation des journaux, effectuer une centralisation physique des lignes
díÈcritures de ce compte. Si vous cochez Centralisation Grand-Livre, vous pourrez demander, lors de cette
impression, par les options, une ligne díÈcriture centralisÈe pour ce compte. Si vous cochez Centralisation Journal, vous pourrez demander, lors de cette impression, par les options, une ligne díÈcriture centralisÈe pour ce compte. ContrÙles : DÈbit et CrÈdit GelÈ
Printed Documentation
142
Cochez le type de contrÙle que vous souhaitez appliquer au compte lors de la saisie des Ècritures :
41Si vous cochez DÈbit GelÈ, le logiciel refusera la saisie de nouvelles Ècritures au dÈbit
(colonne de gauche en saisie díÈcritures). 42Si vous cochez CrÈdit GelÈ, le logiciel refusera la saisie de nouvelles Ècritures au crÈdit
(colonne de droite en saisie díÈcritures). Sans EchÈance
Lorsque vous travaillez en ÈchÈancier dÈtaillÈ (option ‡ dÈfinir dans les prÈfÈrences du dossier), une
fenÍtre díÈchÈances sera automatiquement ouverte ‡ la saisie díune Ècriture sur le compte de tiers si
vous dÈcochez cette case. Sans analytique
Lorsque vous travaillez en analytique en temps rÈel (option ‡ dÈfinir dans les prÈfÈrences du
dossier), une fenÍtre de saisie analytique peut ou non Ítre automatiquement ouverte sur chaque
compte de charge et de produit. Comptes associÈs
Vous avez la possibilitÈ díassocier vos comptes clients et fournisseurs ‡ un compte de TVA et ‡ un
compte de produit ou de charge. Ce paramÈtrage vous permettra ensuite de gagner un temps
considÈrable en Saisie Comptable ou en Saisie au KilomËtre, lorsque les factures díun client ou díun
fournisseur utilisent le plus souvent les mÍmes comptes. Attention, ce paramÈtrage ne concerne pas
la saisie des factures dans le menu Gestion. Principe :
Compte client Compte de TVA collectÈe / Compte de produit
Compte fournisseur Compte de TVA dÈductible / Compte de charge
Compte fournisseur Compte de TVA sur immobilisations / Compte díimmobilisations
Exemple :
Dans la fiche de votre client 411DUPONT, vous indiquez, dans la zone Comptes associÈs, le
compte de TVA ´ 445711 ª et le compte de produit ´ 707 ª. En Saisie Standard, ou au
KilomËtre, lorsque vous saisirez la facture en dÈbutant par le compte 411DUPONT (saisie du
TTC), les lignes de TVA et de HT síafficheront automatiquement sur les comptes prÈvus, sans
avoir besoin de les saisir. Cependant, la modification ou la suppression de ces lignes restera
possible. OpÈrations
Pointez le type díopÈration que vous allez enregistrer avec ce compte. Ce choix est indispensable
pour obtenir un calcul correct des montants de votre dÈclaration de TVA (CA3 ou CA12). Pour connaÓtre les Ècritures ‡ saisir lors díune acquisition intracommunautaire, cliquez ici. Remarque : La modification díun paramËtre de cette zone nÈcessitant díÍtre tracÈe, un
ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. DÈcouvert autorisÈ
Dans un compte de banque, vous pouvez indiquer un montant de dÈcouvert autorisÈ. Ainsi, lors de la
saisie sur ce compte, quelle que soit líoption de saisie utilisÈe, un message vous avertira que le
dÈcouvert est dÈpassÈ, mais ne bloquera pas votre saisie. Si vous le souhaitez, cochez la case
DÈcouvert autorisÈ et saisissez le montant.
Fichiers de DonnÈes
143
Taux et type de TVA
Cliquez sur la flËche pour choisir dans la liste dÈroulante líun des taux dÈfinis dans les propriÈtÈs du
dossier (menu Dossier + PropriÈtÈs + Racines de compte) ‡ associer au compte de TVA. PrÈcisez le type de TVA ‡ traiter : par dÈfaut, le logiciel propose le mode de gestion de TVA choisi
dans les propriÈtÈs du dossier. La dÈclaration de TVA (CA3 ou CA12) prendra en compte ce taux pour calculer les diffÈrents
montants en fonction de líopÈration. Remarque : Le fait de changer le type de TVA (passage de TVA sur dÈbits ‡ TVA sur
encaissements ou inversement) ou le taux de TVA du compte nÈcessitant díÍtre tracÈe, un
ÈvÈnement est donc crÈÈ et archivÈ. Si une telle modification est effectuÈe, vous devrez díailleurs
saisir une justification lors de la validation des modifications par le bouton OK. 384 Compte : Onglet Prospect
Lorsque vous facturez un prospect, il devient client et de ce fait la fiche du compte client doit Ítre crÈÈe. Lors de cette conversion, les informations saisies dans la fiche du prospect sont reprises ici. Ces
informations (activitÈ, secteur, commercial, objectif CA, ..) serviront pour diffÈrents Ètats statistiques. 385 Tiers : Onglet Adresse
Cet onglet est accessible uniquement sur la fiche díun compte de tiers et vous permet de renseigner
toutes les informations concernant la sociÈtÈ ou líindividu associÈ au numÈro de compte. Ces
renseignements seront utilisÈs, par exemple, lors de l'impression des lettres de relance. 16. Le nom saisi dans le champ Nom / RS de líentÍte est automatiquement reportÈ. ComplÈtez-le si
besoin de la civilitÈ, en la saisissant dans la zone ‡ gauche du nom, ou en la sÈlectionnant dans la
liste dÈroulante. 17. Dans la zone Adresse, utilisez la combinaison de touches Ctrl + EntrÈe pour passer ‡ la ligne
suivante. 18. Le fichier des codes postaux est accessible par líicÙne ou la touche F4. 19. Si le tiers appartient ‡ líUE, vous pouvez saisir le numÈro de TVA intracommunautaire. Gr‚ce ‡ líicÙne vous pouvez díaccÈder directement au site www.inforisk.fr afin de vÈrifier
la fiabilitÈ de la sociÈtÈ. 20. Vous pouvez renseigner líadresse E-mail de votre tiers et lui envoyer un message par
líintermÈdiaire díOutlook Express en cliquant sur le nom du champ ´ E-mail ª. Le bouton vous
permet de sÈlectionner líadresse dans le carnet díadresses díOutlook Express. 21. Vous pouvez renseigner le site Internet de votre tiers et accÈder au site en cliquant sur le nom
du champ ´ Site Web ª. 386 Tiers : Onglet Contact
Cet onglet permet de saisir tous les renseignements concernant la ou les personnes ‡ contacter dans la
sociÈtÈ (Responsable administratif, Directeur des ventes, des achats, de la logistique..). 387 Compte : Onglet Banque
Cet onglet permet de saisir pour chacune des trois banques possibles tous les renseignements (adresse
et coordonnÈes bancaires). Les renseignements de la premiËre banque seront utilisÈs lors de la gÈnÈration des fichiers AFB (en
version PRO).
Printed Documentation
144
388 Compte : Onglet Fact. Vous dÈfinissez ici le mode de rËglement par dÈfaut, le type de la premiËre ÈchÈance et le mode de
rËglement de votre client, fournisseur ou organisme social. Mode de rËglement
Le mode de rËglement indiquÈ ici sera proposÈ automatiquement lors de líenregistrement díun
paiement díun client, ou díun rËglement auprËs díun fournisseur ou díun organisme social, par le
menu Quotidien + Encaissements ou DÈcaissements (en version PRO). EchÈance
Indiquez ici le type de la premiËre ÈchÈance, le logiciel calculera automatiquement la date de la
premiËre ÈchÈance en saisie díÈcritures ‡ partir de ces informations. ‡
Saisissez le nombre de jours (par dÈfaut 0). Jours
Choisissez le type d'ÈchÈance :
X jours nets Date de facture nombre de jours X
X jours fin de mois Date de facture nombre de jours X et reportÈe ‡ la fin du mois
X jours fin de mois le Y Date de facture nombre de jours X, reportÈe ‡ la fin du mois et
ensuite reportÈe au numÈro du jour Y
X jours fin de dÈcade Date de facture nombre de jours X, et reportÈe au 10, 20 ou 30/31
du mois
X jours fin de dÈcade le Y Date de facture nombre de jours X, reportÈe au 10, 20 ou 30/31
du mois et ensuite reportÈe au numÈro du jour Y
Exemple :
Jour ‡ Type díÈchÈance le Date díÈchÈance
16/06 30 jours nets 16/07
16/06 30 jours fin de mois 31/07
16/06 30 jours fin de mois 20 20/08
16/06 30 jours fin de dÈcade 20/07
16/06 30 jours fin de dÈcade 10 10/08
Encours maximal accordÈ
Líencours maximal vous permet de contrÙler le solde du client. Vous pourrez ensuite imprimer la liste
des clients dont líencours est dÈpassÈ gr‚ce ‡ líoption Encours Clients du menu Impressions. Attention : Les clients dont l'encours autorisÈ est ‡ 0 seront considÈrÈs par le logiciel comme des clients
pour lesquels on ne gËre pas díencours. Si vous ne souhaitez pas autoriser d'encours pour certains
clients et les avoir ensuite dans líimpression, il faut leur autoriser au moins 1 centime. Seuil de relance
Fichiers de DonnÈes
145
Lors des relances clients, vous pourrez demander au logiciel de prendre en compte ce seuil de
relance. Un courrier lui sera envoyÈ uniquement si le montant des ÈchÈances en retard de rËglement
dÈpasse le montant du seuil indiquÈ ici. Type de relance
SÈlectionnez le type de relance ‡ effectuer : sur imprimante ou par fax (pensez ‡ configurer votre fax
dans Configuration de líimpression du menu Dossier). 389 Compte : Onglet Analytique
Vous pouvez ici associer aux comptes de ventes ou díachats, une grille analytique pour chacun des
axes. Une grille analytique contient les postes analytiques et le pourcentage ‡ ventiler sur chacun
díentre eux. En saisie díÈcritures sur ce compte, le logiciel pourra ainsi ventiler automatiquement le montant de
líÈcriture sur les postes dÈfinis dans la grille. 390 Onglet S
oldes Les cumuls mensuels pour líannÈe en cours et les annÈes prÈcÈdentes (mÍme si les exercices sont
clÙturÈs) peuvent Ítre consultÈs pour chaque compte et pour chaque journal ‡ partir de líonglet Soldes
de la fiche du compte ou du journal. Utilisez les boutons AnnÈe Suivante et AnnÈe PrÈcÈdente pour passer d'un exercice ‡ l'autre. Pour obtenir le dÈtail mois par mois des totaux et des soldes du compte ou du journal, cliquez sur le
bouton Consulter le dÈtail des cumuls mensuels. 391 Onglet G
raphe Cet onglet permet de visualiser graphiquement l'Èvolution du solde du compte ou du journal mois par
mois. 392 Onglet Infos Saisissez ici toutes les informations complÈmentaires concernant le compte ou le journal. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + EntrÈe pour passer ‡ la ligne suivante. 393 Journaux
394 Gestion des Journaux
Un journal est un document (dans le logiciel, une fenÍtre) dans lequel toutes les opÈrations comptables
vont Ítre enregistrÈes. Le journal est obligatoire pour enregistrer les Ècritures que vous allez
gÈnÈrer par les options de saisie du menu Quotidien. DËs la crÈation de votre dossier, les principaux journaux sont automatiquement crÈÈs :
Code LibellÈ Type
AC Achats de marchandises Achats
AN A-nouveaux A-nouveaux
BP Banque principale TrÈsorerie
BS Banque secondaire TrÈsorerie
CA Caisse TrÈsorerie
Printed Documentation
146
OD OpÈrations diverses Divers
VC Ventes comptoir Ventes
VE Ventes et prestations Ventes
Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Journaux
Fonctions disponibles
Vous pouvez :
22. CrÈer un journal
23. Modifier un journal
24. Supprimer un journal inutilisÈe
25. Imprimer la liste des journaux par líicÙne ou par le bouton Imprimer. 395 CrÈation d'un Journal
Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Journaux
Comment faire ?
26. Cliquez sur le bouton Nouveau (ou appuyez sur la touche Inser). Une fiche vierge apparaÓt alors. 27. La saisie du code journal est obligatoire (sur 8 caractËres maximum). 28. Le type du journal doit Ítre choisi en fonction du type díÈcritures que vous souhaitez saisir dans le
nouveau journal. Le type níest plus modifiable aprËs validation de la fiche journal. Du choix de
ce type dÈcoule un traitement diffÈrent en saisie d'Ècritures et des paramËtres particuliers ‡ la
dÈfinition du journal. 29. En version Standard, vous pouvez uniquement crÈer un journal en devise locale ou en auxiliaire. En
version PRO, il est possible de choisir la devise de votre choix : USD, CHF Ö Si vous souhaitez crÈer
un journal en euros, ne saisissez rien. 30. Renseignez ensuite les informations concernant le journal dans les diffÈrents onglets proposÈs :
GÈnÈral, Banque, Raccourcis, Comptes, Soldes, Graphe, Infos
Les zones et les onglets accessibles dÈpendent du type de journal. 396 Type du Journal
Chaque type de journal a les propriÈtÈs particuliËres suivantes :
31. Un journal de ventes enregistre vos produits. 32. Un journal díachats enregistre vos charges. 33. Un journal díopÈrations diverses enregistre par exemple des Ècritures díimmobilisations, des
Ècritures de salaire, et permet Ègalement díenregistrer les effets de commerceÖ
34. Un journal dí‡ nouveaux reÁoit les Ècritures dí‡ nouveaux, en clÙture annuelle.
Fichiers de DonnÈes
147
35. Un journal de trÈsorerie permet díenregistrer les rËglements correspondant aux ventes et aux
achats enregistrÈs dans les journaux adÈquats. Une contrepartie Ligne ‡ Ligne ou en Pied de
journal peut Ítre demandÈe. 397 Contrepartie automatique
La contrepartie automatique consiste ‡ gÈnÈrer automatiquement le solde díune Ècriture sur le compte
de trÈsorerie (banque, caisse, ..), indiquÈ dans la fiche du journal (accessible par DonnÈes +
Journaux). La contrepartie est paramÈtrable sur les journaux de type TrÈsorerie :
36. En contrepartie ligne ‡ ligne, la ligne de contrepartie est gÈnÈrÈe pour chaque Ècriture. 37. En contrepartie en pied de journal, le montant de la contrepartie est cumulÈ chaque mois en
deux lignes (total dÈbit, total crÈdit), en pied de journal. Si besoin, consultez un exemple de contrepartie en ligne ‡ ligne et en pied de journal. Le choix de la contrepartie automatique a des consÈquences prÈcises quand au rapprochement
bancaire ‡ effectuer : Avec une contrepartie Ligne ‡ Ligne, vous devez rÈaliser un rapprochement bancaire par
compte (pointage du compte de banque ou de caisse). Avec une contrepartie En Pied de Journal, vous devez utiliser le rapprochement par journal
(pointage des Ècritures du journal, car le compte de banque ou de caisse ne contient pas le
dÈtail des montants). 398 Types de contrepartie dans un journal de TrÈsorerie
Voici des exemples de contrepartie dans un journal de trÈsorerie :
399 Contrepartie ligne ‡ ligne
Dans un journal de trÈsorerie, une contrepartie ligne ‡ ligne signifie que chaque Ècriture est soldÈe
par une Ècriture passÈe sur le compte de banque :
PiËce Compte LibellÈ DÈbit CrÈdit
1
1
401LIB
5121
Librairie Pater
Librairie Pater
450,00 450,00
2
2
401COMPO
5121
Compo SA
Compo SA
500,00 500,00
3
3
411TONIER
5121
Tonier
Tonier
800,00 800,00
400 Contrepartie pied de journal
Dans un journal de trÈsorerie, une contrepartie pied de journal signifie que toutes les Ècritures du
mois sont soldÈes par deux Ècritures globales passÈes sur le compte de banque :
PiËce Compte LibellÈ DÈbit CrÈdit
1
2
3
401LIB
401COMPO
411TONIER
Librairie Pater
Compo SA
Tonier
450,00
500,00 800,00
5121
5121
DÈpenses
Recettes
950,00 800,00
Printed Documentation
148
401 Raccourci Compte
38. Indiquez la lettre ou le chiffre correspond au raccourci. 39. Indiquez le compte. Exemple
CTRL + T N° Compte 44566
CTRL + T N° Compte 1170
402 Raccourci LibellÈ
40. Indiquez la lettre ou le chiffre correspond au raccourci. 41. Indiquez le libellÈ. Exemple
CTRL + F LibellÈ Facture n° 403 Comptes interdits
Saisissez la fourchette de comptes ‡ interdire dans ce journal. 404 Description de la Fiche
405 Journal : Onglet GÈnÈral
Indiquez ici le mode de fonctionnement du journal concernant :
42. La numÈrotation des piËces
43. La contrepartie automatique
44. Le libellÈ de l'Ècriture
45. Le Mode simulation
46. La Saisie au KilomËtre
406 Journal : Onglet Banque
Cet onglet permet de saisir tous les renseignements concernant la banque associÈe au journal de
TrÈsorerie. Ces renseignements seront utiles pour les remises en banque avec gÈnÈration d'un fichier
aux normes AFB (en version PRO). N° Compte TP
Ce champ ne concerne que les collectivitÈs locales qui utilisent le format de fichier de virement
spÈcifique pour les collectivitÈs locales ETEBAC sur 240 caractËres. Renseignez ici les 6 derniers
chiffres du n° de compte du RIB ´ compte de dÈpÙt de fonds ª. 407 Journal : Onglet Raccourcis
Les raccourcis clavier permettent díinscrire trËs rapidement un compte ou un libellÈ díÈcriture par simple
appui sur la touche Ctrl + une lettre ou un chiffre. Les raccourcis sont trËs utiles pour inscrire les numÈros de compte et les libellÈs que vous utilisez
souvent dans un journal.
Fichiers de DonnÈes
149
Vous pouvez crÈer 10 raccourcis clavier compte et 10 raccourcis clavier libellÈ par journal. En saisie
díÈcritures dans ce journal, les raccourcis comptes dÈfinis ici vous seront rappelÈs en bas ‡ gauche de
votre fenÍtre. Dans le champ Raccourcis Comptes ou Raccourcis LibellÈs, cliquez sur le bouton Ajouter pour
dÈfinir le raccourci. Consultez aussi la partie LibellÈs des Ècritures. 408 Journal : Onglet Comptes
Comptes Interdits
Cliquez sur le bouton Ajouter afin de dÈfinir une fourchette de comptes interdits en saisie sur ce
journal, pour Èviter ensuite des erreurs de saisie. Vous pouvez interdire la saisie díun montant sur un
compte ou une fourchette de comptes, et interdire la saisie díun montant pour un sens prÈcis (DÈbit /
CrÈdit). Fourchettes de Centralisation
Cliquez sur le bouton Ajouter afin de dÈfinir une fourchette de centralisation. Cette opÈration vous
permettra ensuite, ‡ condition díen autoriser les comptes concernÈs, de faire une centralisation des
journaux. 409 Onglet S
oldes Les cumuls mensuels pour líannÈe en cours et les annÈes prÈcÈdentes (mÍme si les exercices sont
clÙturÈs) peuvent Ítre consultÈs pour chaque compte et pour chaque journal ‡ partir de líonglet Soldes
de la fiche du compte ou du journal. Utilisez les boutons AnnÈe Suivante et AnnÈe PrÈcÈdente pour passer d'un exercice ‡ l'autre. Pour obtenir le dÈtail mois par mois des totaux et des soldes du compte ou du journal, cliquez sur le
bouton Consulter le dÈtail des cumuls mensuels. 410 Onglet G
raphe Cet onglet permet de visualiser graphiquement l'Èvolution du solde du compte ou du journal mois par
mois. 411 Onglet Infos Saisissez ici toutes les informations complÈmentaires concernant le compte ou le journal. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + EntrÈe pour passer ‡ la ligne suivante. 412 Guides d'Ecritures
413 Gestion des Guides d'Ecritures
Un guide díÈcritures permet de prÈ-enregistrer des lignes díÈcritures pour automatiser la saisie des
Ècritures rÈpÈtitives : factures, rËglements, OD de salaires, OD de TVAÖ
Un guide díÈcritures, entiËrement automatisÈ, permet Ègalement de crÈer des guides d'abonnement :
loyer, abonnement Ö
Les guides sont utilisÈs dans líoption Saisie GuidÈe du menu Quotidien.
Printed Documentation
150
Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Guides díEcritures
Fonctions disponibles
Vous pouvez :
47. CrÈer de nouveaux guides
48. Consulter ou modifier un guide
49. Supprimer les guides que vous níutilisez plus
50. Imprimer la liste des guides
51. Dupliquer un guide
52. Saisir ou consulter un mÈmo sur un guide
53. Exporter une sÈlection de guides
54. Exporter tous les guides
55. Importer des guides
Vous pouvez trier la liste par ordre croissant ou dÈcroissant de nom ou de description. Chaque onglet affiche la liste des guides pouvant Ítre utilisÈ pour chaque type de journal. La
rÈpartition de ces guides dans les onglets dÈpend uniquement du type choisi ‡ la crÈation du guide. Pour rechercher un guide díaprËs son code, saisissez les premiers caractËres dans la zone
Rechercher. 414 CrÈation de Guides díEcritures
Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Guides díEcritures
Comment faire ?
56. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors. 57. Saisissez le nom du guide. 58. Saisissez la description du guide, ce qui vous permettra de vous souvenir plus facilement de son
contenu (par exemple : Ventes ‡ 19,6 %, Achats 5,5 %, Virement de compte ‡ compte, Ö). 59. SÈlectionnez dans la liste dÈroulante, le type du journal dans lequel vous souhaitez utiliser ce guide. 60. Choisissez de faire apparaÓtre le guide dans la liste de base, ou dans la liste complËte en pointant la
bonne case. 61. Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter pour dÈfinir les lignes prÈ-paramÈtrÈes du guide. Vous avez la possibilitÈ de classer les lignes des guides que vous crÈez dans líordre que vous
souhaitez en cliquant sur les flËches ‡ droite du bouton Modifier. Cette fonction est Ègalement
disponible pour les guides dÈj‡ crÈÈs. 415 Lignes du guide
Une ligne díun guide permet de paramÈtrer la ligne de saisie. Pour chacun des composants de la ligne,
indiquez síil sera ou non accessible lors de la saisie guidÈe : de ce choix dÈcoule une automatisation
plus ou moins grande. Un guide doit contenir autant de lignes que de comptes imputÈs par líopÈration. Chaque ligne est
repÈrÈe par son numÈro díordre.
Fichiers de DonnÈes
151
Aide ‡ afficher lors de la saisie
Saisissez dans cette zone le message qui síaffichera lors de la saisie de cette ligne. NumÈro de compte
62. Si le compte doit Ítre saisi en appel du guide, laissez la zone vierge et cochez la case
A Saisir. 63. Si le compte doit impÈrativement correspondre ‡ un certain type de compte, saisissez
la racine et cochez la case A Saisir. En saisie guidÈe, líappel de la liste des comptes
avec ou F4 affichera automatiquement les comptes dont le numÈro commence par
la racine paramÈtrÈe. 64. Si le compte est fixe, saisir le numÈro de compte en entier manuellement. Vous pouvez
Ègalement choisir le compte dans la liste (icÙne ou touche F4). LibellÈ
Saisissez ici le libellÈ de la ligne díÈcriture. Si vous souhaitez reprendre líintitulÈ du compte, saisissez $L. Si vous souhaitez reprendre le libellÈ de la ligne díÈcriture prÈcÈdent, saisissez IDEM. Montant ou Formule
Saisissez ici un montant ou une formule :
43Pour un guide correspondant ‡ un mouvement enregistrÈ rÈguliËrement pour un mÍme
montant, saisissez directement la valeur. Ce guide pourra peut Ítre faire líobjet díun
guide d'abonnement. 44Si le montant níest pas connu, laissez cette zone vide. 45Si le montant peut Ítre calculÈ ‡ partir díune ligne prÈcÈdente, saisissez la formule de
calcul en utilisant les opÈrations suivantes : ñ /
46Le montant díune ligne peut Ítre rÈcupÈrÈe par le signe $x o˘ x est le numÈro de
position de la ligne. 47Enfin, des formules prÈdÈfinies peuvent Ítre choisies dans la liste dÈroulante
accessible par la flËche noire : SOLDE, TVA_sur_HT, TVA_sur_TTC. Les formules
TVA_sur_HT et TVA_sur_TTC supposent que la ligne díÈcriture prÈcÈdemment
paramÈtrÈe contient respectivement le montant HT ou TTC. A saisir
Cette case est ‡ cocher pour accÈder ‡ la saisie ou ‡ la modification de la zone lors de la saisie. Sens de l'Ècriture
Pointez le sens de la ligne d'Ècriture, pour indiquer s'il s'agit d'un montant ‡ inscrire au dÈbit ou au
crÈdit. Ces cases sont mutuellement exclusives : vous pouvez ne sÈlectionner que l'une d'entre elles.
416 Consulter ou modifier un guide
AccÈdez aux guides par DonnÈes + Guides díÈcritures et double-cliquez sur un guide, ou utilisez le
bouton Modifier.
Printed Documentation
152
417 Dupliquer un guide
AccÈdez aux guides par DonnÈes + Guides díÈcritures, sÈlectionnez le guide et cliquez sur le bouton
Dupliquer. Saisissez le nom du nouveau guide. 418 Supprimer un guide
AccÈdez aux guides par DonnÈes + Guides díÈcritures, sÈlectionnez le guide et cliquez sur le bouton
Supprimer. Confirmez la suppression. Attention, la suppression est irrÈversible. 419 Exporter une sÈlection de guide
Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Guides díÈcritures
Comment faire ?
65. Dans chaque onglet, cochez les guides ‡ exporter gr‚ce ‡ la colonne E. 66. Cliquez sur le bouton Exporter. 67. Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ exporter. 68. Cochez la case Compresser ce fichier au format Zip si vous souhaitez que la taille du fichier soit
rÈduite, pour un envoi par e-mail par exemple. 69. Vous pouvez protÈger le fichier par un mot de passe, en cochant la case correspondante et en
saisissant le mot de passe : il sera demandÈ lors de la dÈcompression, au moment de líimportation. Attention : Ce mot de passe ne doit pas Ítre perdu, sinon la dÈcompression sera impossible, et les
guides ne pourront Ítre importÈs.
70. Afin díenvoyer le fichier directement par e-mail, cochez la case correspondante et indiquez líadresse
du destinataire : un nouvel e-mail sera automatiquement ouvert, avec le fichier en piËce jointe. Consultez aussi la partie Importation des Guides d'Ecritures. 420 Saisir ou lire un mÈmo sur un guide
AccÈdez aux guides par DonnÈes + Guides díÈcritures. Les guides avec MÈmo affichent un trombone
dans la colonne M. SÈlectionnez le guide et cliquez sur le bouton MÈmo. 421 Guides d'Abonnements
422 Gestion des Guides d'Abonnements
Quíest-ce quíun guide díabonnements ?
Un guide díabonnement permet de gÈnÈrer automatiquement, ‡ intervalles rÈguliers (mensuels,
trimestriels, Ö) les Ècritures comptables correspondant ‡ des charges ou des produits díun montant
fixe et pÈriodiques (abonnement revue, loyer, Ö). Pour que les lignes díabonnement arrivÈes ‡ ÈchÈance soient automatiquement proposÈes ‡
líouverture du dossier, cochez la case GÈnÈration automatique des abonnements dans menu
Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences, onglet Divers. Autrement, toutes les Ècritures díabonnement pourront Ítre produites par la commande GÈnÈration
des Abonnements du menu ComptabilitÈ.
Fichiers de DonnÈes
153
PerpÈtuitÈ des abonnements
Chaque abonnement sera automatiquement reportÈ sur le nouvel exercice lors de la clÙture
annuelle, et ses dates automatiquement mises ‡ jour. Cíest pourquoi, dans le paramÈtrage du guide, vous devez indiquer une pÈriode sur N (et non sur N
et N+1). Si le guide díabonnement crÈÈ níÈtait valable que pour un seul exercice, supprimez-le aprËs la
clÙture annuelle. Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Guides díAbonnements
Fonctions disponibles
Vous pouvez :
71. CrÈer de nouveaux abonnements
72. Consulter ou modifier un guide
73. Supprimer un guide que vous níutilisez plus
Vous pouvez trier la liste par ordre croissant ou dÈcroissant de code. Pour rechercher un guide
díaprËs son code, saisissez les premiers caractËres dans la zone Rechercher. 423 CrÈation d'un Guide d'Abonnement
74. CrÈez un guide d'Ècritures complËtement automatisÈ (toutes les cases A saisir dÈcochÈes). 75. AccÈdez aux guides díabonnements par DonnÈes + Guides díAbonnements, et cliquez sur le
bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors. 76. Saisissez obligatoirement le code du guide ‡ crÈer (sur 8 caractËres maximum). 77. Saisissez la description du guide díabonnement ce qui vous permettra de vous souvenir plus
facilement de son contenu. 78. Saisissez le code du guide díÈcriture dont vous souhaitez rÈcupÈrer les Ècritures ou cliquez sur líicÙne
pour le sÈlectionner dans la liste. 79. Saisissez le code du journal dans lequel vous dÈsirez gÈnÈrer les Ècritures de cet abonnement ou
cliquez sur líicÙne pour le sÈlectionner dans la liste. 80. Saisissez la date de dÈbut, date ‡ partir de laquelle le logiciel doit gÈnÈrer les Ècritures d'abonnement. Si le dÈbut coÔncide avec le dÈbut de l'exercice, pointez Exercice sinon saisissez la date ‡ partir de
laquelle l'Ècriture doit Ítre gÈnÈrÈe. Utilisez l'icÙne pour accÈder au calendrier. 81. Saisissez ensuite la date de fin, date ‡ laquelle le logiciel arrÍtera de gÈnÈrer les Ècritures. Remarque : Pour un guide ‡ utiliser sur plusieurs exercices, paramÈtrez la pÈriode sur líexercice
courant. Les dates seront mises ‡ jour automatiquement ‡ chaque clÙture annuelle et les Ècritures
seront donc gÈnÈrÈes exercice par exercice, au fur et ‡ mesure des clÙtures annuelles.
82. Choisissez líune des frÈquences díabonnement suivantes : Hebdomadaire, Mensuelle, Trimestrielle, Semestrielle, Annuelle. 83. Avec le bouton ParamÈtrer, dÈterminez le jour exact (pour une frÈquence Hebdomadaire, par
exemple tous les mardis), le jour dans le mois (pour une frÈquence Mensuelle, par exemple, le 1
er jour
du mois) et le mois (pour une frÈquence Trimestrielle, par exemple le deuxiËme mois du trimestre). En
Printed Documentation
154
choisissant une frÈquence mensuelle, vous avez Ègalement la possibilitÈ de dÈterminer une
frÈquence annuelle en ne sÈlectionnant quíun seul mois. 84. Cliquez sur OK pour valider. Toutes les lignes díabonnement arrivÈes ‡ ÈchÈance ‡ la date du jour seront proposÈes ‡ líouverture du
dossier si vous avez activÈ la gÈnÈration automatique dans les prÈfÈrences du dossier, onglet Divers. Autrement, toutes les Ècritures díabonnement pourront Ítre produites par la commande GÈnÈration des
Abonnements du menu ComptabilitÈ. 424 Guide d'Abonnement : ParamÈtrage de la frÈquence
Dans cette fenÍtre, vous devez prÈciser un jour, un mois ou une pÈriode sur laquelle líabonnement doit
Ítre gÈnÈrÈ. En fonction de la frÈquence choisie, les options proposÈes ne sont pas les mÍmes. Pour une frÈquence
hebdomadaire, vous devez indiquer le ou les jours de la semaine, pour une frÈquence mensuelle, le jour
du mois et pour une frÈquence trimestrielle, le mois du trimestre ainsi que le jour. 425 LibellÈs des Ecritures
426 LibellÈs des Ecritures
Cette option vous permet de crÈer une liste des libellÈs les plus utilisÈs dans vos Ècritures comptables, et ainsi de gagner du temps en Saisie Comptable ou en Saisie au KilomËtre. Cette liste níest cependant
pas indispensable, líintitulÈ du compte pouvant se reporter automatiquement en libellÈ de líÈcriture. Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + LibellÈs des Ecritures
Fonctions disponibles
Vous pouvez :
85. CrÈer de nouveaux libellÈs
86. Consulter ou modifier une fiche
87. Supprimer les libellÈs que vous níutilisez plus
88. Imprimer la liste des libellÈs
89. Trier la liste
90. Importer des libellÈs
91. Exporter des libellÈs
Chaque onglet affiche la liste des libellÈs pouvant Ítre utilisÈ pour chaque type de journal. La
rÈpartition de ces libellÈs dans les onglets dÈpend uniquement du type choisi ‡ la crÈation du libellÈ. Pour rechercher un libellÈ díaprËs son code, saisissez les premiers caractËres dans la zone
Rechercher. 427 CrÈation de LibellÈs
Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + LibellÈs des Ecritures
Comment faire ?
92. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors.
Fichiers de DonnÈes
155
93. Saisissez le libellÈ. 94. Indiquez le type de journal dans lequel le libellÈ doit síafficher, et cliquez sur OK. En saisie díÈcritures, vous pourrez complÈter automatiquement la liste des libellÈs gr‚ce ‡ la touche
F6. 428 Consulter ou modifier une fiche LibellÈ
AccÈdez aux libellÈs des Ècritures par DonnÈes + LibellÈs des Ecritures et double-cliquez sur un
libellÈ, ou utilisez le bouton Modifier. Le type de journal ne peut Ítre modifiÈ. Síil est incorrect, supprimez le libellÈ et recrÈez-le. 429 Supprimer un LibellÈ
AccÈdez aux libellÈs des Ècritures par DonnÈes + LibellÈs des Ecritures, sÈlectionnez le libellÈ et
cliquez sur le bouton Supprimer. Confirmez la suppression. 430 Imprimer la liste des LibellÈs
AccÈdez aux libellÈs des Ècritures par DonnÈes + LibellÈs des Ecritures et cliquez sur le bouton
Imprimer. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 431 Trier la liste des LibellÈs
Trier les libellÈs des Ècritures vous permettra de positionner les libellÈs les plus utilisÈs en haut de liste. Pour cela :
95. SÈlectionnez un libellÈ et cliquez sur le bouton Monter. 96. SÈlectionnez un libellÈ et cliquez sur le bouton Descendre. 97. Pour retrouver un classement alphabÈtique, cliquez dans líentÍte de la colonne LibellÈ. 432 Exporter des LibellÈs
Cette option vous permet díexporter les libellÈs des Ècritures. Comment faire ?
a. AccÈdez ‡ líoption DonnÈes + LibellÈs des Ecritures. b. Cliquez sur le bouton Exporter. c. Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ exporter. d. Cochez la case Compresser ce fichier au format Zip si vous souhaitez que la
taille du fichier soit rÈduite, pour un envoi par e-mail par exemple. e. Vous pouvez protÈger le fichier par un mot de passe, en cochant la case
correspondante et en saisissant le mot de passe : il sera demandÈ lors de la
dÈcompression, au moment de líimportation. Attention : ce mot de passe ne doit
pas Ítre perdu, sinon la dÈcompression sera impossible, et les libellÈs ne
pourront Ítre importÈs.
f. Afin díenvoyer le fichier directement par e-mail, cochez la case correspondante et
indiquez líadresse du destinataire : un nouvel e-mail sera automatiquement
ouvert, avec le fichier en piËce jointe. 433 Importer des LibellÈs
Cette option vous permet de rÈcupÈrer les libellÈs des Ècritures paramÈtrÈs par votre Expert-Comptable
ou votre revendeur.
Printed Documentation
156
Comment faire ?
g. AccÈdez ‡ líoption DonnÈes + LibellÈs des Ecritures. h. Cliquez sur le bouton Importer.
i. Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ importer.
j. Si le fichier est protÈgÈ par un mot de passe, cochez la case et tapez le mot de
passe, puis cliquez sur OK. 434 Modes de RËglements
435 Les Modes de RËglements
Pour utiliser la Saisie des Paiements reÁus et RËglements des Tiers , vous devez dÈfinir les diffÈrents
modes de rËglements. Ces options vous permettent de :
98. gÈnÈrer un fichier LCR et un fichier PrÈlËvements au format ETEBAC, 99. gÈnÈrer un fichier de virements, 100. gÈnÈrer des lettres-chËques. Les modes de rËglements permettent de :
101. distinguer les rËglements clients encaissÈs et de dÈposer en banque les rËglements díun certain
type, 102. suivre vos rËglements fournisseurs en fonction de leur mode de rËglement, 103. de saisir dans líÈchÈancier, le mode de rËglement utilisÈ pour le rËglement díune ÈchÈance. Si le mode de rËglement habituel du client ou du fournisseur est connu, saisissez le directement dans la
fiche du compte tiers : il sera automatiquement proposÈ en saisie díun paiement reÁu et en saisie díun
rËglement de tiers. Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Modes de RËglements
crÈer un mode de rËglement ?
AccÈdez ‡ la gestion des modes de rËglements par le menu DonnÈes + Modes de RËglements. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors. Saisissez le code du mode de rËglement, le libellÈ, le type et le numÈro de compte comptable de
valeurs ‡ líencaissement. Le type du mode de rËglement est important puisquíil permettra de gÈnÈrer un fichier au format
CFONB (LCR, PrÈlËvements et virements), et une lettre-chËque ‡ líattention du fournisseur (type
ChËque).
Fichiers de DonnÈes
157
Exemples de comptes de valeurs ‡ líencaissement :
ChËque : 5111
Carte Bleue : 5112
LCR : 5113
436 ChÈquiers
437 Gestion des ChÈquiers
La gestion des chÈquiers permet, lors de la saisie des rËglements de tiers, díaffecter un numÈro de
chËque ‡ votre Ècriture de rËglement. Ce numÈro permet, par la suite, díeffectuer une recherche
díÈcritures sur ce critËre. Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + ChÈquiers
Comment crÈer un chÈquier ?
Pour crÈer un nouveau chÈquier :
104. AccÈdez au chÈquiers par le menu DonnÈes + ChÈquiers. 105. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors. 106. Saisissez le code et la date díouverture qui correspond ‡ la date du premier chËque. 107. Saisissez le numÈro du premier et du dernier chËque de votre chÈquier. 108. Indiquez le code journal dans lequel le chÈquier doit Ítre utilisÈ. Ce chÈquier ne sera pas
disponible dans un autre journal. 109. Indiquez líÈtat du chÈquier ‡ savoir síil est terminÈ, en cours díutilisation ou annulÈ. Fonctions disponibles
Vous pouvez consulter la liste des chÈquiers existants, modifier un chÈquier, ou encore en supprimer
un. Vous avez Ègalement la possibilitÈ de suivre de maniËre simple et claire líutilisation des chËques au
sein díun mÍme chÈquier par le bouton ChËques. 438 CrÈation d'un ChÈquier
Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + ChÈquiers
Comment faire ?
110. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors. 111. Saisissez le code et la date díouverture qui correspond ‡ la date du premier chËque. 112. Saisissez le numÈro du premier et du dernier chËque de votre chÈquier. 113. Indiquez le code journal dans lequel le chÈquier doit Ítre utilisÈ. Ce chÈquier ne sera pas
disponible dans un autre journal. 114. Indiquez líÈtat du chÈquier ‡ savoir síil est terminÈ, en cours díutilisation ou annulÈ.
Printed Documentation
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439 Suivi d'un ChÈquier
Par cet Ècran, vous pouvez connaÓtre trËs rapidement les chËques qui sont utilisÈs et ceux qui ne le sont
pas. Pour chaque chËque utilisÈ, vous avez la date du chËque, le montant du chËque et le tiers rÈglÈ, ce qui
permet de retrouver facilement un chËque Èmis. Vous pouvez Ègalement indiquer quíun chËque est annulÈ ou bloquÈ. Ainsi, lors des prochains
rËglements, le logiciel ignore le chËque annulÈ et propose le numÈro suivant. Le bouton Imprimer vous permet de sortir un Ètat de votre chÈquier. 440 Impression du contenu d'un ChÈquier
Il síagit díimprimer le contenu díun chÈquier, soit la liste des chËques du chÈquier. Comment faire ?
115. AccÈdez ‡ la gestion des chÈquiers par le menu DonnÈes + ChÈquiers. 116. SÈlectionnez le chÈquier ‡ imprimer et cliquez sur le bouton ChËques. 117. Cliquez sur le bouton Imprimer. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 441 Devises
442 Les Devises
Pour enregistrer des montants en devise, vous devez crÈer un code pour chacune des devises avec
lesquelles vous travaillez. Cette commande permet de dÈfinir les codes devises et le taux de change associÈ. Ces codes serviront
‡ la conversion des devises OUT en FRF. Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Devises
Comment crÈer une devise ?
118. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors. 119. Saisissez le code et le libellÈ de la devise. 120. Saisissez le nom de líunitÈ et de la sous-unitÈ (centimes, cents, ..). 121. Indiquez si la devise fait partie de la zone euros. 122. Saisissez le cours de la devise par rapport ‡ la monnaie locale. 443 Analytique
444 Les Postes Analytiques
La gestion analytique permet de rÈpartir les montants des charges ou des produits sur des postes
analytiques, et selon des axes analytiques. Pour plus díinformations, consultez la partie La gestion
analytique. Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Analytique et BudgÈtaire + Postes Analytiques
Fichiers de DonnÈes
159
Fonctions disponibles
Vous pouvez :
123. CrÈer de nouveaux postes
124. Modifier un poste existant
125. Supprimer des postes que vous níutilisez plus
Vous pouvez Ègalement imprimer la liste des postes par líicÙne ou par le bouton Imprimer, et
trier la liste par ordre croissant ou dÈcroissant de code. Le poste DIVERS est un poste rÈservÈ, sur lequel seront automatiquement ventilÈs les
montants non ventilÈs ‡ 100%. 445 CrÈation des Postes Analytiques
Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Analytique et BudgÈtaire + Postes Analytiques
Comment crÈer un poste analytique ?
126. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors. 127. Saisissez le code et le libellÈ du poste ‡ crÈer. 128. Vous pouvez introduire un report si besoin. 129. Cochez la case des axes pour lesquels vous allez utiliser le poste dÈfini ici. Pour plus díinformations, notamment sur la notion díaxe analytique, consultez la partie La gestion
analytique. 446 Les Grilles Analytiques
Certaines charges courantes sont ventilÈes de la mÍme maniËre, sur les mÍmes postes et pour des
montants reprÈsentant un pourcentage fixe de la valeur de la charge ou du produit d'origine. Dans ce
cas, il est intÈressant de dÈfinir des grilles afin de rendre trËs rapide, la ventilation analytique de
certaines Ècritures. Par exemple, les frais du loyer seront toujours ventilÈs suivant un rapport particulier sur chacun des 3
postes suivants : Service administratif, Service Logistique, Service Marketing. Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Analytique et BudgÈtaire + Grilles Analytiques
Fonctions disponibles
Vous pouvez crÈer une nouvelle grille, modifier une grille, ou encore en supprimer une. 447 CrÈation des Grilles Analytiques
Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Analytique et BudgÈtaire + Grilles Analytiques
Comment crÈer une grille ?
Printed Documentation
160
130. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors. 131. Saisissez le code et le libellÈ de la grille ‡ crÈer. 132. Cochez la case des axes pour lesquels vous allez utiliser la grille dÈfinie ici. 133. Saisissez les diffÈrents postes de ventilation et indiquez le taux ‡ ventiler. La grille doit ensuite Ítre associÈe au(x) compte(s) comptable(s) qui vont líutiliser. Pour cela,
indiquez dans líonglet Analytique des Comptes pouvant utiliser une grille, le code des grilles pour
chacun des axes. Par exemple, líonglet Analytique du compte de charge 614, Charge Locatives et
de CopropriÈtÈs est associÈ ‡ la grille G02 pour líaxe analytique Services. Pour plus díinformations, notamment sur la notion díaxe analytique, consultez la partie La gestion
analytique. 448 Budgets
449 Les Budgets
Les budgets vous permettent de contrÙler si les rÈalisations sont ou non conformes aux prÈvisions. Vous avez la possibilitÈ de dÈfinir deux types de budget :
134. Analytique : Il síagit de comparer le prÈvu avec la saisie analytique (ventilations sur les postes). 135. GÈnÈral : Il síagit de comparer le prÈvu avec la saisie comptable (sur les comptes). Exemple : L'annÈe prÈcÈdente, votre sociÈtÈ a fait un chiffre d'affaires de 1000000,00. Vous prÈvoyez et
espÈrez une progression de 5%. Vous allez donc crÈer des budgets et introduire les montants que vous
prÈvoyez (calculÈs ‡ partir du CA rÈalisÈ líannÈe prÈcÈdente majorÈs de 5%). Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Analytique et BudgÈtaire + Budgets
Fonctions disponibles
Vous pouvez : CrÈer un nouveau budget Ouvrir la fiche pour saisir des donnÈes, la mettre ‡ jour ou la consulter Supprimer une fiche inutilisÈe
Imprimer la liste des budgets
Suivi budgÈtaire
La commande Analytique et BudgÈtaire du menu Impressions permet de comparer prÈvisions et
rÈalisÈs, chaque mois de maniËre dÈtaillÈe . 450 Budget : CrÈation
Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Analytique et BudgÈtaire + Budgets
Fichiers de DonnÈes
161
Comment crÈer un budget ?
a. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt
alors. b. Saisissez le code et le libellÈ de la grille ‡ crÈer. Type de budget
136. Analytique : Il síagit de comparer le prÈvu avec la saisie analytique (ventilations sur les postes). 137. GÈnÈral : Il síagit de comparer le prÈvu avec la saisie comptable (sur les comptes). Sens
SÈlectionnez-le sens de calcul des soldes (sens DÈbit pour dÈbit ñ crÈdit, sens CrÈdit pour crÈdit ñ
dÈbit). Onglet Postes ñ Onglet Comptes
DÈfinissez ici la fourchette de comptes ou de poste concernÈs. Pour cela, cliquez sur le bouton
Ajouter. Onglets Axe
Saisissez le montant prÈvu pour chaque axe. Pour un budget de type GÈnÈral, les axes peuvent vous servir ‡ dÈfinir plusieurs prÈvisions
(Èvolution de 5%, Èvolution de 10%, Èvolution baisse 0,5%, Ö). Vous inscrivez donc pour
chaque pÈriode et chaque budget, le rÈsultat ‡ atteindre. Pour un budget de type Analytique, les axes correspondent aux axes analytiques dÈfinis
dans líonglet Analytique des prÈfÈrences du dossier. Cliquez sur le bouton Recalcul pour obtenir la mise ‡ jour de votre grille. Remarque : Pour accÈder aux onglets Axe, vous devez tout díabord enregistrer la fiche. 451 Budgets : Impression
Vous pouvez imprimer la liste de vos budgets par líicÙne ou par le bouton Imprimer ou encore par
la commande Listes diverses du menu Impressions. Choisissez alors díimprimer tous les budgets
gÈnÈraux, les budgets analytiques ou les deux. 452 Fichiers non Comptables
453 Les Pays
Par dÈfaut, les pays les plus courants sont dÈj‡ crÈÈs. Cependant, vous pouvez crÈer des pays supplÈmentaires gr‚ce au bouton Nouveau. Indiquez alors le
nom du pays, la devise et si le pays est membre de la UE ou non. Avant de crÈer le pays, vous devez crÈer la devise qui lui correspond par le menu DonnÈes + Devises
puisque toutes les devises ne sont pas crÈÈes. 454 Les DÈpartements
Par dÈfaut, tous les dÈpartements sont dÈj‡ crÈÈs.
Printed Documentation
162
Cependant, vous pouvez crÈer des dÈpartements supplÈmentaires gr‚ce au bouton Nouveau. Indiquez
alors le code et le nom du dÈpartement. 455 Les Codes Postaux
Par dÈfaut, tous les codes postaux franÁais sont dÈj‡ crÈÈs. Cependant, aucun code postal pour les autres pays nía ÈtÈ crÈÈ. Vous avez donc la possibilitÈ díajouter
un code postal franÁais, ou pour un autre pays, gr‚ce au bouton Nouveau.
Indiquez alors le code postal, la ville, le dÈpartement et le pays. En revanche, le dÈpartement et le pays
doivent Ítre crÈÈs auparavant. 456 Immobilisations
457 Les Immobilisations
Le suivi des immobilisations permet díobtenir automatiquement le calcul des plus ou moins values pour
la dÈclaration 2035 (mode BNC). La liste des immobilisations (Gestion des immobilisations du menu DonnÈes + Autres fichiers +
Immobilisations) est classÈe par ordre croissant de code article. Pour crÈer une nouvelle
immobilisation, cliquez sur le bouton Nouveau et dÈfinissez sa fiche. 458 La fiche de líImmobilisation
Date díachat/ Date de mise en service
Pour une immobilisation en mode DÈgressif, la date díachat est obligatoire, la premiËre annuitÈ est
calculÈe ‡ partir de cette date (au prorata du nombre de mois, le premier mois Ètant le mois de la
date díachat). Pour une immobilisation en mode LinÈaire, la date de mise en service est obligatoire pour le calcul
de la premiËre annuitÈ (au prorata du nombre de jours). Mode díamortissement
Vous pouvez choisir parmi l'un des six modes d'amortissement proposÈs :
Le mode Aucun
Lorsque le bien n'est pas amortissable, un terrain ‡ b‚tir par exemple, le logiciel gÈnËre aucun
renseignement relatif ‡ un amortissement. Le mode LinÈaire
Il rÈpartit de maniËre Ègale les dÈprÈciations sur la durÈe de vie du bien. Le taux
d'amortissement linÈaire est obtenu en divisant 100 par le nombre d'annÈes de la durÈe de vie
du bien. Le montant de la derniËre annuitÈ, correspond ‡ la diffÈrence entre une annuitÈ complËte
et le montant amorti lors de la premiËre annuitÈ. Le mode DÈgressif
Ce systËme est caractÈrisÈ par l'application d'un taux constant ‡ une valeur dÈgressive. Le taux
d'amortissement est Ègal au produit du taux linÈaire par un coefficient qui varie suivant la durÈe
de vie du bien. Un bien d'occasion et/ou un bien dont la durÈe de vie est infÈrieure ‡ trois ans ne
Fichiers de DonnÈes
163
peut faire l'objet d'un amortissement dÈgressif. Le logiciel applique les coefficients suivants au
taux constant. Cependant vous pouvez modifier un coefficient dans la zone coefficient dÈgressif. DurÈe d'utilisation du bien = d Coefficient
3 =< d <= 4 1,5
4 < d <= 6 2
d > 6 2,5
Le mode Exceptionnel
Il est accordÈ pour encourager certains investissements mobiliers ou immobiliers, tels que la
recherche scientifique et technique, la lutte contre la pollution de l'air atmosphÈrique et des eaux
industrielles... Les taux calculÈs sont linÈaires. Le logiciel fait une distinction entre des amortissements exceptionnels :
138. MDEE (MatÈriel DestinÈ ‡ Economiser líEnergie) : DurÈe d'amortissement sur un
an. 139. Logiciel : DurÈe variable (un an en gÈnÈral). 140. Mode Aucun : Ce mode doit Ítre sÈlectionnÈ pour une immobilisation non
amortissable. 141. Mode VÈhicule de Tourisme : Ce mode correspond ‡ un amortissement dÈgressif. DurÈe díamortissement (annÈe)
Indiquez la durÈe en annÈe. DurÈe díamortissement (mois)
Si vous gÈrez une durÈe d'amortissement qui n'est pas un nombre d'annÈes entier, indiquez le
nombre de mois supplÈmentaires (6 pour une demi-annÈe). La saisie de la durÈe díun amortissement
dÈgressif a pour effet díappliquer un taux bien prÈcis. Coefficient dÈgressif
Cette zone est uniquement accessible dans le cas d'un amortissement dÈgressif. Plan díamortissement
A la validation de la fiche díimmobilisation, le plan díamortissement calculÈ automatiquement par le
logiciel síaffiche. Il reste consultable ‡ tout moment ‡ partir du bouton Plan. Cessions díimmobilisations
En cas de cession díune immobilisation, ouvrez la fiche díimmobilisation et cliquez sur le bouton
Cession. Une impression des immobilisations sorties est disponible. En impression de la dÈclaration 2035, les immobilisations sont automatiquement reprises et un calcul
des plus ou moins values est effectuÈ pour les immobilisations sorties. 459 Impression des Immobilisations et des Cessions
Vous pouvez imprimer vos immobilisations et vos cessions par le menu DonnÈes + Autres fichiers +
Immobilisations.
Printed Documentation
164
Par dÈfaut, le logiciel vous propose líimpression pour toutes les immobilisations, mais vous pouvez
sÈlectionner une autre fourchette. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 460 AssociÈs
461 Les AssociÈs
Les associÈs seront automatiquement repris dans la dÈclaration 2035 (mode BNC). Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Autres fichiers + AssociÈs
Fonctions disponibles
Vous pouvez :
142. CrÈer de nouveaux associÈs
143. Consulter la liste des associÈs
144. Modifier une fiche
145. Supprimer les fiches que vous níutilisez plus
Vous pouvez trier la liste par ordre croissant ou dÈcroissant de code. Pour rechercher un associÈ
díaprËs son code, saisissez les premiers caractËres dans la zone Rechercher. 462 CrÈation díun AssociÈ
Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Autres fichiers + AssociÈs
Comment faire ?
146. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors. 147. Renseignez les diffÈrentes coordonnÈes de votre associÈ et validez en cliquant sur OK..
165
RÈvision Client
RÈvision du Dossier
463 Supprimer une Campagne de RÈvision
Comment y accÈder ?
Barre de menu RÈvision Client + RÈvision du Dossier
Comment faire ?
SÈlectionnez la derniËre campagne et cliquez sur le bouton Supprimer, puis confirmez. Attention : Seule la derniËre campagne de líhistorique peut Ítre supprimÈe.
167
464 OpÈrations de ClÙture
465 Validation des Ecritures
La Validation permet de rendre irrÈversible le contenu díune Ècriture comptable, cíest-‡-dire tout ce qui
la compose. Seuls líÈchÈancier, líanalytique, le lettrage et le rapprochement bancaire seront encore possibles sur les
lignes validÈes. Cette opÈration est indispensable afin que votre comptabilitÈ soit considÈrÈe comme sincËre, rÈguliËre et
probante par líadministration fiscale. Cette Ètape est nÈcessaire avant la clÙture de vos mois, et donc de votre exercice. Attention : Une fois les Ècritures validÈes, elles ne seront plus modifiables, ni supprimables. Cette opÈration est irrÈversible. Une sauvegarde de vos donnÈes est vivement conseillÈe. Vous
pourrez cependant toujours ajouter de nouvelles Ècritures. Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. 466 Comment y accÈder ?
Barre de menu ClÙtures + Validation des Ecritures
467 Comment faire ?
SÈlectionnez les critËres des Ècritures ‡ valider : pÈriode et fourchette de journaux. Sur cette
pÈriode, líajout díÈcritures sera toujours possible. Lancez la validation en cliquant sur OK. 468 Messages survenus lors de la validation
48 ´ Le journal VE contient des Ècritures de simulation sur la pÈriode spÈcifiÈe : veuillez
confirmer ou supprimer ces Ècritures avant la validation. ª : La commande Ecritures de
simulation du menu Quotidien vous permettra de confirmer ces Ècritures. 49 ´ Le journal VE est dÈsÈquilibrÈ pour le mois de janvier et une Ècriture de rÈÈquilibrage sur un
compte díattente a ÈtÈ gÈnÈrÈe par le logiciel. Vous devez supprimer cette ligne et saisir la
contrepartie adÈquate. ª : Vous devez supprimer la ligne gÈnÈrÈe par le logiciel sur le compte 470 et
saisir la contrepartie correcte ou corriger le dÈsÈquilibre. 50 ´ Certaines Ècritures de TVA sur les encaissements níont pas de numÈro de piËce. Nous
vous rappelons que pour pouvoir gÈrer la dÈclaration de TVA, vous devez indiquer sur
toutes les factures avec de la TVA sur les encaissements un numÈro de piËce unique. ª : Si
vous gÈrez la dÈclaration de TVA et la TVA sur les encaissements, le n° de piËce est
indispensable sur toutes vos factures avec TVA sur encaissements. Vous devez donc corriger vos
Ècritures. 51 ´ Certaines Ècritures sur la pÈriode spÈcifiÈe níont pas de numÈro de piËceÖ ª :
ConformÈment ‡ líarticle 420-2 du PCG, tout enregistrement comptable doit prÈciser les
rÈfÈrences de la piËce justificative qui líappuie. Le logiciel vous affiche ce message car certaines
Ècritures níont pas de numÈros de piËce. Si vous rÈpondez Non ‡ ce message, le logiciel vous
ouvrira automatiquement la Saisie Standard sur les Ècritures sans n° de piËces afin que vous les
complÈtiez. Vous pouvez cependant poursuivre líopÈration de validation en rÈpondant Oui, par
exemple si cette rÈfÈrence a ÈtÈ saisie dans un autre champ (N° de document, LibellÈÖ).
Printed Documentation
168
52 ´ Le journal AC prÈsente un dÈsÈquilibre pour la pÈriode spÈcifiÈe. ª : Vous devez
impÈrativement Èquilibrer le journal. 469 ConsÈquences de la validation
Les Ècritures validÈes ne peuvent plus Ítre ni modifiÈes, ni supprimÈes. Seuls le lettrage et le
rapprochement bancaire sont encore possibles (et Èventuellement la saisie díun mÈmo). Vous
pouvez identifier les lignes validÈes par un cadenas en Saisie Standard et en Consultation de
Comptes, sur líimpression des Journaux et du Grand-Livre. 470 Cas particulier : la contrepartie en pied de journal
Vous avez peut-Ítre paramÈtrÈ vos journaux de banque en contrepartie pied de journal. Dans ce cas,
le montant des contreparties est cumulÈ chaque mois en en deux lignes (total dÈbit, total crÈdit), en
pied de journal. La validation des Ècritures a pour but de rendre intangibles vos Ècritures comptables. AprËs
validation des Ècritures du mois, les lignes de contrepartie ne seront donc plus modifiables (‡ noter
que vous ne pourrez pas valider une partie du mois puisque líÈquilibre des Ècritures ‡ valider ne sera
pas respectÈ). Si vous ajoutez alors de nouvelles Ècritures dans le mois concernÈ, la contrepartie se fera
automatiquement en ligne ‡ ligne, puisque les lignes de contrepartie globales seront figÈes. Par contre, sur un mois sur lequel aucune Ècriture níaura ÈtÈ validÈe, la contrepartie se fera toujours
en pied de journal. 471 La Centralisation
La Centralisation consiste ‡ regrouper toutes les lignes díÈcritures díun compte pour un mois donnÈ en
une seule Ècriture. Voici les diffÈrents types de centralisation : La centralisation ‡ l'impression des journaux ou du grand-livre, La centralisation physique dÈfinitive des journaux. 472 La ClÙture Mensuelle
La ClÙture Mensuelle a pour effet de verrouiller les journaux et díempÍcher tout nouvel ajout. Avant de
clÙturer les mois, vous devez dans un premier temps valider les Ècritures. Líabsence de ClÙture Mensuelle níempÍche pas le bon fonctionnement du logiciel, mais elle est
indispensable pour Ítre en conformitÈ avec la lÈgislation fiscale. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est vivement conseillÈe. Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. 473 Comment y accÈder ?
Barre de menu ClÙtures + ClÙture Mensuelle
474 Comment faire ?
53 SÈlectionnez le ou les journaux ‡ clÙturer par simple clic dans la liste. 54 SÈlectionnez ensuite le mois jusqu'auquel vous dÈsirez clÙturer les mouvements. 55 Lancez la clÙture en cliquant sur OK. Attention : AprËs la clÙture des journaux, aucune Ècriture sur la pÈriode antÈrieure (mois
compris) ne pourra Ítre modifiÈe. Toutefois, une maintenance des journaux pourra Ítre
OpÈrations de ClÙture
169
demandÈe par le menu Outils + Maintenance Technique, mais nÈcessitant un mot de passe
que vous pourrez acquÈrir en appelant le service technique. Remarque : Vous devez comptabiliser les factures avant de lancer la clÙture mensuelle des
journaux concernÈs. 475 Messages survenus lors de la clÙture
´ Le journal VE contient des Ècritures non validÈes sur la pÈriode spÈcifiÈe : veuillez valider
ou supprimer ces Ècritures avant la clÙture. ª : La commande Validation des Ecritures du
menu ClÙtures vous permettra de valider vos Ècritures. ´ Le compte 530 du journal CA est crÈditeur. ª : VÈrifiez les saisies du compte 530. Une caisse
ne doit en aucun cas Ítre crÈditrice. ´ Impossible de clÙturer le journal VE sur la pÈriode spÈcifiÈe : veuillez comptabiliser les
factures avant la clÙture. ª : Cliquez sur le bouton DÈtails si vous souhaitez obtenir et imprimer
la liste des factures concernÈes, puis comptabilisez ces factures. 476 GÈnÈration des Soldes N-1
Cette option vous permet d'obtenir des montants dans les colonnes N-1 du Bilan et du Compte de
RÈsultat. 477 Comment y accÈder ?
Barre de menu ClÙtures + GÈnÈration des Soldes de líExercice N-1
478 Comment faire ?
CrÈez votre dossier sur votre exercice comptable courant. En Saisie Standard, dans le journal AN, saisissez une balance de dÈbut d'exercice, correspondant ‡ la balance de fin d'annÈe de l'exercice prÈcÈdent. Le principe est de saisir la
balance avec les comptes de charges et de produits. Lancez ensuite l'option GÈnÈration des soldes de l'exercice N-1 du menu ClÙtures, en
indiquant le code du journal AN. Cette gÈnÈration entraÓne la copie de la valeur saisie dans le
journal AN dans la colonne DÈbit ou CrÈdit N-1 du compte (dans le plan comptable). AprËs ce traitement, supprimez les Ècritures des comptes de charges et de produits, pour les
remplacer par une Ècriture sur le compte rÈsultat de l'exercice. 479 GÈnÈration des RAN Provisoires sur N+1
La GÈnÈration des RAN Provisoires sur N+1 permet díeffectuer une simulation de la clÙture annuelle. Cette gÈnÈration a lieu au premier mois de líexercice suivant et síapplique aux comptes díactif et de
passif, cíest-‡-dire appartenant aux classes 1 ‡ 5. Ces ‡ nouveaux provisoires seront bien entendu
regÈnÈrÈs lors de la ClÙture Annuelle dÈfinitive. 480 Comment y accÈder ?
Barre de menu ClÙtures + GÈnÈration des RAN Provisoires sur N+1
481 La numÈrotation interne
Dans le cadre du contrÙle des comptabilitÈs informatisÈes pour lequel líadministration fiscale a publiÈ le
Bulletin Officiel des ImpÙts de la DGI n°12 du 24 janvier 2006, toutes les lignes díÈcritures díun
líexercice sont numÈrotÈes lors de la clÙture annuelle.
Printed Documentation
170
Pour voir ce numÈro interne, il y plusieurs possibilitÈs :
Vous pouvez ouvrir líexercice archivÈ aprËs la clÙture annuelle et gÈnÈrer l'Export ContrÙle Fiscal . Vous pouvez, toujours depuis líexercice archivÈ, imprimer les journaux et/ou un grand livre en
utilisant les modËles díimpressions ´ Paysage ª paramÈtrÈs ‡ cet effet. Vous pouvez accepter líarchivage des donnÈes en clÙture annuelle (Etape Options de clÙture). Le
fichier gÈnÈrÈ contiendra dans un rÈpertoire Archive notamment un fichier nommÈ
Ecriture.csv (exploitable hors du produit, par exemple par Excel)
Ce fichier contient les ÈlÈments qui composent toutes les lignes díÈcriture, notamment le
numÈro interne. Vous pouvez, depuis líexercice archivÈ, gÈnÈrer le fichier díarchivage des donnÈes qui contient, comme líarchivage ‡ la clÙture, le fichier Ecriture.csv. 482 Impressions
483 Le Journal GÈnÈral
Le Journal GÈnÈral, appelÈ aussi Journal Centralisateur est un Ètat de fin díexercice qui permet
díobtenir, pour chaque journal et pour chaque mois de la pÈriode de rÈfÈrence, le total DÈbit et CrÈdit.
484 Comment y accÈder ?
Barre de menu ClÙtures + Journal GÈnÈral
Remarque : En impression, le journal est considÈrÈ comme ´ Provisoire ª tant que les Ècritures prises
en compte níont pas ÈtÈ validÈes. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 485 Le Bilan (mode BIC)
LíÈtat prÈparatoire au Bilan peut Ítre Èditer ‡ tout moment pour une pÈriode donnÈe. 486 Comment y accÈder ?
Barre de menu ClÙtures + Bilan
487 Comment faire ?
SÈlectionnez la pÈriode ‡ prendre en compte. Indiquez votre rÈgime fiscal : RÈel Normal ou RÈel SimplifiÈ. Choisissez le type díÈcritures ‡ prendre en compte. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Vous
pouvez si besoin modifier le paramÈtrage du bilan. 488 Le Compte de RÈsultat(mode BIC)
LíÈtat prÈparatoire au Compte de RÈsultatpeut Ítre Èditer ‡ tout moment pour une pÈriode donnÈe. 489 Comment y accÈder ?
OpÈrations de ClÙture
171
Barre de menu ClÙtures + Compte de RÈsultat
490 Comment faire ?
SÈlectionnez la pÈriode ‡ prendre en compte. Indiquez votre rÈgime fiscal : RÈel Normal ou RÈel SimplifiÈ. Choisissez le type díÈcritures ‡ prendre en compte. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Vous
pouvez si besoin modifier le paramÈtrage du compte de rÈsultat. 491 La DÈclaration 2035 (mode BNC)
LíaccËs ‡ líimpression de la dÈclaration 2035 agrÈÈe nÈcessite un code díactivation particulier
(contactez notre service commercial au 01 34 94 80 20 pour vous le procurer). De ce fait, vous
pouvez directement imprimer cette dÈclaration et líenvoyer ‡ votre centre díimpÙt. La dÈclaration 2035 est un Ètat de fin díannÈe, mais vous avez la possibilitÈ de líÈditer ‡ tout moment
pour une pÈriode. Cette option propose automatiquement des onglets qui vous permettent de saisir des
informations complÈmentaires : montant brut des salaires, crÈdit de formation, immobilisationsÖ
Si vous souhaitez modifier le paramÈtrage de la dÈclaration 2035, cliquez ici. Vous pourrez aussi tÈlÈ-transmettre votre dÈclaration 2035 par EDI ‡ votre centre díimpÙt et votre
association de gestion agrÈe. 492 Comment y accÈder ?
Barre de menu ClÙtures + DÈclaration 2035
Certains ÈlÈments doivent Ítre saisis au prÈalable dans líoption CoordonnÈes du menu Dossier +
PropriÈtÈs : Les informations relatives ‡ l'identification de l'entreprise : Raison sociale et adresse de líentreprise (onglet Adresse) Siret, NumÈro de TVA et NAF (onglet Identification) Les informations relatives au TrÈsor Public (onglet TrÈsor Public) : Adresse du TrÈsor Public
Recette, N° de dossier, clÈ, CDI, Code service, Code rÈgime et Statut. 493 Les associÈs
Si vous avez des associÈs, crÈez-les dans DonnÈes + Autres fichiers + AssociÈs. Ils seront
automatiquement repris dans líimpression de la 2035. 494 Les immobilisations
Toutes les immobilisations crÈÈes par la gestion des immobilisations du menu DonnÈes + Autres
fichiers + Immobilisations síaffichent. Les fiches sont modifiables ce qui permet de saisir le
montant dÈj‡ amorti. 495 Plus ou moins values
Printed Documentation
172
Les plus ou moins values rÈalisÈes sont calculÈes automatiquement ‡ partir des informations saisies
en cession des immobilisations. Elles restent modifiables. 496 Lancement de líimpression
Lorsque vos onglets sont complÈtÈs, cliquez sur le bouton OK pour accÈder ‡ la boÓte díimpression
et lancez líimpression avec le modËle 2035. 497 Voir aussi la partie
56 Option EDI
498 Etapes de l'assistant ‡ la ClÙture Annuelle
499 ClÙture Annuelle : Etape Nouvel exercice
VÈrifiez la date de fin d'exercice proposÈe pour líexercice suivant, les diffÈrents journaux proposÈs
par dÈfaut puis passez ‡ líÈtape suivante. 500 ClÙture Annuelle : Etape Options
501 Conserver les Ècritures de tiers non lettrÈes
Laissez cette case cochÈe, afin de pouvoir rÈaliser, líannÈe suivante, le lettrage des rËglements avec
les factures de líannÈe clÙturÈe. Cependant, si vous ne faites aucun lettrage, dÈcochez cette option. Remarque : Si vous gÈrez la TVA sur les encaissements, et la dÈclaration de TVA, il est
indispensable de garder cette case cochÈe afin de conserver le dÈtail des lignes de TVA
(notamment pour les factures non encore rÈglÈes). Les comptes de TVA sur encaissements
doivent auparavant Ítre paramÈtrÈs pour le lettrage (onglet Divers du compte). 502 Conserver les Ècritures de banque non rapprochÈes
Laissez cette case cochÈe, afin de pouvoir pointer, ‡ partir des nouveaux relevÈs bancaires, les
montants de la banque saisis sur líannÈe clÙturÈe. Cependant, si vous ne faites pas de
rapprochement bancaire, dÈcochez cette option
Pour un Rapprochement par Compte, le logiciel recherche toutes les lignes d'Ècritures des comptes
de banque non pointÈes et conserve les Ècritures correspondantes. Pour un Rapprochement par Journal, le logiciel recherche toutes les lignes d'Ècritures des comptes
de tiers non pointÈes et conserve les Ècritures correspondantes. 503 GÈnÈrer des Ècritures de regroupement (OD de clÙture)
Cochez cette case afin que le logiciel saisisse les OD de clÙture. Cela consiste ‡ calculer, dans
líexercice ‡ clÙturer, le bÈnÈfice (ou la perte) dans le journal díOD, et díannuler par une
contrepartie le dÈtail de vos Ècritures des comptes de charges et de produits. Ces Ècritures seront
automatiquement validÈes. Pour le nouvel exercice, cette option nía aucune influence puisque les
comptes de charges et de produits sont automatiquement remis ‡ zÈro. Attention : Cela signifie qu'‡ la rÈÈdition de la balance de l'exercice archivÈ, tous les comptes
de la classe 6 et 7 Ètant soldÈs, ceux-ci ne seront pas ÈditÈs par dÈfaut, par contre, dans le
compte 120 sera ventilÈ le rÈsultat de l'exercice. 504 Supprimer les comptes de tiers non mouvementÈs
Laissez cette case cochÈe si vous souhaitez que le logiciel Èpure le plan comptable. Cela permet
díallÈger votre plan comptable entreprise de numÈros de comptes inutiles. Toutefois, une relance
OpÈrations de ClÙture
173
commerciale sera toujours possible ‡ partir de ces comptes de tiers, en reprenant le dossier
d'archive contenant l'exercice N-1. 505 ClÙture Annuelle : Etape Options de clÙture
Remarque : Ces actions nÈcessitant díÍtre tracÈes, un ÈvÈnement est crÈÈ.
Laissez la case GÈnÈrer des PDF pour líimpression du journal, grand livre et balance dÈfinitive
cochÈe afin que le logiciel rÈalise et archive des PDF pour líimpression du journal, grand livre et
balance dÈfinitive
Laissez la case Archivage de la base cochÈe afin que le logiciel rÈalise et archive un export total de
toute la base.
Il síagit díexporter les tables de votre dossier (Comptes, Ecritures, JournauxÖ) dans des fichiers
CSV qui sont exploitables hors de votre logiciel. Ils peuvent Ítre ouverts par des logiciels comme
EXCEL, Wordpad Ö. Un archivage similaire est possible hors de la clÙture, cíest líArchivage des donnÈes
Indiquez dans Emplacement de sauvegarde de ces donnÈes líendroit o˘ seront placÈs la
sauvegarde automatique du dossier, les PDF pour líimpression du journal, grand-livre et balance, ainsi que líarchivage de la base. Le nom du fichier est : Cloture-Compta-Nomdudossier-0107-1207.zip o˘ 0107-1207
correspond au mois et ‡ líannÈe du dÈbut et de la fin de líexercice en cours de clÙture ( dans
notre exemple janvier 2007 ‡ dÈcembre 2007). 506 ClÙture Annuelle : Etape Confirmation
Cliquez sur Suivant pour procÈder au lancement de la clÙture. 57 Si les journaux níont pas ÈtÈ clÙturÈs mensuellement, un message vous en avertit. Cliquez sur
OUI pour que la clÙture annuelle gÈnËre les clÙtures mensuelles et donc poursuivre la clÙture. 58 Le logiciel lance un recalcul des soldes : si votre comptabilitÈ níest ÈquilibrÈe, la clÙture est
abandonnÈe : vous devez Èquilibrer vos journaux. Un message vous annonce enfin que la clÙture annuelle est terminÈe. Cliquez sur Terminer : vous
constatez que les dates en haut de líÈcran ont changÈ.
507 ConsÈquences de la ClÙture Annuelle
La clÙture annuelle a pour effet : de vÈrifier que toutes les pÈriodes sont clÙturÈes ; de figer les opÈrations effectuÈes pendant cet exercice : il n'est alors plus possible de saisir ou
modifier des Ècritures ; de numÈroter les lignes díÈcritures de líexercice clÙturÈ ; de gÈnÈrer les Ècritures d'A-Nouveaux (dÈtaillÈes ou non pour les Ècritures de tiers ou de trÈsorerie)
dans le journal AN ; ces Ècritures seront automatiquement validÈes ; de gÈnÈrer l'Ècriture de rÈsultat dans un journal (OD).
Printed Documentation
174
175
508 Outils
509 Maintenance
510 Maintenance
Les outils de maintenance sont scindÈs en deux menus : la Maintenance Utilisateur regroupant des
fonctionnalitÈs relevant du fonctionnement usuel du logiciel, et la Maintenance Technique regroupant
des fonctionnalitÈs ‡ exÈcuter sous le contrÙle du service technique d'EBP. Maintenance Utilisateur Recalcul des Soldes
RÈindexation par Date
RÈorganisation des Fichiers
Reformatage des Comptes
ParamÈtrage du Plan de Regroupement
Maintenance Technique
Maintenance des Journaux
Maintenance du dÈtail des A-Nouveaux
Purge des EchÈances
59 Suppression d'Ecritures Comptables
DÈverrouillage des Ecritures
511 Maintenance Utilisateur
512 Archivage des DonnÈes
LíArchivage des DonnÈes est un export total de votre base exploitable indÈpendamment du produit. Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ.
Il síagit díexporter les tables de votre dossier (Comptes, Ecritures, JournauxÖ) dans des fichiers CSV. Ces fichiers CSV sont exploitables hors de votre logiciel. Ils peuvent Ítre ouverts par des logiciels
comme EXCEL, Wordpad Ö. Les fichiers gÈnÈrÈs sont compressÈs dans un fichier ZIP. Ce dernier contient aussi un fichier doc.xml
qui contient les noms et descriptions de chacune des tables ainsi que les noms et descriptions de
chacune des colonnes de chaque table. Le fichier ZIP est gÈnÈrÈ dans le rÈpertoire de sauvegarde, et se nomme Archive-Compta- Nomdudossier-0107-1207.zip o˘ ´ 0107-1207 ª correspond au mois et ‡ líannÈe du dÈbut et de la fin
de líexercice ( dans notre exemple janvier 2007 ‡ dÈcembre 2007). Ce fichier peut Ítre fourni ‡ l'administration en cas de contrÙle fiscal. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Archivage des DonnÈes
Printed Documentation
176
513 Maintenance : Recalcul des Soldes
Le Recalcul des Soldes va remettre ‡ zÈro et recalculer les soldes et les cumuls mensuels N et N+1
des comptes et des journaux. De plus, si dans les prÈfÈrences et les racines de comptes, les options
Aucune ÈchÈance et TVA sur les dÈbits (aussi bien pour les ventes que pour les achats) sont
cochÈes, la zone Sans ÈchÈance dans chaque compte de tiers sera activÈe. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + Recalcul des Soldes
514 Maintenance : RÈindexation par Date
Par dÈfaut, dans les journaux, vos Ècritures sont classÈes par ordre de saisie. La RÈindexation permet
de les classer par ordre chronologique. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est fortement recommandÈe. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + RÈindexation par Date
515 Maintenance : RÈorganisation des Fichiers
La RÈorganisation permet de rÈduire la taille de vos fichiers de donnÈes si des suppressions
díenregistrements ont ÈtÈ rÈalisÈes. De plus, si vous possÈdez líoption DDF (gÈnÈration ODBC), la
rÈorganisation a pour effet de gÈnÈrer ces fichiers. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est fortement recommandÈe. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + RÈorganisation des Fichiers
Ce traitement peut Ítre assez long, nous vous conseillons donc de le lancer pendant une pause. 516 Maintenance : Reformater les Comptes
La longueur des comptes est par dÈfaut sur 10 caractËres pour tous les comptes. Vous pouvez modifier
cette longueur et prÈciser si le logiciel doit complÈter ou non les comptes par des zÈros. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + Reformater les Comptes
Type de comptes
Il est possible de dÈfinir des longueurs de compte diffÈrentes selon le type de comptes. Comptes gÈnÈraux : Regroupe tous les comptes, sauf les clients et les fournisseurs. Comptes auxiliaires : Regroupe tous les clients et les fournisseurs. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est fortement recommandÈe. 517 ParamÈtrage du plan de regroupement
Outils
177
Vous avez la possibilitÈ de modifier le paramÈtrage du Bilan, du Compte de RÈsultat, de la 2035 et des
Tableaux de Gestion, si par exemple, certains comptes particuliers ne sont pas repris dans le
regroupement de base.
Important : Notez bien toutes les modifications apportÈes, afin de pouvoir les rÈcupÈrer lors
díune mise ‡ jour. 518 AccËs au plan de regroupement
Le paramÈtrage est aussi nommÈ ´ Plan de regroupement ª. Pour modifier le plan de regroupement, vous devez accÈder ‡ líoption Plan de regroupement du menu Outils + Maintenance Utilisateur. Recherchez dans le fichier de paramÈtrage le bloc correspondant ‡ líÈtat ‡ modifier. Le bloc
commence par :
{2033A[BIC,SIM]=2033A : Bilan SimplifiÈ Pour le bilan rÈgime simplifiÈ
{2033B[BIC,SIM]=2033B : Compte de rÈsultat
simplifiÈ
Pour le compte de rÈsultat rÈgime simplifiÈ
{2035[BNC,CONTROL]=2035 : RÈgime de la
DÈclaration ContrÙlÈe
Pour la dÈclaration 2035
{2050[BIC,NOR]=2050 : Bilan-Actif Pour le bilan rÈgime normal
{2052[BIC,NOR]=2052 : Compte de RÈsultat
de l'exercice
Pour le compte de rÈsultat rÈgime normal
{SIG=SIG Soldes IntermÈdiaires de Gestion Pour les tableaux de gestion
519 Syntaxe ‡ utiliser
Sur líimpression du Bilan ou du Compte de RÈsultat, vous constatez que chaque case est identifiÈe
par un ensemble de deux lettres (AA, AB, etc.). Dans le fichier contenant le plan de regroupement ‡
modifier (regroup.ini), vous retrouvez ces codes en dÈbut de ligne. Gr‚ce ‡ ce code, positionnez- vous sur la ligne ‡ modifier. Sur líimpression des tableaux de gestion, les cases ne sont pas identifiÈes. Chaque ligne a donc ÈtÈ
numÈrotÈe (SIG1, SIG2, etc.) pour la paramÈtrer. Voici la signification de la syntaxe utilisÈe :
Extrait du regroup.ini 520 Signification
´ AA=109 ª La case AA reprend le solde de tous les comptes de
racine 109
´ AC=-2801 ª La case AC reprend le solde de tous les comptes de
racine 2801 (comptes gÈnÈralement crÈditeurs, dío˘ le
signe ñ qui inverse le montant) ´ AG=-2805-2905 ª La case AG cumule les soldes de tous les comptes de
racine 2805 et 2905
´ BX=41...411+41A...41Z+413 ª La case BX cumule les soldes de tous les comptes
compris entre la racine 41 et 411, de tous les comptes
compris entre la racine 41A et 41Z, et de tous les
comptes de racine 413, Ö
´ CF=51(D)-5186(D) ª La case CF reprend les soldes de tous comptes de
racine 51 si le solde est dÈbiteur, moins le solde des
comptes de racine 5186 si le solde est dÈbiteur, Ö
Printed Documentation
178
´ DU=-164-512(C)-514(C) ª La case DU cumule le solde de tous les comptes de
racine 164, de tous les comptes de racine 512 si le
solde est crÈditeur, et de tous les comptes de racine
514 si le solde est crÈditeur ´ DR:=DP+DQ ª La case DR cumule le rÈsultat de la case DP et de la
case DQ
521 Maintenance Technique
522 Mot de passe
Attention : cette option de maintenance donne accËs ‡ une opÈration qui ne relËve pas du
fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrÙle du service technique
d'EBP qui vous donnera un code d'accËs temporaire valable pour la journÈe. 523 Maintenance des journaux
Tant que vous níavez pas clÙturÈ líexercice, il vous est possible de dÈclÙturer vos journaux afin díajouter
des Ècritures manquantes. Toutefois, les Ècritures dÈj‡ prÈsentes sur les pÈriodes clÙturÈes ne pourront
Ítre ni modifiÈes, ni supprimÈes, puisquíelles ont ÈtÈ validÈes. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Technique + Maintenance des Journaux
Attention : Cette option de maintenance donne accËs ‡ une opÈration qui ne relËve pas du
fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrÙle du service technique
d'EBP qui vous donnera un code d'accËs temporaire valable pour la journÈe. Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Lors de
líaccËs ‡ la Maintenance des journaux vous devez díailleurs saisir une justification. Comment faire ?
SÈlectionnez le ou les journaux ‡ dÈclÙturer. SÈlectionnez le mois ‡ partir duquel la dÈclÙture doit avoir lieu. Validez et saisissez le motif de líutilisation de cette fonctionnalitÈ. Cette justification est
susceptible díÍtre vÈrifiÈe en cas de contrÙle fiscal. Log sur Maintenance
Pour consulter líhistorique des maintenances sur les journaux effectuÈes, accÈdez ‡ líoption Log sur
Maintenance du menu Outils + Maintenance Technique. 524 Maintenance : Purge des EchÈances
Si vous mettez en place la gestion des ÈchÈances au cours de votre activitÈ, vous avez peut-Ítre besoin
díÈpurer les anciennes ÈchÈances (dÈj‡ rÈglÈes, mais non pointÈes) afin de commencer dans un
ÈchÈancier de taille rÈduite. Attention : Vous devez impÈrativement rÈaliser une sauvegarde avant cette manipulation. Cette
opÈration est irrÈversible.
Outils
179
Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Technique + Purge des EchÈances
Attention : Cette option de maintenance donne accËs ‡ une opÈration qui ne relËve pas du
fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrÙle du service technique
d'EBP qui vous donnera un code d'accËs temporaire valable pour la journÈe. Comment faire ?
Indiquez la fourchette de comptes de tiers concernÈs. Indiquez la pÈriode de dates ‡ supprimer et cliquez sur OK.
Il existe une autre possibilitÈ pour Èpurer vos ÈchÈances. Une fois la gestion des ÈchÈances mise en
place, líÈchÈancier síouvrira automatiquement lors de la saisie díun rËglement afin de solder
líÈchÈance correspondant au rËglement saisi. Dans la fenÍtre de líÈchÈancier, dans laquelle vous
visualisez les ÈchÈances du compte, un bouton Epurer vous permet de supprimer les anciennes
ÈchÈances. Líavantage de cette option est que vous visualisez les ÈchÈances avant de les
supprimer. 525 Maintenance : Suppression d'Ecritures
Vous avez la possibilitÈ de supprimer une sÈrie díÈcritures. Pour supprimer les Ècritures non
comptables, cliquez ici. Attention : Vous devez impÈrativement rÈaliser une sauvegarde avant cette manipulation. Cette
opÈration est irrÈversible. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Technique + Suppression d'Ecritures
Attention : cette option de maintenance donne accËs ‡ une opÈration qui ne relËve pas du
fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrÙle du service technique
d'EBP qui vous donnera un code d'accËs temporaire valable pour la journÈe. Comment faire ?
Choisissez les diffÈrents critËres de la suppression :
En version millÈsimÈe : Fourchette de journaux
Fourchette de comptes
PÈriode
En version PRO : Fourchette de journaux
Fourchette de comptes
PÈriode
Fourchette de numÈros de piËces
Codes lettrage
Printed Documentation
180
Fourchette de montants
Sens des Ècritures. Remarque : Vous ne pouvez supprimer ici que les Ècritures de líexercice courant ou les
Èventuelles Ècritures saisies sur líexercice suivant. Pour toute suppression díÈcritures de dÈtail
díA-nouveaux, voir Maintenance du dÈtail des A-nouveaux. 526 Maintenance : DÈverrouillage des Ecritures
Si la case Verrouillage des Ècritures en communication entreprise-expert de líonglet Divers des
prÈfÈrences du dossier est cochÈe, cela signifie que les Ècritures importÈes ou exportÈes par líoption
Communication Entreprise-Expert sont verrouillÈes, cíest-‡-dire non modifiables et non supprimables, pour Èviter de modifier les Ècritures saisies par votre Expert-Comptable, ou celles transmises ‡ líExpert- Comptable, afin de ne pas fausser son travail. Les Ècritures verrouillÈes síaffichent en rouge foncÈ dans líoption Saisie Comptable du menu
ComptabilitÈ. Cependant, si vous importez ou exportez par erreur des Ècritures, vous pouvez rÈaliser un
dÈverrouillage. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Technique + DÈverrouillage des Ecritures
Attention : cette option de maintenance donne accËs ‡ une opÈration qui ne relËve pas du
fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrÙle du service technique
d'EBP qui vous donnera un code d'accËs temporaire valable pour la journÈe. Comment faire ?
Cochez líoption adÈquate (dÈverrouiller les Ècritures exportÈes ou importÈes). SÈlectionnez le transfert concernÈ et cliquez sur OK. 527 Assistance Comptable
528 Assistance Comptable
Voici les outils de líAssistance Comptable : RÈimputation d'Ecritures entre Comptes, ou entre Journaux
RÈimputation d'Ecritures entre PÈriodes
Epuration du Plan Comptable
Comparatif N / N-1
Etats de Suivi et d'Anomalies
529 Assistance Comptable : RÈimputation d'Ecritures (Comptes et Journaux)
Suite ‡ une erreur de saisie, vous avez la possibilitÈ de dÈplacer les Ècritures díun compte ‡ líautre, ou
díun journal ‡ líautre, pour une pÈriode donnÈe. Cette option ne concerne pas les saisies non
comptables. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est fortement recommandÈe.
Outils
181
Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Assistance Comptable + RÈimputation (Comptes et
Journaux)
Comment faire ?
Choisissez la pÈriode. Cochez líoption souhaitÈe : entre comptes, ou entre journaux. Indiquez le compte ou le journal dont les Ècritures sont ‡ rÈimputer (la source.) Indiquez le compte ou le journal sur lequel les Ècritures seront rÈimputÈes (la cible). Remarque : Concernant la rÈimputation entre comptes, si vous avez effectuÈ des ventilations
analytiques sur vos Ècritures, ces ventilations seront rÈcupÈrÈes. Attention : Si vous avez lettrÈ ou pointÈ des Ècritures, vous devrez recommencer le lettrage ou
le pointage. 530 Assistance Comptable : RÈimputation entre PÈriodes
Suite ‡ une erreur de saisie, vous avez la possibilitÈ de dÈplacer les Ècritures díun mois ‡ líautre, pour
un journal donnÈ. Cette option ne concerne pas les saisies non comptables. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est fortement recommandÈe.
Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Assistance Comptable + RÈimputation entre PÈriodes
Comment faire ?
Indiquez le journal concernÈ. Choisissez le mois dont les Ècritures sont ‡ rÈimputer. Choisissez le mois sur lequel les Ècritures seront rÈimputÈes. Attention : Si vous avez lettrÈ ou pointÈ des Ècritures, vous devrez recommencer le lettrage ou
le pointage. 531 Assistance Comptable : Epuration du Plan Comptable
Il vous est possible de supprimer les comptes non mouvementÈs pour un intervalle de comptes ‡
prÈciser ou sur la totalitÈ du plan comptable. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est fortement recommandÈe.
Printed Documentation
182
Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Assistance Comptable + Epuration du Plan Comptable
532 Assistance Comptable : Suivi et Anomalies
Ces Ètats permettent díobtenir des informations concernant líÈtat de vos comptes et de vos journaux :
comptes non mouvementÈs, avancement des journaux, montants nÈgatifs Ö
Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Assistance Comptable + Suivi et Anomalies
533 Communication Entreprise - Expert
534 Communication Entreprise - Expert
Il síagit de rÈaliser : Des importations des Ècritures díautres logiciels dans votre logiciel EBP. Des exportations des Ècritures de votre logiciel EBP vers díautres logiciels. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Communication Entreprise ñ Expert
Comment faire ?
Choisissez le type díaction ‡ rÈaliser : Recevoir (pour importer) ou Transmettre (pour exporter). Recevoir des donnÈes
Cochez la case CrÈation automatique des comptes afin que tous les comptes inexistants
soient crÈÈs automatiquement avec le libellÈ ´ Compte crÈÈ pendant le transfert ª. Ces libellÈs
seront modifiables par la suite dans le Plan Comptable. Si vous ne cochez pas líoption, ‡
chaque nouveau compte, une fiche complËte de crÈation du compte síouvrira afin díen
renseigner les paramËtres. Transmettre des donnÈes
Cochez la case Dossier complet afin díexporter la totalitÈ de vos Ècritures comptables, ou
dÈfinissez vos critËres díexport en indiquant la pÈriode et la fourchette de journaux ‡ prendre en
compte. Cochez la case Exporter en devise du dossier pour exporter les montants des Ècritures dans
la devise du dossier. Sinon, les montants seront exportÈs dans la devise de saisie des piËces. Remarques :
Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Avant de rÈaliser tout transfert díÈcritures, vous devez vous assurer que les dates díexercice du
dossier de votre logiciel EBP et dans le logiciel Expert sont identiques. Lors de líimportation le fichier est analysÈ. Si une anomalie est dÈtectÈe (un dÈsÈquilibre, une
ligne Ècriture qui nía pas de montant, un compte trop long Ö) un rapport síaffichera ‡ líÈcran
afin de vous avertir des anomalies prÈsentes. Certaines anomalies sont bloquantes, si tel est le
cas, un message vous en avertira et le transfert sera annulÈ. 535 Recevoir des donnÈes
Outils
183
Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ importer. Remarques : Si le fichier ‡ importer contient un journal ou un compte inexistant dans le logiciel
EBP, la crÈation du journal ou du compte sera automatiquement proposÈe lors de
líimportation. Cependant, si vous cochez, dans líÈtape prÈcÈdente la case
Automatiser la crÈation de comptes, les comptes seront automatiquement crÈÈs
avec pour libellÈ ´ Compte crÈÈ pendant le transfert ª. Cela Èvitera de ralentir
líimport. Vous pourrez par la suite modifier líintitulÈ de ces comptes, par le Plan
Comptable Entreprise. Líimportation níaura pas lieu (un message vous avertira de líÈchec de líimportation)
dans les cas suivants : Si les comptes sont reformatÈs (menu Outils + Maintenance utilisateur +
Reformater les comptes) dans une longueur infÈrieure ‡ la longueur des
comptes ‡ importer. Si le fichier contient des Ècritures níappartenant pas ‡ líexercice du dossier.
536 Transmettre des donnÈes
Renseignez les informations suivantes :
PÈriode
Indiquez la pÈriode des Ècritures ‡ exporter. Par dÈfaut, le logiciel vous propose les dates de
líexercice N. Journaux
Indiquez la fourchette de journaux ‡ exporter. Par dÈfaut, le logiciel vous propose líexportation de
tous les journaux (du premier au dernier). Fichier ‡ gÈnÈrer
Un nom de fichier et un chemin sont automatiquement proposÈs. Si vous le souhaitez, vous pouvez
changer ce paramËtre. Compresser ce fichier au format Zip
Cochez cette case si vous souhaitez que la taille du fichier soit rÈduite, ce qui peut Ítre trËs utile pour
des transferts par disquette, ou par Internet. ProtÈger le fichier Zip par un mot de passe
Cette case devient active si vous avez demandÈ la compression du fichier, et permet de protÈger
líarchive par un mot de passe, qui sera demandÈ lors de la dÈcompression. Si vous le souhaitez, cochez la case et saisissez le mot de passe dans les deux champs. Ne le perdez pas !
Envoi ‡ líadresse email
Cochez cette case si vous souhaitez que le fichier soit envoyÈ par email. Ce dernier sera tout de
mÍme gÈnÈrÈ sur votre disque, puis sera joint ‡ votre email. 537 Format COALA ComptabilitÈ - dossier complet
Printed Documentation
184
Ce format níest disponible quíen exportation de donnÈes. Quel format utiliser pour exporter des Ècritures vers COALA ComptabilitÈ ?
Format COALA - ComptabilitÈ - journaux
Les Ècritures seront ajoutÈes dans un dossier existant de COALA ComptabilitÈ gr‚ce ‡ une
commande de Copier / Coller. Comment faire ?
Format COALA - ComptabilitÈ - dossier complet
Les Ècritures seront ‡ importer cÙtÈ COALA ComptabilitÈ dans un dossier vierge, car líoutil
díimport utilisÈ Ècrase les donnÈes. Comment faire ?
Format Interface Expert (Coala)
Les Ècritures pourront Ítre ajoutÈes dans un dossier existant, ‡ condition díacquÈrir auprËs de
COALA líoption díimport au format EBP. Comment faire ?
exporter des Ècritures au format COALA depuis EBP ?
60 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 61 Cochez Transmettre des donnÈes. 62 Choisissez le format COALA - ComptabilitÈ - dossier complet et validez. Le fichier gÈnÈrÈ
síappelle par dÈfaut COALAD.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. Attention : Il est impÈratif díexporter toutes les Ècritures du dossier (en sÈlectionnant une
pÈriode et une fourchette de journaux englobant toutes les Ècritures), car dans le logiciel
COALA ComptabilitÈ, líimportation síeffectuera dans un dossier vierge. Si vous dÈsirez
níexporter quíune partie des donnÈes, afin de faire un import partiel dans COALA ComptabilitÈ
dans un dossier existant, utilisez plutÙt le format COALA ComptabilitÈ journaux. A lire avant díimporter dans COALA ComptabilitÈ
Les Journaux
Les journaux sont crÈÈs lors de líimportation, quelque soit la longueur de leur code. Les Comptes
Les comptes sont crÈÈs lors de líimportation. Etant limitÈs ‡ 11 caractËres, les comptes plus
longs seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel
EBP, supposons que les comptes 401000000054 et 401000000053 soient utilisÈs, leurs
Ècritures seront importÈes sur líunique compte 40100000005. De plus, COALA ComptabilitÈ ne pourra importer un fichier díÈcritures síil contient des
numÈros de comptes utilisant des points ou des espaces (par exemple ´ 401 DUPONT ª ou
´ 601.1 ª). Si de tels comptes sont prÈsents dans EBP, ‡ la fin de líexportation, un rapport
síaffichera automatiquement pour le signaler. Les NumÈros de PiËces et les LibellÈs des Ecritures
Outils
185
Les numÈros de piËces Ètant limitÈs ‡ 10 caractËres, ils seront tronquÈs si leur longueur est
supÈrieure. De plus, si des guillemets ont ÈtÈ saisis dans les libellÈs des Ècritures, ils seront
automatiquement supprimÈs, car ils rendraient líimportation impossible dans COALA
ComptabilitÈ. Dans ce cas, ‡ la fin de líexportation dans EBP, un rapport síaffichera
automatiquement pour le signaler. Comment importer les Ècritures EBP dans COALA ComptabilitÈ ?
Líimportation ne peut Ítre rÈalisÈe que dans un dossier vierge, car cette fonction Ècrase toutes les
donnÈes díun dossier. CrÈez ou ouvrez un dossier vierge. AccÈdez ‡ líoption Importer du menu Fichier. Un message vous rappelle que líimportation va
Ècraser les donnÈes du dossier. Confirmez pour passer ‡ la fenÍtre suivante, dans laquelle vous devez sÈlectionner le fichier
gÈnÈrÈ par EBP puis validez. 538 Format COALA ComptabilitÈ - journaux
Quel format utiliser pour exporter des Ècritures vers COALA ComptabilitÈ ?
Format COALA - ComptabilitÈ - journaux
Les Ècritures seront ajoutÈes dans un dossier existant de COALA ComptabilitÈ gr‚ce ‡ une
commande de Copier / Coller. Comment faire ?
Format COALA - ComptabilitÈ - dossier complet
Les Ècritures seront ‡ importer cÙtÈ COALA ComptabilitÈ dans un dossier vierge, car líoutil
díimport utilisÈ Ècrase les donnÈes. Comment faire ?
Format Interface Expert (Coala)
Les Ècritures pourront Ítre ajoutÈes dans un dossier existant, ‡ condition díacquÈrir auprËs de
COALA líoption díimport au format EBP. Comment faire ?
Comment exporter des Ècritures depuis COALA ComptabilitÈ ?
Ouvrez un journal. AccÈdez ‡ líoption Exporter du menu Fichier. Choisissez le nom du fichier díexport ainsi que le chemin o˘ il doit Ítre crÈÈ et validez. Comment importer les Ècritures COALA dans EBP ?
63 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 64 Cochez Recevoir des donnÈes. 65 Choisissez le format COALA - ComptabilitÈ - journaux et validez. exporter des Ècritures au format COALA depuis EBP ?
4 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 5 Cochez Transmettre des donnÈes. 6 Choisissez le format COALA - ComptabilitÈ - journaux et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle
par dÈfaut COALAJ.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP.
Printed Documentation
186
A lire avant díimporter dans COALA ComptabilitÈ
Les Journaux
Les journaux sont crÈÈs lors de líimportation, quelque soit la longueur de leur code. Les Comptes
Les comptes sont crÈÈs lors de líimportation. Etant limitÈs ‡ 11 caractËres, les comptes plus
longs seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel
EBP, supposons que les comptes 401000000054 et 401000000053 soient utilisÈs, leurs
Ècritures seront importÈes sur líunique compte 40100000005. De plus, COALA ComptabilitÈ ne pourra importer un fichier díÈcritures síil contient des
numÈros de comptes utilisant des points ou des espaces (par exemple ´ 401 DUPONT ª ou
´ 601.1 ª). Si de tels comptes sont prÈsents dans EBP, ‡ la fin de líexportation, un rapport
síaffichera automatiquement pour le signaler. Les NumÈros de PiËces et les LibellÈs des Ecritures
Les numÈros de piËces Ètant limitÈs ‡ 10 caractËres, ils seront tronquÈs si leur longueur est
supÈrieure. De plus, si des guillemets ont ÈtÈ saisis dans les libellÈs des Ècritures, ils seront
automatiquement supprimÈs, car ils rendraient líimportation impossible dans COALA
ComptabilitÈ. Dans ce cas, ‡ la fin de líexportation dans EBP, un rapport síaffichera
automatiquement pour le signaler. Comment importer les Ècritures EBP dans COALA ComptabilitÈ ?
Líimportation ne peut Ítre rÈalisÈe que dans un dossier vierge, car cette fonction Ècrase toutes les
donnÈes díun dossier. 1 Ouvrez le Bloc-notes de Windows (gÈnÈralement accessible par le menu DÈmarrer +
Programmes + Accessoires). Utilisez la commande Ouvrir du menu Fichier afin díouvrir le
fichier exportÈ depuis EBP (COALAJ.txt). 2 Utilisez la commande SÈlectionner tout du menu Edition, puis la commande Copier du menu
Edition. 3 Dans COALA ComptabilitÈ, accÈdez ‡ líoption Coller les lignes du presse-papier du menu
Utilitaires. 4 Modifiez si besoin le type des journaux crÈÈs automatiquement. 539 Formats APISOFT ComptabilitÈ Expert Version 2.00
API ComptabilitÈ Gamme 8
Comment exporter des Ècritures depuis APISOFT ComptabilitÈ ou API ComptabilitÈ ?
5 AccÈdez ‡ líoption Export de donnÈes du menu Utilitaires + Export. 6 Renseignez les informations suivantes : Nom de líexport : EXPORT EBP (au choix) Table ‡ exporter : ECRITURES
Type díexport : ASCII DÈlimitÈ
Nom du fichier ‡ gÈnÈrer : C:\APISOFT\EBP.TXT (au choix) Enregistrement EntÍte : Non
Outils
187
SÈparateurs : ´ ; ª
Suppression des espaces : Oui
7 Par le bouton +, sÈlectionnez les champs suivants : Date, Journal, Compte, LibellÈ Ècriture, RÈfÈrence, Montant, Sens. 8 Cliquez sur le bouton Exporter. Remarque : Les logiciels APISOFT ComptabilitÈ et API ComptabilitÈ ne permettant pas de
sÈlectionner les dates des Ècritures au moment de líexportation, toutes les Ècritures du dossier
seront exportÈes. Cela signifie que les Ècritures du dossier de EBP devront Ítre supprimÈes dans
leur totalitÈ avant líimportation du fichier díÈcritures, sous peine de doublons, ou que líimportation
soit faite dans un dossier vierge. Cela entraÓne la perte des ÈchÈances, du lettrage et des
ventilations analytiques. Comment importer les Ècritures API dans EBP ?
1 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2 Cochez Recevoir des donnÈes. 3 Choisissez le format APISOFT - ComptabilitÈ Expert Version 2.00 ou API ComptabilitÈ
Gamme 8 et validez. Comment exporter des Ècritures au format API depuis EBP ?
1 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2 Cochez Transmettre des donnÈes. 3 Choisissez le format APISOFT - ComptabilitÈ Expert Version 2.00 ou API ComptabilitÈ
Gamme 8 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut APISOFT.txt (pour APISOFT
ComptabilitÈ) ou API.txt (pour API ComptabilitÈ) et se trouve dans le rÈpertoire de votre
dossier EBP. A lire avant díimporter les Ècritures dans APISOFT ComptabilitÈ ou API ComptabilitÈ
Les Journaux
Ils doivent Ítre crÈÈs avant líimportation. Attention : Les codes journaux sont limitÈs ‡ 5 caractËres. Les Comptes
Les comptes inexistants sont crÈÈs automatiquement lors de líimportation. Leur longueur Ètant
limitÈe ‡ 9 caractËres, les comptes plus longs seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves : dans votre logiciel
EBP, supposons que les comptes 4010002154 et 4010002153 soient utilisÈs, leurs Ècritures
seront importÈes sur líunique compte 401000215. Les NumÈros de PiËces
Etant limitÈs ‡ 8 caractËres, ils seront tronquÈs si leur longueur est supÈrieure.
Printed Documentation
188
Comment importer les Ècritures EBP dans APISOFT ComptabilitÈ ou API ComptabilitÈ ?
1 AccÈdez ‡ líoption Import de donnÈes du menu Utilitaires. 2 Renseignez les informations suivantes :
66 ParamÈtrage : IMPORTEBP (au choix)
67 SÈparateur : ´ ; ª
68 Convers. CaractËre : Non
69 Format Date : 1 - JJMMAA
70 Type Montant : 3 - Un champ Montant Ö
71 Sens CrÈdit : -1
72 Nom fichier Ècriture : APISOFT.TXT (ou API.TXT)
3 Renseignez la position des champs suivants :
7 Journal : 2
8 RÈfÈrence : 3
9 Compte : 4
10Date : 5
11LibManu : 6
12Montant : 7
13Sens : 8
4 Cliquez sur le bouton Importer. 540 Format AZUR Dia-Compta Expert Version 4.2.0
Comment exporter des Ècritures depuis AZUR Dia-Compta ?
AccÈdez ‡ líoption Ascii Standard Azur du menu Outils + Export. Choisissez le nom et le chemin du fichier ‡ gÈnÈrer. Cliquez sur OK et confirmez líexport. A lire avant díimporter les Ècritures dans EBP
Le logiciel Dia-Compta permettant de gÈrer x racines de comptes clients et y racines de comptes
fournisseurs, les comptes sont convertis lors de líimport de la faÁon suivante :
4 Les racines 00 ‡ 07 deviennent 411
5 Les racines 08 et 09 deviennent 401
Comment importer des Ècritures au format AZUR dans EBP ?
73 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 74 Cochez Recevoir des donnÈes. 75 Choisissez le format AZUR Dia-Compta Expert 4.2.0 et validez. Comment exporter des Ècritures au format AZUR depuis EBP ?
14AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 15Cochez Transmettre des donnÈes.
Outils
189
16Choisissez le format AZUR Dia-Compta Expert Version 4.2.0 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ
síappelle par dÈfaut AZUR.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A noter que les comptes clients auront tous une unique racine, comme les comptes fournisseurs. A lire avant díimporter les Ècritures dans Azur
Les comptes clients auront tous une unique racine, comme les comptes fournisseurs. Comment importer les Ècritures EBP dans AZUR Dia-Compta ?
9 AccÈdez ‡ líoption Ascii standard Azur du menu Outils + Import. 10 Pointez Mise ‡ jour comptes et Ècritures. 11 Indiquez le chemin et le nom du fichier et cliquez sur OK. 541 Transmettre des donnÈes - AZUR
Racines des comptes
Renseignez les racines des comptes auxiliaires utilisÈes dans AZUR Dia Compta. Les comptes
clients et fournisseurs seront ainsi convertis dans le fichier díexport. Code dossier
Indiquez ici le code de votre dossier chez votre Expert-Comptable. 542 Format CADOR - DORAC Version 2.14.0.15
Comment exporter des Ècritures depuis CADOR - DORAC ?
Utilisez líoption ComptabilitÈ du menu Outils + Exportation. Cochez Export Ècritures. Indiquez la pÈriode ‡ exporter. Changez si besoin le nom et líemplacement du fichier ‡ gÈnÈrer, puis cliquez sur OK. Comment importer les Ècritures CADOR dans EBP ?
76 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 77 Cochez Recevoir des donnÈes. 78 Choisissez le format CADOR - DORAC Version 2.14.0.15 et validez. Comment exporter des Ècritures au format CADOR depuis EBP ?
17AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 18Cochez Transmettre des donnÈes. 19Choisissez le format CADOR - DORAC Version 2.14.0.15 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ
síappelle par dÈfaut CADORIN et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter les Ècritures dans CADOR - DORAC
Les Journaux
Printed Documentation
190
Les journaux inexistants sont crÈÈs automatiquement lors de líimportation. Leur code Ètant limitÈ
‡ 4 caractËres, les codes plus longs seront tronquÈs. Dans EBP, supposons que les journaux
BQUE1 et BQUE2 soient utilisÈs, leurs Ècritures seront importÈes sur un seul journal de code
BQUE. Les Comptes
Les comptes sont crÈÈs lors de líimportation. Etant limitÈs ‡ 12 caractËres, les comptes de
longueur supÈrieure seront tronquÈs. Les NumÈros de PiËces
Etant limitÈs ‡ 8 caractËres, ils seront tronquÈs si leur longueur est supÈrieure. Comment importer les Ècritures EBP dans CADOR - DORAC ?
12 AccÈdez ‡ líoption ComptabilitÈ CADOR-DORAC (Format IN) du menu Outils + Importation. 13 SÈlectionnez le fichier ‡ importer et validez líimportation. 543 Format CCMX Expert Winner
Comment exporter des Ècritures depuis CCMX Expert Winner ?
14 AccÈdez ‡ líoption Emettre du menu Dossier + Echange. 15 Cochez Les Ècritures et choisissez les journaux ‡ exporter. 16 Cochez Comptable et indiquez la pÈriode ‡ exporter. 17 Dans les ParamËtres díenvoi des journaux, indiquez En dÈtail. 18 Ne cochez rien de plus. Indiquez le chemin de destination. 19 Dans le champ Produit de destination, sÈlectionnez ASCII. 20 Dans le champ Emission avec, sÈlectionnez Lettrage, date Ècrit., et validez. Le fichier gÈnÈrÈ
síappelle EXXXX.CO, o˘ XXXX est remplacÈ par le nom du dossier. Remarque : Ne cochez pas la case avec les ‡ nouveaux, car dans ce cas, les Ècritures de
líexercice N-1 seraient exportÈes, et líimportation sur líexercice N ne pourrait pas fonctionner
dans votre logiciel EBP. Comment importer les Ècritures CCMX dans EBP ?
6 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 7 Cochez Recevoir des donnÈes. 8 Choisissez le format CCMX - Expert Winner et validez. 9 SÈlectionnez le fichier EXXXX.CO. Comment exporter des Ècritures au format CCMX depuis EBP ?
4 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 5 Cochez Transmettre des donnÈes. 6 Choisissez le format CCMX - Expert Winner et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut
CCMX.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP.
Outils
191
A lire avant díimporter dans CCMX Expert Winner
Les Journaux
Ils doivent Ítre crÈÈs avant líimportation, et doivent Ítre de type Bordereau. Lors de
líimportation, une fenÍtre permet díaffecter chaque journal du fichier díimport au journal crÈÈ. Cependant, dans cette fenÍtre, les codes des journaux du fichier díimport sont tronquÈs ‡ 6
caractËres. Dans EBP supposons que des journaux portant les codes ´ ACHATS ª et ´ ACHATS01 ª soient utilisÈs, leurs Ècritures seront importÈes sur un seul journal de code
´ ACHATS ª. Les Comptes
Les comptes inexistants sont crÈÈs automatiquement lors de líimportation. Leur longueur, dÈfinie
dans les prÈfÈrences du dossier, pouvant aller de 5 ‡ 8 caractËres, les comptes plus longs
seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel
EBP, supposons que les comptes 601002154 et 601002153 soient utilisÈs, leurs Ècritures
seront importÈes sur líunique compte 60100215 (pour un dossier paramÈtrÈ pour des comptes
sur 8 caractËres). De plus, dans CCMX Expert Winner, les comptes sont complÈtÈs ‡ droite par des zÈros. Dans
EBP, supposons que les comptes 601 et 601000001 soient utilisÈs, leurs Ècritures seront
importÈes sur líunique compte 60100000. Les NumÈros de PiËces et les LibellÈs
Etant limitÈs ‡ 7 caractËres dans CCMX Expert Winner, les numÈros de piËces seront tronquÈs
si leur longueur est supÈrieure. De plus, les libellÈs des Ècritures seront quant ‡ eux tronquÈs ‡
25 caractËres. Les accents seront supprimÈs. Comment importer les Ècritures EBP dans CCMX Expert Winner ?
1
Ëre Ètape : CrÈation díun ´ tracÈ ASCII ª (‡ faire une seule fois)
5 AccÈdez ‡ líoption TracÈ ASCII du menu Dossier + Echanges + ParamËtre ASCII. 6 Cliquez sur le bouton Ècritures. 7 ComplÈtez la fenÍtre de cette faÁon : CODE : EBP (au choix) IntitulÈ : EBP Compta (au choix) Nom du fichier ‡ traiter : CCMX.TXT
Longueur de líenregistrement : rien
Code enreg. spÈcifique : rien
Code enreg. ‡ exclure : rien
Position : rien
Position : rien
Cochez SÈparateur de champs et indiquez , Cochez SÈparateur de dÈcimales et indiquez . Cochez DÈlimiteur de zones et indiquez "
Ne cochez pas SÈparateur de millier
Printed Documentation
192
8 Ne cochez rien díautre et cliquez sur DÈfinition du tracÈ. 9 Indiquez le rang de chaque champ :
79 Code journal : 3
80 Date : 2
81 Date (position du jour) : 1
82 Date (position du mois) : 3
83 Date (position de líannÈe) : 5
84 Compte gÈnÈral : 4
85 IntitulÈ du compte : 5
86 Montant DÈbit : 8
87 Montant CrÈdit : 9
88 PiËce : 7
89 LibellÈ : 6
90 Date díÈchÈance : 10
91 Date (position du jour) : 1
92 Date (position du mois) : 3
93 Date (position de líannÈe) : 5
10Validez. 2
Ëme Ètape : Importation des Ècritures (‡ faire ‡ chaque importation)
20Utilisez le menu Dossier + Echanges + Recevoir. 21SÈlectionnez líoption TracÈ ASCII Ècritures
22Indiquez le chemin du fichier ‡ importer et validez. 23SÈlectionnez le tracÈ crÈÈ dans la premiËre Ètape (EBP) et validez. 24Validez les deux fenÍtres suivantes. 25Dans la derniËre fenÍtre, affectez ‡ chaque journal EMETTEUR le journal RECEPTEUR
prÈsent dans CCMX Expert Winner et validez. 544 Format CCMX Expert AS400
Comment importer les Ècritures CCMX dans EBP ?
AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. Cochez Recevoir des donnÈes. Choisissez le format CCMX - Expert AS400 et validez. SÈlectionnez le fichier exportÈ depuis CCMX Expert AS400. Comment exporter des Ècritures au format CCMX depuis EBP ?
94 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 95 Cochez Transmettre des donnÈes. 96 Choisissez le format CCMX - Expert AS400 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut
CCMXEXPERT.dat et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. 545 Transmettre et recevoir des donnÈes - CCMX
Outils
193
Renseignez les racines des comptes auxiliaires utilisÈes dans CCMX. Les comptes clients et
fournisseurs seront ainsi convertis. Pour CCMX Expert AS 400 uniquement, indiquez le numÈro du dossier. 546 Format CEGID Sisco II Cabinet Version 6.8
Comment exporter des Ècritures depuis CEGID Sisco II ?
AccÈdez ‡ líoption Ecritures du menu EDI + Envoi EDI Cegid. RÈpondez Non ‡ la demande díun arrÍt provisoire de la pÈriode de mouvements. RÈpondez Oui pour transfÈrer le plan comptable. Indiquez la pÈriode des Ècritures ‡ exporter. A la sÈlection du code journal, indiquez un code pour níexporter que les Ècritures díun journal
particulier, ou appuyez sur la touche EntrÈe pour exporter tous les journaux ‡ la fois. Confirmez líexport. A lire avant díimporter les Ècritures dans EBP
Les comptes inexistants sont automatiquement crÈÈs lors de líimportation. Les comptes fournisseurs
de racine 0 ou F et les comptes clients de racine 9 ou C utilisÈs dans CEGID Sisco II seront
convertis avec les racines correspondant aux comptes collectifs dÈfinis dans CEGID Sisco II (401 et
411 ou 400 et 410). Attention : Cela implique que les comptes peuvent Ítre tronquÈs lors de líimportation. Supposons que le dossier CEGID Sisco II et le dossier de votre logiciel EBP soient tous
les deux paramÈtrÈs sur 10 caractËres pour les comptes. Le compte ´ 0123000789 ª a ÈtÈ
crÈÈ dans le dossier CEGID Sisco II. Ce compte sera converti en ´ 4011230007 ª lors de
líimportation dans votre logiciel EBP, les deux derniers chiffres sont alors perdus. Pour
Èviter cela, il peut Ítre intÈressant díallonger la longueur des comptes auxiliaires ‡ 12
caractËres dans votre logiciel EBP, en utilisant líoption Reformater les comptes du menu
Outils + Maintenance utilisateur, et ce avant de rÈaliser líimportation.
Comment importer les Ècritures CEGID dans EBP ?
97 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 98 Cochez Recevoir des donnÈes. 99 Choisissez le format CEGID - Sisco II Cabinet Version 6.8 et validez. Comment exporter des Ècritures au format CEGID depuis le logiciel EBP ?
26AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 27Cochez Transmettre des donnÈes. 28Choisissez le format CEGID - Sisco II Cabinet Version 6.8 et validez Le fichier gÈnÈrÈ
síappelle SIXXXXX.TRT, o˘ XXXXX correspondra au numÈro du dossier du logiciel
CEGID. Le fichier se trouve dans le rÈpertoire du dossier EBP.
Printed Documentation
194
A lire avant díimporter les Ècritures dans CEGID Sisco II
O˘ placer le fichier díÈcritures issu díEBP ?
Le fichier ‡ importer doit Ítre placÈ dans le rÈpertoire du dossier SISCO afin díÍtre importable. Les Journaux
Les journaux inexistants sont automatiquement crÈÈs lors de líimportation. Cependant, il est
prÈfÈrable de les crÈer prÈalablement afin de leur attribuer un type correct. Leur code Ètant limitÈ ‡ 2 caractËres, les codes des journaux de longueur supÈrieure seront
tronquÈs. Dans EBP, supposons que les journaux AC1 et AC2 soient utilisÈs, leurs Ècritures
seront importÈes sur un seul journal de code AC. Les Comptes
Les comptes inexistants sont automatiquement crÈÈs lors de líimportation. Cependant, les
comptes collectifs doivent Ítre prÈalablement crÈÈs et dÈfinis. Dans le fichier díÈcritures issu dí EBP les comptes de racine 401 ont automatiquement ÈtÈ
convertis en comptes de racine 0 ou F, et les comptes de racine 411 ont automatiquement ÈtÈ
convertis en comptes de racine 9 ou C. La longueur des comptes, dÈfinie dans les paramËtres gÈnÈraux du dossier, pouvant aller de 6 ‡
10 caractËres dans CEGID Sisco II, les comptes plus longs seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel
EBP, supposons que les comptes 6010001 et 6010002 soient utilisÈs, leurs Ècritures seront
importÈes sur líunique compte 601000 (pour un dossier paramÈtrÈ pour des comptes sur 6
caractËres). Les numÈros de piËces
La longueur des numÈros de piËces, dÈfinie dans les paramËtres gÈnÈraux du dossier, pouvant
aller de 6 ‡ 10 caractËres, les numÈros plus longs seront tronquÈs. Comment importer les Ècritures EBP dans CEGID Sisco II ?
21 AccÈdez ‡ líoption Ecritures du menu EDI + RÈception EDI Cegid. 22 Choisissez SISCO II. 23 Indiquez le numÈro du dossier saisi lors de líexportation. 24 Dans la liste des emplacements, sÈlectionnez RÈpertoire Dossier. 25 Confirmez le traitement du fichier mouvements et la mise ‡ jour des intitulÈs de compte. 26 Validez líimportation des Ècritures. 27 RÈpondez Oui pour conserver le fichier de mouvements. 547 Format CEGID PGI Version S5
Comment exporter des Ècritures depuis CEGID PGI ?
29Utilisez le module ´ Communication SX ª. 30Cliquez sur Envoyer. 31SÈlectionnez le type de transfert Business/Expert. 32Indiquez la nature du transfert Dossier Complet. 33SÈlectionnez le type díenvoi par Fichier.
Outils
195
34Indiquez le chemin et le nom du fichier díÈchange. 35DÈroulez líassistant jusquíau bout et confirmez líexport. A lire avant díimporter les Ècritures dans EBP
Les comptes inexistants sont automatiquement crÈÈs lors de líimportation. Les comptes fournisseurs
de racine 0 ou F et les comptes clients de racine 9 ou C utilisÈs dans CEGID PGI seront convertis
avec les racines correspondant aux comptes collectifs dÈfinis dans CEGID PGI (401 et 411 ou 400 et
410). Attention : Cela implique que les comptes peuvent Ítre tronquÈs lors de líimportation. Supposons que le dossier CEGID PGI et le dossier de votre logiciel EBP soient tous les deux
paramÈtrÈs sur 10 caractËres pour les comptes. Le compte ´ 0123000789 ª a ÈtÈ crÈÈ dans le
dossier CEGID PGI. Ce compte sera converti en ´ 4011230007 ª lors de líimportation dans
votre logiciel EBP, les deux derniers chiffres sont alors perdus. Pour Èviter cela, il peut Ítre
intÈressant díallonger la longueur des comptes auxiliaires ‡ 12 caractËres dans votre logiciel
EBP en utilisant líoption Reformater les Comptes du menu Outils + Maintenance Utilisateur, et ce avant de rÈaliser líimportation.
Comment importer les Ècritures CEGID dans EBP ?
AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. Cochez Recevoir des donnÈes. Choisissez le format CEGID - PGI Version S5 - dossier complet pour un fichier contenant un
dossier complet ou CEGID - PGI Version S5 - journaux pour un fichier contenant une partie díun
dossier et validez. Comment exporter des Ècritures au format CEGID depuis le logiciel EBP ?
100 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 101 Cochez Transmettre des donnÈes. 102 Choisissez le format CEGID - PGI Version S5 - dossier complet et validez Le fichier gÈnÈrÈ
síappelle PGIXXXXX.TRA, o˘ XXXXX correspondra au numÈro du dossier du logiciel CEGID. Le
fichier se trouve dans le rÈpertoire du dossier EBP. Comment importer les Ècritures EBP dans CEGID PGI ?
28 Utilisez le module ´ Communication SX ª. 29 Cliquez sur Recevoir. 30 Indiquez le chemin et le nom du fichier díÈchange. 31 DÈroulez líassistant jusquíau bout. 548 Format CHAMPAGNE Informatique - CI Expert
Comment exporter des Ècritures depuis Expert Compta ?
36Export des Ècritures :
Printed Documentation
196
37AccÈdez ‡ líoption Les mouvements comptables EBP du menu Tenue +
Exporter + COPMVTSEBP. 38Choisissez líexercice. 39Choisissez Mouvements par FTP. 40SÈlectionnez une plage de comptes puis validez. 41ProcÈdure de transfert :
42AccÈdez au serveur FRP par líoption SVRFTP du menu Services (F24). 43Positionnez la souris sur la ligne de transfert concernÈe. 44Faites un clic droit et cliquez sur Enregistrer la cible sous. 45SÈlectionner le rÈpertoire, changez le nom du fichier puis vÈrifiez que le type du
fichier est bien .txt. Comment importer les Ècritures Expert Compta dans EBP ?
AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. Cochez Recevoir des donnÈes. Choisissez le format CHAMPAGNE Informatique - CI Expert et validez. Comment exporter des Ècritures au format Expert Compta depuis EBP ?
103 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 104 Cochez Transmettre des donnÈes. 105 Choisissez le format CHAMPAGNE Informatique - CI Expert et validez. Le fichier gÈnÈrÈ
síappelle par dÈfaut CHAMPAGNE.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter dans Expert Compta
Les Comptes
Les comptes inexistants seront crÈÈs avec le libellÈ du compte EBP ComptabilitÈ. Les NumÈros de PiËces
Les numÈros de piËces Ètant limitÈs ‡ 6 caractËres, ils seront tronquÈs si leur longueur est
supÈrieure. Comment importer les Ècritures EBP dans Expert Compta ?
32 Etablissez une correspondance des codes journaux par líoption Mise ‡ jour des
correspondances journaux micro EXPERT du menu Tenue + Importer + CORJNL. 33 Etablissez une correspondance des numÈros de comptes par líoption Mise ‡ jour des
correspondances comptes micro EXPERT du menu Tenue + Importer + CORJNL. 34 Enregistrez les mouvements exportÈs depuis EBP sur le serveur du bureau. 35 Demandez le transfert ‡ partir du logiciel MINIKIT FCN :
10Ouvrez le logiciel MINIKIT FCN. 11AccÈdez ‡ líoption Transfert de Balances et Mouvements du menu Outils. 12Utilisez les trois petits points pour aller chercher les mouvements dans le dossier client sur le
serveur. 13Double-cliquez sur le fichier.
Outils
197
14Choisissez le type de fichier EBP CI. 15Cliquez sur le bouton ContrÙle afin de tester vos donnÈes et de vÈrifier les mouvements
gÈnÈrÈs. 16Cliquez sur le bouton TransfÈrer. 36 Importez les mouvements comptables dans Expert Compta :
7 Fermez le logiciel MINIKIT FCN. 8 Dans Expert Compta, accÈdez ‡ líoption Importer les Ècritures comptables du menu Tenue
+ Importer + RECMVTS. 9 Choisissez le format 10 : KIT Transfert de balances et Mouvements. 37 Affichez les mouvements comptables avant líintÈgration par líoption Afficher les Ècritures
comptables importÈes du menu Tenue + Importer + AFFMVTS. 38 IntÈgrez les mouvements comptables dans Expert Compta par líoption IntÈgrer les Ècritures
comptables dans EXPERT du menu Tenue + Importer + INTMVTS. 549 Format CICERON HÈliast
Ce format níest disponible quíen importation de donnÈes. Comment importer les Ècritures CICERON HÈliast dans EBP ?
AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. Cochez Recevoir des donnÈes. Choisissez le format CICERON - HÈliast. 550 Format CIEL ComptabilitÈ Version 8.00
Comment exporter des Ècritures depuis CIEL ComptabilitÈ ?
AccÈdez ‡ líoption Relation Expert / Export du menu Utilitaires. SÈlectionnez les critËres de líexport. Cochez si besoin les cases En brouillard et ValidÈes et cliquez sur Suivant. Cochez líoption Par fichier, renseignez le chemin du fichier díexport et validez. Confirmez le message si les Ècritures affichÈes correspondent bien aux Ècritures ‡ exporter. Comment importer les Ècritures CIEL dans EBP ?
106 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 107 Cochez Recevoir des donnÈes. 108 Choisissez le format CIEL - ComptabilitÈ Version 8.00 et validez. Comment exporter des Ècritures au format CIEL depuis EBP ?
46AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 47Cochez Transmettre des donnÈes. 48Choisissez le format CIEL - ComptabilitÈ Version 8.00 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle
par dÈfaut CIEL.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter dans CIEL ComptabilitÈ
Printed Documentation
198
Les Journaux
Les journaux sont crÈÈs lors de líimportation, avec un code sur 2 caractËres. Les Comptes
Les comptes sont crÈÈs lors de líimportation. Etant limitÈs ‡ 11 caractËres, les comptes plus
longs seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel
EBP, supposons que les comptes 401000000054 et 401000000053 soient utilisÈs, leurs
Ècritures seront importÈes sur líunique compte 40100000005. Les NumÈros de PiËces
Les numÈros de piËces Ètant limitÈs ‡ 12 caractËres, ils seront tronquÈs si leur longueur est
supÈrieure. Comment importer les Ècritures EBP dans CIEL ComptabilitÈ ?
39 AccÈdez ‡ líoption Import standards du menu Utilitaires + Importations. 40 Cochez la case Logiciels spÈcifiques tout euro et cliquez sur Suivant. 41 SÈlectionnez le fichier gÈnÈrÈ par EBP. Remarque : Líimportation peut Ègalement Ítre rÈalisÈe ‡ partir de líoption Relations Expert /
Import du menu Utilitaires. 551 Format CIEL ComptabilitÈ Version 11.00
Comment exporter des Ècritures depuis CIEL ComptabilitÈ ?
Dans le volet de navigation Expert comptable, cliquez sur Envoyer des donnÈes. SÈlectionnez les critËres de líexport. Cochez si besoin les cases En brouillard et ValidÈes et cliquez sur Suivant. Cochez líoption Par fichier, renseignez le chemin du fichier díexport et validez. Confirmez le message si les Ècritures affichÈes correspondent bien aux Ècritures ‡ exporter. Comment importer les Ècritures CIEL dans EBP ?
109 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 110 Cochez Recevoir des donnÈes. 111 Choisissez le format CIEL - ComptabilitÈ Version 11.00 et validez. Comment exporter des Ècritures au format CIEL depuis EBP ?
49AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 50Cochez Transmettre des donnÈes. 51Choisissez le format CIEL - ComptabilitÈ Version 11.00 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle
par dÈfaut CIEL.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter dans CIEL ComptabilitÈ
Outils
199
Les Journaux
Les journaux sont crÈÈs lors de líimportation. Attention, le format díimport Ètant prÈvu pour des
codes journaux sur 2 caractËres, les codes plus longs auront ÈtÈ tronquÈs lors de la gÈnÈration
du fichier díÈcritures. Les Comptes
Les comptes sont crÈÈs lors de líimportation. Etant limitÈs ‡ 11 caractËres, les comptes plus
longs seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel
EBP, supposons que les comptes 401000000054 et 401000000053 soient utilisÈs, leurs
Ècritures seront importÈes sur líunique compte 40100000005. Les NumÈros de PiËces
le format díimport Ètant prÈvu pour des numÈros de piËces sur 12 caractËres, les numÈros plus
longs auront ÈtÈ tronquÈs lors de la gÈnÈration du fichier díÈcritures. Comment importer les Ècritures EBP dans CIEL ComptabilitÈ ?
42 Dans le volet de navigation Expert comptable, cliquez sur RÈcupÈrer des donnÈes. 43 Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ importer, puis validez. 552 Format Cote Ouest Bilan Plus 7.1
Comment exporter des Ècritures depuis Bilan Plus Version 7.1 ?
AccÈdez ‡ líoption Exporter du menu Dossiers + Utilitaires et dÈrouler líassistant. SÈlectionnez le type díexportation Nouveau modËle, et le fichier ‡ exporter Ecriture. Choisissez Un seul fichier avec des enregistrements maÓtre et dÈtail. Indiquez le chemin du fichier díexport. Choisissez le type DÈlimitÈ et le sÈparateur Point-Virgule. SÈlectionnez les champs suivants : Date díeffet, Journal, Compte, LibellÈ, NumÈro de piËce, DÈbit, CrÈdit, IntitulÈ de compte. Dans líÈtape suivante, ne saisissez rien. Sauvegardez les diffÈrentes Ètapes en donnant un nom au modËle (par exemple ´ export pour
EBP ª). Ainsi, lors des prochaines exportations, il suffira de sÈlectionner ce nom dans la
premiËre Ètape, et vous níaurez pas besoin de refaire toutes les Ètapes de líassistant. Choisissez les critËres de líexport. A lire avant díimporter les Ècritures dans EBP
Les Comptes
La longueur des comptes pouvant Ítre paramÈtrÈe jusquí‡ 13 caractËres dans Bilan Plus 7.1, il
est impÈratif reformater les comptes dans EBP sur une longueur similaire en utilisant líoption
Reformater les Comptes du menu Outils + Maintenance Utilisateur, et ce avant de rÈaliser
líimportation. Les Exercices
Printed Documentation
200
Dans Bilan Plus 7.1, il est possible de saisir des Ècritures sans jamais rÈaliser de clÙture
annuelle. Dans EBP on ne rÈcupËrera les Ècritures que jusquí‡ la date maximum de saisie
dÈfinie dans lí onglet Exercice du menu Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences. Comment importer les Ècritures Bilan Plus 7.1 dans EBP ?
112 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 113 Cochez Recevoir des donnÈes. 114 Choisissez le format COTE OUEST - Bilan Plus Version 7.1. Comment exporter des Ècritures au format Bilan Plus 7.1 depuis EBP ?
52AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 53Cochez Transmettre des donnÈes. 54Choisissez le format COTE OUEST - Bilan Plus Version 7.1 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ
síappelle par dÈfaut COTEOUEST.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. Comment importer les Ècritures EBP dans Bilan Plus 7.1 ?
44 AccÈdez ‡ líoutil díimportation par le menu Dossiers + Utilitaires + Importer et dÈrouler
líassistant. 45 SÈlectionnez le type díimportation Nouveau modËle, et le fichier ‡ importer Ecriture. 46 Choisissez Enregistrement avec des enregistrements maÓtre et dÈtail. 47 Indiquez le chemin du fichier ‡ importer. 48 Choisissez le type DÈlimitÈ et le sÈparateur Point-Virgule. 49 SÈlectionnez les champs suivants : Date díeffet, Journal, Compte, LibellÈ, NumÈro de piËce, DÈbit, CrÈdit. 50 Dans líÈtape suivante, ne saisissez rien. 51 Cochez numÈro de piËce dans la zone Regroupement des Ècritures par. Laissez les autres
choix par dÈfaut. 52 Sauvegardez les diffÈrentes Ètapes en donnant un nom au modËle (par exemple ´ EBP
import ª). Ainsi, lors des prochaines importations, il suffira de sÈlectionner ce nom dans líÈtape
1, et vous níaurez pas besoin de refaire toutes les Ètapes. Remarque : Les journaux doivent Ítre crÈÈs au prÈalable. Les comptes, eux, seront crÈÈs
automatiquement lors de líimportation. 553 Recevoir des donnÈes - COTE OUEST
Renseignez le chemin du rÈpertoire contenant votre dossier COTE OUEST. 554 Format Cote Ouest Bilan Plus 6.5
Ce format níest disponible quíen importation de donnÈes. Il níy a pas díexport ‡ effectuer depuis le
logiciel Bilan Plus Version 6.5 car EBP importe directement les fichiers de donnÈes. A lire avant díimporter les Ècritures dans EBP
Les Comptes
Outils
201
La longueur des comptes pouvant Ítre paramÈtrÈe jusquí‡ 13 caractËres dans Bilan Plus 6.5, il est
impÈratif reformater les comptes dans EBP sur une longueur similaire en utilisant líoption
Reformater les Comptes du menu Outils + Maintenance Utilisateur, et ce avant de rÈaliser
líimportation. Les Exercices
Dans Bilan Plus 6.5, il est possible de saisir des Ècritures sans jamais rÈaliser de clÙture annuelle. Dans EBP on ne rÈcupËrera les Ècritures que jusquí‡ la date maximum de saisie dÈfinie dans lí onglet Exercice du menu Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences. Comment importer les Ècritures Bilan Plus 6.5 dans EBP ?
AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. Cochez Recevoir des donnÈes. Choisissez le format COTE OUEST - Bilan Plus Version 6.5. 555 Format EBP - ComptabilitÈ Windows
Ce format permet : Díexporter les Ècritures de votre logiciel EBP vers un autre logiciel de comptabilitÈ EBP. Díimporter des Ècritures saisies dans un autre logiciel de comptabilitÈ EBP dans votre logiciel
EBP. Les logiciels de comptabilitÈ EBP sont les suivants : EBP ComptabilitÈ, EBP Compta Pratic, EBP
ComptabilitÈ LibÈrale, EBP ComptabilitÈ et Facturation. Comment importer des Ècritures au format EBP ?
115 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 116 Cochez Recevoir des donnÈes. 117 Choisissez le format EBP - ComptabilitÈ Windows et validez. Comment exporter des Ècritures au format EBP ?
55AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 56Cochez Transmettre des donnÈes. 57Choisissez le format EBP - ComptabilitÈ Windows et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par
dÈfaut EBP.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. 556 Format Interface Expert (Coala)
Ce format níest disponible quíen exportation de donnÈes. Il correspond ‡ líoption Export Interface
Expert disponible dans le menu Outils + Export de DonnÈes. Quel format utiliser pour exporter des Ècritures vers COALA ComptabilitÈ ?
Format COALA - ComptabilitÈ - journaux
Les Ècritures seront ajoutÈes dans un dossier existant de COALA ComptabilitÈ gr‚ce ‡ une
commande de Copier / Coller. Comment faire ?
Format COALA - ComptabilitÈ - dossier complet
Les Ècritures seront ‡ importer cÙtÈ COALA ComptabilitÈ dans un dossier vierge, car líoutil
díimport utilisÈ Ècrase les donnÈes. Comment faire ?
Printed Documentation
202
Format Interface Expert (Coala)
Les Ècritures pourront Ítre ajoutÈes dans un dossier existant, ‡ condition díacquÈrir auprËs de
COALA líoption díimport au format EBP. exporter des Ècritures au format Interface Expert depuis EBP ?
118 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 119 Cochez Transmettre des donnÈes. 120 Choisissez le format Interface Expert (Coala) et validez. Comment importer les Ècritures EBP (format Interface Expert) dans COALA ComptabilitÈ ?
Note : Pour obtenir la clÈ ARF permettant díimporter le fichier EBP dans COALA ComptabilitÈ, veuillez contacter le Service Clients de COALA.
Ouvrez le dossier dans lequel líimportation doit Ítre effectuÈe. Double-cliquez dans la fenÍtre de droite sur ComptabilitÈ. Dans la fenÍtre de gauche, positionnez-vous sur líexercice correspondant au fichier ‡ importer. Dans le menu dÈroulant o˘ se trouve Journaux, sÈlectionnez Etats. Dans la fenÍtre centrale, cliquez sur Import ComptabilitÈ, dans Etats díimport. Si cette option níest pas prÈsente (pour un 1
er import dans le dossier), faites clic droit + Ajouter, ouvrez Etats díimport et cochez Import ComptabilitÈ, puis cliquez sur OK. Dans la fenÍtre de droite (nommÈe Attributs), dans le menu dÈroulant Fournisseur, sÈlectionnez EBP. Dans le menu dÈroulant Logiciel, sÈlectionnez la version voulue. Indiquez la taille des comptes. Dans la fenÍtre du milieu (nommÈe Etats), faites clic droit + Importer. Indiquez si besoin la pÈriode ‡ importer. Cliquer sur OK. SÈlectionner le fichier ‡ importer. 557 Format ISAGRI - ISACOMPTA Version 6.10010
Comment exporter des Ècritures depuis Isacompta ?
AccÈdez ‡ líoption Envoyer du menu Fichier + Echanges prestataire comptable. SÈlectionnez Autre. Choisissez le nom et líemplacement du fichier ‡ gÈnÈrer. DÈfinissez les critËres de líexport et validez. Comment importer les Ècritures ISAGRI dans EBP ?
121 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 122 Cochez Recevoir des donnÈes.
Outils
203
123 Choisissez le format ISAGRI - ISACOMPTA Version 6.10010 et validez. Comment exporter des Ècritures au format ISAGRI depuis EBP ?
58AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 59Cochez Transmettre des donnÈes. 60Choisissez le format ISAGRI - ISACOMPTA Version 6.10010 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ
síappelle par dÈfaut ISAGRI.isa et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. Comment importer les Ècritures EBP dans Isacompta ?
53 AccÈdez ‡ líoption Recevoir du menu Fichier + Echanges prestataire comptable. 54 Cliquez sur le bouton ´ Ö ª. 55 Dans le champ Type, sÈlectionnez Fichiers díÈchange Isacompta V 4.00 et infÈrieur. 56 SÈlectionnez le fichier ‡ importer et validez. 558 Format QUADRATUS - Quadra Compta Version 1.55.4
Comment exporter des Ècritures depuis Quadra Compta ?
AccÈdez ‡ líoption Export ASCII du menu Outils + Suivi des dossiers. SÈlectionnez le nom et líemplacement du fichier ‡ gÈnÈrer. Indiquez si besoin la pÈriode ‡ exporter. En Choix des donnÈes ‡ exporter, choisissez Tout. Dans les zones Mises ‡ zÈro et RenumÈrotation, ne cochez rien. Pour exporter dans la devise du dossier, cochez Exporter tous les montants dans la monnaie
de Tenue. Validez líexport. A lire avant díimporter les Ècritures dans EBP
Le logiciel Quadra Compta permettant de gÈrer x racines de comptes clients et y racines de
comptes fournisseurs, les comptes sont convertis lors de líimport de la faÁon suivante :
17Les racines 00 ‡ 07 deviennent 411
18Les racines 08 et 09 deviennent 401
Comment importer les Ècritures QUADRATUS dans EBP ?
124 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 125 Cochez Recevoir des donnÈes. 126 Choisissez le format QUADRATUS - Quadra Compta Version 1.55.4 et validez. Comment exporter des Ècritures au format QUADRATUS depuis EBP ?
61AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 62Cochez Transmettre des donnÈes.
Printed Documentation
204
63Choisissez le format QUADRATUS - Quadra Compta Version 1.55.4 et validez. Le fichier
gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut QUADRA.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter les Ècritures dans Quadra Compta
Les Journaux
Les journaux inexistants ne sont pas crÈÈs lors de líimportation. Cíest pourquoi, il est nÈcessaire
de les crÈer, soit avant, soit aprËs líimportation (si les journaux sont inexistants, les Ècritures
sont malgrÈ tout importÈes). Attention : Les codes des journaux ne doivent pas dÈpasser 3 caractËres. Les Comptes
Les comptes inexistants sont automatiquement crÈÈs lors de líimportation, sans intitulÈ. Etant
limitÈs ‡ 8 caractËres, les comptes plus longs seront tronquÈs. A noter que les comptes clients
auront tous une unique racine, comme les comptes fournisseurs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel EBP
ComptabilitÈ, supposons que les comptes 601000054 et 601000053 soient utilisÈs, leurs
Ècritures seront importÈes sur líunique compte 60100005. Les NumÈros de PiËce
La longueur des numÈros de piËces Ètant limitÈe ‡ 10 caractËres, les numÈros plus longs seront
tronquÈs. Comment importer les Ècritures EBP dans Quadra Compta ?
57 Utilisez líoption Import ASCII (Compta) du menu Outils + Suivi des dossiers. 58 SÈlectionnez le fichier ‡ importer et validez. 559 Transmettre des donnÈes - QUADRATUS
Renseignez les racines des comptes auxiliaires utilisÈes dans QUADRATUS Quadra Compta. Les
comptes clients et fournisseurs seront ainsi convertis dans le fichier díexport. 560 Format SAGE - Ligne 100 Version 11.01
Comment exporter des Ècritures depuis SAGE Ligne 100 ?
AccÈdez ‡ líoption Format Sage du menu Fichiers + Exporter. DÈfinissez les critËres de líexport et validez. Choisissez le nom et líemplacement du fichier ‡ gÈnÈrer et validez. Comment importer les Ècritures SAGE dans EBP ?
127 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 128 Cochez Recevoir des donnÈes. 129 Choisissez le format SAGE - Ligne 100 Version 11.01 et validez. Comment exporter des Ècritures au format SAGE depuis EBP ?
Outils
205
64AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 65Cochez Transmettre des donnÈes. 66Choisissez le format SAGE - Ligne 100 Version 11.01 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle
par dÈfaut SAGE100.pnm et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. Comment importer les Ècritures EBP dans SAGE Ligne 100 ?
59 AccÈdez ‡ líoption Format ligne 100 et 30 du menu Fichier + Importer. 60 Dans le champ Type, sÈlectionnez Ecritures Sage (*.pnm). 61 SÈlectionnez le fichier ‡ importer et cliquez sur Ouvrir. Remarque : Les journaux doivent Ítre crÈÈs avant de rÈaliser líimportation. 561 Communication Entreprise - Expert : Format Gestimum
Comment importer des Ècritures au format Gestimum ?
AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. Cochez Recevoir des donnÈes. Choisissez le format Gestimum et validez. Comment exporter des Ècritures au format Gestimum ?
130 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 131 Cochez Transmettre des donnÈes. 132 Choisissez le format Gestimum et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut EBP.txt et se
trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. 562 Import de donnÈes
563 Importation des Guides d'Ecritures
Cette option vous permet de rÈcupÈrer les guides díÈcritures paramÈtrÈs par votre Expert-Comptable ou
votre revendeur. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Import de DonnÈes + Import Guides Ecritures
Comment faire ?
Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ importer. Si le fichier est protÈgÈ par un mot de passe, cochez la case et tapez le mot de
passe. Cochez la case Mise ‡ jour des guides díÈcritures uniquement si les guides
existant dÈj‡ dans votre dossier doivent Ítre modifiÈs. 564 Import ParamÈtrable
565 Importation ParamÈtrable
Printed Documentation
206
Vous avez travaillÈ jusqu'‡ maintenant sur un logiciel et vous souhaitez rÈcupÈrer vos journaux, comptes
et Ècritures. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Import de DonnÈes + Import ParamÈtrable
Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Lors de
líaccËs ‡ líImport ParamÈtrable vous devez saisir une justification
Comment faire ?
GÈnÈrez ‡ partir de votre ancien logiciel les fichiers ‡ rÈcupÈrer au format texte (ou ASCII). Dans votre produit EBP, crÈez le dossier comptable dans lequel vous dÈsirez rÈcupÈrer vos
donnÈes, ouvrez-le et accÈdez ‡ líoption Import ParamÈtrable du menu Outils + Import de
DonnÈes. Choisissez la table ‡ importer : Journaux, Comptes ou Ecritures
Cliquez sur OK. Suivez les diffÈrentes Ètapes de líassistant en utilisant les boutons Suivant et PrÈcÈdent. Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici. 566 Importation ParamÈtrable d'un fichier Excel
ParticularitÈs
Le fichier Excel doit impÈrativement comporter des intitulÈs de colonnes, car la 1Ëre ligne du fichier
sera ignorÈe lors de líimport. Lorsque le fichier Excel contient des intitulÈs de comptes, lors de l'import, les champs s'associent
automatiquement, ‡ condition que le libellÈ soit suffisamment clair (Ètape Choix des champs ‡
importer). Si le fichier Excel contient des comptes alpha-numÈriques, vous devez rÈaliser les opÈrations
suivantes dans Excel :
133 SÈlectionnez la colonne des comptes puis accÈdez ‡ líoption Convertir du
menu DonnÈes. 134 …tape 1 : Cochez l'option DÈlimitÈ puis cliquez sur Suivant. 135 …tape 2 : Ne cochez aucun sÈparateur et indiquez Aucun comme
Identificateur de texte. 136 …tape 3 : SÈlectionnez le format texte et validez. 567 Etape de l'assistant
568 Importation ParamÈtrable : Source de l'Import
Choisissez dans Type de la source, Fichier ou ODBC. En mode Fichier, vous indiquez ensuite le fichier ‡ importer, y compris un fichier díextension DSN. Saisissez le nom du fichier ‡ importer prÈcÈdÈ de son chemin d'accËs ou cliquez sur le bouton
Parcourir pour rechercher le fichier texte dans son rÈpertoire. SÈlectionnez le fichier ‡ importer et
Outils
207
cliquez sur le bouton Ouvrir ou double-cliquez directement sur le nom du fichier. Le nom de fichier
s'inscrit automatiquement dans la zone Nom du fichier. 137 En mode ODBC, le bouton Modifier vous permet de pointer directement la base ODBC (Access, Excel, Lotus,..). Cette importation est possible uniquement si vous ayez installÈ les pilotes ODBC
correspondants. Format d'import
Si vous avez dÈj‡ importÈ un fichier ayant la mÍme structure que le fichier que vous souhaitez
maintenant importer (type et ordre des champs) et qu'un nom de format a ÈtÈ enregistrÈ par le
logiciel lors de la prÈcÈdente importation, sÈlectionnez le format dans la liste. Le logiciel associera
automatiquement les champs du fichier source (‡ importer) ‡ la table sÈlectionnÈ prÈcÈdemment. Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici. 569 Importation ParamÈtrable : Type du Fichier
Le logiciel reconnaÓt automatiquement la plupart des fichiers texte de structure standard. Cette Ètape
permet de valider ou de complÈter le type de fichier proposÈ par dÈfaut. Le fichier est au format DOS
Cochez cette case si le fichier est au format txt DOS. SÈparation des champs
Pointez Largeur Fixe lorsque votre fichier ne contient pas de sÈparateur entre chaque champ. C'est
un fichier dont les champs (informations) pour chacun des enregistrements ont une largeur
constante. C'est alors ‡ vous de dÈfinir les largeurs des colonnes ‡ importer. Pointez DÈlimitÈ lorsque votre fichier contient des sÈparateurs (virgule, tabulation, espace, ...) entre
chaque champ. DÈbut des donnÈes
Si votre fichier contient des lignes (de texte, ou autres) avant les champs ‡ importer, indiquez ici le
nombre de lignes ‡ ne pas prendre en compte. Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici. 570 Importation ParamÈtrable : Champs du Fichier (de type DÈlimitÈ)
Pour un fichier DÈlimitÈ, le logiciel affiche automatiquement les colonnes qu'il reconnaÓt. Si les colonnes
reconnues sont correctes, cliquez sur le bouton Suivant. Dans certains cas, vous devez prÈciser vous
mÍme le sÈparateur (et le dÈlimiteur) contenu dans le fichier :
SÈparateur de champs
Si le sÈparateur n'est pas reconnu par le logiciel, pointez-le ou indiquez-le dans Autre. Les champs Texte sont entourÈs par
Si vos champs de type Texte sont entourÈs par des guillemets ou des apostrophes, sÈlectionnez le
dÈlimiteur dans la liste dÈroulante. Le logiciel met alors en forme votre fichier en fonction des choix
prÈcisÈs.
Printed Documentation
208
Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici. 571 Importation ParamÈtrable : Champs du Fichier (de type Fixe)
Pour un fichier de type Fixe, le logiciel affiche la totalitÈ du fichier en continu. DÈlimitez vous mÍme les
colonnes correspondant aux diffÈrents champs. Cliquez dans la rËgle pour positionner un trait de
dÈlimitation de colonne. Ce trait peut ensuite Ítre dÈplacÈ en tirant-glissant le trait ‡ la position
souhaitÈe. 572 Importation ParamÈtrable : Choix des Champs
Cette Ètape permet d'associer ‡ chaque champ du fichier source (correspondant ‡ un champ du fichier
importÈ) le nom d'un des champs de la table. La liste de gauche propose la liste des champs de la table . La liste de droite contient la liste des
colonnes que vous venez de dÈfinir. Vous devez associer uniquement les colonnes que vous souhaitez
importer, ‡ un champ de la table, gr‚ce au bouton Associer. Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici. 573 Importation ParamÈtrable : RÈsumÈ de l'Importation
Le logiciel vous affiche alors un aperÁu du fichier qui va Ítre importÈ. VÈrifiez que les donnÈes
correspondent bien aux noms des colonnes. Enregistrer le Format
Si vous pensez rÈcupÈrer par la suite d'autres fichiers ayant la mÍme structure que le fichier actuel, vous avez la possibilitÈ de mÈmoriser sa structure. Pour cela, cliquez sur le bouton Enregistrer le format et donnez un nom au format du fichier. A la
prochaine importation d'un fichier de mÍme structure, vous pourrez ainsi appeler ce format : le
logiciel appliquera automatiquement au fichier les paramËtres dÈfinis dans les Ètapes prÈcÈdentes. Si votre fichier est correct, cliquez sur le bouton Importer. Une fois l'importation terminÈe, le logiciel
affiche le nombre d'enregistrements ajoutÈs ‡ la table de votre dossier. Si vous importez un fichier dans une table qui contient dÈj‡ des enregistrements, le logiciel vous
propose d'Ècraser les enregistrements prÈcÈdents ou de les mettre ‡ jour (enregistrement par
enregistrement ou Tous). Dans ce dernier cas, il conserve les champs de l'enregistrement qui ne sont
pas importÈs. Cela vous permet d'importer successivement plusieurs fichiers. Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici. 574 Importation ParamÈtrable : DerniËre Etape
Líimportation est lancÈe. Cliquez sur Pause ou Interrompre pour arrÍter momentanÈment ou dÈfinitivement líimportation. Lorsque líimportation est terminÈe, le logiciel vous indique le nombre díenregistrements ajoutÈs, modifiÈs, dÈj‡ prÈsents, ou ignorÈs si le fichier contient des erreurs ou des champs non importables. Dans ce cas, un bouton Erreurs síaffiche. Cliquez dessus pour connaÓtre le dÈtail des enregistrements
non importÈs. Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici.
Outils
209
575 Import d'Ecritures
576 Importation díEcritures
Cette fonction vous permet d'importer des fichiers ASCII contenant des Ècritures venant des logiciels de
gestion EBP, Gestion3 pour Windows, NÈgoce sous Dos, Facture Plus, Compta Plus. Cette option
vous permet Ègalement de rÈcupÈrer les Ècritures venant díun autre logiciel si vous respectez la
structure des fichiers ‡ importer reconnus par le logiciel. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Import de DonnÈes + Import Ecritures
Les formats díimport Format EBP v3
Format EBP v5
Format Gestimum v1
Format ASIE
Format ASI7
Attention : Avant importation, vÈrifiez que le journal qui reÁoit les Ècritures est bien dans la
devise des Ècritures importÈes. 577 Importation : Chemin du fichier et Options
Fichier
Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ importer. Options
Cochez la premiËre option afin le logiciel crÈe automatiquement les comptes et journaux qui
níauraient pas ÈtÈ crÈÈs prÈalablement. Les Ècritures peuvent Ítre importÈes en mode simulation : elles devront alors Ítre confirmÈes
par líoption ComptabilitÈ + Ecritures de Simulation. Il est conseillÈ de laisser la derniËre option cochÈe afin que le logiciel vÈrifie vos soldes une
fois líimportation rÈalisÈe. 578 Formats
579 Comment rÈcupÈrer des donnÈes díune ancienne version ?
Votre logiciel vous permet de rÈcupÈrer les dossiers comptables crÈÈs sous Win Compta 3, Compta- Plus sous Dos et Compta 7 sous Dos.
138 CrÈez le dossier dans lequel vous dÈsirez rÈcupÈrer vos donnÈes en indiquant comme dates
díexercice le dernier exercice et ouvrez-le. 139 SÈlectionnez líoption Import Win Compta, ou Import Compta-Plus, ou Import Compta 7 du menu
Outils + Import de DonnÈes. 140 Saisissez une justification. Cette action de rÈcupÈration des donnÈs díune ancienne version
nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ.
Printed Documentation
210
141 Cliquez sur l'icÙne pour indiquer le chemin d'accËs au rÈpertoire dans lequel se trouve les
donnÈes de la sociÈtÈ ‡ rÈcupÈrer. GÈnÈralement ce rÈpertoire est :
67\WCPTA3\SOCXXX o˘ XXX est le numÈro de la sociÈtÈ pour Win Compta 3. 68EBP\Compta\XX o˘ XX est le numÈro de la sociÈtÈ pour Compta Plus. 69COMPTA7\XX o˘ XX est le numÈro de la sociÈtÈ pour Compta 7. 142 Cochez les cases des fichiers que vous dÈsirez rÈcupÈrer : Plan comptable, Journaux, Ecritures, EchÈanciers (en version PRO). Remarque : En import des Ècritures sous Compta 7, le code pointage est rÈcupÈrÈ
143 Cochez la case Importer les Ècritures comptables en mode simulation si vous dÈsirez vÈrifier
auparavant que les Ècritures importÈes correspondent exactement ‡ celles saisies sur votre
comptabilitÈ prÈcÈdente. Vous pourrez ensuite les passer en mode RÈel par la commande
Ecritures de simulation du menu Quotidien. 144 La case Effectuer un recalcul des soldes doit Ítre cochÈe pour lancer la vÈrification des soldes
des Ècritures importÈes. Cette commande peut toutefois Ítre lancÈe par le menu Outils +
Maintenance utilisateur. Les nouvelles options proposÈes par votre logiciel (dans PrÈfÈrences) seront ‡ dÈfinir aprËs
l'importation de vos donnÈes. Cliquez sur OK pour lancer l'importation. 580 Importation : Format ASI7
Ce format correspond ‡ celui des fichiers Ècritures provenant des logiciels Compta Plus et Paye 7. Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Fichier : ASI7YYXX.DAT (YY = N° du journal, XX = N° de la sociÈtÈ)
Position Longueur LibellÈ
1 8 PiËce comptable
9 9 Compte Comptable
18 6 Date Ècriture (jjmmaa)
24 2 N° de libellÈ automatique
26 26 LibellÈ manuel
52 10 Montant DÈbit (xxxxxxx.xx)
62 10 Montant CrÈdit(xxxxxxx.xx)
72 160 Date ÈchÈance (6) + Montant (10)
232 120 Poste analytique (2) + Montant (10)
352 2 Fin de ligne 0D0A
581 Importation : Format ASIE
Ce format correspond ‡ celui des fichiers Ècritures provenant des logiciels NÈgoce, Facture Plus, Compta Plus.
Outils
211
Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Fichier ASIEXXYY.DAT avec XX = NumÈro du journal (01 ‡ 15) YY = NumÈro de la sociÈtÈ (01 ‡
99) Record = 222
POSITION LONGUEUR TYPE DESCRIPTION
1 1 V ou Blanc CaractËres de dÈbut de ligne " V " si ligne mouvementÈe. 2 7 AlphanumÈriq
ue NumÈro de PiËce
9 7 AlphanumÈriq
ue Compte comptable (2 Premiers caractËres numÈriques, compte complÈtÈ ‡ Droite par 0)
16 6 NumÈrique Date (jjmmaa) appartenant ‡ líexercice en cours 22 2 NumÈrique LibellÈ Automatique enregistrÈs dans le fichier
(complÈtÈ ‡ gauche par 0)
24 26 AlphanumÈriq
ue
LibellÈ manuel de líÈcriture
50 10 NumÈrique Montant dÈbit (7 entiers, 2 dÈcimales)
60 10 NumÈrique Montant CrÈdit (7 entiers, 2 dÈcimales)
70 1 O/N TVA sur Encaissement
71 1 O/N EchÈancier 72 5 NumÈrique Pointeur ÈchÈance (interne ‡ la comptabilitÈ)
77 6 NumÈrique 1° date ÈchÈance (jjmmaa)
83 10 NumÈrique 1° montant ÈchÈance (7 entiers, 2 dÈcimales)
93 6 NumÈrique 2° Date ÈchÈance (jjmmaa)
99 10 NumÈrique 2° Montant ÈchÈance (7 entiers, 2 dÈcimales)
109 6 NumÈrique 3° Date ÈchÈance (jjmmaa)
115 10 NumÈrique 3° Montant ÈchÈance (7 entiers, 2 dÈcimales)
125 2 NumÈrique 1° Poste analytique complÈtÈ ‡ gauche par 0
127 10 NumÈrique 1° Montant analytique (7 entiers, 2 dÈcimales)
137 2 NumÈrique 2° Poste analytique complÈtÈ ‡ gauche par 0
139 10 NumÈrique 2° Montant analytique (7 entiers, 2 dÈcimales)
149 2 NumÈrique 3° Poste analytique complÈtÈ ‡ gauche par 0
151 10 NumÈrique 3° Montant analytique (7 entiers, 2 dÈcimales)
161 2 NumÈrique 4° Poste analytique complÈtÈ ‡ gauche par 0
163 10 NumÈrique 4° Montant analytique (7 entiers, 2 dÈcimales)
173 2 NumÈrique 5° Poste analytique complÈtÈ ‡ gauche par 0
175 10 NumÈrique 5° Montant analytique (7 entiers, 2 dÈcimales)
185 2 NumÈrique 6° Poste analytique complÈtÈ ‡ gauche par 0
187 10 NumÈrique 6° Montant analytique (7 entiers, 2 dÈcimales)
197 2 NumÈrique 7° Poste analytique complÈtÈ ‡ gauche par 0
199 10 NumÈrique 7° Montant analytique (7 entiers, 2 dÈcimales)
209 2 NumÈrique 8° Poste analytique complÈtÈ ‡ gauche par 0
211 10 NumÈrique 8° Montant analytique (7 entiers, 2 dÈcimales)
221 2 0D0A CaractËres Fin de ligne
Printed Documentation
212
582 Importation : Format EBP V3
Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Import de DonnÈes + Import Ecritures
Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Lors de
líimport au format EBP V3, si le fichier níest pas reconnu comme un fichier venant díun autre
logiciel EBP, vous devrez saisir une justification.
Le fichier des Ècritures
Exemple :
1,010196,VE,411ART,FA, "Ventes díordinateur ", "123 ",12548.95,D,010301,EUR
Description des champs du fichier
Ligne : il síagit díun numÈro de ligne ignorÈ lors de líimportation. Date : JJMMAA ou JJMMAAAA. Code journal : alphanumÈrique sur 4 caractËres maximum. Compte : alphanumÈrique sur 15 caractËres maximum. LibellÈ automatique : sur 2 caractËres, ignorÈ lors de líimportation. LibellÈ manuel : entre guillemets et sur 40 caractËres maximum. NumÈro de piËce : entre guillemets et alphanumÈrique sur 15 caractËres maximum. Montant : numÈrique, avec le point comme sÈparateur de dÈcimale. Sens : D ou C pour DÈbit ou CrÈdit. Date díÈchÈance : JJMMAA ou JJMMAAAA. Devise : (champ facultatif, ‡ prÈciser uniquement si vous importez des Ècritures dont les
montants sont dans une devise diffÈrente de celle du dossier). Ajoutez le code ISO de la devise
concernÈe. La fin de chaque enregistrement est un retour chariot. Le sÈparateur de champs est la virgule. Le dÈlimiteur de champs est le guillemet, il est prÈsent sur le champ LibellÈ manuel et NumÈro de
piËce. En supposant que tous les champs ne soient pas renseignÈs, vous devez obligatoirement prÈvoir
leur emplacement. Exemple : Le champ LibellÈ automatique níexiste pas dans votre application :
1,010101,VE,411ART,, "Ventes díordinateur ", "123 ",12548.95,D,010301, Ventilations analytiques
La structure d'une ligne de ventilation analytique est de la forme suivante :
Outils
213
>Poste analytique, clef de rÈpartition, montant ‡ rÈpartir
Cette ligne est prÈcÈdÈe de la ligne d'Ècriture de comptabilitÈ gÈnÈrale ‡ laquelle elle appartient. Exemple :
1,010101,VE,701,FA, "Ventes díordinateur ", "123 ",12548.95,C,010301, >POSTE1,100.00,12548.95
Le fichier des comptes
Nom et emplacement du fichier
Le fichier des comptes se nomme obligatoirement COMPTES.TXT. Il doit Ítre placÈ dans le
mÍme rÈpertoire que celui contenant le fichier des Ècritures. Au moment de líimportation, vous sÈlectionnez le fichier des Ècritures. Le programme dÈtectera
automatiquement la prÈsence du fichier COMPTES.TXT, et líimportera avant les Ècritures. En
l'absence de ce fichier des comptes, le libellÈ des comptes crÈÈs sera "Compte crÈÈ pendant
transfert". Description des champs du fichier
NumÈro de compte : alphanumÈrique sur 15 caractËres maximum.
IntitulÈ : alphanumÈrique sur 60 caractËres maximum (ce champ correspond au libellÈ du
compte). Raison sociale : alphanumÈrique sur 30 caractËres maximum (ce champ correspond ‡ la raison
sociale de líonglet Adresse). Adresse : alphanumÈrique sur 100 caractËres maximum. Code postal : numÈrique sur 5 caractËres maximum. Ville : alphanumÈrique sur 30 caractËres maximum. Pays : alphanumÈrique sur 35 caractËres maximum.
Interlocuteur : alphanumÈrique sur 35 caractËres maximum. TÈlÈphone : alphanumÈrique sur 20 caractËres maximum. Fax : alphanumÈrique sur 20 caractËres maximum. La fin de chaque enregistrement est un retour chariot. Le sÈparateur de champs est la virgule. En supposant que tous les champs ne soient pas renseignÈs, vous devez obligatoirement prÈvoir
leur emplacement. Exemple : Vous ne disposez ni de raison sociale ni díinterlocuteur dans votre application de
facturation, votre exportation devra cependant contenir ces champs, mÍme vide. Votre
enregistrement sera donc de la forme :
411DUPOND,DUPOND,,21 rue du bois, 78120, Rambouillet, France,,0135698475,0135698475
Importation automatique
Si le fichier d'Ècritures se nomme ECRITURES.TXT, qu'il respecte la structure dÈcrite plus haut et est
gÈnÈrÈ dans le rÈpertoire Compta.x (x Ètant le numÈro de l'exercice courant, sous le rÈpertoire du
Printed Documentation
214
dossier comptable), le programme dÈtectera automatiquement sa prÈsence ‡ l'ouverture du dossier, et un message vous proposera díeffectuer le transfert immÈdiatement. La prÈsence du fichier COMPTES.TXT au mÍme emplacement permettra de crÈer les comptes
inexistants avec leur intitulÈ. Remarque : Lors de líimportation le fichier est analysÈ. Si une anomalie est dÈtectÈe (un
dÈsÈquilibre, une ligne Ècriture qui nía pas de montant, un compte trop long Ö) un rapport
síaffichera ‡ líÈcran afin de vous avertir des anomalies prÈsentes. Certaines anomalies sont
bloquantes, si tel est le cas, un message vous en avertira et le transfert sera annulÈ. 583 Importation : Format EBP V5
Cette option vous permet de rÈcupÈrer les Ècritures gÈnÈrÈes par un autre logiciel EBP (Gestion
Commerciale, Paye Ö). Remarque : Cette action nÈcessitant dí Ítre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Le logiciel vous propose : De crÈer automatiquement les comptes et journaux inexistants : Pour la crÈation des journaux, le logiciel vous ouvrira une fenÍtre pour indiquer le
libellÈ et le type du journal. Pour les comptes, le logiciel indiquera en libellÈ ´ Compte crÈÈ pendant le
transfert ª. Vous pourrez ensuite, par líoption Plan Comptable Entreprise du menu
DonnÈes, rectifier les libellÈs. Díimporter les Ècritures en mode simulation : les Ècritures de simulation apparaissent en
bleu dans les journaux, et devront Ítre confirmÈes par líoption Ecritures de Simulation du
menu ComptabilitÈ. Díeffectuer un recalcul des soldes : le logiciel vÈrifiera ainsi la cohÈrence de votre
dossier. Transfert comptable depuis EBP Gestion Commerciale
Le logiciel EBP Gestion Commerciale vous permet de saisir des factures et des rËglements en
devises. Vous pouvez les transfÈrer dans votre comptabilitÈ, le cours de la devise saisi dans EBP
Gestion Commerciale Ètant transfÈrÈ. Cependant, la devise locale du dossier doit Ítre la mÍme
dans les deux logiciels (par exemple líeuro dans les deux dossiers). Depuis EBP Gestion Commerciale, vous pouvez paramÈtrer les prÈfÈrences de faÁon ‡ transfÈrer
en mÍme temps que les factures et les rËglements les pointages rÈalisÈs. Le transfert des pointages
vous Èvitera de repointer les ÈchÈanciers et de lettrer les lignes díÈcritures. Remarque : Lors de líimportation une analyse est effectuÈe. Si une anomalie est dÈtectÈe (un
dÈsÈquilibre, une ligne Ècriture qui nía pas de montant, un compte trop long Ö) un rapport
síaffichera ‡ líÈcran afin de vous avertir des anomalies prÈsentes. Certaines anomalies sont
bloquantes, si tel est le cas, un message vous en avertira et le transfert sera annulÈ. 584 Importation : Format Gestimum
Votre logiciel vous permet de rÈcupÈrer les Ècritures comptables venant de Gestimum v1 Gestion
Commerciale, et Gestimum Paye.
ion de Gestimum Gestion Commerciale
Outils
215
Etape 1 : Exportation des Ècritures comptables dans Gestimum Gestion Commerciale
145 SÈlectionnez líoption Mise ‡ jour de la comptabilitÈ du menu ProcÈdure. 146 Indiquez le type de transfert : Ventes, Achats ou RËglements. 147 Indiquez le code journal. 148 SÈlectionnez les piËces ‡ transfÈrer, soit par numÈro, soit par date. Le logiciel demandera ensuite de prÈciser le nom du fichier díexport (ECRITURES par exemple)
dans lequel les Ècritures comptables seront gÈnÈrÈes (veuillez Ègalement noter le rÈpertoire
pour retrouver le fichier ñ exemple : ´ C:\EBP\GESTIMUM ª). Líextension du fichier sera un
.emc
Etape 2 : Importation des Ècritures comptables dans votre nouveau produit
70SÈlectionnez líoption Import Ecritures du menu Outils + Import de DonnÈes. Une fenÍtre apparaÓt
avec une liste de logiciels. SÈlectionnez Logiciel de la gamme Gestimum pour Windows. 71Le logiciel vous demande ensuite de prÈciser le chemin díaccËs complet, contenant le fichier des
Ècritures comptables ‡ importer, prÈcÈdemment gÈnÈrÈ (C:\EBP\GESTIMUM\ECRITURES.EMC par
exemple). Le bouton permet de se positionner directement sur le bon rÈpertoire et de sÈlectionner
le fichier. Attention : Si líimportation ne passe pas, veuillez vÈrifier le paramÈtrage de la date dans les
paramËtres rÈgionaux le format de líannÈe doit Ítre sur 4 caractËres ëaaaaí.
ion de Gestimum Paye 1.5
Etape 1 : Exportation des Ècritures comptables dans Gestimum Paye
62 SÈlectionnez líoption Mise ‡ jour de la comptabilitÈ du menu ProcÈdure. 63 Indiquez les diffÈrents paramËtres, type de transfert, Ètablissement (Tous par dÈfaut), et la pÈriode. Le logiciel proposera le fichier Salaires.emc puis Charges.emc dans lequel les Ècritures
comptables seront gÈnÈrÈes (veuillez Ègalement noter le rÈpertoire pour retrouver le fichier ñ
exemple : ´ C:\EBP\GESTIMUM ª). Etape 2 : Importation des Ècritures comptables dans votre nouveau produit
19SÈlectionnez líoption Import Ecritures du menu Outils + Import de DonnÈes. Une fenÍtre apparaÓt
avec une liste de logiciels. SÈlectionnez Logiciel de la gamme Gestimum pour Windows. 20Le logiciel affiche ensuite une fenÍtre qui permet de rechercher les fichiers ‡ importer, en
sÈlectionnant le rÈpertoire et le fichier Salaires.emc, puis le fichier Charges.emc. Attention : Si líimportation ne passe pas, veuillez vÈrifier le paramÈtrage de la date dans les
paramËtres rÈgionaux le format de líannÈe doit Ítre sur 4 caractËres ëaaaaí.
585 Export de DonnÈes
586 Exportations particuliËres
Le logiciel vous permet les exportations particuliËres suivantes : Exportation au format Liasses Fiscales (Etats Financiers) ou de la Balance
Printed Documentation
216
Exportation au format ContrÙle Fiscal ou Interface Expert Exportation díun arrÍtÈ de Comptes
587 Export Liasses Fiscales / Balance
Si vous souhaitez Èditer votre liasse et que vous possÈdez EBP Etats Financiers, vous pouvez exporter
une balance au format Liasses. Vous pouvez Ègalement exporter une balance au format suivant :
Une entÍte reprenant les coordonnÈes de la sociÈtÈ. Description des champs du fichier
Compte
IntitulÈ du compte
Total DÈbit
Total CrÈdit
Solde DÈbit
Solde CrÈdit
La fin de chaque enregistrement est un retour chariot. Le sÈparateur de champs est la virgule. Le dÈlimiteur de champs est le guillemet, il est prÈsent sur le champ IntitulÈ du compte. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Export de DonnÈes + Export Liasses Fiscales / Balance
Comment faire ?
Indiquez le mois jusquíauquel les Ècritures doivent Ítre exportÈes. Indiquez le nom et le chemin du fichier ‡ gÈnÈrer : par dÈfaut, le chemin proposÈ est celui du
dossier, et le nom du fichier correspond au nom du dossier. Cochez si besoin la centralisation des clients et des fournisseurs
Choisissez le type díexport ‡ rÈaliser. Cliquez sur Exporter. 588 Export ContrÙle Fiscal ou Interface Expert
ContrÙle Fiscal
Il síagit de copier les Ècritures comptables dans un fichier exploitable indÈpendamment du produit. Le
fichier gÈnÈrÈ est conforme ‡ líarticle L47A du Livre de ProcÈdures Fiscales et peut Ítre fourni ‡
l'administration en cas de contrÙle fiscal. Cette exportation des Ècritures est possible par la commande Export ContrÙle Fiscal du menu
Outils + Export de DonnÈes. Le fichier est gÈnÈrÈ dans le rÈpertoire díinstallation de votre logiciel, et se nomme ARCHIVE suivi de
la date díarchive.
Interface Expert
Une exportation des Ècritures au format EBP Interface Expert est possible par la commande Export
Interface Expert du menu Outils + Export de DonnÈes.
Outils
217
Le fichier gÈnÈrÈ par dÈfaut sera : EBP.EDI. Voir aussi la partie Format Interface Expert (Coala) de líoption Communication Entreprise - Expert. 589 Export ArrÍtÈ de Comptes
Cette option permet díexporter les Ècritures sous forme díun arrÍtÈ de comptes afin de repartir dans un
nouveau dossier dans un nouvel exercice par exemple. Exemple :
En indiquant une date ‡ fin dÈcembre N, les Ècritures suivantes seront exportÈes : Ecritures datÈes du 1
er janvier N+1 contenant tous les comptes mouvementÈs des classes 1 ‡
8 pendant líexercice N, associÈ au journal díAN. Toutes les Ècritures N+1. Le fichier gÈnÈrÈ est au format v3. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Export de DonnÈes + Export ArrÍtÈ de Comptes
590 Exportation ParamÈtrable
Vous souhaitez extraire des donnÈes enregistrÈes sous votre logiciel pour les utiliser sous une autre
application. Vous devez donc lancer une exportation du fichier de donnÈes souhaitÈ (dit aussi table de
donnÈes). Avant de lancer l'exportation d'une table, nous vous conseillons de rechercher le format de fichier relu
par le logiciel cible afin díexporter un format de fichier qui puisse Ítre relu par líapplication extÈrieure
(sÈparateur, dÈlimiteur..)
Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Export de DonnÈes + Export ParamÈtrable
Comment faire ?
Choisissez la table ‡ exporter. Cliquez sur OK. Suivez les diffÈrentes Ètapes de líassistant en utilisant les boutons Suivant et PrÈcÈdent. 591 Exportation des Guides d'Ecritures
Cette option vous permet díexporter les guides díÈcritures paramÈtrÈs gr‚ce au menu DonnÈes. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Import de DonnÈes + Export Guides Ecritures
Barre de menu DonnÈes + Guides díÈcritures + bouton Exporter
Comment faire ?
Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ exporter.
Printed Documentation
218
Cochez la case Compresser ce fichier au format Zip si vous souhaitez que la
taille du fichier soit rÈduite, pour un envoi par e-mail par exemple. Vous pouvez protÈger le fichier par un mot de passe, en cochant la case
correspondante et en saisissant le mot de passe : il sera demandÈ lors de la
dÈcompression, au moment de líimportation. Attention : Ce mot de passe ne doit pas Ítre perdu, sinon la dÈcompression sera impossible, et
les guides ne pourront Ítre importÈs.
Afin díenvoyer le fichier directement par e-mail, cochez la case correspondante et
indiquez líadresse du destinataire : un nouvel e-mail sera automatiquement
ouvert, avec le fichier en piËce jointe. Consultez aussi la partie : Importation des Guides d'Ecritures. 592 Etape de l'assistant ‡ l'Export ParamÈtrable
593 Exportation ParamÈtrable : Format et Nom du Fichier
SÈlectionnez Texte pour gÈnÈrer un fichier de type TXT ou DAT. Le mode Automatique (non disponible pour le moment) vous permettra de gÈnÈrer des fichiers ‡ un
format prÈdÈfini (dbf, xls, ..). Saisissez le nom du fichier exportÈ (extension DAT ou TXT) et le rÈpertoire dans lequel vous souhaitez
le gÈnÈrer. Cliquez sur le bouton Parcourir pour rechercher le fichier texte dans son rÈpertoire, si vous
souhaitez Ècraser un fichier existant. Format d'export
Si vous avez dÈj‡ exportÈ un fichier ayant la mÍme structure (ordre et champs) que le fichier que
vous souhaitez maintenant exporter (type et ordre des champs) et qu'un nom de format a ÈtÈ
enregistrÈ par le logiciel lors de la prÈcÈdente exportation, sÈlectionnez le format dans la liste. Les champs ‡ exporter seront automatiquement sÈlectionnÈs. 594 Exportation ParamÈtrable : Choix des Champs
La liste de droite affiche la totalitÈ des champs de la table ‡ exporter. SÈlectionnez le champ ‡ placer en
premier et cliquez sur Exporter, puis continuez ainsi pour chacun des champs, en respectant l'ordre du
fichier ‡ obtenir. 595 Exportation ParamÈtrable : Type du Fichier
SÈparateur de champs
SÈlectionnez le sÈparateur de champs ‡ appliquer au fichier ‡ exporter (tabulation, espace, point
virgule, virgule) ou encore un caractËre de votre choix. Les champs Texte sont entourÈs par
Vous pouvez ici indiquer un dÈlimiteur pour entourer les champs de type Texte. Choisissez entre
guillemets ou des apostrophes. Le fichier est automatiquement adaptÈ en fonction des choix effectuÈs. 596 Exportation ParamÈtrable : RÈsumÈ de l'Exportation
Outils
219
Le logiciel vous affiche alors un aperÁu du fichier qui va Ítre exportÈ. VÈrifiez que les donnÈes sont
celles que vous souhaitez rÈcupÈrer et que leur ordre est correct. Enregistrer le Format
Si vous pensez exporter de nouveau cette table pour gÈnÈrer ce mÍme type de fichier, vous avez la
possibilitÈ de mÈmoriser sa structure. Pour cela, cliquez sur le bouton Enregistrer le format et
donnez un nom au format du fichier. A la prochaine exportation de cette table, vous pourrez ainsi
appeler ce format : le logiciel appliquera automatiquement au fichier les paramËtres dÈfinis dans les
Ètapes prÈcÈdentes. Si votre fichier est correct, cliquez sur le bouton Exporter. Le fichier est alors gÈnÈrÈ. A la fin de líexportation, le logiciel vous indique le nom du fichier gÈnÈrÈ et le nombre díenregistrements
quíil contient. 597 Exportation ParamÈtrable : DerniËre Etape
Líexportation est lancÈe. Cliquez sur Pause ou Interrompre pour arrÍter momentanÈment ou dÈfinitivement líexportation. Lorsque líexportation est terminÈe, le logiciel vous indique le nom du fichier gÈnÈrÈ et le nombre
díenregistrements quíil contient.
221
Index
A
A nouveaux.....................................................179
A nouveaux provisoires ..................................180
Acquisitions intracommunautaires....................93
Activation ........................................................7, 9
Activer filtre.......................................................18
Administrateur...................................................43
Adresse client .................................................147
Adresse fournisseur........................................147
Affichage colonnes ...........................................16
Analytique.........................................................23
AnnÈes antÈrieures ................................153, 157
Annexe 3310 A.................................................98
Anomalies .......................................................194
AperÁu ............................................................117
Archivage........................................................187
Articles ..............................................................49
ASI7 ................................................................223
ASIE................................................................223
Assistance comptable.....................................192
Assistance technique..........................................9
AssociÈs .........................................................173
Automatiser saisie ............................................70
Avoir..................................................................64
B
Balance...........................................................123
Balance ‚gÈe..................................................127
Barre d'outils d'aperÁu ....................................117
Barre outils........................................................47
Bilan................................................................181
BoÓtes impressions .........................................117
Budgets...........................................................169
C
CA12...............................................................103
CA3...................................................................96
Centralisation..........................................122, 178
Changer utilisateur ...........................................43
ChÈquier .........................................................165
Client.................................................................54
Adresse.......................................................147
ClÙture mensuelle...........................................178
Code activation...................................................9
Codes postaux................................................170
Colonnes.......................................................... 16
Commande fournisseur ................................... 55
Communication entreprise - expert................ 194
Comparatif N / N-1......................................... 126
Comptabilisation factures .......................... 49, 59
Compte
Attente .......................................................... 42
BÈnÈfice ....................................................... 42
Centralisation ............................................. 153
Charge.......................................................... 42
Comptes interdits ....................................... 153
Contrepartie................................................ 155
Gestion ......................................................... 42
Perte............................................................. 42
Produit .......................................................... 42
Raccourci ................................................... 154
TVA .............................................................. 41
Compte
Comptes interdits ....................................... 156
Modification ................................................ 148
Reformatage............................................... 188
Suppression ....................................... 148, 194
Compte rÈsultat.............................................. 181
Configuration impression ............................... 118
Consultation comptes ...................................... 78
Recherche .................................................... 80
ContÙle dÈbit crÈdit........................................ 147
Contrepartie automatique .............................. 155
Contrepasser Ècriture ...................................... 69
Convention......................................................... 3
CoordonnÈes dossier....................................... 31
CrÈation
Compte....................................................... 147
Format variable ............................................ 13
Guide abonnements................................... 161
Guide Ècritures ........................................... 158
Utilisateur ..................................................... 42
CrÈation
ChÈquier..................................................... 166
Dossier ......................................................... 27
Filtres............................................................ 17
Journal........................................................ 154
Cumuls mensuels compte ..................... 153, 157
Printed Documentation
222
D
DÈcaissements .................................................25
DÈclaration 2035 ............................................181
DÈclÙture ........................................................190
Delettrage .........................................................82
DÈmarrage........................................................11
DÈpartements .................................................170
DÈpÙt valeurs attente .......................................74
DÈsintallation logiciel ........................................12
DÈverrouillage Ècritures..................................192
Devis.................................................................55
Devises ...........................................................167
Dossier
CrÈation.........................................................27
GÈnÈral .........................................................27
E
Ecart rËglement ................................................21
EchÈances ........................................................22
EchÈances
Suppression ................................................191
EchÈancier dÈtaillÈ .........................................131
EchÈancier prÈvisionnel .................................129
Ecritures
Exportation..................................................230
Importation ..................................................218
RÈimputation...............................................193
Simulation ...................................................112
Ecritures
Ecritures types ..............................................21
Saisie ............................................................63
Suppression ................................................191
EDI..................................................................108
E-mail EBP .........................................................9
Encaissements .................................................25
Encours clients ...............................................135
Etat ventes achats ............................................61
EvÈnements....................................................143
Evolution
Compte................................................153, 158
Excel ...............................................................119
Exercice N-1 .....................................................29
Exportation
ArrÍtÈ de comptes.......................................229
Balance .......................................................228
Exportations particuliËres............................228
Grand-livre.................................................. 120
Guides Ècritures ......................................... 230
Exportation
Balance ...................................................... 123
Excel........................................................... 119
Journaux..................................................... 119
ParamÈtrable.............................................. 230
F
Facture............................................................. 55
Facture acompte .......................................... 59
Fichiers bancaires............................................ 77
Filtres ............................................................... 17
Format
Affichage colonnes....................................... 17
DonnÈes ....................................................... 16
Variables ...................................................... 13
Formulaire 3519............................................... 98
G
Gestimum....................................................... 227
Gestion
TVA .............................................................. 92
Ventes et achats........................................... 49
Gestion
ChÈquiers ................................................... 165
Grand-livre ..................................................... 120
Analytique................................................... 136
Graphique ...................................................... 114
Grilles
Saisie............................................................ 16
Grilles
Analytiques......................................... 142, 168
Guides abonnements..................................... 161
CrÈation...................................................... 161
Guides Ècritures............................................. 158
Consultation ............................................... 160
CrÈation...................................................... 158
H
Heures ouverture ............................................... 9
I
IcÙnes .............................................................. 47
Immobilisations .............................................. 171
Importation
Guides Ècritures ......................................... 218
Importation
Ecritures ..................................................... 221
Index
223
ParamÈtrable...............................................218
Impression
Balance .......................................................123
DÈclaration TVA....................................95, 123
Grand-Livre .................................................120
Journaux .....................................................119
Rapprochement bancaire............................123
Impression des articles.....................................50
Informations dossier .........................................31
Installation rÈseau ............................................11
J
Journal
Centralisateur..............................................180
CrÈation.......................................................154
Gestion journaux.........................................153
Impression...................................................119
Journal gÈnÈral ...........................................180
Options de saisie ..........................................69
Saisie ............................................................63
Journal ÈvÈnements .......................................143
L
Largeur colonnes..............................................16
LCR...................................................................77
Lettrage.............................................................21
En cours de saisie.........................................71
Lettrage
ApprochÈ.......................................................83
Automatique..................................................80
Manuel ..........................................................79
Lettres chËque..................................................75
Lettres relance................................................131
Lettres traite......................................................75
LibellÈs Ècritures.............................................162
LibellÈs rÈpÈtitifs.............................................162
Licence ...............................................................9
Lien ODBC........................................................13
Ligne Ècriture....................................................65
Liste
LibellÈs ........................................................162
PiËces ...........................................................55
PropriÈtÈs......................................................16
Liste
Prospects ......................................................52
Livraisons gaz imposables ...............................95
M
Mail EBP ............................................................ 9
Maintenance .................................................. 187
Marge brute.................................................... 140
Mise ‡ jour dossier........................................... 13
Mise en place dossier ...................................... 29
Mode rÈel ....................................................... 112
Mode simulÈ................................................... 112
ModËle impression
CrÈation...................................................... 117
Mot de passe ........................................... 43, 190
N
Notes dossier................................................... 30
Nouveau
ModËle impression ..................................... 117
Nouveau
Dossier ......................................................... 27
Ecriture ......................................................... 64
Utilisateur ..................................................... 43
NumÈrotation interne ..................................... 180
NumÈrotation piËces........................................ 26
O
Ordre colonnes ................................................ 16
P
Paiements reÁus .............................................. 73
ParamÈtrage
Bilan ........................................................... 181
Plan de regroupement................................ 189
Pays ............................................................... 170
PiËce
NumÈrotation................................................ 26
PiËce
Transfert....................................................... 58
Plan comptable .............................................. 147
Plan de regroupement ................................... 189
Postes analytiques......................................... 167
PrÈlËvements ................................................... 77
PrÈsentation gÈnÈrale...................................... 13
PrÈvisions rËglements ................................... 128
PrÈvisions trÈsorerie ...................................... 113
PropriÈtÈs
Filtres............................................................ 16
PropriÈtÈs
Grille ............................................................. 17
Prospect........................................................... 52
Printed Documentation
224
Purge transactions............................................44
R
Raccourci
Compte........................................................153
LibellÈ..........................................................153
Raccourci
Compte........................................................156
LibellÈ..........................................................156
Racines comptes
Clients ...........................................................42
Fournisseurs .................................................42
TrÈsorerie......................................................42
Rapport incident .................................................9
Rapprochement bancaire .................................83
Automatique..................................................88
Correct ..........................................................29
Impression...................................................123
Incorrect ........................................................84
Recalcul soldes ..............................................188
Recevoir donnÈes...........................................195
Recherche
Compte........................................................149
EchÈance ......................................................72
Ecritures ......................................................110
RÈcupÈrer dossier ..........................................222
RËglements
Tiers ..............................................................75
RÈimputation Ècritures....................................193
RÈindexation...................................................188
Relances.........................................................131
Modification modËle ....................................135
Remise en banque ...........................................77
Option............................................................77
Principe .........................................................76
RÈmunÈration compte ....................................140
RÈorganisation fichiers ...................................188
RÈseau .............................................................11
RÈsultat
Exploitation..................................................140
Net comptable.............................................140
RÈsultat
Analytique ...................................................136
S
Saisie
Paiements reÁus ...........................................73
Standard....................................................... 63
Saisie
GuidÈe.......................................................... 72
Sauvegarde...................................................... 45
Sauvegarde
Dossier ......................................................... 30
SÈlection transactions...................................... 44
Sens Ècriture.................................................... 64
Service technique
Horaires.......................................................... 9
Seuil relance .................................................. 147
Simulation ...................................................... 112
Soldes N-1 ....................................................... 29
Suivi
Balance mensuel........................................ 125
ChÈquier..................................................... 166
Suppression
EchÈances.................................................... 22
Guide.......................................................... 160
Ligne............................................................. 68
SynthËse
Ecarts budgÈtaires ..................................... 139
Ecarts N / N-1............................................. 139
T
Tableau de bord............................................... 48
Taux de TVA.................................................... 41
TÈlÈchargement............................................. 147
TÈlÈphone technique ......................................... 9
Transactions .................................................... 44
Tri suivant colonne........................................... 16
TVA
DÈbits ........................................................... 92
EDI ............................................................. 108
Encaissements ....................................... 26, 92
GÈnÈral......................................................... 92
TÈlÈtransmission ........................................ 108
Types
Journaux..................................................... 155
U
Utilisateurs ....................................................... 43
V
Valeurs encaissement ..................................... 25
Validation Ècritures ........................................ 177
Ventes
Etat ............................................................... 49
Index
225
Ventilations analytiques
Compte........................................................138
Poste ...........................................................137
Virements......................................................... 77
W
Win Compta 3 ................................................ 224
EBP Compta
Pour Windows XP, Vista et 7
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2009 EBP Informatique, édition Juin 2009
EBP Compta 3
Convention d’Utilisation d’EBP
1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros
immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition
du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un
seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le
progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de
dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins
exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne
droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une
utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble
des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est
susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les
progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un
nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de
faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.
Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation
y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en
mode "terminal server" (TSE) ou analogue.
2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 )
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf
mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les
progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai,
s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels
sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut
suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non
surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est
informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce
expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un
de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du
produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est
souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du
logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation.
Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
4 EBP Compta
3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des
recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les
configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au
CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le
CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais
EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de
support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont
disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour
dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée
ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît
conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention
pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions
d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut
d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des
parties convenues dans cette convention tierce.
5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est
prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois
par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers
de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative
ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une
irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire
la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de
sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération
des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront
conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est
fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques
relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur.
En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de
toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre
garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de
manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin
particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support
téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité
ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle
disponibilité.
EBP Compta 5
7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en
aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les
manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes
de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP
dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même
qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels
préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence
de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP
et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi
par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre
le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses
fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au
total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la
fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur
reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un
test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire
électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La
validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV
dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou
ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le
Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour
tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Version 2.1 : Mai 2009
6 EBP Compta
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder
votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Compta et donne toutes les informations
nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans
le manuel, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci
est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous
pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.
Le menu ? + Rubriques d’aide pour obtenir une aide générale composée
d’un sommaire.
Table des matières
EBP Compta 7
TABLE DES MATIERES
INSTALLATION 11
1. AVANT DE COMMENCER 11
1.1. Accès au service technique................................................................11
1.2. Configuration requise .........................................................................12
1.3. Place disque nécessaire .....................................................................12
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 13
2.1. Installation monoposte .......................................................................13
2.2. Installation réseau ...............................................................................14
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? 17
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 18
4.1. Version d’évaluation............................................................................18
4.2. Comment activer le logiciel ? .............................................................19
4.3. Activation manuelle du logiciel ..........................................................19
4.4. Evaluez une version après activation................................................20
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? 21
5.1. Etape 1 : Nom et emplacement...........................................................21
5.2. Etape 2 : Identification ........................................................................21
5.3. Etape 3 : Adresse.................................................................................21
5.4. Etape 4 : Contact .................................................................................22
5.5. Etape 5 : Dates d’exercice ..................................................................22
5.6. Etape 6 : Rapprochement Bancaire ...................................................22
5.7. Etape 7 : Plan Comptable....................................................................23
5.8. Ecran de travail....................................................................................24
PRISE EN MAIN 25
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 25
1.1. Les coordonnées de mon dossier......................................................25
1.2. Les préférences de mon dossier........................................................26
1.3. Je paramètre la TVA ............................................................................29
1.4. Je paramètre mon plan comptable.....................................................30
1.5. Je paramètre mes journaux ................................................................34
2. COMMENT SAISIR MES ECRITURES ? 37
2.1. Quel mode de saisie choisir ?............................................................37
2.2. La saisie non comptable .....................................................................37
2.3. La saisie guidée...................................................................................43
2.4. La saisie standard ...............................................................................45
TABLE DES MATIERES
8 EBP Compta
3. JE CONSULTE ET JE LETTRE UN COMPTE 50
3.1. Pourquoi consulter un compte ?........................................................50
3.2. Qu’est-ce que le lettrage ?..................................................................50
3.3. Comment lettrer mon compte client ? ...............................................50
3.4. Comment lettrer de façon automatique ?..........................................51
3.5. Comment lettrer en cours de saisie ?................................................52
4. JE POINTE MA BANQUE 53
4.1. Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ?.....................................53
4.2. Je réalise mon rapprochement bancaire ...........................................53
5. LA DECLARATION DE TVA 55
5.1. Rappel : comment gérer la TVA ? ......................................................55
5.2. La déclaration CA3 ..............................................................................55
5.3. La déclaration CA12 ............................................................................56
6. LES IMPRESSIONS COURANTES 58
6.1. Comment imprimer un journal ? ........................................................58
6.2. Comment imprimer mon grand-livre ?...............................................58
6.3. Comment imprimer ma balance ? ......................................................59
7. JE REALISE LE SUIVI DE MES TIERS 60
7.1. Comment imprimer les retards de paiements ?................................60
7.2. Comment imprimer les prévisions de règlements ?.........................61
7.3. Comment imprimer l’échéancier ?.....................................................62
7.4. Comment imprimer les lettres de relance ? ......................................63
8. LA CLOTURE MENSUELLE 64
8.1. Qu’est-ce que la clôture mensuelle ? ................................................64
8.2. Comment réaliser la clôture mensuelle ?..........................................64
9. LES OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE 65
9.1. Comment imprimer mes états de fin d’exercice ? ............................65
9.2. Je clôture mon exercice......................................................................65
10. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? 69
10.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ?........................................................69
10.2. Comment sauvegarder ?...................................................................69
LES FONCTIONS AVANCEES 71
1. TRAITEMENTS PARTICULIERS 71
1.1. La création des guides d’écritures.....................................................71
1.2. La gestion des abonnements .............................................................71
1.3. La gestion des modes de règlement..................................................71
1.4. La gestion analytique ..........................................................................72
1.5. La gestion budgétaire .........................................................................72
Table des matières
EBP Compta 9
1.6. Les chéquiers (version PRO)..............................................................72
1.7. La gestion des devises (version PRO)...............................................72
1.8. La gestion des immobilisations (version PRO ou produit seul)......72
2. MENU QUOTIDIEN 73
2.1. Les encaissements et les décaissements (version PRO) ................73
2.2. Le rapprochement bancaire automatique (version PRO).................73
2.3. La recherche d’écritures .....................................................................73
2.4. Les écritures de simulation ................................................................73
2.5. Les prévisions de trésorerie...............................................................73
3. MENU IMPRESSIONS 74
3.1. Le suivi de balance mensuel (version PRO) .....................................74
3.2. Les statistiques et ratios de gestion (version PRO).........................74
3.3. Les tableaux de gestion (version PRO) .............................................74
3.4. Les listes diverses...............................................................................74
4. MENU CLOTURE 75
4.1. Validation des écritures ......................................................................75
4.2. La génération des soldes N-1.............................................................75
4.3. La génération des RAN provisoires ...................................................75
5. MENU OUTILS 76
5.1. Maintenance.........................................................................................76
5.2. Assistance comptable.........................................................................76
5.3. Communication entreprise-expert .....................................................76
5.4. Les importations et exportations de données ..................................77
INDEX 79
Avant de commencer
EBP Compta 11
INSTALLATION
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service
technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis au
choix :
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible, veuillez
patienter, vous êtes sur une file d’attente.
0811 65 20 00
(coût d’un appel local)
Exposez votre problème par e-mail.
compta.support.fr@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00
Le vendredi 8h00 à 18h00
* Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la version
achetée et du contrat souscrit.
INSTALLATION
12 EBP Compta
1.2. Configuration requise
La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est
la suivante :
Un Processeur Intel Pentium 4 2 gHz avec 1 Go de RAM ;
Windows XP (1)
, Vista (2) ou 7 (32 bit et 64 bit) ;
Une résolution 1024 * 768 (16 bits), l’écran et la carte graphique doivent
supporter cette résolution ;
Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows.
Remarque
Windows XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire
l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel.
(1) Services Pack Windows XP Home SP2 et Windows XP pro SP2
(2) Services Pack Windows Vista SP1 32 bit et 64 bit
1.3. Place disque nécessaire
L’installation complète du logiciel nécessite 1,5 Go d’espace disque disponible.
L’installation du dossier de démonstration prend environ 4 Mo. Pour n’installer que
certains composants (par exemple, tous les composants sauf le dossier de
démonstration), sélectionnez l’Installation Personnalisée et cochez uniquement
les composants désirés.
Comment installer mon logiciel ?
EBP Compta 13
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
2.1. Installation monoposte
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu
Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe
où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur
OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Comptabilité pour accéder aux
différentes versions du produit.
3. Cliquez sur la version souhaitée pour installer le logiciel. La procédure
d’installation se lance et l’assistant apparaît.
4. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez
obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son
acceptation. Cochez l’option J’accepte les termes du contrat si vous
acceptez la convention d’utilisation de ce produit et cliquez sur le bouton
Suivant. Sinon, cliquez sur le bouton Annuler.
5. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous
conseillons pour une première installation, de sélectionner Installation
Complète. La copie des fichiers est ensuite lancée.
Pour un fonctionnement en réseau, cliquez sur le bouton Installation
personnalisée ce qui vous permettra de définir les différents répertoires
d’installation (voir plus loin, paragraphe 2.2 Installation Réseau page 14).
6. Les répertoires d’installation par défaut sont :
Répertoire du logiciel : C: \ PROGRAM FILES \ EBP \ COMPTA14.0
Répertoire des dossiers de démonstration : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL
USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS \ COMPTA14.0
Répertoire où les dossiers, les modèles et le répertoire Common sont stockés :
C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE
Pour éventuellement modifier ces répertoires, choisissez l’installation
personnalisée.
INSTALLATION
14 EBP Compta
A la fin de l’installation, cliquez sur le bouton Terminer, votre installation est
effectuée.
A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez
impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel avant le prochain
redémarrage.
2.2. Installation réseau
2.2.1. Liste des réseaux validés
Réseaux Poste à poste
Windows® XP
Windows® Vista
Serveur dédié
Windows® Server 2000, Windows® Server 2003, Windows® Server 2008
2.2.2. Protocoles réseaux validés
Seul le protocole TCP/IP est validé. Il faut que ce protocole soit installé sur toutes
les stations et le serveur.
2.2.3. Le matériel conseillé
Pour plusieurs postes connectés ou lors d’une utilisation intensive des ressources
réseaux, il est obligatoire de posséder un switch à 100 Mbps.
De plus, nous avons remarqué une plus grande fiabilité en utilisant un câblage de
type RJ 45. N’hésitez pas à nous contacter pour des informations précises
concernant les cartes réseaux validées.
Attention
Nous déconseillons l’utilisation de réseau sans fil. Ce type de réseau présente un
manque de fiabilité et ne présente pas une vitesse de réseau suffisante.
Donc, nous ne validons pas l’utilisation de ce produit en réseau avec ce matériel.
Comment installer mon logiciel ?
EBP Compta 15
2.2.4. Installation et configuration en réseau poste à poste
1. Avant de commencer l’installation, vous devez choisir un PC qui tiendra le
rôle de serveur de données.
Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation réseau
du logiciel en laissant les répertoires par défaut (mais vous pouvez choisir un
autre lecteur) :
Répertoire du logiciel C:\ PROGRAM FILES \ EBP \ COMPTA14.0
Répertoire des dossiers de démonstration C:\DOCUMENTS AND
SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS \
COMPTA14.0
Répertoire des données C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \
DOCUMENTS \ EBP \ PARTAGE
2. Ensuite, sur les stations qui utiliseront le logiciel, créez un lecteur réseau
qui pointe vers le répertoire EBP de la station serveur.
Pour cela ouvrez le Voisinage Réseau par l’Explorateur Windows, double
cliquez sur la station serveur et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le
répertoire EBP (vous pouvez aussi cliquer avec le bouton droit de la souris sur
l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés) et
choisissez "Se connecter à un lecteur réseau ".
Assignez une lettre et cochez la ligne "Se reconnecter au démarrage" (vous
pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de
travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés).
Puis faites une installation avec l'option réseau du logiciel sur tous les PC
concernés, en modifiant les répertoires suivants (en admettant que X:
correspond au lecteur réseau précédemment créé) :
Répertoire du logiciel C:\PROGRAM FILES\EBP\COMPTA14.0
Répertoire des dossiers de démonstration C:\ DOCUMENTS AND
SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS \
COMPTA14.0
Répertoire des données X:\PARTAGE
2.2.5. Installation et configuration en réseau Client / Serveur
L'installation en mode Client / Serveur est différente de l’installation en mode poste
à poste car elle nécessite un serveur dédié. Pour de plus amples informations sur
cette installation, consultez la procédure disponible sur le CD d’installation dans le
répertoire Produits \ Outils \ Réseau.
INSTALLATION
16 EBP Compta
2.2.6. Mises à jour et nouvelles versions
Si vous recevez une mise à jour de ce logiciel, il vous faut impérativement installer
cette mise à jour sur tous les postes où est installé le logiciel.
2.2.7. Problème d’utilisation
IMPORTANT
Nous vous rappelons qu'il est impératif que votre réseau fonctionne correctement
pour que votre logiciel fonctionne lui aussi correctement.
Ainsi si vous rencontrez des problèmes (même très aléatoires) lors de l’utilisation
de votre logiciel, vérifiez votre réseau dans sa globalité : les câbles réseaux, les
cartes réseaux, procurez-vous la dernière version du pilote de votre carte réseau.
Si possible, essayez d'isoler le poste de travail qui pose problème. Pour ce faire,
travaillez sur un poste à la fois pour déterminer lequel est à l'origine des problèmes.
Comment lancer mon logiciel ?
EBP Compta 17
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Lancez le produit :
Soit à partir du bureau, en double-cliquant sur l’icône ;
Soit par Démarrer + Programmes + EBP + Compta 14.0.
Au lancement du produit, un écran d’accueil vous permet :
D’essayer le logiciel en version d’évaluation ;
D’activer le logiciel.
INSTALLATION
18 EBP Compta
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel Compta reste en version
d’évaluation. Plusieurs versions sont proposées :
Version Immobilisations,
Version Millésime,
Version Pro,
Version Pro révisions et prévisions.
Cela signifie que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une
période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas
votre application, certaines fonctions du logiciel seront limitées.
Pour guider votre choix, vous pouvez cliquer sur le lien Comparez les différentes
versions de EBP Compta de l’écran de bienvenue. Ce lien vous renverra sur le
site Web EBP.
Pour plus d’informations sur l’activation de votre logiciel Compta, reportezvous
aux paragraphes 4.2 et 4.3.
Remarque
Le logiciel contient un dossier de Démonstration pré-rempli vous permettant de
découvrir l’ensemble des fonctionnalités du produit selon la version d’évaluation
que vous avez choisie (Millésime, Pro). Il est fortement recommandé d’ouvrir ce
dossier afin de vous familiariser avec le logiciel et ses différentes fonctionnalités
avant de créer votre propre dossier. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez
sur la société de Démonstration ou Créez un dossier.
En version d’évaluation, vous avez la possibilité de travailler sur votre dossier de
Compta REEL, que vous continuerez d’utiliser ensuite après activation. Etant
précisé que vous ne devez en aucun cas utiliser le dossier de Démonstration en
guise de dossier REEL.
Attention
Si vous travaillez sur votre dossier de Compta REEL en version d’évaluation,
lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez
achetée (Millésime, Pro) est la même que la version avec laquelle vous avez
créé votre dossier.
Comment activer mon logiciel ?
EBP Compta 19
4.2. Comment activer le logiciel ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir continuer à utiliser
toutes les fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel.
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site
Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose
d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer
automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information
s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour obtenir
votre code d’activation.
4.3. Activation manuelle du logiciel
Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est
pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et
sur le bouton Activer manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes :
Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le nom que vous avez communiqué en
respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules).
Numéro de licence
Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation »
joint avec la boîte du logiciel.
Clé Web
Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site
www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières
nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
Code d’activation
Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni
point, qu’EBP vous a communiqué.
Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît :
FELICITATIONS, la procédure d’activation est terminée,
vous pouvez désormais utiliser votre logiciel.
INSTALLATION
20 EBP Compta
Attention
Si le code saisi n’est pas valide, le message suivant apparaît : Vérifiez que vous
n’avez pas fait d’erreur de frappe dans le code. Vérifiez que vous avez saisi
exactement le même nom que celui que vous avez transmis à EBP.
4.4. Evaluez une version après activation
Si votre logiciel est activé, vous disposez à tout moment de la possibilité de revenir
en version d’évaluation grâce au menu ? + Revenir en version d’évaluation afin
d’évaluer une autre version de Comptabilité et Facturation que celle que vous avez
achetée. Votre logiciel est alors temporairement désactivé.
Après cette nouvelle évaluation, vous pouvez soit :
Réactiver votre produit tel qu’il était avant en cliquant sur le lien Activez
votre logiciel de l’écran de bienvenue. Il est alors activé sans suivre de
procédure d’activation puisque votre code a été conservé.
Activer le logiciel avec la nouvelle version que vous avez achetée. Vous
devez alors suivre les étapes des paragraphes 4.2 ou 4.3.
Comment créer mon dossier ?
EBP Compta 21
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
La première étape pour commencer à travailler est la création de votre dossier de
travail.
Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur Créer un nouveau dossier ou
utilisez le menu Dossier + Nouveau ou l’icône .
Grâce au bouton Suivant, parcourez les différentes étapes :
5.1. Etape 1 : Nom et emplacement
Saisissez votre raison sociale, qui apparaîtra sur tous vos documents imprimés. Le
logiciel vous affiche automatiquement l’emplacement de votre dossier sur le disque.
5.2. Etape 2 : Identification
Certaines informations d’identification de la société sont indispensables pour
l’établissement de la déclaration de TVA. Il s’agit du numéro Siret, du numéro de
TVA et du code APE.
Vous pouvez, si vous le souhaitez, saisir le statut de votre société, ou le
sélectionner dans une liste en cliquant sur l’icône .
Le n° MSA correspond au numéro de la Mutualité Sociale Agricole, et ne concerne
que les entreprises agricoles.
Le NAF signifie Numéro d’Appartenance Française. Il s’agit du numéro appelé
auparavant numéro d’APE.
5.3. Etape 3 : Adresse
L’adresse de la société est indispensable pour l’impression de la déclaration de
TVA. Elle apparaîtra également sur les lettres de relance, les états préparatoires au
bilan et au compte de résultat …
Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl
+ Entrée afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième.
INSTALLATION
22 EBP Compta
5.4. Etape 4 : Contact
Vous pouvez saisir ici les coordonnées du contact de votre société.
5.5. Etape 5 : Dates d’exercice
Il s’agit d’indiquer ici vos dates d’exercices. Vous pouvez taper directement la date,
ou cliquer sur l’icône pour sélectionner la date dans un calendrier.
Attention
La date de début de l’exercice ne sera pas modifiable par la suite (sauf par une
clôture annuelle). Vous ne devez pas vous tromper.
Le logiciel calcule automatiquement une date maximum de saisie 12 mois après la
date de fin d’exercice : cela vous permettra de commencer à saisir sur l’exercice
suivant, sans faire de clôture annuelle.
5.6. Etape 6 : Rapprochement Bancaire
Afin de suivre au mieux votre banque, vous pourrez réaliser dans le logiciel
l’opération de pointage des écritures de banque, appelée « rapprochement
bancaire ». Le type de rapprochement à choisir dépend de la façon dont vous
réaliserez vos journaux de banque.
Si vous êtes débutant en Comptabilité, vous pouvez passer à l’étape suivante. En
effet, si vous décidez un jour de mettre en place le rapprochement bancaire, il sera
alors temps de paramétrer le logiciel, car ce qui est sélectionné dans cette étape
n’est pas irréversible.
En comptabilité, tous les journaux sont dits équilibrés, c’est-à-dire que la colonne
« Débit » est toujours égale à la colonne « Crédit ». Dans les journaux de banque,
la contrepartie (qui permet d’équilibrer le journal) se fait sur un compte de banque
(512).
Vous devrez choisir le mode de contrepartie de vos journaux de banque :
La contrepartie « ligne à ligne », qui signifie une contrepartie à chaque
règlement. Exemple :
Comment créer mon dossier ?
EBP Compta 23
Si vous êtes dans ce cas, vous devez choisir le rapprochement bancaire
par Compte, car vous pointerez le contenu des comptes de banque.
La contrepartie « pied de journal », qui signifie une contrepartie globale
chaque mois. Exemple :
Si vous êtes dans ce cas, vous devez choisir le rapprochement bancaire
par Journaux, car vous pointerez le contenu des journaux de banque.
5.7. Etape 7 : Plan Comptable
Le logiciel crée pour vous un plan comptable. Bien entendu, cette liste sera par la
suite entièrement paramétrable (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.4 Je
paramètre mon plan comptable page 30).
INSTALLATION
24 EBP Compta
5.8. Ecran de travail
Une fois le dossier créé, l’écran se présente ainsi :
Volet de navigation : ce
menu vous permet
d’accéder rapidement aux
options les plus
courantes. Il peut être
fermé et réactivé par le
menu Affichage.
Barre de menu Barre d’outils
Tableau de bord : ce
tableau s’affichera la
prochaine fois que vous
ouvrirez votre dossier, et
vous donne des
informations sur votre
comptabilité (F1 pour plus
d’informations).
Comment initialiser mon dossier ?
EBP Compta 25
PRISE EN MAIN
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
1.1. Les coordonnées de mon dossier
Afin de modifier les coordonnées saisies lors de la création du dossier, accédez
aux Coordonnées du menu Dossier + Propriétés.
Les « onglets » correspondent aux différents intercalaires positionnés en haut de
la fenêtre.
1.1.1. Onglets Adresse, Contact, Identification et Dossier
Vous retrouvez ici les informations saisies lors de la création de votre dossier,
ainsi que l’emplacement du dossier.
Pour une déclaration de TVA correcte, vous devez impérativement renseigner
l’adresse de la société, le Siret, le numéro de TVA et le code NAF.
1.1.2. Onglet Sécurité
Vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer un mot de passe d’accès à votre
dossier. Dans ce cas, cochez la case Dossier protégé par mot de passe, et
saisissez-le dans les deux cases suivantes.
Attention
Les majuscules et les minuscules sont considérées comme des lettres
différentes.
Le mot de passe sera demandé à chaque ouverture du dossier. Ne l’oubliez
pas !!!
PRISE EN MAIN
26 EBP Compta
1.1.3. Onglet Expert
Renseignez ici, si vous le souhaitez, les coordonnées de votre expert comptable,
afin de les retrouver facilement grâce au logiciel.
1.1.4. Onglet Trésor public
Saisissez ici toutes les informations indispensables à l’établissement de votre
déclaration de TVA. Vous trouverez toutes ces informations sur la première page
d’une de vos déclarations.
Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche
Ctrl + Entrée afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième.
1.2. Les préférences de mon dossier
Avant de commencer à travailler, il est nécessaire de paramétrer le
fonctionnement général de votre logiciel. Accédez pour cela à l’option
Préférences du menu Dossier + Propriétés.
Ici, seules les options indispensables à l’utilisation de base du logiciel sont
détaillées. Pour des informations sur le paramétrage des options
avancées, placez-vous dans l’onglet concerné et accédez à l’aide en ligne
par la touche F1.
Astuce
Pour retrouver facilement une information dans l’aide en ligne, cliquez sur le
bouton Rubriques d’aide, et utilisez l’onglet Index pour taper le mot clé de la
rubrique recherchée (recherche intuitive).
1.2.1. Onglet Divers
Choisissez la devise de votre dossier, généralement l’Euro.
Comment initialiser mon dossier ?
EBP Compta 27
1.2.2. Onglet Saisie
Afin d’être positionné automatiquement sur le premier mois de l’exercice
en saisie ou consultation du journal des à nouveaux, cochez la case
Saisie AN sur le 1er mois de l’exercice.
Pour réaliser le lettrage en cours de saisie standard des écritures de
règlements, cochez la case Lettrage en cours de saisie.
Attention
Ce choix est incompatible avec la gestion des échéances. Cela signifie que si
l’une des options Une seule échéance ou Echéancier détaillé est sélectionnée,
la fenêtre de lettrage en cours de saisie ne s’affichera pas, car le lettrage se fera
par échéancier.
Si vous souhaitez que le logiciel rééquilibre un journal par une écriture
sur un compte d’attente (470) lorsque vous tenterez de quitter un journal
déséquilibré, laissez la case Equilibrage virtuel des journaux cochée.
Si vous préférez ne pas pouvoir quitter un journal tant qu’il n’est pas
équilibré, ce qui est une solution plus sûre, décochez cette case.
Si vous laissez la case Avertissement sur montants négatifs cochée,
cela signifie qu’un message apparaîtra lors de la saisie de montants
négatifs, ce qui peut vous éviter une erreur de saisie.
Si vous souhaitez saisir la date d’échéance de vos factures clients et
fournisseurs, pointez, dans la zone Echéances, la case Une seule
échéance. Dans le cas contraire, laissez la case Aucune pointée. La
case Echéancier détaillée, disponible uniquement en version PRO,
permet de saisir plusieurs dates d’échéance par facture, ce qui alourdit
la saisie.
Le dernier champ permet d’automatiser les libellés des écritures dans la
saisie standard des écritures. Pointez Intitulé du compte saisi, si vous
préférez voir l’intitulé du compte en libellé. Pointez Libellé de la
première écriture, si vous souhaitez avoir le même libellé sur toutes les
lignes d’une même écriture, ce qui correspond au paramétrage le plus
fréquemment adopté.
PRISE EN MAIN
28 EBP Compta
1.2.3. Onglet Saisie non comptable
Paramétrez cet onglet si vous souhaitez utiliser la saisie non comptable. Il s’agit
d’options permettant de saisir des factures clients et fournisseurs, des tickets Z
de caisse (ventes comptoir), et des règlements sans aucune notion comptable.
Renseignez les comptes et les journaux à utiliser, au besoin, référez vous à votre
expert comptable.
1.2.4. Onglet Consultation
Cet onglet permet de paramétrer les dates les plus fréquemment
choisies dans l’option de consultation de comptes. Les dates proposées
par défaut conviennent généralement, d’autant plus que la période sera
modifiable directement dans l’option de consultation.
Pour suivre les impayés, il est indispensable de réaliser un pointage
entre les factures et les règlements, que ce soit côté clients ou
fournisseurs, et ce afin de connaître les factures impayées, c’est-à-dire
celles qui n’auront pas été pointées. Cette opération s’appelle le
lettrage. Cependant, il peut arriver d’avoir un léger écart entre une
facture et un règlement, de quelques centimes par exemple. Dans ce
cas, en comptabilité, il faut saisir une écriture de la différence, afin de ne
pas considérer la facture comme étant due. Pour automatiser la
passation de cette écriture, saisissez un montant dans la case Ecart
maximal autorisé pour le lettrage approché manuel (généralement
un petit montant).
1.2.5. Onglet Exercice
Vous retrouvez ici les dates d’exercice choisies lors de la création du dossier.
1.2.6. Onglet Création
Si le type de rapprochement bancaire n’a pas été choisi correctement lors de la
création du dossier, vous pouvez changer ici ce paramètre. Choisissez cela en
fonction du mode de contrepartie de vos journaux de banque :
En contrepartie « pied de journal », c’est-à-dire avec une contrepartie
globale chaque mois, pointez par Journaux.
En contrepartie « ligne à ligne », c’est-à-dire avec une contrepartie à
chaque règlement, pointez par Compte.
Comment initialiser mon dossier ?
EBP Compta 29
Pour les autres onglets ou options, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche
F1.
1.3. Je paramètre la TVA
Pour paramétrer la TVA, pour la saisie des écritures et la déclaration de TVA,
accédez à l’option Racines des comptes du menu Dossier + Propriétés. Le
bouton Taux de TVA vous permet de paramétrer les différents taux que vous
utilisez.
Les champs TVA sur Achats et TVA sur Ventes vous permettent de pointer les
modes de TVA les plus fréquemment utilisés :
« Débits » signifie que la TVA sera à déclarer lors de la saisie de la
facture.
« Encaissements » signifie que la TVA sera à déclarer lors de la saisie
du règlement.
En cas de TVA mixte (gestion des deux types de TVA), il faudra scrupuleusement
paramétrer les comptes de TVA (voir paragraphe 1.4.4 Comment paramétrer un
compte de TVA ? page 33), et ce que vous pointez ici ne sera pas déterminant.
Cette option fait apparaître également toutes les racines du plan comptable. Ces
informations n’ont généralement pas à être modifiées.
PRISE EN MAIN
30 EBP Compta
1.4. Je paramètre mon plan comptable
1.4.1. Qu’est-ce qu’un compte ?
Selon le Francis Lefebvre Comptable, un compte permet « de suivre dans le
détail les variations et les opérations affectant les biens, les dettes, les charges,
les produits, les profits et les pertes ». Toutes les opérations doivent être
enregistrées dans les comptes afin qu’elles soient classées selon leur nature
économique.
Exemples
Un compte client regroupe toutes les opérations relatives à ce client, soit
toutes ses factures et tous ses règlements.
Un compte de banque regroupe tous les flux d’entrées et de sorties d’un
compte bancaire.
Un compte de charges regroupe toutes les opérations d’achats, d’impôts, de
taxes etc.
Le plan comptable regroupe un ensemble de comptes.
1.4.2. Le plan comptable de mon entreprise
Le plan comptable est accessible par l’option Plan Comptable Entreprise du
menu Données, ou par l’icône .
Vous obtenez la fenêtre suivante :
Comment initialiser mon dossier ?
EBP Compta 31
Chaque onglet regroupe des comptes d’une même catégorie. C’est la « racine »
du compte, c’est-à-dire le début du numéro de compte, qui définit à quelle
catégorie appartient le compte :
Catégorie (onglets) Racine (début du numéro)
Capitaux 1
Immobilisations 2
Stocks 3
Fournisseurs 40
Clients 41
Autres Tiers 42 à 49
Finances 5
Achats 6
Ventes 7
Clôture 8
1.4.3. Comment créer un client ?
Vous souhaitez ajouter au plan comptable votre client « Société Dupont ». Pour
réaliser cela, cliquez sur le bouton Nouveau. Un compte client commence par la
racine 411. Saisissez le numéro, ainsi que le libellé du compte :
Le numéro et le libellé du compte sont les deux champs devant être
obligatoirement saisi. Les autres champs sont facultatifs :
Automatiquement, le logiciel vous positionne dans l’onglet Adresse.
Saisissez l’adresse du client si vous souhaitez la stocker dans le logiciel.
Elle apparaîtra ensuite sur les lettres de relance.
PRISE EN MAIN
32 EBP Compta
Dans l’onglet Divers, la zone Lettrage (pointage des factures et des
règlements) vous permet d’autoriser le lettrage manuel, automatique
(lettrage réalisé par une option du logiciel) et approché (pour gérer les
petits écarts de règlement). Par défaut, ces options sont cochées, les
trois types de lettrage sont autorisés.
Toujours dans l’onglet Divers, la zone Comptes associés vous permet
d’associer votre client à un compte de TVA et à un compte de produit,
afin de gagner un temps considérable en Saisie Standard, lors de la
saisie des factures sur ce compte.
Dans l’onglet Contact, vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer
les coordonnées du contact chez votre client. Cependant, ces
informations n’apparaîtront nulle part par la suite.
Les onglets Soldes, Graphe et Infos vous permettent respectivement
de consulter les soldes du compte, l’évolution du compte sous forme de
graphe, et de saisir des commentaires.
Pour des informations sur des onglets ou options non décrites ici, accédez
à l’aide en ligne par la touche F1.
Créez vos autres comptes clients ou fournisseurs selon le même modèle.
Cependant, ce travail étant fastidieux, vous pouvez attendre de saisir des
écritures : en effet, lors de la saisie, vous aurez la possibilité de créer les comptes
inexistants au fur et à mesure.
Comment initialiser mon dossier ?
EBP Compta 33
1.4.4. Comment paramétrer un compte de TVA ?
Ce paramétrage est utile pour la saisie des écritures et la déclaration de TVA.
Dans l’onglet Autres Tiers, cliquez sur le compte « 445661 », puis sur le bouton
Modifier. Vous pouvez également double-cliquer sur le compte. Vous obtenez
l’écran suivant :
Vous retrouvez le numéro et le libellé déjà renseignés. Vous remarquez que le
libellé peut être modifié : il en est de même pour tous les autres comptes.
Cependant, le numéro est grisé : vous ne pouvez pas le modifier. Si un numéro
de compte ne vous convient pas, vous devez supprimer le compte (bouton
Supprimer) et le recréer (bouton Nouveau) avec un autre numéro.
Les particularités d’un compte de TVA s’affichent dans l’onglet Divers : le type
d’opération (France), le taux (19,60) et le type (Débits).
Pour gérer correctement la déclaration de TVA, vous devez créer un compte par
type et par taux, selon les modes de TVA que vous gérez. Créez par exemple le
compte 445661 pour la TVA sur Débits, le compte 445662 pour la TVA sur
Encaissements, et 445663 pour la TVA intracommunautaire (UE).
PRISE EN MAIN
34 EBP Compta
1.5. Je paramètre mes journaux
1.5.1. Qu’est-ce qu’un journal ?
Toutes les opérations doivent être enregistrées d’une part dans les comptes, et
d’autre part dans les journaux, afin qu’elles soient classées par ordre
chronologique. Chaque journal est spécialisé dans l’enregistrement d’une
certaine catégorie d’opérations : les achats, les ventes, la banque, la caisse, les
opérations diverses, les à nouveaux.
1.5.2. Comment paramétrer mon journal d’achats ?
Accédez à la liste des journaux par l’option Journaux du menu Données. Les
journaux affichés correspondent aux journaux créés par le logiciel lors de la
création de votre dossier.
Cliquez sur le journal AC, Achats de marchandises, puis sur le bouton Modifier,
ou double-cliquez dessus :
Comment initialiser mon dossier ?
EBP Compta 35
Le code et le type du journal ne sont pas modifiables. Par contre, vous pouvez si
besoin modifier le libellé.
Dans l’onglet Général, vous avez la possibilité de paramétrer le type de
numérotation des pièces. En effet, chaque écriture sera référencée par
un numéro, qui sera par exemple le numéro de facture. Cependant, il
peut s’agir d’une numérotation autre, selon votre mode de
fonctionnement. Si vous souhaitez saisir le numéro de pièce à chaque
écriture, laissez la numérotation Manuelle. Pour obtenir une
numérotation automatique, choisissez Continue ou Périodique (une
numérotation par mois).
Vous pouvez également paramétrer le libellé de l’écriture, comme dans
les préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet
Saisie page 27).
Dans votre journal d’achats, vous allez fréquemment utiliser les mêmes
comptes comptables : par exemple, le même compte de TVA. Afin de
gagner du temps lors de la saisie standard des écritures, nous allons
créer un raccourci pour le compte de TVA 445661 (TVA sur biens et
services 19,60). Pour cela, dans l’onglet Raccourcis, dans le champ
Raccourcis Comptes, cliquez sur le bouton Ajouter.
Choisissez la lettre « T » comme TVA (mais vous pouvez choisir une
autre lettre ou même un chiffre) et indiquez le compte de TVA. En saisie
standard, vous pourrez faire appel au compte par le raccourci [Ctrl] +
[T]. Validez par OK.
Validez les modifications du journal d’achats par OK. Paramétrez le journal de
ventes de la même façon.
PRISE EN MAIN
36 EBP Compta
1.5.3. Comment créer mon journal de banque ?
Vous pouvez utiliser les journaux de banque par défaut (BP et BS), ou créer un
nouveau journal. Pour cela, cliquez sur le bouton Nouveau. Saisissez le code du
journal de banque, en reprenant les initiales d’une des banques de la société, afin
de différencier toutes les banques. Choisissez le type Trésorerie, et tapez le
libellé de la banque :
Comme pour le journal d’achats, choisissez le type de numérotation des
pièces.
Dans un journal de trésorerie, la contrepartie se fait toujours sur le
compte de banque ou de caisse. Le champ Contrepartie vous permet
de programmer une contrepartie automatique :
Choisissez le mode de contrepartie, Ligne à Ligne ou Pied de
Journal :
Ligne à Ligne : une contrepartie à chaque écriture,
Pied de Journal : une contrepartie globale chaque
mois.
Indiquez le compte de banque (par exemple 5121).
De cette façon, en saisie standard, le logiciel passera lui-même l’écriture
de contrepartie.
Enregistrez le journal par OK.
Paramétrez de la même façon vos autres banques et caisses.
Pour des informations sur les options ou onglets non décrits, utilisez l'aide
en ligne par la touche F1.
Comment saisir mes écritures ?
EBP Compta 37
2. COMMENT SAISIR MES ECRITURES ?
2.1. Quel mode de saisie choisir ?
Dans la partie précédente, comptes et journaux ont été créés et paramétrés. En
effet, les écritures vont être saisies dans des comptes et dans des journaux.
Cependant, si vous n’êtes pas encore familiarisés avec ces notions, EBP
Comptabilité vous propose différents niveaux de saisie :
La saisie non comptable, qui vous permet de saisir factures clients et
fournisseurs, tickets Z de caisse (ventes comptoir), et règlements sans
notion comptable : reportez-vous à la partie suivante 2.2.
La saisie guidée, qui vous permet de saisir des factures, des
règlements, des opérations diverses, dans une grille de saisie qui vous
guide et vous empêche de vous tromper : reportez-vous à la partie 2.3
page 43.
La saisie standard, qui nécessite un minimum de connaissances
comptables, et vous permet de saisir en toute liberté n’importe quelle
écriture comptable : reportez-vous à la partie 2.4 page 45. En version
PRO, vous pouvez également utiliser la Saisie au Kilomètre.
2.2. La saisie non comptable
Il s’agit de saisir, sans notion comptable, les factures clients et fournisseurs, les
tickets Z de caisse (ventes comptoir) et les règlements.
La saisie des ventes comptoir intègre la saisie des ventes et des dépôts en
banque. L’option de saisie des règlements ne concerne pas les règlements des
ventes comptoir, mais les autres règlements (règlement d’une facture de vente,
règlement d’un fournisseur, règlement d’une note de frais…)
Rappel
Les comptes et journaux utilisés dans ces options doivent être paramétrés dans
l’onglet Saisie non comptable des préférences du dossier (Dossier +
Propriétés + Préférences).
PRISE EN MAIN
38 EBP Compta
2.2.1. Facture d’achat et facture de vente
Comment saisir une facture d’achat ?
Munissez-vous de la facture d’un fournisseur et accédez à la saisie par l’option
Mes Achats du menu Quotidien.
L’écran est partagé en deux parties : en haut, la liste des factures, en bas, le
détail d’une facture.
En haut de la fenêtre, sélectionnez le mois de votre facture, puis cliquez sur le
bouton Nouvelle Facture : la partie de l’écran intitulée Détail d’une facture
devient active, et se nomme Nouvelle facture d’achat.
Astuce
Déplacez-vous d’un champ à l’autre grâce à la touche Tabulation ou
Entrée. Ainsi vous passerez sur chaque champ sans en oublier, et la saisie sera
plus rapide.
Choisissez le type de la facture : HT ou TTC, selon que vous voulez
saisir les montants HT ou TTC, sachant que dans les deux cas la TVA
pourra être calculée.
Saisissez le jour de la facture dans le champ Jour.
Saisissez le numéro de la facture dans le champ N° de pièce.
Dans le champ Fournisseur, sélectionnez le fournisseur de la facture
en cliquant sur la flèche . Vous pouvez également taper la première
lettre du nom du fournisseur, et les faire défiler un par un grâce à la
touche .
Le champ Description correspond à la description de la facture. Par
défaut, le nom du fournisseur y est automatiquement repris, mais vous
pouvez bien sûr saisir une autre information.
Saisissez ensuite le total HT de la facture, ou TTC selon le type de la
facture.
En appuyant sur la touche Tabulation ou Entrée, un message s’affiche
dans le tableau de ventilation des montants de la facture : pour
ajouter une ventilation.
Appuyez sur la touche Inser de votre clavier afin qu’une nouvelle ligne
s’affiche. Vous pouvez également utiliser la touche de votre clavier
numérique.
Comment saisir mes écritures ?
EBP Compta 39
Sélectionnez une des natures d’achat de la facture, le montant HT et le
type de TVA. Le montant de la TVA se calcule automatiquement, mais il
est nécessaire de vérifier sa concordance avec celui de la facture. Une
fois dans la colonne Montant TVA, vous devez valider la ligne en
appuyant une fois de plus sur la touche Tabulation ou Entrée.
Saisissez toutes les ventilations nécessaires.
Une fois toutes les ventilations saisies, cliquez sur
La facture s’ajoute alors dans la liste des
factures, et vous êtes prêt à saisir la facture suivante.
Comment saisir une facture de vente ?
Le principe est identique à la saisie des factures d’achat. Accédez à la saisie par
l’option Mes Ventes du menu Quotidien + Mes Ventes.
Vous obtenez un masque de saisie similaire à l’option Mes Achats.
Comment saisir un avoir ?
Il suffit de saisir une facture avec des montants négatifs.
Comment saisir un escompte et une remise ?
Dans une facture d’achat, il suffit d’utiliser les natures d’achat appropriées, soient
« Rabais, remises et ristournes obtenus sur achat », et « Escomptes obtenus » :
Dans une facture de vente, utilisez les natures de vente suivantes : « Rabais,
remises et ristournes accordés par l’entreprise », et « Escomptes accordés ».
PRISE EN MAIN
40 EBP Compta
Comment corriger une facture ?
En haut de la fenêtre, sélectionnez le mois auquel appartient la facture. Il suffit
ensuite de cliquer sur la facture à modifier, puis sur le bouton Corriger la
facture. Le détail de la facture est alors accessible. Une fois les modifications
saisies, cliquez sur Enregistrer la facture.
2.2.2. Comment saisir mes ventes comptoir ?
Munissez-vous d’un ticket Z de caisse, et accédez à la saisie par l’option Mes
Ventes Comptoir du menu Quotidien + Mes Ventes. Cette option va vous
permettre de saisir la vente, les entrées en caisse et les dépôts en banque.
Choisissez le mois de saisie. Vous obtenez un tableau mensuel, dans lequel
chaque ligne correspond à un jour.
Cliquez sur le jour de votre ticket, puis sur le bouton Ajouter. Une nouvelle
fenêtre s’ouvre alors : il s’agit d’un assistant composé de trois étapes. Les saisies
se font dans cet assistant.
Etape 1 : Ventilation par mode de règlement
Dans cette étape, saisissez les montants des recettes du jour par mode de
règlement.
Etape 2 : Ventilation par nature de vente
Cette étape vous permet de ventiler vos ventes par nature de vente et par taux
de TVA. Appuyez sur la touche Inser ou pour démarrer. Sélectionnez une
nature de vente grâce au bouton . Déplacez-vous d’une colonne à l’autre
grâce à la touche Tabulation ou Entrée, et saisissez toutes les ventilations
de votre ticket Z :
Comment saisir mes écritures ?
EBP Compta 41
Etape 3 : Remise en banque
Dans cette étape, saisissez les montants remis en banque, par mode de
règlement, et cliquez sur Terminer. Les sommes non déposées en banque
seront reportées dans les saisies suivantes :
Pour visualiser les entrées en caisse et les dépôts en banque, accédez à la
caisse ou à l’une des banques par le menu Quotidien + Ma Trésorerie. Vous ne
devez donc pas ressaisir les règlements dans le module Ma Trésorerie.
2.2.3. Comment saisir un règlement ?
Accédez à l’option souhaitée (Ma Caisse, Ma Banque Principale ou Mon Autre
Banque) par le menu Quotidien + Ma Trésorerie.
Je saisis une dépense
Sélectionnez le mois du règlement et cliquez sur le bouton Nouvelle dépense.
Saisissez le jour du règlement, et si besoin, le n° de chèque (ce champ
est grisé pour la caisse).
Selon le cas, sélectionnez Règlement fournisseur ou Autre charge ou
frais :
Règlement fournisseur : Le règlement est destiné à un
fournisseur. La facture du fournisseur, TVA comprise, aura été
préalablement saisie.
Autres charges ou frais : Le règlement n’est pas rattaché à
un fournisseur habituel ou la facture correspondante n’a pas
été préalablement saisie (frais postaux, frais de déplacement,
de restaurant …). Ce choix vous permet de saisir la TVA.
Saisissez la description et le montant du règlement. Dans le cas d’une
autre charge, indiquez le type et le montant de la TVA.
PRISE EN MAIN
42 EBP Compta
Validez ensuite le règlement par la touche Ajouter. Le règlement s’affiche dans
le tableau, précédé de la lettre D, et vous êtes prêt à saisir la dépense suivante.
Je saisis une recette
Sélectionnez le mois du règlement et cliquez sur le bouton Nouvelle recette.
Saisissez le jour du règlement.
Selon le cas, sélectionnez Règlement client ou Autre recette.
Saisissez la description et le montant du règlement. Dans le cas d’une
autre recette, indiquez le type et le montant de la TVA.
Validez ensuite le règlement par la touche Ajouter. Le règlement s’affiche dans
le tableau, précédé de la lettre R, et vous êtes prêt à saisir la recette suivante.
Je saisis un bordereau de remise en banque
Plutôt que de saisir les chèques d’un bordereau un par un par le bouton Nouvelle
recette, saisissez-les en une fois par le bouton Nouveau bordereau.
Saisissez le jour de la remise, le numéro de la remise, et le libellé. Dans le
tableau des chèques remis, appuyez comme indiqué sur la touche Inser pour
ajouter une ligne. Sur chaque ligne, sélectionnez le client, et saisissez les
différentes informations.
Une fois tous les chèques saisis, contrôlez le total qui s’affiche dans le champ
Total de la remise, et cliquez sur la touche Ajouter. La ligne qui s’affiche dans le
tableau est précédée de la lettre B.
Je pointe mes écritures
Utilisez la colonne P afin de pointer les règlements constatés sur vos relevés de
banque, par un simple clic de la souris :
Comment saisir mes écritures ?
EBP Compta 43
2.3. La saisie guidée
2.3.1. Intérêt de la saisie guidée
Si vous ne maîtrisez pas totalement la comptabilité, vous trouverez de nombreux
avantages à la saisie guidée :
Sélection automatique du journal
Proposition des numéros de comptes
Positionnement automatique au débit ou au crédit
Libellés pré-paramétrés
Gain de temps
Au fur et à mesure de l’enregistrement des écritures, vous les visualisez telles
qu’elles apparaissent en saisie standard, ce qui vous familiarise avec cette
option.
2.3.2. Principe du débit et du crédit
Il s’agit d’une règle qui prévoit d’utiliser, plutôt que les signes arithmétiques + et -,
une colonne pour les augmentations, et une colonne pour les diminutions. Par
convention, la partie gauche est appelée « débit » et la partie droite « crédit ».
En saisie guidée, l’un des deux champs est grisé, afin de ne pas saisir par erreur
dans la mauvaise colonne.
2.3.3. Comment saisir une facture d’achat ?
Accédez à la saisie guidée :
Par la barre d’outils :
Ou par le volet de navigation :
Ou par la barre de menu : Quotidien + Saisie guidée
Vous obtenez une liste de guides pré-paramétrés. Dans la partie droite de
l’écran, vous pouvez sélectionner la liste de base qui ne contient que les guides
essentiels, ou la liste développée qui contient tous les guides. Les onglets vous
permettent d’accéder à la saisie de vos achats, de vos ventes, de votre trésorerie
et de vos opérations diverses.
Munissez-vous de la facture d’un de vos fournisseurs. Dans l’onglet Mes achats,
cliquez sur le guide FACTURE, Facture d’achat, puis sur le bouton Saisir, ou
double-cliquez dessus pour accéder à la saisie.
L’écran est divisé en deux parties : la saisie s’effectue en haut de la fenêtre, les
écritures enregistrées apparaissent en bas de la fenêtre.
PRISE EN MAIN
44 EBP Compta
Utilisez la touche Tabulation ou Entrée pour passer d’une case à l’autre. Le
logiciel vous propose par défaut de saisir dans le journal d’achats AC.
Saisissez la date de la facture dans le champ Date écriture.
Saisissez la date d’échéance dans le champ Echéance.
Saisissez le numéro de la facture dans le champ N° de Pièce.
Vous accédez ensuite au champ N° de Compte. Un message vous
indique ce que vous devez faire :
Il s’agit d’indiquer le compte de votre fournisseur. Il suffit de cliquer sur
l’icône pour accéder au plan comptable ; Si le compte du
fournisseur n’a pas été créé préalablement, cliquez sur le bouton
Nouveau .
Il ne vous reste plus qu’à saisir le montant TTC de la facture : la TVA et
le HT se calculent automatiquement.
Cliquez sur Ajouter pour valider votre saisie : un message vous
confirme l’enregistrement des écritures, et elles apparaissent
automatiquement dans la liste des écritures placée en bas de la fenêtre.
Vous pouvez saisir la facture suivante, ou changer de guide pour saisir un autre
type d’opération.
2.3.4. Comment modifier les écritures saisies ?
Pour modifier une écriture enregistrée en saisie guidée, il vous suffit de doublecliquer
sur la ligne concernée, dans la liste des écritures en bas de la fenêtre. Le
logiciel bascule instantanément dans l’option de saisie standard, dans laquelle
vous pouvez modifier chaque élément composant l’écriture (date, n° de pièce,
compte …). La touche Suppr du clavier permet de supprimer la ligne. Pour plus
d’informations sur la saisie standard, consultez la partie suivante.
Pour des informations sur la modification des guides d’écritures, la
création ou l’exportation des guides, veuillez consulter l’aide en ligne mot
clé Guides d’écritures.
Comment saisir mes écritures ?
EBP Compta 45
2.4. La saisie standard
2.4.1. Principe du débit et du crédit
Il s’agit d’une règle qui prévoit d’utiliser, plutôt que les signes arithmétiques + et -,
une colonne pour les augmentations, et une colonne pour les diminutions. Par
convention, la partie gauche est appelée « débit » et la partie droite « crédit ».
En saisie standard, le curseur se positionnera automatiquement dans la bonne
colonne selon le type de journal et le type de compte choisi. Cependant, rien ne
vous empêchera de saisir dans la colonne inverse (saisie d’un avoir).
2.4.2. Comment saisir une facture de vente ?
Accédez à la saisie standard :
Par la barre d’outils :
Ou par le volet de navigation :
Ou par la barre de menu : Quotidien + Saisie Standard
Munissez-vous du double d’une facture client déjà réglée.
Déplacez-vous d’un champ à l’autre par la touche Tabulation ou Entrée.
Dans le champ Journal, tapez le code du journal de ventes (VE) ou
sélectionnez-le dans la liste accessible par l’icône . Appuyez sur
Tabulation ou Entrée.
Dans le champ Période, choisissez le mois correspondant à la date de
la facture. Appuyez sur Tabulation ou Entrée.
Un message vous indique d’appuyer sur la touche Inser ou la touche
(du clavier numérique) pour commencer à saisir : vous accédez alors à
la saisie de la première ligne.
Dans la colonne Jour, saisissez le jour de la facture.
Dans la colonne Pièce, saisissez le numéro de la facture.
Dans la colonne Compte, accédez au plan comptable par l’icône ,
ou par la touche , ou par la touche F4 : le logiciel vous propose
automatiquement la liste des comptes clients. Choisissez le client dans
la liste ou créez-le par le bouton Nouveau.
PRISE EN MAIN
46 EBP Compta
Astuce
Quand votre plan comptable sera étoffé, vous pourrez sélectionner facilement un
compte en tapant le début du numéro du compte, puis la touche ou F4.
Exemple : Vous recherchez le client PICHON. Tapez 411P puis ou F4, le
logiciel ouvrira le plan comptable automatiquement à partir des clients dont le
nom commence par la lettre P. Il n’y a plus qu’à sélectionner le bon client.
Remarque
Vous pouvez bien entendu taper directement le compte du client si vous le
connaissez par cœur. Si le logiciel ne trouve pas le compte dans le plan
comptable, il vous proposera alors de le créer.
Si vous avez paramétré l’échéancier à partir des préférences (partie
PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 27), saisissez la
date d’échéance de la facture dans la colonne Echéance.
La colonne Libellé fait apparaître l’intitulé du compte.
Astuce
Vous pouvez préparer une liste de libellés types à partir de l’option Libellés des
écritures du menu Données. Lors de la saisie, vous pourrez sélectionner le
libellé dans une liste, ou taper simplement les premières lettres.
Le logiciel se positionne ensuite automatiquement au Débit : saisissez
le TTC de la facture.
Sur la ligne suivante, le jour et le n° de pièce ne changent pas. Saisissez
le compte de TVA dans la colonne Compte, ou sélectionnez-le dans le
plan comptable, ou utilisez le raccourci clavier [Ctrl] + [T] si vous l’avez
créé lors du paramétrage du journal (partie PRISE EN MAIN,
paragraphe 1.5.2 Comment paramétrer mon journal d’achats ?
page 34) .
Le montant de la TVA se calcule automatiquement dans la colonne
Crédit, en fonction du taux paramétré dans le compte de TVA.
Attention
Pour une bonne gestion de la TVA, vous devez créer, puis choisir le compte
correspondant au type et au taux de TVA de la facture : France, UE, 19.60, 5.50,
débits, encaissements.
Sur la troisième ligne, choisissez le compte de ventes adéquat, puis
appuyez sur la touche F12 de votre clavier : le solde est
automatiquement calculé.
Comment saisir mes écritures ?
EBP Compta 47
Remarque
Bien que le logiciel calcule automatiquement le montant de la TVA et le solde,
vous devez toujours contrôler les montants avec ceux de la facture réelle, afin de
les modifier si besoin. En effet, les règles d’arrondi utilisées sur la facture sont
peut-être différentes.
Points à retenir :
Choisissez un journal ;
Choisissez un mois ;
Saisissez vos écritures :
ou F4 ouvre le plan comptable
F12 solde l’écriture
2.4.3. Comment saisir le paiement de mon client ?
Pour saisir le règlement correspondant à la facture, vous devez changer de
journal : en effet, les paiements doivent être saisis dans un journal de trésorerie.
Dans le champ Journal, choisissez la banque dans laquelle le paiement
a été encaissé.
Dans le champ Période, choisissez le mois correspondant à la date du
règlement.
Dans la page de saisie, appuyez sur Inser ou .
Dans la colonne Jour, saisissez le jour du paiement.
Dans la colonne Pièce, saisissez le numéro de la facture, ou le numéro
de la remise en banque, ou le numéro du chèque, selon votre mode de
fonctionnement.
Dans la colonne Compte, tapez le compte du client, ou accédez au plan
comptable par 411 ou 411 F4 et choisissez le client.
Le logiciel se positionne automatiquement au Crédit : saisissez le
montant du paiement.
Si vous avez paramétré l’échéancier dans vos préférences (voir partie
PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 27), ou si vous
gérez la TVA sur les encaissements (voir paragraphe 1.3 Je paramètre
la TVA page 29), l’échéancier du compte client s’ouvre
automatiquement.
PRISE EN MAIN
48 EBP Compta
Positionnez-vous sur la facture correspondant au règlement ;
Pour la retrouver, vous pouvez utiliser le clic droit de la souris +
Rechercher.
Si vous avez saisi le même numéro de pièce sur la facture et
sur le règlement, alors le règlement apparaît déjà dans la
colonne Règl. Euros.
Sinon, cliquez sur Solder : le montant s’affiche alors dans cette
colonne.
Cliquez sur Fermer.
Pourquoi renseigner l’échéancier lors du règlement ?
L’échéance réglée ne ressortira pas dans les lettres de relance ;
Les écritures seront automatiquement lettrées ;
De plus, si vous gérez la TVA sur les encaissements, le montant de la TVA
correspondant au règlement sera pris en compte dans la déclaration de TVA.
Si vous avez paramétré le lettrage en cours de saisie dans vos
préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet
Saisie page 27), une fenêtre de lettrage s’ouvre automatiquement :
sélectionnez la facture correspondante et cliquez sur Lettrer.
Le logiciel passe automatiquement la contrepartie sur le compte de
banque, comme vous l’avez paramétrée dans le journal de banque (voir
partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.5.3 Comment créer mon journal
de banque ? page 36).
Points à retenir :
Choisissez un journal ;
Choisissez un mois ;
Saisissez la ligne du paiement ;
Renseignez si besoin l’échéancier ou lettrez l’écriture.
Comment saisir mes écritures ?
EBP Compta 49
2.4.4. Comment ajouter, supprimer, modifier des écritures
Ajouter des écritures
Lorsqu’il n’y a encore aucune écriture dans le journal et le mois choisis,
dans l’écran de saisie, appuyez sur la touche ou Inser de votre
clavier.
Lorsque des écritures apparaissent, cliquez sur la dernière écriture et
appuyez sur la touche ou : le logiciel ajoutera une nouvelle ligne de
saisie.
Lorsque des écritures apparaissent, et que vous souhaitez insérer une
ligne, cliquez sur une écriture : la touche Inser crée une ligne avant la
ligne sélectionnée, la touche ajoute une ligne après la ligne
sélectionnée.
Supprimer des écritures
Cliquez sur l’écriture concernée et appuyez sur la touche Suppr. Confirmez la
suppression.
Modifier des écritures
Cliquez ou double-cliquez sur le champ à modifier. Après modifications, validez la
ligne jusqu’au bout, ou passez à la ligne suivante par la touche .
Remarques
Le menu contextuel de la souris peut également être utilisé (clic droit de la
souris).
Pour des informations sur les autres possibilités de la saisie standard,
utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1 de votre clavier.
En version PRO, vous pouvez utiliser la Saisie au Kilomètre, qui vous
permettra de saisir en vrac les écritures tous journaux et tous mois
confondus.
PRISE EN MAIN
50 EBP Compta
3. JE CONSULTE ET JE LETTRE UN COMPTE
3.1. Pourquoi consulter un compte ?
Cela vous permet de connaître toutes les opérations réalisées sur un compte, et
ainsi de visualiser toutes les factures et les règlements d’un compte client, d’un
compte fournisseur, de visualiser tous les mouvements d’un compte de banque
par exemple.
3.2. Qu’est-ce que le lettrage ?
Le lettrage consiste à pointer les factures avec les règlements correspondants, et
ainsi de connaître les impayés de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : en
effet, toutes les factures non pointées correspondront aux factures non payées.
Le lettrage s’effectue donc pour un compte client ou fournisseur donné, à partir
de l’option de consultation. Les comptes de TVA, des organismes sociaux ou des
banques peuvent également éventuellement être lettrés (à définir avec votre
expert-comptable).
3.3. Comment lettrer mon compte client ?
Avant de réaliser le lettrage, saisissez en saisie guidée ou en saisie standard, la
facture d’un client et le règlement correspondant.
Accédez à la consultation :
Par la barre d’outils :
Ou par le volet de navigation :
Ou par la barre de menu : Quotidien + Consultation – Lettrage
Et procédez comme suit :
Dans le champ Compte, tapez le compte du client concerné, ou
cherchez-le dans le plan comptable par l’icône , ou par 411 ou
411 F4 : les écritures du compte apparaissent (au besoin, modifiez la
période de consultation).
Cliquez sur la facture et le règlement afin que les lignes soient en
surbrillance.
Je consulte et je lettre un compte
EBP Compta 51
Cliquez en bas sur le bouton Lettrer : le logiciel vous propose un code,
validez par OK : les écritures sont maintenant lettrées.
Quelles en sont les conséquences ?
Les factures lettrées ne ressortiront plus dans les impressions de
lettres de relance, échéancier détaillé, balance âgée, prévisions de
règlement, car elles sont considérées comme payées.
En consultation de compte, pointez en haut de la fenêtre la case
Non (non lettrées) et visualisez en un coup d’œil les factures dues :
3.4. Comment lettrer de façon automatique ?
Avant de lancer le lettrage automatique, vous allez tout d’abord délettrer le
compte de votre client. Ainsi, vous constaterez que le résultat est identique.
Pointez en haut de la fenêtre la case Toutes (toutes les écritures) .
Cliquez sur une des lignes pointées, puis en bas sur le bouton Délettrer,
et confirmez.
Pour réaliser le lettrage automatique, cliquez sur le bouton Lettrage
Automatique :
La fourchette de comptes proposée correspond au compte de votre
client.
Sélectionnez Lettrage par pièces uniquement si vous avez indiquez le
même numéro de pièce entre la facture et le règlement. Si ce n’est pas
le cas, pointez Lettrage par montants.
Validez par OK : vous constatez que la facture et le règlement sont de nouveau
lettrés.
PRISE EN MAIN
52 EBP Compta
Remarques
Lorsque vous aurez plusieurs exercices, vous cocherez la case Lettrer à
cheval sur plusieurs exercices afin que le logiciel puisse lettrer par
exemple des factures de l’exercice N avec des règlements de l’exercice N+1.
Si vous avez fréquemment plusieurs factures pour un règlement, renseignez
la Profondeur du lettrage : « 2 » signifie une facture pour un règlement,
« 3 » par exemple une facture pour deux règlements, etc. Cependant, plus la
profondeur sera élevée, plus l’opération sera longue.
Pour connaître les écritures lettrées par l’option, cochez la case Rapport
avant de lancer le lettrage automatique.
Retrouvez l’option de lettrage automatique directement dans le menu Quotidien.
Pour des informations sur les options non abordées, consultez l’aide en
ligne par la touche F1, mot clé Lettrage automatique.
3.5. Comment lettrer en cours de saisie ?
3.5.1. Vous gérez les échéances
Si vous renseignez l’échéancier au cours de la saisie d’un règlement (voir partie
PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.4 Comment saisir le paiement de mon
client ? page 47), le lettrage s’effectue automatiquement.
3.5.2. Vous ne gérez pas les échéances
Dans ce cas, cochez la case Lettrage en cours de saisie dans l’onglet Saisie
des préférences du dossier, accessibles par le menu Dossier + Propriétés.
Ainsi, une fenêtre de lettrage s’ouvrira automatiquement lors de la saisie du
règlement (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.4 Comment saisir le
paiement de mon client ? page 47).
Je pointe ma banque
EBP Compta 53
4. JE POINTE MA BANQUE
4.1. Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ?
Le rapprochement bancaire consiste à pointer les écritures de banque présentes
dans vos relevés bancaires. D’après le Francis Lefebvre, il s’agit de « s’assurer
périodiquement – au minimum une fois par mois – que les soldes apparaissant
sur les comptes de banque sont en conformité avec les relevés bancaires […] ».
4.2. Je réalise mon rapprochement bancaire
Selon le type de contrepartie choisi dans vos journaux de banque, vous devez
choisir le rapprochement bancaire par compte (en contrepartie ligne à ligne) ou
le rapprochement bancaire par journal (en contrepartie pied de journal).
Consultez des exemples de contrepartie pied de journal ou ligne à ligne dans la
partie INSTALLATION, paragraphe 5.6 Etape 9 page 22.
Avant de réaliser votre rapprochement bancaire, vous devez avoir saisi vos
règlements et vous munir de votre relevé bancaire.
Remarque
Certaines écritures ont peut-être déjà été pointées dans les options de saisies
non comptables (Ma Banque Principale et Mon Autre Banque).
Accédez au rapprochement bancaire en cliquant sur
dans le volet de navigation ou par le menu Quotidien.
Indiquez le code pointage à utiliser pour pointer les écritures (par
exemple le numéro du relevé), et la date de valeur (par exemple la date
de relevé).
Choisissez la banque concernée dans le champ Compte
(rapprochement par compte) ou Journal (rapprochement par journal).
Indiquez la date jusqu’à laquelle afficher les écritures : généralement la
date du relevé.
Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde
final du relevé. Un solde Créditeur doit être saisi à droite.
PRISE EN MAIN
54 EBP Compta
Pointez les écritures soit en double-cliquant dessus, soit par la touche
Entrée du clavier : le code pointage et la date de valeur se reportent sur
la ligne.
Une fois le pointage terminé, la case Ecart de Rapprochement, en bas
de l’écran, ne doit pas contenir de montant . Dans le cas contraire, une
erreur s’est produite (voir plus bas le paragraphe « Mon rapprochement
bancaire est faux ») .
S’il n’y a pas d’écart, imprimez votre état de rapprochement en cliquant
sur l’icône .
Verrouillez ensuite le rapprochement en cliquant sur le bouton
Verrouiller.
Remarques
Dans la fenêtre de rapprochement bancaire, si vous choisissez, dans le
champ Ecritures, les écritures Non rapp. (non rapprochées), les écritures
disparaîtront de l’écran au fur et à mesure du pointage ; pour les visualiser, il
faut choisir soit Toutes les écritures, soit les écritures Rapprochées.
Pour retrouver plus facilement une écriture, utilisez l’option Recherche du
menu contextuel (accessible par le clic droit) ou du volet de navigation.
Pourquoi verrouiller mon rapprochement ?
Le verrouillage vous évite de dépointer ou pointer une écriture par erreur, ou
de modifier par erreur une écriture pointée. De plus, il permet d’archiver tous
vos rapprochements. Vous pouvez visualiser ensuite vos rapprochements
verrouillés en sélectionnant la date du relevé concerné dans le champ
Relevé.
Mon rapprochement bancaire est faux : pourquoi ?
Certains règlements de votre relevé bancaire n’ont pas été
saisis : saisissez-les et pointez-les.
Certains montants n’ont pas été pointés : pointez bien tous les
montants du relevé de banque.
Certains montants ont été pointés alors qu’ils ne sont pas sur le
relevé : dépointez-les en redouble-cliquant dessus.
Le solde de la banque a mal été saisi, ou dans la mauvaise case
(champ Solde final du relevé).
La déclaration de TVA
EBP Compta 55
5. LA DECLARATION DE TVA
L’accès à la déclaration de TVA agréée et à la génération d’un fichier de
paiement par virement nécessite un code de débridage à jour. Contactez si
besoin notre service commercial au 01.34.94.80.20.
5.1. Rappel : comment gérer la TVA ?
Au fur et à mesure des pages précédentes, le paramétrage de la TVA a été
abordé :
Renseignez obligatoirement dans Dossier + Propriétés +
Coordonnées l’adresse de la société, le Siret, le numéro de TVA, le
NAF, et les coordonnées du trésor public (partie PRISE EN MAIN,
paragraphe 1.1 Les coordonnées de mon dossier page 25).
Créez vos comptes de TVA, d’achats et de ventes dans Données +
Plan Comptable Entreprise (type d’opération, type de TVA, taux de
TVA). Pour la saisie des acquisitions intracommunautaires, consultez
l’aide en ligne mot clé Acquisitions intracommunautaire.
Lors de la saisie, utilisez les comptes correspondant aux
factures (France, UE, encaissements, débits…).
En cas de TVA sur les encaissements, renseignez votre échéancier lors
de la saisie des paiements (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe
2.4.3 Comment saisir le paiement de mon client ? page 47).
Remarque
Pour générer une déclaration de TVA, il est nécessaire que toutes les écritures,
depuis le début de l’exercice jusqu'à la fin de la période de la déclaration soient
validées. Voir paragraphe 4.1 Validation des écritures page 75
Si les écritures ne sont pas validées vous pourrez générer une déclaration de
TVA provisoire
5.2. La déclaration CA3
La déclaration CA3 est un état mensuel ou trimestriel (selon le régime indiqué
dans les coordonnées). Accédez à la préparation de cette déclaration par le
menu Quotidien + Déclaration de TVA.
Cliquer sur le bouton Nouveau.
PRISE EN MAIN
56 EBP Compta
Pour réaliser l’annexe 3310 A, cochez la case la concernant.
Pour réaliser une déclaration de TVA provisoire, laissez cochée la case
Générer votre déclaration de TVA en mode provisoire.
Indiquez le mois ou le trimestre voulu.
Indiquez le mode de paiement.
Cliquez sur le bouton Préparer : vous accédez alors à un assistant qui
vous affiche les montants trouvés par le logiciel. Certains champs ne
sont pas grisés afin que vous puissiez saisir les éléments non calculés
par le logiciel.
Cliquez sur Suivant pour passer d’une page à l’autre, puis sur
Terminer : la déclaration s’affiche alors dans l’historique.
Pour imprimer la déclaration, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton
Imprimer, ou accédez au menu Impressions + Déclaration de TVA.
Pour des informations plus poussées, consultez l’aide en ligne, mot clé
CA3.
5.3. La déclaration CA12
La déclaration CA12 est un état annuel qui concerne les sociétés soumises au
régime de TVA simplifié. Accédez à cette déclaration par le menu Quotidien +
Déclaration de TVA.
Cliquer sur le bouton Nouveau.
Pour réaliser une déclaration de TVA provisoire, laissez cochée la case
Générer votre déclaration de TVA en mode provisoire.
Indiquez la date limite de dépôt.
Indiquez le mode de paiement.
Cliquez sur le bouton Préparer : vous accédez alors à un assistant qui
vous affiche les montants trouvés par le logiciel. Certains champs ne
sont pas grisés afin que vous puissiez saisir les éléments non calculés
par le logiciel. Certaines cases doivent être cochées si besoin.
La déclaration de TVA
EBP Compta 57
Cliquez sur Suivant pour passer d’une page à l’autre, puis sur
Terminer : la déclaration s’affiche alors dans l’historique.
Pour imprimer la déclaration, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton
Imprimer, ou accédez au menu Impressions + Déclaration de TVA.
Pour d’autres informations, consultez l’aide en ligne, mot clé CA12.
PRISE EN MAIN
58 EBP Compta
6. LES IMPRESSIONS COURANTES
6.1. Comment imprimer un journal ?
Le journal est le reflet de vos saisies comptables : vous pouvez imprimer votre
journal d’achats, de ventes, de trésorerie, d’opérations diverses et d’à nouveaux.
Accédez à l’à l’option Journaux du menu Impressions, ou cliquez sur l’icône
.
Sélectionnez le journal souhaité.
Choisissez la période.
Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc) .
Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier.
Pour des informations sur les autres boutons, et les options des journaux,
consultez l’aide en ligne, mot clé Journaux (impression).
6.2. Comment imprimer mon grand-livre ?
Le grand-livre est le reflet de l’option de consultation de comptes : il vous donne
les écritures classées compte par compte.
Accédez à l’option Grand-livre du menu Impressions, ou cliquez sur l’icône .
Choisissez le type de grand-livre souhaité :
Clients
Fournisseurs
Clients et Fournisseurs
Général : il s’agit de tous les comptes mouvementés sans le
détail des clients et des fournisseurs
Global : il s’agit de tous les comptes mouvementés.
La fourchette de comptes s’inscrit automatiquement.
Choisissez la période.
Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc) .
Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier.
Pour des informations sur les autres boutons, et les options du grand-livre,
consultez l’aide en ligne, mot clé Grand-livre.
Les impressions courantes
EBP Compta 59
6.3. Comment imprimer ma balance ?
La balance vous donnera pour chaque compte le total au débit, le total au crédit,
le solde débiteur et le solde créditeur.
Selon le Francis Lefebvre Comptable, la balance « constitue un instrument de
contrôle qui permet de s’assurer qu’à tout débit enregistré correspond un crédit
du même montant ». En effet, « la somme des débits est égale à la somme des
crédits et le total des soldes débiteurs est égal au total des soldes créditeurs ».
Accédez à l’option Balance du menu Impressions, ou cliquez sur l’icône .
Choisissez le type de balance souhaité :
Clients
Fournisseurs
Clients et Fournisseurs
Générale : les clients et les fournisseurs sont regroupés sur
deux lignes
Globale : tous les comptes mouvementés ressortent.
La fourchette de comptes s’inscrit automatiquement.
Choisissez la période.
Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc) .
Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier.
Pour des informations sur les autres boutons, et les options de la balance,
consultez l’aide en ligne, mot clé Balance.
PRISE EN MAIN
60 EBP Compta
7. JE REALISE LE SUIVI DE MES TIERS
Le suivi des clients et des fournisseurs se fait à partir des échéances non
réglées. Toutes les échéances pointées dans l’échéancier (partie PRISE EN
MAIN, paragraphe 2.4.3 page 47) ou lettrées (paragraphe 3.3 page 50)
n’apparaissent donc pas dans les différents états.
7.1. Comment imprimer les retards de paiements ?
Pour connaître les retards de paiements, utilisez l’option Balance Agée du menu
Impressions.
Choisissez le type de balance âgée désiré : clients, fournisseurs ou les
deux.
La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.
Indiquez la date de référence, généralement la date du jour : en effet,
les retards de paiements seront calculés par rapport à cette date.
Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur).
Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier.
L’état se présente ainsi :
Les échéances non réglées, dont la date est dépassée, ressortent dans les
différentes colonnes, selon le nombre de jours de retard.
Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne,
mot clé Balance âgée.
Je réalise le suivi de mes tiers
EBP Compta 61
7.2. Comment imprimer les prévisions de règlements ?
Accédez à l’option Prévisions de Règlements du menu Impressions.
Choisissez le type de prévisions désiré : clients, fournisseurs ou les
deux.
La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.
Indiquez la date de référence, généralement la date du jour : en effet,
les prévisions seront calculées par rapport à cette date.
Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur).
Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier.
Vous obtenez :
Les échéances à venir ressortent dans les différentes colonnes, selon les dates
d’échéance.
Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne,
mot clé Prévisions de règlements.
PRISE EN MAIN
62 EBP Compta
7.3. Comment imprimer l’échéancier ?
7.3.1. L’échéancier prévisionnel
Cet état ressort toutes les échéances dues sur une période donnée, classées par
ordre chronologique. Accédez à l’Echéancier prévisionnel par le menu
Impressions.
Choisissez le type d’échéancier : clients, fournisseurs ou les deux.
La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.
Indiquez la période à prendre en compte.
Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur) .
Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier.
Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne,
mot clé Echéancier prévisionnel.
7.3.2. L’échéancier détaillé
Attention
Cette option n’est disponible qu’en version PRO.
Cet état ressort les échéances dues classées par compte, et avec, pour chaque
échéance, le nombre de jours de retard.
Choisissez le type d’échéancier : clients, fournisseurs ou les deux.
La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.
Indiquez la date de référence, généralement la date du jour : en effet, le
nombre de jour de retard sera calculé par rapport à cette date.
Demandez si vous le souhaitez un sous-total par compte.
Choisissez un modèle d’impression et cliquez sur Imprimer pour une
sortie papier.
Je réalise le suivi de mes tiers
EBP Compta 63
7.4. Comment imprimer les lettres de relance ?
Accédez à l’impression des Lettres de relance par le menu Impressions ou
cliquez sur l’icône .
Renseignez la date de référence avec la date du jour.
Indiquez si vous le souhaitez un nombre minimal de jours de
dépassement.
Comment fonctionnent les niveaux de relance ?
Le logiciel gère jusqu’à trois niveaux de relance. C’est-à-dire qu’à la 1ère relance,
c’est le texte de niveau 1 qui s’imprime, à la 2ème relance pour le même client et
la même échéance, c’est le texte de niveau 2, et ce jusqu’au niveau 3.
Comment gérer les niveaux de relance ?
Sélectionnez l’option Incrémentation automatique du niveau de
relance : ainsi, le client va changer de niveau à chaque impression.
Cochez la case Sélection automatique du texte de la relance : ainsi,
le logiciel choisira le texte correspondant au niveau de relance du client.
Vous obtenez la lettre de niveau 1 suivante :
PRISE EN MAIN
64 EBP Compta
8. LA CLOTURE MENSUELLE
8.1. Qu’est-ce que la clôture mensuelle ?
La clôture mensuelle a pour effet de rendre intangibles et définitives les
écritures comptables du mois (article 420-5 du Plan Comptable Général 1999).
L’absence de clôture mensuelle n’empêche pas le bon fonctionnement du
logiciel, mais elle est indispensable pour être en conformité avec la législation
fiscale.
Attention
Une fois effectuée la clôture d’un journal donné pour un mois donné, vous ne
pourrez plus ni modifier les écritures ni en ajouter sur ce mois et ce journal.
8.2. Comment réaliser la clôture mensuelle ?
Remarque
Avant de clôturer les mois, vous devez dans un premier temps valider les
écritures.
Voir paragraphe 4.1 Validation des écritures page 75
Accédez à l’option Clôture mensuelle du menu Clôtures. Sélectionnez le ou les
journaux à clôturer en cliquant dessus. Indiquez le mois jusqu’auquel la clôture
doit être faite. Vérifiez bien les paramètres sélectionnés, et cliquez sur OK.
Vous pouvez si vous le souhaitez imprimer les journaux dits « définitifs » pour la
période clôturée, par l’option Journaux du menu Impressions.
Les opérations de fin d’exercice
EBP Compta 65
9. LES OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE
9.1. Comment imprimer mes états de fin d’exercice ?
En plus des états comptables courants tels que journaux, grand-livre et balance
(voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 5 Les impressions courantes page
55), le logiciel vous permet d’imprimer votre journal centralisateur, ainsi que l’état
préparatoire au bilan et au compte de résultat.
9.1.1. Le journal centralisateur
Accédez à l’option Journal général du menu Clôtures. Choisissez le dernier
mois de votre exercice, et cliquez sur Imprimer pour une sortie papier.
Vous obtenez pour chaque mois le total Débit et Crédit de chaque journal.
9.1.2. Le bilan et le compte de résultat
Accédez à ces états préparatoires par le menu Clôtures. Selon votre régime,
sélectionnez Réel Normal ou Réel Simplifié, et cliquez sur le bouton Imprimer.
Si vous souhaitez paramétrer ces états, consultez l’aide en ligne mot clé
Paramétrage du bilan.
9.2. Je clôture mon exercice
9.2.1. Pourquoi clôturer ?
La clôture vous permet d’archiver votre exercice, et de valider vos écritures en
empêchant toute modification. De plus, l’opération de clôture annuelle va :
Solder les comptes de classes 6 et 7 ;
Calculer le résultat de l’exercice ;
Générer les écritures de reports à nouveaux.
PRISE EN MAIN
66 EBP Compta
9.2.2. Qu’est-ce qu’un report à nouveau ?
Un report à nouveau est une écriture de report du solde d’un compte sur
l’exercice suivant.
En effet, en fin d’exercice, la plupart des comptes ne sont pas soldés (banque,
clients, fournisseurs …).
Le principe, c’est de saisir dans le journal spécifique AN les écritures contenant
les soldes des comptes. Il suffit de se baser sur la balance de l’exercice antérieur,
sauf pour les comptes 6 et 7 qui sont soldés en fin d’exercice par l’écriture de
résultat (compte 120 ou 129).
Le logiciel passe ces écritures pour vous au moment de la clôture.
9.2.3. Précautions à prendre avant la clôture
Vous devez impérativement réaliser une sauvegarde de votre dossier, voire deux
pour plus de sécurité, et conserver cette (ces) sauvegarde (s). Pour des
informations sur la réalisation de la sauvegarde, consultez la partie suivante
(partie 10 Comment sauvegarder mon dossier ? page 69).
9.2.4. Comment lancer la clôture ?
Accédez à l’option Clôture Annuelle du menu Clôtures. Vous obtenez
l’assistant de clôture.
Remarque
Avant de clôturer un exercice, il est nécessaire que toutes les écritures de
l’exercice soient validées. Voir paragraphe 4.1 Validation des écritures page 75
Etape 1 : Clôture Annuelle
Cette étape vous rappelle les opérations à réaliser avant de clôturer :
Le lettrage des comptes de tiers doit être à jour.
Les écritures de simulation (écritures en bleu) doivent être validées par
l’option Quotidien + Ecritures de Simulation.
Les états nécessaires doivent être édités (cependant, les éditions seront
encore possibles après clôture).
La sauvegarde du dossier doit être effectuée.
Les opérations de fin d’exercice
EBP Compta 67
Etape 2 : Nouvel exercice
Indiquez ici les dates du nouvel exercice. La date maximum de saisie
est calculée automatiquement.
Le logiciel vous affiche automatiquement le code du journal des reports
à nouveaux pour la génération des écritures de report, le code du
journal des opérations diverses pour la génération des écritures de
clôture, et les numéros des comptes de bénéfice et de perte pour la
génération du résultat.
Etape 3 : Options
Laissez la case Conserver les écritures de tiers non lettrées cochée,
afin de pouvoir réaliser, l’année suivante, le lettrage des règlements
avec les factures de l’année clôturée. Cependant, si vous ne faites
aucun lettrage, décochez cette option.
Laissez la case Conserver les écritures de banque non rapprochées
cochée, afin de pouvoir pointer, à partir des nouveaux relevés
bancaires, les montants de la banque saisis sur l’année clôturée.
Cependant, si vous ne faites pas de rapprochement bancaire, décochez
cette option.
Cochez la case Générer les écritures de regroupement afin que le
logiciel saisisse les OD de clôture.
Laissez la case Supprimer les comptes de tiers non mouvementés
cochée si vous souhaitez que le logiciel épure le plan comptable.
Etape 4 : Options de clôture
Laissez la case Générer des PDF pour l’impression du journal,
grand livre et balance définitive cochée afin que le logiciel réalise et
archive des PDF pour l’impression du journal, grand livre et balance
définitive
Laissez la case Archivage de la base cochée afin que le logiciel réalise
et archive un export total de toute la base.
Indiquez dans Emplacement de sauvegarde de ces données l’endroit
où seront placés la sauvegarde du dossier, les PDF pour l’impression du
journal, grand livre et balance définitive, ainsi que l’archivage de la base.
Par défaut le chemin indiqué est le répertoire de votre dossier.
PRISE EN MAIN
68 EBP Compta
Etape 5 : Lancement de la clôture
Cliquez sur Suivant pour procéder au lancement de la clôture.
Si les journaux n’ont pas été clôturés mensuellement, un message
vous en avertit. Cliquez sur OUI pour que la clôture annuelle génère les
clôtures mensuelles et donc poursuivre la clôture.
Le logiciel lance un recalcul des soldes : si votre comptabilité n’est
équilibrée, la clôture est abandonnée : vous devez équilibrer vos
journaux.
Un message vous annonce que la clôture annuelle est terminée. Cliquez
sur Terminer : vous constatez que les dates en haut de l’écran ont
changé.
Pour consulter l’exercice clôturé, ou imprimer les états définitifs, accédez à la liste
des dossiers par Dossier + Ouvrir et sélectionnez, sur la ligne du dossier
concerné, les dates de l’exercice antérieur en cliquant sur la flèche.
Comment sauvegarder mon dossier ?
EBP Compta 69
10. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
10.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ?
La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier
unique dit fichier d'archive. Il s'agit en quelque sorte d'une copie (généralement
compressée) de vos données.
Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou
détériorées. Vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant
régulièrement des sauvegardes de vos données.
Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur dans un
répertoire de sauvegarde, sur une disquette, un disque amovible, ou sur Internet.
Il faut, de préférence, conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et
dans des lieux physiques différents (en prévention de problèmes graves comme
l'incendie).
10.2. Comment sauvegarder ?
Lancez la Sauvegarde par le menu Dossier + Sauvegarde. Dans la boîte de
dialogue Sauvegarde de données :
Choisissez l’endroit où la sauvegarde doit être réalisée.
Cochez l’option Sauvegarde Internet, si vous souhaitez enregistrer
votre dossier sur Internet.
Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre
service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les
sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors
de vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers
avec un partenaire comme votre expert comptable.
Vous pouvez protéger, si vous le souhaitez, votre sauvegarde par un
mot de passe grâce au bouton Crypter l’archive avec un mot de
passe.
Traitements particuliers
EBP Compta 71
LES FONCTIONS AVANCEES
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez
dans EBP Compta. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en
ligne, en accédant à la rubrique, grâce au mot clé dont le nom est indiqué cidessous
pour chaque fonctionnalité.
Pour rechercher une rubrique dans l’aide en ligne, appuyez sur la touche
F1, cliquez sur le bouton Rubriques d’aide, accédez à l’onglet Index et
tapez le mot clé.
1. TRAITEMENTS PARTICULIERS
1.1. La création des guides d’écritures
Il s’agit de créer de nouveaux guides utilisables ensuite dans l’option Saisie
guidée du menu Quotidien. Cette création s’effectue à partir du menu Données
(aide en ligne mot clé Création d’un guide d’écritures).
1.2. La gestion des abonnements
Un guide d’abonnement permet de générer automatiquement, à intervalles
réguliers (semaine, mois, trimestre …) les écritures comptables correspondant à
des charges ou des produits d’un montant fixe (abonnement, loyer …). Le
paramétrage des abonnements est réalisé en plusieurs étapes (aide en ligne mot
clé Création d’un guide d’abonnement).
1.3. La gestion des modes de règlement
Les modes de règlements permettent de distinguer les règlements clients
encaissés et de déposer en banque les règlements d’un certain type (en version
PRO), de suivre vos règlements fournisseurs en fonction de leur mode de
règlement (en version PRO), de saisir dans l’échéancier, le mode de règlement
utilisé pour le règlement d’une échéance. Vous pourrez également, en version
PRO, générer un fichier LCR et un fichier Prélèvements au format ETEBAC,
générer un fichier de virements, générer des lettres-chèques. (aide en ligne mot
7clé Mode de règlement).
LES FONCTIONS AVANCEES
72 EBP Compta
1.4. La gestion analytique
La ventilation analytique consiste à associer chaque dépense et chaque recette à
des postes (encore appelés centres de profit) précis. Il s’agit donc d’une gestion
détaillée de vos charges et de vos produits afin de suivre l'évolution de votre
société pour un poste et une période précise (aide en ligne mot clé Analytique).
1.5. La gestion budgétaire
La gestion budgétaire permet de contrôler si les réalisations sont ou non
conformes aux prévisions (aide en ligne mot clé Budgets).
1.6. Les chéquiers (version PRO)
La gestion des chéquiers permet, lors de la saisie des règlements de tiers,
d’affecter un numéro de chèque à votre écriture de règlement. Ce numéro
permet, par la suite, d’effectuer une recherche d’écritures sur ce critère (aide en
ligne mot clé Chéquier).
1.7. La gestion des devises (version PRO)
Il s’agit d’enregistrer des montants en devise (aide en ligne mot clé Devises).
1.8. La gestion des immobilisations (version PRO ou produit
seul)
Le menu Immobilisations vous permet de créer vos fiches d’immobilisation, de
consulter vos plans d’amortissement en fonction de la méthode de calcul choisie
(linéaire, dégressive, dérogatoire et non amortissable), de générer vos écritures
de dotation et de cession, de référencer vos biens en crédit-bail, et de gérer les
éclatements (aide en ligne mot clé Immobilisations).
Menu Quotidien
EBP Compta 73
2. MENU QUOTIDIEN
2.1. Les encaissements et les décaissements (version PRO)
Il s’agit d’une part de gérer les règlements clients par mode de règlement dans un
journal de valeurs en attente, de générer si besoin un fichier de LCR ou de
prélèvements, puis de déposer les règlements en banque.
Il s’agit d’autre part de solder très rapidement les échéances dues aux
fournisseurs, de saisir le mode de règlement correspondant, d’éditer au besoin
une lettre, une lettre-chèque ou une lettre-traite. Vous avez de plus la possibilité
de générer un fichier de virements (aide en ligne mot clé Encaissements).
2.2. Le rapprochement bancaire automatique (version PRO)
Il s’agit pour le logiciel de pointer automatiquement les écritures de banque
communes à votre comptabilité et à votre relevé bancaire (aide en ligne mot clé
Rapprochement automatique).
2.3. La recherche d’écritures
La recherche d’écritures permet de définir des critères de recherche et d’obtenir
les écritures répondant à ces critères. Vous pouvez également imprimer et
exporter cette sélection d’écritures (aide en ligne mot clé Recherche
d’écritures).
2.4. Les écritures de simulation
Il s’agit de saisir des écritures simulées, qui pourront à tout moment être
confirmées ou supprimées (aide en ligne mot clé Ecritures de simulation).
2.5. Les prévisions de trésorerie
Les prévisions de trésorerie permettent d’établir une situation prévisionnelle des
entrées et des sorties à venir (aide en ligne mot clé Prévisions de trésorerie).
LES FONCTIONS AVANCEES
74 EBP Compta
3. MENU IMPRESSIONS
3.1. Le suivi de balance mensuel (version PRO)
Ce suivi permet d’obtenir l’évolution des soldes des comptes sur six ou douze
mois.
3.2. Les statistiques et ratios de gestion (version PRO)
Il s’agit d’un ensemble d’états permettant d’obtenir des statistiques (aide en ligne
mot clé Statistiques et ratios de gestion).
3.3. Les tableaux de gestion (version PRO)
Cette appellation regroupe trois tableaux : marge brute, résultat d’exploitation et
résultat net comptable. (aide en ligne mot clé Marge brute)
3.4. Les listes diverses
Il s’agit d’imprimer tous les fichiers créés à partir du menu Données.
Menu Clôture
EBP Compta 75
4. MENU CLOTURE
4.1. Validation des écritures
La Validation permet de rendre irréversible le contenu d’une écriture comptable,
c’est-à-dire tout ce qui la compose.
Seuls l’échéancier, l’analytique, le lettrage et le rapprochement bancaire seront
encore possibles sur les lignes validées.
Cette opération est indispensable afin que votre comptabilité soit considérée
comme sincère, régulière et probante par l’administration fiscale.
Cette étape est nécessaire avant la clôture de vos mois, et donc de votre
exercice.
Attention
Une fois les écritures validées, elles ne seront plus modifiables, ni supprimables.
Cette opération est irréversible. Une sauvegarde de vos données est vivement
conseillée. Vous pourrez cependant toujours ajouter de nouvelles écritures.
Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne, mot clé Validation
écritures.
4.2. La génération des soldes N-1
Il s’agit, lors du premier exercice, de générer les soldes N-1 des comptes à partir
des écritures saisies dans un journal d’à nouveaux. Cette option est accessible à
partir du menu Clôtures.
4.3. La génération des RAN provisoires
Cette génération permet d’effectuer une simulation de la clôture annuelle (aide en
ligne, mot clé A nouveaux provisoires).
LES FONCTIONS AVANCEES
76 EBP Compta
5. MENU OUTILS
5.1. Maintenance
Les outils de maintenance sont scindés en deux menus :
- la Maintenance Utilisateur regroupant des fonctionnalités relevant du
fonctionnement usuel du logiciel telles que le recalcul des soldes, la réindexation
par date …
- la Maintenance Technique regroupant des fonctionnalités à exécuter sous le
contrôle du service technique d'EBP telles que la Maintenance des journaux, la
suppression d’écritures …
Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne, mot clé
Maintenance.
5.2. Assistance comptable
Pour obtenir de l’aide sur les fonctionnalités de la révision comptable, accédez à
l’option concernée, grâce au menu Outils + Assistance Comptable, et appuyez
sur la touche F1.
Réimputation d’écritures : il s’agit de déplacer une sélection
d’écritures d’un compte à un autre, d’un journal à un autre, d’un mois à
un autre.
Epuration du plan comptable : il s’agit de supprimer en une seule
manipulation une sélection de comptes non mouvementés.
Suivi et anomalies : c’est un état qui regroupe un certain nombre
d’informations utiles en fin d’exercice (version PRO).
5.3. Communication entreprise-expert
Il s’agit d’exporter les écritures saisies vers le logiciel de votre expert-comptable,
et d’importer les écritures saisies par votre expert-comptable (aide en ligne mot
clé Communication Entreprise-Expert). La communication peut se faire avec
les logiciels : EBP Comptabilité, APISOFT Comptabilité, API Comptabilité, CCMX
Winner, CCMW Expert, CEGID Sisco II, CIEL Comptabilité, COALA Comptabilité,
Champagne Informatique CI, SAGE Ligne 100, CADOR Dorac, QUADRATUS
Quadra Compta, COTE OUEST Bilan Plus, et AZUR Dia Compta.
Menu Outils
EBP Compta 77
5.4. Les importations et exportations de données
Il s’agit d’importer et d’exporter des données telles que les écritures, les guides
d’écritures, les comptes … Accédez à ces fonctionnalités par le menu Outils +
Import de données ou Export de données. Pour plus d’informations sur ces
options, accédez à la fonctionnalité souhaitée, et appuyez sur la touche F1.
INDEX
EBP Compta 79
INDEX
A
Abonnements ......................................................................................................71
Achats ...........................................................................................................38, 43
Activation.............................................................................................................19
Adresse ................................................................................................... 21, 25, 31
Aide à la révision...............................................................................................76
Aide en ligne....................................................................................................5, 26
Analytique............................................................................................................72
Annexe 3310 A....................................................................................................55
Avoir ....................................................................................................................39
B
Balance ...............................................................................................................59
Balance âgée ......................................................................................................60
Bilan ....................................................................................................................65
Bordereau de remise en banque .........................................................................42
Budget.................................................................................................................72
C
CA12 ...................................................................................................................56
CA3 .....................................................................................................................55
Chéquiers ............................................................................................................72
Client ...................................................................................................................31
Clôture annuelle ............................................................................................65, 66
Clôture mensuelle ...............................................................................................64
Communication entreprise-expert .......................................................................76
Compte..........................................................................................................30, 50
Compte de résultat ..............................................................................................65
Comptes associés ...............................................................................................32
Configuration requise ..........................................................................................12
Consulter un compte ...........................................................................................50
Contact.................................................................................................... 22, 25, 32
Contrepartie automatique....................................................................................36
Corriger une facture.............................................................................................40
Crédit.............................................................................................................43, 45
INDEX
80 EBP Compta
D
Dates d’exercice ............................................................................................22, 28
Débit ..............................................................................................................43, 45
Décaissements ....................................................................................................73
Déclaration CA12.................................................................................................56
Déclaration CA3...................................................................................................55
Déclaration de TVA..............................................................................................55
Dépense ..............................................................................................................41
Devises................................................................................................................72
E
Ecart de rapprochement ......................................................................................54
Echéance.............................................................................................................44
Echéancier...............................................................................................27, 47, 52
Echéancier détaillé ..............................................................................................62
Echéancier prévisionnel.......................................................................................62
Ecritures de simulation ..................................................................................66, 73
E-mail ..................................................................................................................11
Encaissements ....................................................................................................73
Equilibrage virtuel des journaux...........................................................................27
Escompte.............................................................................................................39
Evaluation............................................................................................................18
Exportations.........................................................................................................77
F
Facture...............................................................................................38, 39, 43, 45
G
Grand-livre...........................................................................................................58
Guide d’abonnement ...........................................................................................71
Guides d’écritures................................................................................................71
H
Horaires ...............................................................................................................11
I
Identification...................................................................................................21, 25
Immobilisations ....................................................................................................72
Importations.........................................................................................................77
Installation monoposte.........................................................................................13
Installation réseau................................................................................................15
INDEX
EBP Compta 81
J
Journal...........................................................................................................34, 58
Journal centralisateur ..........................................................................................65
Journal d’achats ..................................................................................................34
Journal de banque...............................................................................................36
Journal général....................................................................................................65
L
Lancement...........................................................................................................17
LCR .....................................................................................................................73
Lettrage ................................................................................................... 32, 50, 67
Lettrage approché ...............................................................................................28
Lettrage automatique...........................................................................................51
Lettrage en cours de saisie ..................................................................... 27, 48, 52
Lettres chèques...................................................................................................73
Lettres de relance................................................................................................63
Libellé de l’écriture...............................................................................................35
Libellés des écritures.....................................................................................27, 46
Libellés types.......................................................................................................46
Lisezmoi ................................................................................................................5
M
Marge brute .........................................................................................................74
Mode de saisie ....................................................................................................37
Modes de règlement............................................................................................71
Monoposte...........................................................................................................13
Mot de passe.......................................................................................................25
MSA.....................................................................................................................21
N
NAF ...............................................................................................................21, 25
Natures d’achat ...................................................................................................39
Nouveau dossier .................................................................................................21
Numéro de TVA.............................................................................................21, 25
Numérotation des pièces.....................................................................................35
P
Plan comptable.................................................................................. 23, 30, 45, 76
Pointer les règlements.........................................................................................42
Préférences .........................................................................................................26
Prélèvements ......................................................................................................73
Prévisions de règlements ....................................................................................61
Prévisions de trésorerie.......................................................................................73
Protocoles validés ...............................................................................................14
INDEX
82 EBP Compta
R
Raccourcis comptes ............................................................................................35
RAN provisoires...................................................................................................75
Rapprochement bancaire...................................................................22, 28, 53, 67
Rapprochement bancaire automatique................................................................73
Recette ................................................................................................................42
Recherche d’écritures..........................................................................................73
Règlement .....................................................................................................41, 47
Réimputation........................................................................................................76
Remise.................................................................................................................39
Remise en banque...............................................................................................41
Report à nouveau ................................................................................................66
Reports à nouveaux.......................................................................................65, 67
Réseau ................................................................................................................15
Réseaux validés ..................................................................................................14
Résultat d’exploitation..........................................................................................74
Résultat net comptable ........................................................................................74
Retards de paiements..........................................................................................60
Révision comptable .............................................................................................76
S
Saisie guidée ...........................................................................................37, 43, 71
Saisie non comptable ....................................................................................28, 37
Saisie standard..............................................................................................37, 45
Sauvegarde .........................................................................................................69
Service technique ................................................................................................11
Solde .............................................................................................................46, 53
Soldes N-1...........................................................................................................75
Statistiques ..........................................................................................................74
Suivi de balance mensuel....................................................................................74
T
Tableaux de gestion ............................................................................................74
Taux.....................................................................................................................33
Taux de TVA........................................................................................................29
Traite ...................................................................................................................73
Trésor public........................................................................................................26
Trésorerie ............................................................................................................41
TVA......................................................................21, 25, 26, 29, 33, 46, 48, 55, 56
V
Vente .............................................................................................................39, 45
Ventes comptoir...................................................................................................40
Virements.............................................................................................................73
INDEX
EBP Compta 83
Z
Z de caisse..........................................................................................................40
NOTES
EBP Compta
Pour Windows XP et Vista
Manuel utilisateur
i
1 FÈlicitations !............................................................................................................................................... 1
2 Convention d'utilisation díEBP.................................................................................................................... 3
3 A lire attentivement..................................................................................................................................... 5
4 Licence d'utilisation..................................................................................................................................... 7
5 L'assistance technique ............................................................................................................................... 9
6 GÈnÈralitÈs sur le Produit......................................................................................................................... 11
32 ComptabilitÈ (gÈnÈralitÈs)....................................................................................................................... 19
49 Dossier.................................................................................................................................................... 25
118 Affichage............................................................................................................................................... 43
121 Immobilisations..................................................................................................................................... 45
143 OpÈrations Comptables Courantes ...................................................................................................... 57
306 Impressions ........................................................................................................................................ 119
375 Fichiers de DonnÈes........................................................................................................................... 149
463 RÈvision Client.................................................................................................................................... 175
486 OpÈrations de ClÙture ........................................................................................................................ 185
523 Outils................................................................................................................................................... 191
Index .......................................................................................................................................................... 237
1
1 FÈlicitations !
Vous venez díacquÈrir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne contextuelle prÈsente votre logiciel et donne toutes les informations nÈcessaires ‡
son installation et ‡ sa dÈcouverte.
3
2 Convention d'utilisation díEBP
PrÈambule
En achetant un progiciel EBP (de la StÈ EBP SA au capital díun million díeuros immatriculÈe au RCS de Versailles N° 330 838 947), ´ le Client ª fait líacquisition du droit non exclusif de l'utiliser ‡ des fins personnelles ou
professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transfÈrer ou laisser transfÈrer le
progiciel vers d'autres ordinateurs via un rÈseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou
sa documentation selon la loi en vigueur sauf ‡ des fins exclusives de sauvegarde. Chaque
utilisateur sur son poste de travail doit bÈnÈficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel ´ monoposte ª ne donne droit qu'‡ UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou rÈseau nÈcessite une licence correspondante. L'ensemble des
progiciels est protÈgÈ par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu ‡
des poursuites judiciaires civiles et/ou pÈnales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils
ne peuvent faire líobjet díun nantissement ou díune location ‡ aucun titre que ce soit. EBP se rÈserve
le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Livraison, Suivi et Droit de rÈtractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 )
En vertu de líarticle L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP síengage, sauf mention
expresse et spÈciale sur ses documents commerciaux, ‡ livrer les progiciels au plus tard dans les 3
jours ouvrÈs qui suivent la commande. A ce dÈlai, síajoutent les dÈlais postaux en vigueur. En cas de
tÈlÈchargement, les progiciels sont disponibles immÈdiatement. En conformitÈ avec líarticle L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre líexÈcution
de sa commande, par un numÈro díappel tÈlÈphonique fixe et non surtaxÈ accessible depuis le
territoire mÈtropolitain. En conformitÈ avec líarticle L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informÈ quíil ne
peut pas exercer son droit de rÈtractation auquel il renonce expressÈment et ce dËs la livraison du
logiciel dans la mesure o˘ le Client ou líun de ses prÈposÈs fait une demande díactivation au moyen
du N° de licence du produit et díune ´ raison sociale ª. Il en est de mÍme si un contrat de services
est souscrit dont líexÈcution commence immÈdiatement ‡ compter de líactivation du logiciel qui est
fait de faÁon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de mÍme si le
logiciel complet est tÈlÈchargÈ par Internet. …tendue des obligations de support díEBP
Les services díassistance díEBP sont destinÈs ‡ fournir des conseils, des recommandations et des
informations relatifs ‡ líusage des progiciels EBP dans les configurations matÈrielles et logicielles
requises. EBP síengage ‡ fournir au CLIENT les conseils les plus adÈquats pour aider ‡ rÈsoudre les
problËmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans líutilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de rÈsolution des problËmes. Les services de support díEBP
qui font líobjet díun contrat distinct des prÈsentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et
níincluent pas le support sur site. Assistance de proximitÈ sur le site
Líutilisateur doit pouvoir faire appel ‡ un professionnel de líinformatique pour dÈnouer sur son site
une difficultÈ technique dont la cause ne serait pas dÈterminÈe ou rÈsolue par líassistance
tÈlÈphonique díEBP. Pour ce faire, le Client reconnaÓt conclure avec un distributeur ou un
professionnel de líinformatique une convention pour líassister sur site en cas de besoin. Cette
convention fixe les conditions díintervention de ce professionnel. EBP ne peut Ítre rendu
responsable díun dÈfaut díaccord ou des consÈquences díun non-respect des obligations
rÈciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des donnÈes
Printed Documentation
4
Le CLIENT reconnaÓt avoir ÈtÈ informÈ par EBP et/ou par son distributeur quíil est prudent en termes
de bonne gestion informatique, de procÈder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures ‡ la
sauvegarde des systËmes, programmes et fichiers de donnÈes, et que líabsence díune telle
sauvegarde rÈduit de maniËre significative ses chances de limiter líimpact des dommages qui
pourraient rÈsulter díune irrÈgularitÈ dans le fonctionnement de son systËme ou ses progiciels et peut
rÈduire la portÈe des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaÓt quíil est de sa
responsabilitÈ de mettre en úuvre une procÈdure pour assurer la rÈcupÈration des donnÈes, fichiers
ou programmes dÈtruits, endommagÈs ou perdus. EBP ne saurait Ítre tenue responsable en cas de
perte de donnÈes. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des prÈsentes seront conformes, pour
l'essentiel, au besoin díun utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'Ètat sans garantie d'aptitude
‡ une utilisation particuliËre, tous les risques relatifs aux rÈsultats et ‡ la performance du progiciel
sont assumÈs par l'acheteur. En toute hypothËse, EBP níassume que des obligations de moyens ‡
líexclusion de toute obligation de rÈsultat. La prÈsente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de maniËre non limitative, toute
garantie de qualitÈ ou díadÈquation ‡ un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaÓt que la
fourniture des services de support tÈlÈphonique dans le cadre díun contrat díassistance dÈpend de la
disponibilitÈ ininterrompue des moyens de communication et quíEBP ne peut garantir une telle
disponibilitÈ. Limitations de responsabilitÈ
Sauf disposition contraire díordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas
responsables ‡ raison de prÈjudices directs ou indirects (y compris les manques ‡ gagner,
interruptions díactivitÈ, pertes díinformations ou autres pertes de nature pÈcuniaire) rÈsultant díun
retard ou díun manquement commis par EBP dans la fourniture ou líabsence de fourniture des
services de support, alors mÍme quíEBP ou ses fournisseurs auraient ÈtÈ informÈs de l'ÈventualitÈ
de tels prÈjudices. EBP ne peut Ítre rendu responsable díun fonctionnement non conforme, díun
dysfonctionnement, díune inaptitude particuliËre ou díune absence de fonctionnalitÈ dans un de ses
progiciels. En outre, le CLIENT reconnaÓt quíEBP et ses fournisseurs ne seront responsables ‡
raison díaucun manque ‡ gagner subi par un tiers et d'aucune rÈclamation ou action en justice
dirigÈe ou intentÈe contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothËse, la responsabilitÈ díEBP ou de
ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excÈder, au total, les
sommes payÈes par le CLIENT ‡ EBP (ou ‡ son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du
service au titre du contrat díassistance. Líutilisateur reconnaÓt avoir ÈvaluÈ le logiciel de faÁon
approfondie par une dÈmonstration ou un test rÈel pour vÈrifier quíil est en adÈquation avec ses
besoins. Dispositions finales
Ces conditions gÈnÈrales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites
verbalement ou bien passÈes par tÈlÈphone, fax, courrier, email, formulaire Èlectronique ‡ l'attention
du service clients díEBP ou díun distributeur EBP. La validation díun formulaire en ligne vaut
acceptation par le client des prÈsentes CGV dËs lors que ce dernier a cochÈ la case prÈvue a cet
effet sur le formulaire. Les CGV font partie intÈgrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses prÈposÈs. ConformÈment ‡ Loi ´ Informatique et libertÈs ª du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit
d'accËs et de rectification aux donnÈes le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de
juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, mÍme en cas de pluralitÈ de dÈfendeurs ou
díappel en garantie.
5
3 A lire attentivement
Votre logiciel est prÍt ‡ líemploi et síadapte complËtement aux petites entreprises, aux prestataires et
aux artisans.
Il vous permet de traiter líensemble des t‚ches comptables : Saisie des Ècritures, Lettrage, Rapprochement Bancaire, DÈclaration de TVA, Journaux, Balance, Grand-Livre, Ètats prÈparatoires au
Compte de RÈsultat et au Bilan Ö
Le code díactivation
Le programme vous est livrÈ en version díÈvaluation qui propose líensemble des fonctionnalitÈs, selon la version choisie, pendant 40 jours (voir Ecran de bienvenue). Au del‡ de ces 40 jours, la
saisie sera limitÈe en nombre díÈcritures (consultez la partie intitulÈe Comment saisir le code
d'activation ?). Le fichier LISEZMOI
Avant d'utiliser ce produit ou lorsque vous rÈinstallez une mise ‡ jour de version, veuillez consulter le
fichier LISEZMOI accessible dans le logiciel ‡ partir du menu ?. Il contient toutes les modifications et
Èvolutions apportÈes au logiciel depuis que la documentation et/ou l'aide ont ÈtÈ rÈalisÈes. La sauvegarde
La sauvegarde est trËs importante puisqu'elle vous permet de sauvegarder l'ensemble des donnÈes
enregistrÈes par votre logiciel sur un support extÈrieur. Ainsi, en cas de problËme sur votre disque
dur ou sur vos fichiers, vous pourrez ‡ tout moment retrouver des donnÈes correctes.
7
4 Licence d'utilisation
Comment saisir le code díactivation ?
Lorsque vous installez le produit EBP, celui-ci reste en version díÈvaluation, cíest-‡-dire que vous
utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une pÈriode de 40 jours ‡ compter de
líinstallation. AprËs ce dÈlai, si vous níactivez pas votre application, le logiciel sera bridÈ ‡ 300
Ècritures. Pour activer le logiciel, vous devez introduire un code díactivation au lancement du logiciel, en
cliquant sur Activez votre logiciel, ou par la commande activer le logiciel du menu ?. Activation automatique
Líactivation se fait via le site Internet díEBP, la connexion ‡ notre site Web se fera
automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose díInternet. Ensuite, laissez-vous
guider par les instructions ‡ líÈcran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous níaurez
pas de code ‡ saisir. Activation manuelle
Cette option est ‡ utiliser si le poste sur lequel vous avez installÈ le logiciel níest pas connectÈ ‡
Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de líÈcran de bienvenue et sur le bouton Activer
manuellement. Saisissez manuellement tous les champs. AprËs enregistrement du code, vous travaillez alors sur une version activÈe du logiciel et vous avez
accËs au service technique d'EBP pour une durÈe fonction du contrat díassistance souscrit. Pour obtenir la dÈclaration de TVA agrÈÈe, un code díactivation particulier doit Ègalement Ítre
introduit. Si vous souhaitez exploiter les donnÈes du logiciel via une base de donnÈes (type Access), une
option de gÈnÈration ODBC est Ègalement disponible.
9
5 L'assistance technique
EBP Informatique met ‡ votre disposition une assistance technique qui rÈpond ‡ vos questions. Avant de nous contacter, notez ... Votre numÈro de licence, envoyÈ par notre service commercial : nos techniciens ne
pourront vous rÈpondre sans ce numÈro. La description du type de configuration matÈriel (type de l'ordinateur, l'Ètat du disque dur,
fonctionnement rÈseau ou monoposte...) Le logiciel que vous utilisez et sa version (menu ?) . Notre support tÈlÈphonique technique est ouvert :
Du lundi au jeudi : 8H00 ‡ 19H00
Le vendredi : 8H00 ‡ 18H00
Comment contacter le service technique ?
Utilisez notre ligne tÈlÈphonique directe (un standard vous accueille, si aucun technicien n'est
disponible, veuillez patienter vous Ítes sur une file d'attente). Composez le :
0811 65 20 00
(co˚t díun appel local)
Pour tout problËme technique, vous pouvez Ègalement nous adresser vos problËmes par e-mail au :
compta.support.fr@ebp.com
En prÈcisant votre numÈro de licence donnant droit ‡ l'assistance, le nom et la version du produit.
11
6 GÈnÈralitÈs sur le Produit
7 DÈmarrage
Bienvenue dans líaide de votre logiciel. Vous souhaitez :
CrÈer un dossier
Initialiser le dossier
Initialiser le plan comptable
Initialiser les journaux
Saisir sans aucune connaissance comptable :
Des achats, des ventes, des ventes comptoir, des rËglements en caisse, des rËglements en
banque. Saisir des Ècritures avec des connaissance comptables :
o En utilisant des guides prÈdÈfinis
o En saisie comptable standard
Consulter et lettrer un compte
Pointer la banque
Imprimer des donnÈes comptables
o Journaux
o Grand-Livre
o Balance
Sauvegarder le dossier
8 Installation rÈseau des produits de la gamme PRO d'EBP
ConÁus pour un environnement en mode ´ poste ‡ poste ª ou en mode ´ client/serveur ª, les produits
de la Gamme PRO ´ en rÈseau ª utilisent les technologies les plus avancÈes pour accÈder aux bases
de donnÈes. Une application de gestion/comptabilitÈ en rÈseau utilise votre installation de maniËre plus
intensive que les applications de bureautique. Elle peut par consÈquent rÈvÈler des dÈfauts non
constatÈs par le passÈ. Pour votre installation en rÈseau, il est recommandÈ de vous adresser ‡ un centre de compÈtence EBP
agrÈÈ qui devra valider líintÈgration du logiciel avec un matÈriel professionnel de qualitÈ installÈ dans les
rËgles de líart. Il sera nÈcessaire díinterroger le service technique d'EBP pour des renseignements ou
validations complÈmentaires. FiabilitÈ
Pour un fonctionnement correct de vos applications, il est indispensable d'avoir un rÈseau qui
fonctionne de faÁon fiable. EBP ne saurait Ítre tenu responsable de pertes de donnÈes
causÈes par un dÈfaut de votre installation ou par une mauvaise utilisation de votre matÈriel. Pour obtenir un rÈseau de bonne qualitÈ, nous vous demandons de suivre les recommandations
suivantes : Eviter les rÈseaux ‡ base de c‚bles coaxiaux, Avoir un c‚blage de bonne qualitÈ rÈalisÈ par du personnel qualifiÈ : paire
torsadÈe certifiÈe de catÈgorie 5 (c‚blage 100 Mbits),
Printed Documentation
12
Utiliser des cartes rÈseaux et des concentrateurs (hubs) ‡ 100 Mb de
marque rÈputÈe (EBP a identifiÈ certaines cartes posant des problËmes;
en cas de doute n'hÈsitez pas ‡ nous consulter), Utiliser une version ‡ jour des pilotes de cartes rÈseaux (de prÈfÈrence
certifiÈs Microsoft), En cas d'installation ‡ fort trafic (plusieurs postes sur le mÍme dossier
et/ou grande quantitÈ de documents dans un dossier), il est indispensable
d'avoir un rÈseau 100Mbits, Cette liste de recommandations n'est pas exhaustive. Elle ne saurait remplacer les conseils d'un
professionnel expÈrimentÈ. EBP fournit ‡ ses centres de compÈtences un outil ENetTest pour tester
votre rÈseau. Si celui-ci signale des erreurs, votre rÈseau est dÈfectueux et nos produits ne peuvent
donc pas fonctionner correctement. NÈanmoins, ENetTest ne peut dÈtecter que les problËmes les
plus importants. En effet, seul un professionnel peut vous garantir la fiabilitÈ de votre rÈseau. MÍme si votre rÈseau fonctionne parfaitement, il est indispensable d'effectuer rÈguliËrement des
sauvegardes (quotidiennes de prÈfÈrence). En effet, vous n'Ítes pas ‡ l'abri d'une dÈfaillance
ultÈrieure de votre matÈriel (entre autres au niveau de l'ordinateur, du rÈseau ou de l'alimentation
Èlectrique). En cas de coupure brutale de courant, les donnÈes indispensables au bon fonctionnement peuvent
Ítre dÈtruites. C'est pourquoi, nous vous recommandons de conserver l'ensemble de vos donnÈes
sur un seul ordinateur, protÈgÈ des dÈfaillances du rÈseau Èlectrique ‡ l'aide d'un onduleur (ou UPS).
Il est aussi indispensable d'arrÍter correctement les stations de travail en utilisant la procÈdure
prÈvue par Microsoft pour arrÍter Windows. En effet, un arrÍt brutal de l'ordinateur peut non
seulement entraÓner une perte du travail en cours, mais aussi une corruption de vos dossiers. Pensez donc ‡ vÈrifier que tous les utilisateurs de votre rÈseau connaissent et appliquent
parfaitement la procÈdure d'arrÍt. Pour plus de certitudes ou un complÈment d'information, n'hÈsitez pas ‡ contacter le service
technique d'EBP avec une description prÈcise (matÈriel et logiciel) de votre installation.
Informations sur le moteur de base de donnÈes
Les applications de la gamme PRO sont fournies en standard avec le moteur de base de donnÈes
Pervasive.SQL V8. Les versions PRO rÈseau Poste ‡ Poste sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Workgoup et les
versions PRO rÈseau Client/Serveur sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Client/Serveur. Sur une mÍme machine, il n'est pas possible de faire cohabiter deux moteurs diffÈrents. Si vous
utilisez d'autres logiciels (d'autres Èditeurs qu'EBP) qui utilisent la base de donnÈes Btrieve 6.15 ou
Pervasive.SQL 2000i, vous devez impÈrativement choisir d'utiliser le moteur Btrieve 6.15, Pervasive.SQL 2000i ou le moteur Pervasive.SQL V8 en tenant compte des licences de chacun de
ces moteurs en cas d'installation rÈseau. Si vous choisissez d'installer Pervasive.SQL V8, vous
devez vÈrifier la compatibilitÈ de cette autre logiciel avec ce nouveau moteur de base de donnÈes
auprËs de son Èditeur. Sinon, placer les donnÈes sur deux ordinateurs diffÈrents (l'un faisant
fonctionner Btrieve 6.15 ou Pervasive.SQL 2000i et l'autre Pervasive.SQL V8). 9 DÈsinstallation du produit
Si vous avez besoin de dÈsinstaller le programme (procÈdure díinstallation interrompue, problËme fichier
programme...), allez dans DÈmarrer + ParamËtres + Panneau de configuration et lancez líAjout /
Suppression de programmes. Ceci ne supprimera que les fichiers installÈs par la procÈdure
díinstallation sans toucher aux fichiers crÈÈs par líutilisateur. 10 Lien ODBC
GÈnÈralitÈs sur le Produit
13
Une option de gÈnÈration ODBC est disponible en version PRO et vous permet de rÈcupÈrer les
donnÈes afin de les exploiter via une base de donnÈes comme Access, gr‚ce ‡ des drivers ODBC. Attention : Aucune assistance technique ne sera apportÈe par nos techniciens sur líutilisation de
cette option. Utilisateurs díune version PRO
Installez la version complËte de Pervasive.SQL V8 prÈsente sur votre CD-Rom díinstallation dans le
rÈpertoire produits\outils\reseau. Ensuite, introduisez le code díactivation DDF (consultez la partie
intitulÈe Comment saisir le code d'activation ?). Les fichiers DDF seront simplement gÈnÈrÈs, lors de líouverture du dossier, dans le rÈpertoire du
dossier, sous Compta.0 (ou Compta.x). Utilisateurs díune version Standard
Contactez notre service commercial au 01.34.94.80.20. 11 PrÈsentation gÈnÈrale
Les barres d'outils
Les listes et grilles de saisie
L'impression
L'aperÁu Ècran
12 Mise ‡ jour d'un dossier
En cas díinstallation díune nouvelle version de votre logiciel, une mise ‡ jour de votre dossier vous sera
proposÈe dËs líouverture de celui-ci. Vous devez accepter cette mise ‡ jour pour accÈder ‡ votre
dossier, toutefois une sauvegarde de celui-ci est vivement conseillÈe avant cette opÈration. A noter que les Ècritures appartenant ‡ des mois clÙturÈs, et qui ne seraient pas validÈes car saisies sur
une version antÈrieure ‡ la 11.3, seront automatiquement validÈes afin díÍtre conforme au Bulletin
Officiel des ImpÙts n°12 du 24 janvier 2006 sur le contrÙle des comptabilitÈs informatisÈes. Ces Ècritures
ne seront donc plus ni modifiables, ni supprimables.
13 Formats de Variables
14 Comment crÈer un nouveau format de variable ?
Pour crÈer un format de variable, lancez líoption PrÈfÈrences du menu Dossier + PropriÈtÈs et
accÈdez ‡ líonglet Formats. Ces formats pourront Ítre applicables sur vos modËles díimpressions. Cliquez sur le bouton Nouveau afin díaccÈder ‡ líassistant qui dÈtaille toutes les Ètapes de la crÈation. Níoubliez pas de sauvegarder vos nouveaux modËles díimpression. Etape 1
Saisissez le nom du nouveau format et saisissez une description. Choisissez alors le type du format
‡ crÈer : NumÈrique ou MonÈtaire , Date, Heure, Logique et ChaÓne . Etape 2
Printed Documentation
14
Cette Ètape consiste ‡ dÈfinir l'apparence du format. Format NumÈrique ou MonÈtaire
DÈterminez le nombre de dÈcimales aprËs la virgule, líapparence du montant (couleur, parenthËse) en fonction de son signe (positif, nÈgatif ou nul), le choix díun sÈparateur de
milliers, l'affichage en pourcentage (montant divisÈ par 100 suivi du signe %) ou en toutes
lettres. De plus, vous pouvez dÈfinir un format MonÈtaire en prÈcisant le symbole de la monnaie (par
exemple E, Euros...)
Format Date
DÈterminez ici la couleur de la date, líaffichage ou non du jour du mois, du jour, du mois ou de
líannÈe et leur longueur. Format Heure
DÈterminez ici la couleur de líheure, líaffichage ou non des heures et des minutes et sur quelle
longueur. Format Logique
Indiquez le texte ‡ inscrire et sa couleur lorsque la condition est vraie, lorsque la condition est
fausse. Format ChaÓne
Indiquez la couleur de la chaÓne. Dans le cas particulier d'une chaÓne vide, vous pouvez
indiquer un texte ‡ faire apparaÓtre (INEXISTANT, AUCUN..) et sa couleur. Cliquez sur le bouton Terminer une fois dÈfinie l'apparence de votre format. Sauvegarde des formats
Les nouveaux formats níÈtant pas intÈgrÈs ‡ la sauvegarde du dossier, il vous faut
impÈrativement les sauvegarder par la commande Sauvegarde du menu Dossier en choisissant
líoption ëInformations de configurationí. Cette sauvegarde níest ‡ effectuer quíaprËs crÈation et
doit Ítre mise de cÙtÈ. 15 Une variable de type NumÈrique est une variable qui contient :
- des nombres qui pourront Ítre repris pour des calculs prÈcis (totaux, moyenne, max..)
- des valeurs avec dÈcimales avec choix d'un sÈparateur. Une variable de type MonÈtaire permet d'effectuer des choix sur la monnaie. 16 Une variable de type ChaÓne est une variable qui autorise tous les caractËres de saisie. Les
caractËres saisis sont pris dans leur ensemble (chaÓne) et ne peuvent faire l'objet d'aucun
calcul. 17 Une variable de type Logique est une variable qui prend comme Ètat (Oui ou Non, soit 1 ou 0). Lorsque la proposition est vraie (1) : OUI VRAI CORRECT...et sa couleur
Lorsque la proposition est fausse(0) : NON, FAUX, INCORRECT et sa couleur
18 Ecran d'Accueil
19 Ecran d'Accueil (logiciel non activÈ)
Le programme vous est livrÈ en version díÈvaluation du produit. Cette version propose líensemble des
fonctionnalitÈs, et est limitÈe ‡ 40 jours díutilisation ‡ compter de líinstallation. AprËs ce dÈlai, si vous
níactivez pas votre application, le logiciel sera limitÈe ‡ 300 Ècritures.
GÈnÈralitÈs sur le Produit
15
Comparez
Pour guider votre choix, cliquez sur Comparez les diffÈrentes versions du logiciel. Ce lien vous renverra sur le site Web díEBP. Evaluez
Vous souhaitez Èvaluer le logiciel, choisissez la version dans laquelle vous souhaitez rÈaliser cette
Èvaluation. Attention : Si vous travaillez sur votre dossier de comptabilitÈ R…EL en version
díÈvaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez
achetÈe est la mÍme que la version avec laquelle vous avez crÈÈ votre dossier. Achetez
Vous souhaitez acheter le logiciel, cliquez sur le lien correspondant qui vous renverra sur le site Web
EBP. Activez
Vous souhaitez continuer ‡ utiliser toutes les fonctions du logiciel, cliquez sur Activez votre logiciel. 20 Ecran d'Accueil (liste des dossiers)
A partir de cette fenÍtre, vous pouvez : Ouvrir : Un dossier ouvert rÈcemment : cliquez sur le nom du dossier ‡ ouvrir, ou cliquez sur la flËche
afin de sÈlectionner un ancien exercice. Le dossier de dÈmonstration : cliquez sur DÈmonstration. Un dossier non listÈ : cliquez sur Parcourir. Un autre dossier : cliquez sur le dossier de votre choix, ou cliquez sur la flËche afin de
sÈlectionner un ancien exercice. CrÈer un dossier : cliquez sur CrÈer un nouveau dossier. Sauvegarder un dossier en cliquant sur líicÙne sur la ligne du dossier. Supprimer un dossier ou un exercice en cliquant sur líicÙne sur la ligne du dossier. Attention, cette suppression est dÈfinitive. Retrouvez la liste des dossiers par líoption Ouvrir du menu Dossier. Consultez aussi la partie Ouvrir un
dossier. 21 Grilles de Saisie
22 PropriÈtÈs des listes ou des grilles de saisie
Toutes vos listes díÈcritures, de comptes, de journaux, de guides, Ö, ont des propriÈtÈs communes. Un menu contextuel, accessible par simple clic droit, donne accËs aux principales fonctions courantes, aux propriÈtÈs de la grille et ‡ la possibilitÈ de rafraÓchir les donnÈes affichÈes (touche F5). Utilisez les touches de direction Ctrl + Fin pour aller en fin de liste et Ctrl + pour aller en dÈbut de
liste. Utilisez les barres de dÈfilement gauche/droite et haut/bas pour afficher les donnÈes qui ne peuvent
apparaÓtre en totalitÈ.
Printed Documentation
16
Voici les diffÈrentes opÈrations que vous pouvez rÈaliser :
Modifier la largeur des colonnes
Trier la liste suivant une colonne
ParamÈtrer l'affichage des colonnes
Choisir l'ordre des colonnes
Modifier le format d'affichage des colonnes
Changer les propriÈtÈs de la grille
Filtrer vos enregistrements
23 Largeur des colonnes
Pour redimensionner la largeur d'une colonne, placez la souris ‡ hauteur du titre de la colonne, sur
l'extrÈmitÈ droite. Le curseur prend alors la forme suivante : . Tirez sur la droite ou sur la gauche pour augmenter ou diminuer la largeur de la colonne. Pour Èlargir automatiquement une colonne afin quíaucun caractËre ne soit tronquÈ, double-cliquez sur le
bord du titre de la colonne. 24 Tri suivant colonne
Lorsqu'un petit triangle marque un titre de colonne, cela signifie que votre liste peut Ítre triÈe suivant
un ordre croissant ou dÈcroissant, un ordre alphabÈtique ou un ordre chronologique en fonction des
donnÈes de cette colonne. Pour cela, cliquez sur le titre de la colonne. 25 Affichage des colonnes
Pour afficher ou masquer les colonnes dans une liste ou une grille de saisie :
1. AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit). 2. SÈlectionnez líonglet Variables qui affiche une liste de variables. Chaque variable correspond ‡ une
colonne de la grille. Líordre des variables de haut en bas correspond ‡ l'ordre des colonnes dans la
grille, de gauche ‡ droite. La coche signale les colonnes qui seront affichÈes. Un carrÈ grisÈ signifie
que la colonne ne peut Ítre dÈsactivÈe. 3. Pour afficher ou cacher une colonne, il vous suffit donc de cliquer dans le petit carrÈ ‡ gauche du
nom de la variable. 4. Cliquez sur le bouton OK pour valider. 26 Ordre des colonnes
Pour modifier líordre par dÈfaut de vos colonnes dans une liste ou une grille de saisie :
1. AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit). 2. SÈlectionnez líonglet Variables qui affiche une liste de variables. Chaque variable correspond ‡ une
colonne de la grille. Líordre des variables de haut en bas correspond ‡ líordre des colonnes dans la
grille, de gauche ‡ droite. La coche signale les colonnes qui seront affichÈes. 3. SÈlectionnez la variable colonne ‡ dÈplacer et cliquez sur les boutons Monter ou Descendre pour
qu'au niveau de la grille, la colonne correspondante se dÈplace vers la gauche ou vers la droite. 4. Cliquez sur le bouton OK pour valider . 27 Format d'affichage des colonnes
Pour modifier le format díaffichage des donnÈes dans une liste ou une grille de saisie :
1. AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit). 2. SÈlectionnez líonglet Format. 3. Ouvrez la liste dÈroulante des variables disponibles par simple clic sur la flËche. 4. SÈlectionnez la variable dont vous souhaitez modifier le format díaffichage.
GÈnÈralitÈs sur le Produit
17
5. Dans la liste des formats disponibles pour ce type de variable, sÈlectionnez le format ‡ appliquer. Pour
appliquer le format par dÈfaut, sÈlectionnez líicÙne . 6. Recommencez pour chacune des variables de votre grille dont vous souhaitez modifier le format. 7. Cliquez sur le bouton OK pour valider. La modification du format díaffichage díune grille nía aucune incidence dans les impressions. En
impression, chaque variable est imprimÈe selon le format par dÈfaut. Pour imprimer une variable selon
un format prÈcis, vous devez paramÈtrer le modËle díimpression avec le gÈnÈrateur díÈtat EBP. 28 PropriÈtÈs de la grille - Description des onglets
Onglet Formats
Cet onglet permet de modifier le format d'affichage des donnÈes de la grille/liste afin de les adapter ‡
votre convenance. Onglet Variables
Cet onglet permet de cacher ou d'afficher les colonnes de la liste/grille. Vous pouvez Ègalement
choisir l'ordre d'affichage des colonnes. Onglet Filtres
Cet onglet permet de gÈrer des filtres pour la grille/liste courante. Vous pouvez ainsi crÈer un nouveau filtre, activer/dÈsactiver un filtre existant, modifier les critËres
díun filtre et supprimer un filtre inutile. Onglet Affichage
Cet onglet permet d'activer ou non le zoom dans les colonnes lorsque le contenu d'une zone est
tronquÈ (lorsque la largeur d'une colonne est infÈrieure ‡ la largeur du contenu de la zone). 29 Les filtres
Dans toute les listes ou grilles de saisie, vous pouvez filtrer les enregistrements (lignes) qui
apparaissent, selon des critËres approfondis. Pour cela, vous devez :
crÈer les filtres que vous souhaitez utiliser, cíest-‡-dire dÈfinir les sÈlections multicritËres que
vous souhaitez appliquer
activer l'un de ces filtres pour afficher uniquement les enregistrements rÈpondant aux critËres
dÈfinis dans le filtre. 30 Comment crÈer un filtre ?
Pour crÈer un filtre sur une grille :
1. Ouvrez tout díabord la liste ou la grille de saisie concernÈe. 2. AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit). 3. SÈlectionnez líonglet Filtre. Si des filtres ont dÈj‡ ÈtÈ dÈfinis, ils apparaissent dans la liste. 4. Cliquez sur le bouton Nouveau pour dÈfinir un nouveau filtre, le logiciel crÈe une ligne marquÈe sur la
gauche par un triangle bleu et portant le nom . Cette ligne correspond au nouveau filtre que
vous allez dÈfinir. 5. Cliquez sur le bouton Renommer pour modifier le nom par dÈfaut. Saisissez alors un nom dÈcrivant
succinctement líobjet du filtre (par exemple, Montant>500, ou encore Compte de Tiers
uniquementÖ.).
Printed Documentation
18
6. Pointez maintenant le type de filtre ‡ crÈer . Si le filtre rÈpond ‡ un critËre unique, pointez Une condition. Si vous dÈsirez crÈer un filtre rÈpondant ‡ plusieurs critËres de sÈlection, pointez Groupe de
Conditions : le nom du filtre devient par dÈfaut . Cliquez alors sur le
bouton Ajouter pour dÈfinir la premiËre condition, reprÈsentÈe par une sous-ligne signalÈe par
un carrÈ gris. 7. Pour dÈfinir la condition, vous devez indiquer la variable sur laquelle vous dÈsirez appliquer un
critËre prÈcis, choisir la relation et saisir la valeur de comparaison (qui peut correspondre ‡ une
borne infÈrieure, supÈrieure, une date maximale, Ö. . La condition est alors complËte. 8. Si le filtre est de type Une condition, cliquez sur OK pour valider. Si le filtre est de type Groupe de conditions, cliquez sur le bouton Ajouter pour valider la
premiËre condition et dÈfinir la suivante. Vous devez alors dÈterminer si cette deuxiËme
condition est exclusive (OU) ou inclusive (ET). Pour cela, cliquez sur le petit carrÈ gris situÈ ‡ gauche de la condition pour faire apparaÓtre soit
un ET, soit un OU. Si vous crÈez deux conditions reliÈes par un ET, ‡ líapplication du filtre, seuls les
enregistrements rÈpondant ‡ la condition 1 ET ‡ la condition 2 seront affichÈs. Si vous crÈez deux conditions reliÈes par un OU, tous les enregistrements rÈpondant ‡ la
condition 1 ou ‡ la condition 2 seront affichÈs. Comme vous le voyez le rÈsultat níest
absolument pas le mÍme. CrÈez autant de conditions que souhaitez et cliquez sur le bouton OK pour valider. 9. Le nouveau filtre est crÈÈ est apparaÓt dans la liste. Vous pourrez ‡ tout moment l'appliquer sur la
grille. 31 Comment activer un filtre ?
Pour activer un filtre sur une liste ou une grille de saisie, et afficher uniquement les enregistrements
(lignes) rÈpondant aux critËres du filtre :
1. Ouvrez tout díabord la liste ou la grille de saisie concernÈe. 2. AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit). 3. SÈlectionnez líonglet Filtre. 4. Cochez la case Utiliser un filtre et pointez le filtre ‡ appliquer. 5. Cliquez sur le bouton Appliquer pour lancer le filtre sans sortir de la gestion des filtres. La liste est
alors filtrÈe, seuls les enregistrements rÈpondant aux critËres du filtre apparaissent. 6. Cliquez sur OK pour conserver ce filtre et revenir ‡ la grille/liste.
19
32 ComptabilitÈ (gÈnÈralitÈs)
33 Ecritures types
Vente
Compte Description DÈbit CrÈdit
41Ö Client 1196,00
4457Ö TVA collectÈe 196,00
7Ö Produit 1000,00
Achat
Compte Description DÈbit CrÈdit
6Ö
ou 2Ö
Charge
ou Immobilisation
1000,00
4456Ö TVA dÈductible 196,00
40Ö Fournisseur 1196,00
RËglement client
Compte Description DÈbit CrÈdit
41Ö Client 1196,00
5Ö TrÈsorerie 1196,00
RËglement fournisseur
Compte Description DÈbit CrÈdit
40Ö Fournisseur 1196,00
5Ö TrÈsorerie 1196,00
Remarque : Le sens des Ècritures nía pas díimportance. Vous pouvez, si vous le dÈsirez, commencer la
saisie systÈmatiquement par le compte de tiers afin díen rÈcupÈrer son libellÈ.
34 Quíest-ce que le Lettrage ?
Le Lettrage consiste ‡ pointer les factures avec les rËglements correspondants, et ainsi de connaÓtre les
impayÈs de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : toutes les factures non pointÈes correspondront
aux factures non payÈes. Le Lettrage concerne donc les comptes de tiers. Dans la fiche de chaque
Compte, vous pouvez autoriser ou interdire le Lettrage.
Important : Lors de la clÙture annuelle, líopÈration de lettrage est líunique maniËre de
conserver sur líexercice suivant les Ècritures en attente de rËglement. Plusieurs types de lettrage sont disponibles :
Le Lettrage manuel
Printed Documentation
20
Le Lettrage Automatique
Le Lettrage en cours de saisie
Le Lettrage partiel
Tout au long de líannÈe, le lettrage vous permet de suivre vos comptes de tiers avec prÈcision ‡ partir
des traitements suivants :
Consultation d'un Compte (Type díÈcritures), Impression du Grand-Livre (bouton Options), Relances clients, Balance AgÈe, PrÈvisions de RËglements. 35 Les ÈchÈances
La saisie díune date díÈchÈance lors de líenregistrement de vos factures permet de tenir un EchÈancier
PrÈvisionnel contenant toutes les lignes díÈchÈances de vos tiers.
Lors de líenregistrement du rËglement díun tiers, les lignes díÈchÈances en cours vous seront
proposÈes, vous pourrez ainsi solder la ligne díÈchÈance partiellement ou en totalitÈ. Le montant d˚ sera
alors mis ‡ jour, et le lettrage se fera automatiquement si le montant de la facture et le montant du
rËglement sont identiques. Si vous souhaitez tenir un ÈchÈancier, pointez Une ÈchÈance (toutes versions), ou EchÈancier DÈtaillÈ
(en version PRO) dans líonglet Saisie du menu Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences. De plus, vous pourrez prÈciser, dans le paramÈtrage du Compte (DonnÈes + Plan Comptable
Entreprise), si vous souhaitez que la fenÍtre díÈchÈances soit ou non ouverte en saisie díÈcritures (case
Sans ÈchÈance). Consultez les parties suivantes :
Enregistrement d'une facture avec ÈchÈance
Pointage d'une ÈchÈance
36 Impression et suivi des ÈchÈances
Les impressions de la Balance AgÈe, des PrÈvisions de RËglements, de líEchÈancier PrÈvisionnel et
de líEchÈancier DÈtaillÈ permettent de suivre vos encaissements et dÈcaissements en retard, ou ‡
venir. Les Lettres de Relance síappliquent aux clients en retard de paiement par rapport ‡ la date
díÈchÈance. 37 EchÈancier : Enregistrement díune facture avec ÈchÈance
Saisissez la date díÈchÈance des factures par les options suivantes : Par Mes Achats ou Mes Ventes
Par la Saisie Standard
Par la Saisie GuidÈe
Par la Saisie au KilomËtre
ComptabilitÈ (gÈnÈralitÈs)
21
Le logiciel propose par dÈfaut, la date du jour ou la date calculÈe ‡ partir des indications saisies dans la
fiche du compte. 38 La gestion analytique
39 Quíest-ce quíune gestion analytique ?
La ventilation analytique consiste ‡ associer chaque dÈpense et chaque recette ‡ des postes (ou
centres de profit) prÈcis. Alors que l'Ècriture comptable classique enregistre la dÈpense de faÁon globale, l'Ècriture analytique
va attribuer pour chaque centre de profit ou de co˚t concernÈ, le montant de la dÈpense ou de la
charge qui lui revient. La gestion analytique correspond donc ‡ une gestion dÈtaillÈe de vos charges et de vos produits afin
de suivre l'Èvolution de votre sociÈtÈ pour un poste et une pÈriode prÈcise. De cette analyse dÈcoule
certaines dÈcisions concernant la rentabilitÈ d'un secteur, díun service, díun produit, díun atelier... Remarque : En version millÈsimÈe, vous ne pouvez ventiler une Ècriture que sur un seul poste. En version PRO, vous pouvez ventiler une Ècriture sur plusieurs postes et sur plusieurs axes. 40 La gestion analytique multi-axes (en version PRO)
Il síagit de suivre le dÈtail de vos charges et de vos produits sur un, deux ou trois axes analytiques
distincts. La gestion par axe vous permet de procÈder ‡ une analyse des charges et des produits
suivant des critËres d'analyses diffÈrents. De ce fait, la somme ‡ enregistrer devra Ítre ventilÈe ‡ 100% sur chacun des trois axes. Lorsque la
ventilation díune somme ne concerne pas un axe, ou est ventilÈe ‡ moins de 100% sur un axe, le
logiciel enregistre automatiquement la diffÈrence sur un poste DIVERS. Exemple de ventilation multi-axes
Vous suivez deux axes : líaxe Services et líaxe Produits. Dans l'axe Services, vous dÈfinissez les postes : Administratif, Logistique, Marketing. Dans l'axe Produits, vous dÈfinissez les postes : Outils, Produits MÈnagers, Peinture, Bois. Vous enregistrez les Ècritures correspondant aux opÈrations suivantes : 2 000 Euros de dÈpenses correspondant ‡ des frais de publicitÈ (PROMO sur le bois), 1 500 Euros de ventes correspondant ‡ une scie sauteuse
1 000 Euros correspondant au loyer. Les ventilations analytiques seront les suivantes :
Ecriture comptable Axe Services Axe Produits
Frais de publicitÈ (2000) Poste Marketing : 100 % Poste Bois : 100 %
Scie sauteuse (1500) Poste Divers : 100 % Poste Outils : 100 %
Loyer (1000) Poste Administratif : 30 %
Poste Marketing : 40 %
Poste Logistique : 40 %
Poste Divers : 100 %
41 Mise en place de votre gestion analytique
1. Dans líonglet Analytique de líoption Dossier + PrÈfÈrences + PrÈfÈrences, nommez líaxe ou les
axes que vous souhaitez suivre.
Printed Documentation
22
2. CrÈez vos postes analytiques par líoption Postes Analytiques du menu DonnÈes + Analytique et
BudgÈtaire. 3. CrÈez vos grilles analytiques par líoption Grilles de Ventilations du menu DonnÈes + Analytique
et BudgÈtaire. 4. Associez les grilles aux comptes de charges et de produits, dans líonglet Analytique de la fiche du
compte, accessible par le menu DonnÈes + Plan Comptable Entreprise. 5. Dans la mÍme option, dÈcochez líoption Sans analytique pour les comptes de charge et de produit
que vous souhaitez ventiler automatiquement en saisie díÈcritures. 42 Saisie analytique
Pour gÈrer líanalytique, cochez líoption Analytique en temps rÈel dans les propriÈtÈs de votre
dossier (Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences, onglet Saisie). 43 En version MillÈsimÈe
En Saisie Standard, une colonne Poste vous permet díindiquer le poste analytique sur lequel
vous souhaitez ventiler le montant. Saisissez le poste ou sÈlectionnez-le dans la liste accessible
par líicÙne , ou par les touches ou F4. Si aucun poste níest prÈcisÈ, le logiciel impute automatiquement le montant au poste DIVERS. 44 En version PRO
En Saisie Standard ou en Saisie au KilomËtre, sur une Ècriture avec un compte de vente ou
díachat, le logiciel applique automatiquement la grille de ventilation associÈe au compte pour
chacun des axes. Si aucune grille nía ÈtÈ associÈe au compte, vous devez vous mÍme saisir les
postes et le pourcentage ‡ leur ventiler. Pour chaque axe analytique, vous devez imputer 100% du montant total. Tant que ce pourcentage níest pas atteint, vous pouvez dÈfinir une nouvelle ligne de ventilation. Vous pouvez bien entendu renseigner les postes díun seul axe, dans ce cas le montant sera
imputÈ automatiquement ‡ 100% sur le poste DIVERS dans les axes non renseignÈs. Utilisez la touche EntrÈe pour modifier une ligne de ventilation et la touche Tabulation pour
vous dÈplacer de colonne en colonne. Utilisez la touche FlËche Basse pour ajouter une nouvelle ligne de ventilation (possible
uniquement si le montant ventilÈ est infÈrieur ‡ 100%). Utilisez le bouton Solder pour gÈnÈrer automatiquement le pourcentage et le montant restant ‡
ventiler. Une colonne A permet de signaler avec une flËche les Ècritures sur lesquelles une ventilation
analytique a ÈtÈ enregistrÈe. Pour ajouter cette colonne, dans líoption de saisie, utilisez le clic
droit de la souris afin díatteindre le menu contextuel et choisissez líoption PropriÈtÈs. Cochez la
variable A, et validez par OK. 45 Suivi analytique
La commande Analytique et BudgÈtaire du menu Impressions permet díanalyser la productivitÈ de
votre sociÈtÈ de faÁon dÈtaillÈe. 46 Encaissements et DÈcaissements
Encaissements
La saisie des encaissements síeffectue en deux temps :
La saisie des paiements reÁus
Le dÈpÙt des valeurs en attente
ComptabilitÈ (gÈnÈralitÈs)
23
La saisie des paiements reÁus permet de gÈrer vos paiements par mode de rËglement (chËque, carte bleue, LCR, prÈlËvements, ...) dans un journal des valeurs en attente. Ces rËglements sont
comptabilisÈs en tant que valeurs encaissÈes mais non encore enregistrÈs en banque. Vous pouvez
donc vÈrifier vos valeurs encaissÈes, les regrouper et les dÈposer en banque les rËglements díun
certain mode (par exemple tous les chËques ‡ la banque BGP, et toutes les espËces ‡ une autre
banque). Avant de dÈposer les valeurs en attente, vous pouvez gÈnÈrer un fichier ‡ la norme AFB contenant
les rËglements de type LCR ou les rËglements de type PrÈlËvement. La gÈnÈration de l'Ècriture comptable du rËglement client s'effectue donc en deux fois :
1. Lors de la saisie des paiements reÁus, une premiËre Ècriture de type : 411 -> 511, gÈnÈrÈe dans un
journal de valeurs ‡ líencaissement, enregistre le rËglement comme valeurs encaissÈes et utilise le
numÈro de compte indiquÈ dans chaque fiche Mode de rËglement. 2. Lors du dÈpÙt en banque, une seconde Ècriture impute le rËglement ‡ la banque (511 -> 512). DÈcaissements
Le rËglements des tiers permet de solder trËs rapidement des ÈchÈances en attente de rËglement et
díenregistrer des rËglements partiels. La saisie díun mode de rËglement permet de retrouver les
rËglements selon leur mode (ChËque, Virements..) et díÈditer, dans le cas díun rËglement par
chËque, une lettre-chËque. Vous avez la possibilitÈ de gÈnÈrer un fichier bancaire ‡ la norme AFB
des rËglements de type Virement. Consultez aussi la partie : Comment gÈnÈrer un fichier de LCR, PrÈlËvements ou Virements ?
47 Enregistrement d'un paiement reÁu
Un paiement client peut Ítre enregistrÈ de plusieurs faÁon :
Par la Saisie Standard : il síagit de la saisie comptable classique ;
Par la Saisie au KilomËtre : il síagit díune saisie en vrac ;
Par la Saisie GuidÈe : il síagit de saisir dans une grille prÈdÈfinie ;
Par les masques de saisie non comptable : il síagit de saisir des recettes sans notion
comptable ;
Par líoption de Saisie des Paiements ReÁus : il síagit de traiter vos paiements reÁus comme
valeurs en attente pour pouvoir les dÈposer ultÈrieurement sur la banque de votre choix en
fonction du mode de rËglement. 48 NumÈrotation des piËces
Lorsque vous saisissez une Ècriture, vous pouvez saisir un numÈro de piËce. Cette saisie est vivement
conseillÈe pour un meilleur suivi de vos Ècritures (numÈrotation des Ècritures, numÈro de facture, numÈro de chËque Ö). Nous vous rappelons que conformÈment ‡ líarticle 420-2 du Plan comptable GÈnÈral, tout
enregistrement comptable doit prÈciser les rÈfÈrences de la piËce justificative qui líappuie. ConformÈment ‡ líarticle 410-3 du Plan Comptable GÈnÈral, les comptabilitÈs informatisÈes
doivent permettre de retrouver ‡ partir des Ècritures comptables les piËces justificatives de ces
Ècritures. En cas díabsence de ce lien, la comptabilitÈ informatisÈe peut Ítre considÈrÈe comme
irrÈguliËre ou non probante.
Printed Documentation
24
Au niveau de votre logiciel, ce numÈro est obligatoire dans les cas suivants :
1 Si vous gÈrez la TVA sur les encaissements, vous devez obligatoirement saisir un numÈro de piËce
pour vos Ècritures de ventes et díachats pour que la TVA soit reconnue. De plus, si vous ne pointez
pas vos ÈchÈances, indiquez le mÍme numÈro de piËce sur la facture et le rËglement pour un pointage
automatique, ce qui est indispensable en gestion de TVA sur les encaissements. 2 Le numÈro de piËce est obligatoire si vous souhaitez effectuer un lettrage automatique par piËce. Pour chaque journal (accessible par DonnÈes + Journaux), le logiciel met ‡ votre disposition trois
modes de numÈrotation diffÈrents :
3 En numÈrotation manuelle, vous saisissez vous-mÍme le numÈro de piËce. 4 En numÈrotation continue, le logiciel propose le dernier numÈro de piËce augmentÈ de 1. Vous
pouvez toutefois saisir un numÈro de piËce qui ne suit pas le dernier numÈro, le logiciel vous
proposera alors le numÈro de piËce disponible mÍme s'il est infÈrieur. Lorsque vous paramÈtrez le
journal, saisissez le numÈro de piËce qui correspond ‡ la derniËre piËce crÈÈe. Le numÈro de piËce
peut comporter des caractËres alphabÈtiques et numÈriques, par exemple ´ VE/0001 ª. Seule la partie
numÈrique est incrÈmentÈe. 5 La numÈrotation pÈriodique propose par dÈfaut le numÈro de piËce 1 ‡ la saisie de la premiËre
Ècriture du mois. Si vous saisissez un numÈro de piËce prÈcis, le logiciel garde en mÈmoire ce numÈro
et l'incrÈmente automatiquement ‡ la prochaine Ècriture du mÍme mois. Par exemple, si vous
saisissez le numÈro de piËce ´ AA1 ª sur une Ècriture, le logiciel proposera automatiquement ´ AA2 ª
‡ la prochaine Ècriture saisie dans le mÍme mois et dans le mÍme journal. La numÈrotation des piËces
est remise ‡ zÈro en dÈbut de chaque mois. Remarques :
Concernant vos factures díachat, nous vous conseillons díutiliser une numÈrotation continue et
de reporter le numÈro gÈnÈrÈ par le logiciel sur les factures imprimÈes. Le fait de changer le type de TVA (passage de TVA sur dÈbits ‡ TVA sur encaissements ou
inversement) est une action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est donc crÈÈ et archivÈ. Si une telle modification est effectuÈe, vous devrez díailleurs saisir une justification lors de la
validation des modifications par le bouton OK.
25
49 Dossier
50 Gestion des Dossiers
Les gestion des dossiers vous permet de rÈaliser les opÈrations suivantes :
Ouvrir un dossier Recopier un dossier ConnaÓtre les informations sur un dossier Saisir des notes sur un dossier
51 CrÈation d'un Dossier
52 Comment crÈer un nouveau dossier ?
Comment y accÈder ?
Barre díoutils
Barre de menu Dossier + Nouveau
Raccourci clavier Ctrl + N
Vous pouvez Ègalement simplement cliquer sur CrÈer un nouveau dossier dans líÈcran de
bienvenue. Comment procÈder ?
Suivez les Ètapes de líassistant en utilisant les boutons Suivant et PrÈcÈdent . 53 Etapes de l'assistant
54 Nouveau Dossier
Pour crÈer un nouveau dossier, cliquez sur le bouton Suivant et parcourez les Ètapes de líassistant. 55 Nouveau Dossier : Nom et emplacement
Saisissez ici le nom du dossier. La longueur de la raison sociale est limitÈe ‡ 31 caractËres. Automatiquement, le logiciel crÈe un rÈpertoire avec le nom de la raison sociale ‡ líexception des
espaces et des caractËres spÈciaux. Par dÈfaut, les dossiers seront regroupÈs dans le rÈpertoire :
EBP\Dossiers\, commun ‡ tous les logiciels de la mÍme gamme (EBP Paye, EBP Gestion
Commerciale).Ce rÈpertoire a ÈtÈ validÈ ou dÈfini ‡ líinstallation du premier logiciel. Pour prÈciser un autre rÈpertoire, cliquez sur . 56 Nouveau Dossier : Identification
Saisissez ici les informations lÈgales de votre sociÈtÈ. Ces donnÈes sont utiles notamment pour
líÈtablissement de la dÈclaration de TVA. Le numÈro MSA concerne les entreprises agricoles. Le NAF correspond au NumÈro díAppartenance FranÁaise, anciennement APE.
Printed Documentation
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Ces informations pourront Ítre modifiÈes ultÈrieurement dans líoption CoordonnÈes du menu Dossier +
PropriÈtÈs. 57 Nouveau Dossier : Adresse
Saisissez ici líadresse de votre sociÈtÈ. Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la
combinaison des touches Ctrl + EntrÈe. Ces informations pourront Ítre modifiÈes ultÈrieurement dans líoption CoordonnÈes du menu Dossier +
PropriÈtÈs. 58 Nouveau Dossier : Contact
Saisissez ici si vous le souhaitez les coordonnÈes du contact de la sociÈtÈ. Ces informations sont
facultatives. Ces informations pourront Ítre modifiÈes ultÈrieurement dans líoption CoordonnÈes du menu Dossier +
PropriÈtÈs. 59 Nouveau Dossier : Dates d'exercice
Saisissez ici vos dates díexercice. Attention : La date de dÈbut díexercice ne pourra plus Ítre modifiÈe.
La date maximum de saisie est automatiquement calculÈe : vous pourrez commencer ‡ saisir sur
líexercice N+1 sans avoir besoin de clÙturer líexercice N. Retrouvez les dates díexercice dans líoption PrÈfÈrences du menu Dossier + PropriÈtÈs.
Important : Si vous avez dÈj‡ tenu une comptabilitÈ et que vous souhaitez rÈcupÈrer vos
soldes N-1, cliquez sur Soldes N-1. 60 Nouveau Dossier : Rapprochement Bancaire
Cette Ètape permet d'indiquer au logiciel le type de rapprochement bancaire que vous dÈsirez effectuer. Choisissez par Comptes si vous souhaitez paramÈtrer vos journaux de trÈsorerie avec une
contrepartie en ligne ‡ ligne (une contrepartie ‡ chaque Ècriture). Choisissez le mode par Journaux si vous souhaitez paramÈtrer vos journaux de trÈsorerie
avec une contrepartie en pied de journal (une contrepartie globale par mois). Si besoin, consultez un exemple de contrepartie en ligne ‡ ligne et en pied de journal. Vous pourrez modifier ce paramËtre dans líonglet CrÈation de líoption Dossier + PropriÈtÈs +
PrÈfÈrences. 61 Nouveau Dossier : Plan Comptable
Choisissez ici le plan comptable gÈnÈral qui convient ‡ votre gestion comptable. Pour cela, cliquez sur
la flËche et choisissez AbrÈgÈ, De Base, DÈveloppÈ. Les autres plans comptables (suisse ou marocain)
ne sont disponibles quíen version spÈcifique.
Dossier
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Vous pourrez ensuite paramÈtrer les comptes, et crÈer vos propres comptes dans líoption Plan
comptable Entreprise du menu DonnÈes. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider la crÈation de votre dossier. Une fois, le dossier crÈÈ, vous devez initialiser son fonctionnement avant de crÈer les fichiers de travail
(comptes, journaux, guides ,..)
62 OpÈrations sur le Dossier
63 Comment mettre en place votre dossier ?
Il síagit de paramÈtrer votre dossier en accÈdant aux options suivantes : Líoption CoordonnÈes du menu Dossier + PropriÈtÈs, qui regroupe les coordonnÈes de votre sociÈtÈ, de votre expert-comptable et du trÈsor public. Elle vous permet Ègalement de crÈer un mot de passe. Líoption PrÈfÈrences du menu Dossier + PropriÈtÈs, qui regroupe les choix díutilisation des
diffÈrentes options du logiciel. Líoption Racines des Comptes du menu Dossier + PropriÈtÈs, qui regroupe les racines comptables
et les taux de TVA. 64 Comment rÈcupÈrer les soldes N-1 ?
Utiliser la GÈnÈration des Soldes N-1
Il síagit díune option du menu ClÙtures vous permettra d'obtenir des montants dans les colonnes N-1
du Bilan et du Compte de RÈsultat. CrÈez votre dossier sur votre exercice comptable courant. En Saisie Standard, dans le journal AN, saisissez une balance de dÈbut d'exercice, correspondant ‡ la balance de fin d'annÈe de l'exercice prÈcÈdent. Le principe est de saisir la
balance avec les comptes de classe 6 et 7.
Lancez ensuite l'option GÈnÈration des soldes de l'exercice N-1 du menu ClÙtures. Cette
gÈnÈration entraÓne la copie de la valeur saisie dans le journal AN dans la colonne DÈbit ou
CrÈdit N-1 du compte (dans le plan comptable). AprËs ce traitement, supprimez les Ècritures des comptes 6 et 7, pour les remplacer par une
Ècriture sur le compte 120 ou 129 (rÈsultat de l'exercice). RÈcupÈrer les Ècritures N-1 non pointÈes
Pour le rapprochement bancaire par compte
CrÈez votre dossier sur votre exercice comptable courant. En Saisie Standard, dans le journal AN, saisissez une balance de dÈbut d'exercice, correspondant ‡ la balance de fin d'annÈe de l'exercice prÈcÈdent, sauf pour le compte de
banque. Pour ce compte, saisissez en dÈtail les Ècritures de banque non pointÈes, et le reste
sur une seule ligne. Pour le rapprochement bancaire par journal
1 CrÈez votre dossier sur l'exercice N-1.
Printed Documentation
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2 En Saisie Standard, saisissez dans le journal de trÈsorerie, ‡ la date que vous souhaitez, le
dÈtail des Ècritures non pointÈes sur un compte divers (de tiers par exemple), mais pas sur le
compte de banque, puisque vous ne pointez pas ces Ècritures. Equilibrez votre journal par un
compte d'attente, Ècriture que vous pointerez. 3 Effectuez la clÙture annuelle par le menu ClÙtures. 4 Supprimez les ‡ nouveaux gÈnÈrÈs dans le journal d'AN de janvier N. 5 RÈsultat : Dans le rapprochement bancaire, vous voyez le dÈtail des Ècritures non pointÈes. 65 Comment sauvegarder votre dossier ?
Lorsque votre dossier est ouvert, la sauvegarde síeffectue ‡ partir du menu Dossier + Sauvegarde. Lorsque vous Ítes dans la liste des dossiers, dans líÈcran de bienvenue, vous pouvez cliquer sur la
disquette situÈe ‡ cÙtÈ du nom du dossier ‡ sauvegarder. 66 DÈtails de donnÈes ‡ recopier
Chaque donnÈe proposÈe ‡ la recopie se compose de plusieurs types de donnÈes. Par exemple, pour
les donnÈes comptes et journaux, vous avez comme dÈtail : Comptes gÈnÈraux, Comptes clients, Comptes fournisseurs, Journaux. Cela vous permet de ne recopier quíune partie des donnÈes. 67 PropriÈtÈs d'un Dossier
68 Notes sur le Dossier
Des informations concernant le dossier en cours peuvent Ítre saisies. Comment y accÈder ?
Barre de menu Dossier + PropriÈtÈs + Notes
Ces notes síaffichent automatiquement au lancement du logiciel. Pour dÈsactiver líapparition de ces
informations, cochez la case Ne plus afficherÖ. 69 Informations sur le Dossier
Cette commande donne le nombre de journaux, comptes, guides, et Ècritures existants dans votre
dossier ainsi que l'historique comptable complet et mois par mois. Comment y accÈder ?
Barre de menu Dossier + PropriÈtÈs + Informations
70 CoordonnÈes
71 CoordonnÈes : Onglet Adresse
Utilisez les touches Ctrl + EntrÈe pour passer ‡ la ligne suivante dans la zone Adresse. La dÈnomination commerciale est obligatoire pour votre dÈclaration de TVA (CA3 ou CA12) dont la date
limite de dÈpÙt est calculÈe en fonction du premier caractËre. Par exemple, la saisie de PRENOM NOM
au lieu NOM PRENOM peut Ítre la raison d'une date limite de dÈpÙt erronÈe.
Dossier
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Remarque : La modification de la raison sociale et de líadresse nÈcessitant díÍtre tracÈe, un
ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ.
72 CoordonnÈes : Onglet Contact
Il síagit des coordonnÈes du contact de la sociÈtÈ. Cette saisie est facultative. 73 CoordonnÈes : Onglet Identification
Vous devez obligatoirement saisir le Siret et le N° de TVA intracommunautaire pour accÈder ‡ la
prÈparation de la dÈclaration de TVA (CA3 ou CA12). Si vous ne connaissez pas ces informations, vous les trouverez sur la dÈclaration de TVA prÈ-remplie
que votre centre des impÙts vous a envoyÈe. Siret
Il síagit díun identifiant díÈtablissement de 14 chiffres composÈ du SIREN et du NIC (NumÈro Interne
de Classement). N° de TVA
Il síagit díun numÈro individuel attribuÈ aux entreprises assujetties redevables de la TVA dans un Etat
membre par líadministration fiscale. Ce numÈro doit obligatoirement figurer sur les factures, les
dÈclarations d'Èchange de biens et les dÈclarations de TVA de l'entreprise. Ce numÈro de 13 caractËres est composÈ díun code pays (2 caractËres, FR pour la France), díune
clÈ (2 caractËres, ‡ saisir) et du numÈro SIREN (9 caractËres, recopiÈs du SIRET saisi sur la ligne
prÈcÈdente). L'entreprise doit s'adresser au service des impÙts des entreprises dont elle dÈpend pour obtenir son identifiant
Ce numÈro doit obligatoirement figurer sur les factures, les dÈclarations d'Èchange de biens et les
dÈclarations de TVA de l'entreprise. MSA
Il síagit du n° díadhÈsion ‡ la MutualitÈ Sociale Agricole. NAF
Il síagit du numÈro de la Nomenclature des ActivitÈs Èconomiques en vigueur en France. Depuis
janvier 2008, ce code est sur 5 caractËres. Remarque : La modification du Siret, N° de TVA, MSA et NAF nÈcessitant díÍtre tracÈe, un
ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. 74 CoordonnÈes : Onglet SÈcuritÈ
Cet onglet permet de dÈfinir ou de modifier un mot de passe pour protÈger líaccËs au dossier. Saisissez
celui-ci dans les deux champ Mot de passe et Confirmation. Attention : Les majuscules et les minuscules sont considÈrÈes comme des lettres diffÈrentes.
Printed Documentation
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Le mot de passe sera demandÈ ‡ chaque ouverture du dossier, en plus díun Èventuel mot de passe
propre ‡ líutilisateur. Ne l'oubliez pas !!
75 CoordonnÈes : Onglet Dossier
Cette onglet indique le rÈpertoire dans lequel sont vos fichiers de travail. 76 CoordonnÈes : Onglet Expert
Il síagit des coordonnÈes de líExpert-Comptable. 77 CoordonnÈes : Onglet TrÈsor Public
Attention : Pour la prÈparation de votre dÈclaration de TVA (CA3 ou CA12),vous devez
renseigner avec soin les ÈlÈments suivants : Adresse du TrÈsor Public, Code postal, Ville, Recette (7 caractËres), N° de dossier (6 caractËres), ClÈ (2 caractËres), CDI (2 caractËres), Code
service (3 caractËres), RÈgime et Statut. En fonction du code rÈgime indiquÈ ici, vous aurez accËs ‡ une dÈclaration mensuelle ou trimestrielle. RÈgime Signification PÈriodicitÈ
AET SimplifiÈ agricole Trimestriel
AM RÈel normal ñ Acomptes provisionnels Mensuel
EM RÈel normal Mensuel
ES RÈel normal Saisonnier
ET RÈel normal Trimestriel
NI RÈel normal ou simplifiÈ non imposable
RM Mini rÈel Mensuel
RS Mini rÈel Saisonnier
RT Mini rÈel Trimestriel
ST SimplifiÈ Trimestriel
Cochez la case DOM si besoin. Ainsi, le numÈro de TVA (onglet Identification) ne sera plus un champ
obligatoire pour imprimer la dÈclaration. Si vous ne connaissez pas ces informations, vous les trouverez sur la dÈclaration de TVA prÈ-remplie
que votre centre des impÙts vous a envoyÈe. 78 PrÈfÈrences
79 PrÈfÈrences : Onglet Divers
Cet onglet permet de paramÈtrer le mode de gestion gÈnÈrale de votre sociÈtÈ. Gestion des Utilisateurs
Si vous voulez identifier les utilisateurs susceptibles de travailler sur le dossier, cochez cette case. Vous accÈdez alors ‡ la commande Utilisateurs du menu Dossier. Verrouillage des Ècritures en Communication Entreprise-Expert
Dossier
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Si vous souhaitez que les Ècritures importÈes ou exportÈes par líoption Communication Entreprise- Expert soient verrouillÈes, cíest-‡-dire non modifiables ni supprimables, cochez cette case.
Il síagit díÈviter de modifier les Ècritures saisies par votre Expert-Comptable, ou celles transmises ‡
líExpert-Comptable, afin de ne pas fausser son travail. Les Ècritures verrouillÈes síafficheront en rouge foncÈ dans líoption Saisie Sandard du menu
Quotidien. Gestion auto. des Abonnements
Les Ècritures d'abonnements pourront Ítre automatiquement proposÈes au lancement de votre
comptabilitÈ et vous pourrez ainsi gÈnÈrer les Ècritures en attente. Si vous ne cochez pas cette case, vous pouvez les obtenir par le menu Quotidien + GÈnÈration des
Abonnements. Gestion des Modes de RËglement
Lors de la saisie díun paiement, cette option permet díindiquer, dans líÈchÈancier - rËglement, le
mode de rËglement utilisÈ. Devise locale
Pour un dossier en Euros, laissez le code EUR par dÈfaut. La modification de cette devise reste
possible tant quíaucune Ècriture nía ÈtÈ saisie. Devise de contre-valeur
Cette devise permet díobtenir un double affichage des montants saisis en Saisie Standard e, au
KilomËtre, Consultation de Comptes, Rapprochement Bancaire et dans le Plan Comptable. Nombre de dÈcimales
Choisissez ici le nombre de dÈcimales dont vous avez besoin pour votre comptabilitÈ. Ce choix est
utile selon les rÈglementations des pays ou dÈpartements. Attention : Ce choix doit Ítre fait avant toute saisie díÈcritures. Ce nombre de dÈcimales ne concerne que la saisie. Pour avoir le nombre de dÈcimales appropriÈ
en affichage et dans les impressions, vous devez impÈrativement changer le nombre de dÈcimales
des paramËtres rÈgionaux de Windows (accessibles gÈnÈralement par DÈmarrer + ParamËtres +
Panneau de configuration + Options rÈgionales). Format des Comptes
Les comptes sont sur 10 caractËres alphanumÈriques par dÈfaut. Vous avez toutefois la possibilitÈ
de modifier cette longueur par la commande Reformater les Comptes du menu Outils +
Maintenance Utilisateur. 80 PrÈfÈrences : Onglet Saisie
Cet onglet permet de paramÈtrer le fonctionnement de líoption Saisie Standard et Saisie au KilomËtre du
menu Quotidien.
Saisie de líanalytique en temps rÈel
Printed Documentation
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Cochez cette case pour rÈaliser des ventilations analytiques sur les comptes de charge (de racine 6)
ou de produit (de racine 7). Selon votre version, vous obtiendrez en Saisie Standard : Soit une colonne Poste dans laquelle vous pourrez affecter la totalitÈ du
montant ‡ un poste analytique (en Saisie standard). Soit une fenÍtre de ventilation analytique dans laquelle vous pourrez
affecter le montant ‡ plusieurs postes analytiques, et selon plusieurs axes
(en version PRO uniquement). Cette fenÍtre pourra Ègalement Ítre
ouverte par la touche F8 (en Saisie Standard et en Saisie au KilomËtre). Saisie des AN par dÈfaut sur le 1er mois de l'exercice
Cochez cette case si vous souhaitez quíen ouvrant le journal AN (journal des ‡ nouveaux) dans la
Saisie Standard le logiciel affiche automatiquement le premier mois de l'exercice au lieu du mois
courant. Affichage des raccourcis libellÈs
Si vous souhaitez paramÈtrer des raccourcis libellÈs (utilisation de raccourcis par la touche Ctrl en
saisie du libellÈ de líÈcriture), cochez cette case afin de les voir apparaÓtre en rappel, en bas díÈcran,
lors de la saisie. Analytique sur comptes díimmos
Cochez cette case si vous souhaitez pouvoir enregistrer de líanalytique sur un compte
díimmobilisation (de racine 2). Equilibrage virtuel des journaux
Si vous cochez cette case, le logiciel gÈnËrera automatiquement une Ècriture sur un compte d'attente
lorsque vous tenterez de quitter un journal dÈsÈquilibrÈ. Avertissement sur montants nÈgatifs
Si vous cochez cette case, un message díavertissement síaffichera lorsquíun montant nÈgatif sera
saisi. Lettrage
en cours de saisie
Cochez cette case si vous souhaitez rÈaliser le lettrage en cours de saisie des rËglements. Attention : Cette gestion est incompatible avec la gestion des ÈchÈances. Cela signifie que si
líune des options Une seule ÈchÈance ou EchÈancier dÈtaillÈ est sÈlectionnÈe, la fenÍtre de
lettrage en cours de saisie ne síaffichera pas, car le lettrage se fera par ÈchÈancier. sur rËglement ÈchÈance
Cochez cette case si vous souhaitez rÈaliser un lettrage automatique lors de líaffectation des
rËglements aux ÈchÈances. Cette option est trËs utile si vous gÈrez les ÈchÈances. partiel sur rËglement ÈchÈance
Cochez cette case si vous souhaitez rÈaliser un lettrage partiel automatique lors de líaffectation
díun rËglement partiel ‡ une ÈchÈance. Cette option, disponible uniquement en version PRO, est trËs utile si vous gÈrez les ÈchÈances et le lettrage partiel.
Dossier
33
Journaux par dÈfaut
En Saisie
Indiquez le code journal sur lequel le logiciel doit se positionner par dÈfaut lors de líappel de la
Saisie Standard. Banque principale
Indiquez le code journal qui sera automatiquement affectÈ aux ÈchÈances des Ècritures de
ventes et díachats (permet de gÈrer les prÈvisions de trÈsorerie). Ce code sera Ègalement utilisÈ
par dÈfaut dans les options de Saisie des Paiements ReÁus et RËglements des Tiers.. Si vous
gÈrez líEDI TVA, le RIB de la banque principale sera automatiquement repris en RIB de tÈlÈ-
rËglement (et modifiable). EchÈance en saisie (pour la Saisie Standard et la saisie non comptable)
La tenue díun ÈchÈancier permet de gÈrer la TVA sur les encaissements, de suivre vos ÈchÈances
clients, ÈchÈances en retard, ‡ venir, et díÈditer des lettres de relances. Si vous ne souhaitez pas suivre vos ÈchÈances, pointez Aucune. Si vous choisissez Une EchÈance, une colonne Date díÈchÈance vous
sera proposÈe en Saisie Standard et au KilomËtre, et un champ
EchÈance apparaÓtra dans Mes Achats et dans Mes Ventes. De plus, vous aurez la possibilitÈ de pointer líÈchÈancier lors de la saisie du
paiement. Si vous choisissez EchÈancier dÈtaillÈ (uniquement en version PRO), vous pourrez enregistrer plusieurs ÈchÈances pour une facture. Líouverture de líÈchÈancier dÈtaillÈ pourra Ítre activÈe ou dÈsactivÈe dans
la fiche de chaque compte de tiers. LíÈchÈancier pourra Ègalement Ítre
appelÈ par la touche F7. LibellÈ
Pointez le type de libellÈ dÈsirÈ pour vos Ècritures comptables :
6 Soit le libellÈ reprendra líintitulÈ du compte ;
7 Soit le libellÈ reprendra le libellÈ de la premiËre ligne de líÈcriture saisie ;
8 Soit le libellÈ sera ‡ saisir manuellement. 81 PrÈfÈrences : Onglet Saisie non comptable
Cet onglet permet de prÈparer líutilisation de la saisie non comptable (options Mes Achats, Mes Ventes
et Ma TrÈsorerie du menu Quotidien). Modifiez si besoin le paramÈtrage par dÈfaut. 82 PrÈfÈrences : Onglet Consultation
Cet onglet permet de dÈfinir certaines prÈfÈrences pour la consultation de comptes. Date de dÈbut / Date de fin
Pointez la pÈriode de dÈbut et de fin. Le logiciel proposera par dÈfaut cet intervalle lors de la
consultation díun compte. Ecart maximal autorisÈ pour le lettrage approchÈ manuel
Lors du lettrage approchÈ manuel, si le montant ‡ solder est supÈrieur ‡ líÈcart maximal indiquÈ ici,
le lettrage approchÈ ne síeffectuera pas. Sinon, le logiciel vous proposera de passer une Ècriture
Printed Documentation
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díÈcart, dont le compte est paramÈtrÈ dans líonglet Comptes de Gestion de líoption Dossier +
PropriÈtÈs + Racines des Comptes, dans les cases Charges gestion courante et Produits
gestion courante. 83 PrÈfÈrences : Onglet Impressions
Cet onglet permet de dÈfinir certaines prÈfÈrences pour líimpression de vos documents. Date de dÈbut / Date de fin
Pointez la pÈriode de dÈbut et de fin. Le logiciel proposera par dÈfaut cet intervalle dans les boÓtes
díimpression. Autorisation du paramÈtrage des modËles díimpression
Permet díinterdire le paramÈtrage des modËles d'impression par suppression du bouton ParamÈtrer
dans toutes les boites de dialogue díimpression. 84 PrÈfÈrences : Onglet Exercice
Ces donnÈes ont ÈtÈ saisies lors de la crÈation du dossier. Vous pouvez modifier si besoin la date de fin
d'exercice et la date maximum de saisie. Suite ‡ cette modification, il est conseillÈ de lancer un Recalcul
des Soldes depuis le menu Outils + Maintenance Utilisateur.
85 PrÈfÈrences : Onglet Format
Les formats sont trËs utiles lorsque vous souhaitez obtenir vos donnÈes selon un format prÈcis. Par exemple, si vous souhaitez afficher ou imprimer vos dates en toutes lettres : Mardi 11 Janvier 2005
ou au contraire au plus simple : 110105. Pour chaque type de variable, vous devez indiquer au logiciel le format ‡ appliquer par dÈfaut. Pour cela, sÈlectionnez le format et cliquez sur le bouton DÈfaut. Un petit . le signale alors. Les formats dÈfinis dans cet onglet permettront de modifier le format d'affichage des donnÈes dans une
liste/grille et de modifier ‡ líimpression, avec WingÈnÈrateur le format des donnÈes de certaines
variables. La liste propose pour chaque type de variable (date, heure, logique et numÈrique) les formats dÈj‡
existants. Pour dÈfinir un nouveau format de variable, cliquez sur le bouton Nouveau. Vous entrez alors en mode
Assistant. Pensez ‡ sauvegarder ces nouveaux formats. Tester le nouveau format
En bas de líÈcran, une zone Test permet de saisir une donnÈe et díobtenir dans la zone AperÁu, son apparence suivant le format en cours. 86 PrÈfÈrences : Onglet CrÈation
Choisissez le type de rapprochement bancaire ‡ rÈaliser : Choisissez par Comptes si vous souhaitez paramÈtrer vos journaux de trÈsorerie avec une
contrepartie en ligne ‡ ligne (une contrepartie ‡ chaque Ècriture). Choisissez le mode par Journaux si vous souhaitez paramÈtrer vos journaux de trÈsorerie avec
une contrepartie en pied de journal (une contrepartie globale par mois).
Dossier
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Si besoin, consultez un exemple de contrepartie en ligne ‡ ligne et en pied de journal. 87 PrÈfÈrences : Onglet Analytique
Le logiciel vous permet de procÈder ‡ líanalyse de vos charges et produits suivant trois critËres
d'analyses diffÈrents. Une mÍme somme peut donc Ítre ventilÈe ‡ 100% sur chacun des trois axes (si
vous le souhaitez). Exemple
Vous avez 1000 Euros de charges pour du matÈriel de bureau. Vous disposez de deux axes : líaxe Formateurs, et líaxe Services. Dans l'axe Formateurs, vous avez un poste par formateur. Dans l'axe Services, vous avez un poste par service. Vos 1000 Euros seront ventilÈs ‡ 100% sur líaxe Formateurs, et ‡ 100% sur líaxe Services. Vous savez donc de cette faÁon ce que reprÈsente vos 1000 Euros de charges par rapport ‡
vos formateurs et vos services.
Cette option vous permet d'avoir une vision de vos charges et produits suivant trois critËres diffÈrents. Si
vous avez demandÈ la gestion analytique en temps rÈel dans líonglet Saisie des prÈfÈrences du
dossier), il est possible de demander en saisie díÈcritures quíune fenÍtre de saisie analytique síouvre
automatiquement ; ceci est ‡ dÈterminer dans la fiche des comptes de charges et de produits. 88 PrÈfÈrences des Immobilisations
89 PrÈfÈrences Immobilisations : onglet Comptes
Cet onglet permet de paramÈtrer les diffÈrentes racines pour la comptabilisation de vos Ècritures
díimmobilisations. Le bouton ParamÈtrage par dÈfaut permet de remettre le paramÈtrage díorigine en cas de modification
de cette fenÍtre. Cochez la case Ne pas contrÙler les racines si vous n'utilisez pas le plan comptable franÁais. 90 PrÈfÈrences Immobilisations : onglet VÈhicules
Cet onglet permet de prendre en compte les changements intervenus dans la lÈgislation concernant les
limites de dÈduction imposÈes pour l'amortissement des vÈhicules de tourisme. Cet onglet affiche
automatiquement les plafonds imposÈs jusqu'au 01/01/2002. Si un autre plafond est dÈfini au niveau de
la lÈgislation, saisissez le manuellement dans la zone prÈvue ‡ cet effet. A partir du
Saisissez la date de líarrÍtÈ ‡ laquelle un nouveau plafond de dÈduction a ÈtÈ votÈ. Le choix du
plafond fiscal varie en fonction de la date de la premiËre mise en circulation du vÈhicule. Plafond
Saisissez le plafond maximum dÈductible applicable ‡ partir de la date inscrite prÈcÈdemment. Les
amortissements rÈalisÈs au del‡ du plafond doivent Ítre rÈintÈgrÈs de faÁon extra comptable au
bÈnÈfice imposable. 91 PrÈfÈrences Immobilisations : onglet Divers
Printed Documentation
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Calculs
Consultez le nombre de jours par annÈe pris en compte pour les calculs des plans díamortissements. Codification
Consultez les derniers numÈros de fiches utilisÈs. RÈgime díimposition
Indiquez votre rÈgime díimposition.
Import Immobilisations V5
En cas de rÈcupÈration des fiches díimmobilisations de votre ancien logiciel, Cochez cette case si
vous souhaitez automatiser la crÈation des comptes. Dans ce cas, les comptes prÈsents dans les
fiches díimmobilisations seront automatiquement crÈÈs dans votre Plan Comptable Entreprise avec
le libellÈ ´ Compte crÈÈ pendant le transfert ª. GÈnÈration des Ecritures
Indiquez ici le code du journal díOD dans lequel seront gÈnÈrÈes les Ècritures díimmobilisations
annuelles. 92 PrÈfÈrences Immobilisations : onglet Exercices
Nouveau dossier
Lors de la crÈation díun nouveau dossier, la liste des exercices se crÈe automatiquement gr‚ce aux
dates de dÈbut et de fin díexercice comptable. Si vous avez besoin de crÈer une immobilisation
acquise sur une pÈriode antÈrieure, il vous suffit díeffectuer les manipulations suivantes : Cliquez sur la premiËre ligne du tableau. Appuyez sur la touche ´ Inser ª de votre clavier ou cliquez sur le bouton InsÈrer. Une nouvelle ligne
síaffiche alors. Saisissez les dates de la nouvelle pÈriode. Validez la ligne puis cliquez sur OK : maintenant, vous pouvez crÈer une fiche díimmobilisation avec
une date díachat comprise sur cette pÈriode. Utilisez le bouton Supprimer en cas díerreur. Seuls le premier et le dernier exercice peuvent Ítre
supprimÈs par ce bouton, et uniquement si aucune immobilisation níest acquise sur cet exercice. RÈcupÈration díImmobilisations 2005
Lors de la crÈation díun nouveau dossier, la liste des exercices se crÈe automatiquement gr‚ce aux
dates de dÈbut et de fin díexercice comptable. Cette liste se modifie automatiquement lors de la
rÈcupÈration des fiches díimmobilisations de votre ancien logiciel. 93 PrÈfÈrences EDI
94 PrÈfÈrences EDI : onglet Emetteur initial
Renseignez ici les coordonnÈes de líÈmetteur initial, cíest-‡-dire les coordonnÈes de celui qui gÈnËre le
fichier EDI (líentreprise ou le cabinet de líexpert-comptable). Lorsque líÈmetteur initial est le cabinet de líexpert comptable, choisissez Tiers dÈclarant.
Dossier
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Les champs suivis díune astÈrisque sont obligatoires. 95 PrÈfÈrences EDI : onglet Emetteur
Renseignez ici les coordonnÈes de líÈmetteur, cíest-‡-dire les coordonnÈes de celui qui transmet le
fichier EDI au partenaire EDI (líentreprise ou líun des cabinets de líexpert-comptable). Les champs suivis díune astÈrisque sont obligatoires. 96 PrÈfÈrences EDI : onglet Donneur d'ordre
Renseignez ici les coordonnÈes du donneur díordre, cíest-‡-dire les coordonnÈes du partenaire EDI qui
envoie la dÈclaration ‡ la DGI. Les champs suivis díune astÈrisque sont obligatoires. 97 PrÈfÈrences EDI : onglet ParamÈtrage jedeclare.com
Renseignez ici les informations qui vous ont ÈtÈ communiquÈes lors de votre inscription au portail
jedeclare.com. Cochez tout díabord la case Utilisation de www.jedeclare.com et complÈtez les
diffÈrents champs. Pour líenvoi de la dÈclaration de TVA, indiquez edi-tva@jedeclare.com. Ainsi, lors de la tÈlÈtransmission, le logiciel vous ouvrira une boÓte díenvoi díun mail vers líadresse
indiquÈemailto:edi-tva@jedeclare.com avec en piËce jointe le fichier EDI gÈnÈrÈ. Si cette option níest pas cochÈe, alors le fichier EDI sera gÈnÈrÈ sur votre disque, dans le rÈpertoire du
dossier. De plus, les diffÈrents liens vers le site de jedeclare resteront grisÈs. 98 Racine des Comptes
99 Racines : Onglet Comptes de TVA
Cet onglet permet de paramÈtrer les diffÈrentes racines de TVA, les taux de TVA les plus utilisÈs, le
mode de gestion de la TVA ‡ utiliser par dÈfaut pour les achats et les ventes, le calcul de la TVA. TVA sur Achats / TVA sur Ventes
Pointez le mode de gestion de TVA ‡ utiliser par dÈfaut. Sur DÈbits, votre montant de TVA est pris
en compte ‡ la saisie de l'Ècriture d'achat ou de vente. Sur Encaissements, votre montant de TVA
est pris en compte lors de la saisie du rËglement et est calculÈ au prorata du montant rÈglÈ. A la crÈation d'un compte de TVA, le logiciel proposera automatiquement ce mode de gestion, vous
pourrez toutefois le modifier pour un compte particulier. Taux de TVA
Ce bouton permet de dÈfinir les diffÈrents taux de TVA utilisÈs. 100 Taux de TVA
Dans cette liste, apparaissent les principaux taux de TVA en vigueur, ‡ savoir le taux normal (19,60
%) et le taux rÈduit (5,50 %). Pour crÈer un nouveau taux, utilisez les autres champ ‡ 0.
Printed Documentation
38
Ces taux seront automatiquement proposÈs lors de la crÈation d'un compte de TVA et vous pourrez
associer au compte le taux et le type de TVA ‡ appliquer. Remarque : La modification díun taux de TVA nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ
et archivÈ.
101 Racines : Onglet Comptes de Tiers
Cet onglet permet de paramÈtrer les racines des comptes de tiers, c'est-‡-dire clients, fournisseurs et les
comptes rattachÈs. Le logiciel pourra ainsi reconnaÓtre les comptes de tiers pour des traitements
spÈcifiques : lettrage, Ètat de TVA, ÈchÈancier, Balance AgÈe, relances. 102 Racines : Onglet Comptes de TrÈsorerie
Cet onglet permet de paramÈtrer les racines des comptes de trÈsorerie. Racine des Comptes de Banque
Tous les comptes ayant cette racine seront considÈrÈs comme des comptes de banque
(Rapprochement Bancaire, remise en banque...). Valeurs ‡ líencaissement
Tous les comptes ayant cette racine seront considÈrÈs comme des comptes de valeurs ‡
líencaissement et sont utilisÈs pour les Ècritures de paiements reÁus, associÈs ‡ un mode de
rËglement. 103 Racines : Onglet Comptes de Gestion
Cet onglet permet de paramÈtrer les valeurs limites de la fourchette des numÈros de comptes de
charges et de produits. 104 Racines : Onglet Comptes Divers
Cet onglet permet de paramÈtrer les numÈros des comptes de bÈnÈfice et de perte (pour la clÙture
annuelle), et le compte díattente (pour le rÈÈquilibrage virtuel des journaux). 105 Gestion des Utilisateurs
106 Comment crÈer un Nouvel Utilisateur ?
Vous dÈbutez avec líoption : placez-vous dans la liste des utilisateurs (Dossier + Utilisateurs + Liste
des Utilisateurs). Vous avez dÈj‡ crÈÈ un utilisateur et souhaitez en crÈer de nouveaux : ouvrez votre dossier avec un
code utilisateur et un mot de passe, vous devez maintenant líouvrir en tant quíadministrateur, en
passant par le menu Dossier + Utilisateurs + Changer díUtilisateur. Saisissez le code ADM, et
le mot de passe si nÈcessaire, sinon, validez par OK. Puis placez-vous dans la liste des
utilisateurs (Dossier + Utilisateurs + Liste des Utilisateurs). Cliquez sur le bouton Nouv. LíAdministrateur pourra suivre pour líensemble des utilisateurs les transactions effectuÈes sur les
diffÈrents dossiers. 107 Nouvel Utilisateur
Dossier
39
Choisissez un code díutilisateur : il sera demandÈ ‡ líouverture du produit. Puis, remplissez les
diffÈrentes informations. Pour saisir des notes sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touches
Ctrl + EntrÈe. En modification, le bouton Effacer le mot de passe permet de supprimer le mot de passe de cet
utilisateur. Pour dÈfinir un nouveau mot de passe, accÈdez ‡ líoption Modifier le Mot de Passe du menu
Dossier + Utilisateurs. 108 Les Utilisateurs
Vous souhaitez gÈrer des utilisateurs, lesquels auront accËs ‡ tout ou partie des options díun ou
plusieurs dossiers : cíest líobjet de la gestion des utilisateurs. Les utilisateurs sont communs ‡ toutes les applications sauf Gestion Commerciale. Aussi, un mÍme
dossier de paye et de compta crÈÈs dans le mÍme rÈpertoire, auront les mÍmes utilisateurs. Si un
utilisateur est crÈÈ dans la paye, alors dans la comptabilitÈ, la saisie du code utilisateur sera demandÈe. La crÈation de vos utilisateurs níest possible que si vous ouvrez le dossier en tant quíadministrateur : en
effet, un utilisateur par dÈfaut existe dÈj‡, il se nomme ADM et dispose de tous les droits sur les
dossiers.
L'Administrateur Comment crÈer un Utilisateur ?
Modification du mot de passe
Changer d'Utilisateur
109 L'Administrateur
Líadministrateur est un utilisateur qui a tous les droits, et a accËs ‡ toutes les options. Vous pouvez modifier líidentitÈ et les droits de líadministrateur dans la liste des utilisateurs du menu
Dossier + Utilisateurs, en cliquant sur le bouton Modif. Il níest tout de mÍme pas conseillÈ de modifier
les droits. Conseil : Líadministrateur ADM est par dÈfaut sans mot de passe, nous vous conseillons, afin
díen limiter son accËs, de lui attribuer un mot de passe que seules les personnes dÈsignÈes
connaÓtront. Pour cela, placez-vous dans líoption Modifier le mot de passe, et saisissez le
nouveau mot de passe. 110 Comment changer d'Utilisateur ?
La commande Changer díUtilisateur du menu Dossier + Utilisateurs permet ‡ un nouvel utilisateur de
prendre le relais sur le poste. Indiquez le nouveau code utilisateur et le mot de passe associÈ. 111 Comment crÈer ou modifier le mot de passe ?
Au lancement du logiciel, le code utilisateur devra Ítre saisi ainsi que le mot de passe associÈ. Pour dÈfinir ou modifier le mot de passe, lancez la commande Modifier le Mot de Passe du menu
Dossier + Utilisateurs. Ancien mot de passe
Si aucun mot de passe níest encore dÈfini pour líutilisateur en cours, passez au champ suivant. En
revanche, si vous voulez modifier le mot de passe actuel, saisissez líancien mot de passe. Les
caractËres saisis seront affichÈs sous forme díÈtoiles.
Printed Documentation
40
Nouveau mot de passe
Saisissez le nouveau mot de passe sur 8 caractËres au maximum. Les caractËres saisis seront
affichÈs sous forme díÈtoiles. Confirmer le mot de passe
Afin díÈviter toute faute de frappe dans le nouveau mot de passe, saisissez-le ‡ nouveau pour
confirmation. Le logiciel vÈrifie la correspondance entre cette saisie et la prÈcÈdente. Si les deux
mots sont identiques, le logiciel valide ce nouveau mot de passe. 112 Les Transactions
Seul líAdministrateur a accËs ‡ la gestion des transactions. Il síagit de dÈfinir les transactions ‡ suivre sur
líensemble des dossiers pour líapplication courante.
SÈlection des Transactions
Impression des Transactions
Purge des Transactions
113 SÈlection des Transactions
La commande Utilisateur + SÈlection des Transactions du menu Dossier, permet de sÈlectionner les
transactions ‡ suivre. Une transaction est une opÈration particuliËre effectuÈe dans le logiciel. Chaque
fois quíun utilisateur travaille dans une transaction cochÈe, le code de líutilisateur et sa durÈe díutilisation
de la fonction sont mÈmorisÈs. Vous pouvez ensuite imprimer un rapport de transactions. 114 Impression des Transactions
Seul líadministrateur peut accÈder ‡ líimpression des transactions (Utilisateurs + Impression des
Transactions du menu Dossier). Vous dÈfinissez les critËres de sÈlection díimpression. Vous pouvez imprimer la liste des transactions
pour le dossier courant ou líensemble des dossiers et sÈlectionner une date particuliËre. Vous pouvez ensuite visualiser l'impression par un aperÁu ou imprimer la liste des transactions. Par
dÈfaut, il existe un seul modËle díimpression mais vous pouvez le personnaliser avec líÈditeur
WinGÈnÈrateur accessible par le bouton ParamÈtrer ou par le menu Outils + ParamÈtrage des
Impressions. 115 Purge des Transactions
Seul líadministrateur a accËs ‡ la purge des transactions qui efface toutes les transactions rÈalisÈes sur
les applications. Indiquez une date ‡ partir de laquelle vous souhaitez supprimer les transactions. 116 Sauvegarde
117 La Sauvegarde
Quíest-ce que la sauvegarde ?
Les donnÈes de travail peuvent, pour diffÈrentes raisons, Ítre perdues ou dÈtÈriorÈes. Cela arrive
trËs rarement mais vous devez vous protÈger de ces risques en rÈalisant un archivage de vos
donnÈes. Gr‚ce ‡ ces sauvegardes, la plupart des problËmes rencontrÈs sur vos fichiers de travail, pourront Ítre rÈsolus par la restauration des donnÈes du fichier d'archive. La sauvegarde consiste ‡ regrouper un ensemble de donnÈes dans un unique fichier, dit fichier
d'archive, qui peut Ítre conservÈ sur un disque dur dans un rÈpertoire de sauvegarde ou un lecteur
amovible.
Dossier
41
Les sauvegardes sont ‡ effectuer rÈguliËrement (semaine, mois, Ètape de gestion particuliËre)
et doivent Ítre soigneusement dÈcrites : date de rÈalisation, nom du dossier, contenu (par
exemple donnÈes avant clÙture septembre, donnÈe aprËs recalcul des soldes, donnÈes aprËs
clÙture annuelle, donnÈes aprËs RAZ, semaine 10...). Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Sauvegarde du dossier
Pour sauvegarder uniquement votre dossier de travail, cliquez sur la disquette qui síaffiche devant le
nom du dossier ‡ partir de líÈcran de bienvenue, ou lancez líoption Sauvegarde ‡ partir du menu
Dossier lorsque votre dossier est ouvert. Dans tous les cas, sÈlectionnez ensuite líoption
Sauvegarde du dossier CIBLE. Sauvegarde complËte
Pour sauvegarder tous les dossiers, ainsi que les modËles díimpressions personnalisÈs et les format,
lancez líoption Sauvegarde ‡ partir du menu Dossier et sÈlectionnez ensuite líoption Sauvegarde
complËte.
43
118 Affichage
119 Le paramÈtrage des Barres d'Outils
Il síagit soit de personnaliser les barres díoutils, soit díactiver ou dÈsactiver certains ÈlÈments de
líaffichage. Comment y accÈder ?
Barre de menu Affichage + Barre díoutils + Personnaliser
Onglet Barres díoutils
Cet onglet vous permet de dÈsactiver les barres inutilisÈes. La Barre de menus níest pas dÈsactivable : elle permet díaccÈder ‡ toutes les fonctions
du logiciel. La barre Standard comprend toutes les icÙnes associant une commande des menus. La barre NAV permet de naviguer dans un aperÁu de page en page. Onglet Commandes
Cet onglet vous permet díajouter ou de retirer une commande ‡ une barre díoutils, en la faisant
glisser gr‚ce ‡ la souris. Onglet Options
Cet onglet vous permet de paramÈtrer le mode díaffichage des menus, des icÙnes et des info-bulles. Activer les ÈlÈments de líaffichage
A partir du menu Affichage, vous pouvez activer ou dÈsactiver díautres ÈlÈments : La Barre díÈtat, qui correspond ‡ la barre grise en bas díÈcran dans laquelle des informations
utiles síaffichent en fonction de la fenÍtre dans laquelle vous vous trouvez. La Barre de fenÍtre qui permet díafficher en haut díune fenÍtre un onglet, afin de passer
facilement díune fenÍtre ‡ líautre lorsque plusieurs options sont ouvertes simultanÈment. Le Volet de navigation qui correspond au menu vertical ‡ droite qui permet de naviguer
facilement dans le logiciel. Le Tableau de bord qui síaffiche automatiquement ‡ líouverture du dossier. Pour dÈplacer une barre
Placez le pointeur de la souris dans une zone vide de la barre d'outils, puis faites glisser celle-ci ‡
l'emplacement dÈsirÈ. Vous pouvez dÈplacer une barre d'outils de la position qu'elle occupe par dÈfaut en haut de l'Ècran
vers n'importe quel autre endroit de l'Ècran, pour la rendre plus accessible. Si vous dÈplacez une barre d'outils jusqu'au bord gauche ou droit de l'Ècran ou jusqu'au bas de
l'Ècran, elle devient "ancrÈe" dans sa nouvelle position. Si vous la dÈplacez partout ailleurs, elle
devient une fenÍtre flottante. 120 Tableau de Bord
Printed Documentation
44
Le tableau de bord síaffiche ‡ líouverture du dossier, ou par le menu Affichage. Il vous apporte les
informations suivantes : TrÈsorerie : Il síagit des soldes de chaque compte de trÈsorerie (de racine 512, 514, 53) ‡ la
date du dernier jour du mois. Cliquez sur un compte afin díaccÈder ‡ la consultation de ce
compte. EchÈancier : Il síagit díune part des rËglements clients ‡ recevoir aujourdíhui (factures arrivÈes
‡ ÈchÈance aujourdíhui) et le montant total des impayÈs, et díautre part des rËglements
fournisseurs ‡ payer aujourdíhui (factures arrivÈes ‡ ÈchÈance aujourdíhui) et le montant total des
impayÈs. Cliquez sur RËglements clients ou RËglements fournisseurs afin díimprimer
líÈchÈancier. Factures ‡ relancer : Cliquez sur Liste des factures afin díimprimer les lettres de relances. Situation au : Il síagit des totaux des comptes de rÈsultat et de bilan, ainsi que des comptes de
TVA. Chiffre díaffaires : Consultez le CA du jour et de líexercice, et le graphique comparatif.
Important : Si vous dÈbutez dans votre logiciel, cliquez ici.
45
121 Immobilisations
122 Gestion des Immobilisations et des CrÈdits-Bails
La gestion des immobilisations vous permet de gÈrer díune part vos immobilisations et díautre part vos
crÈdits-bails. Comment y accÈder ?
Barre de menu Immobilisations + Immobilisations
Choisissez ensuite líonglet concernÈ : Immobilisations ou CrÈdits-Bails. Fonctions disponibles
Vous pouvez :
CrÈer une fiche immobilisation ou crÈdit-bail
Modifier une fiche
Supprimer une immobilisation inutilisÈe
CrÈer un composant
Eclater une immobilisation ou faire muter une immobilisation
Imprimer la fiche de líimmobilisation ou du crÈdit-bail
Visualiser votre Plan d'amortissement. Remarque :
La suppression díune immobilisation est une action devant Ítre tracÈe, un ÈvÈnement est donc
crÈÈ et archivÈ. Lors de cette action, vous devez saisir un justification (sauf si líimmobilisation
supprimÈe níest pas utilisÈe.
123 CrÈation d'une fiche Immobilisation ou CrÈdit-Bail
Comment y accÈder ?
Barre de menu Immobilisations + Immobilisations
Choisissez ensuite líonglet concernÈ : Immobilisations ou CrÈdits-Bails. Comment faire ?
1. Cliquez sur le bouton Nouveau ou utilisez le raccourci clavier Alt + N. 2. Renseignez les informations concernant la fiche díimmobilisation dans les diffÈrents onglets
proposÈs : Identification, Amortissement, et CrÈdit-bail pour une fiche de crÈdit-bail uniquement. Attention : Líonglet Sortie níest accessible quíen modification díune fiche díImmobilisation.
124 Les Composants
Un composant est un ÈlÈment díune immobilisation ayant une durÈe díutilisation ou un mode de
dÈprÈciation diffÈrent de cette immobilisation.
Printed Documentation
46
Comment y accÈder ?
Barre de menu Immobilisations + Immobilisations
Comment faire ?
1. CrÈez líimmobilisation composÈe gr‚ce au bouton Nouveau et complÈtez sa fiche. 2. SÈlectionnez líimmobilisation crÈÈe dans la liste, et cliquez sur le bouton Composants. 3. Gr‚ce au bouton Nouveau, crÈez les diffÈrentes immobilisations composants líimmobilisation
source. Remarque : Dans le cadre Immobilisation source, vous retrouvez certaines informations issues
de la fiche díimmobilisation. Ces donnÈes sont modifiable par líonglet Identification de la fiche
díimmobilisation.
125 Eclater ou Muter
LíÈclatement permet de scinder une immobilisation en plusieurs autres et cela afin de pouvoir gÈrer
autant d'immobilisations qu'il y a de sous-ÈlÈments ‡ l'immobilisation. La mutation permet de changer la destination du compte comptable de líimmobilisation. Comment faire pour Èclater une immobilisation ?
1. AccÈdez ‡ líoption Immobilisations du menu Immobilisations. 2. SÈlectionnez líimmobilisation dans la liste, et cliquez sur le bouton Eclater/Muter. 3. SÈlectionnez líoption Eclatement. 4. Choisissez la mÈthode díÈclatement :
a. Eclatement par montant : Cette option vous permet de saisir le montant de la
partie ‡ Èclater. Le solde reste sur líimmobilisation mËre. Le montant de
líÈclatement ne peut Ítre supÈrieur ‡ la valeur HT du bien ‡ amortir. b. Pourcentage : Cette option vous permet de saisir le pourcentage de la partie ‡
Èclater. Le solde reste sur líimmobilisation mËre. Le montant de líÈclatement ne
peut Ítre supÈrieur ou Ègal ‡ 100% . c. Nombre : Cette option vous permet de dÈterminer le nombre díimmobilisations ‡
crÈer ‡ partir de líimmobilisation source. Comment faire pour faire muter une immobilisation ?
1. AccÈdez ‡ líoption Immobilisations du menu Immobilisations. 2. SÈlectionnez líimmobilisation dans la liste, et cliquez sur le bouton Eclater/Muter. 3. SÈlectionnez líoption Eclatement. 4. SÈlectionnez les nouveaux comptes. Remarque : Dans le cadre Immobilisation source, vous retrouvez certaines informations issues
de la fiche díimmobilisation. Ces donnÈes sont modifiable par líonglet Identification de la fiche
díimmobilisation.
Immobilisations
47
126 Les UGT
U.G.T signifie UnitÈ GÈnÈratrice de TrÈsorerie. Cíest la plus petite unitÈ de líentreprise pouvant
gÈnÈrer de la trÈsorerie. Comment y accÈder ?
Barre de menu Immobilisations + U.G.T
Fonctions disponibles
Vous pouvez :
CrÈer une catÈgorie
Modifier une fiche
Supprimer une catÈgorie inutilisÈe
Trier la liste par ordre croissant ou dÈcroissant de code ou de libellÈ. Comment crÈer une U.G.T ?
1. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge
apparaÓt alors. 2. Saisissez le code et le libellÈ de líU.G.T ‡ crÈer. 3. La case Actif est cochÈe par dÈfaut, si cette U.G.T níest plus utilisable dans la fiche
díimmobilisation, dÈcochez cette option. 127 Les CatÈgories
Les catÈgories permettent de regrouper vos immobilisations. Comment y accÈder ?
Barre de menu Immobilisations + CatÈgories
Fonctions disponibles
Vous pouvez :
CrÈer une catÈgorie
Modifier une fiche
Supprimer une catÈgorie inutilisÈe
Trier la liste par ordre croissant ou dÈcroissant de code ou de libellÈ. Comment crÈer une catÈgorie ?
1. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors. 2. Saisissez le code et le libellÈ de la catÈgorie. 3. La case Actif est cochÈe par dÈfaut, si cette catÈgorie níest plus utilisable dans la fiche díimmobilisation, dÈcochez cette option. 128 GÈnÈration des Ecritures
Il síagit de gÈnÈrer les Ècritures díimmobilisations annuelles au dernier jour de votre exercice.
Printed Documentation
48
Remarque : Cette action nÈcessitant dí Ítre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Comment y accÈder ?
Barre de menu Immobilisations + GÈnÈration des Ecritures
Comment faire ?
Les Ècritures ‡ gÈnÈrer síaffichent. Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier, et sur GÈnÈrer pour
que les Ècritures se gÈnËrent dans le journal indiquÈ dans líonglet Divers des PrÈfÈrences
Immobilisations. 129 Description de la Fiche
130 Onglet Identification
Cet onglet permet de visualiser les informations díune immobilisation. Attention : Avant de crÈer vos immobilisations, vous devez paramÈtrer le menu PrÈfÈrences
Immobilisations du menu Dossier + PropriÈtÈs. Comment faire ?
Cliquez sur le bouton Nouveau puis saisissez les diffÈrents renseignements demandÈs. NumÈro díimmobilisation
Le code proposÈ est alpha-numÈrique sur 8 caractËres. Il síagit díune codification automatique et non
modifiable. Nature de líimmobilisation
Saisissez ici le descriptif de líimmobilisation. NumÈro de sÈrie
Permet de saisir le numÈro de sÈrie du matÈriel. Achat
Date díachat
Pour les exercices ouverts ‡ compter du 01/01/2005, la date díachat níest plus prise en compte
pour le mode díamortissement dÈgressif, cíest la date de mise en service qui est prise en
compte pour les calculs. Cependant, pour les exercices antÈrieurs, líancienne rËgle comptable est conservÈe, cíest-‡-dire
que pour le mode dÈgressif, la saisie de cette date est obligatoire puisque la premiËre annuitÈ
est calculÈe ‡ partir de cette date (plus prÈcisÈment au prorata du nombre de mois). En mode
linÈaire, cette date est facultative. Saisissez la date ‡ laquelle vous avez achetÈ líÈquipement. Vous pouvez utiliser líicÙne pour accÈder au calendrier. Lors de la validation de la fiche, si vous obtenez le message ´ Date díachat invalide ou non
comprise dans un exercice connu ª, alors que la date est correcte, vous devez crÈer un exercice
antÈrieur dans les PrÈfÈrences Immobilisations, onglet Exercices, accessibles par le menu
Dossier + PropriÈtÈs. Date de mise en service
Immobilisations
49
Pour les exercices ouverts ‡ compter du 01/01/2005, cíest la date de mise en service qui est
prise en compte, aussi bien pour le mode díamortissement linÈaire que dÈgressif. Cependant, pour les exercices antÈrieurs, líancienne rËgle comptable est conservÈe, cíest-‡-dire
que pour le mode linÈaire, la saisie de cette date est obligatoire. En mode dÈgressif, en
revanche, elle ne líest pas. Saisissez la date ‡ laquelle vous avez achetÈ líÈquipement. Vous
pouvez utiliser líicÙne pour accÈder au calendrier. Montant HT
Saisissez ici la valeur HT de votre bien, cette valeur sera prise en compte pour le calcul du plan
díamortissement. TVA
Le montant de la TVA se calcule automatiquement, au taux de 19,60, gr‚ce ‡ la valeur HT
saisie prÈcÈdemment. Cette valeur est modifiable manuellement et níest prÈsente quí‡ titre
indicatif et nía aucune incidence sur les calculs effectuÈs par le logiciel. TTC
Cette valeur est un cumul de la valeur HT et de la valeur de la TVA. Cette valeur níest prÈsente
quí‡ titre indicatif et nía aucune incidence sur les calculs effectuÈs par le logiciel. Divers
Nombre de piËces
Saisir manuellement le nombre de piËces susceptibles díÍtre crÈÈes. Cette information níest
prÈsente quí‡ titre indicatif. Localisation
Saisir manuellement la localisation de votre bien. Cette information níest prÈsente quí‡ titre
indicatif. Fournisseur
Vous pouvez sÈlectionner le compte du fournisseur en cliquant sur líicÙne . Ensuite, sÈlectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton OK. Regroupement
Vous pouvez cliquer sur líicÙne et sÈlectionner dans la liste líimmobilisation ‡ rattacher. Cette information níest prÈsente quí‡ titre indicatif. VÈhicule
Si votre bien fait partie de la famille des vÈhicules, cochez cette case, qui permet díaccÈder ‡ la
saisie du Type, de líImmatriculation et de la Limite de dÈductibilitÈ. Limite de dÈductibilitÈ
Cette limite síaffiche automatiquement. Cette valeur se calcule en fonction de votre date de mise
en service et des valeurs indiquÈes dans líonglet VÈhicules des prÈfÈrences immobilisations
(menu Dossier + PropriÈtÈs). Classement
Section analytique
Printed Documentation
50
Pour crÈer une nouvelle section analytique (poste analytique) vous pouvez utiliser líoption
Postes Analytiques du menu DonnÈes + Analytique et BudgÈtaire, ou cliquer sur líicÙne
. Vous pourrez sÈlectionner votre poste analytique en cliquant sur cette icÙne. Ensuite, sÈlectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton OK. Un seul poste analytique peut Ítre
saisi. U.G.T. (UnitÈ GÈnÈratrice de TrÈsorerie)
Pour crÈer une U.G.T., vous pouvez utiliser líoption U.G.T du menu Immobilisations ou cliquer
sur líicÙne . Vous pourrez sÈlectionner votre U.G.T. en cliquant sur cette icÙne. Ensuite, sÈlectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton OK. CatÈgorie
Pour crÈer une catÈgorie, vous pouvez utiliser líoption CatÈgories du menu Immobilisations ou
cliquer sur líicÙne . Vous pourrez sÈlectionner votre catÈgorie en cliquant sur cette icÙne. Ensuite, sÈlectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton OK. Comptabilisation
Compte díimmobilisation
Vous pouvez crÈer et sÈlectionner votre compte díimmobilisation gr‚ce ‡ líicÙne . Compte díamortissement et compte de dotation
Les comptes díamortissements et de dotation sont proposÈs par dÈfaut. Ils sont dÈfinis ‡ partir
du numÈro de compte sÈlectionnÈ dans la case Compte díimmobilisation. Vous pouvez les
modifier si vous le souhaitez. Compte díorigine
Cette case est non modifiable par líutilisateur, le compte se renseigne lors de la mutation díune
immobilisation. 131 Onglet CrÈdit-bail
Cet onglet vous permet de saisir le montant de votre loyer, la valeur rÈsiduelle ainsi que la durÈe en
mois. 132 Onglet Amortissement
Cet onglet permet de visualiser les informations suivanteS :
Valeur actuelle
Ce champ est inactif (grisÈ) en crÈation díune immobilisation. La valeur peut Ítre saisie lors de la
modification sur une pÈriode diffÈrente de la crÈation de la fiche díimmobilisation. DurÈe en mois
Ce champ doit Ítre saisi manuellement afin de permettre le calcul du plan díamortissement. Base amortissable
Le contenu du champ Montant HT de líonglet Identification est automatiquement reportÈ dans ce
champ. Cette valeur est modifiable mais ne peut Ítre supÈrieure ‡ la valeur H.T. Date de fin díamortissement
Immobilisations
51
Cette date est calculÈe gr‚ce ‡ la date de mise en service et ‡ la durÈe en mois de votre
immobilisation. Cette donnÈe níest pas modifiable. Mode díamortissement
Plusieurs modes díamortissement vous sont proposÈs :
Non amortissable
Aucun plan díamortissement ne sera calculÈ. LinÈaire
Le champ Taux se calcule automatiquement gr‚ce au nombre díannÈes díamortissement de
líimmobilisation. Le calcul pris en compte est le suivant : (100/durÈe en mois)12
DÈgressif
Coefficient
Le coefficient se calcule automatiquement gr‚ce ‡ la durÈe en mois de líamortissement. Bien acquis ou fabriquÈs ‡ compter du 01/01/2001
DurÈe de vie du bien Coefficient dÈgressif
3 et 4 ans 1,25
5 et 6 ans 1,75
> ‡ 6 ans 2,25
Bien acquis avant le 01/02/1996 et aprËs le 31/01/1997
DurÈe de vie du bien Coefficient dÈgressif
3 et 4 ans 1,50
5 et 6 ans 2,00
> ‡ 6 ans 2,25
Bien acquis entre le 01/02/1996 et le 31/01/1997
DurÈe de vie du bien Coefficient dÈgressif
3 et 4 ans 2,50
5 et 6 ans 3,00
> ‡ 6 ans 3,50
Coefficient spÈcifique
Ce champ est ‡ saisir par líutilisateur, dans le cas ou cette valeur est renseignÈ, cíest ce
coefficient qui sert pour le calcul de la case Taux. Taux
Si la case coefficient est cochÈ cíest ce coefficient qui sert pour le calcul du taux, sinon cíest le
coefficient spÈcifique. Le calcul est le suivant : ((100/durÈe en mois)*12)*coefficient
DÈrogatoire
DÈgressif moins linÈaire
Cette option permet díappliquer le mode díamortissement dÈgressif sur le plan fiscal, alors que
le mode díamortissement Èconomique (technique) est le linÈaire. Logiciel
Cette option permet díappliquer les avantages fiscaux liÈs ‡ líamortissement des logiciels.
Printed Documentation
52
Economie díÈnergie
Cette option permet díappliquer les avantages fiscaux liÈs ‡ líamortissement des biens
concernant líÈconomie díÈnergie. Valeur de revente
Ces options permettent díÍtre en conformitÈ avec la nouvelle rÈglementation mis en place ‡ compter
du 1
er janvier 2005. 133 Onglet Sortie
Cet onglet permet d'enregistrer la sortie de líÈquipement, de gÈrer comptablement les amortissements
de cession et de visualiser la sortie d'un Èquipement. Si vous dÈsirez sortir une immobilisation, pointez la
case Sortie. Les champs Date de sortie, Prix de vente et Type de sortie deviennent alors accessibles.
Indiquez la date de cession ainsi que le prix de vente, puis choisissez la destination de líÈquipement
dans la liste proposÈe. Ces ÈlÈments permettent le calcul des plus ou moins value. 134 Impressions
135 Impression des Fiches Immobilisations
La Fiche Immobilisation permet díobtenir le plan díamortissement mensuel pour líannÈe en cours et le
plan díamortissement complet. Cette fiche donne Ègalement les informations suivantes : nature de
líimmobilisation, date díacquisition et de mise en service, valeur díachat, mode díamortissement, durÈeÖ
Comment y accÈder ?
Barre de menu Immobilisations + Impressions + Fiches Immobilisations
Barre de menu Immobilisations + Immobilisations + bouton Plan
Comment faire ?
1. Choisissez le type de fiche : Immobilisations ou CrÈdits bails. 2. Modifiez si besoin les fourchettes de fiches Immobilisations, de comptes, de sections, de catÈgories ou díU.G.T. 3. DÈfinissez la pÈriode de rÈfÈrence ‡ prendre en compte et le modËle díimpression que
vous souhaitez utiliser. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 136 Impressions de la Liste des Immobilisations
La Liste des immobilisations permet díobtenir la listes des biens acquis depuis le dÈbut de votre
activitÈ, afin de connaÓtre la date díachat, le prix, le mode díamortissement, sa durÈe, le cumul
amortissement ainsi que la valeur nette comptable. Vous pouvez Ègalement obtenir líinventaire de vos biens en sÈlectionnant le modËle Inventaire. Comment y accÈder ?
Barre de menu Immobilisations + Impressions + Listes des Immobilisations
Barre de menu Immobilisations + Immobilisations + bouton Imprimer
Comment faire ?
Immobilisations
53
1. Choisissez le type de fiche : Immobilisations ou CrÈdits bails. 2. Modifiez si besoin la fourchette de fiches Immobilisations, de comptes, de sections, de
catÈgories ou díU.G.T. 3. Choisissez le critËre de tri. 4. SÈlectionnez le modËle Inventaire ou Liste des immobilisations. 5. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 137 Impressions des Dotations
Cette impression permet díobtenir le dÈtail des dotations en fonction du type díamortissement pratiquÈ
pour líexercice en cours. Comment y accÈder ?
Barre de menu Immobilisations + Impressions + Dotations
Comment faire ?
1. Choisissez le type de fiche : Immobilisations ou CrÈdits bails. 2. Modifiez si besoin la fourchette de fiches Immobilisations, de comptes, de sections, de
catÈgories ou díU.G.T. 3. Choisissez le critËre de tri. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 138 Impression des EntrÈes / Sorties
Cette impression permet díobtenir la liste des entrÈes et sorties de biens effectuÈs sur líexercice en
cours. Comment y accÈder ?
Barre de menu Immobilisations + Impressions + EntrÈes / Sorties
Comment faire ?
1. Choisissez le type de fiche : Immobilisations ou CrÈdits bails. 2. Modifiez si besoin la fourchette de fiches Immobilisations, de comptes, de sections, de
catÈgories ou díU.G.T. 3. Choisissez le critËre de tri. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 139 Impression des Eclatements
Cette impression permet díobtenir la liste des immobilisations ayant subi un Èclatement sur líexercice en
cours. Comment y accÈder ?
Barre de menu Immobilisations + Impressions + Eclatements
Printed Documentation
54
Comment faire ?
1. Choisissez le type de fiche : Immobilisations ou CrÈdits bails. 2. Modifiez si besoin la fourchette de fiches Immobilisations, de comptes, de sections, de
catÈgories ou díU.G.T. 3. Choisissez le critËre de tri. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 140 Impression du Suivi des DÈprÈciations
Cette impression permet díobtenir la liste des immobilisations ayant subi une dÈprÈciation sur líexercice
en cours. Comment y accÈder ?
Barre de menu Immobilisations + Impressions + Suivi des DÈprÈciations
Comment faire ?
1. Choisissez le type de fiche : Immobilisations ou CrÈdits bails. 2. Modifiez si besoin la fourchette de fiches Immobilisations, de comptes, de sections, de
catÈgories ou díU.G.T. 3. Choisissez le critËre de tri. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 141 Impression du Suivi des Mutations
Cette impression permet díobtenir la liste des immobilisations ayant subi une mutation sur líexercice en
cours. Comment y accÈder ?
Barre de menu Immobilisations + Impressions + Suivi des Mutations
Comment faire ?
1. Choisissez le type de fiche : Immobilisations ou CrÈdits bails. 2. Modifiez si besoin la fourchette de fiches Immobilisations, de comptes, de sections, de
catÈgories ou díU.G.T. 3. Choisissez le critËre de tri. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 142 Etats prÈparatoires
Il síagit díimprimer les Ètats prÈparatoires aux Cerfa 2054, 2055 et 2033C : Immobilisations
Situations et mouvements
Ventilations des dotations
Plus-values, moins-values
Immobilisations
55
Comment y accÈder ?
Barre de menu Immobilisations + Impressions + Etats PrÈparatoires
Comment faire ?
Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un
fonctionnement commun et proposent des boutons identiques.
57
143 OpÈrations Comptables Courantes
144 OpÈrations de Saisie
145 Saisie Standard
146 La Saisie Standard
La Saisie Standard permet de :
9 Saisir manuellement des Ècritures dans les journaux, 10 Consulter les Ècritures enregistrÈes dans le produit, quelque soit le mode de saisie
utilisÈ, ou importÈes díun autre logiciel, 11 Modifier les Ècritures enregistrÈes dans le produit, quelque soit le mode de saisie
utilisÈ, sauf la saisie non comptable (Mes Achats, Mes Ventes, Ma TrÈsorerie), ou
importÈes díun autre logiciel,
Comment y accÈder ?
Barre díoutils
Volet de navigation dans OpÈrations courantes
Barre de menu Quotidien + Saisie Standard
Raccourci clavier Ctrl + S
Comment saisir, modifier ou supprimer une Ècriture ?
Choisissez le journal dans lequel la saisie doit avoir lieu. Utilisez l'icÙne pour obtenir la liste. Vous pouvez Ègalement utiliser les deux icÙnes situÈes au-dessus du champ pour passer au journal
prÈcÈdent et au suivant. Utilisez la touche Tabulation pour passer du journal au mois. Choisissez le mois dans la liste dÈroulante en cliquant sur la flËche. La liste des mois de l'exercice
apparaÓt. Vous pouvez Ègalement utiliser les touches FlËche basse et FlËche haute pour passer au
mois prÈcÈdent et au suivant. Utilisez la touche Tabulation pour passer ‡ la grille de saisie. Une fois dans líÈcran de saisie, vous pouvez enregistrer une nouvelle Ècriture, modifier une Ècriture
existante, ou supprimer une Ècriture. Un menu contextuel proposant les opÈrations les plus courantes est accessible par simple clic
droit sur la grille de saisie. La zone Information en bas ‡ gauche de votre Ècran se met ‡ jour au fur et ‡ mesure de votre saisie
pour vous donner diffÈrentes informations telles que les raccourcis comptes, l'intitulÈ du compte, le
type du compte, ce qui est ‡ saisir dans le champ en cours... Vous pouvez recopier une ligne complËte en utilisant les raccourcis Ctrl+C et Ctrl+V. La nouvelle
ligne sera ajoutÈe ‡ la fin. Consultez aussi les parties suivantes : Les boutons de l'entÍte de la fenÍtre
Printed Documentation
58
Nouvelle ligne d'Ècriture
Modification d'une ligne d'Ècriture
Suppression d'une ligne d'Ècriture
OpÈrations disponibles ‡ partir du journal Contrepasser une Ècriture
RÈimputer une Ècriture
Automatiser la saisie des factures
Lettrer en cours de saisie
147 Nouvelle Ècriture
Pour crÈer une nouvelle Ècriture : Appuyez sur la touche Inser : la ligne est insÈrÈe au-dessus de la ligne courante sÈlectionnÈe, ou
Appuyez sur la touche du clavier numÈrique pour insÈrer une ligne en dessous de la ligne
courante sÈlectionnÈe. Saisissez ensuite la ligne d'Ècriture en utilisant la touche EntrÈe pour vous dÈplacer de colonne
en colonne et pour valider la ligne. Pour annuler la saisie dans une ligne díÈcriture, appuyez sur la touche Echap. Remarque : Lorsque le journal (de banque) dans lequel vous travaillez est dÈfini avec une centralisation
en pied de journal, líinsertion díÈcriture peut uniquement síeffectuer au-dessus des lignes
centralisatrices.
148 Sens de l'Ècriture
En Saisie Standard, et au KilomËtre, pour Èviter des erreurs de saisie dans le sens díune Ècriture, le
logiciel effectue un prÈ-positionnement dans la colonne qui doit "normalement" recevoir le montant. Journal de Vente
Sur un compte de produit, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne CrÈdit, sur un compte de TVA, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne CrÈdit, sur un compte de tiers, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne DÈbit. Journal díAchat Sur un compte de charge, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne DÈbit, sur un compte de TVA, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne DÈbit, sur un compte de tiers, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne CrÈdit. Journal de TrÈsorerie
sur un compte client, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne CrÈdit, sur un compte fournisseur, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne DÈbit.
OpÈrations Comptables Courantes
59
Remarque : Retrouvez des modËles díÈcritures dans la partie Ecritures types. 149 Validation / Sortie du journal
La touche Echap ou clic sur permet de quitter la saisie comptable. Le changement de mois dans un journal a Ègalement pour effet díenregistrer la saisie sur le mois
courant. Si le journal níest pas ÈquilibrÈ (suite ‡ une suppression incomplËte díun mouvement ou díun ajout de
ligne), la sortie est INTERDITE. Vous avez toutefois la possibilitÈ de demander un Èquilibrage virtuel si
vous souhaitez pouvoir sortir díun journal dÈsÈquilibrÈ (paramÈtrez líonglet Saisie des prÈfÈrences du
dossier). Dans ce cas, le logiciel gÈnËre une contrepartie soit, dans un compte díattente (par dÈfaut 470), soit
dans le compte indiquÈ dans la fiche du journal. Cette Ècriture devra Ítre rÈgularisÈe. En clÙture du
mois, si le logiciel rencontre des Ècritures díattente, un message vous le signale. 150 Ligne d'Ecriture
151 Saisie de la ligne d'Ècriture
Remarque : Les diffÈrents ÈlÈments díune ligne díÈcriture peuvent Ítre affichÈs ou masquÈs en
paramÈtrant líAffichage des colonnes. Une ligne d'Ècriture se compose des ÈlÈments suivants :
M
Cette colonne fait apparaÓtre un trombone lorsqu'un commentaire a ÈtÈ associÈ aux lignes d'Ècritures
par le bouton . V
Cette colonne fait apparaÓtre un cadenas lorsque la ligne a ÈtÈ validÈe par líoption Validation des
Ecritures du menu ClÙtures. Date de validation
Cette colonne fait apparaÓtre la date de validation des Ècritures. A
Cette colonne signale par une flËche jaune une Ècriture analytique Ètendue, cíest-‡-dire ventilÈe sur
un poste autre que le poste DIVERS. Jour
La date du jour s'inscrit automatiquement. Saisissez le jour souhaitÈ. Provenance
Cette colonne fait apparaÓtre la provenance des Ècritures lorsquíelles ont ÈtÈ importÈes ou recopiÈes.
Printed Documentation
60
PiËce
Lorsque votre journal est de type NumÈrotation automatique (‡ dÈfinir dans la fiche du journal), le
numÈro de piËce est automatiquement proposÈ. ConformÈment ‡ líarticle 420-2 du PCG, tout enregistrement comptable doit prÈciser les rÈfÈrences
de la piËce justificative qui líappuie. La saisie du numÈro de piËce est dans certains cas obligatoire. En effet, pour que le logiciel puisse
gÈrer votre TVA sur les encaissements, vous devez indiquer obligatoirement un numÈro de piËce
sur vos Ècritures de ventes et díachats. Le pointage díÈchÈances fera le reste. N° Document
Permet díindiquer une information complÈmentaire concernant líÈcriture. En recherche d'Ècritures, une Ècriture pourra donc Ítre retrouvÈe suivant le numÈro du document díorigine. Compte
Saisissez dans cette colonne le numÈro du compte que vous voulez mouvementer. Si celui-ci
n'existe pas, le logiciel vous en avertit et vous propose de le crÈer. Rechercher un compte
Avec l'icÙne ou l'astÈrisque () du clavier numÈrique ou encore la touche F4. Saisissez les premiers caractËres du numÈro ou les premiers caractËres de l'intitulÈ du compte puis
cliquez sur l'icÙne ou la touche ou F4. Le logiciel affiche alors le plan comptable. Il positionne
le curseur sur le compte qui se rapproche le plus des caractËres saisis et active automatiquement
l'onglet de la racine correspondante. A partir de la liste des comptes, vous pouvez classer vos comptes par IntitulÈ ou NumÈro pour
retrouver facilement le compte que vous recherchez. Utilisation des raccourcis clavier
Vous pouvez dÈfinir pour un journal les numÈros de comptes les plus couramment utilisÈs (dans
la fiche du journal, onglet Raccourcis). En colonne Compte, leur raccourci clavier apparaÓt dans
la zone Informations. La combinaison de touches clavier Ctrl + une lettre inscrit
automatiquement le numÈro de compte associÈ. Compte de contrepartie
Lorsque votre journal est de type TrÈsorerie, vous pouvez indiquer un numÈro de compte de
contrepartie (dans la fiche du journal) qui sera repris automatiquement par le logiciel en
contrepartie ligne ‡ ligne ou en contrepartie globale du journal . Date de saisie
Cette colonne fait apparaÓtre la date de saisie ou díimport de líÈcriture. LibellÈ
Saisissez le libellÈ de líÈcriture, ou sÈlectionnez-le dans la liste dÈroulante si vous avez au prÈalable
crÈÈ des libellÈs types dans líoption LibellÈs des Ècritures du menu DonnÈes. Liste des libellÈs des Ècritures
OpÈrations Comptables Courantes
61
La touche F6, ou le bouton F6 LibellÈ, vous permet díajouter le libellÈ saisi ‡ la liste des libellÈs
types. Cette liste de libellÈs peut Ítre paramÈtrÈe ‡ partir du menu DonnÈes. LibellÈs par dÈfaut
Vous pouvez paramÈtrer le libellÈ afin de voir apparaÓtre automatiquement líintitulÈ du compte
ou le libellÈ de la premiËre Ècriture. Ce choix est ‡ effectuer dans líonglet Saisie des prÈfÈrences
(accessibles par le menu Dossier + PropriÈtÈs) ou dans le journal. Ce paramÈtrage pourra Ítre
modifiÈ ponctuellement dans les options de saisies par le bouton . Recopie du libellÈ
Vous pouvez reprendre le libellÈ de la ligne prÈcÈdente gr‚ce ‡ la touche . Devise
Cette colonne fait apparaÓtre la devise du montant de la transaction lorsquíelle est diffÈrente de la
devise locale (devise du dossier). La devise permet de distinguer les colonnes correspondant aux
montants de la transaction (montant liÈ ‡ une piËce commerciale) des colonnes correspondant aux
montants de la contre-valeur. DÈbit / CrÈdit
Un positionnement automatique est proposÈ par le logiciel pour respecter le sens "normal" de
l'Ècriture. La touche F12 ou le bouton Solder permet d'inscrire automatiquement le solde de l'Ècriture en cours. En fonction du type de contrepartie dÈfini pour le journal, le logiciel peut vous proposer
automatiquement une ligne de contrepartie sur le compte de banque. DÈbit / CrÈdit de contre-valeur
Un double affichage permet de consulter automatiquement le montant saisi dans la devise de contre- valeur indiquÈe dans les prÈfÈrences du dossier. 152 Choix du compte
NumÈro inexistant
A partir de líoption Saisie, si le numÈro de compte saisi n'existe pas, le logiciel vous avertit et vous
propose de le crÈer. Cliquez sur Oui et dÈfinissez la fiche du nouveau compte. Rechercher un compte
Pour afficher la liste des comptes, cliquez sur l'icÙne ou appuyez sur la touche du clavier
numÈrique ou encore sur la touche F4. Vous pouvez Ègalement saisir les premiers caractËres du numÈro du compte puis ouvrir ensuite la
liste des comptes. Il positionne le curseur sur le compte qui se rapproche le plus des caractËres
saisis et active automatiquement l'onglet de la racine correspondante. Tri de la liste
A partir de la liste des comptes, vous pouvez classer vos comptes par IntitulÈ ou NumÈro pour
retrouver facilement le compte que vous recherchez. 153 LibellÈ de l'Ècriture
Par dÈfaut, cíest le paramÈtrage rÈalisÈ dans vos prÈfÈrences qui est repris.
Printed Documentation
62
Pointez le type de libellÈ dÈsirÈ pour l'ensemble des Ècritures comptables saisies dans ce journal : Soit le libellÈ reprendra líintitulÈ du compte. Soit le libellÈ reprendra le libellÈ de la premiËre ligne de líÈcriture saisie. Soit le libellÈ sera ‡ saisir manuellement. 154 Modification d'une ligne
Pour modifier une ligne d'Ècriture existante, utilisez la touche EntrÈe (ou Entr) de votre clavier
numÈrique pour vous dÈplacer de gauche ‡ droite de colonne en colonne dans la ligne. Si le mois est
clÙturÈ, la modification n'est pas autorisÈe. 155 Suppression d'une ligne
Si le mois n'a pas ÈtÈ clÙturÈ, la suppression d'une Ècriture est autorisÈe. Utilisez la touche Suppr et
confirmez en cliquant sur Oui. Pensez ‡ supprimer toutes les lignes correspondant au mÍme
mouvement. Votre journal doit Ítre ÈquilibrÈ. 156 Saisie Standard : Saisie en devise
Pointez Montant en devise. Indiquez le code de la devise, ou recherchez-le en cliquant sur líicÙne . VÈrifiez le cours ou la paritÈ. Saisissez le montant dans le champ en devises et validez. 157 Options disponibles
158 Les boutons de l'entÍte de la fenÍtre
Permet díajouter le libellÈ saisie ‡ la liste des libellÈs types dÈj‡ existants. Permet díaccÈder ‡ la fenÍtre des ÈchÈances en cours pour ce tiers. Permet díaccÈder ‡ la fenÍtre de ventilations analytiques sur une ligne
díÈcriture de charges ou de produits. La colonne A signalera par une flËche
jaune líÈcriture sur laquelle une ventilation analytique Ètendue (plus de
deux postes affectÈs) a ÈtÈ enregistrÈe. Permet díaccÈder ‡ la Saisie GuidÈe. Permet d'inscrire automatiquement le solde de l'Ècriture en cours. Permet díaccÈder aux options de saisie pour les consulter ou les modifier
ponctuellement. Permet díaccÈder ‡ la saisie díun commentaire sur líÈcriture courante. Permet díenregistrer des montants en devises.
OpÈrations Comptables Courantes
63
159 Options de saisie
Lorsque vous saisissez une Ècriture dans un journal, le logiciel prend en compte tous les choix effectuÈs
dans la fiche du journal (onglet GÈnÈral) et dans les prÈfÈrences du dossier (onglet Saisie). Ces choix
concernent le mode de saisie des Ècritures, le libellÈ de l'Ècriture, la numÈrotation des piËces. Pour
modifier ponctuellement l'une de ces options, cliquez sur bouton ou lancez la commande Options
du menu contextuel. Mode de saisie
Vous pouvez modifier le mode de saisie des Ècritures ‡ venir : Mode RÈel ou Simulation. LibellÈ de l'Ècriture
Le choix effectuÈ dans líonglet Saisie du menu Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences est proposÈ
automatiquement, ou celui effectuÈ ‡ partir de paramÈtrage du journal (menu DonnÈes). Vous
pouvez ici choisir de reprendre le libellÈ du compte des Ècritures ‡ venir ou d'accÈder ‡ la saisie
manuelle du libellÈ. PiËces
Le choix effectuÈ dans la fiche du journal est proposÈ automatiquement. Vous pouvez modifier ici le
type de numÈrotation des piËces et indiquer le numÈro que vous dÈsirez. 160 OpÈrations disponibles ‡ partir du journal
Permet de consulter les Ècritures du compte associÈ ‡ líÈcriture courante. Permet de rechercher une Ècriture prÈcise suivant plusieurs critËres. Permet díimprimer le brouillard, Ècritures du mois pour le journal courant. Permet díenregistrer un montant en devise dans un journal dÈfini en devise locale (EUR).
161 Saisie Standard : RÈimputer une Ècriture
Vous pouvez rÈimputer automatiquement une Ècriture, cíest-‡-dire que le logiciel dÈplacera líÈcriture
dans le journal et ‡ la date demandÈs. Comment faire ?
AccÈdez ‡ la Saisie Standard par le menu Quotidien. Faites un clic droit avec la souris sur líune
des lignes composant líÈcriture, et choisissez líoption RÈimputer. Indiquez le code du journal et la
date des Ècritures et validez. Remarque : Les Ècritures ‡ contrepasser doivent Ítre saisies avec un numÈro de piËce. 162 Saisie Standard : Contrepasser une Ècriture
Printed Documentation
64
En version PRO uniquement, vous pouvez contrepasser
automatiquement une Ècriture, cíest-‡-dire que le logiciel passera
líÈcriture inverse dans le journal et le mois souhaitÈ. Comment faire ?
AccÈdez ‡ la Saisie Standard par le menu Quotidien. Faites un clic droit avec la souris sur líune
des lignes composant líÈcriture, et choisissez líoption Contrepasser. Indiquez le code du journal et la
date des Ècritures et validez. Remarque : Les Ècritures ‡ contrepasser doivent Ítre saisies avec un numÈro de piËce. 163 Saisie Comptable : Automatiser la saisie des factures
Comment automatiser la saisie des factures clients ?
Le plus souvent, la saisie díune facture se fait sur trois lignes díÈcritures :
Compte DÈbit CrÈdit
411 TTC
44541 TVA
70 HT
Pour accÈlÈrer la saisie díune facture, le logiciel vous propose de ne saisir que la premiËre ligne
díÈcriture de la facture. Pour cela, vous devez rÈaliser les opÈrations suivantes : AccÈdez au Plan Comptable Entreprise par le menu DonnÈes. Ouvrez le compte client de votre choix. Dans la zone Comptes associÈs, indiquez un compte de TVA collectÈe et un compte de produit. AccÈdez ensuite ‡ líoption Saisie Standard ou Saisie au KilomËtre du menu Quotidien. Choisissez le journal des ventes, le mois de la facture, et saisissez líÈcriture en commenÁant par la
ligne du compte client : les lignes de TVA et de HT síaffichent alors automatiquement sur les
comptes paramÈtrÈs dans le compte du client. Ces lignes restent modifiables ou supprimables. Comment automatiser la saisie des factures fournisseurs ?
Le plus souvent, la saisie díune facture se fait sur trois lignes díÈcritures :
Compte DÈbit CrÈdit
401 TTC
44566 TVA
60 HT
Pour accÈlÈrer la saisie díune facture, le logiciel vous propose de ne saisir que la premiËre ligne
díÈcriture de la facture. Pour cela, vous devez rÈaliser les opÈrations suivantes : AccÈdez au Plan Comptable Entreprise par le menu DonnÈes. Ouvrez le compte fournisseur de votre choix. Dans la zone Comptes associÈs, indiquez un compte de TVA dÈductible et un compte de charge.
OpÈrations Comptables Courantes
65
AccÈdez ensuite ‡ líoption Saisie Standard ou Saisie au KilomËtre du menu Quotidien. ComptabilitÈ. Choisissez le journal des achats, le mois de la facture, et saisissez líÈcriture en commenÁant par la
ligne du compte fournisseur : les lignes de TVA et de HT síaffichent alors automatiquement sur les
comptes paramÈtrÈs dans le compte du fournisseur. Ces lignes restent modifiables ou
supprimables. 164 Saisie Comptable : Lettrer en cours de saisie
Quíest-ce que le lettrage ?
Le lettrage consiste ‡ pointer les factures avec les rËglements correspondants, et ainsi de connaÓtre
les impayÈs de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : en effet, toutes les factures non pointÈes
correspondront aux factures non payÈes. Le lettrage concerne donc vos comptes de tiers. Comment lettrer en cours de saisie ?
