EBP Compta PRO v19 Révisions et Prévisions 2015

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Compta PRO v19 Révisions et Prévisions 2015

Associez une comptabilité complète (générale et analytique) à un outil de révisions et de prévisions. Cet outil de pilotage permet également d’évaluer tous vos projets d’investissement à l’aide d’analyses approfondies et détaillées.

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- Comptabilité PRO v19
- Prévisions 2015

Compta PRO v19

 
 
 

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Systèmes d'exploitation supportés

 

Windows XP® SP3
Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits
Windows 7®
Windows 8®32 bits et 64 bits
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des systèmes d’exploitation dont vous devez faire l'acquisition.

Configurations requises

 

Mémoire : 1 GO
Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur
Résolution écran : 1024 x 768 en 16 bits
Espace disque libre : 2 GO

EBP Compta PRO Révisions et Prévisions

Taille : 29,35 Mo
Date : 12/08/2014
Version : 19

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Guide d'installation et d'initiation 2015 - Compta Classic v19 2015, PRO v19 et Expert v19Guide d'installation et d'initiation 2015 - Compta Classic v19 2015, PRO v19 et Expert v19

Prévisions

 

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Taille : 13,08 Mo
Date : 12/08/2014
Version : 10

Télécharger
Guide d'installation et d'initiation 2014 - PrévisionsGuide d'installation et d'initiation 2014 - Prévisions

Pour les configurations à partir de 5 postes un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM). Contactez notre réseau de revendeurs.

   

 

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EBP Compta Pour Windows XP, Vista,7 ou 8 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2010 EBP Informatique, édition Juin 2012 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. 4 Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. 5 En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-devente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre 6 recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) 7  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les 8 prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. 9 En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. D. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. 10 Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous) Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement) Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document  avec une limite de 5 documents maxi par licence EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP: EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie 11 de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. Responsabilité du Client: Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 Gammes Pratic et Classic Par pack de 3 utilisateurs 3 euros HT/mois Soit 36 euros HT/an Gamme PRO Par pack de 3 utilisateurs 6 euros HT/mois Soit 72 euros HT/an Ligne PME Par pack de 3 utilisateurs 12 euros HT/mois Soit 144 euros HT/an Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation 12 anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. E. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. "Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme." Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1) Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2):  fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs  fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur  Tarifs indiqués sur le site Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. v3.3 juin 2013 13 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Compta et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le manuel, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.  Le menu ? + Rubriques d’aide pour obtenir une aide générale composée d’un sommaire. 14 Table des matières 15 TABLE DES MATIERES INSTALLATION................................................................................................. 19 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 19 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 19 1.2. Configuration requise .................................................................................. 20 1.3. Place disque nécessaire.............................................................................. 20 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 21 2.1. Installation monoposte................................................................................. 21 2.2. Installation réseau ....................................................................................... 22 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 25 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 26 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 26 4.2. Comment activer le logiciel ?....................................................................... 26 4.3. Activation manuelle du logiciel..................................................................... 27 4.4. Evaluez une version après activation........................................................... 28 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 29 5.1. Etape 1 : Nom et emplacement ................................................................... 29 5.2. Etape 2 : Identification................................................................................. 29 5.3. Etape 3 : Adresse........................................................................................ 29 5.4. Etape 4 : Contact......................................................................................... 30 5.5. Etape 5 : Dates d’exercice........................................................................... 30 5.6. Etape 6 : Rapprochement Bancaire............................................................. 30 5.7. Etape 7 : Plan Comptable............................................................................ 31 5.8. Ecran de travail ........................................................................................... 32 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 33 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 33 1.1. Les coordonnées de mon dossier................................................................ 33 1.2. Les préférences de mon dossier.................................................................. 34 1.3. Je paramètre la TVA.................................................................................... 36 1.4. Je paramètre mon plan comptable............................................................... 37 1.5. Je paramètre mes journaux ......................................................................... 42 2. COMMENT SAISIR MES ECRITURES ? ....................................................... 46 2.1. Quel mode de saisie choisir ?...................................................................... 46 2.2. La saisie non comptable.............................................................................. 46 TABLE DES MATIERES 16 2.3. La saisie guidée .......................................................................................... 52 2.4. La saisie standard ....................................................................................... 53 3. JE CONSULTE ET JE LETTRE UN COMPTE ............................................... 59 3.1. Pourquoi consulter un compte ? .................................................................. 59 3.2. Qu’est-ce que le lettrage ?........................................................................... 59 3.3. Comment lettrer mon compte client ? .......................................................... 59 3.4. Comment lettrer de façon automatique ?..................................................... 60 3.5. Comment lettrer en cours de saisie ? .......................................................... 61 4. JE POINTE MA BANQUE............................................................................... 62 4.1. Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ? ................................................ 62 4.2. Je réalise mon rapprochement bancaire...................................................... 62 5. LA DECLARATION DE TVA........................................................................... 64 5.1. Rappel : comment gérer la TVA ?................................................................ 64 5.2. La déclaration CA3...................................................................................... 64 5.3. La déclaration CA12.................................................................................... 65 6. LES IMPRESSIONS COURANTES................................................................ 67 6.1. Comment imprimer un journal ?................................................................... 67 6.2. Comment imprimer mon grand-livre ?.......................................................... 67 6.3. Comment imprimer ma balance ?................................................................ 68 7. JE REALISE LE SUIVI DE MES TIERS.......................................................... 69 7.1. Comment imprimer les retards de paiements ?............................................ 69 7.2. Comment imprimer les prévisions de règlements ?...................................... 70 7.3. Comment imprimer l’échéancier ? ............................................................... 71 7.4. Comment imprimer les lettres de relance ?.................................................. 72 8. LA CLOTURE MENSUELLE .......................................................................... 74 8.1. Qu’est-ce que la clôture mensuelle ?........................................................... 74 8.2. Comment réaliser la clôture mensuelle ?..................................................... 74 9. LES OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE ..................................................... 75 9.1. Comment imprimer mes états de fin d’exercice ? ........................................ 75 9.2. Je clôture mon exercice............................................................................... 75 10. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 79 10.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ?................................................................. 79 10.2. Comment sauvegarder ? ........................................................................... 79 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 81 1. TRAITEMENTS PARTICULIERS ................................................................... 81 1.1. La création des guides d’écritures ............................................................... 81 1.2. La gestion des abonnements....................................................................... 81 1.3. La gestion des modes de règlement ............................................................ 81 1.4. La gestion analytique................................................................................... 82 Table des matières 17 1.5. La gestion budgétaire.................................................................................. 82 1.6. Les chéquiers (version PRO)....................................................................... 82 1.7. La gestion des devises (version PRO)......................................................... 82 1.8. La gestion des immobilisations (version PRO ou produit seul)..................... 82 2. MENU QUOTIDIEN........................................................................................ 83 2.1. Les encaissements et les décaissements (version PRO)............................. 83 2.2. Le rapprochement bancaire automatique (version PRO) ............................. 83 2.3. La recherche d’écritures .............................................................................. 83 2.4. Les écritures de simulation.......................................................................... 83 2.5. Les prévisions de trésorerie......................................................................... 83 3. MENU IMPRESSIONS................................................................................... 84 3.1. Le suivi de balance mensuel (version PRO) ................................................ 84 3.2. Les statistiques et ratios de gestion (version PRO)...................................... 84 3.3. Les tableaux de gestion (version PRO) ....................................................... 84 3.4. Les listes diverses ....................................................................................... 84 4. MENU CLOTURE........................................................................................... 85 4.1. Validation des écritures ............................................................................... 85 4.2. La génération des soldes N-1...................................................................... 85 4.3. La génération des RAN provisoires ............................................................. 85 5. MENU OUTILS............................................................................................... 86 5.1. Maintenance................................................................................................ 86 5.2. Assistance comptable.................................................................................. 86 5.3. Communication entreprise-expert................................................................ 86 5.4. Les importations et exportations de données............................................... 87 INDEX................................................................................................................ 89 NOTES .............................................................................................................. 94 NOTES .............................................................................................................. 95 NOTES .............................................................................................................. 96 Avant de commencer 19 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible, veuillez patienter, vous êtes sur une file d’attente. 0821 61 2000 (0.09 €/min)  Exposez votre problème par e-mail. compta.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00  * Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. INSTALLATION 20 1.2. Configuration requise La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est la suivante :  Un Processeur Intel Pentium 4 2 gHz ou supérieur  Mémoire : 3Go  Windows XP (1) , Vista (2) ,7 ou 8 (32 bits et 64 bits) ;  Une résolution 1024 * 768 (16 bits), l’écran et la carte graphique doivent supporter cette résolution ;  Espace disque libre : 3 Go  Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows. Remarque Windows XP, Vista ou 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. (1) Services Pack Windows XP Home SP3 et Windows XP pro SP3 (2) Services Pack Windows Vista SP2 32 bits et 64 bits 1.3. Place disque nécessaire L’installation complète du logiciel nécessite 3 Go d’espace disque disponible. L’installation du dossier de démonstration prend environ 4 Mo. Pour n’installer que certains composants (par exemple, tous les composants sauf le dossier de démonstration), sélectionnez l’Installation Personnalisée et cochez uniquement les composants désirés. Comment installer mon logiciel ? 21 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 2.1. Installation monoposte Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Comptabilité pour accéder aux différentes versions du produit. 3. Cliquez sur la version souhaitée pour installer le logiciel. La procédure d’installation se lance et l’assistant apparaît. 4. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. Cochez l’option J’accepte les termes du contrat si vous acceptez la convention d’utilisation de ce produit et cliquez sur le bouton Suivant. Sinon, cliquez sur le bouton Annuler. 5. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons pour une première installation, de sélectionner Installation Complète. La copie des fichiers est ensuite lancée. Pour un fonctionnement en réseau, cliquez sur le bouton Installation personnalisée ce qui vous permettra de définir les différents répertoires d’installation (voir plus loin, paragraphe 2.2 Installation Réseau page 22). 6. Les répertoires d’installation par défaut sont : Répertoire du logiciel : C: \ PROGRAM FILES \ EBP \ COMPTA18.0 Répertoire des dossiers de démonstration : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS \ COMPTA18.0 Répertoire où les dossiers, les modèles et le répertoire Common sont stockés : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE Pour éventuellement modifier ces répertoires, choisissez l’installation personnalisée. A la fin de l’installation, cliquez sur le bouton Terminer, votre installation est effectuée. A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel avant le prochain redémarrage. INSTALLATION 22 2.2. Installation réseau 2.2.1. Liste des réseaux validés Réseaux Poste à poste Windows® XP Windows® Vista Windows® 7 Windows® 8 Serveur dédié Windows® Server 2000, Windows® Server 2003, Windows® Server 2008 2.2.2. Protocoles réseaux validés Seul le protocole TCP/IP est validé. Il faut que ce protocole soit installé sur toutes les stations et le serveur. 2.2.3. Le matériel conseillé Pour plusieurs postes connectés ou lors d’une utilisation intensive des ressources réseaux, il est obligatoire de posséder un switch à 100 Mbps. De plus, nous avons remarqué une plus grande fiabilité en utilisant un câblage de type RJ 45. N’hésitez pas à nous contacter pour des informations précises concernant les cartes réseaux validées. Attention Nous déconseillons l’utilisation de réseau sans fil. Ce type de réseau présente un manque de fiabilité et ne présente pas une vitesse de réseau suffisante. Donc, nous ne validons pas l’utilisation de ce produit en réseau avec ce matériel. Comment installer mon logiciel ? 23 2.2.4. Installation et configuration en réseau poste à poste 1. Avant de commencer l’installation, vous devez choisir un PC qui tiendra le rôle de serveur de données. Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation réseau du logiciel en laissant les répertoires par défaut (mais vous pouvez choisir un autre lecteur) : Répertoire du logiciel  C:\ PROGRAM FILES \ EBP \ COMPTA18.0 Répertoire des dossiers de démonstration  C:\DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS \ COMPTA18.0 Répertoire des données  C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ PARTAGE 2. Ensuite, sur les stations qui utiliseront le logiciel, créez un lecteur réseau qui pointe vers le répertoire EBP de la station serveur. Pour cela ouvrez le Voisinage Réseau par l’Explorateur Windows, double cliquez sur la station serveur et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire EBP (vous pouvez aussi cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés) et choisissez "Se connecter à un lecteur réseau ". Assignez une lettre et cochez la ligne "Se reconnecter au démarrage" (vous pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés). Puis faites une installation avec l'option réseau du logiciel sur tous les PC concernés, en modifiant les répertoires suivants (en admettant que X: correspond au lecteur réseau précédemment créé) : Répertoire du logiciel  C:\PROGRAM FILES\EBP\COMPTA18.0 Répertoire des dossiers de démonstration  C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS \ COMPTA18.0 Répertoire des données  X:\PARTAGE 2.2.5. Installation et configuration en réseau Client / Serveur L'installation en mode Client / Serveur est différente de l’installation en mode poste à poste car elle nécessite un serveur dédié. Pour de plus amples informations sur cette installation, consultez la procédure disponible sur le CD d’installation dans le répertoire Produits \ Outils \ Réseau. INSTALLATION 24 2.2.6. Mises à jour et nouvelles versions Si vous recevez une mise à jour de ce logiciel, il vous faut impérativement installer cette mise à jour sur tous les postes où est installé le logiciel. 2.2.7. Problème d’utilisation IMPORTANT Nous vous rappelons qu'il est impératif que votre réseau fonctionne correctement pour que votre logiciel fonctionne lui aussi correctement. Ainsi si vous rencontrez des problèmes (même très aléatoires) lors de l’utilisation de votre logiciel, vérifiez votre réseau dans sa globalité : les câbles réseaux, les cartes réseaux, procurez-vous la dernière version du pilote de votre carte réseau. Si possible, essayez d'isoler le poste de travail qui pose problème. Pour ce faire, travaillez sur un poste à la fois pour déterminer lequel est à l'origine des problèmes. Comment lancer mon logiciel ? 25 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Lancez le produit :  Soit à partir du bureau, en double-cliquant sur l’icône;  Soit par Démarrer + Programmes + EBP + Compta 18.0. Au lancement du produit, un écran d’accueil vous permet :  D’essayer le logiciel en version d’évaluation ;  D’activer le logiciel. INSTALLATION 26 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel Compta reste en version d’évaluation. Plusieurs versions sont proposées :  Version Immobilisations,  Version Millésime,  Version Pro,  Version Pro révisions et prévisions. Cela signifie que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, certaines fonctions du logiciel seront limitées. Pour guider votre choix, vous pouvez cliquer sur le lien Comparez les différentes versions de EBP Compta de l’écran de bienvenue. Ce lien vous renverra sur le site Web EBP. Pour plus d’informations sur l’activation de votre logiciel Compta, reportez-vous aux paragraphes 4.2 et 4.3. Remarque Le logiciel contient un dossier de Démonstration pré-rempli vous permettant de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du produit selon la version d’évaluation que vous avez choisie (Millésime, Pro). Il est fortement recommandé d’ouvrir ce dossier afin de vous familiariser avec le logiciel et ses différentes fonctionnalités avant de créer votre propre dossier. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur la société de Démonstration ou Créez un dossier. En version d’évaluation, vous avez la possibilité de travailler sur votre dossier de Compta REEL, que vous continuerez d’utiliser ensuite après activation. Etant précisé que vous ne devez en aucun cas utiliser le dossier de Démonstration en guise de dossier REEL. Attention Si vous travaillez sur votre dossier de Compta REEL en version d’évaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetée (Millésime, Pro) est la même que la version avec laquelle vous avez créé votre dossier. 4.2. Comment activer le logiciel ? Comment activer mon logiciel ? 27 Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir continuer à utiliser toutes les fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour obtenir votre code d’activation. 4.3. Activation manuelle du logiciel Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes :  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le nom que vous avez communiqué en respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules).  Numéro de licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel.  Clé Web Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît : FELICITATIONS, la procédure d’activation est terminée, vous pouvez désormais utiliser votre logiciel. Attention Si le code saisi n’est pas valide, le message suivant apparaît : Vérifiez que vous n’avez pas fait d’erreur de frappe dans le code. Vérifiez que vous avez saisi exactement le même nom que celui que vous avez transmis à EBP. INSTALLATION 28 4.4. Evaluez une version après activation Si votre logiciel est activé, vous disposez à tout moment de la possibilité de revenir en version d’évaluation grâce au menu ? + Revenir en version d’évaluation afin d’évaluer une autre version de Comptabilité et Facturation que celle que vous avez achetée. Votre logiciel est alors temporairement désactivé. Après cette nouvelle évaluation, vous pouvez soit :  Réactiver votre produit tel qu’il était avant en cliquant sur le lien Activez votre logiciel de l’écran de bienvenue. Il est alors activé sans suivre de procédure d’activation puisque votre code a été conservé.  Activer le logiciel avec la nouvelle version que vous avez achetée. Vous devez alors suivre les étapes des paragraphes 4.2 ou 4.3. Comment créer mon dossier ? 29 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? La première étape pour commencer à travailler est la création de votre dossier de travail. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur Créer un nouveau dossier ou utilisez le menu Dossier + Nouveau ou l’icône . Grâce au bouton Suivant, parcourez les différentes étapes : 5.1. Etape 1 : Nom et emplacement Saisissez votre raison sociale, qui apparaîtra sur tous vos documents imprimés. Le logiciel vous affiche automatiquement l’emplacement de votre dossier sur le disque. 5.2. Etape 2 : Identification Certaines informations d’identification de la société sont indispensables pour l’établissement de la déclaration de TVA. Il s’agit du numéro Siret, du numéro de TVA et du code APE. Vous pouvez, si vous le souhaitez, saisir le statut de votre société, ou le sélectionner dans une liste en cliquant sur l’icône . Le n° MSA correspond au numéro de la Mutualité Sociale Agricole, et ne concerne que les entreprises agricoles. Le NAF signifie Numéro d’Appartenance Française. Il s’agit du numéro appelé auparavant numéro d’APE. 5.3. Etape 3 : Adresse L’adresse de la société est indispensable pour l’impression de la déclaration de TVA. Elle apparaîtra également sur les lettres de relance, les états préparatoires au bilan et au compte de résultat … Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième. INSTALLATION 30 5.4. Etape 4 : Contact Vous pouvez saisir ici les coordonnées du contact de votre société. 5.5. Etape 5 : Dates d’exercice Il s’agit d’indiquer ici vos dates d’exercices. Vous pouvez taper directement la date, ou cliquer sur l’icône pour sélectionner la date dans un calendrier. Attention La date de début de l’exercice ne sera pas modifiable par la suite (sauf par une clôture annuelle). Vous ne devez pas vous tromper. Le logiciel calcule automatiquement une date maximum de saisie 12 mois après la date de fin d’exercice : cela vous permettra de commencer à saisir sur l’exercice suivant, sans faire de clôture annuelle. 5.6. Etape 6 : Rapprochement Bancaire Afin de suivre au mieux votre banque, vous pourrez réaliser dans le logiciel l’opération de pointage des écritures de banque, appelée « rapprochement bancaire ». Le type de rapprochement à choisir dépend de la façon dont vous réaliserez vos journaux de banque. Si vous êtes débutant en Comptabilité, vous pouvez passer à l’étape suivante. En effet, si vous décidez un jour de mettre en place le rapprochement bancaire, il sera alors temps de paramétrer le logiciel, car ce qui est sélectionné dans cette étape n’est pas irréversible. En comptabilité, tous les journaux sont dits équilibrés, c’est-à-dire que la colonne « Débit » est toujours égale à la colonne « Crédit ». Dans les journaux de banque, la contrepartie (qui permet d’équilibrer le journal) se fait sur un compte de banque (512). Vous devrez choisir le mode de contrepartie de vos journaux de banque :  La contrepartie « ligne à ligne », qui signifie une contrepartie à chaque règlement. Exemple : Comment créer mon dossier ? 31 Si vous êtes dans ce cas, vous devez choisir le rapprochement bancaire par Compte, car vous pointerez le contenu des comptes de banque.  La contrepartie « pied de journal », qui signifie une contrepartie globale chaque mois. Exemple : Si vous êtes dans ce cas, vous devez choisir le rapprochement bancaire par Journaux, car vous pointerez le contenu des journaux de banque. 5.7. Etape 7 : Plan Comptable Le logiciel crée pour vous un plan comptable. Bien entendu, cette liste sera par la suite entièrement paramétrable (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.4 Je paramètre mon plan comptable page 37). INSTALLATION 32 5.8. Ecran de travail Une fois le dossier créé, l’écran se présente ainsi : Volet de navigation : ce menu vous permet d’accéder rapidement aux options les plus courantes. Il peut être fermé et réactivé par le menu Affichage. Barre de menu Barre d’outils Tableau de bord : ce tableau s’affichera la prochaine fois que vous ouvrirez votre dossier, et vous donne des informations sur votre comptabilité (F1 pour plus d’informations). Comment initialiser mon dossier ? 33 PRISE EN MAIN 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 1.1. Les coordonnées de mon dossier Afin de modifier les coordonnées saisies lors de la création du dossier, accédez aux Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Les « onglets » correspondent aux différents intercalaires positionnés en haut de la fenêtre. 1.1.1. Onglets Adresse, Contact, Identification et Dossier Vous retrouvez ici les informations saisies lors de la création de votre dossier, ainsi que l’emplacement du dossier. Pour une déclaration de TVA correcte, vous devez impérativement renseigner l’adresse de la société, le Siret, le numéro de TVA et le code NAF. 1.1.2. Onglet Sécurité Vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer un mot de passe d’accès à votre dossier. Dans ce cas, cochez la case Dossier protégé par mot de passe, et saisissez-le dans les deux cases suivantes. Attention Les majuscules et les minuscules sont considérées comme des lettres différentes. Le mot de passe sera demandé à chaque ouverture du dossier. Ne l’oubliez pas !!! PRISE EN MAIN 34 1.1.3. Onglet Expert Renseignez ici, si vous le souhaitez, les coordonnées de votre expert comptable, afin de les retrouver facilement grâce au logiciel. 1.1.4. Onglet Trésor public Saisissez ici toutes les informations indispensables à l’établissement de votre déclaration de TVA. Vous trouverez toutes ces informations sur la première page d’une de vos déclarations. Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième. 1.2. Les préférences de mon dossier Avant de commencer à travailler, il est nécessaire de paramétrer le fonctionnement général de votre logiciel. Accédez pour cela à l’option Préférences du menu Dossier + Propriétés. Ici, seules les options indispensables à l’utilisation de base du logiciel sont détaillées. Pour des informations sur le paramétrage des options avancées, placezvous dans l’onglet concerné et accédez à l’aide en ligne par la touche F1. Astuce Pour retrouver facilement une information dans l’aide en ligne, cliquez sur le bouton Rubriques d’aide, et utilisez l’onglet Index pour taper le mot clé de la rubrique recherchée (recherche intuitive). 1.2.1. Onglet Divers  Choisissez la devise de votre dossier, généralement l’Euro. Comment initialiser mon dossier ? 35 1.2.2. Onglet Saisie  Afin d’être positionné automatiquement sur le premier mois de l’exercice en saisie ou consultation du journal des à nouveaux, cochez la case Saisie AN sur le 1er mois de l’exercice.  Pour réaliser le lettrage en cours de saisie standard des écritures de règlements, cochez la case Lettrage en cours de saisie. Attention Ce choix est incompatible avec la gestion des échéances. Cela signifie que si l’une des options Une seule échéance ou Echéancier détaillé est sélectionnée, la fenêtre de lettrage en cours de saisie ne s’affichera pas, car le lettrage se fera par échéancier.  Si vous souhaitez que le logiciel rééquilibre un journal par une écriture sur un compte d’attente (470) lorsque vous tenterez de quitter un journal déséquilibré, laissez la case Equilibrage virtuel des journaux cochée. Si vous préférez ne pas pouvoir quitter un journal tant qu’il n’est pas équilibré, ce qui est une solution plus sûre, décochez cette case.  Si vous laissez la case Avertissement sur montants négatifs cochée, cela signifie qu’un message apparaîtra lors de la saisie de montants négatifs, ce qui peut vous éviter une erreur de saisie.  Si vous souhaitez saisir la date d’échéance de vos factures clients et fournisseurs, pointez, dans la zone Echéances, la case Une seule échéance. Dans le cas contraire, laissez la case Aucune pointée. La case Echéancier détaillée, disponible uniquement en version PRO, permet de saisir plusieurs dates d’échéance par facture, ce qui alourdit la saisie.  Le dernier champ permet d’automatiser les libellés des écritures dans la saisie standard des écritures. Pointez Intitulé du compte saisi, si vous préférez voir l’intitulé du compte en libellé. Pointez Libellé de la première écriture, si vous souhaitez avoir le même libellé sur toutes les lignes d’une même écriture, ce qui correspond au paramétrage le plus fréquemment adopté. PRISE EN MAIN 36 1.2.3. Onglet Saisie non comptable Paramétrez cet onglet si vous souhaitez utiliser la saisie non comptable. Il s’agit d’options permettant de saisir des factures clients et fournisseurs, des tickets Z de caisse (ventes comptoir), et des règlements sans aucune notion comptable. Renseignez les comptes et les journaux à utiliser, au besoin, référez vous à votre expert comptable. 1.2.4. Onglet Consultation  Cet onglet permet de paramétrer les dates les plus fréquemment choisies dans l’option de consultation de comptes. Les dates proposées par défaut conviennent généralement, d’autant plus que la période sera modifiable directement dans l’option de consultation.  Pour suivre les impayés, il est indispensable de réaliser un pointage entre les factures et les règlements, que ce soit côté clients ou fournisseurs, et ce afin de connaître les factures impayées, c’est-à-dire celles qui n’auront pas été pointées. Cette opération s’appelle le lettrage. Cependant, il peut arriver d’avoir un léger écart entre une facture et un règlement, de quelques centimes par exemple. Dans ce cas, en comptabilité, il faut saisir une écriture de la différence, afin de ne pas considérer la facture comme étant due. Pour automatiser la passation de cette écriture, saisissez un montant dans la case Ecart maximal autorisé pour le lettrage approché manuel (généralement un petit montant). 1.2.5. Onglet Exercice Vous retrouvez ici les dates d’exercice choisies lors de la création du dossier. 1.2.6. Onglet Création Si le type de rapprochement bancaire n’a pas été choisi correctement lors de la création du dossier, vous pouvez changer ici ce paramètre. Choisissez cela en fonction du mode de contrepartie de vos journaux de banque :  En contrepartie « pied de journal », c’est-à-dire avec une contrepartie globale chaque mois, pointez par Journaux.  En contrepartie « ligne à ligne », c’est-à-dire avec une contrepartie à chaque règlement, pointez par Compte. Pour les autres onglets ou options, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. 1.3. Je paramètre la TVA Comment initialiser mon dossier ? 37 Pour paramétrer la TVA, pour la saisie des écritures et la déclaration de TVA, accédez à l’option Racines des comptes du menu Dossier + Propriétés. Le bouton Taux de TVA vous permet de paramétrer les différents taux que vous utilisez. Les champs TVA sur Achats et TVA sur Ventes vous permettent de pointer les modes de TVA les plus fréquemment utilisés :  « Débits » signifie que la TVA sera à déclarer lors de la saisie de la facture.  « Encaissements » signifie que la TVA sera à déclarer lors de la saisie du règlement. En cas de TVA mixte (gestion des deux types de TVA), il faudra scrupuleusement paramétrer les comptes de TVA (voir paragraphe 1.4.4 Comment paramétrer un compte de TVA ? page 41), et ce que vous pointez ici ne sera pas déterminant. Cette option fait apparaître également toutes les racines du plan comptable. Ces informations n’ont généralement pas à être modifiées. 1.4. Je paramètre mon plan comptable 1.4.1. Qu’est-ce qu’un compte ? PRISE EN MAIN 38 Selon le Francis Lefebvre Comptable, un compte permet « de suivre dans le détail les variations et les opérations affectant les biens, les dettes, les charges, les produits, les profits et les pertes ». Toutes les opérations doivent être enregistrées dans les comptes afin qu’elles soient classées selon leur nature économique. Exemples  Un compte client regroupe toutes les opérations relatives à ce client, soit toutes ses factures et tous ses règlements.  Un compte de banque regroupe tous les flux d’entrées et de sorties d’un compte bancaire.  Un compte de charges regroupe toutes les opérations d’achats, d’impôts, de taxes etc. Le plan comptable regroupe un ensemble de comptes. 1.4.2. Le plan comptable de mon entreprise Le plan comptable est accessible par l’option Plan Comptable Entreprise du menu Données, ou par l’icône . Vous obtenez la fenêtre suivante : Comment initialiser mon dossier ? 39 Chaque onglet regroupe des comptes d’une même catégorie. C’est la « racine » du compte, c’est-à-dire le début du numéro de compte, qui définit à quelle catégorie appartient le compte : Catégorie (onglets) Racine (début du numéro) Capitaux 1 Immobilisations 2 Stocks 3 Fournisseurs 40 Clients 41 Autres Tiers 42 à 49 Finances 5 Achats 6 Ventes 7 Clôture 8 1.4.3. Comment créer un client ? Vous souhaitez ajouter au plan comptable votre client « Société Dupont ». Pour réaliser cela, cliquez sur le bouton Nouveau. Un compte client commence par la racine 411. Saisissez le numéro, ainsi que le libellé du compte : Le numéro et le libellé du compte sont les deux champs devant être obligatoirement saisi. Les autres champs sont facultatifs :  Automatiquement, le logiciel vous positionne dans l’onglet Adresse. Saisissez l’adresse du client si vous souhaitez la stocker dans le logiciel. Elle apparaîtra ensuite sur les lettres de relance. PRISE EN MAIN 40  Dans l’onglet Divers, la zone Lettrage (pointage des factures et des règlements) vous permet d’autoriser le lettrage manuel, automatique (lettrage réalisé par une option du logiciel) et approché (pour gérer les petits écarts de règlement). Par défaut, ces options sont cochées, les trois types de lettrage sont autorisés.  Toujours dans l’onglet Divers, la zone Comptes associés vous permet d’associer votre client à un compte de TVA et à un compte de produit, afin de gagner un temps considérable en Saisie Standard, lors de la saisie des factures sur ce compte.  Dans l’onglet Contact, vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer les coordonnées du contact chez votre client. Cependant, ces informations n’apparaîtront nulle part par la suite.  Les onglets Soldes, Graphe et Infos vous permettent respectivement de consulter les soldes du compte, l’évolution du compte sous forme de graphe, et de saisir des commentaires. Pour des informations sur des onglets ou options non décrites ici, accédez à l’aide en ligne par la touche F1. Créez vos autres comptes clients ou fournisseurs selon le même modèle. Cependant, ce travail étant fastidieux, vous pouvez attendre de saisir des écritures : en effet, lors de la saisie, vous aurez la possibilité de créer les comptes inexistants au fur et à mesure. Comment initialiser mon dossier ? 41 1.4.4. Comment paramétrer un compte de TVA ? Ce paramétrage est utile pour la saisie des écritures et la déclaration de TVA. Dans l’onglet Autres Tiers, cliquez sur le compte « 445661 », puis sur le bouton Modifier. Vous pouvez également double-cliquer sur le compte. Vous obtenez l’écran suivant : Vous retrouvez le numéro et le libellé déjà renseignés. Vous remarquez que le libellé peut être modifié : il en est de même pour tous les autres comptes. Cependant, le numéro est grisé : vous ne pouvez pas le modifier. Si un numéro de compte ne vous convient pas, vous devez supprimer le compte (bouton Supprimer) et le recréer (bouton Nouveau) avec un autre numéro. Les particularités d’un compte de TVA s’affichent dans l’onglet Divers : le type d’opération (France), le taux (19,60), le type (Débits) et le type d’achat. PRISE EN MAIN 42 Pour gérer correctement la déclaration de TVA, vous devez créer un compte par type et par taux, selon les modes de TVA que vous gérez. Créez par exemple le compte 445661 pour la TVA sur Débits, le compte 445662 pour la TVA sur Encaissements, et 445663 pour la TVA intracommunautaire (UE). 1.5. Je paramètre mes journaux 1.5.1. Qu’est-ce qu’un journal ? Toutes les opérations doivent être enregistrées d’une part dans les comptes, et d’autre part dans les journaux, afin qu’elles soient classées par ordre chronologique. Chaque journal est spécialisé dans l’enregistrement d’une certaine catégorie d’opérations : les achats, les ventes, la banque, la caisse, les opérations diverses, les à nouveaux. 1.5.2. Comment paramétrer mon journal d’achats ? Accédez à la liste des journaux par l’option Journaux du menu Données. Les journaux affichés correspondent aux journaux créés par le logiciel lors de la création de votre dossier. Cliquez sur le journal AC, Achats de marchandises, puis sur le bouton Modifier, ou doublecliquez dessus : Comment initialiser mon dossier ? 43 Le code et le type du journal ne sont pas modifiables. Par contre, vous pouvez si besoin modifier le libellé.  Dans l’onglet Général, vous avez la possibilité de paramétrer le type de numérotation des pièces. En effet, chaque écriture sera référencée par un numéro, qui sera par exemple le numéro de facture. Cependant, il peut s’agir d’une numérotation autre, selon votre mode de fonctionnement. Si vous souhaitez saisir le numéro de pièce à chaque écriture, laissez la numérotation Manuelle. Pour obtenir une numérotation automatique, choisissez Continue ou Périodique (une numérotation par mois).  Vous pouvez également paramétrer le libellé de l’écriture, comme dans les préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 35).  Dans votre journal d’achats, vous allez fréquemment utiliser les mêmes comptes comptables : par exemple, le même compte de TVA. Afin de gagner du temps PRISE EN MAIN 44 lors de la saisie standard des écritures, nous allons créer un raccourci pour le compte de TVA 445661 (TVA sur biens et services 19,60). Pour cela, dans l’onglet Raccourcis, dans le champ Raccourcis Comptes, cliquez sur le bouton Ajouter. Choisissez la lettre « T » comme TVA (mais vous pouvez choisir une autre lettre ou même un chiffre) et indiquez le compte de TVA. En saisie standard, vous pourrez faire appel au compte par le raccourci [Ctrl] + [T]. Validez par OK. Validez les modifications du journal d’achats par OK. Paramétrez le journal de ventes de la même façon. Comment initialiser mon dossier ? 45 1.5.3. Comment créer mon journal de banque ? Vous pouvez utiliser les journaux de banque par défaut (BP et BS), ou créer un nouveau journal. Pour cela, cliquez sur le bouton Nouveau. Saisissez le code du journal de banque, en reprenant les initiales d’une des banques de la société, afin de différencier toutes les banques. Choisissez le type Trésorerie, et tapez le libellé de la banque :  Comme pour le journal d’achats, choisissez le type de numérotation des pièces.  Dans un journal de trésorerie, la contrepartie se fait toujours sur le compte de banque ou de caisse. Le champ Contrepartie vous permet de programmer une contrepartie automatique :  Choisissez le mode de contrepartie, Ligne à Ligne ou Pied de Journal :  Ligne à Ligne : une contrepartie à chaque écriture,  Pied de Journal : une contrepartie globale chaque mois.  Indiquez le compte de banque (par exemple 5121). De cette façon, en saisie standard, le logiciel passera lui-même l’écriture de contrepartie. Enregistrez le journal par OK. Paramétrez de la même façon vos autres banques et caisses. Pour des informations sur les options ou onglets non décrits, utilisez l'aide en ligne par la touche F1. PRISE EN MAIN 46 2. COMMENT SAISIR MES ECRITURES ? 2.1. Quel mode de saisie choisir ? Dans la partie précédente, comptes et journaux ont été créés et paramétrés. En effet, les écritures vont être saisies dans des comptes et dans des journaux. Cependant, si vous n’êtes pas encore familiarisés avec ces notions, EBP Comptabilité vous propose différents niveaux de saisie :  La saisie non comptable, qui vous permet de saisir factures clients et fournisseurs, tickets Z de caisse (ventes comptoir), et règlements sans notion comptable : reportez-vous à la partie suivante 2.2.  La saisie guidée, qui vous permet de saisir des factures, des règlements, des opérations diverses, dans une grille de saisie qui vous guide et vous empêche de vous tromper : reportez-vous à la partie 2.3 page 52.  La saisie standard, qui nécessite un minimum de connaissances comptables, et vous permet de saisir en toute liberté n’importe quelle écriture comptable : reportez-vous à la partie 2.4 page 53. En version PRO, vous pouvez également utiliser la Saisie au Kilomètre. 2.2. La saisie non comptable Il s’agit de saisir, sans notion comptable, les factures clients et fournisseurs, les tickets Z de caisse (ventes comptoir) et les règlements. La saisie des ventes comptoir intègre la saisie des ventes et des dépôts en banque. L’option de saisie des règlements ne concerne pas les règlements des ventes comptoir, mais les autres règlements (règlement d’une facture de vente, règlement d’un fournisseur, règlement d’une note de frais…) Rappel Les comptes et journaux utilisés dans ces options doivent être paramétrés dans l’onglet Saisie non comptable des préférences du dossier (Dossier + Propriétés + Préférences). Comment saisir mes écritures ? 47 2.2.1. Facture d’achat et facture de vente Comment saisir une facture d’achat ? Munissez-vous de la facture d’un fournisseur et accédez à la saisie par l’option Mes Achats du menu Quotidien. L’écran est partagé en deux parties : en haut, la liste des factures, en bas, le détail d’une facture. En haut de la fenêtre, sélectionnez le mois de votre facture, puis cliquez sur le bouton Nouvelle Facture : la partie de l’écran intitulée Détail d’une facture devient active, et se nomme Nouvelle facture d’achat. Astuce Déplacez-vous d’un champ à l’autre grâce à la touche Tabulation  ou Entrée. Ainsi vous passerez sur chaque champ sans en oublier, et la saisie sera plus rapide.  Choisissez le type de la facture : HT ou TTC, selon que vous voulez saisir les montants HT ou TTC, sachant que dans les deux cas la TVA pourra être calculée.  Saisissez le jour de la facture dans le champ Jour.  Saisissez le numéro de la facture dans le champ N° de pièce.  Dans le champ Fournisseur, sélectionnez le fournisseur de la facture en cliquant sur la flèche . Vous pouvez également taper la première lettre du nom du fournisseur, et les faire défiler un par un grâce à la touche  .  Le champ Description correspond à la description de la facture. Par défaut, le nom du fournisseur y est automatiquement repris, mais vous pouvez bien sûr saisir une autre information.  Saisissez ensuite le total HT de la facture, ou TTC selon le type de la facture.  En appuyant sur la touche Tabulation ou Entrée, un message s’affiche dans le tableau de ventilation des montants de la facture : pour ajouter une ventilation.  Appuyez sur la touche Inser de votre clavier afin qu’une nouvelle ligne s’affiche. Vous pouvez également utiliser la touche  de votre clavier numérique.  Sélectionnez une des natures d’achat de la facture, le montant HT et le type de TVA. Le montant de la TVA se calcule automatiquement, mais il est nécessaire de vérifier sa concordance avec celui de la facture. Une fois dans la colonne PRISE EN MAIN 48 Montant TVA, vous devez valider la ligne en appuyant une fois de plus sur la touche Tabulation ou Entrée.  Saisissez toutes les ventilations nécessaires.  Une fois toutes les ventilations saisies, cliquez sur La facture s’ajoute alors dans la liste des factures, et vous êtes prêt à saisir la facture suivante. Comment saisir une facture de vente ? Le principe est identique à la saisie des factures d’achat. Accédez à la saisie par l’option Mes Ventes du menu Quotidien + Mes Ventes. Vous obtenez un masque de saisie similaire à l’option Mes Achats. Comment saisir un avoir ? Il suffit de saisir une facture avec des montants négatifs. Comment saisir un escompte et une remise ? Dans une facture d’achat, il suffit d’utiliser les natures d’achat appropriées, soient « Rabais, remises et ristournes obtenus sur achat », et « Escomptes obtenus » : Dans une facture de vente, utilisez les natures de vente suivantes : « Rabais, remises et ristournes accordés par l’entreprise », et « Escomptes accordés ». Comment corriger une facture ? Comment saisir mes écritures ? 49 En haut de la fenêtre, sélectionnez le mois auquel appartient la facture. Il suffit ensuite de cliquer sur la facture à modifier, puis sur le bouton Corriger la facture. Le détail de la facture est alors accessible. Une fois les modifications saisies, cliquez sur Enregistrer la facture. 2.2.2. Comment saisir mes ventes comptoir ? Munissez-vous d’un ticket Z de caisse, et accédez à la saisie par l’option Mes Ventes Comptoir du menu Quotidien + Mes Ventes. Cette option va vous permettre de saisir la vente, les entrées en caisse et les dépôts en banque. Choisissez le mois de saisie. Vous obtenez un tableau mensuel, dans lequel chaque ligne correspond à un jour. Cliquez sur le jour de votre ticket, puis sur le bouton Ajouter. Une nouvelle fenêtre s’ouvre alors : il s’agit d’un assistant composé de trois étapes. Les saisies se font dans cet assistant. Etape 1 : Ventilation par mode de règlement Dans cette étape, saisissez les montants des recettes du jour par mode de règlement. Etape 2 : Ventilation par nature de vente Cette étape vous permet de ventiler vos ventes par nature de vente et par taux de TVA. Appuyez sur la touche Inser ou  pour démarrer. Sélectionnez une nature de vente grâce au bouton . Déplacez-vous d’une colonne à l’autre grâce à la touche Tabulation  ou Entrée, et saisissez toutes les ventilations de votre ticket Z : PRISE EN MAIN 50 Etape 3 : Remise en banque Dans cette étape, saisissez les montants remis en banque, par mode de règlement, et cliquez sur Terminer. Les sommes non déposées en banque seront reportées dans les saisies suivantes : Pour visualiser les entrées en caisse et les dépôts en banque, accédez à la caisse ou à l’une des banques par le menu Quotidien + Ma Trésorerie. Vous ne devez donc pas ressaisir les règlements dans le module Ma Trésorerie. 2.2.3. Comment saisir un règlement ? Accédez à l’option souhaitée (Ma Caisse, Ma Banque Principale ou Mon Autre Banque) par le menu Quotidien + Ma Trésorerie. Je saisis une dépense Sélectionnez le mois du règlement et cliquez sur le bouton Nouvelle dépense.  Saisissez le jour du règlement, et si besoin, le n° de chèque (ce champ est grisé pour la caisse).  Selon le cas, sélectionnez Règlement fournisseur ou Autre charge ou frais :  Règlement fournisseur : Le règlement est destiné à un fournisseur. La facture du fournisseur, TVA comprise, aura été préalablement saisie.  Autres charges ou frais : Le règlement n’est pas rattaché à un fournisseur habituel ou la facture correspondante n’a pas été préalablement saisie (frais postaux, frais de déplacement, de restaurant …). Ce choix vous permet de saisir la TVA.  Saisissez la description et le montant du règlement. Dans le cas d’une autre charge, indiquez le type et le montant de la TVA. Comment saisir mes écritures ? 51 Validez ensuite le règlement par la touche Ajouter. Le règlement s’affiche dans le tableau, précédé de la lettre D, et vous êtes prêt à saisir la dépense suivante. Je saisis une recette Sélectionnez le mois du règlement et cliquez sur le bouton Nouvelle recette.  Saisissez le jour du règlement.  Selon le cas, sélectionnez Règlement client ou Autre recette.  Saisissez la description et le montant du règlement. Dans le cas d’une autre recette, indiquez le type et le montant de la TVA. Validez ensuite le règlement par la touche Ajouter. Le règlement s’affiche dans le tableau, précédé de la lettre R, et vous êtes prêt à saisir la recette suivante. Je saisis un bordereau de remise en banque Plutôt que de saisir les chèques d’un bordereau un par un par le bouton Nouvelle recette, saisissez-les en une fois par le bouton Nouveau bordereau. Saisissez le jour de la remise, le numéro de la remise, et le libellé. Dans le tableau des chèques remis, appuyez comme indiqué sur la touche Inser pour ajouter une ligne. Sur chaque ligne, sélectionnez le client, et saisissez les différentes informations. Une fois tous les chèques saisis, contrôlez le total qui s’affiche dans le champ Total de la remise, et cliquez sur la touche Ajouter. La ligne qui s’affiche dans le tableau est précédée de la lettre B. Je pointe mes écritures Utilisez la colonne P afin de pointer les règlements constatés sur vos relevés de banque, par un simple clic de la souris : PRISE EN MAIN 52 2.3. La saisie guidée 2.3.1. Intérêt de la saisie guidée Si vous ne maîtrisez pas totalement la comptabilité, vous trouverez de nombreux avantages à la saisie guidée :  Sélection automatique du journal  Proposition des numéros de comptes  Positionnement automatique au débit ou au crédit  Libellés pré-paramétrés  Gain de temps Au fur et à mesure de l’enregistrement des écritures, vous les visualisez telles qu’elles apparaissent en saisie standard, ce qui vous familiarise avec cette option. 2.3.2. Principe du débit et du crédit Il s’agit d’une règle qui prévoit d’utiliser, plutôt que les signes arithmétiques + et -, une colonne pour les augmentations, et une colonne pour les diminutions. Par convention, la partie gauche est appelée « débit » et la partie droite « crédit ». En saisie guidée, l’un des deux champs est grisé, afin de ne pas saisir par erreur dans la mauvaise colonne. 2.3.3. Comment saisir une facture d’achat ? Accédez à la saisie guidée :  Par la barre d’outils :  Ou par le volet de navigation :  Ou par la barre de menu : Quotidien + Saisie guidée Vous obtenez une liste de guides pré-paramétrés. Dans la partie droite de l’écran, vous pouvez sélectionner la liste de base qui ne contient que les guides essentiels, ou la liste développée qui contient tous les guides. Les onglets vous permettent d’accéder à la saisie de vos achats, de vos ventes, de votre trésorerie et de vos opérations diverses. Munissez-vous de la facture d’un de vos fournisseurs. Dans l’onglet Mes achats, cliquez sur le guide FACTURE, Facture d’achat, puis sur le bouton Saisir, ou double-cliquez dessus pour accéder à la saisie. L’écran est divisé en deux parties : la saisie s’effectue en haut de la fenêtre, les écritures enregistrées apparaissent en bas de la fenêtre. Utilisez la touche Tabulation ou Entrée pour passer d’une case à l’autre. Le logiciel vous propose par défaut de saisir dans le journal d’achats AC. Comment saisir mes écritures ? 53  Saisissez la date de la facture dans le champ Date écriture.  Saisissez la date d’échéance dans le champ Echéance.  Saisissez le numéro de la facture dans le champ N° de Pièce.  Vous accédez ensuite au champ N° de Compte. Un message vous indique ce que vous devez faire : Il s’agit d’indiquer le compte de votre fournisseur. Il suffit de cliquer sur l’icône pour accéder au plan comptable ; Si le compte du fournisseur n’a pas été créé préalablement, cliquez sur le bouton Nouveau .  Il ne vous reste plus qu’à saisir le montant TTC de la facture : la TVA et le HT se calculent automatiquement.  Cliquez sur Ajouter pour valider votre saisie : un message vous confirme l’enregistrement des écritures, et elles apparaissent automatiquement dans la liste des écritures placée en bas de la fenêtre. Vous pouvez saisir la facture suivante, ou changer de guide pour saisir un autre type d’opération. 2.3.4. Comment modifier les écritures saisies ? Pour modifier une écriture enregistrée en saisie guidée, il vous suffit de double-cliquer sur la ligne concernée, dans la liste des écritures en bas de la fenêtre. Le logiciel bascule instantanément dans l’option de saisie standard, dans laquelle vous pouvez modifier chaque élément composant l’écriture (date, n° de pièce, compte …). La touche Suppr du clavier permet de supprimer la ligne. Pour plus d’informations sur la saisie standard, consultez la partie suivante. Pour des informations sur la modification des guides d’écritures, la création ou l’exportation des guides, veuillez consulter l’aide en ligne mot clé Guides d’écritures. 2.4. La saisie standard 2.4.1. Principe du débit et du crédit PRISE EN MAIN 54 Il s’agit d’une règle qui prévoit d’utiliser, plutôt que les signes arithmétiques + et -, une colonne pour les augmentations, et une colonne pour les diminutions. Par convention, la partie gauche est appelée « débit » et la partie droite « crédit ». En saisie standard, le curseur se positionnera automatiquement dans la bonne colonne selon le type de journal et le type de compte choisi. Cependant, rien ne vous empêchera de saisir dans la colonne inverse (saisie d’un avoir). 2.4.2. Comment saisir une facture de vente ? Accédez à la saisie standard :  Par la barre d’outils :  Ou par le volet de navigation :  Ou par la barre de menu : Quotidien + Saisie Standard Munissez-vous du double d’une facture client déjà réglée. Déplacez-vous d’un champ à l’autre par la touche Tabulation ou Entrée.  Dans le champ Journal, tapez le code du journal de ventes (VE) ou sélectionnez-le dans la liste accessible par l’icône . Appuyez sur Tabulation ou Entrée.  Dans le champ Période, choisissez le mois correspondant à la date de la facture. Appuyez sur Tabulation ou Entrée.  Un message vous indique d’appuyer sur la touche Inser ou la touche  (du clavier numérique) pour commencer à saisir : vous accédez alors à la saisie de la première ligne.  Dans la colonne Jour, saisissez le jour de la facture.  Dans la colonne Pièce, saisissez le numéro de la facture.  Dans la colonne Compte, accédez au plan comptable par l’icône , ou par la touche , ou par la touche F4 : le logiciel vous propose automatiquement la liste des comptes clients. Choisissez le client dans la liste ou créez-le par le bouton Nouveau. Comment saisir mes écritures ? 55 Astuce Quand votre plan comptable sera étoffé, vous pourrez sélectionner facilement un compte en tapant le début du numéro du compte, puis la touche  ou F4. Exemple : Vous recherchez le client PICHON. Tapez 411P puis  ou F4, le logiciel ouvrira le plan comptable automatiquement à partir des clients dont le nom commence par la lettre P. Il n’y a plus qu’à sélectionner le bon client. Remarque Vous pouvez bien entendu taper directement le compte du client si vous le connaissez par cœur. Si le logiciel ne trouve pas le compte dans le plan comptable, il vous proposera alors de le créer.  Si vous avez paramétré l’échéancier à partir des préférences (partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 35), saisissez la date d’échéance de la facture dans la colonne Echéance.  La colonne Libellé fait apparaître l’intitulé du compte. Astuce Vous pouvez préparer une liste de libellés types à partir de l’option Libellés des écritures du menu Données. Lors de la saisie, vous pourrez sélectionner le libellé dans une liste, ou taper simplement les premières lettres.  Le logiciel se positionne ensuite automatiquement au Débit : saisissez le TTC de la facture.  Sur la ligne suivante, le jour et le n° de pièce ne changent pas. Saisissez le compte de TVA dans la colonne Compte, ou sélectionnez-le dans le plan comptable, ou utilisez le raccourci clavier [Ctrl] + [T] si vous l’avez créé lors du paramétrage du journal (partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.5.2 Comment paramétrer mon journal d’achats ? page 42) .  Le montant de la TVA se calcule automatiquement dans la colonne Crédit, en fonction du taux paramétré dans le compte de TVA. Attention Pour une bonne gestion de la TVA, vous devez créer, puis choisir le compte correspondant au type et au taux de TVA de la facture : France, UE, 19.60, 5.50, débits, encaissements.  Sur la troisième ligne, choisissez le compte de ventes adéquat, puis appuyez sur la touche F12 de votre clavier : le solde est automatiquement calculé. Remarque Bien que le logiciel calcule automatiquement le montant de la TVA et le solde, vous devez toujours contrôler les montants avec ceux de la facture réelle, afin de les modifier si besoin. En effet, les règles d’arrondi utilisées sur la facture sont peut-être différentes. PRISE EN MAIN 56 Points à retenir :  Choisissez un journal ;  Choisissez un mois ;  Saisissez vos écritures :   ou F4 ouvre le plan comptable  F12 solde l’écriture 2.4.3. Comment saisir le paiement de mon client ? Pour saisir le règlement correspondant à la facture, vous devez changer de journal : en effet, les paiements doivent être saisis dans un journal de trésorerie.  Dans le champ Journal, choisissez la banque dans laquelle le paiement a été encaissé.  Dans le champ Période, choisissez le mois correspondant à la date du règlement.  Dans la page de saisie, appuyez sur Inser ou .  Dans la colonne Jour, saisissez le jour du paiement.  Dans la colonne Pièce, saisissez le numéro de la facture, ou le numéro de la remise en banque, ou le numéro du chèque, selon votre mode de fonctionnement.  Dans la colonne Compte, tapez le compte du client, ou accédez au plan comptable par 411 ou 411 F4 et choisissez le client.  Le logiciel se positionne automatiquement au Crédit : saisissez le montant du paiement.  Si vous avez paramétré l’échéancier dans vos préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 35), ou si vous gérez la TVA sur les encaissements (voir paragraphe 1.3 Je paramètre la TVA page 36), l’échéancier du compte client s’ouvre automatiquement.  Positionnez-vous sur la facture correspondant au règlement ; Pour la retrouver, vous pouvez utiliser le clic droit de la souris + Rechercher.  Si vous avez saisi le même numéro de pièce sur la facture et sur le règlement, alors le règlement apparaît déjà dans la colonne Règl. Euros.  Sinon, cliquez sur Solder : le montant s’affiche alors dans cette colonne. Comment saisir mes écritures ? 57  Cliquez sur Fermer. Pourquoi renseigner l’échéancier lors du règlement ?  L’échéance réglée ne ressortira pas dans les lettres de relance ;  Les écritures seront automatiquement lettrées ;  De plus, si vous gérez la TVA sur les encaissements, le montant de la TVA correspondant au règlement sera pris en compte dans la déclaration de TVA.  Si vous avez paramétré le lettrage en cours de saisie dans vos préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 35), une fenêtre de lettrage s’ouvre automatiquement : sélectionnez la facture correspondante et cliquez sur Lettrer.  Le logiciel passe automatiquement la contrepartie sur le compte de banque, comme vous l’avez paramétrée dans le journal de banque (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.5.3 Comment créer mon journal de banque ? page 45). Points à retenir :  Choisissez un journal ;  Choisissez un mois ;  Saisissez la ligne du paiement ;  Renseignez si besoin l’échéancier ou lettrez l’écriture. PRISE EN MAIN 58 2.4.4. Comment ajouter, supprimer, modifier des écritures Ajouter des écritures  Lorsqu’il n’y a encore aucune écriture dans le journal et le mois choisis, dans l’écran de saisie, appuyez sur la touche  ou Inser de votre clavier.  Lorsque des écritures apparaissent, cliquez sur la dernière écriture et appuyez sur la touche  ou  : le logiciel ajoutera une nouvelle ligne de saisie.  Lorsque des écritures apparaissent, et que vous souhaitez insérer une ligne, cliquez sur une écriture : la touche Inser crée une ligne avant la ligne sélectionnée, la touche  ajoute une ligne après la ligne sélectionnée. Supprimer des écritures Cliquez sur l’écriture concernée et appuyez sur la touche Suppr. Confirmez la suppression. Modifier des écritures Cliquez ou double-cliquez sur le champ à modifier. Après modifications, validez la ligne jusqu’au bout, ou passez à la ligne suivante par la touche . Remarques  Le menu contextuel de la souris peut également être utilisé (clic droit de la souris).  Pour des informations sur les autres possibilités de la saisie standard, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1 de votre clavier.  En version PRO, vous pouvez utiliser la Saisie au Kilomètre, qui vous permettra de saisir en vrac les écritures tous journaux et tous mois confondus. Je consulte et je lettre un compte 59 3. JE CONSULTE ET JE LETTRE UN COMPTE 3.1. Pourquoi consulter un compte ? Cela vous permet de connaître toutes les opérations réalisées sur un compte, et ainsi de visualiser toutes les factures et les règlements d’un compte client, d’un compte fournisseur, de visualiser tous les mouvements d’un compte de banque par exemple. 3.2. Qu’est-ce que le lettrage ? Le lettrage consiste à pointer les factures avec les règlements correspondants, et ainsi de connaître les impayés de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : en effet, toutes les factures non pointées correspondront aux factures non payées. Le lettrage s’effectue donc pour un compte client ou fournisseur donné, à partir de l’option de consultation. Les comptes de TVA, des organismes sociaux ou des banques peuvent également éventuellement être lettrés (à définir avec votre expert-comptable). 3.3. Comment lettrer mon compte client ? Avant de réaliser le lettrage, saisissez en saisie guidée ou en saisie standard, la facture d’un client et le règlement correspondant. Accédez à la consultation :  Par la barre d’outils :  Ou par le volet de navigation :  Ou par la barre de menu : Quotidien + Consultation – Lettrage Et procédez comme suit :  Dans le champ Compte, tapez le compte du client concerné, ou cherchez-le dans le plan comptable par l’icône , ou par 411 ou 411 F4 : les écritures du compte apparaissent (au besoin, modifiez la période de consultation).  Cliquez sur la facture et le règlement afin que les lignes soient en surbrillance.  Cliquez en bas sur le bouton Lettrer : le logiciel vous propose un code, validez par OK : les écritures sont maintenant lettrées. PRISE EN MAIN 60 Quelles en sont les conséquences ?  Les factures lettrées ne ressortiront plus dans les impressions de lettres de relance, échéancier détaillé, balance âgée, prévisions de règlement, car elles sont considérées comme payées.  En consultation de compte, pointez en haut de la fenêtre la case Non (non lettrées) et visualisez en un coup d’œil les factures dues : 3.4. Comment lettrer de façon automatique ? Avant de lancer le lettrage automatique, vous allez tout d’abord délettrer le compte de votre client. Ainsi, vous constaterez que le résultat est identique.  Pointez en haut de la fenêtre la case Toutes (toutes les écritures) .  Cliquez sur une des lignes pointées, puis en bas sur le bouton Délettrer, et confirmez. Pour réaliser le lettrage automatique, cliquez sur le bouton Lettrage Automatique :  La fourchette de comptes proposée correspond au compte de votre client.  Sélectionnez Lettrage par pièces uniquement si vous avez indiquez le même numéro de pièce entre la facture et le règlement. Si ce n’est pas le cas, pointez Lettrage par montants. Validez par OK : vous constatez que la facture et le règlement sont de nouveau lettrés. Je consulte et je lettre un compte 61 Remarques  Lorsque vous aurez plusieurs exercices, vous cocherez la case Lettrer à cheval sur plusieurs exercices afin que le logiciel puisse lettrer par exemple des factures de l’exercice N avec des règlements de l’exercice N+1.  Si vous avez fréquemment plusieurs factures pour un règlement, renseignez la Profondeur du lettrage : « 2 » signifie une facture pour un règlement, « 3 » par exemple une facture pour deux règlements, etc. Cependant, plus la profondeur sera élevée, plus l’opération sera longue.  Pour connaître les écritures lettrées par l’option, cochez la case Rapport avant de lancer le lettrage automatique. Retrouvez l’option de lettrage automatique directement dans le menu Quotidien. Pour des informations sur les options non abordées, consultez l’aide en ligne par la touche F1, mot clé Lettrage automatique. 3.5. Comment lettrer en cours de saisie ? 3.5.1. Vous gérez les échéances Si vous renseignez l’échéancier au cours de la saisie d’un règlement (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.4 Comment saisir le paiement de mon client ? page 56), le lettrage s’effectue automatiquement. 3.5.2. Vous ne gérez pas les échéances Dans ce cas, cochez la case Lettrage en cours de saisie dans l’onglet Saisie des préférences du dossier, accessibles par le menu Dossier + Propriétés. Ainsi, une fenêtre de lettrage s’ouvrira automatiquement lors de la saisie du règlement (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.4 Comment saisir le paiement de mon client ? page 56). PRISE EN MAIN 62 4. JE POINTE MA BANQUE 4.1. Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ? Le rapprochement bancaire consiste à pointer les écritures de banque présentes dans vos relevés bancaires. D’après le Francis Lefebvre, il s’agit de « s’assurer périodiquement – au minimum une fois par mois – que les soldes apparaissant sur les comptes de banque sont en conformité avec les relevés bancaires […] ». 4.2. Je réalise mon rapprochement bancaire Selon le type de contrepartie choisi dans vos journaux de banque, vous devez choisir le rapprochement bancaire par compte (en contrepartie ligne à ligne) ou le rapprochement bancaire par journal (en contrepartie pied de journal). Consultez des exemples de contrepartie pied de journal ou ligne à ligne dans la partie INSTALLATION, paragraphe 5.6 Etape 9 page 30. Avant de réaliser votre rapprochement bancaire, vous devez avoir saisi vos règlements et vous munir de votre relevé bancaire. Remarque Certaines écritures ont peut-être déjà été pointées dans les options de saisies non comptables (Ma Banque Principale et Mon Autre Banque). Accédez au rapprochement bancaire en cliquant sur dans le volet de navigation ou par le menu Quotidien.  Indiquez le code pointage à utiliser pour pointer les écritures (par exemple le numéro du relevé), et la date de valeur (par exemple la date de relevé).  Choisissez la banque concernée dans le champ Compte (rapprochement par compte) ou Journal (rapprochement par journal).  Indiquez la date jusqu’à laquelle afficher les écritures : généralement la date du relevé.  Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevé. Un solde Créditeur doit être saisi à droite.  Pointez les écritures soit en double-cliquant dessus, soit par la touche Entrée du clavier : le code pointage et la date de valeur se reportent sur la ligne. Je pointe ma banque 63  Une fois le pointage terminé, la case Ecart de Rapprochement, en bas de l’écran, ne doit pas contenir de montant. Dans le cas contraire, une erreur s’est produite (voir plus bas le paragraphe « Mon rapprochement bancaire est faux »).  S’il n’y a pas d’écart, imprimez votre état de rapprochement en cliquant sur l’icône .  Verrouillez ensuite le rapprochement en cliquant sur le bouton Verrouiller. Remarques  Dans la fenêtre de rapprochement bancaire, si vous choisissez, dans le champ Ecritures, les écritures Non rapp. (non rapprochées), les écritures disparaîtront de l’écran au fur et à mesure du pointage ; pour les visualiser, il faut choisir soit Toutes les écritures, soit les écritures Rapprochées.  Pour retrouver plus facilement une écriture, utilisez l’option Recherche du menu contextuel (accessible par le clic droit) ou du volet de navigation. Pourquoi verrouiller mon rapprochement ? Le verrouillage vous évite de dépointer ou pointer une écriture par erreur, ou de modifier par erreur une écriture pointée. De plus, il permet d’archiver tous vos rapprochements. Vous pouvez visualiser ensuite vos rapprochements verrouillés en sélectionnant la date du relevé concerné dans le champ Relevé. Mon rapprochement bancaire est faux : pourquoi ?  Certains règlements de votre relevé bancaire n’ont pas été saisis : saisissez-les et pointez-les.  Certains montants n’ont pas été pointés : pointez bien tous les montants du relevé de banque.  Certains montants ont été pointés alors qu’ils ne sont pas sur le relevé : dépointez-les en redouble-cliquant dessus.  Le solde de la banque a mal été saisi, ou dans la mauvaise case (champ Solde final du relevé). PRISE EN MAIN 64 5. LA DECLARATION DE TVA L’accès à la déclaration de TVA agréée et à la génération d’un fichier de paiement par virement nécessite un code de débridage à jour. Contactez si besoin notre service commercial au 01.34.94.80.20. 5.1. Rappel : comment gérer la TVA ? Au fur et à mesure des pages précédentes, le paramétrage de la TVA a été abordé :  Renseignez obligatoirement dans Dossier + Propriétés + Coordonnées l’adresse de la société, le Siret, le numéro de TVA, le NAF, et les coordonnées du trésor public (partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.1 Les coordonnées de mon dossier page 33).  Créez vos comptes de TVA, d’achats et de ventes dans Données + Plan Comptable Entreprise (type d’opération, type de TVA, taux de TVA). Pour la saisie des acquisitions intracommunautaires, consultez l’aide en ligne mot clé Acquisitions intracommunautaire.  Lors de la saisie, utilisez les comptes correspondant aux factures (France, UE, encaissements, débits…).  En cas de TVA sur les encaissements, renseignez votre échéancier lors de la saisie des paiements (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.4.3 Comment saisir le paiement de mon client ? page 56). Remarque Pour générer une déclaration de TVA, il est nécessaire que toutes les écritures, depuis le début de l’exercice jusqu'à la fin de la période de la déclaration soient validées. Voir paragraphe 4.1 Validation des écritures page 85 Si les écritures ne sont pas validées vous pourrez générer une déclaration de TVA provisoire 5.2. La déclaration CA3 La déclaration CA3 est un état mensuel ou trimestriel (selon le régime indiqué dans les coordonnées). Accédez à la préparation de cette déclaration par le menu Quotidien + Déclaration de TVA.  Cliquer sur le bouton Nouveau. La déclaration de TVA 65  Pour réaliser l’annexe 3310 A, cochez la case la concernant.  Pour réaliser une déclaration de TVA provisoire, laissez cochée la case Générer votre déclaration de TVA en mode provisoire.  Indiquez le mois ou le trimestre voulu.  Indiquez le mode de paiement.  Cliquez sur le bouton Préparer : vous accédez alors à un assistant qui vous affiche les montants trouvés par le logiciel. Certains champs ne sont pas grisés afin que vous puissiez saisir les éléments non calculés par le logiciel.  Cliquez sur Suivant pour passer d’une page à l’autre, puis sur Terminer : la déclaration s’affiche alors dans l’historique.  Pour imprimer la déclaration, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton Imprimer, ou accédez au menu Impressions + Déclaration de TVA. Pour des informations plus poussées, consultez l’aide en ligne, mot clé CA3. 5.3. La déclaration CA12 La déclaration CA12 est un état annuel qui concerne les sociétés soumises au régime de TVA simplifié. Accédez à cette déclaration par le menu Quotidien + Déclaration de TVA.  Cliquer sur le bouton Nouveau.  Pour réaliser une déclaration de TVA provisoire, laissez cochée la case Générer votre déclaration de TVA en mode provisoire.  Indiquez la date limite de dépôt.  Indiquez le mode de paiement.  Cliquez sur le bouton Préparer : vous accédez alors à un assistant qui vous affiche les montants trouvés par le logiciel. Certains champs ne sont pas grisés afin que vous puissiez saisir les éléments non calculés par le logiciel. Certaines cases doivent être cochées si besoin.  Cliquez sur Suivant pour passer d’une page à l’autre, puis sur Terminer : la déclaration s’affiche alors dans l’historique.  Pour imprimer la déclaration, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton Imprimer, ou accédez au menu Impressions + Déclaration de TVA. PRISE EN MAIN 66 Pour d’autres informations, consultez l’aide en ligne, mot clé CA12. Les impressions courantes 67 6. LES IMPRESSIONS COURANTES 6.1. Comment imprimer un journal ? Le journal est le reflet de vos saisies comptables : vous pouvez imprimer votre journal d’achats, de ventes, de trésorerie, d’opérations diverses et d’à nouveaux. Accédez à l’à l’option Journaux du menu Impressions, ou cliquez sur l’icône .  Sélectionnez le journal souhaité.  Choisissez la période.  Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc) .  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur les autres boutons, et les options des journaux, consultez l’aide en ligne, mot clé Journaux (impression). 6.2. Comment imprimer mon grand-livre ? Le grand-livre est le reflet de l’option de consultation de comptes : il vous donne les écritures classées compte par compte. Accédez à l’option Grand-livre du menu Impressions, ou cliquez sur l’icône .  Choisissez le type de grand-livre souhaité :  Clients  Fournisseurs  Clients et Fournisseurs  Général : il s’agit de tous les comptes mouvementés sans le détail des clients et des fournisseurs  Global : il s’agit de tous les comptes mouvementés.  La fourchette de comptes s’inscrit automatiquement.  Choisissez la période.  Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc) .  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur les autres boutons, et les options du grand-livre, consultez l’aide en ligne, mot clé Grand-livre. PRISE EN MAIN 68 6.3. Comment imprimer ma balance ? La balance vous donnera pour chaque compte le total au débit, le total au crédit, le solde débiteur et le solde créditeur. Selon le Francis Lefebvre Comptable, la balance « constitue un instrument de contrôle qui permet de s’assurer qu’à tout débit enregistré correspond un crédit du même montant ». En effet, « la somme des débits est égale à la somme des crédits et le total des soldes débiteurs est égal au total des soldes créditeurs ». Accédez à l’option Balance du menu Impressions, ou cliquez sur l’icône .  Choisissez le type de balance souhaité :  Clients  Fournisseurs  Clients et Fournisseurs  Générale : les clients et les fournisseurs sont regroupés sur deux lignes  Globale : tous les comptes mouvementés ressortent.  La fourchette de comptes s’inscrit automatiquement.  Choisissez la période.  Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc) .  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur les autres boutons, et les options de la balance, consultez l’aide en ligne, mot clé Balance. Je réalise le suivi de mes tiers 69 7. JE REALISE LE SUIVI DE MES TIERS Le suivi des clients et des fournisseurs se fait à partir des échéances non réglées. Toutes les échéances pointées dans l’échéancier (partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.4.3 page 56) ou lettrées (paragraphe 3.3 page 59) n’apparaissent donc pas dans les différents états. 7.1. Comment imprimer les retards de paiements ? Pour connaître les retards de paiements, utilisez l’option Balance Agée du menu Impressions.  Choisissez le type de balance âgée désiré : clients, fournisseurs ou les deux.  La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.  Indiquez la date de référence, généralement la date du jour : en effet, les retards de paiements seront calculés par rapport à cette date.  Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur).  Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. L’état se présente ainsi : Les échéances non réglées, dont la date est dépassée, ressortent dans les différentes colonnes, selon le nombre de jours de retard. Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne, mot clé Balance âgée. PRISE EN MAIN 70 7.2. Comment imprimer les prévisions de règlements ? Accédez à l’option Prévisions de Règlements du menu Impressions.  Choisissez le type de prévisions désiré : clients, fournisseurs ou les deux.  La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.  Indiquez la date de référence, généralement la date du jour : en effet, les prévisions seront calculées par rapport à cette date.  Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur).  Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. Vous obtenez : Les échéances à venir ressortent dans les différentes colonnes, selon les dates d’échéance. Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne, mot clé Prévisions de règlements. Je réalise le suivi de mes tiers 71 7.3. Comment imprimer l’échéancier ? 7.3.1. L’échéancier prévisionnel Cet état ressort toutes les échéances dues sur une période donnée, classées par ordre chronologique. Accédez à l’Echéancier prévisionnel par le menu Impressions.  Choisissez le type d’échéancier : clients, fournisseurs ou les deux.  La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.  Indiquez la période à prendre en compte.  Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur) .  Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne, mot clé Echéancier prévisionnel. 7.3.2. L’échéancier détaillé Attention Cette option n’est disponible qu’en version PRO. Cet état ressort les échéances dues classées par compte, et avec, pour chaque échéance, le nombre de jours de retard.  Choisissez le type d’échéancier : clients, fournisseurs ou les deux.  La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.  Indiquez la date de référence, généralement la date du jour : en effet, le nombre de jour de retard sera calculé par rapport à cette date.  Demandez si vous le souhaitez un sous-total par compte.  Choisissez un modèle d’impression et cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. PRISE EN MAIN 72 7.4. Comment imprimer les lettres de relance ? Accédez à l’impression des Lettres de relance par le menu Impressions ou cliquez sur l’icône .  Renseignez la date de référence avec la date du jour.  Indiquez si vous le souhaitez un nombre minimal de jours de dépassement. Comment fonctionnent les niveaux de relance ? Le logiciel gère jusqu’à trois niveaux de relance. C’est-à-dire qu’à la 1ère relance, c’est le texte de niveau 1 qui s’imprime, à la 2ème relance pour le même client et la même échéance, c’est le texte de niveau 2, et ce jusqu’au niveau 3. Comment gérer les niveaux de relance ?  Sélectionnez l’option Incrémentation automatique du niveau de relance : ainsi, le client va changer de niveau à chaque impression.  Cochez la case Sélection automatique du texte de la relance : ainsi, le logiciel choisira le texte correspondant au niveau de relance du client. Vous obtenez la lettre de niveau 1 suivante : Je réalise le suivi de mes tiers 73 PRISE EN MAIN 74 8. LA CLOTURE MENSUELLE 8.1. Qu’est-ce que la clôture mensuelle ? La clôture mensuelle a pour effet de rendre intangibles et définitives les écritures comptables du mois (article 420-5 du Plan Comptable Général 1999). L’absence de clôture mensuelle n’empêche pas le bon fonctionnement du logiciel, mais elle est indispensable pour être en conformité avec la législation fiscale. Attention Une fois effectuée la clôture d’un journal donné pour un mois donné, vous ne pourrez plus ni modifier les écritures ni en ajouter sur ce mois et ce journal. 8.2. Comment réaliser la clôture mensuelle ? Remarque Avant de clôturer les mois, vous devez dans un premier temps valider les écritures. Voir paragraphe 4.1 Validation des écritures page 85 Accédez à l’option Clôture mensuelle du menu Clôtures. Sélectionnez le ou les journaux à clôturer en cliquant dessus. Indiquez le mois jusqu’auquel la clôture doit être faite. Vérifiez bien les paramètres sélectionnés, et cliquez sur OK. Vous pouvez si vous le souhaitez imprimer les journaux dits « définitifs » pour la période clôturée, par l’option Journaux du menu Impressions. Les opérations de fin d’exercice 75 9. LES OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE 9.1. Comment imprimer mes états de fin d’exercice ? En plus des états comptables courants tels que journaux, grand-livre et balance (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 5 Les impressions courantes page 64), le logiciel vous permet d’imprimer votre journal centralisateur, ainsi que l’état préparatoire au bilan et au compte de résultat. 9.1.1. Le journal centralisateur Accédez à l’option Journal général du menu Clôtures. Choisissez le dernier mois de votre exercice, et cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. Vous obtenez pour chaque mois le total Débit et Crédit de chaque journal. 9.1.2. Le bilan et le compte de résultat Accédez à ces états préparatoires par le menu Clôtures. Selon votre régime, sélectionnez Réel Normal ou Réel Simplifié, et cliquez sur le bouton Imprimer. Si vous souhaitez paramétrer ces états, consultez l’aide en ligne mot clé Paramétrage du bilan. 9.2. Je clôture mon exercice 9.2.1. Pourquoi clôturer ? La clôture vous permet d’archiver votre exercice, et de valider vos écritures en empêchant toute modification. De plus, l’opération de clôture annuelle va :  Solder les comptes de classes 6 et 7 ;  Calculer le résultat de l’exercice ;  Générer les écritures de reports à nouveaux. PRISE EN MAIN 76 9.2.2. Qu’est-ce qu’un report à nouveau ? Un report à nouveau est une écriture de report du solde d’un compte sur l’exercice suivant. En effet, en fin d’exercice, la plupart des comptes ne sont pas soldés (banque, clients, fournisseurs …). Le principe, c’est de saisir dans le journal spécifique AN les écritures contenant les soldes des comptes. Il suffit de se baser sur la balance de l’exercice antérieur, sauf pour les comptes 6 et 7 qui sont soldés en fin d’exercice par l’écriture de résultat (compte 120 ou 129). Le logiciel passe ces écritures pour vous au moment de la clôture. 9.2.3. Précautions à prendre avant la clôture Vous devez impérativement réaliser une sauvegarde de votre dossier, voire deux pour plus de sécurité, et conserver cette (ces) sauvegarde (s). Pour des informations sur la réalisation de la sauvegarde, consultez la partie suivante (partie 10 Comment sauvegarder mon dossier ? page 79). 9.2.4. Comment lancer la clôture ? Accédez à l’option Clôture Annuelle du menu Clôtures. Vous obtenez l’assistant de clôture. Remarque Avant de clôturer un exercice, il est nécessaire que toutes les écritures de l’exercice soient validées. Voir paragraphe 4.1 Validation des écritures page 85 Etape 1 : Clôture Annuelle Cette étape vous rappelle les opérations à réaliser avant de clôturer :  Le lettrage des comptes de tiers doit être à jour.  Les écritures de simulation (écritures en bleu) doivent être validées par l’option Quotidien + Ecritures de Simulation.  Les états nécessaires doivent être édités (cependant, les éditions seront encore possibles après clôture).  La sauvegarde du dossier doit être effectuée. Les opérations de fin d’exercice 77 Etape 2 : Nouvel exercice  Indiquez ici les dates du nouvel exercice. La date maximum de saisie est calculée automatiquement.  Le logiciel vous affiche automatiquement le code du journal des reports à nouveaux pour la génération des écritures de report, le code du journal des opérations diverses pour la génération des écritures de clôture, et les numéros des comptes de bénéfice et de perte pour la génération du résultat. Etape 3 : Options  Laissez la case Conserver les écritures de tiers non lettrées cochée, afin de pouvoir réaliser, l’année suivante, le lettrage des règlements avec les factures de l’année clôturée. Cependant, si vous ne faites aucun lettrage, décochez cette option.  Laissez la case Conserver les écritures de banque non rapprochées cochée, afin de pouvoir pointer, à partir des nouveaux relevés bancaires, les montants de la banque saisis sur l’année clôturée. Cependant, si vous ne faites pas de rapprochement bancaire, décochez cette option.  Cochez la case Générer les écritures de regroupement afin que le logiciel saisisse les OD de clôture.  Laissez la case Supprimer les comptes de tiers non mouvementés cochée si vous souhaitez que le logiciel épure le plan comptable. Etape 4 : Options de clôture  Laissez la case Générer des PDF pour l’impression du journal, grand livre et balance définitive cochée afin que le logiciel réalise et archive des PDF pour l’impression du journal, grand livre et balance définitive  Laissez la case Archivage de la base cochée afin que le logiciel réalise et archive un export total de toute la base.  Indiquez dans Emplacement de sauvegarde de ces données l’endroit où seront placés la sauvegarde du dossier, les PDF pour l’impression du journal, grand livre et balance définitive, ainsi que l’archivage de la base. Par défaut le chemin indiqué est le répertoire de votre dossier. PRISE EN MAIN 78 Etape 5 : Lancement de la clôture Cliquez sur Suivant pour procéder au lancement de la clôture.  Si les journaux n’ont pas été clôturés mensuellement, un message vous en avertit. Cliquez sur OUI pour que la clôture annuelle génère les clôtures mensuelles et donc poursuivre la clôture.  Le logiciel lance un recalcul des soldes : si votre comptabilité n’est équilibrée, la clôture est abandonnée : vous devez équilibrer vos journaux.  Un message vous annonce que la clôture annuelle est terminée. Cliquez sur Terminer : vous constatez que les dates en haut de l’écran ont changé. Pour consulter l’exercice clôturé, ou imprimer les états définitifs, accédez à la liste des dossiers par Dossier + Ouvrir et sélectionnez, sur la ligne du dossier concerné, les dates de l’exercice antérieur en cliquant sur la flèche. Comment sauvegarder mon dossier ? 79 10. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? 10.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ? La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier unique dit fichier d'archive. Il s'agit en quelque sorte d'une copie (généralement compressée) de vos données. Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées. Vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant régulièrement des sauvegardes de vos données. Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur dans un répertoire de sauvegarde, sur une disquette, un disque amovible, ou sur Internet. Il faut, de préférence, conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et dans des lieux physiques différents (en prévention de problèmes graves comme l'incendie). 10.2. Comment sauvegarder ? Lancez la Sauvegarde par le menu Dossier + Sauvegarde. Dans la boîte de dialogue Sauvegarde de données :  Choisissez l’endroit où la sauvegarde doit être réalisée.  Cochez l’option Sauvegarde Internet, si vous souhaitez enregistrer votre dossier sur Internet. Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable. Vous pouvez protéger, si vous le souhaitez, votre sauvegarde par un mot de passe grâce au bouton Crypter l’archive avec un mot de passe. Traitements particuliers 81 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Compta. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, en accédant à la rubrique, grâce au mot clé dont le nom est indiqué ci-dessous pour chaque fonctionnalité. Pour rechercher une rubrique dans l’aide en ligne, appuyez sur la touche F1, cliquez sur le bouton Rubriques d’aide, accédez à l’onglet Index et tapez le mot clé. 1. TRAITEMENTS PARTICULIERS 1.1. La création des guides d’écritures Il s’agit de créer de nouveaux guides utilisables ensuite dans l’option Saisie guidée du menu Quotidien. Cette création s’effectue à partir du menu Données (aide en ligne mot clé Création d’un guide d’écritures). 