Lors de la saisie du rËglement en Saisie Standard ou au KilomËtre, il est possible díobtenir
automatiquement une fenÍtre afin de lettrer le rËglement saisi avec líune des factures non encore
lettrÈes du compte (ou avec plusieurs factures). Pour cela, vous devez cocher líoption Lettrage en cours de saisie dans les prÈfÈrences du dossier
(Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences, onglet Saisie). Attention : Cette gestion est incompatible avec la gestion des ÈchÈances. Cela signifie que si líune des
options Une seule ÈchÈance ou EchÈancier dÈtaillÈ est sÈlectionnÈe dans les prÈfÈrences, la fenÍtre
de lettrage en cours de saisie ne síaffichera pas, car le lettrage se fera par ÈchÈancier. En effet, lors de
la saisie du rËglement, lorsque vous renseignez votre ÈchÈancier, si le montant de la facture et le
montant du rËglement sont identiques, le lettrage se fait automatiquement. De plus, le lettrage peut Ítre autorisÈ pour certains comptes, et interdits pour díautres. DÈfinissez
cela dans la fiche du compte, en accÈdant au Plan Comptable Entreprise par le menu DonnÈes. 165 EchÈancier
166 EchÈancier : Pointage díune ÈchÈance
En saisie d'Ècritures de rËglements sur les comptes clients, fournisseurs ou organismes sociaux, ou en
saisie des rËglements par Ma Banque Principale, Mon Autre Banque ou Ma Caisse, vous soldez
directement la ou les lignes díÈchÈance correspondant au rËglement. La fenÍtre díÈchÈances est
automatiquement ouverte, mais vous pouvez la rappeler par la touche F7. Positionnez-vous sur l'ÈchÈance ‡ rÈgler : une zone DÈtails Ecriture vous permet de
reconnaÓtre facilement l'Ècriture ‡ solder (gr‚ce au numÈro de piËce par exemple). Saisissez le montant rÈglÈ ‡ cette date dans la colonne RËglement (lorsque le montant du
rËglement correspond ‡ plusieurs ÈchÈances), ou utilisez le bouton Solder (le montant du
rËglement se reportera alors automatiquement dans la colonne RËglement. Indiquez Èventuellement le code du mode rËglement. Remarque : Si vous indiquez le mÍme numÈro de piËce entre líÈcriture de la facture et líÈcriture
du rËglement, le pointage se fera automatiquement, et ainsi, ‡ ouverture de líÈchÈancier, vous
pourrez constater que la colonne RËglement est dÈj‡ renseignÈe. 167 Recherche díune ÈchÈance
Printed Documentation
66
Si vous ne retrouvez pas líÈchÈance ‡ pointer, vous pouvez utiliser líoption de recherche díune
ÈchÈance. Pour cela, faites un clic droit avec la souris afin díaccÈder au menu contextuel, et
choisissez líoption Rechercher. 168 Epuration des ÈchÈances
Si vous mettez en place la gestion des ÈchÈances au cours de votre activitÈ, vous avez peut-Ítre
besoin díÈpurer les anciennes ÈchÈances (dÈj‡ rÈglÈes, mais non pointÈes) afin de commencer dans
un ÈchÈancier de taille rÈduite. Cliquez sur le bouton Epurer. 169 Lettrage par líÈchÈancier
Lorsque vous renseignez votre ÈchÈancier, un lettrage ou un lettrage partiel peut síeffectuer
automatiquement, selon le paramÈtrage choisi dans líonglet Saisie des prÈfÈrences du dossier. 170 EchÈancier : Recherche d'une ÈchÈance
Choisissez votre critËre de recherche (date de la facture, montant de líÈchÈance, numÈro de la piËce ou
libellÈ de líÈcriture). Cliquez sur OK, le logiciel trouve alors la premiËre ÈchÈance correspondant au
critËre indiquÈ. Si líÈchÈance trouvÈe níest pas la bonne, appuyez sur la touche F3 : la recherche se
poursuit alors. 171 Saisie GuidÈe
172 La Saisie GuidÈe
La Saisie GuidÈe permet de gÈnÈrer des Ècritures ‡ partir díun modËle (le guide) prÈ-paramÈtrÈ. Vous
pouvez ainsi gÈnÈrer plusieurs Ècritures successives et de mÍme type trËs rapidement. La crÈation des guides síeffectue par la commande Guides díÈcritures du menu DonnÈes. Comment y accÈder ?
Barre díoutils
Volet de navigation dans OpÈrations courantes
Barre de menu Quotidien + Saisie GuidÈe
Raccourci clavier Ctrl + G
Comment faire ?
Choisissez le bon onglet : Achats, Ventes, TrÈsorerie, OpÈrations Diverses. SÈlectionnez la liste souhaitÈe : liste de base ou liste dÈveloppÈe. Double-cliquez sur le guide ‡ utiliser ou cliquez sur le bouton Saisir. 173 La saisie dans un guide
LíÈcran est divisÈ en deux parties : la saisie síeffectue en haut de la fenÍtre, les Ècritures enregistrÈes
apparaissent en bas de la fenÍtre. Utilisez la touche Tab ou EntrÈe pour passer díun champ ‡ líautre. Le logiciel propose automatiquement le premier journal du type du guide. Si celui-ci ne vous
convient pas, choisissez dans la liste (icÙne , touche F4 ou astÈrisque ) le code du journal
dans lequel vous souhaitez que líÈcriture soit gÈnÈrÈe. Saisissez la date de la piËce. Saisissez la date díÈchÈance. Saisissez le numÈro de la piËce (numÈro de facture, de chËque Ö). Le numÈro de piËce
proposÈ dÈpend du paramÈtrage effectuÈ dans la fiche du journal (onglet GÈnÈral).
OpÈrations Comptables Courantes
67
Le curseur se positionne sur la premiËre ligne díÈcriture, et propose en blanc les zones
accessibles et modifiables : chaque ligne est composÈe díun numÈro de compte, díun intitulÈ de
compte, díun libellÈ et díun montant. Comme vous le remarquez, le fait de renseigner les zones
vierges ou blanches modifie automatiquement le contenu des lignes suivantes. Continuez ainsi sur
chacune des zones ‡ renseigner. Lorsque la saisie est complËte, cliquez sur le bouton Ajouter. Le logiciel gÈnËre
automatiquement les lignes díÈcritures dans le journal correspondant et affiche un message de
confirmation. Les lignes saisies apparaissent automatiquement dans la partie basse de líÈcran, et
une nouvelle Ècriture vous est automatiquement proposÈe sur le mÍme guide que prÈcÈdemment. Vous pouvez donc enchaÓner des Ècritures de mÍme type. Pour modifier les Ècritures saisies, double-cliquez dessus : le logiciel bascule automatiquement
en Saisie Standard. 174 Saisie non Comptable
175 Mes Achats
Cette option vous permet de saisir, sans notion comptable, les factures et avoirs de vos fournisseurs, et
de les consulter. Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + Mes Achats
PrÈsentation de la fenÍtre
La fenÍtre est partagÈe en deux parties : En haut : la liste des factures. En bas : le dÈtail díune facture. Comment saisir une facture ?
En haut de la fenÍtre, sÈlectionnez le mois de votre facture. Cliquez sur le bouton Nouvelle Facture. Choisissez le type de la facture : pointez HT ou TTC, selon que vous prÈfÈrez saisir les
montants HT ou TTC, sachant que dans les deux cas la TVA pourra Ítre calculÈe. ComplÈtez les informations de la facture : jour, numÈro, fournisseur, description, total HT ou
TTC, en utilisant la touche Tabulation ou EntrÈe pour passer díun champ ‡ líautre. Remarques : Pour crÈer un nouveau fournisseur, cliquez sur Nouveau Fournisseur dans le volet de
navigation Mes achats. De plus, dans le champ Total HT, vous devez saisir le total HT de la facture
aprËs remises et aprËs escomptes.
Pour saisir les ventilations par nature díachat et TVA, appuyez sur la touche Inser de votre
clavier (ou du clavier numÈrique), et complÈtez la ligne de saisie. Si le total des ventilations
est infÈrieur au total saisi dans líentÍte, une nouvelle ligne de ventilation síaffiche
automatiquement. Saisissez toutes les ventilations nÈcessaires. Astuce : Dans la colonne Type et taux de TVA, appuyez sur la touche ´ T ª : le premier type de TVA
Printed Documentation
68
síaffiche alors automatiquement.
Une fois toutes les ventilations saisies, cliquez sur Enregistrer la facture : la facture síajoute
alors dans la liste des factures, et vous Ítes prÍt ‡ saisir la facture suivante. Remarque : vous pouvez gÈrer vos ÈchÈances dans ce type de saisie. Comment corriger une facture ?
Il suffit de sÈlectionner la facture ‡ modifier et de cliquer sur le bouton Corriger la facture, ou de
double-cliquer dessus. Comment saisir un avoir ?
La saisie díun avoir est identique ‡ la saisie díune facture, sauf que les montants sont saisis en
nÈgatif, cíest-‡-dire prÈcÈdÈs par le signe ñ. Comment saisir une remise ?
Il suffit, dans le tableau des ventilations, de sÈlectionner la nature díachat Rabais, remises et
ristournes obtenus sur achat et de saisir le montant de la remise en nÈgatif, cíest-‡-dire prÈcÈdÈ
du signe ñ. Comment saisir un escompte ?
Il suffit, dans le tableau des ventilations, de sÈlectionner la nature díachat Escomptes obtenus et de
saisir le montant de líescompte en nÈgatif, cíest-‡-dire prÈcÈdÈ du signe ñ. Ecritures gÈnÈrÈes
Les Ècritures gÈnÈrÈes sont de cette forme :
Compte DÈbit CrÈdit
401Ö Montant TTC
44566Ö Montant TVA
60Ö Montant HT
Comment utiliser un compte particulier qui ne síaffiche pas dans les natures díachat ?
AccÈdez au Plan Comptable Entreprise par le menu DonnÈes, et cochez la colonne A (Achats) sur
la ligne du compte ‡ ajouter. Vous pouvez Ègalement consulter la partie Colonnes AVDR. 176 Mes Ventes
Cette option vous permet de saisir, sans notion comptable, les factures et avoirs de vos clients, et de
les consulter. Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + Mes Ventes + Mes Ventes
PrÈsentation de la fenÍtre
La fenÍtre est partagÈe en deux parties :
OpÈrations Comptables Courantes
69
En haut : la liste des factures. En bas : le dÈtail díune facture. Comment saisir une facture ?
En haut de la fenÍtre, sÈlectionnez le mois de votre facture. Cliquez sur le bouton Nouvelle Facture. Choisissez le type de la facture : pointez HT ou TTC, selon que vous prÈfÈrez saisir les
montants HT ou TTC, sachant que dans les deux cas la TVA pourra Ítre calculÈe. ComplÈtez les informations de la facture : jour, numÈro, client, description, total HT ou TTC, en
utilisant la touche Tabulation ou EntrÈe pour passer díun champ ‡ líautre. Remarques : Pour crÈer un nouveau client, cliquez sur Nouveau Client dans le volet de navigation Mes
ventes. De plus, dans le champ Total HT, vous devez saisir le total HT de la facture aprËs remises et
aprËs escomptes.
Pour saisir les ventilations par nature de vente et TVA, appuyez sur la touche Inser de votre
clavier (ou du clavier numÈrique), et complÈtez la ligne de saisie. Si le total des ventilations
est infÈrieur au total saisi dans líentÍte, une nouvelle ligne de ventilation síaffiche
automatiquement. Saisissez toutes les ventilations nÈcessaires. Astuce : Dans la colonne Type et taux de TVA, appuyez sur la touche ´ T ª : le premier type de TVA
síaffiche alors automatiquement.
Une fois toutes les ventilations saisies, cliquez sur Enregistrer la facture : la facture síajoute
alors dans la liste des factures, et vous Ítes prÍt ‡ saisir la facture suivante. Remarque : vous pouvez gÈrer vos ÈchÈances dans ce type de saisie. Comment corriger une facture ?
Il suffit de la sÈlectionner et de cliquer sur le bouton Corriger la facture, ou de double-cliquer
dessus. Comment saisir un avoir ?
La saisie díun avoir est identique ‡ la saisie díune facture, sauf que les montants sont saisis en
nÈgatif, cíest-‡-dire prÈcÈdÈs par le signe ñ. Comment saisir une remise ?
Pour saisir une remise dans une facture, il suffit, dans le tableau des ventilations, de sÈlectionner la
nature de vente Rabais, remises et ristournes accordÈs par líentreprise et de saisir le montant de
la remise en nÈgatif, cíest-‡-dire prÈcÈdÈ du signe ñ. Comment saisir un escompte ?
Printed Documentation
70
Pour saisir un escompte dans une facture, il suffit, dans le tableau des ventilations, de sÈlectionner la
nature de vente Escomptes accordÈs et de saisir le montant de líescompte en nÈgatif, cíest-‡-dire
prÈcÈdÈ du signe ñ. Ecritures gÈnÈrÈes
Les Ècritures gÈnÈrÈes sont de cette forme :
Compte DÈbit CrÈdit
411Ö Montant TTC
44571Ö Montant TVA
70Ö Montant HT
Comment utiliser un compte particulier qui ne síaffiche pas dans les natures de vente ?
AccÈdez au Plan Comptable Entreprise par le menu DonnÈes, et cochez la colonne V (Ventes) sur
la ligne du compte ‡ ajouter. Vous pouvez Ègalement consulter la partie Colonnes AVDR. 177 Mes Ventes Comptoir
178 Mes Ventes Comptoir
Cette option vous permet de saisir, sans notion comptable, les ventes comptoir rÈalisÈs dans la
journÈe. Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + Mes Ventes + Mes Ventes Comptoir
PrÈsentation de la fenÍtre
La fenÍtre se prÈsente sous forme díun tableau mensuel. Comment saisir un ticket Z de caisse ?
1. En haut de la fenÍtre, sÈlectionnez le mois de votre ticket. 2. Cliquez sur le jour de votre ticket. 3. Cliquez sur le bouton Ajouter et suivez les Ètapes de líassistant. Ecritures gÈnÈrÈes
Les Ècritures gÈnÈrÈes sont de cette forme :
Journal des ventes comptoir (VC)
Compte DÈbit CrÈdit
5111 Recette en espËces
5112 Recette en chËques
5113 Recette en CB
5114 Recette autres modes
70Ö Montant HT
44571Ö Montant TVA
Journal de caisse (CA)
OpÈrations Comptables Courantes
71
Compte DÈbit CrÈdit
530 Recette en espËces
5111 Recette en espËces
530 Montant remis en banque
580 Montant remis en banque
Journal de banque (BP ou BS)
Compte DÈbit CrÈdit
5121 EspËces caisse remis en
banque
580 EspËces caisse remis en
banque
5121 Recette en chËques
5112 Recette en chËques
5121 Recette en CB
5113 Recette en CB
5121 Recette autres modes
5114 Recette autres modes
Comment corriger une vente ?
Il suffit de la sÈlectionner et de cliquer sur le bouton Consulter, ou de double-cliquer dessus. 179 Ventes Comptoir : Ventilations par modes de rËglement
Dans cette Ètape, saisissez le numÈro de piËce de la vente comptoir. Ce numÈro sera repris sur les
Ècritures de la vente, de caisse et de remises en banque gÈnÈrÈes par cet assistant. ConformÈment ‡
líarticle 420-2 du PCG, tout enregistrement comptable doit prÈciser les rÈfÈrences de la piËce
justificative qui líappuie. Saisissez les montants des recettes du jour par mode de rËglement, puis passez ‡ líÈtape suivante. 180 Ventes Comptoir : Ventilations par natures de produit
Cette Ètape vous permet de ventiler vos ventes par nature de vente et par taux de TVA. Choisissez le type de saisie : pointez HT ou TTC, pour effectuer la saisie par les montants HT ou TTC, sachant que dans les deux cas la TVA sera calculÈe (sauf pour les saisies effectuÈes dans la colonne
Exo). Appuyez sur la touche Inser pour dÈmarrer (ou du clavier numÈrique), et complÈtez la ligne, en
utilisant la touche Tabulation ou EntrÈe pour passer díun champ ‡ líautre. Saisissez toutes les
ventilations de votre vente comptoir. Remarques : Vous ne pouvez saisir au maximum quíun seul taux de TVA par ligne. De plus, il se peut
que le montant de TVA soit ‡ ressaisir en cas díÈcarts díarrondis avec le ticket Z de caisse. Comment utiliser un compte particulier qui ne síaffiche pas dans les natures de vente ?
AccÈdez au Plan Comptable Entreprise par le menu DonnÈes, et cochez la colonne V (Ventes) sur
la ligne du compte ‡ ajouter. Vous pouvez Ègalement consulter la partie Colonnes AVDR. 181 Ventes Comptoir : Remises en banque
Printed Documentation
72
Dans cette Ètape, saisissez les montants remis en banque, par mode de rËglement, et cliquez sur
Terminer. 182 Ma TrÈsorerie
183 Ma Caisse
Cette option vous permet de saisir, sans notion comptable, les entrÈes et sorties de caisse. Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + Ma TrÈsorerie + Ma Caisse
Comment saisir un rËglement ?
En haut de la fenÍtre, sÈlectionnez le mois du rËglement. Choisissez selon les cas :
o Síil síagit díune sortie de caisse (paiement ou dÈpÙt vers une banque), cliquez sur
Nouvelle dÈpense, o síil síagit díun rËglement reÁu, cliquez sur Nouvelle recette. Comment corriger un paiement ?
Il suffit de le sÈlectionner et de cliquer sur le bouton Modifier, ou de double-cliquer dessus. Attention : Une recette ou une dÈpense gÈnÈrÈe par la saisie díune vente comptoir devra Ítre modifiÈe
dans la vente comptoir directement.
Les lignes prÈcÈdÈes par un cadenas ont ÈtÈ validÈes par líoption Validation des Ecritures du menu
ClÙtures. 184 Ma Banque Principale
Cette option vous permet de saisir, sans notion comptable, les rËglements Èmis (paiements ou
virements internes) et les rËglements reÁus sur votre banque principale. Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + Ma TrÈsorerie + Ma Banque Principale
Comment saisir un rËglement ?
1. En haut de la fenÍtre, sÈlectionnez le mois du rËglement. 2. Choisissez selon les cas : Síil síagit díun rËglement Èmis (paiement ou virement interne), cliquez sur Nouvelle dÈpense, síil síagit díun rËglement reÁu, cliquez sur Nouvelle recette, síil síagit díun bordereau de remise en banque, plutÙt que de saisir
les chËques du bordereau un par un par le bouton Nouvelle
recette, saisissez-les en une fois en cliquant sur Nouveau
bordereau. Comment corriger un paiement ?
OpÈrations Comptables Courantes
73
Il suffit de le sÈlectionner et de cliquer sur le bouton Modifier, ou de double-cliquer dessus. Attention : Une recette gÈnÈrÈe par la saisie díune vente comptoir devra Ítre modifiÈe dans la vente
comptoir directement.
Les lignes prÈcÈdÈes par un cadenas ont ÈtÈ validÈes par líoption Validation des Ecritures du menu
ClÙtures. 185 Mon Autre Banque
Cette option vous permet de saisir, sans notion comptable, les rËglements Èmis (paiements ou
virements internes) et les rËglements reÁus sur votre deuxiËme banque. Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + Ma TrÈsorerie + Mon Autre Banque
Comment saisir un rËglement ?
1. En haut de la fenÍtre, sÈlectionnez le mois du rËglement. 2. Choisissez selon les cas : Síil síagit díun rËglement Èmis (paiement ou virement interne), cliquez sur Nouvelle dÈpense, síil síagit díun rËglement reÁu, cliquez sur Nouvelle recette, síil síagit díun bordereau de remise en banque, plutÙt que de saisir
les chËques du bordereau un par un par le bouton Nouvelle
recette, saisissez-les en une fois en cliquant sur Nouveau
bordereau. Comment corriger un paiement ?
Il suffit de le sÈlectionner et de cliquer sur le bouton Modifier, ou de double-cliquer dessus. Attention : Une recette gÈnÈrÈe par la saisie díune vente comptoir devra Ítre modifiÈe dans la vente
comptoir directement.
Les lignes prÈcÈdÈes par un cadenas ont ÈtÈ validÈes par líoption Validation des Ecritures du menu
ClÙtures. 186 TrÈsorerie : DÈpense
Cette option vous permet de saisir un rËglement Èmis, ou un virement interne. Comment faire ?
Utilisez la touche Tabulation ou EntrÈe pour passer díun champ ‡ líautre. 1. Saisissez le jour du rËglement, si besoin, le n° de chËque (ce champ est grisÈ pour la caisse), et le n° de piËce. ConformÈment ‡ líarticle 420-2 du PCG, tout enregistrement comptable doit
prÈciser les rÈfÈrences de la piËce justificative qui líappuie. 2. Selon le cas, sÈlectionnez RËglement fournisseur, Autre charge ou frais ou Virement
interne vers :
Printed Documentation
74
RËglement fournisseur : Le rËglement est destinÈ ‡ un
fournisseur. La facture du fournisseur, TVA comprise, aura ÈtÈ
prÈalablement saisie dans líoption Mes Achats du menu Quotidien. Autre charge ou frais : Le rËglement níest pas rattachÈ ‡ un
fournisseur habituel ou la facture correspondante nía pas ÈtÈ
prÈalablement saisie (par exemple des frais postaux, des frais de
dÈplacement ou de restaurant Ö). Vous pouvez Ègalement utiliser
cette option pour saisir les paiements de TVA, salaires, etc. Virement interne vers : Cette option vous permet de saisir un
virement díune banque ‡ líautre, de la caisse vers une banque ou
díune banque vers la caisse. 3. Saisissez la description et le montant du rËglement. Dans le cas díune autre charge ou frais,
indiquez le type et le montant de la TVA si nÈcessaire. 4. Cliquez sur Ajouter pour enregistrer, et saisissez la dÈpense suivante. Comment crÈer un compte en cours de saisie ?
Pointez RËglement fournisseur, puis cliquez sur le bouton afin de crÈer un nouveau
fournisseur. Pointez Autre charge ou frais, puis cliquez sur le bouton afin de crÈer un nouveau
compte de charge ou frais. Ecritures comptables
Les Ècritures gÈnÈrÈes sont de cette forme :
RËglement fournisseur
Compte DÈbit CrÈdit
530 ou 5121 ou 5122 Montant
401Ö Montant
Autre charge ou frais
Compte DÈbit CrÈdit
530 ou 5121 ou 5122 Montant
60Ö Montant HT
44566Ö Montant TVA
Virement interne
Journal source
Compte DÈbit CrÈdit
530 ou 5121 ou 5122 Montant
581 Montant
Journal cible
Compte DÈbit CrÈdit
530 ou 5121 ou 5122 Montant
581 Montant
OpÈrations Comptables Courantes
75
Comment utiliser un compte particulier qui ne síaffiche pas dans les autres charges ou frais ?
AccÈdez au Plan Comptable Entreprise par le menu DonnÈes, et cochez la colonne D (DÈpense)
sur la ligne du compte ‡ ajouter. Vous pouvez Ègalement consulter la partie Colonnes AVDR. 187 TrÈsorerie : Recette
Cette option vous permet de saisir un rËglement reÁu. Comment faire ?
Utilisez la touche Tabulation ou EntrÈe pour passer díun champ ‡ líautre. 1. Saisissez le jour du rËglement et le n° de piËce. ConformÈment ‡ líarticle 420-2 du PCG, tout
enregistrement comptable doit prÈciser les rÈfÈrences de la piËce justificative qui líappuie. 2. Selon le cas, sÈlectionnez RËglement client ou Autre recette :
o RËglement client : Le rËglement provient díun client. La facture du client, TVA comprise, aura ÈtÈ prÈalablement saisie dans líoption Mes Ventes du menu Quotidien + Mes
Ventes. o Autre recette : Le rËglement ne provient pas díun client habituel ou la facture
correspondante nía pas ÈtÈ prÈalablement saisie. Vous pouvez Ègalement utiliser cette
option pour saisir le remboursement díindemnitÈs journaliËres díassurance maladie, un
nouvel emprunt bancaire, etc. 3. Saisissez la description et le montant du rËglement. Dans le cas díune autre recette, indiquez le
type et le montant de la TVA si nÈcessaire. 4. Cliquez sur Ajouter pour enregistrer, et saisissez la recette suivante. Comment crÈer un compte en cours de saisie ?
Pointez RËglement client, puis cliquez sur le bouton afin de crÈer un nouveau client. Pointez Autre recette, puis cliquez sur le bouton afin de crÈer un nouveau compte de
recette. Ecritures gÈnÈrÈes
Les Ècritures gÈnÈrÈes sont de cette forme :
RËglement client
Compte DÈbit CrÈdit
530 ou 5121 ou 5122 Montant
411Ö Montant
Autre recette
Compte DÈbit CrÈdit
530 ou 5121 ou 5122 Montant
70Ö Montant HT
44571Ö Montant TVA
Comment utiliser un compte particulier qui ne síaffiche pas dans les autres recettes ?
Printed Documentation
76
AccÈdez au Plan Comptable Entreprise par le menu DonnÈes, et cochez la colonne R (Recette)
sur la ligne du compte ‡ ajouter. Vous pouvez Ègalement consulter la partie Colonnes AVDR. 188 TrÈsorerie : Bordereau
Cette option vous permet de saisir líensemble des chËques reÁus et dÈposÈs sur un unique bordereau
de remise en banque. PlutÙt que de saisir les chËques du bordereau un par un par le bouton Nouvelle
recette, saisissez-les en une fois par cette option. Comment faire ?
Utilisez la touche Tabulation ou EntrÈe pour passer díun champ ‡ líautre. 1. Saisissez le jour de la remise, le numÈro de la remise, et le libellÈ. 2. Dans le tableau des chËques remis, appuyez comme indiquÈ sur la touche Inser pour ajouter
une ligne (ou du clavier numÈrique). Sur chaque ligne, sÈlectionnez le client, et saisissez les
diffÈrentes informations. 3. Une fois tous les chËques saisis, cliquez sur la touche Ajouter pour enregistrer la remise, et
saisir la remise suivante. Ecritures gÈnÈrÈes
Les Ècritures gÈnÈrÈes sont de cette forme :
Compte DÈbit CrÈdit
530 ou 5121 ou 5122 Montant de la remise
411Ö Montant du chËque 1
411Ö Montant du chËque 2
411Ö Montant du chËque 3
189 Encaissements
190 Saisie des Paiements ReÁus
Cette commande permet de gÈrer vos rËglements par mode de rËglement (chËque, carte bleue, LCR, prÈlËvements, ...) dans un journal des valeurs en attente. Avant díutiliser cette option, vous devez paramÈtrer les fiches de vos modes de rËglements (menu
DonnÈes) et prÈciser pour chaque mode, le numÈro de compte (511xxx) sur lequel seront imputÈs les
paiements reÁus. Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + Encaissements + Saisie des Paiements ReÁus
Comment faire ?
Dans le champ Code journal, sÈlectionnez le journal (de type TrÈsorerie ou Divers) sur
lequel vous dÈsirez travailler. Utilisez l'icÙne pour sÈlectionner le journal dans la liste. Vous pouvez paramÈtrer le journal par dÈfaut dans líonglet Saisie des prÈfÈrences du
dossier.
OpÈrations Comptables Courantes
77
Dans le champ Mois de saisie, choisissez dans la liste dÈroulante le mois sur lequel vous
dÈsirez travailler. Vous pouvez Ègalement utiliser les touches ´ FlËche basse ª ou ´ FlËche
Haute ª pour passer au mois prÈcÈdent ou suivant. La grille de saisie affiche les paiements dÈj‡ reÁus. Cliquez sur le bouton Ajouter ou utilisez
la touche Inser : Renseignez les diffÈrents champs et validez par OK. Les Ècritures comptables sont alors
enregistrÈes. Elles sont consultables par le menu Quotidien + Saisie Standard. LíÈchÈancier du compte síouvre afin díen rÈaliser le pointage. Si vous níutilisez pas cette
fonctionnalitÈ, refermez la fenÍtre. Le logiciel vous propose alors de saisir un nouveau rËglement. Ecritures comptables gÈnÈrÈes
Les Ècritures comptables gÈnÈrÈes dans le journal díencaissement ont la forme suivante :
411GESPI 200
5111 200
411ELAT 500
5112 500
411CAA 1500
5113 1500
Autres fonctions
12Modifier un paiement : utilisez le bouton Modifier ou la touche EntrÈe. 13Supprimer un paiement : utilisez le bouton Supprimer ou la touche Suppr. 14Imprimer le journal : utilisez le bouton Imprimer. 15Ouvrir líÈchÈancier du compte : utilisez le bouton EchÈancier. 16Un menu contextuel proposant les opÈrations les plus courantes est accessible par simple
clic droit sur la grille de saisie. 191 Saisie des Paiements ReÁus : Bouton Ajouter
Tiers
Saisissez le numÈro du compte client, recherchez-le dans le plan comptable en utilisant líicÙne
, ou crÈez un nouveau compte. RËglement Si le rËglement est en devise ÈtrangËre, saisissez le code de la devise (ou sÈlectionnez-le par
líicÙne ) et saisissez le montant du rËglement dans la case Montant en devise ÈtrangËre, sinon saisissez directement le rËglement dans la case Montant en devise locale. Type
Saisissez le code du mode de rËglement (ou sÈlectionnez-le par líicÙne ). Pour un
rËglement en chËque, vous pouvez saisir le N° de chËque, et indiquer síil síagit díun chËque hors- place.
Printed Documentation
78
Ecriture
ComplÈtez la date de líÈcriture en saisissant le jour. Renseignez le numÈro de piËce et le libellÈ de líÈcriture. Modifiez si besoin le compte proposÈ en contrepartie, selon le mode de rËglement. 192 DÈpÙt des Valeurs en Attente
Tous les rËglements enregistrÈs par la commande Saisie des Paiements ReÁus sont des valeurs en
attente. LíopÈration de dÈpÙt est nÈcessaire pour que les Ècritures comptables de banque soient
gÈnÈrÈes. Attention : Si vous souhaitez gÈnÈrer un fichier bancaire de vos LCR/BOR ou de vos prÈlËvements,
lancez la remise en banque avant díeffectuer le dÈpÙt. Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + Encaissements + DÈpÙt des Valeurs en Attente
Comment faire ?
Choisissez le mode de rËglement, et la pÈriode díenregistrement des rËglements que vous
souhaitez dÈposer en banque. La liste des rËglements encaissÈs sous ce mode et pendant
la pÈriode síaffiche automatiquement. SÈlectionnez le journal de la banque dans laquelle vous allez dÈposer ces valeurs et
prÈcisez la date de dÈpÙt. Les Ècritures correspondant ‡ ce dÈpÙt seront gÈnÈrÈes dans ce
journal ‡ cette date. De plus, les informations bancaires saisies dans la fiche du journal de
banque (onglet Banque) seront reprises sur le bordereau de remise en banque. Saisissez un numÈro de remise et un libellÈ. Ces informations apparaÓtront sur le bordereau
de remise en banque. Le libellÈ sera repris sur les Ècritures gÈnÈrÈes. Pour remettre les valeurs, cliquez simplement sur les lignes díencaissement en attente ‡
dÈposer. Pour imprimer un bordereau de remise, cliquez sur le bouton Bordereau. La validation du dÈpÙt (bouton Valider) permet de dÈposer effectivement les valeurs
encaissÈes, de gÈnÈrer un bordereau. Les valeurs disparaissent alors de la fenÍtre de
dÈpÙt. Une confirmation vous est donc demandÈe. Lorsque vous cliquez sur Imprimer, les
valeurs sont effectivement dÈposÈes. AprËs dÈpÙt, le journal de banque affichera ce type díÈcritures (si 512BANQUE a ÈtÈ dÈfini dans la
fiche du journal de banque en mode pied de journal) :
5111 ChËque 200
5113 1800
512BANQUE 2000
Comment rÈimprimer un ancien bordereau ?
Utilisez le bouton Liste des dÈpÙts antÈrieurs, en bas de la fenÍtre. Il vous permettra díouvrir un
bordereau dÈj‡ validÈ. RÈimprimez ensuite le bordereau gr‚ce au bouton Bordereau. 193 DÈpÙt des Valeurs : DÈpÙts antÈrieurs
OpÈrations Comptables Courantes
79
Affichez la liste des dÈpÙts pour toutes les banques, ou sÈlectionnez un journal en particulier. SÈlectionnez un dÈpÙt dans la liste en vous aidant du numÈro et de la date de remise en banque. Cliquez sur Ouvrir pour visualiser le dÈpÙt et Èventuellement rÈimprimer le bordereau par le bouton
Bordereau. Ou cliquer sur Supprimer pour supprimer la remise : les rËglements de cette remise seront ‡ nouveau
dÈposables dans un autre bordereau, et les Ècritures de banque correspondant ‡ la remise supprimÈe
seront supprimÈes. 194 DÈpÙt des Valeurs : Impression du bordereau de remise en banque
1. ContrÙlez les coordonnÈes bancaires de votre sociÈtÈ (ces coordonnÈes síimprimeront sur le
bordereau). Ces informations sont automatiquement reprises de líonglet Banque du journal de
banque indiquÈ dans líentÍte de la fenÍtre. 2. Cliquez sur Imprimer ou AperÁu pour une sortie papier ou Ècran. Toutes les impressions
proposent des boutons identiques. 195 DÈcaissements
196 RËglements des Tiers
Cette commande permet de saisir rapidement les rËglements des fournisseurs en fonction des
ÈchÈances. Avant díutiliser cette option, vous devez paramÈtrer les fiches de vos modes de rËglements (menu
DonnÈes). Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + DÈcaissements + RËglements des Tiers
Comment faire ?
Dans líentÍte de la fenÍtre, saisissez le numÈro de compte du fournisseur ainsi que la pÈriode
des ÈchÈances en attente de rËglement que vous souhaitez afficher. Choisissez, si vous le souhaitez, le type díÈchÈances ‡ afficher ainsi que le mode de rËglement
(critËres facultatifs). La grille affiche les ÈchÈances en attente de rËglement. Enregistrez ensuite le rËglement :
o RËglement total : SÈlectionnez líÈchÈance rÈglÈe et cliquez sur le bouton Solder, ou
double-cliquez dessus. o RËglement partiel : SÈlectionnez líÈchÈance rÈglÈe et cliquez sur le bouton RËgl. Partiel, saisissez le montant du rËglement et validez. RÈsultat : le montant du rËglement síaffiche dans la colonne Montant. Cliquez sur le bouton Valider. Renseignez les diffÈrents champs et validez par OK. Votre
rËglement est alors enregistrÈ. Elles sont consultables et modifiables par le menu Quotidien +
Saisie Standard. Le logiciel vous propose automatiquement díÈditer un courrier : choisissez le modËle souhaitÈ
(courrier, lettre-chËque, lettre-traite) et cliquez sur Imprimer, ou cliquez sur Annuler si vous ne
souhaitez pas imprimer de courrier. Les coordonnÈes du fournisseur sont automatiquement reprises
de la fiche du compte (onglet Adresse). 197 RËglement des Tiers : Bouton Valider
Printed Documentation
80
Choisissez le code du Journal de banque sur lequel le rËglement doit Ítre enregistrÈ (icÙne
). Vous pouvez paramÈtrer le journal par dÈfaut dans líonglet Saisie des prÈfÈrences du
dossier. Le compte de Contrepartie síaffiche automatiquement. Tapez la date du paiement ou sÈlectionnez-la par líicÙne . Renseignez le dÈtail de líÈcriture : NumÈro de piËce et LibellÈ. Si besoin, saisissez le code du mode de rËglement (ou sÈlectionnez-le par líicÙne ). Pour un rËglement en chËque, vous pouvez saisir le Code chÈquier et le N° de chËque. Pour un paiement en devise ÈtrangËre, sÈlectionnez le code de la devise. Si vous souhaitez que líÈcriture de rËglement soit automatiquement lettrÈe avec líÈchÈance
prÈcÈdemment sÈlectionnÈe, laissez la case Lettrer cochÈe et validez par OK. Vous
pourrez consulter le lettrage par líoption Quotidien + Consultation ñ Lettrage. 198 Remises en Banque (gÈnÈration de Fichiers)
199 Comment gÈnÈrer un fichier de LCR, PrÈlËvements ou Virements ?
ParamÈtrez vos comptes de tiers
AccÈdez au Plan Comptable par le menu DonnÈes. Ouvrez chaque compte client ou fournisseur
concernÈ. Pour chaque compte, accÈdez ‡ líonglet Banque et complÈtez les coordonnÈes bancaires
de vos tiers. ParamÈtrez vos journaux
AccÈdez aux Journaux par le menu DonnÈes. Ouvrez chaque journal de banque (un journal de
banque correspond ‡ une banque de la sociÈtÈ). Pour chaque banque, accÈdez ‡ líonglet Banque et
complÈtez les coordonnÈes bancaires de vos banques. CrÈez vos modes de rËglements
AccÈdez aux Modes de RËglements par le menu DonnÈes. Par le bouton Nouveau, crÈez les
modes de rËglements nÈcessaires , de type L.C.R / B.O.R, PrÈlËvement ou Virement. Utilisez líoption adÈquate
Pour les LCR et les PrÈlËvements, saisissez les paiements clients dans líoption Saisie des
Paiements ReÁus du menu Quotidien + Encaissements, en utilisant le mode de rËglement crÈÈ
prÈcÈdemment, de type L.C.R / B.O.R ou PrÈlËvement. AccÈdez ensuite soit ‡ líoption Remise de L.C.R / B.O.R, soit Remise de PrÈlËvements. Pour les Virements, saisissez les rËglements fournisseurs dans líoption RËglements des Tiers du
menu Quotidien + DÈcaissements, en utilisant le mode de rËglement de type Virement crÈÈ
prÈcÈdemment. AccÈdez ensuite ‡ líoption Remise de Virements. 200 Remises en Banque
Les remises au format CFONB (norme AFB) fonctionnent toutes de la
mÍme maniËre. Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + Encaissements + Remise de LCR / BOR
OpÈrations Comptables Courantes
81
Quotidien + Encaissements + Remise de PrÈlËvements
Quotidien + DÈcaissements + Remise de Virements
Comment faire ?
SÈlectionnez le journal de valeurs ‡ líencaissement qui contient les rËglements ‡ dÈposer, puis
prÈcisez la pÈriode. Les rËglements de type LCR, PrÈlËvements ou Virements síaffichent
automatiquement. Double-cliquez sur chaque ligne ‡ prendre en compte dans la remise et complÈtez les
informations bancaires : celles du client (ou du fournisseur) sont automatiquement reprises si vous
avez complÈtÈ la fiche du compte. Un astÈrisque apparaÓt ‡ gauche de la ligne pour indiquer quíelle a bien ÈtÈ prise en compte. Lorsque tous les rËglements voulus ont ÈtÈ sÈlectionnÈs, cliquez sur le bouton Valider et
GÈnÈrer un fichier aux normes AFB. ComplÈtez les informations concernant la remise elle-mÍme. Le fichier bancaire (*.AFB) sera gÈnÈrÈ automatiquement dans le rÈpertoire de líapplication. Le logiciel vous propose automatiquement díÈditer la liste des paiements remis en banque. Les lignes de rËglements disparaissent de la fenÍtre de remise. Consultez aussi la partie : Comment gÈnÈrer un fichier de LCR, PrÈlËvements ou Virements ?
201 Informations bancaires
Renseignez les informations manquantes. Si toutes ces informations sont correctes, validez par OK. Le
logiciel rÈalise alors un contrÙle du RIB et vous affiche un message lorsquíil est invalide. 202 Remise en Banque : Validation et gÈnÈration du fichier Choisissez le Code entrÈe (pour une LCR / BOR), le Type prÈlËvement (pour un
prÈlËvement), ou le Type de virement (pour un virement). ContrÙlez les informations de votre sociÈtÈ (N° Èmetteur, Raison sociale, RIB etc.) : ces
informations sont automatiquement reprises des coordonnÈes du dossier, ainsi que de líonglet
Banque du journal de banque. Indiquez la rÈfÈrence de la remise. Modifiez si besoin la Date de valeur. Pour un virement, choisissez le format de fichier (ETEBAC ou CollectivitÈs locales). Cochez si la banque vous le demande la case Saut de ligne entre chaque enregistrement. Validez par OK : le fichier bancaire (*.AFB) sera gÈnÈrÈ automatiquement dans le rÈpertoire de
líapplication. 203 Consultation de Comptes et Lettrage
204 Consultation de Comptes - Lettrage
La Consultation de compte vous permet díobtenir la liste des Ècritures díun compte pour une pÈriode
de rÈfÈrence. Comment y accÈder ?
Printed Documentation
82
Barre díoutils
Volet de navigation dans OpÈrations courantes
Barre de menu Quotidien + Consultation - Lettrage
Raccourci clavier Ctrl + I
Comment consulter un compte ?
Dans le champ Compte, cliquez sur líicÙne . Cela vous permet díaccÈder ‡ la liste des comptes, cíest-‡-dire au plan comptable de votre entreprise, afin de rechercher le compte ‡ consulter. Pour vous dÈplacer díun compte ‡ líautre, utilisez au choix :
17les boutons et , 18les flËches et de votre clavier, 19les touches et de votre clavier numÈrique. Les lignes prÈcÈdÈes par un cadenas ont ÈtÈ validÈes par líoption Validation des Ecritures du menu
ClÙtures. Remarque : Les diffÈrentes colonne peuvent Ítre affichÈs ou masquÈs en paramÈtrant líAffichage des
colonnes. Vous pouvez par exemple ajouter la colonne N° document, ou la colonne Provenance qui
fera apparaÓtre líorigine des lignes importÈes ou recopiÈes. Quíest-ce que le lettrage ?
Le lettrage consiste ‡ pointer les factures avec les rËglements correspondants, et ainsi de connaÓtre
les impayÈs de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : en effet, toutes les factures non pointÈes
correspondront aux factures non payÈes. Le lettrage concerne donc vos comptes de tiers. Le lettrage
peut Ítre autorisÈ pour certains comptes, et interdits pour díautres. DÈfinissez cela dans la fiche du
compte, en cliquant sur le bouton , ou en accÈdant au plan comptable.
Important : Lors de la clÙture annuelle, líopÈration de lettrage est líunique maniËre de conserver sur
líexercice suivant les Ècritures en attente de rËglement. Comment lettrer un compte ?
Cliquez sur chaque ligne ‡ lettrer puis cliquez sur le bouton Lettrer. Le logiciel vous propose automatiquement un code lettrage (AAA Ètant le premier). Indiquez le code
lettrage ‡ appliquer aux Ècritures et cliquez sur OK. Si la sÈlection des Ècritures est dÈsÈquilibrÈe et
que líÈcart est infÈrieur ‡ líÈcart autorisÈ dans líonglet Consultation des prÈfÈrences du dossier, le
logiciel vous affiche la boÓte de lettrage approchÈ pour gÈnÈrer une Ècriture díÈcart de rËglement. Renseignez cette boÓte et cliquez sur OK : toutes les Ècritures sÈlectionnÈes sont alors pointÈes. Remarque : Pour retrouver une Ècriture ‡ lettrer, sÈlectionnez les Ècritures Non lettrÈes, accÈdez au
menu contextuel (par le clic droit de la souris), et choisissez líoption Recherche.
OpÈrations Comptables Courantes
83
Consultez aussi les parties suivantes : Lettrer en cours de saisie
Lettrage partiel
205 Lettrage manuel
Le lettrage peut Ítre autorisÈ pour certains comptes, et interdits pour díautres. DÈfinissez cela dans la
fiche du compte. Le lettrage manuel síeffectue de la maniËre suivante : Activez líoption Consultation - Lettrage du menu Quotidien. Saisissez le numÈro du compte de tiers ‡ lettrer ou recherchez-le dans la liste avec l'icÙne
ou l'astÈrisque () du clavier numÈrique ou encore la touche F4. Saisissez la pÈriode de rÈfÈrence des Ècritures que vous souhaitez lettrer. Cliquez sur chaque ligne ‡ lettrer puis cliquez sur le bouton Lettrer. Si la sÈlection des Ècritures est ÈquilibrÈe, le logiciel vous propose automatiquement le dernier
code lettrage (AAA Ètant le premier), indiquez le code lettrage ‡ appliquer aux Ècritures et cliquez
sur OK. Si la sÈlection des Ècritures est dÈsÈquilibrÈe et que líÈcart est infÈrieur ‡ líÈcart autorisÈ
dans les prÈfÈrences du dossier, le logiciel vous affiche la boÓte de lettrage approchÈ pour gÈnÈrer
une Ècriture díÈcart de rËglement. Renseignez cette boite et cliquez sur OK : toutes les Ècritures sÈlectionnÈes sont alors
pointÈes. Remarques : Le lettrage manuel est accessible en Saisie Standard par clic sur l'icÙne . Le lettrage manuel peut Ítre rÈalisÈ au cours de la saisie : voir la partie Lettrer en cours de saisie. La modification du compte ou du montant díune Ècriture lettrÈe entraÓne automatiquement sont
dÈlettrage. 206 Consultation : Recherche
Vous possÈdez une version millÈsimÈe
Choisissez le critËre de recherche : un montant au dÈbit, un montant au crÈdit, un solde. Tapez un montant. Cliquez sur OK : le logiciel se positionne sur la plus ancienne Ècriture pour ce montant. Si líÈcriture trouvÈe ne correspond pas ‡ la piËce recherchÈe, appuyez sur la touche F3 de
votre clavier afin que le logiciel poursuive sa recherche. Lorsque le logiciel ne trouve pas díÈcriture pour le montant recherchÈ, un message vous indique
alors ´ Aucune Ècriture pour ces critËresÖ ª. Vous possÈdez une version PRO
Choisissez le critËre de recherche : la date de líÈcriture, un montant, le numÈro de piËce ou le libellÈ
de líÈcriture.
Printed Documentation
84
En fonction du critËre choisi : Saisissez la date de líÈcriture. Pointez le sens de líÈcriture ou solde et saisissez un montant. Saisissez le numÈro de piËce. Ou saisissez le libellÈ de líÈcriture. Cliquez sur OK : le logiciel se positionne sur la plus ancienne Ècriture pour ce critËre. Si líÈcriture trouvÈe ne correspond pas ‡ la piËce recherchÈe, appuyez sur la touche F3 de votre
clavier afin que le logiciel poursuive sa recherche. Lorsque le logiciel ne trouve pas díÈcriture pour le montant recherchÈ, un message vous indique
alors ´ Aucune Ècriture pour ces critËresÖ ª. 207 Lettrage Automatique
Le lettrage automatique est une opÈration globale qui permet de lettrer les Ècritures de maniËre
automatique suivant le numÈro de piËce ou les montants. Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + Consultation ñ Lettrage + bouton Auto
Barre de menu Quotidien + Lettrage Automatique
Comptes
Indiquez la fourchette de comptes ‡ lettrer. Dans cette fourchette, seuls les comptes dont le lettrage
automatique est autorisÈ seront lettrÈs. Líautorisation síeffectue ‡ partir de líonglet Divers de la fiche
du compte. PÈriode
Le logiciel vous propose díeffectuer le lettrage jusquí‡ la date du jour, mais vous pouvez modifier
cette date si vous le souhaitez. Cocher la case Lettrer ‡ cheval sur plusieurs exercices afin que les lignes de líexercice en cours
puissent Ítre lettrÈes avec des lignes des exercices antÈrieurs. Cela suppose quíil ne síagit pas du
1
er exercice et que lors des clÙtures, la conservation des Ècritures de tiers non lettrÈes ait ÈtÈ
demandÈe. Type de lettrage
Choisissez le critËre de lettrage en pointant : Par piËces : le logiciel recherche les lignes díÈcritures qui ont le mÍme numÈro de piËce et
dont les montants se compensent. ou
Par montants : le logiciel recherche les lignes díÈcritures dont les montants se compensent. Profondeur de lettrage (en lettrage par montants uniquement)
La profondeur de lettrage correspond au nombre de lignes díÈcritures pouvant se compenser (par
dÈfaut 2, par exemple pour une facture et son rËglement). Une profondeur de 3 signifie que le
logiciel pourra lettrer par exemple une facture avec deux rËglements, ou deux factures avec un
rËglement, etc. Plus la profondeur de lettrage est grande, plus le lettrage est performant (plus de
possibilitÈs sont examinÈes) mais plus la durÈe de l'opÈration est longue. Au del‡ de 6, un message
vous avertira que líopÈration peut Ítre longue.
OpÈrations Comptables Courantes
85
Lettrage sur solde progressif nul (en lettrage par montants uniquement)
Lorsque cette case níest pas cochÈe, un code lettrage diffÈrent est attribuÈ ‡ chaque groupe de
lignes díÈcritures qui se compensent. Lorsque cette case est cochÈe, le fonctionnement est le suivant : Dans un premier temps, les lignes díÈcritures non lettrÈes du compte sont balayÈes jusquí‡ ce que
le solde progressif de ces lignes soit Ègal ‡ zÈro. Si cíest le cas, toutes les lignes díÈcritures lues
sont lettrÈes avec les mÍmes lettres, puis les lignes díÈcritures suivantes sont balayÈes, et ainsi
de suite. Dans un deuxiËme temps, les lignes díÈcritures non lettrÈes restantes sont lettrÈes en fonction de la
profondeur de lettrage. Lettrage sur solde progressif quasi nul (en lettrage par montants uniquement)
Cette option níest accessible que lorsque la case Lettrage sur solde nul est cochÈe. Elle fonctionne de la mÍme faÁon que le lettrage sur solde nul, sauf que le solde progressif díun
groupe de lignes díÈcritures ne sera pas Ègal ‡ zÈro, mais infÈrieur ‡ líÈcart maximal autorisÈ indiquÈ
dans la fenÍtre de lettrage approchÈ. Le logiciel gÈnËre alors une Ècriture d'opÈration diverse pour compenser l'Ècart. Pour dÈfinir cet Ècart, cliquez sur le bouton Lettrage ApprochÈ. Bouton Lettrage approchÈ (en lettrage par montants uniquement)
Ce bouton vous permet de dÈfinir les options de lettrage approchÈ, notamment l'Ècart maximum
autorisÈ. Par exemple on peut dÈcider quíun Ècart de 1 euro est tolÈrable. Le logiciel gÈnËrera alors une
Ècriture d'opÈration diverse si un Ècart infÈrieur ou Ègal ‡ 1 entre plusieurs lignes díÈcritures (selon la
profondeur indiquÈe) est trouvÈ. Avant de gÈnÈrer l'Ècriture d'opÈration diverse de l'Ècart, le logiciel peut vous demander une
confirmation. Si vous refusez la gÈnÈration de l'Ècriture, le lettrage sera classique. Rapport
Si vous cochez cette case, le logiciel gÈnËrera un fichier txt dans lequel vous trouverez la liste de
tous les lettrages effectuÈs par cette option. 208 Lettrage Automatique approchÈ
Cette option permet de lettrer des Ècritures mÍme lorsquíun Ècart de rËglement apparaÓt. Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + Consultation ñ Lettrage + bouton Auto
Barre de menu Quotidien + Lettrage Automatique
SÈlectionnez le Lettrage automatique par montants, et cliquez sur le bouton Lettrage approchÈ. Options
Printed Documentation
86
Saisissez líÈcart maximal pour le lettrage. Cochez la case Demander une confirmation pour chaque OD afin díobtenir un message de
confirmation en cours de lettrage. Un refus sera alors possible au cas par cas. Ecritures de rÈgularisation
Indiquez ici les paramËtres des Ècritures d'OD ‡ gÈnÈrer. 209 DÈlettrage
Le dÈlettrage síeffectue de la maniËre suivante :
Activez líoption Consultation - Lettrage du menu Quotidien. Saisissez le numÈro du compte de tiers ‡ dÈlettrer ou recherchez-le dans la liste avec l'icÙne
ou l'astÈrisque () du clavier numÈrique ou encore la touche F4. Saisissez la pÈriode de rÈfÈrence des Ècritures que vous souhaitez dÈlettrer. Cliquez sur le bouton DÈlettrer. Saisissez le code lettrage ‡ annuler. Cliquez sur OK. Vous pouvez Ègalement lancer un DÈlettrage automatique (menu Quotidien) pour dÈlettrer les
Ècritures díun compte ou díune fourchette de comptes, pour une pÈriode donnÈe, suivant un intervalle
de codes lettrage ‡ prÈciser. 210 Ecriture de rÈgularisation (lettrage)
Lorsquíun Ècart de rËglement ou un Ècart de conversion intervient lors du lettrage manuel, vous devez
paramÈtrer líÈcriture de rÈgularisation ‡ gÈnÈrer. Les comptes proposÈs par dÈfaut (6688 et 7688) síappliquent pour un Ècart de rËglement. Vous pouvez
paramÈtrer díautres comptes dans líonglet Comptes Divers des Racines de Comptes (Dossier +
PropriÈtÈs). 211 Rapprochement Bancaire
212 Rapprochement Bancaire
Le Rapprochement Bancaire vous permet de pointer les mouvements enregistrÈs sur votre extrait de
compte et ainsi de connaÓtre ‡ tout moment les sommes payÈes ou perÁues restant ‡ pointer. Comment effectuer son Rapprochement Bancaire
Par compte
Par journal Automatique par Journal ou par compte (en version PRO)
Quel rapprochement effectuer (par journal ou par compte) ?
Le choix du type de rapprochement que vous allez rÈaliser síeffectue dans les prÈfÈrences du
dossier (Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences, onglet CrÈation).
OpÈrations Comptables Courantes
87
Dans un pointage par journal, vous obtenez les Ècritures saisies dans le journal de trÈsorerie, ‡
l'exception des Ècritures du compte de trÈsorerie. Ce type de rapprochement doit Ítre utilisÈ lorsque
vous avez paramÈtrÈ vos journaux de trÈsorerie avec une contrepartie en pied de journal. Avantage : Le nombre díÈcritures dans le journal de banque est divisÈ par deux. Dans un pointage par compte, vous obtenez la liste des Ècritures du compte de trÈsorerie. Ce type
de rapprochement doit Ítre utilisÈ lorsque vous avez paramÈtrÈ vos journaux de trÈsorerie avec une
contrepartie en ligne ‡ ligne. Avantages : La premiËre annÈe, lí‡ nouveau du compte de banque pourra Ítre saisi de faÁon dÈtaillÈe
pour faciliter le dÈmarrage du pointage. Les Ècritures saisies sur le compte de banque mais dans un autre journal (par exemple
OD) apparaÓtront lors du rapprochement. Certaines Ècritures de tiers pourront Ítre regroupÈes sur une seule ligne de banque (par
exemple toutes les Ècritures díune remise en banque), ce qui facilitera le pointage. Attention : Dans le cas o˘ un journal de trÈsorerie est dÈfini avec une contrepartie automatique
en Pied de journal, le pointage par journal s'impose pour pointer directement les Ècritures de
Tiers (401 et 411). 213 Rapprochement Bancaire incorrect
Le rapprochement bancaire est incorrect tant quíil reste un Ècart de rapprochement. Voici les points ‡
vÈrifier : Certains rËglements du relevÈ bancaire níont peut-Ítre pas ÈtÈ saisis en comptabilitÈ (frais
bancaires, agiosÖ) : saisissez-les et pointez-les. Certains montants níont peut-Ítre pas ÈtÈ pointÈs : pointez bien tous les montants prÈsents
dans le relevÈ de banque. Certains montants ont peut-Ítre ÈtÈ pointÈs alors quíils ne sont pas sur le relevÈ : dÈpointez-les
en redouble-cliquant dessus. Le solde de la banque a peut-Ítre ÈtÈ mal saisi, ou dans le mauvais sens. VÈrifiez-le et
modifiez-le si besoin (champ Solde final du relevÈ). 214 Rapprochement Manuel
215 Rapprochement par Compte
Le rapprochement bancaire par compte permet díobtenir la totalitÈ des Ècritures du compte de banque ‡
la date du relevÈ bancaire afin de rÈaliser le pointage des Ècritures relevÈes sur votre extrait de compte. Lors de la clÙture annuelle, le logiciel pourra reporter automatiquement les Ècritures non pointÈes afin
que vous puissiez continuer le suivi de vos comptes bancaires. Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + Rapprochement Bancaire + Manuel par Compte
DÈfinissez les critËres de votre Rapprochement Bancaire
Indiquez le code pointage ‡ utiliser pour pointer les Ècritures (par exemple le numÈro du
relevÈ).
Printed Documentation
88
PrÈcisez la date que vous souhaitez prendre en compte comme date de valeur (par exemple
la date du relevÈ). SÈlectionnez le numÈro du compte de banque ‡ rapprocher. SÈlectionnez le type des Ècritures ‡ afficher : Toutes, Ecritures rapprochÈes ou Non
rapprochÈes. Si vous souhaitez pointer vos Ècritures, sÈlectionnez Toutes ou Non
rapprochÈes. Les Ècritures du compte síaffichent alors dans une grille. Indiquez la date jusquí‡ laquelle afficher les Ècritures : gÈnÈralement la date du relevÈ. Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevÈ. Un
solde CrÈditeur doit Ítre saisi ‡ droite. Pointez vos Ècritures
Pointez ou dÈpointez une Ècriture en double-cliquant dessus. Si vous avez demandÈ
líaffichage des Ecritures Non PointÈes, lorsque vous pointez une Ècriture, celle-ci disparaÓt
de líÈcran. Le logiciel calcule automatiquement líÈcart entre le solde du compte et le solde de banque
dans le champ Ecart de rapprochement : celui-ci doit Ítre nul ‡ la fin du rapprochement, cíest-‡-dire quíil ne doit plus síafficher aucun montant dans ce champ. Pour imprimer le rapprochement bancaire, cliquez sur líicÙne . Pour verrouiller le rapprochement bancaire, cliquez sur le bouton Verrouiller. Attention : Pour pouvoir verrouiller le rapprochement, vous devez afficher toutes les Ècritures, donc
sÈlectionner Toutes dans le champ Ecritures. En quoi consiste le verrouillage du Rapprochement Bancaire ?
Lorsque le rapprochement bancaire est terminÈ, cíest-‡-dire quíil níy a plus de montant dans le
champ Ecart de rapprochement, vous pouvez utiliser le bouton Verrouiller. Cela vous permettra de
valider le rapprochement en líÈtat. Ainsi, vous ne risquez plus de dÈpointer ou pointer une Ècriture
par erreur, ou de modifier par erreur une Ècriture pointÈe. Vous pouvez visualiser tous vos anciens rapprochements en sÈlectionnant la date du relevÈ
concernÈ dans le champ RelevÈ. Lorsque vous visualisez un rapprochement antÈrieur, il síaffiche tel quíil Ètait lors de sa validation, cíest-‡-dire que : Les Ècritures postÈrieures ‡ la date de relevÈ ne síaffichent pas. Les Ècritures pointÈes dans un relevÈ postÈrieur sont affichÈes pointÈes mais grisÈes, pour les distinguer des autres. Elles ne sont pas considÈrÈes comme pointÈes pour ce
relevÈ.
Il est possible de dÈverrouiller un rapprochement bancaire par le bouton DÈverrouiller, ‡ condition
que ce soit le dernier. C'est-‡-dire que pour dÈverrouiller líavant-dernier rapprochement, vous devrez
díabord dÈverrouiller le dernier. Le menu contextuel
Le menu contextuel (clic droit) permet de
OpÈrations Comptables Courantes
89
20Pointer ou dÈpointer une Ècriture. 21DÈpointer automatiquement des Ècritures selon leur code pointage. 22Tout pointer : cette option vous permet de rÈaliser un rapprochement ´ ‡ líenvers ª, ce qui est
utile lorsque líon dÈbute le rapprochement en cours díexercice par exemple. Il síagit de tout
pointer, puis de dÈpointer les Ècritures non encore passÈes dans vos relevÈs. 23Rechercher une Ècriture ‡ rapprocher. 24Basculer en consultation du compte de banque. 25Basculer en saisie des Ècritures dans le journal de banque. 26Imprimer le rapprochement. 27Modifier les propriÈtÈs de la grille. Mon Rapprochement Bancaire est faux : pourquoi ?
216 Rapprochement par Journal
Le rapprochement par journal permet díobtenir la totalitÈ des Ècritures du journal de banque ‡ la date du
relevÈ bancaire afin de rÈaliser le pointage des Ècritures relevÈes sur votre extrait de compte. Lors de la
clÙture annuelle, le logiciel pourra reporter automatiquement les Ècritures non pointÈes afin que vous
puissiez continuer le suivi de vos comptes bancaires. Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + Rapprochement Bancaire + Manuel par Journal
DÈfinissez les critËres de votre Rapprochement Bancaire
Indiquez le code pointage ‡ utiliser pour pointer les Ècritures (par exemple le numÈro du
relevÈ). PrÈcisez la date que vous souhaitez prendre en compte comme date de valeur (par exemple
la date du relevÈ). SÈlectionnez le code du journal de banque ‡ rapprocher. SÈlectionnez le type des Ècritures ‡ afficher : Toutes, Ecritures rapprochÈes ou Non
rapprochÈes. Si vous souhaitez pointer vos Ècritures, sÈlectionnez Toutes ou Non
rapprochÈes. Les Ècritures du compte síaffichent alors dans une grille. Indiquez la date jusquí‡ laquelle afficher les Ècritures : gÈnÈralement la date du relevÈ. Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevÈ. Un
solde CrÈditeur doit Ítre saisi ‡ droite. Pointez vos Ècritures
Pointez ou dÈpointez une Ècriture en double-cliquant dessus. Si vous avez demandÈ
líaffichage des Ecritures Non PointÈes, lorsque vous pointez une Ècriture, celle-ci disparaÓt
de líÈcran. Le logiciel calcule automatiquement líÈcart entre le solde du compte et le solde de banque
dans le champ Ecart de rapprochement : celui-ci doit Ítre nul ‡ la fin du rapprochement , cíest-‡-dire quíil ne doit plus síafficher aucun montant dans ce champ. Pour imprimer le rapprochement bancaire, cliquez sur líicÙne . Pour verrouiller le rapprochement bancaire, cliquez sur le bouton Verrouiller.
Printed Documentation
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Attention : Pour pouvoir verrouiller le rapprochement, vous devez afficher toutes les Ècritures, donc
sÈlectionner Toutes dans le champ Ecritures. En quoi consiste le verrouillage du Rapprochement Bancaire ?
Lorsque le rapprochement bancaire est terminÈ, cíest-‡-dire quíil níy a plus de montant dans le
champ Ecart de rapprochement, vous pouvez utiliser le bouton Verrouiller. Cela vous permettra de
valider le rapprochement en líÈtat. Ainsi, vous ne risquez plus de dÈpointer ou pointer une Ècriture
par erreur, ou de modifier par erreur une Ècriture pointÈe. Vous pouvez visualiser tous vos anciens rapprochements en sÈlectionnant la date du relevÈ
concernÈ dans le champ RelevÈ. Lorsque vous visualisez un rapprochement antÈrieur, il síaffiche tel quíil Ètait lors de sa validation, cíest-‡-dire que : Les Ècritures postÈrieures ‡ la date de relevÈ ne síaffichent pas. Les Ècritures pointÈes dans un relevÈ postÈrieur sont affichÈes pointÈes mais grisÈes, pour les
distinguer des autres. Elles ne sont pas considÈrÈes comme pointÈes pour ce relevÈ.
Il est possible de dÈverrouiller un rapprochement bancaire par le bouton DÈverrouiller, ‡ condition
que ce soit le dernier. C'est-‡-dire que pour dÈverrouiller líavant-dernier rapprochement, vous devrez
díabord dÈverrouiller le dernier. Le menu contextuel
Le menu contextuel (clic droit) permet de
Pointer ou dÈpointer une Ècriture. DÈpointer automatiquement des Ècritures selon leur code pointage. Tout pointer : cette option vous permet de rÈaliser un rapprochement ´ ‡ líenvers ª, ce qui est
utile lorsque líon dÈbute le rapprochement en cours díexercice par exemple. Il síagit de tout
pointer, puis de dÈpointer les Ècritures non encore passÈes dans vos relevÈs. Rechercher une Ècriture ‡ rapprocher. Basculer en consultation du compte de líÈcriture sÈlectionnÈe. Basculer en saisie des Ècritures dans le journal de banque. Imprimer le rapprochement. Modifier les propriÈtÈs de la grille. Mon Rapprochement Bancaire est faux : pourquoi ?
217 Rapprochement Bancaire : Recherche díun montant
Vous possÈdez une version millÈsimÈe
Tapez un montant. Choisissez le sens de líÈcriture. Cliquez sur OK : le logiciel se positionne sur la plus ancienne Ècriture pour ce montant.
OpÈrations Comptables Courantes
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Si líÈcriture trouvÈe ne correspond pas ‡ la piËce recherchÈe, appuyez sur la touche F3 de
votre clavier afin que le logiciel poursuive sa recherche. Lorsque le logiciel ne trouve pas díÈcriture pour le montant recherchÈ, un message vous indique
alors ´ Ecriture ‡ rapprocher non trouvÈe ª. Vous possÈdez une version PRO
Choisissez le critËre de recherche : la date de líÈcriture, un montant, le numÈro de piËce ou le libellÈ
de líÈcriture. En fonction du critËre choisi :
28Saisissez la date de líÈcriture. 29Pointez le sens de líÈcriture et saisissez une fourchette de montants. 30Saisissez le numÈro de piËce. 31Ou saisissez le libellÈ de líÈcriture. Cliquez sur OK : le logiciel se positionne sur la plus ancienne Ècriture pour ce critËre. Si líÈcriture trouvÈe ne correspond pas ‡ la piËce recherchÈe, appuyez sur la touche F3 de votre
clavier afin que le logiciel poursuive sa recherche. Lorsque le logiciel ne trouve pas díÈcriture pour le montant recherchÈ, un message vous indique
alors ´ Ecriture non trouvÈe ! ª. 218 Rapprochement Automatique
219 Rapprochement Automatique (en version PRO)
Cette option vous permet : Soit de rÈaliser un pointage automatique de vos Ècritures de banque : le logiciel rÈalise lui- mÍme le rapprochement. Soit d'importer dans votre comptabilitÈ les Ècritures de banque afin de ne pas les saisir. Soit de visualiser le relevÈ bancaire ‡ líÈcran et de rÈaliser un pointage manuel. Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + Rapprochement Bancaire + Automatique par Journal ou
par Compte
La partie haute de líÈcran est rÈservÈe aux Ècritures comptables, la partie basse au relevÈ de banque. 220 Rapprochement Automatique : Comptabilisation des Ècritures
Comment comptabiliser des Ècritures ?
Il síagit díimporter les Ècritures du relevÈ bancaire. Pour cela : SÈlectionnez le compte de la banque (en rapprochement par compte) ou le code du journal
de banque (en rapprochement par journal). Cliquez sur le bouton Importer. Choisissez le type díimport ‡ rÈaliser et complÈtez les
informations requises (voir Importation du relevÈ bancaire). Si aucune ligne níapparaÓt, cliquez
sur le bouton CritËres, et vÈrifiez la pÈriode et le type des Ècritures ‡ afficher.
Printed Documentation
92
SÈlectionnez la ligne ‡ comptabiliser, puis cliquez sur le bouton Comptabiliser et
renseignez les diffÈrents critËres. AprËs validation, líÈcriture apparaÓtra dans la partie haute de
la fenÍtre. Autres fonctions
Purger : ce bouton vous permet de purger les lignes des anciens relevÈs afin de ne pas trop alourdir
le rapprochement bancaire, ou de supprimer des lignes importÈes par erreur.
Imprimer : il síagit díimprimer les lignes du relevÈ bancaire. 221 Rapprochement Automatique : Pointage manuel
Affichage des Ècritures (partie haute de la fenÍtre) Indiquez le code pointage ‡ utiliser pour pointer les Ècritures (par exemple le numÈro du relevÈ). PrÈcisez la date que vous souhaitez prendre en compte comme date de valeur (par exemple la
date du relevÈ). SÈlectionnez le compte de la banque (en rapprochement par compte) ou le code du journal de
banque (en rapprochement par journal). SÈlectionnez le type des Ècritures ‡ afficher : Toutes, Ecritures rapprochÈes ou Non rapprochÈes. Si vous souhaitez pointer vos Ècritures, sÈlectionnez Toutes ou Non rapprochÈes. Indiquez la date jusquí‡ laquelle afficher les Ècritures : gÈnÈralement la date du relevÈ. Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevÈ. Un
solde CrÈditeur doit Ítre saisi ‡ droite.
Importation du relevÈ bancaire
Cliquez sur le bouton Importer. Choisissez le type díimport ‡ rÈaliser et complÈtez les
informations requises (voir Importation du relevÈ bancaire). Si aucune ligne níapparaÓt, cliquez
sur le bouton CritËres, et vÈrifiez la pÈriode et le type des Ècritures ‡ afficher. Pointage
Vous pouvez pointer vos Ècritures de deux faÁons :
o Soit double-cliquez sur líÈcriture ‡ rapprocher ;
o Soit sÈlectionnez la ligne de votre extrait de compte et líÈcriture ‡ rapprocher. Le
logiciel vÈrifie ainsi la concordance des montants, et ne propose le pointage que
lorsque les montants sont identiques. Remarque : Si vous avez demandÈ líaffichage des Ecritures Non PointÈes, lorsque vous pointez une
Ècriture, celle-ci disparaÓt de líÈcran.
Le logiciel calcule automatiquement líÈcart entre le solde du compte et le solde de banque dans
le champ Ecart de rapprochement : celui-ci doit Ítre nul ‡ la fin du rapprochement , cíest-‡- dire quíil ne doit plus síafficher aucun montant dans ce champ.. Pour imprimer le rapprochement bancaire, cliquez sur líicÙne . Pour verrouiller le rapprochement bancaire, cliquez sur le bouton Verrouiller.
OpÈrations Comptables Courantes
93
Attention : Pour pouvoir verrouiller le rapprochement, vous devez afficher toutes les Ècritures, donc
sÈlectionner Toutes dans le champ Ecritures. En quoi consiste le verrouillage du Rapprochement Bancaire ?
Lorsque le rapprochement bancaire est terminÈ, cíest-‡-dire quíil níy a plus de montant dans le
champ Ecart de rapprochement, vous pouvez utiliser le bouton Verrouiller. Cela vous permettra de
valider le rapprochement en líÈtat. Ainsi, vous ne risquez plus de dÈpointer ou pointer une Ècriture
par erreur, ou de modifier par erreur une Ècriture pointÈe. Vous pouvez visualiser tous vos anciens rapprochements en sÈlectionnant la date du relevÈ
concernÈ dans le champ RelevÈ. Lorsque vous visualisez un rapprochement antÈrieur, il síaffiche tel quíil Ètait lors de sa validation, cíest-‡-dire que :
32Les Ècritures postÈrieures ‡ la date de relevÈ ne síaffichent pas. 33Les Ècritures pointÈes dans un relevÈ postÈrieur sont affichÈes pointÈes mais grisÈes, pour
les distinguer des autres. Elles ne sont pas considÈrÈes comme pointÈes pour ce relevÈ.
Il est possible de dÈverrouiller un rapprochement bancaire par le bouton DÈverrouiller, ‡ condition
que ce soit le dernier. C'est-‡-dire que pour dÈverrouiller líavant-dernier rapprochement, vous devrez
díabord dÈverrouiller le dernier. Autres fonctions
Purger : ce bouton vous permet de purger les lignes des anciens relevÈs afin de ne pas trop alourdir
le rapprochement bancaire, ou de supprimer des lignes importÈes par erreur.
Imprimer : il síagit díimprimer les lignes du relevÈ bancaire. Mon Rapprochement Bancaire est faux : pourquoi ?
222 Rapprochement Automatique : Pointage automatique
Affichage des Ècritures (partie haute de la fenÍtre) SÈlectionnez le compte de la banque (en rapprochement par compte) ou le code du journal
de banque (en rapprochement par journal). SÈlectionnez le type des Ècritures ‡ afficher : Toutes, Ecritures rapprochÈes ou Non
rapprochÈes. Indiquez la date jusquí‡ laquelle afficher les Ècritures. Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevÈ. Un
solde CrÈditeur doit Ítre saisi ‡ droite.
Importation du relevÈ bancaire
Cliquez sur le bouton Importer. Choisissez le type díimport ‡ rÈaliser et complÈtez les
informations requises (voir Importation du relevÈ bancaire). Si aucune ligne níapparaÓt, cliquez sur le bouton CritËres, et vÈrifiez la pÈriode et le type des Ècritures ‡ afficher.
Printed Documentation
94
Pointage
Cliquez sur le bouton Automatique et choisissez les diffÈrents critËres. Pour imprimer le rapprochement bancaire, cliquez sur líicÙne . Pour verrouiller le rapprochement bancaire, cliquez sur le bouton Verrouiller. Attention : Pour pouvoir verrouiller le rapprochement, vous devez afficher toutes les Ècritures, donc
sÈlectionner Toutes dans le champ Ecritures. En quoi consiste le verrouillage du Rapprochement Bancaire ?
Lorsque le rapprochement bancaire est terminÈ, cíest-‡-dire quíil níy a plus de montant dans le
champ Ecart de rapprochement, vous pouvez utiliser le bouton Verrouiller. Cela vous permettra de
valider le rapprochement en líÈtat. Ainsi, vous ne risquez plus de dÈpointer ou pointer une Ècriture
par erreur, ou de modifier par erreur une Ècriture pointÈe. Vous pouvez visualiser tous vos anciens rapprochements en sÈlectionnant la date du relevÈ
concernÈ dans le champ RelevÈ. Lorsque vous visualisez un rapprochement antÈrieur, il síaffiche tel quíil Ètait lors de sa validation, cíest-‡-dire que : Les Ècritures postÈrieures ‡ la date de relevÈ ne síaffichent pas. Les Ècritures pointÈes dans un relevÈ postÈrieur sont affichÈes pointÈes mais grisÈes, pour les
distinguer des autres. Elles ne sont pas considÈrÈes comme pointÈes pour ce relevÈ.
Il est possible de dÈverrouiller un rapprochement bancaire par le bouton DÈverrouiller, ‡ condition
que ce soit le dernier. C'est-‡-dire que pour dÈverrouiller líavant-dernier rapprochement, vous devrez
díabord dÈverrouiller le dernier. Autres fonctions
Purger : ce bouton vous permet de purger les lignes des anciens relevÈs afin de ne pas trop alourdir
le rapprochement bancaire, ou de supprimer des lignes importÈes par erreur.
Imprimer : il síagit díimprimer les lignes du relevÈ bancaire. Mon Rapprochement Bancaire est faux : pourquoi ?
223 Rapprochement Automatique : Bouton Purger
Il síagit de purger les lignes des anciens relevÈs afin de ne pas trop alourdir le rapprochement bancaire, ou de supprimer des lignes importÈes par erreur : Indiquez la pÈriode ‡ purger en tapant directement la date de dÈbut et de fin ou en utilisant
líicÙne . Indiquez la fourchette de piËces ‡ purger. Cochez le type de lignes ‡ supprimer : les lignes pointÈes, les lignes non pointÈes ou les deux. 224 Rapprochement Automatique : Bouton Imprimer
Il síagit díimprimer votre relevÈ bancaire :
OpÈrations Comptables Courantes
95
Indiquez la pÈriode ‡ imprimer en tapant directement la date de dÈbut et de fin ou en utilisant
líicÙne . Indiquez la fourchette de piËces ‡ imprimer. Choisissez le type de lignes ‡ imprimer : les lignes pointÈes, les lignes non pointÈes ou les
deux. 225 Rapprochement Automatique : Bouton Comptabiliser
Il síagit de comptabiliser la ligne du relevÈ bancaire sÈlectionnÈe : Indiquez le Journal de banque dans lequel líÈcriture doit Ítre comptabilisÈe. Indiquez la Date de líÈcriture. Indiquez le N° de compte de tiers (client ou fournisseur par exemple) sur lequel líÈcriture doit
Ítre comptabilisÈe. Confirmez le compte de trÈsorerie pour la Contrepartie. Si besoin, modifiez le NumÈro de piËce et le LibellÈ de líÈcriture. Validez par OK : líÈcriture apparaÓt dans la partie haute de la fenÍtre. 226 Rapprochement Automatique : Bouton Automatique
Code
Ce code sera reportÈ sur les Ècritures pointÈs. Il peut síagir par exemple du numÈro du relevÈ. Síil
síagit díun numÈro de ligne, vous pouvez demander líincrÈmentation automatique de ce code. Date de valeur
Cette date sera reportÈe sur les Ècritures pointÈes. Vous pouvez choisir : La date de rapprochement, par exemple la date du jour : ainsi, vous saurez ‡ quelle date les
Ècritures auront ÈtÈ pointÈes. La date de valeur de líextrait de compte : ainsi, la date du relevÈ est reportÈe sur líÈcriture. Si
plusieurs lignes sont pointÈes avec une seule Ècriture, le logiciel prend la date la plus rÈcente. Ecart maximal
Vous pouvez prÈciser ici le nombre de jours díÈcart autorisÈ entre la date de líÈcriture et la date de
rÈfÈrence. Si líÈcart est supÈrieur, le rapprochement ne síappliquera pas sur líÈcriture. Type
Choisissez le type de rapprochement ‡ lancer : Par piËces et par montants : le logiciel vÈrifie la concordance des numÈros de piËces et des
montants. Par montants : le logiciel ne vÈrifie que la concordance des montants. Remarque : Le logiciel tentera de multiples combinaisons afin de pointer plusieurs lignes du relevÈs avec une
seule Ècriture, ou inversement. 227 Rapprochement Automatique : Bouton CritËres
Printed Documentation
96
Choisissez ici les critËres díaffichage des lignes des relevÈ de compte : Indiquez la pÈriode en tapant directement la date de dÈbut et de fin ou en utilisant líicÙne . Choisissez le type de lignes ‡ afficher : les lignes pointÈes, les lignes non pointÈes ou les deux. 228 DÈclaration de TVA
229 Gestion de la TVA
Il existe deux types de TVA :
34TVA sur les dÈbits : La TVA est automatiquement comptabilisÈe lors de l'Ècriture de vente ou
d'achat. 35TVA sur les encaissements : La TVA de la piËce de vente ou díachat est automatiquement
comptabilisÈe lors de líÈcriture du rËglement. 230 Comment mettre en place votre TVA ?
Dans les racines de comptes du dossier (Dossier + PropriÈtÈs + Racines de comptes), vous
devez pointer, le mode de TVA par dÈfaut : TVA sur DÈbits ou TVA sur Encaissements. Le
choix indiquÈ ici sera automatiquement repris dans les nouveaux comptes de TVA crÈÈs. Si vous gÈrez les deux modes de TVA pour les achats et les ventes, peu importe le choix des
racines des comptes : vous pourrez choisir, compte de TVA par compte de TVA, le mode de TVA
‡ appliquer, et utiliser, lors de la saisie, le compte correspondant ‡ la facture saisie. Cíest le choix
du compte qui est dÈterminant. Toujours dans les racines de comptes, dÈfinissez les diffÈrents taux de TVA que vous utilisez, en
cliquant sur le bouton Taux. ParamÈtrez vos comptes de TVA ‡ partir du plan comptable (menu DonnÈes) : vous devez
impÈrativement dÈfinir un compte de TVA pour chaque taux, et pour chaque mode de TVA. Le
logiciel vous propose dÈj‡ un plan comptable avec un compte de TVA par type. 231 Comment gÈrer la TVA sur les dÈbits ?
Il suffit de saisir vos piËces de ventes et díachat en utilisant les comptes appropriÈs. Les montants
saisis sur les comptes de TVA sont automatiquement repris dans la dÈclaration de TVA. 232 Comment gÈrer la TVA sur les encaissements ?
Vous devez obligatoirement saisir un numÈro de piËce sur vos Ècritures de ventes et díachats
et tenir ‡ jour votre ÈchÈancier (pointage de la ligne díÈchÈance lors de líenregistrement du
rËglement). Si vous ne souhaitez pas gÈrer vos ÈchÈances (bien que cela soit vivement conseillÈ), la TVA sur les
encaissements pourra toutefois Ítre reconnue si vous saisissez vos Ècritures avec un numÈro de
piËce identique sur líÈcriture de vente ou díachat et líÈcriture de rËglement. 233 Acomptes et TVA sur encaissements
234 Acompte
Si vous gÈrez la TVA sur les encaissements, et que vous recevez des acomptes, vous devez
impÈrativement saisir une facture díacompte, afin que le montant de la TVA correspondant soit
saisi, sur le bon compte de TVA, et que le pointage de líÈchÈancier puisse avoir lieu. 235 RËglement partiel
Si vous saisissez le rËglement partiel díune facture, renseignez votre ÈchÈancier : le logiciel
recalcule automatiquement le montant de la TVA correspondant au montant du rËglement.
OpÈrations Comptables Courantes
97
236 Consultez aussi les parties suivantes :
1 ModËles d'Ècritures
2 La dÈclaration CA3
3 La dÈclaration CA12
237 TVA : Acquisitions Intracommunautaires
Dans la dÈclaration de TVA, l'acquisition intracommunautaire est traitÈe de la faÁon suivante :
lorsqu'une entreprise achËte un bien dans líUnion EuropÈenne, elle doit comptabiliser de la TVA (qu'elle
calcule elle-mÍme puisque la facture du fournisseur est valorisÈe HT). L'Ècriture sera de la forme :
Compte Type du compte DÈbit CrÈdit
6Ö UE Montant HT
44566Ö UE Montant TVA
401Ö Montant HT
4452 Montant TVA
Pour une acquisition intracommunautaire díimmobilisations, elle sera de la forme :
Compte Type du compte DÈbit CrÈdit
2Ö UE Montant HT
44562Ö UE Montant TVA
401Ö Montant HT
4452 Montant TVA
Exemple :
Compte LibellÈ DÈbit CrÈdit
6011 Achats UE 1000,00
4456611 TVA dÈductible UE ‡ 19,60 196,00
401DUPONT Fournisseur DUPONT 1000,00
4452 TVA due intracommunautaire 196,0
Cette Ècriture doit impÈrativement Ítre saisie en líÈtat pour que líÈdition de la dÈclaration de TVA
soit cohÈrente. Par ailleurs, le montant calculÈ sur la ligne du compte 4452 doit Ítre ressaisi (ou
recalculÈ par la touche F12). 238 TVA : Achats auprËs d'un assujetti non Ètabli en France
Il síagit díun achat auprËs díun assujetti non Ètabli en France dans le cas díune opÈration díautoliquidation.
L'Ècriture sera de la forme :
Compte Type du compte DÈbit CrÈdit
60Ö Assujetti non Ètabli en France Montant HT
Printed Documentation
98
44566Ö Assujetti non Ètabli en France Montant TVA
401Ö Montant HT
4455.. Montant TVA
Pour une acquisition díimmobilisations auprËs díun assujetti non Ètabli en France, elle sera de la forme :
Compte Type du compte DÈbit CrÈdit
20Ö Assujetti non Ètabli en France Montant HT
44562Ö Assujetti non Ètabli en France Montant TVA
401Ö Montant HT
4455.. Montant TVA
Exemple :
Compte LibellÈ DÈbit CrÈdit
6013 Achat auprËs díun assujetti non Ètabli en France 1000,00
4456616 TVA dÈductible auprËs díun assujetti non Ètabli
en France ‡ 19,60
196,00
401Y Fournisseur Y 1000,00
44551 TVA ‡ dÈcaisser 196,00
Cette Ècriture doit impÈrativement Ítre saisie en líÈtat pour que líÈdition de la dÈclaration de TVA
soit cohÈrente. Par ailleurs, le montant calculÈ sur la ligne du compte 4455Ö doit Ítre ressaisi
(ou recalculÈ par la touche F12). 239 TVA Livraisons gaz imposables
Il síagit díun achat de gaz ou díÈlectricitÈ imposable dans le cas díune opÈration díauto-liquidation. L'Ècriture sera de la forme :
Compte Type du compte DÈbit CrÈdit
60Ö Livraisons gaz imposables Montant HT
44566Ö Livraisons gaz imposables 19,60 Montant TVA
401Ö Montant HT
4455.. Montant TVA
Exemple :
Compte LibellÈ DÈbit CrÈdit
6012 Livraisons gaz imposables 1000,00
4456615 TVA dÈductible sur livraison de gaz ‡ 19,60 196,00
401Y Fournisseur Y 1000,00
44551 TVA ‡ dÈcaisser 196,00
OpÈrations Comptables Courantes
99
Cette Ècriture doit impÈrativement Ítre saisie en líÈtat pour que líÈdition de la dÈclaration de TVA
soit cohÈrente. Par ailleurs, le montant calculÈ sur la ligne du compte 4455Ö doit Ítre ressaisi
(ou recalculÈ par la touche F12). 240 TVA : Impression de la DÈclaration et des Annexes
Cochez la case Imprimer un justificatif si vous souhaitez obtenir un justificatif aprËs líimprimÈ, puis
cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Remarque : Si vous níavez pas le code díactivation adÈquat, la dÈclaration imprimÈe est signalÈe
comme NON AGREEE. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Remarque pour la CA3 : Si vous saisissez dans les lignes 10 et 11, un document annexe (3310M) doit
obligatoirement Ítre joint ‡ votre dÈclaration de TVA. Cette annexe níest pas imprimÈe par le logiciel, contactez votre centre des impÙts pour obtenir ce document. 241 Informations ‡ saisir pour accÈder ‡ la DÈclaration de TVA
Vous devez tout díabord saisir le code d'activation adÈquat. Ensuite, les ÈlÈments suivants, ‡ saisir dans líoption CoordonnÈes du menu Dossier + PropriÈtÈs,
font l'objet d'un contrÙle strict et sont imposÈs par la DGI : Les informations relatives ‡ l'identification de l'entreprise :
o Raison sociale et adresse de líentreprise (onglet Adresse)
o Siret et NumÈro de TVA (onglet Identification) Les informations relatives au TrÈsor Public (onglet TrÈsor Public) :
o Adresse du TrÈsor Public
o Recette, N° de dossier, clÈ, CDI, Code service, Code rÈgime et Statut. Si vous ne connaissez pas ces informations, vous les trouverez sur la dÈclaration de TVA prÈ-remplie
que votre centre des impÙts vous a envoyÈe. 242 TVA : Montants calculÈs, montants ‡ saisir
Líassistant de prÈparation vous affiche automatiquement les montants calculÈs ‡ partir des Ècritures
enregistrÈes et vous donne accËs aux zones que vous avez ‡ complÈter manuellement. Les valeurs portÈes sur ces lignes sont calculÈes en fonction de la racine du compte de TVA, et du type
díopÈration choisi dans la fiche des comptes de TVA, díachats, de ventes ou díimmobilisations (onglet
Divers) : France, UE, Export, DOM, Autres imposables, Autres non imposables, Achats en
franchise, Livraisons gaz imposables et Livraisons gaz non imposables. Consultez la partie : ModËles d'Ècritures. Voir aussi la gestion de la TVA sur les encaissements. 243 DÈclaration CA3
244 La DÈclaration de TVA du RÈgime RÈel Normal et Mini RÈel (CA3)
Printed Documentation
100
Comment y accÈder ?
Volet de navigation dans OpÈrations courantes
Barre de menu Quotidien + DÈclaration de TVA + RÈgime normal - ImprimÈ CA3
Si son accËs reste refusÈ, complÈtez ou vÈrifiez les informations obligatoires ‡ saisir. Fonctions disponibles
Cette fenÍtre liste toutes les dÈclarations dÈj‡ effectuÈes. A partir de cette liste, vous pouvez : PrÈparer une nouvelle dÈclaration
Modifier une dÈclaration dÈj‡ enregistrÈe, líannexe 3310 A ou 3519
Supprimer une dÈclaration incorrecte, líannexe 3310 A ou 3519
Imprimer une dÈclaration, une annexe 3310 A ou 3519
PrÈparer une nouvelle annexe 3310 A
PrÈparer un nouveau formulaire 3519
Remarque : Les crÈations, modifications et suppressions de dÈclarations CA3, annexes 3310A ou
annexes 3519 nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ lors de chacune de ces
actions. Parmi ces actions, les modifications et suppressions nÈcessitent la saisie díune justification.
Parties ‡ consulter Gestion de la TVA
Informations ‡ saisir pour accÈder ‡ la dÈclaration
Comment prÈparer la dÈclaration ?
Montants calculÈs, montants ‡ saisir ModËles d'Ècritures
Virements bancaires
Comment imprimer la dÈclaration ?
Voir aussi
36Option EDI
245 PrÈparation de la DÈclaration de TVA CA3
Comment y accÈder ?
Volet de navigation dans OpÈrations courantes
Barre de menu Quotidien + DÈclaration de TVA + RÈgime normal - ImprimÈ CA3
Si son accËs reste refusÈ, complÈtez ou vÈrifiez les informations obligatoires ‡ saisir. Remarque : Pour gÈnÈrer une dÈclaration de TVA, il est nÈcessaire que toutes les Ècritures, depuis
le dÈbut de líexercice jusqu'‡ la fin de la pÈriode de la dÈclaration soient validÈes. Si les Ècritures ne
sont pas validÈes vous pourrez gÈnÈrer une dÈclaration de TVA provisoire.
OpÈrations Comptables Courantes
101
Pour plus díinformation sur la validation des Ècritures, cliquez ICI. Comment faire ?
Cliquer sur le bouton Nouveau. Cochez la case concernant la 3310 A si vous devez crÈer cette annexe. Pour rÈaliser une dÈclaration de TVA provisoire, laissez cochÈe la case GÈnÈrer votre dÈclaration de
TVA en mode provisoire, sinon dÈcochez la case. Le type de PÈriodicitÈ dÈpend du code rÈgime sÈlectionnÈ dans les coordonnÈes de votre dossier
(onglet TrÈsor Public). La Date limite de dÈpÙt est calculÈe automatiquement en fonction : du premier caractËre de la raison
sociale de votre sociÈtÈ, de son dÈpartement, du SIRET, du rÈgime et du statut. Si la date limite de
dÈpÙt est erronÈe, vÈrifiez ces ÈlÈment dans líoption CoordonnÈes du menu Dossier + PropriÈtÈs. Indiquez votre mode de paiement : Les entreprises ayant rÈalisÈ un chiffre díaffaires compris entre 760
000 Ä et 15 millions díeuros doivent obligatoirement choisir le mode Virement bancaire. Remarque : Pour avoir accËs au mode de rËglement TÈlÈ RËglement, vous devez acquÈrir le module
TVA EDI. Pour cela, contactez notre service commercial ou consultez notre site Web www.ebp.com. Cliquez ensuite sur le bouton PrÈparer pour accÈder ‡ líassistant de la dÈclaration de TVA. Celui-ci
dÈtaille Ètape par Ètape les informations ou valeurs que vous devez complÈter. 246 TVA : Annexe 3310 A
Les montants de líannexe 3310 A doivent Ítre saisis manuellement. Le total des lignes 35 ‡ 46 sera
reportÈ en ligne 14 de la dÈclaration CA3, et le total des lignes 47 ‡ 71 sera reportÈ en ligne 29. 247 TVA : PrÈparation de l'Annexe 3310 A
Comment y accÈder ?
Volet de navigation dans OpÈrations courantes
Barre de menu Quotidien + DÈclaration de TVA + RÈgime normal - ImprimÈ CA3
Si son accËs reste refusÈ, complÈtez ou vÈrifiez les informations obligatoires ‡ saisir. Cas 1 : La CA3 du mois ou du trimestre nía pas encore ÈtÈ Ètablie
Cliquez sur Nouveau et cochez la case concernant la 3310 A. ComplÈtez ensuite les pages des
assistants (les pages concernant la CA3 suivront). Cas 2 : La CA3 du mois ou du trimestre a dÈj‡ ÈtÈ Ètablie
Dans la zone Annexe et Formulaire, sÈlectionnez líannexe 3310A. Cliquez sur le bouton Nouveau juste en dessous et complÈtez les pages de líassistant. Attention : Dans ce cas, aprËs la prÈparation de líannexe 3310 A, vous devrez rouvrir la CA3 par le
bouton Modifier et re-parcourir toutes les Ètapes de líassistant afin que les montants de líannexe soient
bien reportÈs sur les lignes 14 et 29. 248 TVA : Formulaire 3519
Printed Documentation
102
Les champs suivants doivent obligatoirement Ítre renseignÈs : Nom du reprÈsentant fiscal ou du liquidateur judiciaire
LocalitÈ du reprÈsentant fiscal ou du liquidateur judiciaire
Nom du demandeur LocalitÈ du demandeur CoordonnÈes bancaires
249 TVA : PrÈparation du formulaire 3519
Comment y accÈder ?
Volet de navigation dans OpÈrations courantes
Barre de menu Quotidien + DÈclaration de TVA + RÈgime normal - ImprimÈ CA3
Si son accËs reste refusÈ, complÈtez ou vÈrifiez les informations obligatoires ‡ saisir. Comment faire ?
Vous devez tout díabord prÈparer la dÈclaration CA3 du mois ou du trimestre. Dans la zone Annexe et Formulaire, sÈlectionnez le formulaire 3519. Cliquez sur le bouton Nouveau juste en dessous et complÈtez les pages de líassistant. 250 Etapes de l'assistant CA3
251 CA3 : Introduction
Vous Ítes dans líassistant de prÈparation de la dÈclaration CA3. Cliquez sur le bouton Suivant afin de
parcourir les diffÈrentes Ètapes de cet assistant. 252 CA3 : OpÈrations imposables (HT)
Paiement par imputation
Cochez cette case si besoin et joignez le feuillet 3616. Mention expresse
Cochez cette case pour faire apparaÓtre ´ Mention expresse ª dans la partie rÈservÈe ‡ la
correspondance et saisissez votre commentaire. Commentaires
Saisissez ici les commentaires qui síimprimeront dans le cadre rÈservÈ ‡ la correspondance. Ligne 02
Pour obtenir le montant des autres opÈrations imposables, vous devez suivre le schÈma de saisie de
ces ventes. Ligne 03
Pour obtenir le montant des acquisitions intracommunautaires, vous devez suivre le schÈma prÈcis
de saisie de ces achats. Dont ventes ‡ distance ou opÈrations de montage
OpÈrations Comptables Courantes
103
Saisissez manuellement ce montant. Ligne 3A
Pour obtenir le montant des livraisons de gaz ou díÈlectricitÈ imposables, vous devez suivre le
schÈma de saisie de ces achats. Ligne 3B
Pour obtenir le montant des achats de biens ou prestations de services rÈalisÈs auprËs díun assujetti
non Ètabli en France, vous devez suivre le schÈma prÈcis de saisie de ces achats. Ligne 3C
Saisissez ici les correctifs qui ont affectÈ le montant du chiffre díaffaires (voir notice et la partie Saisie
des rÈgularisations). Voir aussi : Comment gÈrer les TVA sur les encaissements ?
253 CA3 : OpÈrations non imposables
Ligne 04
Pour obtenir le montant des exportations hors UE, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces
ventes. Ligne 05
Pour obtenir le montant des autres opÈrations non imposables, vous devez suivre le schÈma de
saisie de ces ventes. Ligne 06
Pour obtenir le montant des livraisons intracommunautaires, vous devez suivre le schÈma de saisie
de ces ventes. Ligne 6A
Pour obtenir le montant des livraisons de gaz ou díÈlectricitÈ non imposables, vous devez suivre le
schÈma de saisie de ces ventes. Ligne 07
Pour obtenir le montant des achats en franchise, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces
achats. Ligne 7A
Pour obtenir le montant des ventes de biens ou prestations de services rÈalisÈs auprËs díun assujetti
non Ètabli en France, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces ventes. Ligne 7B
Saisissez ici les correctifs qui ont affectÈ les opÈrations non imposables (voir notice et la partie Saisie
des rÈgularisations). Voir aussi : Comment gÈrer les TVA sur les encaissements ?
Printed Documentation
104
254 CA3 : DÈcompte de la TVA ‡ payer
RÈgularisation CP
Cette option permet de saisir les montants des taxes des lignes 08 et 09 en cas de rÈgularisation de
la dÈclaration que vous avez effectuÈe pour la pÈriode de congÈs payÈs. Ligne 08, Taxe due
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type France ‡
19,60, ainsi que les montants saisis sur les comptes de TVA dÈductible de racine 44566 et TVA sur
immobilisations de racine 44562 de type UE ‡ 19,60, Livraisons de gaz imposables ‡ 19,60 et
Assujetti non Ètabli en France ‡ 19,60. Ligne 09, Taxe due
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type France ‡
5,50, ainsi que les montants saisis sur les comptes de TVA dÈductible de racine 44566 et TVA sur
immobilisations de racine 44562 de type UE ‡ 5,50, Livraisons de gaz imposables ‡ 5,50 et
Assujetti non Ètabli en France ‡ 5,50. Ligne 10, Taxe due
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type DOM ‡ 8,50. Ligne 11, Taxe due
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type DOM ‡ 2,10. Ligne 13, Taxe due
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type France ‡ un
taux autre que 19,60, 5,50 ou 2,10 (et ni 8,50 si DOM), ainsi que les montants saisis sur les comptes
de TVA dÈductible de racine 44566 et TVA sur immobilisations de racine 44562 de type UE ‡ un taux
autre que 19,60, 5,50 ou 2,10. Ligne 14, Taxe due
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type France ‡
2,10, ainsi que les montants saisis sur les comptes de TVA dÈductible de racine 44566 et TVA sur
immobilisations de racine 44562 de type UE ‡ 2,10. Si une annexe 3310 A a ÈtÈ effectuÈe, cette
ligne reprendra automatiquement le montant du total des lignes 35 ‡ 46 de la 3310A. Ligne 15
Saisissez ici le reversement de la TVA antÈrieurement dÈduite lorsque des rÈgularisations de
dÈductions sont nÈcessaires (voir notice et la partie Saisie des rÈgularisations). Voir aussi : Comment gÈrer les TVA sur les encaissements ?
255 CA3 : DÈcompte de la TVA ‡ payer (suite)
Ligne 17
Pour gÈrer correctement les acquisitions intracommunautaires, cliquez ici. Ligne 18
OpÈrations Comptables Courantes
105
Saisissez ici les acquisitions sur opÈrations ‡ destination de Monaco. 256 CA3 : TVA dÈductible
Ligne 19
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA sur immobilisations de racine 44562. Ligne 20
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA dÈductible de racine 44566. Ligne 21
Saisissez ici le complÈment de la taxe dÈductible (voir notice et la partie Saisie des rÈgularisations). Ligne 22
Reportez ici le crÈdit de la prÈcÈdente dÈclaration. Voir aussi : Comment gÈrer les TVA sur les encaissements ?
257 CA3 : CrÈdit de TVA et Taxe ‡ payer
Ligne 26
Dans le cas díun crÈdit de TVA, vous pouvez saisir une demande de remboursement. Ligne 29
Si une annexe 3310 A a ÈtÈ effectuÈe, cette ligne reprendra automatiquement le montant du total des
lignes 47 ‡ 71 de la 3310A. Ligne 30
Saisissez ici les sommes ‡ imputer (voir notice). Ligne 31
Saisissez ici les sommes ‡ ajouter (voir notice). Formulaire NEANT
Cochez cette case si vous níavez ‡ remplir aucune ligne de ce formulaire. Cliquez sur le bouton Terminer afin díenregistrer la dÈclaration : elle síaffichera automatiquement dans
líhistorique. Si votre logiciel est activÈ avec líEDI, ou pour un paiement par virement, cliquez sur le
bouton Suivant. 258 TVA : Paiement
Retrouvez ici le mode de paiement sÈlectionnÈ lors de la prÈparation de la dÈclaration, ainsi que la
rÈfÈrence de paiement (selon le type du paiement). 259 TVA : Virement Bancaire
Pour gÈnÈrer un fichier de paiement, indiquez les coordonnÈes bancaires du TrÈsor Public. SÈlectionnez le journal de banque ‡ partir duquel le virement doit Ítre effectuÈ. Les
coordonnÈes bancaires de cette banque de doivent obligatoirement Ítre enregistrÈes dans la
Printed Documentation
106
fiche du journal. Si cela nía pas ÈtÈ fait, accÈdez ‡ la liste des journaux par líicÙne, cliquez sur
Modifier et saisissez les coordonnÈes bancaires dans líonglet Banque. Indiquez le type et la date du rËglement. Le logiciel propose de gÈnÈrer un fichier TVA de type TVAmmaa.afb (mm correspond au mois, aa correspond ‡ líannÈe) dans le rÈpertoire díinstallation du produit, mais le nom et le rÈpertoire
peuvent Ítre modifiÈs ‡ votre convenance. 260 TVA : TÈlÈ rËglement
Vous devez rÈpartir le montant ‡ payer (qui síaffiche sur la premiËre ligne de cette boÓte de dialogue) sur
vos diffÈrents comptes. Pour cela, saisissez chaque RIB avec le montant correspondant. Une rÈfÈrence
de paiement vous est donnÈe. Le total des montants des prÈlËvements doit correspondre au montant total ‡ payer. Si ce níest pas le
cas, vous ne pourrez valider cette Ètape. Exception : Si la dÈclaration est effectuÈe entre la date limite de substitution et la date limite de dÈpÙt, alors le total des montants des prÈlËvements peut Ítre infÈrieur au montant ‡ total ‡ payer, voire Ègal ‡
zÈro. En effet, vous devez savoir que lorsque vous Ítes dans ce cas, et que vous avez dÈj‡ tÈlÈtransmis
une dÈclaration pour cette pÈriode, bien que la dÈclaration prÈsente remplace la prÈcÈdente dÈclaration,
les deux tÈlÈ rËglements vont Ítre pris en compte par la DGI. Vous ne devez donc saisir dans cette page
que le restant d˚. Consultez vos prÈcÈdents tÈlÈ rËglement sur le site de jedeclare.com par líoption
AccÈder ‡ www.jedeclare.com du menu Quotidien + DÈclaration de TVA. 261 DÈclaration CA12
262 La DÈclaration de TVA SimplifiÈe (CA12)
Comment y accÈder ?
Volet de navigation dans OpÈrations courantes
Barre de menu Quotidien + DÈclaration de TVA + RÈgime simplifiÈ - ImprimÈ CA12
Si son accËs reste refusÈ, complÈtez ou vÈrifiez les informations obligatoires ‡ saisir. Fonctions disponibles
Cette fenÍtre liste les dÈclarations dÈj‡ effectuÈes. A partir de cette liste, vous pouvez : PrÈparer une nouvelle dÈclaration
Modifier une dÈclaration dÈj‡ enregistrÈe
Supprimer une dÈclaration incorrecte
Imprimer une dÈclaration
Remarque : Les crÈations, modifications et suppressions de dÈclarations CA12 nÈcessitant díÍtre
tracÈes, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ lors de chacune de ces actions. Parmi ces actions, les
modifications et suppressions nÈcessitent la saisie díune justification.
Parties ‡ consulter Gestion de la TVA
Informations ‡ saisir pour accÈder ‡ la dÈclaration
OpÈrations Comptables Courantes
107
Comment prÈparer la dÈclaration ?
Montants calculÈs, montants ‡ saisir ModËles d'Ècritures
Virements bancaires
Comment imprimer la dÈclaration ?
Voir aussi
37Option EDI
263 PrÈparation de la DÈclaration de TVA CA12
Comment y accÈder ?
Volet de navigation dans OpÈrations courantes
Barre de menu Quotidien + DÈclaration de TVA + RÈgime simplifiÈ - ImprimÈ CA12
Si son accËs reste refusÈ, complÈtez ou vÈrifiez les informations obligatoires ‡ saisir. Remarque :
Pour gÈnÈrer une dÈclaration de TVA, il est nÈcessaire que toutes les Ècritures, depuis le dÈbut de
líexercice jusqu'‡ la fin de la pÈriode de la dÈclaration soient validÈes. Si les Ècritures ne sont pas validÈes vous pourrez gÈnÈrer une dÈclaration de TVA provisoire. Pour plus díinformation sur la validation des Ècritures, cliquez ICI. Comment faire ?
Cliquer sur le bouton Nouveau. Pour rÈaliser une dÈclaration de TVA provisoire, laissez cochÈe la case GÈnÈrer votre dÈclaration de
TVA en mode provisoire, sinon dÈcochez la case. Saisissez la Date limite de dÈpÙt. Indiquez votre mode de paiement : Les entreprises ayant rÈalisÈ un chiffre díaffaires compris entre 760
000 Ä et 15 millions díeuros doivent obligatoirement choisir le mode Virement bancaire. Cliquez ensuite sur le bouton PrÈparer pour accÈder ‡ líassistant de la dÈclaration de TVA. Celui-ci
dÈtaille Ètape par Ètape les informations ou valeurs que vous devez complÈter. 264 Etapes de l'assistant CA12
265 CA12 : Introduction
Vous Ítes dans líassistant de prÈparation de la dÈclaration CA12. Cliquez sur le bouton Suivant afin de
parcourir les diffÈrentes Ètapes de cet assistant. 266 CA12 : OpÈrations non imposables
Paiement par imputation
Cochez cette case si besoin et joignez le feuillet 3616. Mention expresse
Cochez cette case pour faire apparaÓtre ´ Mention expresse ª dans la partie rÈservÈe ‡ la
correspondance et saisissez votre commentaire.
Printed Documentation
108
Commentaires
Saisissez ici les commentaires qui síimprimeront dans le cadre rÈservÈ ‡ la correspondance. Entreprise inscrite ‡ la chambre des mÈtiers
Cochez cette case si besoin. Sur líimprimÈ, cette option correspond ‡ la mention CM. Elle Èquivaut ‡
1 si líentreprise est inscrite ‡ la chambre des mÈtiers et ‡ 0 dans le cas contraire. ClÙture de líexercice rÈalisÈe en cours díannÈe
Cochez cette case si besoin. Sur líimprimÈ, cette option correspond ‡ la mention OPT. Elle Èquivaut
‡ 1 si la clÙture de líexercice est rÈalisÈe en cours díannÈe et ‡ 0 dans le cas contraire. Ligne 01
Pour obtenir le montant des achats en franchise, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces
achats. Ligne 02
Pour obtenir le montant des exportations hors UE, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces
ventes. Ligne 03
Pour obtenir le montant des autres opÈrations non imposables, vous devez suivre le schÈma de
saisie de ces ventes. Ligne 04
Pour obtenir le montant des livraisons intracommunautaires, vous devez suivre le schÈma de saisie
de ces ventes. Ligne 4B
Pour obtenir le montant des ventes de biens ou prestations de services rÈalisÈs auprËs díun assujetti
non Ètabli en France, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces ventes. Ligne 4D
Pour obtenir le montant des livraisons de gaz ou díÈlectricitÈ non imposables, vous devez suivre le
schÈma de saisie de ces ventes. 267 CA12 : OpÈrations imposables
Ligne 05, Taxe due
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type France ‡
19,60. Ligne 06, Taxe due
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type France ‡
5,50. Ligne 07, Taxe due
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type DOM ‡ 8,50.
OpÈrations Comptables Courantes
109
Ligne 08, Taxe due
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type DOM ‡ 2,10. 268 CA12 : OpÈrations imposables (suite)
Ligne 09, Taxe due
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type France ‡ 0,90
/ 2,10 / 8,00 ou 13,00 et de type DOM ‡ 1,05 ou 1,75. Ligne 10, Taxe due
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type France ou
DOM ‡ 20,60 ou 9,50. Ligne AA
Pour obtenir le montant des livraisons de gaz ou díÈlectricitÈ imposables, vous devez suivre le
schÈma de saisie de ces achats. Ligne AB
Pour obtenir le montant des achats de biens ou prestations de services rÈalisÈs auprËs díun assujetti
non Ètabli en France, vous devez suivre le schÈma prÈcis de saisie de ces achats. Ligne 13
Pour obtenir le montant des autres opÈrations imposables, vous devez suivre le schÈma de saisie de
ces ventes. Ligne 14, ligne 15
Pour obtenir le montant des acquisitions intracommunautaires, vous devez suivre le schÈma prÈcis
de saisie de ces achats. 269 CA12 : Autre TVA due
Lignes 17, 18, 21
Ces lignes sont ‡ saisir manuellement (voir notice et la partie Saisie des rÈgularisations). Ligne 20
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA dÈductible de racine 44566. Ligne 23
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA sur immobilisations de racine 44562. 270 CA12 : TVA dÈductible
Lignes 24, 25, 26
Ces lignes sont ‡ saisir manuellement (consultez la notice et la partie Saisie des rÈgularisations). 271 CA12 : Imputations / RÈgularisations
Les acomptes doivent Ítre saisis manuellement. Ligne 31
Printed Documentation
110
Saisissez ici les sommes ‡ imputer (voir notice). Ligne 32
Saisissez ici les sommes ‡ ajouter (voir notice). 272 CA12 : RÈsultat net
Le rÈsultat net est calculÈ automatiquement. 273 CA12 : DÈcompte des taxes assimilÈes
Les dÈcomptes doivent Ítre saisis manuellement. 274 CA12 : DÈcompte des taxes assimilÈes (suite)
Les dÈcomptes doivent Ítre saisis manuellement. 275 CA12 : RÈcapitulation
Formulaire NEANT
Cochez cette case si vous níavez ‡ remplir aucune ligne de ce formulaire. Ligne 58
Cochez les mois correspondants aux acomptes dÈduits et saisissez líannÈe. 276 CA12 : Demande de remboursement
Remplissez si besoin la demande de remboursement (voir notice). 277 TVA : Paiement
Retrouvez ici le mode de paiement sÈlectionnÈ lors de la prÈparation de la dÈclaration, ainsi que la
rÈfÈrence de paiement (selon le type du paiement). 278 TVA : Virement Bancaire
Pour gÈnÈrer un fichier de paiement, indiquez les coordonnÈes bancaires du TrÈsor Public. SÈlectionnez le journal de banque ‡ partir duquel le virement doit Ítre effectuÈ. Les
coordonnÈes bancaires de cette banque de doivent obligatoirement Ítre enregistrÈes dans la
fiche du journal. Si cela nía pas ÈtÈ fait, accÈdez ‡ la liste des journaux par líicÙne, cliquez sur
Modifier et saisissez les coordonnÈes bancaires dans líonglet Banque. Indiquez le type et la date du rËglement. Le logiciel propose de gÈnÈrer un fichier TVA de type TVAmmaa.afb (mm correspond au mois, aa correspond ‡ líannÈe) dans le rÈpertoire díinstallation du produit, mais le nom et le rÈpertoire
peuvent Ítre modifiÈs ‡ votre convenance. 279 TVA : TÈlÈ rËglement
Vous devez rÈpartir le montant ‡ payer (qui síaffiche sur la premiËre ligne de cette boÓte de dialogue) sur
vos diffÈrents comptes. Pour cela, saisissez chaque RIB avec le montant correspondant. Une rÈfÈrence
de paiement vous est donnÈe. Le total des montants des prÈlËvements doit correspondre au montant total ‡ payer. Si ce níest pas le
cas, vous ne pourrez valider cette Ètape. Exception : Si la dÈclaration est effectuÈe entre la date limite de substitution et la date limite de dÈpÙt, alors le total des montants des prÈlËvements peut Ítre infÈrieur au montant ‡ total ‡ payer, voire Ègal ‡
zÈro. En effet, vous devez savoir que lorsque vous Ítes dans ce cas, et que vous avez dÈj‡ tÈlÈtransmis
une dÈclaration pour cette pÈriode, bien que la dÈclaration prÈsente remplace la prÈcÈdente dÈclaration,
les deux tÈlÈ rËglements vont Ítre pris en compte par la DGI. Vous ne devez donc saisir dans cette page
OpÈrations Comptables Courantes
111
que le restant d˚. Consultez vos prÈcÈdents tÈlÈ rËglement sur le site de jedeclare.com par líoption
AccÈder ‡ www.jedeclare.com du menu Quotidien + DÈclaration de TVA. 280 EDI-TVA
281 TVA : EDI (Echange de DonnÈes InformatisÈes)
Pour acquÈrir le module TVA-EDI, contactez notre service commercial ou consultez notre site Web
www.ebp.com. TÈlÈtransmettre
Pour pouvoir tÈlÈtransmettre vos dÈclarations, vous devez au prÈalable renseigner les PrÈfÈrences
EDI (menu Dossier + PropriÈtÈs). SÈlectionnez la dÈclaration ‡ tÈlÈtransmettre, cliquez sur ce bouton et suivez les diffÈrentes Ètapes
de líassistant. Le logiciel vous ouvre ensuite la boÓte díenvoi díun mail vers líadresse editva@jedeclare.com
avec en piËce jointe le fichier EDI gÈnÈrÈ. Si vous níavez pas cochÈ líoption Utilisation de www.jedeclare.com dans líonglet ParamÈtrage
jedeclare.com des PrÈfÈrences EDI, alors le fichier EDI sera gÈnÈrÈ directement sur votre disque, dans le rÈpertoire du dossier. Remarques :
38Il est fortement conseillÈ díimprimer et de conserver la dÈclaration avant de la tÈlÈtransmettre. 39La tÈlÈtransmission de la dÈclaration de TVA nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ
et archivÈ. 40Cette option níest pas accessible si votre dÈclaration de TVA est provisoire. AccÈder ‡ JDC
Il síagit díaccÈder au site www.jedeclare.com, directement dans la page de suivi de vos
tÈlÈdÈclarations. Ce bouton níest actif que si líoption Utilisation de www.jedeclare.com est cochÈe
dans líonglet ParamÈtrage jedeclare.com des PrÈfÈrences EDI. Etat
AprËs tÈlÈtransmission, líÈtat de la dÈclaration passera automatiquement ‡ ´ EnvoyÈe ª. Date de la derniËre tÈlÈtransmission
Ce champ affiche automatiquement la date de la derniËre tÈlÈtransmission effectuÈe pour la
dÈclaration sÈlectionnÈe. Date limite de dÈpÙt
Cette date est automatiquement reprise de la dÈclaration sÈlectionnÈe. Date limite de substitution (uniquement pour la CA3)
Il síagit de la date limite de dÈpÙt - 3 jours. Il existe plusieurs cas : Vous tÈlÈtransmettez plusieurs fois la dÈclaration díune mÍme pÈriode avant la date limite de
substitution : dans ce cas, cíest la derniËre dÈclaration envoyÈe qui est prise en compte par la
DGI.
Printed Documentation
112
Vous tÈlÈtransmettez la dÈclaration avant la date limite de substitution et la dÈclaration modifiÈe
entre la date limite de substitution et la date limite de dÈpÙt : dans ce cas, cíest la derniËre
dÈclaration envoyÈe qui est prise en compte par la DGI, mais attention, en cas de tÈlÈ
rËglement, les deux tÈlÈpaiements seront pris en compte par la DGI (celui díavant la date limite
de substitution et le dernier). Remarque : Lorsque vous prÈparez une dÈclaration entre la date limite de dÈpÙt et la date limite de
substitution, dans la derniËre Ètape de tÈlÈ rËglement, vous pouvez saisir un tÈlÈ rËglement de 0 si le
tÈlÈ rËglement antÈrieur couvrait la totalitÈ du montant d˚, ou saisir ce que vous devez. Les tÈlÈ
rËglements pris en compte par la DGI apparaissent dans la page de suivi des tÈlÈdÈclarations sur le site
www.jedeclare.com. Vous tÈlÈtransmettez la dÈclaration aprËs la date limite de dÈpÙt : vous paierez des pÈnalitÈs de
retard. Autres options jedeclare
Si líoption Utilisation de www.jedeclare.com est cochÈe dans líonglet ParamÈtrage jedeclare.com
des PrÈfÈrences EDI, trois options sont accessibles ‡ partir du menu Quotidien + DÈclaration de
TVA : Inscription ‡ www.jedeclare.com : Il síagit díaccÈder au formulaire díinscription ‡
jedeclare.com. AccÈder ‡ www.jedeclare.com : Il síagit díaccÈder au site www.jedeclare.com, directement
dans la page de suivi de vos tÈlÈdÈclarations. Aide www.jedeclare.com : Il síagit díune page díaide vous indiquant le paramÈtrage Outlook ‡
effectuer pour utiliser jedeclare.com. 282 Etapes de l'assistant ‡ la tÈlÈtransmission
283 TÈlÈtransmettre : Introduction
Vous Ítes dans líassistant de tÈlÈtransmission de la dÈclaration. Cliquez sur le bouton Suivant afin de
parcourir les diffÈrentes Ètapes de cet assistant. Voir aussi : GÈnÈralitÈs sur l'option EDI
284 TÈlÈtransmettre : Etape 1
Cochez dans cette Ètape les diffÈrents ÈlÈments ‡ prendre en compte pour la tÈlÈtransmission (par
exemple CA3 + annexe 3310A). Remarque : Le formulaire 3519 doit faire líobjet díune tÈlÈtransmission sÈparÈe. Voir aussi : GÈnÈralitÈs sur l'option EDI
285 TÈlÈtransmettre : Etape 2
ComplÈtez dans cette Ètape si besoin líadresse du redevable. Voir aussi : GÈnÈralitÈs sur l'option EDI
286 TÈlÈtransmettre : Etape 3
Modifiez ou complÈtez si besoin les donnÈes díidentification de redevable et en cas de cession ou de
cessation, cochez la case correspondante. Cliquez enfin sur Terminer pour valider la tÈlÈtransmission.
OpÈrations Comptables Courantes
113
Voir aussi : GÈnÈralitÈs sur l'option EDI
287 Recherche d'Ecritures
288 Recherche d'Ecritures
La recherche díÈcritures permet de dÈfinir des critËres de recherche et díobtenir les Ècritures rÈpondant
‡ ces critËres. Vous pouvez Ègalement imprimer et exporter au format ASCII, cette sÈlection díÈcritures. Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + Recherche díÈcritures
Raccourci clavier Ctrl + F
Comment effectuer une recherche ?
Choisissez le niveau dÈsirÈ ‡ partir des onglets suivants : Simple
CritËres
AvancÈs
Lorsque les critËres ont ÈtÈ dÈfinis, cliquez sur le bouton Lancer la recherche pour afficher les
Ècritures rÈpondant aux critËres dÈfinis dans líonglet courant. 289 Recherche d'Ecritures : Onglet Simple
Líonglet Simple en recherche d'Ècritures permet de trouver une Ècriture suivant les critËres suivants :
numÈro de compte, date de saisie, montant, sens de líÈcriture. Cochez les critËres dont vous avez
besoin et renseignez les fourchettes. RÈsultat de la recherche
Pour imprimer ou exporter au format ASCII, les Ècritures affichÈes dans le rÈsultat de la recherche, cliquez sur le bouton . Pour modifier une Ècriture, sÈlectionnez-la et cliquez sur líicÙne (Saisie Standard) ) . 290 Recherche d'Ecritures : Onglet CritËres
Líonglet CritËres en recherche d'Ècritures vous permet de dÈfinir une requÍte sur plusieurs conditions. Toutes ces conditions sont exclusives, cela signifie que si vous crÈez deux conditions, seules les
Ècritures rÈpondant ‡ la condition 1 ET ‡ la condition 2 seront affichÈes. Par exemple, si vous dÈfinissez les deux conditions suivantes : JOURNAL est Ègal ‡ VE
LibellÈ contient Remise
Le rÈsultat de la recherche díÈcritures affichera toutes les Ècritures du journal VE ayant dans leur libellÈ
le mot ´ Remise ª. Comment dÈfinir une condition ?
SÈlectionnez dans la liste dÈroulante la variable sur laquelle vous dÈsirez appliquer un
critËre prÈcis.
Printed Documentation
114
Choisissez la relation. Saisissez la valeur de comparaison (qui peut correspondre ‡ une borne infÈrieure, supÈrieure, une date maximale...). La condition est alors complËte. Cliquez sur le bouton Ajouter pour valider cette premiËre condition. Si vous souhaitez dÈfinir une nouvelle condition, recommencez les Ètapes de 1 ‡ 4. Une fois
la requÍte dÈfinie, lancez la recherche par le bouton de mÍme nom situÈ en bas de la
fenÍtre. RÈsultat de la recherche
Pour imprimer ou exporter au format ASCII, les Ècritures affichÈes dans le rÈsultat de la recherche, cliquez sur le bouton . Pour modifier une Ècriture, sÈlectionnez-la et cliquez sur líicÙne (Saisie Standard) ) . 291 Recherche d'Ecritures : Onglet AvancÈs
Líonglet AvancÈs en recherche d'Ècritures vous permet de dÈfinir plusieurs conditions afin de lancer
une recherche trËs prÈcise et pointue. La ligne marquÈe díun triangle bleu et portant le nom correspond au nom par dÈfaut donnÈ ‡
votre requÍte. Double-cliquez dessus si vous souhaitez modifier le nom par dÈfaut. Si vous souhaitez dÈfinir plusieurs conditions, cliquez sur le bouton Ajouter, pour crÈer autant de lignes
que de conditions ‡ dÈfinir. Le nom de la requÍte devient par dÈfaut . Chaque
ligne de condition est reprÈsentÈe par un carrÈ gris. Comment dÈfinir les diffÈrentes conditions ?
Double-cliquez sur la ligne de la condition ‡ dÈfinir, une boÓte síouvre alors. Modifiez le nom par dÈfaut. SÈlectionnez dans la liste dÈroulante la variable sur laquelle vous dÈsirez appliquer un
critËre prÈcis. SÈlectionnez dans la liste dÈroulante la relation ‡ appliquer (commence par, infÈrieur ‡ Ö). Saisissez la valeur de comparaison (qui peut correspondre ‡ une borne infÈrieure, supÈrieure, une date maximaleÖ). La condition est alors complËte. Cliquez sur le bouton OK. DÈfinissez ainsi chacune des lignes de votre requÍte. DÈterminez alors pour chaque condition son type : exclusive (OU) ou inclusive (ET). Pour cela, cliquez sur le petit carrÈ gris situÈ ‡ gauche de la condition pour faire apparaÓtre
soit un ET, soit un OU. Si vous crÈez deux conditions reliÈes par un ET, seules les Ècritures
rÈpondant ‡ la condition 1 ET ‡ la condition 2 seront affichÈes. Si vous crÈez deux
conditions reliÈes par un OU, toutes les Ècritures rÈpondant ‡ la condition 1, plus toutes les
Ècritures rÈpondant ‡ la condition 2 seront affichÈes. Exemple : Pour les deux conditions suivantes : JOURNAL est Ègal ‡ VE OU LibellÈ contient Facture, vous obtenez toutes les Ècritures du journal VE et toutes les Ècritures (pour tous les journaux) ayant
dans leur libellÈ le mot ´ Factureª. Pour les deux mÍmes conditions reliÈes par un ET, vous obtenez
uniquement les Ècritures du journal VE qui ont dans leur libellÈ le mot ´ Facture ª.
OpÈrations Comptables Courantes
115
Une fois la requÍte dÈfinie, lancez la recherche par le bouton de mÍme nom situÈ en bas de
la fenÍtre. RÈsultat de la recherche
Pour imprimer ou exporter au format ASCII, les Ècritures affichÈes dans le rÈsultat de la recherche, cliquez sur le bouton . Pour modifier une Ècriture, sÈlectionnez-la et cliquez sur líicÙne (Saisie Standard). )
292 Impression d'une recherche
Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Pour exporter vos Ècritures, cochez la case Exporter vers un fichier. Vous entrez alors dans
l'assistant d'exportation. 293 Divers
294 Modes de saisie (Simulation / RÈel)
Le mode Simulation permet de saisir des Ècritures simulÈes, qui pourront ‡ tout moment Ítre
confirmÈes, donc transformÈes en mode RÈel, ou supprimÈes. 295 Pourquoi utiliser le mode Simulation ?
Pour pouvoir saisir trËs rapidement des Ècritures comptables ´ au kilomËtre ª, puis aprËs
vÈrification, confirmer les Ècritures. Pour saisir des Ècritures correspondant ‡ des transactions que vous prÈvoyez ‡ courte
ÈchÈance. Si la transaction se rÈalise, vous confirmez l'Ècriture correspondante, sinon vous la
supprimez. 296 Comment saisir des Ècritures de simulation ?
Vous pouvez paramÈtrer un journal en mode simulation en cochant la case Mode simulation dans la
fiche du journal (accessible par DonnÈes + Journaux). Vous pouvez díautre part saisir des Ècritures de simulation de faÁon ponctuelle. Pour cela, accÈdez ‡
la Saisie Standard par le menu Quotidien. Modifiez ensuite le mode de saisie par líicÙne . Vous
pouvez Ègalement changer le mode díune ligne díÈcriture par le menu contextuel (clic droit de la
souris sur la ligne). En importation d'Ècritures, vous pouvez demander que vos Ècritures soient mises en mode
Simulation afin de les contrÙler avant de les valider. 297 Comment confirmer les Ècritures de simulation ?
A tout moment, vous pouvez confirmer ou supprimer les Ècritures de simulation pour un compte
prÈcis, un journal et une pÈriode. Pour cela, utilisez la commande Ecritures de Simulation du menu
Quotidien. 298 Type díopÈration ‡ effectuer
Si vous dÈsirez transformer les Ècritures de simulation en Ècritures comptables fermes (sur la
pÈriode ‡ prÈciser en dessous), pointez Confirmer. Si vous dÈsirez supprimer les Ècritures de simulation enregistrÈes (sur la pÈriode ‡ prÈciser en
dessous), pointez Supprimer. 299 PÈriode
Printed Documentation
116
Saisissez dans ces deux zones les dates de dÈbut et de fin de pÈriode sur laquelle vous
souhaitez que le logiciel applique líopÈration. La pÈriode par dÈfaut va du premier jour de
l'exercice jusqu'au jour maximal de saisie. Utilisez l'icÙne Date pour accÈder au calendrier. 300 Intervalle compte
Indiquez l'intervalle des comptes sur lequel vous dÈsirez lancer líopÈration. 301 Intervalle journal
Indiquez l'intervalle des journaux sur lequel vous dÈsirez lancer líopÈration. 302 Les Ècritures d'abonnements
Toutes les lignes díabonnements, rÈsultant de la prÈparation lancÈe ‡ partir de la fiche du ou des guides
d'abonnement apparaissent ici. Les lignes cochÈes sont celles dont la date est arrivÈe ‡ expiration. Le bouton GÈnÈrer vous permet de gÈnÈrer les Ècritures comptables correspondant aux lignes
díabonnement cochÈes. Les Ècritures comptables seront ensuite consultables et modifiables par le
menu Quotidien + Saisie Standard. Le bouton Supprimer permet de supprimer les lignes díabonnement si vous ne souhaitez pas les
transformer en Ècritures comptables. 303 Les PrÈvisions de TrÈsorerie
Les prÈvisions de trÈsorerie permettent díÈtablir une situation prÈvisionnelle des entrÈes et des sorties ‡
venir. Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + PrÈvisions de TrÈsorerie
RÈcupÈration des ÈchÈances
Il est possible de gÈrer un tableau de prÈvisions unique pour toutes les ÈchÈances, ou de gÈrer un
tableau de prÈvision banque par banque en version PRO uniquement. Vous gÈrez un tableau unique pour toutes les ÈchÈances
Cliquez sur le bouton EchÈancier. Laissez líoption pointÈe par dÈfaut (RÈcupÈrer toutes les
ÈchÈances) et validez. Vous gÈrez un tableau par banque en version PRO
Vous pouvez prÈciser votre banque principale dans les prÈfÈrences. Ainsi, lors de la saisie des
Ècritures de ventes et díachats, les ÈchÈances seront automatiquement affectÈes ‡ cette
banque. Cependant, vous pouvez changer cette affectation par líÈchÈancier - facturation. Pour
effectuer cette modification, sÈlectionnez la ligne díÈcriture correspondant au tiers et cliquez sur
le bouton F7. Puis, indiquez le code du journal ‡ affecter dans la colonne Banque. Dans líoption des prÈvisions, cliquez sur le bouton EchÈancier, pointez líoption RÈcupÈrer
uniquement les ÈchÈances associÈes au journal de trÈsorerie courant et validez. Changez de journal de banque et renouvelez líopÈration. Remarque : Cette option permet díimporter toutes les ÈchÈances saisies lors de la saisie des factures. Elle vous permet donc de mettre ‡ jour votre tableau de prÈvision avec les donnÈes comptables. Cíest
pourquoi toutes les saisies effectuÈes manuellement dans ce tableau sont annulÈes pour Ítre
OpÈrations Comptables Courantes
117
remplacÈes par des ÈchÈances rÈelles. Vous pouvez auparavant si vous le souhaitez sauvegarder votre
tableau dans un fichier de votre choix gr‚ce au bouton Sauvegarder afin de le consulter ultÈrieurement. PrÈsentation du tableau
Choisissez vos paramËtres en haut de líÈcran : pÈriodicitÈ et date de rÈfÈrence. Les montants peuvent Ítre affichÈs en milliers cíest-‡-dire que les montants sont divisÈs par mille ou
en unitÈs, les montants sont affichÈs en nombre entier. Les ÈchÈances clients sont listÈes dans la partie supÈrieure de la fenÍtre et les ÈchÈances
fournisseurs dans la partie infÈrieure de la fenÍtre. A partir de ce tableau, vous pouvez : DÈplacer des ÈchÈances par les fonctions Couper et Coller du menu contextuel, InsÈrer des lignes par la touche Inser, Saisir des montants. En bas de líÈcran, vous avez le solde progressif qui tient compte des entrÈes et des sorties. Autres options
Le bouton Imprimer permet díÈditer vos prÈvisions. Le bouton Sauvegarder permet de stocker vos prÈvisions dans un fichier de votre choix afin de le
consulter ultÈrieurement gr‚ce au bouton Charger et de le comparer ‡ vos nouvelles prÈvisions. 304 Impression des PrÈvisions
Les paramËtres indiquÈs par dÈfaut sont ceux qui ont ÈtÈ dÈfinis dans la fenÍtre prÈcÈdente pour Ètablir
votre situation prÈvisionnelle. Si vous souhaitez imprimer la situation que vous avez dÈfini, ne modifiez
pas les paramËtres. Le modËle proposÈ par dÈfaut est paramÈtrable par le bouton ParamÈtrer. Avant díimprimer le
document, vous pouvez effectuer un aperÁu du document pour vÈrifier les valeurs imprimÈes. Export vers Excel
Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans vos journaux vers Microsoft
Excel. Pour en savoir plus sur líexport Excel, cliquez ici. 305 Les Graphiques
Quelques petites prÈcisions sur les graphiques (Graphiques du menu Quotidien) afin de mieux
comprendre leur fonctionnement : Le solde du compte est Ègal au total du dÈbit moins le total du crÈdit. L'option Soldes normaux sert ‡ visualiser le solde d'un compte dÈbiteur (exemple : 411
pour les clients et les comptes de classe 6. Líoption Inverser les soldes sert dans le cas des comptes crÈditeurs (exemple : 401 pour les
comptes fournisseurs et les comptes de classe 7) Líoption Evolution donne une courbe qui indique pour chaque mois le solde du compte
Líoption Cumul donne un graphique en b‚tons qui montre les soldes cumulÈs. Líoption RÈpartition donne un graphique en camembert qui permet de visualiser par exemple la
rÈpartition des soldes par clients.
Printed Documentation
118
119
306 Impressions
307 Les boÓtes d'impression
Toutes les impressions fonctionnent de maniËre identique et proposent les boutons suivants :
Imprimer Permet d'Èditer sur papier l'impression, suivant le modËle sÈlectionnÈ. AperÁu Permet de visualiser ‡ l'Ècran l'impression demandÈe. Une barre d'outils est
alors chargÈe. Cela vous permet ainsi d'en vÈrifier le contenu, et si besoin est
d'effectuer des modifications sur le modËle (par le bouton ParamÈtrer) avant
de lancer l'impression papier. ParamÈtrer Lance le gÈnÈrateur d'Ètat Win GÈnÈrateur et charge le modËle sÈlectionnÈ. Vous pouvez alors modifier, adapter le modËle d'impression ‡ votre
convenance. Annuler Permet de sortir de la boÓte de dialogue d'impression en annulant toute saisie. Options Facultatif. Permet de dÈfinir des options díimpression propre ‡ líÈdition
courante. 308 Comment crÈer un nouveau modËle d'impression ?
Pour chaque impression, le logiciel met ‡ votre disposition des modËles standard. Ces modËles ne sont pas modifiables mais vous avez la possibilitÈ de les dupliquer afin de pouvoir
travailler sur de nouveaux modËles et effectuer toutes les modifications souhaitÈes. Pour crÈer ou modifier un modËle, vous devez lancer le gÈnÈrateur díÈtat. Ce gÈnÈrateur est accessible
directement ‡ partir de la boÓte d'impression par le bouton ParamÈtrer ou par le menu Outils +
ParamÈtrage des impressions. Pour líutilisation de WinGen, consultez l'aide en ligne de ce gÈnÈrateur. Níoubliez pas de sauvegarder vos nouveaux modËles díimpression. 309 Nouveau modËle d'impression
Pour chaque impression, le logiciel met ‡ votre disposition des modËles standards. Vous avez la
possibilitÈ de modifier ou crÈer de nouveaux modËles ‡ l'aide du gÈnÈrateur d'Ètat WinGen. Ce gÈnÈrateur est accessible directement ‡ partir de la boÓte d'impression par le bouton ParamÈtrer ou
par la commande ParamÈtrage des impressions du menu Outils. 310 AperÁu Ècran
Le bouton AperÁu proposÈ sur toutes les boÓtes de dialogue d'impression ouvre une fenÍtre contenant
une visualisation de l'impression telle qu'elle sera imprimÈe sur papier. Cette fonction vous permet ainsi
de vÈrifier le contenu de l'impression ‡ Èditer ainsi que sa prÈsentation. La barre d'outils en aperÁu
Au lancement díun aperÁu, une barre de navigation síactive :
permet de se positionner sur la premiËre page du document.
Printed Documentation
120
permet de se positionner sur la page prÈcÈdente. permet de se positionner sur la page suivante du document. permet de se positionner sur la derniËre page du document. Remarque : L'aperÁu Ècran peut ensuite Ítre imprimÈ par la commande Imprimer du menu
Dossier ou líicÙne de la barre díoutils Standard. Plusieurs aperÁus peuvent Ítre visualisÈs
en mÍme temps, ils sont gÈrÈs comme des fenÍtres, par le menu FenÍtre.
Imprimer un aperÁu
Pour imprimer directement un aperÁu, cliquez sur l'icÙne de la barre d'outils standard ou utilisez
la commande Imprimer du menu Dossier. Fermer un aperÁu
Valable pour toutes les fenÍtres Windows. Cliquez sur la croix situÈe en haut ‡ droite de la
fenÍtre de l'aperÁu ‡ fermer. RafraÓchir un aperÁu
La touche F5 permet de rÈactualiser le contenu de líaperÁu afin de prendre en compte les donnÈes
les plus rÈcentes (par exemple, si des modifications ont ÈtÈ apportÈes sur un autre poste aprËs son
lancement , en mode rÈseau). Menu contextuel
Par simple clic droit sur une fenÍtre d'aperÁu, vous obtenez un menu contextuel qui vous propose les
commandes suivantes : Lancer líimpression du document complet Envoyer les pages par mail au format pdf Exporter au format PDF, Excel, HTLM, RTF, JPEG et TIFF
Copier le contenu de la page en cours
les commandes de zoom sur la fenÍtre. 311 Configuration de l'impression
Comment y accÈder ?
Barre de menu Dossier + Configuration de líimpression
Onglet Configurer les imprimantes
Líonglet Configurer les imprimantes du menu Dossier + Configuration de líimpression affiche la
liste des imprimantes, fax connectÈs ‡ votre poste et paramÈtrÈs sous Windows. Pour que vos
impressions soient correctes, utilisez le bouton Configurer pour leur associer le driver correspondant
au matÈriel (imprimante ou fax) ‡ utiliser.
Impressions
121
Onglet Options diverses
Sauvegarder les rÈglages de líimprimante principale
Il síagit de conserver la configuration de líimprimante principale rÈalisÈe dans líonglet
Configurer les imprimantes. Faire apparaÓtre les modËles díimpression destinÈs ‡ líexport de donnÈes
Il síagit de faire apparaÓtre, dans la liste des modËles (dans les boÓtes de dialogue des
impressions), les modËles utilisÈs pour líexport Excel, afin de les modifier. Faire apparaÓtre la boÓte de configuration de líimprimante lors díune impression
Cela permet de choisir líimprimante au moment de líimpression. 312 L'export vers Excel
Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes vers Microsoft Excel. Un ficher au format CSV est gÈnÈrÈ, et est directement rÈcupÈrÈ sous Excel depuis le logiciel de
comptabilitÈ. Pour effectuer cette opÈration, un modËle díimpression a ÈtÈ crÈÈ. Il est nommÈ ´ Export ª. Lors de
líexport, le logiciel exporte toutes les informations contenues dans ce modËle díimpression. Cependant, vous pouvez dÈfinir un autre format díexport afin de rÈcupÈrer uniquement les informations
que vous souhaitez. Dans ce cas, vous Ítes guidÈ par líassistant de líexport paramÈtrable. Dans la derniËre Ètape, níoubliez pas díenregistrer le format que vous avez dÈfini afin de pouvoir le
rÈutiliser lors des prochains exports. Votre format ne doit pas Ítre nommÈ ´ ExportApercu ª dans la
mesure o˘ ce dernier correspond au format systËme dÈfini pour líexport Excel. Líexport vers Excel est disponible dans la plupart des impressions. 313 Impressions Comptables Courantes
314 Les Journaux
Le Journal est un document qui permet díobtenir la totalitÈ des Ècritures enregistrÈes sur la pÈriode de
rÈfÈrence, classÈes par ordre chronologique. Comment y accÈder ?
Barre díoutils
Volet de navigation dans Impressions
Barre de menu Impressions + Journaux
Comment faire ?
1. SÈlectionnez les journaux ‡ imprimer en cliquant simplement sur les lignes correspondantes. 2. DÈfinissez la pÈriode ‡ prendre en compte et le modËle díimpression que vous souhaitez utiliser. 3. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques.
Printed Documentation
122
Remarque : La mention ´ Provisoire ª sera prÈsente tant que líexercice níaura pas ÈtÈ clÙturÈ. Pour
obtenir vos Ètats dÈfinitifs, retournez sur líarchive aprËs clÙture annuelle (voir la partie Ouvrir un dossier). Autres options
Le bouton Options vous permet de dÈfinir des options particuliËres. Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans vos journaux vers Microsoft
Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 315 Options d'impression des Journaux
Centralisation des comptes autorisÈs
Cochez cette case pour centraliser les Ècritures des comptes dÈfinis comme centralisables (dans
líonglet Divers du compte, case Centralisation Journal cochÈe).. Sous-totaux mensuels
Cochez cette case pour obtenir des sous-totaux mensuels. Si cette case níest pas cochÈe, et que les
mois ont ÈtÈ clÙturÈs mensuellement, le journal imprimÈ sera considÈrÈ comme provisoire. RÈcapitulatif par compte
Cochez cette case pour obtenir le total DÈbit/CrÈdit et le solde par compte.
Imprimer les journaux sans Ècritures
Permet díimprimer Ègalement les journaux níayant pas díÈcritures. Exporter vers un fichier
Donne accËs ‡ l'assistant d'exportation et permet de rÈcupÈrer les Ècritures de votre ou vos journaux
au format ASCII.
Imprimer en devise
En version millÈsimÈe, vous pouvez demander ‡ imprimer en devise auxiliaire. En version PRO, choisissez la devise de votre choix. Ecritures
Choisissez le type des Ècritures ‡ imprimer. Ruptures du rÈcapitulatif
A la fin de líÈdition des journaux, un rÈcapitulatif par compte est ÈditÈ. Par cette option, vous avez la
possibilitÈ díinsÈrer des sous-totaux dËs que le niËme chiffre du compte change dans ce rÈcapitulatif. Exemple : Si vous choisissez un niveau de rupture 2, les comptes 12xxxxxxxx seront imprimÈs en
sÈquence et un sous-total sera imprimÈ avant díenchaÓner sur le compte 13xxxxxxxx. 316 Le Grand-Livre
Le Grand-Livre permet díobtenir pour une pÈriode donnÈe, le dÈtail des Ècritures pour chaque compte
díune fourchette ‡ prÈciser.
Impressions
123
Comment y accÈder ?
Barre díoutils
Volet de navigation dans Impressions
Barre de menu Impressions + Grand-Livre
Comment faire ?
1. Choisissez le type de Grand-Livre. Clients, Fournisseurs, Clients et fournisseurs, GÈnÈral : les comptes de tiers sont centralisÈs, Global. 2. Modifiez si besoin la fourchette de comptes. 3. DÈfinissez la pÈriode ‡ prendre en compte et le modËle díimpression que vous souhaitez utiliser. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Remarque : La mention ´ Provisoire ª sera prÈsente tant que líexercice níaura pas ÈtÈ clÙturÈ. Pour
obtenir vos Ètats dÈfinitifs, retournez sur líarchive aprËs clÙture annuelle (voir la partie Ouvrir un dossier). Autres options
Le bouton Options vous permet de dÈfinir des options particuliËres. Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans votre grand livre vers Microsoft
Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 317 Options d'impression du Grand-Livre
Centralisation des comptes autorisÈs
Permet de centraliser les Ècritures des comptes dÈfinis comme centralisables (dans líonglet Divers
du compte, case Centralisation Grand-Livre cochÈe). Sous-totaux mensuels
Permet díobtenir un sous total mensuel, pour chaque compte, ‡ l'Èdition. Saut de page aprËs chaque compte
Le logiciel gÈnËre un saut de page aprËs l'impression de chaque compte.
Imprimer les comptes non mouvementÈs
Permet díimprimer Ègalement les comptes sans mouvement. Cumul des mouvements antÈrieurs
Permet díimprimer le cumul des mouvements antÈrieurs.
Printed Documentation
124
Reports ‡ nouveau dÈtaillÈs
Permet díimprimer les ‡-nouveaux des comptes de tiers de faÁon dÈtaillÈe, et non en cumul (possible
si un exercice N-1 existe et si le dÈtail a ÈtÈ reportÈ lors de la clÙture). Exporter vers un fichier
Donne accËs ‡ l'assistant d'exportation et permet de rÈcupÈrer votre grand-livre au format ASCII.
Imprimer par ordre alphabÈtique
Cette option níest disponible que pour líimpression du grand livre clients et fournisseurs et permet
díimprimer tous ces comptes de tiers par ordre díintitulÈ de comptes. Lettrage
Vous pouvez choisir díimprimer un certain type díÈcritures par rapport au lettrage : Toutes les
Ècritures (lettrÈes et non lettrÈes), uniquement les Ecritures lettrÈes, uniquement les Ecritures
non lettrÈes. Si vous utilisez le lettrage partiel, vous pouvez demander ‡ tenir compte ou non des lettrages partiels
effectuÈs. Date de lettrage
Lors du lettrage des comptes, la date ‡ laquelle le lettrage est rÈalisÈ (date systËme) est enregistrÈe
par le logiciel, ce qui permet, ‡ líimpression du grand-livre, de faire une sÈlection sur ce critËre
(disponible en version PRO). Pour choisir la pÈriode, vous devez sÈlectionner, dans líoption
prÈcÈdente, les Ecritures lettrÈes ou non lettrÈes. Exemple : A la fin de líexercice N, un certain nombre díÈcritures restent non lettrÈes. Le grand-livre des
Ècritures non lettrÈes est imprimÈ. On dÈbute líexercice N+1, et on saisit un certain nombre de rËglements, ce qui permet de rÈaliser des
lettrages avec des Ècritures de líexercice N. La date de lettrage permet de ressortir le grand-livre des Ècritures non lettrÈes en N, sans tenir compte
du lettrage rÈalisÈ ‡ cheval sur les deux exercices : il suffit de sÈlectionner, dans les options du grandlivre,
les Ècritures non lettrÈes, et díindiquer en date de lettrage les dates de líexercice N. Ainsi, les
Ècritures lettrÈes en dehors de ces dates seront considÈrÈes comme non lettrÈes. Attention : Cette fonctionnalitÈ ne concerne que les lettrages rÈalisÈs ‡ partir de la version PRO v8.
Imprimer en devise
En version millÈsimÈe, vous pouvez demander ‡ imprimer en devise auxiliaire. En version PRO, choisissez la devise de votre choix. Ecritures
Choisissez le type des Ècritures ‡ imprimer. 318 Centralisation ‡ l'impression
La centralisation en impression du Grand-Livre ou en impression des Journaux permet díÈditer une
ligne Ècriture de centralisation au lieu du dÈtail des lignes díÈcritures pour les comptes dont vous avez
autorisÈ la centralisation dans la fiche du compte (DonnÈes + Plan Comptable Entreprise). .
Impressions
125
Cette centralisation nía aucune incidence sur vos Ècritures. Cochez cette option au moment de
líimpression, dans le bouton Options. 319 Impression du Rapprochement Bancaire par relevÈ
Cette impression vous permet díimprimer votre rapprochement bancaire en cours, ou un rapprochement
dÈj‡ verrouillÈ. Comment y accÈder ?
Barre díoutils ‡ partir du rapprochement bancaire uniquement
Barre de menu Impressions + Rapprochement Bancaire + Par relevÈ
Comment faire ?
1. SÈlectionnez le compte ou le journal concernÈ. 2. Choisissez dans líhistorique le rapprochement ‡ imprimer. 3. Cliquer sur Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 320 Impression de la DÈclaration de TVA
Remarque : Avant díimprimer la dÈclaration de TVA, vous devez prÈparer la CA3 ou la CA12 !
Comment y accÈder ?
Volet de navigation dans Impressions
Barre de menu Impressions + DÈclaration de TVA
Comment faire ?
1. Dans líhistorique, cliquez sur la dÈclaration ou líannexe ‡ imprimer. 2. Cochez la case Imprimer un justificatif si vous souhaitez obtenir un justificatif aprËs líimprimÈ. 3. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Remarque : Si vous níavez pas le code díactivation adÈquat, la dÈclaration imprimÈe est signalÈe
comme NON AGREEE. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 321 Balances
322 La Balance
La Balance permet díobtenir pour une pÈriode donnÈe, le solde de chacun des comptes ainsi que le
total des comptes de gestion et le total des comptes de bilan. Comment y accÈder ?
Barre díoutils
Volet de navigation dans Impressions
Printed Documentation
126
Barre de menu Impressions + Balance
Comment faire ?
1. Choisissez le type de Balance. Clients, Fournisseurs, Clients et fournisseurs, GÈnÈrale : les comptes de tiers sont centralisÈs, Globale. 2. Modifiez si besoin la fourchette de comptes. 3. DÈfinissez la pÈriode ‡ prendre en compte et le modËle díimpression que vous souhaitez utiliser. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Remarque : La mention ´ Provisoire ª sera prÈsente tant que líexercice níaura pas ÈtÈ clÙturÈ. Pour
obtenir vos Ètats dÈfinitifs, retournez sur líarchive aprËs clÙture annuelle (voir la partie Ouvrir un dossier). Autres options
Le bouton Options vous permet de dÈfinir des Options particuliËres. Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans votre balance vers Microsoft
Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 323 Options d'impression de la Balance
Imprimer les comptes soldÈs
Permet díimprimer en plus des autres les comptes soldÈs.
Imprimer les comptes non mouvementÈs
Permet díimprimer en plus des autres les comptes sans mouvement.
Imprimer par ordre alphabÈtique
Permet díimprimer les comptes par ordre díintitulÈ. Exporter vers un fichier
Donne accËs ‡ l'assistant d'exportation et permet de rÈcupÈrer votre balance au format ASCII.
Imprimer en devise
En version millÈsimÈe, vous pouvez demander ‡ imprimer en devise auxiliaire. En version PRO, choisissez la devise de votre choix. Ecritures
Choisissez le type des Ècritures ‡ imprimer.
Impressions
127
Ruptures
Permet díinsÈrer des sous-totaux dËs que le niËme chiffre du compte change. Exemple : Si vous choisissez un niveau de rupture 2, les comptes 12xxxxxxxx seront imprimÈs en
sÈquence et un sous-total sera imprimÈ avant díenchaÓner sur le compte 13xxxxxxxx. 324 Suivi de Balance Mensuel
Ce suivi permet díobtenir líÈvolution des soldes des comptes sur six ou douze mois. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Suivi de Balance Mensuel
Comment faire ?
1. Choisissez la prÈsentation sur 6 ou 12 mois. 2. Indiquez la pÈriode de dÈbut. 3. Choisissez le type de la balance : Clients, Fournisseurs, Clients et fournisseurs, GÈnÈrale : les comptes de tiers sont centralisÈs, Globale. 4. Modifiez si besoin la fourchette de comptes. 5. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options
Le bouton Options vous permet de dÈfinir des Options particuliËres. Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans votre balance vers Microsoft
Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 325 Options d'impression du Suivi de Balance Mensuel
Imprimer les comptes non mouvementÈs
Permet díimprimer Ègalement les comptes sans mouvement. Exporter vers un fichier
Donne accËs ‡ l'assistant d'exportation et permet de rÈcupÈrer votre balance au format ASCII. Ecritures
Si vous avez enregistrÈ des Ècritures de simulation, vous pouvez choisir toutes les Ècritures, les
Ècritures rÈelles ou les Ècritures de simulation. Ruptures
Printed Documentation
128
Permet díinsÈrer des sous-totaux dËs que le niËme chiffre du compte change. Exemple : Si vous choisissez un niveau de rupture 2, les comptes 12xxxxxxxx seront imprimÈs en
sÈquence et un sous-total sera imprimÈ avant díenchaÓner sur le compte 13xxxxxxxx. 326 Comparatif N / N-1
Cet Ètat permet díobtenir un comparatif des soldes entre l'exercice courant et l'exercice N-1, pour la
pÈriode souhaitÈe. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Comparatif N / N-1
Comment faire ?
1. Choisissez le type de comparatif. Clients, Fournisseurs, Clients et fournisseurs, GÈnÈrale : les comptes de tiers sont centralisÈs, Globale. 2. Modifiez si besoin la fourchette de comptes. 3. DÈfinissez la pÈriode ‡ prendre en compte et le modËle díimpression que vous souhaitez utiliser. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Le bouton Options vous permet de dÈfinir des Options particuliËres. 327 Options d'impression du Comparatif
Exporter vers un fichier
Donne accËs ‡ l'assistant d'exportation et permet de rÈcupÈrer votre balance au format ASCII. Ruptures
Permet díinsÈrer des sous-totaux dËs que le niËme chiffre du compte change. Exemple : Si vous choisissez un niveau de rupture 2, les comptes 12xxxxxxxx ,seront imprimÈs
en sÈquence et un sous-total sera imprimÈ avant díenchaÓner sur le compte 13xxxxxxxx.
328 Impressions non Comptables
329 Impression de Mes Achats ou Mes Ventes
Il síagit díimprimer les factures díachats ou de ventes saisies dans les masques non comptables. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Mes Achats
Ou Impressions + Mes Ventes + Mes Ventes
Impressions
129
Comment faire ?
5. SÈlectionnez la pÈriode ‡ afficher. 6. Pour obtenir le dÈtail des ventilations par nature díachat ou de vente, cochez la case Imprimer
le dÈtail des factures. Si vous souhaitez obtenir des sous-totaux, cochez les options
correspondantes. 7. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 330 Impression de Mes Ventes Comptoir
Il síagit díimprimer les ventes comptoir saisies dans les masques non comptables. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Mes Ventes + Mes Ventes Comptoir
Comment faire ?
1. SÈlectionnez la pÈriode ‡ afficher. 2. Cochez la case Imprimer un sous-total par mois si besoin. 3. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 331 Impression de Ma TrÈsorerie
Il síagit díimprimer les recettes et les dÈpenses saisies dans les masques non comptables. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Ma TrÈsorerie
Comment faire ?
1. SÈlectionnez la pÈriode ‡ afficher. 2. Si vous souhaitez obtenir des sous-totaux, cochez les options correspondantes. Pour obtenir le
dÈtail des chËques remis en banque, cochez la case Imprimer le dÈtail des bordereaux (non
disponible pour la caisse). 3. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 332 EchÈanciers
333 La Balance AgÈe
La Balance AgÈe est un Ètat qui calcule, pour quatre pÈriodes antÈrieures ‡ la date de rÈfÈrence, le
total des ÈchÈances Èchues non rÈglÈes. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Balance AgÈe
Comment faire ?
1. Choisissez le type de la balance.
Printed Documentation
130
Clients, Fournisseurs, Tous les tiers. 2. Modifiez si besoin la fourchette de comptes. 3. Indiquez la date de rÈfÈrence, gÈnÈralement la date du jour : les ÈchÈances seront comparÈes ‡
cette date. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options
Le bouton Options vous permet de dÈfinir des Options particuliËres. Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans votre balance ‚gÈe vers
Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 334 Options d'impression de la Balance AgÈe
Intervalles
Permet de dÈfinir les quatre pÈriodes sur lesquelles vous souhaitez obtenir vos totaux. Ecritures
Si vous avez enregistrÈ des Ècritures de simulation, vous pouvez choisir toutes les Ècritures, les
Ècritures rÈelles ou les Ècritures de simulation.
Imprimer en devise
En version millÈsimÈe, vous pouvez demander ‡ imprimer en devise auxiliaire. En version PRO, choisissez la devise de votre choix. Vous pouvez imprimer la Balance AgÈe dans la devise de votre choix en indiquant le code de la
devise. Options
Sur ÈchÈances non rÈglÈes et non lettrÈes
Il síagit de la mÈthode proposÈe depuis toujours dans le logiciel. Cette mÈthode se base sur l'ÈchÈancier. Cet Ètat affichera toutes les ÈchÈances dues, ‡ savoir : Une ÈchÈance non soldÈe et dont la facture níest pas lettrÈe ; Le solde restant d˚ díune ÈchÈance rÈglÈe partiellement. Cette mÈthode est donc efficace si líÈchÈancier est soigneusement gÈrÈ. Cependant, elle ne
prend pas en compte díautres types de lignes díÈcritures (comme les opÈrations diverses). Uniquement sur Ècritures non lettrÈes
Il síagit díune mÈthode disponible depuis la version 13.0.0. Cette mÈthode se base en partie sur líÈchÈancier, et en partie sur les Ècritures non lettrÈes. Cet Ètat affichera les lignes suivantes :
Impressions
131
Les ÈchÈances dont la facture correspondante níest pas lettrÈe. Les factures non lettrÈes sans ÈchÈances. Les rËglements non lettrÈs. Les opÈrations diverses non lettrÈes. Les ‡-nouveaux non lettrÈs dans certains cas (‡-nouveau manuel ou en cas
díabsence de dÈtail). Cette mÈthode est utile si líÈchÈancier níest pas systÈmatiquement renseignÈ, mais implique un
lettrage rigoureux des Ècritures. De plus, díautres types díÈcritures sont pris en compte. 335 Les PrÈvisions de RËglements
Il síagit díun Ètat qui calcule, pour quatre pÈriodes postÈrieures ‡ la date de rÈfÈrence, le total des
ÈchÈances prÈvues. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + PrÈvisions de RËglement
Comment faire ?
1. Choisissez le type de prÈvisions. Clients, Fournisseurs, Tous les tiers. 2. Modifiez si besoin la fourchette de comptes. 3. Indiquez la date de rÈfÈrence, gÈnÈralement la date du jour : les ÈchÈances seront comparÈes ‡
cette date. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options
Le bouton Options vous permet de dÈfinir des Options particuliËres. Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans vos prÈvisions de rËglement
vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 336 Options d'impression des PrÈvisions de RËglements
Intervalles
Permet de dÈfinir les quatre pÈriodes sur lesquelles vous souhaitez obtenir vos totaux. Ecritures
Si vous avez enregistrÈ des Ècritures de simulation, vous pouvez choisir toutes les Ècritures, les
Ècritures rÈelles ou les Ècritures de simulation.
Imprimer en devise
En version millÈsimÈe, vous pouvez demander ‡ imprimer en devise auxiliaire. En version PRO, choisissez la devise de votre choix.
Printed Documentation
132
Vous pouvez imprimer les PrÈvisions de RËglement dans la devise de votre choix en indiquant le
code de la devise. Options
Sur ÈchÈances non rÈglÈes et non lettrÈes
Il síagit de la mÈthode proposÈe depuis toujours dans le logiciel. Cette mÈthode se base sur l'ÈchÈancier. Cet Ètat affichera toutes les ÈchÈances ‡ venir, ‡ savoir : Une ÈchÈance non soldÈe et dont la facture níest pas lettrÈe ; Le solde restant d˚ díune ÈchÈance rÈglÈe partiellement. Cette mÈthode est donc efficace si líÈchÈancier est soigneusement gÈrÈ. Cependant, elle ne
prend pas en compte díautres types de lignes díÈcritures (comme les opÈrations diverses). Uniquement sur Ècritures non lettrÈes
Il síagit díune mÈthode disponible depuis la version 13.0.0. Cette mÈthode se base en partie sur líÈchÈancier, et en partie sur les Ècritures non lettrÈes. La colonne ´ Echu ª tiendra compte de toutes ces lignes: Les ÈchÈances dont la facture correspondante níest pas lettrÈe. Les factures non lettrÈes sans ÈchÈances. Les rËglements non lettrÈs. Les opÈrations diverses non lettrÈes. Les ‡-nouveaux non lettrÈs dans certains cas (‡-nouveau manuel ou en cas
díabsence de dÈtail). Les autres colonnes afficheront les ÈchÈances ‡ venir. 337 L'EchÈancier PrÈvisionnel
LíEchÈancier PrÈvisionnel est un Ètat qui affiche le dÈtail des ÈchÈances sur une pÈriode donnÈe. Il
peut Ítre demandÈ sur une pÈriode, une fourchette de comptes et une fourchette de modes de
rËglement particuliers. Cet Ètat tient compte de l'ÈchÈancier et du lettrage effectuÈs sur les Ècritures soldÈes. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + EchÈancier PrÈvisionnel
Comment faire ?
1. Choisissez le type díÈchÈancier. Clients, Fournisseurs, Tous les tiers. 2. Modifiez si besoin la fourchette de comptes. 3. Indiquez la pÈriode ‡ prendre en compte.
Impressions
133
4. Indiquez si besoin les fourchettes de banques (en version PRO) et de modes de rËglement ‡
prendre en compte. 5. Choisissez le modËle díimpression et cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options
Le bouton Options vous permet de dÈfinir des Options particuliËres. Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans votre ÈchÈancier prÈvisionnel
vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus sur líexport Excel, cliquez ici. 338 Options d'impression de l'EchÈancier PrÈvisionnel
Tri
Pointez le tri que vous dÈsirez ‡ l'impression, les ÈchÈances seront imprimÈes par ordre croissant de
numÈro ou par ordre chronologique. Type díÈcritures
Si vous avez enregistrÈ des Ècritures de simulation, vous pouvez choisir toutes les Ècritures, les
Ècritures rÈelles ou les Ècritures de simulation.
Imprimer en devise
En version millÈsimÈe, vous pouvez demander ‡ imprimer en devise auxiliaire. En version PRO, choisissez la devise de votre choix. Cumuls et sous-totaux accessibles en tri par ordre chronologique
Cumuler par date en milliers : Permet díimprimer 1 pour 1000 euros (kilo-euros).
Imprimer un sous-total par demi-dÈcade (version PRO) : Permet díimprimer un sous-total tous les
5 jours.
Imprimer un sous-total par dÈcade (version PRO) : Permet díimprimer un sous-total tous les
10 jours. Sous-total par semaine le (version PRO) : Permet díobtenir un sous-total chaque semaine sur le
jour sÈlectionnÈ.
Imprimer un sous-total par mois (version PRO) : Permet díimprimer un sous-total chaque mois. Sous total par compte
Pour obtenir un sous-total par compte, vous devez choisir le tri par numÈro de compte.
Imprimer un rÈcapitulatif par banque (version PRO)
Permet díimprimer sur la derniËre page un rÈcapitulatif par banque.
Imprimer un rÈcapitulatif par mode de rËglement
Permet díimprimer sur la derniËre page un rÈcapitulatif par mode de rËglement. 339 LíEchÈancier DÈtaillÈ (version PRO)
Cette fonctionnalitÈ permet díimprimer líÈchÈancier dÈtaillÈ renseignÈ lors de la saisie des factures
clients et fournisseurs et des charges sociales, cíest-‡-dire les ÈchÈances dues par rapport ‡ une date
de rÈfÈrence, avec le nombre de jours de retard.
Printed Documentation
134
Cet Ètat tient compte de l'ÈchÈancier et du lettrage effectuÈ sur les Ècritures soldÈes. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + EchÈancier DÈtaillÈ
Comment faire ?
1. Choisissez le type díÈchÈancier. Clients, Fournisseurs, Tous les tiers. 2. Modifiez si besoin la fourchette de comptes. 3. Indiquez la date de rÈfÈrence, gÈnÈralement la date du jour : seules les ÈchÈances antÈrieures ‡
cette date síimprimeront (ÈchÈances dÈpassÈes), et cíest par rapport ‡ cette date que se
calculeront le nombre de jours de retard. 4. Demandez si besoin un sous-total par compte. 5. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Export Excel
Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans votre ÈchÈancier dÈtaillÈ vers
Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 340 Les Lettres de Relance
La Relance Client consiste ‡ envoyer une lettre de rappel aux clients en retard de rËglement. L'automatisation de cette opÈration nÈcessite donc que les coordonnÈes du client soient saisies dans
líonglet Adresse de la fiche du compte. Comment y accÈder ?
Barre díoutils
Volet de navigation dans Impressions
Barre de menu Impressions + Lettres de Relance
Quelle mÈthode choisir ?
Il existe ‡ prÈsent deux mÈthodes pour rÈaliser les lettres de relances. MÈthode classique
Il síagit de la mÈthode proposÈe depuis toujours dans le logiciel. Cette mÈthode se base sur l'ÈchÈancier. Une lettre de relance affichera toutes les ÈchÈances dues, ‡ savoir : Une ÈchÈance non soldÈe et dont la facture níest pas lettrÈe. Une ÈchÈance rÈglÈe partiellement, avec le solde restant d˚. Cette mÈthode est donc efficace si líÈchÈancier est soigneusement gÈrÈ. Cependant, elle ne
prend pas en compte díautres types de lignes díÈcritures (comme les opÈrations diverses).
Impressions
135
Pour choisir cette mÈthode, sÈlectionnez Sur ÈchÈances non rÈglÈes et non lettrÈes. Nouvelle mÈthode
Il síagit díune mÈthode disponible depuis la version 13.0.0. Cette mÈthode se base en partie sur líÈchÈancier, et en partie sur les Ècritures non lettrÈes. Une lettre de relance affichera les lignes suivantes : Les ÈchÈances dont la facture correspondante níest pas lettrÈe. Les factures non lettrÈes sans ÈchÈances. Les rËglements non lettrÈs. Les opÈrations diverses non lettrÈes. Les ‡-nouveaux non lettrÈs dans certains cas (‡-nouveau manuel ou en cas
díabsence de dÈtail). Cette mÈthode est utile si líÈchÈancier níest pas systÈmatiquement renseignÈ, mais implique un
lettrage rigoureux des Ècritures. De plus, díautres types díÈcritures sont pris en compte. Pour choisir cette mÈthode, sÈlectionnez Uniquement sur Ècritures non lettrÈes. Les options (mÈthode classique ñ Sur ÈchÈances non rÈglÈes et non lettrÈes)
Comptes
L'intervalle des numÈros de compte, tel qu'il est donnÈ par dÈfaut, permet de traiter tous les
comptes clients. Vous pouvez toutefois dÈfinir un intervalle prÈcis. Codes rËglements
Cette option permet díÈditer les lettres de relance pour un type de mode de rËglement prÈcis. Par dÈfaut, líintervalle indiquÈ comprend tous les modes de rËglements prÈsents dans votre
dossier. Vous pouvez, cependant, indiquer le mÍme code de rËglement dans líintervalle afin de
relancer uniquement les ÈchÈances affectÈes ‡ ce mode de rËglement. Pour affecter un mode de rËglement ‡ une ÈchÈance, vous devez : soit indiquer dans la fiche du client le mode de rËglement utilisÈ par ce client, soit indiquer, ‡ chaque saisie de rËglement, dans líÈchÈancier, le mode de rËglement employÈ
(pour accÈder ‡ cette colonne, cochez la case Gestion des modes de rËglement des
prÈfÈrences du dossier, onglet Divers). Date de rÈfÈrence
Saisissez la date de rÈfÈrence, par dÈfaut la date du jour. Les ÈchÈances seront considÈrÈes
comme dues lorsquíelles sont antÈrieures ‡ cette date. Nombre minimal de jours de dÈpassement
Laissez 1 si vous souhaitez que toutes les ÈchÈances dÈpassÈes soient prises en compte, ou
indiquez un nombre de jours (x) de dÈpassement, pour que seules les ÈchÈances dont le retard
date de plus de x jours ressortent. Seuil
Le seuil minimal de relance permet de relancer uniquement les clients ayant un montant d˚
supÈrieur ‡ un certain montant. Pointez Automatique pour prendre en compte la valeur du seuil de relance indiquÈ dans
líonglet Fact. de la fiche du compte. Pointez Fixe pour indiquer un montant unique de rÈfÈrence pour líensemble des clients.
Printed Documentation
136
Niveaux de relance
Le logiciel gËre jusquí‡ trois niveaux de relance, avec trois textes diffÈrents adaptÈs. Modifiez si
besoin le contenu de ces textes. Attention : Le logiciel níimprime pas une lettre de relance par ÈchÈance. Par exemple, le 15 mai, vous
imprimez la lettre de relance de niveau 1 du client DUPONT pour líÈchÈance du 30 avril. Le 31 mai, vous imprimez une deuxiËme relance. Cependant, entre temps, líÈchÈance du 20 mai est arrivÈe ‡
terme. Bien que cette derniËre ÈchÈance níait jamais ÈtÈ relancÈe, le logiciel imprimera une lettre de
relance de niveau 2 pour les deux ÈchÈances. Astuce : Pour que líÈchÈance du 20 mai níapparaisse pas, il suffit de renseigner la case Nombre
minimal de jour de dÈpassement díun nombre suffisant (10 dans notre exemple). Pour gÈrer les niveaux de relance automatiques :
SÈlectionnez líoption IncrÈmentation automatique du niveau de relance : ainsi, votre client
va changer de niveau ‡ chaque impression ;
Pour indiquer le niveau de relance de votre choix :
SÈlectionnez líoption Indiquer le niveau de relance et renseignez le niveau dÈsirÈ. Attention : Síil síagit díun essai, ou si vous avez besoin de rÈimprimer les lettres suite ‡ une erreur de
manipulation, sÈlectionnez Indiquer le niveau de relance, et non IncrÈmentation automatique, afin de
ne pas modifier le niveau de relance du client une seconde fois. Les options (Nouvelle mÈthode ñ Uniquement sur Ècritures non lettrÈes)
Comptes
L'intervalle des numÈros de compte, tel qu'il est donnÈ par dÈfaut, permet de traiter tous les
comptes clients. Vous pouvez toutefois dÈfinir un intervalle prÈcis. Date de rÈfÈrence
Saisissez la date de rÈfÈrence, par dÈfaut la date du jour. Les ÈchÈances, et ‡ dÈfaut les lignes
díÈcritures, seront considÈrÈes comme dues lorsquíelles sont antÈrieures ‡ cette date. Nombre minimal de jours de dÈpassement
Laissez 1 si vous souhaitez que toutes les ÈchÈances dÈpassÈes soient prises en compte, ou
indiquez un nombre de jours (x) de dÈpassement, pour que seules les ÈchÈances dont le retard
date de plus de x jours ressortent. Seuil
Le seuil minimal de relance permet de relancer uniquement les clients ayant un montant d˚
supÈrieur ‡ un certain montant. Pointez Automatique pour prendre en compte la valeur du seuil de relance indiquÈ dans
líonglet Fact. de la fiche du compte. Pointez Fixe pour indiquer un montant unique de rÈfÈrence pour líensemble des clients. Niveaux de relance
Impressions
137
Le logiciel gËre jusquí‡ trois niveaux de relance, avec trois textes diffÈrents adaptÈs. Modifiez si
besoin le contenu de ces textes. Attention : Le logiciel níimprime pas une lettre de relance par ÈchÈance. Par exemple, le 15 mai, vous
imprimez la lettre de relance de niveau 1 du client DUPONT pour líÈchÈance du 30 avril. Le 31 mai, vous imprimez une deuxiËme relance. Cependant, entre temps, líÈchÈance du 20 mai est arrivÈe ‡
terme. Bien que cette derniËre ÈchÈance níait jamais ÈtÈ relancÈe, le logiciel imprimera une lettre de
relance de niveau 2 pour les deux ÈchÈances. Astuce : Pour que líÈchÈance du 20 mai níapparaisse pas, il suffit de renseigner la case Nombre
minimal de jour de dÈpassement díun nombre suffisant (10 dans notre exemple). Niveau de relance automatique, selon le nombre de relances effectuÈes :
SÈlectionnez líoption IncrÈmentation automatique du niveau de relance : ainsi, votre client
va changer de niveau ‡ chaque impression ;
Niveau de relance manuel :
SÈlectionnez líoption Indiquer le niveau de relance et renseignez le niveau dÈsirÈ ;
Niveau de relance personnalisÈ, selon le retard :
SÈlectionnez líoption Niveau de relance personnalisÈ et cliquer sur le bouton ParamËtres
pour dÈfinir les fourchettes de jours de retard. Attention : Síil síagit díun essai, ou si vous avez besoin de rÈimprimer les lettres suite ‡ une erreur de
manipulation, sÈlectionnez Indiquer le niveau de relance, et non IncrÈmentation automatique, afin de
ne pas modifier le niveau de relance du client une seconde fois.
Cliquez sur AperÁu afin de visualiser le rÈsultat de l'impression ‡ l'Ècran. Lancez ensuite líimpression
en cliquant sur . Le contenu des lettres de relance est modifiable. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques.
341 Modification des Lettres de Relance
Le contenu de la lettre de relance peut Ítre modifiÈ gr‚ce ‡ l'Èditeur d'EBP : Win GÈnÈrateur. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Lettres de Relance
puis clic sur ParamÈtrer
Ou Barre de menu Outils + ParamÈtrage des Impressions
puis sÈlection du modËle :
Printed Documentation
138
La modification du modËle par dÈfaut est impossible, un message vous en avertit. Cliquez sur Oui pour
crÈer une copie de ce modËle, saisissez alors un nom ‡ ce nouveau modËle. Le modËle est maintenant
modifiable et vous pouvez saisir le texte souhaitÈ. Ce modËle regroupe le texte des trois niveaux de relance et cela, dans 3 sections distinctes. Double- cliquez sur le texte ‡ modifier. 342 Les Encours Clients
Il síagit díimprimer la liste des clients dont líencours maximal autorisÈ, indiquÈ dans líonglet Fact. de la
fiche du compte, est dÈpassÈ. Vous obtenez alors la liste des clients avec leur encours, leur encours
autorisÈ et líÈcart entre les deux. Attention, les clients dont l'encours autorisÈ est ‡ 0 seront considÈrÈs par le logiciel comme des clients
pour lesquels on ne gËre pas díencours. Si vous ne souhaitez pas autoriser d'encours pour certains
clients et les avoir ensuite dans líimpression, il faut leur autoriser au moins 1 centime. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Encours Clients
Comptes
L'intervalle des numÈros de compte, tel qu'il est donnÈ par dÈfaut, permet de traiter tous les comptes
clients. Vous pouvez toutefois dÈfinir un intervalle prÈcis. Date de rÈfÈrence
Saisissez la date de rÈfÈrence, par dÈfaut la date du jour. Líencours client sera calculÈ ‡ cette date. Encours maximal accordÈ
Pointez Automatique pour prendre en compte la valeur de líencours accordÈ indiquÈ dans líonglet
Fact. de la fiche du compte. Pointez Fixe pour saisir un montant qui síappliquera ‡ tous les clients. Cliquez sur AperÁu afin de visualiser le rÈsultat de l'impression ‡ l'Ècran. Lancez ensuite líimpression
en cliquant sur . Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons
identiques. 343 Analytique
344 Le Grand-Livre Analytique
Le Grand-Livre Analytique est un document qui permet díobtenir pour un axe donnÈ et pour chaque
poste, le dÈtail des Ècritures ventilÈes sur la pÈriode de rÈfÈrence. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Analytique et BudgÈtaire
Comment faire ?
1. Choisissez la fourchette de postes. 2. DÈfinissez la pÈriode ‡ prendre en compte. 3. Choisissez líaxe analytique concernÈ. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier.
Impressions
139
Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options
Sous-totaux mensuels
Cochez cette case pour obtenir des sous-totaux mensuels. Saut de page aprËs chaque poste
Le logiciel gÈnËre un saut de page aprËs l'impression de chaque poste. Exporter vers un fichier
Cette option donne accËs ‡ l'assistant d'exportation et permet de rÈcupÈrer les donnÈes au
format ASCII. Exclure le poste DIVERS
Cette option vous permet díobtenir un Ètat dans lequel le poste DIVERS est ignorÈ. Export Excel
Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans votre Grand-Livre vers
Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 345 RÈsultat Analytique
Le RÈsultat Analytique est un document qui permet díobtenir pour un axe donnÈ le total et le solde de
chaque poste. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Analytique et BudgÈtaire
Comment faire ?
1. Choisissez la fourchette de postes. 2. DÈfinissez la pÈriode ‡ prendre en compte. 3. Choisissez líaxe analytique concernÈ. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options
Imprimer le dÈtail par compte
Cochez cette case pour obtenir le dÈtail par compte de chaque poste.
Imprimer par ordre alphabÈtique
Il síagit de trier les postes par ordre alphabÈtique.
Imprimer les postes non mouvementÈs
Permet díimprimer Ègalement les postes sans mouvement. Exporter vers un fichier
Printed Documentation
140
Cette option donne accËs ‡ l'assistant d'exportation et permet de rÈcupÈrer les donnÈes au
format ASCII. Exclure le poste DIVERS
Cette option vous permet díobtenir un Ètat dans lequel le poste DIVERS est ignorÈ. Export Excel
Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans votre rÈsultat analytique
vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 346 Ventilations Analytiques par Poste
Líimpression des Ventilations Analytiques par Poste donne pour un axe donnÈ et pour chacun des
postes, le dÈtail compte par compte des Ècritures ainsi que le total par compte. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Analytique et BudgÈtaire
Comment faire ?
1. Choisissez la fourchette de postes. 2. Choisissez la fourchette de comptes. 3. DÈfinissez la pÈriode ‡ prendre en compte. 4. Choisissez líaxe analytique concernÈ. 5. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options
Saut de page aprËs chaque poste
Le logiciel gÈnËre un saut de page aprËs l'impression de chaque poste.
Imprimer les postes non mouvementÈs
Permet díimprimer Ègalement les postes sans mouvement. Exporter vers un fichier
Cette option donne accËs ‡ l'assistant d'exportation et permet de rÈcupÈrer les donnÈes au
format ASCII. Exclure le poste DIVERS
Cette option vous permet díobtenir un Ètat dans lequel le poste DIVERS est ignorÈ. Export Excel
Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans vos ventilations
analytiques vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 347 Ventilations Analytiques par Compte
Líimpression des Ventilations Analytiques par Compte donne pour un axe donnÈ et pour chacun des
comptes, le dÈtail poste par poste des Ècritures ainsi que le total par poste. Comment y accÈder ?
Impressions
141
Barre de menu Impressions + Analytique et BudgÈtaire
Comment faire ?
1. Choisissez la fourchette de comptes. 2. Choisissez la fourchette de postes. 3. DÈfinissez la pÈriode ‡ prendre en compte. 4. Choisissez líaxe analytique concernÈ. 5. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options
Saut de page aprËs chaque compte
Le logiciel gÈnËre un saut de page aprËs l'impression de chaque compte.
Imprimer les comptes non mouvementÈs
Permet díimprimer Ègalement les comptes sans mouvement. Exporter vers un fichier
Cette option donne accËs ‡ l'assistant d'exportation et permet de rÈcupÈrer les donnÈes au
format ASCII. Exclure le poste DIVERS
Cette option vous permet díobtenir un Ètat dans lequel le poste DIVERS est ignorÈ. Export Excel
Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans vos ventilations
analytiques vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 348 BudgÈtaire
349 Budget : SynthËse des Ecarts BudgÈtaires
La SynthËse des Ecarts BudgÈtaires un document qui permet díobtenir l'Ècart en pourcentage et en
valeur entre le prÈvu (saisie budgÈtaire) et le rÈalisÈ (saisie analytique ou saisie gÈnÈrale) pour un axe
donnÈ, avec sous-totaux mensuels. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Analytique et BudgÈtaire
Comment faire ?
1. Choisissez la fourchette de budgets. 2. Pointez le type de budgets concernÈ (gÈnÈral ou analytique). 3. DÈfinissez la pÈriode ‡ prendre en compte. 4. Choisissez líaxe analytique concernÈ. 5. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier.
Printed Documentation
142
Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options
DÈtail par mois
Le logiciel donne le dÈtail mois par mois de chaque budget. Saut de page aprËs chaque budget
Le logiciel gÈnËre un saut de page aprËs l'impression de chaque budget. Exporter vers un fichier
Cette option donne accËs ‡ l'assistant d'exportation et permet de rÈcupÈrer les donnÈes au
format ASCII. Export Excel
Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans votre synthËse vers
Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 350 Budget : SynthËse des Ecarts N / N-1
Cet Ètat donne un Ètat comparatif budgÈtaire entre N et N-1, ou entre N et N+1. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Analytique et BudgÈtaire
Comment faire ?
1. Choisissez la fourchette de budgets. 2. Pointez le type de budgets concernÈ (gÈnÈral ou analytique). 3. Choisissez líaxe analytique concernÈ, et le modËle díimpression. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Export Excel
Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans votre synthËse vers Microsoft
Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 351 Statistiques et Autres Etats
352 La RÈmunÈration d'un Compte
Le montant de la RÈmunÈration est calculÈ comme suit : (solde du compte taux) / 365 pour avoir la
rÈmunÈration journaliËre multipliÈ par le nombre de jours entre deux mouvements du compte. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + RÈmunÈration de Compte
Comment faire ?
1. Indiquez le numÈro du compte. 2. Indiquez la pÈriode ‡ prendre en compte.
Impressions
143
3. ComplÈtez les paramËtres : Taux annuel pour solde positif. Taux annuel pour solde nÈgatif. Plafond du solde rÈmunÈrÈ : Le plafond est appliquÈ lorsque le solde du compte est
supÈrieur au plafond. Le calcul de la rÈmunÈration est donc alors Ègal ‡ (plafond taux) /
365 pour avoir la rÈmunÈration journaliËre. Inversion du solde : Le choix díinversion du solde entraÓne la valorisation en positif ou
en nÈgatif du solde du compte. Ainsi, pour un compte dont le solde est dÈbiteur, si vous
ne cochez pas l'option, le solde sera affichÈ en nÈgatif. Si vous avez saisi un plafond, et
cochÈ inversion des soldes, si le solde du compte est supÈrieur au plafond, la
rÈmunÈration sera calculÈe sur le plafond. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 353 Statistiques et ratios de gestion
Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Vous avez la possibilitÈ díimprimer les statistiques suivantes :
Evolution des crÈances clients
Evolution des dettes fournisseurs
Co˚t du financement de la trÈsorerie
Agios sur retards de paiement
RÈpartition du chiffre d'affaires
Estimations des marges
354 Evolution des crÈances clients
Cet Ètat permet díobtenir le solde moyen, l'Èvolution du chiffre d'affaires, l'Èvolution du rapport Solde /
Chiffre d'affaires et la solvabilitÈ du client par l'Èvolution du rapport 411/417. Cet Ètat peut síeffectuer par mois ou par trimestre en fonction du rÈsultat recherchÈ et sur un certain type
díÈcritures : Toutes les Ècritures, seulement les Ècritures confirmÈes, seulement les Ècritures de
simulation. 355 Evolution des dettes fournisseurs
Cet Ètat permet díobtenir l'Èvolution des dettes fournisseurs par mois ou par trimestre. Vous obtenez ainsi le solde moyen, l'Èvolution des achats HT (60 + 61 + 63) et l'Èvolution du rapport
Solde sur le montant des achats. 356 Co˚t du financement de la trÈsorerie
Cet Ètat permet d'imprimer le co˚t du financement de trÈsorerie par mois ou par trimestre. Vous obtenez
ainsi le solde moyen banque sur caisse, le total des charges et produits financiers, le co˚t du
financement de trÈsorerie. 357 Agios sur retards de paiement
Cet Ètat permet d'obtenir les agios sur retards de paiements par mois ou par trimestre. Pour cela, vous devez prÈciser le taux ‡ appliquer sur les retards des rËglements clients et paiements
fournisseurs que le logiciel retrouve gr‚ce ‡ líÈchÈancier. 358 RÈpartition du chiffre d'affaires
Cet Ètat permet díimprimer le chiffre d'affaires par client ou les dÈpenses par fournisseur ainsi que le
pourcentage de CA par rapport au CA total. Par dÈfaut, líexercice courant est proposÈ mais vous pouvez
dÈfinir une pÈriode prÈcise. Le logiciel tiendra compte uniquement des Ècritures saisies. 359 Estimation des marges
Printed Documentation
144
Cet Ètat permet d'obtenir une estimation des marges par compte de classe 6 et 7 (Ètat des ventes et
achats consommÈs). Par dÈfaut, líexercice courant est proposÈ mais vous pouvez dÈfinir une pÈriode prÈcise. Le logiciel
tiendra compte uniquement des Ècritures saisies. Variation de stocks
Saisissez ici la variation de stock qui correspond ‡ la diffÈrence entre le stock existant ‡ la date
d'impression et celui saisi lors du dernier Ètat. Niveau de rupture
Le niveau de rupture permet de regrouper des comptes. Par exemple, si l'on a choisi une rupture de
niveau 3, les comptes 6071xxxx, 6072xxxx et 6073xxxx seront regroupÈs sous 607." 360 Tableaux de Gestion
Il síagit díimprimer la Marge Brute, le RÈsultat díExploitation et le RÈsultat Net Comptable. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Tableaux de Gestion
Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Si vous souhaitez modifier le paramÈtrage du tableau, cliquez ici. 361 Listes diverses
362 Impression du Plan Comptable
Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Listes Diverses + Plan Comptable Entreprise
Comment faire ?
1. Choisissez le type de plan comptable : uniquement les clients, les fournisseurs, ou tous les
comptes. 2. Modifiez si besoin la fourchette de compte. 3. Si vous cochez líoption Imprimer le plan comptable par ordre alphabÈtique, les comptes
seront triÈs par ordre des intitulÈs, sinon par ordre des numÈros. 4. DÈfinissez le modËle díimpression que vous souhaitez utiliser. 5. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 363 Impression de la liste des Journaux
Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Listes Diverses + Journaux
Comment faire ?
Impressions
145
1. DÈfinissez la fourchette des journaux ‡ imprimer. 2. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 364 Imprimer la liste des guides
AccÈdez aux guides par DonnÈes + Guides díÈcritures et cliquez sur le bouton Imprimer, ou utilisez
líoption Guides díÈcritures du menu Impressions + Listes Diverses. 365 Impression de la liste des Devises
Il síagit díimprimer les devises dÈfinies dans líoption Devises du menu DonnÈes. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Listes Diverses + Devises
Comment faire ?
Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 366 Impression de la liste des Modes de RËglement
Il síagit díimprimer es modes de rËglement dÈfinis dans líoption Modes de RËglement du menu
DonnÈes. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Listes Diverses + Modes de RËglement
Comment faire ?
Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 367 Impression de la liste des ChÈquiers
Il síagit díimprimer la liste des chÈquiers dÈfinis dans líoption ChÈquiers du menu DonnÈes. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Listes Diverses + ChÈquiers
Comment faire ?
1. Renseignez líintervalle des codes chÈquiers ‡ prendre en compte. 2. PrÈcisez la pÈriode díouverture ‡ prendre en compte. 3. Renseignez líÈtat du chÈquier : Ouvert, FermÈ, AnnulÈ ou Tous. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 368 Impression de la liste des Postes Analytiques
Il síagit díimprimer la liste des postes dÈfinis dans líoption Postes Analytiques du menu DonnÈes +
Analytique et BudgÈtaire. Comment y accÈder ?
Printed Documentation
146
Barre de menu Impressions + Listes Diverses + Postes Analytiques
Comment faire ?
1. Renseignez líintervalle des postes ‡ prendre en compte. 2. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 369 Les Grilles Analytiques
Certaines charges courantes sont ventilÈes de la mÍme maniËre, sur les mÍmes postes et pour des
montants reprÈsentant un pourcentage fixe de la valeur de la charge ou du produit d'origine. Dans ce
cas, il est intÈressant de dÈfinir des grilles afin de rendre trËs rapide, la ventilation analytique de
certaines Ècritures. Par exemple, les frais du loyer seront toujours ventilÈs suivant un rapport particulier sur chacun des 3
postes suivants : Service administratif, Service Logistique, Service Marketing. Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Analytique et BudgÈtaire + Grilles Analytiques
Fonctions disponibles
Vous pouvez crÈer une nouvelle grille, modifier une grille, ou encore en supprimer une. 370 Impression de la liste des Budgets
Il síagit díimprimer la liste des budgets dÈfinis dans líoption Budgets du menu DonnÈes + Analytique et
BudgÈtaire. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Listes Diverses + Budgets
Comment faire ?
1. SÈlectionnez le type de budgets ‡ imprimer (gÈnÈraux, analytiques, tous). 2. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 371 Journal d'ÈvËnements
372 Journal des ÈvÈnements
Le Journal des ÈvÈnements vous permet de visualiser ou díimprimer la liste des ÈvÈnements. En effet un certain nombre díactions rÈalisÈes dans le logiciel sont archivÈes dans un souci de
traÁabilitÈ. Par dÈfaut tous les ÈvÈnements apparaissent mais vous pouvez, gr‚ce au volet de gauche, afficher les
ÈvÈnements díune pÈriode donnÈe ou sÈlectionner les ÈvÈnements prÈcis que vous souhaitez afficher. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Journal díÈvÈnements
Impressions
147
373 EvÈnements
Dans le but de pouvoir les tracer, certaines actions rÈalisÈes dans le logiciel sont archivÈes par la
crÈation díÈvÈnements. Remarque :
La traÁabilitÈ díun certain nombre díactions rÈalisÈes dans le logiciel a ÈtÈ mise en place dans le cadre
du contrÙle des comptabilitÈs informatisÈes pour lequel líadministration fiscale a publiÈ le Bulletin
Officiel des ImpÙts de la DGI n°12 du 24 janvier 2006. Ces ÈvÈnements sont stockÈs dans votre dossier et sont consultables ‡ tout moment dans le Journal
d'ÈvÈnements. Quelques ÈvÈnements nÈcessitent une justification qui vous sera demandÈe au moment de rÈaliser
certaines actions. Voici une liste des actions qui entraÓnent la crÈation díun ÈvÈnement :
Import / Export
Type díaction Justification demandÈe
Import Communication Entreprise Expert
Export Communication Entreprise Expert
Import Compta Dos X
Import Compta Plus X
Import Win Compta 3 X
Import V3 avec entÍte (logiciel EBP)
Import V3 sans entÍte X
Import V5 (transfert comptable)
Import paramÈtrable X
Recopie de donnÈes X
Maintenance
Type díaction Justification demandÈe
Maintenance des journaux X
Maintenance du dÈtail des A-nouveaux X
Archivage de pÈriode
Suppression des immos V5
ParamÈtrage de la TVA
Type díaction Justification demandÈe
CatÈgorie de TVA du compte
Taux de TVA du compte
Type de TVA du compte X
Taux de TVA
Printed Documentation
148
DÈclaration de TVA
Type díaction Justification demandÈe
Etablissement díune dÈclaration de TVA ou díune annexe
Modification d'une dÈclaration de TVA ou díune annexe X
Suppression díune dÈclaration de TVA ou díune annexe X
TÈlÈtransmission EDI
ClÙture
Type díaction Justification demandÈe
ClÙture annuelle
ClÙture de pÈriode
Archivage des donnÈes en clÙture
GÈnÈration des PDF en clÙture
Validation des Ècritures
Centralisation physique dans les journaux
Immobilisations
Type díaction Justification demandÈe
GÈnÈration des Ècritures d'immobilisation
Suppression d'une fiche d'immobilisation X
Divers
Type díaction Justification demandÈe
NumÈrotation des piËces d'un journal
ParamËtres sociÈtÈ
Sauvegarde / Restauration
Type díaction Justification demandÈe
Sauvegarde
Restauration X
374 Modification d'un compte
Un ÈvÈnement est crÈÈ dans les cas suivants : Modification de la catÈgorie de TVA du compte : France, UE, Export, Dom, Autres imposables Ö
Modification du taux de TVA
Modification du type de TVA : DÈbits ou Encaissements.
149
375 Fichiers de DonnÈes
376 Comptes
377 TÈlÈchargement de Plan Comptable
Si vous avez besoin de comptes spÈcifiques ‡ une activitÈ dans votre dossier comptable, vous
pouvez tÈlÈcharger des plans comptables professionnels via notre site Internet. Comment y accÈder ?
Barre de menu Internet + TÈlÈchargement
Comment faire ?
Identifiez-vous. SÈlectionnez la Gamme ComptabilitÈ, puis le logiciel ComptabilitÈ. Choisissez le plan comptable souhaitÈ en fonction de votre mÈtier. Cliquez sur TÈlÈcharger et enregistrez le fichier Comptes.btr dans le rÈpertoire BaseVide du
rÈpertoire du produit. Cette opÈration doit Ítre effectuÈe avant de crÈer votre dossier afin de rÈcupÈrer tous les comptes
tÈlÈchargÈs dËs la crÈation du dossier. 378 Onglets du PCE
Chaque onglet donne accËs en prioritÈ ‡ une classe du plan comptable. A chaque onglet est associÈe
une racine comptable sur le premier et parfois le deuxiËme caractËre de votre liste de compte. Capitaux Les comptes de capitaux, comptes de líexploitant, commenÁant par 1
Immobilisations Les comptes díimmobilisations, commenÁant par 2
Stock Les comptes commenÁant par 3
Fournisseurs GÈnÈralement les comptes commenÁant par 40
Clients GÈnÈralement les comptes commenÁant par 41
Autres tiers GÈnÈralement les comptes commenÁant par 42 ‡ 44 (TVA)
Finances Les comptes de banque, de caisse, les comptes commenÁant par 5
Achats Les comptes de dÈcaissements (ou achats), commenÁant par 6
Ventes Les comptes díencaissements (ou ventes), commenÁant par 7
ClÙture Les comptes commenÁant par 8
Ces racines dÈpendent des racines saisies dans le menu Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences +
Racines comptes. 379 CrÈation de Comptes
Comment y accÈder ?
Barre díoutils
Barre de menu DonnÈes + Plan comptable Entreprise
Raccourci clavier Ctrl + B
Printed Documentation
150
Comment faire ?
Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors. Saisissez le numÈro du compte ‡ crÈer. Cliquez sur la flËche basse pour sÈlectionner le type du compte : DÈtail ou Racine. Vous ne pouvez
mouvementer un compte de type Racine. Un compte de type Racine est un compte qui permet de
partager en partie votre plan comptable. Saisissez líintitulÈ du compte. Renseignez ensuite les informations concernant le compte dans les diffÈrents onglets proposÈs :
Divers, Adresse, Contact, Banque, Fact., Analytique, Soldes, Graphe, Infos. Les zones et les onglets accessibles dÈpendent de la racine du compte. 380 Modifier un Compte
AccÈdez aux comptes par DonnÈes + Plan Comptable Entreprise, sÈlectionnez le compte et cliquez
sur le bouton Modifier. Remarque : Le numÈro du compte ne pourra Ítre modifiÈ. Si le numÈro de compte est incorrect, vous
devez le supprimer et crÈer un nouveau compte. 381 Supprimer un Compte
AccÈdez aux comptes par DonnÈes + Plan Comptable Entreprise, sÈlectionnez le compte et cliquez
sur le bouton Supprimer. Confirmez la suppression. Attention, la suppression est irrÈversible. Remarque : Un Compte ne pourra Ítre supprimÈ síil est mouvementÈ. 382 Impression du Grand-Livre
AccÈdez aux Comptes par DonnÈes + Plan Comptable Entreprise, sÈlectionnez le Compte et cliquez
sur le bouton Grand-Livre afin díimprimer le dÈtail des Ècritures de ce Compte. 383
IntÈgrat
ion de C
omptes
Il síagit de rÈcupÈrer des Comptes du Plan Comptable GÈnÈral dans votre Plan Comptable
Entreprise. Comment y accÈder ?
Barre díoutils
Barre de menu DonnÈes + Plan comptable Entreprise
Raccourci clavier Ctrl + B
Comment faire ?
Cliquez sur le bouton PCG. La liste des comptes apparaÓt. Pour sÈlectionner les Comptes ‡ intÈgrer, cliquez dessus pour les mettre en surbrillance. Puis, cliquez sur le bouton TransfÈrer.
Fichiers de DonnÈes
151
Les Comptes sont alors recopiÈs dans votre plan comptable. 384 Recherche
d'un C
ompte Dans la zone Rechercher par de votre Plan Comptable Entreprise, en bas de votre liste, sÈlectionnez
le critËre de recherche sur lequel vous dÈsirez rechercher votre compte : son numÈro ou son intitulÈ. Dans la zone , saisissez soit les premiers caractËres de líintitulÈ, soit les chiffres du numÈro du
compte ‡ rechercher. Remarque : Dans le cas de la saisie du numÈro, le logiciel recherche le compte sur l'ensemble de
votre plan comptable. Dans le cas d'une saisie sur l'intitulÈ, le logiciel recherche le compte uniquement
parmi ceux proposÈs dans l'onglet actif.
385 Colonnes AVDR
Que signifient ´ AVDR ª ?
Ces lettres font rÈfÈrences aux masques de saisies non comptables accessibles par le menu
Quotidien : A : Mes Achats
V : Mes Ventes ou Mes Ventes Comptoir D : Nouvelle DÈpense (‡ partir díune banque de Ma TrÈsorerie) R : Nouvelle Recette (‡ partir díune banque de Ma TrÈsorerie)
A quoi servent ces colonnes dans le plan comptable entreprise ?
Il síagit de paramÈtrer les listes de comptes qui síafficheront dans les masques de saisies non
comptables :
41Si vous cochez la colonne A pour un compte (par exemple 601), il síaffichera dans la liste
des natures díachat dans líoption Quotidien + Mes Achats. 42Si vous cochez la colonne V pour un compte (par exemple 701), il síaffichera dans la liste
des natures de vente dans les options Quotidien + Mes Ventes + Mes Ventes et Quotidien
+ Mes Ventes + Mes Ventes Comptoir. 43Si vous cochez la colonne D pour un compte (par exemple 601), il síaffichera dans la liste
des autres charges ou frais dans líoption Nouvelle DÈpense accessible par Quotidien + Ma
TrÈsorerie. 44Si vous cochez la colonne R pour un compte (par exemple 701), il síaffichera dans la liste
des autres recettes dans líoption Nouvelle Recette accessible par Quotidien + Ma
TrÈsorerie. Pourquoi ?
EBP vous propose un paramÈtrage par dÈfaut de ses listes, mais vous pouvez avoir besoin de
líadapter. ParamÈtrage par dÈfaut
Comptes síaffichant dans la liste des natures díachat dans líoption Quotidien + Mes Achats :
Comptes de racine 20 Immobilisations incorporelles
Printed Documentation
152
Comptes de racine 21 Immobilisations corporelles
Comptes de racine 27 Autres immobilisations financiËres
Comptes de racine 60 Achats
Comptes de racine 61 Services extÈrieurs
Comptes de racine 62 Autres services extÈrieurs
Compte 765 Escomptes obtenus
Comptes síaffichant dans la liste des natures de vente dans les options Quotidien + Mes Ventes +
Mes Ventes et Quotidien + Mes Ventes + Mes Ventes Comptoir :
Comptes de racine 70 Ventes de produits, prestations de services, marchandises
Compte 665 Escomptes accordÈs
Comptes síaffichant dans la liste des autres charges ou frais dans líoption Nouvelle DÈpense
accessible par Quotidien + Ma TrÈsorerie :
Compte 108 Compte de líexploitant
Comptes de racine 16 Emprunts et dettes assimilÈes
Comptes de racine 20 Immobilisations incorporelles
Comptes de racine 21 Immobilisations corporelles
Comptes de racine 27 Autres immobilisations financiËres
Comptes de racine 42 Personnel et comptes rattachÈs
Comptes de racine 43 SÈcuritÈ sociale - Autres organismes
sociaux
Compte 421 Personnel - RÈmunÈrations dues
Compte 444 Etat - ImpÙts sur les bÈnÈfices
Compte 44551 TVA ‡ dÈcaisser
Compte 455 AssociÈs - Comptes courants
Compte 470 Compte díattente
Comptes de racine 60 Achats
Comptes de racine 61 Services extÈrieurs
Comptes de racine 62 Autres services extÈrieurs
Compte 661 Charges díintÈrÍt
Compte 765 Escomptes obtenus
Comptes síaffichant dans la liste des autres recettes dans líoption Nouvelle Recette accessible par
Quotidien + Ma TrÈsorerie :
Compte 108 Compte de líexploitant
Comptes de racine 16 Emprunts et dettes assimilÈes
Comptes de racine 43 SÈcuritÈ sociale - Autres organismes
sociaux
Compte 455 AssociÈs - Comptes courants
Compte 665 Escomptes accordÈs
Comptes de racine 70 Ventes de produits, prestations de services, marchandises
386 Description de la Fiche
387 Compte : Onglet Divers
Fichiers de DonnÈes
153
DÈfinissez ici le type du compte et son mode de fonctionnement. Lettrage
Cochez le type de lettrage que vous souhaitez pouvoir effectuer sur le compte : La case Manuel autorise le pointage manuel des Ècritures, ‡ condition que les Ècritures
sÈlectionnÈes soient ÈquilibrÈes. La case ApprochÈ autorise le pointage manuel approchÈ, cíest-‡-dire que si la sÈlection des
Ècritures est dÈsÈquilibrÈe et que líÈcart est infÈrieur ‡ líÈcart autorisÈ dans líonglet
Consultation des prÈfÈrences du dossier, le logiciel vous permettra de saisir
automatiquement une Ècriture díÈcart de rËglement. La case Automatique autorise le lettrage automatique de ce compte. Remarque : Si vous gÈrez la TVA sur les encaissements, et la dÈclaration de TVA, il est
indispensable díautoriser au moins le lettrage manuel pour les comptes de TVA sur
encaissements. Ainsi, le dÈtail des lignes non rÈglÈes pourra Ítre recopiÈ sur líexercice suivant et
servir aux prochaines dÈclarations de TVA. Centralisation
La centralisation permet de regrouper toutes les lignes díÈcritures díun compte pour un mois donnÈ, en une seule ligne díÈcriture centralisatrice :
45Si vous cochez Centralisation Physique, vous pourrez, aprËs avoir paramÈtrÈ les
fourchettes de centralisation des journaux, effectuer une centralisation physique des lignes
díÈcritures de ce compte. 46Si vous cochez Centralisation Grand-Livre, vous pourrez demander, lors de cette
impression, par les options, une ligne díÈcriture centralisÈe pour ce compte. 47Si vous cochez Centralisation Journal, vous pourrez demander, lors de cette impression, par les options, une ligne díÈcriture centralisÈe pour ce compte. ContrÙles : DÈbit et CrÈdit GelÈ
Cochez le type de contrÙle que vous souhaitez appliquer au compte lors de la saisie des Ècritures :
4 Si vous cochez DÈbit GelÈ, le logiciel refusera la saisie de nouvelles Ècritures au dÈbit
(colonne de gauche en saisie díÈcritures). 5 Si vous cochez CrÈdit GelÈ, le logiciel refusera la saisie de nouvelles Ècritures au crÈdit
(colonne de droite en saisie díÈcritures). Sans EchÈance
Lorsque vous travaillez en ÈchÈancier dÈtaillÈ (option ‡ dÈfinir dans les prÈfÈrences du dossier), une
fenÍtre díÈchÈances sera automatiquement ouverte ‡ la saisie díune Ècriture sur le compte de tiers si
vous dÈcochez cette case. Sans analytique
Lorsque vous travaillez en analytique en temps rÈel (option ‡ dÈfinir dans les prÈfÈrences du
dossier), une fenÍtre de saisie analytique peut ou non Ítre automatiquement ouverte sur chaque
compte de charge et de produit.
Printed Documentation
154
Comptes associÈs
Vous avez la possibilitÈ díassocier vos comptes clients et fournisseurs ‡ un compte de TVA et ‡ un
compte de produit ou de charge. Ce paramÈtrage vous permettra ensuite de gagner un temps
considÈrable en Saisie Standard ou en Saisie au KilomËtre, lorsque les factures díun client ou díun
fournisseur utilisent le plus souvent les mÍmes comptes. Principe :
Compte client Compte de TVA collectÈe / Compte de produit
Compte fournisseur Compte de TVA dÈductible / Compte de charge
Compte fournisseur Compte de TVA sur immobilisations / Compte díimmobilisations
Exemple :
Dans la fiche de votre client 411DUPONT, vous indiquez, dans la zone Comptes associÈs, le
compte de TVA ´ 445711 ª et le compte de produit ´ 707 ª. En Saisie Standard, ou au
KilomËtre, lorsque vous saisirez la facture en dÈbutant par le compte 411DUPONT (saisie du
TTC), les lignes de TVA et de HT síafficheront automatiquement sur les comptes prÈvus, sans
avoir besoin de les saisir. Cependant, la modification ou la suppression de ces lignes restera
possible. OpÈrations
Pointez le type díopÈration que vous allez enregistrer avec ce compte. Ce choix est indispensable
pour obtenir un calcul correct des montants de votre dÈclaration de TVA (CA3 ou CA12). Pour connaÓtre les Ècritures ‡ saisir lors díune acquisition intracommunautaire, cliquez ici. Remarque : La modification díun paramËtre de cette zone nÈcessitant díÍtre tracÈe, un
ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. DÈcouvert autorisÈ
Dans un compte de banque, vous pouvez indiquer un montant de dÈcouvert autorisÈ. Ainsi, lors de la
saisie sur ce compte, quelle que soit líoption de saisie utilisÈe, un message vous avertira que le
dÈcouvert est dÈpassÈ, mais ne bloquera pas votre saisie. Si vous le souhaitez, cochez la case
DÈcouvert autorisÈ et saisissez le montant. Taux et type de TVA
Cliquez sur la flËche pour choisir dans la liste dÈroulante líun des taux dÈfinis dans les propriÈtÈs du
dossier (menu Dossier + PropriÈtÈs + Racines de compte) ‡ associer au compte de TVA. PrÈcisez le type de TVA ‡ traiter : par dÈfaut, le logiciel propose le mode de gestion de TVA choisi
dans les propriÈtÈs du dossier. La dÈclaration de TVA (CA3 ou CA12) prendra en compte ce taux pour calculer les diffÈrents
montants en fonction de líopÈration. Remarque : Le fait de changer le type de TVA (passage de TVA sur dÈbits ‡ TVA sur
encaissements ou inversement) ou le taux de TVA du compte nÈcessitant díÍtre tracÈe, un
ÈvÈnement est donc crÈÈ et archivÈ. Si une telle modification est effectuÈe, vous devrez díailleurs
saisir une justification lors de la validation des modifications par le bouton OK. 388 Tiers : Onglet Adresse
Cet onglet est accessible uniquement sur la fiche díun compte de tiers et vous permet de renseigner
toutes les informations concernant la sociÈtÈ ou líindividu associÈ au numÈro de compte. Ces
renseignements seront utilisÈs, par exemple, lors de l'impression des lettres de relance.
Fichiers de DonnÈes
155
Le nom saisi dans le champ Nom / RS de líentÍte est automatiquement reportÈ. ComplÈtez-le si
besoin de la civilitÈ, en la saisissant dans la zone ‡ gauche du nom, ou en la sÈlectionnant dans la
liste dÈroulante. Dans la zone Adresse, utilisez la combinaison de touches Ctrl + EntrÈe pour passer ‡ la ligne
suivante. Le fichier des codes postaux est accessible par líicÙne ou la touche F4. Si le tiers appartient ‡ líUE, vous pouvez saisir le numÈro de TVA intracommunautaire. Vous pouvez renseigner líadresse E-mail de votre tiers et lui envoyer un message par líintermÈdiaire
díOutlook Express en cliquant sur le nom du champ ´ E-mail ª. Le bouton vous permet de
sÈlectionner líadresse dans le carnet díadresses díOutlook Express. Vous pouvez renseigner le site Internet de votre tiers et accÈder au site en cliquant sur le nom du
champ ´ Site Web ª. 389 Tiers : Onglet Contact
Cet onglet permet de saisir tous les renseignements concernant la ou les personnes ‡ contacter dans la
sociÈtÈ (Responsable administratif, Directeur des ventes, des achats, de la logistique..). 390 Compte : Onglet Banque
Cet onglet permet de saisir pour chacune des trois banques possibles tous les renseignements (adresse
et coordonnÈes bancaires). Les renseignements de la premiËre banque seront utilisÈs lors de la gÈnÈration des fichiers AFB (en
version PRO). 391 Compte : Onglet Fact. Vous dÈfinissez ici le mode de rËglement par dÈfaut, le type de la premiËre ÈchÈance et le mode de
rËglement de votre client, fournisseur ou organisme social. Mode de rËglement
Le mode de rËglement indiquÈ ici sera proposÈ automatiquement lors de líenregistrement díun
paiement díun client, ou díun rËglement auprËs díun fournisseur ou díun organisme social, par le
menu Quotidien + Encaissements ou DÈcaissements (en version PRO). EchÈance
Indiquez ici le type de la premiËre ÈchÈance, le logiciel calculera automatiquement la date de la
premiËre ÈchÈance en saisie díÈcritures ‡ partir de ces informations. ‡
Saisissez le nombre de jours (par dÈfaut 0). Jours
Choisissez le type d'ÈchÈance :
X jours nets Date de facture nombre de jours X
X jours fin de mois Date de facture nombre de jours X et reportÈe ‡ la fin du mois
X jours fin de mois le Y Date de facture nombre de jours X, reportÈe ‡ la fin du mois et
ensuite reportÈe au numÈro du jour Y
X jours fin de dÈcade Date de facture nombre de jours X, et reportÈe au 10, 20 ou 30/31
du mois
Printed Documentation
156
X jours fin de dÈcade le Y Date de facture nombre de jours X, reportÈe au 10, 20 ou 30/31
du mois et ensuite reportÈe au numÈro du jour Y
Exemple :
Jour ‡ Type díÈchÈance le Date díÈchÈance
16/06 30 jours nets 16/07
16/06 30 jours fin de mois 31/07
16/06 30 jours fin de mois 20 20/08
16/06 30 jours fin de dÈcade 20/07
16/06 30 jours fin de dÈcade 10 10/08
Encours maximal accordÈ
Líencours maximal vous permet de contrÙler le solde du client. Vous pourrez ensuite imprimer la liste
des clients dont líencours est dÈpassÈ gr‚ce ‡ líoption Encours Clients du menu Impressions. Attention : Les clients dont l'encours autorisÈ est ‡ 0 seront considÈrÈs par le logiciel comme des clients
pour lesquels on ne gËre pas díencours. Si vous ne souhaitez pas autoriser d'encours pour certains
clients et les avoir ensuite dans líimpression, il faut leur autoriser au moins 1 centime. Seuil de relance
Lors des relances clients, vous pourrez demander au logiciel de prendre en compte ce seuil de
relance. Un courrier lui sera envoyÈ uniquement si le montant des ÈchÈances en retard de rËglement
dÈpasse le montant du seuil indiquÈ ici. Type de relance
SÈlectionnez le type de relance ‡ effectuer : sur imprimante ou par fax (pensez ‡ configurer votre fax
dans Configuration de líimpression du menu Dossier). 392 Compte : Onglet Analytique
Vous pouvez ici associer aux comptes de ventes ou díachats, une grille analytique pour chacun des
axes. Une grille analytique contient les postes analytiques et le pourcentage ‡ ventiler sur chacun
díentre eux. En saisie díÈcritures sur ce compte, le logiciel pourra ainsi ventiler automatiquement le montant de
líÈcriture sur les postes dÈfinis dans la grille. 393 Onglet S
oldes Les cumuls mensuels pour líannÈe en cours et les annÈes prÈcÈdentes (mÍme si les exercices sont
clÙturÈs) peuvent Ítre consultÈs pour chaque compte et pour chaque journal ‡ partir de líonglet Soldes
de la fiche du compte ou du journal. Utilisez les boutons AnnÈe Suivante et AnnÈe PrÈcÈdente pour passer d'un exercice ‡ l'autre. Pour obtenir le dÈtail mois par mois des totaux et des soldes du compte ou du journal, cliquez sur le
bouton Consulter le dÈtail des cumuls mensuels. 394 Onglet G
raphe
Fichiers de DonnÈes
157
Cet onglet permet de visualiser graphiquement l'Èvolution du solde du compte ou du journal mois par
mois. 395 Onglet Infos Saisissez ici toutes les informations complÈmentaires concernant le compte ou le journal. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + EntrÈe pour passer ‡ la ligne suivante. 396 Journaux
397 Gestion des Journaux
Un journal est un document (dans le logiciel, une fenÍtre) dans lequel toutes les opÈrations comptables
vont Ítre enregistrÈes. Le journal est obligatoire pour enregistrer les Ècritures que vous allez
gÈnÈrer par les options de saisie du menu Quotidien. DËs la crÈation de votre dossier, les principaux journaux sont automatiquement crÈÈs :
Code LibellÈ Type
AC Achats de marchandises Achats
AN A-nouveaux A-nouveaux
BP Banque principale TrÈsorerie
BS Banque secondaire TrÈsorerie
CA Caisse TrÈsorerie
OD OpÈrations diverses Divers
VC Ventes comptoir Ventes
VE Ventes et prestations Ventes
Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Journaux
Fonctions disponibles
Vous pouvez : CrÈer un journal Modifier un journal Supprimer un journal inutilisÈe
Imprimer la liste des journaux par líicÙne ou par le bouton Imprimer. 398 CrÈation d'un Journal
Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Journaux
Comment faire ?
Cliquez sur le bouton Nouveau (ou appuyez sur la touche Inser). Une fiche vierge apparaÓt alors.
Printed Documentation
158
La saisie du code journal est obligatoire (sur 8 caractËres maximum). Le type du journal doit Ítre choisi en fonction du type díÈcritures que vous souhaitez saisir dans le
nouveau journal. Le type níest plus modifiable aprËs validation de la fiche journal. Du choix de
ce type dÈcoule un traitement diffÈrent en saisie d'Ècritures et des paramËtres particuliers ‡ la
dÈfinition du journal. En version Standard, vous pouvez uniquement crÈer un journal en devise locale ou en auxiliaire. En
version PRO, il est possible de choisir la devise de votre choix : USD, CHF Ö Si vous souhaitez
crÈer un journal en euros, ne saisissez rien. Renseignez ensuite les informations concernant le journal dans les diffÈrents onglets proposÈs :
GÈnÈral, Banque, Raccourcis, Comptes, Soldes, Graphe, Infos
Les zones et les onglets accessibles dÈpendent du type de journal. 399 Type du Journal
Chaque type de journal a les propriÈtÈs particuliËres suivantes :
Un journal de ventes enregistre vos produits. Un journal díachats enregistre vos charges. Un journal díopÈrations diverses enregistre par exemple des Ècritures díimmobilisations, des
Ècritures de salaire, et permet Ègalement díenregistrer les effets de commerceÖ
Un journal dí‡ nouveaux reÁoit les Ècritures dí‡ nouveaux, en clÙture annuelle. Un journal de trÈsorerie permet díenregistrer les rËglements correspondant aux ventes et aux
achats enregistrÈs dans les journaux adÈquats. Une contrepartie Ligne ‡ Ligne ou en Pied de
journal peut Ítre demandÈe. 400 Contrepartie automatique
La contrepartie automatique consiste ‡ gÈnÈrer automatiquement le solde díune Ècriture sur le compte
de trÈsorerie (banque, caisse, ..), indiquÈ dans la fiche du journal (accessible par DonnÈes +
Journaux). La contrepartie est paramÈtrable sur les journaux de type TrÈsorerie : En contrepartie ligne ‡ ligne, la ligne de contrepartie est gÈnÈrÈe pour chaque Ècriture. En contrepartie en pied de journal, le montant de la contrepartie est cumulÈ chaque mois en
deux lignes (total dÈbit, total crÈdit), en pied de journal. Si besoin, consultez un exemple de contrepartie en ligne ‡ ligne et en pied de journal. Le choix de la contrepartie automatique a des consÈquences prÈcises quand au rapprochement
bancaire ‡ effectuer :
48Avec une contrepartie Ligne ‡ Ligne, vous devez rÈaliser un rapprochement bancaire par
compte (pointage du compte de banque ou de caisse). 49Avec une contrepartie En Pied de Journal, vous devez utiliser le rapprochement par journal
(pointage des Ècritures du journal, car le compte de banque ou de caisse ne contient pas le
dÈtail des montants). 401 Types de contrepartie dans un journal de TrÈsorerie
Voici des exemples de contrepartie dans un journal de trÈsorerie :
Fichiers de DonnÈes
159
402 Contrepartie ligne ‡ ligne
Dans un journal de trÈsorerie, une contrepartie ligne ‡ ligne signifie que chaque Ècriture est soldÈe
par une Ècriture passÈe sur le compte de banque :
PiËce Compte LibellÈ DÈbit CrÈdit
1
1
401LIB
5121
Librairie Pater
Librairie Pater
450,00 450,00
2
2
401COMPO
5121
Compo SA
Compo SA
500,00 500,00
3
3
411TONIER
5121
Tonier
Tonier
800,00 800,00
403 Contrepartie pied de journal
Dans un journal de trÈsorerie, une contrepartie pied de journal signifie que toutes les Ècritures du
mois sont soldÈes par deux Ècritures globales passÈes sur le compte de banque :
PiËce Compte LibellÈ DÈbit CrÈdit
1
2
3
401LIB
401COMPO
411TONIER
Librairie Pater
Compo SA
Tonier
450,00
500,00 800,00
5121
5121
DÈpenses
Recettes
950,00 800,00
404 Raccourci Compte
Indiquez la lettre ou le chiffre correspond au raccourci. Indiquez le compte. Exemple
CTRL + T N° Compte 44566
CTRL + T N° Compte 1170
405 Raccourci LibellÈ
Indiquez la lettre ou le chiffre correspond au raccourci. Indiquez le libellÈ. Exemple
CTRL + F LibellÈ Facture n° 406 Comptes interdits
Saisissez la fourchette de comptes ‡ interdire dans ce journal. 407 Description de la Fiche
408 Journal : Onglet GÈnÈral
Indiquez ici le mode de fonctionnement du journal concernant :
La numÈrotation des piËces
La contrepartie automatique
Printed Documentation
160
Le libellÈ de l'Ècriture
Le Mode simulation
La Saisie au KilomËtre
409 Journal : Onglet Banque
Cet onglet permet de saisir tous les renseignements concernant la banque associÈe au journal de
TrÈsorerie. Ces renseignements seront utiles pour les remises en banque avec gÈnÈration d'un fichier
aux normes AFB (en version PRO). N° Compte TP
Ce champ ne concerne que les collectivitÈs locales qui utilisent le format de fichier de virement
spÈcifique pour les collectivitÈs locales ETEBAC sur 240 caractËres. Renseignez ici les 6 derniers
chiffres du n° de compte du RIB ´ compte de dÈpÙt de fonds ª. 410 Journal : Onglet Raccourcis
Les raccourcis clavier permettent díinscrire trËs rapidement un compte ou un libellÈ díÈcriture par simple
appui sur la touche Ctrl + une lettre ou un chiffre. Les raccourcis sont trËs utiles pour inscrire les numÈros de compte et les libellÈs que vous utilisez
souvent dans un journal. Vous pouvez crÈer 10 raccourcis clavier compte et 10 raccourcis clavier libellÈ par journal. En saisie
díÈcritures dans ce journal, les raccourcis comptes dÈfinis ici vous seront rappelÈs en bas ‡ gauche de
votre fenÍtre. Dans le champ Raccourcis Comptes ou Raccourcis LibellÈs, cliquez sur le bouton Ajouter pour
dÈfinir le raccourci. Consultez aussi la partie LibellÈs des Ècritures. 411 Journal : Onglet Comptes
Comptes Interdits
Cliquez sur le bouton Ajouter afin de dÈfinir une fourchette de comptes interdits en saisie sur ce
journal, pour Èviter ensuite des erreurs de saisie. Vous pouvez interdire la saisie díun montant sur un
compte ou une fourchette de comptes, et interdire la saisie díun montant pour un sens prÈcis (DÈbit /
CrÈdit). Fourchettes de Centralisation
Cliquez sur le bouton Ajouter afin de dÈfinir une fourchette de centralisation. Cette opÈration vous
permettra ensuite, ‡ condition díen autoriser les comptes concernÈs, de faire une centralisation des
journaux. 412 Onglet S
oldes Les cumuls mensuels pour líannÈe en cours et les annÈes prÈcÈdentes (mÍme si les exercices sont
clÙturÈs) peuvent Ítre consultÈs pour chaque compte et pour chaque journal ‡ partir de líonglet Soldes
de la fiche du compte ou du journal.
Fichiers de DonnÈes
161
Utilisez les boutons AnnÈe Suivante et AnnÈe PrÈcÈdente pour passer d'un exercice ‡ l'autre. Pour obtenir le dÈtail mois par mois des totaux et des soldes du compte ou du journal, cliquez sur le
bouton Consulter le dÈtail des cumuls mensuels. 413 Onglet G
raphe Cet onglet permet de visualiser graphiquement l'Èvolution du solde du compte ou du journal mois par
mois. 414 Onglet Infos Saisissez ici toutes les informations complÈmentaires concernant le compte ou le journal. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + EntrÈe pour passer ‡ la ligne suivante. 415 Guides d'Ecritures
416 Gestion des Guides d'Ecritures
Un guide díÈcritures permet de prÈ-enregistrer des lignes díÈcritures pour automatiser la saisie des
Ècritures rÈpÈtitives : factures, rËglements, OD de salaires, OD de TVAÖ
Un guide díÈcritures, entiËrement automatisÈ, permet Ègalement de crÈer des guides d'abonnement :
loyer, abonnement Ö
Les guides sont utilisÈs dans líoption Saisie GuidÈe du menu Quotidien. Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Guides díEcritures
Fonctions disponibles
Vous pouvez : CrÈer de nouveaux guides
Consulter ou modifier un guide
Supprimer les guides que vous níutilisez plus
Imprimer la liste des guides
Dupliquer un guide
Saisir ou consulter un mÈmo sur un guide
Exporter une sÈlection de guides
Exporter tous les guides
Importer des guides
Vous pouvez trier la liste par ordre croissant ou dÈcroissant de nom ou de description. Chaque onglet affiche la liste des guides pouvant Ítre utilisÈ pour chaque type de journal. La
rÈpartition de ces guides dans les onglets dÈpend uniquement du type choisi ‡ la crÈation du guide. Pour rechercher un guide díaprËs son code, saisissez les premiers caractËres dans la zone
Rechercher. 417 CrÈation de Guides díEcritures
Comment y accÈder ?
Printed Documentation
162
Barre de menu DonnÈes + Guides díEcritures
Comment faire ?
Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors. Saisissez le nom du guide. Saisissez la description du guide, ce qui vous permettra de vous souvenir plus facilement de son
contenu (par exemple : Ventes ‡ 19,6 %, Achats 5,5 %, Virement de compte ‡ compte, Ö). SÈlectionnez dans la liste dÈroulante, le type du journal dans lequel vous souhaitez utiliser ce guide. Choisissez de faire apparaÓtre le guide dans la liste de base, ou dans la liste complËte en pointant la
bonne case. Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter pour dÈfinir les lignes prÈ-paramÈtrÈes du guide. Vous avez la possibilitÈ de classer les lignes des guides que vous crÈez dans líordre que vous
souhaitez en cliquant sur les flËches ‡ droite du bouton Modifier. Cette fonction est Ègalement
disponible pour les guides dÈj‡ crÈÈs. 418 Lignes du guide
Une ligne díun guide permet de paramÈtrer la ligne de saisie. Pour chacun des composants de la ligne,
indiquez síil sera ou non accessible lors de la saisie guidÈe : de ce choix dÈcoule une automatisation
plus ou moins grande. Un guide doit contenir autant de lignes que de comptes imputÈs par líopÈration. Chaque ligne est
repÈrÈe par son numÈro díordre. Aide ‡ afficher lors de la saisie
Saisissez dans cette zone le message qui síaffichera lors de la saisie de cette ligne. NumÈro de compte
Si le compte doit Ítre saisi en appel du guide, laissez la zone vierge et cochez la case A
Saisir. Si le compte doit impÈrativement correspondre ‡ un certain type de compte, saisissez la
racine et cochez la case A Saisir. En saisie guidÈe, líappel de la liste des comptes
avec ou F4 affichera automatiquement les comptes dont le numÈro commence par
la racine paramÈtrÈe. Si le compte est fixe, saisir le numÈro de compte en entier manuellement. Vous pouvez
Ègalement choisir le compte dans la liste (icÙne ou touche F4). LibellÈ
50Saisissez ici le libellÈ de la ligne díÈcriture. 51Si vous souhaitez reprendre líintitulÈ du compte, saisissez $L. 52Si vous souhaitez reprendre le libellÈ de la ligne díÈcriture prÈcÈdent, saisissez IDEM. Montant ou Formule
Saisissez ici un montant ou une formule :
Fichiers de DonnÈes
163
6 Pour un guide correspondant ‡ un mouvement enregistrÈ rÈguliËrement pour un mÍme
montant, saisissez directement la valeur. Ce guide pourra peut Ítre faire líobjet díun
guide d'abonnement. 7 Si le montant níest pas connu, laissez cette zone vide. 8 Si le montant peut Ítre calculÈ ‡ partir díune ligne prÈcÈdente, saisissez la formule de
calcul en utilisant les opÈrations suivantes : ñ /
9 Le montant díune ligne peut Ítre rÈcupÈrÈe par le signe $x o˘ x est le numÈro de
position de la ligne. 10Enfin, des formules prÈdÈfinies peuvent Ítre choisies dans la liste dÈroulante
accessible par la flËche noire : SOLDE, TVA_sur_HT, TVA_sur_TTC. Les formules
TVA_sur_HT et TVA_sur_TTC supposent que la ligne díÈcriture prÈcÈdemment
paramÈtrÈe contient respectivement le montant HT ou TTC. A saisir
Cette case est ‡ cocher pour accÈder ‡ la saisie ou ‡ la modification de la zone lors de la saisie. Sens de l'Ècriture
Pointez le sens de la ligne d'Ècriture, pour indiquer s'il s'agit d'un montant ‡ inscrire au dÈbit ou au
crÈdit. Ces cases sont mutuellement exclusives : vous pouvez ne sÈlectionner que l'une d'entre elles.
419 Consulter ou modifier un guide
AccÈdez aux guides par DonnÈes + Guides díÈcritures et double-cliquez sur un guide, ou utilisez le
bouton Modifier. 420 Dupliquer un guide
AccÈdez aux guides par DonnÈes + Guides díÈcritures, sÈlectionnez le guide et cliquez sur le bouton
Dupliquer. Saisissez le nom du nouveau guide. 421 Supprimer un guide
AccÈdez aux guides par DonnÈes + Guides díÈcritures, sÈlectionnez le guide et cliquez sur le bouton
Supprimer. Confirmez la suppression. Attention, la suppression est irrÈversible. 422 Exporter une sÈlection de guide
Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Guides díÈcritures
Comment faire ?
Dans chaque onglet, cochez les guides ‡ exporter gr‚ce ‡ la colonne E. Cliquez sur le bouton Exporter. Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ exporter. Cochez la case Compresser ce fichier au format Zip si vous souhaitez que la taille du fichier soit
rÈduite, pour un envoi par e-mail par exemple. Vous pouvez protÈger le fichier par un mot de passe, en cochant la case correspondante et en
saisissant le mot de passe : il sera demandÈ lors de la dÈcompression, au moment de líimportation.
Printed Documentation
164
Attention : Ce mot de passe ne doit pas Ítre perdu, sinon la dÈcompression sera impossible, et les
guides ne pourront Ítre importÈs.
Afin díenvoyer le fichier directement par e-mail, cochez la case correspondante et indiquez líadresse
du destinataire : un nouvel e-mail sera automatiquement ouvert, avec le fichier en piËce jointe. Consultez aussi la partie Importation des Guides d'Ecritures. 423 Saisir ou lire un mÈmo sur un guide
AccÈdez aux guides par DonnÈes + Guides díÈcritures. Les guides avec MÈmo affichent un trombone
dans la colonne M. SÈlectionnez le guide et cliquez sur le bouton MÈmo. 424 Guides d'Abonnements
425 Gestion des Guides d'Abonnements
Quíest-ce quíun guide díabonnements ?
Un guide díabonnement permet de gÈnÈrer automatiquement, ‡ intervalles rÈguliers (mensuels,
trimestriels, Ö) les Ècritures comptables correspondant ‡ des charges ou des produits díun montant
fixe et pÈriodiques (abonnement revue, loyer, Ö). Pour que les lignes díabonnement arrivÈes ‡ ÈchÈance soient automatiquement proposÈes ‡
líouverture du dossier, cochez la case GÈnÈration automatique des abonnements dans menu
Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences, onglet Divers. Autrement, toutes les Ècritures díabonnement pourront Ítre produites par la commande GÈnÈration
des Abonnements du menu Quotidien. PerpÈtuitÈ des abonnements
Chaque abonnement sera automatiquement reportÈ sur le nouvel exercice lors de la clÙture
annuelle, et ses dates automatiquement mises ‡ jour. Cíest pourquoi, dans le paramÈtrage du guide, vous devez indiquer une pÈriode sur N (et non sur N
et N+1). Si le guide díabonnement crÈÈ níÈtait valable que pour un seul exercice, supprimez-le aprËs la
clÙture annuelle. Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Guides díAbonnements
Fonctions disponibles
Vous pouvez : CrÈer de nouveaux abonnements
Consulter ou modifier un guide
Supprimer un guide que vous níutilisez plus
Vous pouvez trier la liste par ordre croissant ou dÈcroissant de code. Pour rechercher un guide
díaprËs son code, saisissez les premiers caractËres dans la zone Rechercher. 426 CrÈation d'un Guide d'Abonnement
Fichiers de DonnÈes
165
CrÈez un guide d'Ècritures complËtement automatisÈ (toutes les cases A saisir dÈcochÈes). AccÈdez aux guides díabonnements par DonnÈes + Guides díAbonnements, et cliquez sur le
bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors. Saisissez obligatoirement le code du guide ‡ crÈer (sur 8 caractËres maximum). Saisissez la description du guide díabonnement ce qui vous permettra de vous souvenir plus
facilement de son contenu. Saisissez le code du guide díÈcriture dont vous souhaitez rÈcupÈrer les Ècritures ou cliquez sur
líicÙne pour le sÈlectionner dans la liste. Saisissez le code du journal dans lequel vous dÈsirez gÈnÈrer les Ècritures de cet abonnement ou
cliquez sur líicÙne pour le sÈlectionner dans la liste. Saisissez la date de dÈbut, date ‡ partir de laquelle le logiciel doit gÈnÈrer les Ècritures
d'abonnement. Si le dÈbut coÔncide avec le dÈbut de l'exercice, pointez Exercice sinon saisissez la
date ‡ partir de laquelle l'Ècriture doit Ítre gÈnÈrÈe. Utilisez l'icÙne pour accÈder au calendrier. Saisissez ensuite la date de fin, date ‡ laquelle le logiciel arrÍtera de gÈnÈrer les Ècritures. Remarque : Pour un guide ‡ utiliser sur plusieurs exercices, paramÈtrez la pÈriode sur líexercice
courant. Les dates seront mises ‡ jour automatiquement ‡ chaque clÙture annuelle et les Ècritures
seront donc gÈnÈrÈes exercice par exercice, au fur et ‡ mesure des clÙtures annuelles.
Choisissez líune des frÈquences díabonnement suivantes : Hebdomadaire, Mensuelle, Trimestrielle, Semestrielle, Annuelle. Avec le bouton ParamÈtrer, dÈterminez le jour exact (pour une frÈquence Hebdomadaire, par
exemple tous les mardis), le jour dans le mois (pour une frÈquence Mensuelle, par exemple, le 1
er
jour du mois) et le mois (pour une frÈquence Trimestrielle, par exemple le deuxiËme mois du
trimestre). En choisissant une frÈquence mensuelle, vous avez Ègalement la possibilitÈ de
dÈterminer une frÈquence annuelle en ne sÈlectionnant quíun seul mois. Cliquez sur OK pour valider. Toutes les lignes díabonnement arrivÈes ‡ ÈchÈance ‡ la date du jour seront proposÈes ‡ líouverture du
dossier si vous avez activÈ la gÈnÈration automatique dans les prÈfÈrences du dossier, onglet Divers. Autrement, toutes les Ècritures díabonnement pourront Ítre produites par la commande GÈnÈration des
Abonnements du menu Quotidien. 427 Guide d'Abonnement : ParamÈtrage de la frÈquence
Dans cette fenÍtre, vous devez prÈciser un jour, un mois ou une pÈriode sur laquelle líabonnement doit
Ítre gÈnÈrÈ. En fonction de la frÈquence choisie, les options proposÈes ne sont pas les mÍmes. Pour une frÈquence
hebdomadaire, vous devez indiquer le ou les jours de la semaine, pour une frÈquence mensuelle, le jour
du mois et pour une frÈquence trimestrielle, le mois du trimestre ainsi que le jour. 428 LibellÈs des Ecritures
429 LibellÈs des Ecritures
Cette option vous permet de crÈer une liste des libellÈs les plus utilisÈs dans vos Ècritures comptables, et ainsi de gagner du temps en Saisie Standard ou en Saisie au KilomËtre. Cette liste níest cependant
pas indispensable, líintitulÈ du compte pouvant se reporter automatiquement en libellÈ de líÈcriture.
Printed Documentation
166
Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + LibellÈs des Ecritures
Fonctions disponibles
Vous pouvez : CrÈer de nouveaux libellÈs
Consulter ou modifier une fiche
Supprimer les libellÈs que vous níutilisez plus
Imprimer la liste des libellÈs
Trier la liste
Importer des libellÈs
Exporter des libellÈs
Chaque onglet affiche la liste des libellÈs pouvant Ítre utilisÈ pour chaque type de journal. La
rÈpartition de ces libellÈs dans les onglets dÈpend uniquement du type choisi ‡ la crÈation du libellÈ. Pour rechercher un libellÈ díaprËs son code, saisissez les premiers caractËres dans la zone
Rechercher. 430 CrÈation de LibellÈs
Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + LibellÈs des Ecritures
Comment faire ?
Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors. Saisissez le libellÈ. Indiquez le type de journal dans lequel le libellÈ doit síafficher, et cliquez sur OK. En saisie díÈcritures, vous pourrez complÈter automatiquement la liste des libellÈs gr‚ce ‡ la touche
F6. 431 Consulter ou modifier une fiche LibellÈ
AccÈdez aux libellÈs des Ècritures par DonnÈes + LibellÈs des Ecritures et double-cliquez sur un
libellÈ, ou utilisez le bouton Modifier. Le type de journal ne peut Ítre modifiÈ. Síil est incorrect, supprimez le libellÈ et recrÈez-le. 432 Supprimer un LibellÈ
AccÈdez aux libellÈs des Ècritures par DonnÈes + LibellÈs des Ecritures, sÈlectionnez le libellÈ et
cliquez sur le bouton Supprimer. Confirmez la suppression. 433 Imprimer la liste des LibellÈs
AccÈdez aux libellÈs des Ècritures par DonnÈes + LibellÈs des Ecritures et cliquez sur le bouton
Imprimer. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 434 Trier la liste des LibellÈs
Trier les libellÈs des Ècritures vous permettra de positionner les libellÈs les plus utilisÈs en haut de liste.
Fichiers de DonnÈes
167
Pour cela : SÈlectionnez un libellÈ et cliquez sur le bouton Monter. SÈlectionnez un libellÈ et cliquez sur le bouton Descendre. Pour retrouver un classement alphabÈtique, cliquez dans líentÍte de la colonne LibellÈ. 435 Exporter des LibellÈs
Cette option vous permet díexporter les libellÈs des Ècritures. Comment faire ?
AccÈdez ‡ líoption DonnÈes + LibellÈs des Ecritures. Cliquez sur le bouton Exporter. Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ exporter. Cochez la case Compresser ce fichier au format Zip si vous souhaitez que la
taille du fichier soit rÈduite, pour un envoi par e-mail par exemple. Vous pouvez protÈger le fichier par un mot de passe, en cochant la case
correspondante et en saisissant le mot de passe : il sera demandÈ lors de la
dÈcompression, au moment de líimportation. Attention : ce mot de passe ne doit
pas Ítre perdu, sinon la dÈcompression sera impossible, et les libellÈs ne
pourront Ítre importÈs. Afin díenvoyer le fichier directement par e-mail, cochez la case correspondante et
indiquez líadresse du destinataire : un nouvel e-mail sera automatiquement
ouvert, avec le fichier en piËce jointe. 436 Importer des LibellÈs
Cette option vous permet de rÈcupÈrer les libellÈs des Ècritures paramÈtrÈs par votre Expert-Comptable
ou votre revendeur. Comment faire ?
AccÈdez ‡ líoption DonnÈes + LibellÈs des Ecritures. Cliquez sur le bouton Importer. Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ importer. Si le fichier est protÈgÈ par un mot de passe, cochez la case et tapez le mot de
passe, puis cliquez sur OK. 437 Modes de RËglements
438 Les Modes de RËglements
Pour utiliser la Saisie des Paiements reÁus et RËglements des Tiers (en version PRO), vous devez
dÈfinir les diffÈrents modes de rËglements. Ces options vous permettent de : gÈnÈrer un fichier LCR et un fichier PrÈlËvements au format ETEBAC, gÈnÈrer un fichier de virements, gÈnÈrer des lettres-chËques. Les modes de rËglements permettent de :
Printed Documentation
168
distinguer les rËglements clients encaissÈs et de dÈposer en banque les rËglements díun certain
type, suivre vos rËglements fournisseurs en fonction de leur mode de rËglement, de saisir dans líÈchÈancier, le mode de rËglement utilisÈ pour le rËglement díune ÈchÈance. Si le mode de rËglement habituel du client ou du fournisseur est connu, saisissez le directement dans la
fiche du compte tiers : il sera automatiquement proposÈ en saisie díun paiement reÁu et en saisie díun
rËglement de tiers. Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Modes de RËglements
crÈer un mode de rËglement ?
53AccÈdez ‡ la gestion des modes de rËglements par le menu DonnÈes + Modes de RËglements. 54Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors. 55Saisissez le code du mode de rËglement, le libellÈ, le type et le numÈro de compte comptable de
valeurs ‡ líencaissement. Le type du mode de rËglement est important puisquíil permettra de gÈnÈrer un fichier au format
CFONB (LCR, PrÈlËvements et virements), et une lettre-chËque ‡ líattention du fournisseur (type
ChËque). Exemples de comptes de valeurs ‡ líencaissement :
ChËque : 5111
Carte Bleue : 5112
LCR : 5113
439 ChÈquiers
440 Gestion des ChÈquiers
La gestion des chÈquiers permet, lors de la saisie des rËglements de tiers, díaffecter un numÈro de
chËque ‡ votre Ècriture de rËglement. Ce numÈro permet, par la suite, díeffectuer une recherche
díÈcritures sur ce critËre. Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + ChÈquiers
Comment crÈer un chÈquier ?
Pour crÈer un nouveau chÈquier : AccÈdez au chÈquiers par le menu DonnÈes + ChÈquiers. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors. Saisissez le code et la date díouverture qui correspond ‡ la date du premier chËque. Saisissez le numÈro du premier et du dernier chËque de votre chÈquier.
Fichiers de DonnÈes
169
Indiquez le code journal dans lequel le chÈquier doit Ítre utilisÈ. Ce chÈquier ne sera pas disponible
dans un autre journal. Indiquez líÈtat du chÈquier ‡ savoir síil est terminÈ, en cours díutilisation ou annulÈ. Fonctions disponibles
Vous pouvez consulter la liste des chÈquiers existants, modifier un chÈquier, ou encore en supprimer
un. Vous avez Ègalement la possibilitÈ de suivre de maniËre simple et claire líutilisation des chËques au
sein díun mÍme chÈquier par le bouton ChËques. 441 CrÈation d'un ChÈquier
Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + ChÈquiers
Comment faire ?
Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors. Saisissez le code et la date díouverture qui correspond ‡ la date du premier chËque. Saisissez le numÈro du premier et du dernier chËque de votre chÈquier. Indiquez le code journal dans lequel le chÈquier doit Ítre utilisÈ. Ce chÈquier ne sera pas disponible
dans un autre journal. Indiquez líÈtat du chÈquier ‡ savoir síil est terminÈ, en cours díutilisation ou annulÈ. 442 Suivi d'un ChÈquier
Par cet Ècran, vous pouvez connaÓtre trËs rapidement les chËques qui sont utilisÈs et ceux qui ne le sont
pas. Pour chaque chËque utilisÈ, vous avez la date du chËque, le montant du chËque et le tiers rÈglÈ, ce qui
permet de retrouver facilement un chËque Èmis. Vous pouvez Ègalement indiquer quíun chËque est annulÈ ou bloquÈ. Ainsi, lors des prochains
rËglements, le logiciel ignore le chËque annulÈ et propose le numÈro suivant. Le bouton Imprimer vous permet de sortir un Ètat de votre chÈquier. 443 Impression du contenu d'un ChÈquier
Il síagit díimprimer le contenu díun chÈquier, soit la liste des chËques du chÈquier. Comment faire ?
AccÈdez ‡ la gestion des chÈquiers par le menu DonnÈes + ChÈquiers. SÈlectionnez le chÈquier ‡ imprimer et cliquez sur le bouton ChËques. Cliquez sur le bouton Imprimer. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 444 Devises
445 Les Devises (en version PRO)
Pour enregistrer des montants en devise, vous devez crÈer un code pour chacune des devises avec
lesquelles vous travaillez.
Printed Documentation
170
Cette commande permet de dÈfinir les codes devises et le taux de change associÈ. Ces codes serviront
‡ la conversion des devises OUT en FRF. Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Devises
Comment crÈer une devise ?
Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors. Saisissez le code et le libellÈ de la devise. Saisissez le nom de líunitÈ et de la sous-unitÈ (centimes, cents, ..). Indiquez si la devise fait partie de la zone euros. Saisissez le cours de la devise par rapport ‡ la monnaie locale. 446 Analytique
447 Les Postes Analytiques
La gestion analytique permet de rÈpartir les montants des charges ou des produits sur des postes
analytiques, et selon des axes analytiques. Pour plus díinformations, consultez la partie La gestion
analytique. Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Analytique et BudgÈtaire + Postes Analytiques
Fonctions disponibles
Vous pouvez : CrÈer de nouveaux postes
Modifier un poste existant Supprimer des postes que vous níutilisez plus
Vous pouvez Ègalement imprimer la liste des postes par líicÙne ou par le bouton Imprimer, et
trier la liste par ordre croissant ou dÈcroissant de code. Le poste DIVERS est un poste rÈservÈ, sur lequel seront automatiquement ventilÈs les
montants non ventilÈs ‡ 100%. 448 CrÈation des Postes Analytiques
Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Analytique et BudgÈtaire + Postes Analytiques
Comment crÈer un poste analytique ?
Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors. Saisissez le code et le libellÈ du poste ‡ crÈer. Vous pouvez introduire un report si besoin. Cochez la case des axes pour lesquels vous allez utiliser le poste dÈfini ici.
Fichiers de DonnÈes
171
Pour plus díinformations, notamment sur la notion díaxe analytique, consultez la partie La gestion
analytique. 449 Les Grilles Analytiques
Certaines charges courantes sont ventilÈes de la mÍme maniËre, sur les mÍmes postes et pour des
montants reprÈsentant un pourcentage fixe de la valeur de la charge ou du produit d'origine. Dans ce
cas, il est intÈressant de dÈfinir des grilles afin de rendre trËs rapide, la ventilation analytique de
certaines Ècritures. Par exemple, les frais du loyer seront toujours ventilÈs suivant un rapport particulier sur chacun des 3
postes suivants : Service administratif, Service Logistique, Service Marketing. Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Analytique et BudgÈtaire + Grilles Analytiques
Fonctions disponibles
Vous pouvez crÈer une nouvelle grille, modifier une grille, ou encore en supprimer une. 450 CrÈation des Grilles Analytiques
Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Analytique et BudgÈtaire + Grilles Analytiques
Comment crÈer une grille ?
Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors. Saisissez le code et le libellÈ de la grille ‡ crÈer. Cochez la case des axes pour lesquels vous allez utiliser la grille dÈfinie ici. Saisissez les diffÈrents postes de ventilation et indiquez le taux ‡ ventiler. La grille doit ensuite Ítre associÈe au(x) compte(s) comptable(s) qui vont líutiliser. Pour cela,
indiquez dans líonglet Analytique des Comptes pouvant utiliser une grille, le code des grilles pour
chacun des axes. Par exemple, líonglet Analytique du compte de charge 614, Charge Locatives et
de CopropriÈtÈs est associÈ ‡ la grille G02 pour líaxe analytique Services. Pour plus díinformations, notamment sur la notion díaxe analytique, consultez la partie La gestion
analytique. 451 Budgets
452 Les Budgets
Les budgets vous permettent de contrÙler si les rÈalisations sont ou non conformes aux prÈvisions. Vous avez la possibilitÈ de dÈfinir deux types de budget : Analytique : Il síagit de comparer le prÈvu avec la saisie analytique (ventilations sur les postes). GÈnÈral : Il síagit de comparer le prÈvu avec la saisie comptable (sur les comptes).
Printed Documentation
172
Exemple : L'annÈe prÈcÈdente, votre sociÈtÈ a fait un chiffre d'affaires de 1000000,00. Vous prÈvoyez et
espÈrez une progression de 5%. Vous allez donc crÈer des budgets et introduire les montants que vous
prÈvoyez (calculÈs ‡ partir du CA rÈalisÈ líannÈe prÈcÈdente majorÈs de 5%). Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Analytique et BudgÈtaire + Budgets
Fonctions disponibles
Vous pouvez :
56CrÈer un nouveau budget
57Ouvrir la fiche pour saisir des donnÈes, la mettre ‡ jour ou la consulter
58Supprimer une fiche inutilisÈe
59Imprimer la liste des budgets
Suivi budgÈtaire
La commande Analytique et BudgÈtaire du menu Impressions permet de comparer prÈvisions et
rÈalisÈs, chaque mois de maniËre dÈtaillÈe . 453 Budget : CrÈation
Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Analytique et BudgÈtaire + Budgets
Comment crÈer un budget ?
Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt
alors. Saisissez le code et le libellÈ de la grille ‡ crÈer. Type de budget Analytique : Il síagit de comparer le prÈvu avec la saisie analytique (ventilations sur les postes). GÈnÈral : Il síagit de comparer le prÈvu avec la saisie comptable (sur les comptes). Sens
SÈlectionnez-le sens de calcul des soldes (sens DÈbit pour dÈbit ñ crÈdit, sens CrÈdit pour crÈdit ñ
dÈbit). Onglet Postes ñ Onglet Comptes
DÈfinissez ici la fourchette de comptes ou de poste concernÈs. Pour cela, cliquez sur le bouton
Ajouter. Onglets Axe
Saisissez le montant prÈvu pour chaque axe. 60Pour un budget de type GÈnÈral, les axes peuvent vous servir ‡ dÈfinir plusieurs prÈvisions
(Èvolution de 5%, Èvolution de 10%, Èvolution baisse 0,5%, Ö). Vous inscrivez donc pour
chaque pÈriode et chaque budget, le rÈsultat ‡ atteindre.
Fichiers de DonnÈes
173
61Pour un budget de type Analytique, les axes correspondent aux axes analytiques dÈfinis
dans líonglet Analytique des prÈfÈrences du dossier. Cliquez sur le bouton Recalcul pour obtenir la mise ‡ jour de votre grille. Remarque : Pour accÈder aux onglets Axe, vous devez tout díabord enregistrer la fiche. 454 Budgets : Impression
Vous pouvez imprimer la liste de vos budgets par líicÙne ou par le bouton Imprimer ou encore par
la commande Listes diverses du menu Impressions. Choisissez alors díimprimer tous les budgets
gÈnÈraux, les budgets analytiques ou les deux. 455 Fichiers non Comptables
456 Les DonnÈes non Comptables
Les DonnÈes non Comptables vous permettent de crÈer des comptes sans notion comptable. Les
comptes sont indispensables ‡ vos saisies. Il síagit de crÈer des fournisseurs, des clients, des natures
díachat, des natures de vente et des banques. Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Autres Fichiers
A partir de cette fenÍtre, vous pouvez crÈer ou modifier une fiche, ou supprimer une fiche
inutilisÈe. De plus, vous pouvez trier la liste par ordre díintitulÈs ou de numÈros, et rechercher une fiche díaprËs
les premiers caractËres de son intitulÈ ou de son numÈro. 457 CrÈation díun Tiers
Saisissez le nom du tiers. Remarque : Pour obtenir une liste pratique de vos tiers, nous vous conseillons de ne pas inscrire la
civilitÈ dans le champ Nom/RS de líentÍte. Utilisez plutÙt la zone prÈvue ‡ cet effet dans líonglet
Adresse.
AccÈdez aux onglets Adresse et Contact. Validez la fiche en cliquant sur le bouton OK. Un code sera automatiquement attribuÈ ‡ votre tiers. Il síagit du compte comptable, qui est composÈ
de la faÁon suivante (sur 10 caractËres) :
401 + nom du fournisseur + chiffres
ou
411 + nom du client + chiffres
458 CrÈation díune Nature d'Achat ou díune Nature de Vente
62Saisissez líintitulÈ de la nature díachat ou de vente. 63SÈlectionnez le type díachat ou de vente adÈquat.
Printed Documentation
174
Remarques : Les trois types díachat les plus courants sont Achats de marchandises, Achats non stockÈs et Achats stockÈs. Les trois types de vente les plus courants sont Ventes de marchandises, Ventes de produits finis et Travaux et prestations de services.
64Validez la fiche en cliquant sur le bouton OK. Un code sera automatiquement attribuÈ ‡ votre nature díachat. Il síagit du compte comptable, qui est
composÈ de la faÁon suivante (sur 10 caractËres) :
Racine (3 caractËres) du type díachat + chiffres
459 CrÈation díune Banque
1. Saisissez líintitulÈ de la banque. 2. Validez la fiche en cliquant sur le bouton OK. Un code sera automatiquement attribuÈ ‡ votre banque. Il síagit du compte comptable, qui est
composÈ de la faÁon suivante (sur 10 caractËres) :
512 + chiffres
460 Les Pays
Par dÈfaut, les pays les plus courants sont dÈj‡ crÈÈs. Cependant, vous pouvez crÈer des pays supplÈmentaires gr‚ce au bouton Nouveau. Indiquez alors le
nom du pays, la devise et si le pays est membre de la UE ou non. Avant de crÈer le pays, vous devez crÈer la devise qui lui correspond par le menu DonnÈes + Devises
puisque toutes les devises ne sont pas crÈÈes. 461 Les DÈpartements
Par dÈfaut, tous les dÈpartements sont dÈj‡ crÈÈs. Cependant, vous pouvez crÈer des dÈpartements supplÈmentaires gr‚ce au bouton Nouveau. Indiquez
alors le code et le nom du dÈpartement. 462 Les Codes Postaux
Par dÈfaut, tous les codes postaux franÁais sont dÈj‡ crÈÈs. Cependant, aucun code postal pour les autres pays nía ÈtÈ crÈÈ. Vous avez donc la possibilitÈ díajouter
un code postal franÁais, ou pour un autre pays, gr‚ce au bouton Nouveau.
Indiquez alors le code postal, la ville, le dÈpartement et le pays. En revanche, le dÈpartement et le pays
doivent Ítre crÈÈs auparavant.
175
463 RÈvision Client
464 La RÈvision Comptable
La RÈvision Comptable est une fonctionnalitÈ accessible uniquement dans une version spÈcifique du
logiciel. Vous pouvez líacquÈrir auprËs de notre service commercial ou consulter notre site Web
www.ebp.com.
La RÈvision Comptable se fait en deux Ètapes :
Le paramÈtrage : Il s'agit de crÈer des modËles de rÈvision comptable par type d'activitÈ
(b‚timent, garage, commerce...). Consultez la partie ModËles de RÈvision. La rÈvision : Il s'agit de crÈer des campagnes de rÈvision par dossier et par exercice, ‡ partir des
modËles crÈÈs dans la premiËre Ètape. Consultez la partie RÈvision du Dossier. 465 ModËles de RÈvision
466 RÈvision : Mot de passe et Confirmation
Lors du premier accËs ‡ líoption de rÈvision, vous devez choisir votre mot de passe. Il vous sera
demandÈ ‡ chaque fois que vous accÈderez ‡ cette option. Saisissez votre mot de passe dans les deux
champs : Mot de passe et Confirmation du mot de passe. Attention : Ce mot de passe ne sera pas modifiable. VÈrifiez le mode de saisie utilisÈ
(majuscules ou minuscules). Si vous perdez votre mot de passe, contactez notre service technique. 467 RÈvision : Mot de passe
Tapez le mot de passe que vous avez crÈÈ lors du premier accËs ‡ cette option. Tapez-le de la mÍme
faÁon (majuscules ou minuscules). Si vous avez perdu votre mot de passe, contactez notre service technique. 468 ModËles de RÈvision
La RÈvision Comptable se fait en deux Ètapes :
Le paramÈtrage : Il s'agit de crÈer des modËles de rÈvision comptable par type d'activitÈ
(b‚timent, garage, commerce...). La rÈvision : Il s'agit de crÈer des campagnes de rÈvision par dossier et par exercice, ‡ partir des
modËles crÈÈs dans la premiËre Ètape. Consultez la partie RÈvision du Dossier. Comment accÈder aux ModËles de RÈvision ?
Barre de menu RÈvision Client + ModËles de RÈvision
Printed Documentation
176
Le modËle de rÈvision EBP vous est proposÈ par dÈfaut. Ce modËle ne peut Ítre ni supprimÈ, ni
modifiÈ. Fonctions disponibles
Vous pouvez :
CrÈer un ModËle de RÈvision
Consulter ou modifier un ModËle
Supprimer les ModËles que vous níutilisez plus
Imprimer la liste des ModËles
Dupliquer un ModËle
Exporter des ModËles
Importer des ModËles
Remarque : Pour sauvegarder vos ModËles de RÈvision, vous devez rÈaliser un export des
modËles. 469 CrÈer un ModËle de RÈvision
Comment y accÈder ?
Barre de menu RÈvision Client + ModËles de RÈvision
Comment faire ?
1. Cliquez sur le bouton Nouveau. 2. Saisissez un nom et une description. 3. DÈfinissez les Cycles de RÈvision gr‚ce au bouton Ajouter. En cas díerreur, les fourchettes pourront
Ítre supprimÈes ou modifiÈes. 4. Validez le modËle en cliquant sur OK. 470 CrÈation d'un Cycle de RÈvision
CrÈer un Cycle
1. Indiquez le nom du cycle et sa description
Exemple :
Nom : Cycle 1
Description : TrÈsorerie et financement
2. Cliquez dans la zone Comptes ou fourchettes de comptes du cycle afin díafficher le message
´ Touche : insÈrer une ligne ª. 3. Appuyez sur la touche ou Inser du clavier. Saisissez le compte de dÈbut et le compte de fin puis
validez la ligne. Vous pouvez Ègalement sÈlectionner les comptes dans le plan comptable. Si la
fourchette ne comprend quíun seul compte, indiquez le mÍme compte en compte de dÈbut et en compte
de fin.
RÈvision Client
177
Remarque : Un compte ne peut Ítre utilisÈ que dans une seule fourchette. Associer des documents au Cycle
Le principe est díassocier des documents au cycle du ModËle de RÈvision. Ces documents (xls, docÖ) sont des modËles de documents qui seront dupliquÈs ensuite dans chaque rÈpertoire
díexercice de dossiers dans lesquels une campagne de rÈvision sera crÈÈe. Vous pourrez alors les
personnaliser dossier par dossier, exercice par exercice. Comment faire ?
1. CrÈez vos modËles de documents dans le logiciel de votre choix (Excel, WordÖ) et copiez-les dans le
rÈpertoire díinstallation du produit, dans Modeles\Revision. 2. Dans le cycle de la fiche du modËle de rÈvision, cliquez dans le champ Documents associÈs afin
díafficher le message ´ Touche : insÈrer une ligne ª. 3. Appuyez sur la touche ou Inser du clavier. Cliquez sur líicÙne Parcourir et sÈlectionnez le fichier ‡
associer. 4. Cliquez sur OK pour valider le cycle. Comment sauvegarder les documents ?
Pour sauvegarder les modËles de documents, lancez líoption Sauvegarde du menu Dossier, et
sÈlectionnez Les informations de configuration (ModËles, formatsÖ). Les documents personnalisÈs par dossier seront sauvegardÈs lors de la sauvegarde habituelle du
dossier. 471 Consulter ou modifier un ModËle de RÈvision
Comment y accÈder ?
Barre de menu RÈvision Client + ModËles de RÈvision
Comment faire ?
1. SÈlectionnez le modËle ‡ consulter ou ‡ modifier. 2. Cliquez sur le bouton Modifier. 472 Supprimer un ModËle de RÈvision
Comment y accÈder ?
Barre de menu RÈvision Client + ModËles de RÈvision
Comment faire ?
1. SÈlectionnez le modËle ‡ supprimer. 2. Cliquez sur le bouton Supprimer. Remarque : Le modËle de rÈvision EBP ne peut Ítre supprimÈ. 473 Imprimer un ModËle de RÈvision
Printed Documentation
178
Comment y accÈder ?
Barre de menu RÈvision Client + ModËles de RÈvision
Comment faire ?
1. Cliquez sur le bouton Imprimer. 2. SÈlectionnez le modËle ‡ imprimer. 3. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options
Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans votre modËle de rÈvision vers
Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 474 Dupliquer un ModËle de RÈvision
Comment y accÈder ?
Barre de menu RÈvision Client + ModËles de RÈvision
Comment faire ?
1. Cliquez sur le bouton Dupliquer. 2. Indiquez le nom et la description du nouveau modËle. 3. Validez et modifiez si besoin le nouveau modËle. 475 Exporter les ModËles de RÈvision
Cette option vous permet díexporter vos ModËles de RÈvision afin de les importer sur un autre poste. Comment y accÈder ?
Barre de menu RÈvision Client + ModËles de RÈvision
Comment faire ?
1. Cliquez sur le bouton Exporter. 2. SÈlectionnez un ou plusieurs ModËles de RÈvision. 3. Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ gÈnÈrer. 4. Cochez la case Compresser ce fichier au format Zip si vous souhaitez que la taille du fichier soit
rÈduite, pour un envoi par e-mail par exemple. 5. Vous pouvez protÈger le fichier par un mot de passe, en cochant la case correspondante et en
saisissant le mot de passe : il sera demandÈ lors de la dÈcompression, au moment de líimportation. Attention : Ce mot de passe ne doit pas Ítre perdu, sinon la dÈcompression sera impossible, et
les modËles de rÈvision ne pourront Ítre importÈs.
6. Afin díenvoyer le fichier directement par e-mail, cochez la case correspondante et indiquez líadresse
du destinataire : un nouvel e-mail sera automatiquement ouvert, avec le fichier en piËce jointe. Consultez aussi la partie : Importer les ModËles de RÈvision.
RÈvision Client
179
Remarque : Líexport des ModËles de RÈvision ne concerne pas les documents associÈs aux
modËles. Pour les sauvegarder, lancez líoption Sauvegarde du menu Dossier, et sÈlectionnez
Sauvegarde complËte. 476 Importer les ModËles de RÈvision
Comment y accÈder ?
Barre de menu RÈvision Client + ModËles de RÈvision
Comment faire ?
1. Cliquez sur le bouton Importer. 2. Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ importer. 3. Si le fichier est protÈgÈ par un mot de passe, cochez la case et tapez le mot de
passe. 477 RÈvision du Dossier
478 RÈvision du Dossier
La RÈvision Comptable se fait en deux Ètapes :
Le paramÈtrage : Il s'agit de crÈer des modËles de rÈvision comptable par type d'activitÈ
(b‚timent, garage, commerce...). Consultez la partie ModËles de RÈvision. La rÈvision : Il s'agit de crÈer des campagnes de rÈvision par dossier et par exercice, ‡ partir des
modËles crÈÈs dans la premiËre Ètape. Il síagit ensuite díouvrir ces campagnes dans un Èditeur
intÈgrÈ afin de consulter les soldes des comptes par cycle. Vous pourrez, dans cet Èditeur, annoter les comptes rÈvisÈs. Enfin, vous pourrez imprimer la campagne. Comment accÈder ‡ la rÈvision du dossier ?
Barre de menu RÈvision Client + RÈvision du Dossier
Fonctions disponibles
Vous pouvez :
CrÈer une campagne de RÈvision
Ouvrir une campagne ou un cycle afin díeffectuer la rÈvision
Modifier une campagne de RÈvision
Supprimer une campagne incorrecte
CrÈer un ModËle ‡ partir díune Campagne
Imprimer une campagne
AccÈder ‡ líoption de Communication Entreprise-Expert
479 CrÈer une Campagne de RÈvision
Comment y accÈder ?
Printed Documentation
180
Barre de menu RÈvision Client + RÈvision du Dossier
Comment faire ?
1. Cliquez sur le bouton Nouveau. 2. SÈlectionnez le ModËle de RÈvision ‡ associer ‡ la campagne. Remarque : Les autres campagnes de cet exercice seront toutes associÈes ‡ ce modËle. Le
champ est donc grisÈ si une premiËre campagne a dÈj‡ ÈtÈ crÈÈe pour cet exercice.
3. Saisissez le nom de la campagne. 4. Indiquez la date de fin de la campagne : il síagit de la date de fin díexercice ou la date de fin du mois
de votre choix. Vous pouvez ainsi rÈaliser une campagne pour líannÈe, ou pour le trimestre, le
semestre Ö
Remarque : Vous ne pouvez crÈer des campagnes que pour líexercice courant. Pour crÈer des
campagnes sur líexercice suivant, vous devez impÈrativement clÙturer líexercice N.
5. Cliquez sur PrÈparer : la campagne síaffiche dans líhistorique. CrÈation de plusieurs campagnes pour un exercice
La crÈation díune nouvelle campagne pour le mÍme exercice verrouille la campagne prÈcÈdente. Cela signifie que si vous crÈez par exemple une campagne au 31 mars, puis une autre au 30 juin
(pour un exercice allant du 1
er janvier eu 31 dÈcembre), la pÈriode du 1
er janvier au 31 mars sera
considÈrÈe comme rÈvisÈe, et donc tous les comptes de cette pÈriode seront verrouillÈs. Ainsi, vous
ne pourrez plus ajouter de nouvelles Ècritures sur ces comptes pour cette pÈriode, ni modifier, supprimer, rÈaffecter, contre-passer, ou importer une ligne díÈcriture sur ces comptes pour cette
pÈriode. Avant de crÈer une nouvelle campagne de rÈvision, vous devez donc vous assurer que la prÈcÈdente
est bien terminÈe, ou alors il faut la supprimer. 480 Ouvrir une Campagne de RÈvision ou un Cycle
Il síagit díouvrir une campagnes ou un cycle afin de consulter les soldes des comptes par cycle et
díannoter les comptes rÈvisÈs. Comment y accÈder ?
Barre de menu RÈvision Client + RÈvision du Dossier
Comment faire ?
1. SÈlectionnez la campagne, ou un cycle de la campagne, dans líhistorique des campagnes, et cliquez sur
le bouton Ouvrir, ou double-cliquez sur la ligne ‡ ouvrir. 2. VÈrifiez les soldes calculÈs pour chaque compte de chaque cycle. Si le solde díun compte est juste, cochez la case de la colonne R (RÈvisÈ). ConsÈquences du pointage díun compte : Si vous cochez la colonne R díun compte, cela
signifie quíil est rÈvisÈ pour la campagne visualisÈe. Cela entraÓne un verrouillage du compte
pour la pÈriode rÈvisÈe (donc jusquí‡ la date de fin de campagne). Ainsi, votre client ne pourra
plus ajouter de nouvelles Ècritures sur ce compte et sur cette pÈriode, ni modifier, supprimer,
RÈvision Client
181
rÈaffecter, contre-passer, importer une ligne díÈcriture sur ce compte pour cette pÈriode.
3. Saisissez si besoin vos commentaires dans la colonne Commentaire. Vous pouvez Ègalement utiliser
líicÙne pour visualiser le commentaire en entier síil est trËs long, et pour visualiser le commentaire
de la campagne prÈcÈdente si elle existe. 4. Saisissez si besoin le nom du rÈviseur. 5. Validez la ligne jusquíau bout afin que toutes les informations saisies soient bien enregistrÈs. 6. Poursuivez pour chaque compte, puis fermez la fenÍtre par la croix. Documents associÈs
Les documents associÈs sont organisÈs ainsi :
Un rÈpertoire REVISION est prÈsent dans le rÈpertoire de líexercice du dossier comptable. Dans ce rÈpertoire, des sous-rÈpertoires sont automatiquement crÈÈs par campagne. Chaque sousrÈpertoire
est nommÈ par la date de fin de la campagne. Si vous avez associÈ des documents au cycle du ModËle de RÈvision, alors ces documents ont ÈtÈ
recopiÈs dans le rÈpertoire de la campagne afin de pouvoir Ítre personnalisÈs. Un trombone síaffiche
dans la colonne D (Documents associÈs) du cycle correspondant. Vous pouvez par ailleurs copier díautres documents dans le rÈpertoire de la campagne souhaitÈe
afin de les rattacher ‡ un cycle rÈvisÈ ou ‡ un compte rÈvisÈ de la campagne. Comment rattacher un document ‡ un cycle ou un compte ?
1. CrÈez vos modËles de documents dans le logiciel de votre choix (Excel, WordÖ) et copiez-les dans le
rÈpertoire de líexercice du dossier. 2. Ouvrez la campagne de rÈvision ou un cycle de la campagne. 3. Sur la ligne concernÈe, double-cliquez sur la case de la colonne D. 4. Appuyez sur la touche ou Inser du clavier. Cliquez sur líicÙne Parcourir et sÈlectionnez le fichier ‡
associer. 5. Cliquez sur Fermer : un trombone síaffiche dans la colonne D. Comment sauvegarder les documents ?
Les documents seront sauvegardÈs lors de la sauvegarde habituelle du dossier. Autres options intÈressantes
Un menu contextuel accessible par un simple clic droit de la souris sur la ligne concernÈe vous
permet de : Consulter le compte (la consultation peut Ègalement síeffectuer par un double-clic sur la ligne) AccÈder ‡ la saisie des Ècritures
Imprimer le grand-livre du compte ‡ la date de fin de campagne avec les lignes non lettrÈes
Imprimer le rapprochement bancaire pour un compte de racine 512
Imprimer la liste des immobilisations pour un compte de racine 2
481 RÈvision : Associer des documents ‡ la Campagne
Printed Documentation
182
1. Appuyez sur la touche ou Inser du clavier. Cliquez sur líicÙne Parcourir et sÈlectionnez le fichier ‡
associer. 2. Cliquez sur Fermer : un trombone síaffiche dans la colonne D. Comment sont organisÈs les documents associÈs ?
Un rÈpertoire REVISION est prÈsent dans le rÈpertoire de líexercice du dossier comptable. Dans ce rÈpertoire, des sous-rÈpertoires sont automatiquement crÈÈs par campagne. Chaque sousrÈpertoire
est nommÈ par la date de fin de la campagne. Si vous avez associÈ des documents au cycle du ModËle de RÈvision, alors ces documents ont ÈtÈ
recopiÈs dans le rÈpertoire de la campagne afin de pouvoir Ítre personnalisÈs. Un trombone síaffiche
dans la colonne D (Documents associÈs) du cycle correspondant. Vous pouvez par ailleurs copier díautres documents dans le rÈpertoire de la campagne souhaitÈe
afin de les rattacher ‡ un cycle rÈvisÈ ou ‡ un compte rÈvisÈ de la campagne. Comment sauvegarder les documents ?
Les documents seront sauvegardÈs lors de la sauvegarde habituelle du dossier. 482 Modifier une Campagne de RÈvision
Cette option vous permet de modifier le paramÈtrage de la campagne de rÈvision. Comment y accÈder ?
Barre de menu RÈvision Client + RÈvision du Dossier
Comment faire ?
1. SÈlectionnez la campagne de rÈvision dans líhistorique des campagnes, et cliquez sur le bouton
Modifier : vous retrouvez alors une fenÍtre semblable ‡ la fenÍtre de crÈation du ModËle de RÈvision. Mais attention : vous ne modifiez pas ici le ModËle de RÈvision, mais le paramÈtrage de la campagne en
cours. 2. RÈalisez vos modifications de la mÍme faÁon que pour un ModËle. 3. Une fois vos modifications apportÈes, vous pouvez crÈer un nouveau modËle ‡ partir de ce
paramÈtrage, gr‚ce au bouton CrÈer un modËle. 483 Supprimer une Campagne de RÈvision
Comment y accÈder ?
Barre de menu RÈvision Client + RÈvision du Dossier
Comment faire ?
SÈlectionnez la derniËre campagne et cliquez sur le bouton Supprimer, puis confirmez. Attention : Seule la derniËre campagne de líhistorique peut Ítre supprimÈe. 484 CrÈer un ModËle
Il síagit de crÈer un nouveau ModËle de RÈvision ‡ partir du paramÈtrage modifiÈ díune campagne de
rÈvision. Comment y accÈder ?
RÈvision Client
183
Barre de menu RÈvision Client + RÈvision du Dossier
Comment faire ?
1. SÈlectionnez la campagne de rÈvision dans líhistorique des campagnes, et cliquez sur le bouton CrÈer
un modËle. 2. Saisissez le nom et la description du ModËle de RÈvision et valider. 3. Retrouvez votre modËle dans líoption ModËles de RÈvision du menu RÈvision Client. 485 Imprimer une Campagne de RÈvision ou un cycle
Comment y accÈder ?
Barre de menu RÈvision Client + RÈvision du Dossier
Comment faire ?
1. SÈlectionnez la campagne de rÈvision dans líhistorique des campagnes, et cliquez sur le bouton
Imprimer. 2. SÈlectionnez la campagne ou un cycle de la campagne. 3. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options
Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans votre campagne vers Microsoft
Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel.
185
486 OpÈrations de ClÙture
487 Validation des Ecritures
La Validation permet de rendre irrÈversible le contenu díune Ècriture comptable, cíest-‡-dire tout ce qui
la compose. Seuls líÈchÈancier, líanalytique, le lettrage et le rapprochement bancaire seront encore possibles sur les
lignes validÈes. Cette opÈration est indispensable afin que votre comptabilitÈ soit considÈrÈe comme sincËre, rÈguliËre et
probante par líadministration fiscale. Cette Ètape est nÈcessaire avant la clÙture de vos mois, et donc de votre exercice. Attention : Une fois les Ècritures validÈes, elles ne seront plus modifiables, ni supprimables. Cette opÈration est irrÈversible. Une sauvegarde de vos donnÈes est vivement conseillÈe. Vous
pourrez cependant toujours ajouter de nouvelles Ècritures. Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. 488 Comment y accÈder ?
Barre de menu ClÙtures + Validation des Ecritures
489 Comment faire ?
4. SÈlectionnez les critËres des Ècritures ‡ valider : pÈriode et fourchette de journaux. Sur cette pÈriode,
líajout díÈcritures sera toujours possible. 5. Lancez la validation en cliquant sur OK. 490 Messages survenus lors de la validation
´ Le journal VE contient des Ècritures de simulation sur la pÈriode spÈcifiÈe : veuillez
confirmer ou supprimer ces Ècritures avant la validation. ª : La commande Ecritures de
simulation du menu Quotidien vous permettra de confirmer ces Ècritures. ´ Le journal VE est dÈsÈquilibrÈ pour le mois de janvier et une Ècriture de rÈÈquilibrage sur un compte
díattente a ÈtÈ gÈnÈrÈe par le logiciel. Vous devez supprimer cette ligne et saisir la contrepartie
adÈquate. ª : Vous devez supprimer la ligne gÈnÈrÈe par le logiciel sur le compte 470 et saisir la
contrepartie correcte ou corriger le dÈsÈquilibre. ´ Certaines Ècritures de TVA sur les encaissements níont pas de numÈro de piËce. Nous vous
rappelons que pour pouvoir gÈrer la dÈclaration de TVA, vous devez indiquer sur toutes
les factures avec de la TVA sur les encaissements un numÈro de piËce unique. ª : Si vous
gÈrez la dÈclaration de TVA et la TVA sur les encaissements, le n° de piËce est indispensable sur
toutes vos factures avec TVA sur encaissements. Vous devez donc corriger vos Ècritures. ´ Certaines Ècritures sur la pÈriode spÈcifiÈe níont pas de numÈro de piËceÖ ª :
ConformÈment ‡ líarticle 420-2 du PCG, tout enregistrement comptable doit prÈciser les
rÈfÈrences de la piËce justificative qui líappuie. Le logiciel vous affiche ce message car certaines
Ècritures níont pas de numÈros de piËce. Si vous rÈpondez Non ‡ ce message, le logiciel vous
ouvrira automatiquement la Saisie Standard sur les Ècritures sans n° de piËces afin que vous les
complÈtiez. Vous pouvez cependant poursuivre líopÈration de validation en rÈpondant Oui, par
exemple si cette rÈfÈrence a ÈtÈ saisie dans un autre champ (N° de document, LibellÈÖ).
Printed Documentation
186
´ Le journal AC prÈsente un dÈsÈquilibre pour la pÈriode spÈcifiÈe. ª : Vous devez
impÈrativement Èquilibrer le journal. 491 ConsÈquences de la validation
Les Ècritures validÈes ne peuvent plus Ítre ni modifiÈes, ni supprimÈes. Seuls le lettrage et le
rapprochement bancaire sont encore possibles (et Èventuellement la saisie díun mÈmo). Vous
pouvez identifier les lignes validÈes par un cadenas en Saisie Standard et en Consultation de
Comptes, sur líimpression des Journaux et du Grand-Livre. 492 Cas particulier : la contrepartie en pied de journal
Vous avez peut-Ítre paramÈtrÈ vos journaux de banque en contrepartie pied de journal. Dans ce cas,
le montant des contreparties est cumulÈ chaque mois en en deux lignes (total dÈbit, total crÈdit), en
pied de journal. La validation des Ècritures a pour but de rendre intangibles vos Ècritures comptables. AprËs
validation des Ècritures du mois, les lignes de contrepartie ne seront donc plus modifiables (‡ noter
que vous ne pourrez pas valider une partie du mois puisque líÈquilibre des Ècritures ‡ valider ne sera
pas respectÈ). Si vous ajoutez alors de nouvelles Ècritures dans le mois concernÈ, la contrepartie se fera
automatiquement en ligne ‡ ligne, puisque les lignes de contrepartie globales seront figÈes. Par contre, sur un mois sur lequel aucune Ècriture níaura ÈtÈ validÈe, la contrepartie se fera toujours
en pied de journal. 493 La Centralisation
La Centralisation consiste ‡ regrouper toutes les lignes díÈcritures díun compte pour un mois donnÈ en
une seule Ècriture. Voici les diffÈrents types de centralisation :
6. La centralisation ‡ l'impression des journaux ou du grand-livre, 7. La centralisation physique dÈfinitive des journaux. 494 La ClÙture Mensuelle
La ClÙture Mensuelle a pour effet de verrouiller les journaux et díempÍcher tout nouvel ajout. Avant de
clÙturer les mois, vous devez dans un premier temps valider les Ècritures. Líabsence de ClÙture Mensuelle níempÍche pas le bon fonctionnement du logiciel, mais elle est
indispensable pour Ítre en conformitÈ avec la lÈgislation fiscale. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est vivement conseillÈe. Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. 495 Comment y accÈder ?
Barre de menu ClÙtures + ClÙture Mensuelle
496 Comment faire ?
SÈlectionnez le ou les journaux ‡ clÙturer par simple clic dans la liste. SÈlectionnez ensuite le mois jusqu'auquel vous dÈsirez clÙturer les mouvements. Lancez la clÙture en cliquant sur OK. Attention : AprËs la clÙture des journaux, aucune Ècriture sur la pÈriode antÈrieure (mois
compris) ne pourra Ítre modifiÈe. Toutefois, une maintenance des journaux pourra Ítre
OpÈrations de ClÙture
187
demandÈe par le menu Outils + Maintenance Technique, mais nÈcessitant un mot de passe
que vous pourrez acquÈrir en appelant le service technique. 497 Messages survenus lors de la clÙture
8. ´ Le journal VE contient des Ècritures non validÈes sur la pÈriode spÈcifiÈe : veuillez
valider ou supprimer ces Ècritures avant la clÙture. ª : La commande Validation des Ecritures
du menu ClÙtures vous permettra de valider vos Ècritures. 9. ´ Le compte 530 du journal CA est crÈditeur. ª : VÈrifiez les saisies du compte 530. Une
caisse ne doit en aucun cas Ítre crÈditrice. 498 GÈnÈration des Soldes N-1
Cette option vous permet d'obtenir des montants dans les colonnes N-1 du Bilan et du Compte de
RÈsultat. 499 Comment y accÈder ?
Barre de menu ClÙtures + GÈnÈration des Soldes de líExercice N-1
500 Comment faire ?
10.CrÈez votre dossier sur votre exercice comptable courant. 11.En Saisie Standard, dans le journal AN, saisissez une balance de dÈbut d'exercice, correspondant ‡ la balance de fin d'annÈe de l'exercice prÈcÈdent. Le principe est de saisir la
balance avec les comptes de charges et de produits. 12.Lancez ensuite l'option GÈnÈration des soldes de l'exercice N-1 du menu ClÙtures, en
indiquant le code du journal AN. Cette gÈnÈration entraÓne la copie de la valeur saisie dans le
journal AN dans la colonne DÈbit ou CrÈdit N-1 du compte (dans le plan comptable). 13.AprËs ce traitement, supprimez les Ècritures des comptes de charges et de produits, pour les
remplacer par une Ècriture sur le compte rÈsultat de l'exercice. 501 GÈnÈration des RAN Provisoires sur N+1
La GÈnÈration des RAN Provisoires sur N+1 permet díeffectuer une simulation de la clÙture annuelle. Cette gÈnÈration a lieu au premier mois de líexercice suivant et síapplique aux comptes díactif et de
passif, cíest-‡-dire appartenant aux classes 1 ‡ 5. Ces ‡ nouveaux provisoires seront bien entendu
regÈnÈrÈs lors de la ClÙture Annuelle dÈfinitive. 502 Comment y accÈder ?
Barre de menu ClÙtures + GÈnÈration des RAN Provisoires sur N+1
503 La numÈrotation interne
Dans le cadre du contrÙle des comptabilitÈs informatisÈes pour lequel líadministration fiscale a publiÈ le
Bulletin Officiel des ImpÙts de la DGI n°12 du 24 janvier 2006, toutes les lignes díÈcritures díun
líexercice sont numÈrotÈes lors de la clÙture annuelle. Pour voir ce numÈro interne, il y plusieurs possibilitÈs :
14. Vous pouvez ouvrir líexercice archivÈ aprËs la clÙture annuelle et gÈnÈrer l'Export ContrÙle
Fiscal .
Printed Documentation
188
15. Vous pouvez, toujours depuis líexercice archivÈ, imprimer les journaux et/ou un grand livre en
utilisant les modËles díimpressions ´ Paysage ª paramÈtrÈs ‡ cet effet. 16. Vous pouvez accepter líarchivage des donnÈes en clÙture annuelle (Etape Options de clÙture). Le fichier gÈnÈrÈ contiendra dans un rÈpertoire Archive notamment un fichier nommÈ
Ecriture.csv (exploitable hors du produit, par exemple par Excel)
Ce fichier contient les ÈlÈments qui composent toutes les lignes díÈcriture, notamment le
numÈro interne. 17. Vous pouvez, depuis líexercice archivÈ, gÈnÈrer le fichier díarchivage des donnÈes qui contient, comme líarchivage ‡ la clÙture, le fichier Ecriture.csv. 504 Impressions
505 Le Journal GÈnÈral
Le Journal GÈnÈral, appelÈ aussi Journal Centralisateur est un Ètat de fin díexercice qui permet
díobtenir, pour chaque journal et pour chaque mois de la pÈriode de rÈfÈrence, le total DÈbit et CrÈdit.
506 Comment y accÈder ?
Barre de menu ClÙtures + Journal GÈnÈral
Remarque : En impression, le journal est considÈrÈ comme ´ Provisoire ª tant que les Ècritures prises
en compte níont pas ÈtÈ validÈes. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 507 Le Bilan
LíÈtat prÈparatoire au Bilan peut Ítre Èditer ‡ tout moment pour une pÈriode donnÈe. 508 Comment y accÈder ?
Barre de menu ClÙtures + Bilan
509 Comment faire ?
18. SÈlectionnez la pÈriode ‡ prendre en compte. 19. Indiquez votre rÈgime fiscal : RÈel Normal ou RÈel SimplifiÈ. 20. Choisissez le type díÈcritures ‡ prendre en compte. 21. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Vous
pouvez si besoin modifier le paramÈtrage du bilan. 510 Le Compte de RÈsultat
LíÈtat prÈparatoire au Compte de RÈsultatpeut Ítre Èditer ‡ tout moment pour une pÈriode donnÈe. 511 Comment y accÈder ?
Barre de menu ClÙtures + Compte de RÈsultat
512 Comment faire ?
22. SÈlectionnez la pÈriode ‡ prendre en compte. 23. Indiquez votre rÈgime fiscal : RÈel Normal ou RÈel SimplifiÈ.
OpÈrations de ClÙture
189
24. Choisissez le type díÈcritures ‡ prendre en compte. 25. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Vous
pouvez si besoin modifier le paramÈtrage du compte de rÈsultat. 513 Etapes de l'assistant ‡ la ClÙture Annuelle
514 ClÙture Annuelle : Etape Nouvel exercice
VÈrifiez la date de fin d'exercice proposÈe pour líexercice suivant, les diffÈrents journaux proposÈs
par dÈfaut puis passez ‡ líÈtape suivante. 515 ClÙture Annuelle : Etape Options
516 Conserver les Ècritures de tiers non lettrÈes
Laissez cette case cochÈe, afin de pouvoir rÈaliser, líannÈe suivante, le lettrage des rËglements avec
les factures de líannÈe clÙturÈe. Cependant, si vous ne faites aucun lettrage, dÈcochez cette option. Remarque : Si vous gÈrez la TVA sur les encaissements, et la dÈclaration de TVA, il est
indispensable de garder cette case cochÈe afin de conserver le dÈtail des lignes de TVA
(notamment pour les factures non encore rÈglÈes). Les comptes de TVA sur encaissements
doivent auparavant Ítre paramÈtrÈs pour le lettrage (onglet Divers du compte). 517 Conserver les Ècritures de banque non rapprochÈes
Laissez cette case cochÈe, afin de pouvoir pointer, ‡ partir des nouveaux relevÈs bancaires, les
montants de la banque saisis sur líannÈe clÙturÈe. Cependant, si vous ne faites pas de
rapprochement bancaire, dÈcochez cette option
Pour un Rapprochement par Compte, le logiciel recherche toutes les lignes d'Ècritures des comptes
de banque non pointÈes et conserve les Ècritures correspondantes. Pour un Rapprochement par Journal, le logiciel recherche toutes les lignes d'Ècritures des comptes
de tiers non pointÈes et conserve les Ècritures correspondantes. 518 GÈnÈrer des Ècritures de regroupement (OD de clÙture)
Cochez cette case afin que le logiciel saisisse les OD de clÙture. Cela consiste ‡ calculer, dans
líexercice ‡ clÙturer, le bÈnÈfice (ou la perte) dans le journal díOD, et díannuler par une
contrepartie le dÈtail de vos Ècritures des comptes de charges et de produits. Ces Ècritures seront
automatiquement validÈes. Pour le nouvel exercice, cette option nía aucune influence puisque les
comptes de charges et de produits sont automatiquement remis ‡ zÈro. Attention : Cela signifie qu'‡ la rÈÈdition de la balance de l'exercice archivÈ, tous les comptes
de la classe 6 et 7 Ètant soldÈs, ceux-ci ne seront pas ÈditÈs par dÈfaut, par contre, dans le
compte 120 sera ventilÈ le rÈsultat de l'exercice. 519 Supprimer les comptes de tiers non mouvementÈs
Laissez cette case cochÈe si vous souhaitez que le logiciel Èpure le plan comptable. Cela permet
díallÈger votre plan comptable entreprise de numÈros de comptes inutiles. Toutefois, une relance
commerciale sera toujours possible ‡ partir de ces comptes de tiers, en reprenant le dossier
d'archive contenant l'exercice N-1. 520 ClÙture Annuelle : Etape Options de clÙture
Printed Documentation
190
Remarque : Ces actions nÈcessitant díÍtre tracÈes, un ÈvÈnement est crÈÈ.
26. Laissez la case GÈnÈrer des PDF pour líimpression du journal, grand livre et balance
dÈfinitive cochÈe afin que le logiciel rÈalise et archive des PDF pour líimpression du journal, grand livre et balance dÈfinitive
27. Laissez la case Archivage de la base cochÈe afin que le logiciel rÈalise et archive un export total
de toute la base.
Il síagit díexporter les tables de votre dossier (Comptes, Ecritures, JournauxÖ) dans des fichiers
CSV qui sont exploitables hors de votre logiciel. Ils peuvent Ítre ouverts par des logiciels comme
EXCEL, Wordpad Ö. Un archivage similaire est possible hors de la clÙture, cíest líArchivage des donnÈes
28. Indiquez dans Emplacement de sauvegarde de ces donnÈes líendroit o˘ seront placÈs la
sauvegarde automatique du dossier, les PDF pour líimpression du journal, grand-livre et balance, ainsi que líarchivage de la base. Le nom du fichier est : Cloture-Compta-Nomdudossier-0107-1207.zip o˘ 0107-1207
correspond au mois et ‡ líannÈe du dÈbut et de la fin de líexercice en cours de clÙture ( dans
notre exemple janvier 2007 ‡ dÈcembre 2007). 521 ClÙture Annuelle : Etape Confirmation
Cliquez sur Suivant pour procÈder au lancement de la clÙture.
Si les journaux níont pas ÈtÈ clÙturÈs mensuellement, un message vous en avertit. Cliquez sur
OUI pour que la clÙture annuelle gÈnËre les clÙtures mensuelles et donc poursuivre la clÙture.
Le logiciel lance un recalcul des soldes : si votre comptabilitÈ níest ÈquilibrÈe, la clÙture est
abandonnÈe : vous devez Èquilibrer vos journaux. Un message vous annonce enfin que la clÙture annuelle est terminÈe. Cliquez sur Terminer : vous
constatez que les dates en haut de líÈcran ont changÈ.
522 ConsÈquences de la ClÙture Annuelle
La clÙture annuelle a pour effet :
29. de vÈrifier que toutes les pÈriodes sont clÙturÈes ;
30. de figer les opÈrations effectuÈes pendant cet exercice : il n'est alors plus possible de saisir ou
modifier des Ècritures ;
31. de numÈroter les lignes díÈcritures de líexercice clÙturÈ ;
32. de gÈnÈrer les Ècritures d'A-Nouveaux (dÈtaillÈes ou non pour les Ècritures de tiers ou de
trÈsorerie) dans le journal AN ; ces Ècritures seront automatiquement validÈes ;
33. de gÈnÈrer l'Ècriture de rÈsultat dans un journal (OD).
191
523 Outils
524 Maintenance
525 Maintenance
Les outils de maintenance sont scindÈs en deux menus : la Maintenance Utilisateur regroupant des
fonctionnalitÈs relevant du fonctionnement usuel du logiciel, et la Maintenance Technique regroupant
des fonctionnalitÈs ‡ exÈcuter sous le contrÙle du service technique d'EBP. Maintenance Utilisateur
34. Recalcul des Soldes
35. RÈindexation par Date
36. RÈorganisation des Fichiers
37. Reformatage des Comptes
38. ParamÈtrage du Plan de Regroupement
Maintenance Technique
39. Maintenance des Journaux
40. Maintenance du dÈtail des A-Nouveaux
41. Purge des EchÈances
Suppression d'Ecritures Comptables
Suppression d'Ecritures non Comptables
42. DÈverrouillage des Ecritures
526 Maintenance Utilisateur
527 Archivage des DonnÈes
LíArchivage des DonnÈes est un export total de votre base exploitable indÈpendamment du produit. Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ.
Il síagit díexporter les tables de votre dossier (Comptes, Ecritures, JournauxÖ) dans des fichiers CSV. Ces fichiers CSV sont exploitables hors de votre logiciel. Ils peuvent Ítre ouverts par des logiciels
comme EXCEL, Wordpad Ö. Les fichiers gÈnÈrÈs sont compressÈs dans un fichier ZIP. Ce dernier contient aussi un fichier doc.xml
qui contient les noms et descriptions de chacune des tables ainsi que les noms et descriptions de
chacune des colonnes de chaque table. Le fichier ZIP est gÈnÈrÈ dans le rÈpertoire de sauvegarde, et se nomme Archive-Compta- Nomdudossier-0107-1207.zip o˘ ´ 0107-1207 ª correspond au mois et ‡ líannÈe du dÈbut et de la fin
de líexercice ( dans notre exemple janvier 2007 ‡ dÈcembre 2007). Ce fichier peut Ítre fourni ‡ l'administration en cas de contrÙle fiscal. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Archivage des DonnÈes
Printed Documentation
192
528 Maintenance : Recalcul des Soldes
Le Recalcul des Soldes va remettre ‡ zÈro et recalculer les soldes et les cumuls mensuels N et N+1
des comptes et des journaux. De plus, si dans les prÈfÈrences et les racines de comptes, les options
Aucune ÈchÈance et TVA sur les dÈbits (aussi bien pour les ventes que pour les achats) sont
cochÈes, la zone Sans ÈchÈance dans chaque compte de tiers sera activÈe. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + Recalcul des Soldes
529 Maintenance : RÈindexation par Date
Par dÈfaut, dans les journaux, vos Ècritures sont classÈes par ordre de saisie. La RÈindexation permet
de les classer par ordre chronologique. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est fortement recommandÈe. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + RÈindexation par Date
530 Maintenance : RÈorganisation des Fichiers
La RÈorganisation permet de rÈduire la taille de vos fichiers de donnÈes si des suppressions
díenregistrements ont ÈtÈ rÈalisÈes. De plus, si vous possÈdez líoption DDF (gÈnÈration ODBC), la
rÈorganisation a pour effet de gÈnÈrer ces fichiers. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est fortement recommandÈe. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + RÈorganisation des Fichiers
Ce traitement peut Ítre assez long, nous vous conseillons donc de le lancer pendant une pause. 531 Maintenance : Reformater les Comptes
La longueur des comptes est par dÈfaut sur 10 caractËres pour tous les comptes. Vous pouvez modifier
cette longueur et prÈciser si le logiciel doit complÈter ou non les comptes par des zÈros. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + Reformater les Comptes
Type de comptes
Il est possible de dÈfinir des longueurs de compte diffÈrentes selon le type de comptes. Comptes gÈnÈraux : Regroupe tous les comptes, sauf les clients et les fournisseurs. Comptes auxiliaires : Regroupe tous les clients et les fournisseurs. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est fortement recommandÈe. 532 ParamÈtrage du plan de regroupement
Outils
193
Vous avez la possibilitÈ de modifier le paramÈtrage du Bilan, du Compte de RÈsultat et des Tableaux de
Gestion, si par exemple, certains comptes particuliers ne sont pas repris dans le regroupement de base.
Important : Notez bien toutes les modifications apportÈes, afin de pouvoir les rÈcupÈrer lors
díune mise ‡ jour. 533 AccËs au plan de regroupement
Le paramÈtrage est aussi nommÈ ´ Plan de regroupement ª. Pour modifier le plan de regroupement, vous devez accÈder ‡ líoption Plan de regroupement du menu Outils + Maintenance Utilisateur. Recherchez dans le fichier de paramÈtrage le bloc correspondant ‡ líÈtat ‡ modifier. Le bloc
commence par :
{2033A[BIC,SIM]=2033A : Bilan SimplifiÈ Pour le bilan rÈgime simplifiÈ
{2033B[BIC,SIM]=2033B : Compte de rÈsultat
simplifiÈ
Pour le compte de rÈsultat rÈgime simplifiÈ
{2050[BIC,NOR]=2050 : Bilan-Actif Pour le bilan rÈgime normal
{2052[BIC,NOR]=2052 : Compte de RÈsultat
de l'exercice
Pour le compte de rÈsultat rÈgime normal
{SIG=SIG Soldes IntermÈdiaires de Gestion Pour les tableaux de gestion
534 Syntaxe ‡ utiliser
Sur líimpression du Bilan ou du Compte de RÈsultat, vous constatez que chaque case est identifiÈe
par un ensemble de deux lettres (AA, AB, etc.). Dans le fichier contenant le plan de regroupement ‡
modifier (regroup.ini), vous retrouvez ces codes en dÈbut de ligne. Gr‚ce ‡ ce code, positionnez- vous sur la ligne ‡ modifier. Sur líimpression des tableaux de gestion, les cases ne sont pas identifiÈes. Chaque ligne a donc ÈtÈ
numÈrotÈe (SIG1, SIG2, etc.) pour la paramÈtrer. Voici la signification de la syntaxe utilisÈe :
Extrait du regroup.ini 535 Signification
´ AA=109 ª La case AA reprend le solde de tous les comptes de
racine 109
´ AC=-2801 ª La case AC reprend le solde de tous les comptes de
racine 2801 (comptes gÈnÈralement crÈditeurs, dío˘ le
signe ñ qui inverse le montant) ´ AG=-2805-2905 ª La case AG cumule les soldes de tous les comptes de
racine 2805 et 2905
´ BX=41...411+41A...41Z+413 ª La case BX cumule les soldes de tous les comptes
compris entre la racine 41 et 411, de tous les comptes
compris entre la racine 41A et 41Z, et de tous les
comptes de racine 413, Ö
´ CF=51(D)-5186(D) ª La case CF reprend les soldes de tous comptes de
racine 51 si le solde est dÈbiteur, moins le solde des
comptes de racine 5186 si le solde est dÈbiteur, Ö
´ DU=-164-512(C)-514(C) ª La case DU cumule le solde de tous les comptes de
racine 164, de tous les comptes de racine 512 si le
solde est crÈditeur, et de tous les comptes de racine
Printed Documentation
194
514 si le solde est crÈditeur ´ DR:=DP+DQ ª La case DR cumule le rÈsultat de la case DP et de la
case DQ
536 Maintenance Technique
537 Mot de passe
Attention : cette option de maintenance donne accËs ‡ une opÈration qui ne relËve pas du
fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrÙle du service technique
d'EBP qui vous donnera un code d'accËs temporaire valable pour la journÈe. 538 Maintenance des journaux
Tant que vous níavez pas clÙturÈ líexercice, il vous est possible de dÈclÙturer vos journaux afin díajouter
des Ècritures manquantes. Toutefois, les Ècritures dÈj‡ prÈsentes sur les pÈriodes clÙturÈes ne pourront
Ítre ni modifiÈes, ni supprimÈes, puisquíelles ont ÈtÈ validÈes. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Technique + Maintenance des Journaux
Attention : Cette option de maintenance donne accËs ‡ une opÈration qui ne relËve pas du
fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrÙle du service technique
d'EBP qui vous donnera un code d'accËs temporaire valable pour la journÈe. Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Lors de
líaccËs ‡ la Maintenance des journaux vous devez díailleurs saisir une justification. Comment faire ?
43. SÈlectionnez le ou les journaux ‡ dÈclÙturer. 44. SÈlectionnez le mois ‡ partir duquel la dÈclÙture doit avoir lieu. 45. Validez et saisissez le motif de líutilisation de cette fonctionnalitÈ. Cette justification est
susceptible díÍtre vÈrifiÈe en cas de contrÙle fiscal. Log sur Maintenance
Pour consulter líhistorique des maintenances sur les journaux effectuÈes, accÈdez ‡ líoption Log sur
Maintenance du menu Outils + Maintenance Technique. 539 Maintenance : Purge des EchÈances
Si vous mettez en place la gestion des ÈchÈances au cours de votre activitÈ, vous avez peut-Ítre besoin
díÈpurer les anciennes ÈchÈances (dÈj‡ rÈglÈes, mais non pointÈes) afin de commencer dans un
ÈchÈancier de taille rÈduite. Attention : Vous devez impÈrativement rÈaliser une sauvegarde avant cette manipulation. Cette
opÈration est irrÈversible. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Technique + Purge des EchÈances
Outils
195
Attention : Cette option de maintenance donne accËs ‡ une opÈration qui ne relËve pas du
fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrÙle du service technique
d'EBP qui vous donnera un code d'accËs temporaire valable pour la journÈe. Comment faire ?
46. Indiquez la fourchette de comptes de tiers concernÈs. 47. Indiquez la pÈriode de dates ‡ supprimer et cliquez sur OK.
Il existe une autre possibilitÈ pour Èpurer vos ÈchÈances. Une fois la gestion des ÈchÈances mise en
place, líÈchÈancier síouvrira automatiquement lors de la saisie díun rËglement afin de solder
líÈchÈance correspondant au rËglement saisi. Dans la fenÍtre de líÈchÈancier, dans laquelle vous
visualisez les ÈchÈances du compte, un bouton Epurer vous permet de supprimer les anciennes
ÈchÈances. Líavantage de cette option est que vous visualisez les ÈchÈances avant de les
supprimer. 540 Maintenance : Suppression d'Ecritures
Vous avez la possibilitÈ de supprimer une sÈrie díÈcritures. Cette option ne concerne pas les saisies
rÈalisÈes dans les masques non comptables. Pour supprimer les Ècritures non comptables, cliquez ici. Attention : Vous devez impÈrativement rÈaliser une sauvegarde avant cette manipulation. Cette
opÈration est irrÈversible. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Technique + Suppression d'Ecritures
Attention : cette option de maintenance donne accËs ‡ une opÈration qui ne relËve pas du
fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrÙle du service technique
d'EBP qui vous donnera un code d'accËs temporaire valable pour la journÈe. Comment faire ?
Choisissez les diffÈrents critËres de la suppression :
En version millÈsimÈe :
48. Fourchette de journaux
49. Fourchette de comptes
50. PÈriode
En version PRO :
51. Fourchette de journaux
52. Fourchette de comptes
53. PÈriode
54. Fourchette de numÈros de piËces
55. Codes lettrage
56. Fourchette de montants
57. Sens des Ècritures.
Printed Documentation
196
Remarque : Vous ne pouvez supprimer ici que les Ècritures de líexercice courant ou les
Èventuelles Ècritures saisies sur líexercice suivant. Pour toute suppression díÈcritures de dÈtail
díA-nouveaux, voir Maintenance du dÈtail des A-nouveaux. 541 Maintenance : Suppression d'Ecritures non Comptables
Il síagit de supprimer les Ècritures saisies dans les options non comptables : Mes Achats, Mes Ventes, Ma TrÈsorerie. Attention : Vous devez impÈrativement rÈaliser une sauvegarde avant cette manipulation. Cette
opÈration est irrÈversible. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Technique + Suppression d'Ecritures non
Comptables
Attention : cette option de maintenance donne accËs ‡ une opÈration qui ne relËve pas du
fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrÙle du service technique
d'EBP qui vous donnera un code d'accËs temporaire valable pour la journÈe. Comment faire ?
i. Indiquez la pÈriode ‡ supprimer.
ii. Cochez líoption dans laquelle les Ècritures ‡ supprimer ont ÈtÈ saisies.
iii. Cliquez sur OK pour lancer líopÈration. Remarque : Vous ne pouvez supprimer ici que les Ècritures de líexercice courant ou les Èventuelles
Ècritures saisies sur líexercice suivant. Pour toute suppression díÈcritures de dÈtail díA-Nouveaux, voir
Maintenance du dÈtail des A-nouveaux. 542 Maintenance : DÈverrouillage des Ecritures
Si la case Verrouillage des Ècritures en communication entreprise-expert de líonglet Divers des
prÈfÈrences du dossier est cochÈe, cela signifie que les Ècritures importÈes ou exportÈes par líoption
Communication Entreprise-Expert sont verrouillÈes, cíest-‡-dire non modifiables et non supprimables, pour Èviter de modifier les Ècritures saisies par votre Expert-Comptable, ou celles transmises ‡ líExpert- Comptable, afin de ne pas fausser son travail. Les Ècritures verrouillÈes síaffichent en rouge foncÈ dans líoption Saisie Standard du menu Quotidien. Cependant, si vous importez ou exportez par erreur des Ècritures, vous pouvez rÈaliser un
dÈverrouillage. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Technique + DÈverrouillage des Ecritures
Attention : cette option de maintenance donne accËs ‡ une opÈration qui ne relËve pas du
fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrÙle du service technique
d'EBP qui vous donnera un code d'accËs temporaire valable pour la journÈe.
Outils
197
Comment faire ?
58. Cochez líoption adÈquate (dÈverrouiller les Ècritures exportÈes ou importÈes). 59. SÈlectionnez le transfert concernÈ et cliquez sur OK. 543 Assistance Comptable
544 Assistance Comptable
Voici les outils de líAssistance Comptable :
60. RÈimputation d'Ecritures entre Comptes, ou entre Journaux
61. RÈimputation d'Ecritures entre PÈriodes
62. Epuration du Plan Comptable
63. Comparatif N / N-1
64. Etats de Suivi et d'Anomalies
545 Assistance Comptable : RÈimputation d'Ecritures (Comptes et Journaux)
Suite ‡ une erreur de saisie, vous avez la possibilitÈ de dÈplacer les Ècritures díun compte ‡ líautre, ou
díun journal ‡ líautre, pour une pÈriode donnÈe. Cette option ne concerne pas les saisies non
comptables. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est fortement recommandÈe.
Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Assistance Comptable + RÈimputation (Comptes et
Journaux)
Comment faire ?
65. Choisissez la pÈriode. 66. Cochez líoption souhaitÈe : entre comptes, ou entre journaux. 67. Indiquez le compte ou le journal dont les Ècritures sont ‡ rÈimputer (la source.)
68. Indiquez le compte ou le journal sur lequel les Ècritures seront rÈimputÈes (la cible). Remarque : Concernant la rÈimputation entre comptes, si vous avez effectuÈ des ventilations
analytiques sur vos Ècritures, ces ventilations seront rÈcupÈrÈes. Attention : Si vous avez lettrÈ ou pointÈ des Ècritures, vous devrez recommencer le lettrage ou
le pointage. 546 Assistance Comptable : RÈimputation entre PÈriodes
Suite ‡ une erreur de saisie, vous avez la possibilitÈ de dÈplacer les Ècritures díun mois ‡ líautre, pour
un journal donnÈ. Cette option ne concerne pas les saisies non comptables. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est fortement recommandÈe.
Printed Documentation
198
Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Assistance Comptable + RÈimputation entre PÈriodes
Comment faire ?
69. Indiquez le journal concernÈ. 70. Choisissez le mois dont les Ècritures sont ‡ rÈimputer. 71. Choisissez le mois sur lequel les Ècritures seront rÈimputÈes. Attention : Si vous avez lettrÈ ou pointÈ des Ècritures, vous devrez recommencer le lettrage ou
le pointage. 547 Assistance Comptable : Epuration du Plan Comptable
Il vous est possible de supprimer les comptes non mouvementÈs pour un intervalle de comptes ‡
prÈciser ou sur la totalitÈ du plan comptable. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est fortement recommandÈe.
Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Assistance Comptable + Epuration du Plan Comptable
548 Assistance Comptable : Suivi et Anomalies
Ces Ètats permettent díobtenir des informations concernant líÈtat de vos comptes et de vos journaux :
comptes non mouvementÈs, avancement des journaux, montants nÈgatifs Ö
Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Assistance Comptable + Suivi et Anomalies
549 Communication Entreprise - Expert
550 Communication Entreprise - Expert
Il síagit de rÈaliser :
a. Des importations des Ècritures díautres logiciels dans votre logiciel EBP. b. Des exportations des Ècritures de votre logiciel EBP vers díautres logiciels. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Communication Entreprise ñ Expert
Comment faire ?
Choisissez le type díaction ‡ rÈaliser : Recevoir (pour importer) ou Transmettre (pour exporter). Recevoir des donnÈes
Cochez la case CrÈation automatique des comptes afin que tous les comptes inexistants
soient crÈÈs automatiquement avec le libellÈ ´ Compte crÈÈ pendant le transfert ª. Ces libellÈs
seront modifiables par la suite dans le Plan Comptable. Si vous ne cochez pas líoption, ‡
Outils
199
chaque nouveau compte, une fiche complËte de crÈation du compte síouvrira afin díen
renseigner les paramËtres. Transmettre des donnÈes
Cochez la case Dossier complet afin díexporter la totalitÈ de vos Ècritures comptables, ou
dÈfinissez vos critËres díexport en indiquant la pÈriode et la fourchette de journaux ‡ prendre en
compte. Cochez la case Exporter en devise du dossier pour exporter les montants des Ècritures dans
la devise du dossier. Sinon, les montants seront exportÈs dans la devise de saisie des piËces. Remarques :
Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Avant de rÈaliser tout transfert díÈcritures, vous devez vous assurer que les dates díexercice du
dossier de votre logiciel EBP et dans le logiciel Expert sont identiques. Lors de líimportation le fichier est analysÈ. Si une anomalie est dÈtectÈe (un dÈsÈquilibre, une
ligne Ècriture qui nía pas de montant, un compte trop long Ö) un rapport síaffichera ‡ líÈcran
afin de vous avertir des anomalies prÈsentes. Certaines anomalies sont bloquantes, si tel est le
cas, un message vous en avertira et le transfert sera annulÈ. 551 Recevoir des donnÈes
Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ importer. Remarques :
72. Si le fichier ‡ importer contient un journal ou un compte inexistant dans le logiciel
EBP, la crÈation du journal ou du compte sera automatiquement proposÈe lors de
líimportation. Cependant, si vous cochez, dans líÈtape prÈcÈdente la case
Automatiser la crÈation de comptes, les comptes seront automatiquement crÈÈs
avec pour libellÈ ´ Compte crÈÈ pendant le transfert ª. Cela Èvitera de ralentir
líimport. Vous pourrez par la suite modifier líintitulÈ de ces comptes, par le Plan
Comptable Entreprise. 73. Líimportation níaura pas lieu (un message vous avertira de líÈchec de líimportation)
dans les cas suivants :
a. Si les comptes sont reformatÈs (menu Outils + Maintenance utilisateur +
Reformater les comptes) dans une longueur infÈrieure ‡ la longueur des
comptes ‡ importer. b. Si le fichier contient des Ècritures níappartenant pas ‡ líexercice du dossier.
552 Transmettre des donnÈes
Renseignez les informations suivantes :
PÈriode
Indiquez la pÈriode des Ècritures ‡ exporter. Par dÈfaut, le logiciel vous propose les dates de
líexercice N. Journaux
Printed Documentation
200
Indiquez la fourchette de journaux ‡ exporter. Par dÈfaut, le logiciel vous propose líexportation de
tous les journaux (du premier au dernier). Fichier ‡ gÈnÈrer
Un nom de fichier et un chemin sont automatiquement proposÈs. Si vous le souhaitez, vous pouvez
changer ce paramËtre. Compresser ce fichier au format Zip
Cochez cette case si vous souhaitez que la taille du fichier soit rÈduite, ce qui peut Ítre trËs utile pour
des transferts par disquette, ou par Internet. ProtÈger le fichier Zip par un mot de passe
Cette case devient active si vous avez demandÈ la compression du fichier, et permet de protÈger
líarchive par un mot de passe, qui sera demandÈ lors de la dÈcompression. Si vous le souhaitez, cochez la case et saisissez le mot de passe dans les deux champs. Ne le perdez pas !
Envoi ‡ líadresse email
Cochez cette case si vous souhaitez que le fichier soit envoyÈ par email. Ce dernier sera tout de
mÍme gÈnÈrÈ sur votre disque, puis sera joint ‡ votre email. 553 Format COALA ComptabilitÈ - dossier complet
Ce format níest disponible quíen exportation de donnÈes. Quel format utiliser pour exporter des Ècritures vers COALA ComptabilitÈ ?
Format COALA - ComptabilitÈ - journaux
Les Ècritures seront ajoutÈes dans un dossier existant de COALA ComptabilitÈ gr‚ce ‡ une
commande de Copier / Coller. Comment faire ?
Format COALA - ComptabilitÈ - dossier complet
Les Ècritures seront ‡ importer cÙtÈ COALA ComptabilitÈ dans un dossier vierge, car líoutil
díimport utilisÈ Ècrase les donnÈes. Comment faire ?
Format Interface Expert (Coala)
Les Ècritures pourront Ítre ajoutÈes dans un dossier existant, ‡ condition díacquÈrir auprËs de
COALA líoption díimport au format EBP. Comment faire ?
exporter des Ècritures au format COALA depuis EBP ?
AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. Cochez Transmettre des donnÈes. Choisissez le format COALA - ComptabilitÈ - dossier complet et validez. Le fichier gÈnÈrÈ
síappelle par dÈfaut COALAD.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. Attention : Il est impÈratif díexporter toutes les Ècritures du dossier (en sÈlectionnant une
pÈriode et une fourchette de journaux englobant toutes les Ècritures), car dans le logiciel
COALA ComptabilitÈ, líimportation síeffectuera dans un dossier vierge. Si vous dÈsirez
níexporter quíune partie des donnÈes, afin de faire un import partiel dans COALA ComptabilitÈ
dans un dossier existant, utilisez plutÙt le format COALA ComptabilitÈ journaux.
Outils
201
A lire avant díimporter dans COALA ComptabilitÈ
Les Journaux
Les journaux sont crÈÈs lors de líimportation, quelque soit la longueur de leur code. Les Comptes
Les comptes sont crÈÈs lors de líimportation. Etant limitÈs ‡ 11 caractËres, les comptes plus
longs seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel
EBP, supposons que les comptes 401000000054 et 401000000053 soient utilisÈs, leurs
Ècritures seront importÈes sur líunique compte 40100000005. De plus, COALA ComptabilitÈ ne pourra importer un fichier díÈcritures síil contient des
numÈros de comptes utilisant des points ou des espaces (par exemple ´ 401 DUPONT ª ou
´ 601.1 ª). Si de tels comptes sont prÈsents dans EBP, ‡ la fin de líexportation, un rapport
síaffichera automatiquement pour le signaler. Les NumÈros de PiËces et les LibellÈs des Ecritures
Les numÈros de piËces Ètant limitÈs ‡ 10 caractËres, ils seront tronquÈs si leur longueur est
supÈrieure. De plus, si des guillemets ont ÈtÈ saisis dans les libellÈs des Ècritures, ils seront
automatiquement supprimÈs, car ils rendraient líimportation impossible dans COALA
ComptabilitÈ. Dans ce cas, ‡ la fin de líexportation dans EBP, un rapport síaffichera
automatiquement pour le signaler. Comment importer les Ècritures EBP dans COALA ComptabilitÈ ?
Líimportation ne peut Ítre rÈalisÈe que dans un dossier vierge, car cette fonction Ècrase toutes les
donnÈes díun dossier. 74.CrÈez ou ouvrez un dossier vierge. 75.AccÈdez ‡ líoption Importer du menu Fichier. Un message vous rappelle que líimportation va
Ècraser les donnÈes du dossier. 76.Confirmez pour passer ‡ la fenÍtre suivante, dans laquelle vous devez sÈlectionner le fichier
gÈnÈrÈ par EBP puis validez. 554 Format COALA ComptabilitÈ - journaux
Quel format utiliser pour exporter des Ècritures vers COALA ComptabilitÈ ?
Format COALA - ComptabilitÈ - journaux
Les Ècritures seront ajoutÈes dans un dossier existant de COALA ComptabilitÈ gr‚ce ‡ une
commande de Copier / Coller. Comment faire ?
Format COALA - ComptabilitÈ - dossier complet
Les Ècritures seront ‡ importer cÙtÈ COALA ComptabilitÈ dans un dossier vierge, car líoutil
díimport utilisÈ Ècrase les donnÈes. Comment faire ?
Format Interface Expert (Coala)
Les Ècritures pourront Ítre ajoutÈes dans un dossier existant, ‡ condition díacquÈrir auprËs de
COALA líoption díimport au format EBP. Comment faire ?
Printed Documentation
202
Comment exporter des Ècritures depuis COALA ComptabilitÈ ?
77.Ouvrez un journal. 78.AccÈdez ‡ líoption Exporter du menu Fichier. 79.Choisissez le nom du fichier díexport ainsi que le chemin o˘ il doit Ítre crÈÈ et validez. Comment importer les Ècritures COALA dans EBP ?
AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. Cochez Recevoir des donnÈes. Choisissez le format COALA - ComptabilitÈ - journaux et validez. exporter des Ècritures au format COALA depuis EBP ?
65AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 66Cochez Transmettre des donnÈes. 67Choisissez le format COALA - ComptabilitÈ - journaux et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle
par dÈfaut COALAJ.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter dans COALA ComptabilitÈ
Les Journaux
Les journaux sont crÈÈs lors de líimportation, quelque soit la longueur de leur code. Les Comptes
Les comptes sont crÈÈs lors de líimportation. Etant limitÈs ‡ 11 caractËres, les comptes plus
longs seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel
EBP, supposons que les comptes 401000000054 et 401000000053 soient utilisÈs, leurs
Ècritures seront importÈes sur líunique compte 40100000005. De plus, COALA ComptabilitÈ ne pourra importer un fichier díÈcritures síil contient des
numÈros de comptes utilisant des points ou des espaces (par exemple ´ 401 DUPONT ª ou
´ 601.1 ª). Si de tels comptes sont prÈsents dans EBP, ‡ la fin de líexportation, un rapport
síaffichera automatiquement pour le signaler. Les NumÈros de PiËces et les LibellÈs des Ecritures
Les numÈros de piËces Ètant limitÈs ‡ 10 caractËres, ils seront tronquÈs si leur longueur est
supÈrieure. De plus, si des guillemets ont ÈtÈ saisis dans les libellÈs des Ècritures, ils seront
automatiquement supprimÈs, car ils rendraient líimportation impossible dans COALA
ComptabilitÈ. Dans ce cas, ‡ la fin de líexportation dans EBP, un rapport síaffichera
automatiquement pour le signaler. Comment importer les Ècritures EBP dans COALA ComptabilitÈ ?
Líimportation ne peut Ítre rÈalisÈe que dans un dossier vierge, car cette fonction Ècrase toutes les
donnÈes díun dossier.
Outils
203
11 Ouvrez le Bloc-notes de Windows (gÈnÈralement accessible par le menu DÈmarrer +
Programmes + Accessoires). Utilisez la commande Ouvrir du menu Fichier afin díouvrir le
fichier exportÈ depuis EBP (COALAJ.txt). 12 Utilisez la commande SÈlectionner tout du menu Edition, puis la commande Copier du menu
Edition. 13 Dans COALA ComptabilitÈ, accÈdez ‡ líoption Coller les lignes du presse-papier du menu
Utilitaires. 14 Modifiez si besoin le type des journaux crÈÈs automatiquement. 555 Formats APISOFT ComptabilitÈ Expert Version 2.00
API ComptabilitÈ Gamme 8
Comment exporter des Ècritures depuis APISOFT ComptabilitÈ ou API ComptabilitÈ ?
15 AccÈdez ‡ líoption Export de donnÈes du menu Utilitaires + Export. 16 Renseignez les informations suivantes :
80. Nom de líexport : EXPORT EBP (au choix)
81. Table ‡ exporter : ECRITURES
82. Type díexport : ASCII DÈlimitÈ
83. Nom du fichier ‡ gÈnÈrer : C:\APISOFT\EBP.TXT (au choix)
84. Enregistrement EntÍte : Non
85. SÈparateurs : ´ ; ª
86. Suppression des espaces : Oui
17 Par le bouton +, sÈlectionnez les champs suivants : Date, Journal, Compte, LibellÈ Ècriture, RÈfÈrence, Montant, Sens. 18 Cliquez sur le bouton Exporter. Remarque : Les logiciels APISOFT ComptabilitÈ et API ComptabilitÈ ne permettant pas de
sÈlectionner les dates des Ècritures au moment de líexportation, toutes les Ècritures du dossier
seront exportÈes. Cela signifie que les Ècritures du dossier de EBP devront Ítre supprimÈes dans
leur totalitÈ avant líimportation du fichier díÈcritures, sous peine de doublons, ou que líimportation
soit faite dans un dossier vierge. Cela entraÓne la perte des ÈchÈances, du lettrage et des
ventilations analytiques. Comment importer les Ècritures API dans EBP ?
1 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2 Cochez Recevoir des donnÈes. 3 Choisissez le format APISOFT - ComptabilitÈ Expert Version 2.00 ou API ComptabilitÈ
Gamme 8 et validez. Comment exporter des Ècritures au format API depuis EBP ?
1 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2 Cochez Transmettre des donnÈes.
Printed Documentation
204
3 Choisissez le format APISOFT - ComptabilitÈ Expert Version 2.00 ou API ComptabilitÈ
Gamme 8 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut APISOFT.txt (pour APISOFT
ComptabilitÈ) ou API.txt (pour API ComptabilitÈ) et se trouve dans le rÈpertoire de votre
dossier EBP. A lire avant díimporter les Ècritures dans APISOFT ComptabilitÈ ou API ComptabilitÈ
Les Journaux
Ils doivent Ítre crÈÈs avant líimportation. Attention : Les codes journaux sont limitÈs ‡ 5 caractËres. Les Comptes
Les comptes inexistants sont crÈÈs automatiquement lors de líimportation. Leur longueur Ètant
limitÈe ‡ 9 caractËres, les comptes plus longs seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves : dans votre logiciel
EBP, supposons que les comptes 4010002154 et 4010002153 soient utilisÈs, leurs Ècritures
seront importÈes sur líunique compte 401000215. Les NumÈros de PiËces
Etant limitÈs ‡ 8 caractËres, ils seront tronquÈs si leur longueur est supÈrieure. Comment importer les Ècritures EBP dans APISOFT ComptabilitÈ ou API ComptabilitÈ ?
1 AccÈdez ‡ líoption Import de donnÈes du menu Utilitaires. 2 Renseignez les informations suivantes : ParamÈtrage : IMPORTEBP (au choix) SÈparateur : ´ ; ª
Convers. CaractËre : Non
Format Date : 1 - JJMMAA
Type Montant : 3 - Un champ Montant Ö
Sens CrÈdit : -1
Nom fichier Ècriture : APISOFT.TXT (ou API.TXT)
3 Renseignez la position des champs suivants :
68Journal : 2
69RÈfÈrence : 3
70Compte : 4
71Date : 5
72LibManu : 6
73Montant : 7
74Sens : 8
4 Cliquez sur le bouton Importer. 556 Format AZUR Dia-Compta Expert Version 4.2.0
Outils
205
Comment exporter des Ècritures depuis AZUR Dia-Compta ?
87.AccÈdez ‡ líoption Ascii Standard Azur du menu Outils + Export. 88.Choisissez le nom et le chemin du fichier ‡ gÈnÈrer. 89.Cliquez sur OK et confirmez líexport. A lire avant díimporter les Ècritures dans EBP
Le logiciel Dia-Compta permettant de gÈrer x racines de comptes clients et y racines de comptes
fournisseurs, les comptes sont convertis lors de líimport de la faÁon suivante :
4 Les racines 00 ‡ 07 deviennent 411
5 Les racines 08 et 09 deviennent 401
Comment importer des Ècritures au format AZUR dans EBP ?
AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. Cochez Recevoir des donnÈes. Choisissez le format AZUR Dia-Compta Expert 4.2.0 et validez. Comment exporter des Ècritures au format AZUR depuis EBP ?
75AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 76Cochez Transmettre des donnÈes. 77Choisissez le format AZUR Dia-Compta Expert Version 4.2.0 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ
síappelle par dÈfaut AZUR.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A noter que les comptes clients auront tous une unique racine, comme les comptes fournisseurs. A lire avant díimporter les Ècritures dans Azur
Les comptes clients auront tous une unique racine, comme les comptes fournisseurs. Comment importer les Ècritures EBP dans AZUR Dia-Compta ?
19 AccÈdez ‡ líoption Ascii standard Azur du menu Outils + Import. 20 Pointez Mise ‡ jour comptes et Ècritures. 21 Indiquez le chemin et le nom du fichier et cliquez sur OK. 557 Transmettre des donnÈes - AZUR
Racines des comptes
Renseignez les racines des comptes auxiliaires utilisÈes dans AZUR Dia Compta. Les comptes
clients et fournisseurs seront ainsi convertis dans le fichier díexport. Code dossier
Indiquez ici le code de votre dossier chez votre Expert-Comptable. 558 Format CADOR - DORAC Version 2.14.0.15
Comment exporter des Ècritures depuis CADOR - DORAC ?
Printed Documentation
206
90.Utilisez líoption ComptabilitÈ du menu Outils + Exportation. 91.Cochez Export Ècritures. 92.Indiquez la pÈriode ‡ exporter. 93.Changez si besoin le nom et líemplacement du fichier ‡ gÈnÈrer, puis cliquez sur OK. Comment importer les Ècritures CADOR dans EBP ?
AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. Cochez Recevoir des donnÈes. Choisissez le format CADOR - DORAC Version 2.14.0.15 et validez. Comment exporter des Ècritures au format CADOR depuis EBP ?
78AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 79Cochez Transmettre des donnÈes. 80Choisissez le format CADOR - DORAC Version 2.14.0.15 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ
síappelle par dÈfaut CADORIN et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter les Ècritures dans CADOR - DORAC
Les Journaux
Les journaux inexistants sont crÈÈs automatiquement lors de líimportation. Leur code Ètant limitÈ
‡ 4 caractËres, les codes plus longs seront tronquÈs. Dans EBP, supposons que les journaux
BQUE1 et BQUE2 soient utilisÈs, leurs Ècritures seront importÈes sur un seul journal de code
BQUE. Les Comptes
Les comptes sont crÈÈs lors de líimportation. Etant limitÈs ‡ 12 caractËres, les comptes de
longueur supÈrieure seront tronquÈs. Les NumÈros de PiËces
Etant limitÈs ‡ 8 caractËres, ils seront tronquÈs si leur longueur est supÈrieure. Comment importer les Ècritures EBP dans CADOR - DORAC ?
22 AccÈdez ‡ líoption ComptabilitÈ CADOR-DORAC (Format IN) du menu Outils + Importation. 23 SÈlectionnez le fichier ‡ importer et validez líimportation. 559 Format CCMX Expert Winner
Comment exporter des Ècritures depuis CCMX Expert Winner ?
24 AccÈdez ‡ líoption Emettre du menu Dossier + Echange. 25 Cochez Les Ècritures et choisissez les journaux ‡ exporter. 26 Cochez Comptable et indiquez la pÈriode ‡ exporter. 27 Dans les ParamËtres díenvoi des journaux, indiquez En dÈtail. 28 Ne cochez rien de plus. Indiquez le chemin de destination. 29 Dans le champ Produit de destination, sÈlectionnez ASCII.
Outils
207
30 Dans le champ Emission avec, sÈlectionnez Lettrage, date Ècrit., et validez. Le fichier gÈnÈrÈ
síappelle EXXXX.CO, o˘ XXXX est remplacÈ par le nom du dossier. Remarque : Ne cochez pas la case avec les ‡ nouveaux, car dans ce cas, les Ècritures de
líexercice N-1 seraient exportÈes, et líimportation sur líexercice N ne pourrait pas fonctionner
dans votre logiciel EBP. Comment importer les Ècritures CCMX dans EBP ?
6 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 7 Cochez Recevoir des donnÈes. 8 Choisissez le format CCMX - Expert Winner et validez. 9 SÈlectionnez le fichier EXXXX.CO. Comment exporter des Ècritures au format CCMX depuis EBP ?
4 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 5 Cochez Transmettre des donnÈes. 6 Choisissez le format CCMX - Expert Winner et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut
CCMX.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter dans CCMX Expert Winner
Les Journaux
Ils doivent Ítre crÈÈs avant líimportation, et doivent Ítre de type Bordereau. Lors de
líimportation, une fenÍtre permet díaffecter chaque journal du fichier díimport au journal crÈÈ. Cependant, dans cette fenÍtre, les codes des journaux du fichier díimport sont tronquÈs ‡ 6
caractËres. Dans EBP supposons que des journaux portant les codes ´ ACHATS ª et ´ ACHATS01 ª soient utilisÈs, leurs Ècritures seront importÈes sur un seul journal de code
´ ACHATS ª. Les Comptes
Les comptes inexistants sont crÈÈs automatiquement lors de líimportation. Leur longueur, dÈfinie
dans les prÈfÈrences du dossier, pouvant aller de 5 ‡ 8 caractËres, les comptes plus longs
seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel
EBP, supposons que les comptes 601002154 et 601002153 soient utilisÈs, leurs Ècritures
seront importÈes sur líunique compte 60100215 (pour un dossier paramÈtrÈ pour des comptes
sur 8 caractËres). De plus, dans CCMX Expert Winner, les comptes sont complÈtÈs ‡ droite par des zÈros. Dans
EBP, supposons que les comptes 601 et 601000001 soient utilisÈs, leurs Ècritures seront
importÈes sur líunique compte 60100000. Les NumÈros de PiËces et les LibellÈs
Etant limitÈs ‡ 7 caractËres dans CCMX Expert Winner, les numÈros de piËces seront tronquÈs
si leur longueur est supÈrieure. De plus, les libellÈs des Ècritures seront quant ‡ eux tronquÈs ‡
25 caractËres. Les accents seront supprimÈs.
Printed Documentation
208
Comment importer les Ècritures EBP dans CCMX Expert Winner ?
1
Ëre Ètape : CrÈation díun ´ tracÈ ASCII ª (‡ faire une seule fois)
5 AccÈdez ‡ líoption TracÈ ASCII du menu Dossier + Echanges + ParamËtre ASCII. 6 Cliquez sur le bouton Ècritures. 7 ComplÈtez la fenÍtre de cette faÁon :
94. CODE : EBP (au choix)
95. IntitulÈ : EBP Compta (au choix)
96. Nom du fichier ‡ traiter : CCMX.TXT
97. Longueur de líenregistrement : rien
98. Code enreg. spÈcifique : rien
99. Code enreg. ‡ exclure : rien
100. Position : rien
101. Position : rien
102. Cochez SÈparateur de champs et indiquez , 103. Cochez SÈparateur de dÈcimales et indiquez . 104. Cochez DÈlimiteur de zones et indiquez " 105. Ne cochez pas SÈparateur de millier
8 Ne cochez rien díautre et cliquez sur DÈfinition du tracÈ. 9 Indiquez le rang de chaque champ : Code journal : 3
Date : 2
Date (position du jour) : 1
Date (position du mois) : 3
Date (position de líannÈe) : 5
Compte gÈnÈral : 4
IntitulÈ du compte : 5
Montant DÈbit : 8
Montant CrÈdit : 9
PiËce : 7
LibellÈ : 6
Date díÈchÈance : 10
Date (position du jour) : 1
Date (position du mois) : 3
Date (position de líannÈe) : 5
10Validez. 2
Ëme Ètape : Importation des Ècritures (‡ faire ‡ chaque importation)
81Utilisez le menu Dossier + Echanges + Recevoir. 82SÈlectionnez líoption TracÈ ASCII Ècritures
83Indiquez le chemin du fichier ‡ importer et validez. 84SÈlectionnez le tracÈ crÈÈ dans la premiËre Ètape (EBP) et validez.
Outils
209
85Validez les deux fenÍtres suivantes. 86Dans la derniËre fenÍtre, affectez ‡ chaque journal EMETTEUR le journal RECEPTEUR
prÈsent dans CCMX Expert Winner et validez. 560 Format CCMX Expert AS400
Comment importer les Ècritures CCMX dans EBP ?
106. AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 107. Cochez Recevoir des donnÈes. 108. Choisissez le format CCMX - Expert AS400 et validez. 109. SÈlectionnez le fichier exportÈ depuis CCMX Expert AS400. Comment exporter des Ècritures au format CCMX depuis EBP ?
AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. Cochez Transmettre des donnÈes. Choisissez le format CCMX - Expert AS400 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut
CCMXEXPERT.dat et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. 561 Transmettre et recevoir des donnÈes - CCMX
Renseignez les racines des comptes auxiliaires utilisÈes dans CCMX. Les comptes clients et
fournisseurs seront ainsi convertis. Pour CCMX Expert AS 400 uniquement, indiquez le numÈro du dossier. 562 Format CEGID Sisco II Cabinet Version 6.8
Comment exporter des Ècritures depuis CEGID Sisco II ?
110. AccÈdez ‡ líoption Ecritures du menu EDI + Envoi EDI Cegid. 111. RÈpondez Non ‡ la demande díun arrÍt provisoire de la pÈriode de mouvements. 112. RÈpondez Oui pour transfÈrer le plan comptable. 113. Indiquez la pÈriode des Ècritures ‡ exporter. 114. A la sÈlection du code journal, indiquez un code pour níexporter que les Ècritures díun
journal particulier, ou appuyez sur la touche EntrÈe pour exporter tous les journaux ‡ la fois. 115. Confirmez líexport. A lire avant díimporter les Ècritures dans EBP
Les comptes inexistants sont automatiquement crÈÈs lors de líimportation. Les comptes fournisseurs
de racine 0 ou F et les comptes clients de racine 9 ou C utilisÈs dans CEGID Sisco II seront
convertis avec les racines correspondant aux comptes collectifs dÈfinis dans CEGID Sisco II (401 et
411 ou 400 et 410).
Printed Documentation
210
Attention : Cela implique que les comptes peuvent Ítre tronquÈs lors de líimportation. Supposons que le dossier CEGID Sisco II et le dossier de votre logiciel EBP soient tous
les deux paramÈtrÈs sur 10 caractËres pour les comptes. Le compte ´ 0123000789 ª a ÈtÈ
crÈÈ dans le dossier CEGID Sisco II. Ce compte sera converti en ´ 4011230007 ª lors de
líimportation dans votre logiciel EBP, les deux derniers chiffres sont alors perdus. Pour
Èviter cela, il peut Ítre intÈressant díallonger la longueur des comptes auxiliaires ‡ 12
caractËres dans votre logiciel EBP, en utilisant líoption Reformater les comptes du menu
Outils + Maintenance utilisateur, et ce avant de rÈaliser líimportation.
Comment importer les Ècritures CEGID dans EBP ?
AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. Cochez Recevoir des donnÈes. Choisissez le format CEGID - Sisco II Cabinet Version 6.8 et validez. Comment exporter des Ècritures au format CEGID depuis le logiciel EBP ?
87AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 88Cochez Transmettre des donnÈes. 89Choisissez le format CEGID - Sisco II Cabinet Version 6.8 et validez Le fichier gÈnÈrÈ
síappelle SIXXXXX.TRT, o˘ XXXXX correspondra au numÈro du dossier du logiciel
CEGID. Le fichier se trouve dans le rÈpertoire du dossier EBP. A lire avant díimporter les Ècritures dans CEGID Sisco II
O˘ placer le fichier díÈcritures issu díEBP ?
Le fichier ‡ importer doit Ítre placÈ dans le rÈpertoire du dossier SISCO afin díÍtre importable. Les Journaux
Les journaux inexistants sont automatiquement crÈÈs lors de líimportation. Cependant, il est
prÈfÈrable de les crÈer prÈalablement afin de leur attribuer un type correct. Leur code Ètant limitÈ ‡ 2 caractËres, les codes des journaux de longueur supÈrieure seront
tronquÈs. Dans EBP, supposons que les journaux AC1 et AC2 soient utilisÈs, leurs Ècritures
seront importÈes sur un seul journal de code AC. Les Comptes
Les comptes inexistants sont automatiquement crÈÈs lors de líimportation. Cependant, les
comptes collectifs doivent Ítre prÈalablement crÈÈs et dÈfinis. Dans le fichier díÈcritures issu dí EBP les comptes de racine 401 ont automatiquement ÈtÈ
convertis en comptes de racine 0 ou F, et les comptes de racine 411 ont automatiquement ÈtÈ
convertis en comptes de racine 9 ou C. La longueur des comptes, dÈfinie dans les paramËtres gÈnÈraux du dossier, pouvant aller de 6 ‡
10 caractËres dans CEGID Sisco II, les comptes plus longs seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel
EBP, supposons que les comptes 6010001 et 6010002 soient utilisÈs, leurs Ècritures seront
importÈes sur líunique compte 601000 (pour un dossier paramÈtrÈ pour des comptes sur 6
Outils
211
caractËres). Les numÈros de piËces
La longueur des numÈros de piËces, dÈfinie dans les paramËtres gÈnÈraux du dossier, pouvant
aller de 6 ‡ 10 caractËres, les numÈros plus longs seront tronquÈs. Comment importer les Ècritures EBP dans CEGID Sisco II ?
31 AccÈdez ‡ líoption Ecritures du menu EDI + RÈception EDI Cegid. 32 Choisissez SISCO II. 33 Indiquez le numÈro du dossier saisi lors de líexportation. 34 Dans la liste des emplacements, sÈlectionnez RÈpertoire Dossier. 35 Confirmez le traitement du fichier mouvements et la mise ‡ jour des intitulÈs de compte. 36 Validez líimportation des Ècritures. 37 RÈpondez Oui pour conserver le fichier de mouvements. 563 Format CEGID PGI Version S5
Comment exporter des Ècritures depuis CEGID PGI ?
90Utilisez le module ´ Communication SX ª. 91Cliquez sur Envoyer. 92SÈlectionnez le type de transfert Business/Expert. 93Indiquez la nature du transfert Dossier Complet. 94SÈlectionnez le type díenvoi par Fichier. 95Indiquez le chemin et le nom du fichier díÈchange. 96DÈroulez líassistant jusquíau bout et confirmez líexport. A lire avant díimporter les Ècritures dans EBP
Les comptes inexistants sont automatiquement crÈÈs lors de líimportation. Les comptes fournisseurs
de racine 0 ou F et les comptes clients de racine 9 ou C utilisÈs dans CEGID PGI seront convertis
avec les racines correspondant aux comptes collectifs dÈfinis dans CEGID PGI (401 et 411 ou 400 et
410). Attention : Cela implique que les comptes peuvent Ítre tronquÈs lors de líimportation. Supposons que le dossier CEGID PGI et le dossier de votre logiciel EBP soient tous les deux
paramÈtrÈs sur 10 caractËres pour les comptes. Le compte ´ 0123000789 ª a ÈtÈ crÈÈ dans le
dossier CEGID PGI. Ce compte sera converti en ´ 4011230007 ª lors de líimportation dans
votre logiciel EBP, les deux derniers chiffres sont alors perdus. Pour Èviter cela, il peut Ítre
intÈressant díallonger la longueur des comptes auxiliaires ‡ 12 caractËres dans votre logiciel
EBP en utilisant líoption Reformater les Comptes du menu Outils + Maintenance Utilisateur, et ce avant de rÈaliser líimportation.
Comment importer les Ècritures CEGID dans EBP ?
Printed Documentation
212
116. AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 117. Cochez Recevoir des donnÈes. 118. Choisissez le format CEGID - PGI Version S5 - dossier complet pour un fichier contenant un
dossier complet ou CEGID - PGI Version S5 - journaux pour un fichier contenant une partie díun
dossier et validez. Comment exporter des Ècritures au format CEGID depuis le logiciel EBP ?
AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. Cochez Transmettre des donnÈes. Choisissez le format CEGID - PGI Version S5 - dossier complet et validez Le fichier gÈnÈrÈ
síappelle PGIXXXXX.TRA, o˘ XXXXX correspondra au numÈro du dossier du logiciel CEGID. Le
fichier se trouve dans le rÈpertoire du dossier EBP. Comment importer les Ècritures EBP dans CEGID PGI ?
38 Utilisez le module ´ Communication SX ª. 39 Cliquez sur Recevoir. 40 Indiquez le chemin et le nom du fichier díÈchange. 41 DÈroulez líassistant jusquíau bout. 564 Format CHAMPAGNE Informatique - CI Expert
Comment exporter des Ècritures depuis Expert Compta ?
97Export des Ècritures :
98AccÈdez ‡ líoption Les mouvements comptables EBP du menu Tenue +
Exporter + COPMVTSEBP. 99Choisissez líexercice. 100Choisissez Mouvements par FTP. 101SÈlectionnez une plage de comptes puis validez. 102ProcÈdure de transfert :
103AccÈdez au serveur FRP par líoption SVRFTP du menu Services (F24). 104Positionnez la souris sur la ligne de transfert concernÈe. 105Faites un clic droit et cliquez sur Enregistrer la cible sous. 106SÈlectionner le rÈpertoire, changez le nom du fichier puis vÈrifiez que le type du
fichier est bien .txt. Comment importer les Ècritures Expert Compta dans EBP ?
119. AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 120. Cochez Recevoir des donnÈes. 121. Choisissez le format CHAMPAGNE Informatique - CI Expert et validez. Comment exporter des Ècritures au format Expert Compta depuis EBP ?
AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils.
Outils
213
Cochez Transmettre des donnÈes. Choisissez le format CHAMPAGNE Informatique - CI Expert et validez. Le fichier gÈnÈrÈ
síappelle par dÈfaut CHAMPAGNE.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter dans Expert Compta
Les Comptes
Les comptes inexistants seront crÈÈs avec le libellÈ du compte EBP ComptabilitÈ. Les NumÈros de PiËces
Les numÈros de piËces Ètant limitÈs ‡ 6 caractËres, ils seront tronquÈs si leur longueur est
supÈrieure. Comment importer les Ècritures EBP dans Expert Compta ?
42 Etablissez une correspondance des codes journaux par líoption Mise ‡ jour des
correspondances journaux micro EXPERT du menu Tenue + Importer + CORJNL. 43 Etablissez une correspondance des numÈros de comptes par líoption Mise ‡ jour des
correspondances comptes micro EXPERT du menu Tenue + Importer + CORJNL. 44 Enregistrez les mouvements exportÈs depuis EBP sur le serveur du bureau. 45 Demandez le transfert ‡ partir du logiciel MINIKIT FCN :
10Ouvrez le logiciel MINIKIT FCN. 11AccÈdez ‡ líoption Transfert de Balances et Mouvements du menu Outils. 12Utilisez les trois petits points pour aller chercher les mouvements dans le dossier client sur le
serveur. 13Double-cliquez sur le fichier. 14Choisissez le type de fichier EBP CI. 15Cliquez sur le bouton ContrÙle afin de tester vos donnÈes et de vÈrifier les mouvements
gÈnÈrÈs. 16Cliquez sur le bouton TransfÈrer. 46 Importez les mouvements comptables dans Expert Compta :
7 Fermez le logiciel MINIKIT FCN. 8 Dans Expert Compta, accÈdez ‡ líoption Importer les Ècritures comptables du menu Tenue
+ Importer + RECMVTS. 9 Choisissez le format 10 : KIT Transfert de balances et Mouvements. 47 Affichez les mouvements comptables avant líintÈgration par líoption Afficher les Ècritures
comptables importÈes du menu Tenue + Importer + AFFMVTS. 48 IntÈgrez les mouvements comptables dans Expert Compta par líoption IntÈgrer les Ècritures
comptables dans EXPERT du menu Tenue + Importer + INTMVTS. 565 Format CICERON HÈliast
Ce format níest disponible quíen importation de donnÈes. Comment importer les Ècritures CICERON HÈliast dans EBP ?
122. AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 123. Cochez Recevoir des donnÈes.
Printed Documentation
214
124. Choisissez le format CICERON - HÈliast. 566 Format CIEL ComptabilitÈ Version 8.00
Comment exporter des Ècritures depuis CIEL ComptabilitÈ ?
125. AccÈdez ‡ líoption Relation Expert / Export du menu Utilitaires. 126. SÈlectionnez les critËres de líexport. 127. Cochez si besoin les cases En brouillard et ValidÈes et cliquez sur Suivant. 128. Cochez líoption Par fichier, renseignez le chemin du fichier díexport et validez. 129. Confirmez le message si les Ècritures affichÈes correspondent bien aux Ècritures ‡
exporter. Comment importer les Ècritures CIEL dans EBP ?
AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. Cochez Recevoir des donnÈes. Choisissez le format CIEL - ComptabilitÈ Version 8.00 et validez. Comment exporter des Ècritures au format CIEL depuis EBP ?
107AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 108Cochez Transmettre des donnÈes. 109Choisissez le format CIEL - ComptabilitÈ Version 8.00 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle
par dÈfaut CIEL.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter dans CIEL ComptabilitÈ
Les Journaux
Les journaux sont crÈÈs lors de líimportation, avec un code sur 2 caractËres. Les Comptes
Les comptes sont crÈÈs lors de líimportation. Etant limitÈs ‡ 11 caractËres, les comptes plus
longs seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel
EBP, supposons que les comptes 401000000054 et 401000000053 soient utilisÈs, leurs
Ècritures seront importÈes sur líunique compte 40100000005. Les NumÈros de PiËces
Les numÈros de piËces Ètant limitÈs ‡ 12 caractËres, ils seront tronquÈs si leur longueur est
supÈrieure. Comment importer les Ècritures EBP dans CIEL ComptabilitÈ ?
49 AccÈdez ‡ líoption Import standards du menu Utilitaires + Importations. 50 Cochez la case Logiciels spÈcifiques tout euro et cliquez sur Suivant. 51 SÈlectionnez le fichier gÈnÈrÈ par EBP.
Outils
215
Remarque : Líimportation peut Ègalement Ítre rÈalisÈe ‡ partir de líoption Relations Expert /
Import du menu Utilitaires. 567 Format CIEL ComptabilitÈ Version 11.00
Comment exporter des Ècritures depuis CIEL ComptabilitÈ ?
130. Dans le volet de navigation Expert comptable, cliquez sur Envoyer des donnÈes. 131. SÈlectionnez les critËres de líexport. 132. Cochez si besoin les cases En brouillard et ValidÈes et cliquez sur Suivant. 133. Cochez líoption Par fichier, renseignez le chemin du fichier díexport et validez. 134. Confirmez le message si les Ècritures affichÈes correspondent bien aux Ècritures ‡
exporter. Comment importer les Ècritures CIEL dans EBP ?
AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. Cochez Recevoir des donnÈes. Choisissez le format CIEL - ComptabilitÈ Version 11.00 et validez. Comment exporter des Ècritures au format CIEL depuis EBP ?
110AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 111Cochez Transmettre des donnÈes. 112Choisissez le format CIEL - ComptabilitÈ Version 11.00 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ
síappelle par dÈfaut CIEL.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter dans CIEL ComptabilitÈ
Les Journaux
Les journaux sont crÈÈs lors de líimportation. Attention, le format díimport Ètant prÈvu pour des
codes journaux sur 2 caractËres, les codes plus longs auront ÈtÈ tronquÈs lors de la gÈnÈration
du fichier díÈcritures. Les Comptes
Les comptes sont crÈÈs lors de líimportation. Etant limitÈs ‡ 11 caractËres, les comptes plus
longs seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel
EBP, supposons que les comptes 401000000054 et 401000000053 soient utilisÈs, leurs
Ècritures seront importÈes sur líunique compte 40100000005. Les NumÈros de PiËces
le format díimport Ètant prÈvu pour des numÈros de piËces sur 12 caractËres, les numÈros plus
longs auront ÈtÈ tronquÈs lors de la gÈnÈration du fichier díÈcritures. Comment importer les Ècritures EBP dans CIEL ComptabilitÈ ?
52 Dans le volet de navigation Expert comptable, cliquez sur RÈcupÈrer des donnÈes.
Printed Documentation
216
53 Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ importer, puis validez. 568 Format Cote Ouest Bilan Plus 7.1
Comment exporter des Ècritures depuis Bilan Plus Version 7.1 ?
135. AccÈdez ‡ líoption Exporter du menu Dossiers + Utilitaires et dÈrouler líassistant. 136. SÈlectionnez le type díexportation Nouveau modËle, et le fichier ‡ exporter Ecriture. 137. Choisissez Un seul fichier avec des enregistrements maÓtre et dÈtail. 138. Indiquez le chemin du fichier díexport. 139. Choisissez le type DÈlimitÈ et le sÈparateur Point-Virgule. 140. SÈlectionnez les champs suivants : Date díeffet, Journal, Compte, LibellÈ, NumÈro de
piËce, DÈbit, CrÈdit, IntitulÈ de compte. 141. Dans líÈtape suivante, ne saisissez rien. 142. Sauvegardez les diffÈrentes Ètapes en donnant un nom au modËle (par exemple ´ export
pour EBP ª). Ainsi, lors des prochaines exportations, il suffira de sÈlectionner ce nom dans la
premiËre Ètape, et vous níaurez pas besoin de refaire toutes les Ètapes de líassistant. 143. Choisissez les critËres de líexport. A lire avant díimporter les Ècritures dans EBP
Les Comptes
La longueur des comptes pouvant Ítre paramÈtrÈe jusquí‡ 13 caractËres dans Bilan Plus 7.1, il
est impÈratif reformater les comptes dans EBP sur une longueur similaire en utilisant líoption
Reformater les Comptes du menu Outils + Maintenance Utilisateur, et ce avant de rÈaliser
líimportation. Les Exercices
Dans Bilan Plus 7.1, il est possible de saisir des Ècritures sans jamais rÈaliser de clÙture
annuelle. Dans EBP on ne rÈcupËrera les Ècritures que jusquí‡ la date maximum de saisie
dÈfinie dans lí onglet Exercice du menu Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences. Comment importer les Ècritures Bilan Plus 7.1 dans EBP ?
AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. Cochez Recevoir des donnÈes. Choisissez le format COTE OUEST - Bilan Plus Version 7.1. Comment exporter des Ècritures au format Bilan Plus 7.1 depuis EBP ?
113AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 114Cochez Transmettre des donnÈes. 115Choisissez le format COTE OUEST - Bilan Plus Version 7.1 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ
síappelle par dÈfaut COTEOUEST.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. Comment importer les Ècritures EBP dans Bilan Plus 7.1 ?
54 AccÈdez ‡ líoutil díimportation par le menu Dossiers + Utilitaires + Importer et dÈrouler
líassistant.
Outils
217
55 SÈlectionnez le type díimportation Nouveau modËle, et le fichier ‡ importer Ecriture. 56 Choisissez Enregistrement avec des enregistrements maÓtre et dÈtail. 57 Indiquez le chemin du fichier ‡ importer. 58 Choisissez le type DÈlimitÈ et le sÈparateur Point-Virgule. 59 SÈlectionnez les champs suivants : Date díeffet, Journal, Compte, LibellÈ, NumÈro de piËce, DÈbit, CrÈdit. 60 Dans líÈtape suivante, ne saisissez rien. 61 Cochez numÈro de piËce dans la zone Regroupement des Ècritures par. Laissez les autres
choix par dÈfaut. 62 Sauvegardez les diffÈrentes Ètapes en donnant un nom au modËle (par exemple ´ EBP
import ª). Ainsi, lors des prochaines importations, il suffira de sÈlectionner ce nom dans líÈtape
1, et vous níaurez pas besoin de refaire toutes les Ètapes. Remarque : Les journaux doivent Ítre crÈÈs au prÈalable. Les comptes, eux, seront crÈÈs
automatiquement lors de líimportation. 569 Recevoir des donnÈes - COTE OUEST
Renseignez le chemin du rÈpertoire contenant votre dossier COTE OUEST. 570 Format Cote Ouest Bilan Plus 6.5
Ce format níest disponible quíen importation de donnÈes. Il níy a pas díexport ‡ effectuer depuis le
logiciel Bilan Plus Version 6.5 car EBP importe directement les fichiers de donnÈes. A lire avant díimporter les Ècritures dans EBP
Les Comptes
La longueur des comptes pouvant Ítre paramÈtrÈe jusquí‡ 13 caractËres dans Bilan Plus 6.5, il est
impÈratif reformater les comptes dans EBP sur une longueur similaire en utilisant líoption
Reformater les Comptes du menu Outils + Maintenance Utilisateur, et ce avant de rÈaliser
líimportation. Les Exercices
Dans Bilan Plus 6.5, il est possible de saisir des Ècritures sans jamais rÈaliser de clÙture annuelle. Dans EBP on ne rÈcupËrera les Ècritures que jusquí‡ la date maximum de saisie dÈfinie dans lí onglet Exercice du menu Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences. Comment importer les Ècritures Bilan Plus 6.5 dans EBP ?
144. AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 145. Cochez Recevoir des donnÈes. 146. Choisissez le format COTE OUEST - Bilan Plus Version 6.5. 571 Format EBP - ComptabilitÈ Windows
Ce format permet :
147. Díexporter les Ècritures de votre logiciel EBP vers un autre logiciel de comptabilitÈ EBP. 148. Díimporter des Ècritures saisies dans un autre logiciel de comptabilitÈ EBP dans votre
logiciel EBP.
Printed Documentation
218
Les logiciels de comptabilitÈ EBP sont les suivants : EBP ComptabilitÈ, EBP Compta Pratic, EBP
ComptabilitÈ LibÈrale, EBP ComptabilitÈ et Facturation. Comment importer des Ècritures au format EBP ?
AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. Cochez Recevoir des donnÈes. Choisissez le format EBP - ComptabilitÈ Windows et validez. Comment exporter des Ècritures au format EBP ?
116AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 117Cochez Transmettre des donnÈes. 118Choisissez le format EBP - ComptabilitÈ Windows et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par
dÈfaut EBP.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. 572 Format Interface Expert (Coala)
Ce format níest disponible quíen exportation de donnÈes. Il correspond ‡ líoption Export Interface
Expert disponible dans le menu Outils + Export de DonnÈes. Quel format utiliser pour exporter des Ècritures vers COALA ComptabilitÈ ?
Format COALA - ComptabilitÈ - journaux
Les Ècritures seront ajoutÈes dans un dossier existant de COALA ComptabilitÈ gr‚ce ‡ une
commande de Copier / Coller. Comment faire ?
Format COALA - ComptabilitÈ - dossier complet
Les Ècritures seront ‡ importer cÙtÈ COALA ComptabilitÈ dans un dossier vierge, car líoutil
díimport utilisÈ Ècrase les donnÈes. Comment faire ?
Format Interface Expert (Coala)
Les Ècritures pourront Ítre ajoutÈes dans un dossier existant, ‡ condition díacquÈrir auprËs de
COALA líoption díimport au format EBP. exporter des Ècritures au format Interface Expert depuis EBP ?
AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. Cochez Transmettre des donnÈes. Choisissez le format Interface Expert (Coala) et validez. Comment importer les Ècritures EBP (format Interface Expert) dans COALA ComptabilitÈ ?
Note : Pour obtenir la clÈ ARF permettant díimporter le fichier EBP dans COALA ComptabilitÈ, veuillez contacter le Service Clients de COALA.
149. Ouvrez le dossier dans lequel líimportation doit Ítre effectuÈe. 150. Double-cliquez dans la fenÍtre de droite sur ComptabilitÈ.
Outils
219
151. Dans la fenÍtre de gauche, positionnez-vous sur líexercice correspondant au fichier ‡
importer. 152. Dans le menu dÈroulant o˘ se trouve Journaux, sÈlectionnez Etats. 153. Dans la fenÍtre centrale, cliquez sur Import ComptabilitÈ, dans Etats díimport. 154. Si cette option níest pas prÈsente (pour un 1
er import dans le dossier), faites clic droit +
Ajouter, ouvrez Etats díimport et cochez Import ComptabilitÈ, puis cliquez sur OK. 155. Dans la fenÍtre de droite (nommÈe Attributs), dans le menu dÈroulant Fournisseur, sÈlectionnez EBP. 156. Dans le menu dÈroulant Logiciel, sÈlectionnez la version voulue. 157. Indiquez la taille des comptes. 158. Dans la fenÍtre du milieu (nommÈe Etats), faites clic droit + Importer. 159. Indiquez si besoin la pÈriode ‡ importer. 160. Cliquer sur OK. 161. SÈlectionner le fichier ‡ importer. 573 Format ISAGRI - ISACOMPTA Version 6.10010
Comment exporter des Ècritures depuis Isacompta ?
162. AccÈdez ‡ líoption Envoyer du menu Fichier + Echanges prestataire comptable. 163. SÈlectionnez Autre. 164. Choisissez le nom et líemplacement du fichier ‡ gÈnÈrer. 165. DÈfinissez les critËres de líexport et validez. Comment importer les Ècritures ISAGRI dans EBP ?
AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. Cochez Recevoir des donnÈes. Choisissez le format ISAGRI - ISACOMPTA Version 6.10010 et validez. Comment exporter des Ècritures au format ISAGRI depuis EBP ?
119AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 120Cochez Transmettre des donnÈes. 121Choisissez le format ISAGRI - ISACOMPTA Version 6.10010 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ
síappelle par dÈfaut ISAGRI.isa et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. Comment importer les Ècritures EBP dans Isacompta ?
63 AccÈdez ‡ líoption Recevoir du menu Fichier + Echanges prestataire comptable. 64 Cliquez sur le bouton ´ Ö ª. 65 Dans le champ Type, sÈlectionnez Fichiers díÈchange Isacompta V 4.00 et infÈrieur. 66 SÈlectionnez le fichier ‡ importer et validez. 574 Format QUADRATUS - Quadra Compta Version 1.55.4
Comment exporter des Ècritures depuis Quadra Compta ?
Printed Documentation
220
166. AccÈdez ‡ líoption Export ASCII du menu Outils + Suivi des dossiers. 167. SÈlectionnez le nom et líemplacement du fichier ‡ gÈnÈrer. 168. Indiquez si besoin la pÈriode ‡ exporter. 169. En Choix des donnÈes ‡ exporter, choisissez Tout. 170. Dans les zones Mises ‡ zÈro et RenumÈrotation, ne cochez rien. 171. Pour exporter dans la devise du dossier, cochez Exporter tous les montants dans la
monnaie de Tenue. 172. Validez líexport. A lire avant díimporter les Ècritures dans EBP
Le logiciel Quadra Compta permettant de gÈrer x racines de comptes clients et y racines de
comptes fournisseurs, les comptes sont convertis lors de líimport de la faÁon suivante :
17Les racines 00 ‡ 07 deviennent 411
18Les racines 08 et 09 deviennent 401
Comment importer les Ècritures QUADRATUS dans EBP ?
AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. Cochez Recevoir des donnÈes. Choisissez le format QUADRATUS - Quadra Compta Version 1.55.4 et validez. Comment exporter des Ècritures au format QUADRATUS depuis EBP ?
122AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 123Cochez Transmettre des donnÈes. 124Choisissez le format QUADRATUS - Quadra Compta Version 1.55.4 et validez. Le fichier
gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut QUADRA.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter les Ècritures dans Quadra Compta
Les Journaux
Les journaux inexistants ne sont pas crÈÈs lors de líimportation. Cíest pourquoi, il est nÈcessaire
de les crÈer, soit avant, soit aprËs líimportation (si les journaux sont inexistants, les Ècritures
sont malgrÈ tout importÈes). Attention : Les codes des journaux ne doivent pas dÈpasser 3 caractËres. Les Comptes
Les comptes inexistants sont automatiquement crÈÈs lors de líimportation, sans intitulÈ. Etant
limitÈs ‡ 8 caractËres, les comptes plus longs seront tronquÈs. A noter que les comptes clients
auront tous une unique racine, comme les comptes fournisseurs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel EBP
ComptabilitÈ, supposons que les comptes 601000054 et 601000053 soient utilisÈs, leurs
Ècritures seront importÈes sur líunique compte 60100005.
Outils
221
Les NumÈros de PiËce
La longueur des numÈros de piËces Ètant limitÈe ‡ 10 caractËres, les numÈros plus longs seront
tronquÈs. Comment importer les Ècritures EBP dans Quadra Compta ?
67 Utilisez líoption Import ASCII (Compta) du menu Outils + Suivi des dossiers. 68 SÈlectionnez le fichier ‡ importer et validez. 575 Transmettre des donnÈes - QUADRATUS
Renseignez les racines des comptes auxiliaires utilisÈes dans QUADRATUS Quadra Compta. Les
comptes clients et fournisseurs seront ainsi convertis dans le fichier díexport. 576 Format SAGE - Ligne 100 Version 11.01
Comment exporter des Ècritures depuis SAGE Ligne 100 ?
173. AccÈdez ‡ líoption Format Sage du menu Fichiers + Exporter. 174. DÈfinissez les critËres de líexport et validez. 175. Choisissez le nom et líemplacement du fichier ‡ gÈnÈrer et validez. Comment importer les Ècritures SAGE dans EBP ?
AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. Cochez Recevoir des donnÈes. Choisissez le format SAGE - Ligne 100 Version 11.01 et validez. Comment exporter des Ècritures au format SAGE depuis EBP ?
125AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 126Cochez Transmettre des donnÈes. 127Choisissez le format SAGE - Ligne 100 Version 11.01 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle
par dÈfaut SAGE100.pnm et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. Comment importer les Ècritures EBP dans SAGE Ligne 100 ?
69 AccÈdez ‡ líoption Format ligne 100 et 30 du menu Fichier + Importer. 70 Dans le champ Type, sÈlectionnez Ecritures Sage (*.pnm). 71 SÈlectionnez le fichier ‡ importer et cliquez sur Ouvrir. Remarque : Les journaux doivent Ítre crÈÈs avant de rÈaliser líimportation. 577 Communication Entreprise - Expert : Format Gestimum
Comment importer des Ècritures au format Gestimum ?
176. AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 177. Cochez Recevoir des donnÈes. 178. Choisissez le format Gestimum et validez.
Printed Documentation
222
Comment exporter des Ècritures au format Gestimum ?
AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. Cochez Transmettre des donnÈes. Choisissez le format Gestimum et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut EBP.txt et se
trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. 578 Import de donnÈes
579 Importation des Guides d'Ecritures
Cette option vous permet de rÈcupÈrer les guides díÈcritures paramÈtrÈs par votre Expert-Comptable ou
votre revendeur. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Import de DonnÈes + Import Guides Ecritures
Comment faire ?
a. Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ importer. b. Si le fichier est protÈgÈ par un mot de passe, cochez la case et tapez le mot de
passe. c. Cochez la case Mise ‡ jour des guides díÈcritures uniquement si les guides
existant dÈj‡ dans votre dossier doivent Ítre modifiÈs. 580 Import ParamÈtrable
581 Importation ParamÈtrable
Vous avez travaillÈ jusqu'‡ maintenant sur un logiciel et vous souhaitez rÈcupÈrer vos journaux, comptes
et Ècritures. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Import de DonnÈes + Import ParamÈtrable
Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Lors de
líaccËs ‡ líImport ParamÈtrable vous devez saisir une justification
Comment faire ?
179. GÈnÈrez ‡ partir de votre ancien logiciel les fichiers ‡ rÈcupÈrer au format texte (ou
ASCII). 180. Dans votre produit EBP, crÈez le dossier comptable dans lequel vous dÈsirez rÈcupÈrer
vos donnÈes, ouvrez-le et accÈdez ‡ líoption Import ParamÈtrable du menu Outils + Import de
DonnÈes. 181. Choisissez la table ‡ importer : Journaux, Comptes ou Ecritures
182. Cliquez sur OK. 183. Suivez les diffÈrentes Ètapes de líassistant en utilisant les boutons Suivant et PrÈcÈdent.
Outils
223
Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici. 582 Importation ParamÈtrable d'un fichier Excel
ParticularitÈs
184. Le fichier Excel doit impÈrativement comporter des intitulÈs de colonnes, car la 1Ëre ligne du
fichier sera ignorÈe lors de líimport. 185. Lorsque le fichier Excel contient des intitulÈs de comptes, lors de l'import, les champs
s'associent automatiquement, ‡ condition que le libellÈ soit suffisamment clair (Ètape Choix des
champs ‡ importer). 186. Si le fichier Excel contient des comptes alpha-numÈriques, vous devez rÈaliser les opÈrations
suivantes dans Excel : SÈlectionnez la colonne des comptes puis accÈdez ‡ líoption Convertir du
menu DonnÈes. …tape 1 : Cochez l'option DÈlimitÈ puis cliquez sur Suivant. …tape 2 : Ne cochez aucun sÈparateur et indiquez Aucun comme
Identificateur de texte. …tape 3 : SÈlectionnez le format texte et validez. 583 Etape de l'assistant
584 Importation ParamÈtrable : Source de l'Import
Choisissez dans Type de la source, Fichier ou ODBC. 187. En mode Fichier, vous indiquez ensuite le fichier ‡ importer, y compris un fichier díextension
DSN. Saisissez le nom du fichier ‡ importer prÈcÈdÈ de son chemin d'accËs ou cliquez sur le bouton
Parcourir pour rechercher le fichier texte dans son rÈpertoire. SÈlectionnez le fichier ‡ importer et
cliquez sur le bouton Ouvrir ou double-cliquez directement sur le nom du fichier. Le nom de fichier
s'inscrit automatiquement dans la zone Nom du fichier. En mode ODBC, le bouton Modifier vous permet de pointer directement la base ODBC (Access, Excel, Lotus,..). Cette importation est possible uniquement si vous ayez installÈ les pilotes ODBC
correspondants. Format d'import
Si vous avez dÈj‡ importÈ un fichier ayant la mÍme structure que le fichier que vous souhaitez
maintenant importer (type et ordre des champs) et qu'un nom de format a ÈtÈ enregistrÈ par le
logiciel lors de la prÈcÈdente importation, sÈlectionnez le format dans la liste. Le logiciel associera
automatiquement les champs du fichier source (‡ importer) ‡ la table sÈlectionnÈ prÈcÈdemment. Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici. 585 Importation ParamÈtrable : Type du Fichier
Le logiciel reconnaÓt automatiquement la plupart des fichiers texte de structure standard. Cette Ètape
permet de valider ou de complÈter le type de fichier proposÈ par dÈfaut. Le fichier est au format DOS
Cochez cette case si le fichier est au format txt DOS.
Printed Documentation
224
SÈparation des champs
188. Pointez Largeur Fixe lorsque votre fichier ne contient pas de sÈparateur entre chaque champ. C'est un fichier dont les champs (informations) pour chacun des enregistrements ont une largeur
constante. C'est alors ‡ vous de dÈfinir les largeurs des colonnes ‡ importer. 189. Pointez DÈlimitÈ lorsque votre fichier contient des sÈparateurs (virgule, tabulation, espace, ...)
entre chaque champ. DÈbut des donnÈes
Si votre fichier contient des lignes (de texte, ou autres) avant les champs ‡ importer, indiquez ici le
nombre de lignes ‡ ne pas prendre en compte. Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici. 586 Importation ParamÈtrable : Champs du Fichier (de type DÈlimitÈ)
Pour un fichier DÈlimitÈ, le logiciel affiche automatiquement les colonnes qu'il reconnaÓt. Si les colonnes
reconnues sont correctes, cliquez sur le bouton Suivant. Dans certains cas, vous devez prÈciser vous
mÍme le sÈparateur (et le dÈlimiteur) contenu dans le fichier :
SÈparateur de champs
Si le sÈparateur n'est pas reconnu par le logiciel, pointez-le ou indiquez-le dans Autre. Les champs Texte sont entourÈs par
Si vos champs de type Texte sont entourÈs par des guillemets ou des apostrophes, sÈlectionnez le
dÈlimiteur dans la liste dÈroulante. Le logiciel met alors en forme votre fichier en fonction des choix
prÈcisÈs. Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici. 587 Importation ParamÈtrable : Champs du Fichier (de type Fixe)
Pour un fichier de type Fixe, le logiciel affiche la totalitÈ du fichier en continu. DÈlimitez vous mÍme les
colonnes correspondant aux diffÈrents champs. Cliquez dans la rËgle pour positionner un trait de
dÈlimitation de colonne. Ce trait peut ensuite Ítre dÈplacÈ en tirant-glissant le trait ‡ la position
souhaitÈe. 588 Importation ParamÈtrable : Choix des Champs
Cette Ètape permet d'associer ‡ chaque champ du fichier source (correspondant ‡ un champ du fichier
importÈ) le nom d'un des champs de la table. La liste de gauche propose la liste des champs de la table . La liste de droite contient la liste des
colonnes que vous venez de dÈfinir. Vous devez associer uniquement les colonnes que vous souhaitez
importer, ‡ un champ de la table, gr‚ce au bouton Associer. Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici. 589 Importation ParamÈtrable : RÈsumÈ de l'Importation
Le logiciel vous affiche alors un aperÁu du fichier qui va Ítre importÈ. VÈrifiez que les donnÈes
correspondent bien aux noms des colonnes.
Outils
225
Enregistrer le Format
Si vous pensez rÈcupÈrer par la suite d'autres fichiers ayant la mÍme structure que le fichier actuel, vous avez la possibilitÈ de mÈmoriser sa structure. Pour cela, cliquez sur le bouton Enregistrer le format et donnez un nom au format du fichier. A la
prochaine importation d'un fichier de mÍme structure, vous pourrez ainsi appeler ce format : le
logiciel appliquera automatiquement au fichier les paramËtres dÈfinis dans les Ètapes prÈcÈdentes. Si votre fichier est correct, cliquez sur le bouton Importer. Une fois l'importation terminÈe, le logiciel
affiche le nombre d'enregistrements ajoutÈs ‡ la table de votre dossier. Si vous importez un fichier dans une table qui contient dÈj‡ des enregistrements, le logiciel vous
propose d'Ècraser les enregistrements prÈcÈdents ou de les mettre ‡ jour (enregistrement par
enregistrement ou Tous). Dans ce dernier cas, il conserve les champs de l'enregistrement qui ne sont
pas importÈs. Cela vous permet d'importer successivement plusieurs fichiers. Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici. 590 Importation ParamÈtrable : DerniËre Etape
Líimportation est lancÈe. Cliquez sur Pause ou Interrompre pour arrÍter momentanÈment ou dÈfinitivement líimportation. Lorsque líimportation est terminÈe, le logiciel vous indique le nombre díenregistrements ajoutÈs, modifiÈs, dÈj‡ prÈsents, ou ignorÈs si le fichier contient des erreurs ou des champs non importables. Dans ce cas, un bouton Erreurs síaffiche. Cliquez dessus pour connaÓtre le dÈtail des enregistrements
non importÈs. Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici. 591 Import d'Ecritures
592 Importation díEcritures
Cette fonction vous permet d'importer des fichiers ASCII contenant des Ècritures venant des logiciels de
gestion EBP, Gestion3 pour Windows, NÈgoce sous Dos, Facture Plus, Compta Plus. Cette option
vous permet Ègalement de rÈcupÈrer les Ècritures venant díun autre logiciel si vous respectez la
structure des fichiers ‡ importer reconnus par le logiciel. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Import de DonnÈes + Import Ecritures
Les formats díimport
190. Format EBP v3
191. Format EBP v5
192. Format Gestimum v1
193. Format ASIE
194. Format ASI7
Attention : Avant importation, vÈrifiez que le journal qui reÁoit les Ècritures est bien dans la
devise des Ècritures importÈes.
Printed Documentation
226
593 Importation : Chemin du fichier et Options
Fichier
Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ importer. Options
195. Cochez la premiËre option afin le logiciel crÈe automatiquement les comptes et journaux
qui níauraient pas ÈtÈ crÈÈs prÈalablement. 196. Les Ècritures peuvent Ítre importÈes en mode simulation : elles devront alors Ítre
confirmÈes par líoption Quotidien + Ecritures de Simulation. 197. Il est conseillÈ de laisser la derniËre option cochÈe afin que le logiciel vÈrifie vos soldes
une fois líimportation rÈalisÈe. 594 Formats
595 Comment rÈcupÈrer des donnÈes díune ancienne version ?
Votre logiciel vous permet de rÈcupÈrer les dossiers comptables crÈÈs sous Win Compta 3, Compta- Plus sous Dos et Compta 7 sous Dos.
CrÈez le dossier dans lequel vous dÈsirez rÈcupÈrer vos donnÈes en indiquant comme dates
díexercice le dernier exercice et ouvrez-le. SÈlectionnez líoption Import Win Compta, ou Import Compta-Plus, ou Import Compta 7 du menu
Outils + Import de DonnÈes. Saisissez une justification. Cette action de rÈcupÈration des donnÈs díune ancienne version
nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Cliquez sur l'icÙne pour indiquer le chemin d'accËs au rÈpertoire dans lequel se trouve les
donnÈes de la sociÈtÈ ‡ rÈcupÈrer. GÈnÈralement ce rÈpertoire est :
128\WCPTA3\SOCXXX o˘ XXX est le numÈro de la sociÈtÈ pour Win Compta 3. 129EBP\Compta\XX o˘ XX est le numÈro de la sociÈtÈ pour Compta Plus. 130COMPTA7\XX o˘ XX est le numÈro de la sociÈtÈ pour Compta 7. Cochez les cases des fichiers que vous dÈsirez rÈcupÈrer : Plan comptable, Journaux, Ecritures, EchÈanciers (en version PRO). Remarque : En import des Ècritures sous Compta 7, le code pointage est rÈcupÈrÈ
Cochez la case Importer les Ècritures comptables en mode simulation si vous dÈsirez vÈrifier
auparavant que les Ècritures importÈes correspondent exactement ‡ celles saisies sur votre
comptabilitÈ prÈcÈdente. Vous pourrez ensuite les passer en mode RÈel par la commande
Ecritures de simulation du menu Quotidien. La case Effectuer un recalcul des soldes doit Ítre cochÈe pour lancer la vÈrification des soldes
des Ècritures importÈes. Cette commande peut toutefois Ítre lancÈe par le menu Outils +
Maintenance utilisateur.
Outils
227
Les nouvelles options proposÈes par votre logiciel (dans PrÈfÈrences) seront ‡ dÈfinir aprËs
l'importation de vos donnÈes. Cliquez sur OK pour lancer l'importation. 596 Importation : Format ASI7
Ce format correspond ‡ celui des fichiers Ècritures provenant des logiciels Compta Plus et Paye 7. Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Fichier : ASI7YYXX.DAT (YY = N° du journal, XX = N° de la sociÈtÈ)
Position Longueur LibellÈ
1 8 PiËce comptable
9 9 Compte Comptable
18 6 Date Ècriture (jjmmaa)
24 2 N° de libellÈ automatique
26 26 LibellÈ manuel
52 10 Montant DÈbit (xxxxxxx.xx)
62 10 Montant CrÈdit(xxxxxxx.xx)
72 160 Date ÈchÈance (6) + Montant (10)
232 120 Poste analytique (2) + Montant (10)
352 2 Fin de ligne 0D0A
597 Importation : Format ASIE
Ce format correspond ‡ celui des fichiers Ècritures provenant des logiciels NÈgoce, Facture Plus, Compta Plus. Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Fichier ASIEXXYY.DAT avec XX = NumÈro du journal (01 ‡ 15) YY = NumÈro de la sociÈtÈ (01 ‡
99) Record = 222
POSITION LONGUEUR TYPE DESCRIPTION
1 1 V ou Blanc CaractËres de dÈbut de ligne " V " si ligne mouvementÈe. 2 7 AlphanumÈriq
ue NumÈro de PiËce
9 7 AlphanumÈriq
ue Compte comptable (2 Premiers caractËres numÈriques, compte complÈtÈ ‡ Droite par 0)
16 6 NumÈrique Date (jjmmaa) appartenant ‡ líexercice en cours 22 2 NumÈrique LibellÈ Automatique enregistrÈs dans le fichier
(complÈtÈ ‡ gauche par 0)
24 26 AlphanumÈriq
ue
LibellÈ manuel de líÈcriture
50 10 NumÈrique Montant dÈbit (7 entiers, 2 dÈcimales)
60 10 NumÈrique Montant CrÈdit (7 entiers, 2 dÈcimales)
70 1 O/N TVA sur Encaissement
Printed Documentation
228
71 1 O/N EchÈancier 72 5 NumÈrique Pointeur ÈchÈance (interne ‡ la comptabilitÈ)
77 6 NumÈrique 1° date ÈchÈance (jjmmaa)
83 10 NumÈrique 1° montant ÈchÈance (7 entiers, 2 dÈcimales)
93 6 NumÈrique 2° Date ÈchÈance (jjmmaa)
99 10 NumÈrique 2° Montant ÈchÈance (7 entiers, 2 dÈcimales)
109 6 NumÈrique 3° Date ÈchÈance (jjmmaa)
115 10 NumÈrique 3° Montant ÈchÈance (7 entiers, 2 dÈcimales)
125 2 NumÈrique 1° Poste analytique complÈtÈ ‡ gauche par 0
127 10 NumÈrique 1° Montant analytique (7 entiers, 2 dÈcimales)
137 2 NumÈrique 2° Poste analytique complÈtÈ ‡ gauche par 0
139 10 NumÈrique 2° Montant analytique (7 entiers, 2 dÈcimales)
149 2 NumÈrique 3° Poste analytique complÈtÈ ‡ gauche par 0
151 10 NumÈrique 3° Montant analytique (7 entiers, 2 dÈcimales)
161 2 NumÈrique 4° Poste analytique complÈtÈ ‡ gauche par 0
163 10 NumÈrique 4° Montant analytique (7 entiers, 2 dÈcimales)
173 2 NumÈrique 5° Poste analytique complÈtÈ ‡ gauche par 0
175 10 NumÈrique 5° Montant analytique (7 entiers, 2 dÈcimales)
185 2 NumÈrique 6° Poste analytique complÈtÈ ‡ gauche par 0
187 10 NumÈrique 6° Montant analytique (7 entiers, 2 dÈcimales)
197 2 NumÈrique 7° Poste analytique complÈtÈ ‡ gauche par 0
199 10 NumÈrique 7° Montant analytique (7 entiers, 2 dÈcimales)
209 2 NumÈrique 8° Poste analytique complÈtÈ ‡ gauche par 0
211 10 NumÈrique 8° Montant analytique (7 entiers, 2 dÈcimales)
221 2 0D0A CaractËres Fin de ligne 598 Importation : Format EBP V3
Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Import de DonnÈes + Import Ecritures
Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Lors de
líimport au format EBP V3, si le fichier níest pas reconnu comme un fichier venant díun autre
logiciel EBP, vous devrez saisir une justification.
Le fichier des Ècritures
Exemple :
1,010196,VE,411ART,FA, "Ventes díordinateur ", "123 ",12548.95,D,010301,EUR
Description des champs du fichier
Ligne : il síagit díun numÈro de ligne ignorÈ lors de líimportation.
Outils
229
Date : JJMMAA ou JJMMAAAA. Code journal : alphanumÈrique sur 4 caractËres maximum. Compte : alphanumÈrique sur 15 caractËres maximum. LibellÈ automatique : sur 2 caractËres, ignorÈ lors de líimportation. LibellÈ manuel : entre guillemets et sur 40 caractËres maximum. NumÈro de piËce : entre guillemets et alphanumÈrique sur 15 caractËres maximum. Montant : numÈrique, avec le point comme sÈparateur de dÈcimale. Sens : D ou C pour DÈbit ou CrÈdit. Date díÈchÈance : JJMMAA ou JJMMAAAA. Devise : (champ facultatif, ‡ prÈciser uniquement si vous importez des Ècritures dont les
montants sont dans une devise diffÈrente de celle du dossier). Ajoutez le code ISO de la devise
concernÈe. La fin de chaque enregistrement est un retour chariot. Le sÈparateur de champs est la virgule. Le dÈlimiteur de champs est le guillemet, il est prÈsent sur le champ LibellÈ manuel et NumÈro de
piËce. En supposant que tous les champs ne soient pas renseignÈs, vous devez obligatoirement prÈvoir
leur emplacement. Exemple : Le champ LibellÈ automatique níexiste pas dans votre application :
1,010101,VE,411ART,, "Ventes díordinateur ", "123 ",12548.95,D,010301, Ventilations analytiques
La structure d'une ligne de ventilation analytique est de la forme suivante :
>Poste analytique, clef de rÈpartition, montant ‡ rÈpartir
Cette ligne est prÈcÈdÈe de la ligne d'Ècriture de comptabilitÈ gÈnÈrale ‡ laquelle elle appartient. Exemple :
1,010101,VE,701,FA, "Ventes díordinateur ", "123 ",12548.95,C,010301, >POSTE1,100.00,12548.95
Le fichier des comptes
Nom et emplacement du fichier
Le fichier des comptes se nomme obligatoirement COMPTES.TXT. Il doit Ítre placÈ dans le
mÍme rÈpertoire que celui contenant le fichier des Ècritures. Au moment de líimportation, vous sÈlectionnez le fichier des Ècritures. Le programme dÈtectera
automatiquement la prÈsence du fichier COMPTES.TXT, et líimportera avant les Ècritures. En
l'absence de ce fichier des comptes, le libellÈ des comptes crÈÈs sera "Compte crÈÈ pendant
transfert". Description des champs du fichier
NumÈro de compte : alphanumÈrique sur 15 caractËres maximum.
IntitulÈ : alphanumÈrique sur 60 caractËres maximum (ce champ correspond au libellÈ du
compte).
Printed Documentation
230
Raison sociale : alphanumÈrique sur 30 caractËres maximum (ce champ correspond ‡ la raison
sociale de líonglet Adresse). Adresse : alphanumÈrique sur 100 caractËres maximum. Code postal : numÈrique sur 5 caractËres maximum. Ville : alphanumÈrique sur 30 caractËres maximum. Pays : alphanumÈrique sur 35 caractËres maximum.
Interlocuteur : alphanumÈrique sur 35 caractËres maximum. TÈlÈphone : alphanumÈrique sur 20 caractËres maximum. Fax : alphanumÈrique sur 20 caractËres maximum. La fin de chaque enregistrement est un retour chariot. Le sÈparateur de champs est la virgule. En supposant que tous les champs ne soient pas renseignÈs, vous devez obligatoirement prÈvoir
leur emplacement. Exemple : Vous ne disposez ni de raison sociale ni díinterlocuteur dans votre application de
facturation, votre exportation devra cependant contenir ces champs, mÍme vide. Votre
enregistrement sera donc de la forme :
411DUPOND,DUPOND,,21 rue du bois, 78120, Rambouillet, France,,0135698475,0135698475
Importation automatique
Si le fichier d'Ècritures se nomme ECRITURES.TXT, qu'il respecte la structure dÈcrite plus haut et est
gÈnÈrÈ dans le rÈpertoire Compta.x (x Ètant le numÈro de l'exercice courant, sous le rÈpertoire du
dossier comptable), le programme dÈtectera automatiquement sa prÈsence ‡ l'ouverture du dossier, et un message vous proposera díeffectuer le transfert immÈdiatement. La prÈsence du fichier COMPTES.TXT au mÍme emplacement permettra de crÈer les comptes
inexistants avec leur intitulÈ. Remarque : Lors de líimportation le fichier est analysÈ. Si une anomalie est dÈtectÈe (un
dÈsÈquilibre, une ligne Ècriture qui nía pas de montant, un compte trop long Ö) un rapport
síaffichera ‡ líÈcran afin de vous avertir des anomalies prÈsentes. Certaines anomalies sont
bloquantes, si tel est le cas, un message vous en avertira et le transfert sera annulÈ. 599 Importation : Format EBP V5
Cette option vous permet de rÈcupÈrer les Ècritures gÈnÈrÈes par un autre logiciel EBP (Gestion
Commerciale, Paye Ö). Remarque : Cette action nÈcessitant dí Ítre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Le logiciel vous propose :
198. De crÈer automatiquement les comptes et journaux inexistants :
a. Pour la crÈation des journaux, le logiciel vous ouvrira une fenÍtre pour indiquer le
libellÈ et le type du journal. b. Pour les comptes, le logiciel indiquera en libellÈ ´ Compte crÈÈ pendant le
transfert ª. Vous pourrez ensuite, par líoption Plan Comptable Entreprise du menu
DonnÈes, rectifier les libellÈs.
Outils
231
199. Díimporter les Ècritures en mode simulation : les Ècritures de simulation apparaissent
en bleu dans les journaux, et devront Ítre confirmÈes par líoption Ecritures de Simulation
du menu Quotidien. 200. Díeffectuer un recalcul des soldes : le logiciel vÈrifiera ainsi la cohÈrence de votre
dossier. Transfert comptable depuis EBP Gestion Commerciale
Le logiciel EBP Gestion Commerciale vous permet de saisir des factures et des rËglements en
devises. Vous pouvez les transfÈrer dans votre comptabilitÈ, le cours de la devise saisi dans EBP
Gestion Commerciale Ètant transfÈrÈ. Cependant, la devise locale du dossier doit Ítre la mÍme
dans les deux logiciels (par exemple líeuro dans les deux dossiers). Depuis EBP Gestion Commerciale, vous pouvez paramÈtrer les prÈfÈrences de faÁon ‡ transfÈrer
en mÍme temps que les factures et les rËglements les pointages rÈalisÈs. Le transfert des pointages
vous Èvitera de repointer les ÈchÈanciers et de lettrer les lignes díÈcritures. Remarque : Lors de líimportation une analyse est effectuÈe. Si une anomalie est dÈtectÈe (un
dÈsÈquilibre, une ligne Ècriture qui nía pas de montant, un compte trop long Ö) un rapport
síaffichera ‡ líÈcran afin de vous avertir des anomalies prÈsentes. Certaines anomalies sont
bloquantes, si tel est le cas, un message vous en avertira et le transfert sera annulÈ. 600 Importation : Format Gestimum
Votre logiciel vous permet de rÈcupÈrer les Ècritures comptables venant de Gestimum v1 Gestion
Commerciale, et Gestimum Paye.
ion de Gestimum Gestion Commerciale
Etape 1 : Exportation des Ècritures comptables dans Gestimum Gestion Commerciale
SÈlectionnez líoption Mise ‡ jour de la comptabilitÈ du menu ProcÈdure. Indiquez le type de transfert : Ventes, Achats ou RËglements. Indiquez le code journal. SÈlectionnez les piËces ‡ transfÈrer, soit par numÈro, soit par date. Le logiciel demandera ensuite de prÈciser le nom du fichier díexport (ECRITURES par exemple)
dans lequel les Ècritures comptables seront gÈnÈrÈes (veuillez Ègalement noter le rÈpertoire
pour retrouver le fichier ñ exemple : ´ C:\EBP\GESTIMUM ª). Líextension du fichier sera un
.emc
Etape 2 : Importation des Ècritures comptables dans votre nouveau produit
131SÈlectionnez líoption Import Ecritures du menu Outils + Import de DonnÈes. Une fenÍtre apparaÓt
avec une liste de logiciels. SÈlectionnez Logiciel de la gamme Gestimum pour Windows. 132Le logiciel vous demande ensuite de prÈciser le chemin díaccËs complet, contenant le fichier des
Ècritures comptables ‡ importer, prÈcÈdemment gÈnÈrÈ (C:\EBP\GESTIMUM\ECRITURES.EMC par
exemple). Le bouton permet de se positionner directement sur le bon rÈpertoire et de sÈlectionner
le fichier. Attention : Si líimportation ne passe pas, veuillez vÈrifier le paramÈtrage de la date dans les
paramËtres rÈgionaux le format de líannÈe doit Ítre sur 4 caractËres ëaaaaí.
Printed Documentation
232
ion de Gestimum Paye 1.5
Etape 1 : Exportation des Ècritures comptables dans Gestimum Paye
72 SÈlectionnez líoption Mise ‡ jour de la comptabilitÈ du menu ProcÈdure. 73 Indiquez les diffÈrents paramËtres, type de transfert, Ètablissement (Tous par dÈfaut), et la pÈriode. Le logiciel proposera le fichier Salaires.emc puis Charges.emc dans lequel les Ècritures
comptables seront gÈnÈrÈes (veuillez Ègalement noter le rÈpertoire pour retrouver le fichier ñ
exemple : ´ C:\EBP\GESTIMUM ª). Etape 2 : Importation des Ècritures comptables dans votre nouveau produit
19SÈlectionnez líoption Import Ecritures du menu Outils + Import de DonnÈes. Une fenÍtre apparaÓt
avec une liste de logiciels. SÈlectionnez Logiciel de la gamme Gestimum pour Windows. 20Le logiciel affiche ensuite une fenÍtre qui permet de rechercher les fichiers ‡ importer, en
sÈlectionnant le rÈpertoire et le fichier Salaires.emc, puis le fichier Charges.emc. Attention : Si líimportation ne passe pas, veuillez vÈrifier le paramÈtrage de la date dans les
paramËtres rÈgionaux le format de líannÈe doit Ítre sur 4 caractËres ëaaaaí.
601 Export de DonnÈes
602 Exportations particuliËres
Le logiciel vous permet les exportations particuliËres suivantes :
201. Exportation au format Liasses Fiscales (Etats Financiers) ou de la Balance
202. Exportation au format ContrÙle Fiscal ou Interface Expert
203. Exportation díun arrÍtÈ de Comptes
603 Export Liasses Fiscales / Balance
Si vous souhaitez Èditer votre liasse et que vous possÈdez EBP Etats Financiers, vous pouvez exporter
une balance au format Liasses. Vous pouvez Ègalement exporter une balance au format suivant :
Une entÍte reprenant les coordonnÈes de la sociÈtÈ. Description des champs du fichier
Compte
IntitulÈ du compte
Total DÈbit
Total CrÈdit
Solde DÈbit
Solde CrÈdit
La fin de chaque enregistrement est un retour chariot. Le sÈparateur de champs est la virgule. Le dÈlimiteur de champs est le guillemet, il est prÈsent sur le champ IntitulÈ du compte. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Export de DonnÈes + Export Liasses Fiscales / Balance
Outils
233
Comment faire ?
204. Indiquez le mois jusquíauquel les Ècritures doivent Ítre exportÈes. 205. Indiquez le nom et le chemin du fichier ‡ gÈnÈrer : par dÈfaut, le chemin proposÈ est celui
du dossier, et le nom du fichier correspond au nom du dossier. 206. Cochez si besoin la centralisation des clients et des fournisseurs
207. Choisissez le type díexport ‡ rÈaliser. 208. Cliquez sur Exporter. 604 Export ContrÙle Fiscal ou Interface Expert
ContrÙle Fiscal
Il síagit de copier les Ècritures comptables dans un fichier exploitable indÈpendamment du produit. Le
fichier gÈnÈrÈ est conforme ‡ líarticle L47A du Livre de ProcÈdures Fiscales et peut Ítre fourni ‡
l'administration en cas de contrÙle fiscal. Cette exportation des Ècritures est possible par la commande Export ContrÙle Fiscal du menu
Outils + Export de DonnÈes. Le fichier est gÈnÈrÈ dans le rÈpertoire díinstallation de votre logiciel, et se nomme ARCHIVE suivi de
la date díarchive.
Interface Expert
Une exportation des Ècritures au format EBP Interface Expert est possible par la commande Export
Interface Expert du menu Outils + Export de DonnÈes. Le fichier gÈnÈrÈ par dÈfaut sera : EBP.EDI. Voir aussi la partie Format Interface Expert (Coala) de líoption Communication Entreprise - Expert. 605 Export ArrÍtÈ de Comptes
Cette option permet díexporter les Ècritures sous forme díun arrÍtÈ de comptes afin de repartir dans un
nouveau dossier dans un nouvel exercice par exemple. Exemple :
En indiquant une date ‡ fin dÈcembre N, les Ècritures suivantes seront exportÈes :
209. Ecritures datÈes du 1
er janvier N+1 contenant tous les comptes mouvementÈs des classes
1 ‡ 8 pendant líexercice N, associÈ au journal díAN. 210. Toutes les Ècritures N+1. Le fichier gÈnÈrÈ est au format v3. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Export de DonnÈes + Export ArrÍtÈ de Comptes
606 Exportation ParamÈtrable
Vous souhaitez extraire des donnÈes enregistrÈes sous votre logiciel pour les utiliser sous une autre
application. Vous devez donc lancer une exportation du fichier de donnÈes souhaitÈ (dit aussi table de
donnÈes).
Printed Documentation
234
Avant de lancer l'exportation d'une table, nous vous conseillons de rechercher le format de fichier relu
par le logiciel cible afin díexporter un format de fichier qui puisse Ítre relu par líapplication extÈrieure
(sÈparateur, dÈlimiteur..)
Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Export de DonnÈes + Export ParamÈtrable
Comment faire ?
211. Choisissez la table ‡ exporter. 212. Cliquez sur OK. 213. Suivez les diffÈrentes Ètapes de líassistant en utilisant les boutons Suivant et PrÈcÈdent. 607 Exportation des Guides d'Ecritures
Cette option vous permet díexporter les guides díÈcritures paramÈtrÈs gr‚ce au menu DonnÈes. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Import de DonnÈes + Export Guides Ecritures
Barre de menu DonnÈes + Guides díÈcritures + bouton Exporter
Comment faire ?
a. Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ exporter. b. Cochez la case Compresser ce fichier au format Zip si vous souhaitez que la
taille du fichier soit rÈduite, pour un envoi par e-mail par exemple. c. Vous pouvez protÈger le fichier par un mot de passe, en cochant la case
correspondante et en saisissant le mot de passe : il sera demandÈ lors de la
dÈcompression, au moment de líimportation. Attention : Ce mot de passe ne doit pas Ítre perdu, sinon la dÈcompression sera impossible, et
les guides ne pourront Ítre importÈs.
d. Afin díenvoyer le fichier directement par e-mail, cochez la case correspondante et
indiquez líadresse du destinataire : un nouvel e-mail sera automatiquement
ouvert, avec le fichier en piËce jointe. Consultez aussi la partie : Importation des Guides d'Ecritures. 608 Etape de l'assistant ‡ l'Export ParamÈtrable
609 Exportation ParamÈtrable : Format et Nom du Fichier
SÈlectionnez Texte pour gÈnÈrer un fichier de type TXT ou DAT. Le mode Automatique (non disponible pour le moment) vous permettra de gÈnÈrer des fichiers ‡ un
format prÈdÈfini (dbf, xls, ..). Saisissez le nom du fichier exportÈ (extension DAT ou TXT) et le rÈpertoire dans lequel vous souhaitez
le gÈnÈrer. Cliquez sur le bouton Parcourir pour rechercher le fichier texte dans son rÈpertoire, si vous
souhaitez Ècraser un fichier existant. Format d'export
Outils
235
Si vous avez dÈj‡ exportÈ un fichier ayant la mÍme structure (ordre et champs) que le fichier que
vous souhaitez maintenant exporter (type et ordre des champs) et qu'un nom de format a ÈtÈ
enregistrÈ par le logiciel lors de la prÈcÈdente exportation, sÈlectionnez le format dans la liste. Les champs ‡ exporter seront automatiquement sÈlectionnÈs. 610 Exportation ParamÈtrable : Choix des Champs
La liste de droite affiche la totalitÈ des champs de la table ‡ exporter. SÈlectionnez le champ ‡ placer en
premier et cliquez sur Exporter, puis continuez ainsi pour chacun des champs, en respectant l'ordre du
fichier ‡ obtenir. 611 Exportation ParamÈtrable : Type du Fichier
SÈparateur de champs
SÈlectionnez le sÈparateur de champs ‡ appliquer au fichier ‡ exporter (tabulation, espace, point
virgule, virgule) ou encore un caractËre de votre choix. Les champs Texte sont entourÈs par
Vous pouvez ici indiquer un dÈlimiteur pour entourer les champs de type Texte. Choisissez entre
guillemets ou des apostrophes. Le fichier est automatiquement adaptÈ en fonction des choix effectuÈs. 612 Exportation ParamÈtrable : RÈsumÈ de l'Exportation
Le logiciel vous affiche alors un aperÁu du fichier qui va Ítre exportÈ. VÈrifiez que les donnÈes sont
celles que vous souhaitez rÈcupÈrer et que leur ordre est correct. Enregistrer le Format
Si vous pensez exporter de nouveau cette table pour gÈnÈrer ce mÍme type de fichier, vous avez la
possibilitÈ de mÈmoriser sa structure. Pour cela, cliquez sur le bouton Enregistrer le format et
donnez un nom au format du fichier. A la prochaine exportation de cette table, vous pourrez ainsi
appeler ce format : le logiciel appliquera automatiquement au fichier les paramËtres dÈfinis dans les
Ètapes prÈcÈdentes. Si votre fichier est correct, cliquez sur le bouton Exporter. Le fichier est alors gÈnÈrÈ. A la fin de líexportation, le logiciel vous indique le nom du fichier gÈnÈrÈ et le nombre díenregistrements
quíil contient. 613 Exportation ParamÈtrable : DerniËre Etape
Líexportation est lancÈe. Cliquez sur Pause ou Interrompre pour arrÍter momentanÈment ou dÈfinitivement líexportation. Lorsque líexportation est terminÈe, le logiciel vous indique le nom du fichier gÈnÈrÈ et le nombre
díenregistrements quíil contient.
237
Index
A
A nouveaux.....................................................193
A nouveaux provisoires ..................................194
Achats...............................................................69
Acquisitions intracommunautaires....................99
Activation ........................................................7, 9
Activer filtre.......................................................18
Administrateur...................................................42
Adresse client .................................................153
Adresse fournisseur........................................153
Affichage colonnes ...........................................16
Agios...............................................................146
Analytique.........................................................23
AnnÈes antÈrieures ................................161, 165
Annexe 3310 A...............................................103
Anomalies .......................................................206
AperÁu ............................................................121
Archivage........................................................199
ASI7 ................................................................235
ASIE................................................................236
Assistance comptable.....................................205
Assistance technique..........................................9
Automatiser saisie ............................................66
AVDR..............................................................155
Avoir..................................................................60
B
Balance...........................................................128
Balance ‚gÈe..................................................132
Banque principale.............................................74
Banque secondaire...........................................75
Barre d'outils d'aperÁu ....................................121
Barre outils........................................................45
Bilan................................................................195
BoÓtes impressions .........................................121
Budgets...........................................................176
C
CA12...............................................................108
CA3.................................................................102
Caisse...............................................................74
Campagne rÈvision.........................................186
Centralisation..........................................126, 192
Changer utilisateur ...........................................42
ChÈquier .........................................................173
Client
Adresse ...................................................... 153
ClÙture mensuelle.......................................... 192
Code activation .................................................. 9
Codes postaux ............................................... 179
Colonnes.......................................................... 16
Communication entreprise - expert................ 207
Comparatif N / N-1......................................... 130
Compte
Attente .......................................................... 41
BÈnÈfice ....................................................... 41
Centralisation ............................................. 161
Charge.......................................................... 41
Comptes interdits ....................................... 161
Contrepartie................................................ 162
Gestion ......................................................... 41
Perte............................................................. 41
Produit .......................................................... 41
Raccourci ................................................... 162
TVA .............................................................. 40
Compte
Colonnes AVDR ......................................... 155
Comptes interdits ....................................... 164
Modification ................................................ 154
Reformatage............................................... 200
Suppression ....................................... 154, 206
Compte rÈsultat.............................................. 195
Configuration impression ............................... 122
Consultation comptes ...................................... 83
Recherche .................................................... 85
ContÙle dÈbit crÈdit........................................ 153
Contrepartie automatique .............................. 162
Contrepasser Ècriture ...................................... 65
Convention......................................................... 3
CoordonnÈes dossier....................................... 31
Co˚t financement trÈsorerie .......................... 146
CrÈation
Compte....................................................... 153
Format variable ............................................ 13
Guide abonnements................................... 169
Guide Ècritures ........................................... 166
Utilisateur ..................................................... 41
CrÈation
Printed Documentation
238
ChÈquier......................................................173
Dossier..........................................................27
Filtres ............................................................17
Journal ........................................................162
CrÈdits bails ......................................................47
Cumuls mensuels compte ......................161, 165
D
DÈcaissements .................................................25
DÈclÙture ........................................................202
Delettrage .........................................................88
DÈmarrage........................................................11
DÈpartements .................................................179
DÈpÙt valeurs attente .......................................80
DÈsintallation logiciel ........................................12
DÈverrouillage Ècritures..................................204
Devises ...........................................................174
Dossier
CrÈation.........................................................27
GÈnÈral .........................................................27
E
Ecart rËglement ................................................21
EchÈances ........................................................22
EchÈances
Suppression ................................................203
EchÈancier dÈtaillÈ .........................................136
EchÈancier prÈvisionnel .................................134
Eclater immobilisation.......................................48
Ecritures
Exportation..................................................242
Importation ..................................................231
RÈimputation.......................................205, 206
Simulation ...................................................117
Ecritures
Ecritures types ..............................................21
Saisie ............................................................59
Suppression ........................................203, 204
Ecritures immobilisations..................................49
EDI..................................................................113
E-mail EBP .........................................................9
Encaissements .................................................25
Encours clients ...............................................140
Estimation marges..........................................146
EvÈnements....................................................149
Evolution
CrÈances clients .........................................146
Dettes fournisseurs .................................... 146
Evolution
Compte............................................... 161, 165
Excel .............................................................. 123
Exercice N-1 .................................................... 29
Exportation
ArrÍtÈ de comptes...................................... 242
Balance ...................................................... 241
Exportations particuliËres........................... 241
Grand-livre.................................................. 124
Guides Ècritures ......................................... 243
ModËles rÈvision ........................................ 184
Exportation
Balance ...................................................... 128
Excel........................................................... 123
Journaux..................................................... 123
ParamÈtrable.............................................. 242
F
Fichiers bancaires............................................ 82
Filtres ............................................................... 17
Format
Affichage colonnes....................................... 17
DonnÈes ....................................................... 16
Variables ...................................................... 13
Formulaire 3519............................................. 104
G
Gestimum....................................................... 240
Gestion
Immobilisations............................................. 47
TVA .............................................................. 98
Gestion
ChÈquiers ................................................... 173
Grand-livre ..................................................... 124
Analytique................................................... 141
Graphique ...................................................... 120
Grilles
Saisie............................................................ 16
Grilles
Analytiques......................................... 148, 175
Guides abonnements..................................... 168
CrÈation...................................................... 169
Guides Ècritures............................................. 165
Consultation ............................................... 167
CrÈation...................................................... 166
Index
239
H
Heures ouverture................................................9
I
IcÙnes ...............................................................45
Immobilisations.................................................47
Importation
Guides Ècritures..........................................231
ModËles rÈvision .........................................185
Importation
Ecritures ......................................................234
ParamÈtrable...............................................231
Impression
Achats .........................................................131
Balance .......................................................128
DÈclaration TVA..................................101, 127
Grand-Livre .................................................124
Journaux .....................................................123
Rapprochement bancaire............................127
RËglements.................................................131
TrÈsorerie....................................................131
Ventes .........................................................131
Ventes comptoir..........................................131
Informations dossier .........................................30
Installation rÈseau ............................................11
J
Journal
Centralisateur..............................................194
CrÈation.......................................................162
Gestion journaux.........................................161
Impression...................................................123
Journal gÈnÈral ...........................................194
Options de saisie ..........................................65
Saisie ............................................................59
Journal ÈvÈnements .......................................149
L
Largeur colonnes..............................................16
LCR...................................................................82
Lettrage.............................................................21
En cours de saisie.........................................67
Lettrage
ApprochÈ.......................................................88
Automatique..................................................86
Manuel ..........................................................85
Lettres chËque..................................................81
Lettres relance................................................136
Lettres traite ..................................................... 81
LibellÈs Ècritures ............................................ 170
LibellÈs rÈpÈtitifs ............................................ 170
Licence............................................................... 9
Lien ODBC....................................................... 13
Ligne Ècriture ................................................... 61
Liste
LibellÈs ....................................................... 170
PropriÈtÈs ..................................................... 16
Livraisons gaz imposables............................. 100
M
Mail EBP ............................................................ 9
Maintenance .................................................. 199
Marge brute.................................................... 146
Mise ‡ jour dossier........................................... 13
Mise en place dossier ...................................... 29
Mode rÈel ....................................................... 117
Mode simulÈ................................................... 117
ModËle impression
CrÈation...................................................... 121
ModËle rÈvision.............................................. 182
Mot de passe ........................................... 42, 202
Mutation ........................................................... 48
N
Notes dossier................................................... 30
Nouveau
ModËle impression ..................................... 121
Nouveau
Dossier ......................................................... 27
Ecriture ......................................................... 60
Utilisateur ..................................................... 41
NumÈrotation interne ..................................... 194
NumÈrotation piËces........................................ 25
O
Ordre colonnes ................................................ 16
P
Paiements reÁus .............................................. 78
ParamÈtrage
Bilan ........................................................... 195
Plan de regroupement................................ 201
Pays ............................................................... 179
PiËce
NumÈrotation................................................ 25
Plan comptable .............................................. 153
Plan de regroupement ................................... 201
Printed Documentation
240
Postes analytiques .........................................175
PrÈlËvements....................................................82
PrÈsentation gÈnÈrale ......................................13
PrÈvisions rËglements ....................................133
PrÈvisions trÈsorerie.......................................118
PropriÈtÈs
Filtres ............................................................16
PropriÈtÈs
Grille..............................................................17
Purge transactions............................................43
R
Raccourci
Compte........................................................161
LibellÈ..........................................................161
Raccourci
Compte........................................................163
LibellÈ..........................................................164
Racines comptes
Clients ...........................................................40
Fournisseurs .................................................40
TrÈsorerie......................................................40
Rapport incident .................................................9
Rapprochement bancaire .................................88
Automatique..................................................93
Correct ..........................................................29
Impression...................................................127
Incorrect ........................................................89
Recalcul soldes ..............................................200
Recevoir donnÈes...........................................207
Recherche
Compte........................................................155
EchÈance ......................................................68
Ecritures ......................................................115
RÈcupÈrer dossier ..........................................235
RËglements
Tiers ..............................................................81
RÈimputation Ècritures............................205, 206
RÈindexation...................................................200
Relances.........................................................136
Modification modËle ....................................140
Remise en banque ...........................................82
Option............................................................82
Principe .........................................................82
RÈmunÈration compte ....................................145
RÈorganisation fichiers ...................................200
RÈpartition ca................................................. 146
RÈseau............................................................. 11
RÈsultat
Exploitation................................................. 146
Net comptable ............................................ 146
RÈsultat
Analytique................................................... 141
RÈvision comptable........................................ 181
S
Saisie
Paiements reÁus........................................... 78
Sans notions comptables ................. 72, 74, 75
Standard....................................................... 59
Saisie
GuidÈe.......................................................... 68
Sans notions comptables ................. 69, 70, 74
Sauvegarde...................................................... 43
Sauvegarde
Dossier ......................................................... 30
SÈlection transactions...................................... 42
Sens Ècriture.................................................... 60
Service technique
Horaires.......................................................... 9
Seuil relance .................................................. 153
Simulation ...................................................... 117
Soldes N-1 ....................................................... 29
Statistiques .................................................... 145
Suivi
Balance mensuel........................................ 129
ChÈquier..................................................... 174
Suppression
EchÈances.................................................... 22
Guide.......................................................... 168
Ligne............................................................. 64
SynthËse
Ecarts budgÈtaires ..................................... 144
Ecarts N / N-1............................................. 144
T
Tableau de bord............................................... 46
Taux de TVA.................................................... 40
TÈlÈchargement............................................. 153
TÈlÈphone technique ......................................... 9
Transactions .................................................... 42
Tri suivant colonne........................................... 16
TVA
Index
241
DÈbits ............................................................98
EDI ..............................................................113
Encaissements........................................25, 98
GÈnÈral .........................................................98
TÈlÈtransmission.........................................113
Types
Journaux .....................................................162
U
UGT ..................................................................49
Utilisateurs ........................................................41
V
Valeurs encaissement ..................................... 25
Validation Ècritures ........................................ 191
Ventes.............................................................. 70
Ventes comptoir............................................... 72
Ventilations analytiques
Compte....................................................... 143
Poste .......................................................... 142
Virements......................................................... 82
W
Win Compta 3 ................................................ 237
EBP Business Plan
Pour Windows XP et Vista
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2009 EBP Informatique, édition Juillet 2009
CONVENTION D’UTILISATION D’EBP
1. PREAMBULE
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros
immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition
du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un
seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le
progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de
dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins
exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un
réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat
d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur
un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une
licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright
d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites
judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils
ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce
soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il
estime opportunes.
2. LIVRAISON, SUIVI ET DROIT DE RETRACTATION ( LOI CHATEL DU 3
JANVIER 2008 )
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf
mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les
progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai,
s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels
sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut
suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non
surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est
informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce
expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un
de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du
produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est
souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du
logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation.
Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
3. ÉTENDUE DES OBLIGATIONS DE SUPPORT D’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des
recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les
configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au
CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le
CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais
EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de
support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont
disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
4. ASSISTANCE DE PROXIMITE SUR LE SITE
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour
dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée
ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît
conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention
pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions
d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut
d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des
parties convenues dans cette convention tierce.
5. SAUVEGARDE DES DONNEES
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est
prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois
par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers
de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative
ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une
irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire
la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de
sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération
des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
6. LIMITATION DE GARANTIE
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront
conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est
fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques
relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur.
En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de
toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre
garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de
manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin
particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support
téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité
ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle
disponibilité.
7. LIMITATIONS DE RESPONSABILITE
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en
aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les
manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes
de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP
dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même
qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels
préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence
de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP
et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi
par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre
le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses
fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au
total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la
fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur
reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un
test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
8. DISPOSITIONS FINALES
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire
électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La
validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV
dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou
ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le
Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour
tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Version 2.1 Mai 2009
6 EBP Business Plan
FELICITATIONS !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder
votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Business Plan et donne toutes les informations
nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans
le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci
est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous
pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
• La touche F1 pour un accès direct à l’aide.
• Le menu ? + Aide pour obtenir une aide générale. Sélectionnez l’icône de
la fonction pour laquelle vous souhaitez obtenir de l’aide.
Remarque
Nous vous conseillons de lire le fichier Lisez-moi.txt qui sera proposé à
l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis
l’impression de ce manuel y seront consignées.
EBP Business Plan 7
TABLE DES MATIERES
INSTALLATION 9
1. Avant de commencer 9
1.1. Accès au service technique ..................................................................... 9
1.2. Configuration minimale conseillée ......................................................... 10
1.3. La place disque nécessaire ................................................................... 10
2. Comment installer mon logiciel ? 11
3. Comment lancer mon logiciel ? 12
4. Comment Activer mon logiciel ? 12
4.1. Version non activée ............................................................................... 12
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ............................................. 12
4.3. Comment introduire mon code d’activation ? ......................................... 13
5. Comment créer mon dossier ? 13
6. Ecran de travail 14
PRISE EN MAIN 15
1. Comment initialiser mon dossier ? 15
1.1. Accès aux Préférences .......................................................................... 15
1.2. Saisie des Préférences .......................................................................... 15
1.3. Les options ............................................................................................ 16
1.4. L’aide dynamique ................................................................................... 16
2. Comment utiliser les fiches de saisie ? 16
2.1. Créer une fiche ...................................................................................... 16
2.2. Modifier une fiche .................................................................................. 17
2.3. Annuler une modification sur une fiche .................................................. 17
2.4. Supprimer une fiche ............................................................................... 17
2.5. Les Notes perso ..................................................................................... 17
3. Comment saisir les prévisions ? 18
3.1. Accès aux Prévisions ............................................................................. 18
3.2. Généralité sur les Prévisions ................................................................. 18
3.3. Spécificités ............................................................................................. 19
8 EBP Business Plan
4. Comment consulter les résultats ? 22
4.1. Les tableaux de résultats ....................................................................... 22
4.2. Les graphiques et les ratios ................................................................... 22
5. Comment reprendre une entreprise ? 23
6. Comment accéder au Rapport ? 23
6.1. Elaboration du rapport ........................................................................... 24
7. Comment sauvegarder les donnees ? 25
LES FONCTIONS AVANCEES 27
1. Le tableau de bord 27
2. Types de consultation des résultats 28
3. Les impressions et les exportations 28
3.1. L’impression et l’exportation des grilles ................................................. 28
3.2. L’impression du rapport ......................................................................... 28
3.3. La génération du rapport sous forme de diaporama .............................. 29
4. Les démarches administratives 29
4.1. Dossier économique EDEN ................................................................... 29
4.2. Formulaire ACCRE ................................................................................ 29
INDEX 30
Avant de commencer
EBP Business Plan 9
INSTALLATION
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service
technique*. Pour y accéder, munissez vous de votre numéro de licence puis au
choix :
• Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez
patienter vous êtes sur une file d'attente.
0811 65 20 00
(Coût d’un appel local)
• Exposez votre problème par e-mail
vwin.support@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00
Le vendredi 8h00 à 18h00
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version
achetée et du contrat souscrit.
INSTALLATION
10 EBP Business Plan
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est
la suivante :
• OS : Windows XP SP2, Windows Vista SP1 32 bit & 64 bit, Windows 7 32 bit &
64 bit
• Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
• Mémoire : 1 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
• Imprimante jet d’encre ou laser avec un pilote Windows.
• Pour BP PME uniquement : La génération du diaporama nécessite l'utilisation
du Pack Office 2003 ou 2007
Remarque
Windows XP® et Vista® sont des logiciels dont vous devez faire l'acquisition
préalablement à l'utilisation du logiciel.
1.3. La place disque nécessaire
L’installation complète du logiciel nécessite 500 Mo d’espace disque disponible.
L’installation du dossier de démonstration prend environ 10 Mo. Pour installer
uniquement certains composants (par exemple, tous les composants, sauf le
dossier de démonstration), cliquez sur le bouton Installation Personnalisée et
cochez uniquement les composants désirés.
Comment installer mon logiciel ?
EBP Business Plan 11
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours
d’exécution.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu
Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe
où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur
OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la
présentation et à l’installation d’EBP Business Plan.
3. Sélectionnez l’installation du logiciel.
4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une,
cliquez sur le bouton Suivant pour démarrer la procédure.
5. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez
obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son
acceptation.
6. Cliquez sur Oui pour accepter la convention d’utilisation de ce produit,
autrement, cliquez sur Non, l’installation s’arrêtera.
7. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous
conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Standard.
8. Eventuellement, pour installer uniquement certains composants ou définir des
répertoires particuliers, cliquez sur Personnalisée.
9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM
FILES\EBP\Business Plan. Pour éventuellement modifier ce répertoire,
cliquez sur le bouton Parcourir.
10. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer et relancer
l’ordinateur
INSTALLATION
12 EBP Business Plan
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Si à l’installation du produit, vous avez demandé la création d’un icône sur le
bureau, vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel
peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Business
Plan 2010.
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version non activée
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version non
activée. Cela signifie qu’il est limité dans le temps et que vous ne pouvez pas
imprimer ni exporter depuis le logiciel. Vous disposez de 40 jours d’évaluation pour
découvrir toutes les fonctionnalités du produit.
Remarque
Le logiciel contient un dossier de Démonstration, qui vous permet de découvrir
l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons
vivement d’ouvrir celui-ci afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer
votre propre dossier.
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les
fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Vous pouvez obtenir ce code d’activation soit :
• En vous connectant sur le site web d'EBP, en passant par le menu Internet +
Activation en ligne (www.ebp.com/enr/). Vous obtiendrez ainsi votre code de
activation instantanément.
• En nous envoyant par voie postale le coupon détachable de la carte
d'enregistrement, complété avec soin. Après réception et traitement de votre
courrier, EBP vous communiquera votre code d’activation.
Comment créer mon dossier ?
EBP Business Plan 13
4.3. Comment introduire mon code d’activation ?
Au lancement du logiciel, l’écran d’introduction apparaît. Choisissez l’option Activez
votre logiciel, afin d’ouvrir la fenêtre « Activation ».
Vous avez alors accès à quatre zones :
• Raison sociale
Vous devez impérativement saisir la même raison sociale que vous nous avez
communiquée sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même
syntaxe (points, majuscules ou minuscules).
• Code d’activation
Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué.
• Numéro de licence
Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint
avec la boîte du logiciel.
• Clé web
Votre clé web vous sera demandée lors de l'accès à l'espace client sur le site
www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières
nouveautés, de télécharger les dernières mises à jour du logiciel, etc..
Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activer. Si toutefois le bouton n’est pas
accessible, c’est qu’une information n’est pas correcte. Un voyant lumineux vous
indiquera où est l’erreur.
Remarque
Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus
visible.
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Pour créer un nouveau dossier, trois possibilités vous sont offertes :
• Sélectionnez directement l'option Créer un nouveau projet depuis l'écran
d'accueil qui apparaît au démarrage du logiciel,
• Passez par le menu Fichier + Nouveau,
• Passez par l'icône Nouveau.
Vous devez ensuite remplir le formulaire qui vous est proposé afin de créer votre
business plan.
Vous avez la possibilité de créer un Business Plan sur 20 ans au maximum
(Version Expert).
INSTALLATION
14 EBP Business Plan
Reprise d’éléments antérieurs
Si vous réalisez une reprise de société, vous devez sélectionner les options
« Bilan & éléments associés » et « Compte de résultat » puis les cases à
cocher correspondantes aux exercices que vous souhaitez reprendre
(maximum 3 ans).
Vous trouverez un complément d’informations dans l’aide en ligne, accessible
par le bouton situé en bas à droite du formulaire de création.
Remarque
Suivant votre licence, vous avez la possibilité de créer un nombre limité de dossier
de Business Plan (au minimum 10).
6. ECRAN DE TRAVAIL
Les menus Une aide en ligne
interactive en fonction
de la page affichée.
Grille de saisie des
données.
Navigation dans les différentes catégories.
Arborescence contenant
les données du dossier
Comment initialiser mon dossier ?
EBP Business Plan 15
PRISE EN MAIN
Dans les parties suivantes vous allez découvrir les principales fonctionnalités du
produit notamment comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales
prévisions, comment consulter les résultats et réaliser le dossier final.
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
1.1. Accès aux Préférences
Pour accéder à la saisie des préférences, vous devez cliquer sur le bouton
que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence.
Il est toutefois possible d'accéder aux préférences par l'intermédiaire du menu
Affichage + Préférences.
Cette partie permet de :
• Définir les Préférences du dossier,
• Etablir le paramétrage des Données de base,
• Paramétrer par défaut la création des fiches de prévisions. Cette fonction
est disponible en Version EBP Business Plan Edition PME.
Pour en savoir plus concernant EBP Business Plan Edition PME contacteznous.
1.2. Saisie des Préférences
Les préférences du dossier
Les préférences du Dossier/Partie « Général » seront saisies directement lors de la
création du dossier. Pour saisir les autres Préférences du dossier, il suffira de se
positionner sur celle souhaitée dans l’arborescence et de saisir les informations
souhaitées.
Les données de base
Les différentes informations à saisir dans cette partie permettent de pré-paramétrer
les combo-listes des options des prévisions.
Vous trouverez les données de base concernant les taux de TVA, les
saisonnalités, les échéanciers et les profils de personnel (Les profils sont
disponibles uniquement en Version EBP Business Plan Edition PME).
Pour avoir plus de détail sur la saisie, reportez-vous à l’aide en ligne.
PRISE EN MAIN
16 EBP Business Plan
Les Préférences de prévisions
Les différentes informations à saisir dans cette partie, permettent de pré-paramétrer
la majorité des options de saisie des Prévisions elles-même. La création de
prévisions devient alors plus rapide puisqu’il n’y a qu’à intervenir sur les montants.
1.3. Les options
Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre
des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin, car certaines options vont
déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel.
1.4. L’aide dynamique
Vous disposez d’une aide dynamique que vous pouvez ou non afficher grâce au
bouton .
Afin de naviguer correctement dans cette fenêtre d’aide vous disposez de différents
raccourcis. Des informations complémentaires sont proposées par l’intermédiaire
du raccourci « Voir aussi ».
2. COMMENT UTILISER LES FICHES DE SAISIE ?
2.1. Créer une fiche
Toutes les fiches peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel.
Toutefois, certaines fiches sont déjà proposées telles que les TVA, les
Saisonnalités et les Profils de personnel (La création d’autres profils n’est
disponible qu’en Version EBP Business Plan Edition PME).
Si vous créez votre dossier depuis le squelette « EBP.Standard » existant, vous
aurez également des fiches d’Investissements, de Charges externes et d’Impôts &
taxes de proposées.
Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de fiche que vous
souhaitez créer dans l'arborescence, exemple "Ventes", puis cliquez sur le bouton
Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran.
Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le
bouton Valider que vous trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations
saisies.
Comment utiliser les fiches de saisie ?
EBP Business Plan 17
2.2. Modifier une fiche
L'accès à la modification d'une fiche peut se réaliser de deux façons :
• Soit en se positionnant dans l'arborescence sur le type de fiche (exemple
"Ventes"), en choisissant la fiche dans le tableau récapitulatif et en cliquant sur
le bouton Ouvrir en bas de la page.
• Soit en développant l'arborescence dans lequel se trouve la fiche à modifier
puis en double-cliquant sur la fiche souhaitée.
Une fois sur la fiche, il suffit de saisir les informations souhaitées. Toutes les zones
modifiables seront alors visibles par leur fond blanc.
Une fois la modification réalisée, le bouton Valider, que vous trouverez en bas de
la fiche, permettra d'enregistrer les modifications.
2.3. Annuler une modification sur une fiche
Lors de la saisie ou de la modification d'une fiche, il est possible d'annuler le travail
effectué.
Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton Annuler qui se trouve en bas de la
fiche. Les modifications apportées seront alors supprimées et la fiche retrouvera
son état initial.
2.4. Supprimer une fiche
La suppression d'une fiche se fera par l'intermédiaire de la liste, exemple les
"Ventes", ou directement dans la fiche en question.
Pour supprimer une fiche, il suffit de se positionner sur la ligne concernée dans le
tableau récapitulatif et de cliquer sur le bouton Supprimer qui se trouve en bas de
la fenêtre.
Remarque
La création et la suppression d’une fiche peuvent être réalisées à partir du menu
contextuel (clic inverse de la souris) de la barre de navigation de gauche.
Pour plus d’informations, reportez-vous à l’aide en ligne.
2.5. Les Notes perso
Chaque fiche de prévision pourra être accompagnée d’une note. Plusieurs outils
sont disponibles dans cette note :
• Un correcteur d’orthographe,
• Un outils d’insertion de champs variables,
• Une zone permettant de lier des fichiers à la page de note.
Pour avoir plus de détail sur les notes perso, reportez-vous à l’aide en ligne.
PRISE EN MAIN
18 EBP Business Plan
3. COMMENT SAISIR LES PREVISIONS ?
3.1. Accès aux Prévisions
Pour accéder à la saisie des prévisions, vous devez cliquer sur le bouton
que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence.
Il est toutefois possible d'accéder aux prévisions par l'intermédiaire du menu
Affichage + Prévisions.
Cette partie permet de paramétrer les principales fiches du dossier. Vous
retrouverez donc les prévisions suivantes :
• Les Investissements (incorporels, corporels et financiers) et les Cessions
d’immobilisations ;
• Les Financements (Apports en capital, Comptes courants d’associé,
Emprunts, Crédits bails, Subventions) ;
• Les Ventes (Négoce, Produits & services);
• Les Achats (Négoce, Produits & services);
• Les Charges Externes ;
• Le Personnel (Salarié et Gérant non salarié) et les Autres charges de
personnel ;
• Les Impôts & Taxes (autre que IS et IFA) ;
• Les Autres prévisions (Production immobilisé, Autres produits et autres
charges, Charges à répartir, Produits et Charges financières, Dividendes,
Produits et Charges exceptionnelles, Provisions, Produits et Charges
constatées d’avance, et Impôt Société) [Version EBP Business Plan
Edition PME] ;
• Les Eléments antérieurs (Bilan & éléments antérieurs et Compte de
Résultat) [Version EBP Business Plan Edition PME].
3.2. Généralité sur les Prévisions
Chaque type de prévisions possède une liste récapitulative des différentes fiches
créées. Cette liste synthétise les principales informations pour vous aider dans
l’analyse des résultats.
Pour créer une nouvelle fiche de prévision, vous devez vous placer sur le type de
prévision souhaité (exemple : "Ventes"), puis, depuis la liste, cliquez sur le bouton
Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran.
Toutes les fiches se décomposent en deux parties : l’entête et le corps. L'entête
permet d'identifier la prévision (Ex : Nom de la prévision) et le corps se compose de
deux onglets nécessaires à la saisie des données.
L’onglet Option permet de paramétrer au mieux la fiche que vous créez. Pour
l’ensemble des combos listes, un choix sera fait par défaut. Toutefois, il vous sera
possible d’adapter ces zones aux différents cas que vous voudrez traiter.
Comment saisir les prévisions ?
EBP Business Plan 19
Une fois la saisie des options réalisées, il ne vous restera plus qu’à saisir les
montants. Ainsi tous les calculs se feront pour alimenter votre Business Plan.
Sur chaque fiche, ainsi que sur chaque liste, il vous sera possible de saisir des
Notes par l’intermédiaire d’un onglet prévu à cet effet.
3.3. Spécificités
Pour l’ensemble des prévisions le principe reste identique. Une fois la saisie des
options réalisées, il ne vous restera plus qu’à saisir le ou les montants nécessaires
aux différents tableaux de résultats.
3.3.1. Les investissements
Trois types d’investissements sont possibles : Incorporels, Corporels ou
Financiers. La gestion des Cessions d’immobilisations sera possible dans cette
partie.
Les amortissements se calculeront automatiquement en fonction des options
saisies.
3.3.2. Les financements
On distingue deux grandes catégories de financements. Les financements dont la
fiche reste du type standard avec un onglet Montant et un onglet Options. Puis les
fiches qui sont composées d’un onglet Définition et d’un onglet Echéancier.
Pour les Apports en Capitaux et les Comptes Courants, la saisie des
informations reste la même. Toutefois pour les Emprunts et les Crédits-Bails
toutes les informations devront être saisies dans l’onglet Définition. L’onglet
Echéancier permettra de mettre en avant le calcul des différentes échéances.
La subvention d’exploitation est une aide financière non remboursable accordée
le plus souvent par l'Etat ou une Collectivité locale.
Les subventions d'investissements ont pour objet d'aider l'entreprise à acquérir
certains équipements.
3.3.3. Les ventes
Deux types de ventes sont possibles, le type Marchandises (Produits achetés puis
revendus sans avoir subi de transformation) ou le type Production (Tous les
produits issus de la production ou services réalisés par l’entreprise).
Remarque
A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution
annuel ou mensuel de vos ventes pour les années supérieures au premier exercice.
PRISE EN MAIN
20 EBP Business Plan
3.3.4. Les achats
Chaque prévision d’achat sera liée à une vente lors de la création de celle-ci. Le
montant des prévisions d’achats sera calculé en fonction d’un Taux de
Marge/Marque ou d’un Coefficient appliqué aux Ventes, par rapport au type de
cette vente.
Remarque
A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution
annuel ou mensuel de vos achats pour les années supérieures au premier exercice.
Pour avoir plus de détail sur les prévisions d’achats, reportez-vous à l’aide en
ligne.
3.3.5. Les charges externes & autres achats
Les Charges externes & autres achats, sont toutes les charges qui devront être
prises en compte dans le plan d’affaires mais qui ne sont pas liées directement aux
ventes.
On distingue deux types de charges :
• les charges Fixes : Elles sont des frais réguliers qu'engendre l'existence
de l'entreprise quel que soit son niveau d'activité.
• les charges Variables : Egalement appelées "charges fonctionnelles"
elles sont les charges qu'engendre directement l'activité de l'entreprise.
Remarque
A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution
annuel ou mensuel de vos charges pour les années supérieures au premier
exercice.
3.3.6. Les charges de personnel
Les charges de personnel permettent de mettre en avant l’ensemble des coûts qui
sont liés aux frais de personnel.
On distingue deux types de personnel : les Salariés et les Gérants non salariés.
La fonction Equivalent Temps Plein (ETP) vous permettra de gérer le personnel
équivalent sur un même poste.
Par exemple :
Si vous avez besoin de 2 commerciaux pour votre entreprise, si ceux-ci ont le
même profil, vous n’avez pas besoin de créer 2 fiches. Suite à la création de la
fiche pour le 1er commercial, vous devez indiquer 2 dans la colonne ETP.
Comment saisir les prévisions ?
EBP Business Plan 21
3.3.7. Les impôts et taxes
Le principe de création de fiche reste le même que pour les autres prévisions.
Dans l’onglet Montant, vous devez saisir le montant d’impôt que vous estimez
devoir payer.
Pour avoir plus de renseignement et un exemple de saisie de la ventilation
d’impôt, reportez-vous à l’aide en ligne.
3.3.8. Les autres prévisions
Les prévisions ci-dessous sont disponibles uniquement en Version EBP Business
Plan Edition PME.
Pour en savoir plus concernant Business Plan Edition PME contactez-nous.
Les Prévisions d’Exploitation
Cette catégorie de prévisions regroupe l’ensemble des prévisions qui sont
moins « courantes » telles que : la Production immobilisée, les Autres
produits, les Charges à répartir et les Autres charges.
Les Prévisions Financières
Cette catégorie de prévisions regroupe l’intégralité des prévisions
financières. On retrouvera donc les prévisions suivantes : les Produits
financiers, les Charges financières et les Dividendes.
Les Prévisions Exceptionnelles
Les prévisions dites « Exceptionnelles » regroupent les Produits
exceptionnels ainsi que les Charges exceptionnelles.
Les Prévisions Diverses
Cette catégorie regroupe le reste des prévisions nécessaires pour établir
les tableaux de résultats. On retrouve donc les Provisions, les Produits
constatés d’avance et les Charges constatées d’avance.
L’Impôt Société
Le récapitulatif proposé, a pour objectifs de fournir une liste précise des
montants d'IS à payer. De plus, il met en avant l’IFA et les éventuels
remboursements de crédit d'impôt.
PRISE EN MAIN
22 EBP Business Plan
4. COMMENT CONSULTER LES RESULTATS ?
Pour consulter les résultats du Business Plan, vous devez cliquer sur le bouton
que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence.
Il est toutefois possible d'accéder aux résultats par l'intermédiaire du menu
Affichage + Résultats.
Cette partie vous permet de visualiser tous les chiffres obtenus grâce aux
différentes saisies effectuées pour l’élaboration du Business Plan. Vous retrouverez
donc une liste de tableaux, des graphiques et des ratios.
4.1. Les tableaux de résultats
Les tableaux de résultats disponibles sont :
• Le compte de résultat,
• Le tableau de trésorerie,
• Le seuil de rentabilité,
• Le bilan,
• Les tableaux concernant le fonds de roulement (EBP Business Plan
Edition PME et EBP Business Plan Expert),
• Les tableaux de financements (EBP Business Plan Edition PME et EBP
Business Plan Expert),
• Les récapitulatifs de TVA : ils permettent d’expliquer, exactement,
comment la TVA due ou le crédit de TVA sont calculés.
• Les autres récapitulatifs (EBP Business Plan Edition PME et EBP
Business Plan Expert).
Pour avoir plus de détail sur le contenu des tableaux, reportez-vous à l’aide en
ligne.
Vous retrouverez ces différents résultats dans le Rapport (Partie Rapport située en
bas à gauche dans la barre de navigation).
4.2. Les graphiques et les ratios
EBP Business Plan propose l'analyse de l'ensemble des résultats sous forme de
graphiques ou ratios. Ils sont une interprétation des tableaux précédents.
Chaque graphique ou ratio est défini par son nom.
L'onglet Définition permet de voir les paramètres qui constituent :
• le graphique : Eléments, Couleur du graphique, Plafond ;
• le ratio : le Numérateur, le Dénominateur, l’Unité (pourcentage, jour,
montant) et la description du ratio.
Comment reprendre une entreprise ?
EBP Business Plan 23
Dans la version EBP Business Plan Expert, vous pourrez créer vos propres
graphiques et vos propres ratios.
Un onglet Notes vous permettra de saisir des annotations sur le graphique ou ratio.
Tous les graphiques et ratios sont imprimables ou exportables.
Pour avoir plus de détail sur les graphiques et ratios disponibles, et sur la
création de ceux-ci, reportez-vous à l’aide en ligne.
5. COMMENT REPRENDRE UNE ENTREPRISE ?
Il vous est possible d'inclure les données de la reprise dans le Bilan et le Compte
de résultat pour, au maximum, 3 années. Pour cela, vous devez paramétrer les
préférences en conséquence.
Seul les valeurs saisies dans le Bilan antérieur auront un impact sur les résultats
prévisionnels. Le Compte de résultat antérieur est lui facultatif.
La saisie du bilan antérieur ayant un impact sur différents calcul, et notamment sur
la trésorerie prévisionnelle, les fiches, suivantes :
• les stocks,
• les encaissements et les décaissements,
• la TVA,
• les amortissements,
• les comptes courants d’associés,
• les emprunts,
• les crédits-bails,
• l’impôt sur les sociétés.
Pour reprendre une entreprise, deux possibilités s’offrent à vous :
1. Saisir directement les valeurs dans le Bilan et le Compte de résultat
antérieur,
2. Importer la balance EBP pour alimenter le Bilan et le Compte de résultat
antérieur.
Pour avoir plus de détail sur l’import de la balance, reportez-vous à l’aide en
ligne.
6. COMMENT ACCEDER AU RAPPORT ?
Pour accéder à la rédaction et à l'impression du rapport, vous devez cliquer sur le
bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il
PRISE EN MAIN
24 EBP Business Plan
est toutefois possible d'accéder au dossier par l'intermédiaire du menu Affichage +
Rapports.
Cette partie vous permet d'argumenter puis d'imprimer le rapport que vous
remettrez à vos financiers.
6.1. Elaboration du rapport
EBP Business Plan vous propose la structure complète du dossier présentant votre
projet. Cette structure étant non modifiable, vous avez la possibilité de ne pas
imprimer l'intégralité des parties ou des pages.
Remarque
Dans la barre de navigation de droite, vous disposez d’une case à cocher
permettant d’inclure ou non la page sélectionnée lors de l’impression du rapport.
Depuis la version EBP Business Plan Edition PME, 4 structures de rapports plus
ou moins détaillées sont proposées.
Pour la version EBP Business Plan Expert, il est possible de créer vos propres
rapports. Celui-ci contiendra seulement les pages que vous y ajouterez.
Pour avoir plus de détail sur la création de rapport, reportez-vous à l’aide en
ligne.
Afin de constituer un dossier percutant, l'impression proposée par EBP Business
Plan sera alimentée par certaines données saisies dans les prévisions ainsi que par
les résultats qui en découlent.
Remarque
Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces données par l'intermédiaire
de l'onglet Commentaires.
Trois types de données sont repris, vous pouvez les reconnaître grâce à l’icône
associé :
• Les tableaux sont indiqués par l'icône ,
• Les graphiques sont indiqués par l'icône ,
• Les ratios sont indiqués par l'icône .
Remarque
Vous pourrez agrémenter chacune des pages récupérée de votre prévisionnel par
un texte aussi bien avant, qu’après la donnée.
Comment sauvegarder les donnees ?
EBP Business Plan 25
7. COMMENT SAUVEGARDER LES DONNEES ?
Afin de récupérer l’ensemble des modifications réalisées dans l’application, vous
devez Enregistrer le fichier de travail.
Pour ce faire, vous disposez d’un icône Enregistrer ou vous pouvez passer
directement par le menu Fichier + Enregistrer.
Remarque
Dans les options du dossier (menu Outils + Options + Sauvegarde), vous
disposez d’un outils permettant de programmer des sauvegardes automatiques
régulières.
Pour plus d’informations sur la sauvegarde des données, reportez-vous à l’aide
en ligne.
Le tableau de bord
EBP Business Plan 27
LES FONCTIONS AVANCEES
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez
dans EBP Business Plan.
1. LE TABLEAU DE BORD
Le Tableau de Bord permet d'obtenir une synthèse de votre Business Plan.
Remarque
Les données affichées sont mises à jour en temps réel, au moment des saisies.
Vous pouvez visualiser les informations suivantes :
• La liste des principales prévisions saisies : une coche vous permet de
visualiser si des prévisions de type Ventes, Achats, Charges ou
Personnels ont été saisies ;
• La liste des dates importantes du dossier : Cette liste permet de donner
des informations sur la date de création du dossier, la date du dernier
enregistrement du fichier ainsi que la date de dernière impression du
dossier final ;
• La liste des différentes alertes et anomalies rencontrées : Cette zone
permet de récapituler les différentes incohérences rencontrées dans le
Business Plan créé ;
• La rentabilité du dossier : Ce tableau est la version synthétique du seuil
de rentabilité. Il vous permet de visualiser si votre projet est rentable et à
quel moment ;
• Une présentation des données importantes sous forme de graphique : Ce
graphique vous indique l'évolution du chiffre d'affaires, du coût total des
charges et du résultat net sur les différentes périodes de votre Business
Plan.
Pour avoir plus de détail sur le tableau de bord, reportez-vous à l’aide en ligne.
LES FONCTIONS AVANCEES
28 EBP Business Plan
2. TYPES DE CONSULTATION DES RESULTATS
La consultation des résultats est possible sous différentes formes. En fonction des
paramètres, il est possible de visualiser certains résultats mensuellement, cumulée
ou annuellement.
Pour les consultations mensuelles et cumulées, des boutons pour les différents
exercices sont disponibles.
Si vous réalisez une reprise d’éléments antérieurs, suivant le nombre d'années de
reprise, vous disposerez des éléments de visualisation : Aucun, N-1, N-2, N-3.
En fonction des filtres sélectionnés, plusieurs niveaux d’affichage des données sont
possibles. Vous pourrez affiche différents niveau de Détail (Totaux, Rubriques,
Sous-rubriques et Prévisions), pour des lignes Non valorisées et pour différents
parties.
Pour avoir plus de détail sur la consultation des résultats, reportez-vous à l’aide
en ligne.
3. LES IMPRESSIONS ET LES EXPORTATIONS
3.1. L’impression et l’exportation des grilles
Tous les tableaux disponibles dans le logiciel EBP Business Plan, dans les
Prévisions comme dans les Résultats, peuvent être imprimés ou exportés.
Pour imprimer, il suffit de vous placer dans le tableau souhaité, puis d'actionner
l’icône Imprimer ou de passer par le menu Fichier + Imprimer.
Pour exporter les données, il vous suffit d'actionner le bouton Exporter ou de
passer par le menu Fichier + Exporter.
3.2. L’impression du rapport
EBP Business Plan vous propose une ou plusieurs (EBP Business Plan Edition
PME) structures complètes du rapport présentant votre projet. Ces structures étant
non modifiables, vous avez la possibilité de ne pas imprimer l'intégralité des parties
grâce à la coche Inclus que vous trouverez à gauche de l’écran.
Afin de constituer un dossier percutant, l'impression proposée par EBP Business
Plan sera alimentée par certaines données saisies dans les prévisions ainsi que
par les résultats qui en découlent.
Les démarches administratives
EBP Business Plan 29
Remarque
Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces données par l’intermédiaire
de l’onglet Commentaires.
3.3. La génération du rapport sous forme de diaporama
EBP Business Plan vous propose de générer un fichier à extension ppt permettant
de présenter les rapport sous forme de diaporama (à partir d’EBP Business Plan
Edition PME). Vous accéderez à cette fonctionnalité par le menu Outils + Générer
un diaporama ou par le bouton portant le même nom.
Remarque
Le fichier généré pourra être modifier grâce au logiciel PowerPoint de Microsoft.
Seule les version 2003 et 2007 du Pack Office de Microsoft sont compatibles.
Pour avoir plus de détail sur la génération du diaporama, reportez-vous à l’aide
en ligne.
4. LES DEMARCHES ADMINISTRATIVES
4.1. Dossier économique EDEN
Si vous remplissez les conditions pour bénéficier de l'aide EDEN, EBP Business
Plan Edition PME vous permet de générer le formulaire nécessaire à l'obtention de
cette aide.
Une fois votre business plan élaboré, certaines informations seront reprises pour
composer le formulaire EDEN. Cependant, quelques précisions sur les saisies
réalisées vous seront demandées.
Pour avoir plus de détail sur l’élaboration du dossier économique EDEN,
reportez-vous à l’aide en ligne.
4.2. Formulaire ACCRE
Si vous remplissez les conditions pour bénéficier de l'aide ACCRE, EBP Business
Plan Edition PME vous propose le formulaire à remplir pour obtenir l’aide ACCRE.
Pour avoir plus de détail sur le formulaire ACCRE, reportez-vous à l’aide en
ligne.
INDEX
30 EBP Business Plan
INDEX
A
Accès au service technique ..................................................................................................... 9
ACCRE ................................................................................................................................. 29
Achats ................................................................................................................................... 20
Aide dynamique .................................................................................................................... 16
Aide sur Business Plan ........................................................................................................... 5
B
Balance ................................................................................................................................. 23
C
Charges ................................................................................................................................. 20
Configuration minimale ........................................................................................................ 10
Créer le dossier ..................................................................................................................... 13
D
Dossier final
Généralités ........................................................................................................................ 23
Impression ........................................................................................................................ 28
E
Ecran de travail ..................................................................................................................... 14
Elements antérieurs ............................................................................................................... 14
Exportation des grilles .......................................................................................................... 28
F
Fiches
Annulation ........................................................................................................................ 17
Création ............................................................................................................................ 16
Modification ..................................................................................................................... 17
Suppression ....................................................................................................................... 17
Financements ........................................................................................................................ 19
G
Graphiques ............................................................................................................................ 22
I
Impôt Société ........................................................................................................................ 21
Impôts et taxes ...................................................................................................................... 21
Index
EBP Business Plan 31
Impressions
Des grilles ......................................................................................................................... 28
Dossier .............................................................................................................................. 28
Exportations ...................................................................................................................... 28
Installation ............................................................................................................................ 11
L
Lancer le logiciel .................................................................................................................. 12
O
Options ................................................................................................................................. 16
P
Personnels ............................................................................................................................. 20
Place disque nécessaire ......................................................................................................... 10
Préférences
Accéder ............................................................................................................................. 15
de Prévisions ..................................................................................................................... 15
Données de base ............................................................................................................... 15
du Dossier ......................................................................................................................... 15
Saisir ................................................................................................................................. 15
Prévisions
Accéder ............................................................................................................................. 18
Achats ............................................................................................................................... 20
Charges ............................................................................................................................. 20
Financements .................................................................................................................... 19
Généralités ........................................................................................................................ 18
Impôt société ..................................................................................................................... 21
Impôts et taxes .................................................................................................................. 21
Personnels ......................................................................................................................... 20
Subventions d'exploitation ................................................................................................ 19
Subventions d'investissements .......................................................................................... 19
Ventes ............................................................................................................................... 19
R
Ratios .................................................................................................................................... 22
Reprise de societe ................................................................................................................. 23
Reprise de société ................................................................................................................. 14
Résultats
Consultation ...................................................................................................................... 22
Exportation ....................................................................................................................... 28
Graphiques ........................................................................................................................ 22
Impression ........................................................................................................................ 28
Ratios ................................................................................................................................ 22
Tableaux ........................................................................................................................... 22
Types de consultation ....................................................................................................... 28
INDEX
32 EBP Business Plan
S
Sauvegarde des données ....................................................................................................... 25
Subventions d'exploitation .................................................................................................... 19
Subventions d'investissements .............................................................................................. 19
T
Tableau de bord .................................................................................................................... 27
TVA ...................................................................................................................................... 22
V
Ventes ................................................................................................................................... 19
Version bridée....................................................................................................................... 12
EBP Business Plan
Pour Windows XP et Vista
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2008 EBP Informatique, édition Juin 2008
CONVENTION D’UTILISATION D’EBP
1. PREAMBULE
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros
immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition
du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un
seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le
progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de
dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins
exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne
droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une
utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble
des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est
susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les
progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un
nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de
faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.
2. LIVRAISON, SUIVI ET DROIT DE RETRACTATION ( LOI CHATEL DU 3
JANVIER 2008 )
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf
mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les
progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai,
s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels
sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut
suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non
surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est
informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce
expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un
de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du
produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est
souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du
logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation.
Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
3. ÉTENDUE DES OBLIGATIONS DE SUPPORT D’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des
recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les
configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au
CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le
CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais
EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de
support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont
disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
4. ASSISTANCE DE PROXIMITE SUR LE SITE
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour
dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée
ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît
conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention
pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions
d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut
d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des
parties convenues dans cette convention tierce.
5. SAUVEGARDE DES DONNEES
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est
prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois
par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers
de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative
ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une
irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire
la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de
sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération
des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
6. LIMITATION DE GARANTIE
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront
conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est
fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques
relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur.
En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de
toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre
garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de
manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin
particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support
téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité
ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle
disponibilité.
7. LIMITATIONS DE RESPONSABILITE
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en
aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les
manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes
de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP
dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même
qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels
préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence
de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP
et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi
par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre
le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses
fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au
total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la
fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur
reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un
test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
8. DISPOSITIONS FINALES
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire
électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La
validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV
dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou
ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le
Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour
tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
6 EBP Business Plan
FELICITATIONS !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder
votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Business Plan et donne toutes les informations
nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans
le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci
est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous
pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 pour un accès direct à l’aide.
Le menu ? + Aide pour obtenir une aide générale. Sélectionnez l’icône de
la fonction pour laquelle vous souhaitez obtenir de l’aide.
Remarque
Nous vous conseillons de lire le fichier Lisez-moi.txt qui sera proposé à
l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis
l’impression de ce manuel y seront consignées.
EBP Business Plan 7
TABLE DES MATIERES
INSTALLATION 9
1. Avant de commencer 9
1.1. Accès au service technique .....................................................................9
1.2. Configuration minimale conseillée .........................................................10
1.3. La place disque nécessaire ...................................................................10
2. Comment installer mon logiciel ? 11
3. Comment lancer mon logiciel ? 12
4. Comment Activer mon logiciel ? 12
4.1. Version non activée ...............................................................................12
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?.............................................12
4.3. Comment introduire mon code d’activation ?.........................................13
5. Comment créer mon dossier ? 13
6. Ecran de travail 14
PRISE EN MAIN 15
1. Comment initialiser mon dossier ? 15
1.1. Accès aux Préférences..........................................................................15
1.2. Saisie des Préférences..........................................................................15
1.3. Les options ............................................................................................16
1.4. L’aide dynamique...................................................................................16
2. Comment utiliser les fiches de saisie ? 16
2.1. Créer une fiche ......................................................................................16
2.2. Modifier une fiche ..................................................................................17
2.3. Annuler une modification sur une fiche..................................................17
2.4. Supprimer une fiche...............................................................................17
2.5. Les Notes perso.....................................................................................17
3. Comment saisir les prévisions ? 18
3.1. Accès aux Prévisions.............................................................................18
3.2. Généralité sur les Prévisions .................................................................18
3.3. Spécificités.............................................................................................19
8 EBP Business Plan
4. Comment consulter les résultats ? 22
4.1. Les tableaux de résultats.......................................................................22
4.2. Les graphiques et les ratios...................................................................22
5. Comment reprendre une entreprise ? 23
6. Comment accéder au Rapport ? 23
6.1. Elaboration du rapport ...........................................................................24
7. Comment sauvegarder les donnees ? 25
LES FONCTIONS AVANCEES 27
1. Le tableau de bord 27
2. Types de consultation des résultats 28
3. Les impressions et les exportations 28
3.1. L’impression et l’exportation des grilles .................................................28
3.2. L’impression du rapport .........................................................................28
3.3. La génération du rapport sous forme de diaporama ..............................29
4. Les démarches administratives 29
4.1. Dossier économique EDEN ...................................................................29
4.2. Formulaire ACCRE................................................................................29
INDEX 30
Avant de commencer
EBP Business Plan 9
INSTALLATION
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service
technique*. Pour y accéder, munissez vous de votre numéro de licence puis au
choix :
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez
patienter vous êtes sur une file d'attente.
0811 65 20 00
(Coût d’un appel local)
Exposez votre problème par e-mail
vwin.support@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00
Le vendredi 8h00 à 18h00
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version
achetée et du contrat souscrit.
INSTALLATION
10 EBP Business Plan
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la
suivante :
Processeur Pentium 4 - 2 GHz ou équivalent,
Ecran supportant une résolution de 1024*768 (16 bits),
Mémoire : 512 Mo (1 Go pour Windows Vista),
Imprimante jet d'encre ou laser supportée par Windows®,
500 Mo d'espace disque disponible pour l'installation,
Internet Explorer 5.5 SP2,
Système Windows XP® SP2 ou Vista® SP1*.
Pour BP PME uniquement : La génération du diaporama nécessite l'utilisation
du Pack Office 2003 ou 2007
* Windows Vista version 32 bits
Remarque
Windows XP® et Vista® sont des logiciels dont vous devez faire l'acquisition
préalablement à l'utilisation du logiciel.
Autres versions de Windows, nous consulter.
1.3. La place disque nécessaire
L’installation complète du logiciel nécessite 500 Mo d’espace disque disponible.
L’installation du dossier de démonstration prend environ 10 Mo. Pour installer
uniquement certains composants (par exemple, tous les composants, sauf le
dossier de démonstration), cliquez sur le bouton Installation Personnalisée et
cochez uniquement les composants désirés.
Comment installer mon logiciel ?
EBP Business Plan 11
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours
d’exécution.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu
Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe
où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur
OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la
présentation et à l’installation d’EBP Business Plan.
3. Sélectionnez l’installation du logiciel.
4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une,
cliquez sur le bouton Suivant pour démarrer la procédure.
5. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez
obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son
acceptation.
6. Cliquez sur Oui pour accepter la convention d’utilisation de ce produit,
autrement, cliquez sur Non, l’installation s’arrêtera.
7. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous
conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Standard.
8. Eventuellement, pour installer uniquement certains composants ou définir des
répertoires particuliers, cliquez sur Personnalisée.
9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM
FILES\EBP\Business Plan. Pour éventuellement modifier ce répertoire,
cliquez sur le bouton Parcourir.
10. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer et relancer
l’ordinateur
INSTALLATION
12 EBP Business Plan
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Si à l’installation du produit, vous avez demandé la création d’un icône sur le
bureau, vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel
peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Business
Plan 2008.
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version non activée
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version non
activée. Cela signifie qu’il est limité dans le temps et que vous ne pouvez pas
imprimer ni exporter depuis le logiciel. Vous disposez de 40 jours d’évaluation pour
découvrir toutes les fonctionnalités du produit.
Remarque
Le logiciel contient un dossier de Démonstration, qui vous permet de découvrir
l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons
vivement d’ouvrir celui-ci afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer
votre propre dossier.
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les
fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Vous pouvez obtenir ce code d’activation soit :
En vous connectant sur le site web d'EBP, en passant par le menu Internet +
Activation en ligne (www.ebp.com/enr/). Vous obtiendrez ainsi votre code de
activation instantanément.
En nous envoyant par voie postale le coupon détachable de la carte
d'enregistrement, complété avec soin. Après réception et traitement de votre
courrier, EBP vous communiquera votre code d’activation.
Comment créer mon dossier ?
EBP Business Plan 13
4.3. Comment introduire mon code d’activation ?
Au lancement du logiciel, l’écran d’introduction apparaît. Choisissez l’option Activez
votre logiciel, afin d’ouvrir la fenêtre « Activation ».
Vous avez alors accès à quatre zones :
Raison sociale
Vous devez impérativement saisir la même raison sociale que vous nous avez
communiquée sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même
syntaxe (points, majuscules ou minuscules).
Code d’activation
Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué.
Numéro de licence
Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint
avec la boîte du logiciel.
Clé web
Votre clé web vous sera demandée lors de l'accès à l'espace client sur le site
www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières
nouveautés, de télécharger les dernières mises à jour du logiciel, etc..
Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activer. Si toutefois le bouton n’est pas
accessible, c’est qu’une information n’est pas correcte. Un voyant lumineux vous
indiquera où est l’erreur.
Remarque
Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus
visible.
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Pour créer un nouveau dossier, trois possibilités vous sont offertes :
Sélectionnez directement l'option Créer un nouveau projet depuis l'écran
d'accueil qui apparaît au démarrage du logiciel,
Passez par le menu Fichier + Nouveau,
Passez par l'icône Nouveau.
Vous devez ensuite remplir le formulaire qui vous est proposé afin de créer votre
business plan.
Vous avez la possibilité de créer un Business Plan sur 20 ans au maximum
(Version Expert).
INSTALLATION
14 EBP Business Plan
Reprise d’éléments antérieurs
Si vous réalisez une reprise de société, vous devez sélectionner les options
« Bilan & éléments associés » et « Compte de résultat » puis les cases à
cocher correspondantes aux exercices que vous souhaitez reprendre
(maximum 3 ans).
Vous trouverez un complément d’informations dans l’aide en ligne, accessible
par le bouton situé en bas à droite du formulaire de création.
Remarque
Suivant votre licence, vous avez la possibilité de créer un nombre limité de dossier
de Business Plan (au minimum 10).
6. ECRAN DE TRAVAIL
Les menus Une aide en ligne
interactive en fonction
de la page affichée.
Grille de saisie des
données.
Navigation dans les différentes catégories.
Arborescence contenant
les données du dossier
Comment initialiser mon dossier ?
EBP Business Plan 15
PRISE EN MAIN
Dans les parties suivantes vous allez découvrir les principales fonctionnalités du
produit notamment comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales
prévisions, comment consulter les résultats et réaliser le dossier final.
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
1.1. Accès aux Préférences
Pour accéder à la saisie des préférences, vous devez cliquer sur le bouton
que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence.
Il est toutefois possible d'accéder aux préférences par l'intermédiaire du menu
Affichage + Préférences.
Cette partie permet de :
Définir les Préférences du dossier,
Etablir le paramétrage des Données de base,
Paramétrer par défaut la création des fiches de prévisions. Cette fonction
est disponible en Version EBP Business Plan Edition PME.
Pour en savoir plus concernant EBP Business Plan Edition PME contacteznous.
1.2. Saisie des Préférences
Les préférences du dossier
Les préférences du Dossier/Partie « Général » seront saisies directement lors de la
création du dossier. Pour saisir les autres Préférences du dossier, il suffira de se
positionner sur celle souhaitée dans l’arborescence et de saisir les informations
souhaitées.
Les données de base
Les différentes informations à saisir dans cette partie permettent de pré-paramétrer
les combo-listes des options des prévisions.
Vous trouverez les données de base concernant les taux de TVA, les
saisonnalités, les échéanciers et les profils de personnel (Les profils sont
disponibles uniquement en Version EBP Business Plan Edition PME).
Pour avoir plus de détail sur la saisie, reportez-vous à l’aide en ligne.
PRISE EN MAIN
16 EBP Business Plan
Les Préférences de prévisions
Les différentes informations à saisir dans cette partie, permettent de pré-paramétrer
la majorité des options de saisie des Prévisions elles-même. La création de
prévisions devient alors plus rapide puisqu’il n’y a qu’à intervenir sur les montants.
1.3. Les options
Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre
des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin, car certaines options vont
déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel.
1.4. L’aide dynamique
Vous disposez d’une aide dynamique que vous pouvez ou non afficher grâce au
bouton .
Afin de naviguer correctement dans cette fenêtre d’aide vous disposez de différents
raccourcis. Des informations complémentaires sont proposées par l’intermédiaire
du raccourci « Voir aussi ».
2. COMMENT UTILISER LES FICHES DE SAISIE ?
2.1. Créer une fiche
Toutes les fiches peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel.
Toutefois, certaines fiches sont déjà proposées telles que les TVA, les
Saisonnalités et les Profils de personnel (La création d’autres profils n’est
disponible qu’en Version EBP Business Plan Edition PME).
Si vous créez votre dossier depuis le squelette « EBP.Standard » existant, vous
aurez également des fiches d’Investissements, de Charges externes et d’Impôts &
taxes de proposées.
Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de fiche que vous
souhaitez créer dans l'arborescence, exemple "Ventes", puis cliquez sur le bouton
Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran.
Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le
bouton Valider que vous trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations
saisies.
Comment utiliser les fiches de saisie ?
EBP Business Plan 17
2.2. Modifier une fiche
L'accès à la modification d'une fiche peut se réaliser de deux façons :
Soit en se positionnant dans l'arborescence sur le type de fiche (exemple
"Ventes"), en choisissant la fiche dans le tableau récapitulatif et en cliquant sur
le bouton Ouvrir en bas de la page.
Soit en développant l'arborescence dans lequel se trouve la fiche à modifier
puis en double-cliquant sur la fiche souhaitée.
Une fois sur la fiche, il suffit de saisir les informations souhaitées. Toutes les zones
modifiables seront alors visibles par leur fond blanc.
Une fois la modification réalisée, le bouton Valider, que vous trouverez en bas de
la fiche, permettra d'enregistrer les modifications.
2.3. Annuler une modification sur une fiche
Lors de la saisie ou de la modification d'une fiche, il est possible d'annuler le travail
effectué.
Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton Annuler qui se trouve en bas de la
fiche. Les modifications apportées seront alors supprimées et la fiche retrouvera
son état initial.
2.4. Supprimer une fiche
La suppression d'une fiche se fera par l'intermédiaire de la liste, exemple les
"Ventes", ou directement dans la fiche en question.
Pour supprimer une fiche, il suffit de se positionner sur la ligne concernée dans le
tableau récapitulatif et de cliquer sur le bouton Supprimer qui se trouve en bas de
la fenêtre.
Remarque
La création et la suppression d’une fiche peuvent être réalisées à partir du menu
contextuel (clic inverse de la souris) de la barre de navigation de gauche.
Pour plus d’informations, reportez-vous à l’aide en ligne.
2.5. Les Notes perso
Chaque fiche de prévision pourra être accompagnée d’une note. Plusieurs outils
sont disponibles dans cette note :
Un correcteur d’orthographe,
Un outils d’insertion de champs variables,
Une zone permettant de lier des fichiers à la page de note.
Pour avoir plus de détail sur les notes perso, reportez-vous à l’aide en ligne.
PRISE EN MAIN
18 EBP Business Plan
3. COMMENT SAISIR LES PREVISIONS ?
3.1. Accès aux Prévisions
Pour accéder à la saisie des prévisions, vous devez cliquer sur le bouton
que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence.
Il est toutefois possible d'accéder aux prévisions par l'intermédiaire du menu
Affichage + Prévisions.
Cette partie permet de paramétrer les principales fiches du dossier. Vous
retrouverez donc les prévisions suivantes :
Les Investissements (incorporels, corporels et financiers) et les Cessions
d’immobilisations ;
Les Financements (Apports en capital, Comptes courants d’associé,
Emprunts, Crédits bails, Subventions) ;
Les Ventes (Négoce, Produits & services);
Les Achats (Négoce, Produits & services);
Les Charges Externes ;
Le Personnel (Salarié et Gérant non salarié) et les Autres charges de
personnel ;
Les Impôts & Taxes (autre que IS et IFA) ;
Les Autres prévisions (Production immobilisé, Autres produits et autres
charges, Charges à répartir, Produits et Charges financières, Dividendes,
Produits et Charges exceptionnelles, Provisions, Produits et Charges
constatées d’avance, et Impôt Société) [Version EBP Business Plan
Edition PME] ;
Les Eléments antérieurs (Bilan & éléments antérieurs et Compte de
Résultat) [Version EBP Business Plan Edition PME].
3.2. Généralité sur les Prévisions
Chaque type de prévisions possède une liste récapitulative des différentes fiches
créées. Cette liste synthétise les principales informations pour vous aider dans
l’analyse des résultats.
Pour créer une nouvelle fiche de prévision, vous devez vous placer sur le type de
prévision souhaité (exemple : "Ventes"), puis, depuis la liste, cliquez sur le bouton
Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran.
Toutes les fiches se décomposent en deux parties : l’entête et le corps. L'entête
permet d'identifier la prévision (Ex : Nom de la prévision) et le corps se compose de
deux onglets nécessaires à la saisie des données.
L’onglet Option permet de paramétrer au mieux la fiche que vous créez. Pour
l’ensemble des combos listes, un choix sera fait par défaut. Toutefois, il vous sera
possible d’adapter ces zones aux différents cas que vous voudrez traiter.
Comment saisir les prévisions ?
EBP Business Plan 19
Une fois la saisie des options réalisées, il ne vous restera plus qu’à saisir les
montants. Ainsi tous les calculs se feront pour alimenter votre Business Plan.
Sur chaque fiche, ainsi que sur chaque liste, il vous sera possible de saisir des
Notes par l’intermédiaire d’un onglet prévu à cet effet.
3.3. Spécificités
Pour l’ensemble des prévisions le principe reste identique. Une fois la saisie des
options réalisées, il ne vous restera plus qu’à saisir le ou les montants nécessaires
aux différents tableaux de résultats.
3.3.1. Les investissements
Trois types d’investissements sont possibles : Incorporels, Corporels ou
Financiers. La gestion des Cessions d’immobilisations sera possible dans cette
partie.
Les amortissements se calculeront automatiquement en fonction des options
saisies.
3.3.2. Les financements
On distingue deux grandes catégories de financements. Les financements dont la
fiche reste du type standard avec un onglet Montant et un onglet Options. Puis les
fiches qui sont composées d’un onglet Définition et d’un onglet Echéancier.
Pour les Apports en Capitaux et les Comptes Courants, la saisie des
informations reste la même. Toutefois pour les Emprunts et les Crédits-Bails
toutes les informations devront être saisies dans l’onglet Définition. L’onglet
Echéancier permettra de mettre en avant le calcul des différentes échéances.
La subvention d’exploitation est une aide financière non remboursable accordée
le plus souvent par l'Etat ou une Collectivité locale.
Les subventions d'investissements ont pour objet d'aider l'entreprise à acquérir
certains équipements.
3.3.3. Les ventes
Deux types de ventes sont possibles, le type Marchandises (Produits achetés puis
revendus sans avoir subi de transformation) ou le type Production (Tous les
produits issus de la production ou services réalisés par l’entreprise).
Remarque
A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution
annuel ou mensuel de vos ventes pour les années supérieures au premier exercice.
PRISE EN MAIN
20 EBP Business Plan
3.3.4. Les achats
Chaque prévision d’achat sera liée à une vente lors de la création de celle-ci. Le
montant des prévisions d’achats sera calculé en fonction d’un Taux de
Marge/Marque ou d’un Coefficient appliqué aux Ventes, par rapport au type de
cette vente.
Remarque
A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution
annuel ou mensuel de vos achats pour les années supérieures au premier exercice.
Pour avoir plus de détail sur les prévisions d’achats, reportez-vous à l’aide en
ligne.
3.3.5. Les charges externes & autres achats
Les Charges externes & autres achats, sont toutes les charges qui devront être
prises en compte dans le plan d’affaires mais qui ne sont pas liées directement aux
ventes.
On distingue deux types de charges :
les charges Fixes : Elles sont des frais réguliers qu'engendre l'existence
de l'entreprise quel que soit son niveau d'activité.
les charges Variables : Egalement appelées "charges fonctionnelles"
elles sont les charges qu'engendre directement l'activité de l'entreprise.
Remarque
A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution
annuel ou mensuel de vos charges pour les années supérieures au premier
exercice.
3.3.6. Les charges de personnel
Les charges de personnel permettent de mettre en avant l’ensemble des coûts qui
sont liés aux frais de personnel.
On distingue deux types de personnel : les Salariés et les Gérants non salariés.
La fonction Equivalent Temps Plein (ETP) vous permettra de gérer le personnel
équivalent sur un même poste.
Par exemple :
Si vous avez besoin de 2 commerciaux pour votre entreprise, si ceux-ci ont le
même profil, vous n’avez pas besoin de créer 2 fiches. Suite à la création de la
fiche pour le 1er commercial, vous devez indiquer 2 dans la colonne ETP.
Comment saisir les prévisions ?
EBP Business Plan 21
3.3.7. Les impôts et taxes
Le principe de création de fiche reste le même que pour les autres prévisions.
Dans l’onglet Montant, vous devez saisir le montant d’impôt que vous estimez
devoir payer.
Pour avoir plus de renseignement et un exemple de saisie de la ventilation
d’impôt, reportez-vous à l’aide en ligne.
3.3.8. Les autres prévisions
Les prévisions ci-dessous sont disponibles uniquement en Version EBP Business
Plan Edition PME.
Pour en savoir plus concernant Business Plan Edition PME contactez-nous.
Les Prévisions d’Exploitation
Cette catégorie de prévisions regroupe l’ensemble des prévisions qui sont
moins « courantes » telles que : la Production immobilisée, les Autres
produits, les Charges à répartir et les Autres charges.
Les Prévisions Financières
Cette catégorie de prévisions regroupe l’intégralité des prévisions
financières. On retrouvera donc les prévisions suivantes : les Produits
financiers, les Charges financières et les Dividendes.
Les Prévisions Exceptionnelles
Les prévisions dites « Exceptionnelles » regroupent les Produits
exceptionnels ainsi que les Charges exceptionnelles.
Les Prévisions Diverses
Cette catégorie regroupe le reste des prévisions nécessaires pour établir
les tableaux de résultats. On retrouve donc les Provisions, les Produits
constatés d’avance et les Charges constatées d’avance.
L’Impôt Société
Le récapitulatif proposé, a pour objectifs de fournir une liste précise des
montants d'IS à payer. De plus, il met en avant l’IFA et les éventuels
remboursements de crédit d'impôt.
PRISE EN MAIN
22 EBP Business Plan
4. COMMENT CONSULTER LES RESULTATS ?
Pour consulter les résultats du Business Plan, vous devez cliquer sur le bouton
que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence.
Il est toutefois possible d'accéder aux résultats par l'intermédiaire du menu
Affichage + Résultats.
Cette partie vous permet de visualiser tous les chiffres obtenus grâce aux
différentes saisies effectuées pour l’élaboration du Business Plan. Vous retrouverez
donc une liste de tableaux, des graphiques et des ratios.
4.1. Les tableaux de résultats
Les tableaux de résultats disponibles sont :
Le compte de résultat,
Le tableau de trésorerie,
Le seuil de rentabilité,
Le bilan,
Les tableaux concernant le fonds de roulement (EBP Business Plan
Edition PME et EBP Business Plan Expert),
Les tableaux de financements (EBP Business Plan Edition PME et EBP
Business Plan Expert),
Les récapitulatifs de TVA : ils permettent d’expliquer, exactement,
comment la TVA due ou le crédit de TVA sont calculés.
Les autres récapitulatifs (EBP Business Plan Edition PME et EBP
Business Plan Expert).
Pour avoir plus de détail sur le contenu des tableaux, reportez-vous à l’aide en
ligne.
Vous retrouverez ces différents résultats dans le Rapport (Partie Rapport située en
bas à gauche dans la barre de navigation).
4.2. Les graphiques et les ratios
EBP Business Plan propose l'analyse de l'ensemble des résultats sous forme de
graphiques ou ratios. Ils sont une interprétation des tableaux précédents.
Chaque graphique ou ratio est défini par son nom.
L'onglet Définition permet de voir les paramètres qui constituent :
le graphique : Eléments, Couleur du graphique, Plafond ;
le ratio : le Numérateur, le Dénominateur, l’Unité (pourcentage, jour,
montant) et la description du ratio.
Comment reprendre une entreprise ?
EBP Business Plan 23
Dans la version EBP Business Plan Expert, vous pourrez créer vos propres
graphiques et vos propres ratios.
Un onglet Notes vous permettra de saisir des annotations sur le graphique ou ratio.
Tous les graphiques et ratios sont imprimables ou exportables.
Pour avoir plus de détail sur les graphiques et ratios disponibles, et sur la
création de ceux-ci, reportez-vous à l’aide en ligne.
5. COMMENT REPRENDRE UNE ENTREPRISE ?
Il vous est possible d'inclure les données de la reprise dans le Bilan et le Compte
de résultat pour, au maximum, 3 années. Pour cela, vous devez paramétrer les
préférences en conséquence.
Seul les valeurs saisies dans le Bilan antérieur auront un impact sur les résultats
prévisionnels. Le Compte de résultat antérieur est lui facultatif.
La saisie du bilan antérieur ayant un impact sur différents calcul, et notamment sur
la trésorerie prévisionnelle, les fiches, suivantes :
les stocks,
les encaissements et les décaissements,
la TVA,
les amortissements,
les comptes courants d’associés,
les emprunts,
les crédits-bails,
l’impôt sur les sociétés.
Pour reprendre une entreprise, deux possibilités s’offrent à vous :
1. Saisir directement les valeurs dans le Bilan et le Compte de résultat
antérieur,
2. Importer la balance EBP pour alimenter le Bilan et le Compte de résultat
antérieur.
Pour avoir plus de détail sur l’import de la balance, reportez-vous à l’aide en
ligne.
6. COMMENT ACCEDER AU RAPPORT ?
Pour accéder à la rédaction et à l'impression du rapport, vous devez cliquer sur le
bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il
PRISE EN MAIN
24 EBP Business Plan
est toutefois possible d'accéder au dossier par l'intermédiaire du menu Affichage +
Rapports.
Cette partie vous permet d'argumenter puis d'imprimer le rapport que vous
remettrez à vos financiers.
6.1. Elaboration du rapport
EBP Business Plan vous propose la structure complète du dossier présentant votre
projet. Cette structure étant non modifiable, vous avez la possibilité de ne pas
imprimer l'intégralité des parties ou des pages.
Remarque
Dans la barre de navigation de droite, vous disposez d’une case à cocher
permettant d’inclure ou non la page sélectionnée lors de l’impression du rapport.
Depuis la version EBP Business Plan Edition PME, 4 structures de rapports plus
ou moins détaillées sont proposées.
Pour la version EBP Business Plan Expert, il est possible de créer vos propres
rapports. Celui-ci contiendra seulement les pages que vous y ajouterez.
Pour avoir plus de détail sur la création de rapport, reportez-vous à l’aide en
ligne.
Afin de constituer un dossier percutant, l'impression proposée par EBP Business
Plan sera alimentée par certaines données saisies dans les prévisions ainsi que par
les résultats qui en découlent.
Remarque
Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces données par l'intermédiaire
de l'onglet Commentaires.
Trois types de données sont repris, vous pouvez les reconnaître grâce à l’icône
associé :
Les tableaux sont indiqués par l'icône ,
Les graphiques sont indiqués par l'icône ,
Les ratios sont indiqués par l'icône .
Remarque
Vous pourrez agrémenter chacune des pages récupérée de votre prévisionnel par
un texte aussi bien avant, qu’après la donnée.
Comment sauvegarder les donnees ?
EBP Business Plan 25
7. COMMENT SAUVEGARDER LES DONNEES ?
Afin de récupérer l’ensemble des modifications réalisées dans l’application, vous
devez Enregistrer le fichier de travail.
Pour ce faire, vous disposez d’un icône Enregistrer ou vous pouvez passer
directement par le menu Fichier + Enregistrer.
Remarque
Dans les options du dossier (menu Outils + Options + Sauvegarde), vous
disposez d’un outils permettant de programmer des sauvegardes automatiques
régulières.
Pour plus d’informations sur la sauvegarde des données, reportez-vous à l’aide
en ligne.
Le tableau de bord
EBP Business Plan 27
LES FONCTIONS AVANCEES
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez
dans EBP Business Plan.
1. LE TABLEAU DE BORD
Le Tableau de Bord permet d'obtenir une synthèse de votre Business Plan.
Remarque
Les données affichées sont mises à jour en temps réel, au moment des saisies.
Vous pouvez visualiser les informations suivantes :
La liste des principales prévisions saisies : une coche vous permet de
visualiser si des prévisions de type Ventes, Achats, Charges ou
Personnels ont été saisies ;
La liste des dates importantes du dossier : Cette liste permet de donner
des informations sur la date de création du dossier, la date du dernier
enregistrement du fichier ainsi que la date de dernière impression du
dossier final ;
La liste des différentes alertes et anomalies rencontrées : Cette zone
permet de récapituler les différentes incohérences rencontrées dans le
Business Plan créé ;
La rentabilité du dossier : Ce tableau est la version synthétique du seuil
de rentabilité. Il vous permet de visualiser si votre projet est rentable et à
quel moment ;
Une présentation des données importantes sous forme de graphique : Ce
graphique vous indique l'évolution du chiffre d'affaires, du coût total des
charges et du résultat net sur les différentes périodes de votre Business
Plan.
Pour avoir plus de détail sur le tableau de bord, reportez-vous à l’aide en ligne.
LES FONCTIONS AVANCEES
28 EBP Business Plan
2. TYPES DE CONSULTATION DES RESULTATS
La consultation des résultats est possible sous différentes formes. En fonction des
paramètres, il est possible de visualiser certains résultats mensuellement, cumulée
ou annuellement.
Pour les consultations mensuelles et cumulées, des boutons pour les différents
exercices sont disponibles.
Si vous réalisez une reprise d’éléments antérieurs, suivant le nombre d'années de
reprise, vous disposerez des éléments de visualisation : Aucun, N-1, N-2, N-3.
En fonction des filtres sélectionnés, plusieurs niveaux d’affichage des données sont
possibles. Vous pourrez affiche différents niveau de Détail (Totaux, Rubriques,
Sous-rubriques et Prévisions), pour des lignes Non valorisées et pour différents
parties.
Pour avoir plus de détail sur la consultation des résultats, reportez-vous à l’aide
en ligne.
3. LES IMPRESSIONS ET LES EXPORTATIONS
3.1. L’impression et l’exportation des grilles
Tous les tableaux disponibles dans le logiciel EBP Business Plan, dans les
Prévisions comme dans les Résultats, peuvent être imprimés ou exportés.
Pour imprimer, il suffit de vous placer dans le tableau souhaité, puis d'actionner
l’icône Imprimer ou de passer par le menu Fichier + Imprimer.
Pour exporter les données, il vous suffit d'actionner le bouton Exporter ou de
passer par le menu Fichier + Exporter.
3.2. L’impression du rapport
EBP Business Plan vous propose une ou plusieurs (EBP Business Plan Edition
PME) structures complètes du rapport présentant votre projet. Ces structures étant
non modifiables, vous avez la possibilité de ne pas imprimer l'intégralité des parties
grâce à la coche Inclus que vous trouverez à gauche de l’écran.
Afin de constituer un dossier percutant, l'impression proposée par EBP Business
Plan sera alimentée par certaines données saisies dans les prévisions ainsi que
par les résultats qui en découlent.
Les démarches administratives
EBP Business Plan 29
Remarque
Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces données par l’intermédiaire
de l’onglet Commentaires.
3.3. La génération du rapport sous forme de diaporama
EBP Business Plan vous propose de générer un fichier à extension ppt permettant
de présenter les rapport sous forme de diaporama (à partir d’EBP Business Plan
Edition PME). Vous accéderez à cette fonctionnalité par le menu Outils + Générer
un diaporama ou par le bouton portant le même nom.
Remarque
Le fichier généré pourra être modifier grâce au logiciel PowerPoint de Microsoft.
Seule les version 2003 et 2007 du Pack Office de Microsoft sont compatibles.
Pour avoir plus de détail sur la génération du diaporama, reportez-vous à l’aide
en ligne.
4. LES DEMARCHES ADMINISTRATIVES
4.1. Dossier économique EDEN
Si vous remplissez les conditions pour bénéficier de l'aide EDEN, EBP Business
Plan Edition PME vous permet de générer le formulaire nécessaire à l'obtention de
cette aide.
Une fois votre business plan élaboré, certaines informations seront reprises pour
composer le formulaire EDEN. Cependant, quelques précisions sur les saisies
réalisées vous seront demandées.
Pour avoir plus de détail sur l’élaboration du dossier économique EDEN,
reportez-vous à l’aide en ligne.
4.2. Formulaire ACCRE
Si vous remplissez les conditions pour bénéficier de l'aide ACCRE, EBP Business
Plan Edition PME vous propose le formulaire à remplir pour obtenir l’aide ACCRE.
Pour avoir plus de détail sur le formulaire ACCRE, reportez-vous à l’aide en
ligne.
INDEX
30 EBP Business Plan
INDEX
A
Accès au service technique .....................................................................................................9
ACCRE.................................................................................................................................29
Achats...................................................................................................................................20
Aide dynamique....................................................................................................................16
Aide sur Business Plan ...........................................................................................................5
B
Balance .................................................................................................................................23
C
Charges.................................................................................................................................20
Configuration minimale........................................................................................................10
Créer le dossier.....................................................................................................................13
D
Dossier final
Généralités........................................................................................................................23
Impression ........................................................................................................................28
E
Ecran de travail.....................................................................................................................14
Elements antérieurs...............................................................................................................14
Exportation des grilles..........................................................................................................28
F
Fiches
Annulation ........................................................................................................................17
Création ............................................................................................................................16
Modification .....................................................................................................................17
Suppression.......................................................................................................................17
Financements........................................................................................................................19
G
Graphiques............................................................................................................................22
I
Impôt Société........................................................................................................................21
Impôts et taxes......................................................................................................................21
Index
EBP Business Plan 31
Impressions
Des grilles.........................................................................................................................28
Dossier..............................................................................................................................28
Exportations......................................................................................................................28
Installation ............................................................................................................................11
L
Lancer le logiciel ..................................................................................................................12
O
Options .................................................................................................................................16
P
Personnels.............................................................................................................................20
Place disque nécessaire.........................................................................................................10
Préférences
Accéder.............................................................................................................................15
de Prévisions.....................................................................................................................15
Données de base ...............................................................................................................15
du Dossier.........................................................................................................................15
Saisir.................................................................................................................................15
Prévisions
Accéder.............................................................................................................................18
Achats...............................................................................................................................20
Charges.............................................................................................................................20
Financements....................................................................................................................19
Généralités........................................................................................................................18
Impôt société.....................................................................................................................21
Impôts et taxes..................................................................................................................21
Personnels.........................................................................................................................20
Subventions d'exploitation................................................................................................19
Subventions d'investissements..........................................................................................19
Ventes...............................................................................................................................19
R
Ratios....................................................................................................................................22
Reprise de societe .................................................................................................................23
Reprise de société .................................................................................................................14
Résultats
Consultation......................................................................................................................22
Exportation .......................................................................................................................28
Graphiques........................................................................................................................22
Impression ........................................................................................................................28
Ratios................................................................................................................................22
Tableaux ...........................................................................................................................22
Types de consultation .......................................................................................................28
INDEX
32 EBP Business Plan
S
Sauvegarde des données .......................................................................................................25
Subventions d'exploitation....................................................................................................19
Subventions d'investissements..............................................................................................19
T
Tableau de bord ....................................................................................................................27
TVA......................................................................................................................................22
V
Ventes...................................................................................................................................19
Version bridée ......................................................................................................................12
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2 Gérez la maintenance et le S.A.V. de vos produits. Rédigez vos contrats de maintenance, créez vos fi ches
d’interventions, facturez périodiquement vos clients et enregistrez les informations de garantie et les numéros
de série de vos produits.
3Traitez l’ensemble des opérations liées à vos fournisseurs : demandes de prix, commandes, réception partielle
ou totale, réapprovisionnement automatique et gérez vos achats et vos stocks en multi-dépôts.
4 Organisez-vous. Grâce au planning intégré vous saisissez et visualisez par jour ou par mois, la disponibilité de
vos salariés, les réservations de matériel et les interventions prévues.
5Accédez au mode réseau*. Plusieurs personnes peuvent ainsi travailler simultanément sur le logiciel et vous
pouvez même proposer des espaces de travail personnalisés et sécurisés.
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La gestion des achats
Cette fonctionnalité disponible uniquement en version PRO vous permet de traiter l’ensemble des opérations liées
à la gestion des fournisseurs.
L’historique fournisseur
Accessible depuis la liste des fournisseurs, il vous permet d’obtenir directement la
liste de tous les documents réalisés pour le fournisseur sélectionné.
Les commandes fournisseurs
Vous avez le choix de passer commande auprès de votre fournisseur, en passant par
l’option de réapprovisionnement automatique ou bien en créant vous-même une
commande. Vous pouvez insérer dans votre commande des éléments issus de votre
bibliothèque interne ou issus de vos tarifs fournisseurs. Vous pouvez également
saisir des éléments non référencés dans votre base article.
La réception de vos commandes
Après avoir passé une commande auprès de votre fournisseur, vous avez la
possibilité de réceptionner tout, ou une partie des éléments commandés et d’éditer
le bon de réception correspondant.
La facturation
Une fois votre commande réceptionnée, vous pouvez générer votre facture
fournisseur depuis votre commande ou votre bon de réception. Vous pouvez aussi
créer directement une facture fournisseur.
Pratique ! Vous pouvez regrouper pour un même fournisseur (et un même dépôt de
stock) tous les bons de réception qui ont été effectués, en une seule facture.
Réceptionnez vos commandes fournisseurs partiellement ou
totalement.
Saisissez la quantité reçue et le dépôt souhaité, le logiciel vous
affi che automatiquement le reliquat de commande et vous
génère le bon de livraison correspondant.
La gestion des stocks
EBP Bâtiment PRO met à votre disposition une gestion complète des stocks : du multi-dépôts à la saisie de
l’inventaire.
Les bons d’entrée et les bons de sortie
En complément de la gestion automatique des stocks, vous pouvez enregistrer
manuellement vos entrées ainsi que vos sorties (ou pertes) de stock. A la validation
du bon, le stock est automatiquement mis à jour.
Le multi-dépôts
EBP Bâtiment PRO vous permet de gérer plusieurs dépôts de stocks. Vous pouvez
visualiser ce que vous avez en stock dans chaque dépôt et réaliser des bons de
transfert inter-stocks. Ces derniers vous permettent de dé-stocker des éléments
d’un dépôt et de les transférer sur un autre dépôt (exemple : de l’atelier vers la
camionnette).
L’inventaire
Vous pouvez saisir votre inventaire de stock sur chaque dépôt, par famille, groupe
ou localisation. A la validation du document, vos stocks sont automatiquement mis
à jour.
Le réapprovisionnement automatique
Vous avez la possibilité de lancer un réapprovisionnement de votre stock, qui va
vous permettre de générer automatiquement les commandes fournisseurs. Vous
pouvez effectuer un réapprovisionnement global, par dépôt ou par document.
Gérez vos stocks en multi-dépôts. Vous pouvez déplacer vos
éléments d’un stock à un autre par un simple bon de transfert. Il
vous suffi t d’indiquer le dépôt souhaité.
ZOOM sur des fonctions clés
www.ebp.com
La maintenance et le S.A.V.
Cet aspect du logiciel vous permet de gérer entièrement votre activité de maintenance / S.A.V.
Les contrats de maintenance
Vous enregistrez vos contrats en renseignant toutes les informations nécessaires :
périodicité de facturation, périodicité d’intervention, liste des éléments sous contrat
avec leur numéro de série, type et durée de garantie.
Grâce aux données saisies, le logiciel vous permet de générer automatiquement les
factures périodiques liées à vos contrats. Vous pouvez ainsi facturer votre client tous
les mois, tous les trimestres, deux fois par an…
Intelligent, le logiciel vous fait gagner du temps en vous informant de la liste des
contrats arrivant à échéance. Vous pouvez ainsi imprimer les lettres de reconduction
tacite et les lettre de relances.
Si vous le souhaitez, vous pouvez ensuite reconduire ou générer un nouveau contrat,
en majorant ou non son montant.
Enfi n, avec le suivi de chantier simplifi é vous visualisez rapidement si votre contrat
est rentable. En récupérant les heures d’interventions de vos salariés et en saisissant
les fournitures consommées, vous obtenez facilement un récapitulatif détaillé.
Préparez rapidement vos contrats de maintenance détaillés, éditez
un courrier rappelant à votre client la date de votre intervention,
ainsi que vos lettres de reconduction.
Le planning
Il vous permet de saisir et de visualiser tous les rendez-vous de vos salariés, les réservations de votre matériel, et
les interventions liées à la maintenance et au S.A.V.
Vous pouvez défi nir jusqu’à 10 types de rendez-vous différents en indiquant leur
nom, et préciser vos heures d’ouverture, qui apparaîtront ensuite de couleur
différente dans votre planning.
Vous avez également la possibilité de gérer vos dates d’intervention. En effet,
lors de la création d’une intervention, le logiciel vous offre la possibilité de créer
directement cette intervention dans le planning, suivant les heures et la date que
vous aurez préalablement renseignées dans la fi che.
Vous pouvez aussi mettre à jour l’intervention à partir du planning. Grâce au planning, visualisez rapidement la disponibilité de
vos salariés et de votre matériel pour vos chantiers.
La gestion de vos interventions
Le logiciel vous permet également de gérer vos interventions, de la préparation jusqu’à la saisie du rapport d’intervention.
Pour gagner du temps, le logiciel vous génère automatiquement les fi ches d’interventions à préparer, à partir d’un contrat de maintenance.
Lorsque vous préparez votre intervention, vous pouvez indiquer les salariés qui vont intervenir, le matériel à prévoir, la durée prévue, les frais de
déplacement, et imprimer les bons d’interventions pour vos salariés.
Les rendez-vous sont ensuite automatiquement générés dans le planning si vous le souhaitez.
De retour du chantier, vous pouvez facturer directement l’intervention et saisir tout le détail de votre prestation dans l’onglet «Rapport d’intervention».
Vous gardez ainsi une traçabilité de ce qui a été fait.
Découvrez les avantages du partenariat EBP / Microsoft® :
• La capacité à gérer de gros volumes de données
Le volume de vos données stockées dans votre logiciel double tous les 18 mois. Microsoft® SQL Server garantit cette montée en charge, gage de
pérennité pour votre outil informatique.
• La disponibilité totale de vos données commerciales
Les performances sont souvent liées à la rapidité d’accès aux données. Que vous soyez 2, 5 ou 10 utilisateurs connectés en même temps au logiciel
EBP, le temps d’accès à vos données commerciales est le même que si il n’y avait qu’un seul utilisateur. De plus, en cas de maintenance du moteur
SQL Server, l’accès aux données de votre logiciel EBP Bâtiment PRO reste disponible.
• La sécurité de vos données stratégiques
Protégez vos données stratégiques grâce à Microsoft® SQL Server. Les données stockées sur votre serveur sont automatiquement cryptées, les
échanges de données entre les postes utilisateurs et le serveur le sont également.
• Une solution informatique évolutive
Garantissez la pérennité de vos investissements informatiques. Si vous êtes amené à faire évoluer votre matériel informatique ou votre logiciel EBP
Bâtiment PRO, Microsoft® SQL Server permet d’anticiper ces évolutions en s’adaptant aux futures technologies.
N’hésitez pas à contacter votre revendeur EBP pour plus d’informations !
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La version réseau avec Microsoft® SQL Server*
Avec EBP Bâtiment PRO vous accédez à la version réseau, vous permettant de travailler
simultanément et à plusieurs personnes sur les mêmes dossiers.
ZOOM sur des fonctions clés
Fonctions principales
Caractéristiques générales
• Nombre de dossiers illimité
• Tableau de bord en page d’accueil
• Archivage du dossier
Version réseau (en option)
Création de champs personnalisés dans les
fi ches et les documents
Clients
• Fiches clients, prospects et fournisseurs
détaillées
• Historique des documents de vente d’un client
• Encours, plafond et détail des échéances
échues et non échues
• Edition automatique de courriers de relance
Assistant de création de mailings avec
Microsoft Word® 97 et sup.
Bibliothèques et tarifs
fournisseurs
• Import de bibliothèques d’ouvrages(1) :
Annuel des Prix, ArtiPrix (Bâtirama), Batiprix,
Gible (Capeb)
• Import de tarifs fournisseurs(1) : Cédéo, Dupont,
Semangles, Clim+, Sofi p, Brossette (Canal Pro
et Réseau Pro), Rexel, Coaxel, La Plateforme
du Bâtiment, Schneider Electric, Catelec,
COVAP
• Séparation entre chaque bibliothèque de
tarifs et la bibliothèque interne
Eléments - Articles
• Création d’éléments de type fourniture, main
d’œuvre, matériel, ouvrage, divers et texte
• Création de fournitures avec temps de pose
• Grille multi-tarifs
• Gestion des promotions
• Mise en sommeil des éléments obsolètes
• Calcul des prix de vente suivant le déboursé
sec, les frais généraux, la main d’œuvre, le
bénéfi ce, le prix de revient
Saisie du conditionnement avec distinction
entre les unités d’achat, de stock et de vente
Métrés
• Assistant métré avec fonctions spécifi ques
• Métrés types avec variables, nombre illimité de
lignes de calcul et commentaires
Documents de vente
• Création de l’ensemble des documents de la
chaîne commerciale : devis, commandes, bons
de livraison, bons de retour, factures, avoirs...
• Possibilité d’associer un document Word® ou
Excel®, une image ou un plan à un devis, une
facture ou une fi che client
• Gestion de l’éco-contribution (DEEE,
Déchets d’Equipements Electriques et
Electroniques)
• Modèles d’attestations de TVA à taux réduit
(attestation normale et simplifi ée).
• Différents modèles d’impression pré-
paramétrés
Création d’une commande fournisseur à
partir d’un devis ou d’une commande client
Import d’appels d’offres au format Excel®
Devis
• Réalisation de devis par tranche et soustranche
de travaux
• TVA neuf (19,6%) ou rénovation (5,5%)
• Saisie de descriptions en couleur et choix
du style de police
• Logiciel compatible avec la solution de
mobilité MOBIBAT
• Date de validité et impression de relances
de devis
• Calcul de la retenue de garantie
• Affi chage en rouge des éléments dont la
marge est négative
• Récapitulatif par taux de TVA
Facturation
• Génération automatique d’une facture à partir
d’un devis
• Saisie de factures d’acompte
• Création de factures d’avancement de travaux
en quantité, pourcentage ou montant
• Gestion de l’avancement sur le global ou sur le
détail de la facture
• Edition d’un décompte défi nitif
• Regroupement d’une sélection de bons de
livraison sur une même facture
Gestion des affaires
Fiche affaire détaillée
Association des documents de vente,
d’achat, de règlement et de suivis de
chantier liés à l’affaire
Possibilité d’intégrer jusqu’à 5 documents
de liaison dans une fi che affaire : plans,
courriers, e-mails…
Gestion des achats
Demandes de prix, bons de réception, commandes
et factures fournisseurs
Réception partielle ou globale des commandes
Saisie de différentes affaires dans les lignes
d’un document d’achat
Gestion du stock
• Saisie de bons d’entrée et de sortie de stock
• Calcul du PUMP
• Historique des mouvements de stock
Gestion du multi-dépôts
Saisie de bons de transfert inter-stocks
Saisie de l’inventaire par famille, groupe ou
localisation
Suivi de chantier
• Suivi de chantier simplifi é ou détaillé
• Saisie de la feuille des temps salariés
• Analyse de la rentabilité de chaque chantier
Maintenance / S.A.V.
• Tableau de bord Maintenance en page
d’accueil indiquant les contrats à reconduire,
les contrats à facturer, les interventions à
préparer…
• Saisie des informations de garantie dans les
fi ches éléments
• Saisie du numéro de série et de la garantie
dans les documents de vente
• Historique maintenance / S.A.V. par client
et/ou par numéro de série
Contrats
• Saisie et impression de contrats de maintenance
• Possibilité de créer un nouveau contrat à
partir d’une facture client
• Facturation périodique des contrats
• Reconduction des contrats
• Impression de lettres de reconduction tacite
• Analyse de la rentabilité du contrat à partir
du suivi de chantier simplifi é
Interventions
• Génération de fi ches d’intervention
• Impression de bons d’intervention
• Facturation directe de l’intervention
• Possibilité de créer une nouvelle commande
ou une nouvelle facture à partir d’un
rapport d’intervention et de générer une
nouvelle intervention
• Création directe d’une intervention ou à partir
d’un devis, d’une commande ou d’une facture
• Saisie des actions clients
Lien entre le planning et les interventions
Planning
Saisie des rendez-vous salariés et des
réservations du matériel
Création et consultation des fi ches d’interventions
pour le S.A.V.
Règlements
• Enregistrement des règlements clients
• Edition des bordereaux de remise en banque
Enregistrement des paiements fournisseurs
Echéancier fournisseurs
Modes de règlement multi-échéances
Génération du fi chier bancaire ETEBAC 5
pour les virements et prélèvements.
Importation - Exportation
• Import/export paramétrable des fi chiers
clients, prospects, fournisseurs, éléments…
au format ASCII délimité ou fi xe
• Récupération automatique des données d’EBP
Devis et Facturation (versions 2004 à 2008)
• Génération et transfert automatique des
écritures comptables vers EBP Comptabilité
2008 ou au format : EBP, APISOFT, CEGID (PGI
et SISCO), CCMX (Winner et AS400), SAGECOALA,
SAGE LIGNE 100, GESTIMUM, CIEL,
COTE-OUEST, AZUR, QUADRATUS, ISAGRI,
CADOR-DORAC
(1) les bibliothèques d’ouvrages et les tarifs fournisseurs ne sont pas
fournis dans le logiciel
Document non contractuel - 12/07 - Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs RCS - Versailles B 330838947
Confi gurations Minimales Requises
Processeur : Intel Pentium 4 - 2 gHz ou équivalent
Mémoire : 512 Mo de RAM (1 Go pour Vista)
Ecran supportant une résolution de 1024x768 (24 bits)
Système d’exploitation
Windows® 2000 SP4, XP SP2 ou VistaTM
Windows® 2000, XP et VistaTM sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire
l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel.
ce pictogramme vous indique la liste des
fonctionnalités disponibles uniquement en
version PRO
EBP B‚timent Aide
ii
Table des matiËres
FÈlicitations ! ........................................................................................................................................1
Convention d'utilisation d'EBP .................................................................................................................2
PrÈambule .........................................................................................................................................2
Livraison, Suivi et Droit de rÈtractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) .....................................................2
…tendue des obligations de support díEBP ..............................................................................................2
Assistance de proximitÈ sur le site ........................................................................................................2
Sauvegarde des donnÈes .....................................................................................................................2
Limitation de garantie .........................................................................................................................3
Limitations de responsabilitÈ ................................................................................................................3
Dispositions finales .............................................................................................................................3
PrÈsentation de l'aide.............................................................................................................................4
L'arborescence ...................................................................................................................................4
Les pages ..........................................................................................................................................4
NouveautÈs par rapport ‡ B‚timent 1.x ....................................................................................................5
GÈnÈral .............................................................................................................................................5
Ergonomie .........................................................................................................................................5
ElÈments ...........................................................................................................................................5
BibliothËques .....................................................................................................................................5
Fiche client / fournisseur......................................................................................................................5
Devis ................................................................................................................................................6
Commandes et Bons de livraisons ........................................................................................................6
Factures d'avancement........................................................................................................................6
RËglements........................................................................................................................................6
Les fonctionnalitÈs des versions Maintenance et PRO..................................................................................7
Installation ...........................................................................................................................................8
Configuration minimale........................................................................................................................8
Installation du logiciel..........................................................................................................................9
Installation depuis le CD-ROM EBP .....................................................................................................9
Table des matiËres
iii
Lancement du logiciel........................................................................................................................10
Activation du logiciel .........................................................................................................................11
Comment obtenir le code d'activation ?.............................................................................................11
Introduction du code d'activation manuellement ................................................................................11
Guide d'utilisation................................................................................................................................12
Comment commencer ?.....................................................................................................................12
Interface.......................................................................................................................................12
Le dossier de dÈmonstration............................................................................................................13
CrÈation de dossier ........................................................................................................................14
Initialisation du dossier ...................................................................................................................17
Saisie des donnÈes.........................................................................................................................19
Tout est prÍt ! ...............................................................................................................................27
Les donnÈes.....................................................................................................................................28
Comment passer un ÈlÈment en sommeil ? .......................................................................................28
Le devis...........................................................................................................................................29
Comment rÈdiger le devis ?.............................................................................................................29
Impression du devis .......................................................................................................................31
Dupliquer un document de vente .....................................................................................................32
TransfÈrer un devis...en commande, bon de livraison ou facture ..........................................................33
Comment relancer les devis.. ..........................................................................................................34
Comment envoyer un devis par e-mail ? ...........................................................................................35
La facture d'acompte.........................................................................................................................36
Principe de fonctionnement .............................................................................................................36
La facture ........................................................................................................................................38
Comment crÈer une facture ? ..........................................................................................................38
Les factures de situation .................................................................................................................40
CrÈation d'une nouvelle facture d'avancement ...................................................................................41
Transfert de facture........................................................................................................................42
Impression de la facture .................................................................................................................43
Le suivi de chantier simplifiÈ ..............................................................................................................44
EBP B‚timent Aide
iv
Comment crÈer un suivi de chantier ?...............................................................................................44
L'analyse et la rentabilitÈ de chantier................................................................................................45
Les affaires ......................................................................................................................................46
Comment crÈer une affaire ? ...........................................................................................................46
Associer des documents ‡ une affaire ...............................................................................................47
Imprimer une affaire ......................................................................................................................48
Les achats .......................................................................................................................................49
Comment commander ?..................................................................................................................49
Comment rÈceptionner mes achats ? ................................................................................................50
Comment facturer mes achats ?.......................................................................................................51
Impression des documents d'achat...................................................................................................52
TransfÈrer un document d'achat.......................................................................................................53
La gestion du stock ...........................................................................................................................54
Comment gÈrer le stock ? ...............................................................................................................54
Saisie des bons d'entrÈes................................................................................................................55
Saisie des bons de sorties ...............................................................................................................56
Saisie des bons de transfert ............................................................................................................57
La saisie de l'inventaire...................................................................................................................58
Le calcul du PUMP ..........................................................................................................................59
Le rÈapprovisionnement automatique ...............................................................................................60
Les mouvements de stock ...............................................................................................................61
Maintenance / S.A.V..........................................................................................................................62
La gestion des contrats de maintenance............................................................................................62
Le suivi des actions et interventions .................................................................................................63
La gestion des rËglements clients .......................................................................................................64
Comment saisir un rËglement client ? ...............................................................................................64
La remise en banque ......................................................................................................................65
EchÈanciers et relances clients.........................................................................................................66
Les paiements et dÈcaissements fournisseurs.......................................................................................67
Comment saisir un acompte fournisseur ? .........................................................................................67
Table des matiËres
v
Comment saisir un paiement fournisseur ? ........................................................................................68
Les dÈcaissements fournisseurs .......................................................................................................69
L'ÈchÈancier fournisseur..................................................................................................................70
Les impressions ................................................................................................................................71
Personnaliser les documents............................................................................................................71
Ajouter un logo..............................................................................................................................72
Les principales impressions .............................................................................................................73
Le transfert en comptabilitÈ ...............................................................................................................74
Comment effectuer le transfert en comptabilitÈ ? ...............................................................................74
DonnÈes ‡ renseigner avant transfert...............................................................................................75
Importer ou exporter des donnÈes ......................................................................................................76
Comment importer un fichier ? ........................................................................................................76
Comment exporter un fichier ?.........................................................................................................77
Envoi et rÈception des donnÈes Mobibat............................................................................................78
La sauvegarde / restauration..............................................................................................................79
Comment sauvegarder ? .................................................................................................................79
Comment restaurer ?......................................................................................................................80
EBP sur le Web.................................................................................................................................81
Manuel de rÈfÈrence ............................................................................................................................82
CaractÈristiques gÈnÈrales, et ergonomie.............................................................................................82
La gestion des menus et barres d'affichage .......................................................................................82
La gestion des listes .......................................................................................................................84
Les masques de saisie ....................................................................................................................97
Fichier ........................................................................................................................................... 102
Nouveau ..................................................................................................................................... 103
Recopier/Dupliquer....................................................................................................................... 105
Supprimer................................................................................................................................... 106
DonnÈes ........................................................................................................................................ 107
ElÈments..................................................................................................................................... 108
Les Familles ÈlÈments................................................................................................................... 141
EBP B‚timent Aide
vi
Grille de promotions ..................................................................................................................... 143
Les dÈpÙts .................................................................................................................................. 145
Clients ........................................................................................................................................ 146
Les familles clients/prospects ........................................................................................................ 155
Historique clients/prospects........................................................................................................... 157
Prospects .................................................................................................................................... 158
Fournisseurs................................................................................................................................ 165
Les familles fournisseur ................................................................................................................ 172
Historique fournisseur................................................................................................................... 173
ReprÈsentants ............................................................................................................................. 174
Contacts tiers .............................................................................................................................. 175
SalariÈs / Personnel...................................................................................................................... 176
MatÈriels..................................................................................................................................... 177
Maintenance / S.A.V..................................................................................................................... 178
Divers......................................................................................................................................... 184
Traitements ................................................................................................................................... 207
Les documents de vente ............................................................................................................... 208
Affaires....................................................................................................................................... 233
Les documents d'achat ................................................................................................................. 242
RÈapprovisionnement automatique................................................................................................. 257
Les documents de stock................................................................................................................ 259
Suivi de chantier .......................................................................................................................... 267
Maintenance / S.A.V..................................................................................................................... 282
Liste des rËglements clients / paiements fournisseurs....................................................................... 293
Nouveau RËglement / Paiement..................................................................................................... 294
Planning...................................................................................................................................... 295
Mise ‡ jour ÈlÈments .................................................................................................................... 298
Mise ‡ jour des documents ............................................................................................................ 300
Transfert en comptabilitÈ .............................................................................................................. 301
Statistiques ................................................................................................................................. 302
Table des matiËres
vii
Tableau de bord........................................................................................................................... 303
Impressions ................................................................................................................................... 304
Les boites d'impression................................................................................................................. 304
L'aperÁu avant impression............................................................................................................. 305
Les propriÈtÈs des boites d'impression............................................................................................ 306
Comment imprimer des Ètiquettes ÈlÈments ? ................................................................................. 307
Outils ............................................................................................................................................ 308
Sauvegarde................................................................................................................................. 309
Restauration................................................................................................................................ 314
Import d'appel d'offre................................................................................................................... 321
Journal des ÈvÈnements................................................................................................................ 322
Archivage.................................................................................................................................... 323
Import/export de fichiers .............................................................................................................. 324
Mailing clients/prospects ............................................................................................................... 327
BibliothËques et Tarifs .................................................................................................................. 328
Migrations ................................................................................................................................... 349
Les champs personnalisÈs ............................................................................................................. 356
Epuration dossier ......................................................................................................................... 357
Maintenance................................................................................................................................ 358
Options....................................................................................................................................... 359
Nous contacter .................................................................................................................................. 390
EBP Informatique SA....................................................................................................................... 390
Assistance technique.......................................................................................................................... 391
Index ............................................................................................................................................... 393
1
FÈlicitations !
Vous venez díacquÈrir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle prÈsente le logiciel EBP B‚timent et donne toutes les informations
nÈcessaires ‡ son installation et ‡ sa dÈcouverte. Celle-ci est mise ‡ jour rÈguliËrement et doit rÈpondre ‡ la totalitÈ des questions que vous pourriez vous poser. Pour accÈder ‡ líaide en ligne, deux possibilitÈs sont ‡ votre disposition : La touche F1 ou le bouton Aide pour une aide directe sur un Ècran prÈcis, Le menu ? - Aide sur EBP B‚timent 2009 pour obtenir une aide gÈnÈrale est composÈe díun Sommaire, díun
Index qui affiche líensemble des informations traitÈes dans líaide et díun onglet Recherche qui gÈnËre la totalitÈ
des mots utilisÈs dans líaide pour une recherche trËs approfondie. Remarque
Nous vous conseillons de lire le fichier Batiment.Rtf qui sera proposÈ dans le menu ? - Lisez-moi. Toutes les
modifications apportÈes au logiciel depuis la derniËre mise ‡ jour y seront consignÈes.
2
Convention d'utilisation d'EBP
PrÈambule
En achetant un progiciel EBP (de la StÈ EBP SA au capital díun million díeuros immatriculÈe au RCS de
Versailles N° 330 838 947), ´ le Client ª fait líacquisition du droit non exclusif de l'utiliser ‡ des fins
personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transfÈrer ou laisser
transfÈrer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un rÈseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel
ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf ‡ des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bÈnÈficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel ´ monoposte ª ne donne
droit qu'‡ UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou rÈseau
nÈcessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protÈgÈ par le copyright d'EBP. Toute
duplication illicite est susceptible de donner lieu ‡ des poursuites judiciaires civiles et/ou pÈnales. Les progiciels
sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire líobjet díun nantissement ou díune location ‡ aucun titre
que ce soit. EBP se rÈserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Livraison, Suivi et Droit de rÈtractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 )
En vertu de líarticle L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP síengage, sauf mention expresse et spÈciale
sur ses documents commerciaux, ‡ livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrÈs qui suivent la
commande. A ce dÈlai, síajoutent les dÈlais postaux en vigueur. En cas de tÈlÈchargement, les progiciels sont
disponibles immÈdiatement. En conformitÈ avec líarticle L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre líexÈcution de sa
commande, par un numÈro díappel tÈlÈphonique fixe et non surtaxÈ accessible depuis le territoire
mÈtropolitain. En conformitÈ avec líarticle L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informÈ quíil ne peut pas
exercer son droit de rÈtractation auquel il renonce expressÈment et ce dËs la livraison du logiciel dans la
mesure o˘ le Client ou líun de ses prÈposÈs fait une demande díactivation au moyen du N° de licence du
produit et díune ´ raison sociale ª. Il en est de mÍme si un contrat de services est souscrit dont líexÈcution
commence immÈdiatement ‡ compter de líactivation du logiciel qui est fait de faÁon concomitante et
automatiquement avec son installation. Il en est encore de mÍme si le logiciel complet est tÈlÈchargÈ par
Internet. …tendue des obligations de support díEBP
Les services díassistance díEBP sont destinÈs ‡ fournir des conseils, des recommandations et des informations
relatifs ‡ líusage des progiciels EBP dans les configurations matÈrielles et logicielles requises. EBP síengage ‡
fournir au CLIENT les conseils les plus adÈquats pour aider ‡ rÈsoudre les problËmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans líutilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de rÈsolution
des problËmes. Les services de support díEBP qui font líobjet díun contrat distinct des prÈsentes conditions sont
disponibles aux tarifs en vigueur et níincluent pas le support sur site. Assistance de proximitÈ sur le site
Líutilisateur doit pouvoir faire appel ‡ un professionnel de líinformatique pour dÈnouer sur son site une difficultÈ
technique dont la cause ne serait pas dÈterminÈe ou rÈsolue par líassistance tÈlÈphonique díEBP. Pour ce faire,
le Client reconnaÓt conclure avec un distributeur ou un professionnel de líinformatique une convention pour
líassister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions díintervention de ce professionnel. EBP
ne peut Ítre rendu responsable díun dÈfaut díaccord ou des consÈquences díun non-respect des obligations
rÈciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des donnÈes
Le CLIENT reconnaÓt avoir Ítre informÈ par EBP et/ou par son distributeur quíil est prudent en termes de bonne
gestion informatique, de procÈder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures ‡ la sauvegarde des
systËmes, programmes et fichiers de donnÈes, et que líabsence díune telle sauvegarde rÈduit de maniËre
significative ses chances de limiter líimpact des dommages qui pourraient rÈsulter díune irrÈgularitÈ dans le
fonctionnement de son systËme ou ses progiciels et peut rÈduire la portÈe des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaÓt quíil est de sa responsabilitÈ de mettre en úuvre une procÈdure pour assurer la
Convention d'utilisation d'EBP
3
rÈcupÈration des donnÈes, fichiers ou programmes dÈtruits, endommagÈs ou perdus. EBP ne saurait Ítre tenue
responsable en cas de perte de donnÈes. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des prÈsentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin díun utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'Ètat sans garantie d'aptitude ‡ une utilisation
particuliËre, tous les risques relatifs aux rÈsultats et ‡ la performance du progiciel sont assumÈs par l'acheteur. En toute hypothËse, EBP níassume que des obligations de moyens ‡ líexclusion de toute obligation de rÈsultat. La prÈsente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite
y compris, de maniËre non limitative, toute garantie de qualitÈ ou díadÈquation ‡ un besoin particulier. En
outre, le CLIENT reconnaÓt que la fourniture des services de support tÈlÈphonique dans le cadre díun contrat
díassistance dÈpend de la disponibilitÈ ininterrompue des moyens de communication et quíEBP ne peut garantir une telle disponibilitÈ. Limitations de responsabilitÈ
Sauf disposition contraire díordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables ‡ raison
de prÈjudices directs ou indirects (y compris les manques ‡ gagner, interruptions díactivitÈ, pertes
díinformations ou autres pertes de nature pÈcuniaire) rÈsultant díun retard ou díun manquement commis par EBP dans la fourniture ou líabsence de fourniture des services de support, alors mÍme quíEBP ou ses
fournisseurs auraient ÈtÈ informÈs de l'ÈventualitÈ de tels prÈjudices. EBP ne peut Ítre rendu responsable díun
fonctionnement non conforme, díun dysfonctionnement, díune inaptitude particuliËre ou díune absence de
fonctionnalitÈ dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaÓt quíEBP et ses fournisseurs ne seront responsables ‡ raison díaucun manque ‡ gagner subi par un tiers et d'aucune rÈclamation ou action en justice
dirigÈe ou intentÈe contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothËse, la responsabilitÈ díEBP ou de ses
fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excÈder, au total, les sommes payÈes par le
CLIENT ‡ EBP (ou ‡ son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat
díassistance. Líutilisateur reconnaÓt avoir ÈvaluÈ le logiciel de faÁon approfondie par une dÈmonstration ou un
test rÈel pour vÈrifier quíil est en adÈquation avec ses besoins. Dispositions finales
Ces conditions gÈnÈrales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien
passÈes par tÈlÈphone, fax, courrier, email, formulaire Èlectronique ‡ l'attention du service clients díEBP ou díun
distributeur EBP. La validation díun formulaire en ligne vaut acceptation par le client des prÈsentes CGV dËs lors
que ce dernier a cochÈ la case prÈvue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intÈgrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses prÈposÈs. ConformÈment
‡ Loi ´ Informatique et libertÈs ª du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accËs et de rectification aux donnÈes le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, mÍme en cas de pluralitÈ de dÈfendeurs ou díappel en garantie. Version 2.0: Janvier 2008
4
PrÈsentation de l'aide
La fenÍtre d'aide se compose de deux parties. L'arborescence
Sur la partie gauche, vous trouverez tous les chapitres et pages auxquelles vous pourrez accÈder.
Les diffÈrents chapitres se reconnaissent gr‚ce au petit qui apparaÓt devant le titre du chapitre. Vous
pouvez cliquer dessus ‡ l'aide de la souris, pour faire apparaÓtre son contenu. Remarque
un chapitre peut contenir plusieurs autres chapitres. L'aide est divisÈe en deux parties essentielles : le guide d'utilisation, et le manuel de rÈfÈrence. Le guide d'utilisation vous permet de connaÓtre les diffÈrentes Ètapes ‡ suivre pour vous familiariser avec le
logiciel, mettre en place votre dossier, et savoir quelles sont les possibilitÈs offertes par EBP B‚timent
Le manuel de rÈfÈrence contient des pages, qui se rÈfËrent ‡ des Ècrans prÈcis dans le logiciel. Ce sont ces
pages qui apparaissent lorsque vous utilisez la touche F1 dans le programme. Les pages
Les pages sont caractÈrisÈes par une petite icÙne avec un point d'interrogation dans l'arborescence. Pour afficher le contenu d'une page, il suffit de cliquer, ‡ l'aide de la souris, sur le titre de la page. Son contenu
s'affiche alors dans la partie droite de votre fenÍtre d'aide. Dans ces pages, vous trouverez : Des liens vers d'autres pages
Les mots soulignÈs en bleu sont des liens qui vous renvoient vers d'autres pages. Vous pouvez y
accÈder en cliquant dessus avec la souris, et revenir ensuite ‡ la page prÈcÈdente en utilisant le
bouton PrÈcÈdent en haut de la fenÍtre d'aide. Des remarques, astuces, exemples et avertissements. Vous pouvez les reconnaÓtre facilement car elles apparaissent toujours de la mÍme faÁon : Attention
exemple d'avertissement
Remarque
exemple de remarque
Astuce
exemple d'astuce
Exemples
Exemple...d'exemples... Le fichier d'aide doit Èvoluer et s'Ètoffer au fur et ‡ mesure des versions du logiciel. Si des ÈlÈments vous
manquent, n'hÈsitez pas ‡ nous le faire savoir !
5
NouveautÈs par rapport ‡ B‚timent 1.x
Attention
Cette liste ne reprend que les diffÈrences constatÈes et non l'ensemble des fonctionnalitÈs du logiciel. GÈnÈral Contre-valeur en Francs des principaux montants (Le logiciel manipule des Euros, il n'y a pas de
bascule euro) Nombre illimitÈ de dossiers Choix du nombre de dÈcimales pour les montants, quantitÈs et prix
Gestion des utilisateurs, avec une gestion des droits par options*
Import-export de tous les fichiers de base
Export des listes sous fichier Microsoft Excel, Texte dÈlimitÈ, HTML et XML) Utilise une base Microsoft Access ou Microsoft SQL Server Version rÈseau*
Multi-dÈpÙt*
Conditionnement* (UnitÈs d'achat, de stockage et de vente) Duplication des documents
Ergonomie
Personnalisation de la barre d'outils et des menus Look "Windows 95" ou "Windows XP" Barre de raccourcis Colonnage paramÈtrable (tous les champs sont disponibles) Tri paramÈtrable sur plusieurs colonnes Filtres paramÈtrables avec conditions multiples (Ex : Tous les ouvrages dont la dÈsignation contient le
mot "baignoire" et dont le prix de vente est compris entre 150 et 400 Euros) Regroupement dans les listes (Ex : Devis regroupÈs par Ètats) Choix de l'emplacement des donnÈes, des modËles d'impression, etc. ElÈments
RÈfÈrences associÈes pour les ÈlÈments de la base
Multi-fournisseurs*
Temps de pose
RÈfÈrences de remplacement*
Feuilles de mÈtrÈ
Assistant mÈtrÈ avec fonctions spÈcifiques (Volume d'un cÙne, pÈrimËtre d'un cercle, etc.) Niveau de sous-ouvrage illimitÈ avec affichage du dÈtail
BibliothËques
Multi-bibliothËques (Batiprix, Catelec, Annuel des prix, Cedeo, Brossette etc.) Fiches spÈcifiques par bibliothËque (Plus d'informations perdues lors de l'intÈgration des donnÈes)
Fiche client / fournisseur
Site web, adresse e-mail Distinction prospect/client
EBP B‚timent Aide
6
Secteur gÈographique, commercial et groupes afin de faire des statistiques Historique des documents par clients Calcul du poids et du volume des matÈriaux et matÈriel (Ex : Permet de choisir tel vÈhicule pour la
livraison plutÙt que tel autre)
Devis
Calcul selon la mÈthode du dÈboursÈ ou du prix de vente
Plusieurs modËles de colonnages paramÈtrables (Ex : Affichage des dÈboursÈs, de la marge, etc.) Style de tranches et sous-tranches (Couleur, police, etc.) IntÈgration des ouvrages de bibliothËques directement dans le document NumÈrotation automatique des tranches et sous-tranches (Chapitrage) Insertion de lignes Glisser-dÈplacer de lignes de devis Couper-Copier-coller de lignes Lignes non-imprimables ou non-inclues dans le calcul du devis Lignes ‡ prix de vente fixe
Saisie d'ÈlÈments non rÈfÈrencÈs RÈcapitulatif par Taux de TVA
Saisie de frais annexes (ou postes complÈmentaires) en pourcentage ou en montant, cumulÈs ou non. Feuille de mÈtrÈ
Assistant mÈtrÈ avec fonctions spÈcifiques (Volume d'un cÙne, pÈrimËtre d'un cercle, etc.) RÈcapitulatif de pieds de document (Ex : RÈpartition main d'oeuvre / matÈriaux, total dÈboursÈ /
montant HT, etc.) Etats des devis (En cours, acceptÈ, etc.)
Commandes et Bons de livraisons
Livraison partielle ou totale des commandes PossibilitÈ de solder une commande et facturer ou non les quantitÈs non livrÈes PossibilitÈ de livrer des articles en plus de la commande et de les facturer ou non
Factures d'avancement Suivi qualitatif ou quantitatif de l'avancement Affichage sur chaque ligne des montants HT prÈvus, quantitÈs prÈvues, % d'avancement, % cumulÈ, montant HT d'avancement, Montant HT cumulÈ etc. Deux totalisations : une totalisation pour la facture d'avancement, et une totalisation pour la facture
globale
Edition d'un dÈcompte dÈfinitif
RËglements
CrÈation de modes de rËglements multi-ÈchÈances*
Affichage des ÈchÈances rÈglÈes, partiellement rÈglÈes, en cours... Historique des remises en banque
* disponibilitÈ : nous consulter.
7
Les fonctionnalitÈs des versions Maintenance et
PRO
EBP B‚timent se dÈcline en plusieurs versions : EBP B‚timent (Version Standard)
Toutes les fonctionnalitÈs dÈcrites dans l'aide en ligne concernent par dÈfaut la version standard. Celles qui ne concernent pas cette version sont clairement identifiÈes par un picto (comme indiquÈ ci- dessous) EBP B‚timent & Maintenance
: Vous retrouverez ce picto tout au long de l'aide en ligne, dans les pages o˘ des
fonctionnalitÈs de la version Maintenance d'EBP B‚timent apparaissent. La version Maintenance vous permet de gÈrer vos contrats de maintenance, la facturation pÈriodique
de ces contrats, la reconduction des contrats, les impressions de relance etc., ainsi que la gestion du SAV, avec la prÈparation des interventions, la saisie des rapports d'interventions, la saisie des actions
clients (appels, courriers...), et l'Ètude de la rentabilitÈ des contrats via le suivi de chantier simplifiÈ. EBP B‚timent Pro
Vous retrouverez ce picto tout au long de l'aide en ligne, dans les pages o˘ des fonctionnalitÈs de
la version Pro d'EBP B‚timent apparaissent. Remarque
Les fonctionnalitÈs de la version Maintenance sont inclues dans la version PRO. Vous disposez en plus des fonctionnalitÈs suivantes : Gestion des droits utilisateurs (en version rÈseau) Gestion des achats fournisseurs : Demandes de prix, commandes, factures fournisseurs ... Commande d'achat ‡ partir de devis ou commandes clients RÈapprovisionnement automatique des stocks Saisie jusqu'‡ 10 fournisseurs par ÈlÈment (tarif, remise, dÈlais de livraison..) ParamÈtrage de plusieurs ÈchÈances pour une facture
Ajustement global des temps de pose, main-d'oeuvre ou matÈriel dans un document PossibilitÈ d'appliquer des modifications de prix, taux ou remise ‡ tous les ÈlÈments de mÍme
code dans un document Gestion des paiements et dÈcaissements fournisseurs CrÈation de champs personnalisÈs Les listes de donnÈes peuvent Ítre organisÈes en arborescence
PossibilitÈ d'afficher des calculs (somme, moyenne, maximum, minimum..) dans les listes DiffÈrenciation des unitÈs díachat, de stockage et de vente
GÈnÈration de fichier au format ETEBAC ‡ partir d'une remise en banque (disponible pour les
rËglements clients et fournisseurs) Gestion de stock multi-dÈpÙts et localisations Bons de transferts inter-stocks Saisie díun inventaire par famille, par groupe ou localisation
Edition de statistiques en tableaux croisÈs Gestion des affaires Transfert comptable des achats et paiements fournisseurs Import d'appels d'offres au format Microsoft Excel Historique fournisseur Suivi du matÈriel (et des rÈservations dans le planning) Planning par mois, par ressources (salariÈ, matÈriel) Mailings clients / Prospects
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Installation
Configuration minimale
La configuration minimale conseillÈe pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante: Processeur : P4 2 GHz ou Èquivalent MÈmoire : 512 Mo de RAM (1 Go pour Windows Vista), Ecran : rÈsolution 1024x768 en 16 bits, Espace disque libre : 500 Mo
Ecran supportant une rÈsolution 1024*768 (24 bits) Imprimante laser ou jet d'encre compatible avec Windows Internet Explorer 6
Windows XP Sp2 ou Vista SP1 * Windows XP et Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition prÈalablement ‡
líinstallation du logiciel. * Windows Vista version 32 bits
Installation
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Installation du logiciel
Attention
Avant de lancer líinstallation du logiciel, fermez toutes les applications courantes.
Installation depuis le CD-ROM EBP
Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de líordinateur. LíÈcran díaccueil síaffiche automatiquement. Cliquez sur PRODUITS pour accÈder ‡ la prÈsentation et ‡ líinstallation des produits. Dans la partie B‚timent, sÈlectionnez Installation du produit. Líassistant díinstallation du logiciel apparaÓt. Suivez les Ètapes une ‡ une, le texte affichÈ correspond
au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. Líinstallation et líutilisation du logiciel
dÈpendent de son acceptation. Cliquez sur Jíaccepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention díutilisation de
ce produit, autrement, líinstallation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer ‡
líÈtape suivante. Cliquez directement sur le type díinstallation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une
premiËre installation de choisir le bouton Installation ComplËte. Eventuellement, pour dÈfinir des rÈpertoires particuliers, cliquez sur Installation PersonnalisÈe. Le rÈpertoire díinstallation par dÈfaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\Batiment10.0. Pour Èventuellement modifier ce rÈpertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. En fin díinstallation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer líassistant.
EBP B‚timent Aide
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Lancement du logiciel
Vous pouvez lancer le produit directement en cliquant sur l'icÙne installÈ sur le bureau par dÈfaut. Le logiciel
peut Ègalement Ítre lancÈ par le menu DÈmarrer + Programmes + EBP + EBP B‚timent 2009.
Installation
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Activation du logiciel
Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP B‚timent. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du
logiciel, vous devez utiliser un code d'activation qui est fourni par EBP B‚timent. Tant que le code d'activation nía pas ÈtÈ saisi, le logiciel reste en version d'Èvaluation. Cela signifie que vous
pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours. Au del‡, le logiciel passe en version limitÈe en nombre de donnÈes : 20 ÈlÈments, 20 documents et les
impressions porteront la mention "DÈmonstration". AprËs cette limite, vous devrez saisir votre code d'activation
pour ouvrir votre dossier. Comment obtenir le code d'activation ?
Cliquez sur l'option "Obtenir votre code díactivation" (menu ? + Activez votre logiciel). Líactivation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion ‡ notre site Web se fera
automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose díInternet. Vous níaurez ensuite quí‡ suivre les
instructions ‡ líÈcran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas Internet sur votre ordinateur un message díinformation síaffichera automatiquement vous expliquant la procÈdure ‡ suivre pour activer votre logiciel.
Introduction du code d'activation manuellement
Au lancement du logiciel, l'Ècran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel. La fenÍtre
d'activation s'ouvre et vous avez alors accËs aux zones suivantes : ClÈ PC
Cette clÈ, calculÈe ‡ partir des informations matÈrielles de votre poste, est unique. Elle vous sera
demandÈe lors de líactivation. Le nom de líentreprise
Vous devez impÈrativement saisir le mÍme nom que vous nous avez communiquÈe sur le courrier en
respectant la mÍme syntaxe (points, majuscules). La licence
Saisir le numÈro de licence indiquÈ sur le courrier "Licence díUtilisation" joint avec la boÓte du logiciel. ClÈ Web
Elle vous sera demandÈe pour accÈder ‡ l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les derniËres nouveautÈs, de tÈlÈcharger les mises ‡ jour de votre logiciel. Le code díactivation
Saisir le code (composÈ de 4 sÈries de 4 caractËres) sans espaces ni point, quíEBP vous a communiquÈ. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaÓt : Si le code a ÈtÈ correctement saisi, le message vous indique ‡ quelle version du logiciel correspond ce
code. Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce
cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activez votre logiciel.
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Guide d'utilisation
Comment commencer ?
Interface
EBP B‚timent Èvolue dans un environnement Windows XP ou supÈrieur. Aussi, les rËgles de
fonctionnement ‡ líintÈrieur du logiciel restent les mÍmes que votre environnement de travail quotidien: Des menus dÈroulants avec une liste de commandes ‡ exÈcuter. Des barres d'outils et d'application (au dessous des menus du haut de l'Ècran) permettent líaccËs
rapide aux commandes les plus utilisÈes par simple clic sur les icÙnes. Une barre de navigation (sur le cÙtÈ droit de l'Ècran) permet de naviguer rapidement entre les
donnÈes. Une barre díÈtat (en bas de l'Ècran) rappelle le nom de la base ouverte. Une gestion des listes associÈe ‡ de nombreuses possibilitÈs de recherches (avec les tris, filtres, colonnes, etc..) Des champs de saisies avec des caractÈristiques particuliËres dans les masques de saisie. Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.) et les vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique. Des boutons identiques dans chaque fenÍtre pour enregistrer vos saisies.
Guide d'utilisation
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Le dossier de dÈmonstration
Le dossier DÈmonstration vous permet de dÈcouvrir líensemble des fonctionnalitÈs du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de líouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de crÈer votre propre
dossier-sociÈtÈ. Pour cela, vous devez vous placer sur le menu Fichier-Ouvrir, sÈlectionner le fichier intitulÈ
Societededemonstration.ebd, et cliquer sur le bouton Ouvrir. Remarque
A l'ouverture du dossier de dÈmonstration, une page d'accueil apparaÓt affichant une synthËse de l'activitÈ. Cette page s'affichera Ègalement ‡ l'ouverture de votre dossier (hormis la premiËre fois que vous le crÈez, puisqu'aucune donnÈe n'a ÈtÈ encore saisie dans le dossier)
EBP B‚timent Aide
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CrÈation de dossier
CrÈation d'un nouveau dossier
Pour crÈer un nouveau dossier, vous devez vous placer dans le menu Fichier - Nouveau, ou bien sÈlectionner directement l'option Nouvelle base de donnÈe depuis l'Ècran d'accueil qui apparaÓt au dÈmarrage du logiciel. Vous devez ensuite suivre les diffÈrentes Ètapes proposÈes par l'assistant de crÈation de dossier. AprËs la crÈation de votre dossier, cliquez sur Fermer. Nous vous conseillons ensuite d'ouvrir les options gÈnÈrales de votre dossier afin de les renseigner.
Guide d'utilisation
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Mot de passe et droits utilisateurs
Mot de passe
Vous avez la possibilitÈ de protÈger líouverture de votre dossier par la saisie díun mot de passe sur l'utilisateur ADM, crÈe par dÈfaut. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu DonnÈes - Divers - Utilisateurs. Saisissez le mot de passe que vous souhaitez dans la zone Mot de passe et retapez-le dans la zone
Confirmation, puis validez la fiche de líadministrateur. Le logiciel vous demandera alors de saisir le mot de passe ‡ chaque ouverture de votre dossier. Gestion des droits utilisateurs
EBP B‚timent permet de dÈfinir une gestion des droits utilisateurs par options. Et pour chaque option, vous
pourrez choisir de donner le droit ‡ l'utilisateur de visualiser (lecture), d'ajouter (Ècriture), de supprimer, d'imprimer etc... DÈroulez les catÈgories dans la fiche utilisateurs, et cochez les droits correspondants.
EBP B‚timent Aide
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RÈcupÈration des donnÈes de B‚timent V1 ou Batigest PME 1.5
EBP B‚timent permet d'effectuer une rÈcupÈration partielle des donnÈes que vous aviez dans la version
prÈcÈdente : EBP B‚timent V1 ou API Batigest PME 1.5. Avant de lancer la procÈdure de rÈcupÈration des donnÈes, vous devez crÈer un nouveau dossier. Vous devez ensuite vous placer dans le menu Outils - Migrations, et suivre une ‡ une les Ètapes de l'assistant
d'import de B‚timent pour Windows ou bien celles de l'assistant d'import d'API Batigest PME 1.5 (en fonction de
la version que vous possÈdiez auparavant). Tout est prÍt pour commencer ‡ travailler !
Guide d'utilisation
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Initialisation du dossier
Options importantes ‡ renseigner avant de dÈmarrer
AprËs la crÈation d'un nouveau dossier, le logiciel ouvre automatiquement la fenÍtre des options. Un message
vous incite d'ailleurs ‡ remplir ces options avec soin, car certaines d'entre elles vont dÈterminer le mode de
fonctionnement de l'ensemble du logiciel. Remarque
Vous pouvez Ègalement retrouver ces options, ‡ partir du menu Outils - Options. La fenÍtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie
des options, et sur la partie droite, les options correspondantes, ‡ saisir. Les options ‡ remplir dËs maintenant
Il est important de renseigner les parties suivantes : NumÈrotation : pour dÈterminer vos numÈros de documents, factures, etc..ainsi que la codification de
vos ÈlÈments: Lorsque vous crÈerez votre bibliothËque interne, si vous n'utilisez pas les compteurs, vous pourrez saisir les codes de tous vos ÈlÈments (ouvrages, fournitures, main d'oeuvre, etc). Dans
le cas contraire, c'est un compteur qui s'incrÈmentera automatiquement et vous ne pourrez pas saisir vos codes ÈlÈments. Ouvrages : Cette partie permet de dÈterminer le mode de calcul que vous souhaitez appliquer sur vos
ouvrages et le mode de fonctionnement en cas de mise ‡ jour des prix. Document : vous permet de choisir notamment comment gÈrer votre suivi de stock, et quel type
d'avancement vous souhaitez appliquer dans vos factures de situation. vous permet de dÈfinir l'onglet
des ÈlÈments par dÈfaut, la durÈe de validitÈ des devis, les Ètats des devis... Taux dÈcimales : dÈtermine vos dÈcimales pour l'ensemble des montants, quantitÈs et unitÈs et vos
frais gÈnÈraux pour l'ensemble de vos fourniture, main d'oeuvre, matÈriel, divers et ouvrages. ComptabilitÈ : Permet d'Ètablir le lien avec votre dossier comptable, pour rechercher vos journaux et
comptes clients, et pour le transfert comptable. Sauvegarde : Permet que l'assistant de sauvegarde vous soit proposÈ automatiquement ‡ la fermeture
de votre dossier.
EBP B‚timent Aide
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Options d'affichage
EBP B‚timent vous offre de grandes possibilitÈs pour personnaliser l'affichage du logiciel : Dans les options gÈnÈrales, vous pouvez choisir d'afficher ou non l'Ècran des astuces ou l'Ècran
d'accueil, autoriser ou non l'affichage de plusieurs fenÍtres de mÍme type en mÍme temps, choisir les
barres d'affichages que vous souhaitez, etc.. Vous avez la possibilitÈ de modifier le type d'affichage de vos menus, en changeant le contenu de vos
menus, en n'affichant par dÈfaut que les menus les plus utilisÈs.. Vous pouvez personnaliser toutes vos listes en choisissant les colonnes que vous souhaitez, en
effectuant des tris, des filtres avec conditions multiples., et en affichant des calculs Vous pourrez organiser toutes vos listes en arborescence, gr‚ce aux catÈgories Gr‚ce aux boites de regroupement, vous pourrez classer trËs facilement les donnÈes contenues dans vos listes. Dans toutes les fiches (ÈlÈments,clients, fournisseurs, etc...), vous pourrez crÈer des champs
personnalisÈs.. Dans tous vos documents (Devis, factures, suivis, etc..), vous pouvez crÈer autant de masques de
saisie que vous souhaitez en choisissant les colonnes ‡ afficher. Vous pourrez Ègalement changer les
couleurs et styles de tous les ÈlÈments que vous insÈrerez dans votre devis (Tranches, sous-tranches, ouvrages, mÈtrÈs etc...)
Guide d'utilisation
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Saisie des donnÈes
Les donnÈes de base
Toutes les fiches de donnÈes sont gÈrÈes ‡ partir de listes accessibles par le menu DonnÈes. Un certain nombre de donnÈes peuvent Ítre crÈÈes au fur et ‡ mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois, nous vous conseillons de renseigner quelques unes d'entre elles, qui seront utilisÈes notamment dans vos fiches
clients : Les modes de rËglements Les banques Les secteurs gÈographiques Les familles Les groupes
D'autres, vous aideront dans la saisie de votre bibliothËque interne : Les unitÈs Le barËme Èco-contribution
Les familles Les groupes
Gr‚ce aux mÈtrÈs-types et aux lettres-types, la saisie de vos devis, sera plus rapide. Par ailleurs, certaines donnÈes peuvent Ítre crÈÈes dËs la crÈation du dossier, ou bien recopiÈes depuis le
dossier de dÈmonstration : Les codes postaux
Les pays.
EBP B‚timent Aide
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Clients / Prospects
Pour accÈder ‡ la liste des clients et prospects, vous avez deux possibilitÈs : SÈlectionner Clients/Prospects depuis la barre de navigation
Par le menu DonnÈes - Clients /Prospects. Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). DËs que
vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transfÈrÈ en client. Remarque
Vous pourrez aussi transfÈrer votre fiche prospect en fiche client, d'un simple clic sur l'option TransfÈrer en
client, disponible dans la partie Navigation, de la barre de navigation. Pour crÈer un client ou prospect, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier, ou bien cliquez sur le
bouton Ajouter au bas de la grille, et sÈlectionnez si vous souhaitez insÈrer un client ou prospect. Remplissez alors les principales informations concernant votre client contenues dans l'onglet DÈtail. L'onglet Contacts vous permet consulter la liste et les fiches contacts associÈs ‡ votre client. Vous pourrez Ègalement en ajouter.
Guide d'utilisation
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Saisie des fournisseurs
Pour accÈder ‡ la liste des fournisseurs, vous pouvez : Depuis la barre de navigation, sÈlectionner Fournisseurs dans la partie Favoris
Ou bien, ouvrir le menu DonnÈes- Fournisseurs. Pour crÈer un fournisseur, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier, ou bien cliquez sur le bouton
Ajouter au bas de la grille. Remplissez alors les principales informations concernant le fournisseur, contenues dans les onglets
CoordonnÈes, Gestion, Divers, et Notes. Dans l'onglet Documents, vous retrouverez la liste des derniers documents (par type) enregistrÈs pour ce
fournisseur. Vous pourrez Ègalement obtenir l'historique complet des documents effectuÈs pour un fournisseur en cliquant sur le bouton Historique.
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La bibliothËque
Les bibliothËques
Vous pouvez accÈder ‡ la liste des bibliothËques depuis : Le menu DonnÈes - ElÈments
L'option ElÈments disponible dans la partie Favoris de la barre de navigation. La liste des ÈlÈments rÈpertorie l'ensemble des bibliothËques que vous possÈdez. Elle a l'avantage de dissocier
les ÈlÈments issus de votre propre bibliothËque, et les ÈlÈments issus des bibliothËques de nos partenaires. Pour constituer votre liste d'ÈlÈments, vous devez donc crÈer votre bibliothËque interne et faire appel ‡ vos
bibliothËques de prix.
Guide d'utilisation
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La bibliothËque interne
Vous pouvez crÈer des ÈlÈments de type fourniture, main-d'oeuvre, matÈriel, divers, textes et ouvrage. Les ouvrages sont composÈs des ÈlÈments (fournitures, main-díoeuvre, matÈriel, divers) nÈcessaires
‡ la rÈalisation díune prestation complËte. Les fournitures sont des ÈlÈments physiques incluant parfois de la pose. Les main-d'oeuvre correspondent au temps de travail nÈcessaire. Les matÈriels correspondent gÈnÈralement ‡ ce que vous avez en location et dont vous facturez au
client líutilisation. Les divers correspondent Èventuellement au matÈriel dont vous avez besoin pour travailler (ex: gants, casques, etc..) Les textes types pourront Ítre insÈrÈes dans le corps de vos documents. Pour crÈer un ÈlÈment dans votre bibliothËque, vous pouvez utiliser les touches [CTRL]+[Inser] de votre
clavier ou cliquer sur le bouton AJOUTER qui figure au bas de votre liste d'ÈlÈments. La fiche ÈlÈment se compose de deux parties. La partie du haut, qui constitue l'identification de l'ÈlÈment et la
partie du bas, qui varie en fonction des diffÈrents onglets. Selon le type d'ÈlÈment, vous devrez remplir les
onglets suivants : Astuce
Pour sÈlectionner un onglet, vous pouvez cliquer dessus, ou bien utiliser les touches [ALT] + la lettre
soulignÈe sous le nom de l'onglet. DÈsignation : pour les informations commerciales (qui ressortiront sur vos devis) et les informations techniques
des ÈlÈments. ComplÈment: Permet de dÈfinir le code barre, le fournisseur, le conditionnement pour les ÈlÈments de type
fourniture et divers, et de rattacher tous les types d'ÈlÈments ‡ des groupes. Tarifs: Permet de saisir vos prix d'achat, de vente et de modifier vos pourcentages de frais gÈnÈraux pour les
ÈlÈments de type fourniture, MO, matÈriel et divers. Pour les ouvrages, le tarif est automatiquement calculÈ. Tarifs / Promotions : Permet de saisir les tarifs exceptionnels de l'ÈlÈments accordÈs ‡ une famille client ou un
client particulier et de voir les promotions qui concernent cet ÈlÈment ainsi que sa famille. Stock: Cet onglet vous permet de consulter l'Ètat de stock de vos ÈlÈments de type fourniture ou divers. Comptes: Permet de dÈfinir les comptes comptables qui seront utilisÈs pour le transfert en comptabilitÈ. Composition: Sert ‡ insÈrer les ÈlÈments qui entrent dans la composition de vos ouvrages. MÈtrÈ: Cet onglet se prÈsente sous la forme d'une feuille de calcul. Il permet d'associer des mÈtrÈs aux ÈlÈments qui composent vos ouvrages. Les mÈtrÈs servent ‡ calculer la quantitÈ d'un ou plusieurs ÈlÈments
nÈcessaire pour la rÈalisation de l'ouvrage. RÈfÈrences associÈes: Permet d'insÈrer des ÈlÈments qui seront ajoutÈs et facturÈs en mÍme temps que
l'ÈlÈment que
Exemple
Vous crÈez dans votre bibliothËque un ÈlÈment PORTE. A cet ÈlÈment, vous allez dÈfinir en rÈfÈrences
associÈes, les petites fournitures telles que la serrure, les gonds, etc..
Fourn : Permet de saisir jusqu'‡ 10 fournisseurs diffÈrents pour un ÈlÈment, avec les prix d'achat, remises, multiples de rÈappro, dÈlai de livraison, frais, etc..
EBP B‚timent Aide
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Images : Permet d'insÈrer une image de votre ÈlÈment, qui sera automatiquement reprise sur vos impressions
de documents (liste des ÈlÈments, devis...) avec images
Notes : Zone de commentaire, pour saisie libre.
Guide d'utilisation
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Les BibliothËques de nos partenaires
Pour afficher une (ou plusieurs) bibliothËque (s) de nos partenaires, vous devez d'abord l' (ou les) importer. Les procÈdures d'importation et les fiches ÈlÈments sont spÈcifiques ‡ chaque bibliothËque. Vous devez ensuite cocher dans le menu Outils- Options - BibliothËques, la (ou les) bibliothËque (s) ‡
afficher dans votre liste ÈlÈments. Vous trouverez donc, au dessus des onglets de votre liste d'ÈlÈments, un
bouton pour chacune des bibliothËques de Prix que vous souhaitez consulter. Si vous souhaitez importer un tarif de votre fournisseur qui n'existe pas dans notre liste, vous pouvez utiliser
l'option Tarifs gÈnÈriques dans le menu Outils - BibliothËques et Tarifs. Une liste de tarifs est proposÈe. Si votre fournisseur n'y figure pas, nous vous invitons ‡ nous consulter, pour savoir si nous pouvons dÈvelopper
l'interface pour l'intÈgration de vos tarifs. * En fonction des ÈlÈments que vous nous fournirez, nous vous rÈpondrons rapidement quant ‡ la faisabilitÈ de
la rÈcupÈration de vos fichiers.
EBP B‚timent Aide
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Comment importer une bibliothËque de prix ?
Activez le menu Outils + BibliothËques et Tarifs et sÈlectionnez la bibliothËque que vous souhaitez importer. Un assistant s'ouvre alors pour Artiprix, Gible/ Capeb, Batiprix CD ROM ou disquette , Annuel des Prix, Catelec, CEDEO, Dupont, Canal Pro, Reseau Pro, Rexel, Coaxel Schneider, Semangle, La plateforme du B‚timent, Clim
+, Covap, Legallais..... et vous permet de saisir les diffÈrentes informations indispensables ‡ líimportation. Ces
informations vous ont ÈtÈ transmises par la sociÈtÈ auprËs de laquelle vous vous Ítes procurÈs les
bibliothËques. Si vous avez des tarifs fournisseurs, vous pouvez les importer par l"option Outils - BibliothËques et Tarifs - Tarifs gÈnÈriques.
Guide d'utilisation
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Tout est prÍt !
Si vous avez suivi les diffÈrentes Ètapes dÈcrites depuis le dÈbut de ce guide d'utilisation, vous avez donc crÈÈ
votre dossier avec les principales donnÈes nÈcessaires pour commencer ‡ travailler. Dans les Ètapes suivantes, vous allez donc dÈcouvrir comment crÈer vos devis, comment les transfÈrer en
factures, comment gÈrer l'avancement de vos travaux, comment effectuer vos suivis de chantiers et suivis de
stock, gÈrer vos rËglements clients et transfÈrer vos donnÈes vers la comptabilitÈ.
EBP B‚timent Aide
28
Les donnÈes
Comment passer un ÈlÈment en sommeil ?
Lorsqu'un ÈlÈment n'est plus utilisÈ, l'utilisateur a la possibilitÈ de passer l'ÈlÈment en sommeil. Pour cela, l'utilisateur doit rÈaliser plusieurs manipulations : Dans la fiche ÈlÈment, onglet "ComplÈment", il faut sÈlectionner la case ‡ cocher "ÈlÈment en
sommeil" Dans les options, catÈgorie "Ouvrage", il faut sÈlectionner la case ‡ cocher "ne pas afficher les
ÈlÈments en sommeil". Ainsi, les ÈlÈments mis en sommeil n'apparaÓtront plus dans la liste de sÈlection des ÈlÈments dans leur type
respectif, mais dans un onglet spÈcifique "ÈlÈments en sommeil". Remarque
Il est toujours possible de saisir le code de l'ÈlÈment en sommeil dans les documents.
Guide d'utilisation
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Le devis
Comment rÈdiger le devis ?
Pour crÈer un nouveau devis, vous pouvez utiliser : L'option Nouveau Devis dans la partie Favoris de la barre de navigation. Le menu Traitements- Nouveau Devis. ou encore, sÈlectionner le menu Traitements - Documents de vente, et utiliser les touches [CTRL]
+ [Inser] de votre clavier ou bien cliquer sur le bouton AJOUTER, en choisissant le type de
document Devis. PrÈsentation du document
Le devis se dÈcompose en trois parties essentielles: L'entÍte, le corps, et le pied du devis. Les principales
informations de l'entÍte sont reprises dans la partie haute du devis et sont visibles quelle que soit l'onglet du
devis affichÈ ‡ l'Ècran. (sauf en mode saisie plein Ècran)
Vous pouvez indiquer l'Ètat, la date et, la date de livraison, et saisir un numÈro d'affaire pour le document. L'entÍte du devis
ComposÈe de deux onglets, EntÍte et ComplÈment, vous pouvez saisir les coordonnÈes de votre client, le
reprÈsentant, un descriptif des travaux ou commentaire, le taux de TVA par dÈfaut, etc.. Attention
Les champs code postal, ville, code pays et pays de l'adresse de facturation sont obligatoires pour
líenregistrement díun client ou d'un prospect. Le corps du devis
Vous retrouvez le corps du devis dans l'onglet Corps. C'est ‡ cet endroit que vous allez pouvoir construire votre
devis : En dÈfinissant votre masque de saisie du devis : Plus de 40 colonnes sont disponibles. En vous aidant des icÙnes de la barre d'outils du document : Vous pourrez Èventuellement faire appel
‡ des tranches (jusqu'‡ 6 niveaux de tranches possibles) (seul 2 niveaux de tranches possibles)
automatiquement numÈrotÈes (au choix).. En insÈrant des ÈlÈments issus de votre bibliothËque interne ou issus de vos bibliothËques de prix. Vous pouvez Ègalement saisir des ÈlÈments non rÈfÈrencÈs. La saisie de texte est illimitÈe, et peut
faire appel ‡ des textes types..Vous pouvez insÈrer Ègalement des options ou variantes... et modifier vos prix comme vous le souhaitez. Si vous avez beaucoup d'ÈlÈments ‡ saisir, vous pouvez utiliser la saisie en plein Ècran. Au bas de la fenÍtre du corps du devis, vous avez accËs ‡ des donnÈes rÈcapitulatives : Un rÈcapitulatif par
taux de TVA, un rÈcapitulatif de calcul pour chaque ligne du devis, et un rÈcapitulatif gÈnÈral par type
d'ÈlÈment, faisant apparaÓtre les pourcentages de frais gÈnÈraux cumulÈs. Le pied du devis
L'onglet Pied vous permet d'obtenir le montant HT global de votre devis et de le modifier en appliquant
Èventuellement une actualisation (majoration ou remise), et/ou en ajoutant des postes complÈmentaires (frais
de chantier, ou frais annexes..). Vous pourrez Ègalement retrouver des informations sur le poids et le volume
total, et le rÈcapitulatif global de votre dÈboursÈ et prix de vente. Le montant total de l'Èco-contribution de vos
Èlements est Ègalement prÈsent.
EBP B‚timent Aide
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A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets MÈtrÈ, et lettres -types qui vous permettent respectivement d'effectuer des calculs pour Èvaluer les quantitÈs nÈcessaires d'ÈlÈments dans votre devis, et
d'ajouter une lettre de prÈsentation et de fin de devis qui sera imprimÈe en mÍme temps que votre devis, Èventuellement sur des pages ‡ part, pour votre client.
Guide d'utilisation
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Impression du devis
EBP B‚timent vous offre la possibilitÈ de choisir entre plusieurs modËles d'impressions du devis : le devis avec
ou sans sous-dÈtail, le devis avec ou sans lettre d'entÍte et de pied, le dÈboursÈ, etc.. Les modËles de devis sont entiËrement paramÈtrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression du devis peut Ítre activÈe :
Depuis le bouton au bas de la fenÍtre du devis (‡ condition que vous ayez dÈj‡
enregistrÈ votre devis) Par le menu Impressions - Documents de vente - Devis
Dans la fenÍtre des documents de vente (Traitements - documents de vente), en sÈlectionnant votre devis dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton au bas de la liste
des documents. Vous accÈdez alors ‡ la boÓte d'impression dans laquelle vous pouvez sÈlectionner vos diffÈrents critËres
d'impression.
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Dupliquer un document de vente
Tous les documents de ventes (sauf les factures et avoirs d'acompte) peuvent Ítre dupliquÈs. C'est comme si vous recopiez l'intÈgralitÈ d'un de vos documents dans un autre, en changeant Èventuellement la date et le
nom du client. Vous pourrez bien-entendu, ajouter, modifier ou supprimer des ÈlÈments dans chaque partie du nouveau
document gÈnÈrÈ. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Traitements - Documents de vente, sÈlectionner le
document source, et cliquer sur le bouton au bas de la liste des documents. Dans la fenÍtre qui apparaÓt, sÈlectionnez le code du client, le type de document et la date du document ‡
crÈer. Cochez la zone Mise ‡ jour des coordonnÈes client dans le cas o˘ vous gardez le mÍme client que le
document source, et vous avez actualisÈ ses coordonnÈes dans sa fiche. Astuce
Si vous effectuez souvent les mÍmes types de document, ou le mÍme type de travaux, vous pouvez crÈer des
"document -types" et les dupliquer ‡ chaque nouveau client. Le corps de votre nouveau document sera alors
automatiquement saisi. Pour chaque type de document, vous pouvez choisir le document que vous souhaitez rÈaliser : un Devis peut Ítre copiÈ en Devis, Commande, Facture, une Commande peut Ítre copiÈe en Devis, Commande, Facture, un Bon de livraison peut Ítre copiÈ en Bon de livraison, un Bon de retour peut Ítre copiÈ en Bon de retour, une Facture peut Ítre copiÈe en Devis, Commande, Facture, un Avoir peut Ítre copiÈ en Devis, Commande, Facture, Avoir. Remarque
Les factures d'acompte et les avoirs d'acompte ne peuvent pas Ítre copiÈs.
Guide d'utilisation
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TransfÈrer un devis...en commande, bon de livraison ou facture
Vous pouvez transfÈrer votre devis en commande, en bon de livraison ou en facture. Remarque
Le devis transfÈrÈ ne sera plus modifiable et son Ètat sera marquÈ comme "acceptÈ".
Pour cela, vous devez suivre les Ètapes du transfert de document. Le transfert de devis en bon de livraison
Le bon de livraison est un document qui ne reprend que les ÈlÈments de type fourniture, matÈriel et divers. Par consÈquent, si vous avez de la main d'oeuvre dans votre devis, vous devez d'abord transfÈrer votre devis
en commande. (La commande permettra ‡ la fois d'effectuer des bl et d'Ítre transfÈrÈe pour facturer la main- d'oeuvre). Un commentaire en dÈbut de corps vous indique de quel document est issu le bon de livraison. Le bon de livraison pourra Ítre transfÈrÈ en bon de retour, ou en facture. Astuce
Le bouton Regroupement ‡ droite de la liste des document de vente sert :
- soit ‡ regrouper sur une pÈriode donnÈe pour un mÍme client (et un mÍme dÈpÙt de stock) tous les bons de
livraisons qui ont ÈtÈ effectuÈs, en une seule facture. - soit ‡ regrouper les documents, sÈlectionnÈs dans la liste des documents, en une facture. Pour avoir plus d'informations sur le regroupement des bons de livraison, reportez vous au chapitre : Regroupement de bons. La gestion du stock peut Ítre effectuÈe ‡ partir du bon de livraison. Le transfert de devis en commande et en facture
La commande client et la facture se prÈsentent exactement comme le devis, avec un commentaire
supplÈmentaire en dÈbut du corps, vous indiquant de quel devis est issu le document. Remarque
Depuis la commande client, vous allez pouvoir effectuer des livraisons partielles (bouton Livrer), et gÈnÈrer un
ou plusieurs bons de livraisons. La commande pourra ensuite Ítre transfÈrÈe en facture : Vous facturerez alors votre main d'oeuvre et choisirez si vous souhaitez facturer ou non les quantitÈs non livrÈes. La facture, quant ‡ elle, pourra Ítre transfÈrÈe en avoir.
EBP B‚timent Aide
34
Comment relancer les devis..
Vos devis ont une date de validitÈ, calculÈe ‡ partir de la date de crÈation du document et de la durÈe de
validitÈ indiquÈe dans les options du dossier. EBP B‚timent vous offre la possibilitÈ d'imprimer la liste des devis dont la date de validitÈ arrive bientÙt ‡
ÈchÈance et vous propose un modËle de lettres ‡ envoyer ‡ votre client ou prospect. Pour relancer vos devis, placez-vous dans le menu Impressions - Document - Relance devis. La boÓte d'impression s'ouvre. SÈlectionnez les critËres et le modËle que vous souhaitez.
Guide d'utilisation
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Comment envoyer un devis par e-mail ?
Vous avez la possibilitÈ d'envoyer directement vos documents par e-mail ‡ vos clients. Pour cela, vous avez deux possibilitÈs : En sÈlectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un
document, ou la liste des documents sont ‡ l'Ècran
En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boÓte d'impression. Une fenÍtre s'affiche ‡ l'Ècran. Vous pouvez choisir le modËle de document ‡ envoyer, ainsi que son format. A
la validation, l'impression du document se prÈpare et votre messagerie Èlectronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en piËce jointe. Remarque
Si vous avez renseignÈ l'adresse e-mail de votre client dans la fiche client ou dans le devis, elle sera
automatiquement reprise dans l'entÍte du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sÈlectionner le
destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie.
EBP B‚timent Aide
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La facture d'acompte
Principe de fonctionnement
Une facture díacompte doit Ítre Èmise pour tout versement díacompte effectuÈ avant que la livraison du bien
ou la prestation de services ne soit effectuÈe. Suivant líarticle 289 c du CGI, cette disposition entre en vigueur
le 1er juillet 2003 et devient obligatoire ‡ compter du 1er janvier 2004. La gestion des factures díacomptes est disponible ‡ partir de la version 5.1.0 d'EBP B‚timent avec
nouveau code de dÈbridage (Contactez notre service commercial pour de amples renseignements, au 01.34.94.80.20). Quelle solution vous propose EBP B‚timent ?
CrÈation díune facture d'acompte
La crÈation de la facture d'acompte doit s'effectuer dËs lors que vous recevez un acompte d'un client. Vous
pouvez la crÈer directement depuis la liste des documents de vente (Menu Traitements) ou bien ‡ partir de
votre commande ou BL (Onglet Acomptes). Dans cette facture d'acompte, vous avez la possibilitÈ d'indiquer les coordonnÈes de votre client, une
description, et de saisir le montant HT ou TTC de l'acompte, en choisissant le code de TVA ‡ appliquer. A la
validation de la facture, la fenÍtre d'ajout d'un nouveau rËglement s'affiche avec le montant de votre acompte. Si le mode de paiement indiquÈ (chËque par dÈfaut) vous convient, saisissez le code banque et validez. La facture d'acompte est modifiable (et peut Ítre supprimÈe) tant qu'elle n'a pas ÈtÈ transfÈrÈe en comptabilitÈ
ou qu'elle n'est pas rattachÈe ‡ un document. Elle peut Ítre imprimÈe ‡ partir de la liste des documents de vente, comme tout autre document. Rattachement de l'acompte ‡ la facture finale
Lorsque la prestation a ÈtÈ rÈalisÈe ou les biens ont ÈtÈ livrÈs, vous allez Ètablir la facture finale, et rattacher ‡
celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont ÈtÈ enregistrÈes. Dans le cas o˘ l'acompte versÈ est supÈrieur au montant de la facture, crÈez un avoir d'acompte (depuis la liste
des documents de vente, en transfÈrant la facture d'acompte) et rattachez-le aussi ‡ la facture finale. Remarque
Dans la saisie des rËglements, vous pouvez dÈsormais enregistrer un rËglement ‡ 0 pour pointer ensemble
líÈchÈance nÈgative de líavoir díacompte avec líÈchÈance de la facture finale, ou díune autre facture. Si vous avez crÈÈ (ou rattachÈ) votre facture d'acompte ‡ une commande ou un BL, la facture d'acompte sera
automatiquement reportÈe sur la facture finale lors du transfert de la commande en facture, ou du bon de
livraison en facture. De mÍme, si Vous avez effectuÈ des livraisons partielles ‡ partir de votre commande, vous retrouvez sur le
premier BL votre facture d'acompte et vous pouvez ensuite regrouper vos bons de livraisons en facture et retrouver la facture d'acompte sur votre facture finale. Remarque
Dans le cas des factures d'avancement, vous pouvez rattacher des documents d'acomptes
uniquement sur la premiËre situation.
Impression de la facture finale
Sur vos factures, vous retrouverez le rÈcapitulatif des montants d'acomptes versÈs avec les dates et numÈros
de factures correspondants, ainsi que le dÈtail par taux: du montant total de TVA, la TVA payÈe, et le restant ‡
payer.
Guide d'utilisation
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*Les modifications ont ÈtÈ rÈalisÈes sur tous les modËles d'origine livrÈs avec EBP B‚timent. Transfert comptable de la facture d'acompte
Dans les options du dossier, partie ComptabilitÈ - Tiers, de nouveaux comptes ont ÈtÈ ajoutÈs pour la
comptabilisation des factures díacomptes. : Le compte de TVA en attente, et le compte de Tiers pour les
acomptes. Le transfert en comptabilitÈ de la facture d'acompte s'effectuera selon le modËle suivant : La facture d'acompte
411x au dÈbit pour le solde TTC ‡ payer (x correspondant au nom ou au code client)
4458y au dÈbit pour le montant de la TVA (y correspondant au sous-compte employÈ pour le compte
de TVA par taux pour le 4457 dans les options du dossier)
4457y au crÈdit pour le montant de la TVA (y correspondant au sous&endash;compte paramÈtrÈ dans
les options du dossier, par taux de TVA)
4191x au crÈdit pour le montant TTC de l'acompte (x correspondant au nom ou au code client) RËglement de l'acompte
512 Banque au dÈbit TTC
411x au crÈdit TTC (x correspondant au nom ou au code client) Facture finale
411x au dÈbit pour le solde de la facture finale TTC (x correspondant au nom ou au code client)
4191x au dÈbit pour le montant de l'acompte TTC (x correspondant au nom ou au code client)
4458y au crÈdit pour solder la TVA en attente (y correspondant au sous-compte employÈ pour le
compte de TVA par taux pour le 4457 dans les options du dossier)
4457y au crÈdit pour le solde de TVA (y correspondant au sous&endash;compte paramÈtrÈ dans les
options du dossier, par taux de TVA)
70 au crÈdit HT du montant total des ventes. RËglement de la facture
411x clients TTC au crÈdit du montant de la facture finale (x correspondant au nom ou au code client)
512 banque au dÈbit TTC
Remarque
Les factures díacomptes níapparaissent pas dans les Èditions de statistiques, ni les historiques clients. Par contre, vous trouverez une Èdition de la liste des factures díacomptes (menu Impression, Documents de
Vente), et un journal des factures díacomptes.
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La facture
Comment crÈer une facture ?
Vous pouvez crÈer une facture depuis le transfert d'un devis, d'une commande, d'un bon de livraison, ou d'un
regroupement de bon de livraison en facture. Vous pouvez Ègalement crÈer une facture directe. Pour cela, vous avez plusieurs possibilitÈs : Cliquer l'option Nouvelle facture dans la partie Favoris de la barre de navigation, SÈlectionner le menu Traitement - Nouvelle facture
Ou encore, sÈlectionner le menu Traitements - Liste des documents, et utiliser les touches [CTRL]
+ [Inser] de votre clavier ou bien cliquer sur le bouton AJOUTER, en choisissant le type de
document facture. PrÈsentation de la facture
La facture se dÈcompose en trois parties essentielles : L'entÍte, le corps, et le pied de la facture. Les principales
informations de l'entÍte sont reprises dans la partie haute de la facture et sont visibles quelle que soit l'onglet
de la facture affichÈ ‡ l'Ècran. (sauf en mode saisie plein Ècran)
Vous pouvez indiquer la date, la date de livraison, et saisir un numÈro d'affaire pour le document. Une fois toutes les ÈchÈances rÈglÈes, vous avez la possibilitÈ de marquer la facture comme rÈglÈe. Pour cela, vous devez sÈlectionner la case ‡ cocher rÈglÈe disponible dans la partie de la facture (sauf en mode saisie
plein Ècran). L'entÍte de la facture
Comme pour un devis, vous avez accËs ‡ deux onglets : EntÍte et ComplÈment. Ces deux onglets sont les
mÍmes que ceux du devis, hormis une zone supplÈmentaire, pour modifier Èventuellement le type
d'avancement de la facture : La zone Avancement quantitatif est cochÈe ou dÈcochÈe par dÈfaut, en fonction
de ce que vous avez choisi dans la partie Divers documents des Options. Attention
Les champs code postal, ville, code pays et pays de l'adresse de facturation sont obligatoires pour
líenregistrement díun client ou d'un prospect. Le corps de la facture
Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Corps. C'est ‡ cet endroit que vous allez insÈrer les ÈlÈments
qui composent votre facture : En dÈfinissant votre propre masque de saisie de facture. Remarque
Des colonnes supplÈmentaires sont ‡ votre disposition (par rapport au devis) pour la saisie de
l'avancement des travaux. En faisant Èventuellement appel ‡ des tranches (jusqu'‡ 6 niveaux de tranches possibles)
automatiquement numÈrotÈes .. En insÈrant des ÈlÈments issus de votre bibliothËque interne ou issus de vos bibliothËques de prix. Vous pouvez Ègalement saisir des ÈlÈments non rÈfÈrencÈs. La saisie de texte est illimitÈe, et peut
faire appel ‡ des textes types..Vous pouvez insÈrer Ègalement des options ou variantes... et modifier vos prix comme vous le souhaitez. Si vous avez beaucoup d'ÈlÈments ‡ saisir, vous pouvez utiliser la saisie en plein Ècran.
Guide d'utilisation
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Au bas de la fenÍtre du corps de la facture, vous avez accËs ‡ des donnÈes rÈcapitulatives: Un rÈcapitulatif
global par taux de TVA, un rÈcapitulatif de TVA pour la facture d'avancement, un rÈcapitulatif de calcul pour chaque ligne de la facture, et un rÈcapitulatif gÈnÈral par type d'ÈlÈment, faisant apparaÓtre les pourcentages de
frais gÈnÈraux cumulÈs. Le pied de facture
Dans la facture, vous avez deux onglets de totalisation de la facture. Les onglets pied, pour la facture globale et
l'onglet Avancement pour le pied de la facture de situation. Vous allez Ègalement pouvoir saisir un acompte prÈcÈdent et un nouvel acompte. Le montant total de l'Èco-contribution de vos Èlements est Ègalement prÈsent. A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets MÈtrÈ, Lettres-types et ÈchÈances qui vous permettent respectivement d'effectuer des calculs pour Èvaluer les quantitÈs nÈcessaires d'ÈlÈments dans votre facture, d'ajouter une lettre de prÈsentation et de fin de facture, et de planifier les ÈchÈances de votre client pour le
rËglement de votre facture (y compris la retenue de garantie si nÈcessaire). La gestion du stock peut Ítre effectuÈe ‡ partir de la facture.
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Les factures de situation
Les factures díavancement, appelÈes aussi factures de situation, se crÈent : A partir de factures directes. Par transfert de devis. Saisie de líavancement des travaux
La saisie de líavancement des travaux síeffectue depuis la premiËre facture díavancement que vous crÈez. Pour saisir líavancement des travaux, vous disposez de colonnes supplÈmentaires, dont : le % d'avancement
cumulÈ, le % d'avancement cumulÈ quantitÈ et la quantitÈ cumulÈe. Remarque
Le % d'avancement cumulÈ n'est saisissable que si vous effectuez un avancement de type qualitatif.(voir Divers
PiËces dans les options)
Ces trois colonnes permettent de calculer le montant Net HT de l'avancement, le montant Net HT de
l'avancement cumulÈ, et le montant net HT prÈcÈdent. Vous indiquez donc dans ces colonnes la quantitÈ consommÈe par rapport ‡ l'avancement des travaux. Le
logiciel re-calcule alors le montant ‡ facturer au client. Astuce
Dans les deux cas, vous pouvez modifier le montant net HT de l'avancement sur chaque ligne de type tranche, sous-tranche ou ouvrage: Vous pouvez donc fixer ou forcer le montant HT que vous souhaitez facturer ‡ votre
client sur la facture d'avancement.
Remarque
Si vous souhaitez rÈaliser un avancement globale de vos travaux, vous avez la possibilitÈ de saisir un % global
d'avancement dans l'onglet avancement du document de situation. L'onglet Pied rÈcapitule le montant global prÈvu de la facture totale, et l'onglet avancement, qui sera imprimÈ
avec votre facture d'avancement, affiche les montants totaux (HT, TVA, TTC, etc..) que le client doit vous payer en fonction de l'avancement des travaux saisi dans le corps de cette facture. La gestion du stock peut Ítre effectuÈe ‡ partir de la facture de situation.
Guide d'utilisation
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CrÈation d'une nouvelle facture d'avancement
Pour crÈer une nouvelle facture díavancement, ‡ partir de la facture prÈcÈdente, vous devez vous placer dans la
liste des documents de vente (accessible depuis le menu Traitements - Document de vente), sÈlectionner votre premiËre facture d'avancement, et cliquer sur le bouton Avancement dans la partie Navigation de la
barre de navigation. Votre facture de situation reprend automatiquement tout ce qui avait ÈtÈ saisi sur la facture d'avancement
prÈcÈdente. Vous pouvez alors saisir les nouvelles quantitÈs consommÈes dans les colonnes rÈservÈes pour la
saisie de l'avancement. Les quantitÈs ou pourcentages doivent Ítre saisis en cumulÈs. Remarque
Dans la facture prÈcÈdente, vous pourrez uniquement modifier les pourcentages et quantitÈs d'avancement :
- Si vous saisissez des quantitÈs ou pourcentages infÈrieurs ‡ ce qui avait ÈtÈ saisi, les pourcentages et
quantitÈs de la facture suivante ne seront pas modifiÈs, mais le montant net HT de l'avancement en tiendra
compte. - Si vous saisissez des quantitÈs ou pourcentages supÈrieurs ‡ ce qui avait ÈtÈ saisi, ils seront reportÈs sur la
facture suivante. Exemple
Vous avez rÈalisÈ une premiËre facture d'avancement, dans laquelle vous aviez un ouvrage rÈalisÈ ‡ 25%. Dans
la nouvelle facture de situation, vous avez encore avancÈ les travaux, et avez effectuÈ 50% supplÈmentaires. Dans la saisie de la facture, vous indiquerez alors un % d'avancement cumulÈ quantitÈ Ègal ‡ 75% (par rapport
‡ ce qui avait ÈtÈ prÈvu initialement). L'onglet Pied ne variera pas, et reprendra les montant prÈvus de la facture totale. L'onglet Avancement affichera les montants ‡ facturer en fonction de ce que vous avez modifiÈ dans les
colonnes de saisie de l'avancement. Vous retrouverez Ègalement : Le % d'avancement global, les montants des situations prÈcÈdentes, le n° de situation : Il correspond au nombre d'avancements rÈalisÈs. Remarque
Un message demande la confirmation d'appliquer le % d'avancement global ‡ toutes les lignes du document.
- Si l'avancement est Qualitatif, les 2 colonnes "% avancement cumulÈ" et " % avancement cumulÈ quantitÈ" sont mises ‡ jour
- Si l'avancement est Quantitatif, la colonne modifiable est mise ‡ jour et l'autre colonne sera reprise
automatiquement. Pour effectuer une nouvelle facture de situation, suivez exactement les Ètapes dÈcrites ci-dessus en
sÈlectionnant ‡ chaque fois dans la liste des documents de vente, la derniËre facture de situation que vous avez
rÈalisÈe.
EBP B‚timent Aide
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Transfert de facture
Vous pouvez, si besoin est, transfÈrer votre facture en document de type avoir. Pour cela, vous devez suivre les Ètapes du transfert de document. L' avoir se prÈsente exactement de la mÍme faÁon que la facture. Les quantitÈs restent en positif. (Le stock est
incrÈmentÈ si vous gÈrez votre stock sur la facture). Les ÈchÈances ‡ rÈgler (onglet EchÈances) seront par contre en nÈgatif. Attention
La facture de situation ne peut Ítre transfÈrÈe en avoir. Vous pouvez par contre, la supprimer, et la recrÈer.
Guide d'utilisation
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Impression de la facture
EBP B‚timent vous offre la possibilitÈ de choisir entre plusieurs modËles d'impressions de facture : avec ou
sans sous-dÈtail, avec ou sans lettre d'entÍte et de pied, etc.. Les modËles de facture sont entiËrement paramÈtrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression de la facture peut Ítre activÈe :
Depuis le bouton au bas de la fenÍtre de la facture (‡ condition que vous ayez dÈj‡
enregistrÈ votre facture) Par le menu Impressions - Documents de vente - Factures
Dans la fenÍtre des documents de vente (Traitements - documents de vente), en sÈlectionnant votre facture dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton au bas de la
liste des documents. Vous accÈdez alors ‡ la boÓte d'impression dans laquelle vous pouvez sÈlectionner vos diffÈrents critËres
d'impression.
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Le suivi de chantier simplifiÈ
Comment crÈer un suivi de chantier ?
Le suivi de chantier est un document dans lequel vous allez pouvoir saisir les dÈpenses affÈrentes ‡ un chantier. Pour crÈer un suivi de chantier, vous devez vous placer dans le menu Traitements - Chantiers simplifiÈs. La
liste des suivis apparaÓt. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste. Le suivi de chantier est constituÈ de trois parties essentielles : Le prÈvu, le rÈalisÈ, et le rÈcapitulatif
Le prÈvu
L'entÍte du suivi de chantier contient une zone Document, ‡ partir de laquelle vous pourrez sÈlectionner le
document qui constitue votre dÈboursÈ prÈvu pour le chantier. Vous retrouvez Ègalement dans les parties
EntÍte et ComplÈment, les coordonnÈes de votre client et les commentaires saisis. Le rÈalisÈ
Le corps de suivi de chantier est constituÈ des onglets suivants : Fournitures/Divers, Main d'oeuvre/
MatÈriel et Frais complÈmentaires. Dans chacun de ces onglets, vous avez la possibilitÈ de saisir une ou
plusieurs lignes, avec une date, un libellÈ et un montant de dÈpense (dÈboursÈ). Les montants saisis s'ajoutent
au fur et ‡ mesure au dÈboursÈ rÈalisÈ, au bas de la fiche du suivi. RÈcapitulatif
L'onglet RÈcapitulatif affiche le total de vos dÈpenses par catÈgorie. Vous retrouvez donc le total de vos
fournitures, le total de votre main-d'oeuvre, le total des frais complÈmentaires, et le total global prÈvu et rÈalisÈ. A partir de ces rÈsultats, vous pourrez imprimer votre suivi et la rentabilitÈ de celui-ci.
Guide d'utilisation
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L'analyse et la rentabilitÈ de chantier
Le suivi de chantier va vous permettre d'obtenir deux impressions trËs intÈressantes : L'analyse et la rentabilitÈ
du chantier. Plus vous renseignerez prÈcisÈment votre suivi, plus l'analyse et la rentabilitÈ seront de rÈelles indications sur
la rentabilitÈ de votre activitÈ, par type de travaux, ou par type d'ÈlÈments. L'analyse du chantier
Pour l'obtenir, vous devez vous placer dans le menu Impressions - Chantiers simplifiÈs -Analyses. SÈlectionnez le numÈro de votre suivi et le modËle d'impression souhaitÈ. Pour chaque ligne, vous aurez le rÈcapitulatif de ce qui a ÈtÈ prÈvu, rÈalisÈ en montant et pourcentage. La rentabilitÈ de chantier
Pour l'obtenir, vous devez vous placer dans le menu Impressions - Chantiers simplifiÈs- RentabilitÈs. SÈlectionnez le numÈro de votre suivi et le modËle d'impression souhaitÈ. Vous aurez un tableau par tranche, dans lequel vous pourrez apprÈcier par type d'ÈlÈment, les ratios entre les
montants prÈvus et rÈalisÈs. Le rÈcapitulatif des heures salariÈes
Pour l'obtenir, vous devez vous placer dans le menu Impressions - SalariÈs. SÈlectionnez les salariÈs et les
suivis de chantier ‡ prendre en compte pour obtenir le rÈcapitulatif des heures comptabilisÈes sur les suivis de
chantier.
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Les affaires
Comment crÈer une affaire ?
EBP B‚timent vous offre la possibilitÈ de crÈer des affaires client. Pour chaque affaire, vous pourrez enregistrer un commentaire, des notes, une date de dÈbut et de fin de
travaux.. et associer des documents ou interventions de type devis, factures, suivis de chantiers, achats, rËglements, intervention etc... Vous pouvez ainsi obtenir vue synthÈtique sur l'avancement de vos dossiers clients. Remarque
Les documents de vente, achat, et suivi de chantier liÈs ‡ une affaire ont un numÈro d'affaire commun. Toutefois, si vous supprimez une affaire, les documents liÈs ‡ celle-ci ne seront pas supprimÈs. Seul le numÈro
de l'affaire sera effacÈ dans les documents correspondants. Pour crÈer une affaire, vous pouvez utiliser, au choix : Le menu Traitement - Affaires
L'option Affaires dans la partie Favoris de la barre de Navigation
La liste des affaires s'ouvre. Pour crÈer une nouvelle affaire, utilisez les touches [Ctrl]+[Inser] de votre
clavier ou bien le bouton Ajouter au bas de la liste des affaires. L'affaire se prÈsente comme un devis, avec, dans le haut de la fenÍtre, l'affichage des principales informations
liÈes ‡ l'affaire : le client, la date des travaux, l'Ètat etc.. et au dessous les onglets suivants : L'onglet Client
Permet de renseigner les coordonnÈes du client, et prÈciser un n° d'affaire... L'onglet Informations
Permet d'indiquer une description des travaux, un commentaire, prÈciser un secteur, un reprÈsentant
etc... L'onglet Ventes
Affiche tous les documents de vente liÈs ‡ l'affaire et permet d'associer, crÈer, modifier ou transfÈrer des documents de vente. L'onglet Achats
Affiche tous les documents d'achat liÈs ‡ l'affaire et permet d'associer, crÈer, modifier ou transfÈrer des documents d'achat. L'onglet Suivi de chantiers
Affiche tous les suivis de chantiers liÈs ‡ l'affaire et permet d'associer, crÈer ou modifier un suivi de
chantier et gÈnÈrer des bons de sortie de stock
L'onglet RËglements
Affiche tous les rËglements clients liÈs ‡ l'affaire, et permet d'ajouter, modifier, imprimer des
rËglements. L'onglet Intervention
Affiche toutes les interventions clients liÈes ‡ l'affaire, et permet d'ajouter, modifier, imprimer des
Interventions. L'onglet Notes
Zone de saisie entiËrement libre pour ajouter des notes ou commentaires sur le suivi de l'affaire.
Guide d'utilisation
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Associer des documents ‡ une affaire
Pour associer des documents ou une intervention ‡ une affaire, il suffit de leur attribuer un numÈro d'affaire. Pour cela, vous pouvez procÈder de deux faÁons : CrÈer vos documents ou Interventions en passant par les menus standards de crÈation et, dans
chaque document/intervention, une zone intitulÈe n° d'affaire est disponible en haut de la fenÍtre du
document/intervention. Vous devez alors sÈlectionner lors de la crÈation de votre
document/intervention, ‡ l'aide de l'icÙne le numÈro d'affaire correspondant. Remarque
Dans les fiches rËglement, il n'existe pas de zone "numÈro d'affaire". Lorsque l'on pointe un rËglement dont
l'ÈchÈance appartient ‡ une facture qui a un numÈro d'affaire, le rËglement est automatiquement associÈ ‡
l'affaire correspondante. Ou bien ouvrir l'affaire, et utiliser le bouton Ajouter disponible dans les onglets Vente, Achat, Suivi de
chantier, rËglement et intervention, pour crÈer les types de documents souhaitÈs. Automatiquement,
les informations liÈes ‡ l'affaire (nom du client, numÈro d'affaire, date des travaux etc...) sont reprises
dans les documents/interventions crÈÈs.
EBP B‚timent Aide
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Imprimer une affaire
EBP B‚timent vous offre la possibilitÈ de choisir entre plusieurs modËles d'impressions d'affaires. Les modËles d'affaires sont entiËrement paramÈtrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression de l'affaire peut Ítre activÈe :
Depuis le bouton au bas de la fenÍtre de l'affaire (‡ condition que vous ayez dÈj‡
enregistrÈ votre affaire) Par le menu Impressions - Affaires
Dans la fenÍtre des documents de vente (Traitements - Affaires), en sÈlectionnant votre affaire dans
la liste des documents et en cliquant sur le bouton au bas de la liste des documents. Vous accÈdez alors ‡ la boÓte d'impression dans laquelle vous pouvez sÈlectionner vos diffÈrents critËres
d'impression.
Guide d'utilisation
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Les achats
Comment commander ?
Vous pouvez passer commande auprËs de votre fournisseur, en passant par l'option de RÈapprovisionnement
automatique, ou bien en crÈant une commande manuelle. Pour cela, vous pouvez passer par : L'option Documents d'achat disponible dans les Favoris de la barre de navigation
Le menu Traitements- Document d'achat. La liste des documents d'achats apparaÓt, et vous pouvez crÈer une commande en utilisant les touches [CTRL]
+ [Inser] de votre clavier ou bien cliquer sur le bouton Ajouter, en choisissant le type de document
Commande. La commande se dÈcompose en trois parties essentielles: L'entÍte, le corps, et le pied de la commande. Les
principales informations de l'entÍte sont reprises dans la partie haute de la commande et sont visibles quel que
soit l'onglet de la commande affichÈ ‡ l'Ècran. (sauf en mode saisie plein Ècran)
L'entÍte de la commande
ComposÈe de deux onglets, EntÍte et ComplÈment, vous pouvez saisir les coordonnÈes de votre fournisseur, le
dÈpÙt de stock, un descriptif des travaux ou commentaire, le taux de TVA par dÈfaut, etc.. Le corps de la commande
Tout ce que vous souhaitez commander auprËs de votre fournisseur, doit Ítre saisi dans l'onglet Corps. Pour vous y aider, vous disposez d'une barre d'outils avec des icÙnes. Par ailleurs, le masque de saisie proposÈ est
entiËrement modulable (choix des colonnes ‡ afficher et emplacement de ces colonnes)
Vous insÈrerez alors des ÈlÈments issus de votre bibliothËque interne ou issus de vos bibliothËques de prix. Les
prix d'achats qui apparaÓtront correspondront automatiquement au tarif dÈfini dans la fiche ÈlÈment, pour le
fournisseur indiquÈ en entÍte de commande. Vous pouvez Ègalement saisir des ÈlÈments non rÈfÈrencÈs. La saisie de texte est illimitÈe, et peut faire appel ‡
des textes types.. Si vous avez beaucoup d'ÈlÈments ‡ saisir, vous pouvez utiliser la saisie en plein Ècran. Le pied de la commande
L'onglet Pied vous permet d'obtenir le dÈboursÈ total de votre commande, ainsi que le montant global de votre
remise, et le total HT. Et vous pouvez ajouter ‡ ce montant des frais de port. A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets ÈchÈances et lettres -types qui vous permettent respectivement de voir les acomptes saisis, et d'ajouter une lettre de prÈsentation de dÈbut ou de fin de
commande (qui sera imprimÈe sur une pages ‡ part) et des conditions gÈnÈrales qui apparaÓtront au bas de
votre commande.
EBP B‚timent Aide
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Comment rÈceptionner mes achats ?
AprËs avoir passÈ une commande auprËs de votre fournisseur, vous avez la possibilitÈ de rÈceptionner tout, ou
une partie des ÈlÈments commandÈs. Pour cela, vous devez vous placer sur la liste des documents d'achats, en passant par exemple par le menu Traitements - Documents d'achats, sÈlectionner la commande fournisseur, puis au choix : SÈlectionner l'option TransfÈrer dans la barre de navigation
Permet de gÈnÈrer un bon de rÈception global pour toute la commande (sauf les ÈlÈments de type
Main-d'oeuvre) SÈlectionner l'option RÈceptionner dans la barre de navigation
Permet de saisir, ligne ‡ ligne, les quantitÈs rÈceptionnÈes, et gÈnÈrer un bon de rÈception ou une
facture pour chaque rÈception partielle. Les bons de rÈceptions reprennent les donnÈes saisies dans l'entÍte de la commande initiale. Le corps se
compose des ÈlÈments rÈceptionnÈs et en pied, vous pourrez saisir un acompte, qui sera automatiquement
enregistrÈ dans les paiements fournisseurs.
Guide d'utilisation
51
Comment facturer mes achats ?
Vous pouvez gÈnÈrer une facture fournisseur depuis le transfert d'une commande, d'un bon de rÈception ou d' un regroupement de bons de rÈception. Vous pouvez aussi crÈer une facture fournisseur directement. Pour cela, vous devez afficher la liste des documents d'achats, en passant par le menu Traitements - Documents d'achat, cliquer sur le bouton Ajouter et sÈlectionner le type de document Facture. Les factures fournisseurs se composent en trois parties essentielles: l'entÍte, le corps et le pied de la facture. Les principales informations de l'entÍte sont reprises dans la partie haute de la facture et sont visibles quel que
soit l'onglet de la facture affichÈ ‡ l'Ècran. (sauf en mode saisie plein Ècran)
L'entÍte de facture fournisseur
Cette partie, composÈe des onglets EntÍte et ComplÈment, vous permet de renseigner les coordonnÈes de
votre fournisseur, le dÈlai de rÈception prÈvu, le dÈpÙt de stock, etc... Le corps de la facture fournisseur
Saisissez dans l'onglet Corps tous les ÈlÈments rÈceptionnÈs, ‡ facturer. Pour vous y aider, vous disposez : d'un masque de saisie modulable (les colonnes peuvent Ítre dÈplacÈes, modifiÈes au choix...) D'une barre d'outils spÈcifique, permettant de faire des COPIER-COLLER, d'insÈrer des sauts de pages
etc... Vous pouvez faire appel ‡ des ÈlÈments issus de la bibliothËque interne ou issus de bibliothËques externes. Les
prix d'achat affichÈs correspondent au prix indiquÈ dans la fiche ÈlÈment pour le fournisseur correspondant
(dans l'onglet Fourn.)
Les prix et les quantitÈs indiquÈes sont modifiables. De mÍme, les frais liÈs aux achats. Le pied de la facture fournisseur
L'onglet pied rÈcapitule le co˚t total de vos frais et affiche le dÈboursÈ, les remises et total HT de votre facture. A cela, vous pouvez ajouter des frais de port HT si nÈcessaire, et saisir un acompte, qui entrera
automatiquement dans la saisie des paiements, au moment de la validation du document. Les stocks et le PUMP de chaque ÈlÈment seront aussi mis ‡ jour.
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Impression des documents d'achat
EBP B‚timent vous offre la possibilitÈ de choisir entre plusieurs modËles d'impressions de commandes, bons
de rÈceptions, factures, etc... Les modËles sont entiËrement paramÈtrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression des documents d'achat peut Ítre activÈe :
Depuis le bouton au bas de la fenÍtre de chaque document (‡ condition que vous ayez dÈj‡ enregistrÈ le document) Depuis le menu Impressions - Documents d'achat Depuis la liste des documents d'achat (Traitements - documents d'achat), en sÈlectionnant votre
document dans la liste et en cliquant sur le bouton au bas de la liste. Vous accÈdez alors ‡ la boÓte d'impression dans laquelle vous pouvez sÈlectionner vos diffÈrents critËres
d'impression.
Guide d'utilisation
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TransfÈrer un document d'achat
Le transfert de document sert ‡ transformer un document initial dans un autre type de document. Le document
initial n'est alors plus modifiable (sauf quelques champs, comme le modËle d'impression, le numÈro d'affaire). Pour transfÈrer un document d'achat dans un autre type de document, vous devez afficher la liste des
documents d'achat, sÈlectionner le document ‡ transfÈrer, et cliquer sur le bouton TransfÈrer dans la partie
Navigation de la barre de navigation. Seuls vous sont proposÈs, les diffÈrents types de transfert possibles selon le document sÈlectionnÈ : Exemple
Une commande peut Ítre transfÈrÈe en bon de rÈception partiel ou global ou en facture; Un bon de rÈception
peut Ítre transfÈrÈ en bon de retour, facture, ou avoir; Une facture peut Ítre transfÈrÈe en avoir. Remarque
Lorsque vous transfÈrez un document dans un autre type de document, le document initial est conservÈ, mais
ne peut plus Ítre modifiÈ. Dans le corps du nouveau document gÈnÈrÈ, vous retrouvez un commentaire indiquant de quel document il est
issu.Astuce
Le bouton Regroupement BR ‡ droite de la liste des document d'achat sert :
- soit ‡ regrouper sur une pÈriode donnÈe pour un mÍme fournisseur (et un mÍme dÈpÙt de stock) tous les
bons de rÈceptions qui ont ÈtÈ effectuÈs, en une seule facture. - soit ‡ regrouper les documents, sÈlectionnÈs dans la liste des document, en une facture. Voir avoir plus d'informations sur le regroupement des bons de rÈception, reportez vous au chapitre : Regroupement de bons.
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La gestion du stock
Comment gÈrer le stock ?
EBP B‚timent vous propose deux modes de gestion du stock : La gestion du suivi de stock depuis les Bons de livraisons ou facture
La gestion du suivi de stock depuis le suivi de chantier Ce choix se dÈfinit par dÈfaut, depuis la partie Document- Ventes/divers des Options. Vous pouvez ensuite dÈfinir dans vos familles ÈlÈments et dans votre fiche ÈlÈment, sur l'onglet stock, si vous voulez gÈrer votre stock. Remarque
Si vous ne gÈrez pas le stock d'une famille d'ÈlÈments, mais que vous souhaitez quand mÍme gÈrer le stock
d'un des ÈlÈments appartenant ‡ cette famille, il suffit de cocher le suivi de stock dans la fiche de l'ÈlÈment. Enfin, dans vos entÍtes de devis et suivis de chantier, vous pourrez choisir si vous voulez gÈrer ou non votre
stock. Remarque
Les devis ne dÈcrÈmentent pas le stock. Mais si vous cochez l'option "mouvemente le stock" dans vos devis, alors les documents de type bon de livraison ou facture qui seront gÈnÈrÈs ‡ partir de ces devis, dÈcrÈmenteront le stock. Vous retrouvez dans la liste des mouvements de stock, tous les documents qui ont modifiÈ les quantitÈs en
stock de chacun de vos ÈlÈments.
Guide d'utilisation
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Saisie des bons d'entrÈes
Les bons d'entrÈes sont des documents qui vous permettent d'enregistrer vos entrÈes de stock. Pour crÈer un bon d'entrÈe, vous devez : Afficher la liste des documents de stock, via le menu Traitement - Document de stock
Cliquer le bouton Ajouter au bas de la liste des documents, ou utiliser les touches [Ctrl] + [Inser]
de votre clavier SÈlectionner le type de document Bon d'entrÈe. Les bons d'entrÈes se dÈcomposent en deux parties : Une entÍte et un corps. L'entÍte du bon d'entrÈe
L'entÍte est composÈe de deux onglets, entÍte et complÈment, qui vous permettent de modifier le numÈro du
bon (si vous n'utilisez pas les compteurs), de dÈfinir le dÈpÙt de stock et un commentaire. Le corps du bon d'entrÈe
Les ÈlÈments ‡ rentrer en stock se saisissent dans l'onglet CORPS. Vous pouvez saisir autant d'ÈlÈments que
vous souhaitez. Pour chaque ÈlÈment, vous saisirez la quantitÈ reÁue et le prix auquel vous l'avez achetÈ. Comme pour les documents de vente, vous avez possibilitÈ de modifier le masque de saisie, en supprimant les
colonnes qui ne vous intÈressent pas. Si vous avez beaucoup d'ÈlÈments ‡ saisir, vous pouvez utiliser la saisie en plein Ècran. A la validation du bon d'entrÈe, le stock est mis ‡ jour et le PUMP (Prix Unitaire Moyen PondÈrÈ) de vos
ÈlÈments est recalculÈ. Astuce
Si vous souhaitez remettre ‡ jour votre stock ou initialiser vos quantitÈs en stock avant de commencer ‡
travailler dans le logiciel, crÈez un bon d'entrÈe global avec toutes les quantitÈs et prix d'achat de chacun de
vos ÈlÈments, ou bien enregistrez un inventaire .
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Saisie des bons de sorties
Les bons de sorties sont des documents qui vous permettent d'enregistrer vos sorties (ou pertes) de stock. Pour crÈer un bon de sortie, vous devez : Afficher la liste des documents de stock, via le menu Traitement - Document de stock
Cliquer le bouton Ajouter au bas de la liste des documents, ou utiliser les touches [Ctrl] + [Inser]
de votre clavier SÈlectionner le type de document Bon de sortie. Les bons de sorties se dÈcomposent en deux parties : Une entÍte et un corps. L'entÍte du bon de sortie
L'entÍte est composÈe de deux onglets, entÍte et complÈment, qui permettent de modifier le numÈro du bon (si vous n'utilisez pas les compteurs), de dÈfinir le dÈpÙt de stock et un commentaire. Le corps du bon de sortie
Les ÈlÈments ‡ sortir du stock se saisissent dans l'onglet CORPS. Vous pouvez saisir autant d'ÈlÈments que
vous souhaitez. Pour chaque ÈlÈment, vous saisirez la quantitÈ sortie et l'unitÈ de vente. Le bon de sortie n'est
pas valorisÈ, mais la valeur du stock sortie sera calculÈe par rapport au PUMP de chaque ÈlÈment dans la liste
des mouvements de stock. Comme pour les documents de vente, vous avez possibilitÈ de modifier le masque de saisie, en supprimant les
colonnes qui ne vous intÈressent pas. Si vous avez beaucoup d'ÈlÈments ‡ saisir, vous pouvez utiliser la saisie en plein Ècran. A la validation du bon de sortie, le stock est mis ‡ jour.
Guide d'utilisation
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Saisie des bons de transfert
Les bons de transfert permettent de dÈ-stocker des ÈlÈments d'un dÈpÙt et de les transfÈrer sur un autre
dÈpÙt. Pour crÈer un bon de transfert, vous devez : Afficher la liste des documents de stock, via le menu Traitement - Document de stock
Cliquer le bouton Ajouter au bas de la liste des documents, ou utiliser les touches [Ctrl] + [Inser]
de votre clavier SÈlectionner le type de document Bon de transfert. Les bons d'entrÈes se dÈcomposent en deux parties : Une entÍte et un corps. L'entÍte du bon de transfert
L'entÍte est composÈe de deux onglets, entÍte et complÈment, qui vous permettent de modifier le numÈro du
bon (si vous n'utilisez pas les compteurs), de dÈfinir les dÈpÙts de stock ‡ mouvementer et d'inscrire un
commentaire. Le corps du bon de transfert
Les ÈlÈments ‡ transfÈrer d'un dÈpÙt ‡ un autre se saisissent dans l'onglet CORPS. Vous pouvez saisir autant
d'ÈlÈments que vous souhaitez. Comme pour les documents de vente, vous avez possibilitÈ de modifier le masque de saisie, en supprimant les
colonnes qui ne vous intÈressent pas. Si vous avez beaucoup d'ÈlÈments ‡ saisir, vous pouvez utiliser la saisie en plein Ècran. A la validation du bon de transfert, le stock des deux dÈpÙts est mis ‡ jour. Remarque
L'entrÈe des ÈlÈments dans le nouveau dÈpÙt est valorisÈe ‡ la valeur du PUMP de l'ÈlÈment dans le dÈpÙt
initial.
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La saisie de l'inventaire
EBP B‚timent permet de saisir l'inventaire de stock sur chaque dÈpÙt, par famille, groupe ou localisations. Pour crÈer un inventaire, vous devez vous placer dans la liste des documents de stocks (menu Traitements - documents de stock), cliquer le bouton Ajouter, et choisir Inventaire en type de document. Choisissez le type de regroupement souhaitÈ (Famille, groupe ou localisations), le dÈpÙt concernÈ, et si vous
souhaitez que les lignes crÈÈes dans l'inventaire soient initialisÈes avec une quantitÈ d'inventaire ‡ zÈro ou
Ègale ‡ la quantitÈ actuelle. Le document d'inventaire apparaÓt. Il se divise en deux parties, une entÍte et un corps. L'entÍte du document d'inventaire
ComposÈ des onglets EntÍte et ComplÈment, vous y retrouvez notamment le regroupement appliquÈ et le
dÈpÙt de stock choisi. Le corps du document d'inventaire
C'est dans l'onglet Corps que vous allez renseigner vos nouvelles quantitÈs en stock. Remarque pour les ÈlÈments en sommeil
Si lors du premier inventaire, depuis la mise en sommeil de l'ÈlÈment, le stock de l'ÈlÈment est diffÈrent de
zÈro, alors l'ÈlÈment apparaÓtra dans l'inventaire afin que vous puissiez saisir le stock ‡ zÈro. Lors de l'inventaire suivant, l'ÈlÈment en sommeil n'apparaÓtra plus (sons stock Ètant ‡ zÈro).
Remarque
Vous disposez de deux colonnes pour saisir les nouvelles quantitÈs de stock : la quantitÈ en unitÈ de stock, et la
quantitÈ en unitÈ de vente. Ainsi, si vous gÈrez des unitÈs diffÈrentes pour le stockage et la vente, vous pourrez
indiquer facilement vos nouvelles quantitÈs.
Exemple
Vous achetez des palettes de cartons de colle. Vous les stockez en cartons, et dans chaque carton, vous avez 10 sachets de colle. Vous vendez les sachets ‡ l'unitÈs. Au moment de l'inventaire, vous pourrez saisir qu'il vous reste 3 cartons et 10 sachets dans votre stock. A la validation du document, les stocks sont mis ‡ jour.
Guide d'utilisation
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Le calcul du PUMP
EBP B‚timent utilise le PUMP (Prix unitaire moyen pondÈrÈ) pour calculer la valeur du stock. Le PUMP est affichÈ dans l'onglet Stock de la fiche ÈlÈment. Il est Ègal au total des entrÈes (valeur du stock)
divisÈ par le total des quantitÈs en stock.
: le PUMP varie aussi en fonction des prix d'achat saisis dans les commandes fournisseurs. Exemple
Vous possÈdez en stock 6 pots de peinture blanche achetÈs au prix de 10Ä chacun. La valeur du stock est donc
de 60Ä. Par la suite, vous achetez 4 autres pots de peinture blanche au prix de 8Ä l'unitÈ, soit 32Ä au total. Vous possÈdez donc 10 pots de peinture, pour une valeur de 32 + 60 = 92 Ä. Le PUMP de votre pot de peinture
est donc Ègal ‡ 92/10, soit 9,2 Ä.
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Le rÈapprovisionnement automatique
Vous avez la possibilitÈ de lancer un rÈapprovisionnement de votre stock, qui va permettre de gÈnÈrer automatiquement les commandes fournisseurs. Vous pouvez effectuer un rÈapprovisionnement global ou par dÈpÙt. Le rÈapprovisionnement se base sur les ÈlÈments gÈrÈs en stock, et pour lesquels la quantitÈ rÈelle ou virtuelle
(au choix) est infÈrieure ‡ la quantitÈ minimum que vous avez dÈfinie dans l'onglet Stock de vos fiches
ÈlÈments. Si vous avez dÈfini plusieurs fournisseurs par ÈlÈments, vous aurez le choix entre plusieurs critËres : au meilleur prix, au meilleur dÈlai, ou le fournisseur principal. Pour lancer l'option de RÈapprovisionnement automatique des stocks, placez-vous dans le menu Traitements - rÈapprovisionnement automatique, et suivez les Ètapes de l'assistant de rÈapprovisionnement automatique
des stocks.
Guide d'utilisation
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Les mouvements de stock
Quel que soit le mode de gestion du stock que vous avez choisi, vous pouvez consulter tout l'historique des
mouvements de stock depuis le menu DonnÈes - Mouvements de stock. Astuce
Vous pouvez trËs facilement classer vos mouvements de stock, gr‚ce aux boÓtes de regroupement: SÈlectionnez la (ou les) colonne(s) de votre choix, et faites-l‡ (les) glisser ‡ l'aide de la souris dans la bande
grise. Vous pouvez ainsi obtenir pour chaque ÈlÈment ‡ une date donnÈe, la quantitÈ dÈ-stockÈe, la quantitÈ
d'origine, le PUMP et la valeur du stock. Remarque
Les ÈlÈments en sommeil n'apparaissent pas dans les mouvements de stock.
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Maintenance / S.A.V. La gestion des contrats de maintenance
La gestion des contrats de maintenance consiste en : La saisie et l'impression des contrats
Les contrats sont Ètablis entre la sociÈtÈ de maintenance et un client. Le contrat contient la pÈriodicitÈ
de facturation, la pÈriodicitÈ d'intervention et la liste des ÈlÈments sous contrats avec leur numÈro de
sÈrie, leur type et durÈe de garantie. La facturation pÈriodique de ces contrats
Gr‚ce aux donnÈes saisies dans le contrat, le logiciel vous permet de gÈnÈrer automatiquement les
factures pÈriodiques liÈes ‡ vos contrats. La reconduction et le renouvellement de ces contrats, avec impression des lettres de relances ou
reconductions tacites... Gr‚ce ‡ la fenÍtre de Maintenance / SAV, qui s'affiche au dÈmarrage de l'application, vous obtenez la
liste des contrats arrivant ‡ ÈchÈance : vous pouvez ainsi imprimer les lettres de reconduction tacite et
les lettre de relances. Vous pouvez ensuite choisir de reconduire ou gÈnÈrer un nouveau contrat, en majorant si besoin son
montant. L'Ètude de la rentabilitÈ d'un contrat
Pour connaÓtre la rentabilitÈ d'un contrat, nous vous proposons de crÈer un suivi de chantier simplifiÈ. Vous pourrez prÈciser le numÈro du contrat, rÈcupÈrer les heures d'interventions de vos salariÈs, et
obtenir un rÈcapitulatif dÈtaillÈ. Pour crÈer un nouveau contrat, placez-vous dans le menu Traitements - Maintenance / S.A.V. - Contrats. Dans la liste des contrats, cliquez sur le bouton Ajouter ou bien utilisez les touches [Ctrl] + [Inser] de votre
clavier , pour ajouter un nouveau contrat.
Guide d'utilisation
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Le suivi des actions et interventions
La gestion du S.A.V. (Service aprËs vente) vous permet de gÈrer vos interventions, de la prÈparation jusqu'‡ la
saisie du rapport d'intervention. A partir des contrats de maintenance, les fiches d'interventions ‡ prÈparer sont automatiquement gÈnÈrÈes. Lorsque vous prÈparez votre intervention, vous pouvez indiquer les salariÈs qui vont intervenir, le matÈriel ‡
prÈvoir, la durÈe totale prÈvue, les frais de dÈplacement, et imprimer les bons d'interventions pour vos salariÈs. Les rendez-vous sont automatiquement gÈnÈrÈs dans le planning , ou ‡ l'inverse, vous pouvez consulter ou
crÈer, ‡ partir du planning, une nouvelle intervention. Vous pouvez crÈer vos interventions ‡ partir du menu Traitements - Maintenance / SAV - Interventions. Pour complÈter le suivi des interventions, un suivi des actions (appels, courriers..) vous est proposÈ, ‡ partir du menu Traitements - Maintenance / S.A.V - Actions.
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La gestion des rËglements clients
Comment saisir un rËglement client ?
Pour saisir un rËglement client, vous devez vous placer dans le menu Traitements - Clients - RËglements. La liste des rËglements dÈj‡ effectuÈs apparaÓt, et vous devez cliquer sur le bouton Ajouter au bas de la liste, ou utiliser les touches [Ctrl] + [Inser] pour ajouter un nouveau rËglement. Vous renseignerez alors les informations concernant votre client et le montant du rËglement reÁu et pourrez affecter le montant de ce rËglement ‡ une ou plusieurs ÈchÈances d˚es.
Remarque
Vous pouvez Ègalement enregistrer un rËglement sans le rattacher ‡ une ÈchÈance. Il pourra Ítre remis en
banque, transfÈrÈ en comptabilitÈ et vous pourrez par la suite l'affecter ‡ une ou plusieurs ÈchÈances si
nÈcessaire.
Astuce
Suite ‡ la saisie d'un rËglement, vous avez la possibilitÈ de marquer la facture comme rÈglÈe (case ‡ cocher dans l'entÍte du document), ainsi suite ‡ la rÈalisation d'un filtre sur le champ "rÈglÈ", vous pouvez visualiser uniquement les factures rÈglÈes ou uniquement les factures non rÈglÈes dans la liste des documents.
Guide d'utilisation
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La remise en banque
EBP B‚timent vous permet de remettre en banque vos rËglements clients en Èditant le bordereau de remise
en banque. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Traitement - Clients - Remise en banque, et utiliser les
touches [Ctrl] + [Inser] ou bien cliquer sur le bouton Ajouter au bas de la liste des remises en banque dÈj‡
enregistrÈes. Par dÈfaut, votre banque principale est affichÈe. SÈlectionnez la pÈriode et les types de paiement, puis cliquez
sur le bouton [Rechercher] pour afficher la liste des rËglements correspondants. SÈlectionnez, en les cochant, les rËglements que vous souhaitez remettre en banque. Au moment de la validation de la remise, vous pouvez imprimer le bordereau ‡ remettre ‡ votre banque
: AprËs validation, vous pouvez gÈnÈrer le fichier ETEBAC pour votre banque. Attention
Toutes les coordonnÈes bancaires doivent avoir ÈtÈ saisies au prÈalable, ainsi que celles du client ou fournisseur
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EchÈanciers et relances clients
L'enregistrement de vos ÈchÈances (depuis ECHEANCES des commandes clients, bon de livraison ou factures)
et de vos rËglements clients vous permet d'obtenir deux Ètats trËs intÈressants pour le suivi de votre activitÈ
financiËre : les ÈchÈanciers et les relances clients. Les ÈchÈanciers clients
Il s'agit d'une liste, accessible par le menu Traitements - Clients - EchÈanciers, qui rÈcapitule toutes les
ÈchÈances enregistrÈes pour vos clients (y compris les acomptes et retenues de garanties). Vous pouvez utiliser
les filtres clients et les filtres de date pour connaÓtre votre situation ‡ une date donnÈe. Vous pouvez Ègalement imprimer l'ÈchÈancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en
passant par le menu Impressions - EchÈances - Clients. Les relances clients
Il s'agit de lettres de rÈclamation, imprimÈes en fonction des ÈchÈances clients arrivÈes ‡ terme ‡ une date
donnÈe. Remarque
Vous pouvez personnaliser le texte de la lettre de relance et fixer la date ‡ laquelle vous souhaitez l'imprimer : Par exemple, 5 jours avant que l'ÈchÈance d˚e arrive ‡ terme. Pour les obtenir, vous devez vous placer dans le menu Impressions - RËglements - Relance et saisir les
paramËtres souhaitÈs.
Guide d'utilisation
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Les paiements et dÈcaissements fournisseurs
Comment saisir un acompte fournisseur ?
Dans les documents de type commande, bon de rÈception et facture, vous avez la possibilitÈ d'enregistrer deux
types d'acompte : Un acompte prÈcËdent, montant que vous avez dÈj‡ rÈglÈ, peut Ítre lors d'une autre transaction, Un acompte
Montant ‡ payer au fournisseur ‡ l'Ètablissement du document
Pour saisir ces donnÈes, vous devez vous placer dans l'onglet PIED de votre document, et inscrire les montants
correspondants dans les zones Acompte prÈcÈdent et/ou Acompte. Les deux montants que vous saisissez se dÈduisent du net ‡ payer du document. Attention
Seul le montant inscrit dans la zone ACOMPTE va gÈnÈrer un paiement fournisseur DËs que vous validez votre document, la fenÍtre de saisie des rËglements clients s'affiche et il suffit que vous validiez par OK pour enregistrer le paiement de votre fournisseur.
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Comment saisir un paiement fournisseur ?
Pour saisir un paiement fournisseur, vous devez vous placer dans le menu Traitements - Fournisseurs - Paiements. La liste des paiements dÈj‡ effectuÈs apparaÓt, et vous devez cliquer sur le bouton Ajouter au bas
de la liste, ou utiliser les touches [Ctrl] + [Inser] pour ajouter un nouveau paiement. Vous renseignerez alors les informations concernant votre fournisseur, le mode de paiement et le montant du
paiement payÈ, et pourrez affecter le montant de ce paiement ‡ une ou plusieurs ÈchÈances d˚es. Remarque
Vous pouvez Ègalement enregistrer un paiement sans le rattacher ‡ une ÈchÈance. Il pourra Ítre remis en
banque, transfÈrÈ en comptabilitÈ et vous pourrez par la suite l'affecter ‡ une ou plusieurs ÈchÈances si
nÈcessaire.
Guide d'utilisation
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Les dÈcaissements fournisseurs
Pour enregistrer la remise en banque de vos paiements fournisseurs Traitement - Fournisseurs - DÈcaissements, et utiliser les touches [Ctrl] + [Inser] ou bien cliquer sur le bouton Ajouter au bas de la
liste des dÈcaissements dÈj‡ enregistrÈes. Par dÈfaut, votre banque principale est affichÈe. SÈlectionnez la pÈriode et les types de paiement, puis cliquez
sur le bouton [Rechercher] pour afficher la liste des paiements correspondants. SÈlectionnez, en les cochant, les paiements que vous souhaitez remettre en banque. Au moment de la validation des dÈcaissements, vous pouvez imprimer le bordereau ‡ remettre ‡ votre banque
AprËs validation, vous pouvez gÈnÈrer le fichier ETEBAC pour votre banque. Attention
Toutes les coordonnÈes bancaires doivent avoir ÈtÈ saisies au prÈalable, ainsi que celles du fournisseur
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L'ÈchÈancier fournisseur
L'enregistrement de vos ÈchÈances (depuis l'onglet ECHEANCES des commandes fournisseurs, bon de rÈception
ou facture) et de vos paiements fournisseurs vous permet d'obtenir la liste complËte de vos ÈchÈances, soldÈes
ou non soldÈes. Les ÈchÈanciers fournisseurs
Il s'agit d'une liste, accessible par le menu Traitements - Fournisseurs - EchÈanciers, qui rÈcapitule toutes
les ÈchÈances enregistrÈes pour vos fournisseurs (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres
fournisseurs et les filtres de date pour connaÓtre votre situation ‡ une date donnÈe. Vous pouvez Ègalement imprimer l'ÈchÈancier, en cliquant sur le bouton de la liste, ou bien en
passant par le menu Impressions - EchÈances - Fournisseurs.
Guide d'utilisation
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Les impressions
Personnaliser les documents
EBP B‚timent est livrÈ avec un puissant gÈnÈrateur d'Ètat. Gr‚ce ‡ cet outil, vous pourrez personnaliser tous
les modËles d'impressions que nous vous proposons dans le logiciel, et en crÈer de nouveaux, en vous aidant
de ceux existants. Vous pouvez accÈder au gÈnÈrateur d'Ètat en cliquant sur le bouton Modifier le modËle dans toutes les boÓtes
d'impressions. Vous arriverez alors automatiquement sur le paramÈtrage du modËle sÈlectionnÈ dans la boite
d'impression. Etant donnÈ que les possibilitÈs offertes par cet outil sont trËs importantes, le niveau de complexitÈ peut varier en fonction de ce que vous souhaitez obtenir. Dans ce cas, notre service technique peut crÈer vos modËles. Nous vous invitons ‡ contacter notre service commercial pour connaÓtre les tarifs de cette prestation.
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Ajouter un logo
Les modËles d'impressions des documents sont prÈvus pour afficher le logo de votre sociÈtÈ. Pour insÈrer votre
logo, vous n'avez donc pas besoin de modifier vos modËles via le gÈnÈrateur d'Ètat. Vous devez importez votre logo dans les options du dossier depuis le menu Outils- Options- Logo.
Guide d'utilisation
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Les principales impressions
Un grand nombre de modËles d'impressions sont disponibles dans le logiciel. Tous les documents et donnÈes de
bases peuvent Ítre imprimÈes depuis le menu Impressions. Vous disposez de plusieurs modËles d'impression pour les documents : Depuis le devis, vous pouvez imprimer
le dÈboursÈ, le devis avec ou sans sous-dÈtail...Vous avez accËs ‡ des impressions annexes au devis comme les
lettres d'entÍte et de pied, les mÈtrÈs, les variantes ... De ces documents, vous obtiendrez la liste des consommations ‡ prÈvoir, la liste de vos besoins de stock..
..et des statistiques sur vos affaires en consultant vos rentabilitÈs et analyses de chantier.
vous pourrez imprimer des statistiques croisÈes... Enfin, vous pouvez connaÓtre ‡ tout moment l'Ètat de votre activitÈ financiËre, en consultant vos ÈchÈances, rËglements, remises en banque et transferts vers la comptabilitÈ.
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Le transfert en comptabilitÈ
Comment effectuer le transfert en comptabilitÈ ?
EBP B‚timent est interfacÈ avec le logiciel EBP ComptabilitÈ (MillÈsime, Pro, Flash..). Vous pouvez transfÈrer en comptabilitÈ vos Ècritures comptables de ventes et de rËglements. Pour mettre en place cette interface, vous devez renseigner un certain nombre de donnÈes. Nous vous conseillons de consulter auparavant l'aperÁu avant impression qui vous donne la liste des Ècritures
qui vont Ítre transfÈrÈes en comptabilitÈ. Pour effectuer le transfert en comptabilitÈ, vous devez vous placer dans le menu Traitements - Transfert en
comptabilitÈ, saisir les paramËtres de transfert (pour la date et le(s) type(s) de piËces ‡ transfÈrer) et lancer
la procÈdure. Remarque
Le logiciel prend par dÈfaut, les comptes comptables indiquÈs dans les fiches des ÈlÈments, banques et fiches
clients. Si ceux-ci n'existent pas, ce sont ceux des options qui seront pris pour le transfert des Ècritures. Pour la retenue de garantie, le compte utilisÈ par dÈfaut est celui indiquÈ dans les options. La procÈdure de transfert crÈe un fichier de type texte. Ce fichier sera repris dans "EBP Communication
Entreprise-expert". Pour plus díinformations sur ce produit, lancez le logiciel et appuyez sur la touche F1.
Guide d'utilisation
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DonnÈes ‡ renseigner avant transfert
Pour effectuer votre transfert en comptabilitÈ, EBP B‚timent a besoin de plusieurs renseignements : Dans les options gÈnÈrales, les coordonnÈes du dossier comptable dans lequel vous souhaitez
transfÈrer vos Ècritures, ainsi que les journaux comptables, les libellÈs de transfert et les comptes de
TVA. Les comptes comptables de vente (par taux de TVA) que vous souhaitez utiliser, ‡ renseigner dans les
fiches ÈlÈments. Les comptes comptables d'achats ‡ renseigner dans les fiche ÈlÈments . Les comptes comptables de vos clients, dans les fiches clients. Les comptes comptable de vos fournisseurs, dans les fiches fournisseurs . Le compte comptable de votre banque, (pour l'Ècriture de rËglement) dans la fiche Banque, le mode de
rËglement, et le journal comptable (s'il est diffÈrent de celui des options).
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Importer ou exporter des donnÈes
Comment importer un fichier ?
La plupart des donnÈes de base du logiciel peuvent Ítre importÈes sous forme de fichier texte : Clients, prospects, fournisseurs, ÈlÈments, familles, dÈpÙts, dÈpartements, codes postaux, etc... Remarque
L'importation de fichier ajoute des donnÈes dans votre fichier existant et n'Ècrase pas celles qui existent dÈj‡. Par contre, en cas de mise ‡ jour de fichiers (ex : si vous importez le fichier ÈlÈments avec de nouveaux tarifs),
les donnÈes ayant le mÍme identifiant (ou code) seront remplacÈes par celles du nouveau fichier. Vous devez dÈfinir pour chaque fichier, sa forme (dÈlimitÈe ou non), son sÈparateur, et les colonnes que vous
souhaitez importer. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Outils - Import et suivre une ‡ une les Ètapes de l'assistant
d'importation de donnÈes.
Guide d'utilisation
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Comment exporter un fichier ?
La plupart des donnÈes de base du logiciel peuvent Ítre exportÈes sous forme de fichier texte : Clients, prospects, fournisseurs, ÈlÈments, familles, dÈpÙt, dÈpartements, codes postaux, etc...pour Ítre rÈcupÈrÈes
Èventuellement dans un tableur de type Excel. Vous devez dÈfinir pour chaque fichier, sa forme (dÈlimitÈe ou non), son sÈparateur, et les colonnes que vous
souhaitez exporter. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Outils - Export et suivre une ‡ une les Ètapes de l'assistant
d'exportation de donnÈes.
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Envoi et rÈception des donnÈes Mobibat
EBP B‚timent vous offre une solution de mobilitÈ ‡ travers le serveur Mobibat. Remarque
Vous devez impÈrativement renseigner votre identifiant de connection et votre mot de passe depuis le menu Outils /Options/Connection Internet/Votre site Mobibat pour pouvoir envoyer ou rÈceptionner les donnÈes. Pour cela, vous avez la possibilitÈ : d'utiliser líoption disponible dans le menu Internet /envoi des donnÈes vers Mobibat pour envoyer vos clients/prospects et vos ouvrages sur le serveur Mobibat. L'envoi de vos ouvrages ou client
s'effectue suivant une sÈlection : o soit tous (tous les articles/clients de votre dossier B‚timent sont envoyÈs sur Mobibat)
Attention
Ce type d'envoi rÈ-initialise le site cela signifie que les donnÈes du site seront supprimÈes et remplacÈes par ce nouvel envoi
o Soit les Articles modifiÈs / Client modifiÈs : on entend par articles/clients modifiÈs, les
nouvelles fiches et les fiches existantes modifiÈes. o Soit une sÈlection d'Articles, Familles Articles, Fournisseurs ou Clients, Familles Clients. de les rÈcupÈrer ensuite sur votre PDA, afin díÈtablir des devis chez vos clients. d'envoyer depuis votre PDA les devis ou factures rÈalisÈs sur le serveur Mobibat, d'utiliser líoption de rÈcupÈration des documents disponible dans le menu Internet/rÈcupÈration
des ÈlÈments du site Mobibat díEBP B‚timent pour les rÈintÈgrer dans votre logiciel. pour cela, il vous suffit de dÈfinir la pÈriode des devis et factures ‡ tÈlÈcharger.
Guide d'utilisation
79
La sauvegarde / restauration
Comment sauvegarder ?
Il est trËs important díeffectuer rÈguliËrement une sauvegarde des donnÈes, et de tourner sur deux jeux de
sauvegarde si vous utilisez des disquettes. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons
d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de donnÈes, et plus fiables, comme les
disques ZIP, ou CD-ROM*. Remarque
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a ÈtÈ malencontreusement
supprimÈe ou endommagÈe. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accÈdez ‡ l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sÈlectionner
les options de sauvegardes et lancer la procÈdure. La sauvegarde peut Ítre allÈgÈe, en fonction des options sÈlectionnÈes. Par dÈfaut, tout est sauvegardÈ
(DonnÈes, modËles et formats d'affichage). Astuce
Avec l'achat du logiciel, vous bÈnÈficiez de 90 jours d'EBP Sauvegarde en ligne * La sauvegarde s'effectue en dehors du logiciel. Vous devez possÈder un CD-ROM vierge, un graveur et un
utilitaire permettant de graver vos donnÈes. Sauvegardez le fichier correspondant ‡ votre dossier (Par dÈfaut, il
se situe dans Documents and Settings\All Users\Application Data\EBP\Batiment\Data sur votre
disque dur).
EBP B‚timent Aide
80
Comment restaurer ?
Ce traitement vous permet de rÈcupÈrer les donnÈes sauvegardÈes sur un support externe ou sur votre disque
dur.Attention
Toutes les donnÈes qui auront ÈtÈ saisies aprËs que vous ayez enregistrÈ votre sauvegarde seront effacÈes. Par le menu Outils - Restauration, vous accÈdez ‡ l'assistant de restauration qui vous permet de sÈlectionner
le dossier ‡ restaurer et lancer la procÈdure. Remarque
Si vous avez effectuÈ vos sauvegardes en ligne, vous pouvez rÈcupÈrer vos fichiers en passant par le menu
Internet - Administrer vos sauvegardes en ligne
Guide d'utilisation
81
EBP sur le Web
Le menu Internet vous offre la possibilitÈ de mettre ‡ jour la version d'EBP B‚timent, d'accÈder au support
technique sur le Web, de consulter la liste des sauvegardes en ligne que vous avez effectuÈes, de dÈbrider en
ligne votre programme etc.... Pour cela, vous devez avoir accËs ‡ Internet depuis votre poste. SÈlectionnez ensuite l'option dÈsirÈe, et laissez-vous guider !
82
Manuel de rÈfÈrence
CaractÈristiques gÈnÈrales, et ergonomie
La gestion des menus et barres d'affichage
Modification des menus
Vous pouvez modifier le contenu de vos menus, mais aussi choisir d'afficher ou non les menus les plus souvent utilisÈs (pour Èviter d'avoir ‡ l'Ècran une longue liste de donnÈes)
Modification du contenu des menus
Pour cela, placez-vous dans le menu Affichage - Barre d'outils- Personnaliser. Dans l'onglet commande, vous avez deux fenÍtres : ‡ gauche, vos menus principaux et ‡ droite , vos sous menus. Pour dÈplacer un sous- menu, d'un menu ‡ l'autre, il suffit de le sÈlectionner et de le glisser-dÈplacer, ‡ l'aide de la souris, vers le
menu souhaitÈ, en haut de l'Ècran du logiciel. Vous pouvez aussi ajouter une option directement dans la barre
d'application. Affichage des sous-menus rÈcemment utilisÈs
Vous pouvez choisir d'afficher tous vos sous-menus, ou seulement une partie, c'est-‡-dire ceux utilisÈs
rÈcemment. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Affichage - Barre d'outils - Personnaliser et
dans l'onglet Options, cocher ou dÈcocher la zone Afficher en haut des menus les commandes les plus
utilisÈes. Si vous cochez cette option, vous aurez alors dans la liste dÈroulante des menus, une double flËche (orientÈe
vers le bas) en fin de menu. Il suffira de la sÈlectionner pour faire apparaÓtre les autres sous-menus.
Manuel de rÈfÈrence
83
Les barres d'affichage
Vous pouvez activer ou dÈsactiver l'affichage des barres d'outils, barre de navigation, et barre d'Ètat. Pour cela, il suffit de cliquer sur le sous menu correspondant du menu Affichage. Si la barre Ètait dÈj‡ cochÈe,
la coche disparaÓt et la barre sÈlectionnÈe s'efface. Et inversement si la barre n'Ètait pas cochÈe. Remarque
Le menu Affichage vous permet de modifier ponctuellement votre Ècran de travail. Si vous souhaitez dÈfinir un
type d'affichage par dÈfaut, vous devez le paramÈtrer dans les options gÈnÈrales (menu Outils - Options)
EBP B‚timent Aide
84
La gestion des listes
La gestion des listes
Une liste se prÈsente comme un tableau composÈ de lignes et de colonnes. Chaque colonne contient le mÍme
type de donnÈe et chaque ligne correspond ‡ un enregistrement diffÈrent. Toutes les listes ont un comportement commun que nous dÈtaillons ci-dessous. SÈlection d'une donnÈe dans une liste
Pour sÈlectionner un ÈlÈment dans une liste, vous devez cliquer dessus ‡ l'aide de la souris, ou bien vous
dÈplacer ‡ l' aide des flËches haut et bas de votre clavier. Devant la donnÈe sÈlectionnÈe, apparaÓt une petite
flËche dans la premiËre colonne. Si vous avez cochÈ l'option de Multi-sÈlection dans les options gÈnÈrales, vous pouvez sÈlectionner simultanÈment plusieurs donnÈes dans une liste. (notamment pour les supprimer ou les intÈgrer dans un
document)
Recherche dans la liste
Il existe plusieurs mÈthodes pour rechercher une information. Recherche sur une des colonnes de la liste
[Ctrl] + [F] ouvre une boite de dialogue permettant de saisir la condition ‡ laquelle doivent rÈpondre les enregistrements que vous recherchez. Dans la colonne Champs, vous avez accËs ‡ toutes les colonnes de votre liste. Saisissez la valeur souhaitÈe dans les colonnes OpÈrateur et Valeur, puis utilisez les boutons PrÈcÈdent et Suivant
pour faire dÈfiler les ÈlÈments rÈpondant ‡ la condition. Le mode Boite de regroupement (menu Affichage) permet de classer votre liste suivant les colonnes
de votre choix. En utilisant le Tri simple
Le menu contextuel
Pour toute liste/grille, un menu contextuel est accessible par simple clic droit dans la grille. Il propose les
principales fonctions utiles avec entre autres, líaccËs aux propriÈtÈs et ‡ la gestion des fiches de donnÈes. PropriÈtÈs des listes
Le menu contextuel + PropriÈtÈs donne accËs ‡ plusieurs onglets, GÈnÈral , Colonnes, Filtres et Tris qui
permettent respectivement, d'organiser vos listes en arborescence , de modifier líaffichage et le choix des
colonnes, et díappliquer des filtres et des tris dans vos listes. Calculs de colonnes
Dans le paramÈtrage de colonnes, vous pouvez choisir la (ou les) colonnes de votre liste ‡ totaliser. Ces totaux peuvent apparaÓtre au pied de la liste et ‡ la fin de chaque groupe (si vous regroupez vos donnÈes selon un ou
plusieurs groupes)
Largeur de colonnes
Pour modifier manuellement la largeur de vos colonnes, placez votre souris sur le trait de sÈparation des deux
colonnes, et dÈplacez votre souris vers la gauche ou la droite afin d'Ètirer ou diminuer la largeur de la colonne
souhaitÈe.
Manuel de rÈfÈrence
85
Pour donner ‡ la colonne sa largeur minimale afin que son contenu ne soit pas tronquÈ, double-cliquez sur le
bord du titre de la colonne. Remarque
Vous pourrez Ègalement fixer la largeur des colonnes dans les paramÈtrages de colonnes. Ajout, modification et suppression d'ÈlÈments dans une liste
Les boutons situÈs ‡ droite de la liste et le menu contextuel servent ‡ gÈrer les donnÈes (crÈation, modification, suppression, duplication) et ‡ lancer des opÈrations spÈcifiques au fichier de donnÈes courant.
Ouvre une nouvelle fiche. Raccourci clavier : [Ctrl] + [Inser] Ouvre la fiche de la donnÈe sÈlectionnÈe dans la liste. Raccourci souris Double clic. Raccourci clavier : [EntrÈe] CrÈe une nouvelle fiche avec les mÍmes donnÈes que la fiche sÈlectionnÈe. Supprime líenregistrement de la donnÈes courante si celle-ci níest pas
en cours díutilisation. Raccourci clavier [Ctrl] + [Suppr]
Remarque
Certaines listes comportent plusieurs onglets. Par exemple, pour les ÈlÈments, il y a les onglets Tous, Ouvrages, Fournitures, MatÈriels, Main d'oeuvre, etc.. Lorsque vous vous placez sur l'onglet Tous et que vous
demandez ‡ ajouter un ÈlÈment, une fenÍtre apparaÓt pour sÈlectionner le type d'ÈlÈment ‡ ajouter. Par contre, si vous Ítes placÈs sur l'onglet ouvrages, vous ajoutez automatiquement un ÈlÈment de type ouvrage. Export Excel des donnÈes courantes
Les donnÈes affichÈes peuvent Ítre exportÈes au format Excel. Pour cela, il suffit de sÈlectionner la commande
Enregistrer sous des PropriÈtÈs de la grille, puis de donner un nom au fichier Excel ‡ gÈnÈrer. Le fichier sera
gÈnÈrÈ par dÈfaut sur votre bureau mais vous pouvez prÈciser un rÈpertoire prÈcis. RafraÓchir une grille
Lorsqu'une donnÈe dans une grille n'est pas accessible, la touche [F5] (ou menu Affichage + RafraÓchir)
permet de rÈactualiser le contenu de la grille. Le bouton Premier permet de revenir en haut de la grille sur le
premier enregistrement recherchÈ.
EBP B‚timent Aide
86
General
L'onglet GÈnÈral
Vous pouvez personnaliser et classer rapidement vos listes en activant par dÈfaut les boÓtes de regroupement et
en organisant vos listes en arborescence gr‚ce aux catÈgories Afficher la boÓte de regroupement
Cochez cette zone si vous souhaitez que la boÓte de regroupement soit affichÈe par dÈfaut ‡ chaque
fois que vous ouvrez la liste
Afficher les catÈgories
A cocher, si vous souhaitez que les catÈgories soient affichÈes ‡ chaque ouverture de la liste, ‡ gauche
de celle-ci, sous forme d'arborescence. Afficher le contenu des sous-catÈgories
Cochez cette zone, si vous souhaitez afficher, au niveau des catÈgories, la liste de toutes les
donnÈes rattachÈes aux sous-catÈgories. Afficher la description
Permet d'afficher, au bas du cadre des catÈgories, la description de la catÈgorie
sÈlectionnÈe
Largeur de la liste
Permet de dÈfinir la largeur de la fenÍtre o˘ est affichÈe la liste des catÈgories
Manuel de rÈfÈrence
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Les catÈgories
Les catÈgories permettent de classer vos donnÈes selon vos propres critËres. Elles s'affichent ‡ gauche de votre
liste, sous forme d'arborescence. Pour activer les catÈgories, vous devez utiliser le menu contextuel +PropriÈtÈs, et cocher, dans l'onglet
GÈnÈral, la zone Afficher les catÈgories et cliquez sur Valider. CrÈer une catÈgorie Le dossier intitulÈ Toutes les catÈgories s'affiche en haut de la fenÍtre des catÈgories. Pour crÈer une
catÈgorie, sÈlectionnez ce dossier et utilisez le menu contextuel, accessible ‡ l'aide du clic droit de la souris, +
Ajouter une catÈgorie. Saisissez le nom et la description de la catÈgorie, et cliquez sur Valider. La nouvelle catÈgorie s'affiche dans la
fenÍtre. CrÈer une sous catÈgorie Pour crÈer une sous-catÈgorie, sÈlectionnez la catÈgorie principale et suivez la procÈdure d'ajout d'une
catÈgorie, c'est-‡-dire, appelez le menu contextuel + Ajouter une catÈgorie. Remarque
Vous pouvez crÈer jusqu'‡ 5 niveaux de catÈgories
InsÈrer des donnÈes dans une catÈgorie Pour insÈrer des donnÈes dans une catÈgorie ou une sous-catÈgorie, vous devez les sÈlectionner dans la liste, ‡
l'aide de la Multi-sÈlection, et les faire glisser- dÈplacer, ‡ l'aide de la souris, vers la catÈgorie, ou sous- catÈgorie souhaitÈe. Remarque
Pour afficher l'ensemble des donnÈes contenues dans les sous-catÈgories, au niveau de la catÈgorie principale, vous devez cocher la zone intitulÈe Afficher le contenu des catÈgories dans l'onglet GÈnÈral. Modifier, ou supprimer une catÈgorie Utilisez le menu contextuel pour modifier ou supprimer une catÈgorie. Remarque
Lorsque vous supprimez une catÈgorie, les donnÈes qu'elle contient sont automatiquement transfÈrÈes dans la
catÈgorie de niveau supÈrieur.
EBP B‚timent Aide
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Les boites de regroupement
Les boÓtes de regroupement permettent de classer rapidement le contenu de vos listes, selon les colonnes de
votre choix. Pour l'activer, vous devez ouvrir ‡ l'Ècran, la liste que vous souhaitez classer, et vous placer dans le menu Affichage - Boite de regroupement. Une bande grisÈe apparaÓt alors au dessus de votre liste et vous permet
de tirer-glisser, ‡ l'aide de la souris, le titre de la colonne correspondant au groupe de classement ‡ appliquer.
Manuel de rÈfÈrence
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Colonnes
L'onglet Colonnes
Cet onglet affiche la liste des paramÈtrages de colonnes existants. Vous disposez de 5 boutons pour gÈrer vos
paramÈtrages de colonnes Ajouter Cliquez sur ce bouton pour crÈer un nouveau paramÈtrage de colonnes. Modifier Permet de modifier les ÈlÈments sÈlectionnÈs dans le paramÈtrage de colonnes et d'accÈder aux onglets Colonnes et Options . Supprimer Permet de supprimer un paramÈtrage de colonnes. SÈlectionnez le paramÈtrage ‡ supprimer et cliquez
sur ce bouton. Dupliquer Permet de dupliquer un paramÈtrage de colonnes. SÈlectionnez le paramÈtrage ‡ dupliquer, et cliquez
sur le bouton Dupliquer. Les onglets Colonnes et Options s'affichent, paramÈtrÈs comme le
paramÈtrage d'origine. Vous pouvez les modifier, et valider en donnant ‡ votre paramÈtrage un
nouveau nom. Renommer Permet de changer le nom du paramÈtrage de colonnes. Remarque
A cotÈ de chacun des paramÈtrages de colonnes existant, apparaÓt la colonne DÈfaut, avec une petite case ‡
cocher. Cochez-la en fonction du paramÈtrage de colonnes que vous souhaitez appliquer sur votre liste. Pour
retrouver le paramÈtrage d'origine, dÈcochez tous les paramÈtrages.
EBP B‚timent Aide
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L'onglet Colonnes, dans les paramÈtrages de colonnes
Liste des champs Cette liste prÈsente tous les champs rattachÈs ‡ vos donnÈes. Tous peuvent Ítre affichÈs. Pour sÈlectionner un champ, double-cliquez dessus ‡ l'aide de la souris, ou bien sÈlectionnez-le et cliquez sur le
bouton Ajouter. Champs sÈlectionnÈs Affiche la liste de toutes les colonnes qui seront affichÈes dans votre liste. Astuce
Le bouton Standard permet d'ajouter automatiquement toutes les colonnes affichÈes par dÈfaut dans la liste, et vous pouvez ensuite ajouter ou supprimer celles que vous souhaitez. Les boutons Supprimer et Tout Supprimer permettent respectivement de supprimer une ou toutes les
colonnes sÈlectionnÈes. PropriÈtÈs Les propriÈtÈs permettent de modifier l'affichage, le tri, l'aperÁu et les calculs de chaque colonne. Italique
SÈlectionnez le champ voulu et cochez cette zone pour la faire apparaÓtre en italique dans votre liste. Gras
SÈlectionnez le champ voulu et cochez cette zone pour la faire apparaÓtre en gras dans votre liste. Largeur permet de fixer la largeur de la colonne : SÈlectionnez la colonne dans la partie champs sÈlectionnÈs
et saisissez la valeur (en pixels) dans la zone.
Tri
Choisissez le tri ‡ appliquer ‡ la colonne sÈlectionnÈe (aucun, ascendant ou descendant)
Remarque
Cette fonctionnalitÈ rejoint celle dÈcrite dans l'onglet Tri des propriÈtÈs. Nous vous conseillons de choisir l'une
ou l'autre des mÈthodes mais de ne pas combiner les deux pour retrouver plus facilement les tris choisis. Calcul
Si la colonne sÈlectionnÈe est de type montant, vous pouvez afficher des calculs liÈs ‡ cette
colonne. Choisissez entre la somme, min, max, moyenne etc...SÈlectionnez dans l'onglet
options, o˘ les calculs doivent s'afficher Groupe
Vous pouvez choisir la (ou les) colonne(s) de regroupement des donnÈes de votre liste, et indiquer ici
leur niveau de groupe (1 et plus).. Exemple
Vous souhaitez classer votre liste ÈlÈments par famille. SÈlectionnez le champ Famille dans la partie "champs
sÈlectionnÈs" et dans la zone Groupe, indiquez le niveau de regroupement souhaitÈ. Si c'est le seul groupe,
indiquez 1... si vous ajoutez un autre groupe, indiquez 2, et ainsi de suite... AperÁu
Cochez cette zone si vous souhaitez que la colonne sÈlectionnÈe soit affichÈe, pour chaque donnÈe de
Manuel de rÈfÈrence
91
la liste, sur une deuxiËme ligne. Passez dans l'onglet Options pour paramÈtrer l'affichage de cette
colonne. Remarque
Une seule colonne peut Ítre affichÈe en aperÁu. Astuce
Cette option est trËs pratique lorsque vous souhaitez afficher par exemple dans la liste des ÈlÈments, la
description complËte de l'ÈlÈment. Ou encore, pour les affaires, voir un rÈsumÈ du descriptif de l'affaire
directement dans la liste. FixÈe
Permet de figer une colonne ‡ gauche ou ‡ droite dans la liste afin qu'elle soit toujours affichÈe ‡
l'Ècran, mÍme si vous dÈplacez le curseur pour visualiser les colonnes qui ne sont pas visibles ‡
l'Ècran.
EBP B‚timent Aide
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L'onglet options des paramÈtrages de colonnes
Cet onglet permet de choisir comment seront prÈsentÈes les colonnes dans la liste
Nombre de ligne de l'aperÁu
si vous avez cochÈ la zone AperÁu pour une des colonnes sÈlectionnÈes dans l'onglet Colonnes,
indiquez ici le nombre de lignes pour afficher cette zone. Hauteur d'une ligne
Vous pouvez modifier l'Ècart entre chaque ligne dans une liste. Cette hauteur doit Ítre prÈcisÈe en
pixels. Afficher les calculs en pied
Si vous avez demandÈ ‡ effectuer des calculs sur une ou plusieurs colonnes dans l'onglet Colonnes, cochez cette zone pour voir apparaÓtre le rÈsultat en pied de liste. Afficher les calculs dans les groupes
Si vous avez demandÈ a effectuer des calculs sur une ou plusieurs colonnes dans l'onglet Colonnes, cochez cette zone pour vois apparaÓtre le rÈsultat ‡ la fin de chaque groupe (si un groupe a ÈtÈ dÈfini
dans la zone Groupe de l 'onglet Colonnes).
Manuel de rÈfÈrence
93
Filtres
L'onglet filtres des propriÈtÈs de listes
Cet onglet affiche la liste des paramÈtrages de filtres existants. Vous disposez de 5 boutons pour gÈrer vos
filtres Ajouter Cliquez sur ce bouton pour crÈer un nouveau filtre. Modifier Permet de modifier le filtre sÈlectionnÈ. Supprimer Permet de supprimer un filtre. SÈlectionnez le filtre ‡ supprimer et cliquez sur ce bouton. Dupliquer Permet de dupliquer un filtre. SÈlectionnez le filtre ‡ dupliquer, et cliquez sur le bouton Dupliquer. Le
filtre d'origine s'affiche. Vous pouvez le modifier, et valider en donnant ‡ votre filtre un nouveau nom. Renommer Permet de changer le nom du filtre crÈÈ. Astuce
A cÙtÈ du nom des filtres crÈÈs apparaissent deux cases ‡ cocher : Actif et DÈfaut. Vous pouvez activer autant
de filtres que vous souhaitez..ils apparaÓtront sous forme d'onglets supplÈmentaires dans votre liste. Si vous souhaitez que votre liste s'ouvre directement sur l'un ou l'autre des filtres crÈÈs, cochez la zone
DÈfaut.
EBP B‚timent Aide
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Ajout, modification ou duplication d'un Filtre
Choisissez dans la liste des champs disponibles, le champ sur lequel vous souhaitez appliquer un filtre et
cliquez sur le bouton Ajouter. Celui-ci apparaÓt dans la partie Condition, au dessous. Utilisez les boutons Supprimer et Tout Supprimer pour enlever un champ ou tous les champs sÈlectionnÈs de la
partie Condition. Puis sÈlectionnez dans la partie DÈtail de la condition, pour chaque champ de la partie Condition, l'opÈrateur et la (ou les) condition(s) souhaitÈes. Cliquez sur Valider.
Manuel de rÈfÈrence
95
Tri
L'onglet tri des propriÈtÈs de listes
Cet onglet affiche la liste des paramÈtrages de tris existants. Vous disposez de 5 boutons pour gÈrer vos tris. Ajouter Cliquez sur ce bouton pour crÈer un nouveau tri. Modifier Permet de modifier le tri sÈlectionnÈ. Supprimer Permet de supprimer un tri. SÈlectionnez le tri ‡ supprimer et cliquez sur ce bouton. Dupliquer Permet de dupliquer un tri. SÈlectionnez le tri ‡ dupliquer, et cliquez sur le bouton Dupliquer. Le tri
d'origine s'ouvre. Vous pouvez le modifier, et valider en donnant ‡ votre tri un nouveau nom. Renommer Permet de changer le nom du tri crÈÈ. Remarque
A cÙtÈ des noms de tris crÈÈs apparaÓt une case ‡ cocher : DÈfaut. Pour activer un Tri, cochez cette zone. Les tris appliquÈs se remarquent par l'apparition d'un petit triangle ascendant ou descendant ‡ cÙtÈ de l'intitulÈ
de la colonne triÈe dans votre liste.
EBP B‚timent Aide
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Ajout, modification ou duplication d'un Tri
Dans la liste des champs, sÈlectionnez le champs ‡ trier et cliquer sur le bouton Ajouter. Le champ sÈlectionnÈ
apparaÓt alors dans la partie Champs sÈlectionnÈs. Puis choisissez dans la partie propriÈtÈs ‡ droite de la fenÍtre, le tri que vous souhaitez appliquer (ascendant
ou descendant) sur chacun des champs sÈlectionnÈs. Cliquer sur Valider. Saisissez alors le nom de ce nouveau tri et cliquez sur OK. Le nom du nouveau paramÈtrage apparaÓt dans líonglet Tri.
Manuel de rÈfÈrence
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Les masques de saisie
Les boutons de validation
Dans tous les masques de saisie ou fiches, vous avez accËs ‡ des boutons spÈcifiques pour faciliter
l'enregistrement de vos donnÈes.
Permet d'enregistrer la saisie sans fermer la fenÍtre ouverte (Dans le corps du devis, il est
intÈressant de valider de temps en temps si vous saisissez beaucoup de donnÈes)
Permet d'enregistrer la saisie effectuÈe et de sortir de la fenÍtre ouverte pour revenir ‡ l'Ècran
prÈcËdent.
Permet de fermer la fenÍtre de saisie sans enregistrer.
Permet d'imprimer la donnÈe affichÈe. Permet de dupliquer une fiche.
EBP B‚timent Aide
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Les champs de saisie
Afin de faciliter l'utilisation du logiciel, des champs de saisie avec des caractÈristiques particuliËres sont
proposÈs :
Ouvre la fiche de la donnÈe sÈlectionnÈe dans la zone. Ouvre la liste des donnÈes. Raccourci clavier [F4] Ouvre une liste dÈroulante ou un calendrier. Raccourci clavier [FlËche basse] Zone de texte simple : Permet de saisir du texte (ex : zone DÈsignation díune fiche ElÈment). Pour une zone multi-lignes, utilisez les touches suivantes : [Ctrl]+[EntrÈe] pour passer ‡ la ligne suivante. [Ctrl] + [flËche biais] et [Ctrl]+[Fin] pour accÈder au dÈbut et ‡ la fin du texte saisi. [flËche biais] et [Fin] pour accÈder au dÈbut et ‡ la fin de la ligne. Les champs inaccessibles sont grisÈs.
Manuel de rÈfÈrence
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Modification des colonnes dans un document
Dans tous les documents de vente, d'achat ou de stock, vous pouvez moduler votre masque de saisie en
ajoutant ou en supprimant les colonnes proposÈes par dÈfaut. Ajout ou suppression de colonnes
Dans le corps du document, appelez le menu contextuel (accessible par le clic droit de la souris) + Colonnes. Une fenÍtre appelÈe gestion des colonnes apparaÓt avec la liste de toutes les colonnes disponibles pour votre
document. Utilisez l'ascenceur pour faire dÈfiler toute la liste. Pour ajouter une colonne, sÈlectionnez la colonne dÈsirÈe avec le clic gauche de la souris, et effectuez un glisser-dÈplacer, ‡ l'aide de la souris, jusqu'‡ l'entÍte des colonnes de votre document. Placez votre
curseur au milieu des deux colonnes o˘ vous voulez rajouter celle sÈlectionnÈe (deux petites flËches vertes apparaissent). Pour supprimer une colonne, sÈlectionnez l‡ et effectuer un glisser-dÈplacer ‡ l'aide de la souris, vers
la fenÍtre de gestion des colonnes. Enregistrement d'un paramÈtrage de colonne
AprËs avoir ajoutÈ ou supprimÈ les colonnes que vous souhaitiez, vous pouvez enregistrer le paramÈtrage. Pour cela, utilisez le menu contextuel +Sauver sous, et saisissez le nom de votre paramÈtrage. Remarque
Si vous effectuez d'autres modifications de colonnes sur le mÍme paramÈtrage, enregistrez les avec le menu
contextuel + Sauver. Les noms que vous donnez ‡ vos paramÈtrages sont ajoutÈs en fin du menu contextuel. Activation d'un paramÈtrage de colonne
Pour activer un paramËtrage de colonne utilisez le menu contextuel + nom du paramËtrage choisi. Vous pouvez activer un paramÈtrage de colonne par dÈfaut. Pour cela, sÈlectionnez dans le menu contextuel, le
nom de votre paramÈtrage, puis sÈlectionnez le menu contextuel + Vue par dÈfaut. Pour retrouver le paramËtrage d'origine, choisissez l'option du menu contextuel + Vue standard.
EBP B‚timent Aide
100
L'onglet Champ perso
Cet onglet affiche les champs personnalisÈs que vous avez paramÈtrÈ dans le menu Outils - Champs
personnalisÈs. Vous pouvez donc remplir les diffÈrentes zones en fonction des critËres que vous avez dÈfinis. Ces champs personnalisÈs peuvent Ègalement Ítre ajoutÈs sur tous vos modËles via le gÈnÈrateur d'Ètat.
Manuel de rÈfÈrence
101
La barre d'outils des textes enrichis
Dans tous les champs de type texte enrichis (dans les descriptions ÈlÈments, dans vos documents, dans l'onglet
Notes disponible dans toutes les fiches etc...) vous avez la possibilitÈ d'appliquer ‡ votre texte diffÈrents
attributs : Couper Permet de couper la partie de texte sÈlectionnÈe
Copier Permet de copier la partie de texte sÈlectionnÈe
Coller Permet de coller ‡ l'endroit sÈlectionnÈ la partie de texte prÈcÈdemment copiÈe (dans le logiciel ou
dans une autre application) Couleur Cliquez sur cette icÙne pour choisir la couleur ‡ appliquer au texte sÈlectionnÈ
Italique
Cliquez sur cette icÙne pour mettre en italique le texte sÈlectionnÈ
SoulignÈ
Cliquez sur cette icÙne pour souligner le texte sÈlectionnÈ
Gras
Cliquez sur cette icÙne pour mettre en gras le texte sÈlectionnÈ
Police
Cliquez sur cette icÙne pour choisir la police ‡ appliquer sur le texte sÈlectionnÈ
BarrÈ
Cliquez sur cette icÙne pour barrer le texte sÈlectionnÈ
Orthographe
Cliquez sur cette icÙne pour vÈrifier l'orthographe dans votre texte. Remarque
Les mots contenant des fautes seront automatiquement soulignÈs en rouge. Un dictionnaire est livrÈ avec le correcteur orthographique. Des mots synonymes ‡ ceux saisis vous seront
proposÈs pour corriger les mots sur lesquels des erreurs ont ÈtÈ saisies. Vous pouvez donc choisir parmi les
synonymes proposÈs, ou bien ressaisir directement le bon mot, ou encore choisir d'ignorer la correction et
ajouter le mot ‡ votre dictionnaire (afin que celui-ci ne soit plus soulignÈ lors de la prochaine saisie).
EBP B‚timent Aide
102
Fichier
Manuel de rÈfÈrence
103
Nouveau
L' Assistant de crÈation de dossier
Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans la
crÈation du dossier. Format du fichier
Choisissez le mode Access pour les versions mono-utilisateur et le mode SQL pour les versions RÈseau ou multi-utilisateurs. En mode SQL, vous devez confirmer les informations suivantes (elles sont normalement proposÈes
automatiquement) : Nom du serveur SQL, Type de rÈseau, Canal, Port ou ParamËtres en fonction du type de rÈseau, Nom de connexion utilisateur et le mot de passe (uniquement si vous ne souhaitez pas utiliser le nom
de connexion du rÈseau). RÈpertoire des donnÈes du nouveau dossier
Par dÈfaut, le logiciel propose de crÈer le nouveau rÈpertoire dans un sous-rÈpertoire DATA du rÈpertoire
díinstallation du logiciel. Remarque
Si vous travaillez en monoposte, nous vous conseillons de laisser le chemin indiquÈ par dÈfaut pour la crÈation
de votre dossier. Nom du dossier
Cette Ètape permet díindiquer la raison sociale de la sociÈtÈ ou de recrÈer le raccourci díun dossier existant
dÈj‡. DonnÈes par dÈfaut
Nous vous proposons d'intÈgrer par dÈfaut une liste de pays, dÈpartements des codes postaux et du barËme
eco-contribution dans EBP B‚timent. Vous pouvez les dÈcocher si vous ne souhaitez pas les intÈgrer. Attention
Cette opÈration peut Ítre un peu longue car la liste des codes postaux contient plus de 30 000 enregistrements.
Remarque
Lors de la crÈation de dossier, la liste des UnitÈs sera renseignÈe par dÈfaut. CoordonnÈes du dossier
Les coordonnÈes ‡ saisir sont celles de votre dossier-sociÈtÈ. Il est important de les renseigner car ces
informations seront reprises sur certains de vos documents (devis, factures, etc..). Attention
EBP B‚timent Aide
104
Vous devez obligatoirement saisir la 1ere ligne d'adresse, le code postal, la ville et le pays.
Identification de la sociÈtÈ
Saisissez les codes Siret, R.C.S et N.A.F, N.I.I et montant du Capital de votre dossier-sociÈtÈ. Cochez la zone Afficher les contre valeurs si vous souhaitez que les contre valeurs soient affichÈes dans vos
documents et fiches articles. Logo
Vous pouvez insÈrer ici le logo de votre sociÈtÈ, qui sera automatiquement repris sur vos impressions de
documents (devis, facture ou avoirs), sur les modËles de document avec logo. Pour cela, vous avez accËs ‡ deux fonctions : Ajouter/ Modifier Ouvre une fenÍtre pour la gestion de l'image. Utilisez l'icÙne pour rechercher le fichier qui contient votre logo. Les principaux formats acceptÈs sont : JPG, JPEG, TIF, BMP, etc...Votre logo apparaÓt. Le
fichier est recopiÈ sur votre disque dur, dans le rÈpertoire indiquÈ dans la partie rÈpertoire des options. Si votre logo a une taille supÈrieure ‡ celle de la fenÍtre proposÈe, un message apparaÓtra pour vous
demander si vous souhaitez la redimensionner. De mÍme, si vous chargez une image BMP, il se peut
que la taille du fichier soit importante. Dans ce cas, le logiciel vous propose de la convertir automatiquement au format JPG. Vous disposez Ègalement d"une barre d'outils pour zoomer, redimensionner ou effectuer des
traitements sur l'image. Supprimer Permet de supprimer le logo affichÈ. Vous pourrez alors en insÈrer un autre ‡ l'aide de l'icÙne Ajouter /
Modifier. Raccourci pour le nouveau dossier sociÈtÈ
Cette Ètape permet de crÈer une icÙne donnant directement accËs au dossier que vous venez de crÈer. Astuce
L'option de crÈation d'un raccourci sur le bureau est cochÈe par dÈfaut. Vous pourrez ainsi dÈmarrer et ouvrir directement votre programme et votre dossier, par un simple double-clic sur cet icÙne depuis votre bureau.
Manuel de rÈfÈrence
105
Recopier/Dupliquer
Assistant de recopie de dossiers
Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de recopie de dossier. Type de recopie
Cette Ètape permet de choisir le type de recopie que vous souhaitez effectuer. Recopie Simple
Cette recopie permet de sÈlectionner les ÈlÈments de base que vous souhaitez recopier d'un dossier ‡ un autre. Duplication
Permet de copier l'intÈgralitÈ des donnÈes d'un dossier, dans un autre dossier. Le dossier cible sera
strictement identique au dossier source
Choix du dossier
Attention
Avant d'effectuer cette opÈration, il est fortement conseillÈ d'effectuer une sauvegarde de vos donnÈes. Cliquez
sur le bouton Lancer l'assistant de sauvegarde
SÈlectionnez le dossier source, ‡ l'aide de l'icÙne . Les donnÈes contenues dans ce dossier seront recopiÈes
dans le dossier ouvert (dont le nom figure dans la barre de titre du logiciel). SÈlection des tables pour la recopie
La liste des tables qui peuvent Ítre importÈes s'affiche. Dans le cas d'une recopie simple, cochez celles que
vous souhaitez rÈcupÈrer, ou bien cliquez sur le bouton Tout sÈlectionner. Attention
Dans le cadre d'une recopie simple, seules les donnÈes qui n'ont pas le mÍme code seront recopiÈes et seuls les
documents de type devis peuvent Ítre recopiÈs. Attention
En cas de duplication d'un dossier ‡ un autre, si le dossier cible contient des donnÈes, elles seront ÈcrasÈes par celles du dossier source. Remarque
Si vous recopiez des bibliothËques externes, cette opÈration peut Ítre longue. Cliquez sur le bouton Suivant, puis Terminer pour lancer l'opÈration.
EBP B‚timent Aide
106
Supprimer
Assistant de suppression de dossier
Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de suppression de dossier. Choix du dossier
Attention
Cette opÈration est irrÈversible ! Effectuez une sauvegarde de vos donnÈes en cliquant sur le bouton
Sauvegarder mon dossier maintenant !
SÈlectionnez le dossier d'EBP B‚timent ‡ supprimer ‡ l'aide de l'icÙne , cliquez sur le bouton Suivant puis
sur le bouton Terminer. Un message de confirmation vous demande si vous Ítes s˚rs de vouloir effectuer cette
opÈration. Cliquez sur Oui, si vous voulez vraiment supprimer de votre disque dur le dossier sÈlectionnÈ.
Manuel de rÈfÈrence
107
DonnÈes
EBP B‚timent Aide
108
ElÈments
Liste des ÈlÈments
La liste des ÈlÈments a les mÍmes propriÈtÈs, possibilitÈs de recherche, de tris et filtres que les autres listes, (se rÈfÈrer ‡ la gestion des listes), et prÈsente, en plus, des boutons supplÈmentaires : Pour les bibliothËques externes Pour activer des fonctionnalitÈs spÈcifiques
Boutons d'accËs aux bibliothËques externes
Pour accÈder aux bibliothËques de tarifs que vous avez importÈes, il suffit de cliquer sur le bouton
correspondant ‡ la bibliothËque externe : la liste de la bibliothËque apparaÓt et vous pouvez alors consulter les
fiches ouvrages ou articles. Remarque
Une bibliothËque est comme un livre que vous consultez, vous ne pouvez pas modifier son contenu. Par contre, vous pouvez transfÈrer un ÈlÈment dans votre bibliothËque interne, et il pourra alors Ítre modifiÈ. De mÍme, lorsque vous insÈrerez un ÈlÈment de cette bibliothËque dans un document, vous pourrez changer
les prix, rÈfÈrences et quantitÈs, comme vous le souhaitez.
Remarque
Les fiches sont spÈcifiques par bibliothËque, car le logiciel rÈcupËre l'intÈgralitÈ des donnÈes fournies par votre
fournisseur. Astuce
Si votre bibliothËque externe contient plusieurs corps d'Ètat, vous pouvez crÈer des filtres par corps d'Ètat, afin
de faciliter la recherche d'ÈlÈments. Boutons activant des fonctionnalitÈs spÈcifiques
Deux boutons supplÈmentaires sont ‡ votre disposition : le bouton Mettre ‡ jour Permet de recalculer tous les ouvrages utilisant l'ÈlÈment sÈlectionnÈ dans la liste. (en cas de mise ‡
jour de prix par exemple) le bouton Tout recalculer Permet de recalculer tous les ouvrages de votre bibliothËque interne, en tenant compte des
modifications de prix intervenues sur les ÈlÈments. le bouton Recoder Permet de changer la codification d'un ÈlÈment. SÈlÈctionnez dans la liste, l'ÈlÈment ‡ recoder, cliquez
sur le bouton Recoder, saisissez le nouveau numÈro et cliquez sur Valider. Remarque
Le code ÈlÈment changera partout o˘ il a ÈtÈ appelÈ dans le logiciel (documents de vente, documents de stock, suivis de chantier, etc...). Les statistiques seront donc rattachÈs au nouveau code ÈlÈment. le bouton Biblio -> Interne
Ce bouton est actif lorsque vous consultez une bibliothËque externe. Il permet de transfÈrer un
ÈlÈment de la bibliothËque externe vers votre propre bibliothËque. SÈlectionnez dans la liste de la
bibliothËque, l'ÈlÈment ‡ transfÈrer et cliquez sur le bouton Biblio -> interne. le bouton Mouvement de stock
Ce bouton permet ‡ l'utilisateur d'accÈder au mouvement de stock de l'ÈlÈment sÈlectionnÈ.
Manuel de rÈfÈrence
109
Identification de l'ÈlÈment
La fiche ÈlÈment se compose d'une entÍte et d'onglets dont le contenu varie en fonction du type d'ÈlÈment
sÈlectionnÈ. Dans la partie entÍte, vous devez renseigner les champs suivants: Code
Le code peut Ítre saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activÈ líoption Utiliser le
compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Famille
SÈlectionnez la famille ‡ laquelle appartient l'ÈlÈment ‡ l'aide de l'icÙne . Un message vous propose
de rÈcupÈrer les comptes comptables et les taux paramÈtrÈs dans la famille. RÈsumÈ
Saisissez un libellÈ "court" pour votre ÈlÈment. Le rÈsumÈ correspond au libellÈ de líÈlÈment qui
apparaÓtra dans les listes. Remarque
Le libellÈ court sera automatiquement repris au dÈbut de la zone dÈsignation commerciale. UnitÈ de vente
SÈlectionnez l'unitÈ de vente de l'ÈlÈment ‡ l'aide de l'icÙne . Remarque
Pour les ÈlÈments de type Main d'oeuvre ou MatÈriel, vous avez le choix entre deux unitÈs : Heure ou Jour Type
SÈlectionnez le type de líÈlÈment ‡ crÈer : Fournitures, Ouvrages, Main díúuvre, MatÈriel, Divers, Texte. Du type choisi ici dÈcoule líaccËs ‡ certains onglets et zones de la fiche.
EBP B‚timent Aide
110
L'onglet dÈsignation
L'onglet DÈsignation est accessible pour tous les types d'ÈlÈments.
Il se compose de deux zones (sauf pour les textes, une seule zone) de saisie libre, et une barre d'outils pour personnaliser vos textes : La description commerciale
Permet de saisir sur plusieurs lignes un descriptif dÈtaillÈ de votre ÈlÈment qui apparaÓtra sur vos
documents, pour votre client La description technique
Permet de saisir sur plusieurs lignes Ègalement, une description un peu plus pointue de votre ÈlÈment, qui n'est pas, par dÈfaut, destinÈe ‡ ressortir sur vos documents (cela sera toutefois possible en
personnalisant vos documents). La description technique sera automatique reprise dans les lignes de vos documents de ventes et
achats.
Manuel de rÈfÈrence
111
L'onglet complÈment
L'onglet ComplÈment est accessible pour tous types d'ÈlÈments (sauf les textes types).
Il se compose de deux parties : Le conditionnement et les groupes. Le conditionnement
PrÈcisez dans ce cadre l'unitÈ de vente de votre ÈlÈment : par dÈfaut, s'affiche l'unitÈ de vente que vous avez
sÈlectionnÈe en entÍte de votre fiche ÈlÈment. Si vous la modifiez, elle se modifiera donc aussi dans l'entÍte. Renseignez Ègalement le poids et le volume de votre ÈlÈment, afin de retrouver ces informations sur vos
documents. (vous pourrez obtenir le poids et volume total de vos fournitures en pied de document)
Vous pouvez gÈrer une unitÈ de conditionnement diffÈrente pour les documents de ventes, díachat et de
stockage. Pour cela, sÈlectionnez ‡ l'aide de l'icÙne les unitÈs d'achat, unitÈs de stock et unitÈs de vente, et prÈcisez, si besoin est, les coefficients ‡ appliquer entre chaque unitÈ. Le X signifie contient. Exemple
Vous achetez des tuiles conditionnÈes en palettes, qui contiennent chacune 50 cartons. Vous gÈrez le nombre
de cartons dans votre dÈpÙt. Chaque carton contient 250 tuiles, que vous vendez ‡ l'unitÈ. Vous saisissez alors
:
Les groupes
Le groupe permet de classifier líÈlÈment lors des certaines impressions. Vous pouvez sÈlectionner deux groupes par ÈlÈments, en vous aidant de l'icÙne pour accÈder ‡ la liste des groupes existants. Autres
Au dessous des groupes, vous disposez de la zone Code Barre. Les modËles d'Ètiquettes ÈlÈments proposÈs
dans le menu Impressions - ElÈments - Etiquettes, reprendront le code indiquÈ ici. Astuce
Vous pourrez scanner l'Ètiquette code barres pour insÈrer l'article dans votre document de vente
Si votre ÈlÈment est issu d'une bibliothËque externe ou d'un tarif fournisseur, le code de la bibliothËque
d'origne, ainsi que son nom est indiquÈ ici. Si vous souhaitez indiquer un Fournisseur par dÈfaut sans tenir compte des informations tarifaires du
fournisseur (onglet Fourn de la fiche ÈlÈment), vous pouvez l'indiquer ici. C'est aussi cette zone qui sera
renseignÈe lorsque vous rÈaliserez un import d'ÈlÈment avec un fournisseur associÈ. Cette zone est accessible
pour les ÈlÈments de type fourniture, matÈriel, Main d'oeuvre et divers. Si vous souhaitez mettre l'ÈlÈment en sommeil car il n'est plus utilisÈ, vous devez sÈlectionner la case ‡
cocher "ElÈment en sommeil". Garantie
EBP B‚timent Aide
112
Vous disposez Ègalement des champs suivants : Type de garantie
SÈlectionnez, ‡ l'aide de la liste dÈ-roulante, le type de garantie auquel cet ÈlÈment est soumis DurÈe de garantie
Elle s'affiche en fonction du type de garantie sÈlectionnÈe. Vous pouvez la modifier si nÈcessaire.
Manuel de rÈfÈrence
113
L'onglet Tarif
C'est dans cette partie que vous pouvez dÈfinir le prix de vos ÈlÈments de type fourniture, main-d'oeuvre, matÈriel ou divers. L'Ècran se prÈsente comme un tableau divisÈ en trois parties : Total, DÈtail matÈriau et dÈtail main-d'oeuvre. Dans chaque partie, vous avez une premiËre colonne avec les montants en Euros, et une deuxiËme colonne
avec les contreparties Francs. Vous pouvez saisir vos montant en francs ou en euros. Les lignes DÈboursÈ sec, Frais gÈnÈraux, Prix de revient, BÈnÈfice, et Prix de vente HT concernent toutes
les parties. Remarque
Pour les ÈlÈments de type ouvrages, l'onglet tarif ouvrage se prÈsente diffÈremment.
Partie total
Elle est accessible pour tous les ÈlÈments de type fourniture, main d'oeuvre, matÈriel et divers. Les montants
sont calculÈs automatiquement si vous saisissez au prÈalable dans les parties DÈtail matÈriau ou DÈtail main- d'oeuvre. Remarque
Si vous ne souhaitez pas dÈtailler le tarif de votre ÈlÈment, vous pouvez saisir directement vos montants dans
la partie total. Total du dÈboursÈ sec
C'est le rÈsultat du calcul du dÈboursÈ sec de la partie DÈtail MatÈriau + (le dÈboursÈ sec de la partie
Main díoeuvre multipliÈ par le temps de pose). Frais gÈnÈraux C'est le pourcentage moyen des frais gÈnÈraux de la partie matÈriau et la partie main d'oeuvre. Prix de revient
Il est Ègal au prix de revient de la partie dÈtail matÈriau + prix de revient de la main d'oeuvre unitaire
multipliÈ par le temps de pose. BÈnÈfice
C'est le pourcentage moyen de bÈnÈfice de la partie matÈriau et main d'oeuvre. Prix de vente HT
C'est le total du prix de vente HT du matÈriau + le prix de vente HT de la main d'oeuvre multipliÈ par
le temps de pose. Marge nette HT
Elle correspond au prix de vente HT - Prix de revient. Marge nette %
Elle correspond au rapport entre (la marge nette HT multipliÈe par 100) et le prix de vente HT. Taux de TVA
Le pourcentage de TVA dÈfini par dÈfaut dans les options apparaÓt. Vous pouvez le modifier si
nÈcessaire, en cliquant sur la petite flËche. Prix de vente TTC
C'est le rÈsultat du prix de vente HT multipliÈ par le taux de TVA. C'est le prix auquel sera vendu votre
ÈlÈment. Remarque
Tous les montants calculÈs peuvent Ítre modifiÈs. Eco-contribution
SÈlectionnez le code du barËme que vous souhaitez appliquer ‡ l'ÈlÈment. Suite ‡ la sÈlection de ce
code, le prix unitaire TTC et le libellÈ du barËme sont automatiquement affichÈs. Ils ne sont pas
modifiables. Si le barËme, que vous souhaitez, n'existe pas dans la liste des barËmes, vous pouvez le crÈer.
EBP B‚timent Aide
114
Lors de l'appel de l'ÈlÈment dans un document de vente, le barËme sera automatiquement repris dans le
document. Remarque
Les informations de l'Èco-contribution sont accessible uniquement pour les ÈlÈments de type Fourniture, MatÈriel et Divers.
DÈtail matÈriau
Cette partie s'affiche pour les ÈlÈments de type fourniture, matÈriel et divers. Saisissez le dÈboursÈ sec (=prix d'achat) de votre ÈlÈment. Le prix de revient et le prix HT sont calculÈs automatiquement en fonction des pourcentages de frais gÈnÈraux et bÈnÈfices. Vous pouvez nÈanmoins les modifier si vous le souhaitez. Les contreparties (Francs ou Euros) sont calculÈes automatiquement.
DÈtail Main d'oeuvre
Cette partie s'affiche pour les ÈlÈments de type fourniture, matÈriel et divers, auxquels on peut inclure de la
main-d'oeuvre (= fourniture vendue pose comprise). Pour renseigner cette partie, vous pouvez sÈlectionner un ÈlÈment de type Main díoeuvre dans la zone Code
MO, soit saisir manuellement un montant dans la zone dÈboursÈ sec (= co˚t horaire de la MO). Dans la zone Temps de pose, saisissez le temps nÈcessaire ‡ la pose de votre ÈlÈment : Le prix HT unitaire de
la main-d'oeuvre sera multipliÈ par ce coefficient pour calculer le prix HT de la partie TOTAL.
L'onglet tarif ouvrage
Le tarif díun ouvrage dÈpend des composantes intÈgrÈes dans líonglet Composition. L'onglet tarif est donc le rÈsultat calculÈ d'aprËs les composantes d'ouvrages, en fonction du mode de calcul
sÈlectionnÈ dans les options du dossier. Si le mode de calcul choisi est dÈboursÈ total, vous pouvez Èventuellement modifier les pourcentages de frais
gÈnÈraux et bÈnÈfices. Vous avez par ailleurs, la possibilitÈ d'imposer un prix pour la vente de votre ouvrage. Il s'agit du prix de vente
marchÈ. Lorsque vous insÈrerez l'ouvrage dans votre document, vous pourrez au choix, appeler le prix calculÈ
ou le PV MarchÈ.
Manuel de rÈfÈrence
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L'onglet Tarifs / Promotions
Cet onglet permet de saisir les Tarifs exceptionnels et de visualiser les promotions ÈlÈments. Attention
Pour les ÈlÈments de type Texte, il n'est pas possible de renseigner cet onglet. Gestion des tarifs/promotions
Pour gÈrer les tarifs/promotions, vous disposez de trois icÙnes : pour insÈrer une nouvelle ligne, pour ajouter une ligne en fin de grille, pour supprimer une ligne. Remarque
L'ordre des tarifs n'indique pas l'ordre de prioritÈ tarifs pris en compte dans les documents.
Vous pourrez supprimer uniquement les lignes dÈfinies dans cet onglet. Renseignements d'une ligne de tarifs /promotions
Sur chaque ligne, l'utilisateur a la possibilitÈ de dÈfinir un tarif ÈlÈment particulier pour un client prÈcis ou pour une famille prÈcise de clients. Remarque
Lors de la rÈalisation d'un tarif, si vous renseignez plusieurs critËres sur une ligne de tarif, cette ligne sera pris
en prioritÈ dans le calcul de la remise / promotion dans le document de vente. La quantitÈ minimum est la quantitÈ ‡ partir de laquelle sera appliquÈ le prix ou la remise . Elle est
facultative. Les dates de dÈbut et de fin ne sont pas saisissables, ni modifiables, car elles sont dÈfinies uniquement au
niveau des promotions. Enfin, il faut dÈfinir le tarif exceptionnel (prix de vente) ou le % de remise. Pour valider le tarif, il faut au minimum renseigner le prix ou le % de remise. Remarque
Si une famille de clients est saisie, le code client ne pourra pas Ítre saisi (et inversement). Si un prix de vente est indiquÈ sur la ligne, il ne sera pas possible de saisir de % remise (et inversement). Le prix de vente n'est saisissable uniquement avec le code client. Astuces
La colonne "Remise/prix issu d'une ..." permet de visualiser l'origine du tarif ou de la promotion ("famille", "promotion" ou "rien"). La donnÈe "famille" correspond ‡ la famille de la fiche sur laquelle vous Ítes.
EBP B‚timent Aide
116
La donnÈe "Promotion" correspond ‡ une ligne rÈalisÈe dans la fiche promotion. La donnÈe "rien" correspond ‡ une ligne crÈÈe dans la fiche ÈlÈment. Pour avoir un exemple d'application de tarifs/promotions dans les documents, cliquez ici. Attention
Pour supprimer une ligne de tarif provenant d'une famille, vous devez aller sur la famille ÈlÈments. Pour supprimer une ligne de promotion, vous devez aller sur la fiche promotion.
Manuel de rÈfÈrence
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L'onglet Stock
L'onglet Stock concerne les ÈlÈments de type fourniture et divers. Pour tous les ÈlÈments pour lesquels vous souhaitez suivre les quantitÈs en stock, activez líoption Suivi de
stock. Ce choix peut Ítre dÈterminÈ dans la famille de líÈlÈment. La valeur du stock se calcule en fonction du Prix Unitaire Moyen PondÈrÈ (PUMP). Vous pouvez alors consulter : Le Stock rÈel
Cíest la quantitÈ de líÈlÈment physiquement en stock. Les Commandes clients
C'est les quantitÈ totales commandÈes par les clients Les Commandes fournisseurs
C'est les quantitÈs totales commandÈes auprËs des fournisseurs Le Stock virtuel
Il est Ègal au stock rÈel &endash; les commandes clients + les commandes fournisseurs. Le PUMP
Il est Ègal au total des entrÈes ou achats de stocks divisÈ par les quantitÈs en stock. La Valeur du stock
Elle est Ègale au stock rÈel multipliÈ par le PUMP. Stock mini
C'est la quantitÈ minimum que vous souhaitez avoir un stock aprËs un rÈapprovisionnement. Le Stock díalerte
C'est le seuil au dessous duquel vous souhaitez que le rÈapprovisionnement automatique de stock se
dÈclenche.
Si vous avez crÈÈ plusieurs dÈpÙts de stock, ceux-ci apparaissent automatiquement dans le tableau, et vous
pouvez ainsi consulter le stock dÈpÙt par dÈpÙt. Vous pouvez Ègalement prÈciser, dans la derniËre colonne du tableau, la localisation (ou emplacement) de
votre ÈlÈment. Placez-vous sur la ligne souhaitÈe, cliquez dans la colonne Localisations et utilisez l'icÙne
pour la sÈlectionner. Astuce
Vous pourrez demander ‡ regrouper automatiquement vos ÈlÈments par localisations pour la saisie de
l'inventaire.
EBP B‚timent Aide
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L'onglet compte
Dans cet onglet, sont indiquÈs par dÈfaut les comptes de vente par taux de TVA paramÈtrÈs dans les options du
dossier ou dans la famille de l'ÈlÈment (si vous les avez rÈcupÈrÈs en sÈlectionnant la famille d'ÈlÈment). Vous pouvez les modifier si vous le souhaitez.
Manuel de rÈfÈrence
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L'onglet composition
Líonglet Composition permet díintÈgrer les ÈlÈments constituant líouvrage. Vous disposez de quatre icÙnes, qui servent respectivement ‡ : ajouter une nouvelle ligne dans la grille des composants, insÈrer une ligne, supprimer une ligne, recalculer l'ouvrage. (en cas de mise ‡ jour du tarif d'un composant)
La grille de composition affiche soit le prix de vente HT, soit le dÈboursÈ sec en fonction du mode de calcul du
prix de líouvrage choisi dans les options. Pour ajouter un ÈlÈment, ajoutez une ligne et cliquez dans la zone Code ÈlÈment, saisissez le code de
líÈlÈment ou cliquez sur líicÙne pour le choisir dans la liste des ÈlÈments. Remarque
Vous pouvez ajouter tous les types díÈlÈments que vous souhaitez, y compris un autre ouvrage (qui lui-mÍme
peut Ítre composÈ d'un autre ouvrage...). Il n'y a pas de limite d'imbrication.
Vous ne pouvez pas saisir le mÍme ÈlÈment 2 fois sous la mÍme racine. Par dÈfaut, la quantitÈ apparaÓt ‡ 1. Vous pouvez la modifier si vous avez besoin de plus de quantitÈs
d'ÈlÈments pour rÈaliser l'ouvrage. Remarque
Pour chaque composant, vous avez ‡ votre disposition les informations concernant l'Èco-contribution associÈe. Cette Èco-contribution sera automatiquement reprise dans les lignes des documents avec pour l'ouvrage le
montant total que cela reprÈsente.
EBP B‚timent Aide
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L'onglet mÈtrÈ
Líonglet MÈtrÈ permet de rattacher un mÈtrÈ ‡ líÈlÈment courant ou ‡ chacune des composantes díun ouvrage. Les icÙnes servent ‡ : insÈrer une nouvelle ligne
Ajouter une ligne en fin de grille
supprimer une ligne
Recalculer les mÈtrÈs Appeler líassistant de formule de calcul Appeler un mÈtrÈ-type. L'ÈlÈment courant ou les composantes de líouvrage sont automatiquement reprises dans la colonne code
ÈlÈment. Pour rattacher un mÈtrÈ ‡ l'ÈlÈment, cliquez dans la colonne MÈtrÈ, en face de l'ÈlÈment souhaitÈ. Vous pouvez
insÈrer autant de lignes que vous souhaitez, et au choix : Saisir un commentaire en utilisant ' en dÈbut et fin de commentaire. Ex : 'Calcul de la surface' Faire appel ‡ l'assistant de calcul du mÈtrÈ
Faire appel ‡ des mÈtrÈs type
Saisir directement la ligne de calcul souhaitÈe. La colonne quantitÈ rÈcupËre automatiquement le total de la colonne TOTAL de chaque ligne du mÈtrÈ. Pour un
ouvrage, la quantitÈ calculÈe est automatiquement reportÈe dans l'onglet composition.
Manuel de rÈfÈrence
121
L'onglet rÈfÈrences associÈes
L'onglet RÈfÈrences associÈes est accessible pour les ÈlÈments de type fourniture, main-d'oeuvre, matÈriel
et divers. Les rÈfÈrences associÈes seront automatiquement intÈgrÈes dans le document de vente quand vous ferez appel
‡ votre ÈlÈment de base. Exemple
Vous crÈez un Èvier, et vous souhaitez le vendre avec tout le nÈcessaire. L'ÈlÈment est l'Èvier et les rÈfÈrences
associÈes peuvent Ítre la robinetterie, le siphon, etc.. Remarque
Les rÈfÈrences associÈes seront facturÈes au client en plus du prix de l'ÈlÈment de base
Pour insÈrer les rÈfÈrences associÈes, vous disposez de trois icÙnes : pour insÈrer une nouvelle ligne, pour ajouter une ligne en fin de grille, pour supprimer une ligne.
EBP B‚timent Aide
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L'onglet Fourn. L'onglet Fournisseur est accessible pour les ÈlÈments de type fourniture, matÈriel et divers. Vous pouvez dÈfinir jusqu'‡ 10 fournisseurs pour un ÈlÈment. Saisie d'un ou plusieurs fournisseurs
Remplissez le tableau, en commenÁant par cliquer dans la premiËre ligne de la colonne Fournisseur. SÈlectionnez le premier fournisseur ‡ l'aide de l'icÙne . Vous pouvez ensuite remplir les informations liÈes ‡ celui-ci, comme la rÈfÈrence de l'ÈlÈment chez le
fournisseur, le prix public, la remise, le prix net, le multiple de rÈappro, la quantitÈ minimum etc.. Remarque
Le dÈlai de livraison affichÈ correspond ‡ celui indiquÈ dans la fiche fournisseur. Vous pouvez le modifier si
besoin est. Le dÈlai initial sera alors toujours affichÈ, mais entre parenthËses, par exemple 3(5). Ajoutez de la mÍme faÁon d'autres fournisseurs sur les lignes suivantes, puis cochez le fournisseur correspondant au tarif par dÈfaut. Remarque
Le prix net HT du fournisseur dÈfini en tant que tarif par dÈfaut est automatiquement reportÈ dans la zone
DÈboursÈ sec de l'onglet Tarif de l'ÈlÈment, et divisÈ par l'unitÈ d'achat et de stock indiquÈe dans l'onglet
complÈment de la fiche ÈlÈment. Saisissez, le cas ÈchÈant, les frais liÈs ‡ la commande, qui seront imputÈs sur le co˚t de revient.
Manuel de rÈfÈrence
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L'onglet image
Vous pouvez insÈrer une image de votre ÈlÈment, qui sera automatiquement reprise sur vos impressions de
documents (liste des ÈlÈments, fiche ÈlÈment ou devis) avec images. Pour insÈrer une image, vous avez accËs ‡ deux fonctions : Ajouter/ Modifier Ouvre une fenÍtre pour la gestion de l'image. Utilisez l'icÙne pour rechercher le fichier qui contient votre image. Les principaux formats acceptÈs sont : JPG, JPEG, TIF, et BMP. Votre image apparaÓt. Le fichier est recopiÈ sur votre disque dur, dans le rÈpertoire indiquÈ dans la
partie rÈpertoire des options. Si votre image a une taille supÈrieure ‡ celle de la fenÍtre proposÈe, un message apparaÓtra pour vous
demander si vous souhaitez la re-dimensionner. De mÍme, si vous chargez une image BMP, il se peut
que la taille du fichier soit importante. Dans ce cas, le logiciel vous propose de la convertir automatiquement au format JPG. Vous disposez Ègalement d"une barre d'outils pour zoomer, re-dimensionner ou effectuer des
traitements sur l'image. Supprimer Permet de supprimer l'image affichÈe. Vous pourrez alors en insÈrer une autre ‡ l'aide de l'icÙne
Ajouter / Modifier.
EBP B‚timent Aide
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Onglet notes
Cet onglet contient une zone de saisie libre, o˘ vous pouvez saisir des notes ou renseignements
complÈmentaires sur votre ÈlÈment. La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique. Remarque
Les notes pourront Ítre imprimÈes sur la fiche individuelle de l'ÈlÈment.
Manuel de rÈfÈrence
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Elements bib externes
Liste des ÈlÈments (BibliothËques ou Tarifs externes)
La liste des ÈlÈments de votre bibliothËque a les mÍmes propriÈtÈs, possibilitÈs de recherche, de tris et filtres
que les autres listes, (se rÈfÈrer ‡ la gestion des listes). Astuce
Si votre bibliothËque externe contient plusieurs corps d'Ètat ou familles, vous pouvez crÈer des filtres par corps
d'Ètat ou familles, afin de faciliter la recherche d'ÈlÈments. La liste prÈsente des caractÈristiques supplÈmentaires : Elle peut comporter (en fonction de la bibliothËque) des Chapitres ou Sommaires, dans lesquels sont
intÈgrÈs des ouvrages ou fournitures. Afin que vous puissiez facilement les distinguer, des couleurs
diffÈrentes apparaissent sur les lignes de type Chapitres et Sommaires.
Les catÈgories sont automatiquement crÈÈes lors de l'import de votre bibliothËque. Vous pouvez les
afficher dans votre liste. La liste comporte un bouton supplÈmentaire: le bouton Biblio -> Interne. Le bouton Biblio -> Interne Ce bouton permet de transfÈrer un ÈlÈment de la bibliothËque externe vers votre propre bibliothËque. SÈlectionnez dans la liste, un ou plusieurs ÈlÈments de la bibliothËque ‡ transfÈrer, et cliquez sur le bouton
Biblio -> interne. Une fois le traitement terminÈ, une fenÍtre d'information s'ouvre et vous indique les codes
ÈlÈments crÈÈs dans votre bibliothËque interne. Remarque
Si vous avez choisi la numÈrotation automatique des ÈlÈments, dans les Options de numÈrotation, les codes
ÈlÈments crÈÈs suivent ceux de votre bibliothËque interne. Le code et le nom de la bibliothËque d'origine seront
indiquÈs dans l'onglet ComplÈment de la fiche ÈlÈment. Si vous n'avez pas activÈ la numÈrotation automatique des ÈlÈments, les ÈlÈments transfÈrÈs de votre
bibliothËque externe vers votre bibliothËque interne garderont leur code d'origine. Astuce
Une fois transfÈrÈs dans votre bibliothËque interne, vous pourrez modifier, ou recoder les ÈlÈments comme
vous le souhaitez.
EBP B‚timent Aide
126
Fiche ADP
L'onglet GÈnÈral
L'onglet GÈnÈral affiche les principales caractÈristiques de l'ouvrage sÈlectionnÈ : le descriptif complet de
l'ouvrage, son unitÈ de vente, son type d'ouvrage, sa famille et le dÈtail des prix. DÈboursÈ Total
Affiche le total des dÈboursÈs fourniture et main-d'oeuvre (fabrication ou pose) de l'ouvrage. Prix de vente HT de l'ouvrage
Affiche le prix global de l'ouvrage, rÈsultat du total des prix de vente de la fourniture, du temps de
pose ou de la fabrication. DÈtail Fourniture
Affiche le dÈboursÈ total des fournitures, les coefficients de frais gÈnÈraux et bÈnÈfices saisis lors de
l'importation de la bibliothËque, pour calculer le prix de revient et le prix de vente. Les montants sont affichÈs en Euros et en contre-valeur, si vous avez cochÈ l'option Afficher les contre- valeurs dans les options du dossier, avant importation de votre bibliothËque. Remarque
Si vous modifiez les tarifs ou coefficients de votre bibliothËque les valeurs initiales de celles-ci seront
conservÈes dans les champs de la colonne Valeurs d'origine
DÈtail pose
Affiche le dÈtail du calcul du temps de pose de l'ouvrage : Le taux horaire, le temps de pose, et le dÈboursÈ
donnÈ par l'Annuel des Prix, et les prix de revient et prix de vente calculÈs en fonction des coefficients de
main d'oeuvre que vous avez saisis lors de l'importation de la bibliothËque. DÈtail Fabrication
Affiche le dÈtail du calcul du temps de fabrication de l'ouvrage : Le taux horaire, le temps de pose, et le
dÈboursÈ donnÈ par l'Annuel des Prix, et les prix de revient et prix de vente calculÈs en fonction des
coefficients de main d'oeuvre que vous avez saisis lors de l'importation de la bibliothËque.
Manuel de rÈfÈrence
127
L'onglet DÈtail
L'onglet DÈtail se divise en deux parties : une partie Composition et une partie DÈtail. La partie Composition
Affiche la liste des matÈriaux qui composent l'ouvrage, avec leur DÈboursÈ et quantitÈ. La partie DÈtail
Pour chaque matÈriau sÈlectionnÈ dans la partie Composition, on affiche l'unitÈ de vente, le conditionnement,
le type et la famille qui lui correspond.
EBP B‚timent Aide
128
Fiche B‚tiprix
Onglet GÈnÈral
L'onglet GÈnÈral affiche les principales caractÈristiques de l'ouvrage sÈlectionnÈ : le descriptif complet de
l'ouvrage, ainsi que le tarif ouvrage, tarif Main-d'oeuvre et divers. Tarif Ouvrage
Affiche le calcul global du tarif de l'ouvrage, avec le dÈboursÈ sec total, les coefficients de frais gÈnÈraux pour calculer le prix de revient et le coefficient de bÈnÈfice pour calculer le prix de vente. Les montants sont affichÈs en Euros et en contre-valeur, si vous avez cochÈ l'option Afficher les contre- valeurs dans les options du dossier, avant importation de votre bibliothËque. Tarif Main-d'oeuvre
Affiche le dÈtail du calcul de la main-d'oeuvre dans l'ouvrage : Le dÈboursÈ (prix d'achat), le prix de vente, la
quantitÈ, le dÈboursÈ total (multipliÈ par la quantitÈ de main-d'oeuvre) et le prix de vente total (multipliÈ par la
quantitÈ de main-d'oeuvre)
Remarque
Si vous modifiez les tarifs ou coefficients de votre bibliothËque (dans la partie Tarif ouvrage ou Tarif main- d'oeuvre), les valeurs initiales de celles-ci seront conservÈes dans les champs de la colonne Valeurs d'origine
Divers
Affiche l'unitÈ de vente de l'ouvrage, et le type de l'ouvrage (simple ou composÈ d'autres ouvrages).
Manuel de rÈfÈrence
129
Onglet DÈtail
L'onglet DÈtail se divise en trois parties principales : l'entÍte, la composition et le dÈtail
La partie EntÍte
Les ouvrages de la bibliothËque Batiprix sont classÈs par Corps d'Ètats, chapitres et famille. Cette arborescence
s'affiche dans la colonne Groupe, et les libellÈs correspondants sont affichÈs dans la colonne libellÈ
Exemple
L'ouvrage 01020300003, Implantation de b‚timent 4 axes... appartient au corps d'Ètat MaÁonnerie, dans le
chapitre Installation de chantier dispositifs d'exÈcution, et la famille Implantation. La partie Composition
Affiche la liste des matÈriaux qui composent l'ouvrage, avec leur Prix de vente, Prix de vente en contre-valeur (si cochÈ dans les options), et la quantitÈ. La partie DÈtail
Pour chaque matÈriau sÈlectionnÈ dans la partie Composition, on a le groupe, la section et chapitre auquel il
appartient, son unitÈ de vente et le mot-clÈ.
EBP B‚timent Aide
130
Fiche Gible/Capeb
Onglet GÈnÈral
L'onglet GÈnÈral affiche les principales caractÈristiques de l'ouvrage sÈlectionnÈ : le descriptif complet de
l'ouvrage, ainsi que le tarif ouvrage, tarif Main-d'oeuvre et divers. Tarif Ouvrage
Affiche le calcul global du tarif de l'ouvrage, avec le dÈboursÈ sec total, les coefficients de frais gÈnÈraux pour calculer le prix de revient et le coefficient de bÈnÈfice pour calculer le prix de vente. Les montants sont affichÈs en Euros et en contre-valeur, si vous avez cochÈ l'option Afficher les contre- valeurs dans les options du dossier, avant importation de votre bibliothËque. Tarif Main-d'oeuvre
Affiche le dÈtail du calcul de la main-d'oeuvre dans l'ouvrage : Le dÈboursÈ (prix d'achat), le prix de vente, la
quantitÈ, le dÈboursÈ total (multipliÈ par la quantitÈ de main-d'oeuvre) et le prix de vente total (multipliÈ par la
quantitÈ de main-d'oeuvre)
Remarque
Si vous modifiez les tarifs ou coefficients de votre bibliothËque (dans la partie Tarif ouvrage ou Tarif main- d'oeuvre), les valeurs initiales de celles-ci seront conservÈes dans les champs de la colonne Valeurs d'origine
Divers
Affiche l'unitÈ de vente de l'ouvrage, et le type de l'ouvrage (simple ou composÈ d'autres ouvrages).
Manuel de rÈfÈrence
131
Onglet DÈtail
L'onglet DÈtail se divise en trois parties principales : l'entÍte, la composition et le dÈtail
La partie EntÍte
Les ouvrages de la bibliothËque Gible sont classÈs par Corps d'Ètats, familles et sous-familles. Cette
arborescence s'affiche dans la colonne Groupe, et les libellÈs correspondants sont affichÈs dans la colonne
libellÈ
Exemple
L'ouvrage F0415050005, Grillage avertisseur rouge 0.4... appartient au corps d'Ètat ELECTRICITE, dans la
famille TRANCHE - PERCEMENT - SAIGNE, et la sous-famille Grillage Avertisseur. La partie Composition
Affiche la liste des matÈriaux qui composent l'ouvrage, avec leur code libellÈ, quantitÈ,Prix de vente, Prix de
vente en contre-valeur (si cochÈ dans les options), unitÈ de vente, famille, sous-famille, fournisseur et rÈfÈrence fournisseur.
EBP B‚timent Aide
132
Artiprix
Les tarifs Artiprix sont composÈs des champs suivants : RÈfÈrence
RÈfÈrence de l'ouvrage
UnitÈ
UnitÈ de l'ouvrage
Base
Nom de la base
Chapitre
Nom de la catÈgorie
Sous-chapitre
Nom de la sous catÈgorie
DÈsignation
Description de l'ouvrage
GÈnÈral
Cet onglet rÈfÈrence le montant total des ÈlÈments qui composent l'ouvrage, les frais gÈnÈraux et taux de
marge appliquÈs ‡ l'ouvrage ainsi que la TVA. On obtient ainsi le prix de vente TTC de l'ouvrage. DÈtail
Cet onglet contient le dÈtail des prix des ÈlÈments composants l'ouvrage. Ces ÈlÈments peuvent Ítre une main
d'oeuvre, des matÈriaux (fournitures) ou divers ÈlÈments. Notes Cet onglet contient une zone de saisie libre, o˘ vous pouvez saisir des notes ou renseignements
complÈmentaires sur votre client. La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique.
Manuel de rÈfÈrence
133
Fiche Canal Pro / RÈseau Pro
La fiche Canal Pro / RÈseau Pro affiche les donnÈes suivantes : Le code
RÈfÈrence de l'article
Le libellÈ
LibellÈ de l'article
L'unitÈ de facturation
UnitÈ de tarification
Conditions particuliËres
Remise supplÈmentaire accordÈe sur l'article
RÈfÈrence fabricant
Code de l'article chez le fabricant Prix public HT
Prix de vente HT
Remise professionnelle
Remise professionnelle qui vous a ÈtÈ accordÈe
Prix net HT
Prix achat HT
Remarque
Tous les champs affichÈs correspondent aux donnÈes fournies dans le fichier gÈnÈrÈ par l'exportation de
donnÈes depuis votre logiciel Tarif RÈseau Pro Partner, ou Canal Pro. Ils ne peuvent Ítre modifiÈs.
EBP B‚timent Aide
134
Fiche Catelec
La fiche Catelec affiche le code et le libellÈ de l'article et se divise en deux grandes parties : Article et Fabricant
Article Affiche Le type article, l'unitÈ de vente, le code TVA, la date de Maj (derniËre mise ‡ jour du tarif), le statut, le
libellÈ de la famille CATELEC
Fabricant
Affiche le code Catelec, les coordonnÈes complËtes du Fabricant, la quantitÈ fournisseur (nb
ÈlÈments/fournisseur), la famille, le code Lidic (pour l'ÈlectricitÈ), le Type, le Support, le code EAN 13 (pour codes barres) etc.... Remarque
Tous les champs affichÈs correspondent aux donnÈes fournies dans le fichier Catelec. Ils ne peuvent Ítre
modifiÈs.
Manuel de rÈfÈrence
135
Fiche Cedeo
Les fiches Dupont, Semangle, Clim+ et La Plateforme du B‚timent sont identiques ‡ celle de CÈdÈo. La fiche Cedeo affiche les onglets suivants : DÈtail et Prix Onglet DÈtail
L'onglet DÈtail affiche les donnÈes suivantes : Le code, le libellÈ nomenclature, la description, la marque,
l'unitÈ, la date de mise ‡ jour (du tarif), Le code famille, le code EAN13, le code CEDEO, et la rÈfÈrence de
l'article chez le Fabricant. Remarque
Tous les champs affichÈs correspondent aux donnÈes fournies dans le fichier Cedeo. Ils ne peuvent Ítre
modifiÈs. Onglet Tarif
L'onglet Tarif affiche les champs suivants : Prix Public HT
C'est le prix public de vente de l'article. Il est donnÈ par CEDEO. Prix Professionnel
C'est le prix d'achat de votre article, qui dÈpend des remises qui vous sont accordÈes. Attention
Lorsque vous intÈgrez votre tarif fournisseur tÈlÈchargÈ depuis le site CEDEO, le prix professionnel ne tient pas
compte des remises dont vous bÈnÈficiez. Vous devez les saisir dans EBP B‚timent 2004, par famille d'article
ou par article (cf ci-dessous) Prix net article
Saisissez le prix net d'achat que vous accorde CEDEO. Ce prix est reportÈ dans le prix professionnel et
la remise article, au dessous est alors recalculÈe. Article %
Saisissez la remise en % que vous accorde CEDEO. Cette remise se dÈduit du prix public HT de l'article
et calcule le prix professionnel dont vous bÈnÈficiez. Le prix net de l'article est aussi calculÈ. Famille %
Le pourcentage de remise de la famille est ‡ renseigner ‡ partir du menu DonnÈes - Divers - Famille
de remise sur tarif.
EBP B‚timent Aide
136
Fiche Covap
La fiche Covap affiche les donnÈes suivantes : Le code
RÈfÈrence de l'article
Le libellÈ
LibellÈ de l'article
RÈfÈrence produit
RÈfÈrence de l'article chez Covap
DÈsignation ComplÈmentaire
LibellÈ long de l'article
ActivitÈ
ActivitÈ concernÈe par l'article
L'unitÈ
Prix Net HT
Prix de vente HT
Remise
Remise qui vous a ÈtÈ accordÈe
Prix public HT
Prix HT
Remarque
Tous les champs affichÈs correspondent aux donnÈes fournies dans le fichier Covap. Ils ne peuvent Ítre
modifiÈs.
Manuel de rÈfÈrence
137
Fiche Legallais
La fiche Legallais affiche les donnÈes suivantes : Le code
RÈfÈrence de l'article
Le libellÈ
LibellÈ de l'article
Onglet DÈtail Prix public HT
Prix de vente HT. Prix remisÈ
Remise professionnelle qui vous a ÈtÈ accordÈe. Fournisseur Nom du fournisseur pour ce produit. UnitÈ
UnitÈ de vente de l'article. Page
Page du catalogue ou est prÈsent cet article. Remarque
Tous les champs affichÈs correspondent aux donnÈes fournies dans le fichier gÈnÈrÈ par l'exportation de
donnÈes depuis votre CD Rom Legallais. Ils ne peuvent Ítre modifiÈs.
EBP B‚timent Aide
138
Fiche Rexel / Coaxel
Information
Les bibliothËques Rexel et Coaxel remplacent les bibliothËques Windstar et Baselec
Les fiches Rexel ou Coaxel affichent la rÈfÈrence de l'ÈlÈment et son libellÈ ainsi que des informations
complÈmentaires : Le prix net HT en francs et en euros, correspondant au prix de vente
La famille ‡ laquelle appartient l'ÈlÈment La sous-famille
le groupe de vente
le nom du fournisseur Suite ‡ l'import du fichier Rexel au format "EBP BATIMENT V3 + DEEE", une zone eco-contribution est visible. Elle contient les informations suivantes : Code
Montant HT
LibellÈ
Remarque
Les eco-contributions associÈs aux articles sont automatiquement crÈÈs dans le fichier "BarËme eco- contribution".
Remarque
Tous les champs affichÈs correspondent aux donnÈes fournies dans le fichier Rexel ou Coaxel. Ils ne peuvent
Ítre modifiÈs.
Manuel de rÈfÈrence
139
Fiche Sofip
Les tarifs Sofip sont composÈs des champs suivants : Code de l'ÈlÈment
RÈfÈrence de l'ÈlÈment LibellÈ
dÈsignation de l'ÈlÈment
Infos Prix de vente 1
affiche le prix en euros et en francs du tarif par dÈfaut de l'ÈlÈment Prix de vente 2
affiche le prix en euros et en francs du tarif 2 de l'ÈlÈment appliquÈ pour la quantitÈ commandÈe
indiquÈe. Prix de vente 3
affiche le prix en euros et en francs du tarif 3 de l'ÈlÈment appliquÈ pour la quantitÈ commandÈe
indiquÈe. Prix de vente 4
affiche le prix en euros et en francs du tarif 4 de l'ÈlÈment appliquÈ pour la quantitÈ commandÈe
indiquÈe. Contenance
affiche la contenance de l'ÈlÈment. Conditionnement
Emballage de l'article exprimÈ en quantitÈ
Famille
Famille de l'ÈlÈment Sous famille
Sous-famille de l'ÈlÈment Code fournisseur Code du fournisseur de l'ÈlÈment
EBP B‚timent Aide
140
Fiche Tarifs gÈnÈriques
La fiche des Tarifs gÈnÈriques inclut un code, un libellÈ commercial de l'article et se divise en deux parties
essentielles : Article et Divers
Article Dans cette partie, vous retrouvez le libellÈ technique, le dÈboursÈ (=prix d'achat) et le prix de vente de votre
article. Divers Permet d'afficher le nom du fournisseur, la famille, la date de derniËre mise ‡ jour du tarif, et la rÈfÈrence de
l'article chez le fournisseur. Remarque
La fiche tarif gÈnÈrique contient des champs fixes, qui ne varient pas en fonction du tarif importÈ. Seuls les
champs existants dans votre fichier et correspondants ‡ ceux de la fiche Tarif gÈnÈriques sont renseignÈs. Si un
champ essentiel de votre fichier tarif n'apparaÓt pas, contactez notre service technique pour voir si nous
pouvons Èventuellement l'ajouter.
Manuel de rÈfÈrence
141
Les Familles ÈlÈments
La fiche famille se compose des parties suivantes : L'entÍte
Le haut de la fiche permet de dÈfinir le code, le libellÈ et le suivi de stock. Remplissez le nom et le libellÈ de votre famille et cochez la zone Suivi de stock si vous souhaitez que cette
famille d'ÈlÈment soit gÈrÈe en stock. L'onglet Taux
Les taux indiquÈs par dÈfaut sont ceux qui correspondent ‡ ce que vous avez saisi dans la partie
Taux/dÈcimales des options (menu Outils). Vous pouvez les modifier si vous le souhaitez. L'onglet Comptes
Vous pouvez dÈfinir vos comptes de vente par type d'ÈlÈment et par taux de TVA, pour une famille. Les
comptes affichÈs par dÈfaut sont ceux qui ont ÈtÈ saisis dans la partie TVA des options (menu Outils). Vous
pouvez les modifier si nÈcessaire. Astuce
Les taux et comptes saisis dans la fiche famille d'ÈlÈments peuvent Ítre rÈcupÈrÈs dans la fiche ÈlÈment. Lorsque vous sÈlectionnerez la famille auquel il est rattachÈ, un message de confirmation apparaÓtra. L'onglet Tarifs et Promotions
Cet onglet permet de saisir les Tarifs exceptionnels et de visualiser les promotions des familles ÈlÈments. Gestion des tarifs/promotions
Pour gÈrer les tarifs/promotions, vous disposez de trois icÙnes : pour insÈrer une nouvelle ligne, pour ajouter une ligne en fin de grille, pour supprimer une ligne. Remarque
L'ordre des tarifs n'indique pas l'ordre de prioritÈ tarifs pris en compte dans les documents.
Vous pourrez supprimer uniquement les lignes dÈfinies dans cet onglet. Renseignements d'une ligne de tarifs /promotions
Sur chaque ligne, l'utilisateur a la possibilitÈ de dÈfinir un tarif famille ÈlÈment pour un client prÈcis ou
pour une famille prÈcise de clients. Remarque
Lors de la rÈalisation d'un tarif, si vous renseignez plusieurs critËres sur une ligne de tarif, cette ligne
sera pris en prioritÈ dans le calcul de la remise / promotion dans le document de vente.
EBP B‚timent Aide
142
La quantitÈ minimum et le prix de vente ne sont pas saisissables. Les dates de dÈbut et de fin ne sont pas saisissables, ni modifiables, car elles sont dÈfinies uniquement au niveau des promotions. Enfin, il faut dÈfinir le % de remise pour le client ou la famille de client sÈlectionnÈ. Il est obligatoire
pour valider le tarif. Remarque
Si une famille clients est saisie, le code client ne pourra pas Ítre saisi (et inversement).
Astuces
La colonne "Remise/prix issu d'une ..." permet de visualiser l'origine du tarif ou de la promotion
("promotion" ou "rien"). La donnÈe "Promotion" correspond ‡ une ligne rÈalisÈe dans la fiche promotion. La donnÈe "rien" correspond ‡ une ligne crÈÈe dans la fiche famille ÈlÈment. Pour avoir un exemple d'application de tarifs/promotions dans les documents, cliquez ici. Attention
Pour supprimer une ligne de promotion, vous devez aller sur la fiche promotion. Onglet Notes
Cet onglet contient une zone de saisie libre, o˘ vous pouvez saisir des notes ou renseignements
complÈmentaires sur famille ÈlÈments. La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique.
Cliquez sur le bouton Valider pour enregistrer votre famille d'ÈlÈments.
Manuel de rÈfÈrence
143
Grille de promotions
A partir du menu DonnÈes + Grille de promotions, vous avez la possibilitÈ de crÈer des grilles de
promotions. La grille de promotion est composÈe d'une entÍte et de 2 onglets. EntÍte de fiche
Une grille de promotion est dÈfinie par : un code
Ce code est incrÈmentÈ automatiquement. une description
Indiquez le nom de la promotion. une date de dÈbut
Cette date dÈfinie la dÈbut de la promotion. Elle n'est pas obligatoire. une date de fin
Cette date dÈfinie la fin de la promotion. Elle n'est pas obligatoire. Remarque
Vous devez saisir au minimum une date de dÈbut ou une date de fin.
Exemple
- Si vous saisissez une date de dÈbut et une date de fin, la promotion sera effective uniquement
entre ces pÈriodes, dates saisies incluses. - Si vous saisissez une date de dÈbut uniquement, la promotion sera effective ‡ partir de cette date
pour une durÈe indÈterminÈe. - Si vous saisissez une date de fin uniquement, la promotion sera effective pour toute la pÈriode qui
prÈcËde cette date de fin de promotion. une case ‡ cocher "Promotion terminÈe" Cette case ‡ cocher est ‡ sÈlectionner uniquement lorsque vous jugez que la promotion est finie. Astuce
Si vous souhaitez suspendre ou arrÍter la promotion avant la date de fin, vous pouvez cliquer sur la
case ‡ cocher "Promotion terminÈe". Onglet Tarifs / Promotions
Cet onglet permet de saisir les promotions sur ÈlÈments, famille ÈlÈments ou famille clients. Gestion des promotions
Pour gÈrer les promotions, vous disposez de trois icÙnes : pour insÈrer une nouvelle ligne, pour ajouter une ligne en fin de grille, pour supprimer une ligne. Remarque
L'ordre des promotions n'indique pas l'ordre de prioritÈ tarif pris en compte dans les documents.
EBP B‚timent Aide
144
Vous pourrez supprimer uniquement les lignes dÈfinies dans cet onglet. Renseignements d'une ligne de tarifs /promotions
Sur chaque ligne, l'utilisateur a la possibilitÈ de dÈfinir une promotion pour un ÈlÈment particulier, pour une famille ÈlÈments ou pour une famille clients. Remarque
Lors de la rÈalisation d'une promotion, si vous renseignez plusieurs critËres sur une ligne de promotion, cette ligne sera prise en prioritÈ dans le calcul de la remise / promotion dans le document de vente.
Si une famille d'ÈlÈments est saisie, le code ÈlÈment ne pourra pas Ítre saisi (et inversement).
Il n'est pas possible d'affecter un ÈlÈment de type texte dans une promotion. La quantitÈ minimum est la quantitÈ ‡ partir de laquelle sera appliquÈ la remise. Elle est facultative. Enfin, il faut dÈfinir le % de remise. Pour valider le tarif, il faut au minimum renseigner le % de
remise. Astuce
Si une promotion est renseignÈe avec uniquement un % de remise, cette remise s'appliquera sur tous
les ÈlÈments, tous clients confondus pour la pÈriode de promotion. Pour rÈaliser un promotion d'offre d'un article (article gratuit), vous devez mettre le % de remise ‡ 100
%. Pour avoir un exemple d'application de tarifs/promotions dans les documents, cliquez ici. Onglet Notes
Cet onglet contient une zone de saisie libre, o˘ vous pouvez saisir des notes ou renseignements
complÈmentaires sur votre promotion. La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique. Remarque
Les notes pourront Ítre imprimÈes sur la fiche individuelle de la fiche Promotion. Autres
Lors de la duplication (bouton ) d'une fiche Promotion, toutes les donnÈes sont reprises ‡
l'exception des ÈlÈments suivants : Date de dÈbut, Date de fin, case ‡ cocher "Promotion terminÈe".
Manuel de rÈfÈrence
145
Les dÈpÙts
Vous pouvez modifier le libellÈ du dÈpÙt crÈÈ par dÈfaut, et cliquer sur Valider.
La fiche dÈpÙt se compose de deux zones ‡ remplir : le code dÈpÙt et le libellÈ dÈpÙt. Vous n' Ítes pas limitÈs
en nombre de dÈpÙts et pouvez gÈrer ainsi le dÈpÙt de votre magasin, votre camionnette, annexe etc...
EBP B‚timent Aide
146
Clients
PrÈsentation fiche
La fiche client est dÈfinie par trois champs principaux : le code client (gÈnÈrÈ automatiquement ou non, en
fonction de ce qui a ÈtÈ dÈfini dans les options de numÈrotation), le nom ou la raison sociale du client, sa
civilitÈ, et sa famille. La fiche se prÈsente ensuite sous forme d'onglets, ‡ remplir avec soin : L'onglet CoordonnÈes
Permet de saisir les adresses de facturation et livraison. Attention
Les champs code postal, ville, code pays et pays de l'adresse de facturation sont obligatoires pour
líenregistrement díun client ou d'un prospect. L'onglet Gestion
Permet de saisir toutes les coordonnÈes bancaires et visualiser la situation financiËre du client. L'onglet Tarifs / Promotions
Permet de saisir les Tarifs exceptionnels et de visualiser les promotions client. L'onglet Documents
Permet de visualiser la liste des derniers documents facturÈs. L'onglet Divers
Renseignements divers. L'onglet Contact
Permet de renseigner les contacts liÈs au client. L'onglet Notes
Zone libre pour la saisie de notes. Les raccourcis disponibles dans la barre de Navigation, permettent de crÈer rapidement un nouveau devis, une
nouvelle facture, un nouveau rËglement, d'imprimer une relance, de consulter l'historique, de consulter les
statistiques ou de saisir des actions .
Manuel de rÈfÈrence
147
Onglet coordonnÈes
Saisissez les coordonnÈes de facturation et livraison du client, ainsi que son n° de TVA et NAF. Attention
Les champs code postal, ville, code pays et pays de l'adresse de facturation sont obligatoires pour
líenregistrement díun client ou d'un prospect. Si les coordonnÈes livraison et facturation sont identiques, vous pouvez recopier le contenu de l'adresse de
facturation dans l'adresse de livraison, d'un simple clic de la souris, sur l'icÙne
Remarque
A la validation de la fiche, si le code postal, la ville et le pays ne sont pas renseignÈs, vous aurez un message
d'avertissement. Ce message se transformera en obligation de saisie lors de la rÈalisation d'un document.
Il vous est donc fortement conseiller de renseigner ces informations lors de la crÈation ou modification de la
fiche.
Remarque
Vous pouvez envoyer un mail directement depuis votre fiche client en saisissant son adresse e-mail dans le
champs correspondant et en cliquant sur l'icÙne .
EBP B‚timent Aide
148
Onglet gestion
Cette partie est importante car elle vous permet de paramÈtrer les informations financiËres et comptables
concernant votre client et de connaÓtre sa situation actuelle par rapport aux factures effectuÈes ou en cours. Mode de rËglement
SÈlectionnez ‡ l'aide de l'icÙne le mode de rËglement de votre client. Lorsque vous enregistrerez une facture, le montant, la date d'ÈchÈance, et le mode de paiement seront automatiquement calculÈs. Le
Cette zone correspond au jour de rËglement de votre client. Ne le renseigner que s'il est diffÈrent de
celui indiquÈ dans la fiche mode de rËglement sÈlectionnÈe ci-dessus. Remarque
Le jour de rËglement sera pris en compte pour le calcul de l'ÈchÈance dans le cas o˘ le mode de rËglement
sÈlectionnÈ contient un rËglement du type Fin de mois Le ou bien Net Le
Banque
Vous pouvez saisir jusqu'‡ 5 banques pour votre client. Cliquez sur les onglets banque1, banque2, banque 3, etc.. pour les enregistrer. Cochez la zone banque principale. ComptabilitÈ
Le compte comptable client peut s'afficher automatiquement en fonction de ce que vous avez
sÈlectionnÈ dans la partie ComptabilitÈ - Tiers des options. Choisissez le type de votre client. Attention
Les clients de type CEE ou EXPORT seront exonÈrÈs de TVA par dÈfaut dans tous les documents. Statut
Si vous cochez la zone Client bloquÈ, un message d'avertissement apparaÓtra lorsque vous
sÈlectionnerez le client dans vos documents de vente. Message
Suite ‡ la sÈlection du champ "Client bloquÈ", la zone "Message" est accessible. Elle vous permet de
saisir le message d'avertissement qui apparaÓtra lorsque vous sÈlectionnerez le client dans vos
documents de vente. Solde initial
Si votre client vous doit de l'argent, indiquez le montant dans cette zone. Le montant de l'encours sera
calculÈ en fonction du solde initial et des factures que vous saisirez pour ce client. Remarque
AprËs Èpuration, si vous avez supprimÈ des factures et rËglements, vous pouvez remettre ‡ jour le solde initial
de votre client. Encours
Saisissez le montant du plafond (encours maximum) accordÈ ‡ votre client. Au del‡ de cette limite, un
message d'avertissement apparaÓtra lorsque vous facturerez le client. L'encours Actuel s'affiche, ainsi que le montant du dÈpassement s'il y a lieu. Remarque
Si vous ne souhaitez pas fixer d'encours maximum ‡ votre client, laissez le montant du plafond ‡ 0.00. Totaux ÈchÈances
Affiche le montant des ÈchÈances Èchues et non Èchues.
Manuel de rÈfÈrence
149
L'onglet Tarifs et Promotions
Cet onglet permet de saisir les Tarifs exceptionnels et de visualiser les promotions client. Gestion des tarifs/promotions
Pour gÈrer les tarifs/promotions, vous disposez de trois icÙnes : pour insÈrer une nouvelle ligne, pour ajouter une ligne en fin de grille, pour supprimer une ligne. Remarque
L'ordre des tarifs n'indique pas l'ordre de prioritÈ tarifs pris en compte dans les documents.
Vous pourrez supprimer uniquement les lignes dÈfinies dans cet onglet. Renseignements d'une ligne de tarifs /promotions
Sur chaque ligne, l'utilisateur a la possibilitÈ de dÈfinir un tarif client pour un code ÈlÈment prÈcis ou pour une
famille prÈcise d'ÈlÈments. Attention
Il ne sera pas possible de sÈlectionner un code ÈlÈment dont le type est Texte.
Remarque
Lors de la rÈalisation d'un tarif, si vous renseignez plusieurs critËres sur une ligne de tarif, cette ligne sera pris
en prioritÈ dans le calcul de la remise / promotion dans le document de vente. La quantitÈ minimum est la quantitÈ ‡ partir de laquelle sera appliquÈ le prix ou la remise . Elle est
facultative. Les dates de dÈbut et de fin ne sont pas saisissables, ni modifiables, car elles sont dÈfinies uniquement au
niveau des promotions. Enfin, il faut dÈfinir le tarif exceptionnel de l'ÈlÈment (prix de vente) ou le % de remise de l'ÈlÈment ou la
famille ÈlÈments. Pour valider le tarif, il faut au minimum renseigner le prix ou le % de remise. Remarque
Si une famille d'ÈlÈment est saisie, le code Èlement ne pourra pas Ítre saisi (et inversement). Si un prix de vente est indiquÈ sur la ligne, il ne sera pas possible de saisir de % remise (et inversement). Le prix de vente n'est saisissable uniquement avec le code ÈlÈment. Astuces
Vous trouverez en italique les tarifs de la famille clients. Ils pourront Ítre modifiÈs ou supprimÈs uniquement
sur la fiche familles clients.
EBP B‚timent Aide
150
Vous trouverez en caractËres gras italique les promotions de la famille clients. Elles pourront Ítre modifiÈs
ou supprimÈs uniquement au niveau de la grille de promotions.
Astuces
La colonne "Remise/prix issu d'une ..." permet de visualiser l'origine du tarif ou de la promotion ("famille", "promotion" ou "rien"). La donnÈe "famille" correspond ‡ la famille de la fiche sur laquelle vous Ítes. La donnÈe "Promotion" correspond ‡ une ligne rÈalisÈe dans la fiche promotion. La donnÈe "rien" correspond ‡ une ligne crÈÈe dans la fiche client. Pour avoir un exemple d'application de tarifs/promotions dans les documents, cliquez ici. Attention
Pour supprimer une ligne de tarif provenant d'une famille, vous devez aller sur la famille clients. Pour supprimer une ligne de promotion, vous devez aller sur la fiche promotion.
Manuel de rÈfÈrence
151
Onglet document
Retrouvez dans cette fenÍtre les derniers documents rÈalisÈs pour ce client, par type : le dernier devis, la
derniËre facture, le dernier bon de livraison, etc... Vous pouvez facilement les consulter en double-cliquant ‡ l'aide de la souris, sur le document sÈlectionnÈ, ou
en sÈlectionnant le document dans la liste et en cliquant sur le bouton Ouvrir ce document. Vous pouvez Ègalement accÈder ‡ la liste complËte de tous les documents rÈalisÈs pour ce client, en cliquant
sur le bouton Historique.
EBP B‚timent Aide
152
Onglet divers
Vous pouvez renseigner le secteur gÈographique auquel appartient votre client, et le rattacher Èventuellement
‡ deux groupes, en les sÈlectionnant ‡ l'aide de l'icÙne . Vous pouvez Ègalement associer , ‡ l'aide de l'icÙne , un document Microsoft Excel, Acrobat, Microsoft Word
ou HTML ‡ votre fiche client, et l'ouvrir facilement en cliquant sur . Remarque
Les groupes serviront notamment pour classer ou sÈlectionner vos clients dans les impressions. Vous pouvez Ègalement rattacher un reprÈsentant si nÈcessaire.
Astuce
Si vous possÈdez une connexion ‡ Internet, saisissez l'adresse d'accËs au site WEB de votre client et accÈdez-y
directement ‡ l'aide de l'icÙne .
Manuel de rÈfÈrence
153
L'onglet Contacts
Cet onglet vous permet de saisir ou de sÈlectionner les contacts rattachÈs ‡ votre client. Pour cela, vous disposez de plusieurs icÙnes : Nouveau
Permet de crÈer une nouvelle fiche contact. Remarque
Pour accÈder ‡ cette fonction, vous devez enregistrer (bouton Enregistrer au bas de la fenÍtre) votre fiche
client. Affecter Permet d'accÈder ‡ la liste des contacts et de sÈlectionner par double-clic de la souris, celui qui doit
Ítre rattachÈ ‡ votre client. DÈsaffecter Permet d'enlever le contact sÈlectionnÈ de la liste des contacts rattachÈs ‡ ce client. Contact principal / Contact simple
Pour dÈfinir le contact principal de votre client, sÈlectionnez-le dans la liste et cliquez sur ce bouton. Le
contact apparaÓtra alors en gras, afin de le distinguer facilement des autres contacts (simples). Appuyez sur le bouton Contact simple, pour qu'il n'apparaisse plus en gras. Remarque
Vous avez la possibilitÈ de dÈfinir un contact principal pour l'adresse de facturation client, et un contact
principal pour l'adresse de livraison. Supprimer Supprime directement la fiche contact sÈlectionnÈe. Actualiser Permet de rafraÓchir (mettre ‡ jour) la liste des contacts rattachÈs ‡ ce client.
EBP B‚timent Aide
154
Onglet notes
Cet onglet contient une zone de saisie libre, o˘ vous pouvez saisir des notes ou renseignements
complÈmentaires sur votre client. La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique. Remarque
Les notes pourront Ítre imprimÈes sur la fiche individuelle du client.
Manuel de rÈfÈrence
155
Les familles clients/prospects
Vous pouvez sÈlectionner la famille client/prospect dans l'entÍte de la fiche client et la fiche prospect. Les familles de client/prospect se composent des onglets : Onglet dÈtail
Cet onglet contient deux champs, ‡ saisir : Le code famille
Il peut comporter jusqu'‡ 8 caractËres alpha-numÈriques. Le libellÈ famille
Indiquez le nom de la famille client/prospect. Onglet Tarifs et Promotions
Cet onglet permet de saisir les Tarifs exceptionnels et de visualiser les promotions des familles clients. Gestion des tarifs/promotions
Pour gÈrer les tarifs/promotions, vous disposez de trois icÙnes : pour insÈrer une nouvelle ligne, pour ajouter une ligne en fin de grille, pour supprimer une ligne. Remarque
L'ordre des tarifs n'indique pas l'ordre de prioritÈ tarifs pris en compte dans les documents.
Vous pourrez supprimer uniquement les lignes dÈfinies dans cet onglet. Renseignements d'une ligne de tarifs /promotions
Sur chaque ligne, l'utilisateur a la possibilitÈ de dÈfinir un tarif famille client pour un code ÈlÈment
prÈcis ou pour une famille prÈcise d'ÈlÈments. Attention
Il ne sera pas possible de sÈlectionner un code ÈlÈment dont le type est Texte.
Remarque
Lors de la rÈalisation d'un tarif, si vous renseignez plusieurs critËres sur une ligne de tarif, cette ligne
sera pris en prioritÈ dans le calcul de la remise / promotion dans le document de vente. La quantitÈ minimum et le prix de vente ne sont pas saisissables. Les dates de dÈbut et de fin ne sont pas saisissables, ni modifiables, car elles sont dÈfinies uniquement au niveau des promotions.
EBP B‚timent Aide
156
Enfin, il faut dÈfinir le % de remise de l'ÈlÈment ou la famille ÈlÈments. Il est obligatoire pour valider le
tarif.Remarque
Si une famille d'ÈlÈment est saisie, le code Èlement ne pourra pas Ítre saisi (et inversement).
Astuces
La colonne "Remise/prix issu d'une ..." permet de visualiser l'origine du tarif ou de la promotion
("promotion" ou "rien"). La donnÈe "Promotion" correspond ‡ une ligne rÈalisÈe dans la fiche promotion. La donnÈe "rien" correspond ‡ une ligne crÈÈe dans la fiche famille clients. Pour avoir un exemple d'application de tarifs/promotions dans les documents, cliquez ici. Attention
Pour supprimer une ligne de promotion, vous devez aller sur la fiche promotion. Onglet Notes
Cet onglet contient une zone de saisie libre, o˘ vous pouvez saisir des notes ou renseignements
complÈmentaires sur la famille. La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique.
Manuel de rÈfÈrence
157
Historique clients/prospects
L'historique clients/prospects vous permet de retrouver pour un client (ou prospect) ou une famille de client, les
documents qui ont ÈtÈ rÈalisÈs. Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un (ou plusieurs ÈlÈments) qui ont ÈtÈ vendus ‡ un (ou plusieurs)
clients. L'historique apparaÓt de faÁon dÈtaillÈe en affichant toutes les lignes des documents o˘ l'ÈlÈment a ÈtÈ vendu, ou bien, de faÁon non dÈtaillÈe, en affichant la liste des documents o˘ l'(ou les) ÈlÈments(s) ont ÈtÈ vendus. Pour cela, vous disposez des options suivantes : PÈriode.. du.. au
Indiquez la pÈriode ou un intervalle de date ‡ prendre en compte. Famille client
SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , la famille du client (ou du prospect) ‡ afficher. Client
SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , le client (ou le prospect) sur lequel vous souhaitez obtenir un
historique. Famille ÈlÈment
SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , la famille ÈlÈment sur laquelle vous souhaitez obtenir un
historique. ElÈment
SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , l'ÈlÈment sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. Remarque
Vous pouvez indiquer l'un ou l'autre des critËres, en fonction de ce que vous souhaitez obtenir. Ex : Si vous
souhaitez un historique sur la famille d'Èlements X, ne sÈlectionnez que la famille et les documents, et cliquez
sur le bouton Actualiser. Documents
Cochez les diffÈrents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue. Historique dÈtaillÈ
Cochez cette zone si vous souhaitez obtenir un historique dÈtaillÈ, affichant toutes les lignes de
documents correspondantes aux critËres sÈlectionnÈs. Si vous dÈ-cochez cette zone, vous obtiendrez
la liste des documents correspondants aux critËres sÈlectionnÈs. Avec dÈtail ouvrages
Cochez cette zone si vous souhaitez obtenir un historique dÈtaillÈ avec le dÈtail des fournitures, main
d'oeuvre, matÈriels et divers composants vos ouvrages. Si vous dÈ-cochez la zone, vous obtiendrez la
liste des ouvrages correspondants aux critËres sÈlectionnÈs. Remarque
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critËre(s) de sÈlection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton
Actualiser. Pour chaque ligne, vous obtenez le montant Net HT, la marge HT, ainsi que les totaux au bas du tableau. Vous
pouvez aussi visualiser la fiche ÈlÈment, la fiche client ou le document, en sÈlectionnant une ligne et en cliquant
sur les raccourcis ElÈments, Clients ou Documents dans la partie Navigation de la barre de
Navigation.
EBP B‚timent Aide
158
Prospects
PrÈsentation fiche
La fiche prospect est dÈfinie par trois champs principaux : le code prospect (gÈnÈrÈ automatiquement ou non, en fonction de ce qui a ÈtÈ dÈfini dans les options de numÈrotation), le nom ou la raison sociale du prospect, sa civilitÈ, et sa famille. La fiche se prÈsente ensuite sous forme d'onglets, ‡ remplir avec soin : L'onglet CoordonnÈes
Permet de saisir les adresses de facturation et livraison. Attention
Les champs code postal, ville, code pays et pays de l'adresse de facturation sont obligatoires pour
líenregistrement díun client ou d'un prospect. Ajout bloc attention pour saisie obligatoire des champs cp/ville/code pays/pays L'onglet Gestion
Permet de paramÈtrer les informations financiËres et comptables concernant votre prospect. L'onglet Tarifs / Promotions
Permet de saisir les Tarifs exceptionnels et de visualiser les promotions de votre prospect. L'onglet Divers
Renseignements divers. L'onglet Contact
Permet de renseigner les contacts liÈs au prospect. L'onglet Notes
Zone libre pour la saisie de notes. Les raccourcis disponibles dans la barre de Navigation, permettent de crÈer rapidement un nouveau devis, de
transfÈrer en client le prospect, ou de saisir des actions .
Manuel de rÈfÈrence
159
Onglet CoordonnÈes
Saisissez les coordonnÈes de facturation et livraison du prospect, ainsi que son n° de TVA et NAF. Attention
Les champs code postal, ville, code pays et pays de l'adresse de facturation sont obligatoires pour
líenregistrement díun client ou d'un prospect. Si les coordonnÈes livraison et facturation sont identiques, vous pouvez recopier le contenu de l'adresse de
facturation dans l'adresse de livraison, d'un simple clic de la souris, sur l'icÙne
Remarque
A la validation de la fiche, si le code postal, la ville et le pays ne sont pas renseignÈs, vous aurez un message
d'avertissement. Ce message se transformera en obligation de saisie lors de la rÈalisation d'un document.
Il vous est donc fortement conseiller de renseigner ces informations lors de la crÈation ou modification de la
fiche.
Remarque
Vous pouvez envoyer un mail directement depuis votre fiche prospect en saisissant son adresse e-mail dans le
champ correspondant et en cliquant sur l'icÙne .
EBP B‚timent Aide
160
Onglet Gestion
Cette partie est importante car elle vous permet de paramÈtrer les informations financiËres et comptables
concernant votre prospect. Mode de rËglement
SÈlectionnez ‡ l'aide de l'icÙne le mode de rËglement de votre prospect. Lorsque vous
enregistrerez un document, le montant, la date d'ÈchÈance, et le mode de paiement seront
automatiquement calculÈs. Le
Cette zone correspond au jour de rËglement de votre prospect. Ne le renseigner que s'il est diffÈrent
de celui indiquÈ dans la fiche mode de rËglement sÈlectionnÈe ci-dessus. Remarque
Le jour de rËglement sera pris en compte pour le calcul de l'ÈchÈance dans le cas o˘ le mode de rËglement
sÈlectionnÈ contient un rËglement du type Fin de mois Le ou bien Net Le
ComptabilitÈ
Le compte comptable prospect peut s'afficher automatiquement en fonction de ce que vous avez
sÈlectionnÈ dans la partie ComptabilitÈ - Tiers des options. Choisissez le type de votre prospect. Attention
Les prospects de type CEE ou EXPORT seront exonÈrÈs de TVA par dÈfaut dans tous les documents.
Manuel de rÈfÈrence
161
L'onglet Tarifs et Promotions
Cet onglet permet de saisir les Tarifs exceptionnels et de visualiser les promotions de votre prospect. Gestion des tarifs/promotions
Pour gÈrer les tarifs/promotions, vous disposez de trois icÙnes : pour insÈrer une nouvelle ligne, pour ajouter une ligne en fin de grille, pour supprimer une ligne. Remarque
L'ordre des tarifs n'indique pas l'ordre de prioritÈ tarifs pris en compte dans les documents.
Vous pourrez supprimer uniquement les lignes dÈfinies dans cet onglet. Renseignements d'une ligne de tarifs /promotions
Sur chaque ligne, l'utilisateur a la possibilitÈ de dÈfinir un tarif client pour un code ÈlÈment prÈcis ou pour une
famille prÈcise d'ÈlÈments. La quantitÈ minimum est la quantitÈ ‡ partir de laquelle le prix ou la remise sera appliquÈ. Elle est
facultative. Les dates de dÈbut et de fin ne sont pas saisissables, ni modifiables, car elles sont dÈfinies uniquement au
niveau des promotions. Enfin, il faut dÈfinir le tarif exceptionnel de l'ÈlÈment (prix de vente) ou le % de remise de l'ÈlÈment ou la
famille ÈlÈments. Pour valider le tarif, il faut au minimum renseigner le prix ou le % de remise. Remarque
Si une famille d'ÈlÈment est saisie, le code Èlement ne pourra pas Ítre saisi (et inversement). Si un prix de vente est indiquÈ sur la ligne, il ne sera pas possible de saisir de % remise (et inversement). Astuces
Vous trouverez en italique les tarifs de la famille clients/prospects. Ils pourront Ítre modifiÈs ou supprimÈs uniquement sur la fiche familles clients/prospects. Vous trouverez en caractËres gras italique les promotions de la famille clients/prospects. Elles pourront Ítre
modifiÈs ou supprimÈs uniquement au niveau de la grille de promotions.
EBP B‚timent Aide
162
Onglet Divers
Vous pouvez renseigner le secteur gÈographique auquel appartient votre prospect, et le rattacher Èventuellement ‡ deux groupes, en les sÈlectionnant ‡ l'aide de l'icÙne . Vous pouvez Ègalement associer , ‡ l'aide de l'icÙne , un document Microsoft Excel, Acrobat, Microsoft Word
ou HTML ‡ votre fiche prospect, et l'ouvrir facilement en cliquant sur . Remarque
Les groupes serviront notamment pour classer ou sÈlectionner vos prospects dans les impressions. Vous pouvez Ègalement rattacher un reprÈsentant si nÈcessaire. Astuce
Si vous possÈdez une connexion ‡ Internet, saisissez l'adresse d'accËs au site WEB de votre prospect et
accÈdez-y directement ‡ l'aide de l'icÙne .
Manuel de rÈfÈrence
163
L'onglet Contacts
Cet onglet vous permet de saisir ou de sÈlectionner les contacts rattachÈs ‡ votre prospect. Pour cela, vous disposez de plusieurs icÙnes : Nouveau
Permet de crÈer une nouvelle fiche contact. Remarque
Pour accÈder ‡ cette fonction, vous devez enregistrer (bouton Enregistrer au bas de la fenÍtre) votre fiche
prospect. Affecter Permet d'accÈder ‡ la liste des contacts et de sÈlectionner par double-clic de la souris, celui qui doit
Ítre rattachÈ ‡ votre prospect. DÈsaffecter Permet d'enlever le contact sÈlectionnÈ de la liste des contacts rattachÈs ‡ ce prospect. Contact principal / Contact simple
Pour dÈfinir le contact principal de votre prospect, sÈlectionnez-le dans la liste et cliquez sur ce bouton. Le contact apparaÓtra alors en gras, afin de le distinguer facilement des autres contacts (simples). Appuyez sur le bouton Contact simple, pour qu'il n'apparaisse plus en gras. Remarque
Vous avez la possibilitÈ de dÈfinir un contact principal pour l'adresse de facturation prospect, et un contact
principal pour l'adresse de livraison. Supprimer Supprime directement la fiche contact sÈlectionnÈe. Actualiser Permet de rafraÓchir (mettre ‡ jour) la liste des contacts rattachÈs ‡ ce prospect.
EBP B‚timent Aide
164
Onglet Notes
Cet onglet contient une zone de saisie libre, o˘ vous pouvez saisir des notes ou renseignements
complÈmentaires sur votre prospect. La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique. Remarque
Les notes pourront Ítre imprimÈes sur la fiche individuelle du prospect.
Manuel de rÈfÈrence
165
Fournisseurs
La fiche fournisseur - PrÈsentation
La fiche fournisseur est dÈfinie par trois champs principaux : le code fournisseur (gÈnÈrÈ automatiquement
ou non, en fonction de ce qui a ÈtÈ dÈfini dans les options de numÈrotation), le nom ou la raison sociale du
fournisseur, sa civilitÈ, et sa famille. La fiche se prÈsente ensuite sous forme d'onglets, ‡ remplir avec soin : L'onglet CoordonnÈes
Permet de saisir les adresses de commande et d'enlËvement. L'onglet Gestion
Permet de saisir toutes les coordonnÈes bancaires et de visualiser notre situation financiËre chez le
fournisseur. L'onglet Documents
Permet de visualiser la liste des derniers documents facturÈs. L'onglet Divers
Renseignements divers. L'onglet Contact
Permet de renseigner les contacts liÈs au fournisseur. L'onglet Notes
Zone libre pour la saisie de notes.
EBP B‚timent Aide
166
L'onglet coordonnÈes de la fiche fournisseur
Saisissez les coordonnÈes de commande et enlËvement du fournisseur. Si les coordonnÈes sont identiques, vous pouvez recopier le contenu de l'adresse de commande dans l'adresse d'enlËvement, d'un simple clic de la
souris, sur l'icÙne
Remarque
Vous pouvez envoyer un mail directement depuis votre fiche fournisseur en saisissant son adresse e-mail dans
le champs correspondant et en cliquant sur l'icÙne .
Manuel de rÈfÈrence
167
L'onglet Gestion de la fiche fournisseur
Cette partie est importante car elle vous permet de paramÈtrer les informations financiËres et comptables
concernant votre fournisseur et de connaÓtre sa situation actuelle par rapport aux factures effectuÈes ou en
cours. Mode de rËglement
SÈlectionnez ‡ l'aide de l'icÙne le mode de rËglement de votre fournisseur. Lorsque vous
enregistrerez une facture, le montant, la date d'ÈchÈance, et le mode de paiement seront
automatiquement calculÈs. Banque
Vous pouvez saisir jusqu'‡ 5 banques pour votre fournisseur. Cliquez sur les onglets banque1, banque2, banque 3, etc.. pour les enregistrer. Cochez la zone banque principale. ComptabilitÈ
Le compte comptable fournisseur peut s'afficher automatiquement en fonction de ce que vous avez
sÈlectionnÈ dans la partie ComptabilitÈ - Tiers des options. Choisissez le type de votre fournisseur. Attention
Les fournisseurs de type UE ou EXPORT seront exonÈrÈs de TVA par dÈfaut dans tous les documents. DÈlai de livraison
Saisissez en nombre de jours, le dÈlai moyen de livraison du fournisseur Remarque
Le dÈlai saisi apparaÓtra automatiquement dans vos fiches ÈlÈments, lorsque vous ferez appel ‡ ce fournisseur. Vous pourrez le modifier si nÈcessaire. Encours
Affiche le montant de l'encours actuel du fournisseur Totaux ÈchÈances
Affiche le montant des ÈchÈances Èchues et non Èchues.
EBP B‚timent Aide
168
L'onglet Documents de la fiche fournisseur
Retrouvez dans cette fenÍtre les derniers documents rÈalisÈs pour ce client, par type : la derniËre commande,
la derniËre facture, le dernier bon de rÈception, etc... Vous pouvez facilement les consulter en double-cliquant ‡ l'aide de la souris, sur le document sÈlectionnÈ, ou
en sÈlectionnant le document dans la liste et en cliquant sur le bouton Ouvrir ce document. Vous pouvez Ègalement accÈder ‡ la liste complËte de tous les documents rÈalisÈs pour ce fournisseur, en
cliquant sur le bouton Historique.
Manuel de rÈfÈrence
169
L'onglet Divers de la fiche fournisseur
Vous pouvez renseigner le secteur gÈographique auquel appartient votre fournisseur, et le rattacher Èventuellement ‡ deux groupes, en les sÈlectionnant ‡ l'aide de l'icÙne . Remarque
Les groupes serviront notamment pour classer ou sÈlectionner vos fournisseurs dans les impressions. Vous pouvez Ègalement rattacher un reprÈsentant, et associer , ‡ l'aide de l'icÙne , un document Microsoft
Excel, Acrobat, Microsoft Word ou HTML ‡ votre fiche client, et l'ouvrir facilement en cliquant sur . Astuce
Si vous possÈdez une connexion ‡ Internet, saisissez l'adresse d'accËs au site WEB de votre fournisseur et
accÈdez-y directement ‡ l'aide de l'icÙne
EBP B‚timent Aide
170
L'onglet Contacts
Cet onglet vous permet de saisir ou de sÈlectionner les contacts rattachÈs ‡ votre fournisseur. Pour cela, vous disposez de plusieurs icÙnes : Nouveau
Permet de crÈer une nouvelle fiche contact. Remarque
Pour accÈder ‡ cette fonction, vous devez enregistrer (bouton Enregistrer au bas de la fenÍtre) votre fiche
fournisseur. Affecter Permet d'accÈder ‡ la liste des contacts et de sÈlectionner par double-clic de la souris, celui qui doit
Ítre rattachÈ ‡ votre fournisseur. DÈsaffecter Permet d'enlever le contact sÈlectionnÈ de la liste des contacts rattachÈs ‡ ce fournisseur. Contact principal / Contact simple
Pour dÈfinir le contact principal de votre fournisseur, sÈlectionnez-le dans la liste et cliquez sur ce
bouton. Le contact apparaÓtra alors en gras, afin de le distinguer facilement des autres contacts
(simples). Appuyez sur le bouton Contact simple, pour qu'il n'apparaisse plus en gras. Remarque
Vous avez la possibilitÈ de dÈfinir un contact principal pour l'adresse de commande, et un contact principal pour
l'adresse d'enlËvement. Supprimer Supprime directement la fiche contact sÈlectionnÈe. Actualiser Permet de rafraÓchir (mettre ‡ jour) la liste des contacts rattachÈs ‡ ce fournisseur.
Manuel de rÈfÈrence
171
L'onglet Notes de la fiche fournisseur
Cet onglet contient une zone de saisie libre, o˘ vous pouvez saisir des notes ou renseignements
complÈmentaires sur votre fournisseur. La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique. Remarque
Les notes pourront Ítre imprimÈes sur la fiche individuelle du fournisseur.
EBP B‚timent Aide
172
Les familles fournisseur
Vous pouvez sÈlectionner la famille fournisseur dans l'entÍte de la fiche fournisseur. Les familles de fournisseur se composent des onglets : Onglet dÈtail
Cet onglet contient deux champs, ‡ saisir : Le code famille
Il peut comporter jusqu'‡ 8 caractËres alpha-numÈriques. Le libellÈ famille
Indiquez le nom de la famille fournisseur. Onglet Notes
Cet onglet contient une zone de saisie libre, o˘ vous pouvez saisir des notes ou renseignements
complÈmentaires sur la famille. La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique.
Manuel de rÈfÈrence
173
Historique fournisseur
L'historique fournisseur vous permet de retrouver pour un fournisseur ou une famille de fournisseurs, les
documents qui ont ÈtÈ rÈalisÈs. Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un (ou plusieurs ÈlÈments) qui ont ÈtÈ achetÈs chez un (ou plusieurs)
fournisseurs. L'historique apparaÓt de faÁon dÈtaillÈe en affichant toutes les lignes des documents o˘ l'ÈlÈment a ÈtÈ achetÈ, ou bien, de faÁon non dÈtaillÈe, en affichant la liste des documents o˘ l'(ou les) ÈlÈments(s) ont ÈtÈ achetÈs. Pour cela, vous disposez des options suivantes : PÈriode.. du.. au
Indiquez la pÈriode ou un intervalle de date ‡ prendre en compte. Famille fournisseur SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , la famille du fournisseur ‡ afficher. Code fournisseur SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , le fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. Code affaire
SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , l'affaire sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Famille ÈlÈment
SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , la famille ÈlÈment sur laquelle vous souhaitez obtenir un
historique. ElÈment
SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , l'ÈlÈment sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. Remarque
Vous pouvez indiquer l'un ou l'autre des critËres, en fonction de ce que vous souhaitez obtenir. Ex : Si vous
souhaitez un historique sur la famille d'Èlements X, ne sÈlectionnez que la famille et les documents, et cliquez
sur le bouton Actualiser. Documents
Cochez les diffÈrents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue. Historique dÈtaillÈ
Cochez cette zone si vous souhaitez obtenir un historique dÈtaillÈ, affichant toutes les lignes de
documents (= ÈlÈments) correspondantes aux critËres sÈlectionnÈs. Si vous dÈ-cochez cette zone, vous obtiendrez la liste des documents correspondants aux critËres sÈlectionnÈs. Remarque
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critËre(s) de sÈlection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton
Actualiser. Pour chaque ligne, vous obtenez la quantitÈ et le montant Net HT, ainsi que les totaux au bas du tableau. Vous
pouvez aussi visualiser la fiche ÈlÈment, la fiche fournisseur ou le document, en sÈlectionnant une ligne et en
cliquant sur les raccourcis ElÈments, Fournisseurs ou Documents disponibles dan la partie
Navigation de la barre de Navigation.
EBP B‚timent Aide
174
ReprÈsentants
La fiche reprÈsentant est dÈfinie par deux champs principaux: le code reprÈsentant (gÈnÈrÈ automatiquement
ou non, en fonction de ce qui a ÈtÈ dÈfini dans les options de numÈrotation), et le nom ou la raison sociale du
reprÈsentant. Saisissez les coordonnÈes du reprÈsentant. Remarque
Vous pouvez envoyer un mail directement depuis votre fiche client en saisissant son adresse e-mail dans le
champs correspondant et en cliquant sur l'icÙne . Vous pouvez Ègalement renseigner le secteur gÈographique auquel appartient votre reprÈsentant, et le
rattacher Èventuellement ‡ deux groupes, en les sÈlectionnant ‡ l'aide de l'icÙne . Remarque
Les groupes serviront notamment pour classer ou sÈlectionner vos reprÈsentants dans les impressions. Vous pourrez saisir sur un document, ou sur une fiche client, le reprÈsentant qui lui est rattachÈ et imprimer le
CA par reprÈsentant.
Manuel de rÈfÈrence
175
Contacts tiers
Un contact est dÈfini par quatre champs principaux : son code (il s'agit d'un compteur gÈnÈrÈ
automatiquement), son nom, sa civilitÈ, sa fonction et son lieu. Vous pouvez sÈlectionner sa civilitÈ en la sÈlectionnant dans la liste accessible par l'icÙne . Vous disposez ensuite de deux onglets ‡ remplir avec soin : DÈtail et Notes. DÈtail
Saisissez les coordonnÈes du contact, correspondantes gÈnÈralement au lieu de Facturation ou Livraison du
tiers auquel il est rattachÈ. Remarque
Vous pouvez envoyer un mail directement depuis votre fiche contact en saisissant son adresse e-mail dans le
champ correspondant et en cliquant sur l'icÙne
La zone Tiers vous permet de rattacher votre contact ‡ un tiers, en le sÈlectionnant ‡ l'aide de l'icÙne . Notes
L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complÈmentaires
sur votre fiche. Vous disposez d'une barre d'outils pour apporter des attributs (gras, italique, soulignÈ, couleur, police...) ‡
votre texte.
EBP B‚timent Aide
176
SalariÈs / Personnel
La fiche du salariÈ (ou du personnel) se compose de trois champs : Le code salariÈ
cette zone est calculÈe automatiquement en fonction d'un compteur. Le nom
Saisissez le nom du salariÈ. Le prÈnom
Saisissez le prÈnom du salariÈ. Taux horaire
Saisissez, en euros, le co˚t horaire de votre salariÈ. SalariÈs inactifs
SÈlectionnez cette case, si vous souhaitez ne plus voir le salariÈ dans les listes. Retrouvez vos salariÈs dans le planning, accessible depuis les Favoris de votre barre de navigation.
Manuel de rÈfÈrence
177
MatÈriels
Les matÈriels sont les ressources physiques de votre entreprise, et dont vous souhaitez gÈrer la disponibilitÈ ‡
travers le planning. La fiche matÈriel se compose de 8 champs : Code
Saisissez le code de votre matÈriel (son immatriculation ou son numÈro de sÈrie par exemple...) LibellÈ
Saisissez sa description
Km
Si votre matÈriel est un vÈhicule, indiquez le nombre de KM parcourus Nombre d'heures
Indiquez le nombre d'heures d'utilisation de votre matÈriel Dates de mise en service, de derniËre rÈvision et de prochaine rÈvision
Indiquez les diffÈrentes dates correspondantes ‡ votre matÈriel Co˚t horaire matÈriel
PrÈcisez le co˚t horaire de votre matÈriel. Celui-ci sera notamment repris dans le suivi de chantier simplifiÈ. MatÈriels inactifs
SÈlectionnez cette case, si vous souhaitez ne plus voir le matÈriel dans les listes.
EBP B‚timent Aide
178
Maintenance / S.A.V. Types de garantie
La fiche Type de garantie se compose de champs ‡ saisir : Code
Saisissez le code du type de garantie. LibellÈ
Indiquez le libellÈ du type de garantie
DurÈe
Saisissez la durÈe de garantie en nombre de mois. Vous pouvez prÈciser le type de garantie dans les fiches fournitures et divers.
Manuel de rÈfÈrence
179
Contrats types
Les contrats-types vous permettent de crÈer des contrats "modËles" et de prÈ-remplir les informations qui vous
seront demandÈes lors de l'Ètablissement d'un nouveau contrat. Code
Saisissez le code du contrat type
Famille
Vous pouvez classer votre contrat par famille. Pour crÈer une nouvelle famille de contrat, sÈlectionnez
le choix Nouveau dans la liste dÈ-roulante. La fiche Contrat-type se compose d'onglets contenant les donnÈes suivantes : L'onglet ComplÈment LibellÈ
Indiquez un libellÈ concis pour votre contrat-type
Description
Saisissez la description dÈtaillÈe de votre contrat-type
DurÈe du contrat
Indiquez, en nombre de mois, la durÈe du contrat. Tacite reconduction O / N
Si votre contrat est soumis ‡ tacite reconduction, cochez cette zone. Vous pourrez, en fonction du
nombre de jours dÈfinis dans les options du dossier, Ítre avertis des contrats arrivant ‡ ÈchÈance et
imprimer une lettre de reconduction tacite pour le client. Nouveau contrat en cas de renouvellement ? O/N
Cochez cette zone si vous souhaitez crÈer un nouveau contrat, plutÙt que de prolonger le contrat
initial, en cas de renouvellement. L'onglet Intervention
Aucune intervention ‡ prÈvoir SÈlectionnez cette case si vous souhaitez ne pas dÈfinir d'intervention ‡ prÈvoir pour le contrat type. Code intervention-type
SÈlectionnez l'intervention-type liÈe ‡ ce contrat. La pÈriodicitÈ d'intervention saisie dans celle-ci sera
recopiÈe ici. PÈriodicitÈ díintervention
SÈlectionnez la frÈquence d'intervention, l'heure de dÈbut et la (ou les) date(s) díintervention(s). Remarque
Les pÈriodicitÈs d'intervention ne tiennent pas compte des "options / Planning / Horaires".
Il est possible de rÈaliser une intervention de 32 heures. L'onglet Facturation
Informations de facturation
SÈlectionnez l'ÈlÈment qui apparaÓtra dans la facture, et le code TVA ‡ appliquer. Au niveau du montant, vous avez deux choix possibles : Vous choisissez d'utiliser le prix de vente indiquÈ dans l'ÈlÈment que vous avez sÈlectionnÈ. A
chaque ÈchÈance, c'est ce montant qui sera facturÈ ‡ votre client Vous connaissez le montant total HT de votre contrat. Ce montant sera divisÈ par le nombre
d'annuitÈs que vous allez paramÈtrer dans le cadre pÈriodicitÈ de facturation. PÈriodicitÈ de facturation
SÈlectionnez la frÈquence et la pÈriodicitÈ de facturation du contrat ‡ l'aide des listes dÈ-roulantes
proposÈes.
EBP B‚timent Aide
180
Attention
Dans le cas d'une frÈquence Bimestrielle, Trimestrielle, Semestrielle ou Annuelle, vous pouvez sÈlectionner le
jour de la semaine ainsi que le mois (1er mois, 10eme mois...) le mois est toujours calculÈ en fonction de
l'annÈe civile.
Manuel de rÈfÈrence
181
Familles de contrat
La fiche Famille de contrat comporte 2 champs ‡ saisir : Code
Saisissez le code de la famille de contrat LibellÈ
Indiquez le libellÈ de la famille
La famille de contrat sera saisie dans le contrat-type ou le contrat, et vous permettra ainsi de les classer.
EBP B‚timent Aide
182
Interventions types
Les interventions que vous rÈalisez sont souvent les mÍmes. Vous pouvez crÈer des interventions modËles, vous permettant de prÈciser la durÈe d'intervention, les salariÈs et le matÈriel ‡ prÈvoir. Ainsi, lors de la saisie
d'une nouvelle interventions, ces donnÈes seront automatiquement reprises. La fiche intervention-type se compose des donnÈes suivantes : Code
Saisissez le code de l'intervention-type
LibellÈ
Indiquez une description succinte
DurÈe de l'intervention
PrÈcisez, en nombre de mois, la durÈe de l'intervention. Vous pouvez Ègalement dÈfinir la pÈriode
Du... au... ainsi que l'heure de dÈbut et de fin de l'intervention. L'onglet SalariÈ
Cliquez sur l'icÙne Ajouter de la barre d'outils, pour crÈer une nouvelle ligne et sÈlectionner, ‡
l'aide de l'icÙne , le code salariÈ qui interviendra sur ce type d'intervention. Vous pouvez en
sÈlectionner plusieurs si nÈcessaire. L'onglet MatÈriel
Cliquez sur l'icÙne Ajouter de la barre d'outils, pour crÈer une nouvelle ligne et sÈlectionner, ‡
l'aide de l'icÙne , le code matÈriel dont vous aurez besoin pour ce type d'intervention. Vous pouvez en sÈlectionner plusieurs si nÈcessaire. Remarque
Il s'agit des matÈriels crÈÈs dans le menu DonnÈes - MatÈriels, qui reprÈsentent les ressources
dont vous disposez dans votre entreprise. Ainsi, dËs la crÈation d'une intervention, le matÈriel sera
rÈservÈ dans le planning .
Manuel de rÈfÈrence
183
Historique Maintenance / S.A.V
L'historique Maintenance / S.A.V vous permet de retrouver pour un numÈro de sÈrie, un ÈlÈment, un contrat, etc., les document liÈs ‡ la maintenance qui ont ÈtÈ enregistrÈs (contrats, factures, interventions, actions...)
L'historique apparaÓt de faÁon dÈtaillÈe en affichant toutes les lignes des documents o˘ le filtre choisi est
prÈsent, ou bien, de faÁon non dÈtaillÈe, en affichant la liste des documents o˘ le filtre sÈlectionnÈ apparaÓt. Pour cela, vous disposez des options suivantes : PÈriode.. du.. au
Indiquez la pÈriode ou un intervalle de date ‡ prendre en compte. Client
SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , le client (ou le prospect) sur lequel vous souhaitez obtenir un
historique. NumÈro de sÈrie
Saisissez le numÈro de sÈrie du matÈriel sur lequel vous souhaitez obtenir un historique dÈtaillÈ. Code ÈlÈment
SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , le code ÈlÈment sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. Sous garantie
Cochez cette zone si vous souhaitez afficher uniquement les ÈlÈments encore sous garantie
Code Contrat
SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , le code contrat sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. Documents
Cochez les diffÈrents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue. Historique dÈtaillÈ
Cochez cette zone si vous souhaitez obtenir un historique dÈtaillÈ, affichant toutes les lignes de
documents correspondantes aux critËres sÈlectionnÈs. Si vous dÈ-cochez cette zone, vous obtiendrez
la liste des documents correspondants aux critËres sÈlectionnÈs. Remarque
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critËre(s) de sÈlection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton
Actualiser. Pour chaque ligne, vous obtenez la quantitÈ et le montant Net HT, ainsi que les totaux au bas du tableau. Vous
pouvez aussi visualiser la fiche ÈlÈment, la fiche client ou le document, en sÈlectionnant une ligne et en cliquant
sur les raccourcis ElÈments, Clients ou Documents disponibles dan la partie Navigation de la
barre de Navigation.
EBP B‚timent Aide
184
Divers
Les pays
La fiche Pays se compose de deux zones ‡ remplir : Le code pays. Le nom du pays. Cliquez sur Valider pour enregistrer la fiche.
Manuel de rÈfÈrence
185
Les dÈpartements
La fiche dÈpartement est caractÈrisÈe par 4 champs : Le code dÈpartement
Saisissez le code du dÈpartement Le dÈpartement
Saisissez le nom ou libellÈ du dÈpartement L'indicatif
Saisissez l'indicatif tÈlÈphonique du dÈpartement (00 ‡ 05) Le pays
SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , le pays.
EBP B‚timent Aide
186
Les Codes postaux
La fiche des codes postaux de compose de trois zones ‡ remplir : Le code postal Le nom de la ville
Le pays (que vous pouvez sÈlectionner avec l'icÙne )
Cliquez sur le bouton Valider pour enregistrer la fiche.
Manuel de rÈfÈrence
187
Les secteurs gÈographiques
Si vous exercez votre activitÈ dans plusieurs rÈgions, il peut Ítre intÈressant de crÈer des secteurs
gÈographiques. Vous pourrez classer vos clients et reprÈsentants et effectuer des statistiques, par secteurs
gÈographiques. La fiche du secteur gÈographique se compose de quatre zones: Le code secteur cela peut Ítre un numÈro de dÈpartement, mais aussi un compteur ou un nom de secteur. Le libellÈ
LibellÈ complet du secteur gÈographique
Export
Cochez cette zone si le secteur se trouve dans une rÈgion o˘ vous exportez. Code reprÈsentant
Vous pouvez d'ores et dÈj‡ attribuer un secteur gÈographique ‡ un reprÈsentant. SÈlectionnez le ‡
l'aide de l'icÙne . Remarque
Si vous avez plusieurs reprÈsentants sur un mÍme secteur gÈographique, vous pourrez rattacher dans chacune
de ces fiches reprÈsentant, le mÍme secteur gÈographique. Cliquez sur le bouton Valider pour enregistrer votre fiche secteur gÈographique.
EBP B‚timent Aide
188
Les Groupes
Vous pouvez crÈer divers types de groupes : des groupes de clients, prospects, ÈlÈments, etc.. Ces groupes
serviront ‡ classer vos donnÈes de base et Èventuellement ‡ imprimer des statistiques par groupes. Exemple
groupe de clients : Clients privilÈgiÈs ou clients rÈguliers..bons ou mauvais payeurs, etc.. groupe d'ÈlÈments: pour tous les ÈlÈments de type fenÍtre, un groupe double-vitrage, un groupe simple
vitrage, etc.. Saisissez dans la fiche Groupe, son code, son libellÈ, et enregistrez la fiche en cliquant sur le bouton Valider.
Vous pouvez crÈer des groupes pour vos fournisseurs et les classer selon les critËres de votre choix..Respect de
dÈlais, niveau de qualitÈ des fournitures etc...
Manuel de rÈfÈrence
189
Les unitÈs
Remarque
Les unitÈs sont renseignÈes par dÈfaut lors de la crÈation du dossier. Saisissez le code unitÈ (ex : M3), le libellÈ (ex : mËtres cube) et le nombre de dÈcimales pour cette unitÈ (ex: 3). Cliquez sur le bouton Valider pour enregistrer la fiche unitÈ.
EBP B‚timent Aide
190
La localisation
La localisation permet d'indiquer l' emplacement d'un ÈlÈment dans votre dÈpÙt de stock. Exemple: Rayon A1, Rayon B3, etc...Cette localisation sera saisie dans l'onglet STOCK de la fiche ÈlÈment. La fiche localisation se compose de deux zones, ‡ remplir : Le code
Saisissez un code unique pour dÈsigner l'emplacement (ex : A1) La description
indiquez le libellÈ complet de cet emplacement (ex : Rayon Tolerie, allÈe A1...)
Manuel de rÈfÈrence
191
Les CivilitÈs
Saisissez le libellÈ de la civilitÈ. Les civilitÈs seront utilisÈes notamment dans les fiches tiers (clients, fournisseurs, ...).
EBP B‚timent Aide
192
Les lettres types
Les lettres-types sont des modËles de lettres que vous pourrez appeler dans vos documents de vente (onglet
Lettres-types), et qui seront imprimÈes en mÍme temps que vos documents de vente. La lettre type se compose d'un libellÈ (= titre de lettre), et d'une zone de saisie libre. Remarque
Pour effectuer un retour ‡ la ligne dans une zone de saisie, utilisez les touches [Ctrl] +[EntrÈe] de votre
clavier. Cliquez sur le bouton Valider pour enregistrer la lettre-type.
Manuel de rÈfÈrence
193
Les mÈtrÈs types
Le mÈtrÈ est une feuille de calcul qui permet de saisir des formules plus ou moins complexes qui serviront ‡
quantifier les ÈlÈments nÈcessaires ‡ la rÈalisation de travaux. Un mÈtrÈ-type est une formule de calcul type qui pourra Ítre utilisÈe autant de fois que vous le souhaitez. Seules les variables seront ‡ saisir. Vous pouvez saisir vos propres formules, ou bien faire appel ‡ líassistant
mÈtrÈ, qui contient de nombreuses fonctions. Un mÈtrÈ-type peut Ítre appelÈ sur un ÈlÈment en cours de
rÈalisation díun document mais vous pouvez aussi le rattacher directement ‡ la fiche díun ÈlÈment (ouvrage, matÈriel, fournitures..) ‡ partir de líonglet MÈtrÈ. La valeur calculÈe dans le mÈtrÈ est automatiquement reprise comme QuantitÈ sur la ligne de líouvrage. Saisissez le code et le libellÈ de votre nouveau mÈtrÈ-type. Au dessous du libellÈ, vous trouvez 6 icÙnes. Les icÙnes servent ‡ : insÈrer une nouvelle ligne
ajouter une ligne en fin de grille
supprimer une ligne
recalculer les mÈtrÈs appeler líassistant de formule de calcul appeler un mÈtrÈ-type
Vous pouvez alors saisir vos formules dans la feuille de calcul : La colonne MÈtrÈ
Permet de dÈfinir les variables, les constantes, saisir une formule, une opÈration. Astuce
Vous pouvez aussi insÈrer des commentaires pour expliquer les calculs, en commenÁant votre ligne par une
apostrophe. Ex : 'Calcul de la surface. La colonne Valeurs
Permet díintroduire la valeur díune variable. La colonne Total
Dans cette colonne apparaÓtra le rÈsultat de votre mÈtrÈ. Vos mÈtrÈs-type peuvent faire appel ‡ des variables et ‡ l'assistant de calcul du mÈtrÈ (qui contient de
nombreuses fonctions, pour vous aider). Cliquez sur le bouton Valider pour enregistrer votre mÈtrÈ-type. Astuce
Des exemples de mÈtrÈs-type sont ‡ votre disposition dans le dossier de dÈmonstration.
EBP B‚timent Aide
194
L'assistant de calcul du mÈtrÈ
L' assistant de calcul met ‡ votre disposition les fonctions, les variables dÈfinies dans la grille du mÈtrÈ et les
opÈrateurs afin de vous permettre de dÈfinir simplement votre formule. Pour faire appel ‡ l'assistant dans la fiche du mÈtrÈ, vous pouvez cliquer sur l'icÙne ou utiliser le raccourci
Clavier [Ctrl]+[T]
UtilitÈ des fonctions
Les fonctions permettent díeffectuer un calcul prÈ-dÈfini : calcul de surfaces, de volumes, de pÈrimËtres,
fonctions arithmÈtiques, logiques, statistiques, trigonomÈtriques. La fenÍtre de l'assistant de dÈcompose de la faÁon suivante : La zone de saisie de la formule : insertion des fonctions, des variables, des opÈrateurs, des
chiffres. La partie Fonctions, o˘ vous pouvez consulter la liste des fonctions disponibles et sÈlectionner celle
qui vous intÈresse. La partie Variables, qui liste les variables crÈÈes dans vos premiËres lignes de mÈtrÈs, et que vous
pouvez utiliser dans la zone de saisie. La partie Conseils, qui vous donne quelques informations et la syntaxe ‡ respecter pour utiliser la
fonction courante.
Manuel de rÈfÈrence
195
Les variables du mÈtrÈ
Quíest-ce quíune variable ?
Une variable est une information (gÈnÈralement une dimension) qui níest pas constante. Exemple
Pour dÈterminer la surface díun mur ‡ peindre, vous avez besoin de connaÓtre les dimensions suivantes : Hauteur, Largeur (et si nous affinons, vous avez aussi besoin de connaÓtre les dimensions des ouvertures). Ces
dimensions varient ‡ chaque travail : ce sont donc des variables. Comment crÈer une variable ?
Les variables sont gÈnÈralement ‡ dÈfinir en dÈbut de mÈtrÈ. Chaque variable doit Ítre crÈÈe sur une ligne
distincte, pour plus de lisibilitÈ. Suivez les Ètapes une ‡ une : Choisissez un nom de variable ni trop court, ni trop long, il doit Ítre suffisamment ´ parlant ª sans
toutefois Ítre fastidieux ‡ saisir. Faites suivre le nom par le signe =, Faites suivre le signe = díun point díinterrogation: ?
Le point díinterrogation permettra de saisir la valeur de la variable dans la colonne Valeurs. Remarque
Une variable peut aussi Ítre crÈÈe pour contenir une valeur constante (et oui !) afin de pouvoir líappeler dans une formule, par son nom plutÙt que par sa valeur. Dans ce cas, il suffit de remplacer le point díinterrogation
par la valeur elle- mÍme.
EBP B‚timent Aide
196
Les postes complÈmentaires
Les postes complÈmentaires permettent d'ajouter des frais annexes ou divers dans le pied de vos documents. Saisissez le libellÈ du poste complÈmentaire que vous souhaitez crÈer, et renseignez les comptes comptables si vous souhaitez que les postes complÈmentaires apparaissent sur une ligne d'Ècriture ‡ part lors du transfert
comptable. L'option doit Ítre au prÈalable cochÈe dans les options pour la comptabilitÈ.
Manuel de rÈfÈrence
197
Les frais de port
Dans cette fiche, vous pouvez choisir entre 3 modes de calcul des frais de port : au forfait, au pourcentage ou
par paliers. Montant
Cochez cette zone si vous souhaitez que vos frais de port correspondent ‡ un montant forfaitaire, et
indiquez sa valeur dans la zone de saisie. Pourcentage du total HT
Cochez cette zone si vous souhaitez que vos frais de port soient calculÈs en fonction d'un pourcentage
du total HT de votre document. Saisissez la valeur du pourcentage ‡ appliquer. Paliers en HT
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le montant de vos frais de port dÈpende du total HT facturÈ. Vous avez la possibilitÈ de dÈfinir 5 seuils, et 5 montants de frais de port correspondants. Remarque
Le tableau peut se lire de la faÁon suivante "A partir de tel total HT (seuil), appliquer tel montant de forfait
EBP B‚timent Aide
198
La fiche mode de rËglement
Les modes de rËglement sous EBP B‚timent incluent ‡ la fois le moyen de paiement utilisÈ et l'ÈchÈance ‡
gÈnÈrer. DÈfinition du mode de rËglement
Pour crÈer un mode de rËglement, vous devez lui attribuer un nom dans la zone CODE et un libellÈ (dans la
zone LibellÈ). Nous vous conseillons de saisir un libellÈ suffisamment clair afin que vous sachiez ‡ quel type
d'ÈchÈance il correspond. Exemple
Code ESP , libellÈ ESPECES
Saisie de l'ÈchÈance
Pour ajouter une ligne dans le tableau, cliquez sur l'icÙne . A une ligne correspond une ÈchÈance. Vous devez remplir toutes les colonnes du tableau : % : Sert ‡ calculer le montant de l'ÈchÈance par rapport au montant TTC de la facture multipliÈe par
le pourcentage dÈfini. Par dÈfaut, elle est Ègale ‡ 100% et non modifiable. Mois comptable
Cochez cette zone si vous souhaitez fonctionner en mois comptable pour le calcul de votre date
d'ÈchÈance (sert pour considÈrer un nombre de jours en nombre de mois. 30 jours devient 1 mois, 60
jours devient 2 mois, etc &ldots;) Nbre de jours
Saisissez le nombre de jours ‡ comptabiliser avant d'appliquer le rËglement. Remarque
la zone nombre de jours n'est pas accessible pour un rËglement de type Comptant. RËglement
Choisissez dans la liste proposÈe, le mode de calcul de votre ÈchÈance que vous souhaitez appliquer (fin de dÈcade, comptant, fin de mois, etc...). Jour Cette zone accessible uniquement pour les rËglement de type : fin de mois Le, ou net le.. Paiement par
Indiquez ici le mode de rËglement de votre client (espËces, chËque, LCR, etc..)
Vous pouvez modifier crÈer plusieurs lignes d'ÈchÈances pour un mode de rËglement. Cliquez sur l'icÙne
pour ajouter une ligne et saisissez ses diffÈrents critËres. Attention
La somme des % des lignes crÈÈes doit Ítre Ègale ‡ 100%
Exemple
Vous pouvez crÈer un mode de rËglement incluant trois ÈchÈances, dont une au comptant et deux avec des
ÈchÈances :
- saisie d'une premiËre ligne d'ÈchÈance avec 20% Comptant - saisie d'une deuxiËme ligne avec 40% dans 30j fin de mois
- saisie d'une troisiËme ligne, avec 40%, ‡ 60jours fin de mois. Vous pourrez sÈlectionner le mode de rËglement dans la fiche client, et les ÈchÈances seront automatiquement
calculÈes dans la facture du client.
Manuel de rÈfÈrence
199
Test
Pour tester votre ligne díÈchÈance, indiquez un montant dans la zone Test, modifiez Èventuellement la date
(par dÈfaut la date du jour). Le logiciel calcule alors dans le tableau de droite, la date de l'ÈchÈance et son
montant, et gÈnËre Èventuellement une ligne díÈchÈance ‡ 1 an pour la retenue de garantie. (Le pourcentage
de la retenue de garantie qui apparaÓt, est celui qui a ÈtÈ dÈfini dans les options)
Si les dates et les montants vous conviennent, cliquez sur le bouton Valider pour enregistrer votre mode de
rËglement.
EBP B‚timent Aide
200
Conditions de rËglement
Les conditions de rËglement sont utilisÈes dans l'onglet "ComplÈment" du document. DÈtail
L'onglet DÈtail se compose de 2 zones ‡ renseigner :
Le code
Pour crÈer une condition de rËglements, vous devez lui attribuer un nom dans la zone CODE. LibellÈ de conditions de rËglement
Indiquez le libellÈ des conditions de rËglement. Nous vous conseillons de saisir un libellÈ suffisamment
clair afin que vous sachiez ‡ quelle condition de rËglement il correspond. Notes
L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complÈmentaires
sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliquÈs seront automatiquement repris dans toutes vos impressions.
Manuel de rÈfÈrence
201
La fiche Banque
Les banques sont celles sur lesquelles vous allez effectuer vos remises en banque. La fiche banque est composÈe d'un code (ex: 01) et d'un libellÈ (Ex: banque xxxxx) , une coche pour indiquer s'il s'agit de votre banque principale, et de 4 onglets. L'onglet CoordonnÈes
Saisissez les coordonnÈes de votre banque. L'onglet ComptabilitÈ / RIB / ETEBAC
Attention
Cette partie est trËs importante
Dans la partie comptabilitÈ, saisissez le journal comptable et le compte sur lesquels
seront transfÈrÈes vos Ècritures de rËglement dans le logiciel EBP Compta. La saisie de votre numÈro de compte est importante car le logiciel imprimera ces
informations sur votre bordereau de remise en banque. Remarque
Le logiciel contrÙle si votre numÈro de compte est correct. Si cela n'est pas le cas, vous aurez un
message d'avertissement du type "clÈ de RIB incorrecte".
Dans la partie ETEBAC, Saisissez vos numÈros d'Èmetteur et donneur d'ordre (les demander ‡ votre
banque) et cochez ou non la zone "formater le fichier" (dÈpend du format de fichier souhaitÈ par votre
banque), afin de pouvoir gÈnÈrer le fichier ETEBAC destinÈ ‡ votre banque depuis l'Ècran des remises en
banque ou dÈcaissements. L'onglet contact vous permet de saisir les coordonnÈes de la personne ‡ contacter (votre banquier) L'onglet Notes
vous donne accËs ‡ un champs libre pour saisir Èventuellement des notes au sujet de votre banque. Cliquez sur le bouton Valider pour enregistrer votre fiche banque.
EBP B‚timent Aide
202
Les familles de remise sur tarifs
Les familles de remise sur tarif permettent :
- d'appliquer des taux de remise par famille sur les prix indiquÈs ‡ l'importation de la bibliothËque Catelec et
d'appliquer des taux de remise par famille sur le tarif Cedeo.
- de sÈlectionner une ou plusieurs famille ‡ importer, plutÙt que l'ensemble des donnÈes fournies dans la
bibliothËque Catelec. Les familles de remise se composent de 4 zones, ‡ remplir : Code
Saisissez un code numÈrique, sur deux caractËres, pour identifier votre famille de remise
Code famille
Code de la famille Catelec ou Cedeo
Taux de remise
Taux de remise ‡ appliquer sur le prix d'achat HT. Grossiste
SÈlectionnez Catelec ou Cedeo (Les fichiers ‡ importer des autres fournisseurs de tarifs, comme
RÈseau Pro , Canal Pro sont dÈj‡ remisÈs)
Manuel de rÈfÈrence
203
BarËme Eco-contribution
Le barËme d'Èco-contribution est utilisÈ dans la fiche ÈlÈment et les documents de ventes. La liste des barËmes d'Èco-contribution peut Ítre renseignÈe automatiquement lors de la crÈation du dossier ou
lors d'un import du barËme eco-contribution. DÈtail
L'onglet DÈtail se compose de 3 zones ‡ renseigner :
Le code eco-contribution
Le code d'Èco-contribution est gÈnÈrÈ automatiquement. Il n'est pas saisissable, ni modifiable. La famille
SÈlectionner la famille ‡ laquelle appartient le barËme ‡ l'aide de l'icÙne . LibellÈ eco-contribution
Indiquez le libellÈ du barËme. Montant U Èco-contribution TTC
Indiquez le montant unitaire TTC de l'Èco-contribution
Notes
L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complÈmentaires
sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliquÈs seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Remarque
Suite ‡ la crÈation de la table lors de la crÈation de dossier ou lors de l'import de la table, une description
dÈtaillÈe du barËme est affectÈe par dÈfaut dans cette zone.
EBP B‚timent Aide
204
Les familles Èco-contribution
Vous pouvez sÈlectionner la famille Èco-contribution dans l'entÍte de la fiche barËme Èco-contribution. Les familles se composent des onglets : Onglet dÈtail
Cet onglet contient deux champs, ‡ saisir : Le code famille
Il peut comporter jusqu'‡ 8 caractËres alpha-numÈriques. Le libellÈ famille
Indiquez le nom de la famille Èco-contribution. Onglet Notes
Cet onglet contient une zone de saisie libre, o˘ vous pouvez saisir des notes ou renseignements
complÈmentaires sur la famille. La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique.
Manuel de rÈfÈrence
205
Les Utilisateurs
La fiche Utilisateurs se prÈsente diffÈremment en fonction de la version du logiciel que vous possÈdez. En version monoposte, l'utilisateur ADM est crÈÈ par dÈfaut. Vous avez accËs aux zones suivantes : Nom
Vous pouvez changer le nom de l'administrateur Mot de passe
Saisissez un mot de passe pour protÈger l'ouverture de votre dossier (Il sera demandÈ ‡ chaque
ouverture du logiciel) Confirmation
Retapez le mÍme mot de passe pour confirmation
Groupe d'utilisateurs
SÈlectionnez le groupe auquel appartient l'utilisateur Attention
Si vous sÈlectionnez un groupe, les droits de l'utilisateur correspondront ‡ ceux du groupe et ne pourront Ítre
modifiÈs. En version rÈseau (multi-utilisateurs), vous pouvez crÈer de nouvelles fiches utilisateurs et leur attribuer un
Code sur 3 caractËres. Lorsque vous ouvrirez le dossier, vous pourrez vous connecter avec des noms d'utilisateurs diffÈrents et serez
limitÈs ‡ 4 utilisateurs connectÈs en mÍme temps si vous possÈdez une version 2 ‡ 4 utilisateurs.
Vous pouvez dÈfinir une gestion des droits par utilisateurs. Dans la liste des catÈgories, apparaissent les menus principaux du logiciel, que vous pouvez dÈrouler, en
cliquant sur le petit + qui apparaÓt devant chaque menu. La liste des droits accordÈs pour chaque sous-catÈgorie sont affichÈs dans la colonne de droite. Par dÈfaut, ‡ la
crÈation de la fiche utilisateur, tous les droits sont activÈs. Vous pouvez cocher/ dÈ-cocher ceux que vous souhaitez accorder ‡ l'utilisateur affichÈ. Remarque
Une coche apparaÓt aussi devant les catÈgories pour lesquelles tous les droits ont ÈtÈ accordÈs. Lorsqu'une
partie des droits a ÈtÈ accordÈe, la coche apparaÓt, mais est grisÈe.
EBP B‚timent Aide
206
Les Groupes d'utilisateurs
Vous pouvez crÈer des groupes d'utilisateurs, dÈfinir une gestion des droits par groupe d'utilisateurs, et rattacher ensuite un utilisateur ‡ un groupe. Remarque
Les droits que vous dÈfinissez pour un groupe d'utilisateur prÈvalent sur les droits dÈfinis pour un utilisateur. Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. On pourrait imaginer qu'un
groupe corresponde ‡ un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... Saisissez un code groupe, un nom de groupe (ex :nom d'un service) et dÈfinissez les droits pour ce groupe.
Manuel de rÈfÈrence
207
Traitements
EBP B‚timent Aide
208
Les documents de vente
Liste des documents de vente
La liste des documents de vente a les mÍmes propriÈtÈs, possibilitÈs de recherche, de tris et filtres que sur les
autres listes, (sur rÈfÈrer ‡ la gestion des listes), et prÈsente, en plus, des fonctionnalitÈs supplÈmentaires : Une recherche avancÈe
Des boutons supplÈmentaires pour le transfert des documents
La recherche avancÈe
La recherche avancÈe contient des champs supplÈmentaires afin de vous permettre de retrouver rapidement les
documents que vous souhaitez. PÈriode
SÈlectionnez la pÈriode dÈsirÈe. Plusieurs pÈriodes sont disponibles par dÈfaut : mois prÈcÈdent, mois
courant, hier, aujourd'hui, etc... Du ...A.. Si vous souhaitez retrouver les documents correspondant ‡ une pÈriode prÈcise, indiquez l'intervalle de
date souhaitÈ. Client
SÈlectionnez ‡ l'aide de l'icÙne , le client correspondant aux documents que vous recherchez. Astuce
L'historique client, accessible depuis la liste des clients, permet d'obtenir directement tous les documents
rÈalisÈs pour le client sÈlectionnÈ. ReprÈsentant
SÈlectionnez ‡ l'aide de l'icÙne , le reprÈsentant recherchÈ. Tous les documents sur lesquels il est
intervenu seront affichÈs. Cliquez sur le bouton Rechercher pour lancer la recherche avancÈe. Remarque
Vous pouvez remplir, un ou plusieurs de ces champs disponibles. Si vous souhaitez effectuer une seconde
recherche, modifiez un ou plusieurs champs, et n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Rechercher. Les boutons supplÈmentaires
Vous disposez de boutons supplÈmentaires pour effectuer les transferts de document le bouton Dupliquer Permet de dupliquer tous les types de documents, en changeant la date, le type de document et le
nom du client si nÈcessaire. Astuce
Vous pouvez ainsi crÈer des "devis-type" ou modËles de devis.
Remarque
Lors de la duplication d'un document afin que les promotions et tarifs exceptionnels soient mis ‡ jour, le
message "Voulez-vous appliquer les promotions, remises ou tarifs Èventuels sur les ÈlÈments ?" apparaÓt.
Manuel de rÈfÈrence
209
- Si vous rÈpondez OUI, les remises, tarifs et promotions seront vÈrifiÈs, calculÈs et appliquÈs s'il y a
lieu.
- Si vous rÈpondez NON, les remises, tarifs et promotions ne seront pas vÈrifiÈs et le document sera
dupliquÈ tel qu'il est. Si une remise ou un prix diffÈrent de la fiche ÈlÈment sont sur le document
d'origine, ce sont ces donnÈes qui seront reprises sur le document final. le bouton TransfÈrer, disponible dans la partie Navigation de la barre de navigation
Permet de transfÈrer un document. Les possibilitÈs de transfert changent en fonction du type de
document. Exemple : un devis peut Ítre transfÈrÈ en commande, bon de livraison ou facture. Un Bon
de livraison peut Ítre transfÈrÈ en Bon de retour, facture ou avoir.. Remarque
Si vous avez effectuÈ une livraison partielle d'une commande et utilisez le bouton TransfÈrer pour
facturer le restant de votre commande, vous pourrez choisir si vous souhaitez transfÈrer le restant de
votre commande ou toutes les lignes, et si vous souhaitez Solder la commande (et facturer ou non les
quantitÈs non livrÈes) et facturer les quantitÈs supplÈmentaires. le bouton Livrer, disponible dans la partie Navigation de la barre de navigation
Le bouton Livrer est actif pour les documents de type commande. Cela permet de saisir les quantitÈs
reÁues ‡ la livraison de la commande, et d'effectuer des livraisons partielles. Dans ce dernier cas, le
bouton Livrer est accessible jusqu'‡ ce que la commande soit soldÈe ou totalement livrÈe. le bouton Regroupement BL, disponible dans la partie Navigation de la barre de navigation
Il sert aux documents de type bon de livraison (BL). Le regroupement de plusieurs bons de livraisons
peut Ítre rÈalisÈ sur une seule et mÍme facture pour un client uniquement si les conditions ci-aprËs
sont respectÈes : le taux de TVA, le dÈpÙt, les frais de port et le numÈro d'affaires doivent Ítre
identiques. Pour avoir plus d'explications sur le regroupement des bons de livraison, reportez vous au
chapitre : Regroupement Bons de livraisons. le bouton Avancement, disponible dans la partie Navigation de la barre de navigation
Il est actif pour les factures directes, les factures issues d'un devis ou d'une commande. Vous devez
l'utiliser pour gÈnÈrer une nouvelle facture d'avancement (faisant suite ‡ une premiËre facture
d'avancement).
EBP B‚timent Aide
210
L'onglet EntÍte des documents de vente
L'onglet EntÍte permet d'insÈrer les informations relatives au client et ‡ la numÈrotation du document. Le numÈro de document se gÈnËre automatiquement ‡ la validation de votre document, selon le type de
numÈrotation fixÈe dans les options. Toutefois, si vous le souhaitez, vous pouvez toujours imposer un numÈro
pour un document donnÈ. Saisissez ce numÈro dans la zone NumÈro de document de l'entÍte. Pour rechercher un client, cliquez sur l'icÙne ou utilisez la touche de raccourci [F4]. Les adresses de
facturation et livraison apparaissent. Vous pouvez les modifier si nÈcessaire. Attention
Les champs code postal, ville, code pays et pays de l'adresse de facturation sont obligatoires pour
líenregistrement díun client ou d'un prospect.
Astuce
Vous avez la possibilitÈ de sÈlectionnez un prospect en entÍte d'une facture. Suite ‡ cette sÈlection, un
message vous demandera de confirmer le passage du prospect en client afin de continuer la facturation de
celui-ci.
Astuce
Suite ‡ la saisie d'un contact client, et ‡ la demande de "MAJ Contact" c'est l'adresse de celui-ci qui sera
rÈcupÈrÈe et non pas celle du client.
Remarque
Le code et nom client sont repris en haut de la fenÍtre du document. Vous pourrez Ègalement saisir la date et
mettre ‡ jour l'Ètat du document si nÈcessaire
Vous pouvez saisir les conditions de rËglement du rËglement dans cette entÍte. La zone Document associÈ vous permet d'associer un document (*.xls, *.pdf, *.doc, *.html...) ou un plan
(*.gif, *.jpg, *.bmp) ‡ votre devis, et l'ouvrir facilement en cliquant sur l'icÙne . Astuce
Le modËle d'impression avec doc associÈ permet d'imprimer le devis avec l'image associÈe.
Indiquez Ègalement le taux de TVA par dÈfaut. Ce taux de TVA pourra Ítre modifiÈ sur chacune des lignes de
votre document si besoin.
Manuel de rÈfÈrence
211
L'onglet ComplÈment
L'onglet complÈment contient des paramËtres d'initialisation de vos documents de vente ‡ remplir avec soin. Vous avez accËs ‡ deux zones de saisie libre : Commentaires
vous permet de saisir un commentaire interne sur l'affaire. Descriptif vous permet de saisir le descriptif de vos travaux, qui sera imprimÈ en entÍte de votre document.
La zone Document AssociÈ permet de lier, ‡ l'aide de l'icÙne , un document ( *.xls, *.pdf, *.doc, *. htm...) ou une image (*.gif, *.jpg, *.bmp) ‡ votre document, et l'ouvrir facilement en cliquant sur l'icÙne . La zone rÈfÈrence permet de saisir l'origine du document. Astuce
Le modËle d'impression avec doc associÈ permet d'imprimer le document avec l'image associÈe sur une page ‡
part. Vous pouvez sÈlectionner ensuite, ‡ l'aide des icÙnes , le reprÈsentant (sauf pour le suivi de chantier), le
dÈpÙt de stock, la TVA par dÈfaut, le modËle d'impression (sauf pour le suivi de chantier), la date de validitÈ
dans les devis (calculÈe en fonction de la durÈe de validitÈ indiquÈe dans les options du dossier), ainsi que les
conditions de rËglement.. L'information "Remise sur tranche mÍme si prix fixe" vous permet de vÈrifier l'option que vous avez
sÈlectionnÈe dans les Options du dossier. Si vous souhaitez modifier celle-ci, vous devez aller dans les Options
du dossier/Documents/Ventes... La zone Mouvemente le stock est cochÈe ou dÈcochÈe par dÈfaut, en fonction du suivi de stock que vous avez
choisi d'appliquer dans les options gÈnÈrales. Si vous Ítes dans un document de type devis, vous pouvez nÈanmoins modifier ce paramËtre, qui s'appliquera aux documents qui seront gÈnÈrÈs ‡ partir du devis. Dans les factures, la zone Retenue de garantie calculÈe sur la derniËre facture d'avancement, vous
permet de changer le mode de calcul sÈlectionnÈ par dÈfaut (voir les options du dossiers).
EBP B‚timent Aide
212
L'onglet Corps
L'onglet Corps se compose : D'une barre d'outils avec des icÙnes, permettant d'accÈder ‡ de nombreuses fonctions, D'une grille de saisie, pour le contenu de votre document, D'un menu contextuel, accessible depuis le clic droit de la souris, De boutons rÈcapitulatifs. La grille de saisie
Les colonnes qui apparaissent dans la grille de saisie peuvent Ítre modifiÈes. Plus de 40 colonnes sont ‡ votre
disposition. La grille de saisie est libre, c'est-‡-dire que vous pouvez insÈrer et saisir des ÈlÈments l‡ o˘ vous le souhaitez, en laissant des lignes blanches comme vous le voulez.
Pour insÈrer un ÈlÈment, placez-vous dans la colonne Code ÈlÈment et cliquez sur l'icÙne ou
utilisez la touches de raccourci [F4]. Vous accÈdez alors ‡ la liste des ÈlÈments et pouvez sÈlectionner un ÈlÈment de votre bibliothËque interne ou d'une de vos bibliothËques de prix, en cliquant sur le
bouton correspondant ‡ cette bibliothËque. Pour insÈrer un ÈlÈment non rÈfÈrencÈ, utilisez le menu contextuel + InsÈrer - Nouvel ouvrage (ou
bien Nouvelle fourniture, Mo, etc...), ou l'icÙne Nouvel ouvrage (ou bien les icÙnes correspondants
‡ chaque type d'ÈlÈment ‡ insÈrer), ou bien saisissez directement sur la ligne, le code, libellÈ, prix, etc.. de votre ÈlÈment (dans ce cas, il sera par dÈfaut de type divers). Remarque
Si vous insÈrez une "Nouvelle Fourniture", "Nouvelle Main d'oeuvre"...., le terme "Fourniture", "Main
d'oeuvre"... sera notÈ par dÈfaut dans la colonne "Description". Pour insÈrer un texte, saisissez-le directement dans la colonne DÈsignation, et utilisez la barre
d'outils pour mettre en gras, italique, soulignÈ, couleur, tout ou une partie de votre texte. Les diffÈrents types d'ÈlÈments insÈrÈs dans votre document se distinguent facilement gr‚ce aux icÙnes qui
apparaissent devant chaque ligne : pour les ouvrages lorsqu'ils sont pliÈs, et lorsqu'ils sont dÈpliÈs. Dans la colonne DÈsignation, un crochet s'ouvre sur le libellÈ de l'ouvrage et se termine ‡ la fin de l'ouvrage. pour Les fournitures pour les matÈriels pour les divers pour les textes types
Lorsque vous insÈrez un ouvrage dans un autre ouvrage, vous avez ‡ chaque fois de nouveaux crochets qui
apparaissent en dÈbut et fin d'ouvrage pour mieux les distinguer. Les prix affichÈs dans votre document sont modifiables. Remarque
Suite ‡ la sÈlection d'un ÈlÈment, il se peut que le prix ou la remise soit diffÈrent de ceux de l'onglet Tarif de
l'ÈlÈment. Dans ce cas, vous devez vÈrifier si cela n'est pas du ‡ une grille de remise active. Pour cela, il vous
suffit de vous positionner sur la ligne de l'ÈlÈment et de cliquer sur le bouton DÈtail et l'onglet
Tarifs/Promotions. Le menu contextuel
Manuel de rÈfÈrence
213
Par le clic droit de la souris, vous pouvez accÈder au menu contextuel. Celui-ci vous permet d'activer les mÍmes
fonctions que celles disponibles dans la barre d'outils avec les icÙnes, mais aussi de pouvoir modifier vos
colonnes, enregistrer vos paramÈtrages de colonnes et activer le paramÈtrage souhaitÈ. Un colonnage spÈcifique existe dans les bons de livraisons, livraisons partielles et factures. Ce colonnage affiche
par dÈfaut les colonnes liÈes ‡ la maintenance et au S.A.V : NumÈro de SÈrie, Type de garantie, date de dÈbut
et fin de garantie. Pour activer ce colonnage, il suffit de le cocher dans le menu contextuel. Vous pouvez cocher ensuite, dans le
menu contextuel, l'option Vue par dÈfaut si vous souhaitez que ce colonnage s'affiche par dÈfaut dans tous vos
bons de livraisons et factures. Vous pouvez Ègalement modifier la taille de l'entÍte de vos colonnes dans la grille de saisie gr‚ce ‡ l'option
Menu contextuel + Nb lignes en-tÍte + 1,2 etc.. Les boutons rÈcapitulatifs
Au bas de la fenÍtre,vous disposez de trois boutons : TVA, TVA Avanc, VÈrif stock, RÈcapitulatif et DÈtail. TVA
affiche le rÈcapitulatif des montants HT par taux de TVA
TVA Avanc
accessible uniquement dans les factures. Affiche le rÈcapitulatif des montants HT net Avancement
soumis ‡ TVA. VÈrif Stock
accessible uniquement dans les commandes, bl et factures. Permet de connaÓtre les ÈlÈments pour
lesquels les quantitÈs indiquÈes sont supÈrieures ‡ celles en stock. RÈcapitulatif
prÈsente les temps totaux de main-d'oeuvre et de pose en heures et l'Èquivalence en jours, les
dÈboursÈs, prix de revient et prix de vente HT par type d'ÈlÈments. Pour les ÈlÈments de type
fourniture, matÈriel ou divers non rÈfÈrencÈs qui ont ÈtÈ saisi dans le document, vous pouvez ajouter automatiquement de la main-d'oeuvre (pour la "pose comprise" en la sÈlectionnant dans la zone Code
MO. Un message de confirmation sera affichÈ au moment de la fermeture du rÈcapitulatif. DÈtail
Pour la ligne sÈlectionnÈe dans la grille de saisie, toutes les colonnes et calculs effectuÈs sur cette ligne
sont affichÈs. Dans ce bouton, un onglet Tarifs et Promotions permet de voir, lors de la rÈalisation du
document, les tarifs/promotions possibles par ordre de prioritÈs en fonction des critËres
Tarifs/Promotions dÈfinis dans le menu "Outils puis Options" partie "Tarifs/Promotions". Attention
L'onglet Tarifs/Promotions du bouton DÈtail n'est pas historisÈ sur la ligne de document. L'affichage de
l'onglet peut changer entre la crÈation et la consultation du document quelques temps plus tard, en
fonction de la fin ou non d'une promotion, d'un changement de tarif ... Au dessus, vous pouvez consulter le total HT et total TTC de votre document. La zone Ne pas recalculer les postes compl/Total sert pour les documents avec un nombre de pages
important. Si des postes complÈmentaires ont ÈtÈ saisis en pied, et que vous effectuez des modifications dans
le corps du document, il est prÈfÈrable de la cocher.
EBP B‚timent Aide
214
La barre d'outils du corps des documents
Dans l'onglet Corps d'un document, vous disposez d'une barre d'outils, vous permettant d'activer ou dÈsactiver de nombreuses fonctions : Permet de supprimer la ligne sÈlectionnÈe dans le corps. Permet de couper une ligne
Permet de copier une ligne
Permet de coller une ligne
Permet de rechercher une ligne dans le corps du document en fonction de multiples critËres (code, description, prix etc..) Cliquez sur cette icÙne pour que l'ÈlÈment sÈlectionnÈ soit intÈgrÈ ‡ votre bibliothËque interne. Cela
concerne donc les ÈlÈments non rÈfÈrencÈs saisis directement dans votre document, ou bien les
ÈlÈments issus d'une bibliothËque externe, auxquels vous avez fait appel dans votre document. Cliquez sur cette icÙne pour appliquer des modifications sur l'ensemble d'un devis, comme
remplacer le code d'un ÈlÈment par un autre, actualiser des % de Frais gÈnÈraux et/ou bÈnÈfices sur un ÈlÈment etc.. Cette icÙne n'est disponible qu'en version . Cliquez sur cette icÙne pour que la ligne sÈlectionnÈe ne soit pas inclue dans le montant du
document (pour les variantes) Cliquez sur cette icÙne pour figer le prix d'un ÈlÈment. La ligne apparaÓtra alors en italique et
soulignÈ. Si vous effectuez des remises/majorations sur une partie ou l'ensemble de votre document, ces remises/majorations ne seront pas imputÈes sur le prix de votre ÈlÈment. Cliquez sur cette icÙne afin que la ligne sÈlectionnÈe ne soit pas imprimÈe. Cliquez sur cette icÙne avant d'insÈrer un ÈlÈment de type ouvrage, si vous souhaitez que le prix marchÈ de l'ouvrage (onglet Tarif) soit rÈcupÈrÈ. Cliquez sur cette icÙne pour masquer automatiquement le sous-dÈtail des ouvrages. Cliquez sur cette icÙne pour plier la ligne sÈlectionnÈe (de type Tranche, sous-tranche ou ouvrage). Cliquez sur cette icÙne pour dÈplier la ligne sÈlectionnÈe (Tranche, sous-tranche ou ouvrages). Calculatrice. active le mode de saisie en plein Ècran. Permet d'insÈrer une ligne au dessus de celle sÈlectionnÈe. Permet d'insÈrer une ligne dans un ÈlÈment de type ouvrage, au dessus de celle sÈlectionnÈe. Permet de crÈer un nouvel ouvrage (non rÈfÈrencÈ). Permet d'insÈrer une nouvelle fourniture (non rÈfÈrencÈe). Permet d'insÈrer une ligne de type Main-d'oeuvre. Permet d'insÈrer une ligne de type matÈriel. Permet d'insÈrer une ligne d'ÈlÈments de type divers. Permet d'insÈrer une tranche de niveau 1. Permet d'insÈrer une tranche de niveau 2. Permet d'insÈrer une tranche de niveau 3. Permet d'insÈrer une tranche de niveau 4. Permet d'insÈrer une tranche de niveau 5. Permet d'insÈrer une tranche de niveau 6. Permet d'insÈrer un sous-total. Permet d'insÈrer un saut de page pour l'impression du document. Chaque icÙne peut Ítre appelÈe par des touches ou fonctions de raccourcis clavier. Les touches
correspondantes sont indiquÈes dans les info-bulles des icÙnes (activÈes dans les options).
Manuel de rÈfÈrence
215
Remarque
Lorsque le curseur se trouve dans le champ Description, vous avez accËs ‡ la barre d'outils des textes
enrichis, qui vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique.
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216
Les colonnes des documents de vente
Liste des colonnes disponibles Explication
NumÈrotation NumÈrotation des lignes dans les documents. Remarque
Elle s'affiche automatiquement, mais peut Ítre
modifiÈe pour les lignes de type tranche ou soustranche
en double-cliquant dans la zone. Code ÈlÈment Zone de saisie ou de recherche des ÈlÈments, ‡
l'aide de l'icÙne , ou la touche [F4]. L'icÙne
permet d'ouvrir la fiche ÈlÈment. Description LibellÈ de l'ÈlÈment. Zone de saisie aussi pour les
textes libres et ÈlÈments non rÈfÈrencÈs. Description Technique LibellÈ technique de l'ÈlÈment. Zone de saisie libre. NumÈro de sÈrie
Zone accessible dans les bons de livraisons, bons de
retour, factures et avoirs et pour les ÈlÈments de
type Fourniture ou Divers. Saisissez le numÈro de
sÈrie de l'ÈlÈment. Type de Garantie
Si le type de garantie a ÈtÈ prÈcisÈ dans la fiche
ÈlÈment, il apparaÓt automatiquement. Vous pouvez
le modifier ‡ l'aide de la dÈ-roulante. Date dÈbut de garantie
La date de dÈbut de garantie est initialisÈe par dÈfaut en fonction de la date du document. Vous
pouvez la modifier Date fin de garantie
La date de fin de garantie est calculÈe en fonction
de la date de dÈbut de garantie et la durÈe de
garantie renseignÈe dans la fiche Type de garantie
(ou la fiche ÈlÈment). Vous pouvez la modifier. Remarque
Dans le cadre d"un ÈlÈment vendu avec une
extension de garantie, saisissez l'extension de
garantie sur une ligne au dessous de l'ÈlÈment, et
n'oubliez pas de re-prÈciser le numÈro de sÈrie de
celui-ci ainsi que les dates de garantie. DurÈe de garantie
La durÈe de garantie s'affiche si le type de garantie
est saisi. Il est possible de la modifier, ce qui
entraÓnera le re-calcul de la date de fin de garantie. DÈboursÈ fourniture DÈboursÈ indiquÈ dans l'onglet tarif de la fiche
fourniture. % FG fourniture % FG indiquÈ dans l'onglet fourniture de la fiche
tarif. Prix de revient fourniture dÈboursÈ sec + % FG fourniture
% bÈnÈfice fourniture (% Bn) % bÈnÈfice fourniture indiquÈ dans la fiche
fourniture
PV fourniture Prix de revient + % BÈnÈfice
Code MO Code main d'oeuvre pouvant Ítre insÈrÈ sur les
lignes de type fourniture, matÈriel ou divers, ou
articles non rÈfÈrencÈs (pour la notion "pose
comprise")
DÈboursÈ MO DÈboursÈ main-d'oeuvre de l'onglet Tarif de la fiche
MO
% FG MO % de FG de la fiche main-d'oeuvre. Prix de revient MO DÈboursÈ sec MO + % FG
% bÈnÈfice MO % bÈnÈfice indiquÈ dans l"onglet tarif de la fiche MO
PV MO Prix de revient MO + % bÈnÈfice )
Cadence durÈe Zone rÈservÈe pour les ÈlÈments de main- d'oeuvre
inclus dans un ouvrage, ou pour les main-d'oeuvre
Manuel de rÈfÈrence
217
inclues dans un ÈlÈment de type fourniture, matÈriel ou divers. Saisir la base horaire pour le calcul du prix de la
main-d'oeuvre. Cadence quantitÈ Pour les mÍmes articles ci-dessus, saisir la quantitÈ
de travaux rÈalisÈs pour la Cadence durÈe. Temps pose Temps de pose pour les articles de type fourniture, matÈriel, et divers. Remarque
Pour la main-d'oeuvre, temps de pose = quantitÈ. DÈboursÈ Prix total des dÈboursÈs MO + fourniture. % FG % de FG total (MO + fourniture)
Prix revient Total dÈboursÈ + % FG
% BÈnÈfice % bÈnÈfice total (Mo + fourniture)
PV HT Prix de revient total + % Bn total)
Remarque
Pour les lignes de type tranches, sous-tranches ou
ouvrages, le PV HT correspond au total des
montants net HT du sous-dÈtail
PV HT (Francs) Prix de vente HT exprimÈ en Francs
PV ActualisÈ Prix de vente HT - montant actualisation
% Remise % de remise appliquÈ sur la ligne courante
% Remise cumulÈe % de toutes les remises confondues sur la ligne (si remise sur niveau supÈrieur, sous-tranche, tranche, etc..) + les postes complÈmentaires calculÈs en
pied de document. PV net PVHT - % Remise
PV net (Francs) Prix de vente net exprimÈ en Francs. PV net remisÈ Prix de vente net - % Remise cumulÈe
Marge nette % (Marge nette HT * 100) / Prix net remisÈ
Marge nette HT PV net remisÈ - Prix de revient
QuantitÈ brute QuantitÈ ‡ rÈaliser Attention
Si vous avez rattachÈ un mÈtrÈ ‡ un ÈlÈment, la
colonne QuantitÈ brute n'est plus modifiable. % de perte Coefficient de perte (ex : pour du carrelage, en
fonction de la pose..)
QuantitÈ QuantitÈ brute + (quantitÈ brute * % de perte)
QuantitÈ rÈelle QuantitÈ multipliÈe par les quantitÈs prÈvues sur les
ouvrages, sous-tranches ou tranches de niveau
supÈrieur. UnitÈ vente UnitÈ de vente ‡ sÈlectionner ‡ l'aide de l'icÙne
Temps Mo Total Temps de Mo multipliÈ par la quantitÈ. Peut Ítre
modifiÈ (les temps de Mo seront rÈpartis
Èquitablement sur les lignes concernÈes)
Temps Pose Total Temps de pose multipliÈ par la quantitÈ. Peut Ítre
modifiÈ (les temps de pose seront rÈpartis
Èquitablement sur les lignes concernÈes)
Temps MatÈriel Total Temps de matÈriel multipliÈ par la quantitÈ. Peut
Ítre modifiÈ (les temps de MatÈriel seront rÈpartis
Èquitablement sur les lignes concernÈes)
Temps Pose / Mo Total Temps MO total + temps de pose Total. Poids unitaire Poids indiquÈ dans la fiche ÈlÈment. Poids total Poids multipliÈ par la quantitÈ. Poids total Kg Poids total ÈvaluÈ en kilos. Volume unitaire Volume indiquÈ dans la fiche ÈlÈment. UnitÈ volume UnitÈ de volume (de la fiche ÈlÈment). Volume total Volume * QuantitÈ. Volume total m3 Volume total ÈvaluÈ en m3
Montant net HT PV net * QuantitÈ
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218
Montant net HT (Francs) Montant net HT exprimÈ en Francs
Montant net HT remisÈ Montant net HT - % remise sur les ouvrages, soustranches
ou tranches supÈrieures. Code Èco-contribution Code Èco-contibution ‡ sÈlectionner ‡ l'aide de
l'icÙne. Montant U eco-contrib. TTC Il correspond au montant unitaire saisi dans le
barËme. Montant total Èco-contrib. TTC Il correspond au montant U TTC multipliÈ par la
quantitÈ ‡ facturer. Code TVA Taux de TVA de la ligne. Peut Ítre modifiÈ sur les
ouvrages, tranches et sous-tranches. Montant net TTC Montant net HT + montant de TVA
Montant net TTC remisÈ Montant net TTC - remises cumulÈes des ouvrages, sous-tranches et tranches de niveau supÈrieur. DÈpÙt DÈpÙt de stock de l'ÈlÈment.
le dÈpÙt peut Ítre modifiÈ. Liste des colonnes des factures pour la saisie
de l'avancement
Explication
% Avancement cumulÈ Zone saisissable dans le cas d'un avancement
qualitatif (voir Divers document). Saisir le
pourcentage cumulÈ d'avancement pour facturer le
client. % Avancement cumulÈ quantitÈ Zone de saisie du pourcentage d'avancement des
quantitÈs en cumulÈ. QuantitÈ Avancement QuantitÈ consommÈe pour cette facture
d'avancement
QuantitÈ prÈcÈdente cumulÈe QuantitÈ dÈj‡ consommÈe (regroupe les quantitÈs
consommÈes sur les factures prÈcÈdentes)
QuantitÈ cumulÈe QuantitÈ Avancement + quantitÈ prÈcÈdente
cumulÈe
QuantitÈ rÈelle QuantitÈ rÈelle prÈvue, multipliÈe par la quantitÈ
des ouvrages, tranches ou sous-tranches de niveau
supÈrieur. QuantitÈ BL RÈelle QuantitÈ prÈvue dans le bon de livraison
QuantitÈ rÈelle cumulÈe QuantitÈ cumulÈe multipliÈe par les quantitÈs des
ouvrages, sous-tranches et tranches de niveau
supÈrieur QuantitÈ rÈelle prÈcÈdent cumulÈe QuantitÈ rÈelle cumulÈe des factures prÈcÈdentes
QuantitÈ rÈelle d'avancement QuantitÈ Avancement multipliÈe par les quantitÈs
des ouvrages, tranches et sous -tranches de niveau
supÈrieur. Montant net HT prÈcÈdent cumulÈ Somme des montants net HT d'avancement des
situations prÈcÈdentes
Montant net HT Avancement QuantitÈ Avancement * Montant net HT
Montant net HT Avancement (Francs) Montant net HT Avancement exprimÈ en Francs
Montant net HT remisÈ cumulÈ rÈel Montant net HT prÈcÈdent cumulÈ + Montant net HT
avancement, - les remises et multipliÈ par les
quantitÈs des ouvrages,tranches ou sous-tranches
de niveau supÈrieur. Montant net HT remisÈ avancement rÈel Montant net Ht Avancement - les remises, multipliÈ
par les quantitÈs prÈvues sur les ouvrages, tranches
et sous-tranches de niveau supÈrieur. Montant net HT remisÈ prÈcÈdent cumulÈ rÈel Montant net HT prÈcÈdent cumulÈ - les remises et
multipliÈ par les quantitÈs des ouvrages, tranches
et sous-tranches de niveau supÈrieur. Montant net HT remisÈ prÈcÈdent cumulÈ Montant net HT prÈcÈdent cumulÈ moins les
remises. Montant net HT remisÈ Avancement Montant net Ht Avancement - les remises
Manuel de rÈfÈrence
219
L'onglet MÈtrÈ
Líonglet MÈtrÈ permet de rattacher un mÈtrÈ ‡ un ÈlÈment courant ou ‡ chacune des composantes díun
ouvrage. Les icÙnes servent ‡ : insÈrer une nouvelle ligne
ajouter une ligne en fin de grille
supprimer une ligne
recalculer les mÈtrÈs appeler líassistant de formule de calcul appeler un mÈtrÈ-type. Tous les ÈlÈments du document sont automatiquement repris dans la colonne code ÈlÈment et Description. Pour rattacher un mÈtrÈ ‡ l'ÈlÈment, cliquez dans la colonne MÈtrÈ, en face de l'ÈlÈment souhaitÈ. Vous pouvez
insÈrer autant de lignes que vous souhaitez, et au choix : Saisir un commentaire en utilisant ' en dÈbut et fin de commentaire. Ex : 'Calcul de la surface' Faire appel ‡ l'assistant de calcul du mÈtrÈ
Faire appel ‡ des mÈtrÈs type
Saisir directement la ligne de calcul souhaitÈe. La colonne quantitÈ rÈcupËre automatiquement le total de la colonne TOTAL de chaque ligne du mÈtrÈ. Et la
quantitÈ calculÈe pour l'ÈlÈment ou l'ouvrage, est automatiquement reportÈe dans la colonne quantitÈ du corps
du document.
EBP B‚timent Aide
220
L'onglet pied
L'onglet pied reprÈsente la partie de totalisation de votre document. La partie gauche vous rÈcapitule le total global dÈboursÈ, les % FG, prix de revient et % BÈnÈfice, ainsi que les
informations de poids et de volume total. Vous pouvez Ègalement consulter les contre-valeurs francs. Dans la partie de droite, Vous retrouvez le prix de vente HT, le montant total de TVA, le montant TTC et pouvez
saisir les zones suivantes : Actualisation
permet de saisir une remise (avec le signe - devant le montant ou le %) ou une majoration en
montant ou pourcentage, qui sera automatiquement ventilÈe sur toutes les lignes du document, sauf
sur les lignes non-inclues et les lignes en prix de vente fixe. Postes complÈmentaires
Cliquez sur l'icÙne pour saisir de 1 ‡ 5 postes complÈmentaires. Vous pouvez les saisir en
montant ou en pourcentage (la zone saisie sera affichÈe en gras). Si vous avez plusieurs postes
complÈmentaires, vous pouvez effectuer un calcul en cascade (Dans ce cas, le montant se calcule
d'aprËs le rÈsultat du Total HT - le montant au dessus) Port HT
Cliquez sur l'icÙne pour sÈlectionner le type de frais de port ‡ appliquer (crÈÈs dans le menu DonnÈes - Divers - Frais de port). Le montant calculÈ (ou forfaitaire) s'affiche. Vous pouvez modifier sa valeur si vous le souhaitez. Taux de TVA sur Port
Lorsque vous sÈlectionnez le type de frais de port ‡ appliquer sur votre document, le taux de TVA
associÈ s'affiche. Acompte prÈcËdent
Saisissez le montant d'un acompte perÁu lors d'une autre transaction : il ne gÈnËrera pas de
rËglement, mais sera dÈduit du net ‡ payer. Acompte
Saisissez le montant de l'acompte versÈ par votre client, ‡ dÈduire du net ‡ payer. Dont Èco-contribution
Somme de la colonne "Montant total Èco-contribution TTC" du corps du document. Remarque
L'acompte saisi sur un document de type commande, bon de livraison ou facture gÈnËre automatiquement la
saisie du rËglement, ‡ confirmer, au moment de la validation du document.
Le raccourci Nouveau Contrat, disponible dans la barre de navigation pour les factures, permet de crÈer un
contrat de maintenance pour le client. Les ÈlÈments notÈs avec un n° de sÈrie et des dates de dÈbut et fin de
garantie seront automatiquement copiÈs dans le contrat.
Manuel de rÈfÈrence
221
L'onglet Avancement des factures
L'onglet Avancement reprÈsente le pied de la facture d'avancement ou de situation. Le total HT est la somme
des montant net HT Avancement du corps de la facture. Le cadre Avancement vous permet d'obtenir le rÈcapitulatif des situations prÈcÈdentes, et de cocher la zone
DerniËre facture d'avancement (si tel est le cas) pour calculer la retenue de garantie sur la derniËre facture
(voir onglet ComplÈment). Vous retrouverez Ègalement le % d'avancement global et le n° de situation (Il correspond au nombre
d'avancements rÈalisÈs). Remarque
Un message demande la confirmation d'appliquer le % d'avancement global ‡ toutes les lignes du document.
- Si l'avancement est Qualitatif, les 2 colonnes "% avancement cumulÈ" et " % avancement cumulÈ quantitÈ" sont mises ‡ jour
- Si l'avancement est Quantitatif, la colonne modifiable est mise ‡ jour et l'autre colonne sera reprise
automatiquement. Vous retrouvez les informations relatives au poids et volume pour la facture d'avancement, ainsi que les contre- valeurs francs. Dans la partie Totalisation, vous pouvez saisir les zones suivantes : Postes complÈmentaires
Cliquez sur l'icÙne pour saisir de 1 ‡ 4 postes complÈmentaires. Vous pouvez les saisir en
montant ou en pourcentage (la zone saisie sera affichÈe en gras). Si vous avez plusieurs postes
complÈmentaires, vous pouvez effectuer un calcul en cascade (Dans ce cas, le montant d'un poste se
calcule d'aprËs le rÈsultat du Total HT - le montant du poste au dessus) Acompte prÈcËdent
Saisissez le montant d'un acompte perÁu lors d'une autre transaction : il ne gÈnËrera pas de
rËglement, mais sera dÈduit du net ‡ payer. Acompte
Saisissez le montant de l'acompte versÈ par votre client, ‡ dÈduire du net ‡ payer. Remarque
Dans l'avancement, il n'est pas possible de saisir d'actualisation. Si vous devez en appliquer une, il faut
l'enregistrer sur votre premiËre facture d'avancement, dans l'onglet PIED.
EBP B‚timent Aide
222
L'onglet EchÈances
L'onglet ÈchÈances est disponible pour tous les documents de vente de type facture ou avoir. Remarque
Dans les documents de type commande ou bon de livraison, il est possible d'enregistrer un acompte, qui
s'affichera dans cet onglet. Le montant ‡ rÈpartir et le reste ‡ rÈpartir (montant ‡ rÈpartir moins les lignes d'ÈchÈances) s'affichent sur la
partie droite.
SÈlectionnez le mode de rËglement de votre client, ‡ l'aide de l'icÙne . Si vous l'aviez paramÈtrÈ par dÈfaut dans la fiche client, il apparaÓt automatiquement. Vous pouvez nÈanmoins le modifier si nÈcessaire. Saisissez le % de retenue de garantie si nÈcessaire. La ligne d'ÈchÈance pour la retenue de garantie se
calculera alors automatiquement. L'ÈchÈance sera datÈe ‡ la date du document + 1 an et le montant, Ègal au montant total du document * % de retenue de garantie. Les ÈchÈances correspondant au mode de rËglement sÈlectionnÈ sont automatiquement calculÈes et
s'affichent dans la grille. Vous pouvez les modifier (date, mode de rËglement, ou montant) si
nÈcessaire et Èventuellement ‡ l'aide des 3 icÙnes ‡ votre disposition : pour insÈrer une nouvelle ligne d'ÈchÈance, pour supprimer une ligne d'ÈchÈance
l'icÙne Solder pour rÈpartir automatiquement et Èquitablement le montant Reste ‡ rÈpartir sur les lignes d'ÈchÈances prÈsentes.
Manuel de rÈfÈrence
223
L'onglet Lettre-type
Cet onglet se compose d'une zone de saisie libre. Vous pouvez cliquer sur les diffÈrents boutons au dessus de la
zone , pour insÈrer, au choix : les conditions gÈnÈrales
Saisissez dans ce cadre les conditions gÈnÈrales de vente, livraison ou paiement qui apparaÓtront aprËs
le corps du document ‡ l'impression. une lettre d'en-tÍte
Saisissez le texte que vous voulez imprimer sur une lettre d'en-tÍte qui sera imprimÈe sur une page ‡
part, en mÍme temps que le document. Cliquez sur le bouton Lettres-type si vous souhaitez rappeler une lettre dÈj‡ crÈÈe. une lettre de pied
Saisissez le texte que vous souhaitez imprimer sur une page ‡ part, pour clore votre dossier. Elle sera
imprimÈe en mÍme temps que votre document. Cliquez sur le bouton Lettres-type si vous souhaitez
rappeler une lettre dÈj‡ crÈÈe. Remarque
Pour effectuer un retour ‡ la ligne dans une zone de saisie libre, utilisez les touches [Ctrl] + EntrÈe
EBP B‚timent Aide
224
L'onglet Acomptes*
*Cette option est disponible depuis la version 5.1.0 d'EBP B‚timent, avec un nouveau code de dÈbridage
(Contactez notre service commercial au 0134948020 pour de plus amples renseignements)
Nous vous invitons ‡ consulter le principe de fonctionnement des factures d'acomptes. L'onglet Acompte permet de crÈer ou de rattacher des factures (ou avoirs) d'acomptes liÈs ‡ votre client. Pour cela, vous disposez des icÙnes suivantes : CrÈer une nouvelle facture d'acompte
Cliquez sur cette icÙne pour crÈer une nouvelle facture d'acompte. Saisissez vos donnÈes, et validez votre rËglement. A la validation de la facture d'acompte, celle-ci est automatiquement affichÈe dans la
grille avec son numÈro, sa date et son montant. Le montant est ajoutÈ dans la zone Acompte du pied
de facture, et le solde de TVA est calculÈ dans le rÈcapitulatif de TVA, accessible par le bouton TVA
disponible en pied de facture Ègalement. CrÈer un nouvel avoir d'acompte
Cliquez sur cette icÙne pour crÈer un nouvel avoir d'acompte. Saisissez vos donnÈes. A la validation de
l'avoir d'acompte, celui-ci est automatiquement affichÈ dans la grille avec son numÈro, sa date et son
montant. Le montant est dÈduit dans la zone Acompte du pied de facture, et le solde de TVA est
calculÈ dans le rÈcapitulatif de TVA, accessible par le bouton TVA disponible en pied de facture
Ègalement. Affecter Cliquez sur cette icÙne pour accÈder ‡ la liste de vos factures d'acompte et sÈlectionner celle que vous
souhaitez rattacher, en double-cliquant dessus dans la liste, ou bien en la sÈlectionnant et en cliquant
sur le bouton SÈlectionner au bas de la liste. La facture d'acompte apparaÓt alors dans la liste et son
montant est ajoutÈ au montant d'acompte en pied de facture. DÈsaffecter Cliquez sur cette icÙne pour dÈtacher le document d'acompte sÈlectionnÈ de votre facture. Le montant
d'acompte indiquÈ dans le pied de la facture est mis ‡ jour. Visualiser SÈlectionnez un document d'acompte dans la liste et cliquez sur cette icÙne pour visualiser son
contenu. Remarque
Le document d'acompte sera grisÈ car il devient non modifiable dËs qu'il est rattachÈ ‡ une facture.
Manuel de rÈfÈrence
225
Documents d'acompte
Facture d'acompte*
*Cette option est disponible depuis la version 5.1.0 d'EBP B‚timent, avec un nouveau code de dÈbridage
(Contactez notre service commercial au 01.34.94.80.20 pour de plus amples renseignements)
Nous vous invitons ‡ consulter le principe de fonctionnement des factures d'acomptes. La facture d'acompte se compose des ÈlÈments suivants : NumÈro
Le numÈro du document s'incrÈmente automatiquement ‡ la validation de la facture (les prÈfixes des
compteurs sont indiquÈs dans les options du dossier, dans la partie NumÈrotation). Vous pouvez
toutefois le fixer si vous le souhaitez, en l'indiquant dans l'onglet EntÍte. Date de la facture
La date de la facture d'acompte est initialisÈe ‡ la date du document d'origine. Vous avez la possibilitÈ
de modifier cette date tant que celle-ci est infÈrieure ou Ègale ‡ la date de la facture. Dans le cas contraire, un message vous avertira que vous avez crÈÈ ou affectÈ une facture d'acompte
avec une date supÈrieure ‡ la date du document d'origine. N° Affaire
Vous avez la possibilitÈ d'associer votre facture d'acompte ‡ une affaire. SÈlectionnez l'affaire ‡ l'aide
de l'icÙne . Les coordonnÈes clients
SÈlectionnez le code client ‡ l'aide de l'icÙne . Ses coordonnÈes complËtes s'affichent alors dans
l'onglet EntÍte. Vous pouvez les modifier sur la facture si nÈcessaire. Commentaires
La zone Commentaires vous permet de saisir librement du texte, en enrichissant votre texte avec les
attributs disponibles dans la barre d'outils (gras, soulignÈ, police, couleur etc...) ModËle d'impression
Vous pouvez sÈlectionner un modËle d'impression et le rattacher ‡ votre facture d'acompte. A
l'impression, vous pourrez imprimer plusieurs factures en choisissant de les imprimer avec le modËle
sÈlectionnÈ dans le document. La description de l'acompte
Dans l'onglet Corps, vous disposez d'une zone de saisie libre pour indiquer des commentaires sur votre acompte. Ex : "Acompte reÁu au titre de ......".Vous avez aussi la possibilitÈ d'enrichir tout ou
une partie de votre texte en appliquant les attributs disponibles dans la barre d'outils (Italique, gras, soulignÈ, barrÈ, police, couleur etc..). Les montants
Au bas du document, vous pouvez saisir le montant de votre acompte, depuis la zone Montant HT ou Montant TTC, et sÈlectionner le code TVA ‡ appliquer Attention
A la validation de la facture, l'Ècran de saisie d"un nouveau rËglement apparaÓt. Le type de paiement
ChËque est indiquÈ par dÈfaut. Indiquez le code banque associÈ ‡ votre acompte et validez par OK
Remarque
La facture d'acompte est modifiable tant qu'elle n'est pas rattachÈe ‡ une facture ou qu'elle n'est pas
remise en banque et transfÈrÈe en comptabilitÈ.
EBP B‚timent Aide
226
Avoir d'acompte*
*Cette option est disponible depuis la version 5.1.0 d'EBP B‚timent, avec un nouveau code de dÈbridage
(Contactez notre service commercial au 0134948020 pour de plus amples renseignements)
L'avoir d'acompte est un document qui fait suite ‡ la facture d'acompte (Vous pouvez consulter ici le principe de
fonctionnement des factures d'acomptes). Vous pouvez le crÈer directement ‡ partir de la liste des documents de vente, par le bouton Ajouter, ou bien
en sÈlectionnant dans la liste des documents de vente, la facture d'acompte d'origine et en sÈlectionnant le
raccourci TransfÈrer disponible dans la barre de navigation. L'avoir d'acompte se compose des ÈlÈments suivants : NumÈro
Le numÈro du document s'incrÈmente automatiquement ‡ la validation de l'avoir (les prÈfixes des
compteurs sont indiquÈs dans les options du dossier, dans la partie NumÈrotation). Vous pouvez
toutefois le fixer si vous le souhaitez, en l'indiquant dans l'onglet EntÍte. Date d'avoir La date d'avoir d'acompte est initialisÈe ‡ la date du document d'origine. Vous avez la possibilitÈ de
modifier cette date tant que celle-ci est infÈrieure ou Ègale ‡ la date d'avoir. Dans le cas contraire, un message vous avertira que vous avez crÈÈ ou affectÈ un avoir d'acompte avec une date supÈrieure ‡ la date du document d'origine. N° Affaire
Vous avez la possibilitÈ d'associer votre facture d'acompte ‡ une affaire. SÈlectionnez l'affaire ‡ l'aide
de l'icÙne . Les coordonnÈes clients
SÈlectionnez le code client ‡ l'aide de l'icÙne . Ses coordonnÈes complËtes s'affichent alors dans
l'onglet EntÍte. Vous pouvez les modifier sur l'avoir si nÈcessaire. Commentaires
La zone Commentaires vous permet de saisir librement du texte, en enrichissant votre texte avec les
attributs disponibles dans la barre d'outils (gras, soulignÈ, police, couleur etc...) ModËle d'impression
Vous pouvez sÈlectionner un modËle d'impression et le rattacher ‡ votre avoir d'acompte. A
l'impression, vous pourrez imprimer plusieurs avoirs en choisissant de les imprimer avec le modËle
sÈlectionnÈ dans le document. La description de l'acompte
Dans l'onglet Corps, vous disposez d'une zone de saisie libre pour indiquer des commentaires sur votre avoir d'acompte. Ex : "Acompte remboursÈ au titre de ......".Vous avez aussi la possibilitÈ
d'enrichir tout ou une partie de votre texte en appliquant les attributs disponibles dans la barre d'outils
(Italique, gras, soulignÈ, barrÈ, police, couleur etc..). Les montants
Au bas du document, vous pouvez saisir le montant de votre acompte, depuis la zone Montant HT ou Montant TTC, et sÈlectionner le code TVA ‡ appliquer. Remarque
A la validation du document, une ÈchÈance nÈgative est gÈnÈrÈe. Vous pourrez la pointer et la solder avec la facture d'acompte, ou la pointer avec une autre facture, depuis la saisie des rËglements (en
enregistrant un rËglement ‡ 0). Remarque
L'avoir d'acompte est modifiable tant qu'il n'est pas rattachÈ ‡ une facture et qu'il n'est pas transfÈrÈ en
comptabilitÈ.
Manuel de rÈfÈrence
227
Transfert de documents
Transfert des documents de vente
Le transfert de document sert ‡ transformer un document initial dans un autre type de document. Le document
initial ne peut alors plus Ítre modifiÈ, ni supprimÈ. Remarque
Un document ne peut Ítre transfÈrÈ qu'une seule fois. Pour cela, vous devez afficher la liste des documents, depuis le menu Traitement - Document de vente (ou
encore depuis le bouton de votre barre d'outils)
SÈlectionnez le document initial et cliquez le bouton TransfÈrer ‡ droite de la liste des documents. Choisissez le type de document que vous voulez gÈnÈrer, la date, et validez par OK. Un message d'avertissement apparaÓt pour vous indiquer le type et le numÈro du document gÈnÈrÈ. Vous
pouvez donc vous placer sur l'onglet correspondant au document gÈnÈrÈ (Commande, bon de livraison, bon de
retour, facture ou avoir), double-cliquer dessus pour l'ouvrir, et le modifier si nÈcessaire.
EBP B‚timent Aide
228
Transfert de document
Cette opÈration vous permet de transfÈrer le document affichÈ au dessous de la zone "Transfert de document", dans un autre type de document. Type de document
SÈlectionnez le type de document ‡ gÈnÈrer. Remarque
Les documents proposÈs varient en fonction du document sÈlectionnÈ, et en fonction des transferts prÈcÈdents:
-Le devis peut Ítre transfÈrÈ en commande, bon de livraison ou facture. -La commande peut Ítre transfÈrÈe en bon de livraison (bon de rÈception) ou facture. Si la commande est
transfÈrÈe une premiËre fois en bon de livraison (bon de rÈception), elle peut Ítre transfÈrÈe une seconde fois
en facture. -Le bon de livraison (ou bon de rÈception) peut Ítre transfÈrÈ en bon de retour, facture ou avoir -Plusieurs bons de livraisons peuvent Ítre regroupÈs sur une facture
-La facture peut Ítre transfÈrÈe en avoir.
Astuce
Lors du transfert d'une Commande en Bon de livraison, vous avez la possibilitÈ de reprendre les elements de
type texte et les lignes de texte ainsi que les ÈlÈments de type main d'oeuvre. Pour cela vous devez avoir sÈlectionnÈ dans les Options/Documents/Ventes... les cases ‡ cocher : "Garder les Èlements de type texte lors
du transfert d'une commande en BL" et ."Autoriser les lignes de Main d'oeuvre dans les BL"
Attention
Un document transfÈrÈ ne peut plus Ítre modifiÈ, ni supprimÈ. Date
Indiquez la date du document ‡ gÈnÈrer. Regrouper les lignes
Cette option est disponible lorsque vous choisissez de transfÈrer le document initial en Bon de livraison
ou bon de RÈception. Elle permet de regrouper les lignes ayant les mÍmes critËres :
- Pour les documents de vente, il s'agit du code, libellÈ, unitÈ de vente, unitÈ de poids, unitÈ de
volume, remise rÈelle, TVA, dÈpÙt et temps de pose=0.
- Pour les documents d'achat , il s'agit du code, libellÈ, TVA, prix de revient, prix d'achat, dÈpÙt, dÈlai de livraison, frais unitaires, frais sur le global et remise rÈelle.
Manuel de rÈfÈrence
229
Transfert de commande en facture
La commande sÈlectionnÈe a ÈtÈ livrÈe partiellement. Vous avez plusieurs choix qui s'offrent ‡ vous pour le
transfert en facture de cette commande : Lignes ‡ transfÈrer Permet de choisir si vous souhaitez que votre facture reprenne toutes les lignes de votre commande ou
bien le restant ‡ livrer. Dans ce dernier cas, la facture tiendra compte des documents intermÈdiaires
(bons de livraisons, bons de rÈception) gÈnÈrÈs et ne reprendra que les quantitÈs qui n'ont pas ÈtÈ
livrÈes. Solder la commande
Si vous cochez cette zone, la commande initiale sera considÈrÈe comme soldÈe et les quantitÈs qui
n'ont pas ÈtÈ livrÈes ne le seront plus. Elles ne seront donc pas dÈ-stockÈes. Facturer les quantitÈs supplÈmentaires
Cette option est disponible dans le cas o˘ vous transfÈrez toutes les lignes de votre commande. Si vous avez effectuÈ des livraisons partielles et livrÈ des quantitÈs supÈrieures ‡ la commande, vous
pouvez les ajouter directement sur la facture. Elles apparaÓtront dans le bas du corps de la facture
dans une tranche ‡ part. Facturer les quantitÈs non livrÈes
Cette option est disponible dans le cas o˘ vous avez sÈlectionnÈ de transfÈrer toutes les lignes et
cochÈ l'option Solder la commande. Dans ce cas, la facture contiendra les mÍmes ÈlÈments que la
commande initiale. Exemple
Vous avez une commande client qui contient un ouvrage avec une fourniture en quantitÈ 2 et de la main- d'oeuvre. Vous trouverez ci-dessous le shÈma des transferts possibles et le rÈsultat gÈnÈrÈ pour chaque type de
transfert :
EBP B‚timent Aide
230
Livraison d'une commande
Vous pouvez saisir les quantitÈs reÁues pour une commande, et gÈnÈrer au fur et ‡ mesure des bons de
livraisons ou factures. TransfÈrer en
SÈlectionnez le type de document ‡ gÈnÈrer suite ‡ la livraison de la commande. Regrouper les lignes
cochez cette zone, si vous souhaitez que le document gÈnÈrÈ aprËs la livraison regroupe les ÈlÈments
ayant les mÍmes critËres (code, libellÈ, unitÈ de vente, unitÈ de poids, unitÈ de volume, remise rÈelle, TVA, dÈpÙt et temps de pose.), et totalise les quantitÈs livrÈes sur une mÍme ligne. Saisie de la livraison
Tous les ÈlÈments de type fourniture, matÈriel ou divers apparaissent dans la liste des ÈlÈments ‡ livrer. Astuce
Vous avez la possibilitÈ de reprendre les elements de type texte et les lignes de texte ainsi que les ÈlÈments de
type main d'oeuvre. Pour cela vous devez avoir sÈlectionnÈ dans les Options/Documents/Ventes... les cases ‡
cocher : "Garder les Èlements de type texte lors du transfert d'une commande en BL" et ."Autoriser les lignes
de Main d'oeuvre dans les BL" Vous disposez des colonnes suivantes: QuantitÈ livrÈe
QuantitÈ dÈj‡ livrÈe
QuantitÈ ‡ Livrer Nouvelle quantitÈ reÁue ‡ saisir QuantitÈ Reliquat
QuantitÈ restant ‡ livrer Vous pouvez Ègalement livrer la totalitÈ des ÈlÈments restants, en cliquant sur le bouton Tout Livrer ou solder votre commande, ‡ l'aide du bouton Solder (c'est-‡-dire considÈrer que cette livraison est la derniËre, et que
les quantitÈs restantes ne seront plus livrÈes). Astuce
Afin de pouvoir prÈ-remplir la quantitÈ ‡ livrÈe sur les lignes composants l'ouvrage, vous pouvez saisir la
quantitÈ ‡ livrer pour l'ouvrage gr‚ce au du bouton Ouvrage situÈ dans la barre de navigation, partie
navigation.
Remarque
Suite ‡ la validation de la saisie, la quantitÈ ‡ livrer demandÈe pour l'ÈlÈment est vÈrifiÈe dans le stock. Si le
stock est insuffisant, un message d'avertissement s'affiche. A la validation, un message de confirmation apparaÓt pour vous indiquer le numÈro du document gÈnÈrÈ. Les
mouvements de stocks sont alors mis ‡ jour.
Manuel de rÈfÈrence
231
Regroupement de Bons de livraisons
Le regroupement de Bons de livraisons s'effectue ‡ partir de la liste des documents de vente et du bouton
Regroupement BL disponible dans la barre de navigation (‡ droite de la liste des documents de vente). Le regroupement de BL peut s'effectuer suivant 2 possibilitÈs : regrouper les documents sÈlectionnÈs dans l'onglet Bons de livraison, en une facture
regrouper sur une pÈriode donnÈe pour un mÍme client (et un mÍme dÈpÙt de stock) tous les bons de
livraisons qui ont ÈtÈ effectuÈs, en une seule facture. Attention
Le regroupement de plusieurs bons de livraisons peut Ítre rÈalisÈ sur une seule et mÍme facture pour un client uniquement si les conditions ci-aprËs sont respectÈes : le taux de TVA, le dÈpÙt, les frais de port et le numÈro
d'affaires doivent Ítre identiques. Regroupement de BL suivant les documents sÈlectionnÈs
Pour regrouper uniquement les bons de livraisons que vous souhaitez, vous devez dans un premier temps
sÈlectionner dans la liste des documents de vente/Onglet Bons de livraisons, les bons que vous souhaitez
regrouper. Remarque
Cette sÈlection peut s'effectuer tous clients confondus, lors du traitement du regroupement, le logiciel triera les
BL en fonction des clients. Suite ‡ la sÈlection des bons, vous devez cliquer sur le bouton "Regroupement de BL". L'option "Regrouper les documents sÈlectionnÈs" est automatiquement sÈlectionnÈe. Il ne reste qu'‡ saisir la
date de facturation et l'ajout Èventuel d'un sous total par BL que vous souhaitez puis Valider le
regroupement. En cours de traitement, vous aurez l'information du n° de piËce pour chaque facture crÈÈe et vous pourrez les visualiser en fin de traitement. Regroupement de BL sur une pÈriode prÈcise pour des clients prÈcis
Pour regrouper un lot de Bons de livraison sur une pÈriode prÈcise, vous devez (‡ partir de la liste des
documents de vente) cliquer sur le bouton "Regroupement de BL". La fenÍtre de "regroupement de bons de livraisons en factures" s'ouvre automatiquement sur l'option
"Regrouper selon les critËres". Ensuite, vous devez sÈlectionner la pÈriode ‡ prendre en compte, les clients
souhaitÈs, la date de facturation et Èventuellement cocher la case "Ajouter un sous-total par BL". Attention
Tous les codes clients prÈsents entre le code dÈbut et le code de fin sÈlectionnÈs seront pris en compte. Enfin, vous devez valider le regroupement en cliquant sur le bouton Valider.
EBP B‚timent Aide
232
Dupliquer un document de vente
Tous les documents de ventes (sauf les factures et avoirs d'acompte) peuvent Ítre dupliquÈs. C'est comme si vous recopiez l'intÈgralitÈ d'un de vos documents dans un autre, en changeant Èventuellement la date et le
nom du client. Vous pourrez bien-entendu, ajouter, modifier ou supprimer des ÈlÈments dans chaque partie du nouveau
document gÈnÈrÈ. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Traitements - Documents de vente, sÈlectionner le
document source, et cliquer sur le bouton au bas de la liste des documents. Dans la fenÍtre qui apparaÓt, sÈlectionnez le code du client, le type de document et la date du document ‡
crÈer. Cochez la zone Mise ‡ jour des coordonnÈes client dans le cas o˘ vous gardez le mÍme client que le
document source, et vous avez actualisÈ ses coordonnÈes dans sa fiche. Astuce
Si vous effectuez souvent les mÍmes types de document, ou le mÍme type de travaux, vous pouvez crÈer des
"document -types" et les dupliquer ‡ chaque nouveau client. Le corps de votre nouveau document sera alors
automatiquement saisi. Pour chaque type de document, vous pouvez choisir le document que vous souhaitez rÈaliser : un Devis peut Ítre copiÈ en Devis, Commande, Facture, une Commande peut Ítre copiÈe en Devis, Commande, Facture, un Bon de livraison peut Ítre copiÈ en Bon de livraison, un Bon de retour peut Ítre copiÈ en Bon de retour, une Facture peut Ítre copiÈe en Devis, Commande, Facture, un Avoir peut Ítre copiÈ en Devis, Commande, Facture, Avoir. Remarque
Les factures d'acompte et les avoirs d'acompte ne peuvent pas Ítre copiÈs.
Manuel de rÈfÈrence
233
Affaires
Onglet client
L'onglet Client permet d'insÈrer les informations relatives au client et ‡ la numÈrotation de l'affaire. Le numÈro de l'affaire se gÈnËre automatiquement ‡ la validation du document, selon le type de numÈrotation
fixÈe dans les options. Toutefois, vous pouvez saisir un numÈro d'affaire spÈcifique dans la zone de saisie
NumÈro de document. Pour rechercher un client, cliquez sur l'icÙne ou utilisez la touche de raccourci [F4]. L'adresse de
facturation et livraison apparaissent. Vous pouvez les modifier si nÈcessaire. Remarque
Le code et nom client sont repris en haut de la fenÍtre du document. Vous pourrez Ègalement saisir la date et
mettre ‡ jour l'Ètat du document si nÈcessaire.
EBP B‚timent Aide
234
Onglet informations
Cet onglet permet de saisir les informations principales relative ‡ l'affaire
Vous avez accËs ‡ deux zones de saisie libre
Commentaires
vous permet de saisir un commentaire interne sur l'affaire. Descriptif vous permet de saisir le descriptif de vos travaux, qui sera imprimÈ par dÈfaut en entÍte de votre
document.
La zone Document AssociÈ permet de lier, ‡ l'aide de l'icÙne , un document ( *.xls, *.pdf, *.doc, *. htm...) ou une image (*.gif, *.jpg, *.bmp) ‡ votre affaire, et l'ouvrir facilement en cliquant sur l'icÙne . Astuce
Le modËle d'impression Fiche avec image associÈe permet d'imprimer l'affaire avec l'image associÈe sur une
page ‡ part. Vous pouvez sÈlectionner ensuite, ‡ l'aide des icÙnes , le reprÈsentant, le secteur, la distance qui vous
sÈpare du chantier, la date de dÈbut des travaux, la date de fin prÈvue, et l'Ètat de l'affaire.
Manuel de rÈfÈrence
235
Onglet Ventes
L'onglet Ventes a les mÍmes propriÈtÈs que la liste des documents de vente, hormis la recherche avancÈe, puisque seuls les documents de ventes qui concernent l'affaire et le client sont affichÈs. Vous disposez d'une fonction supplÈmentaire : Le bouton Associer dans la partie Navigation de la barre de Navigation
Permet d'accÈder ‡ la liste des documents de vente, et d'associer un ou plusieurs documents de vente
‡ l'affaire, en les sÈlectionnant ou double-cliquant dessus, ‡ l'aide de la souris. Remarque
Vous pouvez dÈ-associer un document ‡ une affaire, en supprimant le numÈro de l'affaire dans le document
concernÈ (le numÈro d'affaire est toujours accessible, mÍme si le document a ÈtÈ transfÈrÈ). Astuce
L'ajout d'un document de vente depuis cet onglet permet de rÈcupÈrer automatiquement les informations liÈes
‡ l'affaire (nom clients, commentaires, numÈro d'affaires...).
EBP B‚timent Aide
236
Onglet Achat
L'onglet Achats a les mÍmes propriÈtÈs que la liste des documents d'achat, hormis la recherche avancÈe, puisque seuls les documents d'achat qui concernent l'affaire sont affichÈs. Remarque
Dans les document d'achat, il est possible de sÈlectionner des affaires diffÈrents pour chaque ligne du
document. Dans l'onglet Achat d'une fiche affaire, les documents possÈdant au moins une ligne liÈe ‡ l'affaire
sont affichÈs. Vous disposez d'une fonction supplÈmentaire : Le bouton Associer dans la partie Navigation de la barre de Navigation
Permet d'accÈder ‡ la liste des documents d'achat, et d'associer un ou plusieurs documents d'achat ‡
l'affaire, en les sÈlectionnant ou double-cliquant dessus, ‡ l'aide de la souris. Remarque
Vous pouvez dÈ-associer un document ‡ une affaire, en supprimant le numÈro de l'affaire dans le document
concernÈ (le numÈro d'affaire est toujours accessible, mÍme si le document a ÈtÈ transfÈrÈ). Astuce
L'ajout d'un document d'achat depuis cet onglet permet de rÈcupÈrer automatiquement le numÈro d'affaire.
Manuel de rÈfÈrence
237
Onglet Suivi de chantier
L'onglet Suivi de chantiers a les mÍmes propriÈtÈs que la liste des suivis de chantiers, hormis la recherche, puisque seuls les suivis de chantiers liÈs ‡ l'affaire sont affichÈs. Vous disposez d'une fonction supplÈmentaire : Le bouton Associer dans la partie Navigation de la barre de Navigation
Permet d'accÈder ‡ la liste des suivis de chantier, et d'associer un ou plusieurs suivis ‡ l'affaire, en les
sÈlectionnant ou double-cliquant dessus, ‡ l'aide de la souris. Remarque
Vous pouvez dÈ-associer un suivi ‡ une affaire, en supprimant le numÈro de l'affaire dans l'entÍte du suivi de
chantier. Astuce
L'ajout d'un document suivi de chantier depuis cet onglet permet de rÈcupÈrer automatiquement le numÈro
d'affaire.
EBP B‚timent Aide
238
Onglet Suivi de chantier simplifiÈ
L'onglet Suivi de chantiers simplifiÈ a les mÍmes propriÈtÈs que la gestion des listes, hormis la recherche, puisque seuls les suivis de chantiers liÈs ‡ l'affaire sont affichÈs. Vous disposez d'une fonction supplÈmentaire : Le bouton Associer dans la partie Navigation de la barre de Navigation
Permet d'accÈder ‡ la liste des suivis de chantiers simplifiÈs, et d'associer un ou plusieurs suivis ‡
l'affaire, en les sÈlectionnant ou double-cliquant dessus, ‡ l'aide de la souris. Remarque
Vous pouvez dÈ-associer un suivi ‡ une affaire, en supprimant le numÈro de l'affaire dans l'entÍte du suivi de
chantier. Astuce
L'ajout d'un document suivi de chantier depuis cet onglet permet de rÈcupÈrer automatiquement le numÈro
d'affaire.
Manuel de rÈfÈrence
239
L'onglet RËglement des affaires
Cette liste affiche tous les rËglements liÈs ‡ l'affaire et au client. Vous avez la possibilitÈ d'ajouter, modifier, dupliquer, supprimer des rËglements depuis cette liste. Remarque
Seuls les rËglements liÈs ‡ une ÈchÈance, correspondante ‡ une facture liÈe ‡ l'affaire, apparaÓtront dans la
liste.
EBP B‚timent Aide
240
L'onglet Interventions des affaires
L'onglet intervention affiche toutes les interventions clients liÈes ‡ l'affaire, et permet d'ajouter, modifier,
imprimer des Interventions. Cet onglet a les mÍmes propriÈtÈs que la liste des interventions, hormis la recherche avancÈe, puisque seuls les
interventions qui concernent l'affaire sont affichÈs. Astuce
L'ajout d'une intervention depuis cet onglet permet de rÈcupÈrer automatiquement le numÈro d'affaire. Vous disposez des fonctions supplÈmentaires : Le bouton Associer dans la partie Navigation de la barre de Navigation
Permet d'accÈder ‡ la liste des interventions, et d'associer une ou plusieurs interventions ‡ l'affaire, en
les sÈlectionnant ou double-cliquant dessus, ‡ l'aide de la souris. Remarque
Vous pouvez dÈ-associer une intervention ‡ une affaire, en supprimant le numÈro de l'affaire dans le
document concernÈ. Le bouton Facturer l'intervention dans la partie Navigation de la barre de Navigation
Permet de crÈer une nouvelle facture pour le client et l'afffaire avec les ÈlÈments de l'intervention.
Manuel de rÈfÈrence
241
Onglet Notes
Cet onglet contient une zone de saisie libre, o˘ vous pouvez saisir des notes ou renseignements
complÈmentaires sur votre affaire. La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique.
EBP B‚timent Aide
242
Les documents d'achat
Liste des documents d'achat
La liste des documents d'achat a les mÍmes propriÈtÈs, possibilitÈs de recherche, de tris et filtres que sur les
autres listes, (sur rÈfÈrer ‡ la gestion des listes), et prÈsente, en plus, des fonctionnalitÈs supplÈmentaires : Une recherche avancÈe
Des boutons supplÈmentaires pour le transfert des documents
La recherche avancÈe
La recherche avancÈe contient des champs supplÈmentaires afin de vous permettre de retrouver rapidement les
documents que vous souhaitez. PÈriode
SÈlectionnez la pÈriode dÈsirÈe. Plusieurs pÈriodes sont disponibles par dÈfaut : mois prÈcÈdent, mois
courant, hier, aujourd'hui, etc... Du ...A.. Si vous souhaitez retrouver les documents correspondant ‡ une pÈriode prÈcise, indiquez l'intervalle de
date souhaitÈ. Fournisseur SÈlectionnez ‡ l'aide de l'icÙne , le fournisseur correspondant aux documents que vous recherchez. Astuce
L'historique fournisseur, accessible depuis la liste des fournisseurs, permet d'obtenir directement tous les
documents rÈalisÈs pour le fournisseur sÈlectionnÈ. Cliquez sur le bouton Rechercher pour lancer la recherche avancÈe. Remarque
Vous pouvez remplir, un ou plusieurs de ces champs disponibles. Si vous souhaitez effectuer une seconde
recherche, modifiez un ou plusieurs champs, et n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Rechercher. Les boutons supplÈmentaires
Vous disposez de 5 boutons supplÈmentaires pour effectuer les transferts de document le bouton Dupliquer Permet de dupliquer tous les types de documents, en changeant la date, le type de document et le
nom du fournisseur si nÈcessaire. Astuce
Vous pouvez ainsi crÈer des "commandes-type" ou modËles de commande. le bouton TransfÈrer Permet de transfÈrer un document. Les possibilitÈs de transfert changent en fonction du type de
document. Exemple : une commande peut Ítre transfÈrÈe en bon de rÈception, ou facture. Un Bon de
rÈception peut Ítre transfÈrÈ en bon de retour, facture ou avoir.. Remarque
Si vous avez effectuÈ une rÈception partielle d'une commande et utilisez le bouton TransfÈrer pour facturer le
restant de votre commande, vous pourrez choisir si vous souhaitez transfÈrer le restant de votre commande ou
toutes les lignes, et si vous souhaitez Solder la commande (et facturer ou non les quantitÈs non
rÈceptionnÈes) et facturer les quantitÈs supplÈmentaires.
Manuel de rÈfÈrence
243
le bouton RÈceptionner Le bouton rÈceptionner est actif pour les documents de type Commande. Cela permet de saisir les
quantitÈs reÁues ‡ la rÈception de la commande, et de saisir des rÈceptions partielles. Dans ce dernier cas, le bouton RÈceptionner est accessible jusqu'‡ ce que la commande soit soldÈe ou totalement rÈceptionnÈe. le bouton Regroupement
Il sert aux documents de type bon de rÈception (BR). Le regroupement de plusieurs bons de rÈception
peut Ítre rÈalisÈ sur une seule et mÍme facture pour un fournisseur uniquement si les conditions ci- aprËs sont respectÈes : le taux de TVA, le dÈpÙt, les frais de port et le numÈro d'affaire sont
identiques. Pour avoir plus d'explications sur le regroupement des bons de rÈception, reportez vous au
chapitre : Regroupement Bons de rÈceptions.
EBP B‚timent Aide
244
L'onglet entÍte des documents d'achat
L'onglet EntÍte permet d'insÈrer les informations relatives au fournisseur et ‡ la numÈrotation du document. Le numÈro de document se gÈnËre automatiquement ‡ la validation du document, selon le type de
numÈrotation fixÈe dans les options. Toutefois, si vous le souhaitez, vous pouvez toujours imposer un numÈro
pour un document donnÈ. Saisissez ce numÈro dans la zone NumÈro de document de l'entÍte. Pour sÈlectionner un fournisseur, cliquez sur l'icÙne ou utilisez la touche de raccourci [F4]. L'adresse de
facturation et enlËvement apparaissent. Vous pouvez les modifier si nÈcessaire. Astuce
Suite ‡ la saisie d'un contact fournisseur et ‡ la sÈlection du bouton "MAJ Contact", c'est l'adresse du contact
qui sera rÈcupÈrÈe et non pas celle du fournisseur.
Remarque
Le code et nom du fournisseur sont repris en haut de la fenÍtre du document. Vous pourrez Ègalement saisir la
date, date de livraison, et mettre ‡ jour l'Ètat du document si nÈcessaire.
Manuel de rÈfÈrence
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L'onglet ComplÈment des documents d'achat
L'onglet complÈment contient des paramËtres d'initialisation de vos documents d'achat ‡ remplir avec soin. Vous avez accËs ‡ deux zones de saisie libre
Commentaires
vous permet de saisir un commentaire interne sur l'affaire. Descriptif vous permet de saisir le descriptif de vos travaux, qui sera imprimÈ en entÍte de votre document.
La zone Document AssociÈ permet de lier, ‡ l'aide de l'icÙne , un document Microsoft Excel, Acrobat, Microsoft Word ou HTML ‡ votre document d'achat, et de l'ouvrir facilement en cliquant sur l'icÙne . Vous pouvez sÈlectionner ensuite, ‡ l'aide des icÙnes , le dÈpÙt de stock par dÈfaut, la TVA par dÈfaut, et le
modËle d'impression.
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L'onglet corps des documents d'achat
L'onglet Corps se compose : D'une barre d'outils avec des icÙnes, permettant d'accÈder ‡ des nombreuses fonctions, D'une grille de saisie, pour le contenu de votre document, D'un menu contextuel, accessible depuis le clic droit de la souris, De boutons rÈcapitulatifs. La grille de saisie
Les colonnes qui apparaissent dans la grille de saisie peuvent Ítre modifiÈes. Plus de 20 colonnes sont ‡ votre
disposition. La grille de saisie est libre, c'est-‡-dire que vous pouvez insÈrer et saisir des ÈlÈments l‡ o˘ vous le souhaitez, en laissant des lignes blanches si vous le voulez.
Pour insÈrer un ÈlÈment, placez-vous dans la colonne Code ÈlÈment et cliquez sur l'icÙne ou
utilisez la touche de raccourci [F4]. Vous accÈdez alors ‡ la liste des ÈlÈments et pouvez sÈlectionner un ÈlÈment de votre bibliothËque interne ou d'une de vos bibliothËques de prix, en cliquant sur le
bouton correspondant ‡ cette bibliothËque. Pour insÈrer un ÈlÈment non rÈfÈrencÈ, utilisez le menu contextuel + InsÈrer - Nouvelle fourniture, ou l'icÙne de la barre d'outils, ou encore, saisissez directement sur la ligne, le code, libellÈ, prix, etc.. de votre ÈlÈment (dans ce cas, il sera par dÈfaut de type divers). Pour insÈrer un texte, saisissez- le directement dans la colonne dÈsignation. Les diffÈrents types d'ÈlÈments insÈrÈs dans votre document se distinguent facilement gr‚ce aux icÙnes qui
apparaissent devant chaque ligne : pour Les fournitures pour les matÈriels pour les divers pour les textes types
Les prix affichÈs dans votre document sont modifiables. Le menu contextuel
Par le clic droit de la souris, vous pouvez accÈder au menu contextuel. Celui-ci vous permet d'activer les mÍmes
fonctions que celles disponibles dans la barre d'outils avec les icÙnes, mais aussi de pouvoir modifier vos
colonnes, enregistrer vos paramÈtrages de colonnes et activer le paramÈtrage souhaitÈ. Vous pouvez Ègalement modifier la taille de l'entÍte de vos colonnes dans la grille de saisie gr‚ce ‡ l'option Menu contextuel
+ Nb lignes en-tÍte + 1,2 etc.. Les boutons rÈcapitulatifs
Au bas de la fenÍtre,vous disposez de deux boutons : TVA, et DÈtail. TVA
affiche le rÈcapitulatif des montants HT par taux de TVA
DÈtail
Pour la ligne sÈlectionnÈe dans la grille de saisie, toutes les colonnes et calculs effectuÈs sur cette ligne
sont affichÈs.
Manuel de rÈfÈrence
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La zone Ne pas recalculer les postes compl/Total sert pour les documents avec un nombre de pages
important. Si des postes complÈmentaires ont ÈtÈ saisis en pied, et que vous effectuez des modifications dans
le corps du document, il est prÈfÈrable de la cocher.
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La barre d'outils du corps des documents d'achat
Dans l'onglet Corps d'un document, vous disposez d'une barre d'outils, vous permettant d'activer ou dÈsactiver de nombreuses fonctions : Permet de supprimer la ligne sÈlectionnÈe dans le corps. Permet de couper une ligne
Permet de copier une ligne
Permet de coller une ligne
Cliquez sur cet icÙne pour que l'ÈlÈment sÈlectionnÈ soit intÈgrÈ ‡ votre bibliothËque interne. Cela
concerne donc les ÈlÈments non rÈfÈrencÈs saisis directement dans votre document, ou bien les
ÈlÈments issus d'une bibliothËque externe, auxquels vous avez fait appel dans votre document. Cliquez sur cet icÙne afin que la ligne sÈlectionnÈe ne soit pas imprimÈe. Calculatrice. active le mode de saisie en plein Ècran. Permet d'insÈrer une ligne au dessus de celle sÈlectionnÈe. Permet d'insÈrer une nouvelle fourniture (non rÈfÈrencÈe). Permet d'insÈrer une ligne de type Main-d'oeuvre. Permet d'insÈrer une ligne de type matÈriel. Permet d'insÈrer une ligne d'ÈlÈments de type divers. Permet d'insÈrer un sous-total. Permet d'insÈrer un saut de page pour l'impression du devis. Chaque icÙne peut Ítre appelÈe par des touches ou fonctions de raccourcis clavier. Les touches
correspondantes sont indiquÈes dans les info-bulles des icÙnes (activÈes dans les options). Remarque
Lorsque le curseur se trouve dans le champ Description, vous avez accËs ‡ la barre d'outils des textes
enrichis, qui vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique.
Manuel de rÈfÈrence
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Liste des colonnes dans les documents d'achat
Liste des colonnes disponibles Explication
RÈfÈrence fournisseur RÈfÈrence de l'ÈlÈment chez le fournisseur, indiquÈe
dans l'onglet Fourn de la fiche ÈlÈment, ou ‡ saisir directement ici. Code ÈlÈment Zone de saisie ou de recherche des ÈlÈments, ‡
l'aide de l'icÙne , ou la touche [F4]. L'icÙne
permet d'ouvrir la fiche ÈlÈment. Description LibellÈ de l'ÈlÈment. Zone de saisie aussi pour les
textes libres et ÈlÈments non rÈfÈrencÈs. Description technique LibellÈ technique de l'ÈlÈment. Zone de saisie libre. QuantitÈ QuantitÈ ‡ commander UnitÈ d'achat UnitÈ d'achat ‡ sÈlectionner ‡ l'aide de l'icÙne . Prix d'achat Prix d'achat auprËs du fournisseur, prÈcisÈ dans
l'onglet Fourn de la fiche ÈlÈment (si elle existe)
Prix d'achat (Contre-valeur) Prix d'achat auprËs du fournisseur, exprimÈ en
contre-valeur % Remise % de remise ‡ appliquer sur le prix d'achat de la
ligne sÈlectionnÈe
Prix achat Net Prix d'achat - % remise
Prix achat Net (Contre-valeur) Prix d'achat Net exprimÈ en contre-valeur QuantitÈ mini ‡ commander QuantitÈ minimale ‡ commander auprËs du
fournisseur, saisie dans l'onglet Fourn de la fiche
ÈlÈment (si elle existe)
QuantitÈ rÈceptionnÈe Total des quantitÈs rÈceptionnÈes, dans un
document de type commande, qui sera mise ‡ jour quand la commande sera transfÈrÈe en bon de
rÈception (total ou partiel), ou facture... QuantitÈ reliquat QuantitÈ restant ‡ rÈceptionner (mise ‡ jour au f˚r et ‡ mesure des saisies de bons de rÈceptions ou
factures) dans les documents de type commande. QuantitÈ BR RÈelle Total des quantitÈs rÈceptionnÈes dans le bons de
rÈception. Remarque
colonne disponible uniquement dans les documents
de type facture. Multiple de rÈapprovisionnement Multiple de rÈapprovisionnement imposÈ par le
fournisseur et saisi dans l'onglet Fourn de la fiche
ÈlÈment (si elle existe). DÈlai de livraison DÈlai de livraison (en nombre de jours), ‡ compter pour la ligne sÈlectionnÈe. Date de rÈception prÈvue Date prÈvue, en fonction du dÈlai saisi
Total Total HT de la ligne sÈlectionnÈe
Total (Contre-valeur) Total exprimÈ en contre-valeur TVA Taux de TVA appliquÈ sur la ligne
% Frais unitaires % de frais ‡ appliquer par unitÈ pour calculer le
co˚t de revient
Frais unitaires montant des frais unitaires ‡ ajouter pour calculer
le co˚t de revient de l'ÈlÈment
% Frais global % de frais calculÈs sur le prix d'achat total
Frais sur le global Montant des frais calculÈs sur le prix d'achat total
Co˚t de revient (Prix d'achat + total des frais) / quantitÈ ‡
commander. C'est le co˚t de revient unitaire. % de remise cumulÈe % remise total (= % de remise en ligne + les
postes complÈmentaires, en pied de document)
Montant net Ht remisÈ Prix d'achat total - % de remise cumulÈ
Co˚t de revient total Co˚t de revient unitaire * quantitÈs commandÈes
DÈpÙt DÈpÙt de stock par dÈfaut du document. Peut Ítre
EBP B‚timent Aide
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modifiÈ pour la ligne sÈlectionnÈe?
Code affaire L'utilisateur ‡ la possibilitÈ de saisir sur chaque
ligne un code affaire diffÈrent de l'entÍte du
document
Manuel de rÈfÈrence
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L'onglet pied des documents d'achat
L'onglet pied reprÈsente la partie de totalisation de votre document. La partie gauche vous rÈcapitule le co˚t total, incluant le Total HT Net, le Total frais, et le co˚t total HT
Vous pouvez Ègalement consulter les contre-valeurs francs si vous avez cochÈ l'option d'affichage des contre- valeurs dans les options
Dans la partie de droite, vous retrouvez le prix de vente HT, le montant total de TVA, le montant TTC et pouvez
saisir les zones suivantes : Postes complÈmentaires
Cliquez sur l'icÙne pour saisir de 1 ‡ 4 postes complÈmentaires. Vous pouvez les saisir en
montant ou en pourcentage (la zone saisie sera affichÈe en gras). Si vous avez plusieurs postes
complÈmentaires, vous pouvez effectuer un calcul en cascade (Dans ce cas, le montant d'un poste se
calcule d'aprËs le rÈsultat du Total HT - le montant du poste au dessus) Port HT
Cliquez sur l'icÙne pour sÈlectionner le type de frais de port ‡ appliquer (crÈÈs dans le menu DonnÈes - Divers - Frais de port). Le montant calculÈ (ou forfaitaire) s'affiche. Vous pouvez modifier sa valeur si vous le souhaitez. Taux de TVA sur Port
Lorsque vous sÈlectionnez le type de frais de port ‡ appliquer sur votre document, le taux de TVA
associÈ s'affiche. Acompte prÈcËdent
Saisissez le montant d'un acompte perÁu lors d'une autre transaction : il ne gÈnËrera pas de
rËglement, mais sera dÈduit du net ‡ payer. Acompte
Saisissez le montant de l'acompte versÈ par votre client, ‡ dÈduire du net ‡ payer. Remarque
L'acompte saisi sur un document de type commande, bon de rÈception ou facture gÈnËre automatiquement la
saisie du rËglement, ‡ confirmer, au moment de la validation du document.
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L'onglet ÈchÈances des documents d'achat
L'onglet ÈchÈances est disponible pour tous les documents d'achat de type facture ou avoir. Remarque
Dans les documents de type commande ou bon de rÈception, il est possible d'enregistrer un acompte, qui
s'affichera dans cet onglet. Seul le mode de paiement et la date seront modifiables. Le montant ‡ rÈpartir et le reste ‡ rÈpartir (montant ‡ rÈpartir moins les lignes d'ÈchÈances) s'affichent sur la
partie droite.
SÈlectionnez le mode de rËglement fournisseur, ‡ l'aide de l'icÙne . Si vous l'avez paramÈtrÈ dans la fiche fournisseur, il apparaÓt automatiquement. Vous pouvez nÈanmoins le modifier si nÈcessaire. Les ÈchÈances correspondant au mode de rËglement sÈlectionnÈ sont automatiquement calculÈes et
s'affichent dans la grille. Vous pouvez les modifier (date, mode de rËglement, ou montant) ‡ l'aide des
3 icÙnes ‡ votre disposition : pour insÈrer une nouvelle ligne d'ÈchÈance, pour supprimer une ligne d'ÈchÈance, l'icÙne Solder pour rÈpartir automatiquement et Èquitablement le montant Reste ‡ rÈpartir sur les lignes d'ÈchÈances prÈsentes. Remarque
si un acompte a ÈtÈ saisi dans l'onglet Pied, il apparaÓt Ègalement dans la grille des ÈchÈances, et la colonne
acompte est cochÈe, afin de pouvoir facilement le distinguer des autres ÈchÈances.
Manuel de rÈfÈrence
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L'onglet Lettre-types des documents d'achat
Cet onglet se compose d'une zone de saisie libre. Vous pouvez cliquer sur les diffÈrents boutons au dessus de la
zone, pour insÈrer, au choix : les conditions gÈnÈrales
Saisissez dans ce cadre les conditions gÈnÈrales de vente, livraison ou paiement qui apparaÓtront aprËs
le corps du document ‡ l'impression. une lettre d'en-tÍte
Saisissez le texte que vous voulez imprimer sur une lettre d'en-tÍte qui sera imprimÈe sur une page ‡
part, en mÍme temps que le document. Cliquez sur le bouton Lettres-type si vous souhaitez rappeler une lettre dÈj‡ crÈÈe. une lettre de pied
Saisissez le texte que vous souhaitez imprimer sur une page ‡ part, pour clore votre dossier. Elle sera
imprimÈe en mÍme temps que votre document. Cliquez sur le bouton Lettres-type si vous souhaitez
rappeler une lettre dÈj‡ crÈÈe. Remarque
Pour effectuer un retour ‡ la ligne dans une zone de saisie libre, utilisez les touches [Ctrl] + EntrÈe.
EBP B‚timent Aide
254
Transfert des documents d'achat
Le transfert de document sert ‡ transformer un document initial dans un autre type de document. Le document
initial ne peut alors plus Ítre modifiÈ (sauf quelques champs, comme le modËle d'impression, le numÈro
d'affaire) ni supprimÈ
Remarque
Un document ne peut Ítre transfÈrÈ qu'une seule fois. Pour cela, vous devez afficher la liste des documents d'achat, depuis le menu Traitement - Document
d'achat (ou encore depuis le bouton de votre barre d'outils)
SÈlectionnez le document initial et cliquez sur le bouton TRANSFERER ‡ droite de la liste des documents. Choisissez le type de document que vous voulez gÈnÈrer, la date, et validez par OK. Un message d'avertissement apparaÓt pour vous indiquer le type et le numÈro du document gÈnÈrÈ: Vous
pouvez donc vous placer sur l'onglet correspondant au document gÈnÈrÈ (Commande, bon de rÈception, bon de
retour, facture ou avoir), double-cliquer pour l'ouvrir, et le modifier si nÈcessaire.
Manuel de rÈfÈrence
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Regroupement de Bons de rÈception
Le regroupement de Bons de rÈceptions s'effectue ‡ partir de la liste des documents d'achat et du bouton
Regroupement BR disponible dans la barre de navigation (‡ droite de la liste des documents d'achat). Le regroupement de BR peut s'effectuer suivant 2 possibilitÈs : regrouper les documents sÈlectionnÈs dans l'onglet Bons de rÈception, en une facture
regrouper sur une pÈriode donnÈe pour un mÍme fournisseur (et un mÍme dÈpÙt de stock) tous les
bons de rÈceptions qui ont ÈtÈ effectuÈs, en une seule facture. Attention
Le regroupement de plusieurs bons de rÈceptions peut Ítre rÈalisÈ sur une seule et mÍme facture pour un
fournisseur uniquement si les conditions ci-aprËs sont respectÈes : le taux de TVA, le dÈpÙt, les frais de port et
le numÈro d'affaires doivent Ítre identiques. Regroupement de BR suivant les documents sÈlectionnÈs
Pour regrouper uniquement les bons de rÈceptions que vous souhaitez, vous devez dans un premier temps
sÈlectionner dans la liste des documents d'achat/Onglet Bons de rÈceptions, les bons que vous souhaitez
regrouper. Remarque
Cette sÈlection peut s'effectuer tous fournisseurs confondus, lors du traitement du regroupement, le logiciel
triera les BR en fonction des fournisseurs. Suite ‡ la sÈlection des bons, vous devez cliquer sur le bouton "Regroupement de BR". L'option "Regrouper les documents sÈlectionnÈs" est automatiquement sÈlectionnÈe. Il ne reste qu'‡ saisir la
date de facturation et l'ajout Èventuel d'un sous total par BR que vous souhaitez puis Valider le
regroupement. En cours de traitement, vous aurez l'information du n° de piËce pour chaque facture crÈÈe et vous pourrez les visualiser en fin de traitement. Regroupement de BR sur une pÈriode prÈcise pour des fournisseurs prÈcis
Pour regrouper un lot de Bons de rÈception sur une pÈriode prÈcise, vous devez (‡ partir de la liste des
documents d'achat) cliquer sur le bouton "Regroupement de BR". La fenÍtre de "regroupement de bons de rÈceptions en factures" s'ouvre automatiquement sur l'option
"Regrouper selon les critËres". Ensuite, vous devez sÈlectionner la pÈriode ‡ prendre en compte, les
fournisseurs souhaitÈs, la date de facturation et Èventuellement cocher la case "Ajouter un sous-total par BR". Attention
Tous les codes fournisseurs prÈsents entre le code dÈbut et le code de fin sÈlectionnÈs seront pris en compte. Enfin, vous devez valider le regroupement en cliquant sur le bouton Valider.