1.2. La gestion des abonnements Un guide d’abonnement permet de générer automatiquement, à intervalles réguliers (semaine, mois, trimestre …) les écritures comptables correspondant à des charges ou des produits d’un montant fixe (abonnement, loyer …). Le paramétrage des abonnements est réalisé en plusieurs étapes (aide en ligne mot clé Création d’un guide d’abonnement). 1.3. La gestion des modes de règlement Les modes de règlements permettent de distinguer les règlements clients encaissés et de déposer en banque les règlements d’un certain type (en version PRO), de suivre vos règlements fournisseurs en fonction de leur mode de règlement (en version PRO), de saisir dans l’échéancier, le mode de règlement utilisé pour le règlement d’une échéance. Vous pourrez également, en version PRO, générer un fichier LCR et un fichier Prélèvements au format ETEBAC, générer un fichier de virements, générer des lettres-chèques. (aide en ligne mot 7clé Mode de règlement). LES FONCTIONS AVANCEES 82 1.4. La gestion analytique La ventilation analytique consiste à associer chaque dépense et chaque recette à des postes (encore appelés centres de profit) précis. Il s’agit donc d’une gestion détaillée de vos charges et de vos produits afin de suivre l'évolution de votre société pour un poste et une période précise (aide en ligne mot clé Analytique). 1.5. La gestion budgétaire La gestion budgétaire permet de contrôler si les réalisations sont ou non conformes aux prévisions (aide en ligne mot clé Budgets). 1.6. Les chéquiers (version PRO) La gestion des chéquiers permet, lors de la saisie des règlements de tiers, d’affecter un numéro de chèque à votre écriture de règlement. Ce numéro permet, par la suite, d’effectuer une recherche d’écritures sur ce critère (aide en ligne mot clé Chéquier). 1.7. La gestion des devises (version PRO) Il s’agit d’enregistrer des montants en devise (aide en ligne mot clé Devises). 1.8. La gestion des immobilisations (version PRO ou produit seul) Le menu Immobilisations vous permet de créer vos fiches d’immobilisation, de consulter vos plans d’amortissement en fonction de la méthode de calcul choisie (linéaire, dégressive, dérogatoire et non amortissable), de générer vos écritures de dotation et de cession, de référencer vos biens en crédit-bail, et de gérer les éclatements (aide en ligne mot clé Immobilisations). Menu Quotidien 83 2. MENU QUOTIDIEN 2.1. Les encaissements et les décaissements (version PRO) Il s’agit d’une part de gérer les règlements clients par mode de règlement dans un journal de valeurs en attente, de générer si besoin un fichier de LCR ou de prélèvements, puis de déposer les règlements en banque. Il s’agit d’autre part de solder très rapidement les échéances dues aux fournisseurs, de saisir le mode de règlement correspondant, d’éditer au besoin une lettre, une lettre-chèque ou une lettre-traite. Vous avez de plus la possibilité de générer un fichier de virements (aide en ligne mot clé Encaissements). 2.2. Le rapprochement bancaire automatique (version PRO) Il s’agit pour le logiciel de pointer automatiquement les écritures de banque communes à votre comptabilité et à votre relevé bancaire (aide en ligne mot clé Rapprochement automatique). 2.3. La recherche d’écritures La recherche d’écritures permet de définir des critères de recherche et d’obtenir les écritures répondant à ces critères. Vous pouvez également imprimer et exporter cette sélection d’écritures (aide en ligne mot clé Recherche d’écritures). 2.4. Les écritures de simulation Il s’agit de saisir des écritures simulées, qui pourront à tout moment être confirmées ou supprimées (aide en ligne mot clé Ecritures de simulation). 2.5. Les prévisions de trésorerie Les prévisions de trésorerie permettent d’établir une situation prévisionnelle des entrées et des sorties à venir (aide en ligne mot clé Prévisions de trésorerie). LES FONCTIONS AVANCEES 84 3. MENU IMPRESSIONS 3.1. Le suivi de balance mensuel (version PRO) Ce suivi permet d’obtenir l’évolution des soldes des comptes sur six ou douze mois. 3.2. Les statistiques et ratios de gestion (version PRO) Il s’agit d’un ensemble d’états permettant d’obtenir des statistiques (aide en ligne mot clé Statistiques et ratios de gestion). 3.3. Les tableaux de gestion (version PRO) Cette appellation regroupe trois tableaux : marge brute, résultat d’exploitation et résultat net comptable. (aide en ligne mot clé Marge brute) 3.4. Les listes diverses Il s’agit d’imprimer tous les fichiers créés à partir du menu Données. Menu Clôture 85 4. MENU CLOTURE 4.1. Validation des écritures La Validation permet de rendre irréversible le contenu d’une écriture comptable, c’est-à- dire tout ce qui la compose. Seuls l’échéancier, l’analytique, le lettrage et le rapprochement bancaire seront encore possibles sur les lignes validées. Cette opération est indispensable afin que votre comptabilité soit considérée comme sincère, régulière et probante par l’administration fiscale. Cette étape est nécessaire avant la clôture de vos mois, et donc de votre exercice. Attention Une fois les écritures validées, elles ne seront plus modifiables, ni supprimables. Cette opération est irréversible. Une sauvegarde de vos données est vivement conseillée. Vous pourrez cependant toujours ajouter de nouvelles écritures. Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne, mot clé Validation écritures. 4.2. La génération des soldes N-1 Il s’agit, lors du premier exercice, de générer les soldes N-1 des comptes à partir des écritures saisies dans un journal d’à nouveaux. Cette option est accessible à partir du menu Clôtures. 4.3. La génération des RAN provisoires Cette génération permet d’effectuer une simulation de la clôture annuelle (aide en ligne, mot clé A nouveaux provisoires). LES FONCTIONS AVANCEES 86 5. MENU OUTILS 5.1. Maintenance Les outils de maintenance sont scindés en deux menus : - la Maintenance Utilisateur regroupant des fonctionnalités relevant du fonctionnement usuel du logiciel telles que le recalcul des soldes, la réindexation par date … - la Maintenance Technique regroupant des fonctionnalités à exécuter sous le contrôle du service technique d'EBP telles que la Maintenance des journaux, la suppression d’écritures … Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne, mot clé Maintenance. 5.2. Assistance comptable Pour obtenir de l’aide sur les fonctionnalités de la révision comptable, accédez à l’option concernée, grâce au menu Outils + Assistance Comptable, et appuyez sur la touche F1.  Réimputation d’écritures : il s’agit de déplacer une sélection d’écritures d’un compte à un autre, d’un journal à un autre, d’un mois à un autre.  Epuration du plan comptable : il s’agit de supprimer en une seule manipulation une sélection de comptes non mouvementés.  Suivi et anomalies : c’est un état qui regroupe un certain nombre d’informations utiles en fin d’exercice (version PRO). 5.3. Communication entreprise-expert Il s’agit d’exporter les écritures saisies vers le logiciel de votre expert-comptable, et d’importer les écritures saisies par votre expert-comptable (aide en ligne mot clé Communication Entreprise-Expert). La communication peut se faire avec les logiciels : EBP Comptabilité, APISOFT Comptabilité, API Comptabilité, CCMX Winner, CCMW Expert, CEGID Sisco II, CIEL Comptabilité, COALA Comptabilité, Champagne Informatique CI, SAGE Ligne 100, CADOR Dorac, QUADRATUS Quadra Compta, COTE OUEST Bilan Plus, et AZUR Dia Compta. Menu Outils 87 5.4. Les importations et exportations de données Il s’agit d’importer et d’exporter des données telles que les écritures, les guides d’écritures, les comptes … Accédez à ces fonctionnalités par le menu Outils + Import de données ou Export de données. Pour plus d’informations sur ces options, accédez à la fonctionnalité souhaitée, et appuyez sur la touche F1. INDEX A Abonnements...................................................................................................79 Achats........................................................................................................45, 50 Adresse ................................................................................................27, 31, 37 Aide à la révision............................................................................................84 Aide en ligne..............................................................................................11, 32 Analytique .......................................................................................................80 Annexe 3310 A................................................................................................62 Avoir................................................................................................................46 B Balance ............................................................................................................66 Balance âgée....................................................................................................67 Bilan ................................................................................................................73 Bordereau de remise en banque .......................................................................49 Budget .............................................................................................................80 C CA12 ...............................................................................................................63 CA3 .................................................................................................................62 Chéquiers.........................................................................................................80 Client ...............................................................................................................37 Clôture annuelle.........................................................................................73, 74 Clôture mensuelle ............................................................................................72 Communication entreprise-expert....................................................................84 Compte ......................................................................................................36, 57 Compte de résultat...........................................................................................73 Comptes associés.............................................................................................38 Configuration requise ......................................................................................18 Consulter un compte ........................................................................................57 Contact ................................................................................................28, 31, 38 Contrepartie automatique ................................................................................43 Corriger une facture.........................................................................................47 Crédit.........................................................................................................50, 52 D Dates d’exercice ........................................................................................28, 34 Débit..........................................................................................................50, 52 Décaissements.................................................................................................81 Déclaration CA12............................................................................................63 Déclaration CA3..............................................................................................62 Déclaration de TVA ........................................................................................62 Dépense ...........................................................................................................48 Devises............................................................................................................80 E Ecart de rapprochement...................................................................................61 Echéance .........................................................................................................51 Echéancier...........................................................................................33, 54, 59 Echéancier détaillé ..........................................................................................69 Echéancier prévisionnel...................................................................................69 Ecritures de simulation..............................................................................74, 81 E-mail..............................................................................................................17 Encaissements .................................................................................................81 Equilibrage virtuel des journaux......................................................................33 Escompte .........................................................................................................46 Evaluation .......................................................................................................24 Exportations ....................................................................................................85 F Facture........................................................................................... 45, 46, 50, 52 G Grand-livre ......................................................................................................65 Guide d’abonnement .......................................................................................79 Guides d’écritures............................................................................................79 H Horaires...........................................................................................................17 I Identification..............................................................................................27, 31 Immobilisations...............................................................................................80 Importations.....................................................................................................85 Installation monoposte.....................................................................................19 Installation réseau ............................................................................................21 J Journal .......................................................................................................40, 65 Journal centralisateur.......................................................................................73 Journal d’achats...............................................................................................40 Journal de banque ............................................................................................43 Journal général.................................................................................................73 L Lancement .......................................................................................................23 LCR .................................................................................................................81 Lettrage................................................................................................38, 57, 75 Lettrage approché ............................................................................................34 Lettrage automatique .......................................................................................58 Lettrage en cours de saisie ...................................................................33, 55, 59 Lettres chèques................................................................................................81 Lettres de relance.............................................................................................70 Libellé de l’écriture .........................................................................................41 Libellés des écritures .................................................................................33, 53 Libellés types...................................................................................................53 M Marge brute .....................................................................................................82 Mode de saisie .................................................................................................44 Modes de règlement.........................................................................................79 Monoposte .......................................................................................................19 Mot de passe ....................................................................................................31 MSA................................................................................................................27 N NAF...........................................................................................................27, 31 Natures d’achat................................................................................................45 Nouveau dossier..............................................................................................27 Numéro de TVA........................................................................................27, 31 Numérotation des pièces..................................................................................41 P Plan comptable .............................................................................. 29, 36, 52, 84 Pointer les règlements .....................................................................................49 Préférences......................................................................................................32 Prélèvements ...................................................................................................81 Prévisions de règlements.................................................................................68 Prévisions de trésorerie....................................................................................81 Protocoles validés............................................................................................20 R Raccourcis comptes.........................................................................................41 RAN provisoires..............................................................................................83 Rapprochement bancaire ............................................................... 28, 34, 60, 75 Rapprochement bancaire automatique.............................................................81 Recette.............................................................................................................49 Recherche d’écritures......................................................................................81 Règlement .................................................................................................48, 54 Réimputation ...................................................................................................84 Remise.............................................................................................................46 Remise en banque............................................................................................48 Report à nouveau.............................................................................................74 Reports à nouveaux ...................................................................................73, 75 Réseau .............................................................................................................21 Réseaux validés...............................................................................................20 Résultat d’exploitation.....................................................................................82 Résultat net comptable ....................................................................................82 Retards de paiements.......................................................................................67 Révision comptable .........................................................................................84 S Saisie guidée........................................................................................44, 50, 79 Saisie non comptable .................................................................................34, 44 Saisie standard ...........................................................................................44, 52 Sauvegarde ......................................................................................................77 Service technique.............................................................................................17 Solde..........................................................................................................53, 60 Soldes N-1 .......................................................................................................83 Statistiques.......................................................................................................82 Suivi de balance mensuel.................................................................................82 T Tableaux de gestion .........................................................................................82 Taux.................................................................................................................39 Taux de TVA...................................................................................................35 Traite ...............................................................................................................81 Trésor public....................................................................................................32 Trésorerie.........................................................................................................48 TVA................................................................. 27, 31, 32, 35, 39, 53, 55, 62, 63 V Vente .........................................................................................................46, 52 Ventes comptoir...............................................................................................47 Virements ........................................................................................................81 Z Z de caisse .......................................................................................................47 NOTES NOTES NOTES EBP Prévisions Pour Windows XP, Vista et Seven Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2005 EBP Informatique, édition Juin 2008 CONVENTION D’UTILISATION D’EBP 1. PREAMBULE En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. 2. LIVRAISON, SUIVI ET DROIT DE RETRACTATION ( LOI CHATEL DU 3 JANVIER 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 3. ÉTENDUE DES OBLIGATIONS DE SUPPORT D’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. 4. ASSISTANCE DE PROXIMITE SUR LE SITE L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. 5. SAUVEGARDE DES DONNEES Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. 6. LIMITATION DE GARANTIE EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnements auprès de tiers. 7. LIMITATIONS DE RESPONSABILITE Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. 8. DISPOSITIONS FINALES Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.2 : Juin 2010 FELICITATIONS ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Prévisions et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour un accès direct à l’aide.  Le menu ? + Aide pour obtenir une aide générale. Sélectionnez l’icône de la fonction pour laquelle vous souhaitez obtenir de l’aide. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier Lisez-moi.txt qui sera proposé à l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront consignées. 7 TABLE DES MATIERES INSTALLATION................................................................................................... 9 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................... 9 1.1. Accès au service technique..................................................................... 9 1.2. Configuration minimale conseillée ......................................................... 10 1.3. La place disque nécessaire ................................................................... 10 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 11 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 12 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 12 4.1. Version non activée............................................................................... 12 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?............................................. 12 4.3. Comment introduire mon code d’activation ?......................................... 13 5. COMMENT CRÉER MON BUSINESS PLAN ? .............................................. 13 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 14 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 15 1. COMMENT INITIALISER MON BUSINESS PLAN ?....................................... 15 1.1. Accès aux Préférences ......................................................................... 15 1.2. Saisie des Préférences ......................................................................... 15 1.3. Les options............................................................................................ 16 1.4. L’aide dynamique.................................................................................. 16 2. COMMENT UTILISER LES FICHES DE SAISIE ? ......................................... 16 2.1. Créer une fiche...................................................................................... 16 2.2. Modifier une fiche.................................................................................. 17 2.3. Annuler une modification sur une fiche.................................................. 17 2.4. Supprimer une fiche .............................................................................. 17 2.5. Les Notes perso.................................................................................... 17 8 3. COMMENT SAISIR LES PREVISIONS ? ....................................................... 18 3.1. Accès aux Prévisions ............................................................................ 18 3.2. Généralité sur les Prévisions................................................................. 18 3.3. Spécificités............................................................................................ 19 4. COMMENT CONSULTER LES RESULTATS ?.............................................. 22 4.1. Les tableaux de résultats....................................................................... 22 4.2. Les graphiques et les ratios................................................................... 22 5. COMMENT REPRENDRE UNE ENTREPRISE ?........................................... 23 6. COMMENT ACCEDER AU RAPPORT ?........................................................ 23 6.1. Elaboration du rapport........................................................................... 23 7. COMMENT SAUVEGARDER LES DONNEES ?............................................ 24 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 25 1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 25 2. TYPES DE CONSULTATION DES RESULTATS........................................... 26 3. LES IMPRESSIONS ET LES EXPORTATIONS ............................................. 26 3.1. L’impression et l’exportation des grilles ................................................. 26 3.2. L’impression du rapport......................................................................... 26 3.3. La génération du rapport sous forme de diaporama .............................. 27 INDEX................................................................................................................ 28 Avant de commencer 9 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 (Coût d’un appel local)  Exposez votre problème par e-mail vwin.support@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. INSTALLATION 10 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante :  Processeur Pentium 4 - 2 GHz ou équivalent,  Ecran supportant une résolution de 1024*768 (16 bits),  Mémoire : 512 Mo (1 Go pour Windows Vista),  Imprimante jet d'encre ou laser supportée par Windows®,  500 Mo d'espace disque disponible pour l'installation,  Internet Explorer 5.5 SP2,  Système Windows XP® SP2 ou Vista® SP1*.  Pour BP PME uniquement : La génération du diaporama nécessite l'utilisation du Pack Office 2003 ou 2007 * Windows Vista version 32 bits Remarque Windows XP® et Vista® sont des logiciels dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l'utilisation du logiciel. Autres versions de Windows, nous consulter. 1.3. La place disque nécessaire L’installation complète du logiciel nécessite 20 Mo d’espace disque disponible. L’installation du dossier de démonstration prend environ 10 Mo. Pour installer uniquement certains composants (par exemple, tous les composants, sauf le dossier de démonstration), cliquez sur le bouton Installation Personnalisée et cochez uniquement les composants désirés. Comment installer mon logiciel ? 11 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Prévisions. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, cliquez sur le bouton Suivant pour démarrer la procédure. 5. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 6. Cliquez sur Oui pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, cliquez sur Non, l’installation s’arrêtera. 7. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Standard. 8. Eventuellement, pour installer uniquement certains composants ou définir des répertoires particuliers, cliquez sur Personnalisée. 9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\Previsions. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer et relancer l’ordinateur INSTALLATION 12 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Le lancement du logiciel EBP Prévisions ne pourra se faire que par l’intermédiaire du logiciel EBP Comptabilité Pro V12 Révisions et Prévisions. Vous disposerez du menu Prévisions + Lancez EBP Prévisions ou d’une entrée dans le volet de navigation pour lancer le produit. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version non activée Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version non activé. Cela signifie qu’il est limité dans le temps et que vous ne pouvez pas imprimer ni exporter depuis le logiciel. Vous disposez de 40 jours d’évaluation pour découvrir toutes les fonctionnalités du produit. Remarque Le logiciel contient un dossier de Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement d’ouvrir celui-ci afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Vous pouvez obtenir ce code d’activation soit :  En vous connectant sur le site web d'EBP, en passant par le menu Internet + Débridage en ligne (www.ebp.com/enr/). Vous obtiendrez ainsi votre code d’activation instantanément.  En nous envoyant par voie postale le coupon détachable de la carte d'enregistrement, complété avec soin. Après réception et traitement de votre courrier, EBP vous communiquera votre code de débridage. Comment créer mon business plan ? 13 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? Au lancement du logiciel, l’écran d’introduction apparaît. Choisissez l’option Activez votre logiciel, afin d’ouvrir la fenêtre « Activation ». Vous avez alors accès à quatre zones :  Raison sociale Vous devez impérativement saisir la même raison sociale que vous nous avez communiquée sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules).  Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué.  Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.  Clé web Votre clé web vous sera demandée lors de l'accès à l'espace client sur le site www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les dernières mises à jour du logiciel, etc.. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activer. Si toutefois le bouton n’est pas accessible, c’est qu’une information n’est pas correcte. Un voyant lumineux vous indiquera où est l’erreur. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CRÉER MON BUSINESS PLAN ? Pour créer un nouveau business plan, trois possibilités vous sont offertes :  Sélectionnez directement l'option Créer un nouveau projet depuis l'écran d'accueil qui apparaît au démarrage du logiciel,  Passez par le menu Fichier + Nouveau,  Passez par l'icône Nouveau. Vous devez ensuite remplir le formulaire qui vous est proposé afin de créer votre business plan. Vous avez la possibilité de créer un Business plan sur 20 ans au maximum. INSTALLATION 14 Reprise d’éléments antérieurs Si vous réalisez une reprise de société, vous devez sélectionner les options « Bilan & éléments associés » et « Compte de résultat » puis les cases à cocher correspondantes aux exercices que vous souhaitez reprendre (maximum 3 ans). Vous trouverez un complément d’informations dans l’aide en ligne, accessible par le bouton situé en bas à droite du formulaire de création. Remarque Suivant votre licence, vous avez la possibilité de créer un nombre limité de business plan (au maximum 20). 6. ECRAN DE TRAVAIL Les menus Une aide en ligne interactive en fonction de la page affichée. Grille de saisie des données. Navigation dans les différentes catégories. Arborescence contenant les données du dossier Comment initialiser mon business plan ? 15 PRISE EN MAIN Dans les parties suivantes vous allez découvrir les principales fonctionnalités du produit notamment comment initialiser votre business plan, comment créer vos principales prévisions, comment consulter les résultats et réaliser le dossier final. 1. COMMENT INITIALISER MON BUSINESS PLAN ? 1.1. Accès aux Préférences Pour accéder à la saisie des préférences, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder aux préférences par l'intermédiaire du menu Affichage + Préférences. Cette partie permet de :  Définir les Préférences du dossier,  Etablir le paramétrage des Données de base,  Paramétrer par défaut la création des fiches de prévisions. Pour en savoir plus concernant EBP Prévisions contactez-nous. 1.2. Saisie des Préférences Les préférences du dossier Les préférences du Dossier/Partie « Général » seront saisies directement lors de la création du business plan. Pour saisir les autres Préférences du dossier, il suffira de se positionner sur celle souhaitée dans l’arborescence et de saisir les informations souhaitées. Les données de base Les différentes informations à saisir dans cette partie permettent de pré-paramétrer les combolistes des options des prévisions. Vous trouverez les données de base concernant les taux de TVA, les saisonnalités, les échéanciers et les profils de personnel. Pour avoir plus de détail sur la saisie, reportez-vous à l’aide en ligne. PRISE EN MAIN 16 Les Préférences de prévisions Les différentes informations à saisir dans cette partie, permettent de pré-paramétrer la majorité des options de saisie des Prévisions elles-même. La création de prévisions devient alors plus rapide puisqu’il n’y a qu’à intervenir sur les montants. 1.3. Les options Après la création d'un nouveau business plan, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. 1.4. L’aide dynamique Vous disposez d’une aide dynamique que vous pouvez ou non afficher grâce au bouton . Afin de naviguer correctement dans cette fenêtre d’aide vous disposez de différents raccourcis. Des informations complémentaires sont proposées par l’intermédiaire du raccourci « Voir aussi ». 2. COMMENT UTILISER LES FICHES DE SAISIE ? 2.1. Créer une fiche Toutes les fiches peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois, certaines fiches sont déjà proposées telles que les TVA, les Saisonnalités et les Profils de personnel. Si vous créez votre business plan depuis le squelette « EBP.Standard » existant, vous aurez également des fiches d’Investissements, de Charges externes et d’Impôts & taxes de proposées. Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de fiche que vous souhaitez créer dans l'arborescence, exemple "Ventes", puis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. Comment utiliser les fiches de saisie ? 17 2.2. Modifier une fiche L'accès à la modification d'une fiche peut se réaliser de deux façons :  Soit en se positionnant dans l'arborescence sur le type de fiche (exemple "Ventes"), en choisissant la fiche dans le tableau récapitulatif et en cliquant sur le bouton Ouvrir en bas de la page.  Soit en développant l'arborescence dans lequel se trouve la fiche à modifier puis en double-cliquant sur la fiche souhaitée. Une fois sur la fiche, il suffit de saisir les informations souhaitées. Toutes les zones modifiables seront alors visibles par leur fond blanc. Une fois la modification réalisée, le bouton Valider, que vous trouverez en bas de la fiche, permettra d'enregistrer les modifications. 2.3. Annuler une modification sur une fiche Lors de la saisie ou de la modification d'une fiche, il est possible d'annuler le travail effectué. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton Annuler qui se trouve en bas de la fiche. Les modifications apportées seront alors supprimées et la fiche retrouvera son état initial. 2.4. Supprimer une fiche La suppression d'une fiche se fera par l'intermédiaire de la liste, exemple les "Ventes", ou directement dans la fiche en question. Pour supprimer une fiche, il suffit de se positionner sur la ligne concernée dans le tableau récapitulatif et de cliquer sur le bouton Supprimer qui se trouve en bas de la fenêtre. Remarque La création et la suppression d’une fiche peuvent être réalisées à partir du menu contextuel (clic inverse de la souris) de la barre de navigation de gauche. Pour plus d’informations, reportez-vous à l’aide en ligne. 2.5. Les Notes perso Chaque fiche de prévision pourra être accompagnée d’une note. Plusieurs outils sont disponibles dans cette note :  Un correcteur d’orthographe,  Un outils d’insertion de champs variables,  Une zone permettant de lier des fichiers à la page de note. Pour avoir plus de détail sur les notes perso, reportez-vous à l’aide en ligne. PRISE EN MAIN 18 3. COMMENT SAISIR LES PREVISIONS ? 3.1. Accès aux Prévisions Pour accéder à la saisie des prévisions, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder aux prévisions par l'intermédiaire du menu Affichage + Prévisions. Cette partie permet de paramétrer les principales fiches du business plan. Vous retrouverez donc les prévisions suivantes :  Les Investissements (incorporels, corporels et financiers) et les Cessions d’immobilisations ;  Les Financements (Apports en capital, Comptes courants d’associé, Emprunts, Crédits bails, Subventions) ;  Les Ventes (Négoce, Produits & services);  Les Achats (Négoce, Produits & services);  Les Charges Externes ;  Le Personnel (Salarié et Gérant non salarié) et les Autres charges de personnel ;  Les Impôts & Taxes (autre que IS et IFA) ;  Les Autres prévisions (Production immobilisé, Autres produits et autres charges, Charges à répartir, Produits et Charges financières, Dividendes, Produits et Charges exceptionnelles, Provisions, Produits et Charges constatées d’avance, et Impôt Société ;  Les Eléments antérieurs (Bilan & éléments antérieurs et Compte de Résultat). 3.2. Généralité sur les Prévisions Chaque type de prévisions possède une liste récapitulative des différentes fiches créées. Cette liste synthétise les principales informations pour vous aider dans l’analyse des résultats. Pour créer une nouvelle fiche de prévision, vous devez vous placer sur le type de prévision souhaité (exemple : "Ventes"), puis, depuis la liste, cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. Toutes les fiches se décomposent en deux parties : l’entête et le corps. L'entête permet d'identifier la prévision (Ex : Nom de la prévision) et le corps se compose de deux onglets nécessaires à la saisie des données. L’onglet Option permet de paramétrer au mieux la fiche que vous créez. Pour l’ensemble des combos listes, un choix sera fait par défaut. Toutefois, il vous sera possible d’adapter ces zones aux différents cas que vous voudrez traiter. Une fois la saisie des options réalisées, il ne vous restera plus qu’à saisir les montants. Ainsi tous les calculs se feront pour alimenter votre Business plan. Comment saisir les prévisions ? 19 Sur chaque fiche, ainsi que sur chaque liste, il vous sera possible de saisir des Notes par l’intermédiaire d’un onglet prévu à cet effet. 3.3. Spécificités Pour l’ensemble des prévisions le principe reste identique. Une fois la saisie des options réalisées, il ne vous restera plus qu’à saisir le ou les montants nécessaires aux différents tableaux de résultats. 3.3.1. Les investissements Trois types d’investissements sont possibles : Incorporels, Corporels ou Financiers. La gestion des Cessions d’immobilisations sera possible dans cette partie. Les amortissements se calculeront automatiquement en fonction des options saisies. 3.3.2. Les financements On distingue deux grandes catégories de financements. Les financements dont la fiche reste du type standard avec un onglet Montant et un onglet Options. Puis les fiches qui sont composées d’un onglet Définition et d’un onglet Echéancier. Pour les Apports en Capitaux et les Comptes Courants, la saisie des informations reste la même. Toutefois pour les Emprunts et les Crédits-Bails toutes les informations devront être saisies dans l’onglet Définition. L’onglet Echéancier permettra de mettre en avant le calcul des différentes échéances. La subvention d’exploitation est une aide financière non remboursable accordée le plus souvent par l'Etat ou une Collectivité locale. Les subventions d'investissements ont pour objet d'aider l'entreprise à acquérir certains équipements. 3.3.3. Les ventes Deux types de ventes sont possibles, le type Marchandises (Produits achetés puis revendus sans avoir subi de transformation) ou le type Production (Tous les produits issus de la production ou services réalisés par l’entreprise). Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos ventes pour les années supérieures au premier exercice. PRISE EN MAIN 20 3.3.4. Les achats Chaque prévision d’achat sera liée à une vente lors de la création de celle-ci. Le montant des prévisions d’achats sera calculé en fonction d’un Taux de Marge/Marque ou d’un Coefficient appliqué aux Ventes, par rapport au type de cette vente. Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos achats pour les années supérieures au premier exercice. Pour avoir plus de détail sur les prévisions d’achats, reportez-vous à l’aide en ligne. 3.3.5. Les charges externes & autres achats Les Charges externes & autres achats, sont toutes les charges qui devront être prises en compte dans le plan d’affaires mais qui ne sont pas liées directement aux ventes. On distingue deux types de charges :  les charges Fixes : Elles sont des frais réguliers qu'engendre l'existence de l'entreprise quel que soit son niveau d'activité.  les charges Variables : Egalement appelées "charges fonctionnelles" elles sont les charges qu'engendre directement l'activité de l'entreprise. Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos charges pour les années supérieures au premier exercice. 3.3.6. Les charges de personnel Les charges de personnel permettent de mettre en avant l’ensemble des coûts qui sont liés aux frais de personnel. On distingue deux types de personnel : les Salariés et les Gérants non salariés. La fonction Equivalent Temps Plein (ETP) vous permettra de gérer le personnel équivalent sur un même poste. Par exemple : Si vous avez besoin de 2 commerciaux pour votre entreprise, si ceux-ci ont le même profil, vous n’avez pas besoin de créer 2 fiches. Suite à la création de la fiche pour le 1er commercial, vous devez indiquer 2 dans la colonne ETP. Comment saisir les prévisions ? 21 3.3.7. Les impôts et taxes Le principe de création de fiche reste le même que pour les autres prévisions. Dans l’onglet Montant, vous devez saisir le montant d’impôt que vous estimez devoir payer. Pour avoir plus de renseignement et un exemple de saisie de la ventilation d’impôt, reportez-vous à l’aide en ligne. 3.3.8. Les autres prévisions Pour en savoir plus concernant EBP Prévisions contactez-nous. Les Prévisions d’Exploitation Cette catégorie de prévisions regroupe l’ensemble des prévisions qui sont moins « courantes » telles que : la Production immobilisée, les Autres produits, les Charges à répartir et les Autres charges. Les Prévisions Financières Cette catégorie de prévisions regroupe l’intégralité des prévisions financières. On retrouvera donc les prévisions suivantes : les Produits financiers, les Charges financières et les Dividendes. Les Prévisions Exceptionnelles Les prévisions dites « Exceptionnelles » regroupent les Produits exceptionnels ainsi que les Charges exceptionnelles. Les Prévisions Diverses Cette catégorie regroupe le reste des prévisions nécessaires pour établir les tableaux de résultats. On retrouve donc les Provisions, les Produits constatés d’avance et les Charges constatées d’avance. L’Impôt Société Le récapitulatif proposé, a pour objectifs de fournir une liste précise des montants d'IS à payer. De plus, il met en avant l’IFA et les éventuels remboursements de crédit d'impôt. PRISE EN MAIN 22 4. COMMENT CONSULTER LES RESULTATS ? Pour consulter les résultats du Business plan, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder aux résultats par l'intermédiaire du menu Affichage + Résultats. Cette partie vous permet de visualiser tous les chiffres obtenus grâce aux différentes saisies effectuées pour l’élaboration du Business plan. Vous retrouverez donc une liste de tableaux, des graphiques et des ratios. 4.1. Les tableaux de résultats Les tableaux de résultats disponibles sont :  Le compte de résultat,  Le tableau de trésorerie,  Le seuil de rentabilité,  Le bilan,  Les tableaux concernant le fonds de roulement,  Les tableaux de financements,  Les récapitulatifs de TVA : ils permettent d’expliquer, exactement, comment la TVA due ou le crédit de TVA sont calculés.  Les autres récapitulatifs. Pour avoir plus de détail sur le contenu des tableaux, reportez-vous à l’aide en ligne. Vous retrouverez ces différents résultats dans le Rapport (Partie Rapport située en bas à gauche dans la barre de navigation). 4.2. Les graphiques et les ratios EBP Prévisions propose l'analyse de l'ensemble des résultats sous forme de graphiques ou ratios. Ils sont une interprétation des tableaux précédents. Chaque graphique ou ratio est défini par son nom. L'onglet Définition permet de voir les paramètres qui constituent :  le graphique : Eléments, Couleur du graphique, Plafond ;  le ratio : le Numérateur, le Dénominateur, l’Unité (pourcentage, jour, montant) et la description du ratio. Un onglet Notes vous permettra de saisir des annotations sur le graphique ou ratio. Tous les graphiques et ratios sont imprimables ou exportables. Pour avoir plus de détail sur les graphiques et ratios disponibles, et sur la création de ceux-ci, reportez-vous à l’aide en ligne. Comment reprendre une entreprise ? 23 5. COMMENT REPRENDRE UNE ENTREPRISE ? Il vous est possible d'inclure les données de la reprise dans le Bilan et le Compte de résultat pour, au maximum, 3 années. Pour cela, vous devez paramétrer les préférences en conséquence. Seul les valeurs saisies dans le Bilan antérieur auront un impact sur les résultats prévisionnels. Le Compte de résultat antérieur est lui facultatif. La saisie du bilan antérieur ayant un impact sur différents calcul, et notamment sur la trésorerie prévisionnelle, les fiches, suivantes :  les stocks,  les encaissements et les décaissements,  la TVA,  les amortissements,  les comptes courants d’associés,  les emprunts,  les crédits-bails,  l’impôt sur les sociétés. Pour reprendre une entreprise, deux possibilités s’offrent à vous : 1. Saisir directement les valeurs dans le Bilan et le Compte de résultat antérieur, 2. Importer la balance EBP pour alimenter le Bilan et le Compte de résultat antérieur. Pour avoir plus de détail sur l’import de la balance, reportez-vous à l’aide en ligne. 6. COMMENT ACCEDER AU RAPPORT ? Pour accéder à la rédaction et à l'impression du rapport, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder au rapport par l'intermédiaire du menu Affichage + Rapports. Cette partie vous permet d'argumenter puis d'imprimer le rapport que vous remettrez à vos financiers. 6.1. Elaboration du rapport EBP Prévsions vous propose la structure complète du business plan présentant votre projet. Cette structure étant non modifiable, vous avez la possibilité de ne pas imprimer l'intégralité des parties ou des pages. Remarque Dans la barre de navigation de droite, vous disposez d’une case à cocher permettant d’inclure ou non la page sélectionnée lors de l’impression du rapport. PRISE EN MAIN 24 Depuis EBP Prévisions, 4 structures de rapports plus ou moins détaillées sont proposées. Pour avoir plus de détail sur la création de rapport, reportez-vous à l’aide en ligne. Afin de constituer un business plan percutant, l'impression proposée par EBP Prévisions sera alimentée par certaines données saisies dans les prévisions ainsi que par les résultats qui en découlent. Remarque Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces données par l'intermédiaire de l'onglet Commentaires. Trois types de données sont repris, vous pouvez les reconnaître grâce à l’icône associé :  Les tableaux sont indiqués par l'icône ,  Les graphiques sont indiqués par l'icône ,  Les ratios sont indiqués par l'icône . Remarque Vous pourrez agrémenter chacune des pages récupérée de votre prévisionnel par un texte aussi bien avant, qu’après la donnée. 7. COMMENT SAUVEGARDER LES DONNEES ? Afin de récupérer l’ensemble des modifications réalisées dans l’application, vous devez Enregistrer le fichier de travail. Pour ce faire, vous disposez d’un icône Enregistrer ou vous pouvez passer directement par le menu Fichier + Enregistrer. Remarque Dans les options du business plan (menu Outils + Options + Sauvegarde), vous disposez d’un outils permettant de programmer des sauvegardes automatiques régulières. Pour plus d’informations sur la sauvegarde des données, reportez-vous à l’aide en ligne. Le tableau de bord 25 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Prévisions. 1. LE TABLEAU DE BORD Le Tableau de Bord permet d'obtenir une synthèse de votre Business plan. Remarque Les données affichées sont mises à jour en temps réel, au moment des saisies. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  La liste des principales prévisions saisies : une coche vous permet de visualiser si des prévisions de type Ventes, Achats, Charges ou Personnels ont été saisies ;  La liste des dates importantes du business plan : Cette liste permet de donner des informations sur la date de création du dossier, la date du dernier enregistrement du fichier ainsi que la date de dernière impression du dossier final ;  La liste des différentes alertes et anomalies rencontrées : Cette zone permet de récapituler les différentes incohérences rencontrées dans le Business plan créé ;  La rentabilité du business plan : Ce tableau est la version synthétique du seuil de rentabilité. Il vous permet de visualiser si votre projet est rentable et à quel moment ;  Une présentation des données importantes sous forme de graphique : Ce graphique vous indique l'évolution du chiffre d'affaires, du coût total des charges et du résultat net sur les différentes périodes de votre Business plan. Pour avoir plus de détail sur le tableau de bord, reportez-vous à l’aide en ligne. LES FONCTIONS AVANCEES 26 2. TYPES DE CONSULTATION DES RESULTATS La consultation des résultats est possible sous différentes formes. En fonction des paramètres, il est possible de visualiser certains résultats mensuellement, cumulée ou annuellement. Pour les consultations mensuelles et cumulées, des boutons pour les différents exercices sont disponibles. Si vous réalisez une reprise d’éléments antérieurs, suivant le nombre d'années de reprise, vous disposerez des éléments de visualisation : Aucun, N-1, N-2, N-3. En fonction des filtres sélectionnés, plusieurs niveaux d’affichage des données sont possibles. Vous pourrez affiche différents niveau de Détail (Totaux, Rubriques, Sous-rubriques et Prévisions), pour des lignes Non valorisées et pour différents parties. Pour avoir plus de détail sur la consultation des résultats, reportez-vous à l’aide en ligne. 3. LES IMPRESSIONS ET LES EXPORTATIONS 3.1. L’impression et l’exportation des grilles Tous les tableaux disponibles dans le logiciel EBP Prévisions, dans les Prévisions comme dans les Résultats, peuvent être imprimés ou exportés. Pour imprimer, il suffit de vous placer dans le tableau souhaité, puis d'actionner l’icône Imprimer ou de passer par le menu Fichier + Imprimer. Pour exporter les données, il vous suffit d'actionner le bouton Exporter ou de passer par le menu Fichier + Exporter. 3.2. L’impression du rapport EBP Prévisions vous propose une ou plusieurs structures complètes du rapport présentant votre projet. Ces structures étant non modifiables, vous avez la possibilité de ne pas imprimer l'intégralité des parties grâce à la coche Inclus que vous trouverez à gauche de l’écran. Les impressions et les exportations 27 Afin de constituer un business plan percutant, l'impression proposée par EBP Prévisions sera alimentée par certaines données saisies dans les prévisions ainsi que par les résultats qui en découlent. Remarque Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces données par l’intermédiaire de l’onglet Commentaires. 3.3. La génération du rapport sous forme de diaporama EBP Prévisions vous propose de générer un fichier à extension ppt permettant de présenter les rapport sous forme de diaporama. Vous accéderez à cette fonctionnalité par le menu Outils + Générer un diaporama ou par le bouton portant le même nom. Remarque Le fichier généré pourra être modifier grâce au logiciel PowerPoint de Microsoft. Seule les version 2003 et 2007 du Pack Office de Microsoft sont compatibles. Pour avoir plus de détail sur la génération du diaporama, reportez-vous à l’aide en ligne. INDEX 28 INDEX A Accès au service technique....................................................................................9 Achats..................................................................................................................20 Aide dynamique ...................................................................................................16 Aide sur Business Plan ..........................................................................................6 B Balance................................................................................................................23 C Charges ...............................................................................................................20 Configuration minimale.........................................................................................10 Créer le dossier....................................................................................................13 D Débridage ............................................................................................................12 Débrider le logiciel................................................................................................13 Dossier final Généralités.......................................................................................................23 Impression .......................................................................................................26 E Ecran de travail ....................................................................................................14 Elements antérieurs .............................................................................................14 Exportation des grilles ..........................................................................................26 F Fiches Annulation........................................................................................................17 Création ...........................................................................................................16 Modification......................................................................................................17 Suppression .....................................................................................................17 Financements.......................................................................................................19 Index 29 G Graphiques ..........................................................................................................22 I Impôt Société .......................................................................................................21 Impôts et taxes.....................................................................................................21 Impressions Des grilles ........................................................................................................26 Dossier.............................................................................................................26 Exportations .....................................................................................................26 Installation............................................................................................................11 L Lancer le logiciel ..................................................................................................12 O Options ................................................................................................................16 P Personnels ...........................................................................................................20 Place disque nécessaire.......................................................................................10 Préférences Accéder............................................................................................................15 de Prévisions....................................................................................................15 Données de base .............................................................................................15 du Dossier........................................................................................................15 Saisir................................................................................................................15 Prévisions Accéder............................................................................................................18 Achats..............................................................................................................20 Charges ...........................................................................................................20 Financements...................................................................................................19 Généralités.......................................................................................................18 Impôt société....................................................................................................21 Impôts et taxes.................................................................................................21 Personnels .......................................................................................................20 Subventions d'exploitation................................................................................19 Subventions d'investissements.........................................................................19 Ventes..............................................................................................................19 R Ratios...................................................................................................................22 Reprise de societe................................................................................................23 INDEX 30 Reprise de société................................................................................................14 Résultats Consultation .....................................................................................................22 Exportation.......................................................................................................26 Graphiques ......................................................................................................22 Impression .......................................................................................................26 Ratios...............................................................................................................22 Tableaux ..........................................................................................................22 Types de consultation ......................................................................................26 S Sauvegarde des données.....................................................................................24 Subventions d'exploitation....................................................................................19 Subventions d'investissements.............................................................................19 T Tableau de bord...................................................................................................25 TVA......................................................................................................................22 V Ventes..................................................................................................................19 Version bridée......................................................................................................12 Index 31 NOTES NOTES 32 NOTES Compta Libérale Classic (OL Technology) pour Windows XP, Vista, Windows 7 ou Windows 8 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2014 EBP Informatique, édition juin 2014. 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour 4 aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans 5 l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-de- 6 vente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour 7 est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. 8 EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou 9 manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. v3.3 juin 2013 D. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion 10 entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous) Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement) 11 Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document  avec une limite de 5 documents maxi par licence EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP: EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. Responsabilité du Client: Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 12 Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. Version 1 – Février 2012 13 E. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. "Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme." Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1) Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2):  fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs  fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur  Tarifs indiqués sur le site Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. v3.3 juin 2013 15 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Compta Libérale Classic (OL Technology) et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis  Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 16 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 18 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 18 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 18 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 18 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 19 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 20 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 20 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 20 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 20 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 20 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 21 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 22 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 23 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 23 1.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 23 1.2. Les autres options ....................................................................................... 23 1.3. La gestion des fenêtres ............................................................................... 23 2. COMMENT GERER LES EXERCICES ? ....................................................... 24 3. COMMENT SAISIR UNE RECETTE, UNE DEPENSE ? ................................ 24 3.1. Comment saisir une recette ?...................................................................... 24 3.2. Comment saisir une dépense ? ................................................................... 24 4. COMMENT SAISIR UN ACHAT, UNE VENTE ? ............................................ 25 4.1. Comment saisir un achat ?.......................................................................... 25 4.2. Comment saisir une vente ? ........................................................................ 25 5. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? ................................... 25 5.1. Comment saisir dans un journal ?................................................................ 25 5.2. Comment saisir dans un guide ? ................................................................. 25 6. POURCENTAGE PROFESSIONNEL............................................................. 26 7. COMMENT CONSULTER LES RECETTES ET DEPENSES ? ...................... 26 8. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ?.................................................. 27 9. COMMENT IMPORTER MON RELEVE BANCAIRE ? ................................... 27 17 10. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? ................................ 28 11. COMMENT CREER UNE IMMOBILISATION ? ............................................ 28 12. COMMENT VISUALISER LE PLAN D’AMORTISSEMENT ?........................ 29 13. COMMENT SORTIR UNE IMMOBILISATION ? ........................................... 29 14. COMMENT GENERER LES ECRITURES D’IMMOBILISATION ? ............... 29 15. COMMENT ETABLIR UNE LIASSE ? .......................................................... 30 16. COMMENT VALIDER MES ECRITURES, CLOTURER MES JOURNAUX ? 30 17. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? .................................................. 31 18. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 31 19. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ?.................................................... 32 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 33 1. LA GESTION DES FAVORIS......................................................................... 33 2. OPEN GUIDE................................................................................................. 33 3. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 34 4. LE GRAND LIVRE INTERACTIF.................................................................... 34 5. LA BALANCE INTERACTIVE......................................................................... 34 6. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT............................................. 34 7. LA MISE EN COMPOSANT ........................................................................... 34 8. LA MODIFICATION DE LA LIASSE................................................................ 35 INSTALLATION 18 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0821 61 2000 (0.09 €/min)  Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante :  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 3 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 3 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits). Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. Comment installer mon logiciel ? 19 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Compta Libérale Classic (OL Technology). 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation complète. 9. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation personnalisée. 10. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ ProfessionalServices7.0FRFR20. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. INSTALLATION 20 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que pendant 40 jours, le logiciel est en version limitée en nombre de données : 20 articles, 20 documents, 100 écritures comptables et les impressions porteront la mention "Démonstration". Au delà, vous devrez saisir votre code d'activation pour utiliser le logiciel. Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. Attention, le dossier de démonstration est en mode Recettes / Dépenses. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activez votre logiciel du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton Activer Manuellement et vous avez alors accès aux zones suivantes : Comment créer mon dossier ? 21  Clé PC Cette clé, calculée à partir des informations matérielles de votre poste, est unique. Elle vous sera demandée lors de l’activation.  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules).  Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.  Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activez votre logiciel. Un message d'avertissement apparaît :  Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;  Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? + Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CRÉER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier + Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Les dates de l’exercice courant doivent correspondre à l’exercice comptable dans lequel vous souhaitez saisir. Si les dates du premier exercice sont antérieures aux dates de l’exercice courant, les exercices antérieurs à l’exercice courant auront tous le statut clôturé. Ces exercices peuvent être utiles à la création de vos immobilisations. Toutefois, si certains exercices sont manquants, ils seront automatiquement créés à la création des fiches d’immobilisations. Les modes comptables sont les suivants : - Recettes / Dépenses : Choisissez ce mode pour une utilisation simplifiée. Vous pourrez saisir facilement vos recettes et vos dépenses en trésorerie. INSTALLATION 22 - Créances / Dettes : Choisissez ce mode si vous maîtrisez la comptabilité. Vous pourrez saisir tous types d’écriture, des achats, aux ventes, en passant par la trésorerie, gérer les tiers, les échéances, le lettrage … La case Assujetti a son importance : - En mode Recettes / Dépenses, cochez cette case si vous êtes assujetti à la TVA. Cela vous permettra de gérer la déclaration de TVA. - En mode Créances / Dettes, cette case est automatiquement cochée. Les choix que vous aurez effectués lors de la création de votre dossier restent réversibles. Lorsque toutes les informations nécessaires des différentes étapes ont été renseignées, cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation La barre de statut affiche le nom de la base ouverte. Barre de navigation Menus Comment initialiser mon dossier ? 23 PRISE EN MAIN Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la mise en place de votre gestion comptable, des immobilisations et des liasses. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d’aller dans Paramètres – Société – Options comptables et de remplir avec soin ces options, car certaines vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose de deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes :  Informations administratives - Siret : Cette mention est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration de TVA et la déclaration 2035.  Informations DGFiP : Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives à la déclaration de TVA et à la déclaration 2035.  Paramétrage EDI : Ces informations sont nécessaires pour pouvoir télé-déclarer.  Expert, Cabinet conseil, Trésor public : Toutes ces données permettent l’établissement de la liasse. 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.3. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. . PRISE EN MAIN 24 2. COMMENT GÉRER LES EXERCICES ? A la création du dossier, de nombreux exercices sont automatiquement créés. Certains sont déjà clôturés : ce sont tous ceux qui sont antérieurs à l’exercice courant. Les exercices antérieurs et postérieurs à l’exercice courant sont créés pour gérer les plans d’amortissement de vos immobilisations. En effet, les plans d’amortissement se calculent sur des exercices qui doivent être présents dans le dossier. Si certains exercices sont nécessaires à la création d’une fiche d’immobilisation, et qu’ils sont manquants, ils seront automatiquement créés au moment de l’enregistrement de la fiche d’immobilisation. Avoir de nombreux exercices d’avance ne doit pas vous exempter de la clôture annuelle. En effet, nous vous rappelons que la clôture annuelle est une opération comptable indispensable et obligatoire. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 3. COMMENT SAISIR UNE RECETTE, UNE DÉPENSE ? 3.1. Comment saisir une recette ? Pour saisir une recette, vous devez accéder au menu Quotidien – Saisie pratique – Mes recettes (option disponible uniquement en mode recettes / dépenses). Cliquez sur Ajouter, sur Nouvelle recette ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la recette. Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. 3.2. Comment saisir une dépense ? Pour saisir une dépense, vous devez accéder au menu Quotidien – Saisie pratique – Mes dépenses (option disponible uniquement en mode recettes / dépenses). Cliquez sur Ajouter, sur Nouvelle dépense ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la dépense. Remplissez les différents champs de la même façon que pour la recette. Saisissez si besoin le pourcentage professionnel. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. Comment saisir un achat, une vente ? 25 4. COMMENT SAISIR UN ACHAT, UNE VENTE ? 4.1. Comment saisir un achat ? Pour saisir une facture d’achat, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Autres saisies – Saisie Pratique. Cliquez sur Ajouter – Facture d’achat ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture (option disponible uniquement en mode créances / dettes Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Saisissez si besoin le pourcentage professionnel. Vous pouvez au préalable créer vos comptes fournisseurs par Paramètres – Comptabilité – Plan comptable libéral, ou cliquer sur le bouton Nouveau fournisseur directement disponible dans le masque de saisie. 4.2. Comment saisir une vente ? Pour saisir une facture de vente, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Autres saisies – Saisie Pratique. Cliquez sur Ajouter – Facture de vente ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture (option disponible uniquement en mode créances / dettes). Pour saisir une vente, vous devez accéder au menu Quotidien – Saisie pratique – Mes ventes (option disponible uniquement en mode créances / dettes). Cliquez sur Ajouter, sur Nouvelle facture client ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la vente. Remplissez les différents champs de la même façon que pour l’achat. Vous pouvez au préalable créer vos comptes clients par Paramètres – Comptabilité – Plan comptable libéral, ou cliquer sur le bouton Nouveau client directement disponible dans le masque de saisie. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 5. COMMENT SAISIR UNE ÉCRITURE COMPTABLE ? 5.1. Comment saisir dans un journal ? Pour saisir dans un journal, vous devez accéder à la liste des cumuls des journaux par le menu Comptabilité – Saisie par journal – Mois en cours. Ensuite, utilisez le double clic, la touche Entrée sur la ligne désirée ou sélectionnez la tâche Saisie par journal dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. Cette option nécessite des connaissances comptables (comptes à utiliser, sens de saisie …). 5.2. Comment saisir dans un guide ? La Saisie guidée est un bon intermédiaire entre la Saisie par journal et la Saisie pratique. PRISE EN MAIN 26 De nombreux guides proposés par EBP et adaptés au mode du dossier, vous permettent de saisir facilement la plupart des écritures comptables courantes. Pour cela, il vous suffit de sélectionner Comptabilité – Saisie guidée. Choisissez le guide adapté à l’opération à enregistrer (prestations de service, loyer, entretien et réparations …), et laissez-vous guider. Le numéro affiché dans le nom du guide correspond au numéro de la ligne de la 2035 où le montant sera déclaré. Pour certains guides de dépenses, vous pouvez saisir le pourcentage professionnel. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 6. POURCENTAGE PROFESSIONNEL Certaines dépenses sont mixtes, c’est-à-dire qu’une partie seulement de ces dépenses est professionnelle (par exemple l’électricité d’un bureau installé dans l’habitation personnelle). En Saisie pratique, saisir le pourcentage professionnel dans la fiche de dépense ou d’achat permettra au logiciel d’inscrire une écriture comptable dans laquelle seuls les frais professionnels seront imputés au compte de charge. La part personnelle sera imputée au compte de l’exploitant. Ce fonctionnement s’applique également à la Saisie guidée, pour certains guides comme : loyer, entretien et réparations, chauffage (d’une manière générale tous les guides affichant une ligne sur le compte 108). Ainsi, sur la déclaration 2035, seuls les frais strictement professionnels seront déclarés, et pour ces frais, vous n’aurez pas à inscrire la part personnelle des dépenses mixtes sur la ligne CC « Divers à réintégrer ». De plus, si vous êtes assujetti à la TVA, seule la TVA calculée sur la part professionnelle sera calculée. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 7. COMMENT CONSULTER LES RECETTES ET DÉPENSES ? Il vous suffit d’accéder à l’option Liste des recettes / dépenses du menu Quotidien (option disponible uniquement en mode recettes / dépenses). Cette liste vous présente toutes les recettes et dépenses saisies, quel que soit le mode de saisie utilisé. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. Comment rapprocher un compte ? 27 8. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ? Le rapprochement bancaire est une opération qui consiste à pointer les opérations bancaires saisies dans le logiciel qui apparaissent dans vos relevés bancaires. Pour rapprocher un compte, vous devez accéder à la liste des rapprochements par le menu Quotidien – Pointage des relevés bancaires – Rapprochement / Pointage bancaire. Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter ou utilisez la touche [Inser].  Choisissez la banque grâce au champ Compte à rapprocher.  Indiquez le Libellé et la Date de rapprochement et cliquez sur Valider.  Dans la fenêtre de rapprochement, saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde du relevé.  Pointez les lignes d’écritures en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Pointer : les lignes pointées disparaissent. Pour les voir, indiquez Toutes dans le champ Lignes à afficher. Le code pointage, la date et le libellé du rapprochement sont inscrits sur ces lignes.  Une fois le pointage terminé, le champ Ecart de rapprochement doit être à zéro.  S’il n’y a pas d’écart, sauvegardez le rapprochement et imprimez-le en cliquant sur l’icône de l’imprimante. Si l’écart de rapprochement n’est pas à zéro à la fin de l’opération, vérifiez les points suivants :  Certains règlements de votre relevé n’ont peut-être pas été saisis : saisissez-les avant de compléter le pointage.  Certains règlements n’ont peut-être pas été pointés : pointez bien tous les montants du relevé bancaire.  Certains règlements ont peut-être été pointés à tort, car ils ne sont pas sur le relevé bancaire : dépointez-les.  Le solde bancaire ou un règlement ont peut-être été saisis de façon erronée : rectifiez-les. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 9. COMMENT IMPORTER MON RELEVÉ BANCAIRE ? Vous pouvez importer et comptabiliser un relevé bancaire sous forme de fichier. Pour cela, accédez à la liste des relevés par Quotidien + Pointage des relevés bancaires + Relevés bancaires. Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter ou utilisez la touche [Inser].  Renseignez la banque.  Cliquer sur Importer puis choisissez le mode d’import : o Format CFONB o Format QIF o Format à définir (import paramétrable). PRISE EN MAIN 28  Une fois les lignes importées, cliquez sur Comptabiliser la ligne depuis chaque ligne et complétez les informations manquantes (compte de comptabilisation).  Enregistrez le relevé bancaire. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 10. COMMENT ÉTABLIR UNE DÉCLARATION DE TVA ? La déclaration de TVA n’est accessible que si vous êtes assujetti à la TVA. Pour que la déclaration de TVA se remplisse correctement, il faut au préalable renseigner les informations sur le dossier (Paramètres + Société). Accédez à la liste des Déclarations par le menu Déclarations + TVA + Déclaration de TVA. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter.  Choisissez la déclaration à effectuer, indiquez la période et sélectionnez les feuillets à inclure dans votre déclaration. Cliquez sur Valider.  Vous obtenez : o L’aperçu de la déclaration. o Des onglets avec les lignes d’écritures incluses dans la déclaration o Des onglets mentionnant : les lignes non déclarées, sur lesquelles une erreur a été détectée ; les lignes non imposables ; les télé-déclarations. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une déclaration. 11. COMMENT CRÉER UNE IMMOBILISATION ? Pour créer une immobilisation, vous devez accéder à la liste des immobilisations par le menu Immobilisations + Immobilisations + Toutes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Remarque Vous pouvez au préalable créer une famille par le menu Paramètres + Immobilisations + Familles, ce qui permettra l’automatisation de certains champs (comptes, mode d’amortissement…). Complétez les différents champs de l’entête : libellé, date d’acquisition, de mise en service, prix d’acquisition …. Dans la zone Comptabilité, vous devez renseigner tous les comptes nécessaires à la génération des écritures comptables. Comment visualiser le plan d’amortissement ? 29 Dans l’onglet Amortissement, vous devez renseigner les paramètres nécessaires au calcul du plan d’amortissement. Les autres onglets vous permettent de saisir ou consulter d’autres informations sur l’immobilisation. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 12. COMMENT VISUALISER LE PLAN D’AMORTISSEMENT ? Dès que vous avez enregistré votre immobilisation, vous pouvez visualiser le plan d’amortissement en cliquant sur le bouton Voir le plan d’amortissement dans la fiche immobilisation ou sur l’option Voir le plan d’amortissement dans le volet des tâches accessibles depuis la liste des immobilisations. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 13. COMMENT SORTIR UNE IMMOBILISATION ? Pour sortir une immobilisation, cliquez sur le bouton Sortir dans la fiche immobilisation ou sur l’option Sortir dans le volet des tâches depuis la liste des immobilisations. L’assistant de sortie d’une immobilisation s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l’assistant. 14. COMMENT GÉNÉRER LES ÉCRITURES D’IMMOBILISATION ? La mise à jour comptable permet de générer des écritures comptables. Ces écritures concernent :  Les acquisitions,  les dotations,  les cessions. Pour réaliser cette opération, vous devez lancer l'assistant de mise à jour comptable depuis le menu Immobilisations + Mise à jour comptable. L’assistant de mise à jour s’ouvre, laissez-vous guider. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l’assistant. Si certains comptes sont manquants dans les fiches d’immobilisation, alors une étape s’affichera pour vous permettre de les saisir. PRISE EN MAIN 30 Attention, si les écritures ont déjà été générées, une nouvelle mise à jour comptable ne modifiera pas les écritures déjà présentes, mais en ajoutera de nouvelles. Avant une nouvelle mise à jour comptable, vous devez donc soit supprimer au préalable les écritures incorrectes, soit bien filtrer les immobilisations à comptabiliser depuis l’assistant de mise à jour comptable. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 15. COMMENT ÉTABLIR UNE LIASSE ? Pour que la liasse se remplisse correctement, il faut au préalable :  Renseigner les informations sur le dossier (Paramètres + Société).  Créer les immobilisations (menu Immobilisations).  Saisir toutes les écritures comptables nécessaires.  Paramétrer les associés (menu Paramètres). Accédez à la liste des liasses par le menu Déclarations + BNC + Liasses. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Choisissez l’exercice comptable contenant les données et cliquez sur OK. Vous obtenez différents onglets, et notamment :  L’aperçu de la liasse.  La balance comptable.  Les immobilisations créées dans le dossier. Si vous effectuez a posteriori des modifications dans les écritures comptables ou dans les immobilisations, utilisez les boutons Mise à jour balance et Mise à jour Immos présents dans la barre d’outils de la liasse pour la mettre à jour. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une déclaration. 16. COMMENT VALIDER MES ÉCRITURES, CLÔTURER MES JOURNAUX ? Vous pouvez valider les écritures de façon globale et clôturer mensuellement les journaux. Pour cela, vous devez accéder au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux. Sélectionnez les journaux et mois souhaités. Dans la barre de tâches, cliquez sur Valider les écritures, ou Clôturer Journaux/mois, selon l’opération souhaitée. Comment clôturer un exercice ? 31 La validation permet de rendre intangibles les écritures comptables. La clôture mensuelle permet d’empêcher la modification du journal. Les écritures qu’il contient doivent auparavant être validées. Pour clôturer tous les journaux d’un exercice en une seule action, vous pouvez sélectionner l’option procéder aux clôtures mensuelles disponible dans l’assistant de clôture annuelle. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 17. COMMENT CLÔTURER UN EXERCICE ? La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments comptables de l’exercice courant. Vous pouvez y accéder par le menu Exercices / Clôtures – Clôture annuelle. L’exécution de cette opération consiste à faire vérifier par le logiciel le respect de certaines conditions (validation des écritures, clôture mensuelle des journaux…). L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 18. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. PRISE EN MAIN 32 19. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ? Les signatures numériques peuvent être utilisées pour authentifier des documents et aviser les destinataires de la moindre modification du document. Les certificats peuvent être fournis par une autorité de certification (facturé) ou auto-signés (gratuit). Dans la pratique, les certificats auto-signés n'offrent pas au destinataire une preuve de l'identité du signataire. Seul, le signataire est garant de son certificat auto-signé. Pour envoyer un PDF signé depuis Open Line, vous devez donc disposer d’un certificat fourni par une autorité de certification (facturé) ou auto-signé (gratuit). Dans le cas où vous ne possédez pas de certificat fourni par une autorité de certification, vous avez la possibilité de :  Créer un certificat  Exporter puis importer le certificat afin qu’il soit reconnu comme Autorités de certification de racine de confiance. Quel que soit le type de certificat, vous devez le renseigner dans l’application EBP (Paramètres -Société - Général - Impression et export) pour qu’il soit pris en compte lors de l’envoi d’email. Remarque Un seul certificat peut être affecté à l’application Open Line. Après avoir sélectionné un document, cliquez sur Envoyer par mail de la barre des tâches (liste des documents) ou la barre d’outils (fiche document) ; choisissez le format Fichier PDF signé et cliquez sur Ok. L’écran de message s’affiche. Une fois l’adresse du tiers renseignée et le message saisi, cliquez sur le bouton Envoyer. Le tiers recevra l’email et l’ouvrira avec le document en pièce jointe. Il devra cliquer sur la barre de navigation (à gauche), dans le volet Signatures. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur les PDF signés. La gestion des favoris 33 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Compta Libérale Classic (OL Technology). L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LA GESTION DES FAVORIS A partir du volet de navigation, le menu Favoris vous permet d’ajouter, d’organiser et de renommer comme vous le souhaitez les fonctionnalités du volet de navigation. Pour cela, il faut ajouter des entrées de la barre de navigation en faisant un clic droit sur l’entrée choisie. Par exemple, à partir de la barre de navigation du menu Comptabilité, sur Consultation, réalisez un clic droit et cliquez sur Ajouter aux Favoris. Une fois dans les Favoris, grâce au clic droit, il est possible d’ajouter des dossiers, de renommer les actions / dossiers, de les déplacer ou de les supprimer. Remarque Une action ne peut être ajoutée qu’une seule fois dans les Favoris. 2. OPEN GUIDE Vous avez la possibilité de personnaliser des Open Guide pour chaque menu. Chaque Open Guide personnalisé est disponible dans une liste déroulante. La fenêtre de personnalisation de l’Open Guide permet de saisir le nom de cet Open Guide, gérer les éléments et enregistrer l’Open Guide. Vous pouvez également utiliser des raccourcis clavier pour personnaliser l’Open Guide. Une fois votre Open Guide réalisé, vous devez l’enregistrer. Pour cela, cliquez sur le bouton Fermer ou sur la croix en haut à droite. Un message vous demande si vous souhaitez enregistrer les modifications, répondez Oui. LES FONCTIONS AVANCEES 34 3. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  Les disponibilités de trésorerie, avec le solde de vos comptes de banque.  L’évolution des recettes et des dépenses par mois. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture et à chaque rafraîchissement du tableau de bord. Le tableau de bord est accessible depuis le menu Affichage – Tableau de bord. Une ouverture automatique peut être programmée par le menu Outils – Options – Général – Apparences 4. LE GRAND LIVRE INTERACTIF Cet outil, disponible dans le menu Comptabilité, permet une visualisation plus rapide du contenu d’un ou plusieurs comptes à l’écran en évitant les impressions. 5. LA BALANCE INTERACTIVE Cet outil, disponible dans le menu Comptabilité, permet d’afficher à l’écran le cumul des mouvements débiteurs et créditeurs d’un ou plusieurs comptes. 6. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT Cet outil permet de :  Recevoir des données de votre expert-comptable.  Transmettre des données à votre expert-comptable, au format de son logiciel. 7. LA MISE EN COMPOSANT Pour mettre en composant une immobilisation, vous pouvez cliquer sur le bouton Mettre en composants dans la fiche immobilisation ou cliquer sur l’option Mettre en composants dans le volet des tâches depuis la liste des immobilisations. Vous devez ensuite :  Ajouter autant de lignes que vous souhaitez créer de composants.  Répartir le montant de l’immobilisation mère entre les composants.  Sélectionner l’exercice de mise en composant. La modification de la liasse 35 Cliquez sur le bouton Lancer pour valider l’opération. La mise en composants a pour conséquence de griser la fiche immobilisation mère ; elle n’est alors plus modifiable. Dans la liste des immobilisations, l’immobilisation mère est barrée et les immobilisations filles sont en italique. 8. LA MODIFICATION DE LA LIASSE Dans l’onglet Formulaire de la liasse, vous pouvez choisir de protéger ou non les cellules sur la saisie et la modification des formules. Cette protection est gérée par les boutons Verrouiller les cellules et Déverrouiller les cellules. Seul le tableau des immobilisations restera non modifiable car il est alimenté par les immobilisations créées dans le dossier. Une fenêtre Sélection de formulaires est disponible en haut de la liste des formulaires. Dans la partie gauche, déroulez les listes et sélectionnez les formulaires que vous souhaitez ajouter dans votre liasse. 37 Index A Accès au service technique..................................................................................18 Achat....................................................................................................................25 Activer mon logiciel ..............................................................................................20 Aide sur EBP Compta Libérale (OL Technology)..................................................15 B Balance interactive...............................................................................................34 C Cession................................................................................................................29 Clôture annuelle...................................................................................................31 Clôture mensuelle ................................................................................................30 Communication Entreprise-Expert........................................................................34 Composant...........................................................................................................34 Configuration minimale.........................................................................................18 Création de dossier..............................................................................................21 D Déclaration de TVA ..............................................................................................28 Dépense...............................................................................................................24 E Ecran de travail ....................................................................................................22 Exercices .............................................................................................................24 F Favoris .................................................................................................................33 Fonctions avancées .............................................................................................33 G Gestion des fenêtres ............................................................................................23 Grand Livre interactif............................................................................................34 I Immobilisation ......................................................................................................28 Initialisation du dossier.........................................................................................23 Installation............................................................................................................19 38 L Lancement du logiciel...........................................................................................20 Liasse ............................................................................................................30, 35 Liste des recettes / dépenses ...............................................................................26 M Mise à jour comptable ..........................................................................................29 Mise en composant ..............................................................................................34 Mot de passe........................................................................................................23 O Open Guide..........................................................................................................33 Options du dossier ...............................................................................................23 P PDF Signé............................................................................................................32 Pourcentage professionnel...................................................................................26 R Rapprochement bancaire .....................................................................................27 Recette ................................................................................................................24 Relevé bancaire ...................................................................................................27 S Saisir dans un guide.............................................................................................25 Saisir dans un journal...........................................................................................25 Saisir une écriture comptable ...............................................................................25 Sauvegarde..........................................................................................................31 Sortie d’immobilisation .........................................................................................29 T Tableau de bord...................................................................................................34 TVA................................................................................................................23, 28 V Validation des écritures ........................................................................................30 Vente ...................................................................................................................25 EBP Comptabilité Association Classic (OL Technology) pour Windows XP, Vista, Windows 7 ou Windows 8 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2014 EBP Informatique, édition juin 2014. 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour 4 aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans 5 l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-de- 6 vente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour 7 est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. 8 EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou 9 manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. v3.3 juin 2013 D. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels 10 que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous) Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement) Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document 11  avec une limite de 5 documents maxi par licence EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP: EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. Responsabilité du Client: Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 12 Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. Version 1 – Février 2012 13 E. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. "Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme." Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1) Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2):  fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs  fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur  Tarifs indiqués sur le site Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. v3.3 juin 2013 14 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Compta Association Classic (OL Technology) et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis  Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 15 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 17 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 17 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 17 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 17 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 18 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 19 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 19 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 19 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 19 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 19 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 20 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 21 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 22 1. OUVERTURE DE L’APPLICATION................................................................ 22 2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 22 2.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 22 2.2. Les autres options ....................................................................................... 22 2.3. La gestion des fenêtres ............................................................................... 23 3. COMMENT GERER LES EXERCICES ? ....................................................... 23 4. COMMENT CREER UN COMPTE ? .............................................................. 23 5. COMMENT CREER UN JOURNAL ?............................................................. 24 6. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? ................................... 24 6.1. Comment saisir dans un journal ?................................................................ 24 6.2. Comment saisir une écriture comptable ?.................................................... 26 6.3. Comment saisir dans un guide ? ................................................................. 26 7. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION COMPTABLE ?.......... 26 7.1. Comment saisir une facture d’achat ?.......................................................... 26 7.2. Comment saisir une facture de vente ? ....................................................... 27 7.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement ............................... 27 8. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ?..................................................... 27 8.1. L’en-tête ...................................................................................................... 27 8.2. Le corps ...................................................................................................... 28 16 8.3. Le pied ........................................................................................................ 28 8.4. Accès à la saisie.......................................................................................... 28 9. COMMENT LETTRER UN COMPTE ?........................................................... 28 10. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ?................................................ 28 11. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? ................................ 29 12. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS ?............................................... 30 13. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ?.................................................. 30 14. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? ............... 30 15. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? .................................................. 31 16. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 31 17. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ?................................................... 32 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 33 1. LA GESTION DES FAVORIS......................................................................... 33 2. OPEN GUIDE................................................................................................. 33 3. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 34 4. LES RELEVES BANCAIRES.......................................................................... 34 5. LE GRAND LIVRE INTERACTIF.................................................................... 34 6. LA BALANCE INTERACTIVE......................................................................... 34 7. REPORTS ON LINE....................................................................................... 35 8. LA COMMUNICATION ENTREPRISE-EXPERT ............................................ 35 9. L’IMPORT PARAMETRABLE......................................................................... 35 10. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES.................................................... 36 11. LE JOURNAL DES EVENEMENTS.............................................................. 36 12. L’ARCHIVAGE DES DONNEES................................................................... 36 13. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT........................ 37 INDEX................................................................................................................ 38 Avant de commencer 17 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0821 61 2000 (0.09 €/min)  Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 3 postes (1) est la suivante :  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 3 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 3 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits), Windows 8 (32 bits & 64 bits). Windows® XP, Vista, 7 et 8 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. INSTALLATION 18 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Comptabilité Association Classic (OL Technology). 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation complète. 9. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation personnalisée. 10. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 7.0FRFR20Asso. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. Comment lancer mon logiciel ? 19 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer+ Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que pendant 40 jours, le logiciel est en version limitée en nombre de données : 20 articles, 20 documents, 100 écritures comptables et les impressions porteront la mention "Démonstration". Au delà, vous devrez saisir votre code d'activation pour utiliser le logiciel. Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activez votre logiciel du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton Activer Manuellement et vous avez alors accès aux zones suivantes :  Nom de l’association Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). INSTALLATION 20  Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.  Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activez votre logiciel. Un message d'avertissement apparaît :  Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;  Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre association, les dates d’exercice et le plan de comptable souhaité. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. Ecran de travail 21 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants Partie contextuelle de la barre de navigation La barre de statut affiche le nom de la base ouverte. La barre de navigation PRISE EN MAIN 22 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un document (vente, achat, stock), dans la saisie d’un règlement, dans la création d’un rapprochement ou le lettrage d’un compte. 1. OUVERTURE DE L’APPLICATION Il est possible de lancer simultanément 5 instances (dossiers) pour une même session Windows. En revanche, un même dossier ne peut être ouvert plusieurs fois. 2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d’aller dans Paramètres – Société – Options comptables et de remplir avec soin ces options, car certaines vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 2.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes :  Informations administratives - Siret : Cette mention est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration de TVA.  Informations de TVA : Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives à la déclaration de TVA.  Options comptables : Permet de définir les règles de saisie à utiliser, les paramétrages par défaut sur les comptes, les journaux… 2.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. Comment gérer les exercices ? 23 2.3. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 3. COMMENT GERER LES EXERCICES ? A la création du dossier, deux exercices sont automatiquement créés. Au-delà de deux exercices, il vous faut d’abord procéder à la clôture annuelle du premier exercice ouvert puis à la création du nouvel exercice. Pour créer un nouvel exercice, vous devez accéder à la liste des exercices par le menu Exercices/Clôtures – Exercices. Vous devez ensuite :  utiliser la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter,  modifier si besoin les dates d’exercice. Changer d’exercice courant n’est pas une opération indispensable. Néanmoins, cela permet de choisir l’exercice que vous souhaitez voir affiché par défaut dans vos différentes listes, fenêtres… Pour changer d’exercice courant, il suffit de :  se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices,  sélectionner Définir un exercice courant dans la barre de tâches du volet de navigation, dans le menu contextuel ou en appuyant sur le bouton disponible dans la fiche. L’exercice courant est identifié à la fois par une mise en caractères gras dans la liste des exercices et par la mention des dates de cet exercice dans la barre de titre de l’application. Quel que soit votre exercice courant, tous vos exercices (ouverts ou clôturés) restent accessibles. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 4. COMMENT CREER UN COMPTE ? Pour créer un compte, vous devez accéder à la liste des comptes par le menu Quotidien / Saisie – Plan comptable association. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez sélectionner le type du compte (détail ou racine), le numéro de compte et l’intitulé. PRISE EN MAIN 24 Dans l’onglet Paramétrage, dans le cadre paramétrage de la TVA, vous devez renseigner les informations liées à la Nature de taxe, le Type de l’opération et l’option de calcul dont vous avez besoin. Ce paramétrage est important pour l’établissement de la déclaration de TVA. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner dans sa totalité une fiche compte. 5. COMMENT CREER UN JOURNAL ? Pour créer un journal, vous devez accéder à la liste des journaux par le menu Paramètres – Journaux. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir le code journal, le type de journal (Achat, Vente, Trésorerie, Opérations Diverses), une description. Dans l’onglet Saisie :  Dans le cadre Racines non autorisées, vous pouvez écrire toutes les racines de compte que vous ne souhaitez pas utiliser dans le journal.  Dans le cadre Options de saisie, vous pouvez définir : le mode de numérotation des pièces de votre journal ; la reprise de la date, de la pièce, du numéro de document sur une même écriture ; le type et le compte de contrepartie (uniquement pour les journaux de type trésorerie) ; le mode de fonctionnement des libellés d’écritures du journal. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 6. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? 6.1. Comment saisir dans un journal ? Pour saisir dans un journal, vous devez accéder à la liste des cumuls des journaux par le menu Quotidien / Saisie - Saisie par journal - Mois en cours. Ensuite, utilisez le double clic, la touche Entrée sur la ligne désirée ou sélectionnez la tâche Saisie par journal dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. 6.1.1. L’en-tête Dans cette partie, vous pouvez sélectionner l’exercice, le journal et la période dans lesquels vous souhaitez saisir. Leur modification est possible en effectuant la sélection désirée dans les listes déroulantes de chaque champ. 6.1.2. Le corps Le corps de la saisie est composé d’une grille dans laquelle certaines mentions sont obligatoires : Comment saisir une écriture comptable ? 25  Statut : Il permet de connaître le statut d’une écriture. Il est possible de modifier le statut d’une écriture en cliquant sur le bouton Traitements sur les écritures (Simuler, Confirmer l’écriture, Valider).  Jour : Il est dépendant de l'exercice courant, de la période de saisie sélectionnée et du paramétrage de la fiche journal. Il peut être saisi directement ou sélectionné dans le calendrier.  N° de pièce : Le comportement du numéro de pièce dans les écritures et les lignes d'écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l'utilisateur.  N° de document : Le comportement du numéro de document dans les lignes d’écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l’utilisateur.  Compte: La liste des comptes existants est disponible grâce à la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné.  Libellé : Le comportement du libellé dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l'utilisateur.  Débit / Crédit : Le positionnement par défaut du curseur dans le champ Débit ou Crédit dépend du sens par défaut paramétré sur la fiche compte, de la nature du compte saisi et du type de journal dans lequel la saisie est effectuée. Il peut être modifié. Le montant peut être saisi directement dans le champ ou obtenu grâce à la calculatrice. Navigation dans la fenêtre de saisie : La navigation entre les champs, les lignes et les écritures peut se faire entre les différents champs grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles. Remarque Un journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal est composé d'une seule et unique écriture, composée de toutes les lignes d'écritures du journal. Le statut sélectionné s'applique donc à toutes les lignes du journal sans distinction. 6.1.3. Le pied En pied de masque, trois zones d’information sont disponibles. Les informations sur le compte reprennent automatiquement l’intitulé du compte de la ligne sélectionnée ou en cours de saisie, ainsi que son solde débiteur ou créditeur sur l’exercice de saisie. La somme des montants sélectionnés correspond à la somme des montants que vous sélectionnez avec votre souris. PRISE EN MAIN 26 Les cumuls du journal sont mis à jour en temps réel lors de chaque saisie. L'équilibre du journal est une condition nécessaire à la sortie du journal. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 6.2. Comment saisir une écriture comptable ? Pour saisir une écriture comptable indépendante, accédez à l’option Quotidien / Saisie – Saisie par journal. Ensuite, sélectionnez la tâche Nouvelle écriture comptable dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. Complétez les différents champs de l’en-tête et de chaque ligne composant l’écriture. Une fois l’écriture équilibrée, un message vous propose de saisir l’écriture suivante : répondez Oui pour continuer. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 6.3. Comment saisir dans un guide ? Pour saisir dans un guide, il vous suffit de sélectionner Quotidien / Saisie – Autres saisies – Saisie guidée. Ensuite, choisissez le guide voulu, la date d’écriture et éventuellement le journal. Le corps se présente sous la forme d’une écriture comptable. Seules les zones non grisées sont saisissables et accessibles. Les zones grisées ne sont pas saisissables, selon le paramétrage effectué dans le guide de saisie, disponible dans Paramètres – Guides de saisie. La sauvegarde d’une saisie guidée entraîne automatiquement sa comptabilisation. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 7. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION COMPTABLE ? 7.1. Comment saisir une facture d’achat ? Pour saisir une facture d’achat, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Autres saisies –Saisie Pratique. Cliquez sur Ajouter – Facture d’achat ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide. comment consulter un compte ? 27 7.2. Comment saisir une facture de vente ? Pour saisir une facture de vente, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Autres saisies –Saisie Pratique. Cliquez sur Ajouter – Facture de vente ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. 7.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement Pour saisir une opération de trésorerie, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Saisie Pratique. Cliquez sur Ajouter une opération de trésorerie ou utilisez la touche [Inser] et choisissez Encaissement adhérent, Décaissement fournisseur… Dans la fiche créée, le champ Type vous permet de sélectionner l’opération à exécuter : Encaissement, Décaissement, Remise de chèques, Virement interne. . Pour les encaissements et les décaissements, des sous-catégories vous permettent de choisir un type d’opération plus précis : encaissement adhérent, encaissement d’effets avec frais, décaissement fournisseur, entretien, essence, frais bancaires, etc. Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 8. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ? Pour consulter un compte, accédez au menu Consultation / Lettrage – Consultation / Lettrage ou au menu Quotidien / Saisie – Consultation / Lettrage. 8.1. L’en-tête La consultation de compte se fait par exercice comptable. Quelque soit l’état de votre exercice, vous pouvez sélectionner n’importe quel exercice du dossier à partir de la liste déroulante. La sélection du compte se fait dans le champ Numéro. Celui-ci peut être saisi directement dans le champ ou sélectionné dans la liste déroulante, qui reprend l'intégralité des comptes existants. Les informations suivantes sont reprises automatiquement, après la sélection du compte :  l’intitulé du compte, situé à droite du champ Numéro,  le solde des mouvements antérieurs à la période sélectionnée, si cette période ne débute pas au premier jour de l’exercice sélectionné, Un ensemble de filtres vous permet de sélectionner les lignes que vous voulez ou non afficher. Les sélections de filtres seront prises en compte immédiatement, sans action supplémentaire de votre part. PRISE EN MAIN 28 8.2. Le corps L'affichage des lignes d'écriture dans la consultation reprend les informations renseignées dans le masque de saisie. L'affichage des lignes d'écriture est directement dépendant des choix effectués sur les filtres de l’en-tête. 8.3. Le pied Deux lignes de totalisation sont affichées. Le solde de tout l’exercice indique le solde du compte à la fin de l’exercice sélectionné. Le solde des lignes sélectionnées cumule en temps réel la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs des lignes que vous avez manuellement sélectionnées. 8.4. Accès à la saisie En double cliquant sur une ligne d'écriture ou en cliquant sur le bouton Saisie par journal ou en sélectionnant Saisie par journal dans le menu contextuel, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans le journal et le mois de saisie ayant servi à l'enregistrer. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 9. COMMENT LETTRER UN COMPTE ? Le lettrage est une opération consistant à lettrer des factures avec leurs règlements. Les lignes non lettrées sont donc des lignes qui ne se compensent pas et / ou n’ont pas de rapport entre elles. Pour réaliser ce pointage, accédez au menu Quotidien / Saisie – Lettrage simplifié.  Dans le champ Compte, sélectionnez un fournisseur ou un adhérent : les factures s’affichent alors dans la première liste, les règlements et avoirs dans la seconde.  Sélectionner une facture et son règlement.  Cliquez sur le bouton Lettrer, confirmez le code proposé et la date de lettrage : le code se reporte que ces lignes, ce qui signifie qu’elles sont lettrées.  Répétez l’opération pour toutes les factures réglées.  Visualisez les factures non réglées en sélectionnant Lignes non lettrées dans le filtre lettrage. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 10. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ? Le rapprochement bancaire est une opération qui consiste à pointer les opérations bancaires saisies dans le logiciel qui apparaissent dans vos relevés bancaires. comment établir une déclaration de TVA ? 29 Pour rapprocher un compte, vous devez accéder à la liste des rapprochements par le menu Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire. Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter ou utilisez la touche [Inser].  Choisissez la banque grâce au champ Compte à rapprocher.  Indiquez le Libellé et la Date de rapprochement et cliquez sur Valider.  Dans la fenêtre de rapprochement, saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde du relevé.  Pointez les lignes d’écritures en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Pointer : les lignes pointées disparaissent. Pour les voir, indiquez Toutes dans le champ Lignes à afficher. Le code pointage, la date et le libellé du rapprochement sont inscrits sur ces lignes.  Une fois le pointage terminé, le champ Ecart de rapprochement doit être à zéro.  S’il n’y a pas d’écart, sauvegardez le rapprochement et imprimez-le en cliquant sur l’icône de l’imprimante. Si l’écart de rapprochement n’est pas à zéro à la fin de l’opération, vérifiez les points suivants :  Certains règlements de votre relevé n’ont peut-être pas été saisis : saisissez-les avant de compléter le pointage.  Certains règlements n’ont peut-être pas été pointés : pointez bien tous les montants du relevé bancaire.  Certains règlements ont peut-être été pointés à tort, car ils ne sont pas sur le relevé bancaire : dépointez-les.  Le solde bancaire ou un règlement ont peut-être été saisis de façon erronée: rectifiez-les. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 11. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? Pour que la déclaration de TVA se mouvemente correctement, il faut au préalable renseigner les informations sur le dossier et les fiches comptes. Pour établir une déclaration de TVA, vous devez accéder à la liste des Déclarations par le menu Quotidien / Saisie – Déclaration de TVA. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter.  Choisissez la déclaration à effectuer, indiquez la période et sélectionner les feuillets à inclure dans votre déclaration. Cliquez sur Valider.  Vous obtenez : o L’aperçu de la déclaration. o Des onglets avec les lignes d’écritures incluses dans la déclaration o Des onglets mentionnant : les lignes non déclarées, sur lesquelles une erreur a été détectée ; les lignes non imposables ; les télé-déclarations. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une déclaration. PRISE EN MAIN 30 12. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS ? Le logiciel vous permet de saisir ou d’importer des notes de frais et de gérer vos indemnités kilométriques. Pour cela, il vous faut accéder au menu Notes de frais. De là, il vous faut :  Créer un utilisateur pour chaque personne qui vous enverra des notes de frais. Définissez-y le compte dans lequel le montant total de la note de frais doit être comptabilisé ainsi que son ou ses véhicules.  Créer une catégorie pour chaque type de dépense de notes de frais (par exemple : essence, restaurant, indemnités kilométriques…). Dans chacune d’elles, définissez les comptes comptables sur lesquels les charges et la TVA doivent être comptabilisées.  Créer une note de frais par utilisateur et par mois, pour intégrer vos lignes de dépenses. Une même note de frais peut contenir plusieurs lignes de dépenses, de type Indemnités kilométriques ou non. Ces lignes peuvent être saisies manuellement ou importées. Les éléments saisis dans les notes de frais doivent être comptabilisés pour être intégrés à la comptabilité. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 13. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ? Vous pouvez valider les écritures de façon globale ou écriture par écriture :  De façon globale : Accédez au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux, sélectionnez les journaux et mois souhaités. Dans la barre de tâches, cliquez sur Valider les écritures.  Ecriture par écriture : Accédez au menu Quotidien / Saisie – Recherche d’écritures. Ouvrez une écriture en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Modifier l’écriture comptable de la barre des tâches. Une fois l’écriture ouverte, cliquez sur Traitements sur les écritures + Valider l’écriture courante. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 14. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? La clôture mensuelle permet d’empêcher la modification du journal. Les écritures qu’il contient doivent auparavant être validées. Pour clôturer mensuellement un journal, vous devez accéder au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux. Comment cloturer un exercice ? 31 Pour clôturer tous les journaux d’un exercice en une seule action, vous pouvez sélectionner l’option procéder aux clôtures mensuelles disponible dans l’assistant de clôture annuelle. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 15. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments comptables de l’exercice courant. Vous pouvez y accéder par le menu Exercices / Clôtures – Clôture annuelle. L’exécution de cette opération consiste à faire vérifier par le logiciel le respect de certaines conditions (validation des écritures, clôture mensuelle des journaux…). La génération des A Nouveaux est indépendante de la clôture d’un exercice. En effet, il est possible de générer les A Nouveaux de deux manières différentes :  manuellement par le menu Exercices / Clôtures – Exercices, en sélectionnant l’exercice courant dans lequel les A Nouveaux doivent être comptabilisés puis à sélectionner Générer les A Nouveaux.  automatiquement à la création d’un exercice ou à la clôture d’un exercice en fonction des options choisies dans Paramètres – Association – Options comptables – A Nouveaux. Un visuel s’affiche lorsque vos A Nouveaux ne sont plus à jour. Ce visuel est affiché dans la Consultation, dans le Lettrage simplifié et dans la barre d’état de votre application. Cliquer sur ce visuel ouvre l’assistant de génération des A Nouveaux qui vous permet de lancer l’opération manuellement. D’autre part, lors de la création d’un dossier ou d’un exercice, il est possible de saisir manuellement une balance d’ouverture. Pour cela, accédez au menu Quotidien / Saisie – Saisie par journal puis sélectionner Saisir la balance d’ouverture dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 16. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. PRISE EN MAIN 32 En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 17. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ? Les signatures numériques peuvent être utilisées pour authentifier des documents et aviser les destinataires de la moindre modification du document. Les certificats peuvent être fournis par une autorité de certification (facturé) ou auto-signés (gratuit). Dans la pratique, les certificats auto-signés n'offrent pas au destinataire une preuve de l'identité du signataire. Seul, le signataire est garant de son certificat auto-signé. Pour envoyer un PDF signé depuis Open Line, vous devez donc disposer d’un certificat fourni par une autorité de certification (facturé) ou auto-signé (gratuit). Dans le cas où vous ne possédez pas de certificat fourni par une autorité de certification, vous avez la possibilité de :  Créer un certificat  Exporter puis importer le certificat afin qu’il soit reconnu comme Autorités de certification de racine de confiance. Quel que soit le type de certificat, vous devez le renseigner dans l’application EBP (Paramètres - Association - Général - Impression et export) pour qu’il soit pris en compte lors de l’envoi d’email. Remarque Un seul certificat peut être affecté à l’application Open Line. Après avoir sélectionné un document, cliquez sur Envoyer par mail de la barre des tâches (liste des documents) ou la barre d’outils (fiche document) ; choisissez le format Fichier PDF signé et cliquez sur Ok. L’écran de message s’affiche. Une fois l’adresse du tiers renseignée et le message saisi, cliquez sur le bouton Envoyer. Le tiers recevra l’email et l’ouvrira avec le document en pièce jointe. Il devra cliquer sur la barre de navigation (à gauche), dans le volet Signatures. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur les PDF signés. La gestion des favoris 33 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Comptabilité Association Classic (OL Technology). L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LA GESTION DES FAVORIS A partir du volet de navigation, le menu Favoris vous permet d’ajouter, d’organiser et de renommer comme vous le souhaitez les fonctionnalités du volet de navigation. Pour cela, il faut ajouter des entrées de la barre de navigation en faisant un clic droit sur l’entrée choisie. Par exemple, à partir de la barre de navigation du menu Quotidien / Saisie, sur Consultation / Lettrage, réalisez un clic droit et cliquez sur Ajouter aux Favoris. Une fois dans les Favoris, grâce au clic droit, il est possible d’ajouter des dossiers, de renommer les actions / dossiers, de les déplacer ou de les supprimer. Remarque Une action ne peut être ajoutée qu’une seule fois dans les Favoris. 2. OPEN GUIDE Vous avez la possibilité de personnaliser des Open Guide pour chaque menu Quotidien / Saisie, Consultation / Lettrage, Exercices / Clôtures… Chaque Open Guide personnalisé est disponible dans une liste déroulante. La fenêtre de personnalisation de l’Open Guide permet de saisir le nom de cet Open Guide, gérer les éléments et enregistrer l’Open Guide. Vous pouvez également utiliser des raccourcis clavier pour personnaliser l’Open Guide. Une fois votre Open Guide réalisé, vous devez l’enregistrer. Pour cela, cliquez sur le bouton Fermer ou sur la croix en haut à droite. Un message vous demande si vous souhaitez enregistrer les modifications, répondez Oui. LES FONCTIONS AVANCEES 34 3. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  L'estimation de la Trésorerie qui affiche les soldes comptables des comptes bancaires ainsi que le solde des échéances (échues et à échoir) ;  Le comparatif des résultats cumulés qui compare le résultat de chaque mois de l’année civile en cours avec le résultat de chaque mois de l’année civile précédente Le comparatif des résultats cumulés qui compare le résultat comptable entre l'exercice courant et l'exercice précédent  Le comparatif entre le Chiffre d'affaires, le résultat net et la marge brute. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture et à chaque rafraîchissement du tableau de bord. Le tableau de bord est accessible depuis le menu Affichage – Tableau de bord. Une ouverture automatique peut être programmée par le menu Outils – Options –Général – Apparences. 4. LES RELEVES BANCAIRES Le logiciel vous permet de créer ou d’importer vos relevés bancaires. De là, vous pourrez directement procéder à la comptabilisation de vos lignes de relevés. Pour cela, accéder au menu Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire – Relevés bancaires. 5. LE GRAND LIVRE INTERACTIF Cet outil, disponible dans le menu Consultation / Lettrage, permet une visualisation plus rapide du contenu d’un ou plusieurs comptes à l’écran en évitant les impressions. Depuis cet écran, il est possible de saisir par journal, consulter un compte, le lettrer en automatique mais également de voir l’échéancier d’une ligne ou le document lié à cette ligne. 6. LA BALANCE INTERACTIVE Cet outil, disponible dans le menu Consultation / Lettrage, permet d’afficher à l’écran le cumul des mouvements débiteurs et créditeurs d’un ou plusieurs comptes. Il est possible depuis cette balance de consulter un compte et de lancer le lettrage automatique. Reports On Line 35 7. REPORTS ON LINE Un espace de publication appelé Reports On Line (http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. A partir de votre dossier, vous choisissez les éléments (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. 8. LA COMMUNICATION ENTREPRISE-EXPERT Cet outil permet de :  Recevoir des données, c’est à dire de réaliser des importations d’écritures d’autres logiciels dans le logiciel EBP.  Transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du logiciel EBP vers d’autres logiciels. 9. L’IMPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils – Imports / Exports – Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure. Vous pouvez sélectionner le type d’import désiré. Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir :  le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de codage du fichier...),  le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,  les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionnés précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements ajoutés, modifiés et non importés est affiché. Dans le cas où l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le détail. LES FONCTIONS AVANCEES 36 10. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES Le logiciel vous permet d’activer ou non certaines fonctionnalités. Pour cela, il vous suffit de sélectionner les fonctionnalités que vous désirez dans l’assistant de création de dossier ou, après la création de dossier, de les sélectionner dans Paramètres – Association – Fonctionnalités Disponibles. 11. LE JOURNAL DES EVENEMENTS Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant :  la clôture mensuelle,  la validation des écritures,  le changement de type de numérotation d’un journal… Lors de certaines opérations telles que la clôture mensuelle, la validation d'écritures ou la modification du type de numérotation d'un journal... des logs automatiques ou avec justification sont effectués. Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des Impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements. 12. L’ARCHIVAGE DES DONNEES Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du Bulletin Officiel des Impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. Assistant de création de modèle de document 37 13. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser certains modèles d'impression des documents que nous vous proposons dans le logiciel et d’en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : vous arrivez alors automatiquement sur l'assistant de création de modèle. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de modèle. Les étapes de création sont :  Choix du type de modèle : catégorie du modèle (Grand Livre, Balance...),  Choix du style de l'entête du document,  Choix des données présentes dans l'entête du document,  Choix des données présentes dans le corps du document,  Choix des données présentes dans le pied du document,  Choix de la mise en forme du modèle,  Nom du modèle,  Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment. A la dernière étape, cliquer sur Lancer pour créer/modifier le modèle. . INDEX 38 Index A A nouveaux ..........................................................................................................30 Accès au service technique..................................................................................16 Activer mon logiciel ..............................................................................................18 Aide sur EBP Comptabilité Association Classic (OL Technology)........................13 Archivage.............................................................................................................36 B Balance d’ouverture .............................................................................................30 Balance interactive...............................................................................................34 C Clôture annuelle...................................................................................................30 Clôture mensuelle ................................................................................................29 Communication Entreprise-Expert........................................................................35 Compte ................................................................................................................22 Configuration minimale.........................................................................................16 Consultation d'un compte .....................................................................................26 Création de dossier..............................................................................................19 Création de modèle..............................................................................................37 D Dates d'exercices ...........................................................................................19, 22 Déclaration de TVA ..............................................................................................28 E Echéancier...........................................................................................................34 Ecran de travail ....................................................................................................20 Ecritures de simulation .........................................................................................24 Encaissement.......................................................................................................26 Exercice courant ..................................................................................................22 Exercices comptables ..........................................................................................22 F Facture d’achat ....................................................................................................25 Facture de vente ..................................................................................................26 Index 39 Favoris .................................................................................................................33 Fonctionnalités disponibles ..................................................................................36 Fonctions avancées .............................................................................................33 G Gestion des fenêtres ............................................................................................22 Grand Livre interactif............................................................................................34 I Import paramétrable.............................................................................................35 Indemnités kilométriques......................................................................................29 Initialisation du dossier.........................................................................................21 Installation............................................................................................................17 J Journal .................................................................................................................23 Journal des événements ......................................................................................36 L Lancement du logiciel...........................................................................................18 Lettrage automatique ...........................................................................................34 Lettrage simplifié ..................................................................................................27 Lettrer un compte .................................................................................................27 M Modèle .................................................................................................................37 Mot de passe........................................................................................................21 N Notes de frais.......................................................................................................29 Numérotation des pièces......................................................................................23 O Open Guide..........................................................................................................33 Options du dossier ...............................................................................................21 Ouverture de l’application.....................................................................................21 P PDF Signé............................................................................................................31 Plan comptable ....................................................................................................19 INDEX 40 R Racines non autorisées........................................................................................23 Rapprochement bancaire .....................................................................................27 Relevés bancaires................................................................................................34 Reports On Line...................................................................................................35 S Saisir dans un guide.............................................................................................25 Saisir dans un journal...........................................................................................23 Saisir une écriture comptable ...............................................................................25 Sauvegarde..........................................................................................................31 T Tableau de bord...................................................................................................34 Traitements sur les écritures ..........................................................................24, 29 TVA..........................................................................................................21, 23, 28 V Validation des écritures ........................................................................................29 EBP Comptabilité Association Classic (OL Technology) pour Windows XP, Vista, Windows 7 ou Windows 8 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2014 EBP Informatique, édition juin 2014. 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour 4 aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans 5 l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-de- 6 vente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour 7 est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. 8 EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou 9 manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. v3.3 juin 2013 D. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels 10 que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous) Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement) Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document 11  avec une limite de 5 documents maxi par licence EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP: EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. Responsabilité du Client: Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 12 Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. Version 1 – Février 2012 13 E. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. "Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme." Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1) Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2):  fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs  fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur  Tarifs indiqués sur le site Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. v3.3 juin 2013 14 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Compta Association Classic (OL Technology) et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis  Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 15 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 17 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 17 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 17 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 17 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 18 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 19 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 19 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 19 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 19 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 19 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 20 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 21 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 22 1. OUVERTURE DE L’APPLICATION................................................................ 22 2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 22 2.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 22 2.2. Les autres options ....................................................................................... 22 2.3. La gestion des fenêtres ............................................................................... 23 3. COMMENT GERER LES EXERCICES ? ....................................................... 23 4. COMMENT CREER UN COMPTE ? .............................................................. 23 5. COMMENT CREER UN JOURNAL ?............................................................. 24 6. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? ................................... 24 6.1. Comment saisir dans un journal ?................................................................ 24 6.2. Comment saisir une écriture comptable ?.................................................... 26 6.3. Comment saisir dans un guide ? ................................................................. 26 7. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION COMPTABLE ?.......... 26 7.1. Comment saisir une facture d’achat ?.......................................................... 26 7.2. Comment saisir une facture de vente ? ....................................................... 27 7.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement ............................... 27 8. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ?..................................................... 27 8.1. L’en-tête ...................................................................................................... 27 8.2. Le corps ...................................................................................................... 28 16 8.3. Le pied ........................................................................................................ 28 8.4. Accès à la saisie.......................................................................................... 28 9. COMMENT LETTRER UN COMPTE ?........................................................... 28 10. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ?................................................ 28 11. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? ................................ 29 12. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS ?............................................... 30 13. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ?.................................................. 30 14. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? ............... 30 15. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? .................................................. 31 16. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 31 17. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ?................................................... 32 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 33 1. LA GESTION DES FAVORIS......................................................................... 33 2. OPEN GUIDE................................................................................................. 33 3. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 34 4. LES RELEVES BANCAIRES.......................................................................... 34 5. LE GRAND LIVRE INTERACTIF.................................................................... 34 6. LA BALANCE INTERACTIVE......................................................................... 34 7. REPORTS ON LINE....................................................................................... 35 8. LA COMMUNICATION ENTREPRISE-EXPERT ............................................ 35 9. L’IMPORT PARAMETRABLE......................................................................... 35 10. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES.................................................... 36 11. LE JOURNAL DES EVENEMENTS.............................................................. 36 12. L’ARCHIVAGE DES DONNEES................................................................... 36 13. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT........................ 37 INDEX................................................................................................................ 38 Avant de commencer 17 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0821 61 2000 (0.09 €/min)  Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 3 postes (1) est la suivante :  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 3 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 3 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits), Windows 8 (32 bits & 64 bits). Windows® XP, Vista, 7 et 8 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. INSTALLATION 18 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Comptabilité Association Classic (OL Technology). 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation complète. 9. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation personnalisée. 10. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 7.0FRFR20Asso. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. Comment lancer mon logiciel ? 19 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer+ Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que pendant 40 jours, le logiciel est en version limitée en nombre de données : 20 articles, 20 documents, 100 écritures comptables et les impressions porteront la mention "Démonstration". Au delà, vous devrez saisir votre code d'activation pour utiliser le logiciel. Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activez votre logiciel du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton Activer Manuellement et vous avez alors accès aux zones suivantes :  Nom de l’association Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). INSTALLATION 20  Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.  Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activez votre logiciel. Un message d'avertissement apparaît :  Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;  Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre association, les dates d’exercice et le plan de comptable souhaité. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. Ecran de travail 21 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants Partie contextuelle de la barre de navigation La barre de statut affiche le nom de la base ouverte. La barre de navigation PRISE EN MAIN 22 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un document (vente, achat, stock), dans la saisie d’un règlement, dans la création d’un rapprochement ou le lettrage d’un compte. 1. OUVERTURE DE L’APPLICATION Il est possible de lancer simultanément 5 instances (dossiers) pour une même session Windows. En revanche, un même dossier ne peut être ouvert plusieurs fois. 2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d’aller dans Paramètres – Société – Options comptables et de remplir avec soin ces options, car certaines vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 2.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes :  Informations administratives - Siret : Cette mention est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration de TVA.  Informations de TVA : Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives à la déclaration de TVA.  Options comptables : Permet de définir les règles de saisie à utiliser, les paramétrages par défaut sur les comptes, les journaux… 2.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. Comment gérer les exercices ? 23 2.3. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 3. COMMENT GERER LES EXERCICES ? A la création du dossier, deux exercices sont automatiquement créés. Au-delà de deux exercices, il vous faut d’abord procéder à la clôture annuelle du premier exercice ouvert puis à la création du nouvel exercice. Pour créer un nouvel exercice, vous devez accéder à la liste des exercices par le menu Exercices/Clôtures – Exercices. Vous devez ensuite :  utiliser la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter,  modifier si besoin les dates d’exercice. Changer d’exercice courant n’est pas une opération indispensable. Néanmoins, cela permet de choisir l’exercice que vous souhaitez voir affiché par défaut dans vos différentes listes, fenêtres… Pour changer d’exercice courant, il suffit de :  se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices,  sélectionner Définir un exercice courant dans la barre de tâches du volet de navigation, dans le menu contextuel ou en appuyant sur le bouton disponible dans la fiche. L’exercice courant est identifié à la fois par une mise en caractères gras dans la liste des exercices et par la mention des dates de cet exercice dans la barre de titre de l’application. Quel que soit votre exercice courant, tous vos exercices (ouverts ou clôturés) restent accessibles. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 4. COMMENT CREER UN COMPTE ? Pour créer un compte, vous devez accéder à la liste des comptes par le menu Quotidien / Saisie – Plan comptable association. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez sélectionner le type du compte (détail ou racine), le numéro de compte et l’intitulé. PRISE EN MAIN 24 Dans l’onglet Paramétrage, dans le cadre paramétrage de la TVA, vous devez renseigner les informations liées à la Nature de taxe, le Type de l’opération et l’option de calcul dont vous avez besoin. Ce paramétrage est important pour l’établissement de la déclaration de TVA. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner dans sa totalité une fiche compte. 5. COMMENT CREER UN JOURNAL ? Pour créer un journal, vous devez accéder à la liste des journaux par le menu Paramètres – Journaux. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir le code journal, le type de journal (Achat, Vente, Trésorerie, Opérations Diverses), une description. Dans l’onglet Saisie :  Dans le cadre Racines non autorisées, vous pouvez écrire toutes les racines de compte que vous ne souhaitez pas utiliser dans le journal.  Dans le cadre Options de saisie, vous pouvez définir : le mode de numérotation des pièces de votre journal ; la reprise de la date, de la pièce, du numéro de document sur une même écriture ; le type et le compte de contrepartie (uniquement pour les journaux de type trésorerie) ; le mode de fonctionnement des libellés d’écritures du journal. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 6. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? 6.1. Comment saisir dans un journal ? Pour saisir dans un journal, vous devez accéder à la liste des cumuls des journaux par le menu Quotidien / Saisie - Saisie par journal - Mois en cours. Ensuite, utilisez le double clic, la touche Entrée sur la ligne désirée ou sélectionnez la tâche Saisie par journal dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. 6.1.1. L’en-tête Dans cette partie, vous pouvez sélectionner l’exercice, le journal et la période dans lesquels vous souhaitez saisir. Leur modification est possible en effectuant la sélection désirée dans les listes déroulantes de chaque champ. 6.1.2. Le corps Le corps de la saisie est composé d’une grille dans laquelle certaines mentions sont obligatoires : Comment saisir une écriture comptable ? 25  Statut : Il permet de connaître le statut d’une écriture. Il est possible de modifier le statut d’une écriture en cliquant sur le bouton Traitements sur les écritures (Simuler, Confirmer l’écriture, Valider).  Jour : Il est dépendant de l'exercice courant, de la période de saisie sélectionnée et du paramétrage de la fiche journal. Il peut être saisi directement ou sélectionné dans le calendrier.  N° de pièce : Le comportement du numéro de pièce dans les écritures et les lignes d'écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l'utilisateur.  N° de document : Le comportement du numéro de document dans les lignes d’écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l’utilisateur.  Compte: La liste des comptes existants est disponible grâce à la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné.  Libellé : Le comportement du libellé dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l'utilisateur.  Débit / Crédit : Le positionnement par défaut du curseur dans le champ Débit ou Crédit dépend du sens par défaut paramétré sur la fiche compte, de la nature du compte saisi et du type de journal dans lequel la saisie est effectuée. Il peut être modifié. Le montant peut être saisi directement dans le champ ou obtenu grâce à la calculatrice. Navigation dans la fenêtre de saisie : La navigation entre les champs, les lignes et les écritures peut se faire entre les différents champs grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles. Remarque Un journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal est composé d'une seule et unique écriture, composée de toutes les lignes d'écritures du journal. Le statut sélectionné s'applique donc à toutes les lignes du journal sans distinction. 6.1.3. Le pied En pied de masque, trois zones d’information sont disponibles. Les informations sur le compte reprennent automatiquement l’intitulé du compte de la ligne sélectionnée ou en cours de saisie, ainsi que son solde débiteur ou créditeur sur l’exercice de saisie. La somme des montants sélectionnés correspond à la somme des montants que vous sélectionnez avec votre souris. PRISE EN MAIN 26 Les cumuls du journal sont mis à jour en temps réel lors de chaque saisie. L'équilibre du journal est une condition nécessaire à la sortie du journal. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 6.2. Comment saisir une écriture comptable ? Pour saisir une écriture comptable indépendante, accédez à l’option Quotidien / Saisie – Saisie par journal. Ensuite, sélectionnez la tâche Nouvelle écriture comptable dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. Complétez les différents champs de l’en-tête et de chaque ligne composant l’écriture. Une fois l’écriture équilibrée, un message vous propose de saisir l’écriture suivante : répondez Oui pour continuer. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 6.3. Comment saisir dans un guide ? Pour saisir dans un guide, il vous suffit de sélectionner Quotidien / Saisie – Autres saisies – Saisie guidée. Ensuite, choisissez le guide voulu, la date d’écriture et éventuellement le journal. Le corps se présente sous la forme d’une écriture comptable. Seules les zones non grisées sont saisissables et accessibles. Les zones grisées ne sont pas saisissables, selon le paramétrage effectué dans le guide de saisie, disponible dans Paramètres – Guides de saisie. La sauvegarde d’une saisie guidée entraîne automatiquement sa comptabilisation. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 7. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION COMPTABLE ? 7.1. Comment saisir une facture d’achat ? Pour saisir une facture d’achat, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Autres saisies –Saisie Pratique. Cliquez sur Ajouter – Facture d’achat ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide. comment consulter un compte ? 27 7.2. Comment saisir une facture de vente ? Pour saisir une facture de vente, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Autres saisies –Saisie Pratique. Cliquez sur Ajouter – Facture de vente ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. 7.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement Pour saisir une opération de trésorerie, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Saisie Pratique. Cliquez sur Ajouter une opération de trésorerie ou utilisez la touche [Inser] et choisissez Encaissement adhérent, Décaissement fournisseur… Dans la fiche créée, le champ Type vous permet de sélectionner l’opération à exécuter : Encaissement, Décaissement, Remise de chèques, Virement interne. . Pour les encaissements et les décaissements, des sous-catégories vous permettent de choisir un type d’opération plus précis : encaissement adhérent, encaissement d’effets avec frais, décaissement fournisseur, entretien, essence, frais bancaires, etc. Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 8. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ? Pour consulter un compte, accédez au menu Consultation / Lettrage – Consultation / Lettrage ou au menu Quotidien / Saisie – Consultation / Lettrage. 8.1. L’en-tête La consultation de compte se fait par exercice comptable. Quelque soit l’état de votre exercice, vous pouvez sélectionner n’importe quel exercice du dossier à partir de la liste déroulante. La sélection du compte se fait dans le champ Numéro. Celui-ci peut être saisi directement dans le champ ou sélectionné dans la liste déroulante, qui reprend l'intégralité des comptes existants. Les informations suivantes sont reprises automatiquement, après la sélection du compte :  l’intitulé du compte, situé à droite du champ Numéro,  le solde des mouvements antérieurs à la période sélectionnée, si cette période ne débute pas au premier jour de l’exercice sélectionné, Un ensemble de filtres vous permet de sélectionner les lignes que vous voulez ou non afficher. Les sélections de filtres seront prises en compte immédiatement, sans action supplémentaire de votre part. PRISE EN MAIN 28 8.2. Le corps L'affichage des lignes d'écriture dans la consultation reprend les informations renseignées dans le masque de saisie. L'affichage des lignes d'écriture est directement dépendant des choix effectués sur les filtres de l’en-tête. 8.3. Le pied Deux lignes de totalisation sont affichées. Le solde de tout l’exercice indique le solde du compte à la fin de l’exercice sélectionné. Le solde des lignes sélectionnées cumule en temps réel la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs des lignes que vous avez manuellement sélectionnées. 8.4. Accès à la saisie En double cliquant sur une ligne d'écriture ou en cliquant sur le bouton Saisie par journal ou en sélectionnant Saisie par journal dans le menu contextuel, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans le journal et le mois de saisie ayant servi à l'enregistrer. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 9. COMMENT LETTRER UN COMPTE ? Le lettrage est une opération consistant à lettrer des factures avec leurs règlements. Les lignes non lettrées sont donc des lignes qui ne se compensent pas et / ou n’ont pas de rapport entre elles. Pour réaliser ce pointage, accédez au menu Quotidien / Saisie – Lettrage simplifié.  Dans le champ Compte, sélectionnez un fournisseur ou un adhérent : les factures s’affichent alors dans la première liste, les règlements et avoirs dans la seconde.  Sélectionner une facture et son règlement.  Cliquez sur le bouton Lettrer, confirmez le code proposé et la date de lettrage : le code se reporte que ces lignes, ce qui signifie qu’elles sont lettrées.  Répétez l’opération pour toutes les factures réglées.  Visualisez les factures non réglées en sélectionnant Lignes non lettrées dans le filtre lettrage. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 10. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ? Le rapprochement bancaire est une opération qui consiste à pointer les opérations bancaires saisies dans le logiciel qui apparaissent dans vos relevés bancaires. comment établir une déclaration de TVA ? 29 Pour rapprocher un compte, vous devez accéder à la liste des rapprochements par le menu Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire. Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter ou utilisez la touche [Inser].  Choisissez la banque grâce au champ Compte à rapprocher.  Indiquez le Libellé et la Date de rapprochement et cliquez sur Valider.  Dans la fenêtre de rapprochement, saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde du relevé.  Pointez les lignes d’écritures en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Pointer : les lignes pointées disparaissent. Pour les voir, indiquez Toutes dans le champ Lignes à afficher. Le code pointage, la date et le libellé du rapprochement sont inscrits sur ces lignes.  Une fois le pointage terminé, le champ Ecart de rapprochement doit être à zéro.  S’il n’y a pas d’écart, sauvegardez le rapprochement et imprimez-le en cliquant sur l’icône de l’imprimante. Si l’écart de rapprochement n’est pas à zéro à la fin de l’opération, vérifiez les points suivants :  Certains règlements de votre relevé n’ont peut-être pas été saisis : saisissez-les avant de compléter le pointage.  Certains règlements n’ont peut-être pas été pointés : pointez bien tous les montants du relevé bancaire.  Certains règlements ont peut-être été pointés à tort, car ils ne sont pas sur le relevé bancaire : dépointez-les.  Le solde bancaire ou un règlement ont peut-être été saisis de façon erronée: rectifiez-les. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 11. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? Pour que la déclaration de TVA se mouvemente correctement, il faut au préalable renseigner les informations sur le dossier et les fiches comptes. Pour établir une déclaration de TVA, vous devez accéder à la liste des Déclarations par le menu Quotidien / Saisie – Déclaration de TVA. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter.  Choisissez la déclaration à effectuer, indiquez la période et sélectionner les feuillets à inclure dans votre déclaration. Cliquez sur Valider.  Vous obtenez : o L’aperçu de la déclaration. o Des onglets avec les lignes d’écritures incluses dans la déclaration o Des onglets mentionnant : les lignes non déclarées, sur lesquelles une erreur a été détectée ; les lignes non imposables ; les télé-déclarations. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une déclaration. PRISE EN MAIN 30 12. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS ? Le logiciel vous permet de saisir ou d’importer des notes de frais et de gérer vos indemnités kilométriques. Pour cela, il vous faut accéder au menu Notes de frais. De là, il vous faut :  Créer un utilisateur pour chaque personne qui vous enverra des notes de frais. Définissez-y le compte dans lequel le montant total de la note de frais doit être comptabilisé ainsi que son ou ses véhicules.  Créer une catégorie pour chaque type de dépense de notes de frais (par exemple : essence, restaurant, indemnités kilométriques…). Dans chacune d’elles, définissez les comptes comptables sur lesquels les charges et la TVA doivent être comptabilisées.  Créer une note de frais par utilisateur et par mois, pour intégrer vos lignes de dépenses. Une même note de frais peut contenir plusieurs lignes de dépenses, de type Indemnités kilométriques ou non. Ces lignes peuvent être saisies manuellement ou importées. Les éléments saisis dans les notes de frais doivent être comptabilisés pour être intégrés à la comptabilité. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 13. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ? Vous pouvez valider les écritures de façon globale ou écriture par écriture :  De façon globale : Accédez au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux, sélectionnez les journaux et mois souhaités. Dans la barre de tâches, cliquez sur Valider les écritures.  Ecriture par écriture : Accédez au menu Quotidien / Saisie – Recherche d’écritures. Ouvrez une écriture en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Modifier l’écriture comptable de la barre des tâches. Une fois l’écriture ouverte, cliquez sur Traitements sur les écritures + Valider l’écriture courante. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 14. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? La clôture mensuelle permet d’empêcher la modification du journal. Les écritures qu’il contient doivent auparavant être validées. Pour clôturer mensuellement un journal, vous devez accéder au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux. Comment cloturer un exercice ? 31 Pour clôturer tous les journaux d’un exercice en une seule action, vous pouvez sélectionner l’option procéder aux clôtures mensuelles disponible dans l’assistant de clôture annuelle. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 15. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments comptables de l’exercice courant. Vous pouvez y accéder par le menu Exercices / Clôtures – Clôture annuelle. L’exécution de cette opération consiste à faire vérifier par le logiciel le respect de certaines conditions (validation des écritures, clôture mensuelle des journaux…). La génération des A Nouveaux est indépendante de la clôture d’un exercice. En effet, il est possible de générer les A Nouveaux de deux manières différentes :  manuellement par le menu Exercices / Clôtures – Exercices, en sélectionnant l’exercice courant dans lequel les A Nouveaux doivent être comptabilisés puis à sélectionner Générer les A Nouveaux.  automatiquement à la création d’un exercice ou à la clôture d’un exercice en fonction des options choisies dans Paramètres – Association – Options comptables – A Nouveaux. Un visuel s’affiche lorsque vos A Nouveaux ne sont plus à jour. Ce visuel est affiché dans la Consultation, dans le Lettrage simplifié et dans la barre d’état de votre application. Cliquer sur ce visuel ouvre l’assistant de génération des A Nouveaux qui vous permet de lancer l’opération manuellement. D’autre part, lors de la création d’un dossier ou d’un exercice, il est possible de saisir manuellement une balance d’ouverture. Pour cela, accédez au menu Quotidien / Saisie – Saisie par journal puis sélectionner Saisir la balance d’ouverture dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 16. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. PRISE EN MAIN 32 En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 17. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ? Les signatures numériques peuvent être utilisées pour authentifier des documents et aviser les destinataires de la moindre modification du document. Les certificats peuvent être fournis par une autorité de certification (facturé) ou auto-signés (gratuit). Dans la pratique, les certificats auto-signés n'offrent pas au destinataire une preuve de l'identité du signataire. Seul, le signataire est garant de son certificat auto-signé. Pour envoyer un PDF signé depuis Open Line, vous devez donc disposer d’un certificat fourni par une autorité de certification (facturé) ou auto-signé (gratuit). Dans le cas où vous ne possédez pas de certificat fourni par une autorité de certification, vous avez la possibilité de :  Créer un certificat  Exporter puis importer le certificat afin qu’il soit reconnu comme Autorités de certification de racine de confiance. Quel que soit le type de certificat, vous devez le renseigner dans l’application EBP (Paramètres - Association - Général - Impression et export) pour qu’il soit pris en compte lors de l’envoi d’email. Remarque Un seul certificat peut être affecté à l’application Open Line. Après avoir sélectionné un document, cliquez sur Envoyer par mail de la barre des tâches (liste des documents) ou la barre d’outils (fiche document) ; choisissez le format Fichier PDF signé et cliquez sur Ok. L’écran de message s’affiche. Une fois l’adresse du tiers renseignée et le message saisi, cliquez sur le bouton Envoyer. Le tiers recevra l’email et l’ouvrira avec le document en pièce jointe. Il devra cliquer sur la barre de navigation (à gauche), dans le volet Signatures. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur les PDF signés. La gestion des favoris 33 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Comptabilité Association Classic (OL Technology). L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LA GESTION DES FAVORIS A partir du volet de navigation, le menu Favoris vous permet d’ajouter, d’organiser et de renommer comme vous le souhaitez les fonctionnalités du volet de navigation. Pour cela, il faut ajouter des entrées de la barre de navigation en faisant un clic droit sur l’entrée choisie. Par exemple, à partir de la barre de navigation du menu Quotidien / Saisie, sur Consultation / Lettrage, réalisez un clic droit et cliquez sur Ajouter aux Favoris. Une fois dans les Favoris, grâce au clic droit, il est possible d’ajouter des dossiers, de renommer les actions / dossiers, de les déplacer ou de les supprimer. Remarque Une action ne peut être ajoutée qu’une seule fois dans les Favoris. 2. OPEN GUIDE Vous avez la possibilité de personnaliser des Open Guide pour chaque menu Quotidien / Saisie, Consultation / Lettrage, Exercices / Clôtures… Chaque Open Guide personnalisé est disponible dans une liste déroulante. La fenêtre de personnalisation de l’Open Guide permet de saisir le nom de cet Open Guide, gérer les éléments et enregistrer l’Open Guide. Vous pouvez également utiliser des raccourcis clavier pour personnaliser l’Open Guide. Une fois votre Open Guide réalisé, vous devez l’enregistrer. Pour cela, cliquez sur le bouton Fermer ou sur la croix en haut à droite. Un message vous demande si vous souhaitez enregistrer les modifications, répondez Oui. LES FONCTIONS AVANCEES 34 3. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  L'estimation de la Trésorerie qui affiche les soldes comptables des comptes bancaires ainsi que le solde des échéances (échues et à échoir) ;  Le comparatif des résultats cumulés qui compare le résultat de chaque mois de l’année civile en cours avec le résultat de chaque mois de l’année civile précédente Le comparatif des résultats cumulés qui compare le résultat comptable entre l'exercice courant et l'exercice précédent  Le comparatif entre le Chiffre d'affaires, le résultat net et la marge brute. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture et à chaque rafraîchissement du tableau de bord. Le tableau de bord est accessible depuis le menu Affichage – Tableau de bord. Une ouverture automatique peut être programmée par le menu Outils – Options –Général – Apparences. 4. LES RELEVES BANCAIRES Le logiciel vous permet de créer ou d’importer vos relevés bancaires. De là, vous pourrez directement procéder à la comptabilisation de vos lignes de relevés. Pour cela, accéder au menu Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire – Relevés bancaires. 5. LE GRAND LIVRE INTERACTIF Cet outil, disponible dans le menu Consultation / Lettrage, permet une visualisation plus rapide du contenu d’un ou plusieurs comptes à l’écran en évitant les impressions. Depuis cet écran, il est possible de saisir par journal, consulter un compte, le lettrer en automatique mais également de voir l’échéancier d’une ligne ou le document lié à cette ligne. 6. LA BALANCE INTERACTIVE Cet outil, disponible dans le menu Consultation / Lettrage, permet d’afficher à l’écran le cumul des mouvements débiteurs et créditeurs d’un ou plusieurs comptes. Il est possible depuis cette balance de consulter un compte et de lancer le lettrage automatique. Reports On Line 35 7. REPORTS ON LINE Un espace de publication appelé Reports On Line (http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. A partir de votre dossier, vous choisissez les éléments (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. 8. LA COMMUNICATION ENTREPRISE-EXPERT Cet outil permet de :  Recevoir des données, c’est à dire de réaliser des importations d’écritures d’autres logiciels dans le logiciel EBP.  Transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du logiciel EBP vers d’autres logiciels. 9. L’IMPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils – Imports / Exports – Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure. Vous pouvez sélectionner le type d’import désiré. Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir :  le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de codage du fichier...),  le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,  les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionnés précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements ajoutés, modifiés et non importés est affiché. Dans le cas où l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le détail. LES FONCTIONS AVANCEES 36 10. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES Le logiciel vous permet d’activer ou non certaines fonctionnalités. Pour cela, il vous suffit de sélectionner les fonctionnalités que vous désirez dans l’assistant de création de dossier ou, après la création de dossier, de les sélectionner dans Paramètres – Association – Fonctionnalités Disponibles. 11. LE JOURNAL DES EVENEMENTS Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant :  la clôture mensuelle,  la validation des écritures,  le changement de type de numérotation d’un journal… Lors de certaines opérations telles que la clôture mensuelle, la validation d'écritures ou la modification du type de numérotation d'un journal... des logs automatiques ou avec justification sont effectués. Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des Impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements. 12. L’ARCHIVAGE DES DONNEES Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du Bulletin Officiel des Impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. Assistant de création de modèle de document 37 13. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser certains modèles d'impression des documents que nous vous proposons dans le logiciel et d’en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : vous arrivez alors automatiquement sur l'assistant de création de modèle. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de modèle. Les étapes de création sont :  Choix du type de modèle : catégorie du modèle (Grand Livre, Balance...),  Choix du style de l'entête du document,  Choix des données présentes dans l'entête du document,  Choix des données présentes dans le corps du document,  Choix des données présentes dans le pied du document,  Choix de la mise en forme du modèle,  Nom du modèle,  Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment. A la dernière étape, cliquer sur Lancer pour créer/modifier le modèle. . INDEX 38 Index A A nouveaux ..........................................................................................................30 Accès au service technique..................................................................................16 Activer mon logiciel ..............................................................................................18 Aide sur EBP Comptabilité Association Classic (OL Technology)........................13 Archivage.............................................................................................................36 B Balance d’ouverture .............................................................................................30 Balance interactive...............................................................................................34 C Clôture annuelle...................................................................................................30 Clôture mensuelle ................................................................................................29 Communication Entreprise-Expert........................................................................35 Compte ................................................................................................................22 Configuration minimale.........................................................................................16 Consultation d'un compte .....................................................................................26 Création de dossier..............................................................................................19 Création de modèle..............................................................................................37 D Dates d'exercices ...........................................................................................19, 22 Déclaration de TVA ..............................................................................................28 E Echéancier...........................................................................................................34 Ecran de travail ....................................................................................................20 Ecritures de simulation .........................................................................................24 Encaissement.......................................................................................................26 Exercice courant ..................................................................................................22 Exercices comptables ..........................................................................................22 F Facture d’achat ....................................................................................................25 Facture de vente ..................................................................................................26 Index 39 Favoris .................................................................................................................33 Fonctionnalités disponibles ..................................................................................36 Fonctions avancées .............................................................................................33 G Gestion des fenêtres ............................................................................................22 Grand Livre interactif............................................................................................34 I Import paramétrable.............................................................................................35 Indemnités kilométriques......................................................................................29 Initialisation du dossier.........................................................................................21 Installation............................................................................................................17 J Journal .................................................................................................................23 Journal des événements ......................................................................................36 L Lancement du logiciel...........................................................................................18 Lettrage automatique ...........................................................................................34 Lettrage simplifié ..................................................................................................27 Lettrer un compte .................................................................................................27 M Modèle .................................................................................................................37 Mot de passe........................................................................................................21 N Notes de frais.......................................................................................................29 Numérotation des pièces......................................................................................23 O Open Guide..........................................................................................................33 Options du dossier ...............................................................................................21 Ouverture de l’application.....................................................................................21 P PDF Signé............................................................................................................31 Plan comptable ....................................................................................................19 INDEX 40 R Racines non autorisées........................................................................................23 Rapprochement bancaire .....................................................................................27 Relevés bancaires................................................................................................34 Reports On Line...................................................................................................35 S Saisir dans un guide.............................................................................................25 Saisir dans un journal...........................................................................................23 Saisir une écriture comptable ...............................................................................25 Sauvegarde..........................................................................................................31 T Tableau de bord...................................................................................................34 Traitements sur les écritures ..........................................................................24, 29 TVA..........................................................................................................21, 23, 28 V Validation des écritures ........................................................................................29 Devis et Facturation Bâtiment Pour Windows XP, Vista, 7 et 8 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2014 EBP Informatique, édition Juin 2014 2 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des 3 problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou 4 action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-devente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. 5 Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : 6  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client 7 Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. 8 Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. D. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est 9 proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous) Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement) Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document  avec une limite de 5 documents maxi par licence EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP: EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de 10 clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. Responsabilité du Client: Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 Gammes Pratic et Classic Par pack de 3 utilisateurs 3 euros HT/mois Soit 36 euros HT/an Gamme PRO Par pack de 3 utilisateurs 6 euros HT/mois Soit 72 euros HT/an Ligne PME Par pack de 3 utilisateurs 12 euros HT/mois Soit 144 euros HT/an Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter. Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. 11 Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. E. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. "Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme." Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1) Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2):  fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs  fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur  Tarifs indiqués sur le site Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. Version 3-3 : juin 2013 12 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP Informatique, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel Devis et Facturation Bâtiment et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis  Le menu ? + Aide sur Devis et Facturation Bâtiment pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier DevisBatiment.rtf qui sera proposé dans le menu ? + Lisez-moi. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront consignées. 13 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 15 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 15 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 15 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 15 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 16 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 16 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 17 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 17 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 17 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? ............................................... 17 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 18 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 19 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 21 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 21 1.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 22 1.2. Les autres options ....................................................................................... 22 1.3. Les options d’affichage................................................................................ 22 1.4. Gestion des fenêtres ................................................................................... 23 2. COMMENT CREER UN ELEMENT ?............................................................. 23 2.1. Création d’un élément en bibliothèque interne............................................. 24 2.2. Les bibliothèques de nos partenaires .......................................................... 25 3. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ?.................................................... 26 4. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ? ...................................... 26 5. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?.................................................................... 27 5.1. L’entête du devis ......................................................................................... 27 5.2. Le corps ...................................................................................................... 27 5.3. Le pied ........................................................................................................ 28 5.4. Les boutons................................................................................................. 28 6. COMMENT CREER UNE FACTURE ? .......................................................... 28 7. COMMENT GERER L'ECO-CONTRIBUTION ? ............................................. 29 7.1. Création du barème..................................................................................... 29 7.2. Utilisation du barème éco-contribution......................................................... 29 8. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS ............ 30 14 8.1. Transfert de documents............................................................................... 30 8.2. Duplication .................................................................................................. 30 8.3. Impression des documents.......................................................................... 30 8.4. Envoi par e-mail .......................................................................................... 30 9. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ............................................................ 31 9.1. Comment saisir un acompte ? ..................................................................... 31 9.2. Comment saisir un règlement client ?.......................................................... 31 10. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE........................................................ 32 10.1. Le tableau de bord.................................................................................... 32 10.2. L’historique client/prospect ........................................................................ 32 11. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE?.................... 32 11.1. Les données à renseigner avant transfert.................................................. 32 11.2. Le transfert ................................................................................................ 33 12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 34 13. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?.................................................. 34 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 35 1. LES RELANCES ............................................................................................ 35 2. L’ECHEANCIER CLIENT ............................................................................... 35 3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE.................................... 35 4. LA PERSONNALISATION DES DOCUMENTS.............................................. 35 5. LES STATISTIQUES...................................................................................... 36 6. LE MENU INTERNET..................................................................................... 36 INDEX................................................................................................................ 37 NOTES .............................................................................................................. 40 Avant de commencer 15 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0821 61 2000 (0,09 €/min)  Exposez votre problème par e-mail batiment.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante :  Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur  Mémoire : 1 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 2 Go  Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows. Les systèmes d’exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 32 bits & 64 bits et Windows 8 32 bits & 64 bits. INSTALLATION 16 Remarque Windows XP, Vista, 7 ou 8 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Devis et Facturation Bâtiment. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 5. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 6. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 7. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\BATIMENT13.0. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 8. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 9. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été crée sur le bureau, vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Devis et Facturation Bâtiment … Comment Activer Mon logiciel ? 17 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 articles, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration" Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Code d’activation). L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel. La fenêtre Activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes :  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » en respectant la même syntaxe (points, majuscules).  Numéro de Licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel. INSTALLATION 18  Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît :  Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel (Ex : 2007 monoposte) correspond ce code.  Si le code saisi n’est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? + Code d’activation. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Raccourci souris Raccourci clavier [Ctrl]+[N] Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Fichier + Nouveau. Vous entrez alors dans l’assistant de création. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous renseignerez le nom du dossier, le répertoire dans lequel vous souhaitez qu’il s’installe, les tables à créer par défaut, les coordonnées et informations, et vous pourrez insérer le logo de votre dossier qui sera automatiquement repris dans vos documents (devis, factures, ..). Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. Ecran de travail 19 6. ECRAN DE TRAVAIL *Le tableau de bord s’affiche à partir de la deuxième ouverture du dossier. Rappel : La résolution écran doit être configurée au minimum en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. Le tableau de bord* La barre de statut affiche des messages d’aide ou d’informations relatives à l’état de votre clavier, le nombre de fiches lorsque vous êtes sur une liste (par exemple client) … Les menus De raccourcis. La barre de fenêtres INSTALLATION 20 Comment initialiser mon dossier ? 21 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, et comment créer vos principales données. Nous vous guiderons dans la réalisation d’un devis, d’une facture, et dans la saisie d’un règlement. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d’un nouveau dossier, nous vous conseillons d’ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l’ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose de deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. PRISE EN MAIN 22 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes :  Numérotation : Permet d’indiquer les prochains numéros de documents qui s’incrémenteront ensuite automatiquement, et d’indiquer les codes éléments, clients etc..  Sauvegarde : Permet que l’assistant de sauvegarde vous soit proposé automatiquement à la fermeture de votre dossier.  Ouvrages : Cette partie permet de déterminer le mode de calcul que vous souhaitez appliquer sur vos ouvrages.  Documents : vous permet de sélectionner la saisie ou non des n° de document, de choisir la durée de validité des devis…  Décimales : Permet d’indiquer le nombre de décimales à afficher pour tous les montants, quantités et unités, calculés ou saisis dans votre dossier.  Comptabilité : Permet d’établir le lien avec votre dossier comptable, pour rechercher vos journaux et comptes clients, et pour le transfert comptable.  TVA : Permet de paramétrer jusqu’à 5 taux et comptes de TVA. 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Tableau de bord où vous pouvez définir les paramètres des alertes à afficher, et le nombre de mois à afficher pour le graphique du chiffre d’affaires. Dans la partie Divers - Ventes, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis. Dans la partie Expert Comptable, vous pourrez saisir les coordonnées de celuici afin de les retrouver sur les documents qui lui sont destinés (Dossier Expert Comptable)… Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.3. Les options d’affichage Devis et Facturation Bâtiment vous offre de grandes possibilités pour personnaliser l'affichage du logiciel :  Dans les options générales, vous pouvez choisir d'afficher ou non l'écran des astuces ou l'écran d'accueil, changer votre fond d’écran, choisir les barres d'affichages que vous souhaitez, etc..  Vous avez la possibilité de modifier le type d'affichage de vos menus, en changeant le contenu de vos menus, en n'affichant par défaut que les menus les plus utilisés…  Vous pouvez personnaliser toutes vos listes en choisissant les colonnes que vous souhaitez, en effectuant des tris et des filtres avec conditions multiples  Grâce aux boites de regroupement (accessible depuis le menu Affichage), vous pourrez classer très facilement les données contenues dans vos listes.  Dans tous vos documents (Devis, factures, etc..), vous pouvez créer autant de masques de saisie que vous souhaitez en choisissant les colonnes à afficher. Vous pourrez également changer les couleurs et styles de tous les éléments que vous insérerez dans votre devis (Tranches, sous-tranches, ouvrages, etc...) Comment créer un élément ? 23 Consultez l’aide en ligne (F1) pour obtenir de plus amples renseignements sur toutes ces options. 1.4. Gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes, filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel d’utilisation, puis Caractéristiques générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre du logiciel. 2. COMMENT CREER UN ELEMENT ? Vous pouvez accéder à la liste des bibliothèques depuis :  Le menu Données - Eléments  L'option Eléments disponible dans la partie Favoris de la barre de navigation. La liste des éléments répertorie l'ensemble des bibliothèques que vous possédez. Elle a l'avantage de dissocier les éléments issus de votre propre bibliothèque, et les éléments issus des bibliothèques de nos partenaires. Pour constituer votre liste d'éléments, vous pouvez créer votre bibliothèque interne et/ou importer des bibliothèques de prix (ou tarifs fournisseurs). PRISE EN MAIN 24 2.1. Création d’un élément en bibliothèque interne Vous pouvez créer des éléments de type fourniture, main-d'œuvre, divers et ouvrage.  Les ouvrages sont composés des éléments (fournitures, main-d’œuvre, divers) nécessaires à la réalisation d’une prestation complète.  Les fournitures sont des éléments physiques incluant parfois de la pose.  Les main-d’œuvres correspondent au temps de travail nécessaire.  Les divers correspondent éventuellement au matériel dont vous avez besoin pour travailler (ex: gants, casques, etc..) Pour créer un élément dans votre bibliothèque, vous pouvez utiliser les touches [CTRL]+[Inser] de votre clavier ou cliquer sur le bouton AJOUTER qui figure au bas de votre liste d'éléments. Une fiche élément apparaît. Sélectionnez le type fourniture puis choisissez sa famille, son unité de vente, à l’aide de l’icône et indiquez une description succincte. Remarque Pour sélectionner un onglet, vous pouvez cliquer dessus, ou bien utiliser les touches [ALT] + la lettre soulignée sous le nom de l'onglet. Saisissez ensuite une description commerciale et/ou technique dans l’onglet désignation, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez-les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). - L’onglet Complément permet de définir le code barre de l’élément, le fournisseur principal, la mise en sommeil de l’élément, les informations de la bibliothèque d’origine… - Dans l’onglet Tarif, indiquez le prix du déboursé (prix d’achat) de votre fourniture puis tapez sur Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des pourcentages de frais généraux et frais de bénéfices saisis dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. Il est également possible de sélectionner un barème éco-contribution. La partie Main-d’œuvre vous permet d’associer un prix de main-d’œuvre au prix de votre fourniture, notamment dans le cas où votre fourniture est vendue pose comprise. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment sont calculés tous les montants affichés. Vous pouvez ensuite compléter votre fiche fourniture, en renseignant les onglets suivants :  Comptes: Permet de définir les comptes comptables qui seront utilisés pour le transfert en comptabilité. Comment créer un élément ? 25  Images : Permet d'insérer une image de votre élément, qui sera automatiquement reprise sur vos impressions de documents (liste des éléments, devis...) avec images. Remarque En création d’élément de type ouvrage, vous pourrez notamment accéder à l’onglet Composition, pour insérer les éléments entrant dans l’ouvrage. Retrouvez dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, le détail de toutes les fonctionnalités liées aux onglets et aux différents types d’éléments. 2.2. Les bibliothèques de nos partenaires Pour afficher une (ou plusieurs) bibliothèque(s) de nos partenaires, vous devez d'abord l' (ou les) importer. Les procédures d'importation et les fiches éléments sont spécifiques à chaque bibliothèque. Vous devez ensuite cocher dans le menu Outils + Options + Bibliothèques, la (ou les) bibliothèque(s) à afficher dans votre liste éléments. Vous trouverez donc, au-dessus des onglets de votre liste d'éléments, un bouton pour chacune des bibliothèques de prix que vous souhaitez consulter. Si vous souhaitez importer un tarif de votre fournisseur qui n'existe pas dans notre liste, vous pouvez utiliser l'option Tarifs génériques dans le menu Outils+ Bibliothèques et Tarifs. Une liste de tarifs est proposée. Si votre fournisseur n'y figure pas, nous vous invitons à nous consulter, pour savoir si nous pouvons développer l'interface pour l'intégration de vos tarifs*. *En fonction des éléments que vous nous fournirez, nous vous répondrons rapidement quant à la faisabilité de la récupération de vos fichiers. PRISE EN MAIN 26 3. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ? Pour accéder à la liste des clients et prospects, vous avez deux possibilités :  Sélectionner Clients/Prospects dans la partie Favoris de la barre de navigation,  Activer le menu Données + Clients/Prospects. Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous transférez un devis en facture pour un prospect, ce dernier est transféré en client. Pour créer un client ou prospect, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier. Remplissez alors les principales coordonnées et informations concernant votre client et validez par OK. L’onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associées à votre client. Vous pouvez en ajouter en cliquant sur l’icône Nouveau. 4. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ? Les modes de règlements sont gérés à partir du menu Données + Divers + Modes de règlement. Utilisez le bouton Ajouter pour créer un nouveau règlement. Les modes de règlement sous Devis et Facturation Bâtiment incluent à la fois le moyen de paiement utilisé et l’échéance à générer. Vous devez renseigner le code, et le libellé du mode de règlement, puis, dans la grille d’échéance, saisir sur la ligne le mode de paiement et le nombre de jours pour calculer la date d’échéance à partir de la date de création du document. La date d’échéance sera donc automatiquement calculée dans vos documents de ventes. Sélectionnez ensuite ce mode de règlement dans la zone Mode de règlement de l’onglet Gestion de la fiche client. A la validation d’une facture, l’échéance (date, type de paiement et montant) sera automatiquement calculée. Comment saisir un devis ? 27 5. COMMENT SAISIR UN DEVIS ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :  L’option Nouveau devis depuis la barre de navigation,  Le menu Traitements + Nouveau devis,  Ou bien ouvrir la liste des documents de vente depuis le menu Traitements + Documents de vente et cliquer sur le bouton Ajouter. Le devis se compose de trois parties essentielles : l’entête, le corps et le pied. Les principales informations (Numéro, Client, Date, Etat etc..) sont affichées en haut de la fenêtre. 5.1. L’entête du devis Dans les parties Entête et le bouton Complément, vous pouvez faire appel à votre client, à l’aide de l’icône , et utiliser l’icône pour consulter sa fiche. Vous pouvez également modifier directement ses coordonnées, indiquer l’état de votre devis (en cours, accepté...) et sélectionner votre taux de TVA par défaut dans le bouton Complément. La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. 5.2. Le corps Le corps du devis est la partie dans laquelle vous allez insérer les éléments issus de vos bibliothèques (externe ou interne), ou même des éléments non référencés, que vous pourrez ajouter à votre bibliothèque interne. Le corps se présente sous forme d’une grille, et pour faciliter la saisie, vous disposez :  D’une barre d’outils juste au dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails) o Vous avez la possibilité d’insérer 2 niveaux de tranches. o Le bouton Saisie plein écran est particulièrement pratique lorsque vous avez besoin d’insérer beaucoup de lignes dans votre corps de document. o Lorsque vous saisissez une description, la barre d’outils vous permet d’appliquer du gras, de la couleur, du souligné là où vous le souhaitez. Vous pouvez aussi faire appel au correcteur orthographique.  D’un masque de saisie entièrement paramétrable. Plusieurs colonnes (voir aide en ligne) sont à votre disposition.  D’une saisie souple : vos éléments peuvent être insérés ou vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des éléments qui n’existent pas dans votre fichier en saisissant directement leur libellé et prix, et vous pouvez effectuer des couper-copiercoller de lignes dans le corps du document, ou d’un document à un autre. Les prix affichés peuvent être modifiés. PRISE EN MAIN 28 Toutes les fonctions accessibles depuis le devis sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. 5.3. Le pied Le pied représente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilité d’ajouter des remises/majorations, des frais de port (HT ou TTC), et d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). 5.4. Les boutons Vous avez accès à des boutons supplémentaires : le bouton TVA permet d’afficher le récapitulatif des montants HT et montants de TVA par taux, et le bouton Complément vous indique les informations complémentaires de l’entête du document (adresse de livraison, complément adresse de facturation, document associé…). 6. COMMENT CREER UNE FACTURE ? Pour accéder à la création d’une facture, vous pouvez utiliser :  L’option Nouvelle facture depuis la barre de navigation,  Le menu Traitements + Nouvelle facture,  Ou bien ouvrir la liste des documents de ventes depuis le menu Traitements + Documents de vente et cliquer sur le bouton Ajouter. Une facture peut également être créée par transfert d’un devis. La facture se compose de trois parties essentielles : l’entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que dans le devis (voir plus haut). Tous les champs sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. La facture contient en plus un onglet Acompte qui permet de créer ou associer une facture d’acompte ou un avoir d’acompte à votre document. Toutes les fonctions accessibles depuis la facture sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. Comment gérer l'éco-contribution ? 29 7. COMMENT GERER L'ECO-CONTRIBUTION ? Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également écotaxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. 4 organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette DEEE n’est applicable que pour les opérations réalisées en France ( DOM & Corse inclus ). Dans Devis et Facturation Bâtiment, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes. 7.1. Création du barème Pour créer le barème, vous avez la possibilité de saisir les fiches que vous souhaitez ou sélectionnez "créer le barème d'éco-contribution" lors de la création de dossier ou importer le barème. 7.2. Utilisation du barème éco-contribution 7.2.1. Sur la fiche élément Suite à la création de vos fiches barème, vous devez affecter le barème à chaque fiche élément. Le montant de l’éco-contribution est TTC. Le prix de vente TTC de l'élément contient le montant de l'éco-contribution. 7.2.2. Dans les documents A chaque fois que vous appelez un élément dans un document (Devis, Factures, Avoirs), le barème de l'éco-contribution associé à cet élément sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution TTC sera calculé en fonction du nombre d'éléments vendus. En pied de chaque document (Devis, Factures, Avoirs), le montant total d'éco contribution inclus dans le Total TTC de la pièce est indiqué (Dont éco-contribution...). Par le menu Impressions-Historique éco-contribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'éco-contribution utilisés dans les documents. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. PRISE EN MAIN 30 8. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS 8.1. Transfert de documents Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n’est alors plus modifiable. Les devis peuvent être transférés en factures. Les factures peuvent être transférées en avoirs. Les factures d’acompte peuvent être transférées en avoirs d’acompte. Remarque Un document ne peut être transféré qu’une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable ni supprimable (Il pourra être dupliqué). Pour cela, vous devez afficher la liste des documents, depuis le menu Traitements + Documents de vente. Sélectionnez le document initial et cliquez le bouton Transférer disponible dans la partie Navigation de votre barre de navigation. 8.2. Duplication Vous pouvez dupliquer tous les documents (sauf les documents d’acompte), afin de récupérer leur contenu, en utilisant le bouton Dupliquer disponible dans la liste des documents de vente. 8.3. Impression des documents De nombreux modèles d’impressions sont à votre disposition pour imprimer vos documents de vente. Utilisez le bouton Imprimer au bas de la fenêtre du document, et choisissez votre modèle. Une boîte d’impression s’ouvre et vous permet d’accéder aux fonctions suivantes:  Un onglet Propriétés pour choisir les paramètres de l’impression.  Un onglet Aperçu avant impression. 8.4. Envoi par e-mail Depuis la barre de navigation, ou depuis la fenêtre d’impression, vous pouvez envoyer votre document directement par e-mail. Une fenêtre s’affiche à l’écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples informations sur ce point. Le suivi financier des clients 31 9. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS 9.1. Comment saisir un acompte ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou la prestation de services ne soit effectuée (article 289 c du CGI). Vous pouvez la créer directement depuis la liste des documents de vente du menu Traitements. Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont été enregistrées. Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée, et le restant à payer. Dans les options du dossier, partie Comptabilité + Tiers, vos comptes de TVA en attente, et le compte de Tiers pour les acomptes sont indiqués. Consultez l’aide en ligne (F1), partie Guide + Facture d’acompte pour connaître le mode de transfert comptable appliqué, et le détail du fonctionnement des documents d’acompte. 9.2. Comment saisir un règlement client ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Traitements + Clients + Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste pour ajouter un nouveau règlement. Renseignez alors les informations concernant votre client, et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite :  affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante, ou bien saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées.  Vous devez indiquer le code banque afin que lors du transfert comptable, le règlement soit transféré sur cette banque sélectionnée. Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l’affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. PRISE EN MAIN 32 10. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE 10.1. Le tableau de bord Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d’obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : Les derniers documents, les devis à relancer, les échéances échues, des statistiques et un graphique représentant votre chiffre d’affaires par mois. Astuce Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. 10.2. L’historique client/prospect Depuis le menu Données + Historique clients, Devis et Facturation Bâtiment vous offre la possibilité d’obtenir un historique sous forme détaillée ou non, par élément ou famille d’élément, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis les écrans du tableau de bord et de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. 11. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ? Vous pouvez transférer en comptabilité vos écritures comptables de ventes et de règlements. Pour mettre en place cette interface, vous devez renseigner un certain nombre de données. 11.1. Les données à renseigner avant transfert Pour effectuer votre transfert en comptabilité, Devis et Facturation Bâtiment a besoin de plusieurs renseignements :  Dans les options du dossier (menu Outils + Options), le chemin d’accès du dossier comptable dans lequel vous souhaitez transférer vos écritures, ainsi que les journaux comptables, et les comptes de TVA. Remarque Dès que vous aurez sélectionné le chemin d’accès à votre dossier de comptabilité, vous pourrez sélectionner les journaux et comptes comptables existants en comptabilité à l’aide de l’icône . Comment transférer mes écritures en comptabilité ? 33  Les comptes comptables de vente (par taux de TVA) que vous souhaitez utiliser, à renseigner dans les fiches éléments ou dans les options.  Les comptes comptables de vos clients, dans les fiches clients.  Le compte comptable de votre banque, (pour l’écriture de règlement) à renseigner dans la fiche banque ou dans les options.  Le journal comptable de banque à saisir dans les options du dossier Remarque Le logiciel prend par défaut les comptes comptables indiqués dans les fiches éléments, banques et fiches clients. Si ceux-ci n’existent pas, ce sont ceux des options qui seront utilisés pour le transfert des écritures. 11.2. Le transfert Pour effectuer le transfert en comptabilité, vous devez vous placer dans le menu Traitements + Transfert en comptabilité et choisir le mode de transfert comptable. Pour chaque mode, nous vous conseillons de consulter auparavant l'aperçu avant impression qui vous donne la liste des écritures qui vont être transférées en comptabilité. Attention La longueur des numéros de comptes saisis dans EBP Devis et Facturation Bâtiment doit correspondre à la longueur des comptes dans EBP Compta (voir aide en ligne du logiciel de comptabilité). 11.2.1. EBP Comptabilité Ce transfert consiste à saisir les paramètres de transfert (dates, pièces, format) et lancer la procédure, à l'aide du bouton Lancer le transfert. Le format proposé est unique : « EBP Compta 2001 et supérieur ». A la fin de la procédure de transfert, un fichier est généré. 11.2.2. Communication entreprise expert Utilisez la commande Traitements + Transfert en comptabilité + Communication entreprise expert pour accéder à la boite de dialogue d’export des écritures. Sélectionnez les paramètres de transfert (dates, pièces) et lancer la procédure, à l'aide du bouton Lancer le transfert. Le lancement de la procédure, ouvre la fenêtre d’échanges de Communication Entreprise Expert. Cette fenêtre permet de sélectionner et ensuite générer un fichier d’écritures comptables sous différents formats. PRISE EN MAIN 34 12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données, et de tourner sur au moins deux jeux de sauvegarde si vous utilisez des disquettes. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d’effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*. Par le menu Outils + Sauvegarde ou depuis l’option Sauvegarde de la barre de navigation, vous accédez à l’assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. La sauvegarde peut être allégée, en fonction des options sélectionnées. Par défaut, tout est sauvegardé (Données, modèles et formats d’affichage). Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 13. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils + Archivage des données. Sélectionnez le dossier à archiver, et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Terminer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type : « Archives_Nomdudossier_jjmmaa.zip ». Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier Dictionnaire.xml, disponible dans l'archive. LES RELANCES 35 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres principales fonctions dont vous disposez dans Devis et Facturation Bâtiment. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LES RELANCES Il existe deux types de relances : Les relances pour les devis, dont la date de validité arrive à échéance, et les relances clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme. Ces deux impressions sont disponibles à partir du menu Impressions + Documents de vente + Relances Devis et Impressions + Règlements + Relances. 2. L’ECHEANCIER CLIENT Vous avez la possibilité de consulter à l’écran et d’imprimer les échéances de vos clients, filtrées selon les dates souhaitées, à partir des menus Traitements + Clients + Echéanciers. 3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE Depuis le menu Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité. 4. LA PERSONNALISATION DES DOCUMENTS Un grand nombre de modèles d’impressions sont disponibles dans le logiciel. Toutes les données peuvent être imprimées depuis le menu Impressions, et chaque modèle peut être personnalisé via le bouton Modifier le modèle, présent dans toutes les boîtes d’impressions. Vous pouvez vous aider de la brochure Prise en main de ReportBuilder, disponible sur le Cd-rom, pour effectuer les modifications souhaitées. LES FONCTIONS AVANCEES 36 5. LES STATISTIQUES Devis et Facturation Bâtiment vous permet d’obtenir de nombreux statistiques clients, éléments, sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Traitements + Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. 6. LE MENU INTERNET Vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste pour pouvoir lancer les différentes options de ce menu. Sélectionnez ensuite l’option désirée, et laissez-vous guider ! Index 37 INDEX A Accès au service technique..................................................................................15 Aide sur Devis et Facturation Bâtiment...............................................................12 Archive des données............................................................................................34 B Bibliothèque interne ............................................................................................24 Bibliothèques externes.........................................................................................25 C Clients .................................................................................................................26 Code barre ...........................................................................................................24 Code d'activation.................................................................................................17 Communication Entreprise Expert ......................................................................33 Compte comptable de l'élément...........................................................................24 Configuration minimale.......................................................................................15 Contact client.......................................................................................................26 Contact prospect..................................................................................................26 Correcteur orthographique...................................................................................27 Création de dossier..............................................................................................18 D DEEE ..................................................................................................................29 Devis ...................................................................................................................27 Divers..................................................................................................................24 Dossier expert......................................................................................................35 Duplication de documents...................................................................................30 INDEX 38 E Echéancier...........................................................................................................35 Eco-contribution..................................................................................................29 Eco-taxe...............................................................................................................29 Ecran de travail....................................................................................................19 Eléments..............................................................................................................23 En sommeil..........................................................................................................24 Envoi par e-mail ..................................................................................................30 F Facture.................................................................................................................28 Facture d'acompte................................................................................................31 Fonctions avancées..............................................................................................35 Fournitures ..........................................................................................................24 G Gestion des fenêtres.............................................................................................23 H Historique client ..................................................................................................32 I Image de l'élément...............................................................................................25 Impression de documents ....................................................................................30 Initialisation du dossier........................................................................................21 Installation...........................................................................................................16 Internet ................................................................................................................36 L Lancement du logiciel .........................................................................................16 M Main d’oeuvre .....................................................................................................24 Modes de règlement ............................................................................................26 Index 39 O Options d’affichage .............................................................................................22 Options du dossier...............................................................................................22 Ouvrages .............................................................................................................24 P Personnalisation ..................................................................................................35 Prospects .............................................................................................................26 R Règlement client..................................................................................................31 Relances devis.....................................................................................................35 S Sauvegarde des données......................................................................................34 Statistiques ..........................................................................................................36 T Tableau de bord...................................................................................................32 Tarif élément .......................................................................................................24 Transfert de documents ......................................................................................30 Transfert comptable.................................................................................................32 NOTES 40 NOTES Le guide 2015 des logiciels et services EBP www.ebp-software.be Les 4 atouts d’EBP Une entreprise de référence sur le marché des logiciels de gestion Plus de 20.000 clients utilisent quotidiennement nos logiciels Une entreprise à l’écoute de ses clients Un service d’assistance téléphonique basé à Bruxelles disponible et compétent Une technologie moderne, intuitive et évolutive Les logiciels sont régulièrement mis à jour au rythme des évolutions techniques ou légales Une gamme complète de logiciels simples, complets et à des prix très abordables Au démarrage : téléchargez et testez gratuitement pendant 40 jours Ensuite, vous aurez 30 jours d’assistance offerts Vos besoins évoluent ? Nos logiciels vous accompagnent ! En voici quelques exemples : Installation sur un 2ème poste Partage de votre logiciel sur plusieurs postes en réseau Migration d’un logiciel vers un autre sans aucune perte de données Mise à jour de votre logiciel pour des raisons techniques (Windows 7, 8), légales,… Nos coordonnées : Avenue des Cerisiers, 15 1030 Bruxelles Tel: 02 737 95 90 Fax: 02 737 95 91 info.be@ebp.com www.ebp-software.be EBP vous accompagne : 3 4 Fonctions Business Plan Pratic Business Plan Expert Aide en ligne x x Guide d’aide à l’élaboration d’un Business Plan x x Choix de types d’activité x x Prévisions annuelles ou mensuelles x x Nombre de Business Plan 10 illimité Nombre d’années de prévision (antérieur compris) 6 6 Analyse financière: tableaux, graphiques et ratios x x Nombre de modèles de dossier à imprimer 1 4 + illimité Commentaires avec intégration automatique des résultats chiffrés x x Reprise de 3 années antérieures d’après le Compte de résultat (consultation) x x Reprise de 3 années antérieures d’après le Bilan (impact sur les prévisions) x Premier exercice de 1 à 23 mois x Paramétrage personnalisé des préférences de prévisions x Réalisation d’un diaporama: export automatique du rapport en PowerPoint x Possibilité de créer des tableaux, graphiques et rapports personnalisés x Pour tous les comptables et experts-comptables Réalisez avec rapidité et efficacité les plans financiers pour vos clients Rapport financier complet : tableaux, graphiques, ratios Intégrez automatiquement vos commentaires et générez un diaporama PowerPoint Prévisions annuelles et mensuelles sur 3 ans (bilans, comptes de résultat, trésorerie, seuil de rentabilité,...) Elaborez plusieurs hypothèses Reprise des 3 années antérieures d’après le bilan et compte de résultat Tableau comparatif des fonctions de la gamme Business Plan EBP Business Software Business plan expert 2015 5 Quel logiciel de gestion commerciale choisir ? Libellé/Logiciel Devis & Facturation Gestion Commerciale Tableau de bord à l’ouverture du logiciel x x Personnalisation du logiciel: listes, vues… x x Modèles d’impression prêts à l’emploi et personnalisables x x Fichiers clients, fournisseurs, articles x x Devis, factures, notes de crédit, factures d’acompte x x Règlements clients et relances x x Statistiques de ventes x x Gestion des achats x Règlements fournisseurs et relances x Gestion de stocks x Ajout champs personnalisés x Commande, Bon de livraison, Bon de retour x Multi-tarif et promotions Statistiques d’achats Transfert en compta EBP, BOB, Winbooks, Popsy et Pro Acc x x Articles composés Suivi chantiers Réalisation de factures d’avancement Saisie des temps salariés Gestion ventes comptoir Gestion cartes de fidélité, bons d’achat, chèque cadeaux Impression X et Z de caisse Gestion complète de la caisse (tactile) Impression tickets, factures Version Réseau Les fiches produit et tableaux comparatifs détaillés sont disponibles sur notre site : www.ebp-software.be 6 Gestion Commerciale Pro Bâtiment* Bâtiment PRO* Point de vente* x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x Les fiches produit et tableaux comparatifs détaillés sont disponibles sur notre site : www.ebp-software.be 7 Devis & Facturation 2015 Spécialement adapté pour tous les indépendants et dirigeants de petites entreprises Vos devis et factures en un clic Vous mettez en place un suivi de votre activité au travers d’un tableau de bord simple et efficace. Devis, factures, notes de crédit, échéances...vous maîtrisez votre activité avec facilité ! Les 5 points clés Gagnez du temps Editez des devis aussi facilement qu’avec un traitement de texte puis transférez-les en factures sans aucune ressaisie. De nombreux modèles d’impression sont prêts à l’emploi. Il suffit d’insérer votre logo.Vous pouvez aussi les personnaliser. Visualisez votre activité Plus besoin de chercher, le logiciel vous offre l’essentiel en un regard grâce au tableau de bord : vision globale de l’activité de votre entreprise (CA, statistiques), présentation des priorités de la journée (factures arrivées à échéance, devis à relancer). Suivez vos clients Profitez d’un logiciel intuitif, et soyez prévenu quotidiennement, depuis le tableau de bord : des devis en fin de validité et des retards de paiement client. Puis éditez automatiquement les relances de ces clients. Communiquez facilement Enregistrez vos documents au format PDF pour les envoyer directement par mail. Exportez aussi toutes vos informations en Excel. Pour votre Compta Transformez vos factures et règlements en écritures comptables sans aucune ressaisie et transférez-les au format de votre logiciel de comptabilité ou à celui de votre Fiduciaire*. (EBP, Winbooks, Bob, Popsy, ProAcc). Adapté aux nouvelles normes 2014-2015 8 Gestion Commerciale 2015 Les 9 points clés Devis & Facturation Retrouvez les 5 points clés de Devis & Facturation. Vous aurez en plus, les 4 points clés listés ci-dessous. Gérez vos achats Avec le cycle complet des achats : demande de prix, commandes, bon de réception, modèles d’impression,... Suivez votre stock Evitez les ruptures de stock pour satisfaire votre clientèle  : connaissance du stock disponible en temps réel et gestion du réapprovisionnement (bons d’entrée, sorties, inventaire). Adaptez vos prix Suivant vos clients, quantités ou articles : tarifs dégressifs ou exceptionnels, gestion des promotions. La version Pro vous permettra de proposer le tarif adapté. Travaillez en Réseau Partagez vos informations et travaillez à plusieurs : rapidité, performance et fiabilité grâce à une base SQL.Notre version Pro Réseau est disponible à partir de 2 postes. Pour l’ensemble des petites et moyennes entreprises Devis, factures, notes de crédit, gestion des fournisseurs, commandes fournisseurs, gestion du stock... Le logiciel Gestion Commerciale intègre toutes les fonctionnalités de Devis et Facturation. Vous aurez en plus, notamment, la gestion des achats et la gestion du stock. Adapté aux nouvelles normes 2014-2015 9 Comptabilité 2015 Réglez vos comptes avec la compta Avec EBP Comptabilité, réalisez simplement la comptabilité de votre entreprise, de la saisie jusqu’à l’établissement de votre Bilan et votre Compte de Résultat. C’est la 1ère fois que vous utilisez un logiciel de compta...Faites le pas ! Vous y trouverez un encodage simplifié des factures d’achat, des factures de vente, des financiers, des opérations diverses. Logiciel quadrilingue (Fr, Nl, Uk, De) Gestion complète des immobilisations (tableau d’amortissement et génération des écritures comptables) Analytique et réseau en option dans la version PRO Edition des documents légaux dont la déclaration de TVA électronique Intégrez les données en provenance de nos logiciels Devis et Facturation, Gestion Commerciale et Bâtiment Adapté aux nouvelles normes 2014-2015 Bâtiment La gestion commerciale spécialisée Entrepreneurs, électriciens, menuisiers, chauffagistes, peintres,... EBP Bâtiment convient à tous les corps de métier. Simplifiez votre gestion et gagnez du temps «  pour faire vos papiers ». Devis, factures,relances clients, stock Dans vos devis et factures, intégrez des tranches de travaux et insérez des ouvrages Enrichissez vos documents : gras, italique, images, ..Insérez votre logo. Utilisez nos modèles d’impression prêts à l’emploi. Envoyez directement vos devis et factures par mail au format PDF Analysez la rentabilité de vos chantiers avec le suivi simplifié Une version Pro vous permet de gérer en plus les maintenances et service après-vente, d’avoir le planning et de travailler ensuite en réseau Adapté aux nouvelles normes 2014-2015 10 Mon association Pour toutes les ASBL et clubs sportifs Faites les comptes de votre association facilement. Consultez à tout moment votre solde de trésorerie. Avec EBP Mon Association, quel que soit votre domaine d’activité (sport, culture, loisir, social,...) vous suivez vos membres, organisez les activités et gérez votre trésorerie...L’essentiel y est pour vous faire gagner un temps précieux dans vos tâches quotidiennes. Comptabilité simplifiée de l’ASBL (éditez la liste de vos recettes/ dépenses par ordre chronologique et/ou par poste et éditez aussi le relevé cumulé de tésorerie) Fichiers Membres et gestion complète des cotisations Organisation des activités (planning, matériel, places, ..) Tableau de bord CRM 2015 La simplicté d’un CRM pour toutes les PME Ne laissez plus vos contacts sans suivi. Travaillez vos prospects et clients Gérez vos contacts (prospects, clients, partenaires,...) et suivez tous vos échanges commerciaux Identifiez, créez et suivez vos opportunités de vente Réalisez toutes vos actions de prospection (emailings et publipostages) Développer votre efficacité commerciale C’est pas cher, simple, rapide et efficace 11 Point de vente 2015 Pour tous les commerçants Décliné en 3 versions : Commerce de détail, Mode et PRO Optez pour un logiciel de caisse : une solution 2 en 1. Rapidité d’une caisse enregistreuse couplée à une gestion commerciale puissante. Encaissement, gestion des ventes, consultation du stock, fidélisation des clients. Avec la version Pro, vous pouvez aussi connecter plusieurs caisses en réseau. Les fiches produit détaillées sont disponibles sur notre site. Travailler en réseau avec EBP Partager son outil de gestion Avec EBP, la Gestion Commerciale, la Comptabilité et les logiciels métiers Bâtiment et Point de Vente offrent la possibilité de travailler en réseau, ouvrant les portes du travail simultané et à plusieurs. La mise en oeuvre d’un système de gestion en réseau requiert de la compétence et de l’expertise Pour garantir le succès de ce déploiement, EBP peut confier ces missions à son réseau de revendeurs à forte valeur ajoutée. Réguliè- rement formés à nos produits, aux technologies et aux architectures réseau, nos revendeurs agréés bénéficient de certifications. Ils sauront intégrer les solutions de gestion EBP dans votre infrastructure informatique tout en respectant l’organisation en vigueur dans votre entreprise. Pour connaître les coordonnées d’un de nos revendeurs certifiés, appelez-nous au 02 737 95 90 Plusieurs milliers de PME ont déjà choisi de faire appel à nos revendeurs certifiés présents partout en Belgique. 12 Logiciel Service PRIVILEGE démarrer - GAMME pratic EBP Devis & Facturation 2015 129€ 99€ EBP Business Plan Pratic 49€ - EBP Gestion Contacts 79€ 99€ EBP Association 79€ 99€ DéVELOPPER - Gamme Classic EBP Gestion Commerciale 2015 249€ 149€ EBP Gestion Commerciale Pro 2015 299€ 159€ EBP Comptabilité 2015 239€ 169€ EBP Comptabilité Pro 2015 399€ 179€ EBP Business Plan PME 149€ 149€ EBP Business Plan Experts Comptables 299€ 149€ EBP CRM Classic 199€ 149€ METIER - Gamme Métiers EBP Bâtiment 399€ 209€ EBP Bâtiment Pro 659€ 299€ METIER - Gamme Métiers Commerce EBP Point de Vente Version Commerce de détail 549€ 399€ EBP Point de Vente Version Mode 699€ 419€ EBP Point de Vente Version Pro 799€ 479€ tarifs Réseau tarif 2015 (prix public conseillé end-user hors TVA) EBP Comptabilité Pro EBP Comptabilité Pro - 2 postes 549€ 358€ EBP Bâtiment Pro - SQL EBP Bâtiment Pro - 2 postes 959€ 559€ EBP Bâtiment Pro - poste supplémentaire 300€ 199€ EBP Gestion Commerciale Pro - SQL EBP Gestion Commerciale - 2 postes 599€ 399€ EBP Gestion Commerciale Pro - poste supplémentaire 300€ 166€ Les 5 bonnes raisons de vous équiper Vous en êtes capable. C’est efficace et vous allez gagner du temps chaque jour. Cela fait vendre : valorisez votre entreprise par vos documents. C’est profitable : la bonne décision au bon moment. C’est pas cher. Document non contractuel. - Tous les prix figurant dans ce document sont indicatifs et des prix publics conseillés. Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. – Août 2014 Pour votre confort, optez pour notre Assistance Privilège. Après vos 30 jours d’assistance gratuite, vous pouvez opter pour un contrat, non obligatoire. Avec l’ Assistance Privilège vous bénéficiez d’un ensemble de services pendant 12 mois : Accès illimité à l’assistance téléphonique pendant les heures ouvrables Téléchargement gratuit (ou envoi de CD) des mises à jour Prise en main à distance de votre pc via l’application TeamViewer. Suivi personnalisé des appels 20 % de remise sur les formations ou autres services EBP Business Software Avenue des Cerisiers, 15 1030 Bruxelles info.be@ebp.com - www.ebp-software.be Tel : 02 737 95 90 - Fax : 02 737 95 91 287 EBP Démat’ Service de dématérialisation des factures fournisseurs EBP Démat’ est un service en ligne permettant d’automatiser le traitement des factures fournisseurs de vos clients. La technologie de Lecture Automatique des Documents intégrée extrait les données essentielles des factures scannées. Vos collaborateurs n’auront plus à saisir les écritures, elles seront générées automatiquement dans votre logiciel de comptabilité EBP. L’accès rapide et précis aux informations contenues sur les factures stockées engendre, par ailleurs, des gains de productivité importants lors de la révision des dossiers. www.ebp.com/expert-comptable ZOOM sur les fonctions clés Disponible en mode SaaS, EBP Démat’ est un service parfaitement intégré à l’outil de production du cabinet*. Après avoir scanné les factures de vos clients ou reçu leurs fichiers de factures électroniques, vous importez les documents PDF ou image dans l’application EBP Démat’. L’outil reconnaît automatiquement les différents champs des factures et génère en quelques secondes les écritures comptables correspondantes. Vous pouvez également paramétrer, en quelques clics, les différents champs de vos modèles de factures ainsi que les comptes fournisseurs, de charges ou de TVA à mouvementer. L’outil travaillera ensuite en toute autonomie. Vérifiez et acceptez les écritures, puis exportez-les vers votre logiciel de Comptabilité*. Toutes les factures enregistrées sont conservées dans l’espace de stockage en ligne hébergé avec EBP Démat’. Vous conservez en toute sécurité les visuels des factures, classés selon l’arborescence de votre choix (dossiers, période, année…). Vous retrouvez des informations précises contenues sur vos factures à l’aide de la fonction de recherche fulltext : montant, fournisseur, date, mot clé, etc… Profitez d’une solution facile à mettre en oeuvre *Export automatique vers le logiciel de Comptabilité Ligne Expert-Comptable et Business Pack EBP et export manuel vers les logiciels Quadra, Cador, Coala, Cegid. Numérisation de la facture Intégration des écritures dans votre logiciel de production Recherche de factures Reconnaissance automatique de la facture Vérification et acceptation des écritures DéMATérialisation traitement Intégration consultation 1 2 3 4 5 Gérez de multiples pièces d’achat EBP Démat’ permet de gérer les documents du cycle de facturation de vos clients : Factures multi-taux de TVA (jusqu’à 4 taux) Factures avec port Factures d’acompte Factures avec escompte Factures en autoliquidation Avoirs Achats intracommunautaires etc… Améliorez la productivité de vos missions de tenue et de révision Disposez d’une technologie avancée à portée de main Basée sur la technologie de Lecture Automatique des Documents, EBP Démat’ est un service intelligent développé en France par le service Recherche & Développement d’EBP. L’outil reconnait et extrait tous les caractères et mots contenus dans les factures importées. Profitez de la base collaborative de modèles de factures EBP Démat’ repose sur une base collaborative de modèles de factures partagée entre les partenaires EBP. Ainsi, si un cabinet partenaire a déjà reconnu les champs d’une facture Métro et que vous enregistrez une facture similaire pour votre client, vous n’aurez pas à placer les zones de la facture. Optimisez la révision des dossiers La recherche de documents est largement facilitée grâce à un puissant moteur de recherche fulltext. La pièce comptable est également affichée directement à partir de l’écriture. La révision des comptes est ainsi optimisée. Sécurisez et partagez les factures de vos clients EBP Démat’ permet l’automatisation du processus de traitement des factures de vos clients. Vous accédez aux documents scannés de manière unique et centralisée. Vous offrez à vos clients un service à valeur ajoutée en leur permettant d’accéder à leurs factures hébergées sur EBP Démat’. Suivez le traitement des factures en temps réel Vous suivez et pilotez en temps réel l’activité de traitement des factures des dossiers clients du cabinet, via le tableau de bord proposé : documents en cours de traitement, documents non reconnus à traiter, écritures à vérifier, etc… Tableau de bord : visualisez rapidement l’état du traitement des factures Fonctions Principales 1682 SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Décembre 2014. Acquisition • Création illimitée de dossiers clients • Accès au portail avec gestion des utilisateurs et des dossiers • Gestion des factures : multi-taux de TVA (jusqu’à 4 taux), avec port, avec escompte, avec acompte, en autoliquidation, Avoirs, Achats intracommunautaires • Tableau de bord de suivi du traitement des factures : Importer des documents, documents en cours de traitement, documents non reconnus à traiter, écritures à vérifier, écritures vérifiées en attente d’export, écritures exportées • Rafraichissement en temps réel des données du tableau de bord • Import des factures numérisées au format PDF, PNG, JPG, TIF, TIFF • Import paramétrable des factures selon le nombre de pages (1 à 5 pages) • Import du plan comptable et des fournisseurs • Indexation et classement des documents dans l’espace de stockage intégré • Extraction des données nécessaires au traitement comptable • Gestion des doublons Reconnaissance • Extraction des données nécessaires au traitement comptable grâce au module OCR / LAD (Reconnaissance Optique des Caractères / Lecture Automatique de Documents) • Reconnaissance dynamique des zones de la facture • Reconnaissance manuelle des zones de la factures en double écran avec visualisation de l’image • Bibliothèque de modèles de factures reconnues mutualisées avec les utilisateurs EBP • Enregistrement de nouveaux modèles de factures Accessibilité • Accès au document depuis l’écriture comptable • Recherche fulltext dans les documents • Visionneuse de documents intégrée • Historique des factures traitées • Historique de consommation des documents pour chaque société • Classement des documents dans une arborescence paramétrable Traitement comptable • Génération automatique des écritures • Modification des écritures • Validation des écritures • Anomalies détectées sur les écritures affichées depuis la liste des écritures à vérifier • Intégration automatique des écritures vers EBP Comptabilité Ligne Expert-Comptable et Business Pack • Reprise du plan comptable et des fournisseurs définis dans ... Communication • Gestion des droits par utilisateur • Stockage • Liaison avec EBP Comptabilité Ligne ExpertComptable et Business Pack : - Import automatique du plan comptable et des fournisseurs - Export des écritures vérifiées et intégration automatique dans le logiciel • Export manuel des écritures vérifiées au format .CSV, Quadra, Cador, Coala, Cegid. Liste des fonctions non exhaustive et susceptible d’évoluer. Equipe Profession Comptable EBP Fax : 01 34 94 83 42 experts.fr@ebp.com www.ebp.com/expert-comptable Applications commerciales et comptables sur logiciel PGI EBP OPEN LINETM PRO BAC PRO STG - BTS TERTIAIRES FORMATION CONTINUE Robert WIPF Exercices Niveau 1 L IVRE ÉLÈVE ÉDITIONS CORROY EXERCICES NIVEAU 1 EBP PGI OPEN LINE PRO Ce livre présente une collection d’exercices permettant de se familiariser avec le progiciel de gestion intégré OPEN LINETM PRO d’EBP et d’utiliser en autonomie les principales fonctionnalités commerciales et comptables des modules : recherche d’informations dans la base de données, création d’un dossier et des fichiers de base, documents relatifs à la vente, inventaire des stocks, acomptes, transfert en comptabilité, livraisons, commissions, saisie d’écritures de factures, d’avoirs, de règlements, édition des états comptables, lettrage et délettrage des comptes . Chaque application est construite autour d’une ou plusieurs fiches de procédure incitant l’utilisateur à faire preuve de réflexion et d’initiative devant des situations multiples et variées. Le livre « élève » est conçu pour être utilisé tant en formation initiale, sous la conduite du professeur (BAC PRO, STG, BTS AM, PME-PMI, MUC, NRC), que dans le cadre de la formation continue. Le PACK « formateur » comprend : - le livre élève - un CD contenant : - les fichiers de base de données et leur restauration après chaque application validée - le corrigé des cas du livre de l’élève sous forme numérique. En partenariat avec Livre « élève » 978-2-35765-081-7 Prix : 14,74 € L’auteur, Robert WIPF, enseigne depuis de longues années l’utilisation des logiciels comptables en lycée professionnel et dans ses missions de formation en alternance. C’est avec bonheur qu’il a apprivoisé le PGI OPEN LINETM PRO d’EBP et permis, à l’aide d’exercices parfaitement adaptés, son acquisition rapide par les élèves et salariés en comptabilité et gestion commerciale. EBP PGI OPEN LINETM PRO ÉDITIONS CORROY BP 8 - 83560 RIANS Tél. : 04 94 80 57 25 Fax : 04 94 80 59 24 infos@editions-corroy.fr www. editions-corroy.fr EBP PGI OPEN LINETM PRO Les Éditions CORROY et CORROY-LIEUTIER sont spécialisées dans la conception et l’édition de CAS PRATIQUES destinés à préparer avec bonheur les examens et concours de la filière éco - gestion - comptabilité. Vous y trouverez : La collection BAC PRO : Comptabilité, commerce, informatique, éco-droit La collection STG : Management, information et gestion, comptabilité et finance d’entreprise La collection BTS CGO : Tous les processus de 1re et 2e année La collection BTS TERTIAIRES : Management et éco-droit pour les 1re et 2e années La collection DCG : les 13 unités d’enseignement La collection DSCG : les 7 unités d’enseignement La collection informatique : Access, Excel, EBP, Informatique de gestion aux examens La collection Tout-en-Tête : Préparation aux professorats de gestion (PLP, CAPET, Agrégation) La collection Arrêt Culture : Méthode Suzuki, pédagogie, réflexion Achevé d’imprimer en décembre 2009 par : Imprimerie Delta Color - 140, rue Étienne Lenoir - 30900 Nîmes Dépôt légal : janvier 2009 Imprimé en france SOMMAIRE Le progiciel de gestion intégré EBP OPEN LINE ........................................ 1 Présentation du progiciel de gestion intégré EBP OPEN LINE, Découverte des principales fonctionnalités du progiciel Select vidéo ............................................................................................. 11 Découvrir les fonctionnalités d’un progiciel de gestion intégré, Rechercher les informations Control Data System TP 01 ..................................................................... 19 Application guidée, Procéder aux opérations nécessaires à la création du dossier CONTROL DATA SYSTEM FRANCE Control Data System TP 02 ..................................................................... 29 Application guidée, Créer les fichiers de base nécessaires à l’utilisation du progiciel OPEN LINE, Identifier les différentes informations saisies et leur utilité. Control Data System TP 03 ..................................................................... 43 Application guidée, Saisir le stock initial par l’intermédiaire d’un bon d’entrée, Créer les documents relatifs à la vente : devis, commande client, bon de livraison et facture de vente, Établir un inventaire des stocks et procéder aux contrôles nécessaires Control Data System TP 04 ..................................................................... 53 Application guidée : Mettre à jour les différents fichiers, Saisir les opérations du circuit de ventes : devis, commandes, livraisons, factures, avoirs, Transférer les opérations en comptabilité Control Data System TP 05 ..................................................................... 61 Application guidée : Procéder aux livraisons et établir les factures de ventes correspondantes, Analyser les incidences de la validation des factures de ventes dans la comptabilité Calculer les commissions des commerciaux Control Data System TP 06 ..................................................................... 65 Application guidée : Saisir une balance de départ avec indication des échéances, Saisir les opérations commerciales et financières dans les journaux concernés, Éditer des états comptables : balance, échéanciers des créances et des dettes, extrait de grand livre Control Data System TP 07 ..................................................................... 73 Application guidée, Saisir les documents commerciaux et procéder à l’enregistrement automatique des factures et avoirs, Saisir les opérations de règlement et procéder au lettrage du compte client COLLECTION INFORMATIQUE EBP PGI OPEN LINE PRO : Applications commerciales et comptables - Niveau 1 - 61 - CORROY - LIEUTIER - B.P. 8 - 83560 RIANS - Tél. 04.94.80.57.25 - Télécopie 04.94.80.59.24 - E.mail : infos@editions-corroy.fr - Site : www.editions-corroy.fr CCOONNTTRROOLL DDAATTAA SSYYSSTTEEMM -- TTPP 0055 CONNAISSANCES ASSOCIÉES Application guidée : Procéder aux livraisons et établir les factures de ventes correspondantes, Analyser les incidences de la validation des factures de ventes dans la comptabilité, Calculer les commissions des commerciaux. DOSSIER 1 : LIVRAISONS DES COMMANDES CLIENTS ET FACTURATION PREMIÈRE PARTIE : DE LA LIVRAISON AUX FACTURES CONTROL DATA SYSTEM France procède aux livraisons des commandes clients en attente. Les commandes sont intégralement livrées et acceptées par les clients concernés. L’état des livraisons est le suivant : Client N° et date de commande Date de livraison prévue Date de livraison réelle Observations WAGNER 4 du 6/01 9/01 9/01 - LACROIX 3 du 6/01 10/01 10/01 - DUTRIEZ 5 du 7/01 10/01 10/01 - MOEGLENE 6 du 8/01 12/01 12/01 - DARSTEIN 7 du 8/01 12/01 15/01 Accorder une remise globale supplémentaire de 2 % pour livraison tardive DEUXIÈME PARTIE : INCIDENCES DE LA VALIDATION DES FACTURES DE VENTES Vous venez de créer les factures pour les clients. Le responsable des services comptables vous demande de comptabiliser les factures de ventes. TRAVAIL À FAIRE 1. Restaurez le fichier PCDS France TP 04. 2. Créez les différents bons de livraison aux dates indiquées à partir des informations fournies dans l’état des livraisons. 3. Indiquez quelle est l’incidence de la création des bons de livraisons sur les stocks. 4. Le 16/01, CONTROL DATA SYSTEM FRANCE décide de créer les factures correspondantes. Ne validez pas les factures. Toutes les factures étant émises le même jour, le transfert se fait par regroupement. TRAVAIL À FAIRE 1. Éditez le journal des ventes du mois de janvier. 2. Validez toutes les factures. 3. Éditez à nouveau le journal des ventes pour la période du 01/01 au 16/01. Quelle est l’incidence de la validation de ces factures sur la comptabilité de CONTROL DATA SYSTEM France ? 4. Validez la facture d’avoir n° 01 (Client Bernhardt) puis éditez un extrait du grand livre pour les comptes 70711 à 70713 pour la période du 1/01 au 22/01. COLLECTION INFORMATIQUE EBP PGI OPEN LINE PRO : Applications commerciales et comptables - Niveau 1 - 62 - CORROY - LIEUTIER - B.P. 8 - 83560 RIANS - Tél. 04.94.80.57.25 - Télécopie 04.94.80.59.24 - E.mail : infos@editions-corroy.fr - Site : www.editions-corroy.fr Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Il est possible de regrouper N documents entre-eux qu’aux conditions suivantes : • même type de document, • même code client ou fournisseur, • même civilité, • même nom de client ou fournisseur, • même adresse de facturation ou même adresse de livraison. . Le regroupement des documents est accessible à partir du menu opérations. Il faut sélectionner les documents que l’on souhaite regrouper : ici la période du 9/01 au 15/01. La fenêtre de droite s’affiche alors à l’écran. Il suffit ensuite de suivre la procédure. Une fois le regroupement opéré, la liste des factures de vente est la suivante : DOSSIER 2 – CALCUL DES COMMISSIONS DES COMMERCIAUX Chaque commercial a droit, en plus de son salaire fixe de base, à une commission calculée sur le chiffre d’affaires. CONTROL DATA SYSTEM a décidé que ces commissions seraient calculées, pour chacun des commerciaux, au taux unique de 4 % sur l’ensemble du chiffre d’affaires réalisé au cours du mois. Les ventes qui seront prises en considération sont celles qui sont facturées aux clients. Il n’est pas tenu compte des encaissements de factures. TRAVAIL À FAIRE 1. Procédez à la création et au paramétrage du barème que vous nommerez Commission sur CA global. Ce barème sera appliqué à chacun des commerciaux et sera valide du 01/01 au 31/12 de l’année. Vous vous aiderez pour cela de la fiche de procédure n° 10. 2. Calculez les commissions versées au titre de la période du 1/01 au 31/01. Éditez le relevé de commission du représentant BERTHOUX. FICHE PROCÉDURE 9 : LE REGROUPEMENT DES DOCUMENTS COLLECTION INFORMATIQUE EBP PGI OPEN LINE PRO : Applications commerciales et comptables - Niveau 1 - 63 - CORROY - LIEUTIER - B.P. 8 - 83560 RIANS - Tél. 04.94.80.57.25 - Télécopie 04.94.80.59.24 - E.mail : infos@editions-corroy.fr - Site : www.editions-corroy.fr Le barème permet de définir des objectifs de commissionnements applicables pour tous les articles et tous les tiers ou pour une sélection donnée d’articles, de tiers, de familles articles ou tiers. La fiche barème permet de couvrir un maximum de cas possibles et facilite le paramétrage des éléments constituants le calcul des commissions. Les barèmes sont associés aux commerciaux ou familles de commerciaux depuis la fiche Commercial ou Famille De Commerciaux. Dans la partie entête de la fiche barème, les champs suivants doivent être renseignés : 1. le code barème ; 2. le libellé ; 3. la base de calcul de l’objectif, qui permet d’indiquer à partir de quelle donnée des lignes de document la commission doit être calculée. Les types d’objectif possibles sont le chiffre d’affaires, le chiffre d’affaires encaissé, la quantité ou la marge ; 4. le champ d’application, qui permet d’indiquer à partir de quel type de documents les lignes doivent être récupérées. Les types de document disponibles sont Commande, Bon de livraison et Facture ; 5. le mode de calcul, qui permet d’indiquer si la valeur extraite des lignes de documents (en fonction de l’objectif) doit correspondre strictement à un intervalle (Calcul global), ou entrer dans plusieurs intervalles (Tranche). Les modes de calcul disponibles sont donc Tranche ou Global. 6. le type d’objectif, qui permet de regrouper les commissions par date. Les regroupements disponibles sont Vide, Année, Trimestre, Mois, Semaine, Jour. 7. la période de validité du calcul de la commission. Le calcul des commissions suppose que l’on définisse, selon le cas, des paliers, une formule de calcul, un montant, un pourcentage. La définition des paliers s’effectue suivant les critères suivants : 8. Jusqu’à : Permet de sélectionner la valeur maximale de l’intervalle. 9. Formule : Permet de sélectionner l’un des critères suivants pour déterminer le calcul de la commission : % sur CA, Montant, Montant * Qté, % marge, Montant + %CA , % montant. 10. Montant : Permet de saisir une valeur en fonction de la formule sélectionnée. 11. % : Permet de saisir un pourcentage en fonction de la formule sélectionnée. Les règles entre les formules et les champs de saisie « Montant » et « % » sont les suivantes : Règles entre les formules et les champs de saisie "Montant" et "%" - Si la formule est "Montant" ou "Montant*Qté", le champ "%" n’est pas accessible, - Si la formule est "% sur CA" ou "%marge", le champ "Montant" n’est pas accessible, - Si la formule est "Montant + %CA", les champs "Montant" et "%" sont tous les deux accessibles, - Si la formule est "% montant", les champs "Montant" et "%" sont tous les deux accessibles. 1 2 4 3 5 7 6 8 9 10 11 FICHE PROCÉDURE 10 : LE CALCUL DES COMMISSIONS COLLECTION INFORMATIQUE EBP PGI OPEN LINE PRO : Applications commerciales et comptables - Niveau 1 - 64 - CORROY - LIEUTIER - B.P. 8 - 83560 RIANS - Tél. 04.94.80.57.25 - Télécopie 04.94.80.59.24 - E.mail : infos@editions-corroy.fr - Site : www.editions-corroy.fr Règles entre le type d’objectifs et les formules Si le type d’objectif est "Quantité", seules les formules "Montant", "Montant * Qté" sont acceptées. Le calcul des commissions suppose également que l’on sélectionne les informations à prendre en compte pour le calcul des bases : Les sélections permettent de déterminer les critères à prendre en compte sur les lignes des documents : les documents de telles familles de clients ou des tels clients, avec tels ou tels articles ou familles d’articles, pour tels ou tels commerciaux. Elle s’effectue en fonction des champs suivants : - Type : Cette liste permet de déterminer la sélection. Les types disponibles sont Familles articles, Articles, famIlles clients, Clients, Familles commerciaux, Commercial ; - Du : liste déroulante permettant de sélectionner la première donnée, correspondante au type, à prendre en compte ; - Au : liste déroulante permettant de sélectionner la dernière donnée, correspondante au type, à prendre en compte. - Exclusion de la sélection : Cette case permet de considérer les éléments indiqués dans les champs DU / AU comme à exclure du calcul de la commission ; Il faut ensuite définir les commerciaux sur lesquels le barème va s’appliquer. Cette opération peut également s’effectuer depuis la fiche du commercial. L’affectation d’un "Commercial" à une fiche "Barème", affecte automatiquement le "Barème" à la fiche "Commercial". Familles commerciaux Cet onglet Familles commerciaux permet d’affecter les familles commerciaux sur lesquels le barème va s’appliquer. Cette opération peut être réalisée depuis la fiche Famille commerciaux. L’affectation d’une « Famille commerciaux » à une fiche « Barème », affecte automatiquement le « Barème » à la fiche « Commercial ». Le calcul des commissions La page Commission permet d’obtenir le montant des commissions de chaque commercial. Le calcul varie en fonction de différents données. Il faut renseigner les différents filtres (période, famille de commerciaux , commerciaux) puis actualiser la liste avant de lancer le calcul. © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Introduction ► A qui s’adresse ce Manuel ? ► Quels sont les avantages de la session gérance ? ► Comment utiliser ce manuel ? Chapitre I - interface A / organisation de votre espace de travail B / Choix de la session C / Liste générale des modules D / Listes détaillées des modules 1 ● Liste détaillée du module gérance 2 ● Liste détaillée du module base 3 ● Liste détaillée du module loyers 4 ● Liste détaillée du module charges 5 ● Liste détaillée du module trésorerie 6 ● Liste détaillée du module comptabilité 7 ● Liste détaillée du module fiscalité 8 ● Liste détaillée du module analyse 9 ● Liste détaillée du module outils 10 ● Liste détaillée du module documents Chapitre II - Gérance A / Fiches a remplir avant de commencer 1 ● Créer la fiche du Mandataire 2 ● Créer une fiche Propriétaire (mandant) 3 ● Modification des taux d’honoraires 4 ● Créer un Patrimoine 5 ● Créer la fiche d’un locataire 6 ● Créer les comptes bancaires du mandataire B / création d’honoraires 1 ● Créer des honoraires manuels ou automatiques 2 ● Encaisser des honoraires : 2 méthodes 3 ● Consulter le détail des honoraires 4 ● Impression des listes d’honoraires et des factures C / Edition d’un rapport de gestion 1 ● Création, impression et suppression d’un rapport de gestion 2 ● Virements : 2 méthodes 3 ● Historique de gestion D / trésorerie 1 ● Prélèvement d’honoraires 2 ● Historique de Trésorerie SOMMAIRE 2 © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Avant d’entamer la lecture de ce Guide, il est vivement conseillé de consulter le Manuel d’utilisateur complet, également fourni sur le CD-ROM. Comment utiliser ce manuel ? Ces pages concernent les utilisateurs qui souhaitent travailler en mode (ou «session») Gérance. Il peut donc s’agir : • d’un particulier chargé de gérer un patrimoine familial • d’un mandataire • d’une agence immobilière spécialisée dans la gestion locative • de sociétés proposant des services aux propriétaires. Quelque soit leur rôle, ils sont soumis à reddition de compte et doivent donc opter pour la session Gérance. A qui s’adresse ce manuel ? quels Sont les avantages de la session gérance ? Tout en gardant les fonctionnalités de la session classique (consulter le Manuel utilisateur qui s’y rapporte), la session gérance offre des possibilités étendues telles que la publication : • de factures d’honoraires • de rapports de gestion complets • du suivi de trésorerie du compte de Gestion • des comptes du propriétaire mandant La session Gérance n’est pas exclusive : il demeure possible pour l’utilisateur qui cumule la fonction de gérant et le statut de propriétaire de basculer d’une session à une autre. Les données saisies et les manipulations effectuées sont rigoureusement indépendantes. ● Situez rapidement dans le logiciel les actions expliquées dans chaque chapitre : 3 Retrouvez rapidement le liens du Sommaire dans le volet Signets (ou bookmarks) d’Acrobat reader. © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Chapitre I - Interface A / organisation de votre espace de travail 4 L’interface de travail se compose de 3 éléments principaux : 2 3 La Liste des Modules (Bases, Loyers, Charges...) permet de naviguer entre les différentes fonctions du logiciel. Chaque Module dispose d’options figurées. Exemple de module Exemples d’options du module Base La Liste des Sélections permet de cibler le locataire, le lot, le propriétaire (...) sur lequel on souhaite agir. Selon le contexte, des onglets situés à la base de la liste apparaissent ; ils permettent de classer les informations. Retrouvez rapidement l’information souhaitée : • en développant les arborescences (un clic sur le signe + ou double-clic sur le sommet de la liste) • en sélectionnant à la base de la liste l’onglet approprié La Fenêtre de visualisation affiche les informations surlignées en bleu dans la liste de Sélection. Elle dispose d’une barre d’outils qui vous permettent notamment de renseigner et de mettre à jour vos informations, de générer vos appels, quittances... Exemple de barre d’outils 4 Le volet d’Aide affiche le support de manière contextuelle : l’aide vous renseigne immédiatement sur le Module ouvert et vous renvoie aux pages complémentaires du Manuel utilisateur 5 La fenêtre Assistant - Tableau de bord vous permet d’organiser et de planifier votre gestion locative ainsi que vos tâches personnelles Deux outils destinés à faciliter votre gestion locative sont également accessibles en cliquant sur 1 2 3 4 1 5 © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Changement de session Votre logiciel s’adapte à vos besoins : • si vous êtes gestionnaire en biens propres utilisez la “Session classique” • si vous êtes gérant utilisez la “Session Gérance” • il demeure possible pour l’utilisateur qui cumule la fonction de gérant et le statut de propriétaire de basculer d’une session à une autre. Les données saisies et les manipulations effectuées sont rigoureusement indépendantes. ë Si vous travaillez sur une session Gérance, le premier module affiché est le module Gérance. Si vous travaillez sur une session classique, le module Gérance n’apparaît pas. Dans la partie inférieure gauche est affiché l’intitulé de la session en cours Différenciez graphiquement vos Sessions en utilisant le Module Outils / Apparence. ● Manipulation des sauvegardes : • la sauvegarde des données ne concerne que la session ouverte. Par conséquent pour enregistrer les données des deux sessions, procéder successivement à leur sauvegarde • si l’option “Sauvegarder à la fermeture” est activée, la sauvegarde automatique est effective lorsque vous quittez l’application mais ne concerne que la Session quittée en dernier B / Choix de la session ● Pour éviter les confusions entre les sessions : ● Le choix initial s’opère dans le menu Fichier / Changer de Session : 5 © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société C / Liste générale des modules Module gérance (7 options) Le module GERANCE est destiné aux Gérants, particuliers ou professionnels, chargés de la gestion locative du parc immobilier d’un propriétaire foncier. Il ne s’affiche que lorsque vous ouvrez une «Session Gérance». m 6 Module base (11 options) Le module de BASE vous permet de créer, modifier, supprimer les fiches de base c’est à dire la fiche signalétique des propriétaires, des locataires, des fournisseurs, des banques. Les indices de révision doivent également être saisis dans ce module. Module loyers (12 options ) Le module LOYERS gère toutes les relations avec votre locataire : gestion des dépôts de garantie, génération des appels de loyers, calcul automatique des révisions en fonction de l’indice adéquat, édition des quittances et régularisation les charges. A tout moment l’historique vous donne une situation claire de vos locataires et la gestion des alertes vous indique ceux à relancer pour impayés, etc. Module charges (7 options) Le module CHARGES concerne toutes les relations avec vos fournisseurs depuis la saisie des factures et leurs règlements jusqu’à la répartition des charges locatives. L’historique fournisseur vous donne à tout moment une situation des factures non réglées. Module trésorerie (5 options) Dans le module TRESORERIE, la fonction «remise en banque» permet de préparer vos bordereaux de remises de chèques. Le journal de banque vous donne à tout moment la situation de vos comptes et vous permet d’effectuer le rapprochement bancaire. Module comptabilité (6 options) Vous pouvez compléter les opérations gérées automatiquement dans les modules précé- dents par la saisie d’écritures dans la COMPTABILITE. Journaux, Grands Livres, Balances sont les états classiques que vous pouvez éditer. Module analyse (5 options) Ce module est conçu pour générer des récapitulatifs de votre gestion locative. Module outils (2 optionS) Le module Outils permet de paramétrer l’affichage en changeant l’apparence générale du logiciel et en filtrant certaines données (par exemple les locataires sortis). Module documents (2 options) Ce module vous donne accès aux modèles Word à employer dans votre correspondance ainsi qu’au Manuel utilisateur. Module fiscalité (1 option + mises a jour annuelles) Les déclarations sont imprimables dans le module FISCALITE directement sur le support de l’administration fiscale (Déclaration 2044 ou 2072 pour les SCI). En début d’année, une mise à jour du Module est éditée afin de tenir compte de la nouvelle loi de finances; elle comprend les supports de déclaration agréés par la DGI. © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société D / Listes détaillées des modules Module gérance (7 options) Le module Gérance est destiné aux Gérants, particuliers ou professionnels, chargés de la gestion locative du parc immobilier d’un propriétaire foncier. Les relations gérant / propriétaire s’organisent à partir de ce module, qui ne s’affiche que lorsque vous ouvrez une «Session Gérance». m 1 ● Liste détaillée du module gérance Création du mandataire (désignation, coordonnées, taux de tva et forme abrégée des honoraires). Cette option est identique à celle située dans le module Base. Création des propriétaires (désignation, coordonnées, statut juridique, taux de tva, taux d’honoraires, nom de la banque) Calcul des honoraires et encaissement des honoraires (du compte du propriétaire vers le compte de gestion) avec lettrage automatique. Edition du rapport de gestion et virement (du compte de gestion vers le compte du propriétaire) Virement des loyers vers le compte du propriétaire et encaissement des honoraires vers le compte de gestion (sans lettrage automatique). L’encaissement peut également s’effectuer depuis le module Gérance / Honoraires. Historique des mouvements de trésorerie et lettrage des écritures. Création, modification et suppression des honoraires (si ceux définis par défaut ne correspondent pas au contrat liant le mandataire aux propriétaires). 