EBP B‚timent Aide
256
Dupliquer un document d'achat
Tous les documents d'achat peuvent Ítre dupliquÈs. C'est comme si vous recopiez l'intÈgralitÈ d'un de vos
documents dans un autre, en changeant Èventuellement la date et le nom du fournisseur. Vous pourrez bien-entendu, ajouter, modifier ou supprimer des ÈlÈments dans chaque partie du nouveau
document gÈnÈrÈ. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Traitements - Documents d'achat, sÈlectionner le
document source, et cliquer sur le bouton au bas de la liste des documents. Dans la fenÍtre qui apparaÓt, sÈlectionnez le code du fournisseur, le type de document, la date du
document ‡ crÈer, ainsi que le dÈpÙt dans lequel vous souhaitez Ítre livrer. Cochez la zone Mise ‡ jour des
coordonnÈes fournisseur dans le cas o˘ vous gardez le mÍme fournisseur que le document source, et vous
avez actualisÈ ses coordonnÈes dans sa fiche. Astuce
Si vous effectuez souvent les mÍmes types de document, ou le mÍme type de travaux, vous pouvez crÈer des
"document -types" et les dupliquer ‡ chaque nouveau fournisseur. Le corps de votre nouveau document sera
alors automatiquement saisi. Pour chaque type de document, vous pouvez choisir le document que vous souhaitez rÈaliser : une Demande de prix peut Ítre copiÈe en Demande de prix, Commande, Facture, une Commande peut Ítre copiÈe en Demande de prix, Commande, Facture, un Bon de rÈception peut Ítre copiÈ en Bon de rÈception, un Bon de retour peut Ítre copiÈ en Bon de retour, une Facture peut Ítre copiÈe en Demande de prix, Commande, Facture, un Avoir peut Ítre copiÈ en Demande de prix, Commande, Facture, Avoir.
Manuel de rÈfÈrence
257
RÈapprovisionnement automatique
Assistant de rÈapprovisionnement automatique des stocks
Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de rÈapprovisionnement automatique des stocks.
Informations sur le rÈapprovisionnement
Type de rÈapprovisionnement
Vous avez le choix entre deux type de rÈapprovisionnement : du dÈpÙt ... ‡
Si vous choisissez ce mode, le rÈapprovisionnement des stocks se basera sur les quantitÈs dans vos
dÈpÙts de stocks. SÈlectionnez le dÈpÙt de stock ‡ rÈapprovisionner. Si vous n'en choisissez aucun, tous les dÈpÙts
seront pris en compte. Dans votre commande fournisseur, vous obtiendrez une ligne d'achats par dÈpÙt de stock sur lesquels il faut commander. Du Code Doc au Code Doc
Si vous choisissez ce mode, le rÈapprovisionnement des stocks se lancera uniquement sur les
quantitÈs saisies dans vos devis ou commandes, en tenant compte ou non -dÈpend de votre choix dans la zone Se Baser sur - des quantitÈs dÈj‡ en stocks. Choisissez les documents de type Devis ou de type Commande ‡ partir desquels vous souhaitez lancer un rÈapprovisionnement automatique des stocks
Remarque
si un multiple de rÈapprovisionnement >1 a ÈtÈ saisi dans l'onglet Fourn. de l'ÈlÈment ‡ rÈapprovisionner, alors les quantitÈs commandÈes seront fonction de ce multiple de rÈapprovisionnement. CritËres Se baser sur Vous avez le choix entre la quantitÈ rÈelle, la quantitÈ en stock ou les quantitÈs des documents (dans
le cas o˘ vous avez sÈlectionnÈ des documents dans la zone au-dessus). Fournisseurs
Choisissez de gÈnÈrer vos commandes auprËs des fournisseurs qui vous proposent les meilleurs prix,
les meilleurs dÈlais ou vos fournisseurs principaux
Dates des commandes
Indiquez la date qui sera affichÈe sur les commandes gÈnÈrÈes. Choisissez les ÈlÈments ‡ mettre ‡ jour
Remarque
Les zones ci-dessous ne sont pas ‡ remplir obligatoirement. Elles vous permettent de sÈlectionner une partie de
vos ÈlÈments ‡ rÈapprovisionner en choisissant des critËres comme le code, la famille ou les groupes. Si vous
n'indiquez rien, tous les ÈlÈments suivis en stocks seront rÈapprovisionnÈs si nÈcessaires (en fonction de la
quantitÈ en stock). de l'ÈlÈment.. ‡
SÈlectionnez l'ÈlÈment de dÈbut et de fin ‡ rÈapprovisionner du groupe 1 .. ‡
SÈlectionnez les groupe 1 (correspondants au groupes 1 dans l'onglet ComplÈment de la fiche
ÈlÈment) d'ÈlÈments ‡ mettre ‡ jour du groupe 2 .. ‡
SÈlectionnez les groupe 2 (indiquÈs dans l'onglet complÈment de la fiche ÈlÈment) ‡ rÈapprovisionner
EBP B‚timent Aide
258
de la famille.. ‡
SÈlectionnez les familles d'ÈlÈments ‡ mettre ‡ jour Cliquez sur le bouton Suivant puis Terminer pour lancer l'opÈration. Attention
Si le message "des ÈlÈments en stocks n'ont pas pu Ítre rÈapprovisionnÈs" apparaÓt, cela signifie que certains
ÈlÈments qui devraient Ítre rÈapprovisionnÈs par rapport aux quantitÈs en stocks n'ont pas pu l'Ítre car aucun
fournisseur n'est dÈfini dans l'onglet Ref fourn de l'ÈlÈment.
Manuel de rÈfÈrence
259
Les documents de stock
EBP B‚timent Aide
260
Inventaire
L'onglet corps de l'inventaire
La saisie de l'inventaire s'effectue dans l'onglet corps. Pour cela, vous disposez : D'une barre d'outils avec des icÙnes, permettant d'accÈder ‡ plusieurs fonctions, D'une grille de saisie, pour le contenu de votre document, D'un menu contextuel, accessible depuis le clic droit de la souris, D'un bouton pour recharger l'inventaire. La grille de saisie La grille de saisie de l'inventaire est prÈ-remplie. Tous les ÈlÈments suivis en stock s'affichent, classÈs en
fonction du regroupement choisi au moment de la crÈation de l'inventaire, avec leur quantitÈ actuelle, l'unitÈ de
stock, l'unitÈ de vente, le PUMP actuel et le nouveau PUMP, et la valeur de stock actuelle. Pour saisir votre inventaire de stock, vous pouvez utiliser les colonnes suivantes : Nouvelle QuantitÈ (unitÈ stock)
Saisissez la nouvelle quantitÈ d'ÈlÈments, exprimÈe en unitÈ de stock. Nouvelle QuantitÈ (unitÈ de vente)
Saisissez la nouvelle quantitÈ d'ÈlÈments en unitÈ de vente. Attention
Les deux quantitÈs, saisies en unitÈ de vente et en unitÈ de stock se cumulent dans la colonne Nouvelle
quantitÈ totale. - Si vous gÈrez votre stock et vos ventes dans la mÍme unitÈ, saisissez votre nouvelle quantitÈ d'inventaire
dans l'une ou l'autre des colonnes, au choix. - Si vous gÈrez deux unitÈs diffÈrentes, vous pourrez saisir dans l'une ou/et dans l'autre des colonnes. Exemple
Vous vendez de la colle, que vous stockez en cartons et que vous vendez en sachet. Vous saisirez alors dans votre inventaire, qu'il vous reste X cartons en stock et Y sachets en vente, soit un total de Z quantitÈs en stock
(dÈpend du nombre de sachets dans un carton, saisi dans l'onglet ComplÈment de la fiche ÈlÈment) Nouveau PUMP
Par dÈfaut, la valeur du PUMP est Ègale au PUMP actuel. Vous pouvez la modifier si nÈcessaire. Nouvelle QuantitÈ totale
Affiche le total des nouvelles quantitÈs de stock (Nouvelle quantitÈ en unitÈ de stock + Nouvelle
quantitÈ en unitÈ de vente), en unitÈ de stock. Vous pouvez saisir directement dans cette zone si vous
le souhaitez (cf la mention Attention ci-dessus). Le total des quantitÈs et PUMP saisis permettent de calculer la Nouvelle valeur du stock, Ègale au PUMP * Nouvelle quantitÈ totale. Le menu contextuel
Par le clic droit de la souris, vous pouvez accÈder au menu contextuel. Celui-ci vous permet d'activer les mÍmes
fonctions que celles disponibles dans la barre d'outils avec les icÙnes, mais aussi de pouvoir modifier vos
colonnes, enregistrer vos paramÈtrages de colonnes et activer le paramÈtrage souhaitÈ. Vous pouvez Ègalement modifier la taille de l'entÍte de vos colonnes dans la grille de saisie gr‚ce ‡ l'option Menu contextuel
+ Nb lignes en-tÍte + 1,2 etc.. Le bouton Recharger Si vous avez dÈj‡ commencÈ ‡ saisir votre inventaire, et entre-temps, ajoutÈ des nouveaux ÈlÈments en stock
ou bien modifiÈ vos mouvements de stocks (achats, ventes etc...) , vous pouvez cliquer sur le bouton
Recharger pour ajouter les nouvelles lignes et remettre ‡ jour les ÈlÈments modifiÈs.
Manuel de rÈfÈrence
261
La mÍme question qu'en crÈation d'inventaire apparaÓtra et vous demandera si vous souhaitez que les nouvelles
lignes qui seront ajoutÈes aient par dÈfaut une nouvelle quantitÈ d'inventaire ‡ zÈro ou Ègale ‡ la quantitÈ
actuelle. RÈpondez ‡ la question afin de lancer le traitement. Le bouton Ajout d'un Èlement en sommeil
Ce bouton est actif uniquement si l'option "ne pas afficher les ÈlÈments en sommeil" est sÈlectionnÈe. Rappel
Les ÈlÈments en sommeil, qui n'ont pas de stock, n'apparaissent pas dans le corps d'un inventaire. Si vous souhaitez exceptionnellement ajouter dans votre inventaire un ÈlÈment mis en sommeil, vous devez
cliquer sur ce bouton et sÈlectionner l'ÈlÈment que vous souhaitez.
EBP B‚timent Aide
262
L'onglet ComplÈment dans l'inventaire
Il se compose de trois zones : Commentaires
C'est une zone de saisie libre, dans laquelle vous pouvez saisir des commentaires sur l'inventaire. DÈpÙt de stock
Affiche le dÈpÙt de stock sÈlectionnÈ ‡ la crÈation de l'inventaire. Regroupement
Vous pouvez choisir entre le code famille, la localisation, les groupes 1 ou 2, ou le code ÈlÈment
Attention
Si vous modifiez le dÈpÙt de stock ou le regroupement, les lignes dÈj‡ saisies dans l'onglet Corps du document
seront perdues.
Manuel de rÈfÈrence
263
La barre d'outils dans l'inventaire
Permet de supprimer une ligne de saut de page
Cliquez sur cette icÙne pour plier la ligne de regroupement sÈlectionnÈe
Cliquez sur cette icÙne pour dÈplier la ligne de regroupement sÈlectionnÈe
Calculatrice
active le mode de saisie en plein Ècran
Permet d'insÈrer un saut de page pour l'impression de l'inventaire. Chaque icÙne peut Ítre appelÈe par des touches ou fonctions de raccourcis clavier. Les touches
correspondantes sont indiquÈes dans les info-bulles des icÙnes (activÈes dans les options).
EBP B‚timent Aide
264
Documents de stock - Onglet entÍte
L'onglet entÍte vous permet de modifier le numÈro du document si vous souhaitez (autrement, il sera gÈnÈrÈ
automatiquement en fonction des compteurs initialisÈs dans les options de numÈrotations des documents)
Saisissez le nouveau numÈro dans la zone NumÈro de document.
Manuel de rÈfÈrence
265
Documents de stock - Onglet complÈment
L'onglet complÈment contient les paramËtres d'initialisation de bons d'entrÈes et bons de sorties. Vous avez accËs ‡ une zone de saisie libre : Commentaires
vous permet de saisir un commentaire interne sur les bons.
La zone Document AssociÈ permet de lier, ‡ l'aide de l'icÙne , un document Microsoft Excel, Acrobat, Microsoft Word ou HTML ‡ votre document de stock, et de l'ouvrir facilement en cliquant sur l'icÙne . Vous pouvez sÈlectionner ensuite, ‡ l'aide de l'icÙne , le dÈpÙt de stock sur lequel les mouvements seront
gÈnÈrÈs.
EBP B‚timent Aide
266
Documents de stock - Onglet corps
L'onglet Corps se compose : D'une barre d'outils avec des icÙnes, permettant d'accÈder ‡ de nombreuses fonctions, D'une grille de saisie, pour le contenu de votre document, D'un menu contextuel, accessible depuis le clic droit de la souris, La barre d'outils
Sur la barre d'outils, vous disposez des icÙnes suivantes : Permet de supprimer la ligne sÈlectionnÈe dans le corps. Permet de couper une ligne
Permet de copier une ligne
Permet de coller une ligne
Cliquez sur cet icÙne pour que l'ÈlÈment sÈlectionnÈ soit intÈgrÈ ‡ votre bibliothËque interne. Cela
concerne donc les ÈlÈments non rÈfÈrencÈs saisis directement dans votre document, ou bien les
ÈlÈments issus d'une bibliothËque externe, auxquels vous avez fait appel dans votre document. Calculatrice. active le mode de saisie en plein Ècran. Permet d'insÈrer une ligne au dessus de celle sÈlectionnÈe. Permet d'insÈrer un saut de page pour l'impression du devis. La grille de saisie
La grille de saisie est libre, c'est-‡-dire que vous pouvez insÈrer et saisir des ÈlÈments l‡ o˘ vous le souhaitez, en laissant des lignes blanches comme vous le voulez. Pour insÈrer un ÈlÈment, placez-vous dans la colonne Code ÈlÈment et cliquez sur l'icÙne ou utilisez la
touches de raccourci [F4]. Vous accÈdez alors ‡ la liste des ÈlÈments et pouvez sÈlectionner les
ÈlÈments gÈrÈs en stock (de type fourniture, ou divers). La valeur unitaire correspond au dÈboursÈ sec de l'ÈlÈment dans le bon d'entrÈe.
Pour les bons d'entrÈes et bons de transferts :
- Si un fournisseur est indiquÈ dans la fiche ÈlÈment, la valeur unitaire de l'ÈlÈment sera Ègale au prix d'achat
fournisseur divisÈ par le coefficient d'unitÈ d'achat indiquÈ dans l'onglet complÈment de la fiche ÈlÈment. - Si aucun fournisseur n'a ÈtÈ prÈcisÈ, la valeur unitaire sera Ègale au dÈboursÈ de l'ÈlÈment multipliÈ par le
coefficient de conversion en unitÈ de stock. Le menu contextuel
Par le clic droit de la souris, vous pouvez accÈder au menu contextuel. Celui-ci vous permet d'activer les mÍmes
fonctions que celles disponibles dans la barre d'outils avec les icÙnes, mais aussi de pouvoir supprimer des
colonnes, enregistrer vos paramÈtrages de colonnes et activer le paramÈtrage souhaitÈ. Vous pouvez Ègalement modifier la taille de l'entÍte de vos colonnes dans la grille de saisie gr‚ce ‡ l'option Menu contextuel
+ Nb lignes en-tÍte + 1,2 etc.. Remarque
Les bons d'entrÈes/sorties incrÈmentent/dÈcrÈmentent le stock dËs validation du bon.
Manuel de rÈfÈrence
267
Suivi de chantier
EBP B‚timent Aide
268
SimplifiÈ
EntÍte du suivi de chantier simplifiÈ
L'onglet EntÍte permet d'insÈrer les informations relatives au client et de sÈlectionner le document ‡ partir duquel vous souhaitez faire le suivi du chantier. Pour rechercher un client, cliquez sur l'icÙne ou utilisez la touche de raccourci [F4]. L'adresse de
facturation et livraison apparaissent dans l'onglet EntÍte. Vous pouvez les modifier si nÈcessaire. En haut de la fenÍtre du suivi, vous disposez de la zone Document, pour sÈlectionner le document source de
votre suivi (de type devis, commande ou facture). Le total dÈboursÈ de celui-ci s'affiche alors au bas de la
fenÍtre, et les montants prÈvus par poste s'affichent dans l'onglet RÈcapitulatif.
Pour effectuer un suivi de chantier ‡ partir d'un contrat de maintenance, sÈlectionnez le code contrat ‡ associer, ‡ l'aide de l'icÙne , dans la zone Contrat en haut de la fenÍtre du suivi de chantier simplifiÈ. Un message d'avertissement apparaÓtra pour vous demander si vous souhaitez rÈcupÈrer les donnÈes (codes
salariÈs, nombre d'heures, codes matÈriel...) liÈes aux interventions passÈes pour ce contrat. Vous pourrez ensuite les ajuster dans le suivi. Remarque
Les codes salariÈs, codes matÈriels et durÈe d'intervention rÈalisÈes seront automatiquement ajoutÈs dans les
onglets MatÈriel et MO. Vous n'aurez plus qu'‡ les ajuster. Les heures et le total prÈvu seront indiquÈs dans
l'onglet RÈcapitulatif. Dans le cas o˘ vous n'Ítes pas intervenu dans le cadre d'un contrat de maintenance, vous pouvez sÈlectionner, ‡ partir du raccourci Interventions disponible dans la barre de navigation, les interventions rÈalisÈes. Vous
rÈcupÈrerez dans votre suivi de chantier, les heures salariÈes et matÈriels effectuÈes.
Manuel de rÈfÈrence
269
Onglet complÈment
Dans cet onglet, vous avez la possibilitÈ de saisir une description de votre chantier et des commentaires sur les
travaux rÈalisÈs. Vous disposez d'une barre d'outils complËte pour choisir la police et la couleur du texte, ou mettre en gras, italique, barrÈ, une partie de votre texte. Les zones DÈbut de chantier et Fin de chantier vous permettent de saisir la pÈriode de rÈalisation du
chantier.
La zone Document AssociÈ permet de lier, ‡ l'aide de l'icÙne , un document Microsoft Excel, Acrobat, Microsoft Word ou HTML ‡ votre suivi, et de l'ouvrir facilement en cliquant sur l'icÙne . Remarque
Utilisez la touche [CTRL] + [EntrÈe] pour effectuer un retour ‡ la ligne dans les zones de saisie.
EBP B‚timent Aide
270
Onglet fourniture / divers
Cet onglet vous permet d'enregistrer vos dÈpenses de type fourniture ou divers. Pour cela, vous disposez d'une
barre d'outils avec les trois fonctions suivantes : Ajouter Permet d'ajouter une ligne blanche au bas de la grille
InsÈrer
InsËre une ligne blanche au dessus de celle sÈlectionnÈe dans la grille de saisie. Supprimer Supprime la ligne sÈlectionnÈe.
Indiquez, sur chaque ligne, la date de l'achat, le libellÈ de celui-ci et le montant total payÈ. A chaque validation
de ligne, le montant s'ajoute au total dÈboursÈ rÈalisÈ disponible au bas de la fenÍtre. Cliquez sur le bouton
Ajouter pour insÈrer des nouvelles lignes si nÈcessaire.
Manuel de rÈfÈrence
271
Onglet Main d'oeuvre
Cet onglet vous permet d'enregistrer vos dÈpenses de type main-d'oeuvre. Pour cela, vous disposez d'une barre
d'outils avec les trois fonctions suivantes : Ajouter Permet d'ajouter une ligne blanche au bas de la grille
InsÈrer
InsËre une ligne blanche au dessus de celle sÈlectionnÈe dans la grille de saisie. Supprimer Supprime la ligne sÈlectionnÈe.
Indiquez, sur chaque ligne, la date des travaux et le libellÈ de la main-d'oeuvre. Vous pouvez sÈlectionner le
code et le nom du salariÈ ‡ l'aide de l'icÙne . Saisissez le nombre d'heures travaillÈes et le co˚t horaire (sil n'est pas dÈj‡ renseignÈ dans la fiche salariÈ). Le total dÈboursÈ est calculÈ et s'ajoute au dÈboursÈ total rÈalisÈ au bas de la grille. Cliquez sur le bouton Ajouter pour insÈrer des nouvelles lignes si nÈcessaire.
EBP B‚timent Aide
272
Onglet MatÈriel
Cet onglet vous permet d'enregistrer vos dÈpenses liÈes ‡ l'utilisation du matÈriel de votre sociÈtÈ. Pour cela, vous disposez d'une barre d'outils avec les trois fonctions suivantes : Ajouter Permet d'ajouter une ligne blanche au bas de la grille
InsÈrer
InsËre une ligne blanche au dessus de celle sÈlectionnÈe dans la grille de saisie. Supprimer Supprime la ligne sÈlectionnÈe.
Indiquez, sur chaque ligne, la date des travaux et leur description. Vous pouvez sÈlectionner le code du matÈriel ‡ l'aide de l'icÙne . Saisissez Ègalement le nombre d'heures d'utilisation et le co˚t horaire (sil n'est
pas dÈj‡ renseignÈ dans la fiche matÈriel). Le total dÈboursÈ est calculÈ et s'ajoute au dÈboursÈ total rÈalisÈ au bas de la grille. Cliquez sur le bouton Ajouter pour insÈrer des nouvelles lignes si nÈcessaire.
Manuel de rÈfÈrence
273
Onglet frais complÈmentaires
Cet onglet vous permet d'enregistrer vos frais complÈmentaires liÈs au suivi du chantier (ex: transports...). Pour cela, vous disposez d'une barre d'outils avec les trois fonctions suivantes : Ajouter Permet d'ajouter une ligne blanche au bas de la grille
InsÈrer
InsËre une ligne blanche au dessus de celle sÈlectionnÈe dans la grille de saisie. Supprimer Supprime la ligne sÈlectionnÈe.
Indiquez, sur chaque ligne, la date de la dÈpense, le libellÈ de celle-ci, le montant total dÈboursÈ, et des
observations si vous le souhaitez.. A chaque validation de ligne, le montant s'ajoute au total dÈboursÈ rÈalisÈ
disponible au bas de la fenÍtre. Cliquez sur le bouton Ajouter pour insÈrer des nouvelles lignes si nÈcessaire.
EBP B‚timent Aide
274
Onglet rÈcapitulatif
L'onglet rÈcapitulatif permet d'obtenir une vue synthÈtique de toutes vos dÈpenses liÈes au chantier, classÈes
par catÈgorie : Le total des fournitures/ divers, le total des Mo/matÈriel, le total des heures et le total des frais
complÈmentaires saisis dans les onglets correspondant ‡ chaque catÈgorie de dÈpenses. Le total global s'affiche dans la zone Total dÈboursÈ rÈalisÈ, en comparaison avec le Total dÈboursÈ prÈvu,
issu du document source (indiquÈ en entÍte du suivi de chantier). A partir de ce tableau, imprimez votre suivi de chantier et votre rentabilitÈ de chantier ‡ partir du menu
Impressions - Chantier simplifiÈ.
Manuel de rÈfÈrence
275
DÈtaillÈ
L'onglet EntÍte du suivi de chantier
L'onglet EntÍte permet d'insÈrer les informations relatives au client et ‡ la numÈrotation du document. Le numÈro de document se gÈnËre automatiquement ‡ la validation de votre document, selon le type de
numÈrotation fixÈe dans les options. Toutefois, si vous le souhaitez, vous pouvez toujours imposer un numÈro
pour un document donnÈ. Saisissez ce numÈro dans la zone NumÈro de document de l'entÍte. Pour rechercher un client, cliquez sur l'icÙne ou utilisez la touche de raccourci [F4]. L'adresse de
facturation et livraison apparaissent. Vous pouvez les modifier si nÈcessaire. Remarque
Le code et nom client sont repris en haut de la fenÍtre du document. Vous pourrez Ègalement saisir la date et
mettre ‡ jour l'Ètat du document si nÈcessaire.
EBP B‚timent Aide
276
L'onglet complÈment du suivi de chantier
L'onglet complÈment contient les paramËtres d'initialisation de votre suivi de chantier ‡ remplir avec soin. Vous avez accËs ‡ deux zones de saisie libre
Commentaires
vous permet de saisir un commentaire interne sur le suivi. Descriptif vous permet de saisir le descriptif de vos travaux, qui sera imprimÈ en entÍte de votre document.
La zone Document AssociÈ permet de lier, ‡ l'aide de l'icÙne , un document Microsoft Excel, Acrobat, Microsoft Word ou HTML ‡ votre suivi, et de l'ouvrir facilement en cliquant sur l'icÙne . Vous pouvez sÈlectionner ensuite, ‡ l'aide de l' icÙne le dÈpÙt de stock. La zone "Mouvemente le stock" est cochÈe ou dÈcochÈe par dÈfaut, en fonction du suivi de stock que vous
avez choisi d'appliquer dans les options gÈnÈrales. Vous pouvez nÈanmoins modifier ce paramËtre si vous le
souhaitez : si l'option est cochÈe, un message apparaÓtra ‡ la validation du suivi, pour vous demander si vous
souhaitez gÈnÈrer un bon de sortie de stock en fonction des quantitÈs consommÈes sur chaque fourniture.
Manuel de rÈfÈrence
277
L'onglet corps du suivi de chantier
L'onglet Corps se compose : d'une barre d'outils avec des icÙnes, permettant d'accÈder ‡ de nombreuses fonctions D'un menu contextuel, accessible depuis le clic droit de la souris. D'une grille de saisie, pour le contenu de votre document
Le menu contextuel
Par le clic droit de la souris, vous pouvez accÈder au menu contextuel. Celui-ci vous permet d'activer les mÍmes
fonctions que celles disponibles dans la barre d'outils avec les icÙnes, mais aussi de pouvoir modifier vos
colonnes, enregistrer vos paramÈtrages de colonnes et activer le paramÈtrage souhaitÈ. Vous pouvez Ègalement modifier la taille de l'entÍte de vos colonnes dans la grille de saisie gr‚ce ‡ l'option Menu contextuel
+ Nb lignes en-tÍte + 1,2 etc.. La grille de saisie Les colonnes qui apparaissent dans la grille de saisie peuvent Ítre modifiÈes, supprimÈes ou dÈplacÈes. La grille
de saisie se compose de plus de 12 colonnes
La grille de saisie est libre, c'est-‡-dire que vous pouvez insÈrer et saisir des ÈlÈments l‡ o˘ vous le souhaitez, en laissant des lignes blanches comme vous le voulez. Vous pouvez Ègalement crÈer un suivi de chantier depuis un devis, une facture ou une commande. Vous rÈcupÈrez alors tout le contenu du document source, et pourrez
le modifier si nÈcessaire.
Insertion d'ÈlÈments
Pour insÈrer un ÈlÈment, placez-vous dans la colonne Code ÈlÈment et cliquez sur l'icÙne ou
utilisez la touches de raccourci [F4]. Vous accÈdez alors ‡ la liste des ÈlÈments et pouvez sÈlectionner un ÈlÈment de votre bibliothËque interne ou d'une de vos bibliothËques de prix, en cliquant sur le
bouton correspondant ‡ cette bibliothËque. Pour insÈrer un ÈlÈment non rÈfÈrencÈ, utilisez le menu contextuel + nouvel ouvrage, ou l'icÙne
Nouvel ouvrage , ou bien saisissez directement dans la colonne dÈsignation, le libellÈ de votre
ÈlÈment simple. Pour insÈrer un texte, saisissez- le directement dans la colonne dÈsignation. Les diffÈrents types d'ÈlÈments insÈrÈs dans votre document se distinguent facilement gr‚ce aux icÙnes qui
apparaissent devant chaque ligne : pour les ouvrages lorsqu'ils sont pliÈs, et lorsqu'ils sont dÈpliÈs. Dans la colonne dÈsignation, un crochet s'ouvre sur le libellÈ de l'ouvrage et se termine ‡ la fin de l'ouvrage. Remarque
Lorsque vous insÈrez un ouvrage dans un autre ouvrage, vous avez ‡ chaque fois de nouveaux crochets qui
apparaissent en dÈbut et fin d'ouvrage pour mieux les distinguer. Astuce
Afin de pouvoir prÈ-remplir la quantitÈ rÈelle consommÈe sur les lignes composants l'ouvrage, vous pouvez
saisir la quantitÈ rÈelle consommÈe de l'ouvrage gr‚ce au du bouton Ouvrage situÈ dans la barre de navigation, partie navigation. pour Les fournitures pour les matÈriels pour les divers
EBP B‚timent Aide
278
pour les textes types
GÈnÈration d'un suivi depuis un devis, facture ou d'une commande
Pour rÈcupÈrer le contenu du corps d'un devis, d'une commande ou d'une facture : Pour cela, cliquez sur l'icÙne
de la zone DOCUMENT en haut de la fenÍtre du suivi et sÈlectionnez dans la liste des documents, le
document dont vous voulez rÈcupÈrer le corps. Attention
AprËs validation du suivi, le numÈro du document source qui apparaÓt dans la zone DOCUMENT n'est plus
modifiable. Vous pourrez alors ajuster les quantitÈs et dÈboursÈs prÈvus sur votre chantier, et saisir les quantitÈs
consommÈes sur les fournitures, main-d'oeuvre, matÈriels ou divers au fur et ‡ mesure de l'avancement des
travaux. Les derniËres dates de mises ‡ jour de vos donnÈes seront conservÈes, les quantitÈs rÈalisÈes totales et les
dÈboursÈs rÈalisÈs seront automatiquement calculÈs. Vous pourrez ainsi ‡ tout moment connaÓtre l'Ètat d'avancement de votre chantier. Remarque
A la validation du suivi, si vous gÈrez votre stock depuis le suivi, un message apparaÓt, vous proposant de
gÈnÈrer un bon de sortie d'aprËs les derniËres quantitÈs consommÈes saisies.
Manuel de rÈfÈrence
279
Les colonnes dans le suivi de chantier
Si vous faites appel ‡ un document existant pour crÈer le suivi de chantier, les colonnes NumÈrotation, code
ÈlÈment, description, dÈboursÈ prÈvu, quantitÈ prÈvue, quantitÈ prÈvue rÈelle, unitÈ de vente et date sont
automatiquement affichÈes. Elles correspondent aux donnÈes saisies dans le document source. Liste des colonnes disponibles Explication
NumÈrotation NumÈrotation des lignes dans les documents. Remarque
Elle s'affiche automatiquement, mais peut Ítre modifiÈe pour les
lignes de type tranche ou sous-tranche en double-cliquant dans la
zone. Code ÈlÈment Zone de saisie ou de recherche des ÈlÈments, ‡ l'aide de l'icÙne
, ou la touche [F4]. L'icÙne permet d'ouvrir la fiche
ÈlÈment. Description LibellÈ de l'ÈlÈment. Zone de saisie aussi pour les textes libres et
ÈlÈments non rÈfÈrencÈs. DÈboursÈ prÈvu DÈboursÈ saisi dans le document initial ou issu de la fiche ÈlÈment. Il peut Ítre modifiÈ dans le suivi pour les ÈlÈments de type
fourniture, MO, matÈriel ou divers. QuantitÈ prÈvue QuantitÈ ‡ prÈvoir (saisie dans le document initial). QuantitÈ prÈvue rÈelle QuantitÈ prÈvue totale (multipliÈe par les coefficients des
ouvrages, sous-tranches et tranches de niveau supÈrieur). UnitÈ vente UnitÈ de vente prÈvue dans le document initial, ou ‡ sÈlectionner ‡
l'aide de l'icÙne . Date Date de derniËre mise ‡ jour pour les fournitures, main-d'oeuvres, matÈriels ou divers dans le suivi de chantier. QuantitÈ rÈelle consommÈe Nouvelle quantitÈ consommÈe ‡ saisir sur les lignes de type
fourniture, MO, matÈriel ou divers. Remarque
Ce champ est "remis ‡ blanc" aprËs validation du suivi de chantier, afin de saisir les nouvelles quantitÈs consommÈes au fur et ‡
mesure de l'avancement des travaux. QuantitÈ rÈelle rÈalisÈe Nouvelle quantitÈ consommÈe totale (multipliÈe par les coefficients
des ouvrages, sous-tranches et tranches de niveau supÈrieur). DÈboursÈ unitaire rÈalisÈ Ègal au dÈboursÈ prÈvu (par dÈfaut), le dÈboursÈ rÈalisÈ peut Ítre
modifiÈ sur les lignes de type fourniture, MO, matÈriel et divers, si
les co˚ts unitaires prÈvus ont ÈtÈ modifiÈs. DÈboursÈ rÈalisÈ rÈel DÈboursÈ unitaire rÈalisÈ multipliÈ par la quantitÈ rÈelle rÈalisÈe. DÈboursÈ total prÈvu rÈel DÈboursÈ prÈvu * quantitÈ prÈvue rÈelle.
EBP B‚timent Aide
280
La liste des suivis de chantiers
La liste des suivis de chantiers a les mÍmes propriÈtÈs, possibilitÈs de recherche, de tris et filtres que sur les
autres listes, (sur rÈfÈrer ‡ la gestion des listes). Vous disposez d'un bouton supplÈmentaire dans la barre de navigation : Le bouton Bon de sortie
Permet de gÈnÈrer un bon de sortie de stock ‡ partir du suivi de chantier sÈlectionnÈ dans la liste. Remarque
Le bon de sortie est gÈnÈrÈ dans le cas o˘, dans le suivi de chantier, la zone mouvemente le stock est cochÈe, et des nouvelles quantitÈs ont ÈtÈ saisies dans le suivi.
Manuel de rÈfÈrence
281
Saisie des temps salariÈs
Cette option permet de saisir les heures rÈalisÈes par les salariÈs sur les diffÈrents suivis de chantiers
simplifiÈs. Saisie des heures
Pour saisir les heures rÈalisÈes par un salariÈ, sÈlectionnez votre salariÈ ‡ l'aide de l'icÙne : les heures dÈj‡
saisies pour ce salariÈ dans la pÈriode indiquÈe s'affichent dans la grille. Cliquez sur le bouton Ajouter pour crÈer une nouvelle ligne dans la grille et saisir les champs suivants : Suivi
Indiquez le numÈro de suivi de chantier simplifiÈ sur lequel le salariÈ a travaillÈ, ou sÈlectionnez-le
dans la liste ‡ l'aide de l'icÙne . Date
Indiquez la date ‡ laquelle les heures ont ÈtÈ effectuÈes LibellÈ
Le libellÈ est un champ de saisie libre, pour prÈciser par exemple, la nature des heures rÈalisÈes. Heure
Saisissez le nombre d'heures effectuÈes par le salariÈ
Taux horaire
Par dÈfaut, le taux horaire indiquÈ dans la fiche du salariÈ s'affiche. Vous pouvez le modifier si
nÈcessaire. DÈboursÈ total
Ce champ est non saisissable. Il correspond au nombre d'heures rÈalisÈes multipliÈes par le taux horaire du salariÈ. Remarque
Vous devez enregistrer votre saisie avant de sÈlectionner un autre salariÈ. La recherche avancÈe
La recherche avancÈe, disponible dans cette fenÍtre, vous permet de rechercher les heures saisies pour un
salariÈ, sur une pÈriode prÈcise et sur un (ou plusieurs) suivi de chantier simplifiÈ. Lien avec les suivis de chantiers simplifiÈs
A la validation de votre saisie, les diffÈrents suivis de chantiers simplifiÈs sur lesquels vos salariÈs ont travaillÈ
seront automatiquement mis ‡ jour.
EBP B‚timent Aide
282
Maintenance / S.A.V
T‚ches ‡ rÈaliser
Les t‚ches ‡ rÈaliser pour la gestion des contrats de maintenance et du SAV s'affichent dËs que vous ouvrez votre dossier. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : Les contrats arrivant ‡ ÈchÈance
Affiche la liste de tous les contrats dont la date de fin arrive ‡ bientÙt ‡ ÈchÈance. Le nombre de jours
pour l'alerte doit Ítre prÈcisÈe dans les options du dossier. On distingue les contrats en tacite reconduction pour lesquels vous pouvez imprimer un courrier de
tacite reconduction ‡ votre client, et les contrats qui ne sont pas en tacite reconduction, pour lesquels vous pouvez imprimer une lettre de relance ‡ votre client. Pour imprimer vos relances, vous pouvez cliquer sur le Raccourci Lettre de recond. tacite et Lettre
de renouvellement disponible dans la barre de navigation
Les contrats ‡ reconduire
Affiche la liste des contrats dont la date de fin est proche (le nombre de jours dÈpend de ce que vous
avez indiquÈ pour l'alerte des contrats ‡ reconduire dans les options du dossier) et qui doivent Ítre
reconduits. Pour lancer l'opÈration , vous pouvez cliquer sur le raccourci Reconduction contrats
disponible dans la barre de navigation
Les contrats ‡ facturer Affiche la liste des contrats pour lesquels une nouvelle facture doit Ítre Èmise. L'alerte est affichÈe en
fonction du nombre de jours indiquÈs dans les options du dossier. Vous pouvez gÈnÈrer les nouvelles
factures en cliquant sur le raccourci Facturer les contrats, disponible dans la barre de navigation. Courriers avant intervention
Affiche les interventions issues de contrats, dans lesquels vous avez cochÈ la zone Courrier avant
intervention. Dans les options du dossier, vous pouvez indiquez le nombre de jours avant
intervention pour l'affichage dans le tableau de bord. Pour imprimer les courriers, sÈlectionnez l'option Courrier av. Intervention disponible dans la partie
contextuelle de la barre de navigation. AprËs impression, vous validerez l'envoi du courrier, afin que
l'intervention n'apparaisse plus dans le tableau de bord. Interventions ‡ prÈparer Les fiches d'interventions dont l'Ètat est "A rÈviser" arrivant bientÙt ‡ ÈchÈance sont affichÈes ici. Le
nombre de jours pour l'alerte des interventions ‡ prÈparer est indiquÈ dans les options du dossier.
Manuel de rÈfÈrence
283
Contrats
Liste des contrats
La liste des suivis des contrats a les mÍmes propriÈtÈs, possibilitÈs de recherche, de tris et filtres que sur les
autres listes, (sur rÈfÈrer ‡ la gestion des listes). Vous disposez aussi d'une recherche avancÈe, pour filtrer les contrats suivant les critËres ci-dessous : PÈriode, avec une date de dÈbut et de fin
Client
Indiquez vos critËres, et cliquez sur le bouton Rechercher pour lancer la recherche. La liste des contrats vous affiche une grille composÈe de deux onglets : L'onglet Tous et L'onglet Contrats ‡
reconduire. Dans ce dernier, sont affichÈs les contrats arrivant bientÙt ‡ ÈchÈance (le dÈlai de prÈvenance Ètant
fixÈ dans les options du dossier). De plus, la barre de navigation vous propose les raccourcis suivants : Facturer les contrats
Vous indiquerez les clients concernÈs par la facturation de contrats, la date jusqu'‡ laquelle vous
souhaitez facturer les contrats et l'opÈration se lancera. Tous les contrats pour lesquels une facture
doit Ítre Èmise dans la pÈriode indiquÈe, seront facturÈs. Vous avez Ègalement la possibilitÈ de dÈfinir
la date de facturation ‡ la date du jour et de mettre ‡ jour les informations client (mise ‡ jour de
l'adresse, contacts...) Reconduction Contrat
SÈlectionnez, ‡ l'aide la touche [CTRL] + Clic gauche de la souris, dans l'onglet Contrats ‡
Reconduire, les contrats ‡ reconduire. Une fenÍtre de confirmation s'affichera avec une option pour majorer le montant HT du contrat si vous le souhaitez. Remarque
En cas de majoration des contrats, c'est uniquement le montant HT du contrat qui sera majorÈ. Si dans la
facturation des contrats, vous avez choisi d'utiliser le prix de l'ÈlÈment de rÈfÈrence au lieu des annuitÈs
paramÈtrÈes, vous devrez modifier le tarif dans la fiche de l'ÈlÈment de rÈfÈrence ou utiliser l'option de Mise ‡
jour des ÈlÈments. Interventions sur Contrat
SÈlectionnez un contrat dans la liste et cliquez sur ce raccourci pour obtenir l'historique des
interventions rÈalisÈes sur ce contrat.
EBP B‚timent Aide
284
Contrats
Pour ajouter un nouveau contrat de maintenance, vous devez renseigner les informations suivantes : Code
Par dÈfaut, le code est non saisissable et auto-incrÈmentÈ. Vous pouvez paramÈtrer le prÈfixe dans les
options du dossier. Code Famille
SÈlectionnez, ‡ l'aide de la liste dÈ-roulante, la famille du contrat. N° contrat-type
SÈlectionnez le code contrat-type : toutes les donnÈes saisies dans celui-ci sont automatiquement rÈcupÈrÈes dans le contrat Code client
SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , le client qui souscrit le contrat. Nom
Suite ‡ la sÈlection du code client, le nom du client s'affiche ici. La fiche contrat se compose de 7 onglets : EntÍte, ComplÈment, ElÈments sous contrats, Intervention, Facturation, …chÈancier prÈvisionnel et Notes. L'onglet EntÍte Adresse facturation et adresse de chantier du client
Les adresses du client s'affiche. Vous pouvez les modifier si nÈcessaire. Attention
Les champs code postal, ville, code pays et pays de l'adresse de facturation sont obligatoires pour
líenregistrement díun client ou d'un prospect. Líonglet ComplÈment LibellÈ
Indiquez le libellÈ court du contrat Description du contrat
Saisissez la description dÈtaillÈe du contrat , les clauses etc... Tacite reconduction O / N
Si votre contrat est soumis ‡ tacite reconduction, cochez cette zone. Vous pourrez, en fonction du
nombre de jours dÈfinis dans les options du dossier, Ítre avertis des contrats arrivant ‡ ÈchÈance et
imprimer une lettre de reconduction tacite pour le client. Nouveau contrat en cas de renouvellement ? O/N
Cochez cette zone si vous souhaitez crÈer un nouveau contrat, plutÙt que de prolonger le contrat
initial, en cas de renouvellement. RÈsiliÈ
Cochez cette zone si vous souhaitez rÈsilier le contrat. Lettre de relance envoyÈe
Il est possible d'envoyer des lettres de relance de souscription de contrat uniquement si le contrat
n'est pas en tacite reconduction. Cette zone sera cochÈe automatiquement suite ‡ l'Èdition des lettres
de relance si vous avez rÈpondu "Oui" ‡ la question "Notez les lettres de relance ci-dessous comme
envoyÈes" Lettre de reconduction tacite envoyÈe
Cette zone est cochÈe automatiquement suite ‡ l'Èdition des lettres de reconduction tacite si vous avez
rÈpondu "Oui" ‡ la question "Notez les courriers de reconduction tacite ci-dessous comme envoyÈs". Date de souscription
Par dÈfaut la date du jour est indiquÈe, vous pouvez la modifier. DurÈe du contrat
Indiquez, en nombre de mois, la durÈe du contrat.
Manuel de rÈfÈrence
285
Date de dÈbut de contrat
Indiquez la date de dÈbut effective du contrat Date de fin de contrat
Saisissez la date de fin, calculÈe par dÈfaut, en fonction de la durÈe du contrat
L'onglet ElÈments sous contrat
Cet onglet affiche une grille, vous permettant de saisir les ÈlÈments sous contrats. Cliquez sur l'icÙne
Ajouter de la barre d'outils, pour crÈer une nouvelle ligne. Code ÈlÈment
SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , l'ÈlÈment sous contrat. Remarque
Le raccourci N° sÈrie facturÈs, disponible dans la barre de navigation vous permet de retrouver et rÈcupÈrer
facilement, les numÈros de sÈrie facturÈs ‡ ce client NumÈro de sÈrie
Saisissez le n° de sÈrie de la fourniture sous contrat. LibellÈ ÈlÈment
Saisissez le libellÈ de l'ÈlÈment
PrÈcisez Ègalement la localisation, le type de garantie, la durÈe de garantie, les dates de dÈbut et de fin de
garantie des ÈlÈments sous contrats,
L'onglet Interventions Aucune intervention ‡ prÈvoir SÈlectionnez cette case si vous souhaitez ne pas dÈfinir d'intervention ‡ prÈvoir pour le contrat type. Code Intervention-type
SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , le code intervention-type. Les pÈriodicitÈs d'intervention saisies
dans cette intervention-type seront automatiquement rÈcupÈrÈes. La durÈe d'intervention ainsi que les
matÈriels et salariÈs seront repris automatiquement dans les interventions qui seront crÈÈs ‡ la
validation du contrat. Attention
Si vous ne saisissez pas d'intervention-type, une durÈe d'une heure sera comptabilisÈe dans les
interventions qui seront gÈnÈrÈes ‡ la validation du contrat. : les rendez-vous ne pourront Ítre notÈs dans le planning car aucun salariÈ ni matÈriel n'aura ÈtÈ
dÈfini dans le contrat. Courrier avant intervention O/N
Cochez cette zone si vous souhaitez imprimer une lettre au client pour l'informer de la date
d'intervention. PÈriodicitÈ díintervention
SÈlectionnez la frÈquence et l'heure de dÈbut et la (ou les) date(s) díintervention(s). Remarque
Les pÈriodicitÈs d'intervention ne tiennent pas compte des "options / Planning / Horaires".
Il est possible de rÈaliser une intervention de 32 heures. L'onglet Facturation L'onglet Facturation se compose de deux cadres : Informations de facturation et PÈriodicitÈ de
facturation.
EBP B‚timent Aide
286
Informations de facturation
SÈlectionnez l'ÈlÈment qui apparaÓtra dans la facture, et le code TVA ‡ appliquer. Au niveau du montant, vous
avez deux choix possibles : Vous choisissez d'utiliser le prix de vente indiquÈ dans l'ÈlÈment que vous avez sÈlectionnÈ. A chaque
ÈchÈance, c'est ce montant qui sera facturÈ ‡ votre client Vous connaissez le montant total HT de votre contrat. Ce montant sera divisÈ par le nombre d'annuitÈs
que vous allez paramÈtrer dans le cadre pÈriodicitÈ de facturation. PÈriodicitÈ de facturation
SÈlectionnez la frÈquence et la pÈriodicitÈ de facturation du contrat ‡ l'aide des listes dÈ-roulantes proposÈes. Dans tous les cas, nous vous conseillons de vÈrifier, dans l'onglet EchÈancier prÈvisionnel, le montant des
annuitÈs calculÈes. A la validation du contrat, les fiches díinterventions seront automatiquement crÈÈes dans l'Ètat A rÈviser.
Les RDV seront Ègalement notÈs dans le planning et mis ‡ jour lorsque les fiches intervention passeront dans
l'Ètat A rÈaliser (lorsqu'elles auront ÈtÈ prÈparÈes). Remarque
Les donnÈes liÈes ‡ la facturation du contrat ne pourront plus Ítre modifiÈes dËs lors que le contrat aura ÈtÈ
facturÈ. L'onglet …chÈancier prÈvisionnel
Cet onglet contient les lignes d'annuitÈs du contrat calculÈes en fonction du montant de la facturation et de la
pÈriodicitÈ de facturation dÈfinie dans l'onglet Facturation ci-dessus. L'onglet Notes Cet onglet contient une zone de saisie libre, o˘ vous pouvez saisir des notes ou renseignements
complÈmentaires sur votre contrat. La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique. Fonctions associÈes La barre de navigation, ‡ droite de la fiche Contrats, vous propose les raccourcis suivants : NumÈro de sÈrie facturÈs
Cette fonction vous permet d'accËder ‡ la fenÍtre de l'historique Maintenance / SAV. Facturer les contrats
Vous indiquerez les clients concernÈs par la facturation de contrats, la date jusqu'‡ laquelle vous
souhaitez facturer les contrats et l'opÈration se lancera. Tous les contrats pour lesquels une facture
doit Ítre Èmise dans la pÈriode indiquÈe, seront facturÈs. Vous avez Ègalement la possibilitÈ de dÈfinir
la date de facturation ‡ la date du jour et de mettre ‡ jour les informations client (mise ‡ jour de
l'adresse, contacts...). Reconduction Contrat
SÈlectionnez, ‡ l'aide la touche [CTRL] + Clic gauche de la souris, dans l'onglet Contrats ‡
Reconduire, les contrats ‡ reconduire. Une fenÍtre de confirmation s'affichera avec une option pour majorer le montant HT du contrat si vous le souhaitez. Remarque
En cas de majoration des contrats, c'est uniquement le montant HT du contrat qui sera majorÈ. Si dans la
facturation des contrats, vous avez choisi d'utiliser le prix de l'ÈlÈment de rÈfÈrence au lieu des annuitÈs
paramÈtrÈes, vous devrez modifier le tarif dans la fiche de l'ÈlÈment de rÈfÈrence ou utiliser l'option de Mise ‡
jour des ÈlÈments.
Manuel de rÈfÈrence
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Interventions sur Contrat
SÈlectionnez un contrat dans la liste et cliquez sur ce raccourci pour obtenir l'historique des
interventions rÈalisÈes sur ce contrat.
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Interventions
Liste des interventions
La liste des interventions a les mÍmes propriÈtÈs, possibilitÈs de recherche, de tris et filtres que sur les autres
listes, (sur rÈfÈrer ‡ la gestion des listes). Vous disposez aussi d'une recherche avancÈe, pour filtrer les interventions suivant les critËres ci-dessous : PÈriode, avec une date de dÈbut et de fin
Client
Indiquez le code client N° contrat ou N° facture
SÈlectionnez le numÈro de contrat ou numÈro de facture sur lequel vous souhaitez effectuer une
recherche. Cliquez sur le bouton Rechercher pour lancer la recherche sur les critËres sÈlectionnÈs. Les interventions sont classÈes en 4 onglets : Tous, A rÈviser (= A prÈparer), A rÈaliser, RÈalisÈes. De plus, la barre de navigation vous propose les raccourcis suivants : Facturer l'intervention
Cliquez sur ce raccourci pour rÈaliser la facture de la fiche intervention sÈlectionnÈe. Le n° de
l'intervention et le libellÈ de celle-ci seront reportÈs sur la premiËre ligne de la facture dans la colonne
"Description".
Manuel de rÈfÈrence
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Interventions
La fiche Intervention prÈsente les informations suivantes : Code
Saisissez le code de l'intervention
LibellÈ
Indiquez un libellÈ succinct Intervention-type
SÈlectionnez le code Intervention-type. Toutes les informations (description, salariÈs , matÈriels etc...)
saisies dans la fiche seront recopiÈes Etat
L'intervention a 4 Ètats diffÈrents :
- A rÈviser : Lorsque l'intervention a ÈtÈ crÈÈe mais n'est pas complËte, elle est marquÈe comme A
rÈviser (= A prÈparer). C'est notamment l'Ètat dans lequel sont par dÈfaut les interventions crÈes en
automatique par les contrats de maintenance. - A RÈaliser : Une fois prÈparÈe, vous devez passer l'intervention dans l'Ètat ‡ RÈaliser. Le planning est
alors mis ‡ jour - RÈalisÈe : Une fois l'intervention rÈalisÈe, saisissez le rapport d'intervention et passez son Ètat ‡
RÈalisÈe
- AnnulÈe : lorsque vous annulez une intervention, un message apparaÓtra pour vous demander si vous
souhaitez supprimer les RDV notÈs dans le planning . Affaire
Vous pouvez saisir un numÈro d'affaire pour l'intervention. A la validation de la fiche intervention, celle-ci sera automatiquement reportÈe dans l'onglet
Intervention de la fiche Affaire. Code client
Pour rechercher un client, cliquez sur l'icÙne ou utilisez la touche de raccourci [F4]. Les adresses de
facturation et livraison apparaissent. Vous pouvez les modifier si nÈcessaire. Nom client
Suite ‡ la sÈlection du code client, le nom de celui-ci est automatiquement repris. vous avez la
possibilitÈ de complÈter ponctuellement le nom du client. L'onglet DÈtail
Vous pouvez saisir les informations suivantes : Description de líintervention
Saisissez la description en dÈtail de l'intervention
PrioritÈ
Indiquez la prioritÈ de l'intervention : Haute, moyenne ou basse. N° de contrat ou N° document associÈ
Indiquez le numÈro du document ‡ l'origine de l'intervention : soit un contrat, soit un document de
vente (devis, commande ou facture client). Dans l'onglet …lÈment, vous retrouverez alors les ÈlÈments
avec un n° de sÈrie dans le document de vente ou les ÈlÈments sous contrat dans le contrat. Date de líintervention (dÈbut et fin en jour et heure), DurÈe prÈvue de líintervention, Temps
de dÈplacement ‡ prÈvoir... Saisissez toutes les donnÈes relatives ‡ la date de l'intervention, la durÈe, le temps de
dÈplacement....L'heure de dÈbut et de fin seront calculÈes et prendront en compte le temps de
dÈplacement. C'est cet intervalle de temps qui sera pris en compte pour gÈnÈrer le RDV dans le
planning
L'onglet …lÈments Cet onglet affiche la liste des ÈlÈments sur lesquels l'intervention est ‡ rÈaliser. Pour ajouter un nouvel
ÈlÈment, cliquez sur l'icÙne Ajouter de la barre d'outils, et sÈlectionnez le code ÈlÈment ‡ l'aide de l'icÙne
. Dans la grille, sont affichÈs le code, le numÈro de sÈrie, le libellÈ, la quantitÈ, la localisation, le code type de
garantie, la durÈe de garantie, les dates de dÈbut et fin de garantie, l'option de Non facturation et l'option
Facturer ‡ zÈro.
EBP B‚timent Aide
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En fonction des sÈlections rÈalisÈes, les ÈlÈments seront automatique facturÈs ou non avec le montant de vente
HT ou ‡ zÈro. L'onglet SalariÈs Cet onglet affiche la liste des salariÈs qui rÈalisent l'intervention. Pour ajouter un salariÈ, cliquez sur l'icÙne
Ajouter de la barre d'outils pour crÈer une nouvelle ligne, puis sÈlectionnez le code salariÈ, ‡ l'aide de
l'icÙne . L'onglet MatÈriels Cet onglet affiche la liste des salariÈs qui rÈalisent l'intervention. Pour ajouter un salariÈ, cliquez sur l'icÙne
Ajouter de la barre d'outils pour crÈer une nouvelle ligne, puis sÈlectionnez le code salariÈ, ‡ l'aide de
l'icÙne .Le code MatÈriel (issu du menu DonnÈes&endash;MatÈriels)
L'onglet Rapport díintervention Une fois l'intervention rÈalisÈe, vous pouvez saisir le rapport d'intervention ‡ cet emplacement. Pour cela, vous
disposez d'une zone Commentaires. Vous pouvez Ègalement saisir la durÈe d'intervention rÈalisÈe, et dans la zone Document, associer ‡ votre
rapport une nouvelle commande ou une facture. Astuce
Utilisez le raccourci Nouvelle Facture disponible dans la barre de navigation, pour facturer l'intervention ‡
votre client. Si vous devez ‡ nouveau intervenir chez le client, cochez la zone "Nouvelle intervention ‡ prÈvoir pour le
mÍme problËme". A la validation, une nouvelle fiche sera automatiquement crÈÈe. L'onglet Notes Cet onglet contient une zone de saisie libre, o˘ vous pouvez saisir des notes ou renseignements
complÈmentaires sur vos interventions. La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique. Fonctions associÈes Facturer l'intervention
Cliquez sur ce raccourci pour rÈaliser la facture de la fiche intervention sÈlectionnÈe. Le n° de
l'intervention et le libellÈ de celle-ci seront reportÈs sur la premiËre ligne de la facture dans la colonne
"Description". Remarque
En fonction des sÈlections rÈalisÈes dans l'onglet ÈlÈments de la fiche Intervention, les ÈlÈments ‡
changer seront automatique facturÈs ou non avec le montant de vente HT ou ‡ zÈro.
Manuel de rÈfÈrence
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Actions
Liste des actions
La liste des actions a les mÍmes propriÈtÈs, possibilitÈs de recherche, de tris et filtres que sur les autres listes, (sur rÈfÈrer ‡ la gestion des listes). Vous disposez aussi d'une recherche avancÈe, pour filtrer les actions suivant les critËres ci-dessous : PÈriode, avec une date de dÈbut et de fin
Client
Indiquez le code client Document
SÈlectionnez le N° de contrat sur lequel vous souhaitez effectuer une recherche. Cliquez sur le bouton Rechercher pour lancer la recherche sur les critËres sÈlectionnÈs. De plus, la barre de navigation vous propose les raccourcis suivants : Intervention
Cliquez sur ce raccourci pour accÈder ‡ l'Intervention associer ‡ l'action. Nouvelle Intervention
Cliquez sur ce raccourci pour crÈer une Nouvelle intervention ‡ partir de l'action sÈlectionnÈe dans la
liste.
EBP B‚timent Aide
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Actions
Pour ajouter une nouvelle action, vous devez renseigner les champs suivants : Code
Indiquez le code de l'action
LibellÈ
Saisissez un libellÈ court Type
Indiquez son type : Courrier reÁu, courrier envoyÈ, Appel reÁu, Appel Èmis, ou Intervention. Vous disposez ensuite d'une zone Description pour dÈtailler votre action (motif de l'appel ou du courrier...). Vous pouvez Ègalement saisir la date et l'heure de votre action, son importance, et indiquer le client concernÈ. Si vous devez rappeler le client, cochez la zone A rappeler et prÈcisez si besoin, la date et l'intervalle horaire. Remarque
Pour les actions de type courrier, vous pouvez indiquer, dans la zone Document, la rÈfÈrence du document et
sa date. Astuce
A chaque intervention, une action de type intervention est gÈnÈrÈe automatiquement. Celle-ci est non
modifiable. Cela vous permet, depuis la liste des actions, de consulter facilement, pour un client, toutes les actions et
interventions qui ont ÈtÈ effectuÈes.
De plus, la barre de navigation vous propose les raccourcis suivants : Intervention
Cliquez sur ce raccourci pour accÈder ‡ l'Intervention associer ‡ l'action. Nouvelle Intervention
Cliquez sur ce raccourci pour crÈer une Nouvelle intervention ‡ partir de la fiche action.
Manuel de rÈfÈrence
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Liste des rËglements clients / paiements fournisseurs
Cette fenÍtre correspond ‡ la liste des rËglements clients et des paiements fournisseurs . Elle a les mÍmes
propriÈtÈs de recherches, de filtre et de tris que celles dÈcrites dans la gestion des listes. Vous disposez en plus d'un filtre sur le client (ou le fournisseur), et d'onglets qui permettent de classer vos
rËglements (partiellement affectÈes, totalement affectÈs, tous)
A partir de cette fenÍtre, vous pouvez Ajouter, Modifier, Dupliquer, Imprimer, TransfÈrer (via la barre de
navigation) et Supprimer des rËglements. Remarque
Une fois remis en banque, vous pourrez consulter le rËglement, mais vous ne pourrez plus modifier son
montant.
EBP B‚timent Aide
294
Nouveau RËglement / Paiement
Pour enregistrer un rËglement client (ou un paiement fournisseur ), vous devez remplir les zones suivantes
: Tiers
SÈlectionnez le tiers ‡ l'aide de l'icÙne
Date
Indiquez la date du rËglement ou sÈlectionnez-l‡ ‡ partir du calendrier disponible en cliquant sur
l'icÙne . Paiement Par SÈlectionnez le mode de paiement dans la liste dÈ-roulante. Montant
Saisissez le montant du rËglement client (ou fournisseur). Banque
Dans le cas o˘ vous ne souhaitez pas passer par l'Ètape de remise en banque pour ce rËglement, vous
pouvez directement indiquer ici le code banque. Lors du transfert comptable, ce rËglement sera
transfÈrÈ sur la banque sÈlectionnÈe. Dans la grille apparaissent les ÈchÈances de votre client. Pour affecter le montant du rËglement reÁu ‡ une (ou
plusieurs) ÈchÈance(s), vous disposez des icÙnes suivantes : Solder Permet de solder une ÈchÈance. Elle n'apparaÓtra plus dans vos relances clients. Annuler Solde ÈchÈance
Annule la fonction prÈcÈdente. Affecter Permet d'affecter le montant du rËglement ‡ la ligne sÈlectionnÈe. Le montant affectÈ sera Ègal au Reste ‡ affecter ou Ègal au Solde d˚ de la ligne (si celui-ci est infÈrieur au Reste ‡ affecter). DÈsaffecter Permet de dÈsaffecter le montant du rËglement affectÈ sur la ligne d'ÈchÈance sÈlectionnÈe. Astuce
Si vous avez saisi une facture et un avoir de mÍme montant, vous pouvez sÈlectionner les deux ÈchÈances
(positive et nÈgative) afin de les solder, et enregistrer un montant de rËglement ‡ 0.00. Remarque
Vous pouvez aussi :
- utiliser le double-clic de la souris pour affecter une ÈchÈance ‡ un montant - saisir directement dans la grille, le (ou les) montant(s) ‡ affecter sur la ligne correspondante, dans la colonne
Montant AffectÈ. Remarque
Vous pouvez enregistrer un rËglement sans l'affecter ‡ une ÈchÈance. Vous pourrez aussi le transfÈrer en
comptabilitÈ et l'affecter plus tard ‡ une ÈchÈance si vous le souhaitez. Au bas de la fenÍtre, vous retrouvez le Total ÈchÈances, le Total des ÈchÈances d˚es et le Reste ‡
affecter.
Manuel de rÈfÈrence
295
Planning
Planning
Le planning permet de saisir et visualiser tous les rendez-vous de vos salariÈs, les rÈservations de vos
matÈriels, et les interventions liÈes ‡ la maintenance et au S.A.V
Remarque
Avant de planifier des rendez-vous, vous devez crÈer vos salariÈs, ‡ partir du menu DonnÈes - SalariÈs, et crÈer vos ressources matÈrielles ‡ partir du menu DonnÈes - MatÈriels
PrÈsentation du planning
Vous avez la possibilitÈ de visualiser le planning sous diffÈrentes formes. Pour cela, vous disposez des filtres
suivants : Vue
Vous pouvez choisir entre la vue journaliËre groupÈe par ressources, par jour ou une vue mensuelle. - La vue journaliËre groupÈe par type de ressource affiche le planning journalier des salariÈs et
matÈriels. - La vue journaliËre groupÈe par jour affiche les journÈes et pour chaque journÈe, la liste des salariÈs
et matÈriels avec leur planning. - La vue mensuelle affiche pour chaque salariÈ et matÈriel, tous les jours du mois avec les RDV prÈvus. Type de ressource
Permet de choisir entre l'affichage des rendez-vous salariÈs ou les rÈservations matÈrielles dans le
planning. Ressource
Permet d'afficher les rendez-vous d'un salariÈ ou les rÈservations d'un matÈriel Date
Indiquez la date de dÈbut du planning ‡ afficher Hauteur d'une ligne
Indiquez en pixels, la hauteur des lignes du planning. Vous pouvez les augmenter ou diminuer gr‚ce
aux petites flËches disponibles dans la zone de saisie. Nombre de jours
Saisissez le nombre de jours ‡ afficher dans le planning. Intervalles
Indiquez les intervalles ‡ afficher dans le planning. Remarque
Les zones Nombre de jours et Intervalles ne sont pas disponible pour la vue mensuelle du planning. Ajout, modification et suppression de rendez-vous
Vous pouvez dÈfinir jusqu'‡ 10 types de rendez-vous diffÈrents en indiquant leur nom et couleur. Vous pouvez aussi prÈciser vos heures d'ouverture, de pause et de dÈjeuner, qui apparaÓtront de couleur diffÈrente dans votre planning. Ces paramËtres se dÈfinissent dans les options du dossier partie Planning, ‡ partir du menu Outils. Ajout d'un rendez-vous Pour ajouter un rendez-vous, vous pouvez : Cliquer directement sur l'icÙne Ajouter. La fiche rendez-vous s'affiche. vous placer sur le planning et utiliser l'icÙne Ajouter ou le menu contextuel puis Ajouter. La fiche
rendez-vous s'affiche avec les dates de dÈbut et date de fin prÈ-remplies. vous placer sur le planning et utiliser le menu contextuel (accessible par le clic droit de la souris) et
choisir l'option Ajouter par type + type de rendez-vous souhaitÈ. La fiche rendez-vous s'ouvre avec
les dates de dÈbut et de fin prÈ-remplie et le type de rendez-vous sÈlectionnÈ. Ajout d'une intervention
EBP B‚timent Aide
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Dans le cadre du S.A.V, vous avez la possibilitÈ de crÈer, ‡ partir du planning, une nouvelle intervention. Pour cela, SÈlectionnez, dans le menu contextuel accessible ‡ partir du clic droit de la souris, l'option Nouvelle
Intervention. A la validation de celle-ci, le RDV apparaÓt dans le planning, pour tous les salariÈs et matÈriels qui
doivent intervenir. Dans la fiche RDV, le code intervention est affichÈ. Pour visualiser le dÈtail d'une intervention depuis le planning, sÈlectionnez le RDV et cliquez sur le raccourci
Intervention disponible dans la barre de navigation. Modifier un rendez-vous Pour modifier un rendez-vous , sÈlectionnez-le dans le planning en cliquant dessus ‡ l'aide de la souris, puis utilisez l'icÙne Modifier disponible dans la barre d'outils au dessus du planning, ou bien utilisez l'option
Modifier disponible dans le menu contextuel, accessible par le clic droit de la souris. La fiche rendez-vous s'ouvre et vous pouvez modifier tout ce que vous souhaitez. Remarque
Lorsque le RDV correspond ‡ une intervention, les modifications que vous rÈaliserez seront automatiquement reportÈes dans la fiche de l'intervention. Supprimer un rendez-vous Pour supprimer un rendez-vous, sÈlectionnez-le dans votre planning en cliquant dessus ‡ l'aide de la souris, puis cochez l'option Supprimer disponible dans la barre d'outils ou dans le menu contextuel (clic droit de la
souris).
Manuel de rÈfÈrence
297
Fiche rendez-vous
Dans la fiche rendez-vous, vous disposez des champs suivants : Objet
Vous disposez d'une zone de saisie de 100 caractËres pour indiquer l'objet de votre rendez-vous. C'est
ce libellÈ qui sera affichÈ dans votre planning au dessous de l'heure de rendez-vous (si l'intervalle le
permet). DÈtail
Vous pouvez sÈlectionner les ÈlÈments suivants : Dates de dÈbut et fin de rendez-vous
SÈlectionnez les jours et heures de dÈbut et fin de rendez, ‡ l'aide des flËches disponibles dans les zones de saisie. Clignotant
Cochez la zone si vous souhaitez que le rendez-vous clignote dans votre planning. Notes
Vous disposez d'une zone de saisie libre pour complÈter l'objet de votre rendez-vous si vous le
souhaitez. Vous disposez de tous les attributs (gras, couleur, police, soulignÈ, etc...) pour mettre en
valeur tout ou une partie de votre texte. Affectation
Vous avez la possibilitÈ d'affecter automatiquement le rendez-vous ‡ plusieurs salariÈs et/ou matÈriels. Pour cela, cochez les cases en face de chacun des noms salariÈs ou matÈriels concernÈs, ou bien cochez la zone en
face du libellÈ SalariÈs ou MatÈriels pour les sÈlectionner tous d'un seul clic de la souris. A la validation, les rendez-vous seront automatiquement ajoutÈs dans le planning des salariÈs et/ou matÈriels
correspondants.
EBP B‚timent Aide
298
Mise ‡ jour ÈlÈments
Assistant de mise ‡ jour des ÈlÈments
Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de mise ‡ jour des Èlements. Attention
Avant d'effectuer cette opÈration, il est fortement conseillÈ d'effectuer une sauvegarde de vos donnÈes. Cliquez
sur le bouton Sauvegardez mon dossier maintenant !
Choix des ÈlÈments ‡ mettre ‡ jour De l'ÈlÈment... ‡
Choisissez, ‡ l'aide de l'icÙne , dans la liste des ÈlÈments, ceux-sur lesquels vous souhaitez effectuer une mise ‡ jour. Du groupe 1 ... au
Choisissez, ‡ l'aide de l'icÙne , les groupes 1 d'ÈlÈments concernÈs par cette mise ‡ jour. Du groupe 2 ... au
Choisissez, ‡ l'aide de l'icÙne , les groupes 2 des ÈlÈments ‡ mettre ‡ jour. De la famille ...‡
SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , les familles d'ÈlÈments ‡ mettre ‡ jour. Puis, cochez les diffÈrents types d'articles que vous souhaitez mettre ‡ jour. Choix du type de mise ‡ jour ‡ effectuer
Remarque
La liste des types de mises ‡ jour possibles varie en fonction des types d'articles sÈlectionnÈs. SÈlectionnez le type de mise ‡ jour ‡ effectuer : La description de chacune des mises ‡ jour possibles s'affiche
au bas de la fenÍtre. Saisie des informations nÈcessaires Rappel de la modification choisie
Affiche le libellÈ de la mise ‡ jour sÈlectionnÈe dans l'Ècran prÈcÈdent Valeur Saisissez la nouvelle valeur que vous souhaitez appliquer, en montant ou pourcentage en fonction de
ce que vous avez choisi. Cliquez sur Suivant, puis sur le bouton Terminer pour lancer l'opÈration de mise ‡ jour.
Manuel de rÈfÈrence
299
Assistant de mise ‡ jour de la bibliothËque
Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de mise ‡ jour de la bibliothËque. Attention
Avant d'effectuer cette opÈration, il est fortement conseillÈ d'effectuer une sauvegarde de vos donnÈes. Cliquez
sur le bouton Sauvegardez mon dossier maintenant !
Choix des ÈlÈments ‡ mettre ‡ jour Du code ÈlÈment... au code ... Choisissez, ‡ l'aide de l'icÙne , dans la liste des ÈlÈments Artiprix, le code de ceux-sur lesquels vous souhaitez effectuer une mise ‡ jour. De la rÈfÈrence... ‡ la rÈfÈrence ... Choisissez, ‡ l'aide de l'icÙne , dans la liste des ÈlÈments Artiprix, la rÈfÈrence de ceux-sur lesquels vous souhaitez effectuer une mise ‡ jour. Base
Choisissez, dans la zone , la base pour laquelle vous souhaitez effectuer la mise ‡ jour des ÈlÈments. Choix de mise ‡ jour sur l'ÈlÈment
Cochez les diffÈrents types d'ÈlÈments que vous souhaitez mettre ‡ jour. Remarque
Lorsque vous choisissez le type d'ÈlÈment Ouvrage, vous ne pouvez pas choisir un autre type en mÍme
temps car la modification de l'ouvrage entraÓne un re-calcul au niveau de sa composition. Choix du type de mise ‡ jour ‡ effectuer
SÈlectionnez le type de mise ‡ jour ‡ effectuer : La description de chacune des mises ‡ jour possibles s'affiche
au bas de la fenÍtre. Saisie des informations nÈcessaires Rappel de la modification choisie
Affiche le libellÈ de la mise ‡ jour sÈlectionnÈe dans l'Ècran prÈcÈdent Valeur Saisissez la nouvelle valeur que vous souhaitez appliquer en fonction de ce que vous avez choisi. Cliquez sur Suivant, puis sur le bouton Terminer pour lancer l'opÈration de mise ‡ jour.
EBP B‚timent Aide
300
Mise ‡ jour des documents
Assistant de mise ‡ jour des devis
Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'import de donnÈes au format texte. Attention
Avant d'effectuer cette opÈration, il est fortement conseillÈ d'effectuer une sauvegarde de vos donnÈes. Cliquez
sur le bouton Sauvegardez mon dossier maintenant !
Choix des devis ‡ mettre ‡ jour Du devis ...au.. Choisissez, ‡ l'aide de l'icÙne , le premier et dernier devis de la liste que vous souhaitez actualiser Etat
PrÈcisez quels types de devis vous souhaitez mettre ‡ jour (En cours, acceptÈs, A rÈviser etc...)
Choix de la mise ‡ jour ‡ effectuer
SÈlectionnez le type de mise ‡ jour ‡ effectuer. La description de la mise ‡ jour sÈlectionnÈe s'affiche au bas de
la fenÍtre. Saisie des informations nÈcessaires
Le rappel de la modification affiche le type de mise ‡ jour sÈlectionnÈe dans l'Ècran prÈcÈdent. Cochez ensuite les diffÈrents paramËtres ‡ mettre ‡ jour : quels types d'articles, si vous souhaitez ou non
conserver les prix de vente en cas de variation des dÈboursÈs, etc.. Cliquez sur le bouton Suivant, puis Terminer pour lancer la mise ‡ jour des devis.
Manuel de rÈfÈrence
301
Transfert en comptabilitÈ
La fenÍtre de transfert en comptabilitÈ se prÈsente comme une boÓte d'impression. Vous disposez d'un onglet PropriÈtÈs pour sÈlectionner les donnÈes ‡ transfÈrer et un onglet AperÁu pour contrÙler les donnÈes qui vont Ítre transfÈrÈes en comptabilitÈ. Vous devez sÈlectionner les paramËtres suivants: Date
PÈriode
SÈlectionnez la pÈriode des ÈlÈments ‡ transfÈrer Du ..Au... PrÈcisez, le cas ÈchÈant, les dates exactes de dÈbut et de fin des ÈlÈments ‡ transfÈrer PiËces ‡ comptabiliser
Ventes
Cochez cette zone si vous souhaitez transfÈrer les Ècritures de ventes (factures) en comptabilitÈ
RËglements clients
Cochez cette zone pour transfÈrer en comptabilitÈ les remises en banque clients et les rËglements sur
lesquels un code banque a ÈtÈ saisi. Achats
Cochez cette zone si vous souhaitez transfÈrer les factures d'achat en comptabilitÈ
RËglements fournisseurs
Cochez cette zone pour transfÈrer en comptabilitÈ les dÈcaissements fournisseurs et les paiements sur
lesquels un code banque a ÈtÈ saisi. Inclure les documents dÈj‡ comptabilisÈs
Oui
Par dÈfaut, les ÈlÈments qui ont ÈtÈ transfÈrÈs en comptabilitÈ sont marquÈs comme tels et ne sont
pas transfÈrÈs une deuxiËme fois. NÈanmoins, si vous modifiez des ÈlÈments dans votre facturation ou avez besoin de re-transfÈrer les
Ècritures, il suffit de cocher cette zone. Attention
Cette option est ‡ utiliser avec prÈcaution, puisque vous pourrez avoir des doublons dans votre logiciel de
comptabilitÈ. Cliquez sur le bouton AperÁu pour contrÙler, avant transfert, les Ècritures qui seront gÈnÈrÈes dans votre
comptabilitÈ. Cliquez ensuite sur le bouton LANCER LE TRANSFERT afin de gÈnÈrer le fichier sur votre disque
dur. Le logiciel EBP Communication entreprise expert prendra ensuite le relais afin de dÈterminer le fichier que
vous souhaitez exporter.
EBP B‚timent Aide
302
Statistiques
Les statistiques proposÈs portent sur vos clients, fournisseurs, ÈlÈments, documents et finances. Pour chacune
de ces catÈgories, vous pouvez obtenir des statistiques sous forme de tableau ou de graphique. Choisissez la statistique souhaitÈe en cliquant dessus... Remarque
un descriptif de la statistique sÈlectionnÈe s'affiche au dessous du cadre de sÈlection.
..puis renseignez les zones suivantes : CatÈgorie
SÈlectionnez la catÈgorie souhaitÈe. PÈriode du..au
Indiquez la pÈriode ou l'intervalle de date ‡ prendre en compte. Les ... premiers uniquement
Cette zone s'affiche si vous sÈlectionnez la catÈgorie Documents ou Finances. Indiquez si vous
souhaitez restreindre le nombre de donnÈes ‡ afficher dans le rÈsultat des statistiques demandÈes. Code
SÈlectionnez les codes ÈlÈments sur lesquels effectuer les statistiques. Remarque pour les ÈlÈments en sommeil
Les ÈlÈments en sommeil n'apparaissent pas dans les statistiques. Famille
Vous pouvez sÈlectionner une famille d'ÈlÈments. Vous pouvez ensuite naviguer vers l'onglet Graphique et DonnÈe pour consulter les rÈsultats obtenus. L'onglet Graphique
Vous disposez d'icÙnes pour changer les caractÈristiques du graphique. Les infos-bulles s'affichant au dessous
de chaque icÙne vous indiquent ‡ quelles fonctions elles correspondent : Normal, Tourner, DÈplacer, Zoom, Profondeur, 3D, Editer, Imprimer, Copier ou Sauver. L'onglet DonnÈe
Affiche le tableau des donnÈes obtenues sur les critËres sÈlectionnÈs. Vous disposez des icÙnes Export Excel, Export HTML, Export XML et Export texte pour gÈnÈrer un fichier avec les donnÈes dans l'un des 4 formats
proposÈs.
Manuel de rÈfÈrence
303
Tableau de bord
Le tableau de bord apparaÓt dËs que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthËse de votre
activitÈ. Remarque
Les donnÈes affichÈes sont mises ‡ jour ‡ chaque ouverture du tableau de bord. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : Derniers documents de vente
Affiche les 10 derniers documents de vente que vous avez crÈÈs dans votre dossier d'EBP B‚timent. Devis ‡ relancer Affiche les devis (10 maximum) dont la date de validitÈ arrive bientÙt ‡ ÈchÈance, ou les devis dont la
date de validitÈ est dÈpassÈe. Le nombre de jours pour l'alerte doit Ítre indiquÈ dans les options du
dossier. EchÈances Èchues
Affiche la liste des factures (10 maximum) dont l'ÈchÈance arrive bientÙt ‡ terme ou dont l'ÈchÈance
est dÈpassÈe. Le nombre de jours pour l'alerte doit Ítre indiquÈ dans les options du dossier. Derniers documents d'achat
Affiche les 10 derniers documents d'achat que vous avez crÈÈs dans votre dossier d'EBP B‚timent. Astuce
Lorsque vous placez le curseur de votre souris sur les documents affichÈs dans la liste des derniers
documents, la liste des devis ‡ relancer et la liste des ÈchÈances Èchues, une ligne horizontale apparaÓt
pour souligner la ligne en cours de sÈlection, et vous pouvez double-cliquer, ‡ l'aide de la souris, pour visualiser le document sÈlectionnÈ. Statistiques
Affiche les statistiques sur le nombre de devis, facture, avoirs etc... Statistiques d'achat
Affiche les statistiques sur le nombre de demandes de prix, factures, avoirs etc... Chiffre d'affaires HT
Vous permet de visualiser sous forme de graphique, l'Èvolution de votre chiffre d'affaires sur les douze
derniers mois saisis dans le logiciel. Dans la barre de navigation, vous avez la possibilitÈ d'appeler les fonctions suivantes : …chÈanciers clients, Documents de vente, Relances Devis, Relances Clients.
EBP B‚timent Aide
304
Impressions
Les boites d'impression
A chaque lancement díune impression, une boÓte díimpression síouvre et vous permet díaccÈder aux fonctions
suivantes : Un onglet PropriÈtÈs pour choisir les paramËtres de l'impression. Un onglet AperÁu avant impression.
Manuel de rÈfÈrence
305
L'aperÁu avant impression
Lorsque vous lancez un aperÁu Ècran, une barre de navigation síaffiche : Permet d'imprimer le document affichÈ
Permet d"afficher toute la page ‡ l'Ècran (correspond ‡ un zoom d'environ 50%)
Permet d'afficher l'aperÁu en plein Ècran (correspond ‡ un zoom d'environ 130%)
Permet d'afficher l'aperÁu du document ‡ la taille rÈelle, c'est-‡-dire en 100%
Permet d'afficher la premiËre page
Affiche la page prÈcÈdente
Affiche la page suivante
Permet d'afficher la derniËre page. Le bouton Fermer permet de fermer la fenÍtre d'aperÁu et le bouton Annuler, annule la gÈnÈration de l'aperÁu
avant impression. PrÈsentation des fenÍtres d'aperÁu
La gestion d'une fenÍtre d'aperÁu s'effectue comme pour une fenÍtre normale. Lorsque plusieurs aperÁus
d'impression sont demandÈs en mÍme temps, chaque aperÁu apparaÓt dans une fenÍtre. Le menu FenÍtre, vous
permet de gÈrer leur disposition et d'activer celle que vous souhaitez. Imprimer un aperÁu
Pour imprimer directement un aperÁu, cliquez sur l'icÙne de la barre d'outils standard ou utilisez le menu Dossier + Imprimer. C'est la fenÍtre active qui sera imprimÈe. Fermer un aperÁu
Valable pour toutes les fenÍtres Windows. Cliquez sur la croix situÈe en haut ‡ droite de la fenÍtre de l'aperÁu ‡
fermer. Menu contextuel
Par simple clic droit sur une fenÍtre d'aperÁu, vous obtenez un menu contextuel qui vous propose des
commandes comme copier le contenu de la page en cours, imprimer le document complet ainsi que des
commandes de zoom sur la fenÍtre du menu Edition.
EBP B‚timent Aide
306
Les propriÈtÈs des boites d'impression
L'onglet propriÈtÈs vous permet de choisir vos diffÈrents critËres d'impressions, de sÈlectionner, trier et classer
les donnÈes que vous souhaitez imprimer. Plusieurs modËles peuvent Ítre rattachÈs ‡ un mÍme type d'impression. Chaque modËle propose ainsi pour un
mÍme type d'impression une mise en forme et un contenu diffÈrent. Ces modËles sont paramÈtrables via le
gÈnÈrateur d'Ètat intÈgrÈ. Vous avez accËs aux boutons suivants: Imprimer Permet d'imprimer le document sur l'imprimante sÈlectionnÈe
AperÁu
Permet de visualiser ‡ l'Ècran l'impression demandÈe et de vÈrifier son contenu. Enregistrer sous
Permet d'exporter votre impression sous diffÈrents formats, type Excel, Acrobat Reader, Html, Rtf, Quattro Pro etc.. Modifier le modËle
Permet d'accÈder au gÈnÈrateur d'Ètat pour personnaliser le modËle d'impression sÈlectionnÈ. Choisissez ensuite le modËle dans la liste proposÈe, et l'imprimante que vous souhaitez. L'imprimante affichÈe
par dÈfaut, est celle qui a ÈtÈ marquÈe par dÈfaut dans Windows.
Manuel de rÈfÈrence
307
Comment imprimer des Ètiquettes ÈlÈments ?
L'impression des Ètiquettes ÈlÈments est disponible depuis le menu Impressions - Elements - Etiquettes. La boÓte d'Impression des Ètiquettes ÈlÈments ‡ un fonctionnement commun ‡ toutes les boites d'impression. Dans l'onglet PropriÈtÈ, vous avez ‡ votre disposition la possibilitÈ de sÈlectionner le nombre d'exemplaires
souhaitÈ pour chaque ÈlÈment.
EBP B‚timent Aide
308
Outils
Manuel de rÈfÈrence
309
Sauvegarde
Bienvenue..
...dans l'assistant de sauvegarde des donnÈes. Remarque
L'assistant de sauvegarde apparaÓt automatiquement lorsque vous clÙturez votre dossier, si vous avez cochÈ, dans les options du dossier, les jours o˘ vous travaillez dans le logiciel. Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de sauvegarde des donnÈes.
EBP B‚timent Aide
310
Choisissez les informations ‡ inclure dans la sauvegarde
L'assistant de sauvegarde affiche automatiquement le nom du dossier dans lequel vous travaillez. Vous pouvez Èventuellement le modifier si vous avez plusieurs dossiers et vous souhaitez en sauvegarder un autre. Aidez- vous de l'icÙne pour sÈlectionner un autre dossier. Par dÈfaut, toutes les informations sont cochÈes. Nous vous conseillons de conserver vos modËles si vous avez personnalisÈ vos documents. De mÍme, si vous avez dÈfini un affichage spÈcifique sur votre poste de travail, sauvegardez les informations de configuration. Astuce
Vous pouvez effectuer une sauvegarde ne comprenant que vos modËles et vos informations de configuration
(en dÈcochant la zone inclure le dossier). Gardez cette sauvegarde de cÙtÈ, et ne sauvegardez plus ces
informations avec vos sauvegardes du dossier. La sauvegarde quotidienne sera plus rapide. Cliquez le bouton Suivant pour accÈder ‡ l'Ècran suivant de l'assistant de sauvegarde.
Manuel de rÈfÈrence
311
Informations nÈcessaires ‡ la sauvegarde
Le nom du serveur SQL sur lequel vous Ítes connectÈ apparaÓt dans une zone grisÈe. Sur le serveur SQL, un rÈpertoire doit Ítre crÈÈ et partagÈ pour la sauvegarde. Ce rÈpertoire est alors
automatiquement dÈtectÈ dans la zone intitulÈe Ressources rÈseaux dÈtectÈes.
Indiquez, dans la zone Nom du rÈpertoire correspondant sur le serveur, le chemin physique pour accÈder au rÈpertoire partagÈ depuis le poste serveur Exemple
Sur le serveur, j'ai crÈÈ ‡ partir du disque C, un rÈpertoire Sauvegarde. Le chemin qui apparaÓt dans les
ressources rÈseaux dÈtectÈes correspond ‡ \\NOMSERVEURSQL\Sauvegarde et dans le nom du rÈpertoire
correspondant sur le serveur, j'indique : C:\Sauvegarde. Cliquez le bouton Suivant pour accÈder ‡ l'Ècran suivant de l'assistant de sauvegarde.
EBP B‚timent Aide
312
Information optionnelle de connexion au serveur SQL
PrÈcisez, si nÈcessaire, le nom de connexion et le mot de passe pour accÈder au serveur SQL. Remarque
Si vous avez installÈ EBP B‚timent en rÈseau avec MSDE, vous ne pouvez pas gÈrer de mots de passe et utilisateurs pour accÈder au serveur SQL. Dans ce cas, laissez les paramËtres inscrits par dÈfaut et cliquez sur Suivant.
Manuel de rÈfÈrence
313
SÈlectionnez le type de sauvegarde que vous souhaitez effectuer
SÈlectionnez le support sur lequel vous souhaitez sauvegarder. Vous avez le choix entre les disquettes, le
disque dur ou la sauvegarde sur Internet. Par dÈfaut, le support externe A: pour les disquettes, est sÈlectionnÈ. Si vous possÈdez un lecteur ZIP, indiquez
l'unitÈ amovible correspondant ‡ votre lecteur ZIP. Si vous souhaitez sauvegarder sur votre disque dur, vous pouvez choisir l'emplacement (le rÈpertoire) sur
lequel vous souhaitez sauvegarder. La sauvegarde sur Internet est un service auquel vous devez souscrire auprËs de notre service commercial. 90
jours sont offerts avec l'achat du logiciel. Attention
L'option est accessible seulement si vous avez renseignÈ les paramËtres de connexion ‡ Internet dans les
options du dossier, et dÈbridÈ votre logiciel EBP B‚timent. Remarque
Nous vous conseillons d'effectuer rÈguliËrement des sauvegardes sur un support externe. Si votre disque dur ou votre matÈriel est dÈfectueux, vous aurez toujours possibilitÈ de rÈcupÈrer vos donnÈes sur un autre
ordinateur. Assurez-vous que votre disquette, ou votre disque ZIP soit insÈrÈ et cliquez sur le bouton Terminer pour lancer
la procÈdure.
EBP B‚timent Aide
314
Restauration
Bienvenue..
...dans l'assistant de restauration des donnÈes. Attention
Cette opÈration est ‡ effectuer uniquement en cas de nÈcessitÈ absolue. Le contenu de la sauvegarde va
remplacer et Ècraser toutes vos donnÈes. Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de restauration des donnÈes.
Manuel de rÈfÈrence
315
Choisissez les informations ‡ inclure dans la restauration
Attention
Lisez bien le paragraphe Rappel Important, qui vous indique de quand date la sauvegarde que vous avez
sÈlectionnÈe pour Ítre restaurÈe. Cochez les ÈlÈments que vous souhaitez restaurer (dossier, modËles ou informations de configuration). Cliquez le bouton Suivant pour accÈder ‡ l'Ècran suivant de l'assistant de restauration.
EBP B‚timent Aide
316
SÈlectionnez la sauvegarde que vous souhaitez restaurer
Si vous avez effectuÈ une sauvegarde sur votre disque dur, l'assistant de restauration vous propose par dÈfaut
de restaurer cette sauvegarde. Si vous souhaitez rÈcupÈrer des donnÈes stockÈes sur un support externe, saisissez dans la zone Nom du fichier, l'unitÈ amovible correspondant ‡ ce support, et utilisez l'icÙne pour sÈlectionner votre dossier. Cliquez le bouton Suivant pour accÈder ‡ l'Ècran suivant de l'assistant de restauration.
Manuel de rÈfÈrence
317
Veuillez indiquer le nom de votre serveur SQL
PrÈcisez-le dans la zone Nom du serveur. En principe, celui-ci s'affiche par dÈfaut. Cliquez le bouton Suivant pour accÈder ‡ l'Ècran suivant de l'assistant de restauration.
EBP B‚timent Aide
318
SÈlectionnez le rÈpertoire dans lequel vos fichiers de donnÈes seront restaurÈs
SÈlectionnez le rÈpertoire dans lequel vous souhaitez restaurer votre dossier. Par dÈfaut, le rÈpertoire d'origine
est cochÈ. Remarque
La zone Autre rÈpertoire est ‡ sÈlectionner, par exemple, dans le cas o˘ vous avez changÈ d'ordinateur, et le
dossier que vous aviez avant sur un disque D, se trouve dÈsormais sur le disque C. Cliquez le bouton Suivant pour accÈder ‡ l'Ècran suivant de l'assistant de restauration.
Manuel de rÈfÈrence
319
Informations nÈcessaires ‡ la restauration
La restauration d'une base en SQL nÈcessite la crÈation d'un fichier temporaire. Celui-ci doit Ítre crÈÈ dans un
rÈpertoire partagÈ, sur le serveur. Vous devez indiquer le chemin complet d'accËs ‡ ce rÈpertoire dans la zone Ressources rÈseaux partagÈes, et indiquer le chemin d'accËs ‡ ce rÈpertoire depuis le poste Serveur, dans la zone Nom du rÈpertoire
correspondant sur le serveur. Exemple
Sur le serveur, j'ai crÈÈ ‡ partir du disque C, un rÈpertoire Sauvegarde. Le chemin qui apparaÓt dans les
ressources rÈseaux dÈtectÈes correspond ‡ \\NOMSERVEURSQL\Sauvegarde et dans le nom du rÈpertoire
correspondant sur le serveur, j'indique : C:\Sauvegarde.
EBP B‚timent Aide
320
ParamËtres de connexion au serveur SQL
Indiquez, le type de rÈseau et les informations supplÈmentaires concernant le serveur SQL. Remarque
Ces informations doivent Ítre les mÍmes que vous avez saisies lors de la crÈation du dossier. Cliquez sur Terminer pour lancer l'opÈration de restauration. Attention
Vous devez Ítre le seul connectÈ ‡ la base pour effectuer l'opÈration
Manuel de rÈfÈrence
321
Import d'appel d'offre
EBP B‚timent vous permet de rÈcupÈrer vos appels d'offre au format Microsoft Excel. Pour cela, vous disposez des zones suivantes : Fichier Utilisez l'icÙne pour rechercher votre appel d'offre au format Microsoft Excel, sur votre disque dur. Le chemin complet pour accÈder au fichier s'inscrit alors dans la zone. Actualiser Cliquez sur ce bouton pour afficher votre appel d'offre dans la fenÍtre principale. Type de colonne
SÈlectionnez une ‡ une les colonnes de votre appel d'offre et indiquez ‡ quel type de colonne elle
correspond. Vous pouvez dÈfinir jusqu'‡ 7 colonnes : InutilisÈ (l'import de cette colonne ne s'effectuera
pas), Code (code ÈlÈment), NumÈrotation de la ligne, LibellÈ (ou dÈsignation), Prix HT, UnitÈ de vente
et QuantitÈ. GÈnÈrer devis
SÈlectionnez ce raccourci, disponible dans la partie Navigation de la barre de navigation, pour crÈer un nouveau devis avec les lignes de votre appel d'offre. Vous n'aurez plus qu'‡ complÈter le nom du
client, la chiffrer et l'enregistrer. Remarque
La numÈrotation de l'appel d'offre est reprise dans le Devis
EBP B‚timent Aide
322
Journal des ÈvÈnements
Journal des ÈvÈnements
Le journal des ÈvÈnements affiche la liste de tous les documents crÈÈs ou modifiÈs avec un numÈro ou une date
infÈrieurs au dernier document enregistrÈ dans votre dossier. Nous vous rappelons, díaprËs líart. 121 du B.O des impÙts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un
numÈro unique basÈ sur une sÈquence chronologique et continue.
Manuel de rÈfÈrence
323
Archivage
Assistant d'archivage du dossier
Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'archivage du dossier. Remarque
Nous vous rappelons, díaprËs les art 95 et 98 du bulletin officiel des impÙts du 24/01/2006, que líarchivage des
donnÈes est une opÈration prÈconisÈe pour la conservation de vos documents, et que les sauvegardes ne
sauraient se substituer ‡ cette opÈration. Selon líart 99 du B.O. des impÙts du 24/01/2006, cíest lors de la clÙture de líexercice ou la pÈriode comptable
que la procÈdure díarchivage doit intervenir. Choix du dossier
SÈlectionnez le dossier ‡ archiver ‡ l'aide de l'icÙne . Par dÈfaut, le dernier dossier ouvert s'affiche.
Indiquez l'emplacement du fichier archive ‡ gÈnÈrer. Par dÈfaut, Le logiciel vous propose d'archiver vos
donnÈes sur le disque dur, dans le rÈpertoire du logiciel. Vous pouvez utiliser l'icÙne pour changer
l'emplacement du fichier sur votre disque dur. Cliquez ensuite sur le bouton Suivant, puis Terminer, pour lancer l'opÈration. Attention
L'archivage de donnÈes est une opÈration qui peut Ítre longue. Format du fichier d'archive
Toutes les donnÈes de votre dossier sont archivÈes dans des fichiers au format texte. Les fichiers sont ensuite compressÈs dans un fichier du type Archives_Nomdudossier_jjmmaa.zip
Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier Dictionnaire.xml, disponible dans l'archive.
EBP B‚timent Aide
324
Import/export de fichiers
Assistant d'importation
Attention
L'importation de donnÈes est une opÈration qui peut Ítre longue, si vous avez beaucoup d'ÈlÈments ‡ importer. Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'import de donnÈes au format texte. Le logiciel vous propose d'effectuer une sauvegarde. Si vous avez dÈj‡ saisi des donnÈes dans votre nouveau
dossier, nous vous conseillons d'effectuer cette sauvegarde. Dans le cas contraire, elle n'est pas nÈcessaire. SÈlection du fichier ‡ importer
Dans l'Ètape suivante, vous devez sÈlectionner dans la liste proposÈe, la table (ou le fichier) que vous souhaitez
importer, et dÈfinir le chemin o˘ il se trouve sur votre disque, en vous aidant de l'icÙne pour le rechercher. Remarque
Dans la table ÈlÈments, vous pouvez importer les ÈlÈments de type fourniture, main-d'oeuvre, matÈriel, et
divers. DÈfinition du format de fichier
Astuce
Si vous avez dÈj‡ effectuÈ une importation de cette table, et enregistrÈ un nom de format, vous pouvez le
rappeler : Vous n'aurez pas besoin de redÈfinir le format de votre fichier, et arriverez directement ‡ l'Ètape de
sÈlection des champs ‡ importer. Les premiËres lignes de votre fichier apparaissent ‡ l'Ècran, et vous pouvez indiquer, la sÈparation des champs
(DÈlimitÈ ou largeur fixe) et le type de format de votre fichier. Si votre fichier est en dÈlimitÈ, il contient
s˚rement des sÈparateurs de champs. Vous devez donc choisir celui correspondant ‡ votre fichier, en cochant
la zone correspondante. Remarque
Si votre fichier a un format standard, EBP B‚timent le dÈtecte automatiquement et coche par dÈfaut les
sÈparateurs et dÈlimiteurs correspondants. Vous pouvez choisir d'importer ou non la premiËre ligne de votre fichier (au cas o˘ elle ne comporte pas de
donnÈes, ou un titre...) et le nombre de lignes d'exemple ‡ afficher dans l'assistant d'import (En principe, les 10
premiËres lignes suffisent). SÈlection des champs ‡ importer
Les premiËres lignes de votre fichier ‡ importer apparaissent. Vous pouvez alors affecter, par colonne, les
diffÈrents champs que vous souhaitez importer. Pour cela, cliquez sur l'intitulÈ d'une colonne et sÈlectionnez le champ correspondant de la table dans la liste
dÈroulante en haut de la fenÍtre. Le nom du champ est alors automatiquement affectÈ ‡ la colonne. ProcÈdez de la mÍme faÁon pour toutes les colonnes que vous voulez importer. Remarque
Si un champ de votre fichier n'existe pas dans la table d'EBP B‚timent, laissez la colonne avec l'intitulÈ
"ignorÈ". Le bouton Recommencer vous permet d'effacer toutes les entÍtes de colonnes et les remettre en
IGNORE, afin de pouvoir les redÈfinir si vous vous Ítes trompÈ.
Manuel de rÈfÈrence
325
Dans l'Ècran suivant, vous pouvez enregistrer le nom de format que vous avez indiquÈ. Cela est utile si vous
devez faire des importations rÈguliËres du fichier. Cliquer sur Terminer pour lancer la procÈdure.
EBP B‚timent Aide
326
Assistant d'exportation
Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'export de donnÈes au format texte. SÈlection du fichier ‡ exporter
Vous devez sÈlectionner dans la liste proposÈe, la table (ou le fichier) que vous souhaitez exporter Astuce
Si vous avez dÈj‡ effectuÈ une exportation de cette table, et dÈfini un format d'exportation, vous pouvez le
rappeler : Vous n'aurez pas besoin de sÈlectionner les champs ‡ exporter et arriverez directement ‡ l'Ètape de
dÈfinition du format de fichier ‡ exporter. SÈlection des champs ‡ exporter
Dans l'Ètape suivante, vous pouvez choisir les diffÈrents champs de la table que vous souhaitez exporter. Si vous voulez tout exporter, cliquez sur le bouton TOUT AJOUTER. Dans le cas contraire, sÈlectionnez dans la liste un champ et cliquez sur le bouton AJOUTER. Et procÈdez de la
mÍme faÁon pour chaque champ. Un extrait des donnÈes sÈlectionnÈes apparaÓt au fur et ‡ mesure dans le
tableau des donnÈes ‡ exporter. Remarque
Si vous vous Ítes trompÈ, vous pouvez cliquer sur le bouton Recommencer : toutes les donnÈes ‡ exporter, sÈlectionnÈes dans le tableau, s'effaceront. Si vous vous Ítes trompÈ sur une seule colonne, sÈlectionnez-l‡ en
cliquant sur son entÍte et cliquez sur le bouton RETIRER. SÈlection du format de fichier
Vous devez ensuite dÈfinir le format de votre fichier d'export, en cochant la zone du sÈparateur de champs
souhaitÈ, et en sÈlectionnant Èventuellement des caractËres entourant les champs, et un caractËre de fin de
ligne. Remarque
Le caractËre CR correspond ‡ la touche entrÈe et LF au retour ‡ la ligne suivante. L'assistant vous propose de sauvegarder vos sÈlections dans un format d'exportation. Nous vous conseillons de
le laisser, si vous avez besoin d'exporter ‡ nouveau la mÍme table. Par dÈfaut, le fichier d'export a pour nom, le nom de la table choisie avec l'extension CSV, dans le sousrÈpertoire
EXPORT, d'EBP B‚timent. Exemple
Si vous exportez la table clients, le fichier d'export s'appellera par dÈfaut clients.csv Vous pouvez modifier ce nom si vous le souhaitez, et modifier l'emplacement du fichier sur votre disque en
cliquant sur l'icÙne (Par dÈfaut, le fichier sera gÈnÈrÈ dans le rÈpertoire \Documents and settings\All
Users\Application Data\EBP\batiment\EXPORT\)
Cliquez sur Terminer pour lancer la procÈdure d'exportation du fichier.
Manuel de rÈfÈrence
327
Mailing clients/prospects
Assistant de crÈation de mailing
Cette fonctionnalitÈ vous permet de sÈlectionner tout ou une partie de votre fichier clients et/ou prospects et
d'effectuer une fusion avec un fichier Microsoft Word. Pour utiliser cette fonctionnalitÈ, vous devez donc possÈder le logiciel Microsoft Word, en version 97 ou
supÈrieure. Attention
Les champs disponibles pour la fusion sont les suivants : Civilite, Nom, Adresse1, Adresse2, CodePost, Ville, Pays, Tel, Fax, Mobile, Mail, SiteWeb. Vous devez les insÈrer dans votre fichier Word Avant d'appeler l'assistant mailing, afin que la fusion s'effectue
automatiquement ‡ la fin de l'assistant. Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de mailing clients/prospects. CritËres de sÈlection
Type
SÈlectionnez les tiers pour lesquels vous souhaitez effectuer un mailing. Vous pouvez cocher uniquement les clients, uniquement les prospects ou les deux. Code
SÈlectionnez l'intervalle des codes clients/prospects pour le mailing. Famille
SÈlectionnez le code famille clients/prospects dÈbut et fin pour le mailing. Groupe 1
Indiquez les groupes 1 pour filtrer la liste des clients/prospects pour le mailing. Groupe 2
Indiquez les groupes 2 pour filtrer la liste des clients/prospects pour le mailing. Code postal
SÈlectionnez les codes postaux des clients/prospects ‡ qui vous souhaitez envoyer un mailing. CritËres financiers Sur CA, sur marge
SÈlectionnez le critËre financier du client que vous souhaitez fixer pour l'envoi du mailing. Compris entre
Indiquez l'intervalle de la marge ou du CA rÈalisÈ par vos clients pour dÈterminer de l'envoi du mailing. PÈriode, Du .. au
Indiquez la pÈriode ou les dates de dÈbut et de fin pour la comptabilisation du CA ou de la marge
rÈalisÈe par vos clients. PrÈvisualisation
Cet Ècran affiche la liste des donnÈes trouvÈes, correspondantes ‡ tous les critËres que vous avez sÈlectionnÈ
dans les pages prÈcÈdentes de l'assistant. Terminer
Cet Ècran vous permet de valider votre mailing et sÈlectionner le fichier Microsoft Word ‡ associer ‡ celui-ci. La fusion s'effectue automatiquement.
EBP B‚timent Aide
328
BibliothËques et Tarifs
Manuel de rÈfÈrence
329
Annuel des Prix
L' assistant d'import de l'Annuel des prix
Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'import des donnÈes de l'Annuel de Prix.
Informations nÈcessaires pour importer l'Annuel des Prix Afin d'importer votre bibliothËque, vous devez renseigner les donnÈes suivantes : Supprimer les donnÈes existantes
Cochez cette zone, si vous avez dÈj‡ importÈ l'Annuel des Prix et souhaitez les supprimer et les
remplacer par l'importation de nouveaux tarifs. Dans le cas contraire, vous conserverez les deux bibliothËques de tarifs et pourrez sÈlectionner, dans les options, celle que vous souhaitez afficher dans votre liste d'ÈlÈments. Par dÈfaut, le bouton correspondant ‡ la bibliothËque que vous importez, est automatiquement ajoutÈ
‡ la liste des ÈlÈments. Format bibliothËque
Cochez le format EBP si vous importez les fichiers livrÈs avec le CD-ROM EBP ou bien cochez Format
Annuel des Prix si vous importez des fichiers que l'Annuel des Prix vous a fourni directement. Dossier contenant les fichiers ‡ exporter
Indiquez le chemin o˘ se trouvent les fichiers ‡ importer. Vous pouvez les sÈlectionner ‡ l'aide de
l'icÙne . Remarque
Si vos fichiers sont sur le CD-ROM EBP, insÈrez ce dernier dans votre lecteur et laissez le chemin
indiquÈ par dÈfaut ici. AnnÈe
SÈlectionnez l'annÈe des fichiers ‡ importer. Raison Sociale
Indiquez la raison sociale que vous avez indiquÈ ‡ EBP pour dÈbrider votre logiciel. Par dÈfaut, le nom
de votre dossier est indiquÈ.
Saisie des codes
Indiquez les codes de dÈbridages pour chacun des lots de l'Annuel des Prix que vous avez achetÈ. Ces codes vous sont fournis par EBP. Coefficients gÈnÈraux Les coefficients de frais gÈnÈraux, bÈnÈfices de votre dossier s'affichent. Vous pouvez les modifier si vous
souhaitez que vos prix d'ouvrages ADP soient calculÈs avec des coefficients diffÈrents. Saisissez Ègalement vos Taux horaires de MO et de pose pour le calcul du prix des ouvrages de l'Annuel
des Prix. Cliquez sur Suivant, puis Terminer pour lancer l'opÈration.
EBP B‚timent Aide
330
Batiprix
Commander
Si vous souhaitez commander une ou plusieurs disquettes de la bibliothËque Batiprix, vous devez imprimer le
bon de commande Batiprix, et nous le retourner par courrier avec votre rËglement TTC.
Informations Batiprix Cochez les disquettes que vous souhaitez commander, et cliquez sur OK.
Impression du bon de commande Batiprix Cliquez sur le bouton Imprimer pour Èditer votre bon de commande.
Manuel de rÈfÈrence
331
L'assistant d'import de Batiprix
Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'import de la bibliothËque Batiprix. Attention
Si vous importez toutes les disquettes, cette opÈration peut Ítre longue.
Informations nÈcessaires pour importer Batiprix Chemin contenant les fichiers Batiprix ‡ importer SÈlectionnez, ‡ l' aide de l'icÙne , l'emplacement des fichiers ‡ importer (A: si vous importez les
fichiers depuis les disquettes fournies par Batiprix) Supprimer les donnÈes existantes pour cette annÈe
Cochez cette zone, si vous avez dÈj‡ importÈ les disquettes Batiprix et souhaitez les supprimer et les
remplacer par l'importation de nouveaux tarifs. Dans le cas contraire, vous conserverez les deux bibliothËques de tarifs et pourrez sÈlectionner, dans les options, celles que vous souhaitez afficher dans votre liste d'ÈlÈments. Par dÈfaut, le bouton correspondant ‡ la bibliothËque que vous importez, est automatiquement ajoutÈ
‡ la liste des ÈlÈments. Cliquez sur Suivant, puis Terminer pour lancer l'opÈration. Remarque
La procÈdure d'import vous demandera au fur et ‡ mesure d'insÈrer les disquettes que vous avez commandÈes.
EBP B‚timent Aide
332
B‚tiprix CD ROM
La bibliothËque B‚tiprix est dÈsormais distribuÈe sur CD-ROM
Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'import des donnÈes de B‚tiprix CD ROM. L'intÈgration s'effectue en deux Ètapes : l'Ètape de commande , et l'Ètape d'intÈgration
GÈnÈrer une commande Choisissez l'option GÈnÈrer une commande, puis indiquez l'unitÈ sur laquelle le CD ROM B‚tiprix est
accessible. Saisissez vos coordonnÈes complËtes. Attention
Cette partie est trËs importante : Elle doit Ítre correctement remplie car ces donnÈes servent au calcul de votre
clÈ d'activation. Les coordonnÈes saisies doivent Ítre rigoureusement identiques ‡ celles saisies dans les
options de votre dossier d'EBP B‚timent. Les conditions gÈnÈrales de vente s'affichent et vous prÈsentent les diffÈrents lots proposÈs, leur contenu et
tarif. SÈlectionnez ceux que vous souhaitez acheter, puis imprimez votre bon de commande et envoyez le chez B‚tiprix.
Importer une commande Une fois que B‚tiprix vous a renvoyÈ la clÈ d'activation correspondante ‡ votre commande, vous allez pouvoir
intÈgrer votre bibliothËque. Dans l'assistant d'Import de B‚tiprix CD ROM, choisissez l'option Importer une commande. Les
coordonnÈes saisies lors de la commande sont alors affichÈes. Cliquez sur Suivant, pour saisir la clÈ d'activation
fournie par B‚tiprix. Les lots achetÈs s'affichent, il ne vous reste qu'‡ cliquer sur le bouton Installer pour les
intÈgrer.
Manuel de rÈfÈrence
333
Gible
Assistant d'importation de la bibliothËque Gible/Capeb
Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'importation des disquettes Gible.
Informations nÈcessaires pour importer Gible Supprimer les informations existantes
Cochez cette zone, si vous avez dÈj‡ importÈ les disquettes et souhaitez les supprimer et les remplacer par l'importation de nouveaux tarifs. Dans le cas contraire, vous conserverez les deux bibliothËques de
tarifs et pourrez sÈlectionner, dans les options, celle que vous souhaitez afficher dans votre liste
d'ÈlÈments. Par dÈfaut, le bouton correspondant ‡ la bibliothËque que vous importez, est automatiquement ajoutÈ
‡ la liste des ÈlÈments. Raison sociale
Les disquettes Gible sont cryptÈes sur votre raison sociale. Vous devez donc indiquer rigoureusement
celle que vous avez prÈcisÈ ‡ la CAPEB lors de l'achat de votre bibliothËque. RÈpertoire contenant les fichiers Gible ‡ importer SÈlectionnez ‡ l'aide de l'icÙne , l'emplacement de vos fichiers. (A: si vous importez les fichiers
depuis les disquettes Gible) Corps d'Ètat ‡ importer La bibliothËque Gible est classÈe par corps d'Ètats. Vous avez peut Ítre achetÈ plusieurs corps d'Ètats. Vous avez ici la possibilitÈ de sÈlectionner le corps d'Ètat que vous souhaitez intÈgrer dans le logiciel
EBP B‚timent. Cliquez sur Suivant, puis Terminer pour lancer l'opÈration.
EBP B‚timent Aide
334
Tarifs gÈnÈriques
L'assistant d'importation de Tarifs gÈnÈriques
Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'importation des tarifs gÈnÈriques
Bienvenue.... L'assistant d'importation de tarifs gÈnÈriques contient une liste de tarifs constructeurs que vous pouvez
importer. Si votre fichier constructeur ou fournisseur n'apparaÓt pas dans cette liste...Nous vous invitons ‡ nous contacter pour savoir si nous pouvons l'ajouter. Pour cela, nous avons besoin d'un extrait du fichier, et de sa structure. Tarif ‡ importer SÈlectionnez dans la liste, le nom du tarif ‡ importer, puis cochez la devise dans laquelle le fichier vous a ÈtÈ
fourni (euros ou francs), et enfin, indiquez l'emplacement du fichier sur votre disque dur. Vous pouvez le
rechercher en cliquant sur l'icÙne . CritËres de sÈlection Vous avez la possibilitÈ de sÈlectionner tout, ou une partie du fichier ‡ importer en fonction de diffÈrents
critËres. Pour cela, prÈcisez pour les articles et/ou les familles et/ou les fournisseurs, les codes de dÈbut et de fin
d'importation. Si vous ne saisissez rien dans ces zones, le fichier sera importÈ dans son intÈgralitÈ. Cliquez sur Suivant pour lancer l'opÈration d'importation.
Manuel de rÈfÈrence
335
Cedeo
L'assistant d'importation de CEDEO
Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'importation des tarifs CEDEO. Attention
Si vous importez toutes les donnÈes du CEDEOROM, cette opÈration peut Ítre longue.
Informations nÈcessaires ‡ l'importation Supprimer les informations existantes
Cochez cette zone, si vous avez dÈj‡ importÈ les tarifs CEDEO et souhaitez les supprimer et les
remplacer par l'importation de nouveaux tarifs. Dans le cas contraire, vous conserverez les rÈfÈrences
des deux bibliothËques de tarifs (si certaines sont communes, les prix seront mis ‡ jour). RÈpertoire contenant les fichiers ‡ importer Dans le CEDEOROM fourni par la sociÈtÈ CEDEO, vous devez exporter le fichier article CDO01.txt
depuis le module d'EXPORTATION. Puis, vous devez sÈlectionner, ‡ l' aide de l'icÙne ,
l'emplacement o˘ vous avez exportÈ le fichier CDO01.txt sur votre disque dur. SÈlection des donnÈes ‡ importer N'intÈgrer que les ÈlÈments de ces familles
Cochez cette zone si vous souhaitez que seules les familles pour lesquelles vous allez saisir des
remises soient importÈes dans EBP B‚timent Liste des familles de remise
Permet d'ajouter, de modifier et supprimer les familles de remises ‡ importer. Cliquez sur Suivant, puis Terminer pour lancer l'opÈration d'importation des fichiers.
EBP B‚timent Aide
336
Dupont
L'assistant d'importation des tarifs Dupont
Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'importation des tarifs Dupont.
Informations nÈcessaires ‡ l'importation Supprimer les informations existantes
Cochez cette zone, si vous avez dÈj‡ importÈ les tarifs Dupont et souhaitez les supprimer et les
remplacer par l'importation de nouveaux tarifs (ce que nous vous conseillons). Dans le cas contraire, vous conserverez les rÈfÈrences des deux bibliothËques de tarifs (si certaines
sont communes, les prix seront mis ‡ jour). RÈpertoire contenant les fichiers ‡ importer Dans le CD-ROM fourni par la sociÈtÈ Dupont, vous devez exporter le fichier article depuis le module
d'EXPORTATION. Puis, vous devez sÈlectionner, ‡ l' aide de l'icÙne , l'emplacement o˘ vous avez exportÈ le fichier article sur votre disque dur. Cliquez sur Suivant, puis Terminer pour lancer l'opÈration d'importation des fichiers.
Manuel de rÈfÈrence
337
Semangle
Assistant d'importation des tarifs Semangle
Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'importation des tarifs Semangle.
Informations nÈcessaires ‡ l'importation Supprimer les informations existantes
Cochez cette zone, si vous avez dÈj‡ importÈ les tarifs Semangle et si vous souhaitez les supprimer et
les remplacer par l'importation de nouveaux tarifs (ce que nous vous conseillons). Dans le cas contraire, vous conserverez les rÈfÈrences des deux bibliothËques de tarifs (si certaines
sont communes, les prix seront mis ‡ jour). RÈpertoire contenant les fichiers ‡ importer Dans le CD-ROM fourni par la sociÈtÈ Semangle, vous devez exporter le fichier article depuis le module
d'EXPORTATION. Puis, vous devez sÈlectionner, ‡ l' aide de l'icÙne , l'emplacement o˘ vous avez exportÈ le fichier article sur votre disque dur. Cliquez sur Suivant, puis Terminer pour lancer l'opÈration d'importation des fichiers.
EBP B‚timent Aide
338
Clim +
Assistant d'importation des tarifs Clim +
Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'importation des tarifs Clim+.
Informations nÈcessaires ‡ l'importation Supprimer les informations existantes
Cochez cette zone, si vous avez dÈj‡ importÈ les tarifs et si vous souhaitez les supprimer et les
remplacer par l'importation de nouveaux tarifs (ce que nous vous conseillons). Dans le cas contraire, vous conserverez les rÈfÈrences des deux bibliothËques de tarifs (si certaines
sont communes, les prix seront mis ‡ jour). RÈpertoire contenant les fichiers ‡ importer Si les tarifs vous sont fournis sur CD ROM, vous devez exporter le fichier article depuis le module
d'EXPORTATION. Puis, vous devez sÈlectionner, ‡ l' aide de l'icÙne , l'emplacement o˘ vous avez exportÈ le fichier article sur votre disque dur. Si vous rÈcupÈrez les tarifs sur Internet, indiquez simplement l'emplacement du fichier sur votre
disque dur. Cliquez sur Suivant, puis Terminer pour lancer l'opÈration d'importation des fichiers.
Manuel de rÈfÈrence
339
Schneider
Assistant d'importation des tarifs Schneider
Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'importation des tarifs Schneider.
Informations nÈcessaires ‡ l'importation Supprimer les informations existantes
Cochez cette zone, si vous avez dÈj‡ importÈ les tarifs Schneider et si vous souhaitez les supprimer et
les remplacer par l'importation de nouveaux tarifs (ce que nous vous conseillons). Dans le cas contraire, vous conserverez les rÈfÈrences des deux bibliothËques de tarifs (si certaines
sont communes, les prix seront mis ‡ jour). RÈpertoire contenant les fichiers ‡ importer
Indiquez, ‡ l' aide de l'icÙne , l'emplacement de votre disque dur o˘ se situent les fichiers
Schneider. Cliquez sur Suivant, puis Terminer pour lancer l'opÈration d'importation des fichiers.
EBP B‚timent Aide
340
La Plateforme du B‚timent
Assistant d'importation des tarifs de la Plateforme du B‚timent
Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'importation des tarifs de la Plateforme du B‚timent.
Informations nÈcessaires ‡ l'importation Supprimer les informations existantes
Cochez cette zone, si vous avez dÈj‡ importÈ les tarifs de la Plateforme du B‚timent et si vous
souhaitez les supprimer et les remplacer par l'importation de nouveaux tarifs (ce que nous vous
conseillons). Dans le cas contraire, vous conserverez les rÈfÈrences des deux bibliothËques de tarifs (si certaines
sont communes, les prix seront mis ‡ jour). RÈpertoire contenant les fichiers ‡ importer
Indiquez, ‡ l' aide de l'icÙne , l'emplacement de votre disque dur o˘ se situent les fichiers de la
Plateforme du B‚timent. Cliquez sur Suivant, puis Terminer pour lancer l'opÈration d'importation des fichiers.
Manuel de rÈfÈrence
341
Canal Pro Club PrivilËge
L'assistant d'importation de Canal PRO Club PrivilËge
Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'importation des tarifs Canal PRO Club PrivilËge.
Indiquez les informations nÈcessaires ‡ l'importation Supprimer les informations existantes
Cochez cette zone, si vous avez dÈj‡ importÈ les tarifs de la bibliothËque Canal PRO et si vous
souhaitez les supprimer et les remplacer par l'importation de nouveaux tarifs. Dans le cas contraire, vous conserverez les deux bibliothËques de tarifs et pourrez sÈlectionner, dans les options, celle que
vous souhaitez afficher dans votre liste d'ÈlÈments. Nom du fichier Brossette ‡ importer Depuis votre logiciel de tarif tÈlÈchargÈ sur Internet, vous devez exporter votre fichier au format
Tableur (le premier format proposÈ par dÈfaut dans la liste). Puis, vous devez sÈlectionner, ‡ l' aide de
l'icÙne , l'emplacement o˘ vous avez exportÈ le fichier *.txt sur votre disque dur. Cliquez sur Suivant, puis Terminer pour lancer l'opÈration d'importation des fichiers.
EBP B‚timent Aide
342
RÈseau Pro
L'assistant d'importation de RÈseau Pro Partner
Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'importation des tarifs RÈseau Pro Partner.
Indiquez les informations nÈcessaires ‡ l'importation Supprimer les informations existantes
Cochez cette zone, si vous avez dÈj‡ importÈ les tarifs de la bibliothËque RÈseau Pro et si vous
souhaitez les supprimer et les remplacer par l'importation de nouveaux tarifs. Dans le cas contraire, vous conserverez les deux bibliothËques de tarifs et pourrez sÈlectionner, dans les options, celle que
vous souhaitez afficher dans votre liste d'ÈlÈments. Nom du fichier RÈseau Pro ‡ importer Depuis votre logiciel de tarif tÈlÈchargÈ sur Internet, vous devez exporter votre fichier au format
Tableur (le premier format proposÈ par dÈfaut dans la liste). Puis, vous devez sÈlectionner, ‡ l' aide de
l'icÙne , l'emplacement o˘ vous avez exportÈ le fichier *.txt sur votre disque dur. Cliquez sur Suivant, puis Terminer pour lancer l'opÈration d'importation des fichiers.
Manuel de rÈfÈrence
343
Catelec
L'assistant d'importation de Catelec
Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'importation des tarifs Catelec. Attention
Si vous importez Catelec pour la premiËre fois, cette opÈration peut Ítre longue. (la bibliothËque complËte
contient plus de 250 000 tarifs).
Informations nÈcessaires ‡ l'importation Supprimer les informations existantes
Cochez cette zone, si vous avez dÈj‡ importÈ les tarifs Catelec et souhaitez les supprimer et les
remplacer par l'importation de nouveaux tarifs. Dans le cas contraire, vous conserverez les deux bibliothËques de tarifs et pourrez sÈlectionner, dans les options, celle que vous souhaitez afficher dans votre liste d'ÈlÈments. RÈpertoire contenant les fichiers Catelec ‡ importer SÈlectionnez, ‡ l' aide de l'icÙne , l'emplacement des fichiers ‡ importer (A: si vous importez les
fichiers depuis les disquettes fournies par Catelec). Remises accordÈes Cet Ècran vous permet d'indiquer les remises qui vous ont ÈtÈ accordÈes par les fabricants en fonction des
codes familles. N'intÈgrer que les ÈlÈments de ces familles
cochez cette zone si vous souhaitez que seules les familles pour lesquelles vous allez saisir des remises
soient importÈes dans EBP B‚timent Liste des familles de remise
Permet d'ajouter, de modifier et supprimer les familles de remises Remise sur autre ÈlÈments
Indiquez le pourcentage de remise dont vous bÈnÈficiez sur les ÈlÈments qui ne font pas partie des
familles de remises mentionnÈes ci-dessus. Remarque
Si vos taux de remises accordÈes par les fabricants changent aprËs intÈgration du fichier Catelec, vous devez
revenir dans cet Ècran pour modifier vos taux et relancer l'importation de vos tarifs. Cliquez sur Suivant, puis Terminer pour lancer l'opÈration d'importation des fichiers.
EBP B‚timent Aide
344
Rexel / Coaxel
L'assistant d'importation de Rexel /Coaxel
Information
Les bibliothËques Rexel et Coaxel remplacent les bibliothËques Windstar et Baselec
Entre chaque Ètape de l'importation, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'importation de la bibliothËque.
Informations nÈcessaires pour importer Rexel/Coaxel
Avant d'importer les tarifs Rexel ou Coaxel, vous devez exporter les fichiers depuis le CD-ROM Rexel ou
Coaxel, en choisissant l'exportation au format EBP BATIMENT .... Supprimer les informations existantes
Cochez cette zone, si vous avez dÈj‡ importÈ les tarifs de la bibliothËque Rexel ou Coaxel et si vous
souhaitez les supprimer et les remplacer par l'importation de nouveaux tarifs. Nom du fichier Rexel ou Coaxel ‡ importer
Indiquez l'emplacement des fichiers tarifs sur votre disque dur ou bien utilisez l'icÙne pour les
rechercher. SÈlectionnez le fichier article, du type *.txt. Format
SÈlectionnez le format d'import du fichier exportÈ depuis le CD Rexel/Coaxel. Par dÈfaut le format EBP
BATIMENT V3 est sÈlectionnÈ. Le format "EBP BATIMENT V3 + DEEE" correspond aux articles Rexel/Coaxel avec les Èco-contribution
associÈes.
Lors de l'import Rexel / Coaxel au format "EBP BATIMENT V3 + DEEE", les codes des Èco- contributions associÈes aux articles sont automatiquement crÈÈs dans le fichier BarËme Èco- contribution. Cliquez sur Suivant puis Terminer pour lancer l'opÈration d'importation.
Manuel de rÈfÈrence
345
Bas'Elec
L'assistant d'importation de Rexel /Coaxel
Information
Les bibliothËques Rexel et Coaxel remplacent les bibliothËques Windstar et Baselec
Entre chaque Ètape de l'importation, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'importation de la bibliothËque.
Informations nÈcessaires pour importer Rexel/Coaxel
Avant d'importer les tarifs Rexel ou Coaxel, vous devez exporter les fichiers depuis le CD-ROM Rexel ou
Coaxel, en choisissant l'exportation au format EBP BATIMENT .... Supprimer les informations existantes
Cochez cette zone, si vous avez dÈj‡ importÈ les tarifs de la bibliothËque Rexel ou Coaxel et si vous
souhaitez les supprimer et les remplacer par l'importation de nouveaux tarifs. Nom du fichier Rexel ou Coaxel ‡ importer
Indiquez l'emplacement des fichiers tarifs sur votre disque dur ou bien utilisez l'icÙne pour les
rechercher. SÈlectionnez le fichier article, du type *.txt. Format
SÈlectionnez le format d'import du fichier exportÈ depuis le CD Rexel/Coaxel. Par dÈfaut le format EBP
BATIMENT V3 est sÈlectionnÈ. Le format "EBP BATIMENT V3 + DEEE" correspond aux articles Rexel/Coaxel avec les Èco-contribution
associÈes.
Lors de l'import Rexel / Coaxel au format "EBP BATIMENT V3 + DEEE", les codes des Èco- contributions associÈes aux articles sont automatiquement crÈÈs dans le fichier BarËme Èco- contribution. Cliquez sur Suivant puis Terminer pour lancer l'opÈration d'importation.
EBP B‚timent Aide
346
Sofip
Assistant d'importation de Sofip
Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'importation des tarifs Sofip.
Informations nÈcessaires pour importer les tarifs Sofip Supprimer les informations existantes
Cochez cette zone, si vous avez dÈj‡ importÈ les tarifs de la bibliothËque Sofip et si vous souhaitez les
supprimer et les remplacer par l'importation de nouveaux tarifs. Nom du fichier Sofip ‡ importer
Indiquez l'emplacement des fichiers tarifs sur votre disque dur ou bien utilisez l'icÙne pour les
rechercher. SÈlectionnez le fichier article, du type *.txt. Cliquez sur Suivant puis Terminer pour lancer l'opÈration d'importation.
Manuel de rÈfÈrence
347
Covap
Assistant d'importation Covap
Entre chaque Ètape de l'importation, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'importation de la bibliothËque.
Informations nÈcessaires pour importer Covap
Avant d'importer les tarifs Covap, vous devez exporter les fichiers depuis le CD-ROM Covap, en choisissant
l'exportation au format EBP BATIMENT .... Supprimer les informations existantes
Cochez cette zone, si vous avez dÈj‡ importÈ les tarifs de la bibliothËque Covap et si vous souhaitez
les supprimer et les remplacer par l'importation de nouveaux tarifs. Nom du fichier Covap ‡ importer
Indiquez l'emplacement des fichiers tarifs sur votre disque dur ou bien utilisez l'icÙne pour les
rechercher. SÈlectionnez le fichier article, du type *.txt. Emplacement du fichier Famille
Si le fichier Famille est prÈsent dans le mÍme rÈpertoire que le fichier de la bibliothËque, cette zone
sera automatiquement renseignÈe. Dans le cas contraire, vous devez indiquer l'emplacement du fichier Famille sur votre disque dur ou bien utilisez l'icÙne pour les rechercher. Cliquez sur Suivant puis Terminer pour lancer l'opÈration d'importation.
EBP B‚timent Aide
348
LeGallais
L'assistant d'importation des tarifs Legallais
Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'importation des tarifs Legallais.
Informations nÈcessaires ‡ l'importation Supprimer les informations existantes
Cochez cette zone, si vous avez dÈj‡ importÈ les tarifs Legallais et souhaitez les supprimer et les
remplacer par l'importation de nouveaux tarifs (ce que nous vous conseillons). Dans le cas contraire, vous conserverez les rÈfÈrences des deux bibliothËques de tarifs (si certaines
sont communes, les prix seront mis ‡ jour). RÈpertoire contenant les fichiers ‡ importer Dans le CD-ROM fourni par la sociÈtÈ Legallais, vous devez exporter le fichier article depuis le module
d'EXPORTATION. Puis, vous devez sÈlectionner, ‡ l' aide de l'icÙne , l'emplacement o˘ vous avez exportÈ le fichier article sur votre disque dur. Cliquez sur Suivant, puis Terminer pour lancer l'opÈration d'importation des fichiers.
Manuel de rÈfÈrence
349
Migrations
EBP B‚timent Aide
350
Depuis EBP Devis et Facturation
Assistant de rÈcupÈration des donnÈes d'EBP Devis et Facturation
Attention
Avant de lancer cette procÈdure, vÈrifiez que votre ancienne version soit fermÈe sur votre poste de travail. Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans
l'import des donnÈes du logiciel EBP Devis et Facturation (ou Devis Flash, Devis et Factures, Devis &
Facturation Flash). Choix des dossiers d'import
Le logiciel vous propose d'effectuer une sauvegarde. Si vous avez dÈj‡ saisi des donnÈes dans votre nouveau
dossier, nous vous conseillons d'effectuer cette sauvegarde. Remarque
La procÈdure d'import vide entiËrement le dossier courant de toute donnÈe pour rÈcupÈrer uniquement celles
contenues dans le dossier d'EBP Devis Flash
SÈlectionnez le dossier d'EBP Devis et Facturation ‡ importer (*.emd). Cliquez sur líicÙne pour sÈlectionner le dossier dans lequel vous souhaitez importer vos donnÈes. Si un dossier est ouvert, c'est celui-ci qui vous est proposÈ par dÈfaut. Options du nouveau dossier Frais gÈnÈraux Saisissez, pour chaque type d'ÈlÈment, les pourcentages de frais gÈnÈraux ‡ appliquer sur vos ÈlÈments. Remarque
Les articles issus de votre dossier d'EBP Devis et Facturation ont un prix de vente HT et un prix de revient. Le prix dÈboursÈ (= prix d'achat) de ces articles sera calculÈ en fonction des pourcentages de frais gÈnÈraux
indiquÈs ici. BÈnÈfices
Saisissez, pour chaque type d'ÈlÈment, les pourcentages de bÈnÈfices ‡ appliquer par dÈfaut sur les nouveaux ÈlÈments que vous crÈerez dans EBP B‚timent. Taux de TVA
L'Ècran suivant ne s'affiche que si la procÈdure d'importation a besoin de modifier vos codes de TVA. L'assistant
d'importation vous indique quels sont les nouveaux codes de TVA qui vont Ítre crÈÈs dans EBP B‚timent
Remarque
Les documents de vente issus d'EBP Devis et Facturation reprendront aussi ces nouveaux codes de TVA. Attention
Si vous avez utilisÈ plus de 5 Taux de TVA dans vos documents issus d'EBP Devis et Facturation, la migration
des donnÈes ne pourra s'effectuer. La procÈdure d'importation vous affichera un message et s'arrÍtera. Terminer Cliquez sur Terminer pour lancer l'opÈration. Consultez la liste des donnÈes rÈcupÈrÈes.
Manuel de rÈfÈrence
351
Liste des donnÈes rÈcupÈrÈes d'EBP Devis et Facturation Pratic
La liste ci-dessous vous mentionne l'ensemble des donnÈes rÈcupÈrÈes de votre ancienne version. Toutes celles
qui ne sont pas indiquÈes, ne sont donc pas rÈcupÈrÈes. CoordonnÈes du dossier ParamËtres gÈnÈraux du dossier (NumÈrotation des documents, TVA, avertissements sur encours et
stock dÈpassÈs, etc.) Articles (rÈcupÈrÈs en tant que fournitures)
Remarque
La zone Suivi de Stock sera cochÈe par dÈfaut dans l'onglet Stock. Les mouvements de stock correspondants
aux documents de vente importÈs seront gÈnÈrÈs. Toutes les fournitures facturÈes auront donc un stock
nÈgatif. Pensez ‡ saisir depuis le menu Traitements - Documents de stock, un bon d'entrÈe global ou un inventaire
pour remettre ‡ jour votre stock. Familles articles Banques Modes de rËglements (sous rÈserve de vÈrifier le type du mode de rËglement ex : type LCR) Les clients / prospects Les fournisseurs Les civilitÈs Contacts Pays DÈpartements Codes postaux
Documents de vente (devis, factures, avoirs, documents d'acompte) RËglements
Remarque
EBP B‚timent permet d'effectuer une remise en banque des rËglements. Comme cette fonctionnalitÈ n'existait
pas dans votre ancien logiciel, une remise en banque globale sera crÈÈe lors de la migration, pour tous vos
rËglements qui ont dÈj‡ ÈtÈ transfÈrÈs en comptabilitÈ depuis votre ancien logiciel. Vous pouvez consulter la
remise en banque ‡ partir du menu Traitements - Clients - Remise en banque. EchÈancier client
EBP B‚timent Aide
352
Depuis API Batigest 1.5
Assistant d'import de Batigest
Attention
Avant de lancer cette procÈdure, fermez votre logiciel Batigest. Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans
l'import des donnÈes du logiciel B‚tigest. Choix des dossiers pour l'import
Le logiciel vous propose d'effectuer une sauvegarde. Si vous avez dÈj‡ saisi des donnÈes dans votre nouveau
dossier, nous vous conseillons d'effectuer cette sauvegarde. Dans le cas contraire, elle n'est pas nÈcessaire. Cliquez sur líicÙne pour sÈlectionner le dossier dans lequel vous souhaitez importer vos donnÈes. Si un dossier est ouvert, c'est celui-ci qui vous est proposÈ par dÈfaut. SÈlectionnez le dossier B‚tigest ‡ importer (*.mdb). CaractÈristiques du dossier ‡ importer Le nom du dossier ‡ importer s'affiche. Attention
Le basculement ‡ l'euro doit impÈrativement avoir ÈtÈ rÈalisÈ dans votre logiciel B‚tigest avant importation. Cochez l'option de gÈnÈration automatique d'un bon d'entrÈe pour rÈcupÈrer toutes les quantitÈs en stock que
vous aviez dans la version prÈcÈdente. Liste des donnÈes ‡ rÈcupÈrer L'Ècran suivant vous prÈsente la liste des donnÈes qui peuvent Ítre importÈes dans votre nouveau logiciel. Remarque
Si vous ne souhaitez pas rÈcupÈrer l'intÈgralitÈ des donnÈes, cliquez sur le bouton Tout dÈsÈlectionner et
cochez les chapitres qui vous intÈressent (Dossier et options, clients et rattachÈs etc...). Toutes les donnÈes sÈlectionnÈes (cochÈes) sont alors importÈes dans votre nouveau logiciel. Nous vous invitons ‡ vÈrifier les donnÈes importÈes et consulter la liste des donnÈes rÈcupÈrÈes.
Manuel de rÈfÈrence
353
Liste des donnÈes rÈcupÈrÈes depuis Batigest 1.5
La liste ci-dessous vous mentionne l'ensemble des donnÈes rÈcupÈrÈes. Toutes celles qui ne sont pas indiquÈes, ne sont donc pas rÈcupÈrÈes (ex : devis, factures, etc...) CoordonnÈes du dossier ParamËtres gÈnÈraux du dossier (% de frais gÈnÈraux, retenue de garantie, numÈrotation des
documents, TVA, avertissements sur encours et stock dÈpassÈs) Familles articles et familles ouvrages Secteurs gÈographiques Banques Modes de rËglements (sous rÈserve de vÈrifier le type du mode de rËglement ex : type LCR) Les clients Les fournisseurs Les civilitÈs Les mÈtrÈs-types Les reprÈsentants Les ouvrages, composants, fournitures, mains-d'oeuvres, matÈriels. Les codes postaux (ceux des fiches clients et fournisseurs) Un bon d'entrÈe global est crÈÈ pour tous les ÈlÈments de type fourniture et divers. Les quantitÈs en
stock sont indiquÈes et il vous suffit de renseigner le PUMP si nÈcessaire.
EBP B‚timent Aide
354
Depuis B‚timent V1
Assistant d'import de B‚timent pour Windows
Attention
Avant de lancer cette procÈdure, vÈrifiez que votre ancienne version soit fermÈe sur votre poste de travail. Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans
l'import des donnÈes du logiciel B‚timent V1 pour Windows. Choix des dossiers d'import
Le logiciel vous propose d'effectuer une sauvegarde. Si vous avez dÈj‡ saisi des donnÈes dans votre nouveau
dossier, nous vous conseillons d'effectuer cette sauvegarde. Dans le cas contraire, elle n'est pas nÈcessaire. Cliquez sur líicÙne pour sÈlectionner le dossier dans lequel vous souhaitez importer vos donnÈes. Si un dossier est ouvert, c'est celui-ci qui vous est proposÈ par dÈfaut. SÈlectionnez le dossier de B‚timent V1 ‡ importer (*.dbd). CaractÈristiques du dossier Le nom du dossier de B‚timent V1 ‡ importer s'affiche. Indiquez si vous avez effectuÈ ou non la conversion en
Euros et la devise utilisÈe dans le dossier. Attention
Ces informations sont importantes car les prix de vos fournitures, mains d'oeuvres, matÈriels et ouvrages
seront automatiquement divisÈs par le taux de l'euro, si vous n'aviez pas encore effectuÈ votre conversion en
euro dans l'ancien logiciel. Cochez l'option de gÈnÈration automatique d'un bon d'entrÈe pour rÈcupÈrer toutes les quantitÈs en stock que
vous aviez dans la version prÈcÈdente. Liste des donnÈes ‡ rÈcupÈrer L'Ècran suivant vous prÈsente la liste des donnÈes qui peuvent Ítre importÈes dans votre nouveau logiciel. Remarque
Si vous ne souhaitez pas rÈcupÈrer l'intÈgralitÈ des donnÈes, cliquez sur le bouton Tout dÈsÈlectionner et
cochez les chapitres qui vous intÈressent (Dossier et options, clients et rattachÈs etc...). Toutes les donnÈes sÈlectionnÈes (cochÈes) sont alors importÈes dans votre nouveau logiciel. Nous vous invitons ‡ vÈrifier les donnÈes importÈes et consulter la liste des donnÈes rÈcupÈrÈes.
Manuel de rÈfÈrence
355
Liste des donnÈes rÈcupÈrÈes depuis B‚timent V1
La liste ci-dessous vous mentionne l'ensemble des donnÈes rÈcupÈrÈes de votre ancienne version. Toutes celles
qui ne sont pas indiquÈes, ne sont donc pas recupÈrÈes (ex : documents, stocks, etc...)
CoordonnÈes du dossier ParamËtres gÈnÈraux du dossier (% de frais gÈnÈraux, retenue de garantie, numÈrotation des
documents, TVA, avertissements sur encours et stock dÈpassÈs) Familles articles et familles ouvrages Secteurs gÈographiques Banques Modes de rËglements (sous rÈserve de vÈrifier le type du mode de rËglement ex : type LCR) Les clients Les fournisseurs Les civilitÈs Les mÈtrÈs-types Les reprÈsentants Les ouvrages, composants, fournitures, mains-d'oeuvres, matÈriels. Les codes postaux (ceux des fiches clients et fournisseurs) Un bon d'entrÈe global est crÈÈ pour tous les ÈlÈments de type fourniture et divers. Les quantitÈs en
stock sont indiquÈes et il vous suffit de renseigner le PUMP si nÈcessaire.
EBP B‚timent Aide
356
Les champs personnalisÈs
Dans toutes les tables affichÈes ci-dessous, vous avez la possibilitÈ de paramÈtrer des champs personnalisÈs. Ces champs apparaÓtront dans vos fiches, dans un onglet supplÈmentaire intitulÈ Champs perso. Ajout d'un champ personnalisÈ
Vous disposez de deux icÙnes en haut de la fenÍtre pour supprimer ou ajouter un champ personnalisÈ. pour ajouter un champ. pour supprimer un champ
SÈlectionnez dans la liste, la table souhaitÈe, et cliquez sur l' icÙne . A droite, vous pouvez alors spÈcifier les
propriÈtÈs du champ personnalisÈ. Vous avez accËs aux champs suivants : Nom
Donnez un nom ‡ votre champ personnalisÈ (ex : Chef de chantier) Description
indiquez un libellÈ (Ex : nom du chef de chantier) Type
Vous avez le choix entre de type texte, mÈmo (pour une zone de type texte, comportant plusieurs
lignes), entier (de 0 ‡ ...), montant (peut etre nÈgatif, et avec des dÈcimales), date, boolÈen (= case ‡
cocher). En fonction du type choisi, les paramËtres ci- dessous peuvent Ítre ou non saisissables Taille
Permet d'indiquer le nombre de caractËres maximum qui pourront Ítre saisis dans la zone de type
texte. Casse
DÈfinit le style du texte qui sera saisi : en minuscule, en majuscules ou bien normal (= tel qu'il a ÈtÈ
saisi) Minimum
Permet de dÈfinir, pour un champ personnalisÈ de type entier, la valeur minimum que celui-ci doit
avoir. Maximum
Permet de dÈfinir, pour un champ personnalisÈ de type entier, la valeur minimum que celui-ci doit
avoir. DÈcimales
Permet d'indiquer le nombre de dÈcimales possibles pour un champ de type montant. Tableau de valeurs
Les champs de type texte vous permettent de renseigner un tableau de valeurs. Ainsi, le champ se prÈsentera sous forme d'une liste dÈroulante dans laquelle vous pourrez choisir entre les diffÈrents libellÈs que vous aurez indiquÈs dans le tableau de valeurs. Pour chaque valeur, saisissez dans le tableau, un code et un libellÈ (ex : code 0, SalariÈ 1, code 1, SalariÈ 2, code 3, SalariÈ 3 etc...). Cliquez sur le bouton Valider pour enregistrer votre saisie. Remarque
A la validation de votre saisie, votre dossier est rÈinitialisÈ. Si vous avez paramÈtrÈ des utilisateurs sur votre
dossier, la fenÍtre des utilisateurs s'ouvrira, comme ‡ l'ouverture du dossier. Vous devrez donc saisir votre mot
de passe.
Manuel de rÈfÈrence
357
Epuration dossier
Assistant d'Èpuration du dossier
Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'Èpuration du dossier. Avec la gestion des utilisateurs, vous avez la possibilitÈ d'autoriser ou pas l'accËs ‡ cette fonction. Dossier ‡ Èpurer
Attention
Cette opÈration est irrÈversible ! Effectuez une sauvegarde de vos donnÈes en cliquant sur le bouton
Sauvegarder mon dossier maintenant !
Attention
En cas de contrÙle, vous devrez produire le fichier d'archive complet aux services fiscaux. Nous vous conseillons
fortement d'effectuer un archivage de votre dossier avant toute Èpuration! Cliquez sur le bouton Archiver mon
dossier maintenant !
SÈlectionnez le dossier d'EBP B‚timent ‡ l'aide de l'icÙne et cliquez sur le bouton Suivant. DonnÈes ‡ Èpurer
SÈlectionnez les diffÈrents types de documents ‡ Èpurer, en prÈcisant si besoin : Pour les devis : l'Ètat. Seuls les devis correspondant ‡ l'Ètat sÈlectionnÈ seront supprimÈs, Pour les factures, avoir, factures d'acompte, avoirs d'acompte et rËglements : s'il faut supprimer uniquement les documents comptabilisÈs ou non (dans le dernier cas, dÈ-cocher la
zone)
Remarque
Les rËgles d'Èpuration des donnÈes sont les mÍmes que celles de suppression des donnÈes directement ‡ partir des listes ÈlÈments, listes clients, ou liste des documents. Par exemple:
- un bon de livraison ne pourra Ítre supprimÈ s'il a ÈtÈ transfÈrÈ en facture. Il faudra d'abord supprimer la
facture. - une facture d'acompte ne pourra Ítre supprimÈe si elle est rattachÈe ‡ un document de vente. Il faudra
d'abord supprimer le document - Les clients qui ont ÈtÈ facturÈs ne pourront Ítre supprimÈs. Vous devrez d'abord supprimer les factures les
concernant - Seuls les ÈlÈments non facturÈs et ne faisant pas partie d'un ouvrage pourront Ítre supprimÈs. Cliquez sur le bouton Suivant, contrÙlez la liste des donnÈes sÈlectionnÈes, puis cliquez sur le bouton
Terminer pour lancer l'opÈration.
EBP B‚timent Aide
358
Maintenance
Assistant de maintenance des donnÈes
Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de maintenance des donnÈes. Choix du dossier
Attention
Cette opÈration peut modifier le contenu de vos donnÈes ! Effectuez une sauvegarde de vos donnÈes en
cliquant sur le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant !
SÈlectionnez le dossier d'EBP B‚timent ‡ supprimer ‡ l'aide de l'icÙne et cliquez sur le bouton Suivant. OpÈrations de maintenance ‡ effectuer
Cochez les diffÈrentes opÈrations que vous souhaitez effectuer sur votre dossier. Base de donnÈe
Permet de vÈrifier/rÈparer votre base en cas de problËmes et l'optimiser en cas de lenteur inhabituelle. Verrous
Permet de supprimer les verrous, notamment si vous avez quittÈ anormalement le logiciel et que vous
n'arrivez plus ‡ accÈder ‡ votre dossier (message : utilisateur dÈj‡ connectÈ..) Recalculer Permet de recalculer tous les ouvrages, et montants d'encours clients, et compteurs par rapport aux documents de vente saisis. RegÈnÈrer permet de supprimer tous les mouvements de stocks et les regÈnÈrer par rapport aux bons d'entrÈes, bons de sorties et documents de vente. Attention
Cette opÈration peut Ítre longue.
Manuel de rÈfÈrence
359
Options
Options gÈnÈrales
Remarque
Ces options síappliquent ‡ tous les dossiers. Ouvrir la derniËre base
Le logiciel garde en mÈmoire le dernier dossier-sociÈtÈ ouvert afin de le proposer au prochain
lancement du logiciel. Remarque
Toutes les barres peuvent ou non Ítre affichÈes, ceci afin de moduler votre Ècran de travail. Cochez celles que
vous souhaitez. La barre de statut
Il s'agit de la barre au bas de la fenÍtre, sur laquelle apparaÓt le nom de votre dossier. Barre de navigation
C'est la barre qui se situe par dÈfaut ‡ droite de votre Ècran de travail. Vous pouvez l'afficher ‡ droite, ‡ gauche, ou la supprimer de votre Ècran. Elle vous permet d'accÈder rapidement aux options du
logiciel. Vous pouvez, par un glisser-dÈplacer, ‡ l'aide de la souris, organiser vos raccourcis et les
placer dans les groupes que vous souhaitez. Astuce
Le groupe Navigation est une partie dynamique qui affiche des raccourcis diffÈrents en fonction de la
fenÍtre affichÈe ‡ l'Ècran. Les raccourcis affichÈs sont ceux les plus pertinents et vous permettent de
prÈ-remplir certaines zones. Exemple
Lorsqu'une fiche client est affichÈe, j'ai, dans la partie Navigation, le raccourci Nouveau rËglement, qui me permet d'accÈder ‡ la saisie d'un nouveau rËglement, et le code client sera dÈj‡ saisi dans la
nouvelle fenÍtre. Barre de titre
C'est la barre juste au dessous de vos menus en haut de l'Ècran. Style plat
Modifie líapparence des boutons de la barre d'outils et menus de votre logiciel. Enregistrer líenvironnement
Les choix concernant la taille et la position de vos fenÍtres sont conservÈes. Infos bulles
Les info-bulles qui apparaissent sur vos icÙnes ou dans certaines zones particuliËres peuvent ou non
Ítre affichÈes. Ecran d'accueil
LíÈcran díaccueil propose la gestion des dossiers au dÈmarrage du logiciel. Ecran d'introduction
LíÈcran díintroduction est simplement une image qui apparaÓt au lancement du logiciel. Astuces du jour Chaque jour, au dÈmarrage de votre logiciel, une petite astuce apparaÓt si vous cochez cette zone. Multi-sÈlection
Si vous cochez cette zone, vous pourrez sÈlectionner plusieurs ÈlÈments contenus dans une liste : En utilisant la touche [Ctrl] de votre clavier et le clic gauche de la souris, pour des
ÈlÈments qui ne suivent pas dans une liste. Ou en utilisant les touches [shift]+[flËche basse] de votre clavier pour sÈlectionner plusieurs ÈlÈments qui se suivent dans une liste. C'est utile lorsque vous souhaitez insÈrer plusieurs ÈlÈments dans votre devis en mÍme temps, ou bien
quand vous souhaitez supprimer plusieurs ÈlÈments dans une liste en mÍme temps.
EBP B‚timent Aide
360
FenÍtres maximisÈes
Permet d'afficher toutes les fenÍtres en plein Ècran. Image de fond d'Ècran
A l'aide de l'icÙne , vous pouvez sÈlectionner une image au format BMP, JPG, ou TIF qui apparaÓtra
en fond d'Ècran du logiciel. Pour retrouver celle par dÈfaut, supprimez le chemin indiquÈ dans cette
zone. Police des textes enrichis
Vous pouvez sÈlectionner une police par dÈfaut pour tous les textes enrichis, comme la dÈsignation
des ÈlÈments dans les fiches et dans les documents de vente, et les champs notes. SÈlectionnez la
police dans la liste dÈroulante et indiquez sa taille au dessous. Remarque
Cette police par dÈfaut sera automatiquement reprise ‡ l'impression de vos documents et fiches
ÈlÈments.
Manuel de rÈfÈrence
361
Options - CoordonnÈes
Les coordonnÈes ‡ saisir sont celles de votre dossier-sociÈtÈ. Il est important de les renseigner car ces
informations seront reprises sur certains de vos documents (devis, factures, etc..).
EBP B‚timent Aide
362
Options - Informations
Saisissez les codes Siret, R.C.S et A.P.E de votre dossier-sociÈtÈ. Ces informations seront imprimÈes en pied de
certains de vos documents (devis, factures, etc...)
Manuel de rÈfÈrence
363
Expert Comptable
Vous pouvez saisir ici les coordonnÈes de votre expert comptable. Il est intÈressant de les renseigner car ces
informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinÈs (Impressions - Dossier Expert
Comptable).
EBP B‚timent Aide
364
Options - Devises
Devises Devise du dossier Saisissez le libellÈ complet de la devise dans laquelle votre dossier est gÈrÈ. Par dÈfaut, il est indiquÈ Euros. AbrÈviation
Saisissez le signe ou l'abrÈviation de la devise dans laquelle votre dossier est gÈrÈ. Devise de contre-valeur Si vous souhaitez afficher une devise de contre-valeur, saisissez ici le libellÈ complet de cette devise. AbrÈviation
Saisissez le signe ou l'abrÈviation de la devise de contre-valeur de votre dossier. Nombre de dÈcimales
Indiquez le nombre de dÈcimales ‡ afficher pour la devise de contre-valeur. Taux de conversion
Indiquez le taux de conversion entre la devise de votre dossier et la devise de contre-valeur. Afficher les contre-valeurs Francs/Euros
Si vous cochez cette zone, les contre-valeurs en francs seront affichÈes :
- dans l'onglet tarif de la fiche ÈlÈment, - dans chaque fiche ÈlÈment de votre (vos) bibliothËque(s) externe(s), - dans le colonnage standard du corps de vos documents de vente, - et dans le pied des documents.
Manuel de rÈfÈrence
365
Logo
Vous pouvez insÈrer ici le logo de votre sociÈtÈ, qui sera automatiquement repris sur vos impressions de
documents (devis, facture ou avoirs), sur les modËles de document avec logo. Pour cela, vous avez accËs ‡ deux fonctions : Ajouter/ Modifier Ouvre une fenÍtre pour la gestion de l'image. Utilisez l'icÙne pour rechercher le fichier qui contient votre logo. Les principaux formats acceptÈs sont : JPG, JPEG, TIF, BMP, etc... Votre logo apparaÓt. Le fichier est recopiÈ sur votre disque dur, dans le rÈpertoire indiquÈ dans la
partie rÈpertoire des options. Si votre logo a une taille supÈrieure ‡ celle de la fenÍtre proposÈe, un message apparaÓtra pour vous
demander si vous souhaitez la redimensionner. De mÍme, si vous chargez une image BMP, il se peut
que la taille du fichier soit importante. Dans ce cas, le logiciel vous propose de la convertir automatiquement au format JPG. Vous disposez Ègalement d"une barre d'outils pour zoomer, redimensionner ou effectuer des
traitements sur l'image. Supprimer Permet de supprimer le logo affichÈ. Vous pourrez alors en insÈrer un autre ‡ l'aide de l'icÙne Ajouter /
Modifier. Remarque
Si le lien que vous avez enregistrÈ ne fonctionne plus car l'image n'existe plus sur votre disque dur, une petite
croix rouge apparaÓt ‡ la place de l'image. Utilisez le bouton Supprimer pour dÈsactiver le lien puis cliquez sur
l'option Ajouter / Modifier pour rechercher une autre image.
EBP B‚timent Aide
366
Sauvegarde
Planning de sauvegarde
L'assistant de sauvegarde peut vous Ítre proposÈ automatiquement ‡ la fermeture de votre dossier. Pour cela,
il suffit de cocher les jours o˘ vous travaillez dans le logiciel.
Manuel de rÈfÈrence
367
Sauvegarde en ligne
EBP B‚timent permet de sauvegarder en ligne, gr‚ce au service EBP Sauvegarde accessible depuis
l'assistant de sauvegarde des donnÈes. EBP Sauvegarde est un service Èconomique, offrant un hÈbergement sÈcurisÈ de vos donnÈes, la possibilitÈ
d'y accÈder ‡ tout instant et en tout lieu et la simplicitÈ d'un support toujours disponible. Pratique et s˚re, la
notification de sauvegarde confirme le bon dÈroulement des opÈrations. Attention
EBP sauvegarde est un service payant. Avec l'achat du logiciel, 90 jours de sauvegarde vous sont offerts. ClÈ Internet
PrÈcisez le mot de passe que vous utilisez pour vous connecter ‡ Internet. Mot de passe licence
Indiquez le mot de passe que vous souhaitez associer ‡ votre licence. E-mail de confirmation
Indiquez l'e-mail sur laquelle vous souhaitez recevoir un message de confirmation pour la sauvegarde.
EBP B‚timent Aide
368
Ftp / HTTP
Les parties FTP et HTTP servent ‡ renseigner vos paramËtres de connexion ‡ Internet (pour la sauvegarde en
ligne, pour accÈder aux options du menu Internet, s'enregistrer en ligne,etc.), notamment dans le cas o˘ vous utilisez un proxy. Nous vous invitons ‡ contacter votre installateur rÈseau pour insÈrer les paramËtres correspondants ‡ votre
installation.
Manuel de rÈfÈrence
369
Options - NumÈrotation
Pour chaque type de document de stock, díachat et de vente, vous pouvez prÈciser la syntaxe du numÈro ‡
attribuer au document. Le logiciel incrÈmentera automatiquement de 1, le numÈro situÈ en fin de prÈfixe. Exemple : S070101 pour les bons de sortie de líannÈe 2007 au mois de janvier : le numÈro suivant sera le S070102. F0703001 pour les factures de líannÈe 2007 au mois de mars :le numÈro suivant sera le F0703002.
Remarque
Si vos compteurs sont dÈsorganisÈs, vous pouvez lancer un recalcul des compteurs depuis la maintenance des
donnÈes du menu Outils.
EBP B‚timent Aide
370
Options - NumÈrotation - Autres
Pour chacun des fichiers de donnÈes suivants : ElÈments, Clients, Fournisseurs, ReprÈsentants, Sous-traitants, Groupes, Chantiers simplifiÈs, Remise en banque, et DÈcaissements, vous pouvez choisir de crÈer vos fiches
avec une numÈrotation automatique ou non, en cochant ou non la zone Utiliser le compteur.
: Vous pouvez Ègalement paramÈtrer la numÈrotation des contrats et des interventions. Si vous n'utilisez pas le compteur, vous saisirez vous-mÍme le code ‡ attribuer ‡ chaque fois que vous crÈerez une fiche. Remarque
Si vos compteurs sont dÈsorganisÈs, vous pouvez lancer un recalcul des compteurs depuis la maintenance des
donnÈes du menu Outils.
Manuel de rÈfÈrence
371
Options - Ouvrages
Mode de calcul
Cíest le mode de calcul du prix díun ouvrage. La base de calcul est soit la somme des prix de vente des
composants, soit la somme des dÈboursÈs multipliÈe par les pourcentages de frais gÈnÈraux et bÈnÈfices, dÈfinis par types d'ÈlÈments. Mise ‡ jour
Cette mise ‡ jour síapplique lorsque vous modifiez le prix díun ÈlÈment. Automatique
Le logiciel recalcule automatiquement le prix des ouvrages composÈs de cet ÈlÈment Manuelle
Aucune mise ‡ jour des ouvrages sera effectuÈe. Remarque
Le bouton Recharger de l'onglet composition d'un ouvrage vous permet nÈanmoins d'effectuer la mise ‡ jour quand vous le souhaitez. Confirmation
A la validation du changement de tarif de votre ÈlÈment, un message de confirmation vous proposera
de recalculer tous les ouvrages utilisant cet ÈlÈment. Mode dÈpliÈ
Ce mode permet d'afficher les ouvrages en mode dÈpliÈ ou pas par dÈfaut dans les documents de ventes. Affichage des ouvrages en mode dÈpliÈ
Pour afficher l'ouvrage en mode dÈpliÈ par dÈfaut dans le document, vous devez cocher cette case. …lÈment en sommeil
L'ÈlÈment en sommeil permet de cacher les ÈlÈments non utilisÈs dans les listes de sÈlection des ÈlÈments. Ne pas afficher les ÈlÈments en sommeil
Pour ne pas afficher les ÈlÈments en sommeil dans la liste de sÈlection des ÈlÈments, vous devez
cocher cette case.
EBP B‚timent Aide
372
Options - BibliothËques
Afficher les bibliothËques
Cochez les bibliothËques que vous souhaitez pouvoir consulter dans la fenÍtre des ÈlÈments. Seules les
bibliothËques importÈes sont concernÈes. Remarque
Depuis la version 9.0.0, les bibliothËque Bas'elec et Wind'star ne peuvent plus Ítre importÈes (elles ne sont
plus commercialisÈes). Toutefois, les options de ces bibliothËques sont toujours accessibles afin de vous
permettre de continuer ‡ consulter vos bibliothËques importÈes dans une version prÈcÈdente de b‚timent.
Manuel de rÈfÈrence
373
Options - Documents
Ventes/ divers Avertissement sur les ÈlÈments en rupture de stock
Cochez cette zone si vous souhaitez qu'un message d'avertissement apparaisse en cas de rupture de
stock, lorsque vous enregistrez (ou transfÈrez) un document qui mouvemente les stocks. Avertissement sur encours client dÈpassÈ
Cochez cette zone si vous souhaitez suivre líencours de vos clients : un message d'avertissement
apparaÓtra lorsque vous crÈerez un document de type bon de livraison, commande ou facture pour un
client dont l'encours est dÈpassÈ. Onglet des ÈlÈments par dÈfaut (Documents de vente)
Choisissez l'onglet qui sera affichÈ par dÈfaut lorsque vous ferez appel ‡ la liste des ÈlÈments de votre
bibliothËque interne, depuis un document de vente. Retenue de garantie
Saisissez le pourcentage de retenue de garantie ‡ appliquer par dÈfaut dans vos factures. La retenue de garantie est une ÈchÈance qui sera rÈclamÈe au client, un an aprËs la date de crÈation
de la facture. Son montant sera Ègal au montant total TTC de la facture multipliÈ par le pourcentage
de retenue de garantie indiquÈ ici. Avancement des factures
Les factures díavancement permettent de facturer le client au fur et ‡ mesure de líavancement des
travaux. Deux modes de facturation sont possibles : 1. le mode quantitatif
Vous saisissez le pourcentage díavancement ou les quantitÈs rÈalisÈes et vous facturez votre
client díaprËs ces donnÈes. 2. Le mode qualitatif
Vous saisissez les quantitÈs rÈalisÈes ou le pourcentage díavancement des travaux díune part, et díautre part, vous saisissez le pourcentage que vous souhaitez facturer ‡ votre client. Exemple
Vous devez poser 6 fenÍtres. A l'Ètablissement de votre premiËre facture d'avancement, vous avez dÈj‡ posÈ 3
fenÍtres. Vous saisissez donc 3 dans les quantitÈs. En mode quantitatif, le pourcentage d'avancement cumulÈ est automatiquement calculÈ ‡ 50%. Votre client
doit donc vous rÈgler 50% du montant total prÈvu pour la pose des 6 fenÍtres. En mode qualitatif, vous pouvez saisir le pourcentage que vous souhaitez facturer. Sur les 6 fenÍtres prÈvues,
les trois premiËres Ètaient les plus difficiles ‡ poser&ldots;vous saisissez alors 75 % díavancement et votre
client doit vous rÈgler 75% du montant total prÈvu. Cette option pourra toutefois Ítre dÈsactivÈe/activÈe ponctuellement pour un document donnÈ. Les mouvements de stock clients sont gÈnÈrÈs par: Vous pouvez choisir entre un suivi de stock depuis les bons de livraisons et facture, ou depuis le suivi
de chantier. La zone Mouvement du stock de líonglet ComplÈment du document de vente sera activÈe (mode
BL/Facture) ou dÈsactivÈe (mode Suivi de chantier) par dÈfaut. Cette option pourra toutefois Ítre dÈsactivÈe/activÈe ponctuellement pour un document donnÈ.*
DurÈe de validitÈ des devis
Indiquez, en nombre de jours, la durÈe de validitÈ de vos devis. La date de validitÈ des devis sera
alors automatiquement calculÈe, dans l'Onglet ComplÈment du devis. Retenue de garantie calculÈe sur la derniËre facture d'avancement
Cochez cette zone si vous souhaitez, par dÈfaut, que la retenue de garantie soit uniquement calculÈe
sur la derniËre facture d'avancement. Cette option est Ègalement affichÈe dans l'onglet ComplÈment des factures : vous pourrez donc
modifier votre choix pour un document donnÈ. Remarque
Si vous choisissez de calculer la retenue de garantie sur la derniËre facture d'avancement, vous devrez cocher, sur la derniËre facture d'avancement, dans l'onglet Avancement, la zone DerniËre facture d'avancement.
EBP B‚timent Aide
374
Garder les ÈlÈments de type texte lors du transfert d'une commande en BL
Cochez cette zone si vous souhaitez que les ÈlÈments de type texte d'une commande soient transfÈrÈs
dans tous les cas sur le bon de livraison gÈnÈrÈ. Saisie d'une remise sur tranche mÍme si prix fixe
Par dÈfaut cette case n'est pas cochÈe. SÈlectionnez cette option, si vous souhaitez mettre une remise
sur une tranche alors qu'un article, dont le prix est fixe, est prÈsent dans cette tranche. Dans ce cas, vous devez contrÙler les Ècritures comptable qui dÈcouleront de la comptabilisation de la piËce. Inclure le montant de l'Èco-contribution au montant TTC
Par dÈfaut, cette option n'est pas cochÈe. Elle signifie que le montant de l'Èco-contribution est inclus
dans le montant TTC de l'ÈlÈment. Si la case est cochÈe, le montant de l'Èco-contribution est ajoutÈ au montant TTC de l'ÈlÈment. Exemple
ElÈment : EL0001, Prix de vente TTC 15.00
Eco-contribution : D3E00008, ELECTROMENAGER, Montant Eco-contribution TTC : 0.10
1. L'option "Inclure le montant de l'Èco-contrubution au montant TTC" est cochÈe
Le montant total de la ligne de facture pour cet ÈlÈment : Montant ÈlÈment 15.00 + Montant Eco- contribution 0.10 soit 15.10. 2. L'option "Inclure le montant de l'Èco-contrubution au montant TTC" est dÈ-cochÈe
Le montant total de la ligne de facture pour cet ÈlÈment : Montant ÈlÈment 15.00 dont Montant
Eco-contribution 0.10
Autoriser les lignes de main d'oeuvre dans les BL
Cochez cette zone si vous souhaitez saisir des ÈlÈments de type main d'oeuvre dans un Bon de
livraison. Avertissement si le code ÈlÈment n'existe pas
Cochez cette zone si vous souhaitez qu'un message d'avertissement apparaisse dans vos documents,
lorsque vous saisissez dans la colonne Code ÈlÈment, une rÈfÈrence qui n'existe pas dans votre
bibliothËque interne. Saisie du numÈro du document
Par dÈfaut, le numÈro des documents est non saisissable. Il est attribuÈ automatiquement au
document lors de sa validation, en fonction des compteurs. Si vous souhaitez pouvoir saisir le numÈro
de vos documents, cochez cette zone. Remarque
Le numÈro de document sera saisissable mais non obligatoire. Si vous ne saisissez rien dans la zone, le
numÈro attribuÈ au document sera fonction des compteurs. Inclure le montant de l'Èco-contribution au montant TTC
Par dÈfaut, cette option n'est pas cochÈe. Elle signifie que le montant de l'Èco-contribution est inclus
dans le montant TTC de l'ÈlÈment. Si la case est cochÈe, le montant de l'Èco-contribution est ajoutÈ au montant TTC de l'ÈlÈment. Exemple
ElÈment : EL0001, Prix de vente TTC 15.00
Eco-contribution : D3E00008, ELECTROMENAGER, Montant Eco-contribution TTC : 0.10
1. L'option "Inclure le montant de l'Èco-contrubution au montant TTC" est cochÈe
Le montant total de la ligne de facture pour cet ÈlÈment : Montant ÈlÈment 15.00 + Montant Eco- contribution 0.10 soit 15.10. 2. L'option "Inclure le montant de l'Èco-contrubution au montant TTC" est dÈ-cochÈe
Le montant total de la ligne de facture pour cet ÈlÈment : Montant ÈlÈment 15.00 dont Montant
Eco-contribution 0.10
Bloquer la saisie des acomptes et des acomptes prÈcÈdents sur les devis
Cochez cette zone si vous souhaitez empÍcher la saisie díacomptes dans les devis. Les zones
apparaÓtront en grisÈ dans votre pied de document.
Manuel de rÈfÈrence
375
Achats Avertissement si quantitÈ ne correspond pas ‡ la quantitÈ minimum ou au multiple de
rÈapprovisionnement
Cochez cette zone si vous souhaitez quíun message díavertissement apparaisse lorsque sur un
document díachat, vous saisissez, pour un ÈlÈment, une quantitÈ infÈrieure ‡ la quantitÈ minimum ou
diffÈrente du multiple de rÈapprovisionnement, indiquÈs dans sa fiche. Onglet des ÈlÈments par dÈfaut
Choisissez l'onglet qui sera affichÈ par dÈfaut lorsque vous ferez appel ‡ la liste des ÈlÈments de votre
bibliothËque interne, depuis un document díachat.
EBP B‚timent Aide
376
Mentions
Vos devis et factures doivent comporter un certain nombre de mentions obligatoires d'un point de vue lÈgal. Nous vous donnons ici la possibilitÈ d'indiquer ces mentions. Elles apparaÓtront automatiquement dans tous les
modËles de devis et factures fournis avec le logiciel. Parmi les mentions obligatoires qui doivent figurer sur vos factures, vous avez notamment les conditions pour
l'escompte et les taux de pÈnalitÈ en cas de retard de paiement. Par dÈfaut, nous vous proposons deux mentions, que vous pouvez bien entendu modifier.
Manuel de rÈfÈrence
377
Options - Documents - Etat des devis
Vous disposez de 10 zones pour dÈfinir l'Ètat de vos devis. Par dÈfaut, ces Ètats sont renseignÈs de la faÁon
suivante : En cours, A terminer, A rÈviser, AcceptÈ, etc. Vous pouvez modifier ces libellÈs ‡ votre convenance. L'Ètat pourra Ítre choisi en entÍte du devis et permettra díeffectuer des tris suivant ce critËre (dans la liste des
documents ou les impressions, par exemple). Remarque
Le libellÈ indiquÈ dans la zone Etat 4 sera automatiquement attribuÈ au devis lorsqu'il sera transfÈrÈ en bon de
livraison, commande ou facture.
EBP B‚timent Aide
378
Options - ComptabilitÈ
Cette partie vous permet de dÈfinir le lien avec votre dossier comptable et de paramÈtrer vos principaux
journaux et comptes. EBP Compta
Vous devez renseigner les zones suivantes: Dossier de comptabilitÈ
Cliquez sur l'icÙne pour aller chercher le fichier *.ECP correspondant ‡ votre dossier comptable. Journaux A l'aide de l'icÙne , sÈlectionnez directement dans votre dossier comptable, les journaux de vente, achat, banque, valeurs ‡ l'encaissement et dÈcaissement sur lesquels vous souhaitez transfÈrer vos
Ècritures comptables. Remarque
Les journaux comptables doivent Ítre dÈfinis en euros dans votre dossier comptable.. Indiquer le code de la devise Euro (EUR) lors du transfert
Cette option est cochÈe par dÈfaut. La devise EUR est indiquÈe dans le fichier des Ècritures gÈnÈrÈes lors du transfert comptable vers EBP
Compta. Si vous dÈcochez cette option, la devise ne sera plus prÈcisÈe, et par consÈquent, c'est la
devise du dossier de comptabilitÈ qui sera prise en compte. Cela permet ainsi de considÈrer que la
devise du dossier d'EBP B‚timent est par exemple en francs suisse et de gÈnÈrer le transfert des
Ècritures en francs suisses. Achats/Ventes Recettes/ Produits
Saisissez les comptes de vente par dÈfaut, pour chaque type d'ÈlÈment. Comptabiliser les postes complÈmentaires
Permet de choisir si l'Ècriture comptable dÈtaillera les postes complÈmentaires sur les comptes
spÈcifiÈs sur chaque poste dans le menu DonnÈes - Divers - Postes complÈmentaires. ComplÈter les comptes ‡ droite par des zÈros
La sÈlection de cette case permet de complÈter les comptes afin díavoir le mÍme nombre de caractËres
pour chaque compte. Ces comptes seront complÈtÈs ‡ la hauteur de la limite dÈfinie dans la longueur des comptes [ Menu ComptabilitÈ / transfert - Champ : ´ Longueur min/max]. Tiers
Saisissez les racines de comptes clients et fournisseurs et le paramÈtrage pour la crÈation des comptes clients, ainsi que les comptes par dÈfaut pour la retenue de garantie. Remarque
Si vous cochez la zone "utiliser le compte de retenue de garantie comme racine", le compte de retenue de
garantie sera complÈtÈ lors du transfert, avec le mÍme suffixe que le compte de TVA
Exemple
Si le compte de TVA est 445715, le compte de retenue de garantie sera le 445815
Comptes d'Acomptes* * Option disponible depuis la version 5.1.0 d'EBP B‚timent avec un nouveau code de dÈbridage (contactez notre service commercial pour de plus amples renseignements au 01.34.94.80.20)
Manuel de rÈfÈrence
379
Acompte
Indiquez le compte Tiers pour le transfert de vos acomptes. Par dÈfaut, le 4191 est indiquÈ. TVA en attente
indiquez le compte de TVA en attente qui sera utilisÈ pour le transfert en comptabilitÈ de vos
documents d'acomptes, selon le schÈma de transfert indiquÈ dans le principe de fonctionnement des
factures d'acomptes. NumÈrotation comptes Tiers Racine + code tiers
Cette option permet la crÈation automatique du compte comptable du tiers par concatÈnation de la racine du
tiers saisie dans ´ racines comptes tiers ª et du code tiers. Remarque
Dans le cas o˘ líassociation "racine + code tiers" est supÈrieure ‡ la longueur maximum saisie dans la partie ´
Transfert ª, il est possible de tronquer le compte par la gauche ou par la droite.
Exemple
ParamËtrage des comptes sur 8 caractËres avec Association "racine + code tiers" soit 411CL00001, de 10
caractËres, on obtiendra 411CL000 si on tronque depuis la droite et 41100001 si on tronque depuis la gauche. F Racine + nom tiers
Cette option permet la crÈation automatique du compte comptable du tiers par concatÈnation de la racine du
tiers saisie dans ´ racines comptes tiers ª et du nom du tiers. F Saisie libre
Le compte comptable sera ‡ saisir dans la fiche du tiers. La sÈlection de la case ‡ cocher "ComplÈter les comptes ‡ droite par des zÈros" permet de complÈter les
comptes afin díavoir le mÍme nombre de caractËres pour chaque compte. Ces comptes seront complÈtÈs ‡ la
hauteur de la limite dÈfinie dans la longueur des comptes [ Menu ComptabilitÈ / transfert - Champ : ´ Longueur min/max]. Banques
Saisissez les comptes de banques par dÈfaut. La sÈlection de la case ‡ cocher "ComplÈter les comptes ‡ droite par des zÈros" permet de complÈter les
comptes afin díavoir le mÍme nombre de caractËres pour chaque compte. Ces comptes seront complÈtÈs ‡ la
hauteur de la limite dÈfinie dans la longueur des comptes [ Menu ComptabilitÈ / transfert - Champ : ´ Longueur min/max]. Transfert
TransfÈrer pour les factures de vente Vous pouvez choisir entre trois possibilitÈs pour le transfert de vos factures : Le dÈtail
L'Ècriture comptable dÈtaillera tous les comptes de ventes paramÈtrÈs sur les fiches fourniture, main- d'oeuvre, matÈriel et divers. Si plusieurs ÈlÈments ont le mÍme compte comptable, les montants
seront regroupÈs par compte. Les ouvrages
Un compte de vente sera gÈnÈrÈ par ouvrage, dans l'Ècriture comptable. Si plusieurs ouvrages ont le
mÍme compte, les montants seront regroupÈs sur une seule ligne. Le global
Un compte de vente sera gÈnÈrÈ pour une facture. Le compte de vente pour le transfert sera celui
indiquÈ par dÈfaut dans les options.
EBP B‚timent Aide
380
Date utilisÈe lors du transfert des rËglements Date du rËglement
Cochez cette zone si vous souhaitez que la date de l'Ècriture comptable pour le transfert des
rËglements corresponde ‡ la date du (ou des) rËglement(s) client(s). Date de la remise en banque
Cochez cette zone si vous souhaitez que la date de l'Ècriture comptable pour le transfert des
rËglements corresponde ‡ la date de la remise en banque. Longueur des comptes / Longueur (Min/max)
La valeur saisie dÈtermine la longueur maximale des comptes de tiers, de vente/achats et de banque. Remarque
Si modification du champ de la longueur des comptes, un message díavertissement apparaÓt dËs sÈlection de la
zone de saisie (avant toutes modifications). ´ Attention, la modification de la longueur des comptes peut entraÓner des doublons de compte dans la
comptabilitÈ. ª Attention
La longueur des comptes clients ne doit pas Ítre supÈrieure ‡ celle dÈfinie dans votre dossier comptable.
Manuel de rÈfÈrence
381
LibellÈs Transfert
EBP B‚timent vous permet de choisir les libellÈs de vos Ècritures comptables. Vous devez donc indiquer les
macros ‡ appliquer pour chaque type d'Ècriture comptable: dans la partie Ventes, pour les factures et les
documents d'acompte, et dans la partie RËglement, pour les tiers et la banque. Pour cela, vous disposez des constantes de {0} ‡ {4} pour les documents et des constantes {6} et {7} pour
les rËglements : {0} = Type du document de vente (ex : Facture, Avoir..) {1} = NumÈro du document {2} = Type de document acompte (Documents d'acompte) {3} = Type de tiers (ex: Client, Fournisseur,...) {4} = CivilitÈ du tiers (Mr, Melle, SA, Sarl....) {5} = Nom tiers {6} = Terme 'Banque' {7} = Code banque
Vos macros pourront alors avoir les formes suivantes : En saisissant : {0} N° {1} dans le champ 'Documents' du cadre 'Ventes', vous obtiendrez : Facture N° FA0001. En saisissant : {2} N° {1} dans le champ Acomptes', vous obtiendrez : Document d'acompte N° FD0001. En saisissant : {3} {4} {5} dans le champ 'Tiers' du cadre 'RËglement', vous obtiendrez : Client Monsieur Dupont. En saisissant : {6} {7} dans le champ Banque, vous obtiendrez : Banque xxxx. Remarque
Par dÈfaut, des macros sont proposÈes pour vos Ècritures comptables. Si vous les avez supprimÈes ou
remplacÈes, vous pouvez les rÈcupÈrer en cliquant sur le bouton RÈinitialiser au bas de la fenÍtre.
EBP B‚timent Aide
382
Options - TVA / Comptes
Le taux 0 traite les exonÈrations. Vous ne pouvez pas le modifier. Vous pouvez dÈterminer jusquí‡ 5 taux de TVA diffÈrents, ainsi que les comptes de vente et díachat, ‡ associer. Cochez líoption Taux par dÈfaut, pour le taux le plus utilisÈ. Cochez líoption Dom-Tom, lorsque la TVA est calculÈe, bien que non perÁue et non inclue dans le TTC. Vous pourrez dÈfinir des comptes de ventes diffÈrents dans la fiche des familles díÈlÈments et des ÈlÈments.
Manuel de rÈfÈrence
383
Options - Taux dÈcimales
Nombre de dÈcimales
Ce nombre peut Ítre compris entre 0 et 4. Choisissez le nombre de dÈcimales qui s'afficheront dans les zones
de type montants, quantitÈs et prix. Frais GÈnÈraux (FG)
Le logiciel utilise ces pourcentages pour calculer ‡ partir du dÈboursÈ sec, le prix de revient des fournitures, main díúuvre, matÈriel et les ÈlÈments divers. Vous pourrez dÈfinir des FG diffÈrents dans les fiches des
familles díÈlÈments et des ÈlÈments. BÈnÈfices
Le logiciel utilise ces pourcentages pour calculer ‡ partir du prix de revient, le prix de vente HT des fournitures, main díúuvre, matÈriel et les ÈlÈments divers. Vous pourrez dÈfinir des pourcentages de bÈnÈfice diffÈrents
dans les fiches des familles díÈlÈments et des ÈlÈments. Nombre d'heures par jour
Dans les fiches ÈlÈments, vous pouvez choisir l'unitÈ de vente en Jour ou en Heure pour vos matÈriels et vos
main-d'oeuvres. Indiquez ici le nombre d'heures Èquivalentes ‡ une journÈe pour ces deux types d'ÈlÈments. Dans vos documents de vente et suivis de chantiers, vous pourrez ainsi obtenir le total des jours saisis et
l'Èquivalent en heures.
EBP B‚timent Aide
384
Options - Styles
DÈtermine les propriÈtÈs díaffichage dans les documents des lignes suivantes : Tranches, Fournitures, Main
díúuvre, Ouvrages, MatÈriel, Textes, …lÈments divers, MÈtrÈs-type, Sous-totaux, Composition de líouvrage. Cochez ou dÈcochez les styles de police que vous souhaitez appliquer ‡ chaque type de ligne, et changez la
couleur en utilisant les icÙnes ..., et augmentez ou diminuez la taille de la police avec les petites flËches. Remarque
Ces styles ne síappliquent pas en impression. Pour imprimer vos lignes de documents avec certaines propriÈtÈs, vous devrez personnaliser vos modËles d'impressions.
Manuel de rÈfÈrence
385
Options - RÈpertoires
Les rÈpertoires d'installation standards du logiciel sont affichÈs. Si vous souhaitez les modifier, notamment dans
le cadre d'une utilisation en rÈseau du logiciel, vous devez cliquer dans la zone RÈpertoires personnalisÈs et
sÈlectionner, ‡ l'aide de l'icÙne les nouveaux rÈpertoires de travail. Remarque
D'une faÁon gÈnÈrale, nous vous conseillons de conserver les rÈpertoires standards.
EBP B‚timent Aide
386
Options - Licence
Affiche les informations relatives ‡ l'achat du logiciel : Le numÈro de licence, la raison sociale, le nom du
logiciel, et la version en cours. Vous pouvez les modifier, en cliquant sur le bouton MODIFIER. Suivez la procÈdure de saisie du code
d'activation.
Manuel de rÈfÈrence
387
Tableau de bord
A líouverture du dossier, le tableau de bord de votre sociÈtÈ s'ouvre. Vous pouvez fixer quelques paramËtres
sur les donnÈes ‡ afficher Afficher le tableau de bord ‡ l'ouverture du dossier Par dÈfaut, la zone est cochÈe. Si vous ne souhaitez plus que le tableau de bord s'affiche ‡ l'ouverture
de votre dossier, dÈ-cochez-l‡. Nombre de jours pour líalerte des ÈchÈances
Les factures dont líÈchÈance arrive bientÙt ‡ terme sont affichÈes dans la partie EchÈances Èchues. PrÈcisez le nombre de jours avant la date díÈchÈance pour afficher líalerte (30 jours maximum). Nombre de jours pour líalerte de validitÈ des devis
Indiquez le nombre de jours avant la fin de validitÈ des devis, pour afficher une alerte dans la partie
Devis ‡ relancer (30 jours maximum). Etat des devis ‡ relancer SÈlectionnez líÈtat des devis ‡ prendre en compte pour afficher la liste des devis ‡ relancer. Nombre de mois pour le graphe du chiffre d'affaires
Indiquez le nombre de mois (prÈcÈdents) ‡ afficher sur le graphique du CA apparaissant sur le tableau
de bord.
EBP B‚timent Aide
388
Maintenance / SAV
A líouverture du dossier, la liste des t‚ches ‡ rÈaliser relatives aux contrats de maintenance et au SAV
s'affichent. Vous pouvez fixer quelques paramËtres sur les donnÈes ‡ afficher. Afficher les t‚ches ‡ rÈaliser ‡ l'ouverture du dossier Par dÈfaut, la zone est cochÈe. Si vous ne souhaitez plus que la fenÍtre s'affiche ‡ l'ouverture de votre
dossier, dÈ-cochez-l‡. Nombre de jours pour l'alerte des contrats arrivant ‡ ÈchÈance
Indiquez, en nombre de jours, le dÈlai de prÈvenance pour les contrats arrivant ‡ ÈchÈance, et pour
lesquels vous souhaitez imprimer une lettre de relance ou une lettre de reconduction tacite. ModËle ‡ imprimer par dÈfaut
SÈlectionnez le modËle de lettre ‡ imprimer pour les contrats ‡ renouveler Nombre de jours pour líalerte des contrats ‡ facturer
Indiquez, en nombre de jours, le dÈlai de prÈvenance pour les contrats ‡ facturer. ModËle ‡ imprimer par dÈfaut
SÈlectionnez le modËle de lettre ‡ imprimer pour les contrats en reconduction tacite
Nombre de jours pour les contrats ‡ reconduire
Indiquez, en nombre de jours, le dÈlai de prÈvenance pour les contrats ‡ reconduire. Nombre de jours pour l'alerte de prÈparation des interventions
Les fiches d'interventions sont gÈnÈrÈes automatiquement ‡ la crÈation d'un nouveau contrat. Elles
sont dans l'Ètat A rÈviser. Indiquez, en nombre de jours, le dÈlai de prÈvenance pour les prÈparer, avant qu'elles soient ‡ rÈaliser..
Manuel de rÈfÈrence
389
Planning
Type de RDV
Vous avez la possibilitÈ de crÈer jusqu'‡ 10 types de RDV diffÈrents, et de dÈfinir pour chacun d'eux un libellÈ, et une couleur d'affichage dans le planning. Cliquez dans le libellÈ pour le modifier, puis utilisez l'icÙne dans le champ couleur pour accÈder ‡ la palette. Horaires
Horaires d'ouverture SÈlectionnez les heures d'ouverture de votre sociÈtÈ dans une journÈe. Les heures d'ouverture apparaÓtront en
blanc dans votre planning. Les heures de fermeture apparaÓtront en grisÈ, mais vous pourrez nÈanmoins
planifier un rendez-vous si vous le souhaitez. Heures de pause ou de dÈjeuner
Indiquez les heures de pause ou de dÈjeuner. L'intervalle indiquÈ sera reprÈsentÈ par une bande rouge dans votre planning. Vous pourrez toutefois prÈvoir un rendez-vous pendant l'horaire de dÈjeuner si nÈcessaire. Jours ouverts Cochez les jours de la semaine pendant lesquels votre sociÈtÈ est ouverte.
390
Nous contacter
EBP Informatique SA
ZA Du Bel Air BP 95
Rue de Cutesson
78513 Rambouillet Cedex Tel : 01.34.94.80.00. Fax: 01.34.85.62.07. Et retrouvez-nous sur le www.ebp.com : Vous pourrez consulter la liste de nos produits, tÈlÈcharger les
derniËres mises ‡ jour, nous laisser un message, consulter les derniËres promotions, etc...
391
Assistance technique
L'achat du logiciel en version complËte donne droit ‡ l'usage de notre service technique*. Pour y accÈder, munissez vous de votre numÈro de licence, puis, au choix: Par tÈlÈphone, au 0811 65 20 00 "Co˚t d'un appel local" : Un standard vous accueille. Si aucun
technicien n'est disponible, veuillez patienter vous Ítes sur une file d'attente. Nos services sont
accessibles du lundi au jeudi de 8h ‡ 19h et de 8h ‡ 18h le vendredi. Par e-mail, ‡ l'adresse suivante : batiment.support.fr@ebp.com. Nous nous engageons ‡ vous
rÈpondre dans les 48h. *Ce droit ‡ l'assistance technique dÈpend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetÈe et du
contrat souscrit. Nous vous invitons ‡ contacter notre service commercial pour connaÓtre les diffÈrents types de contrats
d'assistance que nous proposons et choisir celui qui vous convient le mieux.
393
Index
A
acomptes.................... 36, 67, 220, 224, 225, 226
Actions.................................................291, 292
actualisation ................................................ 220
affaires.. 46, 47, 48, 233, 234, 235, 236, 237, 238, 239, 240, 241, 289
affichage ..... 82, 83, 84, 88, 97, 98, 359, 372, 384
aide ................................................................4
Alerte.......................................................... 282
analyse .........................................................45
Annuel des Prix ..............................126, 127, 329
aperÁu ........................................................ 305
Api bat.................................................352, 353
appel d'offre ................................................ 321
Archivage .................................................... 323
Artiprix........................................................ 132
assistance.................................................... 391
assistant...................................................... 194
Avancement...............................40, 41, 221, 377
B
banques .................................................19, 201
barre d'outils.......................... 101, 214, 248, 263
barres d'affichage ............................ 83, 101, 359
Bas'Elec.........................................138, 344, 345
B‚timent V1.................................... 16, 354, 355
Batiprix ..........................128, 129, 330, 331, 332
bÈnÈfice ...................................................... 383
BibliothËque................................................. 340
bibliothËques .. 22, 23, 25, 26, 125, 126, 127, 128, 129, 130, 131, 138, 139, 329, 330, 331, 333, 335, 336, 337, 338, 339, 341, 342, 343, 344, 345, 346, 347, 372
boites de regroupement ..................................88
Bons de livraison .......................................... 231
Bons de receptions ....................................... 255
bons de transfert............................................57
boutons.........................................................97
Brossette..............................................133, 341
C
Canal Pro..............................................133, 341
Capeb ...........................................130, 131, 333
catÈgories................................................ 86, 87
Catelec..........................................134, 202, 343
Cedeo ..................................................135, 202
CÈdÈo ......................................................... 335
champs .........................................................98
champs personnalisÈs ............................100, 356
civilitÈs........................................................ 191
clients . 20, 34, 146, 147, 148, 149, 151, 152, 153, 154, 155, 157, 175, 233, 302, 327
Clim............................................................ 338
Clim+ ......................................................... 338
Coaxel..................................................344, 345
Code d'activation............................................11
codes postaux .........................................19, 186
colonnes................. 89, 90, 92, 99, 216, 249, 279
commande.................................49, 60, 229, 230
complÈment....................111, 211, 245, 265, 276
composition ................................................. 119
EBP B‚timent Aide
394
comptabilitÈ........................... 301, 363, 378, 381
comptes .................................. 75, 118, 378, 382
compteurs ................................................... 369
conditionnement........................................... 111
Conditions de rËglement................................ 200
configuration....................................................8
contacter ..................................................... 390
contacts ........................................153, 170, 175
Contacts prospects ....................................... 163
Contrat..................... 62, 179, 181, 282, 283, 284
convention.......................................................2
CoordonnÈes..................................147, 166, 390
CoordonnÈes Prospects ..........................159, 160
corps .............................214, 246, 248, 266, 277
Covap ..................................................136, 347
D
dÈcaissements ...............................................69
dÈcimales .................................................... 383
dÈmonstration................................................13
dÈpartements............................................... 185
dÈpÙts..................................................145, 211
dÈsignation.................................................. 110
DÈtail.......................................................... 212
devis........... 29, 31, 32, 33, 34, 35, 232, 300, 377
Devis et Facturation...............................350, 351
Devis Flash ...........................................350, 351
devises........................................................ 364
divers............................................152, 169, 373
documents.... 46, 47, 99, 151, 168, 210, 212, 219, 222, 223, 264, 265, 266, 277, 369, 373
documents d'achat.... 49, 50, 51, 52, 53, 236, 242, 244, 245, 246, 248, 249, 251, 252, 253, 254
documents de stock .................................. 57, 58
documents de vente........................208, 214, 235
dossier .................................. 103, 105, 106, 357
droits utilisateurs.......................................... 205
duplication................................................... 105
dupliquer ........................................ 32, 105, 232
Dupont.................................................135, 336
E
ebp.............................................2, 81, 390, 391
ÈchÈances ............................... 66, 198, 222, 252
ÈchÈancier .....................................................70
eco-contribution .............................113, 119, 220
ÈlÈments .....23, 28, 108, 109, 110, 111, 113, 115, 117, 118, 119, 120, 121, 122, 123, 124, 141, 212, 298
e-mail ...........................................................35
En sommeil.............................................28, 260
encours ....................................................... 377
entÍte ...........................................211, 244, 275
entrÈes de stock.............................................55
…puration..................................................... 357
Ètat devis .................................................... 377
Etiquettes .................................................... 307
Etiquettes Èlements ...................................... 307
exemplaires ................................................. 307
Expert......................................................... 363
exporter .................................................77, 326
F
facture ....36, 38, 40, 41, 42, 43, 51, 52, 216, 224, 225, 229
Index
395
Facture rÈglÈe................................................38
Famille ..........................................155, 172, 181
Famille eco-contribution ................................ 204
Familles ÈlÈments....................................19, 141
fiche ........................................................... 146
Fiche prospects ............................................ 158
filtres ...................................................... 93, 94
fonctionnalitÈs..................................................7
fournisseurs 21, 51, 67, 68, 69, 70, 122, 165, 166, 167, 168, 169, 170, 171, 172, 173, 175, 302
frais de port................................................. 197
frais gÈnÈraux.............................................. 383
FTP............................................................. 368
G
garantie ...................................................... 178
gÈnÈrales .................................................... 359
gÈnÈriques................................................... 334
gestion.................................................148, 167
Gible....................................................130, 131
groupes................................... 19, 111, 188, 206
H
historiques.....................................157, 173, 183
I
image ......................................................... 123
importer ....................................26, 76, 324, 346
impressions 31, 43, 71, 72, 73, 304, 305, 306, 365
informations ................................................ 234
Installation ......................................................9
interface........................................................12
internet..................................................81, 368
Intervention... 46, 47, 63, 182, 240, 282, 288, 289
introduction .....................................................1
inventaire ................................ 58, 260, 262, 263
J
journaux...................................................... 378
L
lancement .....................................................10
Legallais ...................................................... 348
lettres ..................................... 19, 192, 223, 253
licence ........................................................ 386
listes.....84, 86, 88, 90, 94, 95, 96, 108, 125, 208, 242, 249, 280
livraison ...................................................... 230
localisations ................................................. 190
logo .......................................................72, 365
M
mailing........................................................ 327
maintenance ........62, 63, 183, 283, 284, 358, 388
Majoration ................................................... 196
MatÈriel................................................177, 272
mentions obligatoires .................................... 376
menus...........................................................82
mÈtrÈs ..................... 19, 120, 193, 194, 195, 219
mise ‡ jour ...........................................298, 300
Mise ‡ jour de la bibliothËque......................... 299
modes de rËglement .......................................19
mot de passe .................................................15
mouvements..................................................61
N
notes .................................... 124, 154, 171, 241
EBP B‚timent Aide
396
nouveau dossier .............................................14
nouveautÈs......................................................5
numÈrotation ........................................369, 370
O
Options 17, 18, 361, 362, 364, 365, 366, 370, 373, 385, 386, 387, 389
ouvrages .......................................113, 119, 371
P
paiements .....................................................68
pays ......................................................19, 184
Pied ..............................................220, 221, 251
planning ........................................295, 297, 389
Plateforme................................................... 340
Postes ......................................................... 196
postes complÈmentaires ................................ 220
Promotion.................................................... 161
Promotions ............................ 115, 143, 149, 212
propriÈtÈs......................................... 84, 95, 306
prospects. 157, 158, 159, 160, 161, 162, 163, 164, 175, 302, 327
pump ............................................................59
R
rÈapprovisionnement ...............................60, 257
rÈception.......................................................50
recopie........................................................ 105
rÈcupÈration donnÈes...............................16, 354
rÈfÈrences associÈes ..................................... 121
rËglements ............64, 65, 66, 198, 239, 293, 294
Regroupement ............................................. 231
Regroupement de BR .................................... 255
relances .................................................. 34, 66
remise..................................................196, 202
remise en banque...........................................65
rendez-vous................................................. 297
rÈpertoires................................................... 385
reprÈsentant................................................ 211
reprÈsentants............................................... 174
RÈseau Pro ...........................................133, 342
restauration 80, 314, 315, 316, 317, 318, 319, 320
retenue de garantie ...............................198, 377
Rexel ...................................................344, 345
rupture de stock........................................... 377
S
salariÈs ................................. 176, 281, 295, 389
sauvegarde.79, 309, 310, 311, 312, 313, 366, 367
SAV .................. 63, 182, 288, 289, 291, 292, 388
Schneider .................................................... 339
secteurs gÈographiques................................. 187
Semangle .................................................... 337
situations ......................................................40
sociÈtÈ .................................................361, 362
Sofip....................................................139, 346
sorties de stock ..............................................56
statistiques .................................................. 302
stock... 54, 55, 56, 59, 60, 61, 117, 190, 211, 257, 262, 264, 265, 266
styles.......................................................... 384
suivi de chantier ...44, 45, 237, 275, 276, 279, 280
suivi de chantier simplifiÈ 238, 268, 269, 270, 271, 273, 274, 281
suivi de stock..........................................54, 377
suppression ................................................. 106
Index
397
T
tableau de bord.....................................303, 387
Taches ........................................................ 282
tarifs........................ 25, 113, 115, 149, 161, 212
tarifs fournisseurs..... 25, 125, 133, 134, 135, 140, 334, 336, 337, 341, 342
taux............................................................ 382
transfert.....33, 42, 53, 74, 75, 227, 228, 229, 254
tris ......................................................... 95, 96
TVA .....................................................211, 382
U
unitÈs ....................................................19, 189
utilisateurs............................................205, 206
V
variables ..................................................... 195
version Pro ......................................................7
W
web ..............................................................81
Wind'star..................................................... 138
Edité par EBP Informatique
Rue de Cutesson BP 95 Ŕ 78513 Rambouillet Cedex
Tél. : 0811 65 80 80 (prix d’un appel local depuis un poste fixe) - Fax : 01 34 85 62 07 - Site
web http://www.ebp.com
© Copyright 2010 EBP Informatique, édition Décembre 2010
Solution Automobile
Auto Start
Automobile
Pour Windows® XP, Vista et 7
Guide d’installation et d’initiation
Automobile 3
Conditions Générales de Vente des produits et services
EBP
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP
Article 1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de
Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins
personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser
transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le
progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque
utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le
progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue.
L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de
travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des
progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des
poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent
faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire
dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008)
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et
spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui
suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les
progiciels sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa
commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire
métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas
exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la
mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du
produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution
commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et
automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par
Internet.
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des
informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises.
EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que
le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne
aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat
distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Article 4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une
difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP.
Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une
convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de
ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un
non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
4 Automobile
Article 5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de
bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde
des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de
manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité
dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support
fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure
pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP
ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Article 6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour
l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une
utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés
par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute
obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre
garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou
d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de
support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des
moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité.
Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce
ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus
d'éventuels autres abonnement auprès de tiers.
Article 7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à
raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes
d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par
EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu'EBP ou ses
fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable
d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence
de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne
seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action
en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou
de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes
payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du
contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une
démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Article 8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou
bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients
d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des
présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés.
Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et
de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les
tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
B. Contrat de services EBP
ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson
78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part
Automobile 5
ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1. Objet du contrat
Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités
par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le
client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions
tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site
http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les
Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les
modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet
www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une
prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de
renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation
Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document,
définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP.
Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de
son acceptation.
Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La
résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1
mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas
exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent
contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du
présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement.
Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat.
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire
3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours
calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé
avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux
termes du présent contrat.
3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de,
procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de
l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent
article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit
nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le
contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour
réactiver le contrat et donc le poursuivre.
Article 4. Accès aux services
Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé
principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit
être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers
non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi
Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro
d’appel fixe et non surtaxé.
6 Automobile
Article 5. Services fournis au titre du contrat de support
Le support de base comprend :
L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf
jours fériés légaux de France Métropolitaine
la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies
constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel.
La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet
ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par
tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait
principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est
déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des
dysfonctionnements constatés.
En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux
annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.)
Le support ne comprend pas :
le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en
monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées (
Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques,
etc.)
la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple
migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre
accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de
licence initialement payé.
l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil
spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles
d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est
facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service
approprié dûment sélectionné par le client.
les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux
entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils
juridiques, etc.)
la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels
tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP
la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas
de destruction de ceux-ci
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance
Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en
accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions
d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques
comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne
peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de «
blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation
opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ».
Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du
système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge
de la nécessité de procéder à ce contrôle.
Article 7. Interventions sur les fichiers
L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service
assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens.
Automobile 7
Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la
réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la
responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des
informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation.
EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut
confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP.
Article 8. Obligations du client
Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies
par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de
base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses
collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout
état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles
sont complémentaires.
Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses
données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des «
virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette
contamination sur les fichiers.
Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et
avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe;
Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes
qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit
à l’article 13.
Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le
fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même
sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP.
Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une
difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique
d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention
pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce
professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un nonrespect
des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via
les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations
fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception
de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins.
Article 9. Limites de responsabilité
EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel
ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le
CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de
fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du
service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels
préjudices.
En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et
toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes
versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours.
Article 10. Loi et attributions de compétences
Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites
verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du
8 Automobile
service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le
client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire.
Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier
1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant.
En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant
pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures
conservatoires.
C. Mode locatif
Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence »
EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ».
La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et
automatiquement liées :
l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux
charges et conditions décrites au paragraphe A
la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un
service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au
paragraphe B
Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et
au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de
cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra
seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront
dégradées.
Version 2.5 : Décembre 2011
Automobile 9
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Cette aide en ligne contextuelle présente votre logiciel et donne toutes les
informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
- Pour une aide directe sur un écran précis, utilisez la touche F1,
- Pour une aide générale, lancez la commande Rubriques d'aide du menu ?. Les
onglets Index et Recherche vous permettent de retrouver l’aide souhaitée très
rapidement et de manière approfondie.
Le code d’activation
Le programme vous est livré en version d’évaluation qui propose l’ensemble des
fonctionnalités, selon la version choisie, pendant 40 jours. Au delà de ces 40 jours,
la saisie sera limitée en nombre de documents de vente et il y aura la mention
« Version de démonstration » sur toutes les impressions.
Avant d'utiliser ce produit ou lorsque vous réinstallez une mise à jour de version,
veuillez consulter le fichier LISEZMOI accessible dans le logiciel à partir du menu ?.
Il contient toutes les modifications et évolutions apportées au logiciel depuis que la
documentation et/ou l'aide ont été réalisées.
La sauvegarde
La sauvegarde est très importante puisqu'elle vous permet de sauvegarder
l'ensemble des données enregistrées par votre logiciel sur un support extérieur.
Ainsi, en cas de problème sur votre disque dur ou sur vos fichiers, vous pourrez à
tout moment retrouver des données correctes.
Remarque:
Avant d'utiliser ce produit ou lorsque vous réinstallez une mise à jour de version,
veuillez consulter le fichier LISEZMOI accessible dans le logiciel à partir du menu ?.
Il contient toutes les modifications et évolutions apportées au logiciel depuis que la
documentation et/ou l'aide ont été réalisées.
10 Automobile
Automobile 11
TABLE DES MATIERES
AVANT DE COMMENCER 15
1. ASSISTANCE TECHNIQUE............................................................................15
1.1. Accès.....................................................................................................15
1.2. Comment contacter le service technique ?............................................15
2. CONFIGURATION RECOMMANDEE .............................................................16
2.1. Configuration requise.............................................................................16
2.2. Liste des réseaux...................................................................................16
2.3. Protocole validé .....................................................................................16
2.4. Matériel conseillé...................................................................................16
3. INSTALLATION EN RESEAU..........................................................................17
3.1. Installation et configuration réseau poste à poste (jusqu’à 4 postes) ....17
3.2. Installation et configuration client/serveur..............................................18
4. LANCEMENT DU LOGICIEL...........................................................................19
4.1. Par le menu Démarrer ...........................................................................19
4.2. A partir du bureau..................................................................................19
5. CODE D'ACTIVATION.....................................................................................19
5.1. Comment saisir le code d’activation ? ...................................................19
5.2. Activer manuellement ............................................................................19
6. ECRAN D'ACCUEIL ........................................................................................19
6.1. Ecran d'Accueil (logiciel non activé) ......................................................19
6.2. Ecran d'Accueil (liste des dossiers) .......................................................20
7. DESINSTALLATION DU PROGRAMME.........................................................21
PRESENTATION ET UTILISATION DU LOGICIEL 23
1. MENUS ET BARRES D'ICONES.....................................................................23
1.1. Les Commandes....................................................................................23
1.2. Les barres d’outils..................................................................................23
1.3. Personnalisation des barres d’outils ......................................................24
1.4. Les fenêtres...........................................................................................24
2. PROPRIETES GENERALES DES LISTES / GRILLES...................................24
2.1. Présentation générale............................................................................24
3. GESTION DES FICHIERS DE DONNEES......................................................25
3.1. Liste.......................................................................................................25
3.2. Fiche......................................................................................................26
4. CHAMPS DE SAISIE.......................................................................................27
4.1. Saisie d’une date ...................................................................................27
4.2. Champ avec choix prédéfinis.................................................................27
4.3. Saisie d’un montant ...............................................................................28
4.4. Champ Texte .........................................................................................28
4.5. Champ avec appel de liste ....................................................................28
12 Automobile
CREATION ET PARAMETRAGE D'UNE SOCIETE 29
1. CREATION D'UNE NOUVELLE SOCIETE......................................................29
1.1. Récupération de données......................................................................29
2. PREFERENCES DE LA SOCIETE..................................................................29
3. RECUPERATION DES DOSSIERS CREES SOUS EBP GARAGE................30
3.1. EBP Garage/Carrosserie V6..................................................................30
3.2. EBP Garage V5 .....................................................................................30
4. RECUPERATION DES DOSSIERS CREES SOUS UN AUTRE LOGICIEL ...30
5. SOCIETE DE DEMONSTRATION...................................................................31
DONNEES 33
1. ARTICLES .......................................................................................................33
1.1. Articles...................................................................................................33
1.2. Pièces....................................................................................................33
1.3. Main d'œuvre.........................................................................................37
1.4. Ingrédient...............................................................................................38
1.5. Forfaits...................................................................................................38
1.6. Groupes de pièces.................................................................................39
1.7. Familles d'articles ..................................................................................39
1.8. Remises.................................................................................................40
2. VEHICULES ....................................................................................................41
2.1. Véhicules ...............................................................................................41
2.2. Options ..................................................................................................44
2.3. Marques, modèles et types de véhicules...............................................44
2.4. Couleurs ................................................................................................44
3. TIERS ..............................................................................................................45
3.1. Compagnons .........................................................................................45
3.2. Fournisseurs..........................................................................................46
3.3. Assurances, intermédiaires, experts et sociétés d'entretien ..................46
3.4. Clients....................................................................................................46
4. AUTRES ..........................................................................................................49
4.1. Ateliers...................................................................................................49
4.2. Tarifs......................................................................................................49
4.3. Activités .................................................................................................50
4.4. Modes de règlements ............................................................................50
4.5. Dépôts de stock.....................................................................................50
4.6. Emplacements.......................................................................................50
4.7. Villes, départements et pays..................................................................51
4.8. Mémos...................................................................................................51
4.9. Banques ................................................................................................51
VENTES 53
1. RECHERCHE DES VENTES ..........................................................................53
1.1. Les modes de recherche des documents de Vente...............................53
1.2. Les options de la fenêtre de recherche..................................................53
Automobile 13
2. GESTION DES GARANTIES...........................................................................54
2.1. Création du tarif et de l’atelier Garantie .................................................54
3. GESTION DES TEMPS BAREMES ................................................................55
3.1. Temps passé par défaut........................................................................55
3.2. Temps barêmés.....................................................................................55
4. GESTION DE LA MAIN D’ŒUVRE PEINTURE ..............................................55
4.1. Ingrédient...............................................................................................55
4.2. Saisie d’une heure de main-d’œuvre Peinture.......................................56
5. DOCUMENTS DE VENTE...............................................................................56
5.1. Facture ..................................................................................................56
5.2. Autres types de documents de Vente....................................................61
TRAITEMENTS 63
1. SAISIE DES REGLEMENTS ...........................................................................63
1.1. Consultation des règlements .................................................................63
1.2. Assistant de saisie des règlements........................................................63
2. REMISE EN BANQUE.....................................................................................65
3. TRANSFERT COMPTABLE ............................................................................65
3.1. Paramétrage du transfert.......................................................................65
3.2. Lancement du transfert..........................................................................66
3.3. Réexportation comptable.......................................................................66
4. GESTION DES HEURES ................................................................................66
4.1. Saisie des heures compagnons.............................................................66
4.2. Historique des heures* ..........................................................................66
4.3. Calendrier..............................................................................................67
4.4. Statistique* ............................................................................................67
4.5. Re-calcul Rendement Compagnon........................................................67
5. TRAITEMENTS DEPUIS LES DOCUMENTS DE VENTE...............................67
5.1. Impression du document .......................................................................67
5.2. Transfert d’un document * .....................................................................68
5.3. Génération des commandes fournisseurs à partir de l’OR ....................68
5.4. Travaux des compagnons pour le document.........................................68
5.5. Tableau de bord.....................................................................................68
ACHATS 69
1. COMMANDE FOURNISSEUR ........................................................................69
1.1. Création d’une commande fournisseur..................................................69
1.2. Réception de commande fournisseurs ..................................................69
1.3. Regroupement des bons de réception...................................................70
2. APPROVISIONNEMENT AUTOMATIQUE......................................................70
3. ENTREES ET SORTIES DE STOCK ..............................................................70
INVENTAIRE 71
1. VALIDATION DE L'INVENTAIRE ....................................................................71
14 Automobile
2. VISUALISATION DE L'INVENTAIRE...............................................................71
IMPRESSIONS 73
1. FONCTIONS COMMUNES AUX IMPRESSIONS ...........................................73
1.1. Les imprimantes utilisateurs ..................................................................73
1.2. Le menu Impressions ............................................................................74
2. LISTE DES IMPRESSIONS.............................................................................75
2.1. Factures.................................................................................................75
2.2. Données ................................................................................................75
2.3. Stock......................................................................................................75
2.4. Résultats................................................................................................76
2.5. Compagnons .........................................................................................76
3. APERÇU A L'ECRAN ......................................................................................77
3.1. Présentation des fenêtres d'aperçu .......................................................77
OUTILS 79
1. SAUVEGARDE ET RESTAURATION .............................................................79
1.1. Options de sauvegarde et de restauration.............................................79
1.2. Sauvegarde ...........................................................................................80
1.3. Sauvegarde et restauration des modèles et des formats.......................81
1.4. Lancer une restauration.........................................................................81
2. IMPORTATION ET EXPORTATION DES DONNEES.....................................83
2.1. Importation des bibliothèques constructeurs .........................................83
2.2. Importation/Exportation personnalisée ..................................................83
3. SYSTEME D’IMMATRICULATION DE VEHICULE .........................................83
MODULES 85
1. MODULE COMPTOIR .....................................................................................85
1.1. Les bons de livraison.............................................................................85
1.2. La facture Comptoir ...............................................................................85
2. MODULE VN/VO .............................................................................................86
2.1. Le parc de véhicule VN/VO ...................................................................86
2.2. Les réparations sur véhicule VN/VO......................................................87
2.3. Facturation VN/VO.................................................................................87
2.4. Les impressions.....................................................................................87
3. MODULE POINTEUSE....................................................................................88
4. MODULE DEPANNAGE..................................................................................88
5. D'ARVA DIRECT .............................................................................................88
INDEX 89
Automobile 15
AVANT DE COMMENCER
1. ASSISTANCE TECHNIQUE
1.1. Accès
EBP Informatique met à votre disposition une assistance technique qui répond à
vos questions.
Avant de nous contacter, notez:
Votre numéro de licence, envoyé par notre service commercial : nos techniciens
ne pourront vous -répondre sans ce numéro.
La description du type de configuration matériel (type de l'ordinateur, l'état du
disque dur, fonctionnement réseau ou monoposte...)
Le logiciel que vous utilisez et sa version (menu ?) .
Notre support téléphonique technique est ouvert :
Du lundi au jeudi : 8H00 à 19H00
Le vendredi : 8H00 à 18H00
Remarque:
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la
version achetée et du contrat souscrit.
1.2. Comment contacter le service technique ?
Utilisez notre ligne téléphonique directe (un standard vous accueille, si aucun
technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente).
- Composez le 0811 65 20 00 (Coût d’un appel local).
- Pour tout problème technique, vous pouvez également nous adresser vos
problèmes par e-mail à vwin.support@ebp.com en précisant votre numéro de
licence donnant droit à l'assistance, le nom et la version du produit.
16 Automobile
2. CONFIGURATION RECOMMANDEE
2.1. Configuration requise
La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est
la suivante :
- OS : Windows® XP SP3, Windows® Vista SP2, Windows® Seven
- Processeur : Intel P4 2 GHz ou equivalent
- Mémoire : 1 Go
- Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
- Espace disque libre : 2 Go
2.2. Liste des réseaux
2.2.1. Poste à poste (jusqu’à 4 postes)
Les systèmes d’exploitation validés dans cette configuration sont :
- Windows® XP
- Windows® Vista
2.2.2. Serveur dédié
Les systèmes d’exploitation validés dans cette configuration sont :
- Windows® Server 2000
- Windows® Server 2003
- Windows® Server 2008
2.3. Protocole validé
Seul le protocole TCP/IP est validé.
Il faut que ce protocole soit installé sur les stations et le serveur.
2.4. Matériel conseillé
Pour plusieurs postes connectés ou lors d’une utilisation intensive des ressources
réseaux, il est obligatoire de posséder un switch à 100 Mbps.
De plus, nous avons remarqué une plus grande fiabilité en utilisant un câblage de
type RJ45. N’hésitez pas à nous contacter pour des informations précises
concernant les cartes réseaux validées.
Attention
Nous déconseillons l’utilisation de réseau sans fil (Wifi) et du courant porteur en
ligne (CPL, technologie visant à faire passer de l'information à bas ou haut débit sur
les lignes électriques). Ces types de réseau présentent un manque de fiabilité et ne
présentent pas une vitesse de réseau suffisante. Nous ne validons pas l’utilisation
de ce produit en réseau avec ce matériel.
Automobile 17
3. INSTALLATION EN RESEAU
(Non géré par la version Auto Start.)
3.1. Installation et configuration réseau poste à poste (jusqu’à 4
postes)
3.1.1. Installation sur le serveur de données (serveur dédié ou non).
Avant de commencer l’installation, vous devez choisir un PC qui tiendra le rôle de
serveur de données.
Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation du logiciel
de type personnalisé en laissant les répertoires par défaut (mais vous pouvez
choisir un autre lecteur) :
Répertoire du logiciel:
C:\PROGRAM FILES\EBP
Répertoire des dossiers de démonstration:
C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL
USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS
Répertoires données:
C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE
Attention
Dans le cas d’une installation sur un serveur dédié, il est impératif de débrider le
produit EBP sur le serveur.
Partagez C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP en
accès complet via l’Explorateur Windows (cliquez avec le bouton droit de la souris
sur le répertoire et choisissez Partage et sécurité).
Attention
Vérifiez dans l’onglet Sécurité que l’utilisateur du produit EBP a un contrôle total sur
le répertoire C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP
3.1.2. Installation sur les postes clients.
Sur les stations qui utiliseront le logiciel, créez un lecteur réseau qui pointe vers le
répertoire C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP de
la station.
Pour cela ouvrez le voisinage réseau par l’Explorateur Windows, double cliquez sur
la station serveur et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire EBP
(vous pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de
travail de votre bureau et sélectionner Propriétés) et choisissez "Se connecter à un
lecteur réseau".
18 Automobile
Assignez une lettre et cochez la ligne "Se reconnecter au démarrage". (vous
pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de
votre bureau et sélectionner Propriétés).
Puis faîtes une installation du logiciel de type personnalisée sur tous les PC
concernés, en modifiant les répertoires suivants (en admettant que X correspond
au lecteur réseau précédemment créé) :
Répertoire du logiciel:
C:\PROGRAM FILES\EBP
Répertoire des dossiers de démonstration:
C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL
USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS
Répertoires données:
X:\PARTAGE
Attention
Vérifiez que l’utilisateur du poste client a un contrôle total sur le répertoire
C:\PROGRAM FILES
3.2. Installation et configuration client/serveur
3.2.1. Installation sur le serveur
L'installation de l’application sur le serveur est identique à celle poste à poste, sauf
que le logiciel n'est pas installé sur le serveur.
Par conséquent, vous devez créer sur le serveur un répertoire EBP puis le partager
en accès complet pour les utilisateurs pouvant utiliser le logiciel (vous devez pour
cela disposer du droit d'administrateur). Dans ce répertoire, créez le sousrépertoires
PARTAGE.
3.2.2. Installation sur les postes clients.
L'installation sur les postes clients est identique à celle poste à poste.
Automobile 19
4. LANCEMENT DU LOGICIEL
4.1. Par le menu Démarrer
Après installation du logiciel, un icône Automobile est créée dans le groupe EBP,
accessible par le menu Démarrer / Programmes / EBP / Automobile. Vous pouvez
directement lancer le produit en cliquant dessus.
4.2. A partir du bureau
Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant sur l'icône EBP Automobile
créée lors de l'installation.
5. CODE D'ACTIVATION
5.1. Comment saisir le code d’activation ?
Lorsque vous installez le produit EBP, celui-ci reste en version d’évaluation, c’est-à-
dire que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période
de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre
application, le logiciel sera bridé.
Pour activer le logiciel, vous devez introduire un code d’activation au lancement du
logiciel, en cliquant sur Activez votre logiciel, ou par la commande activer le logiciel
du menu ?.
5.2. Activer manuellement
Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est
pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et
sur le bouton Activer manuellement. Saisissez manuellement tous les champs
(Pour obtenir ces informations composez le 0811 65 80 61).
Après enregistrement du code, vous travaillez alors sur une version activée du
logiciel et vous avez accès au service technique d'EBP pour une durée fonction du
contrat d’assistance souscrit.
6. ECRAN D'ACCUEIL
6.1. Ecran d'Accueil (logiciel non activé)
Le programme vous est livré en version d’évaluation du produit. Cette version
propose l’ensemble des fonctionnalités, et est limitée à 40 jours d’utilisation à
compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, le
logiciel sera limitée.
6.1.1. Evaluez
Vous souhaitez évaluer le logiciel, choisissez la version dans laquelle vous
souhaitez réaliser cette évaluation.
20 Automobile
Attention
Si vous travaillez sur votre dossier de comptabilité RÉEL en version d’évaluation,
lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez
achetée est la même que la version avec laquelle vous avez créé votre dossier.
6.1.2. Achetez
Vous souhaitez acheter le logiciel, cliquez sur le lien correspondant qui vous
renverra sur le site Web EBP.
6.1.3. Activez
Vous souhaitez continuer à utiliser toutes les fonctions du logiciel, cliquez sur
Activez votre logiciel.
6.2. Ecran d'Accueil (liste des dossiers)
A partir de cette fenêtre, vous pouvez :
6.2.1. Ouvrir
Un dossier ouvert récemment : cliquez sur le nom du dossier à ouvrir, ou cliquez
sur la flèche afin de sélectionner un ancien exercice.
- Le dossier de démonstration : cliquez sur Démonstration.
- Un dossier non listé : cliquez sur Parcourir.
- Un autre dossier : cliquez sur le dossier de votre choix, ou cliquez sur la
flèche afin de sélectionner un ancien exercice.
6.2.2. Créer un dossier
Cliquez sur Créer un nouveau dossier.
6.2.3. Sauvegarder un dossier
En cliquant sur l’icône « disquette » sur la ligne du dossier.
6.2.4. Supprimer un dossier
En cliquant sur l’icône « croix » sur la ligne du dossier. Attention, cette suppression
est définitive.
Remarque
Retrouvez la liste des dossiers par l’option Ouvrir du menu Dossier.
Automobile 21
7. DESINSTALLATION DU PROGRAMME
Si vous avez besoin de désinstaller le programme (procédure d’installation
interrompue, problème fichier programme...), allez dans Démarrer + Paramètres +
Panneau de configuration et lancez l’Ajout / Suppression de programmes.
Ceci ne supprimera que les fichiers installés par la procédure d’installation sans
toucher aux fichiers créés par l’utilisateur.
22 Automobile
Automobile 23
PRESENTATION ET UTILISATION DU
LOGICIEL
1. MENUS ET BARRES D'ICONES
Les différentes commandes du logiciel sont accessibles par l’intermédiaire de
menus déroulants. Chacun d’eux regroupe des commandes ayant trait à un même
sujet.
1.1. Les Commandes
1.1.1. Accès aux menus et à leurs commandes
En utilisation courante de votre logiciel, vous allez travailler à la fois avec le clavier
et la souris en fonction de l’opération à effectuer. Pour accéder aux menus, nous
vous conseillons d’utiliser la souris.
1.1.2. Touches/clics utiles pour choisir une commande :
Alt + lettre
soulignée dans le
nom du menu
Permet d’accéder à un menu
précis. Clic sur le menu
et + (Entrée) Sélectionne la commande, et
lance la commande.
Clic sur la commande ou sur
l’icone correspondante dans
la barre d’outils
Echap Ferme un menu sans
sélectionner de commande
Clic à l’extérieur de la barre
des menus
1.2. Les barres d’outils
Les icônes des barres d’outils permettent d’accéder rapidement à une fonction
standard sans passer par les menus. Si tous les icônes décrits ici ne sont pas
affichés sur votre écran, vous pouvez personnaliser votre barre (voir plus bas) pour
les ajouter.
Important:
Lorsque vous passez la souris sur les icônes de la barre d’outils une bulle d’aide
vous est proposée.
24 Automobile
1.3. Personnalisation des barres d’outils
Lancez la commande Barre d’outils du menu Affichage pour personnaliser vos
barres d’outils.
Cliquez sur l’onglet Commandes pour accéder aux différentes icônes à
ajouter/enlever.
1.4. Les fenêtres
Dans une fenêtre, vous pouvez saisir des informations particulières à un fichier de
données, saisir les renseignements concernant une donnée, ou un document à
réaliser. La principale propriété des fenêtres est que vous pouvez ouvrir et
travailler sur plusieurs fenêtres simultanément. Vous serez donc amenés à les
manipuler, à passer de l’une à l’autre.
Reportez-vous à votre manuel d’utilisation Windows, Section Fenêtre pour obtenir
des explications détaillées concernant l’utilisation générale des fenêtres
(déplacement, modification de taille, mise en icône, fermeture, ouverture, passage
de l’une à l’autre...).
Vous rencontrerez 4 types de fenêtres :
- Les documents (estimation de travaux, OR, facture...).
- Les Listes de données (articles, véhicules, clients, assurance, ateliers..) dites
aussi grilles.
- Les fiches : qui permettent de définir toutes les informations concernant un article,
un véhicule, un client… La fiche est accessible uniquement à partir d’une liste.
- Les aperçus écrans.
2. PROPRIETES GENERALES DES LISTES / GRILLES
Une grille est composée de lignes et de colonnes.
Chaque colonne contient le même type de donnée et chaque ligne correspond à un
enregistrement différent.
2.1. Présentation générale
La ligne courante est repérée par la flèche située sur le bord grisé et une couleur
précise.
- Pour effectuer une multi sélections, utilisez la touche Ctrl + clic sur le carré gris
situé en début de ligne.
- Clic gauche sélectionne l'ensemble des lignes de la grille.
- Clic droit dans une liste (sur le bord des lignes d’articles dans un corps de
document) donne accès au menu contextuel qui propose :
- les commandes spécifiques à la grille en cours,
Automobile 25
- la commande Propriétés commune à toutes les grilles permettant de modifier les
colonnes de la grille et son apparence (couleur, motif),
- la commande Filtres permet de définir des filtres de sélection permettant de
n’afficher que certaines données répondant à des critères précis (voir plus loin, la
création d’un filtre).
3. GESTION DES FICHIERS DE DONNEES
La gestion (création, modification, duplication, suppression, recherche) de vos
données (articles, clients, véhicules, tarifs, assurances, ateliers, activités,
compagnons ...) s’effectue à partir d’une liste dont vous devez maîtriser le
fonctionnement.
Important:
Nous allons ici décrire le fonctionnement de la gestion des données sur un fichier
de pièces sachant que le fonctionnement est identique pour tous les fichiers de
données.
Lancez la commande Articles + Pièces du menu Données, la liste des pièces
existantes s’affiche.
C’est à partir de la liste que vous allez pouvoir :
- Trier ou filtrer la liste suivant des critères précis et rechercher une donnée précise,
- Créer de nouvelles données,
- Modifier et consulter plusieurs informations en simultanée et très rapidement,
- Dupliquer une fiche,
- Imprimer les états associés.
3.1. Liste
3.1.1. Tri de la liste
Si vous souhaitez avoir un autre tri par défaut, il faut aller le changer dans les
propriétés de la grille.
3.1.2. Rechercher une donnée précise
Pour rechercher une donnée, il vous faut tout d’abord sélectionner le critère de tri
sur lequel vous désirez lancer la recherche puis saisir les premiers caractères de la
donnée à rechercher. Si vous validez la saisie par la touche Entrée, elle sera
enregistrée dans le menu déroulant et pourra être utilisée pour d’autres recherches.
Le champ Recherche vous permet de saisir les caractères de recherche (suivant le
critère de tri courant). Si vous saisissez les premiers caractères de la référence de
l’article à rechercher, le logiciel affiche la liste des articles dont la référence
commence par ces caractères.
26 Automobile
3.2. Fiche
3.2.1. Ouverture automatique de la fiche
Pour que la fiche s’ouvre automatiquement à l’ouverture d’une liste, il suffit :
- de punaiser la fiche (via l’icône en haut à gauche de la fiche),
- de positionner la fiche à l’écran de manière à pouvoir consulter fiche et liste
simultanément,
- de fermer la liste (ce qui fermera la fiche en même temps). A la prochaine
ouverture de la liste, la fiche sera automatiquement ouverte. Pour désactiver ce
mode, il suffit de dépunaiser la fiche ou de fermer la fiche avant la liste.
Rappel:
Lorsque vous vous déplacez dans la liste et qu’une fiche est ouverte et punaisée,
les informations de la fiche sont automatiquement mises à jour pour correspondre à
la donnée courante dans la liste.
3.2.2. Suppression d’une fiche
Pour supprimer une pièce dans la liste, sélectionnez la ligne correspondante et
appuyez au choix sur :
- la touche Suppr de votre clavier,
- l’icône de suppression de la barre de navigation « Fiches »,
- l‘entrée « Supprimer » du sous-menu Action de la barre des tâches courantes.
3.2.3. Création d’une fiche
Pour créer une nouvelle fiche (pièce) dans votre fichier, utilisez au choix :
- la touche Inser de votre clavier (Ctrl + Inser en mode Edition)
- l’icône de création de la barre de navigation « Fiches »
- l‘entrée « Nouveau » du sous-menu Action de la barre des tâches courantes.
Saisie des informations
Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations
concernant la pièce.
- Saisissez obligatoirement la référence et le libellé pour avoir accès à la saisie des
onglets.
- Saisissez toutes les informations concernant la pièce à créer.
Remarque:
Pour passer de champ en champ, utilisez la touche (Entrée) et les touches de
direction.
Enregistrement de la fiche
Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une autre fiche
vierge, utilisez au choix :
- la touche F2,
- l’icône « Enregistrer et nouveau » de la barre de navigation « Fiches »,
Automobile 27
- l‘entrée « Enregistrer et nouveau » du sous-menu Action de la barre des tâches
courantes.
Sortie de fiche
La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications
apportées : un message de confirmation s’affiche, répondez NON pour fermer sans
enregistrer les modifications.
3.2.4. Duplication de fiche
Pour dupliquer une fiche existante, sélectionnez-la dans la liste et cliquez au choix
sur :
- l’icône « Dupliquer » de la barre de navigation « Fiches »
- l‘entrée « Dupliquer» du sous-menu Action de la barre des tâches courantes.
Le logiciel affiche une nouvelle fiche reprenant les informations de la fiche d’origine
et propose un numéro dans la zone Référence. Saisissez la référence de la
nouvelle fiche et enregistrez-la.
3.2.5. Modification d’une fiche
Pour modifier le contenu d’une fiche, activez dans la liste la donnée à
consulter/modifier et validez la ligne avec la touche « Entrée » ou avec le menu
contextuel + Modifier.
La fiche apparaît. Faites les modifications souhaitées.
3.2.6. Les impressions liées aux données courantes
Cliquez sur, au choix sur :
- l’icône « Imprimer » de la barre de navigation « Fiches »
- l‘entrée « Impression» du sous-menu Action de la barre des tâches courantes
- clic droit + Imprimer.
4. CHAMPS DE SAISIE
4.1. Saisie d’une date
La saisie d'une date complète est très simple. Vous saisissez les deux premiers
chiffres du jour, du mois et les deux derniers chiffres de l'année (05).
Vous pouvez aussi appeler le calendrier en cliquant sur la flèche à droite du champ,
et sélectionne votre date.
4.2. Champ avec choix prédéfinis
Ce type de champ correspond à une liste déroulante qui apparaît quand vous
cliquez sur la flèche.
28 Automobile
Sélectionnez l’une des informations proposées. Sur un champ Date, un calendrier
est ouvert, c’est un jour que vous sélectionnez.
4.3. Saisie d’un montant
La seule caractéristique d'une saisie de montant réside dans les caractères que
vous êtes autorisés à taper. En effet, la vérification du format du montant est
effectuée au fur et à mesure de la frappe. Une fois le montant validé, le logiciel met
le nombre au format par défaut défini dans l'onglet Format (Commande
Préférences).
La saisie accepte le point et la virgule comme séparateur décimal. Le résultat
imprimé dépend du format par défaut associé à ce type de variable ou du format
choisi dans le modèle d'impression pour cette variable précise.
4.4. Champ Texte
Dans un champ Texte de plusieurs lignes (adresse, commentaire…), utilisez la
touche Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante.
4.5. Champ avec appel de liste
Pour ce type de champs, vous pouvez accéder à la liste des données existantes
avec F4 ou en cliquant sur l’icône située sur la droite du champ.
Automobile 29
CREATION ET PARAMETRAGE D'UNE
SOCIETE
1. CREATION D'UNE NOUVELLE SOCIETE
Activez la commande Nouveau du menu Société. Vous entrez alors dans un
assistant qui détaille une à une les étapes à renseigner.
1- Cette première étape vous permet de créer un dossier.
Saisissez les informations concernant votre société (raison sociale, adresse,
téléphone). La combinaison de touches Ctrl + Entrée permet de passer à la ligne
suivante dans les zones de type Adresse.
2 - Utilisez le bouton Suivant pour passer d’étape en étape et cliquez sur le bouton
Terminer en fin d’assistant. Vous pouvez revenir sur une étape avec le bouton
Précédent.
Remarque:
Ces informations sont consultables par la commande Préférences du menu Société
(onglet Société).
1.1. Récupération de données
Si vous importez un dossier venant d’un autre logiciel (EBP Garage 5, EBP Garage
sous Dos, AssLog, SolyCar, Vulcain, API, IDS/Vega) de nombreux fichiers sont
récupérés automatiquement.
En version Standard, une procédure d’import personnalisé vous permet également
de récupérer d’éventuels fichiers ASCII provenant d’autres logiciels afin de les
intégrer dans les tables d’Automobile
2. PREFERENCES DE LA SOCIETE
Après création du dossier société et avant de définir vos fichiers de travail (dépôts,
fournisseurs, familles de pièces, pièces, mains-d’œuvre, tarifs, ateliers, véhicules,
clients,...).
Il est indispensable de définir les différents paramètres de fonctionnement propres
à votre société.
30 Automobile
Pour cela, lancez la commande Préférences du menu Société et renseignez tous
les onglets proposés.
3. RECUPERATION DES DOSSIERS CREES SOUS EBP
GARAGE
3.1. EBP Garage/Carrosserie V6
Lors d’une mise à jour de EBP Garage/Carrosserie V6 en Automobile, les dossiers
sont automatiquement convertis pour fonctionner avec ce logiciel.
3.2. EBP Garage V5
Vous avez la possibilité de récupérer les données créées sous EBP Garage 5.
Pour cela, dans le logiciel Garage V5, il faut faire une sauvegarde de votre dossier,
ainsi que le transfert en comptabilité pour les personnes qui utilisent cette
fonctionnalité. Puis, depuis le logiciel Automobile:
1. Il faut fermer le dossier qui est en cours d’utilisation en passant par la commande
« Fermer » du menu « Société »,
2. Lancer la commande « Récupération Garage V5 » du menu « Outils » pour
activer l’assistant de récupération et cliquez sur le bouton « Suivant »,
4. RECUPERATION DES DOSSIERS CREES SOUS UN AUTRE
LOGICIEL
Vous avez la possibilité de récupérer les données créées sous EBP Garage sous
DOS, API Garage, ASSLOG (Assutor), Solycar, Vulcain, IDS/Vega).
Automobile 31
5. SOCIETE DE DEMONSTRATION
Pour ouvrir la société de démonstration :
- Lancez le logiciel et activez la commande Ouvrir du menu Société. Vous obtenez
alors la boîte d’ouverture et de création d’un dossier société. La liste des dossiers
reconnus par EBP s’affiche.
- Choisissez le dossier à ouvrir et cliquez sur OK.
Important:
Avant de créer votre propre société, nous vous conseillons de travailler dans la
société de démonstration pour découvrir et maîtriser votre logiciel. Une fois à l’aise,
créez votre société.
32 Automobile
Automobile 33
DONNEES
1. ARTICLES
1.1. Articles
Depuis Automobile, vous avez la possibilité d’intégrer des bibliothèques de pièces
et de temps barêmés ce qui crée automatiquement les fiches de vos articles de
type Pièce et Main-d’œuvre.
Important:
• L'intégration de bibliothèques n'est pas disponible dans Auto Start.
• Une fois vos pièces enregistrées, vous devez ensuite effectuer une saisie
d’inventaire pour toutes les pièces que vous souhaitez suivre en stock (case
Gestion de Stock cochée dans l’onglet Stock).
1.2. Pièces
Pour accéder à une fiche pièce, à partir de la liste des pièces :
- Utilisez la touche Inser ou la commande Nouveau du menu Action de la barre des
tâches courantes pour créer une nouvelle pièce.
- Appuyez la touche entrée ou double-cliquez sur une référence pour modifier la
fiche de l’article courant.
Référence et libellé
Ces zones doivent obligatoirement être renseignées pour accéder à la saisie des
onglets.
Famille
Indiquez la référence de la famille à laquelle appartient la pièce.
1.2.1. Onglet Tarification
Prix de revient
Le calcul du prix de revient dépend des paramètres que vous avez renseignés dans
l’onglet Stock des Préférences de votre dossier.
Majoration
Permet de définir un coefficient (ou un pourcentage) de majoration du prix de
revient de la pièce afin de définir le prix de vente HT.
34 Automobile
Prix de vente HT
Si vous avez coché la case Mise à jour du prix de vente lors de la réception, dans
l’onglet Stock des préférences de votre société, une fois le prix de revient mis à
jour, le logiciel recalcule le prix de vente à partir du nouveau prix de revient sans
modifier le coefficient de la fiche.
Taux de TVA
Vous pouvez sélectionner un des différents taux de TVA qui sont définis dans
l’onglet TVA des Préférences.
Quantité
La quantité indiquée est automatiquement proposée à la facturation. Si rien n’est
saisi l’article est facturé à l’unité.
Code remise
Le code de remise de la pièce est généralement intégré à l’import d’un panier de
pièces constructeur, mais peut-être défini par l’utilisateur.
Emballage
Permet de définir le type d’emballage de la pièce (en bidon, en carton ou en vrac).
Chaînage
Cette zone permet de lier automatiquement un autre article à la pièce définie ici.
Pièce constructeur
Cochez cette case pour intégrer une pièce que vous avez manuellement créée à
votre panier de pièce constructeur.
Pièce à ne pas commander sur OR
Cochez cette case si vous ne désirez pas que l’article apparaisse dans les
commandes fournisseurs générées à partir de l’OR.
TVA sur huile
Cette case permet d’effectuer une distinction entre la TVA standard et la TVA sur
huile à l’édition de la facture et dans le journal de vente.
Calculer la quantité à partit du TTC
Cette option permet de modifier la quantité de facturation, et non le prix unitaire de
vente de la pièce, lors de la modification du prix TTC en facturation.
Lubrifiant / pneumatique
Permet de définir la nature de la pièce.
Automobile 35
Important:
Le bouton Calculer sert à calculer les statistiques Temps, Chiffre, Marge, Temps
passé et Productivité sur le mois courant et l’année courante.
1.2.2. Onglet Stock
(Non géré par la version Auto Start.)
Gestion du stock
Cochez la case Gestion du stock si vous désirez gérer le stock de cette pièce.
Dépôt
Permet de visualiser le stock ainsi que les mouvements de la pièce dans le dépôt
sélectionné.
Emplacement
Permet d’indiquer la position de la pièce dans le stock. Un état par emplacement
pourra être édité.
Minimum
L’état de réapprovisionnement signalera cet article si sa quantité en stock est
inférieure à la quantité indiquée ici.
Important:
Les zones Cmdes Frs (commandes Fournisseurs), Entrées, Sorties et En Stock
sont inaccessibles à la saisie.
1.2.3. Onglet Fournisseur
(Non géré par la version Auto Start.)
Pour pouvoir générer automatiquement des commandes fournisseurs à partir d’un
OR ou de l’opération de Réapprovisionnement automatique.
Remarque:
Si des colonnes n’apparaissent pas, ajoutez-les avec les propriétés de la grille.
Fournisseur
Saisissez ici le nom du ou des différents fournisseurs de la pièce.
Référence fournisseur
Saisissez ici la référence de la pièce chez le fournisseur.
Prix d'achat
Saisissez le prix d’achat de la pièce ou du conditionnement si la pièce est achetée
avec un conditionnement particulier.
36 Automobile
Conditionnement
Saisissez ici la quantité de pièces contenues dans le conditionnement minimum de
votre fournisseur.
Quantité minimum
Saisissez ici la quantité minimale de pièces ou de conditionnement à commander
chez ce fournisseur.
Code Barre
Saisissez ici le code barre correspondant à votre pièce. Lorsque vous allez scanner
votre article avec une douchette, le logiciel va, dans un premier temps, vérifier si la
référence de l'article existe. Si la référence n'existe pas, le logiciel vérifie ensuite si
le code barre est présent et va sélectionner la référence correspondante.
1.2.4. Onglet Remplacement
Cet onglet permet de renseigner les pièces qui seront proposés en remplacement
de la référence saisie lors de la facturation si la quantité de celle-ci est épuisée.
1.2.5. Onglet Statistique
Cet onglet est automatiquement mis à jour à chaque réalisation d’un document
contenant cette pièce.
1.2.6. Onglet Evolution du CA
Cet onglet permet d’obtenir la quantité vendue, le chiffre d’affaire, le prix de revient
et la marge réalisée pour une année.
Automobile 37
1.3. Main d'œuvre
Pour accéder à une fiche main d’œuvre, à partir de la liste des mains d’œuvres :
- Utilisez la touche Inser ou la commande Nouveau du menu Action de la barre des
tâches courantes pour créer une nouvelle main d’œuvre.
- Appuyez la touche entrée ou double-cliquez sur une référence pour modifier la
fiche de l’article courant.
Référence et libellé
Ces zones doivent obligatoirement être renseignées pour accéder à la saisie des
onglets.
Famille
Indiquez la référence de la famille à laquelle appartient la M.O.
1.3.1. Onglet Tarification
Prix de revient
Il vous est possible de saisir, dans cette zone, le prix de revient de votre main
d’œuvre.
Tarif M.O.
Choisissez dans la liste déroulante le type de M.O. à appliquer sur l’opération de
main-d’œuvre à créer.
Prix de vente HT
Le calcul du prix de vente de votre main d’œuvre dépend du tarif renseigné dans
vos grilles de Tarifs (voir la rubrique Les Tarifs).
Taux de TVA
Vous pouvez sélectionner un des différents taux de TVA qui sont définis dans
l’onglet TVA des Préférences.
Temps
Saisissez ici le temps à facturer correspondant au temps nécessaire pour réaliser
cette opération de main-d’œuvre.
Remarque:
Le bouton Calculer sert à calculer les statistiques Temps, Chiffre, Marge, Temps
passé et Productivité sur le mois courant et l’année courante.
1.3.2. Onglet Temps barêmés
Cet onglet permet de consulter ou de définir des temps particuliers à certains types
de véhicules.
1.3.3. Onglet Statistique
Cet onglet est automatiquement mis à jour à chaque réalisation d’un document de
Vente contenant cette pièce.
38 Automobile
1.3.4. Onglet Evolution du CA
Cet onglet permet d’obtenir la quantité vendue, le chiffre d’affaire, le prix de revient
et la marge réalisée pour une année.
1.4. Ingrédient
(Non géré par la version Auto Start.)
Lors de la facturation des opérations de main-d’œuvre, le logiciel recherche
l’ingrédient associé au véhicule pour appliquer le tarif correspondant.
1.5. Forfaits
Un forfait est une prestation composée de plusieurs articles, généralement M.O. +
pièces, facturée à un prix forfaitaire.
Pour accéder à une fiche forfait , à partir de la liste des forfaits :
- Utilisez la touche Inser ou la commande Nouveau du menu Action de la barre des
tâches courantes pour créer une nouvelle main d’œuvre.
- Appuyez la touche entrée ou double-cliquez sur une référence pour modifier la
fiche de l’article courant.
Référence et libellé
Ces zones doivent doivent obligatoirement être renseignées pour accéder à la
saisie de la composition du forfait.
Famille
Indiquez la référence de la famille à laquelle appartient le forfait.
Type
Vous pouvez créer quatre sortes de forfaits pré modélisés : les forfaits Génériques,
les forfaits Par Marque, les forfaits Par Modèle et les forfaits Par Type Véhicule.
Taux de TVA
Vous pouvez sélectionner un des différents taux de TVA qui sont définis dans
l’onglet TVA des Préférences.
Prix de vente
Cette information est obligatoire pour pouvoir valider la création du forfait.
Valider
Ce bouton valide la création/modification du forfait.
1.5.1. Onglet Détail
Pour les forfaits de type Générique, saisissez les différents articles composant le
forfait..
Automobile 39
Remarque:
Pour les trois autres types de forfait saisissez seulement les libellés des articles,
vous composerez votre forfait au moment de la facturation.
Tarif et ingrédient
L’onglet Détail fait apparaître les zones Tarif et Ingrédient. Choisissez ici le tarif sur
lequel la base de calcul du forfait s’effectuera.
Important:
Pour un forfait comportant de la main-d’œuvre Peinture, saisissez l’ingrédient
utilisé.
1.5.2. Onglet Liste des références de forfaits
Cet onglet est utile uniquement pour les forfaits de type par Marque, par Modèle et
par Type Véhicule.
Il vous permet de consulter les forfaits particuliers à :
- une marque si le forfait est de type Par Marque,
- un modèle de voitures dans une marque précise si le forfait est de type Par
Modèle,
- un type mine de voitures, dans un modèle et une marque précise si le forfait est
de type Par Type mine.
Remarque:
Cet onglet est automatiquement alimenté par les facturations successives.
1.6. Groupes de pièces
Un groupe est un ensemble de pièces et d’opérations qui s’intégreront
automatiquement dans le document en une seule opération.
1.7. Familles d'articles
Une famille d’articles permet de regrouper les articles selon leur type.
La liste des familles (menu Données/Articles) vous permet de créer, modifier vos
familles d’articles.
40 Automobile
Important:
Lors du transfert en comptabilité, si vous ne saisissez pas de comptes comptables
dans vos fiches famille, le logiciel prendra alors en considération les comptes
comptables saisis dans l’Atelier, ou dans l’onglet Comptes des Préférences s’il n’y
en a pas de renseignés dans l’Atelier.
1.8. Remises
1.8.1. Codes remises
Les codes remises (menu Données / Articles) fournies par le constructeur doivent
être importés ou créés pour être associées aux fournisseurs ou aux clients.
1.8.2. Grilles de remises
Les grilles de remises vous permettent d’appliquer un taux de remise aux articles
ayant le même code remise.
Important:
Après avoir rempli la grille de remises il faut faire à nouveau un import du panier de
pièces pour que le logiciel puisse calculer le prix de revient des articles en fonction
du code remise.
Après chaque modification de la grille de remise fournisseur, il est impératif de
refaire un import du panier de pièces.
1.8.3. Modèles de grille de remises
La création de modèle
La création de modèle de remises vous permettra d’associer les mêmes remises à
différents clients sans avoir à le faire pour chaque client.
Affectation d’un modèle de remise
Les modèles de remises créés et remplis, il ne vous reste plus qu’à les associer à
des clients et/ou des fournisseurs.
La suppression d’un modèle de remise
Pour supprimer un modèle de remises dans une fiche client ou fournisseur, il faut
sélectionner dans la zone « Grille modèle » le modèle à supprimer et de cliquer sur
le bouton « Annuler Modèle ».
Remarque:
Si vous répondez par la positive le modèle de remises et ses lignes seront
supprimées.
Si vous répondez par la négative seul le modèle de remise sera supprimé et ses
lignes seront conservées.
Automobile 41
Affectation multiple de modèle de remises
Vous avez la possibilité d’affecter plusieurs modèles de remises dans une fiche
client ou fournisseur.
2. VEHICULES
2.1. Véhicules
Pour accéder à une fiche véhicule, à partir de la liste (menu Données/Véhicules) :
- Utilisez la touche Inser ou la commande Nouveau du menu Action de la barre des
tâches courantes pour créer une nouvelle pièce.
- Appuyez la touche entrée ou double-cliquez sur une référence pour modifier la
fiche de l’article courant.
Important:
Si vous avez déjà travaillé sur un logiciel (autre qu’EBP) et que vous souhaitez
récupérer les véhicules déjà enregistrés, vous devez générer un fichier ASCII à
partir de ce logiciel puis lancer la procédure d’import dans Automobile.
Immatriculation
Cette zone doit obligatoirement être renseignée pour accéder à la saisie des
onglets.
Propriétaire
Le nom ou la raison sociale sélectionnée dans cette zone sera automatiquement
proposé lors de la réalisation d’un document sur ce véhicule si l’option affichage du
propriétaire après le véhicule est cochée dans les préférences du dossier.
Type de véhicule – Utilitaires – Achat soumis à TVA
Pointez ici le type de véhicule ainsi que la TVA souhaitée.
2.1.1. Onglet Carte grise
Cet onglet permet la saisie de divers informations concernant le véhicule.
Marque
Renseignez ici la marque véhicule.
Remarque:
A la saisie des opérations de main-d’œuvre, la marque saisie sera
automatiquement recherchée dans l’onglet Temps barêmés de la fiche de l’article.
Modèle
Renseignez ici le modèle du véhicule
42 Automobile
Remarque:
En facturation d’un forfait de type Par Modèle, le logiciel recherchera le modèle du
véhicule traité pour retrouver le forfait associé.
N° de série - Type mine
Renseignez ici le numéro de série et le type mine du véhicule.
Type véhicule
Renseignez ici le type véhicule.
Remarque:
A la saisie des opérations de main-d’œuvre, le type véhicule saisie sera
automatiquement recherchée dans l’onglet Temps barêmés dans la fiche de
l’article.
En facturation d’un forfait de type Par Type véhicule, le logiciel recherchera le
modèle du véhicule traité pour retrouver le forfait associé.
Numéro pièce
Renseignez ici le numéro de pièce du véhicule.
Date 1ère MEC
Renseignez ici la date de première mise en circulation du véhicule.
Important:
En cas de changement d’immatriculation, il vous faudra activer la fiche du véhicule
et lancer la commande Véhicules\Changement d’immatriculation du menu
Données.
2.1.2. Onglet Informations
Autres Informations / Informations mécaniques
Renseignez ici le numéro DRIR, le numéro clé, le code alarme, le code autoradio,
le numéro et le type de boîte, le numéro de châssis et le numéro de moteur.
Assurance
Renseignez les informations concernant l’assurance du véhicule.
Contrat d’entretien
Si le véhicule possède un contrat d’entretien, renseignez-le dans cette zone.
Garantie
Cette zone permet de définir le contrat de Garantie du véhicule.
Consommation de carburant et émission de CO²
Automobile 43
Saisissez ici la consommation en carburant dans les différents cycles (ville, route et
mixte) ainsi que l'émission de CO² et obtenez automatiquement sa classification.
2.1.3. Onglet Mémos/Autres
Saisissez ici les informations concernant la dernière vidange et la prochaine
vidange ainsi le contrôle technique.
Vidange
Pour la vidange, vous pouvez indiquer un kilométrage pour la prochaine vidange et
un intervalle de kilomètres pour l’espacement des vidanges suivantes.
Contrôle technique
Si vous souhaitez être averti avant la date prévue pour le contrôle technique,
cochez l’option dans les préférences de la société (onglet Facturation).
2.1.4. Onglet Historique
Cet onglet affiche la liste des documents réalisés sur ce véhicule.
2.1.5. Onglet Historique Détaillé
Cet onglet permet d’obtenir la liste détaillée des interventions effectuées sur le
véhicule.
2.1.6. Onglet Statistique
Cet onglet permet d’obtenir des statistiques mensuelles.
2.1.7. Onglet Evolution du CA
Cet onglet permet d’obtenir le chiffre d’affaire mensuel réalisé sur ce véhicule pour
une année sous forme de tableau ou de graphique.
2.1.8. Onglet VN/VO*
*accessible uniquement avec le module Vn/Vo
Informations marchandes
Cette zone permet d’obtenir les informations sur le coût total, le montant des
cessions et la marge.
Immobilisation
Saisissez ici la date d’entrée et de sortie d’immobilisation et le coût journalier de
l’immobilisation.
Stockage
Saisissez ici les numéros de stockage, de lot et le lieu de stockage.
Ancien propriétaire
Renseignez ici les informations concernant l’ancien propriétaire du véhicule.
2.1.9. Onglet Photo
Cet onglet permet d’insérer des photos du véhicule.
44 Automobile
2.1.10. Onglet Clients
Cet onglet permet d’ajouter des clients au véhicule en indiquant leur fonction.
2.1.11. Onglet Codes Types
Cet onglet permet de lister les codes types du véhicule.
2.1.12. Onglet Options*
*accessible uniquement avec le module Vn/Vo
Cet onglet permet de saisir les options du véhicule destiné à la vente.
2.2. Options
*La liste des options n’est utilisable qu’avec le module Vn/Vo.
Cette liste permet de créer les options des véhicules destinés à la vente.
2.3. Marques, modèles et types de véhicules
La marque, le modèle et le type de véhicule doivent être renseignés dans la fiche
des véhicules.
Important:
Pour que la gestion des temps barêmés fonctionne il faut obligatoirement préciser
dans la fiche du véhicule, le type de véhicule.
2.4. Couleurs
Les codes couleurs se créent directement depuis la fiche du véhicule (Onglet Carte
Grise)
Automobile 45
3. TIERS
3.1. Compagnons
(Non géré par la version Auto Start.)
Si vous souhaitez suivre le détail des heures travaillées de votre personnel créez
pour chacun d’entre eux une fiche compagnon et définissez les différentes activités.
3.1.1. Onglet adresse
Renseignez ici les informations concernant l’identité du compagnon.
3.1.2. Onglet infos
Saisie journalière*
*Disponible uniquement avec le module Pointeuse
Pour chaque compagnon, vous devez indiquer s’il est chef d’atelier ou non et s’il
saisit ses heures en mode Automatique ou en mode Saisie Journalière.
Chef d'atelier*
*Disponible uniquement avec le module Pointeuse
Le chef d’atelier pourra enregistrer les heures de tous les compagnons et cela sans
avoir à saisir leur mot de passe
3.1.3. Onglet coût
Définissez dans cet onglet , les coûts de revient du compagnon.
3.1.4. Onglet infos dépannage*
*Disponible uniquement avec le module Dépannage
Permet de définir les taux de commissions du compagnon, concernant le
dépannage.
3.1.5. Onglet évolution du rendement
Statistiques sur le rendement du compagnon.
46 Automobile
3.2. Fournisseurs
(Non géré par la version Auto Start.)
La gestion des fournisseurs (menu Données) permet de gérer les achats
Important:
Vous pouvez importer un panier de pièces constructeur. Dans ce cas, la création
des fournisseurs est obligatoire (Le constructeur est alors fournisseur).
De plus, le compte comptable défini dans la fiche fournisseur est automatiquement
repris lors du transfert comptable des achats.
3.3. Assurances, intermédiaires, experts et sociétés d'entretien
(Non géré par la version Auto Start.)
La réparation collision fait intervenir les tiers suivants : Assurances, intermédiaires
(assureurs, courtiers, …) et experts.
3.4. Clients
3.4.1. Clients
Le logiciel propose une gestion des clients approfondie.
Important:
Si vous avez déjà travaillé sur un logiciel (autre qu’EBP) et que vous souhaitez
récupérer les clients déjà enregistrés, vous devez générer un fichier ASCII à partir
de ce logiciel puis lancez la procédure d’import dans Automobile.
Onglet Adresse
Adresse
Vous avez la possibilité de saisir 4 adresses.
Contact
Saisissez ici le nom, le numéro de téléphone et de portable du contact.
Contact Avancé
Saisissez ici le numéro de fax, l’adresse mail et URL du contact.
Onglet Conditions de facturation
Zone informations diverses
Famille Client
Indiquez la référence de la famille à laquelle appartient le client.
Commercial
Indiquez le compagnon auquel est rattaché le client.
Secteur
Indiquez le Secteur auquel est rattaché le client.
N°TVA
Automobile 47
Saisissez ici le numéro de TVA intra-communautaire.
Zone remises
Si le client à une remise particulière, celle-ci sera prise automatiquement à la
facturation.
Zone Options
Mode de Règlement
Le mode de règlement indiqué sera automatiquement proposé en saisie d’un
règlement en pied de document. Si le mode de règlement est de type Lettre de
change ou Prélèvements, vous pourrez générer un fichier bancaire à l’attention de
votre banque.
Relevé de Factures
Cochez cette case pour pouvoir imprimer un état comprenant les factures du client
pour une période précise.
Nombre de Factures
Saisissez ici le nombre d’exemplaires souhaité à l’impression.
Tarif
Saisissez ici le tarif qui sera utilisé en facturation pour ce client.
Onglet Comptabilité
Cette zone permet de connaître l’encours client et assurance, les montants réglés
par le client et l’assurance. Vous pouvez également déterminer un plafond de
facturation ainsi qu'un seuil d'encours. Vous serez dans ce cas averti lors de la
génération d'un document de vente si vous êtes au-dessus du plafond ou de
l'encours.
Onglet Infos Banques
Cette zone permet de saisir le nom de la banque du client, son adresse ainsi que le
N° de compte international IBAN ou BIC. Si vous saisissez l'IBAN, les éléments
seront renseignées automatiquement dans la zone du RIB.
Onglet Véhicules
Cet onglet affiche la liste des véhicules appartenant au client.
Onglet Historique
Cet onglet affiche la liste des documents facturés à ce client.
Onglet Statistiques
Cet onglet est automatiquement mis à jour à chaque réalisation d’un document.
Onglet Evolution du CA
Cet onglet permet d’obtenir le chiffre d’affaire mensuel réalisé sur ce client pour une
année.
48 Automobile
Onglet Remises
Cet onglet permet de visualiser le pourcentage de remise qui sera appliqué aux
articles.
3.4.2. Familles clients
Si vous souhaitez obtenir des états statistiques par famille, créez des familles de
clients et associez à chaque fiche client un code famille.
Automobile 49
4. AUTRES
4.1. Ateliers
A toute réalisation de documents (devis, ordre de réparation, facture) est associée
un atelier. Sa saisie est obligatoire et très importante.
4.1.1. Onglet Description
Type Facturation
Le choix du type de facturation permet de générer des documents avec des options
particulières et dans certains cas un traitement comptable particulier.
Tarif par défaut
Le tarif indiqué ici sera automatiquement appliqué aux articles du document
rattaché à cet atelier.
Dépôt
Si vous gérez plusieurs dépôts de stock, indiquez le dépôt à mouvementer lors de
la réalisation des documents sur cet atelier.
4.1.2. Onglet Comptabilité
Par défaut, le logiciel traite les ventes suivant le paramétrage effectué dans les
préférences du dossier mais vous pouvez définir un journal et des comptes de
ventes particuliers à chaque atelier ou à un atelier particulier.
4.1.3. Onglet Evolution du CA
Cet onglet permet d’obtenir le chiffre d’affaire mensuel réalisé sur cet atelier pour
une année sous forme de tableau ou de graphique.
4.2. Tarifs
Lorsque vous facturez un article, le logiciel calcule automatiquement son prix à
partir du tarif appliqué sur le document. Sa saisie est obligatoire et très importante.
Un tarif est un tableau qui permet de :
- définir les taux de chaque type de main-d’œuvre,
- d’appliquer des remises pour des mains-d’œuvre précises.
4.2.1. Onglet Général
Tarif MO
La partie Tarif M.O vous permet de définir les différents taux de main-d’œuvre..
Tarif Ingrédient
La partie Tarif Ingrédient permet de définir les différents montants à ajouter à
l’heure de peinture qui varient selon l’ingrédient peinture utilisé.
50 Automobile
Petites Fournitures
Dans la partie Petites Fournitures vous pouvez appliquer un pourcentage
supplémentaire sur le montant total des pièces, de la MO et/ou des ingrédients.
Remises
Dans la partie Remises, vous pouvez définir des taux de remise par types d’articles.
4.2.2. Onglet Détail
L’onglet Détail vous permet de préciser une remise globale sur une main-d’œuvre.
Important:
Des remises particulières peuvent être directement définies dans la fiche des
clients, si vous ne souhaitez pas créer un tarif particulier.
4.3. Activités
(Non géré par la version Auto Start.)
Si vous souhaitez suivre le détail des heures travaillées de votre personnel, créez
pour chacun d’entre eux une fiche compagnon et définissez les différentes activités.
Pour chaque activité, vous devez indiquer :
- Son regroupement : Heures productives, Heures non productives, Absences,
Congés, Maladie, Autres. (Pour le regroupement Heures productives, indiquez le
type d’activité productive : Autres, Peinture, Mécanique, Tôlerie.)
- Le montant des charges fixes mensuelles ou annuelles et le nombre d’heures
réalisées qui permettra de calculer un coût horaire.
4.4. Modes de règlements
Pour chaque fiche client et fournisseur, indiquez le mode de règlement par défaut.
4.5. Dépôts de stock
(Non géré par la version Auto Start.)
Le dépôt MAGASIN est créé par défaut mais vous avez la possibilité de gérer
plusieurs dépôts.
Dans les préférences de la société (onglet Stock/MO), indiquez le dépôt qui sera
proposé par défaut en gestion de Stock.
4.6. Emplacements
(Non géré par la version Auto Start.)
Un emplacement permet d’indiquer la position de la pièce dans le stock.
Automobile 51
4.7. Villes, départements et pays
Le fichier des départements contient la totalité des départements Français.
4.8. Mémos
Par la commande Autres \ Mémos du menu Données, vous pourrez créer des
textes qui seront insérables dans vos documents de ventes.
4.9. Banques
Tous les règlements de vos clients, assureurs, intermédiaires et les paiements aux
fournisseurs doivent être remis en banque pour générer les écritures comptables
correspondantes.
52 Automobile
Automobile 53
VENTES
1. RECHERCHE DES VENTES
La gestion complète des pièces de vente est regroupée dans une fenêtre unique.
Pour y accéder, passez par la commande Recherche du menu Ventes ou par
l’icône Recherche Ventes de la barre de navigation Standard, ou bien encore par
l’entrée Recherche du sous menu ventes de la barre des tâches courantes.
1.1. Les modes de recherche des documents de Vente
1.1.1. La recherche Rapide
Cet onglet permet de faire une recherche rapide des documents de vente par
numéro, client, véhicule et par la date.
1.1.2. La recherche Multicritères
Cet onglet permet de filtrer les documents de vente par type de document.
1.1.3. La personnalisation
Cet onglet permet de personnaliser la fenêtre de recherche.
1.2. Les options de la fenêtre de recherche
Remarque:
Options accessibles par le menu contextuel (clic droit) dans la fenêtre de
recherche, ou par le sous menu Action de la barre des tâches courantes.
1.2.1. Nouvelle Pièce
Pour créer une nouvelle pièce, cliquez sur le bouton Nouveau et choisissez le type
de document que vous souhaitez créer.
1.2.2. Modification d'une pièce existante
Pour modifier une pièce existante, sélectionnez le document et cliquez sur le
bouton Modification.
1.2.3. Visualisation d'une pièce existante
Pour visualiser une pièce existante, sélectionnez le document et cliquez sur le
bouton Visualisation.
54 Automobile
1.2.4. Suppression d'une pièce
Pour supprimer une pièce existante, sélectionnez le document en cliquant sur le
carré gris en début de ligne concernant la pièce et cliquez sur le bouton
Suppression.
1.2.5. Impression d'une pièce
Pour imprimer une pièce, sélectionnez le document et cliquez sur le bouton
Impression.
1.2.6. Transfert d’un document*
* non valable pour les factures
Cette manipulation permet de transférer un type de document (Devis, OR) en un
autre (OR, Facture)..
1.2.7. Duplication
Pour dupliquer une pièce existante, sélectionnez le document en cliquant sur le
carré gris en début de ligne concernant la pièce et cliquez sur le bouton Dupliquer,
sélectionnez le client, le véhicule et le type de copie.
2. GESTION DES GARANTIES
2.1. Création du tarif et de l’atelier Garantie
2.1.1. Création du tarif
Avant tout, vous devez créer un tarif GARANTIE et un atelier de type facturation
Garantie.
Remarque:
Vous devez impérativement mettre GARANTIE en code puis saisissez vos taux de
main-d’œuvre applicables pour les garanties.
2.1.2. Création de l’atelier
Pour créer l’atelier Garantie, passez par la commande Ateliers du menu Données.
Automobile 55
3. GESTION DES TEMPS BAREMES
Remarque:
• Depuis Automobile, vous avez la possibilité d’importer des bibliothèques de temps
barêmés.
• Import non disponible en version Auto Start.
3.1. Temps passé par défaut
Une opération de main-d’œuvre prend un certain temps qui est généralement le
même pour la plupart des véhicules. Celui-ci est indiqué dans l’onglet Tarification
de a fiche Main-d’œuvre.
Lorsque vous facturez ce code Main-d’œuvre, le logiciel indique automatiquement
le temps dans la colonne Qté/Temps.
3.2. Temps barêmés
L’onglet Temps Barêmés permet de définir des temps de travail différents pour le
même travail lorsqu’il s’agit d’un type de véhicule particulier nécessitant plus (ou
moins) de temps de travail.
En facturation de MO, le logiciel recherche automatiquement dans la fiche MO le
temps indiqué.
4. GESTION DE LA MAIN D’ŒUVRE PEINTURE
(Non géré par la version Auto Start.)
Le prix de la main-d’œuvre Peinture correspond au total :
- du taux horaire peinture augmenté et/ou diminué respectivement d’un
pourcentage correspondant aux petites fournitures et à une remise sur MO.
- du montant d’ingrédient (correspondant à la peinture utilisée) augmenté et/ou
diminué respectivement d’un pourcentage correspondant aux petites fournitures et
à une remise sur Ingrédient.
Remarque:
Le taux horaire Peinture est unique pour un tarif alors que quatre tarifs Ingrédient
sont possibles pour un même tarif.
4.1. Ingrédient
Lorsque vous définissez un ingrédient, vous définissez un tarif Ingrédient associé.
56 Automobile
4.1.1. Ingrédient par défaut
Lorsque vous réalisez un document, le logiciel propose automatiquement
l’ingrédient paramétré dans Préférences.
4.1.2. Ingrédient du véhicule
Lorsque vous réparez un véhicule, à la saisie de l’immatriculation du véhicule à
traiter, le logiciel recherche l’ingrédient associé à la fiche du véhicule.
Remarque:
L’ingrédient peut être modifié pour une ligne précise lorsque vous utilisez deux
types d’ingrédients différents pour un même véhicule. Pour cela, accédez aux
options de la ligne avec F7 et indiquez l’ingrédient (Par exemple : un bouclier en
opaque alors que le véhicule est en vernis).
4.2. Saisie d’une heure de main-d’œuvre Peinture
La saisie d’un code article Main-d’œuvre avec un tarif de type Peinture ou, la saisie
directe d’un P dans la colonne MO permet de facturer automatiquement de la maind’œuvre
Peinture au prix indiqué dans la fiche Tarif.
5. DOCUMENTS DE VENTE
5.1. Facture
5.1.1. Saisie d'une facture
Pour réaliser un document de vente, vous pouvez :
- Utiliser la commande Nouveau du menu Ventes, et choisir le type de document :
devis réparation, facture réparation ou Ordre de Réparation…
- Choisir un type de document dans le sous-menu Ventes de la barre des tâches
courantes.
Remarque:
• Dans ce chapitre, nous allons prendre l’exemple d’une Facture réparation.
Le fonctionnement d’un devis réparation ou d’un Ordre de réparation est identique à
quelques points près qui seront signalés par un astérisque (*).
5.1.2. Entête de facture
Onglet Général
Date
Saisissez ici la date de la facture.
Atelier
Saisissez ici l’atelier de facturation.
Réceptionnaire
Saisissez ici le nom du compagnon qui prend en charge le véhicule.
Automobile 57
Véhicule
Saisissez ici l’immatriculation du véhicule.
Kilométrage
Saisissez ici le kilométrage du véhicule.
Client
Saisissez ici le code du client.
Avec TVA
La case Avec TVA permet d’appliquer ou de ne pas appliquer de TVA pour le
document.
Détail Forfait
La case Détail Forfait permet d’afficher ou de ne pas afficher les lignes composant
le forfait.
Onglet Véhicule
Cet onglet permet de renseigner l’immatriculation, le kilométrage, l’horométrage, la
marque, le modèle et le type véhicule.
Onglet Client
Cet onglet permet de renseigner le code, le nom, l’adresse, le complément
d’adresse, le numéro de téléphone, le code postal, la ville, le pays de facturation du
client, mais aussi si le client est soumis ou pas à la TVA.
Onglet Tarif
Cet onglet permet de renseigner le tarif utilisé avec les taux de main-d’œuvre ainsi
que l’ingrédient avec son taux et sa remise..
Onglet mémos
Cet onglet permet de saisir ou d’appeler un commentaire ou une note pour
l’associer à ce document.
Onglet Assurance*
*Accessible uniquement avec la version carrosserie
Cet onglet permet de renseigner les informations sur l’assurance.
Assurance
Saisissez le nom de l’assurance.
Intermédiaire
Saisissez le nom de l’intermédiaire.
Sinistre
Renseignez le numéro de dossier du sinistre et sa date.
Règlement direct accordé par l’Assurance
Si le règlement direct est accordé par l’assurance, cochez la case correspondante.
Franchise
Le pourcentage de franchise se calcule sur le montant total de la facture après
déduction des montants à la charge du client.
Complément
Cliquez sur le bouton Complément pour définir des prises en charge particulières.
58 Automobile
Tableau de complément de Franchise
Le tableau Complément Franchise permet de définir des franchises particulières
pour certains types d’articles.
Le bouton permet d’accéder à la définition graphique des chocs.
Onglet Expert*
* Accessible uniquement avec la version carrosserie
Cet onglet permet de renseigner le nom de l’expert, le numéro de mission et la date
de l’expertise.
5.1.3. Corps de facture
Le corps d’une facture est une grille permettant de saisir, appeler, modifier des
lignes d’articles et appliquer des paramètres particuliers à certains articles.
Si l’option a été cochée dans les préférences, la quantité en stock de l’article
courant apparaîtra dans la barre d’état.
Remarque:
Un menu contextuel est accessible par clic droit dans l’entête ou le pied du
document (hors de la grille) et permet d’accéder à la plupart des fonctions utiles au
document (enregistrement, création, impression, transfert, saisie des travaux,...).
Le choix d'un article
Dans la colonne Article, saisissez la référence de l’article ou appelez la liste des
articles avec F4. La totalité des articles est proposée.
Remarque:
Utilisez la touche Tabulation pour vous déplacer de champ en champ dans l’entête
et pour passer à la liste.
Sélectionnez l’article à facturer et validez le avec la touche Entrée du clavier. La
ligne d’article est automatiquement insérée dans le document.
Elle est facturée par défaut à l’unité.
Validation d'une ligne d'article
- Lorsque vous facturez un article, le logiciel récupère automatiquement les
informations saisies dans sa fiche.
- Lorsque vous facturez de la main-d’œuvre Peinture, le logiciel ajoute au taux M.O.
le montant d’ingrédient défini également dans le tarif en cours.
- Lorsque vous facturez un forfait, le logiciel le considère comme un article simple
d’une seule ligne..
Automobile 59
Important:
Il se peut que vous tentiez d’intégrer, en création de facture, un forfait en « Vente à
perte ». C’est à dire que le prix de vente Hors Taxes du forfait est inférieur à
l’ensemble des prix de revient des composants. Dans ce cas le bouton Valider reste
grisé et vous ne pourrez pas facturer ce forfait. De plus, un message vous signalera
cet état : « Attention, risque de vente à perte des composants du forfait.
- Lorsque vous facturez un groupe, le logiciel récupère tous les articles du groupe
un à un. Il les traite alors comme des articles indépendants.
- Pour insérer un commentaire dans le corps du document, cliquez droit sur le bord
gauche grisé de la ligne et sélectionnez Commentaire.
Saisie « à la volée »
Vous pouvez également facturer un article non référencé en stock. Saisissez alors
simplement la quantité, le libellé et le prix.
Spécificité de la facturation Carrosserie
La vétusté
En atelier Carrosserie, vous pouvez définir un pourcentage de vétusté sur une ligne
d’article.
Prise en charge particulière
Certains articles ont des prises en charges particulières définies dans le tableau
des franchises complémentaires.
Récapitulatif
Cette zone en fin de document vous donne le montant de la franchise et de la
vétusté.
5.1.4. Pied de facture
Détails
- Les champs non grisés (Remise, Port, ..) vous permettent de saisir des montants
et remises de pied de facture.
- Les champs grisés sont automatiquement calculés à partir de la saisie des
articles, du tarif et des options de franchise et ne peuvent être modifiés
manuellement.
Statistiques
Vous pouvez obtenir des statistiques sur le document en cours.
Règlements
Vous pouvez enregistrer un règlement client directement en pied de facture à partir
du bouton Règlements.
60 Automobile
Important:
La saisie des règlements clients, assurances et intermédiaires peut s’effectuer de
façon globale à partir de la commande Saisie des Règlements du menu
Traitements.
Echéances
Si vous avez renseigné un mode de règlement dans la fiche du client, celui ci est
automatiquement proposé en première échéance du montant total de la facture.
Si non, vous pouvez en générer manuellement.
Automobile 61
5.2. Autres types de documents de Vente
5.2.1. Estimation de Travaux
La réalisation d’une estimation de travaux suit le même principe que la réalisation
d’une facture.
L’estimation de travaux peut être transférée en ordre de réparation ou en facture.
5.2.2. Devis
La réalisation d’un devis suit le même principe que la réalisation d’une facture.
Trouvez ci-dessous, les points spécifiques à la gestion des devis :
- Un devis peut être transféré en ordre de réparation ou en facture.
- La réalisation d’un devis n’a aucune incidence sur votre stock ou votre chiffre
d’affaires.
5.2.3. Ordre de réparation
La réalisation d’un ordre de réparation suit le même principe que la réalisation
d’une facture.
Trouvez ci-dessous, les points spécifiques à la gestion des ordres de réparation :
- Un ordre de réparation peut être transféré en facture.
- Il est possible de générer une commande fournisseur à partir de cet ordre de
réparation.
Important:
La génération d’un ordre de réparation met à jour le stock.
5.2.4. Document de Garantie
Pour effectuer une facture de garantie, il faut demander la création d’un nouveau
document de Garantie.
Important:
La saisie d’un document de garantie s’effectue de la même façon qu’un autre type
de document de vente.
62 Automobile
Automobile 63
TRAITEMENTS
1. SAISIE DES REGLEMENTS
1.1. Consultation des règlements
On accède à la consultation des règlements par le menu Traitements / Saisie des
Règlements
Cette fenêtre affiche les règlements passés, une ligne représentant un paiement.
1.1.1. Filtres
On peut filtrer ces règlements grâce à différents critères.
1.1.2. Détail du paiement
Ce bouton permet, pour un paiement donné, de visualiser les différents pointages
effectués.
1.1.3. Saisie règlement
Ce bouton permet de rentrer dans l’assistant de saisie des règlements.
1.2. Assistant de saisie des règlements
L’assistant de règlement comporte 3 étapes :
- Sélection du tiers et du montant à pointer
- Affectation du montant pointé aux factures souhaitées
- Validation du règlement.
1.2.1. Sélection du tiers et du montant à pointer
Dans cette première étape de l’interface, vous devez sélectionner un tiers et un
montant à pointer (facultatif).
Important:
Les champs en jaune sont obligatoires avant de passer à l’étape 2.
Le tiers
L’utilisateur doit d’abord indiquer sur quel type de tiers le règlement s’effectue.
Remarque:
Le champ Gérer permet de filtrer la sélection du tiers.
Le montant à pointer
64 Automobile
Il suffit de renseigner le champ Mode de règlement..
Important:
Si vous ne renseignez pas le champs Montant à pointer, vous ne pourrez lors de
l’étape 2 qu’associé des avoirs à des factures.
1.2.2. Affectation des factures
Cette étape consiste à choisir les factures qui feront partie du règlement.
Les boutons Tout Pointer et Tout Dépointer
Remarque:
C’est l’option la plus facile pour régler vos factures.
Tout Pointer
Il suffit de cliquer sur ce bouton pour que l’assistant affecte aux factures le
règlement. Il procèdera dans l’ordre de haut en bas de la première liste.
Tout Dépointer
Ce bouton permet d’annuler toutes les manipulations faites sur cette page.
Affectation manuelle des règlements
Cas sans avoir
Il suffit de sélectionner les factures à régler dans la première grille, soit en double
cliquant dessus ou en les sélectionnant puis en cliquant sur le bouton >>.
Cas avec avoir
On peut comme dans le précédent cas affecter une facture mais l’annulation
devient impossible à partir du moment qu’un avoir intervient dans le règlement.
Vous pouvez tout de même tout annuler grâce au bouton Tout Dépointer.
1.2.3. Validation du règlement
Après l’affectation des factures au paiement, on arrive sur la dernière étape qui est
la validation du règlement. Une grille reprend la liste des factures prêtes à passer
en règlement (les avoirs n’apparaissent pas).
Attention:
Plusieurs messages peuvent cependant apparaître.
Automobile 65
2. REMISE EN BANQUE
L’interface de remise en banque s’effectue par l’entrée Remise en banque du menu
traitements
Important:
Cette opération est obligatoire pour générer les écritures comptables correspondant
aux règlements.
La remise en banque permet également de générer un fichier ETEBAC à l’attention
de votre banque pour les règlements de type LCR ou Prélèvements.
2.1.1. Sélection des règlements
Sélectionnez le mode des règlements (onglet Recherche rapide) que vous
souhaitez déposer et la banque à laquelle vous allez les déposer (onglet Infos).
2.1.2. Pointage des règlements
Pour pointer les règlements que vous souhaitez déposer, cochez la case de la
colonne Pointage.
2.1.3. Validation de la remise
Lorsque vous validez la remise avec le menu contextuel, le logiciel vous propose
lors d’éditer un bordereau de remise en banque.
3. TRANSFERT COMPTABLE
Important:
Le transfert comptable des ventes et des achats est possible à partir du moment où
la facture de vente et/ou d’achat est créée.
Le transfert des règlements n’est, quant à lui, possible qu’à partir du moment où les
valeurs ont été remises en banque.
3.1. Paramétrage du transfert
Pour que le transfert comptable fonctionne correctement, vous devez tout d’abord
indiquer la comptabilité que vous possédez et les différents comptes et codes des
journaux comptables à utiliser pour les écritures comptables dans les onglets
Comptabilité et Comptes des Préférences.
66 Automobile
Remarque:
• Des comptes comptables spécifiques (Ventes/Achat Pièces ou MO) dans la fiche
famille d’articles, ateliers et (Tiers) dans la fiche des clients et des fournisseurs
peuvent être définis.
3.2. Lancement du transfert
Pour lancer l’assistant du transfert comptable, sélectionnez la commande Transfert
en comptabilité du menu Traitements.
Remarque:
Dans cet aperçu vous pouvez visualiser les écritures du journal des ventes, achats
et règlements. Vous avez aussi la possibilité de supprimer certaines lignes.
Pour réintégrer les lignes en cas d’erreur cliquez sur le bouton Annuler Modification.
3.3. Réexportation comptable
La commande Export de données+Export vers comptabilité du menu Outils permet
de réexporter des écritures déjà transférées pour un journal et une période donnée.
4. GESTION DES HEURES
(Non géré par la version Auto Start.)
4.1. Saisie des heures compagnons
Pour saisir les heures passées de vos compagnons pour un document de vente,
lancez la commande Gestion des heures+Saisie des heures compagnons du menu
Traitements.
Important:
Vous pouvez aussi saisir les heures directement depuis un document de vente, en
effectuant un clic droit dans le corps du document et en sélectionnant « Saisie des
travaux » après avoir validé le document.
4.2. Historique des heures*
*Disponible uniquement avec le module pointeuse
L’historique des heures est un récapitulatif de toutes les heures passées par vos
compagnons.
Automobile 67
4.3. Calendrier
Avec le calendrier vous connaîtrez pour un compagnon et un mois précis le nombre
de jours ouvrables, le nombre d’heures mensuelles que votre compagnon est censé
travaillé, le nombre d’heures travaillées, productives et non productives.
Remarque:
Le nombre d’heures mensuelles dépend du nombre d’heures dues par jour
renseigné dans l’onglet coût de la fiche du compagnon.
4.4. Statistique*
*Disponible uniquement avec le module pointeuse
Avec le module pointeuse vous pourrez imprimer des statistiques sur vos
compagnons ainsi que le tableau de marche.
4.5. Re-calcul Rendement Compagnon
Cette commande de l’entrée Gestion des heures+Saisie des heures compagnons
du menu Traitements, permet de recalculer le rendement de vos compagnons.
5. TRAITEMENTS DEPUIS LES DOCUMENTS DE VENTE
5.1. Impression du document
Utilisez la commande Imprimer du menu Société, l’icône de la barre d’outils Fichiers
ou encore l’entrée du sous-menu Action de la barre des tâches courantes pour
imprimer le document.
Remarque:
• Le choix des modèles dépend du document à imprimer.
• Le numéro d’une facture peut être attribué uniquement à l’impression si vous le
demandez dans l’onglet Facturation des Préférences, sinon celle-ci est numérotée
à la réalisation.
• A partir du moment où la facture est numérotée, elle peut être transférée en
comptabilité.
• Si vous souhaitez imprimer une traite (lorsque le mode de règlement est de type
Impression Traite), passez par la commande Traites du menu Impressions.
68 Automobile
5.2. Transfert d’un document *
* non valable pour une facture
Utilisez la commande Transfert du menu Ventes ou le menu contextuel général
pour transférer un document d’un certain type vers un autre.
5.3. Génération des commandes fournisseurs à partir de l’OR
(Non géré par la version Auto Start.)
Pour générer les commandes fournisseurs à partir de l’ordre de réparation, utilisez
le menu contextuel général et choisissez Génération commande fournisseur.
5.4. Travaux des compagnons pour le document
(Non géré par la version Auto Start.)
Pour enregistrer le détail des heures travaillées sur ce document pour chacun de
vos compagnons, utilisez la commande Saisie des Travaux du menu contextuel.
Remarque:
Pour obtenir les heures travaillées par un compagnon sur l’ensemble des
documents, utilisez la commande Gestion des heures+Saisie des heures
compagnon du menu Traitements.
5.5. Tableau de bord
Le tableau de bord permet la visualisation des informations de votre dossier. Vous
pouvez paramétrer ce tableau de bord en sélectionnant le nombre ainsi que les
informations visualisables. Vous pouvez également définir le nombre de mois de
calcul er le nombre d'éléments dans les listes.
Automobile 69
ACHATS
1. COMMANDE FOURNISSEUR
(Non géré par la version Auto Start.)
1.1. Création d’une commande fournisseur
1.1.1. Commande à partir d'un OR
La réalisation des commandes de pièces peut s’effectuer directement à partir d’un
document.
Remarque:
La case « Pièce à ne pas commander sur OR » de la fiche des pièces ne doit pas
être cochée pour que la pièce soit prise en compte.
1.1.2. Commande fournisseur manuelle
Vous avez également la possibilité de réaliser des commandes fournisseurs
d’articles ou de véhicules (disponibles uniquement avec le module Vn/Vo)
manuellement à partir de la commande Commande du menu Achats.
1.2. Réception de commande fournisseurs
Le suivi des commandes fournisseurs passe par la commande Recherche du menu
Achat. Le logiciel vous affiche la liste des documents d’achats.
1.2.1. Enregistrement des articles reçus
Lorsque vous recevez une livraison de pièces, sélectionnez la commande
fournisseur correspondante par numéro ou par nom et cliquez sur le bouton
Réception du menu Action de la barre des tâches courantes.
Important:
• Si la réception est partielle, un bon de réception est créé et la commande passe
en commande de type Réception partielle.
• Si la réception est totale, le logiciel génère une facture fournisseur.
70 Automobile
1.2.2. Mise à jour du prix d’achat / de vente des articles reçus
Lors de la réception des pièces, le logiciel effectue automatiquement des mises à
jours en fonction des paramètres de fonctionnement que vous avez définis dans
l’onglet Stock des préférences de votre dossier (voir la rubrique Préférences).
1.3. Regroupement des bons de réception
Les bons de réception créés à partir d’une réception partielle pourront être
regroupés pour générer une facture unique.
2. APPROVISIONNEMENT AUTOMATIQUE
(Non géré par la version Auto Start.)
Pour lancer l’assistant approvisionnement utilisez la commande Approvisionnement
du menu Achats.
Important:
Le réapprovisionnement automatique s’applique uniquement aux articles pour
lesquels vous avez coché la case Gestion de Stock.
3. ENTREES ET SORTIES DE STOCK
(Non géré par la version Auto Start.)
Vous avez aussi la possibilité de gérer votre stock sans effectuer de commandes
ou de factures fournisseurs mais en faisant des entrées ou des sorties manuelles
en passant par la commande Mouvements de stock du menu Achats.
Important:
Le logiciel effectuera automatiquement les mises à jours de votre stock et de votre
fiche article en fonction des paramètres de fonctionnement que vous avez définis
dans l’onglet stock de vos préférences.
Automobile 71
INVENTAIRE
1. VALIDATION DE L'INVENTAIRE
(Non géré par la version Auto Start.)
A la première utilisation du logiciel, utilisez la commande Inventaire de stock du
menu Achats pour enregistrer les quantités en stock de vos articles dans chacun de
vos dépôts.
- Cochez la case « pointer » et saisissez la quantité des articles que vous souhaitez
inventorier.
- Après vérification saisissez un intitulé (par défaut vous aurez l’intitulé « Inventaire
datant du … »), choisissez la date de l’inventaire puis cliquez sur le bouton Valider.
- La mise à jour des quantités dans l’onglet Stock de vos articles s’effectue alors.
Attention:
Avant de faire l’inventaire, cochez la case gestion du stock qui se trouve dans
l’onglet stock des fiches pièces que vous souhaitez gérer dans votre stock. Les
articles n’ayant pas la case cochée n’apparaîtront pas dans l’inventaire.
2. VISUALISATION DE L'INVENTAIRE
(Non géré par la version Auto Start.)
Une fois l’inventaire validé vous pouvez le visualiser en passant par la commande
Mouvements de stock+Inventaires du menu Achats.
Dans cette fenêtre vous pourrez faire une recherche par date, dépôt, emplacement
et fourchette d’articles.
(Non géré par la version Auto Start.)
Une fois l’inventaire validé vous pouvez le visualiser en passant par la commande
Mouvements de stock+Inventaires du menu Achats.
72 Automobile
Automobile 73
IMPRESSIONS
1. FONCTIONS COMMUNES AUX IMPRESSIONS
Important:
• L'impression est une des plus importantes fonctions de votre logiciel.
Pour que ces impressions soient correctes, vous devez indiquer au logiciel le type
d'imprimante utilisée.
• Lorsqu'il imprime, le logiciel fait appel à un modèle d'impression (que vous pouvez
paramétrer dans la plupart des cas), et construit son état à partir des variables
introduites dans le modèle et des données enregistrées dans le logiciel..
1.1. Les imprimantes utilisateurs
Les imprimantes sont gérées directement par Windows. Celui-ci doit connaître le
type d'imprimante que vous utilisez pour que les impressions lancées sous
Automobile soient correctes.
Le menu Démarrer + Paramétrer + Imprimantes permet d’accéder à la liste des
imprimantes que Windows peut actuellement piloter.
Pour rendre active votre imprimante, cliquez sur la commande Impressions +
Configuration de l'impression du menu Société dans Automobile.
Remarque:
Si votre imprimante n'apparaît pas, ajoutez-la. En cas de problème, consultez votre
revendeur EBP ou Windows.
1.1.1. L’assistant des imprimantes
Le logiciel Automobile permet l’utilisation de plusieurs imprimantes.
Pour configurer vos différentes imprimantes, cliquez sur la commande
Impressions+Assistant des imprimantes du menu Société dans Automobile.
Il est aussi possible de désigner une imprimante pour un modèle d’impression
précis, cliquez sur la commande Impressions+Paramétrage des modèles du menu
Société. Sélectionnez l’imprimante, le modèle en cliquant sur le carré gris qui se
situe à gauche de la famille du modèle et cliquez sur le bouton Affecter pour
associer le modèle et l’imprimante.
74 Automobile
1.1.2. Impression à partir d’une liste ou d’un document
La commande impression du menu Action de la barre des tâches courantes (ou le
raccourci clavier Ctrl+P) permet d’accéder à la boîte d’impression de la fenêtre
courante.
Les modèles d’impression proposés dépendent donc du type de la fenêtre active.
1.2. Le menu Impressions
Le menu Impressions vous permet d’imprimer différents états très intéressants et
parfois indispensables à la bonne gestion de votre facturation (traite, relevé de
facture, journal de vente, quantités en stock, résultat, productivité et coût moyen…).
1.2.1. Fonctions disponibles à l’impression
- Filtrer les données qui seront prises en compte.
- Définir le mode de tri de votre état grâce à l’imbrication de différents tris
successifs.
- Choisir un modèle d'impression parmi une liste.
Vous pouvez ensuite :
- Paramétrer les modèles existants grâce à l'éditeur intégré EBP Win Générateur
accessible par le bouton Paramétrer et en créer de nouveaux. Pour des
explications concernant l'utilisation de cet éditeur, consultez son guide d'utilisation.
- Lancer un aperçu écran. En effet, avant d'imprimer définitivement un document, il
est intéressant de vérifier son aspect.
- Configurer l’impression avec le bouton Configurer pour, par exemple, définir un
autre format de papier..
- Imprimer l'état sur support papier en cliquant sur OK.
Remarque:
Pendant l'impression d'un document, le logiciel vous indique dans la barre d’état la
progression de l’impression (Préparation, Impression...). Les commandes
Configuration de l’impression et Arrêt des impressions sont disponibles à partir du
menu Société.
Automobile 75
2. LISTE DES IMPRESSIONS
2.1. Factures
2.1.1. Traites
(Non géré par la version Auto Start.)
Le logiciel considère comme traite imprimable, toutes les échéances avec un mode
de règlement de type LCR et dont la case Impression Traite est cochée.
2.1.2. Relevé de factures
- L’impression des relevés de facture permet d’obtenir la liste des factures pour une
période donnée, pour la totalité des clients ou un client précis.
2.1.3. Echéancier
(Non géré par la version Auto Start.)
L’impression de l’échéancier permet d’obtenir la liste des échéances en cours
jusqu’à une certaine date.
2.1.4. Etats comptables
L’impression Etats comptables permet d’obtenir pour une période donnée :
- Un journal de Ventes, d’Achats, de Cessions ou de garantie.
- La liste des écritures comptables transférées pour chacun des journaux.
2.2. Données
2.2.1. Articles
L’impression des articles permet d’imprimer au choix la liste détaillée ou non des
articles ainsi que des étiquettes articles.
2.2.2. Client
L’impression des clients permet d’imprimer au choix, la fiche courante client, la liste
détaillée ou non des clients ainsi que des étiquettes clients (choix à définir par la
sélection du modèle adéquat).
2.2.3. Véhicule
L’impression des véhicules permet d’imprimer au choix, la liste des véhicules ou
une fiche détaillée (choix à définir par la sélection du modèle adéquat).
2.3. Stock
(Non géré par la version Auto Start.)
2.3.1. Stock
L’impression Stock permet d’imprimer au choix les informations sur le stock de vos
pièces ou la valorisation de votre stock par sélection du modèle correspondant.
76 Automobile
2.3.2. Mouvement de stock
L’impression Mouvement de stock permet d’imprimer au choix : les mouvements de
stock (entrées, sorties, inventaire ou tous les mouvements) avec une ou deux
ruptures (sous total par jour) et les écarts d'inventaire (par sélection du modèle
correspondant).
2.3.3. Liste Inventaire
L’impression Liste Inventaire permet d’imprimer la liste de vos articles cochés
gestion du stock. Cette impression peut être imprimée avant ou après l’inventaire.
2.4. Résultats
2.4.1. Résultat des ventes
L’impression Résultat des ventes permet d’obtenir le chiffre d’affaire réalisé selon 3
critères successifs à sélectionner parmi la liste déroulante : par année + mois, par
atelier, par marque, par modèle, par client et par assurance.
2.4.2. Résultat par articles
L’impression du Résultat par articles permet d'imprimer le chiffre d'affaires réalisé.
Cet état peut être imprimé selon 3 critères successifs à sélectionner parmi la liste
déroulante : par année + mois, par type d'article, par famille d'article et par
référence.
2.4.3. Résultat par forfaits
L’impression du Résultat par forfaits permet d’imprimer les statistiques sur les
forfaits.
2.5. Compagnons
(Non géré par la version Auto Start.)
2.5.1. Travaux
L’impression Travaux permet d'obtenir les temps passés (par mois, année,
compagnon, activité, ..).
2.5.2. Productivité
L’impression Productivité permet d'obtenir le rapport entre temps passé et temps
facturé pour les opérations Peinture et Main-d’œuvre.
2.5.3. Coûts moyens
L’impression Coûts moyens permet d'éditer le coût moyen, le détail CA Maind’œuvre,
CA Peinture, CA Pièce, CA Ingrédient pour trois tranches à définir, pour
toutes les assurances ou une assurance précise sur une période donnée.
Automobile 77
3. APERÇU A L'ECRAN
Important:
Le bouton Aperçu proposé sur toutes les boîtes de dialogue d'impression ouvre une
fenêtre contenant une visualisation de l’état tel qu'il sera imprimé sur papier, ce qui
permet ainsi de vérifier son contenu et sa présentation.
3.1. Présentation des fenêtres d'aperçu
La gestion d'une fenêtre d'aperçu s'effectue comme pour une fenêtre normale.
Lorsque plusieurs aperçus d'impression sont demandés en même temps, chaque
aperçu apparaît dans une fenêtre distincte.
Le menu Fenêtre vous permet de gérer leurs dispositions et d'activer celle que vous
souhaitez.
3.1.1. Fermer un aperçu
Cliquez sur la croix située en haut à droite de la fenêtre de l'aperçu à fermer ou
utilisez les touches Ctrl + F4.
Remarque:
Cette manipulation est valable pour toutes les fenêtres Windows.
3.1.2. Rafraîchir un aperçu
La touche F5 permet de réactualiser le contenu de l’aperçu afin de prendre en
compte les données les plus récentes (par exemple, si des modifications ont été
apportées sur un autre poste après son lancement, en mode réseau).
3.1.3. Les boutons de l’aperçu
- permet d’afficher la première/dernière page de l’édition.
- permet d’afficher la page précédente/suivante.
3.1.4. Options disponibles sur un aperçu
Pensez à utiliser le menu contextuel disponible dans toutes les fenêtres. Un clic
droit sur un aperçu affiche les commandes les plus courantes (lancement de
l’impression, zoom …).
78 Automobile
Automobile 79
OUTILS
1. SAUVEGARDE ET RESTAURATION
Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou
détériorées. Cela arrive très rarement mais vous devez vous protéger contre ces
risques en réalisant régulièrement des sauvegardes de vos données.
Grâce à cette sauvegarde, la plupart des problèmes rencontrés sur vos fichiers de
travail, pourront être résolus par la restauration des données du fichier de
sauvegarde.
La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un unique
fichier dit fichier d'archive qui peut être conservé sur un disque dur dans un
répertoire de sauvegarde et/ou sur un support amovible (disquette, lecteur amovible
(ZIP), CD-ROM).
Attention:
• Le support physique disquette n'est pas complètement fiable. Nous vous
conseillons fortement de réaliser également des sauvegardes sur disque fixe ou sur
bande, en plus des sauvegardes sur disquette.
• Conservez des sauvegardes d'archives (que vous ne réutilisez pas), dans un
répertoire précis ET sur disquettes.
• Les sauvegardes doivent être effectuées régulièrement (jour, semaine, mois) et
doivent être soigneusement commentées : date de réalisation, nom du dossier,
contenu (par exemple, données avant inventaire, semaine 10, mois 07/01...).- Ne
conservez pas vos jeux de sauvegardes au même endroit.
Avant de lancer la sauvegarde de vos données, vous pouvez modifier les
paramètres par défaut : préciser un nombre de jeux de sauvegarde, indiquer un
répertoire par défaut dans lequel vous souhaitez créer vos fichiers de sauvegarde.
1.1. Options de sauvegarde et de restauration
Par défaut, la sauvegarde s’effectue sur disque dans le répertoire EBP\BACKUP et
le nombre de jeu de sauvegarde disquette est unique.
Si vous souhaitez modifier ces options par défaut, lancez la commande
Sauvegarde ou Restauration du menu Outils, cliquez sur le bouton Précédent,
pointez ensuite Modifier la configuration de la sauvegarde/restauration et cliquez
sur le bouton Suivant.
80 Automobile
Attention:
Ces options sont à modifier avec prudence. Nous vous conseillons fortement de
consulter auparavant votre revendeur EBP ou notre service technique.
Ces options sont à modifier avec prudence. Nous vous conseillons fortement de
consulter auparavant votre revendeur EBP ou notre service technique.
1.1.1. Répertoire par défaut pour la sauvegarde dans un fichier ZIP
Vous pouvez ici modifier le répertoire par défaut de la sauvegarde sur disque :
EBP\BACKUP.
1.1.2. Nombre de jeux de sauvegarde à effectuer
Indiquez le nombre de jeux à réaliser pour une sauvegarde sur disque amovible. Le
logiciel vous demandera d'introduire autant de disquettes que nécessaire pour
réaliser le nombre de jeux souhaité.
1.1.3. Vérifier l'archive pendant la sauvegarde
C’est une vérification automatique : cette opération ne peut toutefois pas garantir la
qualité du support physique (faîtes parallèlement une sauvegarde sur disque dur).
1.1.4. Lancer l'outil de mise à jour après la restauration des modèles
d'impression
Cette case doit rester cochée. Elle pourra être désactivée dans certains cas très
spécifiques, sous la conduite du service technique EBP.
1.2. Sauvegarde
Lancer la commande Sauvegarde ou Restauration du menu Outils.
1.2.1. Choix des dossiers à sauvegarder
Sélectionnez le dossier ou les dossiers à sauvegarder. Par défaut, le logiciel
positionne le curseur automatiquement sur le dossier courant.
Remarque:
Vous pouvez toutefois choisir de sauvegarder la totalité des dossiers. Tous les
dossiers ci-dessous ou un autre dossier.
Pour passer à l’étape suivante, double-cliquez sur votre choix ou cliquez sur le
bouton OK.
1.2.2. Support de sauvegarde
Par défaut, le logiciel propose de faire une sauvegarde Dans un fichier, c’est-à-dire
sur votre disque dur.
Vous pouvez toutefois pointer Sur un disque amovible, c’est à dire sur disquette ou
sur tout autre lecteur amovible connecté à votre poste.
Automobile 81
Remarque:
Pour une sauvegarde dans un fichier ZIP, indiquez le nom du répertoire dans lequel
vous souhaitez générer le fichier de sauvegarde.
Cliquez sur le bouton Suivant pour lancer la sauvegarde selon les paramètres que
vous venez de préciser.
Important:
Si la sauvegarde s’effectue sur un disque amovible, vous devez introduire le
premier disque (ou la première disquette) de sauvegarde. Un message vous le
signale.
1.3. Sauvegarde et restauration des modèles et des formats
Si vous avez défini des modèles ou des formats supplémentaires, il est important
de les sauvegarder car ceux-ci ne sont pas pris en compte dans la sauvegarde du
dossier.
Si pour une raison ou une autre, vous installez le produit sur un autre poste, il
faudra restaurer dans un premier temps la sauvegarde de votre dossier puis la
sauvegarde des informations de configuration.
La sauvegarde/la restauration s’effectue comme celle du dossier mais il faut choisir
‘Informations de configuration’.
Généralement la sauvegarde s’effectue après création/modification de modèles
et/ou de formats spécifiques.
La restauration des modèles et des formats sert uniquement lorsque vous êtes
amené à installer de nouveau complètement votre logiciel.
1.4. Lancer une restauration
Attention:
• La restauration d’une sauvegarde doit être effectuée avec prudence, et ne doit
être lancée que si toutes les opérations de vérification et de contrôle de données
n’ont pu résoudre le problème rencontré. Contactez donc votre revendeur EBP ou
le service technique EBP.
• Toutes les données enregistrées entre la date de sauvegarde et le jour de la
restauration seront perdues.
La restauration de données s’effectue à partir du menu Outils. Vous entrez alors
dans un assistant qui détaille les étapes une à une.
82 Automobile
1.4.1. Emplacement de la sauvegarde à restaurer
Par défaut, le logiciel vous propose le fichier de la dernière sauvegarde réalisée.
- Pointez Disque Amovible si la sauvegarde à restaurer est sur une disquette ou sur
un lecteur externe à votre ordinateur, sélectionnez alors le nom du lecteur.
- Pointez Dans un fichier, si la sauvegarde à restaurer est dans un fichier Zip.
Saisissez le chemin d’accès et le nom du fichier à restaurer ou sélectionnez le
directement dans les répertoires à partir du bouton.
1.4.2. Contenu de la sauvegarde à restaurer
Le logiciel affiche ici le contenu de la sauvegarde.
Cochez le dossier à restaurer et cliquez sur le bouton Suivant.
1.4.3. Choisir de restaurer le dossier complet ou une sélection
Choisissez ici de restaurer le dossier complet (option recommandée) ou une
sélection de fichiers (nous vous conseillons vivement de consulter le service
technique d’EBP avant de restaurer uniquement une partie d'un dossier) et cliquez
sur le bouton Suivant.
1.4.4. Répertoire de restauration des données
Le logiciel propose automatiquement de restaurer les données du dossier dans le
même répertoire que lors de la sauvegarde. Vous pouvez toutefois indiquer un
autre nom de répertoire.
Lorsque vous cliquez sur le bouton Suivant, le logiciel verrouille les fichiers. Si
certains sont en cours d'utilisation, le logiciel vous en avertit.
1.4.5. Contrôle et avertissement
Le logiciel effectue un contrôle entre les fichiers à restaurer et les fichiers existants
dans le répertoire du dossier et le répertoire commun à toutes les applications EBP.
Une main rouge signale les risques encourus par cette restauration (contactez votre
revendeur ou notre service technique avant de lancer cette restauration).
- La restauration va remplacer des données existantes dans le répertoire actuel.
Ce message est tout à fait normal puisque vous restaurez des données. Comme
toute restauration, les données courantes seront écrasées par les données de la
sauvegarde. Tout travail effectué entre la date de sauvegarde et la date de la
restauration sera perdu.
- La restauration va remplacer des données communes à plusieurs applications.
Ce message est important puisque si vous continuez la restauration vous allez
affecter des données d’autres applications. Dans ce cas, contactez notre service
technique.
Cliquez sur le bouton Suivant pour lancer la restauration.
Automobile 83
2. IMPORTATION ET EXPORTATION DES DONNEES
2.1. Importation des bibliothèques constructeurs
(Non géré par la version Auto Start.)
2.1.1. Bibliothèques disponibles
Vous avez la possibilité de vous procurer les bibliothèques PEUGEOT, CITROËN
et FIAT auprès de notre service commercial (01 34 90 80 00).
2.1.2. Bibliothèque intégrables
Entre autre nous proposons l’intégration des disquettes constructeurs PEUGEOT,
CITROËN, RENAULT, FIAT, LANCIA, ALFA ROMEO, VOLSKWAGEN, AUDI,
SEAT, SKODA et LADA.
2.2. Importation/Exportation personnalisée
L’import paramétrable (commande Import paramétrable+import de données du
menu Outils) vous permet de récupérer des fichiers ASCII provenant d’autres
logiciels.
Vous pouvez ainsi récupérer de nombreuses informations : clients, fournisseurs,
véhicules, pièces, main-d’œuvre, activité, assurance, …
Cette opération s’effectue dans un assistant qui détaille étape par étape la
procédure à suivre.
Attention:
• L’opération d’import de données est une opération délicate. Nous vous
recommandons vivement d’effectuer une sauvegarde avant de la lancer.
3. SYSTEME D’IMMATRICULATION DE VEHICULE
Le logiciel permet maintenant d’immatriculer des véhicules neufs (VN) et
d’occasions (VO) avec le nouveau système d’immatriculation de véhicule (SIV) par
l’intermédiaire du logiciel MiSiv de TMS.
A partir de cette liaison vous allez pouvoir faire une demande d’opération
d’immatriculation d’un VN, d’opération d’immatriculation d’un VO, récupérer les
informations dans votre logiciel sur les véhicules résultants des opérations
d’immatriculation.
84 Automobile
Automobile 85
MODULES
Important:
Les modules sont disponibles en option (Non géré par la version Auto Start).
1. MODULE COMPTOIR
Le module Comptoir vous permet de réaliser :
- une facturation comptoir,
- des bons de livraison avec regroupement possible vers la facturation.
1.1. Les bons de livraison
Le bon de livraison est un document de vente qui se traite comme tel à partir de la
commande Création ou Recherche du menu Ventes.
Un bon de livraison peut uniquement être transféré en facture Comptoir par le menu
contextuel (clic droit) sur le bon de livraison lui-même.
1.1.1. Regroupement des bons de livraison
L’option de Regroupement de bons de livraison (commande Regroupement des
B.L. du menu Traitements) permet de générer une facture client pour une sélection
de bons de livraison réalisés sur une période donnée.
Remarque:
Dans ce regroupement vous pouvez copier les lignes textes, générer une ligne
libellé pour chaque B.L. et de supprimer la pièce d’origine après le regroupement.
1.2. La facture Comptoir
La facturation comptoir consiste à facturer des pièces sans passer par une
réparation et donc sans l’associer obligatoirement à un véhicule.
Pour créer une facture comptoir, utilisez la commande Création du menu Ventes et
sélectionnez Facture Comptoir.
1.2.1. Points particuliers à la facture Comptoir
- La saisie du client est obligatoire.
- Si le client est en compte et que vous avez renseigné un mode de règlement par
défaut, celui-ci s’affiche automatiquement lors de la saisie du règlement dans le
document.
- En saisie d’articles, la liste des articles fait apparaître uniquement les pièces.
86 Automobile
1.2.2. Suivi des ventes Comptoir
En éditions Statistiques, le montant des ventes Comptoir est automatiquement
attribué à l’atelier COMPTOIR créé par défaut dont le type de facturation est
Comptoir.
2. MODULE VN/VO
Le module VN/VO vous permet de gérer un parc de véhicules neufs ou d’occasion,
utilitaires ou de société, d’enregistrer des réparations sur ces véhicules et de les
facturer en prenant en compte les réparations effectuées.
2.1. Le parc de véhicule VN/VO
Les véhicules du parc
Le logiciel vous propose une gestion approfondie d’un parc de véhicules neufs ou
d’occasions, de véhicules utilitaires et de sociétés. Tous les véhicules destinés à la
vente sont stockés dans la liste des véhicules du parc.
Pour y accéder cliquez sur la commande Véhicule du parc du menu Vn/Vo.
Entrée dans le parc
Pour entrer un véhicule dans le parc, il faut ouvrir la liste des véhicules du parc en
passant par la commande Véhicule du parc du menu Vn/Vo puis cliquez sur la
commande Entrée dans le parc du menu Vn/Vo ou en passant par le menu
contextuel.
Une fois dans le parc, le véhicule peut-être facturé.
Transfert dans le parc
Vous avez la possibilité de transférer un véhicule de la liste des véhicules (menu
Données) dans le parc en sélectionnant le véhicule et en cliquant sur Transfert
dans le parc du menu contextuel (clic droit sur la ligne du véhicule que vous
souhaitez transférer).
Sortie du parc
Pour sortir manuellement un véhicule du parc, il faut ouvrir la liste des véhicules du
parc puis cliquez sur la commande Sortie du parc du menu Vn/Vo ou en passant
par le menu contextuel. Un véhicule sorti du parc se retrouvera dans la liste des
véhicules (menu Données).
Automobile 87
2.2. Les réparations sur véhicule VN/VO
Pour enregistrer des réparations sur un véhicule VN ou VO, vous devez passer par
la facturation Cession (commande Création+Facture Cession du menu Ventes).
Important:
Cette facture est automatiquement attribuée à l’atelier Cession défini dans les
préférences de la société.
2.2.1. Factures de cession
Les factures Cessions permettent d’enregistrer les réparations internes dans
lesquelles la saisie d’un tiers n’est pas obligatoire et la TVA bien entendue
n’apparaît pas.
Toutes les réparations enregistrées pour un véhicule VO, sur un même document,
pourront ensuite être intégrées à la vente du véhicule.
2.3. Facturation VN/VO
La facturation VN/VO consiste à facturer des véhicules neufs ou d’occasion,
utilitaires ou de société. Pour créer une facture VN/VO, utilisez la commande
Nouveau du menu Documents et sélectionnez Facture VN/VO.
2.4. Les impressions
2.4.1. Documents administratifs
La commande Vn/Vo+documents administratifs du menu impression permet
d’obtenir des documents administratifs (exemple : Demande d’immatriculation,
Déclaration de cession …).
2.4.2. Ventes VN/VO
La commande VN/VO+Ventes VN/VO du menu Impressions propose un état des
ventes de vos véhicules VN/VO pour la totalité des véhicules vendus sur la période
ou pour un type donné :
Véhicules Neufs, Véhicules d’Occasions et /ou Véhicules Utilitaires, Véhicule de
sociétés.
Vous obtenez ainsi les renseignements suivants :
La date de la vente, le modèle du véhicule, la date de première mise en circulation,
le montant de la réparation cession, le prix de vente, la marge réalisée.
88 Automobile
2.4.3. Parc VN/VO
La commande VN/VO+Parc VN/VO du menu Impressions permet d’obtenir un état
des véhicules entrés ou sortis sur une période donnée pour la totalité des types de
véhicules ou un type donné :
Véhicules Neufs, Véhicules d’Occasions et /ou Véhicules Utilitaires, Véhicule de
Sociétés.
3. MODULE POINTEUSE
La pointeuse permet d’enregistrer le détail des heures achetées à vos compagnons
grâce à une saisie automatique ou journalière.
La gestion des heures permet de transformer les heures achetées en heures
vendues par rattachement à un OR ou une facture et plus encore à une ou
plusieurs opération(s) de Main-d’œuvre.
Pour utiliser ce module, l’administrateur doit :
- Créer les fiches activités
- Créer les fiches compagnons
- Paramétrer l’onglet Pointeuse dans le Société + Préférences + Onglet Pointeuse
- Paramétrer dans les options de la pointeuse à partir du menu Outils.
4. MODULE DEPANNAGE
Le module Dépannage permet de gérer les interventions de dépannage (du bon
d’intervention à la facturation) et les véhicules d’intervention.
5. D'ARVA DIRECT
Le module d'Arva direct permet de réceptionner les avis de sinistres, les suivis de
dossier et les avis de paiement mais aussi de transmettre vos factures de
carrosserie, bris de glace et suivis de dossier à d'Arva.
Automobile 89
INDEX
A
Achat ..................................................................................................................44, 48, 64, 71
Achat soumis a TVA ......................................................................................................39, 86
Activité ...............................................................................................................23, 43, 48, 65
Adresse .................................................................................................................................44
Alarme ..................................................................................................................................28
Aperçu à l écran....................................................................................................................77
Archive .................................................................................................................................28
Article................................................................................... 23, 31, 34, 35, 37, 47, 58, 71, 75
Assistance technique.............................................................................................................15
Assistant ...............................................................................................................................61
Assurance .................................................................................................................23, 44, 56
Atelier..................................................................................................... 23, 28, 37, 47, 53, 56
Avec TVA ............................................................................................................................56
B
Banque............................................................................................................................49, 63
Barre .....................................................................................................................................21
Bibliothèque .............................................................................................................31, 54, 83
Bon de livraison....................................................................................................................85
C
Calcul....................................................................................................................................69
Carrosserie......................................................................................................................47, 58
Carte grise.............................................................................................................................39
Cession ...........................................................................................................................47, 86
Chaînage...............................................................................................................................31
Champs de saisie ..................................................................................................................26
Chef d'atelier.........................................................................................................................43
Chiffrage...............................................................................................................................28
Choc......................................................................................................................................56
Client ................................................................................................ 23, 37, 44, 46, 48, 56, 75
Code chiffrage ......................................................................................................................42
Codes remises.......................................................................................................................37
Colonne ................................................................................................................................22
Commande......................................................................................................................44, 71
90 Automobile
Commande à partir d un OR.................................................................................................69
Commande fournisseur...................................................................................................66, 69
Commentaire ........................................................................................................................58
Compagnon....................................................................................... 23, 43, 48, 65, 66, 75, 88
Complément .........................................................................................................................56
Comptabilité ...................................................................................................................28, 64
Comptable.............................................................................................................................64
Compte .....................................................................................................................28, 37, 64
Compteur..............................................................................................................................28
Comptoir.........................................................................................................................47, 85
Conditionnement ..................................................................................................................31
Conditions de facturation......................................................................................................44
Configuration recomandée....................................................................................................16
Constructeur .........................................................................................................................31
Contact..................................................................................................................................44
Contrat d entretien ................................................................................................................39
Corps de facture....................................................................................................................58
Couleurs................................................................................................................................42
Coût horaire..........................................................................................................................48
Coût moyen ..........................................................................................................................75
Création ..........................................................................................................................23, 27
Création d'une nouvelle société ............................................................................................27
D
Date ................................................................................................................................26, 56
Département .........................................................................................................................48
Dépôt ..............................................................................................................................28, 31
Dépôts de stock.....................................................................................................................48
Désinstallation du programme ..............................................................................................19
Détail ..............................................................................................................................47, 59
Détail forfait .........................................................................................................................56
Devis.........................................................................................................................47, 56, 60
Document ................................................................. 47, 49, 51, 53, 56, 59, 60, 64, 66, 69, 86
Document de Garantie ..........................................................................................................60
Donnée.................................................................................................... 23, 31, 34, 39, 44, 75
Duplication .....................................................................................................................23, 51
E
Echéance...............................................................................................................................59
Echéancier ............................................................................................................................75
Ecriture .................................................................................................................................64
Emballage .............................................................................................................................31
Emplacements.......................................................................................................................48
Emprunt................................................................................................................................86
Enregistrement......................................................................................................................22
Entête....................................................................................................................................56
Automobile 91
Entête de facture ...................................................................................................................56
Entrée..............................................................................................................................71, 86
Entrées et sorties de Stock ....................................................................................................71
Estimation de Travaux..........................................................................................................60
Etats comptables...................................................................................................................75
Etebac ...................................................................................................................................48
Euro ......................................................................................................................................28
Expert ...................................................................................................................................44
Exportation ...........................................................................................................................83
F
Facturation................................................................................................................28, 58, 86
Facture ...................................................................... 47, 51, 53, 56, 58, 60, 64, 65, 75, 85, 86
Famille................................................................................................................31, 34, 37, 46
Familles clients.....................................................................................................................46
Familles d articles.................................................................................................................37
Famillle.................................................................................................................................35
Filtre .........................................................................................................................22, 23, 61
Fonctions communes aux impressions..................................................................................73
forfait....................................................................................................................................58
Forfait .............................................................................................................................35, 47
Format ..................................................................................................................................28
Fournisseur.........................................................................................................31, 42, 44, 48
Franchise ..............................................................................................................................56
G
Garage ..................................................................................................................................58
Garantie ..............................................................................................................39, 47, 53, 60
Génération ............................................................................................................................69
Générique .............................................................................................................................35
Gestion de stock....................................................................................................................31
Gestion des fichiers de données............................................................................................23
Gestion des garanties............................................................................................................53
Gestion des heures................................................................................................................65
Gestion des temps barêmés...................................................................................................54
Gestion le main d oeuvre peinture ........................................................................................55
Grille.........................................................................................................................22, 37, 58
Grilles de remises .................................................................................................................37
Groupe ..................................................................................................................................47
Groupe de pièces ..................................................................................................................37
H
Heure ....................................................................................................................................88
Heures non productives ........................................................................................................48
92 Automobile
Heures productives...............................................................................................................48
Historique .................................................................................................................39, 44, 65
Historique détaillé.................................................................................................................39
Huile .....................................................................................................................................31
I
Icône .....................................................................................................................................21
Immatriculation ....................................................................................................................39
Importation ...........................................................................................................................83
Importation et exportation des données................................................................................83
Impression ................................................................................................................51, 66, 73
Imprimante .....................................................................................................................73, 75
Ingrédient..................................................................................................................28, 35, 55
Installation du produit...........................................................................................................17
Intermédiaire...................................................................................................................44, 56
Inventaire........................................................................................................................71, 75
K
Kilométrage ..........................................................................................................................56
L
Lancement du logiciel...........................................................................................................18
Lettre de change....................................................................................................................48
Lignes...................................................................................................................................58
Lisezmoi.txt......................................................................................................................9, 15
Liste ......................................................................................................................................26
Liste des impressions............................................................................................................75
Lot ........................................................................................................................................86
Lubrifiant..............................................................................................................................31
M
Main d oeuvre............................................................................. 31, 34, 35, 47, 54, 55, 58, 88
Majoration ............................................................................................................................31
Marque......................................................................................................................35, 39, 42
Mécanique ............................................................................................................................47
Mémo..............................................................................................................................28, 49
Menu.....................................................................................................................................21
Menus et barres d icônes.......................................................................................................21
Minimum..............................................................................................................................31
Mode de règlement .........................................................................................................44, 63
Modèle......................................................................................................................35, 37, 39
Modèles................................................................................................................................42
Modéles de grille de remises ................................................................................................37
Automobile 93
Modes de règlements............................................................................................................48
Modification ...................................................................................................................23, 51
Module............................................................................................................................85, 88
Module comptoir ..................................................................................................................85
Module de liaison d Arva .....................................................................................................88
Module Pointeuse .................................................................................................................88
Module VN/VO....................................................................................................................86
Montant ..........................................................................................................................26, 61
Mouvement...........................................................................................................................75
N
Nacré ....................................................................................................................................35
Nouveau................................................................................................................................51
O
Opaque..................................................................................................................................35
Opération ........................................................................................................................54, 88
Option.......................................................................................................................28, 42, 85
Ordre de réparation.............................................................................................47, 56, 60, 65
Outil......................................................................................................................................79
Ouverture..............................................................................................................................23
P
Paiement .........................................................................................................................48, 61
Paramétrage ..........................................................................................................................28
Parc.......................................................................................................................................86
Pays ......................................................................................................................................48
Peinture...........................................................................................................................35, 55
Petite fourniture ....................................................................................................................47
Pièce ...................................................................................................................31, 35, 47, 69
Pied de facture ......................................................................................................................59
Pointer ......................................................................................................................61, 63, 71
Pointeuse ............................................................................................................28, 43, 65, 88
Préférence .............................................................................................................................28
Préférences de la Société ......................................................................................................28
Prélèvement ....................................................................................................................48, 63
Prix d achat...........................................................................................................................69
Prix de revient.......................................................................................................................31
Productivité...........................................................................................................................75
Propriété ...............................................................................................................................22
Propriétés générales des listes / grilles..................................................................................22
94 Automobile
R
Réapprovisionnement ...........................................................................................................44
Réception..............................................................................................................................69
Réceptionné par....................................................................................................................56
Recherche .......................................................................................................................23, 51
Recherche des ventes............................................................................................................51
Récupération.........................................................................................................................27
Récupération des dossiers crées sous EBP Garage ...............................................................28
Récupération des dossiers crées sous un autre logiciel .........................................................29
Référence..............................................................................................................................31
Règlement.................................................................................................................59, 61, 63
Regroupement.................................................................................................................69, 85
Relance .................................................................................................................................44
Relevé de factures.................................................................................................................75
Remise ................................................................................................................31, 37, 47, 63
Remise en banque.................................................................................................................63
Rendement......................................................................................................................43, 65
Réparation.............................................................................................................................86
Réseau ..................................................................................................................................16
Restaurer...............................................................................................................................79
S
Saisie ........................................................................................................................56, 58, 61
Saisie à la volée ....................................................................................................................58
Saisie d une facture...............................................................................................................56
Saisie des heures.............................................................................................................65, 66
Saisie des règlements clients.................................................................................................61
Saisie journalière des heures.................................................................................................43
Sauvegarde et restauration....................................................................................................79
Sauvegarder..........................................................................................................................79
Sélection ...............................................................................................................................22
Sinistre..................................................................................................................................56
Société ............................................................................................................................27, 28
Société d enretien..................................................................................................................44
Solde.....................................................................................................................................63
Sortie ..............................................................................................................................71, 86
Soumis à TVA ......................................................................................................................44
Statistique .............................................................................................................................59
Stock............................................................................................................. 28, 31, 44, 71, 75
Suppression.....................................................................................................................23, 51
T
Tableau de bord ....................................................................................................................67
Tarif................................................................................................................................23, 47
Taux horaire..........................................................................................................................55
Automobile 95
Temps...................................................................................................................................54
Temps barêmé ................................................................................................................31, 34
Texte.....................................................................................................................................26
Tiers..........................................................................................................................28, 48, 61
Traite ..............................................................................................................................48, 75
Traitement.......................................................................................................................63, 65
Traitements depuis les documents de vente ..........................................................................66
Transfert ...................................................................................................................51, 66, 86
Transfert comptable ..............................................................................................................64
Travaux.....................................................................................................................65, 66, 75
Tri.........................................................................................................................................23
TVA................................................................................................................................28, 31
Type................................................................................................................................35, 39
Type de facturation...............................................................................................................47
Types de véhicule .................................................................................................................42
U
Utilitaire................................................................................................................................39
V
Validation .............................................................................................................................58
Validation de l inventaire......................................................................................................71
Valider..................................................................................................................................71
Véhicule.................................................................................................. 23, 35, 39, 56, 75, 86
Vente ................................................................................................ 31, 51, 56, 60, 64, 66, 75
Vernis...................................................................................................................................35
Ville......................................................................................................................................48
Villes départements et pays .................................................................................................48
Visualisation.........................................................................................................................51
Vn/vo..............................................................................................................................28, 47
96 Automobile
NOTES
EBP Automobile V10
Pour Windows 2000, XP et Vista
Manuel Utilisateur
1 AVANT DE COMMENCER ................................................................................................................................................................................. 1
1.1 A LIRE .................................................................................................................................................................................................................. 1
1.1.1 Le code d’activation ................................................................................................................................................................................... 1
1.1.2 Le fichier LISEZMOI .................................................................................................................................................................................. 1
1.1.3 La sauvegarde ............................................................................................................................................................................................ 1
1.2 ASSISTANCE TECHNIQUE .......................................................................................................................................................................................... 1
1.2.1 Comment contacter le service technique ? ................................................................................................................................................. 1
1.3 CONFIGURATION RECOMMANDÉE ............................................................................................................................................................................... 1
1.3.1 Liste des réseaux ........................................................................................................................................................................................ 1
1.3.2 Protocole validé ......................................................................................................................................................................................... 2
1.3.3 Matériel conseillé ....................................................................................................................................................................................... 2
2 INSTALLATION .................................................................................................................................................................................................... 3
2.1 INSTALLATION EN RÉSEAU ........................................................................................................................................................................................ 3
2.1.1 Installation et configuration réseau poste à poste (jusqu’à 4 postes) ........................................................................................................ 3
2.1.2 Installation et configuration client/serveur ................................................................................................................................................ 4
2.2 LANCEMENT DU LOGICIEL ........................................................................................................................................................................................ 4
2.2.1 Par le menu Démarrer ............................................................................................................................................................................... 4
2.2.2 A partir du bureau ...................................................................................................................................................................................... 4
2.3 CODE D'ACTIVATION ................................................................................................................................................................................................ 4
2.3.1 Comment saisir le code d’activation ? ....................................................................................................................................................... 4
2.4 DÉSINSTALLATION DU PROGRAMME ............................................................................................................................................................................ 4
3 PRÉSENTATION ET UTILISATION DU LOGICIEL ..................................................................................................................................... 5
3.1 PROPRIÉTÉS GÉNÉRALES DES LISTES / GRILLES ............................................................................................................................................................. 5
3.1.1 Présentation générale ................................................................................................................................................................................. 5
3.2 GESTION DES FICHIERS DE DONNÉES ........................................................................................................................................................................... 5
3.2.1 Liste ........................................................................................................................................................................................................... 5
3.2.2 Fiche ........................................................................................................................................................................................................... 6
3.3 CHAMPS DE SAISIE .................................................................................................................................................................................................. 7
3.3.1 Saisie d’une date ....................................................................................................................................................................................... 7
3.3.2 Champ avec choix prédéfinis .................................................................................................................................................................... 7
3.3.3 Saisie d’un montant .................................................................................................................................................................................... 7
3.3.4 Champ Texte ............................................................................................................................................................................................... 8
3.3.5 Champ avec appel de liste ......................................................................................................................................................................... 8
4 CRÉATION ET PARAMÉTRAGE D'UNE SOCIÉTÉ ...................................................................................................................................... 9
4.1 CRÉATION D'UNE NOUVELLE SOCIÉTÉ ......................................................................................................................................................................... 9
4.2 PRÉFÉRENCES DE LA SOCIÉTÉ ................................................................................................................................................................................... 9
4.3 RÉCUPÉRATION DES DOSSIERS CRÉES SOUS UNE ANCIENNE VERSION ................................................................................................................................. 9
4.3.1 Solution EBP Automobile V8 et EBP Garage/Carrosserie V6 .................................................................................................................. 9
4.3.2 EBP Garage V5 .......................................................................................................................................................................................... 9
4.4 RÉCUPÉRATION DES DOSSIERS CRÉES SOUS UN AUTRE LOGICIEL ....................................................................................................................................... 9
4.4.1 EBP Garage sous DOS ............................................................................................................................................................................... 9
4.4.2 API Garage sous Dos ............................................................................................................................................................................... 10
4.4.3 API sous Windows .................................................................................................................................................................................... 10
4.4.4 AssLog ...................................................................................................................................................................................................... 10
4.4.5 Solycar ...................................................................................................................................................................................................... 10
4.4.6 Vulcain ...................................................................................................................................................................................................... 10
4.4.7 IDS/VEGA ................................................................................................................................................................................................ 10
5 DONNÉES ............................................................................................................................................................................................................. 11
5.1 ARTICLES ............................................................................................................................................................................................................ 11
5.1.1 Articles ...................................................................................................................................................................................................... 11
5.1.2 Pièces ........................................................................................................................................................................................................ 11
5.1.3 Main d'œuvre ............................................................................................................................................................................................ 14
5.1.4 Ingrédient ................................................................................................................................................................................................. 16
5.1.5 Forfaits ..................................................................................................................................................................................................... 16
5.1.6 Groupes de pièces .................................................................................................................................................................................... 17
5.1.7 Familles d'articles .................................................................................................................................................................................... 17
5.1.8 Remises ..................................................................................................................................................................................................... 18
5.2 VÉHICULES .......................................................................................................................................................................................................... 19
5.2.1 Véhicules .................................................................................................................................................................................................. 19
5.2.2 Options ..................................................................................................................................................................................................... 22
5.2.3 Marques, modèles et types de véhicules ................................................................................................................................................... 22
5.2.4 Couleurs ................................................................................................................................................................................................... 22
5.3 TIERS ................................................................................................................................................................................................................. 22
5.3.1 Compagnons ............................................................................................................................................................................................. 22
Table des matières
5.3.2 Fournisseurs ............................................................................................................................................................................................. 23
5.3.3 Assurances, intermédiaires, experts et sociétés d'entretien ..................................................................................................................... 23
5.3.4 Clients ....................................................................................................................................................................................................... 23
5.4 AUTRES .............................................................................................................................................................................................................. 25
5.4.1 Ateliers ...................................................................................................................................................................................................... 25
5.4.2 Tarifs ........................................................................................................................................................................................................ 26
5.4.3 Activités .................................................................................................................................................................................................... 27
5.4.4 Modes de règlements ................................................................................................................................................................................ 27
5.4.5 Dépôts de stock ......................................................................................................................................................................................... 27
5.4.6 Emplacements ........................................................................................................................................................................................... 28
5.4.7 Villes, départements et pays ..................................................................................................................................................................... 28
5.4.8 Mémos ...................................................................................................................................................................................................... 28
5.4.9 Banques .................................................................................................................................................................................................... 28
6 VENTES ................................................................................................................................................................................................................ 29
6.1 RECHERCHE DES VENTES ........................................................................................................................................................................................ 29
6.1.1 Les modes de recherche des documents de Vente .................................................................................................................................... 29
6.1.2 Les options de la fenêtre de recherche ..................................................................................................................................................... 29
6.2 GESTION DES GARANTIES ....................................................................................................................................................................................... 30
6.2.1 Création du tarif et de l’atelier Garantie ................................................................................................................................................. 30
6.3 GESTION DES TEMPS BARÊMÉS ................................................................................................................................................................................ 30
6.3.1 Temps passé par défaut ............................................................................................................................................................................ 30
6.3.2 Temps barêmés ......................................................................................................................................................................................... 30
6.4 GESTION DE LA MAIN D’ŒUVRE PEINTURE ................................................................................................................................................................. 31
6.4.1 Ingrédient ................................................................................................................................................................................................. 31
6.4.2 Saisie d’une heure de main-d’œuvre Peinture ......................................................................................................................................... 31
6.5 DOCUMENTS DE VENTE .......................................................................................................................................................................................... 31
6.5.1 Facture ..................................................................................................................................................................................................... 32
6.5.2 Autres types de documents de Vente ......................................................................................................................................................... 37
7 TRAITEMENTS ................................................................................................................................................................................................... 39
7.1 SAISIE DES RÈGLEMENTS ........................................................................................................................................................................................ 39
7.1.1 Consultation des règlements .................................................................................................................................................................... 39
7.1.2 Assistant de saisie des règlements ............................................................................................................................................................ 39
7.1.3 Affectation manuelle des règlements ........................................................................................................................................................ 40
7.1.4 Validation du règlement ........................................................................................................................................................................... 41
7.2 REMISE EN BANQUE .............................................................................................................................................................................................. 41
7.2.1 Remise en banque ..................................................................................................................................................................................... 41
7.2.2 Remise de règlements de type lettre de change ........................................................................................................................................ 41
7.2.3 Remise de règlement de type prélèvement ................................................................................................................................................ 42
7.3 TRANSFERT COMPTABLE ......................................................................................................................................................................................... 42
7.3.1 Paramétrage du transfert ......................................................................................................................................................................... 42
7.3.2 Lancement du transfert ............................................................................................................................................................................. 42
7.3.3 Réexportation comptable .......................................................................................................................................................................... 43
7.4 GESTION DES HEURES ............................................................................................................................................................................................ 43
7.4.1 Saisie des heures compagnons ................................................................................................................................................................. 43
7.4.2 Historique des heures ............................................................................................................................................................................... 43
7.4.3 Calendrier ................................................................................................................................................................................................ 43
7.4.4 Statistique ................................................................................................................................................................................................. 43
7.4.5 Re-calcul Rendement Compagnon ........................................................................................................................................................... 44
7.5 TRAITEMENTS DEPUIS LES DOCUMENTS DE VENTE ....................................................................................................................................................... 44
7.5.1 Impression du document ........................................................................................................................................................................... 44
7.5.2 Transfert d’un document .......................................................................................................................................................................... 44
7.5.3 Génération des commandes fournisseurs à partir de l’OR ..................................................................................................................... 44
7.5.4 Travaux des compagnons pour le document ............................................................................................................................................ 44
8 ACHATS ................................................................................................................................................................................................................ 45
8.1 COMMANDE FOURNISSEUR ...................................................................................................................................................................................... 45
8.1.1 Création d’une commande fournisseur .................................................................................................................................................... 45
8.2 APPROVISIONNEMENT AUTOMATIQUE ........................................................................................................................................................................ 45
8.2.1 Procédure ................................................................................................................................................................................................. 45
9 INVENTAIRE ....................................................................................................................................................................................................... 48
9.1 VALIDATION DE L'INVENTAIRE ................................................................................................................................................................................ 48
9.2 VISUALISATION DE L'INVENTAIRE ............................................................................................................................................................................. 48
10 IMPRESSIONS ................................................................................................................................................................................................... 49
10.1 FONCTIONS COMMUNES AUX IMPRESSIONS ............................................................................................................................................................... 49
10.1.1 Les imprimante utilisateurs .................................................................................................................................................................... 49
Table des matières
10.1.2 Le menu Impressions .............................................................................................................................................................................. 49
10.2 APERÇU À L'ÉCRAN ............................................................................................................................................................................................. 50
10.2.1 Présentation des fenêtres d'aperçu ......................................................................................................................................................... 50
11 OUTILS ............................................................................................................................................................................................................... 52
11.1 SAUVEGARDE ET RESTAURATION ............................................................................................................................................................................ 52
11.1.1 Options de sauvegarde et de restauration .............................................................................................................................................. 52
11.1.2 Sauvegarde ............................................................................................................................................................................................. 52
11.1.3 Sauvegarde et restauration des modèles et des formats ......................................................................................................................... 53
11.1.4 Lancer une restauration ......................................................................................................................................................................... 53
11.2 IMPORTATION ET EXPORTATION DES DONNÉES .......................................................................................................................................................... 54
11.2.1 Importation des bibliothèques constructeurs ......................................................................................................................................... 54
11.2.2 Importation/Exportation personnalisée ................................................................................................................................................. 54
12.1 MODULE COMPTOIR ........................................................................................................................................................................................... 57
12.1.1 Les bons de livraison .............................................................................................................................................................................. 57
12.1.2 La facture Comptoir ............................................................................................................................................................................... 57
12.2 MODULE VN/VO ............................................................................................................................................................................................. 57
12.2.1 Le parc de véhicule VN/VO .................................................................................................................................................................... 58
12.2.2 Les réparations sur véhicule VN/VO ...................................................................................................................................................... 58
12.2.3 Facturation VN/VO ................................................................................................................................................................................ 59
12.2.4 Les impressions ...................................................................................................................................................................................... 59
12.3 MODULE POINTEUSE ........................................................................................................................................................................................... 60
12.3.1 Spécificité du module .............................................................................................................................................................................. 60
13 INDEX .................................................................................................................................................................................................................. 61
Avant de commencer
1 Avant de commencer
1.1 A lire
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Cette aide en ligne contextuelle présente votre logiciel et donne toutes les informations nécessaires à son
installation et à sa découverte.
- Pour une aide directe sur un écran précis, utilisez la touche F1,
- Pour une aide générale, lancez la commande Rubriques d'aide du menu ?. Les onglets Index et
Recherche vous permettent de retrouver l’aide souhaitée très rapidement et de manière approfondie.
1.1.1 Le code d’activation
Le programme vous est livré en version d’évaluation qui propose l’ensemble des fonctionnalités, selon la version
choisie, pendant 40 jours. Au delà de ces 40 jours, la saisie sera limitée en nombre de documents de vente.
1.1.2 Le fichier LISEZMOI
Avant d'utiliser ce produit ou lorsque vous réinstallez une mise à jour de version, veuillez consulter le fichier
LISEZMOI accessible dans le logiciel à partir du menu ?. Il contient toutes les modifications et évolutions
apportées au logiciel depuis que la documentation et/ou l'aide ont été réalisées.
1.1.3 La sauvegarde
La sauvegarde est très importante puisqu'elle vous permet de sauvegarder l'ensemble des données enregistrées
par votre logiciel sur un support extérieur. Ainsi, en cas de problème sur votre disque dur ou sur vos fichiers,
vous pourrez à tout moment retrouver des données correctes.
1.2 Assistance technique
EBP Informatique met à votre disposition une assistance technique qui répond à vos questions.
Avant de nous contacter, notez:
− Votre numéro de licence, envoyé par notre service commercial : nos techniciens ne pourront vous
-répondre sans ce numéro.
− La description du type de configuration matériel (type de l'ordinateur, l'état du disque dur,
fonctionnement réseau ou monoposte...)
− Le logiciel que vous utilisez et sa version (menu ?) .
Notre support téléphonique technique est ouvert :
Du lundi au jeudi : 8H00 à 19H00
Le vendredi : 8H00 à 18H00
1.2.1 Comment contacter le service technique ?
Utilisez notre ligne téléphonique directe (un standard vous accueille, si aucun technicien n'est disponible, veuillez
patienter vous êtes sur une file d'attente).
- Composez le 0811 65 20 00 (Coût d’un appel local).
- Pour tout problème technique, vous pouvez également nous adresser vos problèmes par e-mail à
vwin.support@ebp.com en précisant votre numéro de licence donnant droit à l'assistance, le nom et la
version du produit.
1.3 Configuration recommandée
1.3.1 Liste des réseaux
1.3.1.1 Poste à poste (jusqu’à 4 postes)
Les systèmes d’exploitation validés dans cette configuration sont :
- Windows 2000 (Service Pack 4)
- Windows XP
- Windows Vista
Attention
1
Le processeur et la mémoire vive du poste doivent être adaptés au système d’exploitation. La configuration
minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est la suivante :
Un processeur Intel Pentium 4 (2 ghz) et 512 Mo de RAM.
1.3.1.2 Serveur dédié
Les systèmes d’exploitation validés dans cette configuration sont :
- Windows 2000 Serveur
- Windows 2003 Serveur
1.3.2 Protocole validé
Seul le protocole TCP/IP est validé.
Il faut que ce protocole soit installé sur les stations et le serveur.
1.3.3 Matériel conseillé
Pour plusieurs postes connectés ou lors d’une utilisation intensive des ressources réseaux, il est obligatoire de
posséder un switch à 100 Mbps.
De plus, nous avons remarqué une plus grande fiabilité en utilisant un câblage de type RJ 45. N’hésitez pas à
nous contacter pour des informations précises concernant les cartes réseaux validées.
Attention
Nous déconseillons l’utilisation de réseau sans fil (Wifi) et du courant porteur en ligne (CPL, technologie visant à
faire passer de l'information à bas ou haut débit sur les lignes électriques). Ces types de réseau présentent un
manque de fiabilité et ne présentent pas une vitesse de réseau suffisante. Nous ne validons pas l’utilisation de ce
produit en réseau avec ce matériel.
2
2 Installation
2.1 Installation en réseau
2.1.1 Installation et configuration réseau poste à poste (jusqu’à 4 postes)
2.1.1.1 Installation sur le serveur de données (serveur dédié ou non).
Avant de commencer l’installation, vous devez choisir un PC qui tiendra le rôle de serveur de données.
Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation du logiciel de type personnalisé en
laissant les répertoires par défaut (mais vous pouvez choisir un autre lecteur) :
Répertoire du logiciel:
C:\PROGRAM FILES\EBP
Répertoire des dossiers de démonstration:
C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS
Répertoires données:
C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE
Attention
Dans le cas d’une installation sur un serveur dédié, il est impératif de débrider le produit EBP sur le serveur.
Partagez C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP en accès complet via l’Explorateur
Windows (cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire et choisissez Partage et sécurité).
Attention
Vérifiez dans l’onglet Sécurité que l’utilisateur du produit EBP a un contrôle total sur le répertoire
C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP
2.1.1.2 Installation sur les postes clients.
Sur les stations qui utiliseront le logiciel, créez un lecteur réseau qui pointe vers le répertoire C:\DOCUMENTS
AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP de la station.
Pour cela ouvrez le voisinage réseau par l’Explorateur Windows, double cliquez sur la station serveur et cliquez
avec le bouton droit de la souris sur le répertoire EBP (vous pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la
souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionner Propriétés) et choisissez "Se connecter à un
lecteur réseau".
Assignez une lettre et cochez la ligne "Se reconnecter au démarrage". (vous pouvez aussi cliquez avec le bouton
droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionner Propriétés).
Puis faîtes une installation du logiciel de type personnalisée sur tous les PC concernés, en modifiant les
répertoires suivants (en admettant que X correspond au lecteur réseau précédemment créé) :
Répertoire du logiciel:
C:\PROGRAM FILES\EBP
Répertoire des dossiers de démonstration:
C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS
Répertoires données:
X:\PARTAGE
Attention
Vérifiez que l’utilisateur du poste client a un contrôle total sur le répertoire C:\PROGRAM FILES
2.1.2 Installation et configuration client/serveur
2.1.2.1 Installation sur le serveur
L'installation de l’application sur le serveur est identique à celle poste à poste, sauf que le logiciel n'est pas
installé sur le serveur.
Par conséquent, vous devez créer sur le serveur un répertoire EBP puis le partager en accès complet pour les
utilisateurs pouvant utiliser le logiciel (vous devez pour cela disposer du droit d'administrateur). Dans ce
répertoire, créez le sous-répertoires PARTAGE.
2.1.2.2 Installation sur les postes clients.
L'installation sur les postes clients est identique à celle poste à poste.
2.2 Lancement du Logiciel
2.2.1 Par le menu Démarrer
Après installation du logiciel, un icône EBP Automobile V10 est créée dans le groupe EBP, accessible par le menu
Démarrer / Programmes / EBP / Automobile V10. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus.
2.2.2 A partir du bureau
Si à l’installation du produit, vous avez demandé la création d’une icône EBP Automobile V10 sur le bureau. Vous
pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus.
2.3 Code d'activation
2.3.1 Comment saisir le code d’activation ?
Lorsque vous installez le produit EBP, celui-ci reste en version d’évaluation, c’est-à-dire que vous utilisez
librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce
délai, si vous n’activez pas votre application, le logiciel sera bridé.
Pour activer le logiciel, vous devez introduire un code d’activation au lancement du logiciel, en cliquant sur
Activez votre logiciel, ou par la commande activer le logiciel du menu ?.
2.3.1.1 Activer manuellement
Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à Internet. Dans
ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Saisissez
manuellement tous les champs (Pour obtenir ces informations composez le 0811 65 80 61).
Après enregistrement du code, vous travaillez alors sur une version activée du logiciel et vous avez accès au
service technique d'EBP pour une durée fonction du contrat d’assistance souscrit.
2.4 Désinstallation du programme
Si vous avez besoin de désinstaller le programme (procédure d’installation interrompue, problème fichier
programme...), allez dans Démarrer + Paramètres + Panneau de configuration et lancez l’Ajout / Suppression de
programmes. Ceci ne supprimera que les fichiers installés par la procédure d’installation sans toucher aux
fichiers créés par l’utilisateur.
4
3 Présentation et utilisation du logiciel
3.1 Propriétés générales des listes / grilles
Une grille est composée de lignes et de colonnes.
Chaque colonne contient le même type de donnée et chaque ligne correspond à un enregistrement différent.
Exemple
Le corps d’une facture et d’une commande fournisseur, la liste des articles et des véhicules sont des grilles.
Comme telles, elles ont des propriétés générales communes.
Pour toute grille, un menu contextuel est accessible par simple clic droit dans la grille (sur le bord grisé des
lignes dans le corps d’un document).
Ce menu propose les principales commandes utiles dans la grille en cours et spécifiques à celle-ci. Il donne
également accès aux propriétés de la grille.
3.1.1 Présentation générale
La ligne courante est repérée par la flèche située sur le bord grisé et une couleur précise.
- Pour effectuer une multi sélections, utilisez la touche Ctrl + clic sur le carré gris situé en début de ligne.
- Clic gauche sélectionne l'ensemble des lignes de la grille.
- Clic droit dans une liste (sur le bord des lignes d’articles dans un corps de document) donne accès au
menu contextuel qui propose :
- les commandes spécifiques à la grille en cours,
- la commande Propriétés commune à toutes les grilles permettant de modifier les colonnes de la grille et
son apparence (couleur, motif),
- la commande Filtres permet de définir des filtres de sélection permettant de n’afficher que certaines
données répondant à des critères précis (voir plus loin, la création d’un filtre).
3.2 Gestion des fichiers de données
La gestion (création, modification, duplication, suppression, recherche) de vos données (articles, clients,
véhicules, tarifs, assurances, ateliers, activités, compagnons ...) s’effectue à partir d’une liste dont vous devez
maîtriser le fonctionnement.
Remarque
Nous allons ici décrire le fonctionnement de la gestion des données sur un fichier de pièces sachant que le
fonctionnement est identique pour tous les fichiers de données.
Lancez la commande Articles + Pièces du menu Données, la liste des pièces existantes s’affiche.
C’est à partir de la liste que vous allez pouvoir :
- Trier ou filtrer la liste suivant des critères précis et rechercher une donnée précise,
- Créer de nouvelles données,
- Modifier et consulter plusieurs informations en simultanée et très rapidement,
- Dupliquer une fiche,
- Imprimer les états associés.
3.2.1 Liste
3.2.1.1 Tri de la liste
Si vous souhaitez avoir un autre tri par défaut, il faut aller le changer dans les propriétés de la grille décrites
dans le chapitre suivant « Propriétés Générales des listes/grilles » .
3.2.1.2 Rechercher une donnée précise
Pour rechercher une donnée, il vous faut tout d’abord sélectionner le critère de tri (voir paragraphe précédent)
sur lequel vous désirez lancer la recherche puis saisir les premiers caractères de la donnée à rechercher. Si vous
validez la saisie par la touche Entrée, elle sera enregistrée dans le menu déroulant et pourra être utilisée pour
d’autres recherches.
Le champ Recherche vous permet de saisir les caractères de recherche (suivant le critère de tri courant). Si vous
saisissez les premiers caractères de la référence de l’article à rechercher, le logiciel affiche la liste des articles
dont la référence commence par ces caractères.
3.2.2 Fiche
3.2.2.1 Ouverture automatique de la fiche
Pour que la fiche s’ouvre automatiquement à l’ouverture d’une liste, il suffit :
- de punaiser la fiche (via l’icône en haut à gauche de la fiche),
- de positionner la fiche à l’écran de manière à pouvoir consulter fiche et liste simultanément,
- de fermer la liste (ce qui fermera la fiche en même temps). A la prochaine ouverture de la liste, la fiche
sera automatiquement ouverte. Pour désactiver ce mode, il suffit de dépunaiser la fiche ou de fermer la
fiche avant la liste.
Rappel
Lorsque vous vous déplacez dans la liste et qu’une fiche est ouverte et punaisée, les informations de la fiche
sont automatiquement mises à jour pour correspondre à la donnée courante dans la liste.
3.2.2.2 Suppression d’une fiche
Pour supprimer une pièce dans la liste, sélectionnez la ligne correspondante et appuyez au choix sur :
- la touche Suppr de votre clavier,
- l’icône de suppression de la barre de navigation « Fiches »,
- l‘entrée « Supprimer » du sous-menu Action de la barre des tâches courantes.
3.2.2.3 Création d’une fiche
Pour créer une nouvelle fiche (pièce) dans votre fichier, utilisez au choix :
- la touche Inser de votre clavier (Ctrl + Inser en mode Edition)
- l’icône de création de la barre de navigation « Fiches »
- l‘entrée « Nouveau » du sous-menu Action de la barre des tâches courantes.
Saisie des informations
Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant la pièce.
Saisissez obligatoirement la référence et le libellé pour avoir accès à la saisie des onglets.
Saisissez toutes les informations concernant la pièce à créer.
Remarque
Pour passer de champ en champ, utilisez la touche 8 (Entrée) et les touches de direction.
Enregistrement de la fiche
Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une autre fiche vierge, utilisez au choix :
- la touche F2,
- l’icône « Enregistrer et nouveau » de la barre de navigation « Fiches »,
- l‘entrée « Enregistrer et nouveau » du sous-menu Action de la barre des tâches courantes.
Sortie de fiche
La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées : un message de
confirmation s’affiche, répondez NON pour fermer sans enregistrer les modifications.
3.2.2.4 Duplication de fiche
Pour dupliquer une fiche existante, sélectionnez-la dans la liste et cliquez au choix sur :
- l’icône « Dupliquer » de la barre de navigation « Fiches »
6
Création et paramétrage d'une société
- l‘entrée « Dupliquer» du sous-menu Action de la barre des tâches courantes.
Le logiciel affiche une nouvelle fiche reprenant les informations de la fiche d’origine et propose un numéro dans
la zone Référence. Saisissez la référence de la nouvelle fiche et enregistrez-la.
3.2.2.5 Modification d’une fiche
Pour modifier le contenu d’une fiche, activez dans la liste la donnée à consulter/modifier et validez la ligne avec
la touche « Entrée » ou avec le menu contextuel + Modifier.
La fiche apparaît. Faites les modifications souhaitées.
3.2.2.6 Les impressions liées aux données courantes
Cliquez sur, au choix sur :
- l’icône « Imprimer » de la barre de navigation « Fiches »
- l‘entrée « Impression» du sous-menu Action de la barre des tâches courantes
- clic droit + Imprimer.
3.3 Champs de saisie
3.3.1 Saisie d’une date
La saisie d'une date complète est très simple. Vous saisissez les deux premiers chiffres du jour, du mois et les
deux derniers chiffres de l'année (05).
Vous pouvez aussi appeler le calendrier en cliquant sur la flèche à droite du champs, et sélectionne votre date.
Exemple
Date de 1ère mise en circulation (fiche Véhicule / onglet Carte grise)
3.3.2 Champ avec choix prédéfinis
Ce type de champ correspond à une liste déroutante qui apparaît quand vous cliquez sur la flèche.
Sélectionnez l’une des informations proposées. Sur un champ Date, un calendrier est ouvert, c’est un jour que
vous sélectionnez.
Exemple
Emballage (fiche Article / onglet tarification)
3.3.3 Saisie d’un montant
La seule caractéristique d'une saisie de montant réside dans les caractères que vous êtes autorisés à taper. En
effet, la vérification du format du montant est effectuée au fur et à mesure de la frappe. Une fois le montant
validé, le logiciel met le nombre au format par défaut défini dans l'onglet Format (Commande Préférences).
7
La saisie accepte le point et la virgule comme séparateur décimal. Le résultat imprimé dépend du format par
défaut associé à ce type de variable ou du format choisi dans le modèle d'impression pour cette variable précise.
Exemple
Prix de revient (fiche Article / onglet tarification)
3.3.4 Champ Texte
Dans un champ Texte de plusieurs lignes (adresse, commentaire…), utilisez la touche Ctrl + Entrée pour passer
à la ligne suivante.
Exemple
Libellé (fiche Article / onglet tarification)
3.3.5 Champ avec appel de liste
Pour ce type de champs, vous pouvez accéder à la liste des données existantes avec F4 ou en cliquant sur l’icône
située sur la droite du champ.
Exemple
Carrosserie (fiche Véhicule / onglet Carte grise)
8
4 Création et paramétrage d'une société
4.1 Création d'une nouvelle société
Activez la commande Nouvelle Société du menu Société. Vous entrez alors dans un assistant qui détaille une à
une les étapes à renseigner.
1- Cette première étape vous permet de créer un dossier.
Saisissez les informations concernant votre société (raison sociale, adresse, téléphone). La combinaison de
touches Ctrl + Entrée permet de passer à la ligne suivante dans les zones de type Adresse.
2 - Utilisez le bouton Suivant pour passer d’étape en étape et cliquez sur le bouton Terminer en fin
d’assistant. Vous pouvez revenir sur une étape avec le bouton Précédent.
Remarque
Ces informations sont consultables par la commande Préférences du menu Société (onglet Société).
4.2 Préférences de la Société
Après création du dossier société et avant de définir vos fichiers de travail (dépôts, fournisseurs, familles de
pièces, pièces, mains-d’œuvre, tarifs, ateliers, véhicules, clients,...), il est indispensable de définir les différents
paramètres de fonctionnement propres à votre société.
Pour cela, lancez la commande Préférences du menu Société et renseignez tous les onglets proposés.
4.3 Récupération des dossiers crées sous une ancienne version
4.3.1 Solution EBP Automobile V8 et EBP Garage/Carrosserie V6
Lors d’une mise à jour de EBP Garage/Carrosserie V6 ou EBP Automobile V8 en EBP Automobile V10, les dossiers
sont automatiquement convertis pour fonctionner avec ce logiciel.
4.3.2 EBP Garage V5
Pour connaître les modalités de migration de EBP Garage V5 en EBP Automobile V10, merci de contacter notre
support client.
4.4 Récupération des dossiers crées sous un autre logiciel
Vous avez la possibilité de récupérer les données créées sous EBP Garage sous DOS, API Garage, ASSLOG
(Assutor), Solycar, Vulcain, IDS/Vega).
Pour cela,
1. Lancez la commande Import de données + Fichiers issus d’un autre logiciel du menu Outils,
2. Sélectionnez le logiciel dans lequel vous travailliez précédemment.
3. Si le dossier à importer est en euro, cochez l’option Les données importées sont en euros.
4. Sélectionnez avec le bouton le répertoire du dossier à récupérer.
5. Lancez l’import en cliquant sur le bouton OK.
4.4.1 EBP Garage sous DOS
Avant de lancer l’importation d’un dossier, vous devez impérativement renseigner un dépôt de stock par défaut,
définir les codes de TVA et créer les codes couleur (voir plus haut les chapitres Initialisation des fichiers de
paramétrage et Préférences de la société).
Important
Toutes les informations concernant votre ancien dossier seront récupérées.
- Articles : Pièces, Main-d'œuvre, Forfaits, Familles, Import des articles de remplacement, Import de
l'emplacement, des quantités en stock et quantité minimum, Import de la liaison fournisseurs/articles
- Clients : Clients, Familles, Modes de règlement, Récupération de la remise facture.
- Véhicules : Véhicules, Récupération des champs Conducteur, Réf. Peinture, Info1 et Info2, Création du
code Carrosserie s'il n'existe pas, Association avec la table des couleurs, Récupération des modèles
- Documents : Ordres de réparation, Factures non imprimées deviennent des Ordres de réparation dans
Garage, Factures imprimées deviennent des Factures dans Garage.
- Divers : Import des compteurs, des fournisseurs principaux, des salariés.
4.4.2 API Garage sous Dos
La récupération d’un dossier venant d’API Dos permet d’intégrer les mêmes fichiers que de Garage Dos.
4.4.3 API sous Windows
Remarque
La récupération d’un dossier venant d’API Windows permet d’intégrer les fichiers suivants : clients, véhicules,
fournisseurs, salariés, assureurs, familles clients, secteurs géographiques, marques, modèles, modes de
règlements, banques de remise et départements.
4.4.4 AssLog
La récupération d’un dossier venant d’AssLog permet d’intégrer uniquement les clients, les véhicules et les
intermédiaires. Avant de lancer l’importation de ces données, vous devez paramétrer la société et initialiser vos
fichiers de paramétrage.
4.4.5 Solycar
L’exportation à partir de Solycar permet la création des 9 fichiers suivants : Article, Cartegrise, client,
fournisseu, histveh, param-cate, param-fami, param-sect, véhicule qui sont récupérable dans EBP Garage.
4.4.6 Vulcain
EBP Automobile V10 permet de récupérer les fichiers d’une base Vulcain. Les fichiers récupérés sont les
suivants : clients, véhicules, fournisseurs, salariés, experts, secteurs géographiques, marques, modèles.
4.4.7 IDS/VEGA
EBP Garage permet la récupération des fichiers clients, véhicules et historiques issus d’IDS6 V5 et VEGA. Pour
plus d’information, contactez notre service commercial au 01.34.94.80.00.
10
5 Données
5.1 Articles
5.1.1 Articles
Vous avez la possibilité d’intégrer des bibliothèques de pièces et de temps barêmés (voir la partie Import de
bibliothèques) ce qui crée automatiquement les fiches de vos articles de type Pièce et Main-d’œuvre.
Si vous avez déjà travaillé sur un logiciel autre qu’EBP et que vous souhaitez récupérer les articles déjà
enregistrés, vous devez générer un fichier ASCII à partir de ce logiciel puis lancez la procédure d’import dans
EBP Garage (voir la partie Import Personnalisé).
Important
Une fois vos pièces enregistrées, vous devez ensuite effectuer une saisie d’inventaire pour toutes les pièces que
vous souhaitez suivre en stock (case Gestion de Stock cochée dans l’onglet Stock).
5.1.2 Pièces
Pour accéder à une fiche pièce, à partir de la liste des pièces :
- Utilisez la touche Inser ou la commande Nouveau du menu Action de la barre des tâches courantes
pour créer une nouvelle pièce.
- Appuyez la touche entrée ou double-cliquez sur une référence pour modifier la fiche de l’article
courant.
Référence et libellé
Ces zones doivent obligatoirement être renseignées pour accéder à la saisie des onglets.
Famille
Indiquez la référence de la famille à laquelle appartient la pièce. Ce choix est indispensable si vous avez défini
des tarifications particulières ou des comptes comptables propres aux familles ou simplement pour obtenir des
états et des statistiques divers classés par famille.
5.1.2.1 Onglet Tarification
Prix de revient
Le calcul du prix de revient dépend des paramètres que vous avez renseignés dans l’onglet Stock des
Préférences de votre dossier.
- Si vous avez coché Calcul du Prix Moyen Pondéré, le prix de revient est recalculé à chaque réception ou
entrée de stock dont le prix d’achat est différent de celui de la fiche.
Exemple
Une entrée en stock de 10 lots de bougies à 4,50 €, suivie d’une entrée de stock de 5 lots de bougies à 4,90 €
donnera un prix de revient pondéré à :
[(4,50 * 10) + (4,90 * 5) ] / 15
soit : 4,63 (où 15 est la quantité totale).
- Si vous n’avez pas coché Calcul du Prix Moyen Pondéré, le prix de revient est celui du dernier prix entré
ou réceptionné (soit dans l’exemple ci-dessus, 4,90 €)
Majoration
Permet de définir un coefficient (ou un pourcentage) de majoration du prix de revient de la pièce afin de définir
le prix de vente HT.
Prix de vente HT
- Si vous avez coché la case Mise à jour du prix de vente lors de la réception, dans l’onglet Stock des
préférences de votre société, une fois le prix de revient mis à jour, le logiciel recalcule le prix de vente à
partir du nouveau prix de revient sans modifier le coefficient de la fiche.
Exemple
Dans le cas d’un lot de bougies. :
Prix de revient : 4,50 Coef : 1,5 et Prix HT : 6,75. Après entrée de 5 lots à 4,90 Euros, le prix de vente passe à :
6,95 lorsque le calcul est effectué à partir du prix moyen pondéré (4,63 * 1.5)
7,35 lorsque le calcul est effectué à partir du dernier prix d’achat/de revient (4,90*1.5)
- Si vous ne cochez pas cette case, le prix de vente reste inchangé : 6,75 mais le coefficient est
recalculé.
Taux de TVA
Vous pouvez sélectionner un des différents taux de TVA qui sont définis dans l’onglet TVA des Préférences.
Prix de vente TTC
Le prix de vente TTC est calculé automatiquement.
Quantité
La quantité indiquée est automatiquement proposée à la facturation. Si rien n’est saisi l’article est facturé à
l’unité.
Code remise
Le code de remise de la pièce est généralement intégré à l’import d’un panier de pièces constructeur, mais peut-
être défini par l’utilisateur.
CORT
(Option disponible en version Renault)
Emballage
Permet de définir le type d’emballage de la pièce (en bidon, en carton ou en vrac).
Chaînage
Cette zone permet de lier automatiquement un autre article à la pièce définie ici. A la facturation, ce deuxième
article sera automatiquement appelé à l’appel de la pièce d’origine.
Pièce constructeur
Cochez cette case pour intégrer une pièce que vous avez manuellement créée à votre panier de pièce
constructeur.
Pièce à ne pas commander sur OR
Cochez cette case si vous ne désirez pas que l’article apparaisse dans les commandes fournisseurs générées à
partir de l’OR (voir les parties La réparation collision et Les achats, ainsi que Génération des commandes à
partir de l’OR).
TVA sur huile
Cette case permet d’effectuer une distinction entre la TVA standard et la TVA sur huile à l’édition de la facture et
dans le journal de vente. Cette option peut être définie au niveau de la famille de l’article.
Le bouton Calculer sert à calculer les statistiques Quantité, Chiffre et Marge sur le mois courant et l’année
courante.
12
Données
Calculer la quantité à partit du TTC
Cette option permet de modifier la quantité de facturation, et non le prix unitaire de vente de la pièce, lors de la
modification du prix TTC en facturation.
Lubrifiant / pneumatique
Permet de définir la nature de la pièce.
Remarque
Le bouton Calculer sert à calculer les statistiques Temps, Chiffre, Marge, Temps passé et Productivité sur le mois
courant et l’année courante.
Code Divers
Permet de rensigner un code divers constructeur.
Petite fourniture
(Option du module de liaison avec D’Arva direct).
Permet de définir les petites fournitures appliquée à la pièce.
5.1.2.2 Onglet Stock
Gestion du stock
Cochez la case Gestion du stock si vous désirez gérer le stock de cette pièce et pouvoir également effectuer un
réapprovisionnement automatique (voir la partie Le suivi de stock + Le réapprovisionnement automatique).
Dépôt
Permet de visualiser le stock ainsi que les mouvements de la pièce dans le dépôt sélectionné.
Emplacement
Permet d’indiquer la position de la pièce dans le stock. Un état par emplacement pourra être édité.
Minimum
L’état de réapprovisionnement signalera cet article si sa quantité en stock est inférieure à la quantité indiquée
ici.
Remarque
Les zones Cmdes Frs (commandes Fournisseurs), Entrées, Sorties et En Stock sont inaccessibles à la saisie. Elles
sont automatiquement mises à jour à partir des commandes et des réceptions de commandes fournisseurs, des
saisies d’inventaire, d’entrées et de sorties de stock et bien entendu de la facturation.
La grille affiche un historique de tous les mouvements de stock (entrées/sorties/inventaire/facture..) pour tous
les articles à partir du moment où la case Mouvementer le stock est cochée dans l’onglet Stock des préférences
de la société et suivant le dépôt sélectionné.
5.1.2.3 Onglet fournisseur
Pour pouvoir générer automatiquement des commandes fournisseurs à partir d’un OR ou de l’opération de
Réapprovisionnement automatique (voir la partie Les achats), vous devez indiquer au moins un fournisseur.
Remarque
Si des colonnes n’apparaissent pas, ajoutez-les avec les propriétés de la grille.
Fournisseur
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Saisissez ici le nom du ou des différents fournisseurs de la pièce. Repérez le fournisseur habituel en cochant la
case Fournisseur principal. Vous pourrez en effet réaliser un réapprovisionnement automatique en tenant compte
du fournisseur principal ou du fournisseur proposant le meilleur prix d’achat.
La liste des fournisseurs peut être automatiquement mise à jour si vous cochez l’option « Alimentation du fichier
Article / Fournisseur automatique » de l’onglet Stock des préférences. A chaque réception de pièces venant d’un
nouveau fournisseur ou avec un nouveau prix d’achat, le nouveau fournisseur et/ou le nouveau prix seront pris
en compte.
Référence fournisseur
Saisissez ici la référence de la pièce chez le fournisseur. A l’impression de la commande, vous pourrez ainsi
obtenir la référence de la pièce chez vous et chez le fournisseur. Cette référence pourra ou non être imprimée
sur la facture fournisseur en fonction du modèle d’impression choisi.
Prix d'achat
Saisissez le prix d’achat de la pièce ou du conditionnement si la pièce est achetée avec un conditionnement
particulier.
Conditionnement
Saisissez ici la quantité de pièces contenues dans le conditionnement minimum de votre fournisseur.
Quantité minimum
Saisissez ici la quantité minimale de pièces ou de conditionnement à commander chez ce fournisseur. Le logiciel
tiendra compte de ces renseignements pour calculer la quantité à commander.
5.1.2.4 Onglet Remplacement
Cet onglet permet de renseigner les pièces qui seront proposés en remplacement de la référence saisie lors de la
facturation si la quantité de celle-ci est épuisée. Il permet aussi de visualiser le dépôt dans lequel est stockée la
pièce de remplacement ainsi que sa quantité en stock.
Exemple
1 - Si la quantité en stock de la référence saisie est épuisée on proposera de facturer la référence
remplaçante avec la quantité saisie dans la facture.
2 - Si la quantité en stock de la référence saisie n'est pas épuisée mais que la quantité facturée est
supérieure à celle du stock.
Alors on facturera en premier lieu la référence saisie avec une quantité correspondant à son stock et on
proposera de facturer la référence remplaçante pour le reste. Par exemple nous avons un référence A avec un
stock de 5 qui a pour référence remplaçante B. Nous faisons une facture en saisissant la référence A et une
quantité de 7. A ce moment on facturera la référence A avec une quantité de 5 et la référence B avec une
quantité de 2.
Important
Dans tous les cas si on refuse d'utiliser la référence remplaçante, c'est la référence saisie qui sera facturée.
5.1.2.5 Onglet Statistique
Cet onglet est automatiquement mis à jour à chaque réalisation d’un document (Facture, Ordre de réparation,
Devis) contenant cette pièce. Il est aussi possible d’avoir les statistiques des documents archivés.
5.1.2.6 Onglet Evolution du CA
Cet onglet permet d’obtenir la quantité vendue, le chiffre d’affaire, le prix de revient et la marge réalisée pour
une année sous forme de tableau ou l’évolution du CA sous forme de graphique.
5.1.2.7 Onglet Commentaire
Cet onglet permet de saisir un commentaire.
5.1.3 Main d'œuvre
14
Données
Pour accéder à une fiche main d’œuvre, à partir de la liste des mains d’œuvres :
- Utilisez la touche Inser ou la commande Nouveau du menu Action de la barre des tâches courantes
pour créer une nouvelle main d’œuvre.
- Appuyez la touche entrée ou double-cliquez sur une référence pour modifier la fiche de l’article
courant.
Référence et libellé
Ces zones doivent obligatoirement être renseignées pour accéder à la saisie des onglets.
Famille
Indiquez la référence de la famille à laquelle appartient la M.O.. Cette saisie est indispensable si vous appliquez
des tarifications ou des comptes comptables spécifiques à certaines familles d’articles ou simplement pour
obtenir des états et des statistiques divers classés par famille.
5.1.3.1 Onglet Tarification
Prix de revient
Il vous est possible de saisir, dans cette zone, le prix de revient de votre main d’œuvre.
Tarif M.O.
Choisissez dans la liste déroulante le type de M.O. à appliquer sur l’opération de main-d’œuvre à créer. A la
facturation, le logiciel ira rechercher dans le tarif actif, le taux horaire correspondant au type de main-d’œuvre
de cette fiche.
Pour définir un montant MO forfaitaire, sélectionnez Forfait. Vous avez alors accès aux zones Prix de Vente.
Prix de vente HT
Le calcul du prix de vente de votre main d’œuvre dépend du tarif renseigné dans vos grilles de Tarifs (voir la
rubrique Les Tarifs).
Taux de TVA
Vous pouvez sélectionner un des différents taux de TVA qui sont définis dans l’onglet TVA des Préférences.
Prix de vente TTC
Le calcul du prix de vente TTC est automatiquement calculé.
Temps
Saisissez ici le temps à facturer correspondant au temps nécessaire pour réaliser cette opération de maind’œuvre.
Remarque
Le bouton Calculer sert à calculer les statistiques Temps, Chiffre, Marge, Temps passé et Productivité sur le mois
courant et l’année courante.
5.1.3.2 Onglet Temps barêmés
Cet onglet permet de consulter ou de définir des temps particuliers à certains types de véhicules. Cet onglet est
généralement mis à jour automatiquement après import d’une bibliothèque des temps barêmés (voir les parties
Import d’une bibliothèque et Gestion des temps barêmés).
5.1.3.3 Onglet Statistique
Cet onglet est automatiquement mis à jour à chaque réalisation d’un document (Facture, Ordre de réparation,
Devis) contenant cette pièce. Il est aussi possible d’avoir les statistiques des documents archivés.
5.1.3.4 Onglet Evolution du CA
Cet onglet permet d’obtenir la quantité vendue, le chiffre d’affaire, le prix de revient et la marge réalisée pour
une année sous forme de tableau ou l’évolution du CA sous forme de graphique.
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5.1.4 Ingrédient
(Option du module Collision / Pack Carrosserie)
Lors de la facturation des opérations de main-d’œuvre Peinture (voir la partie Main-d’œuvre Peinture), le logiciel
recherche l’ingrédient associé au véhicule pour appliquer le tarif correspondant (Opaque, Vernis, Nacré ou
Autres).
Des ingrédients par défaut sont proposés (menu Données \ Articles). Complétez le fichier afin de pouvoir
rapidement renseigner les fiches véhicules.
5.1.5 Forfaits
Un forfait est une prestation composée de plusieurs articles, généralement M.O. + pièces, facturée à un prix
forfaitaire.
Pour accéder à une fiche forfait , à partir de la liste des forfaits :
- Utilisez la touche Inser ou la commande Nouveau du menu Action de la barre des tâches courantes
pour créer une nouvelle main d’œuvre.
- Appuyez la touche entrée ou double-cliquez sur une référence pour modifier la fiche de l’article
courant.
Référence et libellé
Ces zones doivent doivent obligatoirement être renseignées pour accéder à la saisie de la composition du forfait.
Famille
Indiquez la référence de la famille à laquelle appartient le forfait. Cette saisie est indispensable pour appliquer
les tarifications et/ou les comptes comptables particuliers définis éventuellement dans les familles d’articles ou
simplement pour obtenir des états et des statistiques divers classés par famille.
Type
Vous pouvez créer quatre sortes de forfaits pré modélisés : les forfaits Génériques, les forfaits Par Marque, les
forfaits Par Modèle et les forfaits Par Type Véhicule.
- Un forfait Générique est un forfait dont le contenu de base (onglet Détail) s’applique pour tous les
véhicules.
- Un forfait de type « Par Marque » est un forfait dont le pré-modèle (onglet Détail) sert pour définir des
forfaits spécifiques à chaque marque.
Les forfaits associés (onglet Liste des références) sont alimentés directement à partir de la facturation.
Exemple
Vous facturez un forfait VIDANGE de type Par marque pour un véhicule de marque Renault, le logiciel ouvre
automatiquement une fenêtre contenant le pré modèle du forfait ce qui vous permet de définir le forfait
spécifique à cette marque.
Après validation, la fiche du forfait (onglet Liste des références) est automatiquement mise à jour et vous voyez
apparaître la marque Renault et son forfait spécifique.
A la prochaine vidange sur un véhicule de marque Renault, le logiciel ira automatiquement chercher dans l’onglet
Liste des références du forfait, le forfait spécifique à la marque Renault.
- Un forfait de type « Par Modèle » fonctionne comme un forfait de type « Par Marque » si ce n’est que
les forfaits spécifiques sont associés à une gamme de véhicule dans un modèle et une marque
particulière.
- Un forfait de type « Par Type Véhicule » fonctionne comme un forfait de type « Par Marque » si ce n’est
que les forfaits spécifiques sont associés à un type de véhicule dans un modèle et une marque précise.
Taux de TVA
Vous pouvez sélectionner un des différents taux de TVA qui sont définis dans l’onglet TVA des Préférences.
16
Données
Prix de vente
Cette information est obligatoire pour pouvoir valider la création/modification du forfait.
Valider
Ce bouton valide la création/modification du forfait.
5.1.5.1 Onglet Détail
Pour les forfaits de type Générique, saisissez les différents articles composant le forfait. Les montants HT et TTC
affichés en bas à droite de l’écran correspondent à l’addition des différents articles. Le logiciel affiche
automatiquement la plus-value réalisée sur les pièces et la M.O.
Remarque
Pour les trois autres types de forfait saisissez seulement les libellés des articles, vous composerez votre forfait
au moment de la facturation.
Tarif et ingrédient
L’onglet Détail fait apparaître les zones Tarif et Ingrédient. Choisissez ici le tarif sur lequel la base de calcul du
forfait s’effectuera.
Important
Pour un forfait comportant de la main-d’œuvre Peinture, saisissez l’ingrédient utilisé.
5.1.5.2 Onglet Liste des références de forfaits
Cet onglet est utile uniquement pour les forfaits de type par Marque, par Modèle et par Type Véhicule (voir plus
haut, onglet Détail).
Il vous permet de consulter les forfaits particuliers à :
- une marque si le forfait est de type Par Marque,
- un modèle de voitures dans une marque précise si le forfait est de type Par Modèle,
- un type mine de voitures, dans un modèle et une marque précise si le forfait est de type Par Type
mine.
Double-cliquez sur la ligne du forfait pour consulter/modifier son détail.
Remarque
Cet onglet est automatiquement alimenté par les facturations successives.
5.1.6 Groupes de pièces
Un groupe est un ensemble de pièces et d’opérations qui s’intégreront automatiquement dans le document en
une seule opération.
5.1.7 Familles d'articles
Une famille d’articles permet de regrouper les articles selon leur type. Vous pourrez obtenir des statistiques par
famille d’articles, générer des écritures comptables distinctes pour chaque famille d’articles, éditer divers états
classés par famille et gérer une tarification spécifique à une famille (voir la partie La tarification).
La liste des familles (menu Données/Articles) vous permet de créer, modifier vos familles d’articles.
Lors du transfert en comptabilité, si vous ne saisissez pas de comptes comptables dans vos fiches famille, le
logiciel prendra alors en considération les comptes comptables saisis dans l’Atelier, ou dans l’onglet Comptes
des Préférences s’il n’y en a pas de renseignés dans l’Atelier.
Important
La création des familles est automatique si vous vous procurez un panier de pièces constructeur (voir la partie
Import d’ un panier de pièces). Il vous restera simplement à modifier leur fiche si vous souhaitez effectuer un
traitement comptable particulier sur certaines d’entre elles.
17
5.1.8 Remises
5.1.8.1 Codes remises
Les codes remises (menu Données / Articles) fournies par le constructeur doivent être importés ou créés pour
être associées aux fournisseurs ou aux clients.
Pour intégrer la liste des codes remises, il faut effectuer l’import d’un panier de pièces constructeur (voir la
partie Import d’une bibliothèque).
5.1.8.2 Grilles de remises
Les grilles de remises vous permettent d’appliquer un taux de remise aux articles ayant le même code remise.
Cette remise pourra être appliquée aux clients comme aux fournisseurs.
- Pour les fournisseurs, le prix de revient sera calculé à partir de la remise appliquée au prix d’achat.
- Pour les clients ce sera à partir de la remise appliquée que le prix de vente sera calculé.
Une fois l’import du panier de pièces effectué, vous pouvez visualiser et compléter la grille de remises en
passant par la commande « Articles/Grille de remises » du menu Données.
Pour saisir les taux de remise il suffit de faire un double clic sur le code remise et de renseigner le pourcentage
ou de sélectionner la ligne et de cliquer sur le bouton « modifier ».
Important
Après avoir rempli la grille de remises il faut faire à nouveau un import du panier de pièces pour que le logiciel
puisse calculer le prix de revient des articles en fonction du code remise.
De plus, après chaque modification de la grille de remise fournisseur, il est impératif de refaire un import du
panier de pièces. Si vous ne le faîtes pas, les modifications ne seront pas prises en compte.
5.1.8.3 Modèles de grille de remises
La création de modèle
La création de modèle de remises vous permettra d’associer les mêmes remises à différents clients sans avoir à
le faire pour chaque client. Pour cela il faut tout d’abord créer un modèle en passant par la commande « Articles/
Grille modèle » du menu données.
Une fois le modèle de grille de remises créé, il faut y saisir le code remise et le pourcentage de remise. Pour cela
il faut ouvrir la grille de remises en passant par la commande « Articles/Grille de remises », sélectionner le
bouton modèle qui se trouve dans le cadre remise en haut à gauche de la fenêtre et cliquer sur le bouton
nouveau. Renseignez les divers champs de la fenêtre qui apparaît.
Affectation d’un modèle de remise
Les modèles de remises créés et remplis, il ne vous reste plus qu’à les associer à des clients et/ou des
fournisseurs. Pour cela il faut aller dans l’onglet remise de la fiche client ou fournisseur, sélectionner un modèle
et cliquer sur le bouton « Affecter modèle».
La suppression d’un modèle de remise
Pour supprimer un modèle de remises dans une fiche client ou fournisseur, il faut sélectionner dans la zone
« Grille modèle » le modèle à supprimer et de cliquer sur le bouton « Annuler Modèle » pour obtenir le message
suivant : Voulez-vous supprimer les remises associées au modèle ?
Remarque
- Si vous répondez par la positive le modèle de remises et ses lignes seront supprimées.
- Si vous répondez par la négative seul le modèle de remise sera supprimé et ses lignes seront
conservées
Affectation multiple de modèle de remises
Vous avez la possibilité d’affecter plusieurs modèles de remises dans une fiche client ou fournisseur. Pour ce
faire sélectionnez le modèle de remises et cliquez sur le bouton « Affecter Modèle ». Il faut répéter autant de fois
cette opération qu’il y a de modèle de remises à affecter.
18
Données
5.2 Véhicules
5.2.1 Véhicules
Pour accéder à une fiche véhicule, à partir de la liste des véhicules (menu Données/Véhicules) :
- Utilisez la touche Inser ou la commande Nouveau du menu Action de la barre des tâches courantes
pour créer une nouvelle pièce.
- Appuyez la touche entrée ou double-cliquez sur une référence pour modifier la fiche de l’article
courant.
Important
Si vous avez déjà travaillé sur un logiciel (autre qu’EBP) et que vous souhaitez récupérer les véhicules déjà
enregistrés, vous devez générer un fichier ASCII à partir de ce logiciel puis lancer la procédure d’import dans
EBP Garage (voir la partie Import Personnalisé).
Immatriculation
Cette zone doit obligatoirement être renseignée pour accéder à la saisie des onglets.
Propriétaire
Le nom ou la raison sociale sélectionnée dans cette zone sera automatiquement proposé lors de la réalisation
d’un document sur ce véhicule si l’option affichage du propriétaire après le véhicule est cochée dans les
préférences du dossier.
Type de véhicule – Utilitaires – Achat soumis à TVA
Pointez ici le type de véhicule ainsi que la TVA souhaitée. (voir la partie Le module VN/VO).
5.2.1.1 Onglet Carte grise
Cet onglet permet la saisie de divers informations concernant le véhicule.
Marque
Renseignez ici la marque véhicule.
Remarque
- A la saisie des opérations de main-d’œuvre, la marque saisie sera automatiquement recherchée dans
l’onglet Temps barêmés de la fiche de l’article (voir la partie La gestion des temps barêmés).
- A la génération des commandes fournisseurs à partir d’un OR, si la marque du véhicule a un fournisseur
associé, ce dernier sera automatiquement proposé pour l’ensemble des pièces à commander (n’ayant pas
de fournisseur principal dans leur fiche).
- En facturation d’un forfait de type Par Marque, le logiciel recherchera la marque du véhicule traité pour
retrouver le forfait associé (voir rubrique Les Forfait, onglet Détail).
Modèle
Renseignez ici le modèle du véhicule
Remarque
En facturation d’un forfait de type Par Modèle, le logiciel recherchera le modèle du véhicule traité pour retrouver
le forfait associé.
N° de série - Type mine
Renseignez ici le numéro de série et le type mine du véhicule.
Type véhicule
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Renseignez ici le type véhicule.
Remarque
- A la saisie des opérations de main-d’œuvre, le type véhicule saisie sera automatiquement recherchée
dans l’onglet Temps barêmés dans la fiche de l’article (voir la partie La gestion des temps barêmés).
- En facturation d’un forfait de type Par Type véhicule, le logiciel recherchera le modèle du véhicule traité
pour retrouver le forfait associé.
Code identification
Renseignez ici le code national d’identification du type (en cas de réception CE).
Numéro pièce
Renseignez ici le numéro de pièce du véhicule.
Date 1ère MEC
Renseignez ici la date de première mise en circulation du véhicule, qui permettra de calculer le millésime et la
date du prochain contrôle technique (onglet informations).
Dans cet onglet vous pouvez aussi renseigner d’autres informations du véhicule (carrosserie, genre …)
Vous pouvez de plus connaître précédente immatriculation.
Important
En cas de changement d’immatriculation, il vous faudra activer la fiche du véhicule et lancer la commande
Véhicules\Changement d’immatriculation du menu Données.
5.2.1.2 Onglet Informations
Autres Informations / Informations mécaniques
Renseigner ici le numéro DRIR, le numéro clé, le code alarme, le code autoradio, le numéro et le type de boîte,
le numéro de châssis et le numéro de moteur.
Assurance
Renseignez les informations concernant l’assurance du véhicule.
Contrat d’entretien
Si le véhicule possède un contrat d’entretien, renseignez-le dans cette zone.
Garantie
Cette zone permet de définir le contrat de Garantie du véhicule.
5.2.1.3 Onglet Mémos/Autres
Saisissez ici les informations concernant la dernière vidange et la prochaine vidange ainsi le contrôle technique.
Vidange
Pour la vidange, vous pouvez indiquer un kilométrage pour la prochaine vidange et un intervalle de kilomètres
pour l’espacement des vidanges suivantes.
Contrôle technique
Si vous souhaitez être averti, 2 mois avant la date prévue pour le contrôle technique (si la date du prochain
contrôle technique est prévu le 26/09/2001, vous serez averti le 01/07/2001) ou 1000 kilomètres avant le
kilométrage prévu de la vidange cochez l’option dans les préférences de la société (onglet Facturation).
Dans cet onglet, vous pourrez aussi :
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Données
- visualiser les informations concernant la dernière facture effectuée pour ce véhicule,
- renseigner le numéro de flotte du véhicule,
- assigner une alerte technique au véhicule (voir la partie Les Alertes Techniques).
5.2.1.4 Onglet Historique
Cet onglet affiche la liste des documents réalisés sur ce véhicule.
- Si vous double-cliquez sur l’une des lignes, vous ouvrez le document correspondant.
- Si vous cochez la case archive, il n’y aura dans la liste que les documents archivés. L’icône permet
d’imprimer ces informations.
5.2.1.5 Onglet Historique Détaillé
Cet onglet permet d’obtenir la liste détaillée des interventions effectuées sur le véhicule avec, entre autre, des
tris sur les mémos, les pièces et la main-d’œuvre.
Il est aussi possible d’obtenir la liste détaillée des interventions archivées.
5.2.1.6 Onglet Statistique
Cet onglet permet d’obtenir des statistiques mensuelles : Marge, temps total facturé/prévu, chiffre d’affaires, par
type de document.
Il est aussi possible d’obtenir les statistiques des documents archivés.
5.2.1.7 Onglet Evolution du CA
Cet onglet permet d’obtenir le chiffre d’affaire mensuel réalisé sur ce véhicule pour une année sous forme de
tableau ou de graphique.
5.2.1.8 Onglet VN/VO
(Option du module VN/VO)
Informations marchandes
Cette zone permet d’obtenir les informations sur le coût total, le montant des cessions et la marge. Saisissez ici
le prix de d’achat, de vente et la valeur Argus du véhicule.
Immobilisation
Saisissez ici la date d’entrée et de sortie d’immobilisation et le coût journalier de l’immobilisation si vous ne
l’avez pas renseigné dans l’onglet Vn/Vo des préférences.
Stockage
Saisissez ici les numéros de stockage, de lot et le lieu de stockage. Vous pourrez aussi préciser si le véhicule est
une première main ou s’il est en dépôt.
Le numéro de livre de police s’incrémentera automatiquement à chaque entrée de véhicule dans le parc. La zone
ancien propriétaire est à remplir si le véhicule est déjà vendu sinon il se remplira automatiquement lors de la
vente du véhicule.
Ancien propriétaire
Renseignez ici les informations concernant l’ancien propriétaire du véhicule.
5.2.1.9 Onglet Photo
Cet onglet permet d’insérer des photos du véhicule. Il faut auparavant avoir paramétré le chemin où vous
stockerez les photos dans l’onglet Vn/Vo des préférences de votre société.
5.2.1.10 Onglet Clients
Cet onglet permet d’ajouter des clients au véhicule en indiquant leur fonction (Loueur, Conducteur, Assurance).
Si l’option Affichage du propriétaire après le véhicule n’est pas cochée dans les préférences de votre dossier, à
l’insertion du véhicule une fenêtre comprenant les clients associés s’ouvrira pour faire le choix du client à
facturer.
5.2.1.11 Onglet Codes Types
Cet onglet permet de lister les codes types du véhicule.
5.2.1.12 Onglet Options
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(Option du module VN/VO)
Cet onglet permet de saisir les options du véhicule destiné à la vente.
5.2.2 Options
(Option du module VN/VO)
Cette liste permet de créer les options des véhicules destinés à la vente.
5.2.3 Marques, modèles et types de véhicules
La marque, le modèle et le type de véhicule doivent être renseignés dans la fiche des véhicules. Ces
informations servent pour la gestion des temps barêmés, pour les forfaits non génériques et l’ouverture
automatique des outils de chiffrage en fonction de la marque et du modèle.
En création d’une société, un fichier de marques et un fichier de modèles vous sont fournis.
En import d’une bibliothèque de temps barêmés (voir la partie Import d’une bibliothèque), les types de véhicule
sont automatiquement créés.
Important
Pour que la gestion des temps barêmés fonctionne (voir la partie Gestion des temps barêmés) il faut
obligatoirement préciser dans la fiche du véhicule, le type de véhicule.
5.2.4 Couleurs
Les codes couleurs se créent directement depuis la fiche du véhicule (Onglet Carte Grise)
5.3 Tiers
5.3.1 Compagnons
Si vous souhaitez suivre le détail des heures travaillées de votre personnel (employés et compagnons), créez
pour chacun d’entre eux une fiche compagnon et définissez les différentes activités.
5.3.1.1 Onglet adresse
Renseignez ici les informations concernant l’identité du compagnon.
5.3.1.2 Onglet infos
(Option du module Pointeuse)
Saisie journalière
Pour chaque compagnon, vous devez indiquer s’il est chef d’atelier ou non et s’il saisit ses heures en mode
Automatique ou en mode Saisie Journalière.
En mode Automatique, le compagnon vient pointer à chaque début et fin de travail et ne gère ni la date de
saisie, ni la date de début et de fin.
- En mode Saisie journalière, le compagnon enregistre généralement ses heures en fin de journée, il peut
agir sur la date de saisie (dans un écart paramétrable dans l’onglet pointeuse des préférences du
dossier).
Chaque devis, OR, facture réparation pourra être associé à un compagnon (Réceptionnaire en entête du
document) et vous pourrez accéder à la commande Saisie des Travaux par le menu contextuel (ou le menu
Ventes).
En Saisie des Heures Compagnon (Commande gestion des heures+saisie des heures compagnons du menu
traitement), vous pourrez enregistrer les temps passés compagnon par compagnon.
Chef d'atelier
Le chef d’atelier pourra enregistrer les heures de tous les compagnons et cela sans avoir à saisir leur mot de
passe.
5.3.1.3 Onglet coût
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Données
Définissez dans cet onglet , les coûts de revient du compagnon.
5.3.1.4 Onglet infos dépannage
(Option du module Dépannage)
Permet de définir les taux de commissions du compagnon, concernant le dépannage.
5.3.1.5 Onglet évolution du rendement
Statistiques sur le rendement du compagnon.
5.3.2 Fournisseurs
La gestion des fournisseurs (menu Données) permet de gérer les achats (réapprovisionnement, commande
fournisseur, réception de marchandise, facture fournisseur, règlement fournisseur).
Pour chaque pièce (voir la partie Les Articles), vous pouvez renseigner le ou les noms des différents fournisseurs
de l’article (dont le fournisseur principal).
Une option permet d’alimenter automatiquement le nom et le prix d’achat fournisseur d’un article suite à la
validation d’une facture fournisseur (voir l’onglet Stock des préférences de la société).
Remarque
Vous pouvez importer un panier de pièces constructeur (voir la partie Import d’une bibliothèque). Dans ce cas, la
création des fournisseurs est obligatoire (Le constructeur est alors fournisseur).
De plus, le compte comptable défini dans la fiche du fournisseur est automatiquement repris lors du transfert
comptable des achats.
5.3.3 Assurances, intermédiaires, experts et sociétés d'entretien
(Option du module Collision / Pack Carrosserie)
La réparation collision fait intervenir les tiers suivants : Assurances, intermédiaires (assureurs, courtiers, …) et
experts.
De plus, vous pourrez enregistrer pour un même document les règlements clients, assurances, intermédiaires.
En création d’une société, un fichier d’assurances vous est fourni avec les codes GTA/Abonné vous permettant
d’exploiter la liaison ArcAuto.
5.3.4 Clients
5.3.4.1 Clients
Le logiciel propose une gestion des clients approfondie qui permet d’obtenir la liste des véhicules appartenant au
client et un historique des documents, de suivre les échéances et les règlements clients et d’effectuer des
relances clients.
A partir de la liste des clients (menu Données), utilisez la touche Inser pour créer la fiche d’un nouveau client ou
la touche Entrée pour modifier la fiche du client courant.
Les zones Code et Nom doivent obligatoirement être renseignées pour accéder à la saisie des onglets. La case
avec TVA doit être cochée si le client est soumis à TVA.
Pour accéder à une fiche client , à partir de la liste des clients (menu Données/Clients) :
- utilisez la touche Inser ou la commande Nouveau du menu Action de la barre des tâches courantes pour
créer une nouvelle pièce,
- appuyez la touche entrée ou double-cliquez sur une référence pour modifier la fiche de l’article
courant.
Important
Si vous avez déjà travaillé sur un logiciel (autre qu’EBP) et que vous souhaitez récupérer les clients déjà
enregistrés, vous devez générer un fichier ASCII à partir de ce logiciel puis lancez la procédure d’import dans
EBP Garage (voir la partie Import Personnalisé).
Onglet Adresse
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Adresse
Vous avez la possibilité de saisir 4 adresses:
- 2 adresses de facturation, dont une principale qui sera automatiquement proposée lors de la réalisation
d’un document sur ce client.
- 2 adresses de livraison qui pourront être insérées dans un modèle d’impression.
Contact
Saisissez ici le nom, le numéro de téléphone et de portable du contact.
Contact Avancé
Saisissez ici le numéro de fax, l’adresse mail et URL du contact.
Onglet Conditions de facturation
Zone informations diverses
Famille Client
Indiquez la référence de la famille à laquelle appartient le client pour obtenir des états et des statistiques divers
classés par famille.
Commercial
Indiquez le compagnon auquel est rattaché le client.
Secteur
Indiquez le Secteur auquel est rattaché le client.
N°TVA
Saisissez ici le numéro de TVA intra-communautaire.
Zone remises
Si le client à une remise particulière, celle-ci sera prise automatiquement à la facturation.
Ces remises seront calculées dans le pied du document, c’est à dire que si vous saisissez 10 dans pièce, le
logiciel appliquera 10% de remise sur le montant total des pièces.
Zone Options
Mode de Règlement
Le mode de règlement indiqué sera automatiquement proposé en saisie d’un règlement en pied de document. Si
le mode de règlement est de type Lettre de change ou Prélèvements, vous pourrez générer un fichier bancaire à
l’attention de votre banque.
Relevé de Factures
Cochez cette case pour pouvoir imprimer un état comprenant les factures du client pour une période précise.
Nombre de Factures
Saisissez ici le nombre d’exemplaires souhaité à l’impression.
Tarif
Saisissez ici le tarif qui sera utilisé en facturation pour ce client. Il est possible par la suite de modifier le tarif
dans le document de vente.
Onglet Comptabilité
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Données
Cette zone permet de connaître l’encours client et assurance, les montants réglés par le client et l’assurance. On
ne peut rien saisir dans ces zones.
Elle permet aussi de connaître le numéro de la dernière facture, la date à laquelle elle a été établie et son
montant.
Onglet historique
Cet onglet affiche la liste des documents facturés à ce client et qui ne sont pas archivés. Si vous cochez la case
archive, il n’y aura dans la liste que les documents archivés. Si vous faîtes un double clic sur l’une des lignes,
vous ouvrez le document correspondant.
Onglet statistiques
Cet onglet est automatiquement mis à jour à chaque réalisation d’un document (Facture, Ordre de réparation,
Devis) concernant ce client. Il est aussi possible d’avoir les statistiques des documents archivés.
Onglet Evolution du CA
Cet onglet permet d’obtenir le chiffre d’affaire mensuel réalisé sur ce client pour une année sous forme de
tableau ou de graphique.
Onglet Remises
Cet onglet permet de visualiser le pourcentage de remise qui sera appliqué aux articles lors de la facturation par
rapport au code remise renseigné dans la fiche article.
Onglet Véhicules
Cet onglet affiche la liste des véhicules appartenant au client. Si vous faîtes un double clic sur l’une des lignes,
vous ouvrez la fiche du véhicule correspondant.
5.3.4.2 Familles clients
Si vous souhaitez obtenir des états statistiques par famille de clients (particuliers, concessionnaires,…), créez
des familles de clients (commande Clients / Familles du menu Données) et associez à chaque fiche client un code
famille.
5.4 Autres
5.4.1 Ateliers
A toute réalisation de documents (devis, ordre de réparation, facture) est associée un atelier. Sa saisie est
obligatoire et très importante.
L’atelier intervient dans la facturation et permet d’appliquer automatiquement sur le document des paramètres
par défaut (voir la partie La Réparation Collision).
Enfin, vous pourrez imprimer différents états et statistiques sur chacun des ateliers.
Une fiche Atelier (menu Données) se présente ainsi :
5.4.1.1 Onglet Description
Type Facturation
Le choix du type de facturation permet de générer des documents avec des options particulières et dans certains
cas un traitement comptable particulier.
Mécanique
C’est le mode de facturation standard.
Carrosserie
(Option du module Collision / Pack Carrosserie)
Permet d’accéder aux options liées à l’assurance (franchise, prise en charge, ArcAuto...),
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Comptoir
Le véhicule n’intervient pas et la facturation s’effectue uniquement pour des pièces,
Cession
Permet de distinguer les documents internes (Factures Cessions). Une facture de type Cession pourra être
intégrée dans une Facture VN/VO,
VN/VO
(Option du module VN/VO)
Permet de distinguer les ateliers traitant du VN/VO.
Garantie
Permet de distinguer les ateliers traitant des garanties.
Dépannage
(Option du module Dépannage)
Permet de distinguer les ateliers traitant du Dépannage.
Remorquage
(Option du module Dépannage)
Permet de distinguer les ateliers traitant du Remorquage.
Tarif par défaut
Le tarif indiqué ici sera automatiquement appliqué aux articles du document rattaché à cet atelier. Le tarif sera
toutefois modifiable ponctuellement dans le document à partir de l’onglet tarif dans l’entête du document.
Dépôt
Si vous gérez plusieurs dépôts de stock, indiquez le dépôt à mouvementer lors de la réalisation des documents
sur cet atelier.
5.4.1.2 Onglet Comptabilité
Par défaut, le logiciel traite les ventes suivant le paramétrage effectué dans les préférences du dossier (onglet
Comptabilité et Comptes) mais vous pouvez définir un journal et des comptes de ventes particuliers à chaque
atelier ou à un atelier particulier. Ces comptes seront prioritaires par rapport aux comptes des préférences.
5.4.1.3 Onglet Evolution du CA
Cet onglet permet d’obtenir le chiffre d’affaire mensuel réalisé sur cet atelier pour une année sous forme de
tableau ou de graphique.
5.4.2 Tarifs
Lorsque vous facturez un article (pièces, mains-d’œuvre, forfaits et groupes), le logiciel calcule automatiquement
son prix à partir du tarif appliqué sur le document et des renseignements saisis dans la fiche Article (prix, tarif
MO, famille). Sa saisie est obligatoire et très importante.
Un tarif est un tableau qui permet de :
- définir les taux de chaque type de main-d’œuvre,
- d’appliquer des remises pour des mains-d’œuvre précises.
Une fiche Tarif (menu Données) se présente ainsi :
5.4.2.1 Onglet Général
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Données
Tarif MO
La partie Tarif M.O vous permet de définir les différents taux de main-d’œuvre. Les colonnes Remises permettent
de saisir des remises à appliquer sur les tarifs main-d’œuvre de base.
Tarif Ingrédient
La partie Tarif Ingrédient permet de définir les différents montants à ajouter à l’heure de peinture qui varient
selon l’ingrédient peinture utilisé. Les ingrédients sont définis dans le menu Données par la commande Articles +
Ingrédients. A chaque fiche ingrédient est associé l’un des 4 tarifs Ingrédient du tarif.
Petites Fournitures
Dans la partie Petites Fournitures [calcul possible malgré le changement de législation qui ne l’autorise plus],
vous pouvez appliquer un pourcentage supplémentaire sur le montant total des pièces, de la MO et/ou des
ingrédients.
La zone Plafond permet de saisir soit un plafond, soit un forfait de petites fournitures. La valeur saisie
correspondra à un plafond lorsqu’un pourcentage a été indiqué dans les zones précédentes.
Remises
Dans la partie Remises, vous pouvez définir des taux de remise par types d’articles (Pièces,MO…), pris en
compte automatiquement en facturation.
5.4.2.2 Onglet Détail
L’onglet Détail vous permet de préciser une remise globale sur une main-d’œuvre.
Pour que la tarification s’applique, un tarif par défaut devra être associé à chaque atelier (tout document étant
associé obligatoirement à un atelier).
Important
Des remises particulières peuvent être directement définies dans la fiche des clients, si vous ne souhaitez pas
créer un tarif particulier.
5.4.3 Activités
Si vous souhaitez suivre le détail des heures travaillées de votre personnel (employés et compagnons), créez
pour chacun d’entre eux une fiche compagnon et définissez les différentes activités.
Pour chaque activité, vous devez indiquer :
- Son regroupement : Heures productives, Heures non productives, Absences, Congés, Maladie, Autres.
(Pour le regroupement Heures productives, indiquez le type d’activité productive : Autres, Peinture,
Mécanique, Tôlerie.)
- Le montant des charges fixes mensuelles ou annuelles et le nombre d’heures réalisées qui permettra de
calculer un coût horaire.
5.4.4 Modes de règlements
Les modes de règlement (menu Données) permettent :
- de distinguer le type de paiements de vos tiers (clients et fournisseurs),
- d’automatiser le calcul des échéances (fin de mois, net, 30 jours,..),
- d’éditer des traites,
- de générer les écritures comptables sur des comptes spécifiques à chaque mode de règlement,
- d’envoyer un fichier au format Etebac à votre banque (pour les règlements de type Lettre de change et
Prélèvements),
Pour chaque fiche client et fournisseur, indiquez le mode de règlement par défaut.
5.4.5 Dépôts de stock
Le dépôt MAGASIN est créé par défaut mais vous avez la possibilité de gérer plusieurs dépôts (menu
Données/Articles). Un dépôt particulier peut ainsi être associé à certains ateliers (voir la partie Les ateliers).
27
Dans les préférences de la société (onglet Stock/MO), indiquez le dépôt qui sera proposé par défaut en gestion
de Stock.
5.4.6 Emplacements
Un emplacement permet d’indiquer la position de la pièce dans le stock. Une fois cette liste créée, vous pourrez
renseigner l’emplacement de la pièce dans l’onglet stock de la fiche article si la case gestion du stock est cochée.
5.4.7 Villes, départements et pays
Le fichier des départements contient la totalité des départements Français. Les fichiers des codes postaux et des
pays contiennent quelques codes par défaut.
Ces fichiers sont modifiables à partir de la commande Autres du menu Données.
5.4.8 Mémos
Par la commande Autres \ Mémos du menu Données, vous pourrez créer des textes qui seront insérables dans
vos documents de ventes.
5.4.9 Banques
Tous les règlements de vos clients, assureurs, intermédiaires et les paiements aux fournisseurs doivent être
remis en banque pour générer les écritures comptables correspondantes.
L’onglet RIB doit être renseigné si vous souhaitez générer un fichier au format ETEBAC au moment de la remise
en banque.
28
6 Ventes
6.1 Recherche des ventes
La gestion complète des pièces de vente est regroupée dans une fenêtre unique. Pour y accéder, passez par la
commande Recherche du menu Ventes ou par l’icône Recherche Ventes de la barre de navigation Standard, ou
bien encore par l’entrée Recherche du sous menu ventes de la barre des tâches courantes.
6.1.1 Les modes de recherche des documents de Vente
6.1.1.1 La recherche Rapide
Cet onglet permet de faire une recherche rapide des documents de vente par numéro, client, véhicule et par la
date.
6.1.1.2 La recherche Multicritères
Cet onglet permet de filtrer les documents de vente par type de document (devis, O.R., estimation, facture,
avoir, B.L.), par type de facturation (mécanique, garantie, carrosserie, Dialogys, comptoir, Vn/Vo, log’pro,
cession), le niveau du règlement (non réglé, en cours, totalement) ainsi que son état (comptabilisé, imprimé).
Exemple
- Si vous cochez la case devis, vous n’aurez dans la fenêtre de recherche que les documents de type
devis.
- Si vous cochez deux fois la case devis, vous n’aurez dans la fenêtre de recherche tous les documents
qui ne sont pas de type devis.
Vous avez la possibilité de rechercher des documents en cochant un type de document et un type de facturation.
Exemple
Cochez facture et mécanique pour obtenir les factures mécaniques.
Vous pouvez aussi faire un tri directement dans la fenêtre de recherche en double cliquant sur le titre de la
colonne que vous souhaitez trier.
6.1.1.3 La personnalisation
Cet onglet permet de personnaliser la fenêtre de recherche en changeant la couleur des lignes par catégorie.
Cette option facilitera la recherche des documents.
6.1.2 Les options de la fenêtre de recherche
Remarque
Options accessibles par le menu contextuel (clic droit) dans la fenêtre de recherche, ou par le sous menu Action
de la barre des tâches courantes.
6.1.2.1 Nouvelle Pièce
Pour créer une nouvelle pièce, cliquez sur le bouton Nouveau et choisissez le type de document que vous
souhaitez créer.
6.1.2.2 Modification d'une pièce existante
Pour modifier une pièce existante, sélectionnez le document et cliquez sur le bouton Modification.
6.1.2.3 Visualisation d'une pièce existante
Pour visualiser une pièce existante, sélectionnez le document et cliquez sur le bouton Visualisation.
6.1.2.4 Suppression d'une pièce
Pour supprimer une pièce existante, sélectionnez le document en cliquant sur le carré gris en début de ligne
concernant la pièce et cliquez sur le bouton Suppression.
6.1.2.5 Impression d'une pièce
Pour imprimer une pièce, sélectionnez le document et cliquez sur le bouton Impression.
6.1.2.6 Transfert d’un document
(Option non valable pour les factures)
Cette manipulation permet de transférer un type de document (Devis, OR) en un autre (OR, Facture). Pour
transférer une pièce existante, sélectionnez le document et cliquez sur le bouton Transfert.
6.1.2.7 Duplication
Pour dupliquer une pièce existante, sélectionnez le document en cliquant sur le carré gris en début de ligne
concernant la pièce et cliquez sur le bouton Dupliquer, sélectionnez le client, le véhicule et le type de copie.
Il y a quatre types de copie possible :
- Dupliquer tous les éléments
- Dupliquer tous les éléments mais en négatif (Avoir)
- Dupliquer tous les éléments sans les prises en charges
- Dupliquer tous les éléments sans les prises en charges et les lignes
6.2 Gestion des garanties
6.2.1 Création du tarif et de l’atelier Garantie
6.2.1.1 Création du tarif
Avant tout, vous devez créer un tarif GARANTIE et un atelier de type facturation Garantie.
Pour créer le tarif Garantie, passez par la commande Tarifs du menu données.
Important
Vous devez impérativement mettre GARANTIE en code puis saisissez vos taux de main-d’œuvre applicables pour
les garanties.
6.2.1.2 Création de l’atelier
Pour créer l’atelier Garantie, passez par la commande Ateliers du menu Données.
Dans la fiche de l’atelier le type de facturation doit être de type Garantie, le tarif par défaut doit reprendre le
tarif GARANTIE précédemment créé.
Il faut aussi renseigner le dépôt de stock qui sera utilisé pour ce type de facturation.
Une fois l’atelier crée, allez le renseigner dans l’onglet Facturation des préférences de votre dossier.
6.3 Gestion des temps barêmés
Remarque
Vous avez la possibilité d’importer des bibliothèques de temps barêmés, voir la partie Import de bibliothèques.
6.3.1 Temps passé par défaut
Une opération de main-d’œuvre prend un certain temps qui est généralement le même pour la plupart des
véhicules. Celui-ci est indiqué dans l’onglet Tarification de a fiche Main-d’œuvre.
Lorsque vous facturez ce code Main-d’œuvre, le logiciel indique automatiquement le temps dans la colonne
Qté/Temps.
6.3.2 Temps barêmés
L’onglet Temps Barêmés permet de définir des temps de travail différents pour le même travail lorsqu’il s’agit
d’un type de véhicule particulier nécessitant plus (ou moins) de temps de travail.
En facturation de MO, le logiciel recherche automatiquement dans la fiche MO le temps indiqué.
Il contrôle également dans l’onglet Temps barêmés si un temps particulier a été précisé pour la marque et le
type du véhicule à réparer. Si oui, ce temps particulier est alors pris en compte.
Exemple
30
Ventes
Pour cette opération de main-d’œuvre, sur les véhicules de type JP08 Renault, 0.40 heures seront nécessaires
pour effectuer la pose contre 0.30 pour les autres véhicules.
6.4 Gestion de la main d’œuvre peinture
(Option du module Collision / Pack Carrosserie)
Le prix de la main-d’œuvre Peinture correspond au total :
- du taux horaire peinture augmenté et/ou diminué respectivement d’un pourcentage correspondant aux petites
fournitures et à une remise sur MO.
- du montant d’ingrédient (correspondant à la peinture utilisée) augmenté et/ou diminué respectivement d’un
pourcentage correspondant aux petites fournitures et à une remise sur Ingrédient.
Remarque
Le taux horaire Peinture est unique pour un tarif alors que quatre tarifs Ingrédient sont possibles pour un même
tarif.
6.4.1 Ingrédient
La fiche Ingrédient est accessible via le menu Données + Articles.
Lorsque vous définissez un ingrédient, vous définissez un tarif
Ingrédient associé:
- Lorsque cet ingrédient sera utilisé sur un véhicule, le logiciel ira donc chercher le montant
correspondant au Tarif Ingrédient inscrit ici.
Ingrédient par défaut:
- Lorsque vous réalisez un document, le logiciel propose automatiquement l’ingrédient paramétré dans
Préférences.
6.4.1.1 Ingrédient du véhicule
Lorsque vous réparez un véhicule, à la saisie de l’immatriculation du véhicule à traiter, le logiciel recherche
l’ingrédient associé à la fiche du véhicule.
Si celui-ci a été renseigné, le logiciel prend alors en compte l’ingrédient du véhicule.
Remarque
L’ingrédient peut être modifié pour une ligne précise lorsque vous utilisez deux types d’ingrédients différents
pour un même véhicule. Pour cela, accédez aux options de la ligne avec F7 et indiquez l’ingrédient (Par
exemple : un bouclier en opaque alors que le véhicule est en vernis).
6.4.2 Saisie d’une heure de main-d’œuvre Peinture
La saisie d’un code article Main-d’œuvre avec un tarif de type Peinture ou, la saisie directe d’un P dans la
colonne MO permet de facturer automatiquement de la main-d’œuvre Peinture au prix indiqué dans la fiche Tarif.
6.5 Documents de vente
31
6.5.1 Facture
6.5.1.1 Saisie d'une facture
Pour réaliser un document de vente, vous pouvez :
- Utiliser la commande Nouveau du menu Ventes, et choisir le type de document : devis réparation,
facture réparation ou Ordre de Réparation…
- Choisir un type de document dans le sous-menu Ventes de la barre des tâches courantes.
Important
Dans ce chapitre, nous allons prendre l’exemple d’une Facture réparation.
Le fonctionnement d’un devis réparation ou d’un Ordre de réparation est identique à quelques points près qui
seront signalés par un astérisque (*).
6.5.1.2 Entête de facture
Onglet Général
Date
Saisissez ici la date de la facture.
Atelier
Saisissez ici l’atelier de facturation. Ce champ est obligatoire pour pouvoir accéder au corps du document.
Réceptionnaire
Saisissez ici le nom du compagnon qui prend en charge le véhicule.
Véhicule
Saisissez ici l’immatriculation du véhicule. Ce champ est obligatoire pour pouvoir accéder au corps du document.
Kilométrage
Saisissez ici le kilométrage du véhicule. Ce champ est obligatoire pour pouvoir accéder au corps du document si
vous avez coché l’option dans les préférences (Onglet facturation).
Client
Saisissez ici le code du client. Ce champ est obligatoire pour pouvoir accéder au corps du document.
Avec TVA
La case Avec TVA permet d’appliquer ou de ne pas appliquer de TVA pour le document.
Détail Forfait
La case Détail Forfait permet d’afficher ou de ne pas afficher les lignes composant le forfait.
Onglet Véhicule
Cet onglet permet de renseigner l’immatriculation, le kilométrage, l’horométrage (pour les véhicules utilisant un
horodateur), la marque, le modèle et le type véhicule (nécessaire pour les temps barêmés et les forfaits).
Onglet Client
Cet onglet permet de renseigner le code, le nom, l’adresse, le complément d’adresse, le numéro de téléphone, le
code postal, la ville, le pays de facturation du client mais aussi si le client est soumis ou pas à la TVA.
32
Ventes
Onglet Tarif
Cet onglet permet de renseigner le tarif utilisé avec les taux de main-d’œuvre ainsi que l’ingrédient avec son
taux et sa remise. Les taux sont modifiables. Le tarif et l’ingrédient sont obligatoires pour pouvoir accéder au
corps du document.
Onglet mémos
Cet onglet permet de saisir ou d’appeler un commentaire ou une note pour l’associer à ce document. Si vous le
souhaitez (option Alarme : mémo, dans les préférences de votre dossier), ce mémo s’affichera à la prochaine
ouverture de ce document.
Onglet Assurance
(Option du module Collision / Pack Carrosserie)
Cet onglet permet de renseigner les informations sur l’assurance qui traite le sinistre.
Assurance
Saisissez le nom de l’assurance.
Intermédiaire
Saisissez le nom de l’intermédiaire.
Sinistre
Renseignez le numéro de dossier du sinistre et sa date.
Règlement direct accordé par l’Assurance
Si le règlement direct est accordé par l’assurance, cochez la case correspondante, le montant A Charge pourra
être enregistré en saisie des règlements.
Franchise
Le pourcentage de franchise se calcule sur le montant total de la facture après déduction des montants à la
charge du client.
Si un montant est saisi dans minimum/maximum, la franchise ne pourra être inférieure/supérieure à ce
montant.
Complément
Cliquez sur le bouton Complément pour définir des prises en charge particulières.
Tableau de complément de Franchise
Le tableau Complément Franchise permet de définir des franchises particulières pour certains types d’articles.
- La ligne Totalité correspond à la prise en charge de la totalité du véhicule mise à jour à partir de l’écran
précédent.
- Les lignes suivantes vous permettent de définir des prises en charge particulières (pneus, véhicules,
optiques, options..). Pour les définir, cliquez droit sur le bord grisé de la ligne et choisissez le type de
prise en charge puis définissez le montant, le pourcentage et /ou la borne de cette franchise.
- Colonne V (Vétusté) : à cocher si vous souhaitez prendre en compte la vétusté.
- Colonne C (Calcule de la franchise) : à cocher si vous souhaitez inclure le montant de franchise de la
ligne dans le montant total de franchise.
- Colonne T (TVA récupérable) : doit être cochée si vous facturez un véhicule dont la TVA est
récupérable, elle sera ajoutée au Dû Client.
Chocs
33
Le bouton permet d’accéder à la définition graphique des chocs. Définissez pour chaque choc, l’intensité,
l’angle et le point d’impact.
- Pour définir l’intensité du choc, cliquez autant de fois que nécessaire sur la voiture à l’emplacement du
choc, pour obtenir la couleur correspondant à l’intensité à indiquer.
- Pour déterminer l’angle de choc, cliquez sur les degrés proposés en haut à droite de la boîte. Cliquez
sur le point d’interrogation lorsque l’angle d’impact est indéterminé.
- Pour indiquer le point d’impact, cliquez sur INTERIEUR, DESSOUS, ENSEMBLE ou INDETERMINE. Recliquez
dessus pour désactiver un point d’impact. Ces choix mettent automatiquement à jour les champs
situés en bas de l’écran. Cliquez sur le bouton Valider pour valider vos indications.
Onglet Expert
(Option du module Collision / Pack Carrosserie)
Cet onglet permet de renseigner le nom de l’expert, le numéro de mission et la date de l’expertise.
6.5.1.3 Corps de facture
Le corps d’une facture est une grille permettant de saisir, appeler, modifier des lignes d’articles et appliquer des
paramètres particuliers à certains articles.
- La ligne d’article courante est repérée par sa couleur particulière.
- Ctrl + Inser permet d’insérer un nouvel article au-dessus de la ligne d’article courante.
- La touche Tab permet de passer de colonne en colonne sur une même ligne.
- Utilisez les flèches de direction Haut/Bas/Gauche/Droite pour aller au champ situé au-dessus/en
dessous/ A gauche/ A droite du champ en cours.
- Ctrl + Entrée permet de valider la ligne et de passer à la ligne suivante ou de créer une nouvelle ligne.
Si l’option a été cochée dans les préférences, la quantité en stock de l’article courant apparaîtra dans la barre
d’état.
Remarque
Un menu contextuel est accessible par clic droit dans l’entête ou le pied du document (hors de la grille) et
permet d’accéder à la plupart des fonctions utiles au document (enregistrement, création, impression, transfert,
saisie des travaux,...).
Le choix d'un article
Dans la colonne Article, saisissez la référence de l’article ou appelez la liste des articles avec F4. La totalité des
articles (pièces, groupe, forfait et MO) est proposée.
Remarque
Utilisez la touche Tabulation pour vous déplacer de champ en champ dans l’entête et pour passer à la liste.
Sélectionnez l’article à facturer et validez le avec la touche Entrée du clavier . La ligne d’article est
automatiquement insérée dans le document. Elle est facturée par défaut à l’unité.
Vous pouvez également sélectionner plusieurs articles (touches Ctrl) et les incorporer en une seule fois.
Validation d'une ligne d'article
Pièce
Lorsque vous facturez une pièce, le logiciel récupère automatiquement les informations saisies dans sa fiche :
prix, quantité à facturer (par défaut 1), article chaîné,.....
Si l’article facturé ou la famille de l’article est associé à un prix ou à une remise particulière définie dans l’onglet
Détail du tarif en cours, le logiciel applique automatiquement ce tarif.
34
Ventes
Main-d'œuvre
Lorsque vous facturez une main-d’œuvre, le logiciel récupère automatiquement les informations saisies dans sa
fiche (prix, tarif MO, temps passé, ... ).
Temps passé
Le temps passé indiqué dans la fiche est facturé par défaut. Si la marque et le type du véhicule réparé sont
définis dans l’onglet Temps barêmés, le logiciel facture le temps correspondant (voir la partie Gestion des Temps
barêmés).
Calcul du prix
Dans la colonne M.O., le logiciel affiche le code main-d’œuvre (les codes 1,2 et 3 pour la Mécanique T1,T2 et T3,
les codes 4,5 et 6 pour la Tôlerie T1,T2 et T3, le code P pour la peinture) correspondant à la main-d’œuvre
facturée. Le logiciel prend en compte le code M.O. de la fiche Main-d’œuvre et recherche, dans le tarif en cours,
le tarif M.O. à facturer.
Pour une main-d’œuvre forfaitaire, le tarif n’intervient pas. Le taux horaire est fixe et il est indiqué dans la fiche.
Peinture
(Option du module Collision / Pack Carrosserie)
Lorsque vous facturez de la main-d’œuvre Peinture, le logiciel ajoute au taux M.O. le montant d’ingrédient défini
également dans le tarif en cours. L’ingrédient pris en compte est celui défini dans la fiche du véhicule s’il est
indiqué ou sinon celui indiqué dans les Préférences.
Pour que l’ingrédient apparaisse comme un article à l’impression d’un document, cochez cette option dans
l’onglet Facturation des Préférences du dossier.
Forfait
Remarque
Lorsque vous facturez un forfait, le logiciel le considère comme un article simple d’une seule ligne.
En gestion de stock, les articles le composant seront bien entendus mis à jour.
MO
Dans l’onglet Stock/MO des préférences de votre dossier, sont affichés les coefficients de MO applicables par
taux. Ils seront par défaut de 50% pour la T1, de 45% pour la T2 et la T3. Ces taux sont modifiables et seront
utilisés lors de la facturation de vos forfaits afin de déterminer les plus ou moins values réalisées.
Type
Un forfait peut être de type Générique (pour tous les véhicules), Par Marque (pour tous les véhicules ayant la
même marque), Par Modèle (pour les véhicules ayant le même modèle) et Par Type Véhicule (pour tous les
véhicules ayant le même type véhicule).
Pour les forfaits de type Par Marque, Par Modèle, Par Type Véhicule, une fenêtre s’ouvre automatiquement si le
forfait n’a pas encore été défini pour. Si vous facturez un forfait déjà défini pour une marque, un modèle ou un
type véhicule, la fenêtre de création de forfait ne s’ouvrira plus pour les véhicules d’une même marque, modèle
ou type véhicule sauf si vous cochez l’option visualiser le détail du forfait, lors de la facturation dans l’onglet
facturation des préférences de votre dossier. Tous les forfaits définis sont stockés dans l’onglet Liste des
références de forfaits de la fiche du forfait source.
Important
Il se peut que vous tentiez d’intégrer, en facturation, un forfait en « Vente à perte ». C’est à dire que le prix de
vente Hors Taxes du forfait est inférieur à l’ensemble des prix de revient des composants.
Dans ce cas le bouton Valider reste grisé et vous ne pourrez pas facturer ce forfait. De plus, un message vous
signalera cet état : « Attention, risque de vente à perte des composants du forfait.
Groupe
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Lorsque vous facturez un groupe, le logiciel récupère tous les articles du groupe un à un. Il les traite alors
comme des articles indépendants.
Commentaire
Pour insérer un commentaire dans le corps du document, cliquez droit sur le bord gauche grisé de la ligne et
sélectionnez Commentaire. Indiquez ou sélectionnez dans la liste, le code d’un des mémos (définis par le menu
Données + Autres).
Rappel
Pour valider la ligne et saisir un autre article, appuyez sur la touche Ü. Si vous ne validez pas, la ligne n’est pas
prise en compte.
Saisie « à la volée »
Vous pouvez également facturer un article non référencé en stock. Saisissez alors simplement la quantité, le
libellé et le prix.
Lorsque vous désirez facturer de la main-d’œuvre, saisissez dans la colonne MO, le code correspondant à
l’opération à réaliser. Le logiciel récupère automatiquement le prix correspondant dans le tarif en cours.
- Mécanique T1 / T2 / T3, saisissez le code 1 / 2 / 3
- Tôlerie T1 / T2 / T3, saisissez le code 4 / 5 / 6
- Peinture, saisissez le code P
- Pour une main-d’œuvre forfaitaire, saisissez le code F. Le code F permet uniquement de considérer
l’article comme tel, et d’obtenir ainsi des statistiques de ventes par type d’opérations (MO, Peinture,
Pièce, Forfait).
Spécificité de la facturation Carrosserie
(Option du module Collision / Pack Carrosserie)
La vétusté
En atelier Carrosserie, vous pouvez définir un pourcentage de vétusté sur une ligne d’article.
Activez la ligne sur laquelle vous désirez appliquer cette vétusté et appuyez sur la touche F7 (ou utilisez le menu
contextuel en cliquant sur le bord grisé de la ligne et choisissez Options).
Dans l’écran qui apparaît saisissez le pourcentage de vétusté à appliquer sur le prix de la réparation.
Exemple
Si vous saisissez 10, un coefficient de 10% de vétusté sera appliqué. La vétusté sera calculée sur 10% du
montant.
Remarque
Pour faire apparaître la vétusté d’une ligne d’article, vous avez la possibilité d’ajouter la colonne «Vétusté» dans
la grille par les propriétés (voir la partie Propriétés générales des listes/grilles + Colonnes et ordre des colonnes
d’une grille).
Prise en charge particulière
Certains articles ont des prises en charges particulières définies dans le tableau des franchises complémentaires
(Voir plus haut la partie Franchise)
Activez la ligne sur laquelle vous désirez appliquer la prise en charge particulière.
- Appuyez sur la touche F7 (ou utilisez le menu contextuel en cliquant sur le bord grisé de la ligne et
choisissez Options). Sélectionnez dans la liste déroulante de la zone Prise en charge, le type à lui associer
et le Selon Garantie Contractuelle.
- Sélectionnez par exemple Pneus défini dans le tableau des prises en charge particulières.
36
Ventes
Récapitulatif
Cette zone en fin de document vous donne le montant de la franchise et de la vétusté (accessible uniquement
avec la version Carrosserie), le temps de peinture et de main-d’œuvre facturé, le total hors taxe, le montant de
TVA ainsi que le net à payer. Il est possible de filtrer ce récapitulatif par main-d’œuvre ou par pièce.
6.5.1.4 Pied de facture
Détails
- Les champs non grisés (Remise, Port, ..) vous permettent de saisir des montants et remises de pied de
facture.
- Les champs grisés sont automatiquement calculés à partir de la saisie des articles, du tarif et des
options de franchise et ne peuvent être modifiés manuellement.
Statistiques
Vous pouvez obtenir des statistiques sur le document en cours.
Le tableau vous affiche alors la marge réalisée par type d’articles (Pièce, MO, ingrédient...). Ce calcul est
possible uniquement si le logiciel a connaissance du prix de revient des articles facturés. Lorsque pour certains
articles de votre document, le prix d’achat (prix de revient) n’est pas renseigné dans leur fiche, vous pouvez
toutefois saisir manuellement (et pour le document courant) un prix d’achat. Cette possibilité vous est offerte
par la touche F7. Saisissez alors prix d’achat, temps prévu, ingrédient...
Règlements
Vous pouvez enregistrer un règlement client directement en pied de facture à partir du bouton Règlements.
Règlement direct accordé par l’Assurance
Un montant A charge pour l’assurance peut être enregistré si une convention existe entre le garagiste et
l’assurance et que vous avez coché la case Règlement direct accordé par l’assurance (voir plus haut le
paragraphe Assurance/Franchise). L’onglet Assurance apparaît alors.
Remarque
La saisie des règlements clients, assurances et intermédiaires peut s’effectuer de façon globale à partir de la
commande Saisie des Règlements du menu Traitements.
Echéances
Si vous avez renseigné un mode de règlement dans la fiche du client, celui ci est automatiquement proposé en
première échéance du montant total de la facture.
Si non, vous pouvez en générer manuellement.
6.5.2 Autres types de documents de Vente
6.5.2.1 Estimation de Travaux
La réalisation d’une estimation de travaux suit le même principe que la réalisation d’une facture, consultez donc
la partie Les factures pour une explication détaillée.
L’estimation de travaux peut être transférée en ordre de réparation ou en facture.
6.5.2.2 Devis
La réalisation d’un devis suit le même principe que la réalisation d’une facture, consultez donc la partie Les
factures pour une explication détaillée.
Trouvez ci-dessous, les points spécifiques à la gestion des devis :
- Un devis peut être transféré en ordre de réparation ou en facture.
- La réalisation d’un devis n’a aucune incidence sur votre stock ou votre chiffre d’affaires.
6.5.2.3 Ordre de réparation
37
La réalisation d’un ordre de réparation suit le même principe que la réalisation d’une facture, consultez donc la
partie Les factures pour une explication détaillée.
Trouvez ci-dessous, les points spécifiques à la gestion des ordres de réparation :
- Un ordre de réparation peut être transféré en facture.
- Il est possible de générer une commande fournisseur à partir de cet ordre de réparation.
Important
La génération d’un ordre de réparation met à jour le stock.
6.5.2.4 Document de Garantie
Pour effectuer une facture de garantie, il faut demander la création d’un nouveau document de Garantie.
Remarque
La saisie d’un document de garantie s’effectue de la même façon qu’un autre type de document de vente.
38
7 Traitements
7.1 Saisie des règlements
7.1.1 Consultation des règlements
On accède à la consultation des règlements par le menu Traitements / Saisie des Règlements
Cette fenêtre affiche les règlements passés, une ligne représentant un paiement.
7.1.1.1 Filtres
On peut filtrer ces règlements grâce à différents critères :
- Le type de tiers (client, assurance…)
- Le mode de règlement (chèque, CB…)
- La banque
- La date du règlement
- Le numéro de facture sur laquelle a été fait le règlement
- Si c’est un règlement remis en banque ou pas.
Par sélection des paiements, vous pouvez décider de les supprimer et donc d’annuler le règlement passé
antérieurement, à la condition que ces derniers ne soient pas déjà remis en banque.
7.1.1.2 Détail du paiement
Ce bouton permet, pour un paiement donné, de visualiser les différents pointages effectués. Autrement dit, on
peut savoir quelles factures ont été réglées pour chaque paiement.
7.1.1.3 Saisie règlement
Ce bouton permet de rentrer dans l’assistant de saisie des règlements.
7.1.2 Assistant de saisie des règlements
L’assistant de règlement comporte 3 étapes :
- Sélection du tiers et du montant à pointer
- Affectation du montant pointé aux factures souhaitées
- Validation du règlement.
7.1.2.1 Sélection du tiers et du montant à pointer
Dans cette première étape de l’interface, vous devez sélectionner un tiers et un montant à pointer (facultatif).
Important
Les champs en jaune sont obligatoires avant de passer à l’étape 2.
Le tiers
L’utilisateur doit d’abord indiquer sur quel type de tiers le règlement s’effectue :
- Client
- Intermédiaire
- Assurance
- Fournisseur
Remarque
Le champ Gérer permet de filtrer la sélection du tiers :
- Tiers ayant des règlements en attente : on filtre sur les tiers ayant un encours positif donc des
règlements en attente.
- Tous les tiers.
Il suffit ensuite de renseigner le champ Code Tiers.
Le montant à pointer
Il suffit de renseigner le champ Mode de règlement (prend par défaut celui du tiers précédemment sélectionné).
Important
Si vous ne renseignez pas le champs Montant à pointer, vous ne pourrez lors de l’étape 2 qu’associé des avoirs
à des factures.
Remarque
- Les autres champs sont facultatifs.
- Le champ Commission n’est disponible que pour un tiers de type Assurance ou Intermédiaire.
- Le champ Reste à payer vous renseigne sur le montant que le tiers doit encore régler.
Une fois tous les champs renseignés, cliquez sur le bouton Suivant.
7.1.2.2 Affectation des factures
Cette étape consiste à choisir les factures qui feront partie du règlement.
Tout d’abord dans l’entête de l’assistant des règlements est rappelé sur quel tiers est effectué le règlement et
quel en est le montant à pointer.
Ensuite apparaissent 2 listes :
- La première (à gauche) représente toutes les factures et avoirs ayant encore un montant à régler
différent de 0. Les avoirs sont en rouge et sont placés en tête de la liste.
- La deuxième liste (à droite) représente les affectations effectuées sur les factures et avoirs. Autrement
dit, les factures et avoirs qui vont être soldés par le règlement courant.
- Une information en bas de l’écran rappelle le montant que le tiers doit encore payer.
- Une autre information indique le montant que le tiers peut encore pointer.
- Deux boutons également se distinguent Tout Pointer et Tout Dépointer.
- Le bouton Suivant reste grisé tant qu’aucun règlement n’est effectué.
7.1.2.3 Les boutons Tout Pointer et Tout Dépointer
Remarque
C’est l’option la plus facile pour régler vos factures.
Tout Pointer
Il suffit de cliquer sur ce bouton pour que l’assistant affecte aux factures le règlement. Il procèdera dans l’ordre
de haut en bas de la première liste.
Tout Dépointer
Ce bouton permet d’annuler toutes les manipulations faites sur cette page. Autrement dit, on revient à la
situation du début.
7.1.3 Affectation manuelle des règlements
7.1.3.1 Cas sans avoir
Il suffit de sélectionner les factures à régler dans la première grille, soit en double cliquant dessus ou en les
sélectionnant puis en cliquant sur le bouton >>. On peut effectuer cette opération tant que le champ Reste à
pointer est différent de 0.
Remarque
On peut annuler l’opération d’affectation en double cliquant dans la deuxième grille sur la facture voulue ou en
cliquant sur le bouton <<.
Les boutons >> et << permettent de faire passer les documents dans un sens ou dans l’autre.
7.1.3.2 Cas avec avoir
40
Traitements
On peut comme dans le précédent cas affecter une facture mais l’annulation devient impossible à partir du
moment qu’un avoir intervient dans le règlement. Vous pouvez tout de même tout annuler grâce au bouton Tout
Dépointer.
Pour affecter un avoir à une facture, il suffit de double cliquer sur l’avoir (il bascule alors dans la deuxième grille)
puis de double cliquer sur la facture sur laquelle on veut affecter l’avoir.
7.1.4 Validation du règlement
Après l’affectation des factures au paiement, on arrive sur la dernière étape qui est la validation du règlement.
Une grille reprend la liste des factures prêtes à passer en règlement (les avoirs n’apparaissent pas).
Il vous suffit de cliquer sur le bouton Terminer.
Attention
Plusieurs messages peuvent cependant apparaître.
7.1.4.1 Message sur la commission
- Dans le cas d’un règlement Intermédiaire ou Assurance si l’utilisateur saisit un montant de commission,
cette commission ne pourra être affectée que si le règlement s’effectue sur une facture.
- Dans le cas où cette condition n’est pas respectée alors un message d’avertissement apparaît et
propose de continuer le règlement sans tenir compte de la commission ou d’annuler le règlement.
7.1.4.2 Message spécifique au client sur le rendu monnaie
Si vous avez pointé une somme plus grande que la totalité à payer. Dans le cas d’un règlement Client un
message vous demande si vous avez rendu la monnaie.
7.1.4.3 Message d’OD
Si vous n’avez pas payé la somme exacte. Un message vous demande si vous voulez passer la différence en
montant d’OD.
7.1.4.4 Message de validation
Une fois le règlement bien effectué, un message vous demande si vous voulez continuer la saisie des
règlements. Si oui, vous retournez à l’étape 1 (sélection du tiers et du montant à pointer).
7.2 Remise en banque
L’interface de remise en banque s’effectue par l’entrée Remise en banque du menu traitements. Elle permet de
pointer les factures soldées que vous allez remettre en banque.
Important
Cette opération est obligatoire pour générer les écritures comptables correspondant aux règlements.
La remise en banque permet également de générer un fichier ETEBAC à l’attention de votre banque pour les
règlements de type LCR ou Prélèvements.
7.2.1 Remise en banque
7.2.1.1 Sélection des règlements
Sélectionnez le mode des règlements (onglet Recherche rapide) que vous souhaitez déposer et la banque à
laquelle vous allez les déposer (onglet Infos).
Définissez ensuite la période, le type de règlement (client, assurance, assureur, fournisseur). Vous pouvez
également saisir un code tiers pour obtenir uniquement les règlements de ce tiers.
7.2.1.2 Pointage des règlements
Pour pointer les règlements que vous souhaitez déposer, cochez la case de la colonne Pointage. Vous pouvez
également tout pointer à partir du menu contextuel.
7.2.1.3 Validation de la remise
Lorsque vous validez la remise avec le menu contextuel. Le logiciel vous propose alors d’éditer un bordereau de
remise en banque.
Une fois validés, ces règlements pourront être transférés en comptabilité.
7.2.2 Remise de règlements de type lettre de change
41
Pour les règlements de type Lettre de change ou Prélèvement, la remise en banque permet de générer un fichier
au format ETEBAC à transmettre à votre banque.
Important
Le mode de règlement choisi en entête doit être Lettre de change ou Prélèvement.
- Les informations bancaires concernant la banque à laquelle vous allez remettre ce fichier sont reprises
automatiquement à partir de la fiche de la banque (commande Autres+Banques du menu Données).
- Les informations bancaires du client sont automatiquement reprises à partir de la fiche du client. Si
vous souhaitez compléter le RIB du tiers, cliquez droit pour ouvrir le menu contextuel et sélectionnez
Modifiez le R.I.B.
- Les informations bancaires définies dans la fiche du tiers apparaissent.
Après pointage des lignes et validation (clic droit + Valider), effectuez les manipulations ci-dessous, à l’écran
suivant :
- Le code Entrée et le code Acceptation par défaut sont punaisées. Double-cliquez pour modifier le mode
d’encaissement et le type de LCR.
- Validez ou modifiez la date de remise.
Lorsque vous cliquez sur OK, la boite suivante vous est proposée afin de générer le fichier des LCR au format
ETEBAC.
Vous pouvez bien entendu générer ce fichier dans un autre répertoire ou directement sur une disquette. Cliquez
sur le bouton Enregistrer pour générer le fichier. La boîte d’impression du bordereau de remise vous est alors
proposée.
7.2.3 Remise de règlement de type prélèvement
La remise en banque des règlements de type Prélèvements s’effectue de manière identique à la remise des
règlements de type LCR et permet de générer un fichier de prélèvements à l’attention de votre banque.
7.3 Transfert comptable
Important
Le transfert comptable des ventes et des achats est possible à partir du moment où la facture de vente et/ou
d’achat est créée.
Le transfert des règlements n’est, quant à lui, possible qu’à partir du moment où les valeurs ont été remises en
banque (voir le chapitre Remise en banque).
7.3.1 Paramétrage du transfert
Pour que le transfert comptable fonctionne correctement, vous devez tout d’abord indiquer la comptabilité que
vous possédez et les différents comptes et codes des journaux comptables à utiliser pour les écritures
comptables.
Pour cela, renseignez les comptes et les racines de comptes à utiliser par défaut, dans les onglets Comptabilité
et Comptes des Préférences et précisez si vous souhaitez que le compte de tiers soit généré automatiquement et
dans ce cas sur combien de caractères.
Remarque
Des comptes comptables spécifiques (Ventes/Achat Pièces ou MO) dans la fiche famille d’articles, ateliers et
(Tiers) dans la fiche des clients et des fournisseurs peuvent être définis.
7.3.2 Lancement du transfert
Pour lancer l’assistant du transfert comptable, sélectionnez la commande Transfert en comptabilité du menu
Traitements. Puis effectuez les manipulations suivantes :
- Cliquez sur le bouton suivant pour sélectionner le type journal ainsi que la période que vous souhaitez
générer.
- Cliquez sur le bouton suivant pour visualiser les lignes de transfert.
42
Traitements
Remarque
Dans cet aperçu vous pouvez visualiser les écritures du journal des ventes, achats et règlements. Vous avez
aussi la possibilité de supprimer certaines lignes. Pour réintégrer les lignes en cas d’erreur cliquez sur le bouton
Annuler Modification.
Si les lignes sont correctes, cliquez sur le bouton suivant pour afficher le rapport sur le transfert effectué.
Les documents ayant des erreurs y seront répertoriés.
- Si le rapport de transfert est vierge cliquez sur le bouton Terminer pour achever le transfert comptable
des écritures.
- Si le rapport de transfert constate des erreurs sur certains documents cliquez sur le bouton Annuler
pour aller les corriger et relancez le transfert.
Pour visualiser/imprimer les écritures comptables générées, lancez la commande Etats comptables du menu
Impressions.
Puis cochez la case Edition sous forme Comptable pour consulter/imprimer les écritures comptables.
7.3.3 Réexportation comptable
La commande Export de données+Export vers comptabilité du menu Outils permet de réexporter des écritures
déjà transférées pour un journal et une période donnée.
La réexportation comptable des documents utilise le même assistant que celui du transfert comptable expliqué
précédemment.
7.4 Gestion des heures
7.4.1 Saisie des heures compagnons
Pour saisir les heures passées de vos compagnons pour un document de vente, lancez la commande Gestion des
heures+Saisie des heures compagnons du menu Traitements
Sélectionnez le compagnon, la date des travaux, l’activité, la facture ou l’ordre de réparation ainsi que le
rendement et le temps passé.
Important
Vous pouvez aussi saisir les heures directement depuis un document de vente, en effectuant un clic droit dans le
corps du document et en sélectionnant « Saisie des travaux » après avoir validé le document.
7.4.2 Historique des heures
(Option du module Pointeuse)
L’historique des heures est un récapitulatif de toutes les heures passées par vos compagnons. Vous aurez aussi
la possibilité de rechercher les heures passées.
7.4.3 Calendrier
Avec le calendrier vous connaîtrez pour un compagnon et un mois précis le nombre de jours ouvrables, le
nombre d’heures mensuelles que votre compagnon est censé travaillé, le nombre d’heures travaillées,
productives et non productives.
Remarque
Le nombre d’heures mensuelles dépend du nombre d’heures dues par jour renseigné dans l’onglet coût de la
fiche du compagnon.
7.4.4 Statistique
(Option du module Pointeuse)
Avec le module pointeuse vous pourrez imprimer des statistiques sur vos compagnons ainsi que le tableau de
marche.
43
7.4.5 Re-calcul Rendement Compagnon
Cette commande de l’entrée Gestion des heures+Saisie des heures compagnons du menu Traitements, permet
de recalculer le rendement de vos compagnons.
7.5 Traitements depuis les documents de vente
7.5.1 Impression du document
Utilisez la commande Imprimer du menu Société, l’icône de la barre d’outils Fichiers ou encore l’entrée du sousmenu
Action de la barre des tâches courantes pour imprimer le document.
Une boîte d’impression s’ouvre qui affiche la liste des modèles possibles pour ce document.
Remarque
- Le choix des modèles dépend du document à imprimer.
- Le numéro d’une facture peut être attribué uniquement à l’impression si vous le demandez dans l’onglet
Facturation des Préférences, sinon celle-ci est numérotée à la réalisation.
- A partir du moment où la facture est numérotée, elle peut être transférée en comptabilité.
- Si vous souhaitez imprimer une traite (lorsque le mode de règlement est de type Impression Traite),
passez par la commande Traites du menu Impressions.
7.5.2 Transfert d’un document
(Option non valable pour une facture)
Utilisez la commande Transfert du menu Ventes ou le menu contextuel général pour transférer un document
d’un certain type vers un autre.
7.5.3 Génération des commandes fournisseurs à partir de l’OR
Pour générer les commandes fournisseurs à partir de l’ordre de réparation, utilisez le menu contextuel général et
choisissez Génération commande fournisseur.
Le logiciel génère automatiquement la commande des pièces facturées pour lesquelles la case Pièce à ne pas
commander à partir de l’OR n’est pas cochée dans la fiche.
7.5.4 Travaux des compagnons pour le document
Pour enregistrer le détail des heures travaillées sur ce document pour chacun de vos compagnons, utilisez la
commande Saisie des Travaux du menu contextuel.
- Le tableau propose les activités qui ont un lien avec les mains-d’œuvre de la facture, par exemple si
vous n’insérez qu’une main-d’œuvre de type mécanique, le tableau ne sera composé que de l’onglet
mécanique et des activités de type mécanique.
- Saisissez l’activité, le compagnon, le rendement et le temps passé.
Remarque
Pour obtenir les heures travaillées par un compagnon sur l’ensemble des documents, utilisez la commande
Gestion des heures+Saisie des heures compagnon du menu Traitements.
44
8 Achats
8.1 Commande fournisseur
8.1.1 Création d’une commande fournisseur
8.1.1.1 Commande à partir d'un OR
La réalisation des commandes de pièces peut s’effectuer directement à partir d’un document, ce qui permet de
commander directement une pièce qui vient de sortir.
Remarque
La case « Pièce à ne pas commander sur OR » de la fiche des pièces ne doit pas être cochée pour que la pièce
soit prise en compte.
Procédure
- A partir du menu contextuel général (clic droit dans le document de vente), choisissez la commande
« Génération Commandes Fournisseurs »
- Cliquez sur le bouton « Calcul » pour que le logiciel recherche les articles à commander et le fournisseur
correspondant (Vous pouvez choisir Fournisseur Principal ou Meilleur prix d’achat (si plusieurs
fournisseurs ont été définis dans les fiches article)).
La commande générée peut alors être retrouvée par la fenêtre de recherche des documents d’achat. (menu
Achat s/ Recherche).
Remarque
Le calcul des quantités à commander est similaire au réapprovisionnement automatique.
8.1.1.2 Commande fournisseur manuelle
Vous avez également la possibilité de réaliser des commandes fournisseurs d’articles ou de véhicules (Option du
module VN/VO) manuellement à partir de la commande Commande du menu Achats.
La saisie d’un document d’Achat s’effectue de la même façon que pour un document de Vente (voir la rubrique
Documents de Vente).
Remarque
La colonne Réf Fournisseur peut être affichée ou non dans la grille de saisie (voir la partie Fonctionnement
Général + Propriétés des listes).
Impression de la commande
Les modèles de commande peuvent être paramétré avec l’éditeur Win générateur. Vous pouvez, par exemple,
modifier le modèle pour inscrire automatiquement la référence de l’article chez le fournisseur.
8.2 Approvisionnement automatique
Pour lancer l’assistant approvisionnement utilisez la commande Approvisionnement du menu Achats.
Important
Le réapprovisionnement automatique s’applique uniquement aux articles pour lesquels vous avez coché la case
Gestion de Stock.
8.2.1 Procédure
1. Sélectionnez le fournisseur pour lequel vous désirez commander les pièces en rupture.
Remarque
Pour lancer un réapprovisionnement sur la totalité des articles gérés en stock, laissez la zone Fournisseur vide.
2. Le champ Mode est uniquement actif lorsque le champ précédent est vide.
- Sélectionnez Fournisseurs principaux pour générer les lignes des pièces et la quantité à commander au
fournisseur principal.
- Sélectionnez Meilleurs Prix d’achat pour générer les lignes des pièces et la quantité à commander au
fournisseur dont le prix d’achat est le meilleur.
3. Saisissez le nom du dépôt à approvisionner.
Puis cliquez sur le bouton Suivant pour lancer la rechercher des pièces à réapprovisionner.
4. Les pièces à approvisionner sont alors listées.
Remarque
Le logiciel tient compte uniquement des pièces dont la quantité en stock est inférieure au seuil minimum
introduit dans la fiche article.
Cliquez ensuite sur le bouton Terminer pour générer les commandes.
8.2.1.1 Comment le logiciel calcul les quantités à commander ?
1. Le réapprovisionnement intervient pour tous les articles dont la quantité en stock est inférieure à la quantité
minimum.
Exemple
La quantité à commander est d’au moins 6 filtres pour atteindre le seuil minimum.
2. En fonction du type de réapprovisionnement (fournisseurs principaux ou les fournisseurs proposant le meilleur
prix d’achat), le nom du fournisseur et les quantités calculées diffèrent :
Exemple
- Si vous choisissez un réapprovisionnement au meilleur prix d’achat, le logiciel vous proposera de
commander 6 filtres chez le fournisseur 2.
- Si vous choisissez un réapprovisionnement par Fournisseurs Principaux, le logiciel vous proposera de
commander 6 filtres chez le fournisseur 1 puisque la case Fournisseur Principal est cochée.
46
Achats
47
9 Inventaire
9.1 Validation de l'inventaire
A la première utilisation du logiciel, utilisez la commande Inventaire de stock du menu Achats pour enregistrer
les quantités en stock de vos articles dans chacun de vos dépôts.
- Cochez la case « pointer » et saisissez la quantité des articles que vous souhaitez inventorier.
- Après vérification saisissez un intitulé (par défaut vous aurez l’intitulé « Inventaire datant du … »),
choisissez la date de l’inventaire puis cliquez sur le bouton Valider.
- La mise à jour des quantités dans l’onglet Stock de vos articles s’effectue alors.
Attention
Avant de faire l’inventaire, cochez la case gestion du stock qui se trouve dans l’onglet stock des fiches pièces que
vous souhaitez gérer dans votre stock. Les articles n’ayant pas la case cochée n’apparaîtront pas dans
l’inventaire.
9.2 Visualisation de l'inventaire
Une fois l’inventaire validé vous pouvez le visualiser en passant par la commande Mouvements de
stock+Inventaires du menu Achats.
Dans cette fenêtre vous pourrez faire une recherche par date, dépôt, emplacement et fourchette d’articles.
10Impressions
10.1Fonctions communes aux impressions
Important
L'impression est une des plus importantes fonctions de votre logiciel.
Pour que ces impressions soient correctes, vous devez indiquer au logiciel le type d'imprimante utilisée.
Lorsqu'il imprime, le logiciel fait appel à un modèle d'impression (que vous pouvez paramétrer dans la plupart
des cas), et construit son état à partir des variables introduites dans le modèle et des données enregistrées dans
le logiciel.
10.1.1Les imprimante utilisateurs
Les imprimantes sont gérées directement par Windows. Celui-ci doit connaître le type d'imprimante que vous
utilisez pour que les impressions lancées sous EBP Automobile soient correctes.
Le menu Démarrer + Paramétrer + Imprimantes permet d’accéder à la liste des imprimantes que Windows peut
actuellement piloter.
Pour rendre active votre imprimante, cliquez sur la commande Impressions+Configuration de l'impression du
menu Société dans EBP Automobile.
Remarque
Si votre imprimante n'apparaît pas, ajoutez-la. En cas de problème, consultez votre revendeur EBP ou Windows.
10.1.1.1 L’assistant des imprimantes
Le logiciel EBP Garage permet l’utilisation de plusieurs imprimantes.
Pour configurer vos différentes imprimantes, cliquez sur la commande Impressions+Assistant des imprimantes
du menu Société dans EBP Automobile.
Il est aussi possible de désigner une imprimante pour un modèle d’impression précis, cliquez sur la commande
Impressions+Paramétrage des modèles du menu Société. Sélectionnez l’imprimante, le modèle en cliquant sur le
carré gris qui se situe à gauche de la famille du modèle et cliquez sur le bouton Affecter pour associer le modèle
et l’imprimante.
10.1.1.2 Impression à partir d’une liste ou d’un document
La commande impression du menu Action de la barre des tâches courantes (ou le raccourci clavier Ctrl+P)
permet d’accéder à la boîte d’impression de la fenêtre courante.
Les modèles d’impression proposés dépendent donc du type de la fenêtre active.
10.1.2Le menu Impressions
Le menu Impressions vous permet d’imprimer différents états très intéressants et parfois indispensables à la
bonne gestion de votre facturation (traite, relevé de facture, journal de vente, quantités en stock, résultat,
productivité et coût moyen, …).
10.1.2.1 Fonctions disponibles à l’impression
Filtrer les données qui seront prises en compte.
Exemple
Définir le mode de tri de votre état grâce à l’imbrication de différents tris
successifs.
Exemple
Ici, vous obtiendrez le résultat par mois pour toute l’année, atelier par atelier et pour chaque marque.
Choisir un modèle d'impression parmi une liste.
Exemple
Vous pouvez ensuite :
- Paramétrer les modèles existants grâce à l'éditeur intégré EBP Win Générateur accessible par le bouton
Paramétrer et en créer de nouveaux. Pour des explications concernant l'utilisation de cet éditeur,
consultez son guide d'utilisation.
- Lancer un aperçu écran. En effet, avant d'imprimer définitivement un document, il est intéressant de
vérifier son aspect.
- Configurer l’impression avec le bouton Configurer pour, par exemple, définir un autre format de papier..
- Imprimer l'état sur support papier en cliquant sur OK.
Remarque
Pendant l'impression d'un document, le logiciel vous indique dans la barre d’état la progression de l’impression
(Préparation, Impression...).
Les commandes Configuration de l’impression et Arrêt des impressions sont disponibles à partir du menu
Société.
10.2Aperçu à l'écran
Important
Le bouton Aperçu proposé sur toutes les boîtes de dialogue d'impression ouvre une fenêtre contenant une
visualisation de l’état tel qu'il sera imprimé sur papier, ce qui permet ainsi de vérifier son contenu et sa
présentation.
10.2.1Présentation des fenêtres d'aperçu
La gestion d'une fenêtre d'aperçu s'effectue comme pour une fenêtre normale. Lorsque plusieurs aperçus
d'impression sont demandés en même temps, chaque aperçu apparaît dans une fenêtre distincte.
Le menu Fenêtre vous permet de gérer leurs dispositions et d'activer celle que vous souhaitez.
10.2.1.1 Fermer un aperçu
Cliquez sur la croix située en haut à droite de la fenêtre de l'aperçu à fermer ou utilisez les touches Ctrl + F4.
Remarque
Cette manipulation est valable pour toutes les fenêtres Windows.
10.2.1.2 Rafraîchir un aperçu
50
Impressions
La touche F5 permet de réactualiser le contenu de l’aperçu afin de prendre en compte les données les plus
récentes (par exemple, si des modifications ont été apportées sur un autre poste après son lancement, en mode
réseau).
10.2.1.3 Les boutons de l’aperçu
- permet d’afficher la première/dernière page de l’édition
- permet d’afficher la page précédente/suivante.
10.2.1.4 Options disponibles sur un aperçu
Pensez à utiliser le menu contextuel disponible dans toutes les fenêtres. Un clic droit sur un aperçu affiche les
commandes les plus courantes (lancement de l’impression, zoom …).
51
11Outils
11.1Sauvegarde et restauration
Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées. Cela arrive très rarement
mais vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant régulièrement des sauvegardes de vos données.
Grâce à cette sauvegarde, la plupart des problèmes rencontrés sur vos fichiers de travail, pourront être résolus
par la restauration des données du fichier de sauvegarde.
La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un unique fichier dit fichier d'archive qui peut
être conservé sur un disque dur dans un répertoire de sauvegarde et/ou sur un support amovible (disquette,
lecteur amovible (ZIP), CD-ROM).
Attention
- Le support physique disquette n'est pas complètement fiable. Nous vous conseillons fortement de
réaliser également des sauvegardes sur disque fixe ou sur bande, en plus des sauvegardes sur disquette.
- Conservez des sauvegardes d'archives (que vous ne réutilisez pas), dans un répertoire précis ET sur
disquettes.
- Les sauvegardes doivent être effectuées régulièrement (jour, semaine, mois) et doivent être
soigneusement commentées : date de réalisation, nom du dossier, contenu (par exemple, données avant
inventaire, semaine 10, mois 07/01...).
- Ne conservez pas vos jeux de sauvegardes au même endroit.
Avant de lancer la sauvegarde de vos données, vous pouvez modifier les paramètres par défaut : préciser un
nombre de jeux de sauvegarde, indiquer un répertoire par défaut dans lequel vous souhaitez créer vos fichiers
de sauvegarde, …
11.1.1Options de sauvegarde et de restauration
Par défaut, la sauvegarde s’effectue sur disque dans le répertoire EBP\BACKUP et le nombre de jeu de
sauvegarde disquette est unique.
Si vous souhaitez modifier ces options par défaut, lancez la commande Sauvegarde ou Restauration du menu
Outils, cliquez sur le bouton Précédent, pointez ensuite Modifier la configuration de la sauvegarde/restauration et
cliquez sur le bouton Suivant.
Attention
Ces options sont à modifier avec prudence. Nous vous conseillons fortement de consulter auparavant votre
revendeur EBP ou notre service technique.
11.1.1.1 Répertoire par défaut pour la sauvegarde dans un fichier ZIP
Vous pouvez ici modifier le répertoire par défaut de la sauvegarde sur disque : C:\Documents and Settings\All
Users\Documents\EBP\Sauvegardes\.
11.1.1.2 Nombre de jeux de sauvegarde à effectuer
Indiquez le nombre de jeux à réaliser pour une sauvegarde sur disque amovible. Le logiciel vous demandera
d'introduire autant de disquettes que nécessaire pour réaliser le nombre de jeux souhaité.
11.1.1.3 Vérifier l'archive pendant la sauvegarde
C’est une vérification automatique : cette opération ne peut toutefois pas garantir la qualité du support physique
(faîtes parallèlement une sauvegarde sur disque dur).
11.1.1.4 Lancer l'outil de mise à jour après la restauration des modèles d'impression
Cette case doit rester cochée. Elle pourra être désactivée dans certains cas très spécifiques, sous la conduite du
service technique EBP.
11.1.2Sauvegarde
Lancer la commande Sauvegarde ou Restauration du menu Outils.
11.1.2.1 Choix des dossiers à sauvegarder
Sélectionnez le dossier ou les dossiers à sauvegarder. Par défaut, le logiciel positionne le curseur
automatiquement sur le dossier courant.
Modules
Remarque
Vous pouvez toutefois choisir de sauvegarder la totalité des dossiers. Tous les dossiers ci-dessous ou un autre
dossier.
Pour passer à l’étape suivante, double-cliquez sur votre choix ou cliquez sur le bouton OK.
11.1.2.2 Support de sauvegarde
Par défaut, le logiciel propose de faire une sauvegarde Dans un fichier, c’est-à-dire sur votre disque dur.
Vous pouvez toutefois pointer Sur un disque amovible, c’est à dire sur disquette ou sur tout autre lecteur
amovible connecté à votre poste.
Remarque
Pour une sauvegarde dans un fichier ZIP, indiquez le nom du répertoire dans lequel vous souhaitez générer le
fichier de sauvegarde.
Cliquez sur le bouton Suivant pour lancer la sauvegarde selon les paramètres que vous venez de préciser.
Important
Si la sauvegarde s’effectue sur un disque amovible, vous devez introduire le premier disque (ou la première
disquette) de sauvegarde. Un message vous le signale.
11.1.3Sauvegarde et restauration des modèles et des formats
Si vous avez défini des modèles ou des formats supplémentaires, il est important de les sauvegarder car ceux-ci
ne sont pas pris en compte dans la sauvegarde du dossier.
Si pour une raison ou une autre, vous installez le produit sur un autre poste, il faudra restaurer dans un premier
temps la sauvegarde de votre dossier puis la sauvegarde des informations de configuration.
La sauvegarde/la restauration s’effectue comme celle du dossier mais il faut choisir ‘Informations de
configuration’.
Généralement la sauvegarde s’effectue après création/modification de modèles et/ou de formats spécifiques.
La restauration des modèles et des formats sert uniquement lorsque vous êtes amené à installer de nouveau
complètement votre logiciel.
11.1.4Lancer une restauration
Attention
- La restauration d’une sauvegarde doit être effectuée avec prudence, et ne doit être lancée que si toutes
les opérations de vérification et de contrôle de données n’ont pu résoudre le problème rencontré.
Contactez donc votre revendeur EBP ou le service technique EBP.
- Toutes les données enregistrées entre la date de sauvegarde et le jour de la restauration seront
perdues.
La restauration de données s’effectue à partir du menu Outils. Vous entrez alors dans un assistant qui détaille
les étapes une à une.
11.1.4.1 Emplacement de la sauvegarde à restaurer
Par défaut, le logiciel vous propose le fichier de la dernière sauvegarde réalisée.
- Pointez Disque Amovible si la sauvegarde à restaurer est sur une disquette ou sur un lecteur externe à
votre ordinateur, sélectionnez alors le nom du lecteur.
- Pointez Dans un fichier, si la sauvegarde à restaurer est dans un fichier Zip. Saisissez le chemin d’accès
et le nom du fichier à restaurer ou sélectionnez le directement dans les répertoires à partir du bouton.
11.1.4.2 Contenu de la sauvegarde à restaurer
Le logiciel affiche ici le contenu de la sauvegarde.
Cochez le dossier à restaurer et cliquez sur le bouton Suivant.
11.1.4.3 Choisir de restaurer le dossier complet ou une sélection
53
Choisissez ici de restaurer le dossier complet (option recommandée) ou une sélection de fichiers (nous vous
conseillons vivement de consulter le service technique d’EBP avant de restaurer uniquement une partie d'un
dossier) et cliquez sur le bouton Suivant.
11.1.4.4 Répertoire de restauration des données
Le logiciel propose automatiquement de restaurer les données du dossier dans le même répertoire que lors de la
sauvegarde. Vous pouvez toutefois indiquer un autre nom de répertoire.
Lorsque vous cliquez sur le bouton Suivant, le logiciel verrouille les fichiers. Si certains sont en cours
d'utilisation, le logiciel vous en avertit.
11.1.4.5 Contrôle et avertissement
Le logiciel effectue un contrôle entre les fichiers à restaurer et les fichiers existants dans le répertoire du dossier
et le répertoire commun à toutes les applications EBP.
Une main rouge signale les risques encourus par cette restauration (contactez votre revendeur ou notre service
technique avant de lancer cette restauration).
- La restauration va remplacer des données existantes dans le répertoire actuel.
Ce message est tout à fait normal puisque vous restaurez des données. Comme toute restauration, les données
courantes seront écrasées par les données de la sauvegarde. Tout travail effectué entre la date de sauvegarde et
la date de la restauration sera perdu.
- La restauration va remplacer des données communes à plusieurs applications.
Ce message est important puisque si vous continuez la restauration vous allez affecter des données d’autres
applications. Dans ce cas, contactez notre service technique.
Cliquez sur le bouton Suivant pour lancer la restauration.
11.2Importation et exportation des données
11.2.1Importation des bibliothèques constructeurs
11.2.1.1 Procédure
1 - Avant de lancer l’importation d’un panier de pièces, vous devez créer vos fiches fournisseur et vos
grilles de remise. Les grilles de remise sont des informations fournies par le constructeur.
2 - L’importation d’un panier de pièces ou de temps barêmés s’effectue à partir de la commande Import
de données+Panier de pièces/Temps barêmés du menu outils, choisissez le type de panier ou de temps
barêmés,
3 - Indiquez alors manuellement le chemin du fichier à importer, ou bien recherchez le en cliquant sur
l’icône de l’explorateur disponible dans la fenêtre d’importation.
Remarque
Le répertoire dans lequel se trouve le fichier sera conservé pour la prochaine importation,
4 - Choisissez le nom du fournisseur.
11.2.2Importation/Exportation personnalisée
L’import paramétrable (commande Import paramétrable+import de données du menu Outils) vous permet de
récupérer des fichiers ASCII provenant d’autres logiciels.
Vous pouvez ainsi récupérer de nombreuses informations : clients, fournisseurs, véhicules, pièces, maind’œuvre,
activité, assurance, …
Cette opération s’effectue dans un assistant qui détaille étape par étape la procédure à suivre.
Attention
L’opération d’import de données est une opération délicate. Nous vous recommandons vivement d’effectuer une
sauvegarde avant de la lancer.
11.2.2.1 Procédure
Etape 1
Choisissez tout d’abord la table que vous souhaitez importer puis cliquez sur OK.
54
Modules
Attention
Si vous souhaitez importer un fichier d’articles !
Il est possible d'intégrer un panier de pièces à partir de l'import paramétrable. Il va de soit qu'il ne s'agit pas du
même traitement et ne peut pas être comparé à un import de paniers de pièces constructeurs via le menu
Outils\Import de données\Paniers de pièces.
Pour faire l'import paramétrable de la table article, les champs obligatoires sont :
- La référence,
- Le libellé,
- Le type article (qui doit être à 1 pour les pièces, 2 pour la MO et 3 pour les forfaits. Ce champ sera
associé au champ Type de l’article dans la table).
- Le prix de revient,
- Le coefficient,
- Le pourcentage de majoration,
- Le prix de vente Ht,
- Le prix de vente Ttc,
- Le code Tva.
Attention à bien vérifier avant de faire l'import qu'il n'y ai pas de MO, Forfait ou Groupe de pièces ayant un code
identique à une pièce du fichier que la personne souhaites importer. Cette méthode d'import paramétrable
correspond et réagit dans garage comme une création manuelle de pièces.
Etape 2
- Type de la source
L’import permet d’importer une source en mode Fichier ou en mode ODBC. En mode ODBC, vous pouvez
directement pointer la base en cliquant sur le bouton Modifier.
- Fichier à importer
Sélectionnez le fichier à importer en cliquant sur l’icône.
- Format - Utilisation du format
Si vous avez déjà importé un fichier de même structure et qu'un nom de format a été enregistré dans le logiciel,
sélectionnez le dans la liste des formats.
Etape 3
Le logiciel reconnaît automatiquement le format du fichier mais vous devez toutefois valider, compléter ou
confirmer ici le type du fichier à importer.
- Fichier au format DOS
Cochez cette case si le fichier à importer est au format Txt sous DOS.
- Séparation des champs
Le logiciel reconnaît automatiquement le type de fichier que vous souhaitez importer, lorsqu’il rencontre des
séparateurs de champs (point-virgule, virgule, tabulation..), il pointe alors automatiquement Délimité.
Autrement, le logiciel pointe Fixe.
- Début des données
Dans certains fichiers, des informations textes sont inscrites avant la table d’enregistrements elle-même. Dans
ce cas, précisez au logiciel le nombre des lignes qu’il ne doit pas prendre en compte.
Cliquez sur le bouton Suivant pour mettre en forme le fichier suivant le type précisé.
Etape 4: Pour un fichier de type Délimité
Le logiciel dispose le fichier en séparant les champs les uns des autres. Si le séparateur reconnu ne correspond
pas aux séparateurs du fichier, précisez le en pointant Autre.
Si les champs de type Texte (chaîne de caractères) sont entourés par un délimiteur : guillemets ou apostrophes,
sélectionnez le délimiteur dans la liste déroulante. Sinon, laissez Rien.
Cliquez sur le bouton Suivant pour continuer l’import et associer à chaque colonne de votre fichier, la variable
correspondante dans la table du logiciel.
55
Etape 4bis: Pour un fichier de type Fixe
Si le logiciel reconnaît certains champs, il dispose le fichier en séparant en colonnes chacun des champs.
Les limites des colonnes sont représentées par un trait vertical et par un triangle noir sur la règle. La règle
donne la position de chaque caractère.
Pour modifier la structure du fichier proposé par défaut par le logiciel, cliquez sur le triangle noir du trait à
déplacer et tirez-glissez le jusqu'à la position désirée.
Pour cette opération, nous supposons que vous connaissez la structure du fichier à récupérer, c’est-à-dire la
largeur de chaque colonne.
Remarque
Utilisation du clavier :
- Le triangle blanc est votre curseur, que vous pouvez déplacer avec les touches de direction.
- Pour ajouter une limite de colonne, appuyez sur la BARRE ESPACE.
- Pour supprimer une limite, appuyez sur la touche Suppr.
Cliquez sur le bouton Suivant pour continuer l’import et associer à chaque colonne de votre fichier, la variable
correspondante dans la table du logiciel.
Etape 5
Vous devez maintenant associer chaque champ (colonne) de votre fichier (liste de droite) à un champ de la table
du logiciel (liste de gauche).
Une fois l’association terminée, cliquez sur le bouton Suivant pour valider la structure d’importation. Un message
vous prévient si toutes les colonnes du fichier n’ont pas été associées. Confirmez cette structure d’importation ou
refusez si vous souhaitez vérifier votre importation.
Etape 6
Le logiciel vous affiche alors un aperçu du fichier que vous allez récupérer.
Cliquez sur le bouton Enregistrer le format si vous souhaitez conserver le format d’importation défini pour ce
fichier (cela est intéressant si vous pensez lancer régulièrement ce même type d’importation pour, par exemple,
mettre à jour votre fichier de données. Indiquez un nom de format et cliquez sur le bouton Sauver.)
Remarque
A la prochaine importation d’un fichier de même structure, vous pourrez, dès la première étape, utiliser ce nom
de format pour que le logiciel applique lui-même les paramètres (largeur de colonnes, association de colonnes)
que vous venez de définir.
Pour lancer l’importation, cliquez sur le bouton Importer. La procédure est lancée.
56
Modules
12
Modules
12.1Module Comptoir
Le module Comptoir vous permet de réaliser :
- une facturation comptoir,
- des bons de livraison avec regroupement possible vers la facturation.
Important
Le module Comptoir est disponible en option.
Si vous souhaitez vous le procurer, contactez notre service commercial au 01.34.94.80.20 ou votre revendeur
habituel.
Introduisez ensuite le code d’accès du module par la commande Licence du menu ?.
12.1.1Les bons de livraison
Le bon de livraison est un document de vente qui se traite comme tel à partir de la commande Création ou
Recherche du menu Ventes ( Voir les parties Les ventes pour la réalisation d’un document et son traitement).
Un bon de livraison peut uniquement être transféré en facture Comptoir par le menu contextuel (clic droit) sur
le bon de livraison lui-même.
12.1.1.1 Regroupement des bons de livraison
L’option de Regroupement de bons de livraison (commande Regroupement des B.L. du menu Traitements)
permet de générer une facture client pour une sélection de bons de livraison réalisés sur une période donnée.
Remarque
Dans ce regroupement vous pouvez copier les lignes textes, générer une ligne libellé pour chaque B.L. et de
supprimer la pièce d’origine après le regroupement.
12.1.2La facture Comptoir
La facturation comptoir consiste à facturer des pièces sans passer par une réparation et donc sans l’associer
obligatoirement à un véhicule.
Pour créer une facture comptoir, utilisez la commande Création du menu Ventes et sélectionnez Facture
Comptoir (Voir la partie La réparation collision pour le fonctionnement général d’une facture).
12.1.2.1 Points particuliers à la facture Comptoir
- La saisie du client est obligatoire.
- Si le client est en compte et que vous avez renseigné un mode de règlement par défaut, celui-ci
s’affiche automatiquement lors de la saisie du règlement dans le document.
- En saisie d’articles, la liste des articles fait apparaître uniquement les pièces.
12.1.2.2 Suivi des ventes Comptoir
En éditions Statistiques, le montant des ventes Comptoir est automatiquement attribué à l’atelier COMPTOIR
créé par défaut dont le type de facturation est Comptoir.
12.2Module VN/VO
Le module VN/VO vous permet de gérer un parc de véhicules neufs ou d’occasion, utilitaires ou de société,
d’enregistrer des réparations sur ces véhicules et de les facturer en prenant en compte les réparations
effectuées.
Remarque
Le module VN/VO est disponible en option.
Si vous souhaitez vous le procurer, contactez notre service commercial au 01.34.94.80.20 ou votre revendeur
habituel.
57
Introduisez ensuite le code d’accès du module par la commande Licence du menu ?.
12.2.1Le parc de véhicule VN/VO
Les véhicules du parc
Le logiciel vous propose une gestion approfondie d’un parc de véhicules neufs ou d’occasions, de véhicules
utilitaires et de sociétés. Tous les véhicules destinés à la vente sont stockés dans la liste des véhicules du parc.
Pour y accéder cliquez sur la commande Véhicule du parc du menu Vn/Vo.
Entrée dans le parc
Pour entrer un véhicule dans le parc, il faut ouvrir la liste des véhicules du parc en passant par la commande
Véhicule du parc du menu Vn/Vo puis cliquez sur la commande Entrée dans le parc du menu Vn/Vo ou en
passant par le menu contextuel.
Une fois dans le parc, le véhicule peut-être facturé.
Transfert dans le parc
Vous avez la possibilité de transférer un véhicule de la liste des véhicules (menu Données) dans le parc en
sélectionnant le véhicule et en cliquant sur Transfert dans le parc du menu contextuel (clic droit sur la ligne du
véhicule que vous souhaitez transférer).
Sortie du parc
Pour sortir manuellement un véhicule du parc, il faut ouvrir la liste des véhicules du parc puis cliquez sur la
commande Sortie du parc du menu Vn/Vo ou en passant par le menu contextuel. Un véhicule sorti du parc se
retrouvera dans la liste des véhicules (menu Données).
12.2.1.1 Estimation du prix
Vous avez la possibilité de calculer un prix de vente pour vos véhicules en fonction de la marge désirée.
Pour accéder à l’Assistant Estimation Prix Vente, il faut tout d’abord ouvrir la liste des véhicules du parc et de
cliquez sur la commande Estimation Prix du menu Vn/Vo ou en passant par le menu contextuel.
12.2.1.2 Numérotation, gestion et facturation des lots
Avant toute création de lots, vous devez créer un numéro de lot en passant par la commande Numéro de lots du
menu Vn/Vo.
Vous avez la possibilité de créer et de gérer des lots de véhicules qui seront destinés à la vente en passant par la
commande Gestion des lots du menu Vn/Vo. La gestion des lots vous permettra de créer, ajouter, transférer ou
sortir un véhicule d’un lot.
La facturation d’un lot se fait à l’aide d’un assistant en passant par la commande Facturation d’un lot du menu
Vn/Vo. Cet assistant créera une facture par véhicule du lot, avant de générer les factures vous avez encore la
possibilité d’enlever ou d’ajouter un véhicule du lot.
12.2.1.3 Calcul de l’emprunt
Vous avez la possibilité de calculer l’emprunt et l’amortissement pour un véhicule en passant par la commande
Calcul de l’emprunt du menu Vn/Vo. Pour cela il vous suffit de renseigner le capital, le taux annuel et la durée en
nombre de mois.
Important
Ce calcul n’a pas de valeur contractuelle, il s’agit d’une simulation de calcul d’un emprunt.
12.2.1.4 Statistiques
Par la commande statistiques du menu Vn/Vo, vous pourrez visualiser sous forme de tableau ou de graphique
des statistiques sur les compagnons, la progression de ventes, la durée d’immobilisation, les entrées et sorties
du parc ainsi que les lots. Des filtres sont applicables pour le calcul des statistiques.
12.2.2Les réparations sur véhicule VN/VO
Pour enregistrer des réparations sur un véhicule VN ou VO, vous devez passer par la facturation Cession
(commande Création+Facture Cession du menu Ventes).
58
Modules
Remarque
Cette facture est automatiquement attribuée à l’atelier Cession défini dans les préférences de la société.
12.2.2.1 Factures de cession
Les factures Cessions permettent d’enregistrer les réparations internes dans lesquelles la saisie d’un tiers n’est
pas obligatoire et la TVA bien entendue n’apparaît pas.
Toutes les réparations enregistrées pour un véhicule VO, sur un même document, pourront ensuite être
intégrées à la vente du véhicule.
12.2.3Facturation VN/VO
La facturation VN/VO consiste à facturer des véhicules neufs ou d’occasion, utilitaires ou de société. Pour créer
une facture VN/VO, utilisez la commande Nouveau du menu Documents et sélectionnez Facture VN/VO.
12.2.3.1 L’entête
- Possibilité de saisir le nom du vendeur, l’immatriculation du véhicule vendu, le nom de l’acheteur, le tarif à
appliquer et des mémos,
- Atelier : La vente d’un véhicule est automatiquement associée à l’atelier par défaut indiqué dans l’onglet
Facturation des Préférences.
- Numéro de police obligatoire : l’appel du véhicule intègre automatiquement le numéro de police saisi dans la
fiche du véhicule.
12.2.3.2 Le corps de la facture
Cette zone permet de saisir diverses informations concernant la vente (délai de livraison, garantie, ..) ou encore
d’ajouter des options (pare-chocs métallisé, plaque d’immatriculation, essence…).
Remarque
Saisie conforme à la procédure de saisie du corps des autres types de documents de Vente de EBP Automobile
V10
12.2.3.3 Le pied de facture
Le pied de facture est automatiquement renseigné à partir des renseignements saisis dans la fiche du véhicule
qui peuvent bien entendu être saisis directement ou modifiés.
La zone Cession
Cette zone permet d’appeler une facture de type Cession dans laquelle vous avez enregistré les opérations
effectuées pour la remise en état du véhicule avant la vente. En pied de la facture, le montant Cession/Garantie
est alors mis à jour. Le montant de cette facture peut soit être ajouté au montant de vente du véhicule, soit être
ajouté au prix d’achat (ce qui diminue votre marge). C’est un choix à déterminer dans les préférences de la
société (onglet Vn/Vo + Imputer le montant des cessions au prix de vente de véhicule).
TVA
- Pour un véhicule neuf, la TVA sera calculée sur le montant total hors taxe du véhicule.
- Pour un véhicule d’occasion :
- Si la case « Achat soumis a TVA » est cochée dans sa fiche, la TVA sera calculée sur la marge.
- Si la case « Achat soumis a TVA » est décochée dans sa fiche, la TVA sera calculée sur le montant total
hors taxe du véhicule.
Remarque :
Le logiciel applique automatiquement le taux de TVA du code 1.
Le prix de vente HT du véhicule est soit le prix de vente, soit le prix de vente augmenté du montant de la facture
de Cession associée (choix à déterminer dans les préférences de la société).
12.2.4Les impressions
12.2.4.1 Documents administratifs
La commande Vn/Vo+documents administratifs du menu impression permet d’obtenir des documents
administratifs (exemple : Demande d’immatriculation, Déclaration de cession …).
59
12.2.4.2 Ventes VN/VO
La commande VN/VO+Ventes VN/VO du menu Impressions propose un état des ventes de vos véhicules VN/VO
pour la totalité des véhicules vendus sur la période ou pour un type donné : Véhicules Neufs, Véhicules
d’Occasions et /ou Véhicules Utilitaires, Véhicule de sociétés. Vous obtenez ainsi les renseignements suivants : la
date de la vente, le modèle du véhicule, la date de première mise en circulation, le montant de la réparation
cession, le prix de vente, la marge réalisée.
12.2.4.3 Parc VN/VO
La commande VN/VO+Parc VN/VO du menu Impressions permet d’obtenir un état des véhicules entrés ou sortis
sur une période donnée pour la totalité des types de véhicules ou un type donné : Véhicules Neufs, Véhicules
d’Occasions et /ou Véhicules Utilitaires, Véhicule de Sociétés.
12.3Module Pointeuse
Le module Pointeuse est une option du logiciel EBP Automobile V10. Pour vous le procurer, consultez notre
service commercial au : 01 34 94 80 20.
Une fois en possession du code d’accès, activez le menu ? + Licence + 1er bouton Changer puis cochez la case
Modules, et introduisez-le dans la zone pointeuse. Puis validez.
12.3.1Spécificité du module
La pointeuse permet d’enregistrer le détail des heures achetées à vos compagnons grâce à une saisie
automatique ou journalière.
La gestion des heures permet de transformer les heures achetées en heures vendues par rattachement à un OR
ou une facture et plus encore à une ou plusieurs opération(s) de Main-d’œuvre.
Pour utiliser ce module, l’administrateur doit :
- Créer les fiches activités
- Créer les fiches compagnons
- Paramétrer l’onglet Pointeuse dans le Société + Préférences + Onglet Pointeuse
- Paramétrer dans les options de la pointeuse à partir du menu Outils.
60
13Index
A
Achat 42
Aide 1
Aperçu à l écran 50
Article 11, 14, 16, 17, 18, 26, 48
Assistance technique 1
B
Banque 28
C
Code de débridage 4
Codes remises 18
Compagnon 5, 27, 43, 44, 60
Corps de facture 34
Couleurs 22
D
Dépôts de stock 27
Désinstallation du programme 4
Document 28
E
Echéance 37
Emplacements 28
Enregistrement 5
F
Facture 37, 38
Famille 25
Franchise 32
G
Gestion des garanties 30
H
Historique 23
I
Immatriculation 19
Importation 54
Imprimante 49
Installation du produit........................................3
Intermédiaire..................................................23
L
Lancement du logiciel........................................4
Lettre de change.............................................27
Liste................................................................7
M
Modèles..........................................................22
O
Opération.......................................................30
Option............................................................22
Ordre de réparation.........................................37
P
Pays..............................................................28
Peinture.........................................................31
Pointer......................................................39, 41
Pointeuse.......................................................22
R
Récupération des dossiers crées sous EBP Garage. 9
Récupération des dossiers crées sous un autre
logiciel..........................................................9
Regroupement...........................................45, 57
Réparation......................................................57
Réseau............................................................1
S
Saisie.............................................................32
Sauvegarde et restauration...............................52
Société............................................................9
Stock.............................................11, 23, 45, 48
T
Transfert........................................................29
Type de facturation..........................................25
V
Vernis............................................................16
Pour les MRA, réparateurs agréés et Agents
Automobile v10
Que vous soyez MRA, réparateur agréé, agent de marque ou carrossier, EBP Automobile vous
permet de gérer toute votre activité commerciale : devis, O.R., factures, interfaces avec les outils
de chiffrage, règlements, suivi de votre activité et transfert en comptabilité.
Facturez
rapidement
Réalisez rapidement vos O.R ou devis et transférez-les en un clic en facture. Et pour gagner
toujours plus de temps le logiciel propose des interfaces avec de nombreux outils de chiffrage
mécanique et carrosserie.
Importez
vos tarifs
Importez de nombreux tarifs constructeurs* dans le logiciel. Vous disposez ainsi de prix toujours
à jour et pouvez les utiliser immédiatement pour rédiger vos devis.
Gérez
les forfaits
Pour facturer plus rapidement vos prestations vous pouvez appliquer des forfaits génériques ou
pour un type particulier de véhicule.
Suivez
vos clients
Fidélisez vos clients en pensant à leur rappeler les interventions obligatoires sur leurs véhicules.
Vous pouvez créer dans le logiciel autant d’alertes techniques que vous le souhaitez (vidange, plaquette
de freins…).
Analysez
votre activité
Combien d’O.R. sont en cours ? Sur quels modèles de voitures intervenez-vous le plus souvent ?
Quel est votre C.A. du mois ? Analysez rapidement votre activité à l’aide des statistiques détaillées.
LES 5 POINTS CLES
* nous consulter pour obtenir la liste et les tarifs
Les outils de chiffrage et catalogues électroniques
La récupération des données
Vous pouvez coupler l’utilisation de votre logiciel de gestion EBP avec
celle de votre outil de chiffrage. Une fois les paramétrages effectués
vous pouvez lancer votre outil de chiffrage directement depuis EBP
Automobile, effectuer votre devis et récupérer les données directement
dans l’O.R. ou la facture de votre logiciel.
Cette utilisation vous évite de ressaisir les informations issues de votre
outil de chiffrage et vous gagnez en effi cacité et en rapidité !
Nos principaux partenaires
EBP propose des interfaces avec plusieurs partenaires du chiffrage
automobile mais aussi plusieurs catalogues électroniques constructeurs
(Bosch, AD…). Vous disposez de la liste complète de nos interfaces
dans les fonctions principales au dos de cette fi che.
Les tarifs constructeurs
Vous pouvez importer la plupart des tarifs* constructeurs dans le logiciel
ainsi que certains temps barèmés.
* nous consulter pour connaître la liste et les conditions
ZOOM sur des fonctions clés
La création d’une pièce de vente
Une fois votre client sélectionné, vous récupérez toutes ses informations
dans l’entête de votre document et pouvez accéder en un clic
à l’historique des réparations de son véhicule. Vous élaborez ensuite
votre devis ou votre estimation en utilisant votre fi chier articles ou bien
à partir d’outils de chiffrage.
Le transfert des pièces de vente
Gagnez du temps au quotidien ! Le transfert d’une estimation en O.R
ou en facture se fait en un clic, sans aucune ressaisie. Bien entendu,
vous pouvez toujours à chaque étape modifi er vos documents de vente
si besoin (ajout ou suppression d’un article, modifi cation du prix...)
sans être bloqué.
Transférez votre devis en facture
en un clic et sans aucune ressaisie.
Les documents de vente
Gérez l’ensemble de la chaîne commerciale dans votre logiciel : devis, estimation, ordre de réparation, facture…
Le métier de la réparation automobile nécessite d’utiliser un logiciel de gestion capable d’échanger et de communiquer
avec d’autres outils et solutions. C’est pour cela qu’EBP Automobile dispose d’interfaces avec plusieurs outils de
chiffrage et catalogues électroniques et permet d’importer de nombreux tarifs constructeurs....
Optez pour une solution métier 100% ouverte sur l’extérieur !
Utilisez les interfaces avec les outils de chiffrage
pour réaliser rapidement vos devis et vos factures
Créez jusqu’à 4 types de forfaits différents
Vous pouvez créer quatre sortes de forfaits pré-modélisés :
• les forfaits génériques, dont le contenu de base s’applique pour tous
les véhicules.
• les forfaits par marque, permettant de défi nir des forfaits spécifi ques
à chaque marque de véhicule.
• les forfaits par modèles, associés à une gamme de véhicule dans un
modèle et une marque particulière.
• les forfaits par type de véhicule, associés à un type de véhicule dans
un modèle et une marque précise.
Les forfaits
La gestion des forfaits permet de défi nir des prestations composées de plusieurs articles (pièces et main-d’œuvre) facturées
à un prix forfaitaire. Par exemple un forfait vidange ou un forfait amortisseurs.
Transférez votre devis en facture
La communication avec les outils extérieurs
Créez jusqu’à 4 types de forfaits différents
Utilisez les interfaces avec les outils de chiffrage
L’historique des réparations
Cet historique est disponible dans chaque fi che véhicule et vous permet
de visualiser immédiatement l’ensemble des réparations effectuées.
En cliquant sur une ligne vous accédez directement au document
de vente correspondant.
Les alertes techniques
Pour chaque véhicule vous pouvez défi nir des alertes techniques afi n
de rappeler à vos clients les interventions obligatoires sur leur voiture.
Vous pouvez créer autant d’alertes que vous le souhaitez : usure des
pneus, changement des plaquettes de freins, vidange... Un moyen rapide
de fi déliser vos clients sur des opérations courantes !
Grâce à l’historique détaillé et aux alertes techniques vous pouvez suivre effi cacement vos clients et les fi déliser sur
les interventions les plus courantes.
Module Collision
Conçu pour les carrossiers il permet de traiter effi cacement la facturation
carrosserie : multi-chocs, prise en charge assurance, franchise,
vétustés, SGC, interfaces avec les outils de chiffrage spécialisés
carrosserie (Sidexa, Lacour...), liaison directe DARVA via le module
DARVA.
Module DARVA Direct (uniquement avec le Pack
Carrosserie ou le module Collision)
Grâce à l’interface directe avec DARVA, vous échangez facilement
avec les assurances et mutuelles : vous récupérez automatiquement
les avis de sinistre dans votre logiciel EBP et vous envoyez vos factures
et suivis de dossier.
Module Dépannage
Ce module permet la gestion des interventions de dépannage et de
remorquage de A à Z. Il prend également en compte la création de
différents tarifs (jour / nuit / km...) et la gestion des véhicules d’interventions.
Module Vn/Vo
Spécifi que à la vente de véhicules il permet la gestion de véhicules
neufs, utilitaires ou d’occasion, la gestion du parc de vente et l’élaboration
de factures spécifi ques à l’activité.
Module Ventes Comptoir
Conçu pour la vente de pièces détachées et accessoires il permet de
réaliser des factures spécifi ques à l’activité, de gérer le multi-ateliers
et le multi-dépôts.
Module Pointeuse (uniquement avec le Pack Carrosserie ou le module
Collision)
Il permet de saisir les heures journalières des compagnons, en automatique
avec utilisation ou non d’une douchette. Le module permet
aussi de rapprocher les activités de l’atelier avec les heures facturées
et d’éditer des statistiques.
* Tout les modules sont à acquérir séparément du logiciel EBP Automobile
EBP Automobile est conçu pour s’adapter à votre activité. Que vous soyez carrossier, mécanicien, dépanneur ou que
vous ayez une activité de vente de véhicules ou de pièces détachées, nous avons la solution de gestion qui répond à
vos besoins. Choisissez les modules* qui vous conviennent !
Les modules
La gestion de vos clients
Accédez rapidement aux fi ches
sur les réparations antérieures d’un véhicule.
Document non contractuel - octobre 2008 - Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947
Fonctions Principales
Caractéristiques générales
• Menu contextuel et volet de navigation
• Aide en ligne
• Version réseau (en option)
Sécurité des dossiers
• Dossier protégé par un mot de passe
• Gestion des utilisateurs avec défi nition de droits
• Archivage des données et visualisation de l’archivage
en temps réel
Fichier clients
• Possibilité de soumettre ou non un client à la TVA
• Liste des véhicules associés à un client
• Historique des documents de vente
Fichier véhicules
• Renseignements des informations de la carte grise
• Gestion des informations vidange et contrôle technique
(dates, alertes…)
• Association de plusieurs clients à un même véhicule
en indiquant leur fonction
• Création illimité d’alertes techniques (par dates, par
kilométrage…)
Pièces et main d’œuvre
• Création de groupes de pièces avec possibilité de
chaîner des articles
• Création de forfaits : génériques, par marque, par
modèle ou par type de véhicule
• Choix du tarif main d’œuvre (Mécanique, Tôlerie,
Peinture, Forfaitaire)
• Gestion des temps barèmés
Tarifs et remises
• Affectation d’une grille de remise à un client, un
fournisseur ou une assurance
• 7 taux et 7 remises de main-d’œuvre paramétrable et
4 taux et 4 remises d’ingrédient
• 6 taux de remise applicables en pied de document
(pièce, peinture, ingrédient, mécanique, tôlerie,
facture)
Ateliers • Type de facturation par atelier
• Association d’un tarif et d’un dépôt
Devis - Facturation
• Recherche multicritères intelligente par type de document
et personnalisation de la grille de recherche
par des couleurs
• Création des différents documents de vente :
estimation de travaux, devis de réparation, ordre de
réparation, facture de réparation…
• Transfert d’un devis ou O.R. en facture sans
ressaisie
• Création de facture de garantie
• Duplication des factures en avoirs
• Saisie du port et du divers TTC en pied de document
• Génération d’une échéance
Outils de chiffrage mécanique
et carrosserie
• Interfaces disponibles avec les outils
suivants : Cromauto II (ETAI), AutoPass (ETAI),
XCat II (ETAI), Atelio (ETAI), CatTronic (ETAI),
Sidexa, Diva (Lacour), SilverDAT, Interfacio (ETAI),
Atelio Chiffrage, Motelio (réseau MOTRIO), Motorcraft
(agents Ford), Atelion (agents Peugeot),
Gefi sio (réseau Gef’Auto), Precisio (réseau
Precisium), Atelio AfterMarket
Catalogues électroniques
• Interfaces disponibles avec les outils suivants :
Dialogys (Renault), Autossimo (réseau
Autodistribution), EsiTronic (réseau
Bosch)
Données constructeurs • Import de plupart des tarifs
constructeurs et de certains temps barèmés*
Règlements
• Saisie des règlements à partir du document de
vente
• Lettre de change et de prélèvement
Achats
• Approvisionnement automatique des articles
• Génération d’une commande à partir d’un O.R.
• Recherche multicritères par fournisseur, commande,
facture, date…
• Suivi des stocks (en commande et à commander)
• Réception partielle ou complète des commandes
• Regroupement des bons de réception
• Inventaires simples et rétroactifs
Statistiques
• Statistiques et évolution du CA par fi ches (clients,
véhicules, ventes…)
Traitements
• Gestion des écarts de règlement
• Remise en banque avec génération du fi chier
ETEBAC
• Agenda (RDV client, fournisseur, experts…) et
alertes
Impressions
• Impression de traites, de relevés de factures,
d’échéanciers, d’états comptables…
• Impression des mouvements de stock, des listes
clients, véhicules, articles…
Importation - Exportation
• Import des fi chiers API, Vulcain 4.5 et 4.02, IDS6
prologue (nous consulter), Vega (nous consulter),
Solycar, AssLog et autres (nous consulter)
• Transfert des écritures vers EBP Compta Classic
2009 ou PRO v13
* nous consulter pour obtenir la liste et les tarifs
Systèmes d’exploitation supportés :
• Windows XP
® SP2
• Windows Vista
® SP1*
*Windows Vista
® version 32 bits
Windows XP® et Vista® sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel.
Confi gurations Minimales Requises :
• Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
• Mémoire : 512 Mo (1 Go pour Windows Vista
®
)
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 500 Mo
30 jours
d’Assistance offerts
pour bien démarrer !
Gagnez
du temps
Grâce à la recherche multicritères « intelligente » du logiciel vous
trouvez instantanément le document dont vous avez besoin : O.R en
cours, factures à payer, factures réglées…
Facturez
simplement
Rédigez vos estimations ou vos O.R. et par un simple clic transférezles
directement en factures sans avoir à ressaisir vos données.
Suivez
vos clients
Grâce à l’historique des réparations, vous pouvez visualiser en un
coup d’oeil la liste des interventions effectuées par véhicule. Vous savez
toujours où vous en êtes lorsqu’un client revient vous voir.
Gérez
les règlements
Enregistrez facilement les règlements de vos clients grâce à l’assistant
de saisie. Il suffi t de suivre le guide ! Vous savez ainsi en temps
réel si un client vous doit encore de l’argent ou non.
Communiquez
facilement
Transformez vos factures et vos règlements en écritures comptables
et, sans aucune ressaisie, transférez-les dans EBP Compta 2009.
LES 5 POINTS CLES
Fonctions Principales
Caractéristiques générales
• Menu contextuel et Volet de Navigation
intelligent
• Ergonomie paramétrable (formats
d’affi chage des données, personnalisation
des listes)
Sécurité des dossiers
• Dossier protégé par un mot de passe
• Archivage des données et visualisation
de l’archivage en temps réel
Pièces et main d’œuvre
• Création de forfaits génériques, par marque,
par modèle ou par type de véhicule
• Choix du tarif main d’œuvre (Mécanique,
Tôlerie, Peinture, Forfaitaire)
• TVA sur huile
• Famille d’articles avec choix des
comptes comptables
Tarifs et remises
• Affectation d’une grille de remise à
un client
• 7 taux et 7 remises de main-d’œuvre
paramétrable et 4 taux et 4 remises
d’ingrédient
• 6 taux de remise applicables en pied de
document (pièce, peinture, ingrédient,
mécanique, tôlerie, facture)
Fichier clients
• Possibilité de soumettre ou non un
client à la TVA
• Liste des véhicules associés à un
client
• Paramétrage d’un mode de règlement,
d’un tarif
• Possibilité d’imprimer un relevé de
factures
• Possibilité de bloquer le compte
client et de mettre un plafond
• Historique des documents de vente
Fichier véhicules
• Renseignements des informations
de la carte grise
• Gestion des informations vidange et
contrôle technique (dates, alertes…)
• Association de plusieurs clients à
un même véhicule en indiquant leur
fonction
• Insertion de photos
• Changement d’immatriculation
Ateliers
• Type de facturation par atelier (Mécanique,
Cession, Garantie)
• Association d’un tarif et d’un dépôt
Devis - Facturation
• Création des différents documents de
vente : estimation de travaux, devis de
réparation, ordre de réparation, facture
de réparation…
• Recherche multicritères intelligente par
type de documents et personnalisation de
la grille de recherche par des couleurs
• Reprise automatique des remises clients
• Saisie du port et du divers TTC en pied de
document
• Duplication des factures en avoirs
Règlements
• Saisie des règlements à partir du document
de vente
Un logiciel simple d’utilisation, idéal pour les MRA et réparateurs agréés
pour une première informatisation. Il vous permet de suivre vos fi chiers
clients et véhicules, de facturer vos prestations (devis, O.R., factures) et
d’enregistrer vos règlements.
Pour les MRA et réparateurs agréés
Auto Start v10
Quel logiciel choisir ? EBP Auto Start
v10
EBP Automobile
v10
Gestion des clients et des véhicules
Création de documents de vente (devis, O.R., factures) et de forfaits
Saisie des règlements et transfert en comptabilité
Interfaces avec les outils de chiffrage (Atelio, Cromauto, Autopass…)
Gestion des heures compagnons
Version réseau (en option)
Confi gurations Minimales
Requises :
• Processeur : Intel Pentium 4 - 2 gHz ou
équivalent
• Mémoire : 512 Mo de RAM (1 Go pour Vista)
• Ecran supportant une résolution de 1024x768
(24 bits)
Systèmes d’exploitation supportés :
• Windows® 2000 SP4, XP SP2 ou Vista®
Windows XP® et Vista® sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’utilisation du logiciel.
Document non contractuel - octobre 2008 - Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947
Statistiques
• Statistiques et évolution du CA par fi ches
(pièces et main d’œuvre, clients, véhicules,
ateliers, ventes)
Traitements
• Remise en banque
Impressions
• Impression de relevés de factures, d’états
comptables…
• Impression des listes clients, véhicules,
articles
• Impression du résultat des ventes, du
résultat par articles
Importation - Exportation
• Import/export paramétrable des fi chiers
clients, véhicules et pièces
• Import des fi chiers API, Vulcain 4.5 et
4.02, IDS6 prologue (nous consulter),
Vega (nous consulter), Solycar, AssLog
et autres (nous consulter)
• Transfert des écritures vers EBP
Compta Classic 2009 ou PRO v13
Défi nissez des couleurs pour identifi er
rapidement vos documents (factures, devis…)
ZOOM sur la recherche multicritères
Cette fonction du logiciel vous permet d’obtenir une vue rapide de tous vos documents de vente et
de les retrouver facilement.
Grâce à la recherche multicritères d’Auto Start vous pouvez retrouver rapidement le document dont vous
avez besoin. Il vous suffi t de choisir les critères du document souhaité et la liste apparaît automatiquement
en dessous.
Vous pouvez par exemple faire une recherche pour obtenir toutes les factures non réglées : un moyen rapide
de savoir quels clients vous doivent de l’argent ! Vous pouvez aussi rechercher tous les O.R. en cours afi n
d’évaluer la charge de travail de l’atelier...
Pratique ! Vous pouvez paramétrer votre grille de recherche en attribuant des couleurs à chaque document de
vente : bleu pour les O.R., orange pour les factures… Un moyen facile de s’y retrouver plus rapidement.
30 jours
d’Assistance offerts
pour bien démarrer !
EBP Assistants juridiques 2010
Aide
ii
Table des matières
Félicitations ! ........................................................................................................................................1
Convention d'utilisation EBP....................................................................................................................2
Préambule .........................................................................................................................................2
Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) .....................................................2
Étendue des obligations de support d’EBP ..............................................................................................2
Assistance de proximité sur le site ........................................................................................................2
Sauvegarde des données .....................................................................................................................2
Limitation de garantie .........................................................................................................................3
Limitations de responsabilité ................................................................................................................3
Dispositions finales .............................................................................................................................3
Présentation de l'aide.............................................................................................................................4
L'arborescence ...................................................................................................................................4
Les pages ..........................................................................................................................................4
Présentation du logiciel ..........................................................................................................................5
Comment ouvrir un assistant juridique ?...................................................................................................6
Affichage du contenu de l'assistant ..........................................................................................................7
Impression du contenu de l'assistant........................................................................................................8
Les éditeurs de texte..............................................................................................................................9
Choix de l’éditeur................................................................................................................................9
Ouverture de l’éditeur .........................................................................................................................9
Fermeture de l’éditeur .........................................................................................................................9
Les barres ..........................................................................................................................................10
Les barres d’outils.............................................................................................................................10
La barre Format.............................................................................................................................10
La barre Standard ..........................................................................................................................10
La barre de raccourcis .......................................................................................................................11
La barre de statut.............................................................................................................................11
Affichage des barres d’outils...............................................................................................................11
La bibliothèque juridique ......................................................................................................................12
Le sommaire ....................................................................................................................................12
Déplacement dans le sommaire .......................................................................................................12
Développement du sommaire ..........................................................................................................12
Ajout dans le sommaire ..................................................................................................................12
Supprimer dans le sommaire ...........................................................................................................12
Modifier dans le sommaire...............................................................................................................12
Disposition des zones d'affichage ........................................................................................................14
Recherche dans la bibliothèque...........................................................................................................15
Signet .............................................................................................................................................16
Création d’un signet .......................................................................................................................16
Accès à un signet...........................................................................................................................16
L'acte-type.......................................................................................................................................17
Contenu d’un Acte-type ..................................................................................................................17
Utilisation d’un acte-type ................................................................................................................17
Les guides ..........................................................................................................................................18
La lettre .............................................................................................................................................19
Comment créer sa propre lettre ? .......................................................................................................19
Réalisation d’une lettre à partir d’un Acte-type ..................................................................................19
Créer une lettre vierge....................................................................................................................19
Mise en forme du texte......................................................................................................................20
Déplacement dans le texte ..............................................................................................................20
Sélection de texte ..........................................................................................................................20
Saisie de texte...............................................................................................................................20
Déplacement /Copie de paragraphe..................................................................................................21
Attributs .......................................................................................................................................21
Bordure et trame ...........................................................................................................................21
Insertion dans le texte....................................................................................................................22
Correcteur orthographique ..............................................................................................................22
Annulation ou répétition d’une fonction.............................................................................................22
Travail sur la lettre............................................................................................................................23
Les pages de la lettre .....................................................................................................................23
Enregistrement de la lettre..............................................................................................................23
Aperçu écran de la lettre.................................................................................................................23
Impression de la lettre....................................................................................................................23
Ouvrir une lettre ............................................................................................................................24
L'éditeur interne ...............................................................................................................................25
Entête et Pied de page....................................................................................................................25
Corps de la page............................................................................................................................25
Le contenu de la lettre....................................................................................................................25
Table des matières
iii
Mise en forme de la page...................................................................................................................26
Le contenu de la lettre.......................................................................................................................27
Recherche/Remplace d'un mot.........................................................................................................27
Visitez le site EBP ................................................................................................................................28
Nous contacter ....................................................................................................................................29
Index .................................................................................................................................................31
1
Félicitations !
Vous venez d'acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en
souhaitons bonne utilisation.
Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Assistants juridiques et donne toutes les
informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l'aide en ligne, trois possibilités sont à votre disposition :
- La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.
- Le menu ? + Aide pour obtenir une aide générale composée d'un index qui affiche l'ensemble des
informations traitées dans l'aide et du détail de l'élément que vous avez demandé à consulter.
2
Convention d'utilisation EBP
Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de
Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins
personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser
transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel
ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur
son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un
réseau local ou via Internet en mode terminal server" (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte »
ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou
réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP.
Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les
progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à
aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime
opportunes.
Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 )
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale
sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la
commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont
disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa
commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire
métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas
exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la
mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du
produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution
commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et
automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par
Internet.
Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations
relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à
fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait
rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution
des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont
disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté
technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire,
le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour
l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP
ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne
gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des
systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière
significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le
fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par
EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
Convention d'utilisation EBP
3
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue
responsable en cas de perte de données.
Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel,
au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation
particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur.
En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat.
La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite
y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En
outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat
d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir
une telle disponibilité.
Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison
de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes
d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par
EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses
fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un
fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de
fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront
responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice
dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses
fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le
CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat
d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un
test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien
passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un
distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors
que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément
à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux
données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Version 2.1: Mai 2009
4
Présentation de l'aide
La fenêtre d'aide se compose de deux parties : L'arborescence et les pages.
L'arborescence
Sur la partie gauche, vous trouverez tous les chapitres et pages auxquelles vous pourrez accéder.
Les différents chapitres se reconnaissent grâce au petit + qui apparaît devant le titre du chapitre. Vous pouvez
cliquer dessus à l'aide de la souris, pour faire apparaître son contenu.
Remarque
Un chapitre peut contenir plusieurs autres chapitres.
Les pages
Les pages sont caractérisées par un petit icône avec un point d'interrogation dans l'arborescence. Pour afficher
le contenu d'une page, il suffit de cliquer, à l'aide de la souris, sur le titre de la page. Son contenu s'affiche
alors dans la partie droite de votre fenêtre d'aide.
Dans ces pages, vous trouverez :
Des liens vers d'autres pages :
Les mots soulignés en bleu sont des liens qui vous renvoient vers d'autres pages. Vous pouvez y
accéder en cliquant dessus avec la souris, et revenir ensuite à la page précédente en utilisant le bouton
précédent en haut de la fenêtre d'aide.
Des avertissements, remarques, astuces et exemples :
Vous pouvez les reconnaître facilement car elles apparaissent toujours de la même façon :
Attention
exemple d'avertissement
Remarque
exemple de remarque
Astuce
exemple d'astuce
Exemples
Exemple...d'exemples...
Le fichier d'aide doit évoluer et s'étoffer au fûr et à mesure des versions du logiciel. Si des éléments vous
manquent, n'hésitez pas à nous le faire savoir !
5
Présentation du logiciel
La gamme des Assistants Juridiques est composée de véritables bibliothèques d’actes juridiques qui vous
aident dans la réalisation, la modification et l’impression de lettres répondant à une situation juridique
particulière.
Destinée aux particuliers comme aux sociétés, leur utilisation est immédiate et ne requiert pas de
connaissances techniques préalables.
La gamme des Assistants en Droit d'EBP vous propose les bibliothèques suivantes :
Assistants en Droits du Particulier Pratic,
Assistants en Droit des Sociétés Pratic,
Assistants en Droit du Travail Pratic,
Assistants en Droit des Affaires Pratic,
Assistants en Droit Immobilier Pratic.
6
Comment ouvrir un assistant juridique ?
La barre de raccourcis (vue EBP) affiche un icône par assistant juridique (bibliothèque) installé. Cliquez dessus
pour ouvrir la vue de la bibliothèque correspondante.
Vous pouvez également ouvrir un assistant juridique à partir du menu Fichier + Ouvrir base de données.
Sélectionnez alors le fichier d’extension KMD correspondant à l’assistant.
7
Affichage du contenu de l'assistant
Le contenu de l'assistant peut être afficher dans un document à partir du menu Outils + Afficher le contenu
complet.
Il contient le guide de chaque catégorie ou sous-catégorie du sommaire.
Il peut être imprimé à l'aide du raccourci clavier CTRL + P ou du menu Fichier + Imprimer.
8
Impression du contenu de l'assistant
L'impression du contenu de l'assistant (Guides de chaque catégorie ou sous catégorie du sommaire) est
possible à partir du moment ou vous avez sélectionné "afficher le contenu complet de l'assistant".
9
Les éditeurs de texte
Pour réaliser votre lettre, le logiciel peut lancer deux éditeurs de texte :
un éditeur interne,
Microsoft Word ™ (si vous le possédez).
Pour l’utilisation de Microsoft Word, nous vous renvoyons à votre manuel d’utilisation ou à l’aide en ligne
Microsoft.
Choix de l’éditeur
Pour choisir l’éditeur, activez les options du logiciel, puis :
Cochez l’option Utiliser Microsoft Word pour activer cet éditeur si vous le possédez (il permet
d’effectuer des mises en forme plus poussées)
Ou décochez l’option si vous ne possédez pas Microsoft Word (ou si vous souhaitez simplement
utiliser l’éditeur interne).
Ouverture de l’éditeur
L’éditeur s’ouvre automatiquement lorsque :
vous créez une lettre vierge (commande Nouveau du menu Fichier ou icône ou raccourci
clavier Ctrl + N),
vous créez une lettre à partir d’un modèle d'acte-type (commande Nouveau depuis modèle du
menu Fichier ou icône ),
vous ouvrez un document existant (commande Ouvrir du menu Fichier ou icône ou raccourci
clavier Ctrl + O).
Fermeture de l’éditeur
L’éditeur s’ouvre dans une fenêtre. Pour fermer l’éditeur, il suffit de fermer la fenêtre avec la croix ou avec le
menu Fenêtre ou le raccourci clavier Ctrl + F4.
10
Les barres
Les barres d’outils
La barre Format
Permet de choisir la police de caractères.
Permet de choisir la taille des caractères
Met en gras
Met en italique
Souligne le texte
Barre le texte
Couleur du texte / Couleur du fond de paragraphe
Alignement de texte dans le paragraphe (gauche, centré, droit, justifié)
La barre Standard
Ouvre l’éditeur par défaut et crée une lettre vierge.
Ouvre l’éditeur par défaut et crée une lettre vierge à partir de l'acte-type courant.
Ouvre une lettre
Enregistre la lettre courante.
Annuler les dernières manipulations
Répète la dernière manipulation
Lance l’aperçu de la lettre.
Lance l’impression de la lettre ou de l'acte-type courant
Lance le correcteur orthographique
Copie la sélection dans le presse-papiers
Coupe la sélection dans le presse-papiers
Colle le contenu du presse-papiers à la position du curseur
Ouvre la boite de dialogue de recherche d’un mot dans la lettre
Recherche le mot suivant
Ouvre la boite de dialogue de remplacement
Zoom ou réduit la page
Ouvre l’aide en ligne
Active Internet Explorer
Les barres
11
La barre de raccourcis
La barre de raccourcis est composée de plusieurs vues :
Vue EBP
Chaque icône correspond à une bibliothèque de la gamme des assistants en droit d’EBP. Leur nombre
dépend du nombre d’assistant que vous possédez.
Vue Outils
Elle donne accès aux options du logiciel, à l’explorer, à Internet Explorer.
Vue MS Office
Elle donne accès aux logiciels du pack MS Office.
La barre de statut
Cette barre affiche des messages d’aide et d’état (numéro de la page courante, ...)
Affichage des barres d’outils
Toutes les barres peuvent être affichées ou masquées ponctuellement avec le menu Affichage. Dans les
options du logiciel, vous déterminez si les barres de raccourcis et de statut doivent ou non s’afficher par défaut.
12
La bibliothèque juridique
Le sommaire
Le sommaire d’une bibliothèque est un plan composé de deux sortes d’éléments :
les dossiers, sous-dossiers représentés par l'icône Livre,
les documents représentés par l’icône Feuille.
Un sommaire peut être comparé à une armoire à dossiers suspendus, eux-mêmes remplis de chemises
contenant des sous-chemises avec des documents.
Les dossiers de même niveau sont représentés par un même icône.
Déplacement dans le sommaire
Ctrl + déplace le curseur sur le premier dossier
Ctrl + Fin déplace le curseur sur le dernier dossier
Développement du sommaire
Pour ouvrir et fermer vos dossiers (Livre), utilisez les touches suivantes, une fois le livre sélectionné :
+ affiche les dossiers et documents du niveau inférieur
- cache tous les niveaux inférieurs
* affiche tous les niveaux inférieurs
Vous pouvez également cliquer sur les + ou – situés à gauche des icônes Livre pour respectivement afficher ou
masquer le niveau inférieur du dossier.
Ajout dans le sommaire
A partir du sommaire, vous avez la possibilité d'ajouter un dossier ou sous-dossier ou document par le clic droit
de la souris + Ajouter.
Vous devez saisir votre titre puis choisir l'image :
- Les livres représentent les dossiers ou sous-dossiers.
- Les feuilles sont les documents.
Ensuite, vous devez définir la position (l'ordre) du dossier, sous-dossier ou du document à l'intérieur du
chapitre.
Remarque !
Seule la sélection d'une feuille, vous permet d'avoir la possibilité de saisir un guide et un acte type associé au
document.
Supprimer dans le sommaire
A partir du sommaire, vous avez la possibilité de supprimer un dossier ou sous-dossier ou document par le clic
droit de la souris + supprimer.
Un message, vous demande de confirmer la suppression.
Attention !
La suppression est irréversible.
Modifier dans le sommaire
La bibliothèque juridique
13
A partir du sommaire, vous avez la possibilité de supprimer un dossier ou sous-dossier ou document par le clic
droit de la souris + modifier.
Le titre et l'image de votre sélection s'affichent automatiquement. Vous pouvez ensuite réaliser les
modifications que vous souhaitez (modification du titre, changement de l'image, de l'ordre dans le chapitre...).
Rappel !
Les livres représentent les dossiers ou sous-dossiers.
Les feuilles sont les documents.
EBP Assistants juridiques 2010 Aide
14
Disposition des zones d'affichage
Il est possible de modifier la disposition des zones d'affichage (sommaire, signet, recherche, guide, acte) par le
menu Affichage + Disposition.
Par défaut, vous visualisez la disposition du modèle 2.
Différentes possibilités d'affichage sont disponibles :
Modèle 1
Vous disposez de 2 zones verticales d'affichage :
une zone contenant les 3 onglets (Sommaire, Signets et Recherche)
une zone contentant les 2 onglets (Guide et acte type)
Modèle 2
Vous disposez de 3 zones d'affichage :
une zone à gauche contenant les 3 onglets : Sommaire, Signets et Recherche
une zone contentant les Guides
une zone contenant les actes types
Les 2 dernières zones sont affichées l'une en dessus de l'autre.
Personnalisée
Vous disposez des zones d'affichage de base et vous avez la possibilité de changer la disposition, modifier la
taille de celles-ci, ...
La bibliothèque juridique
15
Recherche dans la bibliothèque
Pour rechercher un dossier ou un document précis dans la bibliothèque, activez l’onglet Rechercher, saisissez le
texte à rechercher puis cliquez sur le bouton Rechercher.
La recherche s’effectue sur l’ensemble des textes.
Tous les documents dont le texte contient le mot ou les mots recherché(s) seront affichés.
Sélectionnez le document et double-cliquez ou cliquez sur le bouton Afficher.
EBP Assistants juridiques 2010 Aide
16
Signet
Pour vous déplacer rapidement dans la bibliothèque et accéder directement à un document, vous avez la
possibilité de créer un signet rattaché à un élément du sommaire.(Elément que vous pensez consulter
régulièrement).
Création d’un signet
Activez dans l’onglet Sommaire, l’élément à repérer, puis activez l’onglet Signets et cliquez sur le bouton
Ajouter.
Dès qu’un 1er signet est créé, les boutons Supprimer et Aller à s’activent.
Accès à un signet
Activez l’onglet Signet, placez-vous sur le signet et double-cliquez ou cliquez sur le bouton Aller à.
Les onglets Guide et Acte-type sont automatiquement mis à jour.
La bibliothèque juridique
17
L'acte-type
L’onglet Acte-type contient le texte type que vous pouvez consulter/imprimer et qui servira de modèle à votre
lettre.
Les Actes-types et les guides sont modifiables.
Contenu d’un Acte-type
L'acte-type sert de modèle à la réalisation de votre lettre. De ce fait, il est composé de quatre types de données
différents :
Le texte constant
C’est un texte que vous pouvez généralement reprendre tel quel
Exemple de phrase
Si vous vous trouvez dans l'impossibilité d'assister à cette assemblée, vous avez la possibilité de vous faire
représenter par votre conjoint ou par un associé.
Les zones réservées
Elles sont représentées par des parenthèses entourant l'information à saisir.
Exemple
(dénomination sociale) (nom de l'associé) (adresse)
Les parties à compléter
Elles sont représentées par 3 petits points : … .
Exemple de phrase
Nous vous informons qu'une assemblée générale aura lieu le ..., à ... heures, à ... (lieu).
Choix de phrases ou remarques en cours de texte
Ils apparaissent également entre parenthèses.
Exemple de phrase
A cet effet, un formulaire de pouvoir, que vous voudrez bien faire parvenir au gérant avant le ...... (ou confier
à votre mandataire), est joint à la présente.
Utilisation d’un acte-type
Pour créer une lettre à partir d’un acte-type, vous avez 2 possibilités :
modifier l'acte type définitivement avec vos informations (saisi des modifications dans l'acte type)
activez le menu Fichier + Nouveau depuis modèle. L'éditeur par défaut est alors lancé avec une nouvelle
lettre contenant le texte-type.
18
Les guides
L’onglet Guide contient un commentaire, des références juridiques, des explications et des conseils qui
permettent de vérifier la concordance entre la démarche que vous entreprenez et le contenu de l'acte-type.
Vous avez la possibilité de compléter ces guides. Pour cela, il vous suffit de saisir directement dans la zone
guide vos informations.
Les guides de l'assistant peuvent également être éditer.
19
La lettre
Comment créer sa propre lettre ?
Le logiciel vous permet de créer une lettre à partir d’un éditeur de texte.
Généralement, vous réalisez une lettre en prenant comme modèle l'acte-type d’un document de votre
bibliothèque mais vous pouvez aussi créer une lettre vierge.
Réalisation d’une lettre à partir d’un Acte-type
Les étapes à suivre pour réaliser une lettre à partir d'un acte type sont de :
Sélectionner dans le sommaire, l'acte-type qui doit vous servir de modèle,
Cliquer sur l’icône de la barre Standard : la fenêtre de l'éditeur de texte par défaut s’ouvre avec
une copie de l'acte-type,
Faire les modifications de texte souhaitées,
Faire la mise en page de la lettre,
Lancer un aperçu pour visualiser l’apparence finale de votre lettre,
Sauvegarder la lettre pour pouvoir la modifier,
Lancer l'impression.
Créer une lettre vierge
Vous avez la possibilité de créer une lettre de A à Z sans prendre en compte un acte-type comme modèle. Pour
cela, activez le menu Fichier + Nouveau ou le raccourci clavier Ctrl + N.
EBP Assistants juridiques 2010 Aide
20
Mise en forme du texte
Vous trouverez ci-dessous toutes les fonctions disponibles dans l’éditeur interne pour mettre en forme votre
lettre.
Déplacement dans le texte
Sélection de texte
Saisie de texte
Déplacement/Copie de texte
Attributs de texte, de paragraphe
Insertion de données (image, fichier, symbole, tableau)
Correcteur orthographique
Annulation/Répétition d'une fonction
Encadrement et trame de paragraphe
Déplacement dans le texte
pour aller en début de ligne
Fin pour aller en fin de ligne.
Ctrl + pour aller en début de texte
Ctrl + Fin pour aller en fin de texte.
Ctrl+ Flèche D ou G pour aller de mot en mot
Sélection de texte
Sélection du mot
Double-clic sur un mot.
Sélection de "tout le texte"
Réalisez le raccourci clavier Ctrl + A
Sélection de tableau
Cliquez dans le tableau, activez le menu Edition + Sélectionner le tableau.
Sélection d’une partie de texte
Mettre le texte en surbrillance en cliquant gauche au début du texte et tout en restant appuyé, tirer la
souris jusqu’en fin de texte.
Saisie de texte
Mode insertion/Refrappe
Vous travaillez par défaut dans l'éditeur en mode Insertion, ce qui signifie que les caractères tapés
s'insèrent à l'emplacement du curseur en décalant les mots suivants sans les écraser.
La touche Inser permet de passer en mode Refrappe.
Suppression de caractère
La lettre
21
Pour effacer un caractère, placez votre curseur à sa droite et appuyez sur la touche Retour Arrière
ou à sa gauche et appuyez sur Suppr
Retour à la ligne
Retour à la ligne / Fin de paragraphe
La touche Entrée permet d’appliquer un retour à la ligne avec fin de paragraphe.
Retour à la ligne simple
La combinaison de touches + Entrée permet d’appliquer un retour à la ligne sans fin de paragraphe.
Les lignes d’un même paragraphe auront les mêmes attributs de paragraphe (encadrement, fond,
alignement,..).
Ligne vierge
La ligne vierge découle du retour à la ligne. En effet pour créer une ligne d'espace (séparatrice ou
blanche), placez votre curseur en début ou fin de ligne et faites un ou deux retours à la ligne.
Pour supprimer une ligne blanche, placez votre curseur en début de ligne vierge et appuyez sur Suppr.
Déplacement /Copie de paragraphe
Le déplacement de texte correspond à un Couper/Coller :
Sélectionnez le texte,
Couper le texte avec le menu Edition + Couper… ou le raccourci clavier Ctrl + X.
Placez le curseur à l’endroit désiré,
Coller le texte avec le menu Edition + Coller…. ou le raccourci clavier Ctrl + V.
Vous pouvez également utiliser le drag and drop qui consiste à tirer la sélection à déplacer à l’emplacement
souhaité.
La copie de texte correspond à Copie/Coller :
Pour le copier, utilisez le menu Edition + Copier ou le raccourci clavier Ctrl + C. Ensuite voir plus haut.
Vous pouvez également utiliser le drag and drop qui consiste, avec la touche Ctrl activée, à tirer la sélection à
copier à l’emplacement souhaité.
Attributs
Attributs de texte
Les attributs de texte (police, style, taille, barré, souligné, couleur de texte et de fond) sont applicables à
partir du menu Format + Police ou avec la barre Format.
Attributs de paragraphe
Les attributs de paragraphe (Bordure, retrait, espacement, tabulation, numérotation, alignement…) sont
applicables à partir du menu Format + Bordure de paragraphe, Paragraphe, Puces, Tabulation. La
barre d'outil Format propose quelques raccourcis icônes.
Bordure et trame
Encadrement
La zone Style permet de déterminer l’apparence de la bordure.
Le bouton encadre chacun des paragraphes sélectionnés (voir Retour à la
ligne).
EBP Assistants juridiques 2010 Aide
22
L’icône encadre le contour de la sélection.
Trame
La zone Trame permet d’appliquer une couleur de fond sur le paragraphe. Le pourcentage permet de rendre
plus ou moins opaque la couleur choisie.
Utilisez le bouton Appliquer pour visualiser votre encadrement ou votre trame, avant de valider avec OK.
Insertion dans le texte
Le menu Insertion permet d’insérer à l’emplacement du curseur : un fichier, une image, un symbole, un
tableau. Le fichier inséré peut être aux formats RTF, Texte ou HTML. L’image insérée doit être au format BMP.
Correcteur orthographique
Pour corriger d’éventuelles erreurs, vous pouvez lancer le correcteur orthographique à partir du menu Outils +
Orthographe ou le raccourci clavier F7.
Lorsque le correcteur orthographique trouve un mot qu’il ne reconnaît pas, celui-ci peut être incorrect dans ce
cas, choisissez le bon mot ou saisissez-le ; mais il peut aussi ne pas exister dans le dictionnaire.
Dans ce dernier cas, vous avez le choix entre :
1. Ajouter le mot au dictionnaire.
Pour inclure le mot dans le dictionnaire, cliquez sur le bouton Ajouter et au prochain lancement du correcteur
ce mot sera accepté.
2. Ignorer le mot et continuer la recherche d’autres mots,
Pour passer au mot suivant, cliquez sur le bouton Ignoré ou Ignorer tout (si vous ne souhaitez plus être
arrêté sur ce mot).
Annulation ou répétition d’une fonction
Pour annuler/répéter une fonction que vous venez d’appliquer, utilisez le menu Edition + Annuler /Refaire ou
le raccourci clavier Ctrl + Z ou Ctrl + Shift + Z.
La lettre
23
Travail sur la lettre
Cette partie permet de voir les points suivants :
- Les pages de la lettre
- L'enregistrement de la lettre
- L'aperçu de la lettre
- L'impression de la lettre
- La fermeture de la lettre
- L'ouverture d'une lettre
Les pages de la lettre
Lorsque la lettre fait plusieurs pages, il peut être intéressant de demander un certain type d’affichage à partir
du menu Affichage.
Le mode Normal
Le mode Normal affiche la lettre en continu. Avec saut de page, des lignes de pointillés apparaissent pour
signaler les coupures à l’impression.
Le mode Page
Le mode Page affiche la lettre sous forme de feuille de papier ce qui permet de visualiser sa présentation ;
avec la commande Page avec Entête et Pied vous visualisez également les entêtes et les pieds dans votre
lettre.
Dans ce mode, la fonction de zoom vous permet de choisir la taille écran de la page.
Déplacement de page en page
Pour passer d’une page à une autre, activez le menu Affichage + Page suivante /Page précédente ou
les raccourcis clavier Ctrl + et Ctrl + .
Enregistrement de la lettre
Une fois la lettre terminée, il est nécessaire de l’enregistrer afin de pouvoir la conserver pour une éventuelle
consultation ou utilisation ultérieure.
L’enregistrement s’effectue à partir du menu Fichier + Enregistrer ou le raccourci clavier Ctrl + S.
Le logiciel vous propose automatiquement d’enregistrer votre lettre au format RTF dans le répertoire
d’installation du logiciel (par défaut PROGRAM FILES\EBP\ASSISTANTS) mais vous pouvez bien entendu
déterminer un autre répertoire (par exemple MES DOCUMENTS).
Dans la zone Nom du fichier, saisissez le nom que vous souhaitez donner à la lettre puis cliquez sur le bouton
Enregistrer.
Aperçu écran de la lettre
Avant de lancer l’impression de votre lettre, il est intéressant de visualiser à l’écran la disposition qu’aura votre
texte dans la page.
Pour cela, activez le menu Fichier + Aperçu.
Impression de la lettre
EBP Assistants juridiques 2010 Aide
24
Une fois la lettre active, il suffit d’activer le menu Fichier + Imprimer ou le raccourci clavier Ctrl + P pour
lancer l’impression.
Ouvrir une lettre
Pour ouvrir une lettre enregistrée, activez le menu Fichier + Ouvrir ou le raccourci clavier Ctrl + O et
choisissez la lettre de votre choix.
La lettre
25
L'éditeur interne
La fenêtre de l’éditeur interne est composée de trois onglets : Corps, Entête et Pied.
Entête et Pied de page
Les onglets Entête et Pied servent à introduire un contenu (texte, logo, …) qui se répétera sur toutes les pages
de votre lettre.
Corps de la page
L’onglet Corps reçoit la copie de l'acte-type et permet de définir la lettre elle même.
Astuce
Pour visualiser dans l’onglet Corps, la lettre avec son entête et son pied, activez le menu Affichage + Page
avec Entête et Pied. L’entête et le pied apparaissent alors en grisé.
Le contenu de la lettre
Le contenu de votre lettre peut être personnalisé comme vous le souhaitez, en renseignant obligatoirement les
zones en attente par l’information correspondante, en mettant en forme le texte (déplacement, copie, attribut),
la page, en recherchant un mot, en le remplaçant par un autre, ...
EBP Assistants juridiques 2010 Aide
26
Mise en forme de la page
Le menu Fichier + Propriétés de page permet de modifier :
le format de la page,
les marges d’impression
l’orientation du papier (Portrait ou Paysage).
La lettre
27
Le contenu de la lettre
Recherche/Remplace d'un mot
Recherche d'un mot
La fonction de Recherche de l’éditeur permet de retrouver un mot dans l’onglet courant. Elle est accessible à
partir du menu Edition + Rechercher ou le raccourci clavier Ctrl + F.
Remplacement d'un mot
La fonction de Remplacement permet de remplacer un mot recherché par un autre. Elle est accessible à partir
du menu Edition + Remplacer ou le raccourci clavier Ctrl + R.
Astuce
Une fois la fonction Recherche ou Remplace activée, utilisez ensuite le menu Edition + Rechercher suivant
ou le raccourci clavier Crtl + F3 pour passer de mot en mot recherché.
Remarque
La fonction de Recherche peut être très utile pour retrouver tous les emplacements à renseigner comme les …
(trois petits points) ou les parenthèses.
28
Visitez le site EBP
Cette fenêtre est accessible par le menu Internet.
Pour avoir la possibilité d'accéder au site EBP, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste.
Sélectionnez ensuite l'option désirée, et laissez-vous guider !
29
Nous contacter
EBP Informatique SA
ZA Du Bel Air
BP 95
Rue de Cutesson
78513 Rambouillet Cedex
Tel : 01.34.94.80.00.
Fax: 01.34.85.62.07.
Retrouvez-nous sur le www.ebp.com : Vous pourrez consulter la liste de nos produits, nous laisser un
message, consulter les dernières promotions, etc...
31
Index
A
Acte-type ......................................................17
Affichage du contenu de l'assistant .....................7
Aide................................................................4
Ajouter dans le sommaire................................12
Alignement ....................................................20
Annuler une fonction.......................................20
Aperçu de la lettre ..........................................23
Assistant juridique ........................................5, 6
B
Barre de raccourcis .........................................10
Barre de statut...............................................10
Barre d'état ...................................................10
Barre d'outils .................................................10
Barre Format .................................................10
Barre Standard...............................................10
Base de donnée
Ouvrir ..........................................................6
Bibliothèque
Ouvrir ..........................................................6
C
Comment créer sa propre lettre ? .....................19
Comment ouvrir un assistant juridique ?..............6
Contenu de l'assistant.......................................8
Convention d'utilisation EBP...............................2
Correcteur orthographique...............................20
Couleur de fond de paragraphes .......................20
Création de lettre ...........................................19
D
Déplacement dans la lettre ..............................20
Déplacement de texte .....................................20
Développement du plan...................................12
Disposition des zones d'affichage......................14
Document......................................................12
Dossier..........................................................12
E
Editeur de texte.......................................... 9, 25
Editeur interne ........................................... 9, 25
Encadrement de paragraphes...........................20
Encadrement de tableaux ................................20
F
Félicitation.......................................................1
Fermeture de l'éditeur.......................................9
Fichier (insertion) ...........................................20
Fin de paragraphe...........................................20
G
Gras .............................................................20
Guide............................................................18
I
Image (insertion) ...........................................20
Impression de la lettre ....................................23
Impression du contenu de l'assistant...................8
Insérer un fichier HTML ...................................20
Insérer un tableau ..........................................20
L
Le sommaire..................................................12
Les barres .....................................................10
Les signets ....................................................16
Lettre............................................................19
Ligne de pointillés...........................................23
M
Marges de la page ..........................................26
Microsoft Word.................................................9
Mise en forme de la page.................................26
Mise en forme du texte....................................20
Mode Insertion...............................................20
Mode Normal .................................................23
Mode Page.....................................................23
Mode Refrappe ...............................................20
Modification dans le sommaire..........................12
N
Nous contacter ...............................................29
Nouvelle lettre................................................19
O
Onglet Acte-type ............................................17
Onglet Guide..................................................18
Orientation de la page.....................................26
Ouverture de l'éditeur .......................................9
Ouverture d'une lettre.....................................23
Ouvrir un assistant ...........................................6
Ouvrir une bibliothèque .....................................6
P
Page
mise en forme .............................................26
Page d'une lettre ............................................23
Paysage ........................................................26
Plan ..............................................................12
Portrait..........................................................26
Présentation de l'aide........................................4
Présentation du logiciel .....................................5
R
Recherche dans la bibliothèque ........................15
Recherche d'un mot........................................27
Rechercher un document.................................15
Remplacement d'un mot..................................27
Répéter une fonction.......................................20
Retour à la ligne.............................................20
Retrait...........................................................20
S
Saisie de texte ...............................................20
Saut de page .................................................23
Sauvegarde de la lettre ...................................23
Sélection
de toute la lettre..........................................20
d'un mot.....................................................20
Signets..........................................................16
Site EBP ........................................................28
Sommaire......................................................12
Souligné........................................................20
Suppression dans le sommaire .........................12
T
Tableau (insertion) .........................................20
Texte
attributs .....................................................20
Travail sur la lettre .........................................23
Trouver rapidement un document.....................16
Z
Zones à renseigner .........................................17
Zoom............................................................23
Ce PGI intègre la comptabilité et la gestion commerciale.
Il permet de maîtriser parfaitement la chaîne commerciale (ventes, achats,
gestion de stocks, nomenclatures, gestion des relances…), la comptabilité
générale (Bilan, Compte de Résultat, déclaration de TVA...) et analytique dans
un environnement de travail puissant et ergonomique.
Des modules peuvent s’interfacer et communiquer avec le PGI en temps réel pour
répondre aux besoins spécifiques des PME : modules CRM, N° de Série/Lot et
Immobilisations.
PGI
La Fiche Produit
Progiciel de Gestion Intégré
Ligne PME
Le pilotage de l’entreprise
Pilotez votre entreprise grâce à des statistiques
personnalisées ou prêtes à l’emploi. Paramétrez vos
propres éléments d’analyse pour suivre les résultats de
votre entreprise.
Les tableaux de bord personnalisables
Créez vos propres tableaux de bord pour suivre,
en temps réel, les indicateurs clés de votre activité
commerciale.
Comptabilité analytique
Affinez la gestion de votre entreprise selon divers axes
d’analyses (filiales, usines, services…) pour une évaluation
précise et approfondie de vos secteurs d’activité.
Ligne PME
Le PGI Ligne PME Open LineTM est un logiciel de gestion qui allie richesse
fonctionnelle, simplicité, puissance et performance pour répondre aux besoins
les plus pointus des PME.
Ligne PME
Decisionnel PERSONNALISABLE INTEGRE
Le PGI
Ce logiciel est un intégré, cela signifie qu’il permet de gérer son activité commerciale (achats, ventes,
stocks…) et de tenir sa comptabilité, de la saisie à l’élaboration du Bilan et du Compte de Résultat.
La synchronisation
Pour une totale cohérence et une homogénéité des informations, les données se synchronisent. La modification
d’une fiche client en gestion commerciale a un impact immédiat en comptabilité et inversement. Ce
PGI permet aussi de transférer en comptabilité les factures émises depuis la gestion commerciale. La souplesse
de ce logiciel vous offre la possibilité de choisir le mode d’enregistrement : automatique ou manuel.
La richesse fonctionnelle
Ce PGI offre des fonctionnalités très pointues qui répondent aux besoins les plus exigeants telles que le
multi-dépôt, les statistiques avancées, les champs personnalisés, la gestion des commissionnements des
commerciaux, la gestion des relances clients, les différents niveaux de saisie comptable, la déclaration de
TVA, le bilan, la comptabilité analytique, la gestion budgétaire...
Les tableaux de bord personnalisables
Disposez de tableaux de bord pré-paramétrés ou créez vos propres tableaux de bord pour visualiser de manière
synthétique les indicateurs clés de performances de votre activité commerciale ou de votre comptabilité
(meilleurs clients, évolution de CA, trésorerie, budget réalisé...). Vous pouvez insérer toutes les informations
disponibles dans votre logiciel mais aussi avoir des liens directs vers des pages internet, des flux RSS…
Les statistiques paramétrables
Créez vos propres tableaux d’analyse et suivez vos résultats au jour le jour pour anticiper et piloter votre
entreprise efficacement : CA par client, par article, évolution de CA par fournisseur, par article… Vous avez
ainsi toutes les cartes en main pour prendre de bonnes décisions.
L’analyse des résultats et OLAP
Allez plus loin dans l’exploitation de vos données grâce à l’analyse multi-dimensionnelle. Le PGI met à disposition
un cube de données OLAP* pour élaborer des statistiques encore plus poussées.
L’analyse via ce cube de données permet d’obtenir une réponse immédiate dans le traitement de la statistique.
Il permet aussi de pouvoir interroger en temps réel ses données via des sources autres que le logiciel
EBP comme Excel®, Reporting Services®...
La personnalisation
Personnalisez votre logiciel de gestion en fonction de vos besoins et ceux de vos collaborateurs. Créez vos
propres listes de consultation de documents, de présentation des éléments comme par exemple en triant
les champs de vos listes par date, par nom de client mais aussi en effectuant des regroupements d’informations
par de simple glisser-déplacer…. Quel que soit votre manière de travailler, d’organiser, de manager...
Le paramétrage des éditions
Open Report Designer est un outil puissant de paramétrage des impressions. Il permet de soigner l’image
de votre entreprise auprès de vos clients grâce à des documents professionnels.
Plus de 300 modèles de devis, de factures, de commandes sont disponibles. Il est également possible de
concevoir ses propres modèles d’impression, des plus simples aux plus complexes.
Le réseau et le paramétrage des droits d’accès (en option)
Installez votre logiciel en réseau et paramétrez les droits d’accès.
Affectez des droits par utilisateur ou par groupe d’utilisateurs, indépendamment pour la comptabilité et la
gestion commerciale, tout en ayant la possibilité de gérer des exceptions au sein d’un groupe. Les spécificités
des utilisateurs peuvent être prises en compte grâce à la puissance et à la finesse de la gestion des
droits. Ainsi, chacun bénéficie de son propre univers de travail.
*OLAP (On-Line Analytical Processing) nécessite de posséder Microsoft® SQL STANDARD
Fonctions Principales
Caractéristiques générales
• Création jusqu’à 10 sociétés
• Aide en ligne
• Barre de tâches et de navigation
• Plan Comptable Entreprise
• Plan Comptable Syndicat
• Champs personnalisés
• Tableau de bord personnalisable
• Recherche multi-critères
• Tri, regroupement avancé
• Sauvegarde et restauration
• Sauvegarde en ligne*
Suivi des tiers
• Fichiers clients, prospects et fournisseurs
• Gestion des modes de règlement et
des échéances multiples
• Tableau de gestion des relances
clients et prospects : choix du mode
de relance (courrier, email, téléphone),
modification de la date d’échéance, du
niveau de relance...
• Consultation des écritures comptables
en temps réel depuis la fiche tiers
• Multi-adresses de facturation et de
livraison
• Publipostage
• Clients/fournisseurs en sommeil/bloquésc/partiellement
bloqués
Gestion des articles
• Articles/Famille articles
• Code article type bien ou service
• Image associée à l’article
• Etiquettes avec code-barres
• Gestion et historique des Eco-Contributions
(Ecotaxe)
• Articles liés et de remplacement
• Articles en sommeil/bloqués/partiellement
bloqués
• Articles non facturable
Gestion des stocks
• Gestion de stock en multi-dépôts dont
dépôt de transit
• Ordres et bons de transfert (traitement
total ou partiel)
• Bons d’entrée et de sortie
• Visualisation des mouvements de stocks
• Valorisation du stock au PUMP
• Saisie des inventaires
• Transfert comptable de l’inventaire
• Réapprovisionnement automatique
• Possibilité de compléter une commande
fournisseur existante
• Contremarque pour une gestion des
stocks en flux tendus
Gestion des ventes et des achats
• Devis, Commandes, BL, BR
• Frais de port
• Factures d’acompte, Avoirs d’acompte
• Regroupement de documents (devis,
commandes, BL…)
• Livraison/réception totale ou partielle
• Demandes de prix, commandes fournisseurs,
bons de réception/retour
• Factures d’achat et avoirs
• Envoi des documents par e-mails
• Facturation HT ou TTC
• Facturation d’articles non référencés
• Escompte inconditionnel
• Règlements clients et fournisseurs
complets ou partiels
• Gestion des écarts de règlement
• Préparation à la remise en banque
• Génération de fichier SEPA : virement
SEPA, prélèvement SEPA, virement
international
• Historique simple ou détaillé de toutes
les pièces d’un client, d’un fournisseur
• Historique d’un document
• Historique des lignes de chaque document
(pièce)
• Transfert de documents
• Journal des évènements
• Gestion du multi-devises (règlements,
écarts, téléchargement des cours)
• Gestion des affaires : rentabilité avec
analyse synthétique et détaillée
Gestion des commerciaux/
collaborateurs
• Fichier commerciaux/collaborateurs
• Barème de commissionnement
• Liste avec détail du calcul des commissionnements
• Commerciaux/collaborateurs en sommeil/bloqués/partiellement
bloqués
Gestion des nomenclatures
• Nomenclature de type fabrication
• Nomenclature de type commercial
avec prise en compte de la TVA sur les
composants
• Multi-niveaux
• Gestion de la somme des prix d’achat
ou des prix de vente HT, TTC ou prix
de revient
• Ordres de fabrication/Bons de fabrication
(traitement total ou partiel)
• Ordres d’assemblage/Bons de désassemblage
(traitement total ou partiel)
Transfert comptable
• Comptabilisation des documents de
ventes, d’achats et des règlements
• Historique des transferts comptables
• Echange des échéances et des
pointages
Traitements comptables
• Saisie par journal et au kilomètre
• Saisie pratique et guidée
• Association de comptes pour automatiser
la saisie journal
• Contre-passation d’écritures
• Numérotation automatique ou manuelle
des pièces
• Réimputation des écritures de compte
à compte, de journal à journal et de
période à période
• Lettrage manuel, approché, automatique,
simplifié
• Rapprochement bancaire manuel et
automatique
• Automatisation de la comptabilisation
des lignes de relevés
• Import paramétrable des relevés
bancaires
• Import des relevés au format ETEBAC
• Télédéclaration de TVA multi-destinataires:
DGFiP et OGA
• Déclarations de TVA agréées DGFiP :
CA3, CA12 et annexe 3310A
• Déclaration 3519
• Formulaire d’acompte de TVA 3514
• Télédéclaration de TVA au format EDI*
• Génération d’un fichier de virement
pour le règlement de la TVA
• Grand-Livre/Balance interactifs
• Règlements des Tiers
• Validation des écritures
• Prévisions de trésorerie illimitées
• Gestion des chéquiers
• Justificatif de TVA
• Clôtures mensuelles et annuelles
• Gestion des écritures de régularisation
• Gestion automatique de l’OD de TVA
• Génération de fichier SEPA : virement
SEPA, prélèvement SEPA, virement
international
• Echéancier interactif
Document non contractuel • Avril 2011 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 837
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz ou équivalent
• Mémoire : 1 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 2 Go
Systèmes d’exploitation supportés :
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits & 64 bits
• Windows® 7 32 bits & 64 bits
Windows XP®, Vista® et 7 sont
des logiciels dont vous devez
faire l’acquisition préalablement
à l’utilisation du logiciel.
Ligne PME
Analytique et budgétaire
• Sur N plans et 12 niveaux de postes
• Assistant à la création de plans
• Ventilations analytiques
• Solde par poste de détail
• Consultation interactive
• Grilles analytiques
• Réaffectation analytique
• Gestion des budgets analytiques et
généraux
• Statistiques budgétaires
Editions
• Personnalisation des modèles
• Journaux, Grand-Livre, Balance
• Balance âgée par échéance ou par
lettrage
• Echéancier par pointage ou lettrage
• Situation des comptes clients et fournisseurs
avec saisie du texte du courrier
• Balance mensuelle, trimestrielle
• Créances clients/ dettes fournisseurs
• Règlements
• Comparatif N/N-1
• Rapprochement bancaire
• Déclaration DEB/DES (Déclaration
d’Echange de Biens et de Services)
• Bilan et Compte de Résultat
• Bilan et Compte de Résultat analytiques
• Balance et Grand Livre analytiques
• Grilles analytiques
• Planning des livraisons
• Budgets et écarts budgétaires N/N-1
Importation/Exportation
• Import-Export des écritures au format
du logiciel de cabinet comptable : EBP,
ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100,
COALA, INFORCE, CCMX (Winner et AS400), CIEL,
QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT,
COTE OUEST, GESTIMUM et HELIAST (import)
• Import-Export des bases clients, articles,
unités, localisations, fournisseurs,
familles, barème des éco-contibution
au format CSV
• Import paramétrable des clients, prospects,
articles, fournisseurs, commerciaux,
familles, sous familles d’articles,
secteurs géographiques, RIB, groupes,
barème des éco-contribution, des comptes,
des journaux, des écritures
• Export Interface Expert
• Exportation des impressions au format
PDF, Word®, Excel®
• Exportation des listes au format XML,
TXT, Excel®, HTML
• Import de pièces (Devis, commande,
facture de vente)
• Import de règlements Client
Statistiques
• Statistiques clients, articles, documents
sous forme de tableaux, graphiques
: CA, marge, palmarès clients…
• Statistiques fournisseurs et financières
(répartitions des règlements et des
échéances)
• Statistiques paramétrables
• SQL Server Analysis Services (nécessite
Microsoft® SQL Standard)
• Groupes statistiques par famille
• Statistiques analytiques sous forme de
données et graphiques personnalisables
Version réseau (en option)
• Gestion des droits par utilisateur
• Gestion des droits par groupe
• Gestion des droits par colonne
*Nécessite la souscription à un contrat de
Services.
Le module de gestion des Numéros de Série/Lot de la ligne PME permet de retrouver
et de tracer simplement un article par son numéro de série ou son n° de lot, de le
visualiser sur les commandes, livraisons, factures… La recherche multi-critères permet
d’accéder instantanément à l’information recherchée par la saisie du numéro.
Totalement interfacé avec la Gestion Commerciale et le PGI Ligne PME Open LineTM,
ce module s’adapte aux entreprises souhaitant identifier les entrées et les sorties de
stocks d’articles sérialisés ou gérés en lots qui ont été fabriqués, achetés, livrés et
vendus.
Module
N° de Série/Lot
Ligne PME
La Fiche Module
La traçabilité
Cette recherche permet de bénéficier d’un historique
inversé en affichant tout type de document, soit en
partant du plus récent, soit en partant du plus ancien.
La création
d’une nomenclature de fabrication
Une nomenclature de fabrication peut être créée à
partir d’articles composés et de composants gérés en
numéro de série ou en n° de lot.
Une grande souplesse
dans la création des numéros de série/lot
Dans vos documents de stock, mentionnez vos numéros
de série ou lot de manière efficace : immédiatement
grâce à l’incrémentation automatique des numéros ou
manuellement, selon votre propre numérotation ou celle
de vos fournisseurs.
PERSONNALISATION TRACABILITE PRODUCTIVITE
Le concept modulaire
EBP propose des modules pour répondre à des besoins spécifiques et apporter aux PME une
solution globale en matière de gestion d’entreprise.
Le module N° de Série/Lot s’interface et communique en temps réel avec la Gestion Commerciale
et le PGI de la Ligne PME.
L’ergonomie et le mode de fonctionnement de ce module sont identiques à ceux des logiciels
de la Ligne PME, facilitant ainsi la prise en main et la maîtrise de cet outil de gestion.
Ligne PME
La gestion des n° de série et des n° de lot
L’attribution d’un numéro de série ou d’un n° de lot à un article est complètement personnalisable
et peut se composer de caractères alphanumériques. Ainsi, la saisie des numéros est rapide et
adaptée aux exigences de votre entreprise.
Une création rapide
Dans le cas de la création d’un nombre important d’articles, le logiciel peut générer
automatiquement, à partir du premier numéro saisi, les numéros suivants. Un gain de temps
considérable dans la création de ces articles.
A chaque impression, son numéro
Les numéros de série ou n° de lot peuvent apparaître sur les impressions des documents de
type achat, vente, stock…
Une recherche efficace
Grâce à un outil de recherche spécialement créé, il est possible d’afficher instantanément
tous les documents (achat, ventes, stocks...) dans lesquels un n° se série ou un n° de lot à
été utilisé, vendu, acheté, assemblé...
Cette recherche permet de bénéficier d’un historique inversé permettant d’afficher tout type
de document soit en partant du plus récent, soit en partant du plus ancien.
Un suivi précis
Le logiciel EBP Gestion Commerciale et le PGI Ligne PME gèrent la traçabilité de chaque numéro
de série ou n° de lot. Tout comme la gestion des articles dits « classiques », il est possible de
suivre précisément tous les mouvements de stock : date d’entrée et de sortie du stock, type
de document généré… Tout événement le concernant sera répertorié dans le logiciel EBP
Gestion Commerciale ou PGI que vous possédez.
Une utilisation optimale
Un document (facture, BL, document de stock…) peut contenir des articles avec et sans numéro
(série ou lot). Lors de l’utilisation d’articles avec numéro de série ou lot, le logiciel va générer
automatiquement le nombre de ligne article correspondant à chaque unité demandée. Il suffit
alors de renseigner manuellement ou en scannant un numéro de série ou lot par article ou de
le choisir dans une liste de numéros de série ou lot en stock.
Une gestion des numéros de série ou lot à tous niveaux
Il est tout à fait possible d’utiliser un numéro de série ou lot dans une nomenclature de
fabrication. Un article composé tout comme un composant peut être géré en numéro de
série ou en lot.
Module
N° de Série/Lot
Document non contractuel • Mai 2011 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 835
Ligne PME
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz ou équivalent
• Mémoire : 1 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 2 Go
Systèmes d’exploitation supportés :
• Windows XP
® SP3
• Windows Vista
® SP1 32 bits & 64 bits
• Windows
® 7 32 bits & 64 bits
Windows XP
®, Vista
® et 7 sont
des logiciels dont vous devez
faire l’acquisition préalablement
à l’utilisation du logiciel.
La gestion des immobilisations conforme CRC 2002-10 méthode simplifiée vous
permet de suivre très précisément la situation actuelle de vos immobilisations.
Totalement interfacé avec la Comptabilité et le PGI Ligne PME Open LineTM, le
Module Immobilisations vous permet d’accéder à toutes les informations né-
cessaires à l’analyse et à la prise de décision quant au renouvellement de vos
immobilisations.
Module
Immobilisations
Ligne PME
La Fiche Module
Le plan d’amortissement
Obtenez un plan d’amortissement clair et détaillé pour
suivre en temps réel vos immobilisations.
Le calcul de votre taxe
Etablissez en toute simplicité votre Taxe sur les véhicules
de Société (TVS).
Vos déclarations fiscales obligatoires
Calculez vos déclarations fiscales : déclaration 2054 et
2055 directement depuis le logiciel. Vous gagnez ainsi
un temps précieux.
Ligne PME
Optimisation
Analyses
La gestion des immobilisations conforme CRC 2002-10 méthode simplifiée
vous permet de suivre très précisément la situation actuelle de vos immobilisations.
Grâce à ce module, vous accédez à toutes les informations nécessaires
à l’analyse et à la prise de décision quant au renouvellement de vos
immobilisations.
Le concept modulaire
EBP propose des modules pour répondre à des besoins spécifiques et apporter aux PME une
solution globale en matière de gestion d’entreprise.
Le module Immobilisations s’interface et communique en temps réel avec la Comptabilité et
le PGI de la Ligne PME.
L’ergonomie et le mode de fonctionnement de ce module sont identiques à ceux des logiciels
de la Ligne PME, facilitant ainsi la prise en main et la maîtrise de cet outil de gestion.
Ligne PME
La notion d’héritage
Créez vos fiches d’immobilisations en toute simplicité grâce à la notion de famille. Vous paramé-
trez un ensemble de règles communes aux immobilisations appartenant à la même famille.
Les déclarations fiscales
Calculez en toute simplicité vos déclarations fiscales obligatoires 2054 et 2055 et établissez
votre Taxe sur les Véhicules de Société (TVS).
Le transfert en comptabilité
Le module Immobilisations est intégré à la Comptabilité ou au PGI ce qui réduit considérablement
le risque d’erreur lié à la ressaisie. Les écritures de dotation et d’acquisition sont ainsi
directement transférées en comptabilité.
Calcul du plan d’amortissement
Définissez le type de calcul de votre amortissement (économique et fiscal) et obtenez en quelques
clics le plan d’amortissement détaillé de vos immobilisations.
La prévision des dotations
Le module Immobilisations vous permet d’établir un état prévisionnel de vos dotations sur 5 ans
pour une gestion plus précise du budget de votre entreprise.
Personnalisation des résultats
Grâce à un plan détaillé, vous avez toutes les cartes en main pour contrôler en temps réel la
valeur nette comptable, vos amortissements cumulés... Personnalisez la visualisation de vos
plans d’amortissement et modifiez à votre guise le résultat calculé par le logiciel.
Module
Immobilisations
• Gestion des mutations
• Gestion des composants
• Gestion des dépréciations
• Gestion de la valeur de revente
dans les calculs d’amortissements
(avec ou sans dérogatoire)
• Inventaire interactif
• Fiche et liste des barèmes
• Reprise économique par étalement
ou par ajustement
• Reprise fiscale par étalement ou
par ajustement
• Réintégration par ajout
• Historique des cessions
• Historique des révisions
• Historique des transferts des
écritures
• Gestion du crédit-bail
• Gestion des locations
• Gestion des emprunts
Génération des écritures
• Génération des écritures de dotation
annuelle, choix de la période
• Génération des écritures d’achat
• Génération des écritures de
cession
• Centralisation
Editions
• Liste des immobilisations - Données
économiques et fiscales
• Liste des immobilisations - Entrées
de l’exercice
• Liste des immobilisations - Existant
en fin d’exercice
• Liste des immobilisations par
compte
• Liste des immobilisations par lieu
• Liste des immobilisations par
poste analytique
• Liste des immobilisations non
inventoriées
• Liste des codes barres
• Liste des dotations par type
• Liste des dotations par mode
• Liste des dépréciations
• Liste du dérogatoire
• Liste des entrées
• Liste des sorties
• Statistiques annuelles par compte
• Statistiques annuelles par famille
• Statistiques annuelles par lieu
• Statistiques annuelles par poste
analytique
• Fiche des immobilisations
• Fiche famille
• Liste des mutations
• Plan d’amortissement économique
• Plan d’amortissement fiscal
Document non contractuel • Mai 2011 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 834
Ligne PME
Fonctions Principales
Caractéristiques générales
• Nombre de dossiers : 10
• Aide en ligne
• Barre de tâche
• Barre de navigation
• Notion d’exercice courant
• Clôture
Sécurité des dossiers
et outils de maintenance
• Sauvegarde des données
• Restauration des données
Gestion des immobilisations
• Codification automatique en
Alpha-numérique des codes immobilisations
• Paramétrage des comptes comptables
des fiches d’immobilisations
• Plan d’amortissement calculé sur
360 jours
• Plan d’amortissement calculé sur
365 jours
• Personnalisation des plans
d’amortissement
• Gestion de la localisation (code
barre, libellé,...)
• Compte fournisseur
• Notion de famille (héritage des
paramètres de la famille)
• Proratisation de la 1ère annuité
selon la date de mise en service
du bien
• Consultation du plan d’amortissement
• Mode d’amortissement linéaire
• Mode d’amortissement dégressif
• Mode d’amortissement dégressif
personnalisé
• Gestion des immobilisations non
amortissables
• Gestion comptable
• Gestion fiscale
• Simulation d’achat d’une immobilisation
• Gestion des cessions d’immobilisations
• Gestion de la mise au rebut
• Gestion des véhicules de la société
• Gestion des véhicules de location
• Gestion des véhicules salariés
• Gestion des amortissements non
déductibles
• Gestion des éclatements (fractionnement
d’immobilisations en
plusieurs immobilisations)
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz ou équivalent
• Mémoire : 1 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 2 Go
Systèmes d’exploitation supportés :
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits & 64 bits
• Windows® 7 32 bits & 64 bits
Windows XP®, Vista® et 7 sont
des logiciels dont vous devez
faire l’acquisition préalablement
à l’utilisation du logiciel.
• Etat des amortissements dérogatoires
avec base
• Etat des amortissements dérogatoires
sans base
• Etat des amortissements dérogatoires
regroupés par compte
• Suivi des dotations mensuelles à
une date d’arrêté
• Réintégration fiscale
• Suivi des amortissements non
déductibles
• Historique de transferts des
écritures
• Liste des éclatements
• Liste des écritures à générer
• Inventaire
• Plus ou moins values
• TVA à reverser
• Liste des véhicules
• Cumul des dotations par compte
et par exercice
• Fiche barème
• Liste des barèmes
• Etat prévisionnel des dotations
Editions des états préparatoires
• Cerfa 2054
• Cerfa 2055 : situations et mouvements
des dotations de l’exercice
et ventilation des amortissements
dérogatoires
• Déclaration TVS : Taxe sur les
Véhicules des Sociétés (et les
véhicules loués et salariés)
Importation-Exportation
• Transfert comptable des écritures
d’amortissements vers EBP
PGI ou Comptabilité Ligne PME
Open LineTM
• Exportation des éditions au format
PDF, Excel, txt
• Import paramétrable
Le module Immobilisations est
également disponible en version
autonome.
Grâce à ce module, développez le chiffre d’affaires de votre entreprise avec une
gestion poussée de votre relation client. Il regroupe les phases fondamentales
d’un CRM pour transformer vos opportunités en vente : recueil d’informations,
identification de besoins, appui marketing ciblé.
Avec le PGI ou la Gestion Commerciale de la Ligne PME, vous bénéficiez ainsi
d’une solution globale, de la détection de leads jusqu’à la vente.
Module
CRM
La Fiche Module
Ligne PME
Le cube OLAP*
Grâce à cet outil, réalisez des statistiques croisées de
façon intuitive et rapide sur l’ensemble des données du
logiciel : opportunités, collaborateurs, pistes, contacts,
comptes...
Le phoning
Réalisez des listes de campagnes d’appels ciblées en
fonction de filtres répondant à des critères précis. Très
utile, par exemple pour mener une opération de phoning
sur un département (filtre sur le téléphone et tri par
code postal).
Une fiche de détection de prospects / clients
Enregistrez une multitude d’informations précises afin
de qualifier vos contacts.
Ligne PME
Recueil d’informations
Enregistrez une multitude d’informations sur vos clients et prospects : coordonnées, société,
CA, effectif, évaluation (froid, tiède, chaud), collaborateur unique, historique… Archivez tous les
échanges commerciaux (appels, RDV, emails…) dans le but d’affiner la connaissance de chacun.
Centralisez toutes ces informations au sein du logiciel pour disposer ainsi d’une vision exhaustive
de chaque contact.
Classification
Classez vos clients/prospects selon leur statut (pistes, contacts ou comptes) pour obtenir une
base de données qualitative. Les « pistes » regroupent les prospects peu qualifiés dans le but de
les identifier et de les qualifier ultérieurement. Tout ceci pour les faire évoluer en contact (personne
physique) ou en compte (personne morale) lorsque la piste sera suffisamment renseignée
pour envisager une action commerciale.
Identification des besoins
Grâce à cette connaissance accrue sur votre client ou prospect et par effet d’entonnoir, vous
pourrez identifier ou anticiper des besoins précis et in fine concevoir une proposition commerciale
personnalisée.
Opportunités de ventes
Créez des opportunités de ventes en indiquant l’offre concernée, l’état d’avancement, le montant
des ventes estimées, réelles… pour un suivi minutieux. Afin de favoriser l’impact de votre offre,
rédigez et imprimez un devis avec les produits/services concernés. Vous disposez ainsi de tous
les outils pour transformer votre opportunité en vente.
Opérations marketing
Exploitez à 100% votre base de données en réalisant des campagnes de fidélisation ou de prospection
avec une offre commerciale répondant aux attentes des clients ou prospects ciblés.
Réalisez des actions de marketing direct à l’aide de courriers, d’emails ou de SMS. Puis grâce à
un assistant, profitez de modèles pré-établis pour vos supports marketing ou personnalisez-les
avec votre propre charte graphique.
Segmentation
A chaque action, une cible ! Segmentez vos contacts sur des critères précis : typologie de client
avec un profil commun, opportunité de vente additionnelle ou croisée, données géographiques
et autres. Cette distinction vous permettra d’adopter un marketing one to one (personnalisé) :
« un message orienté client sera toujours mieux perçu ».
QUALIFICATION ACTIONS
Ce module regroupe toutes les caractéristiques propres d’un CRM alliant à la
fois performance et personnalisation pour répondre aux exigences des PME.
C’est le complément idéal à la Gestion Commerciale pour instaurer une relation
étroite avec vos clients et ainsi développer votre business.
*OLAP (On-Line Analytical Processing) nécessite de posséder Microsoft® SQL STANDARD
Le concept modulaire
EBP propose des modules pour répondre à des besoins spécifiques et apporter aux PME une
solution globale en matière de gestion d’entreprise.
Le module CRM s’interface et communique en temps réel avec le PGI et la Gestion Commerciale
de la Ligne PME (Gestion des tiers, coordonnées, contacts).
L’ergonomie et le mode de fonctionnement de ce module sont identiques à ceux des logiciels
de la Ligne PME, facilitant ainsi la prise en main et la maîtrise de cet outil de gestion.
Ligne PME
Module
CRM
Ligne PMEDocument non contractuel • Avril 2011 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 833
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz ou équivalent
• Mémoire : 1 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 2 Go
Systèmes d’exploitation supportés :
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits & 64 bits
• Windows® 7 32 bits & 64 bits
Windows XP®, Vista® et 7 sont
des logiciels dont vous devez
faire l’acquisition préalablement
à l’utilisation du logiciel.
• Onglet « Activités » dans chaque
fiche piste, contact et compte
pour visualiser tous les échanges
enregistrés avec le Tiers
• Alerte de rappel sur les tâches à
effectuer
Gestion des collaborateurs
• Gestion d’agenda par collaborateur
(journalier, hebdomadaire…)
• Affectation d’un collaborateur
unique par tiers
• Objectifs de vente
• Famille collaborateurs pour les
classer par secteur géographique,
par service ou autres
Opportunité de vente
• Création d’une fiche « opportunité »
lorsqu’un besoin est identifié
• Informations sur l’offre commerciale
concernée, la date de
création, motif de gain/perte,
montant estimé pondéré…
• Etat d’avancement de l’opportunité
: découverte, analyse des
besoins, négociation…
• Pourcentage de réussite par défaut
• Ventes estimées et réelles
• Suivi des opportunités (affaires
en cours)
• Historique de tous les échanges par
opportunité pour un suivi minutieux
• Edition d’un devis
• Fichier articles (liste des produits/services)
: libellé, descriptif,
taux de TVA, montant HT ou TTC
• Analyse des résultats : cube de
données OLAP(1) pour élaborer
des statistiques croisées sur
toutes les données du logiciel
Opérations marketing
• Actions marketing ciblées (prospection
ou fidélisation)
• Envoi ciblé de courriers ou
d’emails grâce à l’assistant de publipostage
(courriers) et d’emailing
• Segmentation des contacts
sur des critères précis pour les
regrouper selon un profil ou un
besoin commun (Code Postal,
classification, évaluation, origine,
statut…)
• Duplication et impression automatique
des courriers grâce à
l’assistant de publipostage
• Envoi automatique d’emails en
nombre
• Modèles de lettres pré-établies :
lettres types de courriers (charte
graphique + visuels) pour une
utilisation immédiate
• Extraction de liste de Tiers selon
des critères précis pour réaliser
des actions marketing (phoning,
emailing...), grâce à la personnalisation
des vues
• Campagne de SMS via des
partenaires(2) : Eco.sms, SMS
Envoi, SMS to b
Personnalisation
• Champs personnalisés : possibilité
d’ajouter des champs supplémentaires
(texte, date/heure, champ
booléen, menu déroulant) dans
les fiches Tiers , fiches articles et
devis
• Personnalisation des modèles
d’impression : activité de la journée,
entreprise à fort potentiel, opportunités
à venir…
• Personnalisation des vues dans
tous les fichiers/listes (contacts,
appels, opportunités…) : choix des
colonnes, filtres sur critères précis…
• Personnalisation des devis
• Création ou modification des
courriers existants
Agenda
• Un agenda par collaborateur
• Présentation paramétrable par
jour, semaine, mois
• Création et modification des tâ-
ches directement depuis l’agenda
• Synchronisation des événements
avec le calendrier Outlook®
• Import/Export des événements
au Format iCalendar (.ics) et
vCalendar (.vcs)
Tableau de bord
• Tableau de bord paramétrable et
dynamique (accès aux fiches)
• Futures tâches à traiter classées
par priorité (ex : appel à effectuer
à tel client)
• Opportunités en cours à traiter
• Graphique de l’évolution du chiffre
d’affaires
• Evolution de la qualification des tiers
• Pipeline : statistiques sur l’ensemble
des étapes du CRM pour évaluer
l’efficacité commerciale
Lien vers un logiciel de Gestion
Commerciale
• Lien avec EBP Gestion Commerciale
Ligne PME Open LineTM (à acquérir
séparément) pour synchroniser
ses données sur les tiers (client,
prospect, fournisseur) et facturer
les ventes
(1) OLAP (On-Line Analytical Processing)
nécessite de posséder Microsoft® SQL
STANDARD.
(2) Nécessite la souscription à un contrat
d’Assistance EBP, hors coût de SMS.
Le module CRM est également
disponible en version autonome.
Fonctions Principales
Caractéristiques générales
• Nombre de dossiers : 10
• Aide en ligne
• Barre de tâche et de navigation
• Archivage des fiches
• Sauvegarde et restauration
• Recherche multi-critères sur des
mots clés
• Mode réseau (en option)
• Gestion des droits par utilisateur
Gestion de clients/prospects
• Recueil d’informations clients/
prospects : coordonnées, société,
CA, effectif, évaluation (froid,
tiède, chaud), collaborateur unique,
multi-adresses…
• Classification des Tiers selon leur
statut : pistes, contacts, comptes
• Sous catégorie des contacts et
comptes : classification des prospects,
clients et fournisseurs
• Gestion des pistes : tiers peu
qualifiés
• Conversion sans ressaisie de
piste en compte (entreprise) et/
ou contact lorsque la piste est
qualifiée
• Multiples contacts par compte
(entreprise)
• Classification des comptes
(clients/prospects et fournisseurs)
par famille (association par type)
• Respect de l’Opt-In (réglementation
sur l’envoi d’informations et
offres commerciales)
• Localisation des Tiers et calcul
d’itinéraires avec Mappy, Yahoo
France, Bing
• Informations sur la solvabilité des
clients avec société.com, manageo,
bilansgratuits.fr
• Import/Export des contacts
Outlook® et de Google Contacts
• Import paramétrable de tiers à
partir de fichiers csv ou txt issus
d’Excel®, d’Outlook® ou d’une
base de données achetée
• Export vers Excel®
Echange avec un Tiers
• Fichiers e-mails, appels, courriers,
fax, tâches, événements
• Création de fiche appel, email…
pour archiver les informations
liées à un échange avec un Tiers :
motif, date, heure, durée, compte
rendu
• Affectation de cette fiche au Tiers
• Historique complet de tous les
échanges (e-mails, appels, courriers,
fax…)
PGI
2015
www.ebp.com
Ce PGI intègre la comptabilité et la gestion commerciale.
Il permet de maîtriser parfaitement la chaîne commerciale (ventes, achats, gestion de
stocks, nomenclatures, gestion des relances, etc.), la comptabilité générale (Bilan,
Compte de Résultat, déclaration de TVA, etc.) et analytique dans un environnement
de travail puissant et ergonomique.
Des modules peuvent s’interfacer et communiquer avec le PGI en temps réel pour
répondre aux besoins spécifiques des PME : modules CRM, N° de Série/Lot et
Immobilisations.
Il est également possible d’associer le logiciel EBP Etats Financiers Ligne PME pour
l’établissement des liasses fiscales ainsi que le logiciel de paye pour la gestion de
vos salariés.
Fonctions Principales
837
Caractéristiques générales
• Création jusqu’à 10 sociétés
• Plans Comptables Entreprise, Syndicat,
Association
• Champs personnalisés (dont calculés)
• Tableau de bord personnalisable
• Recherche multi-critères
• Sauvegarde et restauration
• Gestion des favoris
• Gestion du multi-devises
• Gestion des alertes
• Champs obligatoires (personnalisables)
Suivi des tiers
• Fichiers clients, prospects et fournisseurs,
famille, sous-famille
• Gestion des modes de règlement et des
échéances multiples
• Tableau de gestion des relances clients
• Consultation des écritures comptables en
temps réel depuis la fiche tiers
• Multi-adresses facturation/livraison
• Clients/fournisseurs en sommeil/bloqués/
partiellement bloqués
Gestion des articles
• Articles / Famille articles/sous famille
• Article type bien ou service
• Gestion multi-tarifs et promotion client/
fournisseur
• Gestion et historique des Eco-Contributions
(Ecotaxe)
• Articles liés et de remplacement
• Articles en sommeil/bloqués/partiellement
bloqués
Gestion des stocks
• Gestion des stocks en multi-dépôts
• Gestion de stock en multi-emplacements
• Gestion des douchettes pour import des
données
• Gestion du multi-emplacement par dépôt
• Ordres et bons de transfert
• Bons d’entrée et de sortie
• Visualisation des mouvements de stocks
• Valorisation du stock au PUMP
• Saisie des inventaires
• Transfert comptable de l’inventaire
• Réapprovisionnement automatique
• Contremarque pour une gestion des stocks
en flux tendus
Gestion des ventes et achats
• Devis/Commandes/BL/BR/Factures/Avoirs
• Factures d’acompte, Avoirs d’acompte
• Regroupement de documents (devis,
commandes, BL, facture…)
• Livraison/réception totale ou partielle
• Demandes de prix, commandes fournisseurs,
bons de réception/retour
• Factures d’achat et avoirs
• Gestion du tiers payeur
• Envoi des documents par e-mails
• Facturation HT ou TTC
• Escompte inconditionnel
• Règlements clients et fournisseurs complets
ou partiels
• Gestion des écarts de règlement
• Préparation à la remise en banque
• Génération fichier SEPA, LCR : virement/
prélèvement SEPA/virement international
• Transfert de documents
• Gestion des affaires : rentabilité avec analyse
synthétique et détaillée
• Gestion de la DEEE sur les achats et les ventes
Gestion des commerciaux /
collaborateurs
• Barème de commissionnement
• Calcul des commissions
Gestion des nomenclatures
• Nomenclature commerciale et de fabrication
• Multi-niveaux
• Ordres de fabrication/Bons de fabrication
• Ordres et bons de désassemblage
Transfert comptable
• Comptabilisation des documents de ventes,
d’achats et des règlements
• Historique des transferts comptables
• Echange des échéances, pointages
• Gestion de l’analytique
Traitements comptables
• Saisie par journal et par mois, au kilomètre,
guidée
• Abonnements
• Contre-passation d’écritures
• Numérotation automatique ou manuelle des
pièces
• Réimputation des écritures de compte à
compte, de journal à journal, période à
période et de groupe à groupe
• Lettrage manuel, approché, automatique,
simplifié
• Pointage au lettrage
• Rapprochement bancaire manuel et
automatique
• Génération d’écritures comptables depuis le
relevé bancaire
• Import paramétrable des relevés bancaires
• Télédéclaration de TVA multi-destinataires :
DGFiP, OGA et Cabinet d’expertise comptable
• Télédéclaration EDI* : CA3, CA12, annexe
3310A, acompte de TVA 3514 et demande
de remboursement 3519
• Télépaiement EDI* : CA3, CA12, acompte de
TVA 3514
• Génération d’un fichier de virement pour le
règlement de la TVA
• Génération de l’OD de TVA depuis la déclaration
• Consultation des comptes
• Prévisions de trésorerie (illimitées en nombre)
• Gestion des chéquiers
• Balance inter-exercice
• Clôtures mensuelles et annuelles
• Gestion des écritures de régularisation
• Echéancier interactif
• Acompte sur les IS: formulaire 2571 (acomptes),
2572 (paiement du solde) et 2572A (annexe)
• Génération de l’OD de liquidation (à partir de
la déclaration 2572)
• Gestion des LCR/BOR
Analytique et budgétaire
• Sur N plans et 12 niveaux de postes
• Ventilations analytiques
• Solde par poste de détail
• Grilles analytiques
• Gestion des budgets analytiques et généraux
• OD Analytiques
Editions
• Personnalisation des modèles
• Journaux, Grand Livre, Balance
• Balance âgée par échéance/lettrage
• Echéancier par pointage ou lettrage
• Situation comptes clients/fournisseurs
• Balance mensuelle, trimestrielle
• Créances clients/dettes fournisseurs
• Règlements
• Comparatif N/N-1
• Rapprochement bancaire
• Déclaration DEB/DES (Déclaration
d’Echange de Biens et de Services)
• Bilan et Compte de Résultat
• Bilan et Compte de Résultat analytiques
• Balance et Grand Livre analytiques
• Planning des livraisons
• Budgets et écarts budgétaires N/N-1
Importation / Exportation
• Import-Export des écritures au format du
logiciel de cabinet comptable : EBP, ITOOL,
CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100,
COALA, INFORCE, CCMX (Winner et
AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR,
CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST,
GESTIMUM et HELIAST (import)
• Import-Export des bases clients, articles,
unités, localisations, fournisseurs, familles,
barème des éco-contibution au format CSV
• Import/Export paramétrable des clients,
prospects, pièces (Devis, commande,
facture de vente), règlements Client, articles,
fournisseurs, commerciaux, familles, sous
familles d’articles, secteurs géographiques,
RIB, groupes, des inventaires, des
documents d’achat, des règlements d’achat,
des comptes, des journaux, des écritures
• Export Interface Expert
• Exportation des impressions au format PDF,
Word®, Excel®
• Exportation des listes au format XML, TXT,
Excel®, HTML
• Import de pièces (Devis, commande, bon de
livraison, facture de vente), de documents de
stocks et des nomenclatures
• Import de règlements Client
• Export des Liasses Fiscales
• Envoi / Réception d’un dossier ExpertComptable
/ clients
• Export Comptabilités informatisées L. 47 A
• Export Article L215-3
Statistiques
• Statistiques clients, articles, documents sous
forme de tableaux, graphiques : CA, marge,
palmarès clients…
• Statistiques fournisseurs, financières
(répartitions des règlements, échéances)
• Statistiques paramétrables
• SQL Server Analysis Services (nécessite
Microsoft® SQL Standard)
• Groupes statistiques par famille
• Statistiques analytiques sous forme de
données et graphiques personnalisables
Version réseau (en option)
• Gestion des droits par utilisateur, groupe,
colonne, valeur
Open LineTM Mobility
• EBP Reports On Line** : accès à distance
aux données du logiciel EBP via un espace
dédié sur Internet depuis un ordinateur, une
tablette ou un Smartphone.
• EBP Notes de Frais : saisie des notes de frais
depuis un mobile sous Windows Phone 7 et
8, iPhone, iPad et Androïd et échange des
données avec EBP Comptabilité Ligne PME
*En savoir plus sur www.ebp.com
**Ce service est inclus dans les offres de services PRIVILEGE ou PREMIUM
ou Contrat de Service SILVER et peut être également acheté séparément.
Pour connaître les conditions tarifaires, merci de nous contacter.
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et
64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8 32 bits et 64 bits
• Processeur : Intel P4 2 GHz
ou supérieur
• Mémoire : 3 Go
• Ecran : résolution
1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 3 Go
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont
des logiciels dont vous devez
faire l’acquisition préalablement à
l’utilisation du logiciel.
EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX
Tél : 01 34 94 80 49 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com
SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités
appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Mai 2014.
ZOOM sur les fonctions clés
L’amélioration des processus de gestion
Ce logiciel est un intégré. Cela signifie qu’il permet de gérer son activité commerciale (achats, ventes, stocks, etc.) et de tenir sa comptabilité, de la
saisie à l’élaboration du Bilan et du Compte de Résultat.
La synchronisation des données : de la gestion commerciale à la comptabilité, en toute simplicité
Pour une totale cohérence et une homogénéité des informations, les données se synchronisent. La modification d’une fiche client en gestion
commerciale a un impact immédiat en comptabilité et inversement. Ce PGI permet aussi de transférer en comptabilité les factures émises depuis
la gestion commerciale. La souplesse de ce logiciel vous offre la possibilité de choisir le mode d’enregistrement : automatique ou manuel.
Un large périmètre fonctionnel
Ce PGI offre des fonctionnalités très pointues qui répondent aux besoins les plus exigeants telles que le multi-dépôts, les statistiques avancées, les
champs personnalisés, la gestion des commissionnements des commerciaux, la gestion fine des relances clients, les différents niveaux de saisie
comptable, la déclaration de TVA, le bilan, etc.
INTégré
Décisionnel
Les tableaux de bord : du contrôle de l’activité à la prise de décision
Disposez de tableaux de bord pré-paramétrés ou créez vos propres tableaux de bord pour visualiser de manière synthétique les indicateurs clés
de performance de votre activité commerciale (meilleurs clients, évolution de CA, etc.). Vous pouvez insérer toutes les informations disponibles
dans votre logiciel mais aussi avoir des liens directs vers des pages internet, des flux RSS, etc. Créez des tableaux de bord par utilisateur pour les
adapter à leurs besoins.
Des statistiques paramétrables pour encore plus de précision dans le pilotage de l’entreprise
Créez vos propres tableaux d’analyse et suivez vos résultats au jour le jour pour anticiper et piloter votre entreprise efficacement : CA par client, par
article, évolution de CA par fournisseur, par article, etc. Vous avez ainsi toutes les cartes en main pour prendre de bonnes décisions.
Une nouvelle dimension analytique grâce au cube OLAP*
Allez plus loin dans l’exploitation de vos données grâce à l’analyse multi-dimensionnelle. Le PGI met à disposition un cube de données OLAP* pour
élaborer des statistiques encore plus poussées.
L’analyse via ce cube de données permet d’obtenir une réponse immédiate dans le traitement de la statistique. Il permet aussi de pouvoir interroger
en temps réel ses données via des sources autres que le logiciel EBP comme Excel®, Reporting Services®, etc.
*OLAP (On-Line Analytical Processing) nécessite de posséder Microsoft® SQL STANDARD
Les tableaux de bord personnalisables
Créez vos propres tableaux de bord pour suivre, en temps réel, les
indicateurs clés de votre activité commerciale.
personnalisation
Une personnalisation sans limites
Personnalisez votre logiciel de gestion en fonction de vos besoins et ceux de vos collaborateurs. Créez vos propres listes de consultation de
documents, de présentation des éléments comme par exemple en triant les champs de vos listes par date, par nom de client mais aussi en
effectuant des regroupements d’informations par de simple glisser-déplacer, etc. Quel que soit votre manière de travailler, d’organiser, de manager.
L’outil Report Designer : un paramétrage complet de toutes les éditions
Open Report Designer est un outil puissant de paramétrage des impressions. Il permet de soigner l’image de votre entreprise auprès de vos clients
grâce à des documents professionnels.
Plus de 300 modèles de devis, de factures, de commandes sont disponibles. Il est également possible de concevoir ses propres modèles
d’impression, des plus simples aux plus complexes.
Un mode réseau ultra performant
Installez votre logiciel en réseau et paramétrez les droits d’accès.
Affectez des droits par utilisateur ou par groupe d’utilisateurs, indépendamment pour la comptabilité et la gestion commerciale, tout en ayant la
possibilité de gérer des exceptions au sein d’un groupe. Les spécificités des utilisateurs peuvent être prises en compte grâce à la puissance et à la
finesse de la gestion des droits. Ainsi, chacun bénéficie de son propre univers de travail.
Le pilotage de l’entreprise
Pilotez votre entreprise grâce à des statistiques personnalisées ou
prêtes à l’emploi. Paramétrez vos propres éléments d’analyse pour
suivre les résultats de votre entreprise.
Comptabilité analytique
Affinez la gestion de votre entreprise selon divers axes d’analyses
(filiales, usines, services, etc.) pour une évaluation précise et approfondie
de vos secteurs d’activité.
EBP Comptabilité Ligne PME Open LineTM permet de tenir efficacement votre
comptabilité. Outre la réalisation des états comptables, le logiciel offre une véritable
aide à la décision grâce à diverses fonctionnalités telles que la comptabilité analytique.
L’échange de données entre votre logiciel EBP et la solution de votre Expert-Comptable
est intégré via l’outil de communication Entreprise-Expert.
La Gestion Commerciale et le module Immobilisations Ligne PME Open LineTM peuvent
s’interfacer et communiquer en temps réel avec la Comptabilité afin de répondre
plus précisément aux besoins spécifiques des PME.
La Fiche Produit
Comptabilité
Ligne PME
Comptabilité analytique
Affinez la gestion de votre entreprise selon divers
axes d’analyses (filiales, usines, services…) pour une
évaluation précise et approfondie de vos secteurs
d’activité.
Rapprochement bancaire
Importez ou saisissez vos relevés pour effectuer vos
rapprochements bancaires automatiquement ou
manuellement.
Prévision de trésorerie
Visualisez de manière synthétique la santé financière
de votre entreprise afin de mieux anticiper l’impact sur
votre solde bancaire.
EBP Compta Ligne PME Open LineTM est un logiciel de gestion comptable
intuitif, personnalisable et performant qui permet de répondre aux besoins
les plus pointus des PME.
Ligne PME
Communicant
Decisionnel
La comptabilité générale
Saisissez les écritures comptables (ventes, achats, emprunts…) selon différents modes et consultez
rapidement les indicateurs indispensables au pilotage de votre entreprise (créances, trésorerie, chiffre
d’affaires réalisé, ….)
La comptabilité analytique
Réalisez votre comptabilité analytique sur un nombre de plans (axes) illimité et 12 niveaux de postes
pour affiner la gestion de votre entreprise à travers divers axes d’analyses. Les niveaux de postes sont
présentés sous forme d’arborescence permettant ainsi une simplicité de création, de modification, de
consultation et de compréhension. Réalisez également votre Bilan et Compte de résultat analytiques.
Les prévisions de trésorerie
Consultez tous les mouvements effectués sur les comptes bancaires et toutes les échéances dues afin
de prévoir votre situation de trésorerie. Complétez également ces données par les encaissements et les
décaissements à venir pour une meilleure anticipation.
La saisie des écritures
Choisissez le type de saisie le plus adapté à vos besoins. La saisie par journal permet une saisie par
type de journal (achat, vente,…). La saisie au km permet de renseigner les écritures comptables tous
journaux et toutes périodes confondus pour gagner en productivité.
La personnalisation
Créez votre propre liste de consultation en triant par date, par libellé mais aussi en effectuant des regroupements
d’informations par de simples glisser-déplacer.
Personnalisez l’édition de vos états comptables en sélectionnant les renseignements que vous souhaitez
faire apparaître (période, nature de compte, …). Définissez également vos propres éditions des plus
simples aux plus complexes grâce au générateur d’états Open Report Designer.
Le réseau et le paramétrage des droits d’accès (en option)
Installez votre logiciel en réseau et paramétrez les droits d’accès. Affectez des droits par utilisateur ou
par groupe d’utilisateurs, tout en ayant la possibilité de gérer des exceptions au sein d’un groupe.
Consultation des informations commerciales
(si le logiciel est interfacé avec EBP Gestion Commerciale ligne PME Open LineTM)
Visualisez les documents commerciaux (factures, fiches clients,…) à partir du logiciel de comptabilité.
Les différents éléments sont synchronisés dans les deux applications: les modifications faites dans une
application seront immédiatement prises en compte dans l’autre.
Rapprochement bancaire
Importez vos relevés bancaires au format ETEBAC ou tout autre format (import paramétrable, Qif)) et pointez
manuellement ou automatiquement vos relevés avec le compte ou le journal de votre logiciel EBP. Les
relevés sont conservés dans un historique permettant de rechercher plus rapidement et plus précisément
une écriture pointée sur un ancien relevé par exemple.
Communication Entreprise-Expert
Facilitez vos relations avec votre Expert Comptable en important ou en exportant vos écritures comptables.
L’outil de communication Entreprise-Expert convertit les données comptables en provenance ou à
destination d’un autre logiciel pour une meilleure gestion de votre comptabilité.
PERSONNALISABLE
Document non contractuel • Avril 2011 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 917
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz ou équivalent
• Mémoire : 1 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 2 Go
Systèmes d’exploitation supportés :
• Windows XP
® SP3
• Windows Vista
® SP1 32 bits & 64 bits
• Windows
® 7 32 bits & 64 bits
Windows XP
®, Vista
® et 7 sont
des logiciels dont vous devez
faire l’acquisition préalablement
à l’utilisation du logiciel.
Ligne PME
Fonctions Principales
Caractéristiques générales
• Création jusqu’à 10 sociétés
• Aide en ligne
• Barre de tâches et de navigation
• Recherche d’écritures multi-critères
• Tri, regroupement avancé
• Sauvegarde et restauration
• Sauvegarde en ligne*
• Tableau de bord paramétrable
• Ecran de démarrage des tâches
principales
• Tâches contextuelles
• Notes dans les fiches
• Envoi de SMS via des partenaires*
(hors coût sms) : Eco.sms, SMS Envoi,
SMS to b
• Champs personnalisés
Comptes
• 3 plans comptables généraux
• Plan Comptable Entreprise
• Plan Compta syndicat
• Nombreuses vues pré-définies pour
filtrer les comptes
• Transfert de comptes depuis le PCG
• Cumuls et graphes dans la fiche
compte
• Tiers
Transfert comptable
• Historique des transferts comptables
• Import du transfert comptable (écritu
-
res, échéances, pointages)
Traitements comptables
• Saisie par journal et par mois
• Saisie au kilomètre
• Saisie guidée
• Saisie pratique et ventes comptoir
• Saisie par écriture
• Abonnements
• Association de comptes pour automati
-
ser la saisie journal
• Ecritures simulées
• Contre-passation d’écritures
• Numérotation automatique ou manuelle
des pièces
• Réimputation des écritures de compte
à compte, de journal à journal et de
période à période
• Consultation des comptes
• Consultation des comptes inter-exercices
• Lettrage manuel, approché, automati
-
que, simplifié
• Lettrage automatique au pointage
• Délettrage automatique
• Rapprochement par compte
• Rapprochement par journal
• Génération d’écritures comptables
depuis le relevé bancaire
• Echéance sur la ligne d’écriture
• Echéancier détaillé
• Pointage des échéances
• Modes de règlement
• Moyens de paiement
• Génération des règlements par lot
• TVA sur les débits, sur les encaissements
• Calcul automatique de la TVA
• Justificatif de TVA
• Modification des informations de TVA
• Liste des informations de TVA
• Mise à jour des informations de TVA
selon le paramétrage des comptes
• Déclarations de TVA agréées Direction
Générale des Finances Publiques :
CA3, CA12 et annexe 3310A
• Formulaire d’acompte de TVA 3514
• Gestion automatique de l’OD de TVA
• Télédéclaration de TVA multi-destinatai
-
res: DGFiP et OGA
• Télédéclaration au format EDI*
• Télépaiement au format EDI*
• Demande de remboursement au
format EDI*
• Déclaration 3519
• Génération d’un fichier de virement
pour le règlement de la TVA
• Gestion des doublons des numéros de
pièces
• Documents associés aux lignes
d’écriture
• Libellés types
• Libellés enrichis
• Recalcul des soldes
• Tri par date
• Rapprochement bancaire manuel et
automatique
• Import paramétrable des relevés
bancaires
• Import des lignes de relevés au format
ETEBAC et Qif
• Pointage, dépointage par code
• Automatisation de la comptabilisation
des lignes de relevés
• Ecritures de régularisation : charges et
produits constatés d’avance
• Ecritures de régularisation : charges à
payer et produits à recevoir
• Suppression des écritures
• Grand-Livre et Balance interactifs
• Echéancier interactif clients et four
-
nisseurs
• Règlements des Tiers
• Validation des écritures
• Clôtures mensuelles et annuelles
• Prévisions de trésorerie illimitées
• Gestion des chéquiers
• Virements internationaux
• Virements/prélèvements SEPA
• Purge du plan comptable
• Reformatage des comptes
• Purge des relevés bancaires
• Journal des événements
• Archivage des données
• Déclôture mensuelle
Analytique et budgétaire
• Création sur N plans (axes) et 12
niveaux de postes
• Assistant à la création de plans
• Ventilations analytiques sur la ligne
d’écriture
• Ventilations analytiques multi-postes et
multi-plans
• Cumuls et graphes par plan et par
poste
• Consultation interactive
• Outil d’application de grilles analytiques
• Grilles analytiques
• Statistiques analytiques sous forme de
tableaux personnalisables
• Statistiques analytiques sous forme de
graphiques personnalisables
• Outil de réaffectation analytique
• Gestion des budgets généraux et
analytiques
• Statistiques budgétaires
Editions
• Personnalisation des modèles d’im
-
pression
• Journaux, Grand-Livre, Balance
• Balance âgée par échéance ou par
lettrage
• Echéancier par pointage ou par
lettrage
• Balance mensuelle, trimestrielle
• Rapprochement bancaire
• Bilan
• Compte de Résultat
• Situations des comptes
• Encours clients
• Créances clients
/Dettes fournisseurs
• Comparatif N
/N-1
• Impressions annuelles
• Journal centralisateur
• Avancement de saisie
• Suivi des écritures
• Chéquiers et lettres-chèques
• Bilan analytique
• Compte de Résultat analytique
• Balance analytique
• Grand-Livre analytique
• Grilles analytiques
• Budgets et écarts budgétaires N/N-1
Importation
/Exportation
• Import-Export des écritures au format
du logiciel de cabinet comptable : EBP,
ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE
LIGNE 100, INFORCE, COALA, CCMX
(Winner et AS400), CIEL, QUADRA
-
TUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC,
APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM et
en import uniquement HELIAST
• Import paramétrable des écritures,
des comptes et des journaux
• Exportation des impressions au format
PDF, Word
®, Excel
®
• Exportation des listes au format XML,
TXT, Excel
®, HTML
• Export des liasses fiscales
• Import texte des écritures et des
comptes au format EBP
• Import texte automatique à l’ouverture
du dossier
• Export Interface Expert
Version réseau (en option)
• Gestion des droits par utilisateur
• Gestion des droits par groupe d’utili
-
sateurs
*Nécessite la souscription à un contrat d’Assis
-
tance EBP.
Immobilisations
PRO Open Line
pour Windows XP, Vista ou 7
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2010 EBP Informatique, édition Juin 2012
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Conditions Générales de Vente des produits et
services EBP
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP
Article 1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée
au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de
l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client
ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il
est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur
sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau
local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue.
L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un
poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence
correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute
duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou
pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un
nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans
le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008)
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention
expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans
les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en
vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre
l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé
accessible depuis le territoire métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la
livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande
d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de
même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à
compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec
son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
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Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et
des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et
logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour
aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le
fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des
problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes
conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Article 4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son
site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance
téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un
professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette
convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Article 5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en
termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24)
heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence
d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des
dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou
ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT
reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Article 6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes,
pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans
garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la
performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que
des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie
est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y
compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin
particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support
téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue
des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité.
Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une
application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit
auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers.
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Article 7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas
responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner,
interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant
d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture
des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de
l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de
fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses
fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et
d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En
toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou
le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son
distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance.
L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou
un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Article 8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites
verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à
l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses
préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client
dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera
fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de
pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
B. Contrat de services EBP
ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue
de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330
838 947, d'une part
ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client »,
d'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
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Article 1. Objet du contrat
Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des
logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites
géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture
du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les
documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les
devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables
pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont
portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un
préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise
d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la
facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation
Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre
document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP.
Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à
compter de son acceptation.
Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un
an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre
recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa
souscription initiale.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans
la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution
immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon
concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à
tous les services du contrat.
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire
3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT
huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par
courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de
toute autre obligation importante aux termes du présent contrat.
3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas
de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation
d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en
application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans
qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu
notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera
suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et
donc le poursuivre.
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Article 4. Accès aux services
Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant
composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel.
Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à
titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L.
121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est
accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé.
Article 5. Services fournis au titre du contrat de support
Le support de base comprend :
L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au
vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine
la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des
anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et
reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se
faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du
support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa
convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait
principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour
est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques
et des dysfonctionnements constatés.
En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents
commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.)
Le support ne comprend pas :
le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système
d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les
bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils
complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)
la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par
exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de
produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un
complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.
l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en
route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le
paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non
explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir
d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné
par le client.
les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP
recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées
(Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)
la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou
de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP
la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques,
données...) en cas de destruction de ceux-ci
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Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance
Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en
accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des
conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des
supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas
d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans
le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils
nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une
analyse approfondie du « blocage ».
Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par
Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème
décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle.
Article 7. Interventions sur les fichiers
L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur
proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de
moyens.
Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité
technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base
endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires.
EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données
confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne
fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email
que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP.
Article 8. Obligations du client
Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux
instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT
doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait
suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client
n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les
prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont
complémentaires.
Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour
protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une
contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des
conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers.
Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant
régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support
pérenne et externe;
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Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet
sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution
d’un problème tel que décrit à l’article 13.
Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes
rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations
effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP.
Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le
site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par
l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un «
Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin.
Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats
effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures,
bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon
approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en
adéquation avec ses besoins.
Article 9. Limites de responsabilité
EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects
d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice
financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel,
d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes
de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors
même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices.
En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages
et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne
pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour
l’année en cours.
Article 10. Loi et attributions de compétences
Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique
à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés"
du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le
concernant.
En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles,
nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures
d'urgence ou les procédures conservatoires.
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C. Mode locatif
Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de
licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode
locatif ».
La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations
conjointes et automatiquement liées :
l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable
tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A
la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à
celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions
décrites au paragraphe B
Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les
redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A
défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations
de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données
précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées.
Version 2.5 : Décembre 2011
11
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre
confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Immobilisations PRO Open Line et donne toutes les
informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide,
consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour
régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.
Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale
composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations
traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots
utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
13
Table des matières
FELICITATIONS !.............................................................................................. 11
TABLE DES MATIERES.................................................................................... 13
INSTALLATION................................................................................................. 15
1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 15
1.1. Accès au service technique ......................................................................... 15
1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 15
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 16
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 16
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 17
4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 17
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 17
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 18
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 19
6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 20
PRISE EN MAIN ................................................................................................ 21
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 21
1.1. Les options du dossier................................................................................. 21
1.2. La gestion des fenêtres ............................................................................... 21
2. COMMENT CREER UNE FAMILLE ? ............................................................ 22
3. COMMENT CREER UNE IMMOBILISATION ? .............................................. 22
3.1. Onglet Amortissement ................................................................................. 23
3.2. Onglet Général............................................................................................ 23
3.3. Onglet Historique......................................................................................... 23
4. COMMENT VISUALISER LE PLAN D’AMORTISSEMENT ?.......................... 24
4.1. L’entête ....................................................................................................... 24
4.2. Les plans d’amortissements périodiques ..................................................... 24
5. COMMENT ECLATER UNE IMMOBILISATION ? .......................................... 24
6. COMMENT SORTIR UNE IMMOBILISATION ? ............................................. 26
7. COMMENT EFFECTUER UNE DECLARATION 2054 ? ................................ 26
14
8. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?........................ 27
LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 29
1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 29
2. LA MISE EN COMPOSANT ........................................................................... 29
3. LA REVISION................................................................................................. 30
4. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT.......................... 30
5. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?............................................ 31
6. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE ? ............................. 31
7. LE ROL .......................................................................................................... 32
7.1. Comment créer et gérer ROL ? ................................................................... 32
8. LES FONCTIONS PRO.................................................................................. 34
8.1. Les contrats................................................................................................. 34
8.2. Les plans d’amortissements périodiques ..................................................... 34
INDEX................................................................................................................ 35
NOTES .............................................................................................................. 37
NOTES .............................................................................................................. 38
Avant de commencer
15
Installation
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique *. Pour
y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter
vous êtes sur une file d'attente.
0811 65 20 00 « Coût d'un appel local »
Exposez votre problème par e-mail
openline.support.fr@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00
Le vendredi 8h00 à 18h00
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du
contrat souscrit.
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel
est la suivante :
Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
Mémoire : 3 Go
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
Espace disque libre : 3 Go
Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64
bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits).
Remarque
Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’installation du logiciel.
INSTALLATION
16
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et
sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\EBP_CD.exe où X est la lettre
représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Logiciels pour accéder à la
présentation et à l’installation d’EBP Immobilisations PRO Open Line.
3. Sélectionnez l’installation du logiciel.
4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît.
5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au
fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera
automatiquement lancée.
6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous
devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son
acceptation.
7. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons,
pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète.
8. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation
Personnalisée.
9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du
module » 5.0FR30. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton
Parcourir.
10. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque.
11. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant.
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Suite à l’installation du produit, un icône est créé sur le bureau. Vous pouvez lancer
directement le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer
+ Programmes + EBP + EBP « Nom du module ».
Comment Activer Mon logiciel ?
17
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela
signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctionnalités du logiciel pendant 40
jours. Après la période de 40 jours, le logiciel sera limité en nombre de données : 30
immobilisations, les déclarations 2054 et 2055 ne sont pas disponibles et les impressions
porteront la mention "Démonstration".
Remarque
Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des
fonctionnalités. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser
avec le logiciel avant de créer votre propre dossier.
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les
fonctionnalités, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Cliquez sur l'option Activer votre logiciel du menu ?.
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se
fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite,
munissez-vous de la Clé Web et du N° de licence fournis par EBP et laissez-vous guider par
les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera
automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel
manuellement.
INSTALLATION
18
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ?
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre
logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton Activer
Manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes :
Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le
COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou
minuscules).
Numéro de licence
Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte
du logiciel.
Clé Web
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et
vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les
mises à jour de votre logiciel.
Code activation
Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton Terminer.
Un message d'avertissement apparaît :
Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;
Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours
restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code
correct.
Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? + Activer votre logiciel.
Remarque
Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible.
Comment créer mon dossier ?
19
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Pour créer un dossier, cliquez sur l’option Créer un nouveau dossier depuis l’écran de
d’accueil ou sur le menu Fichier + Nouveau.
L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent
pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier.
Vous devez ensuite :
Saisir le nom de la base de données,
Saisir l'identification et les coordonnées de la société,
Saisir les dates d'exercice, choisir la méthode de calcul et le régime fiscal.
Cliquez sur Lancer pour démarrer la création de la base.
Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1
depuis chaque écran de l’assistant.
INSTALLATION
20
6. ECRAN DE TRAVAIL
Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768.
La barre de statut affiche le nom de la base
ouverte
Partie contextuelle de la
barre de navigation.
La barre de navigation
Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus
courants.
Les menus
De
raccourcis.
Comment initialiser mon dossier ?
21
Prise en main
Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du
produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données,
et en vous guidant dans la préparation des déclarations 2054 et 2055 ainsi que dans la
réalisation du transfert comptable.
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
1.1. Les options du dossier
Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre Société du
menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode
de fonctionnement de l'ensemble du logiciel.
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche
pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir.
Il est important de renseigner les parties suivantes :
Identification : Ces informations sont reprises sur les différents états proposés.
Immobilisation : Permet de définir la méthode de calcul pour les plans
d’amortissement, le régime fiscal pour les plus ou moins-values ainsi que la
codification automatique pour les immobilisations, les familles et les lieux.
Options comptables : Permet de définir les journaux et comptes divers utilisés
pour le transfert comptable…
Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur
chaque écran d’option.
1.2. La gestion des fenêtres
Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales
de navigation) et les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues),
filtres et tris dans les listes.
PRISE EN MAIN
22
Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie
Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur
chaque fenêtre.
2. COMMENT CREER UNE FAMILLE ?
Pour créer une famille, vous devez accéder à la liste des familles par le menu Paramètres +
Familles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton
Ajouter.
Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche et si vous avez choisi la numérotation automatique des
familles dans les paramètres du dossier (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.1 Les
options du dossier, page 21), vous devez saisir un libellé et renseignez le mode
d’amortissement économique ainsi que la durée.
Si vous souhaitez également amortir fiscalement les immobilisations de cette famille, précisez
le mode d’amortissement fiscal et la durée. Renseignez les comptes comptables pour la
génération des écritures comptables ainsi que le type de l’immobilisation.
Consultez l’aide en ligne par la touche F1 pour obtenir de plus amples informations.
3. COMMENT CREER UNE IMMOBILISATION ?
Pour créer une immobilisation, vous devez accéder à la liste des immobilisations par le menu
Immobilisations+ Immobilisations + Toutes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu
contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.
Si vous avez choisi la numérotation automatique des immobilisations, le code est alors grisé et
vous devez renseigner le libellé.
Indiquez la date d’acquisition de votre immobilisation. Automatiquement, la saisie est reportée
dans le champ Date de mise en service. Cependant, le champ reste modifiable. Ce champ
est important puisqu’il va déterminer la date de début du calcul du plan d’amortissement
économique.
Sélectionnez la famille que vous souhaitez rattacher à l’immobilisation. Si vous avez défini des
paramètres dans la famille, ils seront alors appliqués à l’immobilisation.
Indiquez le prix d’acquisition de votre bien. La TVA et le montant TTC sont automatiquement
calculés sur une base de TVA à 19,60%.
Dans la zone Comptabilité, vous devez renseigner tous les comptes nécessaires à la
génération des écritures comptables. Ces comptes sont automatiquement renseignés si vous
avez sélectionné une famille dans laquelle ils étaient indiqués.
Comment créer une immobilisation ?
23
3.1. Onglet Amortissement
Dans cet onglet, vous devez renseigner les paramètres nécessaires au calcul du plan
d’amortissement économique :
Le mode d’amortissement. Vous avez le choix entre Non amortissable, Linéaire,
Dégressif et Dégressif Personnalisé.
La durée en mois. Indiquez la durée en mois sur laquelle le bien doit être amorti,
La base amortissable. Par défaut, elle correspond au prix d’acquisition HT saisi,
La valeur de revente. Ce champ permet d’indiquer la valeur à laquelle votre bien
sera revendu. Dans ce cas, le plan d’amortissement sera calculé à partir de la base
amortissable – la valeur de revente.
Si vous souhaitez également calculer un plan d’amortissement fiscal, renseignez alors les
champs Mode, Durée en mois et Base amortissable.
3.2. Onglet Général
Cet onglet permet de renseigner différentes informations concernant l’immobilisation :
Le lieu. Ce champ est nécessaire pour l’inventaire. Par défaut, il est indiqué Non
défini.
Le numéro de série,
Le numéro de pièce comptable. Ce champ peut être utilisé dans le cas d’un
transfert comptable avec l’outil Communication Entreprise Expert,
Le mode simulation. Cette option permet de créer des immobilisations qui ne seront
pas prises en compte dans les déclarations et dans le transfert comptable,
Le nombre de pièces. Ce champ peut être utile lors d’un éclatement ou d’une mise
en composant. Par défaut, le logiciel proposera d’éclater ou de mettre en
composant en fonction de la valeur indiquée dans ce champ,
La date de sortie. Si vous avez sorti votre bien, la date apparaîtra alors dans ce
champ.
3.3. Onglet Historique
Dans cet onglet, apparaissent toutes les actions effectuées sur l’immobilisation :
La création,
L’éclatement,
La mise en composant,
La révision.
Pour chaque action, sont indiqués la date à laquelle l’opération a été effectuée et le libellé de
l’action. Ainsi, cet onglet permet d’avoir un suivi des opérations enregistrées sur
l’immobilisation.
PRISE EN MAIN
24
Dans le cas de la révision, si vous avez lors de l’opération demandé à archiver vos données, la
colonne Données associées est cochée et cet archivage sera alors visible en cliquant sur le
bouton Afficher les données.
Consultez l’aide en ligne par la touche F1 pour obtenir de plus amples informations.
4. COMMENT VISUALISER LE PLAN D’AMORTISSEMENT ?
Dès que vous avez enregistré votre immobilisation, vous pouvez alors visualiser le plan
d’amortissement en cliquant sur le bouton Voir le plan d’amortissement dans la fiche
immobilisation ou sur l’option Voir le plan d’amortissement dans le volet des tâches
accessible depuis la liste des immobilisations.
4.1. L’entête
Dans l’entête de la fenêtre, sont rappelées les caractéristiques de l’immobilisation utilisées
pour le calcul du plan d’amortissement :
La date d’acquisition et de mise en service,
Les paramètres de l’amortissement économique,
Les paramètres de l’amortissement fiscal.
4.2. Les plans d’amortissements périodiques
Par défaut, est affiché le plan d’amortissement annuel économique. Pour visualiser le plan
d’amortissement fiscal ou toute autre information relative au plan d’amortissement, il suffit de
changer la vue dans le champ Vues puisqu’un certain nombre de vues est par défaut proposé.
Il est également possible de visualiser les plans d’amortissements selon une périodicité
mensuelle, trimestrielle et annuelle en sélectionnant le ou les type(s) de plan souhaité(s) dans
les Paramètres Sociétés + Immobilisations.
5. COMMENT ECLATER UNE IMMOBILISATION ?
Pour éclater une immobilisation, vous pouvez cliquer sur le bouton Eclater dans la fiche
immobilisation ou cliquer sur l’option Eclater dans le volet de tâches accessible depuis la liste
des immobilisations.
L’assistant d’éclatement d’une immobilisation s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons
Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l’assistant.
Comment éclater une immobilisation ?
25
Vous devez alors :
Sélectionner la méthode d’éclatement. Vous avez le choix entre Pourcentage,
Montant et Nombre,
Saisir la valeur,
Choisir l’exercice d’éclatement sachant que la date sera au premier jour de
l’exercice choisi.
Dès que vous avez renseigné tous ces paramètres, dans l’étape suivante, une répartition est
appliquée en fonction des critères sélectionnés. Vous pouvez alors conserver cette répartition
ou la modifier à l’aide des boutons Ajouter et Supprimer.
Dès que la répartition est effectuée, vous pouvez alors effectuer l’opération en cliquant sur le
bouton Lancer.
L’éclatement a pour conséquence de griser la fiche de l’immobilisation mère. Dans la liste des
immobilisations, l’immobilisation mère apparaît barrée et les immobilisations filles en italique.
Le code immobilisation des filles correspond au code immobilisation de la mère + _+ un
incrément.
Exemple : IM000001_001.
PRISE EN MAIN
26
6. COMMENT SORTIR UNE IMMOBILISATION ?
Pour sortir une immobilisation, cliquez sur le bouton Sortir dans la fiche immobilisation ou sur
l’option Sortir dans le volet des tâches depuis la liste des immobilisations.
L’assistant de sortie d’une immobilisation s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons
Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l’assistant.
Vous devez alors :
Renseigner la date de sortie. Par défaut, est indiquée la date du jour,
Le type de sortie. Vous avez le choix entre Mise au rebut et Cession,
Si c’est une cession, indiquez le prix de cession ainsi que la TVA,
Dans le cas d’un bien de type Immeuble, vous pouvez renseigner la TVA à
reverser.
Dès que vous avez renseigné ces informations, l’étape suivante permet de visualiser la plus ou
moins value à court ou long terme.
Validez la sortie par le bouton Lancer.
La sortie a pour conséquence de griser la fiche immobilisation. Elle n’est alors plus modifiable.
Dans la liste des immobilisations, l’immobilisation apparaît en gras.
Consultez l’aide en ligne par la touche F1 pour obtenir de plus amples informations.
7. COMMENT EFFECTUER UNE DECLARATION 2054 ?
Pour créer une déclaration 2054, vous devez accéder à la liste des déclarations par le menu
Immobilisations+ Déclarations + Déclarations 2054. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou
menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.
Indiquez la période de déclaration qui doit correspondre à votre exercice comptable et validez.
La déclaration est pré remplie avec toutes les informations présentes dans le dossier.
Le paramétrage des comptes de la déclaration est accessible depuis le menu Paramètres +
Plan de regroupement. Pour chaque ligne de la déclaration, sont indiqués les comptes repris.
Vous pouvez si vous le souhaitez modifier ce paramétrage.
Toutes les colonnes qui apparaissent en gras sont des colonnes pour lesquelles la valeur doit
être saisie. Toutes les autres colonnes sont calculées.
Le bouton Recalculer permet de recalculer la déclaration et le bouton Clôturer permet de
rendre intangible la déclaration.
Comment transférer les éléménts en compta ?
27
La déclaration 2055 fonctionne de manière identique. Pour créer une déclaration 2055, vous
devez accéder à la liste des déclarations 2055 par le menu Immobilisations+ Déclarations +
Déclarations 2055. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le
bouton Ajouter
8. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?
Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans la partie compta. Ces
écritures concernent :
Les acquisitions,
les dotations,
les cessions.
Pour transférer des éléments via un fichier, vous devez définir au préalable dans les options du
menu Paramètres les journaux et les comptes ainsi que le répertoire pour générer le fichier.
Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable
depuis le menu Opérations + Transfert comptable.
L’assistant du transfert comptable s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et
Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l’assistant.
Vous devez ensuite :
Sélectionner l’exercice comptable à partir duquel vous souhaitez transférer les
écritures comptables. Par défaut, est proposé l’exercice courant,
Choisir le type de transfert. Par défaut, est indiqué OpenLine et ce format permet
de transférer les écritures comptables dans le logiciel de comptabilité Open Line.
Le format ComExpert permet de transférer les écritures comptables par l’outil
Communication Entreprise Expert,
Indiquer si besoin un intervalle d’immobilisations,
Si vous avez créé des immobilisations en mode Simulation, vous pouvez demander
à les transférer ou non,
Paramétrer les journaux. Par défaut, les journaux paramétrés dans les paramètres
société sont indiqués. Mais vous pouvez les modifier,
Indiquer si vous souhaitez activer la centralisation par compte. Cette option permet,
pour les écritures de dotation uniquement, de générer une seule écriture par
compte comptable,
Préciser si les écritures d’acquisition doivent être générées.
Si vous n’avez pas paramétré dans toutes vos fiches d’immobilisations le compte de TVA sur
les ventes, le compte de TVA sur les achats et le compte fournisseur, l’étape suivante qui
s’affiche vous permet de les renseigner. Si vous avez tout renseigné, cette étape ne s’affichera
alors pas.
Cliquez sur le bouton Lancer pour effectuer le transfert comptable.
Consultez l’aide en ligne par la touche F1 pour obtenir de plus amples informations.
28
Le tableau de bord
29
Les fonctions avancées
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP
Immobilisations PRO Open Line.
L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur
chaque écran.
1. LE TABLEAU DE BORD
Vous pouvez visualiser le tableau de bord par le menu Affichage. Les informations suivantes
apparaissent :
Le suivi des dotations. Ce graphique correspond à l’évolution du cumul des
dotations par exercice,
La répartition des immobilisations. Ce graphique correspond au cumul du montant
d’acquisition HT par racine de compte. La répartition des comptes est la même que
dans la déclaration 2054,
Les immobilisations qui seront finies d’amortir dans les 6 mois à venir,
Les immobilisations qui sont complètement amorties dans les 6 mois précédant la
date du jour.
Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier.
2. LA MISE EN COMPOSANT
Pour mettre en composant une immobilisation, vous pouvez cliquer sur le bouton Mettre en
composants dans la fiche immobilisation ou cliquer sur l’option Mettre en composants dans
le volet des tâches depuis la liste des immobilisations.
Vous devez ensuite :
Ajouter autant de lignes que vous souhaitez créer de composants,
Répartir le montant de l’immobilisation mère entre les composants,
Sélectionner l’exercice de mise en composant.
Cliquez sur le bouton Lancer pour valider l’opération. La mise en composants a pour
conséquence de griser la fiche immobilisation mère ; elle n’est alors plus modifiable. Dans la
liste des immobilisations, l’immobilisation mère est barrée et les immobilisations filles sont en
italique.
LES FONCTIONS AVANCEES
30
3. LA REVISION
Pour effectuer la révision d’une immobilisation, cliquez sur le bouton Réviser dans la fiche
immobilisation ou cliquez sur l’option Réviser dans le volet des tâches depuis la liste des
immobilisations.
Trois types de révision sont possibles :
La valeur actuelle?. Si en cours d’amortissement, le bien a perdu de la valeur, cette
option va permettre de diminuer la valeur nette comptable du bien sur un exercice
donné,
La valeur d’acquisition. Ce choix va permettre de modifier la valeur d’acquisition du
bien,
La durée en mois. Cette option permet de modifier la durée d’amortissement et de
l’augmenter.
Dès que vous avez choisi la donnée à réviser, vous devez sélectionner l’exercice de révision
puis indiquer la nouvelle valeur. Vous pouvez également historiser la fiche immobilisation
avant révision ce qui permet de conserver l’immobilisation avant modification.
Cliquez sur le bouton Lancer pour valider l’opération. La révision a pour conséquence de
griser la fiche immobilisation, elle n’est alors plus modifiable.
Consultez l’aide en ligne par la touche F1 pour obtenir de plus amples informations.
4. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT
Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser certains
modèles d'impression que nous vous proposons dans le logiciel, et en créer de nouveaux, en
vous aidant de ceux existants.
Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre
principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant
sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : Vous arrivez alors
automatiquement sur l'assistant de création de modèle.
Comment sauvegarder mon dossier ?
31
5. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur
au moins deux jeux de sauvegarde.
Remarque
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été
malencontreusement supprimée ou endommagée.
En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur
des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM.
Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet
de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure.
Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).
6. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE ?
Par le menu Outils + Import paramétrable, vous accédez à l'assistant d'importation
paramétrable des immobilisations. Indiquez le fichier que vous souhaitez importer.
Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez
définir :
le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de
Codage du fichier...),
le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,
les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer.
Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné
précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de
traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché.
Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il
est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton « Afficher le
détail ».
Pour rappel les codes de correspondances pour les différents modes d’amortissement sont :
0 : Non amortissable
1 : Linéaire
2 : Dégressif et Dégressif personnalisé
LES FONCTIONS AVANCEES
32
7. LE ROL
Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line http://reports-on-line.ebp.com) vous
permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des
données), issus de vos logiciels Open Line.
7.1. Comment créer et gérer ROL ?
Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une
autorisation de consultation.
7.1.1. Principe
A partir de votre dossier, vous choisissez les documents (états d'impressions et listes des
données) que vous souhaitez diffuser sur ROL, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence
de diffusion.
Deux termes essentiels à retenir donc :
Les publications : ces fiches contiennent les documents à générer et à diffuser
sur ROL.
Les comptes : identifiés par un email et un mot de passe, ils sont autorisés à
consulter les documents sur l’espace de publication ROL (site web).
7.1.2. La mise en place des publications
Dans l’application Openline, depuis une liste de données, ou depuis l’aperçu d’un document,
dans la barre d’outils, vous disposez d’une action nommée ROL "Publier sur le Web dans le
report On Line : http://reports-on-line.ebp.com".
C’est cette action qui constitue la création ou la complétion de vos publications, elle entraîne :
La sauvegarde des paramètres permettant la génération et la diffusion de la
publication : c’est la ligne ajoutée automatiquement dans la publication, dans
l’onglet Liste des documents
La possibilité d’indiquer quels sont les comptes autorisés à consulter ces
documents à travers l’onglet Comptes
La proposition d’une diffusion immédiate au moment de l’enregistrement de votre
publication si vous n’avez pas défini une diffusion automatique à travers l’onglet
Périodicité
Remarque
Une publication peut contenir plusieurs documents, un compte peut être défini pour
plusieurs publications, une publication peut être diffusée même si aucun compte
n’est paramétré. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation.
7.1.3. La diffusion des publications sur votre espace dédié
Deux moyens pour diffuser vos publications :
Manuellement :
Le ROL
33
Depuis la liste des publications, menu Paramètres, l’action Envoyer dans la barre
des tâches permet de déclencher la diffusion de la publication sélectionnée.
Depuis l’assistant de publication, menu Opérations, après avoir sélectionné les
publications à diffuser.
Automatiquement
La définition d’une périodicité dans la fiche publication entraîne la création d’une
tâche de mise à jour automatique dans le planificateur de tâches de Windows.
Cette tâche permet aux applications Open-Line EBP de mettre à jour automatiquement sur
votre espace dédié vos publications. Elle peut-être mise à jour via l'application (grâce aux
actions Mettre à jour le planificateur et Supprimer la tâche du planificateur depuis la liste des
publications) qui l'a créée et sera supprimée lors d'une désinstallation du logiciel Open-Line
EBP qui l'a créée.
Dans les deux cas, la diffusion se réalise en tâche de fond (bouton "Traitements ..." dans la
barre d'état), et ne vous empêche pas d’utiliser vos applications EBP simultanément.
La diffusion consiste à créer et envoyer les documents sur votre espace de publication ROL,
sous forme de miniatures (une par page du document) pour une consultation rapide, et sous
forme de PDF, pour vous permettre de le télécharger.
La diffusion met également à jour les comptes, et par conséquent, leurs droits par rapport aux
publications.
Remarque
Une limite en nombre de pages par document est fixée ainsi que le nombre de
miniatures par document.
Par conséquent, si votre document comporte plus de pages que la limite, vous
verrez sous forme de miniatures les premières pages autorisées. Il en va de même
pour les PDF.
Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation.
Si la diffusion est interrompue, les publications non envoyées le seront de façon automatique,
dans les 3 à 30 minutes après l’ouverture de votre dossier.
7.1.4. La consultation de votre espace de publication
Pour consulter votre espace de publication, vous disposez dans votre application Openline
d’un lien Site Web (Menu Opérations - Publier dans ROL - Site web).
Vous pouvez également transmettre aux utilisateurs concernés l’adresse web sur laquelle se
connecter pour consulter les documents sur votre site ROL.
Après avoir saisi son email et son mot de passe, votre utilisateur accède à l’ensemble des
documents diffusés à son attention, regrouper par application/dossier EBP (les documents
issus de la comptabilité sont dans un dossier différent des documents issus de la gestion
commerciale par exemple).
Une zone de recherche est disponible, elle est effectuée sur le champ nom de la publication,
date de dernière diffusion, description de la publication
Enfin, chaque publication mentionne sur fond rouge le nombre de document non encore lus.
7.1.5. L’administration de votre espace de publication
Parmi les comptes créés, un compte devra être administrateur (case à cocher dans la fiche
compte).
LES FONCTIONS AVANCEES
34
Cela permet d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires sur l’espace de publication du
site ROL :
Voir tous les documents diffusés
Voir les comptes
Supprimer les publications
Supprimer des documents
Mise à jour des publications sur le site ROL
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le ROL.
8. LES FONCTIONS PRO
8.1. Les contrats
Par le menu Contrats + Ajouter, vous pouvez créer une fiche Crédit-bail. Vous devez
renseigner un code si vous n’êtes pas en numérotation manuelle et un libellé.
Vous pouvez ensuite choisir la périodicité du contrat, le nombre d’échéances, indiquez le
montant du bien financé, le montant de l’assurance ainsi que le montant des redevances et
les frais de dossiers éventuels.
L’onglet Tableau des échéances calcule automatiquement le montant de vos échéances
individuelles et cumulées.
Il en sera de même pour la location et les emprunts.
Vous pourrez ainsi transférer vos écritures liées à vos contrats en Compta par l’assistant de
transfert comptable disponible dans le menu Opérations.
8.2. Les plans d’amortissements périodiques
Dans le menu Paramètres sociétés + Immobilisations, vous pouvez sélectionner la périodicité
des plans d’amortissements, que vous souhaitez. Chaque choix n’est pas exclusif.
Le choix de cette option entraine un re-calcul de vos plans d’amortissements, ainsi vos
disposerez des plans d’amortissements périodiques dans la fiche Immobilisation par
l’intermédiaire du bouton Voir le plan d’amortissement.
La ou les périodicité(s) choisie(s) seront également disponibles dans certains filtres d’éditions
ainsi que dans l’assistant de transfert comptable. Ainsi vous pourrez transférer vos dotations
mensuelles, trimestrielles, ou semestrielles.
35
Index
A
Accès au service technique..................................................................................20
Aide sur EBP Immobilisations Classic Open Line .................................................16
Amortissements périodiques ................................................................................47
C
Cession................................................................................................................35
Code d'activation..................................................................................................22
Composant...........................................................................................................39
Configuration minimale.........................................................................................20
Contrats ...............................................................................................................46
Création de dossier..............................................................................................26
Création de modèle..............................................................................................41
D
Déclaration 2054..................................................................................................36
E
Eclatement...........................................................................................................33
Eclater..................................................................................................................33
Ecran de travail ....................................................................................................27
F
Famille .................................................................................................................29
Fonctions avancées .............................................................................................39
G
Gestion des fenêtres ............................................................................................29
H
Historique.............................................................................................................31
Index
36
I
Import paramétrable.............................................................................................42
Initialisation du dossier.........................................................................................28
Installation............................................................................................................21
L
Lancement du logiciel...........................................................................................22
M
Mise au rebut .......................................................................................................35
Mise en composant ..............................................................................................39
Modèle .................................................................................................................41
R
Reports On Line...................................................................................................43
Révision ...............................................................................................................40
ROL .....................................................................................................................43
S
Sauvegarde..........................................................................................................42
Sortie ...................................................................................................................35
T
Tableau de bord...................................................................................................39
Transfert comptable .............................................................................................36
V
Valeur actuelle .....................................................................................................40
37
Notes
38
Notes
39
Notes
40
Notes
Compta
2015
EBP Comptabilité Ligne PME vous permet d’obtenir tous les outils performants qui
permettent de tenir une comptabilité générale et analytique des plus pointues. Plus
qu’un traitement comptable, ce logiciel est un véritable outil d’aide à la décision.
Profitez d’une gestion de votre comptabilité ajustée à votre activité, personnalisée et
adaptée à vos besoins quel que soit votre secteur d’activité.
L’échange des données entre votre logiciel EBP et la solution de votre ExpertComptable
est intégré grâce à l’outil de Communication Entreprise-Expert.
Pour obtenir une solution de finance complète, vous pouvez associer votre comptabilité
au logiciel d’immobilisations, d’Etats Financiers et au module de Reporting (OLAP).
www.ebp.com
ZOOM sur les fonctions clés
L’analyse de la rentabilité de l’entreprise
Saisissez vos écritures comptables (ventes, achats, emprunts, etc.) selon différents modes et consultez immédiatement les indicateurs
indispensables au bon déroulement de votre activité.
Réalisez efficacement votre comptabilité analytique sur un nombre de plans (axes) illimité et 12 niveaux de postes. Cela vous permettra ainsi
d’affiner la gestion de votre entreprise en facilitant la création, la modification, la consultation et la compréhension de vos données. Vous
pouvez également réaliser vos Bilan et Compte de résultat analytiques.
La maitrise de ses budgets
Etablissez des prévisions financières et comparez vos dépenses estimées à vos dépenses réelles. Cet indicateur est une aide dans les prises
de décision stratégique.
Bénéficiez d’une vision globale de votre activité grâce aux budgets généraux (contrôle des subventions, et autres allocations). Mais profitez
également d’une vision plus pointue grâce aux budgets analytiques proposés par nos solutions.
La gestion des budgets prend en compte l’estimé ou le réalisé de l’année précédente avec l’outil de report budgétaire, ce qui offre un gain de
temps dans l’établissement des nouveaux budgets.
De nombreux reportings complets et détaillés
Réalisez des statistiques précises et toujours plus pointues grâce au cube OLAP. Cet outil prend en compte et met en relation de nombreuses
données de votre comptabilité pour en sortir des statistiques. Cela en utilisant un nombre important de règles de calcul qui vous aideront dans
les prises de décisions stratégiques.
Décisionnel
personnalisable
Une saisie adaptée, un gage de simplicité
Saisissez vos écritures sur un écran ergonomique selon différents niveaux de saisie en fonction de vos connaissances en gestion comptable.
Adaptez le type de saisie en fonction de vos besoins avec la saisie guidée ou par journal. Gagnez en productivité avec la saisie au kilomètre
qui permet de renseigner les écritures comptables tous journaux et toutes périodes confondus.
Une personnalisation sans limites
Créez votre propre liste de consultation en triant et regroupant, par date, par libellé.
Adaptez l’édition de vos états comptables selon vos besoins en sélectionnant les renseignements que vous souhaitez faire apparaître (période,
nature de compte,etc.). Grâce au générateur d’états Open Report Designer, définissez vos propres éditions des plus simples aux plus complexes.
Personnalisez la consultation des données en fonction de vos besoins grâce à la notion de « vues » paramétrables par utilisateur pour les
logiciels installés en réseau.
La gestion de favoris, une optimisation de l’espace de travail
La gestion des favoris permet d’ajouter, d’organiser et de renommer comme souhaité les fonctionnalités du volet de navigation que vous
utilisez au quotidien. Ajoutez vos fonctions favorites dans un menu, par exemple lle type de saisie que vous utilisez au quotidien, la fonction
de lettrage...
Prévision de trésorerie
Visualisez de manière synthétique la santé financière de votre
entreprise afin de mieux anticiper l’impact sur votre solde
bancaire.
Un mode réseau performant
Utilisez votre logiciel en réseau et paramétrez les droits d’accès soit par utilisateur soit par groupe d’utilisateurs en fonction de leurs actions.
Les spécificités des utilisateurs peuvent être prises en compte grâce à la puissance et à la finesse de la gestion des droits. Ainsi, chacun
bénéficie de son propre univers de travail.
Communiquant
La tracabilité des informations commerciales, pour une analyse précise de l’activité
(si le logiciel est interfacé avec EBP Gestion Commerciale Ligne PME)
Récupérez vos documents commerciaux dans votre logiciel de comptabilité. La synchronisation permet d’enregistrer automatiquement une
facture en comptabilité sans aucune ressaisie.
Lors de la validation de vos écritures vous pouvez donc facilement retrouver l’origine de certaines écritures en visualisant les factures
correspondantes.
Une communication efficace avec son Expert-Comptable
Echangez vos écritures avec votre Expert-Comptable en toute facilité avec l’outil de Communication Entreprise-Expert qui convertit les
données comptables en provenance ou à destination d’un autre logiciel pour une meilleure gestion de votre comptabilité.
Le service de télédéclaration : efficacité, gain de temps et rapidité
Déclarez votre TVA sans perdre de temps grâce au logiciel qui calcule automatiquement le montant de votre déclaration à payer et optez pour
la télédéclaration EDI. En effet, afin de répondre à l’obligation de télédéclaration, EBP a mis en place un service, pour aider les entreprises à
télédéclarer leur TVA directement depuis le logiciel.
Tableau de bord
Personnalisez vos propres tableaux de bord pour visualiser synthétiquement les
indicateurs clés de performance de votre choix.
Centre des impôts
Envoi simultané aux
différentes administrations
Accusé de réception
et de validation
Télétransmission sécurisée
des données en EDI
Service
EBP Télédéclaration
Sécurité
Suivi
Gain de temps
Simplicité
Télédéclaration et télépaiement
directement depuis le logiciel EBP
EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX
Tél : 01 34 94 80 49 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com
SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités
appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Mai 2014.
Fonctions Principales
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et
64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8 32 bits et 64 bits
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz
ou supérieur
• Mémoire : 3 Go
• Ecran : résolution
1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 3 Go
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont
des logiciels dont vous devez
faire l’acquisition préalablement à
l’utilisation du logiciel.
Systèmes d’exploitation supportés :
917
Caractéristiques générales
• Création jusqu’à 10 sociétés
• Aide en ligne
• Barre de tâches et de navigation
• Tris, regroupements avancés
• Sauvegarde et restauration
• Sauvegarde en ligne(1)
• Tableau de bord paramétrable
• Ecran de démarrage des tâches principales
• Tâches contextuelles
• Notes dans les fiches
• Envoi de SMS via des partenaires(1) (hors
coût sms) : Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b
• Champs personnalisés (dont calculés)
• Gestion des favoris
• Gestion du multi-devises
• Alertes paramétrables
• Champs obligatoires personnalisables
Comptes
• Plans comptables (abrégé, de base,
développé, association, syndicat)
• Nombreuses vues pré-définies pour filtrer les
comptes
• Transfert de comptes depuis le PCG
• Cumuls et graphes dans la fiche compte
• Tiers
• Reformatage des comptes
Transfert comptable
• Historique des transferts comptables
• Import du transfert comptable (écritures,
échéances, pointages)
• Transfert comptable avec champs
personnalisés
Traitements comptables
• Saisie par journal, par mois,
au kilomètre, guidée et par écriture
• Saisie pratique et ventes comptoir
• Abonnements
• Association de comptes pour automatiser
la saisie
• Recherche d’écritures multi-critères
• Groupes d’écriture
• Ecritures simulées
• Contre-passation d’écritures
• Numérotation automatique ou manuelle des
pièces
• Réimputation des écritures de compte à
compte par exercice, de journal à journal, de
période à période et de groupe à groupe
• Réimputation en consultation
• Consultation des comptes par exercice
• Consultation des comptes inter-exercices
• Lettrage manuel, approché, automatique,
simplifié
• Lettrage partiel
• Lettrage automatique au pointage
d’échéances
• Pointage automatique au lettrage des lignes
d’écriture
• Délettrage automatique
• Rapprochement par compte, journal
• Génération d’écritures comptables depuis le
relevé bancaire
• Rapprochement bancaire manuel et
automatique
• Import paramétrable des relevés bancaires
• Import des lignes de relevés au format
CFONB, qif
• Pointage, dépointage par code
• Echéance sur la ligne d’écriture
• Echéancier détaillé
• Pointage des échéances
• Modes de règlement
• Moyens de paiement
• Génération des règlements par lot
• TVA sur les débits, sur les encaissements
• Calcul automatique de la TVA
• Justificatif de TVA
• Génération automatique de l’OD de TVA
depuis la déclaration
• Modification des informations de TVA
• Liste des informations de TVA
• Télédéclaration de TVA multi-destinataires :
DGFiP, OGA et cabinet d’expertise comptable
• Télédéclaration EDI(2) : CA3, CA12, annexe
3310A, acompte de TVA 3514 et demande
de remboursement 3519
• Télépaiement EDI(2) : CA3, CA12, acompte
de TVA 3514
• Génération d’un fichier de virement pour le
règlement de la TVA
• Report automatique du crédit TVA
• Gestion des devises, OD de réévaluation
• Documents associés aux lignes d’écriture
• Libellés types/enrichis
• Recalcul des soldes
• Tri par date
• Ecritures de régularisation périodique
• Ecritures de régularisation : charges et
produits constatés d’avance
• Ecritures de régularisation : charges à payer
et produits à recevoir
• Grand Livre et Balance interactifs
• Echéancier interactif clients et fournisseurs
• Règlements des Tiers
• Gestion des relances : sélection du type
de relance (téléphone, e-mail, courrier),
génération des écritures de pénalités de
retard ou de frais d’impayés, consultation de
la liste des relances, gestion des niveaux de
sévérité, calcul du nombre de jours de retard
• Validation des écritures
• Clôtures mensuelles et annuelles
• Prévisions de trésorerie (illimitées en nombre)
• Gestion des chéquiers
• Balance inter-exercices
• Gestion des LCR/BOR
• Virements internationaux
• Virements/prélèvements
• Journal des événements
• Archivage des données
• Gestion des notes de frais
• Paiement de l’impôt sur les sociétés :
déclaration 2571 (acompte trimestriel),
déclaration 2572 (solde de l’impôt), et
annexe 2572A
• Génération de l’OD de liquidation de l’IS
• Télépaiement de l’IS
Analytique et budgétaire
• Création sur N plans (axes) et 12 niveaux de
postes
• Assistant à la création de plans
• Ventilations analytiques sur la ligne d’écriture,
multi-postes et multi-plans
• Cumuls et graphes par plan et par poste
• Consultation interactive
• Grilles analytiques
• Outil d’application de grilles analytiques
• Statistiques analytiques sous forme de
graphiques personnalisables
• Outil de réaffectation analytique
• Gestion des budgets généraux et analytiques
• OD analytiques
Editions
• Personnalisation des impressions
• Journaux, Grand Livre, Balance
• Balance âgée par échéance ou par lettrage
• Echéancier par pointage ou par lettrage
• Balance mensuelle, trimestrielle
• Compte de Résultat et Bilan
• Solde Intermédiaire de Gestion (SIG)
• Situations des comptes
• Encours clients
• Créances clients /Dettes fournisseurs
• Comparatif N/N-1
• Impressions annuelles
• Journal centralisateur
• Avancement de saisie
• Suivi des écritures
• Chéquiers et lettres-chèques
• Compte de Résultat analytique
• Balance, Bilan, Grand Livre analytique
• Budgets et écarts budgétaires N/N-1
• Rémunération des comptes courants et
associés
Importation / Exportation
• Import-Export des écritures au format
du logiciel de cabinet comptable : EBP,
ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE
100, INFORCE, COALA, CCMX (Winner
et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI,
AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE
OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import
uniquement HELIAST
• Import et export paramétrable des écritures,
des comptes et des journaux
• Exportation des impressions au format PDF,
Word®, Excel®
• Exportation des listes au format XML, TXT,
Excel®, HTML
• Export des liasses fiscales
• Import texte des écritures et des comptes au
format EBP
• Import texte automatique à l’ouverture du
dossier
• Export Interface Expert
• Envoi / réception d’un dossier expertcomptable
/ client
• Export Comptabilités informatisées L. 47 A
• Export Article L215-3
Version réseau (en option)
• Gestion des droits par utilisateur
• Gestion des droits par groupe d’utilisateurs
• Droit par valeurs (gestion des journaux
interdits en saisie par utilisateur)
Cube OLAP(3)
• Analyse multidimensionnelle
Compatible
• EBP Reports On Line(4) : accès à distance aux
données du logiciel EBP via un espace dédié
sur Internet depuis un ordinateur, une tablette
ou un Smartphone.
• EBP Notes de Frais : saisie des notes de frais
depuis un mobile sous Windows Phone 7 et
8, iPhone, iPad et Androïd et échange des
données avec EBP Comptabilité Ligne PME
(1) En option, nous consulter pour plus de détails
(2) Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou
PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux
cabinets d’expertise comptable.
(3) OLAP (On-Line Analytical Processing) nécessite de posséder Microsoft®
SQL STANDARD
(4) Ce service est inclus dans les offres de Services PRIVILEGE ou PREMIUM
ou Contrat de Service SILVER et peut être également acheté séparément.
Pour connaître les conditions tarifaires, merci de nous contacter.
Immobilisations
PRO Open Line
pour Windows XP, Vista ou 7
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2010 EBP Informatique, édition Juin 2012
3
Conditions Générales de Vente des produits et
services EBP
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP
Article 1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée
au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de
l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client
ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il
est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur
sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau
local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue.
L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un
poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence
correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute
duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou
pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un
nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans
le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008)
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention
expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans
les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en
vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre
l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé
accessible depuis le territoire métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la
livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande
d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de
même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à
compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec
son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
4
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et
des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et
logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour
aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le
fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des
problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes
conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Article 4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son
site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance
téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un
professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette
convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Article 5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en
termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24)
heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence
d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des
dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou
ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT
reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Article 6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes,
pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans
garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la
performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que
des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie
est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y
compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin
particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support
téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue
des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité.
Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une
application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit
auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers.
5
Article 7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas
responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner,
interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant
d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture
des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de
l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de
fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses
fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et
d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En
toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou
le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son
distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance.
L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou
un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Article 8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites
verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à
l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses
préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client
dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera
fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de
pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
B. Contrat de services EBP
ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue
de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330
838 947, d'une part
ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client »,
d'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
6
Article 1. Objet du contrat
Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des
logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites
géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture
du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les
documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les
devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables
pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont
portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un
préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise
d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la
facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation
Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre
document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP.
Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à
compter de son acceptation.
Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un
an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre
recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa
souscription initiale.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans
la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution
immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon
concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à
tous les services du contrat.
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire
3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT
huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par
courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de
toute autre obligation importante aux termes du présent contrat.
3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas
de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation
d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en
application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans
qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu
notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera
suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et
donc le poursuivre.
7
Article 4. Accès aux services
Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant
composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel.
Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à
titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L.
121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est
accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé.
Article 5. Services fournis au titre du contrat de support
Le support de base comprend :
L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au
vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine
la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des
anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et
reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se
faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du
support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa
convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait
principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour
est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques
et des dysfonctionnements constatés.
En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents
commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.)
Le support ne comprend pas :
le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système
d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les
bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils
complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)
la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par
exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de
produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un
complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.
l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en
route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le
paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non
explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir
d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné
par le client.
les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP
recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées
(Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)
la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou
de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP
la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques,
données...) en cas de destruction de ceux-ci
8
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance
Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en
accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des
conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des
supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas
d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans
le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils
nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une
analyse approfondie du « blocage ».
Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par
Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème
décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle.
Article 7. Interventions sur les fichiers
L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur
proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de
moyens.
Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité
technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base
endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires.
EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données
confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne
fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email
que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP.
Article 8. Obligations du client
Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux
instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT
doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait
suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client
n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les
prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont
complémentaires.
Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour
protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une
contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des
conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers.
Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant
régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support
pérenne et externe;
9
Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet
sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution
d’un problème tel que décrit à l’article 13.
Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes
rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations
effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP.
Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le
site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par
l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un «
Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin.
Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats
effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures,
bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon
approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en
adéquation avec ses besoins.
Article 9. Limites de responsabilité
EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects
d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice
financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel,
d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes
de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors
même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices.
En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages
et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne
pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour
l’année en cours.
Article 10. Loi et attributions de compétences
Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique
à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés"
du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le
concernant.
En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles,
nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures
d'urgence ou les procédures conservatoires.
10
C. Mode locatif
Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de
licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode
locatif ».
La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations
conjointes et automatiquement liées :
l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable
tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A
la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à
celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions
décrites au paragraphe B
Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les
redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A
défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations
de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données
précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées.
Version 2.5 : Décembre 2011
11
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre
confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Immobilisations PRO Open Line et donne toutes les
informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide,
consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour
régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.
Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale
composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations
traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots
utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
13
Table des matières
FELICITATIONS !.............................................................................................. 11
TABLE DES MATIERES.................................................................................... 13
INSTALLATION................................................................................................. 15
1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 15
1.1. Accès au service technique ......................................................................... 15
1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 15
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 16
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 16
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 17
4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 17
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 17
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 18
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 19
6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 20
PRISE EN MAIN ................................................................................................ 21
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 21
1.1. Les options du dossier................................................................................. 21
1.2. La gestion des fenêtres ............................................................................... 21
2. COMMENT CREER UNE FAMILLE ? ............................................................ 22
3. COMMENT CREER UNE IMMOBILISATION ? .............................................. 22
3.1. Onglet Amortissement ................................................................................. 23
3.2. Onglet Général............................................................................................ 23
3.3. Onglet Historique......................................................................................... 23
4. COMMENT VISUALISER LE PLAN D’AMORTISSEMENT ?.......................... 24
4.1. L’entête ....................................................................................................... 24
4.2. Les plans d’amortissements périodiques ..................................................... 24
5. COMMENT ECLATER UNE IMMOBILISATION ? .......................................... 24
6. COMMENT SORTIR UNE IMMOBILISATION ? ............................................. 26
7. COMMENT EFFECTUER UNE DECLARATION 2054 ? ................................ 26
14
8. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?........................ 27
LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 29
1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 29
2. LA MISE EN COMPOSANT ........................................................................... 29
3. LA REVISION................................................................................................. 30
4. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT.......................... 30
5. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?............................................ 31
6. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE ? ............................. 31
7. LE ROL .......................................................................................................... 32
7.1. Comment créer et gérer ROL ? ................................................................... 32
8. LES FONCTIONS PRO.................................................................................. 34
8.1. Les contrats................................................................................................. 34
8.2. Les plans d’amortissements périodiques ..................................................... 34
INDEX................................................................................................................ 35
NOTES .............................................................................................................. 37
NOTES .............................................................................................................. 38
Avant de commencer
15
Installation
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique *. Pour
y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter
vous êtes sur une file d'attente.
0811 65 20 00 « Coût d'un appel local »
Exposez votre problème par e-mail
openline.support.fr@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00
Le vendredi 8h00 à 18h00
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du
contrat souscrit.
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel
est la suivante :
Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
Mémoire : 3 Go
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
Espace disque libre : 3 Go
Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64
bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits).
Remarque
Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’installation du logiciel.
INSTALLATION
16
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et
sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\EBP_CD.exe où X est la lettre
représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Logiciels pour accéder à la
présentation et à l’installation d’EBP Immobilisations PRO Open Line.
3. Sélectionnez l’installation du logiciel.
4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît.
5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au
fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera
automatiquement lancée.
6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous
devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son
acceptation.
7. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons,
pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète.
8. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation
Personnalisée.
9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du
module » 5.0FR30. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton
Parcourir.
10. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque.
11. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant.
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Suite à l’installation du produit, un icône est créé sur le bureau. Vous pouvez lancer
directement le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer
+ Programmes + EBP + EBP « Nom du module ».
Comment Activer Mon logiciel ?
17
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela
signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctionnalités du logiciel pendant 40
jours. Après la période de 40 jours, le logiciel sera limité en nombre de données : 30
immobilisations, les déclarations 2054 et 2055 ne sont pas disponibles et les impressions
porteront la mention "Démonstration".
Remarque
Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des
fonctionnalités. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser
avec le logiciel avant de créer votre propre dossier.
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les
fonctionnalités, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Cliquez sur l'option Activer votre logiciel du menu ?.
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se
fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite,
munissez-vous de la Clé Web et du N° de licence fournis par EBP et laissez-vous guider par
les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera
automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel
manuellement.
INSTALLATION
18
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ?
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre
logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton Activer
Manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes :
Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le
COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou
minuscules).
Numéro de licence
Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte
du logiciel.
Clé Web
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et
vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les
mises à jour de votre logiciel.
Code activation
Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton Terminer.
Un message d'avertissement apparaît :
Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;
Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours
restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code
correct.
Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? + Activer votre logiciel.
Remarque
Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible.
Comment créer mon dossier ?
19
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Pour créer un dossier, cliquez sur l’option Créer un nouveau dossier depuis l’écran de
d’accueil ou sur le menu Fichier + Nouveau.
L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent
pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier.
Vous devez ensuite :
Saisir le nom de la base de données,
Saisir l'identification et les coordonnées de la société,
Saisir les dates d'exercice, choisir la méthode de calcul et le régime fiscal.
Cliquez sur Lancer pour démarrer la création de la base.
Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1
depuis chaque écran de l’assistant.
INSTALLATION
20
6. ECRAN DE TRAVAIL
Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768.
La barre de statut affiche le nom de la base
ouverte
Partie contextuelle de la
barre de navigation.
La barre de navigation
Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus
courants.
Les menus
De
raccourcis.
Comment initialiser mon dossier ?
21
Prise en main
Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du
produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données,
et en vous guidant dans la préparation des déclarations 2054 et 2055 ainsi que dans la
réalisation du transfert comptable.
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
1.1. Les options du dossier
Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre Société du
menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode
de fonctionnement de l'ensemble du logiciel.
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche
pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir.
Il est important de renseigner les parties suivantes :
Identification : Ces informations sont reprises sur les différents états proposés.
Immobilisation : Permet de définir la méthode de calcul pour les plans
d’amortissement, le régime fiscal pour les plus ou moins-values ainsi que la
codification automatique pour les immobilisations, les familles et les lieux.
Options comptables : Permet de définir les journaux et comptes divers utilisés
pour le transfert comptable…
Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur
chaque écran d’option.
1.2. La gestion des fenêtres
Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales
de navigation) et les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues),
filtres et tris dans les listes.
PRISE EN MAIN
22
Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie
Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur
chaque fenêtre.
2. COMMENT CREER UNE FAMILLE ?
Pour créer une famille, vous devez accéder à la liste des familles par le menu Paramètres +
Familles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton
Ajouter.
Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche et si vous avez choisi la numérotation automatique des
familles dans les paramètres du dossier (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.1 Les
options du dossier, page 21), vous devez saisir un libellé et renseignez le mode
d’amortissement économique ainsi que la durée.
Si vous souhaitez également amortir fiscalement les immobilisations de cette famille, précisez
le mode d’amortissement fiscal et la durée. Renseignez les comptes comptables pour la
génération des écritures comptables ainsi que le type de l’immobilisation.
Consultez l’aide en ligne par la touche F1 pour obtenir de plus amples informations.
3. COMMENT CREER UNE IMMOBILISATION ?
Pour créer une immobilisation, vous devez accéder à la liste des immobilisations par le menu
Immobilisations+ Immobilisations + Toutes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu
contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.
Si vous avez choisi la numérotation automatique des immobilisations, le code est alors grisé et
vous devez renseigner le libellé.
Indiquez la date d’acquisition de votre immobilisation. Automatiquement, la saisie est reportée
dans le champ Date de mise en service. Cependant, le champ reste modifiable. Ce champ
est important puisqu’il va déterminer la date de début du calcul du plan d’amortissement
économique.
Sélectionnez la famille que vous souhaitez rattacher à l’immobilisation. Si vous avez défini des
paramètres dans la famille, ils seront alors appliqués à l’immobilisation.
Indiquez le prix d’acquisition de votre bien. La TVA et le montant TTC sont automatiquement
calculés sur une base de TVA à 19,60%.
Dans la zone Comptabilité, vous devez renseigner tous les comptes nécessaires à la
génération des écritures comptables. Ces comptes sont automatiquement renseignés si vous
avez sélectionné une famille dans laquelle ils étaient indiqués.
Comment créer une immobilisation ?
23
3.1. Onglet Amortissement
Dans cet onglet, vous devez renseigner les paramètres nécessaires au calcul du plan
d’amortissement économique :
Le mode d’amortissement. Vous avez le choix entre Non amortissable, Linéaire,
Dégressif et Dégressif Personnalisé.
La durée en mois. Indiquez la durée en mois sur laquelle le bien doit être amorti,
La base amortissable. Par défaut, elle correspond au prix d’acquisition HT saisi,
La valeur de revente. Ce champ permet d’indiquer la valeur à laquelle votre bien
sera revendu. Dans ce cas, le plan d’amortissement sera calculé à partir de la base
amortissable – la valeur de revente.
Si vous souhaitez également calculer un plan d’amortissement fiscal, renseignez alors les
champs Mode, Durée en mois et Base amortissable.
3.2. Onglet Général
Cet onglet permet de renseigner différentes informations concernant l’immobilisation :
Le lieu. Ce champ est nécessaire pour l’inventaire. Par défaut, il est indiqué Non
défini.
Le numéro de série,
Le numéro de pièce comptable. Ce champ peut être utilisé dans le cas d’un
transfert comptable avec l’outil Communication Entreprise Expert,
Le mode simulation. Cette option permet de créer des immobilisations qui ne seront
pas prises en compte dans les déclarations et dans le transfert comptable,
Le nombre de pièces. Ce champ peut être utile lors d’un éclatement ou d’une mise
en composant. Par défaut, le logiciel proposera d’éclater ou de mettre en
composant en fonction de la valeur indiquée dans ce champ,
La date de sortie. Si vous avez sorti votre bien, la date apparaîtra alors dans ce
champ.
3.3. Onglet Historique
Dans cet onglet, apparaissent toutes les actions effectuées sur l’immobilisation :
La création,
L’éclatement,
La mise en composant,
La révision.
Pour chaque action, sont indiqués la date à laquelle l’opération a été effectuée et le libellé de
l’action. Ainsi, cet onglet permet d’avoir un suivi des opérations enregistrées sur
l’immobilisation.
PRISE EN MAIN
24
Dans le cas de la révision, si vous avez lors de l’opération demandé à archiver vos données, la
colonne Données associées est cochée et cet archivage sera alors visible en cliquant sur le
bouton Afficher les données.
Consultez l’aide en ligne par la touche F1 pour obtenir de plus amples informations.
4. COMMENT VISUALISER LE PLAN D’AMORTISSEMENT ?
Dès que vous avez enregistré votre immobilisation, vous pouvez alors visualiser le plan
d’amortissement en cliquant sur le bouton Voir le plan d’amortissement dans la fiche
immobilisation ou sur l’option Voir le plan d’amortissement dans le volet des tâches
accessible depuis la liste des immobilisations.
4.1. L’entête
Dans l’entête de la fenêtre, sont rappelées les caractéristiques de l’immobilisation utilisées
pour le calcul du plan d’amortissement :
La date d’acquisition et de mise en service,
Les paramètres de l’amortissement économique,
Les paramètres de l’amortissement fiscal.
4.2. Les plans d’amortissements périodiques
Par défaut, est affiché le plan d’amortissement annuel économique. Pour visualiser le plan
d’amortissement fiscal ou toute autre information relative au plan d’amortissement, il suffit de
changer la vue dans le champ Vues puisqu’un certain nombre de vues est par défaut proposé.
Il est également possible de visualiser les plans d’amortissements selon une périodicité
mensuelle, trimestrielle et annuelle en sélectionnant le ou les type(s) de plan souhaité(s) dans
les Paramètres Sociétés + Immobilisations.
5. COMMENT ECLATER UNE IMMOBILISATION ?
Pour éclater une immobilisation, vous pouvez cliquer sur le bouton Eclater dans la fiche
immobilisation ou cliquer sur l’option Eclater dans le volet de tâches accessible depuis la liste
des immobilisations.
L’assistant d’éclatement d’une immobilisation s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons
Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l’assistant.
Comment éclater une immobilisation ?
25
Vous devez alors :
Sélectionner la méthode d’éclatement. Vous avez le choix entre Pourcentage,
Montant et Nombre,
Saisir la valeur,
Choisir l’exercice d’éclatement sachant que la date sera au premier jour de
l’exercice choisi.
Dès que vous avez renseigné tous ces paramètres, dans l’étape suivante, une répartition est
appliquée en fonction des critères sélectionnés. Vous pouvez alors conserver cette répartition
ou la modifier à l’aide des boutons Ajouter et Supprimer.
Dès que la répartition est effectuée, vous pouvez alors effectuer l’opération en cliquant sur le
bouton Lancer.
L’éclatement a pour conséquence de griser la fiche de l’immobilisation mère. Dans la liste des
immobilisations, l’immobilisation mère apparaît barrée et les immobilisations filles en italique.
Le code immobilisation des filles correspond au code immobilisation de la mère + _+ un
incrément.
Exemple : IM000001_001.
PRISE EN MAIN
26
6. COMMENT SORTIR UNE IMMOBILISATION ?
Pour sortir une immobilisation, cliquez sur le bouton Sortir dans la fiche immobilisation ou sur
l’option Sortir dans le volet des tâches depuis la liste des immobilisations.
L’assistant de sortie d’une immobilisation s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons
Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l’assistant.
Vous devez alors :
Renseigner la date de sortie. Par défaut, est indiquée la date du jour,
Le type de sortie. Vous avez le choix entre Mise au rebut et Cession,
Si c’est une cession, indiquez le prix de cession ainsi que la TVA,
Dans le cas d’un bien de type Immeuble, vous pouvez renseigner la TVA à
reverser.
Dès que vous avez renseigné ces informations, l’étape suivante permet de visualiser la plus ou
moins value à court ou long terme.
Validez la sortie par le bouton Lancer.
La sortie a pour conséquence de griser la fiche immobilisation. Elle n’est alors plus modifiable.
Dans la liste des immobilisations, l’immobilisation apparaît en gras.
Consultez l’aide en ligne par la touche F1 pour obtenir de plus amples informations.
7. COMMENT EFFECTUER UNE DECLARATION 2054 ?
Pour créer une déclaration 2054, vous devez accéder à la liste des déclarations par le menu
Immobilisations+ Déclarations + Déclarations 2054. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou
menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.
Indiquez la période de déclaration qui doit correspondre à votre exercice comptable et validez.
La déclaration est pré remplie avec toutes les informations présentes dans le dossier.
Le paramétrage des comptes de la déclaration est accessible depuis le menu Paramètres +
Plan de regroupement. Pour chaque ligne de la déclaration, sont indiqués les comptes repris.
Vous pouvez si vous le souhaitez modifier ce paramétrage.
Toutes les colonnes qui apparaissent en gras sont des colonnes pour lesquelles la valeur doit
être saisie. Toutes les autres colonnes sont calculées.
Le bouton Recalculer permet de recalculer la déclaration et le bouton Clôturer permet de
rendre intangible la déclaration.
Comment transférer les éléménts en compta ?
27
La déclaration 2055 fonctionne de manière identique. Pour créer une déclaration 2055, vous
devez accéder à la liste des déclarations 2055 par le menu Immobilisations+ Déclarations +
Déclarations 2055. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le
bouton Ajouter
8. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?
Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans la partie compta. Ces
écritures concernent :
Les acquisitions,
les dotations,
les cessions.
Pour transférer des éléments via un fichier, vous devez définir au préalable dans les options du
menu Paramètres les journaux et les comptes ainsi que le répertoire pour générer le fichier.
Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable
depuis le menu Opérations + Transfert comptable.
L’assistant du transfert comptable s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et
Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l’assistant.
Vous devez ensuite :
Sélectionner l’exercice comptable à partir duquel vous souhaitez transférer les
écritures comptables. Par défaut, est proposé l’exercice courant,
Choisir le type de transfert. Par défaut, est indiqué OpenLine et ce format permet
de transférer les écritures comptables dans le logiciel de comptabilité Open Line.
Le format ComExpert permet de transférer les écritures comptables par l’outil
Communication Entreprise Expert,
Indiquer si besoin un intervalle d’immobilisations,
Si vous avez créé des immobilisations en mode Simulation, vous pouvez demander
à les transférer ou non,
Paramétrer les journaux. Par défaut, les journaux paramétrés dans les paramètres
société sont indiqués. Mais vous pouvez les modifier,
Indiquer si vous souhaitez activer la centralisation par compte. Cette option permet,
pour les écritures de dotation uniquement, de générer une seule écriture par
compte comptable,
Préciser si les écritures d’acquisition doivent être générées.
Si vous n’avez pas paramétré dans toutes vos fiches d’immobilisations le compte de TVA sur
les ventes, le compte de TVA sur les achats et le compte fournisseur, l’étape suivante qui
s’affiche vous permet de les renseigner. Si vous avez tout renseigné, cette étape ne s’affichera
alors pas.
Cliquez sur le bouton Lancer pour effectuer le transfert comptable.
Consultez l’aide en ligne par la touche F1 pour obtenir de plus amples informations.
28
Le tableau de bord
29
Les fonctions avancées
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP
Immobilisations PRO Open Line.
L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur
chaque écran.
1. LE TABLEAU DE BORD
Vous pouvez visualiser le tableau de bord par le menu Affichage. Les informations suivantes
apparaissent :
Le suivi des dotations. Ce graphique correspond à l’évolution du cumul des
dotations par exercice,
La répartition des immobilisations. Ce graphique correspond au cumul du montant
d’acquisition HT par racine de compte. La répartition des comptes est la même que
dans la déclaration 2054,
Les immobilisations qui seront finies d’amortir dans les 6 mois à venir,
Les immobilisations qui sont complètement amorties dans les 6 mois précédant la
date du jour.
Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier.
2. LA MISE EN COMPOSANT
Pour mettre en composant une immobilisation, vous pouvez cliquer sur le bouton Mettre en
composants dans la fiche immobilisation ou cliquer sur l’option Mettre en composants dans
le volet des tâches depuis la liste des immobilisations.
Vous devez ensuite :
Ajouter autant de lignes que vous souhaitez créer de composants,
Répartir le montant de l’immobilisation mère entre les composants,
Sélectionner l’exercice de mise en composant.
Cliquez sur le bouton Lancer pour valider l’opération. La mise en composants a pour
conséquence de griser la fiche immobilisation mère ; elle n’est alors plus modifiable. Dans la
liste des immobilisations, l’immobilisation mère est barrée et les immobilisations filles sont en
italique.
LES FONCTIONS AVANCEES
30
3. LA REVISION
Pour effectuer la révision d’une immobilisation, cliquez sur le bouton Réviser dans la fiche
immobilisation ou cliquez sur l’option Réviser dans le volet des tâches depuis la liste des
immobilisations.
Trois types de révision sont possibles :
La valeur actuelle?. Si en cours d’amortissement, le bien a perdu de la valeur, cette
option va permettre de diminuer la valeur nette comptable du bien sur un exercice
donné,
La valeur d’acquisition. Ce choix va permettre de modifier la valeur d’acquisition du
bien,
La durée en mois. Cette option permet de modifier la durée d’amortissement et de
l’augmenter.
Dès que vous avez choisi la donnée à réviser, vous devez sélectionner l’exercice de révision
puis indiquer la nouvelle valeur. Vous pouvez également historiser la fiche immobilisation
avant révision ce qui permet de conserver l’immobilisation avant modification.
Cliquez sur le bouton Lancer pour valider l’opération. La révision a pour conséquence de
griser la fiche immobilisation, elle n’est alors plus modifiable.
Consultez l’aide en ligne par la touche F1 pour obtenir de plus amples informations.
4. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT
Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser certains
modèles d'impression que nous vous proposons dans le logiciel, et en créer de nouveaux, en
vous aidant de ceux existants.
Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre
principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant
sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : Vous arrivez alors
automatiquement sur l'assistant de création de modèle.
Comment sauvegarder mon dossier ?
31
5. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur
au moins deux jeux de sauvegarde.
Remarque
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été
malencontreusement supprimée ou endommagée.
En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur
des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM.
Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet
de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure.
Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).
6. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE ?
Par le menu Outils + Import paramétrable, vous accédez à l'assistant d'importation
paramétrable des immobilisations. Indiquez le fichier que vous souhaitez importer.
Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez
définir :
le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de
Codage du fichier...),
le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,
les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer.
Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné
précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de
traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché.
Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il
est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton « Afficher le
détail ».
Pour rappel les codes de correspondances pour les différents modes d’amortissement sont :
0 : Non amortissable
1 : Linéaire
2 : Dégressif et Dégressif personnalisé
LES FONCTIONS AVANCEES
32
7. LE ROL
Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line http://reports-on-line.ebp.com) vous
permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des
données), issus de vos logiciels Open Line.
7.1. Comment créer et gérer ROL ?
Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une
autorisation de consultation.
7.1.1. Principe
A partir de votre dossier, vous choisissez les documents (états d'impressions et listes des
données) que vous souhaitez diffuser sur ROL, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence
de diffusion.
Deux termes essentiels à retenir donc :
Les publications : ces fiches contiennent les documents à générer et à diffuser
sur ROL.
Les comptes : identifiés par un email et un mot de passe, ils sont autorisés à
consulter les documents sur l’espace de publication ROL (site web).
7.1.2. La mise en place des publications
Dans l’application Openline, depuis une liste de données, ou depuis l’aperçu d’un document,
dans la barre d’outils, vous disposez d’une action nommée ROL "Publier sur le Web dans le
report On Line : http://reports-on-line.ebp.com".
C’est cette action qui constitue la création ou la complétion de vos publications, elle entraîne :
La sauvegarde des paramètres permettant la génération et la diffusion de la
publication : c’est la ligne ajoutée automatiquement dans la publication, dans
l’onglet Liste des documents
La possibilité d’indiquer quels sont les comptes autorisés à consulter ces
documents à travers l’onglet Comptes
La proposition d’une diffusion immédiate au moment de l’enregistrement de votre
publication si vous n’avez pas défini une diffusion automatique à travers l’onglet
Périodicité
Remarque
Une publication peut contenir plusieurs documents, un compte peut être défini pour
plusieurs publications, une publication peut être diffusée même si aucun compte
n’est paramétré. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation.
7.1.3. La diffusion des publications sur votre espace dédié
Deux moyens pour diffuser vos publications :
Manuellement :
Le ROL
33
Depuis la liste des publications, menu Paramètres, l’action Envoyer dans la barre
des tâches permet de déclencher la diffusion de la publication sélectionnée.
Depuis l’assistant de publication, menu Opérations, après avoir sélectionné les
publications à diffuser.
Automatiquement
La définition d’une périodicité dans la fiche publication entraîne la création d’une
tâche de mise à jour automatique dans le planificateur de tâches de Windows.
Cette tâche permet aux applications Open-Line EBP de mettre à jour automatiquement sur
votre espace dédié vos publications. Elle peut-être mise à jour via l'application (grâce aux
actions Mettre à jour le planificateur et Supprimer la tâche du planificateur depuis la liste des
publications) qui l'a créée et sera supprimée lors d'une désinstallation du logiciel Open-Line
EBP qui l'a créée.
Dans les deux cas, la diffusion se réalise en tâche de fond (bouton "Traitements ..." dans la
barre d'état), et ne vous empêche pas d’utiliser vos applications EBP simultanément.
La diffusion consiste à créer et envoyer les documents sur votre espace de publication ROL,
sous forme de miniatures (une par page du document) pour une consultation rapide, et sous
forme de PDF, pour vous permettre de le télécharger.
La diffusion met également à jour les comptes, et par conséquent, leurs droits par rapport aux
publications.
Remarque
Une limite en nombre de pages par document est fixée ainsi que le nombre de
miniatures par document.
Par conséquent, si votre document comporte plus de pages que la limite, vous
verrez sous forme de miniatures les premières pages autorisées. Il en va de même
pour les PDF.
Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation.
Si la diffusion est interrompue, les publications non envoyées le seront de façon automatique,
dans les 3 à 30 minutes après l’ouverture de votre dossier.
7.1.4. La consultation de votre espace de publication
Pour consulter votre espace de publication, vous disposez dans votre application Openline
d’un lien Site Web (Menu Opérations - Publier dans ROL - Site web).
Vous pouvez également transmettre aux utilisateurs concernés l’adresse web sur laquelle se
connecter pour consulter les documents sur votre site ROL.
Après avoir saisi son email et son mot de passe, votre utilisateur accède à l’ensemble des
documents diffusés à son attention, regrouper par application/dossier EBP (les documents
issus de la comptabilité sont dans un dossier différent des documents issus de la gestion
commerciale par exemple).
Une zone de recherche est disponible, elle est effectuée sur le champ nom de la publication,
date de dernière diffusion, description de la publication
Enfin, chaque publication mentionne sur fond rouge le nombre de document non encore lus.
7.1.5. L’administration de votre espace de publication
Parmi les comptes créés, un compte devra être administrateur (case à cocher dans la fiche
compte).
LES FONCTIONS AVANCEES
34
Cela permet d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires sur l’espace de publication du
site ROL :
Voir tous les documents diffusés
Voir les comptes
Supprimer les publications
Supprimer des documents
Mise à jour des publications sur le site ROL
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le ROL.
8. LES FONCTIONS PRO
8.1. Les contrats
Par le menu Contrats + Ajouter, vous pouvez créer une fiche Crédit-bail. Vous devez
renseigner un code si vous n’êtes pas en numérotation manuelle et un libellé.
Vous pouvez ensuite choisir la périodicité du contrat, le nombre d’échéances, indiquez le
montant du bien financé, le montant de l’assurance ainsi que le montant des redevances et
les frais de dossiers éventuels.
L’onglet Tableau des échéances calcule automatiquement le montant de vos échéances
individuelles et cumulées.
Il en sera de même pour la location et les emprunts.
Vous pourrez ainsi transférer vos écritures liées à vos contrats en Compta par l’assistant de
transfert comptable disponible dans le menu Opérations.
8.2. Les plans d’amortissements périodiques
Dans le menu Paramètres sociétés + Immobilisations, vous pouvez sélectionner la périodicité
des plans d’amortissements, que vous souhaitez. Chaque choix n’est pas exclusif.
Le choix de cette option entraine un re-calcul de vos plans d’amortissements, ainsi vos
disposerez des plans d’amortissements périodiques dans la fiche Immobilisation par
l’intermédiaire du bouton Voir le plan d’amortissement.
La ou les périodicité(s) choisie(s) seront également disponibles dans certains filtres d’éditions
ainsi que dans l’assistant de transfert comptable. Ainsi vous pourrez transférer vos dotations
mensuelles, trimestrielles, ou semestrielles.
35
Index
A
Accès au service technique..................................................................................20
Aide sur EBP Immobilisations Classic Open Line .................................................16
Amortissements périodiques ................................................................................47
C
Cession................................................................................................................35
Code d'activation..................................................................................................22
Composant...........................................................................................................39
Configuration minimale.........................................................................................20
Contrats ...............................................................................................................46
Création de dossier..............................................................................................26
Création de modèle..............................................................................................41
D
Déclaration 2054..................................................................................................36
E
Eclatement...........................................................................................................33
Eclater..................................................................................................................33
Ecran de travail ....................................................................................................27
F
Famille .................................................................................................................29
Fonctions avancées .............................................................................................39
G
Gestion des fenêtres ............................................................................................29
H
Historique.............................................................................................................31
Index
36
I
Import paramétrable.............................................................................................42
Initialisation du dossier.........................................................................................28
Installation............................................................................................................21
L
Lancement du logiciel...........................................................................................22
M
Mise au rebut .......................................................................................................35
Mise en composant ..............................................................................................39
Modèle .................................................................................................................41
R
Reports On Line...................................................................................................43
Révision ...............................................................................................................40
ROL .....................................................................................................................43
S
Sauvegarde..........................................................................................................42
Sortie ...................................................................................................................35
T
Tableau de bord...................................................................................................39
Transfert comptable .............................................................................................36
V
Valeur actuelle .....................................................................................................40
37
Notes
38
Notes
39
Notes
40
Notes
EBP Business Plan
Pour Windows XP, Vista et Seven
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2009 EBP Informatique, édition Juin 2012
Conditions Générales de Vente des produits et
services EBP
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP
Article 1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée
au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de
l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client
ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il
est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur
sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau
local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue.
L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un
poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence
correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute
duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou
pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un
nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans
le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008)
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention
expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans
les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en
vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre
l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé
accessible depuis le territoire métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la
livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande
d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de
même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à
compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec
son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et
des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et
logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour
aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le
fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des
problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes
conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Article 4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son
site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance
téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un
professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette
convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Article 5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en
termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24)
heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence
d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des
dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou
ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT
reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Article 6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes,
pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans
garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la
performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que
des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie
est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y
compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin
particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support
téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue
des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité.
Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une
application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit
auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers.
Article 7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas
responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner,
interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant
d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture
des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de
l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de
fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses
fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et
d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En
toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou
le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son
distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance.
L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou
un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Article 8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites
verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à
l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses
préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client
dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera
fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de
pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
B. Contrat de services EBP
ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue
de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330
838 947, d'une part
ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client »,
d'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1. Objet du contrat
Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des
logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites
géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture
du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les
documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les
devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables
pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont
portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un
préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise
d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la
facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation
Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre
document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP.
Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à
compter de son acceptation.
Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un
an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre
recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa
souscription initiale.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans
la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution
immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon
concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à
tous les services du contrat.
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire
3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT
huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par
courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de
toute autre obligation importante aux termes du présent contrat.
3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas
de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation
d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en
application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans
qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu
notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera
suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et
donc le poursuivre.
Article 4. Accès aux services
Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant
composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel.
Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à
titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L.
121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est
accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé.
Article 5. Services fournis au titre du contrat de support
Le support de base comprend :
L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au
vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine
la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des
anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et
reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se
faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du
support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa
convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait
principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour
est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques
et des dysfonctionnements constatés.
En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents
commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.)
Le support ne comprend pas :
le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système
d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les
bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils
complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)
la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par
exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de
produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un
complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.
l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en
route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le
paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non
explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir
d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné
par le client.
les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP
recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées
(Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)
la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou
de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP
la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques,
données...) en cas de destruction de ceux-ci
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance
Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en
accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des
conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des
supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas
d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans
le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils
nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une
analyse approfondie du « blocage ».
Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par
Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème
décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle.
Article 7. Interventions sur les fichiers
L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur
proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de
moyens.
Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité
technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base
endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires.
EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données
confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne
fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email
que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP.
Article 8. Obligations du client
Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux
instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT
doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait
suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client
n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les
prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont
complémentaires.
Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour
protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une
contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des
conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers.
Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant
régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support
pérenne et externe;
Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet
sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution
d’un problème tel que décrit à l’article 13.
Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes
rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations
effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP.
Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le
site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par
l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un «
Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin.
Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats
effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures,
bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon
approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en
adéquation avec ses besoins.
Article 9. Limites de responsabilité
EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects
d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice
financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel,
d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes
de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors
même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices.
En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages
et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne
pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour
l’année en cours.
Article 10. Loi et attributions de compétences
Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique
à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés"
du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le
concernant.
En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles,
nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures
d'urgence ou les procédures conservatoires.
C. Mode locatif
Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de
licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode
locatif ».
La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations
conjointes et automatiquement liées :
l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable
tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A
la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à
celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions
décrites au paragraphe B
Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les
redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A
défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations
de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données
précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées.
Version 2.5 : Décembre 2011
11
FELICITATIONS !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre
confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Business Plan et donne toutes les informations nécessaires
à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide,
consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour
régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 pour un accès direct à l’aide.
Le menu ? + Aide pour obtenir une aide générale. Sélectionnez l’icône de la
fonction pour laquelle vous souhaitez obtenir de l’aide.
Remarque
Nous vous conseillons de lire le fichier Lisez-moi.txt qui sera proposé à l’installation du
logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y
seront consignées.
12
13
TABLE DES MATIERES
INSTALLATION................................................................................................. 15
1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 15
1.1. Accès au service technique................................................................... 15
1.2. Configuration minimale conseillée ......................................................... 16
1.3. La place disque nécessaire ................................................................... 16
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 17
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 18
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 18
4.1. Version non activée............................................................................... 18
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?............................................. 18
4.3. Comment introduire mon code d’activation ?......................................... 19
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 19
6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 20
PRISE EN MAIN ................................................................................................ 21
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 21
1.1. Accès aux Préférences ......................................................................... 21
1.2. Saisie des Préférences ......................................................................... 21
1.3. Les options............................................................................................ 22
1.4. L’aide dynamique.................................................................................. 22
2. COMMENT UTILISER LES FICHES DE SAISIE ? ......................................... 22
2.1. Créer une fiche...................................................................................... 22
2.2. Modifier une fiche.................................................................................. 23
2.3. Annuler une modification sur une fiche.................................................. 23
2.4. Supprimer une fiche .............................................................................. 23
2.5. Les Notes perso.................................................................................... 23
3. COMMENT SAISIR LES PREVISIONS ? ....................................................... 24
3.1. Accès aux Prévisions ............................................................................ 24
3.2. Généralité sur les Prévisions................................................................. 24
3.3. Spécificités............................................................................................ 25
4. COMMENT CONSULTER LES RESULTATS ?.............................................. 27
4.1. Les tableaux de résultats....................................................................... 28
4.2. Les graphiques et les ratios................................................................... 28
5. COMMENT REPRENDRE UNE ENTREPRISE ?........................................... 29
14
6. COMMENT ACCEDER AU RAPPORT ?........................................................ 29
6.1. Elaboration du rapport........................................................................... 29
7. COMMENT SAUVEGARDER LES DONNEES ?............................................ 30
LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 33
1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 33
2. TYPES DE CONSULTATION DES RESULTATS........................................... 34
3. LES IMPRESSIONS ET LES EXPORTATIONS ............................................. 34
3.1. L’impression et l’exportation des grilles ................................................. 34
3.2. L’impression du rapport......................................................................... 34
3.3. La génération du rapport sous forme de diaporama .............................. 35
4. LES DEMARCHES ADMINISTRATIVES........................................................ 35
4.1. Dossier économique EDEN................................................................... 35
4.2. Formulaire ACCRE................................................................................ 35
INDEX................................................................................................................ 37
NOTES .............................................................................................................. 40
Avant de commencer
15
INSTALLATION
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour
y accéder, munissez vous de votre numéro de licence puis au choix :
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter
vous êtes sur une file d'attente.
0811 65 20 00
(Coût d’un appel local)
Exposez votre problème par e-mail
vwin.support@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00
Le vendredi 8h00 à 18h00
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du
contrat souscrit.
INSTALLATION
16
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est la
suivante :
OS : Windows XP SP2, Windows Vista SP1 32 bit & 64 bit, Windows 7 32 bit & 64 bit
Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
Mémoire : 1 Go
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
Espace disque libre : 2 Go
Imprimante jet d’encre ou laser avec un pilote Windows.
Pour BP PME uniquement : La génération du diaporama nécessite l'utilisation du Pack
Office 2003 ou 2007
Remarque
Windows XP® et Vista® sont des logiciels dont vous devez faire l'acquisition préalablement à
l'utilisation du logiciel.
1.3. La place disque nécessaire
L’installation complète du logiciel nécessite 500 Mo d’espace disque disponible.
L’installation du dossier de démonstration prend environ 10 Mo. Pour installer uniquement
certains composants (par exemple, tous les composants, sauf le dossier de démonstration),
cliquez sur le bouton Installation Personnalisée et cochez uniquement les composants
désirés.
Comment installer mon logiciel ?
17
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et
sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre
représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation
et à l’installation d’EBP Business Plan.
3. Sélectionnez l’installation du logiciel.
4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, cliquez sur le
bouton Suivant pour démarrer la procédure.
5. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire.
L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation.
6. Cliquez sur Oui pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, cliquez
sur Non, l’installation s’arrêtera.
7. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons,
pour une première installation de choisir le bouton Standard.
8. Eventuellement, pour installer uniquement certains composants ou définir des répertoires
particuliers, cliquez sur Personnalisée.
9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\Business Plan.
Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir.
10. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer et relancer l’ordinateur
INSTALLATION
18
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Si à l’installation du produit, vous avez demandé la création d’un icône sur le bureau, vous
pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé
par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Business Plan 2013.
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version non activée
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version non activée. Cela
signifie qu’il est limité dans le temps et que vous ne pouvez pas imprimer ni exporter depuis le
logiciel. Vous disposez de 40 jours d’évaluation pour découvrir toutes les fonctionnalités du
produit.
Remarque
Le logiciel contient un dossier de Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des
fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement d’ouvrir celui-ci afin de
vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier.
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du
logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Vous pouvez obtenir ce code d’activation soit :
En vous connectant sur le site web d'EBP, en passant par le menu Internet + Activation
en ligne (www.ebp.com/enr/). Vous obtiendrez ainsi votre code de activation
instantanément.
En nous envoyant par voie postale le coupon détachable de la carte d'enregistrement,
complété avec soin. Après réception et traitement de votre courrier, EBP vous
communiquera votre code d’activation.
Comment créer mon dossier ?
19
4.3. Comment introduire mon code d’activation ?
Au lancement du logiciel, l’écran d’introduction apparaît. Choisissez l’option Activez votre
logiciel, afin d’ouvrir la fenêtre « Activation ».
Vous avez alors accès à quatre zones :
Raison sociale
Vous devez impérativement saisir la même raison sociale que vous nous avez
communiquée sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points,
majuscules ou minuscules).
Code d’activation
Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué.
Numéro de licence
Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte
du logiciel.
Clé web
Votre clé web vous sera demandée lors de l'accès à l'espace client sur le site
www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés,
de télécharger les dernières mises à jour du logiciel, etc..
Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activer. Si toutefois le bouton n’est pas accessible,
c’est qu’une information n’est pas correcte. Un voyant lumineux vous indiquera où est l’erreur.
Remarque
Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible.
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Pour créer un nouveau dossier, trois possibilités vous sont offertes :
Sélectionnez directement l'option Créer un nouveau projet depuis l'écran d'accueil qui
apparaît au démarrage du logiciel,
Passez par le menu Fichier + Nouveau,
Passez par l'icône Nouveau.
Vous devez ensuite remplir le formulaire qui vous est proposé afin de créer votre
business plan.
Vous avez la possibilité de créer un Business Plan sur 20 ans au maximum (Version Expert).
INSTALLATION
20
Reprise d’éléments antérieurs
Si vous réalisez une reprise de société, vous devez sélectionner les options « Bilan &
éléments associés » et « Compte de résultat » puis les cases à cocher
correspondantes aux exercices que vous souhaitez reprendre (maximum 3 ans).
Vous trouverez un complément d’informations dans l’aide en ligne, accessible par le
bouton situé en bas à droite du formulaire de création.
Remarque
Suivant votre licence, vous avez la possibilité de créer un nombre limité de dossier de
Business Plan (au minimum 10).
6. ECRAN DE TRAVAIL
Les menus
Une aide en ligne interactive
en fonction de la page
affichée.
Grille de saisie des
données.
Navigation dans les différentes catégories.
Arborescence contenant les
données du dossier
Comment initialiser mon dossier ?
21
PRISE EN MAIN
Dans les parties suivantes vous allez découvrir les principales fonctionnalités du produit
notamment comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales prévisions,
comment consulter les résultats et réaliser le dossier final.
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
1.1. Accès aux Préférences
Pour accéder à la saisie des préférences, vous devez cliquer sur le bouton
que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence.
Il est toutefois possible d'accéder aux préférences par l'intermédiaire du menu Affichage +
Préférences.
Cette partie permet de :
Définir les Préférences du dossier,
Etablir le paramétrage des Données de base,
Paramétrer par défaut la création des fiches de prévisions. Cette fonction est
disponible en Version EBP Business Plan Edition PME.
Pour en savoir plus concernant EBP Business Plan Edition PME contactez-nous.
1.2. Saisie des Préférences
Les préférences du dossier
Les préférences du Dossier/Partie « Général » seront saisies directement lors de la création du
dossier. Pour saisir les autres Préférences du dossier, il suffira de se positionner sur celle
souhaitée dans l’arborescence et de saisir les informations souhaitées.
Les données de base
Les différentes informations à saisir dans cette partie permettent de pré-paramétrer les combolistes
des options des prévisions.
Vous trouverez les données de base concernant les taux de TVA, les saisonnalités, les
échéanciers et les profils de personnel (Les profils sont disponibles uniquement en Version
EBP Business Plan Edition PME).
Pour avoir plus de détail sur la saisie, reportez-vous à l’aide en ligne.
Les Préférences de prévisions
PRISE EN MAIN
22
Les différentes informations à saisir dans cette partie, permettent de pré-paramétrer la majorité
des options de saisie des Prévisions elles-mêmes. La création de prévisions devient alors plus
rapide puisqu’il n’y a qu’à intervenir sur les montants.
1.3. Les options
Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options
du menu Outils, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de
fonctionnement de l'ensemble du logiciel.
1.4. L’aide dynamique
Vous disposez d’une aide dynamique que vous pouvez ou non afficher grâce au bouton
.
Afin de naviguer correctement dans cette fenêtre d’aide vous disposez de différents raccourcis.
Des informations complémentaires sont proposées par l’intermédiaire du raccourci « Voir
aussi ».
2. COMMENT UTILISER LES FICHES DE SAISIE ?
2.1. Créer une fiche
Toutes les fiches peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois,
certaines fiches sont déjà proposées telles que les TVA, les Saisonnalités et les Profils de
personnel (La création d’autres profils n’est disponible qu’en Version EBP Business Plan
Edition PME).
Si vous créez votre dossier depuis le squelette « EBP.Standard » existant, vous aurez
également des fiches d’Investissements, de Charges externes et d’Impôts & taxes de
proposées.
Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de fiche que vous souhaitez
créer dans l'arborescence, exemple "Ventes", puis cliquez sur le bouton Nouveau qui se
trouve en bas, à droite de l'écran.
Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton
Valider que vous trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies.
Comment utiliser les fiches de saisie ?
23
2.2. Modifier une fiche
L'accès à la modification d'une fiche peut se réaliser de deux façons :
Soit en se positionnant dans l'arborescence sur le type de fiche (exemple "Ventes"), en
choisissant la fiche dans le tableau récapitulatif et en cliquant sur le bouton Ouvrir en
bas de la page.
Soit en développant l'arborescence dans lequel se trouve la fiche à modifier puis en
double-cliquant sur la fiche souhaitée.
Une fois sur la fiche, il suffit de saisir les informations souhaitées. Toutes les zones
modifiables seront alors visibles par leur fond blanc.
Une fois la modification réalisée, le bouton Valider, que vous trouverez en bas de la fiche,
permettra d'enregistrer les modifications.
2.3. Annuler une modification sur une fiche
Lors de la saisie ou de la modification d'une fiche, il est possible d'annuler le travail effectué.
Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton Annuler qui se trouve en bas de la fiche. Les
modifications apportées seront alors supprimées et la fiche retrouvera son état initial.
2.4. Supprimer une fiche
La suppression d'une fiche se fera par l'intermédiaire de la liste, exemple les "Ventes", ou
directement dans la fiche en question.
Pour supprimer une fiche, il suffit de se positionner sur la ligne concernée dans le tableau
récapitulatif et de cliquer sur le bouton Supprimer qui se trouve en bas de la fenêtre.
Remarque
La création et la suppression d’une fiche peuvent être réalisées à partir du menu contextuel
(clic inverse de la souris) de la barre de navigation de gauche.
Pour plus d’informations, reportez-vous à l’aide en ligne.
2.5. Les Notes perso
Chaque fiche de prévision pourra être accompagnée d’une note. Plusieurs outils sont
disponibles dans cette note :
Un correcteur d’orthographe,
Un outils d’insertion de champs variables,
Une zone permettant de lier des fichiers à la page de note.
Pour avoir plus de détail sur les notes perso, reportez-vous à l’aide en ligne.
PRISE EN MAIN
24
3. COMMENT SAISIR LES PREVISIONS ?
3.1. Accès aux Prévisions
Pour accéder à la saisie des prévisions, vous devez cliquer sur le bouton
que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence.
Il est toutefois possible d'accéder aux prévisions par l'intermédiaire du menu Affichage +
Prévisions.
Cette partie permet de paramétrer les principales fiches du dossier. Vous retrouverez donc les
prévisions suivantes :
Les Investissements (incorporels, corporels et financiers) et les Cessions
d’immobilisations ;
Les Financements (Apports en capital, Comptes courants d’associé, Emprunts,
Crédits bails, Subventions) ;
Les Ventes (Négoce, Produits & services);
Les Achats (Négoce, Produits & services);
Les Charges Externes ;
Le Personnel (Salarié et Gérant non salarié) et les Autres charges de personnel ;
Les Impôts & Taxes (autre que IS et IFA) ;
Les Autres prévisions (Production immobilisé, Autres produits et autres charges,
Charges à répartir, Produits et Charges financières, Dividendes, Produits et
Charges exceptionnelles, Provisions, Produits et Charges constatées d’avance, et
Impôt Société) [Version EBP Business Plan Edition PME] ;
Les Eléments antérieurs (Bilan & éléments antérieurs et Compte de Résultat)
[Version EBP Business Plan Edition PME].
3.2. Généralité sur les Prévisions
Chaque type de prévisions possède une liste récapitulative des différentes fiches créées. Cette
liste synthétise les principales informations pour vous aider dans l’analyse des résultats.
Pour créer une nouvelle fiche de prévision, vous devez vous placer sur le type de prévision
souhaité (exemple : "Ventes"), puis, depuis la liste, cliquez sur le bouton Nouveau qui se
trouve en bas, à droite de l'écran.
Toutes les fiches se décomposent en deux parties : l’entête et le corps. L'entête permet
d'identifier la prévision (Ex : Nom de la prévision) et le corps se compose de trois onglets
nécessaires à la saisie des données.
L’onglet Option permet de paramétrer au mieux la fiche que vous créez. Pour l’ensemble des
combos listes, un choix sera fait par défaut. Toutefois, il vous sera possible d’adapter ces
zones aux différents cas que vous voudrez traiter.
L’onglet Activités permet de ventiler vos prévisions par activité selon un pourcentage que
vous aurez défini. Pour cela vous devez au préalable avoir définit vos différentes activités dans
les Préférences Dossiers + Dossier Permanent.
Comment saisir les prévisions ?
25
Une fois la saisie des options réalisées, il ne vous restera plus qu’à saisir les montants. Ainsi
tous les calculs se feront pour alimenter votre Business Plan.
Sur chaque fiche, ainsi que sur chaque liste, il vous sera possible de saisir des Notes par
l’intermédiaire d’un onglet prévu à cet effet.
3.3. Spécificités
Pour l’ensemble des prévisions le principe reste identique. Une fois la saisie des options
réalisées, il ne vous restera plus qu’à saisir le ou les montants nécessaires aux différents
tableaux de résultats.
3.3.1. Les investissements
Trois types d’investissements sont possibles : Incorporels, Corporels ou Financiers. La
gestion des Cessions d’immobilisations sera possible dans cette partie.
Les amortissements se calculeront automatiquement en fonction des options saisies.
3.3.2. Les financements
On distingue deux grandes catégories de financements. Les financements dont la fiche reste
du type standard avec un onglet Montant et un onglet Options. Puis les fiches qui sont
composées d’un onglet Définition et d’un onglet Echéancier.
Pour les Apports en Capitaux et les Comptes Courants, la saisie des informations reste la
même. Toutefois pour les Emprunts et les Crédits-Bails toutes les informations devront être
saisies dans l’onglet Définition. L’onglet Echéancier permettra de mettre en avant le calcul des
différentes échéances.
La subvention d’exploitation est une aide financière non remboursable accordée le plus
souvent par l'Etat ou une Collectivité locale.
Les subventions d'investissements ont pour objet d'aider l'entreprise à acquérir certains
équipements.
3.3.3. Les ventes
Deux types de ventes sont possibles, le type Marchandises (Produits achetés puis revendus
sans avoir subi de transformation) ou le type Production (Tous les produits issus de la
production ou services réalisés par l’entreprise).
Remarque
A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou
mensuel de vos ventes pour les années supérieures au premier exercice.
3.3.4. Les achats
PRISE EN MAIN
26
Chaque prévision d’achat sera liée à une vente lors de la création de celle-ci. Le montant des
prévisions d’achats sera calculé en fonction d’un Taux de Marge/Marque ou d’un Coefficient
appliqué aux Ventes, par rapport au type de cette vente.
Remarque
A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou
mensuel de vos achats pour les années supérieures au premier exercice.
Pour avoir plus de détail sur les prévisions d’achats, reportez-vous à l’aide en ligne.
3.3.5. Les charges externes & autres achats
Les Charges externes & autres achats, sont toutes les charges qui devront être prises en
compte dans le plan d’affaires mais qui ne sont pas liées directement aux ventes.
On distingue deux types de charges :
les charges Fixes : Elles sont des frais réguliers qu'engendre l'existence de
l'entreprise quel que soit son niveau d'activité.
les charges Variables : Egalement appelées "charges fonctionnelles" elles sont
les charges qu'engendre directement l'activité de l'entreprise.
Remarque
A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou
mensuel de vos charges pour les années supérieures au premier exercice.
3.3.6. Les charges de personnel
Les charges de personnel permettent de mettre en avant l’ensemble des coûts qui sont liés
aux frais de personnel.
On distingue deux types de personnel : les Salariés et les Gérants non salariés.
La fonction Equivalent Temps Plein (ETP) vous permettra de gérer le personnel équivalent
sur un même poste.
Par exemple :
Si vous avez besoin de 2 commerciaux pour votre entreprise, si ceux-ci ont le même profil,
vous n’avez pas besoin de créer 2 fiches. Suite à la création de la fiche pour le 1er commercial,
vous devez indiquer 2 dans la colonne ETP.
3.3.7. Les impôts et taxes
Le principe de création de fiche reste le même que pour les autres prévisions.
Dans l’onglet Montant, vous devez saisir le montant d’impôt que vous estimez devoir payer.
Comment consulter les résultats ?
27
Pour avoir plus de renseignement et un exemple de saisie de la ventilation d’impôt,
reportez-vous à l’aide en ligne.
3.3.8. Les autres prévisions
Les prévisions ci-dessous sont disponibles uniquement en Version EBP Business Plan
Edition PME.
Pour en savoir plus concernant Business Plan Edition PME contactez-nous.
Les Prévisions d’Exploitation
Cette catégorie de prévisions regroupe l’ensemble des prévisions qui sont moins
« courantes » telles que : la Production immobilisée, les Autres produits, les
Charges à répartir et les Autres charges.
Les Prévisions Financières
Cette catégorie de prévisions regroupe l’intégralité des prévisions financières. On
retrouvera donc les prévisions suivantes : les Produits financiers, les Charges
financières et les Dividendes.
Les Prévisions Exceptionnelles
Les prévisions dites « Exceptionnelles » regroupent les Produits exceptionnels
ainsi que les Charges exceptionnelles.
Les Prévisions Diverses
Cette catégorie regroupe le reste des prévisions nécessaires pour établir les
tableaux de résultats. On retrouve donc les Provisions, les Produits constatés
d’avance et les Charges constatées d’avance.
L’Impôt Société
Le récapitulatif proposé, a pour objectifs de fournir une liste précise des montants
d'IS à payer. De plus, il met en avant l’IFA et les éventuels remboursements de
crédit d'impôt.
4. COMMENT CONSULTER LES RESULTATS ?
Pour consulter les résultats du Business Plan, vous devez cliquer sur le bouton
que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence.
PRISE EN MAIN
28
Il est toutefois possible d'accéder aux résultats par l'intermédiaire du menu Affichage +
Résultats.
Cette partie vous permet de visualiser tous les chiffres obtenus grâce aux différentes saisies
effectuées pour l’élaboration du Business Plan. Vous retrouverez donc une liste de tableaux,
des graphiques et des ratios.
4.1. Les tableaux de résultats
Les tableaux de résultats disponibles sont :
Le compte de résultat,
Le tableau de trésorerie,
Le seuil de rentabilité,
Le bilan,
Les tableaux concernant le fonds de roulement (EBP Business Plan Edition PME
et EBP Business Plan Expert),
Les tableaux de financements (EBP Business Plan Edition PME et EBP
Business Plan Expert),
Les récapitulatifs de TVA : ils permettent d’expliquer, exactement, comment la TVA
due ou le crédit de TVA sont calculés.
Les autres récapitulatifs (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan
Expert).
Pour avoir plus de détail sur le contenu des tableaux, reportez-vous à l’aide en ligne.
Vous retrouverez ces différents résultats dans le Rapport (Partie Rapport située en bas à
gauche dans la barre de navigation).
4.2. Les graphiques et les ratios
EBP Business Plan propose l'analyse de l'ensemble des résultats sous forme de graphiques
ou ratios. Ils sont une interprétation des tableaux précédents.
Chaque graphique ou ratio est défini par son nom.
L'onglet Définition permet de voir les paramètres qui constituent :
le graphique : Eléments, Couleur du graphique, Plafond ;
le ratio : le Numérateur, le Dénominateur, l’Unité (pourcentage, jour, montant) et la
description du ratio.
Dans la version EBP Business Plan Expert, vous pourrez créer vos propres graphiques et
vos propres ratios.
Un onglet Notes vous permettra de saisir des annotations sur le graphique ou ratio.
Tous les graphiques et ratios sont imprimables ou exportables.
Pour avoir plus de détail sur les graphiques et ratios disponibles, et sur la création de
ceux-ci, reportez-vous à l’aide en ligne.
Comment reprendre une entreprise ?
29
5. COMMENT REPRENDRE UNE ENTREPRISE ?
Il vous est possible d'inclure les données de la reprise dans le Bilan et le Compte de résultat
pour, au maximum, 3 années. Pour cela, vous devez paramétrer les préférences en
conséquence.
Seul les valeurs saisies dans le Bilan antérieur auront un impact sur les résultats prévisionnels.
Le Compte de résultat antérieur est lui facultatif.
La saisie du bilan antérieur ayant un impact sur différents calcul, et notamment sur la trésorerie
prévisionnelle, les fiches, suivantes :
les stocks,
les encaissements et les décaissements,
la TVA,
les amortissements,
les comptes courants d’associés,
les emprunts,
les crédits-bails,
l’impôt sur les sociétés.
Pour reprendre une entreprise, deux possibilités s’offrent à vous :
1. Saisir directement les valeurs dans le Bilan et le Compte de résultat antérieur,
2. Importer la balance EBP pour alimenter le Bilan et le Compte de résultat antérieur.
Pour avoir plus de détail sur l’import de la balance, reportez-vous à l’aide en ligne.
6. COMMENT ACCEDER AU RAPPORT ?
Pour accéder à la rédaction et à l'impression du rapport, vous devez cliquer sur le bouton
que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois
possible d'accéder au dossier par l'intermédiaire du menu Affichage + Rapports.
Cette partie vous permet d'argumenter puis d'imprimer le rapport que vous remettrez à vos
financiers.
6.1. Elaboration du rapport
EBP Business Plan vous propose la structure complète du dossier présentant votre projet.
Cette structure étant non modifiable, vous avez la possibilité de ne pas imprimer l'intégralité
des parties ou des pages.
PRISE EN MAIN
30
Remarque
Dans la barre de navigation de droite, vous disposez d’une case à cocher permettant d’inclure
ou non la page sélectionnée lors de l’impression du rapport.
Depuis la version EBP Business Plan Edition PME, 4 structures de rapports plus ou moins
détaillées sont proposées.
Pour la version EBP Business Plan Expert, il est possible de créer vos propres rapports.
Celui-ci contiendra seulement les pages que vous y ajouterez.
Pour avoir plus de détail sur la création de rapport, reportez-vous à l’aide en ligne.
Afin de constituer un dossier percutant, l'impression proposée par EBP Business Plan sera
alimentée par certaines données saisies dans les prévisions ainsi que par les résultats qui en
découlent.
Remarque
Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces données par l'intermédiaire de l'onglet
Commentaires.
Trois types de données sont repris, vous pouvez les reconnaître grâce à l’icône associé :
Les tableaux sont indiqués par l'icône ,
Les graphiques sont indiqués par l'icône ,
Les ratios sont indiqués par l'icône .
Remarque
Vous pourrez agrémenter chacune des pages récupérée de votre prévisionnel par un texte
aussi bien avant, qu’après la donnée.
7. COMMENT SAUVEGARDER LES DONNEES ?
Afin de récupérer l’ensemble des modifications réalisées dans l’application, vous devez
Enregistrer le fichier de travail.
Pour ce faire, vous disposez d’un icône Enregistrer ou vous pouvez passer directement par le
menu Fichier + Enregistrer.
Comment sauvegarder les donnees ?
31
Remarque
Dans les options du dossier (menu Outils + Options + Sauvegarde), vous disposez d’un
outils permettant de programmer des sauvegardes automatiques régulières.
Pour plus d’informations sur la sauvegarde des données, reportez-vous à l’aide en ligne.
32
Le tableau de bord
33
LES FONCTIONS AVANCEES
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP
Business Plan.
1. LE TABLEAU DE BORD
Le Tableau de Bord permet d'obtenir une synthèse de votre Business Plan.
Remarque
Les données affichées sont mises à jour en temps réel, au moment des saisies.
Vous pouvez visualiser les informations suivantes :
La liste des principales prévisions saisies : une coche vous permet de visualiser si
des prévisions de type Ventes, Achats, Charges ou Personnels ont été saisies ;
La liste des dates importantes du dossier : Cette liste permet de donner des
informations sur la date de création du dossier, la date du dernier enregistrement
du fichier ainsi que la date de dernière impression du dossier final ;
La liste des différentes alertes et anomalies rencontrées : Cette zone permet de
récapituler les différentes incohérences rencontrées dans le Business Plan créé ;
La rentabilité du dossier : Ce tableau est la version synthétique du seuil de
rentabilité. Il vous permet de visualiser si votre projet est rentable et à quel
moment ;
Une présentation des données importantes sous forme de graphique : Ce
graphique vous indique l'évolution du chiffre d'affaires, du coût total des charges et
du résultat net sur les différentes périodes de votre Business Plan.
Pour avoir plus de détail sur le tableau de bord, reportez-vous à l’aide en ligne.
LES FONCTIONS AVANCEES
34
2. TYPES DE CONSULTATION DES RESULTATS
La consultation des résultats est possible sous différentes formes. En fonction des paramètres,
il est possible de visualiser certains résultats mensuellement, cumulée ou annuellement.
Pour les consultations mensuelles et cumulées, des boutons pour les différents exercices sont
disponibles.
Si vous réalisez une reprise d’éléments antérieurs, suivant le nombre d'années de reprise,
vous disposerez des éléments de visualisation : Aucun, N-1, N-2, N-3.
En fonction des filtres sélectionnés, plusieurs niveaux d’affichage des données sont possibles.
Vous pourrez affiche différents niveau de Détail (Totaux, Rubriques, Sous-rubriques et
Prévisions), pour des lignes Non valorisées et pour différents parties.
Vous pouvez également consulter votre compte de résultat par activité. Pour cela vous devez
au préalable avoir créer vos différentes activités dans les préférences dossiers et ventiler vos
prévisions dans l’onglet Activités.
Pour avoir plus de détail sur la consultation des résultats, reportez-vous à l’aide en ligne.
3. LES IMPRESSIONS ET LES EXPORTATIONS
3.1. L’impression et l’exportation des grilles
Tous les tableaux disponibles dans le logiciel EBP Business Plan, dans les Prévisions
comme dans les Résultats, peuvent être imprimés ou exportés.
Pour imprimer, il suffit de vous placer dans le tableau souhaité, puis d'actionner l’icône
Imprimer ou de passer par le menu Fichier + Imprimer.
Pour exporter les données, il vous suffit d'actionner le bouton Exporter ou de passer par le
menu Fichier + Exporter.
3.2. L’impression du rapport
EBP Business Plan vous propose une ou plusieurs (EBP Business Plan Edition PME)
structures complètes du rapport présentant votre projet. Ces structures étant non modifiables,
vous avez la possibilité de ne pas imprimer l'intégralité des parties grâce à la coche Inclus que
vous trouverez à gauche de l’écran.
Afin de constituer un dossier percutant, l'impression proposée par EBP Business Plan sera
alimentée par certaines données saisies dans les prévisions ainsi que par les résultats qui en
découlent.
Les démarches administratives
35
Remarque
Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces données par l’intermédiaire de l’onglet
Commentaires.
3.3. La génération du rapport sous forme de diaporama
EBP Business Plan vous propose de générer un fichier à extension ppt permettant de
présenter les rapport sous forme de diaporama (à partir d’EBP Business Plan Edition PME).
Vous accéderez à cette fonctionnalité par le menu Outils + Générer un diaporama ou par le
bouton portant le même nom.
Remarque
Le fichier généré pourra être modifié grâce au logiciel PowerPoint de Microsoft. Seule les
versions 2003 et 2007 du Pack Office de Microsoft sont compatibles.
Pour avoir plus de détail sur la génération du diaporama, reportez-vous à l’aide en ligne.
4. LES DEMARCHES ADMINISTRATIVES
4.1. Dossier économique EDEN
Si vous remplissez les conditions pour bénéficier de l'aide EDEN, EBP Business Plan Edition
PME vous permet de générer le formulaire nécessaire à l'obtention de cette aide.
Une fois votre business plan élaboré, certaines informations seront reprises pour
composer le formulaire EDEN. Cependant, quelques précisions sur les saisies réalisées vous
seront demandées.
Pour avoir plus de détail sur l’élaboration du dossier économique EDEN, reportez-vous à
l’aide en ligne.
4.2. Formulaire ACCRE
Si vous remplissez les conditions pour bénéficier de l'aide ACCRE, EBP Business Plan
Edition PME vous propose le formulaire à remplir pour obtenir l’aide ACCRE.
Pour avoir plus de détail sur le formulaire ACCRE, reportez-vous à l’aide en ligne.
36
Index
37
INDEX
A
Accès au service technique....................................................................................9
ACCRE ................................................................................................................28
Achats..................................................................................................................19
Aide dynamique ...................................................................................................16
Aide sur Business Plan ..........................................................................................6
B
Balance................................................................................................................23
C
Charges ...............................................................................................................20
Créer le dossier....................................................................................................13
D
Débridage ............................................................................................................12
Débrider le logiciel................................................................................................13
Dossier final
Généralités.......................................................................................................23
Impression .......................................................................................................27
E
Ecran de travail ....................................................................................................14
Elements antérieurs .............................................................................................14
Exportation des grilles ..........................................................................................27
F
Fiches
Annulation........................................................................................................17
Création ...........................................................................................................16
Modification......................................................................................................17
Suppression .....................................................................................................17
Financements.......................................................................................................19
38
G
Graphiques ..........................................................................................................22
I
Impôt Société .......................................................................................................21
Impôts et taxes.....................................................................................................20
Impressions
Des grilles ........................................................................................................27
Dossier.............................................................................................................27
Exportations .....................................................................................................27
Installation............................................................................................................11
L
Lancer le logiciel ..................................................................................................12
O
Options ................................................................................................................16
P
Personnels ...........................................................................................................20
Place disque nécessaire.......................................................................................10
Préférences
Accéder............................................................................................................15
de Prévisions....................................................................................................15
Données de base .............................................................................................15
du Dossier........................................................................................................15
Saisir................................................................................................................15
Prévisions
Accéder............................................................................................................18
Achats..............................................................................................................19
Charges ...........................................................................................................20
Financements...................................................................................................19
Généralités.......................................................................................................18
Impôt société....................................................................................................21
Impôts et taxes.................................................................................................20
Personnels .......................................................................................................20
Subventions d'exploitation................................................................................19
Subventions d'investissements.........................................................................19
Ventes..............................................................................................................19
R
Ratios...................................................................................................................22
Reprise de societe................................................................................................23
Index
39
Reprise de société................................................................................................14
Résultats
Consultation .....................................................................................................21
Exportation.......................................................................................................27
Graphiques ......................................................................................................22
Impression .......................................................................................................27
Ratios...............................................................................................................22
Tableaux ..........................................................................................................22
Types de consultation ......................................................................................27
S
Sauvegarde des données.....................................................................................24
Subventions d'exploitation....................................................................................19
Subventions d'investissements.............................................................................19
T
Tableau de bord...................................................................................................26
TVA......................................................................................................................22
V
Ventes..................................................................................................................19
Version bridée......................................................................................................12
40
NOTES
EBP Business Plan
Pour Windows 2000 et XP
Guide díinstallation et díinitiation
EditÈ par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 ñ 78513 Rambouillet Cedex TÈl : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2005 EBP Informatique, Èdition Juin 2006
CONVENTION DíUTILISATION DíEBP
En achetant un programme EBP vous avez acquis le droit non exclusif de l'utiliser ‡
des fins personnelles ou professionnelles sur un ordinateur individuel. Vous ne
pouvez pas transfÈrer le programme vers d'autres ordinateurs via un rÈseau. Il est
strictement interdit de reproduire le programme ou sa documentation selon la loi en
vigueur. Le programme ne peut Ítre copiÈ qu'‡ des fins de sauvegarde. Chaque
poste de travail installÈ doit bÈnÈficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un
produit ne donne droit quíaux seules licences d'utilisation indiquÈes selon la
version : UN poste pour les licences monoposte, x postes pour les licences rÈseau
x postes. L'ensemble des programmes est protÈgÈ par le copyright d'EBP. Toute
duplication illicite est susceptible de donner lieu ‡ des poursuites judiciaires civiles
et/ou pÈnales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire
líobjet díun nantissement ou díune location ‡ aucun titre que ce soit. EBP se
rÈserve le droit de faire dans le programme toutes les modifications qu'il estime
opportunes. …tendue des obligations de support díEBP
Les services díassistance díEBP sont destinÈs ‡ fournir des conseils, des
recommandations et des informations relatifs ‡ líusage des progiciels EBP dans les
configurations matÈrielles et logicielles requises. EBP síengage ‡ fournir au
CLIENT les conseils les plus adÈquats pour aider ‡ rÈsoudre les problËmes que le
CLIENT pourrait rencontrer dans líutilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais
EBP ne donne aucune garantie de rÈsolution des problËmes. Les services de
support díEBP níincluent pas le support sur site. Assistance de proximitÈ sur le site
Líutilisateur doit pouvoir faire appel ‡ un professionnel de líinformatique pour
dÈnouer sur le site une difficultÈ technique dont la cause níaurait pas pu Ítre
dÈterminÈe ou rÈsolue par líassistance tÈlÈphonique díEBP. Pour ce faire, il
reconnaÓt avoir conclu avec un distributeur ou un professionnel de líinformatique
une convention pour líassister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les
conditions díintervention de ce professionnel. EBP ne peut Ítre rendu responsable
díun dÈfaut díaccord ou des consÈquences díun non-respect des obligations
rÈciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des donnÈes
Le CLIENT reconnaÓt avoir ÈtÈ informÈ par EBP et/ou par son distributeur quíil est
prudent en termes de bonne gestion informatique, de procÈder au moins une fois
par vingt-quatre (24) heures ‡ la sauvegarde des systËmes, programmes et fichiers
de donnÈes, et que líabsence díune telle sauvegarde rÈduit de maniËre significative
ses chances de limiter líimpact des dommages qui pourraient rÈsulter díune
irrÈgularitÈ dans le fonctionnement de son systËme ou ses progiciels et peut rÈduire
la portÈe des services de support fournis par EBP.
Le CLIENT reconnaÓt quíil est de sa responsabilitÈ de mettre en úuvre une
procÈdure pour assurer la rÈcupÈration des donnÈes, fichiers ou programmes
dÈtruits, endommagÈs ou perdus. EBP ne saurait Ítre tenue responsable en cas de
perte de donnÈes. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des prÈsentes seront
conformes, pour l'essentiel, au besoin díun utilisateur standard. En toute hypothËse, EBP níassume que des obligations de moyens ‡ líexclusion de toute obligation de
rÈsultat. La prÈsente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut
toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de maniËre non limitative,
toute garantie de qualitÈ ou díadÈquation ‡ un besoin particulier. En outre, le
CLIENT reconnaÓt que la fourniture des services de support tÈlÈphonique dans le
cadre du contrat díassistance dÈpend de la disponibilitÈ ininterrompue des moyens
de communication et que EBP ne peut garantir une telle disponibilitÈ. Limitations de responsabilitÈ
Sauf disposition contraire díordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en
aucun cas responsable ‡ raison de prÈjudices directs ou indirects (y compris les
manques ‡ gagner, interruptions díactivitÈ, pertes díinformations ou autres pertes
de nature pÈcuniaire) rÈsultant díun retard ou díun manquement commis par EBP
dans la fourniture ou líabsence de fourniture des services de support, alors mÍme
que EBP ou ses fournisseurs auraient ÈtÈ informÈs de l'ÈventualitÈ de tels
prÈjudices. EBP ne peut Ítre rendu responsable díun fonctionnement non
conforme, díun dysfonctionnement, díune inaptitude particuliËre ou díune absence
de fonctionnalitÈ dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaÓt que EBP
et ses fournisseurs ne seront responsables ‡ raison díaucun manque ‡ gagner subi
par un tiers et d'aucune rÈclamation ou action en justice dirigÈe ou intentÈe contre
le CLIENT par un tiers. En toute hypothËse, la responsabilitÈ de EBP ou de ses
fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excÈder, au
total, les sommes payÈes par le CLIENT ‡ EBP pour la fourniture des produits et/ou
services au titre du contrat díassistance. Le programme est fourni en l'Ètat sans
garantie d'aptitude ‡ une utilisation particuliËre, tous les risques relatifs aux
rÈsultats et ‡ la performance de ce programme sont assumÈs par l'acheteur. Líutilisateur reconnaÓt avoir ÈvaluÈ le logiciel de faÁon approfondie par une
dÈmonstration ou un test rÈel pour vÈrifier quíil est en adÈquation avec ses besoins. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, mÍme en cas de pluralitÈ de dÈfendeurs ou díappel en garantie.
FELICITATIONS !
Vous venez díacquÈrir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder
votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide prÈsente le logiciel EBP Business Plan et donne toutes les informations
nÈcessaires ‡ son installation et ‡ sa dÈcouverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particuliËres non traitÈs dans
le guide, consultez líaide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci
est mise ‡ jour rÈguliËrement et doit rÈpondre ‡ la totalitÈ des questions que vous
pourriez vous poser. Pour accÈder ‡ líaide en ligne, deux possibilitÈs sont ‡ votre disposition :
La touche F1 pour un accËs direct ‡ líaide. Le menu ? + Aide pour obtenir une aide gÈnÈrale. SÈlectionnez líicÙne de
la fonction pour laquelle vous souhaitez obtenir de líaide. Remarque
Nous vous conseillons de lire le fichier Lisez-moi.txt qui sera proposÈ ‡
líinstallation du logiciel. Toutes les modifications apportÈes au logiciel depuis
líimpression de ce manuel y seront consignÈes.
EBP Business Plan 7
TABLE DES MATIERES
INSTALLATION 9
1. Avant de commencer............................................................................................9
1.1. AccËs au service technique .....................................................................9
1.2. Configuration minimale conseillÈe .........................................................10
1.3. La place disque nÈcessaire ...................................................................10
2. Comment installer mon logiciel ?........................................................................11
3. Comment lancer mon logiciel ?...........................................................................12
4. Comment dÈbrider mon logiciel ? .......................................................................12
4.1. Version bridÈe........................................................................................12
4.2. Comment obtenir mon code de dÈbridage ?..........................................12
4.3. Comment introduire mon code de dÈbridage ?......................................13
5. Comment crÈer mon dossier ?............................................................................13
6. Ecran de travail ..................................................................................................14
PRISE EN MAIN 15
1. Comment initialiser mon dossier ?......................................................................15
1.1. AccËs aux PrÈfÈrences..........................................................................15
1.2. Saisie des PrÈfÈrences..........................................................................15
1.3. Les options ............................................................................................16
1.4. Líaide dynamique...................................................................................16
2. Comment utiliser les fiches de saisie ?...............................................................16
2.1. CrÈer une fiche ......................................................................................16
2.2. Modifier une fiche ..................................................................................17
2.3. Annuler une modification sur une fiche..................................................17
2.4. Supprimer une fiche...............................................................................17
3. Comment saisir les prÈvisions ? .........................................................................18
3.1. AccËs aux PrÈvisions.............................................................................18
3.2. GÈnÈralitÈ sur les PrÈvisions .................................................................18
3.3. SpÈcificitÈs.............................................................................................19
4. Comment consulter les rÈsultats ?......................................................................22
4.1. Les tableaux de rÈsultats.......................................................................22
4.2. Les graphiques et les ratios...................................................................22
8 EBP Business Plan
5. Comment reprendre une entreprise ?.................................................................23
6. Comment accÈder au Rapport ?.........................................................................23
6.1. Elaboration du rapport ...........................................................................24
7. Comment sauvegarder les donnees ? ................................................................25
LES FONCTIONS AVANCEES 27
1. Le tableau de bord..............................................................................................27
2. Types de consultation des rÈsultats....................................................................28
3. Les impressions et les exportations....................................................................28
3.1. Líimpression et líexportation des grilles .................................................28
3.2. Líimpression du rapport .........................................................................28
4. Le dossier ACCRE..............................................................................................29
INDEX 30
Avant de commencer
EBP Business Plan 9
INSTALLATION
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. AccËs au service technique
L'achat du logiciel en version complËte donne droit ‡ l'usage de notre service
technique*. Pour y accÈder, munissez vous de votre numÈro de licence puis au
choix : Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez
patienter vous Ítes sur une file d'attente. 01 34 94 20 00
Exposez votre problËme par e-mail
vwin.support@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi 8h00 ‡ 19h00
Le vendredi 8h00 ‡ 18h00
*Ce droit ‡ l'assistance technique dÈpend de la date d'achat de votre logiciel, de la version
achetÈe et du contrat souscrit.
INSTALLATION
10 EBP Business Plan
1.2. Configuration minimale conseillÈe
La configuration minimale conseillÈe pour líutilisation de votre logiciel est la
suivante : Processeur Pentium III - 256 Mo, Ecran supportant une rÈsolution de 1024*768 (24 bits), Imprimante jet d'encre ou laser supportÈe par WindowsÆ, 20 Mo d'espace disque disponible pour l'installation, Internet Explorer 5.5 SP2, SystËme Windows 2000 ou XP. Remarque
WindowsÆ 2000 et XP sont des logiciels MicrosoftÆ dont vous devez faire
l'acquisition prÈalablement ‡ líinstallation du logiciel. Autres versions de Windows, nous consulter. 1.3. La place disque nÈcessaire
Líinstallation complËte du logiciel nÈcessite 20 Mo díespace disque disponible. Líinstallation du dossier de dÈmonstration prend environ 10 Mo. Pour installer
uniquement certains composants (par exemple, tous les composants, sauf le
dossier de dÈmonstration), cliquez sur le bouton Installation PersonnalisÈe et
cochez uniquement les composants dÈsirÈs.
Comment installer mon logiciel ?
EBP Business Plan 11
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer líinstallation du logiciel, fermez toutes les applications en cours
díexÈcution.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de líordinateur. LíÈcran díaccueil
síaffiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu
DÈmarrer et sÈlectionnez ExÈcuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe
o˘ X est la lettre reprÈsentant líunitÈ de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur
OK. 2. LíÈcran díaccueil apparaÓt. Cliquez sur le bouton Produits pour accÈder ‡ la
prÈsentation et ‡ líinstallation díEBP Business Plan. 3. SÈlectionnez líinstallation du logiciel. 4. Líassistant díinstallation du logiciel apparaÓt. Suivez les Ètapes une ‡ une, cliquez sur le bouton Suivant pour dÈmarrer la procÈdure. 5. Le texte affichÈ correspond au contrat de licence que vous devez
obligatoirement lire. Líinstallation et líutilisation du logiciel dÈpendent de son
acceptation. 6. Cliquez sur Oui pour accepter la convention díutilisation de ce produit, autrement, cliquez sur Non, líinstallation síarrÍtera. 7. Cliquez directement sur le type díinstallation que vous souhaitez. Nous vous
conseillons, pour une premiËre installation de choisir le bouton Standard. 8. Eventuellement, pour installer uniquement certains composants ou dÈfinir des
rÈpertoires particuliers, cliquez sur PersonnalisÈe. 9. Le rÈpertoire díinstallation par dÈfaut est : C:\PROGRAM
FILES\EBP\Business Plan. Pour Èventuellement modifier ce rÈpertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. En fin díinstallation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer et relancer
líordinateur
INSTALLATION
12 EBP Business Plan
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Si ‡ líinstallation du produit, vous avez demandÈ la crÈation díun icÙne sur le
bureau, vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel
peut Ègalement Ítre lancÈ par DÈmarrer + Programmes + EBP + EBP Business
Plan 2007. 4. COMMENT DEBRIDER MON LOGICIEL ?
4.1. Version bridÈe
Tant que le code de dÈbridage nía pas ÈtÈ saisi, le logiciel reste en version bridÈe. Cela signifie quíil est limitÈ dans le temps et que vous ne pouvez pas imprimer ni
exporter depuis le logiciel. Vous disposez de 40 jours díÈvaluation pour dÈcouvrir
toutes les fonctionnalitÈs du produit. Remarque
Le logiciel contient un dossier de DÈmonstration, qui vous permet de dÈcouvrir
líensemble des fonctionnalitÈs du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons
vivement díouvrir celui-ci afin de vous familiariser avec le logiciel avant de crÈer
votre propre dossier.
4.2. Comment obtenir mon code de dÈbridage ?
Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les
fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code de dÈbridage qui est fourni par
EBP. Vous pouvez obtenir ce code de dÈbridage soit : En vous connectant sur le site web d'EBP, en passant par le menu Internet +
DÈbridage en ligne (www.ebp.com/enr/). Vous obtiendrez ainsi votre code de
dÈbridage instantanÈment. En nous envoyant par voie postale le coupon dÈtachable de la carte
d'enregistrement, complÈtÈ avec soin. AprËs rÈception et traitement de votre
courrier, EBP vous communiquera votre code de dÈbridage.
Comment crÈer mon dossier ?
EBP Business Plan 13
4.3. Comment introduire mon code de dÈbridage ?
Au lancement du logiciel, líÈcran díintroduction apparaÓt. Choisissez líoption
DÈverrouillez votre logiciel, afin díouvrir la fenÍtre ´ DÈbridage ª. Vous avez alors accËs ‡ quatre zones : Raison sociale
Vous devez impÈrativement saisir la mÍme raison sociale que vous nous avez
communiquÈe sur le COUPON A RETOURNER en respectant la mÍme
syntaxe (points, majuscules ou minuscules). Code de dÈbridage
Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiquÈ. NumÈro de licence
Saisissez le numÈro de licence indiquÈ sur le CARTON DE LICENCE joint
avec la boÓte du logiciel. ClÈ web
Votre clÈ web vous sera demandÈe lors de l'accËs ‡ l'espace client sur le site
www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les derniËres
nouveautÈs, de tÈlÈcharger les derniËres mises ‡ jour du logiciel, etc.. Validez ensuite en cliquant sur le bouton DÈbrider. Si toutefois le bouton níest pas
accessible, cíest quíune information níest pas correcte. Un voyant lumineux vous
indiquera o˘ est líerreur. Remarque
Par mesure de sÈcuritÈ et une fois validÈ, votre code de dÈbridage ne sera plus
visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Pour crÈer un nouveau dossier, trois possibilitÈs vous sont offertes : SÈlectionnez directement l'option CrÈer un nouveau projet depuis l'Ècran
d'accueil qui apparaÓt au dÈmarrage du logiciel, Passez par le menu Fichier + Nouveau, Passez par l'icÙne Nouveau. Vous devez ensuite remplir le formulaire qui vous est proposÈ afin de crÈer votre
business plan. Vous avez la possibilitÈ de crÈer un Business Plan sur 20 ans au maximum
(Version Expert).
INSTALLATION
14 EBP Business Plan
Reprise díÈlÈments antÈrieurs
Si vous rÈalisez une reprise de sociÈtÈ, vous devez sÈlectionner les options ´ Bilan & ÈlÈments associÈs ª et ´ Compte de rÈsultat ª puis les cases ‡
cocher correspondantes aux exercices que vous souhaitez reprendre
(maximum 3 ans). Vous trouverez un complÈment díinformations dans líaide en ligne, accessible
par le bouton situÈ en bas ‡ droite du formulaire de crÈation. Remarque
Suivant votre licence, vous avez la possibilitÈ de crÈer un nombre limitÈ de dossier
de Business Plan (au minimum 10). 6. ECRAN DE TRAVAIL
Les menus Une aide en ligne
interactive en fonction
de la page affichÈe.
Grille de saisie des
donnÈes.
Navigation dans les diffÈrentes catÈgories.
Arborescence contenant
les donnÈes du dossier
Comment initialiser mon dossier ?
EBP Business Plan 15
PRISE EN MAIN
Dans les parties suivantes vous allez dÈcouvrir les principales fonctionnalitÈs du
produit notamment comment initialiser votre dossier, comment crÈer vos principales
prÈvisions, comment consulter les rÈsultats et rÈaliser le dossier final. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
1.1. AccËs aux PrÈfÈrences
Pour accÈder ‡ la saisie des prÈfÈrences, vous devez cliquer sur le bouton
que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence.
Il est toutefois possible d'accÈder aux prÈfÈrences par l'intermÈdiaire du menu
Affichage + PrÈfÈrences. Cette partie permet de : DÈfinir les PrÈfÈrences du dossier, Etablir le paramÈtrage des DonnÈes de base, ParamÈtrer par dÈfaut la crÈation des fiches de prÈvisions. Cette fonction
est disponible en Version EBP Business Plan Edition PME. Pour en savoir plus concernant EBP Business Plan Edition PME contactez- nous. 1.2. Saisie des PrÈfÈrences
Les prÈfÈrences du dossier
Les prÈfÈrences du Dossier/Partie ´ GÈnÈral ª seront saisies directement lors de la
crÈation du dossier. Pour saisir les autres PrÈfÈrences du dossier, il suffira de se
positionner sur celle souhaitÈe dans líarborescence et de saisir les informations
souhaitÈes. Les donnÈes de base
Les diffÈrentes informations ‡ saisir dans cette partie permettent de prÈ-paramÈtrer
les combo-listes des options des prÈvisions. Vous trouverez les donnÈes de base concernant les taux de TVA, les
saisonnalitÈs, les ÈchÈanciers et les profils de personnel (Les profils sont
disponibles uniquement en Version EBP Business Plan Edition PME). Pour avoir plus de dÈtail sur la saisie, reportez-vous ‡ líaide en ligne.
PRISE EN MAIN
16 EBP Business Plan
Les PrÈfÈrences de prÈvisions
Les diffÈrentes informations ‡ saisir dans cette partie, permettent de prÈ-paramÈtrer
la majoritÈ des options de saisie des PrÈvisions elles-mÍme. La crÈation de
prÈvisions devient alors plus rapide puisquíil níy a quí‡ intervenir sur les montants. 1.3. Les options
AprËs la crÈation d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenÍtre
des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin, car certaines options vont
dÈterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. 1.4. Líaide dynamique
Vous disposez díune aide dynamique que vous pouvez ou non afficher gr‚ce au
bouton . Afin de naviguer correctement dans cette fenÍtre díaide vous disposez de diffÈrents
raccourcis. Des informations complÈmentaires sont proposÈes par líintermÈdiaire
du raccourci ´ Voir aussi ª. 2. COMMENT UTILISER LES FICHES DE SAISIE ?
2.1. CrÈer une fiche
Toutes les fiches peuvent Ítre crÈÈes au fur et ‡ mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois, certaines fiches sont dÈj‡ proposÈes telles que les TVA, les
SaisonnalitÈs et les Profils de personnel (La crÈation díautres profils níest
disponible quíen Version EBP Business Plan Edition PME). Si vous crÈez votre dossier depuis le squelette ´ EBP.Standard ª existant, vous
aurez Ègalement des fiches díInvestissements, de Charges externes et díImpÙts &
taxes de proposÈes. Pour crÈer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de fiche que vous
souhaitez crÈer dans l'arborescence, exemple "Ventes", puis cliquez sur le bouton
Nouveau qui se trouve en bas, ‡ droite de l'Ècran. Remplissez alors les principales informations concernant la fiche crÈÈe puis, par le
bouton Valider que vous trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations
saisies.
Comment utiliser les fiches de saisie ?
EBP Business Plan 17
2.2. Modifier une fiche
L'accËs ‡ la modification d'une fiche peut se rÈaliser de deux faÁons : Soit en se positionnant dans l'arborescence sur le type de fiche (exemple
"Ventes"), en choisissant la fiche dans le tableau rÈcapitulatif et en cliquant sur
le bouton Ouvrir en bas de la page. Soit en dÈveloppant l'arborescence dans lequel se trouve la fiche ‡ modifier
puis en double-cliquant sur la fiche souhaitÈe. Une fois sur la fiche, il suffit de saisir les informations souhaitÈes. Toutes les zones
modifiables seront alors visibles par leur fond blanc. Une fois la modification rÈalisÈe, le bouton Valider, que vous trouverez en bas de
la fiche, permettra d'enregistrer les modifications. 2.3. Annuler une modification sur une fiche
Lors de la saisie ou de la modification d'une fiche, il est possible d'annuler le travail
effectuÈ. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton Annuler qui se trouve en bas de la
fiche. Les modifications apportÈes seront alors supprimÈes et la fiche retrouvera
son Ètat initial. 2.4. Supprimer une fiche
La suppression d'une fiche se fera par l'intermÈdiaire de la liste, exemple les
"Ventes", ou directement dans la fiche en question. Pour supprimer une fiche, il suffit de se positionner sur la ligne concernÈe dans le
tableau rÈcapitulatif et de cliquer sur le bouton Supprimer qui se trouve en bas de
la fenÍtre. Remarque
La crÈation et la suppression díune fiche peuvent Ítre rÈalisÈes ‡ partir du menu
contextuel (clic inverse de la souris) de la barre de navigation de gauche. Pour plus díinformations, reportez-vous ‡ líaide en ligne.
PRISE EN MAIN
18 EBP Business Plan
3. COMMENT SAISIR LES PREVISIONS ?
3.1. AccËs aux PrÈvisions
Pour accÈder ‡ la saisie des prÈvisions, vous devez cliquer sur le bouton
que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence.
Il est toutefois possible d'accÈder aux prÈvisions par l'intermÈdiaire du menu
Affichage + PrÈvisions. Cette partie permet de paramÈtrer les principales fiches du dossier. Vous
retrouverez donc les prÈvisions suivantes : Les Investissements (incorporels, corporels et financiers) et les Cessions
díimmobilisations ; Les Financements (Apports en capital, Comptes courants díassociÈ, Emprunts, CrÈdits bails, Subventions) ; Les Ventes (NÈgoce, Produits & services); Les Achats (NÈgoce, Produits & services); Les Charges Externes ; Le Personnel (SalariÈ et GÈrant non salariÈ) et les Autres charges de
personnel ; Les ImpÙts & Taxes (autre que IS et IFA) ; Les Autres prÈvisions (Production immobilisÈ, Autres produits et autres
charges, Charges ‡ rÈpartir, Produits et Charges financiËres, Dividendes, Produits et Charges exceptionnelles, Provisions, Produits et Charges
constatÈes díavance, et ImpÙt SociÈtÈ) [Version EBP Business Plan
Edition PME] ; Les ElÈments antÈrieurs (Bilan & ÈlÈments antÈrieurs et Compte de
RÈsultat) [Version EBP Business Plan Edition PME]. 3.2. GÈnÈralitÈ sur les PrÈvisions
Chaque type de prÈvisions possËde une liste rÈcapitulative des diffÈrentes fiches
crÈÈes. Cette liste synthÈtise les principales informations pour vous aider dans
líanalyse des rÈsultats. Pour crÈer une nouvelle fiche de prÈvision, vous devez vous placer sur le type de
prÈvision souhaitÈ (exemple : "Ventes"), puis, depuis la liste, cliquez sur le bouton
Nouveau qui se trouve en bas, ‡ droite de l'Ècran. Toutes les fiches se dÈcomposent en deux parties : líentÍte et le corps. L'entÍte
permet d'identifier la prÈvision (Ex : Nom de la prÈvision) et le corps se compose de
deux onglets nÈcessaires ‡ la saisie des donnÈes. Líonglet Option permet de paramÈtrer au mieux la fiche que vous crÈez. Pour
líensemble des combos listes, un choix sera fait par dÈfaut. Toutefois, il vous sera
possible díadapter ces zones aux diffÈrents cas que vous voudrez traiter.
Comment saisir les prÈvisions ?
EBP Business Plan 19
Une fois la saisie des options rÈalisÈes, il ne vous restera plus quí‡ saisir les
montants. Ainsi tous les calculs se feront pour alimenter votre Business Plan. Sur chaque fiche, ainsi que sur chaque liste, il vous sera possible de saisir des
Notes par líintermÈdiaire díun onglet prÈvu ‡ cet effet. 3.3. SpÈcificitÈs
Pour líensemble des prÈvisions le principe reste identique. Une fois la saisie des
options rÈalisÈes, il ne vous restera plus quí‡ saisir le ou les montants nÈcessaires
aux diffÈrents tableaux de rÈsultats. 3.3.1. Les investissements
Trois types díinvestissements sont possibles : Incorporels, Corporels ou
Financiers. La gestion des Cessions díimmobilisations sera possible dans cette
partie. Les amortissements se calculeront automatiquement en fonction des options
saisies. 3.3.2. Les financements
On distingue deux grandes catÈgories de financements. Les financements dont la
fiche reste du type standard avec un onglet Montant et un onglet Options. Puis les
fiches qui sont composÈes díun onglet DÈfinition et díun onglet EchÈancier. Pour les Apports en Capitaux et les Comptes Courants, la saisie des
informations reste la mÍme. Toutefois pour les Emprunts et les CrÈdits-Bails
toutes les informations devront Ítre saisies dans líonglet DÈfinition. Líonglet
EchÈancier permettra de mettre en avant le calcul des diffÈrentes ÈchÈances. La subvention díexploitation est une aide financiËre non remboursable accordÈe
le plus souvent par l'Etat ou une CollectivitÈ locale. Les subventions d'investissements ont pour objet d'aider l'entreprise ‡ acquÈrir
certains Èquipements. 3.3.3. Les ventes
Deux types de ventes sont possibles, le type Marchandises (Produits achetÈs puis
revendus sans avoir subi de transformation) ou le type Production (Tous les
produits issus de la production ou services rÈalisÈs par líentreprise). Remarque
A partir de la colonne % Èvol., vous avez la possibilitÈ de saisir un % d'Èvolution
annuel ou mensuel de vos ventes pour les annÈes supÈrieures au premier exercice.
PRISE EN MAIN
20 EBP Business Plan
3.3.4. Les achats
Chaque prÈvision díachat sera liÈe ‡ une vente lors de la crÈation de celle-ci. Le
montant des prÈvisions díachats sera calculÈ en fonction díun Taux de
Marge/Marque ou díun Coefficient appliquÈ aux Ventes, par rapport au type de
cette vente. Remarque
A partir de la colonne % Èvol., vous avez la possibilitÈ de saisir un % d'Èvolution
annuel ou mensuel de vos achats pour les annÈes supÈrieures au premier exercice. Pour avoir plus de dÈtail sur les prÈvisions díachats, reportez-vous ‡ líaide en
ligne. 3.3.5. Les charges externes & autres achats
Les Charges externes & autres achats, sont toutes les charges qui devront Ítre
prises en compte dans le plan díaffaires mais qui ne sont pas liÈes directement aux
ventes. On distingue deux types de charges : les charges Fixes : Elles sont des frais rÈguliers qu'engendre l'existence
de l'entreprise quel que soit son niveau d'activitÈ. les charges Variables : Egalement appelÈes "charges fonctionnelles" elles sont les charges qu'engendre directement l'activitÈ de l'entreprise. Remarque
A partir de la colonne % Èvol., vous avez la possibilitÈ de saisir un % d'Èvolution
annuel ou mensuel de vos charges pour les annÈes supÈrieures au premier
exercice. 3.3.6. Les charges de personnel
Les charges de personnel permettent de mettre en avant líensemble des co˚ts qui
sont liÈs aux frais de personnel. On distingue deux types de personnel : les SalariÈs et les GÈrants non salariÈs. La fonction Equivalent Temps Plein (ETP) vous permettra de gÈrer le personnel
Èquivalent sur un mÍme poste. Par exemple :
Si vous avez besoin de 2 commerciaux pour votre entreprise, si ceux-ci ont le
mÍme profil, vous níavez pas besoin de crÈer 2 fiches. Suite ‡ la crÈation de la
fiche pour le 1
er commercial, vous devez indiquer 2 dans la colonne ETP.
Comment saisir les prÈvisions ?
EBP Business Plan 21
3.3.7. Les impÙts et taxes
Le principe de crÈation de fiche reste le mÍme que pour les autres prÈvisions. Dans líonglet Montant, vous devez saisir le montant díimpÙt que vous estimez
devoir payer. Pour avoir plus de renseignement et un exemple de saisie de la ventilation
díimpÙt, reportez-vous ‡ líaide en ligne. 3.3.8. Les autres prÈvisions
Les prÈvisions ci-dessous sont disponibles uniquement en Version EBP Business
Plan Edition PME. Pour en savoir plus concernant Business Plan Edition PME contactez-nous. Les PrÈvisions díExploitation
Cette catÈgorie de prÈvisions regroupe líensemble des prÈvisions qui sont
moins ´ courantes ª telles que : la Production immobilisÈe, les Autres
produits, les Charges ‡ rÈpartir et les Autres charges. Les PrÈvisions FinanciËres
Cette catÈgorie de prÈvisions regroupe líintÈgralitÈ des prÈvisions
financiËres. On retrouvera donc les prÈvisions suivantes : les Produits
financiers, les Charges financiËres et les Dividendes. Les PrÈvisions Exceptionnelles
Les prÈvisions dites ´ Exceptionnelles ª regroupent les Produits
exceptionnels ainsi que les Charges exceptionnelles. Les PrÈvisions Diverses
Cette catÈgorie regroupe le reste des prÈvisions nÈcessaires pour Ètablir
les tableaux de rÈsultats. On retrouve donc les Provisions, les Produits
constatÈs díavance et les Charges constatÈes díavance. LíImpÙt SociÈtÈ
Le rÈcapitulatif proposÈ, a pour objectifs de fournir une liste prÈcise des
montants d'IS ‡ payer. De plus, il met en avant líIFA et les Èventuels
remboursements de crÈdit d'impÙt.
PRISE EN MAIN
22 EBP Business Plan
4. COMMENT CONSULTER LES RESULTATS ?
Pour consulter les rÈsultats du Business Plan, vous devez cliquer sur le bouton
que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence.
Il est toutefois possible d'accÈder aux rÈsultats par l'intermÈdiaire du menu
Affichage + RÈsultats. Cette partie vous permet de visualiser tous les chiffres obtenus gr‚ce aux
diffÈrentes saisies effectuÈes pour líÈlaboration du Business Plan. Vous retrouverez
donc une liste de tableaux, des graphiques et des ratios. 4.1. Les tableaux de rÈsultats
Les tableaux de rÈsultats disponibles sont : Le compte de rÈsultat, Le tableau de trÈsorerie, Le seuil de rentabilitÈ, Le bilan, Les tableaux concernant le fonds de roulement (EBP Business Plan
Edition PME et EBP Business Plan Expert), Les tableaux de financements (EBP Business Plan Edition PME et EBP
Business Plan Expert), Les rÈcapitulatifs de TVA : ils permettent díexpliquer, exactement, comment la TVA due ou le crÈdit de TVA sont calculÈs. Les autres rÈcapitulatifs (EBP Business Plan Edition PME et EBP
Business Plan Expert). Pour avoir plus de dÈtail sur le contenu des tableaux, reportez-vous ‡ líaide en
ligne. Vous retrouverez ces diffÈrents rÈsultats dans le Rapport (Partie Rapport situÈe en
bas ‡ gauche dans la barre de navigation). 4.2. Les graphiques et les ratios
EBP Business Plan propose l'analyse de l'ensemble des rÈsultats sous forme de
graphiques ou ratios. Ils sont une interprÈtation des tableaux prÈcÈdents. Chaque graphique ou ratio est dÈfini par son nom. L'onglet DÈfinition permet de voir les paramËtres qui constituent : le graphique : ElÈments, Couleur du graphique, Plafond ; le ratio : le NumÈrateur, le DÈnominateur, líUnitÈ (pourcentage, jour, montant) et la description du ratio.
Comment reprendre une entreprise ?
EBP Business Plan 23
Dans la version EBP Business Plan Expert, vous pourrez crÈer vos propres
graphiques et vos propres ratios. Un onglet Notes vous permettra de saisir des annotations sur le graphique ou ratio. Tous les graphiques et ratios sont imprimables ou exportables. Pour avoir plus de dÈtail sur les graphiques et ratios disponibles, et sur la
crÈation de ceux-ci, reportez-vous ‡ líaide en ligne. 5. COMMENT REPRENDRE UNE ENTREPRISE ?
Il vous est possible d'inclure les donnÈes de la reprise dans le Bilan et le Compte
de rÈsultat pour, au maximum, 3 annÈes. Pour cela, vous devez paramÈtrer les
prÈfÈrences en consÈquence. Seul les valeurs saisies dans le Bilan antÈrieur auront un impact sur les rÈsultats
prÈvisionnels. Le Compte de rÈsultat antÈrieur est lui facultatif. La saisie du bilan antÈrieur ayant un impact sur diffÈrents calcul, et notamment sur
la trÈsorerie prÈvisionnelle, les fiches, suivantes : les stocks, les encaissements et les dÈcaissements, la TVA, les amortissements, les comptes courants díassociÈs, les emprunts, les crÈdits-bails, líimpÙt sur les sociÈtÈs. Pour reprendre une entreprise, deux possibilitÈs síoffrent ‡ vous :
1. Saisir directement les valeurs dans le Bilan et le Compte de rÈsultat
antÈrieur, 2. Importer la balance EBP pour alimenter le Bilan et le Compte de rÈsultat
antÈrieur. Pour avoir plus de dÈtail sur líimport de la balance, reportez-vous ‡ líaide en
ligne. 6. COMMENT ACCEDER AU RAPPORT ?
Pour accÈder ‡ la rÈdaction et ‡ l'impression du rapport, vous devez cliquer sur le
bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il
PRISE EN MAIN
24 EBP Business Plan
est toutefois possible d'accÈder au dossier par l'intermÈdiaire du menu Affichage +
Rapports. Cette partie vous permet d'argumenter puis d'imprimer le rapport que vous
remettrez ‡ vos financiers. 6.1. Elaboration du rapport
EBP Business Plan vous propose la structure complËte du dossier prÈsentant votre
projet. Cette structure Ètant non modifiable, vous avez la possibilitÈ de ne pas
imprimer l'intÈgralitÈ des parties ou des pages. Remarque
Dans la barre de navigation de droite, vous disposez díune case ‡ cocher
permettant díinclure ou non la page sÈlectionnÈe lors de líimpression du rapport. Depuis la version EBP Business Plan Edition PME, 4 structures de rapports plus
ou moins dÈtaillÈes sont proposÈes. Pour la version EBP Business Plan Expert, il est possible de crÈer vos propres
rapports. Celui-ci contiendra seulement les pages que vous y ajouterez. Pour avoir plus de dÈtail sur la crÈation de rapport, reportez-vous ‡ líaide en
ligne. Afin de constituer un dossier percutant, l'impression proposÈe par EBP Business
Plan sera alimentÈe par certaines donnÈes saisies dans les prÈvisions ainsi que par
les rÈsultats qui en dÈcoulent. Remarque
Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces donnÈes par l'intermÈdiaire
de l'onglet Commentaires. Trois types de donnÈes sont repris, vous pouvez les reconnaÓtre gr‚ce ‡ líicÙne
associÈ : Les tableaux sont indiquÈs par l'icÙne , Les graphiques sont indiquÈs par l'icÙne , Les ratios sont indiquÈs par l'icÙne . Remarque
Vous pourrez agrÈmenter chacune des pages rÈcupÈrÈe de votre prÈvisionnel par
un texte aussi bien avant, quíaprËs la donnÈe.
Comment sauvegarder les donnees ?
EBP Business Plan 25
7. COMMENT SAUVEGARDER LES DONNEES ?
Afin de rÈcupÈrer líensemble des modifications rÈalisÈes dans líapplication, vous
devez Enregistrer le fichier de travail. Pour ce faire, vous disposez díun icÙne Enregistrer ou vous pouvez passer
directement par le menu Fichier + Enregistrer. Pour plus díinformations sur la sauvegarde des donnÈes, reportez-vous ‡ líaide
en ligne.
Le tableau de bord
EBP Business Plan 27
LES FONCTIONS AVANCEES
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez
dans EBP Business Plan. 1. LE TABLEAU DE BORD
Le Tableau de Bord permet d'obtenir une synthËse de votre Business Plan. Remarque
Les donnÈes affichÈes sont mises ‡ jour en temps rÈel, au moment des saisies. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : La liste des principales prÈvisions saisies : une coche vous permet de
visualiser si des prÈvisions de type Ventes, Achats, Charges ou
Personnels ont ÈtÈ saisies ; La liste des dates importantes du dossier : Cette liste permet de donner
des informations sur la date de crÈation du dossier, la date du dernier
enregistrement du fichier ainsi que la date de derniËre impression du
dossier final ; La liste des diffÈrentes alertes et anomalies rencontrÈes : Cette zone
permet de rÈcapituler les diffÈrentes incohÈrences rencontrÈes dans le
Business Plan crÈÈ ; La rentabilitÈ du dossier : Ce tableau est la version synthÈtique du seuil
de rentabilitÈ. Il vous permet de visualiser si votre projet est rentable et ‡
quel moment ; Une prÈsentation des donnÈes importantes sous forme de graphique : Ce
graphique vous indique l'Èvolution du chiffre d'affaires, du co˚t total des
charges et du rÈsultat net sur les diffÈrentes pÈriodes de votre Business
Plan. Pour avoir plus de dÈtail sur le tableau de bord, reportez-vous ‡ líaide en ligne.
LES FONCTIONS AVANCEES
28 EBP Business Plan
2. TYPES DE CONSULTATION DES RESULTATS
La consultation des rÈsultats est possible sous diffÈrentes formes. En fonction des
paramËtres, il est possible de visualiser certains rÈsultats mensuellement, cumulÈe
ou annuellement. Pour les consultations mensuelles et cumulÈes, des boutons pour les diffÈrents
exercices sont disponibles. Si vous rÈalisez une reprise díÈlÈments antÈrieurs, suivant le nombre d'annÈes de
reprise, vous disposerez des ÈlÈments de visualisation : Aucun, N-1, N-2, N-3. En fonction des filtres sÈlectionnÈs, plusieurs niveaux díaffichage des donnÈes sont
possibles. Vous pourrez affiche diffÈrents niveau de DÈtail (Totaux, Rubriques, Sous-rubriques et PrÈvisions), pour des lignes Non valorisÈes et pour diffÈrents
parties. Pour avoir plus de dÈtail sur la consultation des rÈsultats, reportez-vous ‡ líaide
en ligne. 3. LES IMPRESSIONS ET LES EXPORTATIONS
3.1. Líimpression et líexportation des grilles
Tous les tableaux disponibles dans le logiciel EBP Business Plan, dans les
PrÈvisions comme dans les RÈsultats, peuvent Ítre imprimÈs ou exportÈs. Pour imprimer, il suffit de vous placer dans le tableau souhaitÈ, puis d'actionner
líicÙne Imprimer ou de passer par le menu Fichier + Imprimer. Pour exporter les donnÈes, il vous suffit d'actionner le bouton Exporter ou de
passer par le menu Fichier + Exporter. 3.2. Líimpression du rapport
EBP Business Plan vous propose une ou plusieurs (EBP Business Plan Edition
PME) structures complËtes du rapport prÈsentant votre projet. Ces structures Ètant
non modifiables, vous avez la possibilitÈ de ne pas imprimer l'intÈgralitÈ des parties
gr‚ce ‡ la coche Inclus que vous trouverez ‡ gauche de líÈcran.
Le dossier ACCRE
EBP Business Plan 29
Afin de constituer un dossier percutant, l'impression proposÈe par EBP Business
Plan sera alimentÈe par certaines donnÈes saisies dans les prÈvisions ainsi que
par les rÈsultats qui en dÈcoulent. Remarque
Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces donnÈes par líintermÈdiaire
de líonglet Commentaires.
4. LE DOSSIER ACCRE
Si vous remplissez les conditions pour bÈnÈficier de l'aide ACCRE, EBP Business
Plan Edition PME vous permet de gÈnÈrer le formulaire nÈcessaire ‡ l'obtention de
cette aide. Une fois votre business plan ÈlaborÈ, certaines informations seront reprises pour
composer le formulaire ACCRE. Cependant, quelques prÈcisions sur les saisies
rÈalisÈes vous seront demandÈes. L'Èlaboration du formulaire se fera en 3 Ètapes :
1. le paramÈtrage des prÈvisions nÈcessaire ‡ l'Èlaboration des tableaux, 2. la rÈdaction des rÈponses aux diffÈrentes questions du formulaire, 3. la gÈnÈration et l'impression du formulaire. Pour avoir plus de dÈtail sur líÈlaboration du dossier ACCRE, reportez-vous ‡
líaide en ligne.
INDEX
30 EBP Business Plan
INDEX
A
AccËs au service technique.....................................................................................................9
ACCRE.................................................................................................................................28
Achats...................................................................................................................................20
Aide dynamique....................................................................................................................16
Aide sur Business Plan ...........................................................................................................5
B
Balance .................................................................................................................................23
C
Charges.................................................................................................................................20
Configuration minimale........................................................................................................10
CrÈer le dossier.....................................................................................................................13
D
DÈbridage .............................................................................................................................12
DÈbrider le logiciel ...............................................................................................................13
Dossier final
GÈnÈralitÈs........................................................................................................................23
Impression ........................................................................................................................27
E
Ecran de travail.....................................................................................................................14
Elements antÈrieurs...............................................................................................................14
Exportation des grilles..........................................................................................................27
F
Fiches Annulation ........................................................................................................................17
CrÈation ............................................................................................................................16
Modification .....................................................................................................................17
Suppression.......................................................................................................................17
Financements........................................................................................................................19
G
Graphiques............................................................................................................................22
Index
EBP Business Plan 31
I
ImpÙt SociÈtÈ........................................................................................................................21
ImpÙts et taxes......................................................................................................................21
Impressions Des grilles.........................................................................................................................27
Dossier..............................................................................................................................27
Exportations......................................................................................................................27
Installation ............................................................................................................................11
L
Lancer le logiciel ..................................................................................................................12
O
Options .................................................................................................................................16
P
Personnels.............................................................................................................................20
Place disque nÈcessaire.........................................................................................................10
PrÈfÈrences AccÈder.............................................................................................................................15
de PrÈvisions.....................................................................................................................15
DonnÈes de base ...............................................................................................................15
du Dossier.........................................................................................................................15
Saisir.................................................................................................................................15
PrÈvisions AccÈder.............................................................................................................................18
Achats...............................................................................................................................20
Charges.............................................................................................................................20
Financements....................................................................................................................19
GÈnÈralitÈs........................................................................................................................18
ImpÙt sociÈtÈ.....................................................................................................................21
ImpÙts et taxes..................................................................................................................21
Personnels.........................................................................................................................20
Subventions d'exploitation................................................................................................19
Subventions d'investissements..........................................................................................19
Ventes...............................................................................................................................19
R
Ratios....................................................................................................................................22
Reprise de societe .................................................................................................................23
Reprise de sociÈtÈ .................................................................................................................14
RÈsultats Consultation......................................................................................................................22
Exportation .......................................................................................................................27
Graphiques........................................................................................................................22
Impression ........................................................................................................................27
Ratios................................................................................................................................22
INDEX
32 EBP Business Plan
Tableaux ...........................................................................................................................22
Types de consultation .......................................................................................................27
S
Sauvegarde des donnÈes.......................................................................................................25
Subventions d'exploitation....................................................................................................19
Subventions d'investissements..............................................................................................19
T
Tableau de bord ....................................................................................................................26
TVA......................................................................................................................................22
V
Ventes...................................................................................................................................19
Version bridÈe ......................................................................................................................12
EBP Business Plan
Pour Windows XP, Vista et Seven
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2009 EBP Informatique, édition Juin 2012
Conditions Générales de Vente des produits et
services EBP
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP
Article 1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée
au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de
l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client
ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il
est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur
sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau
local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue.
L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un
poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence
correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute
duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou
pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un
nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans
le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008)
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention
expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans
les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en
vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre
l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé
accessible depuis le territoire métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la
livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande
d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de
même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à
compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec
son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et
des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et
logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour
aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le
fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des
problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes
conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Article 4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son
site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance
téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un
professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette
convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Article 5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en
termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24)
heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence
d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des
dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou
ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT
reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Article 6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes,
pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans
garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la
performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que
des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie
est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y
compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin
particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support
téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue
des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité.
Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une
application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit
auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers.
Article 7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas
responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner,
interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant
d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture
des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de
l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de
fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses
fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et
d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En
toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou
le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son
distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance.
L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou
un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Article 8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites
verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à
l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses
préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client
dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera
fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de
pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
B. Contrat de services EBP
ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue
de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330
838 947, d'une part
ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client »,
d'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1. Objet du contrat
Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des
logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites
géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture
du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les
documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les
devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables
pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont
portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un
préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise
d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la
facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation
Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre
document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP.
Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à
compter de son acceptation.
Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un
an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre
recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa
souscription initiale.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans
la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution
immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon
concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à
tous les services du contrat.
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire
3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT
huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par
courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de
toute autre obligation importante aux termes du présent contrat.
3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas
de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation
d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en
application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans
qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu
notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera
suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et
donc le poursuivre.
Article 4. Accès aux services
Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant
composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel.
Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à
titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L.
121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est
accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé.
Article 5. Services fournis au titre du contrat de support
Le support de base comprend :
L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au
vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine
la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des
anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et
reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se
faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du
support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa
convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait
principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour
est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques
et des dysfonctionnements constatés.
En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents
commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.)
Le support ne comprend pas :
le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système
d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les
bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils
complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)
la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par
exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de
produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un
complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.
l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en
route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le
paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non
explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir
d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné
par le client.
les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP
recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées
(Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)
la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou
de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP
la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques,
données...) en cas de destruction de ceux-ci
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance
Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en
accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des
conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des
supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas
d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans
le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils
nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une
analyse approfondie du « blocage ».
Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par
Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème
décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle.
Article 7. Interventions sur les fichiers
L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur
proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de
moyens.
Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité
technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base
endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires.
EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données
confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne
fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email
que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP.
Article 8. Obligations du client
Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux
instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT
doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait
suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client
n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les
prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont
complémentaires.
Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour
protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une
contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des
conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers.
Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant
régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support
pérenne et externe;
Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet
sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution
d’un problème tel que décrit à l’article 13.
Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes
rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations
effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP.
Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le
site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par
l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un «
Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin.
Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats
effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures,
bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon
approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en
adéquation avec ses besoins.
Article 9. Limites de responsabilité
EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects
d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice
financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel,
d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes
de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors
même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices.
En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages
et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne
pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour
l’année en cours.
Article 10. Loi et attributions de compétences
Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique
à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés"
du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le
concernant.
En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles,
nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures
d'urgence ou les procédures conservatoires.
C. Mode locatif
Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de
licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode
locatif ».
La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations
conjointes et automatiquement liées :
l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable
tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A
la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à
celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions
décrites au paragraphe B
Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les
redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A
défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations
de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données
précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées.
Version 2.5 : Décembre 2011
11
FELICITATIONS !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre
confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Business Plan et donne toutes les informations nécessaires
à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide,
consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour
régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 pour un accès direct à l’aide.
Le menu ? + Aide pour obtenir une aide générale. Sélectionnez l’icône de la
fonction pour laquelle vous souhaitez obtenir de l’aide.
Remarque
Nous vous conseillons de lire le fichier Lisez-moi.txt qui sera proposé à l’installation du
logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y
seront consignées.
12
13
TABLE DES MATIERES
INSTALLATION................................................................................................. 15
1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 15
1.1. Accès au service technique................................................................... 15
1.2. Configuration minimale conseillée ......................................................... 16
1.3. La place disque nécessaire ................................................................... 16
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 17
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 18
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 18
4.1. Version non activée............................................................................... 18
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?............................................. 18
4.3. Comment introduire mon code d’activation ?......................................... 19
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 19
6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 20
PRISE EN MAIN ................................................................................................ 21
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 21
1.1. Accès aux Préférences ......................................................................... 21
1.2. Saisie des Préférences ......................................................................... 21
1.3. Les options............................................................................................ 22
1.4. L’aide dynamique.................................................................................. 22
2. COMMENT UTILISER LES FICHES DE SAISIE ? ......................................... 22
2.1. Créer une fiche...................................................................................... 22
2.2. Modifier une fiche.................................................................................. 23
2.3. Annuler une modification sur une fiche.................................................. 23
2.4. Supprimer une fiche .............................................................................. 23
2.5. Les Notes perso.................................................................................... 23
3. COMMENT SAISIR LES PREVISIONS ? ....................................................... 24
3.1. Accès aux Prévisions ............................................................................ 24
3.2. Généralité sur les Prévisions................................................................. 24
3.3. Spécificités............................................................................................ 25
4. COMMENT CONSULTER LES RESULTATS ?.............................................. 27
4.1. Les tableaux de résultats....................................................................... 28
4.2. Les graphiques et les ratios................................................................... 28
5. COMMENT REPRENDRE UNE ENTREPRISE ?........................................... 29
14
6. COMMENT ACCEDER AU RAPPORT ?........................................................ 29
6.1. Elaboration du rapport........................................................................... 29
7. COMMENT SAUVEGARDER LES DONNEES ?............................................ 30
LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 33
1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 33
2. TYPES DE CONSULTATION DES RESULTATS........................................... 34
3. LES IMPRESSIONS ET LES EXPORTATIONS ............................................. 34
3.1. L’impression et l’exportation des grilles ................................................. 34
3.2. L’impression du rapport......................................................................... 34
3.3. La génération du rapport sous forme de diaporama .............................. 35
4. LES DEMARCHES ADMINISTRATIVES........................................................ 35
4.1. Dossier économique EDEN................................................................... 35
4.2. Formulaire ACCRE................................................................................ 35
INDEX................................................................................................................ 37
NOTES .............................................................................................................. 40
Avant de commencer
15
INSTALLATION
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour
y accéder, munissez vous de votre numéro de licence puis au choix :
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter
vous êtes sur une file d'attente.
0811 65 20 00
(Coût d’un appel local)
Exposez votre problème par e-mail
vwin.support@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00
Le vendredi 8h00 à 18h00
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du
contrat souscrit.
INSTALLATION
16
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est la
suivante :
OS : Windows XP SP2, Windows Vista SP1 32 bit & 64 bit, Windows 7 32 bit & 64 bit
Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
Mémoire : 1 Go
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
Espace disque libre : 2 Go
Imprimante jet d’encre ou laser avec un pilote Windows.
Pour BP PME uniquement : La génération du diaporama nécessite l'utilisation du Pack
Office 2003 ou 2007
Remarque
Windows XP® et Vista® sont des logiciels dont vous devez faire l'acquisition préalablement à
l'utilisation du logiciel.
1.3. La place disque nécessaire
L’installation complète du logiciel nécessite 500 Mo d’espace disque disponible.
L’installation du dossier de démonstration prend environ 10 Mo. Pour installer uniquement
certains composants (par exemple, tous les composants, sauf le dossier de démonstration),
cliquez sur le bouton Installation Personnalisée et cochez uniquement les composants
désirés.
Comment installer mon logiciel ?
17
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et
sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre
représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation
et à l’installation d’EBP Business Plan.
3. Sélectionnez l’installation du logiciel.
4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, cliquez sur le
bouton Suivant pour démarrer la procédure.
5. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire.
L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation.
6. Cliquez sur Oui pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, cliquez
sur Non, l’installation s’arrêtera.
7. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons,
pour une première installation de choisir le bouton Standard.
8. Eventuellement, pour installer uniquement certains composants ou définir des répertoires
particuliers, cliquez sur Personnalisée.
9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\Business Plan.
Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir.
10. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer et relancer l’ordinateur
INSTALLATION
18
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Si à l’installation du produit, vous avez demandé la création d’un icône sur le bureau, vous
pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé
par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Business Plan 2013.
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version non activée
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version non activée. Cela
signifie qu’il est limité dans le temps et que vous ne pouvez pas imprimer ni exporter depuis le
logiciel. Vous disposez de 40 jours d’évaluation pour découvrir toutes les fonctionnalités du
produit.
Remarque
Le logiciel contient un dossier de Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des
fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement d’ouvrir celui-ci afin de
vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier.
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du
logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Vous pouvez obtenir ce code d’activation soit :
En vous connectant sur le site web d'EBP, en passant par le menu Internet + Activation
en ligne (www.ebp.com/enr/). Vous obtiendrez ainsi votre code de activation
instantanément.
En nous envoyant par voie postale le coupon détachable de la carte d'enregistrement,
complété avec soin. Après réception et traitement de votre courrier, EBP vous
communiquera votre code d’activation.
Comment créer mon dossier ?
19
4.3. Comment introduire mon code d’activation ?
Au lancement du logiciel, l’écran d’introduction apparaît. Choisissez l’option Activez votre
logiciel, afin d’ouvrir la fenêtre « Activation ».
Vous avez alors accès à quatre zones :
Raison sociale
Vous devez impérativement saisir la même raison sociale que vous nous avez
communiquée sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points,
majuscules ou minuscules).
Code d’activation
Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué.
Numéro de licence
Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte
du logiciel.
Clé web
Votre clé web vous sera demandée lors de l'accès à l'espace client sur le site
www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés,
de télécharger les dernières mises à jour du logiciel, etc..
Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activer. Si toutefois le bouton n’est pas accessible,
c’est qu’une information n’est pas correcte. Un voyant lumineux vous indiquera où est l’erreur.
Remarque
Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible.
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Pour créer un nouveau dossier, trois possibilités vous sont offertes :
Sélectionnez directement l'option Créer un nouveau projet depuis l'écran d'accueil qui
apparaît au démarrage du logiciel,
Passez par le menu Fichier + Nouveau,
Passez par l'icône Nouveau.
Vous devez ensuite remplir le formulaire qui vous est proposé afin de créer votre
business plan.
Vous avez la possibilité de créer un Business Plan sur 20 ans au maximum (Version Expert).
INSTALLATION
20
Reprise d’éléments antérieurs
Si vous réalisez une reprise de société, vous devez sélectionner les options « Bilan &
éléments associés » et « Compte de résultat » puis les cases à cocher
correspondantes aux exercices que vous souhaitez reprendre (maximum 3 ans).
Vous trouverez un complément d’informations dans l’aide en ligne, accessible par le
bouton situé en bas à droite du formulaire de création.
Remarque
Suivant votre licence, vous avez la possibilité de créer un nombre limité de dossier de
Business Plan (au minimum 10).
6. ECRAN DE TRAVAIL
Les menus
Une aide en ligne interactive
en fonction de la page
affichée.
Grille de saisie des
données.
Navigation dans les différentes catégories.
Arborescence contenant les
données du dossier
Comment initialiser mon dossier ?
21
PRISE EN MAIN
Dans les parties suivantes vous allez découvrir les principales fonctionnalités du produit
notamment comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales prévisions,
comment consulter les résultats et réaliser le dossier final.
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
1.1. Accès aux Préférences
Pour accéder à la saisie des préférences, vous devez cliquer sur le bouton
que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence.
Il est toutefois possible d'accéder aux préférences par l'intermédiaire du menu Affichage +
Préférences.
Cette partie permet de :
Définir les Préférences du dossier,
Etablir le paramétrage des Données de base,
Paramétrer par défaut la création des fiches de prévisions. Cette fonction est
disponible en Version EBP Business Plan Edition PME.
Pour en savoir plus concernant EBP Business Plan Edition PME contactez-nous.
1.2. Saisie des Préférences
Les préférences du dossier
Les préférences du Dossier/Partie « Général » seront saisies directement lors de la création du
dossier. Pour saisir les autres Préférences du dossier, il suffira de se positionner sur celle
souhaitée dans l’arborescence et de saisir les informations souhaitées.
Les données de base
Les différentes informations à saisir dans cette partie permettent de pré-paramétrer les combolistes
des options des prévisions.
Vous trouverez les données de base concernant les taux de TVA, les saisonnalités, les
échéanciers et les profils de personnel (Les profils sont disponibles uniquement en Version
EBP Business Plan Edition PME).
Pour avoir plus de détail sur la saisie, reportez-vous à l’aide en ligne.
Les Préférences de prévisions
PRISE EN MAIN
22
Les différentes informations à saisir dans cette partie, permettent de pré-paramétrer la majorité
des options de saisie des Prévisions elles-mêmes. La création de prévisions devient alors plus
rapide puisqu’il n’y a qu’à intervenir sur les montants.
1.3. Les options
Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options
du menu Outils, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de
fonctionnement de l'ensemble du logiciel.
1.4. L’aide dynamique
Vous disposez d’une aide dynamique que vous pouvez ou non afficher grâce au bouton
.
Afin de naviguer correctement dans cette fenêtre d’aide vous disposez de différents raccourcis.
Des informations complémentaires sont proposées par l’intermédiaire du raccourci « Voir
aussi ».
2. COMMENT UTILISER LES FICHES DE SAISIE ?
2.1. Créer une fiche
Toutes les fiches peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois,
certaines fiches sont déjà proposées telles que les TVA, les Saisonnalités et les Profils de
personnel (La création d’autres profils n’est disponible qu’en Version EBP Business Plan
Edition PME).
Si vous créez votre dossier depuis le squelette « EBP.Standard » existant, vous aurez
également des fiches d’Investissements, de Charges externes et d’Impôts & taxes de
proposées.
Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de fiche que vous souhaitez
créer dans l'arborescence, exemple "Ventes", puis cliquez sur le bouton Nouveau qui se
trouve en bas, à droite de l'écran.
Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton
Valider que vous trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies.
Comment utiliser les fiches de saisie ?
23
2.2. Modifier une fiche
L'accès à la modification d'une fiche peut se réaliser de deux façons :
Soit en se positionnant dans l'arborescence sur le type de fiche (exemple "Ventes"), en
choisissant la fiche dans le tableau récapitulatif et en cliquant sur le bouton Ouvrir en
bas de la page.
Soit en développant l'arborescence dans lequel se trouve la fiche à modifier puis en
double-cliquant sur la fiche souhaitée.
Une fois sur la fiche, il suffit de saisir les informations souhaitées. Toutes les zones
modifiables seront alors visibles par leur fond blanc.
Une fois la modification réalisée, le bouton Valider, que vous trouverez en bas de la fiche,
permettra d'enregistrer les modifications.
2.3. Annuler une modification sur une fiche
Lors de la saisie ou de la modification d'une fiche, il est possible d'annuler le travail effectué.
Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton Annuler qui se trouve en bas de la fiche. Les
modifications apportées seront alors supprimées et la fiche retrouvera son état initial.
2.4. Supprimer une fiche
La suppression d'une fiche se fera par l'intermédiaire de la liste, exemple les "Ventes", ou
directement dans la fiche en question.
Pour supprimer une fiche, il suffit de se positionner sur la ligne concernée dans le tableau
récapitulatif et de cliquer sur le bouton Supprimer qui se trouve en bas de la fenêtre.
Remarque
La création et la suppression d’une fiche peuvent être réalisées à partir du menu contextuel
(clic inverse de la souris) de la barre de navigation de gauche.
Pour plus d’informations, reportez-vous à l’aide en ligne.
2.5. Les Notes perso
Chaque fiche de prévision pourra être accompagnée d’une note. Plusieurs outils sont
disponibles dans cette note :
Un correcteur d’orthographe,
Un outils d’insertion de champs variables,
Une zone permettant de lier des fichiers à la page de note.
Pour avoir plus de détail sur les notes perso, reportez-vous à l’aide en ligne.
PRISE EN MAIN
24
3. COMMENT SAISIR LES PREVISIONS ?
3.1. Accès aux Prévisions
Pour accéder à la saisie des prévisions, vous devez cliquer sur le bouton
que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence.
Il est toutefois possible d'accéder aux prévisions par l'intermédiaire du menu Affichage +
Prévisions.
Cette partie permet de paramétrer les principales fiches du dossier. Vous retrouverez donc les
prévisions suivantes :
Les Investissements (incorporels, corporels et financiers) et les Cessions
d’immobilisations ;
Les Financements (Apports en capital, Comptes courants d’associé, Emprunts,
Crédits bails, Subventions) ;
Les Ventes (Négoce, Produits & services);
Les Achats (Négoce, Produits & services);
Les Charges Externes ;
Le Personnel (Salarié et Gérant non salarié) et les Autres charges de personnel ;
Les Impôts & Taxes (autre que IS et IFA) ;
Les Autres prévisions (Production immobilisé, Autres produits et autres charges,
Charges à répartir, Produits et Charges financières, Dividendes, Produits et
Charges exceptionnelles, Provisions, Produits et Charges constatées d’avance, et
Impôt Société) [Version EBP Business Plan Edition PME] ;
Les Eléments antérieurs (Bilan & éléments antérieurs et Compte de Résultat)
[Version EBP Business Plan Edition PME].
3.2. Généralité sur les Prévisions
Chaque type de prévisions possède une liste récapitulative des différentes fiches créées. Cette
liste synthétise les principales informations pour vous aider dans l’analyse des résultats.
Pour créer une nouvelle fiche de prévision, vous devez vous placer sur le type de prévision
souhaité (exemple : "Ventes"), puis, depuis la liste, cliquez sur le bouton Nouveau qui se
trouve en bas, à droite de l'écran.
Toutes les fiches se décomposent en deux parties : l’entête et le corps. L'entête permet
d'identifier la prévision (Ex : Nom de la prévision) et le corps se compose de trois onglets
nécessaires à la saisie des données.
L’onglet Option permet de paramétrer au mieux la fiche que vous créez. Pour l’ensemble des
combos listes, un choix sera fait par défaut. Toutefois, il vous sera possible d’adapter ces
zones aux différents cas que vous voudrez traiter.
L’onglet Activités permet de ventiler vos prévisions par activité selon un pourcentage que
vous aurez défini. Pour cela vous devez au préalable avoir définit vos différentes activités dans
les Préférences Dossiers + Dossier Permanent.
Comment saisir les prévisions ?
25
Une fois la saisie des options réalisées, il ne vous restera plus qu’à saisir les montants. Ainsi
tous les calculs se feront pour alimenter votre Business Plan.
Sur chaque fiche, ainsi que sur chaque liste, il vous sera possible de saisir des Notes par
l’intermédiaire d’un onglet prévu à cet effet.
3.3. Spécificités
Pour l’ensemble des prévisions le principe reste identique. Une fois la saisie des options
réalisées, il ne vous restera plus qu’à saisir le ou les montants nécessaires aux différents
tableaux de résultats.
3.3.1. Les investissements
Trois types d’investissements sont possibles : Incorporels, Corporels ou Financiers. La
gestion des Cessions d’immobilisations sera possible dans cette partie.
Les amortissements se calculeront automatiquement en fonction des options saisies.
3.3.2. Les financements
On distingue deux grandes catégories de financements. Les financements dont la fiche reste
du type standard avec un onglet Montant et un onglet Options. Puis les fiches qui sont
composées d’un onglet Définition et d’un onglet Echéancier.
Pour les Apports en Capitaux et les Comptes Courants, la saisie des informations reste la
même. Toutefois pour les Emprunts et les Crédits-Bails toutes les informations devront être
saisies dans l’onglet Définition. L’onglet Echéancier permettra de mettre en avant le calcul des
différentes échéances.
La subvention d’exploitation est une aide financière non remboursable accordée le plus
souvent par l'Etat ou une Collectivité locale.
Les subventions d'investissements ont pour objet d'aider l'entreprise à acquérir certains
équipements.
3.3.3. Les ventes
Deux types de ventes sont possibles, le type Marchandises (Produits achetés puis revendus
sans avoir subi de transformation) ou le type Production (Tous les produits issus de la
production ou services réalisés par l’entreprise).
Remarque
A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou
mensuel de vos ventes pour les années supérieures au premier exercice.
3.3.4. Les achats
PRISE EN MAIN
26
Chaque prévision d’achat sera liée à une vente lors de la création de celle-ci. Le montant des
prévisions d’achats sera calculé en fonction d’un Taux de Marge/Marque ou d’un Coefficient
appliqué aux Ventes, par rapport au type de cette vente.
Remarque
A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou
mensuel de vos achats pour les années supérieures au premier exercice.
Pour avoir plus de détail sur les prévisions d’achats, reportez-vous à l’aide en ligne.
3.3.5. Les charges externes & autres achats
Les Charges externes & autres achats, sont toutes les charges qui devront être prises en
compte dans le plan d’affaires mais qui ne sont pas liées directement aux ventes.
On distingue deux types de charges :
les charges Fixes : Elles sont des frais réguliers qu'engendre l'existence de
l'entreprise quel que soit son niveau d'activité.
les charges Variables : Egalement appelées "charges fonctionnelles" elles sont
les charges qu'engendre directement l'activité de l'entreprise.
Remarque
A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou
mensuel de vos charges pour les années supérieures au premier exercice.
3.3.6. Les charges de personnel
Les charges de personnel permettent de mettre en avant l’ensemble des coûts qui sont liés
aux frais de personnel.
On distingue deux types de personnel : les Salariés et les Gérants non salariés.
La fonction Equivalent Temps Plein (ETP) vous permettra de gérer le personnel équivalent
sur un même poste.
Par exemple :
Si vous avez besoin de 2 commerciaux pour votre entreprise, si ceux-ci ont le même profil,
vous n’avez pas besoin de créer 2 fiches. Suite à la création de la fiche pour le 1er commercial,
vous devez indiquer 2 dans la colonne ETP.
3.3.7. Les impôts et taxes
Le principe de création de fiche reste le même que pour les autres prévisions.
Dans l’onglet Montant, vous devez saisir le montant d’impôt que vous estimez devoir payer.
Comment consulter les résultats ?
27
Pour avoir plus de renseignement et un exemple de saisie de la ventilation d’impôt,
reportez-vous à l’aide en ligne.
3.3.8. Les autres prévisions
Les prévisions ci-dessous sont disponibles uniquement en Version EBP Business Plan
Edition PME.
Pour en savoir plus concernant Business Plan Edition PME contactez-nous.
Les Prévisions d’Exploitation
Cette catégorie de prévisions regroupe l’ensemble des prévisions qui sont moins
« courantes » telles que : la Production immobilisée, les Autres produits, les
Charges à répartir et les Autres charges.
Les Prévisions Financières
Cette catégorie de prévisions regroupe l’intégralité des prévisions financières. On
retrouvera donc les prévisions suivantes : les Produits financiers, les Charges
financières et les Dividendes.
Les Prévisions Exceptionnelles
Les prévisions dites « Exceptionnelles » regroupent les Produits exceptionnels
ainsi que les Charges exceptionnelles.
Les Prévisions Diverses
Cette catégorie regroupe le reste des prévisions nécessaires pour établir les
tableaux de résultats. On retrouve donc les Provisions, les Produits constatés
d’avance et les Charges constatées d’avance.
L’Impôt Société
Le récapitulatif proposé, a pour objectifs de fournir une liste précise des montants
d'IS à payer. De plus, il met en avant l’IFA et les éventuels remboursements de
crédit d'impôt.
4. COMMENT CONSULTER LES RESULTATS ?
Pour consulter les résultats du Business Plan, vous devez cliquer sur le bouton
que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence.
PRISE EN MAIN
28
Il est toutefois possible d'accéder aux résultats par l'intermédiaire du menu Affichage +
Résultats.
Cette partie vous permet de visualiser tous les chiffres obtenus grâce aux différentes saisies
effectuées pour l’élaboration du Business Plan. Vous retrouverez donc une liste de tableaux,
des graphiques et des ratios.
4.1. Les tableaux de résultats
Les tableaux de résultats disponibles sont :
Le compte de résultat,
Le tableau de trésorerie,
Le seuil de rentabilité,
Le bilan,
Les tableaux concernant le fonds de roulement (EBP Business Plan Edition PME
et EBP Business Plan Expert),
Les tableaux de financements (EBP Business Plan Edition PME et EBP
Business Plan Expert),
Les récapitulatifs de TVA : ils permettent d’expliquer, exactement, comment la TVA
due ou le crédit de TVA sont calculés.
Les autres récapitulatifs (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan
Expert).
Pour avoir plus de détail sur le contenu des tableaux, reportez-vous à l’aide en ligne.
Vous retrouverez ces différents résultats dans le Rapport (Partie Rapport située en bas à
gauche dans la barre de navigation).
4.2. Les graphiques et les ratios
EBP Business Plan propose l'analyse de l'ensemble des résultats sous forme de graphiques
ou ratios. Ils sont une interprétation des tableaux précédents.
Chaque graphique ou ratio est défini par son nom.
L'onglet Définition permet de voir les paramètres qui constituent :
le graphique : Eléments, Couleur du graphique, Plafond ;
le ratio : le Numérateur, le Dénominateur, l’Unité (pourcentage, jour, montant) et la
description du ratio.
Dans la version EBP Business Plan Expert, vous pourrez créer vos propres graphiques et
vos propres ratios.
Un onglet Notes vous permettra de saisir des annotations sur le graphique ou ratio.
Tous les graphiques et ratios sont imprimables ou exportables.
Pour avoir plus de détail sur les graphiques et ratios disponibles, et sur la création de
ceux-ci, reportez-vous à l’aide en ligne.
Comment reprendre une entreprise ?
29
5. COMMENT REPRENDRE UNE ENTREPRISE ?
Il vous est possible d'inclure les données de la reprise dans le Bilan et le Compte de résultat
pour, au maximum, 3 années. Pour cela, vous devez paramétrer les préférences en
conséquence.
Seul les valeurs saisies dans le Bilan antérieur auront un impact sur les résultats prévisionnels.
Le Compte de résultat antérieur est lui facultatif.
La saisie du bilan antérieur ayant un impact sur différents calcul, et notamment sur la trésorerie
prévisionnelle, les fiches, suivantes :
les stocks,
les encaissements et les décaissements,
la TVA,
les amortissements,
les comptes courants d’associés,
les emprunts,
les crédits-bails,
l’impôt sur les sociétés.
Pour reprendre une entreprise, deux possibilités s’offrent à vous :
1. Saisir directement les valeurs dans le Bilan et le Compte de résultat antérieur,
2. Importer la balance EBP pour alimenter le Bilan et le Compte de résultat antérieur.
Pour avoir plus de détail sur l’import de la balance, reportez-vous à l’aide en ligne.
6. COMMENT ACCEDER AU RAPPORT ?
Pour accéder à la rédaction et à l'impression du rapport, vous devez cliquer sur le bouton
que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois
possible d'accéder au dossier par l'intermédiaire du menu Affichage + Rapports.
Cette partie vous permet d'argumenter puis d'imprimer le rapport que vous remettrez à vos
financiers.
6.1. Elaboration du rapport
EBP Business Plan vous propose la structure complète du dossier présentant votre projet.
Cette structure étant non modifiable, vous avez la possibilité de ne pas imprimer l'intégralité
des parties ou des pages.
PRISE EN MAIN
30
Remarque
Dans la barre de navigation de droite, vous disposez d’une case à cocher permettant d’inclure
ou non la page sélectionnée lors de l’impression du rapport.
Depuis la version EBP Business Plan Edition PME, 4 structures de rapports plus ou moins
détaillées sont proposées.
Pour la version EBP Business Plan Expert, il est possible de créer vos propres rapports.
Celui-ci contiendra seulement les pages que vous y ajouterez.
Pour avoir plus de détail sur la création de rapport, reportez-vous à l’aide en ligne.
Afin de constituer un dossier percutant, l'impression proposée par EBP Business Plan sera
alimentée par certaines données saisies dans les prévisions ainsi que par les résultats qui en
découlent.
Remarque
Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces données par l'intermédiaire de l'onglet
Commentaires.
Trois types de données sont repris, vous pouvez les reconnaître grâce à l’icône associé :
Les tableaux sont indiqués par l'icône ,
Les graphiques sont indiqués par l'icône ,
Les ratios sont indiqués par l'icône .
Remarque
Vous pourrez agrémenter chacune des pages récupérée de votre prévisionnel par un texte
aussi bien avant, qu’après la donnée.
7. COMMENT SAUVEGARDER LES DONNEES ?
Afin de récupérer l’ensemble des modifications réalisées dans l’application, vous devez
Enregistrer le fichier de travail.
Pour ce faire, vous disposez d’un icône Enregistrer ou vous pouvez passer directement par le
menu Fichier + Enregistrer.
Comment sauvegarder les donnees ?
31
Remarque
Dans les options du dossier (menu Outils + Options + Sauvegarde), vous disposez d’un
outils permettant de programmer des sauvegardes automatiques régulières.
Pour plus d’informations sur la sauvegarde des données, reportez-vous à l’aide en ligne.
32
Le tableau de bord
33
LES FONCTIONS AVANCEES
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP
Business Plan.
1. LE TABLEAU DE BORD
Le Tableau de Bord permet d'obtenir une synthèse de votre Business Plan.
Remarque
Les données affichées sont mises à jour en temps réel, au moment des saisies.
Vous pouvez visualiser les informations suivantes :
La liste des principales prévisions saisies : une coche vous permet de visualiser si
des prévisions de type Ventes, Achats, Charges ou Personnels ont été saisies ;
La liste des dates importantes du dossier : Cette liste permet de donner des
informations sur la date de création du dossier, la date du dernier enregistrement
du fichier ainsi que la date de dernière impression du dossier final ;
La liste des différentes alertes et anomalies rencontrées : Cette zone permet de
récapituler les différentes incohérences rencontrées dans le Business Plan créé ;
La rentabilité du dossier : Ce tableau est la version synthétique du seuil de
rentabilité. Il vous permet de visualiser si votre projet est rentable et à quel
moment ;
Une présentation des données importantes sous forme de graphique : Ce
graphique vous indique l'évolution du chiffre d'affaires, du coût total des charges et
du résultat net sur les différentes périodes de votre Business Plan.
Pour avoir plus de détail sur le tableau de bord, reportez-vous à l’aide en ligne.
LES FONCTIONS AVANCEES
34
2. TYPES DE CONSULTATION DES RESULTATS
La consultation des résultats est possible sous différentes formes. En fonction des paramètres,
il est possible de visualiser certains résultats mensuellement, cumulée ou annuellement.
Pour les consultations mensuelles et cumulées, des boutons pour les différents exercices sont
disponibles.
Si vous réalisez une reprise d’éléments antérieurs, suivant le nombre d'années de reprise,
vous disposerez des éléments de visualisation : Aucun, N-1, N-2, N-3.
En fonction des filtres sélectionnés, plusieurs niveaux d’affichage des données sont possibles.
Vous pourrez affiche différents niveau de Détail (Totaux, Rubriques, Sous-rubriques et
Prévisions), pour des lignes Non valorisées et pour différents parties.
Vous pouvez également consulter votre compte de résultat par activité. Pour cela vous devez
au préalable avoir créer vos différentes activités dans les préférences dossiers et ventiler vos
prévisions dans l’onglet Activités.
Pour avoir plus de détail sur la consultation des résultats, reportez-vous à l’aide en ligne.
3. LES IMPRESSIONS ET LES EXPORTATIONS
3.1. L’impression et l’exportation des grilles
Tous les tableaux disponibles dans le logiciel EBP Business Plan, dans les Prévisions
comme dans les Résultats, peuvent être imprimés ou exportés.
Pour imprimer, il suffit de vous placer dans le tableau souhaité, puis d'actionner l’icône
Imprimer ou de passer par le menu Fichier + Imprimer.
Pour exporter les données, il vous suffit d'actionner le bouton Exporter ou de passer par le
menu Fichier + Exporter.
3.2. L’impression du rapport
EBP Business Plan vous propose une ou plusieurs (EBP Business Plan Edition PME)
structures complètes du rapport présentant votre projet. Ces structures étant non modifiables,
vous avez la possibilité de ne pas imprimer l'intégralité des parties grâce à la coche Inclus que
vous trouverez à gauche de l’écran.
Afin de constituer un dossier percutant, l'impression proposée par EBP Business Plan sera
alimentée par certaines données saisies dans les prévisions ainsi que par les résultats qui en
découlent.
Les démarches administratives
35
Remarque
Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces données par l’intermédiaire de l’onglet
Commentaires.
3.3. La génération du rapport sous forme de diaporama
EBP Business Plan vous propose de générer un fichier à extension ppt permettant de
présenter les rapport sous forme de diaporama (à partir d’EBP Business Plan Edition PME).
Vous accéderez à cette fonctionnalité par le menu Outils + Générer un diaporama ou par le
bouton portant le même nom.
Remarque
Le fichier généré pourra être modifié grâce au logiciel PowerPoint de Microsoft. Seule les
versions 2003 et 2007 du Pack Office de Microsoft sont compatibles.
Pour avoir plus de détail sur la génération du diaporama, reportez-vous à l’aide en ligne.
4. LES DEMARCHES ADMINISTRATIVES
4.1. Dossier économique EDEN
Si vous remplissez les conditions pour bénéficier de l'aide EDEN, EBP Business Plan Edition
PME vous permet de générer le formulaire nécessaire à l'obtention de cette aide.
Une fois votre business plan élaboré, certaines informations seront reprises pour
composer le formulaire EDEN. Cependant, quelques précisions sur les saisies réalisées vous
seront demandées.
Pour avoir plus de détail sur l’élaboration du dossier économique EDEN, reportez-vous à
l’aide en ligne.
4.2. Formulaire ACCRE
Si vous remplissez les conditions pour bénéficier de l'aide ACCRE, EBP Business Plan
Edition PME vous propose le formulaire à remplir pour obtenir l’aide ACCRE.
Pour avoir plus de détail sur le formulaire ACCRE, reportez-vous à l’aide en ligne.
36
Index
37
INDEX
A
Accès au service technique....................................................................................9
ACCRE ................................................................................................................28
Achats..................................................................................................................19
Aide dynamique ...................................................................................................16
Aide sur Business Plan ..........................................................................................6
B
Balance................................................................................................................23
C
Charges ...............................................................................................................20
Créer le dossier....................................................................................................13
D
Débridage ............................................................................................................12
Débrider le logiciel................................................................................................13
Dossier final
Généralités.......................................................................................................23
Impression .......................................................................................................27
E
Ecran de travail ....................................................................................................14
Elements antérieurs .............................................................................................14
Exportation des grilles ..........................................................................................27
F
Fiches
Annulation........................................................................................................17
Création ...........................................................................................................16
Modification......................................................................................................17
Suppression .....................................................................................................17
Financements.......................................................................................................19
38
G
Graphiques ..........................................................................................................22
I
Impôt Société .......................................................................................................21
Impôts et taxes.....................................................................................................20
Impressions
Des grilles ........................................................................................................27
Dossier.............................................................................................................27
Exportations .....................................................................................................27
Installation............................................................................................................11
L
Lancer le logiciel ..................................................................................................12
O
Options ................................................................................................................16
P
Personnels ...........................................................................................................20
Place disque nécessaire.......................................................................................10
Préférences
Accéder............................................................................................................15
de Prévisions....................................................................................................15
Données de base .............................................................................................15
du Dossier........................................................................................................15
Saisir................................................................................................................15
Prévisions
Accéder............................................................................................................18
Achats..............................................................................................................19
Charges ...........................................................................................................20
Financements...................................................................................................19
Généralités.......................................................................................................18
Impôt société....................................................................................................21
Impôts et taxes.................................................................................................20
Personnels .......................................................................................................20
Subventions d'exploitation................................................................................19
Subventions d'investissements.........................................................................19
Ventes..............................................................................................................19
R
Ratios...................................................................................................................22
Reprise de societe................................................................................................23
Index
39
Reprise de société................................................................................................14
Résultats
Consultation .....................................................................................................21
Exportation.......................................................................................................27
Graphiques ......................................................................................................22
Impression .......................................................................................................27
Ratios...............................................................................................................22
Tableaux ..........................................................................................................22
Types de consultation ......................................................................................27
S
Sauvegarde des données.....................................................................................24
Subventions d'exploitation....................................................................................19
Subventions d'investissements.............................................................................19
T
Tableau de bord...................................................................................................26
TVA......................................................................................................................22
V
Ventes..................................................................................................................19
Version bridée......................................................................................................12
40
NOTES
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telephone: +44 (0)1189 657 850
Essential Guide for Business Plan Creation
Basic 12 step guide for executing a successful Business Plan
EBP Business Plan Designer
Written by Matthew Parfitt
EBP International Sales Executive
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The Essential Guide for Business Plan
Creation was written by EBP, the leader in
providing small and medium sized business
software solutions in Europe.
EBP Business Plan Designer is software
available in 5 languages.
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Introduction
This book is intended to be a quick guide to help
you design a business plan for you company.
The sections in this guide are the essential aspects
of any business plan and are also the main points
that a potential investor or bank will look for when
considering investing in your project.
It is best not to make the document more than 25
pages long, but anywhere between 20 and 50 pages
is acceptable, so long as the content is relevant.
As well as the basic information we have also
included a number of tips in each chapter that
should help you to complete each section
appropriately.
Finally, do not forget that the business plan is the
most important document you will create for your
company.
web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com
telephone: +44 (0)1189 657 850
Contents
1. Objectives
2. Executive review
3. Market analysis
4. Demand analysis
5. Environmental analysis
6. Company analysis
7. Analysis of the competition
8. Marketing strategy
9. Success factors
10. Economic analysis
11. Finance
12. Conclusion
web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com
telephone: +44 (0)1189 657 850
1. OBJECTIVES
This section explains why you are creating this
business plan and what it is, in brief, that you intend
to do.
It could be for different reasons: To look for
investors for a new project, to launch a new line of
products, to market the company, or to create a
new business unit.
TIPS
• Do not elaborate at all, get to the point and
be brief, each sentence is important. If a
sentence does not hold important
information, delete it.
web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com
telephone: +44 (0)1189 657 850
2. EXEUCTIVE SUMMARY
Here you will give a review of the whole plan, you
will define the market, the product or service, your
competitive advantage over the competition, the
investment required and the predicted results over a
given period of time.
This section is very important if you require
investment to execute the plan. It allows both your
executives and any potential external investors to
understand the entire plan in a few paragraphs;
more importantly it also permits the executive or
investor to quickly see if the project demands more
attention without having to read the entire plan.
The summary should be simple and well written
with only the essential information included. It
should be clear to the reader in the proposal what
the possibilities of success are.
TIPS
• Write with a positive and authoritative tone,
do not use if's, do not write ‘we could’, write
‘we will’.
• The reader should have a clear idea of your
business plan just by reading this page.
web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com
telephone: +44 (0)1189 657 850
3. MARKET ANALYSIS
In this chapter you will define:
3.1The market
3.2Geographical area
3.3Consumer behavior
3.4Market segmentation
3.1 The market is the people or organizations
that will participate in the buying and selling
processes of the products or services or use these
products or services.
3.2 The geographical area refers to a type or
range of products in a defined geographical zone,
for example, the automobile market in the USA or
the cosmetic market in the UK.
3.3 Once you have defined the market and the
geographical area you need to summarize the needs
and behaviors of the consumers. Who are they?
Why do they need the product or service?
3.4 Different groups of customers will have
different requirements. The market for any product
can be split into individual segments, where each
segment describes customers with similar
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requirements, tastes, characteristics, interests, or
lifestyles. Segmentation indicates gaps in the
market and highlights requirements of different
types of users, enabling products to be positioned to
meet those needs.
TIPS
• If you do not know your market, you can not
create a viable plan, so do your homework.
• Think about the behaviors and habits of each
of the segments.
• Identify consumer needs that the competition
does not cater for, and make sure that these
are highlighted clearly in the customer
requirements.
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4. DEMAND ANALYSIS
In this section you are going to make a numerical
evaluation of the market and the segments of the
market that you have defined in the following areas:
4.1 Potential demand
4.2 Actual demand
4.3 Future demand
4.4 Evolution of demand
4.1 The potential demand is the maximum the
consumers could buy in a determined period of
time.
4.2 Actual demand is the demand for the product
or service this year or the previous year if the data
is not available. It is possible to obtain sales data
on a national or regional level from many different
sources. If there is no data available you need to
make estimates using other methods.
4.3 To establish future demand, estimate the
increase in demand for the next year as a
percentage of actual demand. For example the
market for video games will go up by 10% in the
next year. You can also make estimate for the
medium and long term, 3-5 years would give you
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information to provide for and create future
strategies.
4.4 To see the potential evolution of demand
make a graph of historical sales in your sector, using
this you can see the market trends and define the
phases of the product life cycle.
Using the actual, potential and future demand
figures and applying them to the market segments
previously identified by geographical region,
objectives can be created as detailed later.
TIPS
• Do not commit the error of being over
optimistic with demand forecasts.
• Define the life cycle of your product or
service, apply this to future demand.
• The launch phase of many products is slow;
sometimes it is better to enter a market after
others when the demand has already been
created.
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5. ENVIRONMENTAL ANALYSIS
There are a number of environmental factors that
can influence the behaviors of the market place
affecting the consumers or the competition just as
much as you.
To introduce the variables you consider important
you can see how they will influence the decisions
you have to make or the decisions the consumers
make.
Environmental conditions to consider:
• Economic • Cultural
• Social • Technical
• Legal • Demographic
• Political • Religious
TIPS
• Think about unemployment, average income,
interest rate changes and technological
advances in your field.
• Analyze the socio-cultural changes in society.
• Compile relevant information using
newspapers, magazines, TV and the internet.
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6. COMPANY ANALYSIS
This section is like a brief presentation of your
company and its capabilities. The history,
philosophy, installations, personnel and the financial
situation and resources.
The main points to be highlighted are:
• Management team • Company history
• Technical capability • Products
• Strengths and
weaknesses
• Strategic
objectives
• Infrastructure,
offices, transport
Include some information on the capabilities of the
company, how it is expected to work and the
volumes it can handle.
TIPS
• Be optimistic but realistic.
• Emphasize the major strengths.
• Highlight the management team
remembering that the potential investors are
trusting them just as much as you with their
investment.
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7. ANALYSIS OF THE COMPETITION
Describe your competitors, their history, their
resources, their products and services and how they
operate in the competitive market place.
In the same way as you have analyzed your
company do the same for the competition, what are
their capabilities, how do they operate and what
volumes can they handle.
TIPS
• It is very important that you understand your
competitors in order to attack their market
place, to defend against their moves to
increase their share of the market or even to
avoid them all together if appropriate.
• Do not be worried about including
information on the competition; there is room
in the market place for everyone.
• Include the differences between your
business and the competition.
• Be thorough.
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8. MARKETING STRATEGY
Once you have established the market, the
competition and the factors that affect it you need
to detail the strategy of how you will enter the
market place.
The four principle strategies are:
• Penetrate in new markets
• To increase your share of the existing market
• To entrench yourself in the market
• To withdraw from the market place
Possible strategic objectives:
• Sales objectives
• Number of clients won
• Profit or margin objectives
• Share of the market
• Penetrate into new areas
• Penetrate into new market segments
• Positioning objectives
• Launching new products
• Withdrawing products from the market place
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Now the objectives of the business are identified
you need to look at the marketing mix, these are
the four elements that are at the heart of
marketing: product, price, distribution, and
promotion.
1. Product
There are three types of product decisions that can
be made:
• Create a new product
• Modify a current product
• Withdraw a product
These decisions need to based on gaps in the
current market, gaps in other markets and short
fallings of the competition.
2. Price
The most common pricing objectives are as follows:
• To obtain profit on the capital invested
• To obtain profit on sales
• To gain a share of the market
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There are basically three price strategies:
• Pricing low for penetration
• Price to match the competition
• High pricing
These pricing strategies can be applied:
• Generically across all products
• With each line of products having a different
pricing structure
• With each product priced independently
• By geographical area
3. Distribution
Distribution is the movement of merchandise from
the place of production to the end consumer and all
the processes in between.
All products that you sell can be sold in the same
way or can be split by product or line of products,
different market segments may be better served in
different ways or different geographical regions may
be better covered through different channels.
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The distribution channel allows the business access
to a market, to transport and sell products to the
consumer; there are two routs to reach the
customer:
• Direct sales. From manufacturer direct to the
end consumer.
• Via resellers. Through agents, wholesale or
retail.
Direct sales
Direct sales can be executed via the telephone,
through your web page, via sales people visiting
customers, by mail or through your high-street
outlet or office.
Agents
Agents organize distribution to the end consumer
through wholesale and retail. They will normally
offer further services to aid this process including:
• Transport
• Sales promotion
• A sales team
• Accounts facilities
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• Giving credit to clients
• Giving advise on the sector
Distributors
Distributors are companies that are authorized to
distribute products in a determined graphical area.
They will then sell direct to large clients or use
wholesale or retail as appropriate.
Wholesale
They buy the product and sell it onto other
wholesalers or direct to retailers.
Retail
Retail sell the product direct to the end consumer.
They can acquire the product via any or through all
of the above channels depending on their activity,
their location or product type. Retail takes two
forms, independent stores that have one or a few
outlets and retail multiples which may have many
outlets over a large geographical area.
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Franchises
Franchising is the process of a set formula being
applied by the franchisee that has been set up,
tried, tested and proven by the franchisor. The
franchisee is responsible for following the set plan
and the franchisor is responsible for supporting the
franchisee, providing operational advice and often
advertising or promotional material. The franchisee
has to pay the franchisor regular royalties or a
management fee from the operation and there is
often an initial buy in fee.
4. Promotion
There are four basic forms of promotion
• Personal sales
• Sales promotion
• Advertising
• Public relations
TIPS
• Be direct. Define the essential characteristics
of your products and how they satisfy the
needs of the market.
• Do not be excessively technical.
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• It is very important to define the distribution
strategy. Many products have failed because
they have not organized distribution correctly
or not supplied the necessary resources.
• Be realistic with the promotional budget,
remembering that the products or services
are as yet unknown in the market place.
• Be very careful when deciding on pricing
strategy and all its variants.
• This section is right at the heart of the
business plan along with the figures, so be
thorough.
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9. SUCCESS FACTORS
This section is very important as it provides a
summary explaining why the plan will succeed. You
could have a good marketing plan, an excellent
management team, sufficient capital and a strong
product, but what makes all the things you have to
offer different. You need a unique selling point or
points for your plan. What do you have that will
make it succeed?
These factors could be very different, for example:
• Strong initial advertising
• The ability to offer low prices
• Quality of service
• A product or products with their own unique
selling points
• Pre-agreed channels and volumes
• Capacity to innovate or modify products
quickly
• Exclusive distribution channels
All businesses, from fruit shops to car
manufacturers, cafes to banks have their own
success factors and in many cases there is only one
factor that creates this success.
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For a hairdresser it could be the quality and price, or
just the quality; for easyJet it is the price; for Rolls
Royce the quality and status; for a builder a
specialist area of expertise. The secret is to identify
these points and then to highlight them.
TIPS
• Write only the important points.
• Get to the point and be brief, each sentence
is important. If a sentence does not hold
important information, delete it.
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10. FINANCIAL ANALYSIS
This should include the following information:
10.1 Profit and Loss statement for previous
X years
10.2 Balance Sheet for previous X years
10.3 Fixed and variable cost projections
10.4 Sales projections for the next 3-5 years
10.5 Projected Cash Flow analysis for the
next 3-5 years
10.6 Projected Profit and Loss statements
for the next 3-5 years
10.7 Projected Balance Sheets for the next
3-5 years
10.1 If you have been trading previously, company
history is imperative when projecting future success.
The Profit and Loss accounts give a picture of a
company’s trading performance over a period of
time in terms of income, sales and expenditure.
10.2 As with the Balance Sheet a historical
perspective will provide a sound basis for future
projections. A Balance Sheet is a snapshot of a
company’s assets (what is owned) and liabilities
(what is owed).
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Total assets should always equal total liabilities,
hence the ‘balance’. For example the money value
of what you invest in the business (an asset) is
owed to you by the business (a liability).
10.3 Establishing the fixed cost and the variable
costs, when put together with the sales figures will
establish the break even point of the business, the
point at which the business start to make a profit.
10.4 Using historical information, your knowledge
of the market place and your product or service, you
will be able to project future sales.
10.5 A Cash Flow statement, usually constructed
over the course of a year, compares your cash
position at the end of the year to the position at the
start, and the constant flow of money into and out
of the business over the course of that year.
A Cash Flow statement deals only with the money
circulating in the business. Projecting Cash Flow for
a 3-5 year period will provide a useful tool in
establishing whether your business is eating up cash
or generating cash.
10.6 Using the projected sales and expenditures
you will be able to put together a projected Profit
and Loss statement.
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10.7 Projecting a Balance Sheet allows you to see
the funds that will be required as the business
matures.
TIPS
• Make sure all graphs and charts are clear and
well laid out.
• Prepare all information by year for a period of
3 to 5 years.
• Display at least the first year of Cash Flow
information by month.
• Use accounting terms where appropriate, and
always be clear when expressing a point.
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PROFIT AND LOSS STATEMENT
Turnover £600,000
Less Costs of goods sold
Opening stock/work in progress £60,000
Raw materials £100,000
Employee wages £200,000
Totals £360,000
Less closing stock £40,000
£320,000
Gross Profit £280,000
Less indirect costs
eg Rent £10,000
eg Rates £8,000
eg Depreciation £5,000
Totals £23,000
Operating Profit £257,000
BALANCE SHEET
Assets
Fixed assets
Property, plant and equipment £1,430,000.00
Available-for-sales investments £43,000.00
Long-term loans receivable £75,000.00
£1,548,000.00
Current assets
Inventories £40,000.00
Prepaid expenses and accrued income £7,500.00
Short-term loans receivable £8,900.00
Available for sales investments, cash equivalents £15,400.00
Bank and cash £64,500.00
£136,300.00
Total assets £1,684,300.00
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11. FINANCE
Here you need to lay out the capital you require to
start the business. Don’t just think about what you
need in the start up phase, but also think about any
further investment needed at a later date, which if
requested at the time when required will be seen as
a failure to plan properly or a failure to execute your
plan effectively.
These are the basic ways of obtaining the finance
you will require:
• Business associates
• External investors
• Finance companies
• Public grants
TIPS
• Be brief and to the point, the financial
information already supplied will support this
section.
• Do not elaborate at all, get to the point and
be brief, each sentence is important. If a
sentence does not hold important
information, delete it.
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12. CONCLUSION
Congratulations, you have completed your business
plan.
Conclude by highlighting the main items that point
to success of your plan and why your organization is
in a position to execute it.
Finally add any appendices that are relevant and will
support the plan.
TIPS
• Be brief.
• This is the best section to transmit your
optimism without exaggerating.
EBP Gestion Commerciale Open
Line PRO 2010
iii
Table des matières
Félicitations ! ........................................................................................................................................1
Convention d'utilisation d'EBP .................................................................................................................3
Préambule .........................................................................................................................................3
Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) .....................................................3
Étendue des obligations de support d’EBP ..............................................................................................3
Assistance de proximité sur le site ........................................................................................................3
Sauvegarde des données .....................................................................................................................3
Limitation de garantie .........................................................................................................................3
Limitations de responsabilité ................................................................................................................4
Dispositions finales .............................................................................................................................4
Présentation de l'aide.............................................................................................................................5
L'arborescence ...................................................................................................................................5
Les pages ..........................................................................................................................................5
MISE EN ROUTE ....................................................................................................................................7
Configuration minimale requise ...............................................................................................................7
Installation ...........................................................................................................................................8
Le dossier de démonstration ...................................................................................................................9
Activation du logiciel ............................................................................................................................10
Comment obtenir le code d'activation ? ...............................................................................................10
Introduction du code d'activation manuellement ...................................................................................10
INFORMATIONS GÉNÉRALES.................................................................................................................11
Interface ............................................................................................................................................11
Présentation du volet de navigation .......................................................................................................12
Détail des menus et fonctions associées ..............................................................................................12
Les Actions .........................................................................................................................................13
LES MASQUES DE SAISIE ..................................................................................................................14
Les champs de saisie ...........................................................................................................................14
Liste déroulante...................................................................................................................................15
Ouverture de la liste..........................................................................................................................15
Sélection des données .......................................................................................................................15
Fonctions de la liste ..........................................................................................................................15
La barre d'outils des textes enrichis .......................................................................................................16
Barres d'outils du corps des documents ..................................................................................................17
FENÊTRE PRINCIPALES DE NAVIGATION..............................................................................................19
La fenêtre principale de navigation ........................................................................................................19
Menu contextuel des colonnes...............................................................................................................20
Export à partir de la fenêtre principale de navigation................................................................................21
Les filtres ...........................................................................................................................................22
Filtre automatique.............................................................................................................................22
Effacer le filtre..................................................................................................................................22
Les vues.............................................................................................................................................23
GESTION D'UNE FICHE......................................................................................................................24
Gestion d'une fiche ..............................................................................................................................24
Création d'une fiche ..........................................................................................................................24
Sauvegarde d'une fiche .....................................................................................................................24
Autres .............................................................................................................................................24
Gestion des données .........................................................................................................................24
Navigation .......................................................................................................................................24
Aide ................................................................................................................................................25
Notes .................................................................................................................................................26
GUIDE................................................................................................................................................27
COMMENT COMMENCER ? ..................................................................................................................27
Interface ............................................................................................................................................27
Comment commencer ?........................................................................................................................28
Options à remplir dès maintenant..........................................................................................................29
Les données de base............................................................................................................................30
Comment créer les données principales ? ...............................................................................................31
Création d'un article..........................................................................................................................31
Création d'un Client / Prospect ...........................................................................................................31
Tout est prêt !.....................................................................................................................................32
COMMENT GÉRER UN DEVIS ?............................................................................................................33
Comment créer un devis ? ....................................................................................................................33
Comment accepter un devis ? ...............................................................................................................34
Transférer un document .......................................................................................................................35
Préparation du transfert.....................................................................................................................35
Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................35
Conséquences du transfert.................................................................................................................35
Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................36
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
iv
Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................36
Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................36
Regrouper les documents .....................................................................................................................37
Préparation au regroupement de documents ........................................................................................37
Depuis la liste des documents..........................................................................................................37
Depuis la barre de navigation ..........................................................................................................37
Fenêtre de regroupement ..................................................................................................................37
1ère étape : Bienvenue...................................................................................................................37
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper............................................................37
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper...............................................................................38
4ème étape : Choix du document à générer ......................................................................................38
Lancement du regroupement...........................................................................................................39
Conséquences du regroupement.........................................................................................................39
Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................39
Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................39
Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................39
Comment imprimer un document ? ........................................................................................................40
Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................41
Comment relancer un devis ?................................................................................................................42
Transfert d'un prospect en client............................................................................................................43
Transfert depuis la fenêtre principale de navigation...............................................................................43
Transfert depuis la fiche ....................................................................................................................43
Transfert d'un document....................................................................................................................43
COMMENT GERER UNE COMMANDE ? ..................................................................................................44
Comment créer une commande ? ..........................................................................................................44
Comment livrer une commande ? ..........................................................................................................45
Comment solder une commande ? .........................................................................................................46
Comment imprimer un document ? ........................................................................................................47
Comment saisir un acompte client ou fournisseur ?..................................................................................48
Saisir un acompte sur un devis ...........................................................................................................48
Saisir une facture d'acompte ..............................................................................................................48
Rattacher une facture d'acompte à une commande, un bon de livraison ou une facture .............................48
COMMENT GERER UN BON DE LIVRAISON OU RETOUR ? .......................................................................49
Comment créer un bon de livraison ? .....................................................................................................49
Comment créer un bon de retour ? ........................................................................................................50
Transférer un document .......................................................................................................................51
Préparation du transfert.....................................................................................................................51
Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................51
Conséquences du transfert.................................................................................................................51
Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................52
Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................52
Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................52
Regrouper les documents .....................................................................................................................53
Préparation au regroupement de documents ........................................................................................53
Depuis la liste des documents..........................................................................................................53
Depuis la barre de navigation ..........................................................................................................53
Fenêtre de regroupement ..................................................................................................................53
1ère étape : Bienvenue...................................................................................................................53
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper............................................................53
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper...............................................................................54
4ème étape : Choix du document à générer ......................................................................................54
Lancement du regroupement...........................................................................................................54
Conséquences du regroupement.........................................................................................................55
Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................55
Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................55
Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................55
Comment imprimer un document ? ........................................................................................................56
COMMENT GÉRER UNE FACTURE ? ......................................................................................................57
Comment créer une facture ?................................................................................................................57
Transférer un document .......................................................................................................................58
Préparation du transfert.....................................................................................................................58
Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................58
Conséquences du transfert.................................................................................................................58
Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................59
Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................59
Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................59
Comment imprimer un document ? ........................................................................................................60
Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................61
COMMENT GÉRER UN AVOIR ?............................................................................................................62
Comment créer un avoir ? ....................................................................................................................62
Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................63
Comment imprimer un document ? ........................................................................................................64
Table des matières
v
Historique de la ligne ...........................................................................................................................65
Présentation de l'historique ................................................................................................................65
Fonctionnement de l'historique ...........................................................................................................65
Exemples.........................................................................................................................................66
Historique du document .......................................................................................................................67
Présentation de l'historique ................................................................................................................67
Fonctionnement de l'historique ...........................................................................................................67
Exemples.........................................................................................................................................67
Comment gérer l'éco contribution ?........................................................................................................69
Création du barème ..........................................................................................................................69
Utilisation du barème éco-contribution.................................................................................................69
Historique Clients/Articles.....................................................................................................................70
Historique par documents ..................................................................................................................70
Filtres...........................................................................................................................................70
Lignes de document .......................................................................................................................70
Historique par Articles .......................................................................................................................70
Filtres...........................................................................................................................................71
Lignes articles ...............................................................................................................................71
Comment saisir un règlement client ou fournisseur ?................................................................................72
Comment consulter l'échéancier et relancer les clients/fournisseurs ?.........................................................73
Consultation de l'échéancier ...............................................................................................................73
Relances clients ................................................................................................................................73
Comment gérer le stock d'un article ? ....................................................................................................74
Comment visualiser le stock d'un article ?...............................................................................................75
Comment réaliser un publipostage ? ......................................................................................................76
Comment gérer les champs personnalisés ? ............................................................................................77
Le Transfert Comptable ........................................................................................................................78
Comment sauvegarder ?.......................................................................................................................79
Comment restaurer ? ...........................................................................................................................80
Comment consulter le journal des événements ? .....................................................................................81
MANUEL .............................................................................................................................................83
FICHIER ..........................................................................................................................................83
Nouveau dossier..................................................................................................................................83
Créer un nouveau raccourci ..................................................................................................................84
Ouvrir un dossier.................................................................................................................................85
Fermer un dossier................................................................................................................................86
Quitter l'application..............................................................................................................................87
VENTES ...........................................................................................................................................88
Ventes - Démarrer une tâche ................................................................................................................88
DOCUMENTS DE VENTE ..................................................................................................................89
Documents de vente - Fenêtre principale de navigation............................................................................89
Actions spécifiques............................................................................................................................90
Devis .................................................................................................................................................91
L'entête ........................................................................................................................................91
Le corps........................................................................................................................................91
Le pied .........................................................................................................................................91
Les autres onglets..........................................................................................................................91
Les actions d'un devis.....................................................................................................................92
Commandes de vente...........................................................................................................................93
L'entête de la commande ................................................................................................................93
Le corps de la commande................................................................................................................93
Le pied de la commande .................................................................................................................93
Les autres onglets..........................................................................................................................93
Les actions d'une commande...........................................................................................................93
Bons de livraison .................................................................................................................................95
L'entête du bon de livraison.............................................................................................................95
Le corps du bon de livraison ............................................................................................................95
Le pied du bon de livraison..............................................................................................................95
Les autres onglets..........................................................................................................................95
Les actions d'un bon de livraison......................................................................................................95
Bons de retour ....................................................................................................................................97
L'entête du bon de retour................................................................................................................97
Le corps du bon de retour ...............................................................................................................97
Le pied du bon de retour.................................................................................................................97
Les autres onglets..........................................................................................................................97
Les actions d'un bon de retour .........................................................................................................97
Factures .............................................................................................................................................99
L'entête de la facture......................................................................................................................99
Le corps de la facture .....................................................................................................................99
Le pied de la facture.......................................................................................................................99
Les autres onglets..........................................................................................................................99
Les actions d'une facture.................................................................................................................99
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
vi
Avoirs .............................................................................................................................................. 101
L'entête de l'avoir ........................................................................................................................ 101
Le corps de l'avoir ........................................................................................................................ 101
Le pied de l'avoir.......................................................................................................................... 101
Les autres onglets........................................................................................................................ 101
Les actions d'un avoir ................................................................................................................... 101
Factures d'acompte............................................................................................................................ 103
L'entête de la facture d'acompte .................................................................................................... 103
Le corps de la facture d'acompte.................................................................................................... 103
Les autres onglets........................................................................................................................ 103
Les actions d'une facture d'acompte ............................................................................................... 103
Avoirs d'acompte............................................................................................................................... 105
L'entête de l'avoir d'acompte ......................................................................................................... 105
Le corps de l'avoir d'acompte ........................................................................................................ 105
Les autres onglets........................................................................................................................ 105
Les actions d'un avoir d'acompte.................................................................................................... 105
TRAITEMENTS... .......................................................................................................................... 107
Dupliquer un document ...................................................................................................................... 107
Préparation à la copie de document................................................................................................... 107
Traitement de la duplication............................................................................................................. 107
Conséquences de la duplication ........................................................................................................ 107
Regrouper les documents ................................................................................................................... 108
Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 108
Depuis la liste des documents........................................................................................................ 108
Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 108
Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 108
1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 108
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 108
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 109
4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 109
Lancement du regroupement......................................................................................................... 110
Conséquences du regroupement....................................................................................................... 110
Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 110
Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 110
Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 110
Supprimer un document..................................................................................................................... 111
Conséquences de la suppression d'un document................................................................................. 111
Transférer un document ..................................................................................................................... 112
Préparation du transfert................................................................................................................... 112
Fenêtre de transfert ........................................................................................................................ 112
Conséquences du transfert............................................................................................................... 112
Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 113
Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 113
Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 113
CLIENTS ..................................................................................................................................... 114
Clients / Prospects - Fenêtre principale de navigation............................................................................. 114
Clients / Prospects ............................................................................................................................. 115
Contacts - Fenêtre principale de navigation........................................................................................... 117
Contacts........................................................................................................................................... 118
Entête ........................................................................................................................................... 118
Contact....................................................................................................................................... 118
Tiers........................................................................................................................................... 118
Onglets.......................................................................................................................................... 119
Adresse et Autre adresse .............................................................................................................. 119
Notes ......................................................................................................................................... 120
Familles de tiers ................................................................................................................................ 121
Historique Clients/Articles................................................................................................................... 122
Historique par documents ................................................................................................................ 122
Filtres......................................................................................................................................... 122
Lignes de document ..................................................................................................................... 122
Historique par Articles ..................................................................................................................... 122
Filtres......................................................................................................................................... 123
Lignes articles ............................................................................................................................. 123
Statistiques....................................................................................................................................... 124
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)......................................................................... 124
L'onglet Données ............................................................................................................................ 125
L'onglet Graphique.......................................................................................................................... 125
Facturation périodique........................................................................................................................ 126
Entête ........................................................................................................................................... 126
Onglets.......................................................................................................................................... 126
Paramètres ................................................................................................................................. 126
Clients ........................................................................................................................................ 126
Table des matières
vii
Famille clients.............................................................................................................................. 127
Notes ......................................................................................................................................... 127
Actions .......................................................................................................................................... 127
RÈGLEMENTS .............................................................................................................................. 128
Échéancier ........................................................................................................................................ 128
Les onglets .................................................................................................................................... 128
Les filtres....................................................................................................................................... 128
Les actions..................................................................................................................................... 129
Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 130
Les onglets .................................................................................................................................... 130
Les filtres....................................................................................................................................... 130
Les actions..................................................................................................................................... 130
Lettres de relance.............................................................................................................................. 132
Remise en banque / Décaissement ...................................................................................................... 133
Filtres............................................................................................................................................ 133
Traitement de la remise en banque ................................................................................................... 133
Visualisation d’une remise en banque ................................................................................................ 134
COMMERCIAUX............................................................................................................................ 135
Commercial ...................................................................................................................................... 135
Onglet Coordonnées........................................................................................................................ 135
Adresse ...................................................................................................................................... 135
Contact....................................................................................................................................... 136
Onglet Barèmes.............................................................................................................................. 136
Onglet Notes .................................................................................................................................. 136
Familles commerciaux........................................................................................................................ 137
Barèmes........................................................................................................................................... 138
Entête ........................................................................................................................................... 138
Onglets.......................................................................................................................................... 138
Commissions..................................................................................................................................... 140
Les filtres....................................................................................................................................... 140
Liste des commissions ..................................................................................................................... 140
Les actions..................................................................................................................................... 140
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 141
Catégories ..................................................................................................................................... 141
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 141
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 141
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 141
RÈGLEMENTS ................................................................................................................................. 142
Règlements - Démarrer une tâche ....................................................................................................... 142
CLIENTS ..................................................................................................................................... 143
Échéancier ........................................................................................................................................ 143
Les onglets .................................................................................................................................... 143
Les filtres....................................................................................................................................... 143
Les actions..................................................................................................................................... 144
Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 145
Les onglets .................................................................................................................................... 145
Les filtres....................................................................................................................................... 145
Les actions..................................................................................................................................... 145
Lettres de relance.............................................................................................................................. 147
Remise en banque / Décaissement ...................................................................................................... 148
Filtres............................................................................................................................................ 148
Traitement de la remise en banque ................................................................................................... 148
Visualisation d’une remise en banque ................................................................................................ 149
FOURNISSEURS........................................................................................................................... 150
Échéancier ........................................................................................................................................ 150
Les onglets .................................................................................................................................... 150
Les filtres....................................................................................................................................... 150
Les actions..................................................................................................................................... 151
Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 152
Les onglets .................................................................................................................................... 152
Les filtres....................................................................................................................................... 152
Les actions..................................................................................................................................... 152
Remise en banque / Décaissement ...................................................................................................... 154
Filtres............................................................................................................................................ 154
Traitement de la remise en banque ................................................................................................... 154
Visualisation d’une remise en banque ................................................................................................ 155
DONNÉES.................................................................................................................................... 156
Banque ............................................................................................................................................ 156
Onglet Adresse ............................................................................................................................... 156
Adresse ...................................................................................................................................... 156
Contact....................................................................................................................................... 157
Onglet Comptabilité ........................................................................................................................ 157
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
viii
Onglet Coordonnées bancaires ......................................................................................................... 157
Onglet Notes .................................................................................................................................. 158
Moyens de paiement.......................................................................................................................... 159
Modes de règlement........................................................................................................................... 160
Onglet détail .................................................................................................................................. 160
Création des lignes....................................................................................................................... 160
Test des lignes créées................................................................................................................... 160
Les actions possibles dans la liste................................................................................................... 161
Onglet Notes .................................................................................................................................. 161
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 162
Catégories ..................................................................................................................................... 162
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 162
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 162
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 162
ACHATS......................................................................................................................................... 163
Achats - Démarrer une tâche .............................................................................................................. 163
DOCUMENTS D'ACHAT.................................................................................................................. 164
Documents d'achat - Fenêtre principale de navigation............................................................................ 164
Actions spécifiques.......................................................................................................................... 165
Demandes de prix.............................................................................................................................. 166
Le corps...................................................................................................................................... 166
Le pied ....................................................................................................................................... 166
Les autres onglets........................................................................................................................ 166
Les actions d'une demande de prix................................................................................................. 166
Commande d'achat............................................................................................................................ 168
L'entête de la commande .............................................................................................................. 168
Le corps de la commande.............................................................................................................. 168
Le pied de la commande ............................................................................................................... 168
Les autres onglets........................................................................................................................ 168
Les actions d'une commande......................................................................................................... 168
Bon de réception ............................................................................................................................... 170
L'entête du bon de réception ......................................................................................................... 170
Le corps du bon de réception......................................................................................................... 170
Le pied du bon de réception .......................................................................................................... 170
Les autres onglets........................................................................................................................ 170
Les actions d'un bon de réception .................................................................................................. 170
Bon de retour d'achat......................................................................................................................... 172
L'entête du bon de retour.............................................................................................................. 172
Le corps du bon de retour ............................................................................................................. 172
Le pied du bon de retour............................................................................................................... 172
Les autres onglets........................................................................................................................ 172
Les actions d'un bon de retour ....................................................................................................... 172
Facture d'achat ................................................................................................................................. 174
L'entête de la facture.................................................................................................................... 174
Le corps de la facture ................................................................................................................... 174
Le pied de la facture..................................................................................................................... 174
Les autres onglets........................................................................................................................ 174
Les actions d'une facture............................................................................................................... 174
Avoir d'achat..................................................................................................................................... 176
L'entête de l'avoir ........................................................................................................................ 176
Le corps de l'avoir ........................................................................................................................ 176
Le pied de l'avoir.......................................................................................................................... 176
Les autres onglets........................................................................................................................ 176
Les actions d'un avoir ................................................................................................................... 176
Factures d'acompte............................................................................................................................ 178
L'entête de la facture d'acompte .................................................................................................... 178
Le corps de la facture d'acompte.................................................................................................... 178
Les autres onglets........................................................................................................................ 178
Les actions d'une facture d'acompte ............................................................................................... 178
Avoirs d'acompte............................................................................................................................... 180
L'entête de l'avoir d'acompte ......................................................................................................... 180
Le corps de l'avoir d'acompte ........................................................................................................ 180
Les autres onglets........................................................................................................................ 180
Les actions d'un avoir d'acompte.................................................................................................... 180
TRAITEMENTS... .......................................................................................................................... 182
Dupliquer un document ...................................................................................................................... 182
Préparation à la copie de document................................................................................................... 182
Traitement de la duplication............................................................................................................. 182
Conséquences de la duplication ........................................................................................................ 182
Regrouper les documents ................................................................................................................... 183
Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 183
Depuis la liste des documents........................................................................................................ 183
Table des matières
ix
Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 183
Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 183
1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 183
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 183
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 184
4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 184
Lancement du regroupement......................................................................................................... 185
Conséquences du regroupement....................................................................................................... 185
Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 185
Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 185
Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 185
Supprimer un document..................................................................................................................... 186
Conséquences de la suppression d'un document................................................................................. 186
Transférer un document ..................................................................................................................... 187
Préparation du transfert................................................................................................................... 187
Fenêtre de transfert ........................................................................................................................ 187
Conséquences du transfert............................................................................................................... 187
Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 188
Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 188
Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 188
FOURNISSEURS........................................................................................................................... 189
Fournisseurs - Fenêtre principale de navigation ..................................................................................... 189
Fournisseurs ..................................................................................................................................... 190
Contacts - Fenêtre principale de navigation........................................................................................... 192
Contacts........................................................................................................................................... 193
Entête ........................................................................................................................................... 193
Contact....................................................................................................................................... 193
Tiers........................................................................................................................................... 193
Onglets.......................................................................................................................................... 194
Adresse et Autre adresse .............................................................................................................. 194
Notes ......................................................................................................................................... 195
Familles de tiers ................................................................................................................................ 196
Historique Fournisseurs/Articles........................................................................................................... 197
Historique par documents ................................................................................................................ 197
Filtres......................................................................................................................................... 197
Lignes de document ..................................................................................................................... 197
Historique par Articles ..................................................................................................................... 197
Filtres......................................................................................................................................... 198
Lignes articles ............................................................................................................................. 198
Statistiques....................................................................................................................................... 199
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)......................................................................... 199
L'onglet Données ............................................................................................................................ 200
L'onglet Graphique.......................................................................................................................... 200
RÈGLEMENTS .............................................................................................................................. 201
Échéancier ........................................................................................................................................ 201
Les onglets .................................................................................................................................... 201
Les filtres....................................................................................................................................... 201
Les actions..................................................................................................................................... 202
Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 203
Les onglets .................................................................................................................................... 203
Les filtres....................................................................................................................................... 203
Les actions..................................................................................................................................... 203
Remise en banque / Décaissement ...................................................................................................... 205
Filtres............................................................................................................................................ 205
Traitement de la remise en banque ................................................................................................... 205
Visualisation d’une remise en banque ................................................................................................ 206
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 207
Catégories ..................................................................................................................................... 207
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 207
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 207
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 207
STOCK / ARTICLES ......................................................................................................................... 208
Articles - Démarrer une tâche ............................................................................................................. 208
STOCK........................................................................................................................................ 209
Bons de stock ................................................................................................................................... 209
Bons de stock ................................................................................................................................... 210
Assistant d'inventaires ....................................................................................................................... 211
Bienvenue...................................................................................................................................... 211
Préparation des données d'inventaire ................................................................................................ 211
Classement des données préparées................................................................................................... 212
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 212
Feuille d'inventaire............................................................................................................................. 213
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
x
Entête ........................................................................................................................................... 213
Onglets.......................................................................................................................................... 213
Actions .......................................................................................................................................... 214
Ordre de fabrication ou désassemblage ................................................................................................ 215
Entête ........................................................................................................................................ 215
Onglets....................................................................................................................................... 215
Enregistrement du document......................................................................................................... 216
Les actions d'un ordre de fabrication ou désassemblage.................................................................... 216
Bon de fabrication ou désassemblage................................................................................................... 217
Entête ........................................................................................................................................ 217
Onglets....................................................................................................................................... 217
Enregistrement du document......................................................................................................... 218
Les actions d'un bon de fabrication ou désassemblage ...................................................................... 218
Ordre de fabrication ou désassemblage ................................................................................................ 219
Entête ........................................................................................................................................ 219
Onglets....................................................................................................................................... 219
Enregistrement du document......................................................................................................... 220
Les actions d'un ordre de fabrication ou désassemblage.................................................................... 220
Bon de fabrication ou désassemblage................................................................................................... 221
Entête ........................................................................................................................................ 221
Onglets....................................................................................................................................... 221
Enregistrement du document......................................................................................................... 222
Les actions d'un bon de fabrication ou désassemblage ...................................................................... 222
Ordre de transfert.............................................................................................................................. 223
Entête ........................................................................................................................................ 223
Onglets....................................................................................................................................... 223
Enregistrement du document......................................................................................................... 224
Les actions d'un ordre de transfert ................................................................................................. 224
Bon de transfert ................................................................................................................................ 225
Entête ........................................................................................................................................ 225
Onglets....................................................................................................................................... 225
Enregistrement du document......................................................................................................... 226
Les actions d'un bon de transfert ................................................................................................... 226
Stock - Fenêtre principale de navigation ............................................................................................... 227
Mouvements de stock......................................................................................................................... 228
Filtres............................................................................................................................................ 228
Lignes de mouvement ..................................................................................................................... 228
ARTICLES.................................................................................................................................... 230
Articles - Fenêtre principale de navigation............................................................................................. 230
Article .............................................................................................................................................. 231
Familles articles................................................................................................................................. 233
Sous familles articles ......................................................................................................................... 234
Statistiques....................................................................................................................................... 235
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)......................................................................... 235
L'onglet Données ............................................................................................................................ 236
L'onglet Graphique.......................................................................................................................... 236
Historique Clients/Articles................................................................................................................... 237
Historique par documents ................................................................................................................ 237
Filtres......................................................................................................................................... 237
Lignes de document ..................................................................................................................... 237
Historique par Articles ..................................................................................................................... 237
Filtres......................................................................................................................................... 238
Lignes articles ............................................................................................................................. 238
Historique Fournisseurs/Articles........................................................................................................... 239
Historique par documents ................................................................................................................ 239
Filtres......................................................................................................................................... 239
Lignes de document ..................................................................................................................... 239
Historique par Articles ..................................................................................................................... 239
Filtres......................................................................................................................................... 240
Lignes articles ............................................................................................................................. 240
TARIFS ....................................................................................................................................... 241
Fiche Tarif ........................................................................................................................................ 241
Entête ........................................................................................................................................... 241
Onglets.......................................................................................................................................... 241
Détail ......................................................................................................................................... 241
Notes ......................................................................................................................................... 242
Fiche Promotion................................................................................................................................. 243
Entête ........................................................................................................................................... 243
Onglets.......................................................................................................................................... 243
Détail ......................................................................................................................................... 243
Notes ......................................................................................................................................... 244
Catégories tarifaires........................................................................................................................... 245
Table des matières
xi
Entête ........................................................................................................................................... 245
Onglets.......................................................................................................................................... 245
Simulation de tarif ............................................................................................................................. 246
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 247
Catégories ..................................................................................................................................... 247
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 247
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 247
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 247
OPÉRATIONS.................................................................................................................................. 248
Opérations - Démarrer une tâche ........................................................................................................ 248
DOCUMENTS DE VENTE ................................................................................................................ 249
Regrouper les documents ................................................................................................................... 249
Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 249
Depuis la liste des documents........................................................................................................ 249
Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 249
Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 249
1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 249
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 249
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 250
4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 250
Lancement du regroupement......................................................................................................... 251
Conséquences du regroupement....................................................................................................... 251
Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 251
Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 251
Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 251
Livraison de commandes .................................................................................................................... 252
Les filtres....................................................................................................................................... 252
Pièce à générer............................................................................................................................... 252
Commandes................................................................................................................................... 253
Conséquences de la livraison............................................................................................................ 253
Lettres de relance.............................................................................................................................. 255
Générer les factures........................................................................................................................... 256
Les filtres....................................................................................................................................... 256
Factures à générer .......................................................................................................................... 256
Conséquences de la facturation ........................................................................................................ 257
DOCUMENTS D'ACHAT.................................................................................................................. 258
Regrouper les documents ................................................................................................................... 258
Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 258
Depuis la liste des documents........................................................................................................ 258
Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 258
Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 258
1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 258
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 258
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 259
4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 259
Lancement du regroupement......................................................................................................... 260
Conséquences du regroupement....................................................................................................... 260
Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 260
Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 260
Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 260
Réception de commandes ................................................................................................................... 261
Les filtres....................................................................................................................................... 261
Pièce à générer............................................................................................................................... 261
Commandes................................................................................................................................... 261
Conséquences de la réception .......................................................................................................... 262
Réapprovisionnement......................................................................................................................... 263
Bienvenue...................................................................................................................................... 263
Préparation des articles à réapprovisionner ........................................................................................ 263
Traitement à réaliser ....................................................................................................................... 263
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 264
Traitements du réapprovisionnement ................................................................................................ 264
DOCUMENTS DE STOCK................................................................................................................ 265
Réapprovisionnement......................................................................................................................... 265
Bienvenue...................................................................................................................................... 265
Préparation des articles à réapprovisionner ........................................................................................ 265
Traitement à réaliser ....................................................................................................................... 265
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 266
Traitements du réapprovisionnement ................................................................................................ 266
TRANSFERT EN COMPTABILITE ...................................................................................................... 267
Le Transfert Comptable ...................................................................................................................... 267
Historique des transferts comptables.................................................................................................... 268
Entête ........................................................................................................................................... 268
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
xii
Pièces transférées........................................................................................................................... 268
Détail des traitements ..................................................................................................................... 268
Actions .......................................................................................................................................... 268
Assistant de publipostage ................................................................................................................... 269
Bienvenue...................................................................................................................................... 269
Action de publipostage .................................................................................................................... 269
Choix des destinataires.................................................................................................................... 269
Modèle et document........................................................................................................................ 269
Publipostage avec un nouveau modèle............................................................................................ 269
Publipostage avec un modèle existant............................................................................................. 270
Destination .................................................................................................................................... 270
Document destination................................................................................................................... 270
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 270
Réalisation du publipostage.............................................................................................................. 270
Statistiques OLAP .............................................................................................................................. 272
Définition des critères et visualisation des résultats............................................................................. 272
Modèle de statistiques ..................................................................................................................... 272
Map Point ......................................................................................................................................... 273
Choix des filtres (onglet Sélection).................................................................................................... 273
Aperçu de la sélection en cours (Onglet Données)............................................................................... 273
Carte (Onglet Carte) ....................................................................................................................... 273
Recherche des adresses................................................................................................................... 274
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 275
Catégories ..................................................................................................................................... 275
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 275
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 275
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 275
PARAMÈTRES ................................................................................................................................. 276
Paramètres - Démarrer une tâche........................................................................................................ 276
TAXES ........................................................................................................................................ 277
Taux de TVA ..................................................................................................................................... 277
Onglet Comptabilité ........................................................................................................................ 277
Onglet Notes .................................................................................................................................. 278
Types de TVA.................................................................................................................................... 279
Territorialités .................................................................................................................................... 280
Barème Eco-contribution .................................................................................................................... 281
DIVERS....................................................................................................................................... 282
Civilités ............................................................................................................................................ 282
Contacts........................................................................................................................................... 283
Entête ........................................................................................................................................... 283
Contact....................................................................................................................................... 283
Tiers........................................................................................................................................... 283
Onglets.......................................................................................................................................... 284
Adresse et Autre adresse .............................................................................................................. 284
Notes ......................................................................................................................................... 285
Codes postaux .................................................................................................................................. 286
Les actions des codes postaux ....................................................................................................... 286
Départements ................................................................................................................................... 287
Pays................................................................................................................................................. 288
Codes NAF........................................................................................................................................ 289
Remises complémentaires .................................................................................................................. 290
Frais de port ..................................................................................................................................... 291
Onglet Calcul.................................................................................................................................. 291
Onglet Coordonnées transporteur ..................................................................................................... 291
Adresse ...................................................................................................................................... 292
Contact....................................................................................................................................... 292
Onglet comptabilité......................................................................................................................... 293
Onglet Notes .................................................................................................................................. 293
Secteurs géographiques ..................................................................................................................... 294
Unités .............................................................................................................................................. 295
STOCK........................................................................................................................................ 296
Localisation....................................................................................................................................... 296
Dépôts ............................................................................................................................................. 297
Entête ........................................................................................................................................ 297
Onglets....................................................................................................................................... 297
SOCIETE..................................................................................................................................... 298
Options - Coordonnées....................................................................................................................... 298
Identification.................................................................................................................................. 298
Adresse de la société....................................................................................................................... 298
Autres informations......................................................................................................................... 299
Options - Identification....................................................................................................................... 300
Informations administratives............................................................................................................ 300
Table des matières
xiii
Informations TVA............................................................................................................................ 300
Options - Logo .................................................................................................................................. 302
Options - Expert- Cabinet ................................................................................................................... 303
Cabinet.......................................................................................................................................... 303
Identification ............................................................................................................................... 303
Adresse du cabinet....................................................................................................................... 303
Options - Expert - Contacts................................................................................................................. 305
Contacts ........................................................................................................................................ 305
Expert Comptable ........................................................................................................................ 305
Collaborateur............................................................................................................................... 305
Options - Options comptables - Méthode de comptabilisation .................................................................. 306
Options - Options comptables - Tiers.................................................................................................... 307
Clients........................................................................................................................................... 307
Fournisseurs .................................................................................................................................. 307
Options - Options comptables - Libellé des écritures .............................................................................. 308
Macro............................................................................................................................................ 308
Ventes et achats............................................................................................................................. 308
Règlements.................................................................................................................................... 308
Stock ............................................................................................................................................ 308
Options - Options comptables - Stock................................................................................................... 310
Options - Options comptables - Journaux et comptes divers.................................................................... 311
Journaux ....................................................................................................................................... 311
Tiers ............................................................................................................................................. 311
Règlements.................................................................................................................................... 311
Remises / Escomptes ...................................................................................................................... 311
Options - Numérotation...................................................................................................................... 313
Ventes........................................................................................................................................... 313
Achats........................................................................................................................................... 314
Stocks ........................................................................................................................................... 314
Autres ........................................................................................................................................... 315
Options - Articles............................................................................................................................... 317
Options - Tarifs et promotions............................................................................................................. 318
Utiliser le tarif le plus avantageux pour le client.................................................................................. 318
Application des............................................................................................................................... 318
Ordre d'application des tarifs et promotions ....................................................................................... 318
Options - Documents de vente - Options générales................................................................................ 319
Gestion des messages ..................................................................................................................... 319
Options - Documents de vente - Devis ................................................................................................. 320
Etat Accepté................................................................................................................................... 320
États des devis ............................................................................................................................... 320
Options - Documents de vente - Mentions légales des devis.................................................................... 321
Options - Documents de vente - Mentions légales des factures................................................................ 322
Options - Règlements......................................................................................................................... 323
Lettres de relance ........................................................................................................................... 323
Options - Documents de stock - Options générales ................................................................................ 324
Options - Multi-dépôts........................................................................................................................ 325
Options - Paramétrages...................................................................................................................... 326
Décimales...................................................................................................................................... 326
Devise........................................................................................................................................... 326
Codes alpha-numériques ................................................................................................................. 326
Transfert de documents................................................................................................................... 327
Statistiques OLAP .............................................................................................................................. 328
Import d'un cube ............................................................................................................................ 328
Options - Général .............................................................................................................................. 329
Police par défaut............................................................................................................................. 329
UTILISATEURS............................................................................................................................. 330
Les Utilisateurs.................................................................................................................................. 330
Création d'un utilisateur................................................................................................................... 330
Groupes associés ............................................................................................................................ 330
Gestion des droits........................................................................................................................... 330
Les Groupes d'utilisateurs................................................................................................................... 332
Création d'un groupe....................................................................................................................... 332
Utilisateurs associés ........................................................................................................................ 332
Gestion des droits........................................................................................................................... 332
Les Droits utilisateurs......................................................................................................................... 333
Types de droits............................................................................................................................... 333
Application des droits ...................................................................................................................... 333
Gestion commerciale .................................................................................................................... 333
Comptabilité................................................................................................................................ 333
Champs personnalisés........................................................................................................................ 335
Création des champs personnalisés ................................................................................................... 335
Modification des champs personnalisés .............................................................................................. 336
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
xiv
Suppression des champs personnalisés............................................................................................. 336
Validation de la création de champs personnalisés .............................................................................. 336
Visualisation des champs personnalisés ............................................................................................. 336
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 337
Catégories ..................................................................................................................................... 337
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 337
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 337
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 337
OUTILS.......................................................................................................................................... 338
Sauvegarde rapide............................................................................................................................. 338
Sauvegarde ...................................................................................................................................... 339
Bienvenue...................................................................................................................................... 339
Choix des informations à inclure dans la sauvegarde ........................................................................... 339
Informations nécessaires à la sauvegarde .......................................................................................... 339
Choix de la destination de la sauvegarde ........................................................................................... 339
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 340
Restauration ..................................................................................................................................... 341
Bienvenue...................................................................................................................................... 341
Sélection de la sauvegarde à restaurer .............................................................................................. 341
Choix des informations à inclure dans la restauration .......................................................................... 341
Choix du type d'installation .............................................................................................................. 341
Choix de la destination de la restauration .......................................................................................... 341
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 342
Historique de sauvegarde ................................................................................................................... 343
Sauvegarde en ligne .......................................................................................................................... 344
Export du schéma de la base de données ............................................................................................. 345
Bienvenue...................................................................................................................................... 345
Sélection des paramètres d'export du schéma .................................................................................... 345
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 345
Opération terminée ......................................................................................................................... 345
Imports paramétrables....................................................................................................................... 346
Destination source de l'import .......................................................................................................... 346
Codage du fichier............................................................................................................................ 346
Délimités : Champs séparés par des caractères .................................................................................. 346
Association des champs de la table avec les champs du fichier ............................................................. 347
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 347
Traitement de l'import..................................................................................................................... 347
Import de données ............................................................................................................................ 348
Format des fichiers ......................................................................................................................... 348
Sélection du fichier à importer.......................................................................................................... 348
Aperçu du fichier ............................................................................................................................ 349
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 349
Traitement de l'import..................................................................................................................... 349
Export de données............................................................................................................................. 350
Format des fichiers ......................................................................................................................... 350
Structure des fichiers exportés ......................................................................................................... 350
Sélection du fichier à exporter .......................................................................................................... 350
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 350
Traitement de l'export..................................................................................................................... 350
Export art L 215-3 ............................................................................................................................. 352
Type de données ............................................................................................................................ 352
Emplacement du fichier d'export et Format du fichier .......................................................................... 352
Sélection du type de données........................................................................................................... 352
Editeur de requêtes......................................................................................................................... 352
Aperçu des données ........................................................................................................................ 352
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 352
Traitement de l'export..................................................................................................................... 352
Assistant de maintenance des données................................................................................................. 353
Bienvenue...................................................................................................................................... 353
Choix du dossier ............................................................................................................................. 353
Opérations de maintenance à effectuer.............................................................................................. 353
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 353
Traitement de la maintenance .......................................................................................................... 354
Supprimer un dossier ......................................................................................................................... 355
Bienvenue...................................................................................................................................... 355
Choix du raccourci vers le dossier à supprimer ................................................................................... 355
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 355
Editeur de modèles ............................................................................................................................ 356
Import/Export de la configuration........................................................................................................ 357
Bienvenue...................................................................................................................................... 357
Choix de l'opération à effectuer ........................................................................................................ 357
Emplacement du fichier ................................................................................................................... 357
Table des matières
xv
Eléments à traiter ........................................................................................................................... 357
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 357
Archivage ......................................................................................................................................... 358
Traitement de l'archivage ................................................................................................................ 358
Bienvenue................................................................................................................................... 358
Choix du dossier .......................................................................................................................... 358
Résumé des paramètres ............................................................................................................... 358
Format du fichier d'archive............................................................................................................... 358
Journal des événements ..................................................................................................................... 359
Onglet "Rupture" de continuité des documents de vente ...................................................................... 359
Onglet TVA intracommunautaire ....................................................................................................... 359
Onglet Suppression......................................................................................................................... 359
Onglet Dévalidation d'inventaire ....................................................................................................... 360
Onglet Changement de code ............................................................................................................ 360
Onglet Dévalidation d'une facture ou un avoir de vente ou achat .......................................................... 360
OPTIONS .................................................................................................................................... 361
Options - Services Internet................................................................................................................. 361
Proxy HTTP / FTP............................................................................................................................ 361
Sauvegarde en ligne........................................................................................................................ 361
INFORMATIONS SOCIÉTÉ ................................................................................................................... 363
Assistance technique.......................................................................................................................... 363
Nous contacter .................................................................................................................................. 364
Glossaire .......................................................................................................................................... 365
Index ............................................................................................................................................... 367
1
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM
Pro et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 ou le bouton Aide pour une aide directe sur un écran précis,
Le menu ? - Aide + Nom du module ouvert, pour obtenir une aide générale. Elle est composée d’un
Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui
génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
3
Convention d'utilisation d'EBP
Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de
Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins
personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser
transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel
ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur
son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un
réseau local ou via Internet en mode "terminal server" (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte »
ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou
réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP.
Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les
progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à
aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime
opportunes.
Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 )
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale
sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la
commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont
disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa
commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire
métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas
exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la
mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du
produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution
commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et
automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par
Internet.
Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations
relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à
fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait
rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution
des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont
disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté
technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire,
le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour
l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP
ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne
gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des
systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière
significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le
fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par
EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue
responsable en cas de perte de données.
Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel,
au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation
particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur.
En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat.
La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
4
y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En
outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat
d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir
une telle disponibilité.
Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison
de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes
d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par
EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses
fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un
fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de
fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront
responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice
dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses
fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le
CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat
d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un
test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien
passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un
distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors
que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément
à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux
données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Version 2.1 Mai 2009
5
Présentation de l'aide
La fenêtre d'aide se compose de deux parties : l'arborescence et les pages.
L'arborescence
Sur la partie gauche, vous trouverez tous les chapitres et pages auxquelles vous pourrez accéder.
Les différents chapitres se reconnaissent grâce au petit "Livre" qui apparaît devant le titre du chapitre. Vous
pouvez cliquer dessus à l'aide de la souris pour faire apparaître son contenu.
Remarque
Un chapitre peut contenir plusieurs autres chapitres.
Le guide d'utilisation vous permet de connaître les différentes étapes à suivre pour vous familiariser avec le
logiciel, mettre en place votre dossier, et savoir quelles sont les possibilités offertes par EBP Gestion
commerciale Open Line TM Pro.
L'aide contient également le manuel de référence. Il référence des pages, qui se réfèrent à des écrans précis
dans le logiciel. Ce sont ces pages qui apparaissent lorsque vous utilisez la touche F1 dans le programme.
L'arborescence de la partie "Manuel" reflète l'arborescence de la barre de navigation dans le logiciel (Ventes,
Règlements, Articles, Opérations, Paramètres).
Vous disposez également d'un glossaire qui référence les définitions des termes les plus couramment utilisés
dans le logiciel.
Les pages
Les pages sont caractérisées par un petit icône avec un point d'interrogation dans l'arborescence.
Pour afficher le contenu d'une page, il suffit de cliquer à l'aide de la souris sur le titre de la page.
Son contenu s'affiche alors dans la partie droite de votre fenêtre d'aide.
Dans ces pages, vous trouverez :
Champs obligatoires
Les champs, dont la saisie est obligatoire pour la validation d'une fiche, seront matérialisés par une * derrière
le champ.
Des liens vers d'autres pages
Les mots soulignés en bleu sont des liens qui vous renvoient vers d'autres pages. Vous pouvez y accéder en
cliquant dessus avec la souris et revenir ensuite à la page précédente en utilisant l'option "Précédent" du menu
contextuel.
Devant les termes les plus couramment utilisés, vous aurez l'icône permettant d'accéder à la définition de
ce terme.
Vous pouvez également accéder aux définitions des termes couramment utilisés par le Glossaire.
Des remarques, astuces, exemples, règles de calcul et avertissements.
Vous pouvez les reconnaître facilement car elles apparaissent toujours de la même façon :
Exemple... Remarque
Exemple...Astuce
Exemple...Exemples...
Exemple...Règles de calcul
Exemple...Avertissement
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
6
Le fichier d'aide doit évoluer et s'étoffer au fur et à mesure des versions du logiciel. Si des éléments vous
manquent, n'hésitez pas à nous le faire savoir !
7
MISE EN ROUTE
Configuration minimale requise
La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante :
Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
Mémoire : 1 Go
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
Espace disque libre : 1.5 Go
Systèmes d'exploitation supportés :
o Windows XP SP2
o Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits,
o Windows 7 32 bits & 64 bits
Windows XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition préalablement à
l’installation du logiciel.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
8
Installation
Lors de l'installation, la présence des composants ci-dessous est vérifiée :
Windows installer 3.1
Internet Explorer 6.0 SP1
Framework 2.0 SP1
S'ils ne sont pas présents sur le poste, ils sont automatiquement installés lors de la procédure.
SQL Server 2005 est également installé avec une instance "ebp".
L'instance"ebp" permet de réaliser des créations de dossiers, sauvegarde et restauration simplifiées.
Ensuite, les éléments composant l'intégré sont installés.
MISE EN ROUTE
9
Le dossier de démonstration
Accès : Menu Fichier / Ouvrir
Le dossier Démonstration vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel.
De ce fait, nous vous conseillons vivement d'ouvrir le dossier afin de vous familiariser avec le logiciel avant de
créer votre propre dossier-société.
A l'ouverture du dossier de démonstration, une page d'accueil apparaît affichant une synthèse de l'activité
(tableau de bord).
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
10
Activation du logiciel
Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM Pro. Pour
pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d'activation qui est fourni par
Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que vous
pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours.
Au delà, le logiciel passe en version limitée en nombre de données : 20 articles, 20 documents, 100 écritures
comptables et les impressions porteront la mention "Démonstration". Après cette limite, vous devrez saisir
votre code d'activation pour ouvrir votre dossier.
Comment obtenir le code d'activation ?
Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Activer votre logiciel).
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se fera
automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Vous n’aurez ensuite qu’à suivre les
instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement
vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel.
Introduction du code d'activation manuellement
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La fenêtre
d'activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes :
x La Clé PC
Elle est renseignée automatiquement et est indispensable pour l'activation de votre logiciel.
x Le nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en respectant
la même syntaxe (points, majuscules).
x La licence
Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d’Utilisation" joint à la boîte du
logiciel.
x Clé Web
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre
autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
x Le code d’activation
Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espace ni point, qu’EBP vous a
communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK.
Un message d'avertissement apparaît :
x Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel correspond ce
code.
x Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas,
vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel.
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INFORMATIONS GÉNÉRALES
Interface
EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM Pro évolue dans un environnement Windows XP ou
supérieur. Ainsi, les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre
environnement de travail quotidien :
x Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter.
x Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple
clic sur les icônes.
x Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données.
x Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :
Le nom du dossier :
Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier,
Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre
d'enregistrements).
L'utilisateur connecté :
Le positionnement du curseur sur le code utilisateur permet d'afficher le nom complet de cet utilisateur,
Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur.
L'icône EBP :
Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP.
Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrements
total sont affichés.
Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état
sera 2/20.
x Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches
(avec les tris, filtres, colonnes, etc...)
x Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie.
x Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.).
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
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Présentation du volet de navigation
Le volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de se déplacer rapidement entre les données.
Il est composé de 3 parties :
5 menus,
une barre de navigation qui contient les fonctions associées à chaque menu,
une barre de tâches qui contient les actions possibles pour chaque fonction.
Les menus et fonctions associées sont également disponibles à partir de la barre de menus située en haut
de l'application (Fichier, édition, affichage...)
Il est possible de réduire << ou agrandir >> la barre de navigation.
En mode réduit, il vous suffit de cliquer ensuite à l’intérieur du bandeau, cela ouvre le contenu du volet de
navigation.
La nouvelle configuration de la barre sera sauvegardée à la fermeture de l'application.
Détail des menus et fonctions associées
Ventes : Démarrer une tâche, Documents de vente, Clients (Fiche, Contact, Statistiques, Famille,
Historique), Commerciaux (Fiche, Famille, Barèmes, Commissions), Règlements, Échéancier, Lettres de relance,
Impressions ;
Règlements : Démarrer une tâche, Clients (Règlements, Échéancier, Lettres de relance), Fournisseurs
(Règlements, Échéancier), Données (Banques, Moyens de paiement, Modes de règlement) , Impressions ;
Articles : Démarrer une tâche, Documents de stock (Bons de stock, Inventaire, Ordres de fabrication ou de
désassemblage, Bons de fabrication ou de désassemblage, Ordres et bons de transfert, Mouvements de stock),
Articles (Fiche, Famille, Statistiques, Historique clients, Historique fournisseurs), Tarifs (Tarifs et promotions,
Catégories tarifaire), Impressions ;
Opérations : Démarrer une tâche, Documents de vente (Regrouper les documents, Livraison de commandes,
Lettres de relances), Documents d'achat (Regrouper les documents, Réception de commandes), Transfert en
comptabilité, Assistant de publipostage, Impressions;
Paramètres : Démarrer une tâche, Taxes (TVA, Territorialité, barèmes eco-contribution), Divers (Civilités,
Contact, Codes postaux, Départements, Pays, Codes NAF, Remises complémentaires, Frais de port, Secteurs
géographiques, Unités, ), , DépôtImpressions.
Pour chaque menu, vous disposez en début de détail d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette
entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu.
En bas du volet de navigation, en cliquant sur l'icone >>, vous avez la possibilité de déplacer les menus en
icônes grace à l'option "Afficher moins de boutons". Ainsi, vous n'aurez plus d'ascenseur dans les fonctions
associées de chaque menu.
INFORMATIONS GÉNÉRALES
13
Les Actions
Les Actions sont accessibles à partir :
de la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation,
du menu contextuel (clic droit) des fenêtres principales de navigation,
du menu Actions de la barre de menus des fiches.
Les actions varient en fonction de la fenêtre principale de navigation ou de la fiche affichée.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
14
LES MASQUES DE SAISIE
Les champs de saisie
Afin de faciliter l'utilisation du logiciel, des champs de saisie ayant des caractéristiques particulières sont
proposés :
x Ouvre la fiche de la donnée sélectionnée dans la zone.
x Ouvre la liste des données.
Raccourci clavier [F4]
x Ouvre une liste déroulante ou un calendrier.
Raccourci clavier [Flèche basse]
x Zone de texte simple : Permet de saisir du texte (ex : zone Désignation d’une fiche article).
x Pour une zone multi-lignes (exemple : Notes), utilisez les touches suivantes :
o [Entrée] pour passer à la ligne suivante.
o [Ctrl] + [flèche biai] et [Ctrl]+[Fin] pour accéder au début et à la fin du texte saisi.
o [flèche biai] et [Fin] pour accéder au début et à la fin de la ligne.
x Les champs inaccessibles sont grisés.
INFORMATIONS GÉNÉRALES
15
Liste déroulante
La liste déroulante est disponible à partir des champs de saisie contenant l'icône .
Elle permet d'afficher la liste des données d'une table.
- Champ "Code Client" en entête de document
- Champ "Pays" dans les parties Adresses
- Champ "Article" dans le corps du document ...
Ouverture de la liste
Une liste peut être ouverte par :
la touche [F4],
l'icône ,
la touche [Flèche basse] du clavier.
Sélection des données
La sélection des données s'effectue soit :
par un clic dans la case à cocher située en première position dans la liste déroulante,
par un clic n'importe où sur une des lignes de la liste déroulante,
puis la touche [Entrée] ou bouton Sélectionner.
Elle peut également s'effectuer par la saisie de tout ou une partie du code ou libellé de la donnée souhaitée. La
liste s'ouvre alors et se filtre sur la 1ere ligne correspondante à la saisie.
Cette sélection peut être :
mono : sélection d'une seule donnée
choix d'un code client en entête de document
ou
multi : sélection de plusieurs données
choix de plusieurs articles dans le corps d'un document
Si la saisie effectuée ne correspond pas à une donnée existante, la liste déroulante s'affiche mais elle est
"vide".
Fonctions de la liste
La liste déroulante contient les fonctions suivantes :
Sélectionner
Ce bouton et la touche [Entrée] permettent de valider la sélection des données.
Fermer
Ce bouton et la touche [F4] permettent de fermer la liste sans sélectionner de données.
Ajouter
Ce bouton et la touche [Inser] permettent d'ouvrir une nouvelle fiche de données.
Modifier
Ce bouton et la touche [F2] sont disponibles uniquement si au moins une donnée est cochée dans la liste.
Ils permettent d'ouvrir une fiche de données existante en mode modification.
Rafraîchir
Ce bouton et la touche [F5] permettent de mettre à jour la liste déroulante.
Si vous sélectionnez plusieurs lignes de données puis demandez à Rafraîchir, la sélection des données est
annulée.
Sélection d'une Vue
Cette liste permet de changer l'affichage de la liste.
Éditeur de vue
La sélection de ce bouton permet de réaliser une nouvelle vue des données.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
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La barre d'outils des textes enrichis
Dans tous les champs de type texte enrichi (dans les descriptions Articles, dans vos documents, dans l'onglet
Notes disponible dans toutes les fiches etc...), vous avez la possibilité d'appliquer aux textes différents
attributs :
Police
Sélectionnez dans la liste déroulante la police à appliquer sur le texte sélectionné.
Nombre de caractères
Indiquez la taille de la police à appliquer sur le texte sélectionné.
Gras
Cliquez sur cet icône pour mettre en gras le texte sélectionné.
Italique
Cliquez sur cet icône pour mettre en italique le texte sélectionné.
Souligné
Cliquez sur cet icône pour souligner le texte sélectionné.
Barré
Cliquez sur cet icône pour barrer le texte sélectionné.
Aligné à gauche
Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la gauche.
Centré
Cliquez sur cet icône pour centrer le texte sélectionné.
Aligné à droite
Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la droite.
Justifié
Cliquez sur cet icône pour justifier le texte sélectionné (toutes les lignes sont alignées à droite comme à
gauche).
Puce
Cliquez sur cet icône pour afficher le texte sélectionné sous forme de paragraphe commençant par une puce.
Diminuer le retrait
Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la gauche (aligne le texte sur le précédent texte
positionné vers la gauche).
Augmenter le retrait
Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la droite (aligne le texte sur le précédent texte
positionné vers la droite).
Couleur de police
Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte à saisir.
Couleur de sur-lignage
Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte sélectionné.
Annuler
Cliquez sur cet icône pour annuler les dernières saisies, modifications réalisées.
Refaire
Cliquez sur cet icône pour remettre les dernières saisies, modifications réalisées.
Orthographe
Cliquez sur cet icône pour vérifier l'orthographe du texte saisi.
Les mots contenant des fautes seront automatiquement soulignés en rouge.
Un dictionnaire est livré avec le correcteur orthographique. Des mots synonymes à ceux saisis vous seront
proposés pour corriger les mots sur lesquels des erreurs ont été saisies. Vous pouvez donc choisir parmi les
synonymes proposés, ou bien ressaisir directement le bon mot, ou encore choisir d'ignorer la correction et
ajouter le mot à votre dictionnaire (afin que celui-ci ne soit plus souligné lors de la prochaine saisie).
INFORMATIONS GÉNÉRALES
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Barres d'outils du corps des documents
Dans le corps d'un document, vous disposez d'une barre d'outils avec de nombreuses fonctions :
Insérer
Ce bouton permet d'insérer une ligne au dessus de la ligne ou vous êtes positionné.
Par la flèche à droite sur le bouton, vous avez la possibilité d'insérer :
o une ligne article de type Bien
o une ligne article de type Service
o une ligne article de type Nomenclature Commerciale
o un texte
o un texte standard
o un Saut de page
Il permet d'insérer un saut de page. Lors de l'impression, ce saut de page vous permettra d'avoir un
imprimé sur 2 pages.
o un Sous total
Il permet d'insérer un sous total contenant la somme des articles précédents cette ligne.
Le sous total est disponible uniquement pour les documents de vente.
Supprimer
Ce bouton permet de supprimer la ligne sélectionnée.
Editer les Vues
Permet d'avoir un affichage personnalisé de la grille de saisie.
Saisissez le nom de la nouvelle vue puis sélectionner les colonnes que vous souhaitez, la position et la taille de
chacune de celles-ci.
Monter/Descendre
Ces boutons permettent de modifier la position des lignes.
Couper/Copier/Coller
Ces boutons permettent de modifier des données par un couper ou copier et un coller.
Dans un même document ou dans un autre de même type ou pas.
Générer l'article
Ce bouton permet de créer automatiquement une nouvelle fiche article dans la base articles.
L'article généré contiendra les informations suivantes :
o Code
Si l'utilisation des compteurs est sélectionnée, le code sera celui défini par le compteur.
Sinon, le code sera celui saisi dans le document de vente.
o Libellé
Le libellé sera le texte saisi dans la zone description du document.
o Type
Le type sera celui sélectionné lors de l'insertion de l'article dans le document.
Pour les documents de stock, l'article est obligatoirement de type "Bien".
Rappel : Il n'y a pas de gestion de stock pour les articles de type "service".
o Description commerciale
La description commerciale sera le texte saisi dans la zone description du document.
o Prix de revient
Le prix de revient sera la valeur unitaire saisie dans le document.
o Quantité par défaut
La quantité par défaut sera 1.
Quelque soit la quantité saisie dans le document avant la demande de génération de l'article, la
quantité par défaut sur la nouvelle fiche article sera 1.
o Unité
L'unité sera celle sélectionnée dans la zone unité du document.
Détail
Ce bouton permet d'accéder à :
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
18
o à L'historique de la ligne : accessible uniquement depuis une ligne article de type bien ou service pour
les documents de vente (devis, commandes, bons de livraison, bons de retour, factures, avoirs) et
d'achat (demandes de prix, commande, bons de réception, bons de retours, factures, avoirs).
o au détail du tarif appliqué.
o au bouton "Recalculer" qui permet le recalcul des nomenclatures de type de calcul "Libre"
Voir la fiche article pour le détail des types de calcul.
INFORMATIONS GÉNÉRALES
19
FENÊTRE PRINCIPALES DE NAVIGATION
La fenêtre principale de navigation
Dans toutes les fenêtres principales de navigation, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la
gestion de vos données, le déplacement dans la liste.
Vue - Précédent
Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation précédente.
Vue - Suivant
Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation suivante.
Rafraîchir
Permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre principale de navigation.
Il est conseillé de cliquer sur ce bouton suite à la modification de différentes fiches de la fenêtre principale
de navigation.
Ajouter
Permet d'ouvrir une nouvelle fiche vierge.
Pour certaines fenêtres principales de navigation (documents, clients...), vous devez sélectionner au
préalable le type de fiche que vous souhaitez ajouter.
Fenêtre principale de navigation Client/Prospect, cliquez sur le bouton Ajouter, choisissez entre créer un
Client ou créer un Prospect.
Modifier
Permet d'ouvrir la/les fiche(s) sélectionnée(s) afin de les visualiser, modifier...
Supprimer
Permet de supprimer la/les fiche(s) sélectionnée(s).
Dupliquer
Permet de créer une copie conforme de la/les fiche(s) sélectionnée(s).
En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (client, article, document).
Rechercher
Permet de rechercher un texte ou une donnée précise dans tous les champs de la fenêtre principale de
navigation.
Vous n'avez pas l'obligation de cliquer dans la zone de recherche pour saisir le texte, la donnée ou la valeur
que vous recherchez. Vous pouvez saisir dans la fenêtre principale de navigation et automatiquement le champ
rechercher se renseignera. L'affichage des données de la fenêtre principale de navigation se modifiera en
fonction du texte de votre recherche.
Sélectionner tout ou Crtl+A
Permet de sélectionner automatiquement toutes les lignes de la fenêtre de navigation.
Imprimer
Permet d'imprimer :
la fiche de la liste avec choix du modèle et des filtres : Imprimer... ou Ctrl + P,
la liste ouverte : Imprimer la liste.
Exporter
Permet d'exporter la sélection, la vue ou tout.
Pour plus d'explications, cliquez ici.
Vue
Permet d'avoir un affichage personnalisé de la fenêtre principale de navigation.
Pour plus d'explications, cliquez ici.
Sauvegarde rapide
Permet de sauvegarder rapidement le dossier en fonction des modifications réalisées et des personnalisations
de listes (vues).
Vous pouvez accéder également à ces différentes fonctions, par le menu contextuel (clic droit) de la fenêtre
principale de navigation.
Ce menu permet en plus de réaliser un filtre sur la valeur sélectionnée "Filtrer sur cette valeur".
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
20
Menu contextuel des colonnes
A partir de la barre d'entête des colonnes des fenêtres principales de navigation ou grille de saisie, vous avez la
possibilité de :
Trier
Choisissez le tri (ascendant ou descendant) que vous souhaitez sur au moins une colonne de la liste en cliquant
sur l'une des fonctions ci-dessous :
o Trier par ordre croissant
o Trier par ordre décroissant
o Annuler le tri (permet de revenir au tri précédent)
Par un simple clic sur " l'intitulé de la colonne", vous pouvez trier en croissant ou décroissant.
Les tris appliqués se remarquent par l'apparition d'un petit triangle ascendant ou descendant à côté de
l'intitulé de la colonne triée.
Regrouper
o Grouper sur cette colonne
Cette fonction permet de regrouper les données en fonction de la colonne sélectionnée.
Ce groupe se matérialise par une ligne pour chaque donnée de la colonne avec un petit "+" pour voir les
données associées.
Si le panneau de regroupement est affiché, la colonne est automatiquement transférée dans celui ci.
o Panneau de regroupement
Les boîtes de regroupement permettent de classer rapidement le contenu de vos listes selon les
colonnes de votre choix.
Pour l'activer, vous devez ouvrir à l'écran la liste que vous souhaitez classer et vous placer sur la barre
d'entête des colonnes + menu contextuel (clic droit).
Une bande grisée apparaît alors au dessus de votre liste et vous permet de tirer-glisser, à l'aide de la
souris, le titre de la colonne correspondant au groupe de classement à appliquer.
Ajuster la taille des colonnes
o Ajustement automatique
La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement la colonne sur laquelle vous
êtes positionné en fonction des données qu'elle contient.
o Ajustement automatique de toutes les colonnes
La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement toutes les colonnes en fonction
des données qu'elles contiennent.
Filtrer
Le filtre permet d'afficher uniquement les données de la colonne qui correspondent à une condition.
INFORMATIONS GÉNÉRALES
21
Export à partir de la fenêtre principale de navigation
Les données affichées peuvent être exportées sous différents formats (xml, xls, htm, html, txt).
Pour cela, il suffit de sélectionner la commande "Export" depuis le menu contextuel de la fenêtre principale de
navigation (clic droit).
Vous devez ensuite donner un nom au fichier à générer.
Le fichier sera généré par défaut sur "//mes documents/gestion commerciale/Data..." mais vous pouvez saisir
un répertoire précis.
En fonction de la fenêtre principale de navigation ouverte, vous disposez de différents exports :
x "Exporter la sélection" consiste à exporter uniquement les lignes de la fenêtre principale de navigation
sélectionnées.
x "Exporter Tout" consiste à exporter tous les éléments de la fenêtre principale de navigation qu'ils soient
visibles ou pas dans la vue.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
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Les filtres
Le filtrage permet de rechercher et de manipuler rapidement et aisément un sous-ensemble de données dans
une liste.
Une liste filtrée affiche uniquement les lignes répondant aux critères spécifiés pour une colonne.
Contrairement au tri, le filtrage ne réorganise pas la liste, mais masque momentanément les lignes que
vous ne souhaitez pas afficher.
Filtre automatique
Il correspond au filtrage par sélection pour des critères simples.
Pour accéder au filtre automatique, vous devez cliquer sur l'icône en haut à droite dans le champ en en-tête de
colonne.
Vous voyez apparaître une liste de chaque élément visible dans la colonne, y compris les éléments vides
(constitués uniquement d'espaces). En sélectionnant un élément dans la liste d'une colonne, vous pouvez
masquer instantanément toutes les lignes qui ne contiennent pas la valeur sélectionnée.
En sélectionnant "Personnalisé", vous avez la possibilité de créer un filtre personnalisé à une ou deux conditions
pour la colonne.
Pour créer un filtre, vous devez choisir :
l'opérateur souhaité,
la valeur souhaitée,
une condition (Et, Ou),
l'opérateur souhaité,
la valeur souhaitée.
L'icône de filtrage automatique apparaît en bleu dans la colonne qui contient une valeur sélectionnée.
Vous avez la possibilité de définir des filtres et de les enregistrer à partir de la gestion des vues.
Effacer le filtre
Pour effacer le filtre appliqué, vous devez faire un clic droit dans la liste page puis sélectionner la fonction
"Supprimer les filtres".
INFORMATIONS GÉNÉRALES
23
Les vues
L'éditeur de vues est disponible à partir de la barre d'outils de toutes les fenêtres principales de navigation et
des Listes déroulantes.