7 © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 ● Liste détaillée du module base 8 Module base (11 options) Le module de BASE vous permet de créer, modifier, supprimer les fiches de base c’est à dire la fiche signalétique des propriétaires, des locataires, des fournisseurs, des banques ainsi que le paramétrage du produit comme, par exemple, la liste des modes de paiements. Paramétrage des types de revenus et de charges (par rapport à la Déclaration de Revenus Fonciers 2044 ou 2072), personnalisation des listes déroulantes du logiciel, des indices de révision, des taux de TVA, etc. Répertoire des comptes (401 ... , 512 ... , etc.) qui peuvent être utilisés dans le module comptabilité. Création d’écritures permettant d’actualiser les données comptables des locataires, fournisseurs et banques lorsque débute l’exercice. Création des fiches signalétiques des partenaires d’une SCI ou d’indivisaires. Création des comptes bancaires du propriétaire. Création des fiches des fournisseurs (nom, coordonnées). Création des fiches signalétiques des locataires (nom, coordonnées, bail, modalités des révisions, garantie, informations personnelles). Création de lots isolés (désignation, adresse, compteurs) et modification des immeubles (nombre de lots, charges). Création d’immeubles (désignation, adresse, nombre initial de lots, saisie de la grille de répartition des charges). Création des propriétaires (désignation, coordonnées, statut juridique, taux de tva, taux d’honoraires, nom de la banque). Système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un lot particulier et de le visualiser. © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 9 ● Liste détaillée du module loyers Module loyers (12 OPTIONS) Le module LOYERS gère toutes les relations avec votre locataire : gestion des dépôts de garantie, génération des appels de loyers, calcul automatique des révisions en fonction de l’indice adéquat, édition des quittances et régularisation des charges. A tout moment l’historique vous donne une situation claire de vos locataires et la gestion des alertes vous indique ceux à relancer pour impayés, etc. Encaisser (du compte de gestion vers le compte du propriétaire), rembourser (du compte de gestion vers le compte du locataire) ou compenser ( = restitution partielle) un dépôt de garantie. Permet d’anticiper les révisions de loyer (simple calcul qui ne génère pas d’écriture). Calcul des loyers (par défaut l’appel de loyer se compose de la somme : loyer + charges + impayés + révision), gestion des APL et de la CAF et encaissement des loyers (avec lettrage automatique). Saisie, modification et suppression des encaissements de loyers. Edition des quittances de loyers. Semblable au Module Base / Locataire, l’option Départ permet de visualiser les fiches locataires et d’en créer de nouvelles. Historique du compte locatif, à partir duquel s’effectuent les lettrages et dé-lettrages. L’organisation des informations peut se faire par locataires, propriétaires ou immeubles. Calcul des régularisations (sommes à percevoir ou à reverser au locataire, notamment dans le cas de provisions sur charges) et affectation du montant sur l’appel désiré. Permet de visualiser rapidement les impayés et les dates clés du compte locatif (fin de bail, assurance, etc.) Système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un compte locatif particulier et de le visualiser. Permet la saisie de revenus supplémentaires, indépendamment des encaissements de loyers ou d’honoraires. [ L’option Locataire figure également dans le Module Base ] Création des fiches signalétiques des locataires (nom, coordonnées, bail, modalités des révisions, garantie, informations personnelles). © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 10 ● Liste détaillée du module charges Module charges (7 OPTIONS) Le module CHARGES concerne toutes les relations avec vos fournisseurs depuis la saisie des factures et leurs règlements jusqu’à la répartition des charges locatives. L’historique fournisseur vous donne à tout moment une situation des factures non réglées. Création, modification et règlement des factures de fournisseurs (avec lettrage automatique). Création, modification et règlement des factures de fournisseurs. Historique des comptes des fournisseurs, à partir duquel s’effectuent les lettrages et dé-lettrages. Saisie des relevés de compteurs (déclarés dans le module Base / Lot). Le chiffrage s’obtient automatiquement, par soustraction : situation actuelle - situation antérieure. Pour les immeubles, permet de répartir les charges associées à une grille de répartition ou à un compteur (au préalable, les charges doivent impérativement avoir été règlées et lettrées par le propriétaire). Système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un compte fournisseur particulier et de le visualiser. [ L’option Fournisseur figure également dans le Module Base ] Création des fiches des fournisseurs (nom, coordonnées). © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 11 ● Liste détaillée du module trésorerie Module trésorerie (5 OPTIONS) Dans le module TRESORERIE, la fonction «remise en banque» permet de préparer vos remises de chèques, d’espèces ... Le journal de banque vous donne à tout moment la situation de vos comptes et vous pouvez pointer vos relevés dans l’historique. Ce module est complété par la fonction «emprunt» afin de suivre les remboursements et de les inclure dans la comptabilité en vue de la déclaration fiscale. Création des remises en banque (la remise de chèques permet de regrouper sur une banque un ensemble d’encaissements effectués par chèque ou en espèce). L’historique des comptes bancaires permet de visualiser les mouvements de trésorerie. Il est en outre possible de rapprocher les opérations bancaires enregistrées dans votre logiciel et celles effectivement survenues. Système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un compte bancaire particulier et de le visualiser. [ L’option Banque figure également dans le Module Base ] Création des comptes bancaires du propriétaire. Prélèvements d’honoraires (depuis le compte de Gestion vers le compte du mandataire). ● Liste détaillée du module comptabilité Module comptabilité (6 OPTIONS) Vous pouvez compléter les opérations gérées automatiquement dans les modules précé- dents par la saisie d’écriture dans la COMPTABILITE. Journaux, Grands Livres, Balances sont les états classiques que vous pouvez éditer. Création, recherche et modification d’écritures comptables. Le Journal présente, pour un propriétaire donné, toutes les écritures comptables mémorisées dans le logiciel. Un moteur de recherche intégré permet d’accèder rapidement aux informations souhaitées. Le Grand Livre présente les écritures comptables (par défaut, rangées par comptes puis par ordre chronologique) et permet d’effectuer des lettrages. La Balance présente les totaux et le solde des comptes. Permet un report de solde cohérent à la fin d’un exercice. La clôture d’un exercice rend les données non modifiables. [ L’option Banque figure également dans le Module Base ] Répertoire des comptes (401 ... , 512 ... , etc.) qui peuvent être utilisés dans le module comptabilité. © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 12 ● Liste détaillée du module fiscalité Module fiscalité (1 option + mises a jour annuelles) Les déclarations sont imprimables dans le module FISCALITE directement sur le support de l’administration comptable (Déclaration 2044 ou 2072 pour les SCI). Chaque année, une mise à jour est éditée afin de tenir compte de la nouvelle loi de finances ( CRL, loi Besson ...). Permet de calculer n’importe quel type de Déclaration de revenus fonciers (le support d’impression est fourni à titre d’exemple) Permet une édition détaillée des Déclarations de revenus fonciers et de reporter les montants sur l’imprimé fiscal officiel (module mis à jour chaque année) ● Liste détaillée du module analyse Module analyse (5 options) Ce module est conçu pour générer des statistiques et des récapitulatifs de votre gestion locative. Etats analytiques (= récapitulatif) des appels de loyers. Etats analytiques (= récapitulatif) des encaissements. Etats analytiques (= récapitulatif) des charges. Etats analytiques (= récapitulatif) des règlements de charges. Rapports de gestion locative (général ou détaillé). ● Liste du module outils Module outils (2 optionS) Paramétrage de l’interface utilisateur Modification de l’apparence générale du logiciel (couleur et taille des icônes). Permet d’afficher ou de masquer les éléments présents dans les listes de sélection. © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 13 ● Liste détaillée du module documents Module documents (2 options) Ce module vous donne accès aux modèles de courriers Microsoft Word qui peuvent être employés dans votre correspondance ainsi qu’au Manuel utilisateur. Répertoire des modèles de documents relatifs à la gestion locative. Ces documents sont conçus pour réceptionner de manière dynamique les données. Leur apparence peut être personnalisée (format Microsoft Word). Accès au Manuel utilisateur et emploi de l’Aide interne au logiciel. © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Chapitre II - gérance A / fiches à remplir avant de commencer 1 ● Créer la fiche du Mandataire ● Onglet Mandataire Saisir les coordonnées du mandataire. Note : un seul mandataire peut être créé. Les données relatives au mandataire doivent être saisies en premier. Pour créer la fiche du mandataire, se rendre dans le Module Gérance / Mandataire et cliquer sur le bouton Créer situé au sommet de la fenêtre de visualisation. Une nouvelle fenêtre disposant de deux onglets s’ouvre. Votre logiciel contient par défaut des données de démonstration afin d’en faciliter la prise en main. Avant de saisir vos informations personnelles, veillez à supprimer ces données initiales : • déroulez le menu Outils • sélectionnez RAZ de toutes les tables 14 © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Onglet Société Si le gérant est une société, renseigner correctement les champs. ● Onglet Facturation • Déterminer la TVA à appliquer aux honoraires du mandataire • Indiquer le numéro de compte comptable concerné par la TVA collectée sur les honoraires (la valeur par défaut peut être changée si vous disposez d’un numéro comptable propre mais ne doit en aucun cas être modifié en cours d’exercice) • Saisir la forme (préfixe) et le numéro (qui s’incrémente d’1 en 1) pour singulariser vos factures Une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. Il est possible de supprimer la fiche d’un mandataire : cette suppression ne doit pas être entreprise en cours d’exercice. ● Manipulation des données saisies 15 © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 ● Créer une fiche propriétaire (mandant) ● Onglet Propriétaire Renseignez les champs concernant l’identité du propriétaire à créer. Il est conseillé de saisir le maximum de données afin que la correspondance soit la plus rigoureuse possible (par exemple l’adresse saisie ici figurera dans les avis d’échéance, les quittances, etc...) Pour créer une fiche de propriétaire, se rendre dans le Module Gérance / Propriétaire et cliquer sur le bouton Créer situé au sommet de la fenêtre de visualisation. Une nouvelle fenêtre disposant de quatre onglets s’ouvre. 16 ● Onglet Société Si le propriétaire a le statut de société, SCI ou indivision compléter cet onglet : • saisir le nombre de part de la SCI ou de l’indivision • se rendre dans le Module Base / Option Associés pour singulariser un à un les associés ou les indivisaires © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 17 ● Onglet Edition Etablir des règles de numérotations sur les courriers de Quittance et de facture. ● Onglet TVA Informations concernant seulement les propriétaires soumis à TVA. Dans ce cas, il convient d’indiquer ici la périodicité. La saisie des écritures de TVA à payer s’effectue dans le Module Comptabilité / Comptabilité. © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société • Onglet mandat : Compléter les champs et - pour les propriétaires mandants - conserver cochée la case Mandat : l’adresse du mandataire apparaîtra en lieu et place de celle du propriétaire dans les correspondances adressées aux locataires. Les types d’honoraires à appliquer sont prédéfinis mais peuvent être personnalisés (voir 3 ● Modification des taux d’honoraires) Le transfert des dépôts de garantie sur les comptes du propriétaire peut être systé- matique en cochant la case [Reverser les dépôts de garantie au propriétaire]. • Onglet Banque de virement : Indiquer les coordonnées bancaires du propriétaire. L’onglet Gérance se divise en 2 fenêtres. 18 © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Imprimer la liste des propriétaires Le bouton Imprimer de la barre d’outils (fenêtre de Visualisation) permet d’éditer la liste des propriétaires créés dans le logiciel. Il est possible - via l’icône loupe - de filtrer ces propriétaires selon leur «type» (en nom propre / associés). Légende colonne « T » 0 : propriétaire en nom propre 1 : SCI familliale 2 : SCI 3 : indivision Une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour accéder aux champs de saisie. Modification de la numérotation Le numéro de propriétaire (généré automatiquement par le logiciel) ne doit pas être modifié à posteriori ; si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer dès la première saisie. ë Il est possible de supprimer la fiche d’un propriétaire : cette suppression entraîne l’effacement définitif de son patrimoine, de ses locataires et de sa comptabilité. ● Manipulation des données saisies 19 © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Dans le menu déroulant, choisir le modèle adapté et saisir librement le taux qui convient. Enfin, cliquer sur Valider. Un nouvel honoraire apparaît dans la liste. Les taux d’honoraires, employés pour établir les factures d’honoraires (proportionnels et / ou forfaitaires), se déterminent contractuellement entre le propriétaire et son mandataire. Si les valeurs présentes par défaut dans le logiciel ne conviennent pas, il est possible de : • créer de nouveaux taux • supprimer les taux présents par défaut • modifier les taux existants Pour créer un nouveau taux d’honoraires, se rendre dans le Module Gérance / Taux Honoraire et cliquer sur le bouton Créer. Une fenêtre s’ouvre : 3 ● Modification des taux d’honoraires Pour supprimer de la liste un taux d’honoraire, sélectionner la ligne et cliquer sur le bouton Ouvrir (ou effectuer un double-clic). Le détail des honoraires s’affiche : cliquer sur supprimer pour effacer le taux d’honoraire. 20 Double-cliquer sur un taux particulier pour lui attribuer un pourcentage spécifique. Pour supprimer le taux d’honoraires concerné, cliquer sur le bouton supprimer. Il disparaît définitivement de la liste. Pour observer en détail la source des honoraires, sélectionner la ligne et cliquer sur le bouton Ouvrir. © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 4 ● Créer un patrimoine La saisie des informations relatives au mandataire et au(x) propriétaires(s) réalisée, il s’agit ensuite de créer un patrimoine (lots isolés et / ou immeubles). Sont rappelées ici les manipulations de base. Pour créer un lot isolé, se rendre dans le Module Base, sélectionner l’Option Lot puis développer l’arborescence du Propriétaire. Choisir Lots isolés et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. Une fenêtre disposant de 2 onglets s’ouvre. ● Onglet Compléments Compléter les informations complémentaires relatives au lot : nature du bien, adresse précise, type de fiscalité, compteurs. Notes : • si vous envisagez d’effectuer votre Dé- claration de revenus fonciers avec votre logiciel, vérifiez que le type de location et le taux de réduction sont correctement renseignés. • dans la rubrique Autres, la zone EDF et GDF accueillent la référence des compteurs. Le champ Fonds de roulement concerne la copropriété et n’apparaît qu’à titre indicatif. 21 ● Onglet Fiche Compléter les informations relatives au lot: nom et adresse. Note : si les avis d’échéance et autres correspondances doivent être envoyés à une autre adresse que celle du lot, il convient de la préciser au niveau de la fiche du locataire. © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Onglet Informations communes à tous les lots... Remplir les champs correspondant aux caractéristiques de l’immeuble, le nombre de lots, etc. La saisie des grilles de répartition est facultative et peut être effectuée a posteriori. Note : l’onglet Informations complémentaires est destiné à la gestion des grilles de répartition. Pour créer une fiche d’immeuble, se rendre dans le Module Base, sélectionner l’Option Immeuble, puis son propriétaire et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. Une fenêtre disposant de 2 onglets s’ouvre. Type de lot (présent en majorité dans l’immeuble) Type de fiscalité (présent en majorité dans l’immeuble) Taux de réduction appliqué en majorité dans l’immeuble. Cette zone est importante pour générer la Déclaration de revenus fonciers. Note : le numéro de lot généré automatiquement par le logiciel permet de distinguer les différents lots d’un même immeuble. Cette distinction peut être affinée en complétant la fiche de chaque lot : • ouvrir le Module Base / Option Lot • sélectionner le propriétaire et l’immeuble • choisir le lot dans la fenêtre de visualisation • cliquer sur le bouton Ouvrir • cliquer sur le bouton Modifier • saisir les modifications et cliquer sur le bouton Valider 22 © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. Modification de la numérotation Les numéros de lot et d’immeuble (générés automatiquement par le logiciel) ne doivent pas être modifiés à posteriori. Si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer dès la première saisie. ë Il est possible de supprimer un lot. Toutefois cette suppression n’entraîne pas la suppression du locataire. Afin d’éviter un état incohérent des données, il convient de procéder dans l’ordre qui suit : • supprimer le locataire du lot depuis le Module base / Locataire • supprimer ensuite le lot depuis le Module base / Lot Manipulation des données saisies : 23 5 ● Créer la fiche d’un locataire Pour créer une fiche locataire, se rendre dans le Module Base, sélectionner l’Option Locataire, puis le lot à louer (ce dernier doit donc impérativement être créé avant le locataire) et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. Une fenêtre disposant de 11 onglets s’ouvre. ● Onglet Locataires Recueille les données concernant le locataire (nom et coordonnées). Note : le contenu du champ Titre de correspondance est celui employé dans les correspondances adressées aux locataires. © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Onglet Bail Détaille la nature, la durée... du Bail 7 8 2 3 4 5 6 1 1 Type de bien immobilier à déterminer de manière précise (influe sur les calculs). 2 Nombre de jours de retard de paiement accordés avant de considérer le loyer impayé. Si cette valeur est égale à 0, le loyer est exigible le 1er du mois. 3 Calcul automatique du prorata temporis. 4 Loyer initial, c’est à dire à la date de début de bail. 5 Montant du dépôt de garantie initial c’est-à-dire à la date de début de bail et montant actuel c’est- à-dire à l’heure actuelle. S’il n’y a pas eu d’ajustement de dépôt de garantie, ces deux montants sont alors identiques. 6 Désignation du loyer actuel. Dans la première colonne, indiquer la nature du revenu. Dans la seconde colonne, il s’agit du libellé figurant sur l’appel de loyer. Enfin dans la dernière colonne, indiquer le montant du revenu. 7 Montant de la CRL récupérable auprès du locataire. 8 Montant de l’APL perçue directement de la CAF. Le montant est à indiquer au positif. Il viendra en déduction sur l’appel de loyer. 24 © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Onglets facultatifs concernant le locataire : • Banque : coordonnées bancaires du locataire • Caution : montant et origine de la caution • Facturation : coordonnées facturations ponctuelles • Société : entreprise appartenant au locataire • Employeur : employeur du locataire • Impôts : Trésor public dont dépend le locataire • Références : historique des locations • Assurances : police d’assurance Modification de la numérotation Le numéro de locataire est généré automatiquement par le logiciel. Il ne doit pas être modifié à posteriori. Si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer dès la première saisie (vous pouvez attribuer les numéros 1 à 99999 et vous devez veiller à ce qu’aucun des locataires d’un même propriétaire ne portent un numéro identique). ë Une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. Manipulation des données saisies : Il est possible de supprimer la fiche d’un locataire à certaines conditions : son bail doit être terminé et aucune écriture le concernant ne doit apparaître dans l’exercice en cours. ● Onglet Révision : contient les informations relatives à la révision du loyer. 1 Fréquence de la révision par rapport à la date de début du bail. Si la valeur est égale à 0, alors la révision ne sera pas calculée automatiquement. 2 Si le dépôt de garantie doit être ajusté, cocher cette case. Dans ce cas, les champs Dépôt de garantie initial et actuel doivent être remplis convenablement. 3 Méthode de calcul de la révision. 4 L’indice Initial correspond en général à l’indice connu à la date de début du bail (indiquée dans l’onglet précédent). 5 Date de la prochaine révision. A la création du locataire, elle doit être renseignée. Elle sera mise à jour automatiquement par la suite. 6 Cette colonne comporte l’indice et les montants de base de la prochaine révision. 7 Cette colonne comporte l’indice utilisé pour la prochaine révision et les montants révisés. Ces deux colonnes sont mises à jour automatiquement. 25 4 2 5 6 7 3 1 © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 6 ● Créer les comptes bancaires du mandataire Le mandataire doit avoir à sa disposition au moins deux comptes : • le premier, doit être le compte de gestion (indispensable pour effectuer les opérations relatives à la gestion locative) • le second est destiné à recevoir les honoraires du mandataire (compte de l’agence, compte commercial, etc.) Pour créer les comptes du mandataire, se rendre dans le module Base / Banque et cliquer sur le bouton Créer. Renseigner les informations relatives à la Banque (nom, coordonnées...) et cocher la case appropriée s’il s’agit d’un compte de gestion. Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer votre bancaire. Les options avancées sont «contextuelles» : elles sont opérantes propriétaire par propriétaire. Il convient donc d’effectuer deux sélections avant de définir par défaut ou de masquer une banque : • sélectionnez en premier le propriétaire dans la liste des Propriétaires • sélectionnez ensuite la banque sur laquelle agir • enfin, cliquez sur le bouton Définir par défaut (la colonne par défaut se remplit) ou cliquer sur le bouton Masquer / Démasquer (la colonne Activée change d’aspect) 26 Le bouton Options avancées situé au sommet de la fenêtre de visualisation permet : • de définir une banque par défaut afin qu’elle apparaîsse, pour le propriétaire choisi, en premier dans les listes déroulantes • de masquer une banque via le bouton Masquer / Démasquer de façon à ce qu’elle n’apparaisse plus, pour le propriétaire choisi, dans les listes déroulantes © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société B / création d’honoraires 1 ● Créer des honoraires manuels ou automatiques La création d’honoraires s’effectue depuis le module Gérance / Honoraires et en deux étapes : • dans la liste de sélection, cliquer sur le propriétaire concerné ; si la mention Liste complète est sélectionnée, les honoraires seront générés pour l’ensemble des propriétaires • cliquer sur le bouton Créer Honoraires ; selon la sélection initiale, une fenêtre différente s’affiche Honoraires manuels et honoraires automatiques Le mandataire a la possibilité de facturer deux types d’honoraires : • les «honoraires manuels» sont ponctuels, sans lien direct avec les encaissements des loyers (par exemple lorsqu’une prestation de services supplé- mentaire est assurée par le mandataire, tels que les honoraires de location) • les «honoraires automatiques» sont générés de manière périodique, automatique et proportionnelle, conformément au taux indiqué dans la fiche signalétique du propriétaire (Onglet Gérance) ë Les fenêtres de calcul des honoraires permettent : • de choisir la période à facturer (la périodisation se détermine dans la fiche signalétique de chaque propriétaire à l’onglet Gérance). Par exemple, dans le cas où la facturation des honoraires s’effectue par trimestre, choisir le mois de mars revient à calculer les honoraires de janvier, février et mars. • et lorsque le choix initial se porte sur un propriétaire unique, de déterminer le type de prélèvement d’honoraires (section Mode de facturation : Automatique ou Manuelle). Pour des «honoraires manuels», de nouveaux champs sont à renseigner, comme indiqué ci-après. Lorsque la liste de sélection pointe sur un propriétaire en particulier, les honoraires créés le concernent exclusivement. Choix d’un propriétaire Lorsque la liste de sélection pointe sur la mention Liste complète, les honoraires créés concernent l’ensemble des propriétaires. Choix de la liste complète 27 © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société La fenêtre de saisie permet d’indiquer le détail des honoraires (dé- signation, montant, tva et lot ciblé). Les «honoraires manuels» sont signalés par un cadenas. Cliquer sur le bouton Valider pour créer les honoraires. Une nouvelle ligne apparaît dans la liste, affichant le montant des honoraires. 28 Cliquer sur le bouton Ajouter ligne pour accéder à la fenêtre de saisie des «honoraires manuels». Plusieurs actions peuvent être menées depuis cette liste, grâce aux boutons : © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 ● Encaisser des honoraires : 2 méthodes L’encaissement des honoraires peut être effectué selon deux méthodes : • pour encaisser le montant d’une facture préalablement établie, il convient d’utiliser le bouton Encaisser qui se situe dans le module Gérance / Honoraires • employer le bouton Encaisser qui se situe dans le module Gérance / Virer - Encaisser si vous souhaitez indiquer librement le montant des honoraires Créditer le compte de gestion avec les honoraires sélectionnés dans la liste. Créditer le compte de gestion avec des honoraires dont le montant est saisi librement. Une fois les informations saisies dans les différents champs, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : sélectionner la ligne d’encaissement d’honoraires à modifier, cliquer sur le bouton Ouvrir et à l’ouverture de la fenêtre de détails, cliquer sur le bouton Modifier pour accéder aux champs de saisie. Au préalable s’assurer que l’écriture ne figure pas dans un rapport de gestion (auquel cas supprimer ledit rapport et procéder ensuite à la modification). Manipulation des données saisies : Il est possible de supprimer une ligne d’encaissement d’honoraires (à condition que celleci ne soit pas présente dans un rapport de gestion). 29 © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3 ● Consulter le détail des honoraires 30 Sélectionner dans la liste la ligne d’honoraires à consulter. Cliquer sur le bouton Voir Honoraires. Le détail des honoraires s’affiche dans une nouvelle fenêtre. Pour connaître la provenance des lignes de revenus affichées ou pour procéder à des modifications, cliquer sur le bouton Modifier. Note : la modification d’honoraires n’est pas possible lorsque l’écriture apparaît dans un rapport de gestion. Il convient de supprimer ce dernier avant de modifier les honoraires concernés. Trois fonctions sont activées. Elles permettent d’ajouter ou de supprimer des honoraires et - en cliquant sur le bouton Voir détail ligne - de visualiser en détail la provenance des honoraires et de modifier si né- cessaire les données. © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société L’impression des honoraires peut être globale ou sélective selon le choix opéré via le bouton Imprimer : dé- rouler le menu associé au bouton imprimer pour appliquer un filtre ou cliquer directement sur Imprimer pour générer la liste de tous les honoraires. 4 ● Impression des listes d’honoraires et des factures 31 Impression de la liste complète des honoraires. © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Impression des factures 32 © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société C / Edition d’un rapport de gestion Le rapport de Gestion permet au mandataire de rendre compte de sa gestion aux propriétaires mandants. Il s’agit de mettre en évidence : • les montants encaissés et les montants décaissés pour le compte du propriétaire • le montant des honoraires du mandataire • les accomptes éventuellement versés au propriétaire • le montant à virer au propriétaire Note : la périodicité des rapports de gestion se détermine dans la fiche signalétique du propriétaire (elle peut être mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle). Les mouvements de trésorerie en session gérance (du point de vue du mandataire) Actions menées par le mandataire : • encaisser * • virer • règler * • prélever * se reporter au Manuel d’Utilisateur général 33 virement Compte de Gestion prélèvement règlement charges encaissement encaissement Compte de l’agence © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 1 ● Création, impression et suppression d’un rapport de gestion Préalables à la création d’un rapport de gestion Avant de créer un rapport de gestion, il faut impérativement avoir : • saisi l’ensemble des encaissements • saisi l’ensemble des règlements de charges • établi les factures d’honoraires ë Note : en sélectionnant par exemple décembre dans la liste, le rapport de gestion concernera : • les mois d’octobre, novembre et décembre pour le propriétaire dont la fiche spécifie une périodicité trimestrielle • le seul mois de décembre pour le propriétaire dont la fiche spécifie une périodicité mensuelle. Pour créer un rapport de gestion, sélectionnez la date de votre choix dans les listes déroulantes. 34 Pour supprimer un rapport de gestion, sélectionner le rapport dans la liste et cliquer sur supprimer. Il convient de procéder de manière antechronologique (du plus récent au plus ancien) : toute discontinuité chronologique dans les rapports est ainsi impossible. Les rapports de gestion sont systématiquement accompagnés d’un cadenas : les écritures qui y figurent ne peuvent plus être modifiées. © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Pour imprimer un rapport de gestion, cliquer sur le bouton Imprimer (impression de la liste affichée des rapports) ou sur la liste déroulante associée pour une édition sélective. 35 © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Le virement est un mouvement bancaire qui consiste à transférer un montant (loyers, charges, accomptes délivrés par le mandataire) depuis le compte de gestion jusqu’au compte du propriétaire. 2 ● Virement : 2 méthodes Le virement peut être effectué selon deux méthodes : • utiliser le bouton Virer situé dans le module Gérance / Rapport de gestion permet de créditer automatiquement le compte du propriétaire avec le solde indiqué sur le rapport • utiliser le bouton Virer situé dans le module Gérance / Virer - Encaisser permet de transférer une somme dont le montant est saisi librement Créditer le compte du proprié- taire avec le solde indiqué dans le rapport de gestion. 36 Créditer le compte du propriétaire avec un montant à saisir librement. Report du solde d’un rapport de gestion Lorsqu’un rapport de gestion n’est pas soldé en fin de période, le solde est reporté sur le rapport de gestion suivant. ë © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Une fois les informations saisies dans les différents champs, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : sélectionner la ligne de virement à modifier, cliquer sur le bouton Ouvrir et à l’ouverture de la fenêtre de détails, cliquer sur le bouton Modifier pour accéder aux champs de saisie. Au préalable s’assurer que l’écriture ne figure pas dans un rapport de gestion (auquel cas supprimer ledit rapport et procéder ensuite à la modification). Manipulation des données saisies : Il est possible de supprimer une ligne de virement (à condition que celle-ci ne soit pas présente dans un rapport de gestion). 37 3 ● Historique de Gestion L’historique du compte Propriétaire est le reflet exact des rapports de gestion. Il met en évidence : • les encaissements et décaissements faits pour le compte du propriétaire • les honoraires facturés • les mouvements de trésorerie • le solde (négatif : montant dû par le propriétaire / positif : dû par le mandataire au propriétaire) La consultation et l’impression de l’historique vous renseignent sur l’ensemble des écritures générées dans votre logiciel. En outre, la fonction de lettrage vous permet de rapprocher des écritures par un couple de lettres (AA, AB, AC...). Historique du compte propriétaire © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 38 Courrier de situation de compte © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Pour créditer le compte du mandataire depuis le compte de gestion, cliquer sur le bouton Prélever. Le prélèvement peut s’effectuer : • en cliquant sur Prélever (dans ce cas saisir librement le montant) • en sélectionnant une des deux propositions de la liste associée au bouton Prélever (le calcul du montant est alors automatique) 1 ● Prélèvement d’honoraires Le prélèvement consiste à opérer le transfert d’honoraires depuis le compte de gestion jusqu’au compte du mandataire D / Trésorerie Une fois les informations saisies dans les différents champs, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : sélectionner la ligne de prélèvement d’honoraires à modifier, cliquer sur le bouton Ouvrir et à l’ouverture de la fenêtre de détails, cliquer sur le bouton Modifier pour accéder aux champs de saisie. Manipulation des données saisies : Cliquer sur Supprimer pour effacer une ligne de prélèvement d’honoraires. 39 © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société L’impression des prélèvements est conditionnelle : en cliquant sur le bouton Imprimer, vous éditerez ce qui est affiché à l’écran. Il convient donc de manipuler l’outil loupe pour filtrer les informations par période. 40 © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Rapprocher vous permet d’associer des écritures du logiciel à vos archives papier. Cliquer sur le bouton, saisir la référence de l’archive et double-cliquer sur les lignes à rapprocher de manière sucessive. Valider pour mémoriser. 2 ● Historique de Trésorerie L’historique du Compte Banque met en évidence l’ensemble des transactions survenues sur les comptes bancaires du mandataire. Son affichage peut être organisé du point de vue bancaire ou du point de vue des propriétaires grâce aux onglets secondaires présents à la base de la liste de sélection. La puce rouge indique la pointe maximale du compte (cette ligne est colorée en bleu, le rouge étant réservé aux montants négatifs). 41 Installation de SQL Server 2008 R2 Express pour EBP Compta & Gestion Commerciale Open Line™ Page 1/8 EBP Informatique SA ZA Bel Air – BP 95 F-78513 Rambouillet Cedex Tel : 01 34 94 8000 – Fax : 01 34 85 62 07 info.fr@ebp.com – www.ebp.com Service Système & Réseau Installation de Microsoft SQL Server 2008 R2 Express pour le logiciel EBP Open Line™ 3.2 Manuel technique Version 1.0 du 11/02/11 – Edition février 2011 Installation de SQL Server 2008 R2 Express pour EBP Compta & Gestion Commerciale Open Line™ Page 2/8 Sommaire 1. Introduction............................................................................................................................ 3 2. Installation de Microsoft SQL Server 2008 R2 Express .............................................................. 3 Installation de SQL Server 2008 R2 Express pour EBP Compta & Gestion Commerciale Open Line™ Page 3/8 1. Introduction Ce document vous permet d’effectuer une installation manuelle de Microsoft SQL 2008 R2 Express, avec les paramètres nécessaires à l’utilisation des logiciels de la gamme Open Line d’EBP. Le setup d’installation peut être téléchargé dans l’espace de téléchargement EBP : http://download.ebp.com 2. Installation de Microsoft SQL Server 2008 R2 Express Centre d’installation SQL Server Dans le menu gauche, sélectionnez la partie Installation Puis sur la page de droite, cliquez sur Nouvelle installation ou ajout de fonctionnalités (…). Installation de SQL Server 2008 R2 Express pour EBP Compta & Gestion Commerciale Open Line™ Page 4/8 Termes du contrat de licence Cochez « J’accepte les termes du contrat de licence » et cliquez sur le bouton suivant. Fichiers de support du programme d’installation Cliquez sur le bouton Installer pour l’installation des fichiers de support du programme d’installation. Installation de SQL Server 2008 R2 Express pour EBP Compta & Gestion Commerciale Open Line™ Page 5/8 Sélection de composants Cochez Services Moteur de base de données, et indiquez le répertoire de destination si vous souhaitez le modifier (Par défaut le répertoire d’installation est : C:\Program Files\ Microsoft SQL Server). Vous pouvez choisir sur cette page des fonctionnalités additionnelles à installer si vous le désirez. Configuration de l’instance Sélectionnez Instance nommée et indiquez EBP comme nom d’instance. Validez par le bouton suivant. Installation de SQL Server 2008 R2 Express pour EBP Compta & Gestion Commerciale Open Line™ Page 6/8 Espace disque requis Cliquez sur le bouton suivant après la vérification de l’espace disque requis. Configuration du serveur Pour chaque service SQL, indiquez le compte Service Réseau puis sélectionnez le type de démarrage Automatique. Cliquez ensuite sur le bouton suivant. Installation de SQL Server 2008 R2 Express pour EBP Compta & Gestion Commerciale Open Line™ Page 7/8 Configuration du moteur de base de données Sélectionnez le mode d’authentification mixte et indiquez le mot de passe @ebp78EBP Vous pouvez ajouter des utilisateurs supplémentaires qui seront administrateurs du serveur SQL. Création de rapports d’erreurs et d’utilisation Cochez ces options si vous souhaitez envoyer les rapports d’erreurs et d’utilisation à Microsoft, puis cliquez sur le bouton suivant. Installation de SQL Server 2008 R2 Express pour EBP Compta & Gestion Commerciale Open Line™ Page 8/8 Terminée Cliquez sur le bouton Fermer pour terminer l’installation. Manuel Technique Communication Entreprise-Expert Version 1.0 1 Vos échanges : Création ou sélection de l’échange 02 Liste des échanges 03 Création d’un nouvel échange Paramétrage 04 Paramètres de l’échange 04 Chemin d’accès du fichier 04 Options de l’échange 05 Paramètres du dossier 07 Paramètres du logiciel tiers 07 Comptes généraux et journaux 08 Numéros de pièce et libellés 09 Comptes collectifs, centralisateurs et auxiliaires (selon le logiciel tiers) Génération ou reprise des tables de concordance 11 Visualisation et édition de la table de concordance des journaux 12 Visualisation et édition de la table de concordance des comptes 13 Visualisation des écritures de l’échange Importer / Exporter : réalisation de l’échange SOMMAIRE 02 04 11 14 2 Vos échanges : Création ou sélection de l’échange Liste des échanges La liste des échanges permet de consulter l’ensemble des échanges précédemment créés ou de créer et/ou de supprimer un échange grâce aux boutons Nouveau et Supprimer.  Elle vous permet également de connaître : 1. Le nom des échanges crées. 2. La date du dernier échange. 3. Le nom du format d’export ou d’import correspondant à votre échange. Attention : Cette liste est propre à chaque dossier EBP et Itool. 3 Création d’un nouvel échange En cliquant sur le bouton Nouveau vous pouvez créer un nouvel échange afin d’importer ou d’exporter vos données. Lors de votre premier échange, vous accédez directement à l’écran Nouvel échange.  Comment créer un nouvel échange ? 1. Dans la zone « Nom de l’échange », indiquez le nom de l’échange que vous souhaitez créer. Par défaut, le nom est celui de votre dossier. 2. Dans la liste des logiciels tiers « Echanger avec », sélectionnez le logiciel tiers avec lequel vous souhaitez échanger vos données. 3. Cliquez sur valider. Vos échanges : Création ou sélection de l’échange 4 Paramétrage Paramètres de l’échange Chemin d’accès du fichier Non disponible dans les applications Itool.  En import Indiquez l’emplacement du fichier à Importer. Si vous le souhaitez, vous pouvez sélectionner le fichier à importer en cliquant sur le bouton Parcourir.  En export Indiquez l’emplacement du fichier à Exporter. Par défaut, un nom de fichier et un chemin sont automatiquement proposés. Le nom dépend du format choisi. Si vous le souhaitez, vous pouvez changer ce chemin en cliquant sur le bouton Parcourir. Options de l’échange Non disponible dans les applications Itool. Vous pouvez utiliser ces options lors d’un export si vous souhaitez inclure le fichier généré dans un Zip et/ou envoyer le fichier généré par e-mail. 5  Inclure le fichier dans un Zip Cochez cette case si vous souhaitez que la taille du fichier soit réduite. Ceci peut être très utile pour des transferts par disquette, clé USB ou Internet. Indiquez ensuite l’emplacement du fichier à générer. Par défaut, un nom de fichier et un chemin sont automatiquement proposés. Si vous le souhaitez, vous pouvez changer ce chemin en cliquant sur le bouton Parcourir.  Protéger le fichier Zip par un mot de passe Cette case devient active si vous avez demandé la compression du fichier. Elle permet de protéger l’archive par un mot de passe, qui sera demandé lors de la décompression. Si vous le souhaitez, cochez la case et saisissez le mot de passe. Ne le perdez pas !  Envoyer par mail Cochez cette case si vous souhaitez que le fichier soit envoyé par e-mail. Ce dernier sera tout de même généré sur votre disque, et sera joint à votre e-mail. Paramètres du dossier  En import Non disponible dans les applications Itool.  En export Paramétrage 6 Paramétrage  Date de début et fin d’exercice, numéro de dossier (Export uniquement) Pour certains formats, la date de début et de fin d’exercice ainsi que le numéro de dossier sont nécessaires afin de réaliser un échange vers le logiciel tiers. Veillez à bien renseigner ces valeurs afin d’éviter tout rejet lors de l’échange de vos données.  Générer des écritures par numéro de pièce Cochez cette case si vous souhaitez que la Communication Entreprise-Expert génère des écritures regroupant les lignes ayant le même numéro de pièce sur un même journal pour une même période.  Générer des écritures par solde progressif nul Cochez cette case si vous souhaitez que la Communication Entreprise-Expert génère des écritures regroupant les lignes lorsque le solde progressif est égal à zéro sur un même journal pour une même période.  Dater les AN au premier jour de l’exercice (Import uniquement) Cochez cette case si vous souhaitez que les dates des écritures de détail des «A.Nouveaux» et appartenant à un journal de type «AN» soient remplacées par la date du début de l’exercice.  Transférer uniquement les écritures en devise du dossier Non disponible dans les applications Itool. Cochez cette case si vous souhaitez que la Communication Entreprise-Expert ne transfère que les écritures en devise du dossier.  Autoriser l’export des écritures déséquilibrées (Export uniquement) Non disponible dans les applications Itool. Cochez cette case si vous souhaitez que la Communication Entreprise-Expert autorise l’export d’écritures déséquilibrées. 7 Paramètres du logiciel tiers Comptes généraux et journaux Les comptes généraux et journaux sont pré-paramétrés en fonction des caractéristiques standard du logiciel tiers avec lequel vous avez choisi d’échanger des écritures. Cette étape vous permet de vérifier ces paramètres et de les modifier si besoin.  Nombre de décimales Indiquez le nombre de décimales utilisées dans le logiciel tiers.  Séparateur de décimales Indiquez le séparateur de décimales utilisé dans le logiciel tiers.  Longueur maximale des comptes généraux Sélectionnez la longueur maximale des comptes généraux définie dans le logiciel tiers. Remarque : En cas d’erreur de type « Longueur du compte invalide » augmentez cette valeur.  Comptes généraux de longueur fixe Cochez cette case si le logiciel tiers utilise uniquement des comptes généraux de taille fixe. En cas d’export, tous les comptes généraux seront complétés par des zéros afin d’atteindre la longueur maximale des comptes généraux définie précédemment. Remarque : En cas d’erreur de type « Longueur du compte invalide » décochez cette case.  Longueur maximale des codes journaux Sélectionnez la longueur maximale des codes journaux paramétrée dans le logiciel tiers. Remarque : En cas d’erreur de type « Longueur du code journal invalide » augmentez cette valeur. Paramétrage 8  Type de journaux (Import uniquement) Vous disposez d’une liste pré-paramétrée de type de code journaux. Vous pouvez modifier cette liste et/ou ajouter de nouvelles concordances en vous positionnant à la fin de la liste. Exemple : La racine A est paramétrée en type AC. Cela signifie que tous les journaux commençant par A, sauf le code AN qui est défini en type AN, seront définis en type « AC ». Remarque : Certains formats renseignent le type de journal lors d’un échange. Dans ce cas, lors d’un import, le type de journal utilisé sera celui défini dans le logiciel tiers.  Type de comptes (Import uniquement) Vous disposez d’une liste pré-paramétrée de type de comptes. Vous pouvez modifier cette liste et/ou ajouter de nouvelles concordances en vous positionnant à la fin de la liste. Exemple : La racine 1 est paramétrée en type « Capitaux ». Cela signifie que tous les comptes commençant par 1 seront définis en type « Capitaux ». Remarque : Certains formats renseignent le type de compte lors d’un échange. Dans ce cas, lors d’un import, le type de compte utilisé sera celui défini dans le logiciel tiers. Numéros de pièces et libellés  Tronquer les numéros de pièces Non disponible à l’import pour les applications Itool. Lors d’un échange, lorsque la longueur d’un numéro de pièce est supérieure à la longueur autorisée, ce dernier sera tronqué à gauche ou à droite suivant le paramétrage défini.  Tronquer les libellés Non disponible à l’import pour les applications Itool. Lors d’un échange, lorsque la longueur d’un libellé est supérieure à la longueur autorisée, ce dernier sera tronqué à gauche ou à droite suivant le paramétrage défini.  Majuscules Cochez cette option si vous souhaitez que les libellés et numéros de pièces soient convertis en majuscule et que les accents des caractères accentués soient supprimés lors de l’échange.  ASCII Cochez cette option si vous souhaitez que les accents des caractères accentués et les caractères spéciaux soient supprimés lors de l’échange. Paramétrage 9 Comptes collectifs, centralisateurs et auxiliaires  Centralisateurs/Collectifs Cochez cette case si le logiciel tiers utilise une racine particulière pour les comptes de type centralisateur ou collectif. Renseignez alors les comptes collectif utilisés et leur racine correspondante. Exemple : Collectif Racine 401 F 411 C Paramétrage Logiciel tiers EBP Comptabilité 401 401 411 411 FDUPONT 401DUPONT CDURAND 411DURAND Résultat en import EBP Comptabilité Logiciel tiers 401 401 411 411 401DUPONT 0DUPONT 411DURAND 0DURAND Résultat en export Paramétrage 10  Comptes auxiliaires Cochez cette case si le logiciel tiers utilise les comptes auxiliaires. Renseignez alors le compte auxiliaire utilisé et la racine correspondante. Exemple :  Longueur maximale des comptes auxiliaires Sélectionnez la longueur maximale des comptes auxiliaires paramétrée dans le logiciel tiers. Remarque : En cas d’erreurs de type « Longueur du compte invalide » augmentez cette valeur.  Comptes auxiliaires de longueur fixe Cochez cette case si le logiciel tiers utilise uniquement des comptes auxiliaires de taille fixe. En cas d’export, tous les comptes auxiliaires seront complétés par des zéros afin d’atteindre la longueur maximale des comptes auxiliaires définie précédemment. Remarque : En cas d’erreurs de type « Longueur du compte auxiliaire invalide » décochez cette case. Collectif Racine 401 0 411 9 Paramétrage Résultat en import Résultat en export Logiciel tiers Compte général Compte auxiliaire 401 411 401 0DUPONT 411 0DURAND Logiciel tiers Compte général Compte auxiliaire 401 411 401 0DUPONT 411 9DURAND EBP Comptabilité 401 411 0DUPONT 0DURAND EBP Comptabilité 401 411 401DUPONT 411DURAND Paramétrage 11 Génération ou reprise des tables de concordance Visualisation et édition de la table de concordance des journaux L’étape Concordances des journaux vous permet de consulter la table de concordance de vos journaux utilisée lors de l’échange. Vous pouvez éventuellement modifier la concordance d’un ou plusieurs journaux en passant par cet écran, sans pour autant modifier les paramètres généraux précédemment établis. Ces modifications sont conservées d’un échange à l’autre afin d’enrichir la table de concordance. Comment modifier la concordance des journaux ?  En export Sur la partie gauche de l’écran, sont listés les codes journaux qui vont être exportés depuis votre logiciel EBP ou votre application Itool. Sur la partie droite, sont listés les codes journaux qui seront réellement exportés vers le produit tiers. Les informations de la partie de droite peuvent être modifiées ligne à ligne.  En import Sur la partie droite de l’écran, sont listés les codes journaux du fichier à importer. Sur la partie gauche, sont listés les codes journaux qui seront importés dans le logiciel EBP Comptabilité v12 ou supérieure ou dans l’application Itool Compta. Les informations de la partie de gauche peuvent être modifiées ligne à ligne. Remarque : La concordance des journaux est générée automatiquement en fonction des paramètres du logiciel tiers et se met à jour dynamiquement à chaque échange. 12 Visualisation et édition de la table de concordance des comptes L’étape Concordances des comptes vous permet de consulter la concordance de vos comptes pour l’export ou pour l’import de vos données. Vous pouvez éventuellement modifier la concordance d’un ou plusieurs comptes en passant par cet écran, sans pour autant modifier les paramètres généraux précédemment établis. Ces modifications sont conservées d’un échange à l’autre afin d’enrichir la table de concordance. Comment modifier la concordance des journaux ?  En export Sur la partie gauche de l’écran, sont listés les comptes qui vont être exportés depuis votre logiciel EBP ou votre application Itool. Sur la partie de droite, sont listés les comptes qui seront réellement exporté vers le produit tiers. Les informations de la partie de droite peuvent être modifiées ligne à ligne.  En import Sur la partie droite de l’écran, sont listés les comptes du fichier à importer. Sur la partie gauche, sont listés les comptes qui seront importés dans le logiciel EBP Comptabilité v12 ou supérieure ou dans l’application Itool Compta. Les informations de la partie de gauche peuvent être modifiées ligne à ligne. Remarque : La concordance des comptes est générée automatiquement en fonction des paramètres du logiciel tiers et se met à jour dynamiquement à chaque échange effectué. Si vous modifiez les paramètres du logiciel tiers, la table de concordance est automatiquement remise à zéro. Génération ou reprise des tables de concordance 13 Génération ou reprise des tables de concordance Visualisation des écritures de l’échange Non disponible dans les applications Itool. Cette étape permet de consulter le détail des écritures de l’échange en cours. Les écritures sont triées par Journaux puis périodes. 14 Importer / Exporter Visualisation et édition de la table de concordance des comptes Cette option permet de confirmer l’export ou l’import de données en cliquant sur le bouton Lancer le transfert. Paye Pour Windows® XP, Vista et 7 Manuel utilisateur Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 0811 65 20 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2013 EBP Informatique, édition juin 2012 Table des matières Félicitations ! .................................................................................................................................... 1 A lire attentivement .......................................................................................................................... 3 Le code d’activation ..................................................................................................................... 3 Le fichier Alire attentivement ........................................................................................................ 3 La sauvegarde ............................................................................................................................. 3 L'assistance technique .................................................................................................................... 5 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP ....................................................... 7 A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP ..................................................................... 7 B. Contrat de services EBP ......................................................................................................... 8 C. Mode locatif ........................................................................................................................... 12 Licence d'utilisation ........................................................................................................................ 13 Activation automatique ............................................................................................................... 13 Activation manuelle .................................................................................................................... 13 Configuration minimale requise ..................................................................................................... 15 La gestion des 35 heures .............................................................................................................. 17 Comment y accéder ? ................................................................................................................ 17 A quoi sert ce module ? ............................................................................................................. 17 Code d'activation ........................................................................................................................... 19 Comment activer mon logiciel ? .................................................................................................... 21 Activation manuelle du logiciel ...................................................................................................... 23 Evaluer une version d'évaluation ................................................................................................... 25 Rechercher les mises à jour .......................................................................................................... 27 Général .......................................................................................................................................... 29 Ecran de bienvenue ................................................................................................................... 29 Ecran de bienvenue (version d'essai) ........................................................................................ 29 Installation du logiciel .................................................................................................................... 31 Installation monoposte ............................................................................................................... 31 Installation gestion des 35 heures ............................................................................................. 31 Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP ....................................................... 31 Installation réseau (Un seul utilisateur par dossier) ................................................................... 33 Désinstallation du produit ........................................................................................................... 34 Menu Dossier ................................................................................................................................. 35 Ouverture d'un dossier ............................................................................................................... 35 La suppression de dossiers ....................................................................................................... 35 Fermer un dossier ...................................................................................................................... 35 Création d'un dossier ................................................................................................................. 36 La recopie à partir d'un autre dossier ........................................................................................ 41 La recopie vers plusieurs dossiers ............................................................................................ 43 Les propriétés du dossier ........................................................................................................... 45 Les utilisateurs ........................................................................................................................... 64 La sauvegarde ........................................................................................................................... 66 La sauvegarde en ligne .............................................................................................................. 67 La restauration ........................................................................................................................... 68 Menu Edition .................................................................................................................................. 71 Rechercher une fiche ................................................................................................................. 71 Les fiches ................................................................................................................................... 71 La fiche salarié ......................................................................................................................... 112 Menu Affichage ............................................................................................................................ 159 Recherche dans l'arborescence .............................................................................................. 159 Le paramétrage des barres d'outils ......................................................................................... 159 Tableau de Bord ...................................................................................................................... 160 Menu Gestion .............................................................................................................................. 163 Mois courant ............................................................................................................................. 163 EBP Paye V17 Saisie des variables ................................................................................................................. 163 Saisie des variables : Choix des variables à saisir .................................................................. 164 Saisie des congés / heures ...................................................................................................... 164 Préparation des bulletins ......................................................................................................... 165 Généralisation de la date de la paye ....................................................................................... 166 Généralisation des jours travaillés ........................................................................................... 166 Calcul de la paye ..................................................................................................................... 167 Cumuls de la société ................................................................................................................ 167 Historique des bulletins ............................................................................................................ 167 Historique des bulletins : Imprimer, envoyer par e-mail, exporter en PDF .............................. 168 Historique des bulletins de tous les salariés ............................................................................ 168 Interrogation des données de paye ......................................................................................... 169 Postes analytiques ................................................................................................................... 170 La clôture des bulletins ............................................................................................................ 170 La clôture mensuelle ................................................................................................................ 171 La clôture annuelle ................................................................................................................... 172 Le transfert en comptabilité ...................................................................................................... 172 Envoi du bulletin par e-mail ...................................................................................................... 174 Le virement des salaires .......................................................................................................... 177 Menu Impression ......................................................................................................................... 181 Impressions : Choix des établissements ................................................................................. 181 Impression des bulletins .......................................................................................................... 182 Impression des lettres-chèque ................................................................................................. 182 Impression des lettres-chèque des acomptes ......................................................................... 183 Impression des salariés ........................................................................................................... 183 Impression des fiches individuelles.......................................................................................... 184 Impression de la liste des salariés ........................................................................................... 184 Impression des imputations analytiques .................................................................................. 185 Impression du trombinoscope .................................................................................................. 185 Impression de l'état des heures ............................................................................................... 185 Comment y accéder ? .............................................................................................................. 186 Généralités : ............................................................................................................................. 186 Impression des organismes ..................................................................................................... 187 Impression des profils .............................................................................................................. 187 Impression des rubriques ......................................................................................................... 188 Impression des tables de calcul ............................................................................................... 189 Impression des variables ......................................................................................................... 189 Impression des cumuls ............................................................................................................ 190 Impression de la liste des acomptes ........................................................................................ 190 Impression de l'état des congés .............................................................................................. 191 Impression liste des congés et absences ................................................................................ 191 Impression de la provision de Congés Payés .......................................................................... 192 Impression du DIF .................................................................................................................... 193 Impression du livre des variables............................................................................................. 194 Impression des états salariés .................................................................................................. 195 Impression de l'état des variables ............................................................................................ 195 Impression du récapitulatif des allégements ............................................................................ 196 Coefficients à sélectionner (allégement Fillon) ........................................................................ 196 Heures rémunérées à sélectionner (allégement Fillon) ........................................................... 196 Préparation de la DUCS .......................................................................................................... 196 Impression de l'enquête sociale ............................................................................................... 198 Impression de l'état MSA ......................................................................................................... 198 Impression des états préparatoires ......................................................................................... 199 Impression des cumuls des salariés ........................................................................................ 199 Impression des cumuls de la société ....................................................................................... 200 Impression du Registre Unique du personnel .......................................................................... 201 Table des matières Conséquence sur le registre .................................................................................................... 202 Impression de la liste des entrées/sorties ................................................................................ 204 Les interactions ........................................................................................................................ 204 Aperçu ...................................................................................................................................... 205 Export au format Microsoft Excel ............................................................................................. 205 Export aux différents formats. .................................................................................................. 205 Les filtres .................................................................................................................................. 206 Les impressions de fin de mois ................................................................................................ 206 Menu WebPaye ........................................................................................................................... 213 Menu WebPaye ....................................................................................................................... 213 Menu Outils .................................................................................................................................. 217 Fiche salarié : Les Champs personnalisés .............................................................................. 217 Envoi d'un SMS ........................................................................................................................ 217 Intéressement et participation .................................................................................................. 218 Archivage des données ........................................................................................................... 219 Journal des événements .......................................................................................................... 219 Justificatif de l'événement ........................................................................................................ 219 Import/Export ............................................................................................................................ 219 Maintenance Utilisateur ........................................................................................................... 230 Maintenance Technique ........................................................................................................... 231 La reprise de paye ................................................................................................................... 233 Les statistiques ........................................................................................................................ 236 Contrat et lettre type ................................................................................................................ 237 Etats Administratifs ...................................................................................................................... 241 Onglet Administratif .................................................................................................................. 241 Onglet Administratif .................................................................................................................. 241 Paramétrage des Attestations .................................................................................................. 242 Nouveau document administratif ............................................................................................. 242 Paramétrage des contrats et lettres types ............................................................................... 243 La modification d'un contrat et d'une lettre type ...................................................................... 244 Les contrats et lettres types : Modification d’un document ...................................................... 245 Pourquoi les caractères " é "&ldots; n'apparaissent pas les attestations ? ............................. 245 L'attestation d'Employeur ......................................................................................................... 245 L'attestation de salaire Maladie/Maternité/Paternité ................................................................ 257 L'attestation de salaire Maladie/Maternité/Paternité (régime agricole) .................................... 261 L'attestation de salaire AT-Maladie professionnelle ................................................................ 265 La Déclaration d'accident du travail ......................................................................................... 268 Feuilles d'aide aux calculs ....................................................................................................... 271 FAQ .......................................................................................................................................... 271 Paye Agricole ............................................................................................................................... 275 La DAS Bilatérale ..................................................................................................................... 275 Le fichier MSA .......................................................................................................................... 278 La DUCS ...................................................................................................................................... 283 La DUCS .................................................................................................................................. 283 Paramétrage de la DUCS ........................................................................................................ 283 Préparation de la DUCS .......................................................................................................... 285 Mise à jour de la DUCS ........................................................................................................... 287 Le fichier DADS-U : Préparer ................................................................................................... 287 Sélection des déclarations ....................................................................................................... 288 Déclarer votre fichier DUCS EDI .............................................................................................. 288 Les effectifs de la DUCS URSSAF .......................................................................................... 289 La DUCS : Fonctionnement général ........................................................................................ 290 Comment paramétrer les heures supplémentaires EXO dans la DUCS ? .............................. 290 DADS-U ....................................................................................................................................... 293 Qu'est-ce que la DADS-U ? ..................................................................................................... 293 Comment gérer un émetteur différent pour chaque déclaration DADS-U ? ............................ 295 EBP Paye V17 Les déclencheurs automatiques DADS-U ............................................................................... 295 Configuration des cumuls DADS-U ......................................................................................... 296 Avertissement .......................................................................................................................... 299 Le rapport DADS-U .................................................................................................................. 299 Préparation du fichier DADS-U ................................................................................................ 300 Préparation du fichier DADS-U ................................................................................................ 301 Import des cumuls DADS-U ..................................................................................................... 301 Export des Cumuls DADS-U .................................................................................................... 301 L'éditeur DADS-U ..................................................................................................................... 302 Comment gérer des contacts différents pour chaque déclaration DADS-U ? ......................... 302 Notice de génération ................................................................................................................ 303 DADS-U CI-BTP (Bâtiment) ........................................................................................................ 313 Qu'est-ce que la DADS-U CI-BTP ? ........................................................................................ 313 Préparation du fichier DADS-U CI-BTP ................................................................................... 314 Comment sont renseignées les données de la S41.G01.00 : Période d'activité? (pour la CI BTP) ......................................................................................................................................... 315 Comment sont renseignées les données de la S66 : CI-BTP ? .............................................. 316 Notice de génération ................................................................................................................ 317 DADS-U Prévoyance ................................................................................................................... 323 Qu'est-ce que la DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances) ............................................ 323 Comment sont renseignées les données de la S51 : Eléments de cotisation ......................... 324 Comment sont renseignées les données de la structure S85.G01.04 ? ................................. 324 Comment sont renseignées les données de la S85 : récapitulatif des montants déclarés ? .. 325 Préparation du fichier DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances) .................................... 325 Notice de génération ................................................................................................................ 326 FAQ ............................................................................................................................................. 333 Liste des questions .................................................................................................................. 333 Création d'un nouveau dossier ................................................................................................ 334 Ouverture d'un dossier ............................................................................................................. 334 Création d'un salarié ................................................................................................................ 335 La Déclaration Unique d'Embauche ........................................................................................ 335 Dans le bulletin, à quoi servent les différentes lignes de cotisation CSG-CRDS ? ................. 336 Comment gérer le net à payer négatif dans le bulletin ? ......................................................... 336 La fiche Variable : Quels sont les types de variables ? ........................................................... 337 La fiche Variable : Comment utiliser une variable dans une formule ? ................................... 337 La fiche Variable : Comment saisir les valeurs des variables A Saisir ? ................................. 338 La fiche Variable : Comment obtenir le cumul d'une variable ? .............................................. 338 La fiche Variable : A quoi servent les variables ? .................................................................... 338 Virement des salaires .............................................................................................................. 338 Le transfert en comptabilité ...................................................................................................... 340 Impression du Registre Unique du personnel .......................................................................... 340 Conséquence sur le registre .................................................................................................... 341 Dans mon état des charges, la rubrique de réduction de cotisations salariales (COTRED), apparaît sur plusieurs lignes alors que je souhaiterais en avoir qu'une seule ? ..................... 343 Impression du récapitulatif de la réduction Fillon, des heures supplémentaires et du rachat des jours de repos .......................................................................................................................... 343 Comment supprimer une rubrique ou une variable ? .............................................................. 345 Comment supprimer une fiche salarié ? .................................................................................. 346 Comment supprimer un organisme ? ...................................................................................... 346 La clôture mensuelle ................................................................................................................ 347 Préparation du fichier DADS-U ................................................................................................ 348 Historique des bulletins ............................................................................................................ 348 Sur le premier mois d'un nouvel exercice, peut-on préparer les bulletins à partir de l'option "bulletin précédent" ? ............................................................................................................... 349 Gestion des entrées / Sorties ................................................................................................... 349 Les sommes isolées ................................................................................................................ 352 Table des matières Vendeur Représentant Placier (VRP) ...................................................................................... 353 La gestion des Congés Payés / DIF ........................................................................................ 357 Index ............................................................................................................................................ 373 1 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Paye et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. 3 A lire attentivement Votre logiciel est prêt à l’emploi et s’adapte complètement aux petites entreprises. Vous disposez de tous les outils nécessaires à la bonne gestion de votre paye. Le code d’activation Le programme vous est livré en version d’évaluation qui propose l’ensemble des fonctionnalités, selon la version choisie, pendant 40 jours (voir Ecran de bienvenue ). Au delà de ces 40 jours, les fonctionnalités seront limitées (consultez la partie intitulée Comment saisir le code d'activation ? ). Le fichier Alire attentivement Avant d'utiliser ce produit ou lorsque vous réinstallez une mise à jour de version, veuillez consulter le fichier A lire attentivement est accessible dans le logiciel à partir du menu ?. Il contient toutes les modifications et évolutions apportées au logiciel depuis que la documentation et/ou l'aide ont été réalisées. La sauvegarde La sauvegarde est très importante puisqu'elle vous permet de sauvegarder l'ensemble des données enregistrées par votre logiciel sur un support extérieur. Ainsi, en cas de problème sur votre disque dur ou sur vos fichiers, vous pourrez à tout moment retrouver des données correctes. 5 L'assistance technique EBP Informatique met à votre disposition une assistance technique qui répond à vos questions. Avant de nous contacter, notez ... • Votre numéro de licence, envoyé par notre service commercial : nos techniciens ne pourront vous répondre sans ce numéro. • La description du type de configuration matériel (type de l'ordinateur, l'état du disque dur, fonctionnement réseau ou monoposte...) • Le logiciel que vous utilisez et sa version (menu ?) . Notre support téléphonique technique est ouvert : Du lundi au jeudi : 8H00 à 19H00 Le vendredi : 8H00 à 18H00 Comment contacter le service technique ? Utilisez notre ligne téléphonique directe (un standard vous accueille, si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente). Composez le : 0811 65 20 00 (coût d’un appel local) Pour tout problème technique, vous pouvez également nous adresser vos problèmes par e-mail au : paye.support.fr@ebp.com En précisant votre numéro de licence donnant droit à l'assistance, le nom et la version du produit. 7 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. EBP Paye V17 8 Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP Convention d'utilisation d'EBP 9 ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du EBP Paye V17 10 Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : o L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine o la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : o le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) o la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. o l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client. o les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.) o la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP o la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, Convention d'utilisation d'EBP 11 il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. EBP Paye V17 12 Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées : o l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A o la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 2011 13 Licence d'utilisation Lorsque vous installez le produit EBP, celui-ci reste en version d’évaluation, c’est-à-dire que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, le logiciel sera bridé. Pour activer le logiciel, vous devez introduire un code d'activation au lancement du logiciel, en cliquant sur Activez votre logiciel, ou par la commande activer le logiciel du menu ?. Activation automatique L'activation se fait via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir. Activation manuelle Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Saisissez manuellement tous les champs. Après enregistrement du code, vous travaillez alors sur une version activée du logiciel et vous avez accès au service technique d'EBP pour une durée en fonction du contrat d’assistance souscrit. Pour l’installation de la version complète de Pervasive.SQL V8, une procédure est disponible sur votre CD-rom d’installation : pour y accéder, insérez le CD-rom dans le lecteur, puis, dans l’onglet Aide, cliquez sur Procédures d’installation de Pervasive.SQL V8 Poste à Poste. 15 Configuration minimale requise Configurations minimales requises pour les versions monoposte et réseau jusqu'à 4 postes (1) : Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur Mémoire : 1 Go Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits Espace disque libre : 2 Go Systèmes d'exploitation supportés : o Windows XP SP3 o Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, o Windows 7 32 bits & 64 bits (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur ). Contactez notre réseau de revendeurs. Windows XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 17 La gestion des 35 heures Votre logiciel de paye est livré avec le module de Gestion des 35 heures. Vous devez au préalable l’installer avec votre CD d’installation. Comment y accéder ? Par le menu Dossier + Gestion des 35 heures A quoi sert ce module ? o Planifier les heures de travail à effectuer pour un salarié ou un ensemble de salariés, o Enregistrer pour chaque jour de la semaine les écarts entre les heures théoriques de travail et les heures réellement effectuées, o Enregistrer les heures maladie, maternité, absences non payées, congés payés, heures supplémentaires, absences diverses, o Suivre en temps réel le solde des RTT de chacun de vos salariés, o Editer différents états récapitulatifs, o Transférer le RTT Solde et Période vers EBP Paye pour une impression éventuelle sur les bulletins. En version d’évaluation, vous ne pouvez ni créer de nouveaux dossiers et de nouveaux salariés, ni communiquer avec EBP Paye. Un dossier de démonstration ’Démo’ vous permet de découvrir les possibilités de ce module. Nous vous conseillons vivement de l’ouvrir (commande Ouvrir du menu Dossier) pour vous familiariser avec le module avant de créer votre propre dossier. Une aide détaillée est accessible directement dans le module par le menu ?. 19 Code d'activation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel de paye reste en version d’évaluation. Plusieurs versions sont proposées : • Version Millésime, • Version Pro, • Version Bâtiment, • Version Agricole. Cela signifie que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période pré- définie. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, certaines fonctions du logiciel seront limitées. Pour guider votre choix, vous pouvez cliquer sur le lien ’’comparer les versions de EBP paye’’ de l’écran de bienvenue. Ce lien vous renverra sur le site Web EBP. Remarque Le logiciel contient trois dossiers de Démonstration pré-remplis vous permettant de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du produit selon la version d’évaluation que vous avez choisie (Millésime, Pro, Agricole, Bâtiment). Il est fortement recommandé d’ouvrir un ou plusieurs de ces dossiers afin de vous familiariser avec le logiciel et ses différentes fonctionnalités avant de créer votre propre dossier. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur une des sociétés de Démonstration ou créez un dossier. En version d’évaluation, vous avez la possibilité de travailler sur votre dossier de Paye REEL. Attention Si vous travaillez sur votre dossier de Paye REEL en version d’évaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetée (Millésime, Pro) est la même que la version avec laquelle vous avez créée votre dossier. Consultez aussi : • Comment activer mon logiciel ? • Activation manuelle du logiciel • Evaluer une version après activation 21 Comment activer mon logiciel ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. Retour à code d'activation 23 Activation manuelle du logiciel Cette option est à utiliser si vous ne possédez pas Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le lien ’’Activer votre logiciel’’ puis sur le bouton "Activer Manuellement". Vous avez alors accès aux zones suivantes : • Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le nom de l'entreprise que vous avez communiqué en respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules). • Numéro de licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel. • Clé Web Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. • Code d’activation Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît : • Si le code a été correctement saisi, un message vous indique à quelle version du logiciel correspond le code. • Si le code saisi n’est pas valide, le message suivant apparaît : Vérifiez que vous n’avez pas fait d’erreur de frappe dans le code. Vérifiez que vous avez saisi exactement le même nom que celui que vous avez transmis à EBP. Retour à code d'activation 25 Evaluer une version d'évaluation Si votre logiciel est activé, vous disposez à tout moment de la possibilité de revenir en version d’évaluation grâce au menu ? + Revenir en version d’évaluation afin d’évaluer une autre version de la paye que celle que vous avez achetée. Votre logiciel est alors temporairement désactivé. Après cette nouvelle évaluation, vous pouvez soit : • réactiver votre produit tel qu’il était avant de basculer en mode d’évaluation en cliquant sur le lien ’’Activer votre logiciel’’ de l’écran de bienvenue. Il est alors activé sans suivre la procédure d’activation puisque votre code a été conservé. • répéter la procédure d’activation du début pour basculer vers une nouvelle version. Vous devez alors suivre les étapes des paragraphes 4.2 ou 4.3. Retour à code d'activation 27 Rechercher les mises à jour Le logiciel fait une recherche afin de savoir s'il y a des versions plus récentes que celle installée sur votre ordinateur. 29 Général Ecran de bienvenue Sous chaque dossier figure le dernier exercice. L’accès aux exercices précédents se fait en cliquant sur la petite flèche située à côté de l’exercice en cours. Les dossiers sont suivis d’une disquette vous permettant d’effectuer vos sauvegardes. Ils peuvent être suivis d’une mention indiquant qu’il est nécessaire d’effectuer une mise à jour avant ouverture du dossier. Remarque !!! Pour ouvrir un dossier, il vous suffit de sélectionner l’exercice souhaité du dossier que vous souhaitez ouvrir. A partir de cette fenêtre, vous pouvez : • Ouvrir : • Un dossier ouvert récemment : cliquez sur le nom du dossier à ouvrir, ou cliquez sur la flèche afin de sélectionner un ancien exercice. • Le dossier de démonstration : cliquez sur Démonstration. • Un dossier non listé : cliquez sur Parcourir. • Un autre dossier : cliquez sur le dossier de votre choix, ou cliquez sur la flèche afin de sélectionner un ancien exercice. • Créer un dossier : cliquez sur Créer un nouveau dossier. • Sauvegarder un dossier en cliquant sur l’icône sur la ligne du dossier. • Supprimer un dossier ou un exercice en cliquant sur l’icône sur la ligne du dossier. Attention, cette suppression est définitive. Retrouvez la liste des dossiers par l’option Ouvrir du menu Dossier.. Cet écran de bienvenue s’affichera à chaque lancement du logiciel. Cependant, si vous préférez que votre dossier soit ouvert directement, sans passer par cet écran, cochez la case située en bas de la fenêtre : La prochaine fois, ouvrir directement mon dossier sans afficher cet écran. Ecran de bienvenue (version d'essai) Le programme vous est livré en version d’évaluation du produit. Cette version propose l’ensemble des fonctionnalités, et est limitée à 40 jours d’utilisation à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, le logiciel sera limité en fonctionnalités. Comparez Pour guider votre choix, cliquez sur Comparez les différentes versions du logiciel. Ce lien vous renverra sur le site Web d’EBP. Evaluez Vous souhaitez évaluer le logiciel, choisissez la version dans laquelle vous souhaitez réaliser cette évaluation. Attention : Si vous travaillez sur votre dossier de comptabilité RÉEL en version d’évaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetée est la EBP Paye V17 30 même que la version avec laquelle vous avez créé votre dossier. Achetez Vous souhaitez acheter le logiciel, cliquez sur le lien correspondant qui vous renverra sur le site Web EBP. Activez Vous souhaitez continuer à utiliser toutes les fonctions du logiciel, cliquez sur Activez votre logiciel. 31 Installation du logiciel Installation monoposte Attention !!! Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Votre Paye pour accéder aux différentes versions du produit. 3. Cliquez sur EBP Paye pour installer le logiciel. La procédure d’installation se lance et l’assistant apparaît. 4. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. Cochez l’option J’accepte les termes du contrat si vous acceptez la convention d’utilisation de ce produit et cliquez sur le bouton Suivant. Sinon, cliquez sur le bouton Annuler. 5. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons pour une première installation, de sélectionner Installation Complète. La copie des fichiers est ensuite lancée. Pour un fonctionnement en réseau, cliquez sur le bouton Installation personnalisée ce qui vous permettra de définir les différents répertoires d’installation (voir chapitre Installation Réseau). 6. Les répertoires d’installation par défaut sont : Répertoire du logiciel : C: \ PROGRAM FILES \ EBP \ PAYE Répertoire des dossiers de démonstration : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS\PAYE12.0 Répertoire où les dossiers, les modèles et le répertoire Common sont stockés : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE Pour éventuellement modifier ces répertoires, choisissez l’installation personnalisée. A la fin de l’installation, cliquez sur le bouton Terminer, votre installation est effectuée. A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel avant le prochain redémarrage. Installation gestion des 35 heures Le module Gestion des 35 heures est installé en même temps que votre logiciel de paye. Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP Conçus pour un environnement en mode « poste à poste » ou en mode « client/serveur », les produits de la Gamme PRO « en réseau » utilisent les technologies les plus avancées pour accéder aux bases de données. Une application de gestion/comptabilité en réseau utilise votre installation de manière plus intensive que les applications de bureautique. Elle peut par conséquent révéler des défauts non constatés par le passé. Pour votre installation en réseau, il est recommandé de vous adresser à un centre de compétence EBP agréé qui devra valider l’intégration du logiciel avec un matériel professionnel de qualité installé dans les règles de l’art. Il sera nécessaire d’interroger le service technique d'EBP pour des renseignements ou validations complémentaires. EBP Paye V17 32 Fiabilité Pour un fonctionnement correct de vos applications, il est indispensable d'avoir un réseau qui fonctionne de façon fiable. EBP ne saurait être tenu responsable de pertes de données causées par un défaut de votre installation ou par une mauvaise utilisation de votre matériel. Pour obtenir un réseau de bonne qualité, nous vous demandons de suivre les recommandations suivantes : • Eviter les réseaux à base de câbles coaxiaux, • Avoir un câblage de bonne qualité réalisé par du personnel qualifié : paire torsadée certifiée de catégorie 5 (câblage 100 Mbits), • Utiliser des cartes réseaux et des concentrateurs (hubs) à 100 Mb de marque réputée (EBP a identifié certaines cartes posant des problèmes; en cas de doute n'hésitez pas à nous consulter), • Utiliser une version à jour des pilotes de cartes réseaux (de préférence certifiés Microsoft), • En cas d'installation à fort trafic (plusieurs postes sur le même dossier et/ou grande quantité de documents dans un dossier), il est indispensable d'avoir un réseau 100Mbits, Cette liste de recommandations n'est pas exhaustive. Elle ne saurait remplacer les conseils d'un professionnel expérimenté. EBP fournit à ses centres de compétences un outil ENetTest pour tester votre réseau. Si celui-ci signale des erreurs, votre réseau est défectueux et nos produits ne peuvent donc pas fonctionner correctement. Néanmoins, ENetTest ne peut détecter que les problèmes les plus importants. En effet, seul un professionnel peut vous garantir la fiabilité de votre réseau. Même si votre réseau fonctionne parfaitement, il est indispensable d'effectuer régulièrement des sauvegardes (quotidiennes de préférence). En effet, vous n'êtes pas à l'abri d'une défaillance ultérieure de votre matériel (entre autres au niveau de l'ordinateur, du réseau ou de l'alimentation électrique). En cas de coupure brutale de courant, les données indispensables au bon fonctionnement peuvent être détruites. C'est pourquoi, nous vous recommandons de conserver l'ensemble de vos données sur un seul ordinateur, protégé des défaillances du réseau électrique à l'aide d'un onduleur (ou UPS). Il est aussi indispensable d'arrêter correctement les stations de travail en utilisant la procédure prévue par Microsoft pour arrêter Windows. En effet, un arrêt brutal de l'ordinateur peut non seulement entraîner une perte du travail en cours, mais aussi une corruption de vos dossiers. Pensez donc à vérifier que tous les utilisateurs de votre réseau connaissent et appliquent parfaitement la procédure d'arrêt. Pour plus de certitudes ou un complément d'information, n'hésitez pas à contacter le service technique d'EBP avec une description précise (matériel et logiciel) de votre installation. Informations sur le moteur de base de données Les applications de la gamme PRO sont fournies en standard avec le moteur de base de données Pervasive.SQL V8. Les versions PRO réseau Poste à Poste sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Workgoup et les versions PRO réseau Client/Serveur sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Client/Serveur. Sur une même machine, il n'est pas possible de faire cohabiter deux moteurs différents. Si vous utilisez d'autres logiciels (d'autres éditeurs qu'EBP) qui utilisent la base de données Btrieve 6.15 ou Pervasive.SQL 2000i, vous devez impérativement choisir d'utiliser le moteur Btrieve 6.15, Pervasive.SQL 2000i ou le moteur Pervasive.SQL V8 en tenant compte des licences de chacun de ces moteurs en cas d'installation réseau. Si vous choisissez d'installer Pervasive.SQL V8, vous devez vérifier la compatibilité de cette autre logiciel avec ce nouveau moteur de base de données auprès de son éditeur. Sinon, placer les données sur deux ordinateurs différents (l'un Installation du logiciel 33 faisant fonctionner Btrieve 6.15 ou Pervasive.SQL 2000i et l'autre Pervasive.SQL V8). Installation réseau (Un seul utilisateur par dossier) Liste des réseaux validés Réseaux Poste à poste Windows® XP Windows® 2000 Windows® Vista Serveur dédié Windows® 2000, Windows® 2003 Protocoles réseaux validés Seul le protocole TCP/IP est validé. Il faut que ce protocole soit installé sur toutes les stations et le serveur. Le matériel conseillé Pour plusieurs postes connectés ou lors d’une utilisation intensive des ressources réseaux, il est obligatoire de posséder un switch à 100 Mbps. De plus, nous avons remarqué une plus grande fiabilité en utilisant un câblage de type RJ 45. N’hésitez pas à nous contacter pour des informations précises concernant les cartes réseaux validées. Attention !!! Nous déconseillons l’utilisation de réseau sans fil. Ce type de réseau présente un manque de fiabilité et ne présente pas une vitesse de réseau suffisante. Donc, nous ne validons pas l’utilisation de ce produit en réseau avec ce matériel. Installation et configuration en réseau poste à poste 1. Avant de commencer l’installation, vous devez choisir un PC qui tiendra le rôle de serveur de données. Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation réseau du logiciel en laissant les répertoires par défaut (mais vous pouvez choisir un autre lecteur) : Répertoire du logiciel Æ C:\ PROGRAM FILES \ EBP \ PAYE Répertoire des dossiers de démonstration Æ C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS\PAYE12.0 Répertoire des données Æ C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ PARTAGE 2. Ensuite, sur les stations qui utiliseront le logiciel, créez un lecteur réseau qui pointe vers le répertoire EBP de la station serveur. Pour cela ouvrez le Voisinage Réseau par l’Explorateur Windows, double cliquez sur la station serveur et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire EBP (vous pouvez aussi cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés) et choisissez "Se connecter à un lecteur réseau ". Assignez une lettre et cochez la ligne "Se reconnecter au démarrage" (vous pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et EBP Paye V17 34 sélectionnez Propriétés). Puis faites une installation avec l'option réseau du logiciel sur tous les PC concernés, en modifiant les répertoires suivants (en admettant que X: correspond au lecteur réseau précédemment créé) : Répertoire du logiciel Æ C:\PROGRAM FILES\EBP\PAYE Répertoire des dossiers de démonstration Æ X:\DEMONSTRATIONS Répertoire des données Æ X:\PARTAGE Installation et configuration en réseau Client / Serveur L'installation en mode Client / Serveur est différente de l’installation en mode poste à poste car elle nécessite un serveur dédié. Pour de plus amples informations sur cette installation, consultez la procédure disponible sur le CD d’installation dans le répertoire Produits \ Outils \ Réseau. Mises à jour et nouvelles versions Si vous recevez une mise à jour de ce logiciel, il vous faut impérativement installer cette mise à jour sur tous les postes où est installé le logiciel. Problème d’utilisation Important !!! Nous vous rappelons qu'il est impératif que votre réseau fonctionne correctement pour que votre logiciel fonctionne lui aussi correctement. Ainsi si vous rencontrez des problèmes (même très aléatoires) lors de l’utilisation de votre logiciel, vérifiez votre réseau dans sa globalité : les câbles réseaux, les cartes réseaux, procurezvous la dernière version du pilote de votre carte réseau. Si possible, essayez d'isoler le poste de travail qui pose problème. Pour ce faire, travaillez sur un poste à la fois pour déterminer lequel est à l'origine des problèmes. Désinstallation du produit Si vous avez besoin de désinstaller le programme (procédure d’installation interrompue, problème fichier programme...), utilisez la procédure suivante. Celle-ci a l’avantage de supprimer uniquement les fichiers installés par la procédure d’installation sans toucher aux fichiers créés par l’utilisateur. Comment y accéder ? Démarrer de Windows Pramètres + panneau de configuration + Ajout/Suppression de programmes Suivez les étapes proposées par la procédure de désinstallation. 35 Menu Dossier Ouverture d'un dossier Comment afficher la liste des dossiers ? Barre de menu Dossier + Ouvrir Comment ouvrir un dossier ? Barre de menu Double-cliquez sur l’exercice du dossier à ouvrir. Si votre dossier n’est pas dans la liste, cliquez sur le lien Parcourir et recherchez votre dossier. Double-cliquez sur le dossier désiré, puis sur le fichier.EPA. Ecran d’accueil A l’ouverture du logiciel de paye, un écran de bienvenue s’affiche. Apparaissent : les dossiers de démonstration, les derniers dossiers ouverts ainsi que la liste complète des dossiers situés sous C \ EBP \ DOSSIERS et de ceux que vous avez ouverts au moins une fois. Il suffit donc de sélectionner le dossier que vous souhaitez ouvrir ou éventuellement l’exercice du dossier si vous souhaitez ouvrir un exercice antérieur. Menu démarrer de Windows Démarrer + Programmes + EBP + Paye + EBP Paye. Le logiciel se lance. L’écran de bienvenue s’affiche, vous pouvez, soit sélectionner l’un des dossiers récemment ouverts, ouvrir un dossier de démonstration ou choisir un dossier dans la liste des dossiers. Par l’explorateur A partir de l'explorateur Windows, positionnez-vous dans le répertoire du dossier à ouvrir et lancez le raccourci (*.EPA). La suppression de dossiers Cette fonction permet de Supprimer définitivement un dossier de votre ordinateur. Comment y accéder ? Ecran de bienvenue Icône qui se trouve sur la ligne de votre dossier dans l'écran de bienvenue . Fermer un dossier Cette fonction permet de Fermer un dossier. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Fermer EBP Paye V17 36 Dans le logiciel Par la croix (en haut à droite de l’écran) Création d'un dossier Création d'un nouveau dossier Vous avez la possibilité de créer un nouveau dossier, pour cela suivez les étapes suivantes : Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Nouveau Barre d’outils , Nouveau Raccourci clavier Alt + Entrée Suivi des étapes La création d’un dossier comprend 10 étapes. Etape 1 : Partage de données Etape 2 : Nom et emplacement Etape 3 : Identification Etape 4 : Adresse Etape 5 : Contact Etape 6 : Paramétrage du dossier Etape 7 : Exercice courant Etape 8 : Paramètres Etape 9 : Congés / Absences Etape 10 : Banque Suivez les différentes étapes de l’assistant en avançant par le bouton Suivant. Le bouton Précédent permet de revenir sur une étape antérieure. Etape 1 : Partage de données Cette première étape vous permet de créer un nouveau dossier dans un nouveau répertoire (Cas 1) ou dans le répertoire d’un dossier créé avec un autre logiciel EBP (Cas 2) Cas 1 : Votre dossier n’a été créé dans aucun autre logiciel de cette gamme (EBP Comptabilité, EBP Gestion Commerciale, EBP Garage &ldots;), pointez alors Créer un dossier Paye dans un nouveau répertoire. Cas 2 : Votre dossier a déjà été créé dans un autre logiciel de cette gamme, pointez Placer les données &ldots; et choisissez le dossier dans la liste. Cela vous évitera de ressaisir les coordonnées et le mot de passe de votre dossier, ces données seront communes aux deux logiciels. Vous passerez alors directement à l’étape 6. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier : Etape 2 : Nom et emplacement Menu Dossier 37 Etape 3 : Identification Etape 4 : Adresse Etape 5 : Contact Etape 6 : Paramétrage du dossier Etape 7 : Exercice courant Etape 8 : Paramètres Etape 9 : Congés / Absences Etape 10 : Banque Retour à la fenêtre de création de dossier Etape 2 : Nom et emplacement Saisissez la raison sociale de votre société (31 caractères maximum). La raison sociale sera modifiable par la suite dans Dossier + Propriétés + Coordonnées onglet Adresse. Automatiquement, le logiciel crée un répertoire avec le nom de la raison sociale saisie, à l’exception des espaces et des caractères spéciaux, dans lequel seront stockées toutes les données du dossier. Tous les dossiers EBP sont regroupés dans le répertoire EBP\DOSSIERS : ce répertoire a été créé à l’installation du premier logiciel EBP. Pour préciser un autre répertoire (non conseillé), cliquez sur . Suivi des étapes Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier : Etape 3 : Identification Etape 4 : Adresse Etape 5 : Contact Etape 6 : Paramétrage du dossier Etape 7 : Exercice courant Etape 8 : Paramètres Etape 9 : Congés / Absences Etape 10 : Banque Retour à la fenêtre de création de dossier Etape 3 : Identification Saisissez l’identification de votre société. Ces informations seront modifiables par la suite dans Dossier + Propriétés + Coordonnées onglet Identification. • Le SIRET est obligatoire pour les déclarations de fin d’année (ne saisissez pas les espaces). • Le NII correspond au numéro d’identification intra-communautaire. • Le NAF correspond au numéro d'appartenance française (anciennement APE). Suivi des étapes Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier : Etape 4 : Adresse Etape 5 : Contact Etape 6 : Paramétrage du dossier Etape 7 : Exercice courant EBP Paye V17 38 Etape 8 : Paramètres Etape 9 : Congés / Absences Etape 10 : Banque Retour à la fenêtre de création de dossier Etape 4 : Adresse Saisissez l’adresse de votre société. L’adresse sera modifiable par la suite dans Dossier + Propriétés + Coordonnées onglet Adresse. Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche CTRL + Entrée pour passer à la ligne suivante. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier : Etape 5 : Contact Etape 6 : Paramétrage du dossier Etape 7 : Exercice courant Etape 8 : Paramètres Etape 9 : Congés / Absences Etape 10 : Banque Retour à la fenêtre de création de dossier Etape 5 : Contact Saisissez les informations du contact de la société (non obligatoire). Ces informations seront modifiables par la suite dans Dossier + Propriétés + Coordonnées onglet Contact. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier : Etape 6 : Paramétrage du dossier Etape 7 : Exercice courant Etape 8 : Paramètres Etape 9 : Congés / Absences Etape 10 : Banque Retour à la fenêtre de création de dossier Etape 6 : Paramétrage du dossier Attention !!! Ce choix est TRES important. Choisissez le paramétrage correspondant à votre activité, afin que le logiciel crée les données vous concernant. Si vous englobez plusieurs types d’activités pour une même société, choisissez le paramétrage Standard. Vous pourrez par la suite, dans votre dossier, importer les rubriques d’un autre paramétrage. Remarque !!! Menu Dossier 39 Le paramétrage Agricole et Bâtiment sont disponibles à partir de la version PRO. Les dossiers de démonstration Agricole et Bâtiment sont toutefois à votre disposition. Attention !!! Le paramétrage Vide génère un dossier sans aucune rubrique ou profil. Il crée uniquement les variables. Il est utile pour : - récupérer les données d’un dossier existant (menu Dossier + Recopier), - sélectionner une partie seulement des données à importer (menu Outils + Importer). Suivi des étapes Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier : Etape 7 : Exercice courant Etape 8 : Paramètres Etape 9 : Congés / Absences Etape 10 : Banque Retour à la fenêtre de création de dossier Etape 7 : Exercice courant Paye Décalée Un exercice de paye démarre généralement en janvier et termine en décembre. Si votre exercice de paye démarre en décembre et termine en novembre, le mois de décembre (N-1) fera alors partie de votre exercice. Choisir entre les options suivantes : • Adoption : si vous adoptez depuis cette année le décalage de paye • Constant : si votre société est déjà en décalage de paye • Suppression : si vous ne procédez plus au décalage de paye depuis cette année. Attention !!! Le choix entre ces différentes informations est important car ces informations seront reprises lors de la génération de votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO). Vous ne pourrez changer ces options que le premier mois de l’exercice courant, et si aucun bulletin n’a été calculé. Si votre dossier n’est pas en paye décalé choisir l’option Sans décalage de paye Mois et Année Indiquez le mois et l’année à partir duquel vous voulez démarrer les payes. Attention, si vous indiquez un autre mois que janvier (ou décembre (N-1) pour les payes décalées), vous aurez à saisir les cumuls de tous vos salariés (reprise de paye), ce qui est une opération lourde et risquée. Il est préférable de démarrer la paye en janvier (ou décembre (N-1) pour les payes décalées). Pour les payes décalées, indiquez N pour l’année, et décembre (N-1) pour le mois. Attention !!! Ces informations ne seront pas modifiables lorsque le dossier sera créé. EBP Paye V17 40 Suivi des étapes Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier : Etape 8 : Paramètres Etape 9 : Congés / Absences Etape 10 : Banque Retour à la fenêtre de création de dossier Etape 8 : Paramètres Saisissez les paramètres de votre société. Ces paramètres seront modifiables par la suite dans Dossier + Propriétés + Préférences onglet Paramètres. Heures mensuelles de références Saisissez les heures mensuelles de référence de la société (par défaut 151,67 heures). Le nombre d’heures de référence sera automatiquement proposé dans la fiche d’un salarié comme nombre d’heures mensuelles travaillées mais pourra être modifié. Convention collective Saisissez ici la convention collective de l’entreprise en sélectionnant le code IDDC. Une convention différente pourra toutefois être indiquée pour un salarié. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier : Etape 9 : Congés / Absences Etape 10 : Banque Retour à la fenêtre de création de dossier Etape 9 : Congés payés Saisissez les paramètres des congés payés. Ces paramètres seront modifiables par la suite dans Dossier + Propriétés + Préférences onglet Congés / DIF. Congés Payés La durée du congé mensuel peut être déterminée au choix : • 2,5 jours ouvrables par mois de travail sans qu'elle puisse excéder au total trente jours ouvrables, • 2,08 jours ouvrés par mois de travail sans qu'elle puisse excéder au total vingt cinq jours ouvrés, Ces deux premiers cas sont les plus courants. Vous pouvez toutefois indiquer un nombre de jours particuliers (par exemple 0 pour certaines sociétés dans les DOM-TOM). Date de clôture des congés payés Le mois de mai est proposé automatiquement. Pour les entreprises du bâtiment, vous devez indiquer le mois de mars. L’exercice de congés payés est fixé par la convention collective ou, à défaut, par l'employeur conformément aux usages et après consultation des délégués du personnel et du comité d'entreprise. Menu Dossier 41 Suivi des étapes Voici la dernière étape de la création d’un nouveau dossier : Etape 10 : Banque Retour à la fenêtre de création de dossier Etape 10 : La banque Saisissez les coordonnées de la banque de la société à partir de laquelle vous souhaitez faire les virements. Ces paramètres seront modifiables dans le classeur Banques de votre arborescence, dans lequel vous pourrez créer d’autres banques. Cliquez sur le bouton Terminer pour lancer la création du dossier, ou utilisez le bouton Précédent pour revenir sur les étapes précédentes. Retour à la fenêtre de création de dossier La recopie à partir d'un autre dossier La recopie à partir d'un autre dossier Cette option permet de recopier des données d’un dossier à l’autre. Pourront être recopiés les organismes, les tables de calcul, les variables, les rubriques, les profils et les salariés. Attention !!! La recopie à partir d’un autre dossier est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Recopie + à partir d’un autre dossier Comment faire la recopie ? Ouvrez le dossier cible (celui qui reçoit les données) et lancez la commande Dossier + recopie + A partir d’un autre dossier. Choisissez le dossier source (celui à partir duquel vous souhaitez recopier les données). Si le dossier à partir duquel vous souhaitez recopier les données est protégé par un mot de passe, vous devez le saisir afin de pouvoir continuer la recopie. Suivi des étapes Voici les différentes étapes de la recopie à partir d’un autre dossier : Récupération des organismes Récupération des tables de calcul Récupération des variables Récupération des rubriques Récupération des profils Récupération des salariés Récupération des organismes Cette étape affiche la liste des organismes contenus dans le dossier source. EBP Paye V17 42 Cochez les organismes à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des organismes. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la recopie à partir d’un autre dossier : Récupération des tables de calcul Récupération des variables Récupération des rubriques Récupération des profils Récupération des salariés Retour à la fenêtre de recopie Récupération des tables de calcul Cette étape affiche la liste des tables de calculs contenues dans le dossier source. Cochez les tables à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des tables. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la recopie à partir d’un autre dossier : Récupération des variables Récupération des rubriques Récupération des profils Récupération des salariés Retour à la fenêtre de recopie Récupération des variables Cette étape affiche la liste des variables contenues dans le dossier source. Cochez les variables à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des variables. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la recopie à partir d’un autre dossier : Récupération des rubriques Récupération des profils Récupération des salariés Retour à la fenêtre de recopie Récupération des rubriques Cette étape affiche la liste des rubriques contenues dans le dossier source. Menu Dossier 43 Cochez les rubriques à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des rubriques. Si les rubriques à récupérer contiennent dans leur formule des variables ou des tables de calcul, il faut recopier également les variables et les tables de calcul concernées. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la recopie à partir d’un autre dossier : Récupération des profils Récupération des salariés Retour à la fenêtre de recopie Récupération des profils Cette étape affiche la liste des profils contenus dans le dossier source. Cochez les profils à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des profils. Les rubriques contenues dans les profils doivent également être recopiées. Suivi des étapes Voici la dernière étape de la recopie à partir d’un autre dossier : Récupération des salariés Retour à la fenêtre de recopie Récupération des salariés Cette étape affiche la liste des salariés du dossier source. Cochez les salariés à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des salariés. Cliquez ensuite sur le bouton Terminer. Retour à la fenêtre de recopie La recopie vers plusieurs dossiers La recopie vers plusieurs dossiers Cette option permet de recopier des données d’un dossier vers plusieurs autres dossiers. Pourront être recopiés les rubriques, variables, profils, organismes et tables de calcul. Attention !!! La recopie vers plusieurs dossiers est disponible qu’en version EXPERT. EBP Paye V17 44 Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Recopie + Vers plusieurs dossiers Comment faire la recopie ? Ouvrez le dossier source (celui qui contient les données à recopier) et lancez la commande Dossier + recopie + Vers plusieurs dossiers. Choisissez les dossiers cibles (ceux qui vont recevoir les données). Le bouton Tous permet de sélectionner tous les dossiers et le bouton Aucun permet d’annuler la sélection en cours. Si les dossiers dans lesquels vous souhaitez recopier les données sont protégés par un mot de passe, vous devez le saisir afin de pouvoir continuer la recopie. Suivi des étapes Voici les différentes étapes de la recopie vers plusieurs dossiers : Recopie des rubriques Recopie des variables Recopie des profils Recopie des organismes Recopie des tables de calcul Choix des rubriques à recopier Cette étape affiche la liste des rubriques contenues dans le dossier source. Cochez les rubriques à recopier. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des rubriques. Si les rubriques à récupérer contiennent dans leur formule des variables ou des tables de calcul, il faut recopier également les variables et les tables de calcul concernées. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la recopie vers plusieurs dossiers : Recopie des variables Recopie des profils Recopie des organismes Recopie des tables de calcul Retour à la fenêtre de recopie Choix des variables à recopier Cette étape affiche la liste des variables contenues dans le dossier source. Cochez les variables à recopier. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des variables. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la recopie vers plusieurs dossiers : Menu Dossier 45 Recopie des profils Recopie des organismes Recopie des tables de calcul Retour à la fenêtre de recopie Choix des profils à recopier Cette étape affiche la liste des profils contenus dans le dossier source. Cochez les profils à recopier. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des profils. Les rubriques contenues dans les profils doivent également être recopiées. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la recopie vers plusieurs dossiers : Recopie des organismes Recopie des tables de calcul Retour à la fenêtre de recopie Choix des organismes à recopier Cette étape affiche la liste des organismes contenus dans le dossier source. Cochez les organismes à recopier. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des organismes. Suivi des étapes Voici la dernière étape de la recopie vers plusieurs dossiers : Recopie des tables de calcul Retour à la fenêtre de recopie Choix des tables de calcul à recopier Cette étape affiche la liste des tables de calculs contenues dans le dossier source. Cochez les tables à recopier. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des tables. Retour à la fenêtre de recopie Les propriétés du dossier Les notes personnelles Vous pouvez saisir vos notes personnelles par dossier. EBP Paye V17 46 Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Notes Barre d’outils , Notes Généralités : Cette option équivaut à un pense-bête, vous pourrez y noter les actions à ne pas oublier : changer un taux, augmenter un salarié, changer son coefficient, saisir ses congés&ldots; Ces notes s’afficheront automatiquement à l’ouverture du dossier. Pour ne pas afficher les notes à l’ouverture du dossier, cochez la case Ne plus afficher cette boîte à l’ouverture du dossier. Les paramètres généraux Onglet Options Dans les Paramètres Généraux du logiciel de paye, vous pouvez choisir les paramètres de fonctionnement de l’ensemble des dossiers de paye. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Paramètres Généraux onglet Options Explication des différents choix : • Ne pas afficher les séparateurs de lignes de bulletin : en consultation du bulletin à l’écran, vous pouvez demander des lignes séparatrices horizontales entre chaque rubriques en cochant l'option. • Vérifier la cohérence des données DADS-U à la clôture : vous pouvez désactiver cette option si vous ne souhaitez pas que le logiciel vérifie vos données de paye en vue de votre déclaration DADS-U de fin d’année. Le rapport DADS-U ne sera donc pas généré à la clôture de vos bulletins. Nous vous conseillons de laisser actif ce contrôle si vous générez votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO) • Arrondir les montants calculés des bulletins à x décimales : Indiquez le nombre de chiffres après la virgule que vous souhaitez (deux généralement). • Modèle par défaut pour imprimer les bulletins : choisissez ici votre modèle préféré, pour ne pas avoir à faire ce choix à chaque impression. • Afficher les avertissements de la liaison avec le lecteur de PDF : Lors de la création des états administratifs un message d’avertissement apparaît à l’écran, vous avez la possibilité de désactiver ce message en décochant l’option. Onglet Formats Dans les Paramètres Généraux du logiciel de paye, vous pouvez définir des formats de variable Menu Dossier 47 d’impression (utilisateurs expérimentés). Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Paramètres Généraux onglet Formats Comment créer un format ? Pour définir un nouveau format de variable, cliquez sur le bouton Nouveau et suivez les étapes de l’assistant : • Faites Suivant pour poursuivre ; • Saisissez le nom et la description du format, ainsi que son type : numérique ou monétaire, date, heure, logique (= oui ou non), chaîne (= texte) : • Définissez l’apparence du format, en fonction des choix proposés, puis cliquez sur le bouton Terminer. Format Numérique ou Monétaire Déterminez le nombre de décimales après la virgule, l'apparence du montant (couleur, parenthèse) en fonction de son signe (positif, négatif ou nul), le choix d'un séparateur de milliers, l'affichage en pourcentage (montant divisé par 100 suivi du signe %) ou en toute lettre. Vous pouvez définir un format Monétaire en précisant le symbole de la devise (par exemple £, ou $,ou Livre, Dol...). Attention !!! Le format Nombre entier est un format qui s’applique à un nombre de variables limités tels que les dates de jours de congés où l’on considère que la variable ne peut jamais comporter de décimales. Format Date Déterminez ici la couleur de la date ainsi que le type d’affichage que vous souhaitez pour le jour, le mois et l’année. Vous pouvez également afficher le nom du jour. Format Heure Déterminez ici la couleur de l'heure ainsi que le type d’affichage des heures et des minutes. Vous pouvez également afficher heure et minute en abrégé. Format Logique Indiquez le texte à inscrire et sa couleur lorsque la condition est vraie et lorsqu’elle est fausse. Format Chaîne Indiquez la couleur de la chaîne. Dans le cas particulier d'une chaîne vide, vous pouvez indiquer un texte à faire apparaître (INEXISTANT, AUCUN..) et sa couleur. Onglet Emetteur / Déclarant EBP Paye V17 48 Vous devez renseigner dans cet onglet les informations sur l’émetteur DADS-U, les contacts DADS-U, ainsi que les informations sur le destinataire du compte rendu d’exploitation (CRE). Attention !!! Si votre dossier est de type agricole les informations de cet onglet ne vous concernent pas. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Paramètres Généraux onglet Emetteur / Déclarant L’émetteur DADS-U Il faut noter ici le nom et l’adresse de l’émetteur de la DADS-U. Il peut être soit l’entreprise soit un tiers déclarant (expert-comptable par exemple). L’émetteur sera commun à l’ensemble des dossiers de paye et il sera repris lors de la génération des données DADS-U (option disponible à partir de la version PRO) effectuée à partir du logiciel de paye. Attention !!! Les informations de l'émetteur doivent être obligatoirement saisies pour la génération du fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO). Si ce n’est pas le cas, vous ne pourrez pas préparer votre fichier DADS-U. Si vous souhaitez gérer un émetteur différent pour chaque déclaration DADS-U, reportez-vous cidessous à la question : Comment gérer un émetteur différent pour chaque déclaration DADS-U ? Les contacts Vous avez la possibilité de créer jusqu'à trois contacts maximum. Par défaut, les contacts sont communs à l’ensemble des dossiers de paye. Ils sont repris lors de la génération des données DADS-U (option disponible à partir de la version PRO) effectuée à partir du logiciel de paye. Si vous souhaitez gérer des contacts différents pour chaque déclaration DADS-U reportez-vous, ci-dessous à la question : Comment gérer des contacts différents pour chaque déclaration DADSU ? Le compte rendu d’exploitation (CRE) Le compte rendu d’exploitation est un bilan global du traitement de votre déclaration. Ce compte rendu comprendra, le cas échéant: • Le bilan quantitatif qui constitue un document comptable à conserver ou à transmettre à votre comptable ; • Les Reports Non Effectués (RNE) : liste des salariés pour lesquels le salaire n’a pas été reporté sur le compte vieillesse ; • Les solutions d’identification de salariés vous permettant de mettre à jour vos fichiers. Pour recevoir ce bilan vous devez renseigner : • le SIREN et le NIC de l'établissement • l'adresse e-mail de la personne Questions Menu Dossier 49 Comment gérer des contacts différents pour chaque déclaration DADS-U ? Comment gérer un émetteur différent pour chaque déclaration DADS-U ? Les coordonnées Onglet Adresse L’adresse de la société est renseignée lors de la création du dossier. Vous pouvez cependant compléter ou modifier les informations dans cet onglet. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet Adresse Barre d’outils , onglet Adresse Raccourci clavier Alt + Entrée Explications : • Utilisez la touche Tabulation ou la souris pour passer d'un champ à un autre. • Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour saisir plusieurs lignes d’adresse. Onglet Contact Le contact de la société est renseigné lors de la création du dossier. Vous pouvez cependant compléter ou modifier les informations dans cet onglet. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet Contact Barre d’outils , onglet Contact Raccourci clavier Alt + Entrée Explications : • Utilisez la touche Tabulation ou la souris pour passer d'un champ à un autre. • Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour saisir plusieurs lignes de notes Onglet Identification L’identification de la société est renseignée lors de la création du dossier. Vous pouvez cependant le compléter ou modifier les informations dans cet onglet. Comment y accéder ? EBP Paye V17 50 Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet Identification Barre d’outils , onglet Identification Raccourci clavier Alt + Entrée Explications : • Utilisez la touche Tabulation ou la souris pour passer d'un champ à un autre. • Le SIRET est obligatoire pour la DADS-U (ne saisissez pas les espaces). • Le NII correspond au numéro d’identification intra-communautaire. • Le NAF (4 car.) correspond à l'ancien numéro d'appartenance française (anciennement APE) • La NAF (5 car.) correspond au nouveau numéro d'appartenance française applicable au 1er janvier 2008. Remarque!!! Par défaut en mise à jour de dossier, le code NAF 4 caractères est reporté dans la zone Code NAF 5 caractères. Pour toutes les impressions, c'est le code NAF (5 caractères) qui est repris. Pour la déclaration DADS-U 2007 (Disponible à partir de la version PRO) c'est le code NAF (4 car.) qui est utilisé. Onglet sécurité Vous pouvez protéger votre dossier par un mot de passe. Il vous sera demandé à l’ouverture du dossier. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet Sécurité Barre d’outils , onglet Sécurité Raccourci clavier Alt + Entrée Comment le saisir ? • Cochez la case Dossier protégé par un mot de passe ; • Saisissez le mot de passe dans les deux champs, Mot de passe et Confirmation. Attention !!! Vérifiez si vous tapez en majuscule ou en minuscule. N’oubliez pas votre mot de passe. Menu Dossier 51 Onglet Dossier Cet onglet vous indique le chemin d’accès au répertoire de votre dossier, soit l’emplacement des fichiers de données, ainsi que le nom du dossier. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet Dossier. Barre d’outils , onglet Dossier Raccourci clavier Alt + Entrée Onglet Correspondance Vous devez indiquer ici l’adresse de correspondance pour votre DUE si elle est différente de l’adresse de votre établissement. Vous recevrez l'accusé de réception à cette adresse au cas où le numéro de télécopie n'est pas mentionné. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet Correspondance. Barre d’outils , onglet Correspondance Raccourci clavier Alt + Entrée Préférences Onglet Paramètres Les paramètres généraux de l’entreprise sont renseignés lors de la création du dossier. Vous pouvez compléter ou modifier certaines informations dans cet onglet. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Paramètres. Caractéristiques de l’entreprise : L’année de l’exercice courant n’est pas modifiable. La clôture annuelle effectuera le changement automatiquement. La section prud’homale doit être renseignée pour les élections prud’homales. En effet, c’est à travers la DADS-U que les informations seront transmises. Précisez ici, la section prud’homale de EBP Paye V17 52 votre dossier de paye. A la validation des préférences, un message vous demandera si vous souhaitez appliquer cette section à tous vos salariés. La coche régime Alsace-Moselle’’ permet lorsqu’elle est cochée de mettre à disposition la liste des codes DUCS applicables à ce régime. C’est à partir de cette liste que sera paramétrée votre DUCS URSSAF. Cocher l’option Entreprise de travail temporaire (ETT) si vous êtes une entreprise de travail temporaire. En effet, cette option vous permettra de réaliser la Déclaration Unique d'Embauche spécifiquement réservée aux salariés intérimaires. L’effectif de la société affiche le nombre de salariés créés et pour lesquels l’option du bulletin ’r;’Hors effectif’’ n’est pas cochée dans la fiche salarié. Le bouton Détails permet de réaliser des modifications mois par mois. Options par défaut pour tous les salariés Si vous souhaitez une numérotation automatique des matricules salariés, cochez alors l’option et saisissez le prochain numéro souhaité. Choisissez le type de régularisation à appliquer sur les tranches des cotisations plafonnées, Mensuelle étant le choix par défaut et celui le plus fréquemment utilisé. Indiquez le nombre d’heures de référence de la société (151,67 si vous êtes aux 35 heures). Cochez Calculer la variable PRORATA E/S selon la règle du trentième si vous souhaitez que le salaire, les heures et les plafonds soient proratisés selon la règle du 30ème. La variables PRORATA intervient dans le cas où la période de paye pour un salarié serait incomplète sur le mois (embauche ou départ en cours de mois). Cochez Afficher uniquement les profils correspondant au statut du salarié si vous souhaitez que le logiciel ne vous propose que les profils correspondant au statut Catégoriel du salarié. Tous les profils sont rattachés à un statut catégoriel. Attention !!! Le statut n’est plus modifiable. Vous devez obligatoirement choisir un des statuts proposés. Fraction du dossier La gestion des fractions se réalise par dossier de Paye. En effet, si vous souhaitez fractionner votre fichier DADS-U vous devez créer un dossier par Fraction et renseigner dans les préférences de votre dossier le n° de fraction que vous attribuez à votre dossier et le nombre total de fraction que vous possédez. Pour un même établissement le nombre total de fraction doit rester constant. Vous pourrez ensuite générer un fichier DADS-U par dossier comportant les numéros de fraction, dans la rubrique S20.G01.00.005 Numéro de fraction de déclaration. Exemple !!! Vous avez 3 fractions. Dans votre dossier n° 1 il faut noter dans les préférences de votre dossier le n° de fraction 1 sur 3 Dans votre dossier n° 2 il faut noter dans les préférences de votre dossier le n° de fraction 2 sur 3 Dans votre dossier n° 3 il faut noter dans les préférences de votre dossier le n° de fraction 3 sur 3 Menu Dossier 53 Type du dossier Si vous êtes une entreprise du bâtiment, sélectionnez Bâtiment. Remarque !!! Si vous possédez une version EXPERT ou BATIMENT, cette option va vous permettre de réaliser votre fichier DADS-U CI-BTP et vous aurez accès à l’onglet Bâtiment de la fiche de vos salariés. Si vous possédez une version PRO ou une version Millésimée et que ces options vous intéressent, contactez notre service commercial. Si vous êtes une entreprise agricole, sélectionnez Agricole Remarque !!! Si vous possédez une version EXPERT ou AGRICOLE, cette option va vous permettre de réaliser votre fichier DAS Bilatérale ou votre déclaration MSA sur disquette. Si vous possédez une version PRO ou une version Millésimée et que ces options vous intéressent, contactez notre service commercial. Pour tous les autres types de dossier sélectionnez Standard Gestion de la DNA Si vous souhaitez générer la DNA, vous devez cocher Gestion de la DNA UNEDIC, ceci vous permettra d'accéder à l'onglet DNA de la fiche de votre salarié et générer mensuellement le fichier DNA (Option disponible en version PRO). Gestion des acomptes En activant cette option, vous aurez ainsi la possibilité de saisir plusieurs acomptes dans le mois. Vous pourrez effectuer les transferts en comptabilité des règlements d'acomptes. Décalages de paye Après la création de votre dossier, ou le premier mois de votre exercice, vous avez la possibilité de choisir entre les options suivantes : • sans décalage de paye : si votre dossier n’est pas en paye décalée • Adoption : si vous adoptez depuis cette année le décalage de paye • Constant : si votre société est déjà en décalage de paye • Suppression : si vous ne procédez plus au décalage de paye depuis cette année. Attention !!! Le choix entre ces différentes informations est important car elles seront reprises lors de la génération de votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO). Vous ne pourrez changer ces options que le premier mois de l’exercice courant, et si aucun bulletin n’a été calculé. Convention collective par défaut Chaque salarié relève d’une convention collective . Le choix de la convention collective s’initialise à la création du dossier. Il est possible de la modifier à cet emplacement. Elle sera reprise à la création d’une nouvelle fiche salarié dans l’onglet Affectations Cependant, vous pourrez sélectionner directement une autre convention dans la fiche salarié pour les personnes concernées. Effectif de la société EBP Paye V17 54 Cette fonctionnalité vous permet de modifier les effectifs de votre société mois par mois. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Paramètres, bouton Détails Comment modifier l’effectif affiché ? Cochez le mois à modifier puis saisissez le bon effectif Convention collective La convention collective peut être paramétré dans les préférences du dossier ou dans la fiche du salarié. Pour la norme DADS-U, la convention collective doit être sélectionnée dans la liste officielle des Identifiants Des Conventions Collectives (IDCC). Si vous ne connaissez pas votre code IDCC, vous pouvez aller sur le site : http://www.travail.gouv.fr/idcc/rech_emploi.asp Le champ IDCC : est le code IDCC (Identifiant Des Conventions Collectives) demandé pour la DADS-U. Le champ Libellé pour impressions : Le libellé de la convention sélectionné s’indique automatiquement si le champ est vide. En cas de mise à jour de dossier c’est votre convention collective saisie dans les préférences du dossier qui sera reprise. Dans tous les cas, c’est le champ Libellé pour impressions qui est repris sur l’édition du bulletin. Lorsque vous sélectionnez un code IDCC et que le champ Libellé pour impressions est déjà renseigné, un message vous demande alors si vous souhaitez remplacer le libellé existant par celui de la convention sélectionnée ou conserver le libellé en cours. Une fois le code IDCC et le libellé sélectionnés, le logiciel va appliquer cette convention uniquement aux salariés présents dans le dossier de paye et rattachés à la convention de l’entreprise par défaut. Tout nouveau salarié sera également initialisé avec cette convention par défaut et modifiable si besoin. Onglet Congés / DIF Complétez dans cet onglet toutes les informations de votre dossier relatives aux congés payés et au DIF (Droit Individuel à la Formation). Certains choix concernant les congés payés sont définis lors de la création du dossier. Vous pouvez compléter ou modifier ces choix dans cet onglet. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Congés / DIF Menu Dossier 55 Généralité : Toutes les informations saisies dans cet onglet seront reprises par défaut lors de la création de vos salariés. Les Congés Payés Choisissez le mode d'acquisition des congés payés : en jours ouvrés (5 jours par semaine), en jours ouvrables (6 jours par semaine) ou Autres. Si vous choisissez Autres, renseignez le nombre de jours de congés à acquérir pour un mois ainsi que le nombre de jours qui permet de calculer la retenue de l'absence CP. La zone Calcul de l'absence CP sert au calcul de la retenue de l'absence CP. La valeur saisie alimente la variable "JABSENCECP". Indiquez également le nombre de jours de congés supplémentaires à acquérir par mois auxquels ont droit vos salariés. Indiquez le mois de clôture des congés (généralement le mois de mai, ou le mois de mars pour les entreprises de bâtiment). Si vous souhaitez imprimer les valeurs de congés payés sur le bulletin des salariés sortants, vous devez cocher l'option "Imprimer valeurs des congés sur bulletins des salariés sortants". Par défaut cette option est décochée. Si vos salariés bénéficient de congés d'anciennetés indiquez l'ordre de décompte des CP. En effet, lorsque votre salarié prend des congés d'anciennetés, ils seront décomptés soit en premier (avant les CP N-1) soit en dernier (lorsque les CP N-1 seront épuisés) Les provisions pour Congés Payés Indiquez le taux de charges sociales et fiscales applicables dans votre entreprise pour le calcul de la provision pour Congés Payés. Ces informations servent à l'impression de la provision pour congés payés (Option disponible à partir de la version PRO) Le Droit Individuel à la Formation Chaque année un salarié bénéficiant du DIF acquiert 20h (sauf accord collectif prévoyant une durée supérieure), modifier dans la zone Droit annuel au DIF le nombre d'heure s'il est différent de 20. Ce nombre d'heure sera reporté dans la fiche du salarié, dès que l'option Acquisition du DIF sera cochée. Ce droit annuel est cumulable sur 6 ans, il faut donc indiquer dans la zone Plafond du droit au DIF le nombre d'heures maximum à acquérir soit 120h si le droit annuel au DIF est de 20h. Le salarié bénéficie de ces heures tous les ans, pour cela, vous devez indiquer le mois de clôture du DIF (dit mois anniversaire), afin de mettre à jour les compteurs DIF dans la fiche du salarié (onglet DIF). Lors de la clôture du DIF, vous pouvez appliquer un arrondi en choisissant l'une des options suivantes : • Ne pas arrondir • Au nombre entier supérieur d'heures EBP Paye V17 56 • Au nombre entier inférieur d'heures • A l'heure la plus proche Onglet Banque La banque proposée est celle définie lors de la création du dossier. Vous pouvez modifier votre choix dans cet onglet. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Banque. Généralité : La banque indiquée ici servira automatiquement lors des virements de salaire. Les banques sont créées et modifiées à partir du classeur Banques de votre arborescence. Onglet URSSAF Dans cet onglet, vous avez la possibilité de paramétrer l’organisme URSSAF ainsi que les différents taux d’Accident du travail et de Transport. Attention !!! Cet onglet s'appelle MSA en version agricole. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet URSSAF. Comment sélectionner l’organisme ? Vous devez sélectionner ici l’organisme URSSAF en ouvrant la liste déroulante. L’organisme URSSAF est sélectionné par défaut. Le nom et les coordonnées des organismes sont modifiables dans le classeur Organisme de votre arborescence. Groupement d'employeurs (option disponible en paye AGRICOLE) Si vous n'êtes pas un groupement d'employeurs la ligne TOP FILLON BONIFIEE (PE31) de votre déclaration trimestrielle des salaires ne doit pas être renseignée. Par conséquent vous ne devez pas cocher cette option. Par contre, si vous êtes un groupement d'employeurs, il faut indiquer dans votre déclaration trimestrielle des salaires et pour chaque salarié s'il y a de la TOP FILLON BONIFIEE (PE31 de votre déclaration) ou non. Vous devez donc cocher cette option afin d'indiquer que vous êtes bien un groupement d'employeurs, puis dans la fiche de chaque salarié, onglet Info.Paye, vous devez cocher ou non la case TOP FILLON BONIFIEE. Pourquoi paramétrer le taux d’accident du travail et de Transport ? Chaque taux accident du travail doit être complété avec son code risque, son code section, son code bureau, car pour chaque salarié, ces informations doivent obligatoirement apparaître dans la DADS-U et pour chacune de ses situations déclarées pendant un exercice. Menu Dossier 57 Les différents taux d’accident du travail et de Transport doivent être paramétrés afin de préparer le fichier DADS-U et d'éditer la DUCS. Remarque !!! la génération du fichier DADS-U et l’impression de l’état préparatoire à la DUCS sont des options uniquement disponibles à partir de la version PRO. Comment paramétrer le taux d’Accident du travail et de Transport ? C’est ici que le paramétrage des taux AT et de Transport s’effectue. Il est important de vous souvenir du taux associé à chaque numéro pour le paramétrage de la DUCS. Attention !!! Le premier taux porte le n° 0, et vous devez entre chaque taux cliquer sur le bouton Appliquer. Pour chaque taux renseigné, il est important de définir les codes risque, section et bureau. • Exemples de paramétrage des taux de 0 à 7 Le premier taux AT est de 1.50, et le second 4.50. Indiquez n° 0 = 1.50, cliquez sur Appliquer, et indiquez n°1 = 4.50. De cette manière, tous les salariés rattachés à un taux AT seront initialisés avec les informations de ce taux, dans l’onglet Info-Paye de leur fiche. • Exemples de paramétrage des taux 9 Le taux AT N°9 permet de gérer un salarié qui relève d'un taux récemment créé : Renseigner : N° d’ordre = 9 Code section=99 Taux AT=99999 Code Risque = 99999 Si vous avez des salariés concernés par ce cas, affectez, alors, le taux 9 dans l'onglet Infos-Paye de la fiche du salarié. Aucun calcul de cotisation AT ne sera effectué dans le bulletin de salaire. Onglet MSA Dans cet onglet, vous avez la possibilité de paramétrer l’organisme MSA ainsi que les différents taux d’Accident du travail et de Transport. Attention !!! Cet onglet est spécifique à la paye Agricole Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet MSA Comment sélectionner l’organisme ? Vous devez sélectionner ici l’organisme MSA en ouvrant la liste déroulante. L’organisme MSA est sélectionné par défaut. Le nom et les coordonnées des organismes sont modifiables dans le classeur Organisme de votre arborescence. EBP Paye V17 58 Pourquoi paramétrer le taux d’accident du travail et de Transport ? Chaque taux accident du travail doit être complété avec son code risque, son code section, son code bureau pour chaque salarié. Les différents taux d’accident du travail et de Transport doivent être paramétrés. Comment paramétrer le taux d’Accident du travail et de Transport ? C’est ici que le paramétrage des taux AT et de Transport s’effectue. Il est important de vous souvenir du taux associé à chaque numéro pour le paramétrage de la DUCS. Attention !!! Le premier taux porte le n° 0, et vous devez entre chaque taux cliquer sur le bouton Appliquer. Pour chaque taux renseigné, il est important de définir les codes risque, section et bureau. • Exemples de paramétrage des taux de 0 à 8 Le premier taux AT est de 1.50, et le second 4.50. Indiquez n° 0 = 1.50, cliquez sur Appliquer, et indiquez n°1 = 4.50. De cette manière, tous les salariés rattachés à un taux AT seront initialisés avec les informations de ce taux, dans l’onglet Info-Paye de leur fiche. • Exemple de paramétrage du taux 9 Le taux AT N°9 permet de gérer un salarié qui relève d'un taux récemment créé : Renseigner : N° d’ordre = 9 Code section=99 Taux AT=99999 Code Risque = 99999 Si vous avez des salariés concernés par un de ces cas, affectez, alors, le taux 9 dans l'onglet Infos-Paye de la fiche du salarié. Aucun calcul de cotisation AT ne sera effectué dans le bulletin de salaire. Onglet Pôle emploi Dans cet onglet, vous devez sélectionner les organismes : • pour le Pôle emploi • pour les caisses de retraite Cadre et Non cadre et pour les cadres. Attention !!! Cet onglet n’existe pas en version agricole Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Pôle emploi. Comment sélectionner l’organisme ? Menu Dossier 59 Vous devez sélectionner ici les organismes associés à chaque zone en ouvrant la liste déroulante des organismes. Le nom et les coordonnées des organismes sont modifiables dans le classeur Organisme de votre arborescence. Onglet Médecine du travail Vous devez saisir ici les informations concernant votre service de santé au travail. La saisie de ces éléments est obligatoire pour la réalisation de la Déclaration Unique d'Embauche. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférence, onglet Médecine du travail Généralités : Tout établissement employeur doit être inscrit à un service de santé au travail pour l’ensemble de ses salariés. Reportez le code, le nom et l’adresse du service de santé au travail auquel vous adhérez ou que vous souhaitez adhérer. Comment trouver ses informations ? La Direction Départementale du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle (DDTEFP), ou l’URSSAF peuvent vous mettre à disposition les différentes coordonnées des services de santé au travail. Onglet siège Vous devez renseigner dans cet onglet les coordonnées de l’entreprise siège, si elle est différente de votre dossier. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférence, onglet Siège Généralités : Par défaut se sont les informations saisies dans les coordonnées de votre dossier qui sont reprises. Si vous souhaitez indiquer les coordonnées de l’entreprise siège, cochez l’option Siège autre que le dossier, puis modifier les coordonnées. Attention !!! Les informations de cet onglet sont utilisées uniquement dans votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO) Onglet taxes EBP Paye V17 60 Dans cet onglet, vous devez renseigner si votre entreprise est assujettie ou non à la taxe sur les salaires, à la taxe d'apprentissage ou à la formation professionnelle continue. Attention !!! Toutes ces informations servent à la génération de votre fichier DADS-U disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Taxes. Assujettissement à la taxe sur les salaires Cocher l’option Assujettissement à la taxe sur les salaires si l’établissement est assujetti à la taxe sur les salaires. Si tel est le cas, les rubriques de cotisations Taxes sur salaires devront être présentes dans les bulletins afin que les sommes soient correctement renseignées dans la préparation du fichier DADS-U (Options disponibles à partir de la version PRO). Assujettissement à la taxe d'apprentissage et contribution au développement de l'apprentissage (TA/CDA) Il n'y a pas de seuil d'effectif pour déclarer la TA/CDA par le biais de la DADS-U. Si vous êtes redevable de cette taxe, vous devez cocher l'option Assujettissement à la taxe d'apprentissage et contribution au développement de l'apprentissage. En fin d'année, il ne faut pas oublier de renseigner la base arrondie de la taxe et contribution, dans la zone prévue à cet effet. La valeur à renseigner est le total arrondi des rémunérations versées sur l'année (en pratique, il s'agit de la même base que celle retenue pour le calcul des cotisations de sécurité sociale). Remarque !!! La base est remise à 0 lors de la clôture annuelle. Assujettissement à la contribution supplémentaire apprentissage Cette contribution est due par les entreprises d'au moins 250 salariés qui sont redevables de la taxe d'apprentissage et dont le nombre annuel moyen de salariés en contrat d'apprentissage ou de professionnalisation et de jeunes accomplissant un volontariat international en entreprise ou bénéficiant d'une convention industrielle de formation par la recherche en entreprise (CIFRE) est inférieur à 3% de l'effectif annuel moyen. Elle remplace le taux majoré de taxe d'apprentissage prévu aux troisième et quatrième alinéas de l'article 225 du CGI. Si vous êtes redevable de cette taxe, vous devez cocher l'option Assujettissement à la contribution supplémentaire apprentissage. En fin d'année, il ne faut pas oublier de renseigner la base de la contribution. Remarque !!! La base est remise à 0 lors de la clôture annuelle. Assujettissement à la participation à la formation professionnelle continue (FPC) Contrairement à la TA/CDA; il existe un seuil d'effectif pour déclarer la FPC par le biais de la DADS-U. Seules les entreprises de moins de 10 salariés peuvent utiliser cette déclaration, les autres devront remplir la déclaration 2483. Si vous êtes redevable de cette taxe, vous devez cocher l'option Assujettissement à la Menu Dossier 61 participation à la formation professionnelle continue. En fin d'année, il ne faut pas oublier de renseigner : • La base arrondie formation professionnelle continue à déclarer en DADS-U. • La base arrondie formation professionnelle continue (CDD) à déclarer en DADSU. Remarque !!! Ces bases sont remises à 0 lors de la clôture annuelle. Etats Administratifs Paramétrage des Attestations Pour que le logiciel puisse imprimer les différents montants des attestations de salaires (Montant soumis à cotisations, rubriques d’avantages en nature&ldots;.) vous devez indiquer ici les différentes rubriques utilisées dans vos bulletins. Attention !!! Les Attestations de salaire sont disponibles à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Etats Administratifs Onglet Attestations de salaire Comment réaliser le paramétrage ? Il suffit de cliquer sur chaque bouton Formule, et de renseigner dans l'éditeur la formule de calcul permettant d’alimenter les différentes zones de vos attestations à partir des données extraites des bulletins. Ce paramétrage est nécessaire afin d’obtenir l'Attestation de salaire Maladie Maternité Paternité et l'Attestation de salaire AT - Maladie Professionnelle correctes. Explications sur les différents encadrés : Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation Maladie / Maternité / Paternité ? Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation AT / Maladie Professionnelle ? Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation Maladie / Maternité / Paternité ? Cotisations dues au titre des assurances maladie Par défaut dans votre logiciel, la rubrique insérée dans vos profils permettant de calculer le montant des cotisations salariales acquittées au titre de l'assurance maladie est la rubrique de cotisation COTMALAD. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonnes Données disponibles la rubrique de cotisation puis l’option Montant salarial. La formule suivante doit s’afficher : Montant_Salarial(COTXXX) EBP Paye V17 62 Nombre d’heures de travail Par défaut dans votre logiciel, la variable permettant de calculer le nombre d’heures de travail est la variable HEUREEL. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne Données disponibles la variable permettant de calculer le nombre d’heures effectués. Montant du salaire en cas de maladie Par défaut dans votre logiciel, la formule permettant de calculer le montant du salaire de référence en cas de maladie est le salaire brut abattu soumis aux cotisations, soit la variable SBRUTABT. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne Données disponibles la variable permettant de calculer le montant du salaire à déclarer en cas de maladie La formule suivante s’affiche par défaut : SBRUTABT Montant du salaire en cas de maternité ou paternité Par défaut dans votre logiciel, la formule permettant de calculer le montant du salaire de référence en cas de maternité / paternité est la même base que pour la maladie, diminué de la Part salariale des cotisations et de la CSG. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne Données disponibles la variable permettant de calculer le montant du salaire à déclarer en cas de maternité ou paternité. La formule suivante s’affiche par défaut : SBRUT-SCOTSAL+(SCSGABT*0.5%) Retour à l'onglet Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation AT/Maladie Professionnelle ? Montant brut soumis à cotisations Par défaut dans votre logiciel, ce montant est calculé avec la variable SBRUT. Cependant vous devez déduire de ce montant les rubriques que vous avez renseigné dans les zones Avantages en nature et Indemnités, primes, gratifications. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne Données disponibles la variable permettant de calculer le montant brut soumis aux cotisations. Avantages en nature Renseignez ici les rubriques d’avantages en nature que vous renseignez dans vos bulletins et qui ne sont pas inclus dans le salaire de base. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne Données disponibles la ou les rubriques d’avantages en nature. Indemnités, primes, gratifications Renseignez ici les rubriques d’indemnités, primes&ldots; que vous renseignez dans vos bulletins et qui ne sont pas inclus dans le salaire de base. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne Données disponibles la rubrique. Frais professionnels Renseignez ici la rubrique de Frais professionnel que vous renseignez dans vos bulletins et qui sont soumis aux cotisations. Menu Dossier 63 Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne données disponibles la rubrique. Part salariale des cotisations Par défaut dans votre logiciel, la formule permettant de calculer le montant de la part salariale des cotisations est SCOTSAL. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne données disponibles la variable permettant de calculer l’ensemble des cotisations salariales réglées au titre de la période de référence diminué de la Part salariale des cotisations et de la CSG. La formule suivante s’affiche par défaut : SCOTSAL+(SCSGABT*0.5%) Retour à l'onglet Paramétrage de l'attestation d'employeur (Pôle emploi) Pour que le logiciel puisse imprimer les différents montants de l’attestation d'employeur (précompte Assurance chômage et diverses indemnités), vous devez indiquer les différentes rubriques utilisées dans vos bulletins. Attention !!! L’attestation d'employeur (Pôle emploi) est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Etats Administratifs Onglet Attestations d'employeur Comment réaliser le paramétrage ? Les différentes zones se remplissent automatiquement en fonction de la nature de vos rubriques de salaires brut. Ce paramétrage est nécessaire afin d’obtenir une attestation d'employeur correcte. Le précompte d'Assurance Chômage concerne toutes les rubriques de chômage. Le bouton Formule vous permet de renseigner dans l'éditeur de formule la formule de calcul permettant d’alimenter les zones de Formule. Que doit-on renseigner dans le cadre 1 ? Renseignez ici le nom et le n° d’organisme recouvrant vos cotisations d’assurance chômage. Ces éléments seront repris par défaut dans votre attestation d'employeur, cependant une modification manuelle pourra être effectuée directement dans l’attestation générée pour votre salarié. Que doit-on renseigner dans le cadre 7.1 ? Pour renseigner la ou les rubrique(s) de précompte Assurance chômage, vous devez renseigner dans votre rubrique de cotisation que la rubrique est une rubrique de cotisation chômage. EBP Paye V17 64 La rubrique suivante s’affiche par défaut : COTCH2 Renseignez la formule de calcul en sélectionnant le bouton Formule permettant de déclarer pour chaque période de paye toutes les heures travaillées figurant sur le bulletin de salaires (y compris les heures supplémentaires). La formule suivante s’affiche par défaut : HEUREEL Que doit-on renseigner dans le cadre 7.2 ? Dans cette zone, doivent être renseignées les primes versées dans les 12 mois précédents (cadre 7.1) qui ne sont pas incluses dans le salaire mensuel. Pour cela, vous devez renseigner dans vos rubriques de salaires la nature Prime et la sous nature Liée à l'activité avec période spécifique. Lorsque vous renseignez un rubrique avec cette nature dans les bulletins, vous avez la possibilité de renseigner la période de rattachement de la prime. Cette période sera reprise dans le remplissage de l'attestation. Que doit-on renseigner dans le cadre 7.3 ? Dans ces différentes zones, doivent être renseignées les différentes indemnités que votre entreprise verse aux salariés lors d’un départ. Pour cela, vous devez renseigner dans vos rubriques de salaires la nature Indemnité du Solde de Tout Compte et dans les sous natures le type d'indemnité que vous avez versé à vos salariés. La zone Autres indemnités légales est alimentée avec les sous natures suivantes : - Indemnité légale supplémentaire de licenciement - Dommages et intérêts dus à un CDD - Indemnité suite à la clause de non concurrence - Indemnités versée au titre des RTT Les utilisateurs La liste des utilisateurs Attention !!! La gestion des utilisateurs est accessible uniquement en version PRO RESEAU ou EXPERT COMPTABLE. La gestion des utilisateurs permettra d’autoriser ou non l’accès aux différentes options. Les utilisateurs sont communs à toutes les applications EBP, sauf Gestion Commerciale. Aussi, un même dossier de paye et de compta créé dans le même répertoire auront les mêmes utilisateurs. La création de vos utilisateurs n’est possible que si vous ouvrez le dossier en tant qu’administrateur : en effet, un utilisateur par défaut existe déjà, il se nomme ADM et dispose de tous les droits sur les dossiers. Pour cet utilisateur, vous pouvez modifier son identité dans la liste des utilisateurs du menu Dossier + Utilisateurs en cliquant sur le bouton Modif et les droits qui lui sont attribués. Il n’est tout de même pas conseillé de les modifier. Conseil : l’administrateur n’a pas de mot de passe par défaut, il est donc préférable de lui attribuer un mot de passe afin d’en limiter son accès. Pour cela, faites Dossier + Utilisateurs + Modifier le mot de passe. Comment créer un utilisateur ? 1. Vous débutez avec l’option : placez-vous dans la liste des utilisateurs par Dossier + Menu Dossier 65 Utilisateurs + Liste des utilisateurs, et cliquez sur Nouv. 2. Vous avez déjà créé un utilisateur et vous souhaitez en créer de nouveaux : ouvrez votre dossier en tant qu’administrateur, par Dossier + Utilisateurs + Changer d’utilisateur. Saisissez le code ADM, et le mot de passe si nécessaire. Puis placezvous dans la liste des utilisateurs et cliquez sur Nouv. 3. Vous êtes en position d’Administrateur, la création de vos utilisateurs peut commencer. Définissez pour chaque utilisateur ses droits par dossier. L’Administrateur peut suivre pour l’ensemble des utilisateurs l’ensemble des transactions effectuées sur les différents dossiers. Définissez les transactions dans Dossier + Utilisateurs + Sélection des transactions, et imprimez le résultat dans Dossier + Utilisateurs + Impressions des transactions. Modification du mot de passe Changez le mot de passe de l’utilisateur par l’option Dossier + Utilisateurs + Modifier le mot de passe. Au lancement du logiciel, le code utilisateur devra être saisi ainsi que le mot de passe associé. Ancien mot de passe Si aucun mot de passe n’est encore défini pour l’utilisateur en cours, passez au champ suivant. En revanche, si vous voulez modifier le mot de passe actuel, saisissez l’ancien mot de passe. Les caractères saisis seront affichés sous forme d’étoiles. Nouveau mot de passe Saisissez le nouveau mot de passe sur 8 caractères au maximum. Les caractères saisis seront affichés sous forme d’étoiles. Confirmer le mot de passe Afin d’éviter toute faute de frappe dans le nouveau mot de passe, saisissez-le à nouveau pour confirmation. Le logiciel vérifie la correspondance entre cette saisie et la précédente. Si les deux mots sont identiques, le logiciel valide ce nouveau mot de passe. Changer d'utilisateur Cette commande permet d’indiquer le code d’un autre utilisateur qui prend le relais et va travailler sur le dossier. Indiquez le nouveau code utilisateur et le mot de passe associé. La gestion des transactions Seul l’Administrateur a accès à cette commande. Elle permet de définir les transactions à suivre sur l’ensemble des dossiers pour l’application courante. Une transaction est une opération particulière effectuée dans le logiciel (une option). Chaque fois qu’un utilisateur travaille dans une transaction cochée, le code de l’utilisateur et sa durée d’utilisation de la fonction sont mémorisés. Vous pouvez ensuite imprimer un rapport de transactions. Impression des transactions EBP Paye V17 66 Seul l’administrateur a accès à cette commande. Cette fonction permet d’imprimer toutes les transactions effectuées sur le dossier courant ou sur l’ensemble des dossiers. Cette fenêtre permet de définir les critères de sélection d’impression. Vous pouvez imprimer la liste des transactions pour le dossier courant ou l’ensemble des dossiers et sélectionner une date particulière. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Purge des transactions Seul l’administrateur a accès à cette commande. Cette fonction permet d’effacer l’historique de toutes les transactions. Indiquez une date à partir de laquelle vous souhaitez supprimer les transactions. La sauvegarde La sauvegarde La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier unique dit fichier d'archive. Il s'agit d'une copie (généralement compressée) de vos données. Vous pouvez sauvegarder un dossier ou l’ensemble de vos dossiers, les modèles et les formats. Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées. Vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant régulièrement des sauvegardes de vos données. Consultez aussi : • Que sauvegarder ? • Où sauvegarder ? • Comment y accéder • Comment procéder ? Sauvegarde - Que sauvegarder ? Deux types de sauvegardes existent : • La sauvegarde du dossier : Il s'agit de sauvegarder l’un de vos dossiers de travail. • La sauvegarde complète : vous sauvegardez la totalité de vos dossiers, les modèles et les formats. C’est-à-dire tout ce qui se trouve dans le répertoire Partage etc. Il s'agit notamment de sauvegarder l’ensemble vos dossiers, les modèles d'impression paramétrés par vos soins ou par votre revendeur, ainsi que les formats des variables qui auraient été créés afin d'être utilisés dans les modèles. Revenir à la sauvegarde Sauvegarde - Où sauvegarder ? Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur (dans un répertoire dédié à la sauvegarde), sur une disquette, une clé USB, un disque amovible, ou sur Internet. Il faut, de préférence, conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et dans des lieux physiques différents (en prévention de problèmes graves comme l'incendie). Attention !!! Nous vous conseillons fortement de réaliser des sauvegardes sur disque fixe, sur bande, ou bien Menu Dossier 67 via le service EBP Sauvegarde en ligne. Conservez des sauvegardes d'archives (que vous stockez sans y toucher), dans un répertoire précis ET sur disquettes. Ces sauvegardes d'archives sont à effectuer régulièrement (semaine, mois, étape de gestion particulière) et doivent être soigneusement décrites : date de réalisation, nom du dossier, contenu (par exemple, données avant clôture septembre, données après recalcul des soldes, données après clôture annuelle 20XX, données après RAZ, semaine 10, mois 07/20XX...). Attention !!! Pour les logiciels de comptabilité et de paye, réalisez une sauvegarde de vos dossiers avant clôture annuelle, et conservez-les. Revenir à la sauvegarde Sauvegarder - Comment procéder ? • Accédez à la fonction de sauvegarde • Choisissez le type de sauvegarde que vous souhaitez effectuer (sauvegarde complète, sauvegarde d’un dossier) • Choisissez un fichier de destination • Cochez Crypter l’archive par un mot de passe si vous souhaitez protéger l’archive par un mot de passe • Cochez Ajout d’un commentaire à l’archive si vous souhaitez associer un commentaire à votre archive en cas de sauvegarde sur Internet. Ce commentaire sera affiché sur le site pour vous permettre d’identifier votre sauvegarde • Cochez Sauvegarde Internet si vous souhaitez effectuer une sauvegarde en ligne Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable. • Sauvegardez Revenir à la sauvegarde La sauvegarde en ligne Sauvegarde en ligne EBP Sauvegarde en ligne est un service supplémentaire vous permettant de réaliser vos sauvegardes sur Internet. Il vous offre une façon simple et sécurisée de réaliser des sauvegardes externes à l'entreprise. Le service s'utilise aussi simplement qu'une sauvegarde classique de fichiers : vous sélectionnez "Internet" comme destination à la place de votre disque dur ou d'un périphérique de stockage. Vous pouvez ensuite accéder à vos sauvegardes n'importe où, n'importe quand 24h/24 7j/7 : il vous suffit d'un accès Web pour télécharger vos fichiers. Pour l'acquérir, veuillez contacter notre service commercial au 01 34 94 80 20 ou votre revendeur informatique. • Configuration de la sauvegarde sur Internet • Comment y accéder ? • Comment récupérer vos archives sur Internet ? Configuration de la sauvegarde en ligne Par le menu Dossier + Propriétés + Internet configurez votre sauvegarde en ligne. • Protégez votre site de sauvegarde par un mot de passe • Indiquez votre adresse e-mail, si vous souhaitez que le serveur vous adresse un EBP Paye V17 68 message dès que la sauvegarde sur Internet est terminée • Configurez des Proxys http et FTP Revenir à la sauvegarde en ligne Comment accéder à la sauvegarde en ligne ? Barre d’outils Sauvegarde Barre de menu Dossier + Sauvegarde Ecran de bienvenue Sauvegarde La procédure de sauvegarde en ligne est identique à celle de la sauvegarde classique. Vous devez simplement au préalable configurer votre sauvegarde en ligne. Revenir à la sauvegarde en ligne Comment récupérer vos archives ? Pour récupérer vos archives sur Internet, ou faire du ménage dans les anciens fichiers, vous devez vous connecter à votre site de sauvegarde à l'aide de votre navigateur (par exemple Internet Explorer) grâce à l'adresse http://sauvegarde.ebp.com. Pour restaurer : • Indiquez le numéro de licence et la clé Internet fournis par le service commercial • Sélectionnez le pays associé à votre licence • Indiquez votre mot de passe personnel • Choisissez l'archive et cliquez sur le bouton de téléchargement • Validez et demandez à enregistrer le fichier sur votre disque dur • Dans votre logiciel, utilisez l'option de restauration habituelle (Dossier + Restauration) et choisissez le fichier contenant l'archive qui vient d'être récupérée Remarque !!! Cet outil ne vous dispense pas de réaliser des sauvegardes stockées dans vos locaux, ni de stocker des sauvegardes d'archive, mais vous offre une sécurité supplémentaire. Revenir à la sauvegarde en ligne La restauration La restauration La restauration consiste à récupérer les données de l'archive afin de les replacer sur votre disque dur. Grâce à cela, la plupart des problèmes rencontrés sur vos fichiers de travail, pourront être résolus. Elle ne permet de restaurer qu’un seul et unique dossier à la fois. La restauration est uniquement nécessaire lorsque des erreurs ont été détectées dans certains de vos fichiers et qu'elles ne peuvent être résolues par une solution 'douce'. Ces erreurs apparaissent en général suite à une défaillance matériel ou un manque de mémoire vive. Si vous avez effectué des sauvegardes, la plupart des problèmes rencontrés sur vos fichiers de travail, pourront être résolus par la restauration des données du fichier de sauvegarde, mais attention car toutes les opérations effectuées entre la date de la sauvegarde et la date de la restauration seront à ressaisir. Menu Dossier 69 Attention !!! La restauration est une opération à effectuer avec prudence. Nous vous conseillons vivement de consulter auparavant votre revendeur EBP ou notre service technique qui étudiera si une solution moins 'radicale' est possible et vous donnera des pistes pour éviter que cela ne se reproduise. Consultez aussi : • Comment y accéder ? • Comment procéder ? Restauration - Comment y accéder ? Barre d’outils Restauration Barre de menu Dossier + Restauration Revenir à la restauration Restauration - Comment procéder ? • Indiquez le chemin de l’archive contenant les données à restaurer • Saisissez votre mot de passe (optionnel si l’archive est protégée) • Indiquez le dossier de destination des données à restaurer Attention !!! Cette opération va écraser les données concernées de votre disque, afin de les remplacer par les données archivées. Cela a pour conséquence d’engendrer la perte des opérations effectuées entre la date de la sauvegarde et la date de la restauration. Exemple : la sauvegarde a lieu le 10 juin, à la fin de la journée. Le 12 juin au matin, une restauration est lancée. Toutes les données saisies le 11 juin sont alors perdues. On se retrouve dans l'état où l'on était le 10 juin au soir. Revenir à la restauration 71 Menu Edition Rechercher une fiche Pour rechercher une fiche, lancez la commande Fiche + Rechercher, ou cliquez sur l’icône . Cochez le type de fiche concerné (salarié, rubrique, variable &ldots;) et tapez le nom ou la description de la fiche recherchée. Les fiches La fiche Banque Pour créer une fiche banque, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de l’écran. Saisissez obligatoirement le RIB de la banque si vous désirez effectuer des virements automatiques des salaires. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Banque Barre d’outils , Banques Raccourci clavier Alt + 9 (du clavier Numérique) Arborescence Cliquez sur le classeur Banques une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran. Explications : Le classeur Banques contient les banques de la société, qui vous permettront de réaliser des virements. Vous pouvez compléter les informations de la banque définie lors de la création du dossier, et créer de nouvelles banques. Le champ Titulaire du compte est utilisé dans le cas d'un télérèglement dans la DUCS EDI. La banque utilisée par défaut pour le transfert des salaires sur disquette (option Gestion + Virements) est celle indiquée dans l’onglet Banque de l’option Dossier + Propriétés + Préférences. La fiche Organisme Pour créer une fiche organisme, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de l’écran. Saisissez obligatoirement les comptes comptables si vous désirez effectuer des transferts en comptabilité. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Organismes EBP Paye V17 72 Barre d’outils , Organismes Raccourci clavier Alt + 6 (du clavier Numérique) Arborescence Cliquez sur le classeur Organismes une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran. Description de la fiche : • Type de caisse : Sélectionnez le type de caisse URSSAF, IRC, IP ..... Le type Assurance correspond aux organismes qui sont considérés comme des sociétés d'assurances ou des courtiers délégataires de gestion qui couvrent la complémentaire santé, la prévoyance et la retraite supplémentaire. Celles qui ne sont pas garantie par votre société d'assurance doivent être déclarées en type Prévoyance/santé. Compléter ensuite vos différents contrats à l'aide de la fiche de paramétrage que votre société d'assurance vous a fourni. Le type IRC correspond aux caisses de retraites complémentaires. Ces caisses seront déclarées pour chaque salarié affilié, à l’intérieur de sa ou ses situations. Le type Prévoyance / Santé correspond aux Institutions de Prévoyance ou les mutuelles . Ces caisses permettent de gérer les différents contrats de prévoyance qui ne sont pas garantis par une société d'assurance. Elles sont rattachées ensuite au niveau de la fiche salarié. Pour chaque salarié affilié à un contrat de prévoyance, des informations seront consultables dans la préparation du fichier DADS-U (Options disponibles à partir de la version PRO) Le type Caisse de congés payés est réservé aux caisses de congés payés du BTP. Comme pour les caisses IRC, les salariés rattachés à une caisse de CP auront des informations sur cette caisse dans la préparation du fichier DADS-U CI-BTP (Options disponibles en version Bâtiment et EXPERT) Les types IRCANTEC (Institution de retraite complémentaire des agents non titulaires de l'État et des collectivités publiques), CNRACL (Caisse Nationale de Retraites des Agents des Collectivités Locales), RAFP (Retraite Additionnelle de la Fonction Publique) sont réservés à la fonction publique. • Code : Le code de l’organisme dépend du type de l’organisme sélectionné (Assurance, IRC, Prévoyance, Caisse de congés payés). Une liste est proposée en fonction du type. Pour les types URSSAF, Pôle emploi, MSA et Autres, le code est grisé. Pour chaque organisme, complétez sa fiche. Le numéro correspond au numéro de rattachement communiqué par vos organismes de gestion. A la validation de la fiche, cette dernière est rangée dans le type qui lui correspond. • Compte de Tiers : Le logiciel propose automatiquement la racine 43 correspondant à la racine des comptes de sécurité sociale et des autres organismes sociaux. Cliquez sur l'icône pour consulter le Plan Comptable Général. Si vous souhaitez personnaliser vos comptes comptables en y indiquant le nom du salarié sur chaque écriture, indiquez le début du compte + le caractère &. Ainsi, lors du transfert comptable, dès que le logiciel rencontrera ce caractère, il le remplacera Menu Edition 73 par le nom du salarié concerné. • Compte de Charge : Le logiciel propose automatiquement la racine 645 correspondant à la racine des comptes de charges de sécurité sociale et de prévoyance. Cliquez sur l'icône pour consulter le Plan Comptable Général. • Informations complémentaires Les coordonnées de l’organisme seront reprises dans les différentes impressions. Vous pouvez ensuite contrôler la bonne affectation des caisses dans l’option Dossier + Propriétés + Préférences, dans les onglets des organismes (URSSAF par exemple). Explications : Le classeur Organismes contient les différentes caisses de cotisations, classées par type de caisse. Chaque cotisation sera rattachée à un organisme. Vous pouvez compléter les coordonnées des organismes créés par défaut par le logiciel, changer leur nom, compléter les comptes comptables (compte de Tiers et compte de Charge), et créer de nouveaux organismes. Vous devez obligatoirement compléter le numéro de l’URSSAF. Cette partie est très importante car elle a des influences directes sur la déclaration des données pour un salarié, vous pouvez consulter les informations DADS-U dans la préparation du fichier DADS-U (Options disponibles à partir de la version PRO) En effet, à l’intérieur d’une situation, il faut déclarer des informations complémentaires sur les organismes de retraite ou sur les régimes de prévoyance collective ou de complémentaire santé gérés par une institution de prévoyance. D’une part, le type de caisse permet de trier les organismes par type (URSSAF, Pôle emploi, IRC, IP &ldots;). Pourquoi le type de l’organisme est-il grisé ? L’organisme a déjà été rattaché à un de vos salariés dans l'onglet affectations de sa fiche pour une période d’activité, vous ne pouvez donc plus le changer. A quoi sert le lien : Où est utilisé cet organisme ? Ce lien permet de déterminer quelles sont les rubriques de cotisations qui utilisent l’organisme sélectionné. Pour chaque rubrique de cotisation qui utilise l'organisme, vous avez la possibilité de consulter : • les éléments qui composent la rubrique de cotisation comme les rubriques de salaire, les variables, les cumuls rattachés permettant de calculer la rubrique dans le bulletin (par la question : Quels sont les éléments utilisés par la rubrique de cotisation) ; • où est utilisée la rubrique de cotisation comme le profil ou les cumuls qui sont alimentés par cette rubrique (par la question : Quels éléments utilisent la rubrique de cotisation). Vous avez toujours la possibilité de revenir en arrière par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. Autres questions : EBP Paye V17 74 Comment supprimer un organisme ? Comment gérer les contrats dans un organisme Assurance ? Comment gérer les contrats dans un organisme de Prévoyance / Santé ? La fiche Organisme : Contrats pour les sociétés d'assurances Vous pouvez renseigner toutes les zones de cette fiche à l'aide de la fiche de paramétrage que vous a transmis votre société d'assurance. Remarque !!!! Toutes ces informations doivent être remplies pour la préparation de votre fichier DADS-U sociétés d'assurances (Option disponible à partir de la version PRO) Comment y accéder ? Fiche Organismes Type = Assurance Généralité • Le bouton Ajouter, permet d'ajouter un contrat d'assurance, et compléter les différentes zones à l'aide de votre fiche de paramétrage. • Le bouton Supprimer, permet de supprimer un contrat d'assurance, pour cela sélectionnez-le puis faites Supprimer. Remarque !!!! Si votre référence contrat est affectée à une rubrique de cotisation, la suppression ne sera pas possible. Pour obtenir la liste des rubriques utilisant ce contrat sélectionnez le lien Où est utilisé ce contrat ? • Le bouton Modifier, permet de modifier un contrat d'assurance, pour cela sélectionnez-le puis faites Modifier Remarque !!!! Si votre référence contrat est affectée à une rubrique de cotisation, la modification du Type nature cotisation ne sera pas possible. Pour obtenir la liste des rubriques utilisant ce contrat sélectionnez le lien Où est utilisé ce contrat ? Qu'est-ce que la fiche de paramétrage ? La fiche de paramétrage est émise par les sociétés d'assurances que ce soit par des compagnies d'assurances ou par des sociétés de courtage en assurance. Cette fiche est mise à disposition à tous les clients des sociétés d'assurances. Vous la trouverez soit à partir du module fourni par SINTIA soit par demande auprès de votre société d'assurance. Comment renseigner les éléments de la fiche de paramétrage dans le logiciel ? Une fiche de paramétrage correspond à un organisme de type Assurance. Informations en entête de chaque fiche de paramétrage Code organisme destinataire est à renseigner dans la fiche organisme. Siren et la dénomination de l'entreprise souscriptrice est à renseigner dans les onglets Identification et Adresse des coordonnées du dossier. Date d'application de la fiche, permet d'avoir la date de début d'application du contrat. Les différentes zones des lignes d'information Menu Edition 75 Le code Unité de Gestion (UG) est à renseigner dans la zone UG. L'UG sert à la société d'assurance, elle permet de structurer en plusieurs UG le portefeuille de l'assurance collective (retraite, complémentaire santé, prévoyance décès invalidité) La périodicité vous permet de connaître la périodicité d'émission de votre DADS-U assurance. La référence contrat est à renseigner dans la zone Référence contrat. Chaque référence contrat correspond à une population de salariés ayant la même cotisation vis-à-vis d'un contrat d'assurance collective. Pour une même référence contrat vous pouvez avoir plusieurs natures de cotisation. La désignation commerciale est à renseigner dans la zone Désignation commerciale. Cette information permet de mieux identifier le groupe de salariés concerné par la référence du contrat. De plus elle apparaît dans la liste de choix de l'organisme à affecter à votre rubrique de cotisation. Les informations de cotisations sont à renseigner dans la zone Type nature de cotisation. Sélectionnez le code dans la liste déroulante, il vous permettra par la suite de renseigner correctement la base de votre cotisation. Exemple !!!! Si vous sélectionnez le code 001, la base de votre cotisation devra être TA Si vous sélectionnez le code 004, la base de votre cotisation devra être TB .... Le code organisme porteur de risques est à renseigner dans la zone Code porteur de risques. Saisissez le code de la compagnie d'assureur qui est le porteur de risques dans le cas où le contrat est souscrit avec un courtier d'assurance. A quoi sert le lien : Où est utilisé ce contrat ? Ce lien permet de déterminer dans quelles rubriques est utilisée la référence du contrat sélectionnée. Pour chaque rubrique de cotisation qui utilise la référence contrat dans votre organisme, vous avez la possibilité de consulter : • les éléments qui composent la rubrique de cotisation comme les rubriques de salaire, les variables et les cumuls rattachés permettant de calculer la rubrique dans le bulletin, ainsi que l'organisme et le contrat d'assurance associé (par la question : Quels sont les éléments utilisés par la rubrique de cotisation) ; • où est utilisée la rubrique de cotisation, comme le profil ou les cumuls qui sont alimentés par cette rubrique (par la question : Quels éléments utilisent la rubrique de cotisation). Vous avez toujours la possibilité de revenir en arrière par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. Retour à la fiche Organisme La fiche Organisme : Contrats pour les caisses de Prévoyance Les informations de la fiche contrat de prévoyance vont servir à déclarer le contenu aux EBP Paye V17 76 différentes caisses à travers votre fichier DADS-U complète ou DADS-U Prévoyance. Comment y accéder ? Fiche Organismes Type = Prévoyance / Santé Généralité • Pour déterminer la fréquence de vos déclarations aux caisses de prévoyance, vous devez indiquer soit Annuelle ou Trimestrielle. • La coche Déclaré en DADS-U Complète permet de définir si les données du contrat de prévoyance seront intégrées dans le fichier de DADS-U complète ou non. • Le bouton Ajouter, permet d'ajouter un contrat de prévoyance, et compléter les différentes zones à l'aide de votre fiche de paramétrage. • Le bouton Modifier permet de modifier un contrat déjà existant. • Le bouton Supprimer, permet de supprimer un contrat de prévoyance, pour cela sélectionnez-le puis faites Supprimer. Remarque !!!! Si votre contrat est rattaché à un salarié, sa suppression ne sera pas possible. Pour obtenir la liste des salariés utilisant ce contrat sélectionnez le lien Où est utilisé ce contrat ? Les différentes zones de la fiche du contrat de prévoyance Pour chaque contrat vous aurez à indiquer : • une référence contrat, • une désignation commerciale, • s'il y a ou non une majoration pour enfants à charge, • Eventuellement, le nombre d'enfants à charge, • le code délégataire de gestion. Si vous ne connaissez pas un de ces éléments vous pouvez vous rapprocher auprès de votre caisse de prévoyance qui vous les communiquera. Retour à la fiche Organisme La fiche Table de calcul Pour créer une table de calcul, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de l’écran. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Table de calcul Barre d’outils , Tables de calcul Raccourci clavier Alt + 8 (du clavier Numérique) Arborescence Cliquez sur le classeur Tables de calcul une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran A quoi sert une table de calcul ? Les tables de calcul sont très utiles pour le calcul de la prime d’ancienneté, les primes sur chiffre Menu Edition 77 d’affaires, le remboursement des frais kilométriques... En fait dans tous les cas où une liste de valeurs est associée à une autre liste valeurs. Exemple !!! Le taux de la prime d’ancienneté dépend de l’ancienneté du salarié. La convention collective peut définir un tableau du type : Moins de 3 ans d’ancienneté 0 % De 3 ans à 6 ans 3 % De 6 ans à 9 ans 6 % ... La table de calcul intervient dans la formule de calcul d'une rubrique ou d'une variable. Vous pouvez modifier les tables créées par défaut pour les adapter à votre entreprise et en créer de nouvelles. Comment créer une table de calcul ? Pour créer une table de calcul, cliquez sur le classeur Table de calcul, et complétez la fiche vierge dans la partie droite de l’écran : • Saisissez le nom et la description de la nouvelle table, • Pointez le type de la table (voir paragraphe suivant), • Enregistrez la nouvelle table avec Ctrl + Entrée ou clic sur l'icône de la barre de navigation, • Définissez les valeurs de la table avec le bouton Ajouter, • Enregistrez de nouveau la table. Quels sont les différents types de tables de calcul : • Table de calcul à index Une table de calcul à index permet d'associer une valeur d’entrée à une valeur de retour. • Table de calcul à intervalles Une table de calcul à intervalle permet d’associer un intervalle à une valeur de sortie. Un intervalle comprend une borne inférieure, et une borne supérieure qui est exclue de l’intervalle. Le principe d'une table de calcul de ce type consiste à retrouver l'intervalle où se situe la valeur d’entrée et à retourner le résultat qui lui est associé. • Table de calcul cumulative Le principe d'une table cumulative consiste à retourner le résultat total de toutes les valeurs de retour des lignes précédentes. • Table de calcul à intervalles progressifs Le principe d'une table de calcul de ce type consiste à retrouver l'intervalle où se situe la valeur recherchée et à retourner le résultat total de tous les montants calculés des intervalles précédents, y compris le montant calculé sur l’intervalle où se situe la valeur recherchée (la valeur d’entrée devenant le montant de la borne supérieure). • Appel d’une table dans une formule Pour faire appel à une table de calcul dans la formule d’une variable ou d’une rubrique, vous devez respecter la syntaxe suivante : NomDeLaTable[VARIABLE] EBP Paye V17 78 Indiquez alors entre les crochets le nom de la variable correspondant à la valeur d’entrée. Lors du calcul du bulletin, une valeur sera automatiquement retournée. Exemples !!! La table de calcul des indemnités kilométriques sera utilisée dans une rubrique avec la formule Indkm[CYLINDRE], où CYLINDRE contient le nombre de chevaux du véhicule. La table de calcul de la prime d’ancienneté est utilisée dans la rubrique GPAC (prime d’ancienneté) avec la formule Ancien[ANCIENNETE], où ANCIENNETE contient le nombre de mois d’ancienneté du salarié. A quoi sert le lien : Où sont utilisées les tables de calcul sélectionnées ? Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (variables ou rubriques) qui sont utilisés par la table de calcul sélectionnée. Pour chaque élément qui utilise la table de calcul, vous avez la possibilité de consulter : • les éléments qui composent la variable ou la rubrique, comme les rubriques de cotisation ou de salaire, et les variables rattachées permettant de calculer la table de calcul dans une variable ou dans une rubrique (par la question : Quels sont les éléments utilisés par la rubrique de cotisation) ; • où est utilisée votre sélection (par la question : Quels éléments utilisent la rubrique ou l'organisme) : • pour les variables : la liste des rubriques associées est indiquée; • pour les rubriques : la liste des cumuls, rubriques ou profils associés sont indiqués. Vous avez toujours la possibilité de revenir en arrière par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. Liste des organismes Sélectionnez l’organisme que vous souhaitez dans la liste puis faites OK. Tous les organismes proposés dans cette liste sont ceux de votre dossier. Pour créer ou modifier les données d’un organisme, sélectionnez dans votre arborescence la table Organisme puis l’organisme concerné. Pour obtenir de l’aide sur les organismes cliquez ici La fiche Rubrique de salaire brut Pour créer une rubrique de salaire brut, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de l’écran. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Rubrique de Salaire Brut Raccourci clavier Alt + 1 (du clavier Numérique) Arborescence Cliquez sur le classeur Rubriques de salaire brut une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran. A quoi servent les rubriques de salaire brut ? Un bulletin est composé de lignes. Chaque ligne correspond à une rubrique. Menu Edition 79 Si la rubrique à créer est soumise aux cotisations, elle se trouvera en haut du bulletin : il s’agit d’une rubrique de Salaire Brut. Quelles sont les types des rubriques ? Voici les différents types des rubriques de Salaire Brut que vous pouvez créer : • Les gains qui augmentent le brut total et le net à payer (salaires, primes, heures supplémentaires...). • Les retenues qui diminuent le brut total et le net à payer (heures d’absence, ...), Remarque !!! Dans une rubrique de type Gain ou Retenue vous avez la possibilité de la rattacher à une nature dans la zone Nature de la rubrique. En effet, si la rubrique est une rubrique d'heures supplémentaires exonérées ou tout autres exonérations ( dans le cadre de la loi TEPA), de prime ou de frais professionnel, vous devez sélectionner les différentes natures concernées. • Les abattements sur le brut qui diminuent le brut (la base des cotisations), mais n’interviennent pas sur le net à payer (secteur du bâtiment et du transport), • Les avantages en nature qui augmentent le brut, mais n’interviennent pas sur le net à payer (vous devez obligatoirement sélectionner une des natures suivantes : avantage voiture, nourriture, logement, outils NTIC ou autres). Attention !!! Une rubrique de type Avantage en nature est automatiquement déduite du net. Vous insérerez éventuellement une rubrique de Commentaire pour la faire apparaître en bas de bulletin. A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par cette rubrique ? Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (tables de calcul, variables, rubriques, comptes comptables) utilisés par la rubrique de brut sélectionnée. En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments permettant de calculer la rubrique dans le bulletin. De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. A quoi sert le lien : Où est utilisée cette rubrique ? Ce lien permet de déterminer dans quels éléments (rubriques, profils, cumuls) est utilisée la rubrique de salaire brut sélectionnée. En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments qui sont alimentés par la rubrique de salaire brut sélectionnée. De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. A quoi servent les choix : Traduction des formules et Modification des formules ? Le choix Traduction des formules permet de remplacer chaque élément de la formule par sa description afin d’en faciliter sa compréhension. Le choix Modification des formules permet de modifier une formule déjà existante ou d'en insérer une nouvelle dans la zone de saisie du calcul de la rubrique. EBP Paye V17 80 Autre question : Comment créer une rubrique de salaire brut ? A quoi servent les thèmes ? Comment créer une rubrique de salaire brut ? Pour créer une rubrique de Salaire Brut, cliquez sur le classeur Rubriques de Salaire Brut, • Sélectionnez le Type de la rubrique. • En fonction du type choisi, le nom (code) de la rubrique commence automatiquement par G pour un gain, AVN pour un avantage en nature, ABT pour un abattement sur le brut ou R pour une retenue. Complétez le nom, et la description que vous retrouverez sur les bulletins. • Saisissez le numéro de compte comptable correspondant. Si vous souhaitez personnaliser vos comptes comptables en y indiquant le nom du salarié sur chaque écriture, indiquez le début du compte + le caractère &. Ainsi, lors du transfert comptable, dès que le logiciel rencontrera ce caractère, il le remplacera par le nom du salarié concerné. • Trois zones : Base, Taux et Montant permettent de définir la formule de calcul d’une rubrique. Chaque zone peut être constituée d’une formule. o Saisissez directement la formule dans l'une des zones. Si vous ne connaissez pas le nom des variables, des tables ou des rubriques à faire intervenir ; utilisez l’éditeur de formule en cliquant sur un des boutons suivants : , , . o Pour saisir directement dans le bulletin la valeur d’une de ces zones, ne saisissez rien ; la zone apparaîtra en vert dans le bulletin et pourra être renseignée. o Pour le calcul d’une rubrique de Brut, le logiciel prend en compte en priorité, le contenu de Montant. Autrement, le logiciel multiplie le contenu de la zone Base par celui de la zone Taux. o Lorsque la zone n’intervient pas, saisissez un astérisque (*), sinon la zone est considérée comme étant égale à zéro, ou saisissable sur le bulletin. Remarque !!! Si vous n'arrivez pas à saisir dans une de ces zones et que le fond est jaune, c'est normal car vous êtes en mode Traduction de la formule, sélectionnez le choix Modification de la formule. • Sélectionnez dans la zone Imprimer le mode de fonctionnement de la rubrique à l’impression, le plus souvent Si non nulle, ce qui signifie que la rubrique ne s’imprimera que si son résultat n’est pas zéro. • Si le calcul de la rubrique dépend d’une valeur qui doit être saisie, indiquez dans la zone Variable le nom de la variable dont vous souhaitez saisir la valeur sur le bulletin, le plus souvent la variable de la Base. • Précisez dans la zone Validité la période de validité de la rubrique (une rubrique peut intervenir pour un ou plusieurs mois, comme une prime de fin d’année). Menu Edition 81 • Indiquez les propriétés de la rubrique, cocher : o Imposable, si la rubrique entre dans le calcul de la base imposable. o Non soumise aux cotisations classiques, si la rubrique ne doit pas intervenir dans le calcul des bases de cotisations. o Soumise à CSG / CRDS, si la rubrique entre dans le calcul de la base CSG-RDS o Soumise à abattement, si la rubrique entre dans le calcul des abattements. o Participe à la base dixième CP, le montant de la rubrique sera ainsi pris en compte ou non dans la base 10ième ou base CP de l'année en cours qui servira au calcul de la règle du 10ième. Elle alimente la zone Base CP période de l'onglet congés/heures de la fiche du salarié o Participe à la Base brute fiscale, si le montant de la rubrique entre dans le calcul de la base brute fiscale o Participe au calcul absence CP, permet de prendre en compte les éléments de salaire du bulletin afin de valoriser une journée d'absence CP (aide au calcul du cumul SBASEABSCP)) • Indiquez la Nature de la rubrique : o Si la rubrique est une rubrique calculant des heures exonérées, sélectionnez Exonérations des Heures dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes : ƒ Heures supplémentaires exonérées (la rubrique alimentera le cumul SCUMHSEXO) ƒ Heures complémentaires exonérées (la rubrique alimentera le cumul SCUMCOMPEXO) ƒ Jours excédant le forfait exonérés (la rubrique alimentera le cumul SCUMJREXO) o Si la rubrique est une rubrique calculant des rachats de jours de repos, sélectionnez Rachat de jours de repos dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes : ƒ RTT acquis avant fin 12/07 (la rubrique alimentera le cumul SRTTAVT311207) ƒ RTT acquis depuis 01/08 (la rubrique alimentera le cumul SRTT) ƒ Jours de repos (forfait) acquis avant fin 12/07 (la rubrique alimentera le cumul SFORFAVT311207) ƒ Jours de repos (forfait) acquis depuis 01/08 (la rubrique alimentera le cumul SFORF) ƒ CET acquis avant fin 12/07 (la rubrique alimentera le cumul SCETAVT311207) ƒ CET acquis depuis 01/08 (la rubrique alimentera le cumul SCET) ƒ Repos compensateur acquis depuis 01/08 (la rubrique alimentera le cumul STCR) Attention !!! EBP Paye V17 82 Si vous n'indiquez pas le type d'exonération dans la rubrique, le montant de cette dernière ne sera pas repris dans l'impression de l'état récapitulatif des réductions de cotisations (Fillon/TEPA) qui se trouve dans le menu Impressions. Concernant le rachat des jours de repos, seules les rubriques "acquis depuis 01/08" seront déclarées dans cet état. o Si la rubrique est une rubrique calculant des frais professionnels, sélectionnez Frais professionnels dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes : ƒ Allocations forfaitaires, ƒ Remboursement des frais, ƒ Prise en charge par l’employeur ƒ Autres o Si la rubrique est une rubrique calculant une prime, sélectionnez Prime dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes : ƒ Autre ƒ Exceptionnelle Loi Pouvoir d'Achat (avant fin 06/08) (la rubrique alimentera le cumul SPEXC) ƒ Exceptionnelle loi Revenus du Travail (avant fin 09/09) ƒ Exceptionnelle liée à l'activité ƒ Liée à l'activité avec période spécifique, en sélectionnant cette option, vous devrez renseigner dans le bulletin la période de rattachement de la prime. ƒ Non liée à l'activité - événement personnel o Si la rubrique est une rubrique calculant une indemnité versée tous les mois, sélectionnez Indemnité versée mensuellement dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes : ƒ Indemnité légale de fin de CDD ƒ Indemnité légale de fin de mission ƒ Indemnité compensatrice de congés payés o Si la rubrique est une rubrique d'indemnité du solde de tout compte, sélectionnez Indemnité du solde de Tout Compte dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes : ƒ Indemnité légale de licenciement ƒ Indemnité légale supplémentaire de licenciement ƒ Indemnité légale spéciale de licenciement ƒ Indemnité légale spécifique de licenciement ƒ Indemnité légale de fin de CDD ƒ Indemnité légale de fin de mission ƒ Indemnité légale de départ à la retraite ƒ Indemnité légale due aux journalistes ƒ Indemnité légale de clientèle ƒ Indemnité légale de due au personnel navigant de Menu Edition 83 l'aviation civile ƒ Indemnité légale versée à l'apprenti ƒ Dommage et intérêts dus à un CDD ƒ Indemnité due ne raison d'un sinistre ƒ Indemnité suite à clause de non concurrence ƒ Indemnité compensatrice de congés payés ƒ Indemnité conventionnelle ƒ Indemnité transactionnelle ƒ Indemnité compensatrice de préavis payé non effectué ƒ Indemnité de fin de CNE ƒ ..... Attention !!! Si vous n'indiquez pas le type d'indemnité dans la rubrique, le montant de cette dernière ne sera pas repris dans l'impression de l'attestation d'employeur (option disponible à partir de la version PRO) qui se trouve dans l'onglet Administratif de la fiche de vos salariés. Concernant le rachat des jours de repos, seules les rubriques "acquis depuis 01/08" seront déclarées dans cet état. o Si la rubrique est une rubrique de paiement des Congés payés, uniquement en cas de paiement des CP pris N et N-1 (de type Gain), sélectionnez Paiement des CP Pris dans la liste déroulante, puis l'un des types suivants : ƒ Paiement CP N pris (La valeur de la zone Total ind CP dans la colonne CP N s'alimentera, dans l'onglet Congés/heures de la fiche du salarié ) ƒ Paiement CP N-1 pris (La valeur de la zone Total ind CP dans la colonne CP N-1 s'alimentera, dans l'onglet Congés/heures de la fiche du salarié) Remarque !!! Si vous souhaitez vous servir de l'état de provision des CP (disponible à partir de la version PRO), il est indispensable de typer vos rubriques avec ces 2 sous natures. o Si la rubrique est une rubrique d'absence et qu'elle est de type Retenue, sélectionnez Absence dans la liste déroulante, puis le calendrier correspondant à l'absence (la sélection du calendrier permet d'imprimer les dates d'absences de votre salarié sur son bulletin) o Si la rubrique est une rubrique de rappel de paye, sélectionnez Rappel de paie dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes : ƒ Rappel de paie sur évolution de salaire ƒ Rappel de paie sur heures supplémentaires ƒ Rappel de paie suite à une absence ƒ Autre rappel de paie Remarque !!! Cette nature est indispensable pour votre déclaration DNA (disponible prochainement en Version EBP Paye V17 84 PRO de votre logiciel) o Si la rubrique est une rubrique qui rentre dans la base de calcul des sommes isolées, sélectionnez Sommes isolées dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes : ƒ Somme versée au départ de l'entreprise ƒ Somme versée à un salarié ne faisant plus partie de l'entreprise ƒ Somme versée à un salarié ne faisant plus partie de la collectivité ou ne relevant plus de l'ircantec au moment du versement ƒ Régularisation sur salaires (uniquement pour la DNA) ƒ Régularisation sur indemnités de rupture (uniquement pour la DNA) Retour à la fiche Rubrique de salaire brut La fiche Rubrique de cotisation Pour créer une rubrique de cotisation, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de l’écran. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Rubrique de cotisation Raccourci clavier Alt + 2 (du clavier Numérique) Arborescence Cliquez sur le classeur Rubriques de cotisation une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran A quoi servent les rubriques de cotisation ? Un bulletin est composé de lignes. Chaque ligne correspond à une rubrique. La rubrique de cotisation sert à calculer une cotisation salariale ou patronale. A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par cette rubrique ? Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (tables de calcul, variables, rubriques, comptes comptables) utilisés par la rubrique de cotisation sélectionnée. En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments permettant de calculer la rubrique de cotisation dans le bulletin. De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. A quoi sert le lien : Où est utilisée cette rubrique ? Ce lien permet de déterminer dans quels éléments (rubriques, profils, cumuls) est utilisée la rubrique de cotisation sélectionnée. Menu Edition 85 En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments qui sont alimentés par la rubrique de cotisation sélectionnée. De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. A quoi servent les choix : Traduction des formules et Modification des formules ? Le choix Traduction des formules permet de remplacer chaque élément de la formule par sa description afin d’en faciliter sa compréhension. Le choix Modification des formules permet de modifier une formule déjà existante ou d'en insérer une nouvelle dans la zone de saisie du calcul de la rubrique. Comment créer une rubrique de cotisation ? Pour créer une rubrique de cotisation, cliquez sur le classeur Rubriques de Cotisation. • Le nom (code) de la rubrique commence automatiquement par COT. Complétez le nom, et la description que vous retrouverez sur les bulletins. • Le rattachement de la rubrique à un organisme est obligatoire pour obtenir des cumuls par caisse et générer les écritures comptables correspondantes. • Choisissez ou non un thème proposé dans la liste. Si vous ne mettez rien, votre rubrique sera classée en fonction de l'organisme choisi (URSSAF, pôle emploi....). • Trois zones : Base, Taux Salarial et Taux Patronal permettent de définir la formule de calcul de la rubrique. Chaque zone peut être constituée d’une formule. Remarque !!! Si vous n'arrivez pas à saisir dans une de ces zones et que le fond est jaune, c'est normal car vous êtes en mode Traduction des formules, sélectionnez le choix Modification des formules. • Le calcul d’une rubrique de Cotisation consiste à multiplier le contenu de la Base par celui du Taux Salarial et le contenu de la Base par celui du Taux Patronal. • Saisissez directement la formule dans la zone adéquate si vous connaissez le nom des variables, des tables ou des rubriques à faire intervenir ; autrement utilisez l’éditeur de formule en cliquant sur le bouton associé à la zone. • Pour saisir directement dans le bulletin la valeur d’une de ces zones, ne saisissez rien ; cette zone apparaîtra en vert dans le bulletin et pourra être renseignée. • Sélectionnez dans la zone Imprimer le mode de fonctionnement de la rubrique à l’impression, le plus souvent Si non nulle, ce qui signifie que la rubrique ne s’imprimera que si son résultat n’est pas zéro. • Si le calcul de la rubrique dépend d’une valeur qui doit être saisie, indiquez dans la zone Variable le nom de la variable dont vous souhaitez saisir la valeur sur le bulletin. Généralement, on ne renseigne pas cette case pour une cotisation car le calcul est entièrement automatique. • Précisez dans la zone Validité la période de validité de la rubrique (une rubrique peut intervenir pour un ou plusieurs mois uniquement). Si vous souhaitez qu'une rubrique se calcule seulement sur le mois où le salarié a un statut sortant vous devez indiquer : Calculer la rubrique pour le mois de sortie. Par EBP Paye V17 86 conséquent le mois de validité est ignoré. Si vous souhaitez qu'une rubrique ne se calcule pas sur le mois où le salarié a un statut sortant vous devez indiquer : Ne pas calculer la rubrique sur le mois de sortie. Par conséquent le mois de validité est ignoré. • Indiquez les propriétés de la rubrique, en cochant : o Participe au calcul du net imposable, si la rubrique de cotisation entre dans le calcul de la base imposable. Remarque !!! Le calcul du net imposable reprend le cumul de vos rubriques de Salaire Brut imposables - le montant des cotisations salariales + le montant des rubriques de cotisation cochées Participe au calcul du net imposable ( exemple : le montant de la CSG non déductible ). Dans le cas d'une réduction des cotisations salariales, il ne faut pas que cette réduction augmente le montant de votre salaire imposable, il faut donc cocher cette option afin qu'elle soit ignorée dans le calcul de votre salaire imposable. o Participe à la Base brute fiscale, si le montant de la rubrique entre dans le calcul de la base brute fiscale o Part. sal. participe au taux de réduction loi TEPA, si la part salariale de la cotisation est soumise au calcul du taux de la réduction des charges salariales. o Ne pas tenir compte du taux (impression état des charges), si vous souhaitez ignorer le changement de taux de cotisation afin de ne pas imprimer une ligne différente par taux dans l'état des charges. o Part pat. soumise à CSG / RDS, si la part patronale de la cotisation est soumise à CSG / RDS (rubriques de retraite supplémentaire, prévoyance et mutuelle). o Participe à la Taxe sur la prévoyance, si la part salariale de la cotisation participe au calcul de la taxe de prévoyance. (calcul du cumul STAXPREV) o Participe au cumul de charges URSSAF o Régularisation de cotisation prévoyance ou assurance : Cette option est accessible si l'organisme de la rubrique de cotisation est de type Assurance ou Prévoyance/Santé. Si la rubrique est de type Assurance, les valeurs de cette rubrique seront déclarées dans votre fichier DADS-U Sociétés d'assurances en tant que régularisation. Si la rubrique est de type Prévoyance/Santé, les valeurs de cette rubrique seront déclarées dans la structure éléments de rémunération (S45.G05.15). Les montants de la rubrique ne déclencheront pas de nouvelle structure S45.G05.15. o Participe au cumul de charges exo. TO/DE : Cette propriété permet d'alimenter un nouveau cumul SCUMSSMSA. Ce cumul est utilisé pour calculer l'exonération concernant les travailleurs occasionnels. Si vous êtes dans le secteur agricole et que vous disposez de salariés travailleurs occasionnels, vous devez cocher toutes les rubriques de cotisation qui sont exonérées par ce dispositif. • Indiquez la nature de la rubrique : Menu Edition 87 o Cotisation Chômage (cette nature s'affiche seulement si votre organisme est de type Pôle emploi ou URSSAF). ƒ Cotisation chômage si la rubrique est une rubrique de cotisation chômage ƒ Cotisation AGS si la rubrique est une rubrique de cotisation AGS o Exonération TEPA ƒ Réduction salariale si la rubrique est une rubrique de réduction de cotisation salariale, tel que la COTRED par exemple. ƒ Déduction patronale si la rubrique est une rubrique de déduction de cotisation patronale, tel que la COTDEF01 par exemple. Remarque !!! Cette nature est indispensable pour votre déclaration DADS-U (disponible à partir de la Version PRO), en effet, elle permet de renseigner automatiquement les rubriques de la structure S41.G30.35) o Part pat. au financement d'avantage particulier ƒ La présence de cette nature varie en fonction de l'organisme choisi. Par exemple, si l'organisme est Aucun la nature sera présente alors que si l'organisme est ARRCO, la nature ne sera pas présente. o Exonération MSA ƒ Cette nature sert à indiquer la rubrique de cotisation qui calcule l'exonération des travailleurs occasionnels dans le bulletin. Cette nature n'est visible que dans les dossiers de type agricole. o Si la rubrique est une rubrique qui rentre dans la base de calcul des sommes isolées, sélectionnez Sommes isolées dans la liste déroulante, puis l'un des types suivants : ƒ Somme versée au départ de l'entreprise ƒ Somme versée à un salarié ne faisant plus partie de l'entreprise ƒ Somme versée à un salarié ne faisant plus partie de la collectivité ou ne relevant plus de l'Ircantec au moment du versement ƒ Régularisation sur salaires (uniquement pour la DNA) ƒ Régularisation sur indemnités de rupture (uniquement pour la DNA) Remarque !!! Cette nature est indispensable pour votre déclaration DADS-U (disponible à partir de la Version PRO de votre logiciel). Une procédure est à votre disposition dans la veille sociale, pour la mise en place des sommes isolées. • Indiquez les Paramètres spécifiques Prévoyance (pour la DADS-U complète et la DADS-U prévoyance) EBP Paye V17 88 Si vous souhaitez transmettre via le fichier de DADS-U complète ou de DADS-U Prévoyance les éléments de salaire de vos salariés à vos caisses de prévoyance, vous devez impérativement compléter les Paramètres spécifiques Prévoyance. Important !!! Le bouton Paramètres spécifiques Prévoyance est visible seulement si l'organisme de la rubrique de cotisation sélectionné est de type Prévoyance/Santé. Remarque !!! Si vous constatez que votre organisme de prévoyance/santé à la notion "Par défaut", cela signifie que votre organisme ne dispose d'aucun contrat. Pour créer vos différents contrats, sélectionnez la fiche de votre organisme de prévoyance/santé et faire "Ajouter" les contrats. Explication de la boîte : Paramètres spécifiques Prévoyance • Base de calcul : cette information sert à déterminer si la base de la rubrique est un forfait, un salaire brut, une tranche, un plafond, ou un versement libre. A quoi va servir cette base de calcul ? Pour la DADS-U Prévoyance ou la DADS-U complète, vous devez déclarer dans la structure S45.G05.10 la période de cotisation. Une période s'arrête dès qu'un événement a lieu. Dès que vous effectuez une modification dans votre rubrique au niveau du taux, de la base ou du montant, la base de calcul indiquée nous permet de déterminer si le changement qui a été fait dans la rubrique est un élément déclencheur d'une nouvelle structure S45.G05.10 ou non. Exemple !!! Le forfait de votre cotisation augmente (suite à la naissance d'un enfant), une nouvelle période de cotisation doit être générée. Par conséquent, si vous avez choisi en base de calcul "Forfait", c'est le changement de montant du forfait dans la base de votre rubrique qui déclenchera une autre période de cotisation. Autre exemple !!! Vous avez choisi en base de calcul un salaire brut, c'est le changement de taux qui déclenchera une nouvelle période de cotisation. • Eléments de rémunération : Cette information va permettre de déclarer les montants dans la structure S45.G05.15 de votre déclaration DADS-U prévoyance ou complète. • Salaire brut prévoyance : Ce choix est à prendre lorsqu'en base de votre rubrique de cotisation vous avez SBRUTABT ou SBRUT • Montant de la tranche A prévoyance : ce choix est à prendre lorsque la tranche de salaire est inférieure ou égale au plafond de la sécurité sociale • Montant de la tranche 2 prévoyance : ce choix est à prendre lorsque la tranche de salaire est comprise entre le plafond de la sécurité sociale et 3 fois ce plafond • Montant de la tranche B prévoyance : ce choix est à prendre lorsque la tranche de salaire est comprise entre le plafond de la sécurité sociale et 4 fois ce plafond • Montant de la tranche C prévoyance : ce choix est à prendre lorsque la tranche de salaire est comprise entre 4 fois le plafond de la sécurité sociale et 8 fois ce plafond Menu Edition 89 • Montant de la tranche D prévoyance : ce choix est à prendre lorsque la tranche de salaire est comprise entre 8 fois le plafond de la sécurité sociale et 12 fois ce plafond • Montant de la tranche D1 prévoyance : ce choix est à prendre lorsque la tranche de salaire est au delà de 8 fois le plafond de la sécurité sociale. Son montant n'est pas plafonné. • Montant d'une base spécifique Prévoyance : ce choix est à prendre lorsque la base de votre rubrique de cotisation est calculée sur aucun des éléments cités ci-dessus. Le choix "Montant d'une base spécifique Prévoyance" implique d'indiquer la spécificité de la base. Pour cela une liste de choix apparaît. • base allocation spéciale PRP • base des salariés bénéficiaires de conventions FNE d'aide au passage à temps partiel • base des salariés qui acceptent de réduire leur temps de travail dans un contexte économique difficile • .......... La fiche Rubrique de net Pour créer une rubrique de salaire net, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de l’écran. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Rubrique de net Raccourci clavier Alt + 3 (du clavier Numérique) Arborescence Cliquez sur le classeur Rubriques de net une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran A quoi servent les rubriques de net ? Si la rubrique à créer n’est pas soumise à cotisations, elle se trouvera en bas de bulletin : c’est une rubrique de Net. Quelles sont les types des rubriques ? Voici les types de rubriques de Net que vous allez rencontrer : • les gains qui augmentent le net à payer (remboursement carte orange, frais kilométrique, ..), • les retenues qui diminuent le net à payer (acompte). • les avantages en nature qui augmentent le brut, mais n’interviennent pas sur le net à payer (avantages voiture, nourriture, logement, outils NTCI ou autres seront à sélectionner). EBP Paye V17 90 A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par cette rubrique ? Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (tables de calcul, variables, rubriques, comptes comptables) utilisés par la rubrique de salaire net sélectionnée. En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments permettant de calculer la rubrique dans le bulletin. De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. A quoi sert le lien : Où est utilisée cette rubrique ? Ce lien permet de déterminer dans quels éléments (rubriques, profils, cumuls) est utilisée la rubrique de salaire net sélectionnée. En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments qui sont alimentés par la rubrique de salaire net sélectionnée. De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. A quoi servent les choix : Traduction des formules et Modification des formules ? Le choix Traduction des formules permet de remplacer chaque élément de la formule par sa description afin d’en faciliter sa compréhension. Le choix Modification des formules permet de modifier une formule déjà existante ou d'en insérer une nouvelle dans la zone de saisie du calcul de la rubrique. Comment créer une rubrique de salaire net ? Pour créer une rubrique de net, cliquez sur le classeur Rubriques de Net. • Sélectionnez le type de la rubrique. • En fonction du type choisi, le nom (code) de la rubrique commence automatiquement par G pour un gain et R pour une retenue. Complétez le nom, et la description. • Choisissez ou non un thème proposé dans la liste. Si vous ne mettez rien, votre rubrique sera classée en fonction du type choisi (Gain, retenue, avantage en nature). • Saisissez le numéro de compte comptable correspondant. Si vous souhaitez personnaliser vos comptes comptables en y indiquant le nom du salarié sur chaque écriture, indiquez le début du compte + le caractère &. Ainsi, lors du transfert comptable, dès que le logiciel rencontrera ce caractère, il le remplacera par le nom du salarié concerné. • Trois zones : Base, Taux et Montant permettent de définir la formule de calcul d’une rubrique. Chaque zone peut être constituée d’une formule. Remarque !!! Si vous n'arrivez pas à saisir dans une de ces zones et que le fond est jaune, c'est normal car vous êtes en mode Traduction des formules, sélectionnez le choix Modification des formules. • Saisissez directement la formule dans la zone adéquate si vous connaissez le nom des Menu Edition 91 variables, des tables ou des rubriques à faire intervenir. Sinon utilisez l’éditeur de formule en cliquant sur le bouton associé à la zone. • Pour saisir directement dans le bulletin la valeur d’une de ces zones, ne saisissez rien ; la zone apparaîtra en vert dans le bulletin et pourra être renseignée. • Pour le calcul d’une rubrique de Net, le logiciel prend en compte en priorité, le contenu de Montant. Autrement, le logiciel multiplie le contenu de la zone Base par celui de la zone Taux. • Lorsque la zone n’intervient pas, saisissez une astérisque (*), sinon la zone est considérée comme étant égale à zéro, ou saisissable sur le bulletin. • Sélectionnez dans la zone Imprimer le mode de fonctionnement de la rubrique à l’impression, le plus souvent Si non nulle, ce qui signifie que la rubrique ne s’imprimera que si son résultat n’est pas zéro. • Si le calcul de la rubrique dépend d’une valeur qui doit être saisie, indiquez dans la zone Variable le nom de la variable pour laquelle vous souhaitez saisir la valeur sur le bulletin, le plus souvent la variable de la Base. • Précisez dans la zone Validité la période de validité de la rubrique. • Indiquez les propriétés de la rubrique, cochez : o Imposable, si la rubrique entre dans le calcul de la base imposable. o Participe à la Base brute fiscale, si le montant de la rubrique entre dans le calcul de la base brute fiscale • Indiquez la Nature de la rubrique : o Si la rubrique est une rubrique calculant des frais professionnels, sélectionnez Frais professionnels dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes : ƒ Allocations forfaitaires, ƒ Remboursement des frais, ƒ Prise en charge par l’employeur. ƒ Autres o Si la rubrique est une rubrique d'indemnité du solde de tout compte, sélectionnez Indemnité du solde de Tout Compte dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes : ƒ Indemnité légale de licenciement, ƒ Indemnité légale supplémentaire de licenciement, ƒ Indemnité légale spéciale de licenciement, ƒ Indemnité légale spécifique de licenciement, ƒ Indemnité légale de fin de CDD, ƒ Indemnité légale de fin de mission, ƒ Indemnité légale de départ à la retraite, ƒ Indemnité légale due aux journalistes, EBP Paye V17 92 ƒ Indemnité légale de clientèle, ƒ Indemnité légale de due au personnel navigant de l'aviation civile, ƒ Indemnité légale versée à l'apprenti, ƒ Dommage et intérêts dus à un CDD, ƒ Indemnité due ne raison d'un sinistre, ƒ Indemnité suite à clause de non concurrence, ƒ Indemnité compensatrice de congés payés, ƒ Indemnité conventionnelle, ƒ Indemnité transactionnelle, ƒ Indemnité compensatrice de préavis payé non effectué, ƒ Indemnité de fin de CNE. ƒ ...... o Si la rubrique est une rubrique calculant le net à payer négatif du mois en cours, sélectionnez Net à payer négatif dans la liste déroulante. (Pour savoir comment gérer le net à payer négatif dans vos bulletins cliquez ICI) o Si la rubrique est la rubrique calculant l’ajustement du net à payer du mois en cours, sélectionnez Ajustement du net à payer dans la liste déroulante.(Pour savoir comment gérer l'ajustement du net à payer dans vos bulletins cliquez ICI) o Si la rubrique est une rubrique permettant de calculer la part patronale au financement d'avantages particuliers, sélectionnez la nature Part. pat. au financement d'avantages particuliers, puis l'une des sousnatures suivantes : ƒ Participation patronale aux frais de transports publics ƒ Participation patronale aux frais de transports personnel o Si la rubrique est une rubrique permettant le versement d'un acompte, sélectionnez la nature Acompte. La sélection de cette nature a pour but d'imprimer, sur le bulletin, la date de versement de l'acompte. La fiche Rubrique de commentaire Pour créer une rubrique de commentaire, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de l’écran. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Rubrique de commentaire Raccourci clavier Alt + 4 (du clavier Numérique) Arborescence Clique sur le classeur Rubriques de commentaire une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran A quoi servent les rubriques de commentaire ? Menu Edition 93 Les rubriques de commentaire n’interviennent pas dans le calcul du bulletin, et permettent d’afficher un sous-total, d’insérer un saut de ligne entre deux rubriques, ou un commentaire. Pour aérer votre bulletin, le logiciel met à votre disposition une rubrique de commentaire un peu spéciale : COMVIDE qui permet d’insérer des sauts de ligne dans les bulletins. A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par cette rubrique ? Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (tables de calcul, variables, rubriques, cumuls) utilisés par la rubrique de commentaire sélectionnée. En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments permettant d'alimenter ce commentaire dans le bulletin. De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. A quoi sert le lien : Où est utilisée cette rubrique ? Ce lien permet de déterminer dans quels profils est utilisée la rubrique de commentaire sélectionnée. En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des profils qui utilise la rubrique de commentaire sélectionnée. De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque profil les éléments qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. A quoi servent les choix entre Traduction de la formule et Modification de la formule ? Le choix Traduction de la formule permet de remplacer chaque élément de la formule par sa description afin d’en faciliter sa compréhension. Le choix Modification de la formule permet de modifier une formule déjà existante ou d'en insérer une nouvelle dans la zone de saisie du calcul de la rubrique. Comment créer une rubrique de commentaire ? Pour créer une rubrique de Commentaire, cliquez sur le classeur Rubriques de Commentaires. • Le nom (code) commence automatiquement par COM. Complétez le nom et la description. • Cochez la case Ne pas imprimer le nom si vous ne souhaitez pas que le nom de la rubrique apparaisse sur le bulletin (seule la description apparaîtra). • Sélectionnez dans la zone Imprimer le mode de fonctionnement de la rubrique à l’impression. • Précisez dans la zone Validité la période de validité de la rubrique (une rubrique peut intervenir pour un ou plusieurs mois uniquement, comme une prime de fin d’année). • Indiquez, dans la zone Afficher le résultat dans la colonne, la colonne du bulletin dans laquelle vous souhaitez faire apparaître le résultat de la formule. • Paramétrez la formule de calcul. Saisissez-la directement si vous connaissez le nom des variables, des tables ou des rubriques à faire intervenir ; autrement utilisez l’éditeur EBP Paye V17 94 de formule en cliquant sur le bouton associé à la zone. Remarque !!! Si vous n'arrivez pas à saisir dans une de ces zones et que le fond est jaune, c'est normal car vous êtes en mode Traduction de la formule, sélectionnez le choix Modification de la formule. La fiche Profil Comment y accéder ? Création à partir d’une nouvelle fiche profil Barre de menu Edition + Profil Barre d’outils , Profils Raccourci clavier Alt + 5 (du clavier Numérique) Arborescence Cliquez sur le classeur Profil une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran Création à partir de la fiche salarié Onglet bulletin Créer un profil Comment créer un profil ? Pour créer un nouveau Profil, vous pouvez : • A partir d’une nouvelle fiche profil o Accéder à une fiche profil vierge grâce aux raccourcis cités ci-dessus, o Affecter un nom et un statut à votre profil o Choisissez ou non un thème proposé dans la liste. Si vous ne mettez rien, votre profil sera classé en fonction du statut choisi (cadre, non cadre....). o Ajouter ensuite les rubriques souhaitées dans la partie gauche de l’écran • A partir de l’onglet bulletin de la fiche salarié o Sélectionner le profil Aucun ou un profil existant o Ajouter ou supprimer (profil existant) vos rubriques et cliquer sur le bouton Créer un profil o Affecter un nom et un statut à votre profil o Choisissez ou non un thème proposé dans la liste. Si vous ne mettez rien, votre profil sera classé en fonction du statut choisi (cadre, non cadre....). A quoi servent les profils ? Un profil est un modèle de bulletin type. Il vous faut donc un profil par catégorie de salarié (cadre, employé, ouvrier, temps partiel, apprenti...). Plutôt que de créer un profil de A à Z, comparez les profils proposés aux bulletins de votre entreprise, et adaptez-les en ajoutant ou en supprimant des rubriques comme détaillé ci-après. Vous pouvez également dupliquer un profil existant par l’icône . Menu Edition 95 Comment modifier un profil ? Dans le classeur Profils choisissez le profil à paramétrer. Le contenu du profil s’affiche dans la partie gauche de l’écran. • Modifiez si vous le souhaitez le nom du profil. • Sélectionnez dans la liste déroulante le statut des salariés pour lesquels vous réalisez le profil. • Pour éditer la DUCS, vous devez la paramétrer grâce au bouton DUCS (disponible à partir de la version PRO). • La liste de gauche contient les rubriques du profil, celles que vous retrouverez ensuite sur le bulletin (Rappel : les rubriques qui auront zéro pour résultat ne s’imprimeront pas). • La liste de droite contient les rubriques disponibles. Le principe du paramétrage est le suivant : • Ajoutez la rubrique manquante en la sélectionnant dans la liste de droite, puis en cliquant sur le bouton Ajouter, ou en la faisant glisser de la liste de droite à la liste de gauche. Pour en sélectionner plusieurs, maintenez appuyée la touche Ctrl. • Retirez la rubrique inutile en la sélectionnant dans la liste de gauche, puis en cliquant sur le bouton Retirer, ou en la faisant glisser de la liste de gauche à la liste de droite. • Classez les rubriques par les boutons Monter ou Descendre. Important !!! Le logiciel calcule vos rubriques de haut en bas. Ainsi une rubrique qui utilise le résultat d’une autre rubrique devra obligatoirement être placée plus bas. Pour ajouter une rubrique à un profil vous pouvez aussi à partir de l’arborescence la sélectionner dans le classeur des Rubriques puis tirer l’icône de la rubrique vers l’icône du profil. Comment dupliquer un profil existant ? Pour dupliquer un profil : • Sélectionnez le profil qui se rapproche du profil à créer, cliquez sur l’icône de la barre de navigation (Ctrl + D). Le logiciel crée automatiquement une copie du profil et lui donne le même nom suivi du chiffre 1 (2, 3, ...), • Modifiez le contenu du profil. Comment supprimer un profil non utilisé ? Lorsque que vous avez mis en place vos profils, n’hésitez pas à supprimer les profils qui ne vous servent pas par l’icône . Cela allégera ainsi votre base des profils inutiles. Éditeur de formule Vous pouvez saisir manuellement les formules de calcul des variables et des rubriques, ou lancer l’éditeur de formule. Pour cela, cliquez sur le bouton situé à gauche de chaque zone de calcul à définir (Base, Taux, Montant, Tx sal., Tx pat., Formule). EBP Paye V17 96 L’écran se divise en cinq parties : • La formule, • La description de la formule, • Les fonctions disponibles, • Les données disponibles, • La calculatrice. Lorsque la saisie du code (dans la zone formule) d’une variable, d’une rubrique ou d’une table est incorrecte, le logiciel le signale en inscrivant les caractères en rouge. La traduction de la formule: Pour une meilleure compréhension des formules, ce cadre affiche la description que vous avez saisie dans les rubriques, les variables ou les tables de calcul à la place des codes. Fonctions disponibles : Le rôle d’une fonction est détaillé dans le cadre Information en bas de la boîte lorsque vous cliquez sur la fonction. Les lettres x, y, représentent des noms de variables que vous choisissez dans la fenêtre de droite. Pour insérer une fonction, cliquez sur le bouton Insérer la fonction. Données disponibles : Vous trouvez ici la liste des cumuls, des rubriques, des tables de calculs et des variables. L’élément le plus courant à insérer est une variable. La description de l’élément est affichée dans le cadre Information. Pour insérer une donnée, cliquez sur le bouton Insérer la donnée. Calculatrice : Vous pouvez utiliser indifféremment la calculatrice ou le clavier numérique. Les fonctions de l'éditeur de formule Les fonctions mathématiques Nom de la fonction Signification ABS (x) Retourne la valeur absolue du nombre x. ARRONDI (x) Retourne la valeur entière la plus proche du nombre x. BORNE (min, x, max) Compare une valeur à un intervalle, retourne 0 si x < min, retourne x-min si min < x < max et retourne max &endash; min si x > max. ENTIER (x) Retourne la valeur entière du nombre x. ENTSUP (x) Retourne la valeur entière supérieure du nombre x. MIN (x, y) Retourne la plus petite valeur entre x et y. MAX (x, y) Retourne la plus grande valeur entre x et y. RESTE (x, y) Retourne le reste de la division entière de x par y. Les fonctions logiques Nom de la fonction Signification X=Y Retourne vrai si x=y sinon faux. X <> Y Retourne vrai si x <> y sinon faux. Menu Edition 97 X > Y Retourne vrai si x est strictement supérieur à y sinon faux. X < Y Retourne vrai si x est strictement inférieur à y sinon faux. X >= Y Retourne vrai si x est supérieur ou égal à y sinon faux. X <= Y Retourne vrai si x est inférieur ou égal à y sinon faux. A et B Retourne vrai si les deux propositions a et b sont réalisées sinon faux. A ou B Retourne vrai si au moins l’une des deux propositions a ou b est réalisée sinon faux. NON (a) Retourne vrai si a est faux sinon faux. SI c ALORS x SINON y Retourne x si la condition c est réalisée sinon y. Comment supprimer une rubrique ou une variable ? Si vous souhaitez supprimer une rubrique ou une variable vous devez vous assurer qu’elle n’a pas été utilisée sur votre exercice précédent. Comment y accéder ? Barre de menu Fiche +Supprimer (après avoir sélectionné la rubrique ou variable à supprimer) Barre d’outils Supprimer Fiche Raccourci clavier CTRL+DEL Arborescence Cliquez sur la rubrique ou la variable à supprimer, clic droit de la souris puis supprimer.. Pourquoi le message «Impossible de supprimer cette « rubrique ou variable » car elle est utilisée dans l’exercice précédent. Vous ne pourrez la supprimer qu’au cours du prochain exercice » ? Cette rubrique ou cette variable a été alimentée sur votre exercice précédent, vous ne pouvez pas la supprimer avant votre prochain exercice. Comment supprimer un organisme ? Si vous souhaitez supprimer un organisme vous devez vous assurer qu’il n’a pas été utilisé sur votre exercice précédent et l’exercice en cours. Vous devez également vérifier qu’il ne soit pas rattaché à un salarié dans l'onglet affectation de sa fiche Comment y accéder ? Barre de menu Fiche +Supprimer (après avoir sélectionné l’organisme à supprimer) Barre d’outils Supprimer Fiche Raccourci clavier CTRL+DEL EBP Paye V17 98 Arborescence Cliquez sur l’organisme à supprimer, clic droit de la souris puis supprimer.. Pourquoi le message «Impossible de supprimer cet organisme car il est utilisé dans l’exercice précédent. Vous ne pourrez le supprimer qu’au cours du prochain exercice » apparaît en suppression ? Cet organisme a été utilisé sur votre exercice précédent, vous ne pouvez pas le supprimer avant votre prochain exercice. Pourquoi le message «Le salarié « X » est lié à cet organisme au JJ/MM/AAAA. Impossible de le supprimer » apparaît en suppression ? Cet organisme est rattaché à la fiche d’un de vos salariés vous ne pouvez donc pas le supprimer. Les thèmes dans les fiches Les thèmes permettent de regrouper un certain nombre d'éléments de votre paye dans un groupe afin de vous faciliter par la suite le classement et ou la recherche. Par défaut la paye propose des thèmes pour chaque catégorie de l'arborescence. • Pour les organismes : C'est le type d'organisme (URSSAF, pôle emploi, IRC....) qui définit le thème (sauf si vous en avez mis un autre). • Pour les variables : c'est le type de la variable (constante, variable à saisir ou formule de calcul) qui définit le thème (sauf si vous en avez mis un autre). • Pour les rubriques de brut et de net : c'est le type de la rubrique (Abattement sur le brut, avantage en nature, gain ou retenue) qui définit le thème (sauf si vous en avez mis un autre). • Pour les rubriques de cotisation : C'est l'organisme de la rubrique (URSSAF, pôle emploi...) qui définit le thème (sauf si vous en avez mis un autre). • Pour les profils : c'est le statut du profil (cadre, non cadre, pas de statut..) qui définit le thème (sauf si vous en avez mis un autre). Comment créer un nouveau thème ? Pour créer un nouveau thème vous devez saisir dans la zone prévue à cet effet le nom du thème. Lors de l'enregistrement de votre fiche, vous aurez au niveau de l'arborescence sur votre gauche un classeur supplémentaire portant le nom du thème choisi. Comment supprimer un thème ? Le thème est automatiquement supprimé à partir de l'instant où il n'y a plus aucun élément rattaché à ce thème. Par conséquent, pour supprimer un thème vous devez modifier tous les éléments qui le compose. Que signifie le thème : cachées dans les versions précédentes ? Sur les versions antérieures à celles des V14, on avait la possibilité de masquer des variables, des rubriques, des tables de calcul...... Lors de la mise à jour en V14, tous les éléments cachés ont été récupérés dans le thème cachées dans les versions précédentes. Les variables La fiche Variable Pour créer une variable, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de l’écran. Menu Edition 99 Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Variables Barre d’outils , Variables Raccourci clavier Alt + 7 (du clavier Numérique) Arborescence Cliquez sur le classeur Variables une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran. Comment créer une variable ? Pour créer une variable, cliquez sur le classeur Variables, et complétez la fiche vierge dans la partie droite de l’écran : • Saisissez le nom de la variable qui doit commencer par une lettre et est limité à 31 caractères maximum. • La description de la variable, • Choisissez ou non un thème proposé dans la liste. Si vous ne mettez rien, votre variable sera classée en fonction du type choisi (constante, variable à saisir ou formule de calcul). • Pointez le type de la variable (voir dans les Questions diverses). Un report mensuel et/ou à la clôture de l'exercice est possible pour les variables de type "Variable à saisir". Enregistrez la nouvelle variable avec Ctrl + Entrée ou clic sur l'icône de la barre de navigation. A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par cette variable ? Ce lien permet de déterminer quelles sont les éléments (variables, rubriques) utilisés par la variable sélectionnée. A quoi sert le lien : Où est utilisée cette variable ? Ce lien permet de déterminer dans quels éléments (variables, rubriques) est utilisée la variable sélectionnée. Vous avez toujours la possibilité de revenir en arrière par le bouton précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. Questions diverses : A quoi servent les variables ? Quels sont les types de variables ? Comment utiliser une variable dans une formule ? Comment obtenir le cumul d'une variable ? Comment saisir les valeurs des variables A Saisir ? Comment supprimer une variable ? Pourquoi certaines variables sont grisées ? EBP Paye V17 100 A quoi servent les choix Traduction de la formule et Modification de la formule ? Pourquoi le type de certaines variables est grisé ? A quoi sert l'option "Saisissable dans un calendrier (en heures)" ? La liste des variables standards Définition des variables de la fiche salarié. Définition des variables du calendrier. Définition des variables standards : Nom Type Description ACOMPTE A saisir Acompte ACQ A saisir Nombre de jours de congés acquis du 1er juin N-1 au 31 mai N, en vue du calcul des congés payés. AGE A saisir Age de l’apprenti ou du contrat de qualification, en vue du calcul automatique du salaire ou de la base de cotisation. AJUSTNAPMM1 A saisir Ajustement du net à payer du mois en cours et du mois précédent ASSUJASS A saisir Assujettis à l’assurance chômage AUBRY1 A saisir Montant par salarié et par mois de l’aide Aubry 1. BASEMINI Formule Base minimum, c'est-à-dire SMIC ou salaire conventionnel. BASESMIC Formule Calcul de la base du SMIC. CHIFFRE A saisir Chiffre d'affaires du mois, en vue du calcul de la prime sur chiffre d’affaire. COEFAUBRY Const. Coefficient pour le calcul de l’allègement Aubry II des Hôtels, Cafés, Restaurants. CONTRAT A saisir Année du contrat de travail pour les apprentis et les contrats de qualification (1 pour 1ère année, 2 pour 2ème année, 3 pour 3ème année), en vue du calcul automatique du salaire ou de la base de cotisation. CYLINDRE A saisir Nombre de chevaux de la voiture, en vue du calcul des indemnités kilométriques. ECHELON A saisir Echelon du salarié à saisir FORFAIT A saisir Montant du forfait. GMP Formule Salaire charnière pour le calcul de la Garantie Minimale de Points (pour les cadres). HEUBONI Formule Nombre d’heures de bonification. HEUCOMP A saisir Nombre d’heures complémentaires. HEUNTRAV Formule Total des heures non travaillées. HEUREEL Formule Nombre d'heures réellement travaillées. HEUREF A saisir Nombre d’heures de référence de la société, indiqué dans les préférences du dossier HEURTAV A saisir Heures travaillées dans le mois. HEUSU A saisir Nombre d’heures supplémentaires bonifiées en repos. HEUSU10 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 10%. HEUSU100 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 100%. Menu Edition 101 HEUSU25 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 25%. HEUSU50 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 50%. HEUCOMPEXO A saisir Nombre d'heures complémentaires exonérées HEU25EXO A saisir Nombre d'heures supplémentaires à 25 % exo IR HEU50EXO A saisir Nombre d'heures supplémentaires à 50 % exo IR HJOUR Formule Nombre d’heures moyen par jour (pour les conversion de jours en heures). JOURABSENCE A saisir Nombre de jours d'absence du mois. JOURMOIS A saisir Nombre de jours travaillés par mois. JOUROUVR A saisir Nombre de jours ouvrables (ou ouvrés) par mois en vue du calcul des congés payés. KMS A saisir Nombre de kilomètres effectués dans le mois, en vue du calcul des indemnités kilométriques. MAXABT Const. Abattement maximum autorisé pour l’année (entreprises de bâtiment et de transport). MC A saisir Minimum conventionnel mensuel. MG A saisir Minimum garanti NAPNEGMM1 A saisir Net à payer du mois en cours et du mois précédent NBHEUSUP Formule Total des heures supplémentaires. NBPERS A saisir Nombre de personnes à charge, en vue du calcul de la saisie sur arrêt. NIVEAU A saisir Niveau du salarié. PANIERS A saisir Nombre de paniers repas. PIECE A saisir Nombre de pièce pour le calcul de l’avantage en nature logement. PLAFA Formule Calcul du plafond tranche A. PLAFASS Const. Montant du plafond tranche A. PLAFB Formule Calcul du plafond tranche B. PLAFBSS Const. Montant du plafond tranche B. PLAFC Formule Calcul du plafond tranche C. PLAFCSS Const. Montant du plafond tranche C. PLAFD Formule Calcul du plafond tranche D. PLAFDSS Const. Montant du plafond tranche D. PLAFT2 Const. Montant du plafond tranche 2 caisses de retraite. PLAFT2CR Formule Calcul du plafond tranche 2 caisses de retraite. POINT Const. Valeur du point, en vue du calcul des salaires au point. POSITION A saisir Position du salarié. POURCMALA A saisir Pourcentage de rémunération pris à la charge de l’employeur en cas de maladie. POURCSUSP A saisir Pourcentage de rémunération pris à la charge de l’employeur en cas de suspension du contrat de travail. PRIME A saisir Montant de la prime exceptionnelle. PRORATA A saisir Coefficient de proratisation de la paye, se calcule automatiquement en fonction de la période de paye du bulletin. RAPHOR Formule Proratisation des heures pour le calcul des allègements bas salaires. REDB Formule Plafond pour les allègements bas salaires. EBP Paye V17 102 REMTACHE A saisir Rémunéré à la tâche. REPOSACQMOIS A saisir Nombre de jours de repos compensateurs acquis dans le mois REPOSOLDE Formule Nombre de jours de repos compensateurs à prendre. REPOSPRISMOIS A saisir Nombre de jours de repos compensateurs pris dans le mois REV A saisir Revenu brut du 1er juin N-1 au 31 mai N (provision congé), en vue du calcul des congés payés. RTTADIV A saisir Nombre d’heures d’absences diverses en provenance du module Gestion des 35 heures RTTAM A saisir Nombre d’heures d’absences maladie en provenance du module Gestion des 35 heures RTTANP A saisir Nombre d’heures d’absences non payées en provenance du module Gestion des 35 heures RTTCONGESPRIS A saisir Nombre d’heures de congés payés pris en provenance du module Gestion des 35 heures RTTHREF A saisir Nombre d’heures de référence en provenance du module Gestion des 35 heures RTTS025 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 25 % en provenance du module Gestion des 35 heures RTTS050 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 50 % en provenance du module Gestion des 35 heures RTTS100 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 100 % en provenance du module Gestion des 35 heures RTTHTR A saisir Nombre d’heures de travail retenues en provenance du module Gestion des 35 heures RTTHTT A saisir Nombre d’heures théoriques de travail en provenance du module Gestion des 35 heures RTTM A saisir Nombre d’heures d’absences maternité en provenance du module Gestion des 35 heures RTTP A saisir Nombre d’heures collectif (planning collectif) en provenance du module Gestion des 35 heures RTTPERIODE A saisir Nombre d’heures de RTT (+ ou -) du mois en provenance du module Gestion des 35 heures RTTSOLDE A saisir Nombre d’heures de RTT (+ ou -) de l’exercice (solde global) en provenance du module Gestion des 35 heures SALBASANC A saisir Salaire de base avant le passage à 35 heures, en vue du calcul du complément différentiel de salaire. SALMOIS Formule Salaire du mois, en vue du calcul des plafonds régularisés des temps partiels. SALPLEIN Formule Salaire temps plein, en vue du calcul des plafonds régularisés des temps partiels. SMI120 Formule 120 % du SMIC mensuel. SMI120A Formule 120 % du SMIC mensuel du 1er janvier SMI130 Formule 130 % d’un SMIC de 169 heures, en vue du calcul des allègements bas salaire. SMI150 Formule 150 % du SMIC mensuel. SMI169 Formule Smic de 169 heures. SMIC Const. Smic horaire. SMIC1 Const. Smic des entreprises passées à 35 heures entre le 16/06/98 et Menu Edition 103 le 30/06/99. SMIC130 Formule 130 % du SMIC mensuel. SMIC2 Const. Smic des entreprises passées à 35 heures entre le 01/07/99 et le 30/06/00. SMIC3 Const. Smic des entreprises passées à 35 heures entre le 01/07/00 et le 30/06/01. SMIC4 Const. Smic des entreprises passées à 35 heures à partir du 01/07/01. SMIC5 Const. Smic des entreprises passées à 35 heures à partir du 01/07/02. SMICA Const. SMIC horaire au 1er janvier, en vue du calcul des bases forfaitaires de cotisations des apprentis. SMIMEN Formule SMIC mensuel. SOUMISABT A saisir Soumis à l’abattement. TAUXHOR Formule Taux horaire. TICKETS A saisir Nombre de tickets restaurant du mois. TOTSAL A saisir Total des salaires du mois pour les salariés multi employeurs. La liste des variables spécifiques à la paye Hôtel, Restaurant, Café Définition des variables de la fiche salarié. Définition des variables du calendrier. Définition des variables standard Définition des variables spécifiques à la paie Hôtel, Restaurant, Café : Nom Type Description AVREPAS A saisir Nombre de repas pris. INDREP A saisir Nombre de repas non pris. MG A saisir Minimum garanti. POURB A saisir Pourboires. REPDE A saisir Nombre de repas à déduire. La liste des variables spécifiques à la paye du Spectacle Définition des variables de la fiche salarié. Définition des variables du calendrier. Définition des variables standard Définition des variables spécifiques à la paie du Spectacle : Nom Type Description CACHET A saisir Prix d’un cachet. FORFJOUR A saisir Prix du forfait journalier. FORFSEM A saisir Prix du forfait hebdomadaire. MG A saisir Minimum garanti. NBCAC12 A saisir Nombre de cachets de 12 heures. NBCAC8 A saisir Nombre de cachets de 8 heures. NBJOURS A saisir Nombre de jours de forfait. EBP Paye V17 104 NBSEM39 A saisir Nombre de semaines à 39 heures. NBSEM47 A saisir Nombre de semaines à 47 heures. PLAFJAS Const. Plafond journalier artiste du spectacle (12 fois le plafond horaire). PLAFJOUR Const. Plafond journalier. PLAFSEM Const. Plafond hebdomadaire. SEM39 A saisir Prix du forfait de semaines à 39 heures. SEM47 A saisir Prix du forfait de semaines à 47 heures. La liste des variables spécifiques à la paye du Bâtiment Définition des variables de la fiche salarié. Définition des variables du calendrier. Définition des variables standard Définition des variables spécifiques à la paie du Bâtiment : Nom Type Description ANCPROF A saisir Nombre de mois d’ancienneté dans la profession. ANCPROFAN Formule Nombre d’année d’ancienneté dans la profession. HEUABSCHOP A saisir Nombre d’heures d’absence pour chômage partiel. HEUABSFAMIL A saisir Nombre d’heures d’absence pour évènements familiaux. HEUABSINT A saisir Nombre d’heures d’absence pour intempéries. HEUABSJFERIE A saisir Nombre d’heures d’absence pour jours fériés. HEUABSMATER A saisir Nombre d’heures d’absence pour maternité. HEUABSMNP A saisir Nombre d’heures d’absence pour maladie non professionnelle. HEUABSMP A saisir Nombre d’heures d’absence pour maladie professionnelle. HEUABSNAISS A saisir Nombre d’heures d’absence pour naissance ou adoption. HEUABSPREAV A saisir Nombre d’heures d’absence pour préavis. HEUABSSTAGE A saisir Nombre d’heures d’absence pour stage de formation professionnelle et stage d’apprentissage. HEUFAMIL A saisir Nombre d’heures pour évènements familiaux payées. HEUINDAT A saisir Nombre d’heures d’indemnités accident du travail. HEUINDINT A saisir Nombre d’heures d’indemnités intempéries. HEUINDMATER A saisir Nombre d’heures d’indemnités maternité. HEUINDMNP A saisir Nombre d’heures d’indemnités maladie non professionnelle. HEUINDMP A saisir Nombre d’heures d’indemnités maladie professionnelle. HEUJFERIE A saisir Nombre d’heures pour jours fériés payées. HEUNAISS A saisir Nombre d’heures pour congés naissance et adoption payées. HEUPAYE Formule Nombre d’heures payées. HEUPREAV A saisir Nombre d’heures de préavis payées. HEUSTAGE A saisir Nombre d’heures de stage de formation professionnelle et formation d’apprentissage payées. INDKMS Const. Pris du kilomètre pour les indemnités kilométriques non soumises à cotisation. MG Const. Minimum garanti. NJOURDP A saisir Nombre de jours de grands déplacements. NKMS A saisir Nombre de kilomètres pour les indemnités kilométriques. Menu Edition 105 NREPAS A saisir Nombre de repas. TRAJET A saisir Indemnité de trajet. VKMS A saisir Prix du kilomètre pour les indemnités kilométriques soumises à cotisation. VREPAS A saisir Valeur du repas soumis à CSG/RDS. La liste des variables spécifiques à la paye Agricole Définition des variables de la fiche salarié. Définition des variables du calendrier. Définition des variables standard Définition des variables spécifiques à la paie Agricole : Nom Type Description ABATCOT A saisir Acompte AC13M A saisir Nombre de jours de congés acquis du 1er juin N-1 au 31 mai N, en vue du calcul des congés payés. APE A saisir Age de l’apprenti ou du contrat de qualification, en vue du calcul automatique du salaire ou de la base de cotisation. BRUIT A saisir Travail dans le bruit. CONDLOURD A saisir Conduite de véhicules lourds. CRCCA A saisir Cotise à la CRCCA. EMBAUC1 A saisir Exonération pour 1ère embauche. ETRANG A saisir Domicilié fiscalement à l’étranger. HANDICAP A saisir Handicap reconnu. LICENCI A saisir Licenciement dans les 12 mois précédant l’embauche. MANIPLOURDES A saisir Manipulation de charges lourdes. MANIPPROD A saisir Manipulation de produits chimiques / traitement. MEDEC6 A saisir Médecine du travail avant 6 mois. NUIT A saisir Travail de nuit. REMNATURE A saisir Rémunéré en nature. RTT A saisir Concerné par l’aide. RTTAPPLI A saisir Application de l’aide. TXAT A saisir Calcul du taux en fonction du code APE (0 ou 1). TXEXO A saisir N° d’exonération des occasionnels pour la déclaration MSA. TXRED A saisir Taux de la réduction des TO / TODE en pourcentage. TXREDDE A saisir Taux de la réduction des demandeurs d’emploi en pourcentage. TXREDOCC A saisir Taux de la réduction des travailleurs occasionnels en pourcentage. La liste cumuls systèmes Les cumuls systèmes ne peuvent être modifiées, leur formule n’est pas visible. Lorsque le nom de la variable n’est pas précédé du signe $, il s’agit du cumul du mois, lorsque le nom de la variable est précédé du signe $, il s’agit du cumul depuis le début de l’exercice. Par exemple, la variable SNETIMP correspond au net imposable du mois, et la variable $SNETIMP au cumul du net imposable depuis le début de l’exercice. Tous les cumuls commençant par TOT ne peuvent pas être précédé du $ car ce sont des cumuls EBP Paye V17 106 progressifs. Nom Description Variables Servant au calcul des congés payés CPLEGACQUIS Nombre de jours de CP légal que le salarié acquiert sur sa période de paye CPSUPACQUIS Nombre de jours de CP supplémentaires que le salarié acquiert chaque mois JOURPRIS Nombre de jours de congés pris sur la période du bulletin. CPACQUISN1 Nombre total des CP acquis au 31/05/XX (ou à la fin du mois de clôture des CP) CPPRISN1 Valeur des CP pris sur les CP acquis. TOTCPLEGACQUISN1 Reprend le cumul des CP légaux Acquis sur l'exercice CP N-1 TOTCPSUPACQUISN1 Reprend le cumul des CP supplémentaires Acquis sur l'exercice CP N-1 TOTCPACQUISN1 Reprend le total des CP acquis à la clôture des CP. ( zone CP N légaux + suppl. Acquis dans l'onglet Congés/Heure de la fiche du salarié) TOTCPPRISN1 Reprend le total des CP N-1 pris depuis la clôture des CP ( zone CP N légaux + suppl. Pris total dans l'onglet Congés/Heure de la fiche du salarié) CPRESTEN1 C'est une donnée calculée, qui reprend le résultat des CP acquis légaux N-1 diminués des CP pris N-1 total ( - TOTCPPRISN) TOTCPLEGACQUISN Reprend le cumul des CP légaux Acquis sur l'exercice CP (CPLEGACQUIS et les valeurs de reprises) TOTCPSUPACQUISN Reprend le cumul des CP supplémentaires Acquis sur l'exercice CP (CPSUPACQUIS et les valeurs de reprises) TOTCPACQUISN C'est une donnée calculée, qui reprend le résultat des CP acquis légaux et supplémentaires (TOTCPLEGACQUISN + TOTCPSUPACQUISN) ( zone CP N légaux + suppl. Acquis dans l'onglet Congés/Heure de la fiche du salarié) CPPRISN Valeur des CP pris par anticipation sur le mois, dans le cas ou le CP reste N-1 est à 0. TOTCPPRISN Reprend le cumul de CPPRISN. Lors de la clôture des congés, la valeur de cette variable passe en reprise dans la variable TOTCPPRISN1. ( zone CP N légaux + suppl. Pris total dans l'onglet Congés/Heure de la fiche du salarié) Menu Edition 107 CPRESTE C'est la somme des CP restants sur N-1 et N. CPRESTEN C'est une donnée calculée, qui reprend le résultat des CP acquis légaux N diminués des CP pris total (TOTCPLEGACQUISN + TOTCPSUPACQUISN - TOTCPPRISN) CPANCACQUISN Indique le nombre de jour total de CP d'ancienneté acquis pour l'année. Cette valeur est fixe. ( zone CP Ancienneté Acquis dans l'onglet Congés/Heure de la fiche du salarié) CPANCPRISN Reprend la valeur du CP ancienneté pris sur la période. TOTCPANCPRISN Reprend la valeur de CPANCPRISN cumulée mois pas mois sur la période de l'exercice CP ( zone CP ancienneté Pris total dans l'onglet Congés/Heure de la fiche du salarié) CPANCRESTEN C'est une donnée calculé, qui reprend CPANCACQUISN - TOTCPANCP CONGE Provision congés sur la période : somme de toutes les rubriques de brut dans lesquelles l’option « Participe à la base dixième CP » est cochée sur la période TOTCONGEN Provision congés cumulée sur l'exercice CP : somme de la variables CONGE CONGEN1 Provision congés cumulée sur l'exercice CP précédent pour le paiement des congés acquis. ( zone Base CP n-1 dans l'onglet Congés/Heure de la fiche du salarié) MTCPVERSEEN Montant des rubriques ayant la nature « Paiement des CP pris N» sur le bulletin en cours MTCPVERSEEN1 Montant des rubriques ayant la nature « Paiement des CP pris N- 1» sur le bulletin en cours TOTMTCPVERSEEN Reprend la valeur de MTCPVERSEEN cumulée mois pas mois sur la période de l'exercice CP ( zone Total ind CP versées en N dans l'onglet Congés/Heure de la fiche du salarié) TOTMTCPVERSEEN1 Reprend la valeur de MTCPVERSEEN1 cumulée mois pas mois sur la période de l'exercice CP ( zone Total ind CP versées en N-1 dans l'onglet Congés/Heure de la fiche du salarié) CONGESACQUIS Nombre de jours de congés payés acquis. Cette variable n'est plus utilisé depuis les V13. Elle a été remplacé par les variables TOTCPACQUISN EBP Paye V17 108 CONGESPRIS Nombre de jours de congés pris. Cette variable n'est plus utilisé depuis les V13. Elle a été remplacé par la variable JOURPRIS CONGESRESTE Nombre de jours restant à prendre. Cette variable n'est plus utilisé depuis les V13. Elle a été remplacé par la variable CPRESTN1 Variables concernant le DIF DIFACQUISPERIODE Nombre d'heures de DIF que le salarié acquiert sur sa période de paye DIFPRISPERIODE Nombre d'heures de DIF que le salarié prend sur sa période de paye DIFAPRENDRE Cumul le DIF que le salarié dispose à la clôture du DIF (cette valeur est plafonnée) TOTDIFN Reprend le total du DIF cumulé sur l'année en cours et que le salarié pourra disposer dès la clôture du DIF. TOTDIFPRIS Reprend le total du DIF que le salarié à pris sur l'année en cours. DIFRESTE C'est une donnée calculée qui reprend DIFAPRENDRE - TOTDIFPRIS Variables diverses SABT Montant de l’abattement. SABTBASE Base de calcul de l’abattement : somme de toutes les rubriques de brut dans lesquelles l’option Soumise à abattement est cochée. SAJUSTNAPM Ajustement du net à payer du mois en cours SAVN Somme des avantages en nature. SAVNABT Somme des avantages en nature soumis à abattement. SAVNIC Somme des avantages en nature soumis à abattement, imposables et soumis aux cotisations. SAVNINC Somme des avantages en nature soumis à abattement, imposables et non soumis aux cotisations SAVNNINC Somme des avantages en nature soumis à abattement, non imposables et non soumis aux cotisations SBASEABSCP Somme des rubriques de salaire brut cochées Participe au calcul de l'absence CP. SBAT1 à SBAT20 Cumuls de l’onglet Bâtiment (disponible en version BATIMENT). SBRUT Brut : somme de toutes les rubriques de brut soumises aux cotisations. SBRUTABT Brut abattu : somme de toutes les rubriques de brut soumises aux cotisations après abattement. SBRUTFISC Somme des rubriques qui participent au calcul de la base brute fiscale Menu Edition 109 SCOTFILLON Somme des rubriques de cotisation qui ont la nature "Réduction Fillon" SCOTMAJFILLON Somme des rubriques de cotisation qui ont la nature 'Majoration réduction Fillon" SCOTPAT Somme des cotisations patronales. SCOTSAL Somme des cotisations salariales. SCOTSALNI Somme des cotisations salariales non imposables. SCOTSSSAL Somme des cotisations salariales qui ont la propriété montant limite "Total cotisations SS salariales" SCOTSSPAT Somme des cotisations patronales qui ont la propriété montant limite "Total cotisations SS patronales" SCOTHS Somme des rubriques de cotisations qui ont la case Part sal. participe au taux de réduction loi TEPA de cochés. SCSG Somme des rubriques de brut soumises à CSG, et des cotisations patronales soumises à CSG. SCSGCOMP Somme des rubriques qui ont la propriété "Base alimente assiette CSG abattue". SCSGABT Base de la CSG et de la RDS : somme des rubriques de brut soumises à CSG, et des cotisations patronales soumises à CSG, et multipliée par 0,97. SCUMSSMSA Somme des montants patronaux des rubriques de cotisation qui ont été cochées Participe au cumul de charges exo TO/DE SFRP Somme des rubriques de brut et de net dans lesquelles une des options qui se trouve dans Frais professionnels est sélectionnée. (nature de rubrique dans les rubriques de salaires brut) SGAIN Somme de tous les gains. SGAINABT Somme des rubriques de brut soumises à abattement. SGAINIC Somme des gains et des retenues imposables et soumis à cotisations. SGAININC Somme des gains et des retenues imposables et non soumis à cotisations. SGAINNIC Somme des gains et des retenues non imposables et soumis à cotisations. SGAINNINC Somme des gains et des retenues non imposables et non soumis à cotisations. SNAPNEGM Net à payer négatif du mois en cours SNET Net à payer. SNETIMP Net imposable. SNETNIMP Net non imposable. SRET Retenues sur le net. EBP Paye V17 110 TA Tranche A de cotisations. TB Tranche B de cotisations. TC Tranche C de cotisations. TD Tranche D de cotisations. Variables de cumuls créées dans la cadre de la loi TEPA SCUMCOMPEXO Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Exonération des heures et que le type Heures complémentaires exonérées est sélectionné. SCUMHSEXO Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Exonération des heures et que le type Heures supplémentaires exonérées est sélectionné. SCUMJREXO Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Exonération des heures et que le type Jours excédants forfait exonérés est sélectionné. SPEXC Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Prime et que le type Exceptionnelle Loi Pouvoir d'Achat (avant fin 06/08) est sélectionné. SRTTAVT311207 Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type RTT acquis avant fin 12/07 est sélectionné. SRTT Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type RTT acquis depuis 01/08 est sélectionné. SFORFAVT311207 Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type Jours de repos (forfait) acquis avant fin 12/07 est sélectionné. SFORF Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type Jours de repos (forfait) acquis depuis 01/08 est sélectionné. SCETAVT311207 Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type CET acquis avant fin 12/07 est sélectionné. SCET Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type CET acquis depuis 01/08 est sélectionné. STCR Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type Repos compensateur acquis depuis 01/08 est sélectionné. Menu Edition 111 STAXPREV Somme des tous les montants patronaux des rubriques de cotisation qui sont cochées Participe à la taxe sur la Prévoyance. CUMRACHAT07 Somme de toutes les variables de cumuls concernant le rachat des jours de repos acquis avant fin décem