Il contient la liste des affichages disponibles et permet de réaliser de nouveaux affichages.
Les vues contenant le mot "(système)" ne sont pas modifiables.
Si vous souhaitez réaliser une nouvelle vue à partir d'une vue "système", vous devez dupliquer la vue
"système" puis lui donner un autre nom.
Si vous modifiez le tri, regroupement d'une fenêtre principale de navigation ou d'une liste déroulante ; dès que
vous confirmerez la modification (en cliquant sur le bandeau), ces modifications seront prises en compte dans
la vue. Si cette vue est une vue "système", une copie de la vue avec le même nom mais sans le mot système
sera automatiquement créée.
Il est possible de définir une vue en "affichage par défaut" en cliquant sur le bouton "Défaut".
Les modifications de la vue s'effectuent à l'aide de l'éditeur de requêtes.
Cet éditeur permet :
d'ajouter une requête : une requête s'effectue sur une ou plusieurs tables, elle est la base de la vue ;
d'ajouter une colonne : les colonnes permettent de visualiser les données de la table ;
d'ajouter une condition ou un groupe de conditions (filtres) : une condition permet de sélectionner les
données à afficher ;
d'ajouter une requête de détail : une requête de détail permet de réaliser un lien entre 2 tables (requêtes).
de supprimer un élément : permet de supprimer une requête, colonne, condition, relation... ;
d'importer ou exporter une requête (fichier qry).
Ci-dessous quelques exemples :
Définir une vue par défaut
Ajouter une colonne dans une vue
Supprimer des colonnes dans une vue
Ajouter une condition
Ajouter une requête de détail
Ajouter une somme
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GESTION D'UNE FICHE
Gestion d'une fiche
Dans tous les masques de saisie ou fiches, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion
de vos données, le déplacement dans le fichier...
Certaines fonctions décrites ci-dessous sont accessibles directement depuis un bouton de la barre d'outils
située en dessous de la barre de menu de la fiche.
Création d'une fiche
Fichier - Nouveau ou Ctrl + I
Permet de créer une nouvelle fiche vierge.
Fichier - Dupliquer
Permet de créer une copie conforme à la fiche d’origine.
En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (client, article, document…).
Sauvegarde d'une fiche
Fichier - Sauvegarder ou Ctrl + S
Permet d'enregistrer la saisie sans fermer la fenêtre ouverte.
Dans le corps d’un document, il est recommandé de valider de temps en temps si vous saisissez beaucoup
de données.
Fichier - Sauvegarder et Nouveau
Permet d'enregistrer la saisie effectuée et d’ouvrir une nouvelle fiche.
Fichier - Sauvegarder et Fermer
Permet d'enregistrer la saisie effectuée et de fermer la fenêtre pour revenir à l'écran précèdent.
Autres
Fichier - Supprimer ou Ctrl + D
Permet de supprimer la fiche.
Fichier - Imprimer ou Ctrl + P
Permet d'imprimer la fiche sélectionnée.
Le positionnement du curseur sur cet icône permet de visualiser dans une info bulle le nom de l'imprimante
et le modèle utilisé.
Fichier - Fermer
Permet de fermer la fenêtre de saisie sans enregistrer.
Gestion des données
Edition - Annuler ou Ctrl + Z
Permet d’annuler la dernière saisie, modification effectuée sur la fiche.
Edition - Refaire ou Ctrl + Y
Permet de remettre les dernières saisies, modifications réalisées.
Edition - annuler tout ou Ctrl + U
Permet d’annuler toutes les modifications effectuées sur la fiche depuis le dernier enregistrement.
Edition - Couper ou Ctrl + X
Permet de couper la partie du texte sélectionnée.
Edition - Copier ou Ctrl + C
Permet de copier la partie du texte sélectionnée.
Edition - Coller ou Ctrl + V
Permet de coller à l'endroit sélectionné la partie du texte précédemment copiée ou coupée (dans le logiciel ou
dans une autre application).
Navigation
INFORMATIONS GÉNÉRALES
25
Actions -...
Ce menu permet d'accéder aux opérations liées à la fiche.
Une fiche Client a pour actions associées : Historique client, échéancier...
Une Facture a pour actions associées : Afficher la fiche client, Régler la facture...
Vues - Précédent
Permet d’accéder à la fiche précédente.
Vues - Suivant
Permet d’accéder à la fiche suivante.
Fenêtre - Fermer tout
Permet de fermer toutes les fiches ouvertes en une seule fois, y compris celle qui appelle cette fonction.
Fenêtre - liste des fenêtres
Permet de naviguer entre les fiches/listes ouvertes.
Aide
? - Aide
Permet d’appeler l’aide en ligne de la fiche ouverte.
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26
Notes
La saisie d'un commentaire est possible à partir d'un onglet ou d'une partie Notes sur toutes les fiches.
La zone de saisie libre vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche.
Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils.
27
GUIDE
COMMENT COMMENCER ?
Interface
EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM Pro évolue dans un environnement Windows XP ou
supérieur. Ainsi, les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre
environnement de travail quotidien :
x Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter.
x Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple
clic sur les icônes.
x Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données.
x Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :
Le nom du dossier :
Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier,
Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre
d'enregistrements).
L'utilisateur connecté :
Le positionnement du curseur sur le code utilisateur permet d'afficher le nom complet de cet utilisateur,
Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur.
L'icône EBP :
Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP.
Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrements
total sont affichés.
Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état
sera 2/20.
x Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches
(avec les tris, filtres, colonnes, etc...)
x Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie.
x Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.).
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28
Comment commencer ?
Une fois le programme démarré, l'écran de bienvenue vous propose :
d'Ouvrir le dernier dossier,
de Créer un nouveau dossier,
d'Ouvrir le dossier de démonstration,
d'Ouvrir l'aide en ligne.
Si vous sélectionnez la création de dossier, nous vous conseillons de renseigner ensuite les options principales.
GUIDE
29
Options à remplir dès maintenant
Après la création d'un nouveau dossier, il est fortement recommandé de vérifier le paramétrage des options à
partir du menu Paramètres - Options.
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie
des options, et sur la partie droite, les options correspondantes, à saisir.
Il est important de renseigner les parties suivantes :
Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les comptes de tiers, le libellé des
écritures et les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable.
Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc..), numéros
de documents d'achat (demandes de prix, factures, etc..), numéros de stock ainsi que la codification des autres
fiches (clients, articles, familles...).
Articles : Permet d'indiquer le type d’article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos
articles.
Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaire, quantités et montants
pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de
contre-valeur.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
30
Les données de base
Un certain nombre de données peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel.
Toutefois, nous vous conseillons de renseigner quelques unes d'entre elles, qui seront utilisées notamment dans
vos fiches clients :
x Les familles clients,
x Les modes de règlements,
x Les banques.
D'autres vous aideront dans la saisie de vos fiches articles :
x Les unités,
x Les familles articles,
x Les localisations,
x Les barèmes éco-contribution,
x Les fournisseurs,
x Les tarifs.
Par ailleurs, certaines données peuvent être créées dès la création du dossier :
x Les civilités,
x Les codes postaux,
x Les départements,
x Les pays,
x Les codes NAF.
GUIDE
31
Comment créer les données principales ?
Après avoir créer les données de base, vous pouvez vous lancer dans la création de vos articles et clients.
Création d'un article
Vous pouvez accéder à la liste des articles depuis le menu Articles - Articles.
La liste des articles répertorie l'ensemble des articles que vous possédez.
Elle a l'avantage de dissocier les articles de types Biens et ceux de type Services.
Pour créer un article, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis
sélectionnez si vous souhaitez insérer un article de type bien ou service ou nomenclature de fabrication ou
commerciale.
Remplissez alors les principales informations concernant votre article contenues dans l'onglet Détail et l'onglet
Nomenclatures pour les article de type nomenclature de fabrication ou commercial.
Création d'un Client / Prospect
Vous pouvez accéder à la liste des clients depuis le menu Ventes - Clients.
La liste des clients/prospects répertorie l'ensemble des clients/prospect que vous possédez.
Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que
vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client.
Vous pourrez aussi transférer votre fiche prospect en fiche client, d'un simple clic sur l'option Transférer
en client, disponible dans la barre de d'outils de la fiche prospect ou dans la partie Tâche de la barre de
navigation lorsque vous êtes sur la liste des prospects.
Pour créer un client ou prospect, utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter
puis sélectionnez si vous souhaitez insérer un client ou prospect.
Remplissez alors les principales coordonnées concernant votre client/prospect contenues dans l'onglet
Facturation.
L'onglet Liste des contacts vous permet consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous
pourrez également en ajouter.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
32
Tout est prêt !
Si vous avez suivi les différentes étapes décrites depuis le début de ce guide d'utilisation, vous avez donc créé
votre dossier avec les principales données nécessaires pour commencer à travailler.
Dans les étapes suivantes, vous allez donc découvrir :
Comment rédiger un devis ?
Comment relancer un devis ?
Comment transférer un devis en facture ?
Comment rédiger une facture ?
Comment saisir un acompte ?
Comment saisir un règlement client ?
Comment transférer vos données vers la comptabilité ?
Comment imprimer vos données ?
Comment gérer l'eco-contribution ?
Comment consulter le journal des événements ?
Comment sauvegarder un dossier ?
Comment restaurer un dossier ?
...
GUIDE
33
COMMENT GÉRER UN DEVIS ?
Comment créer un devis ?
Pour créer un devis, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Devis.
Le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche "Devis" est commune à toutes les fiches.
.
Le devis se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du devis.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
34
Comment accepter un devis ?
Pour passer un devis en état "Accepté", vous avez 2 possibilités :
changer l'état du devis dans l'entête du document (dans ce cas le devis reste modifiable) ;
transférer le devis dans un état supérieur, le devis passe en état accepté et n'est plus modifiable (grisé)
Le libellé de " l'état accepté " du devis peut être défini dans les Options -Documents de vente - Devis.
GUIDE
35
Transférer un document
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois.
Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez
assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement.
Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le
prospect passe automatiquement en client.
Préparation du transfert
Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes /
Tous ou Achats/Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous (ou encore depuis le menu Ventes,
Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous ou Articles - Documents de Stock -
Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le
transfert.
Fenêtre de transfert
La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer.
Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué.
Le transfert de document permet de choisir :
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x le type de document que vous voulez générer
Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts
précédents:
- Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture.
- la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture.
- La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture.
- Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir.
- Le bon de retour peut être transféré en avoir.
- La facture peut être transférée en avoir.
- La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte.
- Un ordre de fabrication en bon de fabrication.
- un ordre de désassemblage en bon de désassemblage.
x l'ouverture après le transfert du document généré.
La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également
modifiable au moment de la réalisation du transfert.
Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement.
A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous
êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé.
Conséquences du transfert
Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez
ouvrir le/les documents générés.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
36
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ».
Dans l'onglet Détail du document...
Les documents générés comportent :
x l’intégralité des informations du document d'origine.
x en 1ère ligne la référence du document d'origine.
Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour
description :
" Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008."
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de livraison ou une Facture : Mouvement de stock négatif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock positif.
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif.
Pour chaque ligne article de type « Nomenclature de fabrication » (gérée en stock) du nouveau document de
stock, un mouvement de stock sera généré :
x Pour un Ordre de fabrication, un bon de fabrication sera généré : Mouvement de stock positif pour l'article
composé et négatif pour les composants.
x Pour un Ordre de désassemblage, un bon de désassemblage sera généré : Mouvement de stock négatif
pour l'article composé et positif pour les composants.
Dans l'onglet Échéances
Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne
d'échéance dans l'onglet échéances de la facture.
Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la
nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci.
Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le
montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les document générés par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents
d’origine.
Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents
d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
GUIDE
37
Regrouper les documents
Accès : Opérations - Regrouper les documents
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes :
x Même type de document,
x Même code client ou fournisseur,
x Même civilité,
x Même nom de client ou fournisseur,
x Même adresse de facturation,
x Même adresse de livraison,
x Même taux de TVA sur les frais de port ,
S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux
de TVA appliqué soit le même sur tous les documents.
x Même remise en pied,
x Même mode de règlement.
Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout
regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à
regrouper est inférieur ou égal à 6.
Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en
document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation au regroupement de documents
Depuis la liste des documents
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou
Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande,
BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de
navigation à gauche.
Depuis la barre de navigation
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis
sélectionner l'option "Regrouper les documents".
Fenêtre de regroupement
Le regroupement passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de regroupement des documents
L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne
contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3).
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de regroupement des documents.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement.
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper
Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s)
concerné(s) par le regroupement.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
38
Les types de documents disponibles sont :
x Les Devis (vente) / Demandes de prix (achat),
x Les Commandes,
x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat),
x Les Bons de retour.
La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire
Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par
défaut.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement.
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper
Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents
ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment.
Vous avez la possibilité de modifier cette sélection :
en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ;
en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération
uniquement).
Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement.
4ème étape : Choix du document à générer
Cette étape permet de choisir :
x le Type du document que vous voulez générer.
Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements
précédents :
- Les Devis ou Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de livraison/réception ou
Factures,
- Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures,
- Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures,
- Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs.
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x Regrouper les articles
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques :
o Code,
o Description,
o Prix unitaire brut,
o Montant de la remise,
o Taux de TVA,
o Unité.
x Copier les lignes de texte
Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de
chaque document d'origine.
x Générer un sous-total par document
La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles".
Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée.
Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type
Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les
articles appartenant au document.
GUIDE
39
Lancement du regroupement
Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer.
Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec
succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons
de l'échec du traitement.
Conséquences du regroupement
Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous
souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s.
Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé.
Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable).
Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents
pour le client B, les documents générés seront :
- Un document pour le client ou le fournisseur A
- Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la
rubrique)
Dans l'onglet Détail du document...
Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent :
o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée),
o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles),
o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte).
Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère
ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description :
" Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008."
Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez :
o en 1ère ligne la référence du document d'origine,
o les articles du document d'origine,
o un sous-total pour le document.
Dans l'onglet Échéances
Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux
documents d’origine.
Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
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40
Comment imprimer un document ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec
ou sans sous-détail, HT ou TTC etc...
Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression d'un document peut être activée :
x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon
de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document).
x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en
sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères
d'impression.
GUIDE
41
Comment envoyer un document par e-mail ?
Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients/fournisseurs.
Pour cela, vous avez deux possibilités :
En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste
des documents sont à l'écran.
En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression.
Une fenêtre s'affiche à l'écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format.
A la validation, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau
message, avec le destinataire et le document en pièce jointe.
Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client/fournisseur dans la fiche client/fournisseur ou dans
le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez
sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie.
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42
Comment relancer un devis ?
Vos devis ont une date de validité, calculée à partir de la date de création du document et de la durée de
validité indiquée dans les options du dossier.
Le logiciel vous offre la possibilité d'imprimer la liste des devis dont la date de validité arrive bientôt à échéance
et vous propose un modèle de lettres à envoyer à votre client ou prospect.
Pour relancer vos devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions.
La boîte d'impression s'ouvre. Sélectionnez la catégorie Document de vente - Relance devis puis le modèle
que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils.
GUIDE
43
Transfert d'un prospect en client
Le transfert d'un prospect en client permet de considérer un client potentiel en client acheteur
occasionnel ou régulier.
Ce transfert peut s'effectuer soit par transfert de fiche prospect en client, soit par transfert d'un devis en
document supérieur.
Transfert depuis la fenêtre principale de navigation
A partir de la fenêtre principale de navigation des Clients/prospects, sélectionner l'onglet Prospects et une fiche
prospect puis cliquer dans la barre de tâches l'option "Transférer en client".
Le prospect passe alors automatiquement en type client et dans l'onglet Client de la fenêtre principale de
navigation.
Transfert depuis la fiche
A partir de la fiche Prospect, cliquer sur "Transférer en client" dans la barre d'outils ou le menu "Action".
La fiche Prospect passe alors automatiquement en fiche client.
Transfert d'un document
Une fiche prospect peut être appeler en entête de tous les documents de ventes.
Dès lors qu'un prospect est affecté à une commande, un bon de livraison, un bon de retour, une facture ou un
avoir, la fiche Prospect se transforme en fiche Client.
De plus, si un prospect est affecté à un Devis, lors d'un transfert de devis, la fiche Prospect passe en fiche
Client. Il en va de même pour le regroupement de documents.
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44
COMMENT GERER UNE COMMANDE ?
Comment créer une commande ?
Pour créer une commande, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Commandes.
Le menu Ventes - Documents de vente - Commandes puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche "Commande" est commune à toutes les fiches.
La commande se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la commande.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
GUIDE
45
Comment livrer une commande ?
La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons totales ou partielles c'est à dire de générer au
fur et à mesure des bons de livraisons ou factures.
Cette fonction est accessible depuis :
la barre de navigation/Opération
la barre de tache "livrer" de la fenêtre principale de navigation des documents de vente
l'action "livrer" de la fiche Commande.
La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert vers un bon de livraison ou facture
ou par un regroupement de commandes en BL ou facture.
Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement totalement livrée en 1 fois.
La fenêtre de livraison d'une commande est divisée en 3 parties :
x les Filtres permettent de déterminer une période, un client ou une commande précise à livrer
x La partie « Pièces à générer » permet de définir les éléments qui seront repris/affichés sur le/les
document/s généré/s (date, nature du document, regroupements lignes, articles …)
x La partie « Commandes » permet de visualiser les commandes correspondantes aux filtres définis
précédemment.
Chaque commande est composée d’une ligne générale et de plusieurs lignes de détail (livrées ou pas).
Remarque
Un code couleur permet de repérer facilement les commandes qui peuvent être livrées (coche verte) ou pas
(croix rouge).
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46
Comment solder une commande ?
Pour solder une commande, il faut se positionner sur une commande non livrée ou livrée partiellement.
La commande est accessible depuis :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - Commande
Le menu Ventes - Documents de vente - Commande
Suite à la sélection d'une commande dans la liste des commandes ou l'ouverture d'une commande, vous devez
cliquez sur le bouton Solder.
Ce bouton permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans
générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.
Ce reliquat permet en cas de désolde d'une commande de pouvoir livrer le reste à livrer (reliquat) de celleci.
GUIDE
47
Comment imprimer un document ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec
ou sans sous-détail, HT ou TTC etc...
Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression d'un document peut être activée :
x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon
de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document).
x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en
sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères
d'impression.
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Comment saisir un acompte client ou fournisseur ?
La saisie d'un acompte est possible depuis :
un devis,
une commande,
un bon de livraison,
une facture d'acompte,
une facture.
Le montant d'acompte saisi se déduit du "Total TTC" pour obtenir le "Net à payer" du document.
Saisir un acompte sur un devis
Pour saisir un acompte sur un devis, vous devez vous placer dans le PIED de votre document, et saisir le
montant souhaité dans la zone Acompte.
Ce montant ne génère pas de règlement.
Si vous souhaitez réaliser le règlement d'un acompte et que seul un devis a été réalisé, vous devez réaliser une
facture d'acompte qui elle génèrera un règlement.
Saisir une facture d'acompte
La création de la facture d'acompte doit s'effectuer dès lors que vous recevez un acompte d'un client.
Pour saisir une facture d'acompte, vous devez vous placer dans le menu Ventes - Documents de vente -
Factures d'acompte ou Achats - Documents d'achat - Factures d'acompte.
La liste des factures d'acompte déjà effectuées apparaît, et vous devez cliquer sur le bouton Ajouter puis
sélectionner Facture d'acompte de la barre d'outils, ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter une nouvelle
facture d'acompte.
Vous renseignerez alors les informations concernant votre clientou fournisseur et le montant de l'acompte.
A la validation de la facture d'acompte, la fenêtre d'ajout d'un nouveau règlement s'affiche avec le montant de
votre acompte. Si le moyen de paiement indiqué (chèque par défaut) vous convient, saisissez le code banque et
validez.
Rattacher une facture d'acompte à une commande, un bon de livraison ou une
facture
Lors de la confirmation de la vente par une commande ou la livraison de la commande, il vous est possible de
rattacher une/des facture/s d'acompte qui ont été enregistrées précédemment.
De même, lorsque la vente a été réalisé, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les)
facture(s) d'acomptes qui ont été enregistrées.
Pour rattacher une factures d'acompte à un document vous devez :
ouvrir le document,
aller sur l'onglet Acompte,
cliquer sur le bouton Affecter,
sélectionner la facture d'acompte à associer.
GUIDE
49
COMMENT GERER UN BON DE LIVRAISON OU RETOUR ?
Comment créer un bon de livraison ?
Pour créer un Bon de livraison, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Bons de livraison.
Le menu Ventes - Documents de vente - Bons de livraison puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche "Bon de livraison" est commune à toutes les fiches.
Le bon de livraison se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du bon de livraison.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
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50
Comment créer un bon de retour ?
Pour créer un Bon de retour, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Bons de retour.
Le menu Ventes - Documents de vente - Bons de retour puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche "Bon de retour" est commune à toutes les fiches.
Le bon de retour se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du bon de retour.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
GUIDE
51
Transférer un document
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois.
Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez
assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement.
Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le
prospect passe automatiquement en client.
Préparation du transfert
Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes /
Tous ou Achats/Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous (ou encore depuis le menu Ventes,
Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous ou Articles - Documents de Stock -
Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le
transfert.
Fenêtre de transfert
La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer.
Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué.
Le transfert de document permet de choisir :
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x le type de document que vous voulez générer
Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts
précédents:
- Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture.
- la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture.
- La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture.
- Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir.
- Le bon de retour peut être transféré en avoir.
- La facture peut être transférée en avoir.
- La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte.
- Un ordre de fabrication en bon de fabrication.
- un ordre de désassemblage en bon de désassemblage.
x l'ouverture après le transfert du document généré.
La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également
modifiable au moment de la réalisation du transfert.
Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement.
A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous
êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé.
Conséquences du transfert
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
52
Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez
ouvrir le/les documents générés.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ».
Dans l'onglet Détail du document...
Les documents générés comportent :
x l’intégralité des informations du document d'origine.
x en 1ère ligne la référence du document d'origine.
Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour
description :
" Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008."
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de livraison ou une Facture : Mouvement de stock négatif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock positif.
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif.
Pour chaque ligne article de type « Nomenclature de fabrication » (gérée en stock) du nouveau document de
stock, un mouvement de stock sera généré :
x Pour un Ordre de fabrication, un bon de fabrication sera généré : Mouvement de stock positif pour l'article
composé et négatif pour les composants.
x Pour un Ordre de désassemblage, un bon de désassemblage sera généré : Mouvement de stock négatif
pour l'article composé et positif pour les composants.
Dans l'onglet Échéances
Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne
d'échéance dans l'onglet échéances de la facture.
Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la
nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci.
Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le
montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les document générés par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents
d’origine.
Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents
d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
GUIDE
53
Regrouper les documents
Accès : Opérations - Regrouper les documents
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes :
x Même type de document,
x Même code client ou fournisseur,
x Même civilité,
x Même nom de client ou fournisseur,
x Même adresse de facturation,
x Même adresse de livraison,
x Même taux de TVA sur les frais de port ,
S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux
de TVA appliqué soit le même sur tous les documents.
x Même remise en pied,
x Même mode de règlement.
Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout
regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à
regrouper est inférieur ou égal à 6.
Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en
document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation au regroupement de documents
Depuis la liste des documents
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou
Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande,
BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de
navigation à gauche.
Depuis la barre de navigation
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis
sélectionner l'option "Regrouper les documents".
Fenêtre de regroupement
Le regroupement passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de regroupement des documents
L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne
contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3).
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de regroupement des documents.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement.
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper
Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s)
concerné(s) par le regroupement.
Les types de documents disponibles sont :
x Les Devis (vente) / Demandes de prix (achat),
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
54
x Les Commandes,
x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat),
x Les Bons de retour.
La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire
Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par
défaut.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement.
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper
Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents
ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment.
Vous avez la possibilité de modifier cette sélection :
en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ;
en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération
uniquement).
Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement.
4ème étape : Choix du document à générer
Cette étape permet de choisir :
x le Type du document que vous voulez générer.
Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements
précédents :
- Les Devis ou Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de livraison/réception ou
Factures,
- Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures,
- Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures,
- Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs.
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x Regrouper les articles
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques :
o Code,
o Description,
o Prix unitaire brut,
o Montant de la remise,
o Taux de TVA,
o Unité.
x Copier les lignes de texte
Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de
chaque document d'origine.
x Générer un sous-total par document
La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles".
Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée.
Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type
Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les
articles appartenant au document.
Lancement du regroupement
Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer.
GUIDE
55
Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec
succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons
de l'échec du traitement.
Conséquences du regroupement
Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous
souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s.
Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé.
Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable).
Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents
pour le client B, les documents générés seront :
- Un document pour le client ou le fournisseur A
- Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la
rubrique)
Dans l'onglet Détail du document...
Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent :
o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée),
o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles),
o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte).
Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère
ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description :
" Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008."
Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez :
o en 1ère ligne la référence du document d'origine,
o les articles du document d'origine,
o un sous-total pour le document.
Dans l'onglet Échéances
Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux
documents d’origine.
Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
56
Comment imprimer un document ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec
ou sans sous-détail, HT ou TTC etc...
Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression d'un document peut être activée :
x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon
de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document).
x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en
sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères
d'impression.
GUIDE
57
COMMENT GÉRER UNE FACTURE ?
Comment créer une facture ?
Pour créer une Facture, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Factures.
Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche "Facture" est commune à toutes les fiches.
.
La Facture se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la facture.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
58
Transférer un document
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois.
Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez
assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement.
Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le
prospect passe automatiquement en client.
Préparation du transfert
Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes /
Tous ou Achats/Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous (ou encore depuis le menu Ventes,
Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous ou Articles - Documents de Stock -
Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le
transfert.
Fenêtre de transfert
La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer.
Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué.
Le transfert de document permet de choisir :
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x le type de document que vous voulez générer
Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts
précédents:
- Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture.
- la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture.
- La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture.
- Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir.
- Le bon de retour peut être transféré en avoir.
- La facture peut être transférée en avoir.
- La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte.
- Un ordre de fabrication en bon de fabrication.
- un ordre de désassemblage en bon de désassemblage.
x l'ouverture après le transfert du document généré.
La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également
modifiable au moment de la réalisation du transfert.
Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement.
A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous
êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé.
Conséquences du transfert
Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez
ouvrir le/les documents générés.
GUIDE
59
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ».
Dans l'onglet Détail du document...
Les documents générés comportent :
x l’intégralité des informations du document d'origine.
x en 1ère ligne la référence du document d'origine.
Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour
description :
" Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008."
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de livraison ou une Facture : Mouvement de stock négatif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock positif.
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif.
Pour chaque ligne article de type « Nomenclature de fabrication » (gérée en stock) du nouveau document de
stock, un mouvement de stock sera généré :
x Pour un Ordre de fabrication, un bon de fabrication sera généré : Mouvement de stock positif pour l'article
composé et négatif pour les composants.
x Pour un Ordre de désassemblage, un bon de désassemblage sera généré : Mouvement de stock négatif
pour l'article composé et positif pour les composants.
Dans l'onglet Échéances
Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne
d'échéance dans l'onglet échéances de la facture.
Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la
nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci.
Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le
montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les document générés par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents
d’origine.
Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents
d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
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Comment imprimer un document ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec
ou sans sous-détail, HT ou TTC etc...
Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression d'un document peut être activée :
x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon
de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document).
x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en
sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères
d'impression.
GUIDE
61
Comment envoyer un document par e-mail ?
Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients/fournisseurs.
Pour cela, vous avez deux possibilités :
En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste
des documents sont à l'écran.
En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression.
Une fenêtre s'affiche à l'écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format.
A la validation, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau
message, avec le destinataire et le document en pièce jointe.
Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client/fournisseur dans la fiche client/fournisseur ou dans
le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez
sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
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COMMENT GÉRER UN AVOIR ?
Comment créer un avoir ?
Pour créer un Avoir, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Avoirs.
Le menu Ventes - Documents de vente - Avoirs puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche "Avoir" est commune à toutes les fiches.
.
L'avoir se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de l'avoir.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
GUIDE
63
Comment envoyer un document par e-mail ?
Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients/fournisseurs.
Pour cela, vous avez deux possibilités :
En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste
des documents sont à l'écran.
En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression.
Une fenêtre s'affiche à l'écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format.
A la validation, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau
message, avec le destinataire et le document en pièce jointe.
Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client/fournisseur dans la fiche client/fournisseur ou dans
le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez
sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
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Comment imprimer un document ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec
ou sans sous-détail, HT ou TTC etc...
Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression d'un document peut être activée :
x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon
de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document).
x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en
sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères
d'impression.
GUIDE
65
Historique de la ligne
L'historique de la ligne d'un document permet de visualiser le parcours d'un article dans une chaîne de
documents.
Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente ou achat.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
L'historique de la ligne ne concerne pas les documents d'acompte.
Présentation de l'historique
L'historique est composé de 2 zones "Lignes précédentes" et "Lignes suivantes".
Chaque zone contient les champs :
N° de document
Ce champ contient le n° de document d'origine et les suivants ou précédents.
Date du document
Ce champ contient la date de réalisation du document d'origine et les suivants ou précédents.
Quantité
Ce champ contient la quantité saisie sur le document d'origine et les suivants ou précédents.
Quantité livrée (vente) ou réceptionnée (achat)
Ce champ contient les quantités livrées/réceptionnées, il est renseigné uniquement à partir de la
livraison/réception ou, transfert d'une commande en document supérieur.
Reliquat
Ce champ contient les quantités en attente de livraison/réception (non livrées/réceptionnées), il est renseigné
uniquement à partir de la livraison/réception ou transfert d'une commande en document supérieur.
La colonne "Reliquat" est renseignée uniquement sur les documents qui suivent la commande :
Exemple :
- Sur une ligne de Bon de livraison/réception s'il est créé à la suite d'un transfert d'une Commande.
- Sur une ligne de Facture si elle est créée à la suite d'un transfert d'une Commande.
La colonne "Reliquat" ne sera pas renseignée sur la ligne Facture si celle-ci est créée à partir d'un transfert de
Bon de livraison/réception.
En fonction du statut de document, les champs sont plus ou moins renseignés.
Vous pouvez augmenter ou diminuer une quantité sur un bon de livraison ou sur un facture.
De ce fait, la commande sera mise à jour (quantité livrée).
Si vous décidez d'augmenter la quantité, vous avez le choix de :
- tous répartir, la commande (quantité livrée) et le bon de livraison seront mis à jour.
- mettre cette quantité en supplémentaire (cocher la cas) sur le bon de livraison, dans ce cas la quantité livrée
sur la commande ne sera pas mise à jour.
Le bouton "Afficher le document" permet d'afficher le document associé à la ligne sélectionnée.
Si la ligne sélectionnée correspond au document à partir duquel vous avez appelé l'historique, celui-ci ne
s'ouvrira pas. Vous devez fermer l'historique pour consulter le document.
Fonctionnement de l'historique
L'historique d'une ligne article (référencé ou pas dans la base Articles) de type bien ou service est accessible
dès lors qu'un document est enregistré/validé ou issu d'un autre document ou transféré/regroupé vers un autre
type de document.
Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le "N° du document", la "date du document" et la
"Quantité de l'article".
Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des lignes du document
d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour.
En cliquant sur le petit "+" devant la ligne du document en cours, vous obtiendrez :
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
66
Pour le document d'origine : la zone "Lignes suivantes" contiendra une ligne avec les renseignements du
nouveau document,
Pour le nouveau document : la zone "Lignes précédentes" contiendra une ligne avec les renseignements du
document d'origine.
Dans le cas d'une livraison/réception partielle d'une commande, les champs "Quantité livrée/réceptionnée" et
"Reliquat" seront renseignés.
Exemples
Exemples de consultation de l'historique d'une ligne article à différentes étapes de réalisation de documents de
vente :
Création d'un Devis,
Transfert d'un Devis en Commande,
Réalisation d'un BL par la Livraison partielle d'une Commande,
Réalisation d'un BL en 2ème Livraison partielle d'une Commande,
Regroupement de Bons de livraison en Facture.
GUIDE
67
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents de vente ou
achat.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Les documents d'acompte n'apparaîtront pas dans l'historique des documents de type Commande, BL,
Facture.
Toutefois, si une facture d'acompte est transférée en Avoir d'acompte, celle-ci apparaîtra dans l'historique de
l'avoir d'acompte. (voir exemple)
Présentation de l'historique
L'historique est composé de 2 zones "Documents précédents" et "Documents suivants".
Chaque zone contient les champs :
N° de document
Ce champ contient le n° de document d'origine et les suivants ou précédents.
Date du document
Ce champ contient la date de réalisation du document d'origine et les suivants ou précédents.
Type de document
Ce champ contient le type de document d'origine et les suivants ou précédents.
Code du client ou Code du fournisseur
Ce champ contient le code du client/fournisseur affecté sur le document d'origine et les suivants ou précédents.
Nom du client ou Nom du fournisseur
Ce champ contient le nom du client/fournisseur présent sur du document d'origine et les suivants ou
précédents.
Net à payer
Ce champ contient le montant net à payer du document d'origine et les suivants ou précédents.
Le bouton "Afficher le document" permet d'afficher le document associé à la ligne sélectionnée.
Si la ligne sélectionnée correspond au document à partir duquel vous avez appelé l'historique, celui-ci ne
s'ouvrira pas. Vous devez fermer l'historique pour consulter le document.
Fonctionnement de l'historique
L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est enregistré/validé ou issu d'un autre
document ou transféré/regroupé vers un autre type de document.
Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du document d'origine
mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour.
En cliquant sur le petit "+" devant la ligne du document, vous obtiendrez :
Pour le document d'origine : la zone "Documents suivants" contiendra une ligne avec les renseignements du
nouveau document,
Pour le nouveau document : la zone "Documents précédents" contiendra une ligne avec les renseignements
du document d'origine.
Exemples
Exemples de consultation de l'historique du document à différentes étapes de réalisation de documents de
vente :
Création d'un Devis,
Transfert d'un Devis en Commande,
Réalisation d'un Bon de livraison par la Livraison partielle d'une Commande,
Réalisation d'un Bon de livraison en 2ème Livraison partielle d'une Commande,
Regroupement de Bons de livraison en Facture,
Création d'un Bon de retour puis transfert en Avoir
Création d'une Facture puis transfert en Avoir,
Création d'une Facture d'acompte puis transfert en Avoir d'acompte,
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
68
GUIDE
69
Comment gérer l'éco contribution ?
Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les
Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques.
Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème.
Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les lampes.
Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation
effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf).
Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le
temps.
Cette eco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus).
Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes.
Création du barème
Lors de la création du dossier le barème eco-contribution est automatiquement importé.
Vous avez la possibilité de :
saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Taxes - Barème eco-contribution,
d'importer un nouveau barème depuis le menu Outils - Importation de données.
Utilisation du barème éco-contribution
L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'eco-contribution au total TTC de l'article ou
en définissant que le montant de l'eco contribution est déjà présent dans le prix TTC de l'article.
Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'eco au montant TTC) ou non (dont
montant eco-contribution) l'option "Inclure le montant de l'eco-contribution au Total TTC".
Depuis la fiche article vous pouvez affecter un barème. Le montant de l’éco-contribution est repris
automatiquement et est en TTC.
Dans les documents, à chaque fois que vous appelez un article (Devis, Commande, BL, BR, Factures, Avoirs), le
barème de l'éco-contribution associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant total écocontribution
TTC sera calculé en fonction du nombre d'articles vendus.
En fonction de l'option définie précédemment, en pied de chaque document (Devis, Commande, BL, BR,
Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution sera inclus ou non dans le Total TTC du document.
Par le menu Ventes - Impressions puis la catégorie Documents de ventes - Historique éco-contribution,
vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'éco-contribution utilisés dans les documents.
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70
Historique Clients/Articles
Accès :
Ventes - Clients - Historique Clients/Articles
ou
Articles - Historique Clients/Articles
L'historique clients/articles vous permet de retrouver pour un client (ou prospect) ou une famille de clients, les
documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents.
La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression qui s'effectue uniquement sur les documents de vente.
Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs client(s),
c'est l'historique par articles.
Historique par documents
L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s).
Filtres
L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Client (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Famille client
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
Dépôt (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de dépôts sur lequel vous souhaitez obtenir les mouvements de stock.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes de document
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille Clients, le Code client, le Nom du client, le Numéro du
document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer, la Marge HT, le Solde dû, le dépôt et la
notion de Multi dépôts (plusieurs dépôts dans les lignes du document).
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Historique par Articles
GUIDE
71
L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été vendu.
Filtres
L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier.
Client (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Article (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Famille client
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Famille article
Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Sous famille article
Sélectionnez la sous famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
Types d'articles
Cochez les différents types d'articles sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue.
Dépôt (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de dépôts sur lequel vous souhaitez obtenir les mouvements de stock.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes articles
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code client, Nom du client, la Date du
document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT, la Marge nette HT et le Dépôt.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Afficher l'article
Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique.
Afficher la famille article
Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
72
Comment saisir un règlement client ou fournisseur ?
Pour saisir un règlement client, vous devez vous placer dans le menu Règlements - Clients - Règlements ou
Règlements - Fournisseurs - Règlements.
La liste des règlements déjà effectués apparaît, et vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils,
ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement.
Vous renseignerez alors les informations concernant votre clientou fournisseur et le montant du règlement reçu.
Ensuite, vous pouvez affecter le montant de ce règlement à une ou plusieurs échéances dûes.
Afin de pouvoir transférer un règlement en comptabilité, vous devez saisir une banque sur la fiche règlement.
Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré
en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire.
GUIDE
73
Comment consulter l'échéancier et relancer les clients/fournisseurs
?
L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet ECHEANCES des commandes clients/fournisseurs, bon de
livraison/réception ou factures) et de vos règlements clients vous permet d'obtenir deux états très intéressants
pour le suivi de votre activité financière : les échéanciers et les relances clients.
Consultation de l'échéancier
La consultation des échéances s'effectue à partir :
de la liste des clients menu Ventes - Clients - Clients ou Achats - Fournisseurs- Fournisseurs,
de la fiche clientou fournisseur,
du menu Règlements - Clients - Échéanciers ou Règlements - Fournisseurs - Échéanciers
du menu Ventes - Règlements - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers.
L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris les
acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date
donnée.
Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le
menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client ou
Règlements fournisseurs- Echéancier.
Relances clients
Il s'agit de lettres de réclamation, imprimées en fonction des échéances clients arrivées à terme à une date
donnée.
Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie
Règlements clients- Relances Clients.
Si vous souhaitez gérer les lettres de relance en fonction d'un niveau et historiser ces lettres, vous devez
vous placer dans le menu Règlement - Clients puis lettres de relance.
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74
Comment gérer le stock d'un article ?
Pour qu'un article puisse être géré en stock, il faut qu'il soit de type bien ou nomenclature de fabrication.
Ensuite, à partir de l'onglet stock de la fiche article, vous devez cocher la case "Géré en stock".
Pour entrer des articles en stock, vous avez plusieurs possibilités :
- créer un bon d'entrée,
- réaliser un inventaire,
- réceptionner une commande fournisseur (bon de réception),
- réaliser un bon de retour et/ou un avoir client,
- réaliser un bon et/ou un ordre de fabrication (entrée d'un article fabriqué et sortie de ses composants).
Pour sortir des articles du stock, vous avez plusieurs possibilités :
- créer un bon de sortie,
- livrer une commande ou réaliser une facture de vente,
- réaliser un bon de retour et/ou un avoir Fournisseur,
- réaliser un bon et/ou un ordre de désassemblage (sortie d'un article fabriqué et entrée de ses composants).
La page mouvements de stock permet de vérifier les différentes variations de stock d'un article.
GUIDE
75
Comment visualiser le stock d'un article ?
La visualisation du stock virtuel et réel d'un article peut s'effectuer à partir :
x La liste des articles (menu Articles/Articles),
x La fiche article / onglet Stock,
x Les mouvements de stock (Menu Articles/Documents de stock).
A chaque sélection d'un article par la liste déroulante, vous avez également accès à ces informations si la vue
est de type "Défaut (Système)".
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76
Comment réaliser un publipostage ?
Le publipostage permet de réaliser l'envoi d'une lettre par client, une impression ou un e-mailing pré-remplis.
Pour cela, il fusionne les coordonnées de clients dans un modèle Word.
Le publipostage est possible avec Word 2003 et Word 2007 uniquement.
Le publipostage depuis la fiche client/prospect ou la liste des clients/prospects est une version simplifiée.
L'assistant de publipostage vous permet de réaliser étape par étape le paramétrage du publipostage jusqu'au
document final "fusionné".
GUIDE
77
Comment gérer les champs personnalisés ?
Les champs personnalisés sont accessibles depuis le menu Paramètres - Champs personnalisés.
Vous pouvez créer des champs personnalisés pour les tables :
o Clients,
o Fournisseurs,
o Articles,
o Documents (stock, vente, achat),
o Lignes de document (stock, vente, achat).
Suite à la création d'un champ personnalisé pour les tables Clients, Fournisseurs, Articles, Documents (stock,
vente, achat), un onglet "Champs personnalisés" contenant les nouveaux champs sera créé sur les fiches.
Suite à la création d'un champ personnalisé pour les tables de lignes de document, il faudra réaliser une
nouvelle vue pour insérer les champs personnalisés dans la grille de saisie.
Les types de champs personnalisés disponibles sont :
o Mémo : Permet de définir une zone de texte.
o Texte enrichi : Permet de définir une zone de texte avec possibilité de paramétrer la police de
caractères, alignement, couleurs...
o Texte : Permet de définir un champ qui autorise la saisie de tous les caractères. Les caractères saisis
sont pris dans leur ensemble et ne peuvent faire l’objet d’aucun calcul.
o Entier : Permet de définir un champ qui autorise uniquement la saisie de nombres sans décimales.
o Décimal : Permet de définir un champ qui autorise uniquement la saisie de nombres avec un nombre
défini de décimales.
o Date : Permet de définir un champ qui autorise la saisie d'une date ou la sélection d'une date depuis
un calendrier.
o Date/heure : Permet de définir un champ qui autorise la saisie d'une date et une heure ou la
sélection depuis un calendrier.
o Booléen : Permet de définir un état soit Oui ou Non. Ce champ se matérialise par une case à cocher.
Pour les champs personnalisés de type Texte et Entier, vous avez la possibilité de définir une liste de
valeurs autorisées.
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78
Le Transfert Comptable
Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans la partie comptabilité.
Ces écritures concernent :
Les documents de vente (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),
Les échéances,
Les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées,
Les documents d'achat (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),
les inventaires.
Pour transférer des éléments en comptabilité, vous devez définir au préalable :
Les libellés des écritures,
Les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...),
Les comptes de ventes et de TVA sur chaque fiche TVA,
L'option de comptabilisation des stocks (inventaire),
Les comptes de stock,
La méthode de comptabilisation.
Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Il peut être Automatique ou Manuel. Ce choix est à
définir dans les options comptables.
En méthode de transfert "manuel" (Méthode par défaut), vous pouvez choisir de valider ou non les
documents/règlements et sélectionnant dans les options, la fonction "Activer la validation des données à
comptabiliser".
Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable.
En méthode de transfert automatique, cette case "Activer la validation des données à comptabiliser"
est automatiquement sélectionnée et non modifiable.
Chaque transfert comptable est archivé dans la page "Historique des transferts".
GUIDE
79
Comment sauvegarder ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données. En fonction de la taille de votre
dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données,
et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*.
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement
supprimée ou endommagée.
Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner
les options de sauvegardes et lancer la procédure.
Une fois la première sauvegarde effectuée, vous avez la possibilité de lancer uniquement la sauvegarde
rapide.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
80
Comment restaurer ?
Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque
dur.
Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées.
Par le menu Outils - Restauration, vous accédez à l'assistant de restauration qui vous permet de sélectionner
le dossier à restaurer et lancer la procédure.
GUIDE
81
Comment consulter le journal des événements ?
Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements
Il stocke chaque information concernant :
la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la
numérotation
le manque d'un n° TVA intracommunautaire
la suppression de documents
la dévalidation d'inventaire
le changement de code,
la dévalidation de document.
Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit
comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue.
Il est possible d'imprimer le journal des événements à partir du menu Ventes - Impressions puis Journal des
événements.
83
MANUEL
FICHIER
Nouveau dossier
Accès : Fichier - Nouveau
Pour créer un nouveau dossier, vous devez suivre les différentes étapes proposées par l'assistant de création du
dossier.
Vous avez également la possibilité de créer un raccourci pour un dossier existant.
Ces étapes consistent à :
Sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre
ordinateur) ;
En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes :
- Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à :
Saisir le nom du serveur,
La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de :
Sélectionner le protocole,
Saisir l'authentification de l'utilisateur.
La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur".
- Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite :
Saisir le nom du dossier,
Saisir l'identification et les coordonnées de la société,
Saisir d'autres informations et les informations de TVA,
La territorialité est obligatoire car elle détermine un certain nombre de fonctionnalités dans l'application
comme par exemple les taux de TVA pour le dossier.
Il en va de même pour l'option de calcul de la TVA
Vous avez également le choix d'importer tous les codes postaux (coché par défaut) ou une liste simplifiée
(codes postaux des préfectures et arrondissements de Paris).
Saisir les dates d'exercice et le type de plan comptable général.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de création de dossier.
Pour lancer la création du dossier, vous devez cliquer sur le bouton Lancer.
Vous allez alors voir une barre de progression qui permet d'ouvrir un nouveau dossier et d'importer les tables
par défaut.
A la fin du traitement, le nouveau dossier est ouvert automatiquement. Nous vous conseillons ensuite d'ouvrir
les infos de société et les options générales du dossier afin de contrôler les informations que vous venez de
saisir et de renseigner les autres options.
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84
Créer un nouveau raccourci
Accès : Fichier - Créer un nouveau raccourci
Cette fonction permet de réaliser le lien entre la base de données et l'application.
La création d'un raccourci de la base passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de création d'un raccourci.
x La 1ère étape vous présente l'assistant de création ;
vous devez ensuite, sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont
sur un autre ordinateur) ;
En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes :
- Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à :
Saisir le nom du serveur,
La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de :
Sélectionner le protocole,
Saisir l'authentification de l'utilisateur.
La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur".
- Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite :
x L'étape suivante vous demande d'indiquer le nom du dossier (nom de la base de données) que vous
souhaitez ouvrir ;
x Enfin, les paramètres que vous avez saisi sont proposés. Vous devez cliquer sur le bouton Lancer pour
créer le raccourci.
x Le traitement va alors créer le raccourci et ouvrir la base de données.
Vous pouvez à tout moment stopper la création du raccourci en cliquant sur le bouton Annuler.
MANUEL
85
Ouvrir un dossier
Accès : Fichier - Ouvrir
Cette fonction permet d'ouvrir un dossier.
Suite à l'appel de la fonction, une fenêtre contenant une liste des fichiers à l'emplacement sélectionné s'affiche.
Vous devez sélectionner le répertoire des données de Gestion commerciale et sélectionner le raccourci de la
base que vous souhaitez ouvrir.
Si le raccourci n'est pas disponible, fermer la fenêtre par le bouton Annuler et appeler la fonction "Créer un
nouveau raccourci" du menu Fichier.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
86
Fermer un dossier
Accès : Fichier - Fermer
Cette fonction permet de fermer le dossier en cours sans fermer l'application.
Vous pouvez ensuite ouvrir un autre dossier.
Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture du dossier, vous
aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications.
MANUEL
87
Quitter l'application
Accès : Fichier - Quitter
Cette fonction permet de fermer l'application.
Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture de l'application,
vous aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
88
VENTES
Ventes - Démarrer une tâche
Accès : Ventes - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Clients
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des clients. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche
Client.
Nouveau devis
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents de vente sur l'onglet "Devis". Double cliquer
sur une ligne pour ouvrir une fiche Devis.
Nouvelle facture
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents de vente sur l'onglet "Factures". Double
cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Factures.
Saisir un règlement
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des règlements sur l'onglet "Tous". Double cliquer sur une
ligne pour ouvrir une fiche Règlements.
Transfert en comptabilité
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert comptable.
MANUEL
89
DOCUMENTS DE VENTE
Documents de vente - Fenêtre principale de navigation
Accès : Ventes - Documents de vente - Tous
La liste des documents de vente a les mêmes propriétés, possibilités de recherche, de tris et filtres que sur les
autres listes (Voir le chapitre sur la gestion de la fenêtre principale de navigation).
La liste des documents de vente contient différents onglets.
A partir de chaque onglet, vous pouvez créer de nouveaux documents : Devis, Commandes, Bons de livraison,
Bons de retour, Factures, Avoirs, Factures d'acompte, Avoirs d'acompte.
Pour chaque onglet, des filtres suivants sont disponibles :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Clients (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez voir les documents
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Familles clients
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez voir les documents.
Pour chaque onglet, une liste d'actions est disponible :
Afficher le client
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Cette action est disponible uniquement dans le cas ou :
- le document n'a pas déjà été transféré
- le type de document est transférable (ce n'est pas le cas pour les avoirs et les avoirs d'acompte).
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document, la
date et les options souhaités pour le/les document/s à générer.
Cette action est disponible uniquement dans le cas ou 2 documents de même type sont sélectionnés.
Les types de document facture, avoir et documents d'acompte ne peuvent pas être regroupés.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Valider
Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé"
ou "Transféré en comptabilité".
En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le
document en comptabilité.
Cette action est accessible uniquement pour les factures, avoirs et documents d'acompte.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
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Dévalider
Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état
"Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.
Cette action est accessible uniquement pour les factures et avoirs.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
Actions spécifiques
Les actions ci-dessous sont disponibles pour un type de document unique :
Commandes
Livrer
Permet de livrer globalement ou partiellement la/les commandes.
Solder
Permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans générer de bon
de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.
Dé-Solder
Permet de passer la "Commande livrée totalement" en "Commande non livrée" ou "Partiellement livrée".
Les 2 dernières actions sont accessibles dans la liste des documents/onglet "Tous" lorsqu'un document de
type commande est sélectionné.
Factures
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de la facture, la date du jour (système), le moyen de
paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement.
MANUEL
91
Devis
Accès : Ventes - Documents de vente - Devis
La gestion de la fiche "Devis" est commune à toutes les fiches.
Le devis se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du devis.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente.
Vous pouvez également indiquer :
o L'état du devis
Sélectionnez ici l'état du devis.
Les état sont définis dans les options du dossier.
Le libellé de l'état 1 est renseigné par défaut.
Le libellé indiqué dans la zone "Etat 4" sera automatiquement attribué au devis lorsqu'il sera transféré en
bon de livraison, commande ou facture.
o La date de validité
Indiquez ici la date de validité du devis.
Cette date vous permettra de réaliser des relances de devis si ceux-ci ne sont pas conclus.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Date par défaut = Date du document + Durée de validité des devis (jours) définie dans les options du
dossier.
Date du document : 15/02/2008
Durée de validité des devis (jours) : 10
Date de validité : 25/02/2008
Si le client est de type PROSPECT, il reste en prospect lors de la validation du DEVIS. Son changement de
statut intervient dès la création de la commande (par ajout ou par transfert/regroupement)
Le corps
Vous retrouvez le corps du devis dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre
devis :
En définissant votre masque de saisie du devis : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre devis et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix
de revient total, Marge en % et montant.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
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Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'un devis
A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et
la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
MANUEL
93
Commandes de vente
Accès : Ventes - Documents de vente - Commandes
La gestion de la fiche "Commande" est commune à toutes les fiches.
La commande se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la commande.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de la commande
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente.
Vous pouvez également indiquer la date de livraison prévue :
Livraison le : Indiquez ici la date de livraison de la commande.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
La modification de la date de livraison en entête peut automatiquement être reportée sur les lignes du
document.
Pour cela, vous devez confirmer le message.
Le corps de la commande
Vous retrouvez le corps de la commande dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre commande :
En définissant votre masque de saisie de la commande: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied de la commande
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre commande et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix
de revient total, Marge en % et montant.
Pour les commandes, vous avez également la possibilité de définir une priorité (Haute, Normal, Faible). Cette
priorité permet de réaliser un tri supplémentaire lors de la livraison des commandes.
Acomptes
Cet onglet contient la liste des factures et avoirs d'acompte associée au document
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'une commande
A partir d'une commande, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
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94
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et
la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Livrer
Permet d'ouvrir l'assistant de livraison globale ou partielle la/les commandes.
Solder
Permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans générer de bon
de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.
Dé-Solder
Permet de passer la "Commande livrée totalement" en "Commande non livrée" ou "Partiellement livrée".
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
MANUEL
95
Bons de livraison
Accès : Ventes - Documents de vente - Bons de livraison
La gestion de la fiche "Bon de livraison" est commune à toutes les fiches.
Le Bon de livraison se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Bon de
livraison.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête du bon de livraison
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente.
Le corps du bon de livraison
Vous retrouvez le corps du bon de livraison dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre Bon de livraison :
En définissant votre masque de saisie du Bon de livraison: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied du bon de livraison
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre bon de livraison et de le modifier
en appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix
de revient total, Marge en % et montant.
Acomptes
Cet onglet contient la liste des factures et avoirs d'acompte associée au document
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'un bon de livraison
A partir d'un bon de livraison, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
96
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et
la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
MANUEL
97
Bons de retour
Accès : Ventes - Documents de vente - Bons de retour
La gestion de la fiche "Bon de retour" est commune à toutes les fiches.
Le Bon de retour se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Bon de retour.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête du bon de retour
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente à l'exception du mode
de règlement qui n'est pas présent.
Le corps du bon de retour
Vous retrouvez le corps du bon de retour dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre Bon de retour :
En définissant votre masque de saisie du Bon de retour: Plus de 25 colonnes sont à votre dispositions.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied du bon de retour
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre bon de retour et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix
de revient total, Marge en % et montant.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'un bon de retour
A partir d'un bon de retour, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et
la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
98
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
MANUEL
99
Factures
Accès : Ventes - Documents de vente - Factures
La gestion de la fiche "Facture" est commune à toutes les fiches.
La Facture se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la facture.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de la facture
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente.
Le corps de la facture
Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire
votre facture :
En définissant votre masque de saisie de la facture: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied de la facture
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre facture et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Echéances
Cet onglet permet de planifier les échéances de votre client pour le règlement de la facture.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix
de revient total, Marge en % et montant.
Acomptes
Cet onglet contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associée au document.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'une facture
A partir d'une facture, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
100
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de la facture, la date du jour (système), le moyen de
paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Valider
Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé"
ou "Transféré en comptabilité".
En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le
document en comptabilité.
Dévalider
Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état
"Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
MANUEL
101
Avoirs
Accès : Ventes - Documents de vente - Avoirs
La gestion de la fiche "Avoir" est commune à toutes les fiches.
L'Avoir se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Avoir.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de l'avoir
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente à l'exception du mode
de règlement qui n'est pas présent.
Le corps de l'avoir
Vous retrouvez le corps de l'avoir dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire
votre Avoir :
En définissant votre masque de saisie de l'avoir : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied de l'avoir
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre avoir et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Le montant « Net à payer » de l’avoir génère une échéance négative.
Cette échéance n’est pas visible dans le document, vous pouvez la consulter dans l'échéancier.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants :
Prix de revient total, Marge en % et montant.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'un avoir
A partir d'un avoir, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
102
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Valider
Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé"
ou "Transféré en comptabilité".
En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le
document en comptabilité.
Dévalider
Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état
"Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
MANUEL
103
Factures d'acompte
Accès : Ventes - Documents de vente - Factures d'acompte
ou
Achats - Documents d'achat - Factures d'acompte
La gestion de la fiche "Facture d'acompte" est commune à toutes les fiches.
Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des factures d'acomptes.
La Facture d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de la facture d'acompte
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente/achat à l'exception du
mode de règlement.
En effet, pour les factures d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire.
Le corps de la facture d'acompte
Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir le montant
de votre facture d'acompte.
Les autres onglets
A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client ou fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client ou fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client et le détail de la TVA.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'une facture d'acompte
A partir d'une facture d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles ou Historique
fournisseurs/articles avec le filtre client/fournisseur renseigné par le "code du prospect/client ou fournisseur"
sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Valider
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
104
Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
cochée dans les options comptables
Elle permet de valider définitivement un document avant le transférer du document en comptabilité.
MANUEL
105
Avoirs d'acompte
Accès : Ventes - Documents de vente - Avoirs d'acompte
ou
Achats - Documents d'achat - Avoirs d'acompte
La gestion de la fiche "avoir d'acompte" est commune à toutes les fiches.
Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des avoirs d'acomptes.
L'avoir d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de l'avoir d'acompte
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente/achat à l'exception du
mode de règlement.
En effet, pour les avoirs d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire et obligatoire pour définir le
règlement. Pour cela, vous devez sélectionner le moyen de paiement dans la liste dé-roulante.
Si le moyen de paiement que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle
fiche moyen de paiement en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Le corps de l'avoir d'acompte
Vous retrouvez le corps de l'avoir d'acompte dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir les
montants de votre avoir d'acompte.
Les autres onglets
A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client ou fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client ou fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client et le détail de la TVA.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'un avoir d'acompte
A partir d'un avoir d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles ou Historique
fournisseurs/articles avec le filtre client/fournisseur renseigné par le "code du prospect/client ou fournisseur"
sélectionné.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
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106
Valider
Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
cochée dans les options comptables
Elle permet de valider définitivement un document avant le transférer du document en comptabilité.
MANUEL
107
TRAITEMENTS...
Dupliquer un document
Tous les documents de vente ou achat peuvent être dupliqués.
Cette fonction permet de recopier l'intégralité d'un de vos documents dans un autre.
Il est possible de dupliquer un document transféré, validé ou comptabilisé.
Les factures d'acompte et les avoirs d'acompte ne peuvent pas être dupliqués.
Préparation à la copie de document
Pour réaliser la duplication d'un document, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats / Tous (ou encore depuis le menu Ventes -Documents de vente - Tous
ou Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Dupliquer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Traitement de la duplication
Un message s'affiche pour vous demander si vous souhaitez reprendre les informations de la fiche client ou
fournisseur.
Ces informations sont :
x les coordonnées postales de la fiche client ou fournisseur,
x son mode de règlement,
x ses conditions commerciales (remise accordée).
Si vous répondez "Oui", l'adresse, le mode de règlement seront repris de la fiche client ou fournisseur
et un contrôle sur les conditions commerciales (bloqué, ...) sera effectué.
Si vous répondez "Non", les informations de l'entête du document d'origine sont reprises dans le nouveau
document.
Si vous effectuez souvent les mêmes types de document, vous pouvez créer des "document -types" et les
dupliquer à chaque nouveau client ou fournisseur.
Conséquences de la duplication
Le nouveau document est à la date du jour.
Elle contient toutes les informations du document d'origine.
Dans chaque partie du nouveau document, vous pourrez :
x modifier la date,
x changer de client ou fournisseur,
x ajouter, modifier ou supprimer des articles
x ...
Si un document d’acompte (facture et/ou avoir d’acompte) est affecté au document d’origine, il ne sera pas
repris dans le document final.
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108
Regrouper les documents
Accès : Opérations - Regrouper les documents
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes :
x Même type de document,
x Même code client ou fournisseur,
x Même civilité,
x Même nom de client ou fournisseur,
x Même adresse de facturation,
x Même adresse de livraison,
x Même taux de TVA sur les frais de port ,
S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux
de TVA appliqué soit le même sur tous les documents.
x Même remise en pied,
x Même mode de règlement.
Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout
regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à
regrouper est inférieur ou égal à 6.
Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en
document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation au regroupement de documents
Depuis la liste des documents
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou
Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande,
BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de
navigation à gauche.
Depuis la barre de navigation
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis
sélectionner l'option "Regrouper les documents".
Fenêtre de regroupement
Le regroupement passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de regroupement des documents
L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne
contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3).
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de regroupement des documents.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement.
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper
Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s)
concerné(s) par le regroupement.
MANUEL
109
Les types de documents disponibles sont :
x Les Devis (vente) / Demandes de prix (achat),
x Les Commandes,
x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat),
x Les Bons de retour.
La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire
Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par
défaut.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement.
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper
Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents
ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment.
Vous avez la possibilité de modifier cette sélection :
en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ;
en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération
uniquement).
Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement.
4ème étape : Choix du document à générer
Cette étape permet de choisir :
x le Type du document que vous voulez générer.
Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements
précédents :
- Les Devis ou Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de livraison/réception ou
Factures,
- Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures,
- Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures,
- Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs.
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x Regrouper les articles
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques :
o Code,
o Description,
o Prix unitaire brut,
o Montant de la remise,
o Taux de TVA,
o Unité.
x Copier les lignes de texte
Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de
chaque document d'origine.
x Générer un sous-total par document
La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles".
Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée.
Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type
Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les
articles appartenant au document.
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110
Lancement du regroupement
Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer.
Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec
succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons
de l'échec du traitement.
Conséquences du regroupement
Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous
souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s.
Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé.
Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable).
Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents
pour le client B, les documents générés seront :
- Un document pour le client ou le fournisseur A
- Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la
rubrique)
Dans l'onglet Détail du document...
Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent :
o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée),
o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles),
o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte).
Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère
ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description :
" Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008."
Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez :
o en 1ère ligne la référence du document d'origine,
o les articles du document d'origine,
o un sous-total pour le document.
Dans l'onglet Échéances
Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux
documents d’origine.
Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
MANUEL
111
Supprimer un document
Un document de vente ou achat peut être supprimé si ce dernier :
n’est pas validé,
n’est pas transféré ou regroupé,
n’est pas comptabilisé.
Pour supprimer un document, vous devez :
soit sélectionner un document dans la liste des documents puis cliquer sur l'icône Supprimer ou clic droit +
supprimer ou touche "suppr" au clavier
soit ouvrir le document et cliquer sur l'icône Supprimer, Fichier + supprimer ou Ctrl + D.
Il est possible de supprimer un document précédemment transféré si le document réalisé lors du transfert
ou regroupement est supprimé auparavant.
Réalisation d'un devis ou demande de prix puis transfert du devis ou demande de prix en commande, la
suppression du devis ou demande de prix est impossible.
Si suppression de la commande, la suppression du devis ou de mande de prix est possible.
Après chaque demande de suppression possible, vous aurez le message :
« Êtes-vous certain de vouloir supprimer cette fiche ?
Cette suppression sera définitive. »
Après chaque demande de suppression impossible, vous aurez le message :
Pour un document déjà transféré ou regroupé :
« Ce document ne peut pas être supprimé car il a été transféré en "document"&ldots;&ldots;. Supprimer
d’abord ce document ».
Pour un document transféré en comptabilité :
« Le document XX..... a été transféré en comptabilité. Il ne peut plus être supprimé ».
Si vous demandez la suppression d'un document positionné au milieu d'autres documents, un message BOI
d'avertissement s'affichera.
La validation de ce message entraîne la création d'un événement dans le journal des événements.
Conséquences de la suppression d'un document
Le document supprimé n'apparaît plus dans la liste des documents de vente, la liste des documents d'achat,
l'historique client, l'historique fournisseur, les statistiques...
Les échéances liées au document (Facture) n'apparaissent plus dans l'échéancier
Si le document était réglé, le règlement est automatiquement dépointé, un message vous averti de cet état.
Le règlement est toujours présent pour le client/fournisseur, il faudra le supprimer manuellement si vous
souhaitez ne plus avoir ce règlement.
Si le stock est géré, les lignes de mouvements de stock liées aux articles présents dans le document supprimé
sont également supprimées.
Si vous supprimez un document d'acompte, le règlement associé sera automatiquement supprimé.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
112
Transférer un document
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois.
Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez
assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement.
Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le
prospect passe automatiquement en client.
Préparation du transfert
Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes /
Tous ou Achats/Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous (ou encore depuis le menu Ventes,
Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous ou Articles - Documents de Stock -
Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le
transfert.
Fenêtre de transfert
La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer.
Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué.
Le transfert de document permet de choisir :
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x le type de document que vous voulez générer
Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts
précédents:
- Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture.
- la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture.
- La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture.
- Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir.
- Le bon de retour peut être transféré en avoir.
- La facture peut être transférée en avoir.
- La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte.
- Un ordre de fabrication en bon de fabrication.
- un ordre de désassemblage en bon de désassemblage.
x l'ouverture après le transfert du document généré.
La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également
modifiable au moment de la réalisation du transfert.
Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement.
A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous
êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé.
Conséquences du transfert
MANUEL
113
Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez
ouvrir le/les documents générés.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ».
Dans l'onglet Détail du document...
Les documents générés comportent :
x l’intégralité des informations du document d'origine.
x en 1ère ligne la référence du document d'origine.
Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour
description :
" Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008."
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de livraison ou une Facture : Mouvement de stock négatif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock positif.
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif.
Pour chaque ligne article de type « Nomenclature de fabrication » (gérée en stock) du nouveau document de
stock, un mouvement de stock sera généré :
x Pour un Ordre de fabrication, un bon de fabrication sera généré : Mouvement de stock positif pour l'article
composé et négatif pour les composants.
x Pour un Ordre de désassemblage, un bon de désassemblage sera généré : Mouvement de stock négatif
pour l'article composé et positif pour les composants.
Dans l'onglet Échéances
Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne
d'échéance dans l'onglet échéances de la facture.
Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la
nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci.
Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le
montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les document générés par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents
d’origine.
Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents
d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
114
CLIENTS
Clients / Prospects - Fenêtre principale de navigation
Accès : Ventes - Clients - Clients ou Ventes - Clients - Prospects
La gestion de la liste des clients / prospects est commune à toutes les listes.
La liste des clients/prospects contient les onglets :
Tous : Les tiers de type client et prospect sont affichés,
Clients,
Prospects.
Les actions ci-dessous varies en fonction de l'onglet sélectionné. Elles sont disponibles en début du menu
contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation :
Transférer en client
Permet de transformer une fiche de type "Prospect" en fiche de type "Client". Cliquer ici pour avoir plus de
renseignements.
Action disponible uniquement pour une fiche prospect.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du client ou prospect" sélectionné.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Échéancier avec le filtre client renseigné par le "code du
client" sélectionné.
Les 2 dernières actions sont disponibles uniquement sur la fiche client.
Créer un document de vente
Permet d'ouvrir une fenêtre contenant les types des documents possibles à créer.
Sur la fiche document créée, les informations concernant le client/prospect (coordonnées, mode de règlement,
n° de TVA...) seront automatiquement renseignées.
Changer un code client
Permet de recodifier le code d'un client (fiches, documents, échéances, règlements...).
Statistiques
Permet de visualiser les évolutions et palmarès du Chiffre d'Affaires, de la marge et du volume des ventes ...
pour chaque Clients.
Simulation du tarif
La simulation de tarif permet de trouver rapidement le tarif d'un article pour une sélection de client à une date
donnée.
Publipostage
Permet de définir le modèle d'envoi de publipostage pour le/les client/s sélectionné/s, puis visualiser le
publipostage généré dans word.
Changer le statut
Permet de modifier le statut d'un ensemble de fiches.
Générer les factures
Permet de générer les factures périodiques d'un ensemble de fiches.
MANUEL
115
Clients / Prospects
Accès : Ventes - Clients - Clients ou Ventes - Clients - Prospects
La gestion de la fiche "Client/Prospects" est commune à toutes les fiches.
La fiche client et la fiche prospect se composent d'une entête et d'onglets.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques.
Famille client / prospects
Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient le client ou prospect.
Si cette famille a une territorialité et/ou une remise, ces informations seront automatiquement reprises sur
la fiche clients/prospect
Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille
client en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Personne physique
Case à cocher permettant de définir si le client est une personne physique (cochée) ou une personne morale
(décochée).
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre client/prospect (au maximum 25 caractères
alphanumériques).
Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône .
Nom *
Ce champ permet de saisir le nom de votre client/prospect (au maximum 60 caractères alphanumériques).
La fiche du client se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Facturation
Permet de saisir les coordonnées et le contact principal de facturation du client.
Livraison
Permet de saisir les coordonnées et le contact principal de livraison du client.
Si l'adresse de livraison du client est la même que celle de facturation, vous n'avez pas à ressaisir l'adresse
de livraison. Il vous suffit de sélectionner la case "Identique à l'adresse de facturation".
Il en va de même pour le contact.
Adresses
Permet de visualiser les adresses principales (Facturation et Livraison) ainsi que de créer d'autres adresses.
Contacts
Permet de visualiser les contacts principaux (Facturation et Livraison) ainsi que de créer d'autres contacts.
Gestion
Permet de saisir le compte comptable, les options de facturation (Facturation TTC, Taux de remise, Encours
autorisé...) ainsi que de visualiser le montant total des échéances échues ou pas.
Tarifs
Cet onglet permet de visualiser les tarifs en cours associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif").
Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter".
Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour
(date système de l'ordinateur).
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
116
Si le tarif n'est pas utiliser dans un document de vente, il est possible de le supprimer à l'aide du bouton
"Supprimer".
Divers
Permet de renseigner le mode de règlement du client et les informations administratives.
Vous pouvez également renseigner les coordonnées bancaires du client.
Options de facturation
Cet onglet permet :
o de visualiser la liste des facturations périodiques affectées à ce client ainsi que d’en créer d’autres.
o de visualiser et renseigner les modèles de documents qui seront pris en compte en impression d’un
type de document précis ainsi que le nombre d’exemplaires.
Notes
Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
A partir de la fiche client ou prospect, vous avez à votre disposition les actions définis également dans la
fenêtre principale de navigation des clients/prospects.
MANUEL
117
Contacts - Fenêtre principale de navigation
Accès : Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts
La gestion de la liste des Contacts est commune à toutes les listes.
La liste des contacts contient les onglets :
Tous : Tous les contacts sont affichés,
Contacts autonomes : Contient la liste des contacts sans tiers associé.
Les actions ci-dessous varies en fonction de l'onglet sélectionné. Elles sont disponibles en début du menu
contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation :
Créer le tiers
Permet de créer le tiers (client/prospect ou fournisseur) associé au contact.
Suite à la sélection de cette action, une boite s'affiche et vous permet de sélectionner le tiers à créer.
Afficher le tiers
Permet d'afficher la fiche du client/prospect ou fournisseur associé à la fiche contact.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
118
Contacts
Accès : Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts
La gestion de la fiche "Contact" est commune à toutes les fiches.
La fiche contact se composent d'une entête et d'onglets.
A partir de la fiche Contact vous avez à votre disposition les actions définis également dans la fenêtre
principale de navigation des contacts.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Contact
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumérique).
Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône .
Personne physique
Case à cocher permettant de définir si le contact est une personne physique (exemple : M. Durant) ou morale
(exemple : SARL La tour).
Prénom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique.
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique.
Fonction
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Service/Bureau
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir le service, bureau... ou se situe le contact
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique.
e-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir l'e-mail du contact.
Accepter de recevoir des informations et offres commerciales (Emailing autorisé)
Case à cocher permettant de définir si ce contact accepte ou pas de recevoir un e-mailing.
Tiers
Cette partie permet de sélectionner le tiers (Client/Prospect, Fournisseur) associé à ce contact.
Il n'est pas obligatoire d'associé un contact à un tiers. Pour cela, il suffit de saisir le type "Aucun".
Type
Le type permet de définir sur le contact est attaché à un tiers (Client/Prospect, Fournisseur) ou pas (Contact
autonome).
Client / Fournisseur
MANUEL
119
Ce champ permet de sélectionner le tiers associé à ce contact.
Il est disponible uniquement si le type est Client/prospect ou fournisseur.
Si vous avez créé un tiers avec un contact et que vous ouvrez la fiche contact, le champ type ainsi que ce
champ sont automatiquement renseignés.
De même si vous réalisez une modification sur la fiche contact, les modifications seront automatiquement
reprises sur la fiche tiers.
Onglets
Adresse et Autre adresse
Ces 2 onglets contiennent les adresses associés à ce contact.
Les champs présents dans ces 2 onglet sont identiques :
Sélectionner l'adresse
Ce champ permet de sélectionner une adresse définie dans la liste des adresses de la fiche client ou
fournisseur.
Vous avez la possibilité de modifier cette adresse.
NPAI
Champ saisissable de type case à cocher.
Ce champ permet d’indiquer si l’adresse n'est plus valide.
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Code postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alpha-numérique.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche mais n’est pas créé dans la table des
codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alpha-numérique.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alpha-numérique.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
Champ saisissable
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
120
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir le site web lié à cette adresse.
Notes
Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
MANUEL
121
Familles de tiers
Accès : Ventes - Clients - Familles clients/prospects ou Achats - Fournisseurs - Familles Fournisseurs
La gestion de la fiche "Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Famille" se compose des éléments suivants :
un code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé de la famille (au maximum 40 caractères alphanumériques).
un onglet Général
Cet onglet permet de définir la territorialité et le ou les % de remise à affecter par défaut au tiers à chaque fois
que cette famille lui sera affectée.
Dès la validation de la modification de la famille, si elle est rattachée à un tiers, un message permettra de
sélectionner les paramètres à appliquer automatiquement ou pas à la fiche tiers associée.
un onglet Tarifs (uniquement pour les familles clients)
Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif").
Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter".
Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour
(date système de l'ordinateur).$
un onglet Options de facturation
Cet onglet permet de visualiser la liste des Facturations périodiques (uniquement pour les familles clients) et
des modèles de documents.
Sur les fiche famille client, vous pouvez définir de nouvelles factures périodiques en cliquant sur le bouton
"Ajouter", ainsi que de nouveaux modèles.
Suite à l’affectation d’une famille clients à une facturation périodique, tous les clients associés à cette
famille seront automatiquement associés à la facturation périodique. Ils sont référencés dans l’onglet Clients de
la fiche facturation périodique.
un onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
122
Historique Clients/Articles
Accès :
Ventes - Clients - Historique Clients/Articles
ou
Articles - Historique Clients/Articles
L'historique clients/articles vous permet de retrouver pour un client (ou prospect) ou une famille de clients, les
documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents.
La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression qui s'effectue uniquement sur les documents de vente.
Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs client(s),
c'est l'historique par articles.
Historique par documents
L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s).
Filtres
L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Client (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Famille client
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
Dépôt (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de dépôts sur lequel vous souhaitez obtenir les mouvements de stock.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes de document
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille Clients, le Code client, le Nom du client, le Numéro du
document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer, la Marge HT, le Solde dû, le dépôt et la
notion de Multi dépôts (plusieurs dépôts dans les lignes du document).
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Historique par Articles
MANUEL
123
L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été vendu.
Filtres
L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier.
Client (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Article (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Famille client
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Famille article
Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Sous famille article
Sélectionnez la sous famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
Types d'articles
Cochez les différents types d'articles sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue.
Dépôt (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de dépôts sur lequel vous souhaitez obtenir les mouvements de stock.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes articles
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code client, Nom du client, la Date du
document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT, la Marge nette HT et le Dépôt.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Afficher l'article
Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique.
Afficher la famille article
Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
124
Statistiques
Les statistiques proposées portent sur vos Clients, vos Fournisseurs, Articles, Documents et Finances.
Pour chacune de ces catégories, vous pouvez obtenir des statistiques sous forme de Donnée (tableau) ou de
Graphique.
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)
Pour visualiser un tableau de données statistiques ou un graphique, vous devez sélectionner une catégorie puis
une statistique...
Un descriptif de la statistique sélectionnée s'affiche au dessous du cadre de sélection.
... puis renseignez les zones de filtre suivantes :
Les filtres varient en fonction de la catégorie sélectionnée.
Date : Période du... au ...
Indiquez la période ou l'intervalle de date à prendre en compte.
Ce filtre est disponible pour "toutes les catégories".
Client
Sélectionnez le/les codes client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles".
Famille Client
Sélectionnez le/les codes famille client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles".
Fournisseur
Sélectionnez le/les codes fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Fournisseurs" et "Articles".
Famille fournisseur
Sélectionnez le/les codes famille fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Fournisseurs" et "Articles".
Article
Sélectionnez le/les codes article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Vous pouvez également définir le type d'article que vous souhaitez voir dans vos statistiques : Biens, Services,
Nomenclatures.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Nomenclatures
Sélectionnez la case à cocher "Tenir compte des composants" si vous souhaitez en plus de l'article composé voir
apparaître les composants.
Si cette case est cochée, vous avez la possibilité de déterminer le niveau maximal du détail des composants à
afficher.
Famille Article
Sélectionnez le/les codes famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "fournisseurs" et "Articles".
Sous famille article
Sélectionnez le/les codes sous famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Documents
Sélectionnez le/les types de documents sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour la catégorie "Documents".
Vous pouvez ensuite naviguer vers l'onglet "Données" et "Graphique" pour consulter les résultats obtenus.
Des boutons "Afficher les données" et "Afficher le graphique" sont également disponibles dans le pied
de l'onglet Sélection.
Vous pouvez à tout moment annuler les filtres en cliquant sur le bouton "Réinitialiser les filtres"
MANUEL
125
L'onglet Données
Cet onglet affiche un tableau de données obtenues sur les critères sélectionnés précédemment.
En double cliquant sur l'une des données, vous obtiendrez le détail du calcul de cette donnée. Ce détail
varie en fonction de la statistique sélectionnée.
En entête de ces données, vous disposer des boutons suivants :
Actualiser : Ce bouton permet de mettre à jour les données.
Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le tableau de données.
Exporter : Ce bouton permet de générer un fichier avec les données au format Excel, HTML, XML et PDF.
Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des colonnes/lignes.
Réinitialiser la vue : Ce bouton permet d'afficher les données statistiques suivant la vue initiale.
L'onglet Graphique
Cet onglet affiche un graphique obtenu sur les critères sélectionnés précédemment.
Vous disposez de plusieurs types de graphique (barre, aire, secteur....).
Choisissez le type du graphique correspondant à ce que vous souhaitez.
En entête de ce graphique, vous disposer des boutons suivants :
Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le graphique.
Inverser les légendes : Ce bouton permet d'inverser la légende avec les données en "abscisse" (si les axes
ne sont pas inversés)
Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des axes.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
126
Facturation périodique
Accès : Ventes - Clients – Facturation périodique
La gestion de la fiche "Facturation périodique" est commune à toutes les fiches.
La fiche Facturation périodique se compose d’une entête et d’onglets permettant de définir les paramètres
(fréquence de génération) ainsi que les clients et les familles associées à la facturation.
Entête
L’entête se compose :
un code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé de la facturation périodique (au maximum 30 caractères alphanumériques).
Onglets
Paramètres
Cet onglet permet de définir le document de référence, la périodicité, les options de génération des factures
mais également de simuler les dates de facturation.
Document de référence*
Sélectionnez le document de vente (devis, commande, bon de livraison, facture) que vous souhaitez utiliser
pour réaliser la facturation périodique.
Période
Cette partie permet de définir la période de facturation (Du … Au …) ainsi que la périodicité pré-définie
(Hebdomadaire, mensuel, …) ou définie par l’utilisateur (toutes les n semaines ou n mois …).
En fonction de la périodicité sélectionnée, vous aurez ensuite accès soit à une sélection de jour ou de jour
du mois le X du mois , le 3ème lundi du mois, X semaines …
Options de génération de facture
Cette partie permet de définir :
o L’actualisation des prix de la pièce/document
Case à cocher, non sélectionnée par défaut
Cette option permet de mettre à jour le document qui sera généré avec les prix des fiches article et pas
ceux du document de référence.
o Appliquer les tarifs et promotions
Case à cocher, non sélectionnée par défaut
Cette option permet d’appliquer dans le document généré les tarifs et promotions en cours pour les
articles.
o Récupérer les données de la fiche client
Case à cocher, sélectionnée par défaut
Cette option est grisée si plus d’un client est sélectionné dans l’onglet client ou famille client.
Si cette case est cochée, les données récupérées sur le document généré sont les coordonnées clients,
le frais de port, le commercial, le mode de règlement et la territorialité.
o Appliquer les remises et escompte du client
Case à cocher, non sélectionnée par défaut.
Si cette case est cochée, les 2 remises ainsi que l’escompte présents sont repris dans le pied du
document généré.
Simulation des dates de facturation
Cette partie permet de visualiser dates des prochains documents générés. Ces dates sont définies en fonction
d’une date de début et d’un nombre limité de dates. (par défaut : 10 dates).
Clients
Cet onglet permet de visualiser et d'associer un ou plusieurs clients.
MANUEL
127
La gestion des données de cette partie est commune à toutes les fiches.
Pour associer un client, il vous suffit de le sélectionner depuis la liste déroulante.
Vous pouvez également associer un client à une facturation périodique directement depuis la fiche client,
onglet Options de facturation.
Un client bloqué ou partiellement bloqué ne peut pas être défini comme client pour une facturation
périodique.
Suite à la génération d’une facturation périodique pour un/des client/s, la date de dernière facture et la date de
prochaine facture seront mises à jour sur chaque ligne client.
Famille clients
Cet onglet permet de visualiser et d'associer un ou plusieurs familles clients.
La gestion des données de cette partie est commune à toutes les fiches.
Pour associer une famille client, il vous suffit de la sélectionner depuis la liste déroulante.
Vous pouvez également associer une famille clients à une facturation périodique directement depuis la fiche
famille client, onglet Options de facturation.
Suite à l’affectation d’une famille client, tous les clients associés à cette famille seront automatiquement
associés à la facturation périodique. Ils sont référencés dans l’onglet Clients.
Lorsque une famille client est modifiée ou supprimée, un message vous permettra de choisir la suppression
des clients (tous, ceux non facturés, aucun)
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Actions
A partir de la fiche facturation périodique, vous avez à votre disposition l’action « Générer les factures »
définie également dans la fenêtre principale de navigation des Facturation périodique.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
128
RÈGLEMENTS
Échéancier
Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers
Règlements - Fournisseurs - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers
L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements
clients/fournisseurs vous permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière :
l'échéancier.
Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris
les acomptes).
La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes/achats.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
échéances.
L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous :
Onglet Toutes
Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...)
Onglet Réglées
Permet de voir les échéances totalement réglées.
Onglet Non réglées
Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement
n’est affecté.
Onglet Soldées
Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Date de l’échéance,
Numéro document,
Montant échéance,
Soldées ?,
Code Client ou Fournisseur,
Nom Client ou Fournisseur,
Moyen de paiement,
Solde dû.
Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni
modifiables...
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances.
Période (Du... Au...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Moyen de paiement
Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
MANUEL
129
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client/prospect ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche clientou fournisseur affectée au document sélectionné dans l'échéancier.
Afficher le document
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier.
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de
paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est.
Si vous sélectionnez des échéances pour au moins 2 tiers différents, la fenêtre de génération des règlements
s’affichera. Elle permet de réaliser automatiquement les règlements des tiers.
Pointage entre échéances
Permet de pointer une échéance d'avoir avec une/des échéance/s de facture sans générer de règlement.
Depuis la liste des échéances, sélectionner une échéance d'avoir puis cliquer sur "Pointage entre échéances"
et sélectionner la/les échéance/s de facture à pointer.
Solder
Permet de solder manuellement une échéance.
Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client ou fournisseur non solvable...
Dé-solder
Permet de dé-solder manuellement une échéance.
En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit
à "Dé-solder".
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
130
Règlements - Fenêtre principale de navigation
Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements
Règlements - Fournisseurs - Règlements ou Achats - Règlements - Règlements
Cette fenêtre correspond à la liste des règlements clients/fournisseurs.
La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
règlements (partiellement pointés, pointés, tous)
L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous :
Onglet Tous
Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...)
Onglet Pointés
Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances.
Onglet Partiellement pointés
Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour
lesquels aucun pointage n'a été réalisé.
Onglet En banque
Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en
comptabilité.
Onglet Avec écart
Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Nom du client ou fournisseur,
Montant,
Date du règlement,
Moyen de paiement,
Reste à affecter (Onglet "Tous" uniquement).
Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue
permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement).
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements.
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du clientou fournisseur affectée au règlement.
MANUEL
131
Liste des modes de règlement
Permet d'afficher la liste des modes de règlement.
Afficher le(s) document(s)
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée.
Échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées".
Nouveau règlement pour ce client ou fournisseur
Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client ou fournisseur sélectionné.
Valider
Permet de valider définitivement un règlement afin de pouvoir le transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
132
Lettres de relance
Accès :
Opération -Lettres de relance
ou
Règlements - Clients - Lettres de relance
ou
Ventes - Règlements - Lettres de relance
La lettre de relance permet d’éditer un courrier ou mail de rappel aux clients qui sont en retard dans leurs
règlements.
L’automatisation de cette opération nécessite donc qu'au minimum les coordonnées du client soient saisies dans
sa fiche et que vous ayez déterminé si le client doit être relancé.
Pour réaliser une lettre de relance, vous devez définir les options par défaut et le/s client/s que vous souhaiter
relancer.
Ensuite la création d'une lettre de relance s'effectue grâce à une sélection de filtres et d'options. C'est
l'application de ces filtres qui vous permettra de définir les clients à relancer.
Une fois la lettre de relance sauvegardée, vous avez la possibilité de visualiser et valider/envoyer la fiche lettre
de relance.
La visualisation d'une lettre de relance envoyée est toujours disponible à partir de la liste des lettres de
relances.
Pour renvoyer une relance avec ou pas un niveau supérieur, vous devez sélectionner la/les lettre/s de relance
puis cliquer sur la tâche "Renvoyer les relances".
MANUEL
133
Remise en banque / Décaissement
Accès : Règlements - Clients – Remises en banque
Ou
Ventes - Règlements - Remises en banque
La gestion d'un décaissement des règlement fournisseur est identique à la remise en banque des
règlements clients.
La gestion de la fiche "Remise en Banque" est commune à toutes les fiches.
Une remise banque s'identifie par les informations de la remise suivantes :
Le numéro de remise en banque *
IL peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce
dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Banque *
Sélectionnez la banque pour laquelle vous souhaitez réaliser la remise en banque.
Etat
Champ non saisissable
En fonction de la méthode de transfert comptable et de la gestion ou pas de la validation des données à
comptabiliser, l'état de la remise en banque sera modifié.
Date *
Indiquez la date de la remise ou sélectionnez-là à partir du calendrier disponible.
Moyen de paiement *
Sélectionnez le moyen de paiement dans la liste dé-roulante.
Filtres
Tiers Du… au
Sélectionnez l’intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez réaliser la remise en banque.
Date de règlement Du…au
Sélectionnez une date ou un intervalle de date de règlements à prendre en compte dans cette remise.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Règlement pour cette banque uniquement
Case à cocher
Sélectionnée par défaut
La sélection de cette case permet de voir uniquement les règlements paramétrés avec la banque et le moyen
de paiement sélectionnés dans la partie « Informations de la remise ».
La dé-sélection de cette case permet de voir tous les règlements pour le moyen de paiement sélectionné dans
la partie « Informations de la remise » quelque soit la banque paramétré dans les fiches règlements.
Uniquement les règlements devant être remise en banque
Case à cocher
La sélection de cette case permet de visualiser uniquement les règlements dont le moyen de paiement est
défini « Remettre en banque ».
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Appliquer
le filtre".
La fiche remise en banque se présente ensuite sous forme d'onglets:
Détail
Cet onglet contient la liste des règlements à remettre en banque.
Par défaut, toutes les lignes règlements sont sélectionnées « A remettre ».
Chaque ligne règlement contient le code tiers la date du règlement, la référence du règlement (si renseignée
sur la fiche règlement) et le montant du règlement.
Notes
La gestion d'une note est commune à toutes les fiches.
Traitement de la remise en banque
Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez :
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
134
Sauvegarder la remise
la remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état Provisoire, l’état des
règlements associés n’est pas modifié.
Remettre en banque la remise
la remise en banque est sauvegardée et les règlements passent en état « remis en banque »
Valider la remise
La remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
Générer le fichier ETEBAC
La génération de fichier ETEBAC est disponible uniquement pour les moyens de paiement de type
prélèvements, virements, LCR.
Visualisation d’une remise en banque
Une fiche remise en banque sauvegardée et remis ne contient pas les informations de filtres.
MANUEL
135
COMMERCIAUX
Commercial
Accès : Ventes - Commerciaux - Commerciaux
La gestion de la fiche "Commercial" est commune à toutes les fiches.
La fiche commercial se compose d'une entête et d'onglets.
Le commercial peut être rattaché soit, à la fiche des clients soit, à un document de ventes (onglet
Compléments) ou encore, à une ligne d’article dans le document.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques.
Famille commercial
Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient le commercial.
Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille
commercial en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Secteur géographique
Ce champ permet de saisir ou sélectionner le secteur géographique de votre commercial (au maximum 10
caractères alphanumériques).
Si le secteur géographique que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le
fichier des secteurs géographiques, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche secteur géographique en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre commercial (au maximum 25 caractères
alphanumériques).
Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône .
Nom *
Ce champ permet de saisir le nom de votre commercial (au maximum 60 caractères alphanumériques).
Prénom
Ce champ permet de saisir le nom de votre commercial (au maximum 60 caractères alphanumériques).
Statut
Champ permettant la sélection du statut du commercial.
Les statuts possibles sont actif, en sommeil et bloqué.
Par défaut, le statut est actif.
Si le commercial est affecté à un/des client/s et que le statut est changé en "Bloqué", vous avez la
possibilité de remplacer automatiquement le commercial sur la/les fiche/s client/s.
La fiche du commercial se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Onglet Coordonnées
Les informations ci-dessous correspondent aux coordonnées du commercial.
Adresse
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
136
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table
des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
Champ saisissable
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Contact
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
E-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Permet de saisir l'e-mail du commercial.
Onglet Barèmes
La sélection d'un barème permet de définir le calcul des commissions pour ce commercial.
L'affectation d'un "Barème" à une fiche "Commercial", affecte automatiquement le "Commercial" à la fiche
"Barème".
Onglet Notes
L'onglet notes permet de saisir un commentaire.
La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches.
MANUEL
137
Familles commerciaux
Accès : Ventes - Commerciaux - Familles commerciaux
La gestion de la fiche "Famille Commerciaux" est commune à toutes les fiches.
L'entête de la fiche famille se compose des éléments suivants :
un code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé de la famille (au maximum 40 caractères alphanumériques).
La fiche famille commerciaux se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Barème
La sélection d'un barème permet de définir un barème de calcul de commissions pour un ensemble de
commerciaux dont cette famille est affectée.
Règles sur la modification ou suppression d'un barème
- Si changement du barème attaché à la famille, laquelle est attachée au commercial, un message propose
d’appliquer le changement au commercial.
- Si suppression du barème attaché à la famille, laquelle est attachée au commercial, un message propose
d’appliquer le changement au commercial
- Si suppression du barème dans la famille (sans suppression du barème lui même), laquelle est attachée au
commercial, un message propose d’appliquer le changement au commercial
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
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138
Barèmes
Accès : Ventes - Commerciaux - Barèmes
La gestion de la fiche "Barème" est commune à toutes les fiches.
Le barème permet de définir des objectifs de commissionnements applicables pour tous les articles et tous les
tiers ou pour une sélection donnée d'articles, de tiers, de familles articles ou tiers.
La fiche barème permet de couvrir un maximum de cas possible, et facilite le paramétrage des éléments
constituants le calcul des commissions.
Le/les barèmes sont associés aux commerciaux ou familles commerciaux depuis la fiche commercial ou famille
de commerciaux ou le commercial ou la famille de commerciaux sont affectés à la ou les fiches barèmes depuis
la fiche barème.
La fiche barème se compose d'une entête et d'onglets.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Indiquez un code barème.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Libellé *
Saisissez le libellé du barème (au maximum 40 caractères).
Objectif basé sur
Il permet d’indiquer à partir de quelle donnée des lignes de document la commission doit être calculée.
Les types d'objectif possibles sont Chiffre d'affaires, Chiffre d'affaires encaissé, Quantité et Marge.
Champ d'application
Il permet d’indiquer à partir de quel type de documents les lignes doivent être récupérées.
Les types de document disponibles sont Commande, Bon de livraison et Facture.
Mode de calcul
Il permet d’indiquer si la valeur extraite des lignes de documents (en fonction de l’objectif) doit correspondre
strictement à un intervalle (Calcul global), ou entrer dans plusieurs intervalles (Tranche).
Les modes de calcul disponibles sont donc Tranche ou Global.
Type d'objectif
Il permet de regrouper les commissions par date.
Les regroupements disponibles sont Vide, Année, Trimestre, Mois, Semaine, Jour.
Valide du... Au...
Ces 2 champs permettent de définir une période de validité de la commission et notamment de gérer des
opérations ponctuelles.
Onglets
La fiche barème se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Définition des paliers
La définition des paliers s'effectue suivant les critères suivants :
- Jusqu’à : Permet de sélectionner la valeur maximal de l'intervalle.
La saisie de 3 dans ce champ signifie de 0 à 3.
- Formule : Permet de sélectionner l'un des critères suivants pour déterminer le calcul de la commission :
o % sur CA,
o Montant,
o Montant * Qté,
o % marge,
o Montant + %CA ,
o % montant.
Règles entre le type d’objectifs et les formules
Si le type d’objectif est "Quantité", seules les formules "Montant", "Montant * Qté" sont acceptées.
MANUEL
139
- Montant : Permet de saisir une valeur en fonction de la formule sélectionnée.
- % : Permet de saisir un pourcentage en fonction de la formule sélectionnée.
Règles entre les formules et les champs de saisie 'Montant" et "%"
- Si formule "Montant" ou "Montant*Qté", le champ "%" n'est pas accessible,
- Si formule "% sur CA" ou "%marge", le champ 'Montant" n'est pas accessible,
- Si formule "Montant + %CA", les champs "Montant" et "%" sont tous les deux accessibles,
- Si formule "% montant", les champs "Montant" et "%" sont tous les deux accessibles.
Sélection
La sélection permet de déterminer les critères à prendre en compte sur les lignes des documents : les
documents de tels familles clients ou des tels clients, avec tels ou tels articles ou familles articles, pour tels ou
tels commerciaux.
La sélection s'effectue en fonction des champs suivants :
o Type: Cette liste permet de déterminer la sélection. Les types disponibles sont Familles articles, articles,
familles clients, clients, familles commerciaux, commercial ;
o Du : liste déroulante permettant de sélectionner la première donnée, correspondante au type, à prendre
en compte ;
o Au : liste déroulante permettant de sélectionner la dernière donnée, correspondante au type, à prendre
en compte.
o Exclusion de la sélection : Cette case permet de considérer les éléments indiqués dans les champs DU /
AU comme à exclure du calcul de la commission ;
Commerciaux
Cet onglet permet d’affecter les commerciaux sur lesquels le barème va s’appliquer.
Vous pouvez également réaliser cette opération depuis la fiche commercial.
L'affectation d'un "commercial" à une fiche "Barème", affecte automatiquement le "barème" à la fiche
"Commercial".
Familles commerciaux
Cet onglet permet d’affecter les familles commerciaux sur lesquels le barème va s’appliquer.
Vous pouvez également réaliser cette opération depuis la fiche Famille commerciaux.
L'affectation d'une "famille commerciaux" à une fiche "Barème", affecte automatiquement le "barème" à la
fiche "Commercial".
Si vous souhaitez qu'une famille de commerciaux soit prise en compte pour un barème sauf un commercial
précis, vous devez :
- bouton Famille commerciaux, sélectionner le code de la famille,
- bouton "Sélection", saisir le code du commercial à exclure puis cliquer dans la case à cocher de la colonne
"Exclusion de la sélection".
Notes
L'onglet notes permet de saisir un commentaire.
La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches.
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Commissions
Accès : Ventes - Commerciaux - Commissions
La page Commissions vous permet d'obtenir le montant des commissions de chaque commercial.
La gestion de la page est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression qui s'effectue uniquement sur les documents ventes.
Le calcul des commissions varie en fonction de différents données (Commercial, Barèmes, Clients, onglet
compléments des documents de ventes, lignes des documents de ventes...).
Les filtres
Avant de Lancer le calcul des commissions (bouton Actualiser la liste), vous devez définir dans votre entête
le ou l’intervalle :
Famille commerciaux
Sélectionnez la famille commerciaux pour laquelle vous souhaitez obtenir le montant des commissions de
chaque commercial.
Commerciaux (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de commerciaux sur lequel vous souhaitez obtenir le commissionnement.
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte pour le calcul du commissionnement. Par
l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Sur chaque document rattaché à un commercial, le logiciel calcule une commission.
Liste des commissions
Le contenu qui s’affiche est le résultat fidèle du paramétrage effectué dans les fiches des barèmes, des
Commerciaux et des lignes d’articles.
Vous obtenez pour chaque commercial, le détail des documents entrant dans le domaine d’application de
chaque barème.
La liste des commissions contient les éléments suivants :
o une ligne pour chaque commercial de la base qu'ils aient ou non un barème affecté. Cette ligne contient le
chiffre d'affaires et le montant total de la commission du commercial ;
o une ligne comportant les caractéristiques du barème et notamment le code du barème et le montant de
commission provenant de ce barème ;
o une ou plusieurs ligne contenant le détail des lignes de document prises en compte dans le calcul de la
commission.
Vous avez la possibilité de voir ou pas de détail du calcul des commissions, en cliquant sur les boutons
"Déplier tout", "Replier tout" disponibles dans la barre de menus.
Les actions
A partir des commissions, vous avez accès aux actions suivantes :
Affiche le commercial
Permet d'afficher la fiche du commercial.
Afficher le barème
Permet d'afficher la fiche du barème affectée au commercial sélectionné.
Afficher le règlement
Permet d'afficher le règlement concerné par cette commission.
Afficher le document
Permet d'afficher le document de vente concerné par cette commission.
MANUEL
141
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Commande
Sous catégorie : Bon de livraison...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches",
définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes".
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
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142
RÈGLEMENTS
Règlements - Démarrer une tâche
Accès : Règlements - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Clients
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des Clients. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une
fiche Client.
Consulter l'échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées".
Saisir un règlement
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des règlements sur l'onglet "Tous". Double cliquer sur une
ligne pour ouvrir une fiche Règlements.
Transfert en comptabilité
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert comptable.
MANUEL
143
CLIENTS
Échéancier
Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers
Règlements - Fournisseurs - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers
L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements
clients/fournisseurs vous permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière :
l'échéancier.
Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris
les acomptes).
La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes/achats.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
échéances.
L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous :
Onglet Toutes
Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...)
Onglet Réglées
Permet de voir les échéances totalement réglées.
Onglet Non réglées
Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement
n’est affecté.
Onglet Soldées
Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Date de l’échéance,
Numéro document,
Montant échéance,
Soldées ?,
Code Client ou Fournisseur,
Nom Client ou Fournisseur,
Moyen de paiement,
Solde dû.
Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni
modifiables...
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances.
Période (Du... Au...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Moyen de paiement
Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
144
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client/prospect ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche clientou fournisseur affectée au document sélectionné dans l'échéancier.
Afficher le document
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier.
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de
paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est.
Si vous sélectionnez des échéances pour au moins 2 tiers différents, la fenêtre de génération des règlements
s’affichera. Elle permet de réaliser automatiquement les règlements des tiers.
Pointage entre échéances
Permet de pointer une échéance d'avoir avec une/des échéance/s de facture sans générer de règlement.
Depuis la liste des échéances, sélectionner une échéance d'avoir puis cliquer sur "Pointage entre échéances"
et sélectionner la/les échéance/s de facture à pointer.
Solder
Permet de solder manuellement une échéance.
Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client ou fournisseur non solvable...
Dé-solder
Permet de dé-solder manuellement une échéance.
En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit
à "Dé-solder".
MANUEL
145
Règlements - Fenêtre principale de navigation
Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements
Règlements - Fournisseurs - Règlements ou Achats - Règlements - Règlements
Cette fenêtre correspond à la liste des règlements clients/fournisseurs.
La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
règlements (partiellement pointés, pointés, tous)
L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous :
Onglet Tous
Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...)
Onglet Pointés
Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances.
Onglet Partiellement pointés
Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour
lesquels aucun pointage n'a été réalisé.
Onglet En banque
Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en
comptabilité.
Onglet Avec écart
Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Nom du client ou fournisseur,
Montant,
Date du règlement,
Moyen de paiement,
Reste à affecter (Onglet "Tous" uniquement).
Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue
permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement).
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements.
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du clientou fournisseur affectée au règlement.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
146
Liste des modes de règlement
Permet d'afficher la liste des modes de règlement.
Afficher le(s) document(s)
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée.
Échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées".
Nouveau règlement pour ce client ou fournisseur
Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client ou fournisseur sélectionné.
Valider
Permet de valider définitivement un règlement afin de pouvoir le transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
MANUEL
147
Lettres de relance
Accès :
Opération -Lettres de relance
ou
Règlements - Clients - Lettres de relance
ou
Ventes - Règlements - Lettres de relance
La lettre de relance permet d’éditer un courrier ou mail de rappel aux clients qui sont en retard dans leurs
règlements.
L’automatisation de cette opération nécessite donc qu'au minimum les coordonnées du client soient saisies dans
sa fiche et que vous ayez déterminé si le client doit être relancé.
Pour réaliser une lettre de relance, vous devez définir les options par défaut et le/s client/s que vous souhaiter
relancer.
Ensuite la création d'une lettre de relance s'effectue grâce à une sélection de filtres et d'options. C'est
l'application de ces filtres qui vous permettra de définir les clients à relancer.
Une fois la lettre de relance sauvegardée, vous avez la possibilité de visualiser et valider/envoyer la fiche lettre
de relance.
La visualisation d'une lettre de relance envoyée est toujours disponible à partir de la liste des lettres de
relances.
Pour renvoyer une relance avec ou pas un niveau supérieur, vous devez sélectionner la/les lettre/s de relance
puis cliquer sur la tâche "Renvoyer les relances".
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148
Remise en banque / Décaissement
Accès : Règlements - Clients – Remises en banque
Ou
Ventes - Règlements - Remises en banque
La gestion d'un décaissement des règlement fournisseur est identique à la remise en banque des
règlements clients.
La gestion de la fiche "Remise en Banque" est commune à toutes les fiches.
Une remise banque s'identifie par les informations de la remise suivantes :
Le numéro de remise en banque *
IL peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce
dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Banque *
Sélectionnez la banque pour laquelle vous souhaitez réaliser la remise en banque.
Etat
Champ non saisissable
En fonction de la méthode de transfert comptable et de la gestion ou pas de la validation des données à
comptabiliser, l'état de la remise en banque sera modifié.
Date *
Indiquez la date de la remise ou sélectionnez-là à partir du calendrier disponible.
Moyen de paiement *
Sélectionnez le moyen de paiement dans la liste dé-roulante.
Filtres
Tiers Du… au
Sélectionnez l’intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez réaliser la remise en banque.
Date de règlement Du…au
Sélectionnez une date ou un intervalle de date de règlements à prendre en compte dans cette remise.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Règlement pour cette banque uniquement
Case à cocher
Sélectionnée par défaut
La sélection de cette case permet de voir uniquement les règlements paramétrés avec la banque et le moyen
de paiement sélectionnés dans la partie « Informations de la remise ».
La dé-sélection de cette case permet de voir tous les règlements pour le moyen de paiement sélectionné dans
la partie « Informations de la remise » quelque soit la banque paramétré dans les fiches règlements.
Uniquement les règlements devant être remise en banque
Case à cocher
La sélection de cette case permet de visualiser uniquement les règlements dont le moyen de paiement est
défini « Remettre en banque ».
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Appliquer
le filtre".
La fiche remise en banque se présente ensuite sous forme d'onglets:
Détail
Cet onglet contient la liste des règlements à remettre en banque.
Par défaut, toutes les lignes règlements sont sélectionnées « A remettre ».
Chaque ligne règlement contient le code tiers la date du règlement, la référence du règlement (si renseignée
sur la fiche règlement) et le montant du règlement.
Notes
La gestion d'une note est commune à toutes les fiches.
Traitement de la remise en banque
Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez :
MANUEL
149
Sauvegarder la remise
la remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état Provisoire, l’état des
règlements associés n’est pas modifié.
Remettre en banque la remise
la remise en banque est sauvegardée et les règlements passent en état « remis en banque »
Valider la remise
La remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
Générer le fichier ETEBAC
La génération de fichier ETEBAC est disponible uniquement pour les moyens de paiement de type
prélèvements, virements, LCR.
Visualisation d’une remise en banque
Une fiche remise en banque sauvegardée et remis ne contient pas les informations de filtres.
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150
FOURNISSEURS
Échéancier
Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers
Règlements - Fournisseurs - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers
L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements
clients/fournisseurs vous permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière :
l'échéancier.
Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris
les acomptes).
La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes/achats.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
échéances.
L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous :
Onglet Toutes
Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...)
Onglet Réglées
Permet de voir les échéances totalement réglées.
Onglet Non réglées
Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement
n’est affecté.
Onglet Soldées
Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Date de l’échéance,
Numéro document,
Montant échéance,
Soldées ?,
Code Client ou Fournisseur,
Nom Client ou Fournisseur,
Moyen de paiement,
Solde dû.
Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni
modifiables...
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances.
Période (Du... Au...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Moyen de paiement
Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
MANUEL
151
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client/prospect ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche clientou fournisseur affectée au document sélectionné dans l'échéancier.
Afficher le document
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier.
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de
paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est.
Si vous sélectionnez des échéances pour au moins 2 tiers différents, la fenêtre de génération des règlements
s’affichera. Elle permet de réaliser automatiquement les règlements des tiers.
Pointage entre échéances
Permet de pointer une échéance d'avoir avec une/des échéance/s de facture sans générer de règlement.
Depuis la liste des échéances, sélectionner une échéance d'avoir puis cliquer sur "Pointage entre échéances"
et sélectionner la/les échéance/s de facture à pointer.
Solder
Permet de solder manuellement une échéance.
Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client ou fournisseur non solvable...
Dé-solder
Permet de dé-solder manuellement une échéance.
En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit
à "Dé-solder".
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152
Règlements - Fenêtre principale de navigation
Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements
Règlements - Fournisseurs - Règlements ou Achats - Règlements - Règlements
Cette fenêtre correspond à la liste des règlements clients/fournisseurs.
La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
règlements (partiellement pointés, pointés, tous)
L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous :
Onglet Tous
Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...)
Onglet Pointés
Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances.
Onglet Partiellement pointés
Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour
lesquels aucun pointage n'a été réalisé.
Onglet En banque
Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en
comptabilité.
Onglet Avec écart
Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Nom du client ou fournisseur,
Montant,
Date du règlement,
Moyen de paiement,
Reste à affecter (Onglet "Tous" uniquement).
Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue
permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement).
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements.
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du clientou fournisseur affectée au règlement.
MANUEL
153
Liste des modes de règlement
Permet d'afficher la liste des modes de règlement.
Afficher le(s) document(s)
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée.
Échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées".
Nouveau règlement pour ce client ou fournisseur
Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client ou fournisseur sélectionné.
Valider
Permet de valider définitivement un règlement afin de pouvoir le transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
154
Remise en banque / Décaissement
Accès : Règlements - Clients – Remises en banque
Ou
Ventes - Règlements - Remises en banque
La gestion d'un décaissement des règlement fournisseur est identique à la remise en banque des
règlements clients.
La gestion de la fiche "Remise en Banque" est commune à toutes les fiches.
Une remise banque s'identifie par les informations de la remise suivantes :
Le numéro de remise en banque *
IL peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce
dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Banque *
Sélectionnez la banque pour laquelle vous souhaitez réaliser la remise en banque.
Etat
Champ non saisissable
En fonction de la méthode de transfert comptable et de la gestion ou pas de la validation des données à
comptabiliser, l'état de la remise en banque sera modifié.
Date *
Indiquez la date de la remise ou sélectionnez-là à partir du calendrier disponible.
Moyen de paiement *
Sélectionnez le moyen de paiement dans la liste dé-roulante.
Filtres
Tiers Du… au
Sélectionnez l’intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez réaliser la remise en banque.
Date de règlement Du…au
Sélectionnez une date ou un intervalle de date de règlements à prendre en compte dans cette remise.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Règlement pour cette banque uniquement
Case à cocher
Sélectionnée par défaut
La sélection de cette case permet de voir uniquement les règlements paramétrés avec la banque et le moyen
de paiement sélectionnés dans la partie « Informations de la remise ».
La dé-sélection de cette case permet de voir tous les règlements pour le moyen de paiement sélectionné dans
la partie « Informations de la remise » quelque soit la banque paramétré dans les fiches règlements.
Uniquement les règlements devant être remise en banque
Case à cocher
La sélection de cette case permet de visualiser uniquement les règlements dont le moyen de paiement est
défini « Remettre en banque ».
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Appliquer
le filtre".
La fiche remise en banque se présente ensuite sous forme d'onglets:
Détail
Cet onglet contient la liste des règlements à remettre en banque.
Par défaut, toutes les lignes règlements sont sélectionnées « A remettre ».
Chaque ligne règlement contient le code tiers la date du règlement, la référence du règlement (si renseignée
sur la fiche règlement) et le montant du règlement.
Notes
La gestion d'une note est commune à toutes les fiches.
Traitement de la remise en banque
Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez :
MANUEL
155
Sauvegarder la remise
la remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état Provisoire, l’état des
règlements associés n’est pas modifié.
Remettre en banque la remise
la remise en banque est sauvegardée et les règlements passent en état « remis en banque »
Valider la remise
La remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
Générer le fichier ETEBAC
La génération de fichier ETEBAC est disponible uniquement pour les moyens de paiement de type
prélèvements, virements, LCR.
Visualisation d’une remise en banque
Une fiche remise en banque sauvegardée et remis ne contient pas les informations de filtres.
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156
DONNÉES
Banque
Accès : Règlements - Données - Banques
La gestion de la fiche "Banque" est commune à toutes les fiches.
Une banque s'identifie par les éléments suivants :
Le code banque *
Saisissez un identifiant unique pour votre banque.
Cet identifiant est limité à 6 caractères alphanumériques.
Le nom de la banque *
Saisissez le nom de votre banque (au maximum 40 caractères alphanumériques).
Onglet Adresse
Les informations ci-dessous correspondent aux coordonnées de la banque.
Adresse
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table
des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
Champ saisissable
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
MANUEL
157
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Permet de saisir le site web lié à cette adresse.
Contact
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumérique).
Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans votre fichier des
civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste
déroulante accessible par l'icône .
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Fonction
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Prénom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Service/Bureau
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
E-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Permet de saisir l'e-mail du contact.
Onglet Comptabilité
Cet onglet vous permet de saisir :
Le compte de banque *
Le journal de banque *
Onglet Coordonnées bancaires
Cet onglet affiche les coordonnées bancaires de la banque
RIB / BBAN
Champ saisissable de 46 caractères alphanumériques.
Si dans l'adresse de la banque le code Pays est FR (France), une vérification sera réalisée sur le RIB/BBAN
IBAN
Champ saisissable de 50 caractères alphanumériques.
Si dans l'adresse de la banque le code Pays est FR (France), une vérification sera réalisée sur l'IBAN
BIC
Champ saisissable de 11 caractères alphanumériques.
Si dans l'adresse de la banque le code Pays est FR (France), un contrôle de cohérence est réalisée sur le
RIB/BBAN et l'IBAN
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158
ETEBAC
Le numéro national d'emetteur (NNE) est obligatoire pour pouvoir générer le, fiche ETEBAC.
Formater le ficher ETEBAC
Case à cocher permettant de définir le paramétrage du fichier ETEBAC
Onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
MANUEL
159
Moyens de paiement
Accès : Règlements - Données - Moyens de paiement
La gestion de la fiche "Moyen de paiement" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Moyen de paiement" se compose des éléments suivants :
un code *
Indiquez un code moyen de paiement.
Ce code est limité à 6 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé du moyen de paiement (au maximum 60 caractères alphanumériques).
une nature *
Sélectionnez un type de nature dans la liste déroulante.
Cette liste n'est pas paramétrable.
une banque
Ce champ correspond à la banque sélectionnée par défaut lorsque vous réalisez un règlement pour ce moyen
de paiement.
La liste des banques est accessible par le menu Règlements - Données - Banques
Si la banque que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche banque
en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
La création du dossier propose par défaut une liste de moyens de paiement.
La banque par défaut n'est pas renseignée dans les fiches moyens de paiement.
Remettre en banque
Case à cocher permettant de définir si ce moyen de paiement permet d'effectuer une remise en banque des
règlements.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
160
Modes de règlement
Accès : Règlements - Données - Modes de règlement
La gestion de la fiche "Mode de règlement" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Modes de règlement" se compose des éléments suivants :
Le code *
Indiquez un code pour votre mode de règlement.
Ce code est limité à 6 caractères alphanumériques.
Le libellé *
Saisissez le libellé du mode de règlement (au maximum 60 caractères alphanumériques).
Nous vous conseillons d'indiquer un libellé explicite qui reprenne le type de paiement et l'échéance.
La création du dossier propose par défaut une liste de modes de règlement.
Onglet détail
Cet onglet est divisé en 2 parties :
Création des lignes "d'échéances" pour le mode de règlement
Test des lignes créées
Création des lignes
Pour valider une fiche mode de règlement, vous devez avoir au minimum une ligne.
Une ligne contient les renseignement suivants :
%
Il sert à calculer le montant de l'échéance par rapport au montant TTC de la facture multiplié par le
pourcentage défini. Par défaut, il est égal à 100%.
Nbre de jours
Saisissez le nombre de jours pour le calcul de l'échéance, à partir de la date du document (de 1 à 365).
La zone nombre de jours n'est pas accessible pour un règlement de type Comptant.
Type de Règlement
Choisissez dans la liste proposée, le mode de calcul d'échéance que vous souhaitez appliquer.
Jour de règlement
Indiquez le jour pour lequel vous souhaitez le règlement (de 1 à 31).
Cette zone est accessible uniquement pour les types de règlement : Fin de mois le ou Net le.
Mois comptable
Cochez cette case si vous souhaitez faire fonctionner le mode de règlement en mois comptable pour le calcul de
la date d'échéance.
Cette fonction sert pour considérer un nombre de jours en nombre de mois (31 jours devient 1 mois, 60 jours
devient 2 mois, etc...).
Moyen de paiement
Indiquez ici le moyen de paiement de votre client.
Cette liste déroulante est paramétrable depuis la liste des moyens de paiement.
Vous pouvez modifier, créer plusieurs lignes d'échéances pour un mode de règlement. Pour cela, cliquez sur
l'icône Ajouter pour insérer une ligne et saisissez les différents critères que vous souhaitez.
La somme des % des lignes créées doit être égale à 100%.
Test des lignes créées
Pour tester les lignes que vous venez de créer, vous devez indiquer :
une date qui correspond à la date du document
un montant qui correspond au montant du document
MANUEL
161
Dans le tableau à droite de ces zones, vous trouverez le résultat du calcul des échéances (Date échéance,
Montant et Moyen de paiement)
L'échéance, le règlement et le jour s'enchaînent pour le calcul de l'échéance de la facture.
Exemple 1
Mode de règlement : CH30
Paramétrage d'une ligne échéance :
% NB jours Type
règlement
Jour
règlement
Mois
comptable
Moyen de
paiement
100 30 Net Chèque
Date de facture : 01/01/2008,
Montant : 100
Votre date d'échéance sera calculée ainsi :
01/01/2008 + 30J soit le 31/01/2008, puis Net, ce qui donnera le 31/01/2008, ce qui donnera une date
d'échéance au 31/01/2008 pour un montant de 100.
Exemple 2
Mode de règlement :Prel4
Paramétrage de 4 lignes d'échéances:
% NB jours Type
règlement
Jour
règlement
Mois
comptable
Moyen de
paiement
25 Comptant Prélèvement
25 30 Net le 15 Prélèvement
25 60 Net le 15 Prélèvement
25 90 Net le 15 Prélèvement
Date de facture : 01/01/2008,
Montant : 100 €
Les dates d'échéance seront calculées ainsi :
1ère ligne : 01/01/2008 + 0J soit le 01/01/2008, puis Comptant, ce qui donnera le 01/01/2008 pour un
montant de 25 (25% du montant soit 100).
2ème ligne : 01/01/2008 + 30J soit le 31/01/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/02/2008 pour un
montant de 25 (25% du montant soit 100).
3ème ligne : 01/01/2008 + 60J soit le 01/03/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/03/2008 pour un
montant de 25 (25% du montant soit 100).
4ème ligne : 01/01/2008 + 90J soit le 31/03/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/04/2008 pour un
montant de 25 (25% du montant soit 100).
Les actions possibles dans la liste
x Ajouter : permet d'ajouter une nouvelle ligne d'échéance à la fin de la liste.
x Insérer : permet d'insérer une nouvelle ligne d'échéance entre deux lignes déjà existantes.
x Supprimer : permet de supprimer une ligne d'échéance existante.
x Monter/Descendre : permet de modifier l'ordre des priorités des lignes d'échéances sans être obligé de
les supprimer et de les recréer.
x Couper/Copier/Coller : ces trois boutons ont un comportement identique au comportement standard
défini, par exemple, dans Word et Excel.
Toutes les actions accomplies sur la liste des échéances avec ces boutons ne doivent pas empêcher de
respecter les règles de cohérence définies dans les paragraphes précédents.
Onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
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162
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Commande
Sous catégorie : Bon de livraison...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches",
définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes".
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
MANUEL
163
ACHATS
Achats - Démarrer une tâche
Accès : Achats - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Fournisseurs
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des fournisseurs. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
une fiche Fournisseur.
Demande de prix
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents d'achat sur l'onglet "Demande de prix".
Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Demande de prix.
Factures
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents d'achat sur l'onglet "Factures". Double cliquer
sur une ligne pour ouvrir une fiche Facture.
Règlements
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des règlements sur l'onglet "Tous". Double cliquer sur une
ligne pour ouvrir une fiche Règlements.
Transfert en comptabilité
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert comptable.
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164
DOCUMENTS D'ACHAT
Documents d'achat - Fenêtre principale de navigation
Accès : Achats - Documents d'achat - Tous
La liste des documents de vente a les mêmes propriétés, possibilités de recherche, de tris et filtres que sur les
autres listes (Voir le chapitre sur la gestion de la fenêtre principale de navigation).
La liste des documents de vente contient différents onglets.
A partir de chaque onglet, vous pouvez créer de nouveaux documents : Demande de prix, Commande, Bon de
réception, Bon de retour, Factures, Avoirs, Factures d'acompte, Avoirs d'acompte.
Pour chaque onglet, des filtres suivants sont disponibles :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Fournisseurs (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de Fournisseurs sur lequel vous souhaitez voir les documents
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Familles fournisseurs
Sélectionnez la famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez voir les documents.
Pour chaque onglet, une liste d'actions est disponible :
Afficher le fournisseur
Permet d'afficher la fiche du fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique Fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre client
renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Cette action est disponible uniquement dans le cas ou :
- le document n'a pas déjà été transféré
- le type de document est transférable (ce n'est pas le cas pour les avoirs et les avoirs d'acompte).
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document, la
date et les options souhaités pour le/les document/s à générer.
Cette action est disponible uniquement dans le cas ou 2 documents de même type sont sélectionnés.
Les types de document facture, avoir et documents d'acompte ne peuvent pas être regroupés.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Valider
Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé"
ou "Transféré en comptabilité".
En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le
document en comptabilité.
Cette action est accessible uniquement pour les factures, avoirs et documents d'acompte.
MANUEL
165
Dévalider
Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état
"Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.
Cette action est accessible uniquement pour les factures et avoirs.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
Actions spécifiques
Les actions ci-dessous sont disponibles pour un type de document unique :
Commandes
Réceptionner
Permet de réceptionner globalement ou partiellement la/les commandes.
Solder
Permet de passer la "Commande réceptionnée partiellement" en "Commande réceptionnée totalement" (sans
générer de bon de réception). Toutefois, le reliquat reste présent.
Dé-Solder
Permet de passer la "Commande réceptionnée totalement" en "Commande non réceptionnée" ou "Partiellement
réceptionnée".
Les 2 dernières actions sont accessibles dans la liste des documents/onglet "Tous" lorsqu'un document de
type commande est sélectionné.
Factures
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code fournisseur, le montant de la facture, la date du jour (système), le
moyen de paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement.
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166
Demandes de prix
Accès : Achats - Documents d'achat - Demandes de prix
La demande de prix propose des articles à un prix donné.
Aucune action n'est effectuée sur le stock.
La gestion de la fiche "Demande de prix" est commune à toutes les fiches.
La demande de prix se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la demande de
prix.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
Le corps
Vous retrouvez le corps de la demande de prix dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre demande de prix :
En définissant votre masque de saisie du demande de prix : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre devis et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur, le détail de la TVA, ainsi que les montants
: Prix de revient total, Marge en % et montant.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'une demande de prix
A partir d'une demande de prix, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le Fournisseur
Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur
renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et
la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
MANUEL
167
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
168
Commande d'achat
Accès : Achats - Documents d'achat - Commandes
La gestion de la fiche "Commande" est commune à toutes les fiches.
La commande se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la commande.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de la commande
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat.
Vous pouvez également indiquer la date de livraison prévue :
Réception le : Indiquez ici la date de réception de la commande.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
La modification de la date de réception en entête peut automatiquement être reportée sur les lignes du
document.
Pour cela, vous devez confirmer le message.
Le corps de la commande
Vous retrouvez le corps de la commande dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre commande :
En définissant votre masque de saisie de la commande: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied de la commande
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre commande et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur, le détail de la TVA, ainsi que les montants
: Prix de revient total, Marge en % et montant.
Acomptes
Cet onglet contient la liste des factures et avoirs d'acompte associée au document
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'une commande
A partir d'une commande, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le Fournisseur
Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique fournisseurs/articles
MANUEL
169
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur
renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et
la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Réceptionner
Permet d'ouvrir l'assistant de réception globale ou partielle la/les commandes.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Solder
Permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans générer de bon
de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.
Dé-Solder
Permet de passer la "Commande livrée totalement" en "Commande non livrée" ou "Partiellement livrée".
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
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170
Bon de réception
Accès : Achats - Documents d'achat - Bons de réception
La gestion de la fiche "Bon de réception" est commune à toutes les fiches.
Le Bon de livraison se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Bon de
livraison.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête du bon de réception
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat.
Le corps du bon de réception
Vous retrouvez le corps du bon de réception dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre Bon de réception :
En définissant votre masque de saisie du Bon de réception : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied du bon de réception
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre bon de réception et de le modifier
en appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur, le détail de la TVA, ainsi que les montants
: Prix de revient total, Marge en % et montant.
Acomptes
Cet onglet contient la liste des factures et avoirs d'acompte associée au document
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'un bon de réception
A partir d'un bon de réception, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le Fournisseur
Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur
renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
MANUEL
171
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et
la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
172
Bon de retour d'achat
Accès : Achats - Documents d'achat - Bons de retour
La gestion de la fiche "Bon de retour" est commune à toutes les fiches.
Le Bon de retour se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Bon de retour.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête du bon de retour
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat à l'exception du mode de
règlement qui n'est pas présent.
Le corps du bon de retour
Vous retrouvez le corps du bon de retour dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre Bon de retour :
En définissant votre masque de saisie du Bon de retour: Plus de 25 colonnes sont à votre dispositions.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied du bon de retour
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre bon de retour et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur, le détail de la TVA, ainsi que les montants
: Prix de revient total, Marge en % et montant.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'un bon de retour
A partir d'un bon de retour, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le Fournisseur
Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur
renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et
la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
MANUEL
173
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
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174
Facture d'achat
Accès : Achats - Documents d'achat - Factures
La gestion de la fiche "Facture" est commune à toutes les fiches.
La Facture se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la facture.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de la facture
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat.
Le corps de la facture
Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire
votre facture :
En définissant votre masque de saisie de la facture: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied de la facture
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre facture et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné.
Echéances
Cet onglet permet de planifier les échéances de votre fournisseur pour le règlement de la facture.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur, le détail de la TVA, ainsi que les montants
: Prix de revient total, Marge en % et montant.
Acomptes
Cet onglet contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associée au document.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'une facture
A partir d'une facture, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le Fournisseur
Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur
renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
MANUEL
175
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code fournisseur, le montant de la facture, la date du jour (système), le
moyen de paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Valider
Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé"
ou "Transféré en comptabilité".
En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le
document en comptabilité.
Dévalider
Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état
"Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
176
Avoir d'achat
Accès : Achats - Documents d'achat - Avoirs
La gestion de la fiche "Avoir" est commune à toutes les fiches.
L'Avoir se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Avoir.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de l'avoir
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat à l'exception du mode de
règlement qui n'est pas présent.
Le corps de l'avoir
Vous retrouvez le corps de l'avoir dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire
votre Avoir :
En définissant votre masque de saisie de l'avoir : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied de l'avoir
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre avoir et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Le montant « Net à payer » de l’avoir génère une échéance négative.
Cette échéance n’est pas visible dans le document, vous pouvez la consulter dans l'échéancier.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur, le détail de la TVA, ainsi que les montants
: Prix de revient total, Marge en % et montant.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'un avoir
A partir d'un avoir, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le Fournisseur
Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur
renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
MANUEL
177
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Valider
Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé"
ou "Transféré en comptabilité".
En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le
document en comptabilité.
Dévalider
Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état
"Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
178
Factures d'acompte
Accès : Ventes - Documents de vente - Factures d'acompte
ou
Achats - Documents d'achat - Factures d'acompte
La gestion de la fiche "Facture d'acompte" est commune à toutes les fiches.
Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des factures d'acomptes.
La Facture d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de la facture d'acompte
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente/achat à l'exception du
mode de règlement.
En effet, pour les factures d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire.
Le corps de la facture d'acompte
Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir le montant
de votre facture d'acompte.
Les autres onglets
A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client ou fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client ou fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client et le détail de la TVA.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'une facture d'acompte
A partir d'une facture d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles ou Historique
fournisseurs/articles avec le filtre client/fournisseur renseigné par le "code du prospect/client ou fournisseur"
sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Valider
MANUEL
179
Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
cochée dans les options comptables
Elle permet de valider définitivement un document avant le transférer du document en comptabilité.
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180
Avoirs d'acompte
Accès : Ventes - Documents de vente - Avoirs d'acompte
ou
Achats - Documents d'achat - Avoirs d'acompte
La gestion de la fiche "avoir d'acompte" est commune à toutes les fiches.
Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des avoirs d'acomptes.
L'avoir d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de l'avoir d'acompte
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente/achat à l'exception du
mode de règlement.
En effet, pour les avoirs d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire et obligatoire pour définir le
règlement. Pour cela, vous devez sélectionner le moyen de paiement dans la liste dé-roulante.
Si le moyen de paiement que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle
fiche moyen de paiement en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Le corps de l'avoir d'acompte
Vous retrouvez le corps de l'avoir d'acompte dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir les
montants de votre avoir d'acompte.
Les autres onglets
A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client ou fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client ou fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client et le détail de la TVA.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'un avoir d'acompte
A partir d'un avoir d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles ou Historique
fournisseurs/articles avec le filtre client/fournisseur renseigné par le "code du prospect/client ou fournisseur"
sélectionné.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
MANUEL
181
Valider
Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
cochée dans les options comptables
Elle permet de valider définitivement un document avant le transférer du document en comptabilité.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
182
TRAITEMENTS...
Dupliquer un document
Tous les documents de vente ou achat peuvent être dupliqués.
Cette fonction permet de recopier l'intégralité d'un de vos documents dans un autre.
Il est possible de dupliquer un document transféré, validé ou comptabilisé.
Les factures d'acompte et les avoirs d'acompte ne peuvent pas être dupliqués.
Préparation à la copie de document
Pour réaliser la duplication d'un document, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats / Tous (ou encore depuis le menu Ventes -Documents de vente - Tous
ou Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Dupliquer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Traitement de la duplication
Un message s'affiche pour vous demander si vous souhaitez reprendre les informations de la fiche client ou
fournisseur.
Ces informations sont :
x les coordonnées postales de la fiche client ou fournisseur,
x son mode de règlement,
x ses conditions commerciales (remise accordée).
Si vous répondez "Oui", l'adresse, le mode de règlement seront repris de la fiche client ou fournisseur
et un contrôle sur les conditions commerciales (bloqué, ...) sera effectué.
Si vous répondez "Non", les informations de l'entête du document d'origine sont reprises dans le nouveau
document.
Si vous effectuez souvent les mêmes types de document, vous pouvez créer des "document -types" et les
dupliquer à chaque nouveau client ou fournisseur.
Conséquences de la duplication
Le nouveau document est à la date du jour.
Elle contient toutes les informations du document d'origine.
Dans chaque partie du nouveau document, vous pourrez :
x modifier la date,
x changer de client ou fournisseur,
x ajouter, modifier ou supprimer des articles
x ...
Si un document d’acompte (facture et/ou avoir d’acompte) est affecté au document d’origine, il ne sera pas
repris dans le document final.
MANUEL
183
Regrouper les documents
Accès : Opérations - Regrouper les documents
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes :
x Même type de document,
x Même code client ou fournisseur,
x Même civilité,
x Même nom de client ou fournisseur,
x Même adresse de facturation,
x Même adresse de livraison,
x Même taux de TVA sur les frais de port ,
S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux
de TVA appliqué soit le même sur tous les documents.
x Même remise en pied,
x Même mode de règlement.
Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout
regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à
regrouper est inférieur ou égal à 6.
Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en
document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation au regroupement de documents
Depuis la liste des documents
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou
Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande,
BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de
navigation à gauche.
Depuis la barre de navigation
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis
sélectionner l'option "Regrouper les documents".
Fenêtre de regroupement
Le regroupement passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de regroupement des documents
L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne
contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3).
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de regroupement des documents.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement.
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper
Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s)
concerné(s) par le regroupement.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
184
Les types de documents disponibles sont :
x Les Devis (vente) / Demandes de prix (achat),
x Les Commandes,
x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat),
x Les Bons de retour.
La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire
Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par
défaut.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement.
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper
Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents
ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment.
Vous avez la possibilité de modifier cette sélection :
en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ;
en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération
uniquement).
Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement.
4ème étape : Choix du document à générer
Cette étape permet de choisir :
x le Type du document que vous voulez générer.
Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements
précédents :
- Les Devis ou Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de livraison/réception ou
Factures,
- Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures,
- Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures,
- Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs.
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x Regrouper les articles
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques :
o Code,
o Description,
o Prix unitaire brut,
o Montant de la remise,
o Taux de TVA,
o Unité.
x Copier les lignes de texte
Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de
chaque document d'origine.
x Générer un sous-total par document
La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles".
Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée.
Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type
Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les
articles appartenant au document.
MANUEL
185
Lancement du regroupement
Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer.
Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec
succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons
de l'échec du traitement.
Conséquences du regroupement
Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous
souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s.
Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé.
Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable).
Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents
pour le client B, les documents générés seront :
- Un document pour le client ou le fournisseur A
- Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la
rubrique)
Dans l'onglet Détail du document...
Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent :
o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée),
o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles),
o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte).
Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère
ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description :
" Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008."
Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez :
o en 1ère ligne la référence du document d'origine,
o les articles du document d'origine,
o un sous-total pour le document.
Dans l'onglet Échéances
Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux
documents d’origine.
Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
186
Supprimer un document
Un document de vente ou achat peut être supprimé si ce dernier :
n’est pas validé,
n’est pas transféré ou regroupé,
n’est pas comptabilisé.
Pour supprimer un document, vous devez :
soit sélectionner un document dans la liste des documents puis cliquer sur l'icône Supprimer ou clic droit +
supprimer ou touche "suppr" au clavier
soit ouvrir le document et cliquer sur l'icône Supprimer, Fichier + supprimer ou Ctrl + D.
Il est possible de supprimer un document précédemment transféré si le document réalisé lors du transfert
ou regroupement est supprimé auparavant.
Réalisation d'un devis ou demande de prix puis transfert du devis ou demande de prix en commande, la
suppression du devis ou demande de prix est impossible.
Si suppression de la commande, la suppression du devis ou de mande de prix est possible.
Après chaque demande de suppression possible, vous aurez le message :
« Êtes-vous certain de vouloir supprimer cette fiche ?
Cette suppression sera définitive. »
Après chaque demande de suppression impossible, vous aurez le message :
Pour un document déjà transféré ou regroupé :
« Ce document ne peut pas être supprimé car il a été transféré en "document"&ldots;&ldots;. Supprimer
d’abord ce document ».
Pour un document transféré en comptabilité :
« Le document XX..... a été transféré en comptabilité. Il ne peut plus être supprimé ».
Si vous demandez la suppression d'un document positionné au milieu d'autres documents, un message BOI
d'avertissement s'affichera.
La validation de ce message entraîne la création d'un événement dans le journal des événements.
Conséquences de la suppression d'un document
Le document supprimé n'apparaît plus dans la liste des documents de vente, la liste des documents d'achat,
l'historique client, l'historique fournisseur, les statistiques...
Les échéances liées au document (Facture) n'apparaissent plus dans l'échéancier
Si le document était réglé, le règlement est automatiquement dépointé, un message vous averti de cet état.
Le règlement est toujours présent pour le client/fournisseur, il faudra le supprimer manuellement si vous
souhaitez ne plus avoir ce règlement.
Si le stock est géré, les lignes de mouvements de stock liées aux articles présents dans le document supprimé
sont également supprimées.
Si vous supprimez un document d'acompte, le règlement associé sera automatiquement supprimé.
MANUEL
187
Transférer un document
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois.
Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez
assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement.
Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le
prospect passe automatiquement en client.
Préparation du transfert
Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes /
Tous ou Achats/Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous (ou encore depuis le menu Ventes,
Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous ou Articles - Documents de Stock -
Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le
transfert.
Fenêtre de transfert
La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer.
Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué.
Le transfert de document permet de choisir :
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x le type de document que vous voulez générer
Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts
précédents:
- Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture.
- la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture.
- La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture.
- Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir.
- Le bon de retour peut être transféré en avoir.
- La facture peut être transférée en avoir.
- La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte.
- Un ordre de fabrication en bon de fabrication.
- un ordre de désassemblage en bon de désassemblage.
x l'ouverture après le transfert du document généré.
La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également
modifiable au moment de la réalisation du transfert.
Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement.
A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous
êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé.
Conséquences du transfert
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
188
Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez
ouvrir le/les documents générés.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ».
Dans l'onglet Détail du document...
Les documents générés comportent :
x l’intégralité des informations du document d'origine.
x en 1ère ligne la référence du document d'origine.
Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour
description :
" Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008."
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de livraison ou une Facture : Mouvement de stock négatif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock positif.
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif.
Pour chaque ligne article de type « Nomenclature de fabrication » (gérée en stock) du nouveau document de
stock, un mouvement de stock sera généré :
x Pour un Ordre de fabrication, un bon de fabrication sera généré : Mouvement de stock positif pour l'article
composé et négatif pour les composants.
x Pour un Ordre de désassemblage, un bon de désassemblage sera généré : Mouvement de stock négatif
pour l'article composé et positif pour les composants.
Dans l'onglet Échéances
Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne
d'échéance dans l'onglet échéances de la facture.
Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la
nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci.
Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le
montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les document générés par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents
d’origine.
Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents
d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
MANUEL
189
FOURNISSEURS
Fournisseurs - Fenêtre principale de navigation
Accès : Achats - Fournisseurs - Fournisseurs
La gestion de la liste des fournisseurs est commune à toutes les listes.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Historique Fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique Fournisseurs/articles avec le filtre
Fournisseur renseigné par le "code du Fournisseur" sélectionné.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Échéancier avec le filtre Fournisseur renseigné par le
"code du fournisseur" sélectionné.
Créer un document d'achat
Permet d'ouvrir une fenêtre contenant les types des documents possibles à créer.
Sur la fiche document créée, les informations concernant le fournisseur (coordonnées, mode de règlement, n°
de TVA...) seront automatiquement renseignées.
Statistiques
Permet de visualiser les évolutions et palmarès du Chiffre d'Affaires, de la marge et du volume des ventes ...
pour chaque Fournisseur.
Changer le statut
Permet de modifier le statut d'un ensemble de fiches.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
190
Fournisseurs
Accès : Achats - Fournisseurs - Fournisseurs
La gestion de la fiche "Fournisseurs" est commune à toutes les fiches.
La fiche fournisseur se compose d'une entête et d'onglets.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques.
Famille fournisseur
Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient le fournisseur.
Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille
fournisseur en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Personne physique
Case à cocher permettant de définir si le client est une personne physique (cochée) ou une personne morale
(décochée).
Nom *
Ce champ permet de saisir le nom de votre fournisseur (au maximum 60 caractères alphanumériques).
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre fournisseur (au maximum 25 caractères
alphanumériques).
Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans votre fichier des
civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste
déroulante accessible par l'icône .
La fiche du fournisseur se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Facturation
Permet de saisir les coordonnées et le contact principal de facturation du fournisseur.
Livraison
Permet de saisir les coordonnées et le contact principal de livraison du fournisseur.
Si l'adresse de livraison du fournisseur est la même que celle de facturation, vous n'avez pas à ressaisir
l'adresse de livraison. Il vous suffit de sélectionner la case "Identique à l'adresse de facturation".
Il en va de même pour le contact.
Adresses
Permet de visualiser les adresses principales (Facturation et Livraison) ainsi que de créer d'autres adresses.
Contacts
Permet de visualiser les contacts principaux (Facturation et Livraison) ainsi que de créer d'autres contacts.
Gestion
Permet de saisir le compte comptable, les options de facturation (Facturation TTC, Taux de remise, Encours
autorisé...) ainsi que de visualiser le montant total des échéances échues ou pas.
Divers
Permet de renseigner le mode de règlement du fournisseur, les documents associés et les informations
administratives.
Vous pouvez également renseigner les coordonnées bancaires du fournisseur.
Articles
Permet de visualiser et d'affecter des articles à ce fournisseur.
Options de facturation
MANUEL
191
Cet onglet permet de visualiser et renseigner les modèles de documents qui seront pris en compte en
impression d’un type de document précis ainsi que le nombre d’exemplaires.
Notes
Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
A partir de la fiche Fournisseur, vous avez à votre disposition les actions définis également dans la fenêtre
principale de navigation des fournisseurs.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
192
Contacts - Fenêtre principale de navigation
Accès : Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts
La gestion de la liste des Contacts est commune à toutes les listes.
La liste des contacts contient les onglets :
Tous : Tous les contacts sont affichés,
Contacts autonomes : Contient la liste des contacts sans tiers associé.
Les actions ci-dessous varies en fonction de l'onglet sélectionné. Elles sont disponibles en début du menu
contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation :
Créer le tiers
Permet de créer le tiers (client/prospect ou fournisseur) associé au contact.
Suite à la sélection de cette action, une boite s'affiche et vous permet de sélectionner le tiers à créer.
Afficher le tiers
Permet d'afficher la fiche du client/prospect ou fournisseur associé à la fiche contact.
MANUEL
193
Contacts
Accès : Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts
La gestion de la fiche "Contact" est commune à toutes les fiches.
La fiche contact se composent d'une entête et d'onglets.
A partir de la fiche Contact vous avez à votre disposition les actions définis également dans la fenêtre
principale de navigation des contacts.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Contact
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumérique).
Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône .
Personne physique
Case à cocher permettant de définir si le contact est une personne physique (exemple : M. Durant) ou morale
(exemple : SARL La tour).
Prénom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique.
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique.
Fonction
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Service/Bureau
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir le service, bureau... ou se situe le contact
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique.
e-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir l'e-mail du contact.
Accepter de recevoir des informations et offres commerciales (Emailing autorisé)
Case à cocher permettant de définir si ce contact accepte ou pas de recevoir un e-mailing.
Tiers
Cette partie permet de sélectionner le tiers (Client/Prospect, Fournisseur) associé à ce contact.
Il n'est pas obligatoire d'associé un contact à un tiers. Pour cela, il suffit de saisir le type "Aucun".
Type
Le type permet de définir sur le contact est attaché à un tiers (Client/Prospect, Fournisseur) ou pas (Contact
autonome).
Client / Fournisseur
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
194
Ce champ permet de sélectionner le tiers associé à ce contact.
Il est disponible uniquement si le type est Client/prospect ou fournisseur.
Si vous avez créé un tiers avec un contact et que vous ouvrez la fiche contact, le champ type ainsi que ce
champ sont automatiquement renseignés.
De même si vous réalisez une modification sur la fiche contact, les modifications seront automatiquement
reprises sur la fiche tiers.
Onglets
Adresse et Autre adresse
Ces 2 onglets contiennent les adresses associés à ce contact.
Les champs présents dans ces 2 onglet sont identiques :
Sélectionner l'adresse
Ce champ permet de sélectionner une adresse définie dans la liste des adresses de la fiche client ou
fournisseur.
Vous avez la possibilité de modifier cette adresse.
NPAI
Champ saisissable de type case à cocher.
Ce champ permet d’indiquer si l’adresse n'est plus valide.
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Code postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alpha-numérique.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche mais n’est pas créé dans la table des
codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alpha-numérique.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alpha-numérique.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
Champ saisissable
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
MANUEL
195
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir le site web lié à cette adresse.
Notes
Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
196
Familles de tiers
Accès : Ventes - Clients - Familles clients/prospects ou Achats - Fournisseurs - Familles Fournisseurs
La gestion de la fiche "Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Famille" se compose des éléments suivants :
un code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé de la famille (au maximum 40 caractères alphanumériques).
un onglet Général
Cet onglet permet de définir la territorialité et le ou les % de remise à affecter par défaut au tiers à chaque fois
que cette famille lui sera affectée.
Dès la validation de la modification de la famille, si elle est rattachée à un tiers, un message permettra de
sélectionner les paramètres à appliquer automatiquement ou pas à la fiche tiers associée.
un onglet Tarifs (uniquement pour les familles clients)
Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif").
Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter".
Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour
(date système de l'ordinateur).$
un onglet Options de facturation
Cet onglet permet de visualiser la liste des Facturations périodiques (uniquement pour les familles clients) et
des modèles de documents.
Sur les fiche famille client, vous pouvez définir de nouvelles factures périodiques en cliquant sur le bouton
"Ajouter", ainsi que de nouveaux modèles.
Suite à l’affectation d’une famille clients à une facturation périodique, tous les clients associés à cette
famille seront automatiquement associés à la facturation périodique. Ils sont référencés dans l’onglet Clients de
la fiche facturation périodique.
un onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
MANUEL
197
Historique Fournisseurs/Articles
Accès :
Achats - Fournisseurs - Historique Fournisseurs/Articles
ou
Articles - Historique Fournisseurs/Articles
L'historique fournisseurs/articles vous permet de retrouver pour un fournisseur ou une famille de fournisseurs,
les documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents.
La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression qui s'effectue uniquement sur les documents d'achat.
Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs
fournisseur(s), c'est l'historique par articles.
Historique par documents
L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s).
Filtres
L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Fournisseurs (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de fournisseurs sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Famille fournisseurs
Sélectionnez la famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
Dépôt (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de dépôts sur lequel vous souhaitez obtenir les mouvements de stock.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes de document
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille fournisseurs, le Code fournisseur, le Nom du fournisseur,
le Numéro du document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer , le Solde dû, le dépôt et la
notion de Multi dépôts (plusieurs dépôts dans les lignes du document).
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le fournisseur
Permet d'afficher la fiche du fournisseur affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille fournisseurs
Permet d'afficher la fiche de la famille fournisseur du fournisseur affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Historique par Articles
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
198
L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été acheté.
Filtres
L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier.
Fournisseur (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de fournisseurs sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Article (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Famille fournisseur
Sélectionnez la famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Famille article
Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Sous famille article
Sélectionnez la sous famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
Types d'articles
Cochez les différents types d'articles sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue.
Dépôt (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de dépôts sur lequel vous souhaitez obtenir les mouvements de stock.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes articles
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code fournisseur, Nom du fournisseur, la
Date du document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT et le Dépôt.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le fournisseur
Permet d'afficher la fiche du fournisseur affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille fournisseur
Permet d'afficher la fiche de la famille fournisseurs du fournisseur affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Afficher l'article
Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique.
Afficher la famille article
Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
MANUEL
199
Statistiques
Les statistiques proposées portent sur vos Clients, vos Fournisseurs, Articles, Documents et Finances.
Pour chacune de ces catégories, vous pouvez obtenir des statistiques sous forme de Donnée (tableau) ou de
Graphique.
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)
Pour visualiser un tableau de données statistiques ou un graphique, vous devez sélectionner une catégorie puis
une statistique...
Un descriptif de la statistique sélectionnée s'affiche au dessous du cadre de sélection.
... puis renseignez les zones de filtre suivantes :
Les filtres varient en fonction de la catégorie sélectionnée.
Date : Période du... au ...
Indiquez la période ou l'intervalle de date à prendre en compte.
Ce filtre est disponible pour "toutes les catégories".
Client
Sélectionnez le/les codes client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles".
Famille Client
Sélectionnez le/les codes famille client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles".
Fournisseur
Sélectionnez le/les codes fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Fournisseurs" et "Articles".
Famille fournisseur
Sélectionnez le/les codes famille fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Fournisseurs" et "Articles".
Article
Sélectionnez le/les codes article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Vous pouvez également définir le type d'article que vous souhaitez voir dans vos statistiques : Biens, Services,
Nomenclatures.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Nomenclatures
Sélectionnez la case à cocher "Tenir compte des composants" si vous souhaitez en plus de l'article composé voir
apparaître les composants.
Si cette case est cochée, vous avez la possibilité de déterminer le niveau maximal du détail des composants à
afficher.
Famille Article
Sélectionnez le/les codes famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "fournisseurs" et "Articles".
Sous famille article
Sélectionnez le/les codes sous famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Documents
Sélectionnez le/les types de documents sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour la catégorie "Documents".
Vous pouvez ensuite naviguer vers l'onglet "Données" et "Graphique" pour consulter les résultats obtenus.
Des boutons "Afficher les données" et "Afficher le graphique" sont également disponibles dans le pied
de l'onglet Sélection.
Vous pouvez à tout moment annuler les filtres en cliquant sur le bouton "Réinitialiser les filtres"
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
200
L'onglet Données
Cet onglet affiche un tableau de données obtenues sur les critères sélectionnés précédemment.
En double cliquant sur l'une des données, vous obtiendrez le détail du calcul de cette donnée. Ce détail
varie en fonction de la statistique sélectionnée.
En entête de ces données, vous disposer des boutons suivants :
Actualiser : Ce bouton permet de mettre à jour les données.
Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le tableau de données.
Exporter : Ce bouton permet de générer un fichier avec les données au format Excel, HTML, XML et PDF.
Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des colonnes/lignes.
Réinitialiser la vue : Ce bouton permet d'afficher les données statistiques suivant la vue initiale.
L'onglet Graphique
Cet onglet affiche un graphique obtenu sur les critères sélectionnés précédemment.
Vous disposez de plusieurs types de graphique (barre, aire, secteur....).
Choisissez le type du graphique correspondant à ce que vous souhaitez.
En entête de ce graphique, vous disposer des boutons suivants :
Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le graphique.
Inverser les légendes : Ce bouton permet d'inverser la légende avec les données en "abscisse" (si les axes
ne sont pas inversés)
Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des axes.
MANUEL
201
RÈGLEMENTS
Échéancier
Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers
Règlements - Fournisseurs - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers
L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements
clients/fournisseurs vous permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière :
l'échéancier.
Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris
les acomptes).
La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes/achats.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
échéances.
L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous :
Onglet Toutes
Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...)
Onglet Réglées
Permet de voir les échéances totalement réglées.
Onglet Non réglées
Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement
n’est affecté.
Onglet Soldées
Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Date de l’échéance,
Numéro document,
Montant échéance,
Soldées ?,
Code Client ou Fournisseur,
Nom Client ou Fournisseur,
Moyen de paiement,
Solde dû.
Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni
modifiables...
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances.
Période (Du... Au...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Moyen de paiement
Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
202
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client/prospect ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche clientou fournisseur affectée au document sélectionné dans l'échéancier.
Afficher le document
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier.
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de
paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est.
Si vous sélectionnez des échéances pour au moins 2 tiers différents, la fenêtre de génération des règlements
s’affichera. Elle permet de réaliser automatiquement les règlements des tiers.
Pointage entre échéances
Permet de pointer une échéance d'avoir avec une/des échéance/s de facture sans générer de règlement.
Depuis la liste des échéances, sélectionner une échéance d'avoir puis cliquer sur "Pointage entre échéances"
et sélectionner la/les échéance/s de facture à pointer.
Solder
Permet de solder manuellement une échéance.
Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client ou fournisseur non solvable...
Dé-solder
Permet de dé-solder manuellement une échéance.
En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit
à "Dé-solder".
MANUEL
203
Règlements - Fenêtre principale de navigation
Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements
Règlements - Fournisseurs - Règlements ou Achats - Règlements - Règlements
Cette fenêtre correspond à la liste des règlements clients/fournisseurs.
La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
règlements (partiellement pointés, pointés, tous)
L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous :
Onglet Tous
Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...)
Onglet Pointés
Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances.
Onglet Partiellement pointés
Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour
lesquels aucun pointage n'a été réalisé.
Onglet En banque
Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en
comptabilité.
Onglet Avec écart
Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Nom du client ou fournisseur,
Montant,
Date du règlement,
Moyen de paiement,
Reste à affecter (Onglet "Tous" uniquement).
Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue
permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement).
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements.
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du clientou fournisseur affectée au règlement.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
204
Liste des modes de règlement
Permet d'afficher la liste des modes de règlement.
Afficher le(s) document(s)
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée.
Échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées".
Nouveau règlement pour ce client ou fournisseur
Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client ou fournisseur sélectionné.
Valider
Permet de valider définitivement un règlement afin de pouvoir le transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
MANUEL
205
Remise en banque / Décaissement
Accès : Règlements - Clients – Remises en banque
Ou
Ventes - Règlements - Remises en banque
La gestion d'un décaissement des règlement fournisseur est identique à la remise en banque des
règlements clients.
La gestion de la fiche "Remise en Banque" est commune à toutes les fiches.
Une remise banque s'identifie par les informations de la remise suivantes :
Le numéro de remise en banque *
IL peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce
dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Banque *
Sélectionnez la banque pour laquelle vous souhaitez réaliser la remise en banque.
Etat
Champ non saisissable
En fonction de la méthode de transfert comptable et de la gestion ou pas de la validation des données à
comptabiliser, l'état de la remise en banque sera modifié.
Date *
Indiquez la date de la remise ou sélectionnez-là à partir du calendrier disponible.
Moyen de paiement *
Sélectionnez le moyen de paiement dans la liste dé-roulante.
Filtres
Tiers Du… au
Sélectionnez l’intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez réaliser la remise en banque.
Date de règlement Du…au
Sélectionnez une date ou un intervalle de date de règlements à prendre en compte dans cette remise.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Règlement pour cette banque uniquement
Case à cocher
Sélectionnée par défaut
La sélection de cette case permet de voir uniquement les règlements paramétrés avec la banque et le moyen
de paiement sélectionnés dans la partie « Informations de la remise ».
La dé-sélection de cette case permet de voir tous les règlements pour le moyen de paiement sélectionné dans
la partie « Informations de la remise » quelque soit la banque paramétré dans les fiches règlements.
Uniquement les règlements devant être remise en banque
Case à cocher
La sélection de cette case permet de visualiser uniquement les règlements dont le moyen de paiement est
défini « Remettre en banque ».
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Appliquer
le filtre".
La fiche remise en banque se présente ensuite sous forme d'onglets:
Détail
Cet onglet contient la liste des règlements à remettre en banque.
Par défaut, toutes les lignes règlements sont sélectionnées « A remettre ».
Chaque ligne règlement contient le code tiers la date du règlement, la référence du règlement (si renseignée
sur la fiche règlement) et le montant du règlement.
Notes
La gestion d'une note est commune à toutes les fiches.
Traitement de la remise en banque
Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez :
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
206
Sauvegarder la remise
la remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état Provisoire, l’état des
règlements associés n’est pas modifié.
Remettre en banque la remise
la remise en banque est sauvegardée et les règlements passent en état « remis en banque »
Valider la remise
La remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
Générer le fichier ETEBAC
La génération de fichier ETEBAC est disponible uniquement pour les moyens de paiement de type
prélèvements, virements, LCR.
Visualisation d’une remise en banque
Une fiche remise en banque sauvegardée et remis ne contient pas les informations de filtres.
MANUEL
207
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Commande
Sous catégorie : Bon de livraison...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches",
définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes".
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
208
STOCK / ARTICLES
Articles - Démarrer une tâche
Accès : Articles - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des articles. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une
fiche article.he article
Nouveau bon d'entrée
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des bons d'entrée. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
un bon d'entrée.
Nouveau bon de sortie
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des bons de sorties. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
un bon de sortie.
Mouvements de stock
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des Mouvements de stock.
Statistiques
Permet d'ouvrir la page des statistiques.
MANUEL
209
STOCK
Bons de stock
Accès : Articles - Documents de stock - Bons...
La gestion de la fiche Bon de stock est commune à toutes les fiches.
Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'une entête et d'onglets.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Numéro *
Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur.
Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible.
Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe).
Date *
Indiquez la date de l'entrée ou de la sortie du stock.
La date par défaut est la date système.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Dépôt *
Indiquez le dépôt de stockage de l'entrée ou de la sortie du stock.
Le dépôt par défaut est celui sélectionné dans les options.
Si le dépôt que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche dépôt
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
La fiche d'un bon de stock se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Détail
Cet onglet permet de saisir les articles à entrer ou sortir en stock ainsi que la quantité reçue et le prix auquel
vous les avez achetés (bon d'entrée uniquement).
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
A la validation (enregistrement) de la fiche Bon d'entrée, le stock des articles est incrémenté. C'est à dire
que le stock de chaque article augmente pour la quantité saisie dans le bon d'entrée, de même le PUMP est recalculé
pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour.
A la validation (enregistrement) de la fiche Bon de sortie, le stock des articles est désincrémenté. C'est à
dire que le stock de chaque article diminue pour la quantité saisie dans le bon de sortie. Les informations de
l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour.
Vous pouvez visualiser ce stock dans les mouvements de stock.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
210
Bons de stock
Accès : Articles - Documents de stock - Bons...
La gestion de la fiche Bon de stock est commune à toutes les fiches.
Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'une entête et d'onglets.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Numéro *
Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur.
Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible.
Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe).
Date *
Indiquez la date de l'entrée ou de la sortie du stock.
La date par défaut est la date système.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Dépôt *
Indiquez le dépôt de stockage de l'entrée ou de la sortie du stock.
Le dépôt par défaut est celui sélectionné dans les options.
Si le dépôt que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche dépôt
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
La fiche d'un bon de stock se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Détail
Cet onglet permet de saisir les articles à entrer ou sortir en stock ainsi que la quantité reçue et le prix auquel
vous les avez achetés (bon d'entrée uniquement).
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
A la validation (enregistrement) de la fiche Bon d'entrée, le stock des articles est incrémenté. C'est à dire
que le stock de chaque article augmente pour la quantité saisie dans le bon d'entrée, de même le PUMP est recalculé
pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour.
A la validation (enregistrement) de la fiche Bon de sortie, le stock des articles est désincrémenté. C'est à
dire que le stock de chaque article diminue pour la quantité saisie dans le bon de sortie. Les informations de
l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour.
Vous pouvez visualiser ce stock dans les mouvements de stock.
MANUEL
211
INVENTAIRES
Assistant d'inventaires
Accès : Articles - Documents de stock - Inventaires
La création d'un inventaire passe par un assistant.
Cet assistant vous permet de pré-renseigner une feuille d'inventaire avec les articles de type "Bien" gérés en
stock.
Un article de type Service ne peut pas être inventorié.
Il est possible de générer plusieurs inventaires "En cours" mais uniquement pour des articles différents.
Bienvenue...
... dans l'assistant de l'inventaire.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour définir le contenu de l'inventaire.
Préparation des données d'inventaire
Cette première étape permet de définir le contenu de l'inventaire :
Date du jour de l'inventaire
La date de l'inventaire est importante notamment lors de la validation de l'inventaire car elle détermine la prise
en compte au pas des mouvements de stock pour le calcul du stock actuel.
Dépôt *
Indiquez le dépôt de stockage de l'inventaire.
Le dépôt par défaut est celui sélectionné dans les options.
Si le dépôt que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche dépôt
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Contenu
Cette partie permet de définir le contenu de la feuille d'inventaire.
Celui-ci s'établi à l'aide d'une pré-sélection.
o Vide
Cette pré-sélection permet de générer une feuille d'inventaire vide.
La gestion des douchettes portatives sera donc possible car elles pourront déverser leur contenu
dans la grille. Sinon, parce que le logiciel ne permet pas d’insérer le même article plusieurs fois, elles
seraient obligées de supprimer les lignes avant le déversement.
o Sur la totalité des articles
Cette pré-sélection (sélectionné par défaut) permet de générer une feuille d'inventaire avec tous les
articles de type bien ou "Nomenclature de fabrication" gérés en stock.
o Sur une sélection d'articles
Cette pré-sélection permet de générer une feuille d'inventaire en fonction d'une sélection d'articles,
familles articles, localisations ou fournisseurs.
Les 3 derniers points signifient que seuls les articles appartenant à tel ou tels type seront pris en compte
dans l'inventaire
Soit 3 articles A, B, C et une famille articles FAM
La famille articles FAM est affectée sur les fiches articles B et C
=> Lors de la sélection du contenu de l'inventaire pour la famille articles FAM, seuls les articles B et C
seront pré-renseignés dans la feuille d'inventaire.
o Type d'article
Cette liste déroulante permet de définir si vous souhaitez une sélection d'article en fonction d'un type
d'article précis (Tous les articles, les articles de type Biens ou uniquement ceux de type Nomenclature
de fabrication)
Reprendre les quantités en stock des articles
Cette option, si elle est cochée, permet la reprise de la quantité en "Stock actuel" dans le champ "Quantité'.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
212
Doit être transféré en comptabilité
Cette option permet d'indiquer que l'inventaire, une fois validé, pourra être transféré en comptabilité.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour continuer la définition du contenu de l'inventaire.
Classement des données préparées
Cette étape permet de définir le regroupement et le tri des données qui seront présentes dans la feuille
d'inventaire.
Vous n'avez pas l'obligation de choisir un regroupement ou un tri, pour cela sélectionner "Aucun" pour
chaque zone
Regroupement
Le type de regroupement peut-être "Aucun", "Famille articles", "Localisation" ou "Fournisseurs".
Le regroupement "aucun" est sélectionné par défaut.
Tri
Les tris possibles varient en fonction du regroupement choisis. Ils peuvent être sur le "code famille articles", le
"code article", le "code de localisation", le "code du fournisseur".
Le tri par "code article" est sélectionné par défaut.
Suite à ces sélections, les articles de la feuille d'inventaire seront triés à l'intérieur de chaque type de
regroupement.
Cliquer sur le bouton "Suivant" pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés.
Résumé des paramètres
Cette dernière étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la génération, puis Fermer afin d'ouvrir la feuille d'inventaire.
MANUEL
213
Feuille d'inventaire
Accès : Articles - Documents de stock - Inventaires
Suite au traitement de l'assistant d'inventaire une feuille d'inventaire est ouverte.
Celle-ci peut ensuite être ouverte à tout moment à partir du menu Articles - Stock - Inventaires.
La gestion de la feuille d'inventaire est commune à toutes les fiches.
Il est impossible de dupliquer un inventaire.
Une feuille d'inventaire est composée d'une entête et des onglets.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Numéro *
Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur.
Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible.
Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe).
Date *
Indiquez la date de l'inventaire.
La date par défaut est la date système.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Etat de validation
L'état de validation n'est pas saisissable.
A la création de la feuille d'inventaire, l'état de validation est "En cours".
A la validation de la feuille d'inventaire, l'état est "Validé" (voir le chapitre : "Validation d'un inventaire").
Suite au transfert comptable, l'état sera "Transféré" (voir le chapitre : "Comptabilisation d'un inventaire").
Suite à la dé-validation de la feuille d'inventaire comptabilisé ou pas, l'état de validation est "En cours" (voir le
chapitre : "Validation d'un inventaire").
Dépôt *
Le champ dépôt n'est pas saisissable.
Il contient le dépôt sélectionné lors de la création de l'inventaire.
Doit être transféré en comptabilité
Dès la validation de l'inventaire, la sélection de cette option permet de transférer automatiquement en
comptabilité les écritures d'inventaire.
L'information de la coche ou non est reprise automatiquement lors de la génération de l'inventaire. Vous pouvez
à tout moment cocher ou décocher la case.
Onglets
La fiche d'inventaire se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Détail
Cet onglet permet de saisir les articles en stock.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
L'enregistrement de la feuille d'inventaire permet de sauvegarder les lignes saisies.
En état "En-cours", l'inventaire reste modifiable mais ne peut être transféré en comptabilité.
Suite à la génération et saisie d'un inventaire, vous devez le "valider" puis le "transférer en comptabilité".
Il est possible de générer plusieurs inventaires "En cours" mais uniquement pour des articles différents.
Tant que l'inventaire est en cours :
- les documents réalisés à une date avant la date de l'inventaire agissent sur l'inventaire.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
214
- les modifications sur la fiche article (localisation, unité) agissent sur l"inventaire.
Un message à l'ouverture de l'inventaire indique le changement sur l'inventaire.
De même, si une famille articles est affectée ou modifiée sur une fiche article et que l'inventaire "en cours"
contient un regroupement par famille articles, l'inventaire sera mis à jour pour cet article avec la nouvelle
famille affectée.
Voir Exemple de mise à jour du stock suivant validation....
Actions
A partir de la feuille d'inventaire, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Valider
Permet de confirmer l'inventaire et de le préparer à la comptabilisation.
Dévalider
Cette action est disponible uniquement si l'inventaire n'est pas comptabilisé.
Elle permet de modifier l'inventaire.
Lancer l'assistant
Permet de lancer l'assistant de création d'une fiche inventaire.
Si l'utilisateur appelle l'assistant depuis une fiche inventaire en cours, cette fiche sera remplacée par la
génération de lignes effectuée par l'assistant.
MANUEL
215
Ordre de fabrication ou désassemblage
Accès : Articles - Documents de stock - Ordres...
La gestion de la fiche Ordre de fabrication ou de désassemblage est commune à toutes les fiches.
Un ordre de fabrication ou désassemblage permet de préparer l'entrée en stock d'un article composé (ordre de
fabrication) ou préparer la sortie du stock un article composé (ordre de désassemblage).
Les fiches Ordre de fabrication ou de désassemblage se composent d'une entête et d'onglets.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Numéro *
Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur.
Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible.
Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe).
Date *
Indiquez la date de l'ordre.
La date par défaut est la date système.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Etat
Ce champ n'est pas saisissable.
Lors de la création d'un ordre de fabrication ou désassemblage, il est en état "En attente".
Suite au transfert de l'ordre de fabrication ou désassemblage en bon de fabrication ou désassemblage, il est en
état "Traité".
Dépôt d'origine et Dépôt de destination *
Indiquez le dépôt de stockage d'origine pour les composants (fabrication) / Composé (désassemblage).
Indiquez le dépôt de stockage de destination pour le composé (fabrication) / Composant (désassemblage).Le
dépôt par défaut est celui sélectionné dans les options.
Si le dépôt de type "Stockage" que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une
nouvelle fiche dépôt sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Dépôt de transit
Ce champ est saisissable.
Lors de la création d'un ordre de fabrication/désassemblage, aucun dépôt de transit n'est sélectionné.
Le dépôt de transit n'est pas obligatoire.
Indiquez le dépôt de transit pour les composants (Ordre de fabrication), pour le/s composé/s (Ordre de
désassemblage).
Ce dépôt permet de sortir du "dépôt d'origine" sans entrée les articles dans le "dépôt de destination". C'est un
dépôt intermédiaire.
Si le dépôt de type "Transit" que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle
fiche dépôt sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Durée de transit *si dépôt de transit sélectionné
Ce champ numérique est disponible uniquement si un dépôt de transit est renseigné.
La durée permettra de définir la date du mouvement de stock lors de la validation du bon de
fabrication/désassemblage.
Onglets
La fiche d'un ordre se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Détail
Cet onglet permet de saisir les articles à fabriquer ou désassembler ainsi que la quantité et la valeur de l'article.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Champs personnalisés
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216
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Enregistrement du document
A la validation (enregistrement) d'un ordre de fabrication, le stock virtuel des articles composés est
incrémenté. C'est à dire que le stock virtuel de chaque article augmente pour la quantité saisie dans l'ordre de
fabrication, de même le PUMP est re-calculé pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet Stock de la
fiche Article sont mises à jour.
A la validation (enregistrement) d'un ordre de désassemblage, le stock virtuel des articles est
désincrémenté. C'est à dire que le stock virtuel de chaque article composé diminue pour la quantité saisie dans
l'ordre de désassemblage. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour.
Les actions d'un ordre de fabrication ou désassemblage
A partir d'un ordre de fabrication ou de désassemblage, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Traiter
Permet d'ouvrir l'assistant de traitement des ordres de fabrication/désassemblage.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
MANUEL
217
Bon de fabrication ou désassemblage
Accès : Articles - Documents de stock - Bons...
La gestion de la fiche Bon de fabrication ou de désassemblage est commune à toutes les fiches.
Un bon de fabrication ou désassemblage permet d'entrée en stock d'un article composé (bon de fabrication) ou
de sortir du stock un article composé (bon de désassemblage).
Un bon de fabrication ou désassemblage peut être créé à partir d'un ajout de bon de fabrication/
désassemblage ou à partir d'un transfert d'un ordre de fabrication ou désassemblage.
Les fiches bon de fabrication ou de désassemblage se composent d'une entête et d'onglets.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Numéro *
Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur.
Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible.
Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe).
Date *
Indiquez la date du bon.
La date par défaut est la date système.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Etat
Champ non saisissable.
Il peut être en état "Traité Partiellement" ou "Traité".
Ces états sont définis en fonction du passage ou pas par un dépôt de transit ou un traitement partielle de
l'ordre de fabrication/désassemblage.
Lorsque le bon de fabrication/désassemblage passe par un dépôt de transit, vous devez faire appel à l'action
Terminer pour valider la fabrication/le désassemblage des articles.
Dépôt d'origine et Dépôt de destination *
Indiquez le dépôt de stockage d'origine pour les composants (fabrication) / Composé (désassemblage).
Indiquez le dépôt de stockage de destination pour le composé (fabrication) / Composant (désassemblage).
Les dépôts par défaut sont renseignés par le dépôt sélectionné dans les options.
Si le dépôt de type "Stockage" que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une
nouvelle fiche dépôt sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Dépôt de transit
Ce champ est saisissable.
Lors de la création d'un bon de fabrication/désassemblage, aucun dépôt de transit n'est sélectionné.
Le dépôt de transit n'est pas obligatoire.
Indiquez le dépôt de transit pour les composants (Ordre de fabrication), pour le/s composé/s (Ordre de
désassemblage).
Ce dépôt permet de sortir du "dépôt d'origine" sans entrée les articles dans le "dépôt de destination". C'est un
dépôt intermédiaire.
Si le dépôt de type "Transit" que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle
fiche dépôt sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Date de fin de transit *si dépôt de transit sélectionné
Ce champ est disponible uniquement si un dépôt de transit est renseigné.
Il permet de définir la date du mouvement de stock. Le calcul de la date du mouvement de chaque article est :
|Date du document + X jour(s) de transit].
Onglets
La fiche d'un bon se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Détail
Cet onglet permet de saisir les articles à fabriquer ou désassembler ainsi que la quantité et la valeur de l'article.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
218
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Enregistrement du document
A la validation (enregistrement) d'un bon de fabrication, le stock réel des articles composés est
incrémenté. C'est à dire que le stock réel de chaque article augmente pour la quantité saisie dans le bon de
fabrication, de même le PUMP est re-calculé pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet Stock de la
fiche Article sont mises à jour.
A la validation (enregistrement) d'un bon de désassemblage, le stock réel des articles est désincrémenté.
C'est à dire que le stock réel de chaque article composé diminue pour la quantité saisie dans le bon de
désassemblage. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour.
Vous pouvez visualiser ce stock dans les mouvements de stock.
Les actions d'un bon de fabrication ou désassemblage
A partir d'un bon de fabrication ou de désassemblage, vous avez la possibilité d'appeler l'action :
Traiter Partiellement/complètement
Ces actions permettent de valider la fabrication ou désassemblage.
Cette validation permet de générer les mouvements de stock.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
MANUEL
219
Ordre de fabrication ou désassemblage
Accès : Articles - Documents de stock - Ordres...
La gestion de la fiche Ordre de fabrication ou de désassemblage est commune à toutes les fiches.
Un ordre de fabrication ou désassemblage permet de préparer l'entrée en stock d'un article composé (ordre de
fabrication) ou préparer la sortie du stock un article composé (ordre de désassemblage).
Les fiches Ordre de fabrication ou de désassemblage se composent d'une entête et d'onglets.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Numéro *
Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur.
Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible.
Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe).
Date *
Indiquez la date de l'ordre.
La date par défaut est la date système.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Etat
Ce champ n'est pas saisissable.
Lors de la création d'un ordre de fabrication ou désassemblage, il est en état "En attente".
Suite au transfert de l'ordre de fabrication ou désassemblage en bon de fabrication ou désassemblage, il est en
état "Traité".
Dépôt d'origine et Dépôt de destination *
Indiquez le dépôt de stockage d'origine pour les composants (fabrication) / Composé (désassemblage).
Indiquez le dépôt de stockage de destination pour le composé (fabrication) / Composant (désassemblage).Le
dépôt par défaut est celui sélectionné dans les options.
Si le dépôt de type "Stockage" que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une
nouvelle fiche dépôt sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Dépôt de transit
Ce champ est saisissable.
Lors de la création d'un ordre de fabrication/désassemblage, aucun dépôt de transit n'est sélectionné.
Le dépôt de transit n'est pas obligatoire.
Indiquez le dépôt de transit pour les composants (Ordre de fabrication), pour le/s composé/s (Ordre de
désassemblage).
Ce dépôt permet de sortir du "dépôt d'origine" sans entrée les articles dans le "dépôt de destination". C'est un
dépôt intermédiaire.
Si le dépôt de type "Transit" que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle
fiche dépôt sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Durée de transit *si dépôt de transit sélectionné
Ce champ numérique est disponible uniquement si un dépôt de transit est renseigné.
La durée permettra de définir la date du mouvement de stock lors de la validation du bon de
fabrication/désassemblage.
Onglets
La fiche d'un ordre se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Détail
Cet onglet permet de saisir les articles à fabriquer ou désassembler ainsi que la quantité et la valeur de l'article.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Champs personnalisés
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
220
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Enregistrement du document
A la validation (enregistrement) d'un ordre de fabrication, le stock virtuel des articles composés est
incrémenté. C'est à dire que le stock virtuel de chaque article augmente pour la quantité saisie dans l'ordre de
fabrication, de même le PUMP est re-calculé pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet Stock de la
fiche Article sont mises à jour.
A la validation (enregistrement) d'un ordre de désassemblage, le stock virtuel des articles est
désincrémenté. C'est à dire que le stock virtuel de chaque article composé diminue pour la quantité saisie dans
l'ordre de désassemblage. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour.
Les actions d'un ordre de fabrication ou désassemblage
A partir d'un ordre de fabrication ou de désassemblage, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Traiter
Permet d'ouvrir l'assistant de traitement des ordres de fabrication/désassemblage.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
MANUEL
221
Bon de fabrication ou désassemblage
Accès : Articles - Documents de stock - Bons...
La gestion de la fiche Bon de fabrication ou de désassemblage est commune à toutes les fiches.
Un bon de fabrication ou désassemblage permet d'entrée en stock d'un article composé (bon de fabrication) ou
de sortir du stock un article composé (bon de désassemblage).
Un bon de fabrication ou désassemblage peut être créé à partir d'un ajout de bon de fabrication/
désassemblage ou à partir d'un transfert d'un ordre de fabrication ou désassemblage.
Les fiches bon de fabrication ou de désassemblage se composent d'une entête et d'onglets.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Numéro *
Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur.
Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible.
Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe).
Date *
Indiquez la date du bon.
La date par défaut est la date système.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Etat
Champ non saisissable.
Il peut être en état "Traité Partiellement" ou "Traité".
Ces états sont définis en fonction du passage ou pas par un dépôt de transit ou un traitement partielle de
l'ordre de fabrication/désassemblage.
Lorsque le bon de fabrication/désassemblage passe par un dépôt de transit, vous devez faire appel à l'action
Terminer pour valider la fabrication/le désassemblage des articles.
Dépôt d'origine et Dépôt de destination *
Indiquez le dépôt de stockage d'origine pour les composants (fabrication) / Composé (désassemblage).
Indiquez le dépôt de stockage de destination pour le composé (fabrication) / Composant (désassemblage).
Les dépôts par défaut sont renseignés par le dépôt sélectionné dans les options.
Si le dépôt de type "Stockage" que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une
nouvelle fiche dépôt sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Dépôt de transit
Ce champ est saisissable.
Lors de la création d'un bon de fabrication/désassemblage, aucun dépôt de transit n'est sélectionné.
Le dépôt de transit n'est pas obligatoire.
Indiquez le dépôt de transit pour les composants (Ordre de fabrication), pour le/s composé/s (Ordre de
désassemblage).
Ce dépôt permet de sortir du "dépôt d'origine" sans entrée les articles dans le "dépôt de destination". C'est un
dépôt intermédiaire.
Si le dépôt de type "Transit" que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle
fiche dépôt sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Date de fin de transit *si dépôt de transit sélectionné
Ce champ est disponible uniquement si un dépôt de transit est renseigné.
Il permet de définir la date du mouvement de stock. Le calcul de la date du mouvement de chaque article est :
|Date du document + X jour(s) de transit].
Onglets
La fiche d'un bon se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Détail
Cet onglet permet de saisir les articles à fabriquer ou désassembler ainsi que la quantité et la valeur de l'article.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
222
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Enregistrement du document
A la validation (enregistrement) d'un bon de fabrication, le stock réel des articles composés est
incrémenté. C'est à dire que le stock réel de chaque article augmente pour la quantité saisie dans le bon de
fabrication, de même le PUMP est re-calculé pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet Stock de la
fiche Article sont mises à jour.
A la validation (enregistrement) d'un bon de désassemblage, le stock réel des articles est désincrémenté.
C'est à dire que le stock réel de chaque article composé diminue pour la quantité saisie dans le bon de
désassemblage. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour.
Vous pouvez visualiser ce stock dans les mouvements de stock.
Les actions d'un bon de fabrication ou désassemblage
A partir d'un bon de fabrication ou de désassemblage, vous avez la possibilité d'appeler l'action :
Traiter Partiellement/complètement
Ces actions permettent de valider la fabrication ou désassemblage.
Cette validation permet de générer les mouvements de stock.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
MANUEL
223
Ordre de transfert
Accès : Articles - Documents de stock - Ordres de transfert
La gestion de la fiche Ordre de transfert est commune à toutes les fiches.
Un ordre de transfert permet de préparer l'entrée en stock et la sortie du stock d'un article d'un dépôt vers un
autre.
La fiche Ordre de transfert se compose d'une entête et d'onglets.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Numéro *
Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur.
Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible.
Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe).
Date *
Indiquez la date de l'ordre.
La date par défaut est la date système.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Etat
Ce champ n'est pas saisissable.
Lors de la création d'un ordre de transfert, il est en état "En attente".
Suite au traitement partiel de l'ordre de transfert en bon de transfert, il est en état "Traité partiellement".
Suite au transfert complet de l'ordre de transfert en bon de transfert, il est en état "Traité".
Dépôt d'origine *
Ce champ est saisissable.
Lors de la création d'un ordre de transfert, le dépôt principal est sélectionné par défaut comme dépôt d'origine.
Vous pouvez changer de dépôt si vous le souhaitez.
Si le dépôt que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche dépôt en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Dépôt de destination *
Ce champ est saisissable.
Lors de la création d'un ordre de transfert, aucun dépôt de destination n'est sélectionné.
Si le dépôt que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche dépôt en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Dépôt de transit
Ce champ est saisissable.
Lors de la création d'un ordre de transfert, aucun dépôt de transit n'est sélectionné.
Le dépôt de transit n'est pas obligatoire. Il permet de sortir du "dépôt d'origine" sans entrée les articles dans le
"dépôt de destination". C'est un dépôt intermédiaire.
Si le dépôt que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche dépôt en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Durée de transit *si dépôt de transit sélectionné
Ce champ numérique est disponible uniquement si un dépôt de transit est renseigné.
La durée permettra de définir la date du mouvement de stock lors de la validation du bon de transfert.
Onglets
La fiche d'un ordre de transfert se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Détail
Cet onglet permet de saisir les articles à transférer ainsi que la quantité et le dépôt d'origine vers le dépôt de
destination.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
224
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Enregistrement du document
A la validation (enregistrement) d'un ordre de transfert, le stock virtuel des articles est incrémenté dans
le dépôt de destination. C'est à dire que le stock virtuel de chaque article augmente pour la quantité saisie dans
l'ordre de transfert. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour.
Pour le dépôt d'origine, le stock virtuel des articles est désincrémenté. C'est à dire que le stock virtuel de
chaque article diminue pour la quantité saisie dans l'ordre de transfert. Les informations de l'onglet Stock de la
fiche Article sont mises à jour.
Les actions d'un ordre de transfert
A partir d'un ordre de transfert, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Traiter
Permet d'ouvrir l'assistant de traitement des ordres de transfert.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
MANUEL
225
Bon de transfert
Accès : Articles - Documents de stock - Bons...
La gestion de la fiche Bon de transfert est commune à toutes les fiches.
Un bon de transfert permet de réaliser l'entrée en stock et la sortie du stock d'un article d'un dépôt vers un
autre.
Un bon de transfert peut être créé à partir d'un ajout de bon de transfert ou à partir d'un transfert d'un ordre
de transfert.
La fiche bon de transfert se compose d'une entête et d'onglets.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Numéro *
Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur.
Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible.
Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe).
Date *
Indiquez la date du bon.
La date par défaut est la date système.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Etat
Champ non saisissable.
Il peut être en état "Traité Partiellement" ou "Traité".
Ces états sont définis en fonction :
o du passage ou pas par un dépôt de transit
o d'un traitement partielle de l'ordre de transfert.
Lorsque le bon de transfert passe par un dépôt de transit, vous devez faire appel à l'action Terminer pour
valider le transfert des articles.
Dépôt d'origine et Dépôt de destination *
Indiquez le dépôt de stockage d'origine.
Indiquez le dépôt de stockage de destination.
Le dépôt d'origine par défaut est celui sélectionné dans les options.
Si le dépôt de type "Stockage" que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une
nouvelle fiche dépôt sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Dépôt de transit
Ce champ est saisissable.
Lors de la création d'un bon de transfert, aucun dépôt de transit n'est sélectionné.
Le dépôt de transit n'est pas obligatoire.
Ce dépôt permet de sortir du "dépôt d'origine" sans entrée les articles dans le "dépôt de destination". C'est un
dépôt intermédiaire.
Si le dépôt de type "Transit" que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle
fiche dépôt sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Date de fin de transit *si dépôt de transit sélectionné
Ce champ est disponible uniquement si un dépôt de transit est renseigné.
Il permet de définir la date du mouvement de stock. Le calcul de la date du mouvement de chaque article est :
|Date du document + X jour(s) de transit].
Onglets
La fiche d'un bon de transfert se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Détail
Cet onglet permet de saisir les articles à transférer ainsi que la quantité reçu et les écarts.
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226
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Enregistrement du document
A la validation (enregistrement) d'un bon de transfert, le stock réel des articles est incrémenté dans le
dépôt de destination. C'est à dire que le stock réel de chaque article augmente pour la quantité saisie dans le
bon de transfert. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour.
Pour le dépôt d'origine, le stock réel des articles est désincrémenté. C'est à dire que le stock réel de chaque
article diminue pour la quantité saisie dans le bon de transfert. Les informations de l'onglet Stock de la fiche
Article sont mises à jour.
Lorsqu'un écart est constaté, un mouvement de stock de type "écart" sera généré sur le dépôt de
destination (écart positif) ou le dépôt d'origine (écart négatif).
Vous pouvez visualiser ce stock dans les mouvements de stock.
Les actions d'un bon de transfert
A partir d'un bon de transfert, vous avez la possibilité d'appeler l'action :
Traiter Partiellement/complètement
Ces actions permettent de valider le transfert.
Cette validation permet de générer les mouvements de stock.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
MANUEL
227
Stock - Fenêtre principale de navigation
Accès : Articles - Documents de stock - Tous
Cette fenêtre correspond à la liste des documents de stock.
La gestion de la liste des documents de stock est commune à toutes les listes.
La liste des documents de stock contient les onglets Tous, Bons d'entrée, Bons de sortie, Inventaires, Ordres de
fabrication, bons de fabrication, ordres de désassemblage, bons de désassemblage, ordres de transfert et bons
de transfert.
Pour chaque onglet, le filtre suivant est disponible :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Pour l'onglet Tous et l'onglet Inventaire, une liste d'actions est disponible :
Valider : Permet de valider les inventaires sélectionnés et en état "En cours"
Dévalider : Permet de dé-valider les inventaires sélectionnés en état "validé" ou "Transféré en comptabilité".
Pour l'onglet Tous et les onglets Ordres/Bons de fabrication, Ordres/Bons de désassemblage, Ordres/Bons de
transfert, une liste d'actions complémentaires est disponible :
Transférer : Permet de valider un ordres de fabrication, désassemblage ou de transfert en bon de
fabrication, désassemblage ou transfert, c'est à dire de constater le stock réel.
Historique du document : Permet de visualiser le parcours des documents.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
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228
Mouvements de stock
Accès : Articles - Documents de stock - Mouvements de stock
L'affichage des mouvements de stock se présente sous la forme d'une fenêtre principale de navigation.
La gestion de la liste des mouvements de stock est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout et de la
duplication de mouvements qui s'effectue en fait en ajout de documents de stock ou ventes.
Chaque ligne article (sauf pour les devis et les documents d’acomptes) présente dans un document génère un
mouvement de stock à la condition que l’article gère le stock.
Filtres
L'affichage de la liste des mouvements de stock varie en fonction des critères suivants :
Période Du ... Au ...
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Article (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir les mouvements de stock.
La liste déroulante des articles est limitée aux articles de type Biens et Nomenclatures de fabrication.
Si saisie manuel d’un code article de type service, le message suivant apparaît :
« L’article "code article" est un article de type service, il ne peut être ajouté dans une pièce de stock »
Famille article
Cette sélection permet de consulter les mouvements de stock des articles liés à cette famille.
Sous famille article
Cette sélection permet de consulter les mouvements de stock des articles liés à cette sous famille.
Documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche des mouvements de
stock s'effectue.
Dépôt (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de dépôts sur lequel vous souhaitez obtenir les mouvements de stock.
Type de mouvement
Cochez les différents types de mouvement sur lesquels vous souhaitez que la recherche des mouvements de
stock s'effectue.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes de mouvement
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut :
Date de mouvement
Date du document dont est issu le mouvement.
Code et libellé article
Éléments de l'article figurant sur la ligne du document créé pour lequel le mouvement est généré.
Numéro de document
Numéro du document dont est issu le mouvement.
Type de document
Le type sera :
o soit Stock,
o soit Achat,
o soit Vente.
Le type dépendra du document qui génère le mouvement.
Sous-type de document
Le sous type sera :
MANUEL
229
o pour les documents de stock : entrée, sortie...
o pour les documents d'achat : bon de réception, bon de retour, facture...
o pour les documents de vente : bon de livraison, bon de retour, facture...
Quantité
La quantité saisie dans le document va générer le mouvement.
o Les quantités d’entrée en stock, les quantités des facture d'achat et les quantités des avoirs de
ventes sont inscrites en positif dans le mouvement.
o Les quantités de sortie de stock, les quantités des avoirs d'achat et les quantités des factures de
vente sont inscrites en négatif dans le mouvement.
Il est possible de saisir des quantités négatives donc en fonction du document le mouvement sera inversé
(Ex : -1 dans une facture, le mouvement sera ajouté et non enlevé).
Prix unitaire du mouvement
Pour les documents d’entrée en stock, le prix unitaire est le prix figurant sur le document.
Pour les documents de sortie de stock ainsi que pour les documents de ventes (factures et avoirs), le prix
unitaire correspond au PUMP calculé sur le mouvement précédent.
Valeur du mouvement
La valeur du mouvement est le montant total du mouvement
Valeur du mouvement = Quantité du mouvement * prix unitaire du mouvement
Stock réel
Le stock réel correspond au stock physiquement présent dans le dépôt.
Stock réel = Stock réel du mouvement précédent + la quantité du mouvement encours
PUMP
Le PUMP est recalculé après chaque mouvement d’entrée.
(Valeur totale du stock + Valeur du mouvement de l’entrée) / (Stock total + Quantité du mouvement)
Valeur du stock
C'est le montant total de l'article en stock.
Valeur du stock = Stock réel * PUMP
Dépôt
C'est le dépôt référencé sur la ligne de document pour cet article.
Type de mouvement
Le type de mouvement peut être "Physique" ou "Ecart".
Le type de mouvement "Physique" est présent pour tous les mouvements des types et sous-types de
document.
Le type de mouvement "Ecart" est présent le type de document Stock et sous-types de document Bon de
transfert. Il correspond à la différence entre la quantité prévue et la quantité reçue sur un bon de transfert
traité complètement.
A partir des mouvements de stock, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le document : Permet d'afficher le/les documents associés aux mouvements de stock sélectionnés.
Afficher l'article : Permet d'afficher le/les fiche/s articles associées aux mouvements de stock sélectionnés.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
230
ARTICLES
Articles - Fenêtre principale de navigation
Accès : Articles - Articles
La gestion de la liste des articles est commune à toutes les listes.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre article renseigné
par le "code de l'article" sélectionné.
Changer un code article
Permet de recodifier le code d'un article (fiches, documents, mouvements...).
Statistiques
Permet de visualiser les évolutions et palmarès du Chiffre d'Affaires, de la marge et du volume des ventes pour
chaque article.
Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre article
renseigné par le "code de l'article" sélectionné.
Liste des mouvements de stock
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de la Liste des mouvements de stock avec le filtre article
renseigné par le "code de l'article" sélectionné.
Créer un bon d'entrée
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche bon d'entrée à la date du jour (date système) avec la colonne
"code article" renseignée par le/les article/s sélectionné/s dans la liste page ou la fiche article.
Pour chaque ligne, la valeur de l'article correspond au prix de revient de la fiche article.
Créer un bon de sortie
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche bon de sortie à la date du jour (date système) avec la colonne
"code article" renseignée par le/les article/s sélectionné/s dans la liste page ou la fiche article.
Simulation du tarif
La simulation de tarif permet de trouver rapidement le tarif d'un article pour une sélection de client à une date
donnée.
MANUEL
231
Article
Accès : Articles - Articles
La gestion de la fiche "Article" est commune à toutes les fiches.
La fiche article se compose d'une entête et d'onglets.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
IL peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce
dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques.
Type *
Le type article peut être Bien, Service, Nomenclature de fabrication ou Nomenclature commerciale.
Le type d'article défini dans les options du dossier sera proposé par défaut.
Du type choisi ici découle l’accès à certaines zones de la fiche.
Famille article
Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient l'article.
Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille
articles en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Libellé *
Zone de saisie du libellé "court" pour l'article (au maximum 80 caractères alpha-numérique).
Le libellé correspond au libellé de l’article qui apparaîtra dans les listes.
En création de la fiche, le libellé court sera automatiquement repris au début de la zone désignation
commerciale.
La fiche article se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Détail
Permet de définir la description complète de l'article, le tarif, codes barres...
Stock
Permet de suivre le stock pour tous les articles de type Bien ou Nomenclatures de fabrication.
Permet de définir un article de remplacement en le cas d'une rupture de stock.
Taxes
Permet de visualiser les taxes associées à cet article. Lors de la réalisation d'un document de ventes ou achats
avec l'article, les taxes seront automatiquement insérées.
Comptabilité
Permet de visualiser les comptes comptables affectés à la fiche article (comptes de ventes, achats, stock...).
Image
Permet d'insérer une image de l'article, qui sera automatiquement reprise sur les impressions de documents
avec images.
Nomenclatures
Permet de définir les composants de l'article de type 'Nomenclature de fabrication' ou 'Nomenclature
commerciale'.
Articles liés
Permet de visualiser les articles associés à cet article. Lors de la réalisation d'un document avec l'article, les
articles liés seront automatiquement insérés.
Fournisseurs
Permet de visualiser la liste des fournisseurs associés à la fiche article (ref fournisseur, prix achat...)
Tarifs
Permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif").
Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter".
Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour
(date système de l'ordinateur).
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
232
Notes
Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
A partir de la fiche article, vous avez la possibilité d'appeler les actions disponibles également sur la fenêtre
principale de navigation des articles.
MANUEL
233
Familles articles
Accès : Articles - Familles articles
La gestion de la fiche "Famille d'articles" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Famille articles" se compose des éléments suivants :
un code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé de la famille articles (au maximum 40 caractères alphanumériques).
un onglet Général
Cet onglet permet de définir la localisation, le fournisseur, l'éco-contribution, le non imprimable, le non inclus,
la fixation d'un prix, marge..., la gestion de stock, le % de marge, le % de frais et les comptes comptables de
chaque territorialité à affecter par défaut à la fiche article à chaque fois que cette famille lui sera affectée.
un onglet Taxes
Cet onglet permet de définir la/les taxes à affecter par défaut à la fiche article à chaque fois que cette famille lui
sera affectée.
un onglet Tarifs
Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif").
Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter".
Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour
(date système de l'ordinateur)..
un onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
234
Sous familles articles
Accès : Articles - Sous familles articles
La gestion de la fiche "Sous famille articles" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Sous famille articles" peut être affectée à une fiche article onglet Détail, dans la partie Description
générale.
La fiche "Sous Famille articles" se compose des éléments suivants :
un code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé de la sous-famille articles (au maximum 40 caractères alphanumériques).
une famille articles *
Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle est associée la sous famille article.
Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille
articles en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
une Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
MANUEL
235
Statistiques
Les statistiques proposées portent sur vos Clients, vos Fournisseurs, Articles, Documents et Finances.
Pour chacune de ces catégories, vous pouvez obtenir des statistiques sous forme de Donnée (tableau) ou de
Graphique.
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)
Pour visualiser un tableau de données statistiques ou un graphique, vous devez sélectionner une catégorie puis
une statistique...
Un descriptif de la statistique sélectionnée s'affiche au dessous du cadre de sélection.
... puis renseignez les zones de filtre suivantes :
Les filtres varient en fonction de la catégorie sélectionnée.
Date : Période du... au ...
Indiquez la période ou l'intervalle de date à prendre en compte.
Ce filtre est disponible pour "toutes les catégories".
Client
Sélectionnez le/les codes client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles".
Famille Client
Sélectionnez le/les codes famille client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles".
Fournisseur
Sélectionnez le/les codes fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Fournisseurs" et "Articles".
Famille fournisseur
Sélectionnez le/les codes famille fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Fournisseurs" et "Articles".
Article
Sélectionnez le/les codes article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Vous pouvez également définir le type d'article que vous souhaitez voir dans vos statistiques : Biens, Services,
Nomenclatures.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Nomenclatures
Sélectionnez la case à cocher "Tenir compte des composants" si vous souhaitez en plus de l'article composé voir
apparaître les composants.
Si cette case est cochée, vous avez la possibilité de déterminer le niveau maximal du détail des composants à
afficher.
Famille Article
Sélectionnez le/les codes famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "fournisseurs" et "Articles".
Sous famille article
Sélectionnez le/les codes sous famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Documents
Sélectionnez le/les types de documents sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour la catégorie "Documents".
Vous pouvez ensuite naviguer vers l'onglet "Données" et "Graphique" pour consulter les résultats obtenus.
Des boutons "Afficher les données" et "Afficher le graphique" sont également disponibles dans le pied
de l'onglet Sélection.
Vous pouvez à tout moment annuler les filtres en cliquant sur le bouton "Réinitialiser les filtres"
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
236
L'onglet Données
Cet onglet affiche un tableau de données obtenues sur les critères sélectionnés précédemment.
En double cliquant sur l'une des données, vous obtiendrez le détail du calcul de cette donnée. Ce détail
varie en fonction de la statistique sélectionnée.
En entête de ces données, vous disposer des boutons suivants :
Actualiser : Ce bouton permet de mettre à jour les données.
Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le tableau de données.
Exporter : Ce bouton permet de générer un fichier avec les données au format Excel, HTML, XML et PDF.
Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des colonnes/lignes.
Réinitialiser la vue : Ce bouton permet d'afficher les données statistiques suivant la vue initiale.
L'onglet Graphique
Cet onglet affiche un graphique obtenu sur les critères sélectionnés précédemment.
Vous disposez de plusieurs types de graphique (barre, aire, secteur....).
Choisissez le type du graphique correspondant à ce que vous souhaitez.
En entête de ce graphique, vous disposer des boutons suivants :
Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le graphique.
Inverser les légendes : Ce bouton permet d'inverser la légende avec les données en "abscisse" (si les axes
ne sont pas inversés)
Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des axes.
MANUEL
237
Historique Clients/Articles
Accès :
Ventes - Clients - Historique Clients/Articles
ou
Articles - Historique Clients/Articles
L'historique clients/articles vous permet de retrouver pour un client (ou prospect) ou une famille de clients, les
documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents.
La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression qui s'effectue uniquement sur les documents de vente.
Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs client(s),
c'est l'historique par articles.
Historique par documents
L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s).
Filtres
L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Client (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Famille client
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
Dépôt (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de dépôts sur lequel vous souhaitez obtenir les mouvements de stock.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes de document
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille Clients, le Code client, le Nom du client, le Numéro du
document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer, la Marge HT, le Solde dû, le dépôt et la
notion de Multi dépôts (plusieurs dépôts dans les lignes du document).
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Historique par Articles
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238
L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été vendu.
Filtres
L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier.
Client (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Article (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Famille client
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Famille article
Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Sous famille article
Sélectionnez la sous famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
Types d'articles
Cochez les différents types d'articles sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue.
Dépôt (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de dépôts sur lequel vous souhaitez obtenir les mouvements de stock.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes articles
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code client, Nom du client, la Date du
document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT, la Marge nette HT et le Dépôt.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Afficher l'article
Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique.
Afficher la famille article
Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
MANUEL
239
Historique Fournisseurs/Articles
Accès :
Achats - Fournisseurs - Historique Fournisseurs/Articles
ou
Articles - Historique Fournisseurs/Articles
L'historique fournisseurs/articles vous permet de retrouver pour un fournisseur ou une famille de fournisseurs,
les documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents.
La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression qui s'effectue uniquement sur les documents d'achat.
Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs
fournisseur(s), c'est l'historique par articles.
Historique par documents
L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s).
Filtres
L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Fournisseurs (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de fournisseurs sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Famille fournisseurs
Sélectionnez la famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
Dépôt (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de dépôts sur lequel vous souhaitez obtenir les mouvements de stock.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes de document
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille fournisseurs, le Code fournisseur, le Nom du fournisseur,
le Numéro du document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer , le Solde dû, le dépôt et la
notion de Multi dépôts (plusieurs dépôts dans les lignes du document).
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le fournisseur
Permet d'afficher la fiche du fournisseur affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille fournisseurs
Permet d'afficher la fiche de la famille fournisseur du fournisseur affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Historique par Articles
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
240
L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été acheté.
Filtres
L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier.
Fournisseur (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de fournisseurs sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Article (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Famille fournisseur
Sélectionnez la famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Famille article
Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Sous famille article
Sélectionnez la sous famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
Types d'articles
Cochez les différents types d'articles sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue.
Dépôt (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de dépôts sur lequel vous souhaitez obtenir les mouvements de stock.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes articles
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code fournisseur, Nom du fournisseur, la
Date du document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT et le Dépôt.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le fournisseur
Permet d'afficher la fiche du fournisseur affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille fournisseur
Permet d'afficher la fiche de la famille fournisseurs du fournisseur affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Afficher l'article
Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique.
Afficher la famille article
Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
MANUEL
241
TARIFS
Fiche Tarif
Accès : Articles - Tarifs - Tarif et promotions
La gestion de la fiche "Tarif" est commune à toutes les fiches.
La fiche Tarif se compose d'une entête et d'onglets.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Indiquez un code Tarif
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Description *
Saisissez la description du tarif (au maximum 40 caractères).
Date de validité (Du... au...)
Cet intervalle de dates permet de définir la période de validité du tarif.
En dehors de cette date, le tarif ne sera pas appliqué.
Tarif
Sélectionnez la base sur laquelle le calcul du tarif va s'appliquer (Quantité ou CA).
Lors de la création d'un tarif depuis une fiche client, ou article ou catégorie tarifaire..., la base de calcul du
tarif est par défaut "Quantité"
Vous disposez également de 3 cases à cocher. Elles permettent d'associer plusieurs fiches tarifs à la sélection
d'articles établit pour ce tarif :
o Cumuler avec les promotions :
Permet de regrouper les fiches "Promotions" notées "Cumuler avec les tarifs" avec cette fiche tarif ;
o Dernier tarif cumulable :
Permet de définir le tarif comme le dernier d'une chaîne de tarifs notés "Cumuler sur d'autres tarifs" ;
o Cumuler sur d'autres tarifs :
Permet d'associer le tarif avec les tarifs précédents.
Pour avoir un exemple d'application de tarifs dans les documents, cliquez ici.
Onglets
La ligne de détail est composée d'un onglet "Détail" et d'un onglet "Notes".
Détail
Cet onglet est composé de 3 parties : Clients, Articles, Tarifs à appliquer.
Les 2 premières parties "Pour les clients" et "Pour les articles" permettent de définir le champ d'application
du tarif.
Vous pouvez appliquer un tarif sur tous les clients/articles, familles clients/articles, catégories tarifaires ou sur
une partie des clients/articles. Pour cela, vous devez définir l'intervalle (Début...Fin...) qui sera prise en
compte.
La colonne exclure permet d'ignorer un "code client ou article" présent dans une intervalle ou "tous" défini dans
le tarif.
La dernière partie "Tarifs à appliquer" permet de définir les prix et/ou remises à appliquer.
Ces prix/remises sont à renseigner en fonction d'une valeur palier, d'un type de tarif et d'une prix et/ou remise.
Les types de tarif possibles sont :
o PV HT : Prix de vente de l'article HT,
o PV TTC :Prix de vente de l'article TTC,
o % remise : % de remise accordée pour l'article,
o Montant de remise HT : Montant de remise HT accordé pour l'article,
o Montant de remise TTC : Montant de remise TTC accordé pour l'article,
o PV HT + % remise : Prix de vente HT de l'article et % remise accordée,
o PV HT + remise HT : Prix de vente HT de l'article et montant de remise HT accordée,
o PV TTC + % remise : Prix de vente TTC de l'article et % remise accordée,
o PV TTC + remise TTC : Prix de vente TTC de l'article et Montant de remise TTC accordée.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
242
Un type de tarif "PV..." permet de saisir dans la colonne "Prix" mais pas dans la colonne "Remise" et
inversement.
Création d'un tarif avec exclusion d'un client et d'un article
Création d'un tarif accordant des remises progressives en fonction du nombre d'articles commandés en pré-
saison [du 01/06/09 au 31/08/09] pour les clients de la famille "CR0001, Crèche privée" sauf le client
"CRE0002,CRECHE BOUT'CHOU" pour tous les articles de la famille "CONS0001, Jeux de construction" sauf
l'article "LE0C0003, LE CHATEAU A CONSTRUIRE".
Sur la fiche "Tarif", vous devez saisir les informations suivantes :
Entête :
o Code : PSH0002
o Description : Pré-saison Hiver
o Date de validité : Du 01/06/09 Au 31/08/09
o Basé sur "Quantité"
Détail :
Pour les clients
Type d'élément Début Fin Exclure
Famille clients/prospects CR0001 CR0001
Client/Prospect CRE0002 CRE0002 X
Pour les articles
Type d'élément Début Fin Exclure
Famille articles CONS0001 CONS0001
Article LE0C0003 LE0C0003 X
Tarifs à appliquer
Jusqu'à Type de tarif Prix Remise
5.00 % remise 8
10.00 % remise 15
Plus de 10.00 % remise 30
Notes
L'onglet notes permet de saisir un commentaire.
La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches.
MANUEL
243
Fiche Promotion
Accès : Articles - Tarifs - Tarif et promotions
La gestion de la fiche "Promotion" est commune à toutes les fiches.
La fiche Promotion se compose d'une entête et d'onglets.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Indiquez un code Promotion.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Description *
Saisissez la description de la promotion (au maximum 40 caractères).
Date de validité (Du... au...)
Cet intervalle de dates permet de définir la période de validité de la promotion.
En dehors de cette date, la promotion ne sera pas appliquée.
Tarif
Sélectionnez la base sur laquelle le calcul de la promotion va s'appliquer (Quantité ou CA).
Lors de la création d'une promotion depuis une fiche client, ou article ou catégorie tarifaire..., la base de
calcul de la promotion est par défaut "Quantité"
Vous disposez également de 3 cases à cocher. Elles permettent d'associer plusieurs fiches promotions à la
sélection d'articles établit pour cette promotion :
o Cumuler avec les tarifs :
Permet de regrouper les fiches "tarifs" notées "Cumuler avec les promotions" avec cette fiche promotion
;
o Dernière promotion cumulable :
Permet de définir la promotion comme la dernière d'une chaîne de promotions notées "Cumuler sur
d'autres promotions" ;
o Cumuler sur d'autres promotions :
Permet d'associer la promotion avec les promotions précédentes.
Pour avoir un exemple d'application de promotions dans les documents, cliquez ici.
Onglets
La ligne de détail est composée d'un onglet "Détail" et d'un onglet "Notes".
Détail
Cet onglet est composé de 3 parties : Clients, Articles, Tarifs à appliquer.
Les 2 premières parties "Pour les clients" et "Pour les articles" permettent de définir le champ d'application
de la promotion.
Vous pouvez appliquer une promotion sur tous les clients/articles, familles clients/articles, catégories tarifaires
ou sur une partie des clients/articles. Pour cela, vous devez définir l'intervalle (Début...Fin...) qui sera prise en
compte dans la promotion.
La dernière partie "Tarifs à appliquer" permet de définir les prix et/ou remises à appliquer.
Ces prix/remises sont à renseigner en fonction d'une valeur palier, d'un type de tarif et d'une prix et/ou remise.
Les types de tarif possibles sont :
o PV HT : Prix de vente de l'article HT,
o PV TTC :Prix de vente de l'article TTC,
o % remise : % de remise accordée pour l'article,
o Montant de remise HT : Montant de remise HT accordé pour l'article,
o Montant de remise TTC : Montant de remise TTC accordé pour l'article,
o PV HT + % remise : Prix de vente HT de l'article et % remise accordée,
o PV HT + remise HT : Prix de vente HT de l'article et montant de remise HT accordée,
o PV TTC + % remise : Prix de vente TTC de l'article et % remise accordée,
o PV TTC + remise TTC : Prix de vente TTC de l'article et Montant de remise TTC accordée.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
244
Un type de tarif "PV..." permet de saisir dans la colonne "Prix" mais pas dans la colonne "Remise" et
inversement.
Création d'une promotion avec exclusion d'un client et d'un article
Création d'une promotion accordant des remises progressives en fonction du nombre d'articles commandés en
pré-saison [du 01/06/09 au 31/08/09] pour les clients de la famille "CR0001, Crèche privée" sauf le client
"CRE0002,CRECHE BOUT'CHOU" pour tous les articles de la famille "CONS0001, Jeux de construction" sauf
l'article "LE0C0003, LE CHATEAU A CONSTRUIRE".
Sur la fiche "Promotion", vous devez saisir les informations suivantes :
Entête :
o Code : PSH0002
o Description : Pré-saison Hiver
o Date de validité : Du 01/06/09 Au 31/08/09
o Basé sur "Quantité"
Détail :
Pour les clients
Type d'élément Début Fin Exclure
Famille clients/prospects CR0001 CR0001
Client/Prospect CRE0002 CRE0002 X
Pour les articles
Type d'élément Début Fin Exclure
Famille articles CONS0001 CONS0001
Article LE0C0003 LE0C0003 X
Tarifs à appliquer
Jusqu'à Type de tarif Prix Remise
5.00 % remise 8
10.00 % remise 15
Plus de 10.00 % remise 30
Notes
L'onglet notes permet de saisir un commentaire.
La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches.
MANUEL
245
Catégories tarifaires
Accès : Articles - Tarifs - Catégories tarifaires
La gestion de la fiche "Catégories tarifaires" est commune à toutes les fiches.
A partir de la liste des catégories tarifaires, vous avez la possibilité d'effectuer une simulation de tarif.
La fiche "Catégories tarifaires" permet de définir un regroupement supplémentaire de clients.
Elle est à définir dans l'onglet Gestion, partie Facturation de la fiche client.
La fiche Catégorie tarifaire se compose d'une entête et d'onglets.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Indiquez un code catégorie tarifaire.
Ce code est limité à 8 caractères alphanumériques.
Description *
Saisissez la description de la Catégories tarifaires (au maximum 40 caractères).
Onglets
Tarifs
Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif").
Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter".
Si le tarif n'est pas utiliser dans un document de ventes, il est possible de le supprimer à l'aide du bouton
"Supprimer".
Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour
(date système de l'ordinateur).
Notes
L'onglet notes permet de saisir un commentaire.
La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
246
Simulation de tarif
Accès : Articles - Tarifs - Catégories tarifaires
La simulation de tarif permet de trouver rapidement le tarif d'un article pour une date donnée.
La fenêtre est composée des éléments :
Date
Ce champ permet de saisir la date pour laquelle vous souhaitez avoir le tarif de l'article.
Sélection client
Cette partie permet de sélectionner le client, la famille client et la catégorie tarifaire pour lequel/laquelle vous
souhaitez consulter le tarif.
Sélection article
Cette partie permet de sélectionner l'article et la quantité pour lequel/laquelle vous souhaitez consulter le tarif.
Prix et remise
Cette partie est non saisissable.
Elle correspond aux informations du tarif :
o PV HT / PV TTC
o % remise / soit (montant de la remise)
o PV Net HT / PV Net TTC
o Montant Net HT / Montant Net TTC
A partir de la fenêtre de "Simulation de tarif", vous avez la possibilité d'Afficher le détail des tarifs
appliqués.
MANUEL
247
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Commande
Sous catégorie : Bon de livraison...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches",
définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes".
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
248
OPÉRATIONS
Opérations - Démarrer une tâche
Accès : Opérations - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu "Démarrer une tâche".
Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu.
MANUEL
249
DOCUMENTS DE VENTE
Regrouper les documents
Accès : Opérations - Regrouper les documents
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes :
x Même type de document,
x Même code client ou fournisseur,
x Même civilité,
x Même nom de client ou fournisseur,
x Même adresse de facturation,
x Même adresse de livraison,
x Même taux de TVA sur les frais de port ,
S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux
de TVA appliqué soit le même sur tous les documents.
x Même remise en pied,
x Même mode de règlement.
Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout
regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à
regrouper est inférieur ou égal à 6.
Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en
document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation au regroupement de documents
Depuis la liste des documents
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou
Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande,
BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de
navigation à gauche.
Depuis la barre de navigation
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis
sélectionner l'option "Regrouper les documents".
Fenêtre de regroupement
Le regroupement passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de regroupement des documents
L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne
contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3).
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de regroupement des documents.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement.
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper
Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s)
concerné(s) par le regroupement.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
250
Les types de documents disponibles sont :
x Les Devis (vente) / Demandes de prix (achat),
x Les Commandes,
x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat),
x Les Bons de retour.
La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire
Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par
défaut.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement.
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper
Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents
ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment.
Vous avez la possibilité de modifier cette sélection :
en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ;
en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération
uniquement).
Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement.
4ème étape : Choix du document à générer
Cette étape permet de choisir :
x le Type du document que vous voulez générer.
Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements
précédents :
- Les Devis ou Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de livraison/réception ou
Factures,
- Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures,
- Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures,
- Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs.
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x Regrouper les articles
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques :
o Code,
o Description,
o Prix unitaire brut,
o Montant de la remise,
o Taux de TVA,
o Unité.
x Copier les lignes de texte
Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de
chaque document d'origine.
x Générer un sous-total par document
La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles".
Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée.
Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type
Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les
articles appartenant au document.
MANUEL
251
Lancement du regroupement
Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer.
Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec
succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons
de l'échec du traitement.
Conséquences du regroupement
Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous
souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s.
Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé.
Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable).
Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents
pour le client B, les documents générés seront :
- Un document pour le client ou le fournisseur A
- Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la
rubrique)
Dans l'onglet Détail du document...
Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent :
o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée),
o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles),
o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte).
Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère
ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description :
" Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008."
Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez :
o en 1ère ligne la référence du document d'origine,
o les articles du document d'origine,
o un sous-total pour le document.
Dans l'onglet Échéances
Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux
documents d’origine.
Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
252
Livraison de commandes
Accès : Opérations - Documents de vente - Livraison de commandes
La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons partielles c'est à dire de générer au fur et à
mesure des bons de livraisons ou factures.
Cette fonction est accessible depuis :
la barre de navigation/Opération
la barre de tache "livrer" de la fenêtre principale de navigation des documents de vente
l'action "livrer" de la fiche Commande.
La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert vers un bon de livraison ou facture
ou par un regroupement de commandes en BL ou facture.
Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement totalement livrée en 1 fois.
La fenêtre de livraison d'une commande est divisée en 3 parties :
Filtres,
Pièce à générer,
Commandes.
Les filtres
Pour livrer une commande, vous avez la possibilité de déterminer une période, un client et une commande
précise.
Période
Sélectionnez un type de période pré-défini ou indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Tiers
Sélectionnez le client sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des commandes à livrer.
Commande
Sélectionnez la commande pour laquelle vous souhaitez réaliser la livraison.
Priorité
Sélectionnez la priorité des commandes pour lesquelles vous souhaitez réaliser la livraison.
Si aucune priorité n'est sélectionnée, l'application du filtre sélectionnera toutes les commandes quelque soit la
priorité (Haute, Normal, Faible).
Afficher les commandes dont le stock est disponible pour au moins une ligne
Cocher cette case si vous souhaitez voir uniquement les commandes ayant au moins une ligne article qui peut
être livrée.
Afficher les commandes qu'il est possible de livrer en fonction du stock disponible
Cocher cette case si vous souhaitez voir uniquement les commandes qui peuvent être livrées.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton
"Appliquer le filtre".
Pièce à générer
Cette partie permet de définir les éléments qui seront repris, affichés sur le document généré.
Date
Sélectionnez la date souhaitée pour le nouveau document.
Nature
Sélectionnez le type de document à générer suite à la livraison de la commande (Bon de livraison ou Facture).
Regrouper les commandes
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la livraison regroupe les commandes
sélectionnées dans la zone "Commandes".
Regrouper les articles
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la livraison regroupe les lignes d'articles
identiques.
MANUEL
253
Recopier les lignes articles déjà livrées
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la livraison reprenne les lignes d'articles
ayant déjà fait l'objet d'une livraison précédemment.
Recopier les lignes articles non livrées
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la livraison reprenne les lignes d'articles
non livrées : la "Quantité à livrer" n'est pas renseignée dans la zone "Commandes".
Commandes
Cette partie affiche les commandes qui correspondent aux filtres définis précédemment.
Elle est composée des lignes de commandes et du détail de chaque commande (ligne article de la commande
non livrée totalement ).
Une case à cochée "Afficher les lignes déjà livrées" permet de visualiser les lignes totalement livrées
d'une commande en plus de celles non livrées ou partiellement livrées.
Les bouton "Déplier tout" et "Replier tout" vous permettent de voir rapidement le détail des lignes
(lignes articles présentes sur la commande) ou uniquement les lignes des "commandes"
Pour la ligne "Commande", vous disposez des colonnes suivantes par défaut :
Disponible ? : icône permettant de voir si la commande peut être totalement livrée (coche verte) ou pas
(croix rouge)
Livrer,
Numéro du document,
Date,
Code client,
Nom du client.
Un clic dans la case à cocher de la colonne "Livrer" de la ligne "Commande" vous permet de livrer
totalement la commande.
Pour toutes les lignes de la commande, la quantité en "Reliquat" passe automatiquement dans la colonne
"Quantité à livrer".
Pour la ligne article (ligne de détail d'une commande), vous disposez des colonnes suivantes :
Disponible ? : icône permettant de voir si la ligne de commande peut être livrée (coche verte) ou pas (croix
rouge)
Livrer,
Code article,
Description,
Quantité,
Quantité livrée,
Quantité à Livrer,
Reliquat,
Stock réel.
Vous devez saisir dans la colonne "Quantité à livrer" le nombre d'articles que vous souhaitez livrer.
La quantité en reliquat sera automatiquement recalculée.
Un clic dans la case à cocher de la colonne "Livrer" d'une ligne article vous permet de livrer totalement la
ligne.
La quantité en "Reliquat" passe automatiquement dans la colonne "Quantité à livrer".
Pour valider la livraison, vous devez sauvegarder la saisie que vous venez d'effectuer par :
Ctrl + S
un clic sur le bouton "Sauvegarder et Fermer"
le menu Fichier + "Sauvegarder"
le menu Fichier + "Sauvegarder et Fermer"
Conséquences de la livraison
A la validation, un message de confirmation apparaît afin de confirmer la livraison de la commande.
La confirmation positive affiche le message d'ouverture du document généré.
Les mouvements de stocks sont alors mis à jour.
Le nouveau document est réalisé à la date définie dans la partie "Pièce à générer".
Il contient les informations définies dans les parties "Pièce à générer" et "Commandes".
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
254
L'historique des lignes de la(des) commande(s) et du nouveau document contiennent les informations de
"quantité livrée/réceptionnée" et "reliquat".
Pour avoir un exemple d'historique de lignes d'une commande ayant 2 bons de livraison associés, cliquez ici.
MANUEL
255
Lettres de relance
Accès :
Opération -Lettres de relance
ou
Règlements - Clients - Lettres de relance
ou
Ventes - Règlements - Lettres de relance
La lettre de relance permet d’éditer un courrier ou mail de rappel aux clients qui sont en retard dans leurs
règlements.
L’automatisation de cette opération nécessite donc qu'au minimum les coordonnées du client soient saisies dans
sa fiche et que vous ayez déterminé si le client doit être relancé.
Pour réaliser une lettre de relance, vous devez définir les options par défaut et le/s client/s que vous souhaiter
relancer.
Ensuite la création d'une lettre de relance s'effectue grâce à une sélection de filtres et d'options. C'est
l'application de ces filtres qui vous permettra de définir les clients à relancer.
Une fois la lettre de relance sauvegardée, vous avez la possibilité de visualiser et valider/envoyer la fiche lettre
de relance.
La visualisation d'une lettre de relance envoyée est toujours disponible à partir de la liste des lettres de
relances.
Pour renvoyer une relance avec ou pas un niveau supérieur, vous devez sélectionner la/les lettre/s de relance
puis cliquer sur la tâche "Renvoyer les relances".
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
256
Générer les factures
Accès : Opérations – Documents de ventes - Générer les factures
La génération de factures permet de réaliser des factures automatiquement.
Cette fonction est accessible depuis :
la barre de navigation/Opération
la barre de tache "Générer les factures" de la fenêtre principale des facturations périodiques
l'action « Générer les factures" de la fiche facturation périodique.
La fenêtre de « génération des factures périodiques » est divisée en 2 parties :
Filtres,
Liste des factures à générer
Les filtres
Pour générer les factures, vous avez la possibilité de déterminer des clients, une date et la facturation
périodique à prendre en compte.
Générer les factures jusqu’au
Saisir la date jusqu’à laquelle vous souhaitez générer les factures.
Facturation périodique
Sélectionnez la facturation périodique grâce à laquelle vous souhaitez réaliser les factures.
Clients
Sélectionnez le/s clients sur lequel/lesquels vous souhaitez obtenir la liste des factures à générer.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton
"Appliquer le filtre".
Factures à générer
Cette partie affiche les factures qui correspondent aux filtres définis précédemment.
Elle est composée des lignes de factures.
Les boutons "Désélectionner tout", "Générer tout" et "Passer tout" vous permettent d’affecter
rapidement la génération ou le report de date.
Pour la ligne "factures", vous disposez des colonnes suivantes par défaut :
Générer
Case à cocher permettant de définir qu’il faut générer cette facture.
Sélectionner par défaut.
Passer la date
Case à cocher permettant de définir qu’il ne faut pas générer cette facture
Non sélectionner par défaut
Date de facture
Date modifiable
Date de la facture qui sera générée.
Code facturation périodique
Non modifiable
Il représente le code de la facturation périodique sélectionné dans les filtres
Libellé de la facturation périodique
Non modifiable
Il représente le libellé de la facturation périodique sélectionné dans les filtres
Code client
Non modifiable
Nom du client
Non modifiable
N° de document de référence
MANUEL
257
Non modifiable
Si les cases « Générer » et « Passer la date » ne sont pas cochées, lors de la génération, la facture n’est
pas générée et la date de la prochaine facture n’est pas modifiée dans la fiche facturation périodique, client…
Si la case « Générer » n’est pas cochée, et que la case « Passer la date » est cochée, lors de la génération,
la facture n’est pas générée et la date de la prochaine facture est mise à jour dans la fiche facturation
périodique, client…
Pour valider la génération de factures, vous devez sauvegarder la saisie que vous venez d'effectuer par :
x Ctrl + S
x un clic sur le bouton "Sauvegarder et Fermer"
x le menu Fichier + "Sauvegarder"
x le menu Fichier + "Sauvegarder et Fermer"
Conséquences de la facturation
A la validation, un message de confirmation apparaît afin de confirmer la facturation.
La confirmation positive affiche le message d'ouverture du document généré.
La date de la facture générée est égale à la prochaine date de facture calculée dans la fiche facturation
périodique.
Les champs des fiches facturation périodique, client et famille client sont mis à jour :
x Date de dernière facture (date de la facture qui vient d’être générée)
x Date de prochaine facture qui est calculée automatiquement en fonction de la périodicité.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
258
DOCUMENTS D'ACHAT
Regrouper les documents
Accès : Opérations - Regrouper les documents
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes :
x Même type de document,
x Même code client ou fournisseur,
x Même civilité,
x Même nom de client ou fournisseur,
x Même adresse de facturation,
x Même adresse de livraison,
x Même taux de TVA sur les frais de port ,
S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux
de TVA appliqué soit le même sur tous les documents.
x Même remise en pied,
x Même mode de règlement.
Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout
regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à
regrouper est inférieur ou égal à 6.
Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en
document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation au regroupement de documents
Depuis la liste des documents
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou
Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande,
BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de
navigation à gauche.
Depuis la barre de navigation
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis
sélectionner l'option "Regrouper les documents".
Fenêtre de regroupement
Le regroupement passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de regroupement des documents
L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne
contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3).
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de regroupement des documents.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement.
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper
Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s)
concerné(s) par le regroupement.
MANUEL
259
Les types de documents disponibles sont :
x Les Devis (vente) / Demandes de prix (achat),
x Les Commandes,
x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat),
x Les Bons de retour.
La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire
Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par
défaut.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement.
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper
Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents
ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment.
Vous avez la possibilité de modifier cette sélection :
en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ;
en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération
uniquement).
Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement.
4ème étape : Choix du document à générer
Cette étape permet de choisir :
x le Type du document que vous voulez générer.
Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements
précédents :
- Les Devis ou Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de livraison/réception ou
Factures,
- Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures,
- Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures,
- Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs.
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x Regrouper les articles
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques :
o Code,
o Description,
o Prix unitaire brut,
o Montant de la remise,
o Taux de TVA,
o Unité.
x Copier les lignes de texte
Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de
chaque document d'origine.
x Générer un sous-total par document
La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles".
Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée.
Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type
Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les
articles appartenant au document.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
260
Lancement du regroupement
Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer.
Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec
succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons
de l'échec du traitement.
Conséquences du regroupement
Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous
souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s.
Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé.
Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable).
Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents
pour le client B, les documents générés seront :
- Un document pour le client ou le fournisseur A
- Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la
rubrique)
Dans l'onglet Détail du document...
Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent :
o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée),
o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles),
o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte).
Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère
ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description :
" Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008."
Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez :
o en 1ère ligne la référence du document d'origine,
o les articles du document d'origine,
o un sous-total pour le document.
Dans l'onglet Échéances
Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux
documents d’origine.
Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
MANUEL
261
Réception de commandes
Accès : Opérations - Documents d'achats - Réception de commandes
La réception d'une commande permet de réaliser des réceptions partielles c'est à dire de générer au fur et à
mesure des bons de réception ou factures.
Cette fonction est accessible depuis :
la barre de navigation/Opération
la barre de tache "réceptionner" de la fenêtre principale de navigation des documents d'achat
l'action "réceptionner" de la fiche Commande d'achat.
La réception d'une commande peut également s'effectuer par un transfert vers un bon de réception ou
facture ou par un regroupement de commandes en bon de réception ou facture.
Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement totalement réceptionnée en 1 fois.
La fenêtre de réception d'une commande est divisée en 3 parties :
Filtres,
Pièce à générer,
Commandes.
Les filtres
Pour réceptionner une commande, vous avez la possibilité de déterminer une période, un fournisseur et une
commande précise.
Période
Sélectionnez un type de période pré-défini ou indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Fournisseur
Sélectionnez le fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des commandes à réceptionner.
Commande
Sélectionnez la commande pour laquelle vous souhaitez réaliser la réception (achat).
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton
"Appliquer le filtre".
Pièce à générer
Cette partie permet de définir les éléments qui seront repris, affichés sur le document généré.
Date
Sélectionnez la date souhaitée pour le nouveau document.
Nature
Sélectionnez le type de document à générer suite à la réception de la commande (Bon de livraison ou bon de
réception ou Facture).
Regrouper les commandes
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la réception regroupe les commandes
sélectionnées dans la zone "Commandes".
Regrouper les articles
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la réception regroupe les lignes d'articles
identiques.
Recopier les lignes articles déjà réceptionnées
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la réception reprenne les lignes d'articles
ayant déjà fait l'objet d'une réception précédemment.
Recopier les lignes articles non réceptionnées
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la réception reprenne les lignes d'articles
non réceptionnées : la "Quantité à réceptionner" n'est pas renseignée dans la zone "Commandes".
Commandes
Cette partie affiche les commandes qui correspondent aux filtres définis précédemment.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
262
Elle est composée des lignes de commandes et du détail de chaque commande (ligne article de la commande
non réceptionnée totalement).
Une case à cochée "Afficher les lignes déjà réceptionnées" permet de visualiser les lignes totalement
réceptionnées d'une commande en plus de celles non réceptionnées ou partiellement réceptionnées.
Les bouton "Déplier tout" et "Replier tout" vous permettent de voir rapidement le détail des lignes
(lignes articles présentes sur la commande) ou uniquement les lignes des "commandes".
Pour la ligne "Commande", vous disposez des colonnes suivantes par défaut :
Réceptionner,
Numéro du document,
Date,
Code fournisseur,
Nom du fournisseur.
Un clic dans la case à cocher de la colonne "Réceptionner" de la ligne "Commande" vous permet de
réceptionner totalement la commande.
Pour toutes les lignes de la commande, la quantité en "Reliquat" passe automatiquement dans la colonne
"Quantité à réceptionner".
Pour la ligne article (ligne de détail d'une commande), vous disposez des colonnes suivantes :
Réceptionner,
Code article,
Description,
Quantité,
Quantité réceptionnée,
Quantité à réceptionner,
Reliquat,
Stock réel.
Vous devez saisir dans la colonne "Quantité à réceptionner" le nombre d'articles que vous souhaitez
réceptionner.
La quantité en reliquat sera automatiquement recalculée.
Un clic dans la case à cocher de la colonne "Réceptionner" d'une ligne article vous permet de réceptionner
totalement la ligne.
La quantité en "Reliquat" passe automatiquement dans la colonne "Quantité à réceptionner".
Pour valider la réception, vous devez sauvegarder la saisie que vous venez d'effectuer par :
Ctrl + S
un clic sur le bouton "Sauvegarder et Fermer"
le menu Fichier + "Sauvegarder"
le menu Fichier + "Sauvegarder et Fermer"
Conséquences de la réception
A la validation, un message de confirmation apparaît afin de confirmer la réception de la commande.
La confirmation positive affiche le message d'ouverture du document généré.
Les mouvements de stocks sont alors mis à jour.
Le nouveau document est réalisé à la date définie dans la partie "Pièce à générer".
Il contient les informations définies dans les parties "Pièce à générer" et "Commandes".
L'historique des lignes de la(des) commande(s) et du nouveau document contiennent les informations de
"quantité réceptionnée" et "reliquat".
MANUEL
263
Réapprovisionnement
Accès : Opération – Documents d’achat - Réapprovisionnement
Opération – Documents de stock - Réapprovisionnement
La création d’un réapprovisionnement passe par un assistant.
Cet assistant vous permet de générer automatiquement les commandes fournisseurs pour les articles de types
« biens ».
Un article de type Service ne peut pas être réapprovisionné.
Bienvenue...
... dans l'assistant de réapprovisionnement.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour définir les filtres.
Préparation des articles à réapprovisionner
Cette première étape permet de définir les critères de sélection des articles à réapprovisionner :
Dépôt *
Indiquez le dépôt de stockage dont les quantités article sont à prendre en compte.
Le dépôt par défaut est celui sélectionné dans les options.
Le réapprovisionnement s’effectue sur un seul dépôt à la fois.
Articles
Sélectionnez l’intervalle d’articles pour lequel vous souhaitez réaliser le réapprovisionnement.
Famille article
Sélectionnez l’intervalle de famille article pour lequel vous souhaitez réaliser le réapprovisionnement.
Sous-famille
Sélectionnez l’intervalle de sous famille article pour lequel vous souhaitez réaliser le réapprovisionnement.
Fournisseur
Sélectionnez l’intervalle de fournisseurs pour lequel vous souhaitez réaliser le réapprovisionnement.
Famille Fournisseur
Sélectionnez l’intervalle de famille fournisseur pour lequel vous souhaitez réaliser le réapprovisionnement.
Autres
Les options de cette partie permettent d’affiner la sélection d’article pour le réapprovisionnement.
o Inclure les articles en sommeil
o Inclure les articles non facturables en ventes
Par défaut, seul les articles avec le statut Actif sont pris en compte.
Si la case à cocher « Inclure les article en sommeil » est sélectionnée, les articles « en sommeil » seront pris en
compte.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour continuer.
Traitement à réaliser
Cette étape permet de définir les paramètres de calcul des quantités à réapprovisionner.
Stock de référence
Le stock de référence est le stock à prendre en compte pour le calcul de la quantité à réapprovisionner.
Le stock de référence peut être :
o Virtuel : le stock de référence est le stock virtuel de la fiche article
o Réel : le stock de référence est le stock réel de la fiche article
o Virtuel personnalisé : le stock de référence est le stock virtuel que vous avez défini
Le stock virtuel personnalisé représente le détail des quantités à associer au stock réel.
Ce détail est à définir par le choix des documents à prendre en compte :
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
264
o Commande client : Quantité à livrer
o Commande fournisseur : Quantité à réceptionner
o Ordre de fabrication : Quantité nécessaire à la fabrication
o Ordre de désassemblage : Quantité provenant de désassemblages
o Ordre de transfert : Quantité à sortie ou à entrer de transferts
Les quantités sélectionnées seront ajoutées ou retranchées au stock réel selon leur nature et la nature de
l’article.
Quantité à atteindre
Les quantités sur les commandes fournisseurs seront générées en fonction du choix de la quantité à atteindre.
o Stock minimum
o Stock maximum
o Consommation sur la période : lorsque cette option est sélectionnée, vous pouvez définir une période
de consommation et une tendance en pourcentage.
La consommation est calculée par la somme des quantités vendues sur cette période, en prenant en compte les
lignes des factures et avoirs.
La tendance est appliquée à la quantité vendue sur la période. Ce pourcentage permettra d’augmenter ou de
diminuer virtuellement la quantité vendue.
Cliquer sur le bouton "Suivant" pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés.
Résumé des paramètres
Cette dernière étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la génération des commandes fournisseurs, puis Fermer.
Traitements du réapprovisionnement
Les articles sont pris en compte si le stock de référence est inférieur ou égal au seuil de réapprovisionnement
de la fiche article.
Quantité à réapprovisionner = [Quantité à atteindre] – [Stock de référence]
Si la « quantité à atteindre » se base sur la consommation sur la période, la quantité à réapprovisionner sera
réajustée pour se trouver dans l’intervalle [Quantité minimum – Quantité maximum]
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MANUEL
265
DOCUMENTS DE STOCK
Réapprovisionnement
Accès : Opération – Documents d’achat - Réapprovisionnement
Opération – Documents de stock - Réapprovisionnement
La création d’un réapprovisionnement passe par un assistant.
Cet assistant vous permet de générer automatiquement les commandes fournisseurs pour les articles de types
« biens ».
Un article de type Service ne peut pas être réapprovisionné.
Bienvenue...
... dans l'assistant de réapprovisionnement.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour définir les filtres.
Préparation des articles à réapprovisionner
Cette première étape permet de définir les critères de sélection des articles à réapprovisionner :
Dépôt *
Indiquez le dépôt de stockage dont les quantités article sont à prendre en compte.
Le dépôt par défaut est celui sélectionné dans les options.
Le réapprovisionnement s’effectue sur un seul dépôt à la fois.
Articles
Sélectionnez l’intervalle d’articles pour lequel vous souhaitez réaliser le réapprovisionnement.
Famille article
Sélectionnez l’intervalle de famille article pour lequel vous souhaitez réaliser le réapprovisionnement.
Sous-famille
Sélectionnez l’intervalle de sous famille article pour lequel vous souhaitez réaliser le réapprovisionnement.
Fournisseur
Sélectionnez l’intervalle de fournisseurs pour lequel vous souhaitez réaliser le réapprovisionnement.
Famille Fournisseur
Sélectionnez l’intervalle de famille fournisseur pour lequel vous souhaitez réaliser le réapprovisionnement.
Autres
Les options de cette partie permettent d’affiner la sélection d’article pour le réapprovisionnement.
o Inclure les articles en sommeil
o Inclure les articles non facturables en ventes
Par défaut, seul les articles avec le statut Actif sont pris en compte.
Si la case à cocher « Inclure les article en sommeil » est sélectionnée, les articles « en sommeil » seront pris en
compte.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour continuer.
Traitement à réaliser
Cette étape permet de définir les paramètres de calcul des quantités à réapprovisionner.
Stock de référence
Le stock de référence est le stock à prendre en compte pour le calcul de la quantité à réapprovisionner.
Le stock de référence peut être :
o Virtuel : le stock de référence est le stock virtuel de la fiche article
o Réel : le stock de référence est le stock réel de la fiche article
o Virtuel personnalisé : le stock de référence est le stock virtuel que vous avez défini
Le stock virtuel personnalisé représente le détail des quantités à associer au stock réel.
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266
Ce détail est à définir par le choix des documents à prendre en compte :
o Commande client : Quantité à livrer
o Commande fournisseur : Quantité à réceptionner
o Ordre de fabrication : Quantité nécessaire à la fabrication
o Ordre de désassemblage : Quantité provenant de désassemblages
o Ordre de transfert : Quantité à sortie ou à entrer de transferts
Les quantités sélectionnées seront ajoutées ou retranchées au stock réel selon leur nature et la nature de
l’article.
Quantité à atteindre
Les quantités sur les commandes fournisseurs seront générées en fonction du choix de la quantité à atteindre.
o Stock minimum
o Stock maximum
o Consommation sur la période : lorsque cette option est sélectionnée, vous pouvez définir une période
de consommation et une tendance en pourcentage.
La consommation est calculée par la somme des quantités vendues sur cette période, en prenant en compte les
lignes des factures et avoirs.
La tendance est appliquée à la quantité vendue sur la période. Ce pourcentage permettra d’augmenter ou de
diminuer virtuellement la quantité vendue.
Cliquer sur le bouton "Suivant" pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés.
Résumé des paramètres
Cette dernière étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la génération des commandes fournisseurs, puis Fermer.
Traitements du réapprovisionnement
Les articles sont pris en compte si le stock de référence est inférieur ou égal au seuil de réapprovisionnement
de la fiche article.
Quantité à réapprovisionner = [Quantité à atteindre] – [Stock de référence]
Si la « quantité à atteindre » se base sur la consommation sur la période, la quantité à réapprovisionner sera
réajustée pour se trouver dans l’intervalle [Quantité minimum – Quantité maximum]
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MANUEL
267
TRANSFERT EN COMPTABILITE
Le Transfert Comptable
Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans la partie comptabilité.
Ces écritures concernent :
Les documents de vente (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),
Les échéances,
Les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées,
Les documents d'achat (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),
les inventaires.
Pour transférer des éléments en comptabilité, vous devez définir au préalable :
Les libellés des écritures,
Les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...),
Les comptes de ventes et de TVA sur chaque fiche TVA,
L'option de comptabilisation des stocks (inventaire),
Les comptes de stock,
La méthode de comptabilisation.
Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Il peut être Automatique ou Manuel. Ce choix est à
définir dans les options comptables.
En méthode de transfert "manuel" (Méthode par défaut), vous pouvez choisir de valider ou non les
documents/règlements et sélectionnant dans les options, la fonction "Activer la validation des données à
comptabiliser".
Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable.
En méthode de transfert automatique, cette case "Activer la validation des données à comptabiliser"
est automatiquement sélectionnée et non modifiable.
Chaque transfert comptable est archivé dans la page "Historique des transferts".
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268
Historique des transferts comptables
Accès : Opérations - Transfert en comptabilité - Historique des transferts comptables
L'historique des transferts comptables contient la liste des transferts effectués et aboutis en comptabilité.
La liste des transferts comptables a les mêmes propriétés, possibilités de recherche, de tris et filtres que sur les
autres listes (Voir le chapitre sur la gestion de la fenêtre principale de navigation).
La fiche "Historique" se compose des zones N° de lot, date de création et des onglets Pièces transférées,
Notes.
Lorsque le transfert comptable n'abouti pas car il y a un pb de compte, journal, verrou... ; un n° de lot sera
créé avec la date de la demande du transfert mais au niveau des pièces transférées, aucune information sera
présente.
Entête
Cette partie contient :
N° de lot
Ce numéro est unique. Il est auto-incrémenté par les différents transferts réalisés.
Date de création
Cette date est la date de réalisation du transfert en comptabilité.
Re-transfert
Cette case n'est pas saisissable, elle est renseigné lorsque qu'un lot est re-transféré en comptabilité.
Pièces transférées
Cet onglet contient une numéro document, le tiers et la date. En fonction du transfert réalisé (échéances,
ventes, achats, règlements) les données de ces champs seront différentes.
Exemples d'historiques :
Vente : FA00001 ; Dupond ; 02/06/08
Echéances : FA00001 ; Dupond ; 15/07/08
Règlements : "Rien" ; Dupond ; 15/06/08
Détail des traitements
Cet onglet contient la liste des traitements réalisé (création du lot, envoyé pour traitement..., pièces marquées
transférées, ...).
Actions
A partir de la fiche "Lot comptable", vous avez la possibilité d'appeler l'action "Annuler".
Cette action permet de supprimer un lot comptable lorsque celui-ci n'a pas abouti (Par exemple : Pièce envoyée
dans une autre application mais pas de réponse de cette application).
MANUEL
269
Assistant de publipostage
Accès : Opérations - Assistant de publipostage
Le publipostage permet de réaliser l'envoi d'une lettre par client, une impression ou un e-mailing pré-remplis.
Pour cela, il fusionne les coordonnées de clients dans un modèle Word.
Le publipostage est possible avec Word 2003 et Word 2007 uniquement.
Le publipostage depuis la fiche client/prospect ou la liste des clients/prospects est une version simplifiée.
L'assistant de publipostage vous permet de réaliser par étape le paramétrage du publipostage.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de publipostage
Bienvenue...
...dans l'assistant de publipostage avec Microsoft Word.
Cette page vous présente les différentes étapes à réaliser pour le publipostage, cliquer sur Suivant pour passer
à l'étape suivante.
Action de publipostage
Cette étape vous permet de définir la fusion du publipostage, c'est à dire de définir si à la validation de
l'assistant, vous souhaitez :
x traiter et envoyer vos courrier client "Publipostage courrier"
x traiter et envoyer vos information par E-mailing "Réaliser un E-mailing"
Cliquer sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Choix des destinataires
Cette étape vous permet de définir les clients/prospects pour lesquels vous souhaitez envoyer un publipostage.
Le publipostage vous propose 3 pré-sélections de "destinataires" :
x Tous les clients et/ou les prospects
x Meilleurs clients (Chiffre d'affaires)
x Clients par date de document (devis, factures)
En fonction du destinataire choisi, les filtres suivants seront disponibles :
x l'adresse (e-mail du contact principale de facturation et/ou adresse postale de facturation principale)
de la fiche client/prospect à prendre en compte pour ce publipostage ;
x si les clients et/ou les prospects sont concernés ;
x un intervalle de client/prospect ;
x un intervalle de famille client ;
x si l'envoi d'e-mailing est autorisé par le client/contact ;
x si le client/contact est une personne physique ou morale
x Nombre de client à prendre en compte ;
x un intervalle de famille article ;
x un intervalle d'article ;
x le type d'article concerné (bien et/ou service et/ou nomenclature et le niveau) ;
x le type de document à prendre en compte (facture ou devis) ;
x un intervalle de dates du premier et du dernier document à prendre en compte.
Suite à la sélection des filtres, vous pouvez voir la liste des destinataires. Pour cela cliquer sur le bouton
"Aperçu de la liste des destinataire".
La pré-visualisation contient des informations différentes en fonction du destinataire sélectionné.
Cliquer sur Suivant pour passer à l'étape de sélection du modèle.
Modèle et document
Cette étape permet de sélectionner le modèle à prendre en compte pour le publipostage. En fonction de l'action
sélectionnée, des champs spécifiques seront à renseigner.
Publipostage avec un nouveau modèle
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
270
Le publipostage avec un nouveau modèle permet de réaliser un envoi exceptionnel pour un/des client/s dont les
coordonnées sont repris automatiquement.
Pour réaliser un publipostage avec un nouveau modèle, vous devez sélectionner le bouton "Créer un nouveau
modèle à partir d'un document vierge".
Publipostage avec un modèle existant
Le publipostage avec un modèle existant permet de réaliser un envoi d'un courrier régulier pour un/des client/s
dont les coordonnées sont repris automatiquement.
Pour réaliser un publipostage avec un modèle existant, vous devez sélectionner le bouton "Utiliser un modèle
existant". De ce fait la partie "Fusion des données et du modèle" est dégrisée.
Vous devez ensuite sélectionner le modèle que vous souhaitez avoir pour le publipostage. Nous vous proposons
une dizaine de modèles par défaut.
Les boutons vous permettent de gérer cette liste de modèles :
x Ajouter : ce bouton permet d'insérer dans la liste des modèles un modèle créé dans Word.
x Ouvrir : suite à la sélection d'un modèle, la sélection de ce bouton permet de visualiser celui-ci dans
word.
Les pièces jointes "ajoutées" sont copiées dans le dossier.
Les modifications qui seront effectuées sur la pièce d'origine ne seront pas prises en compte dans la pièce
du dossier. Il faudra supprimer la pièce puis de nouveau associer la pièce.
x Modifier : suite à la sélection d'un modèle, la sélection de ce bouton permet de modifier et enregistrer
celui-ci dans Word.
x Supprimer : suite à la sélection d'un modèle, la sélection de ce bouton permet de supprimer
définitivement ce modèle de la liste.
Destination
Cet écran permet de sélectionner le mode d'envoi du publipostage :
x Envoyer l'e-mailing ou Imprimer les courriers
Suite à la validation de la fenêtre de publipostage, l'e-mail sera envoyé ou le mailing s'éditera.
Le choix de ce mode d'envoi vous permet de saisie le "Sujet de l'émail". Vous devez le renseigné pour
passer à l'étape suivante.
x Afficher les documents (une page par destinataire)
Suite à la validation de la fenêtre de publipostage, Word s'ouvre avec autant de page que de clients
sélectionnés.
x Vérifier et modifier mes documents sous Word avant de les envoyer
Cette action est sélectionnée obligatoirement si vous avez choisi la création d'un nouveau modèle.
Suite à la validation de la fenêtre de publipostage, une page Word s'ouvre sur l'onglet "Publipostage".
Elle contient aucune donnée (création de document) ou les informations du modèle sélectionné. Ensuite,
vous devez réaliser la fusion avec le "Blocadresse" et saisir/modifier le texte que vous souhaitez. Pour
envoyer le publipostage à vos clients, vous devez accéder à la fonction "Terminer & fusionner".
Document destination
Dans le champ "Document destination", vous devez sélectionner le document qui réceptionnera les
informations de publipostage (coordonnées des clients).
La saisie de ce champ n'est pas obligatoire lorsque vous réalisez une "Impression des courriers" ou un
"Envoi d'e-mailing" (courrier ou e-mail).
Ensuite, cliquer sur Suivant.
Résumé des paramètres
Cette dernière étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour réaliser le publipostage.
Réalisation du publipostage
En fonction du choix de l'action, vous aurez les résultats suivants :
MANUEL
271
Vérifier et modifier mes documents sous Word avant de les envoyer...
Suite au lancement du publipostage, une page word s'ouvre sur onglet "Publipostage". Elle contient soit aucune
donnée (nouveau modèle), soit le texte du modèle existant et les coordonnées du client.
Vous pouvez si nécessaire réaliser des modifications. Ensuite, vous devez définir la fin de fusion pour réaliser
l'envoi du publipostage à vos clients (fonction "Terminer & fusionner").
Envoyer l'e-mailing directement ou Imprimer directement les courriers
Suite au lancement du publipostage, un nouveau message est envoyé avec l'adresse e-mail du client, le sujet
saisie précédemment et le PDF du modèle sélectionné et ceci pour tous les clients/prospects filtrés
précédemment.
ou
Suite au lancement du publipostage, l'édition du publipostage est automatiquement réalisé sur l'imprimante par
défaut et ceci pour tous les clients/prospects filtrés précédemment.
Si vous avez saisi le champ "Document destination", en plus de l'impression ou l'envoi d'e-mail, une page
word s'ouvre sur l'onglet Publipostage avec les informations de fusions. Ainsi, vous aurez la possibilité de
sauvegarder le document imprimé/envoyé au client/contact.
Afficher les documents...
Suite au lancement du publipostage, une page word s'ouvre sur onglet "Publipostage" sur une page contenant
soit aucune donnée (nouveau modèle), soit le texte du modèle existant et les coordonnées du client.
Vous pouvez si nécessaire réaliser des modifications. Ensuite, vous devez définir la fin de fusion pour réaliser
l'envoi du publipostage à vos clients (fonction "Terminer & fusionner").
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
272
Statistiques OLAP
Accès : Opérations - Statistiques OLAP
Le cube de données OLAP (*On-Line Analytical Processing nécessite de posséder Microsoft® SQL STANDARD ou
ENTREPRISE.) est destiné à des analyses multi-dimensionnelles complexes sur des données. L’utilisation de ce
cube vise à permettre aux utilisateurs de traiter d’importants volumes de données de façon intuitive et rapide.
Pour interroger le cube, vous devez au préalable avoir défini les paramètres du cube.
L’interrogation des statistiques ne se fait pas dans la base de données mais via un intermédiaire, le cube de
données OLAP. Ce cube de données contient par avance les différents critères statistiques qu’il est possible
d’interroger (notion de temps, de famille, articles, clients...).
L’avantage de ce système est le suivant :
• la création de son propre cube de données ou la modification du cube existant
• un temps de restitution immédiat
• l’interrogation des données via des sources autres que le logiciel EBP comme Excel®, Reporting
Services®...
Définition des critères et visualisation des résultats
L'utilisation du Cube Olap dans Open Line® consiste à définir les critères du cube et à visualiser immédiatement
les résultats correspondants.
En plus de la notion de temps (Jours, mois, années) et de localisation (Ville, Département, Pays), les tables
suivantes sont disponibles :
o Articles, familles articles, type d’articles,
o Clients, Familles clients,
o Commercial, familles commerciaux,
o Documents de vente,
o Lignes de documents de vente.
Un indicateur de tendance (trend) est également disponible sur les champs de type "valeur" (CA, marge...).
Le résultat obtenu peut être exporté vers Excel® afin de retravailler les statistiques en exploitant toute la
puissance du tableur.
Modèle de statistiques
Des modèles de statistiques sont définis :
o Historique du CA net HT par commercial
o Historique du CA net HT par département
o Historique du CA net par mois
o Historique du volume des ventes par article
A partir de ces modèles, vous pouvez définir vos propres modèles. Pour cela, sélectionnez un modèles puis
réalisez les modifications que vous souhaitez et sauvegardez à partir du bouton « Enregistrer ». Une fenêtre
vous propose alors d’indiquer un nom de modèle et une description. Cliquez sur OK pour enregistrer votre
modèle.
Au prochain appel de la statistique par la liste déroulante des modèles, cliquer sur « Actualiser les données
» pour que les dernières modifications réalisées sur les documents, clients, articles… soient prises en compte.
MANUEL
273
Map Point
Accès : Opérations - Map point
La géolocalisation proposée porte sur vos clients, vos fournisseurs, vos commerciaux et vos contacts.
La barre d’outils située au-dessus des onglets permet d’exécuter une action de géolocalisation.
Trois actions sont possibles :
- Localiser : Ce bouton permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la
sélection courante.
- Calculer l’itinéraire : Ce bouton permet de basculer sur l’onglet ‘Carte’ et de calculer l’itinéraire d’après
toutes les adresses de la sélection courante.
L’ordonnancement des étapes n’est pas disponible pour le moment. L’itinéraire est donc calculé dans l’ordre des
adresses présentes dans le tableau de l’onglet ‘Données’.
- Géocoder : Ce bouton permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS
(Longitude et Latitude) des adresses de la sélection courante.
Choix des filtres (onglet Sélection)
Pour effectuer une des trois actions de géolocalisation, vous devez sélectionner/renseigner les zones de filtre
suivantes :
Trois types de sélection s’offrent à vous pour chaque catégorie :
o Aucun : ne sélectionne aucun élément de cette catégorie,
o Tous : Sélectionne tous les éléments de cette catégorie,
o Personnalisé : Sélectionne les éléments de la catégorie selon les critères définis dans les filtres.
Les filtres varient en fonction de la catégorie sélectionnée.
o Client : Sélectionnez le/les codes client sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions.
o Famille Client :Sélectionnez le/les codes famille client sur lesquels vous souhaitez effectuer les
actions.
o Fournisseur : Sélectionnez le/les codes fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions.
o Famille fournisseur : Sélectionnez le/les codes famille fournisseur sur lesquels vous souhaitez
effectuer les actions.
o Commercial : Sélectionnez le/les codes commerciaux sur lesquels vous souhaitez effectuer les
actions.
o Famille Commercial : Sélectionnez le/les codes famille commercial sur lesquels vous souhaitez
effectuer les actions.
o Contact : Sélectionnez le/les codes contacts sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions.
o Ville : Sélectionnez le/les villes sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions.
o Code postal : Sélectionnez le/les codes postaux sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions.
o Département : Sélectionnez le/les départements sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions.
o Pays : Sélectionnez le/les pays sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions.
Vous pouvez combiner les filtres de plusieurs catégories.
Vous pouvez à tout moment annuler les filtres en cliquant sur le bouton « Réinitialiser les filtres ».
Aperçu de la sélection en cours (Onglet Données)
Cet onglet affiche un tableau de données obtenues sur les critères sélectionnés dans l’onglet Sélection.
Sous ce tableau, vous pouvez choisir le type d’itinéraire que vous préférez si vous souhaitez effectuer le calcul
d’un itinéraire.
Carte (Onglet Carte)
Cet onglet affiche la carte obtenue suite à l’exécution d’une action de géolocalisation.
La liste située à gauche de la carte permet de sélectionner les données localisées sur la carte et ainsi de zoomer
sur celles-ci.
En en-tête de la carte, vous disposez des boutons suivants :
- Sauvegarder la carte : Ce bouton permet de sauvegarder la carte sous un format de fichier MapPoint (*.ptm)
- Imprimer la carte : Ce bouton permet d’imprimer la carte :
o Si l’action en cours est une localisation, seule la carte sera imprimée
o Si l’action en cours est un calcul d’itinéraire, les différents segments de la route seront imprimés sous
forme de vignettes
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
274
Recherche des adresses
Cette fenêtre vous permet de préciser une adresse au cas où MapPoint serait dans l’impossibilité de trouver une
adresse strictement identique sur la carte.
Le champ Nom vous rappelle le propriétaire de l’adresse.
Si aucune des adresses que MapPoint a trouvé ne correspond à celle recherchée, vous pouvez préciser les
informations dans les champs Adresse, Code Postal, Ville, Pays.
Afin de vérifier si une adresse correspond bien à vos à ceux que vous recherchez, sélectionnez-là dans la liste.
La carte située en arrière-plan zoomera sur celle-ci.
Le bouton ‘OK’ validera l’adresse sélectionnera dans la liste alors que le bouton ‘Annuler’ abandonnera l’action
de géolocalisation pour cette adresse.
MANUEL
275
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Commande
Sous catégorie : Bon de livraison...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches",
définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes".
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
276
PARAMÈTRES
Paramètres - Démarrer une tâche
Accès : Paramètres - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Taux de TVA
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des taux de TVA. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
une fiche taux de TVA.
Type de TVA
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des types de TVA. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
une fiche type de TVA.
Civilités
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des civilités. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une
fiche civilités.
Codes postaux
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des codes postaux. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
une fiche codes postaux.
Informations société
Permet d'ouvrir la fenêtre des options contenant les coordonnées de la société, les compteurs...
MANUEL
277
TAXES
Taux de TVA
Accès : Paramètres - Taxes - Taux de TVA
La gestion de la fiche "TVA" est commune à toutes les fiches.
A la création du dossier, le fichier des taux de TVA est automatiquement généré.
Une fiche TVA se compose des éléments suivants :
un Type *
Sélectionnez un type de TVA dans la liste déroulante.
une Territorialité *
Sélectionnez une territorialité dans la liste déroulante.
un Taux
Champ numérique permettant de définir le taux de TVA pour cette fiche.
Le taux et la territorialité ne sont plus modifiables dès lors que la fiche Taux de TVA est sauvegardée.
ainsi que des cases à cocher :
Par défaut pour la territorialité
Cliquez dans cette case afin que ce taux soit proposé par défaut lors de l'appel de la territorialité dans un
document.
Il est obligatoire de déclarer un taux et un seul par défaut par territorialité
TVA non perçue récupérable (DOM)(loi)
Cliquez dans cette case lorsque vous souhaitez que la TVA soit calculée, bien que non perçue et non incluse
dans le TTC.
Cette option est disponible uniquement pour les taux associés à la territorialité DOM, possibilité de cocher
l’option sur plusieurs taux, pour une même territorialité DOM.
Inactif
Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce taux de TVA dans les vues standard, listes
déroulante....
Les TVA affichées par défaut dans la liste des TVA sont celles correspondantes à la territorialité sélectionnée
dans le dossier.
Il est interdit de créer deux taux de même valeur, pour la même territorialité, peu importe le type.
Interdiction de créer deux taux à 19.6, l’un en tant que Normal France, l’autre en tant que Réduit France.
Par conséquent les taux livrés par défaut par l'application ne peuvent être ré-utilisés.
Onglet Comptabilité
Cet onglet vous permet de saisir les comptes de TVA et de gestion des ventes/achats par défaut pour toutes les
fiches articles.
Comptes de TVA
Les 2 zones permettent de saisir le compte de TVA sur débits et le compte de TVA sur encaissement pour ce
taux de TVA.
Comptes de gestion
Les zones de cette partie permettent de saisir les comptes de produit.
o Les champs Biens et Services concernent les comptes comptables pour les articles.
o Le champ Port concerne le compte comptable des frais de port affecté en pied de document.
o Le champ Eco-contribution concerne le compte comptable des barèmes éco-contribution affectés sur
les lignes articles (uniquement pour les ventes).
Si votre dossier est lié à un dossier de comptabilité, la sélection des comptes s'effectuera dans le plan
comptable de la comptabilité.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
278
Onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
MANUEL
279
Types de TVA
Accès : Paramètres - Taxes - Types de TVA
La gestion de la fiche "Type de TVA" est commune à toutes les fiches.
Une fiche "Type de TVA" contient :
un champ Libellé *,
un champ Nature *,
une zone de Note.
Cette notion de type de TVA sera reprise dans les fiches TVA.
Les natures de TVA disponibles sont :
Normal
Réduit
Super réduit
Exonéré
Ancien
Autre
La liste des natures de TVA est fixe, il n'est pas possible d'ajouter ou supprimer une nature de TVA.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
A la création du dossier, le fichier des types de TVA est automatiquement créé.
Il est possible de créer des types de TVA mais uniquement avec une nature Ancien ou Autre.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
280
Territorialités
Accès : Paramètres - Taxes - Territorialité
La gestion de la fiche "Territorialité" est commune à toutes les fiches.
La territorialité définit une appartenance à un espace territorial mais surtout à régime fiscal particulier.
A la création du dossier, le fichier des territorialités est automatiquement créé.
Une fiche Territorialité contient le champ Libellé et une zone de Note.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Il est impossible d'ajouter, de modifier ou supprimer le libellé de la fiche territorialité.
Toutefois, vous pouvez Ajouter, Modifier ou Supprimer la note de la territorialité et enregistrer la fiche avec les
nouvelles informations.
Cette notion de territorialité est importante car elle sera reprise dans les options du dossier, les fiches tiers, les
fiches TVA et les documents de ventes.
MANUEL
281
Barème Eco-contribution
Accès : Paramètres - Taxes - Barèmes éco-contribution
La gestion de la fiche "Barème éco-contribution" est commune à toutes les fiches.
Le barème d'éco-contribution est utilisé dans la fiche article et les documents de ventes.
La création du dossier propose par défaut une liste des barèmes d'éco-contribution.
Une description détaillée du barème est affectée par défaut dans la zone "Note".
La fiche "Barème éco-contribution" se compose des zones :
Code eco-contrib. *
Il peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce
dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 8 caractères alphanumériques.
Libellé *
Indiquez le libellé du barème.
Montant TTC
Indiquez le montant unitaire TTC de l'éco-contribution.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
282
DIVERS
Civilités
Accès : Paramètres - Divers - Civilités
La gestion de la fiche "Civilité" est commune à toutes les fiches.
Saisissez le libellé * de la civilité (au maximum 25 caractères alphanumériques).
La case à cocher "Personne Physique" permet de distinguer les civilités des personnes physiques de celles
des personnes morales.
La création du dossier propose par défaut une liste de civilités.
Les civilités seront disponibles pour toutes les fiches relatives aux tiers (clients / prospects / fournisseurs …) et
aux documents de vente (entête de documents).
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
MANUEL
283
Contacts
Accès : Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts
La gestion de la fiche "Contact" est commune à toutes les fiches.
La fiche contact se composent d'une entête et d'onglets.
A partir de la fiche Contact vous avez à votre disposition les actions définis également dans la fenêtre
principale de navigation des contacts.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Contact
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumérique).
Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône .
Personne physique
Case à cocher permettant de définir si le contact est une personne physique (exemple : M. Durant) ou morale
(exemple : SARL La tour).
Prénom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique.
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique.
Fonction
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Service/Bureau
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir le service, bureau... ou se situe le contact
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique.
e-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir l'e-mail du contact.
Accepter de recevoir des informations et offres commerciales (Emailing autorisé)
Case à cocher permettant de définir si ce contact accepte ou pas de recevoir un e-mailing.
Tiers
Cette partie permet de sélectionner le tiers (Client/Prospect, Fournisseur) associé à ce contact.
Il n'est pas obligatoire d'associé un contact à un tiers. Pour cela, il suffit de saisir le type "Aucun".
Type
Le type permet de définir sur le contact est attaché à un tiers (Client/Prospect, Fournisseur) ou pas (Contact
autonome).
Client / Fournisseur
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
284
Ce champ permet de sélectionner le tiers associé à ce contact.
Il est disponible uniquement si le type est Client/prospect ou fournisseur.
Si vous avez créé un tiers avec un contact et que vous ouvrez la fiche contact, le champ type ainsi que ce
champ sont automatiquement renseignés.
De même si vous réalisez une modification sur la fiche contact, les modifications seront automatiquement
reprises sur la fiche tiers.
Onglets
Adresse et Autre adresse
Ces 2 onglets contiennent les adresses associés à ce contact.
Les champs présents dans ces 2 onglet sont identiques :
Sélectionner l'adresse
Ce champ permet de sélectionner une adresse définie dans la liste des adresses de la fiche client ou
fournisseur.
Vous avez la possibilité de modifier cette adresse.
NPAI
Champ saisissable de type case à cocher.
Ce champ permet d’indiquer si l’adresse n'est plus valide.
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Code postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alpha-numérique.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche mais n’est pas créé dans la table des
codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alpha-numérique.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alpha-numérique.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
Champ saisissable
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
MANUEL
285
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir le site web lié à cette adresse.
Notes
Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
286
Codes postaux
Accès : Paramètres - Divers - Codes postaux
La gestion de la fiche "Code postal" est commune à toutes les fiches.
Une fiche "Code postal" se compose de quatre zones à remplir :
Le code postal *
Saisissez le code postal.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Les caractères A à Z, 0 à 9, - (tiret) et espace sont autorisés.
La ville *
Saisissez le nom de la ville (au maximum 35 caractères alphanumériques).
Le pays *
Sélectionnez le pays associé au Code postal.
Le département
Sélectionnez le département associé au Code postal.
Lors de la saisie du département si celui-ci est associé à un pays différent de celui sélectionné
précédemment, c'est le pays du département qui sera repris dans la fiche.
La création du dossier propose par défaut une liste de codes postaux.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Les actions des codes postaux
A partir de la liste des codes postaux, vous avez la possibilité d'appeler l'action "Import des codes postaux".
Cet import permet d'avoir une liste complète des codes postaux.
MANUEL
287
Départements
Accès : Paramètres - Divers - Départements
La gestion de la fiche "Département" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Département" se compose des champs suivants :
Le Numéro *
Saisissez le code du département.
Ce numéro est limité à 3 caractères alphanumériques.
Le Nom *
Saisissez le nom ou le libellé du département (au maximum 50 caractères alphanumériques).
Le Pays *
Sélectionnez le pays associé au département.
La création du dossier propose par défaut une liste de départements.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
288
Pays
Accès : Paramètres - Divers - Pays
La gestion de la fiche "Pays" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Pays" se compose des éléments suivants :
Le code ISO *
Indiquez le code ISO du pays, sur 3 caractères.
Le nom *
Saisissez le nom du pays (au maximum 50 caractères alphanumériques).
La création du dossier propose par défaut une liste de pays.
Cette liste donne les noms de pays (formes courtes officielles des noms en français) par ordre alphabétique tels
qu'ils sont donnés dans l'ISO 3166-1 et les codes alpha-2 correspondants de l'ISO 3166-1.
Vous disposez également de 2 cases à cocher permettant des vues et classements rapides :
Inactif
Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce pays dans les vues standard, listes déroulantes...
UE
Cliquez dans cette case pour noter que le pays appartient à l'union européenne.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
MANUEL
289
Codes NAF
Accès : Paramètres - Divers - Codes NAF
La gestion de la fiche "NAF" est commune à toutes les fiches.
Le code NAF est utilisé dans les Options/Identifications administratives, la fiche Client et la fiche fournisseur.
La création du dossier propose par défaut une liste de codes NAF.
La fiche "Code NAF" se compose des zones :
Code NAF *
Ce code est limité à 8 caractères alphanumériques.
Libellé *
Indiquez le libellé du code NAF.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
290
Remises complémentaires
Accès : Paramètres - Divers - Remises complémentaires
La gestion de la fiche "Remise complémentaire" est commune à toutes les fiches.
Les remises complémentaires pourront être sélectionnées dans les documents ventes et achats.
La fiche Remises complémentaires se compose des éléments suivants :
Code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Libellé *
Saisissez le libellé de la remise complémentaire (au maximum 30 caractères alphanumériques).
Comptabilité
Cet onglet permet de définir :
o les comptes comptables des remises accordées et obtenues,
o si le transfert comptable tient compte ou non des remises.
Ces champs sont renseignés automatiquement par les informations présentes dans les options du dossier.
Si une modification est réalisée dans les options, elle ne sera pas reportée dans les fiches "remises
complémentaires" créées précédemment. Elle sera valable pour les nouvelles fiches.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
MANUEL
291
Frais de port
Accès : Paramètres - Divers - Frais de port
La gestion de la fiche "frais de port" est commune à toutes les fiches.
Les frais de port pourront être sélectionnés dans les documents de vente.
La fiche frais de port s'identifie par les éléments suivants :
Code *
Le code peut être saisi manuellement
Ce code est limité à 8 caractères alphanumériques.
Libellé *
Saisissez le libellé du frais (au maximum 30 caractères alphanumériques).
Onglet Calcul
Cet onglet permet de définir le calcul des frais de port.
Ce calcul s'effectue en fonction de mode de calcul sélectionné.
Mode de calcul
Sélectionner le mode de calcul souhaité :
o Montant fixe : ce mode permet de saisir une valeur unique pour le frais de port. Cette valeur est
modifiable ponctuellement dans le pied de document.
o % du total HT : ce mode permet de saisir une valeur qui correspond à un pourcentage.
La saisie d'un palier n'est pas possible pour ces deux modes de calcul.
o Palier sur Montant HT facturé : ce mode permet de définir un palier (voir plus bas). Lors de la
réalisation d'un document avec ce frais, le palier sera comparé avec le champ total net HT du
document.
o Palier sur Poids total Brut : ce mode permet de définir un palier (voir plus bas). Lors de la
réalisation d'un document avec ce frais, le palier sera comparé avec le poids total brut présent dans
l'onglet complément du document.
o Palier sur Nombre total de colis : ce mode permet de définir un palier (voir plus bas). Lors de la
réalisation d'un document avec ce frais, le palier sera comparé avec le nombre de colis présent dans
l'onglet complément du document.
o Palier sur Quantité totale facturée : ce mode permet de définir un palier (voir plus bas). Lors de la
réalisation d'un document avec ce frais, le palier sera comparé avec la quantité total des lignes article
de types "Biens".
o Palier sur volume total : ce mode permet de définir un palier (voir plus bas). Lors de la réalisation
d'un document avec ce frais, le palier sera comparé avec le volume total présent dans l'onglet
complément du document.
Valeur
Ce champ permet de saisir la valeur du frais de port lorsque le mode de calcul est "Montant fixe" ou "% du total
HT".
Taux de TVA
Le taux de TVA affiché par défaut correspond au taux saisi dans les options du dossier.
Vous pouvez le changer et sélectionner un autre taux.
Lors de l'affectation de la fiche frais de port sur le document de vente, le montant et le taux de TVA sont
automatiquement repris. Vous avez toutefois la possibilité de modifier ceux-ci à votre convenance.
Calcul des paliers
La définition des paliers s'effectue à l'aide des boutons "Ajouter, Insérer, Supprimer, Couper, Copier, Coller"
suivant les critères suivants :
- Jusqu’à : Permet de sélectionner la valeur maximal de l'intervalle.
La saisie de 3 sur la première ligne dans ce champ signifie de 0 à 3.
- Valeur : Permet de saisir une valeur pour ce palier.
Onglet Coordonnées transporteur
Les informations ci-dessous correspondent aux coordonnées du transporteur.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
292
Adresse
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table
des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
Champ saisissable
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Permet de saisir le site web lié à cette adresse.
Contact
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumérique).
Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans votre fichier des
civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste
déroulante accessible par l'icône .
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Fonction
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Prénom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
MANUEL
293
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
E-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Permet de saisir l'e-mail du contact.
Onglet comptabilité
Cette partie permet de visualiser ou personnaliser les comptes comptables pour chaque taux de TVA.
Par défaut, les taux de TVA de la territorialité du dossier sont affichés.
Pour chaque Taux de TVA, un compte comptable est associé.
Les comptes renseignés sont ceux saisis sur les fiches Taux de TVA.
Si la fiche frais de port demande une comptabilisation particulière, vous pouvez saisir un autre compte
comptable à cet endroit.
Le bouton "Visualiser la fiche de TVA" permet d'ouvrir la fiche Taux de TVA qui est sélectionnée.
Le bouton "Voir toutes les TVA" permet de visualiser pour chaque territorialité, tous les taux de TVA
disponibles avec les comptes comptables associés.
Onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
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294
Secteurs géographiques
Accès : Paramètres - Divers - Secteurs géographiques
La gestion de la fiche "Secteur géographique" est commune à toutes les fiches.
La fiche secteur géographique se compose des éléments suivants :
Code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Nom *
Saisissez le nom du secteur (au maximum 30 caractères alphanumériques).
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Les secteurs pourront être sélectionnés dans la fiche Commercial.
MANUEL
295
Unités
Accès : Paramètres - Divers - Unités
La gestion de la fiche "Unité" est commune à toutes les fiches.
Une unité est la quantité physique élémentaire qui sert de référence à la mesure des choses vendues.
La fiche unité se compose des éléments suivants :
Un Code *
Indiquez le code de l'unité, sur 4 caractères.
Un libellé *
Saisissez le libellé de l'unité (au maximum 40 caractères alphanumériques).
Un type *
Sélectionnez un type d'unité dans la liste déroulante.
Cette liste n'est pas paramétrable.
Une décimale
Saisissez le nombre de décimales que vous souhaitez (de 0 à 5).
Un coefficient
Saisissez le coefficient que vous souhaitez (au maximum 8 décimales).
En fonction du type d'unité, le coefficient permet de rapprocher l'unité à ce type de référence.
Pour une unité "Gramme", de type Poids, coefficient saisi : 0.001
Dans la fiche article, indiquer l’unité Gramme et saisir dans la valeur du poids brut 125g, son équivalence en
kilogramme est donc de 125*0.001 soit 0.125 kilo.
La création du dossier propose par défaut une liste d'unités.
Les unités pourront être saisies dans la fiche article, les documents de ventes ou les documents de stock.
Si une unité est définie dans un article, dans une pièce de vente ou de stock, la quantité sera exprimée avec
le nombre de décimale défini dans la fiche unité.
La gestion de la "Note" est commune à toutes les fiches.
Exemple 1
Code unité : M3
Libellé : Mètre cube
Type : Volume
Décimale : 3
Coefficient de conversion : 1
Exemple 2
Code unité : HEUR
Libellé : Heure
Type : Temps
Décimale : 2
Coefficient de conversion : 1
Exemple 3
Code unité : KG
Libellé : Kilo Gramme
Type : Poids
Décimale : 3
Coefficient de conversion : 1
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296
STOCK
Localisation
Accès : Paramètres - Stock - Localisation
La gestion de la fiche "Localisation" est commune à toutes les fiches.
Une localisation est l'emplacement physique de l'article.
La fiche localisation se compose des éléments suivants :
Un Code *
Indiquez le code de l'unité, sur 8 caractères.
Un libellé *
Saisissez le libellé de l'unité (au maximum 50 caractères alphanumériques).
Un dépôt *
Sélectionnez le dépôt associé à cette localisation.
La gestion de la "Note" est commune à toutes les fiches.
Les localisations pourront être saisies dans la fiche article et l'inventaire.
MANUEL
297
Dépôts
Accès : Paramètres - Stock - Dépôt
La gestion de la fiche "Dépôt" est commune à toutes les fiches.
Un Dépôt est l'endroit de stockage ou transit de l'article.
Une fiche dépôt compose d'une entête et d'onglets.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Nom*
Champ saisissable.
Permet de saisir le nom du dépôt de stockage ou transit.
Type
Permet de sélectionner le type de stockage dans le dépôt.
o Stockage : les articles sont entreposés et en attente de livraison
o Transit : les articles sont sortie d'un dépôt et en attente d'affectation dans un autre dépôt.
Dépôt principal
Case à cocher.
Cette case vous permet de définir le dépôt par défaut lors de la réalisation d'un document.
Pour dé-sélectionner un dépôt principal, vous devez définir un autre dépôt comme principal.
Date de dernier inventaire
Champ non saisissable
Il contient la date du dernier inventaire réalisé sur ce dépôt.
Onglets
La fiche dépôt se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Détail
Permet de saisir les coordonnées et le contact du dépôt.
Articles
Permet de visualiser la liste des articles gérés en stock sur ce dépôt.
Notes
Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
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298
SOCIETE
Options - Coordonnées
Accès : Paramètres - Société
Les coordonnées à saisir sont celles de votre dossier-société. Il est important de les renseigner car ces
informations seront reprises sur certaines impressions de vos documents (devis, factures, etc..).
Identification
Forme juridique ou civilité
Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques.
Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le
fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la
liste déroulante accessible par l'icône .
Nom – Raison sociale
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Qualité de la personne
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse de la société
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code Postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table
des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
MANUEL
299
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Autres informations
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Télécopie/Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
e-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
300
IDENTIFICATION
Options - Identification
Accès : Paramètres - Société
Saisissez les codes Siret, NAF, MSA, R.C.S et R.M de votre dossier-société. Ces informations pourront être
imprimées en pied de certains de vos documents (devis, factures, etc...)
Informations administratives
SIRET
Le champ Siret permet de saisir un numéro de 14 caractères.
Code NAF/APE
Ce champ permet la saisie d'un code NAF.
Ce champ permet la sélection d’un Code NAF et affichage du libellé.
Si le code NAF que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
NAF en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
MSA
Ce champ permet de saisir le numéro de Mutuelle Santé Agricole et autorise 50 caractères alphanumériques.
N° Identification RCS
Ce champ permet de saisir le numéro d'identification au Registre du Commerce et des Sociétés ; il autorise 13
caractères alphanumériques.
N° Identification RM
Ce champ permet de saisir le numéro d'identification au Registre des Métiers ; il autorise 13 caractères
alphanumériques.
Capital
Ce champ permet de saisir 18 caractères numériques avec décimales.
Informations TVA
N° de TVA intracommunautaire
Ce champ permet de saisir 14 caractères alphanumériques.
Territorialité de TVA
Ce champ permet la sélection d’une fiche dans la liste des Territorialités.
Cette territorialité sera reprise par défaut dans les documents.
Elle détermine l'affichage des taux de TVA par défaut.
Taux de TVA
Ce champ permet la sélection d’une fiche Taux de TVA et l'affichage du Taux.
Les TVA affichées par défaut dans la liste des TVA sont celles correspondant à la territorialité du dossier
(sélectionnée ci-dessus).
L'onglet "Liste des TVA" contient les taux de TVA des autres territorialités.
Si vous sélectionnez un taux de TVA qui ne correspond pas à la territorialité du dossier (sélectionnée cidessus),
la territorialité est alors remplacée par celle correspondante au taux de TVA sélectionné.
Option de calcul de la TVA
Ce champ permet de visualiser le type de gestion de la TVA :
o Sur les débits,
o Sur les encaissements,
o Mixte.
Il n'est pas possible de modifier cette option dansGestion commerciale, vous devez passer par les Options
du module de Compta.
Les changements d'option sont historisés. Cet historique contient le type de gestion de TVA précédent avec la
date de changement.
MANUEL
301
Le changement de mode de calcul n’intervient pas sur les documents déjà émis, qu’ils soient validés ou non.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
302
Options - Logo
Accès : Paramètres - Société
Vous pouvez insérer à cet emplacement le logo de votre société.
Il sera automatiquement repris sur vos impressions de documents (devis, facture...), sur les modèles de
document avec logo.
Pour insérer un logo, vous devez réaliser un clic droit puis Charger.
Ensuite, utilisez l'icône "..." pour rechercher le fichier qui contient votre logo.
Vous avez la possibilité de redimensionner celui-ci.
Les principaux formats acceptés sont : BMP, GIF, JPG/JPEG ...
MANUEL
303
EXPERT
Options - Expert- Cabinet
Accès : Paramètres - Société
Vous pouvez saisir à cet emplacement les coordonnées du cabinet de votre expert comptable. Il est intéressant
de les renseigner car ces informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinés (Impressions -
Dossier Expert Comptable).
Cabinet
Identification
Forme Juridique ou Civilité
Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques.
Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le
fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la
liste déroulante accessible par l'icône .
Nom - Raison sociale
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
SIRET
Champ saisissable, limité à 14 caractères alphanumériques.
Adresse du cabinet
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code Postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table
des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
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304
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Site web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
MANUEL
305
Options - Expert - Contacts
Accès : Paramètres - Société
Vous pouvez saisir à cet emplacement les coordonnées de votre expert comptable et d'un collaborateur. Il est
intéressant de les renseigner car ces informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinés
(Impressions - Dossier Expert Comptable).
Contacts
Expert Comptable
Civilité
Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques.
Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône .
Nom
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Prénom
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
e-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Collaborateur
Civilité
Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques.
Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône .
Nom
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Prénom
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
e-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
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306
OPTIONS COMPTABLES
Options - Options comptables - Méthode de comptabilisation
Accès : Paramètres - Société
Méthode de transfert
2 méthodes de transfert sont possibles :
o Manuelle (Transfert sur commande vers la comptabilité),
o Automatique (A chaque validation de document ou règlement).
La première méthode "Manuelle" est la méthode "classique". C'est la méthode par défaut à la création du
dossier. Suite à la réalisation de vos documents (ventes/achats/inventaires) et de vos règlements, vous pouvez
demander le transfert comptable (Opérations-Transfert en comptabilité).
La deuxième méthode "Automatique" consiste à comptabiliser automatiquement les documents
(ventes/achats/inventaire) et les règlements dès lors que ceux-ci sont validés.
Pour plus d'explications sur le transfert comptable en fonction de chaque méthode, nous vous conseillons de
vous reporter au chapitre "Transfert comptable".
Activer la validation des données à comptabiliser
Cette option permet à l’utilisateur d'imposer une validation des documents (factures, avoirs, factures
d'acompte, avoirs d'acompte) et règlements.
Si l'option est active, tous document ou règlement créé est en mode provisoire (mention imprimée sur le
document) et reste donc modifiable.
L'utilisateur doit alors volontairement valider le document de vente ou achat, règlement pour le transformer en
définitif et dans ce cas, le document n'est plus modifiable.
Cette option ne concerne pas l'inventaire.
Celui-ci doit dans tous les cas être validé pour que les informations saisies soient prises en compte dans les
mouvements de stock.
Afficher le message d'information de validation
Cette option permet de ré-activer les messages dont vous avez sélectionné à un moment "Ne plus afficher".
Vérifier à la sauvegarde, si l'exercice comptable est ouvert
Cette option permet de contrôler lors de la sauvegarde d'un document de vente (facture, avoir, facture
d'acompte, avoir d'acompte) si la date du document est comprise dans l'exercice comptable ouvert (Module de
Comptabilité).
Si la date du document n'est pas comprise dans les dates d'exercice, la sauvegarde du document ne s'effectue
pas.
MANUEL
307
Options - Options comptables - Tiers
Accès : Paramètres - Société
Cette option permet de saisir la racine de comptes clients, fournisseurs et le paramétrage pour la création des
comptes clients et fournisseurs.
Clients
Racine de compte client
Vous devez saisir dans cette zone la racine de compte des fiches client
Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner
la racine créée dans le plan comptable de la partie Comptabilité.
Générer un compte client
Vous avez 2 possibilités de définir la génération automatique d'un compte client :
o Racine
ou
o Racine + code tiers
ou
o Racine + nom tiers
Pour le client Durand avec le code client DUR0001, vous aurez le compte comptable :
Si "Racine + Code tiers" : 411DUR0001
Si "Racine + Nom tiers" : 411DURAND
Fournisseurs
Racine de compte fournisseur
Vous devez saisir dans cette zone la racine de compte des fiches fournisseur
Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner
la racine créée dans le plan comptable de la partie Comptabilité.
Générer un compte fournisseur
Vous avez 2 possibilités de définir la génération automatique d'un compte fournisseur :
o Racine + code tiers
ou
o Racine + nom tiers
Pour le fournisseur Dubois avec le code fournisseur DUB0001, vous aurez le compte comptable :
Si "Racine + Code tiers" : 401DUB0001
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308
Options - Options comptables - Libellé des écritures
Accès : Paramètres - Société
Ces options permettent de définir les libellés des écritures générées par le transfert comptable.
Pour certain libellé (ventes et règlement), vous avez la possibilité de saisir des "macro".
Macro
EBP Gestion commerciale vous permet de choisir les libellés de vos écritures comptables. Pour cela, vous
pouvez indiquer les macros à appliquer pour chaque type d'écriture comptable : dans la partie Ventes, pour les
factures et les documents d'acompte, et dans la partie Règlement, pour les tiers et la banque.
Pour cela, vous disposez des constantes de {0} à {4} et {6} pour les documents et de la constante {5} pour
les règlements.
Les macros disponibles sont :
{0} = Type du document de vente ( ex : Facture, Avoir.. )
{1} = Numéro du document
{2} = Type de tiers (ex: Client, Fournisseur,...)
{3} = Civilité du tiers (Mr, Melle, SA, Sarl....)
{4} = Nom tiers
{5} = Code banque
{6} = Date du document
Macro pour afficher le type de document "Avoir" et son numéro "AV001111"
La macro à saisir est : {0} N° {1} du {6}
Le résultat est : Avoir N° AV001111 du 06/12/2008
Macro pour afficher le type de tiers "Client", la civilité du tiers "Monsieur" et le nom du tiers "Dupont"
La macro à saisir est : {2} {3} {4}
Le résultat est : Client Monsieur Dupont
Ventes et achats
La zone Document permet de saisir le libellé d'écriture souhaité (texte libre ou macro) pour la comptabilisation
des documents (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte).
Règlements
La zone Tiers permet de saisir le libellé d'écriture souhaité (texte libre ou macro) pour la comptabilisation des
règlements.
La case à cocher « Utiliser la référence en tant que libellé » permet une variante dans le libellé du tiers qui
a effectué un règlement.
Si la case est cochée et si le règlement saisi comporte une référence, le libellé de l’écriture sur le compte de
Tiers est la REFERENCE
Si la case est cochée et si le règlement saisi ne comporte pas de référence, le libellé de l’écriture sur le
compte de TIERS est la macro
Si la case n'est pas cochée et que le règlement saisi comporte ou non une référence, le libellé de l’écriture sur
le compte de TIERS est la macro
La zone Banque permet de saisir le libellé d'écriture souhaité (texte libre ou macro) pour la comptabilisation
des règlements.
Vous avez la possibilité de sélectionner une macro pour la fiche banque. Cette macro permet de référencé le
code de la banque sur laquelle le règlement a été éffectué.
Banque {5}
Stock
MANUEL
309
La comptabilisation du stock (Inventaire) peut être simplifiée ou détaillée.
Cette comptabilisation est définie dans l'onglet Stock des Options - Options Comptables
Cela signifie que vous comptabilisez :
uniquement les variations de stock (différences entre le stock précédent et le nouveau stock constaté), c'est
la méthode simplifiée : une zone de saisie de libellé pour la variation ;
ou
l'annulation du stock précédent et la constatation du nouveau stock, c'est la méthode détaillée : une zone de
saisie de libellé pour l'annulation, une zone de saisie de libellé pour la constatation.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
310
Options - Options comptables - Stock
Accès : Paramètres - Société
Cette option permet de définir la méthode de comptabilisation du stock, ainsi que les comptes de stock...
Méthode de comptabilisation du stock
Vous disposez de 2 méthodes :
o Simplifiée : comptabilisation des variations de stock uniquement (différences entre le stock précédent et le
nouveau stock constaté).
o Détaillée : comptabilisation de l'annulation du stock précédent et de la constatation du nouveau stock.
Pour avoir un exemple de comptabilisation en fonction de la méthode sélectionnée cliquez ici.
Compte de stock
La comptabilisation du stock s'effectue en fonction de la destination de l'article.
Cette destination est définie sur la fiche Article onglet Comptabilité.
Vous devez renseigner les comptes de "variation" et de "stock et encours" pour les différents types de variation
afin de pouvoir comptabiliser l'inventaire validé.
Les libellés de cette comptabilisation sont définis dans la partie stock de la page Libellé des écritures des
Options - Options Comptables
Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner
les comptes créés dans le plan comptable de la partie Comptabilité.
MANUEL
311
Options - Options comptables - Journaux et comptes divers
Accès : Paramètres - Société
Cette option permet de définir le paramétrage nécessaire au transfert comptable des données.
Journaux
Vous devez saisir dans cette partie les journaux de ventes, trésorerie et opérations diverses nécessaire pour le
transfert comptable.
Le journal de vente contient les écritures qui correspondent à vos documents de vente (factures, avoirs,
factures d'acompte, avoirs d'acompte).
Le journal de trésorerie contient les écritures qui correspondent aux règlements, écarts de règlement...
Le journal des Opérations diverses dites OD, contient les écritures qui correspondent à l'inventaire
(méthode de comptabilisation simplifiée ou détaillée)
Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner
les journaux créés dans la partie Comptabilité.
Tiers
Ces zones correspondent à la comptabilisation des documents d'acompte.
Le compte d'acompte correspond au compte tiers pour le transfert de vos acomptes.
Par défaut, le compte 419 est indiqué.
Le compte de TVA en attente est utilisé pour le transfert en comptabilité de vos documents d'acomptes,
selon le schéma de transfert.
Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner
les comptes créés dans le plan de comptable de la comptabilité.
Règlements
Les 2 zones ci-dessous correspondent à la comptabilisation des écarts de règlements constatés lors de la saisie
d'un règlement.
Le compte d'écart de règlement : Perte correspond à une échéance soldée manuellement.
Le compte d'écart de règlement : Profit correspond à un règlement supérieur à l'échéance
L'écart de règlement correspond au reste à affecter présent dans la fiche règlement.
Facture de 101.90 euros, règlement de 102 euros, écart de 0.10 euro.
Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner
les comptes créés dans le plan de comptable de la comptabilité.
Remises / Escomptes
En règle générale, les remises accordées (ventes) et obtenues (achats) sont comprises dans les comptes de
produits (ventes) ou charges (achats), on comptabilise la vente ou achat HT remisée et pas la vente HT avant
remise.
Dans le cas ou vous souhaitez distinguer la vente HT de la remise, il est possible de comptabiliser la remise :
Le compte de remises accordées permet de définir le compte à utiliser pour la comptabilisation des
remises accordées sur les documents.
La case à cocher "Comptabiliser la remise" permet de définir si le transfert comptable des ventes tient
compte ou non des remises.
Ces informations seront automatiquement reportées lors de la création d'une nouvelle fiche remise
complémentaire.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
312
Lors de la modification des informations de "remises", il n'y aura pas de modification automatique sur les
fiches "remises complémentaires" existantes. Elle sera reprise sur les nouvelles fiches.
Les 2 zones d'escompte correspondent à la comptabilisation des escomptes accordés (Ventes) et des escompte
obtenus (Achat).
Le compte d'escompte accordé permet de définir le compte à utiliser pour la comptabilisation des
escomptes accordés sur les documents de vente.
Le compte d'escompte obtenue permet de définir le compte à utiliser pour la comptabilisation des
escomptes obtenues sur les documents d'achat.
MANUEL
313
NUMÉROTATION
Options - Numérotation
Accès : Paramètres - Société
Pour chaque type de documents de vente, d'achat et de stock, vous pouvez préciser la syntaxe du numéro à
attribuer au document.
Vous pouvez choisir de créer vos documents avec une numérotation automatique ou non, en cochant ou non la
zone "Utiliser le compteur".
Le logiciel incrémente automatiquement de 1, le numéro situé en fin de préfixe.
Pour les documents de vente :
FA 0803001 pour les factures de l’année 2008 au mois de mars, le numéro suivant sera le FA 0803002.
Pour les documents d'achat :
FF 0801001 pour les facture de l’année 2008 au mois de janvier, le numéro suivant sera le FF 0801002.
Pour les documents de stock :
BS 080101 pour les bons de sortie de l’année 2008 au mois de janvier, le numéro suivant sera le BS 080102.
Si vous n'utilisez pas le compteur, vous saisirez vous-même le code à attribuer à chaque fois que vous allez
créer un document ou une fiche.
Si vos compteurs sont désorganisés, vous pouvez lancer un recalcul des compteurs depuis la maintenance
des données du menu Outils.
Ventes
Devis
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par DE 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Commande
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par CM 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Bon de livraison
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par BL 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Bon de retour
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par BR 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Facture
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par FA 000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Avoir
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par AV 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Facture d’acompte
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par FD 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Avoir d’acompte
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par AD 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
314
Achats
Demande de prix
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par DEM 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Commande
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par CF 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Bon de réception
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par BRF 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Bon de retour
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par BRA 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Facture
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par FF 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Avoir
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par AF 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Facture d’acompte
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par FFD 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Avoir d’acompte
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par FAD 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Stocks
Bon d'entrée
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par BE 000000011
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Bon de sortie
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par BS 00000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Inventaire
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par INV 00000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Ordre de transfert
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par OT 00000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Bon de transfert
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par BT 00000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Ordre de fabrication
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par OA 00000001
MANUEL
315
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Bon de fabrication
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par BA 00000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Ordre de désassemblage
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par OD 00000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Bon de désassemblage
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par BD 00000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Autres
Pour chacun des fichiers de données suivants, vous pouvez choisir de créer vos fiches avec une numérotation
automatique ou non, en cochant ou non la zone "Utiliser le compteur".
Si vous n'utilisez pas le compteur, vous saisirez vous-même le code à attribuer à chaque fois que vous créerez
une fiche.
Familles clients
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par FCL00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Clients
Champ de type chaîne de 20 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par CL000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Familles Fournisseurs
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par FFR00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Fournisseurs
Champ de type chaîne de 20 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par FR000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Familles articles
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par FAR00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Sous famille articles
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par SFAR00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Articles
Champ de type chaîne de 20 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par AR000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Eco-contribution
Champ de type chaîne de 8 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par D3E00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Commerciaux
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par CO00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Familles commerciaux
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
316
En création de dossier, le compteur commence par FCO00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Secteurs géographiques
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par SG00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Barèmes
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par CC00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Tarif
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par TF00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Remises complémentaires
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par RC00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Texte standards
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par TXT00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Facturation périodique
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par FP00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Remise en banque
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par RE00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Décaissement
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par DEC00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
MANUEL
317
Options - Articles
Accès : Paramètres - Société
Ces options permettent de paramétrer par défaut la création d'une fiche article.
Type d’article par défaut
Liste déroulante permettant la sélection du type de l'article : Biens, Services, Nomenclature de fabrication,
Nomenclature commerciale.
En création du dossier, le type par défaut est Biens.
Lors de la saisie d'un article non référencé ou de la saisie simple d'une description et d'un prix dans un
document de vente, le type d'article par défaut sera celui défini ici.
Taux de marge par défaut
Champ numérique exprimant un pourcentage, dont la saisie ne peut pas être supérieure à 999.
En création de la fiche article, cette valeur est reprise par défaut.
Lors de la saisie d'un article non référencé ou de la saisie simple d'une description et d'un prix dans un
document de vente, le taux de marge par défaut de la ligne sera celui des options
Taux de marque par défaut
Champ numérique exprimant un pourcentage, dont la saisie ne peut pas être supérieure à 999.
En création de la fiche article, cette valeur est reprise par défaut.
% de frais généraux bien
Champ numérique exprimant un pourcentage, dont la saisie ne peut pas être supérieure à 999.
En création de la fiche article de type bien, cette valeur est reprise par défaut.
% de frais généraux Service
Champ numérique exprimant un pourcentage, dont la saisie ne peut pas être supérieure à 999.
En création de la fiche article de type service, cette valeur est reprise par défaut.
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318
Options - Tarifs et promotions
Accès : Paramètres - Société
Cet onglet permet de déterminer la politique tarifaire du dossier pour les documents de ventes.
Vous disposez de différentes politiques d'application de tarifs :
x le plus avantageux pour le client,
x les tarifs sont prioritaires (même s'il y a des promotions),
x les promotions sont prioritaires (même s'il y a des tarifs),
x Les tarifs et les promotions sont cumulables (cumuls de plusieurs tarifs, cumuls de plusieurs
promotions, cumuls de tarifs et promotions...).
Utiliser le tarif le plus avantageux pour le client
Si cette option est sélectionnée, quelques soit le tarif ou la promotion, c'est le prix/remise le/la plus
intéressant/e pour le client qui sera pris/e en compte dans le document de vente.
Pour cela, lors de la réalisation d'un document de vente, tous les tarifs et promotions possibles sont calculés et
le plus avantageux sera pris en compte. Cet avantage est matérialisé par les caractères "gras" sur cette ligne.
Application des....
Cette liste déroulante permet de définir si :
x les promotions sont appliquées en priorité "Appliquer les promotions avants les tarifs"
x les tarifs sont prioritaires sur les promotions "Appliquer les tarifs avant les promotions"
Ordre d'application des tarifs et promotions
Pour ce point, vous devez déterminer l'ordre des priorités à prendre en compte lors du calcul du tarif ou de la
promotion dans le document de vente.
Vous disposez des priorités : Clients, Famille Clients, Catégories tarifaires, Articles et Familles articles.
L'ordre des priorités est important pour la détermination du tarif ou de la remise dans les documents de vente.
Pour avoir un exemple d'application de tarifs/promotions dans les documents, cliquez ici.
MANUEL
319
DOCUMENTS DE VENTE
Options - Documents de vente - Options générales
Accès : Paramètres - Société
Ces options permettent de définir les avertissements, le paramétrage de taux, montants... des documents de
ventes.
Avertissement si le code article n’existe pas
Cochez cette case si vous souhaitez qu'un message d'avertissement apparaisse dans vos documents, lorsque
vous saisissez dans la colonne "Code article" une référence qui n'existe pas dans votre fichier article.
Utiliser la TVA de l’article
Cocher cette case si vous souhaitez que la TVA de l'article soit toujours reprise dans les documents. Dans le cas
contraire, c'est la TVA de l'entête du document qui est affectée à toutes les lignes articles.
Avertissement sur les articles en insuffisance de stock
Cochez cette case si vous souhaitez qu'un message d'avertissement apparaisse en cas d'insuffisance de stock,
lorsque vous validez la ligne de l'article ou lorsque vous enregistrez (ou transférez) un document qui
mouvemente les stocks (commande (stock virtuel), Bon de livraison et Facture).
Durée de validité des devis (jours)
Indiquez, en nombre de jours, la durée de validité de vos devis.
La date de validité des devis sera alors automatiquement calculée, dans l'entête du devis..
Par défaut, le nombre de jours est 30.
Afficher le paiement pour les factures d'acompte
Cette option si elle est décochée permet de ne pas afficher la fiche "Nouveau règlement" lors de la génération
d’une facture d'acompte ou d'un avoir d’acompte.
Inclure le montant de l'éco-contribution au Total TTC
Cette option, si elle est sélectionnée, permet d'ajouter au Total TTC du document le montant des écocontributions
des lignes article.
Dans le cas contraire, le Total TTC ne varie pas en fonction des éco-contributions sélectionnées sur les lignes
article : Le total TTC comprend les montants éco-contributions.
Gestion des messages
Cette partie permet d'activer ou désactiver des messages d'information :
Afficher le message d'avertissement des avoirs d'acompte
Ce message apparaît lorsque vous réalisez un nouvel avoir d'acompte sans passer par une facture existante.
Il indique que la création d'un avoir d'acompte va généré automatiquement un règlement négatif au titre d'un
remboursement d'acompte versé par le client...
Afficher le message d'ouverture du règlement créé
Ce message apparaît suite à la validation d'une facture d'acompte ou un avoir d'acompte pour visualiser le
règlement généré automatiquement.
Si vous ne souhaitez plus voir apparaître ces message, vous pouvez cliquer sur "ne plus afficher" dans la
boite du message ou décocher la case à cet endroit.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
320
Options - Documents de vente - Devis
Accès : Paramètres - Société
Cette option permet de définir les états des devis encours, transféré, refusé par le client...
Etat Accepté
Le libellé indiqué dans ce champ sera automatiquement attribué au devis lorsqu'il sera transféré en commande,
bon de livraison, ou facture.
La liste des états proposés correspond aux états définis dans les champs ci-dessous.
États des devis
Vous disposez de 10 zones (champ de type Alpha de 20 caractères) pour définir l'état de vos devis.
Par défaut, ces états sont renseignés de la façon suivante : En cours, A terminer, A réviser, Accepté, etc. Vous
pouvez modifier ces libellés à votre convenance.
L'état pourra être choisi en entête du devis et permettra d’effectuer des tris suivants ce critère (dans la liste
des documents ou les impressions, par exemple).
Lors de la création d'un devis, l'état par défaut est " l'état 1 " (En cours).
MANUEL
321
Options - Documents de vente - Mentions légales des devis
Accès : Paramètres - Société
Les devis doivent comporter un certain nombre de mentions obligatoires d'un point de vue légal.
Nous vous donnons ici la possibilité d'indiquer ces mentions. Elles apparaîtront automatiquement dans tous les
modèles de devis fournis avec le logiciel.
Par défaut, nous vous proposons des mentions, que vous pouvez bien entendu modifier.
La zone de saisie contient une barre d'outils de textes enrichis.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
322
Options - Documents de vente - Mentions légales des factures
Accès : Paramètres - Société
Les factures doivent comporter un certain nombre de mentions obligatoires d'un point de vue légal.
Nous vous donnons ici la possibilité d'indiquer ces mentions. Elles apparaîtront automatiquement dans tous les
modèles de factures fournis avec le logiciel.
Parmi les mentions obligatoires qui doivent figurer sur vos factures, vous avez notamment les conditions pour
l'escompte et les taux de pénalité en cas de retard de paiement.
Par défaut, nous vous proposons deux mentions, que vous pouvez bien entendu modifier.
La zone de saisie contient une barre d'outils de textes enrichis.
MANUEL
323
Options - Règlements
Accès : Paramètres - Société
Ces options permettent de définir le paramétrage par défaut d'un moyen de paiement, d'une banque pour la
saisie d'un nouveau règlement et des jours pour déclencher l'édition des relances clients.
Moyen de paiement par défaut
Ce champ correspond au moyen de paiement par défaut lorsque vous créer une échéance.
Par exemple, création d'une facture sans "Mode de règlement", l'échéance de la facture contiendra le
moyen de paiement défini ici.
La liste des moyens de paiement est disponible par le menu Règlements - Données -Moyen de paiement.
Si le moyen de paiement que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle
fiche en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Banque par défaut
Ce champ correspond à la banque sélectionnée par défaut lorsque vous réalisez un règlement si elle n'est pas
défini dans le moyen de paiement sélectionné sur la fiche règlement.
La liste des banques est accessible par le menu Règlements - Données - Banques.
Si la banque que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche banque
en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
"Afficher le message d'avertissement en cas de banque non renseignée"
L'option permet d'être averti lorsque la banque n'est pas renseignée sur une facture d'acompte ou un avoir
d'acompte ou un règlement et que vous souhaitez valider l'un de ces éléments.
En effet, la validation d'un document d'acompte ou d'un règlement permet de transférer les échéances en
comptabilité et pour cela, il faut obligatoirement associé une banque.
Lettres de relance
Cette partie permet de définir par défaut les modèles et jour de déclenchement des relances :
- Modèles de relance par courrier, e-mail ou relance téléphonique.
- Nombre de jours après lesquels une relance est déclenchée :
o Le lancement de la première relance est réalisé X jours après la date d'échéance
o Le lancement de la deuxième relance est réalisé X jours après la première relance (relance de niveau
1)
o Le lancement de la première relance est réalisé X jours après la deuxième relance (relance de niveau
2)
Par défaut le nombre de jours est de 5 pour toutes les relances.
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324
Options - Documents de stock - Options générales
Accès : Paramètres - Société
Cette option permet de justifier les écarts de stock dans un Bon de sortie ou un inventaire.
Vous avez à votre disposition 5 libellés d'écart possibles.
Les libellés par défaut sont :
Libellé 1 : Démarque inconnue,
Libellé 2 : Détérioriés,
Libellé 3 : Périmés,
Libellé 4 : Vols,
Libellé 5 : Autres.
MANUEL
325
Options - Multi-dépôts
Accès : Paramètres - Société
Ces options permettent de paramétrer de définir le dépôt par défaut.
Dépôt par défaut
Liste déroulante permettant la sélection du dépôt.
En création du dossier, le dépôt par défaut n'est pas renseigné.
Le dépôt par défaut sera utilisé lors de la création de document. C'est ce dépôt qui sera automatiquement
renseigné.
Activer la vue détaillée par dépôt sur la fiche article
Case à cocher permettant de définir si vous souhaitez voir par défaut dans l'onglet stock de l'article le détail des
quantités par type (Quantité commandées, Quantité à réceptionner, ...)
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
326
Options - Paramétrages
Accès : Paramètres - Société
Décimales
Choisissez le nombre de décimales qui s'affichera dans les zones de type prix, quantités et montants.
Prix unitaire
Possibilité de saisir une valeur comprise entre 0 et 5.
Quantités
Possibilité de saisir une valeur comprise entre 0 et 5.
Montants
Par défaut, le nombre de décimales est de 2. Cette zone n'est pas modifiable.
Devise
L’option Devise est présente pour permettre d’imprimer, la contre valeur en pied de facture (au moins), et
cela sans devoir paramétrer en dur dans le modèle.
Devise du dossier
Champ alphabétique de 50 caractères.
Saisissez le libellé complet de la devise dans laquelle votre dossier est géré.
En création de dossier, Euros est indiqué par défaut.
Abréviation
Champ alphabétique de 5 caractères.
Saisissez le signe ou l'abréviation de la devise dans laquelle votre dossier est géré.
En création de dossier, € est indiqué par défaut.
Devise de contre valeur
Champ alphabétique de 50 caractères.
Si vous souhaitez afficher une devise de contre-valeur, saisissez ici le libellé complet de cette devise.
En création de dossier, Francs est indiqué par défaut.
Abréviation
Champ alphabétique de 5 caractères.
Saisissez le signe ou l'abréviation de la devise de contre-valeur de votre dossier.
En création de dossier, F est indiqué par défaut.
Taux de conversion
Champ numérique de 15 caractères dont 6 décimales.
Indiquez le taux de conversion entre la devise de votre dossier et la devise de contre-valeur.
En création de dossier, 6.55957 est indiqué par défaut.
Codes alpha-numériques
Autoriser les caractères supplémentaires dans les codifications
Cette option permet de saisir des caractères différent de A...Z 0...9.
En fonction de la fiche, ces caractères peuvent être :
[Espace] - \ / ( ) _
Les fiches concernées sont :
x Codes postaux - Code postal
x Secteur Géographique - Code secteur géographique
x NAF - Code NAF
x Frais de port - Code
x Article - Code article
x Familles Articles - Code Famille Articles
x Unité - Code unité
x Eco-contribution - Code éco-contribution
x Localisation - Code de localisation
x Tarif - Code
x Barème - Code barème
MANUEL
327
x Banque - Code
x Modes de Règlement - Code
x Moyens de Paiement - Code
x Client - Code (tiers)
x Familles Clients - Code Famille
x Fournisseur - Code (tiers)
x Familles Fournisseurs - Code Famille
x Commercial - Code Commercial
x Famille Commerciaux - Code Famille
Mais également les champs :
x TVA intracommunautaire
x Siren
Les points suivants ne sont pas concerné par les caractères supplémentaires :
- Pays : Les caractères possibles sont de A à Z uniquement.
- Compte comptable : les caractères possibles sont A...Z [Espace] @ . -
Transfert de documents
Ouvrir les documents générés après transfert
La sélection de cette option permet de définir par défaut l'ouverture automatique du document généré par un
transfert.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
328
Statistiques OLAP
Accès : Paramètres - Société
Le cube de données OLAP est destiné à des analyses multi-dimensionnelles complexes sur des données.
L’utilisation de ce cube vise à permettre aux utilisateurs de traiter d’importants volumes de données de façon
intuitive et rapide.
Il est indispensable de posséder un serveur Olap de Microsoft (soit SQL Server Analysis Services). Cette page
permet d'indiquer les paramètres de connexion à ce serveur :
x Adresse du serveur OLAP : C'est le chemin pour accéder à l’instance du serveur Olap
x Authentification : Le type d’authentification utilisé est :
o soit Windows : connexion en local ou en réseau par TCP/IP
o Si le serveur est situé sur un poste distant, il faut autoriser ce compte à se connecter au
serveur Olap.
o soit Autre : Connexion en réseau par HTTP ou HTTPS
x Utilisateur,
x Mot de passe,
x Domaine,
x Base(s) de données OLAP,
x Cube(s).
Si les paramètres de connexion sont corrects, vous avez accès aux bases de données de son serveur Olap puis
au(x) cube(s) respectifs de chaque base de données.
Si vous ne possédez pas de cube Olap, vous pouvez importer le "cube exemple" via le bouton Importer.
Import d'un cube
Sur la fenêtre d’import, vous devez indiquer une base de données sur laquelle il faut importer le cube.
Si vous choisissez une base de données existante, elle sera entièrement supprimée ainsi que tous ses
cubes, et une nouvelle base de données vierge avec le même nom sera recréé.
Si vous ne souhaitez pas utiliser une base existante, vous pouvez indiquer un nouveau nom de base de
données à créer.
Ensuite, il faut choisir le cube à importer.
Enfin, vous devez définir la chaîne de connexion que le serveur Olap utilisera pour joindre le serveur de bases
de données pour récupérer les données à analyser.
Une chaîne de connexion est une chaîne texte composée des informations de connexion telles que l’adresse
du serveur, le nom de la base de donnée à utiliser, le protocole réseau à utiliser, les identifiants utilisateur,
etc...
Vous pouvez donc :
o utiliser la chaîne de connexion par défaut : à utiliser si le serveur Olap, le serveur de base de données
et la gestion commerciale sont sur le même poste,
o définir la chaîne de connexion vous-même : à utiliser si le serveur Olap, le serveur de base de données
ou la gestion commerciale sont sur des postes différents.
MANUEL
329
Options - Général
Accès : Paramètres - Société
Police par défaut
Les champs ci-dessous permettent de définir la police appliquée par défaut dans les champs de type texte
(description commerciale de la fiche article, description dans les documents, onglet note...) :
Police par défaut
Taille par défaut
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
330
UTILISATEURS
Les Utilisateurs
Accès : Paramètres - Utilisateurs - Utilisateurs
Vous pouvez créer des utilisateurs, attacher ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour
chaque utilisateur.
Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe.
L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer
d'utilisateur.
Création d'un utilisateur
Pour définir un utilisateur, vous avez accès aux zones suivantes :
Code *
Saisissez un identifiant unique pour votre utilisateur.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques (A à Z et 0 à 9).
Nom *
Saisissez le nom de l'utilisateur (au maximum 100 caractères alphanumériques).
Mot de passe
Saisissez un mot de passe pour ouvrir le dossier avec cet utilisateur. Il sera demandé à chaque ouverture du
logiciel.
Confirmation
Retapez le même mot de passe pour confirmation.
Bloqué
Si cette case est cochée, cet utilisateur ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en Gestion
Commerciale ou en Comptabilité.
Cette sélection est reportée dans les bases des applications de Gestion commerciale et de Comptabilité.
Connexion interdite dans cette application
Si cette case est cochée, l'utilisateur ne pourra pas se connecter à l'application dans laquelle la case est cochée.
Si la case est cochée sur la fiche utilisateur en Gestion, l'utilisateur pourra se connecter à la Comptabilité mais
pas à la Gestion. Un message avertira l'utilisateur de ce fait.
Groupes associés
Cette partie vous permet de gérer les groupes d'utilisateurs rattachés à cet utilisateur à l'aide des boutons :
o Ajouter : Cliquez sur ce bouton pour ajouter en fin de liste une nouvelle ligne groupe utilisateurs.
o Insérer : Cliquez sur ce bouton pour insérer une nouvelle ligne groupe utilisateurs au dessus de celle
sélectionnée.
o Supprimer : Cliquez sur ce bouton pour effacer une ligne groupe utilisateurs.
o Vues : Cliquez sur ce bouton afin de personnaliser l'affichage de la grille. Saisissez le nom de la nouvelle
vue puis sélectionner les colonnes que vous souhaitez, la position et la taille de chacune de celles-ci.
Vous disposez également des fonctions :
o Monter/Descendre : Ces boutons permettent de modifier la position des lignes.
o Couper/Copier/Coller : Ces boutons permettent de modifier des données par un couper ou copier et un
coller.
L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut.
Si vous sélectionnez un groupe, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe.
Vous pouvez les modifier en sélectionnant ou en dé-sélectionnant les autorisations.
Gestion des droits
Cette partie permet de définir la gestion des droits par utilisateur.
A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut.
MANUEL
331
La colonne Libellé contient les différents menus pour lesquels vous pouvez définir les droits.
Vous pouvez visualiser les sous-menus, en cliquant sur le petit + qui apparaît devant chaque menu.
La colonne Tous permet d'autoriser automatiquement "Tous les droits" au menu sélectionné.
En fonction des droits autorisés, le marquage de la case à cocher est différentes :
Tous les droits pour ce menu et ses sous-menus sont autorisés.
Aucun droit ne sont autorisés pour ce menu et ses sous-menus.
Une partie des droits est autorisé pour ce menu ou un/des sous-menus.
La partie Autorisation permet de personnaliser les droits de chaque menu.
La partie Autorisations héritées permet de visualiser les droits de chaque menu provenant du/des groupe/s
associé/s à cet utilisateur.
Vous pouvez cocher/ dé-cocher les autorisations que vous souhaitez accorder à l'utilisateur affiché.
Dès changement d'une autorisation sur un droit, l'autorisation héritée sera automatiquement dé-
sélectionnée.
Cliquez ici pour visualiser différents types de droits et exemples d'application des droits.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
332
Les Groupes d'utilisateurs
Accès : Paramètres - Utilisateurs - Groupes d'utilisateurs
Vous pouvez créer des groupes d'utilisateurs, définir une gestion de droits par groupe d'utilisateurs, et attacher
ensuite un utilisateur à un groupe.
Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour un
utilisateur.
Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. On pourrait imaginer qu'un
groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits...
La gestion de la fiche "Groupe d'utilisateurs" est commune à toutes les fiches.
Création d'un groupe
En entête de la fiche groupe, vous devez saisir les informations suivantes :
Code *
Saisissez un identifiant unique pour votre groupe d'utilisateurs.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques (A à Z et 0 à 9).
Nom *
Saisissez le nom du groupe (au maximum 100 caractères alphanumériques).
Nom d'un service de votre société
Utilisateurs associés
Cette partie vous permet de gérer les utilisateurs rattachés à ce groupe à l'aide des boutons :
o Ajouter : Cliquez sur ce bouton pour ajouter en fin de liste une nouvelle ligne utilisateur.
o Insérer : Cliquez sur ce bouton pour insérer une nouvelle ligne utilisateur au dessus de celle sélectionnée.
o Supprimer : Cliquez sur ce bouton pour effacer une ligne utilisateur.
o Vues : Cliquez sur ce bouton afin de personnaliser l'affichage de la grille. Saisissez le nom de la nouvelle
vue puis sélectionner les colonnes que vous souhaitez, la position et la taille de chacune de celles-ci.
Vous disposez également des fonctions :
o Monter/Descendre : Ces boutons permettent de modifier la position des lignes.
o Couper/Copier/Coller : Ces boutons permettent de modifier des données par un couper ou copier et un
coller.
L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut.
Gestion des droits
Cette partie permet de définir les droits pour ce groupe.
A la création d'une fiche, les droits sont tous autorisés par défaut.
La colonne Libellé contient les différents menus pour lesquels vous pouvez définir les droits.
Vous pouvez visualiser les sous-menus, en cliquant sur le petit + qui apparaît devant chaque menu.
La colonne Tous permet d'autoriser automatiquement "Tous les droits" au menu sélectionné.
En fonction des droits autorisés, le marquage de la case à cocher est différente :
Tous les droits pour ce menu et ses sous-menus sont autorisés.
Aucun droit ne sont autorisés pour ce menu et ses sous-menus.
Une partie des droits est autorisé pour ce menu ou un/des sous-menus.
La partie Autorisation permet de personnaliser les droits de chaque menu.
Cliquez ici pour visualiser différents types de droits et exemples d'application des droits.
MANUEL
333
Les Droits utilisateurs
Accès : Paramètres - Utilisateurs - Groupes d'utilisateurs ou Paramètres - Utilisateurs - Utilisateurs
Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier.
Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module.
Types de droits
Il existe 3 types de droit :
Visualisation et Modification
Si le droit de modifier est sélectionné, la visualisation est automatiquement cochée.
Il est possible d'autoriser uniquement la visualisation.
Ces droits concernent les fonctions : Général / Options
Exécution
Ce droit est présent essentiellement pour les assistants.
Sauvegarde, Maintenance, Editions des modèles d’impression...
Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression
Pour ces droits, si on autorise :
o la création, la visualisation est automatiquement cochée.
o la création, la visualisation est automatiquement cochée.
o la modification, la visualisation est automatiquement cochée.
o la suppression, la visualisation est automatiquement cochée.
o l’impression, la visualisation est automatiquement cochée.
La "duplication d’une fiche" est concernée par le droit "Création".
Le droit "impression" concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page.
Application des droits
Quelques exemples d'application des droits :
Gestion commerciale
1. Visualisation d'un type de document non autorisée. Dans l'onglet "Tous" de la liste des documents de ventes,
ce type de document ne sera pas visible.
2. Création d'un document de type X non autorisée. Regroupement ou Transfert d'un document vers ce type de
document, message d'information "Le regroupement est impossible car la création d’un document de "type X"
n’est pas autorisé".
Le document d'origine reste dans l'état initial.
3. Visualisation des clients non autorisée. Liste des documents de ventes, sélection d'une ligne et clic droit
"Afficher le client". Message d'information : "L'utilisateur actuellement connecté n'a pas le droit suivant : Clients
(Visualisation).".
4. Réalisation d'une sauvegarde non autorisée. Appel de l'assistant de sauvegarde, message d'information :
"L'utilisateur actuellement connecté n'a pas le droit suivant : Sauvegarde (Exécution).".
Pour certaine fonction, si vous n'autorisez pas les droits le nombre d'onglets dans les fiches associées peut
changer.
Par exemple, pas de droit sur les tarifs, la fonction "Tarifs" ne sera pas accessible. De plus l'onglet "Tarifs"
ne sera pas visible dans les fiches Articles, Clients, Catégories tarifaires...
Comptabilité
1. Création d'une saisie par classeur. La création d'un nouveau classeur de saisie est impossible. Message
d'information "L'utilisateur actuellement connecté n'a pas le droit suivant : saisie par classeur (Création)".
2. Suppression des modèles de libellés. La suppression d'un modèle de libellé est impossible. Message
d'information "L'utilisateur actuellement connecté n'a pas le droit suivant : modèle de libellé (Suppression)".
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
334
3. Autorisation de consultation/lettrage/lettrage automatique. L'utilisateur n'est pas autorisé à consulter les
comptes, à les lettrer ou à procéder à des lettrages automatiques. Message d'information "L'utilisateur
actuellement connecté n'a pas le droit suivant : Consultation/Lettrage/Lettrage automatique (autorisation)".
MANUEL
335
Champs personnalisés
Accès : Paramètres - Champs personnalisés.
Cet assistant permet de créer des champs personnalisés pour les tables :
o Clients,
o Fournisseurs,
o Articles,
o Documents (stock, vente, achat),
o Lignes de document (stock, vente, achat).
Un champ personnalisé est une information supplémentaire concernant la fiche ou le document ou ligne de
document.
L'ajout de champs personnalisés est limité à 10 champs par table.
La création et le renseignement par une "valeur par défaut" des champs personnalisés ne sont pas
rétroactifs. Nous vous conseillons de créer les nouveaux champs avant de créer vos documents ainsi que les
autres fichiers.
Création des champs personnalisés
Pour créer un champ personnalisé, vous devez sélectionner la table ou vous souhaitez un nouveau champ
puis cliquer sur le bouton "Ajouter un champ" pour sélectionner un type et un nom de champ.
En fonction du type de champ créé, différentes options complémentaires sont à définir :
Mémo Texte
enrichi
Texte Entier Décimal Date Date/Heure
Toujours
éditable
Valeur
facultative
Valeur par
défaut
Valeurs
autorisées
Longueur
maximale
Valeur
minimale
Valeur
maximale
Nombre
de
décimales
stockées
Nombre
de
décimales
affichées
Par défaut, quelque soit le type un nouveau champ est :
o toujours éditable
o la saisie d'une valeur est toujours facultative
Pour le type de champ "date", la date du jour "système" est toujours en "valeur par défaut".
Pour les champs de type "texte", saisissez une longueur maximale au plus près pour ne pas diminuer la place
disponible pour d'autres champs. Pour obtenir une longueur x , vous devez indiquer un nombre égal à X+1.
Si vous souhaitez que les données saisies dans un champ personnalisé de la fiche client soient recopiées
dans un document de vente, vous devrez créer le même nom et même type de champ dans les 2 tables.
Pour les champs personnalisés de type Texte et Entier, vous avez la possibilité de définir une liste de
valeurs autorisées.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
336
Si des valeurs sont autorisées :
- la valeur par défaut doit être présente dans la liste des valeurs autorisés,
- les valeurs autorisées doivent être comprises dans l'intervalle des valeurs minimales et maximales.
Si vous souhaitez que les données saisies dans un champ personnalisé d'une fiche soient recopiées dans un
document, vous devrez créer le même nom et même type de champ dans les 2 tables (voir avoir un exemple
cliquez ici).
Modification des champs personnalisés
Si vous souhaitez modifier un champ personnalisé, vous devrez sélectionner le champ à modifier puis
effectuer les modifications souhaitées.
Le nom du champ dans la base et le type de données ne sont pas modifiables.
Vous pouvez à tous moment ajouter, modifier ou supprimer des valeurs autorisées.
Suppression des champs personnalisés
Si vous ne souhaitez plus/pas d'un champ personnalisé créé précédemment, vous devez sélectionner le champ
puis cliquer sur "Supprimer un champ".
La suppression du champ sera définitive à la validation de la fenêtre "Champs personnalisés" par le bouton
OK. Donc si vous annulez les modifications/suppression sur la fenêtre "Champs personnalisés" par le bouton
"Annuler", le champ sera toujours présent.
Validation de la création de champs personnalisés
Suite à la validation par le bouton OK de la fenêtre des champs personnalisés, vous pouvez renseigner ceux-ci
dans les fiches et lignes.
Visualisation des champs personnalisés
Suite à la création d'un champ personnalisé pour au moins l'une des tables Clients, Fournisseurs, Articles,
Documents (stock, vente, achat), un onglet "champs personnalisés" est créé sur chaque fiche concernée.
Suite à la création d'un champ personnalisé pour les tables de lignes de document (stock, vente, achat), il
faudra réaliser une nouvelle vue pour insérer les champs personnalisés dans la grille de saisie.
MANUEL
337
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Commande
Sous catégorie : Bon de livraison...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches",
définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes".
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
338
OUTILS
Sauvegarde rapide
Accès : Outils - Sauvegarde rapide
La sauvegarde rapide est possible uniquement si une première sauvegarde classique a été réalisée.
La sauvegarde rapide permet de sauvegarder le dossier avec les informations paramétrées dans la sauvegarde
"classique" effectuée précédemment.
Une seule étape "résumé des éléments" est affichée.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde rapide.
MANUEL
339
Sauvegarde
Accès : Outils - Sauvegarde
La sauvegarde passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de sauvegarde des données.
Bienvenue...
...dans l'assistant de sauvegarde des données.
Cet écran vous indique, entre autre, l'importance de la réalisation régulière d'une sauvegarde.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage de la sauvegarde.
Choix des informations à inclure dans la sauvegarde
L'assistant de sauvegarde affiche automatiquement le nom du dossier dans lequel vous travaillez. Vous pouvez
éventuellement le modifier si vous avez plusieurs dossiers et que vous souhaitez en sauvegarder un autre.
Aidez-vous de l'icône "..." pour sélectionner un autre dossier.
Par défaut, l'option "Inclure la configuration et l'environnement" est cochée. Si vous avez défini un
affichage spécifique sur votre poste de travail, la sauvegarde des informations de configuration est nécessaire.
Pour information, la sauvegarde des modèles s'effectue en même temps que la sauvegarde du dossier.
L'option "Sauvegarde en fichier texte (à restaurer avec un autre moteur de base de données)" permet
de réaliser une sauvegarde de la base dans un fichier zip contenant des fichiers CSV.
Cliquez sur le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde.
Informations nécessaires à la sauvegarde
Sur le serveur SQL, un répertoire doit être créé et partagé pour la sauvegarde. Ce répertoire doit être saisi dans
la zone intitulée "Chemin réseau du dossier partagé sur le serveur".
Sur le serveur, j'ai créé à partir du disque C, un répertoire Sauvegarde.
Le chemin qui apparaît dans le "Chemin réseau partagé" correspond à \\NOMSERVEURSQL\Sauvegarde.
Dans le "chemin local correspondant sur le serveur", il faut saisir : C:\Sauvegarde.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde.
Choix de la destination de la sauvegarde
Sélectionnez le chemin du dossier de sauvegarde que vous souhaitez.
Nous vous conseillons d'effectuer régulièrement des sauvegardes sur un support externe. Si votre disque
dur ou votre matériel est défectueux, vous aurez toujours la possibilité de récupérer vos données sur un autre
ordinateur.
Sauvegarde en ligne
Cochez cette option si vous souhaitez effectuer une sauvegarde en ligne. Cette option nécessite de souscrire un
contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les
sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet
également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable.
Mot de passe
Suite à la sélection de la case, vous devez indiquer le mot de passe pour pouvoir partager la sauvegarde avec
un
partenaire.
Commentaire
Le renseignement de ce champ est facultatif.
Il permet de saisir un texte décrivant la sauvegarde.
Envoi d’une sauvegarde à un partenaire
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
340
Pour envoyer une sauvegarde à un partenaire, vous devez saisir un mot de passe partenaire dans l’assistant de
sauvegarde.
Pour récupérer une sauvegarde, le partenaire doit s’identifier sur le site EBP (pas d’obligation d’avoir une
licence). Sur la page de "gestion des sauvegardes en ligne", le partenaire clique sur “Vous souhaitez accéder à
une sauvegarde en tant que partenaire ?” et saisit la licence et la clef web de son client puis son mot de passe
partenaire (ces 3 informations lui seront transmises par son client). Il aura accès aux sauvegardes de son client
effectuées avec ce mot de passe.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde.
MANUEL
341
Restauration
Accès : Outils - Restauration
La restauration de dossier passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de restauration des données.
Bienvenue...
...dans l'assistant de restauration des données.
Cette opération est à effectuer uniquement en cas de nécessité absolue. Le contenu de la sauvegarde va
remplacer et écraser toutes vos données.
Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une restauration de celui-ci.
Pour cela, cliquez sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de sauvegarde du dossier
s'ouvre alors automatiquement.
Suite à la réalisation de la sauvegarde, cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Sélection de la sauvegarde à restaurer
Cet écran permet de sélectionner le chemin du "Fichier de sauvegarde du dossier" que vous souhaitez
restaurer.
Aidez-vous de l'icône "..." pour sélectionner le fichier à restaurer.
Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Choix des informations à inclure dans la restauration
Sélectionnez les éléments que vous souhaitez restaurer (dossier ou informations de configuration).
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de restauration.
Choix du type d'installation
Sélectionnez le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre
ordinateur).
En fonction du type d'installation sélectionné, vous aurez des étapes différentes :
- Pour la restauration avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à :
Saisir le nom du serveur,
La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de :
Sélectionner le protocole,
Saisir l'authentification de l'utilisateur.
La suite de la restauration du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur".
- Pour la restauration avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite choisir la destination de la
restauration (voir paragraphe suivant).
La case à cocher "Spécifier les emplacement des fichiers de données qui seront restaurés" permet dans
les étapes suivantes de définir l'emplacement de la base à restaurer
Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Choix de la destination de la restauration
Sélectionnez le chemin du dossier où vous souhaitez restaurer les données.
Nom du dossier
Cette zone permet de charger le nom de la base. Pour cela, décochez la case "utiliser le nom du dossier
d'origine".
Vous pouvez ainsi restaurer une base sous un autre nom. Elle correspond à une copie de la base d'origine.
Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
342
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la restauration des données.
MANUEL
343
Historique de sauvegarde
Accès : Outils - Historique de sauvegarde
L'historique de sauvegarde stocke chaque information concernant :
- la date de la sauvegarde,
- le code de l'utilisateur qui a réalisé la sauvegarde,
- le nom de l'ordinateur (poste),
- la destination : l'emplacement du fichier ZIP qui contient la sauvegarde.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
344
Sauvegarde en ligne
EBP Sauvegarde en ligne est un service supplémentaire vous permettant de réaliser vos sauvegardes sur
Internet.
Il vous offre une façon simple et sécurisée de réaliser des sauvegardes externes à l'entreprise.
EBP sauvegarde est un service payant.
La sauvegarde en ligne consiste à récupérer une sauvegarde normale et à l’envoyer sur un serveur. L’utilisateur
se connecte ensuite sur le site EBP (ou sur http://sauvegarde.ebp.com) et dans son espace client, il télécharge
ses sauvegardes si il a besoin de faire une restauration.
La sauvegarde en ligne se découpe en trois parties: les options, la sauvegarde et l’administration.
o Par le menu Outils / Options / Services Internet, configurez votre sauvegarde en ligne.
o Ensuite, lancez l'assistant de sauvegarde et sélectionnez "Sauvegarde en ligne" comme destination à la
place de votre disque local.
o Par le menu Outils / Administrer les sauvegardes en lignes, administrez les sauvegardes en ligne
que vous avez ou allez réaliser. Cet accès est un lien vers le site http://Sauvegarde.ebp.com
Pour effectuer une sauvegarde en ligne, certaines informations sont obligatoires : Mot de passe, Application
activée, Numéro de licence, Code d’activation, Clé web.
MANUEL
345
Export du schéma de la base de données
Accès : Outils - Exporter le schéma de l'application
L'export du schéma de l'application passe par un assistant.
Cet assistant permet de réaliser l'export de la liste de toutes les tables et champs de l'application.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'export du schéma de la base de données.
Bienvenue...
...dans l'assistant d'export du/des schéma/s de base/s de données.
Cet écran vous indique, entre autre, la structure du nom du fichier sauvegardé.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre l'export.
Sélection des paramètres d'export du schéma
Cet écran permet de :
définir le chemin du fichier généré,
le mode d'export.
Deux modes d'export sont disponibles :
o Simple
Le fichier contient les tables avec pour chacune le nom des champs, la traduction du champ, le type de
données, la taille et si une valeur nulle est autorisée.
La liste des tables associées est également présente.
o Détaillé
Le fichier contient les tables avec pour chacune les options de la tables et un descriptif détaillé des
champs (exemple : champ système ou pas).
La liste des tables associées est également présente.
Le fichier généré sera au format XML.
Une fois les paramètres définis, cliquez sur le bouton Suivant.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement.
Opération terminée
Cet écran contient la liste des fichiers générés avec leurs emplacements.
Cliquez sur Fermer pour terminer le traitement.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
346
Imports paramétrables
Accès : Outils - Imports paramétrables
L'importation paramétrable de données est une opération qui peut être longue, si vous avez un nombre
important d'éléments à importer.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'import paramétrabe de données.
Si vous êtes en codification automatique (l'option "Utiliser le compteur" dans les Options Options/Société /
Numérotation / Autre est sélectionnée) cette codification sera ignoré au profit du code présent dans le fichier
importé.
Le logiciel vous propose d'effectuer une sauvegarde. Si vous avez déjà saisi des données dans votre
nouveau dossier, nous vous conseillons d'effectuer cette sauvegarde. Dans le cas contraire, elle n'est pas
nécessaire.
Destination source de l'import
Suite à la sauvegarde du dossier, vous devez cliquer sur Suivant.
Cette nouvelle étape consiste à sélectionner dans la liste proposée, le type de données que vous souhaitez
importer.
Vous pouvez importer les données suivantes :
x Articles
x Familles articles
x Clients
x Famille clients
x Fournisseurs
x Famille fournisseurs
x Contacts
x Commerciaux
x Familles commerciaux
x Barèmes des éco-contributions.
Vous devez ensuite définir le chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, en vous aidant de
l'icône "..." pour le rechercher.
Si lors du précédent import pour le même type de données, vous avez sauvegardé les paramètres d'import ;
pour cet import, vous avez la possibilité de sélectionner le Nom du paramétrage.
Vous avez également la possibilité de supprimer les paramétrages inutiles. Cette suppression est définitive.
Suite à la sélection du fichier à importer, cliquez sur Suivant.
Codage du fichier
Cette étape permet de définir le paramétrage de codage du fichier texte. C'est à dire de rendre le fichier
importé lisible pour le logiciel.
Après avoir défini le type de séparation des champs, vous devez indiquer le type de Codage du fichier.
La case à cocher "Ligne d'entête : La première ligne contient le nom des champs" permet de distinguer
les données de la ligne contenant le nom des colonnes.
En dessous, vous visualisez l'aperçu du fichier à importer (15 premières lignes).
Suite à la définition du codage du fichier, cliquez sur Suivant.
Délimités : Champs séparés par des caractères
Cette étape permet de définir le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte.
En dessous, vous visualisez l'aperçu des données suivant le séparateur et l'identificateur sélectionnés.
Cliquez sur Suivant pour définir les liens entre les champs de la table (clients ou articles) et les champs du
fichier à importer.
MANUEL
347
Association des champs de la table avec les champs du fichier
Cette étape permet de lier les champs à importer à ceux de la table du type de données sélectionné
précédemment.
Pour cela, dans le tableau des associations, en face de chaque "champ destination", vous devez sélectionner la
"colonne source" correspondante. Chaque colonne source correspond à une donnée du fichier à importer. Ces
données sont affichées en dessous du tableau des associations.
Au fur est à mesure de l'association des champs destinations aux colonnes sources, la visualisation des données
à importer est modifiée.
Les colonnes associées sont renommées avec le "nom du champ destination". Les colonnes sources non
associées sont nommées "(Colonne X) Ignoré".
Vous avez la possibilité de sauvegarder les paramètres. Ces paramètres correspondent aux associations des
champs de la table avec ceux du fichier à importer. Pour cela, vous devez indiquer un Nom de paramétrage.
Suite à la réalisation de l'import, les informations de paramétrage seront stockées dans la base de données.
Si un nom de paramétrage est déjà indiqué, il correspond à ce que vous avez sélectionné lors du choix du
fichier à importer.
Si vous gardez ce nom, le fichier de paramétrage sera modifié en fonction des modifications que vous venez
d'effectuer.
Si vous changez de nom, le fichier de paramétrage initial sera inchangé et un nouveau ficher de paramétrage
sera inséré.
Suite à l'aperçu du fichier à importer, cliquez sur Suivant.
Résumé des paramètres
L'étape suivante vous permet d'avoir un résumé des éléments d'import que vous avez sélectionné
précédemment :
o Type de données à importer,
o Chemin et nom du fichier à importer
o Format du fichier importé et délimiteur
Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement.
Traitement de l'import
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché.
Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton "Afficher le détail".
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
348
Import de données
Accès : Outils - Import de données
L'importation de données est une opération qui peut être longue, si vous avez un nombre important
d'éléments à importer.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'import de données au format texte.
Si vous êtes en codification automatique (l'option "Utiliser le compteur" dans les Options du dossier /
Numérotation / Autre est sélectionnée) cette codification sera ignoré au profit du code présent dans le fichier
importé.
Le logiciel vous propose d'effectuer une sauvegarde. Si vous avez déjà saisi des données dans votre
nouveau dossier, nous vous conseillons d'effectuer cette sauvegarde. Dans le cas contraire, elle n'est pas
nécessaire.
Format des fichiers
Les formats des fichiers sont de type txt et csv, avec séparateur de champ "point virgule (;)".
Si une chaîne de caractères contient [;] cette chaîne doit être encadrée de guillemets ["]["].
Pour un fichier donné, le séparateur décimal doit être le même [.] ou [,]
Si le fichier contient des informations (codes) provenant d'autres fiches, ces fiches doivent exister dans le
dossier et être saisie en Majuscules.
Import fiche article : le code de la famille article présent dans le fichier d'import de l'article doit être présent
dans la liste des "familles article" du dossier
Le fichier d'import devra contenir les champs strictement identiques à ceux des tables de l'application (en
terme de données et en terme d’ordre des champs).
Le type de donné doit correspondre avec le type du champ importé valeur numérique, chaîne de caractères,
montant...
Si parmi les champs d’une table de l'application, certains n’existent pas dans le fichier à importer,
l’emplacement de ce champ dans le fichier à importer est matérialisé par 2 points virgules consécutifs [;;], ce
qui permet l’import du fichier même si le champ n'existe pas.
Exemple :
Fichier avec 4 champs :
Code;Nom;Prénom;Ville
Si vous ne souhaitez pas importer le prénom. Le fichier sera donc :
Code;Nom;;Ville
Si le code importé existe déjà dans la base, l’enregistrement est modifié par l’import (et non ignoré).
Sélection du fichier à importer
Suite à la sauvegarde du dossier, vous devez cliquer sur Suivant.
Cette nouvelle étape consiste à sélectionner dans la liste proposée, le type de données que vous souhaitez
importer.
Vous pouvez importer les données suivantes :
x Familles articles,
x Unités,
x Localisation,
x Barème éco-contribution,
x Articles,
x Familles clients,
x Clients,.
x Familles fournisseurs, (version classic et pro)
MANUEL
349
x Fournisseurs. (version classic et pro)
Pour voir le format de chaque fichier, cliquez sur le type de données souhaité.
Vous devez ensuite définir le chemin où se trouve le fichier sur votre disque, en vous aidant de l'icône "..." pour
le rechercher.
Suite à la sélection du fichier à importer, cliquez sur Suivant.
Aperçu du fichier
L'étape suivante vous permet d’avoir un aperçu avant l'importation du fichier. Il contient les 10 premières
lignes du fichier à importer avec une répartition de ces données dans chaque champ de la table de la base de
données.
Suite à l'aperçu du fichier à importer, cliquez sur Suivant.
Résumé des paramètres
L'étape suivante vous permet d'avoir un résumé des éléments d'import que vous avez sélectionné
précédemment :
o Chemin et nom du fichier à importer,
o Type de fichier,
o Remplacement ou pas des données existantes
Cliquez sur Lancer pour executer le traitement.
Traitement de l'import
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché.
Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton "Afficher le détail".
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
350
Export de données
Accès : Outils - Export de données
L'export de données est une opération qui peut être longue, si vous avez un nombre important d'éléments à
exporter.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'export de données au format texte.
Pour exporter que quelques données et colonnes du fichier, vous devez passer par la liste des données /
Export.
Format des fichiers
Les formats des fichiers sont de type txt et csv, avec séparateur de champ "point virgule (;)".
Le fichier généré contient les champs strictement identiques à ceux des tables de l'application (en terme de
données et en terme d’ordre des champs).
Si parmi les champs d’une table de l'application, certains ne sont pas renseignés dans la table,
l’emplacement de ce champ dans le fichier exporté est matérialisé par 2 points virgules consécutifs.
Structure des fichiers exportés
Cliquez sur les noms de fichier pour voir les données exportées :
Les familles fournisseurs
Les fournisseurs
Les familles articles
Les unités
Les localisations
Les barèmes eco-contribution
Les articles
Les familles clients
Les clients
Sélection du fichier à exporter
Suite à la page de bienvenue, vous devez cliquer sur Suivant.
Cette nouvelle étape consiste à sélectionner dans la liste proposée, la table que vous souhaitez exporter.
Vous devez ensuite définir le chemin où vous souhaitez exporter le fichier sur votre disque, en vous aidant de
l'icône pour le rechercher.
Suite à la sélection du fichier à exporter, cliquez sur Suivant.
Résumé des paramètres
L'étape suivante vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez sélectionné précédemment :
Chemin et nom du fichier à exporter,
Type de fichier.
Cliquez sur Lancer pour exécuter l'export des données.
Traitement de l'export
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés est affiché.
Dans le cas ou l'export a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
MANUEL
351
Il est possible de visualiser le rapport d'exportation en cliquant sur le bouton "Afficher le détail".
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
352
Export art L 215-3
Accès : Outils - Export art L 215-3
Cet assistant permet de réaliser un export de toutes les données de chaque table du logiciel suivant l'article
L215-3.
L'export art L 215-3 est une opération qui peut être assez longue, si vous avez un nombre important
d'éléments à exporter.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'export de données au format texte.
Type de données
Les types de données disponibles sont toutes les tables de l'application.
Emplacement du fichier d'export et Format du fichier
L'emplacement du fichier d'export est par défaut le répertoire "Mes documents" sous Xp ou "Documents" sous
Vista.
Les formats des fichiers sont de type csv et xls, avec séparateur de champ "point virgule (;)".
Le fichier généré contient les champs strictement identiques à ceux des tables de l'application (en termes de
données et en termes d’ordre des champs).
Si parmi les champs d’une table de l'application, certains ne sont pas renseignés dans la table,
l’emplacement de ce champ dans le fichier exporté est matérialisé par 2 points virgules consécutifs.
Sélection du type de données
Suite à la page de bienvenue, vous devez cliquer sur Suivant.
Cette nouvelle étape consiste à sélectionner dans la liste proposée, la table que vous souhaitez exporter.
Vous devez ensuite définir le chemin où vous souhaitez exporter le fichier sur votre disque, en vous aidant de
l'icône pour le rechercher.
Suite à la sélection du fichier à exporter, cliquez sur Suivant.
Editeur de requêtes
L'éditeur de requête fonctionne comme la réalisation d'une vue depuis une liste.
Il permet d'ajouter les colonnes souhaitées pour l'export de la table sélectionnée précédemment.
Pour cela, sélectionnez le mot Colonnes puis Clic droit, la fenêtre "Choix des colonnes à ajouter" s'affiche. Le
choix s'effectue en sélectionnant la case devant chaque colonne souhaitée.
Une fois le choix effectué, cliquer sur Ok pour poursuivre l'export.
Aperçu des données
Cet écran permet de visualiser les 10 premières lignes de la table et des colonnes sélectionnées précédemment.
Cliquez une dernière fois sur Suivant pour visualiser les paramètres de l'export.
Résumé des paramètres
L'étape suivante vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez sélectionné précédemment :
x Format du fichier,
x Chemin et nom du fichier à exporter,
x Type de données.
Cliquez sur Lancer pour exécuter l'export des données.
Traitement de l'export
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés est affiché.
Dans le cas ou l'export a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport d'exportation en cliquant sur le bouton "Afficher le détail".
MANUEL
353
Assistant de maintenance des données
Accès : Outils - Maintenance de données
Entre chaque étape de l'assistant, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et
reculer dans l'assistant de maintenance des données.
Bienvenue...
Avant tout traitement de maintenance, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde de vos données en
cliquant sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant !"
Une fois la sauvegarde effectuée, cliquez sur le bouton Suivant.
Choix du dossier
Sélectionnez le dossier à maintenir à l'aide de l'icône "..." puis cliquez sur le bouton Suivant.
Opérations de maintenance à effectuer
Cochez les différentes opérations que vous souhaitez effectuer sur votre dossier.
Base de donnée
Permet de vérifier/réparer votre base en cas de problèmes et de l'optimiser en cas de lenteur inhabituelle
(Défragmenter les index, compacter).
Verrous
Permet de supprimer les verrous d'un ou de tous les utilisateurs, notamment si vous avez quitté anormalement
le logiciel et que vous n'arrivez plus à accéder à votre dossier (message : utilisateur déjà connecté..).
Utilisateurs
Permet de supprimer les connections d'un ou de tous les utilisateurs.
Recalculer
Permet de recalculer tous les compteurs par exemple par rapport aux documents de vente saisis.
Configuration
Permet de supprimer toutes les vues personnalisées (vues non "système" des listes et grilles) ainsi que la
position des fenêtres et les tableaux de bord personnalisés.
Base de démonstration
L'opération "réinitialiser la base de démonstration" est disponible uniquement si vous demandez une
maintenance sur la base de démonstration.
Permet de mettre à jour le dossier de démonstration avec les données initiales. Cette opération est équivalente
à une restauration du dossier de démonstration.
Clients
Permet de recalculer les soldes clients (fiche client/onglet Gestion).
Fournisseurs
Permet de recalculer les soldes fournisseurs (fiche fournisseur/onglet Gestion).
Stock
Permet de supprimer tous les mouvements de stocks et les regénérer par rapport aux bons d'entrées, bons de
sorties, inventaires, ... et documents de vente.
Modèles d'impression
Permet de réparer les modèles personnalisés et éventuellement les images (miniatures) avec l'assistant des
modèles de documents vente.
Cette opération peut être longue.
Une fois les opérations sélectionnées, vous devez cliquer sur Suivant.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des opérations que vous avez sélectionnées précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
354
Traitement de la maintenance
En fin de traitement, la liste des opérations effectuées est affichée.
Dans le cas où la maintenance a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport en cliquant sur le bouton "Afficher le détail".
MANUEL
355
Supprimer un dossier
Accès : Outils - Supprimer un dossier
Pour supprimer un dossier, il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées par l'assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de suppression d'un dossier.
Bienvenue...
...dans l'assistant suppression de dossier.
Avant toute suppression de dossier, nous vous recommandons de réaliser une sauvegarde du dossier par
l'intermédiaire du bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant".
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage.
Choix du raccourci vers le dossier à supprimer
Cette étape consiste à sélectionner le raccourci du dossier à supprimer.
Par défaut, le dossier ouvert est sélectionné.
Pour sélectionner le dossier à supprimer, vous devez cliquer sur l'icône "...", puis sélectionner le fichier
raccourci.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la suppression du dossier.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
356
Editeur de modèles
Accès : Outils - Éditeur de modèles Ou A partir d'un modèle et l'icône "Modifier le modèle"
EBP Compta et Gestion Commerciale et EBP Compta et Gestion Commerciale Open lineTM PRO est livré
avec un puissant générateur d'état. Grâce à cet outil, vous pourrez personnaliser tous les modèles d'impression
que nous vous proposons dans le logiciel, et en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants.
Pour ouvrir l'éditeur de modèles à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale
d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez au générateur d'état en cliquant sur le bouton
Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : Vous arrivez alors automatiquement sur le paramétrage
de ce modèle.
Etant donné que les possibilités offertes par cet outil sont très importantes, le niveau de complexité peut varier
en fonction de ce que vous souhaitez obtenir. Dans ce cas, notre service technique peut créer vos modèles.
Nous vous invitons à contacter notre service commercial pour connaître les tarifs de cette prestation.
MANUEL
357
Import/Export de la configuration
Accès : Outils - Import/Export de la configuration
Cet assistant vous permet d'importer dans un dossier ou d'exporter d'un dossier des modèles d'impressions et
des vues personnalisées.
Bienvenue...
Avant tout traitement d'import ou d'export nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde de vos données en
cliquant sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant !"
Une fois la sauvegarde effectuée, cliquez sur le bouton Suivant.
Choix de l'opération à effectuer
L'assistant affiche par défaut le dossier ouvert, vous pouvez changer de dossier et indiquer le dossier sur lequel
vous souhaitez effectuer le traitement, ainsi que l'opération souhaitée (import ou export).
Une fois les paramètres définis, cliquez sur le bouton Suivant.
Emplacement du fichier
Cette étape vous permet d'indiquer :
en import, l'emplacement du fichier à importer,
en export, l'emplacement et le nom du fichier à exporter.
Une fois les emplacements définis, cliquez sur le bouton Suivant.
Eléments à traiter
Les éléments à traiter sont les modèles d'impression et les vues personnalisées.
Choisissez le ou les éléments et cliquez sur le bouton Suivant
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
358
Archivage
Accès : Outils - Archivage
L'archivage permet de conserver toutes les données de votre dossier dans un seul fichier à un moment choisi.
Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que
l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents, et que les
sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération.
Selon l’article 99 du Bulletin Officiel des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou la
période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir.
Traitement de l'archivage
L'archivage passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'archivage des données.
Bienvenue...
Cette page est une page d'accueil, elle peut vous informer sur les obligations légales, les traitements que
l'assistant va réaliser....
Suite à la lecture de ces informations, cliquez sur le bouton Suivant.
Choix du dossier
Cette étape permet de choisir le dossier à archiver et l'emplacement de l'archivage.
x Sélectionnez le dossier à archiver
Vous pouvez sélectionner le dossier à archiver à l'aide des icônes "...".
Par défaut, le dernier dossier ouvert s'affiche.
x Emplacement du dossier d'archivage sur votre disque dur.
Vous devez indiquer l'emplacement du fichier archive (ZIP) à générer.
Par défaut, le logiciel vous propose d'archiver vos données sur le disque dur, dans le répertoire du
logiciel.
Vous pouvez utiliser l'icône "..." pour changer l'emplacement du fichier sur votre disque dur.
Cliquez ensuite sur le bouton Suivant,
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des répertoires que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement.
L'archivage de données est une opération qui peut être longue.
Format du fichier d'archive
Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte (csv).
Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type :
Archives_Nomdel'application_Nomdudossier_datedujour.zip
Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier Dictionary.xls, disponible dans l'archive.
Les fichiers texte (csv) contiennent en premières lignes la description des champs, et les champs RTF (notes)
apparaissent en clair.
Si deux archives sont lancées le même jour, le premier fichier sera écrasé.
MANUEL
359
Journal des événements
Accès : Outils - Journal des événements
Le journal des événements stocke chaque information concernant :
- la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la
numérotation ;
- le manque d'un n° TVA intracommunautaire ;
- la suppression de documents ;
- la dévalidation d'inventaire ;
- le changement de code,
- la dévalidation de document.
Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit
comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue.
Le journal des événements se présente sous forme de liste composée d'onglets :
o Rupture,
o TVA intracommunautaire,
o Suppression,
o Dévalidation d'inventaire,
o Changement de code (article ou client),
o Dévalidation de document.
Chaque onglet est composé des colonnes suivantes :
o un type d'événement,
o une description,
o une date : Elle représente la date de génération de l'événement.
Les boutons Ajouter, Supprimer, Dupliquer, Modifier ne sont pas actifs.
Onglet "Rupture" de continuité des documents de vente
A la validation de la facture, dans le cas où la date de la facture est inférieure à la date de la dernière facture
et/ou le n° de facture est inférieur au dernier numéro de facture, un message d'avertissement s'affiche.
Le message est :
« La date de la facture est inférieure à la dernière facture enregistrée dans votre dossier et/ou le numéro de
facture est inférieur au dernier numéro de facture enregistré dans votre dossier.
Nous vous rappelons, d’après l’art. 121 du B.O des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un
numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Voulez vous valider cette facture ? »
La validation de ce message entraîne la création d'un événement.
La description de cet événement contient :
"Erreur de continuité : Document « N°doc » du « Date du document » /Document précédent « N° du dernier
doc » du « date du dernier doc »"
Onglet TVA intracommunautaire
Si vous avez sélectionné un tiers intracommunautaire n’ayant pas de N° de TVA intracommunautaire et si vous
acceptez l'enregistrement du document, un événement sera créé dans le journal des événements.
La description contient le message suivant :
"Le document « N° de doc » du « date du doc » a pour territorialité Intracommunautaire alors que le N° de TVA
intracommunautaire est absent de la fiche client."
Onglet Suppression
Si vous demandez la suppression d'un document positionné au milieu d'autres documents, un message
d'avertissement s'affiche.
Le message est :
"Vous supprimez une pièce de vente, ce qui déclenche une rupture dans la numérotation de vos documents,
pour justifier cette rupture, un événement va être créé dans le journal des événements."
La validation de ce message entraîne la création d'un événement.
La description de cet événement contient :
"Le document « N° de doc » du « date du doc » a été supprimé le « date de suppression »."
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
360
Onglet Dévalidation d'inventaire
Si vous demandez la dévalidation d'un inventaire, cela entraîne la création d'un événement.
La description de cet événement contient :
"Dévalidation de l'inventaire n° « N° de l'inventaire » du « date du doc » "
Onglet Changement de code
Si vous demandez la recodification d'un code article ou la recodification d'un code client, cela entraîne la
création d'un événement.
La description de cet événement contient :
"L'article X est devenu l'article Y " ou "Le client n° X est devenu le client n° Y ".
Onglet Dévalidation d'une facture ou un avoir de vente ou achat
Si vous demandez la dévalidation d'une facture ou un avoir de vente ou achat, cela entraîne la création d'un
événement.
La description de cet événement contient :
"Le document n° « N° de facture ou avoir » du « date du doc » pour le tiers « code du tiers » a été dévalidé
(Total HT = xxx €, total TVA = XXX €)"
MANUEL
361
OPTIONS
Options - Services Internet
Accès : Outils- Options
Ces informations sont nécessaires pour réaliser la sauvegarde en ligne.
Proxy HTTP / FTP
Les parties FTP et HTTP servent à renseigner vos paramètres de connexion à Internet (pour la sauvegarde en
ligne), notamment dans le cas où vous utilisez un proxy.
Nous vous invitons à contacter votre installateur/Revendeur pour insérer les paramètres correspondants à votre
installation.
Sauvegarde en ligne
Cette partie permet de définir :
Mot de passe : mot de passe servant à créer/utiliser le compte de sauvegarde.
Celui-ci est différent du mot de passe pour accéder au site EBP. Lors de la 1ère sauvegarde, le compte sera
créé avec ce mot de passe, ensuite il sera utilisé pour s’identifier.
E-Mail de notification : adresse à laquelle sera envoyé le rapport de sauvegarde
363
INFORMATIONS SOCIÉTÉ
Assistance technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder,
munissez-vous de votre numéro de licence, puis, au choix:
x Par téléphone, au 0811 65 20 00 (Coût d'un appel local) : Un standard vous accueille. Si aucun
technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente.
Nos services sont accessibles du lundi au jeudi de 8h à 19h et de 8h à 18h le vendredi.
x Par e-mail, à l'adresse suivante : openline.support.fr@ebp.com. Nous nous engageons à vous
répondre dans les 48h.
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du
contrat souscrit.
Nous vous invitons à contacter notre service commercial pour connaître les différents types de contrats
d'assistance que nous proposons et choisir celui qui vous convient le mieux.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
364
Nous contacter
EBP Informatique SA
ZA Du Bel Air
BP 95
Rue de Cutesson
78513 Rambouillet Cedex
Tel : 01.34.94.80.00.
Fax: 01.34.85.62.07.
Retrouvez-nous sur le www.ebp.com : Vous pourrez consulter la liste de nos produits, activer en ligne
votre produit, télécharger les dernières mises à jour, nous laisser un message, consulter les dernières
promotions, etc...
365
Glossaire
Ce chapitre contient les définitions de termes principaux d'une gestion commerciale.
Pour consulter la définition d'un terme précis, cliquer sur la 1ère lettre de ce terme puis sur le terme.
A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N, O, P, Q, R, S, T, U, V, W, X, Y, Z
A
Acompte
Articles
Avoirs
B
BBAN
BIC
Bons de livraison
Bons de retour
Bons de stock
C
Clients
Commandes
Créditeurs
D
Débiteurs
Devis
E
Échéances
Échéancier
F
Factures
Factures d'acompte
Familles
Fournisseurs
I
IBAN
INSEE
Inventaire
ISO
M
Macro
Modes de règlement
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
366
Mouvements de stock
N
N° TVA intracommunautaire
NAF
P
Prospect
R
Règlements
RIB
RSS
S
SIREN
SIRET
Solde
Stock
T
Tarif
TVA
367
Index
A
Achats......................................................... 164
Aide................................................................5
Archivage .................................................... 358
Articles........................................... 69, 231, 233
Avoir.............................................................62
Avoir d'achat................................................ 176
Avoirs ......................................................... 101
B
Banques ...................................................... 156
Barème ....................................................... 138
Barème éco-contribution ............................... 281
Barres d'outils ................................................16
Bon de livraison..............................................49
Bon de réception .......................................... 170
Bon de retour..........................................50, 172
Bon de transfert ........................................... 225
Bons de désassemblage..........................217, 221
Bons de fabrication ................................217, 221
Bons de livraison ............................................95
Bons de retour ...............................................97
Bons d'entrée........................................209, 210
C
Catégories tarifaires...................................... 245
Champs personnalisés..............................77, 335
Civilités ....................................................... 282
Clients.... 43, 70, 72, 115, 121, 122, 126, 196, 237
Code activation ..............................................10
Code NAF .................................................... 289
Code postal.................................................. 286
Codes Postaux.............................................. 286
Commande ....................................................44
Commandes............................................93, 168
Commercial ................................................. 135
Commerciaux........................................135, 138
Configuration requise ........................................7
Contacts......................... 117, 118, 192, 193, 283
Convention utilisation EBP .................................3
Création de dossier ................................... 28, 83
D
Décaissement......................... 133, 148, 154, 205
Demandes de prix......................................... 166
Démonstration .................................................9
Départements .............................................. 287
Dépôts ........................................................ 297
Devis ................33, 34, 40, 42, 47, 56, 60, 64, 91
Dossier..........................................................83
Droits utilisateurs ......................................... 333
Dupliquer un document ..........................107, 182
E
Échéances .....................................................73
Échéancier ........................73, 128, 143, 150, 201
Eco-contribution .............................................69
Editeur de filtres.............................................22
Editeur de modèles ....................................... 356
E-mail ................................................41, 61, 63
Export art L 215-3 ........................................ 352
Export du schema de la base de données ........ 345
F
Facturations périodiques................................ 126
Facture..........................................................57
Facture d'achat ............................................ 174
Factures ............................ 40, 47, 56, 60, 64, 99
Famille commerciaux .................................... 138
Familles articles............................................ 233
Familles clients...............................121, 126, 196
Familles prospects .................................121, 196
Filtre automatique ..........................................22
Filtres ...........................................................22
Fournisseurs ..................................190, 197, 239
G
Générer les factures...................................... 256
Géolocaliser ................................................. 273
Glossaire ..................................................... 365
Groupes ...................................................... 332
H
Historique.................................................... 268
Historique Clients/Articles................. 70, 122, 237
Historique Clients/Prospects.............. 70, 122, 237
Historique du document ..................................67
Historique fournisseurs/articles ...............197, 239
I
Import de données ....................................... 348
Import paramétrable..................................... 346
Impression ..............141, 162, 207, 247, 275, 337
Impressions .............................40, 47, 56, 60, 64
Installation ......................................................8
Introduction.....................................................1
Inventaire.................................................... 211
J
Journal des événements ...........................81, 359
L
Lettres de relance...........................132, 147, 255
Liste déroulante..............................................15
Liste des documents d'achat .......................... 164
Liste des documents de ventes.........................89
Livrer une commande ................................... 252
Localisation.................................................. 296
M
MapPoint ..................................................... 273
Modes de règlement...................................... 160
Mouvements de stock.................................... 228
Moyens de paiement..............................159, 160
N
Notes ............................................................26
Nous contacter ............................................. 364
O
Objectifs...................................................... 138
OLAP........................................................... 272
Options .........................................................29
Ordre de transfert......................................... 223
Ordres de désassemblage.......................215, 219
Ordres de fabrication .............................215, 219
P
Paliers......................................................... 138
Pays............................................................ 288
Présentation ....................................................5
Promotion.............................................243, 318
Prospects................................. 43, 115, 121, 196
Proxy FTP .................................................... 361
Proxy HTTP.................................................. 361
Publipostage (assistant) ................................ 269
R
Réapprovisionnement................................263, 265
Règlement.....................................................72
Règlements............................ 133, 148, 154, 205
Règlements clients..........................................72
Regrouper des documents ...37, 53, 108, 183, 249,
258
Relancer .................................................. 42, 73
Relances.................................................. 42, 73
Remise Complémentaire................................ 290
Remise en banque .................. 133, 148, 154, 205
Restauration de dossier ............................80, 341
S
Sauvegarde .................................... 79, 338, 339
Sauvegarde en ligne ..............................344, 361
Sauvegarde rapide...................................79, 338
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
368
Secteurs géographiques ................................ 294
Simulation de tarif ........................................ 246
Sous famille article ....................................... 234
Statistiques....................................124, 199, 235
Stock ...................................................209, 210
Supprimer .....................................111, 186, 355
Supprimer un document.........................111, 186
Supprimer un dossier .................................... 355
T
Tarif............................................................ 241
Tarifs .......................................................... 245
Taux de TVA ................................................ 277
Territorialité................................................. 280
Textes enrichis ...............................................16
Transférer un document ........ 35, 51, 58, 112, 187
Transfert comptable......................... 78, 267, 268
Types de TVA............................................... 279
U
Unités ......................................................... 295
Utilisateurs .................................................. 330
V
Ventes ..........................................................89
Vues .............................................................23
EBP Gestion Commerciale 2010
iii
Table des matières
Félicitations ! ........................................................................................................................................1
Convention d'utilisation d'EBP .................................................................................................................3
Préambule .........................................................................................................................................3
Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) .....................................................3
Étendue des obligations de support d’EBP ..............................................................................................3
Assistance de proximité sur le site ........................................................................................................3
Sauvegarde des données .....................................................................................................................3
Limitation de garantie .........................................................................................................................3
Limitations de responsabilité ................................................................................................................4
Dispositions finales .............................................................................................................................4
Présentation de l'aide.............................................................................................................................5
L'arborescence ...................................................................................................................................5
Les pages ..........................................................................................................................................5
MISE EN ROUTE ....................................................................................................................................7
Configuration minimale requise ...............................................................................................................7
Installation ...........................................................................................................................................8
Le dossier de démonstration ...................................................................................................................9
Activation du logiciel ............................................................................................................................10
Comment obtenir le code d'activation ? ...............................................................................................10
Introduction du code d'activation manuellement ...................................................................................10
INFORMATIONS GÉNÉRALES.................................................................................................................11
Interface ............................................................................................................................................11
Présentation du volet de navigation .......................................................................................................12
Détail des menus et fonctions associées ..............................................................................................12
Les Actions .........................................................................................................................................13
LES MASQUES DE SAISIE ..................................................................................................................14
Les champs de saisie ...........................................................................................................................14
Liste déroulante...................................................................................................................................15
Ouverture de la liste..........................................................................................................................15
Sélection des données .......................................................................................................................15
Fonctions de la liste ..........................................................................................................................15
La barre d'outils des textes enrichis .......................................................................................................16
Barres d'outils du corps des documents ..................................................................................................17
FENÊTRE PRINCIPALES DE NAVIGATION..............................................................................................19
La fenêtre principale de navigation ........................................................................................................19
Menu contextuel des colonnes...............................................................................................................20
Export à partir de la fenêtre principale de navigation................................................................................21
Les filtres ...........................................................................................................................................22
Filtre automatique.............................................................................................................................22
Effacer le filtre..................................................................................................................................22
Les vues.............................................................................................................................................23
GESTION D'UNE FICHE......................................................................................................................24
Gestion d'une fiche ..............................................................................................................................24
Création d'une fiche ..........................................................................................................................24
Sauvegarde d'une fiche .....................................................................................................................24
Autres .............................................................................................................................................24
Gestion des données .........................................................................................................................24
Navigation .......................................................................................................................................24
Aide ................................................................................................................................................25
Notes .................................................................................................................................................26
GUIDE................................................................................................................................................27
COMMENT COMMENCER ? ..................................................................................................................27
Interface ............................................................................................................................................27
Comment commencer ?........................................................................................................................28
Options à remplir dès maintenant..........................................................................................................29
Les données de base............................................................................................................................30
Comment créer les données principales ? ...............................................................................................31
Création d'un article..........................................................................................................................31
Création d'un Client / Prospect ...........................................................................................................31
Tout est prêt !.....................................................................................................................................32
COMMENT GÉRER UN DEVIS ?............................................................................................................33
Comment créer un devis ? ....................................................................................................................33
Comment accepter un devis ? ...............................................................................................................34
Transférer un document .......................................................................................................................35
Préparation du transfert.....................................................................................................................35
Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................35
Conséquences du transfert.................................................................................................................35
Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................36
EBP Gestion Commerciale 2010
iv
Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................36
Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................36
Regrouper les documents .....................................................................................................................37
Préparation au regroupement de documents ........................................................................................37
Depuis la liste des documents..........................................................................................................37
Depuis la barre de navigation ..........................................................................................................37
Fenêtre de regroupement ..................................................................................................................37
1ère étape : Bienvenue...................................................................................................................37
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper............................................................37
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper...............................................................................38
4ème étape : Choix du document à générer ......................................................................................38
Lancement du regroupement...........................................................................................................39
Conséquences du regroupement.........................................................................................................39
Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................39
Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................39
Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................39
Comment imprimer un document ? ........................................................................................................40
Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................41
Comment relancer un devis ?................................................................................................................42
Transfert d'un prospect en client............................................................................................................43
Transfert depuis la fenêtre principale de navigation...............................................................................43
Transfert depuis la fiche ....................................................................................................................43
Transfert d'un document....................................................................................................................43
COMMENT GERER UNE COMMANDE ? ..................................................................................................44
Comment créer une commande ? ..........................................................................................................44
Comment livrer une commande ? ..........................................................................................................45
Comment solder une commande ? .........................................................................................................46
Comment imprimer un document ? ........................................................................................................47
Comment saisir un acompte client ou fournisseur ?..................................................................................48
Saisir un acompte sur un devis ...........................................................................................................48
Saisir une facture d'acompte ..............................................................................................................48
Rattacher une facture d'acompte à une commande, un bon de livraison ou une facture .............................48
COMMENT GERER UN BON DE LIVRAISON OU RETOUR ? .......................................................................49
Comment créer un bon de livraison ? .....................................................................................................49
Comment créer un bon de retour ? ........................................................................................................50
Transférer un document .......................................................................................................................51
Préparation du transfert.....................................................................................................................51
Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................51
Conséquences du transfert.................................................................................................................51
Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................52
Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................52
Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................52
Regrouper les documents .....................................................................................................................53
Préparation au regroupement de documents ........................................................................................53
Depuis la liste des documents..........................................................................................................53
Depuis la barre de navigation ..........................................................................................................53
Fenêtre de regroupement ..................................................................................................................53
1ère étape : Bienvenue...................................................................................................................53
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper............................................................53
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper...............................................................................54
4ème étape : Choix du document à générer ......................................................................................54
Lancement du regroupement...........................................................................................................54
Conséquences du regroupement.........................................................................................................55
Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................55
Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................55
Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................55
Comment imprimer un document ? ........................................................................................................56
COMMENT GÉRER UNE FACTURE ? ......................................................................................................57
Comment créer une facture ?................................................................................................................57
Transférer un document .......................................................................................................................58
Préparation du transfert.....................................................................................................................58
Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................58
Conséquences du transfert.................................................................................................................58
Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................59
Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................59
Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................59
Comment imprimer un document ? ........................................................................................................60
Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................61
COMMENT GÉRER UN AVOIR ?............................................................................................................62
Comment créer un avoir ? ....................................................................................................................62
Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................63
Comment imprimer un document ? ........................................................................................................64
Table des matières
v
Historique de la ligne ...........................................................................................................................65
Présentation de l'historique ................................................................................................................65
Fonctionnement de l'historique ...........................................................................................................65
Exemples.........................................................................................................................................66
Historique du document .......................................................................................................................67
Présentation de l'historique ................................................................................................................67
Fonctionnement de l'historique ...........................................................................................................67
Exemples.........................................................................................................................................67
Comment gérer l'éco contribution ?........................................................................................................69
Création du barème ..........................................................................................................................69
Utilisation du barème éco-contribution.................................................................................................69
Historique Clients/Articles.....................................................................................................................70
Historique par documents ..................................................................................................................70
Filtres...........................................................................................................................................70
Lignes de document .......................................................................................................................70
Historique par Articles .......................................................................................................................70
Filtres...........................................................................................................................................71
Lignes articles ...............................................................................................................................71
Comment saisir un règlement client ou fournisseur ?................................................................................72
Comment consulter l'échéancier et relancer les clients/fournisseurs ?.........................................................73
Consultation de l'échéancier ...............................................................................................................73
Relances clients ................................................................................................................................73
Comment gérer le stock d'un article ? ....................................................................................................74
Comment visualiser le stock d'un article ?...............................................................................................75
Le Transfert Comptable ........................................................................................................................76
Comment sauvegarder ?.......................................................................................................................77
Comment restaurer ? ...........................................................................................................................78
Comment consulter le journal des événements ? .....................................................................................79
MANUEL .............................................................................................................................................81
FICHIER ..........................................................................................................................................81
Nouveau dossier..................................................................................................................................81
Créer un nouveau raccourci ..................................................................................................................82
Ouvrir un dossier.................................................................................................................................83
Fermer un dossier................................................................................................................................84
Quitter l'application..............................................................................................................................85
VENTES ...........................................................................................................................................86
Ventes - Démarrer une tâche ................................................................................................................86
DOCUMENTS DE VENTE ..................................................................................................................87
Documents de vente - Fenêtre principale de navigation............................................................................87
Actions spécifiques............................................................................................................................87
Devis .................................................................................................................................................89
L'entête ........................................................................................................................................89
Le corps........................................................................................................................................89
Le pied .........................................................................................................................................89
Les autres onglets..........................................................................................................................89
Les actions d'un devis.....................................................................................................................90
Commandes de vente...........................................................................................................................91
L'entête de la commande ................................................................................................................91
Le corps de la commande................................................................................................................91
Le pied de la commande .................................................................................................................91
Les autres onglets..........................................................................................................................91
Les actions d'une commande...........................................................................................................91
Bons de livraison .................................................................................................................................93
L'entête du bon de livraison.............................................................................................................93
Le corps du bon de livraison ............................................................................................................93
Le pied du bon de livraison..............................................................................................................93
Les autres onglets..........................................................................................................................93
Les actions d'un bon de livraison......................................................................................................93
Bons de retour ....................................................................................................................................95
L'entête du bon de retour................................................................................................................95
Le corps du bon de retour ...............................................................................................................95
Le pied du bon de retour.................................................................................................................95
Les autres onglets..........................................................................................................................95
Les actions d'un bon de retour .........................................................................................................95
Factures .............................................................................................................................................97
L'entête de la facture......................................................................................................................97
Le corps de la facture .....................................................................................................................97
Le pied de la facture.......................................................................................................................97
Les autres onglets..........................................................................................................................97
Les actions d'une facture.................................................................................................................97
Avoirs ................................................................................................................................................99
L'entête de l'avoir ..........................................................................................................................99
EBP Gestion Commerciale 2010
vi
Le corps de l'avoir ..........................................................................................................................99
Le pied de l'avoir............................................................................................................................99
Les autres onglets..........................................................................................................................99
Les actions d'un avoir .....................................................................................................................99
Factures d'acompte............................................................................................................................ 101
L'entête de la facture d'acompte .................................................................................................... 101
Le corps de la facture d'acompte.................................................................................................... 101
Les autres onglets........................................................................................................................ 101
Les actions d'une facture d'acompte ............................................................................................... 101
Avoirs d'acompte............................................................................................................................... 102
L'entête de l'avoir d'acompte ......................................................................................................... 102
Le corps de l'avoir d'acompte ........................................................................................................ 102
Les autres onglets........................................................................................................................ 102
Les actions d'un avoir d'acompte.................................................................................................... 102
TRAITEMENTS... .......................................................................................................................... 104
Dupliquer un document ...................................................................................................................... 104
Préparation à la copie de document................................................................................................... 104
Traitement de la duplication............................................................................................................. 104
Conséquences de la duplication ........................................................................................................ 104
Regrouper les documents ................................................................................................................... 105
Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 105
Depuis la liste des documents........................................................................................................ 105
Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 105
Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 105
1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 105
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 105
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 106
4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 106
Lancement du regroupement......................................................................................................... 107
Conséquences du regroupement....................................................................................................... 107
Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 107
Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 107
Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 107
Supprimer un document..................................................................................................................... 108
Conséquences de la suppression d'un document................................................................................. 108
Transférer un document ..................................................................................................................... 109
Préparation du transfert................................................................................................................... 109
Fenêtre de transfert ........................................................................................................................ 109
Conséquences du transfert............................................................................................................... 109
Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 110
Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 110
Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 110
CLIENTS ..................................................................................................................................... 111
Clients / Prospects - Fenêtre principale de navigation............................................................................. 111
Clients / Prospects ............................................................................................................................. 112
Statistiques....................................................................................................................................... 114
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)......................................................................... 114
L'onglet Données ............................................................................................................................ 114
L'onglet Graphique.......................................................................................................................... 115
Familles de tiers ................................................................................................................................ 116
Historique Clients/Articles................................................................................................................... 117
Historique par documents ................................................................................................................ 117
Filtres......................................................................................................................................... 117
Lignes de document ..................................................................................................................... 117
Historique par Articles ..................................................................................................................... 117
Filtres......................................................................................................................................... 118
Lignes articles ............................................................................................................................. 118
COMMERCIAUX............................................................................................................................ 119
Commercial ...................................................................................................................................... 119
Onglet Coordonnées........................................................................................................................ 119
Adresse ...................................................................................................................................... 119
Contact....................................................................................................................................... 120
Onglet Barèmes.............................................................................................................................. 120
Onglet Notes .................................................................................................................................. 120
Familles commerciaux........................................................................................................................ 121
Barèmes........................................................................................................................................... 122
Entête ........................................................................................................................................... 122
Onglets.......................................................................................................................................... 122
Commissions..................................................................................................................................... 124
Les filtres....................................................................................................................................... 124
Liste des commissions ..................................................................................................................... 124
Les actions..................................................................................................................................... 124
Table des matières
vii
RÈGLEMENTS .............................................................................................................................. 125
Échéancier ........................................................................................................................................ 125
Les onglets .................................................................................................................................... 125
Les filtres....................................................................................................................................... 125
Les actions..................................................................................................................................... 126
Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 127
Les onglets .................................................................................................................................... 127
Les filtres....................................................................................................................................... 127
Les actions..................................................................................................................................... 127
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 129
Catégories ..................................................................................................................................... 129
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 129
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 129
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 129
RÈGLEMENTS ................................................................................................................................. 130
Règlements - Démarrer une tâche ....................................................................................................... 130
CLIENTS ..................................................................................................................................... 131
Échéancier ........................................................................................................................................ 131
Les onglets .................................................................................................................................... 131
Les filtres....................................................................................................................................... 131
Les actions..................................................................................................................................... 132
Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 133
Les onglets .................................................................................................................................... 133
Les filtres....................................................................................................................................... 133
Les actions..................................................................................................................................... 133
FOURNISSEURS........................................................................................................................... 135
Échéancier ........................................................................................................................................ 135
Les onglets .................................................................................................................................... 135
Les filtres....................................................................................................................................... 135
Les actions..................................................................................................................................... 136
Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 137
Les onglets .................................................................................................................................... 137
Les filtres....................................................................................................................................... 137
Les actions..................................................................................................................................... 137
DONNÉES.................................................................................................................................... 139
Banque ............................................................................................................................................ 139
Onglet Adresse ............................................................................................................................... 139
Adresse ...................................................................................................................................... 139
Contact....................................................................................................................................... 140
Onglet Comptabilité ........................................................................................................................ 140
Onglet Notes .................................................................................................................................. 140
Moyens de paiement.......................................................................................................................... 141
Modes de règlement........................................................................................................................... 142
Onglet détail .................................................................................................................................. 142
Création des lignes....................................................................................................................... 142
Test des lignes créées................................................................................................................... 142
Les actions possibles dans la liste................................................................................................... 143
Onglet Notes .................................................................................................................................. 143
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 144
Catégories ..................................................................................................................................... 144
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 144
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 144
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 144
ACHATS......................................................................................................................................... 145
Achats - Démarrer une tâche .............................................................................................................. 145
DOCUMENTS D'ACHAT.................................................................................................................. 146
Documents d'achat - Fenêtre principale de navigation............................................................................ 146
Actions spécifiques.......................................................................................................................... 146
Demandes de prix.............................................................................................................................. 148
Le corps...................................................................................................................................... 148
Le pied ....................................................................................................................................... 148
Les autres onglets........................................................................................................................ 148
Les actions d'une demande de prix................................................................................................. 148
Commande d'achat............................................................................................................................ 150
L'entête de la commande .............................................................................................................. 150
Le corps de la commande.............................................................................................................. 150
Le pied de la commande ............................................................................................................... 150
Les autres onglets........................................................................................................................ 150
Les actions d'une commande......................................................................................................... 150
Bon de réception ............................................................................................................................... 152
L'entête du bon de réception ......................................................................................................... 152
Le corps du bon de réception......................................................................................................... 152
EBP Gestion Commerciale 2010
viii
Le pied du bon de réception .......................................................................................................... 152
Les autres onglets........................................................................................................................ 152
Les actions d'un bon de réception .................................................................................................. 152
Bon de retour d'achat......................................................................................................................... 154
L'entête du bon de retour.............................................................................................................. 154
Le corps du bon de retour ............................................................................................................. 154
Le pied du bon de retour............................................................................................................... 154
Les autres onglets........................................................................................................................ 154
Les actions d'un bon de retour ....................................................................................................... 154
Facture d'achat ................................................................................................................................. 156
L'entête de la facture.................................................................................................................... 156
Le corps de la facture ................................................................................................................... 156
Le pied de la facture..................................................................................................................... 156
Les autres onglets........................................................................................................................ 156
Les actions d'une facture............................................................................................................... 156
Avoir d'achat..................................................................................................................................... 158
L'entête de l'avoir ........................................................................................................................ 158
Le corps de l'avoir ........................................................................................................................ 158
Le pied de l'avoir.......................................................................................................................... 158
Les autres onglets........................................................................................................................ 158
Les actions d'un avoir ................................................................................................................... 158
Factures d'acompte............................................................................................................................ 160
L'entête de la facture d'acompte .................................................................................................... 160
Le corps de la facture d'acompte.................................................................................................... 160
Les autres onglets........................................................................................................................ 160
Les actions d'une facture d'acompte ............................................................................................... 160
Avoirs d'acompte............................................................................................................................... 161
L'entête de l'avoir d'acompte ......................................................................................................... 161
Le corps de l'avoir d'acompte ........................................................................................................ 161
Les autres onglets........................................................................................................................ 161
Les actions d'un avoir d'acompte.................................................................................................... 161
TRAITEMENTS... .......................................................................................................................... 163
Dupliquer un document ...................................................................................................................... 163
Préparation à la copie de document................................................................................................... 163
Traitement de la duplication............................................................................................................. 163
Conséquences de la duplication ........................................................................................................ 163
Regrouper les documents ................................................................................................................... 164
Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 164
Depuis la liste des documents........................................................................................................ 164
Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 164
Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 164
1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 164
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 164
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 165
4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 165
Lancement du regroupement......................................................................................................... 166
Conséquences du regroupement....................................................................................................... 166
Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 166
Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 166
Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 166
Supprimer un document..................................................................................................................... 167
Conséquences de la suppression d'un document................................................................................. 167
Transférer un document ..................................................................................................................... 168
Préparation du transfert................................................................................................................... 168
Fenêtre de transfert ........................................................................................................................ 168
Conséquences du transfert............................................................................................................... 168
Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 169
Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 169
Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 169
FOURNISSEURS........................................................................................................................... 170
Fournisseurs - Fenêtre principale de navigation ..................................................................................... 170
Fournisseurs ..................................................................................................................................... 171
Statistiques....................................................................................................................................... 173
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)......................................................................... 173
L'onglet Données ............................................................................................................................ 173
L'onglet Graphique.......................................................................................................................... 174
Familles de tiers ................................................................................................................................ 175
Historique Fournisseurs/Articles........................................................................................................... 176
Historique par documents ................................................................................................................ 176
Filtres......................................................................................................................................... 176
Lignes de document ..................................................................................................................... 176
Historique par Articles ..................................................................................................................... 176
Table des matières
ix
Filtres......................................................................................................................................... 176
Lignes articles ............................................................................................................................. 177
RÈGLEMENTS .............................................................................................................................. 178
Échéancier ........................................................................................................................................ 178
Les onglets .................................................................................................................................... 178
Les filtres....................................................................................................................................... 178
Les actions..................................................................................................................................... 179
Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 180
Les onglets .................................................................................................................................... 180
Les filtres....................................................................................................................................... 180
Les actions..................................................................................................................................... 180
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 182
Catégories ..................................................................................................................................... 182
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 182
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 182
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 182
ARTICLES ...................................................................................................................................... 183
Articles - Démarrer une tâche ............................................................................................................. 183
ARTICLES.................................................................................................................................... 184
Articles - Fenêtre principale de navigation............................................................................................. 184
Article .............................................................................................................................................. 185
Familles articles................................................................................................................................. 186
Historique Clients/Articles................................................................................................................... 187
Historique par documents ................................................................................................................ 187
Filtres......................................................................................................................................... 187
Lignes de document ..................................................................................................................... 187
Historique par Articles ..................................................................................................................... 187
Filtres......................................................................................................................................... 188
Lignes articles ............................................................................................................................. 188
Statistiques....................................................................................................................................... 189
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)......................................................................... 189
L'onglet Données ............................................................................................................................ 189
L'onglet Graphique.......................................................................................................................... 190
STOCK........................................................................................................................................ 191
Bons de stock ................................................................................................................................... 191
Bons de stock ................................................................................................................................... 192
Assistant d'inventaires ....................................................................................................................... 193
Bienvenue...................................................................................................................................... 193
Préparation des données d'inventaire ................................................................................................ 193
Classement des données préparées................................................................................................... 193
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 194
Feuille d'inventaire............................................................................................................................. 195
Entête ........................................................................................................................................... 195
Onglets.......................................................................................................................................... 195
Actions .......................................................................................................................................... 196
Stock - Fenêtre principale de navigation ............................................................................................... 197
Mouvements de stock......................................................................................................................... 198
Filtres............................................................................................................................................ 198
Lignes de mouvement ..................................................................................................................... 198
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 200
Catégories ..................................................................................................................................... 200
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 200
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 200
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 200
OPÉRATIONS.................................................................................................................................. 201
Opérations - Démarrer une tâche ........................................................................................................ 201
Documents de vente..................................................................................................................... 202
Regrouper les documents ................................................................................................................... 202
Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 202
Depuis la liste des documents........................................................................................................ 202
Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 202
Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 202
1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 202
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 202
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 203
4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 203
Lancement du regroupement......................................................................................................... 204
Conséquences du regroupement....................................................................................................... 204
Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 204
Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 204
Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 204
Livraison de commandes .................................................................................................................... 205
EBP Gestion Commerciale 2010
x
Les filtres....................................................................................................................................... 205
Pièce à générer............................................................................................................................... 205
Commandes................................................................................................................................... 206
Conséquences de la livraison............................................................................................................ 206
Documents d'achat....................................................................................................................... 208
Regrouper les documents ................................................................................................................... 208
Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 208
Depuis la liste des documents........................................................................................................ 208
Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 208
Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 208
1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 208
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 208
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 209
4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 209
Lancement du regroupement......................................................................................................... 210
Conséquences du regroupement....................................................................................................... 210
Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 210
Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 210
Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 210
Réception de commandes ................................................................................................................... 211
Les filtres....................................................................................................................................... 211
Pièce à générer............................................................................................................................... 211
Commandes................................................................................................................................... 211
Conséquences de la réception .......................................................................................................... 212
Transfert en comptabilité .............................................................................................................. 213
Le Transfert Comptable ...................................................................................................................... 213
Historique des transferts comptables.................................................................................................... 214
Entête ........................................................................................................................................... 214
Pièces transférées........................................................................................................................... 214
Détail des traitements ..................................................................................................................... 214
Actions .......................................................................................................................................... 214
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 215
Catégories ..................................................................................................................................... 215
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 215
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 215
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 215
PARAMÈTRES ................................................................................................................................. 216
Paramètres - Démarrer une tâche........................................................................................................ 216
TAXES ........................................................................................................................................ 217
Taux de TVA ..................................................................................................................................... 217
Onglet Comptabilité ........................................................................................................................ 217
Onglet Notes .................................................................................................................................. 218
Types de TVA.................................................................................................................................... 219
Territorialités .................................................................................................................................... 220
Barème Eco-contribution .................................................................................................................... 221
DIVERS....................................................................................................................................... 222
Civilités ............................................................................................................................................ 222
Contacts........................................................................................................................................... 223
Entête ........................................................................................................................................... 223
Contact....................................................................................................................................... 223
Tiers........................................................................................................................................... 223
Onglets.......................................................................................................................................... 224
Adresse et Autre adresse .............................................................................................................. 224
Notes ......................................................................................................................................... 225
Codes postaux .................................................................................................................................. 226
Les actions des codes postaux ....................................................................................................... 226
Départements ................................................................................................................................... 227
Pays................................................................................................................................................. 228
Codes NAF........................................................................................................................................ 229
Secteurs géographiques ..................................................................................................................... 230
Localisation....................................................................................................................................... 231
Unités .............................................................................................................................................. 232
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 233
Catégories ..................................................................................................................................... 233
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 233
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 233
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 233
SOCIETE..................................................................................................................................... 234
Options - Coordonnées....................................................................................................................... 234
Identification.................................................................................................................................. 234
Adresse de la société....................................................................................................................... 234
Autres informations......................................................................................................................... 235
Table des matières
xi
Options - Identification....................................................................................................................... 236
Informations administratives............................................................................................................ 236
Informations TVA............................................................................................................................ 236
Options - Logo .................................................................................................................................. 238
Options - Expert- Cabinet ................................................................................................................... 239
Cabinet.......................................................................................................................................... 239
Identification ............................................................................................................................... 239
Adresse du cabinet....................................................................................................................... 239
Options - Expert - Contacts................................................................................................................. 241
Contacts ........................................................................................................................................ 241
Expert Comptable ........................................................................................................................ 241
Collaborateur............................................................................................................................... 241
Options - Options comptables - Méthode de comptabilisation .................................................................. 242
Options - Options comptables - Tiers.................................................................................................... 243
Clients........................................................................................................................................... 243
Fournisseurs .................................................................................................................................. 243
Options - Options comptables - Libellé des écritures .............................................................................. 244
Macro............................................................................................................................................ 244
Ventes et achats............................................................................................................................. 244
Règlements.................................................................................................................................... 244
Stock ............................................................................................................................................ 244
Options - Options comptables - Stock................................................................................................... 246
Options - Options comptables - Journaux et comptes divers.................................................................... 247
Journaux ....................................................................................................................................... 247
Tiers ............................................................................................................................................. 247
Règlements.................................................................................................................................... 247
Remises......................................................................................................................................... 247
Options - Numérotation...................................................................................................................... 249
Ventes........................................................................................................................................... 249
Achats........................................................................................................................................... 250
Stocks ........................................................................................................................................... 250
Autres ........................................................................................................................................... 250
Options - Articles............................................................................................................................... 252
Options - Documents de vente - Options générales................................................................................ 253
Gestion des messages ..................................................................................................................... 253
Options - Documents de vente - Devis ................................................................................................. 254
Etat Accepté................................................................................................................................... 254
États des devis ............................................................................................................................... 254
Options - Documents de vente - Mentions légales des devis.................................................................... 255
Options - Documents de vente - Mentions légales des factures................................................................ 256
Options - Règlements......................................................................................................................... 257
Options - Documents de stock - Options générales ................................................................................ 258
Options - Paramétrages...................................................................................................................... 259
Décimales...................................................................................................................................... 259
Devise........................................................................................................................................... 259
Codes alpha-numériques ................................................................................................................. 259
Transfert de documents................................................................................................................... 260
Options - Général .............................................................................................................................. 261
Police par défaut............................................................................................................................. 261
Options - Mot de passe utilisateur........................................................................................................ 262
Création du mot de passe ................................................................................................................ 262
Changer un mot de passe ................................................................................................................ 262
Suppression du mot de passe........................................................................................................... 262
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 263
Catégories ..................................................................................................................................... 263
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 263
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 263
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 263
OUTILS.......................................................................................................................................... 264
Sauvegarde rapide............................................................................................................................. 264
Sauvegarde ...................................................................................................................................... 265
Bienvenue...................................................................................................................................... 265
Choix des informations à inclure dans la sauvegarde ........................................................................... 265
Choix de la destination de la sauvegarde ........................................................................................... 265
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 265
Restauration ..................................................................................................................................... 266
Bienvenue...................................................................................................................................... 266
Sélection de la sauvegarde à restaurer .............................................................................................. 266
Choix des informations à inclure dans la restauration .......................................................................... 266
Choix de la destination de la restauration .......................................................................................... 266
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 266
Historique de sauvegarde ................................................................................................................... 267
EBP Gestion Commerciale 2010
xii
Sauvegarde en ligne .......................................................................................................................... 268
Imports paramétrables....................................................................................................................... 269
Destination source de l'import .......................................................................................................... 269
Codage du fichier............................................................................................................................ 269
Délimités : Champs séparés par des caractères .................................................................................. 269
Association des champs de la table avec les champs du fichier ............................................................. 269
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 270
Traitement de l'import..................................................................................................................... 270
Import de données ............................................................................................................................ 271
Format des fichiers ......................................................................................................................... 271
Sélection du fichier à importer.......................................................................................................... 271
Aperçu du fichier ............................................................................................................................ 272
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 272
Traitement de l'import..................................................................................................................... 272
Export de données............................................................................................................................. 273
Format des fichiers ......................................................................................................................... 273
Structure des fichiers exportés ......................................................................................................... 273
Sélection du fichier à exporter .......................................................................................................... 273
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 273
Traitement de l'export..................................................................................................................... 273
Export art L 215-3 ............................................................................................................................. 275
Type de données ............................................................................................................................ 275
Emplacement du fichier d'export et Format du fichier .......................................................................... 275
Sélection du type de données........................................................................................................... 275
Editeur de requêtes......................................................................................................................... 275
Aperçu des données ........................................................................................................................ 275
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 275
Traitement de l'export..................................................................................................................... 275
Assistant de maintenance des données................................................................................................. 276
Bienvenue...................................................................................................................................... 276
Choix du dossier ............................................................................................................................. 276
Opérations de maintenance à effectuer.............................................................................................. 276
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 276
Traitement de la maintenance .......................................................................................................... 277
Supprimer un dossier ......................................................................................................................... 278
Bienvenue...................................................................................................................................... 278
Choix du raccourci vers le dossier à supprimer ................................................................................... 278
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 278
Import/Export de la configuration........................................................................................................ 279
Bienvenue...................................................................................................................................... 279
Choix de l'opération à effectuer ........................................................................................................ 279
Emplacement du fichier ................................................................................................................... 279
Eléments à traiter ........................................................................................................................... 279
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 279
Archivage ......................................................................................................................................... 280
Traitement de l'archivage ................................................................................................................ 280
Bienvenue................................................................................................................................... 280
Choix du dossier .......................................................................................................................... 280
Résumé des paramètres ............................................................................................................... 280
Format du fichier d'archive............................................................................................................... 280
Journal des événements ..................................................................................................................... 281
Onglet "Rupture" de continuité des documents de vente ...................................................................... 281
Onglet TVA intracommunautaire ....................................................................................................... 281
Onglet Suppression......................................................................................................................... 281
Onglet Dévalidation d'inventaire ....................................................................................................... 282
Onglet Changement de code ............................................................................................................ 282
Onglet Dévalidation d'une facture ou un avoir de vente ou achat .......................................................... 282
OPTIONS .................................................................................................................................... 283
Options - Services Internet................................................................................................................. 283
Proxy HTTP / FTP............................................................................................................................ 283
Sauvegarde en ligne........................................................................................................................ 283
INFORMATIONS SOCIÉTÉ ................................................................................................................... 285
Assistance technique.......................................................................................................................... 285
Nous contacter .................................................................................................................................. 286
Glossaire .......................................................................................................................................... 287
Index ............................................................................................................................................... 289
1
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Compta & Gestion Commerciale Classic et donne
toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 ou le bouton Aide pour une aide directe sur un écran précis,
Le menu ? - Aide + Nom du module ouvert, pour obtenir une aide générale. Elle est composée d’un
Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui
génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
3
Convention d'utilisation d'EBP
Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de
Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins
personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser
transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel
ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur
son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un
réseau local ou via Internet en mode "terminal server" (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte »
ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou
réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP.
Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les
progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à
aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime
opportunes.
Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 )
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale
sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la
commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont
disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa
commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire
métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas
exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la
mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du
produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution
commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et
automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par
Internet.
Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations
relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à
fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait
rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution
des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont
disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté
technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire,
le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour
l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP
ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne
gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des
systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière
significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le
fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par
EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue
responsable en cas de perte de données.
Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel,
au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation
particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur.
En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat.
La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite
EBP Gestion Commerciale 2010
4
y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En
outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat
d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir
une telle disponibilité.
Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison
de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes
d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par
EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses
fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un
fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de
fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront
responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice
dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses
fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le
CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat
d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un
test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien
passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un
distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors
que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément
à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux
données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Version 2.1 Mai 2009
5
Présentation de l'aide
La fenêtre d'aide se compose de deux parties : l'arborescence et les pages.
L'arborescence
Sur la partie gauche, vous trouverez tous les chapitres et pages auxquelles vous pourrez accéder.
Les différents chapitres se reconnaissent grâce au petit "Livre" qui apparaît devant le titre du chapitre. Vous
pouvez cliquer dessus à l'aide de la souris pour faire apparaître son contenu.
Remarque
Un chapitre peut contenir plusieurs autres chapitres.
Le guide d'utilisation vous permet de connaître les différentes étapes à suivre pour vous familiariser avec le
logiciel, mettre en place votre dossier, et savoir quelles sont les possibilités offertes par EBP Gestion
Commerciale Open Line TM .
L'aide contient également le manuel de référence. Il référence des pages, qui se réfèrent à des écrans précis
dans le logiciel. Ce sont ces pages qui apparaissent lorsque vous utilisez la touche F1 dans le programme.
L'arborescence de la partie "Manuel" reflète l'arborescence de la barre de navigation dans le logiciel (Ventes,
Règlements, Articles, Opérations, Paramètres).
Vous disposez également d'un glossaire qui référence les définitions des termes les plus couramment utilisés
dans le logiciel.
Les pages
Les pages sont caractérisées par un petit icône avec un point d'interrogation dans l'arborescence.
Pour afficher le contenu d'une page, il suffit de cliquer à l'aide de la souris sur le titre de la page.
Son contenu s'affiche alors dans la partie droite de votre fenêtre d'aide.
Dans ces pages, vous trouverez :
Champs obligatoires
Les champs, dont la saisie est obligatoire pour la validation d'une fiche, seront matérialisés par une * derrière
le champ.
Des liens vers d'autres pages
Les mots soulignés en bleu sont des liens qui vous renvoient vers d'autres pages. Vous pouvez y accéder en
cliquant dessus avec la souris et revenir ensuite à la page précédente en utilisant l'option "Précédent" du menu
contextuel.
Devant les termes les plus couramment utilisés, vous aurez l'icône permettant d'accéder à la définition de
ce terme.
Vous pouvez également accéder aux définitions des termes couramment utilisés par le Glossaire.
Des remarques, astuces, exemples, règles de calcul et avertissements.
Vous pouvez les reconnaître facilement car elles apparaissent toujours de la même façon :
Exemple... Remarque
Exemple...Astuce
Exemple...Exemples...
Exemple...Règles de calcul
Exemple...Avertissement
EBP Gestion Commerciale 2010
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Le fichier d'aide doit évoluer et s'étoffer au fur et à mesure des versions du logiciel. Si des éléments vous
manquent, n'hésitez pas à nous le faire savoir !
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MISE EN ROUTE
Configuration minimale requise
La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante :
Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
Mémoire : 1 Go
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
Espace disque libre : 1.5 Go
Systèmes d'exploitation supportés :
o Windows XP SP2
o Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits,
o Windows 7 32 bits & 64 bits
Windows XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition préalablement à
l’installation du logiciel.
EBP Gestion Commerciale 2010
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Installation
Lors de l'installation, la présence des composants ci-dessous est vérifiée :
Windows installer 3.1
Internet Explorer 6.0 SP1
Framework 2.0 SP1
S'ils ne sont pas présents sur le poste, ils sont automatiquement installés lors de la procédure.
SQL Server 2005 est également installé avec une instance "ebp".
L'instance"ebp" permet de réaliser des créations de dossiers, sauvegarde et restauration simplifiées.
Ensuite, les éléments composant l'intégré sont installés.
MISE EN ROUTE
9
Le dossier de démonstration
Accès : Menu Fichier / Ouvrir
Le dossier Démonstration vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel.
De ce fait, nous vous conseillons vivement d'ouvrir le dossier afin de vous familiariser avec le logiciel avant de
créer votre propre dossier-société.
A l'ouverture du dossier de démonstration, une page d'accueil apparaît affichant une synthèse de l'activité
(tableau de bord).
EBP Gestion Commerciale 2010
10
Activation du logiciel
Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP Compta & Gestion Commerciale Classic . Pour pouvoir
utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d'activation qui est fourni par
Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que vous
pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours.
Au delà, le logiciel passe en version limitée en nombre de données : 20 articles, 20 documents, 100 écritures
comptables et les impressions porteront la mention "Démonstration". Après cette limite, vous devrez saisir
votre code d'activation pour ouvrir votre dossier.
Comment obtenir le code d'activation ?
Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Activer votre logiciel).
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se fera
automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Vous n’aurez ensuite qu’à suivre les
instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement
vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel.
Introduction du code d'activation manuellement
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La fenêtre
d'activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes :
x La Clé PC
Elle est renseignée automatiquement et est indispensable pour l'activation de votre logiciel.
x Le nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en respectant
la même syntaxe (points, majuscules).
x La licence
Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d’Utilisation" joint à la boîte du
logiciel.
x Clé Web
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre
autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
x Le code d’activation
Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espace ni point, qu’EBP vous a
communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK.
Un message d'avertissement apparaît :
x Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel correspond ce
code.
x Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas,
vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel.
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INFORMATIONS GÉNÉRALES
Interface
EBP Compta & Gestion Commerciale Classic évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur.
Ainsi, les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre environnement de
travail quotidien :
x Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter.
x Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple
clic sur les icônes.
x Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données.
x Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :
Le nom du dossier :
Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier,
Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre
d'enregistrements).
L'icône EBP :
Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP.
Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrements
total sont affichés.
Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état
sera 2/20.
x Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches
(avec les tris, filtres, colonnes, etc...)
x Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie.
x Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.).
EBP Gestion Commerciale 2010
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Présentation du volet de navigation
Le volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de se déplacer rapidement entre les données.
Il est composé de 3 parties :
5 menus,
une barre de navigation qui contient les fonctions associées à chaque menu,
une barre de tâches qui contient les actions possibles pour chaque fonction.
Les menus et fonctions associées sont également disponibles à partir de la barre de menus située en haut
de l'application (Fichier, édition, affichage...)
Il est possible de réduire << ou agrandir >> la barre de navigation.
En mode réduit, il vous suffit de cliquer ensuite à l’intérieur du bandeau, cela ouvre le contenu du volet de
navigation.
La nouvelle configuration de la barre sera sauvegardée à la fermeture de l'application.
Détail des menus et fonctions associées
Ventes : Démarrer une tâche, Documents de vente, Clients (Fiche, Contact, Statistiques, Famille,
Historique), Commerciaux (Fiche, Famille, Barèmes, Commissions), Règlements, Échéancier, , Impressions ;
Règlements : Démarrer une tâche, Clients (Règlements, Échéancier, ), Fournisseurs (Règlements,
Échéancier), Données (Banques, Moyens de paiement, Modes de règlement) , Impressions ;
Achats : Démarrer une tâche, Documents d'achat, Fournisseurs (Fiche, Contact, Statistiques, Famille,
Historique), Règlements, Échéancier, Impressions ;
Articles : Démarrer une tâche, Documents de stock (Bons de stock, Inventaire, Mouvements de stock),
Articles (Fiche, Famille, Statistiques, Historique clients, Historique fournisseursTarifs (Tarifs et promotions,
Catégories tarifaire), Impressions ;
Opérations : Démarrer une tâche, Documents de vente (Regrouper les documents, Livraison de
commandes), Documents d'achat (Regrouper les documents, Réception de commandes), Transfert en
comptabilité, Impressions;
Paramètres : Démarrer une tâche, Taxes (TVA, Territorialité, barèmes eco-contribution), Divers (Civilités,
Contact, Codes postaux, Départements, Pays, Codes NAF, Frais de port, Secteurs géographiques, Unités, ),
Stock (Localisation, Dépôt), Impressions.
Pour chaque menu, vous disposez en début de détail d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette
entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu.
En bas du volet de navigation, en cliquant sur l'icone >>, vous avez la possibilité de déplacer les menus en
icônes grace à l'option "Afficher moins de boutons". Ainsi, vous n'aurez plus d'ascenseur dans les fonctions
associées de chaque menu.
INFORMATIONS GÉNÉRALES
13
Les Actions
Les Actions sont accessibles à partir :
de la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation,
du menu contextuel (clic droit) des fenêtres principales de navigation,
du menu Actions de la barre de menus des fiches.
Les actions varient en fonction de la fenêtre principale de navigation ou de la fiche affichée.
EBP Gestion Commerciale 2010
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LES MASQUES DE SAISIE
Les champs de saisie
Afin de faciliter l'utilisation du logiciel, des champs de saisie ayant des caractéristiques particulières sont
proposés :
x Ouvre la fiche de la donnée sélectionnée dans la zone.
x Ouvre la liste des données.
Raccourci clavier [F4]
x Ouvre une liste déroulante ou un calendrier.
Raccourci clavier [Flèche basse]
x Zone de texte simple : Permet de saisir du texte (ex : zone Désignation d’une fiche article).
x Pour une zone multi-lignes (exemple : Notes), utilisez les touches suivantes :
o [Entrée] pour passer à la ligne suivante.
o [Ctrl] + [flèche biai] et [Ctrl]+[Fin] pour accéder au début et à la fin du texte saisi.
o [flèche biai] et [Fin] pour accéder au début et à la fin de la ligne.
x Les champs inaccessibles sont grisés.
INFORMATIONS GÉNÉRALES
15
Liste déroulante
La liste déroulante est disponible à partir des champs de saisie contenant l'icône .
Elle permet d'afficher la liste des données d'une table.
- Champ "Code Client" en entête de document
- Champ "Pays" dans les parties Adresses
- Champ "Article" dans le corps du document ...
Ouverture de la liste
Une liste peut être ouverte par :
la touche [F4],
l'icône ,
la touche [Flèche basse] du clavier.
Sélection des données
La sélection des données s'effectue soit :
par un clic dans la case à cocher située en première position dans la liste déroulante,
par un clic n'importe où sur une des lignes de la liste déroulante,
puis la touche [Entrée] ou bouton Sélectionner.
Elle peut également s'effectuer par la saisie de tout ou une partie du code ou libellé de la donnée souhaitée. La
liste s'ouvre alors et se filtre sur la 1ere ligne correspondante à la saisie.
Cette sélection peut être :
mono : sélection d'une seule donnée
choix d'un code client en entête de document
ou
multi : sélection de plusieurs données
choix de plusieurs articles dans le corps d'un document
Si la saisie effectuée ne correspond pas à une donnée existante, la liste déroulante s'affiche mais elle est
"vide".
Fonctions de la liste
La liste déroulante contient les fonctions suivantes :
Sélectionner
Ce bouton et la touche [Entrée] permettent de valider la sélection des données.
Fermer
Ce bouton et la touche [F4] permettent de fermer la liste sans sélectionner de données.
Ajouter
Ce bouton et la touche [Inser] permettent d'ouvrir une nouvelle fiche de données.
Modifier
Ce bouton et la touche [F2] sont disponibles uniquement si au moins une donnée est cochée dans la liste.
Ils permettent d'ouvrir une fiche de données existante en mode modification.
Rafraîchir
Ce bouton et la touche [F5] permettent de mettre à jour la liste déroulante.
Si vous sélectionnez plusieurs lignes de données puis demandez à Rafraîchir, la sélection des données est
annulée.
Sélection d'une Vue
Cette liste permet de changer l'affichage de la liste.
Éditeur de vue
La sélection de ce bouton permet de réaliser une nouvelle vue des données.
EBP Gestion Commerciale 2010
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La barre d'outils des textes enrichis
Dans tous les champs de type texte enrichi (dans les descriptions Articles, dans vos documents, dans l'onglet
Notes disponible dans toutes les fiches etc...), vous avez la possibilité d'appliquer aux textes différents
attributs :
Police
Sélectionnez dans la liste déroulante la police à appliquer sur le texte sélectionné.
Nombre de caractères
Indiquez la taille de la police à appliquer sur le texte sélectionné.
Gras
Cliquez sur cet icône pour mettre en gras le texte sélectionné.
Italique
Cliquez sur cet icône pour mettre en italique le texte sélectionné.
Souligné
Cliquez sur cet icône pour souligner le texte sélectionné.
Barré
Cliquez sur cet icône pour barrer le texte sélectionné.
Aligné à gauche
Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la gauche.
Centré
Cliquez sur cet icône pour centrer le texte sélectionné.
Aligné à droite
Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la droite.
Justifié
Cliquez sur cet icône pour justifier le texte sélectionné (toutes les lignes sont alignées à droite comme à
gauche).
Puce
Cliquez sur cet icône pour afficher le texte sélectionné sous forme de paragraphe commençant par une puce.
Diminuer le retrait
Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la gauche (aligne le texte sur le précédent texte
positionné vers la gauche).
Augmenter le retrait
Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la droite (aligne le texte sur le précédent texte
positionné vers la droite).
Couleur de police
Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte à saisir.
Couleur de sur-lignage
Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte sélectionné.
Annuler
Cliquez sur cet icône pour annuler les dernières saisies, modifications réalisées.
Refaire
Cliquez sur cet icône pour remettre les dernières saisies, modifications réalisées.
Orthographe
Cliquez sur cet icône pour vérifier l'orthographe du texte saisi.
Les mots contenant des fautes seront automatiquement soulignés en rouge.
Un dictionnaire est livré avec le correcteur orthographique. Des mots synonymes à ceux saisis vous seront
proposés pour corriger les mots sur lesquels des erreurs ont été saisies. Vous pouvez donc choisir parmi les
synonymes proposés, ou bien ressaisir directement le bon mot, ou encore choisir d'ignorer la correction et
ajouter le mot à votre dictionnaire (afin que celui-ci ne soit plus souligné lors de la prochaine saisie).
INFORMATIONS GÉNÉRALES
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Barres d'outils du corps des documents
Dans le corps d'un document, vous disposez d'une barre d'outils avec de nombreuses fonctions :
Insérer
Ce bouton permet d'insérer une ligne au dessus de la ligne ou vous êtes positionné.
Par la flèche à droite sur le bouton, vous avez la possibilité d'insérer :
o une ligne article de type Bien
o une ligne article de type Service
o un texte
o un Saut de page
Il permet d'insérer un saut de page. Lors de l'impression, ce saut de page vous permettra d'avoir un
imprimé sur 2 pages.
o un Sous total
Il permet d'insérer un sous total contenant la somme des articles précédents cette ligne.
Le sous total est disponible uniquement pour les documents de vente.
Supprimer
Ce bouton permet de supprimer la ligne sélectionnée.
Editer les Vues
Permet d'avoir un affichage personnalisé de la grille de saisie.
Saisissez le nom de la nouvelle vue puis sélectionner les colonnes que vous souhaitez, la position et la taille de
chacune de celles-ci.
Monter/Descendre
Ces boutons permettent de modifier la position des lignes.
Couper/Copier/Coller
Ces boutons permettent de modifier des données par un couper ou copier et un coller.
Dans un même document ou dans un autre de même type ou pas.
Générer l'article
Ce bouton permet de créer automatiquement une nouvelle fiche article dans la base articles.
L'article généré contiendra les informations suivantes :
o Code
Si l'utilisation des compteurs est sélectionnée, le code sera celui défini par le compteur.
Sinon, le code sera celui saisi dans le document de vente.
o Libellé
Le libellé sera le texte saisi dans la zone description du document.
o Type
Le type sera celui sélectionné lors de l'insertion de l'article dans le document.
Pour les documents de stock, l'article est obligatoirement de type "Bien".
Rappel : Il n'y a pas de gestion de stock pour les articles de type "service".
o Description commerciale
La description commerciale sera le texte saisi dans la zone description du document.
o Prix de revient
Le prix de revient sera la valeur unitaire saisie dans le document.
o Quantité par défaut
La quantité par défaut sera 1.
Quelque soit la quantité saisie dans le document avant la demande de génération de l'article, la
quantité par défaut sur la nouvelle fiche article sera 1.
o Unité
L'unité sera celle sélectionnée dans la zone unité du document.
Détail
Ce bouton permet d'accéder à :
o à L'historique de la ligne : accessible uniquement depuis une ligne article de type bien ou service pour
les documents de vente (devis, commandes, bons de livraison, bons de retour, factures, avoirs) et
d'achat (demandes de prix, commande, bons de réception, bons de retours, factures, avoirs).
EBP Gestion Commerciale 2010
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o au détail du tarif appliqué.
INFORMATIONS GÉNÉRALES
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FENÊTRE PRINCIPALES DE NAVIGATION
La fenêtre principale de navigation
Dans toutes les fenêtres principales de navigation, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la
gestion de vos données, le déplacement dans la liste.
Vue - Précédent
Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation précédente.
Vue - Suivant
Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation suivante.
Rafraîchir
Permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre principale de navigation.
Il est conseillé de cliquer sur ce bouton suite à la modification de différentes fiches de la fenêtre principale
de navigation.
Ajouter
Permet d'ouvrir une nouvelle fiche vierge.
Pour certaines fenêtres principales de navigation (documents, clients...), vous devez sélectionner au
préalable le type de fiche que vous souhaitez ajouter.
Fenêtre principale de navigation Client/Prospect, cliquez sur le bouton Ajouter, choisissez entre créer un
Client ou créer un Prospect.
Modifier
Permet d'ouvrir la/les fiche(s) sélectionnée(s) afin de les visualiser, modifier...
Supprimer
Permet de supprimer la/les fiche(s) sélectionnée(s).
Dupliquer
Permet de créer une copie conforme de la/les fiche(s) sélectionnée(s).
En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (client, article, document).
Rechercher
Permet de rechercher un texte ou une donnée précise dans tous les champs de la fenêtre principale de
navigation.
Vous n'avez pas l'obligation de cliquer dans la zone de recherche pour saisir le texte, la donnée ou la valeur
que vous recherchez. Vous pouvez saisir dans la fenêtre principale de navigation et automatiquement le champ
rechercher se renseignera. L'affichage des données de la fenêtre principale de navigation se modifiera en
fonction du texte de votre recherche.
Sélectionner tout ou Crtl+A
Permet de sélectionner automatiquement toutes les lignes de la fenêtre de navigation.
Imprimer
Permet d'imprimer :
la fiche de la liste avec choix du modèle et des filtres : Imprimer... ou Ctrl + P,
la liste ouverte : Imprimer la liste.
Exporter
Permet d'exporter la sélection, la vue ou tout.
Pour plus d'explications, cliquez ici.
Vue
Permet d'avoir un affichage personnalisé de la fenêtre principale de navigation.
Pour plus d'explications, cliquez ici.
Sauvegarde rapide
Permet de sauvegarder rapidement le dossier en fonction des modifications réalisées et des personnalisations
de listes (vues).
Vous pouvez accéder également à ces différentes fonctions, par le menu contextuel (clic droit) de la fenêtre
principale de navigation.
Ce menu permet en plus de réaliser un filtre sur la valeur sélectionnée "Filtrer sur cette valeur".
EBP Gestion Commerciale 2010
20
Menu contextuel des colonnes
A partir de la barre d'entête des colonnes des fenêtres principales de navigation ou grille de saisie, vous avez la
possibilité de :
Trier
Choisissez le tri (ascendant ou descendant) que vous souhaitez sur au moins une colonne de la liste en cliquant
sur l'une des fonctions ci-dessous :
o Trier par ordre croissant
o Trier par ordre décroissant
o Annuler le tri (permet de revenir au tri précédent)
Par un simple clic sur " l'intitulé de la colonne", vous pouvez trier en croissant ou décroissant.
Les tris appliqués se remarquent par l'apparition d'un petit triangle ascendant ou descendant à côté de
l'intitulé de la colonne triée.
Regrouper
o Grouper sur cette colonne
Cette fonction permet de regrouper les données en fonction de la colonne sélectionnée.
Ce groupe se matérialise par une ligne pour chaque donnée de la colonne avec un petit "+" pour voir les
données associées.
Si le panneau de regroupement est affiché, la colonne est automatiquement transférée dans celui ci.
o Panneau de regroupement
Les boîtes de regroupement permettent de classer rapidement le contenu de vos listes selon les
colonnes de votre choix.
Pour l'activer, vous devez ouvrir à l'écran la liste que vous souhaitez classer et vous placer sur la barre
d'entête des colonnes + menu contextuel (clic droit).
Une bande grisée apparaît alors au dessus de votre liste et vous permet de tirer-glisser, à l'aide de la
souris, le titre de la colonne correspondant au groupe de classement à appliquer.
Ajuster la taille des colonnes
o Ajustement automatique
La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement la colonne sur laquelle vous
êtes positionné en fonction des données qu'elle contient.
o Ajustement automatique de toutes les colonnes
La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement toutes les colonnes en fonction
des données qu'elles contiennent.
Filtrer
Le filtre permet d'afficher uniquement les données de la colonne qui correspondent à une condition.
INFORMATIONS GÉNÉRALES
21
Export à partir de la fenêtre principale de navigation
Les données affichées peuvent être exportées sous différents formats (xml, xls, htm, html, txt).
Pour cela, il suffit de sélectionner la commande "Export" depuis le menu contextuel de la fenêtre principale de
navigation (clic droit).
Vous devez ensuite donner un nom au fichier à générer.
Le fichier sera généré par défaut sur "//mes documents/gestion commerciale/Data..." mais vous pouvez saisir
un répertoire précis.
En fonction de la fenêtre principale de navigation ouverte, vous disposez de différents exports :
x "Exporter la sélection" consiste à exporter uniquement les lignes de la fenêtre principale de navigation
sélectionnées.
x "Exporter Tout" consiste à exporter tous les éléments de la fenêtre principale de navigation qu'ils soient
visibles ou pas dans la vue.
EBP Gestion Commerciale 2010
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Les filtres
Le filtrage permet de rechercher et de manipuler rapidement et aisément un sous-ensemble de données dans
une liste.
Une liste filtrée affiche uniquement les lignes répondant aux critères spécifiés pour une colonne.
Contrairement au tri, le filtrage ne réorganise pas la liste, mais masque momentanément les lignes que
vous ne souhaitez pas afficher.
Filtre automatique
Il correspond au filtrage par sélection pour des critères simples.
Pour accéder au filtre automatique, vous devez cliquer sur l'icône en haut à droite dans le champ en en-tête de
colonne.
Vous voyez apparaître une liste de chaque élément visible dans la colonne, y compris les éléments vides
(constitués uniquement d'espaces). En sélectionnant un élément dans la liste d'une colonne, vous pouvez
masquer instantanément toutes les lignes qui ne contiennent pas la valeur sélectionnée.
En sélectionnant "Personnalisé", vous avez la possibilité de créer un filtre personnalisé à une ou deux conditions
pour la colonne.
Pour créer un filtre, vous devez choisir :
l'opérateur souhaité,
la valeur souhaitée,
une condition (Et, Ou),
l'opérateur souhaité,
la valeur souhaitée.
L'icône de filtrage automatique apparaît en bleu dans la colonne qui contient une valeur sélectionnée.
Vous avez la possibilité de définir des filtres et de les enregistrer à partir de la gestion des vues.
Effacer le filtre
Pour effacer le filtre appliqué, vous devez faire un clic droit dans la liste page puis sélectionner la fonction
"Supprimer les filtres".
INFORMATIONS GÉNÉRALES
23
Les vues
L'éditeur de vues est disponible à partir de la barre d'outils de toutes les fenêtres principales de navigation et
des Listes déroulantes.
Il contient la liste des affichages disponibles et permet de réaliser de nouveaux affichages.
Les vues contenant le mot "(système)" ne sont pas modifiables.
Si vous souhaitez réaliser une nouvelle vue à partir d'une vue "système", vous devez dupliquer la vue
"système" puis lui donner un autre nom.
Si vous modifiez le tri, regroupement d'une fenêtre principale de navigation ou d'une liste déroulante ; dès que
vous confirmerez la modification (en cliquant sur le bandeau), ces modifications seront prises en compte dans
la vue. Si cette vue est une vue "système", une copie de la vue avec le même nom mais sans le mot système
sera automatiquement créée.
Il est possible de définir une vue en "affichage par défaut" en cliquant sur le bouton "Défaut".
Les modifications de la vue s'effectuent à l'aide de l'éditeur de requêtes.
Cet éditeur permet :
d'ajouter une requête : une requête s'effectue sur une ou plusieurs tables, elle est la base de la vue ;
d'ajouter une colonne : les colonnes permettent de visualiser les données de la table ;
d'ajouter une condition ou un groupe de conditions (filtres) : une condition permet de sélectionner les
données à afficher ;
d'ajouter une requête de détail : une requête de détail permet de réaliser un lien entre 2 tables (requêtes).
de supprimer un élément : permet de supprimer une requête, colonne, condition, relation... ;
d'importer ou exporter une requête (fichier qry).
Ci-dessous quelques exemples :
Définir une vue par défaut
Ajouter une colonne dans une vue
Supprimer des colonnes dans une vue
Ajouter une condition
Ajouter une requête de détail
Ajouter une somme
EBP Gestion Commerciale 2010
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GESTION D'UNE FICHE
Gestion d'une fiche
Dans tous les masques de saisie ou fiches, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion
de vos données, le déplacement dans le fichier...
Certaines fonctions décrites ci-dessous sont accessibles directement depuis un bouton de la barre d'outils
située en dessous de la barre de menu de la fiche.
Création d'une fiche
Fichier - Nouveau ou Ctrl + I
Permet de créer une nouvelle fiche vierge.
Fichier - Dupliquer
Permet de créer une copie conforme à la fiche d’origine.
En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (client, article, document…).
Sauvegarde d'une fiche
Fichier - Sauvegarder ou Ctrl + S
Permet d'enregistrer la saisie sans fermer la fenêtre ouverte.
Dans le corps d’un document, il est recommandé de valider de temps en temps si vous saisissez beaucoup
de données.
Fichier - Sauvegarder et Nouveau
Permet d'enregistrer la saisie effectuée et d’ouvrir une nouvelle fiche.
Fichier - Sauvegarder et Fermer
Permet d'enregistrer la saisie effectuée et de fermer la fenêtre pour revenir à l'écran précèdent.
Autres
Fichier - Supprimer ou Ctrl + D
Permet de supprimer la fiche.
Fichier - Imprimer ou Ctrl + P
Permet d'imprimer la fiche sélectionnée.
Le positionnement du curseur sur cet icône permet de visualiser dans une info bulle le nom de l'imprimante
et le modèle utilisé.
Fichier - Fermer
Permet de fermer la fenêtre de saisie sans enregistrer.
Gestion des données
Edition - Annuler ou Ctrl + Z
Permet d’annuler la dernière saisie, modification effectuée sur la fiche.
Edition - Refaire ou Ctrl + Y
Permet de remettre les dernières saisies, modifications réalisées.
Edition - annuler tout ou Ctrl + U
Permet d’annuler toutes les modifications effectuées sur la fiche depuis le dernier enregistrement.
Edition - Couper ou Ctrl + X
Permet de couper la partie du texte sélectionnée.
Edition - Copier ou Ctrl + C
Permet de copier la partie du texte sélectionnée.
Edition - Coller ou Ctrl + V
Permet de coller à l'endroit sélectionné la partie du texte précédemment copiée ou coupée (dans le logiciel ou
dans une autre application).
Navigation
INFORMATIONS GÉNÉRALES
25
Actions -...
Ce menu permet d'accéder aux opérations liées à la fiche.
Une fiche Client a pour actions associées : Historique client, échéancier...
Une Facture a pour actions associées : Afficher la fiche client, Régler la facture...
Vues - Précédent
Permet d’accéder à la fiche précédente.
Vues - Suivant
Permet d’accéder à la fiche suivante.
Fenêtre - Fermer tout
Permet de fermer toutes les fiches ouvertes en une seule fois, y compris celle qui appelle cette fonction.
Fenêtre - liste des fenêtres
Permet de naviguer entre les fiches/listes ouvertes.
Aide
? - Aide
Permet d’appeler l’aide en ligne de la fiche ouverte.
EBP Gestion Commerciale 2010
26
Notes
La saisie d'un commentaire est possible à partir d'un onglet ou d'une partie Notes sur toutes les fiches.
La zone de saisie libre vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche.
Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils.
27
GUIDE
COMMENT COMMENCER ?
Interface
EBP Compta & Gestion Commerciale Classic évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur.
Ainsi, les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre environnement de
travail quotidien :
x Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter.
x Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple
clic sur les icônes.
x Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données.
x Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :
Le nom du dossier :
Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier,
Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre
d'enregistrements).
L'icône EBP :
Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP.
Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrements
total sont affichés.
Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état
sera 2/20.
x Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches
(avec les tris, filtres, colonnes, etc...)
x Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie.
x Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.).
EBP Gestion Commerciale 2010
28
Comment commencer ?
Une fois le programme démarré, l'écran de bienvenue vous propose :
d'Ouvrir le dernier dossier,
de Créer un nouveau dossier,
d'Ouvrir le dossier de démonstration,
d'Ouvrir l'aide en ligne.
Si vous sélectionnez la création de dossier, nous vous conseillons de renseigner ensuite les options principales.
GUIDE
29
Options à remplir dès maintenant
Après la création d'un nouveau dossier, il est fortement recommandé de vérifier le paramétrage des options à
partir du menu Paramètres - Options.
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie
des options, et sur la partie droite, les options correspondantes, à saisir.
Il est important de renseigner les parties suivantes :
Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les comptes de tiers, le libellé des
écritures et les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable.
Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc..), numéros
de documents d'achat (demandes de prix, factures, etc..), numéros de stock ainsi que la codification des autres
fiches (clients, articles, familles...).
Articles : Permet d'indiquer le type d’article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos
articles.
Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaire, quantités et montants
pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de
contre-valeur.
EBP Gestion Commerciale 2010
30
Les données de base
Un certain nombre de données peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel.
Toutefois, nous vous conseillons de renseigner quelques unes d'entre elles, qui seront utilisées notamment dans
vos fiches clients :
x Les familles clients,
x Les modes de règlements,
x Les banques.
D'autres vous aideront dans la saisie de vos fiches articles :
x Les unités,
x Les familles articles,
x Les localisations,
x Les barèmes éco-contribution,
x Les fournisseurs,
x Les tarifs.
Par ailleurs, certaines données peuvent être créées dès la création du dossier :
x Les civilités,
x Les codes postaux,
x Les départements,
x Les pays,
x Les codes NAF.
GUIDE
31
Comment créer les données principales ?
Après avoir créer les données de base, vous pouvez vous lancer dans la création de vos articles et clients.
Création d'un article
Vous pouvez accéder à la liste des articles depuis le menu Articles - Articles.
La liste des articles répertorie l'ensemble des articles que vous possédez.
Elle a l'avantage de dissocier les articles de types Biens et ceux de type Services.
Pour créer un article, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis
sélectionnez si vous souhaitez insérer un article de type bien ou service .
Remplissez alors les principales informations concernant votre article contenues dans l'onglet Détail.
Création d'un Client / Prospect
Vous pouvez accéder à la liste des clients depuis le menu Ventes - Clients.
La liste des clients/prospects répertorie l'ensemble des clients/prospect que vous possédez.
Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que
vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client.
Vous pourrez aussi transférer votre fiche prospect en fiche client, d'un simple clic sur l'option Transférer
en client, disponible dans la barre de d'outils de la fiche prospect ou dans la partie Tâche de la barre de
navigation lorsque vous êtes sur la liste des prospects.
Pour créer un client ou prospect, utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter
puis sélectionnez si vous souhaitez insérer un client ou prospect.
Remplissez alors les principales coordonnées concernant votre client/prospect contenues dans l'onglet
Facturation.
L'onglet Liste des contacts vous permet consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous
pourrez également en ajouter.
EBP Gestion Commerciale 2010
32
Tout est prêt !
Si vous avez suivi les différentes étapes décrites depuis le début de ce guide d'utilisation, vous avez donc créé
votre dossier avec les principales données nécessaires pour commencer à travailler.
Dans les étapes suivantes, vous allez donc découvrir :
Comment rédiger un devis ?
Comment relancer un devis ?
Comment transférer un devis en facture ?
Comment rédiger une facture ?
Comment saisir un acompte ?
Comment saisir un règlement client ?
Comment transférer vos données vers la comptabilité ?
Comment imprimer vos données ?
Comment gérer l'eco-contribution ?
Comment consulter le journal des événements ?
Comment sauvegarder un dossier ?
Comment restaurer un dossier ?
...
GUIDE
33
COMMENT GÉRER UN DEVIS ?
Comment créer un devis ?
Pour créer un devis, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Devis.
Le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche "Devis" est commune à toutes les fiches.
.
Le devis se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du devis.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
EBP Gestion Commerciale 2010
34
Comment accepter un devis ?
Pour passer un devis en état "Accepté", vous avez 2 possibilités :
changer l'état du devis dans l'entête du document (dans ce cas le devis reste modifiable) ;
transférer le devis dans un état supérieur, le devis passe en état accepté et n'est plus modifiable (grisé)
Le libellé de " l'état accepté " du devis peut être défini dans les Options -Documents de vente - Devis.
GUIDE
35
Transférer un document
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois.
Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez
assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement.
Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le
prospect passe automatiquement en client.
Préparation du transfert
Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes /
Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats -
Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le
transfert.
Fenêtre de transfert
La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer.
Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué.
Le transfert de document permet de choisir :
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x le type de document que vous voulez générer
Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts
précédents:
- Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture.
- la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture.
- La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture.
- Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir.
- Le bon de retour peut être transféré en avoir.
- La facture peut être transférée en avoir.
- La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte.
x l'ouverture après le transfert du document généré.
La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également
modifiable au moment de la réalisation du transfert.
Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement.
A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous
êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé.
Conséquences du transfert
Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez
ouvrir le/les documents générés.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
EBP Gestion Commerciale 2010
36
Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ».
Dans l'onglet Détail du document...
Les documents générés comportent :
x l’intégralité des informations du document d'origine.
x en 1ère ligne la référence du document d'origine.
Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour
description :
" Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008."
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de
stock sera généré :
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif.
Dans l'onglet Échéances
Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne
d'échéance dans l'onglet échéances de la facture.
Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la
nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci.
Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le
montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les document générés par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents
d’origine.
Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents
d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
GUIDE
37
Regrouper les documents
Accès : Opérations - Regrouper les documents
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes :
x Même type de document,
x Même code client ou fournisseur,
x Même civilité,
x Même nom de client ou fournisseur,
x Même adresse de facturation,
x Même adresse de livraison,
x Même taux de TVA sur les frais de port ,
S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux
de TVA appliqué soit le même sur tous les documents.
x Même remise en pied,
x Même mode de règlement.
Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout
regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à
regrouper est inférieur ou égal à 6.
Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en
document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation au regroupement de documents
Depuis la liste des documents
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou
Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande,
BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de
navigation à gauche.
Depuis la barre de navigation
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis
sélectionner l'option "Regrouper les documents".
Fenêtre de regroupement
Le regroupement passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de regroupement des documents
L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne
contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3).
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de regroupement des documents.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement.
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper
Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s)
concerné(s) par le regroupement.
EBP Gestion Commerciale 2010
38
Les types de documents disponibles sont :
x Les Devis (vente) / Demandes de prix (achat),
x Les Commandes,
x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat),
x Les Bons de retour.
La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire
Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par
défaut.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement.
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper
Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents
ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment.
Vous avez la possibilité de modifier cette sélection :
en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ;
en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération
uniquement).
Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement.
4ème étape : Choix du document à générer
Cette étape permet de choisir :
x le Type du document que vous voulez générer.
Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements
précédents :
- Les Devis ou Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de livraison/réception ou
Factures,
- Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures,
- Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures,
- Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs.
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x Regrouper les articles
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques :
o Code,
o Description,
o Prix unitaire brut,
o Montant de la remise,
o Taux de TVA,
o Unité.
x Copier les lignes de texte
Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de
chaque document d'origine.
x Générer un sous-total par document
La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles".
Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée.
Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type
Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les
articles appartenant au document.
GUIDE
39
Lancement du regroupement
Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer.
Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec
succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons
de l'échec du traitement.
Conséquences du regroupement
Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous
souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s.
Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé.
Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable).
Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents
pour le client B, les documents générés seront :
- Un document pour le client ou le fournisseur A
- Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la
rubrique)
Dans l'onglet Détail du document...
Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent :
o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée),
o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles),
o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte).
Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère
ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description :
" Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008."
Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez :
o en 1ère ligne la référence du document d'origine,
o les articles du document d'origine,
o un sous-total pour le document.
Dans l'onglet Échéances
Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux
documents d’origine.
Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
EBP Gestion Commerciale 2010
40
Comment imprimer un document ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec
ou sans sous-détail, HT ou TTC etc...
Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression d'un document peut être activée :
x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon
de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document).
x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en
sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères
d'impression.
GUIDE
41
Comment envoyer un document par e-mail ?
Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients/fournisseurs.
Pour cela, vous avez deux possibilités :
En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste
des documents sont à l'écran.
En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression.
Une fenêtre s'affiche à l'écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format.
A la validation, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau
message, avec le destinataire et le document en pièce jointe.
Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client/fournisseur dans la fiche client/fournisseur ou dans
le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez
sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie.
EBP Gestion Commerciale 2010
42
Comment relancer un devis ?
Vos devis ont une date de validité, calculée à partir de la date de création du document et de la durée de
validité indiquée dans les options du dossier.
Le logiciel vous offre la possibilité d'imprimer la liste des devis dont la date de validité arrive bientôt à échéance
et vous propose un modèle de lettres à envoyer à votre client ou prospect.
Pour relancer vos devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions.
La boîte d'impression s'ouvre. Sélectionnez la catégorie Document de vente - Relance devis puis le modèle
que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils.
GUIDE
43
Transfert d'un prospect en client
Le transfert d'un prospect en client permet de considérer un client potentiel en client acheteur
occasionnel ou régulier.
Ce transfert peut s'effectuer soit par transfert de fiche prospect en client, soit par transfert d'un devis en
document supérieur.
Transfert depuis la fenêtre principale de navigation
A partir de la fenêtre principale de navigation des Clients/prospects, sélectionner l'onglet Prospects et une fiche
prospect puis cliquer dans la barre de tâches l'option "Transférer en client".
Le prospect passe alors automatiquement en type client et dans l'onglet Client de la fenêtre principale de
navigation.
Transfert depuis la fiche
A partir de la fiche Prospect, cliquer sur "Transférer en client" dans la barre d'outils ou le menu "Action".
La fiche Prospect passe alors automatiquement en fiche client.
Transfert d'un document
Une fiche prospect peut être appeler en entête de tous les documents de ventes.
Dès lors qu'un prospect est affecté à une commande, un bon de livraison, un bon de retour, une facture ou un
avoir, la fiche Prospect se transforme en fiche Client.
De plus, si un prospect est affecté à un Devis, lors d'un transfert de devis, la fiche Prospect passe en fiche
Client. Il en va de même pour le regroupement de documents.
EBP Gestion Commerciale 2010
44
COMMENT GERER UNE COMMANDE ?
Comment créer une commande ?
Pour créer une commande, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Commandes.
Le menu Ventes - Documents de vente - Commandes puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche "Commande" est commune à toutes les fiches.
La commande se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la commande.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
GUIDE
45
Comment livrer une commande ?
La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons totales ou partielles c'est à dire de générer au
fur et à mesure des bons de livraisons ou factures.
Cette fonction est accessible depuis :
la barre de navigation/Opération
la barre de tache "livrer" de la fenêtre principale de navigation des documents de vente
l'action "livrer" de la fiche Commande.
La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert vers un bon de livraison ou facture
ou par un regroupement de commandes en BL ou facture.
Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement totalement livrée en 1 fois.
La fenêtre de livraison d'une commande est divisée en 3 parties :
x les Filtres permettent de déterminer une période, un client ou une commande précise à livrer
x La partie « Pièces à générer » permet de définir les éléments qui seront repris/affichés sur le/les
document/s généré/s (date, nature du document, regroupements lignes, articles …)
x La partie « Commandes » permet de visualiser les commandes correspondantes aux filtres définis
précédemment.
Chaque commande est composée d’une ligne générale et de plusieurs lignes de détail (livrées ou pas).
Remarque
Un code couleur permet de repérer facilement les commandes qui peuvent être livrées (coche verte) ou pas
(croix rouge).
EBP Gestion Commerciale 2010
46
Comment solder une commande ?
Pour solder une commande, il faut se positionner sur une commande non livrée ou livrée partiellement.
La commande est accessible depuis :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - Commande
Le menu Ventes - Documents de vente - Commande
Suite à la sélection d'une commande dans la liste des commandes ou l'ouverture d'une commande, vous devez
cliquez sur le bouton Solder.
Ce bouton permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans
générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.
Ce reliquat permet en cas de désolde d'une commande de pouvoir livrer le reste à livrer (reliquat) de celleci.
GUIDE
47
Comment imprimer un document ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec
ou sans sous-détail, HT ou TTC etc...
Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression d'un document peut être activée :
x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon
de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document).
x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en
sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères
d'impression.
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Comment saisir un acompte client ou fournisseur ?
La saisie d'un acompte est possible depuis :
un devis,
une commande,
un bon de livraison,
une facture d'acompte,
une facture.
Le montant d'acompte saisi se déduit du "Total TTC" pour obtenir le "Net à payer" du document.
Saisir un acompte sur un devis
Pour saisir un acompte sur un devis, vous devez vous placer dans le PIED de votre document, et saisir le
montant souhaité dans la zone Acompte.
Ce montant ne génère pas de règlement.
Si vous souhaitez réaliser le règlement d'un acompte et que seul un devis a été réalisé, vous devez réaliser une
facture d'acompte qui elle génèrera un règlement.
Saisir une facture d'acompte
La création de la facture d'acompte doit s'effectuer dès lors que vous recevez un acompte d'un client.
Pour saisir une facture d'acompte, vous devez vous placer dans le menu Ventes - Documents de vente -
Factures d'acompte ou Achats - Documents d'achat - Factures d'acompte.
La liste des factures d'acompte déjà effectuées apparaît, et vous devez cliquer sur le bouton Ajouter puis
sélectionner Facture d'acompte de la barre d'outils, ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter une nouvelle
facture d'acompte.
Vous renseignerez alors les informations concernant votre clientou fournisseur et le montant de l'acompte.
A la validation de la facture d'acompte, la fenêtre d'ajout d'un nouveau règlement s'affiche avec le montant de
votre acompte. Si le moyen de paiement indiqué (chèque par défaut) vous convient, saisissez le code banque et
validez.
Rattacher une facture d'acompte à une commande, un bon de livraison ou une
facture
Lors de la confirmation de la vente par une commande ou la livraison de la commande, il vous est possible de
rattacher une/des facture/s d'acompte qui ont été enregistrées précédemment.
De même, lorsque la vente a été réalisé, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les)
facture(s) d'acomptes qui ont été enregistrées.
Pour rattacher une factures d'acompte à un document vous devez :
ouvrir le document,
aller sur l'onglet Acompte,
cliquer sur le bouton Affecter,
sélectionner la facture d'acompte à associer.
GUIDE
49
COMMENT GERER UN BON DE LIVRAISON OU RETOUR ?
Comment créer un bon de livraison ?
Pour créer un Bon de livraison, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Bons de livraison.
Le menu Ventes - Documents de vente - Bons de livraison puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche "Bon de livraison" est commune à toutes les fiches.
Le bon de livraison se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du bon de livraison.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
EBP Gestion Commerciale 2010
50
Comment créer un bon de retour ?
Pour créer un Bon de retour, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Bons de retour.
Le menu Ventes - Documents de vente - Bons de retour puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche "Bon de retour" est commune à toutes les fiches.
Le bon de retour se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du bon de retour.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
GUIDE
51
Transférer un document
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois.
Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez
assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement.
Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le
prospect passe automatiquement en client.
Préparation du transfert
Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes /
Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats -
Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le
transfert.
Fenêtre de transfert
La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer.
Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué.
Le transfert de document permet de choisir :
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x le type de document que vous voulez générer
Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts
précédents:
- Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture.
- la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture.
- La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture.
- Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir.
- Le bon de retour peut être transféré en avoir.
- La facture peut être transférée en avoir.
- La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte.
x l'ouverture après le transfert du document généré.
La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également
modifiable au moment de la réalisation du transfert.
Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement.
A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous
êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé.
Conséquences du transfert
Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez
ouvrir le/les documents générés.
EBP Gestion Commerciale 2010
52
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ».
Dans l'onglet Détail du document...
Les documents générés comportent :
x l’intégralité des informations du document d'origine.
x en 1ère ligne la référence du document d'origine.
Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour
description :
" Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008."
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de
stock sera généré :
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif.
Dans l'onglet Échéances
Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne
d'échéance dans l'onglet échéances de la facture.
Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la
nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci.
Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le
montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les document générés par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents
d’origine.
Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents
d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
GUIDE
53
Regrouper les documents
Accès : Opérations - Regrouper les documents
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes :
x Même type de document,
x Même code client ou fournisseur,
x Même civilité,
x Même nom de client ou fournisseur,
x Même adresse de facturation,
x Même adresse de livraison,
x Même taux de TVA sur les frais de port ,
S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux
de TVA appliqué soit le même sur tous les documents.
x Même remise en pied,
x Même mode de règlement.
Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout
regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à
regrouper est inférieur ou égal à 6.
Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en
document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation au regroupement de documents
Depuis la liste des documents
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou
Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande,
BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de
navigation à gauche.
Depuis la barre de navigation
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis
sélectionner l'option "Regrouper les documents".
Fenêtre de regroupement
Le regroupement passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de regroupement des documents
L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne
contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3).
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de regroupement des documents.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement.
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper
Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s)
concerné(s) par le regroupement.
Les types de documents disponibles sont :
x Les Devis (vente) / Demandes de prix (achat),
EBP Gestion Commerciale 2010
54
x Les Commandes,
x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat),
x Les Bons de retour.
La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire
Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par
défaut.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement.
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper
Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents
ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment.
Vous avez la possibilité de modifier cette sélection :
en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ;
en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération
uniquement).
Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement.
4ème étape : Choix du document à générer
Cette étape permet de choisir :
x le Type du document que vous voulez générer.
Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements
précédents :
- Les Devis ou Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de livraison/réception ou
Factures,
- Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures,
- Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures,
- Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs.
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x Regrouper les articles
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques :
o Code,
o Description,
o Prix unitaire brut,
o Montant de la remise,
o Taux de TVA,
o Unité.
x Copier les lignes de texte
Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de
chaque document d'origine.
x Générer un sous-total par document
La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles".
Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée.
Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type
Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les
articles appartenant au document.
Lancement du regroupement
Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer.
GUIDE
55
Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec
succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons
de l'échec du traitement.
Conséquences du regroupement
Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous
souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s.
Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé.
Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable).
Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents
pour le client B, les documents générés seront :
- Un document pour le client ou le fournisseur A
- Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la
rubrique)
Dans l'onglet Détail du document...
Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent :
o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée),
o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles),
o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte).
Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère
ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description :
" Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008."
Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez :
o en 1ère ligne la référence du document d'origine,
o les articles du document d'origine,
o un sous-total pour le document.
Dans l'onglet Échéances
Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux
documents d’origine.
Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
EBP Gestion Commerciale 2010
56
Comment imprimer un document ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec
ou sans sous-détail, HT ou TTC etc...
Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression d'un document peut être activée :
x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon
de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document).
x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en
sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères
d'impression.
GUIDE
57
COMMENT GÉRER UNE FACTURE ?
Comment créer une facture ?
Pour créer une Facture, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Factures.
Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche "Facture" est commune à toutes les fiches.
.
La Facture se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la facture.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
EBP Gestion Commerciale 2010
58
Transférer un document
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois.
Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez
assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement.
Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le
prospect passe automatiquement en client.
Préparation du transfert
Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes /
Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats -
Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le
transfert.
Fenêtre de transfert
La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer.
Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué.
Le transfert de document permet de choisir :
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x le type de document que vous voulez générer
Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts
précédents:
- Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture.
- la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture.
- La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture.
- Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir.
- Le bon de retour peut être transféré en avoir.
- La facture peut être transférée en avoir.
- La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte.
x l'ouverture après le transfert du document généré.
La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également
modifiable au moment de la réalisation du transfert.
Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement.
A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous
êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé.
Conséquences du transfert
Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez
ouvrir le/les documents générés.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
GUIDE
59
Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ».
Dans l'onglet Détail du document...
Les documents générés comportent :
x l’intégralité des informations du document d'origine.
x en 1ère ligne la référence du document d'origine.
Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour
description :
" Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008."
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de
stock sera généré :
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif.
Dans l'onglet Échéances
Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne
d'échéance dans l'onglet échéances de la facture.
Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la
nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci.
Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le
montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les document générés par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents
d’origine.
Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents
d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
EBP Gestion Commerciale 2010
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Comment imprimer un document ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec
ou sans sous-détail, HT ou TTC etc...
Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression d'un document peut être activée :
x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon
de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document).
x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en
sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères
d'impression.
GUIDE
61
Comment envoyer un document par e-mail ?
Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients/fournisseurs.
Pour cela, vous avez deux possibilités :
En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste
des documents sont à l'écran.
En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression.
Une fenêtre s'affiche à l'écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format.
A la validation, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau
message, avec le destinataire et le document en pièce jointe.
Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client/fournisseur dans la fiche client/fournisseur ou dans
le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez
sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie.
EBP Gestion Commerciale 2010
62
COMMENT GÉRER UN AVOIR ?
Comment créer un avoir ?
Pour créer un Avoir, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Avoirs.
Le menu Ventes - Documents de vente - Avoirs puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche "Avoir" est commune à toutes les fiches.
.
L'avoir se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de l'avoir.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
GUIDE
63
Comment envoyer un document par e-mail ?
Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients/fournisseurs.
Pour cela, vous avez deux possibilités :
En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste
des documents sont à l'écran.
En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression.
Une fenêtre s'affiche à l'écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format.
A la validation, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau
message, avec le destinataire et le document en pièce jointe.
Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client/fournisseur dans la fiche client/fournisseur ou dans
le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez
sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie.
EBP Gestion Commerciale 2010
64
Comment imprimer un document ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec
ou sans sous-détail, HT ou TTC etc...
Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression d'un document peut être activée :
x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon
de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document).
x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en
sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères
d'impression.
GUIDE
65
Historique de la ligne
L'historique de la ligne d'un document permet de visualiser le parcours d'un article dans une chaîne de
documents.
Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente ou achat.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
L'historique de la ligne ne concerne pas les documents d'acompte.
Présentation de l'historique
L'historique est composé de 2 zones "Lignes précédentes" et "Lignes suivantes".
Chaque zone contient les champs :
N° de document
Ce champ contient le n° de document d'origine et les suivants ou précédents.
Date du document
Ce champ contient la date de réalisation du document d'origine et les suivants ou précédents.
Quantité
Ce champ contient la quantité saisie sur le document d'origine et les suivants ou précédents.
Quantité livrée (vente) ou réceptionnée (achat)
Ce champ contient les quantités livrées/réceptionnées, il est renseigné uniquement à partir de la
livraison/réception ou, transfert d'une commande en document supérieur.
Reliquat
Ce champ contient les quantités en attente de livraison/réception (non livrées/réceptionnées), il est renseigné
uniquement à partir de la livraison/réception ou transfert d'une commande en document supérieur.
La colonne "Reliquat" est renseignée uniquement sur les documents qui suivent la commande :
Exemple :
- Sur une ligne de Bon de livraison/réception s'il est créé à la suite d'un transfert d'une Commande.
- Sur une ligne de Facture si elle est créée à la suite d'un transfert d'une Commande.
La colonne "Reliquat" ne sera pas renseignée sur la ligne Facture si celle-ci est créée à partir d'un transfert de
Bon de livraison/réception.
En fonction du statut de document, les champs sont plus ou moins renseignés.
Vous pouvez augmenter ou diminuer une quantité sur un bon de livraison ou sur un facture.
De ce fait, la commande sera mise à jour (quantité livrée).
Si vous décidez d'augmenter la quantité, vous avez le choix de :
- tous répartir, la commande (quantité livrée) et le bon de livraison seront mis à jour.
- mettre cette quantité en supplémentaire (cocher la cas) sur le bon de livraison, dans ce cas la quantité livrée
sur la commande ne sera pas mise à jour.
Le bouton "Afficher le document" permet d'afficher le document associé à la ligne sélectionnée.
Si la ligne sélectionnée correspond au document à partir duquel vous avez appelé l'historique, celui-ci ne
s'ouvrira pas. Vous devez fermer l'historique pour consulter le document.
Fonctionnement de l'historique
L'historique d'une ligne article (référencé ou pas dans la base Articles) de type bien ou service est accessible
dès lors qu'un document est enregistré/validé ou issu d'un autre document ou transféré/regroupé vers un autre
type de document.
Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le "N° du document", la "date du document" et la
"Quantité de l'article".
Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des lignes du document
d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour.
En cliquant sur le petit "+" devant la ligne du document en cours, vous obtiendrez :
EBP Gestion Commerciale 2010
66
Pour le document d'origine : la zone "Lignes suivantes" contiendra une ligne avec les renseignements du
nouveau document,
Pour le nouveau document : la zone "Lignes précédentes" contiendra une ligne avec les renseignements du
document d'origine.
Dans le cas d'une livraison/réception partielle d'une commande, les champs "Quantité livrée/réceptionnée" et
"Reliquat" seront renseignés.
Exemples
Exemples de consultation de l'historique d'une ligne article à différentes étapes de réalisation de documents de
vente :
Création d'un Devis,
Transfert d'un Devis en Commande,
Réalisation d'un BL par la Livraison partielle d'une Commande,
Réalisation d'un BL en 2ème Livraison partielle d'une Commande,
Regroupement de Bons de livraison en Facture.
GUIDE
67
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents de vente ou
achat.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Les documents d'acompte n'apparaîtront pas dans l'historique des documents de type Commande, BL,
Facture.
Toutefois, si une facture d'acompte est transférée en Avoir d'acompte, celle-ci apparaîtra dans l'historique de
l'avoir d'acompte. (voir exemple)
Présentation de l'historique
L'historique est composé de 2 zones "Documents précédents" et "Documents suivants".
Chaque zone contient les champs :
N° de document
Ce champ contient le n° de document d'origine et les suivants ou précédents.
Date du document
Ce champ contient la date de réalisation du document d'origine et les suivants ou précédents.
Type de document
Ce champ contient le type de document d'origine et les suivants ou précédents.
Code du client ou Code du fournisseur
Ce champ contient le code du client/fournisseur affecté sur le document d'origine et les suivants ou précédents.
Nom du client ou Nom du fournisseur
Ce champ contient le nom du client/fournisseur présent sur du document d'origine et les suivants ou
précédents.
Net à payer
Ce champ contient le montant net à payer du document d'origine et les suivants ou précédents.
Le bouton "Afficher le document" permet d'afficher le document associé à la ligne sélectionnée.
Si la ligne sélectionnée correspond au document à partir duquel vous avez appelé l'historique, celui-ci ne
s'ouvrira pas. Vous devez fermer l'historique pour consulter le document.
Fonctionnement de l'historique
L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est enregistré/validé ou issu d'un autre
document ou transféré/regroupé vers un autre type de document.
Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du document d'origine
mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour.
En cliquant sur le petit "+" devant la ligne du document, vous obtiendrez :
Pour le document d'origine : la zone "Documents suivants" contiendra une ligne avec les renseignements du
nouveau document,
Pour le nouveau document : la zone "Documents précédents" contiendra une ligne avec les renseignements
du document d'origine.
Exemples
Exemples de consultation de l'historique du document à différentes étapes de réalisation de documents de
vente :
Création d'un Devis,
Transfert d'un Devis en Commande,
Réalisation d'un Bon de livraison par la Livraison partielle d'une Commande,
Réalisation d'un Bon de livraison en 2ème Livraison partielle d'une Commande,
Regroupement de Bons de livraison en Facture,
Création d'un Bon de retour puis transfert en Avoir
Création d'une Facture puis transfert en Avoir,
Création d'une Facture d'acompte puis transfert en Avoir d'acompte,
EBP Gestion Commerciale 2010
68
GUIDE
69
Comment gérer l'éco contribution ?
Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les
Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques.
Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème.
Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les lampes.
Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation
effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf).
Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le
temps.
Cette eco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus).
Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes.
Création du barème
Lors de la création du dossier le barème eco-contribution est automatiquement importé.
Vous avez la possibilité de :
saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Taxes - Barème eco-contribution,
d'importer un nouveau barème depuis le menu Outils - Importation de données.
Utilisation du barème éco-contribution
L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'eco-contribution au total TTC de l'article ou
en définissant que le montant de l'eco contribution est déjà présent dans le prix TTC de l'article.
Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'eco au montant TTC) ou non (dont
montant eco-contribution) l'option "Inclure le montant de l'eco-contribution au Total TTC".
Depuis la fiche article vous pouvez affecter un barème. Le montant de l’éco-contribution est repris
automatiquement et est en TTC.
Dans les documents, à chaque fois que vous appelez un article (Devis, Commande, BL, BR, Factures, Avoirs), le
barème de l'éco-contribution associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant total écocontribution
TTC sera calculé en fonction du nombre d'articles vendus.
En fonction de l'option définie précédemment, en pied de chaque document (Devis, Commande, BL, BR,
Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution sera inclus ou non dans le Total TTC du document.
Par le menu Ventes - Impressions puis la catégorie Documents de ventes - Historique éco-contribution,
vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'éco-contribution utilisés dans les documents.
EBP Gestion Commerciale 2010
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Historique Clients/Articles
Accès :
Ventes - Clients - Historique Clients/Articles
ou
Articles - Historique Clients/Articles
L'historique clients/articles vous permet de retrouver pour un client (ou prospect) ou une famille de clients, les
documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents.
La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression qui s'effectue uniquement sur les documents de vente.
Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs client(s),
c'est l'historique par articles.
Historique par documents
L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s).
Filtres
L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Client (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Famille client
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes de document
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille Clients, le Code client, le Nom du client, le Numéro du
document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer, la Marge HT et le Solde dû.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Historique par Articles
L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été vendu.
GUIDE
71
Filtres
L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier.
Client (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Article (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Famille client
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Famille article
Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes articles
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code client, Nom du client, la Date du
document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT et la Marge nette HT.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Afficher l'article
Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique.
Afficher la famille article
Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
EBP Gestion Commerciale 2010
72
Comment saisir un règlement client ou fournisseur ?
Pour saisir un règlement client, vous devez vous placer dans le menu Règlements - Clients - Règlements ou
Règlements - Fournisseurs - Règlements.
La liste des règlements déjà effectués apparaît, et vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils,
ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement.
Vous renseignerez alors les informations concernant votre clientou fournisseur et le montant du règlement reçu.
Ensuite, vous pouvez affecter le montant de ce règlement à une ou plusieurs échéances dûes.
Afin de pouvoir transférer un règlement en comptabilité, vous devez saisir une banque sur la fiche règlement.
Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré
en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire.
GUIDE
73
Comment consulter l'échéancier et relancer les clients/fournisseurs
?
L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet ECHEANCES des commandes clients/fournisseurs, bon de
livraison/réception ou factures) et de vos règlements clients vous permet d'obtenir deux états très intéressants
pour le suivi de votre activité financière : les échéanciers et les relances clients.
Consultation de l'échéancier
La consultation des échéances s'effectue à partir :
de la liste des clients menu Ventes - Clients - Clients ou Achats - Fournisseurs- Fournisseurs,
de la fiche client ou fournisseur,
du menu Règlements - Clients - Échéanciers ou Règlements - Fournisseurs - Échéanciers
du menu Ventes - Règlements - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers.
L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris les
acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date
donnée.
Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le
menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client ou
Règlements fournisseurs- Echéancier.
Relances clients
Il s'agit de lettres de réclamation, imprimées en fonction des échéances clients arrivées à terme à une date
donnée.
Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie
Règlements clients- Relances Clients.
EBP Gestion Commerciale 2010
74
Comment gérer le stock d'un article ?
Pour qu'un article puisse être géré en stock, il faut qu'il soit de type bien.
Ensuite, à partir de l'onglet stock de la fiche article, vous devez cocher la case "Géré en stock".
Pour entrer des articles en stock, vous avez plusieurs possibilités :
- créer un bon d'entrée,
- réaliser un inventaire,
- réceptionner une commande fournisseur (bon de réception),
- réaliser un bon de retour et/ou un avoir client
.
Pour sortir des articles du stock, vous avez plusieurs possibilités :
- créer un bon de sortie,
- livrer une commande ou réaliser une facture de vente,
- réaliser un bon de retour et/ou un avoir Fournisseur
.
La page mouvements de stock permet de vérifier les différentes variations de stock d'un article.
GUIDE
75
Comment visualiser le stock d'un article ?
La visualisation du stock virtuel et réel d'un article peut s'effectuer à partir :
x La liste des articles (menu Articles/Articles),
x La fiche article / onglet Stock,
x Les mouvements de stock (Menu Articles/Documents de stock).
A chaque sélection d'un article par la liste déroulante, vous avez également accès à ces informations si la vue
est de type "Défaut (Système)".
EBP Gestion Commerciale 2010
76
Le Transfert Comptable
Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans la partie comptabilité.
Ces écritures concernent :
Les documents de vente (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),
Les échéances,
Les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées,
Les documents d'achat (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),
les inventaires.
Pour transférer des éléments en comptabilité, vous devez définir au préalable :
Les libellés des écritures,
Les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...),
Les comptes de ventes et de TVA sur chaque fiche TVA,
L'option de comptabilisation des stocks (inventaire),
Les comptes de stock,
La méthode de comptabilisation.
Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Il peut être Automatique ou Manuel. Ce choix est à
définir dans les options comptables.
En méthode de transfert "manuel" (Méthode par défaut), vous pouvez choisir de valider ou non les
documents/règlements et sélectionnant dans les options, la fonction "Activer la validation des données à
comptabiliser".
Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable.
En méthode de transfert automatique, cette case "Activer la validation des données à comptabiliser"
est automatiquement sélectionnée et non modifiable.
Chaque transfert comptable est archivé dans la page "Historique des transferts".
GUIDE
77
Comment sauvegarder ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données. En fonction de la taille de votre
dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données,
et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*.
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement
supprimée ou endommagée.
Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner
les options de sauvegardes et lancer la procédure.
Une fois la première sauvegarde effectuée, vous avez la possibilité de lancer uniquement la sauvegarde
rapide.
EBP Gestion Commerciale 2010
78
Comment restaurer ?
Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque
dur.
Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées.
Par le menu Outils - Restauration, vous accédez à l'assistant de restauration qui vous permet de sélectionner
le dossier à restaurer et lancer la procédure.
GUIDE
79
Comment consulter le journal des événements ?
Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements
Il stocke chaque information concernant :
la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la
numérotation
le manque d'un n° TVA intracommunautaire
la suppression de documents
la dévalidation d'inventaire
le changement de code,
la dévalidation de document.
Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit
comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue.
Il est possible d'imprimer le journal des événements à partir du menu Ventes - Impressions puis Journal des
événements.
81
MANUEL
FICHIER
Nouveau dossier
Accès : Fichier - Nouveau
Pour créer un nouveau dossier, vous devez suivre les différentes étapes proposées par l'assistant de création du
dossier.
Vous avez également la possibilité de créer un raccourci pour un dossier existant.
Ces étapes consistent à :
Saisir le nom du dossier,
Saisir l'identification et les coordonnées de la société,
Saisir d'autres informations et les informations de TVA,
La territorialité est obligatoire car elle détermine un certain nombre de fonctionnalités dans l'application
comme par exemple les taux de TVA pour le dossier.
Il en va de même pour l'option de calcul de la TVA
Vous avez également le choix d'importer tous les codes postaux (coché par défaut) ou une liste simplifiée
(codes postaux des préfectures et arrondissements de Paris).
Saisir les dates d'exercice et le type de plan comptable général.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de création de dossier.
Pour lancer la création du dossier, vous devez cliquer sur le bouton Lancer.
Vous allez alors voir une barre de progression qui permet d'ouvrir un nouveau dossier et d'importer les tables
par défaut.
A la fin du traitement, le nouveau dossier est ouvert automatiquement. Nous vous conseillons ensuite d'ouvrir
les infos de société et les options générales du dossier afin de contrôler les informations que vous venez de
saisir et de renseigner les autres options.
EBP Gestion Commerciale 2010
82
Créer un nouveau raccourci
Accès : Fichier - Créer un nouveau raccourci
Cette fonction permet de réaliser le lien entre la base de données et l'application.
La création d'un raccourci de la base passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de création d'un raccourci.
x La 1ère étape vous présente l'assistant de création ;
x L'étape suivante vous demande d'indiquer le nom du dossier (nom de la base de données) que vous
souhaitez ouvrir ;
x Enfin, les paramètres que vous avez saisi sont proposés. Vous devez cliquer sur le bouton Lancer pour
créer le raccourci.
x Le traitement va alors créer le raccourci et ouvrir la base de données.
Vous pouvez à tout moment stopper la création du raccourci en cliquant sur le bouton Annuler.
MANUEL
83
Ouvrir un dossier
Accès : Fichier - Ouvrir
Cette fonction permet d'ouvrir un dossier.
Suite à l'appel de la fonction, une fenêtre contenant une liste des fichiers à l'emplacement sélectionné s'affiche.
Vous devez sélectionner le répertoire des données de Gestion commerciale et sélectionner le raccourci de la
base que vous souhaitez ouvrir.
Si le raccourci n'est pas disponible, fermer la fenêtre par le bouton Annuler et appeler la fonction "Créer un
nouveau raccourci" du menu Fichier.
EBP Gestion Commerciale 2010
84
Fermer un dossier
Accès : Fichier - Fermer
Cette fonction permet de fermer le dossier en cours sans fermer l'application.
Vous pouvez ensuite ouvrir un autre dossier.
Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture du dossier, vous
aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications.
MANUEL
85
Quitter l'application
Accès : Fichier - Quitter
Cette fonction permet de fermer l'application.
Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture de l'application,
vous aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications.
EBP Gestion Commerciale 2010
86
VENTES
Ventes - Démarrer une tâche
Accès : Ventes - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Clients
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des clients. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche
Client.
Nouveau devis
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents de vente sur l'onglet "Devis". Double cliquer
sur une ligne pour ouvrir une fiche Devis.
Nouvelle facture
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents de vente sur l'onglet "Factures". Double
cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Factures.
Saisir un règlement
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des règlements sur l'onglet "Tous". Double cliquer sur une
ligne pour ouvrir une fiche Règlements.
Transfert en comptabilité
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert comptable.
MANUEL
87
DOCUMENTS DE VENTE
Documents de vente - Fenêtre principale de navigation
Accès : Ventes - Documents de vente - Tous
La liste des documents de vente a les mêmes propriétés, possibilités de recherche, de tris et filtres que sur les
autres listes (Voir le chapitre sur la gestion de la fenêtre principale de navigation).
La liste des documents de vente contient différents onglets.
A partir de chaque onglet, vous pouvez créer de nouveaux documents : Devis, Commandes, Bons de livraison,
Bons de retour, Factures, Avoirs, Factures d'acompte, Avoirs d'acompte.
Pour chaque onglet, une liste d'actions est disponible :
Afficher le client
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Cette action est disponible uniquement dans le cas ou :
- le document n'a pas déjà été transféré
- le type de document est transférable (ce n'est pas le cas pour les avoirs et les avoirs d'acompte).
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document, la
date et les options souhaités pour le/les document/s à générer.
Cette action est disponible uniquement dans le cas ou 2 documents de même type sont sélectionnés.
Les types de document facture, avoir et documents d'acompte ne peuvent pas être regroupés.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Valider
Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé"
ou "Transféré en comptabilité".
En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le
document en comptabilité.
Cette action est accessible uniquement pour les factures, avoirs et documents d'acompte.
Dévalider
Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état
"Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.
Cette action est accessible uniquement pour les factures et avoirs.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
Actions spécifiques
Les actions ci-dessous sont disponibles pour un type de document unique :
Commandes
Livrer
EBP Gestion Commerciale 2010
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Permet de livrer globalement ou partiellement la/les commandes.
Solder
Permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans générer de bon
de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.
Dé-Solder
Permet de passer la "Commande livrée totalement" en "Commande non livrée" ou "Partiellement livrée".
Les 2 dernières actions sont accessibles dans la liste des documents/onglet "Tous" lorsqu'un document de
type commande est sélectionné.
Factures
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de la facture, la date du jour (système), le moyen de
paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement.
MANUEL
89
Devis
Accès : Ventes - Documents de vente - Devis
La gestion de la fiche "Devis" est commune à toutes les fiches.
Le devis se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du devis.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente.
Vous pouvez également indiquer :
o L'état du devis
Sélectionnez ici l'état du devis.
Les état sont définis dans les options du dossier.
Le libellé de l'état 1 est renseigné par défaut.
Le libellé indiqué dans la zone "Etat 4" sera automatiquement attribué au devis lorsqu'il sera transféré en
bon de livraison, commande ou facture.
o La date de validité
Indiquez ici la date de validité du devis.
Cette date vous permettra de réaliser des relances de devis si ceux-ci ne sont pas conclus.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Date par défaut = Date du document + Durée de validité des devis (jours) définie dans les options du
dossier.
Date du document : 15/02/2008
Durée de validité des devis (jours) : 10
Date de validité : 25/02/2008
Si le client est de type PROSPECT, il reste en prospect lors de la validation du DEVIS. Son changement de
statut intervient dès la création de la commande (par ajout ou par transfert/regroupement)
Le corps
Vous retrouvez le corps du devis dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre
devis :
En définissant votre masque de saisie du devis : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre devis et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix
de revient total, Marge en % et montant.
EBP Gestion Commerciale 2010
90
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Les actions d'un devis
A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et
la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
MANUEL
91
Commandes de vente
Accès : Ventes - Documents de vente - Commandes
La gestion de la fiche "Commande" est commune à toutes les fiches.
La commande se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la commande.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de la commande
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente.
Vous pouvez également indiquer la date de livraison prévue :
Livraison le : Indiquez ici la date de livraison de la commande.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
La modification de la date de livraison en entête peut automatiquement être reportée sur les lignes du
document.
Pour cela, vous devez confirmer le message.
Le corps de la commande
Vous retrouvez le corps de la commande dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre commande :
En définissant votre masque de saisie de la commande: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied de la commande
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre commande et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix
de revient total, Marge en % et montant.
Pour les commandes, vous avez également la possibilité de définir une priorité (Haute, Normal, Faible). Cette
priorité permet de réaliser un tri supplémentaire lors de la livraison des commandes.
Acomptes
Cet onglet contient la liste des factures et avoirs d'acompte associée au document
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Les actions d'une commande
A partir d'une commande, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
EBP Gestion Commerciale 2010
92
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et
la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Livrer
Permet d'ouvrir l'assistant de livraison globale ou partielle la/les commandes.
Solder
Permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans générer de bon
de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.
Dé-Solder
Permet de passer la "Commande livrée totalement" en "Commande non livrée" ou "Partiellement livrée".
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
MANUEL
93
Bons de livraison
Accès : Ventes - Documents de vente - Bons de livraison
La gestion de la fiche "Bon de livraison" est commune à toutes les fiches.
Le Bon de livraison se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Bon de
livraison.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête du bon de livraison
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente.
Le corps du bon de livraison
Vous retrouvez le corps du bon de livraison dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre Bon de livraison :
En définissant votre masque de saisie du Bon de livraison: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied du bon de livraison
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre bon de livraison et de le modifier
en appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix
de revient total, Marge en % et montant.
Acomptes
Cet onglet contient la liste des factures et avoirs d'acompte associée au document
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Les actions d'un bon de livraison
A partir d'un bon de livraison, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et
la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
EBP Gestion Commerciale 2010
94
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
MANUEL
95
Bons de retour
Accès : Ventes - Documents de vente - Bons de retour
La gestion de la fiche "Bon de retour" est commune à toutes les fiches.
Le Bon de retour se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Bon de retour.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête du bon de retour
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente à l'exception du mode
de règlement qui n'est pas présent.
Le corps du bon de retour
Vous retrouvez le corps du bon de retour dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre Bon de retour :
En définissant votre masque de saisie du Bon de retour: Plus de 25 colonnes sont à votre dispositions.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied du bon de retour
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre bon de retour et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix
de revient total, Marge en % et montant.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Les actions d'un bon de retour
A partir d'un bon de retour, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et
la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
EBP Gestion Commerciale 2010
96
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
MANUEL
97
Factures
Accès : Ventes - Documents de vente - Factures
La gestion de la fiche "Facture" est commune à toutes les fiches.
La Facture se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la facture.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de la facture
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente.
Le corps de la facture
Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire
votre facture :
En définissant votre masque de saisie de la facture: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied de la facture
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre facture et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Echéances
Cet onglet permet de planifier les échéances de votre client pour le règlement de la facture.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix
de revient total, Marge en % et montant.
Acomptes
Cet onglet contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associée au document.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Les actions d'une facture
A partir d'une facture, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
EBP Gestion Commerciale 2010
98
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de la facture, la date du jour (système), le moyen de
paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Valider
Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé"
ou "Transféré en comptabilité".
En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le
document en comptabilité.
Dévalider
Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état
"Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
MANUEL
99
Avoirs
Accès : Ventes - Documents de vente - Avoirs
La gestion de la fiche "Avoir" est commune à toutes les fiches.
L'Avoir se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Avoir.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de l'avoir
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente à l'exception du mode
de règlement qui n'est pas présent.
Le corps de l'avoir
Vous retrouvez le corps de l'avoir dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire
votre Avoir :
En définissant votre masque de saisie de l'avoir : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied de l'avoir
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre avoir et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Le montant « Net à payer » de l’avoir génère une échéance négative.
Cette échéance n’est pas visible dans le document, vous pouvez la consulter dans l'échéancier.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants :
Prix de revient total, Marge en % et montant.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Les actions d'un avoir
A partir d'un avoir, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Valider
EBP Gestion Commerciale 2010
100
Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé"
ou "Transféré en comptabilité".
En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le
document en comptabilité.
Dévalider
Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état
"Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
MANUEL
101
Factures d'acompte
Accès : Ventes - Documents de vente - Factures d'acompte
ou
Achats - Documents d'achat - Factures d'acompte
La gestion de la fiche "Facture d'acompte" est commune à toutes les fiches.
Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des factures d'acomptes.
La Facture d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de la facture d'acompte
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente/achat à l'exception du
mode de règlement.
En effet, pour les factures d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire.
Le corps de la facture d'acompte
Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir le montant
de votre facture d'acompte.
Les autres onglets
A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client ou fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client ou fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client et le détail de la TVA.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Les actions d'une facture d'acompte
A partir d'une facture d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles ou Historique
fournisseurs/articles avec le filtre client/fournisseur renseigné par le "code du prospect/client ou fournisseur"
sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Valider
Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
cochée dans les options comptables
Elle permet de valider définitivement un document avant le transférer du document en comptabilité.
EBP Gestion Commerciale 2010
102
Avoirs d'acompte
Accès : Ventes - Documents de vente - Avoirs d'acompte
ou
Achats - Documents d'achat - Avoirs d'acompte
La gestion de la fiche "avoir d'acompte" est commune à toutes les fiches.
Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des avoirs d'acomptes.
L'avoir d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de l'avoir d'acompte
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente/achat à l'exception du
mode de règlement.
En effet, pour les avoirs d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire et obligatoire pour définir le
règlement. Pour cela, vous devez sélectionner le moyen de paiement dans la liste dé-roulante.
Si le moyen de paiement que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle
fiche moyen de paiement en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Le corps de l'avoir d'acompte
Vous retrouvez le corps de l'avoir d'acompte dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir les
montants de votre avoir d'acompte.
Les autres onglets
A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client ou fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client ou fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client et le détail de la TVA.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Les actions d'un avoir d'acompte
A partir d'un avoir d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles ou Historique
fournisseurs/articles avec le filtre client/fournisseur renseigné par le "code du prospect/client ou fournisseur"
sélectionné.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Valider
Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
cochée dans les options comptables
MANUEL
103
Elle permet de valider définitivement un document avant le transférer du document en comptabilité.
EBP Gestion Commerciale 2010
104
TRAITEMENTS...
Dupliquer un document
Tous les documents de vente ou achat peuvent être dupliqués.
Cette fonction permet de recopier l'intégralité d'un de vos documents dans un autre.
Il est possible de dupliquer un document transféré, validé ou comptabilisé.
Les factures d'acompte et les avoirs d'acompte ne peuvent pas être dupliqués.
Préparation à la copie de document
Pour réaliser la duplication d'un document, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats / Tous (ou encore depuis le menu Ventes -Documents de vente - Tous
ou Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Dupliquer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Traitement de la duplication
Un message s'affiche pour vous demander si vous souhaitez reprendre les informations de la fiche client ou
fournisseur.
Ces informations sont :
x les coordonnées postales de la fiche client ou fournisseur,
x son mode de règlement,
x ses conditions commerciales (remise accordée).
Si vous répondez "Oui", l'adresse, le mode de règlement seront repris de la fiche client ou fournisseur
et un contrôle sur les conditions commerciales (bloqué, ...) sera effectué.
Si vous répondez "Non", les informations de l'entête du document d'origine sont reprises dans le nouveau
document.
Si vous effectuez souvent les mêmes types de document, vous pouvez créer des "document -types" et les
dupliquer à chaque nouveau client ou fournisseur.
Conséquences de la duplication
Le nouveau document est à la date du jour.
Elle contient toutes les informations du document d'origine.
Dans chaque partie du nouveau document, vous pourrez :
x modifier la date,
x changer de client ou fournisseur,
x ajouter, modifier ou supprimer des articles
x ...
Si un document d’acompte (facture et/ou avoir d’acompte) est affecté au document d’origine, il ne sera pas
repris dans le document final.
MANUEL
105
Regrouper les documents
Accès : Opérations - Regrouper les documents
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes :
x Même type de document,
x Même code client ou fournisseur,
x Même civilité,
x Même nom de client ou fournisseur,
x Même adresse de facturation,
x Même adresse de livraison,
x Même taux de TVA sur les frais de port ,
S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux
de TVA appliqué soit le même sur tous les documents.
x Même remise en pied,
x Même mode de règlement.
Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout
regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à
regrouper est inférieur ou égal à 6.
Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en
document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation au regroupement de documents
Depuis la liste des documents
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou
Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande,
BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de
navigation à gauche.
Depuis la barre de navigation
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis
sélectionner l'option "Regrouper les documents".
Fenêtre de regroupement
Le regroupement passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de regroupement des documents
L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne
contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3).
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de regroupement des documents.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement.
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper
Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s)
concerné(s) par le regroupement.
EBP Gestion Commerciale 2010
106
Les types de documents disponibles sont :
x Les Devis (vente) / Demandes de prix (achat),
x Les Commandes,
x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat),
x Les Bons de retour.
La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire
Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par
défaut.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement.
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper
Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents
ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment.
Vous avez la possibilité de modifier cette sélection :
en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ;
en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération
uniquement).
Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement.
4ème étape : Choix du document à générer
Cette étape permet de choisir :
x le Type du document que vous voulez générer.
Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements
précédents :
- Les Devis ou Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de livraison/réception ou
Factures,
- Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures,
- Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures,
- Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs.
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x Regrouper les articles
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques :
o Code,
o Description,
o Prix unitaire brut,
o Montant de la remise,
o Taux de TVA,
o Unité.
x Copier les lignes de texte
Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de
chaque document d'origine.
x Générer un sous-total par document
La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles".
Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée.
Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type
Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les
articles appartenant au document.
MANUEL
107
Lancement du regroupement
Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer.
Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec
succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons
de l'échec du traitement.
Conséquences du regroupement
Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous
souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s.
Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé.
Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable).
Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents
pour le client B, les documents générés seront :
- Un document pour le client ou le fournisseur A
- Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la
rubrique)
Dans l'onglet Détail du document...
Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent :
o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée),
o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles),
o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte).
Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère
ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description :
" Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008."
Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez :
o en 1ère ligne la référence du document d'origine,
o les articles du document d'origine,
o un sous-total pour le document.
Dans l'onglet Échéances
Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux
documents d’origine.
Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
EBP Gestion Commerciale 2010
108
Supprimer un document
Un document de vente ou achat peut être supprimé si ce dernier :
n’est pas validé,
n’est pas transféré ou regroupé,
n’est pas comptabilisé.
Pour supprimer un document, vous devez :
soit sélectionner un document dans la liste des documents puis cliquer sur l'icône Supprimer ou clic droit +
supprimer ou touche "suppr" au clavier
soit ouvrir le document et cliquer sur l'icône Supprimer, Fichier + supprimer ou Ctrl + D.
Il est possible de supprimer un document précédemment transféré si le document réalisé lors du transfert
ou regroupement est supprimé auparavant.
Réalisation d'un devis ou demande de prix puis transfert du devis ou demande de prix en commande, la
suppression du devis ou demande de prix est impossible.
Si suppression de la commande, la suppression du devis ou de mande de prix est possible.
Après chaque demande de suppression possible, vous aurez le message :
« Êtes-vous certain de vouloir supprimer cette fiche ?
Cette suppression sera définitive. »
Après chaque demande de suppression impossible, vous aurez le message :
Pour un document déjà transféré ou regroupé :
« Ce document ne peut pas être supprimé car il a été transféré en "document"&ldots;&ldots;. Supprimer
d’abord ce document ».
Pour un document transféré en comptabilité :
« Le document XX..... a été transféré en comptabilité. Il ne peut plus être supprimé ».
Si vous demandez la suppression d'un document positionné au milieu d'autres documents, un message BOI
d'avertissement s'affichera.
La validation de ce message entraîne la création d'un événement dans le journal des événements.
Conséquences de la suppression d'un document
Le document supprimé n'apparaît plus dans la liste des documents de vente, la liste des documents d'achat,
l'historique client, l'historique fournisseur, les statistiques...
Les échéances liées au document (Facture) n'apparaissent plus dans l'échéancier
Si le document était réglé, le règlement est automatiquement dépointé, un message vous averti de cet état.
Le règlement est toujours présent pour le client/fournisseur, il faudra le supprimer manuellement si vous
souhaitez ne plus avoir ce règlement.
Si vous supprimez un document d'acompte, le règlement associé sera automatiquement supprimé.
MANUEL
109
Transférer un document
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois.
Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez
assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement.
Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le
prospect passe automatiquement en client.
Préparation du transfert
Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes /
Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats -
Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le
transfert.
Fenêtre de transfert
La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer.
Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué.
Le transfert de document permet de choisir :
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x le type de document que vous voulez générer
Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts
précédents:
- Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture.
- la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture.
- La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture.
- Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir.
- Le bon de retour peut être transféré en avoir.
- La facture peut être transférée en avoir.
- La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte.
x l'ouverture après le transfert du document généré.
La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également
modifiable au moment de la réalisation du transfert.
Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement.
A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous
êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé.
Conséquences du transfert
Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez
ouvrir le/les documents générés.
EBP Gestion Commerciale 2010
110
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ».
Dans l'onglet Détail du document...
Les documents générés comportent :
x l’intégralité des informations du document d'origine.
x en 1ère ligne la référence du document d'origine.
Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour
description :
" Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008."
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de
stock sera généré :
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif.
Dans l'onglet Échéances
Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne
d'échéance dans l'onglet échéances de la facture.
Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la
nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci.
Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le
montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les document générés par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents
d’origine.
Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents
d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
MANUEL
111
CLIENTS
Clients / Prospects - Fenêtre principale de navigation
Accès : Ventes - Clients - Clients ou Ventes - Clients - Prospects
La gestion de la liste des clients / prospects est commune à toutes les listes.
La liste des clients/prospects contient les onglets :
Tous : Les tiers de type client et prospect sont affichés,
Clients,
Prospects.
Les actions ci-dessous varies en fonction de l'onglet sélectionné. Elles sont disponibles en début du menu
contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation :
Transférer en client
Permet de transformer une fiche de type "Prospect" en fiche de type "Client". Cliquer ici pour avoir plus de
renseignements.
Action disponible uniquement pour une fiche prospect.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du client ou prospect" sélectionné.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Échéancier avec le filtre client renseigné par le "code du
client" sélectionné.
Les 2 dernières actions sont disponibles uniquement sur la fiche client.
Créer un document de vente
Permet d'ouvrir une fenêtre contenant les types des documents possibles à créer.
Sur la fiche document créée, les informations concernant le client/prospect (coordonnées, mode de règlement,
n° de TVA...) seront automatiquement renseignées.
Changer un code client
Permet de recodifier le code d'un client (fiches, documents, échéances, règlements...).
Statistiques
Permet de visualiser les évolutions et palmarès du Chiffre d'Affaires, de la marge et du volume des ventes ...
pour chaque Clients.
Simulation du tarif
La simulation de tarif permet de trouver rapidement le tarif d'un article pour une sélection de client à une date
donnée.
EBP Gestion Commerciale 2010
112
Clients / Prospects
Accès : Ventes - Clients - Clients ou Ventes - Clients - Prospects
La gestion de la fiche "Client/Prospects" est commune à toutes les fiches.
La fiche client et la fiche prospect se composent d'une entête et d'onglets.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques.
Famille client / prospects
Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient le client ou prospect.
Si cette famille a une territorialité et/ou une remise, ces informations seront automatiquement reprises sur
la fiche clients/prospect
Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille
client en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Personne physique
Case à cocher permettant de définir si le client est une personne physique (cochée) ou une personne morale
(décochée).
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre client/prospect (au maximum 25 caractères
alphanumériques).
Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône .
Nom *
Ce champ permet de saisir le nom de votre client/prospect (au maximum 60 caractères alphanumériques).
La fiche du client se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Facturation
Permet de saisir les coordonnées et le contact principal de facturation du client.
Livraison
Permet de saisir les coordonnées et le contact principal de livraison du client.
Si l'adresse de livraison du client est la même que celle de facturation, vous n'avez pas à ressaisir l'adresse
de livraison. Il vous suffit de sélectionner la case "Identique à l'adresse de facturation".
Il en va de même pour le contact.
Adresses
Permet de visualiser les adresses principales (Facturation et Livraison) ainsi que de créer d'autres adresses.
Contacts
Permet de visualiser les contacts principaux (Facturation et Livraison) ainsi que de créer d'autres contacts.
Gestion
Permet de saisir le compte comptable, les options de facturation (Facturation TTC, Taux de remise, Encours
autorisé...) ainsi que de visualiser le montant total des échéances échues ou pas.
Tarifs
Cet onglet permet de visualiser les tarifs en cours associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif").
Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter".
Pour voir les tarifs en cours (la date du jour est comprise dans la période du tarif) ainsi sur les précédents ou
suivants, vous devez cliquer sur le bouton "Voir tous les tarifs".
Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour
(date système de l'ordinateur).
MANUEL
113
Si le tarif n'est pas utiliser dans un document de vente, il est possible de le supprimer à l'aide du bouton
"Supprimer".
Divers
Permet de renseigner le mode de règlement du client et les informations administratives.
Notes
Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
A partir de la fiche client ou prospect, vous avez à votre disposition les actions définis également dans la
fenêtre principale de navigation des clients/prospects.
EBP Gestion Commerciale 2010
114
Statistiques
Les statistiques proposées portent sur vos Clients, vos Fournisseurs, Articles, Documents et Finances.
Pour chacune de ces catégories, vous pouvez obtenir des statistiques sous forme de Donnée (tableau) ou de
Graphique.
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)
Pour visualiser un tableau de données statistiques ou un graphique, vous devez sélectionner une catégorie puis
une statistique...
Un descriptif de la statistique sélectionnée s'affiche au dessous du cadre de sélection.
... puis renseignez les zones de filtre suivantes :
Les filtres varient en fonction de la catégorie sélectionnée.
Date : Période du... au ...
Indiquez la période ou l'intervalle de date à prendre en compte.
Ce filtre est disponible pour "toutes les catégories".
Client
Sélectionnez le/les codes client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles".
Famille Client
Sélectionnez le/les codes famille client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles".
Fournisseur
Sélectionnez le/les codes fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Fournisseurs" et "Articles".
Famille fournisseur
Sélectionnez le/les codes famille fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Fournisseurs" et "Articles".
Article
Sélectionnez le/les codes article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Vous pouvez également définir le type d'article que vous souhaitez voir dans vos statistiques : Biens, Services.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Famille Article
Sélectionnez le/les codes famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "fournisseurs" et "Articles".
Documents
Sélectionnez le/les types de documents sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour la catégorie "Documents".
Vous pouvez ensuite naviguer vers l'onglet "Données" et "Graphique" pour consulter les résultats obtenus.
Des boutons "Afficher les données" et "Afficher le graphique" sont également disponibles dans le pied
de l'onglet Sélection.
Vous pouvez à tout moment annuler les filtres en cliquant sur le bouton "Réinitialiser les filtres"
L'onglet Données
Cet onglet affiche un tableau de données obtenues sur les critères sélectionnés précédemment.
En double cliquant sur l'une des données, vous obtiendrez le détail du calcul de cette donnée. Ce détail
varie en fonction de la statistique sélectionnée.
En entête de ces données, vous disposer des boutons suivants :
Actualiser : Ce bouton permet de mettre à jour les données.
Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le tableau de données.
MANUEL
115
Exporter : Ce bouton permet de générer un fichier avec les données au format Excel, HTML, XML et PDF.
Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des colonnes/lignes.
Réinitialiser la vue : Ce bouton permet d'afficher les données statistiques suivant la vue initiale.
L'onglet Graphique
Cet onglet affiche un graphique obtenu sur les critères sélectionnés précédemment.
Vous disposez de plusieurs types de graphique (barre, aire, secteur....).
Choisissez le type du graphique correspondant à ce que vous souhaitez.
En entête de ce graphique, vous disposer des boutons suivants :
Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le graphique.
Inverser les légendes : Ce bouton permet d'inverser la légende avec les données en "abscisse" (si les axes
ne sont pas inversés)
Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des axes.
EBP Gestion Commerciale 2010
116
Familles de tiers
Accès : Ventes - Clients - Familles clients/prospects ou Achats - Fournisseurs - Familles Fournisseurs
La gestion de la fiche "Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Famille" se compose des éléments suivants :
un code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé de la famille (au maximum 40 caractères alphanumériques).
un onglet Général
Cet onglet permet de définir la territorialité et le % de remise à affecter par défaut au tiers à chaque fois que
cette famille lui sera affectée.
Dès la validation de la modification de la famille, si elle est rattachée à un tiers, un message permettra de
sélectionner les paramètres à appliquer automatiquement ou pas à la fiche tiers associée.
un onglet Tarifs (uniquement pour les familles clients)
Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif").
Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter".
Si le tarif n'est pas utiliser dans un document de ventes, il est possible de le supprimer à l'aide du bouton
"Supprimer".
Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour
(date système de l'ordinateur).$
un onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
MANUEL
117
Historique Clients/Articles
Accès :
Ventes - Clients - Historique Clients/Articles
ou
Articles - Historique Clients/Articles
L'historique clients/articles vous permet de retrouver pour un client (ou prospect) ou une famille de clients, les
documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents.
La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression qui s'effectue uniquement sur les documents de vente.
Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs client(s),
c'est l'historique par articles.
Historique par documents
L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s).
Filtres
L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Client (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Famille client
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes de document
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille Clients, le Code client, le Nom du client, le Numéro du
document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer, la Marge HT et le Solde dû.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Historique par Articles
L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été vendu.
EBP Gestion Commerciale 2010
118
Filtres
L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier.
Client (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Article (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Famille client
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Famille article
Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes articles
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code client, Nom du client, la Date du
document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT et la Marge nette HT.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Afficher l'article
Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique.
Afficher la famille article
Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
MANUEL
119
COMMERCIAUX
Commercial
Accès : Ventes - Commerciaux - Commerciaux
La gestion de la fiche "Commercial" est commune à toutes les fiches.
La fiche commercial se compose d'une entête et d'onglets.
Le commercial peut être rattaché soit, à la fiche des clients soit, à un document de ventes (onglet
Compléments) ou encore, à une ligne d’article dans le document.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques.
Famille commercial
Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient le commercial.
Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille
commercial en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Secteur géographique
Ce champ permet de saisir ou sélectionner le secteur géographique de votre commercial (au maximum 10
caractères alphanumériques).
Si le secteur géographique que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le
fichier des secteurs géographiques, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche secteur géographique en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre commercial (au maximum 25 caractères
alphanumériques).
Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône .
Nom *
Ce champ permet de saisir le nom de votre commercial (au maximum 60 caractères alphanumériques).
Prénom
Ce champ permet de saisir le nom de votre commercial (au maximum 60 caractères alphanumériques).
La fiche du commercial se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Onglet Coordonnées
Les informations ci-dessous correspondent aux coordonnées du commercial.
Adresse
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
EBP Gestion Commerciale 2010
120
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table
des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
Champ saisissable
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Contact
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
E-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Permet de saisir l'e-mail du commercial.
Onglet Barèmes
La sélection d'un barème permet de définir le calcul des commissions pour ce commercial.
L'affectation d'un "Barème" à une fiche "Commercial", affecte automatiquement le "Commercial" à la fiche
"Barème".
Onglet Notes
L'onglet notes permet de saisir un commentaire.
La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches.
MANUEL
121
Familles commerciaux
Accès : Ventes - Commerciaux - Familles commerciaux
La gestion de la fiche "Famille Commerciaux" est commune à toutes les fiches.
L'entête de la fiche famille se compose des éléments suivants :
un code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé de la famille (au maximum 40 caractères alphanumériques).
La fiche famille commerciaux se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Barème
La sélection d'un barème permet de définir un barème de calcul de commissions pour un ensemble de
commerciaux dont cette famille est affectée.
Règles sur la modification ou suppression d'un barème
- Si changement du barème attaché à la famille, laquelle est attachée au commercial, un message propose
d’appliquer le changement au commercial.
- Si suppression du barème attaché à la famille, laquelle est attachée au commercial, un message propose
d’appliquer le changement au commercial
- Si suppression du barème dans la famille (sans suppression du barème lui même), laquelle est attachée au
commercial, un message propose d’appliquer le changement au commercial
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
EBP Gestion Commerciale 2010
122
Barèmes
Accès : Ventes - Commerciaux - Barèmes
La gestion de la fiche "Barème" est commune à toutes les fiches.
Le barème permet de définir des objectifs de commissionnements applicables pour tous les articles et tous les
tiers ou pour une sélection donnée d'articles, de tiers, de familles articles ou tiers.
La fiche barème permet de couvrir un maximum de cas possible, et facilite le paramétrage des éléments
constituants le calcul des commissions.
Le/les barèmes sont associés aux commerciaux ou familles commerciaux depuis la fiche commercial ou famille
de commerciaux ou le commercial ou la famille de commerciaux sont affectés à la ou les fiches barèmes depuis
la fiche barème.
La fiche barème se compose d'une entête et d'onglets.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Indiquez un code barème.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Libellé *
Saisissez le libellé du barème (au maximum 40 caractères).
Objectif basé sur
Il permet d’indiquer à partir de quelle donnée des lignes de document la commission doit être calculée.
Les types d'objectif possibles sont Chiffre d'affaires, Chiffre d'affaires encaissé, Quantité et Marge.
Champ d'application
Il permet d’indiquer à partir de quel type de documents les lignes doivent être récupérées.
Les types de document disponibles sont Commande, Bon de livraison et Facture.
Mode de calcul
Il permet d’indiquer si la valeur extraite des lignes de documents (en fonction de l’objectif) doit correspondre
strictement à un intervalle (Calcul global), ou entrer dans plusieurs intervalles (Tranche).
Les modes de calcul disponibles sont donc Tranche ou Global.
Type d'objectif
Il permet de regrouper les commissions par date.
Les regroupements disponibles sont Vide, Année, Trimestre, Mois, Semaine, Jour.
Valide du... Au...
Ces 2 champs permettent de définir une période de validité de la commission et notamment de gérer des
opérations ponctuelles.
Onglets
La fiche barème se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Définition des paliers
La définition des paliers s'effectue suivant les critères suivants :
- Jusqu’à : Permet de sélectionner la valeur maximal de l'intervalle.
La saisie de 3 dans ce champ signifie de 0 à 3.
- Formule : Permet de sélectionner l'un des critères suivants pour déterminer le calcul de la commission :
o % sur CA,
o Montant,
o Montant * Qté,
o % marge,
o Montant + %CA ,
o % montant.
Règles entre le type d’objectifs et les formules
Si le type d’objectif est "Quantité", seules les formules "Montant", "Montant * Qté" sont acceptées.
MANUEL
123
- Montant : Permet de saisir une valeur en fonction de la formule sélectionnée.
- % : Permet de saisir un pourcentage en fonction de la formule sélectionnée.
Règles entre les formules et les champs de saisie 'Montant" et "%"
- Si formule "Montant" ou "Montant*Qté", le champ "%" n'est pas accessible,
- Si formule "% sur CA" ou "%marge", le champ 'Montant" n'est pas accessible,
- Si formule "Montant + %CA", les champs "Montant" et "%" sont tous les deux accessibles,
- Si formule "% montant", les champs "Montant" et "%" sont tous les deux accessibles.
Sélection
La sélection permet de déterminer les critères à prendre en compte sur les lignes des documents : les
documents de tels familles clients ou des tels clients, avec tels ou tels articles ou familles articles, pour tels ou
tels commerciaux.
La sélection s'effectue en fonction des champs suivants :
o Type: Cette liste permet de déterminer la sélection. Les types disponibles sont Familles articles, articles,
familles clients, clients, familles commerciaux, commercial ;
o Du : liste déroulante permettant de sélectionner la première donnée, correspondante au type, à prendre
en compte ;
o Au : liste déroulante permettant de sélectionner la dernière donnée, correspondante au type, à prendre
en compte.
o Exclusion de la sélection : Cette case permet de considérer les éléments indiqués dans les champs DU /
AU comme à exclure du calcul de la commission ;
Commerciaux
Cet onglet permet d’affecter les commerciaux sur lesquels le barème va s’appliquer.
Vous pouvez également réaliser cette opération depuis la fiche commercial.
L'affectation d'un "commercial" à une fiche "Barème", affecte automatiquement le "barème" à la fiche
"Commercial".
Familles commerciaux
Cet onglet permet d’affecter les familles commerciaux sur lesquels le barème va s’appliquer.
Vous pouvez également réaliser cette opération depuis la fiche Famille commerciaux.
L'affectation d'une "famille commerciaux" à une fiche "Barème", affecte automatiquement le "barème" à la
fiche "Commercial".
Si vous souhaitez qu'une famille de commerciaux soit prise en compte pour un barème sauf un commercial
précis, vous devez :
- bouton Famille commerciaux, sélectionner le code de la famille,
- bouton "Sélection", saisir le code du commercial à exclure puis cliquer dans la case à cocher de la colonne
"Exclusion de la sélection".
Notes
L'onglet notes permet de saisir un commentaire.
La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches.
EBP Gestion Commerciale 2010
124
Commissions
Accès : Ventes - Commerciaux - Commissions
La page Commissions vous permet d'obtenir le montant des commissions de chaque commercial.
La gestion de la page est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression qui s'effectue uniquement sur les documents ventes.
Le calcul des commissions varie en fonction de différents données (Commercial, Barèmes, Clients, onglet
compléments des documents de ventes, lignes des documents de ventes...).
Les filtres
Avant de Lancer le calcul des commissions (bouton Actualiser la liste), vous devez définir dans votre entête
le ou l’intervalle :
Famille commerciaux
Sélectionnez la famille commerciaux pour laquelle vous souhaitez obtenir le montant des commissions de
chaque commercial.
Commerciaux (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de commerciaux sur lequel vous souhaitez obtenir le commissionnement.
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte pour le calcul du commissionnement. Par
l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Sur chaque document rattaché à un commercial, le logiciel calcule une commission.
Liste des commissions
Le contenu qui s’affiche est le résultat fidèle du paramétrage effectué dans les fiches des barèmes, des
Commerciaux et des lignes d’articles.
Vous obtenez pour chaque commercial, le détail des documents entrant dans le domaine d’application de
chaque barème.
La liste des commissions contient les éléments suivants :
o une ligne pour chaque commercial de la base qu'ils aient ou non un barème affecté. Cette ligne contient le
chiffre d'affaires et le montant total de la commission du commercial ;
o une ligne comportant les caractéristiques du barème et notamment le code du barème et le montant de
commission provenant de ce barème ;
o une ou plusieurs ligne contenant le détail des lignes de document prises en compte dans le calcul de la
commission.
Vous avez la possibilité de voir ou pas de détail du calcul des commissions, en cliquant sur les boutons
"Déplier tout", "Replier tout" disponibles dans la barre de menus.
Les actions
A partir des commissions, vous avez accès aux actions suivantes :
Affiche le commercial
Permet d'afficher la fiche du commercial.
Afficher le barème
Permet d'afficher la fiche du barème affectée au commercial sélectionné.
Afficher le règlement
Permet d'afficher le règlement concerné par cette commission.
Afficher le document
Permet d'afficher le document de vente concerné par cette commission.
MANUEL
125
RÈGLEMENTS
Échéancier
Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers
Règlements - Fournisseurs - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers
L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements
clients/fournisseurs vous permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière :
l'échéancier.
Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris
les acomptes).
La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes/achats.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
échéances.
L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous :
Onglet Toutes
Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...)
Onglet Réglées
Permet de voir les échéances totalement réglées.
Onglet Non réglées
Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement
n’est affecté.
Onglet Soldées
Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Date de l’échéance,
Numéro document,
Montant échéance,
Soldées ?,
Code Client ou Fournisseur,
Nom Client ou Fournisseur,
Moyen de paiement,
Solde dû.
Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni
modifiables...
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances.
Période (Du... Au...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Moyen de paiement
Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
EBP Gestion Commerciale 2010
126
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client/prospect ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche clientou fournisseur affectée au document sélectionné dans l'échéancier.
Afficher le document
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier.
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de
paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est.
Pointage entre échéances
Permet de pointer une échéance d'avoir avec une/des échéance/s de facture sans générer de règlement.
Depuis la liste des échéances, sélectionner une échéance d'avoir puis cliquer sur "Pointage entre échéances"
et sélectionner la/les échéance/s de facture à pointer.
Solder
Permet de solder manuellement une échéance.
Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client ou fournisseur non solvable...
Dé-solder
Permet de dé-solder manuellement une échéance.
En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit
à "Dé-solder".
MANUEL
127
Règlements - Fenêtre principale de navigation
Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements
Règlements - Fournisseurs - Règlements ou Achats - Règlements - Règlements
Cette fenêtre correspond à la liste des règlements clients/fournisseurs.
La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
règlements (partiellement pointés, pointés, tous)
L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous :
Onglet Tous
Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...)
Onglet Pointés
Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances.
Onglet Partiellement pointés
Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour
lesquels aucun pointage n'a été réalisé.
Onglet En banque
Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en
comptabilité.
Onglet Avec écart
Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Nom du client ou fournisseur,
Montant,
Date du règlement,
Moyen de paiement,
Reste à affecter (Onglet "Tous" uniquement).
Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue
permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement).
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements.
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du clientou fournisseur affectée au règlement.
EBP Gestion Commerciale 2010
128
Liste des modes de règlement
Permet d'afficher la liste des modes de règlement.
Afficher le(s) document(s)
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée.
Échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées".
Nouveau règlement pour ce client ou fournisseur
Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client ou fournisseur sélectionné.
Valider
Permet de valider définitivement un règlement afin de pouvoir le transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
MANUEL
129
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Commande
Sous catégorie : Bon de livraison...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle".
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches",
définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes".
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
EBP Gestion Commerciale 2010
130
RÈGLEMENTS
Règlements - Démarrer une tâche
Accès : Règlements - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Clients
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des Clients. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une
fiche Client.
Consulter l'échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées".
Saisir un règlement
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des règlements sur l'onglet "Tous". Double cliquer sur une
ligne pour ouvrir une fiche Règlements.
Transfert en comptabilité
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert comptable.
MANUEL
131
CLIENTS
Échéancier
Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers
Règlements - Fournisseurs - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers
L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements
clients/fournisseurs vous permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière :
l'échéancier.
Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris
les acomptes).
La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes/achats.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
échéances.
L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous :
Onglet Toutes
Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...)
Onglet Réglées
Permet de voir les échéances totalement réglées.
Onglet Non réglées
Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement
n’est affecté.
Onglet Soldées
Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Date de l’échéance,
Numéro document,
Montant échéance,
Soldées ?,
Code Client ou Fournisseur,
Nom Client ou Fournisseur,
Moyen de paiement,
Solde dû.
Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni
modifiables...
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances.
Période (Du... Au...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Moyen de paiement
Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
EBP Gestion Commerciale 2010
132
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client/prospect ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche clientou fournisseur affectée au document sélectionné dans l'échéancier.
Afficher le document
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier.
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de
paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est.
Pointage entre échéances
Permet de pointer une échéance d'avoir avec une/des échéance/s de facture sans générer de règlement.
Depuis la liste des échéances, sélectionner une échéance d'avoir puis cliquer sur "Pointage entre échéances"
et sélectionner la/les échéance/s de facture à pointer.
Solder
Permet de solder manuellement une échéance.
Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client ou fournisseur non solvable...
Dé-solder
Permet de dé-solder manuellement une échéance.
En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit
à "Dé-solder".
MANUEL
133
Règlements - Fenêtre principale de navigation
Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements
Règlements - Fournisseurs - Règlements ou Achats - Règlements - Règlements
Cette fenêtre correspond à la liste des règlements clients/fournisseurs.
La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
règlements (partiellement pointés, pointés, tous)
L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous :
Onglet Tous
Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...)
Onglet Pointés
Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances.
Onglet Partiellement pointés
Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour
lesquels aucun pointage n'a été réalisé.
Onglet En banque
Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en
comptabilité.
Onglet Avec écart
Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Nom du client ou fournisseur,
Montant,
Date du règlement,
Moyen de paiement,
Reste à affecter (Onglet "Tous" uniquement).
Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue
permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement).
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements.
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du clientou fournisseur affectée au règlement.
EBP Gestion Commerciale 2010
134
Liste des modes de règlement
Permet d'afficher la liste des modes de règlement.
Afficher le(s) document(s)
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée.
Échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées".
Nouveau règlement pour ce client ou fournisseur
Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client ou fournisseur sélectionné.
Valider
Permet de valider définitivement un règlement afin de pouvoir le transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
MANUEL
135
FOURNISSEURS
Échéancier
Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers
Règlements - Fournisseurs - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers
L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements
clients/fournisseurs vous permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière :
l'échéancier.
Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris
les acomptes).
La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes/achats.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
échéances.
L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous :
Onglet Toutes
Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...)
Onglet Réglées
Permet de voir les échéances totalement réglées.
Onglet Non réglées
Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement
n’est affecté.
Onglet Soldées
Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Date de l’échéance,
Numéro document,
Montant échéance,
Soldées ?,
Code Client ou Fournisseur,
Nom Client ou Fournisseur,
Moyen de paiement,
Solde dû.
Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni
modifiables...
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances.
Période (Du... Au...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Moyen de paiement
Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
EBP Gestion Commerciale 2010
136
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client/prospect ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche clientou fournisseur affectée au document sélectionné dans l'échéancier.
Afficher le document
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier.
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de
paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est.
Pointage entre échéances
Permet de pointer une échéance d'avoir avec une/des échéance/s de facture sans générer de règlement.
Depuis la liste des échéances, sélectionner une échéance d'avoir puis cliquer sur "Pointage entre échéances"
et sélectionner la/les échéance/s de facture à pointer.
Solder
Permet de solder manuellement une échéance.
Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client ou fournisseur non solvable...
Dé-solder
Permet de dé-solder manuellement une échéance.
En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit
à "Dé-solder".
MANUEL
137
Règlements - Fenêtre principale de navigation
Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements
Règlements - Fournisseurs - Règlements ou Achats - Règlements - Règlements
Cette fenêtre correspond à la liste des règlements clients/fournisseurs.
La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
règlements (partiellement pointés, pointés, tous)
L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous :
Onglet Tous
Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...)
Onglet Pointés
Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances.
Onglet Partiellement pointés
Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour
lesquels aucun pointage n'a été réalisé.
Onglet En banque
Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en
comptabilité.
Onglet Avec écart
Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Nom du client ou fournisseur,
Montant,
Date du règlement,
Moyen de paiement,
Reste à affecter (Onglet "Tous" uniquement).
Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue
permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement).
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements.
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du clientou fournisseur affectée au règlement.
EBP Gestion Commerciale 2010
138
Liste des modes de règlement
Permet d'afficher la liste des modes de règlement.
Afficher le(s) document(s)
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée.
Échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées".
Nouveau règlement pour ce client ou fournisseur
Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client ou fournisseur sélectionné.
Valider
Permet de valider définitivement un règlement afin de pouvoir le transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
MANUEL
139
DONNÉES
Banque
Accès : Règlements - Données - Banques
La gestion de la fiche "Banque" est commune à toutes les fiches.
Une banque s'identifie par les éléments suivants :
Le code banque *
Saisissez un identifiant unique pour votre banque.
Cet identifiant est limité à 6 caractères alphanumériques.
Le nom de la banque *
Saisissez le nom de votre banque (au maximum 40 caractères alphanumériques).
Onglet Adresse
Les informations ci-dessous correspondent aux coordonnées de la banque.
Adresse
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table
des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
Champ saisissable
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
EBP Gestion Commerciale 2010
140
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Permet de saisir le site web lié à cette adresse.
Contact
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumérique).
Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans votre fichier des
civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste
déroulante accessible par l'icône .
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Fonction
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Prénom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Service/Bureau
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
E-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Permet de saisir l'e-mail du contact.
Onglet Comptabilité
Cet onglet vous permet de saisir :
Le compte de banque *
Le journal de banque *
Onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
MANUEL
141
Moyens de paiement
Accès : Règlements - Données - Moyens de paiement
La gestion de la fiche "Moyen de paiement" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Moyen de paiement" se compose des éléments suivants :
un code *
Indiquez un code moyen de paiement.
Ce code est limité à 6 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé du moyen de paiement (au maximum 60 caractères alphanumériques).
une nature *
Sélectionnez un type de nature dans la liste déroulante.
Cette liste n'est pas paramétrable.
une banque
Ce champ correspond à la banque sélectionnée par défaut lorsque vous réalisez un règlement pour ce moyen
de paiement.
La liste des banques est accessible par le menu Règlements - Données - Banques
Si la banque que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche banque
en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
La création du dossier propose par défaut une liste de moyens de paiement.
La banque par défaut n'est pas renseignée dans les fiches moyens de paiement.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
EBP Gestion Commerciale 2010
142
Modes de règlement
Accès : Règlements - Données - Modes de règlement
La gestion de la fiche "Mode de règlement" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Modes de règlement" se compose des éléments suivants :
Le code *
Indiquez un code pour votre mode de règlement.
Ce code est limité à 6 caractères alphanumériques.
Le libellé *
Saisissez le libellé du mode de règlement (au maximum 60 caractères alphanumériques).
Nous vous conseillons d'indiquer un libellé explicite qui reprenne le type de paiement et l'échéance.
La création du dossier propose par défaut une liste de modes de règlement.
Onglet détail
Cet onglet est divisé en 2 parties :
Création des lignes "d'échéances" pour le mode de règlement
Test des lignes créées
Création des lignes
Pour valider une fiche mode de règlement, vous devez avoir au minimum une ligne.
Une ligne contient les renseignement suivants :
%
Il sert à calculer le montant de l'échéance par rapport au montant TTC de la facture multiplié par le
pourcentage défini. Par défaut, il est égal à 100%.
Nbre de jours
Saisissez le nombre de jours pour le calcul de l'échéance, à partir de la date du document (de 1 à 365).
La zone nombre de jours n'est pas accessible pour un règlement de type Comptant.
Type de Règlement
Choisissez dans la liste proposée, le mode de calcul d'échéance que vous souhaitez appliquer.
Jour de règlement
Indiquez le jour pour lequel vous souhaitez le règlement (de 1 à 31).
Cette zone est accessible uniquement pour les types de règlement : Fin de mois le ou Net le.
Mois comptable
Cochez cette case si vous souhaitez faire fonctionner le mode de règlement en mois comptable pour le calcul de
la date d'échéance.
Cette fonction sert pour considérer un nombre de jours en nombre de mois (31 jours devient 1 mois, 60 jours
devient 2 mois, etc...).
Moyen de paiement
Indiquez ici le moyen de paiement de votre client.
Cette liste déroulante est paramétrable depuis la liste des moyens de paiement.
Vous pouvez modifier, créer plusieurs lignes d'échéances pour un mode de règlement. Pour cela, cliquez sur
l'icône Ajouter pour insérer une ligne et saisissez les différents critères que vous souhaitez.
La somme des % des lignes créées doit être égale à 100%.
Test des lignes créées
Pour tester les lignes que vous venez de créer, vous devez indiquer :
une date qui correspond à la date du document
un montant qui correspond au montant du document
MANUEL
143
Dans le tableau à droite de ces zones, vous trouverez le résultat du calcul des échéances (Date échéance,
Montant et Moyen de paiement)
L'échéance, le règlement et le jour s'enchaînent pour le calcul de l'échéance de la facture.
Exemple 1
Mode de règlement : CH30
Paramétrage d'une ligne échéance :
% NB jours Type
règlement
Jour
règlement
Mois
comptable
Moyen de
paiement
100 30 Net Chèque
Date de facture : 01/01/2008,
Montant : 100
Votre date d'échéance sera calculée ainsi :
01/01/2008 + 30J soit le 31/01/2008, puis Net, ce qui donnera le 31/01/2008, ce qui donnera une date
d'échéance au 31/01/2008 pour un montant de 100.
Exemple 2
Mode de règlement :Prel4
Paramétrage de 4 lignes d'échéances:
% NB jours Type
règlement
Jour
règlement
Mois
comptable
Moyen de
paiement
25 Comptant Prélèvement
25 30 Net le 15 Prélèvement
25 60 Net le 15 Prélèvement
25 90 Net le 15 Prélèvement
Date de facture : 01/01/2008,
Montant : 100 €
Les dates d'échéance seront calculées ainsi :
1ère ligne : 01/01/2008 + 0J soit le 01/01/2008, puis Comptant, ce qui donnera le 01/01/2008 pour un
montant de 25 (25% du montant soit 100).
2ème ligne : 01/01/2008 + 30J soit le 31/01/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/02/2008 pour un
montant de 25 (25% du montant soit 100).
3ème ligne : 01/01/2008 + 60J soit le 01/03/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/03/2008 pour un
montant de 25 (25% du montant soit 100).
4ème ligne : 01/01/2008 + 90J soit le 31/03/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/04/2008 pour un
montant de 25 (25% du montant soit 100).
Les actions possibles dans la liste
x Ajouter : permet d'ajouter une nouvelle ligne d'échéance à la fin de la liste.
x Insérer : permet d'insérer une nouvelle ligne d'échéance entre deux lignes déjà existantes.
x Supprimer : permet de supprimer une ligne d'échéance existante.
x Monter/Descendre : permet de modifier l'ordre des priorités des lignes d'échéances sans être obligé de
les supprimer et de les recréer.
x Couper/Copier/Coller : ces trois boutons ont un comportement identique au comportement standard
défini, par exemple, dans Word et Excel.
Toutes les actions accomplies sur la liste des échéances avec ces boutons ne doivent pas empêcher de
respecter les règles de cohérence définies dans les paragraphes précédents.
Onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
EBP Gestion Commerciale 2010
144
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Commande
Sous catégorie : Bon de livraison...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle".
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches",
définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes".
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
MANUEL
145
ACHATS
Achats - Démarrer une tâche
Accès : Achats - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Fournisseurs
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des fournisseurs. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
une fiche Fournisseur.
Demande de prix
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents d'achat sur l'onglet "Demande de prix".
Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Demande de prix.
Factures
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents d'achat sur l'onglet "Factures". Double cliquer
sur une ligne pour ouvrir une fiche Facture.
Règlements
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des règlements sur l'onglet "Tous". Double cliquer sur une
ligne pour ouvrir une fiche Règlements.
Transfert en comptabilité
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert comptable.
EBP Gestion Commerciale 2010
146
DOCUMENTS D'ACHAT
Documents d'achat - Fenêtre principale de navigation
Accès : Achats - Documents d'achat - Tous
La liste des documents de vente a les mêmes propriétés, possibilités de recherche, de tris et filtres que sur les
autres listes (Voir le chapitre sur la gestion de la fenêtre principale de navigation).
La liste des documents de vente contient différents onglets.
A partir de chaque onglet, vous pouvez créer de nouveaux documents : Demande de prix, Commande, Bon de
réception, Bon de retour, Factures, Avoirs, Factures d'acompte, Avoirs d'acompte.
Pour chaque onglet, une liste d'actions est disponible :
Afficher le fournisseur
Permet d'afficher la fiche du fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique Fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre client
renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Cette action est disponible uniquement dans le cas ou :
- le document n'a pas déjà été transféré
- le type de document est transférable (ce n'est pas le cas pour les avoirs et les avoirs d'acompte).
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document, la
date et les options souhaités pour le/les document/s à générer.
Cette action est disponible uniquement dans le cas ou 2 documents de même type sont sélectionnés.
Les types de document facture, avoir et documents d'acompte ne peuvent pas être regroupés.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Valider
Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé"
ou "Transféré en comptabilité".
En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le
document en comptabilité.
Cette action est accessible uniquement pour les factures, avoirs et documents d'acompte.
Dévalider
Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état
"Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.
Cette action est accessible uniquement pour les factures et avoirs.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
Actions spécifiques
Les actions ci-dessous sont disponibles pour un type de document unique :
Commandes
Réceptionner
MANUEL
147
Permet de réceptionner globalement ou partiellement la/les commandes.
Solder
Permet de passer la "Commande réceptionnée partiellement" en "Commande réceptionnée totalement" (sans
générer de bon de réception). Toutefois, le reliquat reste présent.
Dé-Solder
Permet de passer la "Commande réceptionnée totalement" en "Commande non réceptionnée" ou "Partiellement
réceptionnée".
Les 2 dernières actions sont accessibles dans la liste des documents/onglet "Tous" lorsqu'un document de
type commande est sélectionné.
Factures
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code fournisseur, le montant de la facture, la date du jour (système), le
moyen de paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement.
EBP Gestion Commerciale 2010
148
Demandes de prix
Accès : Achats - Documents d'achat - Demandes de prix
La demande de prix propose des articles à un prix donné.
Aucune action n'est effectuée sur le stock.
La gestion de la fiche "Demande de prix" est commune à toutes les fiches.
La demande de prix se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la demande de
prix.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
Le corps
Vous retrouvez le corps de la demande de prix dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre demande de prix :
En définissant votre masque de saisie du demande de prix : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre devis et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur, le détail de la TVA, ainsi que les montants
: Prix de revient total, Marge en % et montant.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Les actions d'une demande de prix
A partir d'une demande de prix, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le Fournisseur
Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur
renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et
la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
MANUEL
149
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
EBP Gestion Commerciale 2010
150
Commande d'achat
Accès : Achats - Documents d'achat - Commandes
La gestion de la fiche "Commande" est commune à toutes les fiches.
La commande se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la commande.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de la commande
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat.
Vous pouvez également indiquer la date de livraison prévue :
Réception le : Indiquez ici la date de réception de la commande.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
La modification de la date de réception en entête peut automatiquement être reportée sur les lignes du
document.
Pour cela, vous devez confirmer le message.
Le corps de la commande
Vous retrouvez le corps de la commande dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre commande :
En définissant votre masque de saisie de la commande: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied de la commande
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre commande et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur, le détail de la TVA, ainsi que les montants
: Prix de revient total, Marge en % et montant.
Acomptes
Cet onglet contient la liste des factures et avoirs d'acompte associée au document
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Les actions d'une commande
A partir d'une commande, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le Fournisseur
Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur
renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné.
MANUEL
151
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et
la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Réceptionner
Permet d'ouvrir l'assistant de réception globale ou partielle la/les commandes.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Solder
Permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans générer de bon
de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.
Dé-Solder
Permet de passer la "Commande livrée totalement" en "Commande non livrée" ou "Partiellement livrée".
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
EBP Gestion Commerciale 2010
152
Bon de réception
Accès : Achats - Documents d'achat - Bons de réception
La gestion de la fiche "Bon de réception" est commune à toutes les fiches.
Le Bon de livraison se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Bon de
livraison.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête du bon de réception
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat.
Le corps du bon de réception
Vous retrouvez le corps du bon de réception dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre Bon de réception :
En définissant votre masque de saisie du Bon de réception : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied du bon de réception
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre bon de réception et de le modifier
en appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur, le détail de la TVA, ainsi que les montants
: Prix de revient total, Marge en % et montant.
Acomptes
Cet onglet contient la liste des factures et avoirs d'acompte associée au document
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Les actions d'un bon de réception
A partir d'un bon de réception, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le Fournisseur
Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur
renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et
la date souhaités pour le/les document/s à générer.
MANUEL
153
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
EBP Gestion Commerciale 2010
154
Bon de retour d'achat
Accès : Achats - Documents d'achat - Bons de retour
La gestion de la fiche "Bon de retour" est commune à toutes les fiches.
Le Bon de retour se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Bon de retour.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête du bon de retour
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat à l'exception du mode de
règlement qui n'est pas présent.
Le corps du bon de retour
Vous retrouvez le corps du bon de retour dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre Bon de retour :
En définissant votre masque de saisie du Bon de retour: Plus de 25 colonnes sont à votre dispositions.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied du bon de retour
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre bon de retour et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur, le détail de la TVA, ainsi que les montants
: Prix de revient total, Marge en % et montant.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Les actions d'un bon de retour
A partir d'un bon de retour, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le Fournisseur
Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur
renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et
la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
MANUEL
155
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
EBP Gestion Commerciale 2010
156
Facture d'achat
Accès : Achats - Documents d'achat - Factures
La gestion de la fiche "Facture" est commune à toutes les fiches.
La Facture se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la facture.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de la facture
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat.
Le corps de la facture
Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire
votre facture :
En définissant votre masque de saisie de la facture: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied de la facture
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre facture et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné.
Echéances
Cet onglet permet de planifier les échéances de votre fournisseur pour le règlement de la facture.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur, le détail de la TVA, ainsi que les montants
: Prix de revient total, Marge en % et montant.
Acomptes
Cet onglet contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associée au document.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Les actions d'une facture
A partir d'une facture, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le Fournisseur
Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur
renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
MANUEL
157
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code fournisseur, le montant de la facture, la date du jour (système), le
moyen de paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Valider
Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé"
ou "Transféré en comptabilité".
En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le
document en comptabilité.
Dévalider
Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état
"Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
EBP Gestion Commerciale 2010
158
Avoir d'achat
Accès : Achats - Documents d'achat - Avoirs
La gestion de la fiche "Avoir" est commune à toutes les fiches.
L'Avoir se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Avoir.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de l'avoir
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat à l'exception du mode de
règlement qui n'est pas présent.
Le corps de l'avoir
Vous retrouvez le corps de l'avoir dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire
votre Avoir :
En définissant votre masque de saisie de l'avoir : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied de l'avoir
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre avoir et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Le montant « Net à payer » de l’avoir génère une échéance négative.
Cette échéance n’est pas visible dans le document, vous pouvez la consulter dans l'échéancier.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur, le détail de la TVA, ainsi que les montants
: Prix de revient total, Marge en % et montant.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Les actions d'un avoir
A partir d'un avoir, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le Fournisseur
Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur
renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Valider
MANUEL
159
Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé"
ou "Transféré en comptabilité".
En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le
document en comptabilité.
Dévalider
Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état
"Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
EBP Gestion Commerciale 2010
160
Factures d'acompte
Accès : Ventes - Documents de vente - Factures d'acompte
ou
Achats - Documents d'achat - Factures d'acompte
La gestion de la fiche "Facture d'acompte" est commune à toutes les fiches.
Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des factures d'acomptes.
La Facture d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de la facture d'acompte
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente/achat à l'exception du
mode de règlement.
En effet, pour les factures d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire.
Le corps de la facture d'acompte
Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir le montant
de votre facture d'acompte.
Les autres onglets
A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client ou fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client ou fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client et le détail de la TVA.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Les actions d'une facture d'acompte
A partir d'une facture d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles ou Historique
fournisseurs/articles avec le filtre client/fournisseur renseigné par le "code du prospect/client ou fournisseur"
sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Valider
Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
cochée dans les options comptables
Elle permet de valider définitivement un document avant le transférer du document en comptabilité.
MANUEL
161
Avoirs d'acompte
Accès : Ventes - Documents de vente - Avoirs d'acompte
ou
Achats - Documents d'achat - Avoirs d'acompte
La gestion de la fiche "avoir d'acompte" est commune à toutes les fiches.
Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des avoirs d'acomptes.
L'avoir d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de l'avoir d'acompte
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente/achat à l'exception du
mode de règlement.
En effet, pour les avoirs d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire et obligatoire pour définir le
règlement. Pour cela, vous devez sélectionner le moyen de paiement dans la liste dé-roulante.
Si le moyen de paiement que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle
fiche moyen de paiement en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Le corps de l'avoir d'acompte
Vous retrouvez le corps de l'avoir d'acompte dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir les
montants de votre avoir d'acompte.
Les autres onglets
A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client ou fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client ou fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client et le détail de la TVA.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Les actions d'un avoir d'acompte
A partir d'un avoir d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles ou Historique
fournisseurs/articles avec le filtre client/fournisseur renseigné par le "code du prospect/client ou fournisseur"
sélectionné.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Valider
Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
cochée dans les options comptables
EBP Gestion Commerciale 2010
162
Elle permet de valider définitivement un document avant le transférer du document en comptabilité.
MANUEL
163
TRAITEMENTS...
Dupliquer un document
Tous les documents de vente ou achat peuvent être dupliqués.
Cette fonction permet de recopier l'intégralité d'un de vos documents dans un autre.
Il est possible de dupliquer un document transféré, validé ou comptabilisé.
Les factures d'acompte et les avoirs d'acompte ne peuvent pas être dupliqués.
Préparation à la copie de document
Pour réaliser la duplication d'un document, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats / Tous (ou encore depuis le menu Ventes -Documents de vente - Tous
ou Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Dupliquer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Traitement de la duplication
Un message s'affiche pour vous demander si vous souhaitez reprendre les informations de la fiche client ou
fournisseur.
Ces informations sont :
x les coordonnées postales de la fiche client ou fournisseur,
x son mode de règlement,
x ses conditions commerciales (remise accordée).
Si vous répondez "Oui", l'adresse, le mode de règlement seront repris de la fiche client ou fournisseur
et un contrôle sur les conditions commerciales (bloqué, ...) sera effectué.
Si vous répondez "Non", les informations de l'entête du document d'origine sont reprises dans le nouveau
document.
Si vous effectuez souvent les mêmes types de document, vous pouvez créer des "document -types" et les
dupliquer à chaque nouveau client ou fournisseur.
Conséquences de la duplication
Le nouveau document est à la date du jour.
Elle contient toutes les informations du document d'origine.
Dans chaque partie du nouveau document, vous pourrez :
x modifier la date,
x changer de client ou fournisseur,
x ajouter, modifier ou supprimer des articles
x ...
Si un document d’acompte (facture et/ou avoir d’acompte) est affecté au document d’origine, il ne sera pas
repris dans le document final.
EBP Gestion Commerciale 2010
164
Regrouper les documents
Accès : Opérations - Regrouper les documents
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes :
x Même type de document,
x Même code client ou fournisseur,
x Même civilité,
x Même nom de client ou fournisseur,
x Même adresse de facturation,
x Même adresse de livraison,
x Même taux de TVA sur les frais de port ,
S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux
de TVA appliqué soit le même sur tous les documents.
x Même remise en pied,
x Même mode de règlement.
Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout
regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à
regrouper est inférieur ou égal à 6.
Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en
document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation au regroupement de documents
Depuis la liste des documents
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou
Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande,
BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de
navigation à gauche.
Depuis la barre de navigation
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis
sélectionner l'option "Regrouper les documents".
Fenêtre de regroupement
Le regroupement passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de regroupement des documents
L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne
contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3).
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de regroupement des documents.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement.
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper
Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s)
concerné(s) par le regroupement.
MANUEL
165
Les types de documents disponibles sont :
x Les Devis (vente) / Demandes de prix (achat),
x Les Commandes,
x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat),
x Les Bons de retour.
La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire
Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par
défaut.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement.
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper
Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents
ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment.
Vous avez la possibilité de modifier cette sélection :
en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ;
en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération
uniquement).
Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement.
4ème étape : Choix du document à générer
Cette étape permet de choisir :
x le Type du document que vous voulez générer.
Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements
précédents :
- Les Devis ou Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de livraison/réception ou
Factures,
- Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures,
- Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures,
- Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs.
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x Regrouper les articles
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques :
o Code,
o Description,
o Prix unitaire brut,
o Montant de la remise,
o Taux de TVA,
o Unité.
x Copier les lignes de texte
Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de
chaque document d'origine.
x Générer un sous-total par document
La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles".
Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée.
Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type
Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les
articles appartenant au document.
EBP Gestion Commerciale 2010
166
Lancement du regroupement
Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer.
Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec
succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons
de l'échec du traitement.
Conséquences du regroupement
Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous
souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s.
Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé.
Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable).
Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents
pour le client B, les documents générés seront :
- Un document pour le client ou le fournisseur A
- Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la
rubrique)
Dans l'onglet Détail du document...
Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent :
o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée),
o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles),
o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte).
Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère
ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description :
" Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008."
Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez :
o en 1ère ligne la référence du document d'origine,
o les articles du document d'origine,
o un sous-total pour le document.
Dans l'onglet Échéances
Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux
documents d’origine.
Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
MANUEL
167
Supprimer un document
Un document de vente ou achat peut être supprimé si ce dernier :
n’est pas validé,
n’est pas transféré ou regroupé,
n’est pas comptabilisé.
Pour supprimer un document, vous devez :
soit sélectionner un document dans la liste des documents puis cliquer sur l'icône Supprimer ou clic droit +
supprimer ou touche "suppr" au clavier
soit ouvrir le document et cliquer sur l'icône Supprimer, Fichier + supprimer ou Ctrl + D.
Il est possible de supprimer un document précédemment transféré si le document réalisé lors du transfert
ou regroupement est supprimé auparavant.
Réalisation d'un devis ou demande de prix puis transfert du devis ou demande de prix en commande, la
suppression du devis ou demande de prix est impossible.
Si suppression de la commande, la suppression du devis ou de mande de prix est possible.
Après chaque demande de suppression possible, vous aurez le message :
« Êtes-vous certain de vouloir supprimer cette fiche ?
Cette suppression sera définitive. »
Après chaque demande de suppression impossible, vous aurez le message :
Pour un document déjà transféré ou regroupé :
« Ce document ne peut pas être supprimé car il a été transféré en "document"&ldots;&ldots;. Supprimer
d’abord ce document ».
Pour un document transféré en comptabilité :
« Le document XX..... a été transféré en comptabilité. Il ne peut plus être supprimé ».
Si vous demandez la suppression d'un document positionné au milieu d'autres documents, un message BOI
d'avertissement s'affichera.
La validation de ce message entraîne la création d'un événement dans le journal des événements.
Conséquences de la suppression d'un document
Le document supprimé n'apparaît plus dans la liste des documents de vente, la liste des documents d'achat,
l'historique client, l'historique fournisseur, les statistiques...
Les échéances liées au document (Facture) n'apparaissent plus dans l'échéancier
Si le document était réglé, le règlement est automatiquement dépointé, un message vous averti de cet état.
Le règlement est toujours présent pour le client/fournisseur, il faudra le supprimer manuellement si vous
souhaitez ne plus avoir ce règlement.
Si vous supprimez un document d'acompte, le règlement associé sera automatiquement supprimé.
EBP Gestion Commerciale 2010
168
Transférer un document
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois.
Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez
assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement.
Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le
prospect passe automatiquement en client.
Préparation du transfert
Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes /
Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats -
Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le
transfert.
Fenêtre de transfert
La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer.
Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué.
Le transfert de document permet de choisir :
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x le type de document que vous voulez générer
Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts
précédents:
- Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture.
- la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture.
- La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture.
- Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir.
- Le bon de retour peut être transféré en avoir.
- La facture peut être transférée en avoir.
- La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte.
x l'ouverture après le transfert du document généré.
La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également
modifiable au moment de la réalisation du transfert.
Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement.
A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous
êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé.
Conséquences du transfert
Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez
ouvrir le/les documents générés.
MANUEL
169
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ».
Dans l'onglet Détail du document...
Les documents générés comportent :
x l’intégralité des informations du document d'origine.
x en 1ère ligne la référence du document d'origine.
Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour
description :
" Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008."
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de
stock sera généré :
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif.
Dans l'onglet Échéances
Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne
d'échéance dans l'onglet échéances de la facture.
Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la
nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci.
Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le
montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les document générés par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents
d’origine.
Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents
d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
EBP Gestion Commerciale 2010
170
FOURNISSEURS
Fournisseurs - Fenêtre principale de navigation
Accès : Achats - Fournisseurs - Fournisseurs
La gestion de la liste des fournisseurs est commune à toutes les listes.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Historique Fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique Fournisseurs/articles avec le filtre
Fournisseur renseigné par le "code du Fournisseur" sélectionné.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Échéancier avec le filtre Fournisseur renseigné par le
"code du fournisseur" sélectionné.
Créer un document d'achat
Permet d'ouvrir une fenêtre contenant les types des documents possibles à créer.
Sur la fiche document créée, les informations concernant le fournisseur (coordonnées, mode de règlement, n°
de TVA...) seront automatiquement renseignées.
Statistiques
Permet de visualiser les évolutions et palmarès du Chiffre d'Affaires, de la marge et du volume des ventes ...
pour chaque Fournisseur.
MANUEL
171
Fournisseurs
Accès : Achats - Fournisseurs - Fournisseurs
La gestion de la fiche "Fournisseurs" est commune à toutes les fiches.
La fiche fournisseur se compose d'une entête et d'onglets.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques.
Famille fournisseur
Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient le fournisseur.
Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille
fournisseur en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Personne physique
Case à cocher permettant de définir si le client est une personne physique (cochée) ou une personne morale
(décochée).
Nom *
Ce champ permet de saisir le nom de votre fournisseur (au maximum 60 caractères alphanumériques).
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre fournisseur (au maximum 25 caractères
alphanumériques).
Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans votre fichier des
civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste
déroulante accessible par l'icône .
La fiche du fournisseur se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Facturation
Permet de saisir les coordonnées et le contact principal de facturation du fournisseur.
Livraison
Permet de saisir les coordonnées et le contact principal de livraison du fournisseur.
Si l'adresse de livraison du fournisseur est la même que celle de facturation, vous n'avez pas à ressaisir
l'adresse de livraison. Il vous suffit de sélectionner la case "Identique à l'adresse de facturation".
Il en va de même pour le contact.
Adresses
Permet de visualiser les adresses principales (Facturation et Livraison) ainsi que de créer d'autres adresses.
Contacts
Permet de visualiser les contacts principaux (Facturation et Livraison) ainsi que de créer d'autres contacts.
Gestion
Permet de saisir le compte comptable, les options de facturation (Facturation TTC, Taux de remise, Encours
autorisé...) ainsi que de visualiser le montant total des échéances échues ou pas.
Divers
Permet de renseigner le mode de règlement du fournisseur, les documents associés et les informations
administratives.
Articles
Permet de visualiser et d'affecter des articles à ce fournisseur.
Notes
EBP Gestion Commerciale 2010
172
Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
A partir de la fiche Fournisseur, vous avez à votre disposition les actions définis également dans la fenêtre
principale de navigation des fournisseurs.
MANUEL
173
Statistiques
Les statistiques proposées portent sur vos Clients, vos Fournisseurs, Articles, Documents et Finances.
Pour chacune de ces catégories, vous pouvez obtenir des statistiques sous forme de Donnée (tableau) ou de
Graphique.
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)
Pour visualiser un tableau de données statistiques ou un graphique, vous devez sélectionner une catégorie puis
une statistique...
Un descriptif de la statistique sélectionnée s'affiche au dessous du cadre de sélection.
... puis renseignez les zones de filtre suivantes :
Les filtres varient en fonction de la catégorie sélectionnée.
Date : Période du... au ...
Indiquez la période ou l'intervalle de date à prendre en compte.
Ce filtre est disponible pour "toutes les catégories".
Client
Sélectionnez le/les codes client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles".
Famille Client
Sélectionnez le/les codes famille client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles".
Fournisseur
Sélectionnez le/les codes fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Fournisseurs" et "Articles".
Famille fournisseur
Sélectionnez le/les codes famille fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Fournisseurs" et "Articles".
Article
Sélectionnez le/les codes article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Vous pouvez également définir le type d'article que vous souhaitez voir dans vos statistiques : Biens, Services.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Famille Article
Sélectionnez le/les codes famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "fournisseurs" et "Articles".
Documents
Sélectionnez le/les types de documents sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour la catégorie "Documents".
Vous pouvez ensuite naviguer vers l'onglet "Données" et "Graphique" pour consulter les résultats obtenus.
Des boutons "Afficher les données" et "Afficher le graphique" sont également disponibles dans le pied
de l'onglet Sélection.
Vous pouvez à tout moment annuler les filtres en cliquant sur le bouton "Réinitialiser les filtres"
L'onglet Données
Cet onglet affiche un tableau de données obtenues sur les critères sélectionnés précédemment.
En double cliquant sur l'une des données, vous obtiendrez le détail du calcul de cette donnée. Ce détail
varie en fonction de la statistique sélectionnée.
En entête de ces données, vous disposer des boutons suivants :
Actualiser : Ce bouton permet de mettre à jour les données.
Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le tableau de données.
EBP Gestion Commerciale 2010
174
Exporter : Ce bouton permet de générer un fichier avec les données au format Excel, HTML, XML et PDF.
Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des colonnes/lignes.
Réinitialiser la vue : Ce bouton permet d'afficher les données statistiques suivant la vue initiale.
L'onglet Graphique
Cet onglet affiche un graphique obtenu sur les critères sélectionnés précédemment.
Vous disposez de plusieurs types de graphique (barre, aire, secteur....).
Choisissez le type du graphique correspondant à ce que vous souhaitez.
En entête de ce graphique, vous disposer des boutons suivants :
Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le graphique.
Inverser les légendes : Ce bouton permet d'inverser la légende avec les données en "abscisse" (si les axes
ne sont pas inversés)
Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des axes.
MANUEL
175
Familles de tiers
Accès : Ventes - Clients - Familles clients/prospects ou Achats - Fournisseurs - Familles Fournisseurs
La gestion de la fiche "Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Famille" se compose des éléments suivants :
un code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé de la famille (au maximum 40 caractères alphanumériques).
un onglet Général
Cet onglet permet de définir la territorialité et le % de remise à affecter par défaut au tiers à chaque fois que
cette famille lui sera affectée.
Dès la validation de la modification de la famille, si elle est rattachée à un tiers, un message permettra de
sélectionner les paramètres à appliquer automatiquement ou pas à la fiche tiers associée.
un onglet Tarifs (uniquement pour les familles clients)
Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif").
Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter".
Si le tarif n'est pas utiliser dans un document de ventes, il est possible de le supprimer à l'aide du bouton
"Supprimer".
Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour
(date système de l'ordinateur).$
un onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
EBP Gestion Commerciale 2010
176
Historique Fournisseurs/Articles
Accès :
Achats - Fournisseurs - Historique Fournisseurs/Articles
ou
Articles - Historique Fournisseurs/Articles
L'historique fournisseurs/articles vous permet de retrouver pour un fournisseur ou une famille de fournisseurs,
les documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents.
La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression qui s'effectue uniquement sur les documents d'achat.
Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs
fournisseur(s), c'est l'historique par articles.
Historique par documents
L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s).
Filtres
L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Fournisseurs (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de fournisseurs sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Famille fournisseurs
Sélectionnez la famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes de document
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille fournisseurs, le Code fournisseur, le Nom du fournisseur,
le Numéro du document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer et le Solde dû.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le fournisseur
Permet d'afficher la fiche du fournisseur affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille fournisseurs
Permet d'afficher la fiche de la famille fournisseur du fournisseur affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Historique par Articles
L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été acheté.
Filtres
MANUEL
177
L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier.
Fournisseur (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de fournisseurs sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Article (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Famille fournisseur
Sélectionnez la famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Famille article
Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes articles
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code fournisseur, Nom du fournisseur, la
Date du document, le Code article, le Libellé de la ligne et le PV Net HT..
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le fournisseur
Permet d'afficher la fiche du fournisseur affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille fournisseur
Permet d'afficher la fiche de la famille fournisseurs du fournisseur affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Afficher l'article
Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique.
Afficher la famille article
Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
EBP Gestion Commerciale 2010
178
RÈGLEMENTS
Échéancier
Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers
Règlements - Fournisseurs - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers
L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements
clients/fournisseurs vous permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière :
l'échéancier.
Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris
les acomptes).
La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes/achats.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
échéances.
L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous :
Onglet Toutes
Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...)
Onglet Réglées
Permet de voir les échéances totalement réglées.
Onglet Non réglées
Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement
n’est affecté.
Onglet Soldées
Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Date de l’échéance,
Numéro document,
Montant échéance,
Soldées ?,
Code Client ou Fournisseur,
Nom Client ou Fournisseur,
Moyen de paiement,
Solde dû.
Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni
modifiables...
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances.
Période (Du... Au...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Moyen de paiement
Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
MANUEL
179
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client/prospect ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche clientou fournisseur affectée au document sélectionné dans l'échéancier.
Afficher le document
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier.
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de
paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est.
Pointage entre échéances
Permet de pointer une échéance d'avoir avec une/des échéance/s de facture sans générer de règlement.
Depuis la liste des échéances, sélectionner une échéance d'avoir puis cliquer sur "Pointage entre échéances"
et sélectionner la/les échéance/s de facture à pointer.
Solder
Permet de solder manuellement une échéance.
Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client ou fournisseur non solvable...
Dé-solder
Permet de dé-solder manuellement une échéance.
En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit
à "Dé-solder".
EBP Gestion Commerciale 2010
180
Règlements - Fenêtre principale de navigation
Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements
Règlements - Fournisseurs - Règlements ou Achats - Règlements - Règlements
Cette fenêtre correspond à la liste des règlements clients/fournisseurs.
La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
règlements (partiellement pointés, pointés, tous)
L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous :
Onglet Tous
Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...)
Onglet Pointés
Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances.
Onglet Partiellement pointés
Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour
lesquels aucun pointage n'a été réalisé.
Onglet En banque
Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en
comptabilité.
Onglet Avec écart
Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Nom du client ou fournisseur,
Montant,
Date du règlement,
Moyen de paiement,
Reste à affecter (Onglet "Tous" uniquement).
Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue
permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement).
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements.
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du clientou fournisseur affectée au règlement.
MANUEL
181
Liste des modes de règlement
Permet d'afficher la liste des modes de règlement.
Afficher le(s) document(s)
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée.
Échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées".
Nouveau règlement pour ce client ou fournisseur
Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client ou fournisseur sélectionné.
Valider
Permet de valider définitivement un règlement afin de pouvoir le transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
EBP Gestion Commerciale 2010
182
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Commande
Sous catégorie : Bon de livraison...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle".
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches",
définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes".
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
MANUEL
183
ARTICLES
Articles - Démarrer une tâche
Accès : Articles - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des articles. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une
fiche article.he article
Nouveau bon d'entrée
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des bons d'entrée. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
un bon d'entrée.
Nouveau bon de sortie
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des bons de sorties. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
un bon de sortie.
Mouvements de stock
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des Mouvements de stock.
Statistiques
Permet d'ouvrir la page des statistiques.
EBP Gestion Commerciale 2010
184
ARTICLES
Articles - Fenêtre principale de navigation
Accès : Articles - Articles
La gestion de la liste des articles est commune à toutes les listes.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre article renseigné
par le "code de l'article" sélectionné.
Changer un code article
Permet de recodifier le code d'un article (fiches, documents, mouvements...).
Statistiques
Permet de visualiser les évolutions et palmarès du Chiffre d'Affaires, de la marge et du volume des ventes pour
chaque article.
Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre article
renseigné par le "code de l'article" sélectionné.
Liste des mouvements de stock
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de la Liste des mouvements de stock avec le filtre article
renseigné par le "code de l'article" sélectionné.
Créer un bon d'entrée
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche bon d'entrée à la date du jour (date système) avec la colonne
"code article" renseignée par le/les article/s sélectionné/s dans la liste page ou la fiche article.
Pour chaque ligne, la valeur de l'article correspond au prix de revient de la fiche article.
Créer un bon de sortie
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche bon de sortie à la date du jour (date système) avec la colonne
"code article" renseignée par le/les article/s sélectionné/s dans la liste page ou la fiche article.
Simulation du tarif
La simulation de tarif permet de trouver rapidement le tarif d'un article pour une sélection de client à une date
donnée.
MANUEL
185
Article
Accès : Articles - Articles
La gestion de la fiche "Article" est commune à toutes les fiches.
La fiche article se compose d'une entête et d'onglets.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
IL peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce
dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques.
Type *
Le type article peut être Bien, Service.
Le type d'article défini dans les options du dossier sera proposé par défaut.
Du type choisi ici découle l’accès à certaines zones de la fiche.
Famille article
Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient l'article.
Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille
articles en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Libellé *
Zone de saisie du libellé "court" pour l'article (au maximum 80 caractères alpha-numérique).
Le libellé correspond au libellé de l’article qui apparaîtra dans les listes.
En création de la fiche, le libellé court sera automatiquement repris au début de la zone désignation
commerciale.
La fiche article se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Détail
Permet de définir la description complète de l'article, le tarif, codes barres...
Stock
Permet de suivre le stock pour tous les articles de type Bien.
Comptabilité
Permet de visualiser les comptes comptables affectés à la fiche article (comptes de ventes, achats, stock...).
Image
Permet d'insérer une image de l'article, qui sera automatiquement reprise sur les impressions de documents
avec images.
Fournisseurs
Permet de visualiser la liste des fournisseurs associés à la fiche article (ref fournisseur, prix achat...)
Tarifs
Permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif").
Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter".
Si le tarif n'est pas utiliser dans un document de ventes, il est possible de le supprimer à l'aide du bouton
"Supprimer".
Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour
(date système de l'ordinateur).
Notes
Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
A partir de la fiche article, vous avez la possibilité d'appeler les actions disponibles également sur la fenêtre
principale de navigation des articles.
EBP Gestion Commerciale 2010
186
Familles articles
Accès : Articles - Familles articles
La gestion de la fiche "Famille d'articles" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Famille articles" se compose des éléments suivants :
un code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé de la famille articles (au maximum 40 caractères alphanumériques).
un onglet Général
Cet onglet permet de définir la localisation, le fournisseur, l'éco-contribution, la gestion de stock, le % de
marge, le % de frais et les comptes comptables de chaque territorialité à affecter par défaut à la fiche article à
chaque fois que cette famille lui sera affectée.
un onglet Tarifs
Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif").
Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter".
Si le tarif n'est pas utiliser dans un document de ventes, il est possible de le supprimer à l'aide du bouton
"Supprimer"
Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour
(date système de l'ordinateur)..
un onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
MANUEL
187
Historique Clients/Articles
Accès :
Ventes - Clients - Historique Clients/Articles
ou
Articles - Historique Clients/Articles
L'historique clients/articles vous permet de retrouver pour un client (ou prospect) ou une famille de clients, les
documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents.
La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression qui s'effectue uniquement sur les documents de vente.
Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs client(s),
c'est l'historique par articles.
Historique par documents
L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s).
Filtres
L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Client (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Famille client
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes de document
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille Clients, le Code client, le Nom du client, le Numéro du
document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer, la Marge HT et le Solde dû.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Historique par Articles
L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été vendu.
EBP Gestion Commerciale 2010
188
Filtres
L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier.
Client (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Article (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Famille client
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Famille article
Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes articles
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code client, Nom du client, la Date du
document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT et la Marge nette HT.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Afficher l'article
Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique.
Afficher la famille article
Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
MANUEL
189
Statistiques
Les statistiques proposées portent sur vos Clients, vos Fournisseurs, Articles, Documents et Finances.
Pour chacune de ces catégories, vous pouvez obtenir des statistiques sous forme de Donnée (tableau) ou de
Graphique.
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)
Pour visualiser un tableau de données statistiques ou un graphique, vous devez sélectionner une catégorie puis
une statistique...
Un descriptif de la statistique sélectionnée s'affiche au dessous du cadre de sélection.
... puis renseignez les zones de filtre suivantes :
Les filtres varient en fonction de la catégorie sélectionnée.
Date : Période du... au ...
Indiquez la période ou l'intervalle de date à prendre en compte.
Ce filtre est disponible pour "toutes les catégories".
Client
Sélectionnez le/les codes client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles".
Famille Client
Sélectionnez le/les codes famille client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles".
Fournisseur
Sélectionnez le/les codes fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Fournisseurs" et "Articles".
Famille fournisseur
Sélectionnez le/les codes famille fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Fournisseurs" et "Articles".
Article
Sélectionnez le/les codes article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Vous pouvez également définir le type d'article que vous souhaitez voir dans vos statistiques : Biens, Services.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Famille Article
Sélectionnez le/les codes famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "fournisseurs" et "Articles".
Documents
Sélectionnez le/les types de documents sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour la catégorie "Documents".
Vous pouvez ensuite naviguer vers l'onglet "Données" et "Graphique" pour consulter les résultats obtenus.
Des boutons "Afficher les données" et "Afficher le graphique" sont également disponibles dans le pied
de l'onglet Sélection.
Vous pouvez à tout moment annuler les filtres en cliquant sur le bouton "Réinitialiser les filtres"
L'onglet Données
Cet onglet affiche un tableau de données obtenues sur les critères sélectionnés précédemment.
En double cliquant sur l'une des données, vous obtiendrez le détail du calcul de cette donnée. Ce détail
varie en fonction de la statistique sélectionnée.
En entête de ces données, vous disposer des boutons suivants :
Actualiser : Ce bouton permet de mettre à jour les données.
Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le tableau de données.
EBP Gestion Commerciale 2010
190
Exporter : Ce bouton permet de générer un fichier avec les données au format Excel, HTML, XML et PDF.
Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des colonnes/lignes.
Réinitialiser la vue : Ce bouton permet d'afficher les données statistiques suivant la vue initiale.
L'onglet Graphique
Cet onglet affiche un graphique obtenu sur les critères sélectionnés précédemment.
Vous disposez de plusieurs types de graphique (barre, aire, secteur....).
Choisissez le type du graphique correspondant à ce que vous souhaitez.
En entête de ce graphique, vous disposer des boutons suivants :
Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le graphique.
Inverser les légendes : Ce bouton permet d'inverser la légende avec les données en "abscisse" (si les axes
ne sont pas inversés)
Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des axes.
MANUEL
191
STOCK
Bons de stock
Accès : Articles - Documents de stock - Bons...
La gestion de la fiche Bon de stock est commune à toutes les fiches.
Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'une entête et d'onglets.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Numéro *
Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur.
Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible.
Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe).
Date *
Indiquez la date de l'entrée ou de la sortie du stock.
La date par défaut est la date système.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
La fiche d'un bon de stock se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Détail
Cet onglet permet de saisir les articles à entrer ou sortir en stock ainsi que la quantité reçue et le prix auquel
vous les avez achetés (bon d'entrée uniquement).
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
A la validation (enregistrement) de la fiche Bon d'entrée, le stock des articles est incrémenté. C'est à dire
que le stock de chaque article augmente pour la quantité saisie dans le bon d'entrée, de même le PUMP est recalculé
pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour.
A la validation (enregistrement) de la fiche Bon de sortie, le stock des articles est désincrémenté. C'est à
dire que le stock de chaque article diminue pour la quantité saisie dans le bon de sortie. Les informations de
l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour.
Vous pouvez visualiser ce stock dans les mouvements de stock.
EBP Gestion Commerciale 2010
192
Bons de stock
Accès : Articles - Documents de stock - Bons...
La gestion de la fiche Bon de stock est commune à toutes les fiches.
Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'une entête et d'onglets.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Numéro *
Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur.
Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible.
Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe).
Date *
Indiquez la date de l'entrée ou de la sortie du stock.
La date par défaut est la date système.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
La fiche d'un bon de stock se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Détail
Cet onglet permet de saisir les articles à entrer ou sortir en stock ainsi que la quantité reçue et le prix auquel
vous les avez achetés (bon d'entrée uniquement).
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
A la validation (enregistrement) de la fiche Bon d'entrée, le stock des articles est incrémenté. C'est à dire
que le stock de chaque article augmente pour la quantité saisie dans le bon d'entrée, de même le PUMP est recalculé
pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour.
A la validation (enregistrement) de la fiche Bon de sortie, le stock des articles est désincrémenté. C'est à
dire que le stock de chaque article diminue pour la quantité saisie dans le bon de sortie. Les informations de
l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour.
Vous pouvez visualiser ce stock dans les mouvements de stock.
MANUEL
193
INVENTAIRES
Assistant d'inventaires
Accès : Articles - Documents de stock - Inventaires
La création d'un inventaire passe par un assistant.
Cet assistant vous permet de pré-renseigner une feuille d'inventaire avec les articles de type "Bien" gérés en
stock.
Un article de type Service ne peut pas être inventorié.
Il est possible de générer plusieurs inventaires "En cours" mais uniquement pour des articles différents.
Bienvenue...
... dans l'assistant de l'inventaire.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour définir le contenu de l'inventaire.
Préparation des données d'inventaire
Cette première étape permet de définir le contenu de l'inventaire :
Date du jour de l'inventaire
La date de l'inventaire est importante notamment lors de la validation de l'inventaire car elle détermine la prise
en compte au pas des mouvements de stock pour le calcul du stock actuel.
Contenu
Cette partie permet de définir le contenu de la feuille d'inventaire.
Celui-ci s'établi à l'aide d'une pré-sélection.
o Vide
Cette pré-sélection permet de générer une feuille d'inventaire vide.
La gestion des douchettes portatives sera donc possible car elles pourront déverser leur contenu
dans la grille. Sinon, parce que le logiciel ne permet pas d’insérer le même article plusieurs fois, elles
seraient obligées de supprimer les lignes avant le déversement.
o Sur la totalité des articles
Cette pré-sélection (sélectionné par défaut) permet de générer une feuille d'inventaire avec tous les
articles de type bien gérés en stock.
o Sur une sélection d'articles
Cette pré-sélection permet de générer une feuille d'inventaire en fonction d'une sélection d'articles,
familles articles, localisations ou fournisseurs.
Les 3 derniers points signifient que seuls les articles appartenant à tel ou tels type seront pris en compte
dans l'inventaire
Soit 3 articles A, B, C et une famille articles FAM
La famille articles FAM est affectée sur les fiches articles B et C
=> Lors de la sélection du contenu de l'inventaire pour la famille articles FAM, seuls les articles B et C
seront pré-renseignés dans la feuille d'inventaire.
Reprendre les quantités en stock des articles
Cette option, si elle est cochée, permet la reprise de la quantité en "Stock actuel" dans le champ "Quantité'.
Doit être transféré en comptabilité
Cette option permet d'indiquer que l'inventaire, une fois validé, pourra être transféré en comptabilité.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour continuer la définition du contenu de l'inventaire.
Classement des données préparées
Cette étape permet de définir le regroupement et le tri des données qui seront présentes dans la feuille
d'inventaire.
EBP Gestion Commerciale 2010
194
Vous n'avez pas l'obligation de choisir un regroupement ou un tri, pour cela sélectionner "Aucun" pour
chaque zone
Regroupement
Le type de regroupement peut-être "Aucun", "Famille articles", "Localisation" ou "Fournisseurs".
Le regroupement "aucun" est sélectionné par défaut.
Tri
Les tris possibles varient en fonction du regroupement choisis. Ils peuvent être sur le "code famille articles", le
"code article", le "code de localisation", le "code du fournisseur".
Le tri par "code article" est sélectionné par défaut.
Suite à ces sélections, les articles de la feuille d'inventaire seront triés à l'intérieur de chaque type de
regroupement.
Cliquer sur le bouton "Suivant" pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés.
Résumé des paramètres
Cette dernière étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la génération, puis Fermer afin d'ouvrir la feuille d'inventaire.
MANUEL
195
Feuille d'inventaire
Accès : Articles - Documents de stock - Inventaires
Suite au traitement de l'assistant d'inventaire une feuille d'inventaire est ouverte.
Celle-ci peut ensuite être ouverte à tout moment à partir du menu Articles - Stock - Inventaires.
La gestion de la feuille d'inventaire est commune à toutes les fiches.
Il est impossible de dupliquer un inventaire.
Une feuille d'inventaire est composée d'une entête et des onglets.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Numéro *
Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur.
Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible.
Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe).
Date *
Indiquez la date de l'inventaire.
La date par défaut est la date système.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Etat de validation
L'état de validation n'est pas saisissable.
A la création de la feuille d'inventaire, l'état de validation est "En cours".
A la validation de la feuille d'inventaire, l'état est "Validé" (voir le chapitre : "Validation d'un inventaire").
Suite au transfert comptable, l'état sera "Transféré" (voir le chapitre : "Comptabilisation d'un inventaire").
Suite à la dé-validation de la feuille d'inventaire comptabilisé ou pas, l'état de validation est "En cours" (voir le
chapitre : "Validation d'un inventaire").
Doit être transféré en comptabilité
Dès la validation de l'inventaire, la sélection de cette option permet de transférer automatiquement en
comptabilité les écritures d'inventaire.
L'information de la coche ou non est reprise automatiquement lors de la génération de l'inventaire. Vous pouvez
à tout moment cocher ou décocher la case.
Onglets
La fiche d'inventaire se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Détail
Cet onglet permet de saisir les articles en stock.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
L'enregistrement de la feuille d'inventaire permet de sauvegarder les lignes saisies.
En état "En-cours", l'inventaire reste modifiable mais ne peut être transféré en comptabilité.
Suite à la génération et saisie d'un inventaire, vous devez le "valider" puis le "transférer en comptabilité".
Il est possible de générer plusieurs inventaires "En cours" mais uniquement pour des articles différents.
Tant que l'inventaire est en cours :
- les documents réalisés à une date avant la date de l'inventaire agissent sur l'inventaire.
- les modifications sur la fiche article (localisation, unité) agissent sur l"inventaire.
Un message à l'ouverture de l'inventaire indique le changement sur l'inventaire.
De même, si une famille articles est affectée ou modifiée sur une fiche article et que l'inventaire "en cours"
contient un regroupement par famille articles, l'inventaire sera mis à jour pour cet article avec la nouvelle
famille affectée.
EBP Gestion Commerciale 2010
196
Voir Exemple de mise à jour du stock suivant validation....
Actions
A partir de la feuille d'inventaire, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Valider
Permet de confirmer l'inventaire et de le préparer à la comptabilisation.
Dévalider
Cette action est disponible uniquement si l'inventaire n'est pas comptabilisé.
Elle permet de modifier l'inventaire.
Lancer l'assistant
Permet de lancer l'assistant de création d'une fiche inventaire.
Si l'utilisateur appelle l'assistant depuis une fiche inventaire en cours, cette fiche sera remplacée par la
génération de lignes effectuée par l'assistant.
MANUEL
197
Stock - Fenêtre principale de navigation
Accès : Articles - Documents de stock - Tous
Cette fenêtre correspond à la liste des documents de stock.
La gestion de la liste des documents de stock est commune à toutes les listes.
La liste des documents de stock contient les onglets Tous, Bons d'entrée, Bons de sortie, Inventaires.
Pour l'onglet Tous et l'onglet Inventaire, une liste d'actions est disponible :
Valider : Permet de valider les inventaires sélectionnés et en état "En cours"
Dévalider : Permet de dé-valider les inventaires sélectionnés en état "validé" ou "Transféré en comptabilité".
EBP Gestion Commerciale 2010
198
Mouvements de stock
Accès : Articles - Documents de stock - Mouvements de stock
L'affichage des mouvements de stock se présente sous la forme d'une fenêtre principale de navigation.
La gestion de la liste des mouvements de stock est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout et de la
duplication de mouvements qui s'effectue en fait en ajout de documents de stock ou ventes.
Chaque ligne article (sauf pour les devis et les documents d’acomptes) présente dans un document génère un
mouvement de stock à la condition que l’article gère le stock.
Filtres
L'affichage de la liste des mouvements de stock varie en fonction des critères suivants :
Période Du ... Au ...
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Article (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir les mouvements de stock.
La liste déroulante des articles est limitée aux articles de type Biens.
Si saisie manuel d’un code article de type service, le message suivant apparaît :
« L’article "code article" est un article de type service, il ne peut être ajouté dans une pièce de stock »
Famille article
Cette sélection permet de consulter les mouvements de stock des articles liés à cette famille.
Documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche des mouvements de
stock s'effectue.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes de mouvement
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut :
Date de mouvement
Date du document dont est issu le mouvement.
Code et libellé article
Éléments de l'article figurant sur la ligne du document créé pour lequel le mouvement est généré.
Numéro de document
Numéro du document dont est issu le mouvement.
Type de document
Le type sera :
o soit Stock,
o soit Achat,
o soit Vente.
Le type dépendra du document qui génère le mouvement.
Sous-type de document
Le sous type sera :
o pour les documents de stock : entrée, sortie...
o pour les documents d'achat : bon de réception, bon de retour, facture...
o pour les documents de vente : bon de livraison, bon de retour, facture...
Quantité
La quantité saisie dans le document va générer le mouvement.
o Les quantités d’entrée en stock, les quantités des facture d'achat et les quantités des avoirs de
ventes sont inscrites en positif dans le mouvement.
o Les quantités de sortie de stock, les quantités des avoirs d'achat et les quantités des factures de
vente sont inscrites en négatif dans le mouvement.
MANUEL
199
Il est possible de saisir des quantités négatives donc en fonction du document le mouvement sera inversé
(Ex : -1 dans une facture, le mouvement sera ajouté et non enlevé).
Prix unitaire du mouvement
Pour les documents d’entrée en stock, le prix unitaire est le prix figurant sur le document.
Pour les documents de sortie de stock ainsi que pour les documents de ventes (factures et avoirs), le prix
unitaire correspond au PUMP calculé sur le mouvement précédent.
Valeur du mouvement
La valeur du mouvement est le montant total du mouvement
Valeur du mouvement = Quantité du mouvement * prix unitaire du mouvement
Stock réel
Le stock réel correspond au stock physiquement présent dans le dépôt.
Stock réel = Stock réel du mouvement précédent + la quantité du mouvement encours
PUMP
Le PUMP est recalculé après chaque mouvement d’entrée.
(Valeur totale du stock + Valeur du mouvement de l’entrée) / (Stock total + Quantité du mouvement)
Valeur du stock
C'est le montant total de l'article en stock.
Valeur du stock = Stock réel * PUMP
A partir des mouvements de stock, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le document : Permet d'afficher le/les documents associés aux mouvements de stock sélectionnés.
Afficher l'article : Permet d'afficher le/les fiche/s articles associées aux mouvements de stock sélectionnés.
EBP Gestion Commerciale 2010
200
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Commande
Sous catégorie : Bon de livraison...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle".
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches",
définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes".
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
MANUEL
201
OPÉRATIONS
Opérations - Démarrer une tâche
Accès : Opérations - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu "Démarrer une tâche".
Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu.
EBP Gestion Commerciale 2010
202
Documents de vente
Regrouper les documents
Accès : Opérations - Regrouper les documents
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes :
x Même type de document,
x Même code client ou fournisseur,
x Même civilité,
x Même nom de client ou fournisseur,
x Même adresse de facturation,
x Même adresse de livraison,
x Même taux de TVA sur les frais de port ,
S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux
de TVA appliqué soit le même sur tous les documents.
x Même remise en pied,
x Même mode de règlement.
Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout
regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à
regrouper est inférieur ou égal à 6.
Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en
document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation au regroupement de documents
Depuis la liste des documents
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou
Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande,
BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de
navigation à gauche.
Depuis la barre de navigation
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis
sélectionner l'option "Regrouper les documents".
Fenêtre de regroupement
Le regroupement passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de regroupement des documents
L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne
contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3).
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de regroupement des documents.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement.
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper
Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s)
concerné(s) par le regroupement.
MANUEL
203
Les types de documents disponibles sont :
x Les Devis (vente) / Demandes de prix (achat),
x Les Commandes,
x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat),
x Les Bons de retour.
La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire
Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par
défaut.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement.
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper
Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents
ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment.
Vous avez la possibilité de modifier cette sélection :
en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ;
en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération
uniquement).
Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement.
4ème étape : Choix du document à générer
Cette étape permet de choisir :
x le Type du document que vous voulez générer.
Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements
précédents :
- Les Devis ou Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de livraison/réception ou
Factures,
- Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures,
- Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures,
- Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs.
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x Regrouper les articles
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques :
o Code,
o Description,
o Prix unitaire brut,
o Montant de la remise,
o Taux de TVA,
o Unité.
x Copier les lignes de texte
Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de
chaque document d'origine.
x Générer un sous-total par document
La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles".
Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée.
Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type
Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les
articles appartenant au document.
EBP Gestion Commerciale 2010
204
Lancement du regroupement
Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer.
Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec
succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons
de l'échec du traitement.
Conséquences du regroupement
Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous
souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s.
Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé.
Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable).
Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents
pour le client B, les documents générés seront :
- Un document pour le client ou le fournisseur A
- Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la
rubrique)
Dans l'onglet Détail du document...
Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent :
o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée),
o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles),
o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte).
Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère
ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description :
" Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008."
Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez :
o en 1ère ligne la référence du document d'origine,
o les articles du document d'origine,
o un sous-total pour le document.
Dans l'onglet Échéances
Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux
documents d’origine.
Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
MANUEL
205
Livraison de commandes
Accès : Opérations - Documents de vente - Livraison de commandes
La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons partielles c'est à dire de générer au fur et à
mesure des bons de livraisons ou factures.
Cette fonction est accessible depuis :
la barre de navigation/Opération
la barre de tache "livrer" de la fenêtre principale de navigation des documents de vente
l'action "livrer" de la fiche Commande.
La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert vers un bon de livraison ou facture
ou par un regroupement de commandes en BL ou facture.
Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement totalement livrée en 1 fois.
La fenêtre de livraison d'une commande est divisée en 3 parties :
Filtres,
Pièce à générer,
Commandes.
Les filtres
Pour livrer une commande, vous avez la possibilité de déterminer une période, un client et une commande
précise.
Période
Sélectionnez un type de période pré-défini ou indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Tiers
Sélectionnez le client sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des commandes à livrer.
Commande
Sélectionnez la commande pour laquelle vous souhaitez réaliser la livraison.
Priorité
Sélectionnez la priorité des commandes pour lesquelles vous souhaitez réaliser la livraison.
Si aucune priorité n'est sélectionnée, l'application du filtre sélectionnera toutes les commandes quelque soit la
priorité (Haute, Normal, Faible).
Afficher les commandes dont le stock est disponible pour au moins une ligne
Cocher cette case si vous souhaitez voir uniquement les commandes ayant au moins une ligne article qui peut
être livrée.
Afficher les commandes qu'il est possible de livrer en fonction du stock disponible
Cocher cette case si vous souhaitez voir uniquement les commandes qui peuvent être livrées.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton
"Appliquer le filtre".
Pièce à générer
Cette partie permet de définir les éléments qui seront repris, affichés sur le document généré.
Date
Sélectionnez la date souhaitée pour le nouveau document.
Nature
Sélectionnez le type de document à générer suite à la livraison de la commande (Bon de livraison ou Facture).
Regrouper les commandes
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la livraison regroupe les commandes
sélectionnées dans la zone "Commandes".
Regrouper les articles
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la livraison regroupe les lignes d'articles
identiques.
EBP Gestion Commerciale 2010
206
Recopier les lignes articles déjà livrées
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la livraison reprenne les lignes d'articles
ayant déjà fait l'objet d'une livraison précédemment.
Recopier les lignes articles non livrées
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la livraison reprenne les lignes d'articles
non livrées : la "Quantité à livrer" n'est pas renseignée dans la zone "Commandes".
Commandes
Cette partie affiche les commandes qui correspondent aux filtres définis précédemment.
Elle est composée des lignes de commandes et du détail de chaque commande (ligne article de la commande
non livrée totalement ).
Une case à cochée "Afficher les lignes déjà livrées" permet de visualiser les lignes totalement livrées
d'une commande en plus de celles non livrées ou partiellement livrées.
Les bouton "Déplier tout" et "Replier tout" vous permettent de voir rapidement le détail des lignes
(lignes articles présentes sur la commande) ou uniquement les lignes des "commandes"
Pour la ligne "Commande", vous disposez des colonnes suivantes par défaut :
Disponible ? : icône permettant de voir si la commande peut être totalement livrée (coche verte) ou pas
(croix rouge)
Livrer,
Numéro du document,
Date,
Code client,
Nom du client.
Un clic dans la case à cocher de la colonne "Livrer" de la ligne "Commande" vous permet de livrer
totalement la commande.
Pour toutes les lignes de la commande, la quantité en "Reliquat" passe automatiquement dans la colonne
"Quantité à livrer".
Pour la ligne article (ligne de détail d'une commande), vous disposez des colonnes suivantes :
Disponible ? : icône permettant de voir si la ligne de commande peut être livrée (coche verte) ou pas (croix
rouge)
Livrer,
Code article,
Description,
Quantité,
Quantité livrée,
Quantité à Livrer,
Reliquat,
Stock réel.
Vous devez saisir dans la colonne "Quantité à livrer" le nombre d'articles que vous souhaitez livrer.
La quantité en reliquat sera automatiquement recalculée.
Un clic dans la case à cocher de la colonne "Livrer" d'une ligne article vous permet de livrer totalement la
ligne.
La quantité en "Reliquat" passe automatiquement dans la colonne "Quantité à livrer".
Pour valider la livraison, vous devez sauvegarder la saisie que vous venez d'effectuer par :
Ctrl + S
un clic sur le bouton "Sauvegarder et Fermer"
le menu Fichier + "Sauvegarder"
le menu Fichier + "Sauvegarder et Fermer"
Conséquences de la livraison
A la validation, un message de confirmation apparaît afin de confirmer la livraison de la commande.
La confirmation positive affiche le message d'ouverture du document généré.
Les mouvements de stocks sont alors mis à jour.
Le nouveau document est réalisé à la date définie dans la partie "Pièce à générer".
Il contient les informations définies dans les parties "Pièce à générer" et "Commandes".
MANUEL
207
L'historique des lignes de la(des) commande(s) et du nouveau document contiennent les informations de
"quantité livrée/réceptionnée" et "reliquat".
Pour avoir un exemple d'historique de lignes d'une commande ayant 2 bons de livraison associés, cliquez ici.
EBP Gestion Commerciale 2010
208
Documents d'achat
Regrouper les documents
Accès : Opérations - Regrouper les documents
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes :
x Même type de document,
x Même code client ou fournisseur,
x Même civilité,
x Même nom de client ou fournisseur,
x Même adresse de facturation,
x Même adresse de livraison,
x Même taux de TVA sur les frais de port ,
S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux
de TVA appliqué soit le même sur tous les documents.
x Même remise en pied,
x Même mode de règlement.
Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout
regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à
regrouper est inférieur ou égal à 6.
Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en
document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation au regroupement de documents
Depuis la liste des documents
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou
Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande,
BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de
navigation à gauche.
Depuis la barre de navigation
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis
sélectionner l'option "Regrouper les documents".
Fenêtre de regroupement
Le regroupement passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de regroupement des documents
L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne
contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3).
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de regroupement des documents.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement.
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper
Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s)
concerné(s) par le regroupement.
MANUEL
209
Les types de documents disponibles sont :
x Les Devis (vente) / Demandes de prix (achat),
x Les Commandes,
x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat),
x Les Bons de retour.
La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire
Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par
défaut.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement.
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper
Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents
ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment.
Vous avez la possibilité de modifier cette sélection :
en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ;
en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération
uniquement).
Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement.
4ème étape : Choix du document à générer
Cette étape permet de choisir :
x le Type du document que vous voulez générer.
Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements
précédents :
- Les Devis ou Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de livraison/réception ou
Factures,
- Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures,
- Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures,
- Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs.
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x Regrouper les articles
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques :
o Code,
o Description,
o Prix unitaire brut,
o Montant de la remise,
o Taux de TVA,
o Unité.
x Copier les lignes de texte
Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de
chaque document d'origine.
x Générer un sous-total par document
La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles".
Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée.
Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type
Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les
articles appartenant au document.
EBP Gestion Commerciale 2010
210
Lancement du regroupement
Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer.
Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec
succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons
de l'échec du traitement.
Conséquences du regroupement
Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous
souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s.
Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé.
Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable).
Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents
pour le client B, les documents générés seront :
- Un document pour le client ou le fournisseur A
- Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la
rubrique)
Dans l'onglet Détail du document...
Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent :
o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée),
o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles),
o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte).
Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère
ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description :
" Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008."
Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez :
o en 1ère ligne la référence du document d'origine,
o les articles du document d'origine,
o un sous-total pour le document.
Dans l'onglet Échéances
Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux
documents d’origine.
Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
MANUEL
211
Réception de commandes
Accès : Opérations - Documents d'achats - Réception de commandes
La réception d'une commande permet de réaliser des réceptions partielles c'est à dire de générer au fur et à
mesure des bons de réception ou factures.
Cette fonction est accessible depuis :
la barre de navigation/Opération
la barre de tache "réceptionner" de la fenêtre principale de navigation des documents d'achat
l'action "réceptionner" de la fiche Commande d'achat.
La réception d'une commande peut également s'effectuer par un transfert vers un bon de réception ou
facture ou par un regroupement de commandes en bon de réception ou facture.
Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement totalement réceptionnée en 1 fois.
La fenêtre de réception d'une commande est divisée en 3 parties :
Filtres,
Pièce à générer,
Commandes.
Les filtres
Pour réceptionner une commande, vous avez la possibilité de déterminer une période, un fournisseur et une
commande précise.
Période
Sélectionnez un type de période pré-défini ou indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Fournisseur
Sélectionnez le fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des commandes à réceptionner.
Commande
Sélectionnez la commande pour laquelle vous souhaitez réaliser la réception (achat).
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton
"Appliquer le filtre".
Pièce à générer
Cette partie permet de définir les éléments qui seront repris, affichés sur le document généré.
Date
Sélectionnez la date souhaitée pour le nouveau document.
Nature
Sélectionnez le type de document à générer suite à la réception de la commande (Bon de livraison ou bon de
réception ou Facture).
Regrouper les commandes
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la réception regroupe les commandes
sélectionnées dans la zone "Commandes".
Regrouper les articles
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la réception regroupe les lignes d'articles
identiques.
Recopier les lignes articles déjà réceptionnées
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la réception reprenne les lignes d'articles
ayant déjà fait l'objet d'une réception précédemment.
Recopier les lignes articles non réceptionnées
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la réception reprenne les lignes d'articles
non réceptionnées : la "Quantité à réceptionner" n'est pas renseignée dans la zone "Commandes".
Commandes
Cette partie affiche les commandes qui correspondent aux filtres définis précédemment.
EBP Gestion Commerciale 2010
212
Elle est composée des lignes de commandes et du détail de chaque commande (ligne article de la commande
non réceptionnée totalement).
Une case à cochée "Afficher les lignes déjà réceptionnées" permet de visualiser les lignes totalement
réceptionnées d'une commande en plus de celles non réceptionnées ou partiellement réceptionnées.
Les bouton "Déplier tout" et "Replier tout" vous permettent de voir rapidement le détail des lignes
(lignes articles présentes sur la commande) ou uniquement les lignes des "commandes".
Pour la ligne "Commande", vous disposez des colonnes suivantes par défaut :
Réceptionner,
Numéro du document,
Date,
Code fournisseur,
Nom du fournisseur.
Un clic dans la case à cocher de la colonne "Réceptionner" de la ligne "Commande" vous permet de
réceptionner totalement la commande.
Pour toutes les lignes de la commande, la quantité en "Reliquat" passe automatiquement dans la colonne
"Quantité à réceptionner".
Pour la ligne article (ligne de détail d'une commande), vous disposez des colonnes suivantes :
Réceptionner,
Code article,
Description,
Quantité,
Quantité réceptionnée,
Quantité à réceptionner,
Reliquat,
Stock réel.
Vous devez saisir dans la colonne "Quantité à réceptionner" le nombre d'articles que vous souhaitez
réceptionner.
La quantité en reliquat sera automatiquement recalculée.
Un clic dans la case à cocher de la colonne "Réceptionner" d'une ligne article vous permet de réceptionner
totalement la ligne.
La quantité en "Reliquat" passe automatiquement dans la colonne "Quantité à réceptionner".
Pour valider la réception, vous devez sauvegarder la saisie que vous venez d'effectuer par :
Ctrl + S
un clic sur le bouton "Sauvegarder et Fermer"
le menu Fichier + "Sauvegarder"
le menu Fichier + "Sauvegarder et Fermer"
Conséquences de la réception
A la validation, un message de confirmation apparaît afin de confirmer la réception de la commande.
La confirmation positive affiche le message d'ouverture du document généré.
Les mouvements de stocks sont alors mis à jour.
Le nouveau document est réalisé à la date définie dans la partie "Pièce à générer".
Il contient les informations définies dans les parties "Pièce à générer" et "Commandes".
L'historique des lignes de la(des) commande(s) et du nouveau document contiennent les informations de
"quantité réceptionnée" et "reliquat".
MANUEL
213
Transfert en comptabilité
Le Transfert Comptable
Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans la partie comptabilité.
Ces écritures concernent :
Les documents de vente (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),
Les échéances,
Les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées,
Les documents d'achat (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),
les inventaires.
Pour transférer des éléments en comptabilité, vous devez définir au préalable :
Les libellés des écritures,
Les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...),
Les comptes de ventes et de TVA sur chaque fiche TVA,
L'option de comptabilisation des stocks (inventaire),
Les comptes de stock,
La méthode de comptabilisation.
Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Il peut être Automatique ou Manuel. Ce choix est à
définir dans les options comptables.
En méthode de transfert "manuel" (Méthode par défaut), vous pouvez choisir de valider ou non les
documents/règlements et sélectionnant dans les options, la fonction "Activer la validation des données à
comptabiliser".
Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable.
En méthode de transfert automatique, cette case "Activer la validation des données à comptabiliser"
est automatiquement sélectionnée et non modifiable.
Chaque transfert comptable est archivé dans la page "Historique des transferts".
EBP Gestion Commerciale 2010
214
Historique des transferts comptables
Accès : Opérations - Transfert en comptabilité - Historique des transferts comptables
L'historique des transferts comptables contient la liste des transferts effectués et aboutis en comptabilité.
La liste des transferts comptables a les mêmes propriétés, possibilités de recherche, de tris et filtres que sur les
autres listes (Voir le chapitre sur la gestion de la fenêtre principale de navigation).
La fiche "Historique" se compose des zones N° de lot, date de création et des onglets Pièces transférées,
Notes.
Lorsque le transfert comptable n'abouti pas car il y a un pb de compte, journal, verrou... ; un n° de lot sera
créé avec la date de la demande du transfert mais au niveau des pièces transférées, aucune information sera
présente.
Entête
Cette partie contient :
N° de lot
Ce numéro est unique. Il est auto-incrémenté par les différents transferts réalisés.
Date de création
Cette date est la date de réalisation du transfert en comptabilité.
Re-transfert
Cette case n'est pas saisissable, elle est renseigné lorsque qu'un lot est re-transféré en comptabilité.
Pièces transférées
Cet onglet contient une numéro document, le tiers et la date. En fonction du transfert réalisé (échéances,
ventes, achats, règlements) les données de ces champs seront différentes.
Exemples d'historiques :
Vente : FA00001 ; Dupond ; 02/06/08
Echéances : FA00001 ; Dupond ; 15/07/08
Règlements : "Rien" ; Dupond ; 15/06/08
Détail des traitements
Cet onglet contient la liste des traitements réalisé (création du lot, envoyé pour traitement..., pièces marquées
transférées, ...).
Actions
A partir de la fiche "Lot comptable", vous avez la possibilité d'appeler l'action "Annuler".
Cette action permet de supprimer un lot comptable lorsque celui-ci n'a pas abouti (Par exemple : Pièce envoyée
dans une autre application mais pas de réponse de cette application).
MANUEL
215
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Commande
Sous catégorie : Bon de livraison...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle".
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches",
définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes".
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
EBP Gestion Commerciale 2010
216
PARAMÈTRES
Paramètres - Démarrer une tâche
Accès : Paramètres - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Taux de TVA
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des taux de TVA. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
une fiche taux de TVA.
Type de TVA
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des types de TVA. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
une fiche type de TVA.
Civilités
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des civilités. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une
fiche civilités.
Codes postaux
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des codes postaux. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
une fiche codes postaux.
Informations société
Permet d'ouvrir la fenêtre des options contenant les coordonnées de la société, les compteurs...
MANUEL
217
TAXES
Taux de TVA
Accès : Paramètres - Taxes - Taux de TVA
La gestion de la fiche "TVA" est commune à toutes les fiches.
A la création du dossier, le fichier des taux de TVA est automatiquement généré.
Une fiche TVA se compose des éléments suivants :
un Type *
Sélectionnez un type de TVA dans la liste déroulante.
une Territorialité *
Sélectionnez une territorialité dans la liste déroulante.
un Taux
Champ numérique permettant de définir le taux de TVA pour cette fiche.
Le taux et la territorialité ne sont plus modifiables dès lors que la fiche Taux de TVA est sauvegardée.
ainsi que des cases à cocher :
Par défaut pour la territorialité
Cliquez dans cette case afin que ce taux soit proposé par défaut lors de l'appel de la territorialité dans un
document.
Il est obligatoire de déclarer un taux et un seul par défaut par territorialité
TVA non perçue récupérable (DOM)(loi)
Cliquez dans cette case lorsque vous souhaitez que la TVA soit calculée, bien que non perçue et non incluse
dans le TTC.
Cette option est disponible uniquement pour les taux associés à la territorialité DOM, possibilité de cocher
l’option sur plusieurs taux, pour une même territorialité DOM.
Inactif
Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce taux de TVA dans les vues standard, listes
déroulante....
Les TVA affichées par défaut dans la liste des TVA sont celles correspondantes à la territorialité sélectionnée
dans le dossier.
Il est interdit de créer deux taux de même valeur, pour la même territorialité, peu importe le type.
Interdiction de créer deux taux à 19.6, l’un en tant que Normal France, l’autre en tant que Réduit France.
Par conséquent les taux livrés par défaut par l'application ne peuvent être ré-utilisés.
Onglet Comptabilité
Cet onglet vous permet de saisir les comptes de TVA et de gestion des ventes/achats par défaut pour toutes les
fiches articles.
Comptes de TVA
Les 2 zones permettent de saisir le compte de TVA sur débits et le compte de TVA sur encaissement pour ce
taux de TVA.
Comptes de gestion
Les zones de cette partie permettent de saisir les comptes de produit.
o Les champs Biens et Services concernent les comptes comptables pour les articles.
o Le champ Port concerne le compte comptable des frais de port affecté en pied de document.
o Le champ Eco-contribution concerne le compte comptable des barèmes éco-contribution affectés sur
les lignes articles (uniquement pour les ventes).
Si votre dossier est lié à un dossier de comptabilité, la sélection des comptes s'effectuera dans le plan
comptable de la comptabilité.
EBP Gestion Commerciale 2010
218
Onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
MANUEL
219
Types de TVA
Accès : Paramètres - Taxes - Types de TVA
La gestion de la fiche "Type de TVA" est commune à toutes les fiches.
Une fiche "Type de TVA" contient :
un champ Libellé *,
un champ Nature *,
une zone de Note.
Cette notion de type de TVA sera reprise dans les fiches TVA.
Les natures de TVA disponibles sont :
Normal
Réduit
Super réduit
Exonéré
Ancien
Autre
La liste des natures de TVA est fixe, il n'est pas possible d'ajouter ou supprimer une nature de TVA.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
A la création du dossier, le fichier des types de TVA est automatiquement créé.
Il est possible de créer des types de TVA mais uniquement avec une nature Ancien ou Autre.
EBP Gestion Commerciale 2010
220
Territorialités
Accès : Paramètres - Taxes - Territorialité
La gestion de la fiche "Territorialité" est commune à toutes les fiches.
La territorialité définit une appartenance à un espace territorial mais surtout à régime fiscal particulier.
A la création du dossier, le fichier des territorialités est automatiquement créé.
Une fiche Territorialité contient le champ Libellé et une zone de Note.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Il est impossible d'ajouter, de modifier ou supprimer le libellé de la fiche territorialité.
Toutefois, vous pouvez Ajouter, Modifier ou Supprimer la note de la territorialité et enregistrer la fiche avec les
nouvelles informations.
Cette notion de territorialité est importante car elle sera reprise dans les options du dossier, les fiches tiers, les
fiches TVA et les documents de ventes.
MANUEL
221
Barème Eco-contribution
Accès : Paramètres - Taxes - Barèmes éco-contribution
La gestion de la fiche "Barème éco-contribution" est commune à toutes les fiches.
Le barème d'éco-contribution est utilisé dans la fiche article et les documents de ventes.
La création du dossier propose par défaut une liste des barèmes d'éco-contribution.
Une description détaillée du barème est affectée par défaut dans la zone "Note".
La fiche "Barème éco-contribution" se compose des zones :
Code eco-contrib. *
Il peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce
dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 8 caractères alphanumériques.
Libellé *
Indiquez le libellé du barème.
Montant TTC
Indiquez le montant unitaire TTC de l'éco-contribution.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
EBP Gestion Commerciale 2010
222
DIVERS
Civilités
Accès : Paramètres - Divers - Civilités
La gestion de la fiche "Civilité" est commune à toutes les fiches.
Saisissez le libellé * de la civilité (au maximum 25 caractères alphanumériques).
La case à cocher "Personne Physique" permet de distinguer les civilités des personnes physiques de celles
des personnes morales.
La création du dossier propose par défaut une liste de civilités.
Les civilités seront disponibles pour toutes les fiches relatives aux tiers (clients / prospects / fournisseurs …) et
aux documents de vente (entête de documents).
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
MANUEL
223
Contacts
Accès : Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts
La gestion de la fiche "Contact" est commune à toutes les fiches.
La fiche contact se composent d'une entête et d'onglets.
A partir de la fiche Contact vous avez à votre disposition les actions définis également dans la fenêtre
principale de navigation des contacts.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Contact
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumérique).
Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône .
Personne physique
Case à cocher permettant de définir si le contact est une personne physique (exemple : M. Durant) ou morale
(exemple : SARL La tour).
Prénom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique.
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique.
Fonction
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Service/Bureau
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir le service, bureau... ou se situe le contact
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique.
e-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir l'e-mail du contact.
Accepter de recevoir des informations et offres commerciales (Emailing autorisé)
Case à cocher permettant de définir si ce contact accepte ou pas de recevoir un e-mailing.
Tiers
Cette partie permet de sélectionner le tiers (Client/Prospect, Fournisseur) associé à ce contact.
Il n'est pas obligatoire d'associé un contact à un tiers. Pour cela, il suffit de saisir le type "Aucun".
Type
Le type permet de définir sur le contact est attaché à un tiers (Client/Prospect, Fournisseur) ou pas (Contact
autonome).
Client / Fournisseur
EBP Gestion Commerciale 2010
224
Ce champ permet de sélectionner le tiers associé à ce contact.
Il est disponible uniquement si le type est Client/prospect ou fournisseur.
Si vous avez créé un tiers avec un contact et que vous ouvrez la fiche contact, le champ type ainsi que ce
champ sont automatiquement renseignés.
De même si vous réalisez une modification sur la fiche contact, les modifications seront automatiquement
reprises sur la fiche tiers.
Onglets
Adresse et Autre adresse
Ces 2 onglets contiennent les adresses associés à ce contact.
Les champs présents dans ces 2 onglet sont identiques :
Sélectionner l'adresse
Ce champ permet de sélectionner une adresse définie dans la liste des adresses de la fiche client ou
fournisseur.
Vous avez la possibilité de modifier cette adresse.
NPAI
Champ saisissable de type case à cocher.
Ce champ permet d’indiquer si l’adresse n'est plus valide.
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Code postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alpha-numérique.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche mais n’est pas créé dans la table des
codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alpha-numérique.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alpha-numérique.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
Champ saisissable
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
MANUEL
225
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir le site web lié à cette adresse.
Notes
Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
EBP Gestion Commerciale 2010
226
Codes postaux
Accès : Paramètres - Divers - Codes postaux
La gestion de la fiche "Code postal" est commune à toutes les fiches.
Une fiche "Code postal" se compose de quatre zones à remplir :
Le code postal *
Saisissez le code postal.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Les caractères A à Z, 0 à 9, - (tiret) et espace sont autorisés.
La ville *
Saisissez le nom de la ville (au maximum 35 caractères alphanumériques).
Le pays *
Sélectionnez le pays associé au Code postal.
Le département
Sélectionnez le département associé au Code postal.
Lors de la saisie du département si celui-ci est associé à un pays différent de celui sélectionné
précédemment, c'est le pays du département qui sera repris dans la fiche.
La création du dossier propose par défaut une liste de codes postaux.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Les actions des codes postaux
A partir de la liste des codes postaux, vous avez la possibilité d'appeler l'action "Import des codes postaux".
Cet import permet d'avoir une liste complète des codes postaux.
MANUEL
227
Départements
Accès : Paramètres - Divers - Départements
La gestion de la fiche "Département" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Département" se compose des champs suivants :
Le Numéro *
Saisissez le code du département.
Ce numéro est limité à 3 caractères alphanumériques.
Le Nom *
Saisissez le nom ou le libellé du département (au maximum 50 caractères alphanumériques).
Le Pays *
Sélectionnez le pays associé au département.
La création du dossier propose par défaut une liste de départements.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
EBP Gestion Commerciale 2010
228
Pays
Accès : Paramètres - Divers - Pays
La gestion de la fiche "Pays" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Pays" se compose des éléments suivants :
Le code ISO *
Indiquez le code ISO du pays, sur 3 caractères.
Le nom *
Saisissez le nom du pays (au maximum 50 caractères alphanumériques).
La création du dossier propose par défaut une liste de pays.
Cette liste donne les noms de pays (formes courtes officielles des noms en français) par ordre alphabétique tels
qu'ils sont donnés dans l'ISO 3166-1 et les codes alpha-2 correspondants de l'ISO 3166-1.
Vous disposez également de 2 cases à cocher permettant des vues et classements rapides :
Inactif
Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce pays dans les vues standard, listes déroulantes...
UE
Cliquez dans cette case pour noter que le pays appartient à l'union européenne.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
MANUEL
229
Codes NAF
Accès : Paramètres - Divers - Codes NAF
La gestion de la fiche "NAF" est commune à toutes les fiches.
Le code NAF est utilisé dans les Options/Identifications administratives, la fiche Client et la fiche fournisseur.
La création du dossier propose par défaut une liste de codes NAF.
La fiche "Code NAF" se compose des zones :
Code NAF *
Ce code est limité à 8 caractères alphanumériques.
Libellé *
Indiquez le libellé du code NAF.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
EBP Gestion Commerciale 2010
230
Secteurs géographiques
Accès : Paramètres - Divers - Secteurs géographiques
La gestion de la fiche "Secteur géographique" est commune à toutes les fiches.
La fiche secteur géographique se compose des éléments suivants :
Code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Nom *
Saisissez le nom du secteur (au maximum 30 caractères alphanumériques).
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Les secteurs pourront être sélectionnés dans la fiche Commercial.
MANUEL
231
Localisation
Accès : Paramètres - Stock - Localisation
La gestion de la fiche "Localisation" est commune à toutes les fiches.
Une localisation est l'emplacement physique de l'article.
La fiche localisation se compose des éléments suivants :
Un Code *
Indiquez le code de l'unité, sur 8 caractères.
Un libellé *
Saisissez le libellé de l'unité (au maximum 50 caractères alphanumériques).
La gestion de la "Note" est commune à toutes les fiches.
Les localisations pourront être saisies dans la fiche article et l'inventaire.
EBP Gestion Commerciale 2010
232
Unités
Accès : Paramètres - Divers - Unités
La gestion de la fiche "Unité" est commune à toutes les fiches.
Une unité est la quantité physique élémentaire qui sert de référence à la mesure des choses vendues.
La fiche unité se compose des éléments suivants :
Un Code *
Indiquez le code de l'unité, sur 4 caractères.
Un libellé *
Saisissez le libellé de l'unité (au maximum 40 caractères alphanumériques).
Un type *
Sélectionnez un type d'unité dans la liste déroulante.
Cette liste n'est pas paramétrable.
Une décimale
Saisissez le nombre de décimales que vous souhaitez (de 0 à 5).
Un coefficient
Saisissez le coefficient que vous souhaitez (au maximum 8 décimales).
En fonction du type d'unité, le coefficient permet de rapprocher l'unité à ce type de référence.
Pour une unité "Gramme", de type Poids, coefficient saisi : 0.001
Dans la fiche article, indiquer l’unité Gramme et saisir dans la valeur du poids brut 125g, son équivalence en
kilogramme est donc de 125*0.001 soit 0.125 kilo.
La création du dossier propose par défaut une liste d'unités.
Les unités pourront être saisies dans la fiche article, les documents de ventes ou les documents de stock.
Si une unité est définie dans un article, dans une pièce de vente ou de stock, la quantité sera exprimée avec
le nombre de décimale défini dans la fiche unité.
La gestion de la "Note" est commune à toutes les fiches.
Exemple 1
Code unité : M3
Libellé : Mètre cube
Type : Volume
Décimale : 3
Coefficient de conversion : 1
Exemple 2
Code unité : HEUR
Libellé : Heure
Type : Temps
Décimale : 2
Coefficient de conversion : 1
Exemple 3
Code unité : KG
Libellé : Kilo Gramme
Type : Poids
Décimale : 3
Coefficient de conversion : 1
MANUEL
233
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Commande
Sous catégorie : Bon de livraison...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle".
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches",
définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes".
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
EBP Gestion Commerciale 2010
234
SOCIETE
Options - Coordonnées
Accès : Paramètres - Société
Les coordonnées à saisir sont celles de votre dossier-société. Il est important de les renseigner car ces
informations seront reprises sur certaines impressions de vos documents (devis, factures, etc..).
Identification
Forme juridique ou civilité
Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques.
Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le
fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la
liste déroulante accessible par l'icône .
Nom – Raison sociale
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Qualité de la personne
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse de la société
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code Postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table
des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
MANUEL
235
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Autres informations
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Télécopie/Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
e-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
EBP Gestion Commerciale 2010
236
IDENTIFICATION
Options - Identification
Accès : Paramètres - Société
Saisissez les codes Siret, NAF, MSA, R.C.S et R.M de votre dossier-société. Ces informations pourront être
imprimées en pied de certains de vos documents (devis, factures, etc...)
Informations administratives
SIRET
Le champ Siret permet de saisir un numéro de 14 caractères.
Code NAF/APE
Ce champ permet la saisie d'un code NAF.
Ce champ permet la sélection d’un Code NAF et affichage du libellé.
Si le code NAF que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
NAF en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
MSA
Ce champ permet de saisir le numéro de Mutuelle Santé Agricole et autorise 50 caractères alphanumériques.
N° Identification RCS
Ce champ permet de saisir le numéro d'identification au Registre du Commerce et des Sociétés ; il autorise 13
caractères alphanumériques.
N° Identification RM
Ce champ permet de saisir le numéro d'identification au Registre des Métiers ; il autorise 13 caractères
alphanumériques.
Capital
Ce champ permet de saisir 18 caractères numériques avec décimales.
Informations TVA
N° de TVA intracommunautaire
Ce champ permet de saisir 14 caractères alphanumériques.
Territorialité de TVA
Ce champ permet la sélection d’une fiche dans la liste des Territorialités.
Cette territorialité sera reprise par défaut dans les documents.
Elle détermine l'affichage des taux de TVA par défaut.
Taux de TVA
Ce champ permet la sélection d’une fiche Taux de TVA et l'affichage du Taux.
Les TVA affichées par défaut dans la liste des TVA sont celles correspondant à la territorialité du dossier
(sélectionnée ci-dessus).
L'onglet "Liste des TVA" contient les taux de TVA des autres territorialités.
Si vous sélectionnez un taux de TVA qui ne correspond pas à la territorialité du dossier (sélectionnée cidessus),
la territorialité est alors remplacée par celle correspondante au taux de TVA sélectionné.
Option de calcul de la TVA
Ce champ permet de visualiser le type de gestion de la TVA :
o Sur les débits,
o Sur les encaissements,
o Mixte.
Il n'est pas possible de modifier cette option dans Gestion commerciale, vous devez passer par les Options
du module de Compta.
Les changements d'option sont historisés. Cet historique contient le type de gestion de TVA précédent avec la
date de changement.
MANUEL
237
Le changement de mode de calcul n’intervient pas sur les documents déjà émis, qu’ils soient validés ou non.
EBP Gestion Commerciale 2010
238
Options - Logo
Accès : Paramètres - Société
Vous pouvez insérer à cet emplacement le logo de votre société.
Il sera automatiquement repris sur vos impressions de documents (devis, facture...), sur les modèles de
document avec logo.
Pour insérer un logo, vous devez réaliser un clic droit puis Charger.
Ensuite, utilisez l'icône "..." pour rechercher le fichier qui contient votre logo.
Vous avez la possibilité de redimensionner celui-ci.
Les principaux formats acceptés sont : BMP, GIF, JPG/JPEG ...
MANUEL
239
EXPERT
Options - Expert- Cabinet
Accès : Paramètres - Société
Vous pouvez saisir à cet emplacement les coordonnées du cabinet de votre expert comptable. Il est intéressant
de les renseigner car ces informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinés (Impressions -
Dossier Expert Comptable).
Cabinet
Identification
Forme Juridique ou Civilité
Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques.
Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le
fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la
liste déroulante accessible par l'icône .
Nom - Raison sociale
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
SIRET
Champ saisissable, limité à 14 caractères alphanumériques.
Adresse du cabinet
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code Postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table
des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
EBP Gestion Commerciale 2010
240
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Site web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
MANUEL
241
Options - Expert - Contacts
Accès : Paramètres - Société
Vous pouvez saisir à cet emplacement les coordonnées de votre expert comptable et d'un collaborateur. Il est
intéressant de les renseigner car ces informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinés
(Impressions - Dossier Expert Comptable).
Contacts
Expert Comptable
Civilité
Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques.
Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône .
Nom
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Prénom
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
e-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Collaborateur
Civilité
Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques.
Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône .
Nom
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Prénom
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
e-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
EBP Gestion Commerciale 2010
242
OPTIONS COMPTABLES
Options - Options comptables - Méthode de comptabilisation
Accès : Paramètres - Société
Méthode de transfert
2 méthodes de transfert sont possibles :
o Manuelle (Transfert sur commande vers la comptabilité),
o Automatique (A chaque validation de document ou règlement).
La première méthode "Manuelle" est la méthode "classique". C'est la méthode par défaut à la création du
dossier. Suite à la réalisation de vos documents (ventes/achats/inventaires) et de vos règlements, vous pouvez
demander le transfert comptable (Opérations-Transfert en comptabilité).
La deuxième méthode "Automatique" consiste à comptabiliser automatiquement les documents
(ventes/achats/inventaire) et les règlements dès lors que ceux-ci sont validés.
Pour plus d'explications sur le transfert comptable en fonction de chaque méthode, nous vous conseillons de
vous reporter au chapitre "Transfert comptable".
Activer la validation des données à comptabiliser
Cette option permet à l’utilisateur d'imposer une validation des documents (factures, avoirs, factures
d'acompte, avoirs d'acompte) et règlements.
Si l'option est active, tous document ou règlement créé est en mode provisoire (mention imprimée sur le
document) et reste donc modifiable.
L'utilisateur doit alors volontairement valider le document de vente ou achat, règlement pour le transformer en
définitif et dans ce cas, le document n'est plus modifiable.
Cette option ne concerne pas l'inventaire.
Celui-ci doit dans tous les cas être validé pour que les informations saisies soient prises en compte dans les
mouvements de stock.
Afficher le message d'information de validation
Cette option permet de ré-activer les messages dont vous avez sélectionné à un moment "Ne plus afficher".
Vérifier à la sauvegarde, si l'exercice comptable est ouvert
Cette option permet de contrôler lors de la sauvegarde d'un document de vente, achat ou stock (facture, avoir,
facture d'acompte, avoir d'acompte, inventaire) si la date du document est comprise dans l'exercice comptable
ouvert (Module de Comptabilité).
Si la date du document n'est pas comprise dans les dates d'exercice, la sauvegarde du document ne s'effectue
pas.
MANUEL
243
Options - Options comptables - Tiers
Accès : Paramètres - Société
Cette option permet de saisir la racine de comptes clients, fournisseurs et le paramétrage pour la création des
comptes clients et fournisseurs.
Clients
Racine de compte client
Vous devez saisir dans cette zone la racine de compte des fiches client
Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner
la racine créée dans le plan comptable de la partie Comptabilité.
Générer un compte client
Vous avez 2 possibilités de définir la génération automatique d'un compte client :
o Racine
ou
o Racine + code tiers
ou
o Racine + nom tiers
Pour le client Durand avec le code client DUR0001, vous aurez le compte comptable :
Si "Racine + Code tiers" : 411DUR0001
Si "Racine + Nom tiers" : 411DURAND
Fournisseurs
Racine de compte fournisseur
Vous devez saisir dans cette zone la racine de compte des fiches fournisseur
Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner
la racine créée dans le plan comptable de la partie Comptabilité.
Générer un compte fournisseur
Vous avez 2 possibilités de définir la génération automatique d'un compte fournisseur :
o Racine + code tiers
ou
o Racine + nom tiers
Pour le fournisseur Dubois avec le code fournisseur DUB0001, vous aurez le compte comptable :
Si "Racine + Code tiers" : 401DUB0001
Si "Racine + Nom tiers" : 401DUBOIS
EBP Gestion Commerciale 2010
244
Options - Options comptables - Libellé des écritures
Accès : Paramètres - Société
Ces options permettent de définir les libellés des écritures générées par le transfert comptable.
Pour certain libellé (ventes et règlement), vous avez la possibilité de saisir des "macro".
Macro
EBP Gestion commerciale vous permet de choisir les libellés de vos écritures comptables. Pour cela, vous
pouvez indiquer les macros à appliquer pour chaque type d'écriture comptable : dans la partie Ventes, pour les
factures et les documents d'acompte, et dans la partie Règlement, pour les tiers et la banque.
Pour cela, vous disposez des constantes de {0} à {4} et {6} pour les documents et de la constante {5} pour
les règlements.
Les macros disponibles sont :
{0} = Type du document de vente ( ex : Facture, Avoir.. )
{1} = Numéro du document
{2} = Type de tiers (ex: Client, Fournisseur,...)
{3} = Civilité du tiers (Mr, Melle, SA, Sarl....)
{4} = Nom tiers
{5} = Code banque
{6} = Date du document
Macro pour afficher le type de document "Avoir" et son numéro "AV001111"
La macro à saisir est : {0} N° {1} du {6}
Le résultat est : Avoir N° AV001111 du 06/12/2008
Macro pour afficher le type de tiers "Client", la civilité du tiers "Monsieur" et le nom du tiers "Dupont"
La macro à saisir est : {2} {3} {4}
Le résultat est : Client Monsieur Dupont
Ventes et achats
La zone Document permet de saisir le libellé d'écriture souhaité (texte libre ou macro) pour la comptabilisation
des documents (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte).
Règlements
La zone Tiers permet de saisir le libellé d'écriture souhaité (texte libre ou macro) pour la comptabilisation des
règlements.
La case à cocher « Utiliser la référence en tant que libellé » permet une variante dans le libellé du tiers qui
a effectué un règlement.
Si la case est cochée et si le règlement saisi comporte une référence, le libellé de l’écriture sur le compte de
Tiers est la REFERENCE
Si la case est cochée et si le règlement saisi ne comporte pas de référence, le libellé de l’écriture sur le
compte de TIERS est la macro
Si la case n'est pas cochée et que le règlement saisi comporte ou non une référence, le libellé de l’écriture sur
le compte de TIERS est la macro
La zone Banque permet de saisir le libellé d'écriture souhaité (texte libre ou macro) pour la comptabilisation
des règlements.
Vous avez la possibilité de sélectionner une macro pour la fiche banque. Cette macro permet de référencé le
code de la banque sur laquelle le règlement a été éffectué.
Banque {5}
Stock
MANUEL
245
La comptabilisation du stock (Inventaire) peut être simplifiée ou détaillée.
Cette comptabilisation est définie dans l'onglet Stock des Options - Options Comptables
Cela signifie que vous comptabilisez :
uniquement les variations de stock (différences entre le stock précédent et le nouveau stock constaté), c'est
la méthode simplifiée : une zone de saisie de libellé pour la variation ;
ou
EBP Gestion Commerciale 2010
246
Options - Options comptables - Stock
Accès : Paramètres - Société
Cette option permet de définir la méthode de comptabilisation du stock, ainsi que les comptes de stock...
Méthode de comptabilisation du stock
Vous disposez de 2 méthodes :
o Simplifiée : comptabilisation des variations de stock uniquement (différences entre le stock précédent et le
nouveau stock constaté).
o Détaillée : comptabilisation de l'annulation du stock précédent et de la constatation du nouveau stock.
Pour avoir un exemple de comptabilisation en fonction de la méthode sélectionnée cliquez ici.
Compte de stock
La comptabilisation du stock s'effectue en fonction de la destination de l'article.
Cette destination est définie sur la fiche Article onglet Comptabilité.
Vous devez renseigner les comptes de "variation" et de "stock et encours" pour les différents types de variation
afin de pouvoir comptabiliser l'inventaire validé.
Les libellés de cette comptabilisation sont définis dans la partie stock de la page Libellé des écritures des
Options - Options Comptables
Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner
les comptes créés dans le plan comptable de la partie Comptabilité.
MANUEL
247
Options - Options comptables - Journaux et comptes divers
Accès : Paramètres - Société
Cette option permet de définir le paramétrage nécessaire au transfert comptable des données.
Journaux
Vous devez saisir dans cette partie les journaux de ventes, trésorerie et opérations diverses nécessaire pour le
transfert comptable.
Le journal de vente contient les écritures qui correspondent à vos documents de vente (factures, avoirs,
factures d'acompte, avoirs d'acompte).
Le journal d'achat contient les écritures qui correspondent à vos documents d'achat (factures, avoirs,
factures d'acompte, avoirs d'acompte).
Le journal de trésorerie contient les écritures qui correspondent aux règlements, écarts de règlement...
Le journal des Opérations diverses dites OD, contient les écritures qui correspondent à l'inventaire
(méthode de comptabilisation simplifiée ou détaillée)
Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner
les journaux créés dans la partie Comptabilité.
Tiers
Ces zones correspondent à la comptabilisation des documents d'acompte.
Le compte d'acompte correspond au compte tiers pour le transfert de vos acomptes.
Par défaut, le compte 419 est indiqué.
Le compte de TVA en attente est utilisé pour le transfert en comptabilité de vos documents d'acomptes,
selon le schéma de transfert.
Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner
les comptes créés dans le plan de comptable de la comptabilité.
Règlements
Les 2 zones ci-dessous correspondent à la comptabilisation des écarts de règlements constatés lors de la saisie
d'un règlement.
Le compte d'écart de règlement : Perte correspond à une échéance soldée manuellement.
Le compte d'écart de règlement : Profit correspond à un règlement supérieur à l'échéance
L'écart de règlement correspond au reste à affecter présent dans la fiche règlement.
Facture de 101.90 euros, règlement de 102 euros, écart de 0.10 euro.
Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner
les comptes créés dans le plan de comptable de la comptabilité.
Remises
En règle générale, les remises accordées (ventes) et obtenues (achats) sont comprises dans les comptes de
produits (ventes) ou charges (achats), on comptabilise la vente ou achat HT remisée et pas la vente ou achat
HT avant remise.
Dans le cas ou vous souhaitez distinguer la vente ou achat HT de la remise, il est possible de comptabiliser la
remise :
Le compte de remises accordées permet de définir le compte à utiliser pour la comptabilisation des
remises accordées sur les documents.
Le compte de remises obtenues permet de définir le compte à utiliser pour la comptabilisation des remises
obtenues sur les documents.
La case à cocher "Comptabiliser la remise" permet de définir si le transfert comptable des ventes/achats
tient compte ou non des remises.
EBP Gestion Commerciale 2010
248
MANUEL
249
NUMÉROTATION
Options - Numérotation
Accès : Paramètres - Société
Pour chaque type de documents de vente, d'achat et de stock, vous pouvez préciser la syntaxe du numéro à
attribuer au document.
Vous pouvez choisir de créer vos documents avec une numérotation automatique ou non, en cochant ou non la
zone "Utiliser le compteur".
Le logiciel incrémente automatiquement de 1, le numéro situé en fin de préfixe.
Pour les documents de vente :
FA 0803001 pour les factures de l’année 2008 au mois de mars, le numéro suivant sera le FA 0803002.
Pour les documents d'achat :
FF 0801001 pour les facture de l’année 2008 au mois de janvier, le numéro suivant sera le FF 0801002.
Pour les documents de stock :
BS 080101 pour les bons de sortie de l’année 2008 au mois de janvier, le numéro suivant sera le BS 080102.
Si vous n'utilisez pas le compteur, vous saisirez vous-même le code à attribuer à chaque fois que vous allez
créer un document ou une fiche.
Si vos compteurs sont désorganisés, vous pouvez lancer un recalcul des compteurs depuis la maintenance
des données du menu Outils.
Ventes
Devis
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par DE 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Commande
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par CM 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Bon de livraison
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par BL 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Bon de retour
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par BR 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Facture
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par FA 000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Avoir
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par AV 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Facture d’acompte
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par FD 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Avoir d’acompte
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par AD 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
EBP Gestion Commerciale 2010
250
Achats
Demande de prix
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par DEM 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Commande
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par CF 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Bon de réception
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par BRF 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Bon de retour
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par BRA 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Facture
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par FF 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Avoir
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par AF 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Facture d’acompte
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par FFD 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Avoir d’acompte
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par FAD 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Stocks
Bon d'entrée
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par BE 000000011
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Bon de sortie
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par BS 00000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Inventaire
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par INV 00000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Autres
Pour chacun des fichiers de données suivants, vous pouvez choisir de créer vos fiches avec une numérotation
automatique ou non, en cochant ou non la zone "Utiliser le compteur".
Si vous n'utilisez pas le compteur, vous saisirez vous-même le code à attribuer à chaque fois que vous créerez
une fiche.
Familles clients
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par FCL00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
MANUEL
251
Clients
Champ de type chaîne de 20 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par CL000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Familles Fournisseurs
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par FFR00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Fournisseurs
Champ de type chaîne de 20 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par FR000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Familles articles
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par FAR00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Articles
Champ de type chaîne de 20 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par AR000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Eco-contribution
Champ de type chaîne de 8 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par D3E00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Commerciaux
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par CO00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Familles commerciaux
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par FCO00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Secteurs géographiques
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par SG00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Barèmes
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par CC00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Tarif
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par TF00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
EBP Gestion Commerciale 2010
252
Options - Articles
Accès : Paramètres - Société
Ces options permettent de paramétrer par défaut la création d'une fiche article.
Type d’article par défaut
Liste déroulante permettant la sélection du type de l'article : Biens, Services.
En création du dossier, le type par défaut est Biens.
Lors de la saisie d'un article non référencé ou de la saisie simple d'une description et d'un prix dans un
document de vente, le type d'article par défaut sera celui défini ici.
Taux de marge par défaut
Champ numérique exprimant un pourcentage, dont la saisie ne peut pas être supérieure à 999.
En création de la fiche article, cette valeur est reprise par défaut.
Lors de la saisie d'un article non référencé ou de la saisie simple d'une description et d'un prix dans un
document de vente, le taux de marge par défaut de la ligne sera celui des options
Taux de marque par défaut
Champ numérique exprimant un pourcentage, dont la saisie ne peut pas être supérieure à 999.
En création de la fiche article, cette valeur est reprise par défaut.
% de frais généraux bien
Champ numérique exprimant un pourcentage, dont la saisie ne peut pas être supérieure à 999.
En création de la fiche article de type bien, cette valeur est reprise par défaut.
% de frais généraux Service
Champ numérique exprimant un pourcentage, dont la saisie ne peut pas être supérieure à 999.
En création de la fiche article de type service, cette valeur est reprise par défaut.
MANUEL
253
DOCUMENTS DE VENTE
Options - Documents de vente - Options générales
Accès : Paramètres - Société
Ces options permettent de définir les avertissements, le paramétrage de taux, montants... des documents de
ventes.
Avertissement si le code article n’existe pas
Cochez cette case si vous souhaitez qu'un message d'avertissement apparaisse dans vos documents, lorsque
vous saisissez dans la colonne "Code article" une référence qui n'existe pas dans votre fichier article.
Utiliser la TVA de l’article
Cocher cette case si vous souhaitez que la TVA de l'article soit toujours reprise dans les documents. Dans le cas
contraire, c'est la TVA de l'entête du document qui est affectée à toutes les lignes articles.
Avertissement sur les articles en insuffisance de stock
Cochez cette case si vous souhaitez qu'un message d'avertissement apparaisse en cas d'insuffisance de stock,
lorsque vous validez la ligne de l'article ou lorsque vous enregistrez (ou transférez) un document qui
mouvemente les stocks (commande (stock virtuel), Bon de livraison et Facture).
Durée de validité des devis (jours)
Indiquez, en nombre de jours, la durée de validité de vos devis.
La date de validité des devis sera alors automatiquement calculée, dans l'entête du devis..
Par défaut, le nombre de jours est 30.
Afficher le paiement pour les factures d'acompte
Cette option si elle est décochée permet de ne pas afficher la fiche "Nouveau règlement" lors de la génération
d’une facture d'acompte ou d'un avoir d’acompte.
Inclure le montant de l'éco-contribution au Total TTC
Cette option, si elle est sélectionnée, permet d'ajouter au Total TTC du document le montant des écocontributions
des lignes article.
Dans le cas contraire, le Total TTC ne varie pas en fonction des éco-contributions sélectionnées sur les lignes
article : Le total TTC comprend les montants éco-contributions.
Gestion des messages
Cette partie permet d'activer ou désactiver des messages d'information :
Afficher le message d'avertissement des avoirs d'acompte
Ce message apparaît lorsque vous réalisez un nouvel avoir d'acompte sans passer par une facture existante.
Il indique que la création d'un avoir d'acompte va généré automatiquement un règlement négatif au titre d'un
remboursement d'acompte versé par le client...
Afficher le message d'ouverture du règlement créé
Ce message apparaît suite à la validation d'une facture d'acompte ou un avoir d'acompte pour visualiser le
règlement généré automatiquement.
Si vous ne souhaitez plus voir apparaître ces message, vous pouvez cliquer sur "ne plus afficher" dans la
boite du message ou décocher la case à cet endroit.
EBP Gestion Commerciale 2010
254
Options - Documents de vente - Devis
Accès : Paramètres - Société
Cette option permet de définir les états des devis encours, transféré, refusé par le client...
Etat Accepté
Le libellé indiqué dans ce champ sera automatiquement attribué au devis lorsqu'il sera transféré en commande,
bon de livraison, ou facture.
La liste des états proposés correspond aux états définis dans les champs ci-dessous.
États des devis
Vous disposez de 10 zones (champ de type Alpha de 20 caractères) pour définir l'état de vos devis.
Par défaut, ces états sont renseignés de la façon suivante : En cours, A terminer, A réviser, Accepté, etc. Vous
pouvez modifier ces libellés à votre convenance.
L'état pourra être choisi en entête du devis et permettra d’effectuer des tris suivants ce critère (dans la liste
des documents ou les impressions, par exemple).
Lors de la création d'un devis, l'état par défaut est " l'état 1 " (En cours).
MANUEL
255
Options - Documents de vente - Mentions légales des devis
Accès : Paramètres - Société
Les devis doivent comporter un certain nombre de mentions obligatoires d'un point de vue légal.
Nous vous donnons ici la possibilité d'indiquer ces mentions. Elles apparaîtront automatiquement dans tous les
modèles de devis fournis avec le logiciel.
Par défaut, nous vous proposons des mentions, que vous pouvez bien entendu modifier.
La zone de saisie contient une barre d'outils de textes enrichis.
EBP Gestion Commerciale 2010
256
Options - Documents de vente - Mentions légales des factures
Accès : Paramètres - Société
Les factures doivent comporter un certain nombre de mentions obligatoires d'un point de vue légal.
Nous vous donnons ici la possibilité d'indiquer ces mentions. Elles apparaîtront automatiquement dans tous les
modèles de factures fournis avec le logiciel.
Parmi les mentions obligatoires qui doivent figurer sur vos factures, vous avez notamment les conditions pour
l'escompte et les taux de pénalité en cas de retard de paiement.
Par défaut, nous vous proposons deux mentions, que vous pouvez bien entendu modifier.
La zone de saisie contient une barre d'outils de textes enrichis.
MANUEL
257
Options - Règlements
Accès : Paramètres - Société
Ces options permettent de définir le paramétrage par défaut d'un moyen de paiement, d'une banque pour la
saisie d'un nouveau règlement et des jours pour déclencher l'édition des relances clients.
Moyen de paiement par défaut
Ce champ correspond au moyen de paiement par défaut lorsque vous créer une échéance.
Par exemple, création d'une facture sans "Mode de règlement", l'échéance de la facture contiendra le
moyen de paiement défini ici.
La liste des moyens de paiement est disponible par le menu Règlements - Données -Moyen de paiement.
Si le moyen de paiement que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle
fiche en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Banque par défaut
Ce champ correspond à la banque sélectionnée par défaut lorsque vous réalisez un règlement si elle n'est pas
défini dans le moyen de paiement sélectionné sur la fiche règlement.
La liste des banques est accessible par le menu Règlements - Données - Banques.
Si la banque que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche banque
en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
"Afficher le message d'avertissement en cas de banque non renseignée"
L'option permet d'être averti lorsque la banque n'est pas renseignée sur une facture d'acompte ou un avoir
d'acompte ou un règlement et que vous souhaitez valider l'un de ces éléments.
En effet, la validation d'un document d'acompte ou d'un règlement permet de transférer les échéances en
comptabilité et pour cela, il faut obligatoirement associé une banque.
EBP Gestion Commerciale 2010
258
Options - Documents de stock - Options générales
Accès : Paramètres - Société
Cette option permet de justifier les écarts de stock dans un Bon de sortie ou un inventaire.
Vous avez à votre disposition 5 libellés d'écart possibles.
Les libellés par défaut sont :
Libellé 1 : Démarque inconnue,
Libellé 2 : Détérioriés,
Libellé 3 : Périmés,
Libellé 4 : Vols,
Libellé 5 : Autres.
MANUEL
259
Options - Paramétrages
Accès : Paramètres - Société
Décimales
Choisissez le nombre de décimales qui s'affichera dans les zones de type prix, quantités et montants.
Prix unitaire
Possibilité de saisir une valeur comprise entre 0 et 5.
Quantités
Possibilité de saisir une valeur comprise entre 0 et 5.
Montants
Par défaut, le nombre de décimales est de 2. Cette zone n'est pas modifiable.
Devise
L’option Devise est présente pour permettre d’imprimer, la contre valeur en pied de facture (au moins), et
cela sans devoir paramétrer en dur dans le modèle.
Devise du dossier
Champ alphabétique de 50 caractères.
Saisissez le libellé complet de la devise dans laquelle votre dossier est géré.
En création de dossier, Euros est indiqué par défaut.
Abréviation
Champ alphabétique de 5 caractères.
Saisissez le signe ou l'abréviation de la devise dans laquelle votre dossier est géré.
En création de dossier, € est indiqué par défaut.
Devise de contre valeur
Champ alphabétique de 50 caractères.
Si vous souhaitez afficher une devise de contre-valeur, saisissez ici le libellé complet de cette devise.
En création de dossier, Francs est indiqué par défaut.
Abréviation
Champ alphabétique de 5 caractères.
Saisissez le signe ou l'abréviation de la devise de contre-valeur de votre dossier.
En création de dossier, F est indiqué par défaut.
Taux de conversion
Champ numérique de 15 caractères dont 6 décimales.
Indiquez le taux de conversion entre la devise de votre dossier et la devise de contre-valeur.
En création de dossier, 6.55957 est indiqué par défaut.
Codes alpha-numériques
Autoriser les caractères supplémentaires dans les codifications
Cette option permet de saisir des caractères différent de A...Z 0...9.
En fonction de la fiche, ces caractères peuvent être :
[Espace] - \ / ( ) _
Les fiches concernées sont :
x Codes postaux - Code postal
x Secteur Géographique - Code secteur géographique
x NAF - Code NAF
x Frais de port - Code
x Article - Code article
x Familles Articles - Code Famille Articles
x Unité - Code unité
x Eco-contribution - Code éco-contribution
x Localisation - Code de localisation
x Tarif - Code
x Barème - Code barème
EBP Gestion Commerciale 2010
260
x Banque - Code
x Modes de Règlement - Code
x Moyens de Paiement - Code
x Client - Code (tiers)
x Familles Clients - Code Famille
x Fournisseur - Code (tiers)
x Familles Fournisseurs - Code Famille
x Commercial - Code Commercial
x Famille Commerciaux - Code Famille
Mais également les champs :
x TVA intracommunautaire
x Siren
Les points suivants ne sont pas concerné par les caractères supplémentaires :
- Pays : Les caractères possibles sont de A à Z uniquement.
- Compte comptable : les caractères possibles sont A...Z [Espace] @ . -
Transfert de documents
Ouvrir les documents générés après transfert
La sélection de cette option permet de définir par défaut l'ouverture automatique du document généré par un
transfert.
MANUEL
261
Options - Général
Accès : Paramètres - Société
Police par défaut
Les champs ci-dessous permettent de définir la police appliquée par défaut dans les champs de type texte
(description commerciale de la fiche article, description dans les documents, onglet note...) :
Police par défaut
Taille par défaut
EBP Gestion Commerciale 2010
262
Options - Mot de passe utilisateur
Accès : Paramètres - Société
Vous avez la possibilité de protéger l’ouverture de votre dossier par la saisie d’un mot de passe.
Le mot de passe de la gestion est indépendant de celui de la comptabilité et inversement.
Création du mot de passe
Pour créer un mot de passe, vous devez :
Ne rien saisir dans la zone "Ancien mot de passe",
Saisir le mot de passe que vous souhaitez dans la zone "Nouveau mot de passe",
Saisir la confirmation dans la zone "Confirmer le mot de passe" (même saisie que dans la zone "Nouveau mot
de passe"),
Valider par le bouton Appliquer.
Le logiciel vous demandera alors de saisir le mot de passe à chaque ouverture de votre dossier.
Changer un mot de passe
Vous avez la possibilité de changer de mot de passe.
Pour cela, vous devez :
Saisir le mot de passe actuel dans la zone "Ancien mot de passe",
Saisir le "Nouveau mot de passe",
Saisir la confirmation dans la zone "Confirmer le mot de passe" (même saisie que dans la zone "Nouveau mot
de passe"),
Valider par le bouton Appliquer.
Suppression du mot de passe
Vous pouvez supprimer la demande de saisi d'un mot de passe en ouverture de dossier.
Pour cela, vous devez :
Saisir le mot de passe actuel dans la zone "Ancien mot de passe",
Ne rien saisir dans "Nouveau mot de passe" et "Confirmer le nouveau mot de passe",
Valider par le bouton Appliquer.
MANUEL
263
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Commande
Sous catégorie : Bon de livraison...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle".
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches",
définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes".
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
EBP Gestion Commerciale 2010
264
OUTILS
Sauvegarde rapide
Accès : Outils - Sauvegarde rapide
La sauvegarde rapide est possible uniquement si une première sauvegarde classique a été réalisée.
La sauvegarde rapide permet de sauvegarder le dossier avec les informations paramétrées dans la sauvegarde
"classique" effectuée précédemment.
Une seule étape "résumé des éléments" est affichée.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde rapide.
MANUEL
265
Sauvegarde
Accès : Outils - Sauvegarde
La sauvegarde passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de sauvegarde des données.
Bienvenue...
...dans l'assistant de sauvegarde des données.
Cet écran vous indique, entre autre, l'importance de la réalisation régulière d'une sauvegarde.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage de la sauvegarde.
Choix des informations à inclure dans la sauvegarde
L'assistant de sauvegarde affiche automatiquement le nom du dossier dans lequel vous travaillez. Vous pouvez
éventuellement le modifier si vous avez plusieurs dossiers et que vous souhaitez en sauvegarder un autre.
Aidez-vous de l'icône "..." pour sélectionner un autre dossier.
Par défaut, l'option "Inclure la configuration et l'environnement" est cochée. Si vous avez défini un
affichage spécifique sur votre poste de travail, la sauvegarde des informations de configuration est nécessaire.
Pour information, la sauvegarde des modèles s'effectue en même temps que la sauvegarde du dossier.
L'option "Sauvegarde en fichier texte (à restaurer avec un autre moteur de base de données)" permet
de réaliser une sauvegarde de la base dans un fichier zip contenant des fichiers CSV.
Cliquez sur le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde.
Choix de la destination de la sauvegarde
Sélectionnez le chemin du dossier de sauvegarde que vous souhaitez.
Nous vous conseillons d'effectuer régulièrement des sauvegardes sur un support externe. Si votre disque
dur ou votre matériel est défectueux, vous aurez toujours la possibilité de récupérer vos données sur un autre
ordinateur.
Sauvegarde en ligne
Cochez cette option si vous souhaitez effectuer une sauvegarde en ligne. Cette option nécessite de souscrire un
contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les
sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet
également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable.
Mot de passe
Suite à la sélection de la case, vous devez indiquer le mot de passe pour pouvoir partager la sauvegarde avec
un
partenaire.
Commentaire
Le renseignement de ce champ est facultatif.
Il permet de saisir un texte décrivant la sauvegarde.
Envoi d’une sauvegarde à un partenaire
Pour envoyer une sauvegarde à un partenaire, vous devez saisir un mot de passe partenaire dans l’assistant de
sauvegarde.
Pour récupérer une sauvegarde, le partenaire doit s’identifier sur le site EBP (pas d’obligation d’avoir une
licence). Sur la page de "gestion des sauvegardes en ligne", le partenaire clique sur “Vous souhaitez accéder à
une sauvegarde en tant que partenaire ?” et saisit la licence et la clef web de son client puis son mot de passe
partenaire (ces 3 informations lui seront transmises par son client). Il aura accès aux sauvegardes de son client
effectuées avec ce mot de passe.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde.
EBP Gestion Commerciale 2010
266
Restauration
Accès : Outils - Restauration
La restauration de dossier passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de restauration des données.
Bienvenue...
...dans l'assistant de restauration des données.
Cette opération est à effectuer uniquement en cas de nécessité absolue. Le contenu de la sauvegarde va
remplacer et écraser toutes vos données.
Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une restauration de celui-ci.
Pour cela, cliquez sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de sauvegarde du dossier
s'ouvre alors automatiquement.
Suite à la réalisation de la sauvegarde, cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Sélection de la sauvegarde à restaurer
Cet écran permet de sélectionner le chemin du "Fichier de sauvegarde du dossier" que vous souhaitez
restaurer.
Aidez-vous de l'icône "..." pour sélectionner le fichier à restaurer.
Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Choix des informations à inclure dans la restauration
Sélectionnez les éléments que vous souhaitez restaurer (dossier ou informations de configuration).
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de restauration.
La case à cocher "Spécifier les emplacement des fichiers de données qui seront restaurés" permet dans
les étapes suivantes de définir l'emplacement de la base à restaurer
Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Choix de la destination de la restauration
Sélectionnez le chemin du dossier où vous souhaitez restaurer les données.
Nom du dossier
Cette zone permet de charger le nom de la base. Pour cela, décochez la case "utiliser le nom du dossier
d'origine".
Vous pouvez ainsi restaurer une base sous un autre nom. Elle correspond à une copie de la base d'origine.
Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la restauration des données.
MANUEL
267
Historique de sauvegarde
Accès : Outils - Historique de sauvegarde
L'historique de sauvegarde stocke chaque information concernant :
- la date de la sauvegarde,
- le code de l'utilisateur qui a réalisé la sauvegarde,
- le nom de l'ordinateur (poste),
- la destination : l'emplacement du fichier ZIP qui contient la sauvegarde.
EBP Gestion Commerciale 2010
268
Sauvegarde en ligne
EBP Sauvegarde en ligne est un service supplémentaire vous permettant de réaliser vos sauvegardes sur
Internet.
Il vous offre une façon simple et sécurisée de réaliser des sauvegardes externes à l'entreprise.
EBP sauvegarde est un service payant.
La sauvegarde en ligne consiste à récupérer une sauvegarde normale et à l’envoyer sur un serveur. L’utilisateur
se connecte ensuite sur le site EBP (ou sur http://sauvegarde.ebp.com) et dans son espace client, il télécharge
ses sauvegardes si il a besoin de faire une restauration.
La sauvegarde en ligne se découpe en trois parties: les options, la sauvegarde et l’administration.
o Par le menu Outils / Options / Services Internet, configurez votre sauvegarde en ligne.
o Ensuite, lancez l'assistant de sauvegarde et sélectionnez "Sauvegarde en ligne" comme destination à la
place de votre disque local.
o Par le menu Outils / Administrer les sauvegardes en lignes, administrez les sauvegardes en ligne
que vous avez ou allez réaliser. Cet accès est un lien vers le site http://Sauvegarde.ebp.com
Pour effectuer une sauvegarde en ligne, certaines informations sont obligatoires : Mot de passe, Application
activée, Numéro de licence, Code d’activation, Clé web.
MANUEL
269
Imports paramétrables
Accès : Outils - Imports paramétrables
L'importation paramétrable de données est une opération qui peut être longue, si vous avez un nombre
important d'éléments à importer.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'import paramétrabe de données.
Si vous êtes en codification automatique (l'option "Utiliser le compteur" dans les Options Options/Société /
Numérotation / Autre est sélectionnée) cette codification sera ignoré au profit du code présent dans le fichier
importé.
Le logiciel vous propose d'effectuer une sauvegarde. Si vous avez déjà saisi des données dans votre
nouveau dossier, nous vous conseillons d'effectuer cette sauvegarde. Dans le cas contraire, elle n'est pas
nécessaire.
Destination source de l'import
Suite à la sauvegarde du dossier, vous devez cliquer sur Suivant.
Cette nouvelle étape consiste à sélectionner dans la liste proposée, le type de données que vous souhaitez
importer.
Vous pouvez importer les données suivantes :
x Articles
x Familles articles
x Clients
x Famille clients
x Fournisseurs
x Famille fournisseurs
x Commerciaux
x Familles commerciaux
x Barèmes des éco-contributions.
Vous devez ensuite définir le chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, en vous aidant de
l'icône "..." pour le rechercher.
Si lors du précédent import pour le même type de données, vous avez sauvegardé les paramètres d'import ;
pour cet import, vous avez la possibilité de sélectionner le Nom du paramétrage.
Vous avez également la possibilité de supprimer les paramétrages inutiles. Cette suppression est définitive.
Suite à la sélection du fichier à importer, cliquez sur Suivant.
Codage du fichier
Cette étape permet de définir le paramétrage de codage du fichier texte. C'est à dire de rendre le fichier
importé lisible pour le logiciel.
Après avoir défini le type de séparation des champs, vous devez indiquer le type de Codage du fichier.
La case à cocher "Ligne d'entête : La première ligne contient le nom des champs" permet de distinguer
les données de la ligne contenant le nom des colonnes.
En dessous, vous visualisez l'aperçu du fichier à importer (15 premières lignes).
Suite à la définition du codage du fichier, cliquez sur Suivant.
Délimités : Champs séparés par des caractères
Cette étape permet de définir le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte.
En dessous, vous visualisez l'aperçu des données suivant le séparateur et l'identificateur sélectionnés.
Cliquez sur Suivant pour définir les liens entre les champs de la table (clients ou articles) et les champs du
fichier à importer.
Association des champs de la table avec les champs du fichier
EBP Gestion Commerciale 2010
270
Cette étape permet de lier les champs à importer à ceux de la table du type de données sélectionné
précédemment.
Pour cela, dans le tableau des associations, en face de chaque "champ destination", vous devez sélectionner la
"colonne source" correspondante. Chaque colonne source correspond à une donnée du fichier à importer. Ces
données sont affichées en dessous du tableau des associations.
Au fur est à mesure de l'association des champs destinations aux colonnes sources, la visualisation des données
à importer est modifiée.
Les colonnes associées sont renommées avec le "nom du champ destination". Les colonnes sources non
associées sont nommées "(Colonne X) Ignoré".
Vous avez la possibilité de sauvegarder les paramètres. Ces paramètres correspondent aux associations des
champs de la table avec ceux du fichier à importer. Pour cela, vous devez indiquer un Nom de paramétrage.
Suite à la réalisation de l'import, les informations de paramétrage seront stockées dans la base de données.
Si un nom de paramétrage est déjà indiqué, il correspond à ce que vous avez sélectionné lors du choix du
fichier à importer.
Si vous gardez ce nom, le fichier de paramétrage sera modifié en fonction des modifications que vous venez
d'effectuer.
Si vous changez de nom, le fichier de paramétrage initial sera inchangé et un nouveau ficher de paramétrage
sera inséré.
Suite à l'aperçu du fichier à importer, cliquez sur Suivant.
Résumé des paramètres
L'étape suivante vous permet d'avoir un résumé des éléments d'import que vous avez sélectionné
précédemment :
o Type de données à importer,
o Chemin et nom du fichier à importer
o Format du fichier importé et délimiteur
Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement.
Traitement de l'import
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché.
Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton "Afficher le détail".
MANUEL
271
Import de données
Accès : Outils - Import de données
L'importation de données est une opération qui peut être longue, si vous avez un nombre important
d'éléments à importer.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'import de données au format texte.
Si vous êtes en codification automatique (l'option "Utiliser le compteur" dans les Options du dossier /
Numérotation / Autre est sélectionnée) cette codification sera ignoré au profit du code présent dans le fichier
importé.
Le logiciel vous propose d'effectuer une sauvegarde. Si vous avez déjà saisi des données dans votre
nouveau dossier, nous vous conseillons d'effectuer cette sauvegarde. Dans le cas contraire, elle n'est pas
nécessaire.
Format des fichiers
Les formats des fichiers sont de type txt et csv, avec séparateur de champ "point virgule (;)".
Si une chaîne de caractères contient [;] cette chaîne doit être encadrée de guillemets ["]["].
Pour un fichier donné, le séparateur décimal doit être le même [.] ou [,]
Si le fichier contient des informations (codes) provenant d'autres fiches, ces fiches doivent exister dans le
dossier et être saisie en Majuscules.
Import fiche article : le code de la famille article présent dans le fichier d'import de l'article doit être présent
dans la liste des "familles article" du dossier
Le fichier d'import devra contenir les champs strictement identiques à ceux des tables de l'application (en
terme de données et en terme d’ordre des champs).
Le type de donné doit correspondre avec le type du champ importé valeur numérique, chaîne de caractères,
montant...
Si parmi les champs d’une table de l'application, certains n’existent pas dans le fichier à importer,
l’emplacement de ce champ dans le fichier à importer est matérialisé par 2 points virgules consécutifs [;;], ce
qui permet l’import du fichier même si le champ n'existe pas.
Exemple :
Fichier avec 4 champs :
Code;Nom;Prénom;Ville
Si vous ne souhaitez pas importer le prénom. Le fichier sera donc :
Code;Nom;;Ville
Si le code importé existe déjà dans la base, l’enregistrement est modifié par l’import (et non ignoré).
Sélection du fichier à importer
Suite à la sauvegarde du dossier, vous devez cliquer sur Suivant.
Cette nouvelle étape consiste à sélectionner dans la liste proposée, le type de données que vous souhaitez
importer.
Vous pouvez importer les données suivantes :
x Familles articles,
x Unités,
x Localisation,
x Barème éco-contribution,
x Articles,
x Familles clients,
x Clients,.
x Familles fournisseurs, (version classic et pro)
EBP Gestion Commerciale 2010
272
x Fournisseurs. (version classic et pro)
Pour voir le format de chaque fichier, cliquez sur le type de données souhaité.
Vous devez ensuite définir le chemin où se trouve le fichier sur votre disque, en vous aidant de l'icône "..." pour
le rechercher.
Suite à la sélection du fichier à importer, cliquez sur Suivant.
Aperçu du fichier
L'étape suivante vous permet d’avoir un aperçu avant l'importation du fichier. Il contient les 10 premières
lignes du fichier à importer avec une répartition de ces données dans chaque champ de la table de la base de
données.
Suite à l'aperçu du fichier à importer, cliquez sur Suivant.
Résumé des paramètres
L'étape suivante vous permet d'avoir un résumé des éléments d'import que vous avez sélectionné
précédemment :
o Chemin et nom du fichier à importer,
o Type de fichier,
o Remplacement ou pas des données existantes
Cliquez sur Lancer pour executer le traitement.
Traitement de l'import
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché.
Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton "Afficher le détail".
MANUEL
273
Export de données
Accès : Outils - Export de données
L'export de données est une opération qui peut être longue, si vous avez un nombre important d'éléments à
exporter.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'export de données au format texte.
Pour exporter que quelques données et colonnes du fichier, vous devez passer par la liste des données /
Export.
Format des fichiers
Les formats des fichiers sont de type txt et csv, avec séparateur de champ "point virgule (;)".
Le fichier généré contient les champs strictement identiques à ceux des tables de l'application (en terme de
données et en terme d’ordre des champs).
Si parmi les champs d’une table de l'application, certains ne sont pas renseignés dans la table,
l’emplacement de ce champ dans le fichier exporté est matérialisé par 2 points virgules consécutifs.
Structure des fichiers exportés
Cliquez sur les noms de fichier pour voir les données exportées :
Les familles fournisseurs
Les fournisseurs
Les familles articles
Les unités
Les localisations
Les barèmes eco-contribution
Les articles
Les familles clients
Les clients
Sélection du fichier à exporter
Suite à la page de bienvenue, vous devez cliquer sur Suivant.
Cette nouvelle étape consiste à sélectionner dans la liste proposée, la table que vous souhaitez exporter.
Vous devez ensuite définir le chemin où vous souhaitez exporter le fichier sur votre disque, en vous aidant de
l'icône pour le rechercher.
Suite à la sélection du fichier à exporter, cliquez sur Suivant.
Résumé des paramètres
L'étape suivante vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez sélectionné précédemment :
Chemin et nom du fichier à exporter,
Type de fichier.
Cliquez sur Lancer pour exécuter l'export des données.
Traitement de l'export
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés est affiché.
Dans le cas ou l'export a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport d'exportation en cliquant sur le bouton "Afficher le détail".
EBP Gestion Commerciale 2010
274
MANUEL
275
Export art L 215-3
Accès : Outils - Export art L 215-3
Cet assistant permet de réaliser un export de toutes les données de chaque table du logiciel suivant l'article
L215-3.
L'export art L 215-3 est une opération qui peut être assez longue, si vous avez un nombre important
d'éléments à exporter.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'export de données au format texte.
Type de données
Les types de données disponibles sont toutes les tables de l'application.
Emplacement du fichier d'export et Format du fichier
L'emplacement du fichier d'export est par défaut le répertoire "Mes documents" sous Xp ou "Documents" sous
Vista.
Les formats des fichiers sont de type csv et xls, avec séparateur de champ "point virgule (;)".
Le fichier généré contient les champs strictement identiques à ceux des tables de l'application (en termes de
données et en termes d’ordre des champs).
Si parmi les champs d’une table de l'application, certains ne sont pas renseignés dans la table,
l’emplacement de ce champ dans le fichier exporté est matérialisé par 2 points virgules consécutifs.
Sélection du type de données
Suite à la page de bienvenue, vous devez cliquer sur Suivant.
Cette nouvelle étape consiste à sélectionner dans la liste proposée, la table que vous souhaitez exporter.
Vous devez ensuite définir le chemin où vous souhaitez exporter le fichier sur votre disque, en vous aidant de
l'icône pour le rechercher.
Suite à la sélection du fichier à exporter, cliquez sur Suivant.
Editeur de requêtes
L'éditeur de requête fonctionne comme la réalisation d'une vue depuis une liste.
Il permet d'ajouter les colonnes souhaitées pour l'export de la table sélectionnée précédemment.
Pour cela, sélectionnez le mot Colonnes puis Clic droit, la fenêtre "Choix des colonnes à ajouter" s'affiche. Le
choix s'effectue en sélectionnant la case devant chaque colonne souhaitée.
Une fois le choix effectué, cliquer sur Ok pour poursuivre l'export.
Aperçu des données
Cet écran permet de visualiser les 10 premières lignes de la table et des colonnes sélectionnées précédemment.
Cliquez une dernière fois sur Suivant pour visualiser les paramètres de l'export.
Résumé des paramètres
L'étape suivante vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez sélectionné précédemment :
x Format du fichier,
x Chemin et nom du fichier à exporter,
x Type de données.
Cliquez sur Lancer pour exécuter l'export des données.
Traitement de l'export
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés est affiché.
Dans le cas ou l'export a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport d'exportation en cliquant sur le bouton "Afficher le détail".
EBP Gestion Commerciale 2010
276
Assistant de maintenance des données
Accès : Outils - Maintenance de données
Entre chaque étape de l'assistant, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et
reculer dans l'assistant de maintenance des données.
Bienvenue...
Avant tout traitement de maintenance, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde de vos données en
cliquant sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant !"
Une fois la sauvegarde effectuée, cliquez sur le bouton Suivant.
Choix du dossier
Sélectionnez le dossier à maintenir à l'aide de l'icône "..." puis cliquez sur le bouton Suivant.
Opérations de maintenance à effectuer
Cochez les différentes opérations que vous souhaitez effectuer sur votre dossier.
Base de donnée
Permet de vérifier/réparer votre base en cas de problèmes et de l'optimiser en cas de lenteur inhabituelle
(Défragmenter les index, compacter).
Verrous
Permet de supprimer les verrous, notamment si vous avez quitté anormalement le logiciel et que vous n'arrivez
plus à accéder à votre dossier (message : utilisateur déjà connecté..).
Utilisateurs
Permet de supprimer les connections de tous les utilisateurs.
Recalculer
Permet de recalculer tous les compteurs par exemple par rapport aux documents de vente saisis.
Configuration
Permet de supprimer toutes les vues personnalisées (vues non "système" des listes et grilles) ainsi que la
position des fenêtres.
Base de démonstration
L'opération "réinitialiser la base de démonstration" est disponible uniquement si vous demandez une
maintenance sur la base de démonstration.
Permet de mettre à jour le dossier de démonstration avec les données initiales. Cette opération est équivalente
à une restauration du dossier de démonstration.
Clients
Permet de recalculer les soldes clients (fiche client/onglet Gestion).
Fournisseurs
Permet de recalculer les soldes fournisseurs (fiche fournisseur/onglet Gestion).
Stock
Permet de supprimer tous les mouvements de stocks et les regénérer par rapport aux bons d'entrées, bons de
sorties, inventaires, ... et documents de vente.
Modèles d'impression
Permet de réparer les modèles personnalisés et éventuellement les images (miniatures) avec l'assistant des
modèles de documents vente.
Cette opération peut être longue.
Une fois les opérations sélectionnées, vous devez cliquer sur Suivant.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des opérations que vous avez sélectionnées précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement.
MANUEL
277
Traitement de la maintenance
En fin de traitement, la liste des opérations effectuées est affichée.
Dans le cas où la maintenance a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport en cliquant sur le bouton "Afficher le détail".
EBP Gestion Commerciale 2010
278
Supprimer un dossier
Accès : Outils - Supprimer un dossier
Pour supprimer un dossier, il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées par l'assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de suppression d'un dossier.
Bienvenue...
...dans l'assistant suppression de dossier.
Avant toute suppression de dossier, nous vous recommandons de réaliser une sauvegarde du dossier par
l'intermédiaire du bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant".
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage.
Choix du raccourci vers le dossier à supprimer
Cette étape consiste à sélectionner le raccourci du dossier à supprimer.
Par défaut, le dossier ouvert est sélectionné.
Pour sélectionner le dossier à supprimer, vous devez cliquer sur l'icône "...", puis sélectionner le fichier
raccourci.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la suppression du dossier.
MANUEL
279
Import/Export de la configuration
Accès : Outils - Import/Export de la configuration
Cet assistant vous permet d'importer dans un dossier ou d'exporter d'un dossier des modèles d'impressions et
des vues personnalisées.
Bienvenue...
Avant tout traitement d'import ou d'export nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde de vos données en
cliquant sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant !"
Une fois la sauvegarde effectuée, cliquez sur le bouton Suivant.
Choix de l'opération à effectuer
L'assistant affiche par défaut le dossier ouvert, vous pouvez changer de dossier et indiquer le dossier sur lequel
vous souhaitez effectuer le traitement, ainsi que l'opération souhaitée (import ou export).
Une fois les paramètres définis, cliquez sur le bouton Suivant.
Emplacement du fichier
Cette étape vous permet d'indiquer :
en import, l'emplacement du fichier à importer,
en export, l'emplacement et le nom du fichier à exporter.
Une fois les emplacements définis, cliquez sur le bouton Suivant.
Eléments à traiter
Les éléments à traiter sont les modèles d'impression et les vues personnalisées.
Choisissez le ou les éléments et cliquez sur le bouton Suivant
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement.
EBP Gestion Commerciale 2010
280
Archivage
Accès : Outils - Archivage
L'archivage permet de conserver toutes les données de votre dossier dans un seul fichier à un moment choisi.
Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que
l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents, et que les
sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération.
Selon l’article 99 du Bulletin Officiel des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou la
période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir.
Traitement de l'archivage
L'archivage passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'archivage des données.
Bienvenue...
Cette page est une page d'accueil, elle peut vous informer sur les obligations légales, les traitements que
l'assistant va réaliser....
Suite à la lecture de ces informations, cliquez sur le bouton Suivant.
Choix du dossier
Cette étape permet de choisir le dossier à archiver et l'emplacement de l'archivage.
x Sélectionnez le dossier à archiver
Vous pouvez sélectionner le dossier à archiver à l'aide des icônes "...".
Par défaut, le dernier dossier ouvert s'affiche.
x Emplacement du dossier d'archivage sur votre disque dur.
Vous devez indiquer l'emplacement du fichier archive (ZIP) à générer.
Par défaut, le logiciel vous propose d'archiver vos données sur le disque dur, dans le répertoire du
logiciel.
Vous pouvez utiliser l'icône "..." pour changer l'emplacement du fichier sur votre disque dur.
Cliquez ensuite sur le bouton Suivant,
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des répertoires que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement.
L'archivage de données est une opération qui peut être longue.
Format du fichier d'archive
Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte (csv).
Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type :
Archives_Nomdel'application_Nomdudossier_datedujour.zip
Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier Dictionary.xls, disponible dans l'archive.
Les fichiers texte (csv) contiennent en premières lignes la description des champs, et les champs RTF (notes)
apparaissent en clair.
Si deux archives sont lancées le même jour, le premier fichier sera écrasé.
MANUEL
281
Journal des événements
Accès : Outils - Journal des événements
Le journal des événements stocke chaque information concernant :
- la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la
numérotation ;
- le manque d'un n° TVA intracommunautaire ;
- la suppression de documents ;
- la dévalidation d'inventaire ;
- le changement de code,
- la dévalidation de document.
Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit
comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue.
Le journal des événements se présente sous forme de liste composée d'onglets :
o Rupture,
o TVA intracommunautaire,
o Suppression,
o Dévalidation d'inventaire,
o Changement de code (article ou client),
o Dévalidation de document.
Chaque onglet est composé des colonnes suivantes :
o un type d'événement,
o une description,
o une date : Elle représente la date de génération de l'événement.
Les boutons Ajouter, Supprimer, Dupliquer, Modifier ne sont pas actifs.
Onglet "Rupture" de continuité des documents de vente
A la validation de la facture, dans le cas où la date de la facture est inférieure à la date de la dernière facture
et/ou le n° de facture est inférieur au dernier numéro de facture, un message d'avertissement s'affiche.
Le message est :
« La date de la facture est inférieure à la dernière facture enregistrée dans votre dossier et/ou le numéro de
facture est inférieur au dernier numéro de facture enregistré dans votre dossier.
Nous vous rappelons, d’après l’art. 121 du B.O des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un
numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Voulez vous valider cette facture ? »
La validation de ce message entraîne la création d'un événement.
La description de cet événement contient :
"Erreur de continuité : Document « N°doc » du « Date du document » /Document précédent « N° du dernier
doc » du « date du dernier doc »"
Onglet TVA intracommunautaire
Si vous avez sélectionné un tiers intracommunautaire n’ayant pas de N° de TVA intracommunautaire et si vous
acceptez l'enregistrement du document, un événement sera créé dans le journal des événements.
La description contient le message suivant :
"Le document « N° de doc » du « date du doc » a pour territorialité Intracommunautaire alors que le N° de TVA
intracommunautaire est absent de la fiche client."
Onglet Suppression
Si vous demandez la suppression d'un document positionné au milieu d'autres documents, un message
d'avertissement s'affiche.
Le message est :
"Vous supprimez une pièce de vente, ce qui déclenche une rupture dans la numérotation de vos documents,
pour justifier cette rupture, un événement va être créé dans le journal des événements."
La validation de ce message entraîne la création d'un événement.
La description de cet événement contient :
"Le document « N° de doc » du « date du doc » a été supprimé le « date de suppression »."
EBP Gestion Commerciale 2010
282
Onglet Dévalidation d'inventaire
Si vous demandez la dévalidation d'un inventaire, cela entraîne la création d'un événement.
La description de cet événement contient :
"Dévalidation de l'inventaire n° « N° de l'inventaire » du « date du doc » "
Onglet Changement de code
Si vous demandez la recodification d'un code article ou la recodification d'un code client, cela entraîne la
création d'un événement.
La description de cet événement contient :
"L'article X est devenu l'article Y " ou "Le client n° X est devenu le client n° Y ".
Onglet Dévalidation d'une facture ou un avoir de vente ou achat
Si vous demandez la dévalidation d'une facture ou un avoir de vente ou achat, cela entraîne la création d'un
événement.
La description de cet événement contient :
"Le document n° « N° de facture ou avoir » du « date du doc » pour le tiers « code du tiers » a été dévalidé
(Total HT = xxx €, total TVA = XXX €)"
MANUEL
283
OPTIONS
Options - Services Internet
Accès : Outils- Options
Ces informations sont nécessaires pour réaliser la sauvegarde en ligne.
Proxy HTTP / FTP
Les parties FTP et HTTP servent à renseigner vos paramètres de connexion à Internet (pour la sauvegarde en
ligne), notamment dans le cas où vous utilisez un proxy.
Nous vous invitons à contacter votre installateur/Revendeur pour insérer les paramètres correspondants à votre
installation.
Sauvegarde en ligne
Cette partie permet de définir :
Mot de passe : mot de passe servant à créer/utiliser le compte de sauvegarde.
Celui-ci est différent du mot de passe pour accéder au site EBP. Lors de la 1ère sauvegarde, le compte sera
créé avec ce mot de passe, ensuite il sera utilisé pour s’identifier.
E-Mail de notification : adresse à laquelle sera envoyé le rapport de sauvegarde
285
INFORMATIONS SOCIÉTÉ
Assistance technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder,
munissez-vous de votre numéro de licence, puis, au choix:
x Par téléphone, au 0811 65 20 00 (Coût d'un appel local) : Un standard vous accueille. Si aucun
technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente.
Nos services sont accessibles du lundi au jeudi de 8h à 19h et de 8h à 18h le vendredi.
x Par e-mail, à l'adresse suivante : openline.support.fr@ebp.com. Nous nous engageons à vous
répondre dans les 48h.
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du
contrat souscrit.
Nous vous invitons à contacter notre service commercial pour connaître les différents types de contrats
d'assistance que nous proposons et choisir celui qui vous convient le mieux.
EBP Gestion Commerciale 2010
286
Nous contacter
EBP Informatique SA
ZA Du Bel Air
BP 95
Rue de Cutesson
78513 Rambouillet Cedex
Tel : 01.34.94.80.00.
Fax: 01.34.85.62.07.
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promotions, etc...
287
Glossaire
Ce chapitre contient les définitions de termes principaux d'une gestion commerciale.
Pour consulter la définition d'un terme précis, cliquer sur la 1ère lettre de ce terme puis sur le terme.
A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N, O, P, Q, R, S, T, U, V, W, X, Y, Z
A
Acompte
Articles
Avoirs
B
Bons de livraison
Bons de retour
Bons de stock
C
Clients
Commandes
Créditeurs
D
Débiteurs
Devis
E
Échéances
Échéancier
F
Factures
Factures d'acompte
Familles
Fournisseurs
I
INSEE
Inventaire
ISO
M
Macro
Modes de règlement
Mouvements de stock
N
EBP Gestion Commerciale 2010
288
N° TVA intracommunautaire
NAF
P
Prospect
R
Règlements
RSS
S
SIREN
SIRET
Solde
Stock
T
Tarif
TVA
289
Index
A
Achats......................................................... 146
Aide................................................................5
Archivage .................................................... 280
Articles........................................... 69, 185, 186
Avoir.............................................................62
Avoir d'achat................................................ 158
Avoirs ...........................................................99
B
Banques ...................................................... 139
Barème ....................................................... 122
Barème éco-contribution ............................... 221
Barres d'outils ................................................16
Bon de livraison..............................................49
Bon de réception .......................................... 152
Bon de retour..........................................50, 154
Bons de livraison ............................................93
Bons de retour ...............................................95
Bons d'entrée........................................191, 192
C
Civilités ....................................................... 222
Clients........... 43, 70, 72, 112, 116, 117, 175, 187
Code activation ..............................................10
Code NAF .................................................... 229
Code postal.................................................. 226
Codes Postaux.............................................. 226
Commande ....................................................44
Commandes............................................91, 150
Commercial ................................................. 119
Commerciaux........................................119, 122
Configuration requise ........................................7
Contacts...................................................... 223
Convention utilisation EBP .................................3
Création de dossier ................................... 28, 81
D
Demandes de prix......................................... 148
Démonstration .................................................9
Départements .............................................. 227
Devis ................33, 34, 40, 42, 47, 56, 60, 64, 89
Dossier..........................................................81
Dupliquer un document ..........................104, 163
E
Échéances .....................................................73
Échéancier ........................73, 125, 131, 135, 178
Eco-contribution .............................................69
Editeur de filtres.............................................22
E-mail ................................................41, 61, 63
Export art L 215-3 ........................................ 275
F
Facture..........................................................57
Facture d'achat ............................................ 156
Factures ............................ 40, 47, 56, 60, 64, 97
Famille commerciaux .................................... 122
Familles articles............................................ 186
Familles clients......................................116, 175
Familles prospects .................................116, 175
Filtre automatique ..........................................22
Filtres ...........................................................22
Fournisseurs .........................................171, 176
G
Glossaire ..................................................... 287
H
Historique.................................................... 214
Historique Clients/Articles................. 70, 117, 187
Historique Clients/Prospects.............. 70, 117, 187
Historique du document ..................................67
Historique fournisseurs/articles ...................... 176
I
Import de données ....................................... 271
Import paramétrable..................................... 269
Impression ...... 129, 144, 182, 200, 215, 233, 263
Impressions .............................40, 47, 56, 60, 64
Installation ......................................................8
Introduction.....................................................1
Inventaire.................................................... 193
J
Journal des événements ...........................79, 281
L
Liste déroulante..............................................15
Liste des documents d'achat .......................... 146
Liste des documents de ventes.........................87
Livrer une commande ................................... 205
Localisation.................................................. 231
M
Modes de règlement...................................... 142
Mot de passe utilisateur................................. 262
Mouvements de stock.................................... 198
Moyens de paiement..............................141, 142
N
Notes ............................................................26
Nous contacter ............................................. 286
O
Objectifs...................................................... 122
Options .........................................................29
P
Paliers......................................................... 122
Pays............................................................ 228
Présentation ....................................................5
Prospects................................. 43, 112, 116, 175
Proxy FTP .................................................... 283
Proxy HTTP.................................................. 283
R
Règlement.....................................................72
Règlements clients..........................................72
Regrouper des documents ...37, 53, 105, 164, 202,
208
Relancer .................................................. 42, 73
Relances.................................................. 42, 73
Restauration de dossier ............................78, 266
S
Sauvegarde .................................... 77, 264, 265
Sauvegarde en ligne ..............................268, 283
Sauvegarde rapide...................................77, 264
Secteurs géographiques ................................ 230
Statistiques....................................114, 173, 189
Stock ...................................................191, 192
Supprimer .....................................108, 167, 278
Supprimer un document.........................108, 167
Supprimer un dossier .................................... 278
T
Taux de TVA ................................................ 217
Territorialité................................................. 220
Textes enrichis ...............................................16
Transférer un document ........ 35, 51, 58, 109, 168
Transfert comptable......................... 76, 213, 214
Types de TVA............................................... 219
U
Unités ......................................................... 232
V
Ventes ..........................................................87
Vues .............................................................23
EBP_Paye_PRO_Open_Line
Table des matières
Félicitations ! ........................................................................................................................................1
Félicitations ! ........................................................................................................................................3
Conditions Générales de Vente des produits et services EBP........................................................................5
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP ....................................................................................5
Article 1. Préambule .........................................................................................................................5
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) .......................................5
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP..............................................................................5
Article 4. Assistance de proximité sur le site ........................................................................................5
Article 5. Sauvegarde des données.....................................................................................................5
Article 6. Limitation de garantie .........................................................................................................5
Article 7. Limitations de responsabilité................................................................................................6
Article 8. Dispositions finales .............................................................................................................6
B. Contrat de services EBP...................................................................................................................6
Article 1. Objet du contrat.................................................................................................................6
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation............................................................................6
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire ...........................................................................7
Article 4. Accès aux services..............................................................................................................7
Article 5. Services fournis au titre du contrat de support.......................................................................7
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance ..............................................................7
Article 7. Interventions sur les fichiers ................................................................................................8
Article 8. Obligations du client ...........................................................................................................8
Article 9. Limites de responsabilité .....................................................................................................8
Article 10. Loi et attributions de compétences......................................................................................8
C. Mode locatif ...................................................................................................................................9
MISE EN ROUTE ..................................................................................................................................11
Configuration minimale requise ..........................................................................................................11
Installation.......................................................................................................................................11
Le dossier de démonstration ..............................................................................................................11
Activation du logiciel .........................................................................................................................11
Comment obtenir le code d'activation ?.............................................................................................11
Introduction du code d'activation manuellement ................................................................................12
INFORMATIONS GÉNÉRALES.................................................................................................................13
Interface..........................................................................................................................................13
Présentation du volet de navigation.....................................................................................................13
Détail des menus et fonctions associées............................................................................................13
Les Actions ......................................................................................................................................14
LES MASQUES DE SAISIE ..................................................................................................................14
Les champs de saisie......................................................................................................................14
Liste déroulante .............................................................................................................................14
La barre d'outils des textes enrichis..................................................................................................15
Barres d'outils du corps des documents ............................................................................................16
Menu contextuel du corps des documents .........................................................................................16
FENÊTRES PRINCIPALES DE NAVIGATION............................................................................................17
La fenêtre principale de navigation...................................................................................................17
Menu contextuel des colonnes .........................................................................................................18
Export à partir de la fenêtre principale de navigation..........................................................................18
Les filtres......................................................................................................................................19
Les vues .......................................................................................................................................19
GESTION D'UNE FICHE......................................................................................................................21
Gestion d'une fiche.........................................................................................................................21
Notes ...........................................................................................................................................22
COMMENT FAIRE...?.............................................................................................................................23
COMMENT COMMENCER ? ..................................................................................................................23
Interface.......................................................................................................................................23
Comment commencer ? ..................................................................................................................23
Options à remplir dès maintenant ....................................................................................................23
Les données de base ......................................................................................................................24
Comment créer les données principales ............................................................................................24
Tout est prêt .................................................................................................................................25
TRAVAILLER.....................................................................................................................................25
Comment créer un établissement ? ..................................................................................................25
Comment créer un salarié ?.............................................................................................................25
Comment préparer un bulletin ?.......................................................................................................25
Comment créer une rubrique ? ........................................................................................................26
Comment créer une variable ? .........................................................................................................26
Comment mettre à jour les taux et les plafonds en vigueur ?...............................................................26
Comment effectuer une clôture mensuelle ? ......................................................................................26
Comment effectuer une déclôture mensuelle ?...................................................................................26
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
Comment effectuer une clôture annuelle ?.........................................................................................27
Comment effectuer une déclôture annuelle ? .....................................................................................27
Comment saisir une absence ?.........................................................................................................27
La DUCS .......................................................................................................................................27
Comment transférer les écritures en comptabilité ? ............................................................................28
Comment imprimer ?......................................................................................................................29
DIVERS ...........................................................................................................................................29
Comment sauvegarder ? .................................................................................................................29
Comment restaurer ?......................................................................................................................29
Comment créer et gérer ROL ?.........................................................................................................29
DETAIL DES FONCTIONNALITES............................................................................................................33
FICHIER ..........................................................................................................................................33
Nouveau dossier ............................................................................................................................33
Créer un nouveau raccourci.............................................................................................................33
Ouvrir un dossier ...........................................................................................................................34
Fermer un dossier ..........................................................................................................................35
Quitter l'application ........................................................................................................................35
FAVORIS..........................................................................................................................................35
Favoris .........................................................................................................................................35
AFFICHAGE ......................................................................................................................................36
Tableau de bord.............................................................................................................................36
SALARIÉS ........................................................................................................................................37
Salariés- Démarrer une tâche ..........................................................................................................37
SALARIÉS .....................................................................................................................................38
ADMINISTRATIF.............................................................................................................................40
CONGÉS ET ABSENCES...................................................................................................................42
Impression - Fenêtre principale de navigation....................................................................................43
BULLETINS.......................................................................................................................................43
Bulletins- Démarrer une tâche .........................................................................................................43
BULLETINS....................................................................................................................................44
VARIABLES ...................................................................................................................................47
INTERROGATION DES DONNEES DE PAYE.........................................................................................49
Impression - Fenêtre principale de navigation....................................................................................51
ÉTABLISSEMENTS.............................................................................................................................51
Établissements - Démarrer une tâche ...............................................................................................51
ETABLISSEMENTS ..........................................................................................................................52
TAUX AT .......................................................................................................................................59
TAUX TRANSPORTS........................................................................................................................61
PLANNINGS...................................................................................................................................61
ORGANISMES ................................................................................................................................62
CONTRAT DE PREVOYANCE .............................................................................................................63
Impression - Fenêtre principale de navigation....................................................................................64
OPÉRATIONS....................................................................................................................................65
Opérations- Démarrer une tâche......................................................................................................65
PUBLIER SUR REPORTS ON LINE......................................................................................................65
TRANSFERT EN COMPTABILITE ........................................................................................................66
REGLEMENTS ................................................................................................................................67
DUCS ...........................................................................................................................................69
Impression - Fenêtre principale de navigation....................................................................................75
PARAMETRES DE PAYE ......................................................................................................................75
Paramètres de paye - Démarrer une tâche ........................................................................................75
CONSTANTES ................................................................................................................................76
VARIABLES ...................................................................................................................................77
RUBRIQUES...................................................................................................................................78
TABLES DE CALCUL........................................................................................................................83
NATURES DE RUBRIQUE .................................................................................................................84
FONCTIONS...................................................................................................................................85
CUMULS........................................................................................................................................86
Impression - Fenêtre principale de navigation....................................................................................89
PARAMETRES ...................................................................................................................................89
Paramètres - Démarrer une tâche ....................................................................................................89
Fiche Banques ...............................................................................................................................90
PCG - Plan Comptable Général.........................................................................................................92
PUBLICATION REPORTS ON LINE .....................................................................................................92
CHAMPS SALARIES.........................................................................................................................95
DIVERS....................................................................................................................................... 106
SOCIETE..................................................................................................................................... 110
Champs personnalisés .................................................................................................................. 115
Impression - Fenêtre principale de navigation.................................................................................. 116
OUTILS.......................................................................................................................................... 117
Sauvegarde rapide ....................................................................................................................... 117
Sauvegarde................................................................................................................................. 117
Restauration................................................................................................................................ 119
Historique de sauvegarde.............................................................................................................. 121
Sauvegarde en ligne..................................................................................................................... 121
Comment effectuer une clôture mensuelle ? .................................................................................... 121
Comment effectuer une clôture annuelle ?....................................................................................... 122
Comment effectuer une déclôture mensuelle ?................................................................................. 122
Comment effectuer une déclôture annuelle ? ................................................................................... 122
Mettre à jour le paramétrage......................................................................................................... 122
Assistant de maintenance des données ........................................................................................... 123
Journal des événements................................................................................................................ 124
Supprimer un dossier ................................................................................................................... 124
Archivage.................................................................................................................................... 125
Import paramétrable .................................................................................................................... 126
Import des salariés issus de EBP Paye V16...................................................................................... 126
OPTIONS .................................................................................................................................... 127
INFORMATIONS SOCIETÉ ................................................................................................................... 129
Assistance technique....................................................................................................................... 129
Nous contacter ............................................................................................................................... 129
Glossaire .......................................................................................................................................... 131
Conditions Générales de Vente des produits et services EBP.................................................................... 133
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP ................................................................................ 133
Article 1. Préambule ..................................................................................................................... 133
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) ................................... 133
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP.......................................................................... 133
Article 4. Assistance de proximité sur le site .................................................................................... 133
Article 5. Sauvegarde des données................................................................................................. 133
Article 6. Limitation de garantie ..................................................................................................... 133
Article 7. Limitations de responsabilité............................................................................................ 134
Article 8. Dispositions finales ......................................................................................................... 134
B. Contrat de services EBP............................................................................................................... 134
Article 1. Objet du contrat............................................................................................................. 134
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation........................................................................ 134
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire ....................................................................... 135
Article 4. Accès aux services.......................................................................................................... 135
Article 5. Services fournis au titre du contrat de support................................................................... 135
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance .......................................................... 135
Article 7. Interventions sur les fichiers ............................................................................................ 136
Article 8. Obligations du client ....................................................................................................... 136
Article 9. Limites de responsabilité ................................................................................................. 136
Article 10. Loi et attributions de compétences.................................................................................. 136
C. Mode locatif ............................................................................................................................... 137
MISE EN ROUTE ................................................................................................................................ 139
Configuration minimale requise ........................................................................................................ 139
Installation..................................................................................................................................... 139
Le dossier de démonstration ............................................................................................................ 139
Activation du logiciel ....................................................................................................................... 139
Comment obtenir le code d'activation ?........................................................................................... 139
Introduction du code d'activation manuellement .............................................................................. 140
INFORMATIONS GÉNÉRALES............................................................................................................... 141
Interface........................................................................................................................................ 141
Présentation du volet de navigation................................................................................................... 141
Détail des menus et fonctions associées.......................................................................................... 141
Les Actions .................................................................................................................................... 142
LES MASQUES DE SAISIE ................................................................................................................ 142
Les champs de saisie.................................................................................................................... 142
Liste déroulante ........................................................................................................................... 142
La barre d'outils des textes enrichis................................................................................................ 143
Barres d'outils du corps des documents .......................................................................................... 144
Menu contextuel du corps des documents ....................................................................................... 144
FENÊTRES PRINCIPALES DE NAVIGATION.......................................................................................... 145
La fenêtre principale de navigation................................................................................................. 145
Menu contextuel des colonnes ....................................................................................................... 146
Export à partir de la fenêtre principale de navigation........................................................................ 146
Les filtres.................................................................................................................................... 147
Les vues ..................................................................................................................................... 147
GESTION D'UNE FICHE.................................................................................................................... 149
Gestion d'une fiche....................................................................................................................... 149
Notes ......................................................................................................................................... 150
COMMENT FAIRE...?........................................................................................................................... 151
COMMENT COMMENCER ? ................................................................................................................ 151
Interface..................................................................................................................................... 151
Comment commencer ? ................................................................................................................ 151
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
Options à remplir dès maintenant .................................................................................................. 151
Les données de base .................................................................................................................... 152
Comment créer les données principales .......................................................................................... 152
Tout est prêt ............................................................................................................................... 153
TRAVAILLER................................................................................................................................... 153
Comment créer un établissement ? ................................................................................................ 153
Comment créer un salarié ?........................................................................................................... 153
Comment préparer un bulletin ?..................................................................................................... 153
Comment créer une rubrique ? ...................................................................................................... 154
Comment créer une variable ? ....................................................................................................... 154
Comment mettre à jour les taux et les plafonds en vigueur ?............................................................. 154
Comment effectuer une clôture mensuelle ? .................................................................................... 154
Comment effectuer une déclôture mensuelle ?................................................................................. 154
Comment effectuer une clôture annuelle ?....................................................................................... 155
Comment effectuer une déclôture annuelle ? ................................................................................... 155
Comment saisir une absence ?....................................................................................................... 155
La DUCS ..................................................................................................................................... 155
Comment transférer les écritures en comptabilité ? .......................................................................... 156
Comment imprimer ?.................................................................................................................... 157
DIVERS ......................................................................................................................................... 157
Comment sauvegarder ? ............................................................................................................... 157
Comment restaurer ?.................................................................................................................... 157
Comment créer et gérer ROL ?....................................................................................................... 157
DETAIL DES FONCTIONNALITES.......................................................................................................... 161
FICHIER ........................................................................................................................................ 161
Nouveau dossier .......................................................................................................................... 161
Créer un nouveau raccourci........................................................................................................... 161
Ouvrir un dossier ......................................................................................................................... 162
Fermer un dossier ........................................................................................................................ 163
Quitter l'application ...................................................................................................................... 163
FAVORIS........................................................................................................................................ 163
Favoris ....................................................................................................................................... 163
AFFICHAGE .................................................................................................................................... 164
Tableau de bord........................................................................................................................... 164
SALARIÉS ...................................................................................................................................... 165
Salariés- Démarrer une tâche ........................................................................................................ 165
SALARIÉS ................................................................................................................................... 166
ADMINISTRATIF........................................................................................................................... 168
CONGÉS ET ABSENCES................................................................................................................. 170
Impression - Fenêtre principale de navigation.................................................................................. 171
BULLETINS..................................................................................................................................... 171
Bulletins- Démarrer une tâche ....................................................................................................... 171
BULLETINS.................................................................................................................................. 172
VARIABLES ................................................................................................................................. 175
INTERROGATION DES DONNEES DE PAYE....................................................................................... 177
Impression - Fenêtre principale de navigation.................................................................................. 179
ÉTABLISSEMENTS........................................................................................................................... 179
Établissements - Démarrer une tâche ............................................................................................. 179
ETABLISSEMENTS ........................................................................................................................ 180
TAUX AT ..................................................................................................................................... 187
TAUX TRANSPORTS...................................................................................................................... 189
PLANNINGS................................................................................................................................. 189
ORGANISMES .............................................................................................................................. 190
CONTRAT DE PREVOYANCE ........................................................................................................... 191
Impression - Fenêtre principale de navigation.................................................................................. 192
OPÉRATIONS.................................................................................................................................. 193
Opérations- Démarrer une tâche.................................................................................................... 193
PUBLIER SUR REPORTS ON LINE.................................................................................................... 193
TRANSFERT EN COMPTABILITE ...................................................................................................... 194
REGLEMENTS .............................................................................................................................. 195
DUCS ......................................................................................................................................... 197
Impression - Fenêtre principale de navigation.................................................................................. 203
PARAMETRES DE PAYE .................................................................................................................... 203
Paramètres de paye - Démarrer une tâche ...................................................................................... 203
CONSTANTES .............................................................................................................................. 204
VARIABLES ................................................................................................................................. 205
RUBRIQUES................................................................................................................................. 206
TABLES DE CALCUL...................................................................................................................... 211
NATURES DE RUBRIQUE ............................................................................................................... 212
FONCTIONS................................................................................................................................. 213
CUMULS...................................................................................................................................... 214
Impression - Fenêtre principale de navigation.................................................................................. 217
PARAMETRES ................................................................................................................................. 217
Paramètres - Démarrer une tâche .................................................................................................. 217
Fiche Banques ............................................................................................................................. 218
PCG - Plan Comptable Général....................................................................................................... 220
PUBLICATION REPORTS ON LINE ................................................................................................... 220
CHAMPS SALARIES....................................................................................................................... 223
DIVERS....................................................................................................................................... 234
SOCIETE..................................................................................................................................... 238
Champs personnalisés .................................................................................................................. 243
Impression - Fenêtre principale de navigation.................................................................................. 244
OUTILS.......................................................................................................................................... 245
Sauvegarde rapide ....................................................................................................................... 245
Sauvegarde................................................................................................................................. 245
Restauration................................................................................................................................ 247
Historique de sauvegarde.............................................................................................................. 249
Sauvegarde en ligne..................................................................................................................... 249
Comment effectuer une clôture mensuelle ? .................................................................................... 249
Comment effectuer une clôture annuelle ?....................................................................................... 250
Comment effectuer une déclôture mensuelle ?................................................................................. 250
Comment effectuer une déclôture annuelle ? ................................................................................... 250
Mettre à jour le paramétrage......................................................................................................... 250
Assistant de maintenance des données ........................................................................................... 251
Journal des événements................................................................................................................ 252
Supprimer un dossier ................................................................................................................... 252
Archivage.................................................................................................................................... 253
Import paramétrable .................................................................................................................... 254
Import des salariés issus de EBP Paye V16...................................................................................... 254
OPTIONS .................................................................................................................................... 255
INFORMATIONS SOCIETÉ ................................................................................................................... 257
Assistance technique....................................................................................................................... 257
Nous contacter ............................................................................................................................... 257
Glossaire .......................................................................................................................................... 259
Index ............................................................................................................................................... 261
1
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Paye Open Line PRO, et donne toutes les
informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 ou le bouton Aide pour une aide directe sur un écran précis,
Le menu ? - Aide + Nom du module ouvert, pour obtenir une aide générale. Elle est composée d’un
Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui
génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
3
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Paye Open Line PRO, et donne toutes les
informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 ou le bouton Aide pour une aide directe sur un écran précis,
Le menu ? - Aide + Nom du module ouvert, pour obtenir une aide générale. Elle est composée d’un
Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui
génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
5
Conditions Générales de Vente des produits et services EBP
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP
Article 1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de
Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins
personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser
transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel
ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur
son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un
réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue.
L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail
habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels
est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites
judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un
nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes
les modifications qu'il estime opportunes.
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008)
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale
sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la
commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont
disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa
commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire
métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas
exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la
mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du
produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution
commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et
automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par
Internet.
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations
relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à
fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait
rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution
des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont
disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Article 4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté
technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire,
le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour
l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP
ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Article 5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne
gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des
systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière
significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le
fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par
EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue
responsable en cas de perte de données.
Article 6. Limitation de garantie
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
6
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel,
au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation
particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur.
En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat.
La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite
y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En
outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat
d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir
une telle disponibilité.
Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne
seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres
abonnement auprès de tiers.
Article 7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison
de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes
d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par
EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses
fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un
fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de
fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront
responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice
dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses
fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le
CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat
d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un
test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Article 8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien
passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un
distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors
que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément
à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux
données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
B. Contrat de services EBP
ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson
78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part
ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1. Objet du contrat
Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par
EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La
nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les
niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site
http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les
Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les
modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet
www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une
prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de
renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation
Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document,
définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP.
Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son
acceptation.
Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation
du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant
son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale.
Convention d'utilisation d'EBP
7
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas
exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent
contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent
contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client
ayant un accès immédiat à tous les services du contrat.
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire
3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours
calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec
accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du
présent contrat.
3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure
de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour
quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de
plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie
en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période
sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le
poursuivre.
Article 4. Accès aux services
Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé
principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être
utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non
parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel
») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe
et non surtaxé.
Article 5. Services fournis au titre du contrat de support
Le support de base comprend :
o L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours
fériés légaux de France Métropolitaine
o la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées
par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des
nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par
courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa
convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site
www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au
regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés.
En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux
annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.)
Le support ne comprend pas :
o le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte
ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MSSQL,
etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)
o la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration
d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au
CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement
payé.
o l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil
spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc.
Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par
EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le
client.
o les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux
entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques,
etc.)
o la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers
reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP
o la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de
destruction de ceux-ci
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance
Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant
sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel
nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7.
EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de
résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
8
conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse
approfondie du « blocage ».
Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du
système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la
nécessité de procéder à ce contrôle.
Article 7. Interventions sur les fichiers
L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service
assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens.
Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la
réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la
responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des
informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP
s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer
par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP.
Article 8. Obligations du client
Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par
EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du
système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il
apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les
prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires.
Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses
données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus»
ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur
les fichiers.
Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec
le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe;
Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui
peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à
l’article 13.
Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le
fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même
sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP.
Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté
technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce
faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site
en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être
rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des
parties convenues dans cette convention tierce.
Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les
logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il
devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à
jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins.
Article 9. Limites de responsabilité
EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou
immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT
pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités
insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des
progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices.
En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et
toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées
par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours.
Article 10. Loi et attributions de compétences
Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement
ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP
ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV
dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire.
Convention d'utilisation d'EBP
9
Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier
1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant.
En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité
des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires.
C. Mode locatif
Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se
réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ».
La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et
automatiquement liées :
o l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et
conditions décrites au paragraphe A
o la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service «
Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B
Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au
plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette
date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement
que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées.
Version 2.5 : Décembre 2011
11
MISE EN ROUTE
Configuration minimale requise
Configurations minimales requises pour les versions monoposte et réseau jusqu'à 4 postes (1) :
Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur
Mémoire : 3 Go
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
Espace disque libre : 3 Go
Systèmes d'exploitation supportés :
o Windows XP SP3
o Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits,
o Windows 7 32 bits & 64 bits
(1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou
équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur ). Contactez notre réseau de
revendeurs.
Windows XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition préalablement à
l’installation du logiciel.
Installation
Lors de l'installation, la présence des composants ci-dessous est vérifiée :
Windows installer 4.5
Internet Explorer 6.0 SP1
Framework 4.0
S'ils ne sont pas présents sur le poste, ils sont automatiquement installés lors de la procédure.
SLQ Server 2008 R2 express est également installé avec une instance "ebp".
Si vous disposez d’un serveur SQL 2005 Express avec une instance EBP, SQL 2008 R2 ne sera pas installé.
L'instance"ebp" permet de réaliser des créations de dossiers, sauvegardes et restaurations simplifiées.
Ensuite, les éléments composant l'intégré sont installés.
SQL Server Compact Edition 3.5 SP2 est également installé.
Ensuite, les éléments composant le logiciel sont installés.
Le dossier de démonstration
Accès : Menu Fichier / Ouvrir
Le dossier Démonstration vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel.
De ce fait, nous vous conseillons vivement d'ouvrir le dossier afin de vous familiariser avec le logiciel avant de
créer votre propre dossier-société.
A l'ouverture du dossier de démonstration, une page d'accueil apparaît affichant une synthèse de l'activité
(tableau de bord).
Activation du logiciel
Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel . Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez
utiliser un code d'activation qui est fourni par EBP.
Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que vous
pouvez utiliser les fonctions du logiciel pendant 40 jours en version limitée : 4 mois de paye, clôture annuelle
impossible, la déclaration N4DS et le transfert comptable limité à 3 salariés.
Au delà, le logiciel passe en version limitée en nombre de données : 20 salariés maximum, les impressions
porteront la mention "Démonstration". Après cette limite, vous devrez saisir votre code d'activation pour ouvrir
votre dossier.
Comment obtenir le code d'activation ?
Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Activer votre logiciel).
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
12
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se fera
automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Vous n’aurez ensuite qu’à suivre les
instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement
vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel.
Introduction du code d'activation manuellement
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La fenêtre
d'activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes :
• La Clé PC
Elle est renseignée automatiquement et est indispensable pour l'activation de votre logiciel.
• Le nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en respectant
la même syntaxe (points, majuscules).
• La licence
Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d’Utilisation" joint à la boîte du
logiciel.
• Clé Web
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre
autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
• Le code d’activation
Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espace ni point, qu’EBP vous a
communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK.
Un message d'avertissement apparaît :
• Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel correspond ce
code.
• Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas,
vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel.
13
INFORMATIONS GÉNÉRALES
Interface
EBP Paye Open Line PRO, évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur. Ainsi, les règles de
fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre environnement de travail quotidien :
• Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter.
• Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple
clic sur les icônes.
• Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données.
• Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :
Le nom du dossier :
Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier,
Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre
d'enregistrements).
L'icône EBP :
Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP.
Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrements
total sont affichés.
Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état
sera 2/20.
• Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches
(avec les tris, filtres, colonnes, etc...)
• Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie.
• Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.).
Présentation du volet de navigation
Le volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de se déplacer rapidement entre les données.
Il est composé de 3 parties :
des menus,
une barre de navigation qui contient les fonctions associées à chaque menu,
une barre de tâches qui contient les actions possibles pour chaque fonction.
Les menus et fonctions associées sont également disponibles à partir de la barre de menus située en haut
de l'application (Fichier, édition, affichage...)
Il est possible de réduire << ou agrandir >> la barre de navigation.
En mode réduit, il vous suffit de cliquer ensuite à l’intérieur du bandeau, cela ouvre le contenu du volet de
navigation.
La nouvelle configuration de la barre sera sauvegardée à la fermeture de l'application.
Détail des menus et fonctions associées
Favoris : Permet d'ajouter et organiser des actions de la barre de navigation.
Salariés : Démarrer une tâche, Salariés, Documents administratifs, Modèles de documents,Saisie des congés
et absences, Types d'absences, Interrogation des données de paye, Impressions ;
Bulletins : Démarrer une tâche, Bulletins, Profils, Préparation des bulletins, Calcul des bulletins, Salariés,
Documents administratifs, Saisie des variables, Grille de saisie, Saisie des congés et absences, Interrogation
des données de paye, Impressions;
Etablissements : Démarrer une tâche, Etablissements, Taux AT, Taux transport, Planning, Organismes,
Contrat de prévoyance, Documents administratifs, Modèles de documents, Impressions ;
Opérations : Démarrer une tâche, Transfert en comptabilité, Communication Entreprise-Expert, Historique
des transferts comptables, Virements des salaires, Moyens de paiement, Impressions ;
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Paramètres de paye : Démarrer une tâche, Constantes taux, Constantes plafonds et smic, Variables à
saisir, Variables calculées, Grille de saisie, Rubriques de brut, Rubriques de cotisation, Rubriques de net,
Rubriques de commentaire, Rubriques intermédiaires, Natures de rubriques, Tables de calcul, Fonctions,
Cumuls alimentés, Cumuls calculés, Grilles de cumuls, Impressions ;
Paramètres : Démarrer une tâche, Banques, Plan comptable général, Régimes, Caisses, Thèmes, Type
d'Absences, Classeurs, Code risque, Civilités, Pays, Codes postaux, Départements, Moyens de paiement, Codes
Naf, Entreprise, Préférences graphiques utilisateurs, Préférences utilisateurs, Préférences comptables,
Préférences de transfert, Général, Synchronisation, Utilisateurs, Groupes d'utilisateurs;
Pour chaque menu, vous disposez en début de détail d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette
entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu.
En bas du volet de navigation, en cliquant sur l'icône >>, vous avez la possibilité de déplacer les menus en
icônes grâce à l'option "Afficher moins de boutons". Ainsi, vous n'aurez plus d'ascenseur dans les fonctions
associées de chaque menu.
Les Actions
Les Actions sont accessibles à partir :
de la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation,
du menu contextuel (clic droit) des fenêtres principales de navigation,
du menu Actions de la barre de menus des fiches.
Les actions varient en fonction de la fenêtre principale de navigation ou de la fiche affichée.
LES MASQUES DE SAISIE
Les champs de saisie
Afin de faciliter l'utilisation du logiciel, des champs de saisie ayant des caractéristiques particulières sont
proposés :
• Ouvre la fiche de la donnée sélectionnée dans la zone.
• Ouvre la liste des données.
Raccourci clavier [F4]
• Ouvre une liste déroulante ou un calendrier.
Raccourci clavier [Flèche basse]
• Zone de texte simple : Permet de saisir du texte (ex : zone Désignation d’une fiche article).
• Pour une zone multi-lignes (exemple : Notes), utilisez les touches suivantes :
o [Entrée] pour passer à la ligne suivante.
o [Ctrl] + [flèche biais] et [Ctrl]+[Fin] pour accéder au début et à la fin du texte saisi.
o [flèche biais] et [Fin] pour accéder au début et à la fin de la ligne.
• Les champs inaccessibles sont grisés.
Liste déroulante
La liste déroulante est disponible à partir des champs de saisie contenant l'icône .
Elle permet d'afficher la liste des données d'une table.
- Champ "Profil salarié" dans la fiche salarié, onglet Paye
- Champ "Pays" dans les parties Adresses...
Ouverture de la liste
Une liste peut être ouverte par :
la touche [F4],
INFORMATIONS GÉNÉRALES
15
l'icône ,
la touche [Flèche basse] du clavier.
Sélection des données
La sélection des données s'effectue soit :
par un clic dans la case à cocher située en première position dans la liste déroulante,
par un clic n'importe où sur une des lignes de la liste déroulante,
puis la touche [Entrée] ou bouton Sélectionner.
Elle peut également s'effectuer par la saisie de tout ou une partie du code ou libellé de la donnée souhaitée. La
liste s'ouvre alors et se filtre sur la 1ere ligne correspondante à la saisie.
Cette sélection peut être :
mono : sélection d'une seule donnée
choix d'un service dans la fiche salarié
ou
multi : sélection de plusieurs données
choix de plusieurs rubriques dans le corps du bulletin
Si la saisie effectuée ne correspond pas à une donnée existante, la liste déroulante s'affiche mais elle est
"vide".
Fonctions de la liste
La liste déroulante contient les fonctions suivantes :
Sélectionner
Ce bouton et la touche [Entrée] permettent de valider la sélection des données.
Fermer
Ce bouton et la touche [F4] permettent de fermer la liste sans sélectionner de données.
Ajouter
Ce bouton et la touche [Inser] permettent d'ouvrir une nouvelle fiche de données.
Modifier
Ce bouton et la touche [F2] sont disponibles uniquement si au moins une donnée est cochée dans la liste.
Ils permettent d'ouvrir une fiche de données existantes en mode modification.
Rafraîchir
Ce bouton et la touche [F5] permettent de mettre à jour la liste déroulante.
Si vous sélectionnez plusieurs lignes de données puis demandez à Rafraîchir, la sélection des données est
annulée.
Sélection d'une Vue
Cette liste permet de changer l'affichage de la liste.
Éditeur de vue
La sélection de ce bouton permet de réaliser une nouvelle vue des données.
La barre d'outils des textes enrichis
Dans tous les champs de type texte enrichi (dans vos documents, dans l'onglet Notes disponible dans toutes
les fiches etc...), vous avez la possibilité d'appliquer aux textes différents attributs :
Police
Sélectionnez dans la liste déroulante la police à appliquer sur le texte sélectionné.
Nombre de caractères
Indiquez la taille de la police à appliquer sur le texte sélectionné.
Gras
Cliquez sur cet icône pour mettre en gras le texte sélectionné.
Italique
Cliquez sur cet icône pour mettre en italique le texte sélectionné.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
16
Souligné
Cliquez sur cet icône pour souligner le texte sélectionné.
Barré
Cliquez sur cet icône pour barrer le texte sélectionné.
Aligné à gauche
Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la gauche.
Centré
Cliquez sur cet icône pour centrer le texte sélectionné.
Aligné à droite
Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la droite.
Justifié
Cliquez sur cet icône pour justifier le texte sélectionné (toutes les lignes sont alignées à droite comme à
gauche).
Puce
Cliquez sur cet icône pour afficher le texte sélectionné sous forme de paragraphe commençant par une puce.
Diminuer le retrait
Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la gauche (aligne le texte sur le précédent texte
positionné vers la gauche).
Augmenter le retrait
Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la droite (aligne le texte sur le précédent texte
positionné vers la droite).
Couleur de police
Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte à saisir.
Couleur de sur-lignage
Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte sélectionné.
Annuler
Cliquez sur cet icône pour annuler les dernières saisies, modifications réalisées.
Refaire
Cliquez sur cet icône pour remettre les dernières saisies, modifications réalisées.
Orthographe
Cliquez sur cet icône pour vérifier l'orthographe du texte saisi.
Réinitialiser le style
Cliquez sur cet icône pour mettre le paramétrage initial du style de la police.
Les mots contenant des fautes seront automatiquement soulignés en rouge.
Un dictionnaire est livré avec le correcteur orthographique. Des mots synonymes à ceux saisis vous seront
proposés pour corriger les mots sur lesquels des erreurs ont été saisies. Vous pouvez donc choisir parmi les
synonymes proposés, ou bien ressaisir directement le bon mot, ou encore choisir d'ignorer la correction et
ajouter le mot à votre dictionnaire (afin que celui-ci ne soit plus souligné lors de la prochaine saisie).
Barres d'outils du corps des documents
Menu contextuel du corps des documents
Dans le corps d'un bulletin, vous disposez d'une barre d'outils d'un menu contextuel (clic droit) avec de
nombreuses fonctions :
Supprimer
Ce bouton permet de supprimer la ligne sélectionnée.
Editer les Vues
Permet d'avoir un affichage personnalisé de la grille de saisie.
Saisissez le nom de la nouvelle vue puis, sélectionnez les colonnes que vous souhaitez, la position et la taille de
chacune de celles-ci.
INFORMATIONS GÉNÉRALES
17
Monter/Descendre
Ces boutons permettent de modifier la position des lignes.
Voir rubrique
Ce bouton permet d'accéder directement à la rubrique sélectionnée.
Afficher le complément
Ce bouton permet d'afficher les compléments de lignes définis dans les formules de vos rubriques.
FENÊTRES PRINCIPALES DE NAVIGATION
La fenêtre principale de navigation
Dans toutes les fenêtres principales de navigation, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la
gestion de vos données, le déplacement dans la liste.
Vue - Précédent
Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation précédente.
Vue - Suivant
Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation suivante.
Rafraîchir
Permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre principale de navigation.
Il est conseillé de cliquer sur ce bouton suite à la modification de différentes fiches de la fenêtre principale
de navigation.
Ajouter
Permet d'ouvrir une nouvelle fiche vierge.
Pour certaines fenêtres principales de navigation (saisie pratique...), vous devez :
- soit sélectionner au préalable le type de fiche que vous souhaitez ajouter (Ajouter + sélection de la fiche à
créer),
- soit vous positionner sur l'onglet de la fiche à créer puis réaliser un double clic sur le bouton Ajouter.
Modifier
Permet d'ouvrir la/les fiche(s) sélectionnée(s) afin de les visualiser, modifier...
Supprimer
Permet de supprimer la/les fiche(s) sélectionnée(s).
Dupliquer
Permet de créer une copie conforme de la/les fiche(s) sélectionnée(s).
En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (client, article, document).
Rechercher
Permet de rechercher un texte ou une donnée précise dans tous les champs de la fenêtre principale de
navigation.
Vous n'avez pas l'obligation de cliquer dans la zone de recherche pour saisir le texte, la donnée ou la valeur
que vous recherchez. Vous pouvez saisir dans la fenêtre principale de navigation et automatiquement le champ
rechercher se renseignera. L'affichage des données de la fenêtre principale de navigation se modifiera en
fonction du texte de votre recherche.
Sélectionner tout ou Crtl+A
Permet de sélectionner automatiquement toutes les lignes de la fenêtre de navigation.
Imprimer
Permet d'imprimer :
la fiche de la liste avec choix du modèle et des filtres : Imprimer... ou Ctrl + P,
le ligne sélectionnée de la liste ouverte : Imprimer la sélection... Ctrl +MAJ + P,
la liste ouverte : Imprimer la liste.
ROL Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com".
Permet de réaliser une publication.
Exporter
Permet d'exporter la sélection, la vue ou tout.
Pour plus d'explications, cliquez ici.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
18
Déplier tout ou Replier tout
Permet de voir rapidement le détail des lignes ou uniquement les lignes.
Vue
Permet d'avoir un affichage personnalisé de la fenêtre principale de navigation.
Pour plus d'explications, cliquez ici.
Sauvegarde rapide
Permet de sauvegarder rapidement le dossier en fonction des modifications réalisées et des personnalisations
de listes (vues).
Vous pouvez accéder également à ces différentes fonctions, par le menu contextuel (clic droit) de la fenêtre
principale de navigation.
Ce menu permet en plus de réaliser un filtre sur la valeur sélectionnée "Filtrer sur cette valeur".
Menu contextuel des colonnes
A partir de la barre d'en-tête des colonnes, des fenêtres principales de navigation ou grille de saisie, vous avez
la possibilité de :
Trier
Choisissez le tri (ascendant ou descendant) que vous souhaitez, sur au moins une colonne de la liste, en
cliquant sur l'une des fonctions ci-dessous :
o Trier par ordre croissant
o Trier par ordre décroissant
o Annuler le tri (permet de revenir au tri précédent)
Par un simple clic sur " l'intitulé de la colonne", vous pouvez trier dans un ordre croissant ou décroissant.
Les tris appliqués se remarquent par l'apparition d'un petit triangle ascendant ou descendant à côté de
l'intitulé de la colonne triée.
Regrouper
o Grouper sur cette colonne
Cette fonction permet de regrouper les données en fonction de la colonne sélectionnée.
Ce groupe se matérialise par une ligne pour chaque donnée de la colonne avec un petit "+" pour voir les
données associées.
Si le panneau de regroupement est affiché, la colonne est automatiquement transférée dans celui-ci.
o Panneau de regroupement
Les boîtes de regroupement permettent de classer rapidement le contenu de vos listes selon les
colonnes de votre choix.
Pour l'activer, vous devez ouvrir à l'écran la liste que vous souhaitez classer et vous placer sur la barre
d'en-tête des colonnes + menu contextuel (clic droit).
Une bande grisée apparaît alors au-dessus de votre liste et vous permet de tirer-glisser, à l'aide de la
souris, le titre de la colonne correspondant au groupe de classement à appliquer.
Ajuster la taille des colonnes
o Ajustement automatique
La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement la colonne sur laquelle vous
êtes positionné en fonction des données qu'elle contient.
o Ajustement automatique de toutes les colonnes
La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement toutes les colonnes en fonction
des données qu'elles contiennent.
Filtrer
Le filtre permet d'afficher uniquement les données de la colonne qui correspondent à une condition.
Export à partir de la fenêtre principale de navigation
Les données affichées peuvent être exportées sous différents formats (xml, xls, htm, html, txt).
INFORMATIONS GÉNÉRALES
19
Pour cela, il suffit de sélectionner la commande "Export" depuis le menu contextuel de la fenêtre principale de
navigation (clic droit).
Vous devez ensuite donner un nom au fichier à générer.
Le fichier sera généré par défaut sur "//mes documents/Paye/Data..." mais vous pouvez saisir un répertoire
précis.
En fonction de la fenêtre principale de navigation ouverte, vous disposez de différents exports :
• Exporter la sélection consiste à exporter uniquement les lignes, de la fenêtre principale de navigation,
sélectionnées.
• Exporter Tout consiste à exporter tous les éléments de la fenêtre principale de navigation qu'ils soient
visibles ou non dans la vue.
Les filtres
Le filtrage permet de rechercher et de manipuler rapidement et aisément un sous-ensemble de données dans
une liste.
Une liste filtrée affiche uniquement les lignes répondant aux critères spécifiés pour une colonne.
Contrairement au tri, le filtrage ne réorganise pas la liste, mais masque momentanément les lignes que
vous ne souhaitez pas afficher.
Filtre automatique
Il correspond au filtrage par sélection pour des critères simples.
Pour accéder au filtre automatique, vous devez cliquer sur l'icône en haut à droite dans le champ en en-tête de
colonne.
Vous voyez apparaître une liste de chaque élément visible dans la colonne, y compris les éléments vides
(constitués uniquement d'espaces). En sélectionnant un élément dans la liste d'une colonne, vous pouvez
masquer instantanément toutes les lignes qui ne contiennent pas la valeur sélectionnée.
En sélectionnant "Personnalisé", vous avez la possibilité de créer un filtre personnalisé à une ou deux conditions
pour la colonne.
Pour créer un filtre, vous devez choisir :
l'opérateur souhaité,
la valeur souhaitée,
une condition (Et, Ou),
l'opérateur souhaité,
la valeur souhaitée.
L'icône de filtrage automatique apparaît en bleu dans la colonne qui contient une valeur sélectionnée.
Vous avez la possibilité de définir des filtres et de les enregistrer à partir de la gestion des vues.
Effacer le filtre
Pour effacer le filtre appliqué, vous devez faire un clic droit dans la liste page puis sélectionner la fonction
"Supprimer les filtres".
Les vues
L'éditeur de vues est disponible à partir de la barre d'outils de toutes les fenêtres principales de navigation et
des Listes déroulantes.
Il contient la liste des affichages disponibles et permet de réaliser de nouveaux affichages.
Les vues contenant le mot "(système)" ne sont pas modifiables.
Présentation de l’éditeur
L’éditeur contient un tableau qui référence les vues systèmes et les vues personnalisées
Si vous avez sélectionné le bouton « vue multi-utilisateur », vous visualiser également les colonnes code
utilisateur et code Groupe.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
20
Pour associer un utilisateur ou un groupe à une vue, vous devez cliquer sur l’action Affecter.
Une boite s’affiche alors pour affecter le vue :
• A tous les utilisateurs
• un utilisateur précis
• un groupe précis
Actions disponibles
Les actions disponibles sont :
o Ajouter : permet de créer une nouvelle vue sans aucun pré-paramétrage, vous arrivez directement
dans l’éditeur de requête (voir paragraphe ci-dessous éditeur de requêtes).
o Modifier : permet d’ouvrir l’éditeur de requêtes et de réaliser les modifications de la vue sélectionnée
précédemment (voir paragraphe ci-dessous éditeur de requêtes).
o Supprimer : permet de supprimer définitivement la vue
Les vues système ne sont pas supprimables
o Dupliquer : permet de copier une vue existante pour la modifier à votre convenance (voir paragraphe
ci-dessous éditeur de requêtes).
Si vous souhaitez réaliser une nouvelle vue à partir d'une vue "système", vous devez dupliquer la
vue "système" puis lui donner un autre nom.
o Affecter : Ce bouton est accessible uniquement si vous avez le droit de gérer les vues multiutilisateurs
et que le bouton « vue multi-utilisateur » est activé.
o Défaut : Permet de définir une vue en "affichage par défaut"
Vous pouvez également importer ou exporter une vue.
Si vous modifiez le tri, regroupement d'une fenêtre principale de navigation ou d'une liste déroulante ; dès
que vous confirmerez la modification (en cliquant sur le bandeau), ces modifications seront prises en compte
dans la vue. Si cette vue est une vue "système", une copie de la vue avec le même nom mais sans le mot
système sera automatiquement créée.
Vues multi-utilisateurs
Les vues des listes, grilles et tableau de bord peuvent être affectées à un utilisateur ou un groupe particulier.
Ainsi, seul cet utilisateur ou ce groupe pourra utiliser/modifier la vue.
Les paramétrages de vue par défaut sont stockés par groupe ou par utilisateur.
Les utilisateurs peuvent donc choisir des vues par défaut différentes.
Un bouton à côté du bouton (éditeur de vue) permet l'affichage et l'édition des vues de tous les utilisateurs.
Un droit utilisateur permet de pouvoir définir la réalisation ou non de vue par utilisateur des lists/grilles et
tableau de bord
Editeur de requêtes
Les modifications de la vue s'effectuent à l'aide de l'éditeur de requêtes.
Cet éditeur permet :
d'ajouter une requête : une requête s'effectue sur une ou plusieurs tables, elle est la base de la vue ;
d'ajouter une colonne : les colonnes permettent de visualiser les données de la table ;
d'ajouter une condition ou un groupe de conditions (filtres) : une condition permet de sélectionner les
données à afficher ;
d'ajouter une requête de détail : une requête de détail permet de réaliser un lien entre 2 tables (requêtes).
de supprimer un élément : permet de supprimer une requête, colonne, condition, relation... ;
de réinitialiser les libellés : permet de mettre le nom par défaut de la colonne que vous avez précédemment
renommée.
d'importer ou exporter une requête (fichier qry).
Pour chaque colonne, il est possible de définir un type de recherche "N'importe où dans le champ" ou en
"Au début du champ" (Partie de droite, dans le paragraphe Divers).
Ci-dessous quelques exemples :
Définir une vue par défaut
Ajouter une colonne dans une vue
Supprimer des colonnes dans une vue
Ajouter une condition
INFORMATIONS GÉNÉRALES
21
Ajouter une requête de détail
Ajouter une somme
GESTION D'UNE FICHE
Gestion d'une fiche
Dans tous les masques de saisie ou fiches, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion
de vos données, le déplacement dans le fichier...
Certaines fonctions décrites ci-dessous sont accessibles directement depuis un bouton de la barre d'outils
située en dessous de la barre de menu de la fiche.
Création d'une fiche
Fichier - Nouveau ou Ctrl + I
Permet de créer une nouvelle fiche vierge.
Fichier - Dupliquer
Permet de créer une copie conforme à la fiche d’origine.
Sauvegarde d'une fiche
Fichier - Sauvegarder ou Ctrl + S
Permet d'enregistrer la saisie sans fermer la fenêtre ouverte.
Dans le corps d’un document, il est recommandé de valider de temps en temps si vous saisissez beaucoup
de données.
Fichier - Sauvegarder et Nouveau
Permet d'enregistrer la saisie effectuée et d’ouvrir une nouvelle fiche.
Fichier - Sauvegarder et Fermer
Permet d'enregistrer la saisie effectuée et de fermer la fenêtre pour revenir à l'écran précèdent.
Autres
Fichier - Supprimer ou Ctrl + D
Permet de supprimer la fiche.
Fichier - Imprimer ou Ctrl + P
Permet d'imprimer la fiche sélectionnée.
Le positionnement du curseur sur cet icône permet de visualiser dans une "info bulle" le nom de
l'imprimante et le modèle utilisé.
Fichier - Fermer
Permet de fermer la fenêtre de saisie sans enregistrer.
Gestion des données
Edition - Annuler ou Ctrl + Z
Permet d’annuler la dernière saisie, modification effectuée sur la fiche.
Edition - Refaire ou Ctrl + Y
Permet de remettre les dernières saisies, modifications réalisées.
Edition - Annuler tout ou Ctrl + U
Permet d’annuler toutes les modifications effectuées sur la fiche depuis le dernier enregistrement.
Edition - Désactiver le Annuler/Refaire
Permet de neutraliser les actions Annuler et refaire.
Cette valeur n’est pas conservée lors de la fermeture de la fiche.
Edition - Couper ou Ctrl + X
Permet de couper la partie du texte sélectionnée.
Edition - Copier ou Ctrl + C
Permet de copier la partie du texte sélectionnée.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
22
Edition - Coller ou Ctrl + V
Permet de coller à l'endroit sélectionné la partie du texte précédemment copiée ou coupée (dans le logiciel ou
dans une autre application).
Navigation
Actions -...
Ce menu permet d'accéder aux opérations liées à la fiche.
Une fiche Salarié a pour actions associées : Ajouter un nouveau contrat, Nouvelle entrée...
Un Bulletin a pour actions associées : Voir salarié, Créer un profil, Valider...
Vues - Précédent
Permet d’accéder à la fiche précédente.
Vues - Suivant
Permet d’accéder à la fiche suivante.
Fenêtre - Fermer tout
Permet de fermer toutes les fiches ouvertes en une seule fois, y compris celle qui appelle cette fonction.
Fenêtre - liste des fenêtres
Permet de naviguer entre les fiches/listes ouvertes.
Aide
? - Aide
Permet d’appeler l’aide en ligne de la fiche ouverte.
Notes
La saisie d'un commentaire est possible à partir d'un onglet ou d'une partie Notes sur toutes les fiches.
La zone de saisie libre, vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche.
Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils.
23
COMMENT FAIRE...?
COMMENT COMMENCER ?
Interface
EBP Paye Open Line PRO, évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur. Ainsi, les règles de
fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre environnement de travail quotidien :
• Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter.
• Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple
clic sur les icônes.
• Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données.
• Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :
Le nom du dossier :
Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier,
Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre
d'enregistrements).
L'icône EBP :
Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP.
Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrements
total sont affichés.
Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état
sera 2/20.
• Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches
(avec les tris, filtres, colonnes, etc...)
• Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie.
• Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.).
Comment commencer ?
Une fois le programme démarré, l'écran de bienvenue vous propose :
d'Ouvrir le dernier dossier,
de Créer un nouveau dossier,
d'Ouvrir le dossier de démonstration,
d'Ouvrir l'aide en ligne.
Si vous sélectionnez la création de dossier, nous vous conseillons de renseigner ensuite les options principales.
Options à remplir dès maintenant
Après la création d'un nouveau dossier, il est fortement recommandé de vérifier le paramétrage des options à
partir du menu Paramètres - Sociétés.
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie
des options, et sur la partie droite, les options correspondantes, à saisir.
Il est important de renseigner les parties suivantes :
Préférences graphique utilisateurs : Permet de déterminer le thème des rubriques.
Préférences utilisateurs : Permet de définir les contrôles de la fiche salarié, les avertissements liés au
calcul du bulletin, les règles de saisie des absences.
Préférences comptables : Permet de définir le paramètrage des comptes comptables.
Préférences de transfert : Permet de déterminer les libellés des écritures comptables, le détail des
écritures.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
24
Les données de base
Un certain nombre de données peut être crée au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel.
Toutefois, nous vous conseillons de renseigner quelques unes d'entre elles, qui seront utilisées notamment dans
vos fiches Salariés :
• Les natures d'emplois,
• Les conventions collectives,
• Les Codes emplois (PCS-ESE)
Par ailleurs, certaines données peuvent être créées dès la création du dossier :
• Les civilités,
• Les codes postaux,
• Les départements,
• Les pays,
• Les codes NAF.
Comment créer les données principales
Après avoir créé les données de base, vous pouvez vous lancer dans la création de vos établissements, de vos
salariés et de vos bulletins.
Création d'un établissement
Vous pouvez accéder à la liste des établissements depuis le menu Etablissements - Etablissements
La liste des établissements répertorie l'ensemble des établissements existants sur le dossier.
Elle permet, entre autres, d'identifier la période de paye, d'effectuer une clôture ou déclôture périodique grâce
aux tâches Clôture périodique et Déclôture périodique.
Pour créer un établissement, utilisez la touche "Inser" ou menu contextuel "Ajouter" ou le bouton "Ajouter".
Création d'un salarié
Vous pouvez accéder à la liste des salariés depuis le menu Salariés - Salariés.
La liste des salariés répertorie l'ensemble des salariés existants sur le dossier.
Si vous avez plusieurs établissements pour le dossier, la liste des salariés sera triée tout d'abord par
établissement.
Pour créer un salarié, utilisez la touche "Inser" ou menu contextuel "Ajouter" ou le bouton "Ajouter" ou bien
encore la tâche Assistant de création d'un salarié.
Remplissez alors les champs de paramétrage, comme la date d'entrée dans l'entreprise, le profil, le salaire,
l'état civil, les informations relatives au contrat de travail.....
Le choix de l'établissement est déterminant. Il ne sera plus possible de modifier l'établissement dès que le
salarié aura été enregistré.
Création d'un bulletin
Vous pouvez accéder à la préparation des bulletins depuis les menus Salariés - Salariés grâce aux tâches :
• Préparer le bulletin à partir du profil salariés,
• Préparer le bulletin à partir du bulletin précédent,
• Préparer le bulletin sans profil.
Vous pouvez modifier ou consulter les bulletins préparés depuis les menus Bulletins - Bulletins - Bulletins.
La liste des bulletins est découpée par plusieurs onglets :
• en cours : indique tous les bulletins en cours en état brouillon,
• par exercice : indique tous les bulletins de l'exercice en état brouillon et validé,
• tous : indique tous bulletins de tous les exercices en état brouillon et validé.
La liste des bulletins permet, entre autres d'effectuer une validation ou dévalidation des bulletins grâce aux
tâches Valider et Dévalider.
COMMENT FAIRE...?
25
Tout est prêt
Si vous avez suivi les différentes étapes décrites depuis le début de ce guide d'utilisation, vous avez donc créé
votre dossier avec les principales données nécessaires pour commencer à travailler.
Dans les étapes suivantes, vous allez donc découvrir :
• Comment créer un établissement ?
• Comment créer un salarié ?
• Comment créer un bulletin ?
• Comment créer une rubrique ?
• Comment créer une variable ?
• Comment mettre à jour les taux et les plafonds ?
• Comment effectuer une clôture mensuelle ?
• Comment effectuer une déclôture mensuelle ?
• Comment effectuer une clôture annuelle ?
• Comment effectuer une déclôture annuelle ?
• Comment saisir une absence ?
• Comment effectuer un transfert comptable ?
• Comment générer un fichier de virement ?
• Comment imprimer ?
• Comment sauvegarder ?
• Comment restaurer ?
TRAVAILLER
Comment créer un établissement ?
Vous pouvez créer un nouvel établissement dans le menu Etablissement - Etablissements.
Pour créer un établissement, vous pouvez activer :
- soit le bouton Ajouter de la barre d'outils,
- soit la touche Inser de votre clavier,
- soit Ajouter par le menu contextuel.
Enfin, dans la nouvelle fiche établissement, saisissez les informations obligatoires.
Comment créer un salarié ?
Vous pouvez créer un nouveau salarié dans le menu Salarié - Salarié.
Pour créer un salarié, vous pouvez activer :
- soit le bouton Ajouter de la barre d'outils,
- soit la touche Inser de votre clavier,
- soit Ajouter par le menu contextuel.
Enfin, dans la nouvelle fiche salarié, saisissez les informations obligatoires.
Comment préparer un bulletin ?
Pour créer un bulletin, il faut au minimum avoir créer un établissement, et un salarié. Il est ensuite possible de
créer des bulletins de manière individualisée par le menu Salariés - Salariés , ou en masse par le menu
Bulletins- Préparations des bulletins.
Vous pouvez créer ainsi un bulletin :
- soit sans profil, par le bouton Créer un bulletin sans profil, accessible dans la fiche salarié ou dans la barre
des tâches de la liste des salariés,
- soit à partir du profil employé, par la tâche Préparer un bulletin à partir du profil employé accessible par
la liste des salariés ou bien directement sur le bulletin,
- soit à partir du bulletin précédent, lorsque le salarié en possède au moins un, par la tâche Préparer un
bulletin à partir du bulletin précédent accessible dans la liste des salariés ou directement sur le bulletin.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
26
Enfin il est possible d'accéder aux mêmes options avec la préparation en masse des bulletins.
Le bulletin est d'abord créer à l'état Brouillon. Il faut nécessairement le calculer avant de l'enregistrer.
Il est impossible d'avoir deux bulletins brouillons pour le même salarié, pour créer un second bulletin il faut
d'abord valider le premier bulletin par l'action Valider ou par l'intermédiaire de la clôture périodique.
Comment créer une rubrique ?
Vous pouvez créer une nouvelle rubrique dans le menu Paramètres de paye - Rubriques.
Pour créer une variable, vous pouvez activer :
- soit le bouton Ajouter de la barre d'outils,
- soit la touche Inser de votre clavier,
- soit Ajouter par le menu contextuel.
Enfin, dans la nouvelle fiche Rubrique, saisissez les informations obligatoires.
Comment créer une variable ?
Vous pouvez créer une nouvelle variable dans le menu Paramètres de paye - Variables.
Pour créer une variable, vous pouvez activer :
- soit le bouton Ajouter de la barre d'outils,
- soit la touche Inser de votre clavier,
- soit Ajouter par le menu contextuel.
Enfin, dans la nouvelle fiche Variable, saisissez les informations obligatoires.
Comment mettre à jour les taux et les plafonds en vigueur ?
Certains taux ou plafonds peuvent évoluer en début ou en cours d'année. Le paramétrage des constantes
permet de mettre à jour, par anticipation et sans supprimer les anciennes valeurs, vos constantes et vos taux
en définissant la période d'entrée en vigueur de la nouvelle valeur. La nouvelle valeur ne sera alors prise en
compte, pour le calcul de vos bulletins, qu' à partir de la période indiquée. Pour cela, rendez vous sur les fiches
constantes.
La déclôture annuelle supprimera les modifications faites après la dernière clôture annuelle.
Comment effectuer une clôture mensuelle ?
La clôture mensuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangible les bulletins de la période
courante clôturée. Elle entraîne la validation de tous les bulletins en cours, sur la période.
Elle ne pourra pas être effectuée sur la dernière période de l'exercice social, il s'agira nécessairement d'une
clôture annuelle.
La clôture périodique se fait à l'aide d'un assistant de clôture.
Pour lancez une clôture périodique vous pouvez :
- soit sélectionner un établissement dans la liste des établissements et activer la tâche Clôture périodique,
- soit activer le bouton clôture périodique de la page Démarrer une tâche dans le menu Etablissement,
- soit par le menu Outils, lancer la clôture périodique.
Comment effectuer une déclôture mensuelle ?
La déclôture mensuelle est une opération occasionnelle qui permet de revenir sur une période précédemment
clôturée pour un ou plusieurs établissements. La déclôture périodique a lieu sur la dernière période clôturée de
COMMENT FAIRE...?
27
l'établissement. Elle entraîne la suppression des bulletins en cours, pour l'établissement, sur la période
courante.
La déclôture périodique se fait à l'aide d'un assistant de clôture.
Pour lancez une déclôture périodique vous pouvez :
- soit sélectionner un établissement dans la liste des établissements et activer la tâche Déclôture périodique,
- soit par le menu Outils, lancer la déclôture périodique.
Comment effectuer une clôture annuelle ?
La clôture annuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangible tous les éléments d'un exercice
social, pour l'ensemble des établissements. Elle entraîne alors la clôture périodique de la période courante de
l'établissement et la création d'un nouvel exercice social, congés payés et DIF.
La clôture annuelle se fait à l'aide d'un assistant de clôture.
Pour lancez une clôture annuelle vous pouvez :
- soit activer le bouton clôture annuelle de la page Démarrer une tâche dans le menu Etablissement,
- soit par le menu Outils, lancer la clôture périodique.
Comment effectuer une déclôture annuelle ?
La déclôture annuelle est une opération occasionnelle qui permet de revenir sur le dernier exercice social
clôturé. Cette opération entraîne la suppression de votre exercice social et la plupart des modifications
effectuées depuis votre dernière clôture annuelle. La déclôture doit donc être opérée avec précautions, c'est la
raison pour laquelle il est préférable d'effectuer une sauvegarde de votre dossier au préalable.
La déclôture annuelle se fait à l'aide d'un assistant.
La déclôture est accessible par le menu Outils - Déclôture annuelle.
Comment saisir une absence ?
Avant de saisir une absence ou des congés payés, pensez à vérifier le mode de décompte des absences dans
les calendriers d'absences du menu Paramètres - Liste de valeurs- Absences ou bien dans la fiche salarié-
Onglet Congés payés/DIF, ainsi que le planning du salarié disponible dans la fiche du salarié.
Il est ensuite possible de saisir une absence de manière individualisée par l'onglet Congés Payés/Absences
du bulletin.
La DUCS
Grâce au logiciel EBP Paye Open Line vous pourrez effectuer vos DUCS chaque mois ou chaque trimestre et
ainsi déclarer et payer par échanges de données informatisés (EDI) à l’aide de votre logiciel de paye. C’est la
transmission des déclarations de cotisations sociales au format électronique (DUCS-EDI) par transfert de
fichier, généré par votre application de paye.
La DUCS-EDI ne se substitue pas à la déclaration annuelle de données sociales (DADS).
Votre logiciel est aujourd’hui conforme aux normes DUCS-EDI Coplat, version 4.2. Il ne vous reste plus qu’à
vous inscrire à l'aide du kit d'adhésion téléchargeable sur le site Net-entreprises.
Toutes les impressions DUCS sont disponibles à partir de la version Classic.
Pour utiliser la fonction EDI, vous devez acquérir un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter
votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20.
Que signifie DUCS ?
La DUCS (déclaration unifiée de cotisations sociales) regroupe les déclarations périodiques. Elle vous permet de
déclarer, sous une forme unifiée, les cotisations sociales obligatoires :
• Urssaf et Pôle emploi,
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
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• Retraite complémentaire Agirc-Arrco et prévoyance.
La DUCS MSA n’est gérée ni en état préparatoire, ni en déclaration.
Qui peut déclarer ?
Tous les employeurs ainsi que les tiers déclarants (experts-comptables, associations et centres de gestion
agréés...).
Quand ?
Aux échéances réglementaires.
Quels sont les avantages pour l'entreprise ?
• Simple : une gestion sans papier,
• Souple : La possibilité d’anticiper l’envoi des déclarations et de les modifier jusqu’à la date
d’exigibilité,
• Fiable : La réception d’un certificat d’enregistrement constitue la preuve des envois.
Le logiciel EBP Open Line version Pro vous propose :
Un état préparatoire pour les caisses suivantes :
• URSSAF,
• IRC/IP (ARRCO, AGIRC, Prévoyance, Mutuelle)
Une DUCS EDI agréée pour les organismes suivants :
• URSSAF,
• IRC/IP (ARRCO, AGIRC, Prévoyance, Mutuelle)
Comment paramétrer la DUCS ?
• Paramétrage de la DUCS IRC/IP
• Paramétrage de la DUCS URSSAF
Comment préparer la DUCS ?
• Comment préparer une DUCS ?
• Comment préparer une DUCS néant ?
• Comment préparer une DUCS annuelle IRC/IP ?
Où déposer les déclarations DUCS ?
• Où déposer les déclarations DUCS ?
Comment imprimer un état préparatoire DUCS ?
• Comment imprimer un état préparatoire DUCS ?
Comment transférer les écritures en comptabilité ?
Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans le logiciel EBP Comptabilité Open Line.
Ces écritures concernent :
- les éléments du bulletin (charges sociales salariales et patronales, rémunération du personnel...),
- les règlements.
Pour transférer des éléments en comptabilité, vous devez définir au préalable :
Les libellés des écritures dans les préférences de transfert,
Les comptes comptables des salariés, dans les préférences comptables ou bien dans la fiche salarié,
Les comptes de charges et de tiers des différents organismes,
Les comptes de charges des rubriques de brut et de net.
COMMENT FAIRE...?
29
Vous pouvez réaliser un transfert comptable de type Open line ou par l'intermédiaire de ComExpert tous deux
accessibles par le menu Opération - Transfert en Comptabilité.
Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable.
Chaque transfert comptable est archivé dans la page "Historique des transferts".
Comment imprimer ?
Une impression peut être lancée de plusieurs façons :
A partir d'une fiche, d'un masque de saisie..., cliquez simplement sur le bouton Imprimer de la barre
d'outils.
A partir d'une liste, cliquez sur le bouton Imprimer de la barre d'outils pour accéder à la page de filtres.
A partir de chaque menu, sélectionner Impression, puis la catégorie et/ou le modèle d'impression désiré.
Toutes ces impressions sont régies par un fonctionnement uniforme (Fenêtre principale de navigation, Modèles
d'impression, Mots clefs, Filtres et aperçus).
Des modèles par défaut existent et permettent d'imprimer. Vous pouvez imprimer entre autres :
- un salarié
- un bulletin
- un établissement
- l'état des charges
- l'état des absences
- un organisme
- un régime
- le journal des événements
- l'interrogation des données de paye
- le transfert comptable ....
Ces modèles sont modifiables et peuvent être paramétrés à votre convenance grâce à l'éditeur de modèles.
DIVERS
Comment sauvegarder ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données. En fonction de la taille de votre
dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données,
et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*.
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement
supprimée ou endommagée.
Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner
les options de sauvegardes et lancer la procédure.
Une fois la première sauvegarde effectuée, vous avez la possibilité de lancer uniquement la sauvegarde
rapide.
Comment restaurer ?
Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque
dur.
Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées.
Par le menu Outils - Restauration, vous accédez à l'assistant de restauration qui vous permet de sélectionner
le dossier à restaurer et lancer la procédure.
Comment créer et gérer ROL ?
Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line) vous permet de mettre à disposition les documents de
votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line.
Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de
consultation.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
30
Principe
A partir de votre dossier, vous choisissez les documents que vous souhaitez diffuser sur ROL, à qui vous voulez
les diffuser, et la fréquence de diffusion.
Deux termes essentiels à retenir donc :
o Les publications : ces fiches contiennent les documents à générer et à diffuser sur ROL.
o Les comptes : identifiés par un email et un mot de passe, ils sont autorisés à consulter les documents
sur l’espace de publication ROL (site web).
o
Des droits utilisateurs sont à votre disposition :
Publication dans ROL : droits sur la fiche publication
Compte utilisateur du ROL : droits sur la fiche compte
Publier : droits sur l'envoi d'une publication sur le site ROL
La mise en place des publications
Dans l’application Openline, depuis une liste de données, ou depuis l’aperçu d’un document, dans la barre
d’outils, vous disposez d’une action nommée ROL "Publier sur le Web dans le report On Line : http://reportson-line.ebp.com".
C’est cette action qui constitue la création ou la complétion de vos publications, elle entraîne :
1. La sauvegarde des paramètres permettant la génération et la diffusion de la publication : c’est la ligne
ajoutée automatiquement dans la publication, dans l’onglet Liste des documents
2. La possibilité d’indiquer quels sont les comptes autorisés à consulter ces documents à travers l’onglet
Comptes
3. La proposition d’une diffusion immédiate au moment de l’enregistrement de votre publication si vous
n’avez pas défini une diffusion automatique à travers l’onglet Périodicité
Une publication peut contenir plusieurs documents, un compte peut être défini pour plusieurs publications,
une publication peut être diffusée même si aucun compte n’est paramétré.
Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation.
La diffusion des publications sur votre espace dédié
Deux moyens pour diffuser vos publications : manuellement et ou automatiquement.
Manuellement
Depuis la liste des publications, menu Paramètres, l’action Envoyer dans la barre des tâches permet de
déclencher la diffusion de la publication sélectionnée.
Depuis l’assistant de publication, menu Opérations, après avoir sélectionné les publications à diffuser.
Automatiquement
La définition d’une périodicité dans la fiche publication entraîne la création d’une tâche de mise à jour
automatique dans le planificateur de tâches de Windows.
Cette tâche permet aux applications Open-Line EBP de mettre à jour automatiquement sur votre espace dédié
vos publications. Elle peut-être mise à jour via l'application (grâce aux actions Mettre à jour le planificateur
et Supprimer la tâche du planificateur depuis la liste des publications) qui l'a créée et sera supprimée lors
d'une désinstallation du logiciel Open-Line EBP qui l'a créée.
Dans les deux cas, la diffusion se réalise en tâche de fond (bouton "Traitements ..." dans la barre d'état), et
ne vous empêche pas d’utiliser vos applications EBP simultanément.
La diffusion consiste à créer et envoyer les documents sur votre espace de publication ROL, sous forme de
miniatures (une par page du document) pour une consultation rapide, et sous forme de PDF, pour vous
permettre de le télécharger.
La diffusion met également à jour les comptes, et par conséquent, leurs droits par rapport aux publications.
Une limite en nombre de pages par document est fixée ainsi que le nombre de miniatures par document.
Par conséquent, si votre document comporte plus de pages que la limite, vous verrez sous forme de miniatures
les premières pages autorisées. Il en va de même pour les PDF.
Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation.
Si la diffusion est interrompue, les publications non envoyées le seront de façon automatique, dans les 3 à 30
minutes après l’ouverture de votre dossier.
COMMENT FAIRE...?
31
La consultation de votre espace de publication
Pour consulter votre espace de publication, vous disposez dans votre application Openline d’un lien Site Web
(Menu Opérations - Publier dans ROL - Site web).
Vous pouvez également transmettre aux utilisateurs concernés l’adresse web sur laquelle se connecter pour
consulter les documents sur votre site ROL.
Après avoir saisi son email et son mot de passe, votre utilisateur accède à l’ensemble des documents diffusés à
son attention, regrouper par application/dossier EBP (les documents issus de la paye sont dans un dossier
différent des documents issus de la gestion commerciale par exemple).
Une zone de recherche est disponible, elle est effectuée sur le champ nom de la publication, date de dernière
diffusion, description de la publication.
Enfin, chaque publication mentionne sur fond rouge le nombre de document non encore lus.
L’administration de votre espace de publication
Parmi les comptes créés, un compte devra être administrateur (case à cocher dans la fiche compte).
Cela permet d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires sur l’espace de publication du site ROL :
1. Voir tous les documents diffusés
2. Voir les comptes
3. Supprimer les publications
4. Supprimer des documents
33
DETAIL DES FONCTIONNALITES
FICHIER
Nouveau dossier
Accès : Fichier - Nouveau
Pour créer un nouveau dossier, vous devez suivre les différentes étapes proposées par l'assistant de création du
dossier.
Vous avez également la possibilité de créer un raccourci pour un dossier existant.
Ces étapes consistent à :
Sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou sur un autre ordinateur) ;
En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes :
- Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à :
Saisir le nom du serveur,
La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de :
Sélectionner le protocole,
Saisir l'authentification de l'utilisateur.
La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur".
Si vous possédez une version Gestion commerciale Pro et Comptabilité Pro ou CRM PRO, vous avez la
possibilité de créer un dossier avec liaison entre les applications :
• Gestion commerciale PRO + Comptabilité PRO + CRM PRO + Paye PRO
De même, si vous possédez une version Immobilisation PRO, ...
Cliquer ici pour avoir un graphique récapitulatif des liaisons possibles.
- Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite :
Saisir le nom du dossier,
Saisir l'identification et les coordonnées de la société,
Saisir les autres informations,
Saisir les informations administratives, les paramètres de l'exercice social, les informations de paye, les
organismes, les informations de congés payés.
Vous avez également le choix d'importer tous les codes postaux (coché par défaut) ou une liste simplifiée
(codes postaux des préfectures et arrondissements de Paris).
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de création de dossier.
Pour lancer la création du dossier, vous devez cliquer sur le bouton Lancer.
Vous allez alors voir une barre de progression.
A la fin du traitement, le nouveau dossier est ouvert automatiquement. Nous vous conseillons ensuite d'ouvrir
les infos de société et les options générales du dossier afin de contrôler les informations que vous venez de
saisir et de renseigner les autres options.
Créer un nouveau raccourci
Accès : Fichier - Créer un nouveau raccourci
Cette fonction permet de réaliser le lien entre la base de données et l'application.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
34
La création d'un raccourci de la base passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de création d'un raccourci.
• La 1ère étape vous présente l'assistant de création ;
Vous devez ensuite, sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur
l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur) ;
En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes :
- Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à :
Saisir le nom du serveur,
La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de :
Sélectionner le protocole,
Saisir l'authentification de l'utilisateur.
La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur".
- Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite :
• indiquer le nom du dossier (nom de la base de données) que vous souhaitez ouvrir ;
• Enfin, les paramètres que vous avez saisi sont proposés. Vous devez cliquer sur le bouton Lancer pour
créer le raccourci.
• Le traitement va alors créer le raccourci et ouvrir la base de données.
Vous pouvez à tout moment stopper la création du raccourci en cliquant sur le bouton Annuler.
Ouvrir un dossier
Accès : Fichier - Ouvrir
Cette fonction permet d'ouvrir un dossier.
Suite à l'appel de la fonction, une fenêtre contenant une liste des fichiers à l'emplacement sélectionné s'affiche.
Vous devez sélectionner le répertoire des données de Gestion commerciale et sélectionner le
raccourci de la base que vous souhaitez ouvrir.
Si le raccourci n'est pas disponible, fermer la fenêtre par le bouton Annuler et appeler la
fonction "Créer un nouveau raccourci" du menu Fichier.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
35
Fermer un dossier
Accès : Fichier - Fermer
Cette fonction permet de fermer le dossier en cours sans fermer l'application.
Vous pouvez ensuite ouvrir un autre dossier.
Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture du dossier, vous
aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications.
Quitter l'application
Accès : Fichier - Quitter
Cette fonction permet de fermer l'application.
Si au moins une fiche est en cours de modification, lorsque vous demandez la fermeture de l'application,
vous aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications.
FAVORIS
Favoris
Accès : Favoris
Permet d'ajouter et organiser des actions de la barre de navigation.
Ajouter un favori
Pour ajouter une action dans les favoris, vous devez sélectionner une fonctionnalité dans la barre de navigation
+ clic droit et cliquer sur "Ajouter aux favoris"
Une action peut être ajoutée une seule fois dans les favoris.
Aller dans le menu Bulletins + Préparation des bulletins, faire clic droit puis "Ajouter aux favoris".
Dans la volet Favoris, vous retrouvez "Préparation des bulletins".
Gestion des Favoris
Il est possible d'organiser les favoris, de renommer les actions/dossier, de les déplacer ou les supprimer.
Pour organiser vos favoris, vous avez la possibilité d'ajouter des dossiers.
Pour cela, vous devez cliquer dans la zone de Navigation puis réaliser un clic droit + Ajouter un dossier.
Par défaut, le libellé est "Nouveau dossier".
Vous avez la possibilité de changer ce libellé par celui à votre convenance.
Le nombre de dossier est illimité.
Une fois le dossier créé, par un cliquer-glisser, vous pouvez classer les actions dans votre dossier.
Chaque dossier et action peuvent être renommer.
Pour cela, vous devez sélectionner le dossier ou l'action puis clic droit + Propriétés.
Il vous reste alors à saisir le libellé souhaité pour le dossier ou l'action.
Le bouton réinitialiser permet de retrouver le libellé d'origine :
- pour les dossiers : Nouveau dossier
- pour les actions : Nom de l'action d'origine
Chaque dossier ou action peuvent être déplacer. Ceci à l'aide des boutons Monter/Descendre (clic droit +
Monter ou Descendre) ou par un cliquer-glisser.
A l'aide de la touche shift, vous avez la possibilité de monter d'un niveau un dossier ou une action (ou clic droit
+ Remonter d'un niveau)
2 dossiers avec chacun des actions, sortir une action pour la positionner au niveau des dossiers : "sélectionner
l'action + shift + cliquer déplacer" ou "sélectionner l'action + clic-droit + Remonter d'un niveau".
Il est possible d'avoir plusieurs liste de favoris grâce à la gestion des vues et l'affectation de celles-ci à des
utilisateurs ou groupes d'utilisateurs.
Si un favori ne vous convient plus, vous avez la possibilité de le supprimer de votre liste.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
36
Pour cela, vous devez sélectionner le dossier ou l'action puis clic droit + Enlever des Favoris.
Vous avez la possibilité de réaliser un import ou export de favoris d'un dossier vers un autre.
Pour cela, vous devez réaliser un import/export de la configuration.
Vous avez la possibilité de réinitialiser les favoris (tout supprimer) par la Maintenance des données.
AFFICHAGE
Tableau de bord
Accès : Affichage - Tableau de bord
Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier si l'option "ne plus afficher" n'est pas
sélectionnée.
Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité.
Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du tableau de bord.
Vous pouvez visualiser les informations suivantes :
la répartition des salariés,
la répartition des effectifs,
les congés payés,
les absences.
Vous avez la possibilité de créer votre propre tableau de bord.
Création d'un tableau de bord
Pour Créer un tableau de bord, vous devez cliquer sur le bouton "Editer" disponible dans la barre d'outils de la
page "Tableau de bord".
Il est possible de créer un Tableau de bord depuis un tableau existant (système) (Bouton "Nouveau") ou créer
un tableau de bord vide (Bouton "Nouveau Vide").
Quelque soit le bouton sélectionné, vous devez ensuite renseigner le libellé de votre nouveau Tableau de bord.
Si le Libellé que vous avez saisi ne vous convient pas, vous pouvez le modifier en cliquant sur le bouton
"Renommer".
Si vous souhaitez voir votre tableau de bord lors de l'affichage de la page tableau de bord, vous devez
sélectionner votre tableau et cliquer sur le bouton "Par défaut".
Un tableau de bord personnalisé peut à tout moment être supprimé. Pour cela, sélectionnez le tableau et
cliquez sur "Supprimer".
Les parties / informations
Dans un tableau de bord personnalisé, vous pouvez ajouter, modifier et supprimer des parties/informations.
L'ajout d'une partie s'effectue depuis le bouton "Ajouter" disponible dans la barre d'outils de la page "Tableau
de bord".
Les parties disponibles sont :
Répartition des salariés : Permet d'afficher la répartition hommes/ femmes. Plusieurs types de répartitions
possibles :
• Répartition des salariés par âge
• Répartition des salariés par sexe
Par défaut l'affichage est en mode graphique. Vous pouvez choisir un affichage en grille. Pour cela, cliquez sur
le bouton Modifier qui se situe dans l'angle à droite du tableau de répartition, puis cochez Afficher les
données dans une grille.
Répartition des effectifs : Permet d'afficher la répartition par effectif selon différents critères. Plusieurs types
de répartitions possibles :
• Répartition des effectifs par statut professionnel
• Répartition des effectifs par type de contrat
• Répartition des effectifs par ancienneté
• Répartition des effectifs par établissement
DETAIL DES FONCTIONNALITES
37
Par défaut, l'affichage est en mode graphique. Vous pouvez choisir un affichage en grille. Pour cela, cliquez sur
le bouton Modifier qui se situe dans l'angle à droite du tableau de répartition, puis cochez Afficher les
données dans une grille.
Répartition des congés payés : Permet d'afficher le nombre de jours de congés pris chaque mois, pour
l'exercice en cours, pour l'ensemble des salariés. Vous pouvez augmenter le nombre d'années à afficher.
Par défaut l'affichage est en mode graphique. Vous pouvez choisir un affichage en grille. Pour cela, cliquez sur
le bouton Modifier qui se situe dans l'angle à droite du tableau de répartition, puis cochez Afficher les
données dans une grille.
Répartition des absences : Permet d'afficher le nombre de jours d'absences, par type (hors CP), pour
l'exercice en cours. Vous pouvez augmenter le nombre d'années à afficher.
Par défaut l'affichage est en mode graphique. Vous pouvez choisir un affichage en grille. Pour cela, cliquez sur
le bouton Modifier qui se situe dans l'angle à droite du tableau de répartition, puis cochez Afficher les
données dans une grille.
Sur chacune de ces parties, vous disposez de 3 boutons (en haut à droite) :
• Icône Rafraîchir : permet de mettre à jour les informations
• Editer : Permet de définir l'affichage des informations
• Supprimer (croix) : permet de supprimer la partie
Après chaque modification, ajout, n'oubliez pas de sauvegarder votre tableau de bord par le bouton
"Sauvegarder" disponible dans la barre d'outils de la page "Tableau de bord" ou en cliquant sur le bandeau
jaune situé en dessous du titre de la page.
Personnalisation du tableau de bord
Le bouton "Personnaliser" ou clic droit depuis le Tableau de bord + "Afficher la fenêtre de
personnalisation" permet de définir les emplacements des différentes parties dans le tableau de bord.
C'est uniquement lorsque la fenêtre de Personnalisation est ouverte que vous pouvez déplacer les
différentes parties.
Pour déplacer une partie, vous devez sélectionner celle-ci puis la déplacer où vous le souhaitez.
Par un clic droit sur une partie dans le tableau de bord, vous disposez :
• Cacher la fenêtre de personnalisation
• Afficher le texte
• Cacher l'élément
• Regrouper
• Créer un élément Espace vide
• Contrainte de taille (redimension, verrou de la taille, largeur, hauteur...)
Si un groupe d'éléments (parties) a été créé, par un clic droit sur le groupe, vous disposez :
• Cacher la fenêtre de personnalisation
• Cacher l'élément
• Regrouper
• Créer un élément Espace vide
• Dégrouper le groupe
• Ajouter un onglet
Dans la fenêtre de personnalisation, 2 onglets sont présents :
• L'onglet "Eléments cachés" vous permet d'ajouter :
o un espace vide
o un séparateur vertical
o un séparateur horizontal
o les éléments que vous avez précédemment enlevés
• L'onglet "Arbre des éléments" contient les éléments présents dans le tableau de bord avec
arborescence des groupes, onglets...
SALARIÉS
Salariés- Démarrer une tâche
Accès : Salariés - Démarrer une tâche
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
38
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez, en début des fonctions associées, d'une entrée de
menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
• Salariés : permet de créer un nouveau salarié.
• Assistant de création salarié : permet d'accéder à l'assistant de création de salarié.
• Consulter les congés payés : permet d'accéder à la consultation des congés payés.
• Consulter les bulletins: permet d'accéder à la consultation des bulletins.
• Consulter les documents administratifs: permet d'accéder aux documents administratifs.
• Virements des salaires : permet d'accéder à la liste des virements des salaires.
SALARIÉS
Assistant de création de salarié
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de création de salarié.
Bienvenue...
...dans l'assistant de création de salarié.
Vous pouvez effectuer une sauvegarde du dossier avant de créer votre salarié.
Pour cela, cliquez sur le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant. L'assistant de sauvegarde du dossier
s'ouvre alors automatiquement.
Champs obligatoires à renseigner
Certains champs sont obligatoires pour lancer la création de votre salarié :
Matricule
Civilité
Prénom
Nom
Date d'entrée dans le contrat
Date d'entrée dans l'entreprise
Tous les autres champs de l'assistant sont facultatifs. Vous pourrez les renseigner en modifiant la fiche de votre
salarié.
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la création de votre salarié.
Liste des salariés
Accès : Salariés-Salariés
Cette liste est affichée pour information seulement. Aucun ajout, aucune modification ni suppression n'est
possible directement.
Elle affiche la liste des salariés par statut de présence.
Les onglets
Présent
Cet onglet permet d'afficher les salariés présents sur la période courante de l'établissement. Les champs
disponibles sont identiques à l'onglet Tous.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
39
Sortis
Cet onglet permet d'afficher les salariés sortis sur la période courante de l'établissement. Les champs
disponibles sont identiques à l'onglet Tous.
Absents
Cet onglet permet d'afficher les salariés absents sur la période courante de l'établissement. Les champs
disponibles sont identiques à l'onglet Tous.
Tous
Cet onglet permet d'afficher l'ensemble des salariés de l'entreprise, indépendamment de leur statut de
présence. Elle précise ainsi le matricule du salarié, la civilité , le nom, le prénom, le numéro de sécurité sociale,
la date d'entrée dans le contrat ,le service, le profil, le statut du salarié et enfin si le salarié est En sommeil.
La liste est affichée selon un regroupement par établissement.
Les tâches disponibles à partir de la liste des salariés
Assistant de création d'un salarié : Cette tâche vous permet de créer, rapidement, un nouveau salarié à
l'aide d'un assistant.
Créer un nouveau document administratif : Cette tâche vous permet de créer un nouveau document
administratif (contrat de travail, certificat de travail....).
DUE : Cette tâche vous permet de créer la déclaration unique d'embauche.
Assistant de mise à jour des salariés : Cet assistant vous permet de mettre à jour rapidement les champs
de vos salariés. Vous disposez de plusieurs filtres afin d'affiner les salariés à mettre à jour.
Accéder aux bulletins:
A partir de la liste, vous pouvez accéder aux différents mode de préparation du bulletin.
Pour accéder à la Préparation du bulletin à partir du profil employé, il suffit de sélectionner un ou plusieurs
salariés dans la liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ;
• sélectionner Préparer le bulletin à partir du profil dans la barre des tâches ou par le menu
contextuel.
Pour accéder à la Préparation du bulletin à partir du bulletin précédent, il suffit de sélectionner un ou plusieurs
salariés dans la liste,ayant au moins un bulletin préparé, puis de choisir l'une de ces possibilités ;
• sélectionner Préparer le bulletin à partir du bulletin précédent dans la barre des tâches ou par le
menu contextuel.
Pour créer un bulletin sans profil, il suffit de sélectionner un ou plusieurs salariés dans la liste, puis de choisir
l'une de ces possibilités ;
• sélectionner Créer un bulletin sans profil dans la barre des tâches ou par le menu contextuel.
Fiche salarié
Accès : Salariés - Salariés
La fiche salarié est accessible à partir de la liste des salariés.
La fiche salarié se compose d'un en-tête, d'actions et permet d'accéder à plusieurs onglets.
En-tête de la fiche salarié
Matricule :
Le matricule est unique.
Le champ accepte les caractères alphanumériques, mais ni les caractères spéciaux ni les espaces.
Le code est modifiable tant que la fiche salarié est en cours de création.
En revanche, si la fiche salarié a déjà été sauvegardée au moins une fois, alors le code n'est plus modifiable.
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Numérotation
automatique du matricule qui se trouve dans la fiche de l'établissement du salarié.
Ce code est limité à 7 caractères alphanumériques.
Civilité : Ce champ permet d'indiquer la civilité de votre salarié.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
40
Nom : Ce champ permet d'indiquer le nom de famille du salarié. Pour les femmes mariées, il convient
d'indiquer le nom d'usage.
N° SS : Ce champ permet d'indiquer le numéro de Sécurité sociale du salarié.
Si votre salarié dispose d'un n° de sécurité sociale provisoire, vous devez le renseigner dans l'onglet
Adresse de la fiche salarié.
Nom de naissance : Ce champ permet de renseigner le nom de naissance. Pour les femmes mariées, il
convient de renseigner le nom de jeune fille.
Prénom : Ce champ permet de renseigner le prénom du salarié.
Référence du contrat : Ce champ permet de renseigner la référence du contrat de travail. C'est un champ
de saisie libre, alphanumérique.
Photo : le bouton Charger ou un clic droit dans le cadre Photo vous permet d'insérer une photo ou image.
Les principaux formats acceptés sont : BMP, GIF, JPG/JPEG ...
Les actions
Créer un bulletin sans profil : Cette action vous permet de lancer la création d'un bulletin directement à
partir de la fiche salarié.
Les onglets
Adresse
L'onglet Adresse permet de visualiser les coordonnées, l'état civil et la situation familiale du salarié.
Contrat
L'onglet Contrat permet de visualiser les informations relatives à l'entrée, l'emploi et la sortie du salarié.
Paye
L'onglet Paye permet de visualiser les informations relatives au salaire, au classement conventionnel, aux
exonérations URSSAF, aux tranches de cotisation, au régime de retraite, au profil.
Congés payés / DIF
L'onglet Congés payés/DIF permet de visualiser les informations relatives aux congés payés, au droit
individuel de formation (DIF) ainsi que le planning du salarié.
Prévoyance / Assurance
L'onglet Prévoyance / Assurance permet d'affilier les salariés aux différents contrats de prévoyance et / ou
d'assurance et / ou de mutuelle de l'entreprise.
Règlement
L'onglet Règlement permet de visualiser les informations bancaires et comptables du salarié.
Bulletins
L'onglet Bulletins permet de visualiser les bulletins réalisés, ainsi que les changements de situations du
salarié.
Déclarations
L'onglet Déclarations permet de visualiser les informations nécessaires aux différentes déclarations.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
ADMINISTRATIF
Liste des documents administratifs
Accès : Salariés - Administratif
La gestion de la liste des documents administratifs est commune à toutes les listes.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Créer un document administratif
DETAIL DES FONCTIONNALITES
41
Cette action vous permet de réaliser un nouveau document administratif pour un établissement ou un de vos
salariés.
Nouveau modèle de document administratif
Vous permet de créer un nouveau modèle de document administratif.
Assistant de création de documents administratifs
Accès : Salariés - Administratif ou action de la fiche salarié
Nous vous proposons un large choix de modèles de documents. Ces différents modèles sont classés par thème :
• Congés,
• Embauche CDD,
• Embauche CDI,
• Portabilité du droit individuel à la formation,
• Portabilité de la prévoyance,
• Sanctions,
• Sortie salarié,
• Autres documents.
Si le document que vous devez créer n'existe pas, vous avez la possibilité de créer vos propres modèles.
Sélection du modèle
Sélectionnez parmi la liste des modèles, celui dont vous avez besoin pour réaliser votre document.
En fonction du modèle choisi, un champ supplémentaire, Bulletin ou Salarié, sera à renseigner.
Pour lancer la création du document, vous devez cliquer sur le bouton Lancer.
A la fin du traitement, le nouveau document s'ouvre automatiquement.
Document administratif
Classeur
Ce champ permet de sélectionner ou modifier le classeur initialement défini par l'assistant de création du
document, parmi une liste déroulante.
Si le classeur que vous souhaitez, n'existe pas vous avez la possibilité de créer un nouveau classeur en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Nom de fichier
Ce champ permet de modifier le nom du fichier initialement paramétré par l'assistant de création de
documents.
Description
Ce champ vous permet de saisir ou modifier le libellé de votre document.
Corps du texte
Modifiez à souhait le corps du texte à l'aide de la barre d'outil disponible au dessus du texte. Certains champs
sont remplis automatiquement à l'aide des champs fusions. Un champ de fusion correspond à une donnée
provenant de la paye.
Modèle de document administratif
Accès : Salariés - Administratif - Modèles de documents administratifs
Pour créer un nouveau modèle de document administratif, sélectionnez au niveau du volet des tâches Nouveau
modèle de document administratif.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
42
La cible
Sélectionnez la cible de votre modèle de document. Plusieurs cibles disponibles :
• Salariés
• Etablissements
• Bulletins
Classeur
Indiquez le thème de votre document.
Si le classeur que vous souhaitez, n'existe pas vous avez la possibilité de créer un nouveau classeur en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Nom
Saisissez le nom de votre document.
Le contenu du modèle
Réalisez votre document à l'aide de l'outil de traitement de texte.
Champs de fusion
Dans vos documents vous pouvez faire appel à des champs de fusion. Un champ de fusion correspond à une
donnée provenant de la paye.
Exemple
Salarie.Adresse1 sera remplacé par le champ adresse 1 de la fiche salarié.
Salarie.DateEntree sera remplacé par le champ date d'entrée de la fiche salarié.
CONGÉS ET ABSENCES
Type d'absences
Accès : Paramètres-Divers- Type d'absences
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé de la catégorie professionnelle que vous souhaitez
ajouter.
Méthode de calcul: Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système la méthode
de calcul utilisée pour le décompte des jours d'absences. Quatre méthodes sont disponibles, jours ouvrés, jours
ouvrables, jours calendaires et Heures réelles.
Nombre de jours pour le calcul de l'absence: Ce champ est nécessaire au calcul de l'indemnité
journalière moyenne en cas d'absence. Il est renseigné par défaut en fonction de la méthode choisie, à
l'exception de la méthode en heures réelles pour laquelle le champ sera alors grisé et non saisissable. Dans les
autres cas, la valeur est modifiable en saisissant manuellement une valeur ou à l'aide de la calculatrice
accessible par l'icône
DETAIL DES FONCTIONNALITES
43
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette catégorie dans les listes déroulantes
en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Etat de paye
Sous catégorie : Etat des charges
Sous catégorie : Etat des variables
Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA
....
Catégorie principale : Salariés
Sous catégorie : Salarié
Sous catégorie : Etat des absences
Sous catégorie : Etat des congés payés
...
Catégorie principale : Bulletins...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle".
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes.
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut.
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
BULLETINS
Bulletins- Démarrer une tâche
Accès : Bulletins - Démarrer une tâche
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
44
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
• Bulletins : permet d'accéder à la liste des bulletins.
• Saisie des variables : permet d'accéder à la grille de saisie des variables en vue de préparer les
bulletins en masse.
• Saisie des congés payés et absences : permet d'accéder au tableau de saisie des congés payés et
absences en masse.
• Calculer les bulletins : permet d'accéder au calcul des bulletins en masse.
• Virement des salaires : permet d'accéder à la génération des fichiers de virements des salaires et
des acomptes.
• Transfert en comptabilité : permet d'accéder à l'assistant de transfert comptable des écritures de
salaires et de règlements.
BULLETINS
BULLETINS
Liste des bulletins
Accès: Bulletins-Bulletins
La gestion de la liste des bulletins est commune à toutes les listes.
Cette liste est affichée pour information seulement. Aucun ajout, aucune modification ni suppression n'est
possible directement.
Elle affiche les bulletins préparés et permet d'accéder au calcul et la validation des bulletins.
La liste précise la date de paiement, le statut du bulletin (validé ou brouillon), le nom et le prénom du salarié, le
début et la fin de la période d'emploi du bulletin.
Les onglets
En cours
Cet onglet affiche tous les bulletins en état brouillon sur la période courante. La liste est affichée selon un
regroupement par établissement puis par période courante.
Exercice
Les onglets Exercices s'incrémentent au fur et à mesure des clôtures annuelles. Ils affichent tous les bulletins
préparés et validés sur cet exercice. La liste affiche également un regroupement par établissement puis par
période de paye.
Tous
Cet onglet permet d'afficher l'ensemble des bulletins préparés, indépendamment de leur état, de l'exercice ou
encore de l'établissement.
Accéder au calcul et à la validation des bulletins
Pour accéder à la validation du bulletin, il suffit de sélectionner un ou plusieurs bulletins en état Brouillon dans
la liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ;
- sélectionner Valider dans la barre des tâches;
- sélectionner Valider dans le menu contextuel.
Un salarié ne peut avoir deux bulletins en état brouillon. Pour créer un second bulletin sur une même
période, il faut nécessairement que le premier soit validé.
Pour accéder à la dévalidation du bulletin, il suffit de sélectionner un ou plusieurs bulletins en état Validé dans
la liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ;
- sélectionner Dévalider dans la barre des tâches;
- sélectionner Dévalider dans le menu contextuel.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
45
La dévalidation d'un bulletin est limitée à la période courante et la période M-1, tant que vous n'effectuez
pas de déclôture périodique.
La dévalidation doit s'effectuer dans l'ordre chronologique de préparation des bulletins, du plus récent au
plus ancien. Pour un salarié qui possède deux bulletins validés sur la même période, la dévalidation doit
s'effectuer en premier sur le bulletin dernièrement validé puis, après suppression de celui-ci, la dévalidation
pourra s'opérer sur le second bulletin.
Pour accéder au calcul du bulletin, il suffit de sélectionner un ou plusieurs bulletins en état Brouillon dans la
liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ;
- sélectionner Calculer dans la barre des tâches;
- sélectionner Calculer dans le menu contextuel.
Le bulletin
Accès: Le bulletin est accessible par la liste des salariés et la préparation des bulletins.
Le bulletin peut être créé, soit à partir du profil du salarié, soit à partir du bulletin précédent s'il en existe au
moins un, ou encore créer de toute pièce par l'utilisateur. Le bulletin peut être ensuite modelé et modifié à
votre gré grâce aux actions et au volet de navigation disponible sur la page du bulletin.
Les actions
Un ensemble d'actions permettent d'agir sur le calcul du bulletin et de prendre en considération les éventuelles
modification du paramétrage de celui-ci.
Les informations modifiables
Certaines informations sont renseignées par défaut à la préparation du bulletin, elles restent cependant
modifiables et peuvent avoir un impact sur le calcul du bulletin.
Les colonnes du bulletin
Si dans au moins une rubrique la formule de la base salariale est différente de celle de la base patronale
alors la colonne Base Pat. sera affichée.
Les onglets
Saisie des variables : Cet onglet vous permet de saisir les variables du bulletin.
Congés Payés/Absences : Cet onglet vous permet de saisir les congés payés et/ ou les absences du salarié.
Rubriques disponibles : Cet onglet vous permet d'ajouter une rubrique et de consulter les rubriques
disponibles.
Cumuls : Cet onglet vous permet de consulter les cumuls alimentés par ce bulletin et de faire des reprises.
Tranches : Cet onglet vous permet de consulter le calcul de vos tranches et de faire des reprises.
Explications des lignes : Cet onglet vous permet d'expliquer le calcul des lignes de votre bulletin.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
Duplicata
Le duplicata permet de conserver la copie conforme, sous format PDF, d'un bulletin, au moment de l'aperçu ou
de l'impression d'un bulletin en état Brouillon.
Il est impossible de générer un duplicata d'un bulletin validé.
Pour générer un duplicata, il existe deux possibilités:
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
46
- soit en cochant l'option "Gérer les duplicatas en impression du bulletin" dans les préférences utilisateurs.
Ainsi à chaque impression, ou aperçu du bulletin, un duplicata sera généré.
- soit, si l'option n'est pas cochée, il est toujours possible de cocher l'option "Duplicata des bulletins" dans les
filtres d'impressions des bulletins.
Pour que les mises à jours du bulletins soient prises en compte dans le duplicata, il est nécessaire de
relancer une impression ou un aperçu du bulletin.
PROFILS
Liste des profils
Accès : Bulletins - Bulletins - Profils
La gestion de la liste des profils et sous profils est commune à toutes les listes.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Inactiver
Vous pouvez choisir de rendre un profil ou sous profil Inactif, si vous souhaitez ne pas les afficher dans les vues
standard, listes déroulantes...
Les profils ou sous profils mis en Inactif sont visibles à partir de l'onglet Tous.
Activer
Permet de rendre un profil ou sous profil à nouveau actif. Le profil ou le sous profil sera présent dans les vues
standard, listes déroulantes...
La liste des profils contient plusieurs onglets.
A partir de chaque onglet vous pouvez créer de nouveaux profils ou sous profils.
Préparer les bulletins des salariés attachés
Permet de lancer l'assistant de préparation des bulletins pour tous les salariés ayant le profil sélectionné.
Profils et sous profils
Accès : Bulletins - Bulletins - Profils
A partir de la liste des profils, vous avez la possibilité de créer des profils ou des sous profils.
Les profils sont un ensemble de rubriques répondant à un modèle de contrat de travail (Cadre, Non cadre,
Apprenti....). Un profil peut être constitué de rubriques et de sous profils.
Les profils servent à la préparation des bulletins.
Les sous profils sont un sous ensemble de rubriques. Les sous profils sont à insérer dans les profils. Ils servent
à faciliter les modifications dans les profils.
Exemple
Vous disposez d'un sous profil CSG dans lequel est paramétré les rubriques COTCSG et COTCSG1.
Vous devez ajouter dans tous vos bulletins la rubrique COTCSG2. En ajoutant simplement la COTCSG2 à votre
sous profil, automatiquement tous les profils utilisant ce sous profil seront mis à jour.
En-tête
Dans la partie en-tête, vous devez renseigner les champs suivants :
Nom du profil : Indiquez le nom de votre profil. Ce champ est alphanumérique.
Le nom est un champ de saisie libre.
Description : Saisissez la description du profil. Ce champ est alphanumérique.
La description est un champ de saisie libre.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
47
Statut catégoriel : Vous avez la possibilité de rattacher le profil à un statut catégoriel en particulier. Lors de
la sélection du profil de votre salarié, seuls les profils correspondant au statut catégoriel du salarié seront
proposés.
Type de profil : Sélectionner si vous souhaitez créer un profil ou un sous profil. Il n'est pas possible de créer
d'autre type.
Grille de saisie de variables : La sélection d'une grille de saisie de variables permet de filtrer la liste des
variables à saisir par profil.
Vous avez la possibilité de créer une nouvelle grille de variables en sélectionnant Ajouter dans la liste
déroulante accessible par l'icône .
Contrat : Vous avez la possibilité de rattacher le profil à un type de contrat. Lors de la sélection du profil de
votre salarié, seuls les profils correspondant au type de contrat du salarié seront proposés.
Inactif : Cliquez dans cette case si vous ne souhaitez pas afficher ce profil dans les vues standard, listes
déroulantes....
Onglets
Création du profil
La partie de gauche contient les rubriques ou sous profil du profil. Ce sont les lignes que vous retrouverez sur le
bulletin.
La partie de droite contient toutes les rubriques, profils et sous profils disponibles.
Pour ajouter des lignes à votre profil, plusieurs possibilités :
o le double clic,
o le menu Ajouter au profil du menu contextuel,
o le bouton Ajouter au profil,
o Le drag and drop.
Pour retirer des lignes du profil, vous devez cliquer sur le bouton Supprimer.
Pour modifier l'emplacement des lignes, vous devez utiliser la flèche haute ou flèche basse pour faire Monter
ou descendre vos rubriques.
Le Bouton "Voir la rubrique" permet de visualiser la fiche de la rubrique.
Aperçu des rubriques du profil
Cet onglet permet de visualiser les rubriques du profil.
L'ordre des rubriques sera identique dans le bulletin.
Notes
L'onglet notes permet de saisir un commentaire.
La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches.
VARIABLES
SAISIE DES VARIABLES
Saisie des variables
Accès : Bulletins - Variables - Saisie des variables
Ce tableau vous permet de saisir chaque mois, pour l'ensemble des salariés, les éléments variables du salaire.
La saisie des variables est indispensable pour calculer les bulletins.
Les variables de type Constante n'apparaissent pas dans ce tableau.
Les variables calculées apparaissent dans une colonne de couleur grise.
Un simple clic sur l'en-tête d'une colonne permet de trier par ordre croissant ou décroissant.
La ligne Total permet de donner la somme globale de toutes les valeurs de la colonne.
Par défaut, la saisie des variables affiche l'ensemble des salariés, tous profils et services confondus. Vous
pouvez filtrer la saisie par service, profil, ou bien encore par grille de variables.
Les filtres
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
48
Service : Vous pouvez filtrer la liste des salariés par service, pour cela, sélectionnez le ou les services à
prendre en compte. Seuls les salariés rattachés au service sélectionné apparaîtront dans la liste.
Profil : Vous pouvez filtrer la liste des salariés par profil, pour cela sélectionnez le ou les profils à prendre en
compte. Seuls les salariés rattachés au profil sélectionné apparaîtront dans la liste.
Filtre : Ce champ permet de filtrer la liste des variables. Vous disposez de 3 possibilités de filtrer la liste des
variables :
o Toutes : Ce filtre affiche toutes les variables du dossier,
o Variables du profil : Ce filtre affiche les variables paramétrées dans les rubriques du profil
sélectionné,
o Variables de la grille : Ce filtre affiche les variables paramétrées dans la grille sélectionnée.
Grille de saisie : Vous ne pouvez sélectionner une grille de saisie que si le champ "filtre" est positionné sur
Variable de la grille.
Vue : Par défaut le champ vue propose la période du bulletin courant. C'est la vue qui permet de saisir les
valeurs de variables à prendre en compte pour la préparation des bulletins.
D'autres vues vous sont proposées à titre de consultation, aucune modification possible :
o les 12 mois de l'exercice,
o annuel,
o annuel hors bulletin.
Il existe une dernière vue qui se nomme Reprises. Cette vue permet de reprendre des valeurs cumulées
erronées.
Exemple
Votre nombre d'heures cumulées (Variable HEUREEL) depuis le début de l'année est de 1200 heures. Or, ce
cumul devrait être à 1300.
Pour le rectifier, vous devez sélectionner la vue Reprises, puis dans la colonne HEUREEL vous saisissez la
différence soit 100.
Afin de vérifier l'exactitude de votre cumul après reprise, sélectionnez la vue Annuel, il doit être à 1300.
Autre exemple
Votre nombre d'heures cumulées (Variable HEUREEL) depuis le début de l'année est de 1200 heures. Or, ce
cumul devrait être à 1100.
Pour le rectifier, vous devez sélectionner la vue Reprises, puis dans la colonne HEUREEL vous saisissez la
différence soit -200.
Voir les champs du salarié : Les champs de la fiche salarié tels que Salaire mensuel, heures mensuelles....
sont des variables de la fiche salarié. Elles ont le même comportement que les autres variables mais ne sont
pas présentes dans la liste des variables. Pour voir ces variables, il faut que l'option soit cochée.
Les actions
Généraliser : Ce bouton permet de généraliser une valeur pour l'ensemble des salariés. Pour cela placezvous
sur le premier salarié de la liste, saisissez la valeur puis cliquez sur le bouton Généraliser.
Voir le salarié : Ce bouton permet d'accéder à la fiche du salarié de la ligne sélectionnée.
Le salarié sélectionné est celui qui dispose d'une pointe de flèche à gauche de son nom. De plus toutes les
valeurs de la ligne sont en gras.
Calculer le bulletin : Ce bouton permet de lancer à partir de la saisie des variables un calcul des bulletins.
Vérifier l'état lecture seule : L'état lecture seule signifie que certaines lignes de la saisie des variables sont
bloquées car une modification est déjà en cours pour ces salariés. Ce bouton permet de débloquer les lignes en
lecture seule qui n'ont plus de raison d'y être.
Exemple
Vous avez 2 salariés A et B, le bulletin du salarié A est ouvert en modification, si vous ouvrez la saisie des
variables la ligne du salarié A sera en lecture seule (ligne grisée)
Si vous enregistrez et fermer le bulletin la ligne est toujours en lecture seule pour le salarié A alors que le
bulletin n'est plus en modification. Pour débloquer l'état lecture seule il convient de cliquer sur le bouton
vérifier l'état lecture seule.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
49
Actualiser : A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de
cliquer sur le bouton "Actualiser la liste".
Liste des grilles de saisie
Accès : Bulletin - Variables - Grilles de saisie
La gestion de la liste des grilles de saisie est commune à toutes les listes.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Inactiver
Vous pouvez choisir de rendre une grille de saisie Inactive, si vous souhaitez ne pas afficher cette grille de
saisie dans les vues standard, listes déroulantes...
Les grilles mises en Inactif sont visibles en sélectionnant la vue Inactif (Système).
Activer
Permet de rendre une grille à nouveau active. La grille sera présente dans les vues standard, listes
déroulantes...
Grille de variables
Accès : Bulletins - Variables - Grilles de saisie
Les grilles permettent de filtrer les variables les plus couramment utilisées. Les grilles servent aux impressions
et à la saisie des variables.
En-tête
Dans la partie en-tête, vous devez renseigner les champs suivants :
Nom : Indiquez le nom de votre grille. Ce champ est alphanumérique.
Le nom est un champ de saisie libre.
Description : Saisissez la description de la grille de variables. Ce champ est alphanumérique.
La description est un champ de saisie libre.
Inactif : Cliquez dans cette case si vous ne souhaitez pas afficher ce profil dans les vues standard, listes
déroulantes....
Onglets
Variables
Cet onglet permet de saisir ou sélectionner les variables qui vont constituer la grille.
A partir de cet onglet vous pouvez :
o Ajouter
o Supprimer
o Insérer (s'insère au dessus de ligne sélectionnée)
o Déplacer (Flèche haute et flèche basse)
o Couper / copier / coller
Notes
L'onglet notes permet de saisir un commentaire.
La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches.
INTERROGATION DES DONNEES DE PAYE
Interrogation des données de paye
Accès: Bulletins - Variables - Interrogation des données de paye
Un en-tête
Filtre sur l'établissement
Ce filtre vous permet de sélectionner le ou les établissements pour lesquels vous souhaitez lancer
l'interrogation.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
50
Filtre sur les salariés
Ce filtre permet de sélectionner le ou les salariés pour lesquels vous souhaitez lancer l'interrogation..
Filtre sur les services
Ce filtre vous permet de sélectionner le ou les services pour lesquels vous souhaitez lancer l'interrogation.
Filtre sur les profils
Ce filtre permet de sélectionner le ou les profils pour lesquels vous souhaitez lancer l'interrogation.
Filtre sur les statuts de présence des salariés
Ce filtre permet de filtrer les salariés par leur statut de présence.
3 statuts de présence sont proposés : Présent, Sorti ou Absent.
Filtre sur la mise en sommeil des salariés
Ce filtre permet de sélectionner les salariés mis en sommeil.
Salariés
Voir le salarié : Cette action vous permet, après avoir sélectionné un salarié dans la liste de visualiser la
fiche du salarié.
Rafraîchir : L'utilisation de ce bouton est nécessaire pour que l'affichage soit mis à jour en fonction des
filtres.
Interroger : Une fois les filtres renseignés, et la formule saisie, cliquer sur ce bouton pour faire apparaître le
résultat.
Formules
Saisissez la ou les formules que vous souhaitez interroger. Pour interroger plusieurs formules aller à la ligne
entre chaque formule grâce à la touche Entrée de votre clavier.
Exemple
Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées de janvier à mars :
Saisissez : $HEUREEL[Jan-Mar]
Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées depuis le début de l’année :
Saisissez : $HEUREEL
Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées sur l'exercice social précédent :
Saisissez : $HEUREEL[ExSocial,-1]
Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées sur le mois en cours :
Saisissez : HEUREEL
Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées sur des mois glissants de juin N-1 à
février N (vous êtes en période de paye mars)
Saisissez : $HEUREEL[-9,-1]
Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées de l'exercice hors bulletin en cours :
Saisissez : crhb(HEUREEL)
Pour obtenir de l'aide sur la syntaxe des formules, cliquez ici.
A chaque changement de formule, cliquer sur le bouton Interroger.
Résultats
Cette zone permet d'afficher les résultats sous forme de tableau avec la liste des salariés sélectionnés en ligne.
Les champs sont non saisissables.
Imprimer : Cette action vous permet de lancer l'aperçu puis l'impression du résultat de l'interrogation en
cours.
Fermer : Cette action ferme la fenêtre d'interrogation des données de paye. Les données saisies ne sont pas
conservées.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
51
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Etat de paye
Sous catégorie : Etat des charges
Sous catégorie : Etat des variables
Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA
....
Catégorie principale : Salariés
Sous catégorie : Salarié
Sous catégorie : Etat des absences
Sous catégorie : Etat des congés payés
...
Catégorie principale : Bulletins...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle".
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes.
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut.
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
ÉTABLISSEMENTS
Établissements - Démarrer une tâche
Accès : Établissements - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez, en début des fonctions associées, d'une entrée de
menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
• Établissements : permet d'accéder à la liste des établissements.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
52
• Documents administratifs : permets d'accéder à la liste des documents administratifs.
• Taux AT : permet d'accéder à la liste des taux AT.
• Organismes : permet d'accéder à la liste des organismes.
• Clôture périodique : permet d'accéder à l'assistant de clôture périodique.
• Clôture annuelle : permet d'accéder à l'assistant de clôture annuelle.
ETABLISSEMENTS
Liste des établissements
Accès: Établissements- Établissements
Cette liste est affichée pour information seulement. Vous pouvez créer un seul établissement supplémentaire.
Il est impossible de supprimer l'établissement principal.
La liste précise la forme juridique ou la civilité, la raison sociale, la période paye de l'établissement, si
l'établissement est en décalage de paye ou non et enfin le NIC de l'établissement.
Clôture/ Déclôture périodique
A partir des tâches, vous pouvez accéder à la clôture ou déclôture périodique.
Pour accéder à la clôture périodique, il suffit de sélectionner un établissement dans la liste, puis de choisir l'une
de ces possibilités ;
- sélectionner Clôture périodique dans la barre des tâches;
- sélectionner Clôture périodique dans le menu contextuel.
Pour accéder à la Déclôture périodique, il suffit de sélectionner un établissement dans la liste, puis de choisir
l'une de ces possibilités ;
- sélectionner Déclôture périodique dans la barre des tâches;
- sélectionner Déclôture périodique dans le menu contextuel.
Fiche établissement - Onglet Congés payés / DIF
Congés payés
Planning établissement : Ce champ permet d'appliquer un planning, par défaut, à l'établissement. Lors de
la création des salariés de cet établissement ils seront automatiquement rattachés à ce planning.
Vous avez la possibilité de créer un nouveau planning en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône
Mois de fin des exercices de CP : Le clôture des congés étant le plus souvent au mois de mai le champ est
renseigné par défaut. Si la clôture des congés de votre établissement n'est pas le mois de mai vous avez la
possibilité d'en sélectionner un autre.
Mode : Trois modes d'acquisition des congés vous sont proposés : jours ouvrés, jours ouvrables ou autres.
Vous devez sélectionner celui qui correspond à l'établissement.
Congés payés acquis par mois : Ce champ permet d'indiquer le nombre de jours de congés acquis par
mois. Ce champ est saisissable seulement si le champ mode est sur "Autres".
Nombre de jours pour le calcul de l'absence CP : Ce champ permet d'indiquer le nombre de jours à
prendre en compte pour le calcul de l'absence CP. Ce champ est saisissable seulement si le champ mode est sur
"Autres".
A quoi correspond 21,67 : C'est une moyenne 5 jours ouvrés * 52 semaines / 12 mois
A quoi correspond 26 : C'est une moyenne 6 jours ouvrables * 52 semaines / 12 mois
DETAIL DES FONCTIONNALITES
53
Congés supplémentaires acquis par mois : Ce champ permet d'indiquer le nombre de jours de congés
supplémentaires acquis par mois. Tous les établissements ne pratiquent pas ce type d'acquisition.
En cas de doute, reportez-vous à votre convention collective.
Gestion des CP ancienneté : Cette option est à cocher si votre établissement pratique l'acquisition des
congés pour ancienneté.
Ordre de décompte des CP : Cette option est accessible si votre établissement gère les congés
d'ancienneté. L'option offre deux possibilités :
o Congés payés acquis sur N-1 puis les congés d'ancienneté,
o Les congés d'ancienneté puis les congés payés acquis sur N-1.
Provision CP
Taux de charge fiscales pour le calcul : Ce champ est nécessaire pour l'impression de l'état
des provisions de congés payés.
Taux de charges sociales pour le calcul : Ce champ est nécessaire pour l'impression de
l'état des provisions de congés payés.
Si votre taux est de 29%, vous devez saisir 29.
DIF (Droit individuel à la formation)
Gestion du DIF : Cette option est à cocher si vous souhaitez gérer le compteur du DIF
(Droit individuel à la formation) à partir de votre logiciel de paye.
Mois de fin des exercices de DIF : Ce champ permet d'indiquer le mois de clôture du DIF.
Par défaut le mois de clôture est le même que celui de l'exercice de paye.
Droit annuel au DIF (en heures) : De façon général l'acquisition par an est de 20 heures de
formation. Si toutefois votre établissement ne suit pas cette règle, vous pouvez saisir la valeur
qui vous convient.
Plafond du droit au DIF : Le plafond du DIF est fixé à 120 heures, soit 6 années de travail.
Si toutefois votre établissement ne suit pas cette règle, vous pouvez saisir la valeur qui vous
convient.
Arrondir le nombre d'heures du droit au DIF à la clôture : Si vous souhaitez qu'à la
clôture de l'exercice du DIF, le nombre d'heures acquis soit arrondi, vous devez cocher cette
option.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
54
Congés de l'établissement
Les calendriers référencent mois par mois tous les jours fériés nationaux. Les jours fériés sont de couleurs
orange.
Vous pouvez ajouter ou supprimer des jours fériés en double cliquant sur le jour concerné.
Les jours fériés sont importants pour le décompte des jours de congés.
Fiche établissement - Onglet Médecine du travail
Service de santé intégré à l'entreprise : Si le service de santé est directement intégré à l'entreprise, vous
devez cocher l'option. Dans le cas où l'option est cochée tous les autres champs deviennent non saisissables.
Code du service de santé externe : Ce champ saisissable permet d'indiquer le code correspondant à votre
service de santé.
Adresse
Adresse : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (fin) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code postal : Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
o si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
o si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
o si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table
des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville : Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Organismes
Cet onglet vous permet de définir les organismes de cotisation de votre établissement. Ainsi, tous les salariés
rattachés à cet établissement seront paramétrés par défaut avec les organismes définis dans cet onglet.
L'organisme de sécurité sociale et de Pôle emploi sont obligatoires pour enregistrer une fiche établissement.
Organisme de sécurité sociale: Ce champ permet de saisir ou sélectionner l'organisme de sécurité sociale
de votre établissement.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
55
Si l’organisme que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des
organismes, vous avez la possibilité de créer un nouvel Organisme en sélectionnant Ajouter dans la liste
déroulante accessible par l'icône .
Dans ce champ, seul un organisme avec un régime SS pourra être sélectionné.
Organisme de Pôle emploi: Ce champ permet de saisir ou sélectionner l'organisme de Pôle emploi de votre
établissement.
Si l’organisme que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des
organismes, vous avez la possibilité de créer un nouvel Organisme en sélectionnant Ajouter dans la liste
déroulante accessible par l'icône .
Dans ce champ, seul un organisme avec un régime CHOMAGE pourra être sélectionné.
Organismes : La liste page vous permet d'ajouter, à souhait, les organismes auxquels est rattaché votre
établissement, afin qu'ils soient définis, par défaut, sur les salariés rattachés à cet établissement.
Pour cela, cliquez sur le bouton "Ajouter", une fenêtre vous permet de saisir ou sélectionner l'organisme de
votre choix.
• N° de centre payeur : Si vos organismes de retraite et de prévoyance souhaitent que vous
établissiez vos déclarations DUCS par centre payeur, il convient de renseigner ici le n° de centre
payeur que vous a communiqué l'organisme.
• N° de compte cotisant : Vous devez renseigner ici le n° de compte cotisant URSSAF.
Si l’organisme que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des
organismes, vous avez la possibilité de créer un nouvel Organisme en sélectionnant Ajouter dans la liste
déroulante accessible par l'icône .
Fiche établissement - Onglet Informations de paye
Accès : Établissement - Établissement
Date de paiement : Ce champ permet de sélectionner si la date de paiement par défaut doit être sur la
période en cours ou suivante.
Jour : Ce champ permet d'indiquer le jour de la date de paiement à générer par défaut.
Banque principale : Ce champ permet de sélectionner la banque principale servant au paiement des salaires
et à la génération des fichiers de virements.
Décalage de paye : Ce champ est renseigné avec la valeur indiquée lors de la création du dossier. Si
toutefois votre établissement change, vous pouvez sélectionner un autre mode de décalage.
Prendre les plafonds et taux en vigueur à la période d'emploi : Si vous pratiquez le décalage de paye,
les plafonds et taux se réfèrent à la période de paye. Cette option permet de se baser sur la période d'emploi
au lieu de la période de paye.
Cette option n'est accessible que si le champ "Décalage de paye" est à "Décalage" ou
"Abandon".
Régime Alsace / Moselle : Si votre établissement bénéficie du régime Alsace / Moselle, vous devez cocher
cette option.
Si vous cochez cette option, tous les salariés crées sur cet établissement auront automatiquement l'option
"Régime Alsace / Moselle" cochée. Toutefois vous aurez la possibilité de la décocher.
Heures de référence : Ce champ permet d'indiquer les heures de référence de l'entreprise.
Mode de régularisation : Il existe 3 modes de régularisation : aucune, progressive et annuelle. La
régularisation fortement conseillée est la progressive, car elle permet un lissage des régularisations au fur et à
mesure que le salarié a des bulletins.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
56
La régularisation annuelle s'effectue une fois par an (dernier mois de l'exercice) ou sur le dernier bulletin du
salarié en cas de sortie.
Etablissement de travail temporaire : Si vous êtes un établissement de travail temporaire, cochez cette
option.
Taux AT : Ce champ permet d'indiquer le taux d'accident de travail principal auquel l'établissement est
assujetti.
Taux transport : Ce champ permet d'indiquer le taux de transport auquel l'établissement est assujetti.
Section prud'homale : Ce champ permet de sélectionner le code de la section prud'homale. Ce code est
déterminé en fonction du code NAF de l'établissement. Cette information sert aux élections prud'homales. Une
table de référence est disponible dans le cahier technique de la N4DS, que vous trouverez sur le portail de Netentreprises.
N° de fraction : Ce champ permet d'indiquer le nombre de fractions pour l'envoi de votre déclaration N4DS.
Pour un même établissement le nombre total de fractions doit rester constant.
Exemple :
1ère fraction pour les dirigeants
2ème fraction pour les cadre et salariés
Code Idcc : Ce champ permet de sélectionner le code de la convention collective de l'établissement.
Si le code que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle convention
collective en faisant Ajouter de la liste déroulante accessible par l'icône .
Immatriculation automatique des salariés
Utilise le compteur et le préfixe de l'établissement principal : Cette option n'est pas visible dans
l'établissement principal.
Lorsque l'option est cochée elle indique que le ou les établissements secondaires utilisent le même préfixe et
compteur que l'établissement principal.
Si vous ne souhaitez pas utiliser le même préfixe et compteur, vous devez décocher cette option, de là deux
possibilités s'offrent à vous:
o soit gérer les matricules des salariés de cet établissement en automatique mais avec un préfixe et
compteur différents de celui de l'établissement principal.
o soit définir un préfixe et un compteur propre à l'établissement.
Numérotation automatique du matricule : Cet option permet de choisir ou non une incrémentation
automatique des matricules.
Fiche établissement : Informations administratives
Accès : Établissements - Établissements
Cet onglet permet de saisir les informations administratives de votre établissement. Il est important de les
renseigner, car ces informations seront reprises sur certaines impressions.
Forme juridique ou civilité : C'est un champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques.
Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le
fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la
liste déroulante accessible par l'icône .
Raison sociale : C'est un champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Qualité de la personne : C'est un champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
NIC : ce champ permet de saisir 5 caractères.
NAF/APE : Ce champ permet la sélection d’un Code NAF et l'affichage du libellé.
Si le code NAF que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
NAF en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Capital : Ce champ permet de saisir 18 caractères numériques avec décimales.
Logo : Vous pouvez insérer à cet emplacement le logo de votre société.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
57
Il sera automatiquement repris sur les modèles d'impression avec le logo (bulletins...).
Pour insérer un logo, vous devez réaliser un clic droit puis Importer.
Ensuite, utilisez l'icône "..." pour rechercher le fichier qui contient votre logo.
Vous avez la possibilité de redimensionner celui-ci.
vous pouvez également Couper, copier coller ou supprimer le logo.
Les principaux formats acceptés sont : BMP, GIF, JPG/JPEG ...
Contact
Tél. fixe : C'est un champ saisissable, limité à 20 caractères.
Fax : C'est un champ saisissable, limité à 20 caractères.
Tél. portable : C'est un champ saisissable, limité à 20 caractères.
E-mail : C'est un champ saisissable, limité à 100 caractères.
Site internet : C'est un champ saisissable, limité à 100 caractères.
Adresse
Adresse : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (fin) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code postal : Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
o si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
o si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
o si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table
des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville : Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Fiche établissement - Onglet Exercices
Période de paye : Ce champ indique la période de paye courante. La période de paye est modifiable tant
qu'aucun bulletin de l'établissement n'est validé.
Exercices : Il existe plusieurs types d'exercices : social, congés payés. Les dates de début et fin se
renseignent automatiquement .
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
58
Les dates de clôture se génèrent, elles aussi, automatiquement.
Exemple :
Si vos congés payés se clôturent en mai alors votre exercice de congés ira du 01/06/NN au 31/05/NN.
Pour les exercices de congés payés les exercices N-1 et N sont présents.
Fiche Etablissement- Onglet Effectifs
Cet onglet permet de connaître en temps réel les effectifs de votre entreprise et de vos établissements. Pour
l'ensemble des calculs, les effectifs sont calculés en fonction du statut de présence du salarié et du paramètrage
de l'onglet effectif dans la fiche salarié.
En conséquence, une valeur est comptabilisée pour l'effectif si le salarié n'a ni un statut Absent sur la fiche
salarié ni une date de sortie égale ou inférieure à la date de fin de période courante.
En-tête de l'onglet Effectif
Effectif établissement: Cette grille comptabilise l'effectif de l'établissement, par type d'effectif, pour la
période courante de l'établissement, indiquée au dessus de la grille. La grille est actualisée à chaque clôture
périodique.
Il est possible d'interroger cet effectif dans une rubrique avec la syntaxe suivante:
Etablissement.EffectifFNAL.Effectifcourant
Effectif entreprise: Cette grille comptabilise l'effectif de l'entreprise par type d'effectif, tous établissements
confondus, sur la période courante.
Il est possible d'interroger cet effectif dans une rubrique avec la syntaxe suivante:
Entreprise.EffectifFillon.Effectifcourant
Les onglets
Effectifs : Cet onglet permet de connaître l'effectif de l'établissement et de l'entreprise sur les périodes
clôturées.
Moyenne des 12 derniers mois : Cet onglet calcule la moyenne des effectifs sur les 12 derniers mois
clôturés.
Moyenne de l'exercice précédent : Cet onglet calcule la moyenne des effectifs sur le dernier exercice
clôturé.
Effectif au 31/12: Cet onglet recense l'effectif au 31 décembre du dernier exercice clôturé.
Fiche Établissement Onglet Comptabilité
Le paramétrage de cet onglet est nécessaire au transfert comptable.
Destination du fichier de transfert : Le répertoire C:\ProgramData\EBP est renseigné par défaut. Ce
champ permet de saisir ou sélectionner un autre chemin de destination du fichier de transfert.
Journal d'OD : Ce champ permet de saisir le journal d'opérations diverses dans lequel seront générées les
écritures comptables.
Banque : Ce champ permet de sélectionner la banque principale servant au paiement des salaires et à la
génération des fichiers de virements.
Si la banque que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle banque en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Date d'écriture : Ce champ permet d'indiquer le jour de paiement des salaires par défaut.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
59
Clôture périodique
Accès: Etablissements - Démarrer une tâche - Clôture périodique
Etablissements- Etablissements - Clôture périodique
Outils -Clôture périodique
La clôture périodique a pour effet de clôturer la période courante d'un établissement afin de passer à la période
courante suivante. Les bulletins créés après la clôture périodique auront donc par défaut comme période de
paye, la nouvelle période courante. Lors de la clôture périodique, les bulletins en état Brouillon de la période en
cours sont automatiquement validés.
Sur la dernière période de l'exercice social, la clôture périodique n'aura aucun effet, il faudra faire une clôture
annuelle.
La clôture périodique s'effectue à l'aide d'un assistant de clôture :
Ecran de bienvenue : Cette page rappelle le fonctionnement de la clôture périodique et propose également
de sauvegarder votre dossier par le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant.
Etablissement à clôturer : Ce champ vous permet de sélectionner un ou plusieurs établissements dont
vous souhaitez faire la clôture périodique. Lorsque vous sélectionnez qu'un seul établissement, celui-ci s'affiche
dans le champ, si vous sélectionnez plusieurs établissements le champ affiche "Sélection multiple".
Toutes les données nécessaires ont été collectées : Cette page récapitule les établissements que vous
souhaitez clôturer.
Vous pouvez ensuite Lancer votre clôture périodique.
Opération terminée : Cette page affiche le compte rendu de l'opération et indique si la clôture s'est
déroulée avec succès ou non et pour quelles raisons. Pour plus d'informations vous pouvez cliquer sur le bouton
Afficher le détail.
Déclôture périodique
Accès: Etablissements - Démarrer une tâche - Déclôture périodique
Etablissements- Etablissements - Déclôture périodique
Outils -Déclôture périodique
La déclôture périodique s'effectue sur la dernière période de paye clôturée d'un établissement. Elle entraîne la
suppression de tous les bulletins de la période en cours. Par conséquent, si vous possédez un bulletin validé sur
la période en cours la déclôture périodique sera bloquée.
La déclôture périodique s'effectue à l'aide d'un assistant de déclôture :
Ecran de bienvenue : Cette page rappelle le fonctionnement de la déclôture périodique et propose
également de sauvegarder votre dossier par le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant.
Etablissement à déclôturer : Ce champ vous permet de sélectionner un ou plusieurs établissements dont
vous souhaitez faire la clôture périodique. Lorsque vous sélectionnez qu'un seul établissement, celui-ci s'affiche
dans le champ, si vous sélectionnez plusieurs établissements le champ affiche "Sélection multiple".
Motif de cette action : Ce champ vous permet de saisir la justification de la déclôture périodique et garder
la trace de cette action et la raison dans le Journal des événements.
Toutes les données nécessaires ont été collectées : Cette page récapitule les établissements que vous
souhaitez déclôturer.
Vous pouvez ensuite Lancer votre déclôture périodique.
Opération terminée : Cette page affiche le compte rendu de l'opération et indique si la déclôture s'est
déroulée avec succès ou non et pour quelles raisons. Pour plus d'informations vous pouvez cliquer sur le bouton
Afficher le détail.
TAUX AT
Liste des taux AT
Accès : Établissements - Taux AT
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
60
La gestion de la liste des taux AT est commune à toutes les listes.
Cette liste affiche tous les taux AT créés et sauvegardés pour tous les établissements confondus.
Les suppressions restent possibles si le taux n'est pas rattaché à un établissement ou une fiche salarié.
Taux AT
Accès : Etablissement- Taux AT
vous devez créer une fiche pour chaque taux accident de travail défini pour l'entreprise.
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
Code : Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code section : Saisissez un code section
Ce code est limité à 2 caractères numériques.
Taux : Saisissez un taux manuellement ou à l’aide de la calculatrice accessible par l’icône .
Code risque : Ce champ permet de saisir ou sélectionner le code risque de l’établissement.
Si le code risque que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des
codes risques, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche Code risque en sélectionnant Ajouter dans la
liste déroulante accessible par l'icône
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du taux AT que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce taux AT dans les listes déroulantes en
vue standard.
Les onglets
Valeurs
Pour saisir sur cet onglet, cliquer sur le bouton Ajouter de l'onglet Valeurs, une ligne saisissable apparaîtra.
Période: Ce champ vous permet de saisir, manuellement ou à l'aide du calendrier, la période (mois et année)
à partir de laquelle la constante entre en vigueur.
Vous pouvez saisir la nouvelle valeur d'une constante par anticipation. Le calcul du bulletin s'effectuera avec
la constante en vigueur sur la période de paye du bulletin, ou bien la période d'emploi lorsque l'option est
cochée dans la fiche salarié.
Taux : Saisissez le taux d'accident de travail auquel vous êtes assujetti sous un format de type pourcentage.
Lorsque votre taux change, vous devez ajouter une nouvelle valeur et non recréer une nouvelle fiche AT.
Si vous souhaitez noter un taux de 2% , saisissez 2 et non 0,02.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
61
TAUX TRANSPORTS
Liste des taux transport
Accès : Établissements - Taux transport
La gestion de la liste des taux de transport est commune à toutes les listes.
Cette liste affiche tous les taux de transport créés et sauvegardés pour tous les établissements confondus.
Les suppressions restent possibles si le taux n'est pas rattaché à un établissement ou une fiche salarié.
Taux transport
Accès : Etablissement - Taux Transport
vous devez créer une fiche pour chaque taux de transport défini pour l'entreprise.
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Description :
Champ saisissable pour indiquer le libellé du taux de transport que vous souhaitez ajouter.
Inactif :
Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce taux transport dans les listes déroulantes en vue
standard.
Les onglets
Valeurs
Pour saisir sur cet onglet, cliquer sur le bouton Ajouter de l'onglet Valeurs, une ligne saisissable apparaîtra.
Période: Ce champ vous permet de saisir, manuellement ou à l'aide du calendrier, la période (mois et année)
à partir de laquelle la constante entre en vigueur.
Vous pouvez saisir la nouvelle valeur d'une constante par anticipation. Le calcul du bulletin s'effectuera avec
la constante en vigueur sur la période de paye du bulletin, ou bien la période d'emploi lorsque l'option est
cochée dans la fiche salarié.
Taux : Saisissez le taux de transport auquel vous êtes assujetti sous un format de type pourcentage.
Lorsque votre taux change, vous devez ajouter une nouvelle valeur et non recréer une nouvelle fiche
transport.
Si vous souhaitez noter un taux de 2% , saisissez 2 et non 0,02.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
PLANNINGS
Fiche Planning
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
62
Accès: Établissements - Plannings
Il est possible de créer plusieurs plannings, et permettre ainsi de les affecter aux différentes catégories de
salariés, ne suivant pas le même planning hebdomadaire.
Le planning saisi aura un impact sur le décompte des jours de congés payés et d'absences.
Nom: Ce champ vous permet de saisir le nom de votre planning, limité à 130 caractères.
Description : Champ alphanumérique, saisissable, limité à 255 caractères.
1er jour de repos hebdomadaire: Liste déroulante accessible par l'icône , qui vous permet de
sélectionner parmi une liste de valeurs système le premier jour de repos hebdomadaire de vos salariés.
Dans la majorité des cas il s'agit du Dimanche.
2ème jour de repos hebdomadaire: Liste déroulante accessible par l'icône , qui vous permet de
sélectionner parmi une liste de valeurs système le deuxième jour de repos hebdomadaire de vos salariés. Si vos
salariés n'ont pas deux jours de repos hebdomadaire, sélectionnez la valeur à vide disponible dans la liste
déroulante.
Pour faire une recherche du jour de la semaine sans dérouler la liste, vous pouvez saisir la première lettre
du jour dans le champ de votre choix, le premier jour de la liste commençant par cette lettre s'affichera.
Les jours de repos hebdomadaires saisis dans ces champs seront affichés sur un fond gris dans le planning.
Ces champs seront alors non saisissables.
Jour : Liste des sept jours de la semaine. Liste non modifiable.
Matin et Après midi: Ce planning permet de saisir le temps de travail journalier, par demi-journée, de
l'ensemble des salariés de votre entreprise. Il est initialisé par défaut à 3h30 le matin et l'après midi.
les valeurs sont saisissables selon un format horaire.
Si vous indiquez des valeurs à zéro sur l'ensemble de la journée, ce jour sera considéré comme un jour de
repos hebdomadaire supplémentaire. Les valeurs s'afficheront sur un fond jaune.
Total : Champ non saisissable. Il totalise l'horaire journalier selon un format horaire.
Horaire journalier moyen: Par défaut, ce champ est calculé selon le planning saisi et selon un format
Nombre. Il est cependant saisissable manuellement ou à l'aide de la calculatrice accessible par l'icône .
Il est possible d'interroger cette information dans une rubrique grâce à la syntaxe suivante:
Salarie.HoraireJournalierMoyen
ORGANISMES
Liste des organismes
Accès : Établissements - Organismes
La gestion de la liste des Organismes est commune à toutes les listes.
Cette liste affiche tous les organismes créés et sauvegardés pour tous les établissements confondus.
Les suppressions restent possibles si l'organisme n'est pas utilisé dans une rubrique, un établissement.
Fiche Organismes
Accès: Etablissements-Organismes
DETAIL DES FONCTIONNALITES
63
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
En-tête
Régime: Ce champ permet de saisir ou sélectionner un régime (Urssaf, Prévoyance, Irc...)
Si le régime que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des régimes,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche Régime en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône .
Le régime sélectionné n'est plus modifiable dès lors que l'organisme est affecté et utilisé dans une rubrique,
une fiche Salarié...
Caisse: Ce champ permet de sélectionner un type de caisse URSSAF, IRC,....
Si la caisse que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des caisses,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche caisse en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône .
Nom: Ce champ permet de saisir le nom de l'organisme que vous souhaitez créer.
Organisme collecteur: Ce champ permet de saisir l'organisme collecteur lorsque celui-ci est différent de
l'organisme d'affectation. Cette information sera principalement utile à l'impression de l'état des charges, l'état
préparatoire à la DUCS et vous permettra d'effectuer un regroupement par organisme collecteur.
Numéro: Il correspond au numéro identifiant communiqué par vos organismes.
Déclaration découpée par établissement : Cette option sert à réaliser la DUCS. Elle ne sert que pour la
déclaration DUCS URSSAF. Si vous la cochez vous obtiendrez une déclaration DUCS par établissement.
Exemple :
Vous avez 3 établissements sur Paris.
Les 3 reversent leurs cotisations à l'URSSAF de Paris.
En cochant cette option chaque établissement établira sa DUCS séparément. Dans le cas contraire, vous
obtiendrez une seule déclaration avec un détail par établissement.
Type de DUCS : Cette information sert à indiquer à quel type de DUCS appartient l'organisme. Cette
information est utilisée ensuite lors de la génération DUCS pour filtrer la liste des organismes.
Cette information est obligatoirement à renseigner pour établir une déclaration DUCS.
Si vous avez personnalisé les organismes système EBP, le champ type de DUCS ne sera pas initialisé en
mise à jour de dossier et vous aurez donc à le renseigner pour établir votre première déclaration.
Type d'activité : Ce champ permet de définir le secteur d'activité de l'organisme concerné.
Si votre organisme ne figure pas dans la liste de tous les organismes, vérifiez que le type d'activité
concerné est bien activé dans les paramètres entreprise.
Les Onglets:
Comptabilité: L'onglet comptabilité permet de paramétrer les comptes comptables nécessaires au transfert
comptable.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
CONTRAT DE PREVOYANCE
Liste des contrats de prévoyance
Accès : Établissements - Contrats de prévoyance
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
64
La gestion de la liste des contrats de prévoyance est commune à toutes les listes.
Cette liste affiche tous les contrats de prévoyance crées et sauvegardés pour tous les établissements
confondus.
Les suppressions restent possibles si le contrat n'est pas rattaché à une fiche salarié.
Contrats de prévoyance
Accès : Établissements - Contrats de prévoyance
Référence du contrat : Ce champ permet d'indiquer la référence du contrat. Ce champ est à renseigner
avec les éléments fournis par votre institution de prévoyance.
Désignation commerciale : Cette information permet de mieux identifier le groupe de salariés concerné par
la référence du contrat. C'est un champ de saisie libre.
Code délégataire de gestion : Ce champ est à renseigner en complément du code organisme (Ex : Pxxxx).
Ce champ est à renseigner uniquement sur instruction spécifique de l'institution de prévoyance, de la mutuelle
ou de la société d'assurance qui fournira les valeurs.
Code population de rattachement : C'est le code population défini dans le contrat. Les valeurs sont
fournies par l'organisme de prévoyance et sont à renseigner seulement sur sa demande.
Nature de cotisation : Sélectionner le code nature
Organisme : Sélectionnez l'organisme de prévoyance où le contrat de prévoyance a été souscrit.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Etat de paye
Sous catégorie : Etat des charges
Sous catégorie : Etat des variables
Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA
....
Catégorie principale : Salariés
Sous catégorie : Salarié
Sous catégorie : Etat des absences
Sous catégorie : Etat des congés payés
...
Catégorie principale : Bulletins...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
65
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle".
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes.
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut.
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
OPÉRATIONS
Opérations- Démarrer une tâche
Accès : Opérations - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez, en début des fonctions associées, d'une entrée de
menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Mise à jour des publications : Permet d'ouvrir l'assistant de mise à jour des publications.
Site web Reports on Line : Permet d'ouvrir la page de votre site Reports on Line.
Virement de salaires : permet d'accéder à la génération des fichiers de virements des salaires et des
acomptes.
Transfert en comptabilité : permet d'accéder à l'assistant de transfert comptable des écritures de salaires et
de règlements.
Communication Entreprise-Expert : permet d'accéder à l'assistant de transfert comptable des écritures de
salaires et de règlements vers un logiciel de comptabilité.
PUBLIER SUR REPORTS ON LINE
Mise à jour des publications sur le site Reports On Line
Accès : Paramètres &endash; Publier sur Reports On Line - Mise à jour des publications
La mise à jour des publications de votre dossier Open Line permet de réaliser l’envoi d’une sélection de
publications sur le site ROL.
Cette mise à jour passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de regroupement des documents
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de mise à jour des publications sur votre site web.
Cliquer sur le bouton Suivant, pour poursuivre la mise à jour.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
66
2ème étape : Sélection des publications à mettre à jour
Cette étape vous permet de définir la liste des publications à mettre à jour dans ROL.
Les informations sont présentées dans un tableau dont les colonnes sont :
Sélectionné
Case à cocher.
Permet de définir l’envoi de la publication sur votre site (case sélectionnée).
Par défaut, les publications qui ne sont pas encore publiées sont sélectionnées. Vous avez la possibilité de ne
pas les envoyer (dé-sélectionner la case).
Libellé
Champ non modifiable.
Contient le libellé de la fiche publication.
Description
Champ non modifiable.
Contient la description de la fiche publication.
Cliquer le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant.
3ème étape : Toutes les données nécessaires ont été collectées
Cette étape permet de visualiser le nombre de publications à mettre à jour en fonction du nombre de
publications disponible dans votre dossier
Lancement de la mise à jour
Pour lancer la mise à jour des publications sur le site, vous devez ensuite cliquer sur Lancer.
La mise à jour de la publication passe par les tâches asynchrones (bouton dans la barre d’état).
Elle s’effectue en 2 temps :
- Génération des documents de publication
- Envoi des publications sur le site ROL
Une fois la mise à jour effectuée, l’assistant affiche de nombre de publications mis à jour.
Cliquer sur Terminer pour fermer l’assistant.
Site Web
Accès : Paramètres - Publier sur Reports On Line - Site web
Cette fonction permet d’ouvrir votre site web ROL.
Pour accéder au site ROL, vous devez vous identifier. Pour cela, vous devez indiquer votre login(e-mail) et votre
mot de passe. Ces 2 points sont définis dans les fiches comptes de votre produit Open Line (menu Paramètres
- Publication dans ROL - Compte).
Suite à l’acceptation de vos identifiants, vous accédez :
- Au tableau de bord, s’il en existe un.
- A la liste des documents dont vous avez l’autorisation.
Pour l’administrateur du site, il est possible :
- De réaliser/modifier le tableau de bord du site.
- De visualiser tous les documents présents sur le site.
- De visualiser les utilisateurs (comptes) du site ainsi que les documents qui leurs sont associés.
TRANSFERT EN COMPTABILITE
Transfert en comptabilité
Accès: Opérations- Transfert en comptabilité- Transfert en comptabilité/ Communication Entreprise Expert
Le transfert en comptabilité se fait à l'aide d'un assistant au transfert comptable.
Page d'accueil
DETAIL DES FONCTIONNALITES
67
Cette page vous rappelle le fonctionnement du transfert comptable et vous offre la possibilité de sauvegarder
votre dossier par le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant.
Choisissez les données à transférer
Type de transfert : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type de
transfert souhaité. Deux possibilités: Openline/ CommExpert.
Filtre sur l'établissement
Ce filtre vous permet de sélectionner le ou les établissements pour lesquels vous souhaitez lancer le transfert
comptable.
Filtre sur l'exercice
Ce filtre permet de sélectionner, à l'aide d'une liste déroulante, l'exercice sur lequel s'opère le transfert
comptable.
Filtre sur la période de paye
Ce filtre permet de sélectionner, à l'aide d'une liste déroulante, le ou les périodes sur lesquelles s'opère (nt) le
transfert comptable.
Données à comptabiliser: Les options disponibles permettent de transférer en comptabilité uniquement les
salaires, uniquement les règlements ou encore les deux. Cela permet également de sélectionner si le transfert
s'opère uniquement sur les bulletins validés, non validés ou encore les deux.
Pré visualiser : Ce bouton vous dirige vers l'aperçu de la simulation du transfert comptable préalablement
paramétré. A partir de cette fenêtre vous pouvez lancer une impression.
Toutes les données nécessaires ont été collectées
Un récapitulatif des paramètres saisis, vous permet de contrôler votre transfert. Vous pouvez ensuite lancer le
transfert comptable. Un compte rendu vous permet de contrôler si votre transfert s'est déroulé avec succès.
Historique des transferts comptables
Accès : Opérations- Transfert en comptabilité- Historique des transferts comptables
Cette fonctionnalité vous permet de conserver l'historique des derniers transferts exécutés de la paye vers une
autre application.
La liste précise le numéro du lot, la date et l'heure du transfert, ainsi que la raison sociale de l'établissement.
Il est possible, à partir de la liste page, de re-transférer ce même lot par la tâche Retransfert du volet de
navigation ou bien par le menu contextuel.
REGLEMENTS
Liste des virements
Accès : Opérations - Paiements- Virements des salaires
Cette liste est affichée pour information seulement. Aucun ajout, aucune modification ni suppression n'est
possible directement.
Les filtres
Filtre sur les banques
Ce filtre permet de sélectionner la ou les banques pour lesquelles vous souhaitez faire la recherche.
Filtre sur les dates
Ce filtre permet de sélectionner la ou les dates pour lesquelles vous souhaitez faire la recherche.
Rafraîchir : L'utilisation de ce bouton est nécessaire pour que l'affichage soit mis à jour en fonction des
filtres.
La liste
La liste vous permet de recenser l'ensemble des virements créés et enregistrés.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
68
La liste affiche les champs suivants:
Référence Virement : Ce champ reprend la référence du virement.
Date de virement: Ce champ notifie la date du virement.
Montant total du virement: Ce champ totalise le montant global du virement.
Code de l'établissement : Ce champ reprend la raison sociale de l'établissement.
SIRET: Ce champ reprend le numéro SIRET de l'établissement.
Référence SEPA: Ce champ notifie la référence SEPA du virement.
Généré en Cfonb: Ce champ est flagué lorsque le fichier a déjà été généré une première fois sous un format
Cfonb.
Générer un fichier
Pour accéder à générer un fichier, il suffit de sélectionner un ou plusieurs virements dans la liste, puis de choisir
l'une de ces possibilités ;
- sélectionner Générer le fichier Cfonb dans la barre des tâches;
- sélectionner Générer le fichier Cfonb dans le menu contextuel.
Il en est de même pour générer un fichier au format SEPA.
Fiche Virement bancaire
Accès: Bulletins-Paiements-Virements bancaires
Informations bancaires
Banque : Ce champ vous permet de sélectionner la banque.
RIB/BBAN: Ce champ vous permet de saisir le RIB ou le BBAN de votre banque émettrice. Il est renseigné
par défaut selon celui de la fiche banque.
Informations virement
Numéro national d'émetteur: Initialisé par défaut selon celui de la fiche banque. Il reste tout même
modifiable.
Date virement: Ce champ vous permet de saisir manuellement ou à l'aide du calendrier accessible par
l'icône , la date du virement.
Etablissement : Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner un établissement.
SIRET: Initialisé par défaut selon l'établissement sélectionné, le champ reste saisissable.
Référence virement: Saisir une référence limitée à 7 caractères alphanumérique.
Options
Centralisation par salarié : Cochez cette option si vous souhaitez regrouper les lignes de virement pour un
même salarié.
Retour à ligne
Salaires
Pour ajouter une ligne cliquer sur le bouton Ajouter, une fenêtre Ajouter une ligne de salaire s'ouvre.
La zone est remplie automatiquement par la fenêtre Ajouter une ligne de salaire.
Voir le bulletin : Ce bouton permet de visualiser le bulletin concerné par le virement, en sélectionnant la
ligne de salaire.
Rafraîchir les montants : Ce bouton permet de rafraîchir les montants lorsqu'il y eu des modifications sur le
bulletin.
Code du salarié : Champ non saisissable. Il s'agit du nom et du prénom du salarié.
Libellé : Champ saisissable rempli par défaut selon l'intitulé suivant: Salaire+ Période.
Montant : Champ non saisissable. Il reprend le net à payer du bulletin de salaire sélectionné.
RIB/BBAN : Ce champ permet de saisir le RIB ou le BBAN du salarié. Il est initialisé par défaut selon celui de
l'onglet règlement de la fiche salarié.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
69
IBAN : Ce champ permet de saisir l'IBAN du salarié. Il est initialisé par défaut selon celui de l'onglet
règlement de la fiche salarié.
BIC : Ce champ permet de saisir le BIC du salarié. Il est initialisé par défaut selon celui de l'onglet règlement
de la fiche salarié.
Banque : Ce champ permet de saisir la banque du salarié. Elle est initialisée par défaut selon celle de l'onglet
règlement de la fiche salarié.
Domiciliation : Ce champ permet de saisir la domiciliation de la banque du salarié. Elle est initialisée par
défaut selon celle de l'onglet règlement de la fiche salarié.
Code pays : Ce champ permet de saisir le code pays de la banque du salarié. Il est initialisé par défaut selon
celui de l'onglet règlement de la fiche salarié.
Motif économique : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le motif
économique de ce virement. Il est obligatoire pour les virements internationaux.
Référence : Ce champ permet de saisir la référence du virement.
DUCS
DUCS - Nouvelle DUCS
Pour préparer la déclaration unifiée des cotisations sociales il convient de renseigner les paramètres utiles à la
génération à l'aide de la fiche de préparation.
Onglet Paramètres
Type de DUCS
Vous devez sélectionner le type de DUCS que vous souhaitez. Actuellement 2 possibilités :
• URSSAF
• IRC/IP
Etablissement
Vous devez sélectionner le ou les établissements à prendre en compte dans la déclaration. Le choix des
établissements peut se faire de plusieurs façons :
• soit en saisissant directement dans les champs appropriés,
• soit en sélectionnant les établissements dans la liste.
Lorsque ni la borne de début ni la borne de fin ne sont renseignées cela signifie que ce sont tous les
établissements du dossier.
Période
Vous devez indiquer la période de votre déclaration. La période est une fourchette de mois dans laquelle il faut
définir le premier et le dernier mois.
Les deux bornes de cette fourchette, ainsi que tous les mois compris entre ces deux bornes sont inclus dans
cette période.
La date de fin de période doit être supérieure ou égale au premier mois de cette période.
Organisme
Vous devez sélectionner le ou les organismes à prendre en compte dans votre déclaration.
Seuls les organismes correspondant au type de DUCS sélectionné doivent apparaître, si ce n'est pas le cas,
vérifiez que sur chaque organisme le champ "Type de ducs" est correctement renseigné.
Options
Tenir compte de l’organisme collecteur : Cette option est cochée par défaut. Si votre organisme est le
collecteur des cotisations d'un autre organisme, cochez cette option.
Si vous êtes dans ce cas de figure, sur le champ organisme vous devez sélectionner le collecteur mais aussi
les organismes collectés.
Exemple :
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
70
L'URSSAF collecte les cotisations de Pôle Emploi. l'URSSAF est donc le collecteur de Pôle Emploi. Afin que les
cotisations de Pôle Emploi soient intégrées à la déclaration à destination de l'URSSAF il convient donc de cocher
cette option.
Pour que l'exemple ci-dessus fonctionne, il faut qu'au préalable le champ organisme collecteur soit
renseigné sur la fiche organisme de Pôle Emploi.
Faire une déclaration Néant : Cette case est à cocher si vous n’avez pas occupé de personnel durant la
période choisie ou s’il n’y a pas eu de salaire versé. La déclaration sera générée sans aucune cotisation, et
aucun paiement.
Faire une déclaration papier : Cette option permet de réaliser une impression de votre déclaration à partir
des données de paye.
Paiement
Mode de paiement : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le moyen de
paiement utilisé pour payer vos cotisations sociales. Trois choix possibles :
• Aucun : l'enregistrement servant au paiement ne sera pas présent dans votre déclaration.
• Utiliser le mode de paiement par défaut pour ce ou ces organisme(s) : l'enregistrement
servant au paiement sera présent dans votre déclaration avec les informations indiquées sur la fiche
caisse de l'organisme destinataire.
• Télérèglement : l'enregistrement servant au paiement sera présent dans votre déclaration avec les
informations indiquées sur la banque de l'établissement déclarant (Options + Société + Entreprise)
Si vous pratiquez le "Télérèglement" vous devez sélectionner Télérèglement sur le champ "Mode de
paiement" ce moyen de paiement, à chaque déclaration.
Si vos coordonnées bancaires comportent une erreur la déclaration ne pourra pas être générée.
Date d'exécution de l'ordre de paiement : Si vous utilisez le mode de règlement prélèvement ou
télérèglement, il convient de préciser la date d'exécution de l'ordre de paiement.
Référence de paiement : Champ de saisie libre permettant de saisir la référence du paiement. Cette
référence permet de rapprocher le paiement à la déclaration.
Payer les cotisations de : Ce filtre permet de sélectionner, à l’aide d’une liste déroulante la période sur
laquelle porte le paiement. Ce champ n'est à renseigner que dans le cas où le paiement porte sur une période
différente de celle de la déclaration.
Exemple :
Pour une déclaration récapitulative annuelle (DRA) à destination des caisses de retraite il convient le plus
souvent de déclarer les cotisations pour l'année entière mais avec un paiement ne portant que sur les
cotisations du dernier trimestre. Pour gérer ce cas de figure il convient d'indiquer une période de déclaration
allant du 01/01/NN au 31/12/NN et une période de paiement allant du 01/10/NN au 31/12/NN.
Chemin de déclaration du fichier EDI
Le chemin par défaut est : C:\Users\Public\Documents\DUCS EDI\xxx. Vous avez la possibilité d'indiquer un
autre chemin.
Les actions de la fiche de préparation
Préparer ou Actualiser
Une fois que tous les paramètres ont été renseignés, vous avez la possibilité soit :
• d'imprimer un état préparatoire
• d'accéder à l'éditeur de fichier afin de contrôler et éventuellement de modifier le contenu de votre
déclaration. Pour accéder à l'éditeur de fichier, cliquez sur le bouton Préparer ou Actualiser. Placezvous
sur l'onglet "Edition".
Si vous vous êtes trompé dans les paramètres renseignés, vous pouvez les modifier en revenant dans
l'onglet "Paramètres". N'oubliez pas de faire "Actualiser" pour charger votre déclaration avec les nouveaux
paramètres saisis.
Déclarer le fichier DUCS EDI
La fonction "Déclarer le fichier DUCS EDI" permet de convertir le fichier préparé au format tel qu'il est
demandé par le cahier des charges par chaque organisme.
Vous ne pouvez pas transmettre votre fichier tant que cette étape n'a pas été réalisée.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
71
Editeur de fichier DUCS
Cette partie vous permet de consulter ou modifier votre déclaration.
Votre déclaration est composée d'enregistrements.
Enregistrement DEB : Déclaration
Cet enregistrement décrit et référence la déclaration. Un fichier peut contenir plusieurs déclarations (plusieurs
DEB).
Exemple :
Une déclaration à destination de l'ARRCO et une autre à destinataion de l'AGIRC (mode gestion isolée). Un seul
fichier contenant 2 enregistrements DEB.
Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement DEB :
Identification de l'émetteur physique : Ce champ est renseigné avec le SIREN saisi dans les Paramètres
+ Société + Entreprise et le NIC de l'établissement déclarant ou désigné comme "Concerné par le CRE" ou le
SIRET de l'expert comptable.
Si l'option "Etablissement concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE)" (Paramètres + Société +
Entreprise) est décochée et que l'option "Utiliser les données de l'expert" est cochée alors l'identification de
l'émetteur sera celle de l'expert comptable (Paramètres + Société + Expert).
Si l'option "Etablissement concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE)" est cochée alors
l'identification de l'émetteur sera celle de l'établissement défini comme établissement concerné par le CRE.
Type de bordereau : Sur ce champ est indiqué la périodicité de votre déclaration (mensuelle, trimestrielle,
annuelle).
Enregistrement FR : Emetteur physique
Cet enregistrement décrit l'émetteur de la déclaration. Cet enregistrement est obligatoire.
Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement FR:
Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIREN saisi dans les Paramètres +
Société + Entreprise et le NIC de l'établissement déclarant.
Si l'option "Etablissement concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE)" (Paramètres + Société +
Entreprise) est décochée et que l'option "Utiliser les données de l'expert est cochée" alors l'identification de
l'intervenant sera celle de l'expert comptable (Paramètres + Société + Expert).
Si l'option "Etablissement concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE)" est cochée alors
l'identification de l'intervenant sera celle de l'établissement défini comme établissement concerné par le CRE.
Numéro de référence 1 : Cette rubrique n'est visible que dans le cas d'une DUCS de type IRC/IP. Cette
rubrique reprend la référence indiquée sur le champ numéro de la fiche de l'organisme destinataire.
Enregistrement DT : Entreprise / Déclarant
Cet enregistrement décrit le déclarant de la déclaration. Cet enregistrement est obligatoire.
Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement DT :
Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIREN saisi dans les Paramètres +
Société + Entreprise et le NIC de l'établissement déclarant.
Numéro de référence 1 : Cette rubrique n'est visible que dans le cas d'une DUCS de type IRC/IP. Cette
rubrique reprend la référence indiquée sur le champ numéro de la fiche de l'organisme destinataire.
Numéro de référence 2 : Cette rubrique n'est visible que dans le cas d'une DUCS de type IRC/IP. Cette
rubrique reprend le code APE renseigné sur l'établissement déclarant.
Adresse mél de l'intervenant : Cette rubrique reprend l'adresse mail indiquée au niveau du contact de
l'établissement déclarant.
Enregistrement MR : Organisme destinataire
Cet enregistrement décrit l'organisme social destinataire de la déclaration. Cet enregistrement est obligatoire.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
72
Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement MR :
Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIRET indiqué sur la fiche caisse de
l'organisme destinataire.
Numéro de référence 1 : Cette rubrique n'est visible que dans le cas d'une DUCS de type IRC/IP. Cette
rubrique reprend le champ code DUCS indiqué sur la fiche caisse de l'organisme destinataire.
Enregistrement AE: Tiers rédacteur
Cet enregistrement décrit le tiers rédacteur de la déclaration (Expert comptable). Il est facultatif. Il n'est
présent que si l'option "Utiliser les données de l'expert pour les déclarations" est cochée dans les Paramètres +
Société + Entreprise.
Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement AE :
Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIRET de l'expert comptable indiqué dans
les Préférences + Société + Expert.
Numéro de référence 1 : Cette rubrique n'est visible que dans le cas d'une DUCS de type IRC/IP. Cette
rubrique reprend la référence indiquée sur le champ numéro de la fiche de l'organisme destinataire.
Enregistrement FZ: Entité de regroupement
Cet enregistrement décrit l'entité de regroupement. Il est facultatif et n'est présent que pour les déclarations à
destination des URSSAF et si l'option "Etablissement en versement lieu unique (VLU)" est cochée dans les
Paramètres + Société + Entreprise.
Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement AE :
Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIRET de l'établissement défini comme
étant celui responsable du paiement groupé dans les Préférences + Société + Entreprise.
Enregistrement GEN : Généralités
Cet enregistrement décrit les généralités telles que le total des cotisations, l'effectif global URSSAF. Cet
enregistrement est obligatoire.
Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement GEN :
Effectif global de l'éntreprise au 31/12 : Cette rubrique n'est à produire que pour une DUCS de type
URSSAF et seulement si la déclaration est un TR (Tableau récapitulatif annuel)
Montant 1 : Cette rubrique indique le montant total des cotisations à payer (régularisation et acompte
inclus) (+ transport et taxe additionnelle en URSSAF).
Montant 2 : Cette rubrique permet d'indiquer un acompte ou un crédit à déduire. Cette rubrique n'est
présente que dans le cas d'une DUCS de type IRC/Ip.
Si vous saisissez un montant sur la rubrique Montant 2, vous devez absolument modifier manuellement la
rubrique montant 1 afin qu'elle tienne compte du montant 2.
Montant 3 : Cette rubrique permet d'indiquer une régularisation ou un débit à ajouter. Cette rubrique n'est
présente que dans le cas d'une DUCS de type IRC/Ip.
Si vous saisissez un montant sur la rubrique Montant 3, vous devez absolument modifier manuellement la
rubrique montant 1 afin qu'elle tienne compte du montant 2.
Nombre de lignes total : Cette rubrique indique le nombre de lignes de cotisations pour l'ensemble de la
déclaration
Enregistrement EN ou WP : Unité déclarée
Cet enregistrement décrit l'unité déclarée. Cet enregistrement est obligatoire. Une déclaration peut contenir
plusieurs unités déclarées.
Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement EN :
Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIRET de l'établissement de l'unité
déclarée.
Dans une DUCS de type URSSAF il y a une unité déclarée par établissement. Dans une DUCS de type IRC/IP
les unités représentent un contrat ou un centre payeur.
Numéro de référence 1 : Pour une DUCS de type URSSAF c'est le n° de compte cotisant.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
73
Le numéro de compte cotisant se renseigne sur chaque fiche établissement au niveau de l'onglet
Organismes.
Pour une DUCS de type IRC/IP c'est le numéro de contrat indiqué sur la fiche de l'organisme destinataire.
Votre organisme de retraite peut vous demander de gérer les unités déclarées par centre payeur, dans ce
cas, il convient de renseigner sur chaque fiche établissement au niveau de l'onglet Organismes le n° de centre
payeur.
Numéro de référence 2 : Cette rubrique indique le code APE de l'établissement déclaré. Cette rubrique n'est
présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF et uniquement pour une déclaration TR (Tableau
récapitulatif annuel).
Montant 1 : Cette rubrique indique le montant total des cotisations à payer de l'unité déclarée (régularisation
et acompte).
Montant 2 : Cette rubrique indique le montant total des cotisations versements transport. Cette rubrique
n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF et est renseignée que si l'unité déclarée comporte
plusieurs taux de transport.
Montant 3 : Cette rubrique indique le montant des régularisations de l'unité déclarée. Cette rubrique n'est
présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF.
Montant 4 : Cette rubrique indique le montant total des cotisations versements taxes additionnelles
transport. Cette rubrique n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF et est renseignée que si
l'unité déclarée comporte plusieurs taux de taxes additionnelles transport.
Quantité 1 : Cette rubrique indique l'effectif des salariés rémunérés au cours de la période de référence de la
déclaration. Cette rubrique n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF.
Quantité 2 : Cette rubrique indique l'effectif des salariés inscrits dans l'établissement au dernier jour de la
période de référence de la déclaration, y compris les salariés absents pour maladie ou congés (à l'exception des
apprentis). Cette rubrique n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF.
Enregistrement COT : Ligne de cotisation
Cet enregistrement décrit la ligne de cotisation. Cet enregistrement est facultatif (non présent dans le cas d'une
DUCS néant).
Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement COT :
Qualifiant ligne cotisation : Pour une ducs de type IRC/IP cette rubrique reprend le code risque indiqué sur
la fiche code DUCS. Pour une DUCS de type URSSAF cette rubrique est renseignée avec une valeur fixe non
paramétrable.
Type de cotisation : Cette rubrique reprend le code déclaré indiqué sur la fiche code DUCS.
Instruction codée : Pour une ducs de type IRC/IP cette rubrique reprend le code condition spéciale indiqué
sur la fiche code DUCS. Cette rubrique n'est pas renseignée pour une ducs de type URSSAF.
Pourcentage de cotisation : Pour une ducs de type URSSAF cette rubrique n'indique que les taux de
cotisations de transport, de taxe additionnelle de transport et d'accident de travail. Pour une ducs de type
IRC/IP cette rubrique indique le taux de cotisation. Si la rubrique est de type forfait cette rubrique n'est pas
renseignée.
Montant monétaire 1 : Pour une ducs de type URSSAF le montant monétaire 1 représente la base
déplafonnée. Pour une ducs de type IRC/IP le montant monétaire 1 représente le montant calculé de la
cotisation.
Montant monétaire 2 : Pour une ducs de type URSSAF le montant monétaire 2 représente la base
plafonnée ou la réduction de cotisation. Pour une ducs de type IRC/IP le montant monétaire 2 représente
l'assiette ou la valeur unitaire du forfait.
Quantité associée 1 : Cette rubrique indique l'effectif concerné par cette ligne.
Quantité associée 2 : Pour une ducs de type URSSAF la quantité 2 est utilisée uniquement pour la loi TEPA
et représente le nombre d'heures supplémentaires pour les codes 04 et 05. Pour une ducs de type IRC/IP la
quantité 2 représente le nombre de forfaits.
Numéro référence 1 : Pour une ducs de type IRC/IP cette rubrique reprend le code groupe cotisant indiqué
sur la fiche code DUCS. Cette rubrique n'est pas renseignée pour une ducs de type URSSAF.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
74
Numéro référence 2 : Cette rubrique reprend le champ code DUCS indiqué sur la fiche caisse de
l'organisme destinataire de la cotisation et non de la déclaration.
Exemple :
Vous transmettez vos déclarations au groupe Malakoff (G022). sur la rubrique référence 1de l'enregistrement
MR sera indiqué G022.
Par contre sur l'enregistrement COT devra être indiqué le code organisme destinataire de la cotisation, à savoir
0012 si c'est une cotisation à destination de la prévoyance, A202 si c'est une cotisation à destination de
l'ARRCO......
Enregistrement TRS : Versement transport
Cet enregistrement décrit le versement transport. Il est facultatif et ne doit être présent que si l'unité déclarée
comporte des taux transport multiples.
Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement TRS :
Identification de lieu : Cette rubrique reprend le code INSEE de la commune saisi sur la fiche salarié
(Onglet Déclarations).
Enregistrement TAT : Taxe additionnelle transport
Cet enregistrement décrit le versement de la taxe additionnelle transport. Il est facultatif et ne doit être présent
que si l'unité déclarée comporte des taux de taxe transport multiples.
Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement TAT :
Identification de lieu : Cette rubrique reprend le code INSEE de la commune saisi sur la fiche salarié
(Onglet Déclarations).
Enregistrement PAI : Paiement
Cet enregistrement décrit le paiement. Cet enregistrement est facultatif.
Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement PAI :
Montant réglé : Cette rubrique indique le montant qui va être versé à l'organisme destinataire de la
déclaration.
Date associée au paiement : La date qui est produite sur cette rubrique est celle indiquée dans l'assistant
de préparation à la DUCS.
Editeur de déclaration
Ajouter un enregistrement : L'ajout se fait par le menu contextuel (clic droit).
Si le menu contextuel ne vous propose pas l'option "Ajouter" c'est que l'enregistrement ne peut pas être
ajouté. Plusieurs raisons :
- L'enregistrement ne peut pas être ajouté à l'emplacement sélectionné,
- L'enregistrement est déjà présent et ne peut pas l'être une seconde fois.
Supprimer : La suppression se fait par le menu contextuel (clic droit). Elle permet de supprimer un
enregistrement de la déclaration.
Si le menu contextuel ne vous propose pas l'option "Supprimer" c'est que l'enregistrement est obligatoire et
donc non supprimable.
Il n'est pas possible de supprimer une rubrique (partie droite de l'écran).
Déclarer le fichier DUCS EDI : Une fois votre fichier vérifié et/ou corrigé, vous devez le déclarer afin qu'il soit
au format autorisé par la norme. Pour cela, cliquez sur le bouton "Déclarer" et suivez les étapes.
Les erreurs
En bas de l'écran vous disposez d'un récapitulatif des erreurs du fichier.
Pour corriger une ligne vous pouvez directement saisir dans la colonne "valeur".
Certaines rubriques proposent des listes de choix. A vous de sélectionner la valeur attendue.
Pensez à enregistrer vos modifications à l'aide du bouton "Enregistrer" située en haut à gauche de l’écran ou
par le menu Fichier + Enregistrer.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
75
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Etat de paye
Sous catégorie : Etat des charges
Sous catégorie : Etat des variables
Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA
....
Catégorie principale : Salariés
Sous catégorie : Salarié
Sous catégorie : Etat des absences
Sous catégorie : Etat des congés payés
...
Catégorie principale : Bulletins...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle".
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes.
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut.
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
PARAMETRES DE PAYE
Paramètres de paye - Démarrer une tâche
Accès : Paramètres de paye - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez, en début des fonctions associées, d'une entrée de
menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Ajouter une publication Reports On Line
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des publications. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
une fiche publication.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
76
Ajouter un compte Reports On Line
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des comptes du ROL. Double cliquer sur une ligne pour
ouvrir une fiche compte du ROL.
Variables : permet d'accéder à la liste des variables à saisir et des variables formule.
Rubriques : permet d'accéder à la liste des rubriques de brut, des rubriques de cotisation, des rubriques de
net, des rubriques de commentaire, des rubriques intermédiaire.
Constantes : permet d'accéder à la liste des taux et des plafonds et smic.
Tables de calcul : permet d'accéder à la liste des tables de calcul.
CONSTANTES
Liste des constantes
Accès: Paramètres de paye- Constantes
La gestion de la liste des constantes est commune à toutes les listes.
Cette liste affiche tous les constantes créées et enregistrées selon trois onglets:
Taux: Cet onglet affiche uniquement les constantes de type taux
Valeurs: Cet onglet affiche uniquement les constantes de type valeur.
Tous: Cet onglet recense l'ensemble des constantes.
Chaque onglet présente un regroupement par thème afin de faciliter les recherches.
Les tâches Activer et Inactiver sont disponibles soit dans la barre de tâche du volet de navigation ou bien par
le menu contextuel.
Les suppressions restent possibles si la constante n'est pas utilisée dans une rubrique ou une fonction par
exemple.
Fiche Constantes
Accès: Paramètres de paye- Constantes
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
En tête
Type : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système si votre constante est un
taux ou une valeur. La sélection détermine la présentation de l'onglet Valeurs.
Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la constante. Il permet par la suite
d'effectuer un regroupement sur la liste des constantes.
Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes,
vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible
par l'icône .
Code: Saisissez un code limité à 32 caractères de type alphanumérique.
Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement.
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la constante que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce taux dans les listes déroulantes en vue
standard.
Les onglets
DETAIL DES FONCTIONNALITES
77
Valeurs
Pour saisir sur cet onglet, cliquer sur le bouton Ajouter de l'onglet Valeurs, une ligne saisissable apparaîtra.
Période: Ce champ vous permet de saisir, manuellement ou l'aide du calendrier, la période (mois et année) à
partir de laquelle la constante entre en vigueur.
Vous pouvez saisir la nouvelle valeur d'une constante par anticipation. Le calcul du bulletin s'effectuera avec
la constante en vigueur sur la période de paye du bulletin, ou bien la période d'emploi lorsque l'option est
cochée dans la fiche salarié.
S'il s'agit d'une valeur :
Valeur: Ce champ vous permet de saisir la valeur de la constante, manuellement ou à l'aide de la calculatrice
accessible par l'icône .
Il est possible d'interroger cette constante dans une rubrique en saisissant le code de cette constante.
S'il s'agit d'un taux:
Taux salarial: Saisissez un taux salarial sous un format de type pourcentage.
Si vous souhaitez noter un taux de 2% , saisissez 2 et non 0,02.
Taux patronal: Saisissez un taux patronal sous un format de type pourcentage.
Il est possible d'interroger cette constante dans une rubrique par la syntaxe suivante: Code de la
constante.tauxsal ou Code de la constante.tauxpat
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
VARIABLES
Fiche Variables
Accès : Paramètres de paye-Variables
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
En tête
Code: Saisissez un code limité à 32 caractères de type alphanumérique.
Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement.
Type : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système si votre constante est de
type "à saisir" ou de type "formule".
Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la variable. Il permet par la suite
d'effectuer un regroupement sur la liste des variables.
Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes,
vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible
par l'icône .
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la variable que vous souhaitez ajouter.
Report mensuel: Cette option n'apparaît que pour les variables de type "A saisir". Cochez cette option si
vous souhaitez que la valeur saisie sur un mois soit reportée les mois suivants.
Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette variable dans les listes déroulantes
en vue standard.
Les onglets
Formule
Cet onglet vous permet de saisir la formule nécessaire au calcul de la variable.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
78
Pour obtenir de l'aide sur la mise en place des formules, cliquez ici.
Cet onglet est disponible uniquement si la variable est de type "formule".
Vous ne pouvez pas faire appel à des rubriques dans les variables.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
Liste des variables
Accès: Paramètres de paye- Variables
La gestion de la liste des variables est commune à toutes les listes.
Cette liste affiche tous les variables créées et enregistrées selon trois onglets:
Variables à saisir : Cet onglet affiche uniquement les variables de type A saisir.
Variables calculées : Cet onglet affiche uniquement les variables de type Formule.
Tous: Cet onglet recense l'ensemble des variables.
Chaque onglet présente un regroupement par thème afin de faciliter les recherches.
Les tâches Activer et Inactiver sont disponibles soit dans la barre de tâche du volet de navigation ou bien par
le menu contextuel.
Les suppressions restent possibles si la variable n'est pas utilisée dans une rubrique ou une fonction par
exemple.
RUBRIQUES
Liste des rubriques
Accès: Paramètres de paye-Rubriques
La gestion de la liste des rubriques est commune à toutes les listes.
Cette liste affiche toutes les rubriques créées et enregistrées, triées par type de rubrique. Les onglets suivants
sont donc disponibles: Rubrique de brut, Rubrique de cotisation, Rubrique de net, Rubrique de commentaire,
Rubrique intermédiaire. L'onglet Tous recense l'ensemble des rubriques.
Chaque onglet présente un regroupement par thème afin de faciliter les recherches.
Les tâches Activer et Inactiver sont disponibles soit dans la barre de tâche du volet de navigation ou bien par
le menu contextuel.
Les suppressions restent possibles si le rubrique n'est pas utilisée dans un profil ou un bulletin.
Rubrique de brut
Accès: Paramètres de paye- Rubrique- Rubriques de brut
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
En tête
Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique.
Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement.
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la rubrique que vous souhaitez ajouter.
Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite
d'effectuer un regroupement sur la liste des rubriques.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
79
Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes,
vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible
par l'icône .
Type : Champ non saisissable. Il est défini au moment de la création de la rubrique.
Sous-type: Précisez si la rubrique est de type gain ou retenue.
Cette précision est nécessaire à l'évaluation des cumuls.
Compte de charge: Le logiciel propose par défaut la racine 641, correspondant aux comptes de
rémunérations du personnel. Cliquez sur l'icône pour consulter le Plan Comptable Général.
Cette information est nécessaire au transfert comptable
Validité: Ce champ permet de sélectionner, à l'aide d'une fenêtre, les périodes pour lesquelles vous
souhaitez que cette rubrique soit disponible sur le bulletin. Il permet également de prendre en considération le
statut de présence du salarié.
Imprimer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système les conditions d'impression
de la rubrique sur le bulletin. Trois conditions sont disponibles Si non nulle/Jamais/Toujours.
Rubriques liées: Ce champ permet à l'aide de la fenêtre accessible par l'icône ... de définir des rubriques
liées à la rubrique principale. Ainsi, lorsque vous ajouterez cette rubrique principale dans un bulletin ou un
profil, les rubriques liées s'afficheront automatiquement.
La suppression d'une de ces rubriques n'entraînent pas la suppression des rubriques liées.
Absences: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner un type d'absences. Cette liaison permet
d'afficher sur le bulletin, la période d'absence, dès lors qu'une absence de ce type est saisie.
Si le type d'absences que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des
absences, vous avez la possibilité de créer un nouveau type d'absences en sélectionnant Ajouter dans la liste
déroulante accessible par l'icône .
Dates à préciser sur le bulletin: Cette option vous permet de préciser sur le bulletin la période à laquelle
correspond cette rubrique afin de le préciser sur vos déclarations.
Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette rubrique dans les listes déroulantes
en vue standard.
Les onglets
Paramétrage: Cet onglet permet de définir le paramétrage de la rubrique.
Cumuls : Cet onglet permet de paramétrer les cumuls liés à cette rubrique.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
Rubrique de cotisation
Accès: Paramètres de paye- Rubriques- Rubriques de cotisation
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
En tête
Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique.
Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement.
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la rubrique que vous souhaitez ajouter.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
80
Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite
d'effectuer un regroupement sur la liste des rubriques.
Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes,
vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible
par l'icône .
Type : Champ non saisissable. Il est défini au moment de la création de la rubrique.
Régime: Ce champ permet de saisir ou sélectionner le régime correspondant à la rubrique.
Si le régime que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des régimes,
vous avez la possibilité de créer un nouveau régime en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible
par l'icône .
Organisme : Ce champ permet de saisir ou sélectionner l'organisme correspondant à la rubrique.
Une pré-sélection des organismes est établie sur l'onglet "Courants" selon le régime sélectionné sur le
champ précédent.
Si l'organisme que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des
organismes, vous avez la possibilité de créer un nouvel organisme en sélectionnant Ajouter dans la liste
déroulante accessible par l'icône .
Ne pas prendre en compte le taux: Cette option permet de ne pas afficher le détail sur l'état des charges,
d'un éventuel changement de taux en cours d'année.
Validité: Ce champ permet de sélectionner, à l'aide d'une fenêtre, les périodes pour lesquelles vous
souhaitez que cette rubrique soit disponible sur le bulletin. Il permet également de prendre en considération le
statut de présence du salarié.
Imprimer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, les conditions d'impression
de la rubrique sur le bulletin. Trois conditions sont disponibles Si non nulle/Jamais/Toujours.
Rubriques liées: Ce champ permet à l'aide de la fenêtre accessible par l'icône ... de définir des rubriques
liées à la rubrique principale. Ainsi, lorsque vous ajouterez cette rubrique principale dans un bulletin ou un
profil, les rubriques liées s'afficheront automatiquement.
La suppression d'une de ces rubriques n'entraînent pas la suppression des rubriques liées.
Contrat : Ce champ permet de lier un contrat de prévoyance pour les rubriques de cotisations de
prévoyance, afin de faciliter la déclaration N4DS.
Si le Contrat de prévoyance que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le
fichier des contrats, vous avez la possibilité de créer un nouveau contrat en sélectionnant Ajouter dans la liste
déroulante accessible par l'icône .
Type d'activité : Ce champ permet de classer les rubriques par secteur d'activité. Les rubriques visibles dans
les listes pages dépendent du ou des types d'activité définis dans les options entreprise.
Codes DUCS : Ce champ permet de rattacher le ou les codes DUCS correspondant au type de la rubrique.
Sans cela, la déclaration unique des cotisations sociales (DUCS) ne pourra pas fonctionner correctement.
Pour rattacher votre code DUCS, cliquez sur l'icône .... Une fenêtre "Codes DUCS associés" s'ouvre. Utilisez le
bouton "Ajouter" puis saisissez ou sélectionnez le code DUCS souhaité. Recommencez l'opération autant de
fois que vous avez de codes DUCS à paramétrer.
Option utiliser les formules par défaut : Cette option signifie que les formules utilisées pour
évaluer la rubrique seront celles indiquées sur la fiche code DUCS. Toutefois si les formules ne vous
conviennent pas vous avez la possibilité de décocher cette option. A partir de là, le bouton "Formules"
deviendra actif et vous pourrez modifier les formules sans avoir à créer une nouvelle fiche code DUCS.
Les formules évaluées deviendront celles définies sur la rubrique et non plus celles de la fiche code
DUCS.
Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette rubrique dans les listes déroulantes
en vue standard.
Les onglets
Paramétrage: Cet onglet permet de définir le paramétrage de la rubrique
DETAIL DES FONCTIONNALITES
81
Cumuls : Cet onglet permet de paramétrer les cumuls liés à cette rubrique.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
Rubrique de net
Accès: Paramètres de paye-Rubriques-Rubrique de net
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
En tête
Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique.
Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement.
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la rubrique que vous souhaitez ajouter.
Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite
d'effectuer un regroupement sur la liste des rubriques.
Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes,
vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible
par l'icône .
Type : Champ non saisissable. Il est défini au moment de la création de la rubrique.
Sous-type: Précisez si la rubrique est de type gain ou retenue.
Cette précision est nécessaire à l'évaluation des cumuls.
Compte de charge: Le logiciel propose par défaut la racine 641, correspondant aux comptes de
rémunérations du personnel. Cliquez sur l'icône pour consulter le Plan Comptable Général.
Cette information est nécessaire au transfert comptable.
Validité: Ce champ permet de sélectionner à l'aide d'une fenêtre les périodes pour lesquelles vous souhaitez
que cette rubrique soit disponible sur le bulletin. Il permet également de prendre en considération le statut de
présence du salarié.
Imprimer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système les conditions d'impression
de la rubrique sur le bulletin. Trois conditions sont disponibles Si non nulle/Jamais/Toujours.
Rubriques liées: Ce champ permet à l'aide de la fenêtre accessible par l'icône ... de définir des rubriques
liées à la rubrique principale. Ainsi, lorsque vous ajouterez cette rubrique principale dans un bulletin ou un
profil, les rubriques liées s'afficheront automatiquement.
La suppression d'une de ces rubriques n'entraînent pas la suppression des rubriques liées.
Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette rubrique dans les listes déroulantes
en vue standard.
Les onglets
Paramétrage: Cet onglet permet de définir le paramétrage de la rubrique.
Cumuls : Cet onglet permet de paramétrer les cumuls liés à cette rubrique.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
Rubrique intermédiaire
Accès: Paramètres de paye- Rubriques-Rubrique intermédiaire
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
82
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
En tête
Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique.
Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement.
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la rubrique que vous souhaitez ajouter.
Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite
d'effectuer un regroupement sur la liste des rubriques.
Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes,
vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible
par l'icône .
Type : Champ non saisissable. Il est défini au moment de la création de la rubrique.
Validité: Ce champ permet de sélectionner, à l'aide d'une fenêtre, les périodes pour lesquelles vous
souhaitez que cette rubrique soit disponible sur le bulletin. Il permet également de prendre en considération le
statut de présence du salarié.
Imprimer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, les conditions d'impression
de la rubrique sur le bulletin. Trois conditions sont disponibles Si non nulle/Jamais/Toujours.
Rubriques liées: Ce champ permet, à l'aide de la fenêtre accessible par l'icône ... ,de définir des rubriques
liées à la rubrique principale. Ainsi, lorsque vous ajouterez cette rubrique principale dans un bulletin ou un
profil, les rubriques liées s'afficheront automatiquement.
La suppression d'une de ces rubriques n'entraînent pas la suppression des rubriques liées.
Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette rubrique dans les listes déroulantes
en vue standard.
Les onglets
Paramétrage: Cet onglet permet de définir le paramétrage de la rubrique.
Cumuls : Cet onglet permet de paramétrer les cumuls liés à cette rubrique.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
Rubrique de commentaire
Accès: Paramètres de paye- Rubriques-Rubrique de commentaire
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
En tête
Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique.
Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement.
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la rubrique que vous souhaitez ajouter.
Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite
d'effectuer un regroupement sur la liste des rubriques.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
83
Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes,
vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible
par l'icône .
Type : Champ non saisissable. Il est défini au moment de la création de la rubrique.
Validité: Ce champ permet de sélectionner à l'aide d'une fenêtre, les périodes pour lesquelles vous souhaitez
que cette rubrique soit disponible sur le bulletin. Il permet également de prendre en considération le statut de
présence du salarié.
Imprimer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, les conditions d'impression
de la rubrique sur le bulletin. Trois conditions sont disponibles Si non nulle/Jamais/Toujours.
Rubriques liées: Ce champ permet, à l'aide de la fenêtre accessible par l'icône ..., de définir des rubriques
liées à la rubrique principale. Ainsi, lorsque vous ajouterez cette rubrique principale dans un bulletin ou un
profil, les rubriques liées s'afficheront automatiquement.
La suppression d'une de ces rubriques n'entraînent pas la suppression des rubriques liées.
Afficher dans la colonne: Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système la colonne
dans laquelle vous souhaitez voir s'afficher l'information. Les colonnes disponibles sont Nombre ou Base/Taux
salarial/Taux patronal/Gain salarial/Retenue salariale/ Montant patronal.
Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette rubrique dans les listes déroulantes
en vue standard.
Les onglets
Paramétrage: Cet onglet permet de définir le paramétrage de la rubrique
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
TABLES DE CALCUL
Fiche Table de calcul
Accès: Paramètres de paye-Tables de calcul
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
Les tables de calcul permettent de créer un tableau de données à une ou deux entrées. Cette table est ensuite
utilisable dans une fonction ou une rubrique par exemple, grâce à la syntaxe suivante Code de la table de calcul
[], en prenant soin de préciser entre crochets les éléments nécessaires au calcul.
Le salaire d'un apprenti est défini selon un pourcentage du SMIC d'après son âge et son année de scolarité.
Une table de calcul à double entrée permet de stocker les valeurs de ces pourcentages. Ainsi, la table de calcul
peut être utilisée dans la rubrique du salaire mensuel de l'apprenti. Le calcul s'effectuera automatiquement
grâce à la table de calcul, pour laquelle l'âge et l'année de scolarité ont été renseignés.
En tête
Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique.
Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement.
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la table de calcul que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette table de calcul dans les listes
déroulantes en vue standard.
Les onglets
Paramétrage
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
84
Dimension
Les dimensions permettent de renseigner les intervalles ou les valeurs pour lesquelles il existe une donnée
correspondante. Il est possible d'avoir une ou deux dimensions. Leur paramétrage est identique.
Libellé: Saisissez la description de votre dimension
Type: Sélectionnez parmi une liste de valeurs système le type d'intervalle que vous souhaitez :
Index: A une valeur correspond une autre valeur.
Intervalle: A un intervalle correspond une valeur.
Intervalle progressif: les valeurs de chaque intervalle se cumulent.
Pour ajouter une ligne dans la grille, cliquer sur le bouton Ajouter au dessus de la grille.
Libellé: Saisissez le libellé des lignes de votre table de calcul.
Valeur: Champ disponible uniquement pour le type Index. Saisissez une valeur ou taux.
Intervalle de début: Champ disponible uniquement pour les types Intervalle et Intervalle progressif.
Saisissez la borne de début de l'intervalle. La valeur sera incluse dans l'intervalle. Sur le premier intervalle,
vous pouvez choisir le symbole moins l'infini, ce qui vous permettra de ne pas mettre de borne de début.
Intervalle de fin: Champ disponible uniquement pour les types Intervalle et Intervalle progressif.
Saisissez la borne de fin de l'intervalle. La valeur sera exclue de l'intervalle. Sur le dernier intervalle, vous
pouvez choisir le symbole plus l'infini, ce qui vous permettra de ne pas mettre de borne de fin.
Table de calcul
Une fois les dimensions paramétrées, saisissez directement dans la table de calcul, les données
correspondantes aux différents intervalles ou valeurs.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
Liste des tables de calcul
Accès : Paramètres de paye - Table de calcul
La gestion de la liste des tables de calcul est commune à toutes les listes.
Cette liste affiche tous les tables de calcul créées et enregistrées.
Les suppressions restent possibles si le table de calcul n'est pas utilisée dans une rubrique ou une fonction
par exemple.
NATURES DE RUBRIQUE
Liste des natures de rubriques
Accès : Paramètres - Divers - Natures de rubriques
La gestion de la liste des natures des rubriques est commune à toutes les listes.
Cette liste affiche toutes les natures de rubriques créées et sauvegardées pour tous les établissements
confondus.
Les suppressions restent possibles si la nature n'est pas rattachée à une rubrique.
Fiche Nature de rubrique
Accès : Paramètres de paye- Nature de rubrique
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
85
Les natures de rubriques permettent de créer automatiquement des cumuls d'après les sous natures ainsi qu'un
cumul global généré d'après la nature de rubrique.
Vous retrouvez ces cumuls dans la liste page des cumuls avec les syntaxes suivantes:
SCAT_Nom de la sous nature pour les cumuls alimentés et CAT_Code de la nature de rubrique pour les cumuls
calculés.
En tête
Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique.
Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement.
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la nature de rubrique que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette nature de rubrique dans les listes
déroulantes en vue standard.
Les Onglets
Paramètres
Sous natures
Code: Saisissez un code limité à 32 caractère de type alphanumérique. Les espaces ne sont pas autorisés.
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la sous nature que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette sous nature dans les listes
déroulantes en vue standard.
Méthodes d'alimentations
La ou les méthode(s) d'alimentation choisies seront communes à tous les cumuls correspondant aux sous
natures.
Alimenté par: Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type de rubrique qui
alimentera le cumul.
Augmenter/Diminuer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, si la méthode
d'alimentation de la rubrique augmente ou diminue la valeur du cumul.
Méthode d'alimentation : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le
montant qui vient alimenter le cumul. Les montants disponibles sont: la base de la ligne/ le taux/ le montant/
une formule.
Pour les rubriques de cotisations, la distinction Salarial/Patronal est disponible.
Formule : Ce champ est saisissable uniquement si la méthode d'alimentation choisie est "Formule". Ce
champ vous permet de saisir la formule qui alimentera ce cumul.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
FONCTIONS
Liste des fonctions
Accès : Paramètres de paye - Fonctions
La gestion de la liste des fonctions est commune à toutes les listes.
Cette liste affiche tous les fonctions créées et enregistrées.
Les suppressions restent possibles si la fonction n'est pas utilisée dans une rubrique.
Fiche Fonctions
Accès : Paramètres de paye-Fonctions
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
86
Les fonctions ont pour objectif de simplifier la rédaction des formules dans les rubriques et d'éviter de répéter
certains éléments communs à plusieurs rubriques. La mise à jour d'une fonction permet ainsi de diffuser
l'information à toutes les rubriques qui font appel à une même fonction.
En tête
Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique.
Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement.
Type de retour: Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, le format sous lequel
la fonction renvoie l'information. Trois types de retour sont disponibles: Numérique/Date/Booléen.
Portée: Ce champ permet de définir si la fonction fait appel uniquement à des variables ou bien également à
des champs du bulletin.
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la fonction que vous souhaitez ajouter.
Déclaration: Champ non saisissable. Il précise la syntaxe à utiliser pour interroger cette fonction dans une
rubrique par exemple.
Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette fonction dans les listes déroulantes
en vue standard.
Les onglets
Formule
Cet onglet permet de saisir une formule, à l'aide de variables, de tables de calcul ou encore d'une autre
fonction, etc...
Pour obtenir de l'aide sur la mise en place des formules, cliquez ici.
Paramètres
Lorsqu'une fonction est commune à plusieurs rubriques, mais que les opérandes de la formule font appel à des
valeurs différentes, il est possible de créer des paramètres. Il faut, pour cela, saisir une formule de calcul avec
des paramètres, qui seront par la suite remplacés par les valeurs appropriées dans les rubriques faisant appel à
cette fonction.
Dans la fonction CP_REGLE_MAINTIEN, suivant la rubrique dans laquelle elle est interrogée, la fonction fait
appel aux CP Pris en N ou en N-1. Pour cela, on crée un paramètre CONGES, qui sera remplacé dans la rubrique
par CP.Pris N ou CP.PrisN1 selon la rubrique appropriée.
Nom: Saisissez un nom de paramètre limité à 32 caractères de type alphanumérique.
Type : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type du paramètre. Les types
disponibles sont: Numérique/Date/Booléen/Rubrique de brut/Rubrique de net/Rubrique de cotisation/ Valeurs
cumulables.
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé du paramètre que vous souhaitez ajouter.
L'ordre dans lequel sont saisis les paramètres devra être conservé lorsqu'ils seront remplacés par les
valeurs correspondantes dans une rubrique.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
CUMULS
Fiche Cumuls
Accès : Paramètres de paye-Cumuls
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
En tête
Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
87
Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement.
Type Formule: Cette option permet d'alimenter un cumul par une formule de son choix. Une fois l'option
cochée, l'onglet Formule apparaît.
Cumul de taux : Cette option permet de choisir que lorsque le cumul fait appel à un cumul de taux , l'arrondi
se fasse à 3 décimales et non à 2 (standard logiciel)
Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite
d'effectuer un regroupement sur la liste des cumuls.
Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes,
vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible
par l'icône .
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé du cumul que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce cumul dans les listes déroulantes en
vue standard.
Les onglets
Méthode d'alimentation par défaut
Cet onglet est disponible uniquement lorsque l'option Type formule n'est pas cochée.
Pour ajouter une ligne cliquer sur le bouton Ajouter de l'onglet.
Alimenté par: Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type de rubrique qui
alimentera ce cumul.
Augmenter/Diminuer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, si la rubrique
augmente ou diminue la valeur du cumul.
Méthode d'alimentation : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le
montant qui vient alimenter le cumul. Les montants disponibles sont: la base de la ligne/ le taux/ le montant/
une formule.
Pour les rubriques de cotisations, la distinction Salarial/Patronal est disponible.
Formule : Ce champ est saisissable uniquement si la méthode d'alimentation choisie est "Formule". Ce
champ vous permet de saisir la formule qui alimentera ce cumul.
Pour obtenir de l'aide sur la mise en place des formules, cliquez ici.
Alimenté par défaut : Si vous cochez cette option, toutes les rubriques crées selon le type défini dans la
colonne "Alimenté par", alimenteront ce cumul. Le cumul sera donc visible par défaut dans l'onglet Cumuls des
rubriques en question.
Afficher comme propriété : Cocher cette option vous permet d'afficher une propriété qui sera visible dans
toutes les rubriques du type défini dans la colonne "Alimenté par", dans la partie Propriétés de l'onglet
Paramétrage.
Libellé de propriété: Champ saisissable limité à 255 caractères de type alphanumérique, uniquement si
l'option "Afficher comme propriété" est cochée.
Formule
Cet onglet est disponible uniquement lorsque l'option Type formule est cochée.
Saisissez la formule de votre choix grâce à l'aide à la saisie qui alimentera le cumul crée, indifféremment du
type de la rubrique.
Pour obtenir de l'aide sur la mise en place des formules, cliquez ici.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
Liste des cumuls
Accès: Paramètres de paye- Cumuls
La gestion de la liste des rubriques est commune à toutes les listes.
Cette liste affiche tous les cumuls crées et enregistrés selon trois onglets:
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
88
Cumuls alimentés: Cet onglet affiche uniquement les cumuls paramétrés avec une méthode d'alimentation
ou bien issus des sous natures de rubrique, ou encore de la création d'un régime.
Cumuls calculés: Cet onglet affiche les cumuls de type Formule ou bien issus des natures de rubriques, ou
encore de la création d'un régime.
Tous: Cet onglet recense l'ensemble des cumuls.
Chaque onglet présente un regroupement par thème afin de faciliter les recherches.
Les tâches Activer et Inactiver sont disponibles soit dans la barre de tâche du volet de navigation ou bien par
le menu contextuel.
Les cumuls créés à partir d'un régime ou d'une nature de rubrique ne peuvent pas être supprimés à partir
de la liste des cumuls. Ces cumuls ne peuvent supprimés qu'à partir de la fiche Nature de rubrique ou bien la
fiche Régime. Les suppressions restent possibles si le cumul n'est pas utilisée dans une rubrique.
Fiche d'une grille de cumuls
Accès : Paramètres de paye - Cumuls - Grilles de cumuls
En tête
Code: Saisissez un code de type alphanumérique.
Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement.
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé du de la grille des cumuls que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette grille dans les listes déroulantes en
vue standard.
Les onglets
Cumuls
Cet onglet vous permet de définir les cumuls qui vont composés votre grille.
Pour ajouter un cumul, deux possibilités :
• Le bouton Ajouter,
• Menu contextuel + Ajouter (clic droit)
Pour insérer un cumul parmi d'autres cumuls, positionnez-vous en dessous de l'endroit où placer votre cumul
puis cliquer sur Insérer.
Pour supprimer un cumul, cliquez sur le bouton Supprimer.
Vous pouvez changer la position d'un cumul à l'aide des boutons Monter et Descendre.
Tranches
Cet onglet vous permet de définir les tranches qui vont composés votre grille.
Pour ajouter une tranche, 2 possibilités :
• Le bouton Ajouter,
• Menu contextuel + Ajouter (clic droit)
Pour insérer une tranche parmi d'autres tranches, positionnez-vous en dessous de l'endroit où placer votre
tranche puis cliquer sur Insérer.
Pour supprimer une tranche, cliquez sur le bouton Supprimer.
Vous pouvez changer la position d'une tranche à l'aide des boutons Monter et Descendre.
Notes
La gestion d'une "Notes" est commune à toutes les fiches.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
89
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Etat de paye
Sous catégorie : Etat des charges
Sous catégorie : Etat des variables
Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA
....
Catégorie principale : Salariés
Sous catégorie : Salarié
Sous catégorie : Etat des absences
Sous catégorie : Etat des congés payés
...
Catégorie principale : Bulletins...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle".
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes.
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut.
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
PARAMETRES
Paramètres - Démarrer une tâche
Accès : Paramètres - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez, en début des fonctions associées, d'une entrée de
menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
90
• Informations société : permet d'accéder aux options du dossier telles que les coordonnées, les
préférences graphiques utilisateurs, les préférences utilisateurs, les préférences comptables et de
transfert, la police, et la synchronisation...
• Services : permet d'accéder à la liste des services.
• Natures d'emploi : permet d'accéder à la liste des natures d'emploi.
• Régimes de cotisation : permet d'accéder à la liste des régimes.
Fiche Banques
Accès : Paramètres - Banques
La gestion de la fiche Banque est commune à toutes les fiches.
Une fiche Banque est accessible à partir de la liste des Banques.
Créer une fiche Banque est une opération est indispensable pour exécuter les transferts de règlements vers
l'application Comptabilité Open Line.
Une banque s'identifie par les éléments suivants :
Le code banque *
Saisissez un identifiant unique pour votre banque.
Cet identifiant est limité à 5 caractères alphanumériques.
Le nom de la banque *
Saisissez le nom de votre banque.
Ce nom est limité à 40 caractères alphanumériques.
Onglet Adresse
Les informations ci-dessous correspondent aux coordonnées de la banque.
Adresse
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
- si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, alors la ville et le pays sont renseignés par
défaut,
- si celui-ci existe mais n’est pas unique, alors la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie,
- si celui-ci n’existe pas, alors le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table
des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche Code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône.
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ Ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
91
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraîne pas la création d’une nouvelle
fiche Code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ Département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
Département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante.
Pays
Champ saisissable.
Le champ Pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche Pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante.
Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Ce champ permet de saisir le site web lié à cette adresse.
Contact
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumériques).
Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans votre fichier des
civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste
déroulante.
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Fonction
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Prénom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Service/Bureau
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
E-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Permet de saisir l'e-mail du contact.
Onglet Comptabilité
Cet onglet vous permet de saisir :
Le compte de banque
Le journal de banque
Onglet Coordonnées bancaires
Cet onglet vous permet de définir les coordonnées bancaires de votre compte et de définir les éléments
nécessaires à l'établissement des fichiers de virements / prélèvements.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
92
Les RIB/BBAN, IBAN et BIC sont les coordonnées de votre compte bancaire : elles se trouvent sur le
R.I.B. transmis par votre établissement bancaire.
RIB / BBAN
Champ saisissable de 46 caractères alphanumériques.
Si dans l'adresse de la banque le code Pays est FR (France), une vérification sera réalisée sur le RIB/BBAN
IBAN
Champ saisissable de 50 caractères alphanumériques.
Si dans l'adresse de la banque le code Pays est FR (France), une vérification sera réalisée sur l'IBAN
BIC
Champ saisissable de 11 caractères alphanumériques.
Si dans l'adresse de la banque le code Pays est FR (France), un contrôle de cohérence est réalisée sur le
RIB/BBAN et l'IBAN
ETEBAC
o Numéro national d'emetteur (NNE)
Numéro spécifique que vous devez demander à votre banque et qui est indispensable pour effectuer des
virements informatiques au format CFONB.
Champ saisissable de 6 caractères numériques.
Il est obligatoire pour pouvoir générer le fichier ETEBAC.
o Formater le ficher ETEBAC (retour à la ligne)
Case à cocher permettant de définir le paramétrage du fichier ETEBAC avec des retours à la ligne.
Pour savoir si vous devez ou non sélectionner cette case, vous devez contacter votre banque.
SEPA
o Identifiant de créancier SEPA (ICS)
Champ saisissable de 35 caractères numériques maximum (minimum 8).
Il est obligatoire pour pouvoir générer le fichier SEPA.
o Formater le ficher SEPA (retour à la ligne)
Case à cocher permettant de définir le paramétrage du fichier SEPA avec des retours à la ligne.
Onglet Notes
La gestion d'une Note est commune à toutes les fiches.
PCG - Plan Comptable Général
Accès : Paramètres - PCG (Plan comptable général)
Le PCG vous donne la liste intégrale des comptes définie par la réglementation.
Vous pouvez modifier les vues.
Aucune action (ajout, modification, suppression) n'est directement possible dans cette liste.
PUBLICATION REPORTS ON LINE
Publications
Accès : Paramètres - Publication dans Reports On Line &endash; Publications
La gestion de la fiche publication est commune à toutes les fiches.
Les publications sont utilisées pour la gestion du site ROL.
La fiche publication peut être créée directement depuis :
- le menu "Paramètres - Publication dans Reports On Line &endash; Publication" + ajouter
- la publication d’une liste, impression (bouton ROL "Publier sur le Web dans le report On Line : http://reportson-line.ebp.com".)
Présentation de la fiche
DETAIL DES FONCTIONNALITES
93
La fiche publication est composée d’un entête et d’onglets.
Entête
Libellé*
Champ alphanumérique de 80 caractères maximum.
La donnée de ce champ est reportée automatiquement dans le champ Dossier de l’onglet document.
Description
Champ alphanumérique de 200 caractères maximum.
Onglets
Documents
Icône
Permet de sélectionner une image pour la publication.
Le paramétrage de cet icône est identique à celui des options.
Une liste déroulante d'icônes vous est proposée. Vous pouvez en sélectionner un pour votre publication ou par
le bouton "Importer", aller chercher une icône d'autre provenance Personnaliser.
Cette icône est indépendante du logo du dossier.
Nom de la publication dans Reports On Line
Champ alphanumérique de 40 caractères maximum.
La donnée de ce champ est automatiquement renseignée par le champ Libellé de l’entête.
Il reste modifiable.
Date de dernière publication
Champ date non modifiable.
Renseigné automatiquement lors d’une modification dans la publication.
Date de prochaine publication
Champ date non modifiable.
Renseigné automatiquement avec la date de la prochaine publication (définie dans l’onglet périodicité).
Inactif
Case à cocher.
Permet de ne plus envoyer la publication par défaut même si modifier.
La publication n’est pas supprimée du site mais elle ne sera pas mise à jour.
Modifié depuis le dernier envoi
Case à cocher, non saisissable.
Permet d’indiquer à l’utilisateur que la fiche publication a été modifiée.
Cette indication est reprise dans l’assistant de mise à jour des publications pour que la publication soit
sélectionnée par défaut.
Liste de documents
Cette liste contient tous les documents associés à la publication.
Par défaut, vous visualisez la catégorie de document, le nom du document ainsi que la description.
Il est possible de :
- supprimer un document,
- modifier la vue de la liste,
- changer la position des documents dans la publication (flèches monter/descendre).
Comptes
Cet onglet représente dans un tableau la liste des comptes associés à la publication.
La gestion de cette liste est commune à toutes les listes.
Le bouton "Voir la fiche compte" permet d'ouvrir la fiche du compte.
Si aucun compte n’est associé, seul l’administrateur visualisera la publication sur le site une fois qu’elle sera
envoyée.
Les informations disponibles sont :
Login(email) compte utilisateur Reports On Line
Liste déroulante permettant de sélectionner le compte à associé à la publication.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
94
Prénom
Non modifiable.
Prénom du compte.
Nom
Non modifiable.
Nom du compte.
Vous pouvez sélectionner en un clic tous les comptes souhaités pour cette publication en réalisant une multisélection
dans la liste déroulante des comptes.
Périodicité
Cet onglet permet de définir le planning d’envoi de la publication sur votre site.
La périodicité « aucune » permet de réaliser l’envoi dès que l’action "Envoyer" est sélectionnée.
Vous pouvez définir une périodicité pré-définie (Hebdomadaire, mensuel, &ldots;) ou définie par l’utilisateur
(toutes les n semaines ou n mois &ldots;).
Prochaines dates
Cette partie permet de visualiser dates des prochaines publications générées. Ces dates sont définies en
fonction d’une date de début et d’un nombre limité de dates. (par défaut : 10 dates).
En fonction de la périodicité sélectionnée, vous aurez ensuite accès soit à une sélection de jour ou de jour du
mois le X du mois, le 3ème lundi du mois, X semaines&ldots;
Suite à la création d’une publication et à son enregistrement, le message suivant est affiché :
"Vous avez modifié la périodicité de cette publication. Pour que l’envoi se déclenche automatiquement, vous
devrez mettre à jour le planificateur de tâche Windows (via l'action de la liste des publications) sur le poste
choisi."
Le Planificateur de tâches vous permet de programmer un certain nombre d'actions à des horaires définis par
vous. Il est accessible en cliquant sur Démarrer/Tous les programmes/Accessoires/Outils système/Tâches
planifiées.
Depuis la fiche publication, vous avez la possibilité de forcer l’envoi sur le site Reports On Line en cliquant sur le
bouton "Envoyer".
Actions de la liste publication
Envoyer
Permet de forcer l’envoi sur le site ROL des publications sélectionnées et actives.
Mettre à jour le planificateur de tâche
Permet de déclencher la mise à jour sur le site web (ROL) pour les publications avec une périodicité.
Un message vous demande confirmation de mise à jour : "Le planificateur de tâches Windows a été mis à jour.
Les publications seront envoyées automatiquement, selon leur périodicité, à partir de ce poste.".
Supprimer la tâche du planificateur
Permet de déclencher la suppression d’une tâche planifiée.
Un message vous demande confirmation la suppression d’une tâche : "Le planificateur de tâches Windows a été
mis à jour. Les publications ne seront plus envoyées automatiquement à partir de ce poste."
Comptes
Accès : Paramètres - Publication Reports On Line &endash; Comptes
La gestion de la fiche compte est commune à toutes les fiches.
Ces comptes sont utilisés pour la gestion du site Reports On Line.
La fiche compte contient :
Login (e-mail)*
Ce champ doit obligatoirement être au format d’une adresse mail.
Dans le cas contraire, un message averti l’utilisateur.
Administrateur
Case à cocher.
Permet au compte d’accéder au site en tant qu’administrateur.
Un seul compte peut-être administrateur.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
95
Nom
Champ saisissable.
Prénom
Champs saisissable.
Mot de passe*
Obligatoire.
Confirmation*
Identique au mot de passe
Il n’est pas possible d’avoir 2 fois le même compte.
Il n’est pas possible d’avoir 2 fois le même login pour le même dossier.
Actions
A partir de la liste des comptes, il est possible de :
- Récupérer les comptes du site
- Mettre à jour l'identification
CHAMPS SALARIES
Services
Accès : Paramètres - Liste des champs salariés - Services
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du service que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce Service dans les listes déroulantes en
vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Lien de parenté
Accès : Paramètres - Liste des champs salariés
Les liens de parenté pourront être sélectionnés dans les fiches salariés.
La fiche lien de parenté s'identifie par les éléments suivants :
Code
Le code est à saisir manuellement.
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Il est interdit de créer deux fiches lien de parenté avec le même code.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Il n'est pas possible d'ajouter des nouveaux codes système.
Description
Saisissez le libellé du lien de parenté (caractères alphanumériques).
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
96
Inactif
Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce lien de parenté dans les vues standard, listes
déroulantes....
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Motif d’entrée
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Motifs d’entrée
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du motif d’entrée que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce Motif d’entrée dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Situation administrative
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Situation administrative
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description :
Champ saisissable pour indiquer le libellé du code population que vous souhaitez ajouter.
Inactif :
Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette situation administrative dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Statut catégoriel
Accès : Paramètres - Liste des champs salariés - Statut catégoriel
Les statuts catégoriels pourront être sélectionnés dans les fiches salariés et les profils.
La fiche statut catégoriel s'identifie par les éléments suivants :
Code
Le code est à saisir manuellement.
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
97
Il est interdit de créer deux fiches statut catégoriel avec le même code.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Il n'est pas possible d'ajouter des nouveaux codes système.
Description
Saisissez le libellé du statut catégoriel (caractères alphanumériques).
Inactif
Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce statut catégoriel dans les vues standard, listes
déroulantes....
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Convention Collective (IDCC)
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Conventions collectives (IDCC)
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système :
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description :
Champ saisissable pour indiquer le libellé du code IDCC que vous souhaitez ajouter.
Inactif :
Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce Code IDCC dans les listes déroulantes en vue
standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Nature d’emploi
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Nature d’emploi
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Description :
Champ saisissable pour indiquer le libellé du motif d’entrée que vous souhaitez ajouter.
Inactif :
Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette nature d'emploi dans les listes déroulantes en
vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
98
Motif de sortie
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Motifs de sorties
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du motif d’entrée que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce Motif de sortie dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Type de contrat
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Contrats de travail
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description :
Champ saisissable pour indiquer le libellé du contrat de travail que vous souhaitez ajouter
Inactif :
Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce Type de contrat de travail dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Spécificité du contrat de travail
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Spécificité du contrat de travail
Code :
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Code système
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Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description :
DETAIL DES FONCTIONNALITES
99
Champ saisissable pour indiquer le libellé de la spécificité du contrat que vous souhaitez ajouter.
Inactif :
Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette spécificité du contrat de travail dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
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Caractéristique de l’activité
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Caractéristique de l’activité
Code :
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Code système :
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description :
Champ saisissable pour indiquer le libellé de la caractéristique de l’activité du contrat que vous souhaitez
ajouter.
Inactif :
Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette caractéristique dans les listes déroulantes en
vue standard.
Notes
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Statut catégoriel CCN
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Statut catégoriel CCN
Code :
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Code système
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Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du statut catégoriel CCN que vous souhaitez ajouter
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce statut catégoriel dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Intitulé du contrat de travail
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Intitulé du contrat de travail
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
100
Code :
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Code système
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Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description :
Champ saisissable pour indiquer l’intitulé du contrat de travail que vous souhaitez ajouter.
Inactif :
Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cet intitulé dans les listes déroulantes en vue
standard.
Notes
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Code emploi PCS-ESE
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Code emploi PCS-ESE
Code :
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Code système
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Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Catégorie :
Saisissez une catégorie.
Sous-catégorie :
Saisissez une sous-catégorie
Description :
Champ saisissable pour indiquer l’intitulé de la catégorie socioprofessionnelle que vous souhaitez ajouter.
Inactif :
Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce code dans les listes déroulantes en vue standard.
Notes
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Code risque
Accès : Paramètres- Divers - Code risque
Code :
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Description :
Champ saisissable pour indiquer le libellé du code risque que vous souhaitez ajouter.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
101
Notes
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Régime obligatoire
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Régime obligatoire
Code :
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Code système
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Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du Régime que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce statut catégoriel dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
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Codes populations
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Codes populations
Code :
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Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du codes populations que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce statut catégoriel dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
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Assujettissement à l'AGS
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Assujettissement à l'AGS
Code :
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Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
102
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du type d'assujettissement que vous souhaitez
ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce type d'assujettissement dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
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Assujettissements à l'assurance chômage
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Assujettissement à l'assurance chômage
Code :
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Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du type d'assujettissement que vous souhaitez
ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce type d'assujettissement dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Exonération à l'assurance chômage
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Exonération à l'assurance chômage
Code :
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Code système
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Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du type d'exonération que vous souhaitez ajouter
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce type d'exonération dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
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Exonération URSSAF
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Exonération URSSAF
DETAIL DES FONCTIONNALITES
103
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Code système
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Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du type d'exonération que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce type d'exonération dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Régime risque maladie
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Régime risque maladie
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Code système
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Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du régime risque maladie que vous souhaitez
ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce régime dans les listes déroulantes en
vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Régime Accident de travail
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Régime accident du travail
Code :
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Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du régime accident du travail que vous souhaitez
ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce régime dans les listes déroulantes en
vue standard.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
104
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Régime vieillesse
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Régime vieillesse
Code :
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Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du régime vieillesse que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce régime dans les listes déroulantes en
vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Titre de séjour
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Titre de séjour
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du titre de séjour que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce titre de séjour dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Catégories Professionnelles spécifiques
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Catégories professionnelles spécifiques
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
105
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé de la catégorie professionnelle que vous souhaitez
ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette catégorie dans les listes déroulantes
en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Salarié travaillant pour une entreprise étrangère
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Salarié travaillant pour entreprise étrangère
Code :
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Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer un libellé.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette catégorie dans les listes déroulantes
en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Evènement Prévoyance/Assurance
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Evènements prévoyances/assurance
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé de l'événement que vous souhaitez ajouter
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cet événement dans les listes déroulantes
en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Types d'ayants droits
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Types d'ayants droits
Code :
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
106
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du type d'ayants droits que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce type d'ayants droits dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
DIVERS
Civilités
Accès : Paramètres - Divers - Civilités
La gestion de la fiche "Civilité" est commune à toutes les fiches.
Saisissez le libellé * de la civilité (au maximum 25 caractères alphanumériques).
La case à cocher "Personne Physique" permet de distinguer les civilités des personnes physiques de celles
des personnes morales.
La création du dossier propose par défaut une liste de civilités.
Les civilités seront disponibles pour les fiches (salariés, établissements).
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Codes postaux
Accès : Paramètres - Divers - Codes postaux
La gestion de la fiche "Code postal" est commune à toutes les fiches.
Une fiche "Code postal" se compose de quatre zones à remplir :
Le code postal *
Saisissez le code postal.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Les caractères A à Z, 0 à 9, - (tiret) et espace sont autorisés.
La ville *
Saisissez le nom de la ville (au maximum 35 caractères alphanumériques).
Le pays *
Sélectionnez le pays associé au Code postal.
Le département
Sélectionnez le département associé au Code postal.
Lors de la saisie du département si celui-ci est associé à un pays différent de celui sélectionné
précédemment, c'est le pays du département qui sera repris dans la fiche.
La création du dossier propose par défaut une liste de codes postaux.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Les actions des codes postaux
DETAIL DES FONCTIONNALITES
107
A partir de la liste des codes postaux, vous avez la possibilité d'appeler l'action "Import des codes postaux".
Cet import permet d'avoir une liste complète des codes postaux.
Départements
Accès : Paramètres - Divers - Départements
La gestion de la fiche "Département" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Département" se compose des champs suivants :
Le Numéro *
Saisissez le code du département.
Ce numéro est limité à 3 caractères alphanumériques.
Le Nom *
Saisissez le nom ou le libellé du département (au maximum 50 caractères alphanumériques).
Le Pays *
Sélectionnez le pays associé au département.
La création du dossier propose par défaut une liste de départements.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Pays
Accès : Paramètres - Divers - Pays
La gestion de la fiche "Pays" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Pays" se compose des éléments suivants :
Le code ISO *
Indiquez le code ISO du pays, sur 3 caractères.
Le nom *
Saisissez le nom du pays (au maximum 50 caractères alphanumériques).
La création du dossier propose par défaut une liste de pays.
Cette liste donne les noms de pays (formes courtes officielles des noms en français) par ordre alphabétique tels
qu'ils sont donnés dans l'ISO 3166-1 et les codes alpha-2 correspondants de l'ISO 3166-1.
Vous disposez également de 2 cases à cocher permettant des vues et classements rapides :
Inactif
Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce pays dans les vues standard, listes déroulantes...
UE
Cliquez dans cette case pour noter que le pays appartient à l'union européenne.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Thèmes
Accès : Paramètres- Divers -Thème
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Description : Champ saisissable pour indiqué le libellé du thème que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce thème dans les listes déroulantes en
vue standard.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
108
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Régimes
Accès: Paramètres- Divers- Régimes
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
Type : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type de votre régime.
Exemple:Irc, Pôle emploi, Cnfb...
Le type URSSAF/MSA doit être unique.
Code: Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Tranches
Cet onglet vous permet de définir les tranches et les méthodes de calcul, rattachées à ce régime.
Pour ajouter une tranche, cliquer sur le bouton disponible dans la barre de menu sur le dessus de l'onglet
Tranches.
Code: Saisir un code, limité à 32 caractères de type alphanumérique.
Formule plancher : Saisir une valeur ou une formule, à l'aide d'une fonction ou d'une constante par
exemple, en dessous de laquelle cette tranche n'aura pas de valeur.
Formule plafond: Saisir une valeur ou une formule, à l'aide d'une fonction ou d'une constante par exemple,
au dessus de laquelle cette tranche n'aura pas de valeur.
Formule du montant de la cotisation: Ce champ vous permet d'indiquer la formule de calcul du montant
de la cotisation à l'aide d'une fonction par exemple. Celle-ci sera bornée par les valeurs plancher et plafond
précisées précédemment.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce régime dans les listes déroulantes en
vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Fiches Caisses de cotisations
Accès: Paramètres- Divers - Caisses de cotisations
En tête
Code : Saisissez un code.
Ce code doit être unique et ne pourra être modifié après enregistrement.
Type de régime : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type de
régime.
Description: Ce champ vous permet de saisir la description de la caisse.
SIRET: Ce champ permet de saisir le numéro SIRET de la caisse.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
109
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette caisse dans les listes déroulantes en
vue standard.
Les onglets
Adresse : L'onglet Adresse permet de visualiser les coordonnées de l'organisme.
Contact: L'onglet Contact permet de visualiser les coordonnées d'un contact établi au sein de l'organisme.
Coordonnées bancaires: L'onglet Coordonnées bancaires permet de renseigner les coordonnées bancaires
de l'organisme.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
DUCS : Codes DUCS
Les codes DUCS EBP ne sont pas modifiables. Si vous devez en modifier-un, dupliquez un code déjà existant.
Identifiant : Champ de saisie libre. L'identifiant doit être unique.
Par défaut EBP a choisi de mettre un identifiant commençant par un U pour les codes URSSAF, par IRC pour les
codes de retraite et IP pour les codes de prévoyance.
Type de DUCS : Ce champ permet d'indiquer si le code concerne une déclaration à destination de l'URSSAF
ou des Caisses de Retraite et Prévoyance.
Format :
• Si votre code DUCS est destiné à l'URSSAF, les formats qui peuvent être sélectionnés sont les
suivants : Format A - Format B - Format C - Format D - Format E - Format F - Format K - Format R -
Format Y - Format Z - Format E Positif - Format F Négatif.
Pour connaître la format à utiliser, référez-vous à la liste des codes DUCS fournie par l'ACOSS.
Les formats "E positif" et "F négatif" sont propres à EBP.
Ils permettent de traiter le cas spécifique de la réduction Fillon. A savoir lorsque le montant de la réduction
Fillon est négatif il faut déclarer le code 671 et lorsque le montant est positif il faut déclarer le code 801. Dans
tous les cas ces 2 codes ne doivent pas être utilisés en même temps.
• Si votre code DUCS est destiné aux organismes de retraite et prévoyance, les formats qui peuvent
être sélectionnés sont les suivants : Cotisation IRC en % - Cotisation IRC au forfait - Cotisation IRC en
% salaire fictif.
Si les rubriques rattachées à ce code DUCS sont de type forfaitaire alors choisissez le format Cotisation
IRC au forfait.
Si les rubriques rattachées à ce code DUCS sont calculées sur un taux de cotisation alors choisissez le
format Cotisation IRC en %.
Si les rubriques rattachées à ce code DUCS sont calculées sur un taux de cotisation et une assiette fictive
(cas des salariés temps partiel qui cotisent sur un temps plein) alors choisissez le format Cotisation IRC en %
salaire fictif.
Code déclaré : Indiquez sur ce champ le type de cotisation.
Pour les codes à destination de l'URSSAF ce code correspond au code type personnel fourni par l'ACOSS.
Pour les codes à destination des caisses de retraite et prévoyance ce code correspond à la table
"ligne_irc_assiette"
Régime DUCS : Si le code DUCS est spécifique au régime Alsace /Moselle, sélectionnez Alsace/Moselle. Si
le code DUCS est spécifique au régime général (donc autre que Alsace/Moselle), sélectionnez Général. Si le
code DUCS n'est pas spécifique à un régime, sélectionnez Tous.
Le régime DUCS n'est valable que pour les codes DUCS de type URSSAF.
Description : Champ de saisie libre.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
110
Options : Actuellement, seuls les codes 900 et 901 (URSSAF) ont besoin d'avoir une option. Si le code DUCS
sert à déclarer le transport, sélectionnez Participe aux taux transports. Si le code DUCS sert à déclarer la
taxe additionnelle de transport, sélectionnez Participe aux taxes additionnelles sur les transports.
Mode étendu : Par défaut ne sont visibles que les éléments les plus couramment utilisés. Toutefois
Tableau
Le nombre de lignes et de colonnes affiché dans le tableau dépend du type et du format sélectionnés.
Exemple :
Si vous choisissez un format A vous aurez 3 lignes A, D, P.
Si vous sélectionnez un format E vous aurez seulement 2 lignes D et P.
Si vous sélectionnez un format Cotisation IRC en %vous aurez seulement 1 ligne SCS.
Type de DUCS URSSAF
Conditions spéciales : Les conditions spéciales dépendent du format sélectionné. Certains formats
proposent les conditions A,D et P d'autres seulement D et P....
Taux : Dans la colonne Taux indiquez les constantes utilisées pour calculer ce code DUCS.
Base déplafonnée : Indiquez la formule de calcul permettant de récupérer la base déplafonnée. Par défaut,
en général la base déplafonnée est pré-renseignée avec la formule "Base_Salariale"
Il est important de faire appel aux constantes, elles permettent de détecter les dates d'applications dans le
fichier EDI.
Inverser le signe à l'impression : Permet d'inverser le sens uniquement pour l'impression.
Base plafonnée : Indiquez la formule de calcul permettant de récupérer la base plafonnée. Par défaut, en
général la base plafonnée est pré-renseignée avec la formule "Base_Salariale"
Certains montants comme celui de la réduction Fillon, par exemple, doivent être négatifs à l'impression et
déclarés en positif en EDI. Cette option permet de gérer cette particularité.
Type de DUCS IRC/IP
Conditions spéciales : Par défaut, seule la condition spéciale SCS est visible. Pour voir les autres conditions
possibles, cochez l'option "Mode étendu". Les conditions spéciales correspondent à la table "AGIRC & ARRCO
des conditions spéciales de Cotisations". il n'est pas possible d'ajouter de nouvelles valeurs à la liste proposée.
Code risque : Les codes risques correspondent à la table "Codes risques".
Inverser le signe à l'impression : Permet d'inverser le sens uniquement pour l'impression.
Code groupe cotisant : Les codes groupes cotisants correspondent à la table "Catégories de population CPN
Agirc Arrco"
SOCIETE
Entreprise
Accès : Paramètres- Société-Entreprise
SIREN : Ce champ vous permet de saisir le numéro SIREN de votre entreprise. Il est limité à 9 caractères
numériques.
Nombre de fractions pour la norme 4DS : La gestion des fractions se réalise par dossier de Paye. En effet,
si vous souhaitez fractionner votre fichier N4DS vous devez créer un dossier par Fraction et renseigner dans les
préférences de votre dossier le numéro de fraction que vous attribuez à votre dossier et le nombre total de
fraction que vous possédez.
Pour un même établissement le nombre total de fraction doit rester constant.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
111
Utiliser les données de l'expert pour les déclarations : Si cette option est cochée alors dans votre
déclaration DUCS EDI figurera l'enregistrement Tiers rédacteur, complété avec les informations de l'expert
comptable.
Déclaration DUCS déclarée en EDI : Cette option est cochée par défaut et ne sert qu'à la déclaration DUCS
EDI annuelle (TR) à destination de l'URSSAF. Elle sert à indiquer si vous effectuez vos déclarations DUCS
mensuelles et trimestrielles en EDI.
Etablissement concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE) : Si cette option est cochée alors
dans votre déclaration DUCS EDI figurera l'enregistrement Emetteur, complété avec les informations de
l'établissement destinataire du CRE.
Etablissement destinataire du CRE : Ce champ ne peut être renseigné que si l'option "Etablissement
concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE)" est cochée. Il permet la sélection de l'établissement
émetteur de la déclaration et donc destinataire du compte rendu d'exploitation.
Etablissement en versement lieu unique (VLU) : Si cette option est cochée alors dans votre déclaration
DUCS EDI figurera l'enregistrement Entité de regroupement. Cette option ne doit être cochée que si vous
pratiquez le paiement groupé (Versement en lieu unique) pour vos déclarations EDI à destination de l'URSSAF.
Etablissement déclarant : Ce champ vous permet de saisir ou de sélectionner l'établissement déclarant.
Si l'établissement que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
Etablissement en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Type d'activité : Cochez le ou les types d'activité de votre entreprise. Par conséquent, les listes pages de
votre dossier n'afficheront que les paramètres de paye correspondant au type d'activité sélectionné.
Raison sociale : C'est un champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Contact : Ce champ vous permet de saisir le nom d'un contact au sein de l'établissement déclarant.
SIRET : Ce champ vous permet de saisir le numéro SIRET de l'établissement déclarant.
Adresse : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (fin) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code postal : Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
o si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
o si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
o si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table
des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville : Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
112
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Voir l'établissement principal : Ce bouton permet de visualiser la fiche établissement de votre
établissement principal. Par défaut, il s'agit du premier établissement que vous avez crée.
Préférences utilisateurs
Impression des bulletins
Nombre d'exemplaires : Ce champ permet de saisir le nombre d'exemplaires de bulletins que vous
souhaitez imprimer à chaque impression. Limité à 99 exemplaires.
Gérer les duplicatas en impression de bulletin : Cette option permet de générer, par défaut, un duplicata
de bulletin à chaque impression ou aperçu du bulletin.
Calcul automatique du bulletin
Calcul automatique du bulletin lors de la préparation à partir du profil ou à partir du bulletin
précédent : Cette option est cochée par défaut. Si vous décochez cette option, vos bulletins ne seront pas
calculés après leur préparation, et la coche "Calcul du bulletin"dans la fenêtre de préparation en masse sera
décochée.
Vous devez calculer un bulletin pour le valider.
Contrôle de la fiche salarié
Contrôles de la fiche salarié : Ce champ permet de sélectionner, parmi une liste de valeurs système, le
moment où vous souhaitez, ou non, être averti, par un message bloquant, des champs obligatoires à la
déclaration N4DS. Sont disponibles: A l'enregistrement du salarié/ A la validation du bulletin/ Aucun contrôle.
Avertir au moment du calcul du bulletin
CP pris par anticipation : Si vous cochez cette option, un message vous averti que votre salarié prend des
congés payés par anticipation, lorsque le reste de CP sur l'exercice N-1 est insuffisant et que les CP sont
désormais décompté sur l'exercice N.
Total CP reste sur N négatif : Si vous cochez cette option, un message vous avertit que votre salarié prend
des congés payés qu'il n'a pas encore acquis, et que par conséquent le reste de l'exercice N est négatif.
Une rubrique est rattachée à un organisme qui n'est pas affecté au salarié : Cette option, cochée par
défaut, vous averti par un message bloquant au calcul du bulletin, qu'une rubrique du profil du salarié fait appel
à un organisme auquel votre salarié n'est pas rattaché. Nous vous conseillons de compléter l'onglet Paye de
votre salarié.
Le salarié est rattaché à un organisme qui n'est pas présent dans les rubriques : Cette option,
cochée par défaut, vous averti par un message non bloquant, qu'un organisme rattaché à votre salarié n'est
pas utilisé dans les rubriques du profil de votre salarié.
Appliquer les contrôles des organismes lorsque le bulletin est crée sans profil : Cette option est
décochée par défaut. Vous pouvez cocher cette option pour activer les messages d'avertissements au calcul du
bulletin.
Saisie des absences
Calcul automatique du bulletin à la saisie, la modification et la suppression des absences : Cette
option vous permet, si vous la cochez, de lancer un recalcul automatique du bulletin dès que vous saisissez,
modifiez ou supprimez une absence dans l'onglet Saisie des Congés/Absences du bulletin.
Avertir lorsque la saisie d'une période d'absence est antérieure à la période emploi : Cette option
permet d'afficher un message d'avertissement lorsque vous saisissez une période d'absence antérieure à la
période d'emploi du bulletin.
Autoriser les caractères supplémentaires dans les codifications
Autoriser les caractères supplémentaires dans les codifications : Cette option permet de saisir des
caractères différents de A...Z 0...9.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
113
Les points suivants ne sont pas concernés par les caractères supplémentaires :
- Pays : Les caractères possibles sont de A à Z uniquement.
- Compte comptable : les caractères possibles sont A...Z [Espace] @ . -
Matricule des salariés
Conserver le matricule pour tous les contrats du salarié : Cette option est cochée par défaut. Elle
permet de garder le même matricule pour chaque contrat du salarié. Si vous décochez l'option,
l'implémentation du matricule s'effectuera suivant les règles définies dans la fiche établissement.
Options - Expert- Cabinet
Accès : Paramètres - Société
Vous pouvez saisir à cet emplacement les coordonnées du cabinet de votre expert comptable. Il est intéressant
de les renseigner car ces informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinés (Impressions -
Dossier Expert Comptable).
Identification
Forme Juridique ou Civilité
Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques.
Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le
fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la
liste déroulante accessible par l'icône
Nom - Raison sociale
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
SIRET
Champ saisissable, limité à 14 caractères alphanumériques.
Adresse du cabinet
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code Postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des
codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
114
Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Site web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Les préférences de transfert
Accès: Paramètres-Société-Les préférences comptables
Les montants négatifs
Montants négatifs présents dans les bulletins: Ce champ permet de sélectionner dans la liste déroulante
la méthode de comptabilisation des montants négatifs. Deux possibilités:
• Conserver le signe et le sens,
• Inverser le signe et le sens.
Si l'on conserve le signe et le sens un montant de -100 au débit en paye, sera comptabilisé -100 au débit
en comptabilité, si l'on inverse le signe et le sens, un montant de -100 au débit en paye sera comptabilisé +100
au crédit en comptabilité.
Détail des écritures
Détailler les parts salariales et patronales: Cette option permet de distinguer les écritures comptables
liées à la part patronales de celles de la part salariales.
Libellés des écritures
Cette zone vous permet de personnaliser le libellé des écritures générées lors du transfert comptable.
Pour cela, saisissez dans le champ adéquate le libellé que vous souhaitez voir s'afficher dans vos écritures
comptables. Les numéros entre accolades permettent d'associer de manière automatique et personnalisée, lors
du transfert comptable, le champ auxquels ils correspondent.
Options - Général
Accès : Paramètres - Société - Général
Police des caractères
Les champs ci-dessous permettent de définir la police appliquée par défaut dans les champs de type texte
(description des fiches, documents administratifs, onglet notes...) :
Police par défaut
Taille par défaut
Synchronisation
Accès : Paramètres - Société - Synchronisation
Vous pouvez consulter et modifier les dossiers liés par application.
Synchronisation automatique des données
DETAIL DES FONCTIONNALITES
115
Cette case à cocher permet de définir la liaison automatique entre les applications.
Liste des dossiers liés par application
Cette liste contient les dossiers liés par application, leurs versions, les identifiants et les informations de
connexion pour chaque dossier.
Par défaut, cette liste contient uniquement le dossier en cours pour l'application ouverte.
Vous pouvez associer d'autres dossiers en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d'autres
applications.
Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les
applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre elles.
Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton Supprimer la
liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier de l'application déliée.
Après la déliaison des dossiers Comptabilité et Gestion commerciale, les pointages exécutés dans l'autre
application sont conservés et l'application restante se les approprie : ils deviennent donc directement
modifiables.
Pour connaître les liaisons possibles, reportez-vous à la page Liaisons entre applications.
Champs personnalisés
Accès : Paramètres - Champs personnalisés.
Cet assistant permet de créer des champs personnalisés pour les tables :
o Salarié,
o Etablissement.
Un champ personnalisé est une information supplémentaire concernant la fiche ou le document ou ligne de
document.
L'ajout de champs personnalisés est limité à 30 champs par table.
La création et le renseignement par une "valeur par défaut" des champs personnalisés ne sont pas
rétroactifs. Nous vous conseillons de créer les nouveaux champs avant de créer vos fiches.
Création des champs personnalisés
Pour créer un champ personnalisé, vous devez sélectionner la table ou vous souhaitez un nouveau champ
puis cliquer sur le bouton "Ajouter un champ" pour sélectionner un type et un nom de champ.
En fonction du type de champ créé, différentes options complémentaires sont à définir :
Mémo Texte enrichi Texte Entier Décimal Date Date/Heure
Valeur
facultative
Valeur par
défaut
Valeurs
autorisées
Longueur
maximale
Valeur
minimale
Valeur
maximale
Formule
Nombre de
décimales
stockées
Nombre de
décimales
affichées
Date
d'aujourd'hui
par défaut
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
116
Par défaut, quelque soit le type un nouveau champ la saisie d'une valeur est toujours facultative.
Pour le type de champ "date", la date du jour "système" est toujours en "valeur par défaut".
L'option "Date d'aujourd'hui par défaut" permet d'avoir une date fixe à la date du jour de création de la
fiche.
Pour les champs de type "texte", saisissez une longueur maximale au plus près pour ne pas diminuer la place
disponible pour d'autres champs. Pour obtenir une longueur x , vous devez indiquer un nombre égal à X+1.
Pour les champs personnalisés de type Texte et Entier, vous avez la possibilité de définir une liste de
valeurs autorisées.
Si des valeurs sont autorisées :
- la valeur par défaut doit être présente dans la liste des valeurs autorisés,
- les valeurs autorisées doivent être comprises dans l'intervalle des valeurs minimales et maximales.
Si vous souhaitez que les données saisies dans un champ personnalisé d'une fiche soient recopiées dans un
document, vous devrez créer le même nom et même type de champ dans les 2 tables (voir avoir un exemple
cliquez ici).
Modification des champs personnalisés
Si vous souhaitez modifier un champ personnalisé, vous devrez sélectionner le champ à modifier puis
effectuer les modifications souhaitées.
Le nom du champ dans la base et le type de données ne sont pas modifiables.
Vous pouvez à tous moment ajouter, modifier ou supprimer des valeurs autorisées.
Suppression des champs personnalisés
Si vous ne souhaitez plus/pas d'un champ personnalisé créé précédemment, vous devez sélectionner le champ
puis cliquer sur "Supprimer un champ".
La suppression du champ sera définitive à la validation de la fenêtre "Champs personnalisés" par le bouton
OK. Donc si vous annulez les modifications/suppression sur la fenêtre "Champs personnalisés" par le bouton
"Annuler", le champ sera toujours présent.
Ordre des champs personnalisés
Si vous souhaitez positionner verticalement les champs personnalisés dans les fiches, vous devez sélectionner
le champs puis cliquer sur Monter ou Descendre.
Validation de la création de champs personnalisés
Suite à la validation par le bouton OK de la fenêtre des champs personnalisés, vous pouvez renseigner ceux-ci
dans les fiches et lignes.
Visualisation des champs personnalisés
Suite à la création d'un champ personnalisé pour au moins l'une des tables Salariés, Etablissements, un onglet
"champs personnalisés" est créé sur chaque fiche concernée.
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Etat de paye
DETAIL DES FONCTIONNALITES
117
Sous catégorie : Etat des charges
Sous catégorie : Etat des variables
Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA
....
Catégorie principale : Salariés
Sous catégorie : Salarié
Sous catégorie : Etat des absences
Sous catégorie : Etat des congés payés
...
Catégorie principale : Bulletins...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle".
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes.
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut.
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
OUTILS
Sauvegarde rapide
Accès : Outils - Sauvegarde rapide
La sauvegarde rapide est possible uniquement si une première sauvegarde classique a été réalisée.
La sauvegarde rapide permet de sauvegarder le dossier avec les informations paramétrées dans la sauvegarde
"classique" effectuée précédemment.
Une seule étape "résumé des éléments" est affichée.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde rapide.
Sauvegarde
Accès : Outils - Sauvegarde
La sauvegarde passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de sauvegarde des données.
Bienvenue...
...dans l'assistant de sauvegarde des données.
Cet écran vous indique, entre autre, l'importance de la réalisation régulière d'une sauvegarde.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
118
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage de la sauvegarde.
Choix des informations à inclure dans la sauvegarde
L'assistant de sauvegarde affiche automatiquement le nom du dossier dans lequel vous travaillez. Vous pouvez
éventuellement le modifier si vous avez plusieurs dossiers et que vous souhaitez en sauvegarder un autre.
Aidez-vous de l'icône "..." pour sélectionner un autre dossier.
L'assistant de sauvegarde sélectionne automatiquement la sauvegarde du dossier ("Inclure le dossier").
Par défaut, l'option "Inclure la configuration et l'environnement" est cochée. Si vous avez défini un
affichage spécifique sur votre poste de travail, la sauvegarde des informations de configuration est nécessaire.
Pour information, la sauvegarde des modèles s'effectue en même temps que la sauvegarde du dossier.
L'option "Sauvegarde en fichier texte (à restaurer avec un autre moteur de base de données)" permet
de réaliser une sauvegarde de la base dans un fichier zip contenant des fichiers CSV.
Cliquez sur le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde.
Choix de l'application à sauvegarder
Par défaut, vous avez au minimum une application affichée. Cette application est celle à partir
de laquelle vous demandez la sauvegarde (application en cours de fonctionnement).
Si votre dossier est lié entre la Gestion commerciale et Comptabilité, vous aurez 2 lignes
d'application.
Nous vous conseillons de sauvegarder toutes les applications liées à votre dossier.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde.
Informations nécessaires à la sauvegarde
Sur le serveur SQL, un répertoire doit être créé et partagé pour la sauvegarde. Ce répertoire
doit être saisi dans la zone intitulée "Chemin réseau du dossier partagé sur le serveur".
"Chemin réseau partagé" (texte jusqu'à version 1.0.1).
Indiquez, dans la zone "Chemin local correspondant sur le serveur", le chemin physique pour
accéder au répertoire partagé depuis le poste serveur. (texte jusqu'à version 1.0.1)
Sur le serveur, j'ai créé à partir du disque C, un répertoire Sauvegarde.
Le chemin qui apparaît dans le "Chemin réseau partagé" correspond à \\NOMSERVEURSQL\Sauvegarde.
Dans le "chemin local correspondant sur le serveur", il faut saisir : C:\Sauvegarde.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde.
Choix de la destination de la sauvegarde
Cette partie vous propose de sélectionner la destination de votre sauvegarde
Disque local
Case sélectionnée par défaut.
Cochez cette case si vous souhaitez réaliser la sauvegarde sur le disque dur.
Dossier de sauvegarde
Suite à la sélection de la case ci-dessous, sélectionnez le chemin du dossier de sauvegarde que vous souhaitez.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
119
Nous vous conseillons d'effectuer régulièrement des sauvegardes sur un support externe. Si votre disque
dur ou votre matériel est défectueux, vous aurez toujours la possibilité de récupérer vos données sur un autre
ordinateur.
Sauvegarde en ligne
Cochez cette option si vous souhaitez effectuer une sauvegarde en ligne. Cette option nécessite de souscrire un
contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les
sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet
également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable.
Mot de passe
Suite à la sélection de la case, vous devez indiquer le mot de passe pour pouvoir partager la sauvegarde avec
un
partenaire.
Commentaire
Le renseignement de ce champ est facultatif.
Il permet de saisir un texte décrivant la sauvegarde.
Envoi d’une sauvegarde à un partenaire
Pour envoyer une sauvegarde à un partenaire, vous devez saisir un mot de passe partenaire dans l’assistant de
sauvegarde.
Pour récupérer une sauvegarde, le partenaire doit s’identifier sur le site EBP (pas d’obligation d’avoir une
licence). Sur la page de "gestion des sauvegardes en ligne", le partenaire clique sur ”r;Vous souhaitez accéder
à une sauvegarde en tant que partenaire ?” et saisit la licence et la clef web de son client puis son mot de passe
partenaire (ces 3 informations lui seront transmises par son client). Il aura accès aux sauvegardes de son client
effectuées avec ce mot de passe.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde.
Restauration
Accès : Outils - Restauration
La restauration de dossier passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de restauration des données.
Bienvenue...
...dans l'assistant de restauration des données.
Cette opération est à effectuer uniquement en cas de nécessité absolue. Le contenu de la sauvegarde va
remplacer et écraser toutes vos données.
Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une restauration de celui-ci.
Pour cela, cliquez sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de sauvegarde du dossier
s'ouvre alors automatiquement.
Suite à la réalisation de la sauvegarde, cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Sélection de la sauvegarde à restaurer
Cet écran permet de sélectionner le chemin du "Fichier de sauvegarde du dossier" que vous souhaitez
restaurer.
Aidez-vous de l'icône "..." pour sélectionner le fichier à restaurer.
Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Choix des informations à inclure dans la restauration
Sélectionnez les éléments que vous souhaitez restaurer (dossier ou informations de configuration).
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de restauration.
Choix de l'application à sauvegarder
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
120
Par défaut, vous avez au minimum une application affichée.
Cette application et les éventuelles autres applications proviennent du fichier de sauvegarde.
Nous vous conseillons de restaurer toutes les applications liées à votre dossier.
Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Choix du type d'installation
Sélectionnez le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur
un autre ordinateur).
En fonction du type d'installation sélectionné, vous aurez des étapes différentes :
- Pour la restauration avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à :
Saisir le nom du serveur,
La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de :
Sélectionner le protocole,
Saisir l'authentification de l'utilisateur.
La suite de la restauration du dossier est identique à "les données sont installées sur
l'ordinateur".
- Pour la restauration avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite choisir la
destination de la restauration (voir paragraphe suivant).
La case à cocher "Spécifier les emplacement des fichiers de données qui seront restaurés" permet dans
les étapes suivantes de définir l'emplacement de la base à restaurer
Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Choix de la destination de la restauration
Sélectionnez le chemin du dossier où vous souhaitez restaurer les données.
Nom du dossier
DETAIL DES FONCTIONNALITES
121
Cette zone permet de charger le nom de la base. Pour cela, décochez la case "utiliser le nom
du dossier d'origine".
Vous pouvez ainsi restaurer une base sous un autre nom. Elle correspond à une copie de la
base d'origine.
Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la restauration des données.
Historique de sauvegarde
Accès : Outils - Historique de sauvegarde
L'historique de sauvegarde stocke chaque information concernant :
- la date de la sauvegarde,
- le code de l'utilisateur qui a réalisé la sauvegarde,
- le nom de l'ordinateur (poste),
- la destination : l'emplacement du fichier ZIP qui contient la sauvegarde.
Sauvegarde en ligne
EBP Sauvegarde en ligne est un service supplémentaire vous permettant de réaliser vos sauvegardes sur
Internet.
Il vous offre une façon simple et sécurisée de réaliser des sauvegardes externes à l'entreprise.
EBP sauvegarde est un service payant.
La sauvegarde en ligne consiste à récupérer une sauvegarde normale et à l’envoyer sur un serveur. L’utilisateur
se connecte ensuite sur le site EBP (ou sur http://sauvegarde.ebp.com) et dans son espace client, il télécharge
ses sauvegardes s'il a besoin de faire une restauration.
La sauvegarde en ligne se découpe en trois parties: les options, la sauvegarde et l’administration.
o Par le menu Outils / Options / Services Internet, configurez votre sauvegarde en ligne.
o Ensuite, lancez l'assistant de sauvegarde et sélectionnez "Sauvegarde en ligne" comme destination à la
place de votre disque local.
o Par le menu Outils / Administrer les sauvegardes en lignes, administrez les sauvegardes en ligne
que vous avez ou allez réaliser. Cet accès est un lien vers le site http://Sauvegarde.ebp.com
Pour effectuer une sauvegarde en ligne, certaines informations sont obligatoires : Mot de passe, Application
activée, Numéro de licence, Code d’activation, Clé web.
Comment effectuer une clôture mensuelle ?
La clôture mensuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangible les bulletins de la période
courante clôturée. Elle entraîne la validation de tous les bulletins en cours, sur la période.
Elle ne pourra pas être effectuée sur la dernière période de l'exercice social, il s'agira nécessairement d'une
clôture annuelle.
La clôture périodique se fait à l'aide d'un assistant de clôture.
Pour lancez une clôture périodique vous pouvez :
- soit sélectionner un établissement dans la liste des établissements et activer la tâche Clôture périodique,
- soit activer le bouton clôture périodique de la page Démarrer une tâche dans le menu Etablissement,
- soit par le menu Outils, lancer la clôture périodique.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
122
Comment effectuer une clôture annuelle ?
La clôture annuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangible tous les éléments d'un exercice
social, pour l'ensemble des établissements. Elle entraîne alors la clôture périodique de la période courante de
l'établissement et la création d'un nouvel exercice social, congés payés et DIF.
La clôture annuelle se fait à l'aide d'un assistant de clôture.
Pour lancez une clôture annuelle vous pouvez :
- soit activer le bouton clôture annuelle de la page Démarrer une tâche dans le menu Etablissement,
- soit par le menu Outils, lancer la clôture périodique.
Comment effectuer une déclôture mensuelle ?
La déclôture mensuelle est une opération occasionnelle qui permet de revenir sur une période précédemment
clôturée pour un ou plusieurs établissements. La déclôture périodique a lieu sur la dernière période clôturée de
l'établissement. Elle entraîne la suppression des bulletins en cours, pour l'établissement, sur la période
courante.
La déclôture périodique se fait à l'aide d'un assistant de clôture.
Pour lancez une déclôture périodique vous pouvez :
- soit sélectionner un établissement dans la liste des établissements et activer la tâche Déclôture périodique,
- soit par le menu Outils, lancer la déclôture périodique.
Comment effectuer une déclôture annuelle ?
La déclôture annuelle est une opération occasionnelle qui permet de revenir sur le dernier exercice social
clôturé. Cette opération entraîne la suppression de votre exercice social et la plupart des modifications
effectuées depuis votre dernière clôture annuelle. La déclôture doit donc être opérée avec précautions, c'est la
raison pour laquelle il est préférable d'effectuer une sauvegarde de votre dossier au préalable.
La déclôture annuelle se fait à l'aide d'un assistant.
La déclôture est accessible par le menu Outils - Déclôture annuelle.
Mettre à jour le paramétrage
Accès : Outils &endash; Mettre à jour le paramétrage
Cette option vous permet d'importer des fichiers de mise à jour de paramétrage.
Les modifications sont très souvent liées à des changements de la législation (plafonds sécurité sociale, smic...)
Si votre dossier est à jour et que vous accédez à ce menu, vous aurez un message "Votre dossier est à jour".
Dans le cas où une mise à jour est disponible, une fenêtre "Mise à jour du paramétrage" s'ouvre.
2 possibilités s'offrent à vous :
• Mettre à jour le paramétrage système : Cela signifie que vous souhaitez intégrer les nouveautés
du paramétrage système. Une nouvelle fenêtre s'ouvre. Elle est composée de 2 onglets :
- Mise à jour : indique les éléments que vous pouvez ou non mettre à jour. Pour qu'une ligne
soit importée, elle doit être cochée. Pour plus de rapidité vous disposez des boutons
"Sélectionner tout" et "Désélectionner tout"
- Ajout : indique les nouveaux éléments qui n'existent pas encore dans votre dossier et qui vont
donc être créés. Pour tous les éléments de type Ajout vous n'avez pas la possibilité de choisir de
les importer ou non.
Paramétrage système signifie que seuls les éléments propres à EBP seront modifiés.
• Plus tard : Cela signifie que le paramétrage de votre dossier n'est pas modifié. Si vous souhaitez le
faire par la suite, vous le pouvez par le menu Outils + Mettre à jour le paramétrage.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
123
Actions disponibles
Importer maintenant : Importe les éléments de mise à jour que vous avez sélectionnés, plus tous les
ajouts.
Plus tard : Le paramétrage de votre dossier n'est pas mis à jour.
Détail de la mise à jour : C'est un document qui récapitule dans son ensemble toutes les modifications de
paramétrage apportées à la version.
Assistant de maintenance des données
Accès : Outils - Maintenance de données
Entre chaque étape de l'assistant, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et
reculer dans l'assistant de maintenance des données.
Bienvenue...
Avant tout traitement de maintenance, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde de vos données en
cliquant sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant !"
Une fois la sauvegarde effectuée, cliquez sur le bouton Suivant.
Choix du dossier
Sélectionnez le dossier à maintenir à l'aide de l'icône "..." puis cliquez sur le bouton Suivant.
Sélectionnez le dossier à maintenir à l'aide de l'icône de la liste déroulante puis cliquez sur le bouton
Suivant.
Opérations de maintenance à effectuer
Cochez les différentes opérations que vous souhaitez effectuer sur votre dossier.
Base de donnée
Permet de vérifier/réparer votre base en cas de problèmes et de l'optimiser en cas de lenteur inhabituelle
(Défragmenter les index, compacter).
Verrous
Permet de supprimer les verrous d'un ou de tous les utilisateurs, notamment si vous avez quitté anormalement
le logiciel et que vous n'arrivez plus à accéder à votre dossier (message : utilisateur déjà connecté..).
Utilisateurs
Permet de supprimer les connections d'un ou de tous les utilisateurs.
Recalculer
Permet de recalculer tous les compteurs.
Configuration
Permet de supprimer toutes les vues personnalisées (vues non "système" des listes et grilles) ainsi que la
position des fenêtres , les vues personnalisées Olap et les tableaux de bord personnalisés.
Liaison de dossier
Permet de supprimer les liaisons de dossier entre les applications. Il faut re-créer les raccourcis pour accéder
aux dossiers de chaque application.
Barre de navigation
L'opération "réinitialiser les favoris de la barre de navigation" permet de supprimer de la base les informations
concernant les favoris.
Cette opération est irréversible. Pour récupérer les favoris, il faudra restaurer un dossier ou importer les favoris
(import/export de la configuration).
Base de démonstration
L'opération "réinitialiser la base de démonstration" est disponible uniquement si vous demandez une
maintenance sur la base de démonstration.
Permet de mettre à jour le dossier de démonstration avec les données initiales. Cette opération est équivalente
à une restauration du dossier de démonstration.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des opérations que vous avez sélectionnées précédemment.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
124
Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement.
Traitement de la maintenance
En fin de traitement, la liste des opérations effectuées est affichée.
Dans le cas où la maintenance a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport en cliquant sur le bouton "Afficher le détail".
Journal des événements
Accès : Outils - Journal des événements
Le journal des événements stocke chaque information concernant :
- la clôture périodique ;
- la clôture annuelle ;
- la déclôture périodique ;
- la déclôture annuelle ;
- la dévalidation des bulletins.
Le journal des événements recense l'ensemble des événements qui nécessite d'être tracé sur un même dossier.
Ces événements sont de deux types : les événements sans justificatifs et les événements avec justificatifs.
- Evénement sans justificatif :
L'événement est automatiquement enregistré par l'application et sa génération est invisible à l'utilisateur.
C'est le cas, par exemple, lorsque vous effectuez une clôture périodique.
- Evénement avec justificatif :
L'événement est automatiquement créé par l'application, mais vous devez saisir une justification.
C'est le cas, par exemple, lorsque vous demandez une déclôture périodique.
Dans tous les cas, il est possible d'éditer à tout moment le journal récapitulant tous les événements intervenus
sur un dossier, et cela quelque soit l'exercice courant.
Le journal des évènements est affiché à titre informatif : la modification et la suppression y sont impossibles.
Les boutons Ajouter, Supprimer, Dupliquer, Modifier ne sont pas actifs.
Supprimer un dossier
Accès : Outils - Supprimer un dossier
Pour supprimer un dossier, il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées par l'assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de suppression d'un dossier.
Bienvenue...
...dans l'assistant suppression de dossier.
Avant toute suppression de dossier, nous vous recommandons de réaliser une sauvegarde du dossier par
l'intermédiaire du bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant".
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage.
Choix du raccourci vers le dossier à supprimer
Cette étape consiste à sélectionner le raccourci du dossier à supprimer.
Par défaut, le dossier ouvert est sélectionné.
Pour sélectionner le dossier à supprimer, vous devez cliquer sur l'icône "...", puis sélectionner le fichier
raccourci.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
125
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la suppression du dossier.
Archivage
Accès : Outils - Archivage
L'archivage permet de conserver toutes les données de votre dossier dans un seul fichier à un moment choisi.
Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que
l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents, et que les
sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération.
Selon l’article 99 du Bulletin Officiel des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou la
période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir.
Traitement de l'archivage
L'archivage passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'archivage des données.
Bienvenue...
Cette page est une page d'accueil, elle peut vous informer sur les obligations légales, les traitements que
l'assistant va réaliser....
Suite à la lecture de ces informations, cliquez sur le bouton Suivant.
Choix du dossier
Cette étape permet de choisir le dossier à archiver et l'emplacement de l'archivage.
• Sélectionnez le dossier à archiver
Vous pouvez sélectionner le dossier à archiver à l'aide des icônes "...".
Par défaut, le dernier dossier ouvert s'affiche.
• Emplacement du dossier d'archivage sur votre disque dur.
Vous devez indiquer l'emplacement du fichier archive (ZIP) à générer.
Par défaut, le logiciel vous propose d'archiver vos données sur le disque dur, dans le répertoire du
logiciel.
Vous pouvez utiliser l'icône "..." pour changer l'emplacement du fichier sur votre disque dur.
Cliquez ensuite sur le bouton Suivant,
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des répertoires que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement.
L'archivage de données est une opération qui peut être longue.
Format du fichier d'archive
Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte (csv).
Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type :
Archives_Nomdel'application_Nomdudossier_datedujour.zip
Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier Dictionary.xls, disponible dans l'archive.
Les fichiers texte (csv) contiennent en premières lignes la description des champs, et les champs RTF (notes)
apparaissent en clair.
Si deux archives sont lancées le même jour, le premier fichier sera écrasé.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
126
Import paramétrable
Accès : Outils &endash; Import paramétrable
L’import paramétrable vous permet d’importer un fichier de salariés de n'importe quel format. Définissez vousmême
le format d'import en vous laissant guider par l'assistant.
Trois boutons de commande sont disponibles sur chaque page :
• Précédent et Suivant permettent la navigation d'une page à l'autre.
• Annuler permet de fermer l'assistant sans exécuter aucun traitement.
Bienvenue
Il est recommandé de lancer une sauvegarde avant d’effectuer une importation de donnée.
Destination et source de l’import
Choisissez le type de données à importer :
• Salariés :
Ce type permet d'importer des salariés.
Sélectionnez le fichier à importer.
Choisissez un paramétrage précédemment effectué et enregistré.
Codage du fichier
• Champs délimités ou Champs en largeur fixe : le choix est automatique en fonction du contenu
fichier.
- Champs délimités signifie que les champs du fichier sont séparés par un caractère (par exemple le pointvirgule,
la virgule, l’espace, la tabulation &ldots;).
- Champs en largeur fixe signifie que les champs du fichier sont alignés en colonne.
• Commencer l’import à la ligne &ldots; permet d’indiquer le n° de la 1ère ligne à importer (dans le
cas où les fichiers contiennent une entête à ignorer).
• Ligne d’entête, la première ligne contient le nom des champs : à cocher lorsque le fichier
contient une ligne d’entête avec le nom des champs à importer, ce qui facilitera l’association des
colonnes et des champs.
Largeur des champs : uniquement avec des champs en largeur fixe
Grâce à la souris, tracez des traits pour séparer les champs. Pour vous aider, une règle affiche le nombre de
caractères.
Séparateurs / Identificateurs : uniquement avec des champs délimités
Indiquez le caractère séparateur des champs.
Indiquez si besoin le caractère délimitant les champs (l’identificateur guillemet par exemple).
Association
Associez chaque champ avec la colonne correspondante.
Indiquez un nom au paramétrage si vous souhaitez l’utiliser ultérieurement. Ainsi au prochain import d’un
fichier de même structure, vous n’aurez pas à refaire tout le paramétrage, vous pourrez le sélectionner à
l’étape de début.
Ces différents formats de date sont acceptés : année sur 2 ou 4 caractères ; avec ou sans séparateur de type /.
- JJMMAA
- JJ/MM/AA
- JJMMAAAA
- JJ/MM/AAAA
Import des salariés issus de EBP Paye V16
DETAIL DES FONCTIONNALITES
127
Accès : Outils &endash; Import des salariés issus de EBP Paye V16
Cet import vous permet d’importer un fichier de salariés provenant de l'application EBP Paye version 16.0.0 au
minimum.
L'import se fait en automatique. Contrairement à l'import paramétrable il n'y a d'association des champs.
Trois boutons de commande sont disponibles sur chaque page :
• Précédent et Suivant permettent la navigation d'une page à l'autre.
• Annuler permet de fermer l'assistant sans exécuter aucun traitement.
Bienvenue
Il est recommandé de lancer une sauvegarde avant d’effectuer une importation de donnée.
Import des salariés
Pour effectuer cette opération, vous devez avoir au préalable effectué un export de vos salariés à partir de
l'application EBP Paye.
• Fichier .Sal à importer :
Sélectionnez le fichier à importer. Le fichier doit avoir l'extension .SAL.
• Etablissement d'affectation du fichier :
Sélectionner l'établissement d'affectation.
• Tous les salariés sont affectés au même établissement :
Cette option permet de rattacher automatiquement tous les salariés au même établissement. Cette option n'est
valable que dans le cas d'un dossier multi-établissements. Dans le cas où elle est décochée, l'établissement
d'affectation sera à renseigner salarié par salarié.
• Période courante du fichier source Paye V16 :
Dans l'application EBP Paye l'ancienneté se gère en nombre de mois alors que dans la paye Open Line c'est une
date. Afin de recalculer la date d'ancienneté par rapport au nombre de mois, il faut indiquer la période courante
actuelle de votre dossier dans EBP Paye.
• Prendre la date d'entrée en tant que date d'ancienneté :
Cette option permet d'indiquer comme date d'ancienneté la même que celle de la date d'entrée. Si cette option
est cochée le champ "période courante" est ignoré.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter l'import.
OPTIONS
Options - Général
Accès : Paramètres - Société - Général
Police des caractères
Les champs ci-dessous permettent de définir la police appliquée par défaut dans les champs de type texte
(description des fiches, documents administratifs, onglet notes...) :
Police par défaut
Taille par défaut
129
INFORMATIONS SOCIETÉ
Assistance technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder,
munissez-vous de votre numéro de licence, puis, au choix:
• Par téléphone, au 0811 65 20 00 (Coût d'un appel local) : Un standard vous accueille. Si aucun
technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente.
Nos services sont accessibles du lundi au jeudi de 8h à 19h et de 8h à 18h le vendredi.
• Par e-mail, à l'adresse suivante : openline.support.fr@ebp.com. Nous nous engageons à vous
répondre dans les 48h.
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du
contrat souscrit.
Nous vous invitons à contacter notre service commercial pour connaître les différents types de contrats
d'assistance que nous proposons et choisir celui qui vous convient le mieux.
Nous contacter
EBP Informatique SA
ZA Du Bel Air
BP 95
Rue de Cutesson
78513 Rambouillet Cedex
Tel : 01.34.94.80.00.
Fax: 01.34.85.62.07.
Retrouvez-nous sur le www.ebp.com : Vous pourrez consulter la liste de nos produits, activer en ligne
votre produit, télécharger les dernières mises à jour, nous laisser un message, consulter les dernières
promotions, etc...
131
Glossaire
Ce chapitre contient les définitions de termes principaux d'une gestion commerciale.
Pour consulter la définition d'un terme précis, cliquer sur la 1ère lettre de ce terme puis sur le terme.
A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N, O, P, Q, R, S, T, U, V, W, X, Y, Z
A
Acompte
Absent
B
BBAN Le BBAN (Basic Bank Account Number : numéro de compte) est l'élément du(des) système(s)
national(aux) de numérotation des comptes utilisé dans chaque pays par les institutions financières pour
identifier de manière unique le compte d'un client dans une institution financière.
BIC Le BIC (Bank Identifier Code) permet d'effectuer un transfert transfrontalier dont le coût pour le titulaire
du compte ne dépasse pas le coût d'un virement dans le réseau national de la banque.
La norme définit la structure et les composantes d'un code universel d'identification des banques (BIC), destiné
à être utilisé dans les traitements automatisés dans les milieux bancaires et financiers.
La Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication (SWIFT) gère l'enregistrement de ces codes.
Pour cette raison, le BIC est aussi souvent appelé code SWIFT.
C
D
E
F
I
IBAN IBAN pour International Bank Account Number.
C'est un numéro de compte bancaire international (IBAN) élaborée par l'Organisation internationale de
normalisation (ISO) et le European Committee for Banking Standards (ECBS).
M
Modes de règlement Définissent de quelle manière les clients procèderont aux règlements des factures établies
en leur nom.
N
NAF Nomenclature des Activités Françaises qui permet la codification de l'APE, c'est-à-dire de l'activité
principale exercée dans l'entreprise ou l'association.
Le code NAF est l'un des codes INSEE.
Cette nomenclature d'activités françaises a été instaurée par le décret n 92-1129 du 2 octobre 1992.
Le code NAF est apposé par l'INSEE lors de son enregistrement auprès du Registre des Greffes du Tribunal du
Commerce.
On parle de code APE de 1973 à 1992 et de code NAF depuis le 1er janvier 1993.
La nomenclature d'activités française révision 1 (NAF rév. 1, 2003) est la nouvelle nomenclature statistique
nationale d'activités qui se substitue depuis le 1er janvier 2003 à la NAF de 1993.
La NAF rév. 1 reprend tous les niveaux de la NACE rév. 1.1 (nomenclature d'activités de la communauté
européenne) et y ajoute un niveau national qui éclate (ou non) les classes de la NACE (niveau le plus détaillé)
pour tenir compte des spécificités et des habitudes nationales.
La nomenclature d'activités française révision 2 (NAF rév. 2, 2008) est la nouvelle nomenclature statistique
nationale d'activités qui se substitue depuis le 1er janvier 2008 à la NAF rév. 1 datant de 2003.
Depuis le 1er janvier 2008 (révision 2-2008), le code NAF est composé de 4 chiffres et une lettre.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
132
Exemple d'utilisation du code NAF : On le trouve sur le bulletin de salaire, c'est un élément obligatoire.
NIC
P
Présent
R
RIB RIB pour relevé d'identité bancaire en France
Le RIB est un document papier qui contient l'identité du titulaire d'un compte-chèques.
S
SIREN Système d’Identification du Répertoire des ENtreprises qui est un code INSEE. Il est attribué aux
entreprises françaises lors de leur immatriculation quelle que soit leur forme juridique. Le SIREN identifie de
façon unique chaque entreprise.
Les SIREN existent au sein d'un répertoire géré par l'INSEE, SIRENE.
Il est national, invariable et dure le temps de la vie de l'entreprise. Il correspond au NIR (n° de sécurité sociale)
des personnes physiques.
Il est composé de neuf chiffres, les huit premiers sont attribués séquentiellement, sauf pour les organismes
publics commençant par 1 ou 2, le neuvième est une clé de contrôle.
Il sert de base pour le numéro d'inscription au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), pour le numéro
d'inscription au Répertoire des Métiers (RM) et pour le numéro d'opérateur sur le marché intracommunautaire
(TVA)
N° Siren : 732 829 320.
Source INSEE
SIRET Le numéro SIRET est un identifiant d'établissement.
Cet identifiant numérique de 14 chiffres est articulé en deux parties :
- la première est le numéro SIREN de l'entreprise (ou unité légale ou personne juridique) à laquelle appartient
l'unité SIRET ;
- la seconde, habituellement appelée NIC (Numéro Interne de Classement), se compose d'un numéro d'ordre à
quatre chiffres attribué à l'établissement et d'un chiffre de contrôle, qui permet de vérifier la validité de
l'ensemble du numéro SIRET.
Source INSEE
Sorti
T
133
Conditions Générales de Vente des produits et services EBP
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP
Article 1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de
Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins
personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser
transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel
ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur
son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un
réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue.
L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail
habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels
est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites
judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un
nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes
les modifications qu'il estime opportunes.
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008)
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale
sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la
commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont
disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa
commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire
métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas
exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la
mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du
produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution
commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et
automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par
Internet.
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations
relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à
fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait
rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution
des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont
disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Article 4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté
technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire,
le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour
l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP
ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Article 5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne
gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des
systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière
significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le
fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par
EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue
responsable en cas de perte de données.
Article 6. Limitation de garantie
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
134
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel,
au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation
particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur.
En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat.
La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite
y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En
outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat
d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir
une telle disponibilité.
Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne
seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres
abonnement auprès de tiers.
Article 7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison
de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes
d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par
EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses
fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un
fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de
fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront
responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice
dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses
fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le
CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat
d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un
test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Article 8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien
passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un
distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors
que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément
à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux
données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
B. Contrat de services EBP
ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson
78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part
ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1. Objet du contrat
Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par
EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La
nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les
niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site
http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les
Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les
modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet
www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une
prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de
renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation
Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document,
définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP.
Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son
acceptation.
Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation
du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant
son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale.
Convention d'utilisation d'EBP
135
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas
exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent
contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent
contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client
ayant un accès immédiat à tous les services du contrat.
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire
3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours
calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec
accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du
présent contrat.
3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure
de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour
quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de
plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie
en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période
sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le
poursuivre.
Article 4. Accès aux services
Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé
principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être
utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non
parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel
») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe
et non surtaxé.
Article 5. Services fournis au titre du contrat de support
Le support de base comprend :
o L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours
fériés légaux de France Métropolitaine
o la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées
par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des
nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par
courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa
convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site
www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au
regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés.
En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux
annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.)
Le support ne comprend pas :
o le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte
ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MSSQL,
etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)
o la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration
d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au
CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement
payé.
o l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil
spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc.
Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par
EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le
client.
o les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux
entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques,
etc.)
o la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers
reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP
o la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de
destruction de ceux-ci
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance
Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant
sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel
nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7.
EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de
résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
136
conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse
approfondie du « blocage ».
Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du
système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la
nécessité de procéder à ce contrôle.
Article 7. Interventions sur les fichiers
L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service
assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens.
Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la
réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la
responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des
informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP
s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer
par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP.
Article 8. Obligations du client
Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par
EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du
système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il
apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les
prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires.
Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses
données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus»
ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur
les fichiers.
Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec
le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe;
Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui
peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à
l’article 13.
Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le
fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même
sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP.
Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté
technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce
faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site
en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être
rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des
parties convenues dans cette convention tierce.
Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les
logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il
devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à
jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins.
Article 9. Limites de responsabilité
EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou
immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT
pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités
insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des
progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices.
En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et
toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées
par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours.
Article 10. Loi et attributions de compétences
Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement
ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP
ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV
dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire.
Convention d'utilisation d'EBP
137
Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier
1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant.
En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité
des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires.
C. Mode locatif
Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se
réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ».
La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et
automatiquement liées :
o l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et
conditions décrites au paragraphe A
o la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service «
Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B
Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au
plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette
date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement
que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées.
Version 2.5 : Décembre 2011
139
MISE EN ROUTE
Configuration minimale requise
Configurations minimales requises pour les versions monoposte et réseau jusqu'à 4 postes (1) :
Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur
Mémoire : 3 Go
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
Espace disque libre : 3 Go
Systèmes d'exploitation supportés :
o Windows XP SP3
o Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits,
o Windows 7 32 bits & 64 bits
(1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou
équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur ). Contactez notre réseau de
revendeurs.
Windows XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition préalablement à
l’installation du logiciel.
Installation
Lors de l'installation, la présence des composants ci-dessous est vérifiée :
Windows installer 4.5
Internet Explorer 6.0 SP1
Framework 4.0
S'ils ne sont pas présents sur le poste, ils sont automatiquement installés lors de la procédure.
SLQ Server 2008 R2 express est également installé avec une instance "ebp".
Si vous disposez d’un serveur SQL 2005 Express avec une instance EBP, SQL 2008 R2 ne sera pas installé.
L'instance"ebp" permet de réaliser des créations de dossiers, sauvegardes et restaurations simplifiées.
Ensuite, les éléments composant l'intégré sont installés.
SQL Server Compact Edition 3.5 SP2 est également installé.
Ensuite, les éléments composant le logiciel sont installés.
Le dossier de démonstration
Accès : Menu Fichier / Ouvrir
Le dossier Démonstration vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel.
De ce fait, nous vous conseillons vivement d'ouvrir le dossier afin de vous familiariser avec le logiciel avant de
créer votre propre dossier-société.
A l'ouverture du dossier de démonstration, une page d'accueil apparaît affichant une synthèse de l'activité
(tableau de bord).
Activation du logiciel
Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel . Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez
utiliser un code d'activation qui est fourni par EBP.
Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que vous
pouvez utiliser les fonctions du logiciel pendant 40 jours en version limitée : 4 mois de paye, clôture annuelle
impossible, la déclaration N4DS et le transfert comptable limité à 3 salariés.
Au delà, le logiciel passe en version limitée en nombre de données : 20 salariés maximum, les impressions
porteront la mention "Démonstration". Après cette limite, vous devrez saisir votre code d'activation pour ouvrir
votre dossier.
Comment obtenir le code d'activation ?
Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Activer votre logiciel).
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
140
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se fera
automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Vous n’aurez ensuite qu’à suivre les
instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement
vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel.
Introduction du code d'activation manuellement
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La fenêtre
d'activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes :
• La Clé PC
Elle est renseignée automatiquement et est indispensable pour l'activation de votre logiciel.
• Le nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en respectant
la même syntaxe (points, majuscules).
• La licence
Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d’Utilisation" joint à la boîte du
logiciel.
• Clé Web
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre
autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
• Le code d’activation
Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espace ni point, qu’EBP vous a
communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK.
Un message d'avertissement apparaît :
• Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel correspond ce
code.
• Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas,
vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel.
141
INFORMATIONS GÉNÉRALES
Interface
EBP Paye Open Line PRO, évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur. Ainsi, les règles de
fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre environnement de travail quotidien :
• Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter.
• Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple
clic sur les icônes.
• Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données.
• Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :
Le nom du dossier :
Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier,
Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre
d'enregistrements).
L'icône EBP :
Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP.
Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrements
total sont affichés.
Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état
sera 2/20.
• Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches
(avec les tris, filtres, colonnes, etc...)
• Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie.
• Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.).
Présentation du volet de navigation
Le volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de se déplacer rapidement entre les données.
Il est composé de 3 parties :
des menus,
une barre de navigation qui contient les fonctions associées à chaque menu,
une barre de tâches qui contient les actions possibles pour chaque fonction.
Les menus et fonctions associées sont également disponibles à partir de la barre de menus située en haut
de l'application (Fichier, édition, affichage...)
Il est possible de réduire << ou agrandir >> la barre de navigation.
En mode réduit, il vous suffit de cliquer ensuite à l’intérieur du bandeau, cela ouvre le contenu du volet de
navigation.
La nouvelle configuration de la barre sera sauvegardée à la fermeture de l'application.
Détail des menus et fonctions associées
Favoris : Permet d'ajouter et organiser des actions de la barre de navigation.
Salariés : Démarrer une tâche, Salariés, Documents administratifs, Modèles de documents,Saisie des congés
et absences, Types d'absences, Interrogation des données de paye, Impressions ;
Bulletins : Démarrer une tâche, Bulletins, Profils, Préparation des bulletins, Calcul des bulletins, Salariés,
Documents administratifs, Saisie des variables, Grille de saisie, Saisie des congés et absences, Interrogation
des données de paye, Impressions;
Etablissements : Démarrer une tâche, Etablissements, Taux AT, Taux transport, Planning, Organismes,
Contrat de prévoyance, Documents administratifs, Modèles de documents, Impressions ;
Opérations : Démarrer une tâche, Transfert en comptabilité, Communication Entreprise-Expert, Historique
des transferts comptables, Virements des salaires, Moyens de paiement, Impressions ;
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
142
Paramètres de paye : Démarrer une tâche, Constantes taux, Constantes plafonds et smic, Variables à
saisir, Variables calculées, Grille de saisie, Rubriques de brut, Rubriques de cotisation, Rubriques de net,
Rubriques de commentaire, Rubriques intermédiaires, Natures de rubriques, Tables de calcul, Fonctions,
Cumuls alimentés, Cumuls calculés, Grilles de cumuls, Impressions ;
Paramètres : Démarrer une tâche, Banques, Plan comptable général, Régimes, Caisses, Thèmes, Type
d'Absences, Classeurs, Code risque, Civilités, Pays, Codes postaux, Départements, Moyens de paiement, Codes
Naf, Entreprise, Préférences graphiques utilisateurs, Préférences utilisateurs, Préférences comptables,
Préférences de transfert, Général, Synchronisation, Utilisateurs, Groupes d'utilisateurs;
Pour chaque menu, vous disposez en début de détail d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette
entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu.
En bas du volet de navigation, en cliquant sur l'icône >>, vous avez la possibilité de déplacer les menus en
icônes grâce à l'option "Afficher moins de boutons". Ainsi, vous n'aurez plus d'ascenseur dans les fonctions
associées de chaque menu.
Les Actions
Les Actions sont accessibles à partir :
de la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation,
du menu contextuel (clic droit) des fenêtres principales de navigation,
du menu Actions de la barre de menus des fiches.
Les actions varient en fonction de la fenêtre principale de navigation ou de la fiche affichée.
LES MASQUES DE SAISIE
Les champs de saisie
Afin de faciliter l'utilisation du logiciel, des champs de saisie ayant des caractéristiques particulières sont
proposés :
• Ouvre la fiche de la donnée sélectionnée dans la zone.
• Ouvre la liste des données.
Raccourci clavier [F4]
• Ouvre une liste déroulante ou un calendrier.
Raccourci clavier [Flèche basse]
• Zone de texte simple : Permet de saisir du texte (ex : zone Désignation d’une fiche article).
• Pour une zone multi-lignes (exemple : Notes), utilisez les touches suivantes :
o [Entrée] pour passer à la ligne suivante.
o [Ctrl] + [flèche biais] et [Ctrl]+[Fin] pour accéder au début et à la fin du texte saisi.
o [flèche biais] et [Fin] pour accéder au début et à la fin de la ligne.
• Les champs inaccessibles sont grisés.
Liste déroulante
La liste déroulante est disponible à partir des champs de saisie contenant l'icône .
Elle permet d'afficher la liste des données d'une table.
- Champ "Profil salarié" dans la fiche salarié, onglet Paye
- Champ "Pays" dans les parties Adresses...
Ouverture de la liste
Une liste peut être ouverte par :
la touche [F4],
INFORMATIONS GÉNÉRALES
143
l'icône ,
la touche [Flèche basse] du clavier.
Sélection des données
La sélection des données s'effectue soit :
par un clic dans la case à cocher située en première position dans la liste déroulante,
par un clic n'importe où sur une des lignes de la liste déroulante,
puis la touche [Entrée] ou bouton Sélectionner.
Elle peut également s'effectuer par la saisie de tout ou une partie du code ou libellé de la donnée souhaitée. La
liste s'ouvre alors et se filtre sur la 1ere ligne correspondante à la saisie.
Cette sélection peut être :
mono : sélection d'une seule donnée
choix d'un service dans la fiche salarié
ou
multi : sélection de plusieurs données
choix de plusieurs rubriques dans le corps du bulletin
Si la saisie effectuée ne correspond pas à une donnée existante, la liste déroulante s'affiche mais elle est
"vide".
Fonctions de la liste
La liste déroulante contient les fonctions suivantes :
Sélectionner
Ce bouton et la touche [Entrée] permettent de valider la sélection des données.
Fermer
Ce bouton et la touche [F4] permettent de fermer la liste sans sélectionner de données.
Ajouter
Ce bouton et la touche [Inser] permettent d'ouvrir une nouvelle fiche de données.
Modifier
Ce bouton et la touche [F2] sont disponibles uniquement si au moins une donnée est cochée dans la liste.
Ils permettent d'ouvrir une fiche de données existantes en mode modification.
Rafraîchir
Ce bouton et la touche [F5] permettent de mettre à jour la liste déroulante.
Si vous sélectionnez plusieurs lignes de données puis demandez à Rafraîchir, la sélection des données est
annulée.
Sélection d'une Vue
Cette liste permet de changer l'affichage de la liste.
Éditeur de vue
La sélection de ce bouton permet de réaliser une nouvelle vue des données.
La barre d'outils des textes enrichis
Dans tous les champs de type texte enrichi (dans vos documents, dans l'onglet Notes disponible dans toutes
les fiches etc...), vous avez la possibilité d'appliquer aux textes différents attributs :
Police
Sélectionnez dans la liste déroulante la police à appliquer sur le texte sélectionné.
Nombre de caractères
Indiquez la taille de la police à appliquer sur le texte sélectionné.
Gras
Cliquez sur cet icône pour mettre en gras le texte sélectionné.
Italique
Cliquez sur cet icône pour mettre en italique le texte sélectionné.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
144
Souligné
Cliquez sur cet icône pour souligner le texte sélectionné.
Barré
Cliquez sur cet icône pour barrer le texte sélectionné.
Aligné à gauche
Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la gauche.
Centré
Cliquez sur cet icône pour centrer le texte sélectionné.
Aligné à droite
Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la droite.
Justifié
Cliquez sur cet icône pour justifier le texte sélectionné (toutes les lignes sont alignées à droite comme à
gauche).
Puce
Cliquez sur cet icône pour afficher le texte sélectionné sous forme de paragraphe commençant par une puce.
Diminuer le retrait
Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la gauche (aligne le texte sur le précédent texte
positionné vers la gauche).
Augmenter le retrait
Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la droite (aligne le texte sur le précédent texte
positionné vers la droite).
Couleur de police
Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte à saisir.
Couleur de sur-lignage
Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte sélectionné.
Annuler
Cliquez sur cet icône pour annuler les dernières saisies, modifications réalisées.
Refaire
Cliquez sur cet icône pour remettre les dernières saisies, modifications réalisées.
Orthographe
Cliquez sur cet icône pour vérifier l'orthographe du texte saisi.
Réinitialiser le style
Cliquez sur cet icône pour mettre le paramétrage initial du style de la police.
Les mots contenant des fautes seront automatiquement soulignés en rouge.
Un dictionnaire est livré avec le correcteur orthographique. Des mots synonymes à ceux saisis vous seront
proposés pour corriger les mots sur lesquels des erreurs ont été saisies. Vous pouvez donc choisir parmi les
synonymes proposés, ou bien ressaisir directement le bon mot, ou encore choisir d'ignorer la correction et
ajouter le mot à votre dictionnaire (afin que celui-ci ne soit plus souligné lors de la prochaine saisie).
Barres d'outils du corps des documents
Menu contextuel du corps des documents
Dans le corps d'un bulletin, vous disposez d'une barre d'outils d'un menu contextuel (clic droit) avec de
nombreuses fonctions :
Supprimer
Ce bouton permet de supprimer la ligne sélectionnée.
Editer les Vues
Permet d'avoir un affichage personnalisé de la grille de saisie.
Saisissez le nom de la nouvelle vue puis, sélectionnez les colonnes que vous souhaitez, la position et la taille de
chacune de celles-ci.
INFORMATIONS GÉNÉRALES
145
Monter/Descendre
Ces boutons permettent de modifier la position des lignes.
Voir rubrique
Ce bouton permet d'accéder directement à la rubrique sélectionnée.
Afficher le complément
Ce bouton permet d'afficher les compléments de lignes définis dans les formules de vos rubriques.
FENÊTRES PRINCIPALES DE NAVIGATION
La fenêtre principale de navigation
Dans toutes les fenêtres principales de navigation, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la
gestion de vos données, le déplacement dans la liste.
Vue - Précédent
Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation précédente.
Vue - Suivant
Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation suivante.
Rafraîchir
Permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre principale de navigation.
Il est conseillé de cliquer sur ce bouton suite à la modification de différentes fiches de la fenêtre principale
de navigation.
Ajouter
Permet d'ouvrir une nouvelle fiche vierge.
Pour certaines fenêtres principales de navigation (saisie pratique...), vous devez :
- soit sélectionner au préalable le type de fiche que vous souhaitez ajouter (Ajouter + sélection de la fiche à
créer),
- soit vous positionner sur l'onglet de la fiche à créer puis réaliser un double clic sur le bouton Ajouter.
Modifier
Permet d'ouvrir la/les fiche(s) sélectionnée(s) afin de les visualiser, modifier...
Supprimer
Permet de supprimer la/les fiche(s) sélectionnée(s).
Dupliquer
Permet de créer une copie conforme de la/les fiche(s) sélectionnée(s).
En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (client, article, document).
Rechercher
Permet de rechercher un texte ou une donnée précise dans tous les champs de la fenêtre principale de
navigation.
Vous n'avez pas l'obligation de cliquer dans la zone de recherche pour saisir le texte, la donnée ou la valeur
que vous recherchez. Vous pouvez saisir dans la fenêtre principale de navigation et automatiquement le champ
rechercher se renseignera. L'affichage des données de la fenêtre principale de navigation se modifiera en
fonction du texte de votre recherche.
Sélectionner tout ou Crtl+A
Permet de sélectionner automatiquement toutes les lignes de la fenêtre de navigation.
Imprimer
Permet d'imprimer :
la fiche de la liste avec choix du modèle et des filtres : Imprimer... ou Ctrl + P,
le ligne sélectionnée de la liste ouverte : Imprimer la sélection... Ctrl +MAJ + P,
la liste ouverte : Imprimer la liste.
ROL Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com".
Permet de réaliser une publication.
Exporter
Permet d'exporter la sélection, la vue ou tout.
Pour plus d'explications, cliquez ici.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
146
Déplier tout ou Replier tout
Permet de voir rapidement le détail des lignes ou uniquement les lignes.
Vue
Permet d'avoir un affichage personnalisé de la fenêtre principale de navigation.
Pour plus d'explications, cliquez ici.
Sauvegarde rapide
Permet de sauvegarder rapidement le dossier en fonction des modifications réalisées et des personnalisations
de listes (vues).
Vous pouvez accéder également à ces différentes fonctions, par le menu contextuel (clic droit) de la fenêtre
principale de navigation.
Ce menu permet en plus de réaliser un filtre sur la valeur sélectionnée "Filtrer sur cette valeur".
Menu contextuel des colonnes
A partir de la barre d'en-tête des colonnes, des fenêtres principales de navigation ou grille de saisie, vous avez
la possibilité de :
Trier
Choisissez le tri (ascendant ou descendant) que vous souhaitez, sur au moins une colonne de la liste, en
cliquant sur l'une des fonctions ci-dessous :
o Trier par ordre croissant
o Trier par ordre décroissant
o Annuler le tri (permet de revenir au tri précédent)
Par un simple clic sur " l'intitulé de la colonne", vous pouvez trier dans un ordre croissant ou décroissant.
Les tris appliqués se remarquent par l'apparition d'un petit triangle ascendant ou descendant à côté de
l'intitulé de la colonne triée.
Regrouper
o Grouper sur cette colonne
Cette fonction permet de regrouper les données en fonction de la colonne sélectionnée.
Ce groupe se matérialise par une ligne pour chaque donnée de la colonne avec un petit "+" pour voir les
données associées.
Si le panneau de regroupement est affiché, la colonne est automatiquement transférée dans celui-ci.
o Panneau de regroupement
Les boîtes de regroupement permettent de classer rapidement le contenu de vos listes selon les
colonnes de votre choix.
Pour l'activer, vous devez ouvrir à l'écran la liste que vous souhaitez classer et vous placer sur la barre
d'en-tête des colonnes + menu contextuel (clic droit).
Une bande grisée apparaît alors au-dessus de votre liste et vous permet de tirer-glisser, à l'aide de la
souris, le titre de la colonne correspondant au groupe de classement à appliquer.
Ajuster la taille des colonnes
o Ajustement automatique
La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement la colonne sur laquelle vous
êtes positionné en fonction des données qu'elle contient.
o Ajustement automatique de toutes les colonnes
La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement toutes les colonnes en fonction
des données qu'elles contiennent.
Filtrer
Le filtre permet d'afficher uniquement les données de la colonne qui correspondent à une condition.
Export à partir de la fenêtre principale de navigation
Les données affichées peuvent être exportées sous différents formats (xml, xls, htm, html, txt).
INFORMATIONS GÉNÉRALES
147
Pour cela, il suffit de sélectionner la commande "Export" depuis le menu contextuel de la fenêtre principale de
navigation (clic droit).
Vous devez ensuite donner un nom au fichier à générer.
Le fichier sera généré par défaut sur "//mes documents/Paye/Data..." mais vous pouvez saisir un répertoire
précis.
En fonction de la fenêtre principale de navigation ouverte, vous disposez de différents exports :
• Exporter la sélection consiste à exporter uniquement les lignes, de la fenêtre principale de navigation,
sélectionnées.
• Exporter Tout consiste à exporter tous les éléments de la fenêtre principale de navigation qu'ils soient
visibles ou non dans la vue.
Les filtres
Le filtrage permet de rechercher et de manipuler rapidement et aisément un sous-ensemble de données dans
une liste.
Une liste filtrée affiche uniquement les lignes répondant aux critères spécifiés pour une colonne.
Contrairement au tri, le filtrage ne réorganise pas la liste, mais masque momentanément les lignes que
vous ne souhaitez pas afficher.
Filtre automatique
Il correspond au filtrage par sélection pour des critères simples.
Pour accéder au filtre automatique, vous devez cliquer sur l'icône en haut à droite dans le champ en en-tête de
colonne.
Vous voyez apparaître une liste de chaque élément visible dans la colonne, y compris les éléments vides
(constitués uniquement d'espaces). En sélectionnant un élément dans la liste d'une colonne, vous pouvez
masquer instantanément toutes les lignes qui ne contiennent pas la valeur sélectionnée.
En sélectionnant "Personnalisé", vous avez la possibilité de créer un filtre personnalisé à une ou deux conditions
pour la colonne.
Pour créer un filtre, vous devez choisir :
l'opérateur souhaité,
la valeur souhaitée,
une condition (Et, Ou),
l'opérateur souhaité,
la valeur souhaitée.
L'icône de filtrage automatique apparaît en bleu dans la colonne qui contient une valeur sélectionnée.
Vous avez la possibilité de définir des filtres et de les enregistrer à partir de la gestion des vues.
Effacer le filtre
Pour effacer le filtre appliqué, vous devez faire un clic droit dans la liste page puis sélectionner la fonction
"Supprimer les filtres".
Les vues
L'éditeur de vues est disponible à partir de la barre d'outils de toutes les fenêtres principales de navigation et
des Listes déroulantes.
Il contient la liste des affichages disponibles et permet de réaliser de nouveaux affichages.
Les vues contenant le mot "(système)" ne sont pas modifiables.
Présentation de l’éditeur
L’éditeur contient un tableau qui référence les vues systèmes et les vues personnalisées
Si vous avez sélectionné le bouton « vue multi-utilisateur », vous visualiser également les colonnes code
utilisateur et code Groupe.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
148
Pour associer un utilisateur ou un groupe à une vue, vous devez cliquer sur l’action Affecter.
Une boite s’affiche alors pour affecter le vue :
• A tous les utilisateurs
• un utilisateur précis
• un groupe précis
Actions disponibles
Les actions disponibles sont :
o Ajouter : permet de créer une nouvelle vue sans aucun pré-paramétrage, vous arrivez directement
dans l’éditeur de requête (voir paragraphe ci-dessous éditeur de requêtes).
o Modifier : permet d’ouvrir l’éditeur de requêtes et de réaliser les modifications de la vue sélectionnée
précédemment (voir paragraphe ci-dessous éditeur de requêtes).
o Supprimer : permet de supprimer définitivement la vue
Les vues système ne sont pas supprimables
o Dupliquer : permet de copier une vue existante pour la modifier à votre convenance (voir paragraphe
ci-dessous éditeur de requêtes).
Si vous souhaitez réaliser une nouvelle vue à partir d'une vue "système", vous devez dupliquer la
vue "système" puis lui donner un autre nom.
o Affecter : Ce bouton est accessible uniquement si vous avez le droit de gérer les vues multiutilisateurs
et que le bouton « vue multi-utilisateur » est activé.
o Défaut : Permet de définir une vue en "affichage par défaut"
Vous pouvez également importer ou exporter une vue.
Si vous modifiez le tri, regroupement d'une fenêtre principale de navigation ou d'une liste déroulante ; dès
que vous confirmerez la modification (en cliquant sur le bandeau), ces modifications seront prises en compte
dans la vue. Si cette vue est une vue "système", une copie de la vue avec le même nom mais sans le mot
système sera automatiquement créée.
Vues multi-utilisateurs
Les vues des listes, grilles et tableau de bord peuvent être affectées à un utilisateur ou un groupe particulier.
Ainsi, seul cet utilisateur ou ce groupe pourra utiliser/modifier la vue.
Les paramétrages de vue par défaut sont stockés par groupe ou par utilisateur.
Les utilisateurs peuvent donc choisir des vues par défaut différentes.
Un bouton à côté du bouton (éditeur de vue) permet l'affichage et l'édition des vues de tous les utilisateurs.
Un droit utilisateur permet de pouvoir définir la réalisation ou non de vue par utilisateur des lists/grilles et
tableau de bord
Editeur de requêtes
Les modifications de la vue s'effectuent à l'aide de l'éditeur de requêtes.
Cet éditeur permet :
d'ajouter une requête : une requête s'effectue sur une ou plusieurs tables, elle est la base de la vue ;
d'ajouter une colonne : les colonnes permettent de visualiser les données de la table ;
d'ajouter une condition ou un groupe de conditions (filtres) : une condition permet de sélectionner les
données à afficher ;
d'ajouter une requête de détail : une requête de détail permet de réaliser un lien entre 2 tables (requêtes).
de supprimer un élément : permet de supprimer une requête, colonne, condition, relation... ;
de réinitialiser les libellés : permet de mettre le nom par défaut de la colonne que vous avez précédemment
renommée.
d'importer ou exporter une requête (fichier qry).
Pour chaque colonne, il est possible de définir un type de recherche "N'importe où dans le champ" ou en
"Au début du champ" (Partie de droite, dans le paragraphe Divers).
Ci-dessous quelques exemples :
Définir une vue par défaut
Ajouter une colonne dans une vue
Supprimer des colonnes dans une vue
Ajouter une condition
INFORMATIONS GÉNÉRALES
149
Ajouter une requête de détail
Ajouter une somme
GESTION D'UNE FICHE
Gestion d'une fiche
Dans tous les masques de saisie ou fiches, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion
de vos données, le déplacement dans le fichier...
Certaines fonctions décrites ci-dessous sont accessibles directement depuis un bouton de la barre d'outils
située en dessous de la barre de menu de la fiche.
Création d'une fiche
Fichier - Nouveau ou Ctrl + I
Permet de créer une nouvelle fiche vierge.
Fichier - Dupliquer
Permet de créer une copie conforme à la fiche d’origine.
Sauvegarde d'une fiche
Fichier - Sauvegarder ou Ctrl + S
Permet d'enregistrer la saisie sans fermer la fenêtre ouverte.
Dans le corps d’un document, il est recommandé de valider de temps en temps si vous saisissez beaucoup
de données.
Fichier - Sauvegarder et Nouveau
Permet d'enregistrer la saisie effectuée et d’ouvrir une nouvelle fiche.
Fichier - Sauvegarder et Fermer
Permet d'enregistrer la saisie effectuée et de fermer la fenêtre pour revenir à l'écran précèdent.
Autres
Fichier - Supprimer ou Ctrl + D
Permet de supprimer la fiche.
Fichier - Imprimer ou Ctrl + P
Permet d'imprimer la fiche sélectionnée.
Le positionnement du curseur sur cet icône permet de visualiser dans une "info bulle" le nom de
l'imprimante et le modèle utilisé.
Fichier - Fermer
Permet de fermer la fenêtre de saisie sans enregistrer.
Gestion des données
Edition - Annuler ou Ctrl + Z
Permet d’annuler la dernière saisie, modification effectuée sur la fiche.
Edition - Refaire ou Ctrl + Y
Permet de remettre les dernières saisies, modifications réalisées.
Edition - Annuler tout ou Ctrl + U
Permet d’annuler toutes les modifications effectuées sur la fiche depuis le dernier enregistrement.
Edition - Désactiver le Annuler/Refaire
Permet de neutraliser les actions Annuler et refaire.
Cette valeur n’est pas conservée lors de la fermeture de la fiche.
Edition - Couper ou Ctrl + X
Permet de couper la partie du texte sélectionnée.
Edition - Copier ou Ctrl + C
Permet de copier la partie du texte sélectionnée.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
150
Edition - Coller ou Ctrl + V
Permet de coller à l'endroit sélectionné la partie du texte précédemment copiée ou coupée (dans le logiciel ou
dans une autre application).
Navigation
Actions -...
Ce menu permet d'accéder aux opérations liées à la fiche.
Une fiche Salarié a pour actions associées : Ajouter un nouveau contrat, Nouvelle entrée...
Un Bulletin a pour actions associées : Voir salarié, Créer un profil, Valider...
Vues - Précédent
Permet d’accéder à la fiche précédente.
Vues - Suivant
Permet d’accéder à la fiche suivante.
Fenêtre - Fermer tout
Permet de fermer toutes les fiches ouvertes en une seule fois, y compris celle qui appelle cette fonction.
Fenêtre - liste des fenêtres
Permet de naviguer entre les fiches/listes ouvertes.
Aide
? - Aide
Permet d’appeler l’aide en ligne de la fiche ouverte.
Notes
La saisie d'un commentaire est possible à partir d'un onglet ou d'une partie Notes sur toutes les fiches.
La zone de saisie libre, vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche.
Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils.
151
COMMENT FAIRE...?
COMMENT COMMENCER ?
Interface
EBP Paye Open Line PRO, évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur. Ainsi, les règles de
fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre environnement de travail quotidien :
• Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter.
• Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple
clic sur les icônes.
• Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données.
• Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :
Le nom du dossier :
Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier,
Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre
d'enregistrements).
L'icône EBP :
Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP.
Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrements
total sont affichés.
Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état
sera 2/20.
• Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches
(avec les tris, filtres, colonnes, etc...)
• Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie.
• Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.).
Comment commencer ?
Une fois le programme démarré, l'écran de bienvenue vous propose :
d'Ouvrir le dernier dossier,
de Créer un nouveau dossier,
d'Ouvrir le dossier de démonstration,
d'Ouvrir l'aide en ligne.
Si vous sélectionnez la création de dossier, nous vous conseillons de renseigner ensuite les options principales.
Options à remplir dès maintenant
Après la création d'un nouveau dossier, il est fortement recommandé de vérifier le paramétrage des options à
partir du menu Paramètres - Sociétés.
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie
des options, et sur la partie droite, les options correspondantes, à saisir.
Il est important de renseigner les parties suivantes :
Préférences graphique utilisateurs : Permet de déterminer le thème des rubriques.
Préférences utilisateurs : Permet de définir les contrôles de la fiche salarié, les avertissements liés au
calcul du bulletin, les règles de saisie des absences.
Préférences comptables : Permet de définir le paramètrage des comptes comptables.
Préférences de transfert : Permet de déterminer les libellés des écritures comptables, le détail des
écritures.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
152
Les données de base
Un certain nombre de données peut être crée au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel.
Toutefois, nous vous conseillons de renseigner quelques unes d'entre elles, qui seront utilisées notamment dans
vos fiches Salariés :
• Les natures d'emplois,
• Les conventions collectives,
• Les Codes emplois (PCS-ESE)
Par ailleurs, certaines données peuvent être créées dès la création du dossier :
• Les civilités,
• Les codes postaux,
• Les départements,
• Les pays,
• Les codes NAF.
Comment créer les données principales
Après avoir créé les données de base, vous pouvez vous lancer dans la création de vos établissements, de vos
salariés et de vos bulletins.
Création d'un établissement
Vous pouvez accéder à la liste des établissements depuis le menu Etablissements - Etablissements
La liste des établissements répertorie l'ensemble des établissements existants sur le dossier.
Elle permet, entre autres, d'identifier la période de paye, d'effectuer une clôture ou déclôture périodique grâce
aux tâches Clôture périodique et Déclôture périodique.
Pour créer un établissement, utilisez la touche "Inser" ou menu contextuel "Ajouter" ou le bouton "Ajouter".
Création d'un salarié
Vous pouvez accéder à la liste des salariés depuis le menu Salariés - Salariés.
La liste des salariés répertorie l'ensemble des salariés existants sur le dossier.
Si vous avez plusieurs établissements pour le dossier, la liste des salariés sera triée tout d'abord par
établissement.
Pour créer un salarié, utilisez la touche "Inser" ou menu contextuel "Ajouter" ou le bouton "Ajouter" ou bien
encore la tâche Assistant de création d'un salarié.
Remplissez alors les champs de paramétrage, comme la date d'entrée dans l'entreprise, le profil, le salaire,
l'état civil, les informations relatives au contrat de travail.....
Le choix de l'établissement est déterminant. Il ne sera plus possible de modifier l'établissement dès que le
salarié aura été enregistré.
Création d'un bulletin
Vous pouvez accéder à la préparation des bulletins depuis les menus Salariés - Salariés grâce aux tâches :
• Préparer le bulletin à partir du profil salariés,
• Préparer le bulletin à partir du bulletin précédent,
• Préparer le bulletin sans profil.
Vous pouvez modifier ou consulter les bulletins préparés depuis les menus Bulletins - Bulletins - Bulletins.
La liste des bulletins est découpée par plusieurs onglets :
• en cours : indique tous les bulletins en cours en état brouillon,
• par exercice : indique tous les bulletins de l'exercice en état brouillon et validé,
• tous : indique tous bulletins de tous les exercices en état brouillon et validé.
La liste des bulletins permet, entre autres d'effectuer une validation ou dévalidation des bulletins grâce aux
tâches Valider et Dévalider.
COMMENT FAIRE...?
153
Tout est prêt
Si vous avez suivi les différentes étapes décrites depuis le début de ce guide d'utilisation, vous avez donc créé
votre dossier avec les principales données nécessaires pour commencer à travailler.
Dans les étapes suivantes, vous allez donc découvrir :
• Comment créer un établissement ?
• Comment créer un salarié ?
• Comment créer un bulletin ?
• Comment créer une rubrique ?
• Comment créer une variable ?
• Comment mettre à jour les taux et les plafonds ?
• Comment effectuer une clôture mensuelle ?
• Comment effectuer une déclôture mensuelle ?
• Comment effectuer une clôture annuelle ?
• Comment effectuer une déclôture annuelle ?
• Comment saisir une absence ?
• Comment effectuer un transfert comptable ?
• Comment générer un fichier de virement ?
• Comment imprimer ?
• Comment sauvegarder ?
• Comment restaurer ?
TRAVAILLER
Comment créer un établissement ?
Vous pouvez créer un nouvel établissement dans le menu Etablissement - Etablissements.
Pour créer un établissement, vous pouvez activer :
- soit le bouton Ajouter de la barre d'outils,
- soit la touche Inser de votre clavier,
- soit Ajouter par le menu contextuel.
Enfin, dans la nouvelle fiche établissement, saisissez les informations obligatoires.
Comment créer un salarié ?
Vous pouvez créer un nouveau salarié dans le menu Salarié - Salarié.
Pour créer un salarié, vous pouvez activer :
- soit le bouton Ajouter de la barre d'outils,
- soit la touche Inser de votre clavier,
- soit Ajouter par le menu contextuel.
Enfin, dans la nouvelle fiche salarié, saisissez les informations obligatoires.
Comment préparer un bulletin ?
Pour créer un bulletin, il faut au minimum avoir créer un établissement, et un salarié. Il est ensuite possible de
créer des bulletins de manière individualisée par le menu Salariés - Salariés , ou en masse par le menu
Bulletins- Préparations des bulletins.
Vous pouvez créer ainsi un bulletin :
- soit sans profil, par le bouton Créer un bulletin sans profil, accessible dans la fiche salarié ou dans la barre
des tâches de la liste des salariés,
- soit à partir du profil employé, par la tâche Préparer un bulletin à partir du profil employé accessible par
la liste des salariés ou bien directement sur le bulletin,
- soit à partir du bulletin précédent, lorsque le salarié en possède au moins un, par la tâche Préparer un
bulletin à partir du bulletin précédent accessible dans la liste des salariés ou directement sur le bulletin.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
154
Enfin il est possible d'accéder aux mêmes options avec la préparation en masse des bulletins.
Le bulletin est d'abord créer à l'état Brouillon. Il faut nécessairement le calculer avant de l'enregistrer.
Il est impossible d'avoir deux bulletins brouillons pour le même salarié, pour créer un second bulletin il faut
d'abord valider le premier bulletin par l'action Valider ou par l'intermédiaire de la clôture périodique.
Comment créer une rubrique ?
Vous pouvez créer une nouvelle rubrique dans le menu Paramètres de paye - Rubriques.
Pour créer une variable, vous pouvez activer :
- soit le bouton Ajouter de la barre d'outils,
- soit la touche Inser de votre clavier,
- soit Ajouter par le menu contextuel.
Enfin, dans la nouvelle fiche Rubrique, saisissez les informations obligatoires.
Comment créer une variable ?
Vous pouvez créer une nouvelle variable dans le menu Paramètres de paye - Variables.
Pour créer une variable, vous pouvez activer :
- soit le bouton Ajouter de la barre d'outils,
- soit la touche Inser de votre clavier,
- soit Ajouter par le menu contextuel.
Enfin, dans la nouvelle fiche Variable, saisissez les informations obligatoires.
Comment mettre à jour les taux et les plafonds en vigueur ?
Certains taux ou plafonds peuvent évoluer en début ou en cours d'année. Le paramétrage des constantes
permet de mettre à jour, par anticipation et sans supprimer les anciennes valeurs, vos constantes et vos taux
en définissant la période d'entrée en vigueur de la nouvelle valeur. La nouvelle valeur ne sera alors prise en
compte, pour le calcul de vos bulletins, qu' à partir de la période indiquée. Pour cela, rendez vous sur les fiches
constantes.
La déclôture annuelle supprimera les modifications faites après la dernière clôture annuelle.
Comment effectuer une clôture mensuelle ?
La clôture mensuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangible les bulletins de la période
courante clôturée. Elle entraîne la validation de tous les bulletins en cours, sur la période.
Elle ne pourra pas être effectuée sur la dernière période de l'exercice social, il s'agira nécessairement d'une
clôture annuelle.
La clôture périodique se fait à l'aide d'un assistant de clôture.
Pour lancez une clôture périodique vous pouvez :
- soit sélectionner un établissement dans la liste des établissements et activer la tâche Clôture périodique,
- soit activer le bouton clôture périodique de la page Démarrer une tâche dans le menu Etablissement,
- soit par le menu Outils, lancer la clôture périodique.
Comment effectuer une déclôture mensuelle ?
La déclôture mensuelle est une opération occasionnelle qui permet de revenir sur une période précédemment
clôturée pour un ou plusieurs établissements. La déclôture périodique a lieu sur la dernière période clôturée de
COMMENT FAIRE...?
155
l'établissement. Elle entraîne la suppression des bulletins en cours, pour l'établissement, sur la période
courante.
La déclôture périodique se fait à l'aide d'un assistant de clôture.
Pour lancez une déclôture périodique vous pouvez :
- soit sélectionner un établissement dans la liste des établissements et activer la tâche Déclôture périodique,
- soit par le menu Outils, lancer la déclôture périodique.
Comment effectuer une clôture annuelle ?
La clôture annuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangible tous les éléments d'un exercice
social, pour l'ensemble des établissements. Elle entraîne alors la clôture périodique de la période courante de
l'établissement et la création d'un nouvel exercice social, congés payés et DIF.
La clôture annuelle se fait à l'aide d'un assistant de clôture.
Pour lancez une clôture annuelle vous pouvez :
- soit activer le bouton clôture annuelle de la page Démarrer une tâche dans le menu Etablissement,
- soit par le menu Outils, lancer la clôture périodique.
Comment effectuer une déclôture annuelle ?
La déclôture annuelle est une opération occasionnelle qui permet de revenir sur le dernier exercice social
clôturé. Cette opération entraîne la suppression de votre exercice social et la plupart des modifications
effectuées depuis votre dernière clôture annuelle. La déclôture doit donc être opérée avec précautions, c'est la
raison pour laquelle il est préférable d'effectuer une sauvegarde de votre dossier au préalable.
La déclôture annuelle se fait à l'aide d'un assistant.
La déclôture est accessible par le menu Outils - Déclôture annuelle.
Comment saisir une absence ?
Avant de saisir une absence ou des congés payés, pensez à vérifier le mode de décompte des absences dans
les calendriers d'absences du menu Paramètres - Liste de valeurs- Absences ou bien dans la fiche salarié-
Onglet Congés payés/DIF, ainsi que le planning du salarié disponible dans la fiche du salarié.
Il est ensuite possible de saisir une absence de manière individualisée par l'onglet Congés Payés/Absences
du bulletin.
La DUCS
Grâce au logiciel EBP Paye Open Line vous pourrez effectuer vos DUCS chaque mois ou chaque trimestre et
ainsi déclarer et payer par échanges de données informatisés (EDI) à l’aide de votre logiciel de paye. C’est la
transmission des déclarations de cotisations sociales au format électronique (DUCS-EDI) par transfert de
fichier, généré par votre application de paye.
La DUCS-EDI ne se substitue pas à la déclaration annuelle de données sociales (DADS).
Votre logiciel est aujourd’hui conforme aux normes DUCS-EDI Coplat, version 4.2. Il ne vous reste plus qu’à
vous inscrire à l'aide du kit d'adhésion téléchargeable sur le site Net-entreprises.
Toutes les impressions DUCS sont disponibles à partir de la version Classic.
Pour utiliser la fonction EDI, vous devez acquérir un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter
votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20.
Que signifie DUCS ?
La DUCS (déclaration unifiée de cotisations sociales) regroupe les déclarations périodiques. Elle vous permet de
déclarer, sous une forme unifiée, les cotisations sociales obligatoires :
• Urssaf et Pôle emploi,
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
156
• Retraite complémentaire Agirc-Arrco et prévoyance.
La DUCS MSA n’est gérée ni en état préparatoire, ni en déclaration.
Qui peut déclarer ?
Tous les employeurs ainsi que les tiers déclarants (experts-comptables, associations et centres de gestion
agréés...).
Quand ?
Aux échéances réglementaires.
Quels sont les avantages pour l'entreprise ?
• Simple : une gestion sans papier,
• Souple : La possibilité d’anticiper l’envoi des déclarations et de les modifier jusqu’à la date
d’exigibilité,
• Fiable : La réception d’un certificat d’enregistrement constitue la preuve des envois.
Le logiciel EBP Open Line version Pro vous propose :
Un état préparatoire pour les caisses suivantes :
• URSSAF,
• IRC/IP (ARRCO, AGIRC, Prévoyance, Mutuelle)
Une DUCS EDI agréée pour les organismes suivants :
• URSSAF,
• IRC/IP (ARRCO, AGIRC, Prévoyance, Mutuelle)
Comment paramétrer la DUCS ?
• Paramétrage de la DUCS IRC/IP
• Paramétrage de la DUCS URSSAF
Comment préparer la DUCS ?
• Comment préparer une DUCS ?
• Comment préparer une DUCS néant ?
• Comment préparer une DUCS annuelle IRC/IP ?
Où déposer les déclarations DUCS ?
• Où déposer les déclarations DUCS ?
Comment imprimer un état préparatoire DUCS ?
• Comment imprimer un état préparatoire DUCS ?
Comment transférer les écritures en comptabilité ?
Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans le logiciel EBP Comptabilité Open Line.
Ces écritures concernent :
- les éléments du bulletin (charges sociales salariales et patronales, rémunération du personnel...),
- les règlements.
Pour transférer des éléments en comptabilité, vous devez définir au préalable :
Les libellés des écritures dans les préférences de transfert,
Les comptes comptables des salariés, dans les préférences comptables ou bien dans la fiche salarié,
Les comptes de charges et de tiers des différents organismes,
Les comptes de charges des rubriques de brut et de net.
COMMENT FAIRE...?
157
Vous pouvez réaliser un transfert comptable de type Open line ou par l'intermédiaire de ComExpert tous deux
accessibles par le menu Opération - Transfert en Comptabilité.
Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable.
Chaque transfert comptable est archivé dans la page "Historique des transferts".
Comment imprimer ?
Une impression peut être lancée de plusieurs façons :
A partir d'une fiche, d'un masque de saisie..., cliquez simplement sur le bouton Imprimer de la barre
d'outils.
A partir d'une liste, cliquez sur le bouton Imprimer de la barre d'outils pour accéder à la page de filtres.
A partir de chaque menu, sélectionner Impression, puis la catégorie et/ou le modèle d'impression désiré.
Toutes ces impressions sont régies par un fonctionnement uniforme (Fenêtre principale de navigation, Modèles
d'impression, Mots clefs, Filtres et aperçus).
Des modèles par défaut existent et permettent d'imprimer. Vous pouvez imprimer entre autres :
- un salarié
- un bulletin
- un établissement
- l'état des charges
- l'état des absences
- un organisme
- un régime
- le journal des événements
- l'interrogation des données de paye
- le transfert comptable ....
Ces modèles sont modifiables et peuvent être paramétrés à votre convenance grâce à l'éditeur de modèles.
DIVERS
Comment sauvegarder ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données. En fonction de la taille de votre
dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données,
et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*.
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement
supprimée ou endommagée.
Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner
les options de sauvegardes et lancer la procédure.
Une fois la première sauvegarde effectuée, vous avez la possibilité de lancer uniquement la sauvegarde
rapide.
Comment restaurer ?
Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque
dur.
Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées.
Par le menu Outils - Restauration, vous accédez à l'assistant de restauration qui vous permet de sélectionner
le dossier à restaurer et lancer la procédure.
Comment créer et gérer ROL ?
Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line) vous permet de mettre à disposition les documents de
votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line.
Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de
consultation.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
158
Principe
A partir de votre dossier, vous choisissez les documents que vous souhaitez diffuser sur ROL, à qui vous voulez
les diffuser, et la fréquence de diffusion.
Deux termes essentiels à retenir donc :
o Les publications : ces fiches contiennent les documents à générer et à diffuser sur ROL.
o Les comptes : identifiés par un email et un mot de passe, ils sont autorisés à consulter les documents
sur l’espace de publication ROL (site web).
o
Des droits utilisateurs sont à votre disposition :
Publication dans ROL : droits sur la fiche publication
Compte utilisateur du ROL : droits sur la fiche compte
Publier : droits sur l'envoi d'une publication sur le site ROL
La mise en place des publications
Dans l’application Openline, depuis une liste de données, ou depuis l’aperçu d’un document, dans la barre
d’outils, vous disposez d’une action nommée ROL "Publier sur le Web dans le report On Line : http://reportson-line.ebp.com".
C’est cette action qui constitue la création ou la complétion de vos publications, elle entraîne :
1. La sauvegarde des paramètres permettant la génération et la diffusion de la publication : c’est la ligne
ajoutée automatiquement dans la publication, dans l’onglet Liste des documents
2. La possibilité d’indiquer quels sont les comptes autorisés à consulter ces documents à travers l’onglet
Comptes
3. La proposition d’une diffusion immédiate au moment de l’enregistrement de votre publication si vous
n’avez pas défini une diffusion automatique à travers l’onglet Périodicité
Une publication peut contenir plusieurs documents, un compte peut être défini pour plusieurs publications,
une publication peut être diffusée même si aucun compte n’est paramétré.
Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation.
La diffusion des publications sur votre espace dédié
Deux moyens pour diffuser vos publications : manuellement et ou automatiquement.
Manuellement
Depuis la liste des publications, menu Paramètres, l’action Envoyer dans la barre des tâches permet de
déclencher la diffusion de la publication sélectionnée.
Depuis l’assistant de publication, menu Opérations, après avoir sélectionné les publications à diffuser.
Automatiquement
La définition d’une périodicité dans la fiche publication entraîne la création d’une tâche de mise à jour
automatique dans le planificateur de tâches de Windows.
Cette tâche permet aux applications Open-Line EBP de mettre à jour automatiquement sur votre espace dédié
vos publications. Elle peut-être mise à jour via l'application (grâce aux actions Mettre à jour le planificateur
et Supprimer la tâche du planificateur depuis la liste des publications) qui l'a créée et sera supprimée lors
d'une désinstallation du logiciel Open-Line EBP qui l'a créée.
Dans les deux cas, la diffusion se réalise en tâche de fond (bouton "Traitements ..." dans la barre d'état), et
ne vous empêche pas d’utiliser vos applications EBP simultanément.
La diffusion consiste à créer et envoyer les documents sur votre espace de publication ROL, sous forme de
miniatures (une par page du document) pour une consultation rapide, et sous forme de PDF, pour vous
permettre de le télécharger.
La diffusion met également à jour les comptes, et par conséquent, leurs droits par rapport aux publications.
Une limite en nombre de pages par document est fixée ainsi que le nombre de miniatures par document.
Par conséquent, si votre document comporte plus de pages que la limite, vous verrez sous forme de miniatures
les premières pages autorisées. Il en va de même pour les PDF.
Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation.
Si la diffusion est interrompue, les publications non envoyées le seront de façon automatique, dans les 3 à 30
minutes après l’ouverture de votre dossier.
COMMENT FAIRE...?
159
La consultation de votre espace de publication
Pour consulter votre espace de publication, vous disposez dans votre application Openline d’un lien Site Web
(Menu Opérations - Publier dans ROL - Site web).
Vous pouvez également transmettre aux utilisateurs concernés l’adresse web sur laquelle se connecter pour
consulter les documents sur votre site ROL.
Après avoir saisi son email et son mot de passe, votre utilisateur accède à l’ensemble des documents diffusés à
son attention, regrouper par application/dossier EBP (les documents issus de la paye sont dans un dossier
différent des documents issus de la gestion commerciale par exemple).
Une zone de recherche est disponible, elle est effectuée sur le champ nom de la publication, date de dernière
diffusion, description de la publication.
Enfin, chaque publication mentionne sur fond rouge le nombre de document non encore lus.
L’administration de votre espace de publication
Parmi les comptes créés, un compte devra être administrateur (case à cocher dans la fiche compte).
Cela permet d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires sur l’espace de publication du site ROL :
1. Voir tous les documents diffusés
2. Voir les comptes
3. Supprimer les publications
4. Supprimer des documents
161
DETAIL DES FONCTIONNALITES
FICHIER
Nouveau dossier
Accès : Fichier - Nouveau
Pour créer un nouveau dossier, vous devez suivre les différentes étapes proposées par l'assistant de création du
dossier.
Vous avez également la possibilité de créer un raccourci pour un dossier existant.
Ces étapes consistent à :
Sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou sur un autre ordinateur) ;
En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes :
- Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à :
Saisir le nom du serveur,
La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de :
Sélectionner le protocole,
Saisir l'authentification de l'utilisateur.
La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur".
Si vous possédez une version Gestion commerciale Pro et Comptabilité Pro ou CRM PRO, vous avez la
possibilité de créer un dossier avec liaison entre les applications :
• Gestion commerciale PRO + Comptabilité PRO + CRM PRO + Paye PRO
De même, si vous possédez une version Immobilisation PRO, ...
Cliquer ici pour avoir un graphique récapitulatif des liaisons possibles.
- Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite :
Saisir le nom du dossier,
Saisir l'identification et les coordonnées de la société,
Saisir les autres informations,
Saisir les informations administratives, les paramètres de l'exercice social, les informations de paye, les
organismes, les informations de congés payés.
Vous avez également le choix d'importer tous les codes postaux (coché par défaut) ou une liste simplifiée
(codes postaux des préfectures et arrondissements de Paris).
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de création de dossier.
Pour lancer la création du dossier, vous devez cliquer sur le bouton Lancer.
Vous allez alors voir une barre de progression.
A la fin du traitement, le nouveau dossier est ouvert automatiquement. Nous vous conseillons ensuite d'ouvrir
les infos de société et les options générales du dossier afin de contrôler les informations que vous venez de
saisir et de renseigner les autres options.
Créer un nouveau raccourci
Accès : Fichier - Créer un nouveau raccourci
Cette fonction permet de réaliser le lien entre la base de données et l'application.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
162
La création d'un raccourci de la base passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de création d'un raccourci.
• La 1ère étape vous présente l'assistant de création ;
Vous devez ensuite, sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur
l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur) ;
En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes :
- Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à :
Saisir le nom du serveur,
La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de :
Sélectionner le protocole,
Saisir l'authentification de l'utilisateur.
La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur".
- Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite :
• indiquer le nom du dossier (nom de la base de données) que vous souhaitez ouvrir ;
• Enfin, les paramètres que vous avez saisi sont proposés. Vous devez cliquer sur le bouton Lancer pour
créer le raccourci.
• Le traitement va alors créer le raccourci et ouvrir la base de données.
Vous pouvez à tout moment stopper la création du raccourci en cliquant sur le bouton Annuler.
Ouvrir un dossier
Accès : Fichier - Ouvrir
Cette fonction permet d'ouvrir un dossier.
Suite à l'appel de la fonction, une fenêtre contenant une liste des fichiers à l'emplacement sélectionné s'affiche.
Vous devez sélectionner le répertoire des données de Gestion commerciale et sélectionner le
raccourci de la base que vous souhaitez ouvrir.
Si le raccourci n'est pas disponible, fermer la fenêtre par le bouton Annuler et appeler la
fonction "Créer un nouveau raccourci" du menu Fichier.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
163
Fermer un dossier
Accès : Fichier - Fermer
Cette fonction permet de fermer le dossier en cours sans fermer l'application.
Vous pouvez ensuite ouvrir un autre dossier.
Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture du dossier, vous
aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications.
Quitter l'application
Accès : Fichier - Quitter
Cette fonction permet de fermer l'application.
Si au moins une fiche est en cours de modification, lorsque vous demandez la fermeture de l'application,
vous aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications.
FAVORIS
Favoris
Accès : Favoris
Permet d'ajouter et organiser des actions de la barre de navigation.
Ajouter un favori
Pour ajouter une action dans les favoris, vous devez sélectionner une fonctionnalité dans la barre de navigation
+ clic droit et cliquer sur "Ajouter aux favoris"
Une action peut être ajoutée une seule fois dans les favoris.
Aller dans le menu Bulletins + Préparation des bulletins, faire clic droit puis "Ajouter aux favoris".
Dans la volet Favoris, vous retrouvez "Préparation des bulletins".
Gestion des Favoris
Il est possible d'organiser les favoris, de renommer les actions/dossier, de les déplacer ou les supprimer.
Pour organiser vos favoris, vous avez la possibilité d'ajouter des dossiers.
Pour cela, vous devez cliquer dans la zone de Navigation puis réaliser un clic droit + Ajouter un dossier.
Par défaut, le libellé est "Nouveau dossier".
Vous avez la possibilité de changer ce libellé par celui à votre convenance.
Le nombre de dossier est illimité.
Une fois le dossier créé, par un cliquer-glisser, vous pouvez classer les actions dans votre dossier.
Chaque dossier et action peuvent être renommer.
Pour cela, vous devez sélectionner le dossier ou l'action puis clic droit + Propriétés.
Il vous reste alors à saisir le libellé souhaité pour le dossier ou l'action.
Le bouton réinitialiser permet de retrouver le libellé d'origine :
- pour les dossiers : Nouveau dossier
- pour les actions : Nom de l'action d'origine
Chaque dossier ou action peuvent être déplacer. Ceci à l'aide des boutons Monter/Descendre (clic droit +
Monter ou Descendre) ou par un cliquer-glisser.
A l'aide de la touche shift, vous avez la possibilité de monter d'un niveau un dossier ou une action (ou clic droit
+ Remonter d'un niveau)
2 dossiers avec chacun des actions, sortir une action pour la positionner au niveau des dossiers : "sélectionner
l'action + shift + cliquer déplacer" ou "sélectionner l'action + clic-droit + Remonter d'un niveau".
Il est possible d'avoir plusieurs liste de favoris grâce à la gestion des vues et l'affectation de celles-ci à des
utilisateurs ou groupes d'utilisateurs.
Si un favori ne vous convient plus, vous avez la possibilité de le supprimer de votre liste.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
164
Pour cela, vous devez sélectionner le dossier ou l'action puis clic droit + Enlever des Favoris.
Vous avez la possibilité de réaliser un import ou export de favoris d'un dossier vers un autre.
Pour cela, vous devez réaliser un import/export de la configuration.
Vous avez la possibilité de réinitialiser les favoris (tout supprimer) par la Maintenance des données.
AFFICHAGE
Tableau de bord
Accès : Affichage - Tableau de bord
Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier si l'option "ne plus afficher" n'est pas
sélectionnée.
Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité.
Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du tableau de bord.
Vous pouvez visualiser les informations suivantes :
la répartition des salariés,
la répartition des effectifs,
les congés payés,
les absences.
Vous avez la possibilité de créer votre propre tableau de bord.
Création d'un tableau de bord
Pour Créer un tableau de bord, vous devez cliquer sur le bouton "Editer" disponible dans la barre d'outils de la
page "Tableau de bord".
Il est possible de créer un Tableau de bord depuis un tableau existant (système) (Bouton "Nouveau") ou créer
un tableau de bord vide (Bouton "Nouveau Vide").
Quelque soit le bouton sélectionné, vous devez ensuite renseigner le libellé de votre nouveau Tableau de bord.
Si le Libellé que vous avez saisi ne vous convient pas, vous pouvez le modifier en cliquant sur le bouton
"Renommer".
Si vous souhaitez voir votre tableau de bord lors de l'affichage de la page tableau de bord, vous devez
sélectionner votre tableau et cliquer sur le bouton "Par défaut".
Un tableau de bord personnalisé peut à tout moment être supprimé. Pour cela, sélectionnez le tableau et
cliquez sur "Supprimer".
Les parties / informations
Dans un tableau de bord personnalisé, vous pouvez ajouter, modifier et supprimer des parties/informations.
L'ajout d'une partie s'effectue depuis le bouton "Ajouter" disponible dans la barre d'outils de la page "Tableau
de bord".
Les parties disponibles sont :
Répartition des salariés : Permet d'afficher la répartition hommes/ femmes. Plusieurs types de répartitions
possibles :
• Répartition des salariés par âge
• Répartition des salariés par sexe
Par défaut l'affichage est en mode graphique. Vous pouvez choisir un affichage en grille. Pour cela, cliquez sur
le bouton Modifier qui se situe dans l'angle à droite du tableau de répartition, puis cochez Afficher les
données dans une grille.
Répartition des effectifs : Permet d'afficher la répartition par effectif selon différents critères. Plusieurs types
de répartitions possibles :
• Répartition des effectifs par statut professionnel
• Répartition des effectifs par type de contrat
• Répartition des effectifs par ancienneté
• Répartition des effectifs par établissement
DETAIL DES FONCTIONNALITES
165
Par défaut, l'affichage est en mode graphique. Vous pouvez choisir un affichage en grille. Pour cela, cliquez sur
le bouton Modifier qui se situe dans l'angle à droite du tableau de répartition, puis cochez Afficher les
données dans une grille.
Répartition des congés payés : Permet d'afficher le nombre de jours de congés pris chaque mois, pour
l'exercice en cours, pour l'ensemble des salariés. Vous pouvez augmenter le nombre d'années à afficher.
Par défaut l'affichage est en mode graphique. Vous pouvez choisir un affichage en grille. Pour cela, cliquez sur
le bouton Modifier qui se situe dans l'angle à droite du tableau de répartition, puis cochez Afficher les
données dans une grille.
Répartition des absences : Permet d'afficher le nombre de jours d'absences, par type (hors CP), pour
l'exercice en cours. Vous pouvez augmenter le nombre d'années à afficher.
Par défaut l'affichage est en mode graphique. Vous pouvez choisir un affichage en grille. Pour cela, cliquez sur
le bouton Modifier qui se situe dans l'angle à droite du tableau de répartition, puis cochez Afficher les
données dans une grille.
Sur chacune de ces parties, vous disposez de 3 boutons (en haut à droite) :
• Icône Rafraîchir : permet de mettre à jour les informations
• Editer : Permet de définir l'affichage des informations
• Supprimer (croix) : permet de supprimer la partie
Après chaque modification, ajout, n'oubliez pas de sauvegarder votre tableau de bord par le bouton
"Sauvegarder" disponible dans la barre d'outils de la page "Tableau de bord" ou en cliquant sur le bandeau
jaune situé en dessous du titre de la page.
Personnalisation du tableau de bord
Le bouton "Personnaliser" ou clic droit depuis le Tableau de bord + "Afficher la fenêtre de
personnalisation" permet de définir les emplacements des différentes parties dans le tableau de bord.
C'est uniquement lorsque la fenêtre de Personnalisation est ouverte que vous pouvez déplacer les
différentes parties.
Pour déplacer une partie, vous devez sélectionner celle-ci puis la déplacer où vous le souhaitez.
Par un clic droit sur une partie dans le tableau de bord, vous disposez :
• Cacher la fenêtre de personnalisation
• Afficher le texte
• Cacher l'élément
• Regrouper
• Créer un élément Espace vide
• Contrainte de taille (redimension, verrou de la taille, largeur, hauteur...)
Si un groupe d'éléments (parties) a été créé, par un clic droit sur le groupe, vous disposez :
• Cacher la fenêtre de personnalisation
• Cacher l'élément
• Regrouper
• Créer un élément Espace vide
• Dégrouper le groupe
• Ajouter un onglet
Dans la fenêtre de personnalisation, 2 onglets sont présents :
• L'onglet "Eléments cachés" vous permet d'ajouter :
o un espace vide
o un séparateur vertical
o un séparateur horizontal
o les éléments que vous avez précédemment enlevés
• L'onglet "Arbre des éléments" contient les éléments présents dans le tableau de bord avec
arborescence des groupes, onglets...
SALARIÉS
Salariés- Démarrer une tâche
Accès : Salariés - Démarrer une tâche
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
166
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez, en début des fonctions associées, d'une entrée de
menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
• Salariés : permet de créer un nouveau salarié.
• Assistant de création salarié : permet d'accéder à l'assistant de création de salarié.
• Consulter les congés payés : permet d'accéder à la consultation des congés payés.
• Consulter les bulletins: permet d'accéder à la consultation des bulletins.
• Consulter les documents administratifs: permet d'accéder aux documents administratifs.
• Virements des salaires : permet d'accéder à la liste des virements des salaires.
SALARIÉS
Assistant de création de salarié
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de création de salarié.
Bienvenue...
...dans l'assistant de création de salarié.
Vous pouvez effectuer une sauvegarde du dossier avant de créer votre salarié.
Pour cela, cliquez sur le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant. L'assistant de sauvegarde du dossier
s'ouvre alors automatiquement.
Champs obligatoires à renseigner
Certains champs sont obligatoires pour lancer la création de votre salarié :
Matricule
Civilité
Prénom
Nom
Date d'entrée dans le contrat
Date d'entrée dans l'entreprise
Tous les autres champs de l'assistant sont facultatifs. Vous pourrez les renseigner en modifiant la fiche de votre
salarié.
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la création de votre salarié.
Liste des salariés
Accès : Salariés-Salariés
Cette liste est affichée pour information seulement. Aucun ajout, aucune modification ni suppression n'est
possible directement.
Elle affiche la liste des salariés par statut de présence.
Les onglets
Présent
Cet onglet permet d'afficher les salariés présents sur la période courante de l'établissement. Les champs
disponibles sont identiques à l'onglet Tous.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
167
Sortis
Cet onglet permet d'afficher les salariés sortis sur la période courante de l'établissement. Les champs
disponibles sont identiques à l'onglet Tous.
Absents
Cet onglet permet d'afficher les salariés absents sur la période courante de l'établissement. Les champs
disponibles sont identiques à l'onglet Tous.
Tous
Cet onglet permet d'afficher l'ensemble des salariés de l'entreprise, indépendamment de leur statut de
présence. Elle précise ainsi le matricule du salarié, la civilité , le nom, le prénom, le numéro de sécurité sociale,
la date d'entrée dans le contrat ,le service, le profil, le statut du salarié et enfin si le salarié est En sommeil.
La liste est affichée selon un regroupement par établissement.
Les tâches disponibles à partir de la liste des salariés
Assistant de création d'un salarié : Cette tâche vous permet de créer, rapidement, un nouveau salarié à
l'aide d'un assistant.
Créer un nouveau document administratif : Cette tâche vous permet de créer un nouveau document
administratif (contrat de travail, certificat de travail....).
DUE : Cette tâche vous permet de créer la déclaration unique d'embauche.
Assistant de mise à jour des salariés : Cet assistant vous permet de mettre à jour rapidement les champs
de vos salariés. Vous disposez de plusieurs filtres afin d'affiner les salariés à mettre à jour.
Accéder aux bulletins:
A partir de la liste, vous pouvez accéder aux différents mode de préparation du bulletin.
Pour accéder à la Préparation du bulletin à partir du profil employé, il suffit de sélectionner un ou plusieurs
salariés dans la liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ;
• sélectionner Préparer le bulletin à partir du profil dans la barre des tâches ou par le menu
contextuel.
Pour accéder à la Préparation du bulletin à partir du bulletin précédent, il suffit de sélectionner un ou plusieurs
salariés dans la liste,ayant au moins un bulletin préparé, puis de choisir l'une de ces possibilités ;
• sélectionner Préparer le bulletin à partir du bulletin précédent dans la barre des tâches ou par le
menu contextuel.
Pour créer un bulletin sans profil, il suffit de sélectionner un ou plusieurs salariés dans la liste, puis de choisir
l'une de ces possibilités ;
• sélectionner Créer un bulletin sans profil dans la barre des tâches ou par le menu contextuel.
Fiche salarié
Accès : Salariés - Salariés
La fiche salarié est accessible à partir de la liste des salariés.
La fiche salarié se compose d'un en-tête, d'actions et permet d'accéder à plusieurs onglets.
En-tête de la fiche salarié
Matricule :
Le matricule est unique.
Le champ accepte les caractères alphanumériques, mais ni les caractères spéciaux ni les espaces.
Le code est modifiable tant que la fiche salarié est en cours de création.
En revanche, si la fiche salarié a déjà été sauvegardée au moins une fois, alors le code n'est plus modifiable.
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Numérotation
automatique du matricule qui se trouve dans la fiche de l'établissement du salarié.
Ce code est limité à 7 caractères alphanumériques.
Civilité : Ce champ permet d'indiquer la civilité de votre salarié.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
168
Nom : Ce champ permet d'indiquer le nom de famille du salarié. Pour les femmes mariées, il convient
d'indiquer le nom d'usage.
N° SS : Ce champ permet d'indiquer le numéro de Sécurité sociale du salarié.
Si votre salarié dispose d'un n° de sécurité sociale provisoire, vous devez le renseigner dans l'onglet
Adresse de la fiche salarié.
Nom de naissance : Ce champ permet de renseigner le nom de naissance. Pour les femmes mariées, il
convient de renseigner le nom de jeune fille.
Prénom : Ce champ permet de renseigner le prénom du salarié.
Référence du contrat : Ce champ permet de renseigner la référence du contrat de travail. C'est un champ
de saisie libre, alphanumérique.
Photo : le bouton Charger ou un clic droit dans le cadre Photo vous permet d'insérer une photo ou image.
Les principaux formats acceptés sont : BMP, GIF, JPG/JPEG ...
Les actions
Créer un bulletin sans profil : Cette action vous permet de lancer la création d'un bulletin directement à
partir de la fiche salarié.
Les onglets
Adresse
L'onglet Adresse permet de visualiser les coordonnées, l'état civil et la situation familiale du salarié.
Contrat
L'onglet Contrat permet de visualiser les informations relatives à l'entrée, l'emploi et la sortie du salarié.
Paye
L'onglet Paye permet de visualiser les informations relatives au salaire, au classement conventionnel, aux
exonérations URSSAF, aux tranches de cotisation, au régime de retraite, au profil.
Congés payés / DIF
L'onglet Congés payés/DIF permet de visualiser les informations relatives aux congés payés, au droit
individuel de formation (DIF) ainsi que le planning du salarié.
Prévoyance / Assurance
L'onglet Prévoyance / Assurance permet d'affilier les salariés aux différents contrats de prévoyance et / ou
d'assurance et / ou de mutuelle de l'entreprise.
Règlement
L'onglet Règlement permet de visualiser les informations bancaires et comptables du salarié.
Bulletins
L'onglet Bulletins permet de visualiser les bulletins réalisés, ainsi que les changements de situations du
salarié.
Déclarations
L'onglet Déclarations permet de visualiser les informations nécessaires aux différentes déclarations.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
ADMINISTRATIF
Liste des documents administratifs
Accès : Salariés - Administratif
La gestion de la liste des documents administratifs est commune à toutes les listes.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Créer un document administratif
DETAIL DES FONCTIONNALITES
169
Cette action vous permet de réaliser un nouveau document administratif pour un établissement ou un de vos
salariés.
Nouveau modèle de document administratif
Vous permet de créer un nouveau modèle de document administratif.
Assistant de création de documents administratifs
Accès : Salariés - Administratif ou action de la fiche salarié
Nous vous proposons un large choix de modèles de documents. Ces différents modèles sont classés par thème :
• Congés,
• Embauche CDD,
• Embauche CDI,
• Portabilité du droit individuel à la formation,
• Portabilité de la prévoyance,
• Sanctions,
• Sortie salarié,
• Autres documents.
Si le document que vous devez créer n'existe pas, vous avez la possibilité de créer vos propres modèles.
Sélection du modèle
Sélectionnez parmi la liste des modèles, celui dont vous avez besoin pour réaliser votre document.
En fonction du modèle choisi, un champ supplémentaire, Bulletin ou Salarié, sera à renseigner.
Pour lancer la création du document, vous devez cliquer sur le bouton Lancer.
A la fin du traitement, le nouveau document s'ouvre automatiquement.
Document administratif
Classeur
Ce champ permet de sélectionner ou modifier le classeur initialement défini par l'assistant de création du
document, parmi une liste déroulante.
Si le classeur que vous souhaitez, n'existe pas vous avez la possibilité de créer un nouveau classeur en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Nom de fichier
Ce champ permet de modifier le nom du fichier initialement paramétré par l'assistant de création de
documents.
Description
Ce champ vous permet de saisir ou modifier le libellé de votre document.
Corps du texte
Modifiez à souhait le corps du texte à l'aide de la barre d'outil disponible au dessus du texte. Certains champs
sont remplis automatiquement à l'aide des champs fusions. Un champ de fusion correspond à une donnée
provenant de la paye.
Modèle de document administratif
Accès : Salariés - Administratif - Modèles de documents administratifs
Pour créer un nouveau modèle de document administratif, sélectionnez au niveau du volet des tâches Nouveau
modèle de document administratif.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
170
La cible
Sélectionnez la cible de votre modèle de document. Plusieurs cibles disponibles :
• Salariés
• Etablissements
• Bulletins
Classeur
Indiquez le thème de votre document.
Si le classeur que vous souhaitez, n'existe pas vous avez la possibilité de créer un nouveau classeur en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Nom
Saisissez le nom de votre document.
Le contenu du modèle
Réalisez votre document à l'aide de l'outil de traitement de texte.
Champs de fusion
Dans vos documents vous pouvez faire appel à des champs de fusion. Un champ de fusion correspond à une
donnée provenant de la paye.
Exemple
Salarie.Adresse1 sera remplacé par le champ adresse 1 de la fiche salarié.
Salarie.DateEntree sera remplacé par le champ date d'entrée de la fiche salarié.
CONGÉS ET ABSENCES
Type d'absences
Accès : Paramètres-Divers- Type d'absences
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé de la catégorie professionnelle que vous souhaitez
ajouter.
Méthode de calcul: Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système la méthode
de calcul utilisée pour le décompte des jours d'absences. Quatre méthodes sont disponibles, jours ouvrés, jours
ouvrables, jours calendaires et Heures réelles.
Nombre de jours pour le calcul de l'absence: Ce champ est nécessaire au calcul de l'indemnité
journalière moyenne en cas d'absence. Il est renseigné par défaut en fonction de la méthode choisie, à
l'exception de la méthode en heures réelles pour laquelle le champ sera alors grisé et non saisissable. Dans les
autres cas, la valeur est modifiable en saisissant manuellement une valeur ou à l'aide de la calculatrice
accessible par l'icône
DETAIL DES FONCTIONNALITES
171
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette catégorie dans les listes déroulantes
en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Etat de paye
Sous catégorie : Etat des charges
Sous catégorie : Etat des variables
Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA
....
Catégorie principale : Salariés
Sous catégorie : Salarié
Sous catégorie : Etat des absences
Sous catégorie : Etat des congés payés
...
Catégorie principale : Bulletins...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle".
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes.
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut.
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
BULLETINS
Bulletins- Démarrer une tâche
Accès : Bulletins - Démarrer une tâche
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
172
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
• Bulletins : permet d'accéder à la liste des bulletins.
• Saisie des variables : permet d'accéder à la grille de saisie des variables en vue de préparer les
bulletins en masse.
• Saisie des congés payés et absences : permet d'accéder au tableau de saisie des congés payés et
absences en masse.
• Calculer les bulletins : permet d'accéder au calcul des bulletins en masse.
• Virement des salaires : permet d'accéder à la génération des fichiers de virements des salaires et
des acomptes.
• Transfert en comptabilité : permet d'accéder à l'assistant de transfert comptable des écritures de
salaires et de règlements.
BULLETINS
BULLETINS
Liste des bulletins
Accès: Bulletins-Bulletins
La gestion de la liste des bulletins est commune à toutes les listes.
Cette liste est affichée pour information seulement. Aucun ajout, aucune modification ni suppression n'est
possible directement.
Elle affiche les bulletins préparés et permet d'accéder au calcul et la validation des bulletins.
La liste précise la date de paiement, le statut du bulletin (validé ou brouillon), le nom et le prénom du salarié, le
début et la fin de la période d'emploi du bulletin.
Les onglets
En cours
Cet onglet affiche tous les bulletins en état brouillon sur la période courante. La liste est affichée selon un
regroupement par établissement puis par période courante.
Exercice
Les onglets Exercices s'incrémentent au fur et à mesure des clôtures annuelles. Ils affichent tous les bulletins
préparés et validés sur cet exercice. La liste affiche également un regroupement par établissement puis par
période de paye.
Tous
Cet onglet permet d'afficher l'ensemble des bulletins préparés, indépendamment de leur état, de l'exercice ou
encore de l'établissement.
Accéder au calcul et à la validation des bulletins
Pour accéder à la validation du bulletin, il suffit de sélectionner un ou plusieurs bulletins en état Brouillon dans
la liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ;
- sélectionner Valider dans la barre des tâches;
- sélectionner Valider dans le menu contextuel.
Un salarié ne peut avoir deux bulletins en état brouillon. Pour créer un second bulletin sur une même
période, il faut nécessairement que le premier soit validé.
Pour accéder à la dévalidation du bulletin, il suffit de sélectionner un ou plusieurs bulletins en état Validé dans
la liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ;
- sélectionner Dévalider dans la barre des tâches;
- sélectionner Dévalider dans le menu contextuel.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
173
La dévalidation d'un bulletin est limitée à la période courante et la période M-1, tant que vous n'effectuez
pas de déclôture périodique.
La dévalidation doit s'effectuer dans l'ordre chronologique de préparation des bulletins, du plus récent au
plus ancien. Pour un salarié qui possède deux bulletins validés sur la même période, la dévalidation doit
s'effectuer en premier sur le bulletin dernièrement validé puis, après suppression de celui-ci, la dévalidation
pourra s'opérer sur le second bulletin.
Pour accéder au calcul du bulletin, il suffit de sélectionner un ou plusieurs bulletins en état Brouillon dans la
liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ;
- sélectionner Calculer dans la barre des tâches;
- sélectionner Calculer dans le menu contextuel.
Le bulletin
Accès: Le bulletin est accessible par la liste des salariés et la préparation des bulletins.
Le bulletin peut être créé, soit à partir du profil du salarié, soit à partir du bulletin précédent s'il en existe au
moins un, ou encore créer de toute pièce par l'utilisateur. Le bulletin peut être ensuite modelé et modifié à
votre gré grâce aux actions et au volet de navigation disponible sur la page du bulletin.
Les actions
Un ensemble d'actions permettent d'agir sur le calcul du bulletin et de prendre en considération les éventuelles
modification du paramétrage de celui-ci.
Les informations modifiables
Certaines informations sont renseignées par défaut à la préparation du bulletin, elles restent cependant
modifiables et peuvent avoir un impact sur le calcul du bulletin.
Les colonnes du bulletin
Si dans au moins une rubrique la formule de la base salariale est différente de celle de la base patronale
alors la colonne Base Pat. sera affichée.
Les onglets
Saisie des variables : Cet onglet vous permet de saisir les variables du bulletin.
Congés Payés/Absences : Cet onglet vous permet de saisir les congés payés et/ ou les absences du salarié.
Rubriques disponibles : Cet onglet vous permet d'ajouter une rubrique et de consulter les rubriques
disponibles.
Cumuls : Cet onglet vous permet de consulter les cumuls alimentés par ce bulletin et de faire des reprises.
Tranches : Cet onglet vous permet de consulter le calcul de vos tranches et de faire des reprises.
Explications des lignes : Cet onglet vous permet d'expliquer le calcul des lignes de votre bulletin.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
Duplicata
Le duplicata permet de conserver la copie conforme, sous format PDF, d'un bulletin, au moment de l'aperçu ou
de l'impression d'un bulletin en état Brouillon.
Il est impossible de générer un duplicata d'un bulletin validé.
Pour générer un duplicata, il existe deux possibilités:
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
174
- soit en cochant l'option "Gérer les duplicatas en impression du bulletin" dans les préférences utilisateurs.
Ainsi à chaque impression, ou aperçu du bulletin, un duplicata sera généré.
- soit, si l'option n'est pas cochée, il est toujours possible de cocher l'option "Duplicata des bulletins" dans les
filtres d'impressions des bulletins.
Pour que les mises à jours du bulletins soient prises en compte dans le duplicata, il est nécessaire de
relancer une impression ou un aperçu du bulletin.
PROFILS
Liste des profils
Accès : Bulletins - Bulletins - Profils
La gestion de la liste des profils et sous profils est commune à toutes les listes.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Inactiver
Vous pouvez choisir de rendre un profil ou sous profil Inactif, si vous souhaitez ne pas les afficher dans les vues
standard, listes déroulantes...
Les profils ou sous profils mis en Inactif sont visibles à partir de l'onglet Tous.
Activer
Permet de rendre un profil ou sous profil à nouveau actif. Le profil ou le sous profil sera présent dans les vues
standard, listes déroulantes...
La liste des profils contient plusieurs onglets.
A partir de chaque onglet vous pouvez créer de nouveaux profils ou sous profils.
Préparer les bulletins des salariés attachés
Permet de lancer l'assistant de préparation des bulletins pour tous les salariés ayant le profil sélectionné.
Profils et sous profils
Accès : Bulletins - Bulletins - Profils
A partir de la liste des profils, vous avez la possibilité de créer des profils ou des sous profils.
Les profils sont un ensemble de rubriques répondant à un modèle de contrat de travail (Cadre, Non cadre,
Apprenti....). Un profil peut être constitué de rubriques et de sous profils.
Les profils servent à la préparation des bulletins.
Les sous profils sont un sous ensemble de rubriques. Les sous profils sont à insérer dans les profils. Ils servent
à faciliter les modifications dans les profils.
Exemple
Vous disposez d'un sous profil CSG dans lequel est paramétré les rubriques COTCSG et COTCSG1.
Vous devez ajouter dans tous vos bulletins la rubrique COTCSG2. En ajoutant simplement la COTCSG2 à votre
sous profil, automatiquement tous les profils utilisant ce sous profil seront mis à jour.
En-tête
Dans la partie en-tête, vous devez renseigner les champs suivants :
Nom du profil : Indiquez le nom de votre profil. Ce champ est alphanumérique.
Le nom est un champ de saisie libre.
Description : Saisissez la description du profil. Ce champ est alphanumérique.
La description est un champ de saisie libre.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
175
Statut catégoriel : Vous avez la possibilité de rattacher le profil à un statut catégoriel en particulier. Lors de
la sélection du profil de votre salarié, seuls les profils correspondant au statut catégoriel du salarié seront
proposés.
Type de profil : Sélectionner si vous souhaitez créer un profil ou un sous profil. Il n'est pas possible de créer
d'autre type.
Grille de saisie de variables : La sélection d'une grille de saisie de variables permet de filtrer la liste des
variables à saisir par profil.
Vous avez la possibilité de créer une nouvelle grille de variables en sélectionnant Ajouter dans la liste
déroulante accessible par l'icône .
Contrat : Vous avez la possibilité de rattacher le profil à un type de contrat. Lors de la sélection du profil de
votre salarié, seuls les profils correspondant au type de contrat du salarié seront proposés.
Inactif : Cliquez dans cette case si vous ne souhaitez pas afficher ce profil dans les vues standard, listes
déroulantes....
Onglets
Création du profil
La partie de gauche contient les rubriques ou sous profil du profil. Ce sont les lignes que vous retrouverez sur le
bulletin.
La partie de droite contient toutes les rubriques, profils et sous profils disponibles.
Pour ajouter des lignes à votre profil, plusieurs possibilités :
o le double clic,
o le menu Ajouter au profil du menu contextuel,
o le bouton Ajouter au profil,
o Le drag and drop.
Pour retirer des lignes du profil, vous devez cliquer sur le bouton Supprimer.
Pour modifier l'emplacement des lignes, vous devez utiliser la flèche haute ou flèche basse pour faire Monter
ou descendre vos rubriques.
Le Bouton "Voir la rubrique" permet de visualiser la fiche de la rubrique.
Aperçu des rubriques du profil
Cet onglet permet de visualiser les rubriques du profil.
L'ordre des rubriques sera identique dans le bulletin.
Notes
L'onglet notes permet de saisir un commentaire.
La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches.
VARIABLES
SAISIE DES VARIABLES
Saisie des variables
Accès : Bulletins - Variables - Saisie des variables
Ce tableau vous permet de saisir chaque mois, pour l'ensemble des salariés, les éléments variables du salaire.
La saisie des variables est indispensable pour calculer les bulletins.
Les variables de type Constante n'apparaissent pas dans ce tableau.
Les variables calculées apparaissent dans une colonne de couleur grise.
Un simple clic sur l'en-tête d'une colonne permet de trier par ordre croissant ou décroissant.
La ligne Total permet de donner la somme globale de toutes les valeurs de la colonne.
Par défaut, la saisie des variables affiche l'ensemble des salariés, tous profils et services confondus. Vous
pouvez filtrer la saisie par service, profil, ou bien encore par grille de variables.
Les filtres
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
176
Service : Vous pouvez filtrer la liste des salariés par service, pour cela, sélectionnez le ou les services à
prendre en compte. Seuls les salariés rattachés au service sélectionné apparaîtront dans la liste.
Profil : Vous pouvez filtrer la liste des salariés par profil, pour cela sélectionnez le ou les profils à prendre en
compte. Seuls les salariés rattachés au profil sélectionné apparaîtront dans la liste.
Filtre : Ce champ permet de filtrer la liste des variables. Vous disposez de 3 possibilités de filtrer la liste des
variables :
o Toutes : Ce filtre affiche toutes les variables du dossier,
o Variables du profil : Ce filtre affiche les variables paramétrées dans les rubriques du profil
sélectionné,
o Variables de la grille : Ce filtre affiche les variables paramétrées dans la grille sélectionnée.
Grille de saisie : Vous ne pouvez sélectionner une grille de saisie que si le champ "filtre" est positionné sur
Variable de la grille.
Vue : Par défaut le champ vue propose la période du bulletin courant. C'est la vue qui permet de saisir les
valeurs de variables à prendre en compte pour la préparation des bulletins.
D'autres vues vous sont proposées à titre de consultation, aucune modification possible :
o les 12 mois de l'exercice,
o annuel,
o annuel hors bulletin.
Il existe une dernière vue qui se nomme Reprises. Cette vue permet de reprendre des valeurs cumulées
erronées.
Exemple
Votre nombre d'heures cumulées (Variable HEUREEL) depuis le début de l'année est de 1200 heures. Or, ce
cumul devrait être à 1300.
Pour le rectifier, vous devez sélectionner la vue Reprises, puis dans la colonne HEUREEL vous saisissez la
différence soit 100.
Afin de vérifier l'exactitude de votre cumul après reprise, sélectionnez la vue Annuel, il doit être à 1300.
Autre exemple
Votre nombre d'heures cumulées (Variable HEUREEL) depuis le début de l'année est de 1200 heures. Or, ce
cumul devrait être à 1100.
Pour le rectifier, vous devez sélectionner la vue Reprises, puis dans la colonne HEUREEL vous saisissez la
différence soit -200.
Voir les champs du salarié : Les champs de la fiche salarié tels que Salaire mensuel, heures mensuelles....
sont des variables de la fiche salarié. Elles ont le même comportement que les autres variables mais ne sont
pas présentes dans la liste des variables. Pour voir ces variables, il faut que l'option soit cochée.
Les actions
Généraliser : Ce bouton permet de généraliser une valeur pour l'ensemble des salariés. Pour cela placezvous
sur le premier salarié de la liste, saisissez la valeur puis cliquez sur le bouton Généraliser.
Voir le salarié : Ce bouton permet d'accéder à la fiche du salarié de la ligne sélectionnée.
Le salarié sélectionné est celui qui dispose d'une pointe de flèche à gauche de son nom. De plus toutes les
valeurs de la ligne sont en gras.
Calculer le bulletin : Ce bouton permet de lancer à partir de la saisie des variables un calcul des bulletins.
Vérifier l'état lecture seule : L'état lecture seule signifie que certaines lignes de la saisie des variables sont
bloquées car une modification est déjà en cours pour ces salariés. Ce bouton permet de débloquer les lignes en
lecture seule qui n'ont plus de raison d'y être.
Exemple
Vous avez 2 salariés A et B, le bulletin du salarié A est ouvert en modification, si vous ouvrez la saisie des
variables la ligne du salarié A sera en lecture seule (ligne grisée)
Si vous enregistrez et fermer le bulletin la ligne est toujours en lecture seule pour le salarié A alors que le
bulletin n'est plus en modification. Pour débloquer l'état lecture seule il convient de cliquer sur le bouton
vérifier l'état lecture seule.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
177
Actualiser : A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de
cliquer sur le bouton "Actualiser la liste".
Liste des grilles de saisie
Accès : Bulletin - Variables - Grilles de saisie
La gestion de la liste des grilles de saisie est commune à toutes les listes.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Inactiver
Vous pouvez choisir de rendre une grille de saisie Inactive, si vous souhaitez ne pas afficher cette grille de
saisie dans les vues standard, listes déroulantes...
Les grilles mises en Inactif sont visibles en sélectionnant la vue Inactif (Système).
Activer
Permet de rendre une grille à nouveau active. La grille sera présente dans les vues standard, listes
déroulantes...
Grille de variables
Accès : Bulletins - Variables - Grilles de saisie
Les grilles permettent de filtrer les variables les plus couramment utilisées. Les grilles servent aux impressions
et à la saisie des variables.
En-tête
Dans la partie en-tête, vous devez renseigner les champs suivants :
Nom : Indiquez le nom de votre grille. Ce champ est alphanumérique.
Le nom est un champ de saisie libre.
Description : Saisissez la description de la grille de variables. Ce champ est alphanumérique.
La description est un champ de saisie libre.
Inactif : Cliquez dans cette case si vous ne souhaitez pas afficher ce profil dans les vues standard, listes
déroulantes....
Onglets
Variables
Cet onglet permet de saisir ou sélectionner les variables qui vont constituer la grille.
A partir de cet onglet vous pouvez :
o Ajouter
o Supprimer
o Insérer (s'insère au dessus de ligne sélectionnée)
o Déplacer (Flèche haute et flèche basse)
o Couper / copier / coller
Notes
L'onglet notes permet de saisir un commentaire.
La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches.
INTERROGATION DES DONNEES DE PAYE
Interrogation des données de paye
Accès: Bulletins - Variables - Interrogation des données de paye
Un en-tête
Filtre sur l'établissement
Ce filtre vous permet de sélectionner le ou les établissements pour lesquels vous souhaitez lancer
l'interrogation.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
178
Filtre sur les salariés
Ce filtre permet de sélectionner le ou les salariés pour lesquels vous souhaitez lancer l'interrogation..
Filtre sur les services
Ce filtre vous permet de sélectionner le ou les services pour lesquels vous souhaitez lancer l'interrogation.
Filtre sur les profils
Ce filtre permet de sélectionner le ou les profils pour lesquels vous souhaitez lancer l'interrogation.
Filtre sur les statuts de présence des salariés
Ce filtre permet de filtrer les salariés par leur statut de présence.
3 statuts de présence sont proposés : Présent, Sorti ou Absent.
Filtre sur la mise en sommeil des salariés
Ce filtre permet de sélectionner les salariés mis en sommeil.
Salariés
Voir le salarié : Cette action vous permet, après avoir sélectionné un salarié dans la liste de visualiser la
fiche du salarié.
Rafraîchir : L'utilisation de ce bouton est nécessaire pour que l'affichage soit mis à jour en fonction des
filtres.
Interroger : Une fois les filtres renseignés, et la formule saisie, cliquer sur ce bouton pour faire apparaître le
résultat.
Formules
Saisissez la ou les formules que vous souhaitez interroger. Pour interroger plusieurs formules aller à la ligne
entre chaque formule grâce à la touche Entrée de votre clavier.
Exemple
Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées de janvier à mars :
Saisissez : $HEUREEL[Jan-Mar]
Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées depuis le début de l’année :
Saisissez : $HEUREEL
Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées sur l'exercice social précédent :
Saisissez : $HEUREEL[ExSocial,-1]
Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées sur le mois en cours :
Saisissez : HEUREEL
Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées sur des mois glissants de juin N-1 à
février N (vous êtes en période de paye mars)
Saisissez : $HEUREEL[-9,-1]
Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées de l'exercice hors bulletin en cours :
Saisissez : crhb(HEUREEL)
Pour obtenir de l'aide sur la syntaxe des formules, cliquez ici.
A chaque changement de formule, cliquer sur le bouton Interroger.
Résultats
Cette zone permet d'afficher les résultats sous forme de tableau avec la liste des salariés sélectionnés en ligne.
Les champs sont non saisissables.
Imprimer : Cette action vous permet de lancer l'aperçu puis l'impression du résultat de l'interrogation en
cours.
Fermer : Cette action ferme la fenêtre d'interrogation des données de paye. Les données saisies ne sont pas
conservées.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
179
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Etat de paye
Sous catégorie : Etat des charges
Sous catégorie : Etat des variables
Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA
....
Catégorie principale : Salariés
Sous catégorie : Salarié
Sous catégorie : Etat des absences
Sous catégorie : Etat des congés payés
...
Catégorie principale : Bulletins...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle".
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes.
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut.
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
ÉTABLISSEMENTS
Établissements - Démarrer une tâche
Accès : Établissements - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez, en début des fonctions associées, d'une entrée de
menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
• Établissements : permet d'accéder à la liste des établissements.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
180
• Documents administratifs : permets d'accéder à la liste des documents administratifs.
• Taux AT : permet d'accéder à la liste des taux AT.
• Organismes : permet d'accéder à la liste des organismes.
• Clôture périodique : permet d'accéder à l'assistant de clôture périodique.
• Clôture annuelle : permet d'accéder à l'assistant de clôture annuelle.
ETABLISSEMENTS
Liste des établissements
Accès: Établissements- Établissements
Cette liste est affichée pour information seulement. Vous pouvez créer un seul établissement supplémentaire.
Il est impossible de supprimer l'établissement principal.
La liste précise la forme juridique ou la civilité, la raison sociale, la période paye de l'établissement, si
l'établissement est en décalage de paye ou non et enfin le NIC de l'établissement.
Clôture/ Déclôture périodique
A partir des tâches, vous pouvez accéder à la clôture ou déclôture périodique.
Pour accéder à la clôture périodique, il suffit de sélectionner un établissement dans la liste, puis de choisir l'une
de ces possibilités ;
- sélectionner Clôture périodique dans la barre des tâches;
- sélectionner Clôture périodique dans le menu contextuel.
Pour accéder à la Déclôture périodique, il suffit de sélectionner un établissement dans la liste, puis de choisir
l'une de ces possibilités ;
- sélectionner Déclôture périodique dans la barre des tâches;
- sélectionner Déclôture périodique dans le menu contextuel.
Fiche établissement - Onglet Congés payés / DIF
Congés payés
Planning établissement : Ce champ permet d'appliquer un planning, par défaut, à l'établissement. Lors de
la création des salariés de cet établissement ils seront automatiquement rattachés à ce planning.
Vous avez la possibilité de créer un nouveau planning en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône
Mois de fin des exercices de CP : Le clôture des congés étant le plus souvent au mois de mai le champ est
renseigné par défaut. Si la clôture des congés de votre établissement n'est pas le mois de mai vous avez la
possibilité d'en sélectionner un autre.
Mode : Trois modes d'acquisition des congés vous sont proposés : jours ouvrés, jours ouvrables ou autres.
Vous devez sélectionner celui qui correspond à l'établissement.
Congés payés acquis par mois : Ce champ permet d'indiquer le nombre de jours de congés acquis par
mois. Ce champ est saisissable seulement si le champ mode est sur "Autres".
Nombre de jours pour le calcul de l'absence CP : Ce champ permet d'indiquer le nombre de jours à
prendre en compte pour le calcul de l'absence CP. Ce champ est saisissable seulement si le champ mode est sur
"Autres".
A quoi correspond 21,67 : C'est une moyenne 5 jours ouvrés * 52 semaines / 12 mois
A quoi correspond 26 : C'est une moyenne 6 jours ouvrables * 52 semaines / 12 mois
DETAIL DES FONCTIONNALITES
181
Congés supplémentaires acquis par mois : Ce champ permet d'indiquer le nombre de jours de congés
supplémentaires acquis par mois. Tous les établissements ne pratiquent pas ce type d'acquisition.
En cas de doute, reportez-vous à votre convention collective.
Gestion des CP ancienneté : Cette option est à cocher si votre établissement pratique l'acquisition des
congés pour ancienneté.
Ordre de décompte des CP : Cette option est accessible si votre établissement gère les congés
d'ancienneté. L'option offre deux possibilités :
o Congés payés acquis sur N-1 puis les congés d'ancienneté,
o Les congés d'ancienneté puis les congés payés acquis sur N-1.
Provision CP
Taux de charge fiscales pour le calcul : Ce champ est nécessaire pour l'impression de l'état
des provisions de congés payés.
Taux de charges sociales pour le calcul : Ce champ est nécessaire pour l'impression de
l'état des provisions de congés payés.
Si votre taux est de 29%, vous devez saisir 29.
DIF (Droit individuel à la formation)
Gestion du DIF : Cette option est à cocher si vous souhaitez gérer le compteur du DIF
(Droit individuel à la formation) à partir de votre logiciel de paye.
Mois de fin des exercices de DIF : Ce champ permet d'indiquer le mois de clôture du DIF.
Par défaut le mois de clôture est le même que celui de l'exercice de paye.
Droit annuel au DIF (en heures) : De façon général l'acquisition par an est de 20 heures de
formation. Si toutefois votre établissement ne suit pas cette règle, vous pouvez saisir la valeur
qui vous convient.
Plafond du droit au DIF : Le plafond du DIF est fixé à 120 heures, soit 6 années de travail.
Si toutefois votre établissement ne suit pas cette règle, vous pouvez saisir la valeur qui vous
convient.
Arrondir le nombre d'heures du droit au DIF à la clôture : Si vous souhaitez qu'à la
clôture de l'exercice du DIF, le nombre d'heures acquis soit arrondi, vous devez cocher cette
option.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
182
Congés de l'établissement
Les calendriers référencent mois par mois tous les jours fériés nationaux. Les jours fériés sont de couleurs
orange.
Vous pouvez ajouter ou supprimer des jours fériés en double cliquant sur le jour concerné.
Les jours fériés sont importants pour le décompte des jours de congés.
Fiche établissement - Onglet Médecine du travail
Service de santé intégré à l'entreprise : Si le service de santé est directement intégré à l'entreprise, vous
devez cocher l'option. Dans le cas où l'option est cochée tous les autres champs deviennent non saisissables.
Code du service de santé externe : Ce champ saisissable permet d'indiquer le code correspondant à votre
service de santé.
Adresse
Adresse : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (fin) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code postal : Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
o si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
o si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
o si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table
des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville : Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Organismes
Cet onglet vous permet de définir les organismes de cotisation de votre établissement. Ainsi, tous les salariés
rattachés à cet établissement seront paramétrés par défaut avec les organismes définis dans cet onglet.
L'organisme de sécurité sociale et de Pôle emploi sont obligatoires pour enregistrer une fiche établissement.
Organisme de sécurité sociale: Ce champ permet de saisir ou sélectionner l'organisme de sécurité sociale
de votre établissement.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
183
Si l’organisme que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des
organismes, vous avez la possibilité de créer un nouvel Organisme en sélectionnant Ajouter dans la liste
déroulante accessible par l'icône .
Dans ce champ, seul un organisme avec un régime SS pourra être sélectionné.
Organisme de Pôle emploi: Ce champ permet de saisir ou sélectionner l'organisme de Pôle emploi de votre
établissement.
Si l’organisme que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des
organismes, vous avez la possibilité de créer un nouvel Organisme en sélectionnant Ajouter dans la liste
déroulante accessible par l'icône .
Dans ce champ, seul un organisme avec un régime CHOMAGE pourra être sélectionné.
Organismes : La liste page vous permet d'ajouter, à souhait, les organismes auxquels est rattaché votre
établissement, afin qu'ils soient définis, par défaut, sur les salariés rattachés à cet établissement.
Pour cela, cliquez sur le bouton "Ajouter", une fenêtre vous permet de saisir ou sélectionner l'organisme de
votre choix.
• N° de centre payeur : Si vos organismes de retraite et de prévoyance souhaitent que vous
établissiez vos déclarations DUCS par centre payeur, il convient de renseigner ici le n° de centre
payeur que vous a communiqué l'organisme.
• N° de compte cotisant : Vous devez renseigner ici le n° de compte cotisant URSSAF.
Si l’organisme que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des
organismes, vous avez la possibilité de créer un nouvel Organisme en sélectionnant Ajouter dans la liste
déroulante accessible par l'icône .
Fiche établissement - Onglet Informations de paye
Accès : Établissement - Établissement
Date de paiement : Ce champ permet de sélectionner si la date de paiement par défaut doit être sur la
période en cours ou suivante.
Jour : Ce champ permet d'indiquer le jour de la date de paiement à générer par défaut.
Banque principale : Ce champ permet de sélectionner la banque principale servant au paiement des salaires
et à la génération des fichiers de virements.
Décalage de paye : Ce champ est renseigné avec la valeur indiquée lors de la création du dossier. Si
toutefois votre établissement change, vous pouvez sélectionner un autre mode de décalage.
Prendre les plafonds et taux en vigueur à la période d'emploi : Si vous pratiquez le décalage de paye,
les plafonds et taux se réfèrent à la période de paye. Cette option permet de se baser sur la période d'emploi
au lieu de la période de paye.
Cette option n'est accessible que si le champ "Décalage de paye" est à "Décalage" ou
"Abandon".
Régime Alsace / Moselle : Si votre établissement bénéficie du régime Alsace / Moselle, vous devez cocher
cette option.
Si vous cochez cette option, tous les salariés crées sur cet établissement auront automatiquement l'option
"Régime Alsace / Moselle" cochée. Toutefois vous aurez la possibilité de la décocher.
Heures de référence : Ce champ permet d'indiquer les heures de référence de l'entreprise.
Mode de régularisation : Il existe 3 modes de régularisation : aucune, progressive et annuelle. La
régularisation fortement conseillée est la progressive, car elle permet un lissage des régularisations au fur et à
mesure que le salarié a des bulletins.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
184
La régularisation annuelle s'effectue une fois par an (dernier mois de l'exercice) ou sur le dernier bulletin du
salarié en cas de sortie.
Etablissement de travail temporaire : Si vous êtes un établissement de travail temporaire, cochez cette
option.
Taux AT : Ce champ permet d'indiquer le taux d'accident de travail principal auquel l'établissement est
assujetti.
Taux transport : Ce champ permet d'indiquer le taux de transport auquel l'établissement est assujetti.
Section prud'homale : Ce champ permet de sélectionner le code de la section prud'homale. Ce code est
déterminé en fonction du code NAF de l'établissement. Cette information sert aux élections prud'homales. Une
table de référence est disponible dans le cahier technique de la N4DS, que vous trouverez sur le portail de Netentreprises.
N° de fraction : Ce champ permet d'indiquer le nombre de fractions pour l'envoi de votre déclaration N4DS.
Pour un même établissement le nombre total de fractions doit rester constant.
Exemple :
1ère fraction pour les dirigeants
2ème fraction pour les cadre et salariés
Code Idcc : Ce champ permet de sélectionner le code de la convention collective de l'établissement.
Si le code que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle convention
collective en faisant Ajouter de la liste déroulante accessible par l'icône .
Immatriculation automatique des salariés
Utilise le compteur et le préfixe de l'établissement principal : Cette option n'est pas visible dans
l'établissement principal.
Lorsque l'option est cochée elle indique que le ou les établissements secondaires utilisent le même préfixe et
compteur que l'établissement principal.
Si vous ne souhaitez pas utiliser le même préfixe et compteur, vous devez décocher cette option, de là deux
possibilités s'offrent à vous:
o soit gérer les matricules des salariés de cet établissement en automatique mais avec un préfixe et
compteur différents de celui de l'établissement principal.
o soit définir un préfixe et un compteur propre à l'établissement.
Numérotation automatique du matricule : Cet option permet de choisir ou non une incrémentation
automatique des matricules.
Fiche établissement : Informations administratives
Accès : Établissements - Établissements
Cet onglet permet de saisir les informations administratives de votre établissement. Il est important de les
renseigner, car ces informations seront reprises sur certaines impressions.
Forme juridique ou civilité : C'est un champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques.
Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le
fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la
liste déroulante accessible par l'icône .
Raison sociale : C'est un champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Qualité de la personne : C'est un champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
NIC : ce champ permet de saisir 5 caractères.
NAF/APE : Ce champ permet la sélection d’un Code NAF et l'affichage du libellé.
Si le code NAF que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
NAF en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Capital : Ce champ permet de saisir 18 caractères numériques avec décimales.
Logo : Vous pouvez insérer à cet emplacement le logo de votre société.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
185
Il sera automatiquement repris sur les modèles d'impression avec le logo (bulletins...).
Pour insérer un logo, vous devez réaliser un clic droit puis Importer.
Ensuite, utilisez l'icône "..." pour rechercher le fichier qui contient votre logo.
Vous avez la possibilité de redimensionner celui-ci.
vous pouvez également Couper, copier coller ou supprimer le logo.
Les principaux formats acceptés sont : BMP, GIF, JPG/JPEG ...
Contact
Tél. fixe : C'est un champ saisissable, limité à 20 caractères.
Fax : C'est un champ saisissable, limité à 20 caractères.
Tél. portable : C'est un champ saisissable, limité à 20 caractères.
E-mail : C'est un champ saisissable, limité à 100 caractères.
Site internet : C'est un champ saisissable, limité à 100 caractères.
Adresse
Adresse : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (fin) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code postal : Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
o si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
o si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
o si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table
des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville : Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Fiche établissement - Onglet Exercices
Période de paye : Ce champ indique la période de paye courante. La période de paye est modifiable tant
qu'aucun bulletin de l'établissement n'est validé.
Exercices : Il existe plusieurs types d'exercices : social, congés payés. Les dates de début et fin se
renseignent automatiquement .
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
186
Les dates de clôture se génèrent, elles aussi, automatiquement.
Exemple :
Si vos congés payés se clôturent en mai alors votre exercice de congés ira du 01/06/NN au 31/05/NN.
Pour les exercices de congés payés les exercices N-1 et N sont présents.
Fiche Etablissement- Onglet Effectifs
Cet onglet permet de connaître en temps réel les effectifs de votre entreprise et de vos établissements. Pour
l'ensemble des calculs, les effectifs sont calculés en fonction du statut de présence du salarié et du paramètrage
de l'onglet effectif dans la fiche salarié.
En conséquence, une valeur est comptabilisée pour l'effectif si le salarié n'a ni un statut Absent sur la fiche
salarié ni une date de sortie égale ou inférieure à la date de fin de période courante.
En-tête de l'onglet Effectif
Effectif établissement: Cette grille comptabilise l'effectif de l'établissement, par type d'effectif, pour la
période courante de l'établissement, indiquée au dessus de la grille. La grille est actualisée à chaque clôture
périodique.
Il est possible d'interroger cet effectif dans une rubrique avec la syntaxe suivante:
Etablissement.EffectifFNAL.Effectifcourant
Effectif entreprise: Cette grille comptabilise l'effectif de l'entreprise par type d'effectif, tous établissements
confondus, sur la période courante.
Il est possible d'interroger cet effectif dans une rubrique avec la syntaxe suivante:
Entreprise.EffectifFillon.Effectifcourant
Les onglets
Effectifs : Cet onglet permet de connaître l'effectif de l'établissement et de l'entreprise sur les périodes
clôturées.
Moyenne des 12 derniers mois : Cet onglet calcule la moyenne des effectifs sur les 12 derniers mois
clôturés.
Moyenne de l'exercice précédent : Cet onglet calcule la moyenne des effectifs sur le dernier exercice
clôturé.
Effectif au 31/12: Cet onglet recense l'effectif au 31 décembre du dernier exercice clôturé.
Fiche Établissement Onglet Comptabilité
Le paramétrage de cet onglet est nécessaire au transfert comptable.
Destination du fichier de transfert : Le répertoire C:\ProgramData\EBP est renseigné par défaut. Ce
champ permet de saisir ou sélectionner un autre chemin de destination du fichier de transfert.
Journal d'OD : Ce champ permet de saisir le journal d'opérations diverses dans lequel seront générées les
écritures comptables.
Banque : Ce champ permet de sélectionner la banque principale servant au paiement des salaires et à la
génération des fichiers de virements.
Si la banque que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle banque en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Date d'écriture : Ce champ permet d'indiquer le jour de paiement des salaires par défaut.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
187
Clôture périodique
Accès: Etablissements - Démarrer une tâche - Clôture périodique
Etablissements- Etablissements - Clôture périodique
Outils -Clôture périodique
La clôture périodique a pour effet de clôturer la période courante d'un établissement afin de passer à la période
courante suivante. Les bulletins créés après la clôture périodique auront donc par défaut comme période de
paye, la nouvelle période courante. Lors de la clôture périodique, les bulletins en état Brouillon de la période en
cours sont automatiquement validés.
Sur la dernière période de l'exercice social, la clôture périodique n'aura aucun effet, il faudra faire une clôture
annuelle.
La clôture périodique s'effectue à l'aide d'un assistant de clôture :
Ecran de bienvenue : Cette page rappelle le fonctionnement de la clôture périodique et propose également
de sauvegarder votre dossier par le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant.
Etablissement à clôturer : Ce champ vous permet de sélectionner un ou plusieurs établissements dont
vous souhaitez faire la clôture périodique. Lorsque vous sélectionnez qu'un seul établissement, celui-ci s'affiche
dans le champ, si vous sélectionnez plusieurs établissements le champ affiche "Sélection multiple".
Toutes les données nécessaires ont été collectées : Cette page récapitule les établissements que vous
souhaitez clôturer.
Vous pouvez ensuite Lancer votre clôture périodique.
Opération terminée : Cette page affiche le compte rendu de l'opération et indique si la clôture s'est
déroulée avec succès ou non et pour quelles raisons. Pour plus d'informations vous pouvez cliquer sur le bouton
Afficher le détail.
Déclôture périodique
Accès: Etablissements - Démarrer une tâche - Déclôture périodique
Etablissements- Etablissements - Déclôture périodique
Outils -Déclôture périodique
La déclôture périodique s'effectue sur la dernière période de paye clôturée d'un établissement. Elle entraîne la
suppression de tous les bulletins de la période en cours. Par conséquent, si vous possédez un bulletin validé sur
la période en cours la déclôture périodique sera bloquée.
La déclôture périodique s'effectue à l'aide d'un assistant de déclôture :
Ecran de bienvenue : Cette page rappelle le fonctionnement de la déclôture périodique et propose
également de sauvegarder votre dossier par le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant.
Etablissement à déclôturer : Ce champ vous permet de sélectionner un ou plusieurs établissements dont
vous souhaitez faire la clôture périodique. Lorsque vous sélectionnez qu'un seul établissement, celui-ci s'affiche
dans le champ, si vous sélectionnez plusieurs établissements le champ affiche "Sélection multiple".
Motif de cette action : Ce champ vous permet de saisir la justification de la déclôture périodique et garder
la trace de cette action et la raison dans le Journal des événements.
Toutes les données nécessaires ont été collectées : Cette page récapitule les établissements que vous
souhaitez déclôturer.
Vous pouvez ensuite Lancer votre déclôture périodique.
Opération terminée : Cette page affiche le compte rendu de l'opération et indique si la déclôture s'est
déroulée avec succès ou non et pour quelles raisons. Pour plus d'informations vous pouvez cliquer sur le bouton
Afficher le détail.
TAUX AT
Liste des taux AT
Accès : Établissements - Taux AT
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
188
La gestion de la liste des taux AT est commune à toutes les listes.
Cette liste affiche tous les taux AT créés et sauvegardés pour tous les établissements confondus.
Les suppressions restent possibles si le taux n'est pas rattaché à un établissement ou une fiche salarié.
Taux AT
Accès : Etablissement- Taux AT
vous devez créer une fiche pour chaque taux accident de travail défini pour l'entreprise.
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
Code : Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code section : Saisissez un code section
Ce code est limité à 2 caractères numériques.
Taux : Saisissez un taux manuellement ou à l’aide de la calculatrice accessible par l’icône .
Code risque : Ce champ permet de saisir ou sélectionner le code risque de l’établissement.
Si le code risque que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des
codes risques, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche Code risque en sélectionnant Ajouter dans la
liste déroulante accessible par l'icône
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du taux AT que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce taux AT dans les listes déroulantes en
vue standard.
Les onglets
Valeurs
Pour saisir sur cet onglet, cliquer sur le bouton Ajouter de l'onglet Valeurs, une ligne saisissable apparaîtra.
Période: Ce champ vous permet de saisir, manuellement ou à l'aide du calendrier, la période (mois et année)
à partir de laquelle la constante entre en vigueur.
Vous pouvez saisir la nouvelle valeur d'une constante par anticipation. Le calcul du bulletin s'effectuera avec
la constante en vigueur sur la période de paye du bulletin, ou bien la période d'emploi lorsque l'option est
cochée dans la fiche salarié.
Taux : Saisissez le taux d'accident de travail auquel vous êtes assujetti sous un format de type pourcentage.
Lorsque votre taux change, vous devez ajouter une nouvelle valeur et non recréer une nouvelle fiche AT.
Si vous souhaitez noter un taux de 2% , saisissez 2 et non 0,02.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
189
TAUX TRANSPORTS
Liste des taux transport
Accès : Établissements - Taux transport
La gestion de la liste des taux de transport est commune à toutes les listes.
Cette liste affiche tous les taux de transport créés et sauvegardés pour tous les établissements confondus.
Les suppressions restent possibles si le taux n'est pas rattaché à un établissement ou une fiche salarié.
Taux transport
Accès : Etablissement - Taux Transport
vous devez créer une fiche pour chaque taux de transport défini pour l'entreprise.
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Description :
Champ saisissable pour indiquer le libellé du taux de transport que vous souhaitez ajouter.
Inactif :
Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce taux transport dans les listes déroulantes en vue
standard.
Les onglets
Valeurs
Pour saisir sur cet onglet, cliquer sur le bouton Ajouter de l'onglet Valeurs, une ligne saisissable apparaîtra.
Période: Ce champ vous permet de saisir, manuellement ou à l'aide du calendrier, la période (mois et année)
à partir de laquelle la constante entre en vigueur.
Vous pouvez saisir la nouvelle valeur d'une constante par anticipation. Le calcul du bulletin s'effectuera avec
la constante en vigueur sur la période de paye du bulletin, ou bien la période d'emploi lorsque l'option est
cochée dans la fiche salarié.
Taux : Saisissez le taux de transport auquel vous êtes assujetti sous un format de type pourcentage.
Lorsque votre taux change, vous devez ajouter une nouvelle valeur et non recréer une nouvelle fiche
transport.
Si vous souhaitez noter un taux de 2% , saisissez 2 et non 0,02.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
PLANNINGS
Fiche Planning
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
190
Accès: Établissements - Plannings
Il est possible de créer plusieurs plannings, et permettre ainsi de les affecter aux différentes catégories de
salariés, ne suivant pas le même planning hebdomadaire.
Le planning saisi aura un impact sur le décompte des jours de congés payés et d'absences.
Nom: Ce champ vous permet de saisir le nom de votre planning, limité à 130 caractères.
Description : Champ alphanumérique, saisissable, limité à 255 caractères.
1er jour de repos hebdomadaire: Liste déroulante accessible par l'icône , qui vous permet de
sélectionner parmi une liste de valeurs système le premier jour de repos hebdomadaire de vos salariés.
Dans la majorité des cas il s'agit du Dimanche.
2ème jour de repos hebdomadaire: Liste déroulante accessible par l'icône , qui vous permet de
sélectionner parmi une liste de valeurs système le deuxième jour de repos hebdomadaire de vos salariés. Si vos
salariés n'ont pas deux jours de repos hebdomadaire, sélectionnez la valeur à vide disponible dans la liste
déroulante.
Pour faire une recherche du jour de la semaine sans dérouler la liste, vous pouvez saisir la première lettre
du jour dans le champ de votre choix, le premier jour de la liste commençant par cette lettre s'affichera.
Les jours de repos hebdomadaires saisis dans ces champs seront affichés sur un fond gris dans le planning.
Ces champs seront alors non saisissables.
Jour : Liste des sept jours de la semaine. Liste non modifiable.
Matin et Après midi: Ce planning permet de saisir le temps de travail journalier, par demi-journée, de
l'ensemble des salariés de votre entreprise. Il est initialisé par défaut à 3h30 le matin et l'après midi.
les valeurs sont saisissables selon un format horaire.
Si vous indiquez des valeurs à zéro sur l'ensemble de la journée, ce jour sera considéré comme un jour de
repos hebdomadaire supplémentaire. Les valeurs s'afficheront sur un fond jaune.
Total : Champ non saisissable. Il totalise l'horaire journalier selon un format horaire.
Horaire journalier moyen: Par défaut, ce champ est calculé selon le planning saisi et selon un format
Nombre. Il est cependant saisissable manuellement ou à l'aide de la calculatrice accessible par l'icône .
Il est possible d'interroger cette information dans une rubrique grâce à la syntaxe suivante:
Salarie.HoraireJournalierMoyen
ORGANISMES
Liste des organismes
Accès : Établissements - Organismes
La gestion de la liste des Organismes est commune à toutes les listes.
Cette liste affiche tous les organismes créés et sauvegardés pour tous les établissements confondus.
Les suppressions restent possibles si l'organisme n'est pas utilisé dans une rubrique, un établissement.
Fiche Organismes
Accès: Etablissements-Organismes
DETAIL DES FONCTIONNALITES
191
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
En-tête
Régime: Ce champ permet de saisir ou sélectionner un régime (Urssaf, Prévoyance, Irc...)
Si le régime que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des régimes,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche Régime en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône .
Le régime sélectionné n'est plus modifiable dès lors que l'organisme est affecté et utilisé dans une rubrique,
une fiche Salarié...
Caisse: Ce champ permet de sélectionner un type de caisse URSSAF, IRC,....
Si la caisse que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des caisses,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche caisse en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône .
Nom: Ce champ permet de saisir le nom de l'organisme que vous souhaitez créer.
Organisme collecteur: Ce champ permet de saisir l'organisme collecteur lorsque celui-ci est différent de
l'organisme d'affectation. Cette information sera principalement utile à l'impression de l'état des charges, l'état
préparatoire à la DUCS et vous permettra d'effectuer un regroupement par organisme collecteur.
Numéro: Il correspond au numéro identifiant communiqué par vos organismes.
Déclaration découpée par établissement : Cette option sert à réaliser la DUCS. Elle ne sert que pour la
déclaration DUCS URSSAF. Si vous la cochez vous obtiendrez une déclaration DUCS par établissement.
Exemple :
Vous avez 3 établissements sur Paris.
Les 3 reversent leurs cotisations à l'URSSAF de Paris.
En cochant cette option chaque établissement établira sa DUCS séparément. Dans le cas contraire, vous
obtiendrez une seule déclaration avec un détail par établissement.
Type de DUCS : Cette information sert à indiquer à quel type de DUCS appartient l'organisme. Cette
information est utilisée ensuite lors de la génération DUCS pour filtrer la liste des organismes.
Cette information est obligatoirement à renseigner pour établir une déclaration DUCS.
Si vous avez personnalisé les organismes système EBP, le champ type de DUCS ne sera pas initialisé en
mise à jour de dossier et vous aurez donc à le renseigner pour établir votre première déclaration.
Type d'activité : Ce champ permet de définir le secteur d'activité de l'organisme concerné.
Si votre organisme ne figure pas dans la liste de tous les organismes, vérifiez que le type d'activité
concerné est bien activé dans les paramètres entreprise.
Les Onglets:
Comptabilité: L'onglet comptabilité permet de paramétrer les comptes comptables nécessaires au transfert
comptable.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
CONTRAT DE PREVOYANCE
Liste des contrats de prévoyance
Accès : Établissements - Contrats de prévoyance
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
192
La gestion de la liste des contrats de prévoyance est commune à toutes les listes.
Cette liste affiche tous les contrats de prévoyance crées et sauvegardés pour tous les établissements
confondus.
Les suppressions restent possibles si le contrat n'est pas rattaché à une fiche salarié.
Contrats de prévoyance
Accès : Établissements - Contrats de prévoyance
Référence du contrat : Ce champ permet d'indiquer la référence du contrat. Ce champ est à renseigner
avec les éléments fournis par votre institution de prévoyance.
Désignation commerciale : Cette information permet de mieux identifier le groupe de salariés concerné par
la référence du contrat. C'est un champ de saisie libre.
Code délégataire de gestion : Ce champ est à renseigner en complément du code organisme (Ex : Pxxxx).
Ce champ est à renseigner uniquement sur instruction spécifique de l'institution de prévoyance, de la mutuelle
ou de la société d'assurance qui fournira les valeurs.
Code population de rattachement : C'est le code population défini dans le contrat. Les valeurs sont
fournies par l'organisme de prévoyance et sont à renseigner seulement sur sa demande.
Nature de cotisation : Sélectionner le code nature
Organisme : Sélectionnez l'organisme de prévoyance où le contrat de prévoyance a été souscrit.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Etat de paye
Sous catégorie : Etat des charges
Sous catégorie : Etat des variables
Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA
....
Catégorie principale : Salariés
Sous catégorie : Salarié
Sous catégorie : Etat des absences
Sous catégorie : Etat des congés payés
...
Catégorie principale : Bulletins...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
193
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle".
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes.
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut.
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
OPÉRATIONS
Opérations- Démarrer une tâche
Accès : Opérations - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez, en début des fonctions associées, d'une entrée de
menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Mise à jour des publications : Permet d'ouvrir l'assistant de mise à jour des publications.
Site web Reports on Line : Permet d'ouvrir la page de votre site Reports on Line.
Virement de salaires : permet d'accéder à la génération des fichiers de virements des salaires et des
acomptes.
Transfert en comptabilité : permet d'accéder à l'assistant de transfert comptable des écritures de salaires et
de règlements.
Communication Entreprise-Expert : permet d'accéder à l'assistant de transfert comptable des écritures de
salaires et de règlements vers un logiciel de comptabilité.
PUBLIER SUR REPORTS ON LINE
Mise à jour des publications sur le site Reports On Line
Accès : Paramètres &endash; Publier sur Reports On Line - Mise à jour des publications
La mise à jour des publications de votre dossier Open Line permet de réaliser l’envoi d’une sélection de
publications sur le site ROL.
Cette mise à jour passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de regroupement des documents
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de mise à jour des publications sur votre site web.
Cliquer sur le bouton Suivant, pour poursuivre la mise à jour.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
194
2ème étape : Sélection des publications à mettre à jour
Cette étape vous permet de définir la liste des publications à mettre à jour dans ROL.
Les informations sont présentées dans un tableau dont les colonnes sont :
Sélectionné
Case à cocher.
Permet de définir l’envoi de la publication sur votre site (case sélectionnée).
Par défaut, les publications qui ne sont pas encore publiées sont sélectionnées. Vous avez la possibilité de ne
pas les envoyer (dé-sélectionner la case).
Libellé
Champ non modifiable.
Contient le libellé de la fiche publication.
Description
Champ non modifiable.
Contient la description de la fiche publication.
Cliquer le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant.
3ème étape : Toutes les données nécessaires ont été collectées
Cette étape permet de visualiser le nombre de publications à mettre à jour en fonction du nombre de
publications disponible dans votre dossier
Lancement de la mise à jour
Pour lancer la mise à jour des publications sur le site, vous devez ensuite cliquer sur Lancer.
La mise à jour de la publication passe par les tâches asynchrones (bouton dans la barre d’état).
Elle s’effectue en 2 temps :
- Génération des documents de publication
- Envoi des publications sur le site ROL
Une fois la mise à jour effectuée, l’assistant affiche de nombre de publications mis à jour.
Cliquer sur Terminer pour fermer l’assistant.
Site Web
Accès : Paramètres - Publier sur Reports On Line - Site web
Cette fonction permet d’ouvrir votre site web ROL.
Pour accéder au site ROL, vous devez vous identifier. Pour cela, vous devez indiquer votre login(e-mail) et votre
mot de passe. Ces 2 points sont définis dans les fiches comptes de votre produit Open Line (menu Paramètres
- Publication dans ROL - Compte).
Suite à l’acceptation de vos identifiants, vous accédez :
- Au tableau de bord, s’il en existe un.
- A la liste des documents dont vous avez l’autorisation.
Pour l’administrateur du site, il est possible :
- De réaliser/modifier le tableau de bord du site.
- De visualiser tous les documents présents sur le site.
- De visualiser les utilisateurs (comptes) du site ainsi que les documents qui leurs sont associés.
TRANSFERT EN COMPTABILITE
Transfert en comptabilité
Accès: Opérations- Transfert en comptabilité- Transfert en comptabilité/ Communication Entreprise Expert
Le transfert en comptabilité se fait à l'aide d'un assistant au transfert comptable.
Page d'accueil
DETAIL DES FONCTIONNALITES
195
Cette page vous rappelle le fonctionnement du transfert comptable et vous offre la possibilité de sauvegarder
votre dossier par le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant.
Choisissez les données à transférer
Type de transfert : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type de
transfert souhaité. Deux possibilités: Openline/ CommExpert.
Filtre sur l'établissement
Ce filtre vous permet de sélectionner le ou les établissements pour lesquels vous souhaitez lancer le transfert
comptable.
Filtre sur l'exercice
Ce filtre permet de sélectionner, à l'aide d'une liste déroulante, l'exercice sur lequel s'opère le transfert
comptable.
Filtre sur la période de paye
Ce filtre permet de sélectionner, à l'aide d'une liste déroulante, le ou les périodes sur lesquelles s'opère (nt) le
transfert comptable.
Données à comptabiliser: Les options disponibles permettent de transférer en comptabilité uniquement les
salaires, uniquement les règlements ou encore les deux. Cela permet également de sélectionner si le transfert
s'opère uniquement sur les bulletins validés, non validés ou encore les deux.
Pré visualiser : Ce bouton vous dirige vers l'aperçu de la simulation du transfert comptable préalablement
paramétré. A partir de cette fenêtre vous pouvez lancer une impression.
Toutes les données nécessaires ont été collectées
Un récapitulatif des paramètres saisis, vous permet de contrôler votre transfert. Vous pouvez ensuite lancer le
transfert comptable. Un compte rendu vous permet de contrôler si votre transfert s'est déroulé avec succès.
Historique des transferts comptables
Accès : Opérations- Transfert en comptabilité- Historique des transferts comptables
Cette fonctionnalité vous permet de conserver l'historique des derniers transferts exécutés de la paye vers une
autre application.
La liste précise le numéro du lot, la date et l'heure du transfert, ainsi que la raison sociale de l'établissement.
Il est possible, à partir de la liste page, de re-transférer ce même lot par la tâche Retransfert du volet de
navigation ou bien par le menu contextuel.
REGLEMENTS
Liste des virements
Accès : Opérations - Paiements- Virements des salaires
Cette liste est affichée pour information seulement. Aucun ajout, aucune modification ni suppression n'est
possible directement.
Les filtres
Filtre sur les banques
Ce filtre permet de sélectionner la ou les banques pour lesquelles vous souhaitez faire la recherche.
Filtre sur les dates
Ce filtre permet de sélectionner la ou les dates pour lesquelles vous souhaitez faire la recherche.
Rafraîchir : L'utilisation de ce bouton est nécessaire pour que l'affichage soit mis à jour en fonction des
filtres.
La liste
La liste vous permet de recenser l'ensemble des virements créés et enregistrés.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
196
La liste affiche les champs suivants:
Référence Virement : Ce champ reprend la référence du virement.
Date de virement: Ce champ notifie la date du virement.
Montant total du virement: Ce champ totalise le montant global du virement.
Code de l'établissement : Ce champ reprend la raison sociale de l'établissement.
SIRET: Ce champ reprend le numéro SIRET de l'établissement.
Référence SEPA: Ce champ notifie la référence SEPA du virement.
Généré en Cfonb: Ce champ est flagué lorsque le fichier a déjà été généré une première fois sous un format
Cfonb.
Générer un fichier
Pour accéder à générer un fichier, il suffit de sélectionner un ou plusieurs virements dans la liste, puis de choisir
l'une de ces possibilités ;
- sélectionner Générer le fichier Cfonb dans la barre des tâches;
- sélectionner Générer le fichier Cfonb dans le menu contextuel.
Il en est de même pour générer un fichier au format SEPA.
Fiche Virement bancaire
Accès: Bulletins-Paiements-Virements bancaires
Informations bancaires
Banque : Ce champ vous permet de sélectionner la banque.
RIB/BBAN: Ce champ vous permet de saisir le RIB ou le BBAN de votre banque émettrice. Il est renseigné
par défaut selon celui de la fiche banque.
Informations virement
Numéro national d'émetteur: Initialisé par défaut selon celui de la fiche banque. Il reste tout même
modifiable.
Date virement: Ce champ vous permet de saisir manuellement ou à l'aide du calendrier accessible par
l'icône , la date du virement.
Etablissement : Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner un établissement.
SIRET: Initialisé par défaut selon l'établissement sélectionné, le champ reste saisissable.
Référence virement: Saisir une référence limitée à 7 caractères alphanumérique.
Options
Centralisation par salarié : Cochez cette option si vous souhaitez regrouper les lignes de virement pour un
même salarié.
Retour à ligne
Salaires
Pour ajouter une ligne cliquer sur le bouton Ajouter, une fenêtre Ajouter une ligne de salaire s'ouvre.
La zone est remplie automatiquement par la fenêtre Ajouter une ligne de salaire.
Voir le bulletin : Ce bouton permet de visualiser le bulletin concerné par le virement, en sélectionnant la
ligne de salaire.
Rafraîchir les montants : Ce bouton permet de rafraîchir les montants lorsqu'il y eu des modifications sur le
bulletin.
Code du salarié : Champ non saisissable. Il s'agit du nom et du prénom du salarié.
Libellé : Champ saisissable rempli par défaut selon l'intitulé suivant: Salaire+ Période.
Montant : Champ non saisissable. Il reprend le net à payer du bulletin de salaire sélectionné.
RIB/BBAN : Ce champ permet de saisir le RIB ou le BBAN du salarié. Il est initialisé par défaut selon celui de
l'onglet règlement de la fiche salarié.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
197
IBAN : Ce champ permet de saisir l'IBAN du salarié. Il est initialisé par défaut selon celui de l'onglet
règlement de la fiche salarié.
BIC : Ce champ permet de saisir le BIC du salarié. Il est initialisé par défaut selon celui de l'onglet règlement
de la fiche salarié.
Banque : Ce champ permet de saisir la banque du salarié. Elle est initialisée par défaut selon celle de l'onglet
règlement de la fiche salarié.
Domiciliation : Ce champ permet de saisir la domiciliation de la banque du salarié. Elle est initialisée par
défaut selon celle de l'onglet règlement de la fiche salarié.
Code pays : Ce champ permet de saisir le code pays de la banque du salarié. Il est initialisé par défaut selon
celui de l'onglet règlement de la fiche salarié.
Motif économique : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le motif
économique de ce virement. Il est obligatoire pour les virements internationaux.
Référence : Ce champ permet de saisir la référence du virement.
DUCS
DUCS - Nouvelle DUCS
Pour préparer la déclaration unifiée des cotisations sociales il convient de renseigner les paramètres utiles à la
génération à l'aide de la fiche de préparation.
Onglet Paramètres
Type de DUCS
Vous devez sélectionner le type de DUCS que vous souhaitez. Actuellement 2 possibilités :
• URSSAF
• IRC/IP
Etablissement
Vous devez sélectionner le ou les établissements à prendre en compte dans la déclaration. Le choix des
établissements peut se faire de plusieurs façons :
• soit en saisissant directement dans les champs appropriés,
• soit en sélectionnant les établissements dans la liste.
Lorsque ni la borne de début ni la borne de fin ne sont renseignées cela signifie que ce sont tous les
établissements du dossier.
Période
Vous devez indiquer la période de votre déclaration. La période est une fourchette de mois dans laquelle il faut
définir le premier et le dernier mois.
Les deux bornes de cette fourchette, ainsi que tous les mois compris entre ces deux bornes sont inclus dans
cette période.
La date de fin de période doit être supérieure ou égale au premier mois de cette période.
Organisme
Vous devez sélectionner le ou les organismes à prendre en compte dans votre déclaration.
Seuls les organismes correspondant au type de DUCS sélectionné doivent apparaître, si ce n'est pas le cas,
vérifiez que sur chaque organisme le champ "Type de ducs" est correctement renseigné.
Options
Tenir compte de l’organisme collecteur : Cette option est cochée par défaut. Si votre organisme est le
collecteur des cotisations d'un autre organisme, cochez cette option.
Si vous êtes dans ce cas de figure, sur le champ organisme vous devez sélectionner le collecteur mais aussi
les organismes collectés.
Exemple :
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
198
L'URSSAF collecte les cotisations de Pôle Emploi. l'URSSAF est donc le collecteur de Pôle Emploi. Afin que les
cotisations de Pôle Emploi soient intégrées à la déclaration à destination de l'URSSAF il convient donc de cocher
cette option.
Pour que l'exemple ci-dessus fonctionne, il faut qu'au préalable le champ organisme collecteur soit
renseigné sur la fiche organisme de Pôle Emploi.
Faire une déclaration Néant : Cette case est à cocher si vous n’avez pas occupé de personnel durant la
période choisie ou s’il n’y a pas eu de salaire versé. La déclaration sera générée sans aucune cotisation, et
aucun paiement.
Faire une déclaration papier : Cette option permet de réaliser une impression de votre déclaration à partir
des données de paye.
Paiement
Mode de paiement : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le moyen de
paiement utilisé pour payer vos cotisations sociales. Trois choix possibles :
• Aucun : l'enregistrement servant au paiement ne sera pas présent dans votre déclaration.
• Utiliser le mode de paiement par défaut pour ce ou ces organisme(s) : l'enregistrement
servant au paiement sera présent dans votre déclaration avec les informations indiquées sur la fiche
caisse de l'organisme destinataire.
• Télérèglement : l'enregistrement servant au paiement sera présent dans votre déclaration avec les
informations indiquées sur la banque de l'établissement déclarant (Options + Société + Entreprise)
Si vous pratiquez le "Télérèglement" vous devez sélectionner Télérèglement sur le champ "Mode de
paiement" ce moyen de paiement, à chaque déclaration.
Si vos coordonnées bancaires comportent une erreur la déclaration ne pourra pas être générée.
Date d'exécution de l'ordre de paiement : Si vous utilisez le mode de règlement prélèvement ou
télérèglement, il convient de préciser la date d'exécution de l'ordre de paiement.
Référence de paiement : Champ de saisie libre permettant de saisir la référence du paiement. Cette
référence permet de rapprocher le paiement à la déclaration.
Payer les cotisations de : Ce filtre permet de sélectionner, à l’aide d’une liste déroulante la période sur
laquelle porte le paiement. Ce champ n'est à renseigner que dans le cas où le paiement porte sur une période
différente de celle de la déclaration.
Exemple :
Pour une déclaration récapitulative annuelle (DRA) à destination des caisses de retraite il convient le plus
souvent de déclarer les cotisations pour l'année entière mais avec un paiement ne portant que sur les
cotisations du dernier trimestre. Pour gérer ce cas de figure il convient d'indiquer une période de déclaration
allant du 01/01/NN au 31/12/NN et une période de paiement allant du 01/10/NN au 31/12/NN.
Chemin de déclaration du fichier EDI
Le chemin par défaut est : C:\Users\Public\Documents\DUCS EDI\xxx. Vous avez la possibilité d'indiquer un
autre chemin.
Les actions de la fiche de préparation
Préparer ou Actualiser
Une fois que tous les paramètres ont été renseignés, vous avez la possibilité soit :
• d'imprimer un état préparatoire
• d'accéder à l'éditeur de fichier afin de contrôler et éventuellement de modifier le contenu de votre
déclaration. Pour accéder à l'éditeur de fichier, cliquez sur le bouton Préparer ou Actualiser. Placezvous
sur l'onglet "Edition".
Si vous vous êtes trompé dans les paramètres renseignés, vous pouvez les modifier en revenant dans
l'onglet "Paramètres". N'oubliez pas de faire "Actualiser" pour charger votre déclaration avec les nouveaux
paramètres saisis.
Déclarer le fichier DUCS EDI
La fonction "Déclarer le fichier DUCS EDI" permet de convertir le fichier préparé au format tel qu'il est
demandé par le cahier des charges par chaque organisme.
Vous ne pouvez pas transmettre votre fichier tant que cette étape n'a pas été réalisée.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
199
Editeur de fichier DUCS
Cette partie vous permet de consulter ou modifier votre déclaration.
Votre déclaration est composée d'enregistrements.
Enregistrement DEB : Déclaration
Cet enregistrement décrit et référence la déclaration. Un fichier peut contenir plusieurs déclarations (plusieurs
DEB).
Exemple :
Une déclaration à destination de l'ARRCO et une autre à destinataion de l'AGIRC (mode gestion isolée). Un seul
fichier contenant 2 enregistrements DEB.
Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement DEB :
Identification de l'émetteur physique : Ce champ est renseigné avec le SIREN saisi dans les Paramètres
+ Société + Entreprise et le NIC de l'établissement déclarant ou désigné comme "Concerné par le CRE" ou le
SIRET de l'expert comptable.
Si l'option "Etablissement concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE)" (Paramètres + Société +
Entreprise) est décochée et que l'option "Utiliser les données de l'expert" est cochée alors l'identification de
l'émetteur sera celle de l'expert comptable (Paramètres + Société + Expert).
Si l'option "Etablissement concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE)" est cochée alors
l'identification de l'émetteur sera celle de l'établissement défini comme établissement concerné par le CRE.
Type de bordereau : Sur ce champ est indiqué la périodicité de votre déclaration (mensuelle, trimestrielle,
annuelle).
Enregistrement FR : Emetteur physique
Cet enregistrement décrit l'émetteur de la déclaration. Cet enregistrement est obligatoire.
Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement FR:
Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIREN saisi dans les Paramètres +
Société + Entreprise et le NIC de l'établissement déclarant.
Si l'option "Etablissement concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE)" (Paramètres + Société +
Entreprise) est décochée et que l'option "Utiliser les données de l'expert est cochée" alors l'identification de
l'intervenant sera celle de l'expert comptable (Paramètres + Société + Expert).
Si l'option "Etablissement concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE)" est cochée alors
l'identification de l'intervenant sera celle de l'établissement défini comme établissement concerné par le CRE.
Numéro de référence 1 : Cette rubrique n'est visible que dans le cas d'une DUCS de type IRC/IP. Cette
rubrique reprend la référence indiquée sur le champ numéro de la fiche de l'organisme destinataire.
Enregistrement DT : Entreprise / Déclarant
Cet enregistrement décrit le déclarant de la déclaration. Cet enregistrement est obligatoire.
Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement DT :
Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIREN saisi dans les Paramètres +
Société + Entreprise et le NIC de l'établissement déclarant.
Numéro de référence 1 : Cette rubrique n'est visible que dans le cas d'une DUCS de type IRC/IP. Cette
rubrique reprend la référence indiquée sur le champ numéro de la fiche de l'organisme destinataire.
Numéro de référence 2 : Cette rubrique n'est visible que dans le cas d'une DUCS de type IRC/IP. Cette
rubrique reprend le code APE renseigné sur l'établissement déclarant.
Adresse mél de l'intervenant : Cette rubrique reprend l'adresse mail indiquée au niveau du contact de
l'établissement déclarant.
Enregistrement MR : Organisme destinataire
Cet enregistrement décrit l'organisme social destinataire de la déclaration. Cet enregistrement est obligatoire.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
200
Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement MR :
Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIRET indiqué sur la fiche caisse de
l'organisme destinataire.
Numéro de référence 1 : Cette rubrique n'est visible que dans le cas d'une DUCS de type IRC/IP. Cette
rubrique reprend le champ code DUCS indiqué sur la fiche caisse de l'organisme destinataire.
Enregistrement AE: Tiers rédacteur
Cet enregistrement décrit le tiers rédacteur de la déclaration (Expert comptable). Il est facultatif. Il n'est
présent que si l'option "Utiliser les données de l'expert pour les déclarations" est cochée dans les Paramètres +
Société + Entreprise.
Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement AE :
Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIRET de l'expert comptable indiqué dans
les Préférences + Société + Expert.
Numéro de référence 1 : Cette rubrique n'est visible que dans le cas d'une DUCS de type IRC/IP. Cette
rubrique reprend la référence indiquée sur le champ numéro de la fiche de l'organisme destinataire.
Enregistrement FZ: Entité de regroupement
Cet enregistrement décrit l'entité de regroupement. Il est facultatif et n'est présent que pour les déclarations à
destination des URSSAF et si l'option "Etablissement en versement lieu unique (VLU)" est cochée dans les
Paramètres + Société + Entreprise.
Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement AE :
Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIRET de l'établissement défini comme
étant celui responsable du paiement groupé dans les Préférences + Société + Entreprise.
Enregistrement GEN : Généralités
Cet enregistrement décrit les généralités telles que le total des cotisations, l'effectif global URSSAF. Cet
enregistrement est obligatoire.
Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement GEN :
Effectif global de l'éntreprise au 31/12 : Cette rubrique n'est à produire que pour une DUCS de type
URSSAF et seulement si la déclaration est un TR (Tableau récapitulatif annuel)
Montant 1 : Cette rubrique indique le montant total des cotisations à payer (régularisation et acompte
inclus) (+ transport et taxe additionnelle en URSSAF).
Montant 2 : Cette rubrique permet d'indiquer un acompte ou un crédit à déduire. Cette rubrique n'est
présente que dans le cas d'une DUCS de type IRC/Ip.
Si vous saisissez un montant sur la rubrique Montant 2, vous devez absolument modifier manuellement la
rubrique montant 1 afin qu'elle tienne compte du montant 2.
Montant 3 : Cette rubrique permet d'indiquer une régularisation ou un débit à ajouter. Cette rubrique n'est
présente que dans le cas d'une DUCS de type IRC/Ip.
Si vous saisissez un montant sur la rubrique Montant 3, vous devez absolument modifier manuellement la
rubrique montant 1 afin qu'elle tienne compte du montant 2.
Nombre de lignes total : Cette rubrique indique le nombre de lignes de cotisations pour l'ensemble de la
déclaration
Enregistrement EN ou WP : Unité déclarée
Cet enregistrement décrit l'unité déclarée. Cet enregistrement est obligatoire. Une déclaration peut contenir
plusieurs unités déclarées.
Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement EN :
Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIRET de l'établissement de l'unité
déclarée.
Dans une DUCS de type URSSAF il y a une unité déclarée par établissement. Dans une DUCS de type IRC/IP
les unités représentent un contrat ou un centre payeur.
Numéro de référence 1 : Pour une DUCS de type URSSAF c'est le n° de compte cotisant.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
201
Le numéro de compte cotisant se renseigne sur chaque fiche établissement au niveau de l'onglet
Organismes.
Pour une DUCS de type IRC/IP c'est le numéro de contrat indiqué sur la fiche de l'organisme destinataire.
Votre organisme de retraite peut vous demander de gérer les unités déclarées par centre payeur, dans ce
cas, il convient de renseigner sur chaque fiche établissement au niveau de l'onglet Organismes le n° de centre
payeur.
Numéro de référence 2 : Cette rubrique indique le code APE de l'établissement déclaré. Cette rubrique n'est
présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF et uniquement pour une déclaration TR (Tableau
récapitulatif annuel).
Montant 1 : Cette rubrique indique le montant total des cotisations à payer de l'unité déclarée (régularisation
et acompte).
Montant 2 : Cette rubrique indique le montant total des cotisations versements transport. Cette rubrique
n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF et est renseignée que si l'unité déclarée comporte
plusieurs taux de transport.
Montant 3 : Cette rubrique indique le montant des régularisations de l'unité déclarée. Cette rubrique n'est
présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF.
Montant 4 : Cette rubrique indique le montant total des cotisations versements taxes additionnelles
transport. Cette rubrique n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF et est renseignée que si
l'unité déclarée comporte plusieurs taux de taxes additionnelles transport.
Quantité 1 : Cette rubrique indique l'effectif des salariés rémunérés au cours de la période de référence de la
déclaration. Cette rubrique n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF.
Quantité 2 : Cette rubrique indique l'effectif des salariés inscrits dans l'établissement au dernier jour de la
période de référence de la déclaration, y compris les salariés absents pour maladie ou congés (à l'exception des
apprentis). Cette rubrique n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF.
Enregistrement COT : Ligne de cotisation
Cet enregistrement décrit la ligne de cotisation. Cet enregistrement est facultatif (non présent dans le cas d'une
DUCS néant).
Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement COT :
Qualifiant ligne cotisation : Pour une ducs de type IRC/IP cette rubrique reprend le code risque indiqué sur
la fiche code DUCS. Pour une DUCS de type URSSAF cette rubrique est renseignée avec une valeur fixe non
paramétrable.
Type de cotisation : Cette rubrique reprend le code déclaré indiqué sur la fiche code DUCS.
Instruction codée : Pour une ducs de type IRC/IP cette rubrique reprend le code condition spéciale indiqué
sur la fiche code DUCS. Cette rubrique n'est pas renseignée pour une ducs de type URSSAF.
Pourcentage de cotisation : Pour une ducs de type URSSAF cette rubrique n'indique que les taux de
cotisations de transport, de taxe additionnelle de transport et d'accident de travail. Pour une ducs de type
IRC/IP cette rubrique indique le taux de cotisation. Si la rubrique est de type forfait cette rubrique n'est pas
renseignée.
Montant monétaire 1 : Pour une ducs de type URSSAF le montant monétaire 1 représente la base
déplafonnée. Pour une ducs de type IRC/IP le montant monétaire 1 représente le montant calculé de la
cotisation.
Montant monétaire 2 : Pour une ducs de type URSSAF le montant monétaire 2 représente la base
plafonnée ou la réduction de cotisation. Pour une ducs de type IRC/IP le montant monétaire 2 représente
l'assiette ou la valeur unitaire du forfait.
Quantité associée 1 : Cette rubrique indique l'effectif concerné par cette ligne.
Quantité associée 2 : Pour une ducs de type URSSAF la quantité 2 est utilisée uniquement pour la loi TEPA
et représente le nombre d'heures supplémentaires pour les codes 04 et 05. Pour une ducs de type IRC/IP la
quantité 2 représente le nombre de forfaits.
Numéro référence 1 : Pour une ducs de type IRC/IP cette rubrique reprend le code groupe cotisant indiqué
sur la fiche code DUCS. Cette rubrique n'est pas renseignée pour une ducs de type URSSAF.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
202
Numéro référence 2 : Cette rubrique reprend le champ code DUCS indiqué sur la fiche caisse de
l'organisme destinataire de la cotisation et non de la déclaration.
Exemple :
Vous transmettez vos déclarations au groupe Malakoff (G022). sur la rubrique référence 1de l'enregistrement
MR sera indiqué G022.
Par contre sur l'enregistrement COT devra être indiqué le code organisme destinataire de la cotisation, à savoir
0012 si c'est une cotisation à destination de la prévoyance, A202 si c'est une cotisation à destination de
l'ARRCO......
Enregistrement TRS : Versement transport
Cet enregistrement décrit le versement transport. Il est facultatif et ne doit être présent que si l'unité déclarée
comporte des taux transport multiples.
Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement TRS :
Identification de lieu : Cette rubrique reprend le code INSEE de la commune saisi sur la fiche salarié
(Onglet Déclarations).
Enregistrement TAT : Taxe additionnelle transport
Cet enregistrement décrit le versement de la taxe additionnelle transport. Il est facultatif et ne doit être présent
que si l'unité déclarée comporte des taux de taxe transport multiples.
Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement TAT :
Identification de lieu : Cette rubrique reprend le code INSEE de la commune saisi sur la fiche salarié
(Onglet Déclarations).
Enregistrement PAI : Paiement
Cet enregistrement décrit le paiement. Cet enregistrement est facultatif.
Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement PAI :
Montant réglé : Cette rubrique indique le montant qui va être versé à l'organisme destinataire de la
déclaration.
Date associée au paiement : La date qui est produite sur cette rubrique est celle indiquée dans l'assistant
de préparation à la DUCS.
Editeur de déclaration
Ajouter un enregistrement : L'ajout se fait par le menu contextuel (clic droit).
Si le menu contextuel ne vous propose pas l'option "Ajouter" c'est que l'enregistrement ne peut pas être
ajouté. Plusieurs raisons :
- L'enregistrement ne peut pas être ajouté à l'emplacement sélectionné,
- L'enregistrement est déjà présent et ne peut pas l'être une seconde fois.
Supprimer : La suppression se fait par le menu contextuel (clic droit). Elle permet de supprimer un
enregistrement de la déclaration.
Si le menu contextuel ne vous propose pas l'option "Supprimer" c'est que l'enregistrement est obligatoire et
donc non supprimable.
Il n'est pas possible de supprimer une rubrique (partie droite de l'écran).
Déclarer le fichier DUCS EDI : Une fois votre fichier vérifié et/ou corrigé, vous devez le déclarer afin qu'il soit
au format autorisé par la norme. Pour cela, cliquez sur le bouton "Déclarer" et suivez les étapes.
Les erreurs
En bas de l'écran vous disposez d'un récapitulatif des erreurs du fichier.
Pour corriger une ligne vous pouvez directement saisir dans la colonne "valeur".
Certaines rubriques proposent des listes de choix. A vous de sélectionner la valeur attendue.
Pensez à enregistrer vos modifications à l'aide du bouton "Enregistrer" située en haut à gauche de l’écran ou
par le menu Fichier + Enregistrer.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
203
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Etat de paye
Sous catégorie : Etat des charges
Sous catégorie : Etat des variables
Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA
....
Catégorie principale : Salariés
Sous catégorie : Salarié
Sous catégorie : Etat des absences
Sous catégorie : Etat des congés payés
...
Catégorie principale : Bulletins...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle".
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes.
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut.
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
PARAMETRES DE PAYE
Paramètres de paye - Démarrer une tâche
Accès : Paramètres de paye - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez, en début des fonctions associées, d'une entrée de
menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Ajouter une publication Reports On Line
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des publications. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
une fiche publication.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
204
Ajouter un compte Reports On Line
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des comptes du ROL. Double cliquer sur une ligne pour
ouvrir une fiche compte du ROL.
Variables : permet d'accéder à la liste des variables à saisir et des variables formule.
Rubriques : permet d'accéder à la liste des rubriques de brut, des rubriques de cotisation, des rubriques de
net, des rubriques de commentaire, des rubriques intermédiaire.
Constantes : permet d'accéder à la liste des taux et des plafonds et smic.
Tables de calcul : permet d'accéder à la liste des tables de calcul.
CONSTANTES
Liste des constantes
Accès: Paramètres de paye- Constantes
La gestion de la liste des constantes est commune à toutes les listes.
Cette liste affiche tous les constantes créées et enregistrées selon trois onglets:
Taux: Cet onglet affiche uniquement les constantes de type taux
Valeurs: Cet onglet affiche uniquement les constantes de type valeur.
Tous: Cet onglet recense l'ensemble des constantes.
Chaque onglet présente un regroupement par thème afin de faciliter les recherches.
Les tâches Activer et Inactiver sont disponibles soit dans la barre de tâche du volet de navigation ou bien par
le menu contextuel.
Les suppressions restent possibles si la constante n'est pas utilisée dans une rubrique ou une fonction par
exemple.
Fiche Constantes
Accès: Paramètres de paye- Constantes
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
En tête
Type : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système si votre constante est un
taux ou une valeur. La sélection détermine la présentation de l'onglet Valeurs.
Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la constante. Il permet par la suite
d'effectuer un regroupement sur la liste des constantes.
Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes,
vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible
par l'icône .
Code: Saisissez un code limité à 32 caractères de type alphanumérique.
Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement.
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la constante que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce taux dans les listes déroulantes en vue
standard.
Les onglets
DETAIL DES FONCTIONNALITES
205
Valeurs
Pour saisir sur cet onglet, cliquer sur le bouton Ajouter de l'onglet Valeurs, une ligne saisissable apparaîtra.
Période: Ce champ vous permet de saisir, manuellement ou l'aide du calendrier, la période (mois et année) à
partir de laquelle la constante entre en vigueur.
Vous pouvez saisir la nouvelle valeur d'une constante par anticipation. Le calcul du bulletin s'effectuera avec
la constante en vigueur sur la période de paye du bulletin, ou bien la période d'emploi lorsque l'option est
cochée dans la fiche salarié.
S'il s'agit d'une valeur :
Valeur: Ce champ vous permet de saisir la valeur de la constante, manuellement ou à l'aide de la calculatrice
accessible par l'icône .
Il est possible d'interroger cette constante dans une rubrique en saisissant le code de cette constante.
S'il s'agit d'un taux:
Taux salarial: Saisissez un taux salarial sous un format de type pourcentage.
Si vous souhaitez noter un taux de 2% , saisissez 2 et non 0,02.
Taux patronal: Saisissez un taux patronal sous un format de type pourcentage.
Il est possible d'interroger cette constante dans une rubrique par la syntaxe suivante: Code de la
constante.tauxsal ou Code de la constante.tauxpat
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
VARIABLES
Fiche Variables
Accès : Paramètres de paye-Variables
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
En tête
Code: Saisissez un code limité à 32 caractères de type alphanumérique.
Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement.
Type : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système si votre constante est de
type "à saisir" ou de type "formule".
Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la variable. Il permet par la suite
d'effectuer un regroupement sur la liste des variables.
Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes,
vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible
par l'icône .
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la variable que vous souhaitez ajouter.
Report mensuel: Cette option n'apparaît que pour les variables de type "A saisir". Cochez cette option si
vous souhaitez que la valeur saisie sur un mois soit reportée les mois suivants.
Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette variable dans les listes déroulantes
en vue standard.
Les onglets
Formule
Cet onglet vous permet de saisir la formule nécessaire au calcul de la variable.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
206
Pour obtenir de l'aide sur la mise en place des formules, cliquez ici.
Cet onglet est disponible uniquement si la variable est de type "formule".
Vous ne pouvez pas faire appel à des rubriques dans les variables.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
Liste des variables
Accès: Paramètres de paye- Variables
La gestion de la liste des variables est commune à toutes les listes.
Cette liste affiche tous les variables créées et enregistrées selon trois onglets:
Variables à saisir : Cet onglet affiche uniquement les variables de type A saisir.
Variables calculées : Cet onglet affiche uniquement les variables de type Formule.
Tous: Cet onglet recense l'ensemble des variables.
Chaque onglet présente un regroupement par thème afin de faciliter les recherches.
Les tâches Activer et Inactiver sont disponibles soit dans la barre de tâche du volet de navigation ou bien par
le menu contextuel.
Les suppressions restent possibles si la variable n'est pas utilisée dans une rubrique ou une fonction par
exemple.
RUBRIQUES
Liste des rubriques
Accès: Paramètres de paye-Rubriques
La gestion de la liste des rubriques est commune à toutes les listes.
Cette liste affiche toutes les rubriques créées et enregistrées, triées par type de rubrique. Les onglets suivants
sont donc disponibles: Rubrique de brut, Rubrique de cotisation, Rubrique de net, Rubrique de commentaire,
Rubrique intermédiaire. L'onglet Tous recense l'ensemble des rubriques.
Chaque onglet présente un regroupement par thème afin de faciliter les recherches.
Les tâches Activer et Inactiver sont disponibles soit dans la barre de tâche du volet de navigation ou bien par
le menu contextuel.
Les suppressions restent possibles si le rubrique n'est pas utilisée dans un profil ou un bulletin.
Rubrique de brut
Accès: Paramètres de paye- Rubrique- Rubriques de brut
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
En tête
Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique.
Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement.
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la rubrique que vous souhaitez ajouter.
Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite
d'effectuer un regroupement sur la liste des rubriques.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
207
Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes,
vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible
par l'icône .
Type : Champ non saisissable. Il est défini au moment de la création de la rubrique.
Sous-type: Précisez si la rubrique est de type gain ou retenue.
Cette précision est nécessaire à l'évaluation des cumuls.
Compte de charge: Le logiciel propose par défaut la racine 641, correspondant aux comptes de
rémunérations du personnel. Cliquez sur l'icône pour consulter le Plan Comptable Général.
Cette information est nécessaire au transfert comptable
Validité: Ce champ permet de sélectionner, à l'aide d'une fenêtre, les périodes pour lesquelles vous
souhaitez que cette rubrique soit disponible sur le bulletin. Il permet également de prendre en considération le
statut de présence du salarié.
Imprimer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système les conditions d'impression
de la rubrique sur le bulletin. Trois conditions sont disponibles Si non nulle/Jamais/Toujours.
Rubriques liées: Ce champ permet à l'aide de la fenêtre accessible par l'icône ... de définir des rubriques
liées à la rubrique principale. Ainsi, lorsque vous ajouterez cette rubrique principale dans un bulletin ou un
profil, les rubriques liées s'afficheront automatiquement.
La suppression d'une de ces rubriques n'entraînent pas la suppression des rubriques liées.
Absences: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner un type d'absences. Cette liaison permet
d'afficher sur le bulletin, la période d'absence, dès lors qu'une absence de ce type est saisie.
Si le type d'absences que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des
absences, vous avez la possibilité de créer un nouveau type d'absences en sélectionnant Ajouter dans la liste
déroulante accessible par l'icône .
Dates à préciser sur le bulletin: Cette option vous permet de préciser sur le bulletin la période à laquelle
correspond cette rubrique afin de le préciser sur vos déclarations.
Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette rubrique dans les listes déroulantes
en vue standard.
Les onglets
Paramétrage: Cet onglet permet de définir le paramétrage de la rubrique.
Cumuls : Cet onglet permet de paramétrer les cumuls liés à cette rubrique.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
Rubrique de cotisation
Accès: Paramètres de paye- Rubriques- Rubriques de cotisation
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
En tête
Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique.
Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement.
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la rubrique que vous souhaitez ajouter.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
208
Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite
d'effectuer un regroupement sur la liste des rubriques.
Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes,
vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible
par l'icône .
Type : Champ non saisissable. Il est défini au moment de la création de la rubrique.
Régime: Ce champ permet de saisir ou sélectionner le régime correspondant à la rubrique.
Si le régime que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des régimes,
vous avez la possibilité de créer un nouveau régime en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible
par l'icône .
Organisme : Ce champ permet de saisir ou sélectionner l'organisme correspondant à la rubrique.
Une pré-sélection des organismes est établie sur l'onglet "Courants" selon le régime sélectionné sur le
champ précédent.
Si l'organisme que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des
organismes, vous avez la possibilité de créer un nouvel organisme en sélectionnant Ajouter dans la liste
déroulante accessible par l'icône .
Ne pas prendre en compte le taux: Cette option permet de ne pas afficher le détail sur l'état des charges,
d'un éventuel changement de taux en cours d'année.
Validité: Ce champ permet de sélectionner, à l'aide d'une fenêtre, les périodes pour lesquelles vous
souhaitez que cette rubrique soit disponible sur le bulletin. Il permet également de prendre en considération le
statut de présence du salarié.
Imprimer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, les conditions d'impression
de la rubrique sur le bulletin. Trois conditions sont disponibles Si non nulle/Jamais/Toujours.
Rubriques liées: Ce champ permet à l'aide de la fenêtre accessible par l'icône ... de définir des rubriques
liées à la rubrique principale. Ainsi, lorsque vous ajouterez cette rubrique principale dans un bulletin ou un
profil, les rubriques liées s'afficheront automatiquement.
La suppression d'une de ces rubriques n'entraînent pas la suppression des rubriques liées.
Contrat : Ce champ permet de lier un contrat de prévoyance pour les rubriques de cotisations de
prévoyance, afin de faciliter la déclaration N4DS.
Si le Contrat de prévoyance que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le
fichier des contrats, vous avez la possibilité de créer un nouveau contrat en sélectionnant Ajouter dans la liste
déroulante accessible par l'icône .
Type d'activité : Ce champ permet de classer les rubriques par secteur d'activité. Les rubriques visibles dans
les listes pages dépendent du ou des types d'activité définis dans les options entreprise.
Codes DUCS : Ce champ permet de rattacher le ou les codes DUCS correspondant au type de la rubrique.
Sans cela, la déclaration unique des cotisations sociales (DUCS) ne pourra pas fonctionner correctement.
Pour rattacher votre code DUCS, cliquez sur l'icône .... Une fenêtre "Codes DUCS associés" s'ouvre. Utilisez le
bouton "Ajouter" puis saisissez ou sélectionnez le code DUCS souhaité. Recommencez l'opération autant de
fois que vous avez de codes DUCS à paramétrer.
Option utiliser les formules par défaut : Cette option signifie que les formules utilisées pour
évaluer la rubrique seront celles indiquées sur la fiche code DUCS. Toutefois si les formules ne vous
conviennent pas vous avez la possibilité de décocher cette option. A partir de là, le bouton "Formules"
deviendra actif et vous pourrez modifier les formules sans avoir à créer une nouvelle fiche code DUCS.
Les formules évaluées deviendront celles définies sur la rubrique et non plus celles de la fiche code
DUCS.
Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette rubrique dans les listes déroulantes
en vue standard.
Les onglets
Paramétrage: Cet onglet permet de définir le paramétrage de la rubrique
DETAIL DES FONCTIONNALITES
209
Cumuls : Cet onglet permet de paramétrer les cumuls liés à cette rubrique.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
Rubrique de net
Accès: Paramètres de paye-Rubriques-Rubrique de net
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
En tête
Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique.
Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement.
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la rubrique que vous souhaitez ajouter.
Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite
d'effectuer un regroupement sur la liste des rubriques.
Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes,
vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible
par l'icône .
Type : Champ non saisissable. Il est défini au moment de la création de la rubrique.
Sous-type: Précisez si la rubrique est de type gain ou retenue.
Cette précision est nécessaire à l'évaluation des cumuls.
Compte de charge: Le logiciel propose par défaut la racine 641, correspondant aux comptes de
rémunérations du personnel. Cliquez sur l'icône pour consulter le Plan Comptable Général.
Cette information est nécessaire au transfert comptable.
Validité: Ce champ permet de sélectionner à l'aide d'une fenêtre les périodes pour lesquelles vous souhaitez
que cette rubrique soit disponible sur le bulletin. Il permet également de prendre en considération le statut de
présence du salarié.
Imprimer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système les conditions d'impression
de la rubrique sur le bulletin. Trois conditions sont disponibles Si non nulle/Jamais/Toujours.
Rubriques liées: Ce champ permet à l'aide de la fenêtre accessible par l'icône ... de définir des rubriques
liées à la rubrique principale. Ainsi, lorsque vous ajouterez cette rubrique principale dans un bulletin ou un
profil, les rubriques liées s'afficheront automatiquement.
La suppression d'une de ces rubriques n'entraînent pas la suppression des rubriques liées.
Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette rubrique dans les listes déroulantes
en vue standard.
Les onglets
Paramétrage: Cet onglet permet de définir le paramétrage de la rubrique.
Cumuls : Cet onglet permet de paramétrer les cumuls liés à cette rubrique.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
Rubrique intermédiaire
Accès: Paramètres de paye- Rubriques-Rubrique intermédiaire
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
210
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
En tête
Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique.
Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement.
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la rubrique que vous souhaitez ajouter.
Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite
d'effectuer un regroupement sur la liste des rubriques.
Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes,
vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible
par l'icône .
Type : Champ non saisissable. Il est défini au moment de la création de la rubrique.
Validité: Ce champ permet de sélectionner, à l'aide d'une fenêtre, les périodes pour lesquelles vous
souhaitez que cette rubrique soit disponible sur le bulletin. Il permet également de prendre en considération le
statut de présence du salarié.
Imprimer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, les conditions d'impression
de la rubrique sur le bulletin. Trois conditions sont disponibles Si non nulle/Jamais/Toujours.
Rubriques liées: Ce champ permet, à l'aide de la fenêtre accessible par l'icône ... ,de définir des rubriques
liées à la rubrique principale. Ainsi, lorsque vous ajouterez cette rubrique principale dans un bulletin ou un
profil, les rubriques liées s'afficheront automatiquement.
La suppression d'une de ces rubriques n'entraînent pas la suppression des rubriques liées.
Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette rubrique dans les listes déroulantes
en vue standard.
Les onglets
Paramétrage: Cet onglet permet de définir le paramétrage de la rubrique.
Cumuls : Cet onglet permet de paramétrer les cumuls liés à cette rubrique.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
Rubrique de commentaire
Accès: Paramètres de paye- Rubriques-Rubrique de commentaire
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
En tête
Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique.
Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement.
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la rubrique que vous souhaitez ajouter.
Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite
d'effectuer un regroupement sur la liste des rubriques.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
211
Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes,
vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible
par l'icône .
Type : Champ non saisissable. Il est défini au moment de la création de la rubrique.
Validité: Ce champ permet de sélectionner à l'aide d'une fenêtre, les périodes pour lesquelles vous souhaitez
que cette rubrique soit disponible sur le bulletin. Il permet également de prendre en considération le statut de
présence du salarié.
Imprimer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, les conditions d'impression
de la rubrique sur le bulletin. Trois conditions sont disponibles Si non nulle/Jamais/Toujours.
Rubriques liées: Ce champ permet, à l'aide de la fenêtre accessible par l'icône ..., de définir des rubriques
liées à la rubrique principale. Ainsi, lorsque vous ajouterez cette rubrique principale dans un bulletin ou un
profil, les rubriques liées s'afficheront automatiquement.
La suppression d'une de ces rubriques n'entraînent pas la suppression des rubriques liées.
Afficher dans la colonne: Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système la colonne
dans laquelle vous souhaitez voir s'afficher l'information. Les colonnes disponibles sont Nombre ou Base/Taux
salarial/Taux patronal/Gain salarial/Retenue salariale/ Montant patronal.
Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette rubrique dans les listes déroulantes
en vue standard.
Les onglets
Paramétrage: Cet onglet permet de définir le paramétrage de la rubrique
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
TABLES DE CALCUL
Fiche Table de calcul
Accès: Paramètres de paye-Tables de calcul
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
Les tables de calcul permettent de créer un tableau de données à une ou deux entrées. Cette table est ensuite
utilisable dans une fonction ou une rubrique par exemple, grâce à la syntaxe suivante Code de la table de calcul
[], en prenant soin de préciser entre crochets les éléments nécessaires au calcul.
Le salaire d'un apprenti est défini selon un pourcentage du SMIC d'après son âge et son année de scolarité.
Une table de calcul à double entrée permet de stocker les valeurs de ces pourcentages. Ainsi, la table de calcul
peut être utilisée dans la rubrique du salaire mensuel de l'apprenti. Le calcul s'effectuera automatiquement
grâce à la table de calcul, pour laquelle l'âge et l'année de scolarité ont été renseignés.
En tête
Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique.
Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement.
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la table de calcul que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette table de calcul dans les listes
déroulantes en vue standard.
Les onglets
Paramétrage
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
212
Dimension
Les dimensions permettent de renseigner les intervalles ou les valeurs pour lesquelles il existe une donnée
correspondante. Il est possible d'avoir une ou deux dimensions. Leur paramétrage est identique.
Libellé: Saisissez la description de votre dimension
Type: Sélectionnez parmi une liste de valeurs système le type d'intervalle que vous souhaitez :
Index: A une valeur correspond une autre valeur.
Intervalle: A un intervalle correspond une valeur.
Intervalle progressif: les valeurs de chaque intervalle se cumulent.
Pour ajouter une ligne dans la grille, cliquer sur le bouton Ajouter au dessus de la grille.
Libellé: Saisissez le libellé des lignes de votre table de calcul.
Valeur: Champ disponible uniquement pour le type Index. Saisissez une valeur ou taux.
Intervalle de début: Champ disponible uniquement pour les types Intervalle et Intervalle progressif.
Saisissez la borne de début de l'intervalle. La valeur sera incluse dans l'intervalle. Sur le premier intervalle,
vous pouvez choisir le symbole moins l'infini, ce qui vous permettra de ne pas mettre de borne de début.
Intervalle de fin: Champ disponible uniquement pour les types Intervalle et Intervalle progressif.
Saisissez la borne de fin de l'intervalle. La valeur sera exclue de l'intervalle. Sur le dernier intervalle, vous
pouvez choisir le symbole plus l'infini, ce qui vous permettra de ne pas mettre de borne de fin.
Table de calcul
Une fois les dimensions paramétrées, saisissez directement dans la table de calcul, les données
correspondantes aux différents intervalles ou valeurs.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
Liste des tables de calcul
Accès : Paramètres de paye - Table de calcul
La gestion de la liste des tables de calcul est commune à toutes les listes.
Cette liste affiche tous les tables de calcul créées et enregistrées.
Les suppressions restent possibles si le table de calcul n'est pas utilisée dans une rubrique ou une fonction
par exemple.
NATURES DE RUBRIQUE
Liste des natures de rubriques
Accès : Paramètres - Divers - Natures de rubriques
La gestion de la liste des natures des rubriques est commune à toutes les listes.
Cette liste affiche toutes les natures de rubriques créées et sauvegardées pour tous les établissements
confondus.
Les suppressions restent possibles si la nature n'est pas rattachée à une rubrique.
Fiche Nature de rubrique
Accès : Paramètres de paye- Nature de rubrique
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
213
Les natures de rubriques permettent de créer automatiquement des cumuls d'après les sous natures ainsi qu'un
cumul global généré d'après la nature de rubrique.
Vous retrouvez ces cumuls dans la liste page des cumuls avec les syntaxes suivantes:
SCAT_Nom de la sous nature pour les cumuls alimentés et CAT_Code de la nature de rubrique pour les cumuls
calculés.
En tête
Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique.
Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement.
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la nature de rubrique que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette nature de rubrique dans les listes
déroulantes en vue standard.
Les Onglets
Paramètres
Sous natures
Code: Saisissez un code limité à 32 caractère de type alphanumérique. Les espaces ne sont pas autorisés.
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la sous nature que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette sous nature dans les listes
déroulantes en vue standard.
Méthodes d'alimentations
La ou les méthode(s) d'alimentation choisies seront communes à tous les cumuls correspondant aux sous
natures.
Alimenté par: Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type de rubrique qui
alimentera le cumul.
Augmenter/Diminuer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, si la méthode
d'alimentation de la rubrique augmente ou diminue la valeur du cumul.
Méthode d'alimentation : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le
montant qui vient alimenter le cumul. Les montants disponibles sont: la base de la ligne/ le taux/ le montant/
une formule.
Pour les rubriques de cotisations, la distinction Salarial/Patronal est disponible.
Formule : Ce champ est saisissable uniquement si la méthode d'alimentation choisie est "Formule". Ce
champ vous permet de saisir la formule qui alimentera ce cumul.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
FONCTIONS
Liste des fonctions
Accès : Paramètres de paye - Fonctions
La gestion de la liste des fonctions est commune à toutes les listes.
Cette liste affiche tous les fonctions créées et enregistrées.
Les suppressions restent possibles si la fonction n'est pas utilisée dans une rubrique.
Fiche Fonctions
Accès : Paramètres de paye-Fonctions
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
214
Les fonctions ont pour objectif de simplifier la rédaction des formules dans les rubriques et d'éviter de répéter
certains éléments communs à plusieurs rubriques. La mise à jour d'une fonction permet ainsi de diffuser
l'information à toutes les rubriques qui font appel à une même fonction.
En tête
Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique.
Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement.
Type de retour: Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, le format sous lequel
la fonction renvoie l'information. Trois types de retour sont disponibles: Numérique/Date/Booléen.
Portée: Ce champ permet de définir si la fonction fait appel uniquement à des variables ou bien également à
des champs du bulletin.
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la fonction que vous souhaitez ajouter.
Déclaration: Champ non saisissable. Il précise la syntaxe à utiliser pour interroger cette fonction dans une
rubrique par exemple.
Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette fonction dans les listes déroulantes
en vue standard.
Les onglets
Formule
Cet onglet permet de saisir une formule, à l'aide de variables, de tables de calcul ou encore d'une autre
fonction, etc...
Pour obtenir de l'aide sur la mise en place des formules, cliquez ici.
Paramètres
Lorsqu'une fonction est commune à plusieurs rubriques, mais que les opérandes de la formule font appel à des
valeurs différentes, il est possible de créer des paramètres. Il faut, pour cela, saisir une formule de calcul avec
des paramètres, qui seront par la suite remplacés par les valeurs appropriées dans les rubriques faisant appel à
cette fonction.
Dans la fonction CP_REGLE_MAINTIEN, suivant la rubrique dans laquelle elle est interrogée, la fonction fait
appel aux CP Pris en N ou en N-1. Pour cela, on crée un paramètre CONGES, qui sera remplacé dans la rubrique
par CP.Pris N ou CP.PrisN1 selon la rubrique appropriée.
Nom: Saisissez un nom de paramètre limité à 32 caractères de type alphanumérique.
Type : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type du paramètre. Les types
disponibles sont: Numérique/Date/Booléen/Rubrique de brut/Rubrique de net/Rubrique de cotisation/ Valeurs
cumulables.
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé du paramètre que vous souhaitez ajouter.
L'ordre dans lequel sont saisis les paramètres devra être conservé lorsqu'ils seront remplacés par les
valeurs correspondantes dans une rubrique.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
CUMULS
Fiche Cumuls
Accès : Paramètres de paye-Cumuls
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
En tête
Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
215
Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement.
Type Formule: Cette option permet d'alimenter un cumul par une formule de son choix. Une fois l'option
cochée, l'onglet Formule apparaît.
Cumul de taux : Cette option permet de choisir que lorsque le cumul fait appel à un cumul de taux , l'arrondi
se fasse à 3 décimales et non à 2 (standard logiciel)
Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite
d'effectuer un regroupement sur la liste des cumuls.
Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes,
vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible
par l'icône .
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé du cumul que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce cumul dans les listes déroulantes en
vue standard.
Les onglets
Méthode d'alimentation par défaut
Cet onglet est disponible uniquement lorsque l'option Type formule n'est pas cochée.
Pour ajouter une ligne cliquer sur le bouton Ajouter de l'onglet.
Alimenté par: Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type de rubrique qui
alimentera ce cumul.
Augmenter/Diminuer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, si la rubrique
augmente ou diminue la valeur du cumul.
Méthode d'alimentation : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le
montant qui vient alimenter le cumul. Les montants disponibles sont: la base de la ligne/ le taux/ le montant/
une formule.
Pour les rubriques de cotisations, la distinction Salarial/Patronal est disponible.
Formule : Ce champ est saisissable uniquement si la méthode d'alimentation choisie est "Formule". Ce
champ vous permet de saisir la formule qui alimentera ce cumul.
Pour obtenir de l'aide sur la mise en place des formules, cliquez ici.
Alimenté par défaut : Si vous cochez cette option, toutes les rubriques crées selon le type défini dans la
colonne "Alimenté par", alimenteront ce cumul. Le cumul sera donc visible par défaut dans l'onglet Cumuls des
rubriques en question.
Afficher comme propriété : Cocher cette option vous permet d'afficher une propriété qui sera visible dans
toutes les rubriques du type défini dans la colonne "Alimenté par", dans la partie Propriétés de l'onglet
Paramétrage.
Libellé de propriété: Champ saisissable limité à 255 caractères de type alphanumérique, uniquement si
l'option "Afficher comme propriété" est cochée.
Formule
Cet onglet est disponible uniquement lorsque l'option Type formule est cochée.
Saisissez la formule de votre choix grâce à l'aide à la saisie qui alimentera le cumul crée, indifféremment du
type de la rubrique.
Pour obtenir de l'aide sur la mise en place des formules, cliquez ici.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
Liste des cumuls
Accès: Paramètres de paye- Cumuls
La gestion de la liste des rubriques est commune à toutes les listes.
Cette liste affiche tous les cumuls crées et enregistrés selon trois onglets:
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
216
Cumuls alimentés: Cet onglet affiche uniquement les cumuls paramétrés avec une méthode d'alimentation
ou bien issus des sous natures de rubrique, ou encore de la création d'un régime.
Cumuls calculés: Cet onglet affiche les cumuls de type Formule ou bien issus des natures de rubriques, ou
encore de la création d'un régime.
Tous: Cet onglet recense l'ensemble des cumuls.
Chaque onglet présente un regroupement par thème afin de faciliter les recherches.
Les tâches Activer et Inactiver sont disponibles soit dans la barre de tâche du volet de navigation ou bien par
le menu contextuel.
Les cumuls créés à partir d'un régime ou d'une nature de rubrique ne peuvent pas être supprimés à partir
de la liste des cumuls. Ces cumuls ne peuvent supprimés qu'à partir de la fiche Nature de rubrique ou bien la
fiche Régime. Les suppressions restent possibles si le cumul n'est pas utilisée dans une rubrique.
Fiche d'une grille de cumuls
Accès : Paramètres de paye - Cumuls - Grilles de cumuls
En tête
Code: Saisissez un code de type alphanumérique.
Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement.
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé du de la grille des cumuls que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette grille dans les listes déroulantes en
vue standard.
Les onglets
Cumuls
Cet onglet vous permet de définir les cumuls qui vont composés votre grille.
Pour ajouter un cumul, deux possibilités :
• Le bouton Ajouter,
• Menu contextuel + Ajouter (clic droit)
Pour insérer un cumul parmi d'autres cumuls, positionnez-vous en dessous de l'endroit où placer votre cumul
puis cliquer sur Insérer.
Pour supprimer un cumul, cliquez sur le bouton Supprimer.
Vous pouvez changer la position d'un cumul à l'aide des boutons Monter et Descendre.
Tranches
Cet onglet vous permet de définir les tranches qui vont composés votre grille.
Pour ajouter une tranche, 2 possibilités :
• Le bouton Ajouter,
• Menu contextuel + Ajouter (clic droit)
Pour insérer une tranche parmi d'autres tranches, positionnez-vous en dessous de l'endroit où placer votre
tranche puis cliquer sur Insérer.
Pour supprimer une tranche, cliquez sur le bouton Supprimer.
Vous pouvez changer la position d'une tranche à l'aide des boutons Monter et Descendre.
Notes
La gestion d'une "Notes" est commune à toutes les fiches.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
217
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Etat de paye
Sous catégorie : Etat des charges
Sous catégorie : Etat des variables
Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA
....
Catégorie principale : Salariés
Sous catégorie : Salarié
Sous catégorie : Etat des absences
Sous catégorie : Etat des congés payés
...
Catégorie principale : Bulletins...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle".
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes.
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut.
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
PARAMETRES
Paramètres - Démarrer une tâche
Accès : Paramètres - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez, en début des fonctions associées, d'une entrée de
menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
218
• Informations société : permet d'accéder aux options du dossier telles que les coordonnées, les
préférences graphiques utilisateurs, les préférences utilisateurs, les préférences comptables et de
transfert, la police, et la synchronisation...
• Services : permet d'accéder à la liste des services.
• Natures d'emploi : permet d'accéder à la liste des natures d'emploi.
• Régimes de cotisation : permet d'accéder à la liste des régimes.
Fiche Banques
Accès : Paramètres - Banques
La gestion de la fiche Banque est commune à toutes les fiches.
Une fiche Banque est accessible à partir de la liste des Banques.
Créer une fiche Banque est une opération est indispensable pour exécuter les transferts de règlements vers
l'application Comptabilité Open Line.
Une banque s'identifie par les éléments suivants :
Le code banque *
Saisissez un identifiant unique pour votre banque.
Cet identifiant est limité à 5 caractères alphanumériques.
Le nom de la banque *
Saisissez le nom de votre banque.
Ce nom est limité à 40 caractères alphanumériques.
Onglet Adresse
Les informations ci-dessous correspondent aux coordonnées de la banque.
Adresse
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
- si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, alors la ville et le pays sont renseignés par
défaut,
- si celui-ci existe mais n’est pas unique, alors la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie,
- si celui-ci n’existe pas, alors le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table
des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche Code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône.
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ Ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
219
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraîne pas la création d’une nouvelle
fiche Code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ Département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
Département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante.
Pays
Champ saisissable.
Le champ Pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche Pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante.
Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Ce champ permet de saisir le site web lié à cette adresse.
Contact
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumériques).
Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans votre fichier des
civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste
déroulante.
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Fonction
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Prénom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Service/Bureau
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
E-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Permet de saisir l'e-mail du contact.
Onglet Comptabilité
Cet onglet vous permet de saisir :
Le compte de banque
Le journal de banque
Onglet Coordonnées bancaires
Cet onglet vous permet de définir les coordonnées bancaires de votre compte et de définir les éléments
nécessaires à l'établissement des fichiers de virements / prélèvements.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
220
Les RIB/BBAN, IBAN et BIC sont les coordonnées de votre compte bancaire : elles se trouvent sur le
R.I.B. transmis par votre établissement bancaire.
RIB / BBAN
Champ saisissable de 46 caractères alphanumériques.
Si dans l'adresse de la banque le code Pays est FR (France), une vérification sera réalisée sur le RIB/BBAN
IBAN
Champ saisissable de 50 caractères alphanumériques.
Si dans l'adresse de la banque le code Pays est FR (France), une vérification sera réalisée sur l'IBAN
BIC
Champ saisissable de 11 caractères alphanumériques.
Si dans l'adresse de la banque le code Pays est FR (France), un contrôle de cohérence est réalisée sur le
RIB/BBAN et l'IBAN
ETEBAC
o Numéro national d'emetteur (NNE)
Numéro spécifique que vous devez demander à votre banque et qui est indispensable pour effectuer des
virements informatiques au format CFONB.
Champ saisissable de 6 caractères numériques.
Il est obligatoire pour pouvoir générer le fichier ETEBAC.
o Formater le ficher ETEBAC (retour à la ligne)
Case à cocher permettant de définir le paramétrage du fichier ETEBAC avec des retours à la ligne.
Pour savoir si vous devez ou non sélectionner cette case, vous devez contacter votre banque.
SEPA
o Identifiant de créancier SEPA (ICS)
Champ saisissable de 35 caractères numériques maximum (minimum 8).
Il est obligatoire pour pouvoir générer le fichier SEPA.
o Formater le ficher SEPA (retour à la ligne)
Case à cocher permettant de définir le paramétrage du fichier SEPA avec des retours à la ligne.
Onglet Notes
La gestion d'une Note est commune à toutes les fiches.
PCG - Plan Comptable Général
Accès : Paramètres - PCG (Plan comptable général)
Le PCG vous donne la liste intégrale des comptes définie par la réglementation.
Vous pouvez modifier les vues.
Aucune action (ajout, modification, suppression) n'est directement possible dans cette liste.
PUBLICATION REPORTS ON LINE
Publications
Accès : Paramètres - Publication dans Reports On Line &endash; Publications
La gestion de la fiche publication est commune à toutes les fiches.
Les publications sont utilisées pour la gestion du site ROL.
La fiche publication peut être créée directement depuis :
- le menu "Paramètres - Publication dans Reports On Line &endash; Publication" + ajouter
- la publication d’une liste, impression (bouton ROL "Publier sur le Web dans le report On Line : http://reportson-line.ebp.com".)
Présentation de la fiche
DETAIL DES FONCTIONNALITES
221
La fiche publication est composée d’un entête et d’onglets.
Entête
Libellé*
Champ alphanumérique de 80 caractères maximum.
La donnée de ce champ est reportée automatiquement dans le champ Dossier de l’onglet document.
Description
Champ alphanumérique de 200 caractères maximum.
Onglets
Documents
Icône
Permet de sélectionner une image pour la publication.
Le paramétrage de cet icône est identique à celui des options.
Une liste déroulante d'icônes vous est proposée. Vous pouvez en sélectionner un pour votre publication ou par
le bouton "Importer", aller chercher une icône d'autre provenance Personnaliser.
Cette icône est indépendante du logo du dossier.
Nom de la publication dans Reports On Line
Champ alphanumérique de 40 caractères maximum.
La donnée de ce champ est automatiquement renseignée par le champ Libellé de l’entête.
Il reste modifiable.
Date de dernière publication
Champ date non modifiable.
Renseigné automatiquement lors d’une modification dans la publication.
Date de prochaine publication
Champ date non modifiable.
Renseigné automatiquement avec la date de la prochaine publication (définie dans l’onglet périodicité).
Inactif
Case à cocher.
Permet de ne plus envoyer la publication par défaut même si modifier.
La publication n’est pas supprimée du site mais elle ne sera pas mise à jour.
Modifié depuis le dernier envoi
Case à cocher, non saisissable.
Permet d’indiquer à l’utilisateur que la fiche publication a été modifiée.
Cette indication est reprise dans l’assistant de mise à jour des publications pour que la publication soit
sélectionnée par défaut.
Liste de documents
Cette liste contient tous les documents associés à la publication.
Par défaut, vous visualisez la catégorie de document, le nom du document ainsi que la description.
Il est possible de :
- supprimer un document,
- modifier la vue de la liste,
- changer la position des documents dans la publication (flèches monter/descendre).
Comptes
Cet onglet représente dans un tableau la liste des comptes associés à la publication.
La gestion de cette liste est commune à toutes les listes.
Le bouton "Voir la fiche compte" permet d'ouvrir la fiche du compte.
Si aucun compte n’est associé, seul l’administrateur visualisera la publication sur le site une fois qu’elle sera
envoyée.
Les informations disponibles sont :
Login(email) compte utilisateur Reports On Line
Liste déroulante permettant de sélectionner le compte à associé à la publication.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
222
Prénom
Non modifiable.
Prénom du compte.
Nom
Non modifiable.
Nom du compte.
Vous pouvez sélectionner en un clic tous les comptes souhaités pour cette publication en réalisant une multisélection
dans la liste déroulante des comptes.
Périodicité
Cet onglet permet de définir le planning d’envoi de la publication sur votre site.
La périodicité « aucune » permet de réaliser l’envoi dès que l’action "Envoyer" est sélectionnée.
Vous pouvez définir une périodicité pré-définie (Hebdomadaire, mensuel, &ldots;) ou définie par l’utilisateur
(toutes les n semaines ou n mois &ldots;).
Prochaines dates
Cette partie permet de visualiser dates des prochaines publications générées. Ces dates sont définies en
fonction d’une date de début et d’un nombre limité de dates. (par défaut : 10 dates).
En fonction de la périodicité sélectionnée, vous aurez ensuite accès soit à une sélection de jour ou de jour du
mois le X du mois, le 3ème lundi du mois, X semaines&ldots;
Suite à la création d’une publication et à son enregistrement, le message suivant est affiché :
"Vous avez modifié la périodicité de cette publication. Pour que l’envoi se déclenche automatiquement, vous
devrez mettre à jour le planificateur de tâche Windows (via l'action de la liste des publications) sur le poste
choisi."
Le Planificateur de tâches vous permet de programmer un certain nombre d'actions à des horaires définis par
vous. Il est accessible en cliquant sur Démarrer/Tous les programmes/Accessoires/Outils système/Tâches
planifiées.
Depuis la fiche publication, vous avez la possibilité de forcer l’envoi sur le site Reports On Line en cliquant sur le
bouton "Envoyer".
Actions de la liste publication
Envoyer
Permet de forcer l’envoi sur le site ROL des publications sélectionnées et actives.
Mettre à jour le planificateur de tâche
Permet de déclencher la mise à jour sur le site web (ROL) pour les publications avec une périodicité.
Un message vous demande confirmation de mise à jour : "Le planificateur de tâches Windows a été mis à jour.
Les publications seront envoyées automatiquement, selon leur périodicité, à partir de ce poste.".
Supprimer la tâche du planificateur
Permet de déclencher la suppression d’une tâche planifiée.
Un message vous demande confirmation la suppression d’une tâche : "Le planificateur de tâches Windows a été
mis à jour. Les publications ne seront plus envoyées automatiquement à partir de ce poste."
Comptes
Accès : Paramètres - Publication Reports On Line &endash; Comptes
La gestion de la fiche compte est commune à toutes les fiches.
Ces comptes sont utilisés pour la gestion du site Reports On Line.
La fiche compte contient :
Login (e-mail)*
Ce champ doit obligatoirement être au format d’une adresse mail.
Dans le cas contraire, un message averti l’utilisateur.
Administrateur
Case à cocher.
Permet au compte d’accéder au site en tant qu’administrateur.
Un seul compte peut-être administrateur.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
223
Nom
Champ saisissable.
Prénom
Champs saisissable.
Mot de passe*
Obligatoire.
Confirmation*
Identique au mot de passe
Il n’est pas possible d’avoir 2 fois le même compte.
Il n’est pas possible d’avoir 2 fois le même login pour le même dossier.
Actions
A partir de la liste des comptes, il est possible de :
- Récupérer les comptes du site
- Mettre à jour l'identification
CHAMPS SALARIES
Services
Accès : Paramètres - Liste des champs salariés - Services
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du service que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce Service dans les listes déroulantes en
vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Lien de parenté
Accès : Paramètres - Liste des champs salariés
Les liens de parenté pourront être sélectionnés dans les fiches salariés.
La fiche lien de parenté s'identifie par les éléments suivants :
Code
Le code est à saisir manuellement.
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Il est interdit de créer deux fiches lien de parenté avec le même code.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Il n'est pas possible d'ajouter des nouveaux codes système.
Description
Saisissez le libellé du lien de parenté (caractères alphanumériques).
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
224
Inactif
Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce lien de parenté dans les vues standard, listes
déroulantes....
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Motif d’entrée
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Motifs d’entrée
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du motif d’entrée que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce Motif d’entrée dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Situation administrative
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Situation administrative
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description :
Champ saisissable pour indiquer le libellé du code population que vous souhaitez ajouter.
Inactif :
Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette situation administrative dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Statut catégoriel
Accès : Paramètres - Liste des champs salariés - Statut catégoriel
Les statuts catégoriels pourront être sélectionnés dans les fiches salariés et les profils.
La fiche statut catégoriel s'identifie par les éléments suivants :
Code
Le code est à saisir manuellement.
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
225
Il est interdit de créer deux fiches statut catégoriel avec le même code.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Il n'est pas possible d'ajouter des nouveaux codes système.
Description
Saisissez le libellé du statut catégoriel (caractères alphanumériques).
Inactif
Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce statut catégoriel dans les vues standard, listes
déroulantes....
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Convention Collective (IDCC)
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Conventions collectives (IDCC)
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système :
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description :
Champ saisissable pour indiquer le libellé du code IDCC que vous souhaitez ajouter.
Inactif :
Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce Code IDCC dans les listes déroulantes en vue
standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Nature d’emploi
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Nature d’emploi
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Description :
Champ saisissable pour indiquer le libellé du motif d’entrée que vous souhaitez ajouter.
Inactif :
Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette nature d'emploi dans les listes déroulantes en
vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
226
Motif de sortie
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Motifs de sorties
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du motif d’entrée que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce Motif de sortie dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Type de contrat
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Contrats de travail
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description :
Champ saisissable pour indiquer le libellé du contrat de travail que vous souhaitez ajouter
Inactif :
Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce Type de contrat de travail dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Spécificité du contrat de travail
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Spécificité du contrat de travail
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description :
DETAIL DES FONCTIONNALITES
227
Champ saisissable pour indiquer le libellé de la spécificité du contrat que vous souhaitez ajouter.
Inactif :
Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette spécificité du contrat de travail dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Caractéristique de l’activité
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Caractéristique de l’activité
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système :
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description :
Champ saisissable pour indiquer le libellé de la caractéristique de l’activité du contrat que vous souhaitez
ajouter.
Inactif :
Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette caractéristique dans les listes déroulantes en
vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Statut catégoriel CCN
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Statut catégoriel CCN
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du statut catégoriel CCN que vous souhaitez ajouter
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce statut catégoriel dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Intitulé du contrat de travail
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Intitulé du contrat de travail
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
228
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description :
Champ saisissable pour indiquer l’intitulé du contrat de travail que vous souhaitez ajouter.
Inactif :
Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cet intitulé dans les listes déroulantes en vue
standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Code emploi PCS-ESE
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Code emploi PCS-ESE
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Catégorie :
Saisissez une catégorie.
Sous-catégorie :
Saisissez une sous-catégorie
Description :
Champ saisissable pour indiquer l’intitulé de la catégorie socioprofessionnelle que vous souhaitez ajouter.
Inactif :
Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce code dans les listes déroulantes en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Code risque
Accès : Paramètres- Divers - Code risque
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Description :
Champ saisissable pour indiquer le libellé du code risque que vous souhaitez ajouter.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
229
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Régime obligatoire
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Régime obligatoire
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du Régime que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce statut catégoriel dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Codes populations
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Codes populations
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du codes populations que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce statut catégoriel dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Assujettissement à l'AGS
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Assujettissement à l'AGS
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
230
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du type d'assujettissement que vous souhaitez
ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce type d'assujettissement dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Assujettissements à l'assurance chômage
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Assujettissement à l'assurance chômage
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du type d'assujettissement que vous souhaitez
ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce type d'assujettissement dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Exonération à l'assurance chômage
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Exonération à l'assurance chômage
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du type d'exonération que vous souhaitez ajouter
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce type d'exonération dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Exonération URSSAF
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Exonération URSSAF
DETAIL DES FONCTIONNALITES
231
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du type d'exonération que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce type d'exonération dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Régime risque maladie
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Régime risque maladie
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du régime risque maladie que vous souhaitez
ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce régime dans les listes déroulantes en
vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Régime Accident de travail
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Régime accident du travail
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du régime accident du travail que vous souhaitez
ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce régime dans les listes déroulantes en
vue standard.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
232
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Régime vieillesse
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Régime vieillesse
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du régime vieillesse que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce régime dans les listes déroulantes en
vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Titre de séjour
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Titre de séjour
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du titre de séjour que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce titre de séjour dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Catégories Professionnelles spécifiques
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Catégories professionnelles spécifiques
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
233
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé de la catégorie professionnelle que vous souhaitez
ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette catégorie dans les listes déroulantes
en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Salarié travaillant pour une entreprise étrangère
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Salarié travaillant pour entreprise étrangère
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer un libellé.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette catégorie dans les listes déroulantes
en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Evènement Prévoyance/Assurance
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Evènements prévoyances/assurance
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé de l'événement que vous souhaitez ajouter
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cet événement dans les listes déroulantes
en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Types d'ayants droits
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Types d'ayants droits
Code :
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
234
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du type d'ayants droits que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce type d'ayants droits dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
DIVERS
Civilités
Accès : Paramètres - Divers - Civilités
La gestion de la fiche "Civilité" est commune à toutes les fiches.
Saisissez le libellé * de la civilité (au maximum 25 caractères alphanumériques).
La case à cocher "Personne Physique" permet de distinguer les civilités des personnes physiques de celles
des personnes morales.
La création du dossier propose par défaut une liste de civilités.
Les civilités seront disponibles pour les fiches (salariés, établissements).
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Codes postaux
Accès : Paramètres - Divers - Codes postaux
La gestion de la fiche "Code postal" est commune à toutes les fiches.
Une fiche "Code postal" se compose de quatre zones à remplir :
Le code postal *
Saisissez le code postal.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Les caractères A à Z, 0 à 9, - (tiret) et espace sont autorisés.
La ville *
Saisissez le nom de la ville (au maximum 35 caractères alphanumériques).
Le pays *
Sélectionnez le pays associé au Code postal.
Le département
Sélectionnez le département associé au Code postal.
Lors de la saisie du département si celui-ci est associé à un pays différent de celui sélectionné
précédemment, c'est le pays du département qui sera repris dans la fiche.
La création du dossier propose par défaut une liste de codes postaux.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Les actions des codes postaux
DETAIL DES FONCTIONNALITES
235
A partir de la liste des codes postaux, vous avez la possibilité d'appeler l'action "Import des codes postaux".
Cet import permet d'avoir une liste complète des codes postaux.
Départements
Accès : Paramètres - Divers - Départements
La gestion de la fiche "Département" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Département" se compose des champs suivants :
Le Numéro *
Saisissez le code du département.
Ce numéro est limité à 3 caractères alphanumériques.
Le Nom *
Saisissez le nom ou le libellé du département (au maximum 50 caractères alphanumériques).
Le Pays *
Sélectionnez le pays associé au département.
La création du dossier propose par défaut une liste de départements.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Pays
Accès : Paramètres - Divers - Pays
La gestion de la fiche "Pays" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Pays" se compose des éléments suivants :
Le code ISO *
Indiquez le code ISO du pays, sur 3 caractères.
Le nom *
Saisissez le nom du pays (au maximum 50 caractères alphanumériques).
La création du dossier propose par défaut une liste de pays.
Cette liste donne les noms de pays (formes courtes officielles des noms en français) par ordre alphabétique tels
qu'ils sont donnés dans l'ISO 3166-1 et les codes alpha-2 correspondants de l'ISO 3166-1.
Vous disposez également de 2 cases à cocher permettant des vues et classements rapides :
Inactif
Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce pays dans les vues standard, listes déroulantes...
UE
Cliquez dans cette case pour noter que le pays appartient à l'union européenne.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Thèmes
Accès : Paramètres- Divers -Thème
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Description : Champ saisissable pour indiqué le libellé du thème que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce thème dans les listes déroulantes en
vue standard.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
236
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Régimes
Accès: Paramètres- Divers- Régimes
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
Type : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type de votre régime.
Exemple:Irc, Pôle emploi, Cnfb...
Le type URSSAF/MSA doit être unique.
Code: Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Tranches
Cet onglet vous permet de définir les tranches et les méthodes de calcul, rattachées à ce régime.
Pour ajouter une tranche, cliquer sur le bouton disponible dans la barre de menu sur le dessus de l'onglet
Tranches.
Code: Saisir un code, limité à 32 caractères de type alphanumérique.
Formule plancher : Saisir une valeur ou une formule, à l'aide d'une fonction ou d'une constante par
exemple, en dessous de laquelle cette tranche n'aura pas de valeur.
Formule plafond: Saisir une valeur ou une formule, à l'aide d'une fonction ou d'une constante par exemple,
au dessus de laquelle cette tranche n'aura pas de valeur.
Formule du montant de la cotisation: Ce champ vous permet d'indiquer la formule de calcul du montant
de la cotisation à l'aide d'une fonction par exemple. Celle-ci sera bornée par les valeurs plancher et plafond
précisées précédemment.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce régime dans les listes déroulantes en
vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Fiches Caisses de cotisations
Accès: Paramètres- Divers - Caisses de cotisations
En tête
Code : Saisissez un code.
Ce code doit être unique et ne pourra être modifié après enregistrement.
Type de régime : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type de
régime.
Description: Ce champ vous permet de saisir la description de la caisse.
SIRET: Ce champ permet de saisir le numéro SIRET de la caisse.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
237
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette caisse dans les listes déroulantes en
vue standard.
Les onglets
Adresse : L'onglet Adresse permet de visualiser les coordonnées de l'organisme.
Contact: L'onglet Contact permet de visualiser les coordonnées d'un contact établi au sein de l'organisme.
Coordonnées bancaires: L'onglet Coordonnées bancaires permet de renseigner les coordonnées bancaires
de l'organisme.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
DUCS : Codes DUCS
Les codes DUCS EBP ne sont pas modifiables. Si vous devez en modifier-un, dupliquez un code déjà existant.
Identifiant : Champ de saisie libre. L'identifiant doit être unique.
Par défaut EBP a choisi de mettre un identifiant commençant par un U pour les codes URSSAF, par IRC pour les
codes de retraite et IP pour les codes de prévoyance.
Type de DUCS : Ce champ permet d'indiquer si le code concerne une déclaration à destination de l'URSSAF
ou des Caisses de Retraite et Prévoyance.
Format :
• Si votre code DUCS est destiné à l'URSSAF, les formats qui peuvent être sélectionnés sont les
suivants : Format A - Format B - Format C - Format D - Format E - Format F - Format K - Format R -
Format Y - Format Z - Format E Positif - Format F Négatif.
Pour connaître la format à utiliser, référez-vous à la liste des codes DUCS fournie par l'ACOSS.
Les formats "E positif" et "F négatif" sont propres à EBP.
Ils permettent de traiter le cas spécifique de la réduction Fillon. A savoir lorsque le montant de la réduction
Fillon est négatif il faut déclarer le code 671 et lorsque le montant est positif il faut déclarer le code 801. Dans
tous les cas ces 2 codes ne doivent pas être utilisés en même temps.
• Si votre code DUCS est destiné aux organismes de retraite et prévoyance, les formats qui peuvent
être sélectionnés sont les suivants : Cotisation IRC en % - Cotisation IRC au forfait - Cotisation IRC en
% salaire fictif.
Si les rubriques rattachées à ce code DUCS sont de type forfaitaire alors choisissez le format Cotisation
IRC au forfait.
Si les rubriques rattachées à ce code DUCS sont calculées sur un taux de cotisation alors choisissez le
format Cotisation IRC en %.
Si les rubriques rattachées à ce code DUCS sont calculées sur un taux de cotisation et une assiette fictive
(cas des salariés temps partiel qui cotisent sur un temps plein) alors choisissez le format Cotisation IRC en %
salaire fictif.
Code déclaré : Indiquez sur ce champ le type de cotisation.
Pour les codes à destination de l'URSSAF ce code correspond au code type personnel fourni par l'ACOSS.
Pour les codes à destination des caisses de retraite et prévoyance ce code correspond à la table
"ligne_irc_assiette"
Régime DUCS : Si le code DUCS est spécifique au régime Alsace /Moselle, sélectionnez Alsace/Moselle. Si
le code DUCS est spécifique au régime général (donc autre que Alsace/Moselle), sélectionnez Général. Si le
code DUCS n'est pas spécifique à un régime, sélectionnez Tous.
Le régime DUCS n'est valable que pour les codes DUCS de type URSSAF.
Description : Champ de saisie libre.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
238
Options : Actuellement, seuls les codes 900 et 901 (URSSAF) ont besoin d'avoir une option. Si le code DUCS
sert à déclarer le transport, sélectionnez Participe aux taux transports. Si le code DUCS sert à déclarer la
taxe additionnelle de transport, sélectionnez Participe aux taxes additionnelles sur les transports.
Mode étendu : Par défaut ne sont visibles que les éléments les plus couramment utilisés. Toutefois
Tableau
Le nombre de lignes et de colonnes affiché dans le tableau dépend du type et du format sélectionnés.
Exemple :
Si vous choisissez un format A vous aurez 3 lignes A, D, P.
Si vous sélectionnez un format E vous aurez seulement 2 lignes D et P.
Si vous sélectionnez un format Cotisation IRC en %vous aurez seulement 1 ligne SCS.
Type de DUCS URSSAF
Conditions spéciales : Les conditions spéciales dépendent du format sélectionné. Certains formats
proposent les conditions A,D et P d'autres seulement D et P....
Taux : Dans la colonne Taux indiquez les constantes utilisées pour calculer ce code DUCS.
Base déplafonnée : Indiquez la formule de calcul permettant de récupérer la base déplafonnée. Par défaut,
en général la base déplafonnée est pré-renseignée avec la formule "Base_Salariale"
Il est important de faire appel aux constantes, elles permettent de détecter les dates d'applications dans le
fichier EDI.
Inverser le signe à l'impression : Permet d'inverser le sens uniquement pour l'impression.
Base plafonnée : Indiquez la formule de calcul permettant de récupérer la base plafonnée. Par défaut, en
général la base plafonnée est pré-renseignée avec la formule "Base_Salariale"
Certains montants comme celui de la réduction Fillon, par exemple, doivent être négatifs à l'impression et
déclarés en positif en EDI. Cette option permet de gérer cette particularité.
Type de DUCS IRC/IP
Conditions spéciales : Par défaut, seule la condition spéciale SCS est visible. Pour voir les autres conditions
possibles, cochez l'option "Mode étendu". Les conditions spéciales correspondent à la table "AGIRC & ARRCO
des conditions spéciales de Cotisations". il n'est pas possible d'ajouter de nouvelles valeurs à la liste proposée.
Code risque : Les codes risques correspondent à la table "Codes risques".
Inverser le signe à l'impression : Permet d'inverser le sens uniquement pour l'impression.
Code groupe cotisant : Les codes groupes cotisants correspondent à la table "Catégories de population CPN
Agirc Arrco"
SOCIETE
Entreprise
Accès : Paramètres- Société-Entreprise
SIREN : Ce champ vous permet de saisir le numéro SIREN de votre entreprise. Il est limité à 9 caractères
numériques.
Nombre de fractions pour la norme 4DS : La gestion des fractions se réalise par dossier de Paye. En effet,
si vous souhaitez fractionner votre fichier N4DS vous devez créer un dossier par Fraction et renseigner dans les
préférences de votre dossier le numéro de fraction que vous attribuez à votre dossier et le nombre total de
fraction que vous possédez.
Pour un même établissement le nombre total de fraction doit rester constant.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
239
Utiliser les données de l'expert pour les déclarations : Si cette option est cochée alors dans votre
déclaration DUCS EDI figurera l'enregistrement Tiers rédacteur, complété avec les informations de l'expert
comptable.
Déclaration DUCS déclarée en EDI : Cette option est cochée par défaut et ne sert qu'à la déclaration DUCS
EDI annuelle (TR) à destination de l'URSSAF. Elle sert à indiquer si vous effectuez vos déclarations DUCS
mensuelles et trimestrielles en EDI.
Etablissement concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE) : Si cette option est cochée alors
dans votre déclaration DUCS EDI figurera l'enregistrement Emetteur, complété avec les informations de
l'établissement destinataire du CRE.
Etablissement destinataire du CRE : Ce champ ne peut être renseigné que si l'option "Etablissement
concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE)" est cochée. Il permet la sélection de l'établissement
émetteur de la déclaration et donc destinataire du compte rendu d'exploitation.
Etablissement en versement lieu unique (VLU) : Si cette option est cochée alors dans votre déclaration
DUCS EDI figurera l'enregistrement Entité de regroupement. Cette option ne doit être cochée que si vous
pratiquez le paiement groupé (Versement en lieu unique) pour vos déclarations EDI à destination de l'URSSAF.
Etablissement déclarant : Ce champ vous permet de saisir ou de sélectionner l'établissement déclarant.
Si l'établissement que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
Etablissement en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Type d'activité : Cochez le ou les types d'activité de votre entreprise. Par conséquent, les listes pages de
votre dossier n'afficheront que les paramètres de paye correspondant au type d'activité sélectionné.
Raison sociale : C'est un champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Contact : Ce champ vous permet de saisir le nom d'un contact au sein de l'établissement déclarant.
SIRET : Ce champ vous permet de saisir le numéro SIRET de l'établissement déclarant.
Adresse : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (fin) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code postal : Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
o si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
o si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
o si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table
des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville : Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
240
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Voir l'établissement principal : Ce bouton permet de visualiser la fiche établissement de votre
établissement principal. Par défaut, il s'agit du premier établissement que vous avez crée.
Préférences utilisateurs
Impression des bulletins
Nombre d'exemplaires : Ce champ permet de saisir le nombre d'exemplaires de bulletins que vous
souhaitez imprimer à chaque impression. Limité à 99 exemplaires.
Gérer les duplicatas en impression de bulletin : Cette option permet de générer, par défaut, un duplicata
de bulletin à chaque impression ou aperçu du bulletin.
Calcul automatique du bulletin
Calcul automatique du bulletin lors de la préparation à partir du profil ou à partir du bulletin
précédent : Cette option est cochée par défaut. Si vous décochez cette option, vos bulletins ne seront pas
calculés après leur préparation, et la coche "Calcul du bulletin"dans la fenêtre de préparation en masse sera
décochée.
Vous devez calculer un bulletin pour le valider.
Contrôle de la fiche salarié
Contrôles de la fiche salarié : Ce champ permet de sélectionner, parmi une liste de valeurs système, le
moment où vous souhaitez, ou non, être averti, par un message bloquant, des champs obligatoires à la
déclaration N4DS. Sont disponibles: A l'enregistrement du salarié/ A la validation du bulletin/ Aucun contrôle.
Avertir au moment du calcul du bulletin
CP pris par anticipation : Si vous cochez cette option, un message vous averti que votre salarié prend des
congés payés par anticipation, lorsque le reste de CP sur l'exercice N-1 est insuffisant et que les CP sont
désormais décompté sur l'exercice N.
Total CP reste sur N négatif : Si vous cochez cette option, un message vous avertit que votre salarié prend
des congés payés qu'il n'a pas encore acquis, et que par conséquent le reste de l'exercice N est négatif.
Une rubrique est rattachée à un organisme qui n'est pas affecté au salarié : Cette option, cochée par
défaut, vous averti par un message bloquant au calcul du bulletin, qu'une rubrique du profil du salarié fait appel
à un organisme auquel votre salarié n'est pas rattaché. Nous vous conseillons de compléter l'onglet Paye de
votre salarié.
Le salarié est rattaché à un organisme qui n'est pas présent dans les rubriques : Cette option,
cochée par défaut, vous averti par un message non bloquant, qu'un organisme rattaché à votre salarié n'est
pas utilisé dans les rubriques du profil de votre salarié.
Appliquer les contrôles des organismes lorsque le bulletin est crée sans profil : Cette option est
décochée par défaut. Vous pouvez cocher cette option pour activer les messages d'avertissements au calcul du
bulletin.
Saisie des absences
Calcul automatique du bulletin à la saisie, la modification et la suppression des absences : Cette
option vous permet, si vous la cochez, de lancer un recalcul automatique du bulletin dès que vous saisissez,
modifiez ou supprimez une absence dans l'onglet Saisie des Congés/Absences du bulletin.
Avertir lorsque la saisie d'une période d'absence est antérieure à la période emploi : Cette option
permet d'afficher un message d'avertissement lorsque vous saisissez une période d'absence antérieure à la
période d'emploi du bulletin.
Autoriser les caractères supplémentaires dans les codifications
Autoriser les caractères supplémentaires dans les codifications : Cette option permet de saisir des
caractères différents de A...Z 0...9.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
241
Les points suivants ne sont pas concernés par les caractères supplémentaires :
- Pays : Les caractères possibles sont de A à Z uniquement.
- Compte comptable : les caractères possibles sont A...Z [Espace] @ . -
Matricule des salariés
Conserver le matricule pour tous les contrats du salarié : Cette option est cochée par défaut. Elle
permet de garder le même matricule pour chaque contrat du salarié. Si vous décochez l'option,
l'implémentation du matricule s'effectuera suivant les règles définies dans la fiche établissement.
Options - Expert- Cabinet
Accès : Paramètres - Société
Vous pouvez saisir à cet emplacement les coordonnées du cabinet de votre expert comptable. Il est intéressant
de les renseigner car ces informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinés (Impressions -
Dossier Expert Comptable).
Identification
Forme Juridique ou Civilité
Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques.
Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le
fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la
liste déroulante accessible par l'icône
Nom - Raison sociale
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
SIRET
Champ saisissable, limité à 14 caractères alphanumériques.
Adresse du cabinet
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code Postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des
codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
242
Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Site web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Les préférences de transfert
Accès: Paramètres-Société-Les préférences comptables
Les montants négatifs
Montants négatifs présents dans les bulletins: Ce champ permet de sélectionner dans la liste déroulante
la méthode de comptabilisation des montants négatifs. Deux possibilités:
• Conserver le signe et le sens,
• Inverser le signe et le sens.
Si l'on conserve le signe et le sens un montant de -100 au débit en paye, sera comptabilisé -100 au débit
en comptabilité, si l'on inverse le signe et le sens, un montant de -100 au débit en paye sera comptabilisé +100
au crédit en comptabilité.
Détail des écritures
Détailler les parts salariales et patronales: Cette option permet de distinguer les écritures comptables
liées à la part patronales de celles de la part salariales.
Libellés des écritures
Cette zone vous permet de personnaliser le libellé des écritures générées lors du transfert comptable.
Pour cela, saisissez dans le champ adéquate le libellé que vous souhaitez voir s'afficher dans vos écritures
comptables. Les numéros entre accolades permettent d'associer de manière automatique et personnalisée, lors
du transfert comptable, le champ auxquels ils correspondent.
Options - Général
Accès : Paramètres - Société - Général
Police des caractères
Les champs ci-dessous permettent de définir la police appliquée par défaut dans les champs de type texte
(description des fiches, documents administratifs, onglet notes...) :
Police par défaut
Taille par défaut
Synchronisation
Accès : Paramètres - Société - Synchronisation
Vous pouvez consulter et modifier les dossiers liés par application.
Synchronisation automatique des données
DETAIL DES FONCTIONNALITES
243
Cette case à cocher permet de définir la liaison automatique entre les applications.
Liste des dossiers liés par application
Cette liste contient les dossiers liés par application, leurs versions, les identifiants et les informations de
connexion pour chaque dossier.
Par défaut, cette liste contient uniquement le dossier en cours pour l'application ouverte.
Vous pouvez associer d'autres dossiers en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d'autres
applications.
Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les
applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre elles.
Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton Supprimer la
liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier de l'application déliée.
Après la déliaison des dossiers Comptabilité et Gestion commerciale, les pointages exécutés dans l'autre
application sont conservés et l'application restante se les approprie : ils deviennent donc directement
modifiables.
Pour connaître les liaisons possibles, reportez-vous à la page Liaisons entre applications.
Champs personnalisés
Accès : Paramètres - Champs personnalisés.
Cet assistant permet de créer des champs personnalisés pour les tables :
o Salarié,
o Etablissement.
Un champ personnalisé est une information supplémentaire concernant la fiche ou le document ou ligne de
document.
L'ajout de champs personnalisés est limité à 30 champs par table.
La création et le renseignement par une "valeur par défaut" des champs personnalisés ne sont pas
rétroactifs. Nous vous conseillons de créer les nouveaux champs avant de créer vos fiches.
Création des champs personnalisés
Pour créer un champ personnalisé, vous devez sélectionner la table ou vous souhaitez un nouveau champ
puis cliquer sur le bouton "Ajouter un champ" pour sélectionner un type et un nom de champ.
En fonction du type de champ créé, différentes options complémentaires sont à définir :
Mémo Texte enrichi Texte Entier Décimal Date Date/Heure
Valeur
facultative
Valeur par
défaut
Valeurs
autorisées
Longueur
maximale
Valeur
minimale
Valeur
maximale
Formule
Nombre de
décimales
stockées
Nombre de
décimales
affichées
Date
d'aujourd'hui
par défaut
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
244
Par défaut, quelque soit le type un nouveau champ la saisie d'une valeur est toujours facultative.
Pour le type de champ "date", la date du jour "système" est toujours en "valeur par défaut".
L'option "Date d'aujourd'hui par défaut" permet d'avoir une date fixe à la date du jour de création de la
fiche.
Pour les champs de type "texte", saisissez une longueur maximale au plus près pour ne pas diminuer la place
disponible pour d'autres champs. Pour obtenir une longueur x , vous devez indiquer un nombre égal à X+1.
Pour les champs personnalisés de type Texte et Entier, vous avez la possibilité de définir une liste de
valeurs autorisées.
Si des valeurs sont autorisées :
- la valeur par défaut doit être présente dans la liste des valeurs autorisés,
- les valeurs autorisées doivent être comprises dans l'intervalle des valeurs minimales et maximales.
Si vous souhaitez que les données saisies dans un champ personnalisé d'une fiche soient recopiées dans un
document, vous devrez créer le même nom et même type de champ dans les 2 tables (voir avoir un exemple
cliquez ici).
Modification des champs personnalisés
Si vous souhaitez modifier un champ personnalisé, vous devrez sélectionner le champ à modifier puis
effectuer les modifications souhaitées.
Le nom du champ dans la base et le type de données ne sont pas modifiables.
Vous pouvez à tous moment ajouter, modifier ou supprimer des valeurs autorisées.
Suppression des champs personnalisés
Si vous ne souhaitez plus/pas d'un champ personnalisé créé précédemment, vous devez sélectionner le champ
puis cliquer sur "Supprimer un champ".
La suppression du champ sera définitive à la validation de la fenêtre "Champs personnalisés" par le bouton
OK. Donc si vous annulez les modifications/suppression sur la fenêtre "Champs personnalisés" par le bouton
"Annuler", le champ sera toujours présent.
Ordre des champs personnalisés
Si vous souhaitez positionner verticalement les champs personnalisés dans les fiches, vous devez sélectionner
le champs puis cliquer sur Monter ou Descendre.
Validation de la création de champs personnalisés
Suite à la validation par le bouton OK de la fenêtre des champs personnalisés, vous pouvez renseigner ceux-ci
dans les fiches et lignes.
Visualisation des champs personnalisés
Suite à la création d'un champ personnalisé pour au moins l'une des tables Salariés, Etablissements, un onglet
"champs personnalisés" est créé sur chaque fiche concernée.
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Etat de paye
DETAIL DES FONCTIONNALITES
245
Sous catégorie : Etat des charges
Sous catégorie : Etat des variables
Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA
....
Catégorie principale : Salariés
Sous catégorie : Salarié
Sous catégorie : Etat des absences
Sous catégorie : Etat des congés payés
...
Catégorie principale : Bulletins...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle".
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes.
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut.
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
OUTILS
Sauvegarde rapide
Accès : Outils - Sauvegarde rapide
La sauvegarde rapide est possible uniquement si une première sauvegarde classique a été réalisée.
La sauvegarde rapide permet de sauvegarder le dossier avec les informations paramétrées dans la sauvegarde
"classique" effectuée précédemment.
Une seule étape "résumé des éléments" est affichée.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde rapide.
Sauvegarde
Accès : Outils - Sauvegarde
La sauvegarde passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de sauvegarde des données.
Bienvenue...
...dans l'assistant de sauvegarde des données.
Cet écran vous indique, entre autre, l'importance de la réalisation régulière d'une sauvegarde.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
246
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage de la sauvegarde.
Choix des informations à inclure dans la sauvegarde
L'assistant de sauvegarde affiche automatiquement le nom du dossier dans lequel vous travaillez. Vous pouvez
éventuellement le modifier si vous avez plusieurs dossiers et que vous souhaitez en sauvegarder un autre.
Aidez-vous de l'icône "..." pour sélectionner un autre dossier.
L'assistant de sauvegarde sélectionne automatiquement la sauvegarde du dossier ("Inclure le dossier").
Par défaut, l'option "Inclure la configuration et l'environnement" est cochée. Si vous avez défini un
affichage spécifique sur votre poste de travail, la sauvegarde des informations de configuration est nécessaire.
Pour information, la sauvegarde des modèles s'effectue en même temps que la sauvegarde du dossier.
L'option "Sauvegarde en fichier texte (à restaurer avec un autre moteur de base de données)" permet
de réaliser une sauvegarde de la base dans un fichier zip contenant des fichiers CSV.
Cliquez sur le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde.
Choix de l'application à sauvegarder
Par défaut, vous avez au minimum une application affichée. Cette application est celle à partir
de laquelle vous demandez la sauvegarde (application en cours de fonctionnement).
Si votre dossier est lié entre la Gestion commerciale et Comptabilité, vous aurez 2 lignes
d'application.
Nous vous conseillons de sauvegarder toutes les applications liées à votre dossier.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde.
Informations nécessaires à la sauvegarde
Sur le serveur SQL, un répertoire doit être créé et partagé pour la sauvegarde. Ce répertoire
doit être saisi dans la zone intitulée "Chemin réseau du dossier partagé sur le serveur".
"Chemin réseau partagé" (texte jusqu'à version 1.0.1).
Indiquez, dans la zone "Chemin local correspondant sur le serveur", le chemin physique pour
accéder au répertoire partagé depuis le poste serveur. (texte jusqu'à version 1.0.1)
Sur le serveur, j'ai créé à partir du disque C, un répertoire Sauvegarde.
Le chemin qui apparaît dans le "Chemin réseau partagé" correspond à \\NOMSERVEURSQL\Sauvegarde.
Dans le "chemin local correspondant sur le serveur", il faut saisir : C:\Sauvegarde.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde.
Choix de la destination de la sauvegarde
Cette partie vous propose de sélectionner la destination de votre sauvegarde
Disque local
Case sélectionnée par défaut.
Cochez cette case si vous souhaitez réaliser la sauvegarde sur le disque dur.
Dossier de sauvegarde
Suite à la sélection de la case ci-dessous, sélectionnez le chemin du dossier de sauvegarde que vous souhaitez.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
247
Nous vous conseillons d'effectuer régulièrement des sauvegardes sur un support externe. Si votre disque
dur ou votre matériel est défectueux, vous aurez toujours la possibilité de récupérer vos données sur un autre
ordinateur.
Sauvegarde en ligne
Cochez cette option si vous souhaitez effectuer une sauvegarde en ligne. Cette option nécessite de souscrire un
contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les
sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet
également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable.
Mot de passe
Suite à la sélection de la case, vous devez indiquer le mot de passe pour pouvoir partager la sauvegarde avec
un
partenaire.
Commentaire
Le renseignement de ce champ est facultatif.
Il permet de saisir un texte décrivant la sauvegarde.
Envoi d’une sauvegarde à un partenaire
Pour envoyer une sauvegarde à un partenaire, vous devez saisir un mot de passe partenaire dans l’assistant de
sauvegarde.
Pour récupérer une sauvegarde, le partenaire doit s’identifier sur le site EBP (pas d’obligation d’avoir une
licence). Sur la page de "gestion des sauvegardes en ligne", le partenaire clique sur ”r;Vous souhaitez accéder
à une sauvegarde en tant que partenaire ?” et saisit la licence et la clef web de son client puis son mot de passe
partenaire (ces 3 informations lui seront transmises par son client). Il aura accès aux sauvegardes de son client
effectuées avec ce mot de passe.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde.
Restauration
Accès : Outils - Restauration
La restauration de dossier passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de restauration des données.
Bienvenue...
...dans l'assistant de restauration des données.
Cette opération est à effectuer uniquement en cas de nécessité absolue. Le contenu de la sauvegarde va
remplacer et écraser toutes vos données.
Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une restauration de celui-ci.
Pour cela, cliquez sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de sauvegarde du dossier
s'ouvre alors automatiquement.
Suite à la réalisation de la sauvegarde, cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Sélection de la sauvegarde à restaurer
Cet écran permet de sélectionner le chemin du "Fichier de sauvegarde du dossier" que vous souhaitez
restaurer.
Aidez-vous de l'icône "..." pour sélectionner le fichier à restaurer.
Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Choix des informations à inclure dans la restauration
Sélectionnez les éléments que vous souhaitez restaurer (dossier ou informations de configuration).
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de restauration.
Choix de l'application à sauvegarder
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
248
Par défaut, vous avez au minimum une application affichée.
Cette application et les éventuelles autres applications proviennent du fichier de sauvegarde.
Nous vous conseillons de restaurer toutes les applications liées à votre dossier.
Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Choix du type d'installation
Sélectionnez le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur
un autre ordinateur).
En fonction du type d'installation sélectionné, vous aurez des étapes différentes :
- Pour la restauration avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à :
Saisir le nom du serveur,
La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de :
Sélectionner le protocole,
Saisir l'authentification de l'utilisateur.
La suite de la restauration du dossier est identique à "les données sont installées sur
l'ordinateur".
- Pour la restauration avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite choisir la
destination de la restauration (voir paragraphe suivant).
La case à cocher "Spécifier les emplacement des fichiers de données qui seront restaurés" permet dans
les étapes suivantes de définir l'emplacement de la base à restaurer
Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Choix de la destination de la restauration
Sélectionnez le chemin du dossier où vous souhaitez restaurer les données.
Nom du dossier
DETAIL DES FONCTIONNALITES
249
Cette zone permet de charger le nom de la base. Pour cela, décochez la case "utiliser le nom
du dossier d'origine".
Vous pouvez ainsi restaurer une base sous un autre nom. Elle correspond à une copie de la
base d'origine.
Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la restauration des données.
Historique de sauvegarde
Accès : Outils - Historique de sauvegarde
L'historique de sauvegarde stocke chaque information concernant :
- la date de la sauvegarde,
- le code de l'utilisateur qui a réalisé la sauvegarde,
- le nom de l'ordinateur (poste),
- la destination : l'emplacement du fichier ZIP qui contient la sauvegarde.
Sauvegarde en ligne
EBP Sauvegarde en ligne est un service supplémentaire vous permettant de réaliser vos sauvegardes sur
Internet.
Il vous offre une façon simple et sécurisée de réaliser des sauvegardes externes à l'entreprise.
EBP sauvegarde est un service payant.
La sauvegarde en ligne consiste à récupérer une sauvegarde normale et à l’envoyer sur un serveur. L’utilisateur
se connecte ensuite sur le site EBP (ou sur http://sauvegarde.ebp.com) et dans son espace client, il télécharge
ses sauvegardes s'il a besoin de faire une restauration.
La sauvegarde en ligne se découpe en trois parties: les options, la sauvegarde et l’administration.
o Par le menu Outils / Options / Services Internet, configurez votre sauvegarde en ligne.
o Ensuite, lancez l'assistant de sauvegarde et sélectionnez "Sauvegarde en ligne" comme destination à la
place de votre disque local.
o Par le menu Outils / Administrer les sauvegardes en lignes, administrez les sauvegardes en ligne
que vous avez ou allez réaliser. Cet accès est un lien vers le site http://Sauvegarde.ebp.com
Pour effectuer une sauvegarde en ligne, certaines informations sont obligatoires : Mot de passe, Application
activée, Numéro de licence, Code d’activation, Clé web.
Comment effectuer une clôture mensuelle ?
La clôture mensuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangible les bulletins de la période
courante clôturée. Elle entraîne la validation de tous les bulletins en cours, sur la période.
Elle ne pourra pas être effectuée sur la dernière période de l'exercice social, il s'agira nécessairement d'une
clôture annuelle.
La clôture périodique se fait à l'aide d'un assistant de clôture.
Pour lancez une clôture périodique vous pouvez :
- soit sélectionner un établissement dans la liste des établissements et activer la tâche Clôture périodique,
- soit activer le bouton clôture périodique de la page Démarrer une tâche dans le menu Etablissement,
- soit par le menu Outils, lancer la clôture périodique.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
250
Comment effectuer une clôture annuelle ?
La clôture annuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangible tous les éléments d'un exercice
social, pour l'ensemble des établissements. Elle entraîne alors la clôture périodique de la période courante de
l'établissement et la création d'un nouvel exercice social, congés payés et DIF.
La clôture annuelle se fait à l'aide d'un assistant de clôture.
Pour lancez une clôture annuelle vous pouvez :
- soit activer le bouton clôture annuelle de la page Démarrer une tâche dans le menu Etablissement,
- soit par le menu Outils, lancer la clôture périodique.
Comment effectuer une déclôture mensuelle ?
La déclôture mensuelle est une opération occasionnelle qui permet de revenir sur une période précédemment
clôturée pour un ou plusieurs établissements. La déclôture périodique a lieu sur la dernière période clôturée de
l'établissement. Elle entraîne la suppression des bulletins en cours, pour l'établissement, sur la période
courante.
La déclôture périodique se fait à l'aide d'un assistant de clôture.
Pour lancez une déclôture périodique vous pouvez :
- soit sélectionner un établissement dans la liste des établissements et activer la tâche Déclôture périodique,
- soit par le menu Outils, lancer la déclôture périodique.
Comment effectuer une déclôture annuelle ?
La déclôture annuelle est une opération occasionnelle qui permet de revenir sur le dernier exercice social
clôturé. Cette opération entraîne la suppression de votre exercice social et la plupart des modifications
effectuées depuis votre dernière clôture annuelle. La déclôture doit donc être opérée avec précautions, c'est la
raison pour laquelle il est préférable d'effectuer une sauvegarde de votre dossier au préalable.
La déclôture annuelle se fait à l'aide d'un assistant.
La déclôture est accessible par le menu Outils - Déclôture annuelle.
Mettre à jour le paramétrage
Accès : Outils &endash; Mettre à jour le paramétrage
Cette option vous permet d'importer des fichiers de mise à jour de paramétrage.
Les modifications sont très souvent liées à des changements de la législation (plafonds sécurité sociale, smic...)
Si votre dossier est à jour et que vous accédez à ce menu, vous aurez un message "Votre dossier est à jour".
Dans le cas où une mise à jour est disponible, une fenêtre "Mise à jour du paramétrage" s'ouvre.
2 possibilités s'offrent à vous :
• Mettre à jour le paramétrage système : Cela signifie que vous souhaitez intégrer les nouveautés
du paramétrage système. Une nouvelle fenêtre s'ouvre. Elle est composée de 2 onglets :
- Mise à jour : indique les éléments que vous pouvez ou non mettre à jour. Pour qu'une ligne
soit importée, elle doit être cochée. Pour plus de rapidité vous disposez des boutons
"Sélectionner tout" et "Désélectionner tout"
- Ajout : indique les nouveaux éléments qui n'existent pas encore dans votre dossier et qui vont
donc être créés. Pour tous les éléments de type Ajout vous n'avez pas la possibilité de choisir de
les importer ou non.
Paramétrage système signifie que seuls les éléments propres à EBP seront modifiés.
• Plus tard : Cela signifie que le paramétrage de votre dossier n'est pas modifié. Si vous souhaitez le
faire par la suite, vous le pouvez par le menu Outils + Mettre à jour le paramétrage.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
251
Actions disponibles
Importer maintenant : Importe les éléments de mise à jour que vous avez sélectionnés, plus tous les
ajouts.
Plus tard : Le paramétrage de votre dossier n'est pas mis à jour.
Détail de la mise à jour : C'est un document qui récapitule dans son ensemble toutes les modifications de
paramétrage apportées à la version.
Assistant de maintenance des données
Accès : Outils - Maintenance de données
Entre chaque étape de l'assistant, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et
reculer dans l'assistant de maintenance des données.
Bienvenue...
Avant tout traitement de maintenance, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde de vos données en
cliquant sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant !"
Une fois la sauvegarde effectuée, cliquez sur le bouton Suivant.
Choix du dossier
Sélectionnez le dossier à maintenir à l'aide de l'icône "..." puis cliquez sur le bouton Suivant.
Sélectionnez le dossier à maintenir à l'aide de l'icône de la liste déroulante puis cliquez sur le bouton
Suivant.
Opérations de maintenance à effectuer
Cochez les différentes opérations que vous souhaitez effectuer sur votre dossier.
Base de donnée
Permet de vérifier/réparer votre base en cas de problèmes et de l'optimiser en cas de lenteur inhabituelle
(Défragmenter les index, compacter).
Verrous
Permet de supprimer les verrous d'un ou de tous les utilisateurs, notamment si vous avez quitté anormalement
le logiciel et que vous n'arrivez plus à accéder à votre dossier (message : utilisateur déjà connecté..).
Utilisateurs
Permet de supprimer les connections d'un ou de tous les utilisateurs.
Recalculer
Permet de recalculer tous les compteurs.
Configuration
Permet de supprimer toutes les vues personnalisées (vues non "système" des listes et grilles) ainsi que la
position des fenêtres , les vues personnalisées Olap et les tableaux de bord personnalisés.
Liaison de dossier
Permet de supprimer les liaisons de dossier entre les applications. Il faut re-créer les raccourcis pour accéder
aux dossiers de chaque application.
Barre de navigation
L'opération "réinitialiser les favoris de la barre de navigation" permet de supprimer de la base les informations
concernant les favoris.
Cette opération est irréversible. Pour récupérer les favoris, il faudra restaurer un dossier ou importer les favoris
(import/export de la configuration).
Base de démonstration
L'opération "réinitialiser la base de démonstration" est disponible uniquement si vous demandez une
maintenance sur la base de démonstration.
Permet de mettre à jour le dossier de démonstration avec les données initiales. Cette opération est équivalente
à une restauration du dossier de démonstration.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des opérations que vous avez sélectionnées précédemment.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
252
Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement.
Traitement de la maintenance
En fin de traitement, la liste des opérations effectuées est affichée.
Dans le cas où la maintenance a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport en cliquant sur le bouton "Afficher le détail".
Journal des événements
Accès : Outils - Journal des événements
Le journal des événements stocke chaque information concernant :
- la clôture périodique ;
- la clôture annuelle ;
- la déclôture périodique ;
- la déclôture annuelle ;
- la dévalidation des bulletins.
Le journal des événements recense l'ensemble des événements qui nécessite d'être tracé sur un même dossier.
Ces événements sont de deux types : les événements sans justificatifs et les événements avec justificatifs.
- Evénement sans justificatif :
L'événement est automatiquement enregistré par l'application et sa génération est invisible à l'utilisateur.
C'est le cas, par exemple, lorsque vous effectuez une clôture périodique.
- Evénement avec justificatif :
L'événement est automatiquement créé par l'application, mais vous devez saisir une justification.
C'est le cas, par exemple, lorsque vous demandez une déclôture périodique.
Dans tous les cas, il est possible d'éditer à tout moment le journal récapitulant tous les événements intervenus
sur un dossier, et cela quelque soit l'exercice courant.
Le journal des évènements est affiché à titre informatif : la modification et la suppression y sont impossibles.
Les boutons Ajouter, Supprimer, Dupliquer, Modifier ne sont pas actifs.
Supprimer un dossier
Accès : Outils - Supprimer un dossier
Pour supprimer un dossier, il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées par l'assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de suppression d'un dossier.
Bienvenue...
...dans l'assistant suppression de dossier.
Avant toute suppression de dossier, nous vous recommandons de réaliser une sauvegarde du dossier par
l'intermédiaire du bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant".
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage.
Choix du raccourci vers le dossier à supprimer
Cette étape consiste à sélectionner le raccourci du dossier à supprimer.
Par défaut, le dossier ouvert est sélectionné.
Pour sélectionner le dossier à supprimer, vous devez cliquer sur l'icône "...", puis sélectionner le fichier
raccourci.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
253
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la suppression du dossier.
Archivage
Accès : Outils - Archivage
L'archivage permet de conserver toutes les données de votre dossier dans un seul fichier à un moment choisi.
Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que
l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents, et que les
sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération.
Selon l’article 99 du Bulletin Officiel des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou la
période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir.
Traitement de l'archivage
L'archivage passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'archivage des données.
Bienvenue...
Cette page est une page d'accueil, elle peut vous informer sur les obligations légales, les traitements que
l'assistant va réaliser....
Suite à la lecture de ces informations, cliquez sur le bouton Suivant.
Choix du dossier
Cette étape permet de choisir le dossier à archiver et l'emplacement de l'archivage.
• Sélectionnez le dossier à archiver
Vous pouvez sélectionner le dossier à archiver à l'aide des icônes "...".
Par défaut, le dernier dossier ouvert s'affiche.
• Emplacement du dossier d'archivage sur votre disque dur.
Vous devez indiquer l'emplacement du fichier archive (ZIP) à générer.
Par défaut, le logiciel vous propose d'archiver vos données sur le disque dur, dans le répertoire du
logiciel.
Vous pouvez utiliser l'icône "..." pour changer l'emplacement du fichier sur votre disque dur.
Cliquez ensuite sur le bouton Suivant,
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des répertoires que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement.
L'archivage de données est une opération qui peut être longue.
Format du fichier d'archive
Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte (csv).
Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type :
Archives_Nomdel'application_Nomdudossier_datedujour.zip
Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier Dictionary.xls, disponible dans l'archive.
Les fichiers texte (csv) contiennent en premières lignes la description des champs, et les champs RTF (notes)
apparaissent en clair.
Si deux archives sont lancées le même jour, le premier fichier sera écrasé.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
254
Import paramétrable
Accès : Outils &endash; Import paramétrable
L’import paramétrable vous permet d’importer un fichier de salariés de n'importe quel format. Définissez vousmême
le format d'import en vous laissant guider par l'assistant.
Trois boutons de commande sont disponibles sur chaque page :
• Précédent et Suivant permettent la navigation d'une page à l'autre.
• Annuler permet de fermer l'assistant sans exécuter aucun traitement.
Bienvenue
Il est recommandé de lancer une sauvegarde avant d’effectuer une importation de donnée.
Destination et source de l’import
Choisissez le type de données à importer :
• Salariés :
Ce type permet d'importer des salariés.
Sélectionnez le fichier à importer.
Choisissez un paramétrage précédemment effectué et enregistré.
Codage du fichier
• Champs délimités ou Champs en largeur fixe : le choix est automatique en fonction du contenu
fichier.
- Champs délimités signifie que les champs du fichier sont séparés par un caractère (par exemple le pointvirgule,
la virgule, l’espace, la tabulation &ldots;).
- Champs en largeur fixe signifie que les champs du fichier sont alignés en colonne.
• Commencer l’import à la ligne &ldots; permet d’indiquer le n° de la 1ère ligne à importer (dans le
cas où les fichiers contiennent une entête à ignorer).
• Ligne d’entête, la première ligne contient le nom des champs : à cocher lorsque le fichier
contient une ligne d’entête avec le nom des champs à importer, ce qui facilitera l’association des
colonnes et des champs.
Largeur des champs : uniquement avec des champs en largeur fixe
Grâce à la souris, tracez des traits pour séparer les champs. Pour vous aider, une règle affiche le nombre de
caractères.
Séparateurs / Identificateurs : uniquement avec des champs délimités
Indiquez le caractère séparateur des champs.
Indiquez si besoin le caractère délimitant les champs (l’identificateur guillemet par exemple).
Association
Associez chaque champ avec la colonne correspondante.
Indiquez un nom au paramétrage si vous souhaitez l’utiliser ultérieurement. Ainsi au prochain import d’un
fichier de même structure, vous n’aurez pas à refaire tout le paramétrage, vous pourrez le sélectionner à
l’étape de début.
Ces différents formats de date sont acceptés : année sur 2 ou 4 caractères ; avec ou sans séparateur de type /.
- JJMMAA
- JJ/MM/AA
- JJMMAAAA
- JJ/MM/AAAA
Import des salariés issus de EBP Paye V16
DETAIL DES FONCTIONNALITES
255
Accès : Outils &endash; Import des salariés issus de EBP Paye V16
Cet import vous permet d’importer un fichier de salariés provenant de l'application EBP Paye version 16.0.0 au
minimum.
L'import se fait en automatique. Contrairement à l'import paramétrable il n'y a d'association des champs.
Trois boutons de commande sont disponibles sur chaque page :
• Précédent et Suivant permettent la navigation d'une page à l'autre.
• Annuler permet de fermer l'assistant sans exécuter aucun traitement.
Bienvenue
Il est recommandé de lancer une sauvegarde avant d’effectuer une importation de donnée.
Import des salariés
Pour effectuer cette opération, vous devez avoir au préalable effectué un export de vos salariés à partir de
l'application EBP Paye.
• Fichier .Sal à importer :
Sélectionnez le fichier à importer. Le fichier doit avoir l'extension .SAL.
• Etablissement d'affectation du fichier :
Sélectionner l'établissement d'affectation.
• Tous les salariés sont affectés au même établissement :
Cette option permet de rattacher automatiquement tous les salariés au même établissement. Cette option n'est
valable que dans le cas d'un dossier multi-établissements. Dans le cas où elle est décochée, l'établissement
d'affectation sera à renseigner salarié par salarié.
• Période courante du fichier source Paye V16 :
Dans l'application EBP Paye l'ancienneté se gère en nombre de mois alors que dans la paye Open Line c'est une
date. Afin de recalculer la date d'ancienneté par rapport au nombre de mois, il faut indiquer la période courante
actuelle de votre dossier dans EBP Paye.
• Prendre la date d'entrée en tant que date d'ancienneté :
Cette option permet d'indiquer comme date d'ancienneté la même que celle de la date d'entrée. Si cette option
est cochée le champ "période courante" est ignoré.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter l'import.
OPTIONS
Options - Général
Accès : Paramètres - Société - Général
Police des caractères
Les champs ci-dessous permettent de définir la police appliquée par défaut dans les champs de type texte
(description des fiches, documents administratifs, onglet notes...) :
Police par défaut
Taille par défaut
257
INFORMATIONS SOCIETÉ
Assistance technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder,
munissez-vous de votre numéro de licence, puis, au choix:
• Par téléphone, au 0811 65 20 00 (Coût d'un appel local) : Un standard vous accueille. Si aucun
technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente.
Nos services sont accessibles du lundi au jeudi de 8h à 19h et de 8h à 18h le vendredi.
• Par e-mail, à l'adresse suivante : openline.support.fr@ebp.com. Nous nous engageons à vous
répondre dans les 48h.
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du
contrat souscrit.
Nous vous invitons à contacter notre service commercial pour connaître les différents types de contrats
d'assistance que nous proposons et choisir celui qui vous convient le mieux.
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78513 Rambouillet Cedex
Tel : 01.34.94.80.00.
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promotions, etc...
259
Glossaire
Ce chapitre contient les définitions de termes principaux d'une gestion commerciale.
Pour consulter la définition d'un terme précis, cliquer sur la 1ère lettre de ce terme puis sur le terme.
A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N, O, P, Q, R, S, T, U, V, W, X, Y, Z
A
Acompte
Absent
B
BBAN Le BBAN (Basic Bank Account Number : numéro de compte) est l'élément du(des) système(s)
national(aux) de numérotation des comptes utilisé dans chaque pays par les institutions financières pour
identifier de manière unique le compte d'un client dans une institution financière.
BIC Le BIC (Bank Identifier Code) permet d'effectuer un transfert transfrontalier dont le coût pour le titulaire
du compte ne dépasse pas le coût d'un virement dans le réseau national de la banque.
La norme définit la structure et les composantes d'un code universel d'identification des banques (BIC), destiné
à être utilisé dans les traitements automatisés dans les milieux bancaires et financiers.
La Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication (SWIFT) gère l'enregistrement de ces codes.
Pour cette raison, le BIC est aussi souvent appelé code SWIFT.
C
D
E
F
I
IBAN IBAN pour International Bank Account Number.
C'est un numéro de compte bancaire international (IBAN) élaborée par l'Organisation internationale de
normalisation (ISO) et le European Committee for Banking Standards (ECBS).
M
Modes de règlement Définissent de quelle manière les clients procèderont aux règlements des factures établies
en leur nom.
N
NAF Nomenclature des Activités Françaises qui permet la codification de l'APE, c'est-à-dire de l'activité
principale exercée dans l'entreprise ou l'association.
Le code NAF est l'un des codes INSEE.
Cette nomenclature d'activités françaises a été instaurée par le décret n 92-1129 du 2 octobre 1992.
Le code NAF est apposé par l'INSEE lors de son enregistrement auprès du Registre des Greffes du Tribunal du
Commerce.
On parle de code APE de 1973 à 1992 et de code NAF depuis le 1er janvier 1993.
La nomenclature d'activités française révision 1 (NAF rév. 1, 2003) est la nouvelle nomenclature statistique
nationale d'activités qui se substitue depuis le 1er janvier 2003 à la NAF de 1993.
La NAF rév. 1 reprend tous les niveaux de la NACE rév. 1.1 (nomenclature d'activités de la communauté
européenne) et y ajoute un niveau national qui éclate (ou non) les classes de la NACE (niveau le plus détaillé)
pour tenir compte des spécificités et des habitudes nationales.
La nomenclature d'activités française révision 2 (NAF rév. 2, 2008) est la nouvelle nomenclature statistique
nationale d'activités qui se substitue depuis le 1er janvier 2008 à la NAF rév. 1 datant de 2003.
Depuis le 1er janvier 2008 (révision 2-2008), le code NAF est composé de 4 chiffres et une lettre.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
260
Exemple d'utilisation du code NAF : On le trouve sur le bulletin de salaire, c'est un élément obligatoire.
NIC
P
Présent
R
RIB RIB pour relevé d'identité bancaire en France
Le RIB est un document papier qui contient l'identité du titulaire d'un compte-chèques.
S
SIREN Système d’Identification du Répertoire des ENtreprises qui est un code INSEE. Il est attribué aux
entreprises françaises lors de leur immatriculation quelle que soit leur forme juridique. Le SIREN identifie de
façon unique chaque entreprise.
Les SIREN existent au sein d'un répertoire géré par l'INSEE, SIRENE.
Il est national, invariable et dure le temps de la vie de l'entreprise. Il correspond au NIR (n° de sécurité sociale)
des personnes physiques.
Il est composé de neuf chiffres, les huit premiers sont attribués séquentiellement, sauf pour les organismes
publics commençant par 1 ou 2, le neuvième est une clé de contrôle.
Il sert de base pour le numéro d'inscription au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), pour le numéro
d'inscription au Répertoire des Métiers (RM) et pour le numéro d'opérateur sur le marché intracommunautaire
(TVA)
N° Siren : 732 829 320.
Source INSEE
SIRET Le numéro SIRET est un identifiant d'établissement.
Cet identifiant numérique de 14 chiffres est articulé en deux parties :
- la première est le numéro SIREN de l'entreprise (ou unité légale ou personne juridique) à laquelle appartient
l'unité SIRET ;
- la seconde, habituellement appelée NIC (Numéro Interne de Classement), se compose d'un numéro d'ordre à
quatre chiffres attribué à l'établissement et d'un chiffre de contrôle, qui permet de vérifier la validité de
l'ensemble du numéro SIRET.
Source INSEE
Sorti
T
261
Index
A
Absences...................................27, 42, 155, 170
Assistant de création de salarié .................38, 166
Assujettissement à l'AGS........................101, 229
Assujettissements à l'assurance chômage.102, 230
B
Banque ..................................................90, 218
Barre d'outils ..........................................15, 143
Bulletin ........................ 25, 44, 45, 153, 172, 173
C
Caisses.................................................108, 236
Calculer..................................................44, 172
Caractéristique de l'activité.......................99, 227
Catégories professionnelles spécifiques ....104, 232
Champs personnalisés............................115, 243
Clôture annuelle ....................... 27, 122, 155, 250
Clôture des CP ........................................52, 180
Clôture périodique ....... 26, 59, 121, 154, 187, 249
Code emploi PCS-ESE ............................100, 228
Code risque ..........................................100, 228
Codes populations .................................101, 229
Congés payés.............................27, 52, 155, 180
Constante...............................................26, 154
Constantes .............................................76, 204
Contrat de prévoyance ................63, 64, 191, 192
Convention collective IDCC .......................97, 225
Cumuls......................................86, 87, 214, 215
D
Déclôture annuelle.................... 27, 122, 155, 250
Déclôture périodique.... 26, 59, 122, 154, 187, 250
Dévalider................................................44, 172
DIF ........................................................52, 180
DUCS........................................27, 69, 155, 197
Duplicata................................................45, 173
E
Editeur de fichiers DUCS EDI.....................71, 199
Effectifs..................................................58, 186
Entreprise.............................................110, 238
Etablissement ............................25, 52, 153, 180
Etablissement
Organismes.................................................54
Etablissement
Informations de paye ...................................55
Etablissement
Informations admnistratives..........................56
Etablissement
Effectifs ......................................................58
Etablissement
Organismes............................................... 182
Etablissement
Informations de paye ................................. 183
Etablissement
Informations admnistratives........................ 184
Etablissement
Effectifs .................................................... 186
Etablissements
Comptabilité.........................................58, 186
Evènement prévoyance/assurance...........105, 233
Exercice de congés payés .........................57, 185
Exercice social.........................................57, 185
Exonération à l'assurance chômage .........102, 230
Exonération URSSAF ..............................102, 230
F
Favoris ...................................................35, 163
Fonctions................................................85, 213
G
Général ................................. 114, 127, 242, 255
Grille de variables....................................49, 177
H
Historique transferts comptables ...............67, 195
I
Import paramétrable..............................125, 253
Import salariés....................... 125, 126, 253, 254
Import salariés d'EBP Paye .....................126, 254
Imprimer ...................................29, 45, 157, 173
Interrogation des données de paye ............49, 177
Intitulé du contrat de travail .....................99, 227
L
Lien de parenté .......................................95, 223
M
Médecine du travail..................................54, 182
Mise à jour..............................................26, 154
Mise à jour du paramétrage ....................122, 250
Modification d'une DUCS...........................71, 199
Motif de sortie.........................................98, 226
Motif d'entrée..........................................96, 224
N
Nature de rubriques .................................84, 212
Nature d'emploi.......................................97, 225
O
Options Expert ......................................113, 241
Organisme collecteur ...............................62, 190
Organismes ............................................62, 190
P
Paiements...............................................68, 196
Période de paye.......................................57, 185
Plafond...................................................26, 154
Plan Comptable Général ...........................92, 220
Planning ....................................52, 61, 180, 189
Préférences de transfert .........................114, 242
Préférences utilisateurs ..........................112, 240
Préparation d'une DUCS ...........................69, 197
Présentation des vues ..............................19, 147
Profils ....................................................46, 174
R
Régime Accident du travail......................103, 231
Régime obligatoire.................................101, 229
Régime vieillesse ...................................104, 232
Régimes ...............................................108, 236
Régimes risques maladies.......................103, 231
Restaurer ...............................................29, 157
Rubrique ................................................26, 154
Rubrique de brut .....................................78, 206
Rubrique de commentaire.........................82, 210
Rubrique de cotisation..............................79, 207
Rubrique de net.......................................81, 209
Rubrique intermédiaire.............................81, 209
Rubriques ...............................................78, 206
S
Saisie des variables .................................47, 175
Salarié ......................................25, 38, 153, 166
Salarié travaillant pour une entreprise étrangère
........................................................105, 233
Sauvegarder ...........................................29, 157
Services ....................................11, 95, 139, 223
Situation administrative............................96, 224
Sous profils.............................................46, 174
Spécificité du contrat de travail .................98, 226
Statut catégoriel......................................96, 224
Statut catégoriel CCN...............................99, 227
Synchronisation.....................................114, 242
T
Tables de calcul..........................83, 84, 211, 212
Taux ......................................................26, 154
Taux AT.....................................59, 60, 187, 188
Taux de transport....................................61, 189
Textes enrichis ........................................15, 143
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
262
Thèmes ................................................107, 235
Titre de séjour.......................................104, 232
Transfert comptable.................................28, 156
Transfert en comptabilité..........................66, 194
Type d'ayants droits...............................105, 233
V
Valider ...................................................44, 172
Variables ...................... 26, 77, 78, 154, 205, 206
Virement ................................................67, 195
Virements bancaires ................................68, 196
Vues ......................................................19, 147
Aide EBP Gestion Commerciale
PRO Open Line
iii
Table des matières
Félicitations ! ........................................................................................................................................1
Conditions Générales de Vente des produits et services EBP........................................................................3
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP ....................................................................................3
Article 1. Préambule .........................................................................................................................3
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) .......................................3
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP..............................................................................3
Article 4. Assistance de proximité sur le site ........................................................................................3
Article 5. Sauvegarde des données.....................................................................................................3
Article 6. Limitation de garantie .........................................................................................................3
Article 7. Limitations de responsabilité................................................................................................4
Article 8. Dispositions finales .............................................................................................................4
B. Contrat de services EBP...................................................................................................................4
Article 1. Objet du contrat.................................................................................................................4
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation............................................................................4
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire ...........................................................................5
Article 4. Accès aux services..............................................................................................................5
Article 5. Services fournis au titre du contrat de support.......................................................................5
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance ..............................................................5
Article 7. Interventions sur les fichiers ................................................................................................6
Article 8. Obligations du client ...........................................................................................................6
Article 9. Limites de responsabilité .....................................................................................................6
Article 10. Loi et attributions de compétences......................................................................................6
C. Mode locatif ...................................................................................................................................7
Présentation de l'aide.............................................................................................................................9
L'arborescence ...................................................................................................................................9
Les pages ..........................................................................................................................................9
MISE EN ROUTE ..................................................................................................................................11
Installation .........................................................................................................................................11
Le dossier de démonstration .................................................................................................................12
Activation du logiciel ............................................................................................................................13
Comment obtenir le code d'activation ? ...............................................................................................13
Introduction du code d'activation manuellement ...................................................................................13
INFORMATIONS GÉNÉRALES.................................................................................................................15
Interface ............................................................................................................................................15
Présentation du volet de navigation .......................................................................................................16
Détail des menus et fonctions associées ..............................................................................................16
Les Actions .........................................................................................................................................17
LES MASQUES DE SAISIE ..................................................................................................................18
Les champs de saisie ...........................................................................................................................18
Liste déroulante...................................................................................................................................19
Ouverture de la liste..........................................................................................................................19
Sélection des données .......................................................................................................................19
Fonctions de la liste ..........................................................................................................................19
La barre d'outils des textes enrichis .......................................................................................................20
Barres d'outils du corps des documents ..................................................................................................22
FENÊTRES PRINCIPALES DE NAVIGATION............................................................................................24
La fenêtre principale de navigation ........................................................................................................24
Menu contextuel des colonnes...............................................................................................................26
Export à partir de la fenêtre principale de navigation................................................................................27
Les filtres ...........................................................................................................................................28
Filtre automatique.............................................................................................................................28
Effacer le filtre..................................................................................................................................28
Les vues.............................................................................................................................................29
Présentation de l’éditeur ....................................................................................................................29
Actions disponibles.........................................................................................................................29
Vues multi-utilisateurs.......................................................................................................................29
Editeur de requêtes...........................................................................................................................29
GESTION D'UNE FICHE......................................................................................................................31
Gestion d'une fiche ..............................................................................................................................31
Création d'une fiche ..........................................................................................................................31
Enregistrement d'une fiche.................................................................................................................31
Autres .............................................................................................................................................31
Gestion des données .........................................................................................................................31
Navigation .......................................................................................................................................32
Aide ................................................................................................................................................32
Notes .................................................................................................................................................33
COMMENT FAIRE ...?............................................................................................................................35
COMMENT COMMENCER ? ..................................................................................................................35
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
iv
Interface ............................................................................................................................................35
Comment commencer ?........................................................................................................................36
Récupération des données depuis EBP Gestion Commerciale .....................................................................37
Pré-requis........................................................................................................................................37
Création du dossier ...........................................................................................................................37
Analyse et traitements des données ....................................................................................................38
Avertissements.................................................................................................................................38
Résumé de la création de dossier........................................................................................................38
Récupération des documents dans la gestion........................................................................................38
Options à remplir dès maintenant..........................................................................................................39
Les données de base............................................................................................................................40
Comment créer les données principales ? ...............................................................................................41
Création d'un article..........................................................................................................................41
Création d'un Client / Prospect ...........................................................................................................41
Création d'un fournisseur...................................................................................................................41
Création d'un contact ........................................................................................................................41
Tout est prêt !.....................................................................................................................................42
COMMENT GÉRER UN DEVIS ?............................................................................................................43
Comment créer un devis ? ....................................................................................................................43
Comment accepter un devis ? ...............................................................................................................44
Transférer un document .......................................................................................................................45
Préparation du transfert.....................................................................................................................45
Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................45
Conséquences du transfert.................................................................................................................46
Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................46
Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................46
Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................46
Regrouper les documents .....................................................................................................................48
Préparation au regroupement de documents ........................................................................................48
Depuis la liste des documents..........................................................................................................48
Depuis la barre de navigation ..........................................................................................................48
Fenêtre de regroupement ..................................................................................................................48
1ère étape : Bienvenue...................................................................................................................48
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper............................................................48
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper...............................................................................49
4ème étape : Choix du document à générer ......................................................................................49
Lancement du regroupement...........................................................................................................50
Conséquences du regroupement.........................................................................................................50
Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................50
Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................51
Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................51
Comment imprimer un document ? ........................................................................................................52
Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................53
Comment relancer un devis ?................................................................................................................54
Transfert d'un prospect en client............................................................................................................55
Transfert depuis la fenêtre principale de navigation...............................................................................55
Transfert depuis la fiche ....................................................................................................................55
Transfert d'un document....................................................................................................................55
COMMENT GERER UNE COMMANDE ? ..................................................................................................56
Comment créer une commande ? ..........................................................................................................56
Comment livrer une commande ? ..........................................................................................................57
Comment solder une commande ? .........................................................................................................58
Comment imprimer un document ? ........................................................................................................59
Comment saisir un acompte client ou fournisseur ?..................................................................................60
Saisir un acompte sur un devis ...........................................................................................................60
Saisir un règlement d'acompte ...........................................................................................................60
Saisir une facture d'acompte ..............................................................................................................60
Rattacher une facture d'acompte à une commande, un bon de livraison ou une facture .............................60
COMMENT GERER UN BON DE LIVRAISON OU RETOUR ? .......................................................................62
Comment créer un bon de livraison ? .....................................................................................................62
Comment créer un bon de retour ? ........................................................................................................63
Transférer un document .......................................................................................................................64
Préparation du transfert.....................................................................................................................64
Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................64
Conséquences du transfert.................................................................................................................65
Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................65
Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................65
Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................65
Regrouper les documents .....................................................................................................................67
Préparation au regroupement de documents ........................................................................................67
Depuis la liste des documents..........................................................................................................67
Depuis la barre de navigation ..........................................................................................................67
Table des matières
v
Fenêtre de regroupement ..................................................................................................................67
1ère étape : Bienvenue...................................................................................................................67
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper............................................................67
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper...............................................................................68
4ème étape : Choix du document à générer ......................................................................................68
Lancement du regroupement...........................................................................................................69
Conséquences du regroupement.........................................................................................................69
Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................69
Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................70
Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................70
Comment imprimer un document ? ........................................................................................................71
Comment gérer l’état des bons de livraison/réception et de retour ? ..........................................................72
Conséquence lors d’un réapprovisionnement ........................................................................................73
Impression.......................................................................................................................................73
COMMENT GÉRER UNE FACTURE ? ......................................................................................................74
Comment créer une facture ?................................................................................................................74
Transférer un document .......................................................................................................................75
Préparation du transfert.....................................................................................................................75
Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................75
Conséquences du transfert.................................................................................................................76
Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................76
Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................76
Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................76
Comment imprimer un document ? ........................................................................................................78
Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................79
COMMENT GÉRER UN AVOIR ?............................................................................................................80
Comment créer un avoir ? ....................................................................................................................80
Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................81
Comment imprimer un document ? ........................................................................................................82
Historique de la ligne ...........................................................................................................................83
Présentation de l'historique ................................................................................................................83
Fonctionnement de l'historique ...........................................................................................................83
Exemples.........................................................................................................................................84
Comment interdire une saisie libre dans un document ? ...........................................................................85
Définition des droits ..........................................................................................................................85
Comportement dans les documents.....................................................................................................85
Comportement en cas de transfert......................................................................................................85
Comportement en cas de duplication de document................................................................................85
Historique du document .......................................................................................................................86
Présentation de l'historique ................................................................................................................86
Fonctionnement de l'historique ...........................................................................................................86
Exemples.........................................................................................................................................86
Comment gérer l'éco contribution ?........................................................................................................88
Création du barème ..........................................................................................................................88
Utilisation du barème éco-contribution.................................................................................................88
Comment gérer l'analytique ?................................................................................................................89
Accès à la gestion analytique..............................................................................................................89
Le principe général............................................................................................................................89
La gestion analytique grille multi-plans................................................................................................89
La gestion analytique sur plusieurs niveaux..........................................................................................89
Mise en place de votre gestion analytique ............................................................................................90
Historique Clients/Articles.....................................................................................................................91
Historique par documents ..................................................................................................................91
Filtres...........................................................................................................................................91
Lignes de document .......................................................................................................................91
Historique par Articles .......................................................................................................................91
Filtres...........................................................................................................................................91
Lignes articles ...............................................................................................................................92
Les actions.......................................................................................................................................92
Comment gérer le e-commerce - Oxatis ?...............................................................................................93
Options ...........................................................................................................................................93
Paramétrage de la fiche article ...........................................................................................................93
Paramétrage de la fiche client ............................................................................................................93
Fenêtre d'envoi.................................................................................................................................93
Fiche Articles .................................................................................................................................93
Fiche Contacts ...............................................................................................................................93
Fiche Commandes..........................................................................................................................94
Comment gérer le e-Commerce - e-Pages? .............................................................................................95
Options ...........................................................................................................................................95
Paramétrage de la fiche article ...........................................................................................................95
Paramétrage de la fiche client ............................................................................................................95
Fenêtre d'envoi.................................................................................................................................95
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
vi
Fiche Articles .................................................................................................................................95
Fiche Contacts ...............................................................................................................................95
Fiche Commandes..........................................................................................................................95
Comment saisir un règlement client ou fournisseur ?................................................................................96
Comment consulter l'échéancier et relancer les clients/fournisseurs ?.........................................................97
Consultation de l'échéancier ...............................................................................................................97
Relances clients ................................................................................................................................97
Comment gérer le stock d'un article ? ....................................................................................................98
Comment visualiser le stock d'un article ?...............................................................................................99
Comment réaliser un publipostage ? .................................................................................................... 100
Comment gérer les champs personnalisés ? .......................................................................................... 101
Le Transfert Comptable ...................................................................................................................... 102
Comment sauvegarder ?..................................................................................................................... 103
Comment restaurer ? ......................................................................................................................... 104
Comment consulter le journal des événements ? ................................................................................... 105
Comment envoyer un SMS ? ............................................................................................................... 106
Paramétrage et fenêtre d'envoi d'un SMS........................................................................................... 106
Paramétrage................................................................................................................................ 106
Fenêtre d’envoi............................................................................................................................ 106
Généralités .................................................................................................................................... 107
Transformation des numéros............................................................................................................ 107
Clients et fournisseurs ..................................................................................................................... 107
Contacts ........................................................................................................................................ 107
Commerciaux/collaborateur ............................................................................................................. 107
Documents .................................................................................................................................... 108
Transfert, regroupement, livraison .................................................................................................... 108
Variables dans le message envoyé .................................................................................................... 108
Comment créer et gérer ROL ? ............................................................................................................ 109
Principe ......................................................................................................................................... 109
La mise en place des publications ..................................................................................................... 109
La diffusion des publications sur votre espace dédié ............................................................................ 109
Manuellement.............................................................................................................................. 109
Automatiquement ........................................................................................................................ 109
La consultation de votre espace de publication ................................................................................... 110
L’administration de votre espace de publication .................................................................................. 110
Comment envoyer un PDF signé ? ....................................................................................................... 111
Paramétrage du certificat dans Open Line .......................................................................................... 111
Premier envoi par email d’un document PDF signé .............................................................................. 111
Réception d’un PDF signé chez le tiers ............................................................................................... 111
Export d’un PDF signé depuis une application open line ....................................................................... 112
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS.......................................................................................................... 113
FICHIER ........................................................................................................................................ 113
Nouveau dossier................................................................................................................................ 113
Récupération des données depuis EBP Gestion Commerciale ................................................................... 115
Pré-requis...................................................................................................................................... 115
Création du dossier ......................................................................................................................... 115
Analyse et traitements des données .................................................................................................. 116
Avertissements............................................................................................................................... 116
Résumé de la création de dossier...................................................................................................... 116
Récupération des documents dans la gestion...................................................................................... 116
Créer un nouveau raccourci ................................................................................................................ 117
Ouvrir un dossier............................................................................................................................... 118
Lier un dossier .................................................................................................................................. 119
Fermer un dossier.............................................................................................................................. 120
Quitter l'application............................................................................................................................ 121
FAVORIS........................................................................................................................................ 122
Favoris ............................................................................................................................................. 122
Ajouter un favori............................................................................................................................. 122
Gestion des Favoris......................................................................................................................... 122
VENTES ......................................................................................................................................... 123
Ventes - Démarrer une tâche .............................................................................................................. 123
DOCUMENTS DE VENTE ................................................................................................................ 124
Documents de vente - Fenêtre principale de navigation.......................................................................... 124
Actions spécifiques.......................................................................................................................... 125
Devis ............................................................................................................................................... 126
L'entête ...................................................................................................................................... 126
Le corps...................................................................................................................................... 126
Le pied ....................................................................................................................................... 126
Les autres onglets........................................................................................................................ 126
Les actions d'un devis................................................................................................................... 127
Commandes de vente......................................................................................................................... 128
L'entête de la commande .............................................................................................................. 128
Table des matières
vii
Le corps de la commande.............................................................................................................. 128
Le pied de la commande ............................................................................................................... 128
Les autres onglets........................................................................................................................ 128
Les actions d'une commande......................................................................................................... 128
Bons de livraison ............................................................................................................................... 130
L'entête du bon de livraison........................................................................................................... 130
Le corps du bon de livraison .......................................................................................................... 130
Le pied du bon de livraison............................................................................................................ 130
Les autres onglets........................................................................................................................ 130
Les actions d'un bon de livraison.................................................................................................... 130
Bons de retour .................................................................................................................................. 132
L'entête du bon de retour.............................................................................................................. 132
Le corps du bon de retour ............................................................................................................. 132
Le pied du bon de retour............................................................................................................... 132
Les autres onglets........................................................................................................................ 132
Les actions d'un bon de retour ....................................................................................................... 132
Factures ........................................................................................................................................... 134
L'entête de la facture.................................................................................................................... 134
Le corps de la facture ................................................................................................................... 134
Le pied de la facture..................................................................................................................... 134
Les autres onglets........................................................................................................................ 134
Les actions d'une facture............................................................................................................... 134
Avoirs .............................................................................................................................................. 136
L'entête de l'avoir ........................................................................................................................ 136
Le corps de l'avoir ........................................................................................................................ 136
Le pied de l'avoir.......................................................................................................................... 136
Les autres onglets........................................................................................................................ 136
Les actions d'un avoir ................................................................................................................... 136
Factures d'acompte............................................................................................................................ 138
L'entête de la facture d'acompte .................................................................................................... 138
Le corps de la facture d'acompte.................................................................................................... 138
Les autres onglets........................................................................................................................ 138
Les actions d'une facture d'acompte ............................................................................................... 138
Avoirs d'acompte............................................................................................................................... 140
L'entête de l'avoir d'acompte ......................................................................................................... 140
Le corps de l'avoir d'acompte ........................................................................................................ 140
Les autres onglets........................................................................................................................ 140
Les actions d'un avoir d'acompte.................................................................................................... 140
TRAITEMENTS... .......................................................................................................................... 142
Dupliquer un document ...................................................................................................................... 142
Préparation à la copie de document................................................................................................... 142
Traitement de la duplication............................................................................................................. 142
Conséquences de la duplication ........................................................................................................ 142
Regrouper les documents ................................................................................................................... 143
Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 143
Depuis la liste des documents........................................................................................................ 143
Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 143
Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 143
1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 143
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 143
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 144
4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 144
Lancement du regroupement......................................................................................................... 145
Conséquences du regroupement....................................................................................................... 145
Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 145
Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 146
Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 146
Supprimer un document..................................................................................................................... 147
Conséquences de la suppression d'un document................................................................................. 147
Transférer un document ..................................................................................................................... 148
Préparation du transfert................................................................................................................... 148
Fenêtre de transfert ........................................................................................................................ 148
Conséquences du transfert............................................................................................................... 149
Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 149
Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 149
Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 149
CLIENTS ..................................................................................................................................... 151
Clients / Prospects - Fenêtre principale de navigation............................................................................. 151
Clients / Prospects ............................................................................................................................. 153
Contacts - Fenêtre principale de navigation........................................................................................... 155
Contacts........................................................................................................................................... 156
Entête ........................................................................................................................................... 156
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
viii
Onglets.......................................................................................................................................... 156
Adresse ...................................................................................................................................... 156
Autre adresse .............................................................................................................................. 158
Web ........................................................................................................................................... 158
Notes ......................................................................................................................................... 159
Champs personnalisés .................................................................................................................. 159
Familles de tiers ................................................................................................................................ 160
Sous familles clients/prospects/fournisseurs.......................................................................................... 161
Historique Clients/Articles................................................................................................................... 162
Historique par documents ................................................................................................................ 162
Filtres......................................................................................................................................... 162
Lignes de document ..................................................................................................................... 162
Historique par Articles ..................................................................................................................... 162
Filtres......................................................................................................................................... 162
Lignes articles ............................................................................................................................. 163
Les actions..................................................................................................................................... 163
Statistiques....................................................................................................................................... 164
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)......................................................................... 164
L'onglet Données ............................................................................................................................ 165
L'onglet Graphique.......................................................................................................................... 165
Facturation périodique........................................................................................................................ 166
Entête ........................................................................................................................................... 166
Onglets.......................................................................................................................................... 166
Paramètres ................................................................................................................................. 166
Clients ........................................................................................................................................ 167
Famille clients.............................................................................................................................. 168
Notes ......................................................................................................................................... 168
Actions .......................................................................................................................................... 168
COMMERCIAUX/COLLABORATEURS ................................................................................................ 169
Commercial/Collaborateur .................................................................................................................. 169
Onglet Divers ................................................................................................................................. 169
Adresse ...................................................................................................................................... 170
Contact....................................................................................................................................... 170
Groupes...................................................................................................................................... 171
Comptabilité analytique ................................................................................................................ 171
Onglet Barèmes.............................................................................................................................. 171
Onglet Notes .................................................................................................................................. 171
Onglet Champs persos..................................................................................................................... 171
Fonctions commerciaux/Collaborateurs................................................................................................. 172
Familles commerciaux/collaborateurs ................................................................................................... 173
Barèmes........................................................................................................................................... 174
Entête ........................................................................................................................................... 174
Onglets.......................................................................................................................................... 174
Commissions..................................................................................................................................... 176
Les filtres....................................................................................................................................... 176
Liste des commissions ..................................................................................................................... 176
Les actions..................................................................................................................................... 176
RÈGLEMENTS .............................................................................................................................. 178
Échéancier ........................................................................................................................................ 178
Les onglets .................................................................................................................................... 178
Les filtres....................................................................................................................................... 178
Les actions..................................................................................................................................... 179
Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 180
Les onglets .................................................................................................................................... 180
Les filtres....................................................................................................................................... 180
Les actions..................................................................................................................................... 180
Lettres de relance.............................................................................................................................. 182
Remise en banque / Décaissement ...................................................................................................... 183
Filtres............................................................................................................................................ 183
Traitement de la remise en banque ................................................................................................... 183
Visualisation d’une remise en banque ................................................................................................ 184
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 185
Catégories ..................................................................................................................................... 185
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 185
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 185
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 185
RÈGLEMENTS ................................................................................................................................. 186
Règlements - Démarrer une tâche ....................................................................................................... 186
CLIENTS ..................................................................................................................................... 187
Échéancier ........................................................................................................................................ 187
Les onglets .................................................................................................................................... 187
Les filtres....................................................................................................................................... 187
Table des matières
ix
Les actions..................................................................................................................................... 188
Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 189
Les onglets .................................................................................................................................... 189
Les filtres....................................................................................................................................... 189
Les actions..................................................................................................................................... 189
Lettres de relance.............................................................................................................................. 191
Remise en banque / Décaissement ...................................................................................................... 192
Filtres............................................................................................................................................ 192
Traitement de la remise en banque ................................................................................................... 192
Visualisation d’une remise en banque ................................................................................................ 193
FOURNISSEURS........................................................................................................................... 194
Échéancier ........................................................................................................................................ 194
Les onglets .................................................................................................................................... 194
Les filtres....................................................................................................................................... 194
Les actions..................................................................................................................................... 195
Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 196
Les onglets .................................................................................................................................... 196
Les filtres....................................................................................................................................... 196
Les actions..................................................................................................................................... 196
Remise en banque / Décaissement ...................................................................................................... 198
Filtres............................................................................................................................................ 198
Traitement de la remise en banque ................................................................................................... 198
Visualisation d’une remise en banque ................................................................................................ 199
DONNÉES.................................................................................................................................... 200
Banque ............................................................................................................................................ 200
Onglet Adresse ............................................................................................................................... 200
Adresse ...................................................................................................................................... 200
Contact....................................................................................................................................... 201
Onglet Comptabilité ........................................................................................................................ 201
Onglet Coordonnées bancaires ......................................................................................................... 201
Onglet Notes .................................................................................................................................. 202
Moyens de paiement.......................................................................................................................... 203
Modes de règlement........................................................................................................................... 204
Onglet détail .................................................................................................................................. 204
Création des lignes....................................................................................................................... 204
Test des lignes créées................................................................................................................... 204
Les actions possibles dans la liste................................................................................................... 205
Onglet Notes .................................................................................................................................. 205
Motifs économiques ........................................................................................................................... 206
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 207
Catégories ..................................................................................................................................... 207
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 207
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 207
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 207
ACHATS......................................................................................................................................... 208
Achats - Démarrer une tâche .............................................................................................................. 208
DOCUMENTS D'ACHAT.................................................................................................................. 209
Documents d'achat - Fenêtre principale de navigation............................................................................ 209
Actions spécifiques.......................................................................................................................... 210
Demandes de prix.............................................................................................................................. 211
Le corps...................................................................................................................................... 211
Le pied ....................................................................................................................................... 211
Les autres onglets........................................................................................................................ 211
Les actions d'une demande de prix................................................................................................. 211
Commande d'achat............................................................................................................................ 213
L'entête de la commande .............................................................................................................. 213
Le corps de la commande.............................................................................................................. 213
Le pied de la commande ............................................................................................................... 213
Les autres onglets........................................................................................................................ 213
Les actions d'une commande......................................................................................................... 213
Bon de réception ............................................................................................................................... 215
L'entête du bon de réception ......................................................................................................... 215
Le corps du bon de réception......................................................................................................... 215
Le pied du bon de réception .......................................................................................................... 215
Les autres onglets........................................................................................................................ 215
Les actions d'un bon de réception .................................................................................................. 215
Bon de retour d'achat......................................................................................................................... 217
L'entête du bon de retour.............................................................................................................. 217
Le corps du bon de retour ............................................................................................................. 217
Le pied du bon de retour............................................................................................................... 217
Les autres onglets........................................................................................................................ 217
Les actions d'un bon de retour ....................................................................................................... 217
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
x
Facture d'achat ................................................................................................................................. 219
L'entête de la facture.................................................................................................................... 219
Le corps de la facture ................................................................................................................... 219
Le pied de la facture..................................................................................................................... 219
Les autres onglets........................................................................................................................ 219
Les actions d'une facture............................................................................................................... 219
Avoir d'achat..................................................................................................................................... 221
L'entête de l'avoir ........................................................................................................................ 221
Le corps de l'avoir ........................................................................................................................ 221
Le pied de l'avoir.......................................................................................................................... 221
Les autres onglets........................................................................................................................ 221
Les actions d'un avoir ................................................................................................................... 221
Factures d'acompte............................................................................................................................ 223
L'entête de la facture d'acompte .................................................................................................... 223
Le corps de la facture d'acompte.................................................................................................... 223
Les autres onglets........................................................................................................................ 223
Les actions d'une facture d'acompte ............................................................................................... 223
Avoirs d'acompte............................................................................................................................... 225
L'entête de l'avoir d'acompte ......................................................................................................... 225
Le corps de l'avoir d'acompte ........................................................................................................ 225
Les autres onglets........................................................................................................................ 225
Les actions d'un avoir d'acompte.................................................................................................... 225
TRAITEMENTS... .......................................................................................................................... 227
Dupliquer un document ...................................................................................................................... 227
Préparation à la copie de document................................................................................................... 227
Traitement de la duplication............................................................................................................. 227
Conséquences de la duplication ........................................................................................................ 227
Regrouper les documents ................................................................................................................... 228
Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 228
Depuis la liste des documents........................................................................................................ 228
Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 228
Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 228
1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 228
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 228
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 229
4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 229
Lancement du regroupement......................................................................................................... 230
Conséquences du regroupement....................................................................................................... 230
Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 230
Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 231
Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 231
Supprimer un document..................................................................................................................... 232
Conséquences de la suppression d'un document................................................................................. 232
Transférer un document ..................................................................................................................... 233
Préparation du transfert................................................................................................................... 233
Fenêtre de transfert ........................................................................................................................ 233
Conséquences du transfert............................................................................................................... 234
Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 234
Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 234
Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 234
FOURNISSEURS........................................................................................................................... 236
Fournisseurs - Fenêtre principale de navigation ..................................................................................... 236
Fournisseurs ..................................................................................................................................... 237
Contacts - Fenêtre principale de navigation........................................................................................... 239
Contacts........................................................................................................................................... 240
Entête ........................................................................................................................................... 240
Onglets.......................................................................................................................................... 240
Adresse ...................................................................................................................................... 240
Autre adresse .............................................................................................................................. 242
Web ........................................................................................................................................... 242
Notes ......................................................................................................................................... 243
Champs personnalisés .................................................................................................................. 243
Familles de tiers ................................................................................................................................ 244
Sous familles clients/prospects/fournisseurs.......................................................................................... 245
Historique Fournisseurs/Articles........................................................................................................... 246
Historique par documents ................................................................................................................ 246
Filtres......................................................................................................................................... 246
Lignes de document ..................................................................................................................... 246
Historique par Articles ..................................................................................................................... 247
Filtres......................................................................................................................................... 247
Lignes articles ............................................................................................................................. 247
Les actions..................................................................................................................................... 247
Table des matières
xi
Statistiques....................................................................................................................................... 249
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)......................................................................... 249
L'onglet Données ............................................................................................................................ 250
L'onglet Graphique.......................................................................................................................... 250
RÈGLEMENTS .............................................................................................................................. 251
Échéancier ........................................................................................................................................ 251
Les onglets .................................................................................................................................... 251
Les filtres....................................................................................................................................... 251
Les actions..................................................................................................................................... 252
Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 253
Les onglets .................................................................................................................................... 253
Les filtres....................................................................................................................................... 253
Les actions..................................................................................................................................... 253
Remise en banque / Décaissement ...................................................................................................... 255
Filtres............................................................................................................................................ 255
Traitement de la remise en banque ................................................................................................... 255
Visualisation d’une remise en banque ................................................................................................ 256
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 257
Catégories ..................................................................................................................................... 257
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 257
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 257
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 257
STOCK / ARTICLES ......................................................................................................................... 258
Stock / Articles - Démarrer une tâche .................................................................................................. 258
STOCK........................................................................................................................................ 259
Bons de stock ................................................................................................................................... 259
Bons de stock ................................................................................................................................... 260
Assistant d'inventaires ....................................................................................................................... 261
Bienvenue...................................................................................................................................... 261
Préparation des données d'inventaire ................................................................................................ 261
Classement des données préparées................................................................................................... 262
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 262
Feuille d'inventaire............................................................................................................................. 263
Entête ........................................................................................................................................... 263
Onglets.......................................................................................................................................... 263
Actions .......................................................................................................................................... 264
Stock - Fenêtre principale de navigation ............................................................................................... 265
Mouvements de stock......................................................................................................................... 266
Filtres............................................................................................................................................ 266
Lignes de mouvement ..................................................................................................................... 266
ARTICLES.................................................................................................................................... 268
Articles - Fenêtre principale de navigation............................................................................................. 268
Article .............................................................................................................................................. 269
Familles articles................................................................................................................................. 271
Sous familles articles ......................................................................................................................... 272
Statistiques....................................................................................................................................... 273
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)......................................................................... 273
L'onglet Données ............................................................................................................................ 274
L'onglet Graphique.......................................................................................................................... 274
Historique Clients/Articles................................................................................................................... 275
Historique par documents ................................................................................................................ 275
Filtres......................................................................................................................................... 275
Lignes de document ..................................................................................................................... 275
Historique par Articles ..................................................................................................................... 275
Filtres......................................................................................................................................... 275
Lignes articles ............................................................................................................................. 276
Les actions..................................................................................................................................... 276
Historique Fournisseurs/Articles........................................................................................................... 277
Historique par documents ................................................................................................................ 277
Filtres......................................................................................................................................... 277
Lignes de document ..................................................................................................................... 277
Historique par Articles ..................................................................................................................... 278
Filtres......................................................................................................................................... 278
Lignes articles ............................................................................................................................. 278
Les actions..................................................................................................................................... 278
TARIFS CLIENTS .......................................................................................................................... 280
Fiche Tarif ........................................................................................................................................ 280
Entête ........................................................................................................................................... 280
Onglets.......................................................................................................................................... 280
Détail ......................................................................................................................................... 280
Notes ......................................................................................................................................... 282
Fiche Promotion................................................................................................................................. 283
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
xii
Entête ........................................................................................................................................... 283
Onglets.......................................................................................................................................... 283
Détail ......................................................................................................................................... 283
Notes ......................................................................................................................................... 285
Catégories tarifaires........................................................................................................................... 286
Entête ........................................................................................................................................... 286
Onglets.......................................................................................................................................... 286
Simulation de tarif ............................................................................................................................. 287
TARIFS FOURNISSEURS................................................................................................................ 288
Fiche Tarif ........................................................................................................................................ 288
Entête ........................................................................................................................................... 288
Onglets.......................................................................................................................................... 288
Détail ......................................................................................................................................... 288
Notes ......................................................................................................................................... 290
Fiche Promotion................................................................................................................................. 291
Entête ........................................................................................................................................... 291
Onglets.......................................................................................................................................... 291
Détail ......................................................................................................................................... 291
Notes ......................................................................................................................................... 293
Catégories tarifaires........................................................................................................................... 294
Entête ........................................................................................................................................... 294
Onglets.......................................................................................................................................... 294
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 295
Catégories ..................................................................................................................................... 295
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 295
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 295
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 295
OPÉRATIONS.................................................................................................................................. 296
Opérations - Démarrer une tâche ........................................................................................................ 296
PUBLIER SUR REPORTS ON LINE.................................................................................................... 297
Mise à jour des publications sur le site Reports On Line .......................................................................... 297
1ère étape : Bienvenue... ................................................................................................................ 297
2ème étape : Sélection des publications à mettre à jour ...................................................................... 297
3ème étape : Toutes les données nécessaires ont été collectées ........................................................... 297
Lancement de la mise à jour ............................................................................................................ 297
Site Web .......................................................................................................................................... 298
DOCUMENTS DE VENTE ................................................................................................................ 299
Regrouper les documents ................................................................................................................... 299
Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 299
Depuis la liste des documents........................................................................................................ 299
Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 299
Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 299
1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 299
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 299
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 300
4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 300
Lancement du regroupement......................................................................................................... 301
Conséquences du regroupement....................................................................................................... 301
Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 301
Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 302
Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 302
Livraison de commandes .................................................................................................................... 303
Les filtres....................................................................................................................................... 303
Pièce à générer............................................................................................................................... 303
Commandes................................................................................................................................... 304
Conséquences de la livraison............................................................................................................ 305
Lettres de relance.............................................................................................................................. 306
Générer les factures........................................................................................................................... 307
Les filtres....................................................................................................................................... 307
Factures à générer .......................................................................................................................... 307
Conséquences de la facturation ........................................................................................................ 308
DOCUMENTS D'ACHAT.................................................................................................................. 309
Regrouper les documents ................................................................................................................... 309
Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 309
Depuis la liste des documents........................................................................................................ 309
Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 309
Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 309
1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 309
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 309
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 310
4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 310
Lancement du regroupement......................................................................................................... 311
Table des matières
xiii
Conséquences du regroupement....................................................................................................... 311
Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 311
Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 312
Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 312
Réception de commandes ................................................................................................................... 313
Les filtres....................................................................................................................................... 313
Pièce à générer............................................................................................................................... 313
Commandes................................................................................................................................... 314
Conséquences de la réception .......................................................................................................... 315
Réapprovisionnement......................................................................................................................... 316
Bienvenue...................................................................................................................................... 316
Préparation des articles à réapprovisionner ........................................................................................ 316
Traitement à réaliser ....................................................................................................................... 317
Sources de réapprovisionnement : Stock........................................................................................ 317
Sources de réapprovisionnement : Commandes clients .................................................................... 317
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 318
Traitements du réapprovisionnement ................................................................................................ 318
TRANSFERT EN COMPTABILITE ...................................................................................................... 319
Le Transfert Comptable ...................................................................................................................... 319
Historique des transferts comptables.................................................................................................... 320
Entête ........................................................................................................................................... 320
Pièces transférées........................................................................................................................... 320
Détail des traitements ..................................................................................................................... 320
Actions .......................................................................................................................................... 320
Assistant de publipostage ................................................................................................................... 321
Bienvenue...................................................................................................................................... 321
Action de publipostage .................................................................................................................... 321
Choix des destinataires.................................................................................................................... 321
Modèle et document........................................................................................................................ 321
Nouveau modèle .......................................................................................................................... 322
Modèles de publipostage ............................................................................................................... 322
Destination .................................................................................................................................... 322
Document destination................................................................................................................... 322
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 323
Réalisation du publipostage.............................................................................................................. 323
Map Point ......................................................................................................................................... 324
Choix des filtres (onglet Sélection).................................................................................................... 324
Aperçu de la sélection en cours (Onglet Données)............................................................................... 324
Carte (Onglet Carte) ....................................................................................................................... 324
Recherche des adresses................................................................................................................... 325
e-Commerce................................................................................................................................ 326
Mise à jour du site ePages ou Autres solutions e-Commerce.................................................................... 326
Bienvenue...................................................................................................................................... 326
Choix des données à mettre à jour.................................................................................................... 326
Articles ....................................................................................................................................... 326
Clients/contacts ........................................................................................................................... 327
Commandes ................................................................................................................................ 327
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 329
Opération terminée ......................................................................................................................... 329
Mise à jour du site Oxatis ................................................................................................................... 330
Bienvenue...................................................................................................................................... 330
Choix des données à mettre à jour.................................................................................................... 330
Articles ....................................................................................................................................... 330
Clients/contacts ........................................................................................................................... 331
Commandes ................................................................................................................................ 331
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 332
Opération terminée ......................................................................................................................... 332
Mise à jour du site ePages ou Autres solutions e-Commerce.................................................................... 333
Bienvenue...................................................................................................................................... 333
Choix des données à mettre à jour.................................................................................................... 333
Articles ....................................................................................................................................... 333
Clients/contacts ........................................................................................................................... 334
Commandes ................................................................................................................................ 334
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 336
Opération terminée ......................................................................................................................... 336
Remplacement de code ...................................................................................................................... 337
Bienvenue...................................................................................................................................... 337
Sélection du code à remplacer .......................................................................................................... 337
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 337
Traitements du remplacement.......................................................................................................... 337
Assistant de mise à jour de fiche ......................................................................................................... 338
Bienvenue...................................................................................................................................... 338
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
xiv
Filtres............................................................................................................................................ 338
Mises à jour ................................................................................................................................... 338
Boutons de sélection .................................................................................................................... 338
Liste des champs à mettre à jour ................................................................................................... 339
Contrôle et modification................................................................................................................... 340
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 340
Traitements de la mise à jour ........................................................................................................... 340
Droits utilisateurs ........................................................................................................................... 341
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 342
Catégories ..................................................................................................................................... 342
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 342
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 342
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 342
PARAMÈTRES ................................................................................................................................. 343
Paramètres - Démarrer une tâche........................................................................................................ 343
PUBLICATION REPORTS ON LINE ................................................................................................... 344
Publication........................................................................................................................................ 344
Présentation de la fiche ................................................................................................................... 344
Entête ........................................................................................................................................ 344
Onglets....................................................................................................................................... 344
Action de la liste publication............................................................................................................. 345
Comptes........................................................................................................................................... 347
Actions .......................................................................................................................................... 347
COMPTABILITE ............................................................................................................................ 348
Plans analytiques............................................................................................................................... 348
Entête ........................................................................................................................................... 348
Les onglets .................................................................................................................................... 348
« Répartition des postes analytiques »............................................................................................ 348
Notes ......................................................................................................................................... 349
Postes analytiques ............................................................................................................................. 350
Fiche Principale............................................................................................................................ 350
Notes ......................................................................................................................................... 350
Champs personnalisés .................................................................................................................. 350
Les grilles analytiques ........................................................................................................................ 351
Entête ........................................................................................................................................... 351
Onglets.......................................................................................................................................... 351
Répartitions................................................................................................................................. 351
Notes ......................................................................................................................................... 351
TAXES ........................................................................................................................................ 352
Taux de TVA ..................................................................................................................................... 352
Onglet Comptabilité ........................................................................................................................ 352
Onglet Notes .................................................................................................................................. 353
Autres taxes ..................................................................................................................................... 354
Les onglets .................................................................................................................................... 354
Détail ......................................................................................................................................... 354
Comptabilité................................................................................................................................ 354
Notes ......................................................................................................................................... 354
Barème Eco-contribution .................................................................................................................... 355
DIVERS....................................................................................................................................... 356
Civilités ............................................................................................................................................ 356
Contacts........................................................................................................................................... 357
Entête ........................................................................................................................................... 357
Onglets.......................................................................................................................................... 357
Adresse ...................................................................................................................................... 357
Autre adresse .............................................................................................................................. 359
Web ........................................................................................................................................... 359
Notes ......................................................................................................................................... 360
Champs personnalisés .................................................................................................................. 360
Codes postaux .................................................................................................................................. 361
Les actions des codes postaux ....................................................................................................... 361
Départements ................................................................................................................................... 362
Pays................................................................................................................................................. 363
Codes NAF........................................................................................................................................ 364
Remises complémentaires .................................................................................................................. 365
Frais de port ..................................................................................................................................... 366
Onglet Calcul.................................................................................................................................. 366
Onglet Coordonnées transporteur ..................................................................................................... 366
Adresse ...................................................................................................................................... 367
Contact....................................................................................................................................... 367
Onglet comptabilité......................................................................................................................... 368
Onglet Notes .................................................................................................................................. 368
Secteurs géographiques ..................................................................................................................... 369
Table des matières
xv
Unités .............................................................................................................................................. 370
Textes standards ............................................................................................................................... 371
Groupes ........................................................................................................................................... 372
STOCK........................................................................................................................................ 373
Localisation....................................................................................................................................... 373
SOCIETE..................................................................................................................................... 374
Options - Coordonnées....................................................................................................................... 374
Identification.................................................................................................................................. 374
Adresse de la société....................................................................................................................... 374
Autres informations......................................................................................................................... 375
Options - Identification....................................................................................................................... 376
Informations administratives............................................................................................................ 376
Informations TVA............................................................................................................................ 376
Options - Logo .................................................................................................................................. 377
Options - Expert- Cabinet ................................................................................................................... 378
Identification.................................................................................................................................. 378
Adresse du cabinet.......................................................................................................................... 378
Options - Expert - Contacts................................................................................................................. 380
Expert Comptable ........................................................................................................................... 380
Collaborateur ................................................................................................................................. 380
Options - Options comptables - Options générales ................................................................................. 381
Transfert comptables....................................................................................................................... 381
Ecritures déséquilibrées ................................................................................................................... 381
Formatage des comptes................................................................................................................... 381
Options - Options comptables - Tiers.................................................................................................... 383
Clients........................................................................................................................................... 383
Fournisseurs .................................................................................................................................. 383
Options - Options comptables - Libellé des écritures .............................................................................. 384
Macro............................................................................................................................................ 384
Documents .................................................................................................................................... 384
Règlements.................................................................................................................................... 384
Remises en banque......................................................................................................................... 385
Stock ............................................................................................................................................ 385
Options - Options comptables - Stock................................................................................................... 386
Options - Options comptables - Journaux et comptes divers.................................................................... 387
Journaux ....................................................................................................................................... 387
Tiers ............................................................................................................................................. 387
Règlements.................................................................................................................................... 387
Remises / Escomptes ...................................................................................................................... 387
Options - Numérotation...................................................................................................................... 389
Vente ............................................................................................................................................ 389
Achat ............................................................................................................................................ 390
Stock ............................................................................................................................................ 390
Autre............................................................................................................................................. 390
Options - Articles............................................................................................................................... 393
Options - Tarifs et promotions............................................................................................................. 394
Utiliser le tarif le plus avantageux..................................................................................................... 394
Application des............................................................................................................................... 394
Ordre d'application des tarifs et promotions ....................................................................................... 394
Afficher le message d'avertissement en cas de modifications de tarifs/promotions .................................. 394
Options - Documents de vente - Options générales................................................................................ 395
Gestion des messages ..................................................................................................................... 395
Options - Documents de vente - Devis ................................................................................................. 397
Etat Accepté................................................................................................................................... 397
États des devis ............................................................................................................................... 397
Options - Documents de vente - Bons de livraison/Bons de retour ........................................................... 398
Options - Documents de vente - Mentions légales des devis.................................................................... 399
Options - Documents de vente - Mentions légales des factures................................................................ 400
Options - Documents de vente - SMS................................................................................................... 401
Options - Documents de vente/achat - Contrôle de l'encours autorisé ...................................................... 402
Options - Documents d'achat - Options générales.................................................................................. 404
Gestion des messages ..................................................................................................................... 404
Options - Documents d'achat - Bons de réception/Bons de retour ............................................................ 405
Options - Documents de vente/achat - Contrôle de l'encours autorisé ...................................................... 406
Options - Règlements......................................................................................................................... 408
Gestion des messages ..................................................................................................................... 408
Lettres de relance ........................................................................................................................... 408
Options - Documents de stock - Options générales ................................................................................ 409
Justificatif des écart de stock............................................................................................................ 409
Options - Paramétrages...................................................................................................................... 410
Décimales...................................................................................................................................... 410
Devise........................................................................................................................................... 410
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
xvi
Codes alpha-numériques ................................................................................................................. 410
Transfert de documents................................................................................................................... 411
Options - Nombre d'exemplaires.......................................................................................................... 412
Options - Marquer comme imprimés .................................................................................................... 413
Options - Fonctionnalités disponibles.................................................................................................... 414
Options - SMS................................................................................................................................... 415
Email : paramétrage de l’objet et du corps............................................................................................ 416
Objet............................................................................................................................................. 416
Message ........................................................................................................................................ 416
Envoi d’un e-mail............................................................................................................................ 416
Options - EBP e-Commerce ou Options - Autres solutions e-Commerce .................................................... 417
Connexion ..................................................................................................................................... 417
Paramètres du site ....................................................................................................................... 417
Tester la connexion ...................................................................................................................... 417
Général ......................................................................................................................................... 417
Options - Oxatis ................................................................................................................................ 419
Connexion ..................................................................................................................................... 419
Paramètres du site ....................................................................................................................... 419
Tester la connexion ...................................................................................................................... 419
Général ......................................................................................................................................... 419
Options - EBP e-Commerce ou Options - Autres solutions e-Commerce .................................................... 422
Connexion ..................................................................................................................................... 422
Paramètres du site ....................................................................................................................... 422
Tester la connexion ...................................................................................................................... 422
Général ......................................................................................................................................... 422
Options - Service à la personne........................................................................................................... 424
Options - Général .............................................................................................................................. 425
Police par défaut............................................................................................................................. 425
Options - Impression et export............................................................................................................ 426
Options - Services Internet e-mail ....................................................................................................... 427
Paramètres MAPI ............................................................................................................................ 427
Paramètres SMTP............................................................................................................................ 427
Sécurité et authentification............................................................................................................ 427
Options - Synchronisation................................................................................................................... 428
UTILISATEURS............................................................................................................................. 429
Les Utilisateurs.................................................................................................................................. 429
Création d'un utilisateur................................................................................................................... 429
Groupes associés ............................................................................................................................ 429
Gestion des droits........................................................................................................................... 429
Les Groupes d'utilisateurs................................................................................................................... 431
Création d'un groupe....................................................................................................................... 431
Utilisateurs associés ........................................................................................................................ 431
Gestion des droits........................................................................................................................... 431
Les Droits utilisateurs......................................................................................................................... 432
Types de droits............................................................................................................................... 432
Application des droits ...................................................................................................................... 432
Gestion commerciale .................................................................................................................... 432
Comptabilité................................................................................................................................ 432
Champs personnalisés........................................................................................................................ 434
Création des champs personnalisés ................................................................................................... 434
Modification des champs personnalisés .............................................................................................. 435
Suppression des champs personnalisés............................................................................................. 435
Ordre des champs personnalisés....................................................................................................... 435
Validation de la création de champs personnalisés .............................................................................. 435
Visualisation des champs personnalisés ............................................................................................. 435
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 436
Catégories ..................................................................................................................................... 436
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 436
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 436
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 436
OUTILS.......................................................................................................................................... 437
Sauvegarde rapide............................................................................................................................. 437
Sauvegarde ...................................................................................................................................... 438
Bienvenue...................................................................................................................................... 438
Choix des informations à inclure dans la sauvegarde ........................................................................... 438
Informations nécessaires à la sauvegarde .......................................................................................... 438
Choix de la destination de la sauvegarde ........................................................................................... 438
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 439
Restauration ..................................................................................................................................... 440
Bienvenue...................................................................................................................................... 440
Sélection de la sauvegarde à restaurer .............................................................................................. 440
Choix des informations à inclure dans la restauration .......................................................................... 440
Table des matières
xvii
Choix du type d'installation .............................................................................................................. 440
Choix de la destination de la restauration .......................................................................................... 440
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 441
Historique de sauvegarde ................................................................................................................... 442
Sauvegarde en ligne .......................................................................................................................... 443
Export du schéma de la base de données ............................................................................................. 444
Bienvenue...................................................................................................................................... 444
Sélection des paramètres d'export du schéma .................................................................................... 444
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 444
Opération terminée ......................................................................................................................... 444
Historique des traitements.................................................................................................................. 445
Imports paramétrables....................................................................................................................... 446
Destination et source de l'import ...................................................................................................... 446
Codage du fichier............................................................................................................................ 446
Délimités : Champs séparés par des caractères .................................................................................. 447
Association des champs de la table avec les champs du fichier ............................................................. 447
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 447
Traitement de l'import..................................................................................................................... 447
Exports paramétrables ....................................................................................................................... 449
Destination et source de l'export....................................................................................................... 449
Filtre ............................................................................................................................................. 449
Champs à exporter ......................................................................................................................... 449
Format de fichier ............................................................................................................................ 450
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 450
Traitement de l'export..................................................................................................................... 450
Import de données ............................................................................................................................ 451
Format des fichiers ......................................................................................................................... 451
Sélection du fichier à importer.......................................................................................................... 451
Aperçu du fichier ............................................................................................................................ 452
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 452
Traitement de l'import..................................................................................................................... 452
Export de données............................................................................................................................. 453
Format des fichiers ......................................................................................................................... 453
Structure des fichiers exportés ......................................................................................................... 453
Sélection du fichier à exporter .......................................................................................................... 453
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 453
Traitement de l'export..................................................................................................................... 453
Export art L 215-3 ............................................................................................................................. 455
Type de données ............................................................................................................................ 455
Emplacement du fichier d'export et Format du fichier .......................................................................... 455
Sélection du type de données........................................................................................................... 455
Editeur de requêtes......................................................................................................................... 455
Aperçu des données ........................................................................................................................ 455
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 455
Traitement de l'export..................................................................................................................... 455
Assistant de maintenance des données................................................................................................. 456
Bienvenue...................................................................................................................................... 456
Choix du dossier ............................................................................................................................. 456
Opérations de maintenance à effectuer.............................................................................................. 456
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 457
Traitement de la maintenance .......................................................................................................... 457
Outil de requêtage............................................................................................................................. 458
Supprimer un dossier ......................................................................................................................... 459
Bienvenue...................................................................................................................................... 459
Choix du raccourci vers le dossier à supprimer ................................................................................... 459
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 459
Editeur de modèles ............................................................................................................................ 460
Import/Export de la configuration........................................................................................................ 461
Bienvenue...................................................................................................................................... 461
Choix de l'opération à effectuer ........................................................................................................ 461
Emplacement du fichier ................................................................................................................... 461
Eléments à traiter ........................................................................................................................... 461
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 461
Archivage ......................................................................................................................................... 462
Traitement de l'archivage ................................................................................................................ 462
Bienvenue................................................................................................................................... 462
Choix du dossier .......................................................................................................................... 462
Résumé des paramètres ............................................................................................................... 462
Format du fichier d'archive............................................................................................................... 462
Journal des événements ..................................................................................................................... 463
Onglet "Rupture" de continuité des documents de vente ...................................................................... 463
Onglet TVA intracommunautaire ....................................................................................................... 463
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
xviii
Onglet Suppression......................................................................................................................... 463
Onglet Dévalidation d'inventaire ....................................................................................................... 464
Onglet Changement de code ............................................................................................................ 464
OPTIONS .................................................................................................................................... 465
Options - Général .............................................................................................................................. 465
Chemins ........................................................................................................................................ 465
Apparence ..................................................................................................................................... 465
Affichage des boîtes de dialogue ....................................................................................................... 465
Options - Services Internet................................................................................................................. 466
Proxy HTTP / FTP............................................................................................................................ 466
Sauvegarde en ligne........................................................................................................................ 466
INFORMATIONS SOCIÉTÉ ................................................................................................................... 467
Assistance technique.......................................................................................................................... 467
Nous contacter .................................................................................................................................. 468
Index ............................................................................................................................................... 469
1
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Gestion Commerciale PRO Open Line et donne
toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 ou le bouton Aide pour une aide directe sur un écran précis,
Le menu ? - Aide + Nom du module ouvert, pour obtenir une aide générale. Elle est composée d’un
Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui
génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
3
Conditions Générales de Vente des produits et services EBP
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP
Article 1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de
Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins
personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser
transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel
ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur
son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un
réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue.
L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail
habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels
est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites
judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un
nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes
les modifications qu'il estime opportunes.
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008)
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale
sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la
commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont
disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa
commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire
métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas
exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la
mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du
produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution
commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et
automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par
Internet.
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations
relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à
fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait
rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution
des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont
disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Article 4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté
technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire,
le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour
l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP
ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Article 5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne
gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des
systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière
significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le
fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par
EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue
responsable en cas de perte de données.
Article 6. Limitation de garantie
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
4
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel,
au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation
particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur.
En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat.
La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite
y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En
outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat
d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir
une telle disponibilité.
Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne
seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres
abonnement auprès de tiers.
Article 7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison
de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes
d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par
EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses
fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un
fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de
fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront
responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice
dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses
fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le
CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat
d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un
test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Article 8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien
passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un
distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors
que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément
à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux
données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
B. Contrat de services EBP
ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson
78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part
ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1. Objet du contrat
Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par
EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La
nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les
niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site
http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les
Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les
modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet
www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une
prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de
renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation
Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document,
définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP.
Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son
acceptation.
Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation
du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant
son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale.
Convention d'utilisation d'EBP
5
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas
exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent
contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent
contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client
ayant un accès immédiat à tous les services du contrat.
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire
3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours
calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec
accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du
présent contrat.
3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure
de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour
quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de
plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie
en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période
sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le
poursuivre.
Article 4. Accès aux services
Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé
principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être
utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non
parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel
») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe
et non surtaxé.
Article 5. Services fournis au titre du contrat de support
Le support de base comprend :
o L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours
fériés légaux de France Métropolitaine
o la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées
par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des
nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par
courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa
convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site
www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au
regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés.
En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux
annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.)
Le support ne comprend pas :
o le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte
ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MSSQL,
etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)
o la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration
d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au
CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement
payé.
o l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil
spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc.
Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par
EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le
client.
o les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux
entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques,
etc.)
o la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers
reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP
o la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de
destruction de ceux-ci
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance
Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant
sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel
nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7.
EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de
résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
6
conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse
approfondie du « blocage ».
Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du
système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la
nécessité de procéder à ce contrôle.
Article 7. Interventions sur les fichiers
L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service
assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens.
Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la
réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la
responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des
informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP
s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer
par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP.
Article 8. Obligations du client
Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par
EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du
système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il
apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les
prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires.
Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses
données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus»
ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur
les fichiers.
Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec
le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe;
Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui
peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à
l’article 13.
Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le
fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même
sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP.
Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté
technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce
faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site
en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être
rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des
parties convenues dans cette convention tierce.
Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les
logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il
devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à
jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins.
Article 9. Limites de responsabilité
EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou
immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT
pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités
insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des
progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices.
En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et
toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées
par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours.
Article 10. Loi et attributions de compétences
Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement
ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP
ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV
dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire.
Convention d'utilisation d'EBP
7
Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier
1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant.
En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité
des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires.
C. Mode locatif
Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se
réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ».
La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et
automatiquement liées :
o l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et
conditions décrites au paragraphe A
o la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service «
Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B
Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au
plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette
date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement
que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées.
Version 2.5 : Décembre 2011
9
Présentation de l'aide
La fenêtre d'aide se compose de deux parties : l'arborescence et les pages.
L'arborescence
Sur la partie gauche, vous trouverez tous les chapitres et pages auxquelles vous pourrez accéder.
Les différents chapitres se reconnaissent grâce au petit "Livre" qui apparaît devant le titre du chapitre. Vous
pouvez cliquer dessus à l'aide de la souris pour faire apparaître son contenu.
Remarque
Un chapitre peut contenir plusieurs autres chapitres.
Le guide d'utilisation vous permet de connaître les différentes étapes à suivre pour vous familiariser avec le
logiciel, mettre en place votre dossier, et savoir quelles sont les possibilités offertes par EBP Gestion
commerciale PRO Open Line.
L'aide contient également le manuel de référence. Il référence des pages, qui se réfèrent à des écrans précis
dans le logiciel. Ce sont ces pages qui apparaissent lorsque vous utilisez la touche F1 dans le programme.
L'arborescence de la partie "Manuel" reflète l'arborescence de la barre de navigation dans le logiciel (Ventes,
Règlements, Articles, Opérations, Paramètres).
Vous disposez également d'un glossaire qui référence les définitions des termes les plus couramment utilisés
dans le logiciel.
Les pages
Les pages sont caractérisées par un petit icône avec un point d'interrogation dans l'arborescence.
Pour afficher le contenu d'une page, il suffit de cliquer à l'aide de la souris sur le titre de la page.
Son contenu s'affiche alors dans la partie droite de votre fenêtre d'aide.
Dans ces pages, vous trouverez :
Champs obligatoires
Les champs, dont la saisie est obligatoire pour la validation d'une fiche, seront matérialisés par une * derrière
le champ.
Des liens vers d'autres pages
Les mots soulignés en bleu sont des liens qui vous renvoient vers d'autres pages. Vous pouvez y accéder en
cliquant dessus avec la souris et revenir ensuite à la page précédente en utilisant l'option "Précédent" du menu
contextuel.
Devant les termes les plus couramment utilisés, vous aurez l'icône permettant d'accéder à la définition de
ce terme.
Vous pouvez également accéder aux définitions des termes couramment utilisés par le Glossaire.
Des remarques, astuces, exemples, règles de calcul et avertissements.
Vous pouvez les reconnaître facilement car elles apparaissent toujours de la même façon :
Exemple... Remarque
Exemple...Astuce
Exemple...Exemples...
Exemple...Règles de calcul
Exemple...Avertissement
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
10
Le fichier d'aide doit évoluer et s'étoffer au fur et à mesure des versions du logiciel. Si des éléments vous
manquent, n'hésitez pas à nous le faire savoir !
11
MISE EN ROUTE
Installation
Lors de l'installation, la présence des composants ci-dessous est vérifiée :
Windows installer 4.5
Internet Explorer 6.0 SP1
Framework 4.0
S'ils ne sont pas présents sur le poste, ils sont automatiquement installés lors de la procédure.
SQL server 2008 R2 express est également installé avec une instance "ebp".
Si vous disposez d’un serveur SQL 2005 Express avec une instance EBP, SQL 2008 R2 ne sera pas installé.
L'instance"ebp" permet de réaliser des créations de dossiers, sauvegarde et restauration simplifiées.
Ensuite, les éléments composant l'intégré sont installés.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
12
Le dossier de démonstration
Accès : Menu Fichier / Ouvrir
Le dossier Démonstration vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel.
De ce fait, nous vous conseillons vivement d'ouvrir le dossier afin de vous familiariser avec le logiciel avant de
créer votre propre dossier-société.
A l'ouverture du dossier de démonstration, une page d'accueil apparaît affichant une synthèse de l'activité
(tableau de bord).
MISE EN ROUTE
13
Activation du logiciel
Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP Gestion commerciale PRO Open Line. Pour pouvoir utiliser
toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d'activation qui est fourni par
Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que vous
pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours.
Au delà, le logiciel passe en version limitée en nombre de données : 20 articles, 20 documents, 100 écritures
comptables et les impressions porteront la mention "Démonstration". Après cette limite, vous devrez saisir
votre code d'activation pour ouvrir votre dossier.
Comment obtenir le code d'activation ?
Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Activer votre logiciel).
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se fera
automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Vous n’aurez ensuite qu’à suivre les
instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement
vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel.
Introduction du code d'activation manuellement
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La fenêtre
d'activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes :
x La Clé PC
Elle est renseignée automatiquement et est indispensable pour l'activation de votre logiciel.
x Le nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en respectant
la même syntaxe (points, majuscules).
x La licence
Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d’Utilisation" joint à la boîte du
logiciel.
x Clé Web
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre
autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
x Le code d’activation
Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espace ni point, qu’EBP vous a
communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK.
Un message d'avertissement apparaît :
x Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel correspond ce
code.
x Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas,
vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel.
15
INFORMATIONS GÉNÉRALES
Interface
EBP Gestion commerciale PRO Open Line évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur. Ainsi,
les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre environnement de travail
quotidien :
x Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter.
x Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple
clic sur les icônes.
x Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données.
x Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :
Le nom du dossier :
Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier,
Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre
d'enregistrements).
L'utilisateur connecté :
Le positionnement du curseur sur le code utilisateur permet d'afficher le nom complet de cet utilisateur,
Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur.
L'icône EBP :
Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP.
Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrements
total sont affichés.
Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état
sera 2/20.
x Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches
(avec les tris, filtres, colonnes, etc...)
x Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie.
x Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.).
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
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Présentation du volet de navigation
Le volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de se déplacer rapidement entre les données.
Il est composé de 3 parties :
des menus,
une barre de navigation qui contient les fonctions associées à chaque menu,
une barre de tâches qui contient les actions possibles pour chaque fonction.
Les menus et fonctions associées sont également disponibles à partir de la barre de menus située en haut
de l'application (Fichier, édition, affichage...)
Il est possible de réduire << ou agrandir >> la barre de navigation.
En mode réduit, il vous suffit de cliquer ensuite à l’intérieur du bandeau, cela ouvre le contenu du volet de
navigation.
La nouvelle configuration de la barre sera sauvegardée à la fermeture de l'application.
Détail des menus et fonctions associées
Favoris : Permet d'ajouter et organiser des actions de la barre de navigation.
Ventes : Démarrer une tâche, Documents de vente, Clients (Fiche, Contact, Statistiques, Famille,
Historique), Commerciaux/collaborateur (Fiche, Fonctions, Famille, Barèmes, Commissions), Règlements,
Échéancier, Lettres de relance, Remise en banque, Impressions ;
Règlements : Démarrer une tâche, Clients (Règlements, Échéancier, Lettres de relance, Remise en banque,
), Fournisseurs (Règlements, Échéancier, Décaissement ), Données (Banques, Moyens de paiement, Modes de
règlement) , Motifs économiques), Impressions ;
Stock / Articles : Démarrer une tâche, Documents de stock (Bons de stock, Inventaire, Mouvements de
stock), Articles (Fiche, Famille, sous famille, Statistiques, Historique clients, Historique fournisseurs), Tarifs
(Tarifs et promotions, Catégories tarifaire), Impressions ;
Opérations : Démarrer une tâche, Documents de vente (Regrouper les documents, Livraison de commandes,
Lettres de relances, Générer les factures), Documents d'achat (Regrouper les documents, Réception de
commandes, Réapprovisionnement), Documents de stock (Réapprovisionnement), Transfert en comptabilité,
Assistant de publipostage, MapPoint, ecommerce, Remplacement de code, Assistant de mise à jour, Publier
dans ROL, Impressions;
Paramètres : Démarrer une tâche, Comptabilité analytique, Taxes (TVA, Autres taxes, barèmes ecocontribution),
Divers (Civilités, Contact, Codes postaux, Départements, Pays, Codes NAF, Remises
complémentaires, Frais de port, Secteurs géographiques, Unités, Texte standards, Groupes), Stock
(Localisation,), Société, , Champs personnalisés, Publier dans ROL, Impressions.
Pour chaque menu, vous disposez en début de détail d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette
entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu.
En bas du volet de navigation, en cliquant sur l'icône >>, vous avez la possibilité de déplacer les menus en
icônes grâce à l'option "Afficher moins de boutons". Ainsi, vous n'aurez plus d'ascenseur dans les fonctions
associées de chaque menu.
INFORMATIONS GÉNÉRALES
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Les Actions
Les Actions sont accessibles à partir :
de la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation,
du menu contextuel (clic droit) des fenêtres principales de navigation,
du menu Actions de la barre de menus des fiches.
Les actions varient en fonction de la fenêtre principale de navigation ou de la fiche affichée.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
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LES MASQUES DE SAISIE
Les champs de saisie
Afin de faciliter l'utilisation du logiciel, des champs de saisie ayant des caractéristiques particulières sont
proposés :
x Ouvre la fiche de la donnée sélectionnée dans la zone.
x Ouvre la liste des données.
Raccourci clavier [F4]
x Ouvre une liste déroulante ou un calendrier.
Raccourci clavier [Flèche basse]
x Zone de texte simple : Permet de saisir du texte (ex : zone Désignation d’une fiche article).
x Pour une zone multi-lignes (exemple : Notes), utilisez les touches suivantes :
o [Entrée] pour passer à la ligne suivante.
o [Ctrl] + [flèche biai] et [Ctrl]+[Fin] pour accéder au début et à la fin du texte saisi.
o [flèche biai] et [Fin] pour accéder au début et à la fin de la ligne.
x Les champs inaccessibles sont grisés.
INFORMATIONS GÉNÉRALES
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Liste déroulante
La liste déroulante est disponible à partir des champs de saisie contenant l'icône .
Elle permet d'afficher la liste des données d'une table.
- Champ "Code Client" en entête de document
- Champ "Pays" dans les parties Adresses
- Champ "Article" dans le corps du document ...
Ouverture de la liste
Une liste peut être ouverte par :
la touche [F4],
l'icône ,
la touche [Flèche basse] du clavier.
Sélection des données
La sélection des données s'effectue soit :
par un clic dans la case à cocher située en première position dans la liste déroulante,
par un clic n'importe où sur une des lignes de la liste déroulante,
puis la touche [Entrée] ou bouton Sélectionner.
Elle peut également s'effectuer par la saisie de tout ou une partie du code ou libellé de la donnée souhaitée. La
liste s'ouvre alors et se filtre sur la 1ere ligne correspondante à la saisie.
Cette sélection peut être :
mono : sélection d'une seule donnée
choix d'un code client en entête de document
ou
multi : sélection de plusieurs données
choix de plusieurs articles dans le corps d'un document
Si la saisie effectuée ne correspond pas à une donnée existante, la liste déroulante s'affiche mais elle est
"vide".
Fonctions de la liste
La liste déroulante contient les fonctions suivantes :
Sélectionner
Ce bouton et la touche [Entrée] permettent de valider la sélection des données.
Fermer
Ce bouton et la touche [F4] permettent de fermer la liste sans sélectionner de données.
Ajouter
Ce bouton et la touche [Inser] permettent d'ouvrir une nouvelle fiche de données.
Modifier
Ce bouton et la touche [F2] sont disponibles uniquement si au moins une donnée est cochée dans la liste.
Ils permettent d'ouvrir une fiche de données existante en mode modification.
Rafraîchir
Ce bouton et la touche [F5] permettent de mettre à jour la liste déroulante.
Si vous sélectionnez plusieurs lignes de données puis demandez à Rafraîchir, la sélection des données est
annulée.
Sélection d'une Vue
Cette liste permet de changer l'affichage de la liste.
Éditeur de vue
La sélection de ce bouton permet de réaliser une nouvelle vue des données.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
20
La barre d'outils des textes enrichis
Dans tous les champs de type texte enrichi (dans les descriptions Articles, dans vos documents, dans l'onglet
Notes disponible dans toutes les fiches etc...), vous avez la possibilité d'appliquer aux textes différents
attributs :
Police
Sélectionnez dans la liste déroulante la police à appliquer sur le texte sélectionné.
Nombre de caractères
Indiquez la taille de la police à appliquer sur le texte sélectionné.
Gras
Cliquez sur cet icône pour mettre en gras le texte sélectionné.
Italique
Cliquez sur cet icône pour mettre en italique le texte sélectionné.
Souligné
Cliquez sur cet icône pour souligner le texte sélectionné.
Barré
Cliquez sur cet icône pour barrer le texte sélectionné.
Aligné à gauche
Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la gauche.
Centré
Cliquez sur cet icône pour centrer le texte sélectionné.
Aligné à droite
Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la droite.
Justifié
Cliquez sur cet icône pour justifier le texte sélectionné (toutes les lignes sont alignées à droite comme à
gauche).
Puce
Cliquez sur cet icône pour afficher le texte sélectionné sous forme de paragraphe commençant par une puce.
Diminuer le retrait
Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la gauche (aligne le texte sur le précédent texte
positionné vers la gauche).
Augmenter le retrait
Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la droite (aligne le texte sur le précédent texte
positionné vers la droite).
Couleur de police
Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte à saisir.
Couleur de sur-lignage
Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte sélectionné.
Annuler
Cliquez sur cet icône pour annuler les dernières saisies, modifications réalisées.
Refaire
Cliquez sur cet icône pour remettre les dernières saisies, modifications réalisées.
Orthographe
Cliquez sur cet icône pour vérifier l'orthographe du texte saisi.
Réinitialiser le style
Cliquez sur cet icône pour mettre le paramétrage initial du style de la police.
Les mots contenant des fautes seront automatiquement soulignés en rouge.
Un dictionnaire est livré avec le correcteur orthographique. Des mots synonymes à ceux saisis vous seront
proposés pour corriger les mots sur lesquels des erreurs ont été saisies. Vous pouvez donc choisir parmi les
INFORMATIONS GÉNÉRALES
21
synonymes proposés, ou bien ressaisir directement le bon mot, ou encore choisir d'ignorer la correction et
ajouter le mot à votre dictionnaire (afin que celui-ci ne soit plus souligné lors de la prochaine saisie).
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
22
Barres d'outils du corps des documents
Dans le corps d'un document, vous disposez d'une barre d'outils avec de nombreuses fonctions :
Insérer
Ce bouton permet d'insérer une ligne au dessus de la ligne ou vous êtes positionné.
Par la flèche à droite sur le bouton, vous avez la possibilité d'insérer :
o une ligne article de type Bien
o une ligne article de type Service
o un texte
o un texte standard
o un Saut de page
Il permet d'insérer un saut de page. Lors de l'impression, ce saut de page vous permettra d'avoir un
imprimé sur 2 pages.
o un Sous total
Il permet d'insérer un sous total contenant la somme des articles précédents cette ligne (Montant Net
HT, Montant Net TTC, Montant Marge Nette, Montant Marge Brute).
Le sous total est disponible uniquement pour les documents de vente/achat.
Il est possible de modifier la description "sous total" ainsi que la police, taille... grâce à la barre
d'outils des textes enrichis.
Supprimer
Ce bouton permet de supprimer la ligne sélectionnée.
Editer les Vues
Permet d'avoir un affichage personnalisé de la grille de saisie.
Saisissez le nom de la nouvelle vue puis sélectionner les colonnes que vous souhaitez, la position et la taille de
chacune de celles-ci.
Monter/Descendre
Ces boutons permettent de modifier la position des lignes.
Couper/Copier/Coller
Ces boutons permettent de modifier des données par un couper ou copier et un coller.
Dans un même document ou dans un autre de même type ou pas.
Recherche
Ces boutons permettent de chercher des données.
Le premier bouton permet de saisir le texte à rechercher (raccourci clavier : CTRL +F). Le deuxième permet de
rechercher le texte saisi dans les éléments précédents (raccourci clavier : F3) et le troisième de rechercher le
texte saisi dans les éléments suivants (raccourcis clavier Maj + F3).
Lors de l'ouverture de la fenêtre de recherche, vous avez également la possibilité d'aller sur le premier élément
ou sur le dernier élément correspondant à la recherche.
Générer l'article
Ce bouton permet de créer automatiquement une nouvelle fiche article dans la base articles.
L'article généré contiendra les informations suivantes :
o Code
Si l'utilisation des compteurs est sélectionnée, le code sera celui défini par le compteur.
Sinon, le code sera celui saisi dans le document de vente.
o Libellé
Le libellé sera le texte saisi dans la zone description du document.
o Type
Le type sera celui sélectionné lors de l'insertion de l'article dans le document.
Pour les documents de stock, l'article est obligatoirement de type "Bien".
Rappel : Il n'y a pas de gestion de stock pour les articles de type "service".
o Description commerciale
La description commerciale sera le texte saisi dans la zone description du document.
o Prix de revient
Le prix de revient sera la valeur unitaire saisie dans le document.
INFORMATIONS GÉNÉRALES
23
o Quantité par défaut
La quantité par défaut sera 1.
Quelque soit la quantité saisie dans le document avant la demande de génération de l'article, la
quantité par défaut sur la nouvelle fiche article sera 1.
o Unité
L'unité sera celle sélectionnée dans la zone unité du document.
Détail
Ce bouton permet d'accéder à :
o à L'historique de la ligne : accessible uniquement depuis une ligne article de type bien ou service pour
les documents de vente (devis, commandes, bons de livraison, bons de retour, factures, avoirs) et
d'achat (demandes de prix, commande, bons de réception, bons de retours, factures, avoirs).
o au détail du tarif appliqué.
Recharger l'article
Ce bouton permet de recharger toutes les informations de la ligne article d'après la fiche article.
Intervenants
Ce bouton est accessible uniquement depuis les factures et les avoirs.
Ce bouton permet d'afficher une fenêtre de répartition des interventions.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
24
FENÊTRES PRINCIPALES DE NAVIGATION
La fenêtre principale de navigation
Dans toutes les fenêtres principales de navigation, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la
gestion de vos données, le déplacement dans la liste.
Vue - Précédent
Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation précédente.
Vue - Suivant
Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation suivante.
Rafraîchir
Permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre principale de navigation.
Il est conseillé de cliquer sur ce bouton suite à la modification de différentes fiches de la fenêtre principale
de navigation.
Ajouter
Permet d'ouvrir une nouvelle fiche vierge.
Pour certaines fenêtres principales de navigation (documents, clients...), vous devez :
- soit sélectionner au préalable le type de fiche que vous souhaitez Ajouter (Ajouter + sélection de la fiche à
créer) (exemple : Liste des documents, onglet Factures, cliquez sur le bouton Ajouter, choisissez la création
d'une facture, puis ouverture d'une nouvelle fiche Facture)
- soit vous positionner sur l'onglet de la fiche à créer puis réaliser un double clic sur le bouton Ajouter
(exemple : Liste des documents, onglet Factures, double clic sur Ajouter, puis ouverture d'une nouvelle fiche
Facture).
Modifier
Permet d'ouvrir la/les fiche(s) sélectionnée(s) afin de les visualiser, modifier...
Supprimer
Permet de supprimer la/les fiche(s) sélectionnée(s).
Dupliquer
Permet de créer une copie conforme de la/les fiche(s) sélectionnée(s).
En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (client, article, document).
Rechercher
Permet de rechercher un texte ou une donnée précise dans tous les champs de la fenêtre principale de
navigation.
Vous n'avez pas l'obligation de cliquer dans la zone de recherche pour saisir le texte, la donnée ou la valeur
que vous recherchez. Vous pouvez saisir dans la fenêtre principale de navigation et automatiquement le champ
rechercher se renseignera. L'affichage des données de la fenêtre principale de navigation se modifiera en
fonction du texte de votre recherche.
Sélectionner tout ou Crtl+A
Permet de sélectionner automatiquement toutes les lignes de la fenêtre de navigation.
Imprimer
Permet d'imprimer :
la fiche de la liste avec choix du modèle et des filtres : Imprimer... ou Ctrl + P,
le ligne sélectionnée de la liste ouverte : Imprimer la sélection... Ctrl +MAJ + P,
la liste ouverte : Imprimer la liste.
ROL Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com".
Permet de réaliser une publication.
Exporter
Permet d'exporter la sélection, la vue ou tout.
Pour plus d'explications, cliquez ici.
Déplier tout ou Replier tout
Permet de voir rapidement le détail des lignes ou uniquement les lignes.
Vue
Permet d'avoir un affichage personnalisé de la fenêtre principale de navigation.
Pour plus d'explications, cliquez ici.
INFORMATIONS GÉNÉRALES
25
Sauvegarde rapide
Permet de sauvegarder rapidement le dossier en fonction des modifications réalisées et des personnalisations
de listes (vues).
Vous pouvez accéder également à ces différentes fonctions, par le menu contextuel (clic droit) de la fenêtre
principale de navigation.
Ce menu permet en plus de réaliser un filtre sur la valeur sélectionnée "Filtrer sur cette valeur".
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
26
Menu contextuel des colonnes
A partir de la barre d'entête des colonnes des fenêtres principales de navigation ou grille de saisie, vous avez la
possibilité de :
Trier
Choisissez le tri (ascendant ou descendant) que vous souhaitez sur au moins une colonne de la liste en cliquant
sur l'une des fonctions ci-dessous :
o Trier par ordre croissant
o Trier par ordre décroissant
o Annuler le tri (permet de revenir au tri précédent)
Par un simple clic sur " l'intitulé de la colonne", vous pouvez trier en croissant ou décroissant.
Les tris appliqués se remarquent par l'apparition d'un petit triangle ascendant ou descendant à côté de
l'intitulé de la colonne triée.
Regrouper
o Grouper sur cette colonne
Cette fonction permet de regrouper les données en fonction de la colonne sélectionnée.
Ce groupe se matérialise par une ligne pour chaque donnée de la colonne avec un petit "+" pour voir les
données associées.
Si le panneau de regroupement est affiché, la colonne est automatiquement transférée dans celui ci.
o Panneau de regroupement
Les boîtes de regroupement permettent de classer rapidement le contenu de vos listes selon les
colonnes de votre choix.
Pour l'activer, vous devez ouvrir à l'écran la liste que vous souhaitez classer et vous placer sur la barre
d'entête des colonnes + menu contextuel (clic droit).
Une bande grisée apparaît alors au dessus de votre liste et vous permet de tirer-glisser, à l'aide de la
souris, le titre de la colonne correspondant au groupe de classement à appliquer.
Ajuster la taille des colonnes
o Ajustement automatique
La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement la colonne sur laquelle vous
êtes positionné en fonction des données qu'elle contient.
o Ajustement automatique de toutes les colonnes
La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement toutes les colonnes en fonction
des données qu'elles contiennent.
Filtrer
Le filtre permet d'afficher uniquement les données de la colonne qui correspondent à une condition.
INFORMATIONS GÉNÉRALES
27
Export à partir de la fenêtre principale de navigation
Les données affichées peuvent être exportées sous différents formats (xml, xls, htm, html, txt).
Pour cela, il suffit de sélectionner la commande "Export" depuis le menu contextuel de la fenêtre principale de
navigation (clic droit).
Vous devez ensuite donner un nom au fichier à générer.
Le fichier sera généré par défaut sur "//mes documents/gestion commerciale/Data..." mais vous pouvez saisir
un répertoire précis.
En fonction de la fenêtre principale de navigation ouverte, vous disposez de différents exports :
x "Exporter la sélection" consiste à exporter uniquement les lignes de la fenêtre principale de navigation
sélectionnées.
x "Exporter Tout" consiste à exporter tous les éléments de la fenêtre principale de navigation qu'ils soient
visibles ou pas dans la vue.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
28
Les filtres
Le filtrage permet de rechercher et de manipuler rapidement et aisément un sous-ensemble de données dans
une liste.
Une liste filtrée affiche uniquement les lignes répondant aux critères spécifiés pour une colonne.
Contrairement au tri, le filtrage ne réorganise pas la liste, mais masque momentanément les lignes que
vous ne souhaitez pas afficher.
Filtre automatique
Il correspond au filtrage par sélection pour des critères simples.
Pour accéder au filtre automatique, vous devez cliquer sur l'icône en haut à droite dans le champ en en-tête de
colonne.
Vous voyez apparaître une liste de chaque élément visible dans la colonne, y compris les éléments vides
(constitués uniquement d'espaces). En sélectionnant un élément dans la liste d'une colonne, vous pouvez
masquer instantanément toutes les lignes qui ne contiennent pas la valeur sélectionnée.
En sélectionnant "Personnalisé", vous avez la possibilité de créer un filtre personnalisé à une ou deux conditions
pour la colonne.
Pour créer un filtre, vous devez choisir :
l'opérateur souhaité,
la valeur souhaitée,
une condition (Et, Ou),
l'opérateur souhaité,
la valeur souhaitée.
L'icône de filtrage automatique apparaît en bleu dans la colonne qui contient une valeur sélectionnée.
Vous avez la possibilité de définir des filtres et de les enregistrer à partir de la gestion des vues.
Effacer le filtre
Pour effacer le filtre appliqué, vous devez faire un clic droit dans la liste page puis sélectionner la fonction
"Supprimer les filtres".
INFORMATIONS GÉNÉRALES
29
Les vues
L'éditeur de vues est disponible à partir de la barre d'outils de toutes les fenêtres principales de navigation et
des Listes déroulantes.
Il contient la liste des affichages disponibles et permet de réaliser de nouveaux affichages.
Les vues contenant le mot "(système)" ne sont pas modifiables.
Présentation de l’éditeur
L’éditeur contient un tableau qui référence les vues systèmes et les vues personnalisées
Si vous avez sélectionné le bouton « vue multi-utilisateur », vous visualiser également les colonnes code
utilisateur et code Groupe.
Pour associer un utilisateur ou un groupe à une vue, vous devez cliquer sur l’action Affecter.
Une boite s’affiche alors pour affecter le vue :
• A tous les utilisateurs
• un utilisateur précis
• un groupe précis
Actions disponibles
Les actions disponibles sont :
o Ajouter : permet de créer une nouvelle vue sans aucun pré-paramétrage, vous arrivez directement
dans l’éditeur de requête (voir paragraphe ci-dessous éditeur de requêtes).
o Modifier : permet d’ouvrir l’éditeur de requêtes et de réaliser les modifications de la vue sélectionnée
précédemment (voir paragraphe ci-dessous éditeur de requêtes).
o Supprimer : permet de supprimer définitivement la vue
Les vues système ne sont pas supprimables
o Dupliquer : permet de copier une vue existante pour la modifier à votre convenance (voir paragraphe
ci-dessous éditeur de requêtes).
Si vous souhaitez réaliser une nouvelle vue à partir d'une vue "système", vous devez dupliquer la
vue "système" puis lui donner un autre nom.
o Affecter : Ce bouton est accessible uniquement si vous avez le droit de gérer les vues multiutilisateurs
et que le bouton « vue multi-utilisateur » est activé.
o Défaut : Permet de définir une vue en "affichage par défaut"
Vous pouvez également importer ou exporter une vue.
Si vous modifiez le tri, regroupement d'une fenêtre principale de navigation ou d'une liste déroulante ; dès
que vous confirmerez la modification (en cliquant sur le bandeau), ces modifications seront prises en compte
dans la vue. Si cette vue est une vue "système", une copie de la vue avec le même nom mais sans le mot
système sera automatiquement créée.
Vues multi-utilisateurs
Les vues des listes, grilles et tableau de bord peuvent être affectées à un utilisateur ou un groupe particulier.
Ainsi, seul cet utilisateur ou ce groupe pourra utiliser/modifier la vue.
Les paramétrages de vue par défaut sont stockés par groupe ou par utilisateur.
Les utilisateurs peuvent donc choisir des vues par défaut différentes.
Un bouton à côté du bouton (éditeur de vue) permet l'affichage et l'édition des vues de tous les utilisateurs.
Un droit utilisateur permet de pouvoir définir la réalisation ou non de vue par utilisateur des lists/grilles et
tableau de bord
Editeur de requêtes
Les modifications de la vue s'effectuent à l'aide de l'éditeur de requêtes.
Cet éditeur permet :
d'ajouter une requête : une requête s'effectue sur une ou plusieurs tables, elle est la base de la vue ;
d'ajouter une colonne : les colonnes permettent de visualiser les données de la table ;
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
30
d'ajouter une condition ou un groupe de conditions (filtres) : une condition permet de sélectionner les
données à afficher ;
d'ajouter une requête de détail : une requête de détail permet de réaliser un lien entre 2 tables (requêtes).
de supprimer un élément : permet de supprimer une requête, colonne, condition, relation... ;
de réinitialiser les libellés : permet de mettre le nom par défaut de la colonne que vous avez précédemment
renommée.
d'importer ou exporter une requête (fichier qry).
Pour chaque colonne, il est possible de définir un type de recherche "N'importe où dans le champ" ou en
"Au début du champ" (Partie de droite, dans le paragraphe Divers).
Ci-dessous quelques exemples :
Définir une vue par défaut
Ajouter une colonne dans une vue
Supprimer des colonnes dans une vue
Ajouter une condition
Ajouter une requête de détail
Ajouter une somme
INFORMATIONS GÉNÉRALES
31
GESTION D'UNE FICHE
Gestion d'une fiche
Dans tous les masques de saisie ou fiches, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion
de vos données, le déplacement dans le fichier...
Certaines fonctions décrites ci-dessous sont accessibles directement depuis un bouton de la barre d'outils
située en dessous de la barre de menu de la fiche.
Création d'une fiche
Fichier - Nouveau ou Ctrl + I
Permet de créer une nouvelle fiche vierge.
Fichier - Dupliquer
Permet de créer une copie conforme à la fiche d’origine.
En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (client, article, document …).
Enregistrement d'une fiche
Fichier - Enregistrer ou Ctrl + S
Permet d'enregistrer la saisie sans fermer la fenêtre ouverte.
Dans le corps d’un document, il est recommandé de valider de temps en temps si vous saisissez beaucoup
de données.
Fichier - Enregistrer et Nouveau Ctrl + N
Permet d'enregistrer la saisie effectuée et d’ouvrir une nouvelle fiche.
Fichier - Enregistrer et Fermer
Permet d'enregistrer la saisie effectuée et de fermer la fenêtre pour revenir à l'écran précèdent.
Autres
Fichier - Supprimer ou Ctrl + D
Permet de supprimer la fiche.
Fichier - Aperçu
Permet de visualiser l'édition de la fiche sélectionnée.
Fichier - Imprimer ou Ctrl + P
Permet d'imprimer la fiche sélectionnée.
Le positionnement du curseur sur cet icône permet de visualiser dans une info bulle le nom de l'imprimante
et le modèle utilisé.
Fichier - Fermer
Permet de fermer la fenêtre de saisie sans enregistrer.
Gestion des données
Edition - Annuler ou Ctrl + Z
Permet d’annuler la dernière saisie, modification effectuée sur la fiche.
Edition - Refaire ou Ctrl + Y
Permet de remettre les dernières saisies, modifications réalisées.
Edition - Annuler tout ou Ctrl + U
Permet d’annuler toutes les modifications effectuées sur la fiche depuis le dernier enregistrement.
Edition - Désactiver le Annuler/Refaire
Permet de neutraliser les actions Annuler et refaire.
Cette valeur n’est pas conservée lors de la fermeture de la fiche.
Edition - Couper ou Ctrl + X
Permet de couper la partie du texte sélectionnée.
Edition - Copier ou Ctrl + C
Permet de copier la partie du texte sélectionnée.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
32
Edition - Coller ou Ctrl + V
Permet de coller à l'endroit sélectionné la partie du texte précédemment copiée ou coupée (dans le logiciel ou
dans une autre application).
Navigation
Actions -...
Ce menu permet d'accéder aux opérations liées à la fiche.
Une fiche Client a pour actions associées : Historique client, échéancier...
Une Facture a pour actions associées : Afficher la fiche client, Régler la facture...
Vues - Précédent
Permet d’accéder à la fiche précédente.
Vues - Suivant
Permet d’accéder à la fiche suivante.
Fenêtre - Fermer tout
Permet de fermer toutes les fiches ouvertes en une seule fois, y compris celle qui appelle cette fonction.
Fenêtre - liste des fenêtres
Permet de naviguer entre les fiches/listes ouvertes.
Aide
? - Aide
Permet d’appeler l’aide en ligne de la fiche ouverte.
Informations
Permet de voir la durée de chargement de la fiche
INFORMATIONS GÉNÉRALES
33
Notes
La saisie d'un commentaire est possible à partir d'un onglet ou d'une partie Notes sur toutes les fiches.
La zone de saisie libre vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche.
Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils.
35
COMMENT FAIRE ...?
COMMENT COMMENCER ?
Interface
EBP Gestion commerciale PRO Open Line évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur. Ainsi,
les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre environnement de travail
quotidien :
x Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter.
x Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple
clic sur les icônes.
x Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données.
x Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :
Le nom du dossier :
Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier,
Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre
d'enregistrements).
L'utilisateur connecté :
Le positionnement du curseur sur le code utilisateur permet d'afficher le nom complet de cet utilisateur,
Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur.
L'icône EBP :
Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP.
Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrements
total sont affichés.
Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état
sera 2/20.
x Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches
(avec les tris, filtres, colonnes, etc...)
x Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie.
x Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.).
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
36
Comment commencer ?
Une fois le programme démarré, l'écran de bienvenue vous propose :
d'Ouvrir le dernier dossier,
de Créer un nouveau dossier,
d'Ouvrir le dossier de démonstration,
d'Ouvrir l'aide en ligne.
Si vous sélectionnez la création de dossier, nous vous conseillons de renseigner ensuite les options principales.
COMMENT FAIRE ...?
37
Récupération des données depuis EBP Gestion Commerciale
Il est impératif de travailler sur une copie de la base de données d’EBP Gestion Commerciale. Par mesure de
sécurité, il est indispensable d’en faire une sauvegarde au préalable.
Pré-requis
Pour que la récupération de données puisse s’effectuer, il faut que le dossier soit dans la dernière version
commercialisée d'EBP Gestion Commerciale. Pour cela, il suffit d’ouvrir le dossier et le migrer avec la dernière
version commercialisée.
Pour que la récupération de données puisse se dérouler correctement, il faut remplir les conditions suivantes :
- Le système d’exploitation de la machine doit être 32 bits (Windows Xp, Windows vista 32 bits, Windows 7 32
bits),
- Pervasive 8.6 doit être installé sur la machine,
- EBP Gestion Commerciale doit être installée,
- EBP Gestion Commerciale et EBP Gestion Commerciale PRO Open Line doivent être activées.
Il est vivement conseiller d'effectuer un recalcul des données pour s’assurer que les stocks des articles
soient corrects (outils => recalcul des données).
Création du dossier
Pour récupérer les données, vous devez suivre les différentes étapes proposées par l'assistant de création du
dossier (Fichier nouveau).
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer
dans l'assistant.
Renseignez les informations nécessaires, comme pour la création d’un dossier classique, jusqu’à la page
"Choisissez les applications à récupérer".
Sur cette page, vous devez sélectionner la case "Récupérer les données depuis des applications tierces".
Suite à la sélection de cette case, un message d'accès restreint s'affiche. Vous devez alors saisir le code du jour
fourni par le service technique et valider par Ok. Ensuite, vous devez sélectionner l'application contenant les
données à récupérer (EBP Gestion Commerciale ou EBP Gestion Commerciale Pro +).
Sur la page suivante "Informations relatives à la récupération de l'application EBP Gestion Commerciale", vous
devez :
x Renseigner le chemin du dossier
x Renseigner le chemin des données communes (répertoire common)
x Indiquer le chemin d’installation d’EBP Gestion Commerciale
De plus, si vous voulez utiliser les caractères spéciaux (parenthèses, slash, backslash, underscore, tiret et
espace) dans vos codes, sélectionnez la case « Utiliser la codification étendue ».
Pour récupérer les documents, sélectionner la case "Récupérer les documents de vente". L'étape suivante,
vous permettra de préciser cette récupération.
Si vous souhaitez récupérer votre liste de codes postaux, sélectionnez la case « Récupérer les codes postaux
».
Cette étape permet de définir les paramètres de récupération des documents :
x Récupérer les document depuis le :
Date à partir de laquelle vous souhaitez récupérer les documents (De cette date à date du jour)
Par défaut la date indiquée est date du jour moins un an.
Vous pouvez modifier cette date dans la limite de 2 ans.
x Récupérer les documents de (Ventes /Achats)
Case à cocher
Permet de définir les documents à récupérer (vente et/ou achat)
x Joindre un PDF du document d'origine
Case à cocher
Permet de générer une copie du/des document/s en format PDF
Ce PDF permet de ré-éditer le document après récupération.
Les pages suivantes sont identiques à la création de dossier.
Pour lancer le traitement de création du dossier, vous devez cliquer sur le bouton Lancer.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
38
Analyse et traitements des données
Suite à la création du dossier, la récupération de données commence par une analyse du dossier afin de
détecter et/ou corriger les incohérences, compléter les données manquantes …
Pour avoir la liste des données analysées et récupérables cliquez-ici.
Lorsqu'il y a des informations manquantes, une page d'assistant vous propose de renseigner des informations
supplémentaires. Il peut y avoir plusieurs pages successives. Elles contiennent vos données de EBP Gestion
Commerciale et les nouvelles données dans EBP Gestion Commerciale PRO Open Line .
Les pages d'assistant pour compléter les informations afin qu'elles soient importées peuvent concerner :
x TVA
x Recodification des données
x Articles
x Familles articles
x Tiers (clients/fournisseurs/contacts)
x Familles tiers (clients/fournisseurs/contacts)
x Tarifs
x Moyens de paiement
x Modes de règlements
x Pays
x ...
Pour confirmer la saisie des informations complémentaires et passer à l'étape suivante, vous devez cliquer sur
le bouton Valider.
Avertissements
A la fin du traitement de récupération, une page d'avertissement est affichée. Elle vous présente les anomalies
détectées qui ne bloquent pas la récupération de données. Ce sont soit des fonctionnalités qui ne seront pas
récupérées (par ex les barèmes de commission sur le montant global du document) soit des modifications qui
seront forcées (par ex N° de TVA intracommunautaire invalide).
Ces avertissements sont à examiner dans le détail.
Résumé de la création de dossier
Cette page vous résume tous les problèmes rencontrés. Avec d’une part la liste des avertissements détectés
par l’analyse et d’autre part les avertissements générés pendant la récupération.
Suite à la création du dossier, il est vivement conseillé de vérifier les données récupérées.
Récupération des documents dans la gestion
Les documents récupérés sont présents dans les menus Vente et Achat + Documents.. + Historique de
récupération des documents.
Chaque ligne représente un document.
Pour voir le détail du document, double-cliquez dessus. Seules les informations principales de l'entête et du
pied sont visualisables.
Si l'option PDF a été sélectionnée lors de la récupération, un fichier PDF est associé à chaque document. Cela
vous permet de ré-imprimer le document d'origine.
Vous pouvez également ajouter d'autre document numérisé dans cette liste.
COMMENT FAIRE ...?
39
Options à remplir dès maintenant
Après la création d'un nouveau dossier, il est fortement recommandé de vérifier le paramétrage des options à
partir du menu Paramètres - Sociétés.
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie
des options, et sur la partie droite, les options correspondantes, à saisir.
Il est important de renseigner les parties suivantes :
Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les comptes de tiers, le libellé des
écritures et les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable.
Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc..), numéros
de documents d'achat (demandes de prix, factures, etc..), numéros de stock ainsi que la codification des autres
fiches (clients, articles, familles...).
Articles : Permet d'indiquer le type d’article, les marges, frais, ... que vous souhaitez appliquer par défaut
sur vos articles.
Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaire, quantités et montants
pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de
contre-valeur.
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40
Les données de base
Un certain nombre de données peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel.
Toutefois, nous vous conseillons de renseigner quelques unes d'entre elles, qui seront utilisées notamment dans
vos fiches clients :
x Les familles clients,
x Les modes de règlements,
x Les banques.
D'autres vous aideront dans la saisie de vos fiches articles :
x Les unités,
x Les sous-famille articles,
x Les familles articles,
x Les localisations,
x Les barèmes éco-contribution,
x Les fournisseurs,
x Les tarifs.
Par ailleurs, certaines données peuvent être créées dès la création du dossier :
x Les civilités,
x Les codes postaux,
x Les départements,
x Les pays,
x Les codes NAF.
COMMENT FAIRE ...?
41
Comment créer les données principales ?
Après avoir créer les données de base, vous pouvez vous lancer dans la création de vos articles et clients.
Création d'un article
Vous pouvez accéder à la liste des articles depuis le menu Articles - Articles.
La liste des articles répertorie l'ensemble des articles que vous possédez.
Elle a l'avantage de dissocier les articles de types Biens et ceux de type Services.
Pour créer un article, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis
sélectionnez si vous souhaitez insérer un article de type bien ou service .
Remplissez alors les principales informations concernant votre article contenues dans l'onglet Détail.
Création d'un Client / Prospect
Vous pouvez accéder à la liste des clients depuis le menu Ventes - Clients.
La liste des clients/prospects répertorie l'ensemble des clients/prospect que vous possédez.
Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que
vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client.
Vous pourrez aussi transférer votre fiche prospect en fiche client, d'un simple clic sur l'option Transférer
en client, disponible dans la barre de d'outils de la fiche prospect ou dans la partie Tâche de la barre de
navigation lorsque vous êtes sur la liste des prospects.
Pour créer un client ou prospect, utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter
puis sélectionnez si vous souhaitez insérer un client ou prospect.
Remplissez alors les principales coordonnées concernant votre client/prospect contenues dans l'onglet
Facturation.
L'onglet Liste des contacts vous permet consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous
pourrez également en ajouter.
Création d'un fournisseur
Vous pouvez accéder à la liste des clients depuis le menu Achats - Fournisseurs.
La liste des fournisseurs répertorie l'ensemble des fournisseurs que vous possédez.
Pour créer un fournisseur utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.
Remplissez alors les principales coordonnées concernant votre fournisseur contenues dans l'onglet Facturation.
L'onglet Liste des contacts vous permet consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous
pourrez également en ajouter.
Création d'un contact
Vous pouvez accéder à la liste des contacts depuis le menu Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes -
Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts
La liste des contacts répertorie l'ensemble des contacts autonomes, clients/prospects et fournisseurs.
Pour créer un contact, utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.
Remplissez alors les informations concernant votre contact.
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42
Tout est prêt !
Si vous avez suivi les différentes étapes décrites depuis le début de ce guide d'utilisation, vous avez donc créé
votre dossier avec les principales données nécessaires pour commencer à travailler.
Dans les étapes suivantes, vous allez donc découvrir :
Comment rédiger un devis ?
Comment relancer un devis ?
Comment transférer un devis en facture ?
Comment rédiger une facture ?
Comment saisir un acompte ?
Comment saisir un règlement client ?
Comment transférer vos données vers la comptabilité ?
Comment imprimer vos données ?
Comment gérer l'eco-contribution ?
Comment consulter le journal des événements ?
Comment sauvegarder un dossier ?
Comment restaurer un dossier ?
...
COMMENT FAIRE ...?
43
COMMENT GÉRER UN DEVIS ?
Comment créer un devis ?
Pour créer un devis, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Devis.
Le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche "Devis" est commune à toutes les fiches.
.
Le devis se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du devis.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
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44
Comment accepter un devis ?
Pour passer un devis en état "Accepté", vous avez 2 possibilités :
changer l'état du devis dans l'entête du document (dans ce cas le devis reste modifiable) ;
transférer le devis dans un état supérieur, le devis passe en état accepté et n'est plus modifiable (grisé)
Le libellé de " l'état accepté " du devis peut être défini dans les Options -Documents de vente - Devis.
COMMENT FAIRE ...?
45
Transférer un document
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois.
Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez
assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement.
Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le
prospect passe automatiquement en client.
Préparation du transfert
Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes /
Tous ou Achats/Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous (ou encore depuis le menu Ventes,
Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous ou Articles - Documents de Stock -
Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le
transfert.
Fenêtre de transfert
La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer.
Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué.
Le transfert de document permet de choisir :
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x le type de document que vous voulez générer
Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts
précédents:
- Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture.
- la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture.
- La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture.
- Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir.
- Le bon de retour peut être transféré en avoir.
- La facture peut être transférée en avoir.
- La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte.
- Un ordre de fabrication en bon de fabrication.
- un ordre de désassemblage en bon de désassemblage.
x SMS
Lors d’un transfert, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de destination est un
bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine.
A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on souhaite
envoyer un SMS lors d’un transfert, ainsi que le texte standard associé.
x Ne pas ajouter les informations des documents d'origine
Cette option permet de ne pas afficher la ligne de texte qui référence le document d'origine dans le nouveau
document.
Exemple de ligne de texte : "Transféré de : Devis N° DE00000001 du 20/03/2012"
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46
x l'ouverture du document généré après le transfert.
La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également
modifiable au moment de la réalisation du transfert.
Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement.
Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si au moins un article (article 1) du devis
est géré en stock mais ne possède pas de stock, l’utilisateur est averti. De plus si la fiche de cet article (article
1) contient un article de remplacement (article 2) et que celui-ci est disponible en stock, il est proposé à
l’utilisateur de remplacer l’article (article 1) par son article de remplacement (article 2).
A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous
êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé.
Conséquences du transfert
Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez
ouvrir le/les documents générés.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ».
Dans l'onglet Détail du document...
Les documents générés comportent :
x l’intégralité des informations du document d'origine.
x en 1ère ligne la référence du document d'origine.
Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour
description :
" Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008."
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de livraison ou une Facture : Mouvement de stock négatif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock positif.
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif.
Pour chaque ligne article de type « Nomenclature de fabrication » (gérée en stock) du nouveau document de
stock, un mouvement de stock sera généré :
x Pour un Ordre de fabrication, un bon de fabrication sera généré : Mouvement de stock positif pour l'article
composé et négatif pour les composants.
x Pour un Ordre de désassemblage, un bon de désassemblage sera généré : Mouvement de stock négatif
pour l'article composé et positif pour les composants.
Dans l'onglet Échéances
Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne
d'échéance dans l'onglet échéances de la facture.
Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la
nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci.
Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le
montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les document/s généré/s par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents
d’origine.
COMMENT FAIRE ...?
47
Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents
d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
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48
Regrouper les documents
Accès : Opérations - Regrouper les documents
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes :
x Même type de document,
x Même code client ou fournisseur,
x Même civilité,
x Même nom de client ou fournisseur,
x Même adresse de facturation,
x Même adresse de livraison,
x Même taux de TVA sur les frais de port ,
S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux
de TVA appliqué soit le même sur tous les documents.
x Même remise en pied,
x Même mode de règlement.
Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout
regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à
regrouper est inférieur ou égal à 6.
Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en
document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation au regroupement de documents
Depuis la liste des documents
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou
Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande,
BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de
navigation à gauche.
Depuis la barre de navigation
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis
sélectionner l'option "Regrouper les documents".
Fenêtre de regroupement
Le regroupement passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de regroupement des documents
L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne
contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3).
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de regroupement des documents.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement.
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper
Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s)
concerné(s) par le regroupement.
COMMENT FAIRE ...?
49
Les types de documents disponibles sont :
x Les Devis (vente)
x Les Commandes
x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat)
x Les Bons de retour.
La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire
Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par
défaut.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement.
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper
Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents
ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment.
Vous avez la possibilité de modifier cette sélection :
en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ;
en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération
uniquement).
Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement.
4ème étape : Choix du document à générer
Cette étape permet de choisir :
x le Type du document que vous voulez générer.
Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements
précédents :
- Les Devis peuvent être regroupés en Devis, Commande, Bon de livraison ou Factures,
- Les Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de réception ou Factures,
- Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures,
- Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures,
- Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs.
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x Regrouper les articles
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques :
o Code,
o Description,
o Prix unitaire brut,
o Montant de la remise,
o Taux de TVA,
o Unité.
x Regrouper lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
x Copier les lignes de texte
Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de
chaque document d'origine.
x Générer un sous-total par document
La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles" et « Regrouper
les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents ».
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
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Si les options "Regrouper les articles" et « Regrouper les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents
» étaient sélectionnées, elles sont automatiquement désélectionnées.
Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type
Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les
articles appartenant au document.
x Ne pas ajouter les informations des documents d'origine
Cette option permet de ne pas afficher la ligne de texte qui référence le document d'origine dans le nouveau
document.
Exemple de ligne de texte : "Transféré de : Devis N° DE00000001 du 20/03/2012"
x Ignorer la vérification de l'adresse
Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client même si les documents ont des adresses
de facturation différentes.
L'adresse qui sera reprise sur le document généré sera l'adresse du premier document sélectionné pour le
regroupement.
x Ignorer la vérification des champs personnalisés
Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client avec des champs personnalisés sur le
document et/ou en lignes de document différents.
Le champ personnalisé qui sera repris sur le document généré sera celui du premier document sélectionné pour
le regroupement.
x SMS
Lors d’un regroupement, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de
destination est un bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine.
A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on
souhaite envoyer un SMS lors d’un regroupement, ainsi que le texte standard associé.
Lancement du regroupement
Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer.
Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si au moins un article (article 1) du devis
est géré en stock mais ne possède pas de stock, l’utilisateur est averti. De plus si la fiche de cet article (article
1) contient un article de remplacement (article 2) et que celui-ci est disponible en stock, il est proposé à
l’utilisateur de remplacer l’article (article 1) par son article de remplacement (article 2).
Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec
succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons
de l'échec du traitement.
Conséquences du regroupement
Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous
souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s.
Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé.
Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable).
Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents
pour le client B, les documents générés seront :
- Un document pour le client ou le fournisseur A
- Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la
rubrique)
Dans l'onglet Détail du document...
Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent :
o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée),
o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles),
o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte).
COMMENT FAIRE ...?
51
Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère
ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description :
" Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008."
Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez :
o en 1ère ligne la référence du document d'origine,
o les articles du document d'origine,
o un sous-total pour le document.
Dans l'onglet Échéances
Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux
documents d’origine.
Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
52
Comment imprimer un document ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec
ou sans sous-détail, HT ou TTC etc...
Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression d'un document peut être activée :
x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon
de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document).
x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en
sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères
d'impression.
COMMENT FAIRE ...?
53
Comment envoyer un document par e-mail ?
Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients/fournisseurs.
Pour cela, vous avez deux possibilités :
En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste
des documents sont à l'écran.
En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression.
Dans le cas d'un envoi d'e-mail depuis la liste de document ou un document, vous devez dans un premier
temps choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format.
Vous avez la possibilité d’envoyer un fichier PDF signé. Pour plus d’information, cliquez ici.
A la validation, l'impression du document se prépare et la fenêtre "Message" s'ouvre, avec le destinataire et le
document en pièce jointe.
Cette fenêtre peut être pré-paramétrée (Objet et Corps du message) à partir des Paramètres-Société-Email
(uniquement dans le cas d'un envoi d'e-mail depuis la liste de document ou un document).
Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client/fournisseur dans la fiche client/fournisseur ou dans
le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez
sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie.
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Comment relancer un devis ?
Vos devis ont une date de validité, calculée à partir de la date de création du document et de la durée de
validité indiquée dans les options du dossier.
Le logiciel vous offre la possibilité d'imprimer la liste des devis dont la date de validité arrive bientôt à échéance
et vous propose un modèle de lettres à envoyer à votre client ou prospect.
Pour relancer vos devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions.
La boîte d'impression s'ouvre. Sélectionnez la catégorie Document de vente - Relance devis puis le modèle
que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils.
COMMENT FAIRE ...?
55
Transfert d'un prospect en client
Le transfert d'un prospect en client permet de considérer un client potentiel en client acheteur
occasionnel ou régulier.
Ce transfert peut s'effectuer soit par transfert de fiche prospect en client, soit par transfert d'un devis en
document supérieur.
Transfert depuis la fenêtre principale de navigation
A partir de la fenêtre principale de navigation des Clients/prospects, sélectionner l'onglet Prospects et une fiche
prospect puis cliquer dans la barre de tâches l'option "Transférer en client".
Le prospect passe alors automatiquement en type client et dans l'onglet Client de la fenêtre principale de
navigation.
Transfert depuis la fiche
A partir de la fiche Prospect, cliquer sur "Transférer en client" dans la barre d'outils ou le menu "Action".
La fiche Prospect passe alors automatiquement en fiche client.
Transfert d'un document
Une fiche prospect peut être appeler en entête de tous les documents de ventes.
Dès lors qu'un prospect est affecté à une commande, un bon de livraison, un bon de retour, une facture ou un
avoir, la fiche Prospect se transforme en fiche Client.
De plus, si un prospect est affecté à un Devis, lors d'un transfert de devis, la fiche Prospect passe en fiche
Client. Il en va de même pour le regroupement de documents.
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COMMENT GERER UNE COMMANDE ?
Comment créer une commande ?
Pour créer une commande, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Commandes.
Le menu Ventes - Documents de vente - Commandes puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche "Commande" est commune à toutes les fiches.
La commande se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la commande.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
COMMENT FAIRE ...?
57
Comment livrer une commande ?
La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons totales ou partielles c'est à dire de générer au
fur et à mesure des bons de livraisons ou factures.
Cette fonction est accessible depuis :
la barre de navigation/Opération
la barre de tache "livrer" de la fenêtre principale de navigation des documents de vente
l'action "livrer" de la fiche Commande.
La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert vers un bon de livraison ou facture
ou par un regroupement de commandes en BL ou facture.
Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement totalement livrée en 1 fois.
La fenêtre de livraison d'une commande est divisée en 3 parties :
x les Filtres permettent de déterminer une période, un client ou une commande précise à livrer
x La partie « Pièces à générer » permet de définir les éléments qui seront repris/affichés sur le/les
document/s généré/s (date, nature du document, regroupements lignes, articles …)
x La partie « Commandes » permet de visualiser les commandes correspondantes aux filtres définis
précédemment.
Chaque commande est composée d’une ligne générale et de plusieurs lignes de détail (livrées ou pas).
Remarque
Un code couleur permet de repérer facilement les commandes qui peuvent être livrées (coche verte) ou pas
(croix rouge).
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58
Comment solder une commande ?
Pour solder une commande, il faut se positionner sur une commande non livrée ou livrée partiellement.
La commande est accessible depuis :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - Commande
Le menu Ventes - Documents de vente - Commande
Suite à la sélection d'une commande dans la liste des commandes ou l'ouverture d'une commande, vous devez
cliquez sur le bouton Solder.
Ce bouton permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans
générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.
Ce reliquat permet en cas de désolde d'une commande de pouvoir livrer le reste à livrer (reliquat) de celleci.
COMMENT FAIRE ...?
59
Comment imprimer un document ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec
ou sans sous-détail, HT ou TTC etc...
Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression d'un document peut être activée :
x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon
de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document).
x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en
sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères
d'impression.
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Comment saisir un acompte client ou fournisseur ?
La saisie d'un acompte est possible depuis :
un devis,
une commande,
un bon de livraison,
une facture d'acompte,
une facture.
Le montant d'acompte saisi se déduit du "Total TTC" pour obtenir le "Net à payer" du document.
Saisir un acompte sur un devis
Pour saisir un acompte sur un devis, vous devez vous placer dans le PIED de votre document, et saisir le
montant souhaité dans la zone Acompte.
Ce montant ne génère pas de règlement.
Si vous souhaitez réaliser le règlement d'un acompte et que seul un devis a été réalisé, vous devez réaliser une
facture d'acompte qui elle génèrera un règlement.
Saisir un règlement d'acompte
La création d'un règlement d'acompte doit s'effectuer dès lors que vous effectuez un acompte pour un tiers
(client ou fournisseur).
Ce type de règlement ne génère pas de facture d'acompte.
Pour saisir un règlement d'acompte, vous devez vous placer sur le document (Commande ou Bon de
livraison/réception), onglet Acompte puis cliquer sur le bouton Ajouter et sélectionner règlement d'acompte
de la barre d'outils.
Une nouvelle fiche règlement s'affiche avec les informations du tiers.
Il est impossible de pointer une échéance. Le n° de la commande ou du bon de livraison/réception est
récupérer dans le règlement onglet Notes.
Saisir une facture d'acompte
La création de la facture d'acompte doit s'effectuer dès lors que vous recevez un acompte d'un client.
Pour saisir une facture d'acompte, vous devez vous placer dans le menu Ventes - Documents de vente -
Factures d'acompte ou Achats - Documents d'achat - Factures d'acompte.
La liste des factures d'acompte déjà effectuées apparaît, et vous devez cliquer sur le bouton Ajouter puis
sélectionner Facture d'acompte de la barre d'outils, ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter une nouvelle
facture d'acompte.
Vous renseignerez alors les informations concernant votre clientou fournisseur et le montant de l'acompte.
Si vous ne souhaitez pas générer le règlement de la facture/avoir d'acompte immédiatement, vous devez dé-
sélectionner la case "Générer le règlement". Suite à la dé-sélection de cette case, vous aurez la possibilité de
définir une date d'échéance pour l'acompte.
A la validation de la facture d'acompte, la fenêtre d'ajout d'un nouveau règlement s'affiche avec le montant de
votre acompte. Si le moyen de paiement indiqué (chèque par défaut) vous convient, saisissez le code banque et
validez.
Rattacher une facture d'acompte à une commande, un bon de livraison ou une
facture
Lors de la confirmation de la vente par une commande ou la livraison de la commande, il vous est possible de
rattacher une/des facture/s d'acompte qui ont été enregistrées précédemment.
Pour les règlements d"acompte sur les commandes et Bons de livraison/réception uniquement, il est également
possible un règlement enregistré précédemment. Lors du transfert de la commande ou du bon de
livraison/réception en facture, une échéance sera automatiquement créée (elle ne pourra pas être modifiée ni
supprimée) et sera pointée avec le règlement d'acompte. Le pointage n'est pas modifiable.
De même, lorsque la vente a été réalisé, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les)
facture(s) d'acomptes qui ont été enregistrées.
Pour rattacher une factures d'acompte à un document vous devez :
COMMENT FAIRE ...?
61
ouvrir le document,
aller sur l'onglet Acompte,
cliquer sur le bouton Affecter,
sélectionner la facture d'acompte à associer.
Pour un exemple de comptabilisation d'une facture avec facture d'acompte ou d'une facture avec une facture
d'acompte et un règlement d'acompte provenant d'une commande, cliquer ici.
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62
COMMENT GERER UN BON DE LIVRAISON OU RETOUR ?
Comment créer un bon de livraison ?
Pour créer un Bon de livraison, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Bons de livraison.
Le menu Ventes - Documents de vente - Bons de livraison puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche "Bon de livraison" est commune à toutes les fiches.
Le bon de livraison se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du bon de livraison.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
COMMENT FAIRE ...?
63
Comment créer un bon de retour ?
Pour créer un Bon de retour, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Bons de retour.
Le menu Ventes - Documents de vente - Bons de retour puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche "Bon de retour" est commune à toutes les fiches.
Le bon de retour se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du bon de retour.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
64
Transférer un document
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois.
Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez
assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement.
Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le
prospect passe automatiquement en client.
Préparation du transfert
Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes /
Tous ou Achats/Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous (ou encore depuis le menu Ventes,
Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous ou Articles - Documents de Stock -
Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le
transfert.
Fenêtre de transfert
La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer.
Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué.
Le transfert de document permet de choisir :
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x le type de document que vous voulez générer
Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts
précédents:
- Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture.
- la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture.
- La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture.
- Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir.
- Le bon de retour peut être transféré en avoir.
- La facture peut être transférée en avoir.
- La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte.
- Un ordre de fabrication en bon de fabrication.
- un ordre de désassemblage en bon de désassemblage.
x SMS
Lors d’un transfert, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de destination est un
bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine.
A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on souhaite
envoyer un SMS lors d’un transfert, ainsi que le texte standard associé.
x Ne pas ajouter les informations des documents d'origine
Cette option permet de ne pas afficher la ligne de texte qui référence le document d'origine dans le nouveau
document.
Exemple de ligne de texte : "Transféré de : Devis N° DE00000001 du 20/03/2012"
x l'ouverture du document généré après le transfert.
COMMENT FAIRE ...?
65
La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également
modifiable au moment de la réalisation du transfert.
Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement.
Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si au moins un article (article 1) du devis
est géré en stock mais ne possède pas de stock, l’utilisateur est averti. De plus si la fiche de cet article (article
1) contient un article de remplacement (article 2) et que celui-ci est disponible en stock, il est proposé à
l’utilisateur de remplacer l’article (article 1) par son article de remplacement (article 2).
A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous
êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé.
Conséquences du transfert
Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez
ouvrir le/les documents générés.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ».
Dans l'onglet Détail du document...
Les documents générés comportent :
x l’intégralité des informations du document d'origine.
x en 1ère ligne la référence du document d'origine.
Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour
description :
" Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008."
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de livraison ou une Facture : Mouvement de stock négatif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock positif.
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif.
Pour chaque ligne article de type « Nomenclature de fabrication » (gérée en stock) du nouveau document de
stock, un mouvement de stock sera généré :
x Pour un Ordre de fabrication, un bon de fabrication sera généré : Mouvement de stock positif pour l'article
composé et négatif pour les composants.
x Pour un Ordre de désassemblage, un bon de désassemblage sera généré : Mouvement de stock négatif
pour l'article composé et positif pour les composants.
Dans l'onglet Échéances
Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne
d'échéance dans l'onglet échéances de la facture.
Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la
nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci.
Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le
montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les document/s généré/s par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents
d’origine.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
66
Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents
d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
COMMENT FAIRE ...?
67
Regrouper les documents
Accès : Opérations - Regrouper les documents
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes :
x Même type de document,
x Même code client ou fournisseur,
x Même civilité,
x Même nom de client ou fournisseur,
x Même adresse de facturation,
x Même adresse de livraison,
x Même taux de TVA sur les frais de port ,
S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux
de TVA appliqué soit le même sur tous les documents.
x Même remise en pied,
x Même mode de règlement.
Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout
regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à
regrouper est inférieur ou égal à 6.
Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en
document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation au regroupement de documents
Depuis la liste des documents
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou
Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande,
BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de
navigation à gauche.
Depuis la barre de navigation
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis
sélectionner l'option "Regrouper les documents".
Fenêtre de regroupement
Le regroupement passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de regroupement des documents
L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne
contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3).
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de regroupement des documents.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement.
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper
Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s)
concerné(s) par le regroupement.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
68
Les types de documents disponibles sont :
x Les Devis (vente)
x Les Commandes
x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat)
x Les Bons de retour.
La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire
Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par
défaut.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement.
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper
Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents
ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment.
Vous avez la possibilité de modifier cette sélection :
en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ;
en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération
uniquement).
Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement.
4ème étape : Choix du document à générer
Cette étape permet de choisir :
x le Type du document que vous voulez générer.
Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements
précédents :
- Les Devis peuvent être regroupés en Devis, Commande, Bon de livraison ou Factures,
- Les Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de réception ou Factures,
- Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures,
- Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures,
- Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs.
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x Regrouper les articles
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques :
o Code,
o Description,
o Prix unitaire brut,
o Montant de la remise,
o Taux de TVA,
o Unité.
x Regrouper lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
x Copier les lignes de texte
Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de
chaque document d'origine.
x Générer un sous-total par document
La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles" et « Regrouper
les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents ».
COMMENT FAIRE ...?
69
Si les options "Regrouper les articles" et « Regrouper les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents
» étaient sélectionnées, elles sont automatiquement désélectionnées.
Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type
Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les
articles appartenant au document.
x Ne pas ajouter les informations des documents d'origine
Cette option permet de ne pas afficher la ligne de texte qui référence le document d'origine dans le nouveau
document.
Exemple de ligne de texte : "Transféré de : Devis N° DE00000001 du 20/03/2012"
x Ignorer la vérification de l'adresse
Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client même si les documents ont des adresses
de facturation différentes.
L'adresse qui sera reprise sur le document généré sera l'adresse du premier document sélectionné pour le
regroupement.
x Ignorer la vérification des champs personnalisés
Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client avec des champs personnalisés sur le
document et/ou en lignes de document différents.
Le champ personnalisé qui sera repris sur le document généré sera celui du premier document sélectionné pour
le regroupement.
x SMS
Lors d’un regroupement, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de
destination est un bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine.
A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on
souhaite envoyer un SMS lors d’un regroupement, ainsi que le texte standard associé.
Lancement du regroupement
Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer.
Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si au moins un article (article 1) du devis
est géré en stock mais ne possède pas de stock, l’utilisateur est averti. De plus si la fiche de cet article (article
1) contient un article de remplacement (article 2) et que celui-ci est disponible en stock, il est proposé à
l’utilisateur de remplacer l’article (article 1) par son article de remplacement (article 2).
Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec
succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons
de l'échec du traitement.
Conséquences du regroupement
Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous
souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s.
Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé.
Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable).
Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents
pour le client B, les documents générés seront :
- Un document pour le client ou le fournisseur A
- Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la
rubrique)
Dans l'onglet Détail du document...
Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent :
o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée),
o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles),
o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte).
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Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère
ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description :
" Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008."
Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez :
o en 1ère ligne la référence du document d'origine,
o les articles du document d'origine,
o un sous-total pour le document.
Dans l'onglet Échéances
Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux
documents d’origine.
Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
COMMENT FAIRE ...?
71
Comment imprimer un document ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec
ou sans sous-détail, HT ou TTC etc...
Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression d'un document peut être activée :
x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon
de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document).
x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en
sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères
d'impression